NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1271/2013
ze dne 30. září 2013
o rámcovém finančním nařízení pro subjekty uvedené v článku 208 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na článek 208 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 (2) o rámcovém finančním nařízení pro subjekty zřízené Společenstvími vycházelo z nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (3). Nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002 bylo nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je proto nezbytné revidovat. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Je nezbytné vzít v úvahu společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady EU a Evropské komise k decentralizovaným agenturám ze dne 19. července 2012.
(3)
Některá ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 musí být přezkoumána s cílem zohlednit zkušenosti získané při jejich uplatňování.
(4)
Toto nařízení by mělo stanovit obecné zásady a základní pravidla pro subjekty zřízené Smlouvou o fungování EU a Smlouvou o Euratomu (dále jen „subjekty Unie“), které dostávají příspěvky z rozpočtu, a aniž je dotčen zřizující akt. Na základě tohoto nařízení by subjekty Unie měly přijmout svá finanční pravidla, která se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jejich zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
(5)
Nicméně subjekty Unie, které jsou v plném rozsahu finančně samosprávné a na které se toto nařízení nevztahuje, by měly v zájmu jednotnosti případně zavést podobná pravidla. V souladu se společným prohlášením Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012 by tyto subjekty měly Evropskému parlamentu, Radě a Komisi předkládat výroční zprávu o plnění svého rozpočtu a řádně zohledňovat jejich požadavky a doporučení.
(6)
Subjekty Unie by měly svůj rozpočet sestavovat a plnit v souladu s pěti základními zásadami rozpočtového práva - zásadou jednotnosti, správnosti, univerzálnosti, specifikace a ročního rozpočtu - a zásadou vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, řádného finančního řízení a transparentnosti.
(7)
Je třeba zdůraznit vyrovnávací povahu příspěvku Unie. Ta část kladného výsledku plnění rozpočtu subjektu Unie, která převyšuje částku příspěvku Unie vyplacenou během roku, by měla být vrácena do rozpočtu Unie.
(8)
Pokud zřizující akt stanoví, že příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky a že příjmy plynoucí z poplatků jsou určeny na konkrétní výdaje, měly by mít subjekty Unie možnost převést zůstatek v podobě účelově vázaných příjmů.
(9)
Je nezbytné zajistit, aby poplatky byly stanoveny na vhodné úrovni, která by pokryla náklady na poskytování služeb a bránila výrazným přebytkům.
(10)
Pověření subjektů Unie úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu musí být řádně odůvodněno vlastnostmi těchto úkolů a specifickými odbornými znalostmi subjektů Unie a současně musí zajišťovat řádné finanční řízení a nákladovou efektivitu. Svěřené úkoly by měly být slučitelné se zřizujícím aktem.
(11)
Subjektům Unie by mělo být umožněno získávat granty ad hoc, pouze pokud je to výslovně stanoveno v příslušných základních právních aktech a povoleno ve zřizujícím aktu.
(12)
V souladu s článkem 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 se subjekt Unie musí zúčastnit srovnávání s jinými subjekty a orgány Unie.
(13)
Je nezbytné stanovit pravidla pro akční plán navazující na závěry celkových pravidelných hodnocení, aby bylo zajištěno jejich účinné provádění.
(14)
Za účelem zajištění jednotného plánování by měl subjekt Unie vypracovat dokument obsahující roční a víceleté programy, přičemž by měl zohlednit pokyny Komise.
(15)
Subjekt Unie by měl uvést harmonogram ročních a víceletých programů do souladu s rozpočtovým procesem, aby byla zajištěna jeho účinnost a soudržnost všech programových dokumentů.
(16)
Je nezbytné objasnit současnou architekturu funkcí interního auditora a vnitřní kontroly a zjednodušit požadavky na podávání zpráv. Funkci interního auditora v rámci subjektu Unie by měl vykonávat interní auditor Komise, který by měl audity provádět v případě, že jsou odůvodněny souvisejícími riziky. Je nezbytné stanovit pravidla týkající se zřízení a fungování útvarů interního auditu.
(17)
Měly by být zjednodušeny povinnosti spojené s podáváním zpráv. Subjekty Unie by měly předkládat souhrnnou výroční zprávu o činnosti, která obsahuje úplné informace o provádění jejich pracovního programu, plnění rozpočtu a plánu zaměstnanecké politiky a provádění systémů řízení a vnitřní kontroly.
