NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1042/2014
ze dne 25. července 2014,
kterým se doplňuje nařízení (EU) č. 514/2014, pokud jde o určení odpovědných orgánů a jejich řídicí a kontrolní povinnosti a o postavení a povinnosti auditních orgánů
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 ze dne 16. dubna 2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí (1), a zejména na čl. 26 odst. 4 a čl. 29 odst. 1 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V zájmu zajištění kontinuity mezi čerpáním předchozích fondů v rámci obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“ na období 2007-2013 a prováděním zvláštních nařízení podle rámce pro období 2014-2020 bylo nařízení (EU) č. 514/2014 z velké části vytvořeno podle pravidel platných pro předchozí fondy, avšak se zohledněním změn, které do sdíleného řízení zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (2).
(2)
Aby se zajistilo, že subjekty provádějící národní programy jsou schopny plnit své úkoly účinně a v souladu s cíli a prioritami stanovenými ve zvláštních nařízeních uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014, měla by být stanovena pravidla pro jejich určování, dohled nad jejich určováním a v případě nezbytnosti pravidla pro zrušení určení.
(3)
Aby se zajistilo, že rozsah jejich povinností jim umožní provádět národní program, je nezbytné stanovit pravidla vymezující řídicí a kontrolní povinnosti odpovědných orgánů, zejména podmínky, za kterých mohou některé své úkoly svěřit nebo zadat externím dodavatelům.
(4)
Výběrové a zadávací řízení pro poskytnutí příspěvku Unie v rámci národních programů by mělo být v souladu se zásadami transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení. Je proto nutné stanovit podmínky, za kterých by členské státy měly v rámci národních programů realizovat akce, a především vymezit okolnosti, za nichž může realizovat akce přímo odpovědný orgán.
(5)
Ve všech členských státech by audity měly být účinné, měly by mít vhodný rozsah a měly by se provádět v souladu s mezinárodními auditorskými standardy. Za tímto účelem by mělo být jasně vymezeno postavení auditních orgánů a jejich auditorské standardy.
(6)
Aby se zajistilo, že výroky auditorů se budou opírat o kontrolní činnost, měly by být definovány různé druhy kontrolních činností.
(7)
Je důležité, aby byly výsledky činnosti auditního orgánu včas a odpovídajícím způsobem oznámeny orgánu, který provádí určení, a Evropské komisi. Zejména je důležité, aby výkaz o správě a řízení a každoroční souhrn závěrečných zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, které se předkládají jako součást každoroční žádosti o platbu, věrně odrážely výsledky práce a závěry auditního orgánu. Proto by měl auditní orgán v rámci své kontrolní činnosti zajistit, aby informace týkající se jeho kontrolní činnosti byly v těchto dokumentech dostatečným způsobem obsaženy.
(8)
Aby se umožnilo co nejrychlejší uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení a nezpožďovalo schvalování a provádění národních programů, mělo by toto nařízení vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
(9)
Spojené království a Irsko jsou vázány nařízením (EU) č. 514/2014, a tudíž i tímto nařízením.
(10)
Dánsko není vázáno nařízením (EU) č. 514/2014 ani tímto nařízením,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice v nařízení (EU) č. 514/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„orgánem, který provádí určení,“ se rozumí orgán členského státu uvedený v čl. v čl. 26 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014, jenž určuje odpovědný orgán;
b)
„příslušnými orgány“ se rozumí odpovědný orgán, auditní orgán a případně pověřený orgán uvedený v čl. 25 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
„SFC2014“ se rozumí elektronický informační systém zavedený článkem 2 prováděcího nařízení Komise (EU) č. 802/2014 (3);
d)
„grantovou dohodou“ se rozumí dohoda nebo rovnocenná forma právního nástroje, na jehož základě odpovědný orgán poskytuje granty pro příjemce za účelem realizace nějaké akce v rámci národního programu.
KAPITOLA II
ODPOVĚDNÝ ORGÁN
ODDÍL I
Určení odpovědného orgánu
Článek 2
Kritéria a postup pro určení odpovědného orgánu
1. Orgán, jenž má být určen za odpovědný orgán, musí mít organizační uspořádání a systém vnitřní kontroly splňující kritéria stanovená v příloze tohoto nařízení (dále jen „kritéria pro určení“). Kritéria pro určení se týkají:
a)
vnitřního prostředí;
b)
kontrolní činnosti;
c)
vnitřních informací a vnitřní komunikace;
d)
vnitřního monitorování a podávání zpráv.
Členské státy mohou stanovit další kritéria pro určení s cílem zohlednit velikost, povinnosti a jiné charakteristiky odpovědného orgánu.
2. Auditní orgán uvedený v čl. 26 odst. 3 nařízení (EU) č. 514/2014 posoudí, zda budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení v příloze, a svá zjištění, závěry a výrok auditora zdokumentuje v auditní zprávě pro orgán, který provádí určení.
3. Pokud orgán, který provádí určení, není spokojen s tím, jak budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení, vydá tomuto orgánu konkrétní pokyny k nápravě nesouladu a stanoví lhůtu pro splnění kritérií, než bude moci být určen za odpovědný orgán.
Do splnění kritérií pro určení může být tento orgán prozatímně určen za odpovědný orgán na dobu nepřesahující 12 měsíců. Délka trvání tohoto prozatímního období musí být úměrná zjištěnému nesouladu.
4. Po určení odpovědného orgánu o tom členský stát neprodleně informuje Komisi prostřednictvím SFC2014. Spolu s tím členský stát předá dokumentaci obsahující:
a)
hlavní rozdělení povinností mezi organizačními útvary odpovědného orgánu;
b)
případně jeho vztahy s pověřenými orgány, činnosti, které mají být svěřeny, a hlavní postupy pro dohled nad těmito svěřenými činnostmi; a
c)
shrnutí hlavních postupů pro zpracování finančních pohledávek příjemců, schvalování a evidenci výdajů.
Článek 3
Dohled nad odpovědným orgánem a přezkum určení
1. Orgán, který provádí určení, dohlíží na odpovědný orgán, zejména na základě informací uvedených v čl. 14 odst. 2 tohoto nařízení, a sleduje nápravu všech zjištěných nedostatků.
2. Členské státy zajistí, aby informace o tom, že odpovědný orgán již nesplňuje kritéria pro určení, byly bez prodlení hlášeny orgánu, který provádí určení.
3. Pokud odpovědný orgán již plně nesplňuje kritéria pro určení nebo pokud jeho systém vnitřní kontroly je natolik nedostatečný, že to narušuje jeho schopnost plnit úkoly, orgán, který provádí určení, stanoví odpovědnému orgánu zkušební dobu. V takových případech orgán, který provádí určení, vypracuje pro odpovědný orgán plán nápravy, jenž musí být proveden ve lhůtě odpovídající závažnosti nesouladu nebo nedostatku. Tato lhůta nesmí být delší než 12 měsíců od začátku zkušební doby.
