NAŘÍZENÍ RADY (EU) 2015/496
ze dne 17. března 2015,
kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83, pokud jde o uložení historických archivů orgánů v Evropském univerzitním institutu ve Florencii
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 352 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na souhlas Evropského parlamentu,
v souladu se zvláštním legislativním postupem,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti (1) jsou historické archivy Unie uchovávány a podle možností zpřístupňovány veřejnosti po uplynutí 30 let.
(2)
Povinnost zřídit historické archivy a zpřístupnit je podle možností veřejnosti se vztahuje na všechny instituce uvedené v nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 (dále jen „instituce“) za podmínek tam stanovených.
(3)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 stanoví, že každá instituce může mít své historické archivy na libovolném místě, které považuje za nejvhodnější.
(4)
V roce 1984 se Evropský parlament, Rada a Komise rozhodly, že své historické archivy uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii, kde jsou zpřístupněny veřejnosti. Za tímto účelem byla dne 17. prosince 1984 podepsána smlouva mezi Evropskými společenstvími, zastoupenými Komisí, a EUI (dále jen „smlouva o uložení“).
(5)
Evropský hospodářský a sociální výbor a Evropský účetní dvůr následně přistoupily k podmínkám smlouvy o uložení. Evropská investiční banka ukládá své historické archivy v EUI podle zvláštní dohody s EUI, která byla podepsána dne 1. července 2005, a na základě pravidel o historických archivech, která přijal řídící výbor banky dne 7. října 2005 (2).
(6)
Italská vláda poskytla EUI bezplatně vhodné prostory k trvalé dispozici, aby zajistila uchování uložených archivů a jejich ochranu v souladu s uznávanými mezinárodními normami a umožnila nahlížení do nich.
(7)
Účelem ukládání historických archivů institucí v EUI je poskytnout přístup do těchto archivů na jediném místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum dějin evropské integrace a evropských institucí. EUI je proslulé středisko akademického výzkumu a vzdělávání se zaměřením na Evropu a evropskou integraci. Má téměř 30 let praxe ve správě historických archivů Unie, poskytuje nejmodernější archivní a výzkumné prostory vybudované výslovně pro zachování a prohlížení těchto archivů a těší se mezinárodní reputaci jakožto centrum těchto archivů.
(8)
Pokračující uložení historických archivů institucí v EUI by mělo být zakotveno v právních předpisech Unie, aby byla zohledněna úloha EUI jakožto partnera institucí při správě jejich historických archivů.
(9)
Toto nařízení by se mělo vztahovat na všechny instituce a nemělo by se dotýkat jejich odpovědnosti za otevření svých historických archivů veřejnosti ani vlastnictví těchto historických archivů každou institucí.
(10)
Zvláštní povaha činností Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky však odůvodňuje jejich vynětí z povinnosti stanovené tímto nařízením uložit své historické archivy v EUI. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
(11)
Instituce a EUI by pokud možno měly zpřístupnit historické archivy veřejnosti v digitalizované a digitální podobě, aby tak usnadnily jejich prohlížení prostřednictvím internetu.
(12)
Osobní údaje obsažené v historických archivech Unie uložených v EUI by měly být zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3).
(13)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 byl ohledně legislativního návrhu vedoucího k tomuto nařízení Komisí konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který k němu vydal své stanovisko dne 10. října 2012 (4).
(14)
Podrobná ustanovení o správě historických archivů v EUI, včetně jejich uložení, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností, jakož i vzájemné úlohy a povinnosti institucí a EUI by měly být stanoveny v rámcové dohodě o partnerství.
(15)
Náklady na správu historických archivů Unie prováděnou EUI by měly být hrazeny ze souhrnného rozpočtu Unie a tyto náklady by měly nést všechny ukládající instituce.
(16)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 by proto mělo být odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se mění takto:
1)
Článek 8 se mění takto:
a)
odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce, kromě Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky, uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii dokumenty, které jsou součástí jejích historických archivů a které otevřela veřejnosti v souladu s tímto nařízením. Uložení proběhne v souladu s přílohou.
Bez ohledu na první pododstavec mohou ukládající instituce z právních nebo správních důvodů vyloučit uložení určitých originálních dokumentů v EUI. V takovém případě uloží mikrofilm nebo digitální kopii těchto dokumentů.“
;
b)
doplňují se nové odstavce, které znějí:
„3. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
4. Ukládající instituce si zachovají vlastnictví svých archivů, jakož i výlučnou odpovědnost za skladbu dokumentů a složek, které jsou uloženy v EUI nebo EUI jinak zpřístupněny.