(18)
V zájmu zlepšení nákladové efektivity subjektů Unie je nezbytné stanovit možnost sdílet služby nebo je převést na jiný subjekt Unie či Komisi. Nákladovou efektivitu lze zejména zlepšit tím, že se účetnímu Komise umožní, aby byl pověřen všemi nebo některými úkoly účetního subjektu Unie.
(19)
V souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 by měla být možnost rozložit několikaleté závazky do ročních splátek povolena pouze v případech, kdy tuto možnost stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo kdy se tyto závazky týkají správních výdajů.
(20)
S cílem uvést pravidla o účelově vázaných příjmech do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit pravidla pro rozlišení účelově vázaných příjmů (interních a externích) a o jejich přenosu.
(21)
S cílem uvést pravidla pro nakládání s úroky plynoucími z příspěvku Unie určeného pro subjekt Unie do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit, že úroky nejsou splatné do rozpočtu.
(22)
Nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 stanoví ve zvláštních případech možnost přijmout právní závazek před závazkem rozpočtovým. Tuto možnost by měly mít i subjekty Unie.
(23)
Aby byla zajištěna soudržnost mezi nařízením (ES, Euratom) č. 2343/2002 a nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, neměla by být povolena zvláštní ustanovení o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů. Uplatňování jediného souboru pravidel usnadňuje subjektu Unie práci a umožňuje používat pokyny a modely vypracované Komisí.
(24)
S cílem uvést ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 do souladu s ustanoveními nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 by měl mít subjekt Unie možnost udělovat ceny.
(25)
Aby subjekty Unie dokázaly identifikovat a správně řídit riziko skutečného nebo domnělého střetu zájmů, měly by mít povinnost přijmout pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů. V těchto pravidlech by měly být zohledněny pokyny vypracované Komisí v návaznosti na společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012.
(26)
Ustanovení týkající se politiky v oblasti nemovitostí, včetně zavedení možnosti subjektů Unie brát si půjčky a podmínek jejich získávání, by měla být uvedena do souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, aby bylo zajištěno důsledné uplatňování nově zavedených pravidel všemi subjekty a orgány Unie.
(27)
Je třeba zavést přechodná ustanovení pro plánování a podávání zpráv vzhledem k tomu, že Komise potřebuje čas k vypracování vhodných pokynů ve spolupráci se subjekty Unie.
(28)
Toto nařízení by mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie, aby bylo možné přijmout včas revidovaná finanční nařízení subjektů Unie k 1. lednu 2014 s cílem zajistit jednotná pravidla pro příští víceletý finanční rámec,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
HLAVA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví základní finanční pravidla, na jejichž základě má subjekt Unie přijmout svá vlastní finanční pravidla. Finanční pravidla subjektu Unie se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jeho zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se rozumí:
-
„zřizujícím aktem“ nástroj práva Unie, jímž se řídí hlavní aspekty zřízení a činnosti subjektu Unie,
-
„rozpočtem subjektu Unie“ nástroj, jímž se pro každý rozpočtový rok stanovují a schvalují veškeré příjmy a výdaje, které se pro subjekt Unie považují za nezbytné,
-
„subjektem Unie“ jakýkoli subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
„správní radou“ hlavní vnitřní orgán subjektu Unie, který je odpovědný za rozhodování o finančních a rozpočtových záležitostech, a to bez ohledu na to, jak je pojmenován ve zřizujícím aktu,
-
„ředitelem“ osoba odpovědná za provádění rozhodnutí správní rady a za plnění rozpočtu subjektu Unie jako schvalující osoba, a to bez ohledu na to, jak je tato osoba pojmenována ve zřizujícím aktu,
-
„výkonnou radou“ vnitřní orgán subjektu Unie, který je nápomocen správní radě a jehož povinnosti a jednací řád jsou stanoveny ve zřizujícím aktu.
Článek 3
Lhůty, data a termíny
Není-li stanoveno jinak, vztahuje se na lhůty stanovené tímto nařízením nařízení Rady (EHS, Euratom) č. 1182/71 (4).
Článek 4
Ochrana osobních údajů
Tímto nařízením nejsou dotčeny požadavky směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (5) a nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (6).
Článek 5
Dodržování rozpočtových zásad
Rozpočet subjektu Unie musí být sestavován a plněn v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účelnou a účinnou vnitřní kontrolu a transparentnosti, jak jsou stanoveny v tomto nařízení.