4. Orgán, který provádí určení, neprodleně uvědomí Komisi o plánu nápravy vypracovaném v souladu s odstavcem 3 a podává Komisi průběžné informace o jeho plnění.
5. Pokud je určení odpovědného orgánu zrušeno, orgán, který provádí určení, neprodleně určí jiný odpovědný orgán v souladu s článkem 26 nařízení (EU) č. 514/2014 a článkem 2 tohoto nařízení, aby se zajistilo, že platby příjemcům pokračují bez přerušení.
6. Pokud Komise zjistí, že členský stát nesplnil svou povinnost vypracovat plán nápravy podle odstavce 3 nebo že odpovědný orgán si zachoval své určení i bez splnění plánu nápravy ve stanovené lhůtě, Komise bude zbývající nedostatky řešit postupem schvalování souladu ve smyslu článku 47 nařízení (EU) č. 514/2014.
ODDÍL II
Řídicí a kontrolní povinnosti odpovědného orgánu
Článek 4
Úkoly odpovědného orgánu
Odpovědný orgán řídí a provádí národní program v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Přitom:
a)
se radí s partnery v souladu s čl. 12 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
b)
zajišťuje řádné fungování monitorovacího výboru uvedeného v čl. 12 odst. 4 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
prostřednictvím SFC2014 předkládá Komisi návrh národního programu uvedeného v článku 14 nařízení (EU) č. 514/2014 a všechny jeho následné změny;
d)
v souladu se zásadami řádného finančního řízení definuje a stanoví pravidla způsobilosti pro akce a náklady všech činností, přičemž zajišťuje rovné zacházení a brání jakémukoliv střetu zájmů;
e)
organizuje a zveřejňuje nabídková řízení a výzvy k podávání návrhů, organizuje a zveřejňuje následný výběr a zadávání projektů financovaných v rámci národního programu v souladu s působností a cíli zvláštních nařízení uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 a s kritérii stanovenými v článku 9 tohoto nařízení;
f)
zajišťuje, aby byly zavedeny systémy pro sběr údajů, které jsou potřebné pro vykazování společných ukazatelů a ukazatelů specifických pro jednotlivé programy Komisi, spolu s dalšími údaji o realizaci daného programu a akcí;
g)
přijímá platby od Komise a vyplácí je příjemcům;
h)
zajišťuje soulad a doplňkovost mezi spolufinancováním podle zvláštních nařízení a podle jiných příslušných nástrojů členských států a Unie;
i)
sleduje akce a kontroluje, zda byly vykázané výdaje na akce skutečně vynaloženy a zda jsou v souladu s pravidly Unie a členských států;
j)
zajišťuje, aby byl zaveden systém elektronické evidence a ukládání účetních záznamů pro každou akci v rámci národního programu a aby byly shromažďovány údaje o realizaci akcí nezbytné pro finanční řízení, monitorování, kontrolu a hodnocení;
k)
aniž jsou dotčena vnitrostátní účetní pravidla, zajišťuje, aby příjemci a jiné orgány podílející se na realizaci akcí financovaných v rámci národního programu vedli buď samostatný účetní systém nebo používali vhodný účetní kód pro všechny transakce související s danou akcí;
l)
zajišťuje, aby se v příslušných lhůtách prováděla hodnocení národního programu uvedená v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
m)
zajišťuje, aby nezávislí hodnotitelé dostávali pro účely provádění hodnocení uvedeného v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a pro formulování hodnotícího stanoviska veškeré potřebné informace o řízení národního programu;
n)
stanoví postupy k zajištění toho, aby všechny doklady týkající se výdajů, rozhodnutí a kontrolních činností měly požadovanou auditní stopu a aby byly uchovávány v souladu s prováděcím nařízením Komise přijatém na základě čl. 27 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
o)
zajišťuje, aby auditní orgán dostával pro účely provádění auditů uvedených v článku 29 nařízení (EU) č. 514/2014 a formulování výroku auditora veškeré potřebné informace o používaných řídicích a kontrolních postupech a výdajích financovaných podle zvláštních nařízení;
p)
vypracovává zprávy o provádění uvedené v článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014 a hodnotící zprávy uvedené v čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá je Komisi prostřednictvím SFC2014;
q)
vypracovává žádost o platbu v souladu s článkem 44 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá ji Komisi prostřednictvím SFC2014;
r)
vykonává informační a propagační činnosti a šíří výsledky programu v souladu s článkem 53 nařízení (EU) č. 514/2014;
s)
provádí administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014;
t)
spolupracuje s Komisí a odpovědnými orgány v ostatních členských státech; a
u)
reaguje na závěry auditního orgánu buď tím, že se jimi zabývá, nebo, pokud zjištění auditního orgánu nejsou přijata, tím, že podá podrobné zdůvodnění.
Článek 5
Pověřený orgán
1. Odpovědný orgán může některé nebo všechny své úkoly svěřit pověřenému orgánu v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. c) nařízení (EU) č. 514/2014. Při svěřování úkolů musí být dodržena zásada řádného finančního řízení a musí být zajištěno dodržování zásady nediskriminace a transparentnosti financování ze strany Unie. Svěřené úkoly nesmí způsobit střet zájmů.
2. Rozsah úkolů, které odpovědný orgán svěřil pověřenému orgánu, a podrobné postupy pro jejich plnění musí být stanoveny v dokumentu podepsaném odpovědným orgánem a pověřeným orgánem. V pověřovacím aktu musí být uvedeny alespoň tyto údaje:
a)
příslušné zvláštní nařízení;
b)
úkol svěřený/úkoly svěřené pověřenému orgánu;
c)
povinnost pověřeného orgánu ověřit si, zda příjemci splňují předpisy Unie a vnitrostátní předpisy;
d)
povinnost pověřeného orgánu vytvořit a udržovat organizační strukturu a systém řízení a kontroly vhodný pro jeho povinnosti;
e)
informace a podpůrné doklady, jež má pověřený orgán předložit odpovědnému orgánu, a lhůty, jež mají být dodrženy; a
f)
mechanismus odpovědného orgánu pro dohled nad pověřeným orgánem.
3. Podle čl. 25 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 nelze svěřovat komunikaci s Komisí. Pověřený orgán komunikuje s Komisí prostřednictvím odpovědného orgánu.
4. Pokud pověřený orgán není orgánem veřejné správy nebo soukromoprávním subjektem pověřeným výkonem veřejné služby, který se řídí vnitrostátním právem, odpovědný orgán mu nesmí svěřit své výkonné pravomoci, jež jsou spojeny s velkou mírou volného uvážení, jež předpokládá politickou volbu.
5. Odpovědný orgán odpovídá za úkoly, které svěřil. Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává svěřené úkoly, aby se ujistil, že odváděné výkony jsou uspokojivé a že jsou v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
6. Co se týče svěřených úkolů, toto nařízení se obdobně vztahuje na pověřený orgán.
Článek 6
Zadávání úkolů externím dodavatelům
Odpovědný orgán může zadat některé své úkoly externím dodavatelům. Nadále však za ně nese odpovědnost.
Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává externě zadávané úkoly, aby se ujistil, že prováděná činnost je uspokojivá a v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
ODDÍL III
Povinnosti odpovědného orgánu, pokud jde o veřejné intervence
Článek 7
Úloha odpovědného orgánu jako zadavatele
1. Obecně platí, že odpovědný orgán uděluje granty na akce v rámci národního programu na základě otevřených výzev k předkládání návrhů.
2. Odpovědný orgán může udělovat granty na akce na základě omezené výzvy k předkládání návrhů.
Omezené výzvy k předkládání návrhů jsou přístupné jen pro vybrané organizace kvůli specifické povaze dotyčné akce nebo kvůli technické nebo správní způsobilosti subjektů vyzvaných k předložení návrhů.
Důvody pro použití omezené výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny ve výzvě k předkládání návrhů.
3. Odpovědný orgán může udělovat granty přímo, pokud specifická povaha dotyčné akce nebo odborná či správní způsobilost příslušných subjektů nedává žádnou jinou možnost, jak tomu může být v případě monopolu de jure nebo de facto.
Důvody pro použití přímého udělení grantu musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
4. V řádně odůvodněných případech, včetně případů pokračování víceletých akcí, které byly vybrány po předcházející výzvě k předkládání návrhů, nebo v naléhavých situacích lze granty udělit i bez výzvy k předkládání návrhů.
Důvody pro udělení grantu bez výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
5. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, nesmí být odpovědný orgán ani pověřený orgán příjemcem grantu uděleného v souladu s tímto článkem.
6. Odpovědný orgán určí, kdo uděluje granty, a zajistí, aby se zabránilo střetu zájmů, a to zejména v případech, kdy jsou uchazeči vnitrostátními subjekty.
Článek 8
Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán
1. Odpovědný orgán se může rozhodnout, že akce zrealizuje přímo, sám nebo ve sdružení s jiným vnitrostátním subjektem, neboť správní pravomoci, odborné znalosti či povaha akce nedávají jinou možnost její realizace, například kvůli monopolu de jure nebo kvůli bezpečnostním požadavkům. V takových případech je příjemcem grantu odpovědný orgán.
2. Důvody pro to, aby odpovědný orgán jednal jako výkonný subjekt, a důvody pro výběr přidružených vnitrostátních subjektů podle odstavce 1 se nahlašují Komisi ve výroční zprávě o provádění podle článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014.
3. Při provádění akcí v úloze výkonného subjektu musí odpovědný orgán dodržovat zásadu ekonomické výhodnosti a zabránit střetu zájmů.
4. Správní rozhodnutí o spolufinancování akce v rámci národního programu musí obsahovat veškeré informace nezbytné ke sledování realizace spolufinancovaných produktů a služeb a ke kontrole vzniklých výdajů.
5. Je-li pravděpodobné, že odpovědný orgán bude jednat jako výkonný orgán pravidelně:
a)
odpovědný orgán a auditní orgán nesmí být součástí stejného subjektu, ledaže auditní orgán podává zprávy externímu subjektu a jeho auditní nezávislost je zaručena; a
b)
úkoly odpovědného orgánu stanovené v článku 4 nejsou dotčeny.
Článek 9
Výběrové a zadávací řízení
1. Výzvy k podávání návrhů uvedené v čl. 7 odst. 1 se zveřejňují takovým způsobem, aby byla zaručena volná hospodářská soutěž a odpovídající propagace mezi možnými příjemci. Veškeré podstatné změny ve výzvách se zveřejňují stejným způsobem.
Ve výzvách k podávání návrhů uvedených v čl. 7 odst. 1 a 2 musí být uvedeny alespoň:
a)
cíle;
b)
kritéria pro výběr a udělení;
c)
postupy pro financování ze strany Unie, případně financování na vnitrostátní úrovni, včetně případné možnosti použít vyšší podíl spolufinancování v souladu s čl. 16 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
d)
způsob a konečné datum pro předkládání návrhů;
e)
pravidla způsobilosti výdajů;
f)
doba trvání akce; a
g)
finanční a jiné informace, které mají být uchovávány a vykazovány.
2. Před rozhodnutím o udělení grantu se odpovědný orgán přesvědčí, že příjemci v dané akci jsou schopni splnit kritéria pro výběr a udělení.
3. Odpovědný orgán vymezí postupy pro přijetí návrhů. Podrobí návrhy formální, technické a rozpočtové analýze a kvalitativnímu posouzení za použití kritérií stanovených ve výzvě k předkládání návrhů transparentním a nediskriminačním způsobem. Odpovědný orgán písemně zaznamená důvody pro zamítnutí ostatních návrhů.
4. V rozhodnutí o udělení grantu musí být uvedeno alespoň jméno příjemce, základní podrobnosti o akci a jejích provozních cílech, maximální částka příspěvku Unie a maximální míra spolufinancování celkových způsobilých nákladů.
5. Odpovědný orgán písemně informuje všechny uchazeče o svém rozhodnutí. Musí sdělit neúspěšným uchazečům důvody jejich odmítnutí s odkazem na kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu.
Článek 10
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které přinejmenším vyžadují, aby:
a)
podepsal grantové dohody s příjemci, a
b)
monitoroval grantové dohody, včetně jejich změn, pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Grantová dohoda obsahuje nebo se v ní uvádí následující údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
harmonogram a prováděcí ustanovení dohody, včetně ustanovení týkajících se povinnosti týkající se podávání zpráv, změn dohody a vypovězení dohody;
h)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které mají být vykazovány;
i)
ustanovení, které vyžaduje, aby příjemce včas shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje vykazoval alespoň jednou ročně;
j)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
k)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
l)
podmínky týkající se auditní stopy;
m)
ustanovení o ochraně údajů, a
n)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že grantová dohoda musí být podepsána před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Grantová dohoda výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají své kontrolní pravomoce vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
Článek 11
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které vyžadují alespoň:
a)
přijetí formálního správního rozhodnutí o spolufinancování projektů, a
b)
monitorování správního rozhodnutí a všech jeho změn pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Správní rozhodnutí obsahuje nebo se v něm uvádí tyto údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které se mají používat;
h)
ustanovení, které vyžaduje, aby odpovědný orgán nejméně jednou za rok shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje alespoň jednou ročně vykazoval;
i)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
j)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
k)
podmínky týkající se auditní stopy;
l)
ustanovení o ochraně údajů, a
m)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že správní rozhodnutí musí být přijato před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Správní rozhodnutí výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají auditní pravomoci vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
KAPITOLA III
POSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU A POVINNOSTI TÝKAJÍCÍ SE AUDITŮ
Článek 12
Postavení auditního orgánu
1. V souladu s čl. 59 odst. 5 druhým pododstavcem nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a čl. 25 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 514/2014 je auditní orgán funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Funkční nezávislost se považuje za splněnou, jestliže neexistuje žádný přímý vztah nadřízenosti a podřízenosti mezi auditním orgánem a odpovědným orgánem a auditní orgán má plnou autonomii, pokud jde o jeho vlastní stanoviska a prohlášení.
