ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1268/2012 НА КОМИСИЯТА
от 29 октомври 2012 година
относно правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално членове 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 и 209 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (2) бе съществено изменен и заменен с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“). Поради това е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 на Комисията от 23 декември 2002 г. относно определянето на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим към общия бюджет на Европейските общности (3) да се приведе в съответствие с Финансовия регламент. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 да бъде заменен.
(2)
Съгласно член 290 от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“) законодателен акт може да делегира на Комисията правомощието да приема незаконодателни актове само с цел допълване или изменяне на някои несъществени елементи на законодателния акт. Вследствие на това някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 са включени във Финансовия регламент. Поради това тези разпоредби следва да не бъдат включени в настоящия регламент.
(3)
По време на своята подготвителна работа Комисията проведе подходящи консултации, включително на експертно равнище, и предаде едновременно, своевременно и по подходящ начин съответните документи на Европейския парламент и Съвета.
(4)
Що се отнася до бюджетните принципи, и по-специално до принципа на единство, опростяването на правилата, уреждащи генерирането и събирането на лихви, начислени върху предварителното финансиране, и по-специално отказването от задължението на получателите на безвъзмездни средства да генерират такива лихви, прави неактуални разпоредбите относно обхвата и условията за събиране на лихвите. В случаите, в които такова задължение се налага на субектите, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, правилата, уреждащи посочването, използването и счетоводното отчитане на генерираните лихви, следва да бъдат включвани в споразуменията за делегиране, сключени с тези субекти. В случаите, в които начислените върху предварителното финансиране лихви се дължат на Съюза въз основа на тези споразумения, тези лихви следва да се изплащат на бюджета като целеви приходи.
(5)
По отношение на принципа на ежегодност е важно да се пояснят значението на годишните бюджетни кредити и подготвителните етапи на процедурата по поемане на задължения, която, ако бъде приключена до 31 декември, може да позволи пренасяне на бюджетни кредити за поети задължения.
(6)
Що се отнася до принципа на разчетна единица, следва да бъдат посочени валутните курсове, които следва да се използват за конвертирането на еврото в другите валути за нуждите на управлението на паричния поток и отчетите. Освен това следва да се повиши прозрачността в счетоводното отчитане на резултатите от такива операции по конвертиране на валути. След въвеждането на еврото следва да се премахне задължението на Комисията да предоставя на държавите членки информация за паричните преводи, извършвани между различни валути.
(7)
Що се отнася до дерогациите от принципа на универсалност, следва да бъде уточнено бюджетното третиране на целевите приходи, по-конкретно на вноските от държавите членки или трети държави по определени програми на Съюза, както и ограниченията за нетиране на приходите и разходите. По-конкретно, като се има предвид настоящата практика, по съображения за правна сигурност е необходимо да се поясни, че по правило целевите приходи следва да генерират бюджетни кредити за поети задължения и за плащания автоматично, веднага след като приходите бъдат получени от институцията. Необходимо е също да се уточнят случаите, в които по изключение целевите приходи могат да бъдат предоставяни, преди приходите да са реално получени от институцията.
(8)
Относно принципа на специфичност следва да се даде точно определение за изчисляването на процента на бюджетните кредити, които институциите имат право да прехвърлят по силата на своята независимост. Европейският парламент и Съветът следва да получават пълна информация посредством подробно обяснение на исканията за трансфери, които трябва да им се изпращат.
(9)
Що се отнася до доброто финансово управление, нужно е да се посочат целите на предварителната, междинната и последващата оценка на програмите и дейностите, минималната честота на тяхното извършване и информацията, която трябва да се съдържа в законодателната финансова обосновка.
(10)
По отношение на принципа на прозрачност публикуването на данни с името на съответните получатели на средства и точните суми, получени от тях, повишава прозрачността по отношение на използването на съответните средства. Такава предоставена на гражданите информация засилва публичния контрол на целта, за която средствата са предоставени, и спомага за най-доброто използване на публичните средства. Същевременно, когато получателите са физически лица, при такова публикуване трябва да се спазват правилата за защита на личните данни. Поради това личните данни следва да се публикуват само ако това е необходимо и пропорционално на преследваната основателна цел.
(11)
Информацията относно използването на средства на Съюза следва да се публикува на уебсайт на институциите и да съдържа поне името, местоположението, сумата и предназначението на средствата. Тази информация следва да отчита критериите, залегнали в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент, и по-конкретно вида и размера на отпуснатите средства.
(12)
Името и местоположението на получателите на средства на Съюза следва да се публикуват за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени вследствие на откриването на публична процедура на конкурентна основа, какъвто е случаят по-конкретно с конкурсите, поканите за представяне на предложения и на оферти, при зачитане на принципите на ДФЕС, и по-специално принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация. Освен това такова публикуване следва да допринася за осъществяването на контрол върху процедурите за публичен подбор от страна на отхвърлените кандидати в конкурентната процедура.
(13)
Публикуването на лични данни на физически лица следва да не надхвърля срока, през който средствата се използват от получателя, поради което трябва да се прекратява след изтичане на две години. Същото следва да се отнася и за личните данни на юридическите лица, чието официално наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
(14)
В повечето случаи, попадащи в обхвата на настоящия регламент, публикуването се отнася до юридическите лица.
(15)
Когато става въпрос за физически лица, такова публикуване следва да се предвижда само при съблюдаване на принципа на пропорционалност между размера на отпуснатата сума и необходимостта от контрол на най-добрия начин на използване на средствата. По отношение на физическите лица публикуването на региона от ниво NUTS 2 съответства на целта да се публикуват получателите, гарантира равно третиране на държавите членки с различна големина, като същевременно се зачита правото на получателите на личен живот, и по-специално на защита на личните им данни.
(16)
Информацията за стипендиите и други преки помощи, отпускани на физическите лица в най-голяма нужда, следва да не се публикува.
(17)
За да се гарантира спазването на принципа на равно третиране на получателите на средства, публикуването на информация във връзка с физическите лица следва да бъде осигурено и в съответствие със задължението на държавите членки да осигурят голяма прозрачност на поръчките, чиято стойност надхвърля сумата в Директива 2004/18/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 31 март 2004 г. относно координирането на процедурите за възлагане на обществени поръчки за строителство, услуги и доставки (4).
(18)
Името и местоположението на получателя, както и сумата и предназначението на средствата следва да не се публикуват, ако това може да застраши неприкосновеността на получателя, защитен от Хартата на основните права на Европейския съюз, или би навредило на законните търговски интереси на получателя.
(19)
Бюджетната номенклатура следва да осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес.
(20)
Следва да бъдат посочени и действията, които има вероятност да породят конфликт на интереси.
(21)
По отношение на непрякото управление е необходимо да се установят рамката за това делегиране на правомощия и съдържанието на споразумението за делегиране. Всеки субект или лице, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, следва да гарантира степен на защита на финансовите интереси на Съюза, еквивалента на изискваната по Финансовия регламент. Следва да бъдат посочени условията, при които Комисията може да приема, че системите, правилата и процедурите на тези субекти или лица са еквивалентни на нейните, за да се обезпечи доброто финансово управление на средствата на Съюза от субектите със задачи по изпълнението на бюджета.
(22)
Изпълнителните агенции, които остават под контрола на Комисията, следва да бъдат признати за оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на тази институция за изпълнението на бюджета на Съюза.
(23)
В случай на непряко управление с международни организации следва да бъдат посочени организациите, които отговарят на условията за този вид управление.
(24)
Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга, следва да бъдат определени условията за тяхното посочване.
(25)
За непрякото управление е необходимо да се установят подробни правила за процедурите за разглеждане и приемане на отчетите и за изключване от финансиране от Съюза на разходите, за които са отпуснати средства в нарушение на приложимите правила.
(26)
Частноправните субекти, извършващи подготвителни или помощни задачи от името на Комисията, следва да бъдат избирани в съответствие с процедурите за възлагане на обществени поръчки.
(27)
Що се отнася до ролята на финансовите участници, реформата на финансовото управление, както и премахването на централизираните предварителни проверки, повишава отговорностите на разпоредителите с бюджетни кредити при всички приходни и разходни операции, включително от гледна точка на системите за вътрешен контрол. Европейският парламент и Съветът следва в бъдеще да бъдат уведомявани за възлагането или прекратяването на функциите на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити. Следователно следва да бъдат определени и задачите, отговорностите и принципите на процедурите, които трябва да бъдат спазвани. Интернализирането на предварителните проверки налага по-конкретно да се прави ясно разграничение между задачите, свързани с инициирането на операции в изпълнение на бюджета, и задачите, свързани с проверката на тези операции. Освен това всяка институция следва да приеме кодекс на професионалните стандарти, който се прилага за служителите, отговарящи за предварителните и последващите проверки. Необходимо е също да се предвиди поетите отговорности да бъдат отчитани в годишен доклад до институцията, която отговаря, освен за други неща, за последващите проверки. Следва да се съхранява оправдателната документация във връзка с извършените операции. На последно място, всички различни форми на процедурата на договаряне за възлагане на обществени поръчки следва, тъй като тези поръчки представляват дерогации от обичайните процедури за възлагане на обществени поръчки, да бъдат предмет на специален доклад до институцията и на съобщение до Европейския парламент и Съвета.
(28)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 следва да бъде адаптиран, за да бъде взета предвид двойната роля на ръководителя на делегация като вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“) и що се отнася до оперативните бюджетни кредити, за Комисията.
(29)
С цел поясняване на отговорностите е необходимо да се даде точно определение на задачите и отговорностите на счетоводителя във връзка със счетоводните системи, управлението на касата, управлението на банковите сметки и досиетата на трети страни. Следва да бъдат определени и условията за прекратяване на функциите на счетоводителя.
(30)
Следва да бъдат също определени условията за използване на сметките за авансови средства - система за управление, представляваща изключение от обичайните бюджетни процедури, като следва да бъдат определени и задачите и отговорностите на администраторите на авансови средства, както и тези на разпоредителя с бюджетни кредити и счетоводителя във връзка с контрола на сметките за авансови средства. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции. По съображения за ефикасност в делегациите следва да се открива само една сметка за авансови средства - за бюджетните кредити от частта на бюджета, предназначена за Комисията, и от частта на бюджета, предназначена за ЕСВД. Оказа се необходимо да се въведе възможността за използване на дебитни карти, свързани със сметките за авансови средства, за да се улеснят плащанията, по-специално в делегациите и представителствата на Съюза, и за да се избегнат рисковете, свързани с работата с пари в брой.
(31)
Когато бъдат определени задачите и отговорностите на всеки финансов участник, последният може да бъде държан отговорен само съгласно условията, съдържащи се в Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз. Специалният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден във всяка институция, се оказа ефикасен механизъм за определяне на това дали са налице нередности от финансово естество и следователно трябва да се запази. Необходимо е да се установи процедурата, чрез която разпоредителят с бюджетни кредити може да иска потвърждение за инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, и по този начин да се освобождава от всякаква отговорност.
(32)
Що се отнася до приходите, с изключение на специалния случай на собствените ресурси, попадащи в обхвата на Решение 2007/436/ЕО, Евратом на Съвета от 7 юни 2007 г. относно системата на собствените ресурси на Европейските общности (5), трябва да се определят задачите и проверките, попадащи в отговорността на разпоредителите с бюджетни кредити на различните етапи от процедурата: установяване на прогноза за вземанията, нареждане за събиране, изпращане на дебитното известие, с което длъжникът се уведомява, че вземането е установено, изчисляване на евентуална лихва за забава и решението, при необходимост, за отказ от вземане при спазване на критерии, гарантиращи съблюдаване на принципа на добро финансово управление, за да се обезпечи ефикасно събиране на приходите.
(33)
Необходимо е да се уточни ролята на счетоводителя в събирането на приходите и по отношение на удължаването на срока за плащане на разходите. Счетоводителят следва да разполага също с гъвкавост при събирането на плащания, като например възможността директно да прихваща дългове или, при извънредни обстоятелства и при надлежно съблюдаване на принципа на пропорционалност, да отменя изискването за предоставяне на гаранция за изплащане на дълг, когато длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция.
(34)
За да се обезпечи управлението на активите, като същевременно се генерира финансово възнаграждение, е необходимо условно платените суми, като глобите в областта на конкуренцията, които се оспорват, да се инвестират във финансови активи и да се уточни за каква цел ще се използват лихвите, генерирани от тези инвестиции.
(35)
За да се гарантира, че Комисията разполага с цялата необходима информация за приемането на решенията за финансиране, е необходимо да се установят минималните изисквания за съдържанието на решенията за финансиране в областта на безвъзмездните средства, обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти.
(36)
Що се отнася до разходите, следва да бъдат дефинирани връзката между решенията за финансиране, глобалните поети задължения и индивидуалните поети задължения и характеристиките на тези различни етапи, за да се въведе ясна рамка за различните етапи от изпълнението на бюджета.
(37)
Необходимо е да се поясни връзката между утвърждаването, разрешаването и платежните операции и проверките, които трябва да извършва разпоредителят с бюджетни кредити при проверката на разходите с резолюция „прието за плащане“. Следва да бъдат посочени документите, които трябва да бъдат изготвяни в подкрепа на плащанията, както и да бъдат определени правила за изчистването на предварителното финансиране и на междинните плащания.
(38)
Следва да се определят подробни правила за прилагането на сроковете, които важат за операциите по утвърждаване и плащане, като бъде взета под внимание Директива 2011/7/ЕС на Европейския парламент и на Съвета от 16 февруари 2011 г. относно борбата със забавяне на плащането по търговски сделки (6), за да се предотврати ненужното забавяне на плащанията в полза на получателите.
(39)
За вътрешния одит е необходимо да се установи процедурата за назначаване на одитора и за гарантиране на неговата независимост в рамките на институцията, която го е назначила и на която той трябва да докладва за дейността си. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции, за да се осигури прозрачност спрямо Европейския парламент и Съвета.
(40)
Правилата относно обществените поръчки следва да се основават на Директива 2004/18/ЕО. Необходимо е да се определят различните видове процедури за възлагане на обществени поръчки, приложимите мерки за оповестяване и публикуване, условията, при които може да се използва конкретен вид процедура, и основните характеристики на съществуващите процедури, посочването на критериите за подбор и възлагане, правилата за достъп до тръжните документи и за комуникация с оферентите или кандидатите и за случаите, при които Комисията възлага поръчки за свои нужди, приложимите прагове и правилата за определяне на стойността на поръчките, които ще бъдат възлагани.
(41)
Целта на процедурите за възлагане на обществени поръчки е задоволяване на нуждите на институцията при възможно най-добрите условия, като същевременно се гарантира равният достъп до обществените поръчки и се съблюдават принципите на прозрачност и недопускане на дискриминация. С цел осигуряване на прозрачност и равно третиране на кандидатите и оферентите, както и пълната отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити при крайния избор, е необходимо да се определи процедурата за отваряне и оценяване на офертите и заявленията за участие, от назначаването на комисия до обоснованото и документирано решение за възлагане, която процедура в крайна сметка попада в рамките на дейността на възложителя.
(42)
Като се вземе предвид опитът от миналото, е необходимо да се установи нова процедура за възлагане на обществени поръчки за поръчките със средна стойност. Нужно е да се позволи използването на „списък на потенциалните оференти“ при същите условия като съществуващите за поканите за изразяване на интерес, тъй като този списък води до по-малка административна тежест за потенциалните оференти.
(43)
За да се защитят финансовите интереси на Съюза по време на изпълнението на поръчките, е необходимо да се допусне възможността да се изисква от субектите, които осигуряват финансовия капацитет в рамките на възлагането на обществените поръчки, да носят солидарна отговорност за изпълнението на съответната поръчка.
(44)
С цел защита на финансовите интереси на Съюза и гарантиране на контрола върху изпълнението на поръчките е необходимо да се допусне възможността да се изисква от изпълнителя самият той да изпълнява пряко определени задачи от критично естество.
(45)
За да се гарантира, че поръчките се изпълняват по най-високи професионални стандарти, е необходимо да се допусне възможността за отхвърляне на оференти, които имат потенциални конфликти на интереси.
(46)
Като се има предвид, че изискването на финансови гаранции вече не се прилага по подразбиране, е нужно да бъдат определени критериите, по които такива гаранции могат да бъдат изисквани.
(47)
Необходимо е да се поясни обхватът на дела за безвъзмездните средства, по-специално по отношение на вида на дейността или на органа от общ европейски интерес, които отговарят на условията за отпускане на безвъзмездни средства, както и по отношение на видовете правни задължения, които могат да се използват за покриване на безвъзмездните средства. За тези правни задължения следва да бъдат уточнени критериите за избор между споразумения и решения, тяхното минимално съдържание и възможността за сключване на индивидуално споразумение или решение за безвъзмездни средства в рамките на рамковите партньорства, за да се гарантира равно третиране и за да се избегне ограничаването на достъпа до средства на Съюза.
(48)
Обхватът на дела за безвъзмездните средства следва да отчита и въвеждането във Финансовия регламент, от една страна, на специфични дялове за наградите и финансовите инструменти и от друга страна, на ключовите правила, приложими за безвъзмездните средства, допустимите разходи, премахването на принципа на постепенно намаляване, използването на опростени форми безвъзмездни средства (еднократни суми, единични разходи и единни ставки) и отпадането на задължителното предоставяне на гаранции за предварителното финансиране.
(49)
Напредъкът към електронен обмен на информация и електронно подаване на документи, които представляват основна мярка за опростяване, следва да бъде съпътстван от ясни условия за приемане на системите, които ще се използват, за да се създаде надеждна от правна гледна точка среда.
(50)
Принципите на недопускане на печалба и съфинансиране следва да бъдат преразгледани съобразно поясненията и мерките за опростяване, включени във Финансовия регламент. По-конкретно, по съображения за яснота, трябва да се определят подробни правила за видовете приходи, които да се задържат, за принципа на недопускане на печалба, както и формите на външно съфинансиране и вноските в натура.
(51)
По отношение на принципа на прозрачност следва да се разрешат приемането и публикуването на многогодишни работни програми, тъй като те носят добавена стойност за заявителите, които могат да предвиждат по-лесно и да се подготвят по-добре за поканите за представяне на предложения. В този контекст следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране. За да се осигури прозрачност, трябва да се публикуват и поканите за представяне на предложения, освен при спешни случаи или когато дейността може да бъде реализирана само от един субект. Нужно е да се уточни минималното съдържание, което ще се публикува.
(52)
Тъй като често се допускат грешки и несъответствия при използването на условията за допустимост за данъка върху добавената стойност (ДДС), плащан от бенефициерите, трябва да се гарантира, че концепциите за невъзстановим ДДС и данъчно незадължени лица по смисъла на член 13, параграф 1 от Директива 2006/112/ЕО на Съвета от 28 ноември 2006 г. относно общата система на данъка върху добавената стойност (7) се разбират и прилагат последователно по отношение на дейностите, които попадат в обхвата на тези концепции.
(53)
За да се осигурят прозрачност, равно третиране на заявителите и по-голяма отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити, трябва да се установи процедурата за отпускане - от заявлението за безвъзмездни средства, за което Комисията следва да е предоставила минимална информация на заявителите, до оценката на заявлението в контекста на посочени по-рано критерии за допустимост, подбор и отпускане, преди отговорният разпоредител с бюджетни кредити да вземе окончателно, надлежно документирано решение. Необходимо е да се определят подробни правила относно състава и задачите на комисията, която отговаря за оценяването на предложенията спрямо критериите за подбор и отпускане, както и относно възможностите за контакт със заявителите по време на процедурата по отпускане или за приканването им да коригират своите предложения. Тези възможности следва подобаващо да отразяват нуждите от гледна точка на доброто администриране, въведени във Финансовия регламент, и следва да включват условията, при които предложенията могат да бъдат коригирани преди подписването на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства или уведомяването за решенията за отпускане на безвъзмездни средства, като същевременно се прилага равно третиране на заявителите и се спазва принципът, според който инициативата за действията идва само от заявителите.
(54)
Тъй като съгласно Финансовия регламент използването на еднократни суми, единични разходи и единни ставки се улеснява и разширява, определенията за тези опростени форми безвъзмездни средства следва да бъдат пояснени. Особено нужно е да се поясни, че те имат за цел, както всяка форма безвъзмездни средства, да покриват категории допустими разходи, и да се посочи, че техният размер не трябва непременно да бъде предварително фиксиран, което е особено меродавно в случаите, в които размерът на безвъзмездните средства се определя въз основа на обичайните практики на бенефициера за счетоводно отчитане на разходите. Нужно е също да се осигури стабилност на правилата за финансиране в рамките на конкретна програма. За тази цел следва да се позволи използването на опростените форми безвъзмездни средства за целия срок на програмата. За целите на статистиката, методологията или предотвратяването и разкриването на измами е необходимо да се осигури достъп до общата счетоводна информация на бенефициера, дори когато безвъзмездните средства за под формата на еднократни суми, единични разходи или единни ставки. Тези проверки обаче следва да не се използват за поставяне под въпрос на стойността на вече договорените еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
(55)
Доброто финансово управление налага Комисията да се защитава чрез гаранции: на етапа на заявленията за безвъзмездни средства - чрез организиране на финансови одити за заявленията за по-големи суми; към момента на изплащане на предварителното финансиране, когато разпоредителят е преценил, че рисковете оправдават това - чрез изискване на предварителни финансови гаранции; и на етапа на междинните плащания или на плащането на остатъка - чрез организиране на предоставянето на сертификати, съставени от одитори, за заявките за плащане за най-големите суми и които представляват най-голям риск.
(56)
Следва да бъдат пояснени условията и процедурите за временно спиране и намаляване на безвъзмездните средства, за да се дефинират по-добре основанията за това временно спиране или намаляване, да се предостави подходяща информация на бенефициерите и да се гарантира, че бенефициерите имат възможност да упражняват правото си на защита на всеки етап.
(57)
Доброто управление на средствата на Съюза означава също, че самите бенефициери на безвъзмездни средства използват безвъзмездните средства от Съюза икономично и ефикасно. По-конкретно разходите по договорите, възложени от бенефициерите с цел изпълнение на дейност, следва да бъдат допустими, при условие че тези договори за изпълнение се възлагат на икономически най-изгодната оферта.
(58)
Тъй като ограниченията за използване на финансова помощ за трети страни са отслабени във Финансовия регламент, е необходимо да бъдат установени минималните разпоредби, които да бъдат договорени на равнището на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или да бъдат включени в решението за безвъзмездни средства, за да се направи ясно разграничение между отпускането на финансова помощ на трети страни от бенефициер и изпълнението на бюджетни задачи от лице с делегирани правомощия в рамките на непрякото управление.
(59)
Правомощията за налагане на санкции на бенефициерите на безвъзмездни средства следва да бъдат приведени в съответствие с правомощията, предоставяни в контекста на възлагането на обществени поръчки, като се има предвид, че тези правомощия имат един и същ характер и следва да се подчиняват на едни и същи правила от гледна точка на ефективността и пропорционалността.
(60)
При наградите, също както при безвъзмездните средства, следва да се съблюдават принципите на прозрачност и равно третиране. В този контекст следва също да бъдат установени минималните характеристики на работните програми и на конкурсите, като се вземат под внимание съответните нужди за безвъзмездните средства. По-конкретно следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране, както и минималното съдържание на конкурсните правила, и по-специално условията за изплащане на наградата на победителите в случай на присъждане, и подходящите средства за публикуване.
(61)
Спазването на принципите на прозрачност и равно третиране налага също установяването на ясно определена процедура за присъждане - от внасянето на проекти до информацията за участниците и обявяването на спечелилия участник. Тази процедура следва да включва оценяване на проектите на участниците от комисия от експерти, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, чрез използване на критериите за присъждане, обявени в конкурсните правила, за да се осигури компетентно и неутрално оценяване на проектите на участниците. Въз основа на препоръките на експертите отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да вземе окончателното решение относно присъждането на наградата, тъй като отговорността за изпълнението на бюджета винаги се носи от Комисията.
(62)
За да се осигури хармонизирано прилагане на различните финансови инструменти в рамките на Комисията, общата рамка, включена в дял VIII на Финансовия регламент, следва да бъде допълнена с подробни правила за управлението на финансовите инструменти, включително с разпоредби за избора на субекти с възложени задачи по изпълнението, съдържанието на споразуменията за делегиране, разноските и таксите за управление, и за доверителните сметки.
(63)
Следва да бъдат определени правила за избора на финансови посредници и крайни получатели, особено когато финансовите инструменти се управляват пряко в извънредни случаи или чрез специални инвестиционни механизми, или чрез други механизми за изпълнение, гарантирайки по този начин ефикасно разходване на средствата на Съюза.
(64)
Необходимо е да се определят условията за използване на финансовите инструменти, включително на лостовия ефект, и рамката за мониторинг. Необходимо е също да се предприемат мерки с цел привеждане на финансовите инструменти в действие въз основа на солидна предварителна оценка, която позволява на Комисията да ги проектира така, че да се реагира на пазарната неефективност и на неоптималните инвестиционни ситуации.
(65)
Що се отнася до воденето и представянето на счетоводна отчетност, общоприетите счетоводни принципи, на които трябва да се основават финансовите отчети, са дефинирани в правилата на Съюза за счетоводна отчетност. Тези счетоводни правила посочват също условията за записване на операция в сметките и правилата за оценяване на активите и пасивите и за осигуряване на провизии, за да се гарантира, че информацията се представя правилно, изчерпателно и точно.
(66)
По отношение на въпросите от счетоводно естество следва да се уточни, че счетоводителят на всяка институция трябва да изготвя документи, описващи организацията на сметките и счетоводните процедури на тази институция, и да определя условията, на които трябва да отговарят компютризираните счетоводни системи, по-специално за да се осигурят сигурност на достъпа и одитна следа за всички промени, направени в системата.
(67)
Що се отнася до воденето на сметките, трябва да се посочат принципите, приложими за счетоводните книги, оборотната ведомост, периодичното равнение на общите суми в този баланс и инвентара, и да се посочат елементите на сметкоплана, приет от счетоводителя на Комисията. Следва да се определят правилата, които се прилагат за вписването на операциите, по-конкретно методът на двустранното счетоводство, правилата за конвертиране на операциите, които не са в евро, и оправдателната документация за счетоводните вписвания. Следва също да се уточни съдържанието на счетоводната документация.
(68)
Необходимо е да се установят правилата във връзка с инвентарния опис и да се разяснят съответните отговорности в тази сфера на счетоводителите и разпоредителите с бюджетни кредити, както и правилата, приложими за препродажбата на имущество от инвентарния опис, с цел ефикасно управление на активите.
(69)
По отношение на външните дейности настоящият регламент, в съответствие с Финансовия регламент, следва да предвиди изключенията, които отразяват специфичните оперативни характеристики на този сектор, главно що се отнася до възлагането на обществени поръчки и отпускането на безвъзмездни средства, по-конкретно поради това че тези процедури се изпълняват от органите на трети държави, получаващи финансова подкрепа от Съюза. Що се отнася до възлагането на обществени поръчки, тези разлики следва да са свързани предимно с видовете процедури и праговете, вследствие на които се прилагат. По отношение на безвъзмездните средства в определени случаи следва да е разрешено пълно финансиране, главно за да се вземе под внимание намалената способност за съфинансиране на бенефициерите.
(70)
Трябва да бъдат установени подробни разпоредби относно използването на бюджетна подкрепа, като се посочат условията, при които може да се използва бюджетна подкрепа, и задължението на партньора да предоставя на Комисията своевременна и надеждна информация за оценяване на това дали тези условия се изпълняват.
(71)
По отношение на доверителните фондове на Съюза трябва да се уточнят принципите, приложими за вноската на Съюза в полза на доверителните фондове на Съюза и вноските на другите донори, да се определят счетоводните правила и правилата за докладване за съответния доверителен фонд на Съюза, по-специално за лихвата с настъпил падеж по банковата сметка на доверителния фонд, да се разяснят съответните отговорности на финансовите участници и на управителния съвет на доверителния фонд, както и да се определят задълженията за външен одит. Необходимо е също да се гарантира справедливо представяне на участващите донори в рамките на управителния съвет на доверителния фонд и да се осигури задължителен положителен глас на Комисията за използването на средствата.
(72)
С цел опростяване на процедурите за възлагане на обществени поръчки в рамките на външните дейности, някои прагове са променени, а други прагове и управленски процедури, произтичащи от общите разпоредби, са добавени и адаптирани.
(73)
Що се отнася до безвъзмездните средства, условията за дерогация от принципа на съфинансиране следва да бъдат рационализирани в съответствие с Финансовия регламент.
(74)
За да се гарантира добро финансово управление на бюджетните кредити на Съюза, трябва също да се посочат предварителните условия и правилата, които трябва да бъдат включени в споразуменията при децентрализирано управление на бюджетните кредити или при използване на сметки за авансови средства.
(75)
Целесъобразно е да се даде определение за европейските служби и да се въведат специфични правила за Службата за публикации и разпоредби, с които счетоводителят на Комисията се оправомощава да делегира някои от своите задачи на служители в тези служби. Следва да бъдат определени и оперативни процедури за банковите сметки, които европейските служби могат да бъдат оправомощени да откриват на името на Комисията.
(76)
По аналогия с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза следва да се публикуват списъкът на експерти по член 204 от Финансовия регламент, избрани чрез покана за изразяване на интерес, и предметът на техните задачи. Следва да се публикува и тяхното възнаграждение, когато надвишава 15 000 EUR.
(77)
Новата процедура, въведена в член 203 от Финансовия регламент, следва да бъде допълнена, особено по отношение на вида разходи, които трябва да бъдат включени в определените в този член прагове. Трябва да се определят подробни правила за проектите за недвижими имоти в делегациите на Съюза предвид на специфичните им особености, и по-специално в случай на спешност. Уместно е да се предвиди жилищните сгради, по-специално в делегациите, които трябва да бъдат взети под наем или закупени в кратък срок, да бъдат изключени от процедурата, установена в член 203 от Финансовия регламент. Придобиването на земя безплатно или за символична сума следва да не попада в обхвата на процедурата по член 203 от Финансовия регламент, тъй като само по себе си не обременява допълнително бюджета.
(78)
За да се осигури съгласуваност с разпоредбите на Финансовия регламент, трябва да се предвидят преходни разпоредби. Освен това, за да се осигури съгласуваност със секторното правно основание, е целесъобразно прилагането на разпоредбите относно режимите на управление и финансовите инструменти да се отложи за 1 януари 2014 г.,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ЧАСТ ПЪРВА
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент определя правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“).
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 2
Счетоводно отчитане на лихвите по предварително финансиране
(член 8, параграф 4 от Финансовия регламент)
Когато на бюджета се дължат лихви, споразумението, сключено със субектите или лицата по член 58, параграф 1, буква в), подточки ii)-viii) от Финансовия регламент, постановява, че предварителното финансиране се изплаща в банкови сметки или подсметки, които позволяват идентифициране на средствата и на свързаните с тях лихви. В противен случай счетоводните методи на получателите или посредниците трябва да позволяват идентифициране на средствата, платени от Съюза, и лихвите или други ползи, генерирани от тези средства.
Разпоредбите на настоящия регламент във връзка с лихвите по предварително финансиране не засягат записването на предварителното финансиране в частта за активите на финансовите отчети, съгласно посоченото в правилата за счетоводна отчетност по член 143 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 3
Бюджетни кредити за финансовата година
(член 11, параграф 3 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за поети задължения и за плащания, одобрени за финансовата година, се състоят от:
а)
бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително с коригиращи бюджети;
б)
пренесените бюджетни кредити;
в)
бюджетните кредити, предоставени повторно в съответствие с членове 178 и 182 от Финансовия регламент;
г)
бюджетните кредити в резултат на плащания по предварително финансиране, които са възстановени в съответствие с член 177, параграф 3 от Финансовия регламент;
д)
бюджетните кредити, предоставени вследствие на получаването на приходи, предвидени за определена цел през финансовата година или през предходни финансови години, но неизползвани.
Член 4
Отмяна и пренасяне на бюджетни кредити
(член 13, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Бюджетните кредити за поети задължения и едногодишните бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент могат да бъдат пренасяни само ако задълженията не са могли да бъдат поети преди 31 декември на финансовата година по причини, които не могат да се припишат на разпоредителя с бюджетни кредити, и ако подготвителните етапи са достатъчно напреднали, за да се допусне с основание, че задълженията ще бъдат поети не по-късно от 31 март на следващата година или 31 декември за проектите за недвижими имоти.
2. Подготвителните етапи по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, които следва да бъдат приключени до 31 декември на финансовата година, за да бъде възможно пренасяне за следващата година, са по-конкретно следните:
а)
за глобалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приемането на решение за финансиране или приключването до тази дата на консултациите със заинтересованите отдели във всяка институция във връзка с приемането на решението;
б)
за индивидуалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приключването на подбора на потенциални изпълнители, бенефициери, спечелили награди или лица, на които са делегирани правомощия.
3. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, за които не са поети задължения до 31 март на следващата финансова година или до 31 декември на следващата година за сумите, свързани с проекти за недвижими имоти, се отменят автоматично.
Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за отменените по този начин бюджетни кредити в срок от един месец от отмяната, извършена съгласно първа алинея.
4. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, могат да бъдат използвани до 31 декември на следващата финансова година.
5. Бюджетните кредити, пренесени в съответствие с параграфи 1-4, се обособяват в сметките.
ГЛАВА 3
Принцип на разчетна единица
Член 5
Обменен курс между еврото и други валути
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, конвертирането от отговорния разпоредител с бюджетни кредити се прави въз основа на обменния курс на еврото за деня, публикуван в Официален вестник на Европейския съюз, серия С.
Когато изпълнителите или бенефициерите трябва да конвертират еврото в друга валута или обратно, се прилагат специфичните договорености във връзка с конвертирането, залегнали в договорите за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или споразуменията за финансиране.
2. За да се избегне същественото отражение на операциите по конвертиране на валута върху равнището на съфинансиране от Съюза или негативното отражение на тези операции върху бюджета на Съюза, специфичните договорености относно конвертирането, посочени в параграф 1, предвиждат, при необходимост, обменен курс между еврото и други валути, който се изчислява въз основа на средната стойност на обменните курсове за деня за определен период.
3. Ако в Официален вестник на Европейския съюз не е публикуван обменен курс на еврото за деня спрямо съответната валута, отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва счетоводния курс по параграф 4.
4. За целите на сметките по членове 151-156 от Финансовия регламент и при спазване на разпоредбите на член 240 от настоящия регламент конвертирането на еврото в друга валута или обратно се извършва с помощта на месечния счетоводен курс на еврото. Този счетоводен обменен курс се определя от счетоводителя на Комисията с помощта на всеки източник на информация, които той счита за надежден, въз основа на обменния курс за предпоследния работен ден на месеца, предхождащ месеца, за който се определя курсът.
5. Резултатите от валутните операции по параграф 4 от настоящия член се посочват в отделна позиция в отчетите на съответната институция.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага mutatis mutandis за органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 6
Курс, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, или от специфичните договори за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или решенията за безвъзмездни средства и споразуменията за финансиране, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, когато конвертирането се извършва от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, е курсът за деня, в който службата разпоредител е съставила платежното нареждане или нареждането за събиране на вземания.
2. В случай на сметки за авансови средства в евро датата, на която банката е извършила плащането, определя курса, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно.
3. За отразяването на сметките за авансови средства в национални валути, съгласно посоченото в член 19 от Финансовия регламент, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, е курсът за месеца, в който е извършен разходът от съответната сметка за авансови средства.
4. За възстановяването на разходи с фиксирана ставка или на разходи, възникващи вследствие на Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз (наричани по-нататък „Правилникът за персонала“), за които е определен таван и които се изплащат във валута, различна от еврото, курсът, който се използва, е курсът в сила към момента на възникване на вземането.
ГЛАВА 4
Принцип на универсалност
Член 7
Структура за отчитане на целевите приходи и осигуряване на съответните бюджетни кредити
(член 21 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на членове 9 и 10, структурата за отчитане на целевите приходи в бюджета включва:
а)
в приходната част на раздела за всяка институция - бюджетен ред за записване на приходите;
б)
в разходната част - бюджетните забележки, включително общите забележки, посочват в кои редове могат да се записват бюджетните кредити, съответстващи на предоставените целеви приходи.
В случаите по буква а) от първа алинея се прави символичен запис pro memoria, а в забележките за информация се посочва очакваният размер на приходите.
2. Бюджетните кредити, които съответстват на целеви приходи, се предоставят автоматично както като бюджетни кредити за поети задължения, така и като бюджетни кредити за плащания, когато приходите бъдат получени от институцията, с изключение на който и да е от следните случаи:
а)
в случаите, предвидени в член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент;
б)
в случая, предвиден в член 21, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент за държавите членки, за които споразумението за финансов принос е изразено в евро.
В случая по буква б) от първа алинея бюджетните кредити за поети задължения могат да бъдат предоставяни от момента на подписването от държавата членка на споразумението за финансов принос.
Член 8
Финансов принос на държавите членки за научноизследователските програми
(член 21, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент)
1. Финансовият принос на държавите членки за финансиране на определени допълнителни научноизследователски програми, предвиден в член 5 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000 на Съвета (8), се изплаща, както следва:
а)
седем дванадесети от сумата, записана в бюджета, се изплащат не по-късно от 31 януари на текущата финансова година;
б)
останалите пет дванадесети се изплащат не по-късно от 15 юли на текущата финансова година.
2. Когато бюджетът не е приет изцяло преди началото на финансовата година, финансовият принос, предвиден в параграф 1, се основава на сумата, записана в бюджета за предходната финансова година.
3. Всеки финансов принос или допълнително плащане, дължимо от държавите членки в полза на бюджета, се записва в сметката или сметките на Комисията в срок от тридесет календарни дни от датата, на която средствата са изискани.
4. Извършените плащания се записват в сметката, предвидена в Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000, и трябва да са съобразени с условията в този регламент.
Член 9
Целеви приходи вследствие на участието на държавите от ЕАСТ в определени програми на Съюза
(член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент)
1. Устройството на бюджета за отразяване на участието на държавите - членки на Европейската асоциация за свободна търговия (наричани по-нататък „държавите от ЕАСТ“), в определени програми на Съюза е, както следва:
а)
в приходната част се прави символичен запис pro memoria за отразяване на пълния размер на финансовия принос на държавите от ЕАСТ за съответната финансова година;
б)
в разходната част:
i)
забележките за всеки ред, свързан с дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ, показват за информация очаквания размер на финансовия принос;
ii)
в приложение, което е неразделна част от бюджета, се посочват всички редове, отнасящи се до дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ.
За целите на буква а) от първа алинея очакваната сума се посочва в бюджетните забележки.
Приложението по буква б), подточка ii) от първа алинея отразява и е част от структурата за отразяване на бюджетните кредити, които съответстват на това участие съгласно параграф 2, и за изпълняване на разходите.
2. Съгласно член 82 от Споразумението за Европейското икономическо пространство (наричано по-нататък „Споразумението за ЕИП“) средствата за годишното участие на държавите от ЕАСТ, потвърдени на Комисията от Съвместния комитет на Европейското икономическо пространство в съответствие с член 1, параграф 5 от Протокол 32 към Споразумението за ЕИП, водят до осигуряване в началото на финансовата година на пълния размер на съответните бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
3. Ако в хода на финансовата година по бюджетните редове за участието на държавите от ЕАСТ бъдат предоставени допълнителни бюджетни кредити, без държавите от ЕАСТ да могат в хода на тази година да коригират в съответната степен своя финансов принос, за да бъде спазен „факторът пропорционалност“, предвиден в член 82 от Споразумението за ЕИП, Комисията може, като временна мярка и по изключение, да използва паричните си наличности за предварително финансиране на дела на държавите от ЕАСТ. При предоставяне на такива допълнителни бюджетни кредити Комисията отправя във възможно най-кратък срок покана към държавите от ЕАСТ да предоставят съответните средства. Всяка година Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за взетите в тази връзка решения.
Предварителното финансиране се осчетоводява във възможно най-кратък срок в бюджета за следващата финансова година.
4. Съгласно член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент финансовият принос на държавите от ЕАСТ представлява външен целеви приход. Счетоводителят приема съответните мерки, за да гарантира отделното проследяване на използването на приходите от този принос и на съответните бюджетни кредити.
В отчета по член 150, параграф 2 от Финансовия регламент Комисията посочва отделно етапа от изпълнението, който съответства на участието на държавите от ЕАСТ, както от гледна точка на приходите, така и от гледна точка на разходите.
Член 10
Постъпления от санкции, наложени на държави членки, за които е обявено, че имат прекомерен дефицит
(член 21, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Бюджетната структура за отразяване на постъпленията от санкциите по раздел 4 от Регламент (ЕО) № 1467/97 на Съвета (9) е, както следва:
а)
в приходната част се въвежда ред със символичен запис pro memoria за отразяване на лихвите по тези суми;
б)
същевременно и без да се засягат разпоредбите на член 77 от Финансовия регламент, записването на тези суми в приходната част води до осигуряване, в разходната част, на бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
Бюджетните кредити по буква б) от първа алинея се изпълняват в съответствие с член 20 от Финансовия регламент.
Член 11
Разходи вследствие на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза
(член 22 от Финансовия регламент)
За целите на разрешението от Европейския парламент и от Съвета, посочено в член 22, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията изчислява приблизително и надлежно обяснява финансовите тежести, включително разходите, свързани с последващи действия, в резултат на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза.
Член 12
Сметки за възстановими данъци
(член 23, параграф 3 от Финансовия регламент)
Всички данъци, с които е обложен Съюзът съгласно член 23, параграф 2 и член 23, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответните държави.
ГЛАВА 5
Принцип на специфичност
Член 13
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на институции, различни от Комисията
(член 25 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 25 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по бюджетния ред, от който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, която съответства на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от съответната институция без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 14
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на Комисията
(член 26 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 26, параграф 1 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по реда, от който или към който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, съответстваща на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от Комисията без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 15
Административни разходи
(член 26 от Финансовия регламент)
Разходите, посочени в член 26, параграф 1, първа алинея, буква б) от Финансовия регламент, покриват, за всяка област на политика, елементите по член 44, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 16
Основания за искания за трансфер на бюджетни кредити
(членове 25 и 26 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери и цялата информация за Европейския парламент и Съвета във връзка с трансферите, извършвани съгласно членове 25 и 26 от Финансовия регламент, се придружават от подходяща и подробна оправдателна документация, която показва изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година, както за редовете, към които трябва да се прехвърлят бюджетните кредити, така и за редовете, от които те трябва да бъдат взети.
Член 17
Основания за искания за трансфери от резерва за спешна помощ
(член 29 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери с цел позволяване на използването на резерва за спешна помощ по член 29 от Финансовия регламент се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, които показват:
а)
за реда, към който се прави трансферът - последната налична информация за изпълнението на бюджетните кредити и прогнозата за нуждите до края на финансовата година;
б)
за всички редове, свързани с външни дейности - изпълнението на бюджетните кредити до края на месеца, предшестващ искането за трансфер, и прогноза за нуждите до края на финансовата година, включително сравнение с първоначалната прогноза;
в)
анализ на възможностите за преразпределяне на бюджетните кредити.
ГЛАВА 6
Принцип на добро финансово управление
Член 18
Оценка
(член 30 от Финансовия регламент)
1. Всички предложения за програми или дейности, които водят до бюджетни разходи, се подлагат на предварителна оценка на следните елементи:
а)
нуждата, която трябва да бъде задоволена в краткосрочен или дългосрочен план;
б)
добавената стойност от участието на Съюза;
в)
целите на политиката и на управлението, които трябва да бъдат постигнати и които включват мерки за защита на финансовите интереси на Съюза в областта на предотвратяването, разкриването и разследването на измами и коригирането и санкциите;
г)
наличните варианти на политиката, включително свързаните с тях рискове;
д)
очакваните резултати и въздействие, по-специално икономическото и социалното въздействие и въздействието върху околната среда, и необходимите за измерването им показатели и механизми за оценка;
е)
най-подходящия метод на изпълнение за предпочитания(те) вариант(и);
ж)
вътрешната съгласуваност на предложената програма или дейност и връзките ѝ с други приложими инструменти;
з)
обема на бюджетните кредити, на човешките ресурси и на другите административни разходи, които следва да бъдат отпуснати при надлежно съблюдаване на принципа на разходна ефективност;
и)
поуките от подобни действия, осъществени в миналото.
2. Предложението съдържа механизмите за проследяване, докладване и оценка, като взема надлежно предвид съответните отговорности на всички ръководни равнища, които ще участват в изпълнението на предложената програма или дейност.
3. Всички програми или дейности, включително пилотните проекти и подготвителните дейности, мобилизираните ресурси за които надхвърлят 5 000 000 EUR, подлежат на междинна оценка и/или последваща оценка на предоставените човешки и финансови ресурси и постигнатите резултати с цел да се провери доколко съответстват на поставените цели, както следва:
а)
резултатите, постигнати при изпълнението на многогодишна програма, се оценяват периодично по график, който позволява констатациите от тази оценка да бъдат взети под внимание при вземането на всяко решение за подновяване, изменение или спиране на програмата;
б)
резултатите от дейностите, които се финансират на годишен принцип, подлежат на оценка поне на всеки шест години.
Букви а) и б) от първа алинея не се прилагат за всеки от проектите или действията, осъществявани в рамките на тези дейности, за които проекти или действия изискването може да бъде изпълнено чрез окончателните доклади, изпращани от органите, които изпълняват действието.
4. Оценките по параграфи 1 и 3 са пропорционални на мобилизираните ресурси за съответната програма и дейност и на въздействието на съответната програма и дейност.
Член 19
Финансова обосновка
(член 31 от Финансовия регламент)
Финансовата обосновка съдържа финансовата и икономическа информация, от която законодателният орган се нуждае, за да оцени необходимостта от действие на Съюза. В нея се включва подходяща информация във връзка със съгласуваността с други дейности на Съюза и евентуалния синергичен ефект.
В случай на многогодишни операции финансовата обосновка съдържа предвидимия график на годишните нужди от гледна точка на бюджетните кредити и длъжностите, включително за външния персонал, както и оценка на финансовото им въздействие в средносрочен план.
ГЛАВА 7
Принцип на прозрачност
Член 20
Предварително публикуване на бюджета
(член 34 от Финансовия регламент)
Във възможно най-кратък срок и не по-късно от четири седмици след окончателното приемане на бюджета окончателните подробни данни от бюджета се публикуват на всички езици на интернет сайта на институциите по инициатива на Комисията в очакване на официалното публикуване в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 21
Публикуване на информация за стойността и получателите на средства на Съюза
(член 35 от Финансовия регламент)
1. Информацията за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на пряко управление, се публикува на интернет сайт на институциите на Съюза не по-късно от 30 юни на годината, следваща финансовата година, през която средствата са предоставени.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по други подходящи начини.
2. Освен ако в настоящия регламент и в разпоредбите, приложими за съответния сектор, е предвидено друго, се публикува следната информация, като се вземат под внимание критериите, посочени в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент:
а)
името на получателя;
б)
местонахождението на получателя;
в)
предоставената сума;
г)
естеството и целта на мярката.
За целите на буква б) думата „местонахождение“ означава:
i)
адреса на получателя, когато последният е юридическо лице;
ii)
региона от ниво NUTS 2, когато получателят е физическо лице.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава две години след края на финансовата година, през която са предоставени средствата. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
3. Информацията по параграф 2 се публикува само за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени или възложени вследствие на конкурси, процедури за предоставяне на безвъзмездни средства или процедури за възлагане на обществени поръчки. Информацията не се публикува за:
а)
стипендиите, изплащани на физически лица, и друга пряка помощ за най-нуждаещи се физически лица съгласно член 125, параграф 4, буква в) от Финансовия регламент;
б)
поръчките под стойността, посочена в член 137, параграф 2 от настоящия регламент.
4. Публикуването се отменя, ако такова оповестяване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, защитени с Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на получателите.
Член 22
Връзка с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на непряко управление
(член 35 от Финансовия регламент)
Когато управлението на средства на Съюза е делегирано на органите и структурите, посочени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, споразуменията за делегиране изискват информацията по член 21, параграфи 2 и 3 да се публикува в стандартен формат от тези органи и структури с изпълнителни правомощия на техния уебсайт.
Интернет сайтът на институциите на Съюза съдържа поне адреса на уебсайта, на който информацията може да бъде намерена, ако не е публикувана директно на предназначеното за нея място на интернет сайта на институциите на Съюза.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по всякакви други подходящи начини.
Член 21, параграфи 2-4 се прилагат за публикуването по първа алинея от настоящия член.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
Член 23
Финансово програмиране
(член 38 от Финансовия регламент)
Финансовото програмиране по член 38 от Финансовия регламент се структурира по категории разходи, области на политиката и бюджетни редове. Пълното финансово програмиране обхваща всички категории разходи с изключение на разходите в областта на селското стопанство, кохезионната политика и администрацията, за които се предоставят само обобщени данни.
Член 24
Проекти на коригиращи бюджети
(член 41, параграф 1 от Финансовия регламент)
Проектите на коригиращи бюджети се придружават от описание на основанията и от информацията за изпълнението на бюджета за предходната и текущата финансова година, налична към датата на тяхното съставяне.
Член 25
Бюджетна номенклатура
(член 44 от Финансовия регламент)
Номенклатурата на бюджета съблюдава принципите на специфичност, прозрачност и добро финансово управление. Тя осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес, като улеснява посочването на основните цели, отразени в приложимите правни основания, прави възможен избора на политически приоритети и позволява ефикасно и ефективно изпълнение.
Член 26
Реални разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени
(член 49, параграф 1, буква а), подточка v) от Финансовия регламент)
За целите на съставянето на бюджета реалните разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени, се определят, както следва:
а)
като поети задължения: поетите задължения, осчетоводени през финансовата година спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3;
б)
като плащания: плащанията, извършени през финансовата година, т.е. за които на банката е изпратено платежно нареждане, спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3.
Член 27
Бюджетни забележки
(член 49, параграф 1, буква а), подточка vi) от Финансовия регламент)
Бюджетните забележки включват:
а)
основния акт, когато има такъв;
б)
всички подходящи обяснения във връзка с характера и предназначението на бюджетните кредити.
Член 28
Щатно разписание
(член 49, параграф 1, буква в), подточка i) от Финансовия регламент)
Персоналът на Агенцията за снабдяване се представя отделно в щатното разписание на Комисията.
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 29
Информация за трансферите на лични данни за целите на одита
(член 53 от Финансовия регламент)
При всяка покана, отправена в контекста на безвъзмездните средства, обществените поръчки или наградите, които се предоставят в рамките на пряко управление, потенциалните бенефициери, кандидатите, оферентите и участниците се уведомяват, в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (10), че с цел защита на финансовите интереси на Съюза техните лични данни могат да бъдат предоставени на службите за вътрешен одит, на Европейската сметна палата, на органа за разглеждане на финансови нередности или на Европейската служба за борба с измамите (наричана по-нататък „OLAF“), както и да бъдат предавани между разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и изпълнителните агенции.
Член 30
Подготвителни мерки в областта на общата външна политика и политика на сигурност
(член 54, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Финансирането на мерки, одобрени от Съвета за подготовката на операции на Съюза за управление на кризи по дял V от Договора за Европейския съюз, покрива пределните разходи, произтичащи пряко от конкретно разполагане на място на мисия или екип, включващи inter alia персонал от институциите на Съюза, включително застраховка за висок риск, пътни разходи, разходи за настаняване и дневни разходи.
Член 31
Специфични правомощия на Комисията съгласно Договорите
(член 54, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент)
1. Членовете от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 154 (социален диалог);
б)
член 156 (проучвания, становища и консултации по социални въпроси);
в)
членове 159 и 161 (специални доклади по социални въпроси);
г)
член 168, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани със здравеопазването);
д)
член 171, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с трансевропейските мрежи);
е)
член 173, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с промишлеността);
ж)
член 175, втора алинея (доклад за напредъка в постигането на икономическо, социално и териториално сближаване);
з)
член 181, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията в областта на научните изследвания и технологичното развитие);
и)
член 190 (доклад за научните изследвания и технологичното развитие);
й)
член 210, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията на политиките за сътрудничество за развитие);
к)
член 214, параграф 6 (инициативи за насърчаване на координацията на мерките за хуманитарна помощ).
2. Членовете от Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия (наричан по-нататък „Договорът за ЕОАЕ“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 70 (финансова подкрепа, в рамките на бюджета, за проучвателни програми на територията на държавите членки);
б)
членове 77-85.
3. При представянето на проектобюджета към списъците в параграфи 1 и 2 може да бъде добавена допълнителна информация, като се посочат съответните членове и суми.
Член 32
Действия, които има вероятност да породят конфликт на интереси, и процедура
(член 57 от Финансовия регламент)
1. Действията, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси по смисъла на член 57, параграф 2 от Финансовия регламент, могат, наред с друго, да бъдат в някоя от следните форми, без да се засяга тяхното определяне като незаконни дейности по силата на член 141:
а)
предоставяне на себе си или на други лица на неоснователни преки или косвени ползи;
б)
отказ да се предоставят на даден бенефициер права или ползи, на които той има право;
в)
извършване на неоснователни или неправомерни действия или неизвършване на задължителни действия.
Други действия, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси, са действията, които могат да възпрепятстват безпристрастното и обективно изпълнение на функциите на дадено лице, като например, наред с друго, участието в комисия за оценка в рамките на процедура по възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства, когато лицето може, пряко или непряко, да извлече финансова полза от резултата от тези процедури.
2. Приема се, че е налице конфликт на интереси, ако заявител, кандидат или оферент е служител, който попада в обхвата на Правилника за персонала, освен ако неговият висшестоящ предварително е разрешил участието му в процедурата.
3. В случай на конфликт на интереси оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема необходимите мерки за избягване на каквото и да е неправомерно влияние на съответното лице върху въпросния процес или процедура.
ГЛАВА 2
Методи на изпълнение
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 33
Режим на управление
(член 58 от Финансовия регламент)
Счетоводната система на Комисията посочва режима на управление, а при всеки режим на управление - вида на субекта или на лицето, изброени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент и на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета.
Що се отнася до прякото управление от страна на Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, счетоводната система прави разграничение между следното:
а)
службите на Комисията;
б)
изпълнителните агенции;
в)
ръководителите на делегациите на Съюза;
г)
доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент.
Раздел 2
Пряко управление
Член 34
Пряко управление
(член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент)
Когато Комисията изпълнява бюджета пряко в своите служби, задачите по изпълнението се изпълняват от финансовите участници по смисъла на членове 64-75 от Финансовия регламент и в съответствие условията, определени в настоящия регламент.
Член 35
Упражняване на правомощията, делегирани на изпълнителните агенции
(член 58, параграф 1, буква а) и член 62 от Финансовия регламент)
1. Решенията за делегиране на правомощия на изпълнителните агенции им позволяват, като оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, да изпълняват бюджетните кредити, свързани с програмата на Съюза, чието управление им е поверено.
2. Инструментът на Комисията за делегиране съдържа поне разпоредбите, предвидени в член 40, букви а)-г) и з). Той се приема официално в писмена форма от директора от името на изпълнителната агенция.
Член 36
Спазване на правилата за възлагане на обществени поръчки
(член 63 от Финансовия регламент)
Когато Комисията възлага задачи на частноправни субекти съгласно член 63, параграф 2 от Финансовия регламент, тя сключва договор в съответствие с част първа, дял V и част втора, дял IV, глава III от Финансовия регламент.
Раздел 3
Споделено управление с държавите членки
Член 37
Специфични разпоредби за споделеното управление с държавите членки - мерки за насърчаване на най-добрите практики
(член 59 от Финансовия регламент)
Комисията съставя регистър на органите, отговорни за дейностите по управление, сертифициране и одит съгласно нормативната уредба, приложима за съответния сектор.
С цел насърчаване на най-добрите практики в привеждането в действие на структурните фондове, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони, Европейския фонд за гарантиране на земеделието и Европейския фонд за рибарство Комисията може да предостави за информация на органите, които отговарят за дейностите по управление и контрол, методическо ръководство, което представя нейната стратегия и подход за контрол, включително контролни списъци, и примери за най-добри практики. При необходимост това ръководство се актуализира.
Раздел 4
Непряко управление
Член 38
Еквивалентност на системите, правилата и процедурите при непряко управление
(член 60 от Финансовия регламент)
1. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за възлагане на обществени поръчки са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципа на голяма конкуренция между оферентите, за да се получи най-доброто съотношение качество/разходи, и процедурите на договаряне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават;
б)
гарантират прозрачност с подходящо предварително публикуване, по-конкретно на поканите за представяне на оферти, и подходящо последващо публикуване на изпълнителите;
в)
гарантират равно третиране, пропорционалност и недопускане на дискриминация;
г)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на възлагане на обществена поръчка.
Националното право на държавите членки или на трети държави, с което се транспонира Директива 2004/18/ЕО, се счита за еквивалентно на правилата, прилагани от институциите в съответствие с Финансовия регламент.
2. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за безвъзмездните средства са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципите на пропорционалност, добро финансово управление, равно третиране и недопускане на дискриминация;
б)
гарантират прозрачност с подходящо публикуване на поканите за представяне на предложения, като процедурите за пряко предоставяне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават, и подходящо последващо публикуване на бенефициерите при съблюдаване на принципа на пропорционалност;
в)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на предоставяне на безвъзмездни средства;
г)
постановяват, че безвъзмездните средства не могат да се кумулират или отпускат със задна дата, че по правило трябва да има съфинансиране и че безвъзмездните средства не могат да имат за цел или следствие бенефициерът да получи печалба.
3. Комисията може да приеме, че счетоводните системи и системите за вътрешен контрол, използвани от субектите и лицата, на които ще бъдат възложени задачи по изпълнението на бюджета от името на Комисията, осигуряват еквивалентна степен на защита на финансовите интереси на Съюза и достатъчна увереност в постигането на целите на управлението, ако тези системи съблюдават принципите, залегнали в член 32 от Финансовия регламент.
Член 39
Предварителна оценка на правилата и процедурите на субектите и лицата при непряко управление
(член 61, параграф 1 от Финансовия регламент)
За целите на предварителната оценка по силата на член 61, параграф 1 от Финансовия регламент отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от друг разпоредител с бюджетни кредити, при условие че заключенията се отнасят до специфичните рискове за задачите, които ще бъдат възложени, по-конкретно до тяхното естество и съответните суми.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от други донори, дотолкова, доколкото тази оценка е извършена по отношение на условия, еквивалентни на условията за непряко управление, посочени в член 60 от Финансовия регламент.
Член 40
Съдържание на споразумението за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субекти и лица
(член 61, параграф 3 от Финансовия регламент)
Споразуменията за делегиране включват подробни договорености за осигуряване на защитата на финансовите интереси на Съюза и прозрачността на извършваните операции. Те включват поне следното:
а)
ясно определение на възложените задачи и на техните граници, по-специално що се отнася до изменението на възложените задачи, отказа от дългове и използването на възстановени или неизползвани средства;
б)
условия и подробни договорености във връзка с изпълнението на задачите, отговорностите и организирането на проверките, които трябва да бъдат извършвани, включително оценяването на програмите;
в)
условия за изплащането на финансовите средства, с които участва Съюзът, включително възстановяването на разходите, извършени във връзка с изпълнението, както и възнаграждението на субекта, на който са възложени задачи по изпълнението, и правила, въз основа на които се изискват оправдателни документи за обосноваване на плащанията;
г)
правила за докладване пред Комисията за изпълнението на задачите, очакваните резултати, извършените нередности и предприетите мерки, условията, при които плащанията могат да бъдат спирани или прекъсвани, както и условията, при които извършването на задачите приключва;
д)
датата, до която се сключват отделните договори и споразумения, с които се изпълнява споразумението за делегиране, и която е съобразена с естеството на възложените задачи;
е)
правила за отстраняване, които позволяват на субекта или лицето да отстранява субектите, които са в положение, посочено в член 106, параграф 1, букви а), б) и д) и член 107, букви а) и б) от Финансовия регламент, от участие в процедури по възлагане на обществени поръчки, за предоставяне на безвъзмездни средства или за присъждане на награди или да не допуска на същите тези субекти да бъдат възлагани договори за обществени поръчки, предоставяни безвъзмездни средства или присъждани награди;
ж)
подробни договорености за контрол от страна на Комисията, както и разпоредби, предоставящи на Комисията, на OLAF и на Сметната палата достъп до информацията, която им е необходима, за да изпълняват функциите си, както и правомощието за извършване на одити и провеждане на разследвания, включително проверки на място;
з)
разпоредби, предвиждащи:
i)
ангажимент на субекта с възложени задачи по изпълнението незабавно да уведомява Комисията за всяка измама при управлението на средствата на Съюза и за предприетите мерки;
ii)
определяне на лице за контакт, което разполага с подходящите правомощия да си сътрудничи директно с OLAF, за да се улеснят оперативните дейности на OLAF;
и)
условия, уреждащи използването на банкови сметки и начислените лихви, предвидени в член 8, параграф 4 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби, които гарантират видимостта на действията на Съюза спрямо останалите дейности на органа.
Член 41
Декларация за управлението и декларация за съответствието
(член 60, параграф 5 от Финансовия регламент)
В случай на дейности, които приключват преди края на съответната финансова година, окончателният доклад на субекта или лицето с възложени задачи по изпълнението за такава дейност може да замени декларацията за управлението по член 60, параграф 5, буква б) от Финансовия регламент, при условие че бъде предоставен преди 15 февруари на годината, следваща съответната финансова година.
Когато международни организации и трети държави изпълняват немногогодишни дейности с продължителност до 18 месеца, декларацията за съответствието по член 60, параграф 5 от Финансовия регламент може да бъде включена в окончателния доклад.
Член 42
Процедури за разглеждане и приемане на отчетите и изключване от финансиране от Съюза на разходите, извършени в нарушение на приложимите правила при непряко управление
(член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби в правилата за всеки сектор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент включват:
а)
документни проверки и ако е уместно, проверки на място от Комисията;
б)
определяне от Комисията на размера на признатите за приети разходи след, при необходимост, състезателна процедура с органите и структурите и след като тези органи и структури бъдат уведомени;
в)
ако е уместно, изчисляване от Комисията на финансови корекции;
г)
събиране или изплащане от Комисията на разликата между приетите разходи и вече изплатените на органите или структурите суми;
за целите на първа алинея, буква г) Комисията събира дължимите суми за предпочитане чрез приспадане съгласно член 87.
2. Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на субект, изпълняващ дейност, която се финансира от повече от един донор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент се състоят в проверка на това дали сума, която съответства на сумата, изплатена от Комисията за съответната дейност, е използвана от субекта за дейността и дали разходът е извършен в съответствие със задълженията, залегнали в подписаното със субекта споразумение.
За целите на настоящия регламент дейност, финансирана от повече от един донор, означава всяка дейност, при която средствата на Съюза са обединени с тези на поне един друг донор.
Член 43
Специфични разпоредби за непрякото управление с международни организации
(член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) и член 188 от Финансовия регламент)
1. Международните организации, посочени в член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) от Финансовия регламент, са:
а)
международни организации от публичния сектор, създадени с междуправителствени спогодби, и специализирани агенции, създадени от такива организации;
б)
Международният комитет на Червения кръст;
в)
Международната федерация на националните дружества на Червения кръст и Червения полумесец;
г)
други организации с нестопанска цел, приравнени на международни организации с решение на Комисията.
2. Когато Комисията изпълнява бюджета чрез непряко управление с международни организации, се прилагат споразуменията за проверка, сключени с тях.
Член 44
Определяне на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга
(член 58, параграф 1, буква в), подточки v) и vi) от Финансовия регламент)
1. Публичноправните органи или частноправните органи със задължение за обществена услуга попадат в приложното поле на правото на държавата членка или на държавата, в която са учредени.
2. В случаите на управление чрез мрежа, които изискват определяне на поне един орган или субект от съответната държава членка или друга държава, органът или субектът се определят от съответната държава членка или друга държава в съответствие с основния акт.
Във всички останали случаи Комисията определя тези органи или субекти със съгласието на съответните държави членки или други държави.
ГЛАВА 3
Финансови участници
Раздел 1
Права и задължения на финансовите участници
Член 45
Права и задължения на финансовите участници
(член 64 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция осигурява на всеки финансов участник необходимите ресурси за изпълнението на неговите функции и устав, който подробно описва неговите задачи, права и задължения.
2. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на осигурения от Комисията устав за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 46
Подпомагане на оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
(член 65 от Финансовия регламент)
При изпълнение на своите задачи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да бъде подпомаган от служители, на които е възложено да извършват, под негова отговорност, определени операции, необходими за изпълнението на бюджета и съставянето на финансовата и управленската информация. За да се предотврати какъвто и да е конфликт на интереси, служителите, подпомагащи оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити, съблюдават изискванията на член 57 от Финансовия регламент.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, могат да бъдат подпомагани в изпълнението на своите задължения от служители на Комисията.
Член 47
Вътрешни разпоредби, уреждащи делегирането
(член 65 от Финансовия регламент)
В съответствие с Финансовия регламент и настоящия регламент всяка институция определя във вътрешните си правила мерките за управление на бюджетните кредити, които счете за необходими за правилното изпълнение на своя раздел от бюджета.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на вътрешните правила на Комисията за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Член 48
Съхраняване на оправдателната документация от разпоредителите с бюджетни кредити
(член 66, параграф 2 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити създава система на базата на хартиен носител или електронна система за съхранение на оригиналните оправдателни документи, свързани с изпълнението на бюджета и с мерките за изпълнението му и издадени след изпълнението на бюджета и след мерките за изпълнението му. Системите предвиждат:
а)
документите да бъдат номерирани;
б)
документите да бъдат с дата;
в)
водене на регистри, които могат да бъдат компютризирани и които позволяват определяне на точното местоположение на документите;
г)
документите да бъдат съхранявани поне пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите;
д)
съхраняване на документите, свързани с гаранциите по предварително финансиране, изискани в полза на институцията, и водене на регистър, позволяващ подобаващо проследяване на тези гаранции.
Документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг срок от посочения в първа алинея, буква г), а именно до края на годината след годината на приключване на операциите.
Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Член 49
Предварителни и последващи проверки
(член 66, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент)
1. „Иницииране на операция“ означава всички операции, които обичайно се извършват от служителите по член 46 и са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. „Предварителна проверка на операция“ означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
3. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.
Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите и приходите са редовни и в съответствие с приложимите разпоредби, по-конкретно разпоредбите на бюджета и на съответните регламенти, както и на всички актове, приети в изпълнение на Договорите или регламентите, и при необходимост, с договорните условия;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в дял II, глава 7 на част първа от Финансовия регламент.
За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.
4. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали финансираните от бюджета операции са извършени правилно, и по-специално дали критериите по параграф 3 са спазени.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от оправомощения разпоредител с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за преодоляването на тези проблеми.
Анализът на риска по член 66, параграф 6 от Финансовия регламент се преразглежда с оглед на резултатите от проверките и друга уместна информация.
В случай на многогодишни програми оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
Член 50
Кодекс с професионални стандарти
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Служителите, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити да проверяват финансовите операции, се избират въз основа на техните знания, умения и конкретна квалификация, доказани с дипломи или съответен професионален опит или след подходяща програма за обучение.
2. Всяка институция изготвя кодекс с професионални стандарти, който определя по въпросите на вътрешния контрол:
а)
равнището на техническа и финансова компетентност, което се изисква от служителите по параграф 1;
б)
задължението на тези служители да се обучават непрекъснато;
в)
възложената им мисия, роля и задачи;
г)
правилата на поведение, и по-специално етичните норми и нормите за интегритет, които трябва да съблюдават, както и предоставените им права.
3. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на кодекса с професионални стандарти на Комисията по параграф 2 от настоящия член за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
4. Всяка институция създава подходящи структури за разпределение сред службите разпоредители с бюджетни кредити и за периодично актуализиране на съответната информация относно контролните стандарти и съществуващите за целта методи и способи.
Член 51
Бездействие на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити
(член 66, параграф 8 от Финансовия регламент)
Бездействието на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент означава липса на какъвто и да е отговор в разумен срок предвид на обстоятелствата по случая и във всички случаи, в срок от максимум един месец.
Член 52
Предаване на финансова и управленска информация на счетоводителя
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити изпраща на счетоводителя, съгласно приетите от последния правила, финансовата и управленската информация, необходими за изпълнението на задълженията на счетоводителя.
Разпоредителят с бюджетни кредити съобщава на счетоводителя редовно и поне за приключването на сметките съответните финансови данни за доверителните банкови сметки, за да може използването на средствата на Съюза да бъде отразено в сметките на Съюза.
Член 53
Докладване за процедурите на договаряне
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощените разпоредители с бюджетни кредити отчитат за всяка финансова година договорите, сключени чрез процедурите на договаряне по член 134, параграф 1, букви а)-ж), член 135, параграф 1, букви а)-г) и членове 266, 268 и 270 от настоящия регламент. Ако делът на процедурите на договаряне спрямо броя на договорите, възложени от един и същ оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, значително се увеличава в сравнение с предходни години или ако този дял е значително по-голям от регистрирания среден дял за институцията, отговорният разпоредител с бюджетни кредити докладва на институцията, като посочва всички мерки, предприети за обръщане на тази тенденция. Всяка институция изпраща доклад за процедурите на договаряне на Европейския парламент и на Съвета. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Раздел 3
Счетоводител
Член 54
Назначаване на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава счетоводител измежду длъжностните лица, за които се прилага Правилникът за длъжностните лица на Европейския съюз.
Счетоводителят се избира от институцията въз основа на неговата конкретна компетентност, доказана с дипломи или равностоен професионален опит.
2. Две или повече институции или органи могат да назначат един и същ счетоводител.
В такъв случай те правят необходимото, за да се избегне наличието на какъвто и да е конфликт на интереси.
Член 55
Прекратяване функциите на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. При прекратяване на функциите на счетоводителя незабавно се съставя оборотна ведомост.
2. Оборотната ведомост, придружена от предавателен отчет, се предава от счетоводителя, който прекратява функциите си, или, ако това не е възможно, от служител от неговия отдел на новия счетоводител.
Новият счетоводител подписва оборотната ведомост в израз на това, че я приема, в срок от един месец от датата на предаване и може да изрази резерви.
Предавателният отчет включва също резултата от оборотната ведомост и всички изразени резерви.
3. Всяка институция или орган по член 208 от Финансовия регламент информира Европейския парламент, Съвета и счетоводителя на Комисията в срок от две седмици от назначаването или прекратяването на функциите на своя счетоводител.
Член 56
Утвърждаване на системите за счетоводна отчетност и инвентаризация
(член 68 от Финансовия регламент)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява счетоводителя за всяка разработка или значително изменение на система за финансово управление, система за инвентаризация или система за оценка на активите и пасивите, ако тя предоставя данни за сметките на институцията или се използва за обосноваване на нейните данни, за да може счетоводителят да проверява дали критериите за утвърждаване се спазват.
Във всеки един момент счетоводителят може да преразгледа вече утвърдена система за финансово управление. Когато система за финансово управление, създадена от разпоредителя с бюджетни кредити, не е или вече не е утвърдена от счетоводителя, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изготвя план за действие за своевременно коригиране на слабостите, поради които утвърждаването е отказано.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отговаря за изчерпателността на информацията, предавана на счетоводителя.
Член 57
Управление на касата
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят предприема необходимите мерки неговата институция да разполага с достатъчно средства за покриване на касовите потребности, които възникват при изпълнението на бюджета.
2. За целите на параграф 1 счетоводителят създава системи за управление на касовите наличности, които му дават възможност да съставя прогнози за паричните потоци.
3. Счетоводителят на Комисията разпределя наличните средства в съответствие с Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000.
Член 58
Управление на банкови сметки
(член 68 от Финансовия регламент)
1. С оглед на нуждите, свързани с управлението на касата, счетоводителят може да открива сметки на името на институцията към финансови институции или национални централни банки или да нарежда откриването на такива сметки. При надлежно обосновани обстоятелства счетоводителят може да открива сметки във валути, различни от еврото.
2. Счетоводителят отговаря за закриването на сметките по параграф 1 или за това да направи необходимото тези сметки да бъдат закрити.
3. Счетоводителят определя условията на функциониране на сметките по параграф 1 с финансовите институции в съответствие с принципите на добро финансово управление, ефикасност и конкуренция.
4. Поне на всеки пет години счетоводителят повторно обявява тръжна процедура за финансовите институции, към които могат да бъдат открити сметки в съответствие с параграф 1.
Когато местните банкови условия го позволяват, банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, се подлагат редовно на проучване на конкуренцията. Това проучване се извършва поне на всеки пет години по инициатива на титуляря на сметката за авансови средства, който след това представя на счетоводителя обосновано предложение за избора на банка за срок, ненадвишаващ пет години.
5. Счетоводителят осигурява строго спазване на условията на функциониране на сметките, открити към финансовите институции в съответствие с параграф 1.
За банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, титулярят на сметката за авансови средства поема тази отговорност, като взема под внимание приложимото законодателство в държавата, в която изпълнява своя мандат.
6. Счетоводителят на Комисията уведомява счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент за условията на функциониране на сметките, открити към финансови институции. Счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент хармонизират с тези условия на функциониране условията на функциониране на сметките, които откриват.
Член 59
Подписи върху сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
Условията за откриване, функциониране и използване на сметките предвиждат, в зависимост от изискванията за вътрешен контрол, чековете, нарежданията за банкови преводи и всички останали банкови операции да бъдат подписвани от един или повече надлежно оправомощени служители. Инструкциите, които не са в електронна форма, се подписват от поне двама надлежно оправомощени служители или лично от счетоводителя.
За целите на първа алинея счетоводителят на всяка институция предоставя на всички финансови институции, към които съответната институция е открила сметки, имената и спесимените на оправомощените служители.
Член 60
Управление на наличностите по сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят се уверява, че наличността по банковите сметки, предвидени в член 58, не се отклонява съществено от прогнозите за паричните потоци по член 57, параграф 2 и във всеки случай, че:
а)
нито едно салдо по тези сметки не е дебитно;
б)
наличностите по сметките в други валути периодично се конвертират в евро.
2. Счетоводителят няма право да поддържа наличности в сметки в чуждестранна валута, които могат да причинят прекомерни загуби за институцията поради колебания на валутния курс.
Член 61
Преводи и операции по конвертиране
(член 68 от Финансовия регламент)
Без да се засягат разпоредбите на член 69, счетоводителят извършва преводи между сметките, открити от него на името на институцията към финансови институции, и извършва операции по конвертиране на една валута в друга.
Член 62
Методи на плащане
(член 68 от Финансовия регламент)
Плащанията се извършват чрез банков превод, чрез чек или, от сметките за авансови средства, чрез дебитна карта в съответствие с член 67, параграф 4.
Член 63
Досиета за юридическите лица
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят може да извършва плащания чрез банков превод само ако данните за банковата сметка на бенефициера и данните, потвърждаващи неговата самоличност, или каквато и да е промяна на тези данни, са предварително вписани в общо досие за всяка институцията.
Всяко вписване в това досие на данните с правен и банков характер на бенефициера и всяка промяна на тези данни се извършват въз основа на оправдателен документ, чиято форма се определя от счетоводителя.
2. С оглед на плащанията чрез банков превод разпоредителите с бюджетни кредити могат да поемат задължение към трета страна от името на своята институция само ако тази трета страна е предоставила необходимата документация за вписването ѝ в досието.
Разпоредителите с бюджетни кредити уведомяват счетоводителя за всяка промяна на данните с правен и банков характер, която им е съобщена от бенефициера, и проверяват дали тези данни са валидни, преди да извършат плащане.
Във връзка с предприсъединителната помощ могат да бъдат поемани индивидуални задължения към публичните органи на държавите, подали заявление за членство в Европейския съюз, без предварително вписване в досието на третата страна. В такива случаи разпоредителят с бюджетни кредити полага всички усилия вписването да бъде направено възможно най-бързо. Споразуменията предвиждат съобщаването на Комисията на данните за банковата сметка на бенефициера да представлява предварително условие за извършване на първото плащане.
Член 64
Съхраняване на оправдателната документация от счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
Оправдателните документи за счетоводната система и за изготвянето на отчетите по член 141 от Финансовия регламент се съхраняват най-малко пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите.
При все това обаче документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг период от време, т.е. до края на годината след годината на приключване на операциите. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Всяка институция взема решение в кой отдел да се съхранява оправдателната документация.
Член 65
Лица, оправомощени да се разпореждат със сметките
(член 69 от Финансовия регламент)
Всяка институция определя условията, според които служителите, които тя определя и оправомощава да се разпореждат със сметките в местните звена по член 72, имат право да предоставят на местните финансови институции имената и спесимените.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 66
Условия за използването на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Когато поради ограничения размер на сумите е практически невъзможно или неефективно да се извършват платежни операции чрез бюджетните процедури, могат да бъдат открити сметки за авансови средства за плащането на такива разходи.
2. Администраторът на авансови средства може временно да утвърждава и плаща разходи, въз основа на подробна рамка, изложена в инструкциите от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Тези инструкции посочват правилата и условията, при които се извършват временното утвърждаване и плащанията, и при необходимост, условията за подписване на правни задължения по смисъла на член 97, параграф 1, буква д).
3. За откриването на сметка за авансови средства и определянето на администратор на авансови средства трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. В решението се посочват съответните отговорности и задължения на администратора на авансови средства и на разпоредителя с бюджетни кредити.
За промяната на условията на функциониране на сметка за авансови средства също трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
4. В делегациите на Съюза сметки за авансови средства се откриват за плащането на разходи както от частта на бюджета, предназначена за Комисията, така и от частта на бюджета за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“), осигурявайки пълна проследимост на разходите.
Член 67
Условия за откриване и плащане
(член 70 от Финансовия регламент)
1. В решението за откриване на сметка за авансови средства и определяне на администратор на авансови средства и решението за изменение на условията на функциониране на сметка за авансови средства се посочват по-конкретно:
а)
максималният размер на средствата, които могат първоначално да бъдат предоставени като авансови, и тяхното предназначение;
б)
дали на името на институцията трябва да бъде открита банкова сметка или пощенска джиро сметка;
в)
характерът и максималният размер на всеки разход, който може да бъде изплащан от администратора на авансови средства в полза на трети страни или да се събира от тях;
г)
честотата на изготвяне на оправдателната документация, процедурата за изготвянето ѝ и договореностите за предаването ѝ на разпоредителя с бюджетни кредити за осчетоводяване;
д)
процедурата за евентуално попълване на авансовите средства;
е)
обстоятелството, че операциите с авансови средства се осчетоводяват от разпоредителя с бюджетни кредити не по-късно от края на следващия месец, за да може да се направи равнение между счетоводното и банковото салдо;
ж)
срокът на валидност на мандата, предоставен на администратора на авансови средства от счетоводителя;
з)
самоличността на определения администратор на авансови средства.
2. В предложенията за решения за откриване на сметки за авансови средства отговорният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за следното:
а)
да се даде приоритет на използването на бюджетните процедури, когато има достъп до централната компютризирана система за счетоводна отчетност;
б)
сметките за авансови средства да се използват само в обосновани случаи.
Максималният размер на плащането, което може да бъде извършено от администратора на авансови средства, когато е практически невъзможно или неефективно разплащателните операции да бъдат извършени чрез използване на бюджетните процедури, не може да надхвърля 60 000 EUR за всеки разход.
3. Администраторът на авансови средства може да извършва плащания в полза на трети страни въз основа и в рамките на:
а)
предварителните бюджетни и правни задължения, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
б)
положителното остатъчно салдо по сметките за авансови средства в наличност или в банката.
4. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо по член 89 от Финансовия регламент, чрез чек или други платежни средства, включително дебитни карти, в съответствие с инструкциите, определени от счетоводителя.
5. След извършването на плащанията се вземат официални окончателни решения за тяхното утвърждаване и/или се издават платежни нареждания, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 68
Избор на администратор на авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
Администраторите на авансови средства се избират измежду длъжностните лица или, при необходимост и само в надлежно обосновани случаи, измежду другите служители. Администраторите на авансови средства се избират въз основа на техните знания, умения и специфична квалификация, които се доказват с дипломи или подходящ професионален опит, или след подходяща програма за обучение.
Член 69
Захранване на сметките за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят извършва плащания за захранване на сметките за авансови средства и осъществява мониторинг на тези сметки от гледна точка на откриването на банкови сметки и делегирането на подписването, както и на проверките на място и в централизираното счетоводство. Счетоводителят захранва сметките за авансови средства. Авансовите средства се изплащат по откритата за целта банкова сметка.
Сметките за авансови средства могат да бъдат захранвани и пряко от различни местни приходи, като например възникващите от:
а)
продажбата на оборудване;
б)
публикации;
в)
разни възстановени суми;
г)
лихви.
Авансовите средства се осчетоводяват като разходи или разни или целеви приходи съгласно решението за откриване на сметката за авансови средства по член 67 и разпоредбите на Финансовия регламент. Съответните суми се приспадат от разпоредителя с бюджетни кредити при следващото захранване на сметките за авансови средства.
2. За да може по-конкретно да се избегнат загубите от курсови разлики, администраторът на авансови средства може да извършва преводи между различни банкови сметки, свързани със същите авансови средства.
Член 70
Проверки от разпоредителите с бюджетни кредити и счетоводителите
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Администраторът на авансови средства води счетоводство за средствата на негово разположение в наличност и в банката, както и за извършените плащания и получените суми, в съответствие с правилата и дадените от счетоводителя инструкции. Отчетите на това счетоводство са достъпни във всеки един момент за отговорния разпоредител с бюджетни кредити и поне веднъж в месеца се изготвя справка за операциите, която се изпраща през следващия месец заедно с оправдателна документация от администратора на авансови средства на разпоредителя с бюджетни кредити, който отговаря за осчетоводяването на операциите с авансови средства.
2. Счетоводителят извършва или нарежда да бъдат извършени от специално оправомощен за целта служител на неговата служба или на службата разпоредител проверки, които по правило следва да бъдат извършвани на място и без предупреждение, с цел да се проверят наличието на средствата, предоставени на администраторите на авансови средства, счетоводството и това дали операциите с авансови средства се осчетоводяват в предвидения срок. Счетоводителят съобщава резултатите от тези проверки на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 71
Процедура за възлагане на обществени поръчки
(член 70 от Финансовия регламент)
Плащанията от сметките за авансови средства могат, в рамките на ограниченията по член 137, параграф 3, да се състоят просто от плащане по фактури, без предварително да е била приета оферта.
Член 72
Откриване на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
За плащането на определени категории разходи могат да се откриват една или повече сметки за авансови средства във всяко местно звено извън Съюза съгласно член 70 от Финансовия регламент. Местно звено е например делегация на Съюза, служба или клон в трета държава.
Решението за откриване на такава сметка за авансови средства определя условията на нейното функциониране съгласно член 70 от Финансовия регламент и въз основа на специфичните нужди на всяко местно звено.
Член 73
Администратори на авансови средства и лица, оправомощени да се разпореждат със сметки в делегациите на Съюза
(член 70 от Финансовия регламент)
При извънредни обстоятелства и за да не се прекъсва дейността, задълженията на администратора на авансови средства на ЕСВД в делегациите на Съюза могат да бъдат изпълнявани от служители на Комисията. При същите условия служителите на ЕСВД могат да бъдат определяни за администратори на авансови средства за Комисията в делегациите на Съюза.
В делегациите на Съюза правилата и условията, определени в първа алинея, се прилагат за определянето на лицата, оправомощени от счетоводителя да извършват банкови операции.
ГЛАВА 4
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 74
Органи, отговорни по въпросите, свързани с измами
(член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент)
Властите и органите по член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент са органите, определени в Правилника за персонала и решенията на институциите на Съюза относно реда и условията за вътрешно разследване във връзка с предотвратяването на измами, корупция и други незаконни дейности в ущърб на интересите на Съюза.
Раздел 2
Правила, приложими за оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
Член 75
Финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
Без да се засягат правомощията на OLAF, органът за разглеждане на финансови нередности по член 29 (наричан по-нататък „органът за финансови нередности“) е компетентен по отношение на всяко нарушение на разпоредба на Финансовия регламент или на разпоредба, свързана с финансовото управление или проверката на операциите, в резултат на действие или бездействие от страна на служител.
Член 76
Орган за разглеждане на финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
1. Органът по назначаването отнася случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент до органа за финансови нередности за становище по член 73, параграф 6, втора алинея от Финансовия регламент.
Когато ръководителите на делегациите на Съюза действат като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се обръща директно към органа за финансови нередности за становище по случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент.
Оправомощен разпоредител с бюджетни кредити може да отнесе въпрос до органа за финансови нередности, ако счита, че е извършена финансова нередност. Органът за финансови нередности излиза със становище относно това дали са извършени нередности по смисъла на член 75, тяхната тежест и какви биха могли да бъдат последствията от тях. Ако анализът на органа за финансови нередности сочи, че случаят, който му е изпратен за разглеждане, следва да бъде отнесен до OLAF, той незабавно изпраща преписката на органа по назначаването и веднага уведомява OLAF.
Когато органът за финансови нередности пряко получи сигнал от служител съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент, той предава преписката на органа по назначаването и уведомява служителя за това. Органът по назначаването може да поиска становището на органа за финансови нередности по този случай.
2. Институцията или, когато органът за финансови нередности е съвместен - участващите институции, в зависимост от вътрешната си организация, определят реда и условията за дейността на органа за финансови нередности и неговия състав, който включва външен участник с необходимата квалификация и опит.
Член 77
Потвърждаване на инструкциите
(член 73, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който получи задължителна инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, по-конкретно поради това че инструкцията не може да бъде изпълнена с предоставените му ресурси, писмено уведомява за това оправомощилия го или вторично оправомощилия го орган. Ако инструкцията бъде потвърдена писмено и това потвърждение бъде получено своевременно и е достатъчно ясно, в смисъл че се отнася изрично до аспектите, които оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити оспорва, разпоредителят с бюджетни кредити се освобождава от отговорност. Той изпълнява инструкцията, освен ако е очевидно незаконна или е в нарушение на действащите норми за безопасност.
2. Разпоредбите на параграф 1 се прилагат и в случаите, когато разпоредител с бюджетни кредити узнае в хода на действията си по изпълнение на задължителна инструкция, че обстоятелствата по случая могат да доведат до нередност.
Всички потвърдени инструкции при обстоятелствата, описани в член 73, параграф 3 от Финансовия регламент, се записват от отговорния оправомощен разпоредител с бюджетни кредити и се включват в годишния му отчет за дейността.
ГЛАВА 5
Приходни операции
Раздел 1
Собствени ресурси
Член 78
Правила, които се прилагат за собствените ресурси
(член 76 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя график, който посочва кога ще бъдат предоставени на Комисията собствените ресурси, определени в Решението за системата на собствените ресурси на Съюза.
Собствените ресурси се установяват и събират в съответствие с правилата, приети по силата на решението по първа алинея.
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Член 79
Прогноза за вземанията
(член 77 от Финансовия регламент)
1. Прогнозите за вземанията посочват вида приходи и бюджетната позиция, в която тези приходи трябва да бъдат записани, и доколкото е възможно, данните за длъжника и очакваната сума.
При изготвянето на прогноза за вземанията отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява по-конкретно дали:
а)
приходът е записан в правилната бюджетна позиция;
б)
прогнозата е правилна и в съответствие с приложимите разпоредби и принципа на добро финансово управление.
2. При спазване на разпоредбите на член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент и на член 7, параграф 2 от настоящия регламент прогнозата за вземанията няма като ефект предоставянето на бюджетни кредити за поети задължения. В случаите по член 21 от Финансовия регламент бюджетни кредити могат да бъдат предоставяни само след като Съюзът реално е събрал дължимите суми.
Раздел 3
Установяване на вземания
Член 80
Процедура
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане от отговорния разпоредител с бюджетни кредити представлява признаване на правото на Съюза по отношение на даден длъжник и установяване на правото да се предяви пред длъжника искане за плащане на задължението.
2. Нареждането за събиране е операцията, чрез която отговорният разпоредител с бюджетни кредити нарежда на счетоводителя да събере установената сума.
3. Дебитното известие уведомява длъжника, че:
а)
Съюзът е установил вземането;
б)
ако плащането на задължението бъде извършено преди крайния срок, не се дължи лихва за забава;
в)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), по задължението се дължи лихва, чийто размер е посочен в член 83, без да се засягат приложимите специфични разпоредби;
г)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), институцията събира средствата или чрез прихващане, или чрез задействане на предварително предоставена гаранция;
д)
счетоводителят може да събира средствата чрез прихващане преди крайния срок по буква б) в случаите, в които това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза, когато има основания да счита, че дължимата на Комисията сума ще бъде загубена, след като длъжникът бъде уведомен за мотивите и датата на събирането на средствата чрез прихващане;
е)
ако след предприемането на всички мерки, посочени в букви а)-д) от настоящия параграф, сумата не е събрана изцяло, институцията извърша събирането чрез прилагане на решение, осигурено или по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент, или чрез съдебно дело.
Разпоредителят с бюджетни кредити разпечатва дебитното известие и го изпраща на длъжника. Счетоводителят се уведомява за това изпращане чрез финансовата информационна система.
Член 81
Установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
За да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали:
а)
вземането е безспорно, в смисъл че е безусловно;
б)
вземането е ликвидно, в точно парично изражение;
в)
вземането е изискуемо и не е обвързано със срок за плащане;
г)
данните за длъжника са верни;
д)
вземането е записано в правилната бюджетна позиция;
е)
оправдателните документи са редовни; и
ж)
принципът на добро финансово управление е спазен, по-специално по отношение на критериите по член 91, параграф 1, буква а).
Член 82
Оправдателна документация за установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане се основава на оправдателна документация, която доказва правото на Съюза.
2. Преди да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че това е направено.
3. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Член 83
Лихва за забава
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, върху всяко вземане, което не е изплатено на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), се начислява лихва съгласно параграфи 2 и 3 от настоящия член.
2. Лихвата за вземанията, неизплатени на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата, прилагана от Европейската централна банка за нейните основни операции по рефинансиране, публикувана в Официален вестник на Европейския съюз, серия С, в сила на първия календарен ден на месеца, в който попада крайната дата, увеличена със:
а)
осем процентни пункта, когато дългът е по договор за обществена поръчка за доставки и услуги по дял V;
б)
три и половина процентни пункта във всички останали случаи.
3. Размерът на лихвите се изчислява от календарния ден, следващ крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) и посочен в дебитното известие, до календарния ден, на който дългът е издължен в пълен размер.
Нареждането за събиране, съответстващо на размера на лихвите за забава, се издава, когато тези лихви бъдат реално получени.
4. В случай на глоби, когато длъжникът предостави финансова гаранция, приета от счетоводителя вместо плащане, дължимата лихва, считано от крайния срок, посочен в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата по параграф 2 от настоящия член, която е в сила на първия ден на месеца, през който е прието решението за налагане на глоба, увеличена само с един и половина процентни пункта.
Раздел 4
Разпореждане за събиране
Член 84
Изготвяне на нареждането за събиране
(член 79 от Финансовия регламент)
1. Нареждането за събиране посочва:
а)
финансовата година, за която трябва да бъде осчетоводен приходът;
б)
акта или правното задължение, който или което е източник на задължението и поражда правото на събиране;
в)
приложимата бюджетна статия и всяко друго подразделение, включително, при необходимост, съответното бюджетно задължение;
г)
сумата, която подлежи на събиране, изразена в евро;
д)
името и адреса на длъжника;
е)
крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
ж)
възможния метод на събиране, включително по-специално събиране чрез прихващане или задействане на предоставена гаранция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата на нареждането за събиране и го подписва, след което то се изпраща на счетоводителя.
3. Счетоводителят на всяка институция съхранява списък на несъбраните дължими суми. Вземанията на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Той предава този списък на счетоводителя на Комисията.
Счетоводителят на Комисията изготвя консолидиран списък на дължимите суми за всяка институция по дата на издаване на нареждането за събиране. Списъкът се добавя към доклада на Комисията за бюджетното и финансовото управление.
4. За да подсили защитата на финансовите интереси на Съюза, Комисията съставя списък на вземанията на Съюза, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да възстанови средствата, които дължи, чрез съдебно решение със сила на пресъдено нещо и ако една година след неговото произнасяне не е възстановена никаква сума или е възстановена незначителна по размер сума. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 85
Решение, което представлява изпълнително основание, в полза на други институции
(член 79, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Извънредните обстоятелства по член 79, параграф 2 от Финансовия регламент са налице, когато съответната институция е изчерпала възможността за доброволно плащане и за събиране на дълга чрез прихващане, съгласно предвиденото в член 80, параграф 1 от Финансовия регламент, и дългът е значителен по размер.
2. В случая по параграф 1 съответните институции, различни от посочените в член 299 от ДФЕС, могат да поискат от Комисията да приеме решение, което представлява изпълнително основание.
3. Във всички случаи в решението, което представлява изпълнително основание, се посочва, че събраните суми се записват в частта на бюджета, предназначена за съответната институция, която действа като разпоредител с бюджетни кредити. Приходите се записват като общи приходи, освен когато попадат в обхвата на специфичните случаи на целевите приходи съгласно предвиденото в член 21, параграф 3 от Финансовия регламент.
4. Отправилата искането институция уведомява Комисията за всяко събитие, което има вероятност да повлияе на събирането на средствата, и се намесва в подкрепа на Комисията в случай на обжалване на решение, което представлява изпълнително основание.
5. Комисията и съответната институция се договарят относно практическите начини за изпълнение на настоящия член.
Раздел 5
Събиране
Член 86
Формалности по събирането
(член 80 от Финансовия регламент)
1. След като бъде събрано вземане, счетоводителят прави запис в сметките и уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. За всички плащания в брой, извършени пред счетоводителя или администратора на авансови средства, се издава разписка.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране на вземания, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 87
Събиране чрез прихващане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Когато длъжникът има вземане по отношение на Съюза, което е безспорно, съгласно определението в член 81, буква а), ликвидно и изискуемо и се отнася до сума, установена с платежно нареждане, след изтичане на крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) счетоводителят събира установените вземания чрез прихващане.
В изключителни случаи, когато това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза и счетоводителят има основания да счита, че дължимата на Съюза сума ще бъде загубена, счетоводителят събира вземането чрез приспадане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б).
Счетоводителят извършва събирането и чрез прихващане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), когато длъжникът даде своето съгласие за това.
2. Преди да пристъпи към каквото и да е събиране съгласно параграф 1, счетоводителят се консултира с отговорния разпоредител с бюджетни кредити и уведомява съответните длъжници.
Когато длъжникът е национален орган или една от неговите административни единици, счетоводителят уведомява също съответната държава членка поне десет работни дни предварително за намерението си да пристъпи към събиране чрез прихващане. При все това със съгласието на държавата членка или съответната административна единица счетоводителят може да пристъпи към събирането чрез прихващане, преди да е изтекъл крайният срок.
3. Прихващането по параграф 1 има ефекта на плащане и освобождава Съюза от съответния дълг и ако е уместно, от дължимите лихви.
Член 88
Процедура за събиране при неизвършване на доброволно плащане
(членове 79 и 80 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на член 87, ако сумата не бъде събрана в пълен размер до крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), посочен в дебитното известие, счетоводителят уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно открива процедурата за събиране по всички предвидени в закона начини, включително, ако е уместно, чрез задействане на предварително предоставена гаранция.
2. Без да се засягат разпоредбите на член 87, когато методът на събиране по параграф 1 от настоящия член не може да бъде използван и длъжникът не плати въпреки официалното уведомително писмо, изпратено от счетоводителя, счетоводителят пристъпва към изпълнение на решение за събиране, осигурено по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент или чрез съдебно дело.
Член 89
Удължаване на срока за плащане
(член 80 от Финансовия регламент)
В сътрудничество с отговорния разпоредител с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и при условие че са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да плати лихвата, посочена в член 83, за целия допълнителен период от време, считано от крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
б)
за да се защитят правата на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на институцията.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на институцията.
При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по буква б) от първа алинея, когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 90
Събиране на глоби или други санкции
(членове 80 и 83 от Финансовия регламент)
1. Когато пред Съда на Европейския съюз бъде заведено дело срещу решение на Комисията за налагане на глоба или други санкции съгласно ДФЕС или Договора за Евратом и докато не бъдат изчерпани всички правни средства за защита, длъжникът или плаща условно съответните суми по банковата сметка, посочена от счетоводителя, или предоставя финансова гаранция, приемлива за счетоводителя. Гаранцията е независима от задължението за плащане на глобата, имуществената санкция или други санкции и е изпълнима при първо поискване. Тя покрива главницата и лихвите, дължими съгласно член 83, параграф 4.
2. Комисията обезпечава условно платените суми, като ги инвестира във финансови активи и по този начин гарантира сигурността и ликвидността на средствата, като същевременно се стреми да получи и финансов приход.
3. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е потвърдена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
условно събраните суми и лихвите и другите суми, които те са генерирали, се записват в бюджета в съответствие с член 83 от Финансовия регламент най-късно през финансовата година, следваща годината, през която са изчерпани всички правни средства за защита;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя се привежда в действие и съответните суми се записват в бюджета.
Когато размерът на глобата или на санкцията е увеличен от Съда, букви а) и б) от първа алинея се прилагат до сумите в решението на Комисията и счетоводителят събира съответстващата на увеличението сума, която се записва в бюджета.
4. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е отменена или намалена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
недължимо събраните суми заедно с начислените лихви се връщат на съответната трета страна. В случаите, в които цялостният генериран приход за съответния период е отрицателен, се възстановява номиналната стойност на недължимо събраните суми;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя съответно се освобождава.