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 6
Oblast působnosti rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie tvoří:
a)
vlastní příjmy sestávající ze všech poplatků, které je subjekt Unie oprávněn vybírat na základě úkolů, jež mu byly svěřeny, a jakékoli další příjmy;
b)
příjmy složené z finančních příspěvků hostitelských členských států;
c)
příspěvek poskytovaný Unií;
d)
příjmy účelově vázané na specifické výdaje v souladu s čl. 23 odst. 1;
e)
výdaje subjektu Unie, včetně správních výdajů.
2. Příjmy sestávající z poplatků jsou účelově vázány jen ve výjimečných a řádně odůvodněných případech stanovených ve zřizujícím aktu.
3. V případě, že jeden nebo několik zřizujících aktů stanoví, že jasně vymezené úkoly jsou financovány odděleně, nebo pokud subjekt Unie plní úkoly, jež mu byly svěřeny na základě dohody o pověření, musí mít oddělené účetnictví vážící se k příjmovým a výdajovým operacím. Subjekt Unie musí každou skupinu úkolů jasně označit ve svém plánu lidských zdrojů a dále v dokumentu obsahujícím roční a víceletý program uvedeném v článku 32.
Článek 7
Granty ad hoc
1. Subjekty Unie nesmějí získávat granty ad hoc z rozpočtu, pokud to není povoleno ve zřizujícím aktu a výslovně stanoveno v základním právním aktu.
2. Bylo-li subjektu Unie povoleno granty ad hoc získávat, úkoly financované z těchto grantů musí být zahrnuty do ročního pracovního programu uvedeného v čl. 32 odst. 3.
Článek 8
Dohody o pověření
1. Komise smí subjektu Unie svěřit úkoly související s plněním rozpočtu, pouze pokud je to řádně odůvodněno zvláštní povahou akce a specifickými odbornými znalostmi subjektu Unie.
2. Při výběru subjektu Unie se náležitě zohlední:
a)
nákladová efektivita svěření těchto úkolů;
b)
dopad na strukturu řízení subjektu a na jeho finanční a lidské zdroje.
3. V případě, že Komise subjektu Unie svěří úkoly výjimečně:
a)
použije se na subjekt Unie článek 60 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, pokud jde o finanční prostředky, jež byly na tyto úkoly přiděleny, a články 108 a 109 tohoto nařízení se nepoužijí;
b)
svěřené úkoly by měly být uvedeny v ročním pracovním programu subjektu Unie podle čl. 32 odst. 3 pouze pro informační účely.
4. Aniž je dotčen odstavec 2, schvalující osoba konzultuje před podpisem dohody o pověření správní radu.
Článek 9
Zvláštní pravidla týkající se zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
1. Žádný příjem ani výdaj nesmí být uskutečněn, pokud není zaznamenán v rozpočtové položce subjektu Unie.
2. Výdaje mohou být přiděleny nebo schváleny pouze v rámci schválených rozpočtových prostředků subjektu Unie.
3. Do rozpočtu subjektu Unie mohou být zapsány jen prostředky, které odpovídají výdajům považovaným za nezbytné.
4. Úroky z plateb předběžného financování uskutečněných z rozpočtu subjektu Unie nejsou subjektem Unie splatné.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 10
Definice
Prostředky zapsané do rozpočtu subjektu Unie se schvalují na dobu jednoho rozpočtového roku, který začíná 1. ledna a končí 31. prosince.
Článek 11
Druhy prostředků
1. Rozpočet subjektu Unie obsahuje nerozlišené prostředky, a je-li to odůvodněno provozními potřebami, rozlišené prostředky. Rozlišené prostředky sestávají z prostředků na závazky a z prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky kryjí celkové náklady právních závazků přijatých během rozpočtového roku.
3. Prostředky na platby kryjí platby prováděné ke splnění právních závazků přijatých během rozpočtového roku nebo v předchozích rozpočtových rocích.
Článek 12
Účtování příjmů a prostředků
1. Příjmy subjektu Unie uvedené v článku 6 se zaúčtují za daný rozpočtový rok na základě částek vybraných v průběhu tohoto rozpočtového roku.
2. Příjmy subjektu Unie zakládají shodnou výši prostředků na platby.
3. Prostředky schválené na určitý rozpočtový rok se použijí výhradně k pokrytí výdajů přidělených na závazky a zaplacených v dotčeném rozpočtovém roce a k pokrytí dlužných částek na základě závazků z předchozích rozpočtových roků.
