ROZHODNUTÍ KOMISE
ze dne 5. června 2014
o ochraně osobních údajů v portálu evropské e-justice
(2014/333/EU)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
po konzultaci s evropským inspektorem ochrany údajů,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Ve svém sdělení z května 2008 (1) Komise uvedla, že bude pracovat na konceptu a zprovoznění portálu evropské e-justice (dále jen „portál“), jehož řízení se ujme v úzké spolupráci s členskými státy.
(2)
Víceletý akční plán v oblasti evropské e-justice na období let 2009-2013 (2) ze dne 8. listopadu 2008 pověřil realizací portálu Evropskou komisi. Portál byl spuštěn dne 16. července 2010. Vzhledem k tomu, že portál je teprve nyní připraven na první propojení vnitrostátních rejstříků, jež obnáší zpracování osobních údajů, stalo se přijetí tohoto rozhodnutí nezbytným až za současné situace.
(3)
Cílem portálu je přispět k realizaci evropského soudního prostoru, a to usnadněním a podporou přístupu ke spravedlnosti a posílení informačních a komunikačních technologií, jež mají usnadnit přeshraniční elektronické soudní řízení a justiční spolupráci.
(4)
Orgány, subjekty, úřady a agentury Evropské unie stejně jako členské státy musí při provádění právních předpisů Unie ctít základní práva a dodržovat zásady uznané Listinou základních práv Evropské unie, zejména právo na ochranu osobních údajů stanovené v článku 8 uvedené listiny.
(5)
Vzhledem k tomu, že řada rozmanitých úkolů a funkcí Komise a členských států týkající se portálu obnáší rozličné povinnosti a závazky, pokud jde o ochranu údajů, je nezbytné, aby tyto byly jasně vymezeny.
(6)
S ohledem na zvláštní povahu činností souvisejících s portálem e-justice, vytvořených na základě spolupráce mezi Komisí a členskými státy, je úloha Komise při zpracování osobních údajů prostřednictvím portálu omezená. Je třeba upřesnit, že Komise nenese žádnou odpovědnost za obsah vzájemně propojených vnitrostátních databází, který je prostřednictvím portálu dostupný.
(7)
Zpracovávání osobních údajů Komisí v rámci portálu se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (3). V této souvislosti je Komise zejména odpovědná za poskytování infrastruktury IT pro funkce portálu, včetně propojení vnitrostátních databází.
(8)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 by mělo být výslovně uvedeno, pro jaké účely se osobní údaje zpracovávají. Komise by tudíž měla osobní údaje v rámci portálu zpracovávat pouze za účelem poskytnutí přístupu k vzájemně propojeným vnitrostátním databázím s osobními údaji, poskytnutí interaktivních služeb umožňujícím uživatelům komunikovat přímo s příslušnými orgány v jiném členském státě, poskytnutí přístupu k veřejným informacím pro registrované uživatele nebo poskytnutí kontaktních údajů.
(9)
Komise by se měla opřít o systémové technologie, které zohledňují koncepci „ochrany údajů již od návrhu“. Při uplatňování této koncepce by mělo být při návrhu funkce spojené se zpracováním osobních údajů prostřednictvím portálu, jakož i jiných funkcí portálu, provedeno posouzení dopadů na ochranu soukromí a osobních údajů. Toto posouzení určí potenciální rizika v souvislosti s ochranou údajů. Rovněž uvede vhodná opatření a záruky, které mají být začleněny do systému ochrany osobních údajů.
(10)
Při provádění činností souvisejících s propojením vnitrostátních databází by Komise měla nepřetržitě a náležitě posuzovat bezpečnost.
(11)
Prostřednictvím portálu mohou být dostupné pouze informace, které jsou v propojených vnitrostátních databázích veřejně přístupné. Portál by neměl umožňovat, aby byly pro různé účely kombinovány údaje z různých vzájemně propojených vnitrostátních databází,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Předmět
Toto rozhodnutí stanoví funkce a povinnosti Evropské komise v souvislosti s požadavky na ochranu údajů při zpracovávání osobních údajů v rámci evropského portálu e-justice (dále jen „portál“).