2. Všechny audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy.
Článek 13
Externí audit
Auditní orgán může zadat část svých auditních výkonů jinému kontrolnímu subjektu, za předpokladu, že tento subjekt je funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Auditní orgán odpovídá za výkony, které zadal externímu auditorovi.
Externí audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy a pod bedlivým dohledem a dozorem auditního orgánu.
Článek 14
Audity
1. Za účelem vydání výroku uvedeného v čl. 59 odst. 5 druhém pododstavci nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 provede auditní orgán systémové a finanční audity.
2. Při systémových auditech ověří, zda systémy řízení a kontroly odpovědného orgánu fungovaly účinně tak, aby poskytly přiměřenou jistotu o tom, že výdaje vykázané v roční účetní závěrce jsou legální a správné. Na základě těchto auditů auditní orgán určí, zda odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení stanovená v příloze.
3. Finanční audity musí být prováděny tak, aby poskytovaly přiměřenou jistotu, že roční účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz o výdajích vykázaných odpovědným orgánem.
Aby dospěl k závěru, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, auditní orgán ověří, zda všechny aspekty uhrazených výdajů a obdržených příspěvků z veřejných zdrojů zanesených do účetnictví odpovědného orgánu v daném rozpočtovém roce jsou správně zaúčtovány v účetním systému a odpovídají podkladovým účetním záznamům vedeným příslušným orgánem. Auditní orgán musí zejména na základě těchto účtů:
a)
ověřit, zda celková výše způsobilých výdajů vykázaných v žádosti o platbu ročního zůstatku, jež byla předložena Komisi, souhlasí s výdaji v účetnictví odpovědného orgánu, a pokud zjistí rozdíly, zda byly odpovídajícím způsobem vysvětleny ve vyúčtování nesouhlasících částek;
b)
ověřit, zda čerpané a vrácené částky, částky, které mají být získány zpět, a částky, které jsou na konci rozpočtového roku nedobytné, odpovídají částkám zapsaným v účetnictví odpovědného orgánu a jsou podloženy dokumentovanými rozhodnutími odpovědného orgánu;
c)
zjistit, zda odpovědný orgán provedl administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014.
Ověřování podle písmen a), b) a c) lze provádět na základě vzorku.
4. V rámci svých systémových a finančních auditů zopakuje auditní orgán některé administrativní kontroly nebo kontroly na místě, které vykonal odpovědný orgán. Auditní orgán určí rozsah opětovných auditních výkonů na základě posouzení rizik.
5. Zjistí-li auditní orgán při systémových nebo finančních auditech závažné nedostatky v účinném fungování systémů řízení a kontroly odpovědného orgánu:
a)
posoudí finanční a provozní dopady těchto nedostatků;
b)
vydá odpovědnému orgánu vhodná doporučení pro nápravná a preventivní opatření;
c)
sleduje realizaci těchto opatření odpovědným orgánem a posuzuje, zda byl přijat akční plán na obnovení účinného fungování systémů řízení a kontroly.
6. Po dokončení auditorské činnosti uvedené v odstavcích 1, 2 a 3 informuje auditní orgán o svých zjištěních orgán, který provádí určení, včetně toho, zda podle jeho názoru odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení.
7. Auditní orgán zajistí, aby odpovědný orgán vhodným způsobem hlásil Evropské komisi veškeré informace týkající se jeho auditních výkonů uvedených v odstavcích 1, 2 a 3.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ
Článek 15
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech v souladu se Smlouvami.
V Bruselu dne 25. července 2014.
REGULAMENTO DELEGADO (UE) N.o 1042/2014 DA COMISSÃO
de 25 de julho de 2014
que completa o Regulamento (UE) n.o 514/2014 no que se refere à designação e às competências de gestão e de controlo das autoridades responsáveis, e no que se refere ao estatuto e obrigações das autoridades de auditoria
A COMISSÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (UE) n.o 514/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, que estabelece disposições gerais aplicáveis ao Fundo para o Asilo, a Migração e a Integração e ao instrumento de apoio financeiro à cooperação policial, à prevenção e luta contra a criminalidade e à gestão de crises (1), nomeadamente o artigo 26.o, n.o 4, e o artigo 29.o, n.o 1,
Considerando o seguinte:
(1)
Para assegurar a continuidade entre a execução dos anteriores fundos no âmbito do programa geral «Solidariedade e gestão dos fluxos migratórios» do quadro 2007-2013 e a execução dos regulamentos específicos no âmbito do quadro financeiro para 2014-2020, o Regulamento (UE) n.o 514/2014 foi, em grande medida, inspirado na regulamentação em vigor no âmbito dos Fundos anteriores, mas tendo em conta as mudanças introduzidas na gestão partilhada pelo Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho (2).
(2)
Para garantir que os organismos que executam os programas nacionais têm capacidade para cumprir a sua missão de uma forma eficiente e em sintonia com as prioridades e os objetivos definidos nos regulamentos específicos a que se refere o artigo 2.o, alínea a), do Regulamento (UE) n.o 514/2014, devem ser estabelecidas disposições para a sua designação, supervisão da sua designação e suspensão, caso necessário.
(3)
A fim de assegurar que o âmbito das suas responsabilidades lhes permite executar o programa nacional, é necessário estabelecer regras que definam as responsabilidades de gestão e de controlo das autoridades responsáveis, em especial as condições em que podem delegar ou externalizar algumas das respetivas tarefas.
(4)
O processo de seleção e adjudicação para a concessão da contribuição da União ao abrigo dos programas nacionais deve respeitar os princípios da transparência, não discriminação e igualdade de tratamento. É, por conseguinte, necessário estabelecer as condições para a execução das ações pelos Estados-Membros no âmbito dos programas nacionais, identificando em especial as circunstâncias em que a autoridade responsável pode executar projetos de forma direta.
(5)
Em todos os Estados-Membros, as auditorias devem ser efetivas, ter o âmbito adequado e ser realizadas em conformidade com as normas internacionais em matéria de auditoria. Para o efeito, o estatuto e as normas de auditoria das autoridades de auditoria devem ser claramente definidos.
(6)
Para assegurar que as atividades de auditoria das autoridades de auditoria lhes permitem comprovar os seus pareceres de auditoria, os diferentes tipos de atividades de auditoria devem ser definidos.