4. Závazky se zaúčtují na základě právních závazků uskutečněných do 31. prosince.
5. Platby se zaúčtují do rozpočtového roku na základě plateb provedených účetním do 31. prosince uvedeného roku.
Článek 13
Přidělení prostředků na závazky
Prostředky zapsané v rozpočtu subjektu Unie lze přidělit na závazky s účinkem od 1. ledna, jakmile byl rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat.
Článek 14
Zrušení a přenos prostředků
1. Prostředky, které nebyly použity do konce rozpočtového roku, pro který byly zapsány v rozpočtu, se ruší. Prostředky však mohou být přeneseny, a to výlučně do následujícího rozpočtového roku, v souladu s odstavci 3 a 4 na základě rozhodnutí správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady přijatého do 15. února, anebo mohou být přeneseny automaticky v souladu s odstavcem 5.
2. Prostředky týkající se výdajů na zaměstnance přenášet nelze.
3. U rozlišených prostředků na závazky a nerozlišených prostředků, které nejsou na konci rozpočtového roku dosud přiděleny na závazky, lze přenést:
a)
částky odpovídající prostředkům na závazky;
b)
částky odpovídající nerozlišeným prostředkům týkajícím se projektů v oblasti nemovitostí, u kterých byla většina přípravných etap přidělení na určitý závazek dokončena do 31. prosince. Přípravná etapa přidělení na určitý závazek se stanoví v prováděcích pravidlech k finančnímu nařízení každého subjektu Unie.
Tyto částky mohou být přiděleny na závazky do 31. března následujícího roku nebo - v případě částek týkajících se projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku.
4. U prostředků na platby lze přenést částky nezbytné ke krytí stávajících závazků nebo závazků spojených s přenášenými prostředky na závazky, pokud prostředky na platby stanovené v příslušných rozpočtových položkách na příští rozpočtový rok nedostačují požadavkům.
Dotčený subjekt Unie použije přednostně prostředky schválené na běžný rozpočtový rok a teprve po jejich vyčerpání použije prostředky přenesené.
5. Nerozlišené prostředky, které na konci rozpočtového roku odpovídají řádně smluvně podloženým povinnostem, se automaticky přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku.
6. Přenesené prostředky, které nebyly přiděleny na závazky do 31. března roku N + 1, se automaticky ruší a rozliší v účetnictví.
Článek 15
Pravidla pro přenos účelově vázaných příjmů
Přenos účelově vázaných příjmů uvedených v článku 23 a z nich plynoucích prostředků, které k 31. prosinci zůstaly nevyužity a jsou k dispozici, se řídí těmito pravidly:
a)
vnější účelově vázané příjmy se přenášejí automaticky a musí být zcela využity dříve, než jsou ukončeny všechny operace související s programem nebo akcí, na něž byly tyto příjmy účelově vázány; vnější účelově vázané příjmy obdržené v průběhu posledního roku trvání programu nebo akce se mohou využít v prvním roce trvání následujícího programu nebo akce;
b)
vnitřní účelově vázané příjmy se přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku, s výjimkou vnitřních účelově vázaných příjmů vymezených v čl. 23 odst. 3 písm. f), které se přenášejí automaticky.
Do 1. června roku N + 1 informuje subjekt Unie Komisi o provedení přenesených účelově vázaných příjmů.
Článek 16
Zrušení přidělení prostředků na závazky
Pokud je přidělení prostředků na závazky v kterémkoli rozpočtovém roce následujícím po zápisu prostředků do rozpočtu subjektu Unie zrušeno, protože akce, na niž byly prostředky určeny, nebyla provedena nebo byla provedena jen částečně, odpovídající prostředky se zruší.
Článek 17
Závazky
1. Běžné správní výdaje mohou být každoročně od 15. října předem přidělovány na závazky k tíži prostředků stanovených pro následující rozpočtový rok. Tyto závazky však nesmějí překročit čtvrtinu prostředků schválených správní radou a uvedených v odpovídající rozpočtové položce pro běžný rozpočtový rok. Nesmějí být použity na výdaje nového druhu, které nebyly rámcově schváleny v posledním řádně přijatém rozpočtu subjektu Unie.
2. Výdaje, které musí být uskutečněny předem, např. nájemné, mohou být placeny od 1. prosince k tíži prostředků následujícího rozpočtového roku. V tomto případě se nepoužije lhůta uvedená v odstavci 1.