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se použijí definice stanovené nařízením (ES) č. 45/2001. Vedle toho se rozumí:
a)
„účastníkem evropské e-justice“ každý zástupce členského státu nebo partnerské organizace evropské e-justice, jemuž bylo uděleno povolení měnit obsah portálu (jeho částí);
b)
„vzájemně propojenými vnitrostátními databázemi“ databáze, které obsahují veřejně přístupné informace, provozované členskými státy a jinými subjekty, jako jsou profesní sdružení a neziskové organizace, které jsou propojeny prostřednictvím portálu tak, že informace přístupné na vnitrostátní úrovni jsou dostupné přes portál;
c)
„veřejně přístupnými informacemi“ informace, které jsou přístupné veřejnosti prostřednictvím internetu;
d)
„registrovaným uživatelem“ uživatel portálu, který se v portálu registroval prostřednictvím ověřovací služby Evropské komise (ECAS), např. jako „účastník evropské e-justice“.
Článek 3
Zpracovávání údajů
Komise zpracovává osobní údaje v rámci portálu pouze v rozsahu nezbytném pro účely:
a)
poskytnutí přístupu k vzájemně propojeným vnitrostátním databázím obsahujícím osobní údaje;
b)
poskytnutí interaktivních služeb, které registrovaným uživatelům umožní přímo komunikovat s příslušnými orgány v jiném členském státě;
c)
zajištění přístupu k veřejně dostupným informacím pro registrované uživatele;
d)
poskytnutí kontaktních údajů.
Článek 4
Povinnosti správce údajů
1. Komise vykonává své povinnosti správce údajů podle čl. 2 písm. d) nařízení (ES) č. 45/2001 v souladu se svými příslušnými povinnostmi v rámci portálu, jak je uvedeno v tomto článku.
2. Komise zajistí dostupnost, údržbu a bezpečnost infrastruktury IT portálu.
3. Komise odpovídá za tyto úkony související se zpracováním osobních údajů:
a)
uspořádávání;
b)
sdělení prostřednictvím přenosu;
c)
šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění;
d)
srovnávání či kombinování osobních údajů z propojených vnitrostátních databází nebo osobních údajů týkajících se registrovaných uživatelů.
4. Za účelem plnění svých povinností jakožto správce údajů Komise vymezí potřebné politiky a uplatní vhodná technická řešení.
5. Komise provádí technická opatření nutná k zajištění bezpečnosti při přenosu osobních údajů a jejich zobrazení na portálu, zejména důvěrnosti a integrity při jakémkoli jejich přenosu do portálu a z něj.
6. Komise nenese odpovědnost za žádný z aspektů ochrany údajů, které se týkají:
a)
počátečního shromažďování a uchovávání údajů z propojených vnitrostátních databází;
b)
jakýchkoli rozhodnutí přijatých členskými státy o zpřístupnění takových údajů prostřednictvím portálu;
c)
obsahu jakéhokoli údaje z vzájemně propojených vnitrostátních databází, který je dostupný prostřednictvím portálu.
7. Povinnostmi Komise není dotčena odpovědnost členských států a jiných subjektů za obsah a provoz propojených vnitrostátních databází, které spravují.
Článek 5
Informační povinnosti
1. Komise poskytne subjektům údajů informace uvedené v článcích 11 a 12 nařízení (ES) č. 45/2001, pokud jde o poskytování informací, za něž Komise podle tohoto rozhodnutí odpovídá.
2. Aniž jsou dotčeny její povinnosti vůči subjektům údajů členských států a jiných subjektů působících v rámci propojených vnitrostátních databází, Komise rovněž informuje subjekty údajů o tom, na koho se obrátit, aby mohly účinně využít svého práva na informace, na přístup, na opravu a na námitku podle příslušných právních předpisů na ochranu údajů. Komise odkáže na prohlášení o ochraně osobních údajů členských států a jiných orgánů.
3. Komise na portálu rovněž zpřístupní:
a)
překlady prohlášení členských států o ochraně osobních údajů, jak je uvedeno v odstavci 2, do příslušných jazyků portálu;
b)
ucelené prohlášení o ochraně osobních údajů týkající se portálu v souladu s články 11 a 12 nařízení (ES) č. 45/2001 v jasné a srozumitelné podobě.