Член 91
Отказ от събиране на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се откаже от цялостното или частично събиране на установено вземане само в следните случаи:
а)
когато предвидимите разходи по събирането ще надхвърлят дължимата сума и отказът от събиране няма да навреди на престижа на Съюза;
б)
когато вземането не може да бъде събрано поради изтеклото време или несъстоятелност на длъжника;
в)
когато събирането противоречи на принципа на пропорционалност.
2. В случаите по параграф 1, буква в) отговорният разпоредител с бюджетни кредити действа съгласно предварително установените в рамките на всяка институция процедури и прилага следните критерии, които са задължителни и приложими при всички обстоятелства:
а)
фактите, имащи отношение към сериозността на нередността, поради която е установено вземането (измама, повторно нарушение, умисъл, грижа, добросъвестност, явна грешка);
б)
отражението, което отказът от събиране ще има върху функционирането на Съюза и неговите финансови интереси (размер на сумата, риск от създаване на прецедент, уронване на авторитета на закона).
В зависимост от обстоятелствата по случая на отговорния разпоредител с бюджетни кредити може също да се наложи да вземе предвид следните допълнителни критерии:
а)
всяко нарушение на конкуренцията, което ще бъде причинено от отказа от събиране;
б)
икономическите и социалните щети, които ще бъдат причинени от събирането на вземането в пълен размер.
3. Решението за отказ от събиране по член 80, параграф 2 от Финансовия регламент се мотивира и упоменава положената грижа за обезпечаване на събирането и правните и фактическите основания за отказа. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити се отказва от събирането на вземане в съответствие с член 84.
4. Институцията не може да делегира правомощия за отказ от събиране на установено вземане в никой от следните случаи:
а)
когато сумата, предмет на отказването, е 1 000 000 EUR или повече;
б)
когато сумата, предмет на отказването, е 100 000 EUR или повече в случаите, в които това представлява 25 % или повече от установеното вземане.
Под праговете, посочени в първа алинея, всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отказ от събиране на установено вземане.
5. Всяка институция ежегодно изпраща на Европейския парламент и на Съвета доклад за отказите по параграфи 1-4 от настоящия член, отнасящи се до суми в размер на 100 000 EUR или повече. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Член 92
Отмяна на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. В случай на грешка отговорният разпоредител с бюджетни кредити отменя изцяло или частично установеното вземане в съответствие с членове 82 и 84 и посочва подходящи мотиви.
2. Всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отмяна на установено вземане.
Член 93
Правила относно давностните срокове
(член 81 от Финансовия регламент)
1. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни започва да тече при изтичане на крайния срок, съобщен на длъжника в дебитното известие съгласно член 80, параграф 3, буква б).
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза започва да тече от датата, на която плащането на вземането на третата страна стане дължимо съгласно съответното правно задължение.
2. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни се прекъсва от всяко действие на институция или на държава членка, действаща по искане на институция, за което третата страна е уведомена и което има за цел събирането на дълга.
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза се прекъсва от всяко действие, за което Съюзът е уведомен от своите кредитори или от името на своите кредитори и което има за цел събирането на дълга.
3. Нов давностен срок от пет години започва да тече в деня след прекъсването по параграф 2.
4. Всяко съдебно дело във връзка с вземане по параграф 1, включително делата пред съд, който по-късно се самообявява за некомпетентен по делото, прекъсва давностния срок. Новият давностен срок от пет години не започва, докато не бъде постановено съдебно решение със сила на пресъдено нещо или не бъде постигнато извънсъдебно споразумение между същите страни по същото дело.
5. Когато счетоводителят предостави на длъжника допълнително време за плащане съгласно член 89, това се счита за прекъсване на давностния срок. Новият давностен срок от пет години започва да тече от деня след този на изтичане на удължения срок за плащане.
6. Вземания не се събират след изтичане на давностния срок, установен в параграфи 1-5.
ГЛАВА 6
Разходни операции
Член 94
Решение за финансиране
(член 84 от Финансовия регламент)
1. Решението за финансиране съдържа съществените елементи на действие, при което се извършва разход от бюджета.
2. По-конкретно решението за финансиране излага следното:
а)
за безвъзмездните средства:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
приоритетите за годината, целите за изпълнение и предвидените резултати с разрешените бюджетни кредити за финансовата година;
iii)
съществените критерии за допустимост, подбор и отпускане, които ще бъдат използвани за подбор на предложения;
iv)
максималния възможен процент на съфинансиране и ако се предвиждат различни проценти, критериите, които следва да се спазват за всеки от тях;
v)
графика и индикативната стойност на поканите за представяне на предложения;
б)
за обществените поръчки:
i)
цялостния бюджетен пакет, предназначен за възлагането на обществени поръчки през годината;
ii)
индикативния брой и вида на предвидените обществени поръчки и ако е възможно, общо описание на техния предмет;
iii)
индикативния календар за започването на процедурите за възлагане на обществени поръчки;
в)
за доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
бюджетните кредити, заделени за доверителния фонд за годината, и сумите, предвидени за целия му срок на действие;
iii)
целите на доверителния фонд и неговия срок на действие;
iv)
правилата за управление на доверителния фонд;
v)
възможността за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субектите и лицата по член 187, параграф 2 от Финансовия регламент;
г)
за наградите:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
съществените условия за участие и критериите за присъждане;
iv)
графика на конкурса и размера на наградата или наградите;
д)
за финансовите инструменти:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
сумата, отпусната за финансовия инструмент;
iv)
индикативния график на изпълнението.
3. Когато работната програма по член 128 от Финансовия регламент съдържа информацията по буква а) от параграф 2 от настоящия член за безвъзмездните средства, финансирани от разрешените за финансовата година бюджетни кредити, решението за приемането ѝ се счита за решение за финансиране за тези безвъзмездни средства.
Що се отнася до обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти, когато изпълнението на съответните бюджетни кредити, разрешени за финансовата година, е предвидено в работна програма, съдържаща информацията по букви б), в), г) и д) от параграф 2 от настоящия член, решението за приемане на тази работна програма също се счита за решение за финансиране за съответните обществени поръчки, доверителни фондове, награди и финансови инструменти.
Ако работната програма не съдържа тази информация за една или повече дейности, тя трябва да претърпи съответните изменения или за съответната дейност да бъде прието индивидуално решение за финансиране.
4. Без да се засяга която и да е специфична разпоредба на основен акт, всяко съществено изменение на вече прието решение за финансиране следва същата процедура като първоначалното решение.
Раздел 1
Поемане на задължение за разход
Член 95
Глобални и временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобалното бюджетно задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, което само по себе си предвижда последващо поемане на едно или повече правни задължения, или чрез поемане на едно или повече правни задължения.
Споразуменията за финансиране в сферата на пряката финансова помощ за трети държави, включително бюджетната подкрепа, които представляват правни задължения, могат да пораждат плащания без поемане на други правни задължения.
2. Временното бюджетно задължение се изпълнява чрез поемане на едно или повече правни задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, в случай на разходи за управление на персонала или комуникационни разходи на институциите за отразяване на събития на Съюза, пряко чрез плащания.
Член 96
Приемане на глобално задължение
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобално задължение се поема въз основа на решение за финансиране.
Глобалното задължение се поема най-късно преди приемането на решението за подбор на получатели, а когато изпълнението на съответните бюджетни кредити включва приемане на работна програма по смисъла на член 188 - в най-кратки срокове след приемането на програмата.
2. Когато глобалното поето задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, втората алинея от параграф 1 не се прилага.
Член 97
Един подпис
(член 85 от Финансовия регламент)
1. От правилото, че бюджетното задължение и съответстващото му правно задължение се подписват от едно и също лице, се допускат изключения само в следните случаи:
а)
когато задълженията са временни;
б)
когато глобалните задължения се отнасят до споразумения за финансиране с трети държави;
в)
когато решението на институцията представлява правно задължение;
г)
когато глобалното задължение се изпълнява чрез няколко правни задължения, за които са отговорни различни разпоредители с бюджетни кредити;
д)
когато във връзка със сметки за авансови средства, предназначени за външните дейности, правните задължения трябва да бъдат подписани от служители на местните звена по член 72 по инструкция на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който обаче остава изцяло отговорен за съответните операции;
е)
когато институция е делегирала правомощия на разпоредител с бюджетни кредити на директора на междуинституционална европейска служба съгласно член 199, параграф 1 от Финансовия регламент.
2. Ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, подписал бюджетното задължение, отсъства и продължава да отсъства за период, несъвместим със сроковете за поемане на правното задължение, последното се поема от лицето, определено по приетите от всяка институция правила за заместване, при условие че това лице притежава статута на разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 65, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 98
Административни разходи, покривани с временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
Позициите, разглеждани като обичайни административни разходи, които могат да породят временни задължения, включват следното:
а)
разходи за персонал, независимо от това дали този персонал попада в обхвата на Правилника за персонала, или не, за други човешки ресурси и пенсии и за възнаграждение на експерти;
б)
разходи, отнасящи се до членовете на институцията;
в)
разходи за обучение;
г)
разходи за конкурси, подбор и назначаване;
д)
командировъчни;
е)
представителни разходи;
ж)
разходи за срещи;
з)
устни и писмени преводачи;
и)
обмен на длъжностни лица;
й)
редовен наем на движимо и недвижимо имущество или рутинни плащания по договори за недвижими имоти по смисъла на член 121 от настоящия регламент или вноски по заеми съгласно член 203, параграф 8 от Финансовия регламент;
к)
разни застраховки;
л)
почистване, поддръжка и сигурност;
м)
социални и медицински разходи;
н)
използване на далекосъобщителни услуги;
о)
финансови такси;
п)
правни разноски;
р)
обезщетения, включително лихви;
с)
работно оборудване;
т)
вода, газ и електроенергия;
у)
публикации на хартиен носител или в електронен формат;
ф)
комуникационни дейности, в които институциите участват с цел отразяване на събития на Съюза.
Член 99
Вписване на индивидуални правни задължения
(член 86 от Финансовия регламент)
В случай на глобално бюджетно задължение, последвано от едно или няколко индивидуални правни задължения, отговорният разпоредител с бюджетни кредити регистрира в централното счетоводство сумите по това или тези последователни индивидуални правни задължения.
При вписването в сметките се посочва съответното глобално задължение, към което се отнасят индивидуалните задължения.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити вписва сумите по сметките, преди да подпише съответното индивидуално правно задължение, освен в случаите по член 86, параграф 4, четвърта алинея от Финансовия регламент.
Във всички случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали съвкупната сума не надхвърля размера на глобалното задължение, което ги обхваща.
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Член 100
Утвърждаване и приемане за плащане
(член 88 от Финансовия регламент)
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи по смисъла на член 110, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително рутинните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен с официално решение на разпоредителя с бюджетни кредити и на негова отговорност в съответствие с член 65, параграф 5 от Финансовия регламент. Тези решения за оправомощаване се съхраняват за бъдещи справки.
Член 101
Резолюция „удостоверено вярно“ за плащанията по предварително финансиране
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията по предварително финансиране отговорният разпоредител с бюджетни кредити или технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява с резолюция „удостоверено вярно“, че условията, които се изискват в правното задължение за изплащане на предварителното финансиране, са изпълнени.
Член 102
Приемане за плащане на договори за възлагане на обществени поръчки за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до договори за възлагане на обществени поръчки, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвена от изпълнителя фактура;
б)
на самата фактура, или на вътрешен документ, придружаващ получената фактура, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на фактурата са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
Посочената в буква б) от първа алинея резолюция „удостоверено вярно“ удостоверява, че предвидените по договора услуги, доставки или строителни работи са надлежно извършени. За доставките и строителните работи длъжностното лице или друг технически компетентен служител съставят предварителен приемо-предавателен протокол и впоследствие окончателен такъв при изтичането на гаранционния срок, посочен в договора. Тези два протокола се считат за резолюция „удостоверено вярно“.
За рутинните плащания, включително плащанията за абонаменти или за курсове за обучение, резолюцията „удостоверено вярно“ удостоверява, че правото на кредитора е в съответствие с документите, оправдаващи плащането.
Член 103
Приемане за плащане на безвъзмездни средства за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до безвъзмездни средства, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвената от бенефициера заявка за плащане;
б)
на самата заявка за плащане, или на вътрешен документ, придружаващ получения отчет за разходи, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от длъжностно лице или друг технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на заявката за плащане са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
с резолюцията по буква б) от първа алинея длъжностното лице или другият технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява, че дейността или работната програма, изпълнена от бенефициера, е в пълно съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, включително, ако е приложимо, че декларираните от бенефициера разходи са допустими.
Член 104
Приемане за плащане на разходи за персонал
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията, които съответстват на разходи за персонала, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че са налични следните оправдателни документи:
а)
по отношение на месечната заплата:
i)
пълен списък на персонала с всички елементи на възнаграждението;
ii)
формуляр (личен информационен фиш) въз основа на взетите във всеки отделен случай решения, показващ при настъпване на промяна всяка промяна във всеки елемент на възнаграждението;
iii)
при назначаване на работа или на длъжност - заверено копие на решението за назначаване на работа или на длъжност, придружаващо утвърждаването на изплащането на първата заплата;
б)
по отношение на другите възнаграждения, като тези на служителите, на които се заплаща на час или на ден: справка, подписана от оправомощения служител, за отработените дни и часове;
в)
по отношение на извънредния труд: справка, подписана от оправомощения служител, за количеството извънреден труд;
г)
по отношение на командировъчните:
i)
заповедта за командироване, подписана от компетентния орган;
ii)
отчет за командировъчните, подписан от командирования и от по-висшестоящия служител, оправомощен за целта, в случай че командировъчните се различават от заповедта за командироване.
д)
по отношение на някои други административни разходи, свързани с персонала, включително абонаментите или курсовете за обучение, които според договора трябва да се платят предварително: оправдателната документация във връзка с решението, на което се основават разходите, съдържаща всички елементи за изчисляването им.
в отчета за командировъчните по буква г), подточка ii) от първа алинея се посочват мястото на командировката, датата и часът на заминаване и пристигане на мястото на командировката, пътните и дневните разходи и други надлежно разрешени разходи, при условие че бъдат представени оправдателни документи.
Член 105
Материална форма на резолюцията „прието за плащане“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 100. При компютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 106
Материална форма на резолюцията „удостоверено вярно“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 101. При компютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ може да бъде под формата на утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от технически компетентния служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Раздел 3
Разрешаване на плащане
Член 107
Проверки на плащанията от разпоредителя с бюджетни кредити
(член 89 от Финансовия регламент)
При съставянето на платежното нареждане отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че:
а)
платежното нареждане е надлежно издадено, което означава, че предварително е взето решение за утвърждаване под формата на резолюция „прието за плащане“, данните на бенефициера са верни и сумата е изискуема;
б)
платежното нареждане съответства на бюджетното задължение, към което е отнесено;
в)
разходът е отнесен към правилната бюджетна позиция;
г)
има налични бюджетни кредити.
Член 108
Задължителни реквизити на платежните нареждания и предаването им на счетоводителя
(член 89 от Финансовия регламент)
1. Платежното нареждане съдържа:
а)
финансовата година, за която трябва да се осчетоводи разходът;
б)
бюджетната статия и всяко друго евентуално подразделение;
в)
правното задължение, пораждащо право на плащане;
г)
бюджетното задължение, към което трябва да бъде отнесено;
д)
сумата, която подлежи на плащане, изразена в евро;
е)
името, адреса и данните на банковата сметка на бенефициера;
ж)
предмета на разхода;
з)
начина на извършване на плащането;
и)
инвентаризиране на активите в съответствие с член 248.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя.
Раздел 4
Плащане на разход
Член 109
Видове плащане
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
2. Междинно плащане, което може да се извършва неколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
3. Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
Член 110
Оправдателна документация
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране, включително когато се разделя на няколко плащания, се изплаща въз основа на договора, решението, споразумението или основния акт или въз основа на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали условията на въпросния договор, решение или споразумение са спазени. Ако датата на плащане на предварителното финансиране е определена в тези инструменти, изплащането на дължимата сума не подлежи на допълнително искане.
2. Междинните плащания и плащанията на остатъка се основават на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали финансираната дейност е извършена в съответствие с основния акт или решението или в съответствие с условията на договора или споразумението.
3. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя, при съблюдаване на принципа на добро финансово управление, характера на оправдателната документация по настоящия член в съответствие с основния акт, решенията, договорите и споразуменията. Междинните и окончателните доклади за техническото и финансовото изпълнение представляват оправдателни документи за целите на параграф 2.
4. Оправдателните документи се съхраняват от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Член 111
Срокове за плащане и лихва за забава
(член 92 от Финансовия регламент)
1. Под срок, предвиден за извършване на плащанията, се разбира срокът за утвърждаване, разрешаване и плащане на разходите.
Той започва да тече от датата на получаване на заявка за плащане.
Заявката за плащане се регистрира от оправомощената служба на отговорния разпоредител с бюджетни кредити във възможно най-кратък срок и се счита за получена на датата на своето регистриране.
Под дата на плащане се разбира датата, на която се дебитира сметката на институцията.
2. Заявката за плащане съдържа следните съществени елементи:
а)
име на кредитора;
б)
сума;
в)
валута;
г)
дата;
При липса на поне един съществен елемент заявката се отхвърля.
Кредиторът се уведомява писмено за отхвърлянето и за мотивите за него във възможно най-кратък срок и при всички случаи в срок от 30 календарни дни от датата на получаване на заявката за плащане.
3. В случай на спиране по член 92, параграф 2 от Финансовия регламент оставащият срок за плащане започва да тече отново от датата на получаване на изисканата информация или преработените документи или на датата на извършване на необходимата допълнителна проверка, включително проверки на място.
4. При изтичане на сроковете, определени в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, кредиторът има право на лихва в съответствие със следните условия:
а)
лихвените проценти са тези, посочени в член 83, параграф 2 от настоящия регламент;
б)
лихвата се дължи за периода от календарния ден, следващ датата на изтичане на срока за плащане, определен в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, до датата на плащането.
При все това, когато лихвата, изчислена в съответствие с разпоредбите на първа алинея, е по-ниска от 200 EUR или равна на 200 EUR, тя се изплаща на кредитора само при поискване, подадено в срок от два месеца от получаване на закъснялото плащане.
5. Всяка институция представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно спазването на сроковете и спирането на сроковете по член 92 от Финансовия регламент. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 7
Информационни системи
Член 112
Описание на информационните системи
(член 93 от Финансовия регламент)
Когато за обработка на операциите по изпълнението на бюджета се използват компютърни системи и подсистеми, се изисква изчерпателно и актуално описание на всяка система или подсистема.
Всяко описание определя съдържанието на всички полета за данни и описва как системата обработва всяка отделна операция. То показва подробно как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция.
Член 113
Периодично запаметяване
(член 93 от Финансовия регламент)
Данните в компютърните системи и подсистеми се запаметяват периодично и се съхраняват на сигурно място.
ГЛАВА 8
Вътрешен одитор
Член 114
Назначаване на вътрешния одитор
(член 98 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава своя вътрешен одитор съгласно правила, съобразени със специфичните ѝ особености и нужди. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета за назначаването на вътрешния одитор.
2. Всяка институция определя в зависимост от специфичните си особености и нужди обхвата на мисията на вътрешния одитор и подробно определя целите и процедурите за упражняването на функцията вътрешен одит при надлежно съблюдаване на международните стандарти за вътрешен одит.
3. Институцията може да назначава за вътрешен одитор на основание на конкретната му компетентност длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала и гражданин на някоя от държавите членки.
4. Ако две или повече институции назначат един и същ вътрешен одитор, те определят необходимите условия за търсенето на отговорност от него съгласно член 119.
5. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета при прекратяване на задълженията на вътрешния одитор.
Член 115
Ресурси за вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
Институцията осигурява на вътрешния одитор ресурсите, от които той се нуждае за правилно изпълнение на одиторската си функция, и устав за мисията, в който се посочват подробно неговите задачи, функции и задължения.
Член 116
Работна програма
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор приема работната си програма и я представя на институцията.
2. Институцията може да поиска от вътрешния одитор да извършва одити, които не са включени в работната програма по параграф 1.
Член 117
Докладване от вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор представя на институцията годишния отчет за вътрешния одит, предвиден в член 99, параграф 3 от Финансовия регламент, в който се посочват броят и видът на извършените вътрешни одити, основните отправени препоръки и предприетите по тези препоръки действия.
В годишния отчет се посочват и всички системни проблеми, открити от специалния орган, създаден по силата на член 73, параграф 6 от Финансовия регламент.
2. Всяка институция преценява дали отправените в отчетите на вътрешния ѝ одитор препоръки са подходящи за обмен на най-добри практики с останалите институции.
3. По време на изготвяне на своя отчет вътрешният одитор обръща особено внимание на цялостното спазване на принципа на добро финансово управление и се уверява, че са предприети подходящи мерки за постоянно подобряване и засилване на неговото прилагане.
Член 118
Независимост
(член 100 от Финансовия регламент)
Вътрешният одитор е изцяло независим при извършване на своите одити. Той не може да получава никакви указания, нито да бъде ограничаван по какъвто и да е начин по отношение на изпълнението на своите функции, които по силата на неговото назначаване му се възлагат съгласно Финансовия регламент.
Член 119
Отговорност на вътрешния одитор
(член 100 от Финансовия регламент)
Само институцията, действайки в съответствие с разпоредбите на настоящия член, може да търси отговорност от вътрешния одитор за неговите действия като длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала.
Институцията взема мотивирано решение за започване на разследване. Решението се съобщава на заинтересованата страна. Институцията може да възложи разследването, под своята пряка отговорност, на едно или повече длъжностни лица със степен, равна на степента на съответния служител или по-висока от нея. В хода на разследването се изслушва мнението на заинтересованата страна.
Докладът за разследването се предоставя на заинтересованата страна, която след това се изслушва от институцията по предмета на доклада.
Въз основа на доклада и изслушването институцията приема мотивирано решение за приключване на производството или мотивирано решение съгласно членове 22 и 86 от Правилника за персонала и приложение IХ към него. Решенията за налагане на дисциплинарни или финансови санкции се съобщават на заинтересованата страна и за информация - на другите институции и Сметната палата.
Заинтересованата страна има право да обжалва тези решения пред Съда на Европейския съюз съгласно предвиденото в Правилника за персонала.
Член 120
Обжалване пред Съда на Европейския съюз
(член 100 от Финансовия регламент)
Без да се засягат начините за обжалване, предвидени в Правилника за персонала, вътрешният одитор има право да обжалва пряко пред Съда на Европейския съюз всеки акт във връзка с изпълнението на неговите задължения като вътрешен одитор. Жалбата се подава в тримесечен срок от календарната дата, на която той е уведомен за съответния акт.
По такива жалби се провеждат разследване и изслушване съгласно предвиденото в член 91, параграф 5 от Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Раздел 1
Обхват и принципи на възлагането
Член 121
Определения и обхват
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Договорите за недвижими имоти обхващат закупуването, дългосрочното наемане, плодоползването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на земя, съществуващи сгради или други недвижими имоти.
2. Договорите за доставки обхващат закупуването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на стоки. Договор за доставка на стоки и евентуално за монтаж и инсталиране се счита за договор за доставка.
3. Договорите за строителство обхващат изпълнението или проектирането и изпълнението на строителни работи или на строеж, свързани с една от дейностите, посочени в приложение I към Директива 2004/18/ЕО, или изпълнението, по какъвто и да е начин, на строеж, съответстващ на посочените от възложителя изисквания. Понятието „строеж“ означава резултатът от строителство или от граждански инженеринг, взети като цяло, който е достатъчен сам по себе си за изпълнение на икономическа или техническа функция.
4. Договорите за услуги обхващат всички интелектуални и неинтелектуални услуги, различни от тези в обхвата на договорите за доставки, договорите за строителство и договорите за недвижими имоти.
Договор, който обхваща два или повече вида обществени поръчки (за строителство, услуги или доставки), се възлага в съответствие с разпоредбите, които се прилагат за вида обществена поръчка, характеризираща основния предмет на този договор.
В случай на смесени договори, състоящи се от услуги и доставки, основният предмет се определя чрез сравняване на стойностите на съответните услуги или доставки.
Всяко позоваване на номенклатурите в контекста на обществените поръчки се прави, като се използва Общият терминологичен речник, свързан с обществените поръчки (CPV), изложен в Регламент (ЕО) № 2195/2002 на Европейския парламент и на Съвета (11).
5. Понятията „изпълнител на строителни работи“, „доставчик“ и „доставчик на услуги“ се отнасят до всяко физическо или юридическо лице, публичноправен субект или обединение на такива лица и/или органи, които предлагат да извършат строителни работи, да доставят стоки и да предоставят услуги. Понятието „икономически оператор“ включва изпълнителите на строителни работи, доставчиците и доставчиците на услуги. „Оференти“ означава икономическите оператори, подали оферта. „Кандидати“ означава лицата, поискали да бъдат допуснати до участие в ограничена процедура, състезателен диалог или процедура на договаряне. „Потенциални оференти“ означава икономическите оператори, включени в списък на потенциалните оференти съгласно член 136, параграф 1, буква б).
Обединенията на икономически оператори имат право да представят оферти или да кандидатстват. Възложителите не могат да изискват от обединенията да имат определена правна форма, за да бъдат допуснати да представят оферта или заявление за участие, но от избраното обединение може да бъде изискано да приеме определена правна форма, след като му бъде възложена поръчката, ако тази промяна е необходима за доброто изпълнение на поръчката.
6. Службите на институциите на Съюза се считат за възложители освен в случаите, в които сключват помежду си административни споразумения за предоставяне на услуги, доставка на стоки, извършване на строителни работи или изпълняване на договори за недвижими имоти.
7. „Техническа помощ“ означава дейностите за оказване на подкрепа и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, по-конкретно подготвителните, управленските, мониторинговите, оценъчните, одитните и контролните дейности.
8. Всички контакти с изпълнителите, включително сключването на договори и техните изменения, могат да бъдат извършвани посредством системи за електронен обмен, осигурени от възложителя.
9. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, които се предават чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат да подписват електронно или да предават документ чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да се идентифицират чрез системата по установен начин;
г)
трябва да бъдат точно определени часът и датата на електронната операция;
д)
трябва да се запазва целостта на документите;
е)
документите трябва да продължат да бъдат налични;
ж)
при необходимост, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
гарантират защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
10. За изпратените или получените чрез такава система данни важи правната презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, който е изпратен или за който е изпратено уведомление чрез такава система, се счита за еквивалентен на документ на хартиен носител, допустим е като доказателство в правни производства, счита се за оригинален и се ползва с правната презумпция за автентичност и цялост, при условие че не притежава никакви динамични характеристики, които могат да доведат до автоматичната му промяна.
Електронните подписи по буква б) от параграф 9 имат равностойно правно действие на писмено положени подписи.
Член 122
Рамкови споразумения и отделни договори
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Срокът на действие на рамково споразумение не може да превишава четири години освен в изключителни случаи, надлежно обосновани по-специално от предмета на рамковото споразумение.
Отделните договори, които се основават на рамковите споразумения, се възлагат в съответствие с условията на рамковото споразумение само между възложителите и изпълнителите по рамковото споразумение.
При възлагането на отделни договори страните не могат да внасят съществени изменения в рамковото споразумение.
2. Когато рамково споразумение се сключва с един икономически оператор, отделните договори се възлагат в рамките на условията, установени в рамковото споразумение.
При надлежно обосновани обстоятелства възложителите могат да се консултират писмено с изпълнителя, като поискат от него при необходимост да допълни своята оферта.
3. Когато рамково споразумение трябва да бъде сключено с няколко икономически оператори, то се сключва с поне трима оператори, при условие че има достатъчен брой икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор, или достатъчен брой допустими оферти, които отговарят на критериите за възлагане.
Рамково споразумение с няколко икономически оператори може да приеме формата на отделни договори, съдържащи еднакви условия.
Отделните договори, основаващи се на рамковите споразумения, сключени с няколко икономически оператори, се възлагат при спазване на следните условия:
а)
при рамкови споразумения без повторно провеждане на конкурс - чрез прилагане на условията, установени в рамковото споразумение;
б)
при рамкови споразумения с повторно провеждане на конкурс - след като страните отново са се конкурирали въз основа на същите и ако е необходимо, на по-точно формулирани условия, както и когато е уместно, въз основа на други условия, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
За всеки отделен договор, който трябва да бъде възложен в съответствие с условията на трета алинея, буква б), възложителите се консултират писмено с изпълнителите по рамковото споразумение, като определят срок, който е достатъчно дълъг за представяне на офертите. Офертите се представят в писмена форма. Възложителите възлагат всеки отделен договор на оферента, представил най-добрата оферта въз основа на критериите за възлагане, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
4. В секторите, характеризиращи се с бързи промени на цените и бързо технологично развитие, рамковите споразумения без повторно провеждане на конкурс съдържат клауза или за преразглеждане в средата на периода, или за система за сравнителен анализ. След преразглеждането в средата на периода, ако първоначално определените условия вече не са адаптирани към изменението на цените или към развитието на технологиите, възложителят може да не използва въпросното рамково споразумение и предприема необходимите мерки за неговото прекратяване.
5. Само отделните договори, които се основават на рамкови споразумения, се предшестват от поемане на бюджетно задължение.
Раздел 2
Публикуване
Член 123
Обявяване на поръчките, попадащи в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Публикуването на поръчки на стойност, равна на праговете, установени в член 170, параграф 1, или по-голяма тях, се извършва под формата на обявление за обществена поръчка, без да се засягат разпоредбите на член 134, и под формата на обявление за възлагане. Обявлението за предварителна информация е задължително само когато възложителят възнамерява да използва възможността за съкращаване на сроковете за получаване на оферти съгласно член 152, параграф 4.
2. Обявлението за предварителна информация е обявлението, чрез което възложителите оповестяват индикативно прогнозите за общата стойност и предмета на поръчките и рамковите споразумения, които възнамеряват да възложат през дадена финансова година, с изключение на поръчките по процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
Обявлението за предварителна информация се публикува или от Службата за публикации на Европейския съюз (наричана по-нататък „Службата за публикации“), или от самите възложители в своя профил на купувач.
Задължителното обявление за предварителна информация се изпраща на Службата за публикации или се публикува в профила на купувач във възможно най-кратък срок и във всички случаи не по-късно от 31 март на всяка финансова година.
Възложителите, които публикуват обявлението за предварителна информация в своя профил на купувач, изпращат на Службата за публикации, по електронен път и като използват формата и процедурите за изпращане, посочени в точка 3 от приложение VIII към Директива 2004/18/ЕО, обявление, в което се съобщава публикуването на обявление за предварителна информация в профил на купувач.
3. Обявлението за обществена поръчка е начинът, по който възложителите обявяват намерението си да започнат процедура за възлагане на обществена поръчка, сключване на рамково споразумение или създаване на динамична система за покупки в съответствие с член 131. Без да се засягат договорите, сключени след процедура на договаряне съгласно член 134, обявлението за поръчка е задължително за договорите с прогнозна стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1.
То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
При открита процедура в обявлението за поръчка се посочват датата, часът, а когато е уместно, и мястото на заседанието на комисията за отваряне на офертите, на което могат да присъстват оферентите.
Възложителите съобщават дали допускат варианти и посочват минималните нива на капацитет, които изискват, ако използват възможността, предвидена в член 146, параграф 2, втора алинея. Те определят критериите за подбор по член 146, които възнамеряват да използват, минималния брой кандидати, които планират да поканят като оференти, и когато е уместно, максималния брой на тези кандидати, както и обективните и недискриминационни критерии, които възнамеряват да прилагат, за да ограничат броя, в съответствие с член 128, параграф 1, втора алинея.
При неограничен, пряк и пълен достъп до процедурата за възлагане на поръчка по електронен път, и по-специално в динамичните системи за покупки по член 131, в обявлението за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който могат да бъдат разгледани тези документи.
Възложителите, които желаят да организират конкурс, оповестяват намерението си чрез обявление.
Когато е уместно, възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, че процедурата за възлагане на обществена поръчка е междуинституционална процедура за възлагане на обществена поръчка. В тези случаи в обявлението за обществена поръчка се посочват институциите, изпълнителните агенции или органите по член 208 от Финансовия регламент, които участват в процедурата за обществена поръчка, институцията, отговаряща за процедурата за обществена поръчка, и общият обем на договорите за всички тези институции, изпълнителни агенции или органи.
4. Обявлението за възлагане съдържа резултатите от процедурата за възлагане на поръчки, за сключване на рамкови споразумения или за възлагане на поръчки, основани на динамична система за покупки. При поръчките, чиято стойност е равна на праговете или превишава праговете, определени в член 170, параграф 1, обявлението за възлагане е задължително. То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
Обявлението за възлагане се изпраща на Службата за публикации не по-късно от 48 календарни дни от датата на подписване на договора или рамковото споразумение. При все това обявленията, които се отнасят до поръчки, основани на динамична система за покупки, могат да се групират по тримесечия. В тези случаи те се изпращат на Службата за публикации не по-късно от 48 дни след края на всяко тримесечие.
Възложителите, които са провели конкурс за проект, изпращат на Службата за публикации обявление за резултатите от него.
В случай на междуинституционални процедури обявлението за възлагане се изпраща от отговорния за процедурата възложител.
Обявлението за възлагане се изпраща и на Службата за публикации в случай на договор или рамково споразумение на стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1, и възложени съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, достатъчно рано, за да може публикуването да се направи преди подписване на договора, в съответствие с реда и условията, предвидени в член 171, параграф 1.
Без да се засягат разпоредбите на член 21, информацията относно стойността и изпълнителите на отделните договори, основани на рамково споразумение, през дадена финансова година се публикува на интернет сайта на възложителя не по-късно от 30 юни след края на тази финансова година, ако в резултат на сключването на отделен договор или на съвкупния обем на отделните договори праговете по член 170, параграф 1 бъдат надвишени.
5. Обявленията се съставят в съответствие със стандартните формуляри, приети от Комисията по силата на Директива 2004/18/ЕО.
Член 124
Обявяване на поръчките, които не попадат в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Поръчките на стойност под праговете, посочени в член 170, параграф 1, се обявяват по подходящ начин, за да се гарантират конкурентна процедура и безпристрастност на процедурата за възлагане на обществена поръчка. Обявяването включва:
а)
обявление за обществена поръчка съгласно член 123, параграф 3 или обявление за покана за изразяване на интерес за поръчките със сходен предмет, чиято стойност е по-голяма от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
подходящо предварително оповестяване по интернет за поръчките на стойност, по-голяма от сумата, посочена в член 137, параграф 2.
2. Списък на изпълнителите, на които са възложени поръчки за недвижими имоти и поръчки, обявени за секретни в съответствие с член 134, параграф 1, буква й) от настоящия регламент, се публикува само веднъж годишно, като в него се посочват предметът и стойността на възложените поръчки. Този списък се изпраща на Европейския парламент и на Съвета. Когато става дума за Комисията, той се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността съгласно член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
3. Информацията за поръчките на стойност, по-голяма от посочената в член 137, параграф 1, които не са били предмет на отделно обявление за възлагане, се изпраща на Службата за публикации. Годишните списъци на изпълнителите се изпращат не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
4. Информацията във връзка с поръчките на стойност, по-голяма от сумата по параграф 137, параграф 2, се публикува на интернет сайта на институцията не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
Член 125
Публикуване на обявленията
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Службата за публикации публикува обявленията по членове 123 и 124 в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от дванадесет календарни дни след тяхното изпращане.
Посоченият в първа алинея срок се съкращава на пет календарни дни за ускорените процедури по член 154.
2. Възложителите трябва да могат да представят доказателство за датата на изпращане.
Член 126
Други форми на обявяване
(член 103 от Финансовия регламент)
Освен обявяването, предвидено в членове 123, 124 и 125, поръчките могат да бъдат обявявани и по всякакъв друг начин, и по-специално в електронна форма. Всяко обявяване упоменава обявлението, публикувано в Официален вестник на Европейския съюз съгласно член 125, ако е публикувано обявление, и не може да предшества публикуването на това обявление, което е единственото действително.
Това обявяване не може да въвежда никаква дискриминация между кандидатите или оферентите, нито да съдържа данни, различни от данните, които се съдържат в обявлението за обществена поръчка, ако такова е публикувано.
Раздел 3
Процедури за възлагане на обществени поръчки
Член 127
Видове процедури за възлагане на обществени поръчки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Поръчките се възлагат чрез процедура за възлагане, като се използва откритата процедура, ограничената процедура или процедурата на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, или чрез процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е уместно след провеждане на конкурс.
2. Процедурите за възлагане на обществени поръчки са открити, когато всички заинтересовани икономически оператори имат право да подадат оферта. Това важи и за динамичните системи за покупки по член 131.
Процедурите за възлагане на обществени поръчки са ограничени, когато всички икономически оператори могат да поискат да участват, но да представят оферта или решение съгласно процедурата на състезателен диалог, посочена в член 132, имат право само кандидатите, които отговарят на критериите за подбор по член 146 и са поканени едновременно и в писмена форма от възложителите.
Етапът на подбор може да бъде повтарян за всяка отделна поръчка, също и при състезателен диалог, или може да включва съставянето на списък на потенциални кандидати в рамките на процедурата по член 136, параграф 1, буква а).
3. При процедурата на договаряне възложителите се обръщат към избрани от тях оференти, които отговарят на критериите за подбор по член 146, и договарят условията на техните оферти с един или повече от тях.
При процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка по член 135 възложителите едновременно и писмено отправят покана към избраните кандидати за участие в договаряне.
4. Конкурсите са процедури, които дават възможност на възложителите да получат, главно в областта на архитектурата и гражданския инженеринг или обработката на данни, план или проект, предложени от тръжна комисия след тръжна процедура със или без присъждане на награди.
Член 128
Брой на кандидатите при ограничените процедури или процедурите на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
1. При ограничената процедура и процедурите по член 136, параграф 1, букви а) и б) броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, не може да бъде по-малък от петима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Възложителят може също да предвиди максимален брой кандидати в зависимост от предмета на поръчката и въз основа на обективни и недискриминационни критерии за подбор. В такива случаи максималният брой кандидати и критериите се посочват в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес по членове 123 и 124.
Във всички случаи броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. При процедурите на договаряне и след състезателен диалог броят на кандидатите, поканени за участие в преговори или да подадат оферта, не може да бъде по-малък от трима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
Първа и втора алинея не се прилагат за следното:
а)
поръчките с много ниска стойност съгласно член 137, параграф 2;
б)
поръчките за правни услуги съгласно номенклатурата CPV;
в)
поръчките, които са обявени за секретни съгласно член 134, параграф 1, буква й).
3. Когато броят на кандидатите, които отговарят на критериите за подбор и на минималните изисквания, е под минималния брой, определен в параграфи 1 и 2, възложителят може да продължи процедурата, като покани кандидата или кандидатите с необходимия капацитет. При все това възложителят не може да включва други икономически оператори, които не са били първоначално поканени да участват в процедурата, или кандидати, които не разполагат с нужния капацитет.
Член 129
Протичане на процедурата на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
Възложителите се договарят с оферентите по подадените от тях оферти, за да ги приспособят към изискванията, изложени в обявлението за обществена поръчка по член 123 или в спецификациите и във всички допълнителни документи, и за да преценят коя е икономически най-изгодната оферта.
По време на преговорите възложителите гарантират равно третиране на всички оференти.
Когато възложителите могат, в съответствие с член 135, да възлагат поръчки чрез процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, те могат да организират процедурата на договаряне да се проведе на етапи, за да се намали броят на офертите, по които ще се водят преговори, като същевременно прилагат критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка или спецификациите. В обявлението за обществена поръчка или спецификациите се посочва, че тази възможност ще бъде използвана.
Член 130
Конкурси
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Заинтересованите от участие в конкурса се уведомяват за правилата за неговото организиране.
Броят на поканените да участват кандидати трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава тръжна комисия. В нея участват изключително физически лица, които са независими от участниците в конкурса. Когато за участие в конкурс се изисква конкретна професионална квалификация, минимум една трета от членовете на тръжната комисия трябва да притежават същата или равностойна квалификация.
Тръжната комисия изразява становищата си независимо. Нейните становища се приемат въз основа на проекти, внесени от кандидатите анонимно, и единствено с оглед на критериите, посочени в обявлението за конкурс.
3. Предложенията на тръжната комисия въз основа на качествата на всеки проект и нейните бележки се отразяват в протокол, подписан от нейните членове.
Кандидатите запазват своята анонимност, докато тръжната комисия изрази становище.
Тръжната комисия може да поиска от кандидатите да отговорят на въпросите, записани в протокола, за да разяснят даден проект. За последвалия диалог се съставя пълен протокол.
4. След това възложителят взема решение, в което се посочват името и адресът на избрания кандидат и мотивите за избора съобразно критериите, посочени в обявлението за конкурс, особено ако изборът се отклонява от предложенията в становището на тръжната комисия.
Член 131
Динамична система за покупки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Динамичната система за покупки е изцяло електронен процес за обичайни покупки, която е отворена по време на функционирането си за всички икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор и са представили примерна оферта, която съответства на спецификацията, както и на всички допълнителни документи. Примерните оферти могат да бъдат усъвършенствани във всеки един момент, при условие че продължават да отговарят на спецификацията.
2. За целите на създаването на динамичната система за покупки възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което се посочва, че се използва динамична система за покупки, и което съдържа интернет адреса за неограничен, пряк и пълен достъп до спецификацията и всички допълнителни документи от момента на публикуване на обявлението до преустановяване на функционирането на системата.
Те посочват в спецификацията, наред с другите въпроси, естеството на планираните покупки съгласно тази система, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
3. По време на функционирането на динамичната система за покупки възложителите предоставят на всеки икономически оператор възможност да представи примерна оферта с цел да бъде приет в системата съгласно условията, посочени в параграф 1. Те завършват оценката в максимален срок от 15 дни от датата на представянето на примерната оферта. Въпреки това те могат да удължат периода за оценка, при условие че междувременно не бъде обявена покана за представяне на оферти.
При първа възможност възложителят уведомява оферентите, че са приети в динамичната система за покупки или че офертата им е отхвърлена.
4. Всяка отделна поръчка подлежи на покана за представяне на оферти. Преди издаването на тази покана възложителите публикуват опростено обявление за обществена поръчка, с което всички заинтересовани икономически оператори се поканват да представят примерна оферта в рамките на срок, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено опростеното обявление. Възложителите не могат да продължат тръжната процедура, преди да са завършили оценяването на всички примерни оферти, получени преди този краен срок.
Възложителите поканват всички приети в системата оференти да представят оферта в рамките на разумен срок. Те възлагат поръчката на оферента, който е представил икономически най-изгодната оферта на базата на критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка за създаване на динамична система за покупки. Тези критерии, ако е уместно, могат да бъдат формулирани по-прецизно в поканата за представяне на оферти.
5. Динамичната система за покупки не може да функционира повече от четири години, освен в надлежно оправдани извънредни случаи.
Възложителите не могат да използват тази система, за да предотвратяват, ограничават или нарушават конкуренцията.
Не се начисляват такси на заинтересованите икономически оператори или на страните по системата.
Член 132
Състезателен диалог
(член 104 от Финансовия регламент)
1. В случай на особено сложни поръчки, при които възложителят счита, че директното използване на откритата процедура или до съществуващите условия, уреждащи ограничената процедура, няма да позволи поръчката да бъде възложена на оферента, чиято оферта е икономически най-изгодна, възложителят може да използва състезателния диалог, посочен в член 29 от Директива 2004/18/ЕО.
За „особено сложна“ се счита поръчка, при която възложителят не може по обективен начин да определи техническите средства за удовлетворяване на своите нужди или цели или да установи правната или финансовата рамка на проекта.
2. Възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което излагат своите нужди и изисквания, дефинирани в това обявление и/или в описателен документ.
3. Възложителите започват диалог с кандидатите, които отговарят на критериите за подбор, установени в член 146, с цел да установят и определят средствата, които са най-подходящи за удовлетворяването на техните нужди.
По време на диалога възложителите гарантират равно третиране на всички оференти, както и поверителност на предложените решения или на предадената друга информация от кандидат, който участва в диалога, освен ако кандидатът се съгласи с тяхното оповестяване.
Възложителите могат да предвидят процедурата да се осъществи на последователни етапи с цел да се намали броят на решенията, които ще бъдат обсъдени по време на диалога, чрез прилагането на посочените в обявлението за обществена поръчка или описателния документ критерии за възлагане, ако възможността за това е предвидена в обявлението за обществена поръчка или в описателния документ.
4. След като информират участниците, че диалогът е приключил, възложителите ги канят да представят окончателните си оферти на базата на решението или решенията, изложени и определени по време на диалога. Тези оферти съдържат всички елементи, изисквани и необходими за изпълнението на проекта.
По искане на възложителя тези оферти могат да бъдат изяснявани, уточнявани и усъвършенствани, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или поканата за представяне на оферти, чиито промени биха могли да нарушат конкуренцията или да имат дискриминиращ ефект.
По искане на възложителя оферентът, за който е установено, че е представил икономически най-изгодната оферта, може да бъде приканен да изясни аспекти на офертата или да потвърди съдържащите се в офертата ангажименти, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или на поканата за представяне на оферти, както и че няма риск от нарушаване на конкуренцията или причиняване на дискриминация.
5. Възложителите могат да определят цените или плащанията за участниците в диалога.
Член 133
Съвместна процедура за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
В случай на съвместна процедура за обществена поръчка между една институция и възложителя от една или повече държави членки, държави от ЕАСТ или страни, кандидатки за членство в ЕС, се прилагат процедурните разпоредби, приложими за институцията.
Когато принадлежащият на възложителя от държава членка или управляван от него дял от общата прогнозна стойност на поръчката е 50 % или повече, или в други надлежно обосновани случаи, институцията може да реши да прилага процедурните правила, приложими за възложителя от държавата членка, при условие че те могат да се приемат за еквивалентни на правилата на институцията.
Институцията и възложителят от държавите членки, държавите от ЕАСТ или страните, кандидатки за членство в ЕС, засегнати от съвместната процедура за обществена поръчка, се споразумяват по-специално за практическите правила за оценката на заявленията за участие или на офертите, за възлагането на обществената поръчка, за приложимото към договора право и за компетентния съд за разрешаване на спорове.
Член 134
Прилагане на процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато не са подадени оферти или подходящи оферти, или заявления за участие в отговор на открита или ограничена процедура след приключването на първоначалната процедура, при условие че първоначалните условия на поръчката, изложени в тръжните документи, посочени в член 138, не са съществено променени;
б)
когато по технически или художествени причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен икономически оператор;
в)
доколкото това е наложително, когато поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на възложителя, е невъзможно да се спазят сроковете за другите процедури, посочени в членове 152, 153 и 154;
г)
когато след проведен конкурс следва да се възложи поръчка за услуги и в съответствие с приложимите правила тя следва да се възложи на успелия кандидат или на някой от успелите кандидати; във втория случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
д)
за допълнителни услуги и строителни работи, които не са включени в първоначално планирания проект, нито в първоначалната поръчка, но които поради непредвидени обстоятелства са станали необходими за предоставянето на услугите или извършването на работите в съответствие с условията по параграф 2;
е)
за нови услуги или строителни работи, които представляват повторение на сходни услуги или работи, възложени на икономическия оператор, изпълняващ първоначалната поръчка, от същия възложител, при условие че тези услуги или работи съответстват на основния проект и че този проект е бил предмет на първоначална поръчка, възложена при условията на открита или ограничена процедура съгласно посочените в параграф 3 условия;
ж)
при поръчки за доставки:
i)
за допълнителни доставки, чиято цел е или частична подмяна на обичайни доставки или монтажи, или разширяване на съществуващи доставки или монтажи, когато евентуалната смяна на доставчика би задължила възложителя да придобие оборудване с различни технически характеристики, водещо до несъвместимост или непропорционални технически трудности при експлоатацията и поддръжката; срокът на такива поръчки не може да надхвърля три години;
ii)
когато стоките се произвеждат единствено за целите на научни изследвания, експерименти, проучвания или развойна дейност, с изключение на тестовете за търговска жизнеспособност и широкомащабното производство с цел възстановяване на разходите за научна и развойна дейност;
iii)
по отношение на доставки, които се котират и купуват на стокова борса;
iv)
по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
при поръчки за недвижими имоти след проучване на местния пазар;
и)
за поръчки за правни услуги съгласно номенклатурата CPV, при условие че тези поръчки са оповестени по подходящ начин;
й)
за поръчки, обявени като секретни от институцията или от органите, оправомощени от тази институция, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде придружавано от специални мерки за сигурност в съответствие с действащите административни разпоредби или когато се налага за защита на основни интереси на Съюза.
2. За допълнителните услуги и строителни работи по параграф 1, буква д) възложителят може да приложи процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, при условие че поръчката се възлага на изпълнителя, който изпълнява поръчката в следните случаи:
а)
когато допълнителните поръчки не могат да бъдат технически или икономически отделени от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства на възложителя;
б)
когато услугите или строителните работи, макар и отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване.
Съвкупната стойност на допълнителните поръчки не може да надхвърля 50 % от стойността на първоначалната поръчка.
3. В случаите, посочени в параграф 1, буква е) от настоящия член, възможността за прилагане на процедура на договаряне се посочва незабавно след обявяването на тръжната процедура за първата поръчка, а оценката на общата стойност на последващите услуги или работи се взема предвид при изчисляването на праговете по член 170, параграф 1. Тази процедура може да се прилага само по време на изпълнението на първоначалната поръчка и най-късно в срок от три години след подписването на договора.
Член 135
Прилагане на процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато са подадени нередовни или неприемливи оферти, по-конкретно по отношение на критериите за подбор и възлагане, в отговор на открита или ограничена процедура или състезателен диалог, които са приключили, при условие че първоначалните условия на поръчката, посочени в поканата за представяне на оферти по член 138, не са съществено променени, без да се засяга прилагането на параграф 2 от настоящия член;
б)
в изключителни случаи, включващи строителни работи, доставки или услуги, когато техният характер или рискове не позволяват предварително общо ценообразуване от оферента;
в)
когато характерът на услугата, която ще бъде възложена, особено в случаите на финансови и интелектуални услуги, не позволява условията на поръчката да бъдат определени с достатъчна точност, за да може да бъде възложена след избор на най-добрата оферта в съответствие с правилата за провеждане на открита или ограничена процедура;
г)
при поръчките за строителни работи, когато работите се извършват единствено за целите на научни изследвания, изпитвания или развойна дейност, а не с цел осигуряване на печалба или възстановяване на разходи за научни изследвания и развойна дейност;
д)
при поръчките за услуги, посочени в приложение IIБ към Директива 2004/18/ЕО, при условията на член 134, параграф 1, букви и) и й) от настоящия регламент, както и на параграф 2 от него;
е)
за научноизследователски и развойни услуги, различни от тези, при които ползите остават изключително на възложителя за негова употреба при упражняване на собствената му дейност, при условие че предоставената услуга е изцяло платена от възложителя;
ж)
за поръчки за услуги за придобиване, разработване, производство или съвместно производство на програмен материал, предназначен за излъчване от радио- и телевизионни оператори, и поръчки за програмно време.
2. В случаите по параграф 1, буква а) възложителите могат да се въздържат от публикуване на обявление за обществена поръчка, ако в процедурата на договаряне са включени всички оференти и само оферентите, отговарящи на критериите за подбор, които при предишната процедура са подали оферти в съответствие с формалните изисквания на процедурата за обществени поръчки.
Член 136
Процедура с покана за изразяване на интерес
(член 104 от Финансовия регламент)
1. За поръчките на стойност, непревишаваща сумата, посочена в член 170, параграф 1, и без да се засягат разпоредбите на членове 134 и 135, възложителите могат да използват покана за изразяване на интерес за следното:
а)
да направят предварителен подбор на кандидатите, които ще бъдат поканени да изпратят оферти в отговор на предстоящи покани за участие в ограничени тръжни процедури;
б)
да изготвят списък с потенциални оференти, които ще бъдат поканени да подадат заявления за участие или оферти.
2. Списъкът, който се съставя след покана за изразяване на интерес, е валиден за следния период:
а)
не повече от три години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая, посочен в параграф 1, буква а) от настоящия член;
б)
не повече от пет години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая на списък с потенциални оференти, посочен в параграф 1, буква б) от настоящия член.
Списъкът, посочен в първа алинея, може да включва подсписъци.
Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период.
3. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички кандидати или потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да предприемат едно от следните действия:
а)
да подадат оферта в случая по параграф 1, буква а);
б)
в случая на списък по параграф 1, буква б) да подадат едно от следните:
i)
оферти, съдържащи документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор;
ii)
документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор и на втори етап, оферти - за тези, които изпълняват тези критерии.
Член 137
Поръчки с ниска стойност
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка с консултация с най-малко трима кандидати може да се използва за поръчки с ниска стойност, която не надвишава 60 000 EUR.
Ако след консултация с кандидатите възложителят получи само една оферта, която е технически и административно приемлива, поръчката може да се възложи, при условие че са изпълнени критериите за възлагане.
2. Поръчки с много ниска стойност, която не надвишава 15 000 EUR, могат да бъдат възложени въз основа на една оферта след процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
3. Плащанията на разходи, които не надвишават 1 000 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Член 138
Тръжна документация
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация включва най-малко:
а)
поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога съгласно процедурата, посочена в член 132;
б)
приложената спецификация или, в случай на състезателен диалог по член 132, документ, който описва нуждите и изискванията на възложителя, или интернет адреса, на който са публикувани спецификацията или документът;
в)
проектодоговора, базиран на образеца на договор.
Буква в) от първа алинея не се прилага за случаите, в които поради извънредни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да бъде използван.
В тръжната документация се посочват мерките за оповестяване, предприети съгласно членове 123-126.
2. В поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога се съдържа поне следното:
а)
правилата за подаване и представяне на офертите, и по-специално крайната дата и час за подаване, евентуалното изискване за използване на стандартен формуляр за отговор, документацията, която трябва да бъде приложена, включително документите за доказване на финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности съгласно член 146, ако не са посочени в обявлението за обществена поръчка, както и адреса, на който трябва да бъдат изпратени;
б)
декларация, че изпращането на оферта предполага приемане на спецификацията по параграф 1, за която се отнася офертата, и че изпращането на оферта обвързва изпълнителя, на когото се възлага поръчката, за целия срок на нейното изпълнение;
в)
срока, за който офертата е валидна и не може да бъде променяна по никакъв начин;
г)
забрана на контактите между възложителя и оферента по време на процедурата, освен по изключение в случаите по член 160 и когато се предвижда посещение на място, като се определят условията за извършване на посещението;
д)
при състезателен диалог - датата и адреса, определени за започване на етапа на консултации.
3. В спецификациите се определят най-малко:
а)
критериите за отстраняване и подбор, които се прилагат към поръчката, освен при състезателен диалог, ограничена процедура и процедура на договаряне след публикуване на обявление съгласно член 135; в такива случаи критериите се посочват единствено в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес;
б)
критериите за възлагане и относителната им тежест или, когато е уместно, тяхната подредба по значимост в низходящ ред, ако това не е посочено в обявлението за обществена поръчка;
в)
техническите спецификации, посочени в член 139;
г)
минималните изисквания, чиито варианти трябва да бъдат изпълнени в процедурите по член 149, параграф 2, съгласно които поръчката се възлага на участника, предложил икономически най-изгодната оферта, когато възложителят е посочил в обявлението за обществена поръчка, че подобни варианти се допускат;
д)
указание, че се прилага Протоколът за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз или, при необходимост, Виенската конвенция за дипломатическите отношения или Виенската конвенция за консулските отношения;
е)
доказателствата, позволяващи участие в процедура за обществена поръчка съгласно член 172;
ж)
в динамичната система за покупки, посочена в член 131, уточняване на естеството на планираните покупки, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Образецът на договор определя по-конкретно:
а)
обезщетенията за загуби и пропуснати ползи за неизпълнение на клаузите на договора;
б)
подробностите, които трябва да се съдържат във фактурите или съответните оправдателни документи съгласно член 102;
в)
когато институциите са възложители, правото на Съюза е приложимото към договора право, допълнено при необходимост от националното право, посочено в договора.
г)
компетентния съд за разрешаване на спорове.
За целите на буква в) от първа алинея от настоящия параграф в случай на договори по член 121, параграф 1 проектодоговорът може да препраща изключително към националното право.
5. Възложителите могат да поискат информация от оферента за всяка част от поръчката, която оферентът възнамерява да възложи на трети страни като подизпълнители, както и за самоличността на подизпълнителите. В допълнение към информацията, посочена в член 143, възложителят може да поиска още от кандидата или оферента да предостави сведения за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на планирания подизпълнител съгласно членове 146, 147 и 148, по-специално когато значителна част от поръчката се изпълнява от подизпълнители.
Член 139
Технически спецификации
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Техническите спецификации трябва да осигуряват равен достъп на кандидатите и оферентите и да не създават неоправдани препятствия за конкурентната тръжна процедура.
Те определят изискваните характеристики на стоките, услугите, материалите или строителните работи според определеното от възложителя предназначение.
2. Характеристиките по параграф 1 включват:
а)
нивата на качество;
б)
екологичните характеристики;
в)
когато е възможно, критериите за достъпност за хора с увреждания или проектирането за всички ползватели;
г)
равнищата и процедурите за оценка на съответствието;
д)
годността за употреба;
е)
безопасността или размерите, включително за доставките, търговското наименование и указанията за употреба, както и за всички поръчки - терминологията, символите, тестовете и методите за тестване, опаковката, маркировката и етикетирането, производствените процедури и методи;
ж)
при поръчките за строителни работи - процедурите във връзка с гарантирането на качеството и правилата във връзка с проектирането и остойностяването, условията за тестване, проверка и приемане на извършените работи и строителните методи или способи, както и всички останали технически условия, които възложителят може да наложи в съответствие с общи или специални разпоредби във връзка със завършените работи и вложените материали или части.
3. Техническите спецификации се формулират по един от следните начини:
а)
чрез позоваване на европейските стандарти, на европейските технически одобрения или на общите технически спецификации, когато има такива, на международните стандарти, на други технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, или, ако няма такива, на техните национални еквиваленти; всяко позоваване е последвано от израза „или равностоен“;
б)
от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, които могат да включват екологични характеристики и които следва да бъдат достатъчно подробни, за да могат оферентите да определят предмета на поръчката, а възложителите да я възложат;
в)
чрез съчетаване на горепосочените два метода на формулиране.
4. Когато възложителите използват възможността да се позоват на спецификациите по параграф 3, буква а), те нямат право да отхвърлят оферта на основание, че не отговаря на спецификациите, ако оферентът или кандидатът докаже удовлетворително за възложителя чрез подходящи средства, че офертата изпълнява определените условия по равностоен начин.
За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
5. Когато възложителите използват възможността, предоставена в параграф 3, буква б), да определят спецификациите от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, те нямат право да отхвърлят оферта, която отговаря на национален стандарт, който транспонира европейски стандарт, на европейско техническо одобрение или общи технически спецификации, на международен стандарт или технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, ако тези спецификации се отнасят до изискваното изпълнение или функционалните изисквания.
Оферентът трябва да докаже по удовлетворителен начин за възложителя и с всички подходящи средства, че офертата отговаря на условията за изпълнение или функционалните изисквания, определени от възложителя. За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
6. Когато възложителите установяват екологични характеристики по отношение на изпълнението или функционалните изисквания, те могат да използват подробните спецификации или, ако е необходимо, части от тях, както са определени от европейските, мултинационалните или националните екоетикети или от всякакъв друг екоетикет, при условие че са изпълнени следните условия:
а)
използваните спецификации са подходящи за определяне на характеристиките на доставките или услугите, които са предмет на поръчката;
б)
изискванията за етикета са изготвени на базата на научна информация;
в)
екоетикетите са приети при използването на процедура, в която могат да участват всички заинтересовани страни, като държавни органи, потребители, производители, дистрибутори и екологични организации;
г)
всички заинтересовани страни имат достъп до екоетикетите.
7. Възложителите могат да посочат, че за продуктите или услугите, които носят екоетикет, се предполага, че отговарят на техническите спецификации, установени в документите за поръчката. Те приемат всички други подходящи доказателства, като техническо досие на производителя или доклад от тестването, представен от признат орган. Признатият орган за целите на параграфи 4, 5 и 6 е лаборатория за тестване и калибриране или орган за сертифициране и инспекции, който отговаря на приложимите европейски стандарти.
8. Освен в изключителни случаи поради предмета на поръчката, спецификациите не могат да се позовават на конкретен модел или източник, определен процес, търговска марка, патент, тип, определен произход или производство, които биха облагодетелствали или изключили определени продукти или икономически оператори.
Когато не е възможно да се представи достатъчно подробно и разбираемо описание на предмета на поръчката, позоваването е последвано от израза „или равностоен“.
Член 140
Преразглеждане на цената
(член 105 от Финансовия регламент)
1. В тръжната документация ясно се посочва дали трябва да се определи твърда цена, която не подлежи на преразглеждане.
2. В противен случай в тръжната документация се посочват условията и/или формулите за преразглеждане на цените по време на действието на договора. В такива случаи възложителят взема предвид по-специално:
а)
предмета на процедурата за обществена поръчка и икономическата ситуация, в която тя се извършва;
б)
вида задачи и договор и техните срокове;
в)
финансовите си интереси.
Член 141
Незаконни действия, водещи до отстраняване
(член 106 от Финансовия регламент)
Случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, включват всички незаконни дейности в ущърб на финансовите интереси на Съюза, и по-специално следните:
а)
случаи на измама по член 1 от Конвенцията за защита на финансовите интереси на Европейските общности, изготвена с акт на Съвета от 26 юли 1995 г. (12);
б)
случаи на корупция по член 3 от Конвенция за борбата с корупцията, в която участват длъжностни лица на Европейските общности или длъжностни лица на държавите - членки на Европейския съюз, изготвена с акт на Съвета от 26 май 1997 г. (13);
в)
случаи на участие в престъпни организации съгласно член 2 от Рамково решение 2008/841/ПВР на Съвета (14);
г)
случаи на изпиране на пари, определени в член 1 от Директива 2005/60/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (15);
д)
случаи на терористични престъпления, престъпления, свързани с терористични дейности, както и подбудителство, помагачество, съучастие или опит за извършване на такива престъпления, определени в членове 1, 3 и 4 от Рамково решение 2002/475/ПВР на Съвета (16).
Член 142
Прилагане на критериите за отстраняване и продължителност на отстраняването
(членове 106, 107, 108 и 109 от Финансовия регламент)
1. За да се определи продължителността на отстраняването и да се гарантира спазване на принципа на пропорционалност, отговорната институция отчита по-специално сериозността на фактите, включително тяхното въздействие върху финансовите интереси и репутацията на Съюза, изминалото време, продължителността и повторяемостта на нарушението, наличието на умисъл или степента на небрежност на въпросния субект и предприетите от субекта мерки за поправяне на положението.
При определяне на срока на отстраняване отговорната институция дава възможност на съответния кандидат или оферент да изрази своето становище.
Когато срокът на отстраняването е определен съгласно приложимото право от органите или организациите по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, Комисията прилага този срок в рамките на максималната продължителност, посочена в член 106, параграф 4 от Финансовия регламент. Срокът по член 106, параграф 4 от Финансовия регламент се определя на най-много пет години, считано от следните дати:
а)
от датата на съдебното решение със сила на пресъдено нещо - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, букви б) и д) от Финансовия регламент;
б)
от датата на извършване на нарушението или, в случаи на продължаващи или повтарящи се нарушения, от датата на прекратяване на нарушението - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, когато нарушението е свързано с договори със съответната институция.
За целите на буква б) от трета алинея ако тежкото професионално нарушение е установено с решение на публичен орган или международна организация, се прилага датата на решението.
Срокът на отстраняване може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в букви а) и б) от трета алинея, при спазване разпоредбите на параграф 1.
2. Кандидатите или оферентите се отстраняват от участие в процедури за обществени поръчки и безвъзмездни средства, докато се намират в едно от положенията, посочени в член 106, параграф 1, букви а) и г) от Финансовия регламент.
Член 143
Доказателства
(членове 106 и 107 от Финансовия регламент)
1. Кандидатите и оферентите подават декларация с дата и подпис, в която заявяват, че не попадат в никое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
Въпреки това в случай на ограничена процедура, състезателен диалог и процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато възложителят ограничава броя на кандидатите, които ще покани да преговарят или да изпратят оферта, всички кандидати представят сертификатите, посочени в параграф 3.
В зависимост от своята оценка на риска възложителят може да не поиска декларацията по първа алинея за поръчките, посочени в член 137, параграф 2. Въпреки това за поръчките, посочени в член 265, параграф 1, член 267, параграф 1 и член 269, параграф 1, възложителят може да не поиска тази декларация за поръчки на стойност от 20 000 EUR или по-малко.
2. Оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, представя в срок, указан от възложителя и предхождащ подписването на договора, доказателството, посочено в параграф 3 от настоящия член, за потвърждение на декларацията по параграф 1 от настоящия член в следните случаи:
а)
за обществените поръчки, възложени от институциите за техни нужди, на стойност, равна на посочените в член 170, параграф 1 прагове или по-голяма от тях;
б)
за обществените поръчки в областта на външните дейности, чиято стойност е равна на праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а), или по-голяма от тях.
За обществените поръчки на стойност, по-ниска от праговете, посочени в букви а) и б) от първа алинея от настоящия параграф, възложителят, ако има съмнения, че оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, попада в някое от положенията на отстраняване, може да изиска от него да предостави доказателството, посочено в параграф 3.
3. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, букви а), б) или д) от Финансовия регламент, наскоро издадено свидетелство за съдимост или, при липса на такова, еквивалентен документ, издаден наскоро от съдебен или административен орган на страната по произход, доказващ, че тези изисквания са изпълнени. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, буква а) или г) от Финансовия регламент, наскоро издаден сертификат от компетентния орган на съответната държава.
Когато документът или сертификатът, посочен в параграф 1 от настоящия член, не е издаден в съответната държава, и за останалите случаи на отстраняване, посочени в член 106 от Финансовия регламент, той може да бъде заместен от клетвена декларация или при невъзможност от официална декларация на заинтересованото лице пред съдебен или административен орган, нотариус или квалифицирана професионална организация в страната му по произход.
4. Съгласно националното законодателство на страната, където е установен кандидатът или оферентът, документите, посочени в параграфи 1 и 3, се отнасят за физическите и юридическите лица, включително когато възложителят прецени, че е необходимо, директорите на предприятия и всяко друго лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо кандидата или оферента.
5. Когато имат съмнения дали кандидатите или оферентите попадат в някое от положенията на отстраняване, възложителите могат да се обърнат към компетентните органи, посочени в параграф 3, за да получат информацията, която счетат за необходима за тази ситуация.
6. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документното доказателство, посочено в параграф 3, ако това доказателство вече му е било представено за целите на друга процедура за обществена поръчка и ако документите не са издадени преди повече от една година и още са валидни.
В този случай кандидатът или оферентът декларира, че документното доказателство вече е било предоставено при предишна процедура за обществена поръчка и че няма промяна в неговото положение.
7. При поискване от възложителя кандидатът или оферентът представят декларация от планирания подизпълнител, удостоверяваща, че той не е в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
При съмнение относно декларацията възложителят поисква доказателството, посочено в параграфи 3 и 4. Параграф 5 се прилага, когато е подходящо.
Член 144
Централна база данни
(член 108 от Финансовия регламент)
1. Институциите, изпълнителните агенции и органите, посочени в член 108, параграф 1 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, причините и срока на отстраняване.
Те предоставят още информация относно лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, когато тези лица се намират в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент.
Органите и структурите, посочени в член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, когато тяхното поведение е навредило на финансовите интереси на Съюза, както и лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, като:
а)
вида на тяхната присъда;
б)
продължителността на отстраняването от процедури за обществена поръчка, когато е приложимо.
2. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 определят лицата, упълномощени да съобщават на Комисията и да получават от нея информацията, съдържаща се в базата данни.
В случая на институциите, агенциите, органите и структурите по член 108, параграф 1 от Финансовия регламент определените лица предоставят възможно най-бързо информацията на счетоводителя на Комисията и при необходимост правят заявка за въвеждане, промяна или заличаване на данни в базата.
В случая на органите и структурите по член 108, параграф 2 от Финансовия регламент определените лица предоставят исканата информация на разпоредителя с бюджетни кредити на Комисията, отговорен за съответната програма или действие, в срок от три месеца след постановяване на присъдата.
Счетоводителят на Комисията въвежда, променя или заличава данни в базата. Посредством защитен протокол той предоставя всеки месец на определените лица утвърдени данни, съдържащи се в базата.
3. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 удостоверяват пред Комисията, че съобщената от тях информация е изготвена и предадена в съответствие с принципите, определени в Регламент (ЕО) № 45/2001 и в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (17) относно защитата на личните данни.
По-специално те уведомяват предварително всички трети страни или лица, посочени в параграф 1, че техните данни могат да бъдат включени в база данни и съобщавани от Комисията на определените лица по параграф 2. При необходимост те актуализират предадената информация след поправка, заличаване или промяна на данните.
Всяко лице, включено в базата данни, има право да получи информация за данните, които се съхраняват за него, като отправи искане до счетоводителя на Комисията.
4. Държавите членки предприемат необходимите мерки за подпомагане на Комисията за ефикасното управление на базата данни в съответствие с Директива 95/46/ЕО.
В споразуменията с органите на трети държави и всички структури по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент се предвиждат съответните правила за гарантиране на спазването на тези разпоредби и на принципите относно защитата на личните данни.
Член 145
Административни и финансови санкции
(членове 109 и 131 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на предвидените в договора санкции, кандидатите или оферентите и изпълнителите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама или тежко са нарушили договорните си задължения, могат да бъдат отстранени от всички поръчки и безвъзмездни средства, финансирани от бюджета на Съюза, за максимум пет години от датата на потвърждаване на нарушението, след състезателна процедура с участието на кандидата, оферента и изпълнителя.
Този период може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата по първа алинея.
2. На оферентите или кандидатите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама, може също така да се налага финансова санкция в размер от 2 % до 10 % от общата предвидена стойност на възлаганата поръчка.
На изпълнителите, които тежко са нарушили договорните си задължения, могат да се налагат финансови санкции в размер от 2 % до 10 % от общата стойност на въпросния договор.
Размерът на санкцията може да се увеличи на 4 % до 20 % при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в параграф 1, първа алинея.
3. Институцията определя административните или финансовите санкции, отчитайки по-специално елементите по член 142, параграф 1.
Член 146
Критерии за подбор
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят ясни и недискриминационни критерии за подбор.
2. Критериите за подбор се прилагат за всяка процедура за обществена поръчка, за да се оценят финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите.
Възложителят може да определи минимални нива на възможностите, под които кандидатите не могат да бъдат избрани.
3. От всеки оферент или кандидат могат да се поискат доказателства за неговата правоспособност според националното законодателство да изпълни поръчката, като вписване в търговски или професионален регистър, клетвена декларация или удостоверение, членство в определена организация, изрично пълномощно или вписване в регистъра по данъка върху добавената стойност (наричан по-нататък „ДДС“).
4. В обявлението за обществена поръчка, в поканата за изразяване на интерес или в поканата за представяне на оферта възложителите посочват избраните документи за проверка на статута и правния капацитет на оферентите или кандидатите.
5. Информацията, поискана от възложителя като доказателство за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, както и минималните изисквани нива на възможностите съгласно параграф 2, не могат да излизат извън предмета на поръчката и отчитат законните интереси на икономическите оператори, по-конкретно по отношение на защитата на техническите и търговските тайни на дружеството.
6. Възложителят може, според своята преценка на риска, да реши да не изисква доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите при следните поръчки:
а)
поръчки, възлагани от институциите за техни нужди, на стойност, не по-висока от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
поръчки, възлагани в областта на външните дейности, на стойност, по-ниска от праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а).
Когато възложителят реши да не изиска доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, не се извършва предварително финансиране, освен ако се предостави финансова гаранция в размер на съответната сума.
Член 147
Икономически и финансови възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Доказателство за икономическите и финансовите възможности може по-специално да се представи чрез един или повече от следните документи:
а)
подходящи декларации от банки или, ако е необходимо, доказателство за подходяща застраховка за обезщетение при професионален риск;
б)
финансови отчети за не повече от последните три години, за които сметките са били приключени;
в)
справка за общия оборот и оборота във връзка със строителните работи, доставките или услугите, до които се отнася поръчката, за период от не повече от последните налични три финансови години.
2. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документните доказателства, посочени в параграф 1, ако тези доказателства вече са му били представени за целите на друга процедура за обществена поръчка и все още отговарят на изискванията по параграф 1.
Ако по изключителни причини, които възложителят сметне за основателни, оферентът или кандидатът не е в състояние да представи поисканите от възложителя справки, той може да докаже икономическите и финансовите си възможности чрез други средства, които възложителят приеме за подходящи.
3. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
Възложителят може да изиска от икономическия оператор и субектите, посочени в първа алинея, да бъдат солидарно отговорни за изпълнението на поръчката.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на възможностите на членовете на обединението или на други субекти.
Член 148
Технически и професионални възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Техническите и професионалните възможности на икономическите оператори се оценяват и проверяват в съответствие с параграфи 2 и 3. При процедури за обществени поръчки за доставки, изискващи монтаж и инсталиране, услуги и/или строителни работи, възможностите се оценяват по-специално по отношение на тяхното ноу-хау, ефективност, опит и надеждност.
2. В зависимост от характера, количеството или мащаба и целта на доставките, услугите или строителните работи, които следва да бъдат извършени, доказателство за техническите и професионалните възможности на икономическите оператори може да се представи въз основа на един или повече от следните документи:
а)
образователната и професионалната квалификация на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи и/или на ръководния екип на фирмата, и по-конкретно на лицето/лицата, което/които отговаря(т) за предоставянето на услугите или извършването на работите;
б)
списък:
i)
на най-важните предоставени услуги и извършени доставки през последните три години с посочване на сумите, датите и обществените или частните бенефициери;
ii)
на извършените строителни работи през последните пет години с посочване на сумите, датите и мястото;
в)
описание на техническото оборудване, инструментите и материалната база, които фирмата ще използва за изпълнение на поръчката за услуги или за строителни работи;
г)
описание на техническото оборудване и мерките за осигуряване на качеството на доставките и услугите, както и описание на базата на фирмата за проучвания и изследвания;
д)
посочване на участващите технически лица или органи, независимо дали пряко принадлежат към фирмата, особено на отговарящите за контрола на качеството;
е)
по отношение на доставките: мостри, описания и/или автентични снимки и/или удостоверения от признати официални институти или служби за контрол на качеството, които удостоверяват съответствието на стоките с действащите спецификации или стандарти;
ж)
справка за средногодишния брой служители и броя ръководни кадри на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи за последните три години;
з)
посочване на дела от поръчката, която доставчикът на услуги възнамерява да възложи на подизпълнители;
и)
при поръчки за строителни работи и услуги и само в подходящи случаи, посочване на мерките за екологично управление, които икономическият оператор ще може да приложи при изпълнението на поръчката.
Когато услугите или доставките по буква б), подточка i) от първа алинея се доставят на възложителя, доказателството за изпълнение е под формата на удостоверения, издадени или заверени от компетентния орган.
За целите на буква б), подточка ii) от първа алинея към списъка на най-важните извършени строителни работи се прилагат удостоверения за удовлетворително изпълнение, в които се посочва дали строителните работи са извършени професионално и изцяло.
3. Когато услугите или стоките, които ще бъдат доставени, са сложни или по изключение се изискват за специфична цел, доказателството за техническите и професионалните възможности може да се осигури чрез проверка от страна на възложителя или от негово име от компетентен официален орган на страната на установяване на доставчика на услуги или стоки със съгласието на този орган. Проверките се отнасят до техническите възможности на доставчика и неговите производствени мощности, както и, при необходимост, до базата му за проучвания и изследвания и мерките за контрол на качеството.
4. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски серии стандарти, сертифицирани от акредитирани организации. Въпреки това възложителите приемат и други доказателства за еквивалентни мерки за гарантиране на качеството от икономическите оператори, които нямат достъп до такива сертификати или нямат възможност да ги получат в съответните срокове.
5. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор съблюдава определени схеми или стандарти за екологично управление, те се позовават на Схемата на Европейския съюз за екологично управление и одит или на други схеми за екологично управление, признати съгласно член 45 от Регламент (ЕО) № 1221/2009 на Европейския парламент и на Съвета (18), или на други стандарти за екологично управление, основани на съответните европейски или международни стандарти от акредитирани организации. Възложителите признават еквивалентни сертификати от организации, установени в други държави членки. Те приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за екологично управление.
6. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на капацитета на членовете на обединението или на други субекти.
7. В случай на поръчка за строителни работи, за услуги, както и при монтаж и инсталиране в контекста на поръчка за доставки, възложителят може да изиска определени задачи от ключово значение да бъдат изпълнени пряко от самия оферент или, ако офертата е подадена от обединение на икономически оператори, посочено в член 121, параграф 6, от даден участник в обединението.
8. Възложителите могат да заключат, че икономическите оператори няма да изпълнят поръчката съобразно подходящия стандарт за качество, ако установят, че те имат конфликт на интереси, който може да засегне по негативен начин изпълнението на поръчката.
Член 149
Условия и критерии за възлагане
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга член 107 от Финансовия регламент, поръчките се възлагат по един от следните два начина:
а)
чрез процедурата за автоматично възлагане, като в този случай поръчката се възлага на оферента, чиято оферта предлага най-ниската цена при редовност и изпълнение на определените условия;
б)
чрез процедурата за възлагане на оферента, предложил икономически най-изгодната оферта.
2. За да определи коя е икономически най-изгодната оферта, възложителят взема предвид посочената цена и други качествени критерии, оправдани от предмета на поръчката, като например технически предимства, естетически и функционални характеристики, екологични характеристики, оперативни разходи, рентабилност, срокове на изпълнение, следпродажбено обслужване и техническа помощ. Възложителят може да определи минимални равнища на качеството. Офертите под тези равнища на качеството се отхвърлят.
3. Възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, в спецификацията или в описателния документ тежестта, която придава на всеки от критериите за определяне на икономически най-изгодната оферта. Тази тежест може да бъде изразена като интервал с подходящ максимален диапазон.
Тежестта, която се дава на цената спрямо другите критерии, не трябва да има за резултат неутрализирането на критерия цена при избора на изпълнител, без да се засягат рамките, определени от институцията за заплащането на определени услуги, като експертните услуги за извършване на оценка.
Ако по изключение претеглянето е технически невъзможно, особено с оглед на предмета на поръчката, възложителят само подрежда приложимите критерии в низходящ ред по важност.
Член 150
Използване на електронни търгове
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да използват електронни търгове, в които се представят новите цени, преразгледани в посока понижаване, и/или новите стойности, засягащи някои елементи от офертата.
За целите на първа алинея възложителите използват повтарящ се електронен процес (електронен търг), който се извършва след първоначално цялостно оценяване на офертите, позволяващо тяхното класиране чрез методи на автоматичното оценяване.
2. При открити процедури, ограничени процедури или процедури на договаряне в посочения в член 135, параграф 1, буква а) случай възложителите могат да решат, че възлагането на обществена поръчка ще бъде предшествано от електронен търг, когато тръжните спецификации могат да бъдат прецизно описани.
При същите обстоятелства електронен търг може да бъде проведен при повторното откриване на конкурс между страните по рамков договор, както е посочено в член 122, параграф 3, буква б), както и при откриване на конкурс за поръчки, които ще бъдат възложени съгласно динамичната система за покупки, посочена в член 131.
Електронният търг се базира или единствено на цените, като в този случай поръчката се възлага по най-ниската цена, или на цените и/или стойностите на компонентите на офертите, посочени в спецификацията, като тогава поръчката се възлага на оферента с най-изгодната оферта.
3. Възложителите, които вземат решение да проведат електронен търг, посочват този факт в обявлението за обществена поръчка.
Спецификацията включва следните подробности:
а)
компонентите, чиито стойности ще бъдат предмет на електронния търг, при условие че тези компоненти са количествено измерими и могат да бъдат изразени в цифри или проценти;
б)
всички ограничения на стойностите, които могат да бъдат представени, както произтичат от спецификациите, свързани с предмета на поръчката;
в)
информацията, която ще бъде предоставена на оферентите в хода на електронния търг, и когато е уместно, момента на предоставянето ѝ;
г)
съответната информация за хода на електронния търг;
д)
условията, при които оферентите ще могат да правят оферта, по-специално минималните разлики, които ще бъдат изисквани при предлагането на оферти, когато е уместно;
е)
съответната информация относно използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Преди стартирането на електронния търг възложителите извършват цялостна първоначална оценка на офертите в съответствие с определените критерии за възлагане и тяхната тежест.
Всички оференти, които са представили приемливи оферти, биват поканени едновременно по електронен път да представят нови цени и/или нови стойности; поканата съдържа всякаква необходима информация относно индивидуалната връзка с използваното електронно оборудване, като в нея се посочват датата и часът на стартиране на електронния търг. Електронният търг може да се проведе на няколко последователни етапа. Електронният търг не може да стартира по-рано от два работни дни след датата, на която са изпратени поканите.
5. Когато поръчката ще бъде възложена на базата на икономически най-изгодната оферта, поканата се придружава от резултатите от цялостната оценка на съответната оферта, извършена в съответствие с тежестта на всеки от критериите, предвидена в член 149, параграф 3, първа алинея.
В поканата се посочва и математическата формула, която трябва да се използва в електронния търг за определяне на автоматичните нови класирания на базата на представените нови цени и/или нови стойности. Тази формула включва тежестта на всички критерии, които са определени с цел идентифициране на икономически най-изгодната оферта, както е посочено в обявлението за обществената поръчка или в спецификацията. За тази цел обаче всички интервали се намаляват предварително до определена стойност.
Когато са разрешени варианти, за всеки вариант се предвижда отделна формула.
6. На всеки етап от електронния търг възложителите незабавно съобщават на всички оференти поне достатъчна информация, която да им позволи да определят относителното си класиране във всеки един момент. Те могат да съобщават и друга информация, свързана с другите предложени цени или стойности, при условие че това е посочено в спецификацията. Също така възложителите могат по всяко време да съобщават броя на участниците на съответния етап на търга. Те не могат обаче да разкриват самоличността на оферентите на който и да е етап от електронния търг.
7. Възложителите закриват електронния търг по един или повече от следните начини:
а)
като посочват в поканата за участие в търга предварително определената дата и час;
б)
когато не получават повече нови цени или нови стойности, които отговарят на изискванията относно минималните разлики;
в)
когато завършат всички етапи от търга, чийто брой е определен в поканата за участие.
За целите на буква б) от първа алинея възложителите посочват в поканата за участие в търга срока, който ще спазят след получаването на последната оферта, преди да приключат електронния търг.
Когато възложителите са взели решение да закрият електронния търг в съответствие с буква в) от първа алинея, евентуално в съчетание с условията по буква б) от първа алинея, в поканата за участие в търга следва да се посочи времевият график за всеки етап на търга.
8. След приключването на електронния търг възложителите възлагат поръчката в съответствие с член 149 на базата на резултатите от електронния търг.
Възложителите не могат да използват по некоректен начин електронните търгове, както и не могат да ги използват по начин, който възпрепятства, ограничава или нарушава конкуренцията или променя предмета на поръчката, описан в публикуваното обявление за обществената поръчка и дефиниран в спецификацията.
Член 151
Оферти с необичайно ниска стойност
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Ако за дадена поръчка офертите изглеждат с необичайно ниска стойност, възложителят, преди да ги отхвърли единствено на това основание, отправя искане в писмена форма за подробности относно съставните елементи на офертата, които смята за значими, и проверява тези съставни елементи след надлежно изслушване на страните, като взема предвид представените обяснения. Тези подробности могат да се отнасят по-специално до изпълнението на разпоредбите относно защитата на заетостта и условията на труд, които са в сила на мястото, където ще се извършат строителните работи, услугата или доставката.
Възложителят може по-конкретно да вземе предвид обясненията във връзка с:
а)
икономическите аспекти на производствения процес, на предоставянето на услугите или строителния метод;
б)
избраните технически решения или изключително благоприятните условия на разположение на оферента;
в)
оригиналността на офертата.
2. Когато установи, че офертата е с необичайно ниска стойност в резултат на предоставена държавна помощ, възложителят може да отхвърли офертата единствено на това основание само ако оферентът не е в състояние да докаже в разумен срок, определен от възложителя, че съответната помощ е предоставена окончателно и в съответствие с процедурите и решенията, посочени в правилата на Съюза относно държавните помощи.
Член 152
Срок за получаване на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят в календарни дни задължителен срок за получаване на офертите и заявленията за участие. Срокът е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и подходящ период за подготовка и подаване на офертите, като отчита по-конкретно сложността на поръчката или необходимостта от посещение на мястото или справка на място с документите, приложени към спецификациите.
2. При открити процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 52 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществената поръчка.
3. При ограничените процедури при случаи, в които се използва състезателният диалог съгласно член 132, и при процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на заявленията за участие е не по-кратък от 37 дни от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка.
При ограничените процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 40 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти.
Въпреки това след изпращането на посочената в член 136, параграф 1 покана за изразяване на интерес при процедурите срокът е:
а)
не по-кратък от 21 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти, за получаване на оферти по процедурата, посочена в член 136, параграф 1, буква а) и член 136, параграф 3, буква б), подточка i);
б)
не по-кратък от 10 дни за получаване на заявления за участие и не по-кратък от 21 дни за получаване на оферти в случая на двуетапната процедура, посочена в член 136, параграф 3, буква б), подточка ii).
4. Когато в съответствие с член 123, параграф 2 възложителите са изпратили за публикуване обявление за предварителна информация или самите те са публикували обявление за предварителна информация в профила си на купувач за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на оферти може да бъде принципно съкратен на 36 дни, но при никакви обстоятелства не е по-кратък от 22 дни от датата на изпращане на обявлението за обществената поръчка или поканата за представяне на оферти.
Съкратените срокове, посочени в първа алинея, са разрешени само ако обявлението за предварителна информация отговаря на следните условия:
а)
то съдържа цялата необходима информация за обявлението за обществена поръчка, доколкото тази информация е налична към момента на публикуване на обявлението;
б)
то е било изпратено за публикуване между 52 дни и 12 месеца преди датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка.
5. Сроковете за получаване на оферти могат да бъдат съкратени с пет дни, ако от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка или поканата за изразяване на интерес е налице неограничен и директен достъп по електронен път до всички документи, които съставляват поканата за представяне на оферти.
Член 153
Срокове за достъп до тръжната документация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, спецификацията или описателните документи в посочената в член 132 процедура, както и допълнителните документи, се изпращат в рамките на пет календарни дни от получаването на искането на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти, при спазване на разпоредбите на параграф 4. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за документи, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представянето на офертите.
2. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, допълнителна информация относно спецификацията, или описателните или допълнителните документи се предоставя едновременно на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти възможно най-бързо и не по-късно от шест календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите или, в случай на искания за информация, получени по-малко от осем календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите, възможно най-бързо след получаване на искането. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за допълнителна информация, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представяне на офертите.
3. Ако по някакви причини спецификациите и допълнителните документи или информация не могат да бъдат предоставени в сроковете по параграфи 1 и 2 от настоящия член или когато офертите могат да бъдат направени само след посещение на място или справка на място с приложените към спецификациите документи, срокът за получаване на оферти по член 152 се удължава, за да се даде възможност на всички икономически оператори да се запознаят с необходимата информация за изготвяне на офертите. Удължаването се обявява по подходящ начин в съответствие с разпоредбите на членове 123-126.
4. Параграф 1 от настоящия член не се прилага при откритата процедура, включително при посочената в член 131 динамична система за покупки, ако е налице неограничен и пълен директен достъп по електронен път до цялата покана за представяне на оферти, както и до всички допълнителни документи. В посоченото в член 123, параграф 3 обявление за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който може да бъде направена справка с тези документи.
Член 154
Срокове при спешни случаи
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Когато поради обоснована неотложност е невъзможно спазването на минималните срокове, установени в член 152, параграф 3 за ограничените процедури и процедурите на договаряне, при които е публикувано обявление за обществена поръчка, възложителите могат да определят следните срокове в календарни дни:
а)
срок за получаване на заявленията за участие, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка, или 10 дни, ако обявлението е изпратено по електронен път на Службата за публикации;
б)
срок за получаване на офертите, който не може да бъде по-кратък от 10 дни от датата на изпращане на поканата за представяне на оферти.
2. При ограничените процедури и ускорените процедури на договаряне, при условие че е поискана навреме, на всички кандидати или оференти се предава допълнителна информация за спецификациите не по-късно от четири календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите.
Член 155
Методи на комуникация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Условията за подаване на офертите и заявленията за участие се определят от възложителя, който може да избере един-единствен метод за подаване. Офертите и заявленията за участие могат да бъдат подавани с писмо или по електронен път. Заявленията за участие могат да бъдат подавани и по факс.
Избраните начини за комуникация са общодостъпни и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на офертите и заявленията за участие е запазена и възложителите проверяват съдържанието на офертите и заявленията за участие само след като е изтекъл определеният за тяхното подаване срок;
г)
осигурена е защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Когато е необходимо, за целите на доказателствата с правна сила възложителите могат да вземат решение, съгласно което представените по факс заявления за участие трябва да бъдат потвърдени с писмо или по електронен път възможно най-бързо и при всички случаи преди определената в член 152 крайна дата.
2. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, използваните инструменти и техническите им характеристики са недискриминиращи по естеството си, общодостъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии, както и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
3. С изключение на поръчките под прага по член 170, параграф 1, устройствата за електронното получаване на оферти и заявления за участие гарантират чрез технически средства и подходящи процедури, че:
а)
икономическият оператор може да бъде идентифициран със сигурност;
б)
точният час и дата на получаване на офертите и заявленията за участие може да се определи точно;
в)
може в разумна степен да се гарантира, че никой няма достъп до данните, предавани съгласно тези изисквания, преди посочения краен срок;
г)
ако тази забрана за достъп бъде нарушена, може в разумна степен да се гарантира, че нарушението може да бъде недвусмислено установено;
д)
само упълномощени лица могат да определят или променят датите за отварянето на получените данни;
е)
по време на различните етапи на процедурата за обществена поръчка достъпът до цялата предоставена информация или до част от нея трябва да бъде възможен единствено чрез едновременни действия на упълномощените лица;
ж)
едновременните действия на упълномощените лица трябва да дават достъп до предадените данни само след определената дата;
з)
данните, получени и отворени в съответствие с тези изисквания, трябва да останат достъпни само за лицата, упълномощени да се запознаят с тях.
4. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, електронните документи, изпратени чрез такива системи, се приемат за оригинали и се смята, че са подписани от упълномощен представител на икономическия оператор.
5. Когато представянето се извършва с писмо, оферентите или кандидатите могат да изберат да представят оферти или заявления за участие:
а)
по пощата или по куриер, при което в поканата за представяне на оферти се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата на разписката за предаване;
б)
с доставка на ръка до помещенията на институцията, лично от оферента или кандидата или чрез посредник; за тази цел в поканата за представяне на оферти в допълнение към посочената в член 138, параграф 2, буква а) информация се посочва отделът, на който трябва да бъдат предоставени офертите или заявленията за участие срещу подписана и датирана разписка.
6. С цел запазване на тайната и избягване на затрудненията при изпращането на офертите с писмо поканата за представяне на оферти трябва да съдържа следната разпоредба:
Офертите се подават в запечатан плик, който на свой ред е поставен в друг запечатан плик. На вътрешния плик се отбелязват наименованието на отдела, до когото е адресиран пликът съгласно поканата за подаване на оферти, както и думите „Покана за представяне на оферти - да не се отваря от пощенските служби“. Ако се използват самозалепващи се пликове, те трябва да бъдат запечатани със залепваща се лента и подателят трябва да се подпише върху нея.
Член 156
Тръжни гаранции
(член 111, параграф 3 от Финансовия регламент)
Възложителят може да поиска тръжна гаранция, която се предоставя съгласно член 163 и представлява от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката.
Тръжната гаранция се освобождава, когато обществената поръчка бъде възложена. Ако в предвидения срок не бъде представена оферта или ако офертата впоследствие бъде оттеглена, гаранцията се задържа.
Член 157
Отваряне на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 4 от Финансовия регламент)
1. Отварят се всички заявления за участие и оферти, които отговарят на изискванията на член 155.
2. За поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1, отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за отваряне на офертите.
Комисията за отваряне на офертите се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на засегнатата институция и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент. В представителствата или местните звена, посочени в член 72 от настоящия регламент или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията по отварянето се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията по отварянето трябва, доколкото това е възможно, да отразява междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Когато офертите се представят по пощата, един или повече от членовете на комисията за отваряне на офертите парафират документите, като удостоверяват датата и часа на изпращане на всяка оферта.
Те също така парафират едно от следните:
а)
всяка страница от всяка оферта;
б)
заглавната страница и страниците, които съдържат финансова информация, във всяка оферта, като целостта на първоначалната оферта се гарантира чрез съответните средства, използвани от отдел, който е независим от службата на разпоредителя с бюджетни кредити, с изключение на случаите, посочени във втора алинея от параграф 2.
При автоматично възлагане на обществената поръчка съгласно разпоредбите на член 149, параграф 1, буква а), посочените в офертите цени, които отговарят на изискванията, се обявяват публично.
Членовете на комисията подписват протокол за отварянето на получените оферти, в който се посочва кои оферти отговарят на изискванията на член 155 и кои не, както и се излагат основанията, на които офертите са отхвърлени поради несъответствие с изискванията във връзка с методите за представяне на оферти по член 155. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Член 158
Комисия за оценка на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за отговарящи на изискванията на член 155, се оценяват и класират от комисия за оценка, която се сформира за всеки от двата етапа, въз основа, съответно, на предварително съобщените критерии за отстраняване и подбор и на критериите за възлагане.
Тази комисия се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да изготви консултативно становище за поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1.
Независимо от това отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да реши, че комисията за оценка следва да оцени и класира офертите на базата само на критериите за възлагане, а критериите за отстраняване и за подбор трябва да се оценят по друг подходящ начин, който да гарантира отсъствието на конфликти на интереси.
2. Комисията за оценка се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент, и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези лица изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата или местните звена, посочени в член 72 или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
Комисията за оценка може да има същия състав както комисията за отваряне на офертите.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията за оценка се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията за оценка отразява, доколкото това е възможно, междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Заявленията за участие и офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят могат да поискат от кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване и подбор, в рамките на определен от нея/него срок.
Заявленията за участие и офертите, които не са отхвърлени и които отговарят на критериите за подбор, се считат за приемливи.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за представяне на необходимата информация във връзка със съдържанието на офертата.
Член 159
Резултати от оценката
(член 112 от Финансовия регламент)
1. За оценката и класирането на заявленията за участие и офертите, които са обявени за отговарящи на изискванията, се съставя писмен протокол с дата на съставяне.
Той се подписва от всички членове на комисията за оценка. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Ако комисията за оценка не носи отговорност да проверява офертите на базата на критериите за отстраняване и подбор, писменият протокол се подписва и от лицата, на които това е възложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Писменият протокол се съхранява за бъдещи справки.
2. Писменият протокол, посочен в параграф 1, съдържа най-малко следното:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката, рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на предложените кандидати или изпълнители и основанията за избора, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен.
3. След това възложителят взема решение, което има следното минимално съдържание:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката или предмета и максималната стойност на рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на избраните кандидати или изпълнители и основанията за избора чрез позоваване на предварително обявените критерии за подбор и възлагане, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен;
е)
в случай на процедури на договаряне и състезателен диалог, обстоятелствата, посочени в членове 132, 134, 135, 266, 268, 270 и 271, които оправдават тяхното използване;
ж)
при необходимост, причините, поради които възложителят взема решение да не възложи обществена поръчка.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, решението по първа алинея се взема от възложителя, отговорен за процедурата.
Член 160
Контакти между възложителите и оферентите
(член 112 от Финансовия регламент)
1. Между възложителите и оферентите могат да се осъществяват контакти по време на процедурата за възлагане на обществена поръчка по изключение при условията, посочени в параграфи 2 и 3.
2. Преди крайния срок за подаване на оферти по отношение на допълнителната документация и информация по член 153 възложителят може:
а)
по инициатива на оферентите да представи допълнителна информация единствено за изясняване същността на поръчката, като тази информация се съобщава на една и съща дата на всички оференти, които са поискали спецификациите;
б)
по собствена инициатива, при откриване на грешка, неточност, пропуск или друг технически недостатък в текста на обявлението за обществена поръчка, поканата за представяне на оферти или спецификациите, да уведоми заинтересованите лица на една и съща дата и по начин, идентичен на този, използван по отношение на първоначалната покана за представяне на оферти.
3. Ако след отварянето на офертите се налага някакво пояснение във връзка с дадена оферта или следва да се коригира явна техническа грешка в офертата, възложителят може да установи контакт с оферента, въпреки че този контакт не може да доведе до промени в условията на офертата.
4. Във всеки случай, когато е бил осъществен контакт, както и в надлежно обоснованите случаи, когато не е бил осъществен контакт, както е посочено в член 96 от Финансовия регламент, това се записва в досието за обществената поръчка.
Член 161
Информация за кандидатите и оферентите
(членове 113, 114 и 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителите информират възможно най-бързо кандидатите и оферентите за взетите решения относно възлагането на поръчката или рамковото споразумение или приемането в динамичната система за покупки, включително за мотивите за всяко решение да не се възлага поръчката или рамковото споразумение или да не се създава динамична система за поръчки, за които е проведен конкурентен търг, или за решението да се започне нова процедура.
2. В срок от не повече от 15 календарни дни след датата на получаване на писмено искане, възложителят съобщава информацията по член 113, параграф 2 от Финансовия регламент.
