ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1271/2013 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 208 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 (2) на Комисията относно рамковия Финансов регламент за органите, създадени от Общностите, се основаваше на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (3) на Съвета. Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета бе заменен от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012. Следователно е необходимо да се преразгледа Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 да бъде заменен.
(2)
Необходимо е да се вземе под внимание съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета на ЕС и Европейската комисия по въпросите на децентрализираните агенции от 19 юли 2012 г.
(3)
Някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 следва да бъдат преразгледани, за да се вземе предвид опитът, натрупан при тяхното прилагане.
(4)
С настоящия регламент следва да се установят общите принципи и основните правила, приложими за органите, създадени съгласно ДФЕС и Договора за Евратом (по-нататък наричани „органи на Съюза“), които получават средства от бюджета, и без да се засягат разпоредбите на учредителния акт. Въз основа на този регламент органите на Съюза следва да приемат свои собствени финансови правила, които не могат да се отклоняват от регламента, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
(5)
Въпреки това органите на Съюза, които са изцяло самофинансиращите се, спрямо които не се прилага настоящият регламент, следва да установят сходни правила, за да се осигури последователност, когато това е уместно. Във връзка със съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г. тези органи следва да представя на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията годишен доклад за изпълнението на своя бюджет и да вземат надлежно предвид техните искания и препоръки.
(6)
Органите на Съюза следва да определят и приложат своя бюджет в съответствие с петте основни принципа на бюджетното право (единство, точност, универсалност, специфичност и ежегодност), както и принципите на балансираност, разчетна единица, добро финансово управление и прозрачност.
(7)
Следва да се подчертае балансираният характер на финансовата вноска на Съюза. Частта от положителния бюджетен резултат на органите на Съюза, надвишаваща размера на вноската на Съюза, платена през годината, следва да бъде върната в бюджета на Съюза.
(8)
Когато учредителния акт предвижда, че приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза и че приходите от такси са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органите на Съюза следва да разполагат с възможност за пренасяне на остатъка под формата на целеви приходи.
(9)
Необходимо е да се гарантира, че таксите се определят на подходящо ниво за покриване на разходите за предоставяне на услуги и за избягване на значителни излишъци.
(10)
Делегирането на задачи по изпълнението на бюджета на органите на Съюза трябва да бъде надлежно обосновано от характеристиките на задачите и специфичните познания на органа на Съюза, като същевременно се гарантира добро финансово управление и ефективност на разходите. Делегираните задачи следва да бъдат съвместими с учредителния акт.
(11)
Органите на Съюза следва да могат да получават ad hoc безвъзмездни средства само ако това е изрично предвидено в съответните основни актове, както и в учредителния акт.
(12)
Съгласно член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 органът на Съюз орган трябва да участва в съпоставителна оценка с други институции и органи на Съюза.
(13)
Необходимо е да се установят правила за плана за действие за последващи действия във връзка със заключенията от цялостните периодични оценки, с цел да се осигури ефективното им прилагане.
(14)
С цел да се осигури съгласувано програмиране, органът на Съюз следва да изготви документ, съдържащ годишно и многогодишно програмиране, в което се вземат под внимание насоките на Комисията.
(15)
Органът на Съюза следва да адаптира графика за годишното и многогодишното програмиране с бюджетната процедура, за да се гарантира неговата ефективност и съгласуваността на всички програмни документи.
(16)
Необходимо е да се изясни сегашната архитектура на вътрешния одит и функциите за вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органа на Съюза следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одити, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Необходимо е да се предвидят правила за създаването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(17)
Задълженията за докладване следва да бъдат опростени. Органите на Съюза следва да представят консолидиран годишен отчет за дейността, който включва подробни данни за прилагането на тяхната работна програма, бюджет, план за политиката относно персонала, тяхното управление и системи за вътрешен контрол.
(18)
С цел да се подобри ефективността от гледна точка на разходите на органите на Съюза, е необходимо да се предвиди възможност за споделяне на услуги или тяхното прехвърляне към друг орган на Съюза или към Комисията. По-специално ефективността на разходите може да се подобри, като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза.
(19)
Съгласно предвиденото в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 възможността да разделят многогодишни задължения под формата на годишни вноски следва да бъде разрешена само ако това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
(20)
С цел хармонизиране на разпоредбите относно целевите приходи с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвидят правила за диференциране на целевите приходи (вътрешни и външни) и за тяхното пренасяне.
(21)
С цел хармонизиране на правилата за третиране на лихвите, получени от вноската на Съюза в орган на Съюза, с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвиди, че не се дължи лихвата на бюджета.
(22)
Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 предвижда възможност в специфични случаи за вписване на правно задължение преди бюджетно задължение. Органите на Съюза следва да имат тази възможност.
(23)
С цел да се гарантира съгласуваност между Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 и Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, някои разпоредби за обществените поръчки и за безвъзмездните средства не трябва да бъдат разрешени. Прилагането на единен набор от норми гарантира опростяване на дейността на органа на Съюза и позволява използването на насоките и моделите, изготвени от Комисията.
(24)
Следва да се въведе възможността за присъждане на награди от орган на Съюза, за да се приведат в съответствие разпоредбите на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
(25)
Да се идентифицира и да се управляват правилно рискът от фактически или предполагаеми конфликти на интереси, органите на Съюза следва да приемат правила за предотвратяване и управление на конфликта на интереси. Такива правила следва да вземат предвид разработените от Комисията насоки след съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г.
(26)
Разпоредбите относно политиката за сградния фонд, включително въвеждането на възможността и условията, позволяващи на органите на Съюза да сключват заеми, следва да бъдат приведени в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, за да се гарантира съгласувано прилагане на нововъведените правила от всички органи и институции на Съюза.
(27)
Необходимо е да се предвидят преходни разпоредби за програмирането и докладването, като се има предвид, че Комисията се нуждае от време за разработването на подходящи насоки в сътрудничество с органите на Съюза.
(28)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите на Съюза до 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ДЯЛ I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните финансови правила, въз основа на които органите на Съюза трябва да приемат собствени финансови правила. Финансовите правила на органите на Съюза не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„учредителен акт“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа на Съюза,
-
„бюджет на органа на Съюза“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза,
-
„орган на Съюза“ означава всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012,
-
„управителен съвет“ означава главният вътрешен орган на органа на Съюза, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния акт,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа на Съюза като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния акт,
-
„изпълнителния съвет“ означава вътрешният орган на органа на Съюза, който подпомага управителния съвет и чиито отговорности и процедурен правилник са посочени в учредителния акт.
Член 3
Срокове, дати и крайни срокове
Освен ако не е предвидено друго, Регламент (ЕИО, Евратом) № 1182/71 на Съвета (4) се прилага за крайните срокове, определени с настоящия регламент.
Член 4
Защита на личните данни
Настоящият регламент не засяга изискванията на Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (6).
Член 5
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 6
Обхват на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се състои от:
а)
собствени приходи, които представляват всички такси, които органът на Съюза има право да събира по силата на възложените му задачи, както и всички останали приходи;
б)
приходи от евентуални финансови вноски на държавите членки, които са домакини на съответните органи;
в)
вноска, предоставена от Съюза;
г)
целеви приходи за финансиране на определени разходи в съответствие с член 23, параграф 1;
д)
разходите на органа на Съюза, включително административните разходи.
2. Приходите, състоящи се от такси и вноски, се заделят само в изключителни и надлежно обосновани случаи, предвидени в учредителния акт.
3. Когато един или няколко учредителни актове предвиждат, че ясно определени задачи се финансират отделно, или когато органът на Съюза изпълнява задачи, възложени му по силата на споразумение за възлагане, той води отделно счетоводство за приходните и за разходните операции. Органът на Съюз ясно посочва всяка група задачи в своето планиране на човешките ресурси, включено в документа за годишно и многогодишно програмиране, посочен в член 32.
Член 7
Ad hoc безвъзмездни средства
1. Органите на Съюза не могат да получават ad hoc безвъзмездни средства от бюджета, освен ако не е разрешено в учредителния акт и изрично предвидено в основния акт.
2. Когато органът на Съюза е бил упълномощен да получава ad hoc безвъзмездни средства, задачите, финансирани от тези безвъзмездни средства, са включени в годишната работна програма, посочена в член 32, параграф 3.
Член 8
Споразумения за възлагане
1. Комисията не възлага задачи по изпълнението на бюджета на органа на Съюза с изключение на случаите, когато това е надлежно обосновано от специфичния характер на дейността и специфичния опит на органа на Съюза.
2. При избора на орган на Съюза се отчетат надлежно:
а)
разходната ефективност при възлагането на задачи;
б)
въздействието върху структурата на управление на органа и върху неговите финансови и човешки ресурси.
3. Когато по изключение Комисията възлага задачи на органа на Съюза:
а)
член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 се прилага за органа на Съюза по отношение на средства, отпуснати за тези задачи, а членове 108 и 109 от настоящия регламент не се прилагат;
б)
възложените задачи се посочват в годишната работна програма на органа на Съюза, посочена в член 32, параграф 3, само за информационни цели.
4. Без да се засяга параграф 2, разпоредителят с бюджетни кредити се консултира с управителния съвет преди подписването на споразумението за възлагане.
Член 9
Специални правила относно принципите на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват, само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа на Съюза.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа на Съюза.
3. В бюджета на органа на Съюза могат да се записват бюджетни кредити, само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа на Съюза, не се дължат на органа на Съюза.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 10
Определение
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
Член 11
Вид бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа на Съюза съдържа едногодишни бюджетни кредити и когато това е оправдано от оперативните нужди, многогодишни бюджетни кредити. Многогодишни бюджетни кредити се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
Член 12
Счетоводни правила за приходите и бюджетните кредити
1. Приходите на органа на Съюза, посочени в член 6, се вписват в счетоводните сметки за финансовата година на основата на сумите, събрани през тази финансова година.
2. Приходите на органа на Съюза водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.
3. Разрешените за дадена финансова година бюджетни кредити се използват единствено за покриване на разходи, поети като задължение и платени през тази финансова година, както и за покриване на дължими суми по поети през предходни финансови години задължения.
4. Бюджетните задължения се записват в сметките въз основа на поетите до 31 декември правни задължения.
5. Плащанията се записват в сметките за определена финансова година въз основа на плащанията, извършени от счетоводителя до 31 декември същата година.
Член 13
Поемане на задължение за бюджетни кредити
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, могат да бъдат поети като задължение, считано от 1 януари, след като бюджетът на органа на Съюза бъде окончателно приет.
Член 14
Анулиране и пренос на бюджетни кредити
1. Бюджетните кредити, които са останали неизползвани в края на финансовата година, за която са били записани, се анулират. Въпреки това те могат да бъдат пренесени, но само за следващата финансова година, с решение, взето до 15 февруари от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, в съответствие с параграфи 3 и 4, или могат да бъдат пренесени по право в съответствие с параграф 5.
2. Бюджетните кредити, свързани с разходи за персонала, не могат да се пренасят.
3. Многогодишни бюджетни кредити за поети задължения, както и едногодишни бюджетни кредити, за които все още не е поето задължение в края на финансовата година, могат да се пренасят, когато се отнасят до:
а)
суми, съответстващи на бюджетни кредити за поети задължения;
б)
суми, съответстващи на едногодишни бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, за които повечето от подготвителните етапи на процедурата по поемането на задължения са завършени към 31 декември. Подготвителният етап на процедурата по поемането на задължения се определя в Правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки орган на Съюза.
Задължения за тези суми могат да бъдат поети до 31 март следващата година или до 31 декември следващата година за суми, свързани с проекти за недвижими имоти.
4. Бюджетни кредити за плащания могат да се пренасят по отношение на суми, необходими за покриване на съществуващи задължения или на задължения, свързани с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити за плащания са недостатъчни за покриване на нуждите.
Органът на Съюза усвоява първо бюджетните кредити, разрешени за текущата финансова година, и не може да усвоява пренесени бюджетни кредити, докато първите не бъдат изчерпани.
5. Едногодишни бюджетни кредити, които отговарят на надлежно договорени задължения в края на финансовата година, се пренасят по право само за следващата финансова година.
6. Пренесените бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година N + 1, автоматично се анулират и се посочват в счетоводните отчети.
Член 15
Правила за пренос на целеви приходи
Преносът на целевите приходи, посочени в член 23, и на неизползваните и налични към 31 декември бюджетни кредити, които произтичат от такива приходи, се извършва в съответствие със следните правила:
а)
външните целеви приходи се пренасят по право и се усвояват изцяло, докато бъдат извършени всички операции във връзка с програмата или действието, за които са предназначени; външни целеви приходи, получени през последната година от програмата или дейността, могат да се използват през първата година от следващата програма или дейност;
б)
вътрешните целеви приходи се пренасят само за една година, с изключение на вътрешните целеви приходи, определени в член 23, параграф 3, буква е), които се пренасят по право.
Най-късно до 1 юни на година N + 1 органът на Съюза информира Комисията за изпълнението на пренесените целеви приходи.
Член 16
Отмяна на бюджетни кредити
Когато се отменят бюджетни кредити през финансова година след тази, за която тези кредити са били записани в бюджета на органа на Съюза, в резултат на цялостно или частично неизпълнение на дейностите, за които са били заделени, съответните бюджетни кредити се анулират.
Член 17
Поети задължения
1. От 15 октомври на всяка година задължения за обичайните административни разходи може да се поемат авансово по бюджетните кредити, предвидени за следващата финансова година. Тези задължения обаче не надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити, определени с решение на управителния съвет, по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не може да се прилагат за нови разходи от естество, което все още не е принципно одобрено с последния надлежно приет бюджет на органа на Съюза.
2. Разходите, които се плащат авансово, например наемите, могат да породят плащания от 1 декември нататък, които са за сметка на бюджетните кредити за следващата финансова година. В такъв случай ограничението, посочено в параграф 1, не се прилага.
Член 18
Приложими правила в случай на късно приемане на бюджета на органа на Съюза
1. Ако бюджетът на органа на Съюза не е окончателно приет в началото на финансовата година, се прилагат правилата, установени в параграфи 2-6.
2. Задълженията може да се поемат и плащанията може да се извършват в границите, посочени в параграф 3.
3. Задълженията може да се поемат по глави до максимален размер от една четвърт от общия размер на разрешените бюджетни кредити в съответната глава за предходната финансова година плюс една дванадесета за всеки изтекъл месец.
Ограничението за бюджетните кредити, предвидено в предварителния разчет за приходите и разходите, не може да бъде надхвърляно.
Плащанията може да се извършват по глави с месечна периодичност до максимален размер от една дванадесета от разрешените по съответната глава бюджетни кредити за предходната финансова година. Тази сума обаче не надвишава една дванадесета от бюджетните кредити, предвидени в същата глава в предварителния разчет за приходите и разходите.
4. Разрешените бюджетни кредити по съответната глава от предходната финансова година, посочени в параграфи 2 и 3, представляват бюджетните кредити, приети чрез гласуване по бюджета на органа на Съюза, включително чрез коригиращи бюджети, и след коригиране с оглед на направените през въпросната финансова година трансфери.
5. По искане на директора, в случай че съображения за непрекъснатост на дейностите на органа на Съюза и нуждите на управлението го налагат, управителния съвет може да разреши да бъдат извършени разходи, които надвишават една временна сума от една дванадесета, но не надхвърлят общия размер на четири временни суми от една дванадесета, освен в надлежно обосновани случаи, както за поемане на задължения, така и за плащания в допълнение на автоматично предоставените суми от една дванадесета в съответствие с параграфи 2 и 3.
Допълнителните суми от една дванадесета се разрешават в цялост и са неделими.
6. В случай че за дадена глава разрешаването на четири временни суми от една дванадесета, предоставени съгласно параграф 5, е недостатъчно за покриване на разходите, необходими, за да се избегне прекъсване на дейността на органа на Съюза в област, уредена от въпросната глава, по изключение може да се даде разрешение за надвишаване на размера на бюджетните кредити, записани в съответната глава от бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година. Управителният съвет действа в съответствие с процедурите, предвидени в параграф 5. Въпреки това общият размер на наличните бюджетни кредити в бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година или в предложения проектобюджет на органа на Съюза не може при никакви обстоятелства да бъде надвишен.
ГЛАВА 3
Принцип на балансираност
Член 19
Определение и обхват
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетните кредити за поети задължения не могат да надхвърлят размера на вноската от Съюза, увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 6.
3. За органи, за които приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза, таксите следва да се определят на такова равнище, че да се избегне значително натрупване на излишък. Когато значителен положителен или отрицателен бюджетен резултат по смисъла на член 97 стане постоянен, размерът на таксите и вноските трябва да бъде преразгледан.
4. Органът на Съюза не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа на Съюза.
5. Вноската на Съюза за органа на Съюза представлява за бюджета на органа на Съюза изравнителна вноска и може да се раздели на няколко плащания.
6. Органът на Съюза извършва строго управление на паричните средства, като отчита надлежно целевите приходи, за да гарантира, че наличните средства са ограничени до надлежно обоснованите нужди. Със своите заявки за плащания органът предоставя подробни и актуализирани прогнози за реалните си нужди от парични средства през цялата година, включително информация за целевите приходи.
Член 20
Бюджетен резултат от финансовата година
1. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е положителен, той се възстановява на Комисията до размера на вноската, платена през годината. Частта от бюджетния резултат, надвишаваща размера на финансовата вноска на Съюза, изплатена през годината, се записва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като приход.
Първа алинея се прилага също и когато приходите на органа на Съюза се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската на Съюза.
Разликата между вноската, вписана в бюджета, и действително изплатената вноска за органа на Съюза, се анулира.
Органът на Съюза представя, не по-късно от 31 януари на съответната година N, разчет на бюджетния резултат от година N - 1, който трябва да се върне в бюджета по-късно през година N, за да се допълни вече наличната информация за бюджетния резултат за година N - 2. Тази информация се взима надлежно под внимание от Комисията при оценяването на финансовите нужди на органа на Съюза за година N + 1.
2. В изключителни случаи, когато учредителният акт предвижда, че приходите от такси и вноски са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органът на Съюз може да пренесе остатъка от таксите и вноските като целеви приходи за дейностите, свързани с предоставянето на услугите, за които са дължат тези такси.
3. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е отрицателен, той се вписва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания или, когато това е подходящо, се прихваща от положителния бюджетен резултат на органа на Съюза през следващите финансови години.
4. Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета на органа на Съюза по време на бюджетната процедура чрез писмо за внасяне на корекции, посочено в член 39 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или, когато изпълнението на бюджета на орган на Съюза е започнало, чрез коригиращ бюджет.
ГЛАВА 4
Принцип на разчетна единица
Член 21
Използване на еврото
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на касата, счетоводителят и, в случай на сметки за авансови средства, и администраторите на авансови средства имат право да извършват операции в други валути, както е установено във финансовите правила на всеки орган на Съюза.
ГЛАВА 5
Принцип на универсалност
Член 22
Определение и обхват
Без да се засяга член 23, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Без да се засяга член 25, всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции.
Член 23
Целеви приходи
1. Външните целеви приходи и вътрешните целеви приходи се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
2. Външните целеви приходи представляват:
а)
финансовите вноски за органите на Съюза от държавите членки и трети държави, включително и в двата случая техните държавни агенции, субекти или физически лица, за определени дейности, доколкото това е предвидено в споразумението, сключено между органа на Съюза и държавите членки, съответните трети държави или държавни агенции, субекти или физически лица;
б)
приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
в)
финансовите участия, които не са обхванати в буква а), за дейностите на органите на Съюза, идващи от трети държави или от различни организации извън Съюза;
-
приходи от ad hoc безвъзмездни средства, посочени в член 7,
-
приходи от споразуменията за възлагане, посочена в член 8;
г)
вътрешните целеви приходи, посочени в параграф 3, доколкото са с допълнителен характер спрямо другите приходи, посочени в букви а)-в) от настоящия параграф;
д)
приходите от такси и вноски, посочени в член 6, параграф 2.
3. Вътрешни целеви приходи представляват:
а)
приходи от трети страни във връзка със стоки, услуги или работа, извършена по тяхно искане, с изключение на таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а);
б)
постъпленията от продажба на моторни превозни средства, оборудване, съоръжения, материали и научна и техническа апаратура, които се подменят или бракуват, когато балансовата стойност е напълно амортизирана;
в)
приходите, които възникват от възстановяване, в съответствие с член 62, на недължимо платени суми;
г)
постъпленията от доставки на стоки, услуги и строителни работи за институциите на Съюза или други органи на Съюза;
д)
получените застрахователни обезщетения;
е)
приходите от наеми;
ж)
приходите от продажба на публикации и филми, включително такива на електронен носител;
з)
приходите, които възникват от последващото възстановяване на данъци съгласно член 25, параграф 3, буква б).
4. Без да се засяга член 23, параграф 2, буква д), съответният учредителен акт може също да предвижда разпределяне на приходите за специфични разходи. Освен когато е посочено друго в съответния учредителен акт, тези приходи представляват вътрешни целеви приходи.
5. Всички приходни позиции по смисъла на параграф 2, букви а), б) и в) и параграф 3, букви а) и г) трябва да покриват всички преки и косвени разходи, направени за въпросната дейност или цел.
6. В бюджета на органа на Съюза се включват редове за отразяване на външните целеви приходи и на вътрешните целеви приходи, а когато е възможно, се посочва и размерът.
Целевите приходи могат да се включват в разчета за приходите и разходите само за сумите, които са сигурни към датата на съставяне на разчета.
Член 24
Безвъзмездни сделки
1. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа на Съюза, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
2. Приемането на дарения, при които може да има финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не вземат решение в този срок, безвъзмездната сделка се счита за приета.
Член 25
Правила относно приспаданията и корекциите на обменните курсове
1. Следните приспадания може да се направят от заявки за плащане, които впоследствие се предават за плащане на нетната сума:
а)
санкции, наложени върху страни по договори за възлагане на обществена поръчка или бенефициери;
б)
отбиви, възстановени суми и рабати по отделни фактури и отчети за разходи;
в)
корекции за недължимо платени суми.
Корекциите, посочени в първа алинея, буква в), може да се извършват чрез пряко приспадане срещу ново междинно плащане или плащане на остатъка на същия получател по главата, статията и финансовата година, за които е извършено плащане, надвишаващо дължимото.
Счетоводните правила на Съюза се прилагат по отношение на приспаданията, посочени в първа алинея, буква в).
2. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от държавите членки по силата на Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, е за сметка на бюджета на органа на Съюза, след като от нея бъде приспаднат данъкът, при условие че той се прилага за органа на Съюза.
3. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от трети държави въз основа на съответните спогодби, може да бъде за сметка на бюджета на органа на Съюза, за всяко от следните:
а)
след като от нея бъде приспаднат данъкът;
б)
за стойността с включен данък. В този случай впоследствие възстановените данъци се третират като вътрешен целеви приход.
4. Всички национални данъци, които временно се поемат от органа на Съюза по силата на параграфи 2 и 3, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответната държава.
5. Всички отрицателни бюджетни резултати се записват в бюджета на органа на Съюза като разход.
6. За курсови разлики, възникнали при изпълнение на бюджета на органа на Съюза, може да се внасят корекции. Окончателната печалба или загуба се включва в бюджетния резултат за финансовата година.
ГЛАВА 6
Принцип на специфичност
Член 26
Общи разпоредби
Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели по дялове и глави. Главите допълнително се подразделят на статии и позиции.
Член 27
Трансфери
1. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити:
а)
от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът;
б)
от една глава в друга и от една статия в друга - без ограничение.
2. Над границата, посочена в параграф 1, директорът може да предложи на управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителния съвет прехвърля бюджетни кредити от един дял към друг. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет разполагат с три седмици, за да се противопоставят на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
3. Предложенията за трансфери и трансферите, извършени в съответствие с параграфи 1 и 2, се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, посочващи изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година както за бюджетните редове, които ще бъдат кредитирани, така и за тези, от които бюджетните кредити се теглят.
4. Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички извършени трансфери. Директорът информира Европейския парламент и Съвета за всички трансфери, извършени съгласно параграф 2.
Член 28
Специфични правила за трансферите
1. Трансфери на бюджетни кредити може да се извършват само към редове на бюджета на органа на Съюза, за които в бюджета са разрешени бюджетни кредити или има символично записване „pro memoria“.
2. Трансфери на бюджетни кредити, които съответстват на целеви приходи, може да се извършват само ако тези приходи се използват за целите, за които са предназначени.
ГЛАВА 7
Принцип на добро финансово управление
Член 29
Принципи на икономичност, ефикасност и ефективност/принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа на Съюза за осъществяване на нейните дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. Органът на Съюз трябва да направи сравнителен анализ, посочен в член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Сравнителният анализ следва да включва:
-
преглед на ефективността на хоризонталните служби на органа на Съюза,
-
анализ на ползите и разходите от споделянето на службите или прехвърлянето им изцяло на друг орган на Съюза или на Комисията.
При извършване на сравнителния анализ, посочен в първа и втора алинея, органът на Съюза взема необходимите мерки, за да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
4. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа на Съюза, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението за всяка дейност и директорът предоставя информацията на управителния съвет. Тази информация се предоставя ежегодно и най-късно в документите, приложени към проектобюджета на органа на Съюза.
5. С цел да се усъвършенства механизмът на вземане на решения, органите на Съюза провеждат както предварителни, така и последващи оценки съобразно насоките, предоставени от Комисията. Тези оценки се прилагат за всички програми и дейности, при които има значителни разходи, като резултатите от оценките се представят на управителния съвет.
6. Директорът подготвя план за действие за последващи действия по отношение на заключенията от оценките, посочени в параграф 5, и докладва за постигнатия напредък два пъти годишно на Комисията и редовно пред управителния съвет.
7. Управителният съвет упражнява контрол над прилагането на плана за действие, посочен в параграф 6.
Член 30
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа на Съюза се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа на Съюза вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
спазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, като се взема предвид многогодишният характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективният вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално следното:
а)
разделение на задачите;
б)
подходяща стратегия за контрол и управление на риска, включваща контрол на ниво получател;
в)
предотвратяване на конфликти на интереси;
г)
адекватни одитни следи и пълнота на данните в системите за данни;
д)
процедури за наблюдение на работата и проследяване на установените слабости и изключения във вътрешния контрол;
е)
периодична оценка на доброто функциониране на системата за вътрешен контрол.
4. Ефикасният вътрешен контрол се основава на следните елементи:
а)
прилагане на подходяща стратегия за контрол и управление на риска, съгласувана между съответните участници във веригата за контрол;
б)
достъпност на резултатите от извършения контрол за всички съответни участници във веригата за контрол;
в)
опиране, когато това е целесъобразно, на независимите одиторски становища, при условие че качеството на свързаните дейности е съответстващо и приемливо и че те са извършени в съответствие с договорените стандарти;
г)
навременно прилагане на корективни мерки, включително, при необходимост, санкции с възпиращ ефект;
д)
елиминиране на многократния контрол;
е)
подобряване на съотношението между разходите и ползите от контрола.