Článek 6
Uchovávání osobních údajů
1. Pokud jde o výměnu informací z propojených vnitrostátních databází, žádné osobní údaje týkající se subjektů údajů nesmějí být na portálu uchovávány. Veškeré takové údaje se uchovávají ve vnitrostátních databázích provozovaných členskými státy nebo jinými subjekty.
2. Osobní údaje týkající se uživatelů portálu nebo osobní údaje jimi poskytované nesmějí být na portálu uchovávány, kromě případů, kdy se tito uživatelé přihlásili jako registrovaní uživatelé. Osobní údaje registrovaných uživatelů se uchovávají tak dlouho, dokud registrovaný uživatel nepožádá o zrušení své registrace. V souladu s článkem 3 se osobní údaje týkající se účastníků nebo kontaktních osob evropské e-justice uchovávají pouze po dobu, po kterou tyto osoby vykonávají svou funkci.
Článek 7
Datum použitelnosti
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dvacátým dnem po zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 5. června 2014.
ROZHODNUTIE KOMISIE
z 5. júna 2014
o ochrane osobných údajov na Európskom justičnom portáli
(2014/333/EÚ)
EURÓPSKA KOMISIA,
so zreteľom na Zmluvu o fungovaní Európskej únie,
po porade s európskym dozorným úradníkom pre ochranu údajov,
keďže:
(1)
Komisia vo svojom oznámení z mája 2008 (1) uviedla, že navrhne a vybuduje Európsky justičný portál (ďalej len „portál“) tak, aby bol riadený v úzkej spolupráci s členskými štátmi.
(2)
Prostredníctvom viacročného akčného plánu týkajúceho sa európskej elektronickej justície na roky 2009 až 2013 (2) z 8. novembra 2008 bola Európskej komisii zverená implementácia portálu. Portál bol spustený 16. júla 2010. Prijatie tohto rozhodnutia sa stalo nevyhnutným až teraz, keďže až teraz je portál pripravený na prvé prepojenie s vnútroštátnymi registrami, ktorého súčasťou je spracovávanie osobných údajov.
(3)
Cieľom portálu je prispieť k dosiahnutiu európskeho justičného priestoru uľahčením a zlepšením prístupu k spravodlivosti a investovaním do informačných a komunikačných technológií s cieľom uľahčiť cezhraničné elektronické súdne konania a súdnu spoluprácu.
(4)
Inštitúcie, orgány, úrady a agentúry Európskej únie, rovnako ako aj členské štáty, musia pri vykonávaní právnych predpisov Únie rešpektovať základné práva a dodržiavať zásady uznané v Charte základných práv Európskej únie, predovšetkým právo na ochranu osobných údajov stanovené v článku 8 danej charty.
(5)
Keďže viaceré úlohy a funkcie Komisie a členských štátov súvisiace s portálom prinesú so sebou rozličné povinnosti a záväzky, pokiaľ ide o ochranu osobných údajov, je dôležité, aby boli jasne vymedzené.
(6)
Vzhľadom na osobitnú povahu činností spojených s Európskym justičným portálom, ktoré sú vyvíjané v spolupráci medzi Komisiou a členskými štátmi, je úloha Komisie pri spracovávaní osobných údajov prostredníctvom portálu obmedzená. Malo by sa spresniť, že Komisia nenesie žiadnu zodpovednosť za obsah prepojených vnútroštátnych databáz sprístupnených prostredníctvom portálu.
(7)
Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (3) sa uplatňuje na spracovávanie osobných údajov Komisiou v rámci portálu. V tejto súvislosti je Komisia predovšetkým zodpovedná za poskytovanie IT infraštruktúry pre funkcie portálu vrátane prepojenia vnútroštátnych databáz.
(8)
V súlade s nariadením (ES) č. 45/2001 by mali byť účely spracovávania osobných údajov explicitne stanovené. Spracovávanie osobných údajov Komisiou v rámci portálu by sa malo preto uskutočňovať len s cieľom poskytovať prístup k prepojeným vnútroštátnym databázam uchovávajúcim osobné údaje, poskytovať interaktívne služby umožňujúce používateľom priamu komunikáciu s príslušnými orgánmi v inom členskom štáte, poskytovať prístup k verejným informáciám určeným pre registrovaných používateľov alebo poskytovať kontaktné informácie.
(9)
Komisia by sa mala oprieť o systémové technológie, ktoré odrážajú koncept „špecificky navrhnutej ochrany osobných údajov“. Pri uplatňovaní tohto konceptu by sa malo počas fázy navrhovania funkcie spojenej so spracovávaním osobných údajov v rámci portálu, rovnako ako aj iných funkcií portálu, vykonať posúdenie vplyvu vo vzťahu k ochrane súkromia a osobných údajov. Na základe daného posúdenia by sa mohli zistiť potenciálne riziká týkajúce sa ochrany údajov. V ňom by sa potom vymedzili aj vhodné opatrenia a záruky, ktoré by sa museli začleniť do systému v záujme ochrany osobných údajov.
(10)
Komisia by mala uskutočňovať priebežné a primerané posúdenia bezpečnosti, pokiaľ budú vykonávané činnosti súvisiace s prepojením vnútroštátnych databáz.
(11)
Prostredníctvom portálu je možný prístup jedine k verejne prístupným informáciám v rámci prepojených vnútroštátnych databáz. Kombinovanie informácií z rozličných prepojených vnútroštátnych databáz na rozličné účely by nemalo byť prostredníctvom portálu možné.
PRIJALA TOTO ROZHODNUTIE:
Článok 1
Predmet
Týmto rozhodnutím sa stanovujú funkcie a povinnosti Európskej komisie vo vzťahu k požiadavkám ochrany údajov pri spracovávaní osobných údajov v rámci Európskeho justičného portálu (ďalej len „portál“).
Článok 2
Vymedzenie pojmov
Na účely tohto rozhodnutia sa uplatňuje vymedzenie pojmov stanovené v nariadení (ES) č. 45/2001. Okrem toho sa uplatňuje aj toto vymedzenie pojmov:
a)
„zúčastnená strana európskej elektronickej justície“ je akýkoľvek zástupca členského štátu alebo partnerskej organizácie európskej elektronickej justície, ktorému bolo udelené povolenie upravovať obsah/časti obsahu v rámci portálu;
b)
„prepojené vnútroštátne databázy“ sú databázy obsahujúce verejne prístupné informácie, ktoré spravujú členské štáty a iné orgány, akými sú napr. profesijné asociácie alebo neziskové organizácie, ktoré sú prostredníctvom portálu prepojené tým spôsobom, že sú im prostredníctvom portálu k dispozícii informácie prístupné na vnútroštátnej úrovni;
c)
„verejne prístupné informácie“ sú informácie, ktoré sú verejnosti prístupné prostredníctvom internetu;
d)
„registrovaný používateľ“ je používateľ portálu, ktorý sa na portál zaregistroval prostredníctvom Autentifikačnej služby Európskej komisie (ECAS - European Commission Authentication Service), napr. „zúčastnená strana európskej elektronickej justície“.
Článok 3
Spracovávanie údajov
Komisia spracováva osobné údaje v rámci portálu len v rozsahu nevyhnutnom na účely:
a)
poskytovania prístupu k prepojeným vnútroštátnym databázam uchovávajúcim osobné údaje;
b)
poskytovania interaktívnych služieb umožňujúcich registrovaným používateľom priamu komunikáciu s príslušnými orgánmi v inom členskom štáte;
c)
poskytovania prístupu k verejným informáciám určeným pre registrovaných používateľov;
d)
poskytovania kontaktných informácií.
Článok 4
Povinnosti prevádzkovateľa
1. Komisia vykonáva povinnosti prevádzkovateľa v zmysle článku 2 písm. d) nariadenia (ES) č. 45/2001 v súlade s jej príslušnými povinnosťami v rámci portálu uvedenými v tomto článku.