3. В случай на поръчки, възложени от институциите на Съюза за техни нужди, на стойност, равна на праговете по член 170, параграф 1 или по-висока от тях, и които не са изключени от обхвата на Директива 2004/18/ЕО, възложителят уведомява отпадналите оференти или кандидати, едновременно и индивидуално, по електронен път, че тяхното заявление или оферта не са били приети, на един от следните етапи:
а)
в кратък срок след вземане на решенията на базата на критериите за отстраняване и подбор и преди решението за възлагане в случай на процедура за обществена поръчка, организирана на два етапа;
б)
по отношение на решенията за възлагане и решенията за отхвърляне на оферти, възможно най-скоро след решението за възлагане и най-късно до една седмица след него.
Във всеки случай възложителят посочва причините, поради които офертата или заявлението не са били приети, и съществуващите правни средства за обжалване.
Неуспелите оференти или кандидати могат да поискат допълнителна информация относно мотивите за отхвърлянето им в писмена форма по пощата, по факс или по електронна поща; всички избрани оференти, чиито оферти не са елиминирани, могат да получат информация за характеристиките и относителните предимства на приетата оферта, както и за името на успелия оферент, без да се засяга член 113, параграф 2, втора алинея от Финансовия регламент. Възложителят отговаря в рамките на не повече от петнадесет календарни дни от получаване на искането.
Член 162
Подписване на договора
(членове 113 и 118 от Финансовия регламент)
Изпълнението на договора не може да започне, преди договорът да бъде подписан.
Раздел 4
Гаранции и корективни мерки
Член 163
Гаранции
(член 115 от Финансовия регламент)
1. Когато от изпълнителите се изисква да предоставят предварителна гаранция, тя трябва да бъде в размер и за срок, които са достатъчни за нейното активиране.
2. Гаранцията се предоставя от банка или упълномощена финансова институция. Тя може да се замени от солидарна гаранция от трета страна, при съгласието на възложителя.
Гаранцията се предоставя в евро.
С нея банката или финансовата институция, или третата страна осигурява неотменимо обезпечение или действа като пръв гарант за задълженията на изпълнителя.
Член 164
Гаранция за изпълнението
(член 115 от Финансовия регламент)
1. За да се гарантира, че строителните работи, доставките или услугите са напълно извършени, и когато окончателно приемане в съответствие с условията на договора не може да се извърши при окончателното плащане, разпоредителят с бюджетни кредити може да поиска гаранция за изпълнението за всеки отделен случай и въз основа на предварителен анализ на риска.
2. Гаранция в размер на 10 % от общата стойност на поръчката може да се учреди чрез приспадане от плащанията при тяхното извършване.
Тя може да се замени от сума, която се удържа от окончателното плащане, за да представлява гаранция до окончателното приемане на услугите, доставките или строителните работи. Сумата се определя от разпоредителя с бюджетни кредити и е пропорционална на установените рискове във връзка с изпълнението на договора, като се вземе предвид неговият предмет, както и обичайните търговски условия, приложими за сектора.
Условията за такава гаранция се обявяват в тръжните документи.
3. След окончателното приемане на строителните работи, услугите или доставките гаранциите се освобождават в съответствие с условията на договора.
Член 165
Гаранция за предварително финансиране
(член 115 от Финансовия регламент)
1. След като възложителят е установил необходимостта от предварително финансиране, той прави оценка на рисковете, свързани с плащанията по предварителното финансиране, преди стартирането на процедурата за обществена поръчка, като взема предвид по-специално следните критерии:
а)
прогнозната стойност на поръчката;
б)
нейния предмет;
в)
нейната продължителност и ритъм на извършване;
г)
структурата на пазара.
2. Изисква се гаранция в замяна на плащането по предварителното финансиране в случая, посочен в член 146, параграф 6, втора алинея, или когато разпоредителят с бюджетни кредити реши да поиска гаранция съгласно параграф 1.
Не се изисква гаранция за поръчки с ниска стойност съгласно член 137, параграф 1.
Гаранцията се освобождава, когато предварителното финансиране се приспадне от междинните плащания или плащанията на остатъка в полза на изпълнителя в съответствие с условията на договора.
Член 166
Временно спиране при допуснати грешки или нередности
(член 116 от Финансовия регламент)
1. Поръчките могат да бъдат временно спрени съгласно член 116 от Финансовия регламент с цел да се провери дали наистина са допуснати съществени грешки, нередности или измами, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението на поръчката се възобновява във възможно най-кратък срок.
2. Съществена грешка или нередност означава всяко нарушение на клауза в договора или нормативна разпоредба в резултат на действие или бездействие, което причинява или би могло да причини загуби за бюджета на Съюза.
ГЛАВА 2
Разпоредби, приложими за поръчките, възлагани от институциите на Съюза за техни нужди
Член 167
Определяне на подходящото ниво за изчисляване на праговете
(членове 117 и 118 от Финансовия регламент)
Всеки оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити в съответната институция преценява дали са достигнати праговете по член 118 от Финансовия регламент.
Член 168
Отделни поръчки и поръчки с лотове
(членове 104 и 118 от Финансовия регламент)
1. Прогнозната стойност на дадена поръчка не може да се определя с цел избягване на изискванията по настоящия регламент, нито поръчка може да бъде разделяна със същата цел.
Когато е подходящо, технически осъществимо и рентабилно, поръчките на стойност, равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, се възлагат едновременно под формата на отделни лотове.
2. Когато предметът на поръчка за доставка, услуга или строителни работи е разделен на няколко лота, всеки един от които е предмет на индивидуална поръчка, общата стойност на всички лотове се взема предвид за общата оценка на приложимия праг.
Когато общата стойност на всички лотове е равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, то за всеки един от лотовете се прилагат член 97, параграф 1 и член 104, параграфи 1 и 2 от Финансовия регламент.
3. Когато поръчката се възлага на отделни лотове, офертите се оценяват поотделно за всеки лот. Ако на един оферент се възлагат няколко лота, може да се подпише един договор, който да обхваща тези лотове.
Член 169
Условия за определяне на стойността на някои поръчки
(член 118 от Финансовия регламент)
1. За изчисляване на прогнозната стойност на поръчката възложителят включва прогнозното общо възнаграждение на изпълнителите.
Когато поръчката предвижда опции или възможно подновяване, основата за изчисляването е допустимата максимална сума, включително използването на клаузите за опциите и подновяването.
Тази оценка се прави, когато е изпратено обявлението за обществената поръчка или, в случай че няма такава публичност, когато възложителят започне процедурата по възлагането.
2. За рамковите споразумения и динамичните системи за покупки стойността, която трябва да се вземе предвид, е максималната стойност на всички планирани поръчки по време на действието на рамковото споразумение или динамичната система за покупки.
3. При поръчките за услуги се вземат предвид:
а)
в случай на застрахователни услуги, платимата премия и другите форми на възнаграждение;
б)
при банкови или финансови услуги, таксите, комисионните, лихвите и останалите видове възнаграждения;
в)
в случай на поръчки за проектиране, платимите такси и комисионни и другите форми на възнаграждение.
4. При поръчките за услуги, в които не се посочва общата цена, или при поръчките за доставки за лизинг, вземане под наем или покупка на изплащане на стоки стойността, която се взема като основа за изчисляване на прогнозната стойност, представлява:
а)
при поръчки с фиксиран срок:
i)
когато срокът е 48 месеца или по-малко при поръчките за услуги или 12 месеца или по-малко при поръчките за доставки - общата договорна стойност за целия срок;
ii)
когато срокът е над 12 месеца при поръчките за доставки - общата стойност, включително прогнозната остатъчна стойност;
б)
при поръчки за неопределен срок или, при поръчките за услуги, за срок над 48 месеца - месечната стойност, умножена по 48.
5. При поръчки за услуги или доставки, които се възлагат периодично или се подновяват на определен период, стойността на поръчката се определя въз основа на:
а)
или реалните съвкупни разходи за сходни поръчки за същите видове услуги или стоки, възложени през предходната финансова година или предходните 12 месеца, коригирани по възможност с очакваните промени в количествата или стойността през 12-те месеца след първоначалния договор;
б)
или прогнозните съвкупни разходи за последващи поръчки, възложени през 12-те месеца след извършването на първата услуга или първата доставка или през срока на договора, когато той е по-дълъг от 12 месеца.
6. При поръчките за строителни работи се взема предвид не само стойността на строителните работи, но и прогнозната обща стойност на необходимите доставки за извършване на работите, които изпълнителят получава от възложителя.
Член 170
Прагове за прилагане на процедурите съгласно Директива 2004/18/ЕО
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Праговете, посочени в член 118 на Финансовия регламент, са тези по Директива 2004/18/ЕО съответно за поръчките за доставки, услуги и строителни работи.
2. Сроковете по член 118 от Финансовия регламент са посочените в членове 152, 153 и 154.
Член 171
Период на изчакване преди подписването на договора
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителят не подписва договора или рамковото споразумение, обхванати от Директива 2004/18/ЕО, с успелия оферент, преди да изтекат 14 календарни дни.
Този срок започва да тече от една от следните дати:
а)
деня след едновременното изпращане на уведомленията на успелите и неуспелите оференти;
б)
ако договорът или рамковото споразумение се възлага съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, деня след публикуването на обявлението за възлагане по член 123 в Официален вестник на Европейския съюз.
Ако за изпращането се използват факс или електронни средства съгласно втора алинея, буква а), периодът на изчакване е 10 календарни дни.
При необходимост възложителят може да преустанови подписването на договора за допълнително разглеждане, ако това е оправдано поради искания или коментари, изпратени от отпаднали или недоволни оференти или кандидати, или поради всяка друга получена информация от значение. Исканията, коментарите или информацията трябва да бъдат получени в срока, посочен в първа алинея. В случай на преустановяване всички кандидати или оференти се уведомяват в рамките на три работни дни от решението за преустановяване.
Освен в случаите по параграф 2, всеки договор, подписан преди изтичане на срока, посочен в първа алинея, е нищожен.
Когато договорът или рамковото споразумение не може да бъде възложен(о) на успелия оферент, възложителят може да го възложи на следващия в класирането оферент.
2. Срокът, посочен в параграф 1, не се прилага в следните случаи:
а)
открити процедури, ограничени процедури или процедури по договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е подадена само една оферта;
б)
отделни договори, основани на рамково споразумение;
в)
процедури на договаряне, посочени в член 134, параграф 1, буква в), член 134, параграф 1, буква ж), подточка iii), член 134, параграф 1, буква з) и член 134, параграф 1, буква й).
Член 172
Доказателства, позволяващи участие в процедури за обществени поръчки
(член 119 от Финансовия регламент)
В спецификациите се изисква от оферентите да посочат в коя държава се намира тяхното седалище или място на установяване и да представят съответните доказателства, които са обичайно приемливи съгласно националното им законодателство.
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА
ГЛАВА 1
Обхват и форма на безвъзмездните средства
Член 173
Вноски
(член 121 от Финансовия регламент)
Вноските по член 121, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент са суми, изплащани на органи, в които членува Съюзът, в съответствие с бюджетните решения и условията за плащане, определени от съответния орган.
Член 174
Споразумение и решение за безвъзмездни средства
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства се регламентират с решение или с писмено споразумение.
2. За определяне на приложимия инструмент се отчитат следните елементи:
а)
местоположение на бенефициера, в рамките на Съюза или извън него;
б)
сложност и стандартизация на съдържанието на финансираните дейности или работни програми.
Член 175
Разходи за членовете на институциите
(член 121 от Финансовия регламент)
Разходите за членовете на институциите, посочени в член 121, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, включват вноските за асоциации на настоящи и бивши депутати от Европейския парламент. Тези вноски се правят в съответствие с вътрешните административни правила на Европейския парламент.
Член 176
Дейности, за които могат да се получават безвъзмездни средства
(член 121 от Финансовия регламент)
Дейностите, за които могат да се получават безвъзмездни средства по смисъла на член 121 от Финансовия регламент, трябва да бъдат ясно определени.
Не се допуска разделяне на дейност на различни дейности с цел заобикаляне на правилата за финансиране, посочени в настоящия регламент.
Член 177
Органи, преследващи цел от общ интерес на Съюза
(член 121 от Финансовия регламент)
Орган, който преследва цел от общ интерес на Съюза, е:
а)
орган, занимаващ се с образование, обучение, информация, иновации или научноизследователска дейност и изследване на европейските политики, всякакви дейности, които допринасят за развитие на гражданското общество или правата на човека, или европейски орган по стандартизация;
б)
субект, който представлява органи с нестопанска цел в държавите членки, страните кандидатки или потенциални кандидатки и отстоява принципи и политики, съответстващи на целите на Договорите.
Член 178
Партньорства
(член 121 от Финансовия регламент)
1. Специфични безвъзмездни средства за дейности и оперативни безвъзмездни средства могат да бъдат част от рамково партньорство.
2. Рамково партньорство може да се установи като механизъм за дългосрочно сътрудничество между Комисията и бенефициерите на безвъзмездните средства. То може да бъде под формата на споразумение за рамково партньорство или решение за рамково партньорство.
В споразумението или решението за рамково партньорство се посочват общите цели, естеството на планираните дейности - еднократни или като част от одобрена годишна работна програма, процедурата за отпускане на специфични безвъзмездни средства, в съответствие с принципите и процедурните правила от настоящия дял, както и общите права и задължения на всяка от страните по специфичните споразумения или решения.
Продължителността на партньорството не може да надхвърля четири години, освен в изключителни случаи, обосновани по-специално от предмета на рамковото партньорство.
Разпоредителите с бюджетни кредити не могат да използват неоснователно споразуменията или решенията за рамково партньорство, нито да ги използват по начин, чиято цел или резултат противоречи на принципите на прозрачност или равно третиране на заявителите.
3. Рамковите партньорства се разглеждат като безвъзмездни средства, що се отнася до програмирането, предварителното публикуване и отпускането.
4. Специфични безвъзмездни средства, основани на споразумения или решения за рамково партньорство, се отпускат в съответствие с процедурите, определени в тези споразумения или решения, и съгласно настоящия дял.
Те подлежат на процедурите на последващо публикуване по член 191.
Член 179
Електронни системи за обмен
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Всички контакти с бенефициерите, включително сключването на споразумения за безвъзмездни средства, уведомяването за решения за безвъзмездни средства и всички изменения към тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от Комисията.
2. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
3. Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните,.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени в параграф 2, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
Член 180
Съдържание на споразуменията и решенията за безвъзмездни средства
(член 122 от Финансовия регламент)
1. Споразумението за безвъзмездни средства съдържа най-малко следното:
а)
предмета;
б)
бенефициера;
в)
продължителността, а именно:
i)
датата на неговото влизане в сила;
ii)
началната дата и продължителността на дейността или финансовата година, които се финансират;
г)
максималната сума на финансирането от страна на Съюза, изразена в евро, и формата на безвъзмездните средства, евентуално допълнени от:
i)
общия размер на прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма и процента на финансиране на допустимите разходи;
ii)
единичните разходи, еднократната сума или единната ставка по член 123, букви б), в) и г) от Финансовия регламент, когато са определени;
iii)
комбинация от елементите, посочени подточки i) и ii) от настоящата буква;
д)
описание на дейността или при оперативните безвъзмездни средства - на работната програма, одобрена от разпоредителя с бюджетни кредити за тази финансова година, заедно с описание на очакваните резултати от изпълнението на дейността или на работната програма;
е)
общия ред и условия, приложими към всички споразумения от този вид, като приемането от страна на бенефициера на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата;
ж)
прогнозния общ бюджет за дейността или работната програма;
з)
когато изпълнението на дейността включва обществена поръчка, принципите по член 209 или правилата за възлагане на обществени поръчки, които бенефициерът е длъжен да спазва;
и)
отговорностите на бенефициера, по-специално:
i)
по отношение на доброто финансово управление и представянето на отчети за дейността и финансови отчети; при необходимост се определят междинни цели, при постигането на които тези отчети стават изискуеми;
ii)
в случай на споразумение между Комисията и няколко бенефициери, специфичните задължения на координатора, ако има такъв, както и задълженията на другите бенефициери към координатора, както и финансовата отговорност на бенефициерите за сумите, дължими на Комисията;
й)
условията и сроковете за одобряване на отчетите и за извършване на плащане от страна на Комисията;
к)
при необходимост, подробности във връзка с допустимите разходи за дейността или одобрената работна програма или единичните разходи, еднократните суми или единните ставки по член 123 от Финансовия регламент;
л)
разпоредби относно видимостта на финансовата помощ от Съюза, освен в надлежно обосновани случаи, когато публичното оповестяване не е възможно или подходящо.
Общият ред и условията, посочени в буква е) от първа алинея, определят най-малко:
i)
че правото на ЕС е приложимото право по отношение на споразумението за безвъзмездни средства, допълнено при необходимост от национално право, посочено в споразумението за безвъзмездни средства. Дерогация може да се направи в споразуменията, сключени с международни организации;
ii)
компетентния съд или арбитражния съд за решаване на спорове.
2. В споразумението за безвъзмездни средства могат да се предвидят условията и сроковете за преустановяване или прекратяване в съответствие с член 135 от Финансовия регламент.
3. В случаите по член 178 решението или споразумението за рамково партньорство определя информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) и б), буква в), подточка i), буква е), букви з)-й) и буква л) от настоящия член.
Конкретното решение или споразумение за безвъзмездни средства съдържа информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) -д), букви ж) и к) и при необходимост буква и).
4. Изменения към споразуменията за безвъзмездни средства се правят само в писмена форма. Такива изменения, включително тези, с които се добавя или премахва бенефициер, не могат по замисъл или резултат да променят споразуменията по такъв начин, че да поставят под въпрос решението за отпускане на безвъзмездни средства или да противоречат на равното третиране на заявителите.
5. Параграфи от 1, 2, 3 и 4 се прилагат mutatis mutandis към решенията за безвъзмездни средства.
Част от сведенията по параграф 1 могат да се предоставят в поканата за предложения или в друг подобен документ вместо в решението за безвъзмездни средства.
Член 181
Форми на безвъзмездните средства
(член 123 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, се изчисляват въз основа на допустимите разходи, действително направени от бенефициера, и са предмет на предварителна прогноза за бюджета, представена заедно с предложението и включена в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
2. Единичните разходи, посочени в член 123, параграф 1, буква б) от Финансовия регламент, обхващат всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на сума за единица.
3. Еднократните суми, посочени в член 123, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, обхващат като цяло всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително.
4. Финансирането с единни ставки, посочено в член 123, параграф 1, буква г) от Финансовия регламент, обхваща специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на процент.
Член 182
Еднократни суми, единични разходи и финансиране с единни ставки
(член 124 от Финансовия регламент)
1. Разрешението за използване на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, посочени в член 124, параграф 1 от Финансовия регламент, се прилага за продължителността на програмата. Това разрешение може да бъде преразгледано, ако са необходими съществени промени. Данните и сумите се оценяват периодично и ако е необходимо, еднократните суми, единичните разходи или финансирането с единни ставки се коригират.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери максималните стойности, посочени в член 124, параграф 1, втора алинея от Финансовия регламент, се прилагат към всеки бенефициер.
2. Споразумението или решението за безвъзмездни средства съдържа всички необходими разпоредби за проверка, че са изпълнени условията за изплащане на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
3. Плащането на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки не засяга правото на достъп до задължителните записи за бенефициерите за целите, предвидени в първа алинея от параграф 1 и член 137, параграф 2 от Финансовия регламент.
4. Когато последваща проверка покаже, че правопораждащото събитие не е настъпило и на бенефициера е направено недължимо плащане на безвъзмездни средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, Комисията има правото да си възстанови сумата на безвъзмездните средства, без да се засягат санкциите, посочени в член 109 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принципи
Член 183
Принцип на съфинансиране
(член 125, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Според принципа на съфинансиране ресурсите, необходими за изпълнение на дейността или работната програма, не се предоставят изцяло чрез вноска от Съюза.
Съфинансирането може да бъде под формата на собствени ресурси на бенефициера, приходи, получени от дейността или работната програма, или финансови вноски или вноски в натура от трети страни.
2. Вноските в натура представляват нефинансови ресурси, предоставени безвъзмездно от трети страни на бенефициера.
Член 184
Принцип на недопускане на печалба
(член 125, параграф 5 от Финансовия регламент)
Финансовите вноски от трети страни, които могат да бъдат използвани от бенефициера за покриване на разходи, различни от допустимите разходи за безвъзмездни средства от Съюза, или които не са дължими на третата страна, когато не се използват в края на дейността или работната програма, не могат да бъдат разглеждани като целеви финансови вноски от донорите за финансиране на допустимите разходи по смисъла на член 125, параграф 5 от Финансовия регламент.
Член 185
Безвъзмездни средства с ниска стойност
(член 125, параграф 4 от Финансовия регламент)
За безвъзмездни средства с ниска стойност се считат безвъзмездните средства, които не надвишават 60 000 EUR.
Член 186
Техническа помощ
(членове 101 и 125 от Финансовия регламент)
„Техническа помощ“ означава дейности по поддръжка и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, в частност дейностите по подготовка, управление, наблюдение, оценка, одит и контрол.
Член 187
Допустими разходи
(член 126, параграф 3, буква в) от Финансовия регламент)
ДДС се разглежда като неподлежащ на възстановяване съгласно приложимото национално законодателство за ДДС, ако в съответствие с националното законодателство данъкът се дължи за някоя от следните дейности:
а)
освободени дейности без право на приспадане;
б)
дейности, които попадат извън обхвата на ДДС;
в)
дейности, посочени в буква а) или б), по отношение на който ДДС не подлежи на приспадане, а се възстановява чрез специфични схеми за възстановяване или компенсационни фондове, които не са предвидени в Директива 2006/112/ЕО, дори ако тази схема или фонд са установени с националното законодателство за ДДС.
ДДС, свързан с дейностите, изброени в член 13, параграф 2 от Директива 2006/112/ЕО, се счита за платен от бенефициер, различен от данъчно незадължено лице, определено в член 13, параграф 1, първа алинея от тази директива, независимо дали тези дейности се разглеждат от съответната държава членка като дейности, извършвани от публичноправни органи, действащи в качеството си на публични органи.
Член 188
Програмиране
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за безвъзмездни средства. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта за безвъзмездните средства на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на поканите за предложения с примерните суми и максималният процент на съфинансиране.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране за безвъзмездните средства през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 189
Съдържание на поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Поканите за предложения съдържат:
а)
поставените цели;
б)
критериите за допустимост, отстраняване, подбор и отпускане по членове 131 и 132 от Финансовия регламент и съответните оправдателни документи;
в)
условията за финансиране от Съюза;
г)
условията и крайния срок за подаване на предложения, както и планираната дата, до която всички заявители трябва да бъдат информирани за резултатите от оценката на тяхното заявление, и ориентировъчната дата за подписване на споразуменията за безвъзмездни средства или за уведомяване относно решенията за безвъзмездни средства.
2. Поканите за предложения се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза, както и чрез всякакви други подходящи средства, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходимо да се осигури допълнителна публичност сред потенциалните бенефициери. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на поканите за предложения подлежат на публикуване при същите условия като тези за поканите за предложения.
Член 190
Изключения от поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за предложения само в следните случаи:
а)
за целите на операции по хуманитарна помощ и гражданска защита или за помощ за управление на кризи по смисъла на параграф 2;
б)
в други изключителни и надлежно обосновани извънредни ситуации;
в)
в полза на органи, които имат монопол de jure или de facto, с подходяща обосновка в решението за отпускане;
г)
в полза на органи, определени в основен акт по смисъла на член 54 от Финансовия регламент като бенефициери на безвъзмездни средства, или на органи, определени от държавите членки, под тяхна отговорност, когато тези държави членки са определени с основен акт като бенефициери на безвъзмездни средства;
д)
в случай на научни изследвания и технологично развитие, на органи, определени в работната програма по член 128 от Финансовия регламент, когато основният акт изрично предвижда тази възможност и при условие че проектът не попада в обхвата на покана за предложения;
е)
за дейности със специфични характеристики, които изискват определен вид орган поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия, при условие че тези дейности не попадат в обхвата на покана за предложения.
Случаите, посочени в буква е) от първа алинея, се обосновават надлежно в решението за отпускане.
2. „Кризисни ситуации в трети държави“ означава ситуации на непосредствена или предстояща опасност, застрашаваща да ескалира във въоръжен конфликт или да дестабилизира страната. „Кризисни ситуации“ означава също ситуации, предизвикани от природни бедствия, причинени от човека кризи, като войни и други конфликти, или извънредни обстоятелства, имащи подобни отражения, свързани inter alia с изменение на климата, влошаване на околната среда, лишаване от достъп до енергия и природни ресурси или крайна бедност.
Член 191
Последващо публикуване
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до безвъзмездни средства, отпуснати в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на заявителите през изминалата година;
б)
броя и дела на успешните заявления за всяка покана за предложения;
в)
средната продължителност на процедурата от датата на приключване на поканата за предложения до отпускането на безвъзмездните средства;
г)
броя и размера на безвъзмездните средства, при които задължението за последващо публикуване е било отменено през изминалата година в съответствие с член 21, параграф 4.
Член 192
Информация за заявителите
(член 128 от Финансовия регламент)
Комисията предоставя информация и съвети на заявителите чрез следните средства:
а)
определяне на съвместни стандарти за формулярите за заявление за сходни безвъзмездни средства и контрол на дължината и яснотата на формулярите;
б)
предоставяне на информация на потенциалните заявители, по-конкретно чрез провеждане на семинари и разпространяване на справочници;
в)
поддържане на постоянни данни за бенефициерите в досиетата на юридическите лица по член 63.
Член 193
Финансиране от отделни бюджетни редове
(член 129 от Финансовия регламент)
Дейностите могат да се финансират съвместно от отделни бюджетни редове от различни отговорни разпоредители с бюджетни кредити.
Член 194
Ретроактивно действие на финансирането в случаи на изключителна спешност и предотвратяване на конфликти
(член 130 от Финансовия регламент)
В рамките на член 130, параграф 1 от Финансовия регламент разходите на бенефициера преди датата на подаване на заявлението са допустими за финансиране от Съюза при следните условия:
а)
причините за такава дерогация са подходящо обяснени в решението за финансиране;
б)
решението за финансиране и споразумението или решението за безвъзмездни средства изрично предвиждат начална дата за признаване на разходите преди датата на подаване на заявленията.
Член 195
Подаване на заявления за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Правилата за подаване на заявления за безвъзмездни средства се определят от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който може да избере метода на подаване. Заявленията за безвъзмездни средства могат да се подават с писмо или по електронен път.
Избраното средство за комуникация е недискриминиращо по своето естество и не води до ограничаване на достъпа на заявителите до процедурата за отпускане на средства.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
трябва да се запази целостта на данните;
в)
трябва да се запази поверителността на предложенията;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
За целите на буква в) от трета алинея отговорният разпоредител с бюджетни кредити разглежда съдържанието на заявленията само след изтичане на срока за тяхното подаване.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска електронните заявления да бъдат придружавани от усъвършенстван електронен подпис по смисъла на Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (19).
2. Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити разреши подаване на заявления по електронен път, използваните средства и техните технически характеристики са недискриминиращи по своето естество, всеобщо достъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии. Информацията относно техническите изисквания за формата на заявленията, включително криптирането, се предоставя на заявителите.
Освен това устройствата за електронно приемане на заявленията гарантират сигурност и поверителност. Те гарантират също, че могат да се определят точно часът и датата на получаване на заявленията.
3. Когато заявленията се подават с писмо, заявителите могат да избират един от следните начини:
а)
да изпратят заявлението по пощата или с куриерска служба, като в този случай в поканата за предложения се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата върху разписката за предаване;
б)
да занесат заявлението лично или чрез пълномощник в сградата на институцията, като в този в случай поканата за предложения се посочва отделът, в който заявленията трябва да бъдат доставени срещу разписка с дата и подпис.
ГЛАВА 3
Процедура за отпускане на безвъзмездни средства
Член 196
Съдържание на заявленията за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Заявления се подават чрез формуляра, установен в съответствие с общите стандарти по член 192, буква а) и предоставян от отговорните разпоредители с бюджетни кредити, и в съответствие с критериите, посочени в основния акт и в поканата за предложения.
Оправдателните документи, посочени в член 131, параграф 3, втора алинея от Финансовия регламент, могат да бъдат по-специално отчетът за приходите и разходите и счетоводният баланс за последната финансова година, за която сметките са приключени.
2. В прогнозния бюджет за дейността или работната програма, приложен към заявлението, приходите са равни на разходите, при условие че са заделени провизии за непредвидени разходи или евентуални колебания на валутните курсове, което може да е разрешено в надлежно обосновани случаи, и се посочват прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма.
3. Когато заявлението е за безвъзмездни средства за дейност, чиято стойност надхвърля 750 000 EUR, или за оперативни безвъзмездни средства над 100 000 EUR, се представя одитен доклад, изготвен от одобрен външен одитор. Този доклад удостоверява отчетите за последната налична финансова година.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага само към първото заявление, подадено от даден бенефициер до отговорен разпоредител с бюджетни кредити в рамките на една бюджетна година.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери праговете, посочени в първа алинея, се прилагат за всеки бенефициер.
В случаите на партньорства, посочени в член 178, одитният доклад по първа алинея от настоящия параграф, който обхваща последните две налични финансови години, трябва да бъде представен преди подписването на споразумението за рамково партньорство или уведомяването за решението за рамково партньорство.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, в зависимост от оценка на риска, да отмени изискването за одитен доклад, посочено в първа алинея, за учебни заведения и в случай на споразумение с няколко бенефициери, за бенефициерите, поели солидарна отговорност или които не носят финансова отговорност.
Първа алинея от настоящия параграф не се прилага по отношение на публичните органи и международните организации, посочени в член 43.
4. Заявителят посочва източниците и размерите на финансирането от Съюза, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност или част от дейност или за неговото функциониране по време на същата финансова година, както и всяко друго финансиране, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност.
Член 197
Доказателства за отсъствие на основания за отстраняване
(член 131 от Финансовия регламент)
Заявителите декларират, че не се намират в някое от положенията, изброени в член 106, параграф 1 и член 107 от Финансовия регламент, с изключение на случаите, посочени в член 131, параграф 4, букви а) и б) от Финансовия регламент. В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от успелите заявители да представят доказателствата по член 143. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити успелите заявители представят тези доказателства, освен ако е налице физическа невъзможност, призната от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, или ако тези доказателства вече са били представени за целите на друга процедура за безвъзмездни средства или за обществена поръчка, при условие че документите са издадени преди не повече от една година и все още са валидни.
Член 198
Заявители, които не са юридически лица
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато заявление за безвъзмездни средства е подадено от заявител, който не е юридическо лице, в съответствие с член 131, параграф 2 от Финансовия регламент, представителите на този заявител трябва да докажат, че имат способност да поемат правни задължения от името на заявителя и че заявителят има финансова и оперативна способност, еквивалентна на способността на юридическите лица.
Член 199
Субекти, които формират един заявител
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато няколко субекти отговарят на критериите за кандидатстване за безвъзмездни средства и заедно формират един субект, този субект може да се третира от отговорния разпоредител с бюджетни кредити като единствен кандидат, при условие че в заявлението лицата, участващи в предложената дейност или работна програма, се посочват като част от заявителя.
Член 200
Финансови и административни санкции
(член 131 от Финансовия регламент)
Финансови и/или административни санкции могат да се налагат на заявители, които са направили декларации с невярно съдържание или съществени грешки или са извършили нарушения или измама, в съответствие с условията на член 145.
Такива финансови и/или административни санкции могат да се налагат и на бенефициери, за които е установено, че са извършили тежко нарушение на договорните си задължения.
Член 201
Критерии за допустимост
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Критериите за допустимост се публикуват в поканата за предложения.
2. Критериите за допустимост определят условията за участие в покана за предложения. Тези критерии се изготвят при надлежно отчитане на целите на дейността и отговарят на принципите на прозрачност и недискриминация.
Член 202
Критерии за подбор
(член 132, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Критериите за подбор се публикуват в поканата за предложения и са такива, че позволяват оценка на финансовия и оперативния капацитет на заявителя за изпълнение на предложената дейност или работна програма.
2. Заявителят трябва да разполага със стабилни и достатъчни източници на финансиране за поддържане на своята дейност през целия период на изпълнение на дейността или през годината, за която се отпускат безвъзмездните средства, и за участие в нейното финансиране. Заявителят трябва да притежава необходимата професионална компетентност и квалификация за извършване на предложената дейност или работна програма, освен ако в основния акт изрично е предвидено друго.
3. Финансовият и оперативният капацитет се проверяват по-специално въз основа на анализ на всички оправдателни документи, посочени в член 196 и поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в поканата за предложения.
Ако в поканата за предложения не се изискват оправдателни документи и ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити има съмнения относно финансовия или оперативния капацитет на заявителите, той може да поиска от тях да представят съответните документи.
В случаите на партньорства по член 178 проверката се извършва преди подписване на споразумението за рамково партньорство или уведомяване за решението за рамково партньорство.
Член 203
Критерии за отпускане на безвъзмездни средства
(член 132, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се публикуват в поканата да предложения.
2. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства следва да позволяват отпускането на безвъзмездни средства за дейностите, които осигуряват максимална обща ефективност на програмата на Съюза, която те изпълняват, или на органите, чиито работни програми са разработени за постигане на същия резултат. Критериите се определят по такъв начин, че да осигуряват и правилно управление на средствата на Съюза.
Критериите се прилагат по такъв начин, че да позволят подбор на планирани дейности или работни програми, за които Комисията може да бъде уверена, че съответстват на целите и приоритетите и гарантират видимостта на финансирането от Съюза.
3. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се определят по такъв начин, че да позволяват последваща оценка.
Член 204
Оценка на заявленията и отпускане на безвъзмездни средства
(член 133 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за оценка на предложенията, освен ако Комисията реши друго в рамките на конкретна секторна програма.
Комисията се състои от най-малко трима членове, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка помежду им. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата и местните звена по член 72 от настоящия регламент и в органите, на които са делегирани правомощия, по членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма обособени структури, не се прилага изискването за организационни единици без йерархична връзка помежду им.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити при необходимост разделя процеса на няколко процедурни етапа. Правилата, регламентиращи процеса, се съобщават в поканата за предложения.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за подаване на заявленията, само заявителите, чиито предложения отговарят на критериите за оценка на първия етап, се поканват да изпратят пълно предложение на втория етап.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за оценка, само предложенията, които преминат успешно първия етап, състоящ се в оценка спрямо ограничен брой критерии, продължават към по-нататъшна оценка.
Заявителите, чиито предложения са отхвърлени на някой от етапите, се уведомяват в съответствие с член 133, параграф 3 от Финансовия регламент.
Всеки следващ етап на процедурата трябва да бъде ясно разграничен от предходния.
Едни и същи документи и информация не се изискват повече от веднъж по време на една и съща процедура.
3. Комисията за оценка на предложенията или, когато е приложимо, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявителя да предостави допълнителна информация или да поясни приложената към заявлението документация, при условие че тази информация или пояснение не изменя съществено предложението. В съответствие с член 96 от Финансовия регламент в случай на очевидни технически грешки комисията за оценка или отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да не поиска такава информация или пояснение само в надлежно обосновани случаи. Разпоредителят с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
4. След като приключат своята работа, членовете на комисията за оценка на предложенията подписват протокол с всички проверени предложения и с оценка на тяхното качество, както и с посочване на предложенията, които могат да получат финансиране. Тези протоколи могат да бъдат подписани в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
При необходимост в протокола се извършва класиране на оценените предложения и се правят препоръки за максималната сума, която да бъде предоставена, и за евентуални несъществени корекции по заявлението за безвъзмездни средства.
Протоколът се съхранява за справки в бъдеще.
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявител да коригира заявлението си с оглед на препоръките на комисията за оценка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
След оценката отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема решение, което съдържа най-малко:
а)
предмета и общата сума на решението;
б)
имената на успелите заявители, наименованието на дейностите, приетите суми и мотивите за избора, включително когато той не съвпада със становището на комисията за оценка;
в)
имената на отхвърлените заявители и мотивите за тяхното отхвърляне.
6. Параграфи 1, 2 и 4 от настоящия член не са задължителни за отпускането на безвъзмездни средства съгласно член 190 от настоящия регламент и член 125, параграф 7 от Финансовия регламент.
Член 205
Информация за заявителите
(член 133 от Финансовия регламент)
Отхвърлените заявители се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните заявления и при всички случаи в срок от 15 календарни дни след уведомяването на успелите заявители.
ГЛАВА 4
Плащане и контрол
Член 206
Гаранция за предварителното финансиране
(член 134 от Финансовия регламент)
1. За ограничаване на финансовите рискове, свързани с плащането на предварително финансиране, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, по преценка на риска, да изиска от бенефициера предварителна гаранция в размер до този на предварителното финансиране, освен за безвъзмездните средства с ниска стойност, или да раздели плащането на няколко вноски.
2. Когато се изисква гаранция, тя се оценява и одобрява от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията е валидна за достатъчно дълъг период, за да може да бъде активирана.
3. Гаранцията се предоставя от одобрена банка или финансова институция, установена в една от държавите членки. Когато бенефициерът е установен в трета държава, отговорният разпоредител с бюджетни средства може да се съгласи установена в тази трета държава банка или финансова институция да предостави гаранцията, ако счете, че банката или финансовата институция предлага еквивалентна сигурност и характеристики като тези, които се предлагат от банка или финансова институция, установена в държава членка.
По искане на бенефициера гаранцията, посочена в първа алинея, може да бъде заменена от солидарна гаранция от трета страна или от неотменимата и безусловна съвместна гаранция от бенефициерите по дейност, които са страни по същото споразумение или решение за безвъзмездни средства, след съгласието на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията се предоставя в евро.
С гаранцията банката или финансовата институция, третата страна или останалите бенефициери осигуряват неотменимо обезпечение или действат като пръв гарант за изпълнението на задълженията на бенефициера на безвъзмездните средства.
4. Гаранцията се освобождава при постепенното изчистване на предварителното финансиране чрез междинните плащания или плащанията на остатъка за бенефициера в съответствие с условията в споразумението или решението за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 207
Оправдателни документи при заявки за плащания
(член 135 от Финансовия регламент)
1. За всяко предоставяне на безвъзмездни средства предварителното финансиране може да се раздели на няколко плащания в съответствие с доброто финансово управление.
Новото плащане по предварителното финансиране се извършва в пълен размер само ако са усвоени поне 70 % от общата стойност на предишното.
Когато са усвоени по-малко от 70 % от предишното плащане по предварителното финансиране, размерът на новото плащане се намалява с неусвоената част на предишното плащане по предварителното финансиране.
Отчетът за разходите на бенефициера се представя в подкрепа на всяка заявка за ново плащане.
2. Без да се засяга член 110, бенефициерът удостоверява от свое име, че съдържащата се в заявките за плащания информация е пълна, надеждна и вярна. Той удостоверява също така, че извършените разходи могат да бъдат разглеждани като допустими в съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, както и че заявките за плащания са мотивирани с подходящи оправдателни документи, които могат да бъдат проверени.
3. Въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител на бюджетни кредити може да поиска в подкрепа на всяко плащане сертификат за финансовите отчети и съответните сметки за дейността или работната програма, издаден от одобрен външен одитор или в случай на публични органи - от квалифициран и независим обществен служител. Сертификатът се прилага към заявката за плащане. Сертификатът удостоверява съгласно методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и въз основа на договорени процедури в съответствие с международните стандарти, че разходите, обявени от бенефициера във финансовите отчети, на които се основава заявката за плащане, са действителни, точно осчетоводени и допустими съгласно разпоредбите на споразумението или решението за безвъзмездни средства.
В специфични и надлежно обосновани случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска сертификат под формата на становище или под друга форма в съответствие с международните стандарти.
Сертификатът за финансовите отчети и съответните сметки е задължителен за междинните плащания и за плащанията на остатъка в следните случаи:
а)
безвъзмездни средства за дейност, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 750 000 EUR или по-висока, когато съвкупните суми на заявките за плащане под тази форма са най-малко 325 000 EUR;
б)
оперативни безвъзмездни средства, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 100 000 EUR или по-висока.
В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може освен това да отмени задължението да се представи такъв сертификат за финансовите отчети и съответните сметки в случай на:
а)
публични органи и международни организации, посочени в член 43;
б)
бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, спешни операции по гражданска защита и управление на кризисни ситуации, с изключение на плащанията на остатъка;
в)
плащания на остатъка за бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, които са подписали споразумение за рамково партньорство или са били уведомени за решение за рамково партньорство, съгласно посоченото в член 178, и които имат система за контрол, предоставяща еквивалентни гаранции за такива плащания;
г)
бенефициери на многократни безвъзмездни средства, които са представили независими сертификати с еквивалентни гаранции за системите за контрол и методиката, използвани за определяне на техните вземания.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да отмени задължението за предоставяне на сертификат за финансовите отчети и съответните сметки, когато е бил или ще бъде направен одит пряко от персонала на Комисията или от орган, упълномощен да извърши такъв одит от нейно име, който одит предоставя еквивалентни гаранции относно декларираните разходи.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери посочените прагове по букви а) и б) от трета алинея се прилагат за всеки бенефициер.
4. В подкрепа на плащане и въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска доклад от оперативна проверка, издаден от независима трета страна и одобрен от отговорния разпоредител,. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити докладът от проверката се прилага към заявката за плащане и съответните разходи се смятат за допустими при същите условия като тези за разходите, свързани с одитните сертификати, както е предвидено в член 126 от Финансовия регламент. В доклада от проверката се посочва, че оперативната проверка е извършена според методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, както и дали дейността или работната програма са реално изпълнени съгласно условията, посочени в споразумението или решението за безвъзмездни средства.
Член 208
Преустановяване и намаляване на безвъзмездни средства
(член 135 от Финансовия регламент)
1. Изпълнението на споразумението или решението за безвъзмездни средства, участието на бенефициер в тяхното изпълнение или плащанията могат да бъдат преустановени с цел да се провери дали наистина са допуснати съществените грешки, нередности, измами или нарушения на задължения, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението се възобновява възможно най-бързо.
2. Когато договорената дейност или работна програма не са изпълнени или не са изпълнени правилно, изцяло или навреме, отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при условие че на бенефициера е била дадена възможност да представи своите коментари, намалява или си възстановява безвъзмездните средства пропорционално в зависимост от етапа на процедурата.
ГЛАВА 5
Изпълнение
Член 209
Договори за изпълнение
(член 137 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на Директива 2004/18/ЕО, когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка, бенефициерът възлага поръчката на икономически най-изгодната оферта или, ако е подходящо, на офертата с най-ниската цена, като следи за избягването на конфликт на интереси.
2. Когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка на стойност над 60 000 EUR, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да наложи на бенефициера специални правила в допълнение към тези по параграф 1.
Тези специални правила се основават на правилата от Финансовия регламент и се определят, като се отчитат стойността на съответните поръчки, относителният размер на вноската на Съюза спрямо общите разходи за дейността и рискът. Такива специални правила се включват в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
Член 210
Финансова подкрепа за трети страни
(член 137 от Финансовия регламент)
При условие че целите или резултатите, които следва да бъдат постигнати, са достатъчно подробно описани в условията по член 137, параграф 1 от Финансовия регламент, може да се счита, че не съществува свобода на преценка само ако решението или споразумението за безвъзмездни средства посочва следното:
а)
максималния размер на финансовата подкрепа, която може да бъде платена на трета страна, като тя не може да надвишава 60 000 EUR, освен в случаите, когато финансовата подкрепа е основната цел на дейността, както и критериите за определяне на точната сума;
б)
различните видове дейности, които могат да получат такава финансова подкрепа, въз основа на определен списък;
в)
определението на лицата или категориите лица, които могат да получават такава финансова подкрепа, и критериите за отпускането ѝ.
ДЯЛ VII
НАГРАДИ
Член 211
Програмиране
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за награди. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на конкурсите с примерния размер на наградите.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране на наградите през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 212
Правила на конкурсите
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. В правилата на конкурсите се посочва следното:
а)
условията за участие, в които се посочват поне:
i)
критериите за допустимост;
ii)
условията и крайният срок за регистрация на участниците, ако е необходимо, както и за подаване на проекти от участниците при условията, посочени в параграф 2;
iii)
условията за отстраняване на участници, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент;
iv)
еднолична отговорност на участниците в случай на иск, свързан с дейностите, извършвани в рамките на конкурса;
v)
приемане от страна на победителите на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата, както и на задълженията за публичност, както е посочено в правилата на конкурса;
vi)
че правото на Съюза е приложимото право по отношение на конкурса, допълнено при необходимост от национално право, посочено в правилата на конкурса;
vii)
компетентният съд или арбитражният съд за решаване на спорове;
viii)
че на заявителите, които са направили декларации с невярно съдържание или са извършили нарушения или измама, могат да се налагат финансови и/или административни санкции в съответствие с условията на член 145 и пропорционално на стойността на съответните награди;
б)
критериите за присъждане, които трябва да бъдат такива, че да може да се оцени качеството на проектите на участниците спрямо преследваните цели и очакваните резултати, както и да се определи обективно дали проектите заслужават да спечелят конкурса;
в)
размерът на наградата или наградите;
г)
условията на плащане на наградите на победителите след тяхното присъждане.
За целите на буква а), подточка i) от първа алинея бенефициерите на безвъзмездни средства на Съюза са допустими, освен ако изрично е посочено друго в правилата на конкурса.
За целите на буква а), подточка vi) от първа алинея може да се направи дерогация в случай на участие на международни организации.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити избира начини за комуникация, които са с недискриминационен характер за подаване на проекти от участниците и които не ограничават достъпа на участниците до конкурса.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всеки проект на участник съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на проектите на участниците е запазена;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
3. В правила на конкурсите могат да се определят условията за анулиране на конкурса, по-специално когато неговите цели не могат да бъдат изпълнени или когато юридическо или физическо лице, което не отговаря на условията за участие, следва да бъде наградено като победител.
4. Правилата на конкурсите се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза. Освен на интернет сайта правилата на конкурсите могат да бъдат публикувани и чрез всякакви други подходящи начини, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходима допълнителна публичност сред потенциалните участници. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на правилата на конкурсите също подлежат на публикуване при същите условия.
Член 213
Последващо публикуване
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до наградите, присъдени в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на участниците през изминалата година;
б)
броя на участниците и процента на успешните проекти на участници за всеки конкурс;
в)
списък с експертите, взели участие в конкурсните комисии през изминалата година, заедно със справка за процедурата за техния подбор.
Член 214
Оценка
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. За целите на оценката на проектите на участниците отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия от най-малко трима експерти, които могат да бъдат външни експерти или лица, представляващи най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка между тях, с изключение на представителствата или местните органи, посочени в член 72 от настоящия регламент, и органите, на които са делегирани правомощия, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма отделни структури.
Експертите, посочени в първа алинея, подлежат на изискванията относно конфликтите на интереси, посочени в член 57 от Финансовия регламент.
Външните експерти декларират, че не са в ситуация на конфликт на интереси към момента на назначаването и че се задължават да информират разпоредителя с бюджетни кредити, ако възникне такъв конфликт на интереси в хода на процедурата по оценяване.
2. След като приключат своята работа, членовете на комисията подписват протокол с всички проучени проекти на участници, който съдържа оценка на тяхното качество, като се определят проектите, на които могат да бъдат присъдени награди. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Протоколът, посочен в първа алинея, се съхранява за справки в бъдеще.
3. След това отговорният разпоредител с бюджетни кредити решава дали да присъди наградите. В това решение се посочва също следното:
а)
предметът и общият размер на присъдените награди, ако има такива;
б)
имената на спечелилите участници, ако има такива, размерът на наградите, присъдени на всеки спечелил участник, както и причините за избора;
в)
имената на отхвърлените участници и мотивите за тяхното отхвърляне.
Член 215
Информация и уведомяване
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Участниците се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните проекти и при всички случаи в срок от 15 календарни дни, след като разпоредителят с бюджетни кредити вземе решение за присъждане на наградата.
2. Решението за присъждане на наградата се съобщава на спечелилия участник и служи като правно задължение по смисъла на член 86 от Финансовия регламент.
ДЯЛ VIII
ФИНАНСОВИ ИНСТРУМЕНТИ
Член 216
Подбор на субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. За изпълнението на финансовите инструменти в условията на непряко управление Комисията получава доказателства, че упълномощеният субект отговаря на изискванията на член 60, параграф 2 от Финансовия регламент. След получаването на тези доказателства те са валидни за всяко бъдещо изпълнение на финансови инструменти от съответния субект, освен ако са внесени съществени промени в системите, правилата и процедурите на тези упълномощени субекти, обхванати от тези изисквания.
2. При подбора на субектите, натоварени с изпълнението на финансовите инструменти съгласно член 61, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията публикува покана за потенциалните упълномощени субекти. Тази покана включва критериите за подбор и за възлагане.
В поканата по първа алинея се посочва също дали упълномощеният субект трябва да задели собствени финансови ресурси за определения финансов инструмент или да сподели риска. Когато се направи такова обозначение и когато е необходимо да се намали възможен конфликт на интереси, в поканата се посочва също така, че от упълномощения субект се изисква да предложи мерки за хармонизиране на интересите, както е посочено в член 140, параграф 2 от Финансовия регламент. Мерките за хармонизиране на интересите трябва да бъдат включени в споразумението за конкретния финансов инструмент.
Комисията започва диалог със субектите, които отговарят на критериите за подбор, по прозрачен и обективен начин и без това да води до конфликт на интереси. След диалога Комисията подписва споразумения за делегиране със субекта или субектите, които са представили икономически най-изгодните предложения, включително, ако е приложимо, заделяне на собствени финансови ресурси или споделяне на риска.
3. Комисията може да проведе директни преговори с потенциалните упълномощени субекти, преди да подпише споразуменията за делегиране, когато упълномощеният субект е определен в съответния основен акт или е посочен в член 58, параграф 1, буква в), подточка iii) от Финансовия регламент или в надлежно обосновани и подходящо документирани изключителни случаи, по-специално когато:
а)
не са представени подходящи предложения след покана за потенциални упълномощени субекти;
б)
финансовите инструменти със специфични характеристики изискват определен вид упълномощен субект поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия;
в)
поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на Съюза, е невъзможно да се спази процедурата, посочена в параграф 2.
Член 217
Съдържание на споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
В допълнение към изискванията, изброени в член 40, споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, включва подходящи мерки за осигуряване на съответствие с принципите и условията, посочени в член 140 от Финансовия регламент. По-специално споразуменията за делегиране съдържат:
а)
описание на финансовия инструмент, включително инвестиционната му стратегия или политика, вида на предоставената подкрепа, критериите за допустимост на финансови посредници и крайни получатели, както и допълнителни оперативни изисквания за транспониране на целите на политиката на инструмента;
б)
изискванията за целеви обхват на стойностите за ефекта на лоста;
в)
определение на недопустимите дейности и критериите за отстраняване;
г)
разпоредби, гарантиращи хармонизиране на интересите и преодоляване на възможните конфликти на интереси;
д)
разпоредби за подбор на финансовите посредници съгласно член 139, параграф 4, втора алинея от Финансовия регламент и за създаването на специализирани инвестиционни средства, ако е приложимо;
е)
разпоредби относно отговорността на упълномощените субекти и на други субекти, участващи в изпълнението на финансовия инструмент;
ж)
разпоредби за уреждане на спорове;
з)
разпоредби за управление на финансовия инструмент;
и)
разпоредби относно използването и повторното използване на вноската на Съюза в съответствие с член 140, параграф 6 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби за управлението на вноските на Съюза и на доверителни сметки, включително рисковете за контрагента, приемливи касови операции, отговорностите на съответните страни, коригиращи действия в случай на прекалено големи салда по доверителните сметки, водене на документация и докладване;
к)
разпоредби относно възнаграждението на упълномощения субект, включително таксите за управление, както и относно изчисляването и плащането на разходи и такси за управление на упълномощения субект в съответствие с член 218;
л)
когато е целесъобразно, разпоредби относно рамка на условията за вноските от фондовете, посочени в член 175 от Финансовия регламент, по-специално Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и бъдещия Фонд за морско дело и рибарство (наричани по-долу „фондовете по ОСР“);
м)
разпоредби относно срока, възможността за удължаване и прекратяване на финансовия инструмент, включително условията за предсрочно прекратяване и когато е уместно, стратегии за излизане;
н)
разпоредби относно мониторинга на изпълнението на подкрепата за финансовите посредници и крайните получатели, включително докладване от страна на финансовите посредници;
о)
когато е приложимо, вида и характера на операциите по хеджиране, посочени в член 219.
Член 218
Разходи и такси за управление на упълномощените субекти
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Комисията заплаща възнаграждение на упълномощените субекти за изпълнението на финансови инструменти, което се изразява в такси, основани на резултатите, възстановяване на извънредни разноски, както и такси за управление на касовите средства, когато упълномощеният субект управлява касовите средства на финансовия инструмент.
2. Таксите, основани на резултатите, включват административни такси за упълномощените субекти като възнаграждение за работата, извършена при изпълнението на даден финансов инструмент. Когато е уместно, те могат да включват също така и стимули, свързани с политиката, за насърчаване на постигането на целите на политиката или за стимулиране на финансовите постижения на финансовия инструмент.
Член 219
Специфични правила за доверителните сметки при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, могат да откриват доверителни сметки по смисъла на член 68, параграф 7 от Финансовия регламент на свое име и изключително от името на Комисията. Тези упълномощени субекти изпращат съответните извлечения от сметките на отговорната служба на Комисията.
2. По доверителните сметки се поддържа подходяща ликвидност и активите, държани по тези доверителни сметки, се управляват в съответствие с принципите на доброто финансово управление, като се спазват подходящи пруденциални правила в съответствие с член 140, параграф 7 от Финансовия регламент.
3. За изпълнението на финансовите инструменти упълномощените субекти не извършват хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията за делегиране, посочени в член 217.
Член 220
Финансови инструменти, изпълнявани пряко
(член 139 от Финансовия регламент)
1. В изключителни случаи финансовите инструменти могат да се изпълняват пряко в съответствие с член 139, параграф 4 от Финансовия регламент чрез следните средства:
а)
специален инвестиционен механизъм, в който Комисията участва заедно с други публични или частни инвеститори с цел увеличаване на ефекта на лоста на финансовото участие на Съюза;
б)
заеми, гаранции, капиталови участия и други инструменти за споделяне на риска, различни от инвестиции в специализирани инвестиционни механизми, предоставяни пряко на крайните получатели или чрез финансови посредници.
2. За изпълнението на финансовите инструменти Комисията не извършва хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията със субектите, изпълняващи финансовия инструмент.
Член 221
Подбор на финансови посредници, ръководители на специални инвестиционни механизми и крайни получатели
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Когато Комисията изпълнява финансови инструменти пряко или непряко чрез специални инвестиционни механизми, тези механизми се създават в съответствие със законите на държава членка. Те могат също така да бъдат създадени в съответствие със законите на държава, различна от държава членка, в областта на външната дейност. Ръководителите на такива механизми са задължени от закона или чрез договор да действат добросъвестно като професионални ръководители.
2. Ръководителите на специалните инвестиционни механизми, посочени в параграф 1, и финансовите посредници или крайните получатели на финансовите инструменти се подбират, като се отчитат естеството на финансовия инструмент, който трябва да се изпълни, опитът и оперативният и финансовият капацитет на съответните субекти и/или икономическата жизнеспособност на проектите на крайните получатели. Изборът трябва да бъде прозрачен, обоснован от обективни причини и не трябва да поражда конфликт на интереси.
3. Не се предоставя финансова подкрепа за ръководители на специални инвестиционни механизми, на финансови посредници и на крайни получатели, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент.
Член 222
Условия за използване на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към преодоляване на пазарни несъвършенства или неефективности или неоптимални инвестиционни ситуации, както и към предоставяне на подкрепа само за крайните получатели, които се считат за потенциално икономически жизнеспособни в момента на предоставяне на подкрепата от Съюза чрез финансов инструмент.
2. Финансовите инструменти осигуряват подкрепа на крайните получатели по пропорционален начин. По-специално, преференциалното третиране на инвеститорите, предоставящи съвместни инвестиции или споделяне на риска, трябва да бъде обосновано и пропорционално на рисковете, поети от инвеститорите по даден финансов инструмент, и да бъде ограничено до необходимия минимум, за да се гарантира тяхната инвестиция или споделяне на риска.
Член 223
Ефект на лоста
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към постигане на ефект на лоста от финансовия принос на Съюза чрез мобилизиране на глобални инвестиции, надхвърлящи размера на финансовия принос на Съюза.
Ефектът на лоста от средствата на Съюза е равен на сумата за финансиране на допустимите крайни получатели, разделена на размера на финансовия принос на Съюза.
2. Целевият обхват на стойностите за ефекта на лоста се основава на предварителна оценка за съответния финансов инструмент.
Член 224
Предварителна оценка на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти се основават на предварителни оценки, които определят пазарните несъвършенства или неефективности или неоптималните инвестиционни ситуации, както и нуждите от инвестиции с оглед на целите на политиката.
2. Предварителната оценка доказва, че идентифицираните пазарни нужди не могат да бъдат посрещнати подходящо и своевременно чрез ръководени от пазара дейности или чрез интервенции на Съюза, различни от финансирането с финансов инструмент, като например регулиране, либерализация, реформа или други действия на политиката. Чрез нея се оценява вероятността финансовите инструменти да доведат до пазарни нарушения и изключване на частното финансиране, както и свързаните с това евентуални разходи,, и се определят средства за свеждане до минимум на отрицателните ефекти от такива нарушения.
3. В съответствие с принципа на субсидиарност предварителната оценка доказва, че даден финансов инструмент на ниво ЕС е по-подходящ за преодоляване на установените пазарни нужди от подобни финансови инструменти на национално или регионално ниво, включително тези, финансирани по линия на фондовете по ОСР. Когато се оценява добавената стойност от участието на Съюза, трябва да бъдат взети под внимание фактори като трудният достъп до финансиране на национално равнище, по-специално за трансгранични проекти, икономиите от мащаба или силният демонстрационен ефект, свързан с разпространението на най-добрите практики в държавите членки.
4. Предварителната оценка определя най-ефективния начин за изпълнение на финансовия инструмент.
5. Предварителната оценка доказва също, че планираният финансов инструмент е в съответствие с:
а)
новите и съществуващите финансови инструменти, за да се избегнат нежелани припокривания и да се постигнат синергии и икономии от мащаба;
б)
финансовите инструменти и другите форми на публична интервенция, насочени към същата пазарна среда, за да се избегнат несъответствия и да се проучат потенциалните синергии.
6. С предварителната оценка се оценяват пропорционалността на предвидената намеса по отношение на размера на установения недостиг на финансиране, очакваният ефект на лоста на планирания финансов инструмент и допълнителното качествено въздействие, като разпространението на най-добри практики, ефективното насърчаване на целите на политиката на Съюза по веригата на изпълнение или достъпът до специфични експертни познания на участниците във веригата на изпълнение.
7. Предварителната оценка установява набор от подходящи показатели за изпълнението за предложените финансови инструменти и показва очаквания продукт, резултати и въздействие.
8. Отделна предварителна оценка на финансовите инструменти се извършва само когато такава оценка, напълно съобразена с критериите в параграфи 1-7, не е включена в предварителната оценка или оценка на въздействието на програмата или дейността, обхваната от основен акт.
Член 225
Мониторинг на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. С цел да се осигури хармонизиран мониторинг на финансовите инструменти, посочени в член 140, параграф 12 от Финансовия регламент, се въвежда система за мониторинг от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се допринесе за осигуряването на достатъчна увереност, че средствата на Съюза се използват в съответствие с член 32, параграф 2 от Финансовия регламент.
2. Системата за мониторинг се използва за оценяване на напредъка на изпълнението по отношение на постигането на целите на политиката, отразени в съответните показатели за осъществените дейности и резултатите, установени съгласно предварителната оценка, за анализ на съответствието на изпълнението с определените изисквания съгласно член 140, параграф 2 от Финансовия регламент и за осигуряване на основа за докладването от Комисията, както се изисква съгласно член 38, параграф 5 и член 140, параграф 8 от Финансовия регламент.
3. В случай на непряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, представени от упълномощените субекти, и на наличните одити и проверки, извършени от упълномощените субекти, като се вземат предвид декларацията за управлението на упълномощените субекти и становището на независимия одитен орган, посочен в член 60, параграф 5 от Финансовия регламент. Комисията преглежда информацията, предоставена от упълномощените субекти, и може да извърши проверки, включително на извадков принцип, на подходящо равнище на изпълнение до крайните получатели.
Мониторингът от упълномощения субект се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници, и на наличните одити и проверки, извършени от финансовия посредник, като се вземат предвид декларацията за управлението на финансовия посредник и становището на независими одитори.
Когато не съществуват финансови посредници, упълномощеният субект пряко наблюдава използването на финансовия инструмент въз основа на докладите и отчетите, представени от крайните получатели.
Упълномощеният субект преразглежда, когато е уместно на базата на извадка, информацията, предоставена от финансовите посредници или от крайните получатели, и извършва проверки, както е определено в споразумението, посочено в член 217.
4. В случай на пряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници и от крайните получатели, подлежащи на съответните проверки. Разпоредбите на параграф 3 се прилагат за прякото управление mutatis mutandis.
5. Споразуменията за изпълнение на финансов инструмент съдържат необходимите разпоредби за прилагането на параграфи 1-4.
Член 226
Обработка на вноските от фондовете по ОСР
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Водят се отделни записи за вноските от фондовете по ОСР за финансовите инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент и подкрепяни от фондовете по ОСР съгласно специфичните за сектора правила.
2. Вноските от фондовете по ОСР се записват в отделни сметки и се използват в съответствие с целите на съответните фондове по ОСР за действия и крайни получатели, които са в съответствие с програмата или програмите, от които се правят вноските.
3. По отношение на вноските от фондовете по ОСР за финансови инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент, се прилагат специфичните за сектора правила.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 227
Доклад за бюджетното и финансовото управление през годината
(член 142 от Финансовия регламент)
Докладът за бюджетното и финансовото управление през годината съдържа точно описание на:
а)
постигането на целите за годината в съответствие с принципа на доброто финансово управление;
б)
финансовото състояние и събитията със съществено влияние върху дейностите през годината.
Докладът за бюджетното и финансовото управление е отделен от докладите за изпълнението на бюджета.
Член 228
Изключения от счетоводните принципи
(член 144 от Финансовия регламент)
Когато в конкретен случай счетоводителите смятат, че следва да бъде направено изключение от съдържанието на някой от счетоводните принципи, определени в счетоводните правила на Съюза, изключението надлежно се мотивира и докладва в бележките към финансовите отчети, посочени в член 232.
Член 229
Оправдателни документи
(член 144 от Финансовия регламент)
1. Всяко вписване се основава на оправдателни документи с дата и номер на хартиен носител или на носител, който гарантира надеждността и запазването на съдържанието им за сроковете, посочени в член 48.
2. Операциите от един и същ вид, извършени на едно и също място и на една и съща дата, могат да се обобщят в единен оправдателен документ.
Член 230
Отчет за финансовия резултат
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за финансовия резултат отразява приходите и разходите за годината, класифицирани по тяхното естество.
Член 231
Отчет за паричните потоци
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за паричните потоци представя паричните потоци през периода, като показва движението между откриването и закриването на касови наличности.
Касата е съставена от:
а)
касова наличност;
б)
банкови сметки и депозити, платими при поискване;
в)
други разполагаеми активи, които са високоликвидни и чиято стойност е стабилна.
Член 232
Бележки към финансовите отчети
(член 145 от Финансовия регламент)
Бележките съгласно член 145 от Финансовия регламент са неразделна част от финансовите отчети. Те съдържат най-малко следните данни:
а)
счетоводни принципи, правила и методи;
б)
обяснителни записки с допълнителна информация, която не се съдържа в основния текст на финансовите отчети, но е необходима за съставяне на вярна и точна представа.
Член 233
Отчети за изпълнението на бюджета
(член 146 от Финансовия регламент)
1. Отчетите за изпълнението на бюджета съдържат:
а)
данни за приходите, включително:
i)
промените в прогнозните бюджетни приходи;
ii)
изпълнението на приходите;
iii)
установените вземания;
б)
данни за промените в общия размер на наличните бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
в)
данни за усвояването на общите налични бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
г)
данни за неизпълнените поети задължения, за пренесените от предходната година и за поетите през текущата година задължения.
2. По отношение на данните за приходите се прилага справка с разбивка по държави членки за размера на вноските в системата на собствените ресурси, които подлежат на събиране към края на финансовата година и за които е издадено нареждане за събиране.
Член 234
Условия за предаване на отчетите
(член 148 от Финансовия регламент)
Междинните и окончателните отчети, посочени в членове 147 и 148 от Финансовия регламент, могат да се изпращат по електронен път.
ГЛАВА 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Счетоводна система
Член 235
Счетоводна система
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят на всяка институция и орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставя и съхранява актуализирани документи, които описват счетоводната система и счетоводните процедури в неговата институция и орган.
2. Бюджетните приходи и разходи се регистрират в компютризираната система по член 236 според икономическия характер на операцията като текущи приходи и разходи или като капитал.
Член 236
Компютризирани системи
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Сметките се водят с помощта на интегрирана компютризирана система.
2. Когато сметките се водят с компютризирани системи и подсистеми, всяка система и подсистема се описва подробно.
Описанието определя съдържанието на всички полета с данни и посочва как системата обработва отделните операции. В него се посочва как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция и за всяка промяна в компютризираните системи и подсистеми, така че по всяко време да е възможно определяне на характера на промените и лицето, което ги е внесло.
Описанието на компютризираните счетоводни системи и подсистеми посочва връзките между тези системи и централната счетоводна система, по-специално по отношение на преноса на данни и равняването на салдата.
3. Достъп до компютризираните системи и подсистеми имат единствено лицата, включени в списък на упълномощените потребители, който всяка институция съставя и актуализира.
Раздел 2
Счетоводни книги
Член 237
Счетоводни книги
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент води регистър, главна книга и поне подглавни книги за длъжниците, кредиторите и дълготрайните активи, освен ако това е икономически неоправдано.
Счетоводните книги се състоят от електронни документи, които се идентифицират от счетоводителя и осигуряват пълни гаранции за доказателствената си сила.
Записванията в регистъра се прехвърлят в главната книга, структурирана според сметкоплана по член 212.
Регистърът и главната книга могат да се разделят на толкова специални регистри и специални книги, колкото е необходимо, за да се изпълнят изискванията.
Вписванията в специалните регистри и специалните книги се централизират поне веднъж месечно в регистъра и в главната книга.
Член 238
Оборотна ведомост
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставят оборотна ведомост, която обхваща всички сметки от общата счетоводна отчетност, включително уравнените през годината, като във всички случаи посочва:
а)
номер на сметката;
б)
описание;
в)
общо дебит;
г)
общо кредит;
д)
салдо.
Член 239
Счетоводно равняване
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Данните от главната счетоводна книга се съхраняват и организират така, че да отговарят на съдържанието на всяка сметка, включена в оборотната ведомост.
2. По отношение на инвентарния опис на дълготрайните активи се прилагат разпоредбите на членове 246-253.
Раздел 3
Записване
Член 240
Записи по сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записите се извършват по метода на двустранното счетоводно записване, при който всяко движение или изменение по сметките се отразява със запис, осигуряващ равностойност между дебитираната и кредитираната сума по различните сметки, до които се отнася записът.
2. За операция във валута, различна от еврото, се изчислява равностойността в евро и се записва в сметките.
Операциите в чуждестранна валута по сметки, които могат да се преоценят, подлежат на преоценка най-малко всеки път, когато сметките се приключват.
Преоценката се извършва по курсовете, посочени в член 6.
Обменният курс на еврото спрямо друга валута, който се използва за изготвяне на баланса към 31 декември от година N, е курсът за последния работен ден на година N.
3. Счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент, уточняват правилата за обмен и преоценка, необходими за целите на счетоводната отчетност с текущо начисляване.
Член 241
Счетоводни записи
(член 154 от Финансовия регламент)
При всички счетоводни записи се посочват произходът, съдържанието и счетоводните референции на всички данни, както и съответните оправдателни документи.
Член 242
Записване в регистъра
(член 154 от Финансовия регламент)
Счетоводните операции се записват в регистъра по един от следните методи, които не са взаимно изключващи се:
а)
по дни и по операции;
б)
под формата на месечно обобщение на общите суми по операциите, при условие че се съхранява цялата документация, която позволява проверка на отделните операции по дни.
Член 243
Утвърждаване на записванията
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записванията в регистъра и в подглавните книги стават окончателни чрез процедура на утвърждаване, която забранява промени или изтриване на записванията.
2. Най-късно преди представянето на окончателните финансови отчети се прилага процедура за приключване, чиято цел е да замрази хронологията на регистрираните данни и да гарантира тяхната ненарушимост.
Раздел 4
Равняване и проверка
Член 244
Равняване на сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Салдото по сметките в оборотната ведомост се равнява периодично и най-малко при годишното приключване с данните от управленските системи, използвани от разпоредителите с бюджетни кредити за управление на активите и пасивите и за ежедневното регистриране на данни в счетоводната система.
2. Периодично и най-малко винаги когато сметките се приключват, счетоводителят проверява дали банковите салда съответстват на реалната ситуация, по-специално по отношение на:
а)
парични средства в банки чрез равняване с предоставените от финансовите институции извлечения от сметките;
б)
касовите наличности чрез равняване с данните от касовата книга.
Сметките за дълготрайните активи подлежат на преглед съгласно член 250.
3. Междуинституционалните свързващи сметки се равняват ежемесечно.
4. Временните сметки се откриват и преглеждат ежегодно от счетоводителя. Тези сметки са под отговорността на разпоредителя с бюджетни кредити и той ги изчиства възможно най-скоро.
Раздел 5
Бюджетни сметки
Член 245
Съдържание и водене на бюджетните сметки
(член 156 от Финансовия регламент)
1. За всяко подразделение на бюджета бюджетните сметки отразяват:
а)
по отношение на разходите:
i)
разрешените в първоначалния бюджет бюджетни кредити, включените в коригиращите бюджети бюджетни кредити, пренесените бюджетни кредити, наличните бюджетни кредити след събирането на целеви приходи, трансферите на бюджетни кредити, както и общия размер на наличните бюджетни кредити;
ii)
поетите задължения и плащанията за финансовата година;
б)
по отношение на приходите:
i)
прогнозите в първоначалния бюджет, прогнозите в коригиращите бюджети, целевите приходи и установения по този начин общ размер на прогнозните приходи;
ii)
установените вземания и събраните суми за съответната финансова година;
в)
неизплатените поети задължения и несъбраните приходи, които са пренесени от предходни финансови години.
Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания по буква а) от първа алинея се записват и отразяват отделно.
Глобалните временни поети задължения във връзка с Европейския фонд за гарантиране на земеделието (наричан по-нататък „ЕФГЗ“) и съответните плащания по тях също се записват в бюджетните сметки.
Тези задължения се представят спрямо общия размер на бюджетните кредити за ЕФГЗ.
2. Бюджетните сметки отразяват отделно:
а)
усвояването на бюджетните кредити, които са пренесени, и бюджетните кредити за годината;
б)
изчистването на неизплатени задължения.
В приходната част подлежащите на събиране приходи от предходни финансови години се представят отделно.
3. Бюджетните сметки могат да бъдат организирани по такъв начин, че да се изгради система на разходно осчетоводяване.
4. Бюджетните сметки се водят чрез компютърни системи, в книги или в картотеки.
ГЛАВА 3
Инвентарен опис
Член 246
Инвентарен опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Системата на инвентарен опис се изгражда от разпоредителя с бюджетни кредити с техническото съдействие на счетоводителя. Тази система трябва да съдържа цялата информация, която се изисква за водене на счетоводството и опазване на активите.
Член 247
Опазване на имуществото
(член 157 от Финансовия регламент)
Всяка институция и орган, посочени в член 141 от Финансовия регламент, приемат разпоредби за опазване на активите, отразени в съответните им счетоводни баланси, и вземат решение кои административни отдели отговарят за системата на инвентарен опис.
Член 248
Вписване в инвентарния опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Подлежат на вписване в инвентарния опис и в счетоводните сметки за дълготрайните активи всички придобити активи, чийто срок на употреба е над една година, които не са консумативи и чиято покупна цена или производствена цена е по-висока от указаната в счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент.
Член 249
Съдържание на описа по елементи
(член 157 от Финансовия регламент)
Инвентарният опис съдържа подходящо описание на всеки елемент и посочва неговото местонахождение или за движимите вещи - отговорната служба или лице, датата на придобиване и единичната цена.
Член 250
Инвентаризация на движимо имущество
(член 157 от Финансовия регламент)
Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, извършват инвентаризация по такъв начин, че да се провери физическото наличие на всяка вещ и нейното съответствие със записа в инвентарния опис. Проверките се извършват в рамките на годишна програма за проверки, с изключение на дълготрайните материални и нематериални активи, които се проверяват най-малко веднъж на три години.
Член 251
Препродажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Членовете, длъжностните лица и останалите служители на институциите и органите по член 141 от Финансовия регламент нямат право да придобиват вещи, които институциите и органите препродават, с изключение на продадените чрез публичен търг.
Член 252
Процедура за продажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
1. Продажбата на материални активи се обявява на местно равнище по подходящ начин, ако единичната покупна цена е 8 100 EUR или над тази стойност. Между публикуването на последната обява и сключването на договора за продажба следва да изминат най-малко 14 календарни дни.
Продажбите, посочени в първа алинея, се извършват чрез обяви за продажба, които се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз, ако единичната покупна цена е 391 100 EUR или над тази стойност. Подходящи обяви могат да се публикуват и в печатните издания на държавите членки. Между датата на публикуване в Официален вестник на Европейския съюз и сключването на договора за продажба трябва да измине най-малко един месец.
2. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, могат да се откажат от обяви, ако разходите за тях надхвърлят очакваните постъпления от операцията.
3. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, във всички случаи се стремят да постигнат най-добрата цена при продажбата на материални активи.
4. Параграфи 1, 2 и 3 не се прилагат за продажби между институциите на Съюза и неговите органи, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 253
Процедура за освобождаване от материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя декларация или протокол във всички случаи, когато елемент от инвентарния опис, включително сградите, се продава, предоставя безплатно, бракува, отдава под наем или липсва поради загуба, кражба или по друга причина.
В декларацията или протокола се посочва по-конкретно дали вещта следва да се подмени за сметка на длъжностно лице или друг служител на Съюза или друго лице.
Когато недвижимо имущество или големи съоръжения се предоставят безплатно, трябва да се състави договор и случаят да се опише в годишен доклад, който се изпраща на Европейския парламент и Съвета при представянето на проектобюджета.
Членовете, длъжностните лица или другите служители на институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, не могат да бъдат получатели на собствеността от инвентарния опис, която е предоставена безплатно или бракувана.
Член 254
Инвентарен опис и обявяване на продажби в делегациите на Съюза
(член 157 от Финансовия регламент)
1. В случая на делегациите на Съюза постоянните инвентарни описи на движимото имущество, принадлежащо на Съюза, се съхраняват по места. Те се изпращат редовно на централните отдели в съответствие с приетите от всяка институция правила.
Движимото имущество, което е в транзит до делегациите на Съюза, се вписва във временен опис, преди да бъде заведено в постоянния опис.
2. Обявяването на продажбите на движимо имущество на делегациите на Съюза се извършва съгласно местните обичаи.
ЧАСТ ВТОРА
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
НАУЧНИ ИЗСЛЕДВАНИЯ
Член 255
Видове дейности
(член 181 от Финансовия регламент)
1. Преките дейности се изпълняват от структурите на Съвместния изследователски център (наричан по-нататък „JRC“) и по принцип се финансират изцяло от бюджета. Те включват:
а)
научноизследователски програми;
б)
проучвателни изследователски дейности;
в)
дейности за научно-техническа подкрепа от институционален характер.
2. JRC може да участва в непреки дейности при условията, посочени в член 183 от Финансовия регламент.
3. Прогнозите за вземанията по член 181, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
Член 256
Допълнителни правила, приложими към JRC
(член 183 от Финансовия регламент)
1. Дейностите на конкурентна основа, реализирани от JRC, включват:
а)
дейности, извършвани след процедури за безвъзмездни средства или за обществени поръчки;
б)
дейности от името на трети страни;
в)
дейности, предприети съгласно административно споразумение с други институции или други служби на Комисията за предоставяне на научно-технически услуги.
2. Когато провежданите от JRC дейности за трети страни включват обществени поръчки, процедурата за възлагане на обществените поръчки е съобразена с принципите на прозрачност и равно третиране.
3. Прогнозите за вземанията по член 183, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
ДЯЛ II
ВЪНШНИ ДЕЙНОСТИ
ГЛАВА I
Общи разпоредби
Член 257
Дейности, които могат да бъдат финансирани
(член 184 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за дейностите, посочени в част 2, дял IV, глава 1 от Финансовия регламент, могат по-конкретно да финансират обществени поръчки, безвъзмездни средства, включително лихвени субсидии, специални заеми, гаранции по заеми, финансова помощ, бюджетна подкрепа и други специфични форми на бюджетно подпомагане.
ГЛАВА II
Бюджетна подкрепа и доверителни фондове с няколко донори
Член 258
Използване на бюджетната подкрепа
(член 186 от Финансовия регламент)
1. Когато е предвидено в съответните основни актове, Комисията може да използва секторна или обща бюджетна подкрепа в рамките на трета държава, ако са изпълнени следните условия:
а)
управлението на публичните финанси на държавата партньор е достатъчно прозрачно, надеждно и ефективно;
б)
държавата партньор е въвела достатъчно надеждни и подходящи секторни или национални политики и;
в)
държавата партньор е въвела макроикономически политики, ориентирани към стабилността.
2. Споразуменията, сключени с държавата партньор, трябва да съдържат задължение тази държава да предостави на Комисията надеждна и своевременна информация, която позволява на Комисията да направи оценка на изпълнението на условията, посочени в параграф 1.
Член 259
Доверителни фондове на Съюза за външни дейности
(член 187 от Финансовия регламент)
Вноските на другите донори се вземат предвид при постъпването им в специфичната банкова сметка на доверителния фонд и в размера в евро, получен при валутния обмен в момента на получаването им по специфичната банкова сметка.
Вноската на Съюза се прехвърля своевременно за покриване на правните задължения на доверителния фонд, като се вземат предвид наличните средства, предоставени от други донори.
Лихвите, натрупани по специфичната банкова сметка на доверителния фонд, се инвестират в доверителния фонд, освен ако е предвидено друго в учредителния акт на доверителния фонд.
Всички трансакции, направени през годината по банковата сметка, посочена в третата алинея, се записват съответно в сметките на доверителния фонд.
Финансовото отчитане на операциите, извършени от всеки доверителен фонд, се извършва два пъти годишно от разпоредителя с бюджетни кредити.
Доверителните фондове подлежат всяка година на независим външен одит.
Съветът на доверителния фонд одобрява годишния доклад на доверителния фонд, изготвен от разпоредителя с бюджетни кредити, заедно с годишните отчети, изготвени от счетоводителя. Тези доклади се прилагат към годишния доклад на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити и се представят на Европейския парламент и Съвета в рамките на процедурата за освобождаване от отговорност на Комисията.
Правилата за съставяне на съвета и неговият вътрешен правилник се определят в учредителния акт на доверителния фонд, приет от Комисията и спазван от донорите. Тези правила гарантират справедливо представяне на донорите и включват изискването за положителен вот от Комисията за окончателното решение за използването на средствата.
ГЛАВА III
Обществени поръчки
Член 260
Ползване на сгради под наем
(член 190 от Финансовия регламент)
Единствените поръчки за недвижими имоти, които могат да бъдат финансирани от оперативните бюджетни кредити за външни дейности, са тези за ползване под наем на сгради, които вече са били построени към датата на сключване на договора за наем. Поръчките се публикуват съгласно член 124.
Член 261
Определения
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за услуги включват поръчки за проучвания и техническа помощ.
Поръчката за проучване е договор за услуга, сключен между доставчик и възложител, който включва проучвания за определяне и подготовка на проекти, проучвания за приложимост, икономически и пазарни проучвания, технически проучвания и одити.
Поръчката за техническа помощ е поръчка, при която от доставчика се изисква да има консултантска роля, да управлява или да надзирава проект или да осигури посочените в условията на поръчката консултанти.
2. Когато трета държава разполага с квалифициран управленски персонал в своите отдели или структури с публично участие, поръчките могат да се изпълняват пряко от тези отдели или структури чрез пряко влагане на труд.
Член 262
Специални разпоредби във връзка с праговете и условията за възлагане на външни обществени поръчки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Членове 123-126, с изключение на определенията, член 127, параграфи 3 и 4, членове 128, 134-137, член 139, параграфи 3-6, член 148, параграф 4, член 151, параграф 2 и членове 152-158, 160 и 164 от настоящия регламент не се прилагат към договорите за обществени поръчки, сключени от възложителите по член 190, параграф 2 от Финансовия регламент или от тяхно име.
Решението за изпълнение на разпоредбите във връзка с обществените поръчки по тази глава се взема от Комисията, включително за подходящите проверки, извършвани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, когато Комисията не е възложител.
2. При неспазване на процедурите по параграф 1 разходите за съответните операции не могат да се финансират от Съюза.
3. Настоящата глава не се прилага за възложителите по член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, когато след проверките съгласно член 61 от Финансовия регламент Комисията им е разрешила да прилагат собствени процедури за обществени поръчки.
Член 263
Обявяване и недопускане на дискриминация
(членове 190 и 191 от Финансовия регламент)
1. Комисията предприема необходимите мерки за гарантиране на максимално широко участие при равни условия в конкурентните процедури за възлагане на обществени поръчки, финансирани от Съюза. За целта по-конкретно се полагат грижи за:
а)
осигуряване на адекватно публикуване в разумен срок на предварителните обявления, обявленията за обществена поръчка и обявленията за възлагане;
б)
премахване на всички дискриминационни практики или технически спецификации, които биха могли да затруднят широкото участие при равни условия на всички физически и юридически лица, посочени в член 182 от Финансовия регламент.
2. Член 265, параграф 5, член 267, параграф 3 и член 269, параграф 4 не засягат използването на електронни обществени поръчки.
Член 264
Обявяване
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Обявлението за предварителна информация за международни покани за представяне на оферти се изпраща на Службата за публикации във възможно най-кратки срокове при поръчките за доставки и услуги и възможно най-бързо след решението за одобряване на програмата при договорите за строителни работи.
2. За целите на тази глава обявлението за обществена поръчка се публикува:
а)
най-малко в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет за международните покани за представяне на оферти;
б)
най-малко в държавния вестник на държавата получател или в равностойно издание за местните покани за представяне на оферти.
Когато обявлението за обществена поръчка се публикува и на местно равнище, то трябва да е идентично на публикуваното в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет и да се публикува едновременно с него. Комисията отговаря за публикуването в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет. Ако обявлението се публикува на местно равнище, това може да се извърши от структурите, посочени в член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент.
3. Обявлението за възлагане се изпраща при подписването на договора, освен когато, ако все още е необходимо, поръчката е обявена за тайна или когато изпълнението на поръчката трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност с цел защита на основните интереси на Европейския съюз или на държавата бенефициер, както и когато публикуването на обявлението за възлагане се счита за неподходящо.
Член 265
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за услуги са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече:
i)
международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
ii)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 3 от настоящия член или рамково споразумение.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
Плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
2. При международната ограничена процедура по параграф 1, буква а) в обявлението за обществена поръчка се посочва броят на кандидатите, които ще бъдат поканени да подадат оферти. За поръчки за услуги се канят най-малко четирима кандидати. Броят на кандидатите, допуснати да подадат оферти, трябва да бъде достатъчен, за да осигури реална конкуренция.
Списъкът на избраните кандидати се публикува на интернет сайта на Комисията.
Ако броят на кандидатите, отговарящи на критериите за подбор или на минималните нива на капацитет, е по-нисък от минималния брой, възложителят може да покани да представят оферти само кандидатите, отговарящи на критериите за представяне на оферта.
3. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), възложителят съставя списък на най-малко трима оференти по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Оферентите при състезателната процедура на договаряне могат да бъдат избрани от подходящо обявен списък на потенциални оференти, посочен в член 136, параграф 1, буква б). Този списък се изготвя след покана за изразяване на интерес и е валиден за не повече от пет години от датата на обявлението. Списъкът може да включва подсписъци. Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да представят оферта.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с оферентите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
4. За правни услуги съгласно номенклатурата CPV възложителите могат да използват състезателна процедура на договаряне, независимо от прогнозната стойност на поръчката.
5. Офертите се изпращат в пакет или във външен плик, съдържащ два отделни запечатани плика - един с надпис „Плик А - Техническа оферта“ и друг с надпис „Плик Б - Финансова оферта“. На външния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Ако тръжната документация предвижда събеседвания, комисията за оценка може да ги проведе с главните членове на екипа от експерти, предложен в технически приемливите оферти, след като изготви писмени междинни заключения и преди да приключи окончателно оценката на техническите оферти. В такива случаи събеседването с експертите се провежда от комисията за оценка, за предпочитане колективно, ако те образуват екип, и на достатъчно близки времеви интервали, за да може да се направи сравнение. Събеседванията се провеждат в съответствие с образец, одобрен предварително от тръжната комисия и прилаган към всички поканени за събеседване експерти или екипи. Датата и часът на събеседването се съобщават на оферентите най-малко десет календарни дни предварително. В случаи на непреодолима сила, при които оферентът е възпрепятстван да се яви на събеседването, следва да му се изпратят нова дата и час.
6. Критериите за възлагане на поръчка служат за определяне на икономически най-изгодната оферта.
Икономически най-изгодната оферта се избира чрез претегляне в съотношение 80/20 на техническите качества и цената. За тази цел:
а)
полученият резултат за техническата оферта се умножава по 0,80;
б)
полученият резултат за ценовата оферта се умножава по 0,20.
Член 266
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. За поръчките за услуги възложителят може да използва процедура на договаряне въз основа само на една оферта в следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 104, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато услугите се възлагат на организации от публичния сектор или институции или сдружения с нестопанска цел и се отнасят до дейности от институционален характер или целят да предоставят помощ на хора в социалната сфера;
в)
за услуги, които представляват продължение на вече започнали услуги, при условията, изброени в параграф 2;
г)
когато тръжната процедура или опитът за използване на рамково споразумение до момента са неуспешни, т.е. когато не е получена нито една качествено и/или финансово подходяща оферта, като в такъв случай след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено;
д)
когато съответната поръчка следва конкурс и съгласно приложимите правила трябва да бъде възложена на успелия кандидат или на един от успелите кандидати, като в такъв случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
е)
когато по технически причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен доставчик на услуги;
ж)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Дейностите от институционален характер, посочени в буква б) от първа алинея, включват услуги, които са пряко свързани със законоустановената мисия на публичните органи.
2. Услугите, които са продължение на вече започнали услуги по параграф 1, буква в), са следните:
а)
допълнителни услуги, които не са обхванати от основната поръчка, но в резултат на непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на поръчката, при условие че допълнителната услуга не може технически и икономически да се отдели от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя, и че съвкупната стойност на допълнителните услуги не надхвърля 50 % от стойността на основната поръчка;
б)
допълнителни услуги, представляващи повторение на подобни услуги, възложени на изпълнителя на първоначална поръчка, при условие че:
i)
за първата услуга е било публикувано обявление за обществена поръчка и възможността да се използва процедура на договаряне за нови услуги за проекта, както и прогнозната цена са били ясно посочени в обявлението за обществена поръчка, публикувано за първата услуга;
ii)
продължението на поръчката е само за стойност и за продължителност, които не надхвърлят стойността и продължителността на първоначалната поръчка.
Член 267
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за доставки са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече: международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: рамково споразумение или:
i)
за поръчки на стойност от 100 000 EUR или повече, но по-малка от 300 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
ii)
за поръчки на стойност под 100 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2.
в)
плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), подточка ii) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима доставчици по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с доставчиците възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
4. При поръчки за доставки без предвидено следпродажбено обслужване единственият критерий за възлагане на поръчката е цената.
Когато предложенията за следпродажбено обслужване или за обучение имат особено значение, се избира офертата с най-ниската цена или икономически най-изгодната оферта, като се отчита техническото качество на предложеното обслужване и цената.
Член 268
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за доставки могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на едно предложение при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато това се определя от характера или особените характеристики на доставките, например когато изпълнението на поръчката е запазено изключително за притежатели на патенти или лицензи за ползване на патенти;
в)
за допълнителни доставки от първоначалния доставчик с цел частично да се заменят обичайните доставки или монтажи или да се разширят съществуващите доставки или монтажи, когато евентуална промяна на доставчика би задължила възложителя да придобие съоръжения с различни технически характеристики и това би довело до несъвместимост или прекомерни технически трудности при експлоатацията и поддръжката;
г)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
д)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
е)
за поръчки относно котирани доставки и покупки на стоковата борса;
ж)
за поръчки по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
В случаите, посочени в буква г) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. За целите на параграф 1, буква а) от настоящия член операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Член 269
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за строителни работи са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 5 000 000 EUR или повече:
i)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
ii)
с оглед на характеристиките на някои строителни работи, международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече, но по-малка от 5 000 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
в)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2 от настоящия член;
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква в) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима изпълнители по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с изпълнителите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Критериите за подбор обхващат капацитета на оферента да изпълнява подобни поръчки, по-специално с оглед на извършени строителни работи през последните години. След извършване на подбора и след отхвърляне на недопустимите оферти единственият критерий за възлагане на обществената поръчка е цената.
4. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
Член 270
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за строителни работи могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на една оферта при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
за допълнителни строителни работи, които не са включени в първоначалната поръчка, но поради непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на описаните в нея работи, при условията по параграф 2;
в)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
г)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
д)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
В случаите, посочени в буква в) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. Допълнителните строителни работи по параграф 1, буква б) се възлагат на изпълнителя на строителни работи, който вече извършва работите:
а)
когато тези работи не могат технически и икономически да се отделят от главната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя;
б)
когато тези работи, макар отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване;
в)
когато съвкупната стойност на поръчката за допълнителни работи не надхвърля 50 % от стойността на главната поръчка.
Член 271
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за недвижими имоти
(член 190 от Финансовия регламент)
Поръчките за недвижими имоти по член 260 могат да се възлагат чрез процедура на договаряне, след като е проучен местният пазар.
Член 272
Избор на процедура за възлагане на обществени поръчки при смесени договори
(член 190 от Финансовия регламент)
При поръчки както за доставка на услуги, така и за доставка на стоки или за извършване на строителни работи, възложителят със съгласието на Комисията, ако тя самата не е възложител, определя приложимите прагове и процедури с оглед на преобладаващия аспект, който се оценява въз основа на относителната стойност и оперативното значение на различните елементи на поръчката.
Член 273
Тръжна документация
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация по член 138 се изготвя въз основа на най-добрите международни практики и в съответствие с разпоредбите на настоящата глава по отношение на обявяването и контактите между възложителя и оферентите.
2. При поръчките за услуги тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
вида поръчка;
ii)
критериите за възлагане и тяхната тежест;
iii)
възможността за събеседвания и графика за тяхното провеждане;
iv)
информация дали се допускат варианти;
v)
разрешения дял, който може да се възлага на подизпълнители;
vi)
максималния бюджет, наличен за поръчката;
vii)
валутата на офертите;
б)
списък на избраните кандидати (с посочване на забраната за сдружаване);
в)
общите условия на поръчките за услуги;
г)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
д)
заданието с планирания график за проекта и датите, от които според плана главните експерти трябва да бъдат на разположение;
е)
ценовата таблица (за попълване от оферента);
ж)
образец на офертата;
з)
образец на договора;
и)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за плащане на предварителното финансиране.
Буква з) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
3. При поръчките за доставки тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за доставки;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
техническо приложение с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
4. При поръчките за строителни работи тръжната документация съдържа следните документи:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за строителни работи;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
технически приложения с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
5. Ако възникнат противоречия между специфичните условия, посочени в параграф 2, буква г), параграф 3, буква в) и параграф 4, буква в), и общите условия, се прилагат тези специфични условия.
6. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски стандарти или, ако е подходящо, международни стандарти, които са сертифицирани от организациите, отговарящи на европейските или международните стандарти относно сертифицирането. Възложителите приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за осигуряване на качеството.
Член 274
Гаранции
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Чрез дерогация от член 163 предварителните гаранции са в евро или във валутата на договора, за който се отнасят.
2. Възложителят може да поиска тръжна гаранция по смисъла на настоящата глава в размер от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката за доставки или строителни работи. Тя трябва да бъде в съответствие с член 163. Гаранцията се освобождава при подписване на договора. Тя се задържа, ако офертата, представена преди крайния срок за представяне на офертите, впоследствие бъде оттеглена.
3. При поръчки за доставки и строителни работи възложителят може да изиска гаранция за изпълнението на стойност, определена в тръжните документи, между 5 % и 10 % от общата стойност на поръчката. Тази гаранция се определя въз основа на обективни критерии като вида и стойността на поръчката.
Независимо от това се изисква гаранция за изпълнението, когато са надхвърлени следните прагове:
а)
345 000 EUR за поръчки за строителни работи;
б)
150 000 EUR за поръчки за доставки.
Тази гаранция остава валидна поне до окончателното приемане на доставките или строителните работи. В случай на лошо изпълнение на поръчката се задържа целият размер на гаранцията.
Член 275
Срокове за процедурите
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Офертите трябва да бъдат получени от възложителя на адреса и преди крайния срок, посочени в поканата за представяне на оферти. Определеният от възложителя срок за получаване на оферти и заявки за участие е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и достатъчен период за подготовка и представяне на офертите.
При поръчките за услуги минималният срок между датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти и крайната дата за получаване на офертите е 50 дни. При неотложни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
2. Оферентите могат да задават въпроси в писмена форма преди крайната дата за получаване на офертите. Възложителят предоставя отговорите на въпросите преди крайната дата за получаване на офертите.
3. При международните ограничени процедури срокът за получаване на заявления за участие е най-малко 30 дни от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка. Периодът между датата на изпращане на писмото с поканата и крайния срок за получаване на офертите е най-малко 50 дни. При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
4. При международните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
90 дни за поръчки за строителни работи;
б)
60 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
5. При местните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
60 дни за поръчки за строителни работи;
б)
30 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
6. При състезателните процедури на договаряне, посочени в член 265, параграф 1, буква б), член 267, параграф 1, буква в) и член 269, параграф 1, буква в), на кандидатите се дава срок от най-малко 30 дни от датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти, в който те могат да представят оферти.
7. Сроковете по параграфи 1-6 се изразяват в календарни дни.
Член 276
Комисия за оценка
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за изпълняващи изискванията, се оценяват и класират от комисия за оценка въз основа на предварително обявените критерии за отстраняване, подбор и възлагане. Тази комисия се състои от нечетен брой членове, най-малко трима, с необходимите технически и административни експертни познания за оценка на офертите.
2. Ако Комисията не е възложител, тя може да поиска копие от тръжните документи, офертите, оценката на офертите и подписаните договори. Тя също може да участва като наблюдател при отварянето и оценката на офертите.
3. Офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, или на посочените в нея специфични изисквания, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят може да покани кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване, подбор и възлагане, в определен от нея/него срок и при зачитане на принципа за равно третиране.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за необходимите пояснения във връзка със съдържанието на офертата.
5. Задължението за съставяне на комисия за оценка може да бъде отменено за процедури на стойност, ненадвишаваща 20 000 EUR.
ГЛАВА IV
Безвъзмездни средства
Член 277
Финансиране в пълен размер
(член 192 от Финансовия регламент)
В случай на дерогация от изискването за съфинансиране в решението за отпускане се излагат мотивите.
ДЯЛ III
ЕВРОПЕЙСКИ СЛУЖБИ
Член 278
Европейските служби и създаване на допълнителни служби
(член 195 от Финансовия регламент)
Посочените в член 195 от Финансовия регламент европейски служби са следните:
а)
Службата за публикации;
б)
Европейската служба за борба с измамите;
в)
Европейската служба за подбор на персонал и Европейското училище по администрация, което е административно прикрепено към нея;
г)
Службата за управление и плащане по индивидуални права;
д)
Службата за инфраструктура и логистика в Брюксел и Службата за инфраструктура и логистика в Люксембург.
Една или повече институции могат да създават допълнителни служби, при условие че това се оправдава от анализа на разходите и ползите и се гарантира видимостта на действията на Съюза.
Член 279
Делегиране от институциите на европейските междуинституционални служби
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
Всяка институция е отговорна за бюджетните задължения. Институциите могат да делегират на директора на съответната междуинституционална европейска служба всяко последващо действие, по-специално правните задължения, утвърждаването на разходи, разрешаването на плащания и изпълнението на приходи, като определят границите и условията на делегираните правомощия.
Член 280
Специални правила за Службата за публикации
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
По отношение на Службата за публикации всяка институция взема решение относно своята политика на публикуване. В съответствие с член 21 от Финансовия регламент нетните приходи от продажбата на публикации се използват като целеви приходи от институцията, която е автор на публикациите.
Член 281
Делегиране на определени функции от счетоводителя
(член 196 от Финансовия регламент)
Счетоводителят на Комисията, по предложение на управителния комитет на съответната служба, може да делегира на служител на службата някои от функциите си във връзка със събирането на приходите и плащането на разходите, които се извършват пряко от съответната служба.
Член 282
Каса - банкови сметки
(член 196 от Финансовия регламент)
За да се покрият касовите потребности на дадена междуинституционална служба, Комисията може да открива банкови сметки или пощенски джиро сметки на името на службата по предложение на управителния комитет на службата. Крайното салдо на касата за всяка година се равнява и коригира между съответната служба и Комисията в края на финансовата година.