ГЛАВА 8
Принцип на прозрачност
Член 31
Публикуване на отчетите, бюджетите и докладите
1. Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Обобщение на бюджета на органа на Съюза и всеки коригиращ бюджет на органа на Съюза, както са окончателно приети, се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз в рамките на три месеца от тяхното приемане.
Обобщението показва петте основни приходни бюджетни реда, петте основни разходни бюджетни реда за административния и оперативния бюджет на органа на Съюза, щатното разписание и прогноза за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти. То показва и цифрите за предходната година.
3. Бюджетът на органа на Съюза, включващ щатното разписание и коригиращите бюджети на органа на Съюза, съгласно окончателното им приемане, както и приблизителна оценка за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти, се предава за информация на Европейския парламент и Съвета, на Сметната палата и Комисията и се публикува на интернет сайта на съответния орган на Съюза в срок от четири седмици след тяхното приемане.
4. Органът на Съюза предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за бенефициерите на средства, получени от бюджета на органа на Съюза, включително експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 89, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията (7) вследствие на стандартното представяне. Публикуваната информация е лесно достъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета на органа на Съюза
Член 32
Годишно и многогодишно програмиране
1. Органът на Съюза изготвя програмен документ, съдържащ многогодишно и годишно планиране, като взема под внимание насоките, определени от Комисията.
2. Многогодишната програма определя:
-
цялостното стратегическо програмиране, включително целите, очакваните резултати и показателите за постигнатите резултати,
-
ресурсно програмиране, включващо многогодишен бюджет и персонал.
Ресурсното програмиране включва количествена и качествена информация за човешките ресурси и бюджетните въпроси за целите на докладването, по-специално:
-
за години N - 1 и n информация за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица, както и на командированите национални експерти,
-
за година N - 1 оценка за бюджетните операции по смисъла на член 97 и информация за вноската в натура, предоставена от държавата членка, домакин на органа на Съюза,
-
за година N + 1 прогноза за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица,
-
за следващите години индикативно ресурсно програмиране на бюджета и персонала.
Комисията изпраща до органа на Съюза становището на съответните си служби по проекта на програмиране на човешките ресурси.
Ако органът на Съюза не вземе изцяло предвид становището на службите на Комисията, той представя на Комисията необходимите обяснения.
Планирането на ресурсите се актуализира ежегодно. Стратегическото програмиране се актуализира при необходимост, и по-специално за приемане на мерки във връзка с резултатите от цялостните оценки, посочени в учредителния акт.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза съдържа подробни цели и очаквани резултати, включително показатели за постигнатите резултати. Тя съдържа също така описание на дейностите, които ще се финансират, и размера на финансовите и човешките ресурси, разпределени за всяка дейност. Годишната работна програма е съгласувана с многогодишната работна програма, посочена в параграф 1.
В нея ясно се посочва кои задачи на органа на Съюза са добавени, променени или отменени в сравнение с предходната финансова година.
4. Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в годишната работна програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа на Съюза.
Член 33
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът се съставя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт.
2. Органът на Съюза изпраща на Комисията предварителна прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на тези прогнози, не по-късно от 31 януари всяка година.
3. В съответствие с член 37 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 всяка година органът на Съюза изпраща на Комисията, Европейския парламент и на Съвета прогноза за своите приходи и разходи, както е определено в учредителния акт.
4. Прогнозата за приходите и разходите на органа на Съюза включва:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочните длъжности, одобрено в рамките на бюджетните кредити, по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности. Резултатите от оценката се разглеждат и използват като доказателство за вероятните предимства на увеличение или намаление на предложения бюджет на органа на Съюза в сравнение с бюджета му за година N.
5. Органът на Съюза изпраща на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета проекта на програмен документ, посочен в член 32, не по-късно от 31 януари всяка година, както и всякакви по-нови актуализирани версии на този документ.
6. Като част от процедурата по приемане на бюджета, Комисията изпраща прогнозния разчет на органа на Съюза на Европейския парламент и на Съвета и предлага размера на вноската за органа на Съюза и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа. Комисията предоставя проекта за щатно разписание на органите на Съюза и прогноза за броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които се предлагат бюджетни кредити, веднага след като Комисията определи проектобюджета.
7. Европейският парламент и Съветът приемат щатното разписание на органа на Съюза и всички последващи изменения по него в съответствие с член 38, параграф 1. Щатното разписание се публикува в приложение към раздел III - „Комисия“ - на бюджета.
8. Бюджетът на орган на Съюза и щатното разписание, заедно с програмния документ, посочен в член 32, се приема от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на бюджета, в който се определя размерът на вноската и щатното разписание, като при необходимост бюджетът на органа на Съюза и щатното разписание съответно се коригират.
9. Когато Комисията възлага нови задачи на органа на Съюза, без да се засягат законодателните процедури за изменение на учредителния акт, тя представя на Европейския парламент и Съвета необходимите сведения, за да се оцени въздействието на новите задачи върху ресурсите на органа на Съюза, с цел да се преразгледа, при необходимост, неговото финансиране.
Член 34
Коригиращи бюджети
Всяко изменение в бюджета на органа на Съюза, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет, приет съгласно същата процедурата както и първоначалния бюджет на органа на Съюза, в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета на органа на Съюза
Член 35
Устройство на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза се състои от приходна и разходна част.
Член 36
Бюджетна номенклатура
Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на органа на Съюза, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от съответния орган на Съюза и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.
Член 37
Представяне на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза съдържа:
1.
В приходната част:
а)
прогнозните приходи на органа на Съюза за съответната финансова година („година N“);
б)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година N - 2;
в)
съответни бележки към всеки ред приходи.
2.
В разходната част:
а)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината N;
б)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година N - 2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа на Съюза за годината N;
в)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
г)
съответни бележки към всеки подраздел.
Член 38
Правила за щатното разписание на персонала
1. В посоченото в член 33 щатно разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Това представлява абсолютно ограничение за съответния орган на Съюза. Не може да се извършват назначения, с които се надхвърля установеното ограничение.
Въпреки това, с изключение на степени AD 16, AD 15, AD 14 и AD 13, управителният съвет може да изменя щатното разписание в рамките до 10 % от разрешените длъжности при следните условия:
а)
да не се отразява на размера на бюджетните кредити за персонала, които съответстват на пълната финансова година;
б)
да не се надхвърля ограничението за общия брой на длъжностите, разрешени в щатното разписание;
в)
органът на Съюза да е участвал в съпоставителна оценка с други органи на Съюза, инициирана в рамките на процедурата по аналитичен преглед на персонала на Комисията.
2. Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея работата на непълно работно време, разрешена от органа по назначаването в съответствие с Правилника за длъжностните лица, може да се компенсира с други назначения. Когато член на персонала поиска оттегляне на разрешението преди изтичане на дадения срок, органът на Съюза взема във възможно най-кратък срок подходящи мерки за спазване на ограничението по параграф 1, втора алинея, буква б).
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА НА ОРГАНА НА СЪЮЗА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 39
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Той изпълнява приходите и разходите на бюджета в съответствие с финансовите правила на органа на Съюза и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити.
2. Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът на Съюза участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите по предотвратяване на измамите.
Член 40
Делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета
1. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа на Съюза, подчинени на Правилника за длъжностните лица, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа на Съюза, приети от управителния съвет. Така оправомощените лица могат да действат единствено в границите на изрично предоставените им правомощия.
2. Оправомощените лица могат на свой ред вторично да делегират предоставените им правомощия съгласно правилата за прилагането на настоящия регламент съгласно член 114. Всеки акт на вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.
Член 41
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа на Съюза.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до компетентния орган, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Компетентният орган предприема по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
3. Посочения в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния служител. Ако този служител е директорът, компетентният орган е управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет.
4. Органът на Съюза приеме правила за предотвратяване и управление на конфликти на интереси.
Член 42
Метод на изпълнение на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
ГЛАВА 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Член 43
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 44
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципа на добро финансово управление и следи за спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
2. За целите на параграф 1 разпоредителят с бюджетни кредити, в съответствие с минималните стандарти, които са приети от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, въз основа на еквивалентни стандарти, определени от Комисията за нейните собствени служби, и като отчита надлежно рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на функциите на разпоредител с бюджетни кредити.
Създаването на тази структура и на тези системи се основава на пълен анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Разпоредителят с бюджетни кредити може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
3. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходите и разрешават плащанията, както и извършват подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
4. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и издаване на нарежданията за събиране. Това включва отказ от установени вземания по целесъобразност.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на органа на Съюза. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 45
Предварителни проверки
1. Всяка операция, посочена в член 44, се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа на Съюза от разпоредителите с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от разпоредителя с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация. Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 29.
За целта на проверките група от подобни отделни операции, свързани с обичайните разходи за заплати, пенсии, възстановяване на направени по време на мисии разходи и на медицински разходи, могат да се разглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити като една операция.
5. Проверката за дадена операция се извършва от служители, различни от тези, които са инициирали операцията. Служителите, извършващи проверката, не може да са подчинени на служителите, инициирали операцията.
Член 46
Последващи проверки
1. Разпоредителят с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
2. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали операциите, финансирани от бюджета на органа на Съюза, са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в член 45, параграф 4.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Разпоредителят с бюджетни кредити предприема мерки за справяне с тези проблеми.
Анализът на риска, посочен в параграф 1, се преразглежда в светлината на резултатите от проверките, както и друга подходяща информация.
В случай на многогодишни програми разпоредителят с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
3. Предварителният контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за последващия контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Когато разпоредителят с бюджетни кредити извършва финансови одити на бенефициери под формата на последващ контрол, съответните правила за извършване на одит са ясни, последователни и прозрачни и зачитат както правата на органа на Съюза, така и тези на одитираните лица.
4. Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, посочени в параграф 3, притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от съответния орган на Съюза, на основата на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.
Член 47
Консолидиран годишен отчет за дейността
1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва на управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на консолидиран годишен отчет за дейността, които съдържа:
а)
информация за:
-
изпълнението на годишната работна програма, използването на бюджета и човешките ресурси на органа на Съюза, посочени в член 38,
-
системите за управление и вътрешен контрол, включително обобщение на броя и вида на одитите, проведени от вътрешния одитор, структурите за вътрешен одит, отправените препоръки и действията, предприети по тези препоръки и по препоръките от предходни години, както е посочено в членове 82 и 83,
-
всички забележки на Сметната палата и н действията, предприети във връзка с тези забележки,
-
отчетите и доклада за бюджетното и финансовото управление, без да се засягат членове 92, 96 и 97;
б)
декларация на разпоредителя с бюджетни кредити, в която се посочва дали той има достатъчна увереност (освен ако не е указано друго в някоя от резервите, свързани с определени части за приходите и разходите), че:
-
информацията в отчета дава вярна и точна представа,
-
ресурсите, предназначени за описаните в отчета дейности, са използвани по предназначение и в съответствие с принципа на добро финансово управление,
-
въведените процедури за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции.
В консолидирания годишен отчет за дейността се посочват резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол, в това число цялостна оценка на разходите, свързани с контрола, и ползите от него.
Консолидираният годишен отчет се представя на управителния съвет за оценка.
2. Не по-късно от 1 юли всяка година консолидираният годишен отчет за дейността заедно с неговата оценка се изпраща от управителния съвет на Сметната палата, на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета.
3. Допълнителни изисквания за докладване могат да бъдат посочени в учредителния акт в надлежно обосновани случаи, по-специално когато това се налага от естеството на съответната област, в която органът работи.
Член 48
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 54, параграф 5, както и управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа на Съюза, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза.
Член 49
Делегиране на изпълнението на бюджета
При делегиране или вторично делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета в съответствие с член 40 към оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 44, параграфи 1, 2 и 3.
Раздел 3
Счетоводител
Член 50
Правомощия и функции на счетоводителя
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, който е напълно независим при изпълнение на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа на Съюза за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с дял IХ;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял IХ;
г)
изпълнението в съответствие с дял IХ на счетоводните правила и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
е)
управлението на касата.
2. Два или повече органа на Съюза могат да назначат един и същ счетоводител.
Органът на Съюза може също да се уговори с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа на Съюза.
Органът на Съюза може също да възложи на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза, като вземе под внимание анализа на разходите и ползите по член 29.
В случаите, посочени в тази алинея, трябва да се направят необходимите договорености, с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа на Съюза и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че счетоводителят е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна картина на финансовото състояние на органа на Съюза.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Разпоредителят с бюджетни кредити изпраща цялата информация, необходима на счетоводителя за изпълнение на неговите задължения.
Разпоредителите с бюджетни кредити остават изцяло отговорни за правилното използване на средствата, които управляват, за законосъобразността и редовността на разходите под техен контрол и за изчерпателността и точността на изпратената на счетоводителя информация.
5. Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
6. При условията на параграф 7 на настоящия член и на член 51 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
7. При изпълнението на своите задължения счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени, обхванати от Правилника за длъжностните лица, когато това е наложително за изпълнението на неговите задължения.
8. Актът за делегиране установява възложените на оправомощените служители задачи, както и техните права и задължения.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 51
Сметки за авансови средства
Когато е необходимо за плащането на дребни суми и за събирането на други приходи, посочени в член 6, могат да се открият сметки за авансови средства. Сметките за авансови средства се захранват от счетоводителя и се поставят под отговорността на администраторите на авансови средства, назначени от него.
Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не надхвърля 60 000 EUR и се определя от съответния орган на Съюза за всеки разход или приход. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо, посочена в член 74, параграф 1, чекове или други платежни средства, в съответствие с указанията, определени от счетоводителя.
ГЛАВА 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 52
Оттегляне на делегиране и временно прекратяване на правомощия, делегирани на финансовите участници
1. Оправомощаването и вторичното оправомощаване на разпоредителите с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат оттегляни временно или окончателно от органа, който ги е назначил. Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.
2. Счетоводителят или администраторът на авансови средства може по всяко време да бъде отстранен временно или окончателно от длъжност от управителния съвет. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
3. Параграфи 1 и 2 не засягат дисциплинарните мерки, взети по отношение на финансовите участници, посочени в тези параграфи.
Член 53
Отговорност на финансовите участници за незаконна дейност, измама или корупция
1. Членове 52-56 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници, посочени в член 52, съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна отговорност и дължи обезщетение, както е указано в Правилника за длъжностните лица, без да се засягат членове 54, 55 и 56. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на Европейската служба за борба с измамите.
Раздел 2
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
Член 54
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно предвиденото в Правилника за длъжностните лица.
2. Имуществената отговорност възниква по-специално, ако разпоредителят с бюджетни кредити, умишлено или поради груба небрежност от негова страна:
а)
установи подлежащи на събиране вземания или издаде нареждания за събиране, поеме задължение за разходи или подпише платежно нареждане, без да съблюдава настоящия регламент и, когато е подходящо, правилата за прилагане на Финансовия регламент на органа на Съюза;
б)
пропусне да изготви документ, с който се установява вземане, пропусне или забави издаването на нареждане за събиране или забави издаването на платежно нареждане, което води до възникването на гражданска отговорност на органа на Съюза спрямо трети лица.
3. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който прецени, че определено решение, за чието вземане отговаря, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление, информира писмено делегиращия орган. В случай че след това делегиращият орган даде на оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредити мотивирано указание в писмен вид за вземане на това решение, този разпоредител с бюджетни кредити бива освободен от отговорност.
4. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефикасността и ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
5. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа на Съюза, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа на Съюза. За случаите, подадени от органите на Съюза, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа на Съюза.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити и до вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя годишен отчет за дейността и посочва предприетите мерки.
6. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа на Съюза вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в Правилника за длъжностните лица по отношение на дисциплинарните мерки.
Раздел 3
Правила, приложими за счетоводителите и администраторите на авансови средства
Член 55
Правила, приложими за счетоводителите
Счетоводителят носи дисциплинарна и имуществена отговорност по реда и при условията на Правилника за длъжностните лица. По-специално счетоводителят може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи или документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
неправомерна промяна на банкови сметки или сметки, открити в пощенските служби;
в)
събиране или изплащане на суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране или платежни нареждания;
г)
несъбиране на дължими приходи.
Член 56
Правила, приложими за администраторите на авансови средства
Администраторът на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е указано в Правилника за длъжностните лица. По-специално администраторът на авансови средства може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи и документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
непредставяне на необходимите оправдателни документи за плащанията, които е извършил;
в)
извършване на плащания в полза на лица, различни от лицата, които имат право на тях;
г)
несъбиране на дължими приходи.
ГЛАВА 4
Приходни операции
Член 57
Заявка за плащане
Органът на Съюза представя на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на вноската на Съюза съгласно член 19, параграф 6 при условия и интервали, договорени с Комисията.
Член 58
Третиране на лихвите
Лихвата, начислена по суми, платени на органа на Съюза от Комисията под формата на вноска, не се дължи на бюджета.
Член 59
Прогноза за вземанията
1. Когато разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчна и надеждна информация относно каквато и да е мярка или ситуация, която може да е основание за възникване на вземане на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити прави прогноза за вземането.
2. Прогнозата за вземането се коригира от разпоредителя с бюджетни кредити веднага след като той узнае за събитие, което променя мярката или ситуацията, довела до изготвянето на прогнозата.
При изготвяне на нареждането за събиране относно мярка или ситуация, която е била основание да бъде направена по-рано прогноза за вземане, разпоредителят с бюджетни кредити коригира съответно прогнозата.
Ако нареждането за събиране е съставено за сума, която е равна на първоначалната прогноза за вземането, тази прогноза се намалява до нула.
Член 60
Установяване на вземания
1. Установяването на вземане представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
проверява наличието на задължението;
б)
определя или проверява действителността и размера на задължението;
в)
проверява условията, съгласно които задължението е изискуемо.
2. Всички вземания, които са определени като безспорни, ликвидни и изискуеми, се установяват чрез нареждане за събиране до счетоводителя, последвано от дебитно известие, изпратено на длъжника, като и двете се съставят от разпоредителя с бюджетни кредити.
3. Недължимо платените суми се събират.
4. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
5. В надлежно обосновани случаи някои обичайни приходи могат да се установят временно. Временното установяване обхваща събирането на няколко отделни вземания, които следователно не се налага да бъдат установявани поотделно. Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира временно установените суми, за да гарантира, че те съответстват на действително установените вземания.
Член 61
Разпореждане за събиране
Разпореждането за събиране представлява действие, с което разпоредителят с бюджетни кредити дава указание на счетоводителя чрез издаване на нареждане за събиране да събере вземане, което е установено от разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 62
Правила относно събирането
1. Счетоводителят предприема действия по нарежданията за събиране на вземания, надлежно съставени от разпоредителя с бюджетни кредити. Счетоводителят полага необходимата грижа, за да гарантира, че органът на Съюза получава своите приходи, и следи за гарантиране на неговите права.
2. Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното съобщение, счетоводителят информира разпоредителя с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
3. Счетоводителят пристъпва към събиране на вземанията на органа на Съюза чрез прихващане с насрещно вземане на всеки длъжник, който от своя страна има вземане към органа на Съюза. Тези вземания трябва да бъдат безспорни, ликвидни и изискуеми.
4. Когато разпоредителят с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. Разпоредителят с бюджетни кредити може да делегира решението за отказ само за вземания за суми, по-малки от 5 000 EUR.
В решението за отказ се посочва какви действия са били предприети, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити отменя установено вземане изцяло или частично, когато при откриване на грешка стане ясно, че сумата не е била правилно установена. Отмяната се извършва с решение на разпоредителя с бюджетни кредити и трябва да бъде подходящо обоснована.
Член 63
Формалности по събирането
1. При действителното събиране на дължимата сума счетоводителят го осчетоводява и информира разпоредителя с бюджетни кредити.
2. Издава се и разписка за всички парични плащания, получени от счетоводителя.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 64
Допълнителен срок за плащане
1. В сътрудничество с разпоредителя с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и ако са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да заплати лихва в размер, определен в член 83 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за целия допълнителен период, започващ от крайния срок, посочена в член 80, параграф 3, буква б) от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
б)
за да се защитят правата на органа на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на органа на Съюза.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на органа на Съюза.
2. При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по параграф 1, първа алинея, буква б), когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 65
Списък на вземанията
1. Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
2. Органът на Съюза съставя списък на своите вземания, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да плати чрез влязло в сила съдебно решение и когато една година след неговото произнасяне не е било направено никакво или съществено плащане. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на органа на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 66
Давностен срок
Вземанията на органа на Съюза по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа на Съюза подлежат на давностен срок от пет години.
Член 67
Специални разпоредби, приложими по отношение на таксите
Когато органът на Съюза събира таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а), в началото на всяка финансова година се прави обща предварителна прогноза за постъпленията от такива такси.
Когато таксите са изцяло определени със законов акт или решения на управителния съвет, разпоредителят с бюджетни кредити може да не издава нареждания за събиране на вземания, а направо да състави дебитни известия след установяване на размера на вземането. В този случай се регистрират всички подробности за вземането на органа на Съюза. Счетоводителят води списък на всички дебитни известия и посочва броя на дебитните известия и общата сума в доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
Когато органът на Съюза използва отделна система за фактуриране, счетоводителят редовно и поне веднъж в месеца вписва в счетоводните сметки натрупаната сума от получени такси.
Органът на Съюза предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след като съответната такса бъде изцяло платена. При изключителни обстоятелства обаче дадена услуга може да бъде предоставена без предварително заплащане на дължимата такса. В случаите когато е предоставена услуга без предварително заплащане на дължимата такса, се прилагат членове 60-66.
ГЛАВА 5
Разходни операции
Член 68
Решение за финансиране
1. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
2. Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, посочени в член 32, параграф 3, са ясно идентифицирани.
4. Административните кредити могат да бъдат изпълнени без предварително решение за финансиране.
Член 69
Видове поети задължения
1. Поемането на бюджетно задължение представлява операцията по заделяне на бюджетните кредити, необходими за покриване на последващи плащания в изпълнение на правни задължения.
2. Правното задължение представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити поема или установява задължение за извършване на разход.
3. Бюджетните задължения попадат в една от следните три категории:
а)
индивидуални: бюджетното задължение е индивидуално, когато получателят и размерът на разхода са известни;
б)
глобални: бюджетното задължение е глобално, когато най-малко един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, е все още неизвестен;
в)
временни: бюджетното задължение е временно, когато е предназначено за покриване на обичайни административни разходи, при които размерът или крайните получатели на сумите не са окончателно известни.
Временното бюджетно задължение се изпълнява или чрез сключване на едно или повече правни индивидуални задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.
4. Бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, може да се разпределят за няколко години под формата на годишни вноски единствено когато това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 70
Правила, приложими за поемането на задължения
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Предвиденото в параграф 1 задължение за поемане на бюджетно задължение, преди да се поеме правно задължение, не се прилага по отношение на правните задължения, сключени вследствие на обявяване на кризисно положение в рамките на плана за непрекъснатост на дейността, в съответствие с процедурите, приети от органа на Съюза.
3. Глобалните бюджетни задължения покриват всички разходи по съответните индивидуални правни задължения, поети до 31 декември на година N + 1.
При спазване на член 69, параграф 4 и член 87, параграф 2, индивидуалните правни задължения, свързани с индивидуални или временни бюджетни задължения, се сключват до 31 декември на година N.
В края на периодите, посочени в първа и втора алинея, неусвоеният остатък по такива бюджетни задължения се отменя от разпоредителя с бюджетни кредити.
Преди подписването му размерът на всяко индивидуално правно задължение, прието вследствие на глобално бюджетно задължение, се записва от разпоредителя с бюджетни кредити в бюджетните сметки и се осчетоводява към глобалното бюджетно задължение.
4. С изключение на случаите на разходи за персонала бюджетните и правните задължения, поети за дейности, които надхвърлят една финансова година, имат крайна дата на изпълнение, определена в съответствие с принципа на добро финансово управление.
Всички части от такива задължения, които не са били изпълнени шест месеца след датата, посочена в първа алинея от настоящия параграф, се отменят в съответствие с член 16.
Размерът на бюджетно задължение, отговарящо на правно задължение, за което не е извършено плащане по смисъла на член 75 в срок от две години след датата на подписването на правното задължение, се отменя освен когато сумата е свързана със случай, който е предмет на спор пред съд или арбитражен орган, или когато съществуват специални разпоредби, определени в основните актове.
Член 71
Проверки, приложими за поемането на задължения
1. Когато приема бюджетно задължение, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
разходът е начислен в правилната бюджетна позиция на органа на Съюза;
б)
бюджетните кредити са налични;
в)
разходът съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
г)
е спазен принципът на добро финансово управление.
2. Когато регистрира правно задължение посредством физически или електронен подпис, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
задължението е обезпечено със съответно поето бюджетно задължение;
б)
разходът е законосъобразен и редовен и съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
в)
е спазен принципът на добро финансово управление.
Член 72
Утвърждаване на разход
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
потвърждава наличието на право на кредитора;
б)
определя или проверява действителността и размера на вземането;
в)
проверява условията, съгласно които плащането е дължимо.
Член 73
Утвърждаване и материална форма на „предаването за плащане“
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително периодичните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от разпоредителя с бюджетни кредити.
4. При некомпютризирана система „прието за плащане“ има формата на печат, включващ подписа на разпоредителя с бюджетни кредити.
При компютризирана система „прието за плащане“ има формата на валидиране чрез използване на персонална парола на разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 74
Разрешаване на разход
1. Разрешаването на разход представлява действието, с което разпоредителят с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя, посредством издаване на платежно нареждане, да плати утвърдения от разпоредителя с бюджетни кредити разход.
Когато се извършват периодични плащания във връзка с извършени услуги, включително наем, или доставка на стоки, и в зависимост от извършената от разпоредителя с бюджетни кредити оценка на риска, разпоредителят с бюджетни кредити може да нареди използването на системата за плащания незабавно инкасо.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 44, параграф 5.
3. Когато е уместно, изпратеното на счетоводителя платежно нареждане се придружава от документ, които сертифицира, че стоките са заведени в инвентарния опис съгласно член 106, параграф 1.
Член 75
Видове плащания
1. Плащането се извършва при представяне на доказателство, че съответната дейност е извършена в съответствие с разпоредбите на основния акт, договора или споразумението за безвъзмездни средства, и обхваща една от следните операции:
а)
плащане на цялата дължима сума;
б)
плащане на дължимата сума по един от следните начини:
1)
предварително финансиране, което може да се раздели на няколко плащания след подписване на договора или споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или след съобщаване на решението за отпускане на безвъзмездни средства;
2)
едно или повече междинни плащания в замяна на частично изпълнение на дейността;
3)
плащане на остатъка по дължимите суми, когато дейността е изпълнена изцяло.
Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
Междинно плащане, което може да се извършва няколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
2. В бюджетното счетоводство се прави разграничение между различните видове плащания, посочени в параграф 1, към момента на извършване на всяко плащане.
Член 76
Плащане, ограничено до наличните средства
Плащането на разхода се извършва от счетоводителя в рамките на наличните средства.
Член 77
Срокове
Плащането на разходите се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 6
Информационни системи
Член 78
Електронно управление на операциите
Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите може да се подписват посредством компютъризирана или електронна процедура.
Член 79
Електронно управление
Органът на Съюза установява и прилага единни стандарти за обмен на информация по електронен път с трети лица, участващи в процедури за обществени поръчки и за отпускане на безвъзмездни средства. В частност те изготвят и изпълняват във възможно най-голяма степен решения за предаване, съхранение и обработка на данни, предавани при процедури за отпускане на безвъзмездни средства и възлагане на обществени поръчки, като за тази цел въвеждат единна зона за електронен обмен на данни за заявители, кандидати и оференти.
Член 80
Добра администрация
1. Разпоредителят с бюджетни кредити обявява без забавяне необходимостта да се представят доказателства и/или документация, тяхната форма и предварително определеното съдържание, както и, по целесъобразност, примерният график за приключване на процедурите за възлагане.
2. Когато поради явна техническа грешка от страна на заявителя или оферента или когато заявителят или оферентът не предаде доказателство или не даде декларация, комисията за оценка или, по целесъобразност, разпоредителят с бюджетни кредити приканва, освен в надлежно обосновани случаи, заявителя или оферента да предостави липсващата информация или да изясни оправдателните документи. Информация или разяснения от този тип не може да изменят в значителна степен предложението или условията на офертата.
Член 81
Посочване на средствата за обжалване
Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
ГЛАВА 7
Вътрешен одитор
Член 82
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът на Съюза въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити или като счетоводител нито на органа на Съюза, нито на Комисията.
3. Вътрешният одитор консултира органа на Съюза по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценката на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа на Съюза. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид консолидирания годишен отчет за дейността на разпоредителя с бюджетни кредити и всяка друга налична информация.
6. Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет проучват информацията, посочена в член 47, параграф 1, буква а), както и дали препоръките са напълно и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа на Съюза на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 83
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, неговата отговорност за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да завежда дела пред Съда на Европейския съюз, се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 84
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет могат да създадат, като вземат предвид икономическата ефективност и добавената стойност, структура за вътрешен одит, която изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на структурата за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Годишният одитен план на структурата за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на структурата за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора на органа на Съюза.
Той се разглежда и одобрява от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Структурата за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
2. Ако структурата за вътрешен одит на даден орган на Съюза не е икономически изгодна или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът на Съюза може да реши да използва обща структура за вътрешен одит с други органи на Съюза, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителните съвети на съответните органи на Съюза се договарят относно практическите условия на общата структура за вътрешен одит.
3. Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на структурата за вътрешен одит.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Член 85
Общи разпоредби
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на член 86.
2. Органът на Съюза може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи на Съюза.
3. Органът на Съюза взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 86
Процедури за възлагане
1. Органът на Съюза може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби и с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (8), за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
2. Органът на Съюза може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възложители на държавата-членка домакин за удовлетворяване на административните си нужди. В такъв случай член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
ДЯЛ VI
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО БЮДЖЕТНИТЕ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 87
Бюджетни кредити за административни разходи
1. Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни бюджетни кредити.
2. Административните разходи, произтичащи от договори за периоди, които надхвърлят финансовата година или в съответствие с местната практика, или поради това, че са свързани с доставката на оборудване, са за сметка на бюджета на органа на Съюза за финансовата година, в която се извършват.
3. Органът на Съюза предоставя на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли всяка година работен документ относно своята политика по сградния фонд, в който се включва следната информация:
а)
за всеки недвижим имот - разходи и площ, които се покриват от бюджетните кредити от съответните бюджетни редове от бюджета на органа на Съюза;
б)
очаквана промяна в глобалното планиране на площите и местоположенията през идните години с описание на вече идентифицираните проекти за недвижими имоти, които са на етап планиране;
в)
окончателни условия и разходи, както и съответната информация относно изпълнението на новите проекти за недвижими имоти, които преди това са били представени на Европейския парламент и на Съвета в рамките на процедурата, установена в член 88, но не са били включени в работните документи за предходната година.
Член 88
Проекти за недвижими имоти
1. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза информира Европейския парламент и Съвета във възможно най-кратки срокове относно необходимата строителна площ и предварителното планиране, преди да започне проучването на местните пазари, в случай на договори за недвижими имоти, или преди публикуването на поканите за участие в процедура за възлагане на поръчка или нейното провеждане, в случай на строителни работи.
2. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза представя проекта за недвижим имот, включително подробна прогноза за разходите по него и финансирането му, както и списък на проектодоговорите, които се планира да бъдат използвани, и изисква одобрението на Европейския парламент и на Съвета преди сключването на договорите. По искане на органа на Съюза документите, представени във връзка с проекти за недвижими имоти, се третират като поверителни.
Освен в случаи на непреодолима сила Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от четири седмици от получаването му от двете институции.
Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на четириседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
Ако в рамките на четириседмичния срок Европейският парламент и/или Съветът изразят надлежно обоснована загриженост, срокът се удължава еднократно с две седмици.
Ако Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на проекта за недвижим имот, органът на Съюза оттегля предложението си и може да представи ново предложение.
3. При случаи на непреодолима сила предвидената в параграф 4 информация може да се предаде заедно с проекта за недвижим имот. Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от две седмици от получаването му от двете институции. Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на двуседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент и/или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
4. Следното се счита за проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат съществени финансови последици за бюджета на органа на Съюза:
а)
придобиването на земя;
б)
придобиването, продажбата, структурния ремонт, изграждането на сгради или проекти, които съчетават тези елементи и трябва да бъдат изпълнени в рамките на същия срок, за сума над 3 000 000 EUR;
в)
новите договори за недвижими имоти (включително плодоползване, дългосрочно наемане и подновяването на действащи договори за недвижими имоти при по-неблагоприятни условия), които не попадат в обхвата на буква б), с годишни разходи в размер на най-малко 750 000 EUR;
г)
удължаването или подновяването на действащи договори за недвижими имоти (включително правоползване и дългосрочно наемане) при същите или по-благоприятни условия, с годишни разходи в размер на най-малко 3 000 000 EUR.
5. Без да се засяга член 19, параграф 4, проект за придобиването на недвижим имот може да се финансира чрез заем само след като бъде предварително одобрен от Европейския парламент и Съвета.
Заемите се сключват и изплащат в съответствие с принципа на добро финансово управление и при надлежно спазване на финансовите интереси на Съюза.
Когато органът на Съюза предложи да финансира придобиването със заем, в плана за финансиране, който трябва да се представи, заедно с искането за предварително одобрение от органа на Съюза, се посочват по-конкретно максималният размер на финансиране, срокът на финансиране, видът финансиране, условията на финансиране и икономиите в сравнение с други видове договорни условия.
Европейският парламент и Съветът обсъждат искането за предварително одобрение в срок от четири седмици, който може да бъде удължен еднократно с две седмици, от получаването му от двете институции. Придобиването чрез заем се счита за отхвърлено, ако Европейският парламент и Съветът не са го одобрили изрично в рамките на крайния срок.
ДЯЛ VII
ЕКСПЕРТИ
Член 89
Външни експерти, получаващи възнаграждение
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат mutatis mutandis за подбора на експерти. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества. Подборът се извършва въз основа на критерии за подбор, които са в съответствие с принципите на недискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
ДЯЛ VIII
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА И НАГРАДИ, ПРЕДОСТАВЕНИ ОТ ОРГАНА НА СЪЮЗА
Член 90
Безвъзмездни средства
Когато органът на Съюза може да отпуска безвъзмездни средства в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
Член 91
Награди
Когато органът на Съюза може да присъжда награди в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 92
Устройство на отчетите
Отчетите на органа на Съюза се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа на Съюза;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа на Съюза.
Член 93
Доклад за бюджетното и финансовото управление
1. Всеки орган на Съюза изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година.
2. Директорът изпраща доклада на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията и на Сметната палата до 31 март, следващ финансовата година.
3. Докладът, посочен в параграф 2, отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Член 94
Правила относно отчетите
1. Счетоводителят на органа на Съюза прилага правилата, приети от счетоводителя на Комисията, въз основа на международно възприетите счетоводни стандарти в публичния сектор.
2. Отчетите на органа на Съюза, посочени в член 92, са съобразени с бюджетните принципи, определени в членове от 5-31. Те дават вярна и точна представа за бюджетните приходни и разходни операции.
Член 95
Счетоводни принципи
Финансовите отчети, посочени в член 92, представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 96
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа на Съюза.
Член 97
Отчети за изпълнението на бюджета
1. Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
2. Бюджетният резултат се състои от разликата между:
-
всички събрани приходи за съответната финансова година, и
-
размера на плащанията, направени за бюджетните кредити за финансовата година, увеличен с размера на пренесените бюджетни кредити за същата финансова година.
Разликата, посочена в първа алинея, се увеличава или намалява, от една страна, с нетния размер на бюджетните кредити, пренесени от предходни финансови години, които са отменени и, от друга страна, със:
-
извършените в повече плащания спрямо едногодишните бюджетни кредити, пренесени от предходната финансова година, в резултат на промяна в курса на еврото,
-
салдото в резултат на положителни или отрицателни курсови разлики през финансовата година, както реализирани, така и нереализирани.
3. Структурата на отчетите за изпълнението на бюджета е същата като тази на бюджета на органа на Съюза.
Член 98
Междинни отчети
1. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща междинните отчети на счетоводителя на Комисията и на Сметната палата до 1 март на следващата година.
2. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 март на следващата година.
Член 99
Одобряване на окончателните отчети
1. В съответствие с член 148, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 най-късно до 1 юни следващата година Сметната палата представя своите забележки по междинните отчети на органа на Съюза.
2. След като получи забележките на Сметната палата по междинните отчети на органа на Съюза, счетоводителят съставя окончателните финансови отчети на органа на Съюза в съответствие с разпоредбите на член 50. Директорът ги изпраща на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Счетоводителят изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година.
Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
4. На същата дата, на която предава своите окончателни отчети, счетоводителят на органа на Съюза изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията също така представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящия дял и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните отчети на органа на Съюза се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от 15 ноември на следващата година.
5. Директорът изпраща на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември на следващата година. Отговорите на органа на Съюза се изпращат същевременно и на Комисията.
ГЛАВА 2
Счетоводно отчитане и инвентарни описи
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 100
Счетоводна система
1. Счетоводната система на органа на Съюза служи за организиране на бюджетната и финансовата информация така, че цифрите да могат да се записват, архивират и регистрират.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. Разпоредителят с бюджетни кредити може да води и аналитични сметки.
Член 101
Обща разпоредба за счетоводната система на институциите
Правилата за счетоводна отчетност и хармонизираният сметкоплан, които ще се прилагат от органа на Съюза, се приемат от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Раздел 2
Общи и бюджетни сметки
Член 102
Общи сметки
В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа на Съюза.
Член 103
Записвания в общите сметки
1. Салдата и движенията по общите сметки се записват в счетоводните книги.
2. Всички счетоводни записвания, включително корекциите по сметките, се основават на оправдателни документи, на които записванията се позовават.
3. Счетоводната система е такава, че оставя ясна одитна следа за всички счетоводни записвания.
Член 104
Счетоводни корекции
След приключване на финансовата година и до датата на представяне на окончателните отчети счетоводителят на органа на Съюза извършва корекции, които, без да водят до отпускане или събиране на суми за тази година, са необходими за вярното и точно представяне на отчетите. Корекциите спазват правилата за счетоводна отчетност, посочени в член 101.
Член 105
Бюджетно счетоводство
1. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
2. За целите на параграф 1 в бюджетните сметки се записват всички бюджетни приходни и разходни операции, предвидени в дял IV.
Член 106
Инвентарен опис
1. Органът на Съюза води инвентарен опис, в който се отразяват количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи на Съюза в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията.
Органът на Съюза проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
2. Продажбата на материални активи на органа на Съюза се обявява по подходящ начин.
ДЯЛ X
ВЪНШЕН ОДИТ, ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 107
Външен одит
1. Независим външен одитор проверява дали годишните отчети на органа на Съюза отразяват правилно приходите, разходите и финансовото състояние на органа на Съюза преди консолидацията в окончателните отчети на органа на Съюза.
Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, Сметната палата изготвя специфичен годишен доклад за органа на Съюза в съответствие с изискванията на член 287, параграф 1 от ДФЕС.
При изготвянето на доклада, посочен във втора алинея, Палатата взема предвид одита на независимия външен одитор, посочен в първа алинея, и действията, предприети в отговор на неговите констатации.
2. Органът на Съюз изпраща на Сметната палата бюджета на органа на Съюза, както е окончателно приет. Той информира във възможно най-кратки срокове Сметната палата за всички решения и актове, приети съгласно членове 10, 14, 19 и 23.
3. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 108
График на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Европейският парламент, по препоръка на Съвета, преди 15 май на годината N + 2, освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, освобождава от отговорност директора по отношение на изпълнението на бюджета за година N. Директорът информира управителния съвет за забележките на Европейския парламент, съдържащи се в резолюцията, придружаваща решението за освобождаване от отговорност.
2. Ако датата, предвидена в параграф 1, не може да бъде спазена, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. В случай че Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, директорът в сътрудничество с управителния съвет полага всички усилия за възможно най-бързо предприемане на мерки за отстраняване или улесняване на отстраняването на препятствията пред това решение.
Член 109
Процедура по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на органа на Съюза, бюджетния резултат, както и активите и пасивите на органа на Съюза според финансовия отчет.
2. С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета Европейският парламент, след като Съветът е извършил същото, проверява сметките и финансовите отчети на органа на Съюза. Той проверява и изготвения от Сметната палата годишен доклад заедно с отговорите на директора на органа на Съюза, всички съществени специални доклади на Сметната палата във връзка със съответната финансова година, както и декларацията за достоверност на Сметната палата относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции.
3. Директорът предоставя на Европейския парламент, по негово искане, по същия начин както е предвидено в член 165, параграф 3 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, всяка информация, необходима за безпрепятственото прилагане на процедурата по освобождаване от отговорност за съответната финансова година.
Член 110
Последващи мерки
1. Директорът предприема всички необходими стъпки за действие по съображенията, приложени към решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, както и по съображенията, приложени към препоръката на Съвета за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
2. По искане на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези наблюдения и коментари. Директорът изпраща копие от доклада на Комисията и на Сметната палата.
Член 111
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Органът на Съюза предоставя на службите на Комисията и на други упълномощени от нея лица, както и на Сметната палата, достъп до своите обекти и помещения, а също и до цялата информация, включително информацията в електронен формат, необходима за извършването на одити от тях.
2. Европейската служба за борба с измамите (OLAF) може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (9) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (10), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, предоставени съгласно настоящия регламент.
3. Без да се засягат разпоредбите на параграфи 1 и 2, споразуменията с трети страни и международни организации, договорите, безвъзмездните средства и поръчките от страна на органа на Съюза, съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ДЯЛ XI
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 112
Искания за информация, отправени от Европейския парламент и Съвета
Европейският парламент, Съветът и Комисията имат право да получават всякаква информация или пояснения от органа на Съюза по въпроси на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 113
Приемане на новия финансов регламент на органа на Съюза
Всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нов финансов регламент с оглед на неговото влизане в сила на 1 януари 2014 г. и, във всеки случай, в рамките на шест месеца от датата, на която органът попада в обхвата на член 208 от този регламент, след предоставяне на вноска за сметка на бюджета.
Член 114
Правила за прилагане на финансовия регламент на органа на Съюза
Управителният съвет, доколкото е необходимо и с предварителното съгласие на Комисията, приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на органа на Съюза по предложение на неговия директор.
Член 115
Отменяне
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 се отменя, считано от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 40 продължава да се прилага до 31 декември 2014 г., а параграфи 4 и 7 от член 27 продължават да се прилагат до 31 декември 2015 г.
Член 116
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз. Той се прилага от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 47 и член 82, параграф 5 се прилагат от 1 януари 2015 г., а член 32 и параграфи 5 и 8 от член 33 се прилагат от 1 януари 2016 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) Nr. 1271/2013 DER KOMMISSION
vom 30. September 2013
über die Rahmenfinanzregelung für Einrichtungen gemäß Artikel 208 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates (1), insbesondere auf Artikel 208,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 (2) betreffend die Rahmenfinanzregelung für von den Gemeinschaften geschaffene Einrichtungen basierte auf der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates. (3) Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 wurde durch die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ersetzt. Somit ist eine Überarbeitung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 erforderlich. Aus Gründen der Klarheit ist es angezeigt, die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 zu ersetzen.
(2)
Es ist notwendig, der Gemeinsamen Erklärung des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission zu den dezentralen Agenturen vom 19. Juli 2012 Rechnung zu tragen.
(3)
Einige Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 müssen im Lichte der mit ihrer Anwendung gewonnenen Erfahrung überprüft werden.
(4)
In dieser Verordnung sollten die wesentlichen Prinzipien und Grundregeln für Einrichtungen festgelegt werden, die gemäß dem AEUV oder dem Euratom-Vertrag geschaffen wurden, (im Folgenden „Unionseinrichtungen“) und Beiträge zulasten des Haushalts erhalten - unbeschadet ihres Gründungsakts. Auf der Grundlage dieser Verordnung sollten Unionseinrichtungen ihre eigenen Finanzregelungen beschließen, die nur dann von der Verordnung abweichen dürfen, wenn dies aufgrund der spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Einrichtungen erforderlich ist und zuvor die Zustimmung der Kommission eingeholt wird.
(5)
Im Interesse der Kohärenz sollten auch vollständig selbstfinanzierte Unionseinrichtungen, die nicht in den Anwendungsbereich dieser Verordnung fallen, ähnliche Vorschriften einführen. Im Einklang mit der Gemeinsamen Erklärung des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission vom 19. Juli 2012 sollten die betreffenden Einrichtungen dem Europäischen Parlament, dem Rat und der Kommission einen Jahresbericht über die Ausführung ihres Haushaltsplans vorlegen und den Ersuchen oder Empfehlungen der Organe gebührend Rechnung tragen.
(6)
Bei der Aufstellung und Ausführung ihres Haushaltsplans sollten die Unionseinrichtungen die fünf fundamentalen Grundsätze des Haushaltsrechts - Einheit, Haushaltswahrheit, Gesamtdeckung, Spezialität, Jährlichkeit - sowie die Grundsätze des Haushaltsausgleichs, der Rechnungseinheit, der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und der Transparenz einhalten.
(7)
Es sollte herausgestellt werden, dass der Beitrag der Union eine Ausgleichsfunktion hat. Der Teil des positiven Haushaltsergebnisses der Unionseinrichtung, der den im Laufe des Jahres gezahlten Beitrag der Union übersteigt, sollte wieder dem Unionshaushalt zugeführt werden.
(8)
Sieht der Gründungsakt vor, dass die Unionseinrichtung zusätzlich zum Beitrag der Union Einnahmen aus Gebühren und Abgaben bezieht und dass diese Einnahmen bestimmten Ausgaben zugewiesen werden, sollte die Unioneinrichtung den Saldo in Form von zweckgebundenen Einnahmen übertragen können.
(9)
Es muss gewährleistet sein, dass die Gebühren so hoch festgesetzt werden, dass die Kosten der Diensteerbringung gedeckt und größere Überschüsse vermieden werden.
(10)
Die Übertragung von Haushaltsvollzugsaufgaben an die Unionseinrichtungen muss durch die Art der Aufgaben und die spezifische Sachkenntnis der jeweiligen Unionseinrichtung ausreichend gerechtfertigt sein. Gleichzeitig müssen wirtschaftliche Haushaltsführung und Kostenwirksamkeit sichergestellt sein. Die delegierten Aufgaben sollten mit dem Gründungsakt vereinbar sein.
(11)
Unionseinrichtungen sollten nur dann Ad-hoc-Finanzhilfen erhalten dürfen, wenn dies ausdrücklich in den einschlägigen Basisrechtsakten vorgesehen und laut Gründungsakt gestattet ist.
(12)
Gemäß Artikel 50 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 müssen Unionseinrichtungen an einem Leistungsvergleich mit anderen Organen und Einrichtungen der Union teilnehmen.
(13)
Es müssen Vorschriften für einen Aktionsplan zur Weiterverfolgung der sich aus den regelmäßigen Gesamtwertungen ergebenden Schlussfolgerungen festgelegt werden, damit deren effiziente Umsetzung sichergestellt ist.
(14)
Zur Gewährleistung einer kohärenten Programmplanung sollte die Unionseinrichtung unter Berücksichtigung der von der Kommission vorgegebenen Leitlinien ein Dokument zur jährlichen und mehrjährigen Programmplanung erstellen.
(15)
Die Unionseinrichtung sollte den Zeitplan für die jährliche und mehrjährige Programmplanung am Haushaltsverfahren ausrichten, um die Effizienz der Planung und die Kohärenz aller Programmplanungsdokumente sicherzustellen.
(16)
Es ist erforderlich, die derzeitige Organisation der Funktionen der internen Prüfung und der internen Kontrolle klarzustellen und die Berichtspflichten zu straffen. Die Funktion der internen Prüfung innerhalb einer Unionseinrichtung sollte vom Internen Prüfer der Kommission ausgeübt werden, der Prüfungen vornehmen sollte, wenn dies aufgrund der bestehenden Risiken gerechtfertigt ist. Es müssen Vorschriften für den Aufbau und die Funktionsweise der internen Auditstellen festgelegt werden.
(17)
Die Berichtpflichten sollten gestrafft werden. Die Unionseinrichtungen sollten einen konsolidierten jährlichen Tätigkeitsbericht mit umfassenden Informationen über die Durchführung ihres Arbeitsprogramms, ihres Haushalts und ihres Personalentwicklungsplans, über ihr Management und die Systeme der internen Kontrolle vorlegen.
(18)
Im Interesse einer höheren Kostenwirksamkeit der Unionseinrichtungen muss es möglich sein, Dienste gemeinsam zu nutzen oder auf eine andere Unionseinrichtung oder die Kommission zu übertragen. Die Kostenwirksamkeit kann insbesondere verbessert werden, indem dem Rechnungsführer der Kommission alle oder einen Teil der Aufgaben des Rechnungsführers der Unionseinrichtung übertragen werden.
(19)
Wie in der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 vorgesehen, sollte die Möglichkeit, Mittelbindungen, die sich über mehrere Haushaltsjahre erstrecken, in Jahrestranchen vorzunehmen, nur dann bestehen, wenn der Gründungsakt oder der Basisrechtsakt das vorsieht oder wenn die Mittelbindungen Verwaltungsausgaben betreffen.
(20)
Zur Angleichung der Bestimmungen über zweckgebundene Einnahmen an die einschlägigen Bestimmungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ist es erforderlich, Bestimmungen zur Differenzierung der zweckgebundenen Einnahmen (intern und extern) und zu ihrer Übertragung vorzusehen.
(21)
Zur Angleichung der Bestimmungen über die Behandlung von Zinserträgen aus dem der Unionseinrichtung gezahlten Beitrag der Union an die einschlägigen Bestimmungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ist vorzusehen, dass Zinsen nicht in den Haushalt einfließen.
(22)
Die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 sieht in bestimmten Fällen die Möglichkeit vor, bereits vor der Mittelbindung eine rechtliche Verpflichtung einzugehen. Diese Möglichkeit sollte auch für Unionseinrichtungen bestehen.
(23)
Zur Gewährleistung der Kohärenz zwischen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 und der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 sollten besondere Bestimmungen für die Vergabe öffentlicher Aufträge und Finanzhilfen nicht zulässig sein. Die Einführung eines einheitlichen Regelwerks erleichtert den Unionseinrichtungen ihre Arbeit und ermöglicht die Anwendung der von der Kommission erstellten Leitlinien und Modelle.
(24)
Zur Angleichung der Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 an die einschlägigen Bestimmungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 sollte die Möglichkeit der Vergabe von Preisgeldern durch die Unionseinrichtung vorgesehen werden.
(25)
Damit mutmaßliche oder tatsächliche Interessenkonflikte festgestellt und ordnungsgemäß behoben werden können, sollte von den Unionseinrichtungen verlangt werden, dass sie Vorschriften zur Vermeidung von und zum Umgang mit Interessenkonflikten festlegen. Entsprechende Vorschriften sollten den Leitlinien Rechnung tragen, die von der Kommission im Anschluss an die Gemeinsame Erklärung des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission vom 19. Juli 2012 ausgearbeitet wurden.
(26)
Die Bestimmungen zur Gebäudepolitik, einschließlich der Einführung der Möglichkeit einer Darlehensaufnahme durch Unionseinrichtungen sowie der Bedingungen für eine Darlehensaufnahme, sollten an die einschlägigen Bestimmungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2912 angeglichen werden, damit eine kohärente Anwendung der neuen Vorschriften durch alle Einrichtungen und Organe der Union gewährleistet ist.
(27)
Es sind Übergangsbestimmungen für Programmplanung und Berichterstattung erforderlich, da die Kommission Zeit benötigt, um in Zusammenarbeit mit den Unionseinrichtungen geeignete Leitlinien auszuarbeiten.
(28)
Diese Verordnung sollte am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft treten, damit die überarbeiteten Finanzregelungen der Unionseinrichtungen rechtzeitig mit Wirkung vom 1. Januar 2014 erlassen werden können und so die Kohärenz der für den nächsten mehrjährigen Finanzrahmen geltenden Vorschriften gewährleistet ist -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
TITEL I
ALLGMEINE BESTIMMUNGEN
Artikel 1
Gegenstand
Diese Verordnung enthält die grundlegenden Finanzvorschriften, auf deren Basis die Unionseinrichtung ihre eigene Finanzregelung festlegen sollte. Die Finanzregelung der Unionseinrichtung darf von dieser Verordnung nur abweichen, wenn dies aufgrund der spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Einrichtung erforderlich ist und zuvor die Zustimmung der Kommission eingeholt wird.
Artikel 2
Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieser Verordnung bezeichnet der Ausdruck
-
„Gründungakt“ den Akt des Unionsrechts, der die wesentlichen Aspekte im Zusammenhang mit der Gründung und der Funktionsweise der Unionseinrichtung regelt;
-
„Haushaltsplan der Unionseinrichtung“ den Rechtsakt, durch den für jedes Haushaltsjahr sämtliche als erforderlich erachteten Einnahmen und Ausgaben der Unionseinrichtung veranschlagt und bewilligt werden;
-
„Unionseinrichtung“ jede Einrichtung im Sinne von Artikel 208 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012;
-
„Verwaltungsrat“ das wichtigste interne Beschlussorgan der Unionseinrichtung für die Bereiche Finanzen und Haushalt, unbeschadet seiner Bezeichnung im Gründungsakt;
-
„Direktor“ die für die Durchführung der Beschlüsse des Verwaltungsrates und als Anweisungsbefugter für die Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung verantwortliche Person, unbeschadet ihrer Bezeichnung im Gründungsakt;
-
„Exekutivausschuss“ das interne Gremium der Unionseinrichtung, das den Verwaltungsrat unterstützt und dessen Zuständigkeiten und Geschäftsordnung im Gründungsakt festgelegt sind.
Artikel 3
Fristen, Daten und Termine
Soweit nichts anderes bestimmt ist, gilt für die in dieser Verordnung festgelegten Termine die Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1182/71 des Rates (4).
Artikel 4
Schutz personenbezogener Daten
Diese Verordnung gilt unbeschadet der Anforderungen der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (5) und der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (6).
Artikel 5
Wahrung der Haushaltsgrundsätze
Für die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung gelten nach Maßgabe dieser Verordnung die Grundsätze der Einheit, der Haushaltswahrheit, der Jährlichkeit, des Haushaltsausgleichs, der Rechnungseinheit, der Gesamtdeckung, der Spezialität, der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, die eine wirksame und effiziente interne Kontrolle erforderlich macht, und der Transparenz.
TITEL II
HAUSHALTSGRUNDSÄTZE
KAPITEL 1
Grundsätze der Einheit und der Haushaltswahrheit
Artikel 6
Haushaltsplan der Unionseinrichtung
(1) Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung umfasst Folgendes:
a)
eigene Einnahmen, darunter alle Gebühren und Abgaben, die die Unionseinrichtung nach Maßgabe der ihr übertragenen Aufgaben erheben darf, sowie etwaige andere Einnahmen;
b)
Einnahmen aus etwaigen Finanzbeiträgen der Aufnahmemitgliedstaaten;
c)
den von der Union gewährten Beitrag;
d)
Einnahmen zur Finanzierung bestimmter Ausgaben gemäß Artikel 23 Absatz 1;
e)
die Ausgaben der Unionseinrichtung, einschließlich der Verwaltungsausgaben.
(2) Einnahmen aus Gebühren und Abgaben können nur ausnahmsweise in hinreichend begründeten und im Gründungsakt vorgesehenen Fällen zweckgebunden werden.
(3) Wenn ein oder mehrere Gründungsakte vorsehen, dass klar definierte Aufgaben getrennt finanziert werden, oder wenn die Unionseinrichtung Aufgaben ausführt, mit denen sie im Wege einer Übertragungsvereinbarung betraut wurde, führt sie für die jeweiligen Einnahmen- und Ausgabenvorgänge getrennte Konten. Die Unionseinrichtung weist jede Aufgabengruppe in ihrem Personalplan, der in dem in Artikel 32 genannten jährlichen und mehrjährigen Programmplanungsdokument enthalten ist, klar und deutlich aus.
Artikel 7
Ad-hoc-Finanzhilfen
(1) Unionseinrichtungen dürfen keine Ad-hoc-Finanzhilfen aus dem Haushalt erhalten, es sei denn, dies ist nach dem Gründungsakt zulässig und im Basisrechtsakt ausdrücklich vorgesehen.
(2) Ist es der Unionseinrichtung gestattet, Ad-hoc-Finanzhilfen entgegenzunehmen, werden die mithilfe dieser Finanzhilfen finanzierten Aufgaben im Jahresarbeitsprogramm gemäß Artikel 32 Absatz 3 aufgeführt.
Artikel 8
Übertragungsvereinbarungen
(1) Der Unionseinrichtung werden von der Kommission keine Haushaltsvollzugsaufgaben übertragen, es sei denn, dies ist aufgrund der besonderen Art der Maßnahme und der spezifischen Sachkenntnis der Unionseinrichtung hinreichend gerechtfertigt.
(2) Bei der Wahl der Unionseinrichtung wird folgenden Aspekten gebührend Rechnung getragen:
a)
der Kostenwirksamkeit einer Übertragung der betreffenden Aufgaben;
b)
den Auswirkungen auf die Governance-Struktur der Einrichtung und auf ihre finanziellen und personellen Ressourcen.
(3) Wenn die Kommission der Unionseinrichtung ausnahmsweise Aufgaben überträgt,
a)
gilt für die Unionseinrichtung in Bezug auf die für diese Aufgaben zugewiesenen Mittel Artikel 60 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und finden die Artikel 108 und 109 der vorliegenden Verordnung keine Anwendung;
b)
sollten die übertragenen Aufgaben - ausschließlich zu Informationszwecken - in dem gemäß Artikel 32 Absatz 3 aufgestellten Jahresarbeitsprogramm der Unionseinrichtung aufgeführt werden.
(4) Unbeschadet des Absatzes 2 konsultiert der Anweisungsbefugte vor Unterzeichnung der Übertragungsvereinbarung den Verwaltungsrat.
Artikel 9
Besondere Bestimmungen zu den Grundsätzen der Einheit und der Haushaltswahrheit
(1) Einnahmen können nur angenommen und Ausgaben nur getätigt werden, wenn sie bei einer Haushaltslinie des Haushaltsplans der Unionseinrichtung veranschlagt sind.
(2) Ausgaben dürfen nur im Rahmen der im Haushaltsplan der Unionseinrichtung bewilligten Mittel gebunden und angeordnet werden.
(3) In den Haushaltsplan der Unionseinrichtung können nur Mittel eingesetzt werden, die einer als erforderlich erachteten Ausgabe entsprechen.
(4) Zinserträge aus Vorfinanzierungsbeträgen, die aus dem Haushaltsplan der Unioneinrichtung gezahlt wurden, fließen nicht in den Haushalt der Unionseinrichtung ein.
KAPITEL 2
Grundsatz der Jährlichkeit
Artikel 10
Definition
Die im Haushaltsplan der Unionseinrichtung ausgewiesenen Mittel werden für ein Haushaltsjahr bewilligt; das Haushaltsjahr beginnt am 1. Januar und endet am 31. Dezember.
Artikel 11
Art der Mittel
(1) Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung umfasst nichtgetrennte Mittel und, wenn der operationelle Bedarf dies rechtfertigt, getrennte Mittel. Getrennte Mittel setzen sich aus Mitteln für Verpflichtungen und Mitteln für Zahlungen zusammen.
(2) Die Mittel für Verpflichtungen decken die Gesamtkosten der im Laufe des Haushaltsjahres eingegangenen rechtlichen Verpflichtungen.
(3) Die Mittel für Zahlungen decken die Ausgaben zur Erfüllung der im Laufe des Haushaltsjahres oder in vorhergehenden Haushaltsjahren eingegangenen rechtlichen Verpflichtungen.
Artikel 12
Rechnungsführung für Einnahmen und Ausgabemittel
(1) Die Einnahmen der Unionseinrichtung gemäß Artikel 6 werden auf der Grundlage der im Laufe des Haushaltsjahres vereinnahmten Beträge für dieses Haushaltsjahr ausgewiesen.
(2) Die Einnahmen der Unionseinrichtung generieren Mittel für Zahlungen in gleicher Höhe.
(3) Die für ein Haushaltsjahr bewilligten Mittel dürfen nur zur Bestreitung von in diesem Haushaltsjahr gebundenen und getätigten Ausgaben und zur Abwicklung von Mittelbindungen vorhergehender Haushaltsjahre verwendet werden.
(4) Mittel für Verpflichtungen werden auf der Grundlage der bis zum 31. Dezember eingegangenen rechtlichen Verpflichtungen verbucht.
(5) Mittel für Zahlungen werden auf der Grundlage der Zahlungen, die der Rechnungsführer bis zum 31. Dezember des betreffenden Jahres getätigt hat, für dieses Haushaltsjahr verbucht.
Artikel 13
Mittelbindung
Die im Haushaltsplan der Unionseinrichtung veranschlagten Mittel können nach dem endgültigen Erlass des Haushaltsplans der Unionseinrichtung mit Wirkung vom 1. Januar gebunden werden.
Artikel 14
Verfall und Übertragung von Mitteln
(1) Mittel, die am Ende des Haushaltsjahres, für das sie in den Haushaltsplan eingestellt wurden, nicht in Anspruch genommen worden sind, verfallen. Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss kann jedoch gemäß den Absätzen 3 und 4 diese nicht in Anspruch genommenen Mittel durch einen Beschluss, der spätestens am 15. Februar ergehen muss, übertragen, aber nur auf das nächste Haushaltsjahr, oder sie können gemäß Absatz 5 automatisch übertragen werden.
(2) Mittel für Personalausgaben können nicht übertragen werden.
(3) Von den Mitteln für Verpflichtungen der getrennten Mittel und den bei Ende des Haushaltsjahres noch nicht gebundenen nichtgetrennten Mittel können übertragen werden:
a)
Beträge, die Mitteln für Verpflichtungen entsprechen;
b)
Beträge, die nichtgetrennten Mitteln im Zusammenhang mit Immobilienprojekten entsprechen, wenn die meisten der der Mittelbindung vorausgehenden Verfahrensstufen am 31. Dezember abgeschlossen sind. Die der Mittelbindung vorausgehende Verfahrensstufe wird in den Durchführungsbestimmungen zur Finanzregelung jeder Unionseinrichtung erläutert.
Diese Beträge können bis zum 31. März und im Fall von Beträgen, die sich auf Immobilienprojekte beziehen, bis zum 31. Dezember des folgenden Haushaltsjahres gebunden werden.
(4) Von den Mitteln für Zahlungen können die Beträge übertragen werden, die zur Abwicklung bestehender Mittelbindungen erforderlich sind oder aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr übertragenen Mitteln für Verpflichtungen entsprechen, wenn die bei den betreffenden Haushaltslinien des folgenden Haushaltsjahres veranschlagten Zahlungen nicht ausreichen, um den Bedarf zu decken.
Die betreffende Unionseinrichtung nimmt zunächst die für das laufende Haushaltsjahr bewilligten Mittel in Anspruch und greift erst nach Ausschöpfung dieser Mittel auf die übertragenen Mittel zurück.
(5) Nichtgetrennte Mittel, die bis zum Ende des Haushaltsjahres ordnungsgemäß eingegangenen Verpflichtungen entsprechen, werden automatisch ausschließlich auf das folgende Haushaltsjahr übertragen.
(6) Übertragene Mittel, die bis zum 31. März des Jahres n + 1 nicht gebunden wurden, werden automatisch in Abgang gestellt und entsprechend verbucht.
Artikel 15
Übertragung von zweckgebundenen Einnahmen
Für die Übertragung der zweckgebundenen Einnahmen gemäß Artikel 23 und der diesen entsprechenden Ausgabemittel, die am 31. Dezember nicht verwendet waren und verfügbar sind, gelten folgende Vorschriften:
a)
Externe zweckgebundene Einnahmen werden automatisch übertragen und können spätestens bis zum Abschluss aller Tätigkeiten eines Programms oder einer Maßnahme, für das bzw. die sie bestimmt sind, verwendet werden. Externe zweckgebundene Einnahmen aus dem letzten Jahr der Programm- oder Maßnahmenlaufzeit können im ersten Jahr der Laufzeit des nachfolgenden Programms bzw. der nachfolgenden Maßnahme verwendet werden.
b)
Interne zweckgebundene Einnahmen werden nur auf das unmittelbar folgende Jahr übertragen; eine Ausnahmeregelung gilt für interne zweckgebundene Einnahmen im Sinne des Artikels 23 Absatz 3 Buchstabe f, die automatisch übertragen werden.
Bis spätestens 1. Juni des Jahres n + 1 informiert die Unionseinrichtung die Kommission über die Verwendung der übertragenen zweckgebundenen Einnahmen.
Artikel 16
Aufhebung von Mittelbindungen
Mittel, die in einem Haushaltsjahr nach dem Haushaltsjahr freigegeben werden, in dem sie in den Haushaltsplan der Unionseinrichtung eingestellt wurden, weil die betreffende Maßnahme nicht oder nur teilweise ausgeführt wurde, werden in Abgang gestellt.
Artikel 17
Mittelbindung
(1) Die Ausgaben für den Dienstbetrieb können ab dem 15. Oktober eines jeden Jahres im Vorgriff zulasten der für das folgende Haushaltsjahr vorgesehenen Mittel gebunden werden. Diese Mittelbindungen dürfen jedoch ein Viertel der Dotation, die der Verwaltungsrat bei der betreffenden Haushaltslinie für das laufende Haushaltsjahr festgelegt hat, nicht überschreiten. Sie werden nicht für neue Ausgaben vorgenommen, die im letzten ordnungsgemäß festgestellten Haushaltsplan der Unionseinrichtung noch nicht grundsätzlich genehmigt worden sind.
(2) Ausgaben, die, wie Mietzahlungen, im Voraus zu leisten sind, können ab dem 1. Dezember zulasten der für das folgende Haushaltsjahr bewilligten Mittel vorgenommen werden. In diesem Fall ist die in Absatz 1 vorgesehene Obergrenze nicht anwendbar.
Artikel 18
Verzug beim Erlass des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
(1) Ist zu Beginn eines Haushaltsjahres der Haushaltsplan der Unionseinrichtung noch nicht endgültig erlassen, so gelten die in den Absätzen 2 bis 6 genannten Bestimmungen.
(2) Mittelbindungen und Zahlungen können innerhalb der Grenzen nach Absatz 3 vorgenommen werden.
(3) Je Kapitel können Mittelbindungen in Höhe von bis zu einem Viertel der Gesamtsumme der für das vorhergehende Haushaltsjahr unter dem betreffenden Kapitel bewilligten Mittel zuzüglich eines Zwölftels je abgelaufenen Monat vorgenommen werden.
Die Obergrenze der Mittelansätze des Voranschlags der Einnahmen und Ausgaben darf nicht überschritten werden.
Je Kapitel können monatlich Zahlungen in Höhe von höchstens einem Zwölftel der für das vorhergehende Haushaltsjahr unter dem betreffenden Kapitel bewilligten Mittel vorgenommen werden. Dieser Betrag darf jedoch nicht ein Zwölftel der für das gleiche Kapitel im Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben vorgesehenen Mittel überschreiten.
(4) Als für das vorhergehende Haushaltsjahr unter dem betreffenden Kapitel bewilligte Mittel im Sinne der Absätze 2 und 3 gelten die im Haushaltsplan der Unionseinrichtung, einschließlich etwaiger Berichtigungshaushaltspläne, festgestellten Mittel nach Anpassung aufgrund von Übertragungen während jenes Haushaltjahres.
(5) Auf Antrag des Direktors kann der Verwaltungsrat im Interesse der Kontinuität der Tätigkeit der Unionseinrichtung und nach Maßgabe der Erfordernisse der Haushaltsführung zusätzlich zu den nach den Absätzen 2 und 3 automatisch eingesetzten Mitteln sowohl Mittel für Verpflichtungen als auch Mittel für Zahlungen über ein vorläufiges Zwölftel hinaus bewilligen, wobei die Bewilligung von mehr als vier vorläufigen Zwölfteln nur in hinreichend begründeten Fällen gestattet ist.
Die zusätzlichen Zwölftel werden als Ganzes bewilligt und sind nicht aufteilbar.
(6) Können bei einem bestimmten Kapitel die Ausgaben, die zur Aufrechterhaltung der Tätigkeit der Unionseinrichtung auf dem unter das betreffende Kapitel fallenden Gebiet erforderlich sind, nicht durch die Genehmigung von vier vorläufigen Zwölfteln gemäß Absatz 5 gedeckt werden, so kann ausnahmsweise eine Überschreitung des Betrags genehmigt werden, der im Haushaltsplan der Unionseinrichtung im vorhergehenden Haushaltsjahr im entsprechenden Kapitel veranschlagt war. Der Verwaltungsrat beschließt gemäß den in Absatz 5 vorgesehenen Verfahren. Allerdings darf die Gesamtsumme der in den vorhergehenden Haushaltsplan der Unionseinrichtung eingesetzten Mittel bzw. der im vorgeschlagenen Entwurf des Haushaltsplans der Unionseinrichtung vorgesehenen Mittel auf keinen Fall überschritten werden.
KAPITEL 3
Grundsatz des Haushaltsausgleichs
Artikel 19
Definition und Anwendungsbereich
(1) Einnahmen und Mittel für Zahlungen sind auszugleichen.
(2) Die Mittel für Verpflichtungen dürfen den Beitrag der Union, zuzüglich der eigenen Einnahmen sowie etwaiger anderer Einnahmen im Sinne von Artikel 6, nicht überschreiten.
(3) Bei Unionseinrichtungen, deren Einnahmen - zusätzlich zum Beitrag der Union - aus Gebühren und Abgaben bestehen, sollten die Gebühren so festgesetzt werden, dass sich im Jahresverlauf kein größerer Überschuss ergibt. Sollte wiederholt ein deutlich positives oder negatives Haushaltsergebnis im Sinne von Artikel 97 erzielt werden, wird die Höhe der Gebühren und Abgaben überprüft.
(4) Die Unionseinrichtung kann keine Darlehen im Rahmen ihres Haushaltplans aufnehmen.
(5) Der Beitrag der Union zugunsten der Unionseinrichtung hat eine Ausgleichsfunktion für den Haushaltplan der Unionseinrichtung und kann in mehreren Zahlungen geleistet werden.
(6) Die Unionseinrichtung betreibt eine rigorose Kassenmittelbewirtschaftung unter gebührender Berücksichtigung der zweckgebundenen Einnahmen, um sicherzustellen, dass ihre Kassenbestände auf einen ordnungsgemäß begründeten Bedarf beschränkt werden. Mit ihren Zahlungsanträgen legt sie ausführliche und aktualisierte Schätzungen ihres realen Kassenbedarfs im Jahresverlauf sowie Informationen zu den zweckgebundenen Einnahmen vor.
Artikel 20
Ergebnis eines Haushaltsjahres
(1) Ist das Haushaltsergebnis im Sinne von Artikel 97 positiv, ist der Überschuss bis zur Höhe des im betreffenden Jahr geleisteten Beitrags an die Kommission zurückzuzahlen. Der Teil des Haushaltsergebnisses, der den im Laufe des Jahres gezahlten Beitrag der Union übersteigt, wird im Haushaltsplan der Unionseinrichtung für das folgende Haushaltsjahr als Einnahme verbucht.
Unterabsatz 1 gilt auch dann, wenn die Einnahmen der Unionseinrichtung - zusätzlich zum Beitrag der Union - aus Gebühren und Abgaben bestehen.
Die Differenz zwischen dem im Haushaltsplan ausgewiesenen Beitrag und dem der Unionseinrichtung tatsächlich gezahlten Beitrag wird in Abgang gestellt.
Zur Vervollständigung der bereits vorliegenden Informationen über das Haushaltsergebnis des Jahres n-2 legt die Unionseinrichtung bis spätestens 31. Januar des Jahres n eine Schätzung des Haushaltsergebnisses des Jahres n-1 vor, das zu einem späteren Zeitpunkt des Jahres n an den Haushalt zurückfließen muss. Diese Informationen werden von der Kommission bei der Ermittlung des Finanzbedarfs der Unionseinrichtung für das Jahr n + 1 gebührend berücksichtigt.
(2) In Ausnahmefällen, in denen der Gründungsakt vorsieht, dass Einnahmen aus Gebühren und Abgaben bestimmten Ausgaben zugewiesen werden, kann die Unionseinrichtung den Saldo der Gebühren und Abgaben als zweckgebundene Einnahmen für Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Erbringung der Dienste, für die die Gebühren zu entrichten sind, übertragen.
(3) Ist das Haushaltsergebnis im Sinne von Artikel 97 negativ, wird es in den Haushaltsplan der Unionseinrichtung für das folgende Haushaltsjahr als Mittel für Zahlungen eingestellt oder gegebenenfalls mit einem positiven Haushaltsergebnis der Unionseinrichtung in den folgenden Haushaltsjahren verrechnet.
(4) Die Einnahmen oder Mittel für Zahlungen werden im Haushaltsverfahren im Wege eines Berichtigungsschreibens gemäß Artikel 39 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 oder - wenn dies im Laufe der Durchführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung geschieht - durch einen Berichtigungshaushaltsplan in den Haushaltsplan der Unionseinrichtung eingestellt.
KAPITEL 4
Grundsatz der Rechnungseinheit
Artikel 21
Verwendung des Euro
Die Aufstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung sowie der Haushaltsvollzug und die Rechnungslegung erfolgen in Euro. Für die Kassenführung dürfen der Rechnungsführer und - bei den Zahlstellen - der Zahlstellenverwalter nach Maßgabe der Finanzregelung der jeweiligen Unionseinrichtung Transaktionen in anderen Währungen vornehmen.
KAPITEL 5
Grundsatz der Gesamtdeckung
Artikel 22
Definition und Anwendungsbereich
Unbeschadet des Artikels 23 dienen alle Einnahmen zur Deckung der gesamten Mittel für Zahlungen. Unbeschadet des Artikels 25 werden die Einnahmen und Ausgaben nach dem Bruttoprinzip ausgewiesen.
Artikel 23
Zweckgebundene Einnahmen
(1) Externe und interne zweckgebundene Einnahmen werden bestimmten Ausgaben zugewiesen.
(2) Externe zweckgebundene Einnahmen umfassen
a)
Finanzbeiträge der Mitgliedstaaten und Drittländer, jeweils einschließlich ihrer staatlichen Einrichtungen, sowie Finanzbeiträge von Organisationen oder natürlichen Personen zu bestimmten Tätigkeiten von Unionseinrichtungen, soweit dies in der zwischen der Unionseinrichtung und den betreffenden Mitgliedstaaten, Drittländern, staatlichen Einrichtungen, Organisationen oder natürlichen Personen geschlossenen Vereinbarung vorgesehen ist;
b)
zweckbestimmte Einnahmen, beispielsweise aus Stiftungen, Zuschüssen, Schenkungen und Vermächtnissen;
c)
nicht unter Buchstabe a fallende Finanzbeiträge von Drittländern oder verschiedenen Organisationen, die ihren Sitz nicht in der Union haben, für Tätigkeiten von Unionseinrichtungen;
-
Einnahmen aus Ad-hoc-Finanzhilfen gemäß Artikel 7;
-
Einnahmen aus Übertragungsvereinbarungen gemäß Artikel 8;
d)
interne zweckgebundene Einnahmen gemäß Absatz 3, insofern als sie Nebeneinnahmen der sonstigen unter den Buchstaben a bis c dieses Absatzes genannten Einnahmen sind;
e)
Einnahmen aus Gebühren und Abgaben gemäß Artikel 6 Absatz 2.
(3) Interne zweckgebundene Einnahmen umfassen
a)
Einnahmen aus Zahlungen Dritter für Lieferungen, Dienstleistungen oder in ihrem Auftrag durchgeführte Arbeiten, ausgenommen Gebühren und Abgaben im Sinne von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a;
b)
Einnahmen aus dem Verkauf von Kraftfahrzeugen, Ausrüstung, Anlagen und Werkstoffen sowie von Geräten für wissenschaftliche und technische Zwecke, die ersetzt oder ausgesondert werden, wenn ihr Bilanzwert völlig abgeschrieben ist;
c)
Einnahmen aus der Erstattung rechtsgrundlos gezahlter Beträge gemäß Artikel 62;
d)
Einnahmen aus Lieferungen, Dienstleistungen und Arbeiten für Organe der Union oder andere Unionseinrichtungen;
e)
Einnahmen aus Versicherungsleistungen;
f)
Einnahmen aus Vermietungen;
g)
Einnahmen aus Veröffentlichungen und Filmen, auch in elektronischer Form;
h)
Einnahmen aus der nachträglichen Erstattung von Steuern gemäß Artikel 25 Absatz 3 Buchstabe b.
(4) Unbeschadet von Artikel 23 Absatz 2 Buchstabe e können bestimmte Einnahmen im einschlägigen Gründungsakt bestimmten Ausgaben zugewiesen werden. Sofern der einschlägige Gründungsakt nichts anderes bestimmt, gelten diese Einnahmen als interne zweckgebundene Einnahmen.
(5) Die Gesamtheit der Einnahmen im Sinne von Absatz 2 Buchstaben a bis c und Absatz 3 Buchstaben a und d muss die Gesamtheit der direkten und indirekten Ausgaben im Zusammenhang mit der betreffenden Tätigkeit oder dem betreffenden Zweck decken.
(6) Für die externen und internen zweckgebundenen Einnahmen werden im Haushaltsplan der Unionseinrichtung entsprechende Linien mit - soweit möglich - den entsprechenden Beträgen eingerichtet.
In den Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben können nur zweckgebundene Einnahmen aufgenommen werden, die zum Zeitpunkt der Erstellung des Voranschlags als gesichert gelten.
Artikel 24
Zuwendungen
(1) Der Direktor kann Zuwendungen zugunsten der Unionseinrichtung annehmen, beispielsweise Stiftungen, Zuschüsse, Schenkungen und Vermächtnisse.
(2) Die Annahme von Zuwendungen, die zu Aufwendungen führen könnten, bedarf der vorherigen Genehmigung durch den Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - den Exekutivausschuss, der binnen zwei Monaten, gerechnet ab dem Datum, an dem ihm der Antrag vorgelegt wird, eine Entscheidung trifft. Wenn der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss innerhalb dieses Zeitraums keine Entscheidung trifft, gilt die Zuwendung als angenommen.
Artikel 25
Saldierungen und Wechselkursdifferenzen
(1) Von Zahlungsanträgen können folgende Beträge abgezogen werden, die dann netto saldiert werden:
a)
Auftragnehmern oder Begünstigten auferlegte Sanktionen;
b)
Nachlässe, Rückvergütungen und Rabatte zu einzelnen Rechnungen und Kostenaufstellungen;
c)
Anpassungen aufgrund rechtsgrundlos gezahlter Beträge.
Die in Unterabsatz 1 Buchstabe c erwähnten Anpassungen können mittels eines direkten Abzugs von einer neuen Zwischenzahlung bzw. der Zahlung des Restbetrags zugunsten desselben Begünstigten aus Mitteln des Kapitels, Artikels und Haushaltsjahres, in denen der zu viel gezahlte Betrag ausgewiesen wurde, vorgenommen werden.
Für die in Unterabsatz 1 Buchstabe c genannten Abzüge gelten die Rechnungsführungsvorschriften der Union.
(2) Die Kosten der Lieferungen und Leistungen für die Unioneinrichtung, in denen Steuern enthalten sind, die von den Mitgliedstaaten aufgrund des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union erstattet werden, werden im Haushaltsplan der Unionseinrichtung mit dem Betrag ohne Steuern verbucht, soweit das Protokoll auf die Unionseinrichtung Anwendung findet.