(7)
É importante que os resultados da atividade da autoridade de auditoria sejam comunicados de forma adequada e atempada à autoridade responsável pela designação, bem como à Comissão Europeia. Em particular, é importante que a declaração de gestão e a síntese anual dos relatórios finais de auditoria e dos controlos efetuados, transmitidas enquanto parte do pedido de pagamento anual, reflitam bem o resultado do trabalho da autoridade de auditoria e respetivas conclusões. Por conseguinte, a autoridade de auditoria deve, no âmbito dos seus trabalhos de auditoria, assegurar que as informações relacionadas com a sua atividade de auditoria são devidamente comunicadas nesses documentos.
(8)
A fim de permitir a rápida aplicação das medidas previstas no presente regulamento e não atrasar a aprovação e a execução dos programas nacionais, o regulamento deve entrar em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
(9)
O Reino Unido e a Irlanda estão vinculados pelo Regulamento (UE) n.o 514/2014 e, por consequência, vinculados pelo presente regulamento.
(10)
A Dinamarca não está vinculada pelo Regulamento (UE) n.o 514/2014 nem pelo presente regulamento,
ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1.o
Definições
Para efeitos do disposto no presente regulamento, são aplicáveis as definições do Regulamento (UE) n.o 514/2014. As seguintes definições são igualmente aplicáveis:
a)
«Autoridade responsável pela designação», a autoridade ministerial de um Estado-Membro, a que se refere o artigo 26.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 que designa a autoridade responsável;
b)
«Autoridades competentes», a autoridade responsável, a autoridade de auditoria e, se for caso disso, a autoridade delegada referida no artigo 25.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014;
c)
«SFC 2014», o sistema de informação eletrónico criado pelo artigo 2.o do Regulamento de Execução (UE) n.o 802/2014 da Comissão (3);
d)
«Convenção de subvenção», um acordo, ou uma forma equivalente de instrumento legal, com base no qual a autoridade responsável concede subvenções ao beneficiário para efeitos de execução de um projeto no âmbito do programa nacional.
CAPÍTULO II
AUTORIDADE RESPONSÁVEL
SECÇÃO I
Designação da autoridade responsável
Artigo 2.o
Critérios e procedimento de designação da autoridade responsável
1. O organismo designado como autoridade responsável deve dispor de uma organização administrativa e de um sistema de controlo interno que satisfaçam os critérios estabelecidos no anexo do presente regulamento («os critérios de designação»). Os critérios de designação dizem respeito:
a)
Ao ambiente interno;
b)
Às atividades de controlo;
c)
Às informações e comunicações internas;
d)
Ao acompanhamento e apresentação de relatórios internos.
Os Estados-Membros podem definir outros critérios de designação para ter em conta a dimensão, as responsabilidades e outras características da autoridade responsável.
2. O organismo de auditoria a que se refere o artigo 26.o, n.o 3, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 deve avaliar se a futura autoridade responsável respeita os critérios de designação previstos no anexo e deve documentar as suas constatações de auditoria, conclusões e parecer num relatório de auditoria dirigido à autoridade responsável pela designação.
3. Se a autoridade responsável pela designação não estiver persuadida de que a futura autoridade responsável respeita os critérios de designação, a autoridade responsável pela designação deve dar à autoridade responsável instruções específicas e um prazo para corrigir o seu incumprimento antes de poder ser designada como autoridade responsável.
Na pendência da conformidade, pode ser concedida ao organismo a designação provisória como autoridade responsável por um período não superior a 12 meses. A duração desse período transitório deve ser proporcional aos incumprimentos identificados.
4. Após a designação da autoridade responsável, o Estado-Membro deve notificar sem demora a Comissão via SFC 2014. Com a referida notificação, o Estado-Membro deve transmitir documentação que indique:
a)
A principal divisão de responsabilidades entre as unidades organizacionais da autoridade responsável;
b)
Se for caso disso, a sua relação com as autoridades delegadas, as atividades a delegar e os principais procedimentos de supervisão destas atividades delegadas; e
c)
Um resumo dos principais procedimentos para o tratamento de pedidos de financiamento dos beneficiários e para a autorização e registo das despesas.
Artigo 3.o
Supervisão da autoridade responsável e revisão da designação
1. A autoridade responsável pela designação deve supervisionar a autoridade responsável, em particular com base nas informações a que se refere o artigo 14.o, n.o 2, do presente regulamento, devendo acompanhar quaisquer deficiências detetadas.
2. Os Estados-Membros devem assegurar que as informações que indiquem que a autoridade responsável deixou de satisfazer os critérios de designação são comunicadas sem demora à autoridade responsável pela designação.
3. Nos casos em que a autoridade responsável deixar de satisfazer plenamente os critérios de designação, ou em que o seu sistema de controlo interno for tão deficiente que ponha em causa a sua capacidade para cumprir as suas funções, a autoridade responsável pela designação deve submeter a autoridade responsável a um período probatório. Em tais casos, a autoridade responsável pela designação deve elaborar um plano de medidas corretivas que a autoridade responsável deve executar dentro de um prazo proporcional à gravidade do incumprimento ou da deficiência. Este prazo não pode ser superior a 12 meses a contar do início do período probatório.
4. A autoridade responsável pela designação deve informar o mais rapidamente possível a Comissão de qualquer plano de medidas corretivas elaborado nos termos do n.o 3 e manter a Comissão informada acerca dos seus progressos.
5. Se tiver sido suspensa a designação da autoridade responsável, a autoridade responsável pela designação deve, no mais curto prazo, designar outra autoridade responsável, em conformidade com o artigo 26.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e o artigo 2.o do presente regulamento, para garantir que os pagamentos aos beneficiários não sofrem interrupções.
6. Sempre que a Comissão verifique que um Estado-Membro não cumpriu a obrigação de elaborar um plano de medidas corretivas nos termos do n.o 3 ou que a autoridade responsável mantém a sua designação apesar de não ter executado esse plano de medidas corretivas no prazo fixado, a Comissão resolve quaisquer deficiências que subsistam através do apuramento da conformidade previsto no artigo 47.o do Regulamento (CE) n.o 514/2014.
SECÇÃO II
Competências de gestão e de controlo da autoridade responsável
Artigo 4.o
Funções da autoridade responsável
A autoridade responsável deve gerir e executar o programa nacional em conformidade com os princípios da boa gestão financeira. Para tal:
a)
Consulta os parceiros, em conformidade com o artigo 12.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014;
b)
Assegura o bom funcionamento do comité de acompanhamento a que se refere o artigo 12.o, n.o 4.o, Regulamento (UE) n.o 514/2014;
c)
Apresenta à Comissão uma proposta para o programa nacional referido no artigo 14.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014, bem como quaisquer outras revisões posteriores mediante a utilização do SFC 2014;
d)
Define e estabelece as regras de elegibilidade para os projetos e custos dos projetos para todas as atividades, assegurando a igualdade de tratamento e evitando os conflitos de interesse, em conformidade com os princípios da boa gestão financeira;
e)
Organiza e publica os concursos e convites à apresentação de propostas, bem como organiza e anuncia a posterior seleção e adjudicação de projetos para financiamento ao abrigo do programa nacional, em conformidade com o âmbito e os objetivos dos regulamentos específicos a que se refere o artigo 2.o, alínea a), do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e com os critérios definidos no artigo 9.o do presente regulamento;
f)
Assegura que existem sistemas para recolher os dados necessários para comunicar os indicadores comuns e específicos dos programas à Comissão, juntamente com outros dados sobre a execução do programa e dos projetos;
g)
Recebe os pagamentos efetuados pela Comissão e procede aos pagamentos aos beneficiários;
h)
Assegura a coerência e a complementaridade entre os cofinanciamentos no âmbito dos regulamentos específicos e de outros instrumentos nacionais e da União pertinentes;
i)
Acompanha os projetos e assegura que as despesas declaradas para os projetos foram realmente efetuadas, em conformidade com as regras da União e as regras nacionais aplicáveis;
j)
Assegura que existe um sistema informatizado de registo e de manutenção da contabilidade para cada projeto no âmbito dos programas nacionais e que é efetuada a recolha de dados sobre a execução para efeitos da gestão financeira, do acompanhamento, do controlo e da avaliação;
k)
Sem prejuízo das normas contabilísticas nacionais, assegura que os beneficiários e outros organismos envolvidos na execução dos projetos financiados ao abrigo do programa nacional mantêm um sistema de contabilidade separado ou uma codificação contabilística adequada de todas as transações relacionadas com o projeto;
l)
Assegura que as avaliações do programa nacional referidas no artigo 56.o e no artigo 57.o, n.o 1.o, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 são realizadas dentro dos prazos estabelecidos;
m)
Garante que os auditores independentes recebem, para efeitos da realização da avaliação a que se refere o artigo 56.o e o artigo 57.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e da formulação do parecer de avaliação, todas as informações necessárias sobre a gestão do programa nacional;
n)
Estabelece procedimentos para garantir que todos os documentos relativos a despesas, decisões e atividades de controlo têm uma pista de auditoria adequada e são realizados em conformidade com os regulamentos de execução da Comissão adotados com base no artigo 27.o, n.o 5, do Regulamento (UE) n.o 514/2014.
o)
Assegura que a autoridade de auditoria recebe, para efeitos da realização das auditorias a que se refere o artigo 29.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e da formulação do parecer de auditoria, todas as informações necessárias sobre os procedimentos de gestão e de controlo aplicados e as despesas financiadas ao abrigo dos regulamentos específicos;
p)
Elabora os relatórios de execução referidos no artigo 54.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e os relatórios de avaliação a que se refere o artigo 57.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e apresenta-os à Comissão através do sistema SFC 2014;
q)
Elabora o pedido de pagamento em conformidade com o artigo 44.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014, e apresenta-o à Comissão através do sistema SFC 2014;
r)
Realiza atividades de informação e publicidade e divulga os resultados do programa, em conformidade com o artigo 53.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014;
s)
Efetua controlos administrativos e controlos locais, em conformidade com o artigo 27.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014;
t)
Coopera com a Comissão e as autoridades responsáveis dos outros Estados-Membros; e
u)
Responde às conclusões da autoridade de auditoria, quer aceitando as mesmas ou, se as conclusões da autoridade de auditoria não forem aceites, fornecendo uma justificação pormenorizada.
Artigo 5.o
Autoridade delegada
1. A autoridade responsável pode delegar todas ou algumas das suas funções a uma autoridade delegada, em conformidade com o artigo 25.o, n.o 1, alínea c), do Regulamento (UE) n.o 514/2014. Qualquer delegação de funções deve respeitar os princípios da boa gestão financeira e assegurar a observância do princípio da não discriminação, bem como a visibilidade do financiamento da União. As funções delegadas não podem dar origem a conflitos de interesses.
2. O âmbito das funções delegadas pela autoridade responsável à autoridade delegada e a especificação dos procedimentos de execução das mesmas devem ser inscritos num documento assinado pela autoridade responsável e pela autoridade delegada. O ato de delegação deve mencionar, pelo menos:
a)
O regulamento específico pertinente;
b)
As funções confiadas à autoridade delegada;
c)
A obrigação de a autoridade delegada verificar se os beneficiários cumprem as regras nacionais e da União;
d)
A obrigação de a autoridade delegada criar e manter uma estrutura organizativa e um sistema de gestão e controlo adaptados às suas funções;
e)
As informações e os documentos justificativos que a autoridade delegada deve apresentar à autoridade responsável e os prazos a observar; e
f)
O mecanismo da autoridade responsável para supervisionar a autoridade delegada.
3. Nos termos do artigo 25.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento (UE) n.o 514/2014, a comunicação com a Comissão não pode ser delegada. A autoridade delegada deve comunicar com a Comissão através da autoridade responsável.
4. Se a autoridade delegada não fizer parte da administração pública ou não for um organismo de direito privado com uma missão de serviço público, regido pelo direito nacional, a autoridade responsável não pode delegar-lhe poderes executivos que impliquem uma ampla margem de discricionariedade envolvendo escolhas políticas.
5. A autoridade responsável deve continuar a ser responsável pelas funções que tiver delegado. A autoridade responsável deve proceder regularmente a uma análise das funções delegadas para confirmar que o trabalho é realizado satisfatoriamente e em conformidade com as regras nacionais e da União.
6. No que se refere a funções delegadas, o presente regulamento é aplicável à autoridade delegada por analogia.
Artigo 6.o
Externalização de funções
A autoridade responsável pode externalizar algumas das suas funções. Deve, no entanto, permanecer responsável por elas.
A autoridade responsável deve proceder regularmente a uma análise das funções externalizadas para confirmar que o trabalho é realizado satisfatoriamente e em conformidade com as regras nacionais e da União.
SECÇÃO III
Obrigações da autoridade responsável no que respeita à intervenção pública
Artigo 7.o
Papel da autoridade responsável como entidade adjudicante
1. A autoridade responsável deve conceder em regra geral subvenções para projetos ao abrigo do programa nacional com base em convites públicos à apresentação de propostas.
2. A autoridade responsável pode conceder subvenções para projetos, com base num convite limitado à apresentação de propostas.
Os convites limitados à apresentação de propostas só estão abertos a organizações selecionadas devido à natureza específica do projeto ou à competência técnica ou administrativa dos organismos convidados a apresentar propostas.
Os motivos que justificam o recurso a um convite limitado à apresentação de propostas são indicados no convite à apresentação de propostas.
3. A autoridade responsável pode conceder subvenções diretamente quando a natureza específica do projeto ou a competência técnica ou administrativa dos organismos em questão não permitir outra opção, como no caso dos monopólios de jure ou de facto.
Os motivos que justificam a utilização de um ajuste direto são indicados na decisão de adjudicação.
4. Em casos devidamente justificados, incluindo a prossecução de projetos plurianuais que tenham sido selecionados no âmbito de um convite à apresentação de propostas anterior ou em situações de emergência, as subvenções podem ser atribuídas sem convite à apresentação de propostas.