Článek 18
Pravidla vztahující se na případy pozdního přijetí rozpočtu subjektu Unie
1. Není-li na začátku rozpočtového roku rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat, použijí se pravidla stanovená v odstavcích 2 až 6.
2. Závazky lze přijímat a platby lze uskutečňovat v mezích stanovených v odstavci 3.
3. Závazky lze přijímat podle kapitol do výše jedné čtvrtiny celkové výše prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, zvýšené o jednu dvanáctinu za každý ukončený měsíc.
Horní mez prostředků stanovená v odhadu příjmů a výdajů nesmí být překročena.
Platby lze uskutečňovat měsíčně podle kapitol až do výše jedné dvanáctiny prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok. Tato částka však nesmí překročit jednu dvanáctinu prostředků stanovených ve stejné kapitole odhadu příjmů a výdajů.
4. Prostředky schválenými v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, jak je uvedeno v odstavcích 2 a 3, se rozumějí prostředky, které byly odsouhlaseny v rozpočtu subjektu Unie, včetně opravných rozpočtů, po úpravě o převody uskutečněné v daném rozpočtovém roce.
5. Na žádost ředitele může správní rada v případě, že si to kontinuita činnosti subjektu Unie a potřeby řízení vyžadují, s výjimkou řádně odůvodněných případů schválit výdaje nad rámec jedné prozatímní dvanáctiny, které však nepřekračují součet čtyř prozatímních dvanáctin, pro závazky i pro platby nad rámec prozatímních dvanáctin poskytnutých automaticky podle odstavců 2 a 3.
Dodatečné dvanáctiny se schvalují jako celek a nelze je rozdělovat.
6. Nestačí-li pro určitou kapitolu schválení čtyř prozatímních dvanáctin poskytnutých v souladu s odstavcem 5 ke krytí nezbytných výdajů tak, aby nedošlo k přerušení kontinuity činnosti subjektu Unie v oblasti, na niž se příslušná kapitola vztahuje, lze výjimečně schválit překročení výše prostředků zapsaných v odpovídající kapitole rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok. Správní rada v takovém případě postupuje podle odstavce 5. Celková výše prostředků dostupných v rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok nebo v předloženém návrhu rozpočtu subjektu Unie však nesmí být v žádném případě překročena.
KAPITOLA 3
Zásada vyrovnanosti
Článek 19
Definice a oblast působnosti
1. Rozpočet musí být vyrovnaný co do příjmů a prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky nesmějí převýšit částku příspěvku Unie zvýšenou o vlastní příjmy a veškeré další příjmy uvedené v článku 6.
3. U subjektů, jejichž příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky, by tyto poplatky měly být stanoveny v takové výši, aby se zamezilo hromadění značných přebytků. Opakují-li se případy, kdy je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 výrazně kladný nebo záporný, musí být výše poplatků revidována.
4. Subjekt Unie si nesmí v rámci rozpočtu subjektu Unie brát půjčky.
5. Příspěvek Unie určený subjektu Unie představuje pro rozpočet subjektu Unie vyrovnávací příspěvek, který lze rozdělit do několika plateb.
6. Subjekt Unie pečlivě řídí hotovost s náležitým přihlédnutím k účelově vázaným příjmům s cílem zajistit, aby jeho hotovostní zůstatky byly omezeny na řádně odůvodněné požadavky. S žádostmi o platbu předloží podrobné a aktualizované prognózy svých skutečných požadavků na hotovost v průběhu roku, včetně informací o účelově vázaných příjmech.
Článek 20
Výsledek plnění rozpočtu za rozpočtový rok
1. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 kladný, je Komisi splacen až do výše příspěvku poskytnutého během daného roku. Část výsledku plnění rozpočtu, která výši příspěvku Unie vyplaceného během daného roku převyšuje, je zanesena do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok jako příjem.
První pododstavec se použije i v případě, že příjem subjektu Unie tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky.
Rozdíl mezi příspěvkem zapsaným do rozpočtu a příspěvkem skutečně vyplaceným subjektu Unie se zruší.
Subjekt Unie předloží do 31. ledna roku N odhad výsledku plnění rozpočtu za rok N - 1, který má být vrácen do rozpočtu v pozdější fázi roku N, s cílem doplnit již dostupné informace o výsledku plnění rozpočtu za rok N - 2. Tyto informace Komise náležitě zohlední při posuzování finančních potřeb subjektu Unie v roce N + 1.
2. Ve výjimečných případech, kdy zřizující akt stanoví, že příjmy z poplatků jsou účelově vázány na konkrétní výdaje, může subjekt Unie přenést zůstatek poplatků jako příjem účelově vázaný na činnosti související s poskytováním služeb, za něž jsou tyto poplatky splatné.
3. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 záporný, je zanesen do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok v podobě prostředků na platby nebo je případně kompenzován kladným výsledkem plnění rozpočtu subjektu Unie v následujících rozpočtových rocích.
4. Příjmy nebo prostředky na platby se zapisují do rozpočtu subjektu Unie během rozpočtového procesu prostřednictvím návrhu na změnu stanoveného v článku 39 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, nebo prostřednictvím opravného rozpočtu v případě, že plnění rozpočtu subjektu Unie právě probíhá.
KAPITOLA 4
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 21
Používání eura
Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní v eurech a účty se vedou v eurech. Pro účely peněžních toků je účetní a v případě zálohových účtů správce zálohových účtů oprávněn provádět operace v jiných měnách za podmínek stanovených ve finančních pravidlech jednotlivých subjektů Unie.
KAPITOLA 5
Zásada univerzálnosti
Článek 22
Definice a oblast působnosti
Aniž je dotčen článek 23, celkové příjmy pokrývají celkové prostředky na platby. Aniž je dotčen článek 25, všechny příjmy a výdaje se vykazují v plné výši bez jakýchkoli vzájemných zápočtů.
Článek 23
Účelově vázané příjmy
1. Pro financování specifických výdajů se použijí vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy.
2. Vnější účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
finanční příspěvky členských států a třetích zemí, v obou případech včetně jejich veřejných agentur a právnických nebo fyzických osob, na určité činnosti subjektů Unie, pokud tak stanoví dohoda uzavřená mezi subjektem Unie a dotčenými členskými státy, třetími zeměmi nebo veřejnými agenturami a právnickými nebo fyzickými osobami;
b)
příjmy určené na zvláštní účel, například příjmy z nadací, podpor, darů a odkazů;
c)
finanční příspěvky na činnosti subjektů Unie, které pocházejí od třetích zemí nebo různých subjektů mimo Unii a na které se nevztahuje písmeno a):
-
příjmy z grantů ad hoc uvedených v článku 7,
-
příjmy z dohod o pověření uvedených v článku 8;
d)
vnitřní účelově vázané příjmy uvedené v odstavci 3 v rozsahu, v jakém jsou doplňkem jiných příjmů uvedených v písmenech a) až c) tohoto odstavce;
e)
příjmy z poplatků uvedených v čl. 6 odst. 2.
3. Vnitřní účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
příjmy od třetích osob za dodávky zboží, poskytnutí služeb nebo stavební práce provedené na jejich žádost, s výjimkou poplatků uvedených v čl. 6 odst. 1 písm. a);
b)
výnosy z prodeje vozidel, vybavení, zařízení, materiálů a vědeckých a technických přístrojů, které jsou nahrazeny novými nebo vyřazeny, je-li jejich účetní hodnota plně odepsána;
c)
příjmy plynoucí ze zpětného získání neoprávněně vyplacených částek v souladu s článkem 62;
d)
výnosy z dodávek zboží a poskytnutí služeb a stavebních prací orgánům Unie nebo jiným subjektům Unie;
e)
přijaté platby pojistného plnění;
f)
příjmy z pronájmu;
g)
příjmy z prodeje tiskovin a filmů, včetně tiskovin a filmů na elektronických nosičích;
h)
příjmy z následné úhrady daní podle čl. 25 odst. 3 písm. b).
4. Aniž je dotčen čl. 23 odst. 2 písm. e), může příslušný zřizující akt příjmy, které stanoví, také účelově vázat na specifické výdaje. Tyto příjmy představují vnitřní účelově vázané příjmy, nestanoví-li příslušný zřizující akt jinak.
5. Všechny příjmy ve smyslu odst. 2 písm. a) až c) a odst. 3 písm. a) a d) kryjí veškeré přímé či nepřímé výdaje, které vzniknou v souvislosti s dotyčnou činností nebo účelem.
6. V rozpočtu subjektu Unie jsou pro vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy založeny odpovídající rozpočtové položky, a pokud je to možné, je pro ně uvedena odpovídající částka.
Do odhadu příjmů a výdajů lze zapisovat jen ty částky účelově vázaných příjmů, jejichž výše je ke dni sestavení odhadu jistá.
Článek 24
Darované částky
1. Ředitel smí přijímat jakékoli částky darované subjektu Unie, zejména příjmy z nadací, dotace, dary a odkazy.
2. Přijetí darovaných částek, které by mohly vést k finančním poplatkům, podléhá předchozímu schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou, která se usnese do dvou měsíců ode dne obdržení žádosti. Pokud se správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada v této lhůtě neusnese, je darovaná částka považována za přijatou.
Článek 25
Pravidla pro odečty a úpravy v důsledku kurzových rozdílů
1. Od výše žádostí o platbu, které se v tomto případě schválí jako čisté částky, lze odečíst:
a)
sankce uložené stranám zadaných veřejných zakázek nebo příjemcům grantů;
b)
slevy, náhrady a rabaty z jednotlivých faktur a výkazů nákladů;
c)
úpravy v souvislosti s neoprávněně vyplacenými částkami.
Úpravy uvedené v prvním pododstavci písm. c) lze provést přímým snížením nové průběžné platby nebo platby zůstatku poukázané stejnému příjemci platby ve stejné kapitole, ve stejném článku a ve stejném rozpočtovém roce, kdy došlo k přeplatku.
Na odečty uvedené v prvním pododstavci písm. c) se vztahují účetní pravidla Unie.
2. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí členské státy podle Protokolu o výsadách a imunitách Evropské unie, jsou do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovány bez daně za předpokladu, že se tento protokol na subjekt Unie vztahuje.
3. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí třetí země na základě příslušných dohod, lze do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovat:
a)
bez daně;
b)
včetně daně. V tomto případě se s následně vrácenou daní nakládá jako s vnitřním účelově vázaným příjmem.
4. Veškeré vnitrostátní daně dočasně hrazené subjektem Unie podle odstavců 2 a 3 jsou účtovány na prozatímních účtech, dokud je dotyčný stát nevrátí.
5. Jakýkoli záporný výsledek plnění rozpočtu se do rozpočtu subjektu Unie zapisuje jako výdaj.
6. Kurzové rozdíly, které vznikají při plnění rozpočtu subjektu Unie, mohou být navzájem započteny. Konečný výsledek, zisk nebo ztráta, se zahrne do výsledku plnění rozpočtu za daný rok.
KAPITOLA 6
Zásada specifikace
Článek 26
Obecná ustanovení
Prostředky se věcně člení do hlav a kapitol. Kapitoly se dále člení do článků a bodů.
Článek 27
Převody
1. Ředitel může převádět prostředky:
a)
z jedné hlavy do druhé do maximální výše 10 % prostředků pro daný rozpočtový rok uvedených v rozpočtové položce, ze které se převod provádí;
b)
z jedné kapitoly do druhé a z jednoho článku do druhého bez omezení.
2. Ředitel může předložit správní radě, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné radě návrh na převod prostředků z jedné hlavy do druhé i nad rámec meze uvedené v odstavci 1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada má tři týdny na to, aby proti těmto převodům vznesla námitky. Po uplynutí této lhůty se považují za přijaté.
3. Návrhy na převody a převody provedené v souladu s odstavci 1 a 2 jsou doprovázeny vhodnými a podrobnými podpůrnými dokumenty popisujícími využití prostředků a odhad potřeb do konce rozpočtového roku u položek, na něž mají být prostředky připisovány, i u položek, z nichž jsou prostředky čerpány.
4. Ředitel co nejdříve informuje o všech provedených převodech správní radu. Ředitel informuje o všech převodech uskutečněných podle odstavce 2 Evropský parlament a Radu.
Článek 28
Zvláštní pravidla pro převody
1. Prostředky lze převádět pouze do položek v rozpočtu subjektu Unie, pro něž jsou v rozpočtu subjektu Unie schváleny prostředky nebo které nesou označení pro memoria.
2. Prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům, lze převádět pouze tehdy, pokud se takový příjem použije k účelu, na který je vázán.
KAPITOLA 7
Zásada řádného finančního řízení
Článek 29
Zásady hospodárnosti, účinnosti a účelnosti / zásada řádného finančního řízení
1. Používání prostředků musí být v souladu se zásadou řádného finančního řízení, tj. se zásadami hospodárnosti, účinnosti a účelnosti.
2. Zásada hospodárnosti vyžaduje, aby zdroje používané subjektem Unie k výkonu jeho činnosti byly dány k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství a přiměřené kvalitě a za nejvýhodnější cenu.
Zásada účinnosti se týká dosažení co nejlepšího vztahu mezi použitými zdroji a dosaženými výsledky.
Zásada účelnosti se týká dosažení konkrétních stanovených cílů a zamýšlených výsledků.
3. Subjekt Unie provádí srovnávání podle článku 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Srovnávání zahrnuje:
-
přezkum účinnosti horizontálních služeb subjektu Unie,
-
analýzu nákladů a přínosů sdílení služeb nebo jejich převedení na jiný subjekt Unie nebo Komisi.
Během srovnávání podle prvního a druhého pododstavce subjekt Unie přijme nezbytná opatření k tomu, aby zamezil jakémukoli střetu zájmů.
4. Pro všechny oblasti činností, na které se vztahuje rozpočet subjektu Unie, musí být stanoveny konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově vymezené cíle. Dosažení těchto cílů se kontroluje pomocí ukazatelů výkonnosti pro každou činnost a příslušné informace předává ředitel správní radě. Tyto informace se předávají každoročně a nejpozději s dokumenty přiloženými k návrhu rozpočtu subjektu Unie.
5. Ke zdokonalení rozhodovacího procesu provádí subjekt Unie hodnocení ex ante a ex post podle pokynů vydaných Komisí. Tato hodnocení se provádějí u všech programů a činností, které jsou spojeny se značnými výdaji, a výsledky těchto hodnocení se zasílají správní radě.
6. Ředitel vypracuje v návaznosti na závěry hodnocení uvedených v odstavci 5 akční plán a o pokroku při jeho provádění podává dvakrát ročně zprávu Komisi a pravidelně pak správní radě.
7. Správní rada přezkoumává provádění akčního plánu uvedeného v odstavci 6.
Článek 30
Vnitřní kontrola plnění rozpočtu
1. Rozpočet subjektu Unie je plněn s uplatněním účelné a účinné vnitřní kontroly.
2. Pro účely plnění rozpočtu subjektu Unie se vnitřní kontrolou rozumí postup použitelný na všech úrovních řízení, jehož smyslem je poskytovat přiměřenou jistotu, že bylo dosaženo těchto cílů:
a)
účelnosti, účinnosti a hospodárnosti operací;
b)
spolehlivosti výkazů;
c)
ochrany majetku a informací;
d)
předcházení podvodům a nesrovnalostem, jejich odhalování a nápravy a následných opatření reagujících na tyto podvody a nesrovnalosti;
e)
náležitého řízení rizik souvisejících s legalitou a správností uskutečněných operací s přihlédnutím k víceleté povaze programů a k povaze dotčených plateb.
3. Účelná vnitřní kontrola vychází z osvědčených mezinárodních postupů a zahrnuje zejména:
a)
oddělení úkolů;
b)
vhodné řízení rizik a strategii kontroly zahrnující kontroly na úrovni příjemců finančních prostředků;
c)
zamezení střetu zájmů;
d)
přiměřené auditní stopy a úplnost údajů v datových systémech;
e)
postupy sledování dosažených výsledků a následná opatření reagující na zjištěné nedostatky a výjimky ve vnitřních kontrolách;
f)
pravidelné posuzování řádného fungování systému vnitřní kontroly.
4. Základem účinné vnitřní kontroly je:
a)
provádění vhodné strategie kontroly a řízení rizik koordinované na úrovni příslušných článků kontrolního řetězce;
b)
poskytnutí přístupu k výsledkům provedených kontrol všem příslušným článkům kontrolního řetězce;
c)
případné spoléhání na výroky nezávislého auditora za předpokladu, že kvalita odvedené práce je odpovídající a přijatelná a že práce byla provedena v souladu se schválenými standardy;
d)
včasné uplatňování nápravných opatření, případně včetně uložení odrazujících sankcí;
e)
odstranění několikanásobných kontrol;
f)
zlepšování poměru nákladů a přínosů kontrol.
KAPITOLA 8
Zásada transparentnosti
Článek 31
Zveřejňování účtů, rozpočtů a zpráv
1. Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní a účty se předkládají v souladu se zásadou transparentnosti.
2. Shrnutí rozpočtu subjektu Unie a veškeