ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1042/2014 НА КОМИСИЯТА
от 25 юли 2014 година
за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 26, параграф 4 и член 29, параграф 1 от него,
като има предвид, че:
(1)
За да се гарантира приемственост между изпълнението на предходните фондове по линия на общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ по рамката за периода 2007 - 2013 г. и изпълнението на специалните регламенти по рамката за периода 2014 - 2020 г., Регламент (ЕС) № 514/2014 бе до голяма степен изготвен съобразно действащите правила за предходните фондове, но при вземане под внимание на промените, въведени в споделеното управление с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (2).
(2)
За да се гарантира, че органите, които изпълняват националните програми, разполагат с капацитета да изпълняват своите задачи ефикасно и в съответствие с целите и приоритетите, определени в специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, следва да се определят правила за определянето на тези органи, за упражняването на надзор върху тяхното определяне и за прекратяването на техните правомощия, когато е необходимо.
(3)
За да се гарантира, че обхватът на техните отговорности им позволява да изпълняват националната програма, е необходимо да се въведат правила, определящи отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи, и по-специално условията, при които те могат да делегират или да възлагат на външни изпълнители някои от своите задачи.
(4)
Процедурата за подбор и за отпускане на средствата на Съюза по линия на националните програми следва да съблюдава принципите на прозрачност, недопускане на дискриминация и равно третиране. Поради това е необходимо да се определят условията, при които държавите членки следва да изпълняват дейностите в рамките на националните програми, и по-специално да се посочи при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява проектите пряко.
(5)
Във всички държави членки одитите следва да бъдат ефективни, да имат подходящ обхват и да се извършват в съответствие с Международните одиторски стандарти. За тази цел статутът на одитните органи и одиторските стандарти, които те трябва да съблюдават, следва да бъдат ясно определени.
(6)
За да се гарантира, че одитните дейности на одитните органи им позволяват да подкрепят одитните си становища, следва да бъдат определени различните видове одитни дейности.
(7)
Важно е резултатите от дейността на одитния орган да бъдат съобщавани своевременно и по подходящ начин на определящия орган и на Европейската комисия. По-специално важно е декларацията за управлението и годишното обобщение на окончателните одитни доклади и на извършените проверки, предоставени в рамките на годишното искане за плащане, да отразяват добре резултата от работата и заключенията на одитния орган. Поради това в рамките на своята одитна дейност одитният орган следва да гарантира, че информацията, свързана с одитната му дейност, се включва по подходящ начин в тези документи.
(8)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забавят одобряването и изпълнението на националните програми, регламентът следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(10)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията в Регламент (ЕС) № 514/2014. Прилагат се също следните определения:
а)
„определящ орган“ означава орган на държава членка на министерско равнище по член 26, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014, който определя отговорния орган;
б)
„компетентни органи“ означава отговорния орган, одитния орган и когато е целесъобразно, упълномощения орган, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
„SFC2014“ означава електронната информационна система, създадена с член 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията (3);
г)
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“ означава споразумение или еквивалентна форма на правен инструмент, въз основа на който отговорният орган отпуска безвъзмездни средства на бенефициера с цел изпълнение на проект в рамките на националната програма.
ГЛАВА II
ОТГОВОРЕН ОРГАН
РАЗДЕЛ I
Определяне на отговорния орган
Член 2
Критерии и процедура за определяне на отговорния орган
1. Органът, който ще бъде определен за отговорен орган, разполага с административна организация и система за вътрешен контрол, които изпълняват критериите, формулирани в приложението към настоящия регламент („критерии за определяне“). Критериите за определяне са свързани със следното:
а)
вътрешната среда;
б)
контролните дейности;
в)
вътрешната информация и комуникация;
г)
вътрешното наблюдение и докладване.
Държавите членки могат да предвидят допълнителни критерии за определяне с цел вземане под внимание на размера, отговорностите и други характеристики на отговорния орган.
2. Одитният орган по член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 514/2014 преценява дали бъдещият отговорен орган отговаря на критериите за определяне, формулирани в приложението, и документира своите одитни констатации, заключения и становище в одитен доклад, предназначен за определящия орган.
3. Ако определящият орган счита, че бъдещият отговорен орган не изпълнява критериите за определяне, той дава на този орган конкретни указания да отстрани констатираните несъответствия в определен срок, преди да може да бъде определен за отговорен орган.
До постигането на съответствие с критериите органът може да бъде временно определен за отговорен орган за срок от не повече от 12 месеца. Продължителността на този временен срок е пропорционална на установените несъответствия.
4. При определяне на отговорния орган държавата членка незабавно уведомява Комисията посредством SFC2014. С това уведомление държавата членка изпраща документация за:
а)
основното разпределение на отговорностите между организационните единици на отговорния орган;
б)
когато е целесъобразно, неговите отношения с упълномощените органи, дейностите, които ще бъдат делегирани, и основните процедури за упражняване на надзор върху тези делегирани дейности; и
в)
обобщение на основните процедури за обработка на исканията за плащане, изпратени от бенефициерите, и за разрешаване и регистриране на разходите.
Член 3
Упражняване на надзор върху отговорния орган и преразглеждане на определянето
1. Определящият орган упражнява надзор върху отговорния орган, по-специално въз основа на информацията по член 14, параграф 2 от настоящия регламент, и проследява констатираните недостатъци.
2. Държавите членки гарантират, че информацията, според която отговорният орган вече не изпълнява критериите за определяне, незабавно се съобщава на определящия орган.
3. Когато отговорният орган вече не изпълнява изцяло критериите за определяне или системата му за вътрешен контрол има толкова недостатъци, че препятства способността му да изпълнява своите задачи, определящият орган поставя отговорния орган под наблюдение. В такива случаи определящият орган изготвя план с коригиращи мерки, който отговорният орган трябва да изпълни в срок, съобразен със сериозността на несъответствието или на недостатъка. Този срок не надвишава 12 месеца от началото на срока за наблюдение.
4. Определящият орган незабавно уведомява Комисията за всеки план с коригиращи мерки, изготвен по силата на параграф 3, и държи Комисията в течение за постигнатия по изпълнението на този план напредък.
5. Ако правомощията на отговорния орган бъдат прекратени, определящият орган незабавно определя друг отговорен орган в съответствие с член 26 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и с член 2 от настоящия регламент, за да се гарантира, че плащанията към бенефициерите продължават без прекъсване.
6. Когато Комисията установи, че държава членка не е изпълнила задължението си за изготвяне на план с коригиращи мерки съгласно параграф 3 или че отговорният орган запазва правомощията си, при все че не е изпълнил плана с коригиращи мерки в определения срок, Комисията предприема мерки за отстраняване на оставащите недостатъци посредством процедурата за уравняване с оглед на съответствието, предвидена в член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
РАЗДЕЛ II
Отговорности в областта на управлението и контрола на отговорния орган
Член 4
Задачи на отговорния орган
Отговорният орган управлява и изпълнява националната програма в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Той е натоварен със следните задачи:
а)
да се консултира с партньорите в съответствие с член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
б)
да направи необходимото за осигуряване на доброто функциониране на комитета за наблюдение по член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
да внася пред Комисията предложение за национална програма съгласно член 14 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и всички следващи преразглеждания, като използва SFC2014;
г)
да определя и въвежда правилата за допустимост на проектите и на разходите по проектите за всички дейности, като гарантира равно третиране и избягва всички конфликти на интереси, в съответствие с принципите на доброто финансово управление;
д)
да организира и публикува покани за представяне на оферти и на предложения, както и последващия подбор и възлагане на проекти за финансиране по линия на националната програма, в съответствие с приложното поле и целите на специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, и с критериите, формулирани в член 9 от настоящия регламент;
е)
да се увери, че съществуват и се използват системи за събиране на данните, необходими за съобщаване на Комисията на общите и специфичните за програмата показатели, както и на други данни за изпълнението на програмата и на проектите;
ж)
да получава плащанията от Комисията и да извършва плащанията в полза на бенефициерите;
з)
да осигурява съгласуваност и взаимно допълване между съфинансирането по силата на специалните регламенти и други приложими национални инструменти и инструменти на Съюза;
и)
да наблюдава проектите и да се уверява, че декларираните разходи по проектите действително са извършени и са в съответствие с националните правила и с правилата на Съюза;
й)
да се увери, че съществува система за въвеждане и съхранение в електронен вид на счетоводната документация за всеки проект по линия на националната програма и че се събират данните за изпълнението, необходими за финансовото управление, наблюдението, контрола и оценката;
к)
без да се засягат националните счетоводни правила, да гарантира, че бенефициерите и другите органи, които участват в изпълнението на проектите, финансирани по националната програма, поддържат или отделна счетоводна система, или подходящ счетоводен код за всички операции, свързани с проекта;
л)
да се увери, че оценяването на националната програма по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 се извършва в съответните срокове;
м)
да гарантира, че за целите на извършването на оценката по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на становище по оценката независимите оценители получават цялата необходима информация за управлението на националната програма;
н)
да въведе процедури, с които се гарантира, че за всички документи, свързани с разходите, с решенията и с контролните дейности, съществува необходимата одитна следа и че тези документи се съхраняват в съответствие с регламентите за изпълнение на Комисията, приети въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
о)
да гарантира, че за целите на извършването на одитите по член 29 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на одитното становище одитният орган получава цялата необходима информация за прилаганите процедури за управление и контрол и за разходите, финансирани по линия на специалните регламенти;
п)
да изготвя докладите за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и докладите за оценка по член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да ги предоставя на Комисията посредством SFC2014;
р)
да изготвя искането за плащане в съответствие с член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да го представя на Комисията посредством SFC2014;
с)
да провежда дейности за информиране и популяризиране и да разпространява резултатите от програмата, в съответствие с член 53 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
т)
да извършва административни проверки и проверки на място съгласно член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
у)
да си сътрудничи с Комисията и с отговорните органи в останалите държави членки; и
ф)
да реагира на констатациите на одитния орган или чрез предприемане на мерки по тях, или, при оспорване на констатациите на одитния орган, чрез предоставяне на подробна обосновка.
Член 5
Упълномощен орган
1. Отговорният орган може да делегира част от своите задачи или всички от тях на упълномощен орган в съответствие с член 25, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 514/2014. Всяко делегиране на задачи съблюдава принципите на доброто финансово управление и гарантира спазването на принципа на недопускане на дискриминация, както и видимост на финансирането от Съюза. Делегираните задачи не пораждат конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган, и подробните процедури за тяхното изпълнение се описват в документ, който се подписва от отговорния орган и от упълномощения орган. Този акт за делегиране включва поне следното:
а)
съответния специален регламент;
б)
задачата или задачите, делегирани на упълномощения орган;
в)
задължението на упълномощения орган да проверява дали бенефициерите спазват правилата на Съюза и националните правила;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и поддържа организационна структура и система за управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите задължения;
д)
информацията и подкрепящите документи, които упълномощеният орган трябва да представя на отговорния орган, и сроковете, които трябва да спазва; и
е)
механизма на отговорния орган за упражняване на надзор върху упълномощения орган.
3. В съответствие с член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014 комуникацията с Комисията не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е публична администрация или частен орган със задължение за обществена услуга, регламентиран от националното право, отговорният орган не може да му делегира изпълнителни правомощия, които включват голяма свобода на преценка, предполагаща политически избор.
5. Отговорният орган остава отговорен за задачите, които е делегирал. Отговорният орган редовно прави преглед на делегираните задачи, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
6. Що се отнася до делегираните задачи, настоящият регламент се прилага по отношение на упълномощения орган по аналогия.
Член 6
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Отговорният орган може да възлага някои от своите задачи на външни изпълнители. Той обаче продължава да носи отговорност за тях.
Отговорният орган редовно прави преглед на задачите, възложени на външни изпълнители, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
РАЗДЕЛ III
Задължения на отговорния орган по отношение на публичната интервенция
Член 7
Роля на отговорния орган като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. По правило отговорният орган отпуска безвъзмездни средства за проекти по линия на националната програма въз основа на открити покани за представяне на предложения.
2. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства за проекти въз основа на ограничена покана за представяне на предложения.
В ограничените покани за представяне на предложения могат да участват само избрани организации поради специфичния характер на проекта или техническите или административни компетенции на органите, поканени да представят предложения.
Основанията за използването на ограничена покана за представяне на предложения се посочват в поканата за представяне на предложения.
3. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства пряко, когато специфичният характер на проекта или техническите или административни компетенции на съответните органи го налагат, като например в случай на de jure или de facto монополи.
Основанията за използването на пряко отпускане на безвъзмездни средства се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
4. В надлежно обосновани случаи, включително продължаването на многогодишни проекти, избрани в рамките на предходна покана за представяне на предложения, или в спешни ситуации, безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за представяне на предложения.
Основанията за отпускане на безвъзмездни средства без покана за представяне на предложения се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
5. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган може да бъде бенефициер на безвъзмездни средства, отпуснати в съответствие с настоящия член.
6. Отговорният орган определя кой отпуска безвъзмездните средства и гарантира, че се избягват конфликтите на интереси, по-специално когато кандидатите са национални органи.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Отговорният орган може да реши да изпълнява проекти пряко - самостоятелно или съвместно с друг национален орган, поради административни правомощия или технически експертен опит или поради това, че характеристиките на проекта налагат този избор на изпълнение, като например de jure монопол или изисквания, свързани със сигурността. В такива случаи отговорният орган е бенефициер на безвъзмездните средства.
2. Мотивите на отговорния орган за действане като изпълнителен орган и за избиране на национални органи за съвместно изпълнение, както е описано в параграф 1, се съобщават на Комисията в годишния доклад за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
3. При изпълнението на проекти като изпълнителен орган отговорният орган съблюдава принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликтите на интереси.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на националната програма включва всяка информация, необходима за наблюдаване на изпълнението на съфинансираните продукти и услуги и за проверка на направените разходи.
5. Ако съществува вероятност отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган:
а)
отговорният орган и одитният орган не са част от един и същ орган, освен ако одитният орган докладва пред външен орган и одитната му независимост е гарантирана; и
б)
задачите на отговорния орган, определени в член 4, не се засягат.