Os motivos que justificam que a subvenção foi concedida sem convite à apresentação de propostas são indicados na decisão de adjudicação.
5. Nos casos em que a autoridade responsável atua como entidade adjudicante, nem a autoridade responsável nem qualquer autoridade delegada podem ser beneficiários de uma subvenção concedida em conformidade com o presente artigo.
6. A autoridade responsável deve determinar quem concede subvenções e garantir que os conflitos de interesses são evitados, em especial, se os candidatos forem organismos nacionais.
Artigo 8.o
Condições de atuação da autoridade responsável como organismo de execução
1. A autoridade responsável pode decidir executar projetos de forma direta, sozinha ou em associação com qualquer outra autoridade nacional, em virtude de as competências administrativas, a especialização técnica, ou as características do projeto não permitirem outra escolha para a execução, tais como um monopólio de jure ou exigências em matéria de segurança. Em tais casos, a autoridade responsável é o beneficiário da subvenção.
2. Os motivos que levaram a autoridade responsável a atuar como organismo de execução e eventualmente associar-se a autoridades nacionais como indicado no n.o 1 devem ser comunicados à Comissão no relatório anual de execução a que se refere o artigo 54.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014.
3. Aquando da execução de projetos na qualidade de organismo de execução, a autoridade responsável deve respeitar o princípio da relação qualidade-preço e prevenir conflitos de interesses.
4. A decisão administrativa de cofinanciar um projeto no âmbito do programa nacional deve incluir todas as informações necessárias para verificar a realização dos produtos e serviços cofinanciados e confirmar as despesas efetuadas.
5. Se a autoridade responsável for suscetível de atuar regularmente como organismo de execução:
a)
A autoridade responsável e a autoridade de auditoria não devem fazer parte do mesmo organismo, exceto se a autoridade de auditoria depender de um organismo externo e a sua independência de auditoria for garantida; e
b)
As funções da autoridade responsável, previstas no artigo 4.o, não devem ser afetadas.
Artigo 9.o
Procedimento de seleção e adjudicação
1. Os convites à apresentação de propostas referidos no artigo 7.o, n.o 1, devem ser publicados de modo a assegurar o caráter aberto do procedimento e a publicidade adequada junto dos potenciais beneficiários. Qualquer alteração substancial dos convites à apresentação de propostas deve ser publicada nas mesmas condições.
Os convites à apresentação de propostas referidos no artigo 7.o, n.os 1 e 2, devem especificar, pelo menos, o seguinte:
a)
Os objetivos;
b)
Os critérios de seleção e de adjudicação;
c)
As modalidades de financiamento da União, bem como, se aplicável, de financiamento nacional, incluindo, se for caso disso, a possibilidade de aplicar uma taxa de cofinanciamento mais elevada, em conformidade com o artigo 16.o, n.o 5.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014;
d)
As modalidades e o prazo de apresentação de propostas;
e)
As regras de elegibilidade das despesas;
f)
A duração do projeto; e
g)
As informações financeiras e outras informações a conservar e comunicar.
2. Antes de tomar a decisão de adjudicação, a autoridade responsável deve certificar-se de que os beneficiários do projeto têm capacidade para satisfazer os critérios de seleção e de adjudicação.
3. A autoridade responsável deve definir os procedimentos para a receção de propostas. As propostas devem ser objeto de uma análise formal, técnica e orçamental e de uma avaliação qualitativa segundo os critérios indicados no convite à apresentação de propostas, de uma forma transparente e não discriminatória. A autoridade responsável deve registar por escrito as razões para a rejeição das outras propostas.
4. A decisão de atribuição deve indicar, pelo menos, o nome dos beneficiários, os elementos essenciais do projeto e os seus objetivos operacionais, o montante máximo da contribuição da União e a taxa máxima de cofinanciamento dos custos elegíveis totais.
5. A autoridade responsável deve informar por escrito todos os candidatos da sua decisão. Deve comunicar aos candidatos preteridos as razões da sua recusa, com referência aos critérios de seleção e de adjudicação.
Artigo 10.o
Documentos que formalizam as subvenções nos casos em que a autoridade responsável atua como entidade adjudicante
1. Nos casos em que a autoridade responsável atua como entidade adjudicante, deve estabelecer procedimentos de gestão de projetos que exigem, pelo menos:
a)
Assinar as convenções de subvenção com os beneficiários; e
b)
Acompanhar as convenções de subvenção, incluindo quaisquer alterações às mesmas, por via administrativa, tais como trocas de correspondência ou relatórios escritos.
2. A convenção de subvenção deve incluir ou indicar o seguinte:
a)
O montante máximo da contribuição da União;
b)
A percentagem máxima da contribuição da União, em conformidade com o regulamento específico em questão;
c)
A descrição pormenorizada e o calendário do projeto;
d)
Se aplicável, qualquer tarefa importante que o beneficiário tenciona subcontratar a terceiros, juntamente com os respetivos custos;
e)
O orçamento previsional e o plano de financiamento do projeto acordados, incluindo despesas e receitas, em conformidade com as regras de elegibilidade estabelecidas;
f)
O método de cálculo do montante da contribuição da União, após o encerramento do projeto;
g)
O calendário e as disposições de execução da convenção, incluindo as disposições relativas às obrigações em matéria de apresentação de relatórios, alterações à convenção e denúncia da convenção;
h)
Os objetivos operacionais do projeto, incluindo os objetivos quantificados e os indicadores a utilizar nos relatórios;
i)
A disposição que exige que o beneficiário recolha, em tempo útil, os dados necessários para os indicadores comuns definidos no regulamento específico e os indicadores específicos dos programas, e comunique esses dados, pelo menos uma vez por ano;
j)
A definição dos custos elegíveis, incluindo, quando aplicável, uma descrição da metodologia utilizada para determinar a tabela de custos unitários, os montantes fixos ou o financiamento a taxa fixa;
k)
Os requisitos de contabilidade e as condições de pagamento da subvenção;
l)
As condições relativas à pista de auditoria;
m)
As disposições relativas à proteção dos dados;
n)
As disposições em matéria de publicidade.
3. A convenção de subvenção é regra geral assinada antes do início de qualquer das atividades do projeto imputada ao programa nacional.
4. As convenções de subvenção devem prever expressamente que a Comissão, ou seus representantes, e o Tribunal de Contas dispõem de poderes de auditoria com base em controlos documentais e no local sobre todos os beneficiários de subvenções, contratantes e subcontratantes que recebam fundos da União ao abrigo do programa nacional.
Artigo 11.o
Documentos que formalizam as subvenções nos casos em que a autoridade responsável atua como organismo de execução
1. Nos casos em que a autoridade responsável atua como organismo de execução, deve estabelecer procedimentos de gestão de projetos que exigem, pelo menos:
a)
A formalização de uma decisão administrativa de cofinanciar projetos;
b)
O acompanhamento da decisão administrativa e quaisquer alterações a essa decisão, por via administrativa, tais como trocas de correspondência ou relatórios escritos.
2. A decisão administrativa deve incluir ou indicar o seguinte:
a)
O montante máximo da contribuição da União;
b)
A percentagem máxima da contribuição da União, em conformidade com o regulamento específico em questão;
c)
A descrição pormenorizada e o calendário do projeto;
d)
Se aplicável, qualquer tarefa importante que o beneficiário tenciona subcontratar a terceiros, juntamente com os respetivos custos;
e)
O orçamento previsional e o plano de financiamento do projeto acordados, incluindo despesas e receitas, em conformidade com as regras de elegibilidade estabelecidas;
f)
O método de cálculo do montante da contribuição da União, após o encerramento do projeto;
g)
Os objetivos operacionais do projeto, incluindo objetivos quantificados e os indicadores que serão utilizados;
h)
A disposição que exige que a autoridade responsável recolha, e comunique, pelo menos uma vez por ano, os dados necessários para os indicadores comuns definidos no regulamento específico e os indicadores específicos dos programas, e comunique esses dados, pelo menos uma vez por ano;
i)
A definição dos custos elegíveis, incluindo, quando aplicável, uma descrição da metodologia utilizada para determinar a tabela de custos unitários, os montantes fixos ou o financiamento a taxa fixa;
j)
Os requisitos de contabilidade e as condições de pagamento da subvenção;
k)
As condições relativas à pista de auditoria;
l)
As disposições relativas à proteção dos dados;
m)
As disposições em matéria de publicidade.
3. A decisão administrativa é regra geral tomada antes do início de qualquer das atividades do projeto imputada ao programa nacional.
4. A decisão administrativa deve prever expressamente que a Comissão, ou seus representantes, e o Tribunal de Contas dispõem de poderes de auditoria com base em controlos documentais e no local sobre todos os beneficiários de subvenções, contratantes e subcontratantes que recebam fundos da União ao abrigo do programa nacional.
CAPÍTULO III
ESTATUTO DA AUTORIDADE DE AUDITORIA E OBRIGAÇÕES NO QUE SE REFERE ÀS AUDITORIAS
Artigo 12.o
Estatuto da autoridade de auditoria
1. Em conformidade com o artigo 59.o, n.o 5, segundo parágrafo, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e com o artigo 25.o, n.o 1, alínea b), do Regulamento (UE) n.o 514/2014, a autoridade de auditoria deve funcionar de modo independente da autoridade responsável. Presume-se uma independência funcional quando não exista uma relação hierárquica direta entre a autoridade de auditoria e a autoridade responsável e a autoridade de auditoria tenha plena autonomia nos seus pareceres e declarações.
2. Todos os trabalhos de auditoria devem ser realizados em conformidade com as normas de auditoria internacionalmente aceites.
Artigo 13.o
Externalização do trabalho de auditoria
A autoridade de auditoria pode subcontratar uma parte do seu trabalho de auditoria a um outro organismo de auditoria, desde que este organismo seja funcionalmente independente da autoridade responsável. A autoridade de auditoria deve continuar a ser responsável pelas funções que externalizar.
As auditorias externalizadas são realizadas em conformidade com as normas de auditoria internacionalmente aceites e sob o rigoroso acompanhamento e supervisão da autoridade de auditoria.
Artigo 14.o
Auditorias
1. Para a apresentação do parecer referido no artigo 59.o, n.o 5, segundo parágrafo, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, a autoridade de auditoria deve realizar auditorias financeiras e de sistema.
2. As auditorias de sistemas devem verificar se os sistemas de gestão e de controlo da autoridade responsável têm funcionado de forma eficaz, de modo a dar garantias razoáveis de que as despesas incluídas nas contas anuais são legais e regulares.Com base nessas auditorias, a autoridade de auditoria deve determinar se a autoridade responsável continua a respeitar os critérios de designação estabelecidos no anexo.
3. As auditorias financeiras são efetuadas de modo a fornecer uma garantia razoável de que as contas anuais dão uma imagem verdadeira e fiel das despesas declaradas pela autoridade responsável.
A fim de determinar se as contas dão uma imagem verdadeira e fiel, a autoridade de auditoria deve verificar se todos os elementos das despesas pagas e as contribuições públicas recebidas e lançadas na contabilidade da autoridade responsável no exercício financeiro são corretamente registados no sistema contabilístico e correspondem aos registos contabilísticos comprovativos conservados pela autoridade responsável. A autoridade de auditoria deve, nomeadamente, com base nestas contas:
a)
Verificar que o montante total das despesas elegíveis declaradas no pedido de pagamento do saldo anual apresentado à Comissão concorda com as despesas registadas nas contas da autoridade responsável e, caso existam diferenças, se foram fornecidas nas contas explicações adequadas para a conciliação dos montantes;
b)
Verificar que os montantes retirados e recuperados, os montantes a recuperar e os montantes não recuperáveis no final do exercício correspondem aos montantes registados no sistema contabilístico da autoridade responsável e são comprovados por decisões documentadas da autoridade responsável;
c)
Verificar se a autoridade responsável efetuou os controlos administrativos e no local, em conformidade com o artigo 27.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014.
As verificações referidas nas alíneas a), b) e c) podem ser efetuadas por amostragem.
4. Como parte das auditorias financeiras e de sistemas, a autoridade de auditoria deve repetir alguns dos controlos administrativos ou no local que foram efetuados pela autoridade responsável. A autoridade de auditoria deve determinar o número de trabalhos de auditoria a repetir com base na sua avaliação do risco.
5. Se as auditorias financeiras ou de sistema da autoridade de auditoria identificarem deficiências materiais no funcionamento efetivo dos sistemas de gestão e controlo da autoridade responsável, a autoridade de auditoria deve:
a)
Avaliar o impacto financeiro e operacional destas insuficiências;
b)
Formular recomendações adequadas à autoridade responsável para a adoção de medidas corretivas e preventivas;
c)
Acompanhar a execução destas medidas pela autoridade responsável, bem como avaliar se se encontra em vigor um plano de ação destinado a repor o funcionamento eficaz dos sistemas de gestão e de controlo.
6. Depois de concluir as suas atividades de auditoria referidas nos n.os 1, 2 e 3, a autoridade de auditoria deve comunicar as suas conclusões à autoridade responsável pela designação, nomeadamente se, na sua opinião, a autoridade responsável continua a respeitar os critérios de designação.
7. A autoridade de auditoria deve garantir que todas as informações relacionadas com as suas atividades de auditoria referidas nos n.os 1, 2 e 3 são devidamente comunicadas pela autoridade responsável à Comissão Europeia.
CAPÍTULO IV
DISPOSIÇÃO FINAL
Artigo 15.o
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável nos Estados-Membros, em conformidade com os Tratados.
Feito em Bruxelas, em 25 de julho de 2014.