ДЯЛ IV
БЮДЖЕТНИ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 283
Общи разпоредби
(член 201 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за административни разходи, обхванати от настоящия дял, са тези, посочени в член 41 от Финансовия регламент.
Поетите бюджетни задължения, съответстващи на бюджетните кредити за административни разходи, чието естество е общо за няколко дяла и които се управляват общо, могат да бъдат записани общо в бюджетното счетоводство съгласно обобщената класификация по видове, посочена в член 25.
Съответните разходи се вписват по бюджетните редове на всеки дял съгласно същото разпределение като за бюджетните кредити.
Член 284
Гаранции по договори за наем
(член 201 от Финансовия регламент)
Предоставените от институциите гаранции по договори за наем са под формата на банкови гаранции или депозит в блокирана банкова сметка на името на институцията или на наемодателя, изразени в евро, освен в надлежно мотивирани случаи.
Въпреки това, когато за трансакции в трети държави не е възможно да се използва никоя от тези форми на гаранции, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме други форми, при условие че те гарантират еквивалентна защита на финансовите интереси на Съюза.
Член 285
Аванси за служители и членове на институциите
(член 201 от Финансовия регламент)
На служителите и членовете на институциите могат да се изплащат аванси в съответствие с условията на Правилника за персонала.
Член 286
Сгради
(член 203 от Финансовия регламент)
1. Разходите, посочени в член 203, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудване на сгради. В тях не се включват допълнителни разходи.
2. Процедурата за ранно информиране, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент, и процедурата за предварително одобрение, посочена в член 203, параграф 5 от Финансовия регламент, не се прилагат по отношение на придобиването на земя безвъзмездно или срещу символична сума.
3. Процедурата за ранно информиране и процедурата за предварително одобрение, определени в член 203, параграфи 3-7 от Финансовия регламент, не се прилагат за жилищни сгради. Европейският парламент и Съветът могат да поискат от компетентната институция всякаква информация, свързана с жилищни сгради.
4. При извънредни или спешни политически обстоятелства ранната информация, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент относно проектите за недвижими имоти, свързани с делегациите на Съюза или службите му в трети държави, може да бъде представена заедно с проекта за недвижими имоти в съответствие с член 203, параграф 5 от Финансовия регламент. В такива случаи процедурите за ранно информиране и за предварително одобрение се провеждат при първа възможност.
5. Процедурата за предварително одобрение, предвидена в член 203, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент, не се прилага за подготвителни договори или проучвания, необходими за оценка на подробните разходи и финансиране на проекта за недвижими имоти.
6. Праговете от 750 000 EUR или 3 000 000 EUR, посочени в член 203, параграф 7, подточки ii), iii) и iv) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудването на сградата. За договори за наеми и плодоползване в тези прагове се вземат предвид разходите за оборудването на сградата, но не и допълнителните разходи.
7. Една година след датата на влизане в сила на Финансовия регламент Комисията изготвя доклад за прилагането на процедурите, посочени в член 203, параграфи 3-8 от Финансовия регламент.
ДЯЛ V
ЕКСПЕРТИ
Член 287
Външни експерти, които получават възнаграждение
(член 204 от Финансовия регламент)
1. За стойности под праговете по член 170, параграф 1 могат да бъдат избрани външни експерти, които получават възнаграждение, въз основа на процедурата, посочена в параграф 2.
2. Публикува се покана за изразяване на интерес в Официален вестник на Европейския съюз или на интернет сайта на съответната институция, ако е необходимо да се осигури публичност сред потенциалните кандидати.
Поканата за изразяване на интерес включва описание на задачите, тяхната продължителност и условията за възнаграждението. Тези условия могат да се основават на единични цени.
Изготвя се списък с експерти в резултат на поканата за изразяване на интерес. Той е валиден за срок, не по-дълъг от пет години от неговото публикуване, или за срока на многогодишна програма, свързана със задачите.
3. Всяко заинтересовано физическо лице може да представи заявление за участие по всяко време през периода му на валидност, с изключение на последните три месеца от този период. Външните експерти, които получават възнаграждение, не се избират да изпълняват задачите, посочени в член 204 от Финансовия регламент, ако са в някое от положенията на изключване, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
4. Всички контакти с подбраните експерти, включително сключването на договори и измененията в тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от институцията.
Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени във втора алинея, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
5. Списъкът с експерти и предметът на задачите се публикуват ежегодно. Възнаграждението се публикува, когато надвишава 15 000 EUR за изпълняваната задача.
6. Параграф 5 не се прилага, ако такова публикуване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, гарантирани по силата на Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на експертите.
ТРЕТА ЧАСТ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 288
Преходни разпоредби
Членове 35-43 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 продължават да се прилагат за задълженията, поети до 31 декември 2013 г. Членове 33-44 от настоящия регламент се прилагат само за задълженията, поети от 1 януари 2014 г.
Дял VI на първа част от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 може да продължи да се прилага за подписаните до 31 декември 2013 г. споразумения за безвъзмездни средства и решенията за безвъзмездни средства, за които е изпратено уведомление до 31 декември 2013 г., в рамките на глобалните поети задължения по бюджета за 2012 г. или за предходни години, ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити реши това, като се вземат надлежно предвид принципите на равно третиране и прозрачност.
Член 289
Отмяна
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 се отменя.
Позоваванията на отменения регламент се считат за позовавания на настоящия регламент и се четат в съответствие с таблицата на съответствията в приложението.
Член 290
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Той се прилага от 1 януари 2013 г.
Въпреки това членове 216-226 се прилагат от 1 януари 2014 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 29 октомври 2012 година.
DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) Nr. 1268/2012 DER KOMMISSION
vom 29. Oktober 2012
über die Anwendungsbestimmungen für die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die finanziellen Bestimmungen für den Gesamthaushaltsplan der Union (1), insbesondere auf die Artikel 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 und 209,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (2) wurde in wesentlichen Punkten geändert und durch die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 (im Folgenden „Haushaltsordnung“) ersetzt. Daher ist es erforderlich, die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 der Kommission vom 23. Dezember 2002 mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (3) an die Haushaltsordnung anzupassen. Aus Gründen der Klarheit ist es notwendig, die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 zu ersetzen.
(2)
Nach Artikel 290 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (im Folgenden „AEUV“) kann der Kommission in Gesetzgebungsakten die Befugnis, Rechtsakte ohne Gesetzescharakter zu erlassen, nur zur Ergänzung oder Änderung bestimmter nicht wesentlicher Vorschriften des betreffenden Gesetzgebungsaktes übertragen werden. Aus diesem Grund wurden einige Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 in die Haushaltsordnung übernommen; sie sollten folglich nicht in die vorliegende Verordnung aufgenommen werden.
(3)
Die Kommission hat im Rahmen ihrer Vorbereitungsarbeiten angemessene Konsultationen, auch auf der Sachverständigenebene, durchgeführt und dafür Sorge getragen, dass die einschlägigen Dokumente dem Europäischen Parlament und dem Rat zeitgleich, rechtzeitig und ordnungsgemäß übermittelt werden.
(4)
Was die Haushaltsgrundsätze und insbesondere den Grundsatz der Einheit anbelangt, so werden aufgrund der vereinfachten Bestimmungen über die Erwirtschaftung und Einziehung von Zinsen aus Vorfinanzierungsbeträgen, insbesondere aufgrund des Verzichts auf die Verpflichtung für Finanzhilfeempfänger, aus Vorfinanzierungen Zinsen zu erwirtschaften, die Bestimmungen über Anwendungsbereich und Bedingungen für die Einziehung von Zinsen hinfällig. Sofern mit Haushaltsvollzugsaufgaben betraute Einrichtungen dennoch dieser Verpflichtung unterliegen, sollten die Vorschriften über die Identifizierung, Verwendung und Verbuchung der Zinserträge in die Übertragungsvereinbarungen mit den betreffenden Einrichtungen aufgenommen werden. Stehen die Zinserträge aus Vorfinanzierungen aufgrund solcher Vereinbarungen der Union zu, so sollten sie als zweckgebundene Einnahmen an den Haushalt abgeführt werden.
(5)
In Bezug auf den Grundsatz der Jährlichkeit ist es wichtig, die Bedeutung von für das jeweilige Haushaltsjahr bewilligten Mitteln und die vorbereitenden Stufen für die Mittelbindung zu präzisieren; wenn diese Stufen bis zum 31. Dezember abgeschlossen sind, können Mittel für Verpflichtungen auf das folgende Haushaltsjahr übertragen werden.
(6)
Zum Grundsatz der Rechnungseinheit sollte präzisiert werden, welche Kurse für die Umrechnung zwischen dem Euro und den anderen Landeswährungen bei der Verwaltung der Kassenmittel und der Rechnungsführung heranzuziehen sind. Darüber hinaus sollte in Bezug auf die Verbuchung der Ergebnisse solcher Währungsumrechnungen noch mehr Transparenz geschaffen werden. Nach der Einführung des Euro sollte die Verpflichtung der Kommission, den Mitgliedstaaten Informationen über die zwischen verschiedenen Währungen vorgenommenen Kassenmittelübertragungen vorzulegen, aufgehoben werden.
(7)
Zu den Ausnahmen vom Grundsatz der Gesamtdeckung sollte festgelegt werden, wie zweckgebundene Einnahmen, insbesondere Beiträge der Mitgliedstaaten oder von Drittländern zu bestimmten Unionsprogrammen haushaltstechnisch zu behandeln sind; außerdem sollten die Grenzen präzisiert werden, die der Verrechnung von Ausgaben und Einnahmen gesetzt sind. Insbesondere ist angesichts der gängigen Praxis aus Gründen der Rechtssicherheit klarzustellen, dass bei zweckgebundenen Einnahmen in der Regel die Mittel für Verpflichtungen und die Mittel für Zahlungen automatisch generiert werden sollten, sobald die Einnahmen bei dem betreffenden Organ eingegangen sind. Des Weiteren ist festzulegen, in welchen Ausnahmefällen zweckgebundene Einnahmen schon vor ihrem tatsächlichen Eingang bei dem betreffenden Organ bereitgestellt werden können.
(8)
Zum Grundsatz der Spezialität sollte präzisiert werden, wie die Prozentsätze für die Mittelübertragungen berechnet werden, die die Organe aufgrund ihrer Haushaltsautonomie vornehmen können. Das Europäische Parlament und der Rat sollten anhand einer ausführlichen Erläuterung der ihnen vorzulegenden Anträge auf Mittelübertragungen umfassend informiert werden.
(9)
In Bezug auf die Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung ist festzulegen, zu welchem Zweck und wie oft mindestens die Programme und Tätigkeiten ex ante, zwischenzeitlich und ex post zu bewerten sind, und welche Informationen der einem Rechtsakt beigefügte Finanzbogen enthalten muss.
(10)
Was den Grundsatz der Transparenz anbelangt, so schafft die Veröffentlichung von Daten unter namentlicher Nennung der Empfänger und der genauen Beträge, die sie erhalten haben, mehr Transparenz im Hinblick auf die Verwendung der betreffenden Mittel. Durch solche den Bürgern zur Verfügung gestellte Informationen wird die öffentliche Kontrolle der Verwendung der betreffenden Beträge gestärkt und es wird ein Beitrag zur bestmöglichen Verwendung öffentlicher Mittel geleistet. Handelt es sich bei den Empfängern allerdings um natürliche Personen, so unterliegt die Veröffentlichung solcher Daten den Vorschriften für den Schutz personenbezogener Daten. Daher sollten personenbezogene Daten nur veröffentlicht werden, wenn ihre Veröffentlichung notwendig ist und in einem angemessenen Verhältnis zu dem verfolgten legitimen Zweck steht.
(11)
Die Informationen über die Verwendung von Mitteln der Union sollten auf einer Internetseite der einzelnen Organe veröffentlicht werden; sie sollten zumindest Namen und Ort des Empfängers, den Betrag und den Zweck der Mittel beinhalten. Dabei sollten die Kriterien des Artikels 35 Absatz 3 der Haushaltsordnung berücksichtigt werden, insbesondere Art und Höhe des gewährten Betrags.
(12)
Im Falle von Preisgeldern, Finanzhilfen und Aufträgen, die im Anschluss an ein öffentliches Vergabeverfahren gewährt bzw. vergeben wurden, wie dies insbesondere bei Wettbewerben, Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und Ausschreibungen der Fall ist, sollten Name und Ort der Empfänger von Mitteln der Union unter Achtung der Grundsätze des AEUV, insbesondere der Grundsätze der Transparenz, der Verhältnismäßigkeit, der Gleichbehandlung und der Nichtdiskriminierung veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung sollte darüber hinaus dazu beitragen, öffentliche Auswahlverfahren durch die Antragsteller zu kontrollieren, deren Anträge im Rahmen des Wettbewerbs abgelehnt wurden.
(13)
Personenbezogene Daten sollten nur solange veröffentlicht werden, wie die Mittel vom Empfänger verwendet werden; daher sollten sie nach zwei Jahren entfernt werden. Dasselbe sollte auch für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit juristischen Personen gelten, aus deren offiziellem Titel die Namen einer oder mehrerer natürlicher Personen hervorgehen.
(14)
In den meisten Fällen, die unter die vorliegende Verordnung fallen, betrifft die Veröffentlichung juristische Personen.
(15)
Im Falle von natürlichen Personen sollte die Veröffentlichung nur in Erwägung gezogen werden, wenn dabei der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zwischen der Höhe des gewährten Betrags und der notwendigen Sicherstellung einer optimalen Mittelverwendung gewahrt wird. Sind natürliche Personen betroffen, so steht die Veröffentlichung der Region auf der Ebene NUTS 2 im Einklang mit dem Ziel der Veröffentlichung von Informationen zu den Empfängern und gewährleistet die Gleichbehandlung von Mitgliedstaaten unterschiedlicher Größe unter Wahrung des Rechts der Empfänger auf Achtung des Privatlebens und insbesondere den Schutz personenbezogener Daten.
(16)
Informationen über Stipendien und andere Direkthilfen, die besonders bedürftigen natürlichen Personen gezahlt werden, sollten von der Veröffentlichung ausgenommen bleiben.
(17)
Um die Wahrung des Grundsatzes der Gleichbehandlung von Empfängern sicherzustellen, sollte die Veröffentlichung von Informationen über natürliche Personen auch im Einklang mit der Verpflichtung der Mitgliedstaaten erfolgen, eine umfassende Transparenz in Bezug auf Aufträge zu schaffen, deren Wert den in der Richtlinie 2004/18/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 31. März 2004 über die Koordinierung der Verfahren zur Vergabe öffentlicher Bauaufträge, Lieferaufträge und Dienstleistungsaufträge festgesetzten Betrag übersteigt (4).
(18)
Name und Ort des Empfängers sowie Betrag und Zweck der Mittel sollten nicht veröffentlicht werden, falls ihre Veröffentlichung die in der Charta der Grundrechte der Europäischen Union geschützte Integrität des Empfängers gefährden könnte oder seine legitimen geschäftlichen Interessen beeinträchtigen würde.
(19)
Der Eingliederungsplan sollte die für das Haushaltsverfahren erforderliche Klarheit und Transparenz bieten.
(20)
Ferner sollten Handlungen definiert werden, bei denen davon auszugehen ist, dass sie einen Interessenkonflikt bewirken.
(21)
In Bezug auf die indirekte Mittelverwaltung ist der Rahmen für eine solche Befugnisübertragung sowie der Inhalt der Übertragungsvereinbarung festzulegen. Jede mit Haushaltsvollzugsaufgaben betraute Einrichtung oder Person sollte den Schutz der finanziellen Interessen der Union nach Maßgabe der Haushaltsordnung sicherstellen. Um eine wirtschaftliche Verwaltung von Mitteln der Union durch die betrauten Einrichtungen sicherzustellen, sollte festgelegt werden, unter welchen Bedingungen die Kommission die Systeme, Vorschriften und Verfahren dieser Einrichtungen oder Personen als den ihren gleichwertig ansehen kann.
(22)
Die Exekutivagenturen, über die die Kommission die Kontrolle behält, sollten den Status eines bevollmächtigten Anweisungsbefugten der Kommission für die Ausführung des Haushaltsplans der Union erhalten.
(23)
Im Falle einer indirekten Mittelverwaltung mit internationalen Organisationen sollten die für diese Art der Mittelverwaltung in Frage kommenden Organisationen angegeben werden.
(24)
Werden öffentliche Einrichtungen oder privatrechtliche Einrichtungen, die im öffentlichen Auftrag tätig werden, mit Haushaltsvollzugsaufgaben betraut, sollten die Bedingungen dafür dargelegt werden.
(25)
Für die indirekte Mittelverwaltung sind ausführliche Vorschriften für die Verfahren zur Rechnungsprüfung und Rechnungsannahme sowie zum Ausschluss aller Ausgaben von der Finanzierung aus Mitteln der Union, deren Auszahlung nicht nach geltendem Recht erfolgt ist, festzulegen.
(26)
Privatrechtliche Einrichtungen, die auf Rechnung der Kommission vorbereitende oder untergeordnete Arbeiten durchführen, sollten im Wege von Vergabeverfahren ausgewählt werden.
(27)
Was die Rolle der Finanzakteure anbelangt, so wird den Anweisungsbefugten mit der Reform des Finanzmanagements und der Abschaffung der zentralen Ex-ante-Kontrollen eine größere Verantwortung für alle Einnahmen- und Ausgabenvorgänge, auch in Bezug auf interne Kontrollsysteme, übertragen. Künftig sollten das Europäische Parlament und der Rat informiert werden, wenn bevollmächtigte Anweisungsbefugte ernannt werden oder aus dem Amt ausscheiden. Daher sollten auch ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie die von ihnen zu beachtenden Verfahrensgrundsätze festgelegt werden. Die Internalisierung der Ex-ante-Kontrollen erfordert insbesondere eine klare Unterscheidung zwischen der Einleitung und der Überprüfung der Haushaltsvollzugshandlungen. Außerdem muss jedes Organ einen berufsethischen Kodex für die mit Ex-ante- und Ex-post-Überprüfungen beauftragten Bediensteten festlegen. Des Weiteren ist vorzusehen, dass dem Organ, das unter anderem für die Ex-post-Überprüfungen zuständig ist, jährlich ein Tätigkeitsbericht vorgelegt wird. Die Belege für die ausgeführten Handlungen sollten aufbewahrt werden. Aufgrund des Ausnahmecharakters des Verhandlungsverfahrens bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sollten dem betreffenden Organ ein Sonderbericht und dem Europäischen Parlament und dem Rat eine Mittelung über alle Arten dieser Verhandlungsverfahren vorgelegt werden.
(28)
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 sollte dahingehend angepasst werden, dass der Doppelrolle des Delegationsleiters als nachgeordnet bevollmächtigter Anweisungsbefugter für den Europäischen Auswärtigen Dienst (im Folgenden „EAD“) sowie - im Hinblick auf operative Mittel - für die Kommission Rechnung getragen wird.
(29)
Zur Klärung der Verantwortlichkeiten sollten die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Rechnungsführers im Zusammenhang mit den Rechnungsführungssystemen, der Verwaltung der Kassenmittel sowie der Verwaltung von Bankkonten und Rechtsträger-Dateien genau definiert werden. Ferner sollten die Modalitäten für das Ausscheiden des Rechnungsführers aus dem Amt festgelegt werden.
(30)
Außerdem sollte geregelt werden, unter welchen Bedingungen die Mittelverwaltung über Zahlstellen, die eine Ausnahme von den üblichen Haushaltsverfahren darstellt, in Anspruch genommen werden kann; die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Zahlstellenverwalter sowie des Anweisungsbefugten und Rechnungsführers bei der Kontrolle von Zahlstellen sollten ebenfalls präzisiert werden. Das Europäische Parlament und der Rat sollten informiert werden, wenn die betreffenden Personen benannt werden oder aus dem Amt ausscheiden. Aus Gründen der Effizienz sollte bei den Delegationen für Mittel des Einzelplans Kommission sowie für Mittel des Einzelplans EAD des Gesamthaushaltsplans nur eine Zahlstelle eingerichtet werden. Es hat sich als notwendig erwiesen, den Zahlstellen die Nutzung von Debitkarten zu gestatten, um insbesondere in den Delegationen der Union und den Vertretungen die Zahlungen zu vereinfachen und das mit dem Umgang mit Barmitteln verbundene Risiko zu verringern.
(31)
Sind die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der einzelnen Finanzakteure einmal festgeschrieben, können diese nur nach Maßgabe des Statuts für die Beamten der Europäischen Union und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union zur Verantwortung gezogen werden. Die in den einzelnen Organen eingerichteten Fachgremien für finanzielle Unregelmäßigkeiten haben sich als wirksame Instrumente zur Feststellung finanzieller Unregelmäßigkeiten erwiesen und sollten daher beibehalten werden. Es ist zu präzisieren, wie ein Anweisungsbefugter sich eine Weisung, die seiner Auffassung nach eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verstößt, bestätigen lassen kann, und damit aus der Verantwortung entlassen wäre.
(32)
Im Einnahmenbereich ist - vom Sonderfall der Eigenmittel abgesehen, die unter den Beschluss 2007/436/EG, Euratom des Rates vom 7. Juni 2007 über das System der Eigenmittel der Europäischen Gemeinschaften (5) fallen - festzulegen, welches die Aufgaben, auch in Bezug auf die Kontrolle, des Anweisungsbefugten in den verschiedenen Etappen sind: Aufstellung der Forderungsvorausschätzung, Einziehungsanordnung, Versendung der Zahlungsaufforderung, mit der der Schuldner von der Feststellung der Forderung unterrichtet wird, Berechnung etwaiger Verzugszinsen und - falls erforderlich - Entscheidung über einen Forderungsverzicht nach Maßgabe von Kriterien, die die Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung gewährleisten, um eine effiziente Einziehung von Einnahmen sicherzustellen.
(33)
Die Rolle des Rechnungsführers bei der Einziehung von Einnahmen und bei der Gewährung verlängerter Fristen für die Zahlung von Ausgaben ist zu präzisieren. Ferner sollte der Rechnungsführer die Einziehung von Zahlungen flexibel handhaben und u. a. Schulden direkt verrechnen oder in Ausnahmefällen auf eine Sicherheitsleistung verzichten können, wenn der Schuldner zahlungswillig und in der Lage ist, die Schuld innerhalb der verlängerten Frist zu begleichen, aber keine Sicherheit leisten kann; dabei sollte er dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gebührend Rechnung tragen.
(34)
Um die Verwaltung von Vermögenswerten zu sichern und gleichzeitig Einnahmen zu erwirtschaften, sind vorläufig eingenommene Beträge wie etwa angefochtene Geldbußen in Wettbewerbssachen in Finanzanlagen zu investieren, und es ist festzulegen, für welche Zwecke die Zinserträge aus diesen Investitionen zu verwenden sind.
(35)
Um sicherzustellen, dass der Kommission alle für die Annahme der Finanzierungsbeschlüsse erforderlichen Informationen vorliegen, sind die Mindestanforderungen an den Inhalt von Finanzierungsbeschlüssen über Finanzhilfen, Auftragsvergabe, Treuhandfonds, Preisgelder und Finanzierungsinstrumente festzulegen.
(36)
Bei den Ausgaben sind der Zusammenhang zwischen Finanzierungsbeschlüssen, globalen Mittelbindungen und Einzelmittelbindungen sowie die Merkmale dieser einzelnen Etappen zu klären, um klare Rahmenbedingungen für die einzelnen Etappen des Haushaltsvollzugs vorzugeben.
(37)
Es ist klarzustellen, welcher Zusammenhang zwischen der Feststellung der Ausgabe, der Anordnung der Ausgabe und der Zahlung einerseits sowie den Kontrollen durch den Anweisungsbefugten andererseits besteht, die dieser bei der Feststellung der Ausgabe durch Anbringung des Zahlbarkeitsvermerks vornehmen muss. Es sollte festgelegt werden, welche Belege für Zahlungen vorzulegen sind, und welche Vorschriften für die Abrechnung der Vorfinanzierungen und Zwischenzahlungen gelten.
(38)
Um sicherzustellen, dass Zahlungen an die Empfänger nicht unnötig verzögert werden, sollten unter Berücksichtigung der Richtlinie 2011/7/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. Februar 2011 zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr (6) ausführliche Regeln in Bezug auf die geltenden Fristen für Feststellung der Ausgaben und Zahlung festgelegt werden.
(39)
Für die Zwecke der internen Prüfung ist das Verfahren zur Ernennung des Prüfers zu regeln; seine Unabhängigkeit gegenüber dem Organ, das ihn benannt hat und dem er berichten muss, ist zu gewährleisten. Um gegenüber dem Europäischen Parlament und dem Rat Transparenz zu gewährleisten, sollten diese beiden Organe über jede Ernennung und über jedes Ausscheiden eines Prüfers aus dem Amt informiert werden.
(40)
Die Vorschriften für die Auftragsvergabe sollten sich auf die Richtlinie 2004/18/EG stützen. Dabei ist Folgendes festzulegen: die verschiedenen Arten von Vergabeverfahren, die Regeln für die Veröffentlichung, die Bedingungen für die Inanspruchnahme bestimmter Verfahren und die Hauptmerkmale der bestehenden Verfahren, die Auswahl- und Zuschlagskriterien, die Regel für den Zugang zu Ausschreibungsunterlagen und für den Informationsaustausch mit Bietern oder Bewerbern sowie - für Aufträge, die die Kommission auf eigene Rechnung vergibt - die Schwellen und Modalitäten für die Schätzung des jeweiligen Auftragswerts.
(41)
Mittels der Auftragsvergabeverfahren soll dem Bedarf der Organe unter Gewährleistung eines gleichberechtigten Zugangs zu öffentlichen Aufträgen und unter Beachtung der Grundsätze der Transparenz und der Nichtdiskriminierung zu den bestmöglichen Bedingungen Rechnung getragen werden. Um Transparenz und die Gleichbehandlung von Bewerbern und Bietern zu gewährleisten und um sicherzustellen, dass die Anweisungsbefugten die volle Verantwortung für die endgültige Entscheidung tragen, ist das Verfahren zur Öffnung und anschließenden Bewertung von Angeboten und Teilnahmeanträgen zu regeln, und zwar von der Einsetzung eines Ausschusses bis hin zum begründeten und mit Belegen untermauerten Beschluss über den Zuschlag bzw. über die Gewährung der Finanzhilfe, der letztendlich vom öffentlichen Auftraggeber gefasst wird.
(42)
Aufgrund der Erfahrungen in der Vergangenheit muss ein neues Vergabeverfahren für Aufträge von mittlerem Wert eingerichtet werden. Es ist erforderlich, die Verwendung des „Anbieterverzeichnisses“ unter denselben Bedingungen wie die „Aufforderung zur Interessenbekundung“ zu gestatten, denn durch das genannte Verzeichnis verringert sich der Verwaltungsaufwand für potenzielle Bieter.
(43)
Zum Schutz der finanziellen Interessen der Union während der Ausführung von Aufträgen ist eine Möglichkeit vorzusehen, den Unternehmen, die im Vergabeverfahren ihre finanzielle Leistungsfähigkeit nachgewiesen haben, eine gesamtschuldnerische Haftung für die Ausführung des entsprechenden Vertrags aufzuerlegen.
(44)
Zum Schutz der finanziellen Interessen der Union und zwecks Gewährleistung der Kontrolle über die Ausführung von Aufträgen ist eine Möglichkeit vorzusehen, dem Auftragnehmer vorzuschreiben, dass bestimmte kritische Aufgaben direkt von ihm selbst ausgeführt werden.
(45)
Zur Gewährleistung einer fachgerechten Auftragsausführung ist eine Möglichkeit vorzusehen, die Bieter mit potenziellen Interessenkonflikten abzulehnen.
(46)
Da finanzielle Sicherheiten nicht mehr automatisch vorgeschrieben werden, müssen die Kriterien festgelegt werden, nach denen sie verlangt werden können.
(47)
Der Anwendungsbereich des Titels über die Finanzhilfen muss präzisiert werden, insbesondere in Bezug auf die Art der Maßnahmen und die Art der förderfähigen Einrichtungen sowie hinsichtlich der zur Gewährung von Finanzhilfen verwendbaren rechtlichen Verpflichtungen. Für diese rechtlichen Verpflichtungen sollten die Kriterien für die Entscheidung zwischen Finanzhilfevereinbarungen und -beschlüssen und die darin enthaltenen Mindestangaben konkret festgelegt sowie die Möglichkeit von auf Partnerschaftsrahmenvereinbarungen beruhenden Einzelfinanzhilfevereinbarungen oder -beschlüssen vorgesehen werden, damit Gleichbehandlung gewährleistet und eine Beschränkung des Zugangs zu Finanzierungen aus Unionsmitteln vermieden wird.
(48)
Im Anwendungsbereich des Titels über die Finanzhilfen sollten auch der mit der Haushaltsordnung eingeführte, gesonderte Titel für Finanzierungsinstrumente und Preisgelder einerseits sowie die grundlegenden Regeln für die Gewährung von Finanzhilfen, förderfähige Kosten, die Streichung des Grundsatzes der Degressivität, die Verwendung vereinfachter Arten von Finanzhilfen (Pauschalbeträge, Einheitskosten und Pauschalfinanzierung) und die Abschaffung der verbindlichen Stellung von Sicherheiten für Vorfinanzierungen andererseits berücksichtigt werden.
(49)
Fortschritte hin zum elektronischen Informationsaustausch und zur Einreichung von Dokumenten auf elektronischem Wege, die eine wesentliche Vereinfachung darstellen, sollten mit klaren Bedingungen für die Abnahme der zu verwendenden Systeme einhergehen, damit ein verlässliche rechtliche Grundlage für deren Benutzung geschaffen wird.
(50)
Die Grundsätze des Gewinnverbots und der Kofinanzierung sollten im Einklang mit den in der Haushaltsordnung eingeführten Klarstellungen und Vereinfachungen überarbeitet werden. Insbesondere ist es der Klarheit wegen erforderlich, detaillierte Vorschriften zu den Arten von Einnahmen, die im Rahmen des Gewinnverbots einzubehalten sind, sowie zu externer Kofinanzierung und Sachleistungen festzulegen.
(51)
Im Hinblick auf den Grundsatz der Transparenz sollten die Annahme und Veröffentlichung mehrjähriger Arbeitsprogramme genehmigt werden; Letztere sind für die Antragsteller von größerem Wert, da diese Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen leichter antizipieren und besser vorbereiten können. In diesem Zusammenhang sollten die Bedingungen, unter denen Arbeitsprogramme als Finanzierungsbeschluss gelten können, festgelegt werden. Zur Gewährleistung der Transparenz ist es auch erforderlich, Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen zu veröffentlichen, außer in dringenden Fällen oder in Fällen, in denen die Maßnahme nur von einem einzigen Unternehmen durchgeführt werden kann. Die Angaben, die in einer solchen Veröffentlichung mindestens enthalten sein müssen, sind festzulegen.
(52)
Da die Bedingungen für die Förderfähigkeit von Mehrwertsteuerbeträgen, die von Empfängern gezahlt wurden, anfällig für Fehler und Unstimmigkeiten sind, ist zu gewährleisten, dass die Begriffe „nicht erstattungsfähige Mehrwertsteuerbeträge“ und „Nichtsteuerpflichtiger“ im Sinne des Artikels 13 Absatz 1 der Richtlinie 2006/112/EG des Rates vom 28. November 2006 über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem (7) bezüglich der von diesen Begriffen betroffenen Tätigkeiten einheitlich ausgelegt und angewandt werden.
(53)
Aus Gründen der Transparenz, der Gleichbehandlung der Antragsteller und der Verantwortlichkeit der Anweisungsbefugten ist jede Phase des Verfahrens zur Gewährung einer Finanzhilfe zu regeln, von der Antragstellung, für die die Kommission ein Mindestmaß an Information für die Antragsteller bereitstellen sollte, bis zur Bewertung des Antrags anhand zuvor festgelegter Förder-, Auswahl- und Gewährungskriterien bis hin zur endgültigen Entscheidung durch den Anweisungsbefugten, die ordnungsgemäß mit Belegen untermauert werden muss. Es müssen detaillierte Vorschriften über die Zusammensetzung und die Aufgaben des Ausschusses, der die Vorschläge anhand der Auswahl- und Gewährungskriterien zu bewerten hat, sowie über die Möglichkeiten, mit den Antragstellern während des Finanzhilfeverfahrens Kontakt aufzunehmen oder diese zur Anpassung ihrer Vorschläge aufzufordern, festgelegt werden. In diesen Möglichkeiten sollten sich die in der Haushaltsordnung eingeführten Anforderungen an eine ordnungsgemäße Verwaltung niederschlagen; ferner sollten darin die Bedingungen aufgeführt sein, unter denen Vorschläge vor der Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarungen oder der Zustellung der Finanzhilfebeschlüsse unter Wahrung des Grundsatzes der Gleichbehandlung der Antragsteller und des Grundsatzes, dass die Initiative für die einzelnen Schritte allein bei den Antragstellern liegt, angepasst werden können.
(54)
Da die Verwendung von Pauschalbeträgen, Einheitskosten und Pauschalfinanzierungen in der Haushaltsordnung vereinfacht und ausgeweitet wird, sollten die Begriffsbestimmungen dieser vereinfachten Arten von Finanzhilfen klarer gefasst werden. Insbesondere ist es erforderlich klarzustellen, dass mit diesen wie mit allen anderen Arten von Finanzhilfe die Deckung verschiedener Kategorien förderfähiger Kosten bezweckt wird, und deutlich zu machen, dass die entsprechenden Beträge nicht zwangsläufig im Vorhinein festgelegt werden müssen; dies ist von großer Bedeutung in Fällen, in denen die genannten Beträge auf Basis der Kostenrechnungspraxis des Empfängers bestimmt werden. Darüber hinaus ist für die Kontinuität der Finanzierungsvorschriften innerhalb eines bestimmten Programms zu sorgen. Zu diesem Zweck sollte es zulässig sein, die vereinfachten Finanzhilfearten während der gesamten Laufzeit anzuwenden. Für statistische Zwecke, aus methodischen Gründen oder zur Prävention und Aufdeckung von Betrug ist der Zugriff auf Angaben zum Buchführungssystem eines Empfängers erforderlich, selbst wenn die Finanzierung über Pauschalbeträge, Einheitskosten oder Pauschalfinanzierung erfolgt. Mit diesen Prüfungen sollten allerdings die Einheitswerte der bereits vereinbarten Pauschalbeträge, Einheitskosten oder Pauschalfinanzierung nicht in Frage gestellt werden.
(55)
Entsprechend dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung muss die Kommission sich in diesem Bereich Garantien verschaffen: zunächst in der Phase der Antragstellung (externe Prüfungen, wenn die zu finanzierenden Kosten einen bestimmten Wert übersteigen), dann in der Phase der Auszahlung der Vorfinanzierungsbeträge, sofern die Risiken laut Bewertung des Anweisungsbefugten es rechtfertigen (vorherige Sicherheitsleistungen), schließlich bei Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags (Einreichung von Prüfern erstellter Bescheinigungen bei Zahlungsanträgen mit hohem Volumen und hoher Risikoanfälligkeit).
(56)
Die Bedingungen und Verfahren für die Aussetzung und Kürzung von Finanzhilfen sollten klarer gefasst werden, sodass die Gründe für eine solche Aussetzung oder Kürzung besser definiert sind, die Empfänger angemessen informiert werden und gewährleistet ist, dass die Empfänger ihr Recht auf Verteidigung in jeder Phase wahrnehmen können.
(57)
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung in der Union bedeutet auch, dass die Empfänger selbst die Finanzhilfen der Union sparsam und effizient verwenden. Insbesondere sollten die Kosten für von Empfängern zur Durchführung einer Maßnahme vergebene Aufträge als förderfähig anerkannt werden, sofern im Rahmen dieser Durchführungsaufträge das Angebot mit dem besten Verhältnis zwischen Qualität und Preis den Zuschlag erhält.
(58)
Da die Beschränkungen des Rückgriffs auf die Förderung Dritter durch einen Finanzhilfeempfänger in der Haushaltsordnung gelockert werden, ist es erforderlich, Mindestbedingungen festzulegen, die auf der Ebene der Finanzhilfevereinbarung abzusprechen oder in den Finanzhilfebeschluss einzufügen sind, damit die Förderung Dritter durch einen Finanzhilfeempfänger klar von der Ausführung von Haushaltsvollzugsaufgaben durch eine betraute Einrichtung im Rahmen der indirekten Mittelverwaltung unterschieden wird.
(59)
Die Befugnisse zur Verhängung von Sanktionen gegen Finanzhilfeempfänger sollten auf die für die Vergabe öffentlicher Aufträge geltenden Vorschriften abgestimmt werden, da sie von gleicher Art sind und hinsichtlich Wirksamkeit und Verhältnismäßigkeit denselben Regeln unterliegen sollten.
(60)
Preisgelder sollten den Grundsätzen der Transparenz und der Gleichbehandlung in derselben Weise unterliegen wie Finanzhilfen. In diesem Zusammenhang sollten auch die Mindestangaben für Arbeitsprogramme und Wettbewerbe unter Berücksichtigung der entsprechenden Anforderungen für Finanzhilfen festgelegt werden. Insbesondere sollten die Bedingungen, unter denen Arbeitsprogramme als Finanzierungsbeschlüsse betrachtet werden können, sowie die Mindestangaben in Teilnahmebedingungen eines Wettbewerbs - vor allem die Bedingungen für die Auszahlung des Preisgelds an die Gewinner bei Zuschlagserteilung - und die geeigneten Publikationsmedien ausdrücklich genannt werden.
(61)
Die Beachtung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung erfordert außerdem die Festlegung eines klar umrissenen Vergabeverfahrens, von der Einreichung der Beiträge bis zur Information der Antragsteller und Notifizierung des Gewinners. Dieses Verfahren sollte eine Bewertung der Beiträge durch ein Gremium vom zuständigen Anweisungsbefugten ernannter Sachverständiger einschließen, das die in den Teilnahmebedingungen des Wettbewerbs enthaltenen Vergabekriterien heranzieht, damit Sachverstand und Neutralität bei der Bewertung der Beiträge gewährleistet sind. Auf der Grundlage der Empfehlungen dieser Sachverständigen sollte der zuständige Anweisungsbefugte abschließend über die Vergabe des Preisgelds entscheiden, da die Zuständigkeit für den Haushaltsvollzug stets bei der Kommission liegt.
(62)
Damit eine harmonische Umsetzung der verschiedenen Finanzierungsinstrumente innerhalb der Kommission gesichert ist, sollte der in Titel VIII der Haushaltsordnung dargelegte allgemeine Rahmen durch detaillierte Vorschriften für die Verwaltung von Finanzierungsinstrumenten einschließlich Bestimmungen über die Auswahl betrauter Einrichtungen, den Inhalt von Übertragungsvereinbarungen, Verwaltungskosten und -gebühren sowie über Treuhandkonten ergänzt werden.
(63)
Regeln für die Auswahl von Finanzmittlern und Endempfängern sollten festgelegt werden, insbesondere wenn Finanzierungsinstrumente ausnahmsweise - entweder durch zweckgebundene Anlageformen oder andere Haushaltsmechanismen - direkt verwaltet werden, wodurch eine effiziente Verwendung der Mittel der Union gewährleistet wird.
(64)
Die Bedingungen für den Einsatz von Finanzierungsinstrumenten, auch in Bezug auf die Hebelwirkung, und der Überwachungsrahmen sollten festgelegt werden. Darüber hinaus muss dafür gesorgt werden, dass Finanzierungsinstrumente auf der Grundlage einer robusten Ex-ante-Bewertung eingesetzt werden, die es der Kommission ermöglicht, die Instrumente speziell auf Marktstörungen und unzureichende Investitionssituationen zuzuschneiden.
(65)
Was Rechnungsführung und Rechnungslegung betrifft, so sind die allgemein anerkannten Rechnungsführungsgrundsätze, die für die Erstellung der Jahresabschlüsse maßgeblich sind, in den Rechnungsführungsvorschriften der Union niedergelegt. In diesen Vorschriften ist auch festgelegt, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit eine Transaktion verbucht werden kann, wie die Bewertung der Aktiva und Passiva zu erfolgen hat und wie Rückstellungen zu bilden sind, damit die Daten ordnungsgemäß vorgelegt werden sowie vollständig und sachlich richtig sind.
(66)
Zur Rechnungsführung sollte festgeschrieben werden, dass der Rechnungsführer die organisatorische Gestaltung und die Verfahren der Rechnungsführung in dem Organ, dem er angehört, dokumentiert; außerdem sind die für die Rechnungsführung eingesetzten DV-Systeme zu regeln, insbesondere damit die Zugangssicherheit und die Prüfpfade bei Änderungen dieser Systeme gewährleistet sind.
(67)
Es gilt die Grundsätze zu präzisieren, die maßgeblich sind für die Führung der Geschäftsbücher, die Kontenbilanz, die regelmäßige Abstimmung der Salden dieser Bilanz sowie für das Bestandsverzeichnis. Auch sind die Bestandteile des Kontenplans zu bestimmen, den der Rechnungsführer der Kommission aufstellt. Die Buchungsregeln, namentlich die Methode der doppelten Buchführung, die Umrechnungsregeln bei nicht auf Euro lautenden Transaktionen und die Belege, auf die sich die Buchungen stützen, sind zu präzisieren. Schließlich ist zu präzisieren, was in der Haushaltsbuchführung ausgewiesen wird.
(68)
Die Regeln für die Erstellung der Bestandsverzeichnisse über die Anlagewerte sind aufzustellen, die Verantwortlichkeiten der Rechnungsführer und Anweisungsbefugten in diesem Bereich klarer zu fassen sowie die Regeln über die Veräußerung von Anlagewerten im Sinne einer effizienten Anlagenverwaltung zu präzisieren.
(69)
Für Maßnahmen im Außenbereich sollten in dieser Verordnung im Einklang mit der Haushaltsordnung Ausnahmen vorgesehen werden, die den besonderen operativen Merkmalen dieses Tätigkeitsbereichs, insbesondere bei der Auftragsvergabe und den Finanzhilfen, Rechnung tragen; Grund hierfür ist vor allem die Tatsache, dass diese Verfahren von den Behörden von Drittländern durchgeführt werden, die von der Union finanzielle Unterstützung erhalten. Bei der Auftragsvergabe betreffen diese Unterschiede in erster Linie die Verfahrensarten und die Schwellenwerte, ab denen diese gelten. Bei Finanzhilfen sollte in bestimmten Fällen Vollfinanzierung zulässig sein, insbesondere unter Berücksichtigung der geringeren Möglichkeiten der Empfänger zur Kofinanzierung.
(70)
Detaillierte Bestimmungen zum Einsatz von Budgethilfe sind festzulegen; dabei sind die Bedingungen zu präzisieren, unter denen Budgethilfe eingesetzt werden kann, und die Verpflichtung des Partners festzuschreiben, der Kommission rechtzeitig zuverlässige Informationen zwecks Beurteilung der Erfüllung dieser Bedingungen zu übermitteln.
(71)
Bezüglich der Treuhandfonds der Union sind die Grundsätze festzulegen, die für den Beitrag der Union zu diesen Fonds und für die Beiträge der anderen Geber gelten; ferner müssen die Rechnungslegungs- und Berichtspflichten des Treuhandfonds der Union, insbesondere hinsichtlich der auf dem Bankkonto des Treuhandfonds angefallenen Zinsen, festgeschrieben und die jeweiligen Zuständigkeiten der Finanzakteure und des Verwaltungsrats des Treuhandfonds klargestellt sowie die Verpflichtung, sich einer externen Prüfung zu unterziehen, festgelegt werden. Darüber hinaus ist es erforderlich, für eine angemessene Vertretung der Geber im Verwaltungsrat des Treuhandfonds zu sorgen und zu gewährleisten, dass Entscheidungen über die Verwendung der Mittel nur mit Zustimmung der Kommission getroffen werden.
(72)
Zur Vereinfachung der Auftragsvergabe bei Maßnahmen im Außenbereich wurden einige Schwellenwerte geändert und andere aus den gemeinsamen Bestimmungen stammende Schwellenwerte sowie Verwaltungsmodalitäten hinzugefügt und angepasst.
(73)
Bei Finanzhilfen sollten die Bedingungen für Ausnahmen vom Grundsatz der Kofinanzierung im Einklang mit der Haushaltsordnung gestrafft werden.
(74)
Zwecks ordnungsgemäßer Bewirtschaftung der Unionsmittel müssen die Voraussetzungen für eine dezentrale Mittelverwaltung sowie die für die entsprechenden Vereinbarungen geltenden Regeln präzisiert werden; das gilt auch für den Rückgriff auf Zahlstellen.
(75)
Die Europäischen Ämter sollten definiert, für das Amt für Veröffentlichungen spezielle Vorschriften festgelegt und der Rechnungsführer der Kommission ermächtigt werden, einen Teil seiner Aufgaben auf Personal dieser Ämter zu übertragen. Außerdem ist die Führung der Bankkonten zu regeln, die die Europäischen Ämter im Namen der Kommission eröffnen können.
(76)
Analog zur Veröffentlichung von Informationen über Empfänger von Unionsmitteln sollte die Liste der Sachverständigen, die in Artikel 204 der Haushaltsordnung erwähnt und im Rahmen einer Aufforderung zur Interessenbekundung ausgewählt werden, sowie der Gegenstand der Sachverständigentätigkeit veröffentlicht werden. Auch die Vergütung dieser Tätigkeiten sollte veröffentlicht werden, sofern sie 15 000 EUR übersteigt.
(77)
Das in Artikel 203 der Haushaltsordnung eingeführte neue Verfahren sollte ergänzt werden, insbesondere hinsichtlich der Ausgabenarten, die in den dort festgelegten Schwellenwerten zu berücksichtigen sind. Bezüglich der Immobilienprojekte in Delegationen der Union sind aufgrund ihrer Besonderheiten detaillierte Vorschriften zu erlassen, insbesondere für dringende Fälle. Es sollte eine Bestimmung vorgesehen werden, dass Wohngebäude (namentlich in Delegationen), die kurzfristig gemietet oder erworben werden müssen, von dem in Artikel 203 der Haushaltsordnung festgelegten Verfahren ausgenommen sind. Der kostenfreie oder gegen einen symbolischen Betrag getätigte Erwerb von Grundstücken sollte nicht dem in Artikel 203 der Haushaltsordnung festgelegten Verfahren unterliegen, da ein solcher Erwerb keine zusätzliche Belastung des Haushalts darstellt.
(78)
Zur Wahrung der Kohärenz mit der Haushaltsordnung müssen Übergangsvorschriften erlassen werden. Außerdem ist es im Interesse der Kohärenz mit den sektorspezifischen Vorschriften sachgerecht, den Beginn der Anwendung der Bestimmungen über die Haushaltsvollzugsarten und die Finanzierungsinstrumente auf den 1. Januar 2014 zu verschieben -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
TEIL 1
GEMEINSAME BESTIMMUNGEN
TITEL I
GEGENSTAND
Artikel 1
Gegenstand
Diese Verordnung enthält die Anwendungsbestimmungen zur Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 (im Folgenden „Haushaltsordnung“).
TITEL II
HAUSHALTSGRUNDSÄTZE
KAPITEL 1
Grundsätze der Einheit und der Haushaltswahrheit
Artikel 2
Buchführung über die Zinserträge aus Vorfinanzierungen
(Artikel 8 Absatz 4 der Haushaltsordnung)
Sind Zinserträge an den Unionshaushalt abzuführen, wird in der Vereinbarung mit den Einrichtungen und Personen nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Nummern ii bis viii der Haushaltsordnung festgelegt, dass Vorfinanzierungen auf Bankkonten oder -unterkonten eingezahlt werden, welche die Identifizierung der jeweiligen Mittel und Zinsen gestatten. Ist dies nicht möglich, so muss anhand der Buchführungsmethoden der Empfänger oder der Finanzmittler feststellbar sein, welche Mittel von der Union gezahlt wurden und welche Zinsen und sonstigen Erträge auf diese Beträge angefallen sind.
Die Bestimmungen dieser Verordnung über Zinserträge aus Vorfinanzierungen stehen der Erfassung der Vorfinanzierungen auf der Aktivseite in der Vermögensübersicht der Jahresabschlüsse entsprechend den in Artikel 143 der Haushaltsordnung genannten Rechnungsführungsvorschriften nicht entgegen.
KAPITEL 2
Grundsatz der Jährlichkeit
Artikel 3
Mittel des Haushaltsjahres
(Artikel 11 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
Die für das Haushaltsjahr bewilligten Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen umfassen:
a)
die im Haushaltsplan, einschließlich im Wege eines Berichtigungshaushaltsplans, bereitgestellten Mittel;
b)
die übertragenen Mittel;
c)
die gemäß den Artikeln 178 und 182 der Haushaltsordnung wiedereingesetzten Mittel;
d)
die Mittel aus gemäß Artikel 177 Absatz 3 der Haushaltsordnung zurückgezahlten Vorfinanzierungsbeträgen;
e)
die Mittel aus zweckgebundenen Einnahmen, die im laufenden Haushaltsjahr eingehen oder die in den vorhergehenden Haushaltsjahren eingegangen sind und nicht verwendet wurden.
Artikel 4
Verfall und Übertragung von Mitteln
(Artikel 13 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Mittel für Verpflichtungen und nichtgetrennte Mittel für Immobilienprojekte im Sinne von Artikel 13 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung können nur dann übertragen werden, wenn die entsprechenden Mittel aus nicht vom Anweisungsbefugten zu vertretenden Gründen nicht vor dem 31. Dezember des Haushaltsjahres gebunden werden konnten und die vorbereitenden Stufen so weit fortgeschritten sind, dass nach vernünftigem Ermessen davon auszugehen ist, dass die Mittelbindung spätestens am 31. März des Folgejahres bzw., für Immobilienprojekte, am 31. Dezember des Folgejahres erfolgen kann.
(2) Damit die entsprechenden Mittel auf das folgende Haushaltsjahr übertragen werden können, müssen insbesondere die folgenden vorbereitenden Stufen im Sinne von Artikel 13 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung bis zum 31. Dezember des Haushaltsjahres abgeschlossen sein:
a)
Bei den globalen Mittelbindungen im Sinne von Artikel 85 der Haushaltsordnung muss der Finanzierungsbeschluss ergangen bzw. die Konsultation der betroffenen Dienststellen innerhalb eines jeden Organs im Hinblick auf die Annahme dieses Beschlusses vor diesem Datum abgeschlossen sein.
b)
Bei den Einzelmittelbindungen im Sinne von Artikel 85 der Haushaltsordnung muss die Auswahl der potenziellen Auftragnehmer, Empfänger, Preisträger oder betrauten Einrichtungen abgeschlossen sein.
(3) Gemäß Artikel 13 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung übertragene Mittel, die bis zum 31. März oder, für Immobilienprojekte, bis zum 31. Dezember des folgenden Haushaltsjahres nicht gebunden worden sind, werden automatisch in Abgang gestellt.
Die Kommission unterrichtet das Europäische Parlament und den Rat innerhalb eines Monats über die nach Unterabsatz 1 in Abgang gestellten Mittel.
(4) Übertragene Mittel gemäß Artikel 13 Absatz 2 Buchstabe b der Haushaltsordnung können bis zum 31. Dezember des folgenden Haushaltsjahres verwendet werden.
(5) In der Rechnungsführung werden die gemäß Absatz 1 bis 4 übertragenen Mittel unterschieden.
KAPITEL 3
Grundsatz der Rechnungseinheit
Artikel 5
Umrechnungskurse
(Artikel 19 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der besonderen Bestimmungen, die aus der Anwendung sektorspezifischer Regelungen resultieren, nimmt der zuständige Anweisungsbefugte die Umrechnung zwischen dem Euro und einer anderen Währung zu dem im Amtsblatt der Europäischen Union, Reihe C, veröffentlichten Tageskurs des Euro vor.
Für die Umrechnung zwischen dem Euro und einer anderen Währung durch einen Auftragnehmer oder Empfänger gelten die in den öffentlichen Aufträgen, Finanzhilfevereinbarungen und Finanzierungsvereinbarungen jeweils festgelegten besonderen Umrechnungsmodalitäten.
(2) Damit Währungsumrechnungen sich nicht wesentlich auf die Kofinanzierungen der Union auswirken oder den Unionshaushalt belasten, wird gegebenenfalls in den besonderen Bestimmungen gemäß Absatz 1 vorgesehen, dass für die Umrechnung zwischen dem Euro und anderen Währungen der Durchschnittswert der Tagesumrechnungskurse eines bestimmten Zeitraumes herangezogen wird.
(3) Wird für die betreffende Währung kein Tageskurs des Euro im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht, zieht der zuständige Anweisungsbefugte den in Absatz 4 genannten Buchungskurs heran.
(4) Zu Zwecken der in den Artikeln 151 bis 156 der Haushaltsordnung vorgesehenen Rechnungsführung und vorbehaltlich Artikel 240 der vorliegenden Verordnung erfolgt die Umrechnung zwischen dem Euro und einer anderen Währung zum monatlichen Buchungskurs des Euro. Dieser Kurs wird vom Rechnungsführer der Kommission anhand für zuverlässig erachteter Informationsquellen auf der Grundlage des Kurses festgelegt, der am vorletzten Arbeitstag des Monats Gültigkeit hat, der dem Monat vorausgeht, für den der Kurs ermittelt wird.
(5) Die Ergebnisse der Währungstransaktionen nach Absatz 4 werden in den Konten des jeweiligen Organs in einer eigenen Linie ausgewiesen.
Unterabsatz 1 gilt analog für die in Artikel 208 der Haushaltsordnung erwähnten Einrichtungen.
Artikel 6
Zu verwendende Umrechnungskurse
(Artikel 19 der Haushaltsordnung)
(1) Die Umrechnung zwischen dem Euro und einer anderen Währung ist, wenn sie durch den zuständigen Anweisungsbefugten erfolgt, unbeschadet der besonderen Bestimmungen, die aus der Anwendung von sektorspezifischen Regelungen oder von besonderen Aufträgen, Finanzhilfevereinbarungen oder -beschlüssen und Finanzierungsvereinbarungen resultieren, zu dem Kurs vorzunehmen, der am Tag der Zahlungs- bzw. Einziehungsanordnung durch die anweisungsbefugte Dienststelle gilt.
(2) Nehmen Zahlstellen Transaktionen in Euro vor, ist das Datum der Zahlungsleistung durch die Bank für den zugrunde zu legenden Umrechnungskurs maßgebend.
(3) Für die Abrechnung der gemäß Artikel 19 der Haushaltsordnung auf Landeswährungen lautenden Zahlstellenkonten ist der Umrechnungskurs des Monats zugrunde zu legen, in dem die Zahlstelle die Ausgabe getätigt hat.
(4) Für die Erstattung pauschalierter Ausgaben oder von Ausgaben auf der Grundlage des Statuts der Beamten der Europäischen Union und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union (im Folgenden: „Statut“), für die eine Obergrenze festgelegt ist und die in einer anderen Währung als dem Euro getätigt werden, ist der Umrechnungskurs heranzuziehen, der an dem Tag gilt, an dem der Anspruch entsteht.
KAPITEL 4
Grundsatz der Gesamtdeckung
Artikel 7
Einstellung der zweckgebundenen Einnahmen und Bereitstellung der entsprechenden Mittel
(Artikel 21 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der Artikel 9 und 10 werden die zweckgebundenen Einnahmen wie folgt in den Haushaltsplan eingestellt:
a)
im Einnahmenteil des Einzelplans der einzelnen Organe bei einer dafür vorgesehenen Haushaltslinie;
b)
im Ausgabenteil werden bei den Erläuterungen, einschließlich der Erläuterungen allgemeiner Art, die Linien angegeben, bei denen zweckgebundenen Einnahmen entsprechende Mittel eingesetzt werden können.
Im Fall von Unterabsatz 1 Buchstabe a wird die Linie mit einem Pro-memoria-Vermerk versehen und der Schätzbetrag informationshalber in den Erläuterungen angegeben.
(2) Mittel, die zweckgebundenen Einnahmen entsprechen, und zwar sowohl Mittel für Zahlungen als auch Mittel für Verpflichtungen, werden automatisch bereitgestellt, wenn die Einnahme bei dem betreffenden Organ eingegangen ist, außer:
a)
in Fällen nach Artikel 181 Absatz 2 und Artikel 183 Absatz 2 der Haushaltsordnung;
b)
in Fällen nach Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe b der Haushaltsordnung, wenn die Beitragsvereinbarung des Mitgliedstaats auf Euro lautet.
In Fällen nach Unterabsatz 1 Buchstabe b können Mittel für Verpflichtungen bereitgestellt werden, sobald der Mitgliedstaat die Beitragsvereinbarung unterzeichnet hat.
Artikel 8
Beiträge der Mitgliedstaaten zu Forschungsprogrammen
(Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung)
(1) Die Beiträge der Mitgliedstaaten zur Finanzierung bestimmter ergänzender Forschungsprogramme gemäß Artikel 5 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1150/2000 des Rates (8) werden wie folgt eingezahlt:
a)
sieben Zwölftel des im Haushaltsplan eingesetzten Betrags spätestens am 31. Januar des laufenden Haushaltsjahres;
b)
die restlichen fünf Zwölftel spätestens am 15. Juli des laufenden Haushaltsjahres.
(2) Ist der Haushaltsplan zu Beginn des Haushaltsjahres noch nicht endgültig festgestellt, so werden die in Absatz 1 vorgesehenen Beiträge auf der Grundlage des Mittelansatzes im Haushaltsplan des vorhergehenden Haushaltsjahres eingezahlt.
(3) Alle Beiträge oder von den Mitgliedstaaten im Rahmen des Haushaltsplans zu leistende zusätzliche Einzahlungen sind binnen 30 Tagen nach Abruf der Mittel dem Konto bzw. den Konten der Kommission gutzuschreiben.
(4) Die geleisteten Zahlungen werden dem in der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1150/2000 vorgesehenen Konto gutgeschrieben und unterliegen den in der genannten Verordnung festgelegten Bedingungen.
Artikel 9
Zweckgebundene Einnahmen aus den Beteiligungen der EFTA-Staaten an bestimmten Programmen der Union
(Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe e der Haushaltsordnung)
(1) Die Beteiligungen der Mitgliedstaaten der Europäischen Freihandelsassoziation (im Folgenden „EFTA-Staaten“) an bestimmten Programmen der Union werden im Haushaltsplan wie folgt ausgewiesen:
a)
im Einnahmenteil wird eine Haushaltslinie mit einem Pro-memoria-Vermerk geschaffen, bei der der Gesamtbetrag der Beteiligungen der EFTA-Staaten für das betreffende Haushaltsjahr verbucht wird.
b)
im Ausgabenteil
i)
wird in den Erläuterungen zu jeder Haushaltslinie betreffend Tätigkeiten der Union, an denen EFTA-Staaten beteiligt sind, „informationshalber“ die Höhe der vorgesehenen Beteiligung vermerkt;
ii)
werden in einem Anhang, der fester Bestandteil des Haushaltsplans ist, sämtliche Linien betreffend Tätigkeiten der Union, an denen EFTA-Staaten beteiligt sind, aufgeführt.
Der bei der Haushaltslinie nach Unterabsatz 1 Buchstabe a vorgesehene Betrag wird in den Erläuterungen angegeben.
Der in Unterabsatz 1 Buchstabe b Ziffer ii genannte Anhang stellt die Budgetierungsstruktur für die in Absatz 2 vorgesehene Einsetzung der diesen Beteiligungen entsprechenden Mittel sowie für die Ausführung der diesbezüglichen Ausgaben dar und ergänzt sie.
(2) Gemäß Artikel 82 des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (im Folgenden „EWR-Abkommen“) werden für die der Kommission gemäß Artikel 1 Absatz 5 des Protokolls 32 im Anhang zum EWR-Abkommen vom Gemischten EWR-Ausschuss bestätigten Beträge der jährlichen Beteiligung der EFTA-Staaten zu Beginn des Haushaltsjahres in voller Höhe entsprechende Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen eingesetzt.
(3) Werden die Mittel der Haushaltslinien, an denen die EFTA-Staaten beteiligt sind, im Laufe des Haushaltsjahres aufgestockt, ohne dass die EFTA-Staaten in der Lage wären, in dem betreffenden Haushaltsjahr ihre Beiträge nach Maßgabe des in Artikel 82 des EWR-Abkommens vorgesehenen „Proportionalitätsfaktors“ entsprechend anzupassen, so kann die Kommission den Anteil der EFTA-Staaten ausnahmsweise vorübergehend aus Kassenmitteln vorfinanzieren. Nach einer derartigen Aufstockung ruft die Kommission so bald wie möglich die entsprechenden Beiträge der EFTA-Staaten ab. Die Kommission teilt dem Europäischen Parlament und dem Rat alljährlich mit, welche diesbezüglichen Beschlüsse sie gefasst hat.
Die Vorfinanzierung wird so bald wie möglich im Rahmen des Haushaltsplans des folgenden Haushaltsjahres abgerechnet.
(4) Gemäß Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe e der Haushaltsordnung handelt es sich bei den finanziellen Beteiligungen der EFTA-Staaten um externe zweckgebundene Einnahmen. Der Rechnungsführer trifft geeignete Maßnahmen, damit die Verwendung sowohl der Einnahmen aus diesen Beteiligungen als auch der entsprechenden Haushaltsmittel getrennt verfolgt werden kann.
Die Kommission weist im Rahmen des Berichts gemäß Artikel 150 Absatz 2 der Haushaltsordnung den der Beteiligung der EFTA-Staaten entsprechenden Ausführungsstand bei den Einnahmen und Ausgaben gesondert aus.
Artikel 10
Erträge aus den Sanktionen, die Mitgliedstaaten mit einem übermäßigen Haushaltsdefizit auferlegt werden
(Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe c der Haushaltsordnung)
Die Erträge aus den Sanktionen gemäß Abschnitt 4 der Verordnung (EG) Nr. 1467/97 des Rates (9) werden im Haushaltsplan wie folgt ausgewiesen:
a)
Im Einnahmenplan wird eine Haushaltslinie mit einem Pro-memoria-Vermerk geschaffen, bei der die Zinsen auf diese Beträge verbucht werden;
b)
unbeschadet des Artikels 77 der Haushaltsordnung werden mit der Verbuchung der diesen Einnahmen entsprechenden Beträge im Einnahmenteil gleichzeitig entsprechende Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen bei einer Linie des Ausgabenteils eingesetzt.
Die Mittel nach Unterabsatz 1 Buchstabe b werden gemäß Artikel 20 der Haushaltsordnung ausgeführt.
Artikel 11
Kosten infolge von Zuwendungen an die Union
(Artikel 22 der Haushaltsordnung)
Mit Blick auf die in Artikel 22 Absatz 2 der Haushaltsordnung vorgesehene Genehmigung durch das Europäische Parlament und den Rat legt die Kommission eine Schätzung der Kosten, einschließlich der Folgekosten, vor, die sich aus der Annahme von Zuwendungen an die Union ergeben, und erläutert diese.
Artikel 12
Konten für zu erstattende Steueraufwendungen
(Artikel 23 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
Steueraufwendungen, die der Union gemäß Artikel 23 Absatze 2 und Artikel 23 Absatz 3 Buchstabe a der Haushaltsordnung entstehen, werden bis zu ihrer Erstattung durch die betreffenden Mitgliedstaaten auf einem Verwahrkonto verbucht.
KAPITEL 5
Grundsatz der Spezialität
Artikel 13
Berechnung der für Mittelübertragungen der Organe, mit Ausnahme der Kommission, geltenden Prozentsätze
(Artikel 25 der Haushaltsordnung)
(1) Die Berechnung der Prozentsätze nach Artikel 25 der Haushaltsordnung erfolgt zum Zeitpunkt des Antrags auf Mittelübertragung nach Maßgabe der im Haushaltsplan, einschließlich der Berichtigungshaushaltspläne, ausgewiesenen Mittel.
(2) Es wird der Gesamtbetrag der Mittelübertragungen berücksichtigt, die bei der Entnahmelinie vorzunehmen sind, korrigiert um frühere Mittelübertragungen.
Mittelübertragungen, die das betreffende Organ eigenständig, ohne vorherigen Beschluss des Europäischen Parlaments und des Rates vornehmen kann, werden nicht berücksichtigt.
Artikel 14
Berechnung der für Mittelübertragungen der Kommission geltenden Prozentsätze
(Artikel 26 der Haushaltsordnung)
(1) Die Berechnung der Prozentsätze nach Artikel 26 Absatz 1 der Haushaltsordnung erfolgt zum Zeitpunkt des Antrags auf Mittelübertragung nach Maßgabe der im Haushaltsplan, einschließlich der Berichtigungshaushaltspläne, ausgewiesenen Mittel.
(2) Es wird der Gesamtbetrag der Mittelübertragungen berücksichtigt, die bei der Entnahmelinie bzw. bei der aufzustockenden Linie vorzunehmen sind, korrigiert um frühere Mittelübertragungen.
Mittelübertragungen, die die Kommission eigenständig, ohne vorherigen Beschluss des Europäischen Parlaments und des Rates vornehmen kann, werden nicht berücksichtigt.
Artikel 15
Verwaltungsausgaben
(Artikel 26 der Haushaltsordnung)
Die Ausgaben nach Artikel 26 Absatz 1 Buchstabe b der Haushaltsordnung umfassen für jeden Politikbereich die in Artikel 44 Absatz 3 der Haushaltsordnung genannten Kategorien.
Artikel 16
Begründung der Anträge auf Mittelübertragung
(Artikel 25 und 26 der Haushaltsordnung)
Den Vorschlägen für Mittelübertragungen und allen sonstigen für das Europäische Parlament und den Rat bestimmten Informationen über Mittelübertragungen gemäß den Artikeln 25 und 26 der Haushaltsordnung wird eine sachdienliche, ausführliche Begründung beigegeben, die Aufschluss gibt über die bisherige Verwendung der Mittel und den voraussichtlichen Bedarf bis zum Ende des Haushaltsjahres sowohl bei den aufzustockenden Haushaltslinien als auch bei den Linien, bei denen die entsprechenden Mittel entnommen werden.
Artikel 17
Begründung der Anträge auf Mittelübertragungen aus der Soforthilfereserve
(Artikel 29 der Haushaltsordnung)
Den Vorschlägen für Mittelübertragungen, die die Inanspruchnahme der in Artikel 29 der Haushaltsordnung genannten Soforthilfereserve ermöglichen sollen, ist eine sachdienliche, ausführliche Begründung beigegeben, aus der Folgendes hervorgeht:
a)
für die aufzustockende Haushaltslinie: möglichst aktuelle Informationen über die Mittelverwendung sowie Vorausschätzungen des Mittelbedarfs bis zum Ende des Haushaltsjahres;
b)
für sämtliche Haushaltslinien betreffend Maßnahmen im Außenbereich: Mittelverwendung bis zum Ende des dem Mittelübertragungsantrag vorausgehenden Monats sowie Vorausschätzungen des Mittelbedarfs bis zum Ende des Haushaltsjahres nebst einem Vergleich mit den ursprünglichen Vorausschätzungen;
c)
Prüfung der Möglichkeiten einer Neuverteilung der Mittel.
KAPITEL 6
Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
Artikel 18
Bewertung
(Artikel 30 der Haushaltsordnung)
(1) Alle Vorschläge für Programme oder Tätigkeiten, die Ausgaben zulasten des Haushaltsplans bewirken, werden einer Ex-ante-Bewertung unterzogen, die sich mit folgenden Aspekten befasst:
a)
kurz- oder langfristig zu deckender Bedarf;
b)
Mehrwert einer Intervention der Union;
c)
strategische und verwaltungstechnische Ziele, einschließlich Maßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Union im Bereich der Betrugsbekämpfung (Verhütung, Aufdeckung, Ermittlung, Schadenersatz, Sanktionen);
d)
politische Optionen, einschließlich der damit verbundenen Risiken;
e)
erwartete Ergebnisse und Auswirkungen, insbesondere in wirtschaftlicher, sozialer und umweltpolitischer Hinsicht, sowie die für deren Bewertung erforderlichen Indikatoren und Bewertungsmodalitäten;
f)
zur Umsetzung der bevorzugten Option(en) am besten geeignete Methode;
g)
interne Kohärenz des vorgeschlagenen Programms bzw. der vorgeschlagenen Maßnahme und Bezug zu anderen einschlägigen Instrumenten;
h)
Umfang der nach dem Kostenwirksamkeitsprinzip zuzuweisenden Haushaltsmittel, Humanressourcen und sonstigen Verwaltungsausgaben;
i)
aus ähnlichen bereits durchgeführten Programmen bzw. Maßnahmen gewonnene Erkenntnisse.
(2) Der Vorschlag enthält die Kontroll-, Berichts- und Bewertungsmodalitäten, die die jeweiligen Verantwortlichkeiten der an der Durchführung des vorgeschlagenen Programms bzw. der vorgeschlagenen Maßnahme beteiligten Ebenen berücksichtigen.
(3) Alle Programme oder Tätigkeiten, einschließlich Pilotvorhaben und Vorbereitungsmaßnahmen, bei denen Ressourcen im Betrag von mehr als 5 000 000 EUR eingesetzt werden, werden unter dem Gesichtspunkt der eingesetzten Humanressourcen und Finanzmittel sowie der erreichten Ergebnisse einer Zwischen- und/oder Ex-post-Bewertung unterzogen, um ihre Übereinstimmung mit den vorgegebenen Zielen zu überprüfen:
a)
die bei der Durchführung eines Mehrjahresprogramms erzielten Ergebnisse werden regelmäßig nach einem Zeitplan bewertet, der es ermöglicht, die Bewertungsergebnisse bei allen Beschlüssen über die Fortführung, Änderung oder Unterbrechung des Programms zu berücksichtigen;
b)
die Ergebnisse von auf Jahresbasis finanzierten Tätigkeiten werden mindestens alle sechs Jahre bewertet.
Für die im Rahmen dieser Tätigkeiten durchgeführten Einzelprojekte oder -maßnahmen, für die diese Verpflichtung auch durch die Schlussberichte der Einrichtungen, die die Maßnahme durchgeführt haben, erfüllt werden kann, gilt Absatz 1 Buchstaben a und b nicht.
(4) Die in den Absätzen 1 und 3 genannten Bewertungen müssen den eingesetzten Ressourcen und den Auswirkungen des Programms oder der Tätigkeit jeweils angemessen sein.
Artikel 19
Finanzbogen
(Artikel 31 der Haushaltsordnung)
Der Finanzbogen enthält finanzielle und wirtschaftliche Angaben, anhand deren der Gesetzgeber die Notwendigkeit einer Maßnahme der Union beurteilen kann. Er liefert ferner sachdienliche Informationen über die Kohärenz und eine etwaige Synergie mit anderen Tätigkeiten der Union.
Bei mehrjährigen Maßnahmen enthält der Finanzbogen den voraussichtlichen Fälligkeitsplan für den jährlichen Mittel- und Personalbedarf, einschließlich für externes Personal, sowie eine Bewertung ihrer mittelfristigen finanziellen Auswirkungen.
KAPITEL 7
Grundsatz der Transparenz
Artikel 20
Vorläufige Veröffentlichung des Haushaltsplans
(Artikel 34 der Haushaltsordnung)
Die Kommission veranlasst, dass die endgültigen Haushaltsdaten möglichst rasch und spätestens vier Wochen nach Erlass des Haushaltsplans in allen Sprachen auf der Internetseite der Organe abgerufen werden können, bis der Haushaltsplan im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht wird.
Artikel 21
Veröffentlichung von Informationen zu den Empfängern von EU-Mitteln und den gewährten Beträgen
(Artikel 35 der Haushaltsordnung)
(1) Die Informationen zu den Empfängern von im Rahmen der direkten Mittelverwaltung von der Union gewährten Mitteln werden spätestens am 30. Juni des Jahres nach dem Haushaltsjahr, in dem die Mittel gewährt wurden, auf einer Internetseite des betreffenden Organs veröffentlicht.
Zusätzlich zu der Veröffentlichung nach Unterabsatz 1 können die Informationen auch auf jede andere geeignete Art und Weise nach einem einheitlichen Muster veröffentlicht werden.
(2) Sofern in dieser Verordnung und in den sektorspezifischen Vorschriften nichts anderes vorgesehen ist, werden nach Maßgabe der in Artikel 35 Absatz 3 der Haushaltsordnung festgelegten Kriterien folgende Informationen veröffentlicht:
a)
Name des Empfängers;
b)
Ort des Empfängers;
c)
gewährter Betrag;
d)
Art und Zweck der Maßnahme.
Für die Zwecke von Buchstabe b bezeichnet der Ausdruck „Ort“
i)
wenn es sich bei dem Empfänger um eine juristische Person handelt: die Adresse;
ii)
wenn es sich bei dem Empfänger um eine natürliche Person handelt: die Region auf der Ebene von NUTS 2.
Veröffentlichte personenbezogene Daten, die sich auf natürliche Personen beziehen, werden zwei Jahre nach Abschluss des Haushaltsjahres, in dem die Mittel gewährt wurden, entfernt. Dies gilt auch für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit juristischen Personen, deren Name eine oder mehrere natürliche Personen bestimmt.
(3) Informationen nach Absatz 2 werden lediglich für Preisgelder, Finanzhilfen und Verträge veröffentlicht, die im Anschluss an Wettbewerbe, Verfahren für die Gewährung von Finanzhilfen oder Vergabeverfahren gewährt wurden. In folgenden Fällen werden keine Informationen veröffentlicht:
a)
Stipendien, die natürlichen Personen gezahlt werden, sowie andere Direkthilfen, die besonders bedürftigen natürlichen Personen nach Artikel 125 Absatz 4 Buchstabe c der Haushaltsordnung gezahlt werden;
b)
Verträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 2 festgelegten Betrag nicht erreicht.
(4) Auf die Veröffentlichung kann verzichtet werden, wenn durch eine Offenlegung der Informationen die durch die Charta der Grundrechte der Europäischen Union geschützten Rechte und Freiheiten des Einzelnen verletzt oder die geschäftlichen Interessen der Empfänger beeinträchtigt würden.
Artikel 22
Verweis auf die Informationen zu den Empfängern von im Rahmen der indirekten Mittelverwaltung gewährten EU-Mitteln
(Artikel 35 der Haushaltsordnung)
Wurde eine Behörde oder Einrichtung nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c der Haushaltsordnung mit der Verwaltung von Mitteln der Union betraut, so ist in der Übertragungsvereinbarung für diese die Verpflichtung festgelegt, die in Artikel 21 Absätze 2 und 3 genannten Informationen nach einem einheitlichen Muster auf ihrer Internetseite zu veröffentlichen.
Werden diese Informationen nicht direkt auf der einschlägigen Internetseite des betreffenden EU-Organs veröffentlicht, so muss diese Internetseite zumindest auf die Internetadresse verweisen, unter der die Informationen zu finden sind.
Zusätzlich zu der Veröffentlichung nach Absatz 1 können die Informationen auch auf jede andere geeignete Art und Weise nach einem einheitlichen Muster veröffentlicht werden.
Die Absätze 2, 3 und 4 des Artikels 21 gelten für die Veröffentlichung nach Absatz 1.
TITEL III
AUFSTELLUNG UND GLIEDERUNG DES HAUSHALTSPLANS
Artikel 23
Finanzplanung
(Artikel 38 der Haushaltsordnung)
Die Finanzplanung gemäß Artikel 38 der Haushaltsordnung ist nach Ausgabenkategorien, Politikbereichen und Haushaltslinien zu gliedern. Die vollständige Finanzplanung umfasst alle Ausgabenkategorien; ausgenommen sind die Bereiche Landwirtschaft, Kohäsionspolitik und Verwaltung, für die lediglich eine Übersicht vorgelegt wird.
Artikel 24
Entwürfe der Berichtigungshaushaltspläne
(Artikel 41 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
Den Entwürfen von Berichtigungshaushaltsplänen werden Begründungen sowie die im Zeitpunkt ihrer Erstellung verfügbaren Informationen über die Ausführung des Haushaltsplans des vorhergehenden und des laufenden Haushaltsjahres beigefügt.
Artikel 25
Eingliederungsplan
(Artikel 44 der Haushaltsordnung)
Der Eingliederungsplan entspricht den Grundsätzen der Spezialität, der Transparenz und der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung. Er bietet die für das Haushaltsverfahren erforderliche Klarheit und Transparenz: Er erleichtert die Ermittlung der in den jeweiligen Basisrechtsakten festgelegten übergeordneten Ziele, er ermöglicht Entscheidungen über politische Prioritäten und er unterstützt einen wirksamen und effizienten Haushaltsvollzug.
Artikel 26
Effektive Ausgaben des letzten abgeschlossenen Haushaltsjahres
(Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe a Ziffer v der Haushaltsordnung)
Für die Aufstellung des Haushaltsplans werden die effektiven Ausgaben des letzten abgeschlossenen Haushaltsjahres wie folgt ermittelt:
a)
bei den Mittelbindungen: im Laufe des Haushaltsjahres erfasste Mittelbindungen zulasten der Mittel dieses Haushaltsjahres nach der Definition des Artikels 3;
b)
bei den Zahlungen: im Laufe des Haushaltsjahres getätigte Zahlungen - d. h. bei denen die entsprechende Ausführungsanordnung der Bank übermittelt wurde - zulasten der Mittel des Haushaltsjahres nach der Definition des Artikels 3.
Artikel 27
Erläuterungen
(Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe a Ziffer vi der Haushaltsordnung)
Die Erläuterungen zu den Haushaltslinien umfassen insbesondere
a)
die Angaben zum Basisrechtsakt, soweit vorhanden;
b)
sachdienliche Erklärungen zu Art und Zweckbestimmung der Mittel.
Artikel 28
Stellenplan
(Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer i der Haushaltsordnung)
Die Stellen der Versorgungsagentur werden im Stellenplan der Kommission gesondert angegeben.
TITEL IV
HAUSHALTSVOLLZUG
KAPITEL 1
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 29
Hinweis auf die Übermittlung personenbezogener Daten zu Prüfungszwecken
(Artikel 53 der Haushaltsordnung)
Bei Verfahren zur Gewährung von Finanzhilfen oder zur Vergabe von öffentlichen Aufträgen oder Preisgeldern, bei denen Mittel direkt verwaltet werden, müssen die potenziellen Finanzhilfeempfänger, die Bewerber, Bieter oder Teilnehmer nach Maßgabe der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (10) in sämtlichen Aufforderungen darauf hingewiesen werden, dass ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke des Schutzes der finanziellen Interessen der Union an Stellen für interne Prüfung, den Rechnungshof, das Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten und/oder das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) sowie zwischen Anweisungsbefugten der Kommission und Exekutivagenturen übermittelt werden können.
Artikel 30
Vorbereitende Maßnahmen im Bereich der Gemeinsamen Außen- und Sicherheitspolitik
(Artikel 54 Absatz 2 Buchstabe c der Haushaltsordnung)
Die Finanzierung von Maßnahmen, die der Rat für die Vorbereitung von Krisenbewältigungseinsätzen der Union nach Titel V des Vertrags über die Europäische Union vereinbart, deckt zusätzliche Kosten, wie Versicherungsschutz gegen hohe Risiken, Reise- und Unterbringungskosten, Tagegelder, die sich unmittelbar aus einem Vor-Ort-Einsatz einer Mission oder eines Teams ergeben, an dem unter anderem Personal der Organe der Union beteiligt ist.
Artikel 31
Besondere Zuständigkeiten der Kommission gemäß den Verträgen
(Artikel 54 Absatz 2 Buchstabe d der Haushaltsordnung)
(1) In folgenden Artikeln des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (im Folgenden „AEUV“) werden der Kommission unmittelbar besondere Zuständigkeiten zugewiesen:
a)
Artikel 154 (Sozialer Dialog);
b)
Artikel 156 (Untersuchungen, Stellungnahmen und Beratungen im Sozialbereich);
c)
Artikel 159 und 161 (Sonderberichte zu sozialen Fragen);
d)
Artikel 168 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung im Bereich des Gesundheitsschutzes);
e)
Artikel 171 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung im Bereich der transeuropäischen Netze);
f)
Artikel 173 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung im industriellen Bereich);
g)
Artikel 175 Unterabsatz 2 (Bericht über die Fortschritte bei der Verwirklichung des wirtschaftlichen, sozialen und territorialen Zusammenhalts);
h)
Artikel 181 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung der Maßnahmen im Bereich Forschung und technologische Entwicklung);
i)
Artikel 190 (Bericht über die Tätigkeit im Bereich Forschung und technologische Entwicklung);
j)
Artikel 210 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung der Politiken im Bereich der Entwicklungszusammenarbeit);
k)
Artikel 214 Absatz 6 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung im Bereich der humanitären Hilfe).
(2) In folgenden Artikeln des Vertrags zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft (im Folgenden „EAG-Vertrag“) werden der Kommission unmittelbar besondere Zuständigkeiten zugewiesen:
a)
Artikel 70 (Finanzielle Beteiligung an Schürfungsvorhaben in den Hoheitsgebieten der Mitgliedstaaten im Rahmen des Haushaltsplans der Union);
b)
Artikel 77 bis 85.
(3) Die Listen der Absätze 1 und 2 können bei der Vorlage des Haushaltsentwurfs ergänzt werden, wobei die betreffenden Artikel und die jeweiligen Beträge anzugeben sind.
Artikel 32
Handlungen, bei denen davon auszugehen ist, dass sie einen Interessenkonflikt darstellen, und Verfahren
(Artikel 57 der Haushaltsordnung)
(1) Handlungen, bei denen davon auszugehen ist, dass sie einen Interessenkonflikt im Sinne von Artikel 57 Absatz 2 der Haushaltsordnung darstellen, sind unbeschadet ihrer Einstufung als rechtswidrige Handlungen gemäß Artikel 141 insbesondere
a)
die Verschaffung ungerechtfertigter direkter oder indirekter Vorteile für sich selbst oder für Dritte;
b)
die Weigerung, einem Empfänger Rechte oder Vorteile einzuräumen, auf die dieser Anspruch hat;
c)
die Ausführung unzulässiger oder missbräuchlicher Handlungen oder die Unterlassung notwendiger Handlungen.
Andere Handlungen, bei denen davon auszugehen ist, dass sie einen Interessenkonflikt darstellen, sind Handlungen, die die unparteiische und objektive Wahrnehmung der Aufgaben einer Person beeinträchtigen, etwa die Teilnahme an einem Bewertungsausschuss für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen oder Finanzhilfen, wenn die Person direkt oder indirekt vom Ergebnis derartiger Verfahren finanziell profitieren könnte.
(2) Vom Vorliegen eines Interessenkonflikts ist auszugehen, wenn ein Antragsteller, Bewerber oder Bieter Bediensteter im Sinne des Statuts ist, es sei denn, seine Teilnahme am betreffenden Verfahren wurde vorab durch seinen Dienstvorgesetzten genehmigt.
(3) Im Falle eines Interessenkonflikts ergreift der bevollmächtigte Anweisungsbefugte angemessene Maßnahmen, um jeglichen ungebührlichen Einfluss der betreffenden Person auf den Prozess oder das einschlägige Verfahren zu verhindern.
KAPITEL 2
Arten des Haushaltsvollzugs
Abschnitt 1
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 33
Art der Ausführung
(Artikel 58 der Haushaltsordnung)
In der Rechnungsführung der Kommission ist die Art der Mittelausführung und dazu jeweils anzugeben, welcher der in Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c der Haushaltsordnung genannten Einrichtungen oder Personen Haushaltsvollzugsaufgaben übertragen werden.
Bei direkter Mittelverwaltung durch die Kommission nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe a der Haushaltsordnung wird in der Rechnungsführung unterschieden zwischen
a)
Dienststellen der Kommission,
b)
Exekutivagenturen,
c)
Leitern der Delegationen der Union,
d)
Treuhandfonds gemäß Artikel 187 der Haushaltsordnung.
Abschnitt 2
Direkte Mittelverwaltung
Artikel 34
Direkte Mittelverwaltung
(Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe a der Haushaltsordnung)
Führt die Kommission den Haushalt direkt in ihren Dienststellen aus, so werden die Haushaltsvollzugsaufgaben von den Finanzakteuren im Sinne der Artikel 64 bis 75 der Haushaltsordnung nach Maßgabe dieser Verordnung wahrgenommen.
Artikel 35
Ausübung der Exekutivagenturen übertragenen Befugnisse
(Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe a und Artikel 62 Ansatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Durch die Übertragungsverfügungen sind die Exekutivagenturen als bevollmächtigte Anweisungsbefugte ermächtigt, die Mittel des EU-Programms, mit dessen Verwaltung sie betraut worden sind, auszuführen.
(2) Die Übertragungsverfügung der Kommission beinhaltet zumindest die in Artikel 40 Buchstaben a bis d und h aufgeführten Bestimmungen. Der Direktor erklärt im Namen der betreffenden Exekutivagentur schriftlich offiziell sein Einverständnis mit dieser Verfügung.
Artikel 36
Einhaltung der Vorschriften für die Auftragsvergabe
(Artikel 63 der Haushaltsordnung)
Beauftragt die Kommission privatrechtliche Einrichtungen gemäß Artikel 63 Absatz 2 der Haushaltsordnung mit der Wahrnehmung von Aufgaben, so vergibt sie einen Auftrag gemäß Teil 1 Titel V und Teil 2 Titel IV Kapitel 3 der Haushaltsordnung.
Abschnitt 3
Geteilte Mittelverwaltung mit Mitgliedstaaten
Artikel 37
Besondere Bestimmungen für die geteilte Mittelverwaltung mit Mitgliedstaaten - Förderung bewährter Verfahren
(Artikel 59 der Haushaltsordnung)
Die Kommission erstellt eine Liste der gemäß den jeweiligen Sektorverordnungen für die Verwaltung, Bescheinigung und Prüfung zuständigen Stellen.
Zur Förderung bewährter Verfahren bei der Verwaltung der Mittel der Strukturfonds, des Kohäsionsfonds, des Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums, des Europäischen Garantiefonds für die Landwirtschaft und des Europäischen Fischereifonds kann die Kommission den für Verwaltung und Prüfung zuständigen Einrichtungen zu Informationszwecken einen methodischen Leitfaden zur Verfügung stellen, der ihre eigene Kontrollstrategie einschließlich Checklisten und Beispiele für bewährte Verfahren enthält. Dieser Leitfaden wird erforderlichenfalls aktualisiert.
Abschnitt 4
Indirekte Mittelverwaltung
Artikel 38
Gleichwertigkeit der Systeme, Vorschriften und Verfahren bei der indirekten Mittelverwaltung
(Artikel 60 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommission kann Auftragsvergabevorschriften und -verfahren als den ihren gleichwertig ansehen, sofern sie die folgenden Anforderungen erfüllen:
a)
Sie stehen mit dem Grundsatz des breiten Bieterwettbewerbs zum Erreichen des besten Preis-/Leistungs-Verhältnisses in Einklang und sehen Verhandlungsverfahren nur bis zu einem angemessenen Betrag oder in wohlbegründeten Fällen vor.
b)
Sie sorgen für Transparenz im Wege angemessener Bekanntmachung vor der Auftragsvergabe - insbesondere Ausschreibungen - und angemessener Bekanntgabe der Auftragnehmer.
c)
Sie sorgen für Gleichbehandlung, Verhältnismäßigkeit und Nichtdiskriminierung.
d)
Sie beugen während des gesamten Vergabeverfahrens Interessenkonflikten vor.
Die Vorschriften der Mitgliedstaaten oder Drittländer zur Umsetzung der Richtlinie 2004/18 EG gelten als den Vorschriften gleichwertig, die die Organe gemäß der Haushaltsordnung anwenden.
(2) Die Kommission kann Finanzhilfevorschriften und -verfahren als den ihren gleichwertig ansehen, sofern sie die folgenden Anforderungen erfüllen:
a)
Sie stehen mit den Grundsätzen der Verhältnismäßigkeit, der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, der Gleichbehandlung und der Nichtdiskriminierung in Einklang.
b)
Sie sorgen für Transparenz im Wege angemessener Bekanntmachung von Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen - wobei sie direkte Auftragsvergabe nur bis zu einem angemessenen Betrag oder in wohlbegründeten Fällen erlauben - und angemessener nachträglicher Bekanntmachung der Empfänger - unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit.
c)
Sie beugen während des gesamten Finanzhilfeverfahrens Interessenkonflikten vor.
d)
Sie sorgen dafür, dass Finanzhilfen nicht kumuliert oder rückwirkend gewährt werden, dass sie grundsätzlich kofinanziert werden und dass sie nicht zum Ziel oder zur Folge haben, dass der Empfänger einen Gewinn erzielt.
(3) Wenn die Rechnungsführungs- und internen Kontrollsysteme der Einrichtungen und Personen, die die Kommission mit Haushaltsvollzugsaufgaben zu betrauen gedenkt, den in Artikel 32 der Haushaltsordnung festgelegten Grundsätzen entsprechen, kann die Kommission diese hinsichtlich des Niveaus des Schutzes der finanziellen Interessen der Union und der hinreichenden Gewähr für die Erreichung der verwaltungstechnischen Ziele als ihren Systemen gleichwertig anerkennen.
Artikel 39
Ex-ante-Bewertung der Vorschriften und Verfahren der Einrichtungen und Personen bei der indirekten Mittelverwaltung
(Artikel 61 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
Für die Zwecke der Ex-ante-Bewertung gemäß Artikel 61 Absatz 1 der Haushaltsordnung kann sich der zuständige Anweisungsbefugte auf eine Ex-ante-Bewertung durch einen anderen Anweisungsbefugten stützen, sofern dessen Schlussfolgerungen für die spezifischen Risiken der zu übertragenden Aufgaben, insbesondere deren Art und der betroffenen Beträge, relevant sind.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann sich auf eine Ex-ante-Bewertung durch andere Geber stützen, sofern diese anhand von Auflagen erfolgt ist, die den in Artikel 60 der Haushaltsordnung für die indirekte Mittelverwaltung genannten Auflagen gleichwertig sind.
Artikel 40
Vereinbarung über die Übertragung von Haushaltsvollzugsaufgaben an Einrichtungen und Personen
(Artikel 61 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
Übertragungsvereinbarungen enthalten detaillierte Regelungen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union und zur Gewährleistung der Transparenz der durchgeführten Maßnahmen. Diese Regelungen umfassen mindestens Folgendes:
a)
eindeutige Festlegung der übertragenen Aufgaben und deren Grenzen, insbesondere hinsichtlich der Änderung der übertragenen Aufgaben, des Forderungsverzichts und der Verwendung erstatteter oder nicht verwendeter Mittel;
b)
Bedingungen und Modalitäten für die Wahrnehmung der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und durchzuführenden Kontrollen, einschließlich der Evaluierung der Programme;
c)
Bedingungen für die Zahlung des Beitrags der Union, die Erstattung von für die Durchführung entstandenen Kosten und die Vergütung der beauftragten Einrichtung sowie Bestimmungen über die zur Rechtfertigung der Zahlungen vorzulegenden Unterlagen;
d)
Vorschriften für die Berichterstattung an die Kommission betreffend die Durchführung der Aufgaben, erwartete Ergebnisse, aufgetretene Unregelmäßigkeiten und daraufhin getroffene Maßnahmen, Bedingungen für die Aussetzung oder Unterbrechung von Zahlungen sowie Bedingungen für die Beendigung der Wahrnehmung der Aufgaben;
e)
Datum, bis zu dem die einzelnen Verträge und Vereinbarungen zur Durchführung der Übertragungsvereinbarung zu schließen sind, und das der Art der zu übertragenden Aufgaben angemessen sein muss;
f)
Bestimmungen, die es der Einrichtung oder Person erlauben, Einrichtungen, die sich in einer der in Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben a, b und e und in Artikel 107 Buchstaben a und b der Haushaltsordnung genannten Situationen befinden, von der Teilnahme an Vergabeverfahren, Finanzhilfeverfahren oder Wettbewerben oder von der Vergabe von Aufträgen, Finanzhilfen oder Preisgeldern auszuschließen;
g)
Modalitäten der Kontrolle durch die Kommission sowie Bestimmungen über den Zugang der Kommission, des OLAF und des Rechnungshofs zu Informationen, die sie zur Wahrnehmung ihrer Pflichten benötigen, und die Befugnis, Prüfungen und Untersuchungen durchzuführen, einschließlich Prüfungen vor Ort;
h)
Vorkehrungen für die
i)
Verpflichtung der betrauten Einrichtung, die Kommission unverzüglich über etwaigen Betrug im Zusammenhang mit der Verwaltung von Mitteln der Union und die daraufhin getroffenen Maßnahmen zu unterrichten;
ii)
Benennung einer Kontaktstelle, die über die entsprechenden Befugnisse für eine direkte Zusammenarbeit mit dem OLAF verfügt, um dessen operative Tätigkeiten zu unterstützen;
i)
Bedingungen für die Verwendung von Bankkonten sowie anfallender Zinserträge nach Artikel 8 Absatz 4 der Haushaltsordnung;
j)
Vorkehrungen zur Gewährleistung der Erkennbarkeit der Maßnahme der Union insbesondere gegenüber den übrigen Tätigkeiten der Einrichtung.
Artikel 41
Verwaltungserklärung und Konformitätserklärung
(Artikel 60 Absatz 5 der Haushaltsordnung)
Bei Maßnahmen, die vor Ende des betreffenden Haushaltsjahrs abgeschlossen werden, kann der Abschlussbericht der betrauten Einrichtung oder Person über diese Maßnahme an die Stelle der in Artikel 60 Absatz 5 Buchstabe b der Haushaltsordnung genannten Verwaltungserklärung treten, sofern er vor dem 15. Februar des auf das betreffende Haushaltsjahr folgenden Jahres vorgelegt wird.
Bei von internationalen Organisationen oder Drittländern durchgeführten Maßnahmen, die auf höchstens 18 Monate befristet sind, kann die in Artikel 60 Absatz 5 der Haushaltsordnung genannte Konformitätserklärung in den Abschlussbericht einbezogen werden.
Artikel 42
Verfahren für die Rechnungsprüfung und Rechnungsannahme sowie Ausschluss nicht vorschriftsmäßiger Ausgaben von der Finanzierung aus Mitteln der Union bei der indirekten Mittelverwaltung
(Artikel 60 Absatz 6 Buchstaben b und c der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der besonderen Bestimmungen in den sektorspezifischen Vorschriften umfassen die in Artikel 60 Absatz 6 Buchstaben b und c der Haushaltsordnung genannten Verfahren
a)
Belegprüfungen sowie gegebenenfalls Vor-Ort-Prüfungen durch die Kommission;
b)
Feststellung des Betrages der Ausgaben, der als zulasten des Haushalts gehend anerkannt wird, durch die Kommission, gegebenenfalls im Anschluss an ein kontradiktorisches Verfahren mit den zuvor entsprechend unterrichteten Einrichtungen und Personen;
c)
gegebenenfalls Berechnung der Finanzkorrekturen durch die Kommission;
d)
Einziehung oder Auszahlung des Saldos, der sich aus der Differenz zwischen den anerkannten Ausgaben und den bereits an die Einrichtungen oder Personen ausgezahlten Beträgen ergibt, durch die Kommission.
Für die Zwecke von Buchstabe d nimmt die Kommission die Einziehung geschuldeter Beträge nach Möglichkeit durch Verrechnung gemäß Artikel 87 vor.
(2) Werden Haushaltsvollzugsaufgaben auf eine Einrichtung übertragen, die eine von mehreren Gebern finanzierte Maßnahme durchführt, wird bei den Verfahren nach Artikel 60 Absatz 6 Buchstaben b und c der Haushaltsordnung geprüft, ob die Einrichtung für die betreffende Maßnahme einen Betrag in Höhe des von der Kommission dafür gezahlten Betrags verwendet hat und ob die Ausgabe in Einklang mit den Verpflichtungen erfolgt ist, die in der Vereinbarung niedergelegt sind, die mit der Einrichtung geschlossen wurde.
Für die Zwecke dieser Verordnung bezeichnet der Ausdruck „von mehreren Gebern finanzierte Maßnahme“ jede Maßnahme, bei der die Mittel der Union mit den Mitteln mindestens eines anderen Gebers gebündelt werden.
Artikel 43
Besondere Bestimmungen für die indirekte Mittelverwaltung mit internationalen Organisationen
(Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer ii und Artikel 188 der Haushaltsordnung)
(1) Bei den internationalen Organisationen gemäß Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer ii der Haushaltsordnung handelt es sich im Einzelnen um:
a)
internationale öffentliche Einrichtungen, die durch zwischenstaatliche Abkommen geschaffen werden, sowie von diesen eingerichtete spezialisierte Agenturen;
b)
das Internationale Komitee vom Roten Kreuz;
c)
den Internationalen Verband der nationalen Gesellschaften des Roten Kreuzes und des Roten Halbmonds;
d)
andere Organisationen ohne Erwerbszweck, die durch einen Beschluss der Kommission internationalen Organisationen gleichgestellt sind.
(2) Führt die Kommission den Haushalt nach dem Prinzip der indirekten Mittelverwaltung mit internationalen Organisationen aus, finden die mit den betreffenden internationalen Organisationen geschlossenen Überprüfungsvereinbarungen Anwendung.
Artikel 44
Benennung von öffentlichen Einrichtungen oder privatrechtlichen Einrichtungen, die im öffentlichen Auftrag tätig werden
(Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffern v und vi der Haushaltsordnung)
(1) Die öffentlichen Einrichtungen oder privatrechtlichen Einrichtungen, die im öffentlichen Auftrag tätig werden, unterliegen dem Recht des Mitgliedstaats oder Landes, in dem sie errichtet wurden.
(2) Im Falle einer Verbundverwaltung, welche die Benennung von mindestens einer Einrichtung je Mitgliedstaat oder Land erforderlich macht, wird diese Benennung von dem betroffenen Mitgliedstaat oder Land gemäß dem Basisrechtsakt vorgenommen.