(3) Die Kosten der Lieferungen und Leistungen für die Unionseinrichtung, in denen Steuern enthalten sind, die von Drittländern aufgrund einschlägiger Vereinbarungen erstattet werden, können im Haushalt der Unionseinrichtung wie folgt verbucht werden:
a)
mit ihrem Betrag ohne Steuern;
b)
mit ihrem Betrag einschließlich Steuern. In diesem Fall ist eine nachträgliche Steuererstattung als interne zweckgebundene Einnahme zu behandeln.
(4) Eventuelle nationale Steuerlasten, die der Unionseinrichtung in Anwendung der Absätze 2 und 3 vorübergehend entstehen, werden bis zu ihrer Erstattung durch die betreffenden Staaten auf einem Verwahrkonto verbucht.
(5) Ein negatives Haushaltsergebnis wird im Haushalt der Unionseinrichtung als Ausgabe verbucht.
(6) Beim Vollzug des Haushalts der Unionseinrichtung verzeichnete Wechselkursdifferenzen können miteinander verrechnet werden. Das positive oder negative Ergebnis dieser Verrechnung fließt in das Haushaltsergebnis des Haushaltsjahres ein.
KAPITEL 6
Grundsatz der Spezialität
Artikel 26
Allgemeine Bestimmungen
Die Mittel werden nach Titeln und Kapiteln sachlich gegliedert. Die Kapitel sind weiter in Artikel und Posten untergliedert.
Artikel 27
Mittelübertragungen
(1) Der Direktor kann Mittelübertragungen vornehmen:
a)
von Titel zu Titel bis zu höchstens 10 % der Mittel, die für das betreffende Haushaltsjahr bei der Linie eingesetzt sind, zu deren Lasten die Mittelübertragung vorgenommen wird;
b)
von Kapitel zu Kapitel und von Artikel zu Artikel ohne Begrenzung.
(2) Bei Beträgen, die die in Absatz 1 genannte Obergrenze übersteigen, kann der Direktor dem Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - dem Exekutivausschuss eine Mittelübertragung von einem Titel auf einen anderen Titel vorschlagen. Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss verfügt über eine Frist von drei Wochen, um Einwände gegen solche Mittelübertragungen zu erheben. Nach Ablauf dieser Frist gelten sie als genehmigt.
(3) Den Vorschlägen für Mittelübertragungen und den Mittelübertragungen gemäß den Absätzen 1 und 2 sind sachdienliche und ausführliche Unterlagen beizufügen, die sowohl in Bezug auf die aufzustockenden Haushaltslinien als auch in Bezug auf die Linien, bei denen die entsprechenden Mittel entnommen werden, Aufschluss über die bisherige Mittelverwendung und den voraussichtlichen Mittelbedarf bis zum Ende des Haushaltsjahres geben.
(4) Der Direktor unterrichtet den Verwaltungsrat so bald wie möglich über alle vorgenommenen Mittelübertragungen. Der Direktor unterrichtet das Europäische Parlament und den Rat über alle gemäß Absatz 2 vorgenommenen Mittelübertragungen.
Artikel 28
Besondere Bestimmungen für Mittelübertragungen
(1) Es dürfen nur diejenigen Haushaltslinien im Haushaltsplan der Unionseinrichtung im Wege der Übertragung mit Mitteln ausgestattet werden, die bereits dotiert sind oder bei denen der Vermerk „pro memoria“ eingesetzt ist.
(2) Mittel, die zweckgebundenen Einnahmen entsprechen, können nur insoweit übertragen werden, als sie ihre Zweckbindung behalten.
KAPITEL 7
Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
Artikel 29
Grundsätze der Sparsamkeit, der Wirtschaftlichkeit und der Wirksamkeit/Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
(1) Die Mittel sind nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, d. h. im Einklang mit den Grundsätzen der Sparsamkeit, der Wirtschaftlichkeit und der Wirksamkeit, zu verwenden.
(2) Der Grundsatz der Sparsamkeit erfordert, dass die Ressourcen, die von der betreffenden Unionseinrichtung bei ihren Tätigkeiten eingesetzt werden, zum richtigen Zeitpunkt, in ausreichender Menge und angemessener Qualität sowie mit dem geringstmöglichen Kostenaufwand bereitgestellt werden.
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit betrifft die optimale Relation zwischen den eingesetzten Mitteln und den erzielten Ergebnissen.
Der Grundsatz der Wirksamkeit betrifft das Erreichen konkreter Ziele und Ergebnisse.
(3) Die Unionseinrichtung führt einen Leistungsvergleich gemäß Artikel 50 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 durch.
Der Leistungsvergleich umfasst Folgendes:
-
eine Überprüfung der Effizienz der horizontalen Dienste der Unionseinrichtung;
-
eine Kosten-Nutzen-Analyse für die gemeinsame Nutzung von Diensten oder ihre vollständige Übertragung auf eine andere Unionseinrichtung oder die Kommission.
Bei der Durchführung des Leistungsvergleichs gemäß den Unterabsätzen 1 und 2 trifft die Unionseinrichtung die erforderlichen Vorkehrungen, um Interessenkonflikte zu vermeiden.
(4) Für alle vom Haushaltsplan der Unionseinrichtung abgedeckten Tätigkeitsbereiche werden konkrete, messbare, erreichbare, sachgerechte und terminierte Ziele festgelegt. Die Erreichung dieser Ziele wird für jede einzelne Tätigkeit anhand von Leistungsindikatoren überwacht; die einschlägigen Informationen werden dem Verwaltungsrat vom Direktor zur Verfügung gestellt. Die Informationen werden jährlich übermittelt und sind spätestens in den Begleitdokumenten zum Entwurf des Haushaltsplans der Unionseinrichtung enthalten.
(5) Um die Beschlussfassung zu verbessern, nimmt die Unionseinrichtung gemäß den von der Kommission festgelegten Leitlinien Ex-ante- und Ex-post-Bewertungen vor. Diese Bewertungen werden bei allen Programmen und Tätigkeiten vorgenommen, die mit erheblichen Ausgaben verbunden sind; die Ergebnisse der Bewertung werden dem Verwaltungsrat übermittelt.
(6) Der Direktor erstellt einen Aktionsplan zur Weiterverfolgung der Schlussfolgerungen der gemäß Absatz 5 vorgenommenen Bewertungen und berichtet der Kommission zweimal jährlich und dem Verwaltungsrat regelmäßig über die Fortschritte.
(7) Der Verwaltungsrat prüft die Umsetzung des gemäß Absatz 6 erstellten Aktionsplans.
Artikel 30
Interne Kontrolle des Haushaltsvollzugs
(1) Der Haushalt der Unionseinrichtung wird unter Gewährleistung einer effizienten und wirksamen internen Kontrolle ausgeführt.
(2) Für die Zwecke der Ausführung des Haushalts der Unionseinrichtung ist die interne Kontrolle ein Prozess, der auf allen Ebenen der Verwaltung darauf gerichtet ist, eine hinreichende Gewähr dafür zu geben, dass Folgendes erreicht wird:
a)
Wirksamkeit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Vorgänge;
b)
eine zuverlässige Berichterstattung;
c)
die Sicherung der Vermögenswerte und der Informationen;
d)
die Prävention, Aufdeckung, Wiedergutmachung und Weiterverfolgung von Betrug und Unregelmäßigkeiten;
e)
eine angemessene Behandlung der Risiken im Zusammenhang mit der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge unter Berücksichtigung des Mehrjahrescharakters der Programme und der Art der betreffenden Zahlungen.
(3) Eine wirksame interne Kontrolle beruht auf bewährter internationaler Praxis und weist insbesondere folgende Merkmale auf:
a)
Aufgabentrennung;
b)
eine angemessene Risikomanagement- und Kontrollstrategie, die auch die Kontrolle bei den Empfängern vorsieht;
c)
Vermeidung von Interessenkonflikten;
d)
angemessene Prüfpfade und Integrität der gespeicherten Daten;
e)
Verfahren zur Leistungsüberwachung und für Folgemaßnahmen in Bezug auf festgestellte Mängel und Ausnahmen bei der internen Kontrolle;
f)
regelmäßige Prüfung des Systems der internen Kontrolle auf seine reibungslose Funktionsweise.
(4) Eine effiziente interne Kontrolle umfasst Folgendes:
a)
Umsetzung einer angemessenen Risikomanagement- und Kontrollstrategie, die mit allen maßgeblichen Akteuren der Kontrollkette abgestimmt wird;
b)
Zugänglichkeit der Kontrollergebnisse für alle maßgeblichen Akteure der Kontrollkette;
c)
gegebenenfalls Heranziehen von Bestätigungsvermerken unabhängiger Prüfstellen, sofern die zugrunde liegenden Arbeiten von angemessener und annehmbarer Qualität sind und nach vereinbarten Standards durchgeführt wurden;
d)
rechtzeitige Korrekturmaßnahmen und erforderlichenfalls Verhängung abschreckender Sanktionen;
e)
Vermeidung von Mehrfachkontrollen;
f)
Verbesserung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses der Kontrollen.
KAPITEL 8
Grundsatz der Transparenz
Artikel 31
Veröffentlichung von Jahresrechnungen, Haushaltsplänen und Berichten
(1) Für die Aufstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung, den Haushaltsvollzug und die Rechnungslegung gilt der Grundsatz der Transparenz.
(2) Ein zusammenfassender Überblick über den Haushaltsplan der Unionseinrichtung und etwaige Berichtigungshaushaltspläne wird binnen drei Monaten nach Verabschiedung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.
Der zusammenfassende Überblick gibt Aufschluss über die fünf Haupteinnahmelinien des Haushaltsplans der Unionseinrichtung, die fünf Hauptausgabelinien des Verwaltungs- und des operativen Teils des Haushaltsplans, den Stellenplan und die voraussichtliche Zahl der Vertragsbediensteten (in Vollzeitäquivalenten), für die Mittel veranschlagt sind, und der abgeordneten nationalen Sachverständigen. Er enthält auch die Zahlen für das Vorjahr.
(3) Die endgültig festgestellte Fassung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung einschließlich des Stellenplans und der Berichtigungshaushaltspläne sowie der Angaben zur Zahl der Vertragsbediensteten (in Vollzeitäquivalenten), für die Mittel veranschlagt sind, und der abgeordneten nationalen Sachverständigen werden binnen vier Wochen nach Feststellung dem Europäischen Parlament und dem Rat, dem Rechnungshof und der Kommission informationshalber übermittelt und auf der Internetseite der jeweiligen Unionseinrichtung veröffentlicht.
(4) Die Unioneinrichtung veröffentlicht auf ihrer Internetseite spätestens am 30. Juni des folgenden Haushaltsjahres nach einem einheitlichen Muster Informationen über die Empfänger ihrer Haushaltsmittel, einschließlich der gemäß Artikel 89 verpflichteten Sachverständigen, nach Maßgabe von Artikel 21 Absätze 2, 3 und 4 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 der Kommission (7). Die veröffentlichten Informationen sind leicht zugänglich, transparent und umfassend. Bei der Bereitstellung der Informationen sind die einschlägigen Vertraulichkeitserfordernisse, insbesondere der Schutz personenbezogener Daten gemäß der Verordnung (EG) Nr. 45/2001, sowie die einschlägigen Sicherheitsanforderungen zu beachten.
TITEL III
AUFSTELLUNG UND GLIEDERUNG DES HAUSHALTSPLANS
KAPITEL 1
Aufstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
Artikel 32
Jährliche und mehrjährige Programmplanung
(1) Die Unionseinrichtung arbeitet unter Berücksichtigung der von der Kommission festgelegten Leitlinien ein Programmplanungsdokument aus, das die mehrjährige und die jährliche Programmplanung umfasst.
(2) Das mehrjährige Programm enthält
-
die strategische Gesamtplanung mit Zielen, erwarteten Ergebnissen und Leistungsindikatoren;
-
die Ressourcenplanung mit einem mehrjährigen Finanz- und Personalplan.
Die Ressourcenplanung enthält für die Berichterstattung aufbereitete qualitative und quantitative Informationen zu den Personal- und Finanzmitteln, insbesondere
-
für die Jahre n-1 und n Angaben zur Zahl der Beamten, Zeitbediensteten und Vertragsbediensteten im Sinne des Statuts sowie der abgeordneten nationalen Sachverständigen;
-
für das Jahr n-1 eine Schätzung der Einnahmen- und Ausgabenvorgänge im Sinne von Artikel 97 sowie Angaben zu den der Unionseinrichtung vom Aufnahmemitgliedstaat gewährten Sachleistungen;
-
für das Jahr n + 1 eine Schätzung der Zahl der Beamten, Zeitbediensteten und Vertragsbediensteten im Sinne des Statuts;
-
für die folgenden Jahre eine vorläufige Finanz- und Personalplanung.
Die Kommission übermittelt der Unionseinrichtung die Stellungahme ihrer zuständigen Dienststellen zum Entwurf der Personalplanung.
Trägt die Unionseinrichtung der Stellungnahme der Kommissionsdienststellen nicht in vollem Umfang Rechnung, liefert sie der Kommission hierfür eine hinreichende Begründung.
Die Ressourcenplanung wird jährlich aktualisiert. Die strategische Planung wird bei Bedarf aktualisiert, insbesondere um den Ergebnissen der im Gründungsakt vorgesehenen Gesamtbewertungen Rechnung zu tragen.
(3) Das Jahresarbeitsprogramm der Unionseinrichtung enthält detaillierte Ziele und Angaben zu den erwarteten Ergebnissen, einschließlich Leistungsindikatoren. Es enthält zudem eine Beschreibung der zu finanzierenden Maßnahme(n) sowie Angaben zur Höhe der für die einzelnen Maßnahmen vorgesehenen finanziellen und personellen Ressourcen. Das Jahresarbeitsprogramm steht mit dem mehrjährigen Programm nach Absatz 1 in Einklang.
Es wird klar angegeben, welche Aufgaben für die Unionseinrichtung im Vergleich zum Vorjahr hinzugekommen sind, geändert wurden oder weggefallen sind.
(4) Eine wesentliche Änderung des Jahresarbeitsprogramms wird nach demselben Verfahren wie das ursprüngliche Arbeitsprogramm selbst beschlossen - im Einklang mit den Bestimmungen des Gründungsakts und des Artikels 33 dieser Verordnung.
Der Verwaltungsrat, kann dem Anweisungsbefugten der Unionseinrichtung die Befugnis übertragen, nicht wesentliche Änderungen am Jahresarbeitsprogramm vorzunehmen.
Artikel 33
Aufstellung des Haushaltsplans
(1) Der Haushaltsplan wird im Einklang mit den Bestimmungen des Gründungsakts aufgestellt.
(2) Die Unionseinrichtung übermittelt der Kommission spätestens am 31. Januar jedes Jahres einen vorläufigen Voranschlag ihrer Einnahmen und Ausgaben sowie die den Schätzungen zugrunde liegenden Annahmen und Grundsätze.
(3) Im Einklang mit Artikel 37 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 übermittelt die Unionseinrichtung der Kommission, dem Europäischen Parlament und dem Rat jährlich einen Voranschlag ihrer Einnahmen und Ausgaben nach Maßgabe des Gründungsakts.
(4) Der Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben der Unionseinrichtung umfasst
a)
einen Stellenplan mit den im Rahmen der bewilligten Haushaltsmittel besetzbaren Dauer- und Zeitplanstellen, aufgeschlüsselt nach Laufbahngruppe und Besoldungsgruppe;
b)
bei Änderung des Personalbestands eine Begründung zu den angeforderten Stellen;
c)
eine vierteljährliche Vorausschätzung der Kassenaus- und -einzahlungen;
d)
Informationen zur Verwirklichung aller zuvor für die einzelnen Tätigkeitsbereiche festgelegten Ziele. Die Ergebnisse der Bewertungen werden geprüft und zum Nachweis der möglichen Vorteile einer Aufstockung oder Kürzung des vorgeschlagenen Haushaltsplans der Unionseinrichtung im Vergleich zu ihrem Haushalt für das Jahr n genutzt.
(5) Die Unionseinrichtung übermittelt der Kommission, dem Europäischen Parlament und dem Rat spätestens am 31. Januar jedes Jahres den Entwurf des Programmplanungsdokuments gemäß Artikel 32 und in der Folge alle aktualisierten Fassungen des Dokuments.
(6) Die Kommission übermittelt dem Europäischen Parlament und dem Rat im Rahmen des Verfahrens zur Genehmigung des Haushaltsplans den Voranschlag der Unionseinrichtung und unterbreitet einen Vorschlag zur Höhe des für die Unionseinrichtung zu zahlenden Beitrags sowie zu der für notwendig erachteten Personalausstattung. Sobald sie den Entwurf des Haushaltsplans erstellt hat, legt die Kommission den Entwurf eines Stellenplans für die Unionseinrichtungen sowie eine Schätzung der Zahl der Vertragsbediensteten und der abgeordneten nationalen Sachverständigen (in Vollzeitäquivalenten) vor und schlägt eine entsprechende Mittelausstattung vor.
(7) Das Europäische Parlament und der Rat verabschieden den Stellenplan der Unionseinrichtung sowie etwaige spätere Änderungen daran im Einklang mit Artikel 38 Absatz 1. Der Stellenplan wird in einem Anhang zu Einzelplan III - Kommission des Haushaltsplans veröffentlicht.
(8) Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung und der Stellenplan werden gemeinsam mit dem Programmplanungsdokument nach Artikel 32 vom Verwaltungsrat beschlossen. Sie werden endgültig, sobald der Haushaltsplan erlassen ist, in dem die Höhe des Beitrags sowie der Stellenplan ausgewiesen sind; gegebenenfalls werden der Haushaltsplan und der Stellenplan der Unionseinrichtung entsprechend angepasst.
(9) Wenn sie einer Unionseinrichtung neue Aufgaben überträgt, übermittelt die Kommission - unbeschadet der Legislativverfahren zur Änderung des Gründungsakts - dem Europäischen Parlament und dem Rat die Informationen, die erforderlich sind, um die Auswirkungen der neuen Aufgaben auf die Ressourcen der Unionseinrichtung zu bewerten, damit erforderlichenfalls deren Finanzierung angepasst werden kann.
Artikel 34
Berichtigungshaushaltspläne
Jede Änderung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung, einschließlich des Stellenplans, ist Gegenstand eines Berichtigungshaushaltsplans, der nach demselben Verfahren wie der ursprüngliche Haushaltsplan der Unionseinrichtung verabschiedet wird - im Einklang mit den Bestimmungen des Gründungsakts und mit Artikel 33 dieser Verordnung.
KAPITEL 2
Gliederung und Darstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
Artikel 35
Gliederung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung besteht aus einem Einnahmenplan und einem Ausgabenplan.
Artikel 36
Eingliederungsplan
Soweit die Art der Tätigkeit der Unionseinrichtung dies rechtfertigt, wird der Ausgabenplan nach einem nach Zweckbestimmung strukturierten Eingliederungsplan aufgestellt. In diesem Eingliederungsplan, der von der Unionseinrichtung festgelegt wird, wird klar zwischen Verwaltungsmitteln und operativen Mitteln unterschieden.
Artikel 37
Darstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
Der Haushaltplan der Unionseinrichtung umfasst Folgendes:
1.
im Einnahmenplan:
a)
die geschätzten Einnahmen der Unionseinrichtung für das betreffende Haushaltsjahr („Jahr n“);
b)
die für das vorhergehende Haushaltsjahr veranschlagten Einnahmen und die Einnahmen des Jahres n-2;
c)
die Erläuterungen zu den einzelnen Einnahmelinien;
2.
im Ausgabenplan:
a)
die Mittel für Verpflichtungen und die Mittel für Zahlungen für das Jahr n;
b)
die Mittel für Verpflichtungen und die Mittel für Zahlungen für das vorhergehende Haushaltsjahr sowie die im Jahr n-2 gebundenen Ausgabemittel und die geleisteten Ausgaben, wobei letztere auch als prozentualer Anteil an den Haushaltsmitteln der Unionseinrichtung des Jahres n angegeben werden;
c)
eine Übersicht über die Fälligkeitspläne für die Zahlungen, die aufgrund von Mittelbindungen früherer Haushaltsjahre in den nächsten Haushaltsjahren anstehen;
d)
Erläuterungen zu den einzelnen Untergliederungen.
Artikel 38
Stellenpläne
(1) Im Stellenplan gemäß Artikel 33 wird neben der Stellenzahl für das betreffende Haushaltsjahr auch die für das vorhergehende Haushaltsjahr bewilligte Stellenzahl sowie die Zahl der tatsächlich besetzten Stellen angegeben. Er bildet eine strikt einzuhaltende Obergrenze für die Unionseinrichtung. Darüber hinausgehende Einstellungen sind nicht zulässig.
Der Verwaltungsrat kann jedoch Änderungen am Stellenplan in einem Umfang von bis zu 10 % der bewilligten Stellen mit Ausnahme der Besoldungsgruppen AD 16, AD 15, AD 14 und AD 13 vornehmen, und zwar unter der Voraussetzung, dass
a)
der einem vollen Haushaltsjahr entsprechende Umfang der Personalmittel nicht berührt wird;
b)
die Gesamtzahl der im Stellenplan bewilligten Stellen nicht überschritten wird;
c)
die Unionseinrichtung an einem Leistungsvergleich mit anderen Einrichtungen der Union im Rahmen des von der Kommission eingeleiteten Personal-Screenings teilgenommen hat.
(2) Abweichend von Absatz 1 Unterabsatz 2 können in Fällen, in denen die Anstellungsbehörde gemäß dem Statut Teilzeitarbeit genehmigt hat, zwecks Ausgleichs Einstellungen vorgenommen werden. Wenn ein Bediensteter beantragt, dass die Teilzeitgenehmigung vor Ablauf der bewilligten Frist zurückgezogen wird, trifft die Unionseinrichtung so rasch wie möglich die für die Einhaltung der Gesamtzahl gemäß Absatz 1 Unterabsatz 2 Buchstabe b gebotenen Maßnahmen.
TITEL IV
HAUSHALTSVOLLZUG DURCH DIE UNIONSEINRICHTUNG
KAPITEL 1
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 39
Haushaltsvollzug nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
(1) Der Direktor übt die Funktion des Anweisungsbefugten aus. Er führt in eigener Verantwortung und im Rahmen der bewilligten Mittel die im Haushaltsplan vorgesehenen Einnahmen und Ausgaben gemäß der Finanzregelung der Unionseinrichtung und nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung aus.
(2) Ungeachtet der Verpflichtungen des Anweisungsbefugten hinsichtlich der Bekämpfung und Aufdeckung von Betrug und Unregelmäßigkeiten nimmt die Unionseinrichtung an den Betrugsbekämpfungsmaßnahmen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung teil.
Artikel 40
Übertragung von Haushaltsvollzugsbefugnissen
(1) Der Direktor kann Haushaltsvollzugsbefugnisse gemäß den Bedingungen, die in der vom Verwaltungsrat beschlossenen Finanzregelung festgelegt sind, an dem Statut unterliegende Bedienstete der Unionseinrichtung übertragen. Die derart Bevollmächtigten dürfen nur im Rahmen der ihnen ausdrücklich übertragenen Befugnisse tätig werden.
(2) Die Bevollmächtigten können die ihnen übertragenen Befugnisse nach Maßgabe der in Artikel 114 genannten Durchführungsbestimmungen zu dieser Verordnung weiterübertragen. Jede Weiterübertragung von Befugnissen bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Direktors.
Artikel 41
Interessenkonflikte
(1) Finanzakteure im Sinne von Kapitel 2 dieses Titels und sonstige Personen, die in den Bereichen Haushaltsvollzug und Finanzmanagement - einschließlich als Vorbereitung hierzu dienender Handlungen -, Rechnungsprüfung und Kontrolle Aufgaben wahrnehmen, müssen jede Handlung unterlassen, durch die eigene Interessen mit denen der Unionseinrichtung in Konflikt geraten könnten.
Besteht ein solches Risiko, hat der betreffende Handlungsträger von dieser Handlung abzusehen und die zuständige Stelle zu befassen, die schriftlich bestätigt, ob ein Interessenkonflikt vorliegt. Liegt ein Interessenkonflikt vor, stellt der betreffende Handlungsträger alle seine Tätigkeiten in der Angelegenheit ein. Die zuständige Stelle trifft etwaige weitere geeignete Maßnahmen.
(2) Ein Interessenkonflikt im Sinne von Absatz 1 besteht dann, wenn ein Finanzakteur oder eine sonstige Person nach Absatz 1 aus Gründen der familiären oder privaten Verbundenheit, der politischen Übereinstimmung oder der nationalen Zugehörigkeit, des wirtschaftlichen Interesses oder aus anderen Gründen, die auf einer Gemeinsamkeit der Interessen mit dem Begünstigten beruhen, seine bzw. ihre Aufgaben nicht unparteiisch und objektiv wahrnehmen kann.
(3) Die in Absatz 1 genannte zuständige Stelle ist der unmittelbare Dienstvorgesetzte des betreffenden Bediensteten. Handelt es sich bei dem Bediensteten um den Direktor, ist die zuständige Stelle der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss.
(4) Die Unionseinrichtung legt Vorschriften zur Vermeidung von und zum Umgang mit Interessenkonflikten fest.
Artikel 42
Art des Haushaltsvollzugs der Unionseinrichtung
(1) Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung wird vom Direktor in den ihm unterstehenden Dienststellen ausgeführt.
(2) Soweit es sich als unerlässlich erweist, können externen privatrechtlichen Stellen oder Einrichtungen vertraglich Aufgaben übertragen werden, die im Bereich der technischen Beratung und der Verwaltung angesiedelt oder aber vorbereitender oder untergeordneter Art sind und weder die Ausübung hoheitlicher Befugnisse noch die Ausübung einer Ermessensbefugnis beinhalten.
KAPITEL 2
Finanzakteure
Abschnitt 1
Grundsatz der Aufgabentrennung
Artikel 43
Aufgabentrennung
Anweisungsbefugnis und Rechnungsführung sind getrennte Funktionen und schließen einander aus.
Abschnitt 2
Der Anweisungsbefugte
Artikel 44
Befugnisse und Aufgaben des Anweisungsbefugten
(1) Dem Anweisungsbefugten obliegt es, die Einnahmen und Ausgaben nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung auszuführen sowie deren Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit zu gewährleisten.
(2) Für die Zwecke des Absatzes 1 führt der Anweisungsbefugte im Einklang mit den Mindeststandards, die der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss auf der Grundlage entsprechender von der Kommission für ihre eigenen Dienststellen festgelegter Vorschriften und unter Beachtung der mit dem Verwaltungsumfeld und der Art der finanzierten Maßnahme verbundenen Risiken die Organisationsstruktur sowie die internen Kontrollsysteme ein, die für die Ausführung der Aufgaben des Anweisungsbefugten geeignet sind.
Die Einrichtung dieser Struktur und dieser Systeme erfolgt auf der Grundlage einer umfassenden Risikoanalyse, in der der Kostenwirksamkeit der Struktur und der Systeme Rechnung getragen wird.
Der Anweisungsbefugte kann in seinen Dienststellen eine Gutachter- und Beratungsfunktion einrichten, die ihn bei der Risikokontrolle im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit unterstützt.
(3) Zur Ausführung der Ausgaben nimmt der Anweisungsbefugte Mittelbindungen vor, geht rechtliche Verpflichtungen ein, stellt Ausgaben fest, erteilt die entsprechenden Auszahlungsanordnungen und vollzieht die vor der Mittelausführung erforderlichen Handlungen.
(4) Die Ausführung der Einnahmen umfasst die Erstellung der Forderungsvorausschätzungen, die Feststellung der Forderungen und die Erteilung der Einziehungsanordnungen. Außerdem umfasst sie gegebenenfalls den Verzicht auf festgestellte Forderungen.
(5) Der Anweisungsbefugte bewahrt die Nachweise zu den abgewickelten Vorgängen während eines Zeitraums von fünf Jahren auf, gerechnet vom Datum des Beschlusses über die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung. In Belegen enthaltene personenbezogene Daten, die weder für die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans noch zu Kontroll- oder Prüfungszwecken erforderlich sind, werden nach Möglichkeit entfernt. In jedem Fall sind die Bestimmungen für die Aufbewahrung von Verkehrsdaten gemäß Artikel 37 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 einzuhalten.
Artikel 45
Ex-ante-Kontrollen
(1) Jeder Vorgang gemäß Artikel 44 wird mindestens einer Ex-ante-Kontrolle unterzogen, bei der seine operativen und finanziellen Aspekte auf der Grundlage von Unterlagen und der verfügbaren Ergebnisse früherer Kontrollen geprüft werden.
Die Ex-ante-Kontrollen erstrecken sich auf die Einleitung und die Überprüfung eines Vorgangs.
(2) Unter Einleitung eines Vorgangs sind sämtliche vorbereitenden Schritte zu verstehen, die vor der Ausführung der Haushaltsvollzugshandlungen der Unionseinrichtung durch den Anweisungsbefugten gemäß den Artikeln 33 und 34 unternommen werden.
(3) Unter Ex-ante-Überprüfung eines Vorgangs sind sämtliche vom Anweisungsbefugten eingerichteten Ex-ante-Kontrollen zu verstehen, mit denen die operativen und finanziellen Aspekte des Vorgangs überprüft werden sollen.
(4) Bei den Ex-ante-Kontrollen wird geprüft, ob die angeforderten Belege und sonstigen verfügbaren Informationen kohärent sind. Die Prüftiefe und -häufigkeit für die Ex-ante-Kontrollen legt der Anweisungsbefugte unter Berücksichtigung von Risiko- und Kostenwirksamkeitsaspekten fest. Im Zweifelsfall fordert der für die Feststellung einer Ausgabe zuständige Anweisungsbefugte im Rahmen der Ex-ante-Kontrolle zusätzliche Informationen an oder führt eine Vor-Ort-Kontrolle durch, um eine angemessene Gewähr zu erreichen.
Mit den Ex-ante-Kontrollen soll insbesondere Folgendes festgestellt werden:
a)
die Ordnungsmäßigkeit der Ausgaben und die Einhaltung der anwendbaren Bestimmungen;
b)
die Einhaltung des in Artikel 29 genannten Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Für die Kontrollen kann der Anweisungsbefugte mehrere ähnliche Einzeltransaktionen im Zusammenhang mit den laufenden Personalausgaben für Dienstbezüge, Ruhegehälter, Erstattung von Dienstreisekosten und Krankheitskosten als eine einzige Transaktion behandeln.
(5) Die Feststellung der Ausgaben und Anordnung der Zahlung erfolgt durch einen anderen als den Bediensteten, der den Vorgang eingeleitet hat. Der Bedienstete, der die Feststellung durchführt, darf nicht dem Bediensteten unterstellt sein, der den Vorgang eingeleitet hat.
Artikel 46
Ex-post-Kontrollen
(1) Der Anweisungsbefugte kann Ex-post-Kontrollen vorsehen, um im Zuge von Ex-ante-Kontrollen bereits genehmigte Vorgänge zu überprüfen. Dabei kann es sich je nach Risiko um Stichprobenkontrollen handeln.
(2) Die Ex-post-Kontrollen können auf der Grundlage von Belegen und erforderlichenfalls vor Ort durchgeführt werden.
Bei Ex-post-Kontrollen wird geprüft, ob die aus dem Haushalt der Unionseinrichtung finanzierten Maßnahmen ordnungsgemäß umgesetzt werden und insbesondere die in Artikel 45 Absatz 4 genannten Kriterien erfüllt sind.
Die Ergebnisse der Ex-post-Kontrollen werden vom Anweisungsbefugten zumindest jährlich geprüft, um etwaige systembedingte Probleme feststellen zu können. Der Anweisungsbefugte trifft geeignete Maßnahmen zur Behebung dieser Probleme.
Die Risikoanalyse gemäß Absatz 1 wird im Lichte der Ergebnisse der Kontrollen sowie anderer einschlägiger Informationen überprüft.
Bei mehrjährigen Programmen entwickelt der Anweisungsbefugte eine mehrjährige Strategie hinsichtlich Art und Umfang der Kontrollen für den Programmzeitraum und legt fest, wie die Ergebnisse für die jährliche Zuverlässigkeitserklärung im Jahresvergleich zu messen sind.
(3) Die Ex-ante-Kontrollen und die Ex-post-Kontrollen dürfen nicht von denselben Bediensteten vorgenommen werden. Die Bediensteten, die die Ex-post-Kontrollen vornehmen, dürfen nicht den Bediensteten unterstellt sein, die die Ex-ante-Kontrollen vornehmen.
Führt der Anweisungsbefugte Finanzprüfungen von Begünstigten als Ex-Post-Kontrollen durch, müssen die damit zusammenhängenden Prüfungsvorschriften deutlich, einheitlich und transparent sein und den Rechten sowohl der Unionseinrichtung als auch der Geprüften Genüge tun.
(4) Die für die Kontrolle der Abwicklung von Finanzvorgängen gemäß Absatz 3 zuständigen Bediensteten müssen über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen. Sie halten sich an spezielle Standesregeln, die von der Unionseinrichtung auf der Grundlage der von der Kommission für ihre eigenen Dienststellen aufgestellten Standards festgelegt werden.
Artikel 47
Konsolidierter jährlicher Tätigkeitsbericht
(1) Der Anweisungsbefugte berichtet dem Verwaltungsrat über die Ausführung seiner Aufgaben in Form eines konsolidierten jährlichen Tätigkeitsberichts, der Folgendes enthält:
a)
Informationen über
-
die Durchführung des Jahresarbeitsprogramms, des Haushaltsplans und der Personalplanung der Unionseinrichtung gemäß Artikel 38;
-
die internen Verwaltungs- und Kontrollsysteme, einschließlich der Zusammenfassung mit Angaben zu Anzahl und Art der vom Internen Prüfer und der Auditstelle durchgeführten internen Prüfungen, der abgegebenen Empfehlungen und der aufgrund dieser Empfehlungen und der Empfehlungen der Vorjahre getroffenen Maßnahmen gemäß den Artikeln 82 und 83;
-
etwaige Bemerkungen des Rechnungshofs und aufgrund dieser Bemerkungen ergriffene Maßnahmen;
-
die Jahresrechnungen und den Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement unbeschadet der Artikel 92, 96 und 97;
b)
eine Erklärung des Anweisungsbefugten darüber, ob er hinreichende Gewähr dafür bieten kann, dass mit Ausnahme etwaiger Vorbehalte, die er in Bezug auf bestimmte Einnahmen- oder Ausgabenbereiche anmeldet,
-
die im Bericht enthaltenen Angaben ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermitteln;
-
die Ressourcen, die den im Bericht beschriebenen Tätigkeiten zugewiesen wurden, entsprechend ihrer Zweckbestimmung und gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verwendet wurden;
-
die eingerichteten Kontrollverfahren die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge angemessen gewährleisten.
Der konsolidierte jährliche Tätigkeitsbericht enthält Angaben dazu, inwieweit die vorgegebenen Ziele realisiert wurden, welche Risiken mit den Maßnahmen verbunden sind, wie die zur Verfügung gestellten Mittel verwendet wurden und wie effizient und wirksam die Systeme der internen Kontrolle sind, sowie eine Gesamtbewertung von Kosten und Nutzen der Kontrollen.
Der konsolidierte Jahresbericht wird dem Verwaltungsrat zur Bewertung vorgelegt.
(2) Spätestens am 1. Juli jedes Jahres übermittelt der Verwaltungsrat den konsolidierten jährlichen Tätigkeitsbericht zusammen mit seiner Bewertung dem Rechnungshof, der Kommission, dem Europäischen Parlament und dem Rat.
(3) In hinreichend begründeten Fällen können im Gründungsakt zusätzliche Berichtspflichten vorgesehen werden, insbesondere wenn dies aufgrund des spezifischen Tätigkeitsbereichs der Einrichtung erforderlich ist.
Artikel 48
Schutz der finanziellen Interessen der Union
(1) Ist ein mit der finanziellen Abwicklung oder der Kontrolle von Vorgängen betrauter Bediensteter der Ansicht, dass eine Entscheidung, der er auf Anweisung seines Dienstvorgesetzten Folge leisten oder zustimmen soll, eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung oder gegen die von diesem Bediensteten einzuhaltenden berufsständische Regeln verstößt, unterrichtet er schriftlich den Direktor, der seinerseits schriftlich antwortet. Wird der Direktor nicht tätig oder bestätigt er die ursprüngliche Entscheidung oder Anweisung und ist der Bedienstete der Ansicht, dass die Bestätigung keine angemessene Reaktion auf seine Bedenken darstellt, informiert der Bedienstete schriftlich das in Artikel 54 Absatz 5 genannte zuständige Gremium sowie den Verwaltungsrat.
(2) Falls es sich um eine rechtswidrige Tätigkeit, um Betrug oder Korruption zum Nachteil der Interessen der Union handeln könnte, unterrichtet der Bedienstete die in den geltenden Rechtsvorschriften bezeichneten Behörden und Stellen. In Verträgen mit externen Rechnungsprüfern, die Prüfungen des Finanzmanagements der Unionseinrichtung durchführen, wird die Pflicht des externen Rechnungsprüfers vorgesehen, den Anweisungsbefugten über jede vermutete rechtswidrige Tätigkeit, jeden vermuteten Betrug oder jede vermutete Korruption zum Nachteil der Interessen der Union zu unterrichten.
Artikel 49
Übertragung des Haushaltsvollzugs
Im Falle der Übertragung oder Weiterübertragung von Haushaltsvollzugsbefugnissen gemäß Artikel 40 findet Artikel 44 Absätze 1, 2 und 3 auf den bevollmächtigten Anweisungsbefugten und den nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten entsprechend Anwendung.
Abschnitt 3
Der Rechnungsführer
Artikel 50
Befugnisse und Aufgaben des Rechnungsführers
(1) Der Verwaltungsrat ernennt einen Rechnungsführer, der dem Statut unterliegt und in der Wahrnehmung seiner Aufgaben völlig unabhängig ist. Der Rechnungsführer ist in der Unionseinrichtung für Folgendes zuständig:
a)
Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit der Zahlungen, der Annahme der Einnahmen und der Einziehung der festgestellten Forderungen;
b)
Erstellung und Vorlage der Jahresrechnungen gemäß Titel IX;
c)
Rechnungsführung gemäß Titel IX;
d)
Anwendung der Rechnungsführungsvorschriften und des Kontenplans gemäß Titel IX nach Maßgabe der vom Rechnungsführer der Kommission festgelegten Bestimmungen;
e)
Festlegung und Validierung der Rechnungsführungssysteme und gegebenenfalls Validierung der vom Anweisungsbefugten festgelegten Systeme, die zur Produktion oder Begründung von Rechnungsführungsdaten verwendet werden sollen, wobei der Rechnungsführer die Einhaltung der Validierungskriterien jederzeit überprüfen kann;
f)
Kassenführung.
(2) Zwei oder mehrere Unionseinrichtungen können denselben Rechnungsführer ernennen.
Außerdem können Unionseinrichtungen mit der Kommission übereinkommen, dass der Rechnungsführer der Kommission auch die Aufgaben des Rechnungsführers der Unionseinrichtung wahrnimmt.
Unter Berücksichtigung der Kosten-Nutzen-Analyse gemäß Artikel 29 können Unionseinrichtungen dem Rechnungsführer der Kommission auch einen Teil der Aufgaben eines Rechnungsführers der Unionseinrichtung übertragen.
In den in diesem Unterabsatz genannten Fall treffen sie die notwendigen Vorkehrungen, um etwaige Interessenkonflikte zu vermeiden.
(3) Der Rechnungsführer erhält vom Anweisungsbefugten sämtliche Informationen, die für die Erstellung von Jahresrechnungen erforderlich sind, welche ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Finanzlage der Unionseinrichtung und des Haushaltsvollzugs vermitteln. Der Anweisungsbefugte garantiert die Zuverlässigkeit dieser Informationen.
(4) Die Jahresrechnungen werden, bevor sie vom Direktor gebilligt werden, vom Rechnungsführer unterzeichnet, der damit bescheinigt, dass er hinreichende Gewähr dafür bieten kann, dass sie ein wahrheitsgetreues und vollständiges Bild der Finanzlage der Unionseinrichtung vermitteln.
Für die Zwecke des Unterabsatzes 1 überzeugt sich der Rechnungsführer, dass die gemäß den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften erstellt wurden und dass alle Einnahmen und Ausgaben verbucht wurden.
Der Anweisungsbefugte übermittelt dem Rechnungsführer alle Informationen, die dieser benötigt, um seine Aufgaben wahrzunehmen.
Die Anweisungsbefugten tragen stets die volle Verantwortung für die ordnungsgemäße Verwendung der von ihnen bewirtschafteten Mittel, für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der unter ihrer Aufsicht getätigten Ausgaben und für die Vollständigkeit und Genauigkeit der dem Rechnungsführer übermittelten Informationen.
(5) Der Rechnungsführer kann die Informationen, die er erhält, überprüfen und alle weiteren Prüfungen vornehmen, die er für erforderlich hält, um die Jahresrechnungen unterzeichnen zu können.
Der Rechnungsführer formuliert erforderlichenfalls Vorbehalte und erläutert präzise Art und Tragweite jedes Vorbehalts.
(6) Vorbehaltlich des Absatzes 7 dieses Artikels und des Artikels 51 ist allein der Rechnungsführer ermächtigt, Kassenmittel und Kassenmitteläquivalente zu verwalten. Der Rechnungsführer ist für ihre Verwahrung verantwortlich.
(7) Der Rechnungsführer kann in Ausübung seines Amtes ihm unterstehenden Mitarbeitern, auf die das Statut Anwendung findet, bestimmte Aufgaben übertragen, sofern dies für die Ausübung seines Amtes unabdingbar ist.
(8) In der Übertragungsverfügung werden die übertragenen Aufgaben, Rechte und Pflichten festgelegt.
Abschnitt 4
Der Zahlstellenverwalter
Artikel 51
Zahlstellen
Soweit es sich für Zahlungen in geringer Höhe und für die Annahme anderer Einnahmen gemäß Artikel 6 als unverzichtbar erweist, können Zahlstellen eingerichtet werden. Die Mittel für die Zahlstellen werden vom Rechnungsführer bereitgestellt; die Zahlstellen unterstehen den vom Rechnungsführer benannten Zahlstellenverwaltern.
Der Höchstbetrag der einzelnen Ausgaben- oder Einnahmentransaktionen mit Dritten, zu deren Abwicklung der Zahlstellenverwalter befugt ist, darf 60 000 EUR nicht überschreiten und ist von der jeweiligen Unionseinrichtung für jede Ausgabe und Einnahme festzulegen. Zahlungen der Zahlstellen können nach den Anweisungen des Rechnungsführers per Banküberweisung, einschließlich eines Lastschriftverfahrens gemäß Artikel 74 Absatz 1, per Scheck oder mittels anderer Zahlungsmittel geleistet werden.
KAPITEL 3
Verantwortlichkeit von Finanzakteuren
Abschnitt 1
Allgemeine Vorschriften
Artikel 52
Aufhebung von Befugnisübertragungen an Finanzakteure und Dienstenthebungen von Finanzakteuren
(1) Bevollmächtigten und nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten kann von der Behörde, die sie ernannt hat, jederzeit die ihnen übertragene oder weiterübertragene Befugnis einstweilig oder endgültig entzogen werden. Der Anweisungsbefugte kann jederzeit seine Zustimmung zu einer bestimmten Weiterübertragung zurückziehen.
(2) Der Rechnungsführer oder der Zahlstellenverwalter, oder beide, können vom Verwaltungsrat jederzeit einstweilig oder endgültig des Dienstes enthoben werden. In diesem Fall ernennt der Verwaltungsrat einen Interimsrechnungsprüfer.
(3) Die Absätze 1 und 2 gelten unbeschadet disziplinarrechtlicher Maßnahmen, die in Bezug auf die in den beiden Absätzen genannten Finanzakteure ergriffen werden.
Artikel 53
Verantwortlichkeit der Finanzakteure bei rechtswidrigen Tätigkeiten, Betrug oder Korruption
(1) Die Artikel 52 bis 56 berühren nicht eine etwaige strafrechtliche Verantwortung der in Artikel 52 genannten Finanzakteure nach dem anwendbaren einzelstaatlichen Recht und den geltenden Bestimmungen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union sowie zur Bekämpfung von Bestechung, an der Beamte der Union oder Beamte von Mitgliedstaaten beteiligt sind.
(2) Unbeschadet der Artikel 54, 55 und 56 können Anweisungsbefugte, Rechnungsführer und Zahlstellenverwalter nach Maßgabe des Statuts disziplinarrechtlich belangt und finanziell haftbar gemacht werden. Im Fall einer rechtswidrigen Tätigkeit, des Betrugs oder der Korruption zum Nachteil der Interessen der Union werden die in den geltenden Rechtsvorschriften bezeichneten Behörden und Stellen eingeschaltet, insbesondere das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung.
Abschnitt 2
Auf die Anweisungsbefugten anwendbare Vorschriften
Artikel 54
Auf die Anweisungsbefugten anwendbare Vorschriften
(1) Der Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe des Statuts zu Schadensersatz herangezogen werden.
(2) Eine finanzielle Haftung besteht insbesondere, wenn der Anweisungsbefugte vorsätzlich oder grob fahrlässig
a)
bei der Feststellung von Forderungen, der Erteilung von Einziehungsanordnungen, bei der Vornahme von Mittelbindungen oder bei der Unterzeichnung von Auszahlungsanordnungen diese Verordnung und gegebenenfalls die Durchführungsbestimmungen zur Finanzregelung der Unionseinrichtung missachtet hat;
b)
es unterlassen hat, ein Dokument auszustellen, das eine Forderung begründet, oder wenn er eine Einziehungsanordnung nicht oder mit Verspätung erteilt hat oder wenn er eine Auszahlungsanordnung, die eine zivilrechtliche Haftung der Unionseinrichtung gegenüber Dritten zur Folge haben kann, mit Verspätung erteilt hat.
(3) Ist ein bevollmächtigter oder nachgeordnet bevollmächtigter Anweisungsbefugter der Auffassung, dass eine Entscheidung, die er zu treffen hat, eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verstößt, ist er gehalten, dies der Befugnis erteilenden Stelle schriftlich mitzuteilen. Erteilt ihm die Befugnis erteilende Stelle schriftlich die mit Gründen versehene Anordnung, die genannte Entscheidung zu treffen, ist er von seiner Verantwortung entbunden.
(4) Im Falle einer Übertragung der Anweisungsbefugnis bleibt der Anweisungsbefugte verantwortlich für die Effizienz und Wirksamkeit der eingerichteten internen Verwaltungs- und Kontrollsysteme sowie für die Wahl des bevollmächtigten Anweisungsbefugten.
(5) Das Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten, das die Kommission gemäß Artikel 73 Absatz 6 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 eingerichtet hat oder an dem sie sich beteiligt, nimmt in Bezug auf die Unionseinrichtung dieselben Befugnisse wahr wie in Bezug auf die Kommissionsdienststellen, es sei denn, der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss beschließt, ein funktional unabhängiges Gremium einzurichten oder sich an einem von mehreren Einrichtungen geschaffenen gemeinsamen Gremium zu beteiligen. Bei der Behandlung von Fällen, die von Unionseinrichtungen vorgelegt werden, gehört dem Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten, das die Kommission eingerichtet hat oder an dem sie sich beteiligt, ein Bediensteter einer Unionseinrichtung an.
Der Direktor entscheidet auf der Grundlage der Stellungnahme des in Unterabsatz 1 genannten Gremiums über die Einleitung eines Disziplinar- oder Schadenersatzverfahrens. Stellt das Gremium systembedingte Probleme fest, übermittelt es dem Anweisungsbefugten und dem Internen Prüfer der Kommission einen Bericht mit Empfehlungen. Ist der Direktor von der Stellungnahme betroffen, übermittelt das Gremium diese dem Verwaltungsrat sowie dem Internen Prüfer der Kommission. Der Direktor verweist in seinem jährlichen Tätigkeitsbericht in anonymer Form auf die Stellungnahmen des Gremiums und nennt die getroffenen Folgemaßnahmen.
(6) Jeder Bedienstete kann zum vollen oder teilweisen Ersatz eines Schadens herangezogen werden, den die Unionseinrichtung durch ein schwerwiegendes Verschulden seinerseits in Ausübung oder im Zusammenhang mit der Ausübung seiner Dienstpflichten erlitten hat. Nach Erledigung der im Statut vorgeschriebenen Förmlichkeiten für Disziplinarsachen erlässt die Anstellungsbehörde eine mit Gründen versehene Verfügung.
Abschnitt 3
Auf die Rechnungsführer und Zahlstellenverwalter anwendbare Vorschriften
Artikel 55
Auf die Rechnungsführer anwendbare Vorschriften
Die Rechnungsführer sind nach Maßgabe des Statuts und nach den im Statut vorgesehenen Verfahren disziplinarisch verantwortlich und finanziell haftbar. Die Rechnungsführer können insbesondere aufgrund folgender Verfehlungen haftbar gemacht werden:
a)
Verlust oder Beschädigung ihnen anvertrauter Barmittel, Vermögenswerte oder Dokumente oder fahrlässige Verursachung eines solchen Verlusts oder einer solchen Beschädigung;
b)
ungerechtfertigte Änderung von Bankkonten oder Postgirokonten;
c)
Vornahme von Einziehungen oder Zahlungen, die nicht den Beträgen auf den Einziehungsanordnungen oder den Auszahlungsanordnungen entsprechen;
d)
Versäumnis, fällige Beträge zu vereinnahmen.
Artikel 56
Auf die Zahlstellenverwalter anwendbare Vorschriften
Die Zahlstellenverwalter sind nach Maßgabe des Statuts und nach den im Statut vorgesehenen Verfahren disziplinarisch verantwortlich und finanziell haftbar. Die Zahlstellenverwalter können insbesondere aufgrund folgender Verfehlungen haftbar gemacht werden:
a)
Verlust oder Beschädigung ihnen anvertrauter Barmittel, Vermögenswerte oder Dokumente oder fahrlässige Verursachung eines solchen Verlusts oder einer solchen Beschädigung;
b)
Leistung von Zahlungen ohne Vorliegen ordnungsmäßiger Belege;
c)
Zahlungen an andere Personen als die Empfangsberechtigten solcher Zahlungen;
d)
Versäumnis, fällige Beträge zu vereinnahmen.
KAPITEL 4
Einnahmenvorgänge
Artikel 57
Zahlungsanträge
Die Unionseinrichtung legt der Kommission zu den mit dieser vereinbarten Bedingungen und nach einem mit dieser vereinbarten zeitlichen Schema Anträge auf Auszahlung der Gesamtheit oder eines Teils des Unionsbeitrags gemäß Artikel 19 Absatz 6 vor.
Artikel 58
Behandlung von Zinsen
Zinserträge aus Mitteln, die die Unionseinrichtung von der Kommission in Form des Beitrags erhalten hat, fließen nicht in den Haushalt ein.
Artikel 59
Forderungsvorausschätzungen
(1) Wenn der Anweisungsbefugte über ausreichende und zuverlässige Informationen zu einer Maßnahme oder Situation verfügt, die eine Forderung der Unionseinrichtung begründen kann, erstellt er eine Forderungsvorausschätzung.
(2) Sobald der Anweisungsbefugte von einem Ereignis Kenntnis erhält, das sich auf die Maßnahme oder die Situation auswirkt, die Grundlage dafür war, dass die Forderungsvorausschätzung erstellt wurde, korrigiert er diese Forderungsvorausschätzung entsprechend.
Stellt der Anweisungsbefugte für eine Maßnahme oder Situation, die Grundlage dafür war, dass die Forderungsvorausschätzung erstellt wurde, eine Einziehungsanordnung aus, so passt er diese Forderungsvorausschätzung entsprechend an.
Lautet die Einziehungsanordnung auf den gleichen Betrag wie die ursprüngliche Forderungsvorausschätzung, so wird diese Forderungsvorausschätzung auf null gesetzt.
Artikel 60
Feststellung von Forderungen
(1) Die Feststellung einer Forderung ist die Handlung, durch die der Anweisungsbefugte
a)
das Vorliegen der Verbindlichkeiten des Schuldners überprüft,
b)
das Bestehen und die Höhe der Schuld bestimmt oder überprüft,
c)
die Fälligkeit der Schuld prüft.
(2) Jede einredefreie, bezifferte und fällige Forderung ist durch den Anweisungsbefugten dadurch festzustellen, dass er dem Rechnungsführer eine Einziehungsanordnung erteilt und anschließend dem Schuldner eine Zahlungsaufforderung übermittelt.
(3) Rechtsgrundlos gezahlte Beträge werden eingezogen.
(4) Wird eine Schuld nicht zu dem in der Zahlungsaufforderung genannten Termin beglichen, fallen Zinsen gemäß der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 an.
(5) In ordnungsgemäß begründeten Fällen können für gewisse laufende Einnahmen vorläufige Feststellungen vorgenommen werden. Eine vorläufige Feststellung deckt mehrere Einzeleinziehungen ab, die folglich keine Einzelfeststellung erfordern. Vor Abschluss des Haushaltsjahres ändert der Anweisungsbefugte die vorläufig festgestellten Beträge, um diese mit den tatsächlich festgestellten Forderungen in Einklang zu bringen.
Artikel 61
Anordnung von Einziehungen
Die Anordnung einer Einziehung ist die Handlung, mit der der Anweisungsbefugte durch Ausstellung einer Einziehungsanordnung den Rechnungsführer anweist, eine vom Anweisungsbefugten festgestellte Forderung einzuziehen.
Artikel 62
Einziehungsvorschriften
(1) Der Rechnungsführer führt die vom Anweisungsbefugten ordnungsgemäß ausgestellten Einziehungsanordnungen aus. Der Rechnungsführer trägt entsprechend seiner Sorgfaltspflicht dafür Sorge, dass die Rechte der Unionseinrichtung gewahrt werden und ihre Einnahmen eingehen.
(2) Ist zu dem in der Zahlungsaufforderung vorgesehenen Termin die effektive Einziehung nicht erfolgt, so setzt der Rechnungsführer den Anweisungsbefugten hiervon in Kenntnis und leitet unverzüglich das Beitreibungsverfahren mit allen ihm zur Verfügung stehenden rechtlichen Mitteln ein, einschließlich gegebenenfalls durch Verrechnung oder, falls eine solche nicht möglich ist, durch Zwangsvollstreckung.
(3) Forderungen der Unionseinrichtung gegenüber einem Schuldner, der selbst gegenüber der Unionseinrichtung eine Forderung geltend macht, werden bei ihrer Einziehung vom Rechnungsführer verrechnet. Solche Forderungen müssen einredefrei, beziffert und fällig sein.
(4) Erwägt der Anweisungsbefugte, auf die Einziehung einer festgestellten Forderung ganz oder teilweise zu verzichten, vergewissert er sich, dass dieser Verzicht ordnungsgemäß ist und den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und der Verhältnismäßigkeit entspricht. Der Verzichtbeschluss muss begründet werden. Der Anweisungsbefugte kann die Befugnis zum Erlass eines solchen Verzichtbeschlusses nur übertragen, wenn sie sich auf Forderungsbeträge unter 5 000 EUR bezieht
Der Verzichtbeschluss enthält Angaben zu den zwecks Einziehung der Forderung getroffenen Maßnahmen sowie die rechtlichen und sachlichen Gründe, auf die er sich stützt.
(5) Der Anweisungsbefugte annulliert eine bereits festgestellte Forderung ganz oder teilweise, wenn aufgedeckt wird, dass ein Fehler unterlaufen ist und der Betrag nicht korrekt festgestellt wurde. Die Annullierung erfolgt durch eine Entscheidung des Anweisungsbefugten und ist entsprechend zu begründen.
Artikel 63
Einziehungsformalitäten
(1) Die effektive Einziehung erfolgt im Wege der buchmäßigen Erfassung des betreffenden Betrags durch den Rechnungsführer, der den Anweisungsbefugten entsprechend unterrichtet.
(2) Für jede Bareinzahlung in die Kasse des Rechnungsführers ist eine Quittung auszustellen.
(3) Teilzahlungen durch einen Schuldner, an den mehrere Einziehungsanordnungen gerichtet worden sind, werden zunächst auf die ältesten Ansprüche angerechnet, sofern der Schuldner nichts anderes bestimmt hat.
Teilzahlungen werden zunächst auf die Zinsen angerechnet.
Artikel 64
Verlängerung der Zahlungsfristen
(1) Zusätzliche Zahlungsfristen können vom Rechnungsführer im Benehmen mit dem Anweisungsbefugten nur auf ordnungsgemäß begründeten schriftlichen Antrag des Schuldners und unter der zweifachen Voraussetzung gewährt werden, dass
a)
der Schuldner sich verpflichtet, für den gesamten gewährten zusätzlichen Zeitraum, gerechnet ab der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 genannten Frist, Zinsen in der in Artikel 83 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 genannten Höhe zu zahlen;
b)
der Schuldner zur Wahrung der Ansprüche der Unionseinrichtung eine vom Rechnungsführer der Unionseinrichtung akzeptierte finanzielle Sicherheit leistet, die die noch nicht eingezogene Schuld einschließlich der Zinsen abdeckt.
Die in Unterabsatz 1 Buchstabe b genannte Sicherheit kann durch eine vom Rechnungsführer der Unionseinrichtung genehmigte gesamtschuldnerische Bürgschaft eines Dritten ersetzt werden.
(2) In Ausnahmefällen kann der Rechnungsführer auf Antrag des Schuldners auf eine Sicherheitsleistung nach Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b verzichten, wenn der Schuldner nach Einschätzung des Rechnungsführers zahlungswillig und imstande ist, die Schuld innerhalb der zusätzlichen Frist zu begleichen, sich aber in einer schwierigen Lage befindet und keine Sicherheit leisten kann.
Artikel 65
Verzeichnis der Einziehungsanordnungen
(1) Der Rechnungsführer führt ein Verzeichnis der einzuziehenden Forderungen. Das Verzeichnis wird nach dem Datum der Ausstellung der Einziehungsanordnungen gegliedert. Der Rechnungsführer führt darin außerdem Beschlüsse auf, durch die auf die Einziehung festgestellter Forderungen ganz oder teilweise verzichtet wurde. Das Verzeichnis wird dem Bericht der Unionseinrichtung über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement beigefügt.
(2) Die Unionseinrichtung erstellt ein Verzeichnis ihrer sämtlichen Forderungen, in dem neben den geschuldeten Beträgen die Schuldner namentlich aufgeführt sind, die von einem Gericht rechtskräftig zur Erstattung verurteilt wurden und innerhalb eines Jahres nach Ergehen des Urteils keine nennenswerten Zahlungen geleistet haben. Sie veröffentlicht dieses Verzeichnis unter gebührender Berücksichtigung des Schutzes personenbezogener Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
Veröffentlichte personenbezogene Daten, die sich auf natürliche Personen beziehen, werden entfernt, sobald der geschuldete Betrag vollständig getilgt wurde. Dies gilt auch für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit juristischen Personen, deren Bezeichnung eine oder mehrere natürliche Personen bestimmt.
Der Beschluss, den Schuldner in das Verzeichnis der Forderungen der Unionseinrichtung aufzunehmen, wird im Einklang mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und insbesondere unter Berücksichtigung der Höhe des Betrags getroffen.
Artikel 66
Verjährungsfrist
Für Forderungen der Unionseinrichtung gegenüber Dritten sowie für Forderungen Dritter gegenüber der Unionseinrichtung gilt eine Verjährungsfrist von fünf Jahren.
Artikel 67
Besondere Bestimmungen für Abgaben und Gebühren
Für die von der Unionseinrichtung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a dieser Verordnung gegebenenfalls erhobenen Gebühren und Abgaben wird zu Beginn eines jeden Haushaltsjahres eine vorläufige globale Schätzung erstellt.
Bei Gebühren und Abgaben, die aufgrund von Vorschriften oder Beschlüssen des Verwaltungsrates festgesetzt werden, kann der Anweisungsbefugte nach Feststellung der Forderung von der Erteilung einer Einziehungsanordnung absehen und direkt eine Zahlungsaufforderung ausstellen. In diesem Fall werden sämtliche Einzelheiten der Forderung der Unionseinrichtung erfasst. Der Rechnungsführer führt ein Verzeichnis aller Zahlungsaufforderungen und gibt ihre Anzahl sowie den Gesamtbetrag in dem Bericht der Unionseinrichtung über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement an.
Falls die Unionseinrichtung ein gesondertes Fakturierungssystem verwendet, wird der jeweils aufgelaufene Betrag der eingegangenen Gebühren und Abgaben vom Rechnungsführer regelmäßig, mindestens jedoch einmal monatlich, buchmäßig erfasst.
Die Unionseinrichtung erbringt Leistungen nach Maßgabe der ihr übertragenen Aufgaben erst dann, wenn die entsprechende Gebühr oder Abgabe vollständig entrichtet wurde. Unter außergewöhnlichen Umständen kann eine Leistung jedoch ohne vorherige Zahlung der entsprechenden Abgabe oder Gebühr erbracht werden. In Fällen, in denen eine Leistung ohne vorherige Zahlung der entsprechenden Abgabe oder Gebühr erbracht wird, finden die Artikel 60 bis 66 Anwendung.
KAPITEL 5
Ausgabenvorgänge
Artikel 68
Der Finanzierungsbeschluss
(1) Jede Ausgabe ist Gegenstand von vier Vorgängen: Mittelbindung, Feststellung, Zahlungsanordnung und Zahlung.
(2) Jeder Mittelbindung muss ein Finanzierungsbeschluss vorausgehen.
(3) Das Jahresarbeitsprogramm der Unionseinrichtung gilt als Finanzierungsbeschluss für die darin genannten Tätigkeiten, vorausgesetzt, dass es klare Angaben zu den in Artikel 32 Absatz 3 genannten Aspekten enthält.
(4) Verwaltungsmittel können ohne vorherigen Finanzierungsbeschluss verwendet werden.
Artikel 69
Mittelbindungsarten
(1) Eine Mittelbindung besteht darin, die Mittel vorzumerken, die erforderlich sind, um Zahlungen, die sich aus rechtlichen Verpflichtungen ergeben, zu einem späteren Zeitpunkt leisten zu können.
(2) Eine rechtliche Verpflichtung ist die Handlung, durch die der Anweisungsbefugte eine Verpflichtung eingeht, die eine Belastung zur Folge hat.
(3) Mittelbindungen fallen in eine der folgenden drei Kategorien:
a)
individuell: Bei der Einzelmittelbindung stehen der Empfänger und der Betrag der Ausgabe fest;
b)
global: Bei der globalen Mittelbindung steht mindestens eines der Elemente, die zur Bestimmung der Einzelmittelbindung erforderlich sind, nicht fest;
c)
vorläufig: Vorläufige Mittelbindungen dienen der Deckung laufender Verwaltungsausgaben, bei denen entweder der Betrag oder die Endempfänger nicht endgültig feststehen.
Die vorläufige Mittelbindung wird entweder durch den Abschluss einer oder mehrerer rechtlicher Einzelverpflichtungen, die den Anspruch auf spätere Zahlungen begründen, oder - in bestimmten Ausnahmefällen im Bereich der Personalausgaben - unmittelbar durch Zahlungen abgewickelt.
(4) Die Mittelbindungen für Maßnahmen, deren Durchführung sich über mehr als ein Haushaltsjahr erstreckt, können nur dann in Jahrestranchen erfolgen, wenn der Gründungsakt oder der Basisrechtsakt das vorsieht oder wenn sie Verwaltungsausgaben betreffen.
Artikel 70
Bestimmungen für Mittelbindungen
(1) Bei allen Maßnahmen, die eine Ausgabe zulasten des Haushalts der Unionseinrichtung bewirken können, muss der Anweisungsbefugte eine Mittelbindung vornehmen, bevor er eine rechtliche Verpflichtung gegenüber Dritten eingeht.
(2) Die in Absatz 1 vorgesehene Pflicht, eine Mittelbindung vor Eingehen einer rechtlichen Verpflichtung vorzunehmen, findet nicht Anwendung auf rechtliche Verpflichtungen, die die Unionseinrichtung eingeht, nachdem im Rahmen eines Plans zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs gemäß den von der Unionseinrichtung festgelegten Verfahren eine Notfallsituation erklärt wurde.
(3) Die globalen Mittelbindungen decken die Gesamtkosten der ihnen entsprechenden rechtlichen Einzelverpflichtungen, die bis zum 31. Dezember des Jahres n + 1 eingegangen werden.
Vorbehaltlich von Artikel 69 Absatz 4 und Artikel 87 Absatz 2 werden die rechtlichen Einzelverpflichtungen, die Einzelmittelbindungen oder vorläufigen Mittelbindungen entsprechen, spätestens am 31. Dezember des Jahres n eingegangen.
Der nach Ablauf der in den Unterabsätzen 1 und 2 genannten Zeiträume nicht abgewickelte Teil dieser Mittelbindungen wird vom Anweisungsbefugten aufgehoben.
Bevor der Anweisungsbefugte eine rechtliche Einzelverpflichtung unterzeichnet, die sich aus einer globalen Mittelbindung ergibt, verbucht er ihren Betrag zulasten der entsprechenden globalen Mittelbindung.
(4) Für Mittelbindungen und rechtliche Verpflichtungen im Zusammenhang mit Maßnahmen, deren Durchführung sich über mehr als ein Haushaltsjahr erstreckt, gilt, außer wenn es sich um Personalausgaben handelt, eine Abwicklungsfrist, die unter Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung festgesetzt wird.
Die Teile dieser Mittelbindungen, die sechs Monate nach Ablauf der in Unterabsatz 1 dieses Absatzes genannten Frist nicht ausgeführt worden sind, werden gemäß Artikel 16 aufgehoben.
Eine einer rechtlichen Verpflichtung entsprechende Mittelbindung, die innerhalb von zwei Jahren nach Unterzeichnung der rechtlichen Verpflichtung nicht durch eine Zahlung nach Artikel 75 abgewickelt wurde, wird aufgehoben, außer wenn dieser Betrag im Zusammenhang mit einem Fall steht, in dem ein Verfahren bei einem Gericht oder einer Schiedsstelle anhängig ist, oder wenn Basisrechtsakte spezielle Bestimmungen enthalten.
Artikel 71
Überprüfung der Mittelbindungen
(1) Der Anweisungsbefugte, der eine Mittelbindung vornimmt, überzeugt sich von
a)
der Richtigkeit der Zuordnung innerhalb des Haushalts der Unionseinrichtung;
b)
der Verfügbarkeit der Mittel;
c)
der Übereinstimmung der Ausgabe mit den geltenden Bestimmungen, insbesondere dem Gründungsakt, der Finanzregelung der jeweiligen Unionseinrichtung sowie allen in Durchführung der Finanzregelung erlassenen Rechtsakten;
d)
der Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
(2) Bei der handschriftlichen oder elektronischen Unterzeichnung einer rechtlichen Verpflichtung überzeugt sich der Anweisungsbefugte von
a)
der Deckung der Verpflichtung durch die entsprechende Mittelbindung;
b)
der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Ausgabe und ihrer Übereinstimmung mit den geltenden Bestimmungen, insbesondere dem Gründungsakt, der Finanzregelung der jeweiligen Unionseinrichtung sowie allen in Durchführung der Finanzregelung erlassenen Rechtsakten;
c)
der Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Artikel 72
Feststellung von Ausgaben
Die Feststellung einer Ausgabe ist die Handlung, durch die der Anweisungsbefugte
a)
den Anspruch des Zahlungsempfängers prüft,
b)
das Bestehen und die Höhe der Forderung bestimmt oder prüft,
c)
die Fälligkeit der Forderung prüft.
Artikel 73
Feststellung von Ausgaben und Form des „Zahlbarkeitsvermerks“
(1) Jede Feststellung einer Ausgabe wird durch Belege untermauert, aus denen die Ansprüche des Zahlungsempfängers hervorgehen, entweder aufgrund der Feststellung effektiv erbrachter Leistungen, erfolgter Lieferungen oder ausgeführter Arbeiten oder auf der Grundlage sonstiger Nachweise zur Rechtfertigung der Zahlung, einschließlich laufender Zahlungen für Abonnements oder Fortbildungsmaßnahmen.
(2) Der Anweisungsbefugte nimmt entweder persönlich die Belegprüfung vor oder überprüft unter seiner Verantwortung, dass diese Prüfung vorgenommen worden ist, bevor er den Beschluss zur Feststellung der betreffenden Ausgabe fasst.
(3) Konkreter Ausdruck des Feststellungsbeschlusses ist die Unterzeichnung eines Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) durch den Anweisungsbefugten.
(4) In einem nicht rechnergestützten System wird der Zahlbarkeitsvermerk in Form eines Stempels mit Unterschrift des Anweisungsbefugten angebracht.
In einem rechnergestützten System handelt es sich um die elektronische Bestätigung - mit persönlichem Passwort - durch den zuständigen Anweisungsbefugten.
Artikel 74
Anordnung von Ausgaben
(1) Die Anordnung der Ausgaben ist die Handlung, mit der der Anweisungsbefugte, nachdem er die Verfügbarkeit der Mittel überprüft hat, durch Ausstellung einer Auszahlungsanordnung den Rechnungsführer anweist, den von ihm festgestellten Betrag auszuzahlen.
Werden für Dienstleistungen, einschließlich Mietdienstleistungen, oder Lieferungen regelmäßige Zahlungen geleistet, kann der Anweisungsbefugte, nachdem er eine Risikoanalyse vorgenommen hat, ein Lastschriftverfahren anordnen.
(2) Die Auszahlungsanordnung wird vom Anweisungsbefugten datiert und unterzeichnet und an den Rechnungsführer weitergeleitet. Die Belege werden vom Anweisungsbefugten gemäß Artikel 44 Absatz 5 aufbewahrt.
(3) Gegebenenfalls ist der dem Rechnungsführer übermittelten Auszahlungsanordnung eine Bescheinigung beizufügen, aus der hervorgeht, dass die betreffenden Gegenstände in die in Artikel 106 Absatz 1 bezeichneten Bestandsverzeichnisse eingetragen worden sind.
Artikel 75
Zahlungsarten
(1) Die Zahlung stützt sich auf den Nachweis, dass die betreffende Maßnahme nach Maßgabe des Basisrechtsakts oder des betreffenden Vertrags oder der betreffenden Finanzhilfevereinbarung durchgeführt wurde, und beinhaltet einen der folgenden Vorgänge:
a)
Zahlung des vollen Betrags, der geschuldet wird;
b)
Zahlung des geschuldeten Betrags nach folgenden Modalitäten:
1.
Vorfinanzierung, gegebenenfalls in mehreren Teilbeträgen, nach Unterzeichnung des Vertrags oder der Finanzhilfevereinbarung oder nach Zustellung des Finanzhilfebeschlusses;
2.
eine oder mehrere Zwischenzahlungen entsprechend dem Durchführungsstand der Maßnahme;
3.
Zahlung des geschuldeten Restbetrags, wenn die Maßnahme vollständig durchgeführt ist.
Mit einer Vorfinanzierung sollen einem Empfänger Kassenmittel an die Hand gegeben werden. Gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung kann sie in mehreren Teilzahlungen erfolgen.
Mit einer oder mehreren Zwischenzahlungen sollen im Verlauf der Umsetzung des Beschlusses oder der Vereinbarung entstandene Aufwendungen beglichen oder im Verlauf der Auftragsausführung bereits erbrachte Dienstleistungen, Lieferungen oder Arbeiten bezahlt werden. Unbeschadet der Bestimmungen des Basisrechtsakts kann die Vorfinanzierung vollständig oder teilweise mit Zwischenzahlungen verrechnet werden.
Der Abschluss der Ausgabe erfolgt in Form der Zahlung des Restbetrags, mit der sämtliche noch offenen Ausgaben vollständig beglichen werden, oder in Form einer Einziehungsanordnung.
(2) In der Buchführung werden die einzelnen Zahlungsarten nach Absatz 1 jeweils zu dem Zeitpunkt, zu dem die Zahlungen getätigt werden, ausgewiesen.
Artikel 76
Begrenzung der Zahlungen auf die verfügbaren Mittel
Die Zahlung wird vom Rechnungsführer im Rahmen der verfügbaren Mittel getätigt.
Artikel 77
Fristen
Die Zahlung wird innerhalb der in der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 genannten Fristen und im Einklang mit den Bestimmungen dieser Verordnungen geleistet.
KAPITEL 6
IT-Systeme
Artikel 78
Elektronische Verwaltung von Vorgängen
Werden Einnahmen und Ausgaben rechnergestützt verwaltet, können Unterschriften elektronisch erfolgen.
Artikel 79
Elektronische Verwaltung („e-Government“)
Die Unionseinrichtung legt für den elektronischen Informationsaustausch mit Dritten, die an Auftragsvergabe- und Finanzhilfeverfahren beteiligt sind, einheitliche Standards fest und wendet sie an. Insbesondere entwirft sie so weit wie möglich Lösungen für die Einreichung, Speicherung und Verarbeitung von Daten, die in Finanzhilfe- und Vergabeverfahren eingereicht werden, und setzt sie um; hierfür richtet sie für Antragsteller, Bewerber und Bieter einen gemeinsamen Bereich für den elektronischen Datenaustausch ein.
Artikel 80
Ordnungsgemäße Verwaltung
(1) Der Anweisungsbefugte gibt die Notwendigkeit der Einreichung von Nachweisen und/oder Unterlagen, deren Form und vorgeschriebenen Inhalt sowie gegebenenfalls den voraussichtlichen Zeitplan für den Abschluss des Vergabeverfahrens unverzüglich bekannt.
(2) Legt ein Antragsteller oder Bieter aufgrund eines offensichtlichen Irrtums seinerseits Nachweise nicht vor oder gibt er Erklärungen nicht ab, ersucht der Bewertungsausschuss oder gegebenenfalls der Anweisungsbefugte - außer in hinreichend begründeten Fällen - den Antragsteller oder Bieter darum, die fehlenden Informationen beizubringen oder die Belege zu erläutern. Solche Informationen oder Erläuterungen dürfen den Vorschlag bzw. die Bedingungen des Angebots nicht wesentlich ändern.
Artikel 81
Rechtsbehelfsbelehrung
Wird ein Antragsteller oder Bieter, Begünstigter oder Auftragnehmer durch einen Verfahrensakt eines Anweisungsbefugten in seinen Rechten beeinträchtigt, ist dem betreffenden Verfahrensakt eine Belehrung über die verfügbaren administrativen und/oder gerichtlichen Rechtsbehelfe, mit denen dieser Verfahrensakt angefochten werden kann, beizufügen.
In der Rechtsbehelfsbelehrung sind insbesondere die Art des Rechtsbehelfs, die Stellen, bei denen er eingelegt werden kann, sowie die Rechtsbehelfsfrist zu bezeichnen.
KAPITEL 7
Der Interne Prüfer
Artikel 82
Ernennung, Befugnisse und Aufgaben des Internen Prüfers
(1) Die Unionseinrichtung verfügt über das Amt eines Internen Prüfers, das unter Einhaltung der einschlägigen internationalen Normen ausgeübt wird.
(2) Die Funktion des Internen Prüfers wird vom Internen Prüfer der Kommission wahrgenommen. Der Interne Prüfer kann weder Anweisungsbefugter noch Rechnungsführer der Unionseinrichtung oder der Kommission sein.
(3) Der Interne Prüfer berät die Unionseinrichtung in Fragen der Risikokontrolle, indem er unabhängige Stellungnahmen zur Qualität der Verwaltungs- und Kontrollsysteme und Empfehlungen zur Verbesserung der Bedingungen für die Abwicklung der Vorgänge sowie zur Förderung einer wirtschaftlichen Haushaltsführung abgibt.
Dem Internen Prüfer obliegt es insbesondere,
a)
die Angemessenheit und Wirksamkeit der internen Verwaltungssysteme sowie die Leistung der Dienststellen bei der Durchführung der Programme und Maßnahmen unter Berücksichtigung der damit verbundenen Risiken zu beurteilen und
b)
die Effizienz und Wirksamkeit der Systeme der internen Kontrolle und Prüfung zu beurteilen, die auf jeden Vorgang zum Vollzug des Haushalts der Unionseinrichtung Anwendung finden.
(4) Die Tätigkeit des Internen Prüfers erstreckt sich auf sämtliche Tätigkeitsfelder und Dienststellen der Unionseinrichtung. Der Interne Prüfer hat uneingeschränkten Zugang zu sämtlichen für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Informationen.
(5) Der Interne Prüfer nimmt Kenntnis von dem konsolidierten jährlichen Tätigkeitsbericht des Anweisungsbefugten sowie von allen anderen vorliegenden Informationen.
(6) Der Interne Prüfer teilt dem Verwaltungsrat und dem Direktor seine Feststellungen und Empfehlungen mit.
Der Interne Prüfer erstattet auch in folgenden Fällen Bericht:
-
Kritischen Risiken und einschlägigen Empfehlungen wurde nicht Rechnung getragen;
-
bei der Umsetzung der in früheren Jahren ausgesprochenen Empfehlungen sind beträchtliche Verzögerungen eingetreten.
Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss sowie der Direktor gewährleisten eine fortlaufende Überwachung der Umsetzung der Prüfempfehlungen. Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss prüft die in Artikel 47 Absatz 1 Buchstabe a genannten Informationen und ob die Empfehlungen vollständig und rechtzeitig umgesetzt werden.
(7) Die Unionseinrichtung stellt zum Zweck einer vertraulichen Kontaktaufnahme zum Internen Prüfer die Kontaktangaben des Internen Prüfers allen an Ausgabenvorgängen beteiligten natürlichen oder juristischen Personen zur Verfügung.
(8) Die Berichte und Feststellungen des Internen Prüfers werden erst dann der Öffentlichkeit zugänglich gemacht, wenn der Interne Prüfer die zu ihrer Umsetzung getroffenen Maßnahmen validiert hat.
Artikel 83
Unabhängigkeit des Internen Prüfers
Die Unabhängigkeit des Internen Prüfers, seine Verantwortlichkeit für die in Ausübung seiner Aufgaben getroffenen Maßnahmen und sein Recht, beim Gerichtshof der Europäischen Union zu klagen, werden im Einklang mit Artikel 100 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 festgelegt.
Artikel 84
Schaffung einer internen Auditstelle
(1) Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss kann unter gebührender Berücksichtigung der Aspekte Kostenwirksamkeit und Zusatznutzen eine interne Auditstelle schaffen, die ihre Aufgaben unter Einhaltung einschlägiger internationaler Normen wahrnimmt.
Zweck, Befugnisse und Verantwortlichkeiten der internen Auditstelle werden in der internen Audit-Charta geregelt und bedürfen der Zustimmung des Verwaltungsrates und - sofern der Gründungsakt dies zulässt - des Exekutivausschusses.
Der jährliche Prüfplan einer internen Auditstelle wird von ihrem Leiter erstellt, der dabei unter anderem der vom Direktor vorgenommenen Risikobewertung für die Unionseinrichtung Rechnung trägt.
Er wird vom Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - vom Exekutivausschuss geprüft und gebilligt.
Die interne Auditstelle teilt dem Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - dem Exekutivausschuss sowie dem Direktor ihre Feststellungen und Empfehlungen mit.
(2) Ist die interne Auditstelle einer einzigen Unionseinrichtung nicht kostenwirksam oder nicht in der Lage, internationalen Normen zu genügen, kann die Unionseinrichtung beschließen, gemeinsam mit anderen, im selben Politikbereich tätigen Unionseinrichtungen eine interne Auditstelle zu schaffen.
In solchen Fällen beschließen die Verwaltungsräte oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - die Exekutivausschüsse der betreffenden Unionseinrichtungen die praktischen Modalitäten der Tätigkeit der gemeinsamen internen Auditstelle.
(3) Die Akteure des internen Audits arbeiten effizient zusammen, indem sie Informationen und Prüfberichte untereinander austauschen und gegebenenfalls gemeinsame Risikobewertungen und gemeinsame Prüfungen vornehmen.
Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss sowie der Direktor gewährleisten eine fortlaufende Überwachung der Umsetzung der Prüfempfehlungen.
TITEL V
VERGABE ÖFFENTLICHER AUFTRÄGE
Artikel 85
Allgemeine Bestimmungen
(1) Für die Vergabe öffentlicher Aufträge gelten - vorbehaltlich Artikel 86 - die Titel V der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012.
(2) Die Unionseinrichtung kann auf ihren Wunsch an den Vergabeverfahren der Kommission, an interinstitutionellen Vergabeverfahren und an den Vergabeverfahren der übrigen Unionseinrichtungen als Auftraggeber beteiligt werden.
(3) Die Unionseinrichtung beteiligt sich an der gemäß Artikel 108 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 von der Kommission errichteten und betriebenen zentralen Ausschlussdatenbank.
Artikel 86
Vergabeverfahren
(1) Die Unionseinrichtung kann mit der Kommission, den interinstitutionellen Ämtern und dem mit der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates (8) geschaffenen Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union Verträge über von diesen zu beschaffende Güter oder zu erbringende Dienstleistungen oder Arbeiten schließen, ohne dass es der Durchführung eines öffentlichen Vergabeverfahrens bedarf.
(2) Die Unionseinrichtung kann mit öffentlichen Auftraggebern des Aufnahmemitgliedstaates gemeinsame Vergabeverfahren durchführen, um ihren administrativen Bedarf zu decken. In diesem Fall gilt Artikel 133 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 entsprechend.
TITEL VI
BESONDERE BESTIMMUNGEN ÜBER VERWALTUNGSMITTEL
Artikel 87
Verwaltungsmittel
(1) Verwaltungsmittel sind nichtgetrennte Mittel.
(2) Verwaltungsausgaben aufgrund von Verträgen, die sich entweder wegen örtlicher Gepflogenheiten oder weil sie laufende Lieferungen von Ausrüstungsgegenständen zum Gegenstand haben, über mehr als ein Haushaltsjahr erstrecken, gehen zulasten des Haushalts der Unionseinrichtung in dem Haushaltsjahr, in dem sie getätigt werden.
(3) Die Unionseinrichtung legt dem Europäischen Parlament und dem Rat zum 1. Juli jedes Jahres eine Arbeitsunterlage über ihre Gebäudepolitik vor, die folgende Angaben enthält:
a)
für jedes Gebäude die Ausgaben - mit Angabe der betroffenen Flächen -, die aus den Mitteln der entsprechenden Linien des Haushalts der Unionseinrichtung gedeckt werden;
b)
die erwartete Entwicklung der gesamten Flächen- und Standortplanung für die nächsten Jahre mit einer Beschreibung der Bauvorhaben, die sich in der Planungsphase befinden und bereits festgestellt wurden;
c)
die endgültigen Regelungen und Kosten der Durchführung von neuen Immobilienprojekten, die zuvor nach dem in Artikel 88 vorgesehenen Verfahren dem Europäischen Parlament und dem Rat vorgelegt wurden und nicht in den Arbeitsunterlagen des vorhergehenden Jahres enthalten waren, sowie relevante Informationen über diese neuen Vorhaben.
Artikel 88
Immobilienprojekte
(1) Bei Immobilienprojekten, die voraussichtlich erhebliche Auswirkungen auf den Haushalt der Unionseinrichtung haben, unterrichtet die Unionseinrichtung das Europäische Parlament und den Rat möglichst frühzeitig über den Gebäudeflächenbedarf und die vorläufige Planung, bevor im Fall von Immobilienverträgen der örtliche Markt sondiert wird oder bevor im Fall von Bauleistungen Ausschreibungen veröffentlicht oder durchgeführt werden.
(2) Bei Immobilienprojekten, die voraussichtlich erhebliche Auswirkungen auf den Haushalt der Unionseinrichtung haben, legt die Unionseinrichtung das Immobilienprojekt, einschließlich einer detaillierten Kostenschätzung und eines Finanzierungsplans sowie einer Liste der vorgesehenen Vertragsentwürfe vor und ersucht das Europäische Parlament und den Rat vor dem Abschluss von Verträgen um Zustimmung. Auf Ersuchen der Unionseinrichtung werden die vorgelegten Unterlagen über das Immobilienprojekt vertraulich behandelt.
Außer in Fällen höherer Gewalt befinden das Europäische Parlament und der Rat über das Immobilienprojekt innerhalb von vier Wochen nach dessen Eingang bei den beiden Organen.
Das Immobilienprojekt gilt nach Ablauf der Vierwochenfrist als gebilligt, es sei denn, das Europäische Parlament oder der Rat fasst innerhalb dieser Frist einen dem Vorschlag zuwiderlaufenden Beschluss.
Macht das Europäische Parlament und/oder der Rat innerhalb der Vierwochenfrist hinreichend begründete Bedenken geltend, wird diese Frist einmal um zwei Wochen verlängert.
Fasst das Europäische Parlament oder der Rat einen dem Immobilienprojekt zuwiderlaufenden Beschluss, zieht die Unionseinrichtung ihren Vorschlag zurück; sie kann einen neuen Vorschlag unterbreiten.
(3) In Fällen höherer Gewalt können die in Absatz 4 vorgesehenen Informationen gemeinsam mit dem Immobilienprojekt vorgelegt werden. Das Europäische Parlament und der Rat befinden über das Immobilienprojekt innerhalb von zwei Wochen nach dessen Eingang bei den beiden Organen. Das Immobilienprojekt gilt nach Ablauf der Zweiwochenfrist als gebilligt, es sei denn, das Europäische Parlament und/oder der Rat fasst innerhalb dieses Zeitraums einen dem Vorschlag zuwiderlaufenden Beschluss.
(4) Die folgenden Projekte gelten als Immobilienprojekte, die erhebliche Auswirkungen auf den Haushalt der Unionseinrichtung haben können:
a)
jeder Erwerb von Grundstücken;
b)
Ankauf, Verkauf, strukturelle Renovierung, Neubau oder Projekte, in denen diese Elemente kombiniert im selben Zeitraum zu realisieren sind, mit Kosten von über 3 000 000 EUR;
c)
neue Immobilienverträge (einschließlich Nießbrauchverträge, Erbpacht und Verlängerungen bestehender Immobilienverträge zu weniger günstigen Bedingungen), die nicht unter Buchstabe b fallen, mit jährlichen Kosten von mindestens 750 000 EUR;
d)
Verlängerung oder Erneuerung bestehender Immobilienverträge (einschließlich Nießbrauch- und Erbpachtverträge) zu gleichen oder günstigeren Bedingungen, mit jährlichen Kosten von mindestens 3 000 000 EUR.
(5) Unbeschadet der Bestimmungen von Artikel 19 Absatz 4 kann ein Vorhaben zum Ankauf einer Immobilie mit einem Darlehen finanziert werden, das der vorherigen Zustimmung des Europäischen Parlaments und des Rates bedarf.
Die Aufnahme und Rückzahlung von Darlehen erfolgt im Einklang mit dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und unter gebührender Beachtung des wohlverstandenen finanziellen Interesses der Union.
Beabsichtigt die Unionseinrichtung, den Ankauf durch Darlehen zu finanzieren, sind in dem zusammen mit dem Antrag auf vorherige Zustimmung vorzulegenden Finanzierungsplan der Unionseinrichtung insbesondere Angaben über die Obergrenze, den Zeitraum und die Art der Finanzierung, die Finanzierungsbedingungen und Einsparungen im Vergleich zu anderen Arten vertraglicher Vereinbarungen zu machen.
Das Europäische Parlament und der Rat befinden über den Antrag auf vorherige Zustimmung innerhalb von vier Wochen nach dessen Eingang bei beiden Organen; diese Frist kann einmal um zwei Wochen verlängert werden. Der darlehensfinanzierte Ankauf gilt als abgelehnt, wenn das Europäische Parlament und der Rat ihm nicht innerhalb der Frist ausdrücklich zugestimmt haben.
TITEL VII
SACHVERSTÄNDIGE
Artikel 89
Vergütete externe Sachverständige
Artikel 287 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 gilt entsprechend für die Auswahl von Sachverständigen. Die Sachverständigen werden auf der Grundlage eines vorab mitgeteilten Festbetrags vergütet und aufgrund ihrer fachlichen Kompetenz ausgewählt. Die Auswahl erfolgt nach den Grundsätzen der Nichtdiskriminierung, der Gleichbehandlung und der Verhütung von Interessenkonflikten.
TITEL VIII
VERGABE VON FINANZHILFEN UND PREISGELDERN DURCH DIE UNIONSEINRICHTUNG
Artikel 90
Finanzhilfen
Sofern die Unionseinrichtung im Einklang mit dem Gründungsakt oder aufgrund einer Befugnisübertragung der Kommission nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer iv der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 Finanzhilfen gewähren kann, gelten die einschlägigen Bestimmungen jener Verordnung und der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012.
Artikel 91
Preisgelder
Sofern die Unionseinrichtung im Einklang mit dem Gründungsakt oder aufgrund einer Befugnisübertragung der Kommission nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer iv der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 Finanzhilfen gewähren kann, gelten die einschlägigen Bestimmungen jener Verordnung und der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012.
TITEL IX
RECHNUNGSLEGUNG UND RECHNUNGSFÜHRUNG
KAPITEL 1
Rechnungslegung
Artikel 92
Gliederung der Jahresrechnungen
Die Jahresrechnungen der Unionseinrichtung umfassen
a)
den Jahresabschluss der Unionseinrichtung;
b)
die Berichte über die Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung.
Artikel 93
Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement
(1) Jede Unionseinrichtung erstellt einen Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement des betreffenden Haushaltsjahres.
(2) Der Direktor übermittelt den Bericht spätestens am 31. März des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres an das Europäische Parlament, den Rat, die Kommission und den Rechnungshof.
(3) Der Bericht nach Absatz 2 gibt mindestens Aufschluss über den Umfang der ausgeführten Mittel, und zwar sowohl in absoluten Beträgen als auch prozentual, und - in zusammengefasster Form - über die Mittelübertragungen zwischen den einzelnen Haushaltslinien.
Artikel 94
Rechnungsführungsvorschriften
(1) Der Rechnungsführer der Unionseinrichtung wendet die Vorschriften an, die vom Rechnungsführer der Kommission auf der Grundlage international anerkannter Rechnungslegungsstandards für den öffentlichen Sektor festgelegt wurden.
(2) Die Jahresrechnungen der Unionseinrichtung gemäß Artikel 92 sind unter Wahrung der in den Artikeln 5 bis 31 festgelegten Haushaltsgrundsätze zu erstellen. Sie vermitteln ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Einnahmen- und Ausgabenvorgänge.
Artikel 95
Rechnungsführungsgrundsätze
Die in den Jahresabschlüssen nach Artikel 92 enthalten Informationen, einschließlich Informationen zu den Verfahren der Rechnungsführung, werden in einer Art und Weise dargestellt, die gewährleistet, dass sie stichhaltig, zuverlässig, vergleichbar und verständlich sind. Die Jahresabschlüsse werden gemäß den allgemein anerkannten Rechnungsführungsgrundsätzen erstellt, die in den Rechnungsführungsvorschriften des Artikels 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 aufgeführt sind.
Artikel 96
Jahresabschluss
(1) Der Jahresabschluss wird in Euro erstellt. Er umfasst
a)
die Vermögensübersicht und die Übersicht über die finanziellen Ergebnisse, aus denen sämtliche Aktiva und Passiva, die Finanzlage sowie das wirtschaftliche Ergebnis zum 31. Dezember des vorhergehenden Haushaltsjahres hervorgehen; sie werden entsprechend den Rechnungsführungsvorschriften von Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 erstellt;
b)
die Kapitalflussrechnung, aus der die Ein- und Auszahlungen des Haushaltsjahres und der endgültige Kassenmittelbestand hervorgehen;
c)
die Tabelle der Veränderungen des Nettovermögens, die eine Übersicht über die im Laufe des Haushaltsjahres erfolgten Bewegungen bei den Reserven sowie die Gesamtergebnisse enthält.
(2) Die Erläuterungen zum Jahresabschluss ergänzen und erläutern die in Absatz 1 genannten Unterlagen und enthalten alle nach der international anerkannten buchhalterischen Praxis erforderlichen ergänzenden Informationen, wenn diese Informationen für die Tätigkeiten der Unionseinrichtung von Belang sind.
Artikel 97
Bericht über den Haushaltsvollzug
(1) Die Berichte über den Haushaltsvollzug werden in Euro erstellt. Sie bestehen aus
a)
Übersichten, die sämtliche Einnahmen- und Ausgabenvorgänge des Haushaltsjahres zusammenfassen;
b)
Erläuterungen, die die Informationen in den Übersichten ergänzen und kommentieren.
(2) Das Haushaltsergebnis ist die Differenz aus
-
sämtlichen Einnahmen im betreffenden Haushaltsjahr und
-
dem Betrag der Zahlungen zulasten der Mittel des betreffenden Haushaltsjahres, zuzüglich der zulasten dieses Haushaltsjahres übertragenen Mittel.
Die Differenz gemäß Unterabsatz 1 erhöht bzw. verringert sich einerseits um den Nettobetrag der aus früheren Haushaltsjahren übertragenen und in Abgang gestellten Mittel und andererseits um
-
den Betrag der Zahlungen, die über die aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr übertragenen nichtgetrennten Mittel hinausgehen und auf Veränderungen des Euro-Wechselkurses zurückzuführen sind;
-
den Saldo aus - realisierten und nicht realisierten - Wechselkursgewinnen und -verlusten im betreffenden Haushaltsjahr.
(3) Die Berichte über den Haushaltsvollzug folgen der Gliederung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung.
Artikel 98
Vorläufige Jahresrechnungen
(1) Der Rechnungsführer der Unionseinrichtung übermittelt spätestens am 1. März des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres dem Rechnungsführer der Kommission und dem Rechnungshof die vorläufigen Jahresrechnungen.
(2) Außerdem übermittelt der Rechnungsführer der Unionseinrichtung spätestens am 1. März des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres dem Rechnungsführer der Kommission ein Berichterstattungspaket nach dem vom Rechnungsführer der Kommission für Konsolidierungszwecke vorgegebenen Muster.
Artikel 99
Billigung der endgültigen Jahresrechnungen
(1) Gemäß Artikel 148 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 legt der Rechnungshof spätestens am 1. Juni des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres seine Bemerkungen zu den vorläufigen Jahresrechnungen der Unionseinrichtung vor.
(2) Nach Erhalt der Bemerkungen des Rechnungshofes zu den vorläufigen Jahresrechnungen der Unionseinrichtung erstellt der Rechnungsführer im Einklang mit Artikel 50 die endgültigen Jahresrechnungen. Der Direktor übermittelt diesen dem Verwaltungsrat, der eine Stellungnahme dazu abgibt.
(3) Der Rechnungsführer übermittelt dem Rechnungsführer der Kommission, dem Rechnungshof, dem Europäischen Parlament und dem Rat die endgültigen Jahresrechnungen mit der Stellungnahme des Verwaltungsrates spätestens am 1. Juli des folgenden Haushaltsjahres.
Außerdem übermittelt der Rechnungsführer der Unionseinrichtung dem Rechnungsführer der Kommission spätestens am 1. Juli ein Berichterstattungspaket nach dem vom Rechnungsführer der Kommission für Konsolidierungszwecke vorgegebenen Muster.
(4) Der Rechnungsführer der Unionseinrichtung legt dem Rechnungshof gleichzeitig mit den endgültigen Jahresrechnungen eine Vollständigkeitserklärung zu den endgültigen Jahresrechnungen vor; eine Kopie der Vollständigkeitserklärung geht an den Rechnungsführer der Kommission.
Den endgültigen Jahresrechnungen ist ein Vermerk des Rechnungsführers beigefügt, in dem dieser erklärt, dass die endgültigen Jahresrechnungen gemäß den Bestimmungen dieses Titels und den geltenden Rechnungsführungsprinzipien, -vorschriften und -methoden erstellt wurden.
Die endgültigen Jahresrechnungen der Unionseinrichtung werden spätestens am 15. November des folgenden Jahres im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.
(5) Der Direktor übermittelt dem Rechnungshof spätestens am 30. September des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres eine Antwort auf die vom Rechnungshof in seinem Jahresbericht formulierten Bemerkungen. Die Antwort der Unionseinrichtung wird gleichzeitig der Kommission zugeleitet.
KAPITEL 2
Rechnungsführung und Bestandsverzeichnisse
Abschnitt 1
Gemeinsame Bestimmungen
Artikel 100
Rechnungsführungssystem
(1) Das Rechnungsführungssystem der Unionseinrichtung dient dazu, Haushalts- und Finanzdaten aufzunehmen, zu klassifizieren und zu registrieren.
(2) Das Rechnungsführungssystem ist untergliedert in eine Finanzbuchführung und eine Buchführung über die Haushaltsvorgänge. Die Buchführungen werden nach Kalenderjahren in Euro erstellt.
(3) Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte kann zudem eine analytische Buchführung unterhalten.
Artikel 101
Gemeinsamte Anforderungen an das Rechnungsführungssystem der Organe und Einrichtungen
Die Rechnungsführungsvorschriften und der einheitliche Kontenplan, die von der Unionseinrichtung anzuwenden sind, werden gemäß Artikel 152 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 vom Rechnungsführer der Kommission festgelegt.
Abschnitt 2
Finanzbuchführung und Haushaltsbuchführung
Artikel 102
Finanzbuchführung
In der Finanzbuchführung werden die Vorfälle und Vorgänge, die sich auf die Wirtschafts-, Finanz- und Vermögenslage der Unionseinrichtung auswirken, nach der Methode der doppelten Buchführung chronologisch nachgezeichnet.
Artikel 103
Buchungsvorgänge in der Finanzbuchführung
(1) In der Finanzbuchführung werden die Salden und die Kontenbewegungen in die Bücher aufgenommen.
(2) Jeder Buchungsvorgang, einschließlich der Berichtigungsbuchungen, stützt sich auf entsprechende, ausdrücklich genannte Belege.
(3) Das Buchungssystem muss es ermöglichen, sämtliche Buchungsvorgänge mittels eines Prüfpfads klar nachzuvollziehen.
Artikel 104
Berichtigungsbuchungen
Der Rechnungsführer der Unionseinrichtung nimmt nach Ende des Haushaltsjahres bis zum Zeitpunkt der Vorlage der endgültigen Jahresrechnungen in der Finanzbuchführung alle Berichtigungen vor, die für eine den tatsächlichen Verhältnissen entsprechende Darstellung der Finanzbuchführung erforderlich sind, aber keine Einzahlungen oder Auszahlungen zulasten des betreffenden Haushaltsjahres bewirken. Diese Berichtigungen müssen den Rechnungsführungsvorschriften nach Artikel 101 genügen.
Artikel 105
Haushaltsbuchführung
(1) Die Haushaltsbuchführung bietet eine ausführliche Aufzeichnung der Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung.
(2) Für die Zwecke von Absatz 1 erfasst sie alle in Titel IV vorgesehenen Haushaltsvollzugshandlungen in Einnahmen und Ausgaben.
Artikel 106
Bestandsverzeichnis
(1) Die Unionseinrichtung führt nach dem vom Rechnungsführer der Kommission vorgegebenen Muster mengen- und wertmäßige Bestandsverzeichnisse aller Sachanlagen, immateriellen Anlagen und Finanzanlagen, die dem Vermögen der Union zuzurechnen sind.
Die Unionseinrichtung prüft die Übereinstimmung der Bestandsverzeichnisse mit dem tatsächlichen Bestand.
(2) Veräußerungen von Sachanlagen der Unionseinrichtung werden in geeigneter Form bekannt gemacht.
TITEL X
EXTERNE PRÜFUNG, ENTLASTUNG UND BETRUGSBEKÄMPFUNG
Artikel 107
Externe Prüfung
(1) Ein unabhängiger externer Prüfer überprüft, dass im Jahresabschluss der Unionseinrichtung vor der Konsolidierung in den endgültigen Jahresrechnungen der Unionseinrichtung ordnungsgemäß die Einnahmen, die Ausgaben und die finanzielle Lage der Unionseinrichtung wiedergegeben sind.
Sofern der Gründungsakt nichts anderes vorsieht, erstellt der Rechnungshof entsprechend den Anforderungen nach Artikel 287 Absatz 1 AEUV einen besonderen Jahresbericht über die Unionseinrichtung.
Bei der Erstellung des in Unterabsatz 2 genannten Berichts berücksichtigt der Rechnungshof die vom unabhängigen externen Prüfer gemäß Unterabsatz 1 durchgeführten Arbeiten sowie die in Reaktion auf die Ergebnisse getroffenen Maßnahmen.
(2) Die Unionseinrichtung übermittelt dem Rechnungshof ihren endgültig verabschiedeten Haushaltsplan. Sie unterrichtet den Rechnungshof binnen kürzester Frist über alle ihre Beschlüsse und Handlungen gemäß den Artikeln 10, 14, 19 und 23.
(3) Für die Kontrolle durch den Rechnungshof gelten die Artikel 158 bis 163 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012.
Artikel 108
Zeitplan für das Entlastungsverfahren
(1) Auf Empfehlung des Rates erteilt das Europäische Parlament vor dem 15. Mai des Jahres n + 2 dem Direktor Entlastung für die Ausführung des Haushaltsplans des Haushaltsjahres n, es sei denn, der Gründungsakt enthält anders lautende Bestimmungen. Der Direktor unterrichtet den Verwaltungsrat über die Bemerkungen des Europäischen Parlaments, die in der Entschließung zum Entlastungsbeschluss enthalten sind.
(2) Kann die in Absatz 1 genannte Frist nicht eingehalten werden, so teilt das Europäische Parlament oder der Rat dem Direktor die Gründe für den Aufschub des Entlastungsbeschlusses mit.
(3) Vertagt das Europäische Parlament die Annahme des Entlastungsbeschlusses, so trifft der Direktor in Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsrat so rasch wie möglich Vorkehrungen, um die Hinderungsgründe auszuräumen.
Artikel 109
Entlastungsverfahren
(1) Der Entlastungsbeschluss betrifft die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Unionseinrichtung, das Haushaltsergebnis sowie das Vermögen und die Schulden der Unionseinrichtung, wie sie im Jahresabschluss dargestellt sind.
(2) Im Vorfeld der Entlastungserteilung prüft das Europäische Parlament nach dem Rat die Jahresrechnungen und den Jahresabschluss der Unionseinrichtung. Des Weiteren prüft es den Jahresbericht des Rechnungshofs mit den Antworten des Direktors der Unionseinrichtung, die relevanten Sonderberichte des Rechnungshofs für das betreffende Haushaltsjahr sowie dessen Erklärung über die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge.
(3) Der Direktor übermittelt dem Europäischen Parlament auf dessen Anfrage und in der in Artikel 165 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 vorgesehenen Weise alle Informationen, die für die ordnungsgemäße Abwicklung des Entlastungsverfahrens für das betreffende Haushaltsjahr erforderlich sind.
Artikel 110
Folgemaßnahmen
(1) Der Direktor trifft alle zweckdienlichen Maßnahmen, um den Bemerkungen im Entlastungsbeschluss des Europäischen Parlaments sowie den Anmerkungen, die den Entlastungsempfehlungen des Rates beigefügt sind, nachzukommen.
(2) Auf Ersuchen des Europäischen Parlaments oder des Rates erstattet der Direktor Bericht über die Maßnahmen, die er aufgrund dieser Bemerkungen und Anmerkungen getroffen hat. Der Direktor übermittelt der Kommission und dem Rechnungshof eine Kopie.
Artikel 111
Vor-Ort-Kontrollen durch Kommission, Rechnungshof und OLAF
(1) Die Unionseinrichtung gewährt Bediensteten der Kommission und sonstigen von ihr ermächtigten Personen sowie dem Rechnungshof Zugang zu ihren Standorten und Räumlichkeiten sowie zu allen zur Durchführung ihrer Prüfungen erforderlichen Daten und Informationen, einschließlich Daten und Informationen in elektronischer Form.
(2) Das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) kann gemäß den Vorschriften und Verfahren, die in der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates (9) und in der Verordnung (Euratom, EG) Nr. 2185/96 des Rates (10) niedergelegt sind, Untersuchungen einschließlich Kontrollen und Überprüfungen vor Ort durchführen, um festzustellen, ob im Zusammenhang mit einer Finanzhilfe oder Auftragsvergabe im Rahmen dieser Verordnung ein Betrugs- oder Korruptionsdelikt oder eine sonstige rechtswidrige Handlung, die den finanziellen Interessen der Union schadet, vorliegt.
(3) Unbeschadet der Absätze 1 und 2 müssen Vereinbarungen mit Drittländern und internationalen Organisationen, Verträge, Finanzhilfevereinbarungen und Vergabeentscheidungen der Unionseinrichtung Bestimmungen enthalten, die den Europäischen Rechnungshof und das OLAF ausdrücklich ermächtigen, solche Rechnungsprüfungen und Untersuchungen im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeiten durchzuführen.
TITEL XI
ÜBERGANGS- UND SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 112
Auskunftsrecht des Europäischen Parlaments und des Rates
Das Europäische Parlament, der Rat und die Kommission sind befugt, zu den in ihre Zuständigkeitsbereiche fallenden Haushaltsfragen alle erforderlichen Auskünfte und Nachweise von der Unionseinrichtung zu erhalten.
Artikel 113
Erlass der neuen Finanzregelung der Unionseinrichtung
Jede der in Artikel 208 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Einrichtungen erlässt eine neue Finanzregelung, die zum 1. Januar 2014 in Kraft treten soll, in jedem Fall jedoch innerhalb von sechs Monaten nach dem Zeitpunkt, ab dem eine Einrichtung - nach Gewährung eines Beitrags zulasten des Haushalts - in den Anwendungsbereich von Artikel 208 der Verordnung fällt.
Artikel 114
Durchführungsbestimmungen zur Finanzregelung der Unionseinrichtung
Der Verwaltungsrat erlässt erforderlichenfalls auf Vorschlag des Direktors und nach Zustimmung der Kommission ausführliche Bestimmungen zur Durchführung der Finanzregelung der Unionseinrichtung.
Artikel 115
Aufhebung
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 wird mit Wirkung vom 1. Januar 2014 aufgehoben. Artikel 40 gilt jedoch weiterhin bis zum 31. Dezember 2014 und Artikel 27 Absätze 4 und 7 gelten weiterhin bis zum 31. Dezember 2015.
Artikel 116
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft. Sie gilt ab dem 1. Januar 2014. Artikel 47 und Artikel 82 Absatz 5 gelten jedoch erst ab dem 1. Januar 2015, Artikel 32 und Artikel 33 Absätze 5 und 8 erst ab dem 1. Januar 2016.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 30. September 2013