5. Uložení historických archivů institucí v EUI nemá vliv na ochranu archivů ve smyslu článku 2 Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie.
6. EUI zajistí zachování a ochranu uložených archivů. Uložení a ochrana musí vyhovovat uznávaným mezinárodním normám o fyzické ochraně archivů a přinejmenším musí dodržovat technická a bezpečnostní pravidla, jež odpovídají pravidlům používaným pro zachování a správu veřejných archivů v Itálii. Za tímto účelem jsou uložené dokumenty uchovávány ve zvlášť vybudovaných archivních prostorech.
7. EUI je výhradně odpovědný za pracovníky povolané ke správě historických archivů Unie uložených v EUI. EUI zajistí, aby pracovníci pověření správou historických archivů měli příslušnou odbornou kvalifikaci, která je k výkonu práce v této oblasti nezbytná.
8. Každá ukládající instituce má právo dostávat informace týkající se správy jejích archivů v EUI a provádět inspekce archivů, které tam uložila.
9. EUI zpřístupní veřejnosti historické archivy, které dostane v souladu s odstavci 1 a 3. Instituce mohou rovněž zpřístupňovat veřejnosti kopie týchž historických archivů.
10. Náklady na správu historických archivů Unie se financují z příspěvků všech ukládajících institucí do příslušné rozpočtové linie v mezích ročních prostředků vyčleněných rozpočtovým orgánem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie (5). Tyto finanční příspěvky nepokrývají náklady na poskytování a uzpůsobení budov a úložných prostor určených pro archivy a jejich pracovníky.
Výše příspěvků uvedených v prvním pododstavci je úměrná velikosti příslušných plánů pracovních míst ukládajících institucí. Každý příspěvek je přepočten, kdykoli začne v EUI ukládat své historické archivy další instituce, nebo alespoň každých pět let.
11. EUI jedná jako zpracovatel ve smyslu článku 2 nařízení (ES) č. 45/2001 podle pokynů ukládajících institucí. Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v historických archivech institucí, zpracovává EUI v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení.
12. Evropský inspektor ochrany údajů má i nadále pravomoci dohledu nad institucemi, pokud se jedná o zpracování osobních údajů, které jsou obsaženy v historických archivech uložených v EUI.
2)
Článek 9 se mění takto:
a)
se odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce přijme vnitřní pravidla pro používání tohoto nařízení. Tato pravidla zahrnují pravidla pro uchování historických archivů a jejich otevírání veřejnosti a o ochraně osobních údajů obsažených v historických archivech. Kdykoli je to možné, zpřístupní instituce své archivy veřejnosti elektronickými prostředky včetně digitalizovaných archivů a archivů vytvořených přímo v digitální podobě a usnadní jejich prohlížení prostřednictvím internetu. Uchovávají rovněž dokumenty, které jsou k dispozici ve formách přizpůsobených zvláštním požadavkům (například slepecké písmo, texty psané velkými písmeny nebo zvukové záznamy).“
;
b)
doplňuje se nový odstavec, který zní:
„3. Komise uzavře jménem ukládajících institucí rámcovou dohodu o partnerství s EUI. Rámcová dohoda o partnerství zahrnuje podrobná ustanovení o vzájemných úlohách a povinnostech institucí a EUI při správě historických archivů Unie, včetně jejich uložení, uchování, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností.“
3)
K nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se doplňuje příloha ve znění uvedeném v příloze tohoto nařízení.
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. března 2015.
REGULAMENTO (UE) 2015/496 DO CONSELHO
de 17 de março de 2015
que altera o Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 no que respeita ao depósito dos arquivos históricos das instituições no Instituto Universitário Europeu de Florença
O CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia, nomeadamente o artigo 352.o,
Tendo em conta a proposta da Comissão Europeia,
Após transmissão do projeto de ato legislativo aos parlamentos nacionais,
Tendo em conta a aprovação do Parlamento Europeu,
Deliberando de acordo com um processo legislativo especial,
Considerando o seguinte:
(1)
O Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 do Conselho, de 1 de fevereiro de 1983, relativo à abertura ao público dos arquivos históricos da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica (1), estabelece que os arquivos históricos da União devem ser conservados e tornados acessíveis ao público, sempre que possível, após um período de 30 anos.