2. Komisia zabezpečuje dostupnosť, spravovanie a bezpečnosť IT infraštruktúry portálu.
3. Komisia je zodpovedná za tieto operácie súvisiace so spracovávaním údajov:
a)
organizácia;
b)
sprístupnenie prenosom;
c)
šírenie alebo sprístupňovanie iným spôsobom;
d)
prepojenie alebo skombinovanie osobných údajov získaných z prepojených vnútroštátnych databáz alebo osobných údajov registrovaných používateľov.
4. Komisia vymedzuje potrebné politiky a uplatňuje vhodné technické riešenia s cieľom plniť si svoje povinnosti v rámci funkcií prevádzkovateľa.
5. Komisia vykonáva technické opatrenia požadované v záujme zabezpečenia bezpečnosti prenášaných a na portáli zobrazovaných osobných údajov, predovšetkým pokiaľ ide o dôvernosť a integritu v prípade akéhokoľvek prenosu údajov z portálu alebo na portál.
6. Komisia nenesie zodpovednosť za žiadne aspekty ochrany údajov týkajúce sa
a)
počiatočného zhromažďovania a uchovávania akýchkoľvek údajov získaných z prepojených vnútroštátnych databáz;
b)
akéhokoľvek rozhodnutia prijatého členskými štátmi s cieľom sprístupniť takéto údaje prostredníctvom portálu;
c)
obsahu akýchkoľvek údajov získaných z prepojených vnútroštátnych databáz sprístupnených prostredníctvom portálu.
7. Povinnosti Komisie nemajú vplyv na povinnosti členských štátov a iných orgánov vo vzťahu k obsahu a prevádzkovaniu prepojených vnútroštátnych databáz, ktoré spravujú.
Článok 5
Povinnosti v súvislosti s informáciami
1. Komisia poskytuje dotknutým osobám informácie uvedené v článkoch 11 a 12 nariadenia (ES) č. 45/2001, pokiaľ ide o informácie, za ktoré je Komisia zodpovedná v zmysle tohto rozhodnutia.
2. Bez ohľadu na povinnosti členských štátov a iných orgánov prevádzkujúcich prepojené vnútroštátne databázy, ktoré majú voči dotknutým osobám, Komisia poskytuje dotknutým osobám takisto informácie o tom, na koho sa obrátiť v záujme účinného uplatňovania svojich práv na informácie, na prístup, na opravenie a podávanie námietok v súlade s platnými právnymi predpismi o ochrane údajov. Komisia odkazuje na osobitné vyhlásenia členských štátov a iných orgánov týkajúce sa ochrany súkromia.
3. Komisia takisto sprístupní na portáli:
a)
preklady oznámení členských štátov týkajúcich sa ochrany súkromia uvedených v odseku 2 do jazykov portálu;
b)
komplexné oznámenie o ochrane súkromia týkajúce sa portálu v súlade s článkami 11 a 12 nariadenia (ES) č. 45/2001, a to jasnou a zrozumiteľnou formou.
Článok 6
Uchovávanie osobných údajov
1. Pokiaľ ide o výmenu informácií z prepojených vnútroštátnych databáz, na portáli sa neuchovávajú žiadne osobné údaje týkajúce sa dotknutých osôb. Všetky takéto údaje sa uchovávajú vo vnútroštátnych databázach spravovaných členskými štátmi alebo inými orgánmi.
2. Osobné údaje týkajúce sa používateľov portálu rovnako ako osobné údaje nimi poskytnuté sa na portáli neuchovávajú, pokiaľ nejde o registrovaných používateľov. Osobné údaje registrovaných používateľov sa uchovávajú dovtedy, kým nepožiadajú o zrušenie ich registrácie. V súlade s článkom 3 sa osobné údaje o zúčastnených stranách alebo kontaktných osobách európskej elektronickej justície uchovávajú len dovtedy, kým tieto osoby vykonávajú svoju funkciu.
Článok 7
Dátum nadobudnutia účinnosti
Toto rozhodnutie nadobúda účinnosť dvadsiatym dňom po jeho uverejnení v Úradnom vestníku Európskej únie.
V Bruseli 5. júna 2014