Член 9
Процедура за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за представяне на предложения по член 7, параграф 1 се оповестяват по начин, който гарантира открита конкуренция и подходяща публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка съществена промяна в поканите се оповестява по същия начин.
В поканите за представяне на предложения по член 7, параграфи 1 и 2 се посочва поне следното:
а)
целите;
б)
критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
договореностите във връзка с финансирането от Съюза и ако е приложимо, с националното финансиране, включително, когато е приложимо, възможността да се прилага по-висока ставка на съфинансиране в съответствие с член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
г)
условията и редът и срокът за подаване на предложенията;
д)
правилата за допустимост на разходите;
е)
срокът на проекта; и
ж)
финансовата и друга информация, която трябва да се запазва и съобщава.
2. Преди да бъде взето решението за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че бенефициерите по проекта могат да изпълнят критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
3. Отговорният орган определя процедурите за получаване на предложения. Той подлага предложенията на формален, технически и бюджетен анализ и на качествена оценка, като прилага критериите, посочени в поканата за представяне на предложения, по прозрачен и недискриминиращ начин. Отговорният орган документира в писмен вид основанията за отхвърлянето на другите предложения.
4. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочват поне името на бенефициерите, съществените данни за проекта и оперативните му цели, максималният размер на средствата, които отпуска Съюзът, и максималната ставка на съфинансиране на общите допустими разходи.
5. Отговорният орган уведомява всички кандидати за своето решение в писмена форма. Той съобщава на неуспелите кандидати основанията за тяхното отхвърляне въз основа на критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 10
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с бенефициерите; и
б)
наблюдение на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, включително на всички техни изменения, чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, големите задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението, включително разпоредбите за задълженията за докладване, за измененията на споразумението и за неговото прекратяване;
з)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се съобщават;
и)
разпоредба, според която бенефициерът трябва да събира своевременно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
й)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
к)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
л)
условията, свързани с одитната следа;
м)
разпоредбите относно защитата на данните; и
н)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се подписва преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
Член 11
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като изпълняващ орган
1. Когато отговорният орган действа като изпълняващ орган, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
формализиране на административно решение за съфинансиране на проектите; и
б)
наблюдение на административното решение и на всички негови изменения чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В административното решение се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, важните задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се използват;
з)
разпоредба, според която отговорният орган трябва да събира и съобщава поне веднъж годишно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
и)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
й)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
к)
условията, свързани с одитната следа;
л)
разпоредбите относно защитата на данните; и
м)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило административното решение се взема преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В административното решение се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
ГЛАВА III
СТАТУТ НА ОДИТНИЯ ОРГАН И ЗАДЪЛЖЕНИЯ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОДИТИТЕ
Член 12
Статут на одитния орган
1. В съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и с член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 514/2014 одитният орган функционира независимо от отговорния орган. Счита се, че функционална независимост съществува, когато няма пряка йерархична връзка между одитния орган и отговорния орган и одитният орган разполага с пълна автономност в своите становища и декларации.
2. Всички одитни дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
Член 13
Възлагане на одитни дейности на външни изпълнители
Одитният орган може да възложи част от одитната си работа на друг одитен орган, при условие че този орган е функционално независим от отговорния орган. Одитният орган остава отговорен за работата, която възлага на външен изпълнител.
Одитите, които са възложени на външен изпълнител, се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит и под внимателното наблюдение и надзор от страна на одитния орган.
Член 14
Одити
1. За да излезе със становището по член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, одитният орган прави системни и финансови одити.
2. Системните одити проверяват дали системите за управление и контрол на отговорния орган са функционирали ефективно, за да се предоставят разумни гаранции, че разходите, включени в годишните отчети, са законосъобразни и редовни.Въз основа на тези одити одитният орган преценява дали отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне, посочени в приложението.
3. Финансовите одити се извършват, за да се предоставят разумни гаранции, че годишните отчети дават вярна и честна представа за разходите, декларирани от отговорния орган.
За да прецени дали отчетите дават вярна и честна представа, одитният орган проверява дали всички елементи на платените разходи и на получените публични средства, записани в сметките на отговорния орган през финансовата година, са заведени правилно в счетоводната система и съответстват на подкрепящата счетоводна документация, съхранявана от отговорния орган. По-специално въз основа на тези сметки одитният орган проверява следното:
а)
дали общият размер на допустимите разходи, декларирани в искането за плащане на годишното салдо, представено на Комисията, съответства на разходите в сметките на отговорния орган и ако има разлики, дали са предоставени подходящи разяснения в сметките за сумите за равнение;
б)
дали оттеглените и събраните суми, сумите, които трябва да бъдат събрани, и несъбираемите суми към края на финансовата година съответстват на сумите, записани в счетоводната система на отговорния орган, и са подкрепени с документирани решения на отговорния орган;
в)
дали отговорният орган е извършил административните проверки и проверките на място в съответствие с член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
Проверките по букви а), б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
4. В рамките на своите системни и финансови одити одитният орган повтаря някои от административните проверки или проверките на място, извършени от отговорния орган. Одитният орган определя обхвата на повторно извършената одитна дейност въз основа на своята оценка на риска.
5. Ако при системните или финансовите одити от страна на одитния орган бъдат установени съществени слабости в ефективното функциониране на системите за управление и контрол на отговорния орган, одитният орган предприема следното:
а)
оценява финансовите и оперативните последици от тези слабости;
б)
отправя подходящи препоръки към отговорния орган за коригиращи и превантивни мерки;
в)
проследява начина, по който отговорният орган изпълнява тези мерки, и проверява дали се прилага план за действие за възстановяване на ефективното функциониране на системите за управление и контрол.
6. След приключване на одитната си дейност по параграфи 1, 2 и 3 одитният орган съобщава своите констатации на определящия орган, включително това дали, по негово мнение, отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне.
7. Одитният орган се уверява, че отговорният орган съобщава по подходящ начин на Европейската комисия цялата информация, свързана с одитната му дейност по параграфи 1, 2 и 3.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 15
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година.
DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) Nr. 1042/2014 DER KOMMISSION
vom 25. Juli 2014
zur Ergänzung der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 in Bezug auf die Benennung von zuständigen Behörden und ihre Verwaltungs- und Kontrollaufgaben sowie in Bezug auf den Status und die Verpflichtungen von Prüfbehörden
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Verordnung (EU) Nr. 514/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 zur Festlegung allgemeiner Bestimmungen für den Asyl-, Migrations- und Integrationsfonds und das Instrument für die finanzielle Unterstützung der polizeilichen Zusammenarbeit, Kriminalprävention und Kriminalitätsbekämpfung und des Krisenmanagements (1), insbesondere auf Artikel 26 Absatz 4 und Artikel 29 Absatz 1,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Um die Kontinuität zwischen der Durchführung der früheren Fonds im Rahmen des Generellen Programms „Solidarität und Steuerung der Migrationsströme“ für den Zeitraum 2007-2013 und im Rahmen der spezifischen Verordnungen für den Zeitraum 2014-2020 zu gewährleisten, orientiert sich die Verordnung (EU) Nr. 514/2014 größtenteils an den für die früheren Fonds geltenden Vorschriften, wobei den Änderungen bei der geteilten Mittelverwaltung, die mit der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates (2) eingeführt wurden, Rechnung getragen wird.
(2)
Um sicherzustellen, dass die Stellen, die die nationalen Programme durchführen, ihre Aufgabe effizient und entsprechend den Zielen und Prioritäten der in Artikel 2 Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten spezifischen Verordnungen wahrnehmen können, sollten Regeln für ihre Benennung, die Überwachung ihrer Benennung und die Aufhebung der Benennung im Bedarfsfall festgelegt werden.
(3)
Um sicherzustellen, dass der Umfang ihrer Zuständigkeiten ihnen die Durchführung des nationalen Programms ermöglicht, müssen Regeln für die Festlegung der Verwaltungs- und Kontrollaufgaben der zuständigen Behörden, insbesondere die Bedingungen, unter denen sie einige ihrer Aufgaben übertragen oder auslagern können, festgelegt werden.
(4)
Das Auswahl- und Vergabeverfahren für die Gewährung des Beitrags der Union im Rahmen nationaler Programme sollte den Grundsätzen der Transparenz, der Nichtdiskriminierung und der Gleichbehandlung entsprechen. Die Bedingungen, unter denen die Mitgliedstaaten die Maßnahmen im Rahmen der nationalen Programme durchführen sollten, müssen daher festgelegt und es muss insbesondere bestimmt werden, unter welchen Umständen die zuständige Behörde Projekte direkt durchführen kann.
(5)
Die Prüfungen sollten in allen Mitgliedstaaten wirksam sein, einen angemessenen Umfang haben und den Internationalen Prüfungsstandards („International Standards on Auditing“) entsprechend durchgeführt werden. Zu diesem Zweck sollten der Status und die Prüfstandards der Prüfbehörden eindeutig festgelegt werden.
(6)
Um zu gewährleisten, dass die Prüftätigkeiten der Prüfbehörden ihnen ermöglichen, fundierte Prüfurteile zu fällen, sollten die verschiedenen Arten von Prüftätigkeiten festgelegt werden.
(7)
Es ist wichtig, dass die Ergebnisse der Tätigkeit der Prüfbehörde sowohl der benennenden Behörde als auch der Europäischen Kommission rechtzeitig und angemessen mitgeteilt werden. Insbesondere ist von Bedeutung, dass die Verwaltungserklärung und die jährliche Übersicht über die endgültigen Prüfberichte und die durchgeführten Kontrollen, die als Teil des jährlichen Zahlungsantrags übermittelt werden, die Ergebnisse der Arbeit der Prüfbehörde und die Schlussfolgerungen angemessen widerspiegeln. Daher sollte die Prüfbehörde im Rahmen ihrer Prüftätigkeit sicherstellen, dass die Informationen über ihre Prüftätigkeit in diesen Dokumenten angemessen mitgeteilt werden.
(8)
Damit die Bestimmungen der vorliegenden Verordnung zügig angewandt werden können und sich die Annahme und die Durchführung der nationalen Programme nicht verzögern, sollte diese Verordnung am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft treten.
(9)
Für das Vereinigte Königreich und Irland ist die Verordnung (EU) Nr. 514/2014 bindend; folglich ist auch die vorliegende Verordnung für sie bindend.
(10)
Für Dänemark ist weder die Verordnung (EU) Nr. 514/2014 noch die vorliegende Verordnung bindend -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
KAPITEL I
ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN
Artikel 1
Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieser Verordnung gelten die Begriffsbestimmungen der Verordnung (EU) Nr. 514/2014. Außerdem bezeichnet der Ausdruck
a)
„benennende Behörde“ die in Artikel 26 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannte Behörde eines Mitgliedstaats auf Ministerialebene, die die zuständige Behörde benennt;
b)
„befugte Behörden“ die zuständige Behörde, die Prüfbehörde und gegebenenfalls die beauftragte Behörde, die in Artikel 25 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannt werden;
c)
„SFC2014“ das durch Artikel 2 der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 802/2014 der Kommission (3) eingerichtete elektronische Informationssystem;
d)
„Finanzhilfevereinbarung“ eine Vereinbarung oder ein gleichwertiges Rechtsinstrument, auf dessen Grundlage die zuständige Behörde dem Begünstigten Finanzhilfen zum Zwecke der Durchführung eines Projekts im Rahmen des nationalen Programms bereitstellt.
KAPITEL II
DIE ZUSTÄNDIGE BEHÖRDE
ABSCHNITT I
Benennung der zuständigen Behörde
Artikel 2
Kriterien und Verfahren für die Benennung der zuständigen Behörde
(1) Die Einrichtung, die als zuständige Behörde benannt werden soll, muss über eine Verwaltungsstruktur und ein System der internen Kontrolle verfügen, die die im Anhang festgelegten Kriterien („die Benennungskriterien“) erfüllen. Die Benennungskriterien beziehen sich auf:
a)
das interne Umfeld,
b)
die Kontrolltätigkeiten,
c)
die interne Information und Kommunikation,
d)
das interne Monitoring und die interne Berichterstattung.
Die Mitgliedstaaten können weitere Benennungskriterien festlegen, um der Größe, den Zuständigkeiten und anderen Eigenschaften der zuständigen Behörde Rechnung zu tragen.
(2) Die in Artikel 26 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannte Prüfstelle bewertet, ob die potenzielle zuständige Behörde den Benennungskriterien im Anhang erfüllt, und dokumentiert die Ergebnisse, Schlussfolgerungen und Urteile ihrer Prüfung in einem an die benennende Behörde gerichteten Prüfbericht.
(3) Ist die benennende Behörde der Ansicht, dass die potenzielle zuständige Behörde die Benennungskriterien nicht erfüllt, so erteilt sie dieser Einrichtung genaue Anweisungen für die Beseitigung ihrer Mängel und gibt ihr eine Frist, innerhalb der sämtliche Kriterien zu erfüllen sind, bevor sie als die zuständige Behörde benannt werden kann.
Bis die Kriterien erfüllt sind, kann die Einrichtung für höchstens 12 Monate vorläufig als zuständige Behörde benannt werden. Die Länge dieses vorläufigen Zeitraums muss im Verhältnis zu den festgestellten Mängeln stehen.
(4) Nach der Benennung der zuständigen Behörde teilt der Mitgliedstaat dies der Kommission unverzüglich über SFC2014 mit. Mit dieser Mitteilung übermittelt der Mitgliedstaat Unterlagen, aus denen Folgendes hervorgeht:
a)
die Aufteilung der wichtigsten Zuständigkeiten zwischen den Organisationseinheiten der zuständigen Behörde,
b)
gegebenenfalls ihre Beziehung mit beauftragten Behörden, die Tätigkeiten, die an diese übertragen werden sollen, und die wichtigsten Verfahren zur Überwachung dieser Tätigkeiten und
c)
eine Zusammenfassung der wichtigsten Verfahren für die Bearbeitung finanzieller Forderungen von Begünstigten und für die Genehmigung und Erfassung von Ausgaben.
Artikel 3
Überwachung der zuständigen Behörde und Überprüfung der Benennung
(1) Die benennende Behörde überwacht die zuständige Behörde, insbesondere auf der Grundlage der in Artikel 14 Absatz 2 dieser Verordnung genannten Informationen, und trifft Folgemaßnahmen zu allen festgestellten Mängeln.
(2) Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass Informationen, die darauf hindeuten, dass die zuständige Behörde die Benennungskriterien nicht mehr erfüllt, der benennenden Behörde unverzüglich gemeldet werden.
(3) Wenn die zuständige Behörde die Benennungskriterien nicht mehr vollumfänglich erfüllt oder ihr System der internen Kontrolle so mangelhaft ist, dass es ihre Fähigkeit zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben beeinträchtigt, erlegt die benennende Behörde der zuständigen Behörde einen Probezeitraum auf. In diesem Fall erstellt die benennende Behörde einen Plan für Abhilfemaßnahmen, den die zuständige Behörde innerhalb eines der Schwere des Mangels angemessenen Zeitraums umsetzen muss. Dieser Zeitraum beträgt höchstens 12 Monate ab dem Beginn des Probezeitraums.
(4) Die benennende Behörde informiert die Kommission umgehend über jegliche gemäß Absatz 3 erstellten Pläne für Abhilfemaßnahmen und hält die Kommission über die Fortschritte bei deren Umsetzung auf dem Laufenden.
(5) Wird die Benennung der zuständigen Behörde aufgehoben, so benennt die benennende Behörde umgehend eine andere zuständige Behörde gemäß Artikel 26 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 und Artikel 2 dieser Verordnung, um sicherzustellen, dass die Zahlungen an die Begünstigten ohne Unterbrechung fortgesetzt werden.
(6) Stellt die Kommission fest, dass ein Mitgliedstaat keinen Plan für Abhilfemaßnahmen gemäß Absatz 3 erstellt hat oder dass die zuständige Behörde ihre Benennung beibehält, obwohl sie den Plan für Abhilfemaßnahmen nicht innerhalb der auferlegten Frist umgesetzt hat, so befasst sie sich mit den noch bestehenden Mängeln im Rahmen eines Konformitätsabschlussverfahrens gemäß Artikel 47 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014.
ABSCHNITT II
Verwaltungs- und Kontrollaufgaben der zuständigen Behörde
Artikel 4
Aufgaben der zuständigen Behörde
Die zuständige Behörde verwaltet das nationale Programm im Einklang mit den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung und führt es denselben Grundsätzen entsprechend durch. Die zuständige Behörde
a)
konsultiert Partner gemäß Artikel 12 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014,
b)
gewährleistet das ordnungsgemäße Funktionieren des in Artikel 12 Absatz 4 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Monitoringausschusses;
c)
übermittelt der Kommission über SFC2014 einen Vorschlag für das in Artikel 14 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannte nationale Programm und etwaige spätere Änderungen;
d)
legt im Einklang mit den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung die Förderfähigkeitsregeln für Projekte und Projektkosten für alle Tätigkeiten fest, gewährleistet dabei die Gleichbehandlung und vermeidet Interessenkonflikte;
e)
organisiert Ausschreibungen und Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und gibt diese bekannt und organisiert die anschließende Auswahl von Projekten zur Finanzierung im Rahmen des nationalen Programms und gibt diese bekannt, im Einklang mit dem Anwendungsbereich und den Zielen der in Artikel 2 Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten spezifischen Verordnungen und den in Artikel 9 dieser Verordnung aufgeführten Kriterien;
f)
stellt sicher, dass Systeme für die Erhebung der Daten, die für die Meldung der gemeinsamen Indikatoren und der spezifischen Programmindikatoren an die Kommission erforderlich sind, und anderer Daten zur Durchführung des Programms und von Projekten vorhanden sind;
g)
nimmt Zahlungen von der Kommission entgegen und leistet Zahlungen an die Begünstigten;
h)
gewährleistet die Kohärenz und Komplementarität zwischen den Kofinanzierungen im Rahmen der spezifischen Verordnungen und denen aus anderen einschlägigen Instrumenten des betreffenden Mitgliedstaats und der Union;
i)
überwacht die Projekte und prüft, ob die für Projekte angegebenen Ausgaben tatsächlich getätigt wurden und den Vorschriften der Union und des betreffenden Mitgliedstaats entsprechen;
j)
gewährleistet die elektronische Erfassung und Speicherung von Buchführungsdaten für jedes im Rahmen des nationalen Programms durchgeführte Projekt sowie die Erhebung der für das Finanzmanagement, die Überwachung, die Kontrolle und die Bewertung erforderlichen Durchführungsdaten;
k)
gewährleistet unbeschadet der nationalen Rechnungslegungsvorschriften, dass Begünstigte und andere Stellen, die an der Durchführung von im Rahmen des nationalen Programms finanzierten Projekten beteiligt sind, für alle Finanzvorgänge im Zusammenhang mit einem Projekt entweder ein separates Buchführungssystem oder einen geeigneten Buchführungscode verwenden;
l)
stellt sicher, dass die in Artikel 56 und Artikel 57 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Evaluierungen des nationalen Programms innerhalb der vorgegebenen Fristen durchgeführt werden;
m)
stellt sicher, dass die unabhängigen Evaluierer zum Zwecke der Durchführung der in Artikel 56 und Artikel 57 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Evaluierungen und der Formulierung des Evaluierungsurteils sämtliche erforderlichen Informationen über die Verwaltung des nationalen Programms erhalten;
n)
richtet Verfahren ein, um sicherzustellen, dass alle Unterlagen im Zusammenhang mit Ausgaben, Beschlüssen und Kontrolltätigkeiten den erforderlichen Prüfpfad aufweisen und gemäß den auf der Grundlage von Artikel 27 Absatz 5 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 erlassenen Durchführungsverordnungen der Kommission aufbewahrt werden;
o)
stellt sicher, dass die Prüfbehörde zum Zwecke der Durchführung der in Artikel 29 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Prüfungen und der Formulierung des Prüfurteils sämtliche erforderlichen Informationen über die im Rahmen der spezifischen Verordnungen angewandten Verwaltungs- und Kontrollverfahren und finanzierten Ausgaben erhält;
p)
erstellt die in Artikel 54 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Berichte über die Durchführung sowie die in Artikel 57 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Evaluierungsberichte und übermittelt sie der Kommission über SFC2014;
q)
erstellt den Antrag auf Zahlung gemäß Artikel 44 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 und übermittelt ihn der Kommission über SFC2014;
r)
führt Informations- und Bekanntmachungstätigkeiten durch und verbreitet die Ergebnisse des Programms im Einklang mit Artikel 53 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014;
s)
führt Verwaltungskontrollen und Vor-Ort-Kontrollen gemäß Artikel 27 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 durch;
t)
arbeitet mit der Kommission und den zuständigen Behörden der anderen Mitgliedstaaten zusammen; und
u)
reagiert auf die Feststellungen der Prüfbehörde, entweder indem sie die festgestellten Mängel behebt oder, wenn die Feststellungen der Prüfbehörde nicht akzeptiert werden, indem sie eine detaillierte Begründung liefert.
Artikel 5
Beauftragte Behörde
(1) Die zuständige Behörde kann einige ihrer Aufgaben oder ihre gesamten Aufgaben an eine beauftragte Behörde im Sinne von Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe c der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 übertragen. Jede Aufgabenübertragung muss mit den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung im Einklang stehen, und es muss sichergestellt sein, dass der Grundsatz der Nichtdiskriminierung beachtet wird und die Erkennbarkeit der Finanzierung durch die Union gewährleistet ist. Die übertragenen Aufgaben dürfen nicht zu Interessenkonflikten führen.
(2) Der Umfang der Aufgaben, die die zuständige Behörde der beauftragten Behörde überträgt, und die genauen Verfahren für die Erfüllung dieser Aufgaben werden in einem von der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde unterzeichneten Dokument festgehalten. Diese Übertragungsverfügung enthält zumindest Folgendes:
a)
die betreffende spezifische Verordnung;
b)
die der beauftragten Behörde übertragene Aufgabe beziehungsweise übertragenen Aufgaben;
c)
die Verpflichtung der beauftragten Behörde, zu überprüfen, ob die Begünstigten den Vorschriften der Union und des betreffenden Mitgliedstaats entsprechen;
d)
die Verpflichtung der beauftragten Behörde, eine ihren Aufgaben angemessene Organisationsstruktur sowie ein ihren Aufgaben angemessenes Verwaltungs- und Kontrollsystem einzurichten und aufrechtzuerhalten;
e)
die Informationen und Belege, die die beauftragte Behörde der zuständigen Behörde zu übermitteln hat, und die dabei einzuhaltende Frist; und
f)
den Mechanismus der zuständigen Behörde für die Überwachung der beauftragten Behörde.
(3) Nach Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 darf die Aufgabe der Kommunikation mit der Kommission nicht übertragen werden. Die beauftragte Behörde tritt über die zuständige Behörde mit der Kommission in Kontakt.
(4) Handelt es sich bei der beauftragten Behörde nicht um eine öffentliche Verwaltung oder eine dem nationalen Recht unterliegende private Einrichtung mit einem öffentlichen Auftrag, so darf die zuständige Behörde ihr keine Exekutivbefugnisse übertragen, die mit einem substanziellen Ermessensspielraum für politische Optionen einhergehen.
(5) Die Verantwortung für die Aufgaben, die die zuständige Behörde übertragen hat, liegt weiterhin bei der zuständigen Behörde. Die zuständige Behörde überprüft die übertragenen Aufgaben regelmäßig, um sicherzustellen, dass die geleistete Arbeit zufriedenstellend ist und den Vorschriften der Union und des betreffenden Mitgliedstaats entspricht.
(6) Bei übertragenen Aufgaben gilt diese Verordnung entsprechend für die beauftragte Behörde.
Artikel 6
Auslagerung von Aufgaben
Die zuständige Behörde kann einige ihrer Aufgaben auslagern. Sie trägt jedoch weiterhin die Verantwortung für diese Aufgaben.
Die zuständige Behörde überprüft die ausgelagerten Aufgaben regelmäßig, um sicherzustellen, dass die geleistete Arbeit zufriedenstellend ist und den Vorschriften der Union und des betreffenden Mitgliedstaats entspricht.
ABSCHNITT III
Pflichten der zuständigen Behörde im Rahmen der öffentlichen Massnahmen
Artikel 7
Rolle der zuständigen Behörde als Vergabestelle
(1) In der Regel vergibt die zuständige Behörde Finanzhilfen für Projekte im Rahmen des nationalen Programms auf der Grundlage offener Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen.
(2) Die zuständige Behörde kann Finanzhilfen für Projekte auf der Grundlage einer nichtoffenen Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen vergeben.
Nichtoffene Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen stehen aufgrund der Besonderheiten des betreffenden Projekts oder der technischen oder administrativen Kompetenz der zur Einreichung von Vorschlägen aufgeforderten Stellen nur ausgewählten Organisationen offen.
Die Gründe für die Verwendung einer nichtoffenen Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen werden in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen dargelegt.
(3) Die zuständige Behörde kann Finanzhilfen direkt vergeben, wenn aufgrund der Besonderheiten des betreffenden Projekts oder der technischen oder administrativen Kompetenz der betreffenden Stellen keine andere Option infrage kommt, wie beispielsweise bei De-jure- oder De-facto-Monopolstellungen.
Die Gründe für eine direkte Vergabe werden in der Vergabeentscheidung dargelegt.
(4) In hinreichend begründeten Fällen einschließlich der Fortführung von Mehrjahresprojekten, die nach einer früheren Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ausgewählt wurden, oder in Notsituationen können Finanzhilfen ohne Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen vergeben werden.
Die Gründe für eine Vergabe ohne Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen werden in der Vergabeentscheidung dargelegt.
(5) Wenn die zuständige Behörde als Vergabestelle fungiert, dürfen weder die zuständige Behörde noch eine beauftragte Behörde ein Begünstigter einer gemäß diesem Artikel vergebenen Finanzhilfe sein.
(6) Die zuständige Behörde legt fest, wer Finanzhilfen vergibt, und stellt sicher, dass Interessenkonflikte vermieden werden, insbesondere wenn es sich bei den Antragstellern um nationale Einrichtungen oder Stellen handelt.
Artikel 8
Bedingungen, unter denen die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert
(1) Die zuständige Behörde kann aufgrund von Verwaltungsbefugnissen oder Fachwissen oder weil aufgrund der Besonderheit des betreffenden Projekts wie beispielsweise einer De-jure-Monopolstellung oder aus Sicherheitsgründen keine andere Durchführungsoption infrage kommt beschließen, Projekte direkt durchzuführen, entweder allein oder in Zusammenarbeit mit einer nationalen Behörde. In diesen Fällen ist die zuständige Behörde der Begünstigte der Finanzhilfe.
(2) Die Gründe der zuständigen Behörde für ihr Fungieren als Durchführungsstelle und für die Auswahl von nationalen Behörden für die Zusammenarbeit gemäß Absatz 1 werden der Kommission in dem in Artikel 54 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Bericht über die Durchführung mitgeteilt.
(3) Bei der Durchführung von Projekten als Durchführungsstelle trägt die zuständige Behörde dem Grundsatz eines ausgewogenen Preis-Leistungs-Verhältnisses Rechnung und vermeidet Interessenkonflikte.
(4) Die Verwaltungsentscheidung zur Kofinanzierung eines Projekts im Rahmen des nationalen Programms enthält sämtliche Angaben, die erforderlich sind, um die Durchführung kofinanzierter Produkte und Dienstleistungen überwachen und die Ausgaben überprüfen zu können.
(5) Wenn die zuständige Behörde voraussichtlich regelmäßig als Durchführungsstelle fungiert,
a)
dürfen die zuständige Behörde und die Prüfbehörde nicht Teil derselben Einrichtung sein, es sei denn, die Prüfbehörde erstattet einer anderen Stelle außerhalb der Einrichtung Bericht und ihre Unabhängigkeit in Bezug auf Prüfungen ist gewährleistet; und
b)
die in Artikel 4 genannten Aufgaben der zuständigen Behörde dürfen nicht beeinträchtigt werden.
Artikel 9
Auswahl- und Vergabeverfahren
(1) Die in Artikel 7 Absatz 1 genannten Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen werden in einer Form bekannt gegeben, die einen offenen Wettbewerb und eine angemessene Bekanntmachung bei den potenziellen Begünstigten gewährleistet. Etwaige substanzielle Änderungen an den Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen werden in derselben Form veröffentlicht.
Die in Artikel 7 Absätze 1 und 2 genannten Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen enthalten zumindest folgende Angaben:
a)
die Ziele,
b)
die Auswahl- und Vergabekriterien,
c)
die Modalitäten für eine Finanzierung durch die Union und gegebenenfalls von nationaler Seite einschließlich gegebenenfalls der Möglichkeit, gemäß Artikel 16 Absatz 5 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 einen höheren Kofinanzierungssatz anzuwenden,
d)
die Modalitäten und die Frist für die Einreichung der Vorschläge,
e)
die Bestimmungen für die Förderfähigkeit der Ausgaben,
f)
die Laufzeit des Projekts und
g)
die finanziellen und sonstigen Informationen, die aufzubewahren und zu melden sind.
(2) Vor der Vergabeentscheidung vergewissert sich die zuständige Behörde, dass die an dem Projekt beteiligten Begünstigten in der Lage sind, die Auswahl- und Vergabekriterien zu erfüllen.
(3) Die zuständige Behörde legt die Verfahren für die Entgegennahme von Vorschlägen fest. Sie unterzieht die Vorschläge einer formalen, fachlichen und haushaltstechnischen Prüfung und einer qualitativen Bewertung, wobei sie die in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen festgelegten Kriterien transparent und nichtdiskriminierend anwendet. Die zuständige Behörde hält die Gründe für die Ablehnung der anderen Vorschläge schriftlich fest.
(4) Die Vergabeentscheidung enthält zumindest die Namen der Begünstigten, die wesentlichen Projektdetails und die operativen Projektziele, den Höchstbetrag der Kofinanzierung durch die Union und den Höchstsatz für die Kofinanzierung der gesamten förderfähigen Kosten.
(5) Die zuständige Behörde teilt ihre Entscheidung allen Antragstellern schriftlich mit. Sie übermittelt den nicht erfolgreichen Bewerbern die Gründe für ihre Ablehnung mit Verweis auf die Auswahl- und Vergabekriterien.
Artikel 10
Dokumente des Finanzhilfevergabeverfahrens, wenn die zuständige Behörde als Vergabestelle fungiert
(1) Wenn die zuständige Behörde als Vergabestelle fungiert, legt sie Projektverwaltungsverfahren fest, die zumindest Folgendes erfordern:
a)
die Unterzeichnung von Finanzhilfevereinbarungen mit Begünstigten und
b)
die Überwachung der Finanzhilfevereinbarungen einschließlich etwaiger Änderungen mit verwaltungstechnischen Mitteln wie Schriftwechseln oder schriftlichen Berichten.
(2) In den Finanzhilfevereinbarungen wird Folgendes festgelegt oder angegeben:
a)
der Höchstbeitrag der Union,
b)
der Höchstsatz des Beitrags der Union entsprechend der betreffenden spezifischen Verordnung,
c)
eine ausführliche Beschreibung des Projekts mit Zeitplan,
d)
gegebenenfalls alle größeren Aufgaben, die der Begünstigte an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt, sowie die entsprechenden Kosten,
e)
der vereinbarte Kostenvoranschlag und Finanzierungsplan für das Projekt, einschließlich Ausgaben und Einnahmen entsprechend den festgelegten Förderfähigkeitsregeln,
f)
die Methode zur Berechnung der Höhe des Beitrags der Union nach dem Abschluss des Projekts,
g)
der Zeitplan und die Durchführungsbestimmungen der Vereinbarung, einschließlich der Bestimmungen über Berichterstattungspflichten, Änderungen der Vereinbarung und die Kündigung der Vereinbarung,
h)
die operativen Projektziele, einschließlich quantifizierter Ziele und der Indikatoren, über die Bericht zu erstatten ist,
i)
eine Bestimmung, der zufolge der Begünstigte zeitnah die erforderlichen Daten für die in der spezifischen Verordnung angegebenen gemeinsamen Indikatoren und für alle spezifischen Programmindikatoren erheben und diese Daten mindestens einmal jährlich melden muss,
j)
eine Definition der förderfähigen Kosten, gegebenenfalls einschließlich einer Beschreibung der Methode zur Festlegung von Stückkostensätzen, Pauschalbeträgen und Pauschalsätzen,
k)
die Buchführungsbestimmungen und die Bedingungen für die Zahlung der Finanzhilfe,
l)
die Bedingungen betreffend den Prüfpfad,
m)
die Datenschutzbestimmungen,
n)
die Publizitätsbestimmungen.
(3) Grundsätzlich wird die Finanzhilfevereinbarung unterzeichnet, bevor die dem nationalen Programm zugerechneten Projekttätigkeiten beginnen.
(4) In der Finanzhilfevereinbarung wird ausdrücklich festgehalten, dass die Kommission oder ihre Vertreter und der Rechnungshof über Prüfbefugnisse über alle Begünstigten, Auftragnehmer und Unterauftragnehmer verfügen, die im Rahmen des nationalen Programms Mittel der Union erhalten, und diese Befugnisse in Form von Dokumentenprüfungen und Vor-Ort-Kontrollen ausüben.
Artikel 11
Dokumente des Finanzhilfevergabeverfahrens, wenn die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert
(1) Wenn die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert, legt sie Projektverwaltungsverfahren fest, die zumindest Folgendes erfordern:
a)
die Formalisierung einer Verwaltungsentscheidung zur Kofinanzierung von Projekten und
b)
die Überwachung der Verwaltungsentscheidung und etwaiger Änderungen mit verwaltungstechnischen Mitteln wie Schriftwechseln oder schriftlichen Berichten.
(2) In der Verwaltungsentscheidung wird Folgendes festgelegt oder angegeben:
a)
der Höchstbeitrag der Union,
b)
der Höchstsatz des Beitrags der Union entsprechend der betreffenden spezifischen Verordnung,
c)
eine ausführliche Beschreibung des Projekts mit Zeitplan,
d)
gegebenenfalls alle größeren Aufgaben, die der Begünstigte an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt, sowie die entsprechenden Kosten,
e)
der vereinbarte Kostenvoranschlag und Finanzierungsplan für das Projekt, einschließlich Ausgaben und Einnahmen entsprechend den festgelegten Förderfähigkeitsregeln,
f)
die Methode zur Berechnung der Höhe des Beitrags der Union nach dem Abschluss des Projekts,
g)
die operativen Projektziele, einschließlich quantifizierter Ziele und der zu verwendenden Indikatoren,
h)
eine Bestimmung, der zufolge die zuständige Behörde zeitnah die erforderlichen Daten für die in der spezifischen Verordnung angegebenen gemeinsamen Indikatoren und für alle spezifischen Programmindikatoren erheben und diese Daten mindestens einmal jährlich melden muss,
i)
eine Definition der förderfähigen Kosten, gegebenenfalls einschließlich einer Beschreibung der Methode zur Festlegung von Stückkostensätzen, Pauschalbeträgen und Pauschalsätzen,
j)
die Buchführungsbestimmungen und die Bedingungen für die Zahlung der Finanzhilfe,
k)
die Bedingungen betreffend den Prüfpfad,
l)
die Datenschutzbestimmungen,
m)
die Publizitätsbestimmungen.
(3) Grundsätzlich wird die Verwaltungsentscheidung getroffen, bevor die dem nationalen Programm zugerechneten Projekttätigkeiten beginnen.
(4) In der Verwaltungsentscheidung wird ausdrücklich festgehalten, dass die Kommission oder ihre Vertreter und der Rechnungshof über Prüfbefugnisse über alle Begünstigten, Auftragnehmer und Unterauftragnehmer verfügen, die im Rahmen des nationalen Programms Mittel der Union erhalten, und diese Befugnisse in Form von Dokumentenprüfungen und Vor-Ort-Kontrollen ausüben.
KAPITEL III
STATUS DER PRÜFBEHÖRDE UND PRÜFVERPFLICHTUNGEN
Artikel 12
Status der Prüfbehörde
(1) Gemäß Artikel 59 Absatz 5 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 ist die Prüfbehörde funktionell von der zuständigen Behörde unabhängig. Die funktionelle Unabhängigkeit gilt als gegeben, wenn kein direktes hierarchisches Verhältnis zwischen der Prüfbehörde und der zuständigen Behörde besteht und die Prüfbehörde bei ihren Bestätigungsvermerken und Erklärungen vollständige Autonomie genießt.
(2) Sämtliche Prüftätigkeiten werden unter Beachtung international anerkannter Prüfstandards durchgeführt.
Artikel 13
Auslagerung von Prüftätigkeiten
Die Prüfbehörde kann einen Teil ihrer Prüftätigkeiten an eine andere Prüfstelle auslagern, sofern diese Stelle funktionell von der zuständigen Behörde unabhängig ist. Die Verantwortung für die Tätigkeiten, die die Prüfbehörde auslagert, liegt weiterhin bei der Prüfbehörde.
Ausgelagerte Prüfungen werden unter Beachtung international anerkannter Prüfstandards und unter genauer Beobachtung und Beaufsichtigung durch die Prüfbehörde durchgeführt.
Artikel 14
Prüfungen
(1) Um den in Artikel 59 Absatz 5 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Bestätigungsvermerk vorlegen zu können, führt die Prüfbehörde System- und Finanzprüfungen durch.
(2) Mit den Systemprüfungen wird überprüft, ob die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der zuständigen Behörde wirksam funktioniert haben, sodass sie eine angemessene Gewähr dafür bieten, dass die in der jährlichen Rechnungslegung ausgewiesenen Ausgaben rechtmäßig und ordnungsmäßig sind.Auf der Grundlage dieser Prüfungen entscheidet die Prüfbehörde, ob die zuständige Behörde die Benennungskriterien im Anhang nach wie vor erfüllt.
(3) Finanzprüfungen werden durchgeführt, um eine angemessene Gewähr dafür zu bieten, dass die Angaben über die jährliche Rechnungslegung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der von der zuständigen Behörde geltend gemachten Ausgaben vermitteln.
Um festzustellen, ob die Angaben über die Rechnungslegung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermitteln, überprüft die Prüfbehörde, ob alle bezahlten Ausgabenposten sowie alle erhaltenen und in der Rechnungslegung der zuständigen Behörde verbuchten öffentlichen Beiträge in dem Haushaltsjahr ordnungsgemäß im Rechnungslegungssystem erfasst wurden und den Buchführungsdaten der zuständigen Behörde entsprechen. Auf der Grundlage dieser Rechnungslegung macht die Prüfbehörde insbesondere Folgendes:
a)
Sie überprüft, ob der Gesamtbetrag der förderfähigen Ausgaben, der im bei der Kommission eingereichten Antrag auf Zahlung des Jahressaldos geltend gemacht wurde, den Ausgaben in der Rechnungslegung der zuständigen Behörde entspricht und ob im Falle von Abweichungen in der Rechnungslegung angemessene Erklärungen für den Abgleich der Beträge gegeben wurden.
b)
Sie überprüft, ob die am Ende des Haushaltsjahres einbehaltenen und wiedereingezogenen Beträge, die wiedereinzuziehenden Beträge und die nicht wiedereinziehbaren Beträge den in das Rechnungslegungssystem der zuständigen Behörde eingegebenen Beträgen entsprechen und durch dokumentierte Beschlüsse der zuständigen Behörde belegt werden.
c)
Sie vergewissert sich, dass die zuständige Behörde die Verwaltungskontrollen und Vor-Ort-Kontrollen gemäß Artikel 27 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 durchgeführt hat.
Die unter a, b und c genannten Überprüfungen können anhand einer Stichprobe durchgeführt werden.
(4) Im Rahmen ihrer System- und Finanzprüfungen wiederholt die Prüfbehörde einige der von der zuständigen Behörde durchgeführten Verwaltungskontrollen oder Vor-Ort-Kontrollen. Die Prüfbehörde bestimmt ausgehend von ihrer Risikobewertung, in welchem Maße die Prüftätigkeiten wiederholt werden.
(5) Ergeben die System- und Finanzprüfungen der Prüfbehörde erhebliche Mängel beim wirksamen Funktionieren der Verwaltungs- und Kontrollsysteme der zuständigen Behörde, so macht die Prüfbehörde Folgendes:
a)
Sie bewertet die finanziellen und operationellen Auswirkungen dieser Mängel.
b)
Sie schlägt der zuständigen Behörde angemessene Abhilfe- und Präventivmaßnahmen vor.
c)
Sie überwacht die Umsetzung dieser Maßnahmen durch die zuständige Behörde und prüft, ob es einen Aktionsplan zur Wiederherstellung des wirksamen Funktionierens der Verwaltungs- und Kontrollsysteme gibt.
(6) Nach dem Abschluss ihrer in den Absätzen 1 bis 3 genannten Prüftätigkeiten meldet die Prüfbehörde ihre Feststellungen der benennenden Behörde und teilt ihr mit, ob die zuständige Behörde nach ihrer Auffassung weiterhin die Benennungskriterien erfüllt.
(7) Die Prüfbehörde stellt sicher, dass die zuständige Behörde sämtliche Informationen im Zusammenhang mit den in den Absätzen 1 bis 3 genannten Prüftätigkeiten der Prüfbehörde angemessen der Europäischen Kommission mitteilt.
KAPITEL IV
SCHLUSSBESTIMMUNG
Artikel 15
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt gemäß den Verträgen unmittelbar in den Mitgliedstaaten.
Brüssel, den 25. Juli 2014