(2)
A obrigação de criar arquivos históricos e de os tornar acessíveis ao público, sempre que possível, é aplicável às instituições referidas no Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83, («instituições») nas condições nele previstas.
(3)
O Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 dispõe que cada instituição pode depositar os seus arquivos históricos no lugar que considerar mais apropriado.
(4)
Em 1984, o Parlamento Europeu, o Conselho e a Comissão decidiram depositar os seus arquivos históricos no Instituto Universitário Europeu (IUE) de Florença, onde o público lhes tem acesso. Para o efeito, em 17 de dezembro de 1984, foi assinado um contrato entre as Comunidades Europeias, representadas pela Comissão, e o IUE («contrato de depósito»).
(5)
Ulteriormente, o Comité Económico e Social Europeu e o Tribunal de Contas Europeu concordaram em aderir aos termos do contrato de depósito. O Banco Europeu de Investimento (BEI) deposita os seus arquivos históricos no IUE ao abrigo de uma convenção distinta com o IUE, assinada em 1 de julho de 2005, e ao abrigo das «Normas relativas aos arquivos históricos», adotadas pelo Comité Executivo do BEI em 7 de outubro de 2005 (2).
(6)
O Governo italiano colocou à disposição do IUE, de modo permanente e gratuito, instalações adequadas a fim de assegurar que os arquivos depositados são conservados e protegidos de acordo com os padrões internacionalmente aceites e de possibilitar a sua consulta no local.
(7)
O depósito dos arquivos históricos das instituições no IUE visa possibilitar o acesso aos arquivos num único local, promover a sua consulta e incentivar a investigação sobre a história da integração europeia e das instituições europeias. O IUE é um reputado centro de investigação e ensino académico, com atividades centradas na temática da Europa e da integração europeia. Tem quase 30 anos de experiência na gestão dos arquivos históricos da União, dispõe de instalações modernas de repositório e investigação, construídas expressamente para a conservação e consulta desses arquivos, e granjeou reputação internacional enquanto centro de depósito desses arquivos.
(8)
A continuação do depósito dos arquivos históricos das instituições no IUE deverá ser incorporada na legislação da União, a fim de refletir o papel do IUE como parceiro das instituições na gestão dos seus arquivos históricos.
(9)
O presente regulamento deverá aplicar-se a todas as instituições, não devendo alterar a sua responsabilidade pela abertura dos seus arquivos históricos ao público, nem a respetiva propriedade, que continua a pertencer às instituições.
(10)
No entanto, a natureza específica das atividades do Tribunal de Justiça da União Europeia (TJUE) e do Banco Central Europeu (BCE) justifica a sua isenção da obrigação, estabelecida no presente regulamento, de depositar os seus arquivos históricos no IUE. O TJUE e o BCE podem depositar os seus arquivos históricos no IUE, a título voluntário.
(11)
As instituições e o IUE deverão, sempre que possível, tornar os arquivos históricos acessíveis ao público em formas digitalizada e digital, a fim de facilitar a sua consulta na Internet.
(12)
Os dados pessoais contidos nos arquivos históricos da União depositados no IUE deverão ser tratados nos termos do Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, 18 de dezembro de 2000, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados (3).
(13)
A Autoridade Europeia para a Proteção de Dados foi consultada pela Comissão em relação à proposta de legislação que levou ao presente regulamento, nos termos do Regulamento (CE) n.o 45/2001, e deu parecer sobre a mesma em 10 de outubro de 2012 (4).
(14)
As regras de execução para a gestão dos arquivos históricos no IUE, incluindo o respetivo depósito, o acesso e a consulta pública, bem como as atribuições e responsabilidades recíprocas das instituições e do IUE, deverão ser estabelecidas num contrato-quadro de parceria.
(15)
As despesas de gestão pelo IUE dos arquivos históricos da União deverão ser financiadas a partir do orçamento geral da União e deverão ser suportadas por todas as instituições depositantes.
(16)
Por conseguinte, o Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 deverá ser alterado em conformidade,
ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
Artigo 1.o
O Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 é alterado do seguinte modo:
1)
No artigo 8.o é alterado do seguinte modo:
a)
O n.o 1 passa a ter a seguinte redação:
«1. Cada instituição, com exceção do Tribunal de Justiça da União Europeia (TJUE) e do Banco Central Europeu (BCE), deposita no Instituto Universitário Europeu (IUE) de Florença, os documentos que fazem parte dos seus arquivos históricos e que ela própria tenha aberto ao público nos termos do presente regulamento. O depósito deve ser efetuado de acordo com o previsto no anexo.