In allen anderen Fällen benennt die Kommission diese Einrichtungen im Einvernehmen mit den betreffenden Mitgliedstaaten oder Ländern.
KAPITEL 3
Finanzakteure
Abschnitt 1
Rechte und Pflichten der Finanzakteure
Artikel 45
Rechte und Pflichten der Finanzakteure
(Artikel 64 der Haushaltsordnung)
(1) Jedes Organ stellt jedem Finanzakteur die zur Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Ressourcen zur Verfügung und gibt ihm eine Charta an die Hand, in der seine Aufgaben, Rechte und Pflichten im Einzelnen beschrieben sind.
(2) Leiter von Delegationen der Union, die gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig sind, unterliegen in Bezug auf die an sie weiterübertragenen Finanzverwaltungsaufgaben der von der Kommission hierfür aufgestellten Charta.
Abschnitt 2
Der Anweisungsbefugte
Artikel 46
Unterstützung der bevollmächtigten und nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten
(Artikel 65 der Haushaltsordnung)
Der zuständige Anweisungsbefugte kann bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben von Bediensteten unterstützt werden, die beauftragt werden, unter seiner Verantwortung bestimmte Vorgänge auszuführen, die für den Haushaltsvollzug und die Bereitstellung der Finanz- und Verwaltungsinformationen erforderlich sind. Um Interessenkonflikten vorzubeugen, unterliegen Bedienstete, die bevollmächtigte oder nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte unterstützen, den Verpflichtungen gemäß Artikel 57 der Haushaltsordnung.
Leiter von Delegationen der Union, die gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig sind, können bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben von Bediensteten der Kommission unterstützt werden.
Artikel 47
Interne Vorschriften über die Übertragung der Anweisungsbefugnis
(Artikel 65 der Haushaltsordnung)
Jedes Organ legt in seinen internen Vorschriften die Mittelbewirtschaftungsmaßnahmen fest, die es für die reibungslose Ausführung seines Teils des Haushaltsplans für erforderlich hält; diese Maßnahmen müssen mit der Haushaltsordnung und der vorliegenden Verordnung in Einklang stehen.
Leiter von Delegationen der Union, die gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig sind, unterliegen in Bezug auf die an sie weiterübertragenen Finanzverwaltungsaufgaben den Internen Vorschriften der Kommission.
Artikel 48
Aufbewahrung der Belege bei den Anweisungsbefugten
(Artikel 66 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
Für die Aufbewahrung der Originalbelege im Zusammenhang mit und im Anschluss an den Haushaltsvollzug und die Haushaltsvollzugshandlungen richtet der Anweisungsbefugte papiergestützte oder elektronische Systeme ein, die Folgendes vorsehen:
a)
ihre Nummerierung,
b)
ihre Datierung,
c)
die Führung von - gegebenenfalls DV-gestützten - Registern, anhand deren festgestellt werden kann, wo sich jeder Originalbeleg befindet,
d)
ihre Aufbewahrung während eines Zeitraums von mindestens fünf Jahren, gerechnet ab dem Zeitpunkt, zu dem das Europäische Parlament die Entlastung für das Haushaltsjahr erteilt, auf das sich die jeweiligen Belege beziehen,
e)
die Aufbewahrung der Belege bezüglich der für Vorfinanzierungen geleisteten Sicherheiten des Organs und die Erstellung eines Zeitplans für eine angemessene Überwachung dieser Sicherheiten.
Belege für nicht endgültig abgeschlossene Vorgänge werden über den in Absatz 1 Buchstabe d vorgesehenen Zeitraum hinaus bis zum Ende des Jahres aufbewahrt, das auf das Jahr des Abschlusses dieser Vorgänge folgt.
In Belegen enthaltene personenbezogene Daten, deren Bereithaltung für die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans, zu Kontroll- oder Prüfungszwecken nicht erforderlich ist, werden nach Möglichkeit entfernt. Im Hinblick auf die Aufbewahrung von Verkehrsdaten gilt Artikel 37 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
Artikel 49
Ex-ante- und Ex-post-Kontrollen
(Artikel 66 Absätze 5 und 6 der Haushaltsordnung)
(1) Unter Einleitung eines Vorgangs sind sämtliche Vorgänge zu verstehen, die von den in Artikel 46 bezeichneten Bediensteten ausgeführt werden können und der Vorbereitung von Haushaltsvollzugshandlungen der zuständigen Anweisungsbefugten dienen.
(2) Unter Ex-ante-Überprüfung eines Vorgangs sind sämtliche vom zuständigen Anweisungsbefugten eingerichteten Ex-ante-Kontrollen zu verstehen, mit denen die operativen und finanziellen Aspekte des Vorgangs überprüft werden sollen.
(3) Bei den Ex-ante-Kontrollen wird geprüft, ob die angeforderten Belege und sonstigen verfügbaren Informationen kohärent sind.
Die Prüftiefe und -häufigkeit für die Ex-ante-Kontrollen legt der zuständige Anweisungsbefugte unter Berücksichtigung von Risiko- und Kostenwirksamkeitsaspekten fest. Im Zweifelsfalle fordert der für die Feststellung der betreffenden Ausgabe zuständige Anweisungsbefugte im Rahmen der Ex-ante-Kontrolle zusätzliche Informationen an oder führt eine Vor-Ort-Kontrolle durch, um eine angemessene Gewähr zu erreichen.
Mit den Ex-ante-Kontrollen soll insbesondere Folgendes festgestellt werden:
a)
die Ordnungsmäßigkeit der Ausgabe und Einnahme und ihre Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften, insbesondere des Haushaltsplans und der relevanten Regelungen, sowie mit allen in Anwendung der Verträge und der einschlägigen Regelungen erlassenen Rechtsakten und gegebenenfalls den vertraglichen Bedingungen;
b)
die Anwendung des in Teil 1 Titel II Kapitel 7 der Haushaltsordnung aufgeführten Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Für die Kontrollen kann der zuständige Anweisungsbefugte mehrere ähnliche Einzeltransaktionen im Zusammenhang mit den laufenden Personalausgaben für Dienstbezüge, Ruhegehälter, Erstattung von Dienstreisekosten und Krankheitskosten als eine einzige Transaktion behandeln.
(4) Die Ex-post-Kontrollen können auf der Grundlage von Belegen und erforderlichenfalls vor Ort durchgeführt werden.
Bei Ex-post-Kontrollen wird geprüft, ob die aus dem Haushalt finanzierten Maßnahmen ordnungsgemäß umgesetzt werden und insbesondere die in Absatz 3 genannten Kriterien erfüllt sind.
Die Ergebnisse der Ex-post-Kontrollen werden vom bevollmächtigten Anweisungsbefugten zumindest jährlich geprüft, um etwaige systembedingte Probleme feststellen zu können. Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte trifft entsprechende Abhilfemaßnahmen.
Die Risikoanalyse nach Artikel 66 Absatz 6 der Haushaltsordnung wird unter Berücksichtigung der Kontrollergebnisse und anderer einschlägiger Informationen überarbeitet.
Bei Mehrjahresprogrammen entwickelt der bevollmächtigte Anweisungsbefugte eine mehrjährige Strategie hinsichtlich Art und Umfang der Kontrollen für den Programmzeitraum und legt fest, wie die Ergebnisse für die jährliche Zuverlässigkeitserklärung im Jahresvergleich zu messen sind.
Artikel 50
Berufsethischer Kodex
(Artikel 66 Absatz 7 und Artikel 73 Absatz 5 der Haushaltsordnung)
(1) Die vom zuständigen Anweisungsbefugten mit der Überprüfung der Finanzvorgänge betrauten Bediensteten werden aufgrund ihrer besonderen Fachkenntnisse und beruflichen Fähigkeiten ausgewählt, die durch Zeugnisse oder eine entsprechende Berufserfahrung nachgewiesen werden oder im Zuge einer besonderen Schulung erworben wurden.
(2) Jedes Organ legt einen berufsethischen Kodex fest, der insbesondere für den Bereich interne Kontrolle Folgendes regelt:
a)
das von den in Absatz 1 bezeichneten Bediensteten verlangte technische und finanzielle Fachniveau;
b)
die Verpflichtung dieser Bediensteten zur kontinuierlichen Weiterbildung;
c)
Mandat, Rolle und Aufgaben der betreffenden Bediensteten;
d)
die von ihnen zu befolgenden Verhaltensregeln, insbesondere hinsichtlich der Berufsethik und der Integrität sowie die ihnen zuerkannten Rechte.
(3) Leiter von Delegationen der Union, die gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig sind, unterliegen in Bezug auf die an sie weiterübertragenen Finanzverwaltungsaufgaben dem in Absatz 2 genannten berufsethischen Kodex der Kommission.
(4) Jedes Organ führt Strukturen ein, die es ermöglichen, relevante Informationen über die Kontrollnormen sowie die einschlägigen Methoden und Techniken bei den anweisungsbefugten Dienststellen zu verbreiten und regelmäßig zu aktualisieren.
Artikel 51
Untätigkeit des bevollmächtigten Anweisungsbefugten
(Artikel 66 Absatz 8 der Haushaltsordnung)
Unter Untätigkeit des bevollmächtigten Anweisungsbefugten im Sinne von Artikel 66 Absatz 8 der Haushaltsordnung ist zu verstehen, dass innerhalb einer in Anbetracht der Umstände des Einzelfalls angemessenen Frist, auf jeden Fall aber innerhalb einer Frist von höchstens einem Monat keinerlei Reaktion erfolgt ist.
Artikel 52
Weiterleitung von Finanz- und Verwaltungsinformationen an den Rechnungsführer
(Artikel 66 der Haushaltsordnung)
Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte übermittelt dem Rechnungsführer unter Einhaltung der von diesem festgelegten Vorschriften die Finanz- und Verwaltungsinformationen, die dieser zur Wahrnehmung seiner Aufgaben benötigt.
Der Anweisungsbefugte legt dem Rechnungsführer regelmäßig, mindestens jedoch anlässlich der Rechnungsabschlüsse, die Finanzinformationen zu den Treuhandkonten vor, so dass die Verwendung von Mitteln der Union in ihren Rechnungsabschlüssen ausgewiesen werden kann.
Artikel 53
Bericht über Verhandlungsverfahren
(Artikel 66 der Haushaltsordnung)
Die bevollmächtigten Anweisungsbefugten erfassen für jedes Haushaltsjahr die im Verhandlungsverfahren gemäß Artikel 134 Absatz 1 Buchstaben a bis g, Artikel 135 Absatz 1 Buchstaben a bis d und den Artikeln 266, 268 und 270 der vorliegenden Verordnung vergebenen Aufträge. Nimmt der Anteil der Verhandlungsverfahren an der Zahl der von demselben bevollmächtigten Anweisungsbefugten vergebenen Aufträge gegenüber den früheren Haushaltsjahren beträchtlich zu oder ist dieser Anteil erheblich höher als der bei seinem Organ verzeichnete Durchschnitt, erstattet der zuständige Anweisungsbefugte dem Organ Bericht und erläutert gegebenenfalls die Maßnahmen, die ergriffen wurden, um dieser Tendenz entgegenzuwirken. Jedes Organ übermittelt dem Europäischen Parlament und dem Rat einen Bericht über die Verhandlungsverfahren. Für die Kommission wird dieser Bericht der Zusammenfassung der jährlichen Tätigkeitsberichte gemäß Artikel 66 Absatz 9 der Haushaltsordnung beigefügt.
Abschnitt 3
Der Rechnungsführer
Artikel 54
Ernennung des Rechnungsführers
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer wird von jedem Organ aus den Reihen der dem Statut der Beamten der Europäischen Union unterliegenden Beamten ernannt.
Er wird vom Organ aufgrund seiner besonderen Sachkenntnis, die durch Zeugnisse oder eine gleichwertige Berufserfahrung nachzuweisen ist, ausgewählt.
(2) Zwei oder mehrere Organe oder Einrichtungen können denselben Rechnungsführer ernennen.
In einem solchen Fall treffen sie die notwendigen Vorkehrungen, um etwaige Interessenkonflikte zu vermeiden.
Artikel 55
Ausscheiden des Rechnungsführers aus dem Amt
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Ausscheiden des Rechnungsführers aus dem Amt wird so rasch wie möglich eine allgemeine Kontenbilanz erstellt.
(2) Die Kontenbilanz wird dem neuen Rechnungsführer zusammen mit einem Übergabebericht von dem scheidenden Rechnungsführer oder, falls dies unmöglich ist, von einem Beamten seiner Dienststelle übermittelt.
Der neue Rechnungsführer unterzeichnet die Kontenbilanz innerhalb eines Monats nach Übermittlung zur Erteilung seines Einverständnisses und kann Vorbehalte äußern.
Der Übergabebericht enthält auch das Ergebnis der Kontenbilanz sowie die geäußerten Vorbehalte.
(3) Jedes Organ bzw. jede Einrichtung nach Artikel 208 der Haushaltsordnung unterrichtet das Europäische Parlament, den Rat und den Rechnungsführer der Kommission innerhalb von zwei Wochen, wenn es/sie einen Rechnungsführer ernennt, und wenn dieser aus dem Amt scheidet.
Artikel 56
Validierung der Rechnungsführungs- und Inventarsysteme
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Der zuständige Anweisungsbefugte informiert den Rechnungsführer über sämtliche Entwicklungen bzw. umfassenden Änderungen jedes Rechnungsführungssystems, Inventarsystems oder Systems zur Bewertung der Aktiva und Passiva, das Daten für die Rechnungslegung des Organs liefert oder zum Nachweis von Daten der Rechnungslegung herangezogen wird, so dass der Rechnungsführer die Einhaltung der Validierungskriterien überprüfen kann.
Der Rechnungsführer kann ein bereits validiertes Rechnungsführungssystem jederzeit erneut überprüfen. Wird ein vom Anweisungsbefugten eingerichtetes Rechnungsführungssystem vom Rechnungsführer nicht validiert bzw. zieht dieser eine früher gegebene Validierung zurück, so erstellt der zuständige Anweisungsbefugte einen Aktionsplan, um die Mängel, die zu dieser Entscheidung geführt haben, schnellstmöglich zu beheben.
Der zuständige Anweisungsbefugte ist für die Vollständigkeit der an den Rechnungsführer weitergeleiteten Angaben verantwortlich.
Artikel 57
Kassenmittelverwaltung
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer sorgt dafür, dass seinem Organ ausreichende Mittel zur Deckung des Kassenbedarfs im Rahmen des Haushaltsvollzugs zur Verfügung stehen.
(2) Für die Zwecke des Absatzes 1 richtet der Rechnungsführer Liquiditätsmanagementsysteme ein, die ihm die Erstellung von Kassenmittelvorausschätzungen gestatten.
(3) Der Rechnungsführer der Kommission verteilt die verfügbaren Mittel gemäß den Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1150/2000.
Artikel 58
Verwaltung der Bankkonten
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Zum Zwecke der Kassenmittelverwaltung kann der Rechnungsführer im Namen des Organs bei den Finanzinstituten oder den nationalen Zentralbanken Konten einrichten bzw. einrichten lassen. In ordnungsgemäß begründeten Ausnahmefällen kann der Rechnungsführer auch auf andere Währungen als den Euro lautende Konten einrichten.
(2) Der Rechnungsführer ist für die Schließung der Konten nach Absatz 1 verantwortlich bzw. stellt sicher, dass solche Konten geschlossen werden.
(3) Der Rechnungsführer bestimmt gemäß den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, der Rentabilität und des Wettbewerbs die Konditionen für die Führung der bei den Finanzinstituten eingerichteten Konten nach Absatz 1.
(4) Spätestens alle fünf Jahre veranlasst der Rechnungsführer eine neuerliche Ausschreibung im Leistungswettbewerb für Finanzinstitute, bei denen Konten nach Absatz 1 eingerichtet werden konnten.
Soweit dies nach den örtlichen Bankvorschriften möglich ist, werden die bei Finanzinstituten außerhalb der Union eingerichteten Zahlstellenkonten regelmäßig einer Marktanalyse unterzogen. Eine solche Analyse findet mindestens alle fünf Jahre auf Antrag des Zahlstellenverwalters statt, der anschließend dem Rechnungsführer einen begründeten Vorschlag für die Auswahl einer Bank für einen Zeitraum von höchstens fünf Jahren unterbreitet.
(5) Der Rechnungsführer sorgt für die strikte Einhaltung der Konditionen für die Führung der bei den Finanzinstituten eingerichteten Konten nach Absatz 1.
Für bei Finanzinstituten in Drittländern geführte Konten übernimmt der Zahlstellenverwalter diese Aufgabe unter Beachtung der Rechtsvorschriften des Landes, in dem er sein Mandat ausübt.
(6) Der Rechnungsführer der Kommission informiert die Rechnungsführer der anderen Organe und der Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung über die Konditionen für die Führung der bei den verschiedenen Finanzinstituten eingerichteten Konten. Die Rechnungsführer der anderen Organe und der Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung passen die Konditionen für die Führung der von ihnen eingerichteten Konten an diese Konditionen an.
Artikel 59
Zeichnungsvollmacht
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Die Konditionen für die Eröffnung, Führung und Verwendung der Konten enthalten eine Bestimmung, wonach für Schecks, Überweisungen und sonstige Banktransaktionen entsprechend den Vorschriften für die Interne Kontrolle die Unterschrift eines oder mehrerer ordnungsgemäß bevollmächtigter Bediensteter erforderlich ist. Außerhalb des Systems ausgefertigte Anweisungen werden von mindestens zwei ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten oder vom Rechnungsführer persönlich unterzeichnet.
Für die Zwecke des Absatzes 1 übermittelt der Rechnungsführer eines jeden Organs allen Finanzinstituten, bei denen das betreffende Organ Konten unterhält, die Namen und Unterschriftsproben der bevollmächtigten Bediensteten.
Artikel 60
Verwaltung der Salden der Bankkonten
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer vergewissert sich, dass der Saldo der Bankkonten gemäß Artikel 58 nicht wesentlich von den Kassenmittelvorausschätzungen gemäß Artikel 57 Absatz 2 abweicht und auf jeden Fall
a)
keines dieser Konten einen Debetsaldo aufweist,
b)
der Saldo von Devisenkonten regelmäßig in Euro umgerechnet wird.
(2) Der Rechnungsführer darf auf Devisenkonten keine Salden halten, die dem Organ übermäßige Verluste aufgrund von Wechselkursschwankungen verursachen könnten.
Artikel 61
Überweisungen und Umtauschtransaktionen
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Unbeschadet des Artikels 69 nimmt der Rechnungsführer Überweisungen zwischen den von ihm im Namen des Organs bei Finanzinstituten eingerichteten Konten sowie Devisenumrechnungen vor.
Artikel 62
Zahlungsmodalitäten
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Zahlungen werden per Überweisung oder per Scheck und im Falle von Zahlstellen nach Maßgabe von Artikel 67 Absatz 4 auch per Debitkarte geleistet.
Artikel 63
Datei „Rechtsträger“
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer kann Zahlungen auf dem Wege der Überweisung nur dann veranlassen, wenn die Bankdaten des Zahlungsempfängers und die Angaben, die die Identität des Zahlungsempfängers belegen, sowie alle Änderungen zuvor in einer gemeinsamen Datei je Organ erfasst worden sind.
Jede Aufnahme der Rechts- und Bankdaten des Zahlungsempfängers in diese Datei bzw. jede Änderung dieser Daten erfolgt auf der Grundlage eines entsprechenden Nachweises in der vom Rechnungsführer festgelegten Form.
(2) Im Hinblick auf eine Zahlung im Wege der Überweisung können die Anweisungsbefugten nur dann eine Verpflichtung im Namen ihres Organs gegenüber einem Dritten eingehen, wenn dieser ihnen die erforderlichen Unterlagen für die Aufnahme in die Datei übermittelt hat.
Die Anweisungsbefugten informieren den Rechnungsführer über jede Änderung der ihnen von den Empfängern mitgeteilten Rechts- und Bankangaben und sie prüfen, ob diese Angaben gültig sind, bevor eine Ausgabe angeordnet wird.
Bei den Heranführungshilfen können einzelne rechtliche Verpflichtungen mit den Behörden der beitrittswilligen Länder ohne vorherige Registrierung in der Rechtsträger-Datei eingegangen werden. In diesem Fall setzt der Anweisungsbefugte alles daran, damit diese Registrierung so rasch wie möglich erfolgt. In den jeweiligen Verträgen ist vorzusehen, dass die Mitteilung der Bankangaben des Empfängers an die Kommission Voraussetzung für die erste Zahlung ist.
Artikel 64
Aufbewahrung der Belege beim Rechnungsführer
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Die Belege im Zusammenhang mit der Rechnungsführung und Rechnungslegung gemäß Artikel 141 der Haushaltsordnung werden während eines Zeitraums von fünf Jahren aufbewahrt, gerechnet ab dem Zeitpunkt, zu dem das Europäische Parlament für das Haushaltsjahr, auf das sich die Belege beziehen, die Entlastung erteilt.
Belege für nicht endgültig abgeschlossene Vorgänge werden jedoch über diesen Zeitraum hinaus bis zum Ende des Jahres aufbewahrt, das auf das Jahr des Abschlusses der betreffenden Vorgänge folgt. Im Hinblick auf die Aufbewahrung von Verkehrsdaten gilt Artikel 37 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
Jedes Organ bestimmt, bei welcher Dienststelle die Belege aufbewahrt werden.
Artikel 65
Zur Verfügung über die Konten ermächtigte Personen
(Artikel 69 der Haushaltsordnung)
Jedes Organ legt fest, unter welchen Bedingungen die von ihm benannten Bediensteten, die zur Verfügung über die bei den Außenstellen gemäß Artikel 72 eingerichteten Konten ermächtigt sind, den Finanzinstituten vor Ort ihre Namen und Unterschriftsproben mitteilen dürfen.
Abschnitt 4
Der Zahlstellenverwalter
Artikel 66
Bedingungen für die Inanspruchnahme von Zahlstellen
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
(1) Erweisen sich Zahlungen auf haushaltstechnischem Wege als materiell unmöglich oder insbesondere aufgrund der geringen Höhe der zu zahlenden Beträge als wenig rationell, so können für die Zahlung dieser Ausgaben Zahlstellen eingerichtet werden.
(2) Der Zahlstellenverwalter ist befugt, auf der Grundlage eines in den Weisungen des zuständigen Anweisungsbefugten genau festgelegten Rahmens die vorläufige Feststellung und die Zahlung der Ausgaben vorzunehmen. Diese Weisungen enthalten die Vorschriften und die Bedingungen für die vorläufige Feststellung und die Zahlung der Ausgaben sowie gegebenenfalls die Bestimmungen für die Unterzeichnung rechtlicher Verpflichtungen im Sinne von Artikel 97 Absatz 1 Buchstabe e.
(3) Die Einrichtung einer Zahlstelle und die Benennung eines Zahlstellenverwalters werden vom Rechnungsführer auf ordnungsgemäß begründeten Vorschlag des zuständigen Anweisungsbefugten beschlossen. In diesem Beschluss wird auf die Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen des Zahlstellenverwalters und des Anweisungsbefugten hingewiesen.
Änderungen der Funktionsweise einer Zahlstelle werden ebenfalls vom Rechnungsführer auf ordnungsgemäß begründeten Vorschlag des zuständigen Anweisungsbefugten beschlossen.
(4) Über die in den Delegationen der Union eingerichteten Zahlstellen können sowohl Mittel des Einzelplans Kommission als auch Mittel des Einzelplans Europäischer Auswärtiger Dienst (im Folgenden „EAD“) des Gesamthaushaltsplans ausgezahlt werden, wobei die lückenlose Rückverfolgbarkeit der Ausgaben gewährleistet sein muss.
Artikel 67
Bedingungen für die Einrichtung einer Zahlstelle und die Leistung von Zahlungen
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
(1) In dem Beschluss über die Einrichtung einer Zahlstelle und die Benennung eines Zahlstellenverwalters sowie in dem Beschluss zur Änderung der Funktionsweise einer Zahlstelle ist insbesondere Folgendes festgelegt:
a)
Gegenstand und Höchstbetrag des ursprünglich zu gewährenden Vorschusses;
b)
gegebenenfalls Eröffnung eines Bank- oder Postscheckkontos auf den Namen des Organs;
c)
Art und Höchstbetrag jeder Ausgabe, die vom Zahlstellenverwalter an Dritte gezahlt bzw. bei ihnen eingezogen werden kann;
d)
Periodizität, Modalitäten für die Vorlage der Belege und Weiterleitung dieser Belege an den Anweisungsbefugten zwecks Abrechnung;
e)
Modalitäten für die etwaige Wiederauffüllung des Vorschusses;
f)
die Verpflichtung des Anweisungsbefugten, die Transaktionen der Zahlstellen spätestens am Ende des folgenden Monats abzurechnen, um die Abstimmung zwischen dem Kontensaldo und dem Banksaldo zu gewährleisten;
g)
Geltungsdauer der dem Zahlstellenverwalter vom Rechnungsführer erteilten Vollmacht;
h)
Identität des benannten Zahlstellenverwalters.
(2) Im Zusammenhang mit den Vorschlägen für Beschlüsse über die Einrichtung von Zahlstellen beachtet der Anweisungsbefugte Folgendes:
a)
Wenn ein Zugang zum zentralen, DV-gestützten Rechnungsführungssystem gegeben ist, wird vorrangig auf die Haushaltsverfahren zurückgegriffen.
b)
Auf Zahlstellen wird nur in ordnungsgemäß begründeten Fällen zurückgegriffen.
Der Höchstbetrag, der vom Zahlstellenverwalter ausgezahlt werden kann, wenn es materiell unmöglich ist oder unwirtschaftlich wäre, Zahlungen nach dem regulären haushaltstechnischen Verfahren vorzunehmen, darf 60 000 EUR je Ausgabe nicht überschreiten.
(3) Zahlungen an Dritte können vom Zahlstellenverwalter geleistet werden auf der Grundlage und im Rahmen
a)
vorheriger Mittelbindungen und rechtlicher Verpflichtungen, die vom zuständigen Anweisungsbefugten unterzeichnet worden sind;
b)
des positiven Restsaldos der Zahlstelle, in bar oder auf dem betreffenden Bankkonto.
(4) Die Zahlungen der Zahlstellen können nach Maßgabe der Anweisungen des Rechnungsführers per Banküberweisung, einschließlich eines Lastschriftverfahrens gemäß Artikel 89 der Haushaltsordnung, per Scheck oder im Wege anderer Zahlungsmittel, einschließlich Debitkarten, geleistet werden.
(5) Auf die geleisteten Zahlungen folgen vom zuständigen Anweisungsbefugten unterzeichnete förmliche Beschlüsse über die endgültige Feststellung und/oder abschließende Auszahlungsanordnungen.
Artikel 68
Auswahl der Zahlstellenverwalter
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
Die Zahlstellenverwalter werden aus den Reihen der Beamten und nur in ordnungsgemäß begründeten Fällen aus den Reihen der übrigen Bediensteten ausgewählt. Die Zahlstellenverwalter werden aufgrund ihrer besonderen Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen, die durch Zeugnisse oder eine entsprechende Berufserfahrung nachgewiesen werden, oder nach einer einschlägigen Schulung ausgewählt.
Artikel 69
Dotierung der Zahlstellen
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer führt die Zahlung zur Ausstattung der Zahlstelle mit den erforderlichen Mitteln aus und gewährleistet ihre finanzielle Überwachung sowohl bei der Einrichtung von Bankkonten und der Übertragung der Zeichnungsbefugnis als auch bei den Kontrollen vor Ort und in der zentralen Rechnungsführung. Der Rechnungsführer stellt den Zahlstellen Mittel bereit. Die Vorschüsse werden auf das auf den Namen der Zahlstelle eröffnete Bankkonto eingezahlt.
Den betreffenden Zahlstellen können verschiedene lokale Einnahmen direkt zugeführt werden, so solche aus
a)
Verkäufen von Material,
b)
Veröffentlichungen,
c)
verschiedenen Erstattungen,
d)
Zinserträgen.
Die Abrechnung bei den Ausgaben und - sonstigen oder zweckgebundenen - Einnahmen erfolgt gemäß dem in Artikel 67 genannten Beschluss über die Einrichtung der Zahlstelle und den Bestimmungen der Haushaltsordnung. Die betreffenden Beträge werden vom Anweisungsbefugten bei der späteren Wiederauffüllung der Mittel derselben Zahlstelle in Abzug gebracht.
(2) Um insbesondere Wechselkursverluste zu vermeiden, kann der Zahlstellenverwalter Übertragungen zwischen den verschiedenen Bankkonten ein und derselben Zahlstelle vornehmen.
Artikel 70
Kontrollen seitens der Anweisungsbefugten und Rechnungsführer
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
(1) Der Zahlstellenverwalter führt nach den vom Rechnungsführer festgelegten Regeln und den von diesem erteilten Weisungen Buch über die ihm zur Verfügung stehenden Kassenmittel und Bankguthaben, über die geleisteten Zahlungen und die vereinnahmten Beträge. Die Übersichten über diese Buchführung sind dem zuständigen Anweisungsbefugten jederzeit zugänglich; der Zahlstellenverwalter erstellt mindestens einmal monatlich eine Aufstellung der Transaktionen, die er zusammen mit den dazugehörigen Belegen innerhalb des auf den jeweiligen Vorgang folgenden Monats dem zuständigen Anweisungsbefugten zwecks Abrechnung der Transaktionen der Zahlstelle übermittelt.
(2) Der Rechnungsführer nimmt in der Regel vor Ort unangemeldete Kontrollen vor bzw. lässt solche von einem eigens hierzu bevollmächtigten Bediensteten seiner Dienststellen oder der anweisungsbefugten Dienststellen vornehmen, um zu überprüfen, ob die den Zahlstellenverwaltern anvertrauten Mittel vorhanden sind, die Bücher ordnungsgemäß geführt und die Transaktionen der Zahlstellen unter Einhaltung der vorgeschriebenen Fristen abgerechnet werden. Der Rechnungsführer teilt dem zuständigen Anweisungsbefugten die Ergebnisse seiner Überprüfungen mit.
Artikel 71
Verfahren der Auftragsvergabe
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
Zahlungen im Rahmen der Zahlstelle können bis zu dem in Artikel 137 Absatz 3 genannten Betrag zur Begleichung von Rechnungen geleistet werden, ohne dass zuvor ein Angebot angenommen wurde.
Artikel 72
Einrichtung von Zahlstellen
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
Gemäß Artikel 70 der Haushaltsordnung können zur Zahlung bestimmter Arten von Ausgaben bei jeder Außenstelle außerhalb der Europäischen Union eine oder mehrere Zahlstellen eingerichtet werden. Außenstellen sind insbesondere Delegationen, Vertretungen oder Büros der Union in Drittländern.
Der Beschluss zur Einrichtung einer Zahlstelle regelt deren Funktionsweise auf der Grundlage der besonderen Erfordernisse der betreffenden Außenstelle und nach Maßgabe von Artikel 70.
Artikel 73
Zahlstellenverwalter und zur Verfügung über die Konten ermächtigte Personen in den Delegationen der Union
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
In Ausnahmefällen und wenn dies zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebs erforderlich ist, können die Aufgaben des EAD-Zahlstellenverwalters in den Delegationen der Union von Bediensteten der Kommission wahrgenommen werden. Unter den gleichen Bedingungen können Bedienstete des EAD in den Delegationen der Union zu Zahlstellenverwaltern der Kommission ernannt werden.
Die in Absatz 1 genannten Regelungen und Bedingungen gelten in den Delegationen der Union für die Ernennung von Personen, die vom Anweisungsbefugten zur Vornahme von Banktransaktionen ermächtigt werden.
KAPITEL 4
Verantwortlichkeit von Finanzakteuren
Abschnitt 1
Allgemeine Vorschriften
Artikel 74
Für Betrugsbekämpfung zuständige Stellen
(Artikel 66 Absatz 8 und Artikel 72 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
Bei den in Artikel 66 Absatz 8 und in Artikel 72 Absatz 2 der Haushaltsordnung bezeichneten Behörden und Stellen handelt es sich um die Stellen, die im Statut sowie in den Beschlüssen der Organe der Union über die Bedingungen und Modalitäten der internen Untersuchungen zur Bekämpfung von Betrug, Korruption und sonstigen rechtswidrigen Handlungen zum Nachteil der Interessen der Union bezeichnet sind.
Abschnitt 2
Auf die bevollmächtigten und nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten anwendbare Vorschriften
Artikel 75
Finanzielle Unregelmäßigkeiten
(Artikel 66 Absatz 7 und Artikel 73 Absatz 6 der Haushaltsordnung)
Unbeschadet der Zuständigkeiten des OLAF ist das in Artikel 29 genannte Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten (im Folgenden „das Gremium“) für alle Verstöße gegen die Haushaltsordnung oder gegen Bestimmungen über die finanzielle Abwicklung und die Kontrolle von Vorgängen infolge von Handlungen oder Unterlassungen eines Bediensteten zuständig.
Artikel 76
Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten
(Artikel 66 Absatz 7 und Artikel 73 Absatz 6 der Haushaltsordnung)
(1) Fälle finanzieller Unregelmäßigkeiten gemäß Artikel 75 der vorliegenden Verordnung werden durch die Anstellungsbehörde dem Gremium zur Stellungnahme nach Artikel 73 Absatz 6 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung vorgelegt.
Sind Leiter von Delegationen der Union gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig, kann der zuständige Anweisungsbefugte das Gremium direkt ersuchen, über das Vorliegen einer finanziellen Unregelmäßigkeiten gemäß Artikel 75 der vorliegenden Verordnung zu befinden.
Ein bevollmächtigter Anweisungsbefugter, der der Auffassung ist, dass eine finanzielle Unregelmäßigkeit vorliegt, kann das Gremium befassen. Das Gremium äußert sich in seiner Stellungnahme über das Vorliegen einer finanziellen Unregelmäßigkeit gemäß Artikel 75, die Schwere der finanziellen Unregelmäßigkeit und ihre etwaigen Folgen. Gelangt das Gremium aufgrund seiner Analyse zu der Auffassung, dass der Fall, mit dem es befasst ist, in die Zuständigkeit des OLAF fällt, verweist es den Vorgang umgehend an die Anstellungsbehörde und setzt das OLAF unverzüglich hiervon in Kenntnis.
Wird das Gremium nach Maßgabe von Artikel 66 Absatz 8 der Haushaltsordnung direkt von einem Bediensteten unterrichtet, so leitet es den Vorgang an die Anstellungsbehörde weiter und setzt den Bediensteten hiervon in Kenntnis. Die Anstellungsbehörde kann das Gremium um eine Stellungnahme zu diesem Vorgang ersuchen.
(2) Jedes Organ oder, wenn mehrere Organe ein Gremium bilden, alle beteiligten Organe regelt bzw. regeln nach Maßgabe seiner bzw. ihrer internen Organisation die Arbeitsweise des Gremiums und dessen Zusammensetzung; dem Gremium gehört ein externer Teilnehmer an, der über die erforderliche Qualifikation und Erfahrung verfügt.
Artikel 77
Bestätigung von Weisungen
(Artikel 73 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
(1) Ist ein Anweisungsbefugter der Auffassung, dass eine ihm erteilte Weisung eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verstößt, insbesondere weil ihre Ausführung mit den ihm zugewiesenen Ressourcen unvereinbar ist, so hat er dies der Stelle, die ihm die Befugnis übertragen bzw. weiterübertragen hat, schriftlich darzulegen. Wird diese Weisung schriftlich bestätigt, erfolgt diese Bestätigung innerhalb angemessener Fristen, und ist sie insofern präzise genug, als sie auf die vom bevollmächtigten oder nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten für strittig erachteten Aspekte ausdrücklich Bezug nimmt, so ist der Anweisungsbefugte von seiner Verantwortung entbunden; er führt die Weisung aus, es sei denn, sie ist offensichtlich rechtswidrig oder verstößt gegen geltende strafrechtliche Bestimmungen oder Sicherheitsnormen.
(2) Absatz 1 gilt auch, wenn ein Anweisungsbefugter bei der Ausführung einer ihm erteilten Weisung erfährt, dass der betreffende Vorgang mit Unregelmäßigkeiten behaftet ist.
Weisungen, die nach Maßgabe von Artikel 73 Absatz 3 der Haushaltsordnung bestätigt wurden, werden vom zuständigen bevollmächtigten Anweisungsbefugten erfasst und in seinem jährlichen Tätigkeitsbericht vermerkt.
KAPITEL 5
Einnahmenvorgänge
Abschnitt 1
Eigenmittel
Artikel 78
Eigenmittelvorschriften
(Artikel 76 der Haushaltsordnung)
Der Anweisungsbefugte erstellt einen voraussichtlichen Fälligkeitsplan, nach dem der Kommission die in dem Beschluss über das System der Eigenmittel der Union definierten Eigenmittel zur Verfügung zu stellen sind.
Die Feststellung und die Erhebung der Eigenmittel erfolgen nach Maßgabe der Vorschriften, die in Anwendung des in Absatz 1 genannten Beschlusses erlassen werden.
Abschnitt 2
Forderungsvorausschätzungen
Artikel 79
Forderungsvorausschätzungen
(Artikel 77 der Haushaltsordnung)
(1) Die Forderungsvorausschätzung enthält Angaben über die Art der Einnahme und ihre Verbuchung im Haushaltsplan sowie nach Möglichkeit die Bezeichnung des Schuldners und die voraussichtliche Höhe des Forderungsbetrags.
Bei der Aufstellung der Forderungsvorausschätzung überprüft der zuständige Anweisungsbefugte insbesondere
a)
die Richtigkeit der Verbuchungsstelle;
b)
die Ordnungsmäßigkeit und die Übereinstimmung der Forderungsvorausschätzung mit den geltenden Rechtsvorschriften und dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
(2) Vorbehaltlich von Artikel 181 Absatz 2 und Artikel 183 Absatz 2 der Haushaltsordnung sowie Artikel 7 Absatz 2 der vorliegenden Verordnung begründet eine Forderungsvorausschätzung keine Mittel für Verpflichtungen. In den Fällen nach Artikel 21 der Haushaltsordnung werden die Mittel erst verfügbar, nachdem die geschuldeten Beträge tatsächlich durch die Union eingezogen wurden.
Abschnitt 3
Feststellung von Forderungen
Artikel 80
Verfahren
(Artikel 78 der Haushaltsordnung)
(1) Mit der Feststellung einer Forderung durch den Anweisungsbefugten wird bestätigt, dass die Union einen Anspruch gegenüber einem Schuldner hat und berechtigt ist, von diesem Schuldner die Begleichung seiner Schuld zu fordern.
(2) Die Einziehungsanordnung ist der Vorgang, mit dem der zuständige Anweisungsbefugte den Rechnungsführer anweist, die festgestellte Forderung einzuziehen.
(3) Die Zahlungsaufforderung ist die dem Schuldner erteilte Information, dass
a)
die Union die Forderung festgestellt hat;
b)
keine Verzugszinsen fällig werden, wenn die Zahlung seiner Schuld fristgerecht erfolgt;
c)
seine Schuld unbeschadet der geltenden spezifischen Vorschriften zu dem in Artikel 83 genannten Satz verzinslich ist, wenn sie innerhalb der in Buchstabe b genannten Frist nicht vollständig beglichen ist;
d)
das Organ, wenn die Schuld innerhalb der in Buchstabe b genannten Frist nicht vollständig beglichen ist, den geschuldeten Betrag durch Verrechnung oder durch Inanspruchnahme zuvor geleisteter Sicherheiten einzieht;
e)
der Rechnungsführer die Einziehung durch Verrechnung vor Ablauf der in Buchstabe b genannten Frist vornehmen kann, wenn dies zum Schutz der finanziellen Interessen der Union erforderlich ist, das heißt, wenn er berechtigten Grund zu der Annahme hat, dass der der Kommission geschuldete Betrag verloren gehen könnte, wobei dem Schuldner vorab mitgeteilt wird, aus welchen Gründen und an welchem Tag die Einziehung durch Verrechnung erfolgt;
f)
das Organ, wenn sämtliche Maßnahmen der Buchstaben a bis e dieses Absatzes nicht zur vollständigen Einziehung der Schuld geführt haben, die Einziehung im Wege der Zwangsvollstreckung des Titels nach Artikel 79 Absatz 2 der Haushaltsordnung oder auf der Grundlage eines gerichtlich erwirkten Titels vornimmt.
Die Zahlungsaufforderung wird ausgedruckt und dem Schuldner vom Anweisungsbefugten übermittelt. Der Rechnungsführer wird über das Rechnungsführungssystem über den Vorgang in Kenntnis gesetzt.
Artikel 81
Feststellung von Forderungen
(Artikel 78 der Haushaltsordnung)
Zur Feststellung einer Forderung vergewissert sich der zuständige Anweisungsbefugte, dass
a)
die Forderung einredefrei, d. h. nicht an eine Bedingung geknüpft ist;
b)
die Forderung auf Geld geht, d. h. in einem genauen Geldbetrag ausgedrückt ist;
c)
die Forderung fällig ist, d. h. dass keine Zahlungsfrist vorliegt;
d)
die Bezeichnung des Schuldners richtig ist;
e)
die Verbuchungsstelle des betreffenden Betrags richtig ist;
f)
die Belege ordnungsgemäß sind;
g)
der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, insbesondere gemäß den in Artikel 91 Absatz 1 Buchstabe a genannten Kriterien, beachtet wird.
Artikel 82
Belege für die Feststellung von Forderungen
(Artikel 78 der Haushaltsordnung)
(1) Jede Feststellung einer Forderung stützt sich auf Belege, die den Anspruch der Union bescheinigen.
(2) Vor Feststellung einer Forderung nimmt der zuständige Anweisungsbefugte entweder persönlich die Belegprüfung vor oder er vergewissert sich, dass diese Prüfung vorgenommen worden ist.
(3) Die Belege werden vom Anweisungsbefugten gemäß Artikel 48 aufbewahrt.
Artikel 83
Verzugszinsen
(Artikel 78 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der besonderen Bestimmungen, die aus der Anwendung sektorspezifischer Regelungen resultieren, sind für jede bei Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist nicht beglichene Schuld Zinsen gemäß den Absätzen 2 und 3 dieses Artikels zu zahlen.
(2) Auf die bei Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist nicht beglichenen Schulden wird der von der Europäischen Zentralbank für ihre Hauptrefinanzierungsgeschäfte zugrunde gelegte und am ersten Kalendertag des Fälligkeitsmonats geltende Zinssatz angewandt, der im Amtsblatt der Europäischen Union, Reihe C, veröffentlicht wird, zuzüglich
a)
acht Prozentpunkte, wenn es sich bei dem die Forderung begründenden Tatbestand um einen öffentlichen Liefer- oder Dienstleistungsauftrag gemäß Titel V handelt;
b)
dreieinhalb Prozentpunkte in allen übrigen Fällen.
(3) Der Zinsbetrag wird berechnet ab dem Kalendertag nach dem Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten und in der Zahlungsaufforderung festgesetzten Frist bis zu dem Kalendertag, an dem der geschuldete Betrag vollständig gezahlt wurde.
Die Einziehungsanordnung für den Betrag der Verzugszinsen wird zum Zeitpunkt des Erhalts der Zinsen ausgestellt.
(4) Hinterlegt im Fall einer Geldbuße der Schuldner eine Sicherheit, die der Rechnungsführer anstelle einer Zahlung akzeptiert, wird ab dem Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist der in Absatz 2 dieses Artikels genannte Zinssatz in seiner am ersten Tag des Monats, in dem der Beschluss, mit dem die Geldbuße verhängt wurde, geltenden Fassung, zuzüglich anderthalb Prozentpunkte, angewandt.
Abschnitt 4
Anordnung von Einziehungen
Artikel 84
Ausstellung der Einziehungsanordnung
(Artikel 79 der Haushaltsordnung)
(1) Die Einziehungsanordnung enthält folgende Angaben:
a)
das Haushaltsjahr, zu dessen Lasten die Verbuchung erfolgt;
b)
die Referenzdaten des Rechtsakts oder der rechtlichen Verpflichtung, der bzw. die den Forderungstatbestand darstellt und den Anspruch auf die Einziehung begründet;
c)
den einschlägigen Artikel des Haushaltsplans sowie eventuell erforderliche weitere Untergliederungen, gegebenenfalls einschließlich der Referenzdaten der entsprechenden Mittelbindung;
d)
den einzuziehenden Betrag, ausgedrückt in Euro;
e)
den Namen und die Anschrift des Schuldners;
f)
die Zahlungsfrist nach Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b;
g)
die mögliche Art der Einziehung, insbesondere einschließlich der Einziehung durch Verrechnung oder Inanspruchnahme aller vorherigen Sicherheitsleistungen.
(2) Die Einziehungsanordnung wird vom zuständigen Anweisungsbefugten datiert und unterzeichnet und an den Rechnungsführer weitergeleitet.
(3) Der Rechnungsführer eines jeden Organs führt ein Verzeichnis der einzuziehenden Forderungen. Das Verzeichnis wird nach dem Datum der Ausstellung der Einziehungsanordnungen gegliedert. Er übermittelt dieses Verzeichnis dem Rechnungsführer der Kommission.
Der Rechnungsführer der Kommission erstellt ein konsolidiertes Verzeichnis, in dem die einzuziehenden Beträge nach Organ und Datum der Ausstellung der Einziehungsanordnung aufgeschlüsselt sind. Das Verzeichnis wird dem Bericht der Kommission über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement beigefügt.
(4) Um den Schutz der finanziellen Interessen der Union zu stärken, erstellt die Kommission ein Verzeichnis sämtlicher Forderungen der Union, in dem neben den geschuldeten Beträgen die Schuldner namentlich aufgeführt sind, die von einem Gericht rechtskräftig zur Zahlung verurteilt wurden und innerhalb eines Jahres nach Ergehen des Urteils keine nennenswerten Zahlungen geleistet haben. Sie veröffentlicht dieses Verzeichnis unter gebührender Berücksichtigung des Schutzes personenbezogener Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
Veröffentlichte personenbezogene Daten, die sich auf natürliche Personen beziehen, werden entfernt, sobald der geschuldete Betrag vollständig getilgt wurde. Dies gilt auch für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit juristischen Personen, deren Name eine oder mehrere natürliche Personen bestimmt.
Der Beschluss, den Schuldner in das Verzeichnis sämtlicher Forderungen der Europäischen Union aufzunehmen, wird im Einklang mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und unter Berücksichtigung der Höhe des Betrags getroffen.
Artikel 85
Vollstreckbarer Beschluss zugunsten anderer Organe
(Artikel 79 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Die in Artikel 79 Absatz 2 der Haushaltsordnung genannten außergewöhnlichen Umstände liegen vor, wenn das betreffende Organ die in Artikel 80 Absatz 1 der Haushaltsordnung vorgesehenen Möglichkeiten der freiwilligen Zahlung und der Einziehung durch Verrechnung ausgeschöpft hat und der Schuldbetrag erheblich ist.
(2) In Fällen nach Absatz 1 können die nicht in Artikel 299 AEUV genannten Organe die Kommission um den Erlass eines vollstreckbaren Beschlusses ersuchen.
(3) In dem vollstreckbaren Beschluss ist in jedem Fall festgelegt, dass die eingeforderten Beträge in den Einzelplan des betreffenden Organs einzustellen sind, dem die Anweisungsbefugnis zufällt. Sofern die Einnahmen keine zweckgebundenen Einnahmen nach Artikel 21 Absatz 3 der Haushaltsordnung darstellen, werden sie als allgemeine Einnahmen eingestellt.
(4) Das antragstellende Organ setzt die Kommission von allen Umständen in Kenntnis, die die Einziehung beeinflussen könnten, und unterstützt die Kommission im Falle der Anfechtung des vollstreckbaren Titels.
(5) Die Kommission und das betreffende Organ legen die Umsetzungsmodalitäten dieses Artikels einvernehmlich fest.
Abschnitt 5
Einziehung
Artikel 86
Einziehungsvorschriften
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
(1) Eingehende Forderungsbeträge werden vom Rechnungsführer in den Büchern erfasst, der seinerseits den zuständigen Anweisungsbefugten entsprechend unterrichtet.
(2) Für jede Bareinzahlung in die Kasse des Rechnungsführers oder des Zahlstellenverwalters wird eine Quittung ausgestellt.
(3) Teilzahlungen durch einen Schuldner, an den mehrere Einziehungsanordnungen gerichtet worden sind, werden zunächst auf die ältesten Ansprüche angerechnet, sofern der Schuldner nichts anderes bestimmt hat.
Teilzahlungen werden zunächst auf die Zinsen angerechnet.
Artikel 87
Einziehung durch Verrechnung
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
(1) Wenn der Schuldner gegenüber der Union eine nach Artikel 81 Buchstabe a einredefreie, bezifferbare und fällige Forderung geltend macht, die einen durch eine Auszahlungsanordnung festgestellten Geldbetrag zum Gegenstand hat, nimmt der Rechnungsführer nach der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist die Einziehung der festgestellten Forderung durch Verrechnung vor.
Soweit der Schutz der finanziellen Interessen der Union dies erfordert, nimmt der Rechnungsführer die Einziehung durch Verrechnung ausnahmsweise vor der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Zahlungsfrist vor, wenn er berechtigten Grund zu der Annahme hat, dass der der Union geschuldete Betrag verloren gehen könnte.
Auch wenn der Schuldner einverstanden ist, nimmt der Rechnungsführer die Einziehung durch Verrechnung vor Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist vor.
(2) Bevor eine Einziehung gemäß Absatz 1 erfolgt, nimmt der Rechnungsführer Rücksprache mit dem zuständigen Anweisungsbefugten und unterrichtet die betroffenen Schuldner.
Ist der Schuldner eine nationale Behörde oder eine ihrer Verwaltungsstellen, unterrichtet der Anweisungsbefugte auch den beteiligten Mitgliedstaat mindestens zehn Tage im Voraus von seiner Absicht, die Einziehung durch Verrechnung vorzunehmen. Sofern der Mitgliedstaat bzw. die Verwaltungsstelle dem zustimmt, kann der Rechnungsführer die Einziehung durch Verrechnung auch vor Ablauf dieser Frist vornehmen.
(3) Die Verrechnung im Sinne von Absatz 1 hat die Wirkung einer Zahlung und entlastet die Union im Betrag der Schuld und der gegebenenfalls fälligen Zinsen.
Artikel 88
Einziehungsverfahren bei Ausbleiben einer freiwilligen Zahlung
(Artikel 79 und 80 der Haushaltsordnung)
(1) Ist unbeschadet des Artikels 87 bei Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten und in der Zahlungsaufforderung festgesetzten Frist die vollständige Einziehung nicht erwirkt worden, setzt der Rechnungsführer den zuständigen Anweisungsbefugten hiervon in Kenntnis und leitet unverzüglich das Einziehungsverfahren mit allen ihm zur Verfügung stehenden rechtlichen Mitteln ein, einschließlich gegebenenfalls durch Inanspruchnahme aller vorherigen Sicherheitsleistungen.
(2) Ist unbeschadet des Artikels 87 die in Absatz 1 genannte Art der Einziehung nicht möglich und hat der Schuldner die Zahlung auf das Fristsetzungsschreiben des Rechnungsführers hin nicht geleistet, so nimmt dieser die Zwangsvollstreckung des Titels gemäß Artikel 79 Absatz 2 der Haushaltsordnung oder auf der Grundlage eines gerichtlich erwirkten Titels vor.
Artikel 89
Gewährung von Zahlungsfristen
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
Zusätzliche Zahlungsfristen können vom Rechnungsführer im Benehmen mit dem zuständigen Anweisungsbefugten nur auf ordnungsgemäß begründeten schriftlichen Antrag des Schuldners und unter der zweifachen Voraussetzung gewährt werden, dass
a)
der Schuldner sich verpflichtet, für die gesamte Dauer der gewährten zusätzlichen Frist, gerechnet ab Ablauf der ursprünglichen Zahlungsfrist nach Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b, Zinsen zu dem in Artikel 83 vorgesehenen Satz zu zahlen;
b)
der Schuldner zur Wahrung der Ansprüche der Union eine vom Rechnungsführer des Organs akzeptierte finanzielle Sicherheit leistet, die die noch nicht eingezogene Schuld einschließlich der Zinsen abdeckt.
Die in Absatz 1 Buchstabe b genannte Sicherheit kann durch eine vom Rechnungsführer des Organs genehmigte selbstschuldnerische Bürgschaft eines Dritten ersetzt werden.
In Ausnahmefällen kann der Rechnungsführer auf Antrag des Schuldners auf eine Sicherheitsleistung nach Absatz 1 Buchstabe b verzichten, wenn der Schuldner nach Einschätzung des Rechnungsführers zahlungswillig und in der Lage ist, die Schuld innerhalb der zusätzlichen Frist zu begleichen, sich aber in einer schwierigen Lage befindet und keine Sicherheit leisten kann.
Artikel 90
Einziehung von Geldbußen oder Vertragsstrafen
(Artikel 80 und 83 der Haushaltsordnung)
(1) Wird vor dem Gerichtshof der Europäischen Union Klage gegen einen Beschluss erhoben, mit dem die Kommission nach Maßgabe des AEUV oder des EAG-Vertrags eine Geldbuße oder Vertragsstrafe verhängt, nimmt der Schuldner bis zur Ausschöpfung des Rechtswegs entweder die vorläufige Zahlung der betreffenden Beträge auf das vom Rechnungsführer benannte Konto vor oder leistet mit Einverständnis des Rechnungsführers eine finanzielle Sicherheit. Die Sicherheit ist unabhängig von der Verpflichtung zur Zahlung der Geldbuße, der Vertragsstrafe oder anderer Sanktionen auf erste Anforderung vollstreckbar. Sie deckt die noch nicht eingezogene Schuld einschließlich der Zinsen gemäß Artikel 83 Absatz 4.
(2) Die Kommission sichert die vorläufig eingenommenen Beträge durch Investitionen in Finanzanlagen ab und gewährleistet auf diese Weise die Absicherung und Liquidität des Geldes, mit dem gleichzeitig Erträge erwirtschaftet werden.
(3) Nach Ausschöpfung des Rechtswegs und der Bestätigung der Geldbuße oder Vertragsstrafe werden
a)
entweder die vorläufig eingezogenen Beträge, einschließlich der dafür aufgelaufenen Zinsen und sonstigen Erträge, gemäß Artikel 83 der Haushaltsordnung spätestens in dem Jahr als Haushaltseinnahmen verbucht, das auf das Jahr folgt, in dem sämtliche Rechtsbehelfe ausgeschöpft wurden;
b)
oder die gegebenenfalls geleisteten finanziellen Sicherheiten einbehalten und die betreffenden Beträge als Haushaltseinnahmen verbucht;
c) oder, falls der Gerichtshof den Betrag der Geldbuße oder der Vertragsstrafe erhöht, bis zu dem im Kommissionsbeschluss festgesetzten Betrag Buchstaben a und b angewandt und die der Erhöhung entsprechenden Beträge vom Rechnungsführer eingezogen und als Haushaltseinnahmen verbucht.
(4) Nach Ausschöpfung des Rechtswegs und der Aufhebung oder Verringerung der Geldbuße oder Vertragsstrafe werden
a)
entweder die unrechtmäßigen Beträge, einschließlich der aufgelaufenen Zinsen, dem betreffenden Dritten zurückgezahlt, wobei, falls der Ertrag über den betreffenden Zeitraum insgesamt negativ war, die unrechtmäßigen Beträge netto zurückgezahlt werden;
b)
oder die gegebenenfalls geleisteten finanziellen Sicherheiten freigegeben.
Artikel 91
Forderungsverzicht
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
(1) Der zuständige Anweisungsbefugte kann den vollständigen oder teilweisen Verzicht auf eine festgestellte Forderung nur aussprechen,
a)
wenn die voraussichtlichen Einziehungskosten den Betrag der einzuziehenden Forderung übersteigen und der Verzicht dem Ansehen der Union nicht schadet;
b)
wenn sich die Einziehung aufgrund des Alters der Forderung oder wegen Zahlungsunfähigkeit des Schuldners als unmöglich erweist;
c)
wenn die Einziehung gegen den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verstößt.
(2) Im Falle des Absatzes 1 Buchstabe c hält der zuständige Anweisungsbefugte die bei jedem Organ zuvor festgelegten Verfahren ein und wendet folgende verbindlich vorgeschriebenen, in allen Fällen geltenden Kriterien an:
a)
Art des Tatbestands in Anbetracht des Schweregrads der Unregelmäßigkeit, die Anlass zur Feststellung der Forderung gegeben hat (Betrug, Wiederholungsfall, Vorsatz, Verletzung der Sorgfaltspflicht, Gutgläubigkeit, offensichtlicher Irrtum);
b)
potenzielle Folgen des Forderungsverzichts für das Funktionieren und die finanziellen Interessen der Union (Betrag, auf den verzichtet werden soll, Gefahr der Schaffung eines Präzedenzfalls, Beeinträchtigung des Verbindlichkeitscharakters der Norm).
Je nach Lage des Falls hat der Anweisungsbefugte möglicherweise auch folgende zusätzliche Kriterien zu berücksichtigen:
a)
etwaige Wettbewerbsverzerrungen aufgrund des Forderungsverzichts;
b)
wirtschaftliche und soziale Nachteile aufgrund der vollständigen Einziehung der Forderung.
(3) Der Verzichtbeschluss gemäß Artikel 80 Absatz 2 der Haushaltsordnung wird begründet und enthält Angaben zu den zwecks Einziehung der Forderung getroffenen Maßnahmen sowie die rechtlichen und sachlichen Gründe, auf die er sich stützt. Der Verzicht wird vom zuständigen Anweisungsbefugten nach Maßgabe von Artikel 84 ausgesprochen.
(4) Die Befugnis zum Verzicht auf die Einziehung einer festgestellten Forderung kann vom Organ nicht übertragen werden,
a)
wenn der Verzicht einen Betrag von 1 000 000 EUR oder mehr betrifft;
b)
wenn der Verzicht einen Betrag von 100 000 EUR oder mehr betrifft und mindestens 25 % der festgestellten Forderung ausmacht.
Für Beträge unterhalb der in Unterabsatz 1 genannten Schwellenwerte legt jedes Organ in seinen Internen Vorschriften die Bedingungen und Modalitäten für die Übertragung der Befugnis zum Verzicht auf die Einziehung festgestellter Forderungen fest.
(5) Jedes Organ übermittelt dem Europäischen Parlament und dem Rat jedes Jahr einen Bericht über die Fälle, in denen gemäß den Absätzen 1 bis 4 auf Forderungen von 100 000 EUR oder mehr verzichtet wurde. Für die Kommission wird dieser Bericht der Zusammenfassung der jährlichen Tätigkeitsberichte gemäß Artikel 66 Absatz 9 der Haushaltsordnung beigefügt.
Artikel 92
Annullierung einer festgestellten Forderung
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Vorliegen eines Fehlers annulliert der zuständige Anweisungsbefugte die festgestellte Forderung gemäß den Artikeln 82 und 84 ganz oder teilweise und begründet dies angemessen.
(2) Jedes Organ legt in seinen Internen Vorschriften die Bedingungen und Modalitäten für die Übertragung der Befugnis zur Annullierung einer festgestellten Forderung fest.
Artikel 93
Verjährungsfristen
(Artikel 81 der Haushaltsordnung)
(1) Die Verjährungsfrist für Forderungen der Union gegenüber Dritten beginnt mit Ablauf der dem Schuldner nach Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b in der Zahlungsaufforderung mitgeteilten Zahlungsfrist.
Die Verjährungsfrist für Forderungen Dritter gegenüber der Union beginnt an dem Tag, an dem die Zahlung entsprechend der jeweiligen rechtlichen Verpflichtung fällig ist.
(2) Die Verjährungsfrist für Forderungen der Union gegenüber Dritten wird durch jeden Rechtsakt eines Organs oder eines auf Ersuchen eines Organs handelnden Mitgliedstaats unterbrochen, der auf die Einziehung der Forderung gerichtet ist und dem betreffenden Dritten bekannt gegeben wird.
Die Verjährungsfrist für Forderungen Dritter gegenüber der Union wird durch jede Handlung unterbrochen, die auf die Einziehung der Forderung gerichtet ist und der Union von den Gläubigern oder im Auftrag der Gläubiger zugestellt wird.
(3) Am Tag nach der Unterbrechung der Verjährungsfrist gemäß Absatz 2 beginnt die neue Verjährungsfrist von fünf Jahren.
(4) Jeder rechtliche Schritt im Zusammenhang mit der Einziehung einer Forderung gemäß Absatz 1, einschließlich der Befassung eines Gerichts, das sich zu einem späteren Zeitpunkt für nicht zuständig erklärt, unterbricht die Verjährungsfrist. Die neue Verjährungsfrist von fünf Jahren beginnt erst wieder zu dem Zeitpunkt, zu dem ein rechtskräftiges Urteil ergeht oder zu dem dieselben Parteien in derselben Sache zu einer außergerichtlichen Streitbeilegung gelangen.
(5) Gewährt der Rechnungsführer einem Schuldner eine zusätzliche Zahlungsfrist nach Maßgabe von Artikel 89, so stellt dies eine Unterbrechung der Verjährungsfrist dar. Die neue Verjährungsfrist von fünf Jahren beginnt an dem Tag, der auf den Tag folgt, an dem die zusätzliche Zahlungsfrist abgelaufen ist.
(6) Forderungen, deren Verjährungsfristen gemäß den Absätzen 1 bis 5 abgelaufen sind, werden nicht eingezogen.
KAPITEL 6
Ausgabenvorgänge
Artikel 94
Finanzierungsbeschluss
(Artikel 84 der Haushaltsordnung)
(1) Der Finanzierungsbeschluss präzisiert die wesentlichen Aspekte einer Maßnahme, die eine Ausgabe zulasten des Haushalts bewirkt.
(2) Der Finanzierungsbeschluss enthält insbesondere folgende Angaben:
a)
für Finanzhilfen:
i)
Angabe von Basisrechtsakt und Haushaltslinie;
ii)
die jährlichen Prioritäten, die Ziele, die erreicht werden sollen, und die voraussichtlichen Ergebnisse, die mit den für das betreffende Haushaltsjahr bewilligten Mitteln erzielt werden sollen;
iii)
die wesentlichen Zulassungs-, Auswahl- und Gewährungskriterien, die die Auswahl der Vorschläge bestimmen;
iv)
den Höchstsatz für die Kofinanzierung bzw., bei verschiedenen Sätzen, die für jeden einzelnen Satz geltenden Kriterien;
v)
den Zeitplan und den Richtbetrag für die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen;
b)
für die Auftragsvergabe:
i)
die für die Auftragsvergabe im jeweiligen Jahr vorgesehene globale Mitteldotation;
ii)
die voraussichtliche Anzahl und Art der geplanten Verträge und, soweit möglich, der allgemeine Vertragsgegenstand;
iii)
den voraussichtlichen Zeitplan für die Einleitung der Auftragsvergabe;
c)
für Treuhandfonds gemäß Artikel 187 der Haushaltsordnung:
i)
Angabe von Basisrechtsakt und Haushaltslinie;
ii)
die für den Treuhandfonds vorgemerkten Jahresmittel sowie die für seine gesamte Laufzeit veranschlagten Beträge;
iii)
die Ziele des Treuhandfonds und seine Laufzeit;
iv)
die Vorschriften über die Leitung des Treuhandfonds;
v)
die in Artikel 187 Absatz 2 der Haushaltsordnung genannte Möglichkeit, Haushaltsvollzugsaufgaben auf Einrichtungen und Personen zu übertragen;
d)
für Preisgelder:
i)
Angabe von Basisrechtsakt und Haushaltslinie;
ii)
die Ziele, die erreicht werden sollen, und die voraussichtlichen Ergebnisse;
iii)
die wichtigsten Teilnahmebedingungen und Zuschlagskriterien;
iv)
den Zeitplan des Wettbewerbs und die Höhe des Preisgeldes bzw. der Preisgelder;
e)
für Finanzierungsinstrumente:
i)
Angabe von Basisrechtsakt und Haushaltslinie;
ii)
die Ziele, die erreicht werden sollen, und die voraussichtlichen Ergebnisse;
iii)
die Dotierung des Finanzierungsinstruments;
iv)
den voraussichtlichen Zeitplan der Umsetzung.
(3) Enthält das in Artikel 128 der Haushaltsordnung genannte jährliche Arbeitsprogramm für die mit den bewilligten Haushaltsmitteln zu deckenden Finanzhilfen die nach Absatz 2 Buchstabe a erforderlichen Angaben, so gilt der Beschluss zur Annahme des Programms als Finanzierungsbeschluss für diese Finanzhilfen.
Sofern für die Auftragsvergabe, für Treuhandfonds, für Preisgelder und für Finanzierungsinstrumente die Ausführung der jeweils bewilligten Jahresmittel in einem Arbeitsprogramm festgelegt ist, das die Angaben nach Absatz 2 Buchstaben b, c, d bzw. e enthält, so gilt der Beschluss zur Annahme dieses Arbeitsprogramms als Finanzierungsbeschluss für die betreffenden Aufträge, Treuhandfonds, Preisgelder und Finanzierungsinstrumente.
Sind für eine oder mehrere Maßnahmen diese Angaben nicht im Arbeitsprogramm enthalten, so muss es entsprechend abgeändert werden oder es muss für die betreffenden Maßnahmen ein gesonderter Finanzierungsbeschluss erlassen werden.
(4) Unbeschadet der Sonderbestimmungen in Basisrechtsakten unterliegen substanzielle Änderungen eines bereits angenommenen Finanzierungsbeschlusses demselben Verfahren wie der ursprüngliche Beschluss.
Abschnitt 1
Mittelbindung
Artikel 95
Globale und vorläufige Mittelbindungen
(Artikel 85 der Haushaltsordnung)
(1) Die globale Mittelbindung wird entweder durch den Abschluss einer Finanzierungsvereinbarung - die den Abschluss einer oder mehrerer rechtlicher Verpflichtungen zu einem späteren Zeitpunkt vorsieht - oder durch den Abschluss einer oder mehrerer rechtlicher Verpflichtungen abgewickelt.
Bei Finanzierungsvereinbarungen im Bereich der direkten Finanzhilfen für, einschließlich Budgethilfe, die eine rechtliche Verpflichtung darstellen, können Zahlungen geleistet werden, ohne dass weitere rechtliche Verpflichtungen geschlossen werden müssen.
(2) Die vorläufige Mittelbindung wird entweder durch den Abschluss einer oder mehrerer rechtlicher Verpflichtungen, die den Anspruch auf spätere Zahlungen begründen, oder - bei Ausgaben im Bereich der Personalverwaltung oder der Öffentlichkeitsarbeit der Organe zur Information über das aktuelle Geschehen in der Union - unmittelbar durch Zahlungen abgewickelt.
Artikel 96
Vornahme der globalen Mittelbindung
(Artikel 85 der Haushaltsordnung)
(1) Die globale Mittelbindung wird auf der Grundlage eines Finanzierungsbeschlusses vorgenommen.
Die globale Mittelbindung erfolgt spätestens vor dem Beschluss über die Auswahl der Empfänger und - wenn die Ausführung der betreffenden Mittel ein Arbeitsprogramm im Sinne von Artikel 188 erfordert - frühestens nach Annahme dieses Programms.
(2) Wird die globale Mittelbindung durch eine Finanzierungsvereinbarung abgewickelt, so gilt Absatz 1 Unterabsatz 2 nicht.
Artikel 97
Einheitlichkeit der Unterschrift
(Artikel 85 der Haushaltsordnung)
(1) Von der Regel, nach der die Mittelbindung und die ihr entsprechende rechtliche Verpflichtung von derselben Person unterzeichnet werden müssen, kann nur in folgenden Fällen abgewichen werden:
a)
wenn es sich um vorläufige Mittelbindungen handelt;
b)
wenn es sich um globale Mittelbindungen handelt, die sich auf Finanzierungsvereinbarungen mit Drittländern beziehen;
c)
wenn der Beschluss des Organs die rechtliche Verpflichtung ist;
d)
wenn die globale Mittelbindung durch mehrere rechtliche Verpflichtungen abgewickelt wird, für die verschiedene Anweisungsbefugte zuständig sind;
e)
wenn im Rahmen der im Zusammenhang mit Maßnahmen im Außenbereich eingerichteten Zahlstellen rechtliche Verpflichtungen von Bediensteten der Außenstellen gemäß Artikel 72 auf Weisung des zuständigen Anweisungsbefugten unterzeichnet werden, der gleichwohl die volle Verantwortung für die zugrunde liegenden Vorgänge trägt;
f)
wenn ein Organ dem Direktor eines interinstitutionellen europäischen Amtes nach Maßgabe von Artikel 199 Absatz 1 der Haushaltsordnung die Anweisungsbefugnis übertragen hat.
(2) Ist der zuständige Anweisungsbefugte, der die Mittelbindung unterzeichnet hat, verhindert, und ist die Dauer der Verhinderung nicht vereinbar mit den Fristen für den Abschluss der rechtlichen Verpflichtung, so wird diese von einem Bediensteten eingegangen, der nach Maßgabe der einschlägigen Vorschriften jedes Organs zum Stellvertreter benannt worden und Anweisungsbefugter gemäß Artikel 65 Absatz 3 der Haushaltsordnung ist.
Artikel 98
Verwaltungsausgaben, für die vorläufige Mittelbindungen vorgenommen werden
(Artikel 85 der Haushaltsordnung)
Als laufende Verwaltungsausgaben, für die vorläufige Mittelbindungen vorgenommen werden können, gelten:
a)
Ausgaben für statutäres und nichtstatutäres Personal, für sonstige Humanressourcen sowie für Versorgungsbezüge und die Vergütung von Sachverständigen;
b)
Ausgaben für die Mitglieder des Organs;
c)
Ausgaben für Fortbildungsmaßnahmen;
d)
Ausgaben für Auswahlverfahren, Personalauswahl und Einstellungen;
e)
Dienstreisekosten;
f)
Repräsentationskosten;
g)
Sitzungskosten;
h)
Ausgaben für freiberufliche Dolmetscher und Übersetzer;
i)
Ausgaben für den Austausch von Beamten;
j)
laufende Mietkosten für bewegliche Sachen und Immobilien oder laufende Zahlungen in Verbindung mit Immobilientransaktionen im Sinne von Artikel 121 dieser Verordnung oder darlehensfinanzierte Immobilienkäufe gemäß Artikel 203 Absatz 8 der Haushaltsordnung;
k)
verschiedene Versicherungskosten;
l)
Reinigungs-, Instandhaltungs- und Sicherheitskosten;
m)
Ausgaben im Sozialbereich und medizinischen Bereich;
n)
Telekommunikationskosten;
o)
Finanzkosten;
p)
Kosten für Streitsachen;
q)
Ausgaben für Schadenersatz, einschließlich Zinsen;
r)
Kosten für Arbeitsmittel;
s)
Wasser-, Gas- und Stromkosten;
t)
Ausgaben für Veröffentlichungen auf Papier oder in elektronischer Form;
u)
Ausgaben für die Öffentlichkeitsarbeit der Organe zur Information über das aktuelle Geschehen in der Union.
Artikel 99
Erfassung der rechtlichen Einzelverpflichtungen
(Artikel 86 der Haushaltsordnung)
Im Falle von globalen Mittelbindungen, auf die eine oder mehrere rechtliche Einzelverpflichtungen folgen, erfasst der zuständige Anweisungsbefugte die Beträge dieser Einzelverpflichtungen in der zentralen Rechnungsführung.
Bei diesen Buchungen werden die Referenzdaten der globalen Mittelbindung angegeben, auf die sie angerechnet werden.
Der zuständige Anweisungsbefugte nimmt diese Buchung vor, bevor er die entsprechende rechtliche Einzelverpflichtung unterzeichnet, außer in den in Artikel 86 Absatz 3 Unterabsatz 4 der Haushaltsordnung genannten Fällen.
Er vergewissert sich in jedem Fall, dass der Gesamtbetrag den Betrag der entsprechenden globalen Mittelbindung nicht übersteigt.
Abschnitt 2
Feststellung von Ausgaben
Artikel 100
Feststellung und Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“)
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
(1) Jede Feststellung einer Ausgabe wird durch Belege im Sinne des Artikels 110 untermauert, aus denen die Ansprüche des Zahlungsempfängers hervorgehen, entweder aufgrund der Feststellung effektiv erbrachter Leistungen, erfolgter Lieferungen oder ausgeführter Arbeiten oder auf der Grundlage sonstiger Nachweise zur Rechtfertigung der Zahlung, einschließlich laufender Zahlungen für Abonnements oder Fortbildungsmaßnahmen.
(2) Der zuständige Anweisungsbefugte nimmt entweder persönlich die Belegprüfung vor oder überprüft unter seiner Verantwortung, dass diese Prüfung vorgenommen worden ist, bevor er den Beschluss zur Feststellung der betreffenden Ausgabe fasst.
(3) Konkreter Ausdruck des Feststellungsbeschlusses ist die Unterzeichnung eines Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) durch den zuständigen Anweisungsbefugten oder einen in der Sache kompetenten Bediensteten, der gemäß Artikel 65 Absatz 5 der Haushaltsordnung ordnungsgemäß durch den zuständigen Anweisungsbefugten bevollmächtigt wurde und unter dessen Verantwortung handelt. Die Bevollmächtigungsbeschlüsse werden aufbewahrt, so dass sie jederzeit zurückverfolgt werden können.
Artikel 101
Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) bei Vorfinanzierungen
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
Bei Vorfinanzierungen bescheinigt der zuständige Anweisungsbefugte oder ein in der Sache kompetenter Bediensteter, der ordnungsgemäß durch den zuständigen Anweisungsbefugten bevollmächtigt wurde, mit dem Vermerk „conforme aux faits“, dass die Bedingungen der rechtlichen Verpflichtungen insoweit erfüllt sind, dass die betreffenden Vorfinanzierungsbeträge ausgezahlt werden können.
Artikel 102
Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“) für Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags bei öffentlichen Aufträgen
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
Bei Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags im Rahmen von öffentlichen Aufträgen wird mit der Erteilung des Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) bestätigt, dass
a)
eine vom Auftragnehmer ausgestellte Rechnung bei dem betreffenden Organ eingegangen und förmlich registriert worden ist;
b)
ein Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) auf der Rechnung selbst oder auf einem der eingegangenen Rechnung beigefügten internen Dokument angebracht und von dem zuständigen Anweisungsbefugten selbst oder einem in der Sache kompetenten, vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten abgezeichnet worden ist;
c)
die Rechnung vom zuständigen Anweisungsbefugten oder unter seiner Verantwortung in allen ihren Aspekten überprüft wurde, um insbesondere den Betrag der zu leistenden Zahlung zu ermitteln und ihre schuldbefreiende Wirkung nachzuweisen.
Mit dem in Absatz 1 Buchstabe b genannten Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) wird bestätigt, dass die im Vertrag vorgesehenen Dienstleistungen ordnungsgemäß erbracht, die im Vertrag vorgesehenen Lieferungen ordnungsgemäß erfolgt bzw. die im Vertrag vorgesehenen Arbeiten ordnungsgemäß ausgeführt worden sind. Bei Liefer- und Bauaufträgen stellt der in der Sache kompetente Beamte oder sonstige Bedienstete zunächst eine vorläufige und nach Ablauf der im Vertrag festgesetzten Garantiefrist eine endgültige Abnahmebescheinigung aus. Diese beiden Bescheinigungen gelten als Vermerk „conforme aux faits“.
Für laufende Zahlungen, einschließlich Zahlungen für Abonnements oder Fortbildungsmaßnahmen, wird mit dem Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) bestätigt, dass der Anspruch des Zahlungsempfängers mit den einschlägigen Nachweisen zur Rechtfertigung der Zahlung im Einklang steht.
Artikel 103
Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“) für Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags bei Finanzhilfen
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
Bei Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags im Rahmen von Finanzhilfen wird mit der Erteilung des Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) bestätigt, dass
a)
ein vom Empfänger ausgestellter Zahlungsantrag bei dem betreffenden Organ eingegangen und förmlich registriert worden ist;
b)
ein Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) auf dem Zahlungsantrag selbst oder auf einem diesem beigefügten internen Dokument angebracht und von einem in der Sache kompetenten, vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß ermächtigten Bediensteten abgezeichnet worden ist;
c)
der Zahlungsantrag vom zuständigen Anweisungsbefugten oder unter seiner Verantwortung in allen Aspekten überprüft wurde, um insbesondere den Betrag der zu leistenden Zahlung zu ermitteln und ihre schuldbefreiende Wirkung nachzuweisen.
Mit dem in Absatz 1 Buchstabe b genannten Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) bestätigt der in der Sache kompetente und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigte Bedienstete, dass die vom Empfänger durchgeführte Maßnahme oder das von diesem umgesetzte Arbeitsprogramm in allen Punkten den Bedingungen der Finanzhilfevereinbarung oder des Finanzhilfebeschlusses entspricht und, soweit zutreffend, dass die vom Empfänger geltend gemachten Kosten förderfähig sind.
Artikel 104
Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“) bei Personalausgaben
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
Bei Zahlungen im Rahmen der Personalausgaben wird mit der Erteilung des Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) bestätigt, dass folgende Belege vorliegen:
a)
für die monatlichen Dienstbezüge:
i)
die vollständige Liste des Personals mit Angabe aller Bestandteile der Bezüge;
ii)
ein Formular (Personalbogen), das auf der Grundlage der in jedem Einzelfall erlassenen Verfügungen erstellt wird und anhand dessen alle Veränderungen eines beliebigen Bestandteils der Bezüge nachvollziehbar sind;
iii)
bei Einstellungen oder Ernennungen eine beglaubigte Kopie der Einstellungs- oder Ernennungsverfügung, die der Feststellung für die Auszahlung des ersten Gehalts beigefügt wird;
b)
für sonstige Bezüge, etwa für stunden- oder tageweise besoldetes Personal: eine von dem entsprechend ermächtigten Bediensteten unterzeichnete Aufstellung, aus der die Dauer der Anwesenheit in Tagen und Stunden hervorgeht;
c)
für Überstunden: eine von dem entsprechend ermächtigten Bediensteten unterzeichnete Aufstellung, aus der die Zahl der geleisteten Überstunden hervorgeht;
d)
für Dienstreisekosten:
i)
der von der zuständigen Dienststelle unterzeichnete Dienstreiseauftrag;
ii)
die Reisekostenabrechnung, die von dem Dienstreisenden sowie von der entsprechend bevollmächtigten dienstlichen Instanz unterzeichnet worden ist, wenn die Dienstreisekosten vom Dienstreiseauftrag abweichen;
e)
für einige sonstige Personalverwaltungsausgaben, einschließlich Abonnements oder Fortbildungsmaßnahmen, die entsprechend den Verträgen im Voraus zu bezahlen sind: die Belege, in denen auf die der Ausgabe zugrunde liegende Verfügung Bezug genommen wird und alle Einzelheiten der Berechnung angegeben sind.
Die in Absatz 1 Buchstabe d Ziffer ii genannte Reisekostenabrechnung gibt Aufschluss über den Zielort der Dienstreise, Datum und Uhrzeit der Abreise sowie der Ankunft, die Beförderungskosten, Aufenthaltskosten sowie sonstige gegen Vorlage von Belegen ordnungsgemäß genehmigte Aufwendungen.
Artikel 105
Konkretisierung des Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“)
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
In einem nicht rechnergestützten System wird der Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“) gemäß Artikel 100 in Form eines Stempels mit Unterschrift des zuständigen Anweisungsbefugten oder eines in der Sache kompetenten und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten angebracht. In einem rechnergestützten System handelt es sich um die elektronische Bestätigung im Sicherheitsmodus durch den zuständigen Anweisungsbefugten oder einen in der Sache kompetenten und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten.
Artikel 106
Konkretisierung des Vermerks zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“)
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
In einem nicht rechnergestützten System wird der Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) gemäß Artikel 101 in Form eines Stempels mit Unterschrift des zuständigen Anweisungsbefugten oder eines in der Sache kompetenten und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten angebracht. Wird ein rechnergestütztes System angewandt, so kann der in der Sache kompetente und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigte Bedienstete den Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit in Form einer elektronischen Bestätigung im Sicherheitsmodus anbringen.
Abschnitt 3
Anordnung von Ausgaben
Artikel 107
Kontrollen des Anweisungsbefugten bei der Anordnung von Ausgaben
(Artikel 89 der Haushaltsordnung)
Bei der Ausstellung der Auszahlungsanordnung überzeugt sich der zuständige Anweisungsbefugte von:
a)
der Ordnungsmäßigkeit der Auszahlungsanordnung: maßgeblich hierfür ist der vorherige Beschluss zur Feststellung der betreffenden Ausgabe, konkretisiert durch den Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“), die Richtigkeit der Bezeichnung des Zahlungsempfängers sowie die Fälligkeit seines Zahlungsanspruchs;
b)
der Übereinstimmung der Auszahlungsanordnung mit der Mittelbindung, auf die sie angerechnet wird;
c)
der Richtigkeit der Verbuchungsstelle im Haushaltsplan;
d)
der Verfügbarkeit der Mittel.
Artikel 108
Vorgeschriebene Angaben und Weiterleitung der Auszahlungsanordnungen an den Rechnungsführer
(Artikel 89 der Haushaltsordnung)
(1) Die Auszahlungsanordnung enthält folgende Angaben:
a)
das Haushaltsjahr, zu dessen Lasten die Ausgabe verbucht wird;
b)
den einschlägigen Artikel des Haushaltsplans sowie eventuell erforderliche weitere Untergliederungen;
c)
die Referenzdaten der rechtlichen Verpflichtung, die den Zahlungsanspruch begründet;
d)
die Referenzdaten der Mittelbindung, auf die sie angerechnet wird;
e)
den auszuzahlenden Betrag, ausgedrückt in Euro;
f)
Name, Anschrift und Bankdaten des Zahlungsempfängers;
g)
den Gegenstand der Ausgabe;
h)
die Zahlungsform;
i)
die Eintragung der betreffenden Gegenstände in die Bestandsverzeichnisse gemäß Artikel 248.
(2) Die Auszahlungsanordnung wird vom zuständigen Anweisungsbefugten datiert und unterzeichnet und an den Rechnungsführer weitergeleitet.
Abschnitt 4
Zahlungen
Artikel 109
Zahlungsarten
(Artikel 90 der Haushaltsordnung)
(1) Mit einer Vorfinanzierung sollen einem Empfänger Kassenmittel an die Hand gegeben werden. Gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung kann sie in mehreren Teilzahlungen erfolgen.
(2) Mit der Zwischenzahlung, die wiederholt werden kann, sollen im Verlauf der Umsetzung des Beschlusses oder der Vereinbarung entstandene Aufwendungen beglichen oder im Verlauf der Auftragsausführung bereits erbrachte Dienstleistungen, Lieferungen oder Arbeiten bezahlt werden. Unbeschadet der Bestimmungen des Basisrechtsakts kann die Vorfinanzierung vollständig oder teilweise mit Zwischenzahlungen verrechnet werden.
(3) Der Abschluss der Ausgabe erfolgt in Form einer einmaligen Zahlung des Restbetrags, mit der sämtliche noch offenen Ausgaben vollständig beglichen werden, oder in Form einer Einziehungsanordnung.
Artikel 110
Belege
(Artikel 90 der Haushaltsordnung)
(1) Vorfinanzierungen, einschließlich der Vorfinanzierungen in Teilbeträgen, werden entweder auf der Grundlage des Vertrags, des Beschlusses, der Vereinbarung oder des Basisrechtsakts oder auf der Grundlage von Belegen gezahlt, anhand deren die Vereinbarkeit mit den Bedingungen des betreffenden Vertrags, des Beschlusses oder der Vereinbarung überprüft werden kann. Ist der Zeitpunkt der Auszahlung der Vorfinanzierung in diesen Rechtsakten bereits festgelegt, so ist kein gesonderter Zahlungsantrag erforderlich.
(2) Die Zwischenzahlungen und die Zahlungen des Restbetrags stützen sich auf Belege, anhand deren überprüft werden kann, ob die finanzierten Maßnahmen im Einklang mit den Bestimmungen des Basisrechtsakts oder des Beschlusses bzw. mit den Bedingungen des Vertrags oder der Vereinbarung durchgeführt worden sind.
(3) Der zuständige Anweisungsbefugte legt gemäß dem Basisrechtsakt bzw. gemäß den Beschlüssen, Verträgen oder Vereinbarungen unter Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung die Art der in diesem Artikel genannten Belege fest. Die technischen und finanziellen Zwischen- und Schlussberichte über die Durchführung der Maßnahmen sind Belege im Sinne des Absatzes 2.
(4) Die Belege werden vom zuständigen Anweisungsbefugten gemäß Artikel 48 aufbewahrt.
Abschnitt 5
Fristen für Ausgabenvorgänge
Artikel 111
Zahlungsfristen und Verzugszinsen
(Artikel 92 der Haushaltsordnung)
(1) Die Feststellung der Ausgabe, die Anordnung der Ausgabe und die Zahlung müssen innerhalb der Zahlungsfrist erfolgen.
Die Zahlungsfrist beginnt mit dem Eingang des Zahlungsantrags.
Eingehende Zahlungsanträge werden von der hierzu ermächtigten Dienststelle des zuständigen Anweisungsbefugten umgehend registriert; der Tag ihrer Registrierung gilt als Tag ihres Eingangs.
Die Zahlung gilt als an dem Tag geleistet, an dem das Konto des Organs belastet wird.
(2) Ein Zahlungsantrag enthält die folgenden wichtigen Angaben:
a)
Zahlungsempfänger;
b)
Betrag;
c)
Währung;
d)
Datum.
Fehlt eine dieser Angaben, wird der Zahlungsantrag abgelehnt.
Der Empfänger wird umgehend und in jedem Fall innerhalb von 30 Kalendertagen ab dem Tag des Eingangs des Zahlungsantrags schriftlich von der Ablehnung seines Antrags und den Gründen der Ablehnung unterrichtet.
(3) Im Falle der Aussetzung der Zahlungsfrist gemäß Artikel 92 Absatz 2 der Haushaltsordnung beginnt die restliche Zahlungsfrist an dem Tag, an dem die angeforderten Informationen oder überarbeiteten Belege eingehen oder die erforderlichen ergänzenden Prüfungen, einschließlich Kontrollen vor Ort, abgeschlossen werden.
(4) Nach Ablauf der in Artikel 92 Absatz 1 der Haushaltsordnung festgelegten Fristen hat der Zahlungsempfänger Anspruch auf die Zahlung von Zinsen nach folgenden Bedingungen:
a)
Maßgebend sind die in Artikel 83 Absatz 2 genannten Zinssätze.
b)
Die Zinsen sind für den Zeitraum ab dem Kalendertag nach Ablauf der in Artikel 92 Absatz 1 der Haushaltsordnung festgelegten Zahlungsfrist bis zum Tag der Zahlung zu entrichten.
Gemäß Unterabsatz 1 berechnete Zinsen, die sich auf 200 EUR oder weniger belaufen, sind jedoch nur zu entrichten, wenn der Zahlungsempfänger dies innerhalb von zwei Monaten nach Eingang der verspäteten Zahlung verlangt.
(5) Jedes Organ legt dem Europäischen Parlament und dem Rat einen Bericht über die Einhaltung und Aussetzung der in Artikel 92 der Haushaltsordnung festgelegten Zahlungsfristen vor. Der Bericht der Kommission wird der Zusammenfassung der jährlichen Tätigkeitsberichte gemäß Artikel 66 Absatz 9 der Haushaltsordnung beigefügt.
KAPITEL 7
IT-Systeme
Artikel 112
Beschreibung der IT-Systeme
(Artikel 93 der Haushaltsordnung)
Werden bei der Abwicklung der Vorgänge des Haushaltsvollzugs rechnergestützte Systeme oder Teilsysteme verwendet, so ist eine vollständige und aktuelle Beschreibung eines jeden Systems oder Teilsystems erforderlich.
In jeder Beschreibung wird der Inhalt aller Datenfelder bestimmt und genau angegeben, wie das System jeden einzelnen Vorgang bearbeitet. Des Weiteren wird im Einzelnen aufgezeigt, wie das System einen kompletten Prüfpfad für jeden Vorgang gewährleistet.
Artikel 113
Regelmäßige Sicherung
(Artikel 93 der Haushaltsordnung)
Die Daten der rechnergestützten Systeme und Teilsysteme werden regelmäßig gesichert und an einem sicheren Ort aufbewahrt.
KAPITEL 8
Der Interne Prüfer
Artikel 114
Ernennung des Internen Prüfers
(Artikel 98 der Haushaltsordnung)
(1) Jedes Organ benennt seinen Internen Prüfer nach Modalitäten, die auf seine spezifischen Merkmale und Bedürfnisse zugeschnitten sind. Es unterrichtet das Europäische Parlament und den Rat über die Ernennung des Internen Prüfers.
(2) Jedes Organ definiert nach Maßgabe seiner spezifischen Merkmale und Bedürfnisse das Mandat des Internen Prüfers und legt die Ziele und Verfahren für die Ausübung der Funktion der internen Prüfung unter Einhaltung der geltenden internationalen Normen für die interne Revision im Einzelnen fest.
(3) Das Organ kann einen Beamten oder sonstigen dem Statut unterliegenden Bediensteten, der unter den Staatsangehörigen der Mitgliedstaaten ausgewählt wird, aufgrund seiner besonderen Fachkenntnisse als Internen Prüfer benennen.
(4) Benennen mehrere Organe ein und denselben Internen Prüfer, so treffen sie die erforderlichen Vorkehrungen, damit er nach Maßgabe des Artikels 119 zur Verantwortung gezogen werden kann.
(5) Die Organe unterrichten das Europäische Parlament und den Rat, wenn ihr Interner Prüfer aus dem Amt ausscheidet.
Artikel 115
Ressourcen des Internen Prüfers
(Artikel 99 der Haushaltsordnung)
Das Organ stellt dem Internen Prüfer die zur ordnungsgemäßen Ausübung seiner Prüffunktion erforderlichen Ressourcen zur Verfügung und gibt ihm eine Charta an die Hand, in der seine Aufgaben, Rechte und Pflichten im Einzelnen beschrieben sind.
Artikel 116
Arbeitsprogramm
(Artikel 99 der Haushaltsordnung)
(1) Der Interne Prüfer nimmt sein Arbeitsprogramm an und legt es dem Organ vor.
(2) Das Organ kann den Internen Prüfer auffordern, Prüfungen durchzuführen, die nicht in dem in Absatz 1 genannten Arbeitsprogramm vorgesehen sind.
Artikel 117
Berichte des Internen Prüfers
(Artikel 99 der Haushaltsordnung)
(1) Der Interne Prüfer unterbreitet dem Organ den jährlichen Bericht über interne Prüfungen gemäß Artikel 99 Absatz 3 der Haushaltsordnung; darin sind Zahl und Art der durchgeführten internen Prüfungen, die abgegebenen Empfehlungen und die aufgrund dieser Empfehlungen getroffenen Maßnahmen angegeben.
Dieser Jahresbericht befasst sich außerdem mit den systeminhärenten Problemen, die von dem gemäß Artikel 73 Absatz 6 der Haushaltsordnung eingerichteten Fachgremium festgestellt wurden.
(2) Jedes Organ prüft, ob die Empfehlungen in den Berichten seines Internen Prüfers in einen Austausch bewährter Praktiken mit den übrigen Organen münden können.
(3) Der Interne Prüfer achtet bei der Erstellung seines Berichts insbesondere auf die generelle Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und trägt dafür Sorge, dass die Anwendung dieses Grundsatzes mittels geeigneter Maßnahmen kontinuierlich ausgebaut und verbessert wird.
Artikel 118
Unabhängigkeit
(Artikel 100 der Haushaltsordnung)
Der Interne Prüfer führt seine Prüfungen in völliger Unabhängigkeit durch. Er ist bei der Wahrnehmung der Aufgaben, die ihm durch seine Benennung gemäß den Bestimmungen der Haushaltsordnung übertragen sind, an keinerlei Weisungen gebunden; ebenso wenig dürfen ihm dabei irgendwelche Beschränkungen auferlegt werden.
Artikel 119
Verantwortlichkeit des Internen Prüfers
(Artikel 100 der Haushaltsordnung)
Der Interne Prüfer in seiner Eigenschaft als dem Statut unterliegender Beamter oder sonstiger Bediensteter kann nur von dem betreffenden Organ selbst nach Maßgabe dieses Artikels zur Verantwortung gezogen werden.
Das Organ erlässt eine mit Gründen versehene Verfügung zur Einleitung einer Untersuchung. Diese Verfügung wird dem betreffenden Bediensteten mitgeteilt. Das Organ kann unter seiner unmittelbaren Verantwortung einen oder mehrere Beamte der gleichen oder einer höheren Besoldungsgruppe als der des betreffenden Bediensteten mit der Untersuchung beauftragen. Im Verlauf dieser Untersuchung ist der Bedienstete unbedingt zu hören.
Der Untersuchungsbericht wird dem Bediensteten zugestellt, der anschließend vom Organ dazu gehört wird.
Auf der Grundlage des Berichts und der Anhörung erlässt das Organ entweder eine mit Gründen versehene Verfügung zur Einstellung des Verfahrens oder eine mit Gründen versehene Verfügung gemäß den Artikeln 22 und 86 des Statuts sowie Anhang IX des Statuts. Die Verfügungen zur Verhängung disziplinarrechtlicher oder finanzieller Sanktionen werden dem Bediensteten mitgeteilt und den übrigen Organen, insbesondere dem Rechnungshof, zur Kenntnisnahme übermittelt.
Gegen diese Verfügungen kann der Bedienstete nach Maßgabe des Statuts vor dem Gerichtshof der Europäischen Union Klage erheben.
Artikel 120
Klage beim Gerichtshof der Europäischen Union
(Artikel 100 der Haushaltsordnung)
Unbeschadet der im Statut vorgesehenen Rechtsbehelfe kann der Interne Prüfer gegen jede Verfügung im Zusammenhang mit der Wahrnehmung seiner Funktion als Interner Prüfer beim Gerichtshof der Europäischen Union unmittelbar Klage erheben. Diese Klage muss binnen drei Monaten, gerechnet ab dem Kalendertag der Mitteilung der betreffenden Verfügung, eingereicht werden.
Bei Klagen wird nach Maßgabe von Artikel 91 Absatz 5 des Statuts der Beamten der Europäischen Union untersucht und entschieden.
TITEL V
VERGABE ÖFFENTLICHER AUFTRÄGE
KAPITEL 1
Allgemeine Bestimmungen
Abschnitt 1
Anwendungsbereich und Vergabegrundsätze
Artikel 121
Definitionen und Anwendungsbereich
(Artikel 101 der Haushaltsordnung)
(1) Immobilientransaktionen umfassen Kauf, Erbpacht, Nießbrauch, Leasing, Miete oder Mietkauf mit oder ohne Kaufoption von Grundstücken, Gebäuden oder sonstigen Liegenschaften.
(2) Lieferaufträge umfassen Kauf, Leasing, Miete oder Mietkauf von Waren, mit oder ohne Kaufoption. Ein Auftrag über die Lieferung von Waren, der das Verlegen und Anbringen lediglich als Nebenarbeiten umfasst, gilt als öffentlicher Lieferauftrag.
(3) Bauaufträge sind Aufträge über entweder nur die Ausführung oder gleichzeitig die Planung und die Ausführung von Bauvorhaben oder Bauleistungen im Zusammenhang mit einer der in Anhang I der Richtlinie 2004/18/EG genannten Tätigkeiten, oder aber über die Erbringung einer Bauleistung, gleichgültig mit welchen Mitteln, gemäß den vom öffentlichen Auftraggeber genannten Erfordernissen. Ein Bauwerk ist das Ergebnis einer Gesamtheit von Tief- oder Hochbauarbeiten, das seinem Wesen nach eine wirtschaftliche oder technische Funktion erfüllen soll.
(4) Gegenstand von Dienstleistungsaufträgen können alle geistigen und nichtgeistigen Leistungen sein, mit Ausnahme von Lieferungen, Bauleistungen und Immobilientransaktionen.
Ein Auftrag über mehrere Leistungsarten (Bauleistungen, Dienstleistungen oder Lieferungen) wird nach den Bestimmungen vergeben, die für die bei diesem Auftrag wichtigste Leistungsart gilt.
Bei Aufträgen über Lieferungen und Dienstleistungen gilt die Leistungsart mit dem höheren Wert als die wichtigste Leistungsart.
Für öffentliche Aufträge gilt als Referenznomenklatur das gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV) im Sinne der Verordnung (EG) Nr. 2195/2002 des Europäischen Parlaments und des Rates (11).
(5) Die Bezeichnungen „Bauunternehmer“, „Lieferant“ und „Dienstleistungserbringer“ bezeichnen natürliche oder juristische Personen, öffentliche Einrichtungen oder Gruppen dieser Personen und/oder Einrichtungen, die die Ausführung von Bauleistungen, die Lieferung von Waren bzw. die Erbringung von Dienstleistungen anbieten. Die Bezeichnung „Wirtschaftsteilnehmer“ umfasst sowohl Bauunternehmer als auch Lieferanten und Dienstleistungserbringer. Mit „Bieter“ werden Wirtschaftsteilnehmer bezeichnet, die ein Angebot eingereicht haben. „Bewerber“ sind alle, die sich um die Teilnahme an einem nichtoffenen Verfahren, einem wettbewerblichen Dialog oder einem Verhandlungsverfahren beworben haben. Mit „Anbieter“ werden Wirtschaftsteilnehmer bezeichnet, die in einem Anbieter-Verzeichnis nach Artikel 136 Absatz 1 Buchstabe b aufgelistet sind.
Angebote oder Anträge auf Teilnahme können auch von Gruppen von Wirtschaftsteilnehmern eingereicht werden. Die öffentlichen Auftraggeber können nicht verlangen, dass Gruppen von Wirtschaftsteilnehmern, die ein Angebot oder einen Teilnahmeantrag einreichen, eine bestimmte Rechtsform haben müssen; allerdings kann von der ausgewählten Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern verlangt werden, dass sie eine bestimmte Rechtsform annimmt, wenn ihr der Zuschlag erteilt worden ist, sofern dies für die ordnungsgemäße Ausführung des Auftrags erforderlich ist.
(6) Die Dienststellen der Organe der Union gelten als öffentliche Auftraggeber, außer in Fällen, in denen sie untereinander administrative Vereinbarungen über die Erbringung von Dienstleistungen, die Lieferung von Waren, die Ausführung von Bauarbeiten oder über Immobilientransaktionen schließen.
(7) Unter die Bezeichnung „technische Unterstützung“ fallen für die Durchführung eines Programms oder einer Maßnahme erforderliche Unterstützungs- und Kapazitätsaufbaumaßnahmen, wie vorbereitende oder leitende Tätigkeiten, Überwachungs-, Bewertungs-, Prüf- und Kontrolltätigkeiten.
(8) Die Kommunikation mit den Auftragnehmern, einschließlich des Abschlusses von Verträgen und der Vereinbarung von Vertragsänderungen, kann über ein vom öffentlichen Auftraggeber eingerichtetes elektronisches Kommunikationssystem erfolgen.
(9) Solche Systeme müssen folgenden Anforderungen entsprechen:
a)
lediglich befugte Personen haben Zugang zum System und den damit übermittelten Dokumenten;
b)
lediglich befugte Personen können ein Dokument elektronisch unterzeichnen oder durch das System übermitteln;
c)
befugte Personen müssen anhand festgelegter Methoden durch das System authentifiziert werden;
d)
Datum und Uhrzeit der elektronischen Transaktion müssen genau bestimmbar sein;
e)
die Unversehrtheit der Dokumente muss gewährleistet sein;
f)
die Verfügbarkeit der Dokumente muss gewährleistet sein;
g)
erforderlichenfalls muss die Vertraulichkeit der Dokumente gewährleistet sein;
h)
der Schutz personenbezogener Daten muss den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügen.
(10) Für die mit einem solchen System versandten Daten gilt eine rechtliche Vermutung der Unversehrtheit der abgesendeten oder empfangenen Daten und der Korrektheit der vom System angegebenen Zeitpunkte der Versendung und des Empfangs der Daten.
Ein mit einem solchen System übermitteltes oder zugestelltes Dokument gilt als einem Papierdokument gleichwertig, ist in Gerichtsverfahren als Beweismittel zulässig und gilt als Original; für das Dokument gilt die rechtliche Vermutung der Echtheit und Unversehrtheit, sofern es keine dynamischen Elemente enthält, die seine automatische Änderung bewirken können.
Die elektronischen Unterschriften nach Absatz 9 Buchstabe b haben die gleiche Rechtswirkung wie handschriftliche Unterschriften.
Artikel 122
Rahmenverträge und Einzelaufträge
(Artikel 101 der Haushaltsordnung)
(1) Die Laufzeit des Rahmenvertrags darf vier Jahre nicht überschreiten, außer in insbesondere mit dem Gegenstand des Rahmenvertrags begründeten Sonderfällen.
Einzelaufträge, die auf einem Rahmenvertrag beruhen, werden nach den im Rahmenvertrag festgelegten Bedingungen nur zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und den Auftragnehmern des Rahmenvertrags vergeben.
Bei der Vergabe der Einzelaufträge dürfen die Parteien keinesfalls substanzielle Änderungen des Rahmenvertrags vornehmen.
(2) Wird ein Rahmenvertrag mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer geschlossen, so werden die auf diesem Rahmenvertrag beruhenden Einzelaufträge entsprechend den Bedingungen des Rahmenvertrags vergeben.
In wohlbegründeten Fällen kann der öffentliche Auftraggeber den Auftragnehmer schriftlich konsultieren und gegebenenfalls auffordern, sein Angebot zu vervollständigen.
(3) Wird ein Rahmenvertrag mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern geschlossen, so müssen es derer mindestens drei sein, vorausgesetzt, eine ausreichend große Zahl von Wirtschaftsteilnehmern erfüllt die Auswahlkriterien oder eine ausreichend große Zahl von zulässigen Angeboten erfüllt die Zuschlagskriterien.
Der Rahmenvertrag mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern kann in Form von Einzelverträgen mit gleich lautenden Bedingungen geschlossen werden.
Die Vergabe von Einzelaufträgen, die auf einem mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern geschlossenen Rahmenvertrag beruhen, erfolgt wie folgt:
a)
bei Rahmenverträgen nach den Bedingungen des Rahmenvertrags ohne Wiedereröffnung des Wettbewerbs;
b)
bei Rahmenverträgen mit Wiedereröffnung des Wettbewerbs nach erneutem Aufruf der Parteien zum Wettbewerb zu denselben Bedingungen, die erforderlichenfalls zu präzisieren sind, oder gegebenenfalls nach anderen, in den Spezifikationen des Rahmenvertrags genannten Bedingungen.
Vor Vergabe eines Einzelauftrags nach den in Unterabsatz 3 Buchstabe b festgelegten Bedingungen konsultieren die öffentlichen Auftraggeber schriftlich die Auftragnehmer des Rahmenvertrags und setzen diesen eine hinreichende Frist für die Einreichung ihrer Angebote. Die Angebote sind schriftlich einzureichen. Die öffentlichen Auftraggeber vergeben die Einzelaufträge an den Bieter, der auf der Grundlage der in den Spezifikationen des Rahmenvertrags aufgestellten Zuschlagskriterien das jeweils beste Angebot vorgelegt hat.
(4) In Bereichen, in denen sich die Preise und Techniken rasch verändern, enthalten Rahmenverträge, die keine Wiedereröffnung des Wettbewerbs vorsehen, eine Bestimmung, nach der entweder eine Halbzeitprüfung oder ein Benchmarking vorgenommen wird. Ergibt die Halbzeitprüfung, dass die ursprünglichen Bedingungen nicht mehr der Preis- oder Technikentwicklung angepasst sind, greift der öffentliche Auftraggeber nicht mehr auf den Rahmenvertrag zurück, sondern trifft die erforderlichen Maßnahmen, um ihn zu kündigen.
(5) Nur auf Rahmenverträgen beruhende Einzelaufträge sind Gegenstand einer vorherigen Mittelbindung.
Abschnitt 2
Veröffentlichung
Artikel 123
Veröffentlichung von Aufträgen im Rahmen der Richtlinie 2004/18/EG
(Artikel 103 der Haushaltsordnung)
(1) Die Veröffentlichung von Aufträgen, deren Wert die in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellenwerte erreicht oder übersteigt, umfasst eine Bekanntmachung, unbeschadet des Artikels 134, sowie eine Mitteilung über die Vergabe des Auftrags. Eine Vorabinformation ist nur zwingend vorgeschrieben, wenn der öffentliche Auftraggeber von den Fristverkürzungen gemäß Artikel 152 Absatz 4 Gebrauch zu machen gedenkt.
(2) Im Rahmen der Vorabinformation teilen die öffentlichen Auftraggeber den geschätzten Gesamtwert und den Gegenstand der Dienstleistungs- und Lieferaufträge oder -rahmenverträge mit, die sie im Laufe des Haushaltsjahres vergeben wollen, mit Ausnahme der im Verhandlungsverfahren vergebenen Aufträge, für die keine vorherige Bekanntmachung erfolgt.
Die Bekanntmachung der Vorabinformation wird entweder vom Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union (im Folgenden „Amt für Veröffentlichungen“) veröffentlicht oder aber vom öffentlichen Auftraggeber über sein Beschafferprofil verbreitet.
Die obligatorische Vorabinformation wird so bald wie möglich, auf jeden Fall spätestens am 31. März eines jeden Haushaltsjahres dem Amt für Veröffentlichungen zugeleitet bzw. über das Beschafferprofil veröffentlicht.
Veröffentlicht ein öffentlicher Auftraggeber eine Vorabinformation in seinem Beschafferprofil, so meldet er dem Amt für Veröffentlichungen zuvor auf elektronischem Wege die Veröffentlichung einer Vorabinformation in einem Beschafferprofil, unter Beachtung der Angaben zu Format und Verfahren bei der Übermittlung von Bekanntmachungen in Anhang VIII Nummer 3 der Richtlinie 2004/18/EG.
(3) Die Bekanntmachung gestattet es den öffentlichen Auftraggebern, ihre Absicht zur Einleitung eines Vergabeverfahrens, zum Abschluss eines Rahmenvertrags oder zur Einrichtung eines dynamischen Beschaffungssystems im Sinne von Artikel 131 mitzuteilen. Unbeschadet der in Artikel 134 genannten im Verhandlungsverfahren vergebenen Aufträge ist eine Bekanntmachung bei Aufträgen, deren geschätzter Wert die in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellenwerte erreicht oder übersteigt, zwingend vorgeschrieben.
Sie ist nicht obligatorisch für auf Rahmenverträgen beruhende Einzelaufträge.
In der Bekanntmachung von offenen Verfahren sind Datum, Zeitpunkt und gegebenenfalls Ort der Sitzung des Eröffnungsausschusses anzugeben, an der die Bieter teilnehmen können.
Die öffentlichen Auftraggeber teilen mit, inwieweit sie Varianten zulassen, und geben, wenn sie von der in Artikel 146 Absatz 2 Unterabsatz 2 vorgesehenen Möglichkeit Gebrauch machen, die Mindestanforderungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit an. Sie geben an, welche der Auswahlkriterien gemäß Artikel 146 sie zu verwenden gedenken, wie viele Bewerber mindestens - und gegebenenfalls höchstens - zugelassen werden sollen, und welche objektiven und nicht diskriminierenden Kriterien sie erforderlichenfalls zur Einschränkung der Bewerberzahl im Sinne von Artikel 128 Absatz 1 Unterabsatz 2 heranziehen wollen.
Sind die Ausschreibungsunterlagen, vor allem im Rahmen dynamischer Beschaffungssysteme gemäß Artikel 131, frei, direkt und uneingeschränkt elektronisch zugänglich, so ist die Internet-Adresse, über die diese Unterlagen eingesehen werden können, in der Bekanntmachung anzugeben.
Plant ein öffentlicher Auftraggeber die Veranstaltung eines Wettbewerbsverfahrens, so teilt er dies im Wege einer Bekanntmachung mit.
Gegebenenfalls weist der öffentliche Auftraggeber in der Bekanntmachung außerdem darauf hin, dass es sich um ein interinstitutionelles Vergabeverfahren handelt. In der Bekanntmachung werden in diesem Fall die am Vergabeverfahren beteiligten Organe, Exekutivagenturen oder Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung, das für das Verfahren zuständige Organ sowie das Gesamtvolumen der Aufträge all dieser Organe, Exekutivagenturen und Einrichtungen angegeben.
(4) In der Mitteilung über die Vergabe werden die Ergebnisse der Verfahren zur Vergabe von Einzelaufträgen, zum Abschluss von Rahmenverträgen oder zur Auftragsvergabe im Wege eines dynamischen Beschaffungssystems bekannt gegeben. Eine solche Mitteilung ist zwingend vorgeschrieben, wenn der Auftragswert die in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellen erreicht oder übersteigt. Sie ist nicht obligatorisch für auf Rahmenverträgen beruhende Einzelaufträge.
Die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung wird dem Amt für Veröffentlichungen spätestens 48 Kalendertage, gerechnet ab dem Tag der Unterzeichnung des betreffenden Vertrags oder Rahmenvertrags, übermittelt. Bei Aufträgen, die im Rahmen eines dynamischen Beschaffungssystems vergeben werden, können die Bekanntmachungen jedoch quartalsweise zusammengefasst werden; die Übermittlung an das Amt für Veröffentlichungen erfolgt dann spätestens 48 Tage nach dem jeweiligen Quartalsende.
Öffentliche Auftraggeber, die ein Wettbewerbsverfahren veranstaltet haben, übermitteln dem Amt für Veröffentlichungen eine Bekanntmachung der Ergebnisse.
Bei interinstitutionellen Verfahren wird die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung von dem für das Verfahren zuständigen öffentlichen Auftraggeber übermittelt.
Bei Verträgen oder Rahmenverträgen, deren Wert mindestens den Schwellenwerten gemäß Artikel 170 Absatz 1 entspricht und die ohne vorherige Bekanntmachung im Verhandlungsverfahren vergeben wurden, wird die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung dem Amt für Veröffentlichungen so rechtzeitig übermittelt, dass sie vor der Unterzeichnung des Vertrags, die nach Maßgabe von Artikel 171 Absatz 1 zu erfolgen hat, veröffentlicht werden kann.
Unbeschadet von Artikel 21 werden die Angaben zum Wert und zu den Auftragnehmern von Einzelaufträgen, die in einem bestimmten Haushaltsjahr unter einem Rahmenvertrag abgeschlossen wurden, bis zum 30. Juni des folgenden Haushaltsjahrs auf der Website des öffentlichen Auftraggebers veröffentlicht, wenn ein Einzelauftrag oder die Summe der Einzelaufträge die Schwellenwerte gemäß Artikel 170 Absatz 1 überschreitet.
(5) Alle Bekanntmachungen sind nach Maßgabe der Standardformblätter abzufassen, die die Kommission in Anwendung der Richtlinie 2004/18/EG ausgearbeitet hat.
Artikel 124
Veröffentlichung von Aufträgen, die nicht unter die Richtlinie 2004/18/EG fallen
(Artikel 103 der Haushaltsordnung)
(1) Aufträge, deren Wert unter den in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellenwerten liegt, werden in einer Weise veröffentlicht, die die Öffnung der Beschaffungsmärkte für den Wettbewerb und die Objektivität der Vergabeverfahren gewährleistet:
a)
Bekanntmachung eines Auftrags gemäß Artikel 123 Absatz 3 oder Aufforderung zur Interessenbekundung bei gleichgearteten Aufträgen, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Betrag übersteigt;
b)
Veröffentlichung von Vorabinformationen über Aufträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 2 festgelegten Betrag übersteigt, auf der Internetseite.
(2) Bei Immobilientransaktionen sowie bei als geheim eingestuften Aufträgen im Sinne von Artikel 134 Absatz 1 Buchstabe j wird jährlich gesondert ein Verzeichnis der Auftragnehmer veröffentlicht, aus dem der Gegenstand des Auftrags und das Auftragsvolumen hervorgehen. Dieses Verzeichnis wird dem Europäischen Parlament und dem Rat übermittelt. Die Kommission fügt ihr Verzeichnis der Zusammenfassung der jährlichen Tätigkeitsberichte gemäß Artikel 66 Absatz 9 der Haushaltsordnung bei.
(3) Die Informationen über Aufträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Betrag übersteigt und die nicht Gegenstand einer gesonderten Bekanntmachung der Zuschlagserteilung waren, sind dem Amt für Veröffentlichungen zu übermitteln; im Falle der jährlichen Verzeichnisse der Auftragnehmer geschieht dies spätestens bis zum 30. Juni des folgenden Haushaltsjahres.
(4) Die Informationen über Aufträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 2 festgelegten Betrag übersteigt, werden spätestens am 30. Juni des folgenden Haushaltsjahres über die Internetseite des Organs veröffentlicht.
Artikel 125
Veröffentlichung der Bekanntmachungen
(Artikel 103 der Haushaltsordnung)
(1) Die Bekanntmachungen gemäß den Artikeln 123 und 124 werden vom Amt für Veröffentlichungen spätestens zwölf Kalendertage nach ihrer Übermittlung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.
Die Frist nach Unterabsatz 1 verkürzt sich bei den in Artikel 154 genannten beschleunigten Verfahren auf fünf Kalendertage.
(2) Der öffentliche Auftraggeber muss den Tag der Absendung nachweisen können.
Artikel 126
Sonstige Formen der Veröffentlichung
(Artikel 103 der Haushaltsordnung)
Über die Bekanntmachung gemäß den Artikeln 123, 124 und 125 hinaus können Aufträge auf jede andere Weise, insbesondere in elektronischer Form, bekannt gemacht werden. Eine solche Veröffentlichung bezieht sich auf die im Amtsblatt der Europäischen Union erschienene Bekanntmachung gemäß Artikel 125 - sofern eine solche erfolgt ist -, der sie nicht vorausgehen darf und die allein verbindlich ist.
Die Veröffentlichung darf zu keiner Diskriminierung von Bewerbern oder Bietern führen und keine anderen Angaben als in der vorgenannten Bekanntmachung - sofern eine solche erfolgt ist - enthalten.
Abschnitt 3
Vergabeverfahren
Artikel 127
Arten der Vergabeverfahren
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Die Vergabe von Aufträgen erfolgt im Wege der Ausschreibung im offenen, nichtoffenen oder Verhandlungsverfahren nach Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung bzw. ohne Veröffentlichung einer solchen Bekanntmachung, gegebenenfalls im Anschluss an einen Wettbewerb.
(2) Die Vergabeverfahren sind offen, wenn alle interessierten Wirtschaftsteilnehmer ein Angebot einreichen können. Dies gilt auch für die in Artikel 131 genannten dynamischen Beschaffungssysteme.
Die Vergabeverfahren sind nicht offen, wenn alle Wirtschaftsteilnehmer die Teilnahme beantragen können, aber nur die Bewerber, die die in Artikel 146 genannten Auswahlkriterien erfüllen und die von den öffentlichen Auftraggebern gleichzeitig schriftlich zur Teilnahme aufgefordert werden, ein Angebot oder einen Lösungsvorschlag im Rahmen des wettbewerblichen Dialogverfahrens gemäß Artikel 132 einreichen können.
Die Auswahl kann entweder für jeden Auftrag getrennt erfolgen, auch im Rahmen eines wettbewerblichen Dialogs, oder aber im Verfahren gemäß Artikel 136 Absatz 1 Buchstabe a mit Blick auf die Erstellung eines Verzeichnisses der in Betracht kommenden Bewerber.
(3) In einem Verhandlungsverfahren spricht der öffentliche Auftraggeber die Bieter seiner Wahl an, die die Auswahlkriterien nach Artikel 146 erfüllen, und handelt mit einem oder mehreren von ihnen die Angebotsbedingungen aus.
Bei Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb gemäß Artikel 135 werden die in Betracht gezogenen Bewerber gleichzeitig schriftlich zur Teilnahme an den Vertragsverhandlungen aufgefordert.
(4) Wettbewerbsverfahren dienen dazu, dem öffentlichen Auftraggeber - insbesondere auf dem Gebiet der Architektur und des Ingenieurwesens oder der Datenverarbeitung - einen Plan oder ein Projekt zu verschaffen, der bzw. das von einem Preisgericht aufgrund vergleichender Beurteilung mit oder ohne Verteilung von Preisen vorgeschlagen wird.
Artikel 128
Zahl der Bewerber im nichtoffenen oder Verhandlungsverfahren
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Beim nichtoffenen Verfahren und in den Verfahren gemäß Artikel 136 Absatz 1 Buchstaben a und b darf die Zahl der zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bewerber nicht weniger als fünf betragen, vorausgesetzt, genügend Bewerber erfüllen die Auswahlkriterien.
Je nach Auftragsgegenstand und nach Maßgabe objektiver, nicht diskriminierender Auswahlkriterien kann der öffentliche Auftraggeber eine Höchstzahl von Bewerbern festlegen. In diesem Fall werden die maximale Bewerberzahl und die Auswahlkriterien in dem Aufruf zum Wettbewerb oder in der Aufforderung zur Interessenbekundung gemäß den Artikeln 123 und 124 genannt.
Die Zahl der zur Angebotsabgabe zugelassenen Bewerber muss auf jeden Fall ausreichend sein, um einen echten Wettbewerb zu gewährleisten.
(2) Beim Verhandlungsverfahren und im Anschluss an einen wettbewerblichen Dialog müssen mindestens drei Bewerber zur Teilnahme an den Verhandlungen oder zur Einreichung von Angeboten aufgefordert werden, vorausgesetzt, genügend Bewerber erfüllen die Auswahlkriterien.
Die Zahl der zur Angebotsabgabe zugelassenen Bewerber muss ausreichend sein, um einen echten Wettbewerb zu gewährleisten.
Die Unterabsätze 1 und 2 gelten nicht:
a)
für Aufträge von sehr geringem Wert im Sinne von Artikel 137 Absatz 2;
b)
für Aufträge über juristische Dienstleistungen gemäß der CPV-Nomenklatur;
c)
für als geheim eingestufte Aufträge im Sinne von Artikel 134 Absatz 1 Buchstabe j.
(3) Sofern die Zahl der Bewerber, die die Auswahlkriterien und Mindestanforderungen erfüllen, unter der in den Absätzen 1 und 2 genannten Mindestzahl liegt, kann der öffentliche Auftraggeber das Verfahren fortführen, indem er den oder die Bewerber einlädt, die über die geforderte Leistungsfähigkeit verfügen. Der öffentliche Auftraggeber kann andere Wirtschaftsteilnehmer, die ursprünglich nicht zur Teilnahme an dem Verfahren aufgefordert wurden, oder Bewerber, die nicht über die geforderte Leistungsfähigkeit verfügen, nicht zu demselben Verfahren zulassen.
Artikel 129
Verhandlungsverfahren
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
Der öffentliche Auftraggeber verhandelt mit den Bietern über die von ihnen eingereichten Angebote, damit diese auf die Anforderungen abgestellt werden, die in der Auftragsbekanntmachung nach Artikel 123 oder in den Spezifikationen und in den etwaigen zusätzlichen Unterlagen veröffentlicht wurden, und um das günstigste Angebot zu ermitteln.
Während der Verhandlung sorgt der öffentliche Auftraggeber dafür, dass alle Bieter gleich behandelt werden.
Kann ein öffentlicher Auftraggeber Aufträge im Verhandlungsverfahren nach Aufruf zum Wettbewerb gemäß Artikel 135 vergeben, so kann er vorsehen, dass das Verhandlungsverfahren in verschiedenen aufeinander folgenden Phasen abgewickelt wird, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der im Aufruf zum Wettbewerb oder in den Spezifikationen angegebenen Zuschlagskriterien zu verringern. Im Aufruf zum Wettbewerb oder in den Spezifikationen ist anzugeben, ob diese Möglichkeit in Anspruch genommen wird.
Artikel 130
Wettbewerbe
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Die für die Veranstaltung eines Wettbewerbs geltenden Regeln werden allen an einer Teilnahme interessierten Kreisen zur Kenntnis gebracht.
Es muss eine ausreichend große Zahl von Bewerbern zur Teilnahme aufgefordert werden, um einen echten Wettbewerb zu gewährleisten.
(2) Das Preisgericht wird vom zuständigen Anweisungsbefugten benannt. Es setzt sich ausschließlich aus von den Wettbewerbsteilnehmern unabhängigen natürlichen Personen zusammen. Wird für die Teilnahme an einem Wettbewerb eine besondere berufliche Qualifikation verlangt, so muss mindestens ein Drittel der Mitglieder diese oder eine gleichwertige Qualifikation besitzen.
Das Preisgericht ist bei der Begutachtung völlig unabhängig. Es beurteilt Projekte, die ihm von den Bewerbern anonym vorgelegt werden, und stützt sich dabei ausschließlich auf die in der Wettbewerbsbekanntmachung festgelegten Kriterien.
(3) Das Preisgericht nimmt seine Vorschläge, die sich auf die Stärken eines jeden Projekts stützen, und seine Bemerkungen in ein von seinen Mitgliedern unterzeichnetes Protokoll auf.
Die Anonymität der Bewerber bleibt bis zur Stellungnahme des Preisgerichts gewahrt.
Die Bewerber können bei Bedarf aufgefordert werden, zur Klärung bestimmter Aspekte der Wettbewerbsarbeiten Antworten auf Fragen zu erteilen, die das Preisgericht in seinem Protokoll festgehalten hat. Über den Dialog zwischen den Preisrichtern und den Bewerbern wird ein umfassendes Protokoll erstellt.
(4) Der öffentliche Auftraggeber nennt sodann in einem Beschluss Name und Anschrift des ausgewählten Bewerbers und die Gründe für diese Wahl unter Berücksichtigung der in der Wettbewerbsbekanntmachung zuvor angekündigten Kriterien, insbesondere wenn er von den Vorschlägen in der Stellungnahme des Preisgerichts abweicht.
Artikel 131
Dynamische Beschaffungssysteme
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Ein dynamisches Beschaffungssystem ist ein vollelektronisches Verfahren für die Beschaffung von marktgängigen Leistungen, das während der gesamten Verfahrensdauer jedem Wirtschaftsteilnehmer offensteht, der die Auswahlkriterien erfüllt und ein erstes unverbindliches Angebot im Einklang mit den Spezifikationen und den etwaigen zusätzlichen Unterlagen unterbreitet hat. Diese unverbindlichen Angebote können jederzeit verbessert werden, sofern sie weiterhin mit den Spezifikationen übereinstimmen.
(2) Zur Einrichtung des dynamischen Beschaffungssystems veröffentlichen die öffentlichen Auftraggeber eine Bekanntmachung mit Angabe der Internet-Adresse, unter der die Spezifikationen und jedwede zusätzlichen Dokumente ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Bekanntmachung und bis zur Beendigung des Systems frei, unmittelbar und uneingeschränkt abgerufen werden können.
In den Spezifikationen präzisieren sie unter anderem die Art der in Betracht gezogenen Anschaffungen, die Gegenstand dieses Systems sind, sowie alle erforderlichen Informationen betreffend das Beschaffungssystem, die verwendete elektronische Ausrüstung und die technischen Vorkehrungen und Merkmale der Verbindung.
(3) Die öffentlichen Auftraggeber räumen während der gesamten Laufzeit des dynamischen Beschaffungssystems jedem Wirtschaftsteilnehmer die Möglichkeit ein, ein unverbindliches Angebot zu unterbreiten, um gemäß Absatz 1 zur Teilnahme am System zugelassen zu werden. Sie schließen die Bewertung binnen einer Frist von höchstens 15 Tagen ab dem Zeitpunkt der Vorlage des unverbindlichen Angebots ab. Sie können die Bewertungsphase jedoch verlängern, sofern nicht zwischenzeitlich eine Aufforderung zur Angebotsabgabe erfolgt.
Der öffentliche Auftraggeber unterrichtet den Bieter unverzüglich darüber, ob er zur Teilnahme am dynamischen Beschaffungssystem zugelassen oder sein Angebot abgelehnt wurde.
(4) Für jeden Einzelauftrag hat eine gesonderte Aufforderung zur Angebotsabgabe zu erfolgen. Vor dieser Aufforderung zur Angebotsabgabe veröffentlichen die öffentlichen Auftraggeber eine vereinfachte Bekanntmachung, in der alle interessierten Wirtschaftsteilnehmer aufgefordert werden, ein unverbindliches Angebot abzugeben, und zwar binnen einer Frist, die nicht weniger als 15 Tage ab dem Versand der vereinfachten Bekanntmachung betragen darf. Die öffentlichen Auftraggeber nehmen die Aufforderung zur Angebotsabgabe erst dann vor, wenn alle fristgerecht eingegangenen unverbindlichen Angebote ausgewertet wurden.
Die öffentlichen Auftraggeber fordern sodann alle zur Teilnahme am System zugelassenen Bieter auf, binnen einer hinlänglichen Frist ihre Angebote einzureichen. Sie vergeben den Auftrag an den Bieter, der nach den in der Bekanntmachung für die Einrichtung des dynamischen Beschaffungssystems aufgestellten Zuschlagskriterien das wirtschaftlich günstigste Angebot vorgelegt hat. Diese Kriterien können gegebenenfalls in der vorgenannten Aufforderung präzisiert werden.
(5) Außer in hinlänglich begründeten Sonderfällen darf die Laufzeit eines dynamischen Beschaffungssystems vier Jahre nicht überschreiten.
Die öffentlichen Auftraggeber dürfen dieses System nicht in einer Weise anwenden, durch die der Wettbewerb behindert, eingeschränkt oder verfälscht wird.
Den betreffenden Wirtschaftsteilnehmern oder den am System teilnehmenden Parteien dürfen keine Bearbeitungsgebühren in Rechnung gestellt werden.
Artikel 132
Wettbewerblicher Dialog
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Wenn bei besonders komplexen Aufträgen der öffentliche Auftraggeber zu dem Schluss gelangt, dass die üblichen Modalitäten des offenen oder nichtoffenen Verfahrens keine Zuschlagserteilung nach dem Kriterium des wirtschaftlich günstigsten Angebots gestatten, kann er auf das Verfahren des wettbewerblichen Dialogs im Sinne von Artikel 29 der Richtlinie 2004/18/EG zurückgreifen.
Ein Auftrag gilt als besonders komplex, wenn der öffentliche Auftraggeber objektiv nicht in der Lage ist, die technischen Mittel, mit denen seinen Bedürfnissen oder Zielsetzungen am besten Rechnung getragen werden kann, zu definieren oder den rechtlichen oder finanziellen Rahmen eines Projekts zu bestimmen.
(2) Die öffentlichen Auftraggeber veröffentlichen eine Bekanntmachung, in der sie ihre Bedürfnisse und Anforderungen formulieren, die sie in dieser Bekanntmachung und/oder in einer Beschreibung näher erläutern.
(3) Die öffentlichen Auftraggeber eröffnen mit den nach Maßgabe der Kriterien gemäß Artikel 146 ausgewählten Bewerbern einen Dialog, dessen Ziel es ist, die Mittel, mit denen ihre Bedürfnisse am besten erfüllt werden können, zu ermitteln und festzulegen.
Die öffentlichen Auftraggeber tragen dafür Sorge, dass alle Bieter bei dem Dialog gleich behandelt werden. Insbesondere dürfen Lösungsvorschläge oder vertrauliche Informationen eines teilnehmenden Bewerbers nicht ohne dessen Zustimmung an die anderen Teilnehmer weitergegeben werden.
Die öffentlichen Auftraggeber können vorsehen, dass das Verfahren in verschiedenen aufeinander folgenden Phasen abgewickelt wird, um so die Zahl der in der Dialogphase zu erörternden Lösungen anhand der in der Bekanntmachung oder in der Beschreibung angegebenen Zuschlagskriterien zu verringern, sofern darin die Inanspruchnahme einer solchen Möglichkeit vorgesehen ist.
(4) Nachdem die öffentlichen Auftraggeber die Teilnehmer von den Ergebnissen des Dialogs in Kenntnis gesetzt haben, fordern sie diese auf, auf der Grundlage der eingereichten und in der Dialogphase näher ausgeführten Lösungen ihr endgültiges Angebot abzugeben. Diese Angebote müssen alle zur Ausführung des Projekts erforderlichen Einzelheiten enthalten.
Auf Verlangen des öffentlichen Auftraggebers können Klarstellungen, Präzisierungen, Feinabstimmungen und Ergänzungen zu diesen Angeboten gemacht werden. Diese dürfen jedoch keine Änderung der grundlegenden Elemente des Angebots oder der Ausschreibung zur Folge haben, die den Wettbewerb verfälschen oder sich diskriminierend auswirken könnte.
Auf Wunsch des öffentlichen Auftraggebers darf der Bieter, dessen Angebot als das wirtschaftlich günstigste ermittelt wurde, ersucht werden, bestimmte Aspekte des Angebots näher zu erläutern oder im Angebot enthaltene Zusagen zu bestätigen, sofern dies nicht dazu führt, dass wesentliche Aspekte des Angebots oder der Ausschreibung geändert werden, und sofern dies nicht die Gefahr von Wettbewerbsverzerrungen oder Diskriminierungen mit sich bringt.
(5) Die öffentlichen Auftraggeber können Prämien oder Zahlungen an die Teilnehmer am Dialog vorsehen.
Artikel 133
Gemeinsame Beschaffung
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
Führt ein Organ ein Vergabeverfahren gemeinsam mit einem öffentlichen Auftraggeber eines oder mehrerer Mitgliedstaaten, EFTA-Staaten oder Bewerberländer durch, finden die auf das betreffende Organ anwendbaren Vergaberegeln Anwendung.
In Fällen, in denen der Anteil der Mittel, für die der öffentliche Auftraggeber eines Mitgliedstaats verantwortlich ist oder die er verwaltet, am geschätzten Gesamtwert des Auftrags 50 % oder mehr beträgt, sowie in anderen hinlänglich begründeten Fällen kann das betreffende Organ beschließen, dass die für den öffentlichen einzelstaatlichen Auftraggeber geltenden Verfahrensregeln Anwendung finden, sofern diese als den Verfahrensregeln des Organs gleichwertig betrachtet werden können.
Bei gemeinsam mit öffentlichen Auftraggebern von Mitgliedstaaten, EFTA-Staaten oder Bewerberländern durchgeführten Vergabeverfahren legen das Organ und der öffentliche einzelstaatliche Auftraggeber insbesondere fest, welche praktischen Regeln für die Bewertung der Anträge auf Teilnahme oder der Angebote sowie für die Zuschlagserteilung gelten, welches Recht auf den Auftrag Anwendung findet und welches Gericht bei Streitigkeiten zuständig ist.
Artikel 134
Fälle, die das Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb rechtfertigen
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) In folgenden Fällen können die öffentlichen Auftraggeber ungeachtet des geschätzten Auftragswerts Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb vergeben:
a)
wenn im Rahmen des ursprünglichen offenen oder nichtoffenen Verfahrens keine oder keine geeigneten Angebote oder Teilnahmeanträge abgegeben worden sind, sofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen, wie sie in den Ausschreibungsunterlagen gemäß Artikel 138 festgelegt sind, nicht grundlegend geändert werden;
b)
wenn der Auftrag aus technischen oder künstlerischen Gründen oder aufgrund des Schutzes von Ausschließlichkeitsrechten nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden kann;
c)
soweit dies unbedingt erforderlich ist, wenn dringliche, zwingende Gründe im Zusammenhang mit Ereignissen, die die betreffenden öffentlichen Auftraggeber nicht voraussehen konnten, es nicht zulassen, die für die anderen Verfahren geltenden Fristen gemäß den Artikeln 152, 153 und 154 einzuhalten;
d)
wenn ein Dienstleistungsauftrag an einen Wettbewerb anschließt und nach der geltenden Regelung an den Preisträger oder an einen der Preisträger vergeben werden muss; in letzterem Fall sind alle Preisträger zur Teilnahme an den Verhandlungen aufzufordern;
e)
für zusätzliche Dienst- oder Bauleistungen, die weder in dem der Vergabe zugrunde liegenden Entwurf noch im ursprünglichen Vertrag vorgesehen waren, die aber wegen eines unvorhergesehenen Ereignisses zur Ausführung der darin beschriebenen Dienst- oder Bauleistung erforderlich sind, sofern die in Absatz 2 genannten Bedingungen vorliegen;
f)
für neue Dienst- oder Bauleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Dienst- oder Bauleistungen bestehen, die durch den gleichen öffentlichen Auftraggeber an den Auftragnehmer vergeben werden, der den ursprünglichen Auftrag erhalten hat, sofern sie einem Grundentwurf entsprechen und dieser Entwurf Gegenstand des ursprünglichen Auftrags war, der gemäß Absatz 3 nach einem offenen oder einem nichtoffenen Verfahren vergeben wurde;
g)
für Lieferaufträge:
i)
bei zusätzlichen Lieferungen, die entweder zur teilweisen Erneuerung von gelieferten Waren oder laufend genutzten Einrichtungen oder zur Erweiterung von Lieferungen oder bestehenden Einrichtungen bestimmt sind, wenn ein Wechsel des Lieferanten dazu führen würde, dass der öffentliche Auftraggeber Geräte anderer technischer Beschaffenheit kaufen müsste und dies eine technische Unvereinbarkeit oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung mit sich bringen würde; die Laufzeit dieser Aufträge darf drei Jahre nicht überschreiten;
ii)
wenn es sich um Erzeugnisse handelt, die nur zum Zweck von Forschungen, Versuchen, Untersuchungen oder Entwicklungen hergestellt werden, wobei unter diese Bestimmung nicht der Nachweis der Marktfähigkeit eines Produkts oder eine Serienfertigung zur Deckung der Forschungs- und Entwicklungskosten fällt;
iii)
bei auf einer Warenbörse notierten und gekauften Waren;
iv)
wenn Waren zu besonders günstigen Bedingungen bei Lieferanten, die ihre Geschäftstätigkeit endgültig einstellen, oder bei Insolvenz/Konkursverwaltern oder Liquidatoren im Rahmen eines Insolvenz/Konkurs-, Vergleichs- oder Ausgleichsverfahrens oder eines in den Rechts- oder Verwaltungsvorschriften eines Mitgliedstaats vorgesehenen gleichartigen Verfahrens erworben werden;
h)
für Immobilientransaktionen nach vorheriger Erkundung des lokalen Marktes;
i)
für Aufträge über juristische Dienstleistungen gemäß der CPV-Nomenklatur, die jedoch hinlänglich bekannt zu machen sind;
j)
für Aufträge, die vom Organ oder den von diesem ermächtigten Stellen für geheim erklärt worden sind oder deren Ausführung nach den geltenden Verwaltungsvorschriften besondere Sicherheitsmaßnahmen erfordert, oder wenn der Schutz wesentlicher Interessen der Union es gebietet.
(2) Für zusätzliche Dienstleistungen oder Bauarbeiten gemäß Absatz 1 Buchstabe e kann der öffentliche Auftraggeber Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb vergeben, sofern der betreffende Auftrag an den Auftragnehmer vergeben wird, der den Hauptauftrag ausführt:
a)
wenn sich diese zusätzlichen Aufträge in technischer und wirtschaftlicher Hinsicht nicht ohne wesentlichen Nachteil für den öffentlichen Auftraggeber vom Hauptauftrag trennen lassen,
b)
wenn diese Dienstleistungen oder Bauarbeiten zwar von der Ausführung des ursprünglichen Auftrags getrennt werden können, aber für dessen Vervollständigung unbedingt erforderlich sind.
Der Gesamtwert der zusätzlichen Aufträge darf jedoch 50 % des Wertes des Hauptauftrags nicht überschreiten.
(3) In Fällen gemäß Absatz 1 Buchstabe f muss die Möglichkeit der Anwendung eines Verhandlungsverfahrens bereits beim Aufruf zum Wettbewerb für den ersten Auftragsabschnitt angegeben werden; bei der Berechnung der Schwellenwerte gemäß Artikel 170 Absatz 1 wird der für die Fortführung der Dienst- oder Bauleistungen in Aussicht genommene Gesamtauftragswert zugrunde gelegt. Dieses Verfahren darf jedoch nur während der Ausführung des ursprünglichen Auftrags und bis höchstens drei Jahre nach Vertragsunterzeichnung angewandt werden.
Artikel 135
Fälle, die das Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb rechtfertigen
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) In folgenden Fällen können die öffentlichen Auftraggeber ungeachtet des geschätzten Auftragswerts Aufträge im Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb vergeben:
a)
wenn nach Abschluss eines offenen oder nichtoffenen Verfahrens oder eines wettbewerblichen Dialogs nicht ordnungsgemäße oder nach den Auswahl- bzw. Zuschlagskriterien unannehmbare Angebote vorliegen, sofern die ursprünglichen in den Ausschreibungsunterlagen nach Artikel 138 genannten Auftragsbedingungen nicht grundlegend geändert werden und unbeschadet der Anwendung von Absatz 2;
b)
in Ausnahmefällen, wenn es sich um Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen handelt, die ihrer Natur nach oder wegen der damit verbundenen Risiken eine vorherige globale Preisgestaltung durch den Bieter nicht zulassen;
c)
bei Dienstleistungsaufträgen, insbesondere finanzieller oder geistig schöpferischer Art, die dergestalt sind, dass vertragliche Spezifikationen nicht so genau festgelegt werden können, dass der Auftrag durch die Wahl des besten Angebots in Übereinstimmung mit den Vorschriften über offene und nichtoffene Verfahren vergeben werden kann;
d)
bei Bauaufträgen, wenn es sich um Bauarbeiten handelt, die ausschließlich für Zwecke der Forschung, der Erprobung oder Entwicklung und nicht mit dem Ziel der Gewährleistung der Rentabilität oder der Deckung der Forschungs- und Entwicklungskosten durchgeführt werden;
e)
bei Dienstleistungsaufträgen gemäß Anhang II Teil B der Richtlinie 2004/18/EG vorbehaltlich Artikel 134 Absatz 1 Buchstaben i und j und Artikel 134 Absatz 2 der vorliegenden Verordnung;
f)
bei Forschungs- und Entwicklungsdienstleistungen anderer Art als denjenigen, deren Ergebnisse ausschließlich dem öffentlichen Auftraggeber für seinen Gebrauch bei der Ausübung seiner eigenen Tätigkeit zugute kommen, sofern die Dienstleistung vollständig durch den Auftraggeber vergütet wird;
g)
bei Dienstleistungsaufträgen über Kauf, Entwicklung, Produktion und Koproduktion von Programmen für Rundfunk- und Fernsehanstalten sowie Aufträgen über die Ausstrahlung von Sendungen.
(2) In Fällen gemäß Absatz 1 Buchstabe a brauchen die öffentlichen Auftraggeber keinen Aufruf zum Wettbewerb zu veröffentlichen, wenn sie in das betreffende Verhandlungsverfahren alle die Bieter und nur die Bieter einbeziehen, die die Auswahlkriterien erfüllen und die im Verlauf des vorangegangenen Verfahrens Angebote eingereicht haben, die den formalen Voraussetzungen für das Vergabeverfahren entsprachen.
Artikel 136
Verfahren nach Aufforderung zur Interessenbekundung
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Aufträgen, deren Wert unter dem in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellenwert liegt, und vorbehaltlich der Artikel 134 und 135 kann der öffentliche Auftraggeber Aufforderungen zur Interessenbekundung einsetzen, um entweder
a)
eine Vorauswahl der Bewerber vorzunehmen, die im Rahmen künftiger nichtoffener Vergabeverfahren zur Abgabe von Angeboten aufgefordert werden sollen,
b)
oder ein Verzeichnis derjenigen Anbieter zu erstellen, die zur Abgabe von Teilnahmeanträgen oder Angeboten aufgefordert werden sollen.
(2) Das im Anschluss an eine Aufforderung zur Interessenbekundung erstellte Verzeichnis hat folgende Geltungsdauer:
a)
in Fällen nach Absatz 1 Buchstabe a höchstens drei Jahre, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Übersendung der in Artikel 124 Absatz 1 Buchstabe a genannten Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen;
b)
bei Verzeichnissen nach Absatz 1 Buchstabe b höchstens fünf Jahre, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Übersendung der in Artikel 124 Absatz 1 Buchstabe a genannten Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen.
Das Verzeichnis nach Unterabsatz 1 kann Unterverzeichnisse umfassen.
Während der Geltungsdauer des Verzeichnisses, mit Ausnahme der letzten drei Monate, können alle interessierten Personen Bewerbungen einreichen.
(3) Soll ein Auftrag vergeben werden, so fordert der öffentliche Auftraggeber alle in dem betreffenden Verzeichnis oder Unterverzeichnis genannten Bewerber oder Anbieter auf,
a)
in Fällen nach Absatz 1 Buchstabe a ein Angebot abzugeben oder
b)
in Fällen nach Absatz 1 Buchstabe b Folgendes zu übermitteln:
i)
Angebote, einschließlich Belege, die sich auf Ausschluss- und Auswahlkriterien beziehen, oder
ii)
Belege, die sich auf Ausschluss- und Auswahlkriterien beziehen, sowie anschließend, für diejenigen Bewerber oder Bieter, die diese Kriterien erfüllen, deren Angebote.
Artikel 137
Aufträge von geringem Wert
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Aufträge im Wert von höchstens 60 000 EUR können im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb vergeben werden, wenn wenigstens drei Bewerber konsultiert werden.
Erhält der öffentliche Auftraggeber nach Konsultation der Bewerber lediglich ein Angebot, das in technischer und administrativer Hinsicht gültig ist, kann der Auftrag erteilt werden, sofern die Zuschlagskriterien erfüllt sind.
(2) Aufträge von sehr geringem Wert, d. h. von bis zu 15 000 EUR, können im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb auf der Grundlage eines einzigen Angebots vergeben werden.
(3) Zahlungen für Ausgaben bis zu 1 000 EUR können auf der Grundlage von Rechnungen ohne vorheriges Vergabeverfahren geleistet werden.
Artikel 138
Ausschreibungsunterlagen
(Artikel 105 der Haushaltsordnung)
(1) Die Ausschreibungsunterlagen umfassen mindestens:
a)
die Aufforderung zur Angebotsabgabe oder zu Verhandlungen oder zur Teilnahme am Dialog im Rahmen des Verfahrens gemäß Artikel 132;
b)
die Spezifikationen, oder im Falle des wettbewerblichen Dialogs gemäß Artikel 132 eine Beschreibung des Bedarfs und der Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers, oder die Internet-Adresse, unter der diese Spezifikationen oder Beschreibungen abgerufen werden können;
c)
den auf der Grundlage des Mustervertrags ausgearbeiteten Vertragsentwurf.
Unterabsatz 1 Buchstabe c findet in Fällen, in denen aufgrund außergewöhnlicher und hinreichend begründeter Umstände der Mustervertrag nicht verwendet werden kann, keine Anwendung.
Die Ausschreibungsunterlagen müssen auf die gemäß den Artikeln 123 bis 126 erfolgte Veröffentlichung verweisen.
(2) Die Aufforderung zur Angebotsabgabe, zu Verhandlungen oder zum wettbewerblichen Dialog enthält mindestens Folgendes:
a)
Einzelheiten betreffend die Abgabe und Aufmachung der Angebote, insbesondere die Einreichungsfrist, die gegebenenfalls zu verwendenden Standardformblätter, die beizubringenden Dokumente, einschließlich Belege zur finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit gemäß Artikel 146, sofern diese nicht in der Auftragsbekanntmachung präzisiert wurden, sowie die Anschrift, an die die Angebote zu senden sind;
b)
den Hinweis, dass mit der Abgabe eines Angebots die Spezifikationen gemäß Absatz 1 akzeptiert werden, und dass der Bieter, falls er den Zuschlag erhält, während der Ausführung des Auftrags durch sein Angebot gebunden ist;
c)
die Geltungsdauer der Angebote, während der der Bieter sämtliche Bedingungen seines Angebots aufrechterhalten muss;
d)
das Verbot jeglichen Kontakts zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und dem Bieter während des gesamten Verfahrens, es sei denn in Ausnahmefällen unter den in Artikel 160 genannten Voraussetzungen, sowie die genauen Bedingungen für eine etwaige Besichtigung vor Ort, falls eine solche vorgesehen ist;
e)
beim wettbewerblichen Dialog den Termin und den Ort des Beginns der Konsultationsphase.
(3) Die Spezifikationen enthalten mindestens Folgendes:
a)
die für den Auftrag geltenden Ausschluss- und Auswahlkriterien, außer bei einem wettbewerblichen Dialog, bei einem nichtoffenen Verfahren und bei einem Verhandlungsverfahren nach Aufruf zum Wettbewerb gemäß Artikel 135; in diesen Fällen werden diese Kriterien lediglich in der Auftragsbekanntmachung oder in der Aufforderung zur Interessenbekundung genannt;
b)
die Zuschlagskriterien und ihre relative Gewichtung, oder gegebenenfalls eine Rangfolgendarstellung dieser Kriterien, falls diese Information nicht aus der Bekanntmachung hervorgeht;
c)
die technischen Spezifikationen gemäß Artikel 139;
d)
die für Varianten geltenden Mindestanforderungen bei Verfahren, bei denen gemäß Artikel 149 Absatz 2 das wirtschaftlich günstigste Angebot den Zuschlag erhält, sofern der öffentliche Auftraggeber derartige Varianten in der Auftragsbekanntmachung zugelassen hat;
e)
einen Hinweis auf die Anwendung des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union oder gegebenenfalls des Wiener Übereinkommens über diplomatische Beziehungen oder des Wiener Übereinkommens über konsularische Beziehungen;
f)
Angaben zur Art und Weise, wie der Marktzugang unter den Voraussetzungen des Artikels 172 nachgewiesen werden kann;
g)
bei dynamischen Beschaffungssystemen gemäß Artikel 131 die Art der in Betracht gezogenen Anschaffungen sowie alle erforderlichen Informationen betreffend das Beschaffungssystem, die verwendete elektronische Ausrüstung und die technischen Vorkehrungen und Merkmale der Verbindung.
(4) Der Mustervertrag nennt insbesondere:
a)
die bei Nichteinhaltung der Vertragsbestimmungen anwendbaren Schadenersatzpauschalen;
b)
die Angaben, die Rechnungen und Belege gemäß Artikel 102 enthalten müssen;
c)
die Bestimmung, dass in allen Fällen, in denen der öffentliche Auftraggeber ein Organ der Union ist, das Recht der Union, gegebenenfalls ergänzt durch das im Vertrag genannte nationale Recht, Anwendung findet;
d)
das bei Streitigkeiten zuständige Gericht.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe c darf der Vertragsentwurf bei Aufträgen nach Artikel 121 Absatz 1 lediglich auf das einzelstaatliche Recht Bezug nehmen.
(5) Der öffentliche Auftraggeber kann Informationen über den Teil des Auftrags verlangen, den der Bieter an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt, sowie über die Identität der Unterauftragnehmer. Der öffentliche Auftraggeber kann vom Bewerber und Bieter zusätzlich zu den Nachweisen nach Artikel 143 die in den Artikeln 146, 147 und 148 vorgesehenen Angaben zur finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des vorgesehenen Unterauftragnehmers verlangen, insbesondere wenn ein wesentlicher Teil des Auftrags weitervergeben wird.
Artikel 139
Technische Spezifikationen
(Artikel 105 der Haushaltsordnung)
(1) Die technischen Spezifikationen müssen für alle Bewerber und Bieter gleichermaßen zugänglich sein und dürfen den offenen Wettbewerb nicht in ungerechtfertigter Weise behindern.
Definiert werden durch die technischen Spezifikationen die Anforderungen an ein Erzeugnis, eine Dienstleistung oder ein Material bzw. eine Bauleistung, damit sie den durch den öffentlichen Auftraggeber festgelegten Verwendungszweck erfüllen.
(2) Zu den Anforderungen nach Absatz 1 gehören:
a)
Qualitätsstufen;
b)
Umweltleistung;
c)
soweit möglich Kriterien für den Zugang von Behinderten oder aber eine Konzeption für alle Benutzerkategorien;
d)
Konformitätsbewertungsstufen;
e)
Gebrauchstauglichkeit;
f)
Sicherheit oder Abmessungen, einschließlich - bei Lieferaufträgen - die Verkaufsbezeichnung und Gebrauchsanleitungen, Terminologie, Symbole, Prüfungen und Prüfverfahren, Verpackung, Kennzeichnung und Beschriftung, Produktionsverfahren und -methoden;
g)
bei Bauaufträgen die Verfahren zur Qualitätssicherung sowie die Vorschriften für die Planung und die Berechnung von Bauwerken, die Bedingungen für die Prüfung, Inspektion und Abnahme von Bauwerken, die Konstruktionsmethoden oder -verfahren und alle anderen technischen Anforderungen, die der öffentliche Auftraggeber bezüglich fertiger Bauwerke oder der dazu notwendigen Materialien oder Teile durch allgemeine und spezielle Vorschriften anzugeben in der Lage ist.
(3) Die technischen Spezifikationen werden in einer der folgenden Weisen festgelegt:
a)
unter Bezugnahme auf europäische Normen, auf europäische technische Zulassungen, auf gemeinsame technische Spezifikationen, falls vorhanden, auf internationale Normen oder auf andere von den europäischen Normungsgremien erarbeitete technische Bezugsgrößen oder, falls nicht vorhanden, auf gleichwertige nationale Normen. Jede Bezugnahme ist mit dem Zusatz „oder gleichwertige Art“ zu versehen;
b)
in Form von Leistungs- oder Funktionsanforderungen, die Umwelteigenschaften umfassen können und so genau zu fassen sind, dass sie den Bietern ein klares Bild vom Auftragsgegenstand vermitteln und dem öffentlichen Auftraggeber die Erteilung des Zuschlags ermöglichen;
c)
unter Bezugnahme auf beide Arten von Angaben.
(4) Macht der öffentliche Auftraggeber von der Möglichkeit Gebrauch, sich auf die in Absatz 3 Buchstabe a genannten Spezifikationen zu beziehen, so kann er ein Angebot nicht mit der Begründung ablehnen, dass es diesen Spezifikationen nicht entspricht, wenn der Bieter oder der Bewerber mit jedem geeigneten Mittel den öffentlichen Auftraggeber davon überzeugen kann, dass sein Angebot den Anforderungen gleichermaßen entspricht.
Als geeignetes Mittel hierzu kann eine technische Beschreibung des Herstellers oder ein Prüfbericht einer anerkannten Stelle gelten.
(5) Macht der öffentliche Auftraggeber von der Möglichkeit Gebrauch, die in Absatz 3 Buchstabe b genannten Leistungs- und Funktionsanforderungen vorzuschreiben, so kann er ein Angebot, das einer nationalen Norm, mit der eine europäische Norm umgesetzt wird, oder einer europäischen technischen Zulassung, einer gemeinsamen technischen Spezifikation, einer internationalen Norm oder einem von den europäischen Normungsgremien erarbeiteten technischen Bezugssystem entspricht, nicht zurückweisen, wenn diese Normen und Zulassungen die gleichen Leistungs- und Funktionsanforderungen aufweisen.
Der Bieter muss mit allen geeigneten Mitteln stichhaltig nachweisen, dass sein Angebot den Leistungs- oder Funktionsanforderungen des öffentlichen Auftraggebers entspricht. Als geeignetes Mittel hierzu kann eine technische Beschreibung des Herstellers oder ein Prüfbericht einer anerkannten Stelle gelten.
(6) Schreiben die öffentlichen Auftraggeber Umwelteigenschaften in Form von Leistungs- oder Funktionsanforderungen vor, so können sie die detaillierten Spezifikationen oder gegebenenfalls Teile davon verwenden, die in europäischen, (pluri-)nationalen Umweltgütezeichen oder anderen Umweltgütezeichen definiert sind, wenn
a)
diese sich zur Definition der Merkmale der Waren oder Dienstleistungen eignen, die Gegenstand des Auftrags sind;
b)
die Anforderungen an das Gütezeichen auf der Grundlage von wissenschaftlich abgesicherten Informationen ausgearbeitet werden;
c)
die Umweltgütezeichen im Rahmen eines Verfahrens erlassen werden, an dem interessierte Kreise - wie z. B. staatliche Stellen, Verbraucher, Hersteller, Händler und Umweltorganisationen - teilnehmen können;
d)
das Gütezeichen für alle Betroffenen zugänglich und verfügbar ist.
(7) Die öffentlichen Auftraggeber können angeben, dass bei Waren oder Dienstleistungen, die mit einem Umweltgütezeichen ausgestattet sind, vermutet wird, dass sie den in den Vertragsdokumenten festgelegten technischen Spezifikationen genügen; sie müssen jedes andere geeignete Beweismittel, wie technische Unterlagen des Herstellers oder Prüfberichte anerkannter Stellen, akzeptieren. Anerkannte Stellen im Sinne der Absätze 4, 5 und 6 sind die Prüf- und Eichlaboratorien sowie die Inspektions- und Zertifizierungsstellen, die den anwendbaren europäischen Normen genügen.
(8) Außer in durch den Vertragsgegenstand hinreichend begründeten Ausnahmefällen dürfen diese Spezifikationen keine Hinweise auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft oder besondere Herstellungsverfahren enthalten. Ebenfalls untersagt ist die Angabe von Marken und Patenten sowie bestimmter Ursprungs- oder Produktionsbezeichnungen, die zur Bevorzugung oder zum Ausschluss bestimmter Erzeugnisse oder Anbieter führen würde.
Wenn der öffentliche Auftraggeber den Auftragsgegenstand nicht durch hinreichend genaue, allgemein verständliche Bezeichnungen beschreiben kann, sind derartige Verweise mit dem Zusatz „oder gleichwertiger Art“ zu versehen.
Artikel 140
Preisanpassung
(Artikel 105 der Haushaltsordnung)
(1) In den Ausschreibungsunterlagen wird angegeben, ob die Angebote zu Festpreisen und ohne Preisanpassungsklausel einzureichen sind.
(2) Wenn nicht, sind die Bedingungen und Berechnungsweisen für Preisanpassungen während der Laufzeit des Vertrags anzugeben. Der öffentliche Auftraggeber berücksichtigt dabei insbesondere folgende Aspekte:
a)
Art des Auftrags und Wirtschaftskonjunktur;
b)
Art und Dauer der Aufgaben und des Vertrags;
c)
die eigenen finanziellen Interessen.
Artikel 141
Rechtswidrige Handlungen, die einen Ausschluss begründen
(Artikel 106 der Haushaltsordnung)
Die Fälle gemäß Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe e der Haushaltsordnung umfassen alle rechtswidrigen Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union, insbesondere
a)
Fälle von Betrug gemäß Artikel 1 des mit dem Rechtsakt des Rates vom 26. Juli 1995 ausgearbeiteten Übereinkommens über den Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften (12);
b)
Fälle von Korruption gemäß Artikel 3 des mit dem Rechtsakt des Rates vom 26. Mai 1997 ausgearbeiteten Übereinkommens über die Bekämpfung der Bestechung, an der Beamte der Europäischen Gemeinschaften oder der Mitgliedstaaten der Europäischen Union beteiligt sind (13);
c)
Fälle von Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung gemäß Artikel 2 des Rahmenbeschlusses 2008/841/JI des Rates vom 24. Oktober 2008 zur Bekämpfung der organisierten Kriminalität (14);
d)
Fälle von Geldwäsche gemäß Artikel 1 der Richtlinie 2005/60/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Oktober 2005 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung (15);
e)
terroristische Straftaten, Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten sowie Anstiftung zu, Mittäterschaft bei oder Versuch der Begehung einer solchen Straftat gemäß den Artikeln 1, 3 und 4 des Rahmenbeschlusses 2002/475/JI des Rates vom 13. Juni 2002 zur Terrorismusbekämpfung (16).
Artikel 142
Anwendung der Ausschlusskriterien und Dauer des Ausschlusses
(Artikel 106, 107, 108 und 109 der Haushaltsordnung)
(1) Im Sinne der Verhältnismäßigkeit berücksichtigt das zuständige Organ bei der Festlegung der Ausschlussdauer insbesondere die Schwere des Tatbestands, einschließlich seiner Auswirkungen auf die finanziellen Interessen und den Ruf der Union, die seit dem Tatbestand verstrichene Zeit, die Dauer seines Bestehens, ob es sich um einen Wiederholungsfall handelt, ob Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt und welche Abhilfemaßnahmen der Betreffende ergriffen hat.
Bei der Festlegung der Ausschlussdauer gibt das zuständige Organ dem Bewerber oder Bieter Gelegenheit zur Stellungnahme.
Wird die Ausschlussdauer nach geltendem Recht von den in Artikel 108 Absätze 2 und 3 der Haushaltsordnung genannten Behörden oder Einrichtungen festgelegt, so wendet die Kommission diesen Ausschluss für einen Zeitraum an, der die maximale Dauer gemäß Artikel 106 Absatz 4 der Haushaltsordnung nicht übersteigen darf. Der Zeitraum nach Artikel 106 Absatz 4 der Haushaltsordnung beträgt maximal fünf Jahre und läuft ab folgenden Zeitpunkten:
a)
in Fällen gemäß Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben b und e der Haushaltsordnung ab dem Erlass des rechtskräftigen Urteils;
b)
in Fällen gemäß Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe c der Haushaltsordnung, in denen die Verfehlung im Zusammenhang mit Aufträgen mit dem betreffenden Organ steht, ab dem auf den Verstoß folgenden Tag oder, bei anhaltendem oder wiederholtem Verstoß, ab dem Tag, an dem der Verstoß aufhört.
Wenn die schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nach Unterabsatz 3 Buchstabe b in einem Beschluss einer Behörde oder internationalen Organisation festgestellt wurde, ist der Zeitpunkt des Beschlusses maßgebend.
Bei Rückfälligkeit innerhalb von fünf Jahren nach den in Unterabsatz 3 Buchstaben a und b genannten Zeitpunkten kann die Ausschlussdauer nach Maßgabe von Absatz 1 auf zehn Jahre verlängert werden.
(2) Solange sich ein Bewerber oder Bieter in einer Situation nach Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben a oder d der Haushaltsordnung befindet, wird er von Auftragsvergabe- und Finanzhilfeverfahren ausgeschlossen.
Artikel 143
Nachweise
(Artikel 106 und 107 der Haushaltsordnung)
(1) Bewerber und Bieter müssen eine ordnungsgemäß unterzeichnete und datierte ehrenwörtliche Erklärung abgeben, in der sie versichern, dass sie sich nicht in einer der in den Artikeln 106 und 107 der Haushaltsordnung genannten Situationen befinden.
Wenn der öffentliche Auftraggeber im nichtoffenen Verfahren, im wettbewerblichen Dialog oder im Verhandlungsverfahren nach Aufruf zum Wettbewerb die Anzahl der Bewerber beschränkt, die er zur Teilnahme an den Verhandlungen bzw. zur Angebotsabgabe auffordert, so müssen alle Bewerber die in Absatz 3 genannten Bescheinigungen beibringen.
Nach Maßgabe der Ergebnisse seiner Risikoanalyse kann der öffentliche Auftraggeber bei Verträgen nach Artikel 137 Absatz 2 davon absehen, die in Unterabsatz 1 vorgesehene Erklärung zu verlangen. Bei Verträgen gemäß Artikel 265 Absatz 1, Artikel 267 Absatz 1 und Artikel 269 Absatz 1 kann der öffentliche Auftraggeber jedoch davon absehen, diese Erklärung zu verlangen, wenn der Auftragswert höchstens 20 000 EUR beträgt.
(2) In folgenden Fällen muss der Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, binnen einer vom öffentlichen Auftraggeber festgesetzten Frist und vor der Unterzeichnung des Vertrags seine Erklärung gemäß Absatz 1 durch die in Absatz 3 genannten Nachweise belegen:
a)
bei Aufträgen, die die Organe auf eigene Rechnung vergeben und bei denen die in Artikel 170 Absatz 1 genannten Schwellenwerte erreicht oder überschritten werden;
b)
bei Aufträgen im Zusammenhang mit Maßnahmen im Außenbereich, deren Wert die in Artikel 265 Absatz 1 Buchstabe a, Artikel 267 Absatz 1 Buchstabe a oder Artikel 269 Absatz 1 Buchstabe a genannten Schwellenwerte erreicht oder überschreitet.
Bei Aufträgen unterhalb der Schwellenwerte nach Unterabsatz 1 Buchstaben a und b kann der öffentliche Auftraggeber, der befürchtet, dass auf den Bieter, der den Auftrag erhalten soll, ein Ausschlusskriterium zutreffen könnte, von dem Bieter die in Absatz 3 genannten Nachweise verlangen.
(3) Der öffentliche Auftraggeber akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass keiner der in Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben a, b und e der Haushaltsordnung genannten Fälle auf den Bewerber oder Bieter, der den Auftrag erhalten soll, zutrifft, einen Strafregisterauszug neueren Datums oder ersatzweise eine von einer Justiz- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes ausgestellte gleichwertige Bescheinigung neueren Datums, aus der hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind. Der öffentliche Auftraggeber akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass die in Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben a und d der Haushaltsordnung genannten Fälle auf den Bewerber oder Bieter nicht zutreffen, eine von der zuständigen Behörde des betreffenden Staates ausgestellte Bescheinigung neueren Datums.
In dem Fall, dass die in Unterabsatz 1 genannte Bescheinigung von dem betreffenden Land nicht ausgestellt wird, sowie in den übrigen in Artikel 106 der Haushaltsordnung genannten Ausschlussfällen, kann sie durch eine eidesstattliche oder eine ehrenwörtliche Erklärung ersetzt werden, die der betreffende Bewerber oder Bieter vor einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder einer dafür zuständigen Berufsorganisation seines Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt.
(4) Je nach dem Recht des Landes, in dem der Bewerber oder Bieter niedergelassen ist, betreffen die in den Absätzen 1 und 3 genannten Urkunden juristische und/oder natürliche Personen, einschließlich, wenn der öffentliche Auftraggeber es für erforderlich hält, der Unternehmensleiter oder der Personen, die in Bezug auf den Bewerber oder Bieter über eine Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnis verfügen.
(5) Wenn die öffentlichen Auftraggeber befürchten müssen, dass auf Bewerber oder Bieter ein Ausschlusskriterium zutrifft, können sie bei den in Absatz 3 genannten zuständigen Behörden die nach ihrem Ermessen erforderlichen ergänzenden Informationen einholen.
(6) Der öffentliche Auftraggeber kann einen Bewerber oder Bieter von der Verpflichtung zur Vorlage des in Absatz 3 genannten Nachweises entbinden, wenn ein solcher Nachweis bereits zu Zwecken eines anderen Vergabeverfahrens vorgelegt wurde, die Ausstellung des Nachweises nicht länger als ein Jahr zurückliegt und der Nachweis nach wie vor gültig ist.
In diesem Fall versichert der Bewerber oder Bieter in einer ehrenwörtlichen Erklärung, dass er im Rahmen eines vorausgegangenen Vergabeverfahrens bereits einen solchen Nachweis erbracht hat, der unverändert Gültigkeit besitzt.
(7) Auf Verlangen des öffentlichen Auftraggebers muss der Bewerber oder Bieter eine ehrenwörtliche Erklärung des vorgesehenen Unterauftragnehmers vorlegen, in der dieser erklärt, dass er sich nicht in einer der Situationen nach den Artikeln 106 oder 107 der Haushaltsordnung befindet.
Hat der öffentliche Auftraggeber Bedenken in Bezug auf diese ehrenwörtliche Erklärung, verlangt er die Nachweise nach den Absätzen 3 und 4. Gegebenenfalls findet Absatz 5 Anwendung.
Artikel 144
Zentrale Datenbank
(Artikel 108 der Haushaltsordnung)
(1) Die Organe, Exekutivagenturen und Einrichtungen nach Artikel 108 Absatz 1 der Haushaltsordnung übermitteln der Kommission nach dem von dieser vorgegebenen Muster Informationen über Dritte, die sich in einer der Ausschlusssituationen nach Artikel 106, Artikel 107, Artikel 109 Absatz 1 Buchstabe b und Artikel 109 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung befinden, die Gründe für den Ausschluss und dessen Dauer.
Desgleichen übermitteln sie Informationen über natürliche oder juristische Personen, die gegenüber einem Dritten mit Rechtspersönlichkeit Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnisse haben und sich in einer der Situationen nach Artikel 106, Artikel 107, Artikel 109 Absatz 1 Buchstabe b und Artikel 109 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung befunden haben.
Zu Dritten, die sich in einer Ausschlusssituation nach Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe e der Haushaltsordnung befinden und deren Verhalten den finanziellen Interessen der Union geschadet hat, und zu natürlichen oder juristischen Personen, die gegenüber einem solchen Dritten mit Rechtspersönlichkeit Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnisse haben, übermitteln die in Artikel 108 Absätze 2 und 3 der Haushaltsordnung genannten Behörden und Einrichtungen der Kommission nach dem von dieser vorgegebenen Muster folgende Informationen:
a)
Art ihrer Verurteilung;
b)
gegebenenfalls Dauer des Ausschlusses von der Auftragsvergabe.
(2) Die Organe, Agenturen, Behörden und Einrichtungen nach Absatz 1 benennen die Personen, die befugt sind, Informationen für die Datenbank an die Kommission zu übermitteln und Informationen aus der Datenbank von der Kommission entgegenzunehmen.
Die von den Organen, Agenturen, Behörden und Einrichtungen nach Artikel 108 Absatz 1 der Haushaltsordnung benannten Personen übermitteln die Informationen möglichst umgehend dem Rechnungsführer der Kommission und beantragen gegebenenfalls die Erfassung, Änderung oder Löschung bestimmter Daten in der Datenbank.
Die von den Behörden und Einrichtungen nach Artikel 108 Absatz 2 der Haushaltsordnung benannten Personen übermitteln die erforderlichen Informationen dem für das betreffende Programm oder die betreffende Maßnahme zuständigen Anweisungsbefugten der Kommission innerhalb von drei Monaten nach Ergehen des betreffenden Urteils.
Der Rechnungsführer der Kommission erfasst, ändert oder löscht die Daten in der Datenbank. Er übermittelt den benannten Personen die validierten Informationen der Datenbank jeden Monat über eine gesicherte Verbindung.
(3) Die Organe, Agenturen, Behörden und Einrichtungen nach Absatz 1 bestätigen der Kommission, dass die von ihnen übermittelten Informationen nach Maßgabe der Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (17) zusammengestellt und übermittelt wurden.
Sie unterrichten insbesondere sämtliche Dritte und Personen nach Absatz 1 im Voraus darüber, dass ihre Angaben in die Datenbank aufgenommen und von der Kommission den gemäß Absatz 2 benannten Personen übermittelt werden können. Sie aktualisieren die übermittelten Informationen, wenn die entsprechenden Daten berichtigt, gelöscht oder abgeändert wurden.
Jeder, für den ein Eintrag in der Datenbank besteht, kann beim Rechnungsführer der Kommission beantragen, über alle gespeicherten Daten, die ihn betreffen, informiert zu werden.
(4) Die Mitgliedstaaten unterstützen die Kommission mit Maßnahmen, die darauf abzielen, die Datenbank im Einklang mit den Bestimmungen der Richtlinie 95/46/EG möglichst effizient zu verwalten.
Mit den Behörden von Drittländern und sämtlichen Einrichtungen nach Artikel 108 Absätze 2 und 3 der Haushaltsordnung werden entsprechende Vereinbarungen getroffen, damit diese Bestimmungen und die Grundsätze zum Schutz personenbezogener Daten eingehalten werden.
Artikel 145
Verwaltungsrechtliche und finanzielle Sanktionen
(Artikel 109 und 131 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der Anwendung von Vertragsstrafen werden Bewerber oder Bieter und Auftragnehmer, die falsche Erklärungen abgegeben, wesentliche Fehler, Unregelmäßigkeiten oder Betrug begangen oder ihre Vertragspflichten in schwerwiegender Weise verletzt haben, für eine Höchstdauer von fünf Jahren, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Feststellung des im Rahmen eines kontradiktorischen Verfahrens mit dem Bewerber, Bieter oder Auftragnehmer bestätigten Verstoßes, von aus dem Haushalt der Union finanzierten Aufträgen oder Finanzhilfen ausgeschlossen.
Bei Rückfälligkeit innerhalb von fünf Jahren nach dem in Unterabsatz 1 genannten Zeitpunkt kann die Ausschlussdauer auf zehn Jahre verlängert werden.
(2) Gegen Bewerber oder Bieter, die falsche Erklärungen abgegeben oder wesentliche Fehler, Unregelmäßigkeiten oder Betrug begangen haben, können außerdem finanzielle Sanktionen in Höhe von 2 % bis 10 % des geschätzten Gesamtwerts des vorgesehenen Auftrags verhängt werden.
Gegen Auftragnehmer, die ihre Vertragspflichten in schwerwiegender Weise verletzt haben, können finanzielle Sanktionen in Höhe von 2 % bis 10 % des Gesamtwerts des betreffenden Auftrags verhängt werden.
Dieser Satz kann bei Rückfälligkeit innerhalb von fünf Jahren nach dem in Absatz 1 Unterabsatz 1 genannten Zeitpunkt auf 4 % bis 20 % angehoben werden.
(3) Das betreffende Organ legt die verwaltungsrechtlichen oder finanziellen Sanktionen unter Berücksichtigung insbesondere der in Artikel 142 Absatz 1 genannten Elemente fest.
Artikel 146
Auswahlkriterien
(Artikel 110 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Der öffentliche Auftraggeber legt klare, nicht diskriminierende Auswahlkriterien fest.
(2) Die Auswahlkriterien werden bei jedem Vergabeverfahren zur Beurteilung der finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Bewerber bzw. Bieter angewandt.
Der öffentliche Auftraggeber kann Mindestanforderungen festlegen, unterhalb deren Bewerber nicht für den Auftrag ausgewählt werden dürfen.
(3) Bieter oder Bewerber können aufgefordert werden, den Nachweis zu erbringen, dass sie nach nationalem Recht zur Erbringung der Auftragsleistung befugt sind: Eintrag in das Berufs- oder Handelsregister, eidesstattliche Erklärung oder Bescheinigung, Mitgliedschaft in einem Fachverband, ausdrückliche Genehmigung, Eintrag in das Mehrwertsteuerregister.
(4) Der öffentliche Auftraggeber nennt in der Bekanntmachung des Auftrags, in der Aufforderung zur Interessenbekundung oder in der Aufforderung zur Angebotsabgabe die Referenzen, anhand deren Bieter oder Bewerber ihren Stand und ihre Rechtsfähigkeit nachweisen können.
(5) Der Umfang der vom Auftraggeber verlangten Informationen, die Bewerber oder Bieter zum Nachweis ihrer finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vorzulegen haben, sowie die Mindestanforderungen gemäß Absatz 2 müssen im Verhältnis zum Auftragsgegenstand stehen und die legitimen Interessen der Wirtschaftsteilnehmer, insbesondere hinsichtlich des Schutzes ihrer technischen und betrieblichen Geheimnisse, berücksichtigen.
(6) Bei folgenden Aufträgen kann der öffentliche Auftraggeber je nach Bewertung des Risikos von einem dokumentarischen Nachweis der finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Bewerber oder Bieter absehen:
a)
bei Aufträgen, die die Organe auf eigene Rechnung vergeben und die den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Schwellenwert nicht überschreiten;
b)
bei Aufträgen im Zusammenhang mit Maßnahmen im Außenbereich, deren Wert die in Artikel 265 Absatz 1 Buchstabe a, Artikel 267 Absatz 1 Buchstabe a und Artikel 269 Absatz 1 Buchstabe a genannten Schwellenwerte nicht erreicht.
Beschließt der öffentliche Auftraggeber von dem dokumentarischen Nachweis der finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Bewerber oder Bieter abzusehen, dürfen keine Vorfinanzierungen vorgenommen werden, solange keine Sicherheit in gleicher Höhe geleistet wurde.
Artikel 147
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
(Artikel 110 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit kann insbesondere durch einen oder mehrere der folgenden Nachweise belegt werden:
a)
Erklärung der Bank oder, gegebenenfalls, Nachweis einer entsprechenden Berufshaftpflichtversicherung;
b)
Jahresabschlüsse der letzten drei Geschäftsjahre;
c)
Erklärung über den Gesamtumsatz und über den Umsatz im auftragsrelevanten Tätigkeitsbereich, die während der letzten drei Geschäftsjahre erwirtschaftet wurden.
(2) Der öffentliche Auftraggeber kann einen Bewerber oder Bieter von der Verpflichtung zur Vorlage des in Absatz 1 genannten Nachweises entbinden, wenn ein solcher Nachweis bereits zu Zwecken eines anderen Vergabeverfahrens vorgelegt wurde und dieser den in Absatz 1 genannten Kriterien noch entspricht.
Kann ein Bieter oder Bewerber wegen eines vom öffentlichen Auftraggeber anerkannten außergewöhnlichen Grundes die geforderten Unterlagen nicht beibringen, so kann er den Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, vom öffentlichen Auftraggeber für geeignet erachteter Belege erbringen.
(3) Ein Wirtschaftsteilnehmer kann gegebenenfalls für einen bestimmten Auftrag auf die Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen verweisen, unabhängig davon welche rechtlichen Beziehungen zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehen. In diesem Fall muss er dem öffentlichen Auftraggeber beweisen, dass er für die Ausführung des Auftrags über die notwendigen Mittel verfügen wird, z. B. durch Beibringung der Verpflichtungserklärung der betreffenden Unternehmen, ihm diese Mittel zur Verfügung zu stellen.
Der öffentliche Auftraggeber kann vorschreiben, dass der Wirtschaftsteilnehmer und die Unternehmen nach Unterabsatz 1 gemeinsam für die Auftragsausführung haften.
Unter denselben Voraussetzungen können sich Gruppen von Wirtschaftsteilnehmern nach Artikel 121 Absatz 5 auf die Kapazitäten der Mitglieder der Gruppe oder anderer Unternehmen stützen.
Artikel 148
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
(Artikel 110 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit der Wirtschaftsteilnehmer wird gemäß den Absätzen 2 und 3 überprüft. Bei der Vergabe öffentlicher Lieferaufträge, die Verlege- oder Einbauarbeiten, Dienstleistungen und/oder Bauarbeiten erfordern, wird diese Leistungsfähigkeit insbesondere anhand der Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Erfahrung und Zuverlässigkeit beurteilt.
(2) Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit der Wirtschaftsteilnehmer kann je nach Art, Umfang und Verwendungszweck der Lieferungen, Dienstleistungen oder Arbeiten, die Gegenstand des Auftrags sind, durch einen oder mehrere der folgenden Nachweise belegt werden:
a)
durch Studiennachweise und Bescheinigungen über die berufliche Befähigung des Dienstleistungserbringers oder Bauunternehmers und/oder der Führungskräfte des Unternehmens, insbesondere der für die Dienstleistungen bzw. Arbeiten verantwortlichen Person oder Personen;
b)
durch Vorlage einer Liste:
i)
der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten Dienstleistungen oder Lieferungen mit Angabe des Werts, des Ausführungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers;
ii)
der in den letzten fünf Jahren erbrachten Bauleistungen unter Angabe des Werts, des Zeitpunkts und des Orts der Ausführung;
c)
durch Beschreibung der technischen Ausrüstung, der Geräte und des Materials, die für die Ausführung eines Dienstleistungs- oder Bauauftrags verwendet werden;
d)
durch die Beschreibung der technischen Ausrüstung und der Maßnahmen zur Qualitätssicherung der Lieferungen und Dienstleistungen sowie der Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten des Unternehmens;
e)
durch Angabe der technischen Leitung oder der technischen Stellen, unabhängig davon, ob sie zum Unternehmen gehören oder nicht, und zwar insbesondere derjenigen, die mit der Qualitätskontrolle beauftragt sind;
f)
bei Lieferungen durch Vorlage von Mustern, Beschreibungen und/oder Fotografien und/oder von Bescheinigungen, die von für die Qualitätskontrolle als zuständig anerkannten Instituten oder amtlichen Stellen ausgestellt wurden und in denen bestätigt wird, dass die Erzeugnisse den Spezifikationen oder geltenden Normen entsprechen;
g)
durch eine Erklärung über die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Dienstleistungserbringers oder des Bauunternehmers und die Zahl der Führungskräfte in den letzten drei Jahren;
h)
durch Angabe des Teils des Auftrags, den der Dienstleistungserbringer möglicherweise an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt;
i)
bei öffentlichen Bau- und Dienstleistungsaufträgen - und nur in einschlägigen Fällen - durch Angabe der Umweltmanagementmaßnahmen, die der Wirtschaftsteilnehmer bei der Ausführung des Auftrags anwenden will.
Handelt es sich bei dem Empfänger der in Unterabsatz 1 Buchstabe b Ziffer i genannten Dienstleistungen und Lieferungen um einen öffentlichen Auftraggeber, so sind von der zuständigen Behörde ausgestellte oder beglaubigte Bescheinigungen über die Ausführung vorzulegen.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe b Ziffer ii sind für die wichtigsten Bauleistungen Bescheinigungen über die ordnungsgemäße Ausführung vorzulegen, aus denen hervorgeht, ob die Arbeiten fachgerecht und ordnungsgemäß ausgeführt wurden.
(3) Sind die zu erbringenden Dienstleistungen oder zu liefernden Waren komplexer Art oder sollen sie ausnahmsweise einem besonderen Zweck dienen, kann die technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch eine Kontrolle nachgewiesen werden, die vom öffentlichen Auftraggeber oder in dessen Namen von einer zuständigen amtlichen Stelle durchgeführt wird, die sich dazu bereiterklärt und sich in dem Land befindet, in dem der Dienstleistungserbringer oder Lieferant ansässig ist. Diese Kontrolle betrifft die technische Leistungsfähigkeit und Produktionskapazität sowie erforderlichenfalls die Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten des Lieferanten sowie die zur Gewährleistung der Qualität getroffenen Vorkehrungen.
(4) Die vom öffentlichen Auftraggeber zum Nachweis dafür, dass der Wirtschaftsteilnehmer bestimmte Qualitätssicherungsnormen erfüllt, verlangten Bescheinigungen unabhängiger Stellen nehmen auf Qualitätssicherungsverfahren Bezug, die den einschlägigen europäischen Normen genügen und von entsprechenden Stellen zertifiziert sind. Der öffentliche Auftraggeber erkennt auch den Nachweis von gleichwertigen Qualitätssicherungsmaßnahmen an, wenn der Wirtschaftsteilnehmer geltend macht, dass er keinen Zugang zu den betreffenden Bescheinigungen hat oder diese innerhalb der einschlägigen Fristen nicht erhalten kann.
(5) Die vom öffentlichen Auftraggeber zum Nachweis dafür, dass der Wirtschaftsteilnehmer bestimmte Umweltnormen erfüllt, verlangten Bescheinigungen unabhängiger Stellen nehmen auf das System der Europäischen Union für das Umweltmanagement und die Umweltbetriebsprüfung (EMAS), auf andere nach Artikel 45 der Verordnung (EG) Nr. 1221/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates (18) anerkannte Umweltmanagementsysteme oder auf andere Umweltmanagementnormen Bezug, die den einschlägigen europäischen oder internationalen Normen genügen und von entsprechenden Stellen zertifiziert sind. Gleichwertige Bescheinigungen von Stellen aus anderen Mitgliedstaaten werden anerkannt. Die öffentlichen Auftraggeber akzeptieren auch andere Nachweise für gleichwertige Umweltmanagementmaßnahmen, die von den Wirtschaftsteilnehmern vorgelegt werden.
(6) Ein Wirtschaftsteilnehmer kann gegebenenfalls für einen bestimmten Auftrag auf die Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen verweisen, unabhängig davon, welche rechtlichen Beziehungen zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehen. In diesem Fall muss er dem öffentlichen Auftraggeber beweisen, dass er für die Ausführung des Auftrags über die notwendigen Mittel verfügen wird, z. B. durch Beibringung der Verpflichtungserklärung der betreffenden Unternehmen, ihm diese Mittel zur Verfügung zu stellen.
Unter denselben Voraussetzungen können sich Gruppen von Wirtschaftsteilnehmern nach Artikel 121 Absatz 5 auf die Kapazitäten der Mitglieder der Gruppe oder anderer Unternehmen stützen.
(7) Im Falle von Bauaufträgen, Dienstleistungsaufträgen sowie Verlege- und Installationsarbeiten im Zusammenhang mit einem Lieferauftrag können die öffentlichen Auftraggeber vorschreiben, dass bestimmte kritische Aufgaben direkt vom Bieter selbst oder - wenn ein Bieter einer Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern gemäß Artikel 121 Absatz 6 angehört - von einem Gruppenteilnehmer ausgeführt werden.
(8) Wenn der öffentliche Auftraggeber feststellt, dass kollidierende Interessen vorhanden sind, die die Auftragsausführung negativ beeinflussen können, kann er zu dem Schluss kommen, dass der betreffende Wirtschaftsteilnehmer nicht die geforderte Leistung gewährleistet.
Artikel 149
Zuschlagsmodalitäten und -kriterien
(Artikel 110 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet des Artikels 107 der Haushaltsordnung bestehen für die Erteilung des Zuschlags zwei Möglichkeiten:
a)
bei der Vergabe im Preiswettbewerb erhält das unter allen ordnungsgemäßen und anforderungsgerechten Angeboten preisgünstigste Angebot den Zuschlag;
b)
bei der Vergabe im Leistungswettbewerb erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot den Zuschlag.
(2) Zur Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots berücksichtigt der öffentliche Auftraggeber den angebotenen Preis sowie je nach Vertragsgegenstand verschiedene Qualitätskriterien wie technischer Wert, Ästhetik und Zweckmäßigkeit, Umweltaspekte, Betriebskosten, Wirtschaftlichkeit, Ausführungs- oder Lieferfrist, Kundendienst und technische Unterstützung. Der öffentliche Auftraggeber kann Qualitätsmindeststandards vorschreiben, die ein Angebot erfüllen muss, um nicht abgelehnt zu werden.
(3) Der öffentliche Auftraggeber macht in der Bekanntmachung des Auftrags oder in den Spezifikationen oder in der Beschreibung genaue Angaben zur relativen Gewichtung der Kriterien, die bei der Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots zugrunde gelegt werden. Diese Gewichtung kann mittels einer Marge angegeben werden, deren größte Bandbreite angemessen sein muss.
Unbeschadet der Tarife, die das Organ für die Vergütung bestimmter Dienstleistungen, z. B. für Sachverständigengutachten, zugrunde legt, darf die relative Gewichtung des Preiskriteriums gegenüber den anderen Kriterien nicht dazu führen, dass das Preiskriterium bei der Wahl des Auftragnehmers seine Bedeutung verliert.
Ist bedingt durch die Art des Auftrags eine solche Gewichtung aus technischen Gründen ausnahmsweise nicht möglich, so gibt der öffentliche Auftraggeber lediglich die Reihenfolge an, in der diese Kriterien mit abnehmender Bedeutung angewandt werden.
Artikel 150
Durchführung von elektronischen Auktionen
(Artikel 110 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Die öffentlichen Auftraggeber können auf elektronische Auktionen zurückgreifen, bei denen neue, nach unten revidierte Preise und/oder neue, auf bestimmte Komponenten der Angebote abstellende Werte vorgelegt werden.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 verwenden die öffentlichen Auftraggeber nach einer vollständigen ersten Bewertung der Angebote ein iteratives elektronisches Verfahren (elektronische Auktion), das den Angeboten anhand automatischer Bewertungsmethoden eine Rangfolge zuweist.
(2) Im offenen und nichtoffenen Verfahren sowie im Verhandlungsverfahren können die öffentlichen Auftraggeber im Falle des Artikels 135 Absatz 1 Buchstabe a beschließen, dass der Vergabe eines öffentlichen Auftrags eine elektronische Auktion vorausgeht, sofern die Spezifikationen hinreichend präzise beschrieben werden können.
Eine elektronische Auktion kann unter den gleichen Bedingungen auch bei einem erneuten Aufruf zum Wettbewerb der Parteien eines Rahmenvertrags nach Artikel 122 Absatz 3 Buchstabe b und bei Eröffnung des Wettbewerbs zur Vergabe von Aufträgen im Rahmen des in Artikel 131 genannten dynamischen Beschaffungssystems durchgeführt werden.
Die elektronische Auktion erstreckt sich entweder allein auf die Preise, wenn der Zuschlag für den Auftrag im Preiswettbewerb erteilt wird, oder auf die Preise und/oder die Werte der in den Spezifikationen genannten Angebotskomponenten, wenn der Zuschlag für den Auftrag im Leistungswettbewerb erteilt wird.
(3) Öffentliche Auftraggeber, die die Durchführung einer elektronischen Auktion beschließen, weisen in der Bekanntmachung darauf hin.
Die Spezifikationen enthalten unter anderem folgende Informationen:
a)
die Komponenten, deren Werte Gegenstand der elektronischen Auktion sein werden, sofern diese Komponenten so quantifizierbar sind, dass sie in Ziffern oder in Prozentangaben ausgedrückt werden können;
b)
gegebenenfalls die zulässigen Ober- bzw. Untergrenzen der Werte, wie sie sich aus den Spezifikationen des Auftragsgegenstandes ergeben;
c)
die Informationen, die den Bietern im Laufe der elektronischen Auktion zur Verfügung zu stellen sind, und gegebenenfalls den Termin, an dem sie ihnen zur Verfügung gestellt werden;
d)
die Angaben zum Ablauf der elektronischen Auktion;
e)
die Bedingungen, unter denen die Bieter Gebote tätigen können, und insbesondere die Mindestabstände, die bei diesen Geboten gegebenenfalls einzuhalten sind;
f)
die Angaben zur verwendeten elektronischen Vorrichtung und zu den technischen Modalitäten und Merkmalen der Anschlussverbindung.
(4) Vor der Durchführung einer elektronischen Auktion nehmen die öffentlichen Auftraggeber anhand der Zuschlagskriterien und der dafür festgelegten Gewichtung eine erste vollständige Bewertung der Angebote vor.
Alle Bieter, die zulässige Angebote unterbreitet haben, werden gleichzeitig auf elektronischem Wege aufgefordert, neue Preise und/oder Werte vorzulegen. Die Aufforderung enthält sämtliche Angaben betreffend die individuelle Verbindung zur verwendeten elektronischen Vorrichtung sowie das Datum und die Uhrzeit des Beginns der elektronischen Auktion. Die elektronische Auktion kann mehrere aufeinander folgende Phasen umfassen. Sie darf frühestens zwei Arbeitstage nach der Versendung der Aufforderungen beginnen.
(5) Erfolgt der Zuschlag für das wirtschaftlich günstigste Angebot, so wird der Aufforderung das Ergebnis einer vollständigen Bewertung des Angebots des betreffenden Bieters, die entsprechend der Gewichtung nach Artikel 149 Absatz 3 Unterabsatz 1 durchgeführt wurde, beigefügt.
In der Aufforderung ist ebenfalls die mathematische Formel vermerkt, nach der bei der elektronischen Auktion die automatische Neureihung entsprechend den vorgelegten neuen Preisen und/oder den neuen Werten vorgenommen wird. Aus dieser Formel geht auch die Gewichtung aller Kriterien für die Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots hervor, so wie sie in der Bekanntmachung oder in den Spezifikationen angegeben ist; zu diesem Zweck sind etwaige Margen durch einen im Voraus festgelegten Wert auszudrücken.
Sind Varianten zulässig, so muss für jede einzelne Variante getrennt eine Formel angegeben werden.
(6) Die öffentlichen Auftraggeber übermitteln allen Bietern im Laufe einer jeden Phase der elektronischen Auktion unverzüglich zumindest die Informationen, die erforderlich sind, damit den Bietern jederzeit ihr jeweiliger Rang bekannt ist. Sie können ferner zusätzliche Informationen zu anderen vorgelegten Preisen oder Werten übermitteln, sofern dies in den Spezifikationen angegeben ist. Darüber hinaus können sie jederzeit die Zahl der Teilnehmer der jeweiligen Auktionsphase bekanntgeben. Sie dürfen jedoch keinesfalls während der Phasen der elektronischen Auktion die Identität der Bieter bekanntgeben.
(7) Die öffentlichen Auftraggeber schließen die elektronische Auktion nach einer oder mehreren der folgenden Vorgehensweisen ab:
a)
sie schließen das Verfahren zu dem in der Aufforderung zur Teilnahme an der Auktion angegebenen Termin (Datum und Uhrzeit) ab;
b)
sie schließen das Verfahren ab, wenn keine neuen Preise oder neuen Werte mehr eingehen, die den Anforderungen an die Mindestunterschiede gerecht werden.
c)
sie schließen das Verfahren ab, wenn die in der Aufforderung zur Teilnahme an der Auktion angegebene Zahl der Auktionsphasen durchgeführt wurden.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe b geben die öffentlichen Auftraggeber in der Aufforderung zur Teilnahme an der Auktion die Frist an, die sie ab dem Erhalt des letzten Gebots bis zum Abschluss der elektronischen Auktion verstreichen lassen.
Wenn die öffentlichen Auftraggeber beschlossen haben, die elektronische Auktion gemäß Unterabsatz 1 Buchstabe c, gegebenenfalls kombiniert mit dem Verfahren nach Unterabsatz 1 Buchstabe b, abzuschließen, wird in der Aufforderung zur Teilnahme an der Auktion der Zeitplan für jede Auktionsphase angegeben.
(8) Nach Abschluss der elektronischen Auktion vergibt der öffentliche Auftraggeber den Auftrag gemäß Artikel 149 entsprechend den Ergebnissen der elektronischen Auktion.
Öffentliche Auftraggeber dürfen elektronische Auktionen nicht missbräuchlich oder dergestalt durchführen, dass der Wettbewerb ausgeschaltet, eingeschränkt oder verfälscht wird, oder dergestalt, dass der Auftragsgegenstand, wie er in der Bekanntmachung ausgeschrieben und in den Spezifikationen definiert worden ist, verändert wird.
Artikel 151
Ungewöhnlich niedrige Angebote
(Artikel 110 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Scheinen bei einem bestimmten Auftrag die Angebote ungewöhnlich niedrig zu sein, so muss der öffentliche Auftraggeber vor Ablehnung dieser Angebote schriftlich die Aufklärung über die Einzelposten des Angebots verlangen, die er für angezeigt hält; die anschließende kontradiktorische Prüfung dieser Einzelposten erfolgt unter Berücksichtigung der eingegangenen Begründungen. Die entsprechenden Erläuterungen können insbesondere die Einhaltung der Vorschriften über Arbeitsschutz und Arbeitsbedingungen, die am Ort der Leistungserbringung gelten, betreffen.
Der öffentliche Auftraggeber kann insbesondere Begründungen berücksichtigen, die Folgendes betreffen:
a)
die Wirtschaftlichkeit des Herstellungsprozesses, der Leistungserbringung oder des Bauverfahrens;
b)
die technischen Lösungen oder außergewöhnlich günstige Bedingungen, über die der Bieter bei der Ausführung des Auftrags verfügt;
c)
die Originalität des Projekts des Bieters.
(2) Stellt der öffentliche Auftraggeber fest, dass ein außergewöhnlich niedriges Angebot auf die Gewährung einer staatlichen Beihilfe zurückzuführen ist, so kann er dieses Angebot nur dann aus diesem Grund ablehnen, wenn der Bieter nicht binnen einer vom öffentlichen Auftraggeber angesetzten angemessenen Frist den Nachweis erbringen kann, dass diese Beihilfe endgültig und im Einklang mit den Verfahren und Beschlüssen gewährt wurde, die in den Vorschriften der Union für staatliche Beihilfen vorgesehen sind.
Artikel 152
Fristen für den Eingang der Angebote und der Teilnahmeanträge
(Artikel 111 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die öffentlichen Auftraggeber setzen für den Eingang von Angeboten und Teilnahmeanträgen feste Ausschlussfristen in Kalendertagen fest. Die Fristen müssen so bemessen sein, dass die Interessenten über ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Einreichung ihrer Angebote verfügen, wobei insbesondere die Komplexität des Auftrags und die Notwendigkeit, Ortsbesichtigungen vorzunehmen oder den Spezifikationen beiliegende Dokumente vor Ort einzusehen, zu berücksichtigen sind.
(2) Bei offenen Verfahren für Aufträge, deren Wert die Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 erreicht oder überschreitet, beträgt die Frist für den Eingang der Angebote mindestens 52 Tage, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung.
(3) Bei im nichtoffenen Verfahren, im wettbewerblichen Dialog gemäß Artikel 132 sowie im Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb zu vergebenden Aufträgen, deren Wert die Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 überschreitet, beträgt die Frist für den Eingang der Anträge auf Teilnahme mindestens 37 Tage, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung.
Bei nichtoffenen Verfahren für Aufträge, deren Wert die Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 erreicht oder überschreitet, beträgt die Frist für den Eingang der Angebote mindestens 40 Tage, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Bei Verfahren im Anschluss an eine Aufforderung zur Interessenbekundung im Sinne von Artikel 136 Absatz 1 hingegen beträgt die Frist
a)
für den Eingang der Angebote bei Verfahren nach Artikel 136 Absatz 1 Buchstabe a sowie Artikel 136 Absatz 3 Buchstabe b Ziffer i mindestens 21 Tage, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe;
b)
bei dem zweistufigen Verfahren nach Artikel 136 Absatz 3 Buchstabe b Ziffer ii für den Eingang der Teilnahmeanträge mindestens 10 Tage und für den Eingang der Angebote mindestens 21 Tage.
(4) Hat der öffentliche Auftraggeber für Aufträge oberhalb der Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 gemäß Artikel 123 Absatz 2 eine Vorabinformation veröffentlichen lassen oder selbst in seinem Beschafferprofil veröffentlicht, kann die Mindestfrist für den Eingang der Angebote im Allgemeinen auf 36 Tage, auf keinen Fall jedoch auf weniger als 22 Tage verkürzt werden, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung bzw. der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Die Fristverkürzung nach Unterabsatz 1 ist nur unter folgenden Voraussetzungen zulässig:
a)
die Vorabinformation enthielt alle für die Bekanntmachung eines Auftrags geforderten Informationen, soweit diese zum Zeitpunkt ihrer Veröffentlichung vorlagen;
b)
die Vorabinformation wurde spätestens 52 Tage und frühestens zwölf Monate vor dem Tag der Absendung der Bekanntmachung zur Veröffentlichung übermittelt.
(5) Die Fristen für den Eingang der Angebote können um fünf Tage verkürzt werden, wenn ab dem Tag der Bekanntgabe des Auftrags oder der Aufforderung zur Interessenbekundung alle Ausschreibungsunterlagen auf elektronischem Wege direkt und vollständig verfügbar gemacht werden.
Artikel 153
Frist für die Einsicht in die Ausschreibungsunterlagen
(Artikel 111 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Sind die Spezifikationen, die Beschreibungen im Falle des Verfahrens nach Artikel 132 und die zusätzlichen Unterlagen rechtzeitig vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote angefordert worden, so müssen diese Unterlagen vorbehaltlich von Absatz 4 allen Wirtschaftsteilnehmern, die sie angefordert oder ein Interesse an der Teilnahme am Dialog oder an der Angebotsabgabe bekundet haben, innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Eingang des entsprechenden Antrags zugeschickt werden. Die öffentlichen Auftraggeber sind nicht verpflichtet, Anträgen auf Übermittlung stattzugeben, die weniger als fünf Arbeitstage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote vorgelegt werden.
(2) Rechtzeitig vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote angeforderte zusätzliche Auskünfte über die Spezifikationen, die Beschreibungen und die zusätzlichen Unterlagen müssen allen Wirtschaftsteilnehmern, die diese Unterlagen angefordert oder ein Interesse an der Teilnahme am Dialog oder an der Angebotsabgabe bekundet haben, umgehend und spätestens sechs Kalendertage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote gleichzeitig mitgeteilt werden. Bei Auskunftsersuchen, die weniger als acht Kalendertage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote eingehen, sind die Auskünfte unverzüglich nach Eingang des Auskunftsersuchens mitzuteilen. Die öffentlichen Auftraggeber sind nicht verpflichtet, Anträgen auf Übermittlung zusätzlicher Auskünfte stattzugeben, die weniger als fünf Arbeitstage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote vorgelegt werden.
(3) Können Spezifikationen und zusätzliche Unterlagen oder Auskünfte aus irgendeinem Grund nicht innerhalb der in den Absätzen 1 und 2 festgesetzten Fristen zugesandt bzw. erteilt werden oder können die Angebote nur nach einer Ortsbesichtigung oder einer Einsichtnahme an Ort und Stelle in die den Spezifikationen beiliegenden Dokumente erstellt werden, so sind die in Artikel 152 genannten Fristen für die Angebotsabgabe entsprechend zu verlängern, so dass alle Wirtschaftsteilnehmer von den für die Abfassung der Angebote notwendigen Informationen Kenntnis nehmen können. Diese Verlängerung wird nach den in den Artikeln 123 bis 126 vorgesehenen Modalitäten bekannt gegeben.
(4) Absatz 1 findet keine Anwendung, wenn bei offenen Verfahren, einschließlich der dynamischen Beschaffungssysteme nach Artikel 131, alle Ausschreibungsunterlagen und zusätzlichen Unterlagen auf elektronischem Wege direkt und vollständig verfügbar gemacht wurden. In der Auftragsbekanntmachung gemäß Artikel 123 Absatz 3 ist in diesem Fall die Internetadresse anzugeben, über die diese Dokumente eingesehen werden können.
Artikel 154
Fristen im Falle der Dringlichkeit
(Artikel 111 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) In Fällen, in denen die Dringlichkeit die Einhaltung der in Artikel 152 Absatz 3 für nichtoffene Verfahren und Verhandlungsverfahren vorgesehenen Mindestfristen nachweislich unmöglich macht, können die öffentlichen Auftraggeber folgende Fristen festsetzen:
a)
für den Eingang der Teilnahmeanträge eine Frist von mindestens 15 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung, bzw. von 10 Kalendertagen, wenn die Übermittlung der Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen auf elektronischem Wege erfolgt;
b)
für den Eingang der Angebote eine Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
(2) Bei nichtoffenen Verfahren und beschleunigten Verhandlungsverfahren werden die zusätzlichen Auskünfte zu den Spezifikationen, sofern sie rechtzeitig angefordert worden sind, allen Bewerbern und Bietern spätestens vier Kalendertage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote mitgeteilt.
Artikel 155
Übermittlung
(Artikel 111 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die Modalitäten der Übermittlung der Angebote und der Teilnahmeanträge werden vom öffentlichen Auftraggeber bestimmt, der erforderlichenfalls eine einzige zulässige Kommunikationsform vorschreiben kann. Grundsätzlich können Angebote und Teilnahmeanträge mittels eines Schreibens oder auf elektronischem Wege übermittelt werden; für Teilnahmeanträge ist auch eine Übermittlung per Fax zulässig.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen allgemein verfügbar sein und dürfen nicht zur Folge haben, dass der Zugang der Wirtschaftsteilnehmer zum Vergabeverfahren eingeschränkt wird.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen gewährleisten,
a)
dass die eingereichten Angebote bzw. Teilnahmeanträge die zu ihrer Bewertung erforderlichen Informationen enthalten;
b)
dass die Unversehrtheit der Daten sichergestellt ist;
c)
dass die Vertraulichkeit der Angebote und Teilnahmeanträge gewahrt bleibt und der öffentliche Auftraggeber erst nach Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote und Teilnahmeanträge von diesen Kenntnis nehmen kann;
d)
dass der Schutz personenbezogener Daten den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügt.
Sofern dies für das Vorliegen eines rechtsgültigen Nachweises erforderlich ist, können die öffentlichen Auftraggeber verlangen, dass per Fax gestellte Teilnahmeanträge möglichst umgehend, auf jeden Fall jedoch vor Ablauf der Ausschlussfrist gemäß Artikel 152, mittels eines Schreibens oder auf elektronischem Wege bestätigt werden.
(2) Gestattet der öffentliche Auftraggeber die elektronische Übermittlung von Angeboten und Teilnahmeanträgen, so müssen die verwendeten Mittel und deren technische Merkmale allgemein zugänglich und mit den allgemein verbreiteten Erzeugnissen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sein und dürfen nicht zur Folge haben, dass der Zugang der Wirtschaftsteilnehmer zum Vergabeverfahren eingeschränkt wird.
(3) Außer im Falle von Aufträgen, deren Wert den Schwellenwert nach Artikel 170 Absatz 1 nicht erreicht, müssen die Vorrichtungen für die elektronische Entgegennahme der Angebote und Teilnahmeanträge mittels geeigneter technischer Mittel und entsprechender Verfahren gewährleisten, dass
a)
die Wirtschaftsteilnehmer eindeutig authentifiziert werden können;
b)
die Uhrzeit und der Tag des Eingangs der Angebote und Teilnahmeanträge genau bestimmt werden können;
c)
hinreichend sichergestellt ist, dass vor den festgesetzten Terminen kein Zugang zu den gemäß den vorliegenden Anforderungen übermittelten Daten möglich ist;
d)
hinreichend sichergestellt ist, dass jeder Verstoß gegen dieses Zugangsverbot eindeutig erkennbar ist;
e)
die Zeitpunkte der Öffnung der eingegangenen Daten ausschließlich von den ermächtigten Personen festgelegt oder geändert werden können;
f)
während der verschiedenen Phasen des Vergabeverfahrens der Zugang zu allen eingegangenen Daten - bzw. zu einem Teil dieser Daten - nur möglich ist, wenn die ermächtigten Personen gleichzeitig tätig werden;
g)
der Zugang zu den übermittelten Daten bei gleichzeitigem Tätigwerden der ermächtigten Personen erst nach dem festgesetzten Zeitpunkt möglich ist;
h)
die eingegangenen und gemäß den vorliegenden Anforderungen geöffneten Daten ausschließlich den zur Kenntnisnahme ermächtigten Personen zugänglich bleiben.
(4) Gestattet der öffentliche Auftraggeber die elektronische Übermittlung von Angeboten und Teilnahmeanträgen, so gelten die mit diesen Systemen übermittelten elektronischen Dokumente als von einem ermächtigten Vertreter des Wirtschaftsteilnehmers unterzeichnete Originale.
(5) Erfolgt die Einreichung der Angebote oder Teilnahmeanträge mittels eines Schreibens, so kann der Bieter bzw. Bewerber zwischen folgenden Übermittlungsformen wählen:
a)
per Post oder Kurierdienst; für diesen Fall wird in den Ausschreibungsunterlagen ausdrücklich das Versanddatum für verbindlich erklärt, wobei der Poststempel bzw. das Datum der Ablieferungsbestätigung maßgebend ist;
b)
durch Hinterlegung bei den Dienststellen des Organs durch den Bieter bzw. Bewerber oder einen Vertreter, wobei in den Ausschreibungsunterlagen, abgesehen von den in Artikel 138 Absatz 2 Buchstabe a genannten Angaben, die Dienststelle genannt wird, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge gegen Aushändigung einer datierten und unterzeichneten Empfangsbestätigung einzureichen sind.
(6) Zwecks Geheimhaltung und um etwaige Probleme bei der Einreichung von Angeboten mittels Schreiben zu vermeiden, ist in der Ausschreibung Folgendes zu vermerken:
Das Angebot ist in doppeltem Umschlag einzureichen. Beide Umschläge werden verschlossen, und der innere Umschlag trägt außer der Angabe der in der Ausschreibung genannten Empfängerdienststelle den Vermerk „Ausschreibung - nicht durch den Postdienst zu öffnen“. Werden selbstklebende Umschläge verwendet, so sind diese zusätzlich mit Klebestreifen zu verschließen; quer über diesen Klebestreifen hat der Absender seinen Namenszug anzubringen.
Artikel 156
Bietungsgarantien
(Artikel 111 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
Der öffentliche Auftraggeber kann entsprechend den Bestimmungen des Artikels 163 die Hinterlegung einer Bietungsgarantie in Höhe von 1 % bis 2 % des Gesamtauftragswerts verlangen.
Diese Garantie wird bei Zuschlag des Auftrags freigegeben. Sie wird einbehalten, wenn binnen der festgesetzten Frist kein Angebot eingeht oder das eingereichte Angebot zurückgezogen wird.
Artikel 157
Öffnung der Angebote und der Teilnahmeanträge
(Artikel 111 Absatz 4 der Haushaltsordnung)
(1) Alle Teilnahmeanträge und Angebote, die den Anforderungen gemäß Artikel 155 entsprechen, werden geöffnet.
(2) Für Aufträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Schwellenwert übersteigt, setzt der Anweisungsbefugte einen Ausschuss für die Öffnung der Angebote ein.
Der Eröffnungsausschuss setzt sich zusammen aus mindestens drei Personen, die mindestens zwei organisatorische Einheiten des betreffenden Organs vertreten und in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander stehen, wobei mindestens eine dieser Personen völlig unabhängig vom zuständigen Anweisungsbefugten sein muss. Zur Vermeidung von Interessenkonflikten unterliegen diese Personen den Verpflichtungen gemäß Artikel 57 der Haushaltsordnung. Bei den Vertretungen und Außenstellen gemäß Artikel 72 bzw. solchen, die isoliert in einem Mitgliedstaat tätig sind, und die über keine voneinander getrennten organisatorischen Einheiten verfügen, entfällt diese Verpflichtung.
Bei interinstitutionellen Vergabeverfahren wird der Ausschuss für die Eröffnung der Angebote vom zuständigen Anweisungsbefugten des für das Vergabeverfahren verantwortlichen Organs eingesetzt. Die Zusammensetzung des Eröffnungsausschusses trägt nach Möglichkeit dem interinstitutionellen Charakter des Vergabeverfahrens Rechnung.
(3) Bei mittels eines Schreibens eingereichten Angeboten paraphieren eines oder mehrere der Mitglieder des Eröffnungsausschusses die Dokumente, auf denen Datum und Uhrzeit des Versands der Angebote vermerkt sind.
Sie paraphieren des Weiteren entweder:
a)
sämtliche Seiten jedes Angebots oder
b)
das Deckblatt sowie alle Angebotsseiten mit finanziellen Angaben, wobei die Unversehrtheit des ursprünglichen Angebots durch geeignete Sicherungsvorkehrungen einer Dienststelle gewährleistet wird, die - außer in den Fällen gemäß Absatz 2 Unterabsatz 2 - vom Anweisungsbefugten unabhängig ist.
Bei der Vergabe im Preiswettbewerb gemäß Artikel 149 Absatz 1 Buchstabe a werden die in den konformen Angeboten genannten Preise bekanntgegeben.
Die Mitglieder des Ausschusses unterzeichnen das Protokoll über die Öffnung der eingegangenen Angebote, in dem insbesondere die mit Artikel 155 konformen und nicht konformen Angebote genannt und die Ablehnung der nicht konformen Angebote unter Berücksichtigung der in Artikel 155 genannten Übermittlungsmodalitäten begründet werden. Die Unterzeichnung dieses Protokolls kann über ein elektronisches System erfolgen, das über einen angemessenen Sicherheitsmodus zum Nachweis der Identität des Unterzeichners verfügt.
Artikel 158
Ausschuss für die Bewertung der Angebote und der Teilnahmeanträge
(Artikel 111 Absatz 5 der Haushaltsordnung)
(1) Alle für mit Artikel 155 konform erklärten Teilnahmeanträge und Angebote werden in zwei Phasen von einem für die jeweilige Verfahrensphase eingerichteten Bewertungsausschuss bewertet und eingestuft, wobei zunächst die vorher bekannt gegebenen Ausschluss- und Auswahlkriterien und anschließend die Zuschlagskriterien zugrunde gelegt werden.
Dieser Ausschuss wird vom zuständigen Anweisungsbefugten eingesetzt und damit betraut, zu den Aufträgen, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Schwellenwert übersteigt, Stellung zu nehmen.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann jedoch beschließen, dass der Ausschuss nur die Zuschlagskriterien bewerten und einstufen soll, und dass die Ausschluss- und Auswahlkriterien auf eine andere Weise geprüft werden, die gewährleistet, dass kein Interessenkonflikt vorliegt.
(2) Der Bewertungsausschuss setzt sich zusammen aus mindestens drei Personen, die mindestens zwei organisatorische Einheiten des Organs oder der Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung vertreten und in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander stehen, wobei mindestens eine dieser Personen völlig unabhängig vom zuständigen Anweisungsbefugten sein muss. Der zuständige Anweisungsbefugte überzeugt sich davon, dass diese Personen die in Artikel 57 der Haushaltsordnung genannten Verpflichtungen erfüllen.
Bei den Vertretungen und Außenstellen gemäß Artikel 72 bzw. solchen, die isoliert in einem Mitgliedstaat tätig sind, und die über keine voneinander getrennten organisatorischen Einheiten verfügen, entfällt diese Verpflichtung.
Die Zusammensetzung des Ausschusses kann mit derjenigen des Ausschusses für die Öffnung der Angebote identisch sein.
Auf Beschluss des zuständigen Anweisungsbefugten können externe Sachverständige den Ausschuss unterstützen. Der zuständige Anweisungsbefugte überzeugt sich davon, dass diese Sachverständigen die in Artikel 57 der Haushaltsordnung genannten Verpflichtungen erfüllen.
Bei interinstitutionellen Vergabeverfahren wird der Bewertungsausschuss vom jeweils zuständigen Anweisungsbefugten des für das Vergabeverfahren verantwortlichen Organs eingesetzt. Die Zusammensetzung des Bewertungsausschusses trägt nach Möglichkeit dem interinstitutionellen Charakter des Vergabeverfahrens Rechnung.
(3) Teilnahmeanträge und Angebote, die nicht allen in den Ausschreibungsunterlagen verlangten wesentlichen Anforderungen entsprechen, werden abgelehnt.
Der Bewertungsausschuss bzw. der öffentliche Auftraggeber kann jedoch den betreffenden Bewerber oder Bieter auffordern, binnen einer von ihm festgesetzten Frist die Unterlagen, die die Ausschluss- und Auswahlkriterien betreffen, durch weitere Unterlagen zu ergänzen oder zu präzisieren.
Als anforderungsgemäß gelten Teilnahmeanträge und Angebote, die nicht ausgeschlossen wurden und die die Auswahlkriterien erfüllen.
(4) Bei außergewöhnlich niedrigen Angeboten gemäß Artikel 151 bittet der Bewertungsausschuss um nähere Angaben zur Zusammensetzung des Angebots.
Artikel 159
Bewertungsergebnis
(Artikel 112 der Haushaltsordnung)
(1) Bewertung und Einstufung der für konform erklärten Teilnahmeanträge und Angebote werden in einem datierten Protokoll aufgeführt.
Dieses Protokoll wird von allen Mitgliedern des Bewertungsausschusses unterzeichnet. Die Unterzeichnung dieses Protokolls kann über ein elektronisches System erfolgen, das über einen angemessenen Sicherheitsmodus zum Nachweis der Identität des Unterzeichners verfügt.
Wenn der Bewertungsausschuss die Angebote anhand der Ausschluss- und Auswahlkriterien nicht prüfen musste, wird das Protokoll außerdem von den Personen unterzeichnet, die der zuständige Anweisungsbefugte mit dieser Aufgabe betraut hat. Das Protokoll wird zur späteren Referenz aufbewahrt.
(2) Aus dem Protokoll gemäß Absatz 1 geht mindestens Folgendes hervor:
a)
Name und Anschrift des öffentlichen Auftraggebers sowie Gegenstand und Wert des Auftrags bzw. des Rahmenvertrags oder des dynamischen Beschaffungssystems;
b)
Namen der ausgeschlossenen Bewerber oder Bieter und die Gründe für den Ausschluss;
c)
Namen der Bewerber oder Bieter, deren Angebote oder Teilnahmeanträge geprüft werden, und die Gründe für ihre Auswahl;
d)
Gründe für die Ablehnung der ungewöhnlich niedrigen Angebote;
e)
Namen der ausgewählten Bewerber oder des ausgewählten Auftragnehmers und Begründung dieser Wahl sowie - falls bekannt - der Teil des Auftrags oder des Rahmenvertrags, den der Auftragnehmer an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt.
(3) Der öffentliche Auftraggeber fasst anschließend einen Beschluss, der mindestens Folgendes enthält:
a)
Name und Anschrift des öffentlichen Auftraggebers, Gegenstand und Wert des Auftrags bzw. Gegenstand und Höchstwert des Rahmenvertrags oder des dynamischen Beschaffungssystems;
b)
Namen der ausgeschlossenen Bewerber oder Bieter und die Gründe für den Ausschluss;
c)
Namen der Bewerber oder Bieter, deren Angebote oder Teilnahmeanträge geprüft werden, und die Gründe für ihre Auswahl;
d)
Gründe für die Ablehnung der ungewöhnlich niedrigen Angebote;
e)
Namen der ausgewählten Bewerber oder des ausgewählten Auftragnehmers und Begründung dieser Wahl anhand der vorher bekanntgegebenen Auswahl- bzw. Zuschlagskriterien sowie - falls bekannt - der Teil des Auftrags oder des Rahmenvertrags, den der Auftragnehmer an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt;
f)
bei Verhandlungsverfahren und beim wettbewerblichen Dialog die Umstände gemäß den Artikeln 132, 134, 135, 266, 268, 270 und 271, die die Anwendung dieser Verfahrensarten rechtfertigen;
g)
gegebenenfalls die Gründe für den Verzicht des öffentlichen Auftraggebers auf die Vergabe eines bestimmten Auftrags.
Bei interinstitutionellen Vergabeverfahren wird der Beschluss gemäß Unterabsatz 1 von dem öffentlichen Auftraggeber gefasst, der für das betreffende Vergabeverfahren zuständig ist.
Artikel 160
Kontakte zwischen öffentlichem Auftraggeber und Bieter
(Artikel 112 der Haushaltsordnung)
(1) Im Verlauf eines Vergabeverfahrens sind Kontakte zwischen Auftraggeber und Bietern ausschließlich unter den Bedingungen der Absätze 2 und 3 zulässig.
(2) Vor Ablauf der First für die Einreichung der Angebote kann der öffentliche Auftraggeber in Bezug auf die zusätzlichen Unterlagen und Auskünfte nach Artikel 153
a)
auf Veranlassung der Bieter zusätzliche Auskünfte erteilen, die ausschließlich der näheren Erläuterung der Art des Auftrags dienen; diese Auskünfte müssen allen Bietern, die die Spezifikationen angefordert haben, gleichzeitig erteilt werden;
b)
bei einem Irrtum, einer Ungenauigkeit, einer Auslassung oder einem sonstigen sachlichen Fehler im Wortlaut der Bekanntmachung eines Auftrags, der Aufforderung zur Angebotsabgabe oder der Spezifikationen auf eigene Initiative dies allen Beteiligten innerhalb der gleichen Fristen und unter den gleichen Bedingungen, die auch für die Ausschreibung gelten, mitteilen.
(3) Erfordert ein Angebot nach Öffnung der Angebote Klarstellungen oder sind offenkundige sachliche Irrtümer im Wortlaut des Angebots zu berichtigen, so kann der öffentliche Auftraggeber aus eigener Initiative mit dem Bieter Kontakt aufnehmen; dies darf jedoch nicht zu einer inhaltlichen Änderung des Angebots führen.
(4) In allen Fällen, in denen Kontakte stattgefunden haben, sowie in allen Fällen gemäß Artikel 96 der Haushaltsordnung, in denen keine Kontakte stattgefunden haben, wird in der Akte des Vergabeverfahrens ein entsprechender Hinweis angebracht.
Artikel 161
Unterrichtung der Bewerber und Bieter
(Artikel 113, 114 und 118 der Haushaltsordnung)
(1) Der öffentliche Auftraggeber teilt den Bewerbern und Bietern so schnell wie möglich mit, ob sie den Zuschlag für einen Auftrag oder einen Rahmenvertrag erhalten haben oder zu einem dynamischen Beschaffungssystem zugelassen worden sind. Er nennt gegebenenfalls die Gründe, warum er auf die Vergabe eines ausgeschriebenen Auftrags oder Rahmenvertrags oder die Einrichtung eines geplanten dynamischen Beschaffungssystems verzichtet oder die Einleitung eines neuen Verfahrens beschlossen hat.
(2) Der öffentliche Auftraggeber übersendet binnen 15 Kalendertagen nach Eingang eines entsprechenden schriftlichen Antrags die in Artikel 113 Absatz 2 der Haushaltsordnung genannten Informationen.
(3) Bei Aufträgen, die die Organe der Union für eigene Rechnung vergeben, deren Wert die Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 erreicht oder übersteigt und die in den Anwendungsbereich der Richtlinie 2004/18/EG fallen, unterrichtet der öffentliche Auftraggeber alle abgelehnten Bieter oder Bewerber zu folgenden Zeitpunkten gleichzeitig aber separat auf elektronischem Wege über die Ablehnung ihres Angebots oder ihrer Bewerbung:
a)
bei zweistufigen Vergabeverfahren: kurz nachdem die Beschlüsse im Zusammenhang mit den Ausschluss- und Auswahlkriterien gefasst wurden und bevor der Beschluss über den Zuschlag ergeht;
b)
bei Beschlüssen über die Zuschlagserteilung und die Ablehnung von Angeboten: so rasch wie möglich und spätestens binnen einer Woche nach dem Beschluss über die Zuschlagserteilung.
In der Mitteilung sind die Gründe für die Ablehnung des Angebots bzw. der Bewerbung sowie die Rechtsmittel anzugeben, die eingelegt werden können.
Den abgelehnten Bietern oder Bewerbern, die schriftlich per Schreiben, Fax oder E-Mail darum ersuchen, werden ergänzende Auskünfte zu den Gründen für die Ablehnung mitgeteilt und allen Bietern, deren Angebot nicht abgelehnt wurde, werden vorbehaltlich Artikel 113 Absatz 2 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung Informationen über die Merkmale und Vorteile des ausgewählten Angebots sowie der Name des erfolgreichen Bieters mitgeteilt. Die Antwort des öffentlichen Auftraggebers erfolgt binnen einer Frist von höchstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Ersuchens um ergänzende Auskünfte.
Artikel 162
Unterzeichnung des Vertrags
(Artikel 113 und 118 der Haushaltsordnung)
Mit der Ausführung eines Auftrags darf erst begonnen werden, wenn der Vertrag unterzeichnet ist.
Abschnitt 4
Sicherheitsleistungen und Korrekturmaßnahmen
Artikel 163
Sicherheitsleistungen
(Artikel 115 der Haushaltsordnung)
(1) Wird von den Auftragnehmern verlangt, dass sie vorab eine Sicherheit leisten, so muss diese einen ausreichenden Betrag und Zeitraum für die Inanspruchnahme abdecken.
(2) Die Sicherheit wird von einer Bank oder einem zugelassenen Finanzinstitut gestellt. Der öffentliche Auftraggeber kann anstelle dieser Sicherheit eine selbstschuldnerische Bürgschaft eines Dritten akzeptieren.
Die Sicherheit lautet auf Euro.
Ihr Zweck besteht darin, die Bank, das Finanzinstitut oder den Dritten unwiderruflich selbstschuldnerisch und auf erste Anforderung für die Verbindlichkeiten des Auftragnehmers haftbar zu machen.
Artikel 164
Erfüllungsgarantie
(Artikel 115 der Haushaltsordnung)
(1) Um zu gewährleisten, dass die Arbeiten, Lieferungen oder Dienstleistungen in vollem Umfang geleistet werden und für den Fall, dass eine Endabnahme gemäß den vertraglichen Bedingungen bei der Leistung der Abschlusszahlung nicht möglich ist, kann der Anweisungsbefugte in Einzelfällen und nach vorheriger Risikoanalyse die Stellung einer Erfüllungsgarantie verlangen.
(2) Eine solche Sicherheit kann nach und nach gebildet werden, indem bis zu einer Höhe von 10 % des Gesamtauftragswertes entsprechende Beträge von den jeweiligen Zahlungen einbehalten werden.
Ersatzweise kann ein Teil der Abschlusszahlung bis zur Endabnahme der Dienstleistungen, Lieferungen oder Bauarbeiten als Sicherheit einbehalten werden. Der Anweisungsbefugte legt den Betrag der Erfüllungsgarantie entsprechend den ermittelten Vertragserfüllungsrisiken und unter Berücksichtigung des Vertragsgegenstands und der handelsüblichen Bedingungen fest.
Die Bedingungen für Erfüllungsgarantien sind in den Ausschreibungsunterlagen bekanntzugeben.
(3) Nach erfolgter Endabnahme der Arbeiten, Dienstleistungen oder Lieferungen werden die Erfüllungsgarantien entsprechend den vertraglichen Bedingungen freigegeben.
Artikel 165
Garantien für Vorfinanzierungen
(Artikel 115 der Haushaltsordnung)
(1) Bevor mit dem Vergabeverfahren begonnen werden kann, bewertet der öffentliche Auftraggeber, sofern er den Bedarf für eine Vorfinanzierung festgestellt hat, die mit den entsprechenden Vorfinanzierungszahlungen verbundenen Risiken unter Berücksichtigung der folgenden Kriterien:
a)
geschätzter Auftragswert;
b)
Vertragsgegenstand;
c)
Laufzeit und Ausführungsgeschwindigkeit;
d)
Beschaffenheit des Marktes.
(2) In den in Artikel 146 Absatz 6 Unterabsatz 2 genannten Fällen oder wenn der Anweisungsbefugte gemäß Absatz 1 dieses Artikels entsprechend entscheidet, wird als Gegenleistung für Vorfinanzierungen eine Sicherheit verlangt.
Für Aufträge von geringem Wert im Sinne von Artikel 137 Absatz 1 wird keine Sicherheit verlangt.
Die Sicherheit wird nach Maßgabe des Vertrags im Zuge der Verrechnung der Vorfinanzierung mit den an den Auftragnehmer zu leistenden Zwischen- oder Restbetragszahlungen freigegeben.
Artikel 166
Aussetzung bei Fehlern oder Unregelmäßigkeiten
(Artikel 116 der Haushaltsordnung)
(1) Die Aussetzung eines Auftrags gemäß Artikel 116 der Haushaltsordnung dient dem Zweck, sich vom tatsächlichen Vorliegen der mutmaßlichen schwerwiegenden Fehler, der Unregelmäßigkeiten oder des Betrugs zu überzeugen. Bestätigen sich die Vermutungen nicht, so wird die Vertragsausführung so schnell wie möglich wieder aufgenommen.
(2) Schwerwiegende Fehler oder Unregelmäßigkeiten sind jegliche Verstöße gegen Vertrags- oder Rechtsvorschriften aufgrund von Handlungen oder Versäumnissen, die dem Haushalt der Europäischen Union Schaden zufügen bzw. zufügen könnten.
KAPITEL 2
Bestimmungen für Aufträge, die die Organe der Union auf eigene Rechnung vergeben
Artikel 167
Feststellung, ob die Schwellenwerte erreicht sind
(Artikel 117 und 118 der Haushaltsordnung)
Es obliegt jedem bevollmächtigten oder nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten jedes einzelnen Organs, zu beurteilen, ob die Schwellenwerte gemäß Artikel 118 der Haushaltsordnung erreicht sind.
Artikel 168
Gesonderte und aus Losen bestehende Aufträge
(Artikel 104 und 118 der Haushaltsordnung)
(1) Die Berechnung des geschätzten Auftragswerts darf nicht mit der Absicht erfolgen, die Verpflichtungen aus der vorliegenden Verordnung zu umgehen. Die Aufteilung eines Auftrags zu diesem Zweck ist unzulässig.
Aufträge, deren Wert mindestens den Schwellenwerten gemäß Artikel 170 Absatz 1 entspricht, werden in gleichzeitig zu vergebende Lose aufgeteilt, wenn dies zweckmäßig, technisch möglich und wirtschaftlich ist.
(2) Besteht ein Liefer-, Dienstleitungs- oder Bauauftrag aus mehreren Losen, für die jeweils ein gesonderter Auftrag vergeben wird, so muss zur Ermittlung des anwendbaren Schwellenwertes der Gesamtwert aller Lose berücksichtigt werden.
Wenn der Gesamtwert aller Lose die Schwellenwerte gemäß Artikel 170 Absatz 1 erreicht oder übersteigt, so gelten Artikel 97 Absatz 1 Unterabsätze 1 und 2 sowie Artikel 104 der Haushaltsordnung für jedes einzelne Los.
(3) Wird ein Auftrag in Form von getrennten Losen vergeben, werden die Angebote für jedes Los gesondert bewertet. Werden mehrere Lose an ein und denselben Bieter vergeben, kann für diese Lose ein einziger Vertrag unterzeichnet werden.
Artikel 169
Modalitäten für die Schätzung des Werts bestimmter Aufträge
(Artikel 118 der Haushaltsordnung)
(1) Bei der Berechnung des geschätzten Auftragswerts ist vom öffentlichen Auftraggeber die geschätzte Gesamtvergütung des Bieters zu berücksichtigen.
Sieht ein Auftrag Optionen oder Verlängerungen vor, so wird als Berechnungsgrundlage der zulässige Höchstbetrag, unter Einbeziehung der Optionsrechte und Verlängerungen, herangezogen.
Für die Schätzung ist der Wert zum Zeitpunkt der Absendung der Bekanntmachung oder, falls eine solche Bekanntmachung nicht vorgesehen ist, zum Zeitpunkt der Einleitung des Vergabeverfahrens durch den öffentlichen Auftraggeber maßgeblich.
(2) Der zu berücksichtigende Wert eines Rahmenvertrags oder eines dynamischen Beschaffungssystems ist gleich dem geschätzten Gesamtwert aller für die gesamte Laufzeit des Rahmenvertrags oder des dynamischen Beschaffungssystems geplanten Aufträge.
(3) Bei Dienstleistungsaufträgen werden außerdem berücksichtigt:
a)
bei Versicherungsleistungen die Versicherungsprämie und sonstige Vergütungen,
b)
bei Leistungen von Banken und anderen finanziellen Dienstleistungen die Gebühren, Provisionen und Zinsen sowie andere vergleichbare Vergütungen,
c)
bei Aufträgen, die Planungsarbeiten zum Gegenstand haben, die Honorare, Provisionen sowie andere vergleichbare Vergütungen.
(4) Bei Dienstleistungsaufträgen, für die kein Gesamtpreis angegeben wird, oder bei Lieferaufträgen, die ein Leasing, eine Anmietung oder einen Mietkauf zum Gegenstand haben, gilt als Berechnungsgrundlage für den geschätzten Auftragswert:
a)
bei zeitlich begrenzten Verträgen:
i)
der geschätzte Gesamtwert für die Laufzeit des Vertrags, soweit diese achtundvierzig Monate bei Dienstleistungen bzw. zwölf Monate bei Lieferungen nicht überschreitet;
ii)
der Gesamtwert einschließlich des geschätzten Restwerts bei Lieferverträgen mit einer Laufzeit von mehr als zwölf Monaten;
b)
bei Verträgen mit unbestimmter Laufzeit oder - bei Dienstleistungen - mit einer Laufzeit von mehr als achtundvierzig Monaten der monatliche Wert, multipliziert mit achtundvierzig.
(5) Bei regelmäßigen oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlängerbaren Dienstleistungs- oder Lieferaufträgen ist die Berechnungsgrundlage für den geschätzten Vertragswert:
a)
entweder der tatsächliche Gesamtwert entsprechender Aufträge für ähnliche Arten von Leistungen oder Lieferungen aus dem vorangegangenen Haushaltsjahr oder den vorangegangenen zwölf Monaten, nach Möglichkeit unter Anpassung an voraussichtliche Änderungen bei Mengen oder Kosten während der auf den ursprünglichen Vertrag folgenden zwölf Monate,
b)
oder der geschätzte Gesamtwert der Aufträge während der auf die erste Leistung oder Lieferung folgenden zwölf Monate bzw. während der Laufzeit des Vertrags, soweit diese mehr als zwölf Monate beträgt.
(6) Bei Bauaufträgen ist außer dem Auftragswert der eigentlichen Bauarbeiten der geschätzte Wert der Lieferungen zu berücksichtigen, die für die Ausführung der Arbeiten erforderlich sind und dem Auftragnehmer vom öffentlichen Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden.
Artikel 170
Schwellenwerte für die in der Richtlinie 2004/18/EG vorgesehenen Verfahren
(Artikel 118 der Haushaltsordnung)
(1) Die Schwellenwerte gemäß Artikel 118 der Haushaltsordnung sind die in der Richtlinie 2004/18/EG für Liefer-, Dienstleistungs- und Bauaufträge festgelegten Werte.
(2) Die Fristen gemäß Artikel 118 der Haushaltsordnung sind in den Artikeln 152, 153 und 154 festgeschrieben.
Artikel 171
Stillhaltezeit vor der Unterzeichnung des Vertrags
(Artikel 118 der Haushaltsordnung)
(1) Der öffentliche Auftraggeber unterzeichnet einen unter die Richtlinie 2004/18/EG fallenden Vertrag oder Rahmenvertrag mit einem erfolgreichen Bieter erst nach 14 Kalendertagen.
Diese Frist läuft ab einem der folgenden Zeitpunkte:
a)
ab dem Tag, der auf den Tag folgt, an dem die Benachrichtigungen an die abgelehnten und die erfolgreichen Bieter zeitgleich übermittelt wurden;
b)
wenn es sich um einen Vertrag oder Rahmenvertrag handelt, der im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb vergeben wurde, ab dem Tag, der auf den Tag folgt, an dem die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung gemäß Artikel 123 im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht wurde.
Erfolgt die Benachrichtigung nach Unterabsatz 2 Buchstabe a per Telefax oder elektronisch, so beträgt die Stillhaltezeit 10 Kalendertage.
Erforderlichenfalls kann der öffentliche Auftraggeber die Vertragsunterzeichnung zwecks ergänzender Prüfung aussetzen, wenn die von den abgelehnten oder beschwerten Bietern oder Bewerbern übermittelten Anträge und Bemerkungen oder anderweitig erhaltene stichhaltige Informationen dies rechtfertigen. Die Anträge, Bemerkungen und Informationen müssen binnen der Frist nach Unterabsatz 1 eingehen. Wird die Unterzeichnung ausgesetzt, werden sämtliche Bewerber oder Bieter binnen drei Arbeitstagen nach dem Aussetzungsbeschluss davon unterrichtet.
Außer in den Fällen nach Absatz 2 sind Verträge, die vor Ablauf der Frist nach Unterabsatz 1 unterzeichnet werden, nichtig.
Kann der Vertrag oder Rahmenvertrag nicht mit dem vorgesehenen Bieter geschlossen werden, so kann der öffentliche Auftraggeber den Auftrag an den auf der Rangliste nachfolgenden Bieter vergeben.
(2) In folgenden Fällen gilt die Frist nach Absatz 1 nicht:
a)
bei offenen Verfahren, nichtoffenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren nach vorherigem Aufruf zum Wettbewerb, in denen nur ein Angebot eingegangen ist;
b)
bei Einzelaufträgen, die auf der Grundlage eines Rahmenvertrags vergeben werden;
c)
bei Verhandlungsverfahren gemäß Artikel 134 Absatz 1 Buchstabe c, Buchstabe g Ziffer iii sowie Buchstaben h und j.
Artikel 172
Nachweis des Zugangs zu Vergabeverfahren
(Artikel 119 der Haushaltsordnung)
Die Spezifikationen schreiben den Bietern vor, den Staat zu nennen, in dem sie ihren Sitz haben oder wohnhaft sind, und die nach einzelstaatlichem Recht geforderten diesbezüglichen Nachweise zu erbringen.
TITEL VI
FINANZHILFEN
KAPITEL 1
Anwendungsbereich und Form
Artikel 173
Mitgliedsbeiträge
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
Mitgliedsbeiträge gemäß Artikel 121 Absatz 2 Buchstabe d der Haushaltsordnung sind Zahlungen an Einrichtungen, in denen die Europäische Union Mitglied ist; diese Zahlungen erfolgen nach Maßgabe der Haushaltsbeschlüsse und der von den betreffenden Einrichtungen festgelegten Modalitäten.
Artikel 174
Vereinbarungen und Beschlüsse über die Gewährung einer Finanzhilfe
(Artikel 121 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzhilfen werden im Wege eines Beschlusses oder einer schriftlichen Vereinbarung gewährt.
(2) Für die Wahl des rechtlichen Instruments sind folgende Kriterien maßgeblich:
a)
ob sich der Empfänger in der Europäischen Union oder in einem Drittland befindet;
b)
Komplexität bzw. Vereinheitlichung des Inhalts der finanzierten Maßnahmen oder Arbeitsprogramme.
Artikel 175
Ausgaben für die Mitglieder der Organe
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
Die Ausgaben für die Mitglieder der Organe gemäß Artikel 121 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung umfassen Zuwendungen an Vereinigungen derzeitiger und ehemaliger Mitglieder des Europäischen Parlaments. Diese Ausgaben werden entsprechend den internen Verwaltungsvorschriften des Europäischen Parlaments getätigt.
Artikel 176
Maßnahmen, für die eine Finanzhilfe gewährt werden kann
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
Eine Maßnahme, für die eine Finanzhilfe im Sinne des Artikels 121 der Haushaltsordnung gewährt werden kann, muss eindeutig festgelegt sein.
Eine Maßnahme darf nicht in der Absicht aufgespalten werden, sie den in der vorliegenden Verordnung festgelegten Finanzierungsvorschriften zu entziehen.
Artikel 177
Einrichtungen, die Ziele von allgemeinem Interesse für die Union verfolgen
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
Als Einrichtung, die Ziele von allgemeinem Interesse für die Union verfolgt, gilt
a)
entweder eine Einrichtung, deren Auftrag allgemeine oder berufliche Bildung, Information, Innovation oder Studien und Forschungen im Bereich Europapolitik, sowie Maßnahmen zur Förderung der Unionsbürgerschaft oder der Menschenrechte umfasst, oder eine europäische Normungseinrichtung;
b)
oder eine Einrichtung, die Einrichtungen ohne Erwerbszweck vertritt, die in den Mitgliedstaaten, in Bewerberländern oder potenziellen Bewerberländern tätig sind und sich der Förderung von Grundsätzen und Politiken im Rahmen der Ziele der Verträge verschrieben haben.
Artikel 178
Partnerschaften
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
(1) Im Rahmen von Partnerschaften können Einzelfinanzhilfen für Maßnahmen und für Betriebskosten gewährt werden.
(2) Eine Partnerschaft kann geschlossen werden, um eine langfristige Zusammenarbeit der Empfänger mit der Kommission zu begründen. Sie kann in einer Partnerschaftsrahmenvereinbarung oder einem Partnerschaftsrahmenbeschluss geregelt werden.
Die Partnerschaftsrahmenvereinbarung oder der Partnerschaftsrahmenbeschluss enthält nähere Angaben zu den gemeinsamen Zielen, der Art der punktuell oder im Rahmen eines genehmigten jährlichen Arbeitsprogramms geplanten Maßnahmen, dem Verfahren zur Gewährung von Einzelfinanzhilfen unter Beachtung der Verfahrensgrundsätze und -vorschriften des vorliegenden Titels sowie den allgemeinen Rechten und Pflichten der Vertragspartner im Rahmen von Einzelvereinbarungen oder -beschlüssen.
Die Laufzeit der Partnerschaften darf vier Jahre nicht überschreiten, außer in insbesondere mit dem Gegenstand der Partnerschaft begründeten Sonderfällen.
Die Anweisungsbefugten dürfen die Partnerschaftsrahmenvereinbarungen oder -beschlüsse nicht missbräuchlich oder in einer Weise in Anspruch nehmen, dass sie einen Verstoß gegen die Grundsätze der Transparenz oder der Gleichbehandlung der Antragsteller bezwecken oder bewirken.
(3) Partnerschaften sind in Bezug auf Planung, vorheriger Bekanntmachung und Vergabeverfahren Finanzhilfen gleichgestellt.
(4) Die auf der Grundlage von Partnerschaftsrahmenvereinbarungen oder -beschlüssen vergebenen Einzelfinanzhilfen werden nach den in den Vereinbarungen oder Beschlüssen geregelten Verfahren gewährt und unterliegen den Bestimmungen des vorliegenden Titels.
Sie werden gemäß Artikel 191 nachträglich bekannt gemacht.
Artikel 179
Elektronische Kommunikationssysteme
(Artikel 121 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommunikation mit den Empfängern, insbesondere der Abschluss von Finanzhilfevereinbarungen, die Zustellung von Finanzhilfebeschlüssen sowie sämtliche Vertragsänderungen, kann über ein von der Kommission eingerichtetes elektronisches Kommunikationssystem erfolgen.
(2) Solche Systeme müssen folgenden Anforderungen entsprechen:
a)
lediglich befugte Personen haben Zugang zum System und den damit übermittelten Dokumenten;
b)
lediglich befugte Personen dürfen ein Dokument elektronisch unterzeichnen oder durch das System übermitteln;
c)
befugte Personen müssen anhand festgelegter Methoden durch das System authentifiziert werden;
d)
Datum und Uhrzeit der elektronischen Transaktion müssen genau bestimmbar sein;
e)
die Unversehrtheit der Dokumente muss gewährleistet sein;
f)
die Verfügbarkeit der Dokumente muss gewährleistet sein;
g)
erforderlichenfalls muss die Vertraulichkeit der Dokumente gewährleistet sein;
h)
der Schutz personenbezogener Daten muss den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügen.
(3) Für die mit einem solchen System versandten Daten gilt eine rechtliche Vermutung der Unversehrtheit der abgesendeten oder empfangenen Daten und der Korrektheit der vom System angegebenen Zeitpunkte der Versendung und des Empfangs der Daten.
Ein mit einem solchen System übermitteltes oder zugestelltes Dokument gilt als einem Papierdokument gleichwertig, ist in Gerichtsverfahren als Beweismittel zulässig und gilt als Original; für das Dokument gilt die rechtliche Vermutung der Echtheit und Unversehrtheit, sofern es keine dynamischen Elemente enthält, die seine automatische Änderung bewirken können.
Die elektronischen Unterschriften nach Absatz 2 Buchstabe b haben die gleiche Rechtswirkung wie handschriftliche Unterschriften.
Artikel 180
Inhalt von Finanzhilfevereinbarungen und -beschlüssen
(Artikel 122 der Haushaltsordnung)
(1) Der Finanzhilfevereinbarung sind insbesondere folgende Angaben zu entnehmen:
a)
ihr Gegenstand;
b)
der Finanzhilfeempfänger;
c)
ihre Laufzeit, und zwar:
i)
das Datum ihres Inkrafttretens,
ii)
das Datum der Einleitung und die Dauer der Maßnahme bzw. des Rechnungsjahres, für die bzw. das eine Finanzhilfe gewährt wird;
d)
der Höchstbetrag der Finanzierung der Union in Euro sowie ihre Form, gegebenenfalls ergänzt um folgende Angaben:
i)
den geschätzten Gesamtbetrag der förderfähigen Kosten der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms sowie den maximal zu finanzierenden Anteil;
ii)
gegebenenfalls die zugrundezulegenden Einheitskosten, Pauschalbeträge oder Pauschalfinanzierung gemäß Artikel 123 Buchstaben b, c oder d der Haushaltsordnung;
iii)
die Zusammensetzung der Finanzierungsarten nach den Ziffern i und ii;
e)
eine Beschreibung der Maßnahme bzw. im Falle einer Finanzhilfe für Betriebskosten das vom Anweisungsbefugten für das Rechnungsjahr genehmigte Arbeitsprogramm sowie eine Beschreibung der von der Durchführung der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms erwarteten Ergebnisse;
f)
die für alle Vereinbarungen dieser Art geltenden allgemeinen Bedingungen, beispielsweise die Einverständniserklärung des Empfängers mit den Kontrollen und Prüfungen der Kommission, des OLAF und des Rechnungshofs;
g)
der globale Kostenvoranschlag der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms;
h)
wenn die Durchführung der Maßnahme die Vergabe von Aufträgen erforderlich macht - die in Artikel 209 genannten Grundsätze oder die Vorschriften für die Auftragsvergabe, die der Empfänger einzuhalten hat;
i)
die Pflichten des Empfängers, insbesondere:
i)
hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und der Vorlage von Tätigkeits- und Finanzberichten; sofern dies möglich ist, werden für die Vorlage der Berichte Zwischenziele festgelegt;
ii)
wenn eine Vereinbarung zwischen der Kommission und mehreren Empfängern geschlossen wird - hinsichtlich der spezifischen Pflichten des etwaigen Koordinators sowie der übrigen Empfänger gegenüber dem Koordinator und der Haftung der Empfänger für der Kommission geschuldete Beträge;
j)
die Modalitäten und Fristen für die Genehmigung dieser Berichte sowie die Zahlung durch die Kommission;
k)
gegebenenfalls detaillierte Angaben zu den förderfähigen Kosten der Maßnahme oder des genehmigten Arbeitsprogramms und/oder zu den Einheitskosten, Pauschalbeträgen oder der Pauschalfinanzierung gemäß Artikel 123 der Haushaltsordnung;
l)
die Bestimmungen über die öffentliche Bekanntgabe der Unterstützung aus dem Haushalt der Union, außer in begründeten Fällen, in denen eine öffentliche Bekanntgabe nicht angezeigt oder unmöglich ist.
Die allgemeinen Bedingungen nach Unterabsatz 1 Buchstabe f umfassen mindestens:
i)
die Bestimmung, dass das Recht der Union, gegebenenfalls ergänzt durch das in der Finanzhilfevereinbarung genannte nationale Recht, Anwendung findet. Vereinbarungen mit internationalen Organisationen können eine abweichende Bestimmung enthalten;
ii)
die Bezeichnung des bei Streitigkeiten zuständigen Gerichts oder Schiedsgerichts.
(2) In der Finanzhilfevereinbarung können die Aussetzungs- bzw. Kündigungsmodalitäten und -fristen gemäß Artikel 135 der Haushaltsordnung vorgesehen werden.
(3) In den Fällen nach Artikel 178 enthalten die Partnerschaftsrahmenbeschlüsse oder -vereinbarungen die Informationen gemäß Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstaben a und b, Buchstabe c Ziffer i, Buchstabe f, Buchstaben h bis j sowie Buchstabe l.
Die Einzelfinanzhilfevereinbarung oder der Einzelfinanzhilfebeschluss enthält die Informationen nach Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstaben a bis e und Buchstaben g und k sowie erforderlichenfalls Buchstabe i.
(4) Änderungen von Finanzhilfevereinbarungen bedürfen der Schriftform. Solche Änderungen, einschließlich der Hinzufügung oder Streichung eines Empfängers, dürfen die Vereinbarungen nicht in einer Weise ändern, die eine Infragestellung des Beschlusses über die Gewährung der betreffenden Finanzhilfe oder einen Verstoß gegen die Gleichbehandlung der Antragsteller bezwecken oder bewirken würde.
(5) Die Absätze 1 bis 4 gelten entsprechend für Finanzhilfebeschlüsse.
Einige der Angaben nach Absatz 1 können statt in dem Finanzhilfebeschluss in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen oder dazugehörigen Unterlagen enthalten sein.
Artikel 181
Formen der Finanzhilfen
(Artikel 123 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzhilfen gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe a Haushaltsordnung werden auf der Grundlage der förderfähigen Kosten berechnet, die der Empfänger tatsächlich tätigt und die vorab in einem Kostenvoranschlag ausgewiesen sind, der dem Finanzhilfeantrag beigefügt und in die Finanzhilfevereinbarung oder den Finanzhilfebeschluss aufgenommen wird.
(2) Bei Finanzierungen auf der Grundlage von Einheitskosten gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe b der Haushaltsordnung wird für alle oder bestimmte, vorab festgelegte Kategorien förderfähiger Kosten pro Einheit ein Fixbetrag angewandt.
(3) Bei Finanzierungen auf der Grundlage von Pauschalbeträgen gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe c der Haushaltsordnung wird für alle oder bestimmte, vorab festgelegte Kategorien förderfähiger Kosten pauschal ein bestimmter Betrag gewährt.
(4) Bei Pauschalfinanzierungen gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe d der Haushaltsordnung wird für bestimmte, vorab festgelegte Kategorien förderfähiger Kosten ein Prozentsatz angewandt.
Artikel 182
Pauschalbeträge, Einheitskosten und Pauschalfinanzierung
(Artikel 124 der Haushaltsordnung)
(1) Die Genehmigung einer Finanzierung unter Verwendung von Pauschalbeträgen, Einheitskosten oder Pauschalfinanzierung gemäß Artikel 124 Absatz 1 der Haushaltsordnung gilt für die gesamte Laufzeit eines Programms. Sie kann angepasst werden, wenn wesentliche Änderungen erforderlich sind. Die Angaben und Beträge werden regelmäßig überprüft und die Pauschalbeträge, Einheitskosten und Pauschalfinanzierung gegebenenfalls angepasst.
Im Falle einer Vereinbarung zwischen der Kommission und mehreren Empfängern ist der Höchstbetrag nach Artikel 124 Absatz 1 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung je Empfänger anzuwenden.
(2) Die Finanzhilfevereinbarung oder der Finanzhilfebeschluss enthält alle Bestimmungen für die Überprüfung, ob die Bedingungen für die Zahlung einer Finanzhilfe auf der Grundlage von Pauschalbeträgen, Einheitskosten oder als Pauschalfinanzierung erfüllt sind.
(3) Die Zahlung einer Finanzhilfe auf der Grundlage von Pauschalbeträgen, Einheitskosten oder als Pauschalfinanzierung berührt nicht das Recht auf Zugang zu den Unterlagen des Empfängers für die Zwecke von Absatz 1 Unterabsatz 1 sowie Artikel 137 Absatz 2 der Haushaltsordnung.
(4) Lassen Ex-post-Kontrollen erkennen, dass der Sachverhalt, der den Anspruch auf die Finanzierung begründet, nicht besteht und der Empfänger rechtsgrundlos eine Zahlung auf der Grundlage von Pauschalbeträgen, Einheitskosten oder als Pauschalfinanzierung erhalten hat, kann die Kommission unbeschadet der in Artikel 109 der Haushaltsordnung vorgesehenen Sanktionen einen Betrag bis zur Höhe der gesamten Finanzhilfe zurückfordern.
KAPITEL 2
Grundsätze
Artikel 183
Kofinanzierungsgrundsatz
(Artikel 125 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
(1) Nach dem Kofinanzierungsgrundsatz können die für die Durchführung der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms erforderlichen Mittel nicht in voller Höhe durch den Finanzbeitrag der Union bereitgestellt werden.
Kofinanzierungsquellen sind beispielsweise die Eigenmittel des Empfängers, Einnahmen aus der Maßnahme oder dem Arbeitsprogramm oder Finanzbeiträge oder Sachleistungen Dritter.
(2) Sachleistungen sind nichtfinanzielle Ressourcen, die dem Empfänger von einem Dritten unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden.
Artikel 184
Gewinnverbot
(Artikel 125 Absatz 5 der Haushaltsordnung)
Finanzbeiträge Dritter, die der Empfänger für die Begleichung anderer als der im Rahmen der Finanzhilfe der Union förderfähigen Kosten verwenden kann oder die nach Beendigung der Maßnahme bzw. des Arbeitsprogramms übrig bleiben und vom Dritten nicht zurückgefordert werden, gelten nicht als im Sinne von Artikel 125 Absatz 5 der Haushaltsordnung von den Gebern speziell der Finanzierung förderfähiger Kosten zugewiesen.
Artikel 185
Finanzhilfen mit geringem Wert
(Artikel 125 Absatz 4 der Haushaltsordnung)
Als geringe Finanzhilfen gelten Finanzhilfen, die 60 000 EUR nicht übersteigen.
Artikel 186
Technische Hilfe
(Artikel 101 und 125 der Haushaltsordnung)
Unter die Bezeichnung „technische Hilfe“ fallen für die Durchführung eines Programms oder einer Maßnahme erforderliche Unterstützungs- und Kapazitätsaufbaumaßnahmen, wie vorbereitende oder leitende Tätigkeiten, Überwachungs-, Bewertungs-, Prüf- und Kontrolltätigkeiten.
Artikel 187
Förderfähige Kosten
(Artikel 126 Absatz 3 Buchstabe c der Haushaltsordnung)
Die Mehrwertsteuer gilt als gemäß den anwendbaren nationalen Mehrwertsteuervorschriften nicht erstattungsfähig, wenn sie gemäß den nationalen Vorschriften eine der folgenden Umsatzarten betrifft:
a)
steuerbefreite Umsätze ohne Vorsteuerabzugsrecht;
b)
nicht mehrwertsteuerpflichtige Umsätze;
c)
Umsätze nach Buchstabe a oder b, für die kein Vorsteuerabzugsrecht besteht, für die die Mehrwertsteuer aber mittels spezieller, in der Richtlinie 2006/112/EG nicht vorgesehener Erstattungs- oder Ausgleichsregelungen erstattet werden kann, auch wenn die jeweilige Erstattungs- oder Ausgleichsregelung auf nationalen Mehrwertsteuervorschriften basiert.
Ein Empfänger, der Mehrwertsteuer aus Tätigkeiten nach Artikel 13 Absatz 2 der Richtlinie 2006/112/EG entrichtet, gilt nicht als Nichtsteuerpflichtiger nach Artikel 13 Absatz 1 Unterabsatz 1 dieser Richtlinie, unabhängig davon, ob diese Tätigkeiten von dem betreffenden Mitgliedstaat als Tätigkeiten einer Einrichtung angesehen werden, die als Behörde dem öffentlichen Recht unterliegt.
Artikel 188
Arbeitsplanung
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
(1) Jeder zuständige Anweisungsbefugte erstellt ein jährliches oder mehrjähriges Arbeitsprogramm für den Bereich der Finanzhilfen. Das Arbeitsprogramm wird vom Organ angenommen und so bald wie möglich, spätestens jedoch am 31. März des betreffenden Haushaltsjahres, auf seiner einschlägigen Internetseite veröffentlicht.
Das Arbeitsprogramm enthält Angaben zur Dauer seiner Gültigkeit, über den etwaigen Basisrechtsakt, die zu erreichenden Ziele, die zu erwartenden Ergebnisse, den Zeitplan für die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und deren Richtbeträge und den Höchstsatz der Kofinanzierung.
Soll der Beschluss zur seiner Annahme für die Finanzhilfen des betreffenden Jahres als Finanzierungsbeschluss gelten, muss das Arbeitsprogramm darüber hinaus die in Artikel 94 angeführten Angaben enthalten.
(2) Bei substanziellen Änderungen des Arbeitsprogramms wird nach den Modalitäten von Absatz 1 ein ergänzendes Dokument angenommen und veröffentlicht.
Artikel 189
Inhalt der Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
(1) Die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen enthalten folgende Angaben:
a)
angestrebte Ziele,
b)
Zulassungs-, Ausschluss-, Auswahl- und Gewährungskriterien gemäß den Artikeln 131 und 132 der Haushaltsordnung sowie diesbezügliche Belege,
c)
Modalitäten der Finanzierung aus Mitteln der Union,
d)
Modalitäten und Frist für die Einreichung der Vorschläge, voraussichtlicher Zeitpunkt, zu dem die Bewerber über das Ergebnis der Bewertung ihrer Anträge informiert werden und ungefähres Datum für die Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarungen oder die Zustellung der Finanzhilfebeschlüsse.
(2) Die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen werden auf der Internetseite der Organe der Union und, falls dies für eine weiter gehende Bekanntmachung bei den potenziellen Empfängern erforderlich ist, in anderer geeigneter Form, u. a. im Amtsblatt der Europäischen Union, veröffentlicht. Sie können unmittelbar nach der Annahme des Finanzierungsbeschlusses gemäß Artikel 84 der Haushaltsordnung veröffentlicht werden, d. h. auch bereits in dem der Haushaltsausführung vorausgehenden Jahr. Eine inhaltliche Änderung einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen wird nach den gleichen Regeln veröffentlicht wie die ursprüngliche Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen.
Artikel 190
Ausnahmen von den Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzhilfen können nur in folgenden Fällen ohne Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen gewährt werden:
a)
im Rahmen der humanitären Hilfe, bei Katastrophenschutzeinsätzen oder bei Hilfen in Krisensituationen im Sinne von Absatz 2;
b)
in anderen ordnungsgemäß begründeten dringenden Ausnahmefällen;
c)
zugunsten von Einrichtungen, wenn diese de jure oder de facto eine Monopolstellung innehaben, die in dem entsprechenden Beschluss über die Gewährung der Finanzhilfe ordnungsgemäß begründet wird;
d)
zugunsten von Einrichtungen, die in einem Basisrechtsakt gemäß Artikel 54 der Haushaltsordnung als Empfänger von Finanzhilfen genannt sind, oder, falls in einem Basisrechtsakt ein Mitgliedstaat als Empfänger von Finanzhilfen genannt ist, unter seiner Verantwortung zugunsten den von ihm benannten Einrichtungen;
e)
im Bereich Forschung und technologische Entwicklung zugunsten von Einrichtungen, die in dem Arbeitsprogramm gemäß Artikel 128 der Haushaltsordnung aufgeführt sind, sofern der Basisrechtsakt diese Möglichkeit ausdrücklich vorsieht und das betreffende Projekt nicht unter eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen fällt;
f)
zugunsten von Maßnahmen mit besonderen Merkmalen, für die auf eine hochqualifizierte oder hochspezialisierte Einrichtung oder eine Einrichtung mit besonderen Verwaltungskapazitäten zurückgegriffen werden muss, sofern die betreffenden Maßnahmen nicht unter eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen fallen.
g) Ein Vorgehen nach Unterabsatz 1 Buchstabe f ist im Gewährungsbeschluss angemessen zu begründen.
(2) Unter Krisensituationen sind Situationen in Drittländern zu verstehen, bei denen die Gefahr besteht, dass sie unmittelbar oder kurzfristig in einen bewaffneten Konflikt oder die Destabilisierung des Landes eskalieren. Krisensituationen können auch die Folge von Naturkatastrophen sein, von durch Menschenhand ausgelösten Krisen, wie Krieg oder sonstigen Konflikten, oder von außergewöhnlichen Umständen mit vergleichbaren Auswirkungen, wie sie beispielsweise im Zusammenhang mit Phänomenen des Klimawandels, mit Umweltschäden, mit der Unterbrechung der Energieversorgung oder des Zugangs zu natürlichen Ressourcen oder mit extremer Armut auftreten können.
Artikel 191
Nachträgliche Bekanntmachung
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
(1) Die Informationen zu den im Laufe eines Haushaltsjahrs gewährten Finanzhilfen werden gemäß Artikel 21 veröffentlicht.
(2) Nach der Veröffentlichung gemäß Absatz 1 übermittelt die Kommission dem Europäischen Parlament und dem Rat auf deren Wunsch einen Bericht mit folgenden Informationen:
a)
Anzahl der Antragsteller des vorangegangenen Jahres;
b)
Anzahl und Anteil der erfolgreichen Anträge für jede Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen;
c)
mittlere Dauer des Verfahrens ab dem Tag, an dem die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen geschlossen wird, bis zur Gewährung einer Finanzhilfe;
d)
Anzahl und Beträge der Finanzhilfen, bei denen im vorangehenden Jahr nach Maßgabe von Artikel 21 Absatz 4 von einer nachträglichen Bekanntmachung abgesehen wurde.
Artikel 192
Unterrichtung der Antragsteller
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
Die Kommission informiert und berät die Antragsteller, indem sie
a)
für ähnliche Finanzhilfen gemeinsame Muster für die Antragsformulare festlegt und den Umfang und die Verständlichkeit der Antragsformulare kontrolliert;
b)
potenziellen Antragstellern insbesondere Seminare anbietet und Handbücher zur Verfügung stellt;
c)
in der Rechtsträger-Datei nach Artikel 63 die Daten der Empfänger laufend aktualisiert.
Artikel 193
Finanzierung zulasten verschiedener Haushaltslinien
(Artikel 129 der Haushaltsordnung)
Eine Maßnahme kann von mehreren zuständigen Anweisungsbefugten gemeinsam zulasten verschiedener Haushaltslinien finanziert werden.
Artikel 194
Rückwirkung der Finanzierungen in Fällen äußerster Dringlichkeit und bei drohenden Konflikten
(Artikel 130 der Haushaltsordnung)
Nach Maßgabe von Artikel 130 Absatz 1 der Haushaltsordnung kommen die von einem Empfänger vor Einreichung seines Antrags getätigten Ausgaben unter folgenden Bedingungen für eine Finanzierung aus Mitteln der Union in Betracht:
a)
wenn dies im Finanzierungsbeschluss ordnungsgemäß begründet ist;
b)
wenn im Finanzierungsbeschluss und in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss ausdrücklich ein zeitlich vor der Antragstellung liegender Förderfähigkeitstermin festgelegt wird.
Artikel 195
Einreichung von Finanzhilfeanträgen
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
(1) Die Modalitäten für die Einreichung der Finanzhilfeanträge werden vom zuständigen Anweisungsbefugten festgelegt, der bestimmen kann, in welcher Form sie zu erfolgen hat. Finanzhilfeanträge können mittels eines Schreibens oder auf elektronischem Wege eingereicht werden.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen allgemein verfügbar sein und dürfen nicht zur Folge haben, dass der Zugang der Antragsteller zum Gewährungsverfahren eingeschränkt wird.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen gewährleisten,
a)
dass die eingereichten Anträge alle zu ihrer Bewertung erforderlichen Informationen enthalten;
b)
dass die Unversehrtheit der Daten ist sichergestellt ist;
c)
dass die Vertraulichkeit der Vorschläge gewahrt bleibt.
d)
dass der Schutz personenbezogener Daten den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügt.
Für die Zwecke von Unterabsatz 3 Buchstabe c prüft der zuständige Anweisungsbefugte den Inhalt der Anträge erst, nachdem die Einreichungsfrist abgelaufen ist.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann verlangen, dass elektronisch eingereichte Anträge mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur im Sinne der Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (19) versehen werden.
(2) Gestattet der zuständige Anweisungsbefugte die elektronische Einreichung der Anträge, so müssen die verwendeten Mittel und deren technische Merkmale allgemein zugänglich und mit den allgemein verwendeten Erzeugnissen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sein. Die Informationen über die zur Einreichung der Anträge erforderlichen Spezifikationen, einschließlich der Verschlüsselung, müssen allen Antragstellern zur Verfügung gestellt werden.
Die Vorrichtungen für die elektronische Entgegennahme der Anträge müssen darüber hinaus Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleisten. Sie müssen ferner gewährleisten, dass die Uhrzeit und der Tag des Eingangs der Anträge genau bestimmt werden können.
(3) Erfolgt die Einreichung der Anträge mittels eines Schreibens, so kann der Antragsteller zwischen folgenden Übermittlungsformen wählen:
a)
per Post oder Kurierdienst; für diesen Fall wird in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ausdrücklich das Versanddatum für verbindlich erklärt, wobei der Poststempel bzw. das Datum der Ablieferungsbestätigung maßgebend ist;
b)
durch Hinterlegung bei den Dienststellen des Organs durch den Antragsteller oder einen Vertreter, wobei in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen die Dienststelle genannt wird, bei der die Anträge gegen Aushändigung einer datierten und unterzeichneten Empfangsbestätigung einzureichen sind.
KAPITEL 3
Gewährungsverfahren
Artikel 196
Inhalt der Finanzhilfeanträge
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
(1) Die Finanzhilfeanträge werden nach Maßgabe der im Basisrechtsakt und in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen festgelegten Kriterien unter Verwendung eines Formblatts gestellt, das der zuständige Anweisungsbefugte auf der Grundlage des gemeinsamen Musters gemäß Artikel 192 Buchstabe a erstellt.
Als Nachweis im Sinne von Artikel 131 Absatz 3 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung können insbesondere die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz des letzten abgeschlossenen Rechnungsjahres verlangt werden.
(2) Der dem Antrag beigefügte Voranschlag des Maßnahmen- bzw. Arbeitsprogrammbudgets muss in Ausgaben und Einnahmen ausgeglichen sein - wobei in begründeten Fällen auch Rückstellungen für Unwägbarkeiten oder Wechselkursschwankungen genehmigt werden können - und die geschätzten förderfähigen Kosten der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms ausweisen.
(3) Wird eine Finanzhilfe für eine Maßnahme von mehr als 750 000 EUR oder für Betriebskosten von mehr als 100 000 EUR beantragt, muss ein von einem zugelassenen externen Rechnungsprüfer erstellter Bericht beigebracht werden. In diesem Bericht werden die Rechnungen des letzten abgeschlossenen Rechnungsjahres bescheinigt.
Unterabsatz 1 gilt nur für den Erstantrag, den ein und derselbe Empfänger in ein und demselben Rechnungsjahr bei einem zuständigen Anweisungsbefugten stellt.
Im Falle einer Vereinbarung zwischen der Kommission und mehreren Empfängern sind die Schwellenwerte nach Unterabsatz 1 je Empfänger anzuwenden.
Im Falle von Partnerschaften gemäß Artikel 178 muss der in Unterabsatz 1 bezeichnete Bericht für die beiden letzten abgeschlossenen Rechnungsjahre vor Unterzeichnung der Partnerschaftsrahmenvereinbarung bzw. Zustellung des Partnerschaftsrahmenbeschlusses vorgelegt werden.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe einer Risikobewertung bei Einrichtungen für allgemeine oder berufliche Bildung und bei Vereinbarungen mit mehreren gesamtschuldnerisch haftenden Empfängern oder Empfängern, denen keinerlei finanzielle Verantwortung zukommt, von der Vorlage des Prüfberichts gemäß Unterabsatz 1 absehen.
Unterabsatz 1 gilt nicht für öffentliche Einrichtungen und für internationale Organisationen im Sinne von Artikel 43.
(4) Der Antragsteller gibt für alle Unionsfinanzierungen, die er in dem betreffenden Rechnungsjahr für dieselbe Maßnahme, einen Teil dieser Maßnahme oder für seine Betriebskosten erhalten bzw. beantragt hat, die Quellen und Beträge an und er gibt alle sonstigen Finanzierungen an, die er für dieselbe Maßnahme erhalten bzw. beantragt hat.
Artikel 197
Nachweis des Nichtvorliegens einer Ausschlusssituation
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
Außer in Fällen nach Artikel 131 Absatz 4 Buchstaben a und b der Haushaltsordnung erklären die Antragsteller ehrenwörtlich, dass sie sich nicht in einer der in Artikel 106 Absatz 1 und in Artikel 107 der Haushaltsordnung genannten Situationen befinden. Der zuständige Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe einer Risikobewertung von den erfolgreichen Antragstellern Nachweise nach Artikel 143 anfordern. Auf Verlangen des zuständigen Anweisungsbefugten müssen die erfolgreichen Antragsteller diese Nachweise vorlegen, es sei denn, der zuständige Anweisungsbefugte erkennt an, dass dies materiell unmöglich ist, oder entsprechende weiterhin gültige Nachweise, deren Ausstellungsdatum nicht mehr als ein Jahr zurückliegt, wurden bereits für die Zwecke eines anderen Finanzhilfeantrags oder eines Vergabeverfahrens vorgelegt.
Artikel 198
Antragsteller ohne Rechtspersönlichkeit
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
Im Falle eines Antragstellers, der, wie in Artikel 131 Absatz 2 der Haushaltsordnung vorgesehen, keine Rechtspersönlichkeit besitzt, muss der Vertreter dieses Antragstellers nachweisen, dass er befugt ist, in dessen Namen rechtliche Verpflichtungen einzugehen, und dass die finanzielle und operative Leistungsfähigkeit des Antragstellers der von juristischen Personen gleichwertig ist.
Artikel 199
Als ein Antragsteller zu betrachtende Einrichtungen
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
Erfüllen mehrere Einrichtungen die Bedingungen für die Beantragung einer Finanzhilfe und können sie gemeinsam als eine Einrichtung betrachtet werden, kann der zuständige Anweisungsbefugte diese wie einen einzigen Antragsteller behandeln, sofern diese an der Durchführung der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms beteiligten Einrichtungen im Antrag als Teil des Antragstellers genannt sind.
Artikel 200
Finanzielle und verwaltungsrechtliche Sanktionen
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
Gegen Antragsteller, die falsche Erklärungen abgegeben, wesentliche Fehler oder aber Unregelmäßigkeiten oder Betrug begangen haben, werden nach Maßgabe des Artikels 145 finanzielle und/oder verwaltungsrechtliche Sanktionen verhängt.
Derartige finanzielle oder verwaltungsrechtliche Sanktionen können auch gegen Empfänger verhängt werden, die ihre Vertragspflichten in schwerwiegender Weise verletzt haben.
Artikel 201
Zulassungskriterien
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
(1) Die Zulassungskriterien werden in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen bekanntgegeben.
(2) Die Zulassungskriterien bestimmen die Bedingungen für die Teilnahme an einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen. Sie tragen den Zielen der Maßnahme Rechnung und stehen im Einklang mit dem Transparenzgrundsatz und dem Diskriminierungsverbot.
Artikel 202
Auswahlkriterien
(Artikel 132 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die Auswahlkriterien werden in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen veröffentlicht; sie gestatten eine Beurteilung der finanziellen und operativen Fähigkeit des Antragstellers, die vorgeschlagene Maßnahme bzw. das vorgeschlagene Arbeitsprogramm vollständig durchzuführen.
(2) Der Antragstelle muss über stabile und ausreichende Finanzierungsquellen verfügen, damit er seine Tätigkeit während der Dauer der Durchführung der geförderten Maßnahme bzw. während des Rechnungsjahres, für das eine Finanzhilfe gewährt wird, aufrechterhalten und sich an ihrer Finanzierung beteiligen kann. Soweit im Basisrechtsakt nichts anderes bestimmt ist, muss er über die erforderlichen Fachkenntnisse und beruflichen Qualifikationen verfügen, damit er die vorgeschlagene Maßnahme bzw. das vorgeschlagene Arbeitsprogramm vollständig durchführen kann.
(3) Die Überprüfung der finanziellen und operativen Leistungsfähigkeit erfolgt insbesondere anhand einer Analyse der in Artikel 196 genannten und vom zuständigen Anweisungsbefugten in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen verlangten Nachweise.
Wurden in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen keine Belege verlangt und hat der zuständige Anweisungsbefugte Bedenken hinsichtlich der finanziellen und operativen Leistungsfähigkeit der Antragsteller, fordert er sie auf, alle zweckmäßigen Nachweise beizubringen.
Im Falle von Partnerschaften im Sinne von Artikel 178 erfolgt diese Überprüfung vor der Unterzeichnung der Partnerschaftsrahmenvereinbarung bzw. Zustellung des Partnerschaftsrahmenbeschlusses.
Artikel 203
Gewährungskriterien
(Artikel 132 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Die Gewährungskriterien werden in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen veröffentlicht.
(2) Die Gewährungskriterien sind so festzulegen, dass die Finanzhilfen für Umsetzungsmaßnahmen gewährt werden können, welche die Gesamteffizienz des Unionsprogramms maximieren, oder für Einrichtungen, deren Arbeitsprogramm auf dasselbe Ergebnis ausgerichtet ist. Diese Kriterien werden so festgelegt, dass außerdem eine ordnungsgemäße Bewirtschaftung der Mittel der Union gewährleistet ist.
Die Gewährungskriterien sind so anzuwenden, dass die Entwürfe von Maßnahmen oder Arbeitsprogrammen ausgewählt werden können, welche die Berücksichtigung der Ziele und Prioritäten der Kommission gewährleisten und die Sichtbarkeit der Finanzierung durch die Union garantieren.
(3) Die Gewährungskriterien werden so festgelegt, dass sie später bewertet werden können.
Artikel 204
Bewertung der Anträge und Gewährung
(Artikel 133 der Haushaltsordnung)
(1) Der zuständige Anweisungsbefugte setzt einen Ausschuss zur Bewertung der Vorschläge ein, es sei denn, die Kommission beschließt im Rahmen eines Sektorprogramms etwas anderes.
Der Ausschuss setzt sich zusammen aus mindestens drei Personen, die mindestens zwei organisatorische Einheiten der Organe oder der Einrichtungen nach den Artikeln 62 und 208 der Haushaltsordnung vertreten und in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander stehen. Zur Vermeidung von Interessenkonflikten unterliegen diese Personen den Verpflichtungen gemäß Artikel 57 der Haushaltsordnung.
Bei Vertretungen und Außenstellen gemäß Artikel 72 der vorliegenden Verordnung sowie bei betrauten Einrichtungen nach den Artikeln 62 und 208 der Haushaltsordnung, die über keine voneinander getrennten organisatorischen Einheiten verfügen, entfällt die Verpflichtung zur Vertretung durch organisatorische Einheiten ohne hierarchisches Verhältnis zueinander.
Auf Beschluss des zuständigen Anweisungsbefugten können externe Sachverständige den Ausschuss unterstützen. Der zuständige Anweisungsbefugte überzeugt sich davon, dass diese Sachverständigen die in Artikel 57 der Haushaltsordnung genannten Verpflichtungen erfüllen.
(2) Der zuständige Anweisungsbefugte legt gegebenenfalls ein mehrstufiges Verfahren fest, dessen Regeln in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen genannt werden.
Sieht die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ein zweistufiges Einreichungsverfahren vor, so werden nur die Antragsteller, deren Vorschläge die Bewertungskriterien der ersten Stufe erfüllen, um die Einreichung eines umfassenden Vorschlags für die zweite Stufe gebeten.
Sieht die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ein zweistufiges Bewertungsverfahren vor, so werden nur die Vorschläge, die die speziellen Bewertungskriterien der ersten Stufe erfüllen, in der zweiten Stufe eingehend bewertet.
Antragsteller, deren Vorschlag in einer der Verfahrensstufen abgelehnt wurde, erhalten einen Ablehnungsbescheid gemäß Artikel 133 Absatz 3 der Haushaltsordnung.
Jede Verfahrensstufe muss klar von der vorhergehenden Stufe getrennt sein.
Innerhalb eines Verfahrens muss gewährleistet sein, dass ein und dieselbe Information oder Unterlage nicht mehrmals verlangt wird.
(3) Der Bewertungsausschuss oder gegebenenfalls der zuständige Anweisungsbefugte kann den Antragsteller um zusätzliche Informationen oder um Erläuterungen für die zusammen mit dem Antrag eingereichten Unterlagen ersuchen, sofern der Vorschlag durch diese Informationen oder Erläuterungen nicht wesentlich geändert wird. Bei Vorliegen offensichtlicher Fehler sind der Bewertungsausschuss oder der Anweisungsbefugte gemäß Artikel 96 der Haushaltsordnung außer in hinreichend begründeten Fällen verpflichtet, um diese zusätzlichen Informationen oder Erläuterungen zu bitten. Der Anweisungsbefugte führt über jeden Kontakt mit einem der Antragsteller im Laufe des Verfahrens in geeigneter Weise Buch.
(4) Nach Abschluss der Arbeiten des Bewertungsausschusses unterzeichnen die Mitglieder ein Protokoll, in dem alle geprüften Vorschläge aufgeführt, unter qualitativen Gesichtspunkten bewertet und die für eine Finanzierung in Betracht kommenden Vorschläge herausgestellt werden. Die Unterzeichnung kann über ein elektronisches System erfolgen, das über einen angemessenen Sicherheitsmodus zur Authentifizierung des Unterzeichners verfügt.
Erforderlichenfalls werden in diesem Protokoll die geprüften Vorschläge in eine Rangliste gesetzt, Höchstbeträge für die Finanzierung empfohlen und geringfügige Änderungen gegenüber den Finanzhilfeanträgen vorgeschlagen.
Das Protokoll wird zur späteren Referenz aufbewahrt.
(5) Der zuständige Anweisungsbefugte kann den Antragsteller bitten, seinen Vorschlag unter Berücksichtigung der Empfehlungen des Bewertungsausschusses abzuändern. Der zuständige Anweisungsbefugte führt über jeden Kontakt mit einem der Antragsteller im Laufe des Verfahrens in geeigneter Weise Buch.
Im Anschluss an die Bewertung fasst der zuständige Anweisungsbefugte einen Beschluss, der mindestens folgende Angaben enthält:
a)
Gegenstand und Gesamtbetrag des Beschlusses;
b)
Namen der erfolgreichen Antragsteller, Bezeichnung der Maßnahmen, genehmigte Beträge sowie Begründung der getroffenen Wahl, einschließlich in den Fällen, in denen sie von der Stellungnahme des Bewertungsausschusses abweicht;
c)
Namen der abgelehnten Antragsteller und Begründung dieser Ablehnung.
(6) In Fällen nach Artikel 190 der vorliegenden Verordnung und Artikel 125 Absatz 7 der Haushaltsordnung sind die Bestimmungen der Absätze 1, 2 und 4 für die Gewährung von Finanzhilfen nicht verpflichtend.
Artikel 205
Unterrichtung der Antragsteller
(Artikel 133 der Haushaltsordnung)
Die Unterrichtung der abgelehnten Antragsteller über das Ergebnis der Bewertung ihres Antrags erfolgt möglichst umgehend, in jedem Fall jedoch binnen 15 Kalendertagen nach der Unterrichtung der erfolgreichen Antragsteller.
KAPITEL 4
Zahlung und Kontrolle
Artikel 206
Sicherheitsleistung für die Vorfinanzierung
(Artikel 134 der Haushaltsordnung)
(1) Um die mit der Auszahlung der Vorfinanzierungen verbundenen finanziellen Risiken zu begrenzen, kann der zuständige Anweisungsbefugte außer im Falle von Finanzhilfen mit geringem Wert nach Maßgabe einer Risikobewertung vom Empfänger eine vorherige Sicherheitsleistung bis zur Höhe der Vorfinanzierung verlangen oder die Vorfinanzierung in mehreren Teilbeträgen auszahlen.
(2) Wird eine Sicherheitsleistung verlangt, muss sie vom zuständigen Anweisungsbefugten bewertet und akzeptiert werden.
Die Sicherheit muss einen hinreichend langen Zeitraum abdecken, damit sie in Anspruch genommen werden kann.
(3) Die Sicherheit wird von einem zugelassenen Bank- oder Finanzinstitut mit Sitz in einem der Mitgliedstaaten gestellt. Ist der Empfänger in einem Drittland niedergelassen, so kann der zuständige Anweisungsbefugte eine von einer Bank oder einem Finanzinstitut mit Sitz in diesem Drittland gestellte Sicherheit akzeptieren, wenn er der Auffassung ist, dass diese Bank oder dieses Finanzinstitut die gleichen Garantien und Merkmale aufweist wie eine Bank oder ein Finanzinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat.
Auf Antrag des Empfängers kann die Sicherheit nach Unterabsatz 1 durch eine selbstschuldnerische Bürgschaft eines Dritten oder die unbedingte und unwiderrufliche Solidarbürgschaft der in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss genannten Begünstigten der Maßnahme ersetzt werden, nachdem der zuständige Anweisungsbefugte seine Zustimmung erteilt hat.
Die Sicherheit lautet auf Euro.
Mit ihr wird bezweckt, dass die Bank oder das Finanzinstitut, der Dritte oder die Begünstigten unwiderruflich selbstschuldnerisch und auf erste Anforderung für die Verbindlichkeiten des Finanzhilfeempfängers einstehen.
(4) Die Freigabe der Sicherheit erfolgt im Zuge der Verrechnung der Vorfinanzierung mit den Zwischenzahlungen bzw. der Zahlung des Restbetrags, die nach Maßgabe der Finanzhilfevereinbarung an den Empfänger geleistet werden.
Artikel 207
Begründung der Zahlungsanträge
(Artikel 135 der Haushaltsordnung)
(1) Bei jeder Finanzhilfe kann die Vorfinanzierung gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung in mehreren Teilbeträgen gezahlt werden.
Jeder weitere Vorfinanzierungsbetrag wird nur dann in voller Höhe ausbezahlt, wenn der vorhergehende Vorfinanzierungsbetrag zu mindestens 70 % verwendet worden ist.
Wurden weniger als 70 % einer Vorfinanzierung verwendet, wird der Betrag der nächsten Zahlung um den nicht verwendeten Betrag dieser Vorfinanzierung gekürzt.
Der Empfänger fügt seinem Antrag auf eine neue Zahlung die Aufstellung seiner Auslagen bei.
(2) Unbeschadet des Artikels 110 hat der Empfänger ehrenwörtlich zu versichern, dass die in seinen Zahlungsanträgen enthaltenen Informationen vollständig, zuverlässig und wahrheitsgetreu sind. Er hat außerdem zu versichern, dass die in den Zahlungsanträgen ausgewiesenen Kosten gemäß der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss förderfähig und durch geeignete überprüfbare Nachweise belegt sind.
(3) Der zuständige Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe einer Risikobewertung zu jeder Zahlung die Vorlage einer Bescheinigung über die Kostenaufstellung und die ihr zugrunde liegenden Abrechnungen der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms verlangen, die von einem zugelassenen externen Rechnungsprüfer bzw. bei öffentlichen Einrichtungen von einem hinreichend qualifizierten unabhängigen Beamten ausgestellt wird. Diese Bescheinigung wird dem Zahlungsantrag beigefügt. Mit der Bescheinigung wird nach der vom zuständigen Anweisungsbefugten genehmigten Methode und auf der Grundlage genehmigter, den internationalen Normen entsprechenden Verfahren bestätigt, dass die Kosten, die vom Empfänger in der Kostenaufstellung, auf die sich der Zahlungsantrag stützt, angegeben werden, tatsächlich angefallen, wahrheitsgetreu angegeben, und gemäß der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss förderfähig sind.
In begründeten Sonderfällen kann der zuständige Anweisungsbefugte verlangen, dass diese Bescheinigung in der Form eines Bestätigungsvermerks oder nach einem anderen in den internationalen Normen vorgesehenen Muster ausgestellt wird.
Die Vorlage der Bescheinigung über die Kostenaufstellung und die zugrunde liegenden Abrechnungen ist für Zwischenzahlungen und für Restzahlungen in folgenden Fällen verbindlich vorgeschrieben:
a)
bei gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe a der Haushaltsordnung ausbezahlten Finanzhilfen für Maßnahmen ab einem Wert von 750 000 EUR, wenn sich alle Zahlungsanträge zusammen auf mindestens 325 000 EUR belaufen;
b)
bei gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe a der Haushaltsordnung ausbezahlten Finanzhilfen für Betriebskosten ab einem Wert von 100 000 EUR.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann überdies nach Maßgabe einer Risikobewertung folgende Finanzhilfeempfänger von der Vorlage der Bescheinigung über die Kostenaufstellung und die zugrunde liegenden Abrechnungen entbinden:
a)
öffentliche Einrichtungen und internationale Organisationen im Sinne von Artikel 43;
b)
Empfänger von Finanzhilfen im Bereich der humanitären Hilfe, Katastrophenschutzeinsätze und der Verwaltung von Krisensituationen, ausgenommen wenn es um die Zahlung von Restbeträgen geht;
c)
in Bezug auf die Zahlung von Restbeträgen Empfänger von Finanzhilfen im Bereich der humanitären Hilfe, die gemäß Artikel 178 eine Partnerschaftsrahmenvereinbarung unterzeichnet haben oder denen ein Partnerschaftsrahmenbeschluss zugestellt wurde, sofern sie ein Kontrollsystem nachweisen können, das für diese Art von Zahlungen entsprechende Garantien bietet;
d)
Empfänger mehrerer Finanzhilfen, die unabhängige Prüfbescheinigungen vorgelegt haben, denen zufolge die Kontrollsysteme und die Methoden zur Vorbereitung der Anträge entsprechende Garantien bieten.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann ferner Finanzhilfenempfänger von der Verpflichtung zur Vorlage der Bescheinigung über die Kostenaufstellung und die zugrunde liegenden Abrechnungen entbinden, wenn dieser von Bediensteten der Kommission oder von einer von ihr beauftragten Stelle geprüft wurde oder werden wird und diese Prüfung die gemeldeten Kosten entsprechend garantiert.
Im Falle einer Vereinbarung zwischen der Kommission und mehreren Empfängern sind die Schwellenwerte nach Unterabsatz 3 Buchstaben a und b je Empfänger anzuwenden.
(4) Der zuständige Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe einer Risikobewertung für eine Zahlung die Vorlage eines Prüfberichts über die operativen Aspekte verlangen, der von einem unabhängigen, vom zuständigen Anweisungsbefugten zugelassenen Prüfer angefertigt wurde. Der vom zuständigen Anweisungsbefugten verlangte Prüfbericht wird dem Zahlungsantrag beigefügt und die Kosten für seine Erstellung gelten gemäß den Bedingungen des Artikels 126 der Haushaltsordnung als förderfähig. In dem Prüfbericht ist anzugeben, dass die operativen Aspekte nach der vom zuständigen Anweisungsbefugten genehmigten Methode geprüft wurden und ob die Maßnahme oder das Arbeitsprogramm tatsächlich gemäß den in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss festgelegten Bedingungen umgesetzt wurde.
Artikel 208
Aussetzung und Kürzung von Finanzhilfen
(Artikel 135 der Haushaltsordnung)
(1) Die Umsetzung einer Finanzhilfevereinbarung oder eines Finanzhilfebeschlusses, die Beteiligung eines Empfängers an deren Umsetzung oder Zahlungen können ausgesetzt werden, um das tatsächliche Vorliegen der mutmaßlichen schwerwiegenden Fehler, der Unregelmäßigkeiten, des Betrugs oder der Pflichtverletzungen zu prüfen. Bestätigen sich die Vermutungen nicht, so wird die Umsetzung so schnell wie möglich wieder aufgenommen.
(2) Wird die genehmigte Maßnahme oder das genehmigte Arbeitsprogramm nicht, nicht ordnungsgemäß, nicht vollständig oder nicht fristgerecht umgesetzt, so nimmt der zuständige Anweisungsbefugte, nachdem dem Empfänger Gelegenheit für eine Stellungnahme gegeben wurde, je nach dem Stand der Auszahlungen entweder eine entsprechende Kürzung vor oder er fordert den fraglichen Anteil der ausgezahlten Finanzhilfe zurück.
KAPITEL 5
Ausführung
Artikel 209
Ausführungsverträge
(Artikel 137 der Haushaltsordnung)
(1) Erfordert die Umsetzung einer Maßnahme oder eines Arbeitsprogramms, für die eine Finanzhilfe gewährt wird, die Vergabe eines Auftrags, so erteilt der Empfänger der Finanzhilfe unbeschadet der Anwendung der Richtlinie 2004/18/EG dem wirtschaftlich günstigsten Angebot bzw. gegebenenfalls dem Angebot mit dem niedrigsten Preis den Zuschlag; dabei vermeidet er jeglichen Interessenkonflikt.
(2) Erfordert die Umsetzung einer Maßnahme oder eines Arbeitsprogramms, für die eine Finanzhilfe gewährt wird, die Vergabe eines Auftrags im Wert von über 60 000 EUR, kann der zuständige Anweisungsbefugte dem Empfänger zur Auflage machen, zusätzlich zu Absatz 1 besondere Vorschriften zu beachten.
Diese besonderen Vorschriften basieren auf der Haushaltsordnung und bestimmen sich nach dem jeweiligen Auftragswert, dem Anteil des Beitrags der Union an den Gesamtkosten der Maßnahme und dem Risiko. Sie sind in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss festgelegt.
Artikel 210
Finanzielle Unterstützung Dritter
(Artikel 137 der Haushaltsordnung)
Sofern in den Bedingungen nach Artikel 137 Absatz 1 der Haushaltsordnung die zu erreichenden Ziele oder Ergebnisse hinreichend genau festgelegt sind, gilt der Ermessensspielraum nur als ausgeschöpft, wenn in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss außerdem Folgendes festgeschrieben ist:
a)
der Höchstbetrag der Förderung, die einem Dritten gewährt werden kann und die nicht mehr als 60 000 EUR betragen darf, es sei denn, die finanzielle Unterstützung ist das eigentliche Ziel der Maßnahme, und die Kriterien für die Festlegung des jeweiligen Förderbetrags;
b)
eine erschöpfende Aufstellung der Arten von Tätigkeiten, die für eine finanzielle Förderung in Betracht kommen;
c)
die Festlegung der Empfänger oder Kategorien von Empfängern, die für eine finanzielle Förderung in Betracht kommen, und der Gewährungskriterien.
TITEL VII
PREISGELDER
Artikel 211
Arbeitsplanung
(Artikel 138 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Jeder zuständige Anweisungsbefugte erstellt ein jährliches oder mehrjähriges Arbeitsprogramm für den Bereich der Preisgelder. Das Arbeitsprogramm wird vom Organ angenommen und so bald wie möglich, spätestens jedoch am 31. März des betreffenden Haushaltsjahres, auf seiner einschlägigen Internetseite veröffentlicht.
Das Arbeitsprogramm enthält Angaben zur Dauer seiner Gültigkeit, über den etwaigen Basisrechtsakt, die zu erreichenden Ziele, die zu erwartenden Ergebnisse, den Zeitplan für die Wettbewerbe und die Richtbeträge der Preisgelder.
Soll der Beschluss zur seiner Annahme für die Preisgelder des betreffenden Jahres als Finanzierungsbeschluss gelten, muss das Arbeitsprogramm darüber hinaus die in Artikel 94 angeführten Angaben enthalten.
(2) Bei substanziellen Änderungen des Arbeitsprogramms im Jahresverlauf wird nach den Modalitäten von Absatz 1 ein ergänzendes Dokument angenommen und veröffentlicht.
Artikel 212
Wettbewerbsregeln
(Artikel 138 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) In den Wettbewerbsregeln wird Folgendes festgelegt:
a)
die Teilnahmebedingungen, die mindestens Folgendes umfassen:
i)
Zulassungskriterien;
ii)
unter Berücksichtigung der Bedingungen des Absatzes 2 Modalitäten und Frist für die Einreichung der Wettbewerbsbeiträge und, wenn erforderlich, für die vorherige Anmeldung der Teilnehmer;
iii)
Hinweis auf die Ausschlusssituationen nach Artikel 106 Absatz 1 sowie den Artikeln 107 bis 109 der Haushaltsordnung;
iv)
Hinweis auf die ausschließliche Haftung der Teilnehmer im Falle von Ansprüchen, die sich aus den im Rahmen des Wettbewerbs ausgeführten Tätigkeiten ergeben;
v)
Hinweis auf die in den Wettbewerbsregeln festgelegte Verpflichtung der Preisträger, ihr Einverständnis mit den Kontrollen und Prüfungen der Kommission, des OLAF und des Rechnungshofs und mit der nachträglichen Bekanntmachung zu erklären;
vi)
die Bestimmung, dass das Recht der Union, gegebenenfalls ergänzt durch das in den Wettbewerbsregeln genannte nationale Recht, Anwendung findet;
vii)
die Bezeichnung des bei Streitigkeiten zuständigen Gerichts;
viii)
Hinweis auf die Möglichkeit, dass gegen Teilnehmer, die falsche Erklärungen abgegeben oder Unregelmäßigkeiten oder Betrug begangen haben, nach Maßgabe des Artikels 145 anteilig zur Höhe des betreffenden Preisgeldes finanzielle und/oder verwaltungsrechtliche Sanktionen verhängt werden;
b)
die Vergabekriterien, anhand derer die Qualität der Wettbewerbsbeiträge im Hinblick auf die verfolgten Ziele und die erwarteten Ergebnisse bewertet und die Preisträger nach objektiven Maßstäben ermittelt werden können;
c)
die Höhe des Preisgeldes bzw. der Preisgelder;
d)
die Modalitäten für die auf die Preisverleihung folgende Auszahlung der Preisgelder an die Preisträger.
Soweit in den Wettbewerbsregeln nichts anderes angegeben ist, erfüllen die Empfänger von Finanzhilfen der Union die Zulassungskriterien im Sinne von Unterabsatz 1 Buchstabe a Ziffer i.
Für den Fall der Teilnahme internationaler Organisationen kann hinsichtlich Unterabsatz 1 Buchstabe a Ziffer vi eine abweichende Bestimmung getroffen werden.
(2) Für die Einreichung der Wettbewerbsbeiträge wählt der zuständige Anweisungsbefugte Kommunikationsmittel, die allgemein verfügbar sind und nicht zur Folge haben, dass der Zugang der Teilnehmer zum Wettbewerb eingeschränkt wird.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen gewährleisten,
a)
dass die eingereichten Wettbewerbsbeiträge die zu ihrer Bewertung erforderlichen Informationen enthalten;
b)
dass die Unversehrtheit der Daten sichergestellt ist;
c)
dass die Vertraulichkeit der Wettbewerbsbeiträge gewahrt bleibt;
d)
dass der Schutz personenbezogener Daten den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügt.
(3) In den Wettbewerbsregeln können die Bedingungen für die Annullierung des Wettbewerbs festgelegt werden, insbesondere für den Fall, dass seine Ziele nicht erreicht werden können oder dass die juristische oder natürliche Person, die als Preisträger hervorgehen würde, die Teilnahmebedingungen nicht erfüllt.
(4) Die Wettbewerbsregeln werden auf der einschlägigen Internetseite der Organe der Union veröffentlicht. Falls dies für eine weiter gehende Bekanntmachung bei den potenziellen Teilnehmern erforderlich ist, werden die Wettbewerbsregeln zusätzlich in anderer geeigneter Form, u. a. im Amtsblatt der Europäischen Union, veröffentlicht. Sie können unmittelbar nach der Annahme des Finanzierungsbeschlusses gemäß Artikel 84 der Haushaltsordnung veröffentlicht werden, d. h. auch bereits in dem der Haushaltsausführung vorausgehenden Jahr. Eine inhaltliche Änderung der Wettbewerbsregeln wird nach den gleichen Regeln veröffentlicht.
Artikel 213
Nachträgliche Bekanntmachung
(Artikel 138 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Die Informationen zu den im Laufe eines Haushaltsjahrs vergebenen Preisgeldern werden gemäß Artikel 21 veröffentlicht.
(2) Nach der Veröffentlichung gemäß Absatz 1 übermittelt die Kommission dem Europäischen Parlament und dem Rat auf deren Wunsch einen Bericht mit folgenden Informationen:
a)
Anzahl der Teilnehmer im Vorjahr;
b)
Anzahl der Teilnehmer und Anteil der erfolgreichen Beiträge pro Wettbewerb;
c)
Verzeichnis der im Vorjahr an den Jurys beteiligten Sachverständigen und Beschreibung des Verfahrens für ihre Auswahl.
Artikel 214
Bewertung
(Artikel 138 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
(1) Für die Bewertung der Wettbewerbsbeiträge setzt der zuständige Anweisungsbefugte eine mindestens dreiköpfige Jury ein; die Jurymitglieder können externe Sachverständige oder Personen sein, die mindestens zwei organisatorische Einheiten des Organs oder der Einrichtungen nach Artikel 62 und 208 der Haushaltsordnung vertreten und in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander stehen; diese Vorgabe gilt nicht für Vertretungen und Außenstellen gemäß Artikel 72 der vorliegenden Verordnung sowie für betraute Einrichtungen nach den Artikeln 62 und 208 der Haushaltsordnung, die über keine voneinander getrennten organisatorischen Einheiten verfügen.
Die Sachverständigen nach Unterabsatz 1 unterliegen hinsichtlich der Vermeidung von Interessenkonflikten den Verpflichtungen gemäß Artikel 57 der Haushaltsordnung.
Externe Sachverständige geben bei ihrer Benennung eine Erklärung ab, der zufolge sie sich nicht in einer Situation befinden, die einen Interessenkonflikt darstellt, und sie den Anweisungsbefugten umgehend unterrichten werden, falls im Verlauf des Bewertungsverfahrens eine solche Situation entstehen sollte.
(2) Nach Abschluss der Arbeiten der Jury unterzeichnen die Mitglieder ein Protokoll, in dem alle geprüften Wettbewerbsbeiträge aufgeführt, unter qualitativen Gesichtspunkten bewertet und die für eine Preisverleihung in Betracht kommenden Beiträge herausgestellt werden. Die Unterzeichnung kann über ein elektronisches System erfolgen, das über eine angemessene Authentifizierung des Unterzeichners verfügt.
Das Protokoll nach Unterabsatz 1 wird zur späteren Referenz aufbewahrt.
(3) Der zuständige Anweisungsbefugte fasst anschließend einen Beschluss über die Gewährung von Preisgeldern, der u. a. Folgendes enthält:
a)
Gegenstand und gegebenenfalls Gesamtbetrag der vergebenen Preisgelder;
b)
Namen der Preisträger, Höhe des jedem Preisträger gewährten Preisgeldes und Begründung der Wahl;
c)
Namen der abgelehnten Teilnehmer und Begründung der Ablehnung.
Artikel 215
Unterrichtung und Zustellung
(Artikel 138 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
(1) Die Unterrichtung der Teilnehmer über das Ergebnis der Bewertung ihres Beitrags erfolgt möglichst umgehend, in jedem Fall jedoch binnen 15 Kalendertagen nach der Beschlussfassung durch den Anweisungsbefugten.
(2) Der Beschluss über die Zuerkennung des Preisgeldes wird dem Preisträger zugestellt und bildet die rechtliche Verpflichtung im Sinne des Artikels 86 der Haushaltsordnung.
TITEL VIII
FINANZIERUNGSINSTRUMENTE
Artikel 216
Auswahl der mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten im Wege der indirekten Mittelverwaltung betrauten Einrichtungen
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommission vergewissert sich, dass die mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten im Wege der indirekten Mittelverwaltung betrauten Einrichtungen die in Artikel 60 Absatz 2 der Haushaltsordnung festgelegten Anforderungen erfüllen. Sobald einschlägige Belege hierfür vorliegen, gelten diese künftig für jegliche Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten durch die betreffende Einrichtung, sofern an den für diese Anforderungen relevanten Systemen, Vorschriften und Verfahren der betrauten Einrichtung keine wesentlichen Änderungen vorgenommen werden.
(2) Für die Auswahl von Einrichtungen, die mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten gemäß Artikel 61 Absatz 2 der Haushaltsordnung betraut werden, veröffentlicht die Kommission eine Ausschreibung für potenzielle betraute Einrichtungen. Diese Ausschreibung enthält die Auswahl- und Gewährungskriterien.
In der Ausschreibung nach Unterabsatz 1 wird außerdem angegeben, ob die betraute Einrichtung dem spezifischen Finanzierungsinstrument eigene Finanzmittel zuweisen muss oder ob eine Risikoteilung vorgenommen wird. Sofern die Ausschreibung einschlägige Angaben enthält und einem möglichen Interessenkonflikt vorgebeugt werden muss, wird in der Ausschreibung außerdem festgelegt, dass die betraute Einrichtung Maßnahmen zur Herbeiführung der Gleichlage der Interessen im Sinne von Artikel 140 Absatz 2 der Haushaltsordnung vorzuschlagen hat. Die Maßnahmen zur Herbeiführung der Gleichlage der Interessen finden Eingang in die Vereinbarung über das betreffende Finanzierungsinstrument.
Mit den Einrichtungen, die die Auswahlkriterien erfüllen, eröffnet die Kommission einen transparenten und objektiven Dialog unter Vermeidung von Interessenkonflikten. Im Anschluss an diesen Dialog unterzeichnet die Kommission Übertragungsvereinbarungen mit der Einrichtung oder den Einrichtungen, die die wirtschaftlich günstigsten Vorschläge, gegebenenfalls auch hinsichtlich der Allokation ihrer eigenen Finanzmittel oder der Risikoteilung, eingereicht haben.
(3) Die Kommission kann vor der Unterzeichnung von Übertragungsvereinbarungen in direkte Verhandlungen mit potenziellen betrauten Einrichtungen eintreten, sofern es sich um in dem einschlägigen Basisrechtsakt benannte oder in Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer iii der Haushaltsordnung aufgeführte betraute Einrichtungen handelt, oder in ordnungsgemäß begründeten und dokumentierten Ausnahmefällen, insbesondere dann, wenn
a)
nach einer Ausschreibung für potenzielle betraute Einrichtungen keine geeigneten Vorschläge eingereicht wurden;
b)
für Finanzierungsinstrumente mit besonderen Merkmalen auf eine bestimmte hochqualifizierte oder hochspezialisierte Art von Einrichtung oder eine Einrichtung mit besonderen Verwaltungskapazitäten zurückgegriffen werden muss;
c)
dringliche, zwingende Gründe im Zusammenhang mit Ereignissen, die die Union nicht voraussehen konnte, es nicht zulassen, das Verfahren gemäß Absatz 2 einzuhalten.
Artikel 217
Inhalt der Übertragungsvereinbarungen mit den mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten im Wege der indirekten Mittelverwaltung betrauten Einrichtungen
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
Neben den in Artikel 40 aufgeführten Anforderungen enthält die Übertragungsvereinbarung mit den mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten betrauten Einrichtungen angemessene Regelungen zur Gewährleistung der Einhaltung der in Artikel 140 der Haushaltsordnung festgelegten Grundsätze und Bedingungen. Insbesondere enthalten die Übertragungsvereinbarungen Folgendes:
a)
die Beschreibung des Finanzierungsinstruments, einschließlich seiner Anlagestrategie oder -politik, die Art der bereitgestellten Unterstützung, die Zulassungskriterien für Finanzmittler und Endempfänger sowie die zusätzlichen operativen Anforderungen zur Verwirklichung der politischen Ziele des Instruments;
b)
die Anforderungen hinsichtlich der wertmäßigen Zielspanne für die Hebelwirkung;
c)
eine Beschreibung der nicht förderfähigen Maßnahmen und der Ausschlusskriterien;
d)
Bestimmungen, die eine Herbeiführung der Gleichlage der Interessen gewährleisten und auf die Bewältigung möglicher Interessenkonflikte abzielen;
e)
Bestimmungen über die Auswahl von Finanzmittlern gemäß Artikel 139 Absatz 4 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung und gegebenenfalls über die Einrichtung von spezialisierten Investitionsgesellschaften;
f)
Bestimmungen über die Verantwortlichkeit der betrauten Einrichtung und anderer an der Umsetzung des Finanzierungsinstruments beteiligter Einrichtungen;
g)
Bestimmungen über die Streitbeilegung;
h)
Bestimmungen über die Governance des Finanzierungsinstruments;
i)
Bestimmungen über die Verwendung und Wiederverwendung des Beitrags der Union unter Beachtung von Artikel 140 Absatz 6 der Haushaltsordnung;
j)
Bestimmungen über die Verwaltung von Beiträgen der Union und von Treuhandkonten, auch in Bezug auf Kontrahentenrisiken, akzeptable Transaktionen der Finanzverwaltungen, Verantwortlichkeiten der betroffenen Parteien, Abhilfemaßnahmen bei Überschüssen auf Treuhandkonten, die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und die Berichterstattung;
k)
Bestimmungen über die Vergütung der betrauten Einrichtung, auch in Bezug auf Verwaltungsgebühren, sowie über die Berechnung und Zahlung von Verwaltungskosten und -gebühren an die betraute Einrichtung im Einklang mit Artikel 218;
l)
bei Bedarf Bestimmungen über rechtliche Rahmenbedingungen für die Beiträge der Fonds gemäß Artikel 175 der Haushaltsordnung, insbesondere des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, des Europäischen Sozialfonds, des Kohäsionsfonds, des Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums und des künftigen Fischereifonds (im Folgenden: GSR-Fonds);
m)
Bestimmungen über die Laufzeit, Möglichkeit einer Verlängerung und Beendigung des Finanzierungsinstruments, auch in Bezug auf die Bedingungen für eine vorzeitige Beendigung und gegebenenfalls Ausstiegsstrategien;
n)
Bestimmungen über die Überwachung der Umsetzung der Unterstützung für Finanzmittler und Endempfänger, auch in Bezug auf die Berichterstattung durch die Finanzmittler;
o)
gegebenenfalls die Art und Weise von Deckungsgeschäften gemäß Artikel 219.
Artikel 218
Verwaltungskosten und -gebühren der betrauten Einrichtungen
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommission vergütet den betrauten Einrichtungen die Umsetzung eines Finanzierungsinstruments durch leistungsorientierte Gebühren, durch die Erstattung außerordentlicher Aufwendungen und durch Gebühren für die Kassenmittelverwaltung, sofern die betraute Einrichtung die Kassenmittel des Finanzierungsinstruments verwaltet.
(2) Die leistungsorientierten Gebühren dienen dazu, der betrauten Einrichtung die bei der Umsetzung eines Finanzierungsinstruments angefallene Arbeit zu vergüten. Sie können bei Bedarf auch politikbezogene Anreize enthalten, um die Verwirklichung der politischen Ziele zu fördern, oder Anreize hinsichtlich der finanziellen Ergebnisse des Finanzierungsinstruments setzen.
Artikel 219
Besondere Regelungen für Treuhandkonten bei der indirekten Mittelverwaltung
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) Die mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten betrauten Einrichtungen dürfen in eigenem Namen und ausschließlich im Namen der Kommission Treuhandkonten im Sinne von Artikel 68 Absatz 7 der Haushaltsordnung einrichten. Die betrauten Einrichtungen übermitteln der einschlägigen Dienststelle der Kommission entsprechende Rechnungsabschlüsse.
(2) Auf den Treuhandkonten wird eine angemessene Liquidität aufrechterhalten und die auf derartigen Treuhandkonten gehaltenen Aktiva werden im Einklang mit den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und gemäß den einschlägigen Aufsichtsregeln im Einklang mit Artikel 140 Absatz 7 der Haushaltsordnung verwaltet.
(3) Für die Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten dürfen die betrauten Einrichtungen keine Deckungsgeschäfte zu Spekulationszwecken vornehmen. Die Art und Weise von Deckungsgeschäften muss vorab von der Kommission genehmigt und in den Übertragungsvereinbarungen gemäß Artikel 217 festgelegt werden.
Artikel 220
Im Wege der direkten Mittelverwaltung umgesetzte Finanzierungsinstrumente
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) In Ausnahmefällen dürfen Finanzierungsinstrumente gemäß Artikel 139 Absatz 4 der Haushaltsordnung auf folgendem Wege direkt umgesetzt werden:
a)
durch eine spezialisierte Investitionsgesellschaft, an der die Kommission zusammen mit anderen öffentlichen oder privaten Investoren beteiligt ist, um die Hebelwirkung des Beitrags der Union zu erhöhen;
b)
durch Darlehen, Bürgschaften, Kapitalbeteiligungen und andere Risikoteilungsinstrumente, bei denen es sich nicht um Investitionen in spezialisierte Investitionsgesellschaften handelt, und die den Endempfängern direkt oder über Finanzmittler bereitgestellt werden.
(2) Für die Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten darf die Kommission keine Deckungsgeschäfte zu Spekulationszwecken vornehmen. Die Art und Weise von Deckungsgeschäften muss vorab von der Kommission genehmigt und in den Vereinbarungen mit den mit der Umsetzung des Finanzierungsinstruments betrauten Einrichtungen festgelegt werden.
Artikel 221
Auswahl der Finanzmittler, Verwalter spezialisierter Investitionsgesellschaften und Endempfänger
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) Setzt die Kommission Finanzierungsinstrumente im Wege der direkten oder indirekten Mittelverwaltung durch spezialisierte Investitionsgesellschaften um, so werden derartige Investitionsgesellschaften gemäß den Rechtsvorschriften eines Mitgliedstaats eingerichtet. Sie können bei Maßnahmen im Außenbereich auch gemäß den Rechtsvorschriften eines Drittlands eingerichtet werden. Die Verwalter derartiger Investitionsgesellschaften sind gesetzlich oder vertraglich verpflichtet, ihren einschlägigen Sorgfaltspflichten nachzukommen und nach Treu und Glauben zu handeln.
(2) Die Verwalter der spezialisierten Investitionsgesellschaften nach Absatz 1 und die Finanzmittler oder Endempfänger der Finanzierungsinstrumente werden unter gebührender Berücksichtigung der Art des umzusetzenden Finanzierungsinstruments, der Erfahrung sowie der operativen und finanziellen Leistungsfähigkeit der betreffenden Einrichtungen und/oder der wirtschaftlichen Lebensfähigkeit der Projekte der Endempfänger ausgewählt. Die Auswahl erfolgt auf transparente Weise, wird anhand objektiver Kriterien begründet und löst keinen Interessenkonflikt aus.
(3) Verwalter von spezialisierten Investitionsgesellschaften, Finanzmittler und Endempfänger, die sich in einer der in Artikel 106 Absatz 1 und in den Artikeln 107, 108 und 109 der Haushaltsordnung genannten Situationen befinden, erhalten keine finanzielle Unterstützung.
Artikel 222
Bedingungen für die Verwendung von Finanzierungsinstrumenten
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzierungsinstrumente dienen dazu, Marktunvollkommenheiten, Marktversagen oder suboptimale Investitionsbedingungen auszugleichen und lediglich diejenigen Endempfänger zu fördern, die zum Zeitpunkt der Unterstützung der Union durch ein Finanzierungsinstrument als potenziell wirtschaftlich lebensfähig gewertet werden.
(2) Finanzierungsinstrumente bieten den Endempfängern in angemessener Weise Unterstützung. Insbesondere sollte die Vorzugsbehandlung von Investoren, die Koinvestitionen oder Risikoteilung bieten, gerechtfertigt, den von den Investoren im Zusammenhang mit einem Finanzierungsinstrument eingegangenen Risiken angemessen und auf den für die Gewährleistung ihrer Investition oder der Risikoteilung notwendigen Mindestumfang beschränkt sein.
Artikel 223
Hebelwirkung
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzierungsinstrumente stellen darauf ab, eine Hebelwirkung des Beitrags der Union zu erreichen, indem eine Gesamtinvestition ausgelöst wird, die den Beitrag der Union übersteigt.
Die Hebelwirkung der Unionsmittel entspricht dem Quotienten aus dem Finanzbetrag für förderfähige Endempfänger und dem Betrag des Unionsbeitrags.
(2) Die wertmäßige Zielspanne für die Hebelwirkung basiert auf einer Ex-ante-Bewertung des betreffenden Finanzierungsinstruments.
Artikel 224
Ex-ante-Bewertung von Finanzierungsinstrumenten
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzierungsinstrumente stützen sich auf Ex-ante-Bewertungen, anhand derer Marktunvollkommenheiten, Marktversagen oder suboptimale Investitionsbedingungen ermittelt werden und der Investitionsbedarf vor dem Hintergrund der Politikziele bewertet wird.
(2) Die Ex-ante-Bewertungen sollen zeigen, dass die festgestellten Marktbedürfnisse durch marktbestimmte Maßnahmen oder andere Maßnahmen der Union, bei denen es sich nicht um die Finanzierung über ein Finanzierungsinstrument handelt, etwa durch Regulierung, Liberalisierung, Reformen oder andere politische Maßnahmen, nicht angemessen und zeitnah erfüllt werden können. Anhand der Bewertungen werden die Wahrscheinlichkeit und die möglichen Kosten von Marktverzerrungen und der Verdrängung der privaten Förderung durch die Finanzierungsinstrumente ermittelt und Wege aufgezeigt, wie negative Auswirkungen derartiger Verzerrungen verringert werden können.
(3) Im Einklang mit dem Grundsatz der Subsidiarität soll die Ex-ante-Bewertung zeigen, dass sich die ermittelten Marktbedürfnisse besser mit Finanzierungsinstrumenten auf Unionsebene bewältigen lassen als mit ähnlichen Finanzierungsinstrumenten auf nationaler oder regionaler Ebene, einschließlich der GSR-Fonds. Bei der Bewertung des durch den Unionsbeitrag generierten Mehrwerts sind Faktoren wie ein erschwerter Zugang zu Mitteln auf nationaler Ebene, insbesondere für grenzüberschreitende Projekte, Skaleneffekte oder ausgeprägte Demonstrationseffekte im Zusammenhang mit der Verbreitung bewährter Praktiken in den Mitgliedstaaten zu berücksichtigen.
(4) Mit der Ex-ante-Bewertung wird der effizienteste Modus für den Einsatz des Finanzierungsinstruments bestimmt.
(5) Anhand der Ex-ante-Bewertung wird außerdem aufgezeigt, dass das geplante Finanzierungsinstrument mit Folgendem im Einklang steht:
a)
neuen und bestehenden Finanzierungsinstrumenten, um ungewollte Überschneidungen zu vermeiden und Synergien und Skaleneffekte zu erreichen;
b)
Finanzierungsinstrumenten und anderen Formen staatlicher Intervention, die im selben Marktumfeld eingesetzt werden, um Inkonsistenzen zu vermeiden und potenzielle Synergien zu untersuchen.
(6) Mit der Ex-ante-Bewertung werden die Angemessenheit der geplanten Maßnahme hinsichtlich des Umfangs der ermittelten Finanzierungslücke und die erwartete Hebelwirkung der geplanten Finanzierungsinstrumente evaluiert und die zusätzlichen qualitativen Auswirkungen untersucht, etwa die Verbreitung bewährter Praktiken, die wirksame Förderung der politischen Ziele der Union durch die Umsetzungskette oder der Zugang zu spezifischer Expertise von an der Umsetzungskette beteiligten Akteuren.
(7) Im Rahmen der Ex-ante-Bewertung werden angemessene Leistungsindikatoren für die vorgeschlagenen Finanzierungsinstrumente eingeführt und die erwarteten Leistungen, Ergebnisse und Auswirkungen spezifiziert.
(8) Eine gesonderte Ex-ante-Bewertung der Finanzierungsinstrumente wird nur dann vorgenommen, wenn eine derartige Bewertung, die alle Kriterien der Absätze 1 bis 7 erfüllt, nicht in der Ex-ante-Bewertung oder einer Folgenabschätzung des durch den Basisrechtsakt abgedeckten Programms oder der Maßnahme enthalten ist.
Artikel 225
Überwachung von Finanzierungsinstrumenten
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Zur Gewährleistung einer harmonisierten Überwachung der Finanzierungsinstrumente nach Artikel 140 Absatz 12 der Haushaltsordnung richtet der zuständige Anweisungsbefugte ein Überwachungssystem ein, um zur hinreichenden Gewähr beizutragen, dass die Mittel der Union im Einklang mit Artikel 32 Absatz 2 der Haushaltsordnung verwendet werden.
(2) Das Überwachungssystem wird zur Bewertung des Umsetzungsfortschritts bei der Verwirklichung der Politikziele verwendet, der anhand der im Einklang mit der Ex-ante-Bewertung eingerichteten einschlägigen Leistungs- und Ergebnisindikatoren gemessen wird, sowie zur Analyse, inwieweit die Umsetzung mit den gemäß Artikel 140 Absatz 2 der Haushaltsordnung festgelegten Anforderungen im Einklang steht, und es bietet die Grundlage für die Berichterstattung der Kommission gemäß den Artikeln 38 Absatz 5 und 140 Absatz 8 der Haushaltsordnung.
(3) Im Falle der indirekten Mittelverwaltung stützt sich die Kommission bei der Überwachung auf die von den betrauten Einrichtungen übermittelten Berichte und Rechnungen sowie auf die verfügbaren Rechnungsprüfungen und die von der betrauten Einrichtung durchgeführten Kontrollen unter gebührender Berücksichtigung der Verwaltungserklärung der betrauten Einrichtung und des Bestätigungsvermerks der unabhängigen Prüfstelle gemäß Artikel 60 Absatz 5 der Haushaltsordnung. Die Kommission überprüft die von den betrauten Einrichtungen bereitgestellten Angaben und kann auf der betreffenden Umsetzungsebene bis hin zu den Endempfängern Kontrollen durchführen, auch auf Stichprobenbasis.
Die Überwachung durch die betraute Einrichtung stützt sich auf die von den Finanzmittlern übermittelten Berichte und Rechnungen sowie auf die verfügbaren Rechnungsprüfungen und die von dem Finanzmittler durchgeführten Kontrollen unter gebührender Berücksichtigung der Zuverlässigkeitserklärung des Finanzmittlers und des Bestätigungsvermerks der unabhängigen Prüfstelle.
Ist kein Finanzmittler vorhanden, so überwacht die betraute Einrichtung die Verwendung des Finanzierungsinstruments direkt auf der Grundlage der von den Endempfängern übermittelten Berichte und Rechnungen.
Die betraute Einrichtung überprüft die von den Finanzmittlern oder Endempfängern bereitgestellten Angaben, gegebenenfalls auf Stichprobenbasis, und führt im Einklang mit der Vereinbarung gemäß Artikel 217 Kontrollen durch.
(4) Im Rahmen der direkten Mittelverwaltung stützt sich die Kommission bei der Überwachung auf die von den Finanzmittlern und Endempfängern bereitgestellten Berichte und Rechnungen, die entsprechenden Kontrollen unterliegen. Die Bestimmungen von Absatz 3 gelten entsprechend für die direkte Mittelverwaltung.
(5) Die Vereinbarungen zur Umsetzung des Finanzierungsinstruments enthalten die für die Anwendung der Absätze 1 bis 4 erforderlichen Bestimmungen.
Artikel 226
Behandlung von Beiträgen aus den GSR-Fonds
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Über Beiträge aus GSR-Fonds für unter Titel VIII der Haushaltsordnung geschaffene Finanzierungsinstrumente, die durch GSR-Fonds gemäß den sektorspezifischen Vorschriften unterstützt werden, ist gesondert Buch zu führen.
(2) Beiträge aus den GSR-Fonds werden in gesonderten Rechnungsabschlüssen ausgewiesen und im Einklang mit den Zielen der betreffenden GSR-Fonds für Maßnahmen und Endempfänger verwendet, die dem Programm oder den Programmen, aus denen die Beiträge geleistet werden, entsprechen.
(3) Hinsichtlich der Beiträge aus GSR-Fonds für unter Titel VIII der Haushaltsordnung geschaffene Finanzierungsinstrumente gelten die sektorspezifischen Vorschriften.
TITEL IX
RECHNUNGSLEGUNG UND RECHNUNGSFÜHRUNG
KAPITEL 1
Rechnungslegung
Artikel 227
Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement des Haushaltsjahres
(Artikel 142 der Haushaltsordnung)
Der Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement des betreffenden Haushaltsjahres gibt folgendes wirklichkeitsgetreu wieder:
a)
die Verwirklichung der Ziele des Haushaltsjahres gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung,
b)
die Finanzlage und die Ereignisse, welche die im Laufe des Haushaltsjahres durchgeführten Tätigkeiten nachhaltig beeinflusst haben.
Der Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement ist ein von den Übersichten über den Haushaltsvollzug gesondertes Dokument.
Artikel 228
Abweichung von den Rechnungsführungsprinzipien
(Artikel 144 der Haushaltsordnung)
Besteht nach Ansicht des Rechnungsführers in einem besonderen Fall Veranlassung, von den in den Rechnungsführungsvorschriften der Union vorgesehenen Rechnungsführungsprinzipien abzuweichen, so wird dies in dem Anhang gemäß Artikel 232 vermerkt und ordnungsgemäß begründet.
Artikel 229
Belege
(Artikel 144 der Haushaltsordnung)
(1) Jede Buchung stützt sich auf datierte und nummerierte Belege, entweder in Papierform oder auf sonstigen Trägern, welche ihre Zuverlässigkeit und die Aufbewahrung ihres Inhalts während des in Artikel 48 vorgeschriebenen Zeitraums gewährleisten.
(2) Gleichartige Vorgänge, die am selben Ort und innerhalb desselben Tages getätigt wurden, können in einem einzigen Beleg zusammengefasst werden.
Artikel 230
Ergebnisrechnung
(Artikel 145 der Haushaltsordnung)
Die Ergebnisrechnung spiegelt die Aufwände und Erträge des Haushaltsjahres wider, die nach ihrer Art klassifiziert werden.
Artikel 231
Kapitalflussrechnung
(Artikel 145 der Haushaltsordnung)
In der Kapitalflussrechnung werden die Kassenmittelbewegungen des Zeitraums mit den jeweiligen Eröffnungs- und Abschlusssalden ausgewiesen.
Die Kassenmittel bestehen aus folgenden Elementen:
a)
Barbestand,
b)
Sichtkonten und Sichteinlagen,
c)
sonstigen verfügbaren Werten, die rasch flüssig gemacht werden können und deren Wert stabil ist.
Artikel 232
Erläuterungen zu den Jahresabschlüssen
(Artikel 145 der Haushaltsordnung)
Die in Artikel 145 der Haushaltsordnung genannten Erläuterungen sind fester Bestandteil der Jahresabschlüsse. Sie enthalten mindestens folgende Informationen:
a)
Rechnungsführungsprinzipien, -vorschriften und -methoden;
b)
Erläuterungen mit zusätzlichen Angaben, die nicht in den Jahresabschlüssen enthalten, aber für ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild erforderlich sind:
Artikel 233
Übersichten über den Haushaltsvollzug
(Artikel 146 der Haushaltsordnung)
(1) Die Übersichten über den Haushaltsvollzug enthalten:
a)
eine Einnahmenübersicht, die Folgendes umfasst:
i)
die Entwicklung des Einnahmen-Voranschlags;
ii)
die Ausführung der Einnahmen;
iii)
die Entwicklung der festgestellten Forderungen;
b)
einen Überblick über die Entwicklung der insgesamt verfügbaren Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen;
c)
einen Überblick über die Verwendung der insgesamt verfügbaren Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen;
d)
einen Überblick über die noch zur Zahlung anstehenden, die aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr übertragenen und die im Laufe des Haushaltsjahres vorgenommenen Mittelbindungen.
(2) Der Einnahmenübersicht ist auch eine nach Mitgliedstaaten aufgeschlüsselte Aufstellung über die Eigenmittelbeträge beigefügt, für die eine Einziehungsanordnung erging und die am Ende des Haushaltsjahres noch einzuziehen waren.
Artikel 234
Übermittlung der Rechnungsabschlüsse
(Artikel 148 der Haushaltsordnung)
Die vorläufigen und endgültigen Rechnungsabschlüsse nach Artikel 147 und 148 der Haushaltsordnung dürfen elektronisch übermittelt werden.
KAPITEL 2
Rechnungsführung
Abschnitt 1
Struktur der Rechnungsführung
Artikel 235
Struktur der Rechnungsführung
(Artikel 151 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer jedes Organs und jeder Einrichtung gemäß Artikel 141 der Haushaltsordnung dokumentiert und aktualisiert die Struktur und die Verfahren der Rechnungsführung seines Organs bzw. seiner Einrichtung.
(2) Die Haushaltseinnahmen und -ausgaben werden in dem IT-System gemäß Artikel 236 nach dem wirtschaftlichen Charakter des Vorgangs als laufende Einnahmen oder Ausgaben oder als Vermögenszu- oder -abgang erfasst.
Artikel 236
IT-Systeme
(Artikel 151 der Haushaltsordnung)
(1) Die Rechnungsführung erfolgt mit Hilfe eines integrierten IT-Systems.
(2) Die Organisation der Rechnungsführung mittels rechnergestützter Systeme oder Teilsysteme erfordert eine vollständige Beschreibung der Systeme und Teilsysteme.
In dieser Beschreibung wird der Inhalt aller Datenfelder definiert und genau angegeben, wie das System die einzelnen Vorgänge bearbeitet. Des Weiteren wird aufgezeigt, wie das System einen kompletten Prüfpfad für jeden Vorgang und für jede Änderung der Systeme und Teilsysteme gewährleistet, damit jederzeit festgestellt werden kann, wer welche Änderungen vorgenommen hat.
In den Beschreibungen der IT-Rechnungsführungssysteme und -teilsysteme wird gegebenenfalls auf die bestehenden Verknüpfungen mit dem zentralen Rechnungsführungssystem, insbesondere im Bereich des Datentransfers und der Saldenabstimmung, hingewiesen.
(3) Zugang zu den IT-Systemen und -Teilsystemen haben nur die Personen, die in einem in jedem Organ geführten und aktualisierten Verzeichnis der befugten Nutzer aufgeführt sind.
Abschnitt 2
Bücher
Artikel 237
Bücher
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
Jedes Organ bzw. jede Einrichtung nach Artikel 141 der Haushaltsordnung führt ein Kontenjournal, ein Hauptbuch und zumindest Nebenbücher für Schuldner, Gläubiger und Anlagewerte, es sei denn, dies ist im Hinblick auf das Kosten-Nutzen-Verhältnis nicht sinnvoll.
Bei den Büchern handelt es sich um elektronische Dokumente, die vom Rechnungsführer vorgegeben werden und aussagekräftige Daten gewährleisten.
Die Einträge des Kontenjournals werden in die Konten des Hauptbuchs übernommen, das nach dem in Artikel 212 festgelegten Kontenplan strukturiert ist.
Das Kontenjournal und das Hauptbuch können nach Bedarf in Nebenjournale und -bücher untergliedert werden.
Die Einträge der Nebenjournale und -bücher werden mindestens einmal monatlich im Kontenjournal und im Hauptbuch konsolidiert.
Artikel 238
Allgemeine Kontenbilanz
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
Jedes Organ und jede Einrichtung nach Artikel 141 der Haushaltsordnung erstellt eine Kontenbilanz, in der sämtliche Konten der Finanzbuchführung, einschließlich der im Laufe des Haushaltsjahres saldierten Konten, ausgewiesen sind, und zwar jeweils mit Angabe:
a)
der Kontennummer;
b)
der Kontenbezeichnung;
c)
der gesamten Sollbeträge;
d)
der gesamten Habenbeträge;
e)
des Kontensaldos.
Artikel 239
Abgleich der Bücher
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
(1) Die Daten des Hauptbuchs werden so gespeichert und strukturiert, dass sie den Nachweis des Inhalts der einzelnen Konten in der allgemeinen Kontenbilanz ermöglichen.
(2) Für das Bestandsverzeichnis über die Anlagewerte finden die Bestimmungen der Artikel 246 bis 253 Anwendung.
Abschnitt 3
Verbuchung
Artikel 240
Buchungsvorgänge
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
(1) Die Buchungen werden nach der Methode der doppelten Buchführung vorgenommen, d. h. jede in der Buchführung erfasste Bewegung oder Veränderung schlägt sich bei den einzelnen betroffenen Konten in Soll- und Haben-Buchungen nieder, die sich in ihrer Summe ausgleichen.
(2) Bei einer auf eine andere Währung als den Euro lautenden Transaktion wird der Gegenwert in Euro berechnet und verbucht.
Die Transaktionen in Devisen der neubewertbaren Konten werden mindestens bei jedem Rechnungsabschluss neu bewertet.
Diese Neubewertung erfolgt auf der Grundlage der gemäß Artikel 6 festgelegten Kurse.
Für die Umrechnung anderer Währungen in Euro zwecks Aufstellung der Vermögensübersicht zum 31. Dezember des Jahres n wird der am letzten Arbeitstag des Jahres n geltende Kurs herangezogen.
(3) Die gemäß Artikel 152 der Haushaltsordnung festgelegten Rechnungsführungsvorschriften umfassen auch die für die periodengerechte Rechnungsführung erforderlichen Umrechnungs- und Neubewertungsregeln.
Artikel 241
Buchungsangaben
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
Bei jeder Buchung werden Ursprung, Inhalt und Verbuchungsstelle des jeweiligen Vorgangs sowie die Referenzdaten der entsprechenden Belege angegeben.
Artikel 242
Eintragung in das Kontenjournal
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
Die Rechnungsvorgänge werden nach einer der folgenden Methoden, die einander nicht ausschließen, in das Kontenjournal eingetragen:
a)
entweder täglich durch Erfassung jedes einzelnen Vorgangs
b)
oder in Form einer monatlichen Zusammenfassung der Gesamtbeträge der Vorgänge, vorausgesetzt, es werden alle Belege aufbewahrt, anhand deren die einzelnen Vorgänge jedes einzelnen Tages überprüft werden können.
Artikel 243
Validierung der Buchungen
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
(1) Die Buchungen im Kontenjournal und in den Nebenjournalen werden endgültig, indem sie durch ein Verfahren validiert werden, das jegliche Änderung oder Streichung von Einträgen untersagt.
(2) Zur definitiven Festschreibung der zeitlichen Reihenfolge der Buchungseinträge und der Gewährleistung ihrer Unantastbarkeit wird spätestens vor der Vorlage der endgültigen Jahresabschlüsse ein Abschlussverfahren durchgeführt.
Abschnitt 4
Kontenabstimmung und -prüfung
Artikel 244
Kontenabstimmung
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
(1) Die Salden der Konten der allgemeinen Kontenbilanz werden regelmäßig, mindestens jedoch zum Zeitpunkt des Jahresabschlusses, mit den Daten der Verwaltungssysteme abgestimmt, die die Anweisungsbefugten für die Verwaltung der Forderungen und Verbindlichkeiten und die tägliche Erfassung im Rechnungsführungssystem einsetzen.
(2) Der Rechnungsführer überprüft regelmäßig, mindestens jedoch bei jedem Rechnungsabschluss, ob die Banksalden der Wirklichkeit entsprechen, und kontrolliert insbesondere
a)
die Bankguthaben durch Abstimmung mit den von den Finanzinstituten übersandten Kontoauszügen;
b)
die Barmittel durch Abstimmung mit den Angaben des Kassenbuchs.
Bei den Anlagekonten erfolgt diese Überprüfung gemäß Artikel 250.
(3) Die interinstitutionellen Verbindungskonten werden monatlich abgestimmt.
(4) Die Verwahrkonten werden vom Rechnungsführer eingerichtet und jährlich geprüft. Sie werden unter der Verantwortung des Anweisungsbefugten geführt und von diesem so bald wie möglich abgerechnet.
Abschnitt 5
Haushaltsbuchführung
Artikel 245
Inhalt und Führung der Haushaltskonten
(Artikel 156 der Haushaltsordnung)
(1) In der Haushaltsbuchführung wird für jede Untergliederung des Haushaltsplans folgendes ausgewiesen:
a)
bei den Ausgaben:
i)
die im ursprünglichen Haushaltsplan bewilligten Mittel, die in Berichtigungshaushaltspläne eingesetzten Mittel, die übertragenen Mittel, die infolge zweckgebundener Einnahmen bereitgestellten Mittel, die durch Mittelübertragungen bereitgestellten Mittel sowie der Gesamtbetrag der so verfügbaren Mittel;
ii)
die für das Haushaltsjahr vorgenommenen Mittelbindungen und Zahlungen;
b)
bei den Einnahmen:
i)
die Einnahmenansätze des ursprünglichen Haushaltsplans, die Einnahmenansätze der Berichtigungshaushaltspläne, die zweckgebundenen Einnahmen und der Gesamtbetrag des so ermittelten Einnahmenvoranschlags;
ii)
die für das Haushaltsjahr festgestellten Forderungen und eingezogenen Beträge;
c)
die Fortschreibung der noch abzuwickelnden Mittelbindungen und der noch einzuziehenden Einnahmen aus früheren Haushaltsjahren.
Die Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen im Sinne von Absatz 1 Buchstabe a werden getrennt erfasst und verfolgt.
Ausgewiesen werden in der Haushaltsbuchführung ferner die globalen vorläufigen Mittelbindungen des Europäischen Garantiefonds für die Landwirtschaft (im Folgenden: EGFL), sowie die entsprechenden Zahlungen.
Diese Mittelbindungen werden dem Gesamtbetrag der Mittel des EGFL gegenübergestellt.
(2) Die Haushaltsbuchführung gestattet eine gesonderte Verfolgung
a)
der Verwendung der übertragenen Mittel und der Mittel des Haushaltsjahres;
b)
der Abwicklung der noch zur Zahlung anstehenden Mittelbindungen.
Bei den Einnahmen werden die noch einzuziehenden Forderungen aus früheren Haushaltsjahren getrennt ausgewiesen.
(3) Die Haushaltsbuchführung kann so gestaltet werden, dass eine analytische Buchführung entwickelt wird.
(4) Die Haushaltsbuchführung erfolgt mit Hilfe von IT-Systemen, in Büchern oder auf Datenblättern.
KAPITEL 3
Bestandsverzeichnisse
Artikel 246
Bestandsverzeichnisse
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Der Anweisungsbefugte legt mit Unterstützung des Rechnungsführers das System für die Führung der Bestandsverzeichnisse über die Anlagewerte fest. Dieses System liefert alle für die Buchführung und die Erhaltung des Anlagevermögens erforderlichen Informationen.
Artikel 247
Erhaltung der Vermögensgegenstände
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Die Organe und Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung erlassen die jeweils für sie maßgeblichen Vorschriften über die Erhaltung der in ihrer Vermögensübersicht ausgewiesenen Vermögensgegenstände und bestimmen die für die Führung des Bestandsverzeichnisses zuständigen Dienststellen.
Artikel 248
Erfassung der Vermögensgegenstände im Bestandsverzeichnis
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
In das Bestandsverzeichnis eingetragen und in den Anlagekonten erfasst werden Vermögensgegenstände, bei denen der Anschaffungspreis bzw. die Gestehungskosten höher sind als in den Rechnungsführungsvorschriften nach Artikel 152 der Haushaltsordnung angegeben, deren Nutzungsdauer mehr als ein Jahr beträgt und bei denen es sich nicht um Verbrauchsgüter handelt.
Artikel 249
Angaben zu den im Bestandsverzeichnis erfassten Gegenständen
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Das Bestandsverzeichnis enthält eine angemessene Beschreibung jedes Gegenstands und des Ortes, an dem dieser sich befindet, oder für bewegliche Gegenstände die verantwortliche Dienststelle oder Person, das Anschaffungsdatum und die Stückkosten.
Artikel 250
Kontrollen des Bestandsverzeichnisses für bewegliche Vermögensgegenstände
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Die Organe und Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung überzeugen sich bei den Kontrollen des Bestandsverzeichnisses davon, dass jeder Gegenstand körperlich vorhanden ist und mit der Eintragung im Bestandsverzeichnis übereinstimmt. Diese Kontrollen erfolgen im Rahmen eines jährlichen Prüfprogramms, außer bei Sachanlagen und immateriellen Anlagewerten, die mindestens alle drei Jahre kontrolliert werden.
Artikel 251
Veräußerung von Vermögensgegenständen
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Die Mitglieder, Beamten oder sonstigen Bediensteten sowie alle anderen Mitarbeiter der Organe und der Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung dürfen von diesen Organen und Einrichtungen veräußerte Vermögensgegenstände nur dann erwerben, wenn die Veräußerung im Wege einer öffentlichen Ausschreibung erfolgt.
Artikel 252
Verfahren zur Veräußerung von Vermögensgegenständen
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
(1) Die Veräußerung von Vermögensgegenständen wird in geeigneter Weise lokal bekanntgegeben, wenn der Stückkaufwert der Gegenstände mindestens 8 100 EUR beträgt. Die Frist zwischen der Veröffentlichung der letzten Anzeige und dem Abschluss des Kaufvertrags beträgt mindestens 14 Kalendertage.
Die Veräußerung gemäß Unterabsatz 1 wird durch eine Verkaufsanzeige im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, wenn der Stückkaufwert der Gegenstände mindestens 391 100 EUR beträgt. Des Weiteren kann eine geeignete Veröffentlichung in der Presse der Mitgliedstaaten kann erfolgen. Die Frist zwischen der Veröffentlichung der Anzeige im Amtsblatt der Europäischen Union und dem Abschluss des Kaufvertrags beträgt mindestens einen Monat.
(2) Übersteigen die Kosten der Bekanntmachung den erwarteten Ertrag, so können die Organe und die Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung von einer Bekanntmachung absehen.
(3) Die Organe und die Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung sind gehalten, bei der Veräußerung von materiellen Vermögensgegenständen stets die Erzielung der günstigsten Preise anzustreben.
(4) Die Absätze 1, 2 und 3 finden keine Anwendung auf Verkaufstransaktionen zwischen den Organen der Union und ihren Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung.
Artikel 253
Verfahren zur Abtretung von Vermögensgegenständen
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Werden im Bestandsverzeichnis eingetragene Gegenstände, einschließlich Gebäude, entgeltlich oder unentgeltlich abgetreten, als unbrauchbar aus dem Bestand ausgesondert, vermietet oder kommen sie durch Verlust, Diebstahl oder in sonstiger Weise abhanden, so verfasst der Anweisungsbefugte eine entsprechende Erklärung oder Niederschrift.
Aus der Erklärung oder der Niederschrift geht insbesondere hervor, ob ein Beamter oder sonstiger Bediensteter der Union oder eine andere Person zum Schadenersatz herangezogen werden kann.
Werden unbewegliche Vermögensgegenstände oder Großanlagen unentgeltlich zur Verfügung gestellt, so werden hierüber entsprechende Verträge abgeschlossen; dem Europäischen Parlament und dem Rat wird hiervon jährlich bei der Vorlage des Haushaltsentwurfs Mitteilung gemacht.
Die Mitglieder, Beamten oder sonstigen Bediensteten sowie alle anderen Mitarbeiter der Organe und der Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung dürfen keine im Bestandsverzeichnis aufgeführten Vermögensgegenstände, die unentgeltlich abgetreten oder als unbrauchbar aus dem Bestand ausgesondert werden, erhalten.
Artikel 254
Bestandsverzeichnis und Bekanntgabe der Veräußerungen in den Delegationen der Union
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
(1) Das laufende Bestandsverzeichnis über die zum Vermögen der Union gehörenden beweglichen Gegenstände wird im Falle der Delegationen der Union vor Ort geführt. Es wird den Zentraldiensten nach den von jedem Organ festgelegten Modalitäten regelmäßig übermittelt.
Bewegliche Gegenstände, die in die Delegationen der Union verbracht werden, werden bis zu ihrer Aufnahme in das laufende Bestandsverzeichnis in einem vorläufigen Verzeichnis erfasst.
(2) Die Bekanntgabe der Veräußerung beweglicher Gegenstände der Delegationen der Union erfolgt nach den ortsüblichen Gepflogenheiten.
TEIL 2
SONDERBESTIMMUNGEN
TITEL I
FORSCHUNG
Artikel 255
Typologie der Maßnahmen
(Artikel 181 der Haushaltsordnung)
(1) Die direkten Maßnahmen werden von den Forschungsanstalten der Gemeinsamen Forschungsstelle (im Folgenden: JRC) durchgeführt und grundsätzlich vollständig aus dem Haushaltsplan finanziert. Dabei handelt es sich um
a)
Forschungsprogramme,
b)
Tätigkeiten im Bereich der exploratorischen Forschung,
c)
Tätigkeiten im Bereich der wissenschaftlichen und technischen Unterstützung institutioneller Art.
(2) Das JRC kann sich unter den Bedingungen des Artikels 183 der Haushaltsordnung an indirekten Maßnahmen beteiligen.
(3) Die Forderungsvorausschätzungen gemäß Artikel 181 Absatz 2 werden dem Rechnungsführer zur Erfassung übermittelt.
Artikel 256
Zusatzvorschriften für das JRC
(Artikel 183 der Haushaltsordnung)
(1) Bei den wettbewerbsorientierten Tätigkeiten des JRC handelt es sich um
a)
Tätigkeiten infolge von Finanzhilfe- oder Vergabeverfahren;
b)
Tätigkeiten für Rechnung Dritter;
c)
Tätigkeiten im Rahmen einer Verwaltungsvereinbarung mit anderen Organen oder Kommissionsdienststellen über die Erbringung wissenschaftlich-technischer Leistungen.
(2) Ist im Rahmen der Tätigkeiten, welche das JRC für Rechnung Dritter durchführt, die Vergabe eines Auftrags erforderlich, so werden bei dem entsprechenden Vergabeverfahren die Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung beachtet.
(3) Die Forderungsvorausschätzungen gemäß Artikel 183 Absatz 2 werden dem Rechnungsführer zur Erfassung übermittelt.
TITEL II
MASSNAHMEN IM AUSSENBEREICH
KAPITEL 1
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 257
Für eine Finanzierung in Betracht kommende Maßnahmen
(Artikel 184 der Haushaltsordnung)
Die Mittel für Maßnahmen gemäß Teil 2 Titel IV Kapitel 1 der Haushaltsordnung können insbesondere für die Finanzierung von Aufträgen, Finanzhilfen, einschließlich Zinsverbilligungen, Sonderdarlehen, Darlehensgarantien, finanzieller Unterstützung, Budgethilfen und sonstiger spezifischer Formen der budgetären Unterstützung verwendet werden.
KAPITEL 2
Budgethilfe und Gebertreuhandfonds
Artikel 258
Einsatz von Budgethilfen
(Artikel 186 der Haushaltsordnung)
(1) Sofern dies in den entsprechenden Basisrechtsakten geregelt ist, kann die Kommission sektorbezogene oder allgemeine Budgethilfe innerhalb eines Drittlands unter folgenden Bedingungen gewähren:
a)
die Verwaltung der öffentlichen Finanzen in dem betreffenden Partnerland ist hinreichend transparent, zuverlässig und wirkungsvoll;
b)
das Partnerland verfügt über hinreichend glaubwürdige und zweckdienliche sektorbezogene oder nationale Programme;
c)
das Partnerland verfolgt eine auf Stabilität ausgerichtete makroökonomische Politik.
(2) In den mit dem Partnerland geschlossenen Vereinbarungen geht das Partnerland die Verpflichtung ein, der Kommission fristgerecht zuverlässige Informationen zu übermitteln, die es ihr ermöglichen, die Einhaltung der in Absatz 1 genannten Bedingungen zu bewerten.
Artikel 259
Unions-Treuhandfonds für Maßnahmen im Außenbereich
(Artikel 187 der Haushaltsordnung)
Sobald die Beiträge anderer Geber auf dem betreffenden Bankkonto des Treuhandfonds eingegangen sind, werden sie in Höhe ihres am Tag des Eingangs in Euro umgerechneten Betrags berücksichtigt.
Der Beitrag der Union wird unter Berücksichtigung der von den anderen Gebern eingezahlten verfügbaren Mittel so rechtzeitig überwiesen, dass die rechtlichen Verpflichtungen des Treuhandfonds erfüllt werden können.
Auf dem Bankkonto des Treuhandfonds auflaufende Zinsbeträge werden in den Treuhandfonds investiert, sofern in der Gründungsakte des Treuhandfonds nichts anderes bestimmt ist.
Sämtliche Transaktionen, die im Laufe des Jahres auf dem Bankkonto gemäß Absatz 3 vorgenommen werden, werden in der Rechnungsführung des Treuhandfonds ordnungsgemäß erfasst.
Der Anweisungsbefugte erstellt zweimal jährlich Finanzberichte über die Tätigkeit der einzelnen Treuhandfonds.
Die Treuhandfonds werden alljährlich einer Prüfung durch einen unabhängigen externen Prüfer unterzogen.
Der Verwaltungsrat des Treuhandfonds genehmigt den vom Anweisungsbefugten erstellten Jahresbericht des Treuhandfonds und den vom Rechnungsführer erstellten Jahresabschluss. Beide Berichte werden dem Jahresbericht des bevollmächtigten Anweisungsbefugten beigefügt und im Rahmen des Entlastungsverfahrens für die Kommission dem Europäischen Parlament und dem Rat vorgelegt.
Die Vorschriften über die Zusammensetzung des Verwaltungsrats sowie dessen Geschäftsordnung sind in der von der Kommission angenommenen und von den Gebern akzeptierten Gründungsakte des Treuhandfonds niedergelegt. Diese Vorschriften müssen für eine gerechte Vertretung der Geber sorgen und gewährleisten, dass die endgültige Entscheidung über die Verwendung der Mittel mit Zustimmung der Kommission ergeht.
KAPITEL 3
Auftragsvergabe
Artikel 260
Anmietung von Gebäuden
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
Die einzigen Immobilientransaktionen, die aus operativen Mitteln für Maßnahmen im Außenbereich finanziert werden können, sind Anmietungen von Gebäuden, die zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des Mietvertrags bereits errichtet sind. Diese Transaktionen werden gemäß Artikel 124 bekanntgegeben.
Artikel 261
Definitionen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Dienstleistungsaufträge umfassen Studienverträge und Verträge für technische Hilfe.
Ein Studienvertrag liegt vor, wenn der Dienstleistungsvertrag zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und einem Leistungserbringer u. a. Studien zur Ermittlung und Vorbereitung von Projekten, Durchführbarkeits-, Wirtschaftlichkeits- und Marktstudien, technische Studien und sonstige Prüfungen betrifft.
Ein Vertrag für technische Hilfe liegt vor, wenn der Leistungserbringer eine beratende Funktion ausüben, ein Projekt leiten bzw. überwachen oder die im Auftrag genannten Sachverständigen bereitstellen soll.
(2) Verfügt ein Drittland in seinen Dienststellen oder in Einrichtungen mit öffentlicher Beteiligung über qualifiziertes Verwaltungspersonal, so können die Aufträge von diesen Dienststellen oder Einrichtungen unmittelbar in Regie ausgeführt werden.
Artikel 262
Besondere Bestimmungen über die Schwellenwerte und Modalitäten der Vergabe von Aufträgen im Außenbereich
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Artikel 123 bis 126, mit Ausnahme der Definitionen, Artikel 127 Absätze 3 und 4, Artikel 128, Artikel 134 bis 137, Artikel 139 Absätze 3 bis 6, Artikel 148 Absatz 4, Artikel 151 Absatz 2, Artikel 152 bis 158, Artikel 160 und Artikel 164 der vorliegenden Verordnung finden keine Anwendung auf die Aufträge, die von den öffentlichen Auftraggebern nach Artikel 190 Absatz 2 der Haushaltsordnung oder für deren Rechnung vergeben werden.
Die Kommission erlässt einen Beschluss zur Umsetzung der Bestimmungen über die Auftragsvergabe gemäß diesem Kapitel und regelt dabei auch, welche Kontrollen durch den zuständigen Anweisungsbefugten angemessen sind, wenn die Kommission nicht der Auftraggeber ist.
(2) Bei Nichteinhaltung der in Absatz 1 genannten Verfahren kommen die Ausgaben für die betreffenden Maßnahmen nicht für eine Finanzierung durch die Union in Betracht.
(3) Dieses Kapitel findet keine Anwendung auf öffentliche Auftraggeber nach Artikel 190 Absatz 2 Buchstabe b der Haushaltsordnung, wenn die Kommission ihnen nach Kontrollen gemäß Artikel 61 der Haushaltsordnung gestattet hat, ihre eigenen Auftragsvergabeverfahren anzuwenden.
Artikel 263
Bekanntmachung und Nichtdiskriminierung
(Artikel 190 und 191 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommission trifft die erforderlichen Vorkehrungen, um eine möglichst breite Beteiligung - zu gleichen Bedingungen - an den Ausschreibungen für von der Union finanzierte Aufträge zu gewährleisten. Zu diesem Zweck gewährleistet sie insbesondere
a)
die Veröffentlichung der Vorabinformation, der Bekanntmachung des Auftrags und der Bekanntmachung der Zuschlagserteilung innerhalb ausreichender Fristen in angemessener Form;
b)
die Vermeidung diskriminierender Praktiken oder technischer Spezifikationen, die einer breiten Teilnahme - zu gleichen Bedingungen - aller natürlichen und juristischen Personen im Sinne von Artikel 182 der Haushaltsordnung entgegenstehen könnten.
(2) Artikel 265 Absatz 5, Artikel 267 Absatz 3 und Artikel 269 Absatz 4 stehen der elektronischen Auftragsvergabe nicht entgegen.
Artikel 264
Bekanntmachung
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Die Vorabinformation für internationale Ausschreibungen ist dem Amt für Veröffentlichungen möglichst umgehend zu übermitteln; bei Bauaufträgen erfolgt die Übermittlung möglichst umgehend nach Annahme des jeweiligen Programmbeschlusses.
(2) Für die Zwecke dieses Kapitels erfolgt die Bekanntmachung:
a)
bei internationalen Ausschreibungen zumindest im Amtsblatt der Europäischen Union und im Internet;
b)
bei lokalen Ausschreibungen zumindest im Staatsanzeiger des Empfängerstaates oder in gleichwertigen Medien.
Wird die Bekanntmachung auch lokal veröffentlicht, muss sie mit der im Amtsblatt der Europäischen Union und im Internet veröffentlichten Bekanntmachung identisch sein und mit dieser zeitgleich veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union und im Internet wird von der Kommission in die Wege geleitet. Für die lokale Veröffentlichung können die Einrichtungen nach Artikel 190 Absatz 2 Buchstabe b der Haushaltsordnung sorgen.
(3) Die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung wird übermittelt, sobald der Vertrag unterzeichnet wird; dies gilt nicht für Verträge, die für geheim erklärt wurden oder deren Ausführung besondere Sicherheitsmaßnahmen erfordert, oder wenn der Schutz wesentlicher Interessen der Union oder des Empfängerlandes es gebietet, und wenn die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung als nicht zweckmäßig erachtet wird.
Artikel 265
Schwellenwerte und Vergabeverfahren für Dienstleistungsaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Für Dienstleistungsaufträge gelten gemäß Artikel 190 der Haushaltsordnung folgende Schwellenwerte und Verfahren:
a)
Aufträge im Wert von mindestens 300 000 EUR:
i)
internationale nichtoffene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a;
ii)
internationale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a;
b)
Aufträge im Wert von unter 300 000 EUR: wettbewerbliches Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 3 oder Rahmenvertrag.
Aufträge im Wert von bis zu 20 000 EUR können auf der Grundlage eines einzigen Angebots vergeben werden.
Zahlungen für Ausgaben bis zu 2 500 EUR können auf der Grundlage von Rechnungen ohne vorheriges Vergabeverfahren geleistet werden.
(2) Im internationalen nichtoffenen Verfahren gemäß Absatz 1 Buchstabe a ist in der Bekanntmachung die Zahl der Bieter angegeben, die zur Einreichung eines Angebots aufgefordert werden. Bei Dienstleistungsaufträgen sind mindestens vier Bieter zur Einreichung eines Angebots aufzufordern. Es muss eine ausreichende Zahl von Bietern zur Einreichung von Angeboten zugelassen werden, damit ein echter Wettbewerb gewährleistet ist.
Das Verzeichnis der ausgewählten Bieter wird auf der Internet-Seite der Kommission veröffentlicht.
Wenn die Zahl der Bieter, die die Auswahlkriterien bzw. die Mindestanforderungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit erfüllen, geringer ist als die Mindestzahl, darf der öffentliche Auftraggeber dennoch nur jene Bieter zur Angebotsabgabe auffordern, die die Kriterien erfüllen.
(3) Im Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 1 Buchstabe b erstellt der öffentliche Auftraggeber ein Verzeichnis mit mindestens drei Bietern seiner Wahl. Das Verfahren beinhaltet einen begrenzten Wettbewerb ohne Bekanntmachung und wird als wettbewerbliches Verhandlungsverfahren bezeichnet; es fällt nicht unter Artikel 129.
Im wettbewerblichen Verhandlungsverfahren werden die Bieter aus einem hinlänglich bekanntgemachten Anbieter-Verzeichnis nach Artikel 136 Absatz 1 Buchstabe b ausgewählt. Das auf der Grundlage einer Aufforderung zur Interessenbekundung erstellte Verzeichnis gilt höchstens fünf Jahre, gerechnet ab seiner Bekanntmachung. Es kann Unterverzeichnisse umfassen. Während der Geltungsdauer des Verzeichnisses, mit Ausnahme der letzten drei Monate, können alle interessierten Personen Bewerbungen einreichen. Soll ein Auftrag vergeben werden, so fordert der öffentliche Auftraggeber alle in dem betreffenden Verzeichnis oder Unterverzeichnis gelisteten Anbieter auf, ein Angebot abzugeben.
Die Angebote werden geöffnet und von einem Ausschuss bewertet, der über die erforderliche fachliche und administrative Kompetenz verfügt. Die Mitglieder des Bewertungsausschusses müssen eine Unparteilichkeitserklärung unterzeichnen.
Erhält der öffentliche Auftraggeber nach Konsultation der Bieter lediglich ein Angebot, das in technischer und administrativer Hinsicht gültig ist, kann der Auftrag erteilt werden, sofern die Zuschlagskriterien erfüllt sind.
(4) Für juristische Dienstleistungsaufträge gemäß der CPV-Nomenklatur können die öffentlichen Auftraggeber unabhängig vom geschätzten Auftragswert das wettbewerbliche Verhandlungsverfahren anwenden.
(5) Die Angebote sind in zwei Umschlägen einzureichen, das heißt, ein äußerer Umschlag muss zwei gesonderte versiegelte Umschläge mit der Aufschrift „Umschlag A - Technisches Angebot“ bzw. „Umschlag B - Finanzielles Angebot“ enthalten. Auf dem äußeren Umschlag muss Folgendes vermerkt sein:
a)
die in den Ausschreibungsunterlagen angegebene Anschrift für die Einreichung der Angebote;
b)
die Referenz der Ausschreibung, auf die der Bieter reagiert;
c)
gegebenenfalls die Nummern der Lose, die das Angebot betrifft;
d)
der Vermerk „Nicht vor der Sitzung zur Angebotseröffnung öffnen“ in der Sprache, in der die Ausschreibungsunterlagen abgefasst sind.
Sind in den Ausschreibungsunterlagen Vorstellungsgespräche vorgesehen, so kann der Bewertungsausschuss nach der schriftlichen Niederlegung seiner vorläufigen Schlussfolgerungen und vor dem endgültigen Abschluss der Wertung der technischen Angebote Vorstellungsgespräche mit den wichtigsten Mitgliedern der in den zulässigen Angeboten vorgeschlagenen Sachverständigenteams führen. In diesem Fall werden die Sachverständigen vom Bewertungsausschuss in kurzen Abständen, und wenn es sich um ein Team handelt, vorzugsweise zusammen, befragt, damit ein Vergleich möglich ist. Alle Vorstellungsgespräche mit eingeladenen Sachverständigen und Teams sind nach demselben, vom Bewertungsausschuss vorher vereinbarten Schema zu führen. Tag und Uhrzeit des Vorstellungsgesprächs sind den Bietern mindestens zehn Kalendertage im Voraus mitzuteilen. Kann ein Bieter aus Gründen höherer Gewalt an dem angesetzten Vorstellungsgespräch nicht teilnehmen, so wird ein neuer Termin mit ihm vereinbart.
(6) Anhand der Zuschlagskriterien wird das wirtschaftlich günstigste Angebot ermittelt.
Die Wahl des wirtschaftlich günstigsten Angebots beruht auf einer Gewichtung der technischen Qualität und der Angebotspreise anhand eines Verteilungsschlüssels 80/20. Hierzu werden
a)
die den technischen Angeboten zugewiesenen Punkte mit dem Koeffizienten 0,80 multipliziert;
b)
die den finanziellen Angeboten zugewiesenen Punkte mit dem Koeffizienten 0,20 multipliziert.
Artikel 266
Inanspruchnahme des Verhandlungsverfahrens für Dienstleistungsaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Dienstleistungsaufträgen kann der öffentliche Auftraggeber in folgenden Fällen das Verhandlungsverfahren auf der Grundlage eines einzigen Angebots in Anspruch nehmen:
a)
Die Fristen für die Verfahren gemäß Artikel 104 Absatz 1 Buchstaben a, b und c der Haushaltsordnung können wegen äußerster Dringlichkeit aufgrund von für den öffentlichen Auftraggeber nicht vorhersehbaren und ihm keinesfalls zurechenbaren Ereignissen nicht eingehalten werden.
b)
Die Leistungen sollen von öffentlichen Einrichtungen, gemeinnützigen Einrichtungen oder Idealvereinen erbracht werden und es handelt sich um Maßnahmen im institutionellen Bereich oder um Hilfe für Einzelne im sozialen Bereich.
c)
Der Auftrag dient der Verlängerung bereits laufender Maßnahmen nach Maßgabe von Absatz 2.
d)
Die Ausschreibung oder der Versuch, einen Rahmenvertrag in Anspruch zu nehmen, ist ergebnislos geblieben, das heißt, kein Angebot konnte in qualitativer und/oder preislicher Hinsicht überzeugen. In diesem Fall kann der öffentliche Auftraggeber nach Aufhebung des Ausschreibungsverfahrens aus dem Kreise der Bieter, die an diesem Verfahren teilgenommen hatten, einen oder mehrere Bieter für das Verhandlungsverfahren auswählen, sofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen nicht wesentlich geändert werden.
e)
Der Auftrag schließt an einen Wettbewerb an und muss nach den geltenden Vorschriften an den Preisträger oder an einen der Preisträger vergeben werden. In letzterem Fall sind alle Preisträger zur Teilnahme an den Verhandlungen aufzufordern.
f)
Aus technischen Gründen oder aus Gründen im Zusammenhang mit dem Schutz von Ausschließlichkeitsrechten kann mit der Dienstleistung nur ein bestimmter Dienstleistungserbringer beauftragt werden.
g)
Die Aufträge sind für geheim erklärt worden oder ihre Ausführung erfordert besondere Sicherheitsmaßnahmen oder der Schutz wesentlicher Interessen der Union oder des Empfängerlandes gebietet es.
h)
Infolge der Kündigung eines bestehenden Vertrags ist ein neuer Vertrag zu schließen.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe a sind Interventionen im Rahmen von Krisensituationen gemäß Artikel 190 Absatz 2 Situationen äußerster Dringlichkeit gleichgestellt. Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte stellt gegebenenfalls in Abstimmung mit den anderen betroffenen bevollmächtigten Anweisungsbefugten fest, dass eine Situation äußerster Dringlichkeit vorliegt, und überprüft seine Entscheidung regelmäßig im Hinblick auf den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Institutionelle Maßnahmen im Sinne von Unterabsatz 1 Buchstabe b umfassen Dienstleistungen in unmittelbarem Zusammenhang mit dem jeweiligen Auftrag der öffentlichen Einrichtung.
(2) Dienstleistungen nach Absatz 1 Buchstabe c, die der Verlängerung von Maßnahmen dienen, sind:
a)
Ergänzungsleistungen, die im Hauptauftrag nicht enthalten waren, jedoch aufgrund unvorhergesehener Umstände für die Ausführung des Auftrags erforderlich geworden sind, sofern die Ergänzungsleistung technisch oder wirtschaftlich nicht ohne erheblichen Nachteil für den öffentlichen Auftraggeber vom Hauptauftrag getrennt werden kann und der Gesamtwert der Ergänzungsleistungen höchstens 50 % des Wertes des Hauptauftrags beträgt;
b)
zusätzliche Leistungen, die in einer Wiederholung der vom Auftragnehmer im Rahmen eines früheren Auftrags erbrachten Leistungen bestehen, sofern:
i)
der frühere Auftrag Gegenstand einer Bekanntmachung war und in dieser Bekanntmachung ausdrücklich auf die Möglichkeit, zusätzliche Leistungen im Verhandlungsverfahren zu vergeben, und auf deren geschätzte Kosten hingewiesen wurde;
ii)
der Auftrag verlängert wird, wobei der Wert und die Laufzeit der zusätzlichen Leistungen den Wert und die Laufzeit des früheren Auftrags nicht überschreiten.
Artikel 267
Schwellenwerte und Vergabeverfahren für Lieferaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Für Lieferaufträge gelten gemäß Artikel 190 der Haushaltsordnung folgende Schwellenwerte und Verfahren:
a)
Aufträge im Wert von mindestens 300 000 EUR: internationale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a;
b)
Aufträge im Wert von unter 300 000 EUR: Rahmenvertrag oder
i)
Aufträge im Wert von mindestens 100 000 EUR, aber weniger als 300 000 EUR: lokale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe b,
ii)
Aufträge im Wert von weniger als 100 000 EUR: wettbewerbliches Verhandlungsverfahren nach Absatz 2;
c)
Zahlungen für Ausgaben bis zu 2 500 EUR können auf der Grundlage von Rechnungen ohne vorheriges Vergabeverfahren geleistet werden.
Aufträge im Wert von bis zu 20 000 EUR können auf der Grundlage eines einzigen Angebots vergeben werden.
(2) Im Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 1 Buchstabe b Ziffer ii erstellt der öffentliche Auftraggeber ein Verzeichnis mit mindestens drei Lieferanten seiner Wahl. Das Verfahren beinhaltet einen begrenzten Wettbewerb ohne Bekanntmachung und wird als wettbewerbliches Verhandlungsverfahren bezeichnet; es fällt nicht unter Artikel 129.
Die Angebote werden geöffnet und von einem Ausschuss bewertet, der über die erforderliche fachliche und administrative Kompetenz verfügt. Die Mitglieder des Bewertungsausschusses müssen eine Unparteilichkeitserklärung unterzeichnen.
Erhält der öffentliche Auftraggeber nach Konsultation der Lieferanten lediglich ein Angebot, das in technischer und administrativer Hinsicht gültig ist, kann der Auftrag erteilt werden, sofern die Zuschlagskriterien erfüllt sind.
(3) Das technische und das finanzielle Angebot sind gemeinsam in einen versiegelten Umschlag zu legen, der wiederum in einen äußeren Umschlag zu platzieren ist. Auf dem inneren Umschlag muss Folgendes vermerkt sein:
a)
die in den Ausschreibungsunterlagen angegebene Anschrift für die Einreichung der Angebote;
b)
die Referenz der Ausschreibung, auf die der Bieter reagiert;
c)
gegebenenfalls die Nummern der Lose, die das Angebot betrifft;
d)
der Vermerk „Nicht vor der Sitzung zur Angebotseröffnung öffnen“ in der Sprache, in der die Ausschreibungsunterlagen abgefasst sind.
Der Bewertungsausschuss öffnet die Angebote in öffentlicher Sitzung an dem Ort und zu der Zeit, die in den Ausschreibungsunterlagen festgelegt sind. Auf der Sitzung zur Angebotsöffnung werden die Namen der Bieter, die Preise der Angebote, das Vorliegen der erforderlichen Bietungsgarantie und jede weitere vom öffentlichen Auftraggeber für zweckdienlich erachtete Förmlichkeit bekannt gegeben.
(4) Im Falle eines Liefervertrags, der keinen Kundendienst vorsieht, ist der Preis einziges Zuschlagskriterium.
In Fällen, in denen Vorschläge für Kundendienst oder Schulungsmaßnahmen von besonderer Bedeutung sind, kann unter Berücksichtigung der technischen Qualität des angebotenen Dienstes und des vorgeschlagenen Preises entweder das Angebot mit dem niedrigsten Preis oder das wirtschaftlich günstigste Angebot ausgewählt werden.
Artikel 268
Inanspruchnahme des Verhandlungsverfahrens für Lieferaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Lieferaufträgen kann der öffentliche Auftraggeber in folgenden Fällen das Verhandlungsverfahren auf der Grundlage eines einzigen Angebots in Anspruch nehmen:
a)
Die Fristen für die Verfahren gemäß Artikel 111 Absatz 1 Buchstaben a, b und c der Haushaltsordnung können wegen äußerster Dringlichkeit aufgrund von für den öffentlichen Auftraggeber nicht vorhersehbaren und ihm keinesfalls zurechenbaren Ereignissen nicht eingehalten werden.
b)
Das Verfahren ist wegen der Art oder der Besonderheiten der Waren gerechtfertigt, zum Beispiel, wenn die Ausführung des Auftrags den Inhabern von Patenten oder Nutzungslizenzen vorbehalten ist.
c)
Es handelt sich um Ergänzungslieferungen, die entweder zur Teilerneuerung gängiger Waren oder Anlagen oder zur Erweiterung vorhandener Warenbestände oder Anlagen bestimmt sind und die vom ursprünglichen Lieferanten erbracht werden sollten, weil ein Wechsel des Lieferanten den öffentlichen Auftraggeber zum Erwerb von Ausrüstung mit anderen technischen Merkmalen zwingen würde, was eine Inkompatibilität oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeit bei Einsatz und Wartung zur Folge hätte.
d)
Die Ausschreibung ist ergebnislos geblieben, das heißt, kein Angebot konnte in qualitativer und/oder preislicher Hinsicht überzeugen.
e)
Die Aufträge sind für geheim erklärt worden oder ihre Ausführung erfordert besondere Sicherheitsmaßnahmen oder der Schutz wesentlicher Interessen der Union oder des Empfängerlandes gebietet es.
f)
Bei Aufträgen für auf einer Warenbörse notierte und gekaufte Waren.
g)
Der Auftrag betrifft Waren, die zu besonders günstigen Bedingungen erworben werden können, beispielsweise bei Lieferanten, die ihre Geschäftstätigkeit endgültig einstellen, oder bei Insolvenz/Konkursverwaltern oder Liquidatoren im Rahmen eines Insolvenz/Konkurs-, Vergleichs- oder Ausgleichsverfahrens oder eines in den Rechts- oder Verwaltungsvorschriften eines Mitgliedstaats vorgesehenen gleichartigen Verfahrens.
h)
Infolge der Kündigung eines bestehenden Vertrags ist ein neuer Vertrag zu schließen.
In Fällen nach Unterabsatz 1 Buchstabe d kann der öffentliche Auftraggeber nach Aufhebung des Ausschreibungsverfahrens aus dem Kreise der Bieter, die an diesem Verfahren teilgenommen hatten, einen oder mehrere Bieter für das Verhandlungsverfahren auswählen, sofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen nicht wesentlich geändert werden.
(2) Für die Zwecke von Absatz 1 Buchstabe a sind Interventionen im Rahmen von Krisensituationen gemäß Artikel 190 Absatz 2 Situationen äußerster Dringlichkeit gleichgestellt. Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte stellt gegebenenfalls in Abstimmung mit den anderen betroffenen bevollmächtigten Anweisungsbefugten fest, dass eine Situation äußerster Dringlichkeit vorliegt, und überprüft seine Entscheidung regelmäßig im Hinblick auf den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Artikel 269
Schwellenwerte und Vergabeverfahren für Bauaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Für Bauaufträge gelten gemäß Artikel 190 der Haushaltsordnung folgende Schwellenwerte und Verfahren:
a)
Aufträge im Wert von mindestens 5 000 000 EUR:
i)
internationale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a,
ii)
im Hinblick auf die Besonderheiten bestimmter Bauleistungen internationale nichtoffene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a;
b)
Aufträge im Wert von mindestens 300 000 EUR, aber weniger als 5 000 000 EUR: lokale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe b;
c)
Aufträge im Wert von weniger als 300 000 EUR: wettbewerbliches Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 2.
Aufträge im Wert von bis zu 20 000 EUR können auf der Grundlage eines einzigen Angebots vergeben werden.
(2) Im Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 1 Buchstabe c erstellt der öffentliche Auftraggeber ein Verzeichnis mit mindestens drei Bauunternehmern seiner Wahl. Das Verfahren beinhaltet einen begrenzten Wettbewerb ohne Bekanntmachung und wird als wettbewerbliches Verhandlungsverfahren bezeichnet; es fällt nicht unter Artikel 129.
Die Angebote werden geöffnet und von einem Ausschuss bewertet, der über die erforderliche fachliche und administrative Kompetenz verfügt. Die Mitglieder des Bewertungsausschusses müssen eine Unparteilichkeitserklärung unterzeichnen.
Erhält der öffentliche Auftraggeber nach Konsultation der Bauunternehmer lediglich ein Angebot, das in technischer und administrativer Hinsicht gültig ist, kann der Auftrag erteilt werden, sofern die Zuschlagskriterien erfüllt sind.
(3) Die Auswahlkriterien betreffen die Fähigkeit des Bauunternehmers, gleichartige Aufträge auszuführen, wobei insbesondere auf in früheren Jahren durchgeführte Arbeiten Bezug genommen wird. Ist die Auswahl erfolgt, so dass die nichtkonformen Angebote bereits ausgeschaltet worden sind, ist der Preis des Angebots einziges Zuschlagskriterium.
(4) Das technische und das finanzielle Angebot sind gemeinsam in einen versiegelten Umschlag zu legen, der wiederum in einen äußeren Umschlag zu platzieren ist. Auf dem inneren Umschlag muss Folgendes vermerkt sein:
a)
die in den Ausschreibungsunterlagen angegebene Anschrift für die Einreichung der Angebote;
b)
die Referenz der Ausschreibung, auf die der Bieter reagiert;
c)
gegebenenfalls die Nummern der Lose, die das Angebot betrifft;
d)
der Vermerk „Nicht vor der Sitzung zur Angebotseröffnung öffnen“ in der Sprache, in der die Ausschreibungsunterlagen abgefasst sind.
Der Bewertungsausschuss öffnet die Angebote in öffentlicher Sitzung an dem Ort und zu der Zeit, die in den Ausschreibungsunterlagen festgelegt sind. In der Sitzung zur Angebotsöffnung werden die Namen der Bieter, die Preise der Angebote, das Vorliegen der erforderlichen Bietungsgarantie und jede weitere vom öffentlichen Auftraggeber für zweckdienlich erachtete Förmlichkeit bekannt gegeben.
Artikel 270
Inanspruchnahme des Verhandlungsverfahrens für Bauaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Bauaufträgen kann der öffentliche Auftraggeber in folgenden Fällen das Verhandlungsverfahren auf der Grundlage eines einzigen Angebots in Anspruch nehmen:
a)
Die Fristen für die Verfahren gemäß Artikel 111 Absatz 1 Buchstaben a, b und c der Haushaltsordnung können wegen äußerster Dringlichkeit aufgrund von für den öffentlichen Auftraggeber nicht vorhersehbaren und ihm keinesfalls zurechenbaren Ereignissen nicht eingehalten werden.
b)
Es handelt sich um ergänzende Bauleistungen, die im ursprünglichen Vertrag nicht vorgesehen waren, die aber wegen unvorhergesehener Umstände zur Ausführung der darin beschriebenen Bauleistung erforderlich sind, sofern die in Absatz 2 genannten Bedingungen vorliegen.
c)
Die Ausschreibung ist ergebnislos geblieben, das heißt, kein Angebot konnte in qualitativer und/oder preislicher Hinsicht überzeugen.
d)
Die Aufträge sind für geheim erklärt worden oder ihre Ausführung erfordert besondere Sicherheitsmaßnahmen oder der Schutz wesentlicher Interessen der Union oder des Empfängerlandes gebietet es.
e)
Infolge der Kündigung eines bestehenden Vertrags ist ein neuer Vertrag zu schließen.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe a sind Interventionen im Rahmen von Krisensituationen gemäß Artikel 190 Absatz 2 Situationen äußerster Dringlichkeit gleichgestellt. Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte stellt gegebenenfalls in Abstimmung mit den anderen betroffenen bevollmächtigten Anweisungsbefugten fest, dass eine Situation äußerster Dringlichkeit vorliegt, und überprüft seine Entscheidung regelmäßig im Hinblick auf den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
In Fällen nach Unterabsatz 1 Buchstabe c kann der öffentliche Auftraggeber nach Aufhebung des Ausschreibungsverfahrens aus dem Kreise der Bieter, die an diesem Verfahren teilgenommen hatten, einen oder mehrere Bieter für das Verhandlungsverfahren auswählen, sofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen nicht wesentlich geändert werden.
(2) Bei Ergänzungsleistungen gemäß Absatz 1 Buchstabe b wird der Zuschlag dem Bauunternehmer erteilt, der die betreffenden Arbeiten bereits ausführt,
a)
wenn sich diese Bauleistungen in technischer und wirtschaftlicher Hinsicht nicht ohne wesentlichen Nachteil für den öffentlichen Auftraggeber vom Hauptauftrag trennen lassen,
b)
wenn die Ergänzungsleistung zwar von der Ausführung des ursprünglichen Auftrags getrennt werden kann, aber für dessen Abschluss unbedingt erforderlich ist;
c)
wenn der Gesamtwert der für die Ergänzungsleistungen vergebenen Aufträge 50 % des Wertes des Hauptauftrags nicht übersteigt.
Artikel 271
Inanspruchnahme des Verhandlungsverfahrens für Immobilientransaktionen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
Aufträge für Immobilientransaktionen im Sinne von Artikel 260 können nach Erkundung des lokalen Marktes im Verhandlungsverfahren vergeben werden.
Artikel 272
Wahl des Vergabeverfahrens für gemischte Aufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
Bei gemischten Aufträgen, die eine Kombination aus Dienstleistungen und/oder Warenlieferungen und/oder Bauleistungen umfassen, bestimmt der öffentliche Auftraggeber - mit Zustimmung des zuständigen Anweisungsbefugten, wenn die Kommission nicht der Auftraggeber ist -, welche Schwellenwerte und Vergabeverfahren Anwendung finden; zu diesem Zweck wird anhand des Werts und der operativen Bedeutung der einzelnen Komponenten des Auftrags die überwiegende Komponente bestimmt.
Artikel 273
Ausschreibungsunterlagen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Die Ausschreibungsunterlagen gemäß Artikel 138 werden in Bezug auf die Bekanntmachung und die Kontakte zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und den Bietern auf der Grundlage international bewährter Vorgehensweisen und nach Maßgabe dieses Kapitels erstellt.
(2) Bei Dienstleistungsaufträgen müssen die Ausschreibungsunterlagen Folgendes enthalten:
a)
Hinweise für Bieter mit u. a. folgendem Inhalt:
i)
Art des Auftrags;
ii)
Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung;
iii)
Möglichkeit von Vorstellungsgesprächen und vorläufiger Zeitplan;
iv)
gegebenenfalls Gestattung von Varianten;
v)
Anteil zulässiger Unteraufträge;
vi)
Höchstbudget für den Auftrag;
vii)
Währung des Angebots;
b)
Auswahlliste (mit dem Hinweis, dass die auf diese Liste gesetzten Bewerber keine Verbindung eingehen dürfen);
c)
allgemeine Bedingungen für Dienstleistungsaufträge;
d)
besondere Bedingungen, in denen Einzelheiten geregelt, die allgemeinen Bedingungen ergänzt oder Ausnahmeregelungen festgelegt werden;
e)
Leistungsbeschreibung für das Projekt mit dem vorläufigen Zeitplan für den Auftrag und den vorläufigen Terminen, zu denen die wichtigsten Sachverständigen bereitgestellt werden müssen;
f)
Formblatt für die Preise (vom Bieter auszufüllen);
g)
Formblatt für das Angebot;
h)
Mustervertrag;
i)
für Vorfinanzierungen gegebenenfalls Formblätter für eine Bankgarantie oder gleichwertige Sicherheit.
Unterabsatz 1 Buchstabe h findet in Fällen, in denen aufgrund außergewöhnlicher und hinreichend begründeter Umstände der Mustervertrag nicht verwendet werden kann, keine Anwendung.
(3) Bei Lieferaufträgen müssen die Ausschreibungsunterlagen Folgendes enthalten:
a)
Hinweise für Bieter mit u. a. folgendem Inhalt:
i)
Auswahl- und Zuschlagskriterien;
ii)
gegebenenfalls Gestattung von Varianten;
iii)
Währung des Angebots;
b)
allgemeine Bedingungen für Lieferaufträge;
c)
besondere Bedingungen, in denen Einzelheiten geregelt, die allgemeinen Bedingungen ergänzt oder Ausnahmeregelungen festgelegt werden;
d)
technischer Anhang, mit etwaigen Plänen, den technischen Spezifikationen und dem vorläufigen Zeitplan für die Auftragsausführung;
e)
Formblatt für die Preise und ihre Aufgliederung (vom Bieter auszufüllen);
f)
Formblatt für das Angebot;
g)
Mustervertrag;
h)
falls erforderlich Formblätter für eine Bankgarantie oder gleichwertige Sicherheit für
i)
das Angebot;
ii)
die Zahlung der Vorfinanzierung;
iii)
die Vertragserfüllung.
Unterabsatz 1 Buchstabe g findet in Fällen, in denen aufgrund außergewöhnlicher und hinreichend begründeter Umstände der Mustervertrag nicht verwendet werden kann, keine Anwendung.
(4) Bei Bauaufträgen müssen die Ausschreibungsunterlagen Folgendes enthalten:
a)
Hinweise für Bieter mit u. a. folgendem Inhalt:
i)
Auswahl- und Zuschlagskriterien;
ii)
gegebenenfalls Gestattung von Varianten;
iii)
Währung des Angebots;
b)
allgemeine Bedingungen für Bauaufträge;
c)
besondere Bedingungen, in denen Einzelheiten geregelt, die allgemeinen Bedingungen ergänzt oder Ausnahmeregelungen festgelegt werden;
d)
technischer Anhang, mit etwaigen Plänen, den technischen Spezifikationen und dem vorläufigen Zeitplan für die Auftragsausführung;
e)
Formblatt für die Preise und ihre Aufgliederung (vom Bieter auszufüllen);
f)
Formblatt für das Angebot;
g)
Mustervertrag;
h)
falls erforderlich Formblätter für eine Bankgarantie oder gleichwertige Sicherheit für
i)
das Angebot;
ii)
die Zahlung der Vorfinanzierung;
iii)
die Vertragserfüllung.
Unterabsatz 1 Buchstabe g findet in Fällen, in denen aufgrund außergewöhnlicher und hinreichend begründeter Umstände der Mustervertrag nicht verwendet werden kann, keine Anwendung.
(5) Im Falle eines Widerspruchs zwischen den besonderen Bedingungen nach Absatz 2 Buchstabe d, Absatz 3 Buchstabe c und Absatz 4 Buchstabe c und den allgemeinen Bedingungen sind die besonderen Bedingungen maßgebend.
(6) Verlangen die öffentlichen Auftraggeber zum Nachweis dafür, dass der Wirtschaftsteilnehmer bestimmte Qualitätssicherungsnormen erfüllt, die Vorlage von Bescheinigungen unabhängiger Stellen, so nehmen sie auf Qualitätssicherungsverfahren Bezug, die den einschlägigen europäischen oder gegebenenfalls internationalen Normen genügen und von entsprechenden Stellen zertifiziert sind, die den europäischen bzw. internationalen Zertifizierungsnormen entsprechen. Die Auftraggeber akzeptieren auch andere Nachweise für gleichwertige Qualitätssicherungsmaßnahmen, die von den Wirtschaftsteilnehmern vorgelegt werden.
Artikel 274
Sicherheitsleistungen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Abweichend von Artikel 163 lauten die vorher zu leistenden Sicherheiten auf Euro oder die Währung des Vertrags, auf die sie sich beziehen.
(2) Der öffentliche Auftraggeber kann eine Bietungsgarantie im Sinne dieses Kapitels verlangen, die bei Liefer- und Bauaufträgen 1 % bis 2 % des Gesamtauftragswerts ausmacht; diese Garantie muss mit Artikel 163 in Einklang stehen. Sie wird zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung freigegeben. Sie wird einbehalten, wenn das betreffende Angebot nach Ablauf der Angebotsfrist zurückgezogen wird.
(3) Der öffentliche Auftraggeber kann eine Erfüllungsgarantie in Höhe eines Betrags verlangen, der in den Ausschreibungsunterlagen festgesetzt ist und bei Liefer- und Bauaufträgen 5 % bis 10 % des Gesamtauftragswerts entspricht. Die Höhe des Garantiebetrags wird auf der Grundlage objektiver Kriterien wie Art und Wert des Auftrags festgesetzt.
Bei Überschreitung folgender Schwellenwerte wird in jedem Fall eine Erfüllungsgarantie verlangt:
a)
345 000 EUR bei Bauaufträgen,
b)
150 000 EUR bei Lieferaufträgen.
Sie erlischt frühestens mit der endgültigen Abnahme der Lieferungen und Bauleistungen. Bei nicht einwandfreier Vertragserfüllung wird die Garantie in vollem Umfang einbehalten.
Artikel 275
Verfahrensfristen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Die Angebote müssen bei der Anschrift und spätestens an dem Tag und zu der Uhrzeit, die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe angegeben sind, beim öffentlichen Auftraggeber eingehen. Die Fristen für den Eingang der Angebote und der Teilnahmeanträge, die vom öffentlichen Auftraggeber festgesetzt werden, müssen so bemessen sein, dass die Interessenten über ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Einreichung ihrer Angebote bzw. Anträge verfügen.
Bei Dienstleistungsaufträgen beträgt die Frist zwischen dem Zeitpunkt der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe und dem Termin für den Eingang der Angebote mindestens 50 Tage. In dringenden Fällen können jedoch andere Fristen bewilligt werden.
(2) Die Bieter können bis zum Vortag des Termins für die Angebotsabgabe schriftlich Fragen vorlegen. Der Auftraggeber beantwortet diese Fragen bis zum Vortag des Termins für die Angebotsabgabe.
(3) Bei internationalen nichtoffenen Verfahren beträgt die Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge mindestens 30 Tage, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung. Die Frist zwischen dem Zeitpunkt der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe und dem Termin für den Eingang der Angebote beträgt mindestens 50 Tage. In Ausnahmefällen können jedoch andere Fristen bewilligt werden.
(4) Bei internationalen offenen Verfahren beträgt die Frist für den Eingang der Angebote, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung
a)
für Bauaufträge 90 Tage,
b)
für Lieferaufträge 60 Tage.
In Ausnahmefällen können jedoch andere Fristen bewilligt werden.
(5) Bei lokalen offenen Verfahren beträgt die Frist für den Eingang der Angebote, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung
a)
für Bauaufträge 60 Tage,
a)
für Lieferaufträge 30 Tage.
In Ausnahmefällen können jedoch andere Fristen bewilligt werden.
(6) Bei wettbewerblichen Verhandlungsverfahren gemäß Artikel 265 Absatz 1 Buchstabe b, Artikel 267 Absatz 1 Buchstabe c und Artikel 269 Absatz 1 Buchstabe c wird den Bewerbern eine Frist von mindestens 30 Tagen, gerechnet ab dem Absendetag des Schreibens mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe, eingeräumt.
(7) Die in den Absätzen 1 bis 6 genannten Fristen werden in Kalendertagen festgesetzt.
Artikel 276
Bewertungsausschuss
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Alle für konform erklärten Teilnahmeanträge und Angebote werden von einem Bewertungsausschuss anhand der vorher bekanntgegebenen Ausschluss-, Auswahl- und Zuschlagskriterien bewertet und eingestuft. Dieser Ausschuss setzt sich aus einer ungeraden Zahl von Mitgliedern (mindestens drei) zusammen, die über alle für die Beurteilung der Angebote erforderlichen Fach- und Verwaltungskenntnisse verfügen.
(2) Ist die Kommission nicht selbst der öffentliche Auftraggeber, so sind ihr auf Anfrage je ein Exemplar der Ausschreibungsunterlagen, der Angebote, der Bewertung der Angebote und der unterzeichneten Verträge zu übermitteln. Die Kommission kann außerdem an der Öffnung und Bewertung der Angebote als Beobachterin teilnehmen.
(3) Angebote, die nicht alle in den Ausschreibungsunterlagen verlangten wesentlichen Angaben enthalten oder die nicht den darin enthaltenen spezifischen Anforderungen entsprechen, werden abgelehnt.
Gleichwohl kann der Bewertungsausschuss bzw. der öffentliche Auftraggeber unter Beachtung des Grundsatzes der Gleichbehandlung einen Bewerber oder Bieter auffordern, binnen einer vom Ausschuss bzw. Auftraggeber festgesetzten Frist die für die Ausschluss-, Auswahl- und Vergabekriterien eingereichten Belege zu präzisieren oder durch weitere Unterlagen zu ergänzen.
(4) Bei außergewöhnlich niedrigen Angeboten gemäß Artikel 151 bittet der Ausschuss um nähere Angaben zur Zusammensetzung des Angebots.
(5) Bei Vergabeverfahren mit einem Auftragswert von bis zu 20 000 EUR muss der Bewertungsausschuss nicht bestellt werden.
KAPITEL 4
Finanzhilfen
Artikel 277
Vollfinanzierung
(Artikel 192 der Haushaltsordnung)
Abweichungen von der Verpflichtung zur Kofinanzierung werden im Rahmen der Beschlüsse über die Gewährung einer Finanzhilfe für die betreffenden Maßnahmen begründet.
TITEL III
EUROPÄISCHE ÄMTER
Artikel 278
Europäische Ämter und ihre Einrichtung
(Artikel 195 der Haushaltsordnung)
Bei den Ämtern im Sinne von Artikel 195 der Haushaltsordnung handelt es sich um
a)
das Amt für Veröffentlichungen,
b)
das Amt für Betrugsbekämpfung,
c)
das Europäische Amt für Personalauswahl und die diesem verwaltungsmäßig zugeordnete Europäische Verwaltungsakademie,
d)
das Amt für die Feststellung und Abwicklung individueller Ansprüche,
e)
das Amt für Gebäude, Anlagen und Logistik Brüssel sowie das Amt für Gebäude, Anlagen und Logistik Luxemburg.
Ein oder mehrere Organe können zusätzliche Ämter schaffen, sofern dies durch eine Kosten-Nutzen-Studie gerechtfertigt werden kann und die Erkennbarkeit der Maßnahme der Union gewährleistet ist.
Artikel 279
Übertragung von Befugnissen auf interinstitutionelle europäische Ämter durch die Organe
(Artikel 195 und 199 der Haushaltsordnung)
Die Zuständigkeit für die Mittelbindungen liegt bei jedem Organ. Die Organe können dem Direktor des betreffenden interinstitutionellen europäischen Amtes alle weiteren Handlungen übertragen, insbesondere das Eingehen rechtlicher Verpflichtungen, die Feststellung von Ausgaben, die Bewilligung von Zahlungen und die Ausführung von Einnahmen; sie legen die Grenzen und Bedingungen dieser Befugnisübertragung fest.
Artikel 280
Sondervorschriften für das Amt für Veröffentlichungen
(Artikel 195 und 199 der Haushaltsordnung)
In Bezug auf das Amt für Veröffentlichungen entscheidet jedes Organ über seine Veröffentlichungspolitik. Der Nettoerlös aus dem Verkauf der Veröffentlichungen wird gemäß Artikel 21 der Haushaltsordnung von dem Organ, das Verfasser der betreffenden Veröffentlichungen ist, als zweckgebundene Einnahme wiedereingesetzt.
Artikel 281
Übertragung bestimmter Aufgaben durch den Rechnungsführer
(Artikel 196 der Haushaltsordnung)
Auf Vorschlag des Direktoriums des betreffenden Amtes kann der Rechnungsführer der Kommission einige seiner Aufgaben im Zusammenhang mit der Einziehung von Einnahmen und der Zahlung von Ausgaben, die von dem betreffenden Amt direkt wahrgenommen werden, einem Bediensteten des Amtes übertragen.
Artikel 282
Kassenmittel - Bankkonten
(Artikel 196 der Haushaltsordnung)
Auf Vorschlag des Direktoriums eines interinstitutionellen Amtes kann die Kommission für den Kassenmittelbedarf des Amtes Bank- oder Postscheckkonten auf den Namen des Amtes eröffnen. Der jährliche Kassenmittelsaldo wird am Ende des Haushaltsjahres zwischen der Kommission und dem betreffenden Amt abgestimmt und abgerechnet.
TITEL IV
VERWALTUNGSMITTEL
Artikel 283
Allgemeine Bestimmungen
(Artikel 201 der Haushaltsordnung)
Die Verwaltungsmittel dieses Titels sind in Artikel 41 der Haushaltsordnung definiert.
Mittelbindungen im Zusammenhang mit Verwaltungsmitteln, die von der Art her mehreren Titeln gemeinsam sind und global bewirtschaftet werden, können entsprechend der Klassifikation nach der Art der Ausgaben gemäß Artikel 25 global in der Haushaltsbuchführung ausgewiesen werden.
Die betreffenden Ausgaben werden nach der für die Mittel vorgenommenen Verteilung bei den Haushaltslinien der einzelnen Titel verbucht.
Artikel 284
Mietgarantien
(Artikel 201 der Haushaltsordnung)
Die Organe leisten Mietgarantien in Form von Bankgarantien oder Einlagen auf gesperrten Konten, die auf ihren Namen und den Namen des Vermieters eingerichtet werden; diese Konten lauten auf Euro, ausgenommen in ordnungsgemäß begründeten Fällen.
Kann bei Transaktionen in Drittländern auf keine dieser Formen der Mietgarantie zurückgegriffen werden, kann der zuständige Anweisungsbefugte andere Garantieformen akzeptieren, sofern diese den Schutz der finanziellen Interessen der Union in gleicher Weise gewährleisten.
Artikel 285
Vorschüsse an das Personal und die Mitglieder der Organe
(Artikel 201 der Haushaltsordnung)
Dem Personal und den Mitgliedern der Organe können nach Maßgabe des Statuts Vorschüsse gezahlt werden.
Artikel 286
Immobilientransaktionen
(Artikel 203 der Haushaltsordnung)
(1) Die Ausgaben gemäß Artikel 203 Absatz 3 Buchstabe a der Haushaltsordnung umfassen Ausgaben für die Gebäudeausstattung aber keine Nebenkosten.
(2) Die frühzeitige Unterrichtung gemäß Artikel 203 Absatz 4 der Haushaltsordnung und die vorherige Zustimmung gemäß Artikel 203 Absatz 5 der Haushaltsordnung gelten nicht, wenn Grundstücke kostenfrei oder für einen symbolischen Betrag erworben werden.
(3) Die frühzeitige Unterrichtung und die vorherige Zustimmung gemäß Artikel 203 Absätze 3 bis 7 der Haushaltsordnung gelten nicht, wenn Wohngebäude erworben werden. Das Europäische Parlament und der Rat können bei dem betreffenden Organ Auskünfte über Wohngebäude anfordern.
(4) In außergewöhnlichen oder politisch dringlichen Umständen können bei Immobilienprojekten für EU-Delegationen oder -Büros in Drittländern die gemäß Artikel 203 Absatz 4 der Haushaltsordnung frühzeitig zu übermittelnden Informationen gemeinsam mit dem Immobilienprojekt nach Artikel 203 Absatz 5 vorgelegt werden. In solchen Fällen erfolgen die frühzeitige Unterrichtung und die vorherige Zustimmung so früh wie möglich.
(5) Das Verfahren der vorherigen Zustimmung gemäß Artikel 203 Absätze 5 und 6 der Haushaltsordnung gilt nicht für vorbereitende Verträge oder Studien, die zur Bewertung der Einzelkosten und der Finanzierung des Immobilienprojekts erforderlich sind.
(6) Die in Artikel 203 Absatz 7 Ziffern ii bis iv der Haushaltsordnung vorgesehenen Schwellenwerte 750 000 EUR bzw. 3 000 000 EUR gelten für Ausgaben, die auch die Gebäudeausstattung umfassen können. Im Falle von Miet- oder Nießbrauchverträgen gelten diese Schwellenwerte für die Mietausgaben, die auch die Gebäudeausstattung umfassen können, nicht aber die Nebenkosten.
(7) Ein Jahr nach Inkrafttreten der Haushaltsordnung erstattet die Kommission über die Anwendung der in Artikel 203 Absätze 3 bis 8 der Haushaltsordnung vorgesehenen Verfahren Bericht.
TITEL V
SACHVERSTÄNDIGE
Artikel 287
Externe Sachverständige und deren Vergütung
(Artikel 204 der Haushaltsordnung)
(1) Für Aufträge unterhalb der Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 können zu vergütende externe Sachverständige im Verfahren nach Absatz 2 ausgewählt werden.
(2) Im Amtsblatt der Europäischen Union oder, falls dies für eine Bekanntmachung bei den potenziellen Bewerbern erforderlich ist, auf der Website des betreffenden Organs wird eine Aufforderung zur Interessenbekundung veröffentlicht.
Die Aufforderung zur Interessensbekundung enthält eine Beschreibung der Aufgaben, deren Dauer und die Vergütungsregelung, die auf Stückpreisen beruhen kann.
Auf der Grundlage der Aufforderung zur Interessenbekundung wird ein Verzeichnis erstellt. Dieses gilt ab seiner Veröffentlichung für höchstens fünf Jahre, oder aber für die Dauer des Mehrjahresprogramms, auf das sich die Aufgaben beziehen.
(3) Während der Geltungsdauer des Verzeichnisses, mit Ausnahme der letzten drei Monate, können alle interessierten natürlichen Personen Bewerbungen einreichen. Personen, die sich in einer der Ausschlusssituationen gemäß den Artikeln 106 oder 107 der Haushaltsordnung befinden, können für die in Artikel 204 der Haushaltsordnung genannten Aufgaben nicht als zu vergütende externe Sachverständige ausgewählt werden.
(4) Die Kommunikation mit den ausgewählten Sachverständigen, insbesondere der Abschluss von Verträgen und die Vereinbarung von Vertragsänderungen, kann über ein von dem Organ eingerichtetes elektronisches Kommunikationssystem erfolgen.
Solche Systeme müssen folgenden Anforderungen entsprechen:
a)
lediglich befugte Personen haben Zugang zum System und den damit übermittelten Dokumenten;
b)
lediglich befugte Personen dürfen ein Dokument elektronisch unterzeichnen oder durch das System übermitteln;
c)
befugte Personen müssen anhand festgelegter Methoden durch das System authentifiziert werden;
d)
Datum und Uhrzeit der elektronischen Transaktion müssen genau bestimmbar sein;
e)
die Unversehrtheit der Dokumente muss gewährleistet sein;
f)
die Verfügbarkeit der Dokumente muss gewährleistet sein;
g)
erforderlichenfalls muss die Vertraulichkeit der Dokumente gewährleistet sein;
h)
der Schutz personenbezogener Daten muss den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügen.
Für die mit einem solchen System versandten Daten gilt eine rechtliche Vermutung der Unversehrtheit der abgesendeten oder empfangenen Daten und der Korrektheit der vom System angegebenen Zeitpunkte der Versendung und des Empfangs der Daten.
Ein mit einem solchen System übermitteltes oder zugestelltes Dokument gilt als einem Papierdokument gleichwertig, ist in Gerichtsverfahren als Beweismittel zulässig und gilt als Original; für das Dokument gilt die rechtliche Vermutung der Echtheit und Unversehrtheit, sofern es keine dynamischen Elemente enthält, die seine automatische Änderung bewirken können.
Die elektronischen Unterschriften nach Unterabsatz 2 Buchstabe b haben die gleiche Rechtswirkung wie handschriftliche Unterschriften.
(5) Das Sachverständigenverzeichnis und die Aufgabenfelder werden jährlich veröffentlicht. Die Vergütung von Aufgaben mit mehr als 15 000 EUR wird veröffentlicht.
(6) Absatz 5 gilt nicht, wenn durch eine Veröffentlichung der Informationen die durch die Charta der Grundrechte der Europäischen Union geschützten Rechte und Freiheiten des Einzelnen verletzt oder die geschäftlichen Interessen der Sachverständigen beeinträchtigt würden.
TEIL 3
ÜBERGANGS- UND SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 288
Übergangsbestimmungen
Die Artikel 35 bis 43 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 gelten weiterhin für sämtliche Verpflichtungen, die bis zum 31. Dezember 2013 eingegangen werden. Die Artikel 33 bis 44 der vorliegenden Verordnung gelten nur für Verpflichtungen, die ab dem 1. Januar 2014 eingegangen werden.
Für Finanzhilfen im Rahmen der im Haushaltsjahr 2012 oder früherer Haushaltsjahre bewilligten globalen Mittelbindungen, für die die Vereinbarungen oder Beschlüsse bis zum 31. Dezember 2013 unterzeichnet bzw. zugestellt werden, kann der zuständige Anweisungsbefugte unter Beachtung der Grundsätze der Gleichbehandlung und der Transparenz beschließen, dass Teil 1 Titel VI der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 weiterhin Anwendung findet.
Artikel 289
Aufhebung
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 wird aufgehoben.
Verweisungen auf die durch Absatz 1 aufgehobene Verordnung gelten als Verweisungen auf die vorliegende Verordnung und sind nach der Entsprechungstabelle im Anhang zu lesen.
Artikel 290
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Sie gilt ab dem 1. Januar 2013.
Die Artikel 216 bis 226 gelten erst ab dem 1. Januar 2014.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 29. Oktober 2012