Não obstante o disposto no primeiro parágrafo, as instituições depositantes podem, por motivos jurídicos ou administrativos, excluir o depósito de determinados documentos originais no IUE. Nesse caso, devem depositar uma microficha ou uma cópia digital desses documentos.»
;
b)
São aditados os seguintes números:
«3. O TJUE e o BCE podem depositar os seus arquivos históricos no IUE, a título voluntário.
4. As instituições depositantes mantêm a propriedade dos seus arquivos, bem como a responsabilidade exclusiva pela composição dos documentos e ficheiros depositados no IUE ou a este disponibilizados por qualquer outra forma.
5. O depósito dos arquivos históricos das instituições no IUE não afeta a proteção dos arquivos, como previsto no artigo 2.o do Protocolo n.o 7 relativo aos Privilégios e Imunidades da União Europeia, anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia.
6. O IUE assegura a conservação e a proteção dos arquivos depositados. A conservação e a proteção devem cumprir os padrões internacionalmente aceites para a proteção física dos arquivos e devem, no mínimo, respeitar as normas técnicas e de segurança correspondentes às aplicadas na conservação e gestão dos arquivos públicos em Itália. Para tal, os documentos depositados são conservados num repositório criado especificamente para o efeito.
7. O IUE é a única entidade responsável pelo pessoal chamado a gerir os arquivos históricos da União depositados no IUE. O IUE assegura que o pessoal incumbido da gestão dos arquivos históricos possua as qualificações profissionais necessárias para exercer as atividades neste domínio.
8. Cada instituição depositante tem o direito de receber informações sobre a gestão dos seus arquivos pelo IUE e de realizar inspeções aos arquivos que tenha depositado no IUE.
9. O IUE deve tornar acessível ao público os arquivos históricos que receba por força dos n.os 1 e 3. As instituições podem também tornar acessível ao público uma cópia dos mesmos arquivos históricos.
10. As despesas de gestão dos arquivos históricos da União são financiadas através de contribuições de todas as instituições depositantes para a rubrica orçamental correspondente, dentro dos limites das dotações anuais disponibilizadas pela autoridade orçamental em conformidade com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União (5). As referidas contribuições financeiras não cobrem as despesas relacionadas com a disponibilização e a adaptação dos edifícios e repositórios para os arquivos e o pessoal.
O montante das contribuições a que se refere o primeiro parágrafo é proporcional à dimensão dos respetivos quadros de pessoal das instituições depositantes. Cada contribuição deve ser recalculada sempre que outras instituições comecem a depositar os seus arquivos históricos no IUE, ou de cinco em cinco anos, no mínimo.
11. O IUE age enquanto responsável pelo tratamento, nos termos do artigo 2.o do Regulamento (CE) n.o 45/2001, segundo as instruções das instituições depositantes. O IUE deve tratar os dados pessoais contidos nos arquivos históricos das instituições em conformidade com as garantias estabelecidas no referido regulamento.
12. A Autoridade Europeia para a Proteção de Dados continua a dispor de poderes de supervisão relativamente às instituições no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais contidos nos arquivos históricos depositados no IUE.
.
2)
No artigo 9.o é alterado do seguinte modo:
a)
O n.o 1 passa a ter a seguinte redação:
«1. Cada instituição adota normas internas para a aplicação do presente regulamento. Essas normas incluem regras sobre a conservação dos arquivos históricos e a sua abertura ao público, bem como sobre a proteção dos dados pessoais neles contidos. Sempre que possível, as instituições tornam os seus arquivos acessíveis ao público por meios eletrónicos, nomeadamente arquivos digitalizados e digitais de raiz, e facilitam a respetiva consulta na Internet. Conservam igualmente os documentos existentes sob formas adaptadas a necessidades especiais (como Braille, carateres grandes ou gravações).»
;
b)
É aditado o seguinte número:
«3. A Comissão celebra, em nome das instituições depositantes, um contrato-quadro de parceria com o IUE. Esse contrato-quadro de parceria deve incluir regras de execução sobre as atribuições e responsabilidades recíprocas das instituições e do IUE em matéria de gestão dos arquivos históricos da União, incluindo o depósito, a conservação, o acesso e a consulta pública.»
.
3)
O texto que consta do Anexo é aditado ao Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 como anexo do mesmo.
Artigo 2.o
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.
Feito em Bruxelas, em 17 de março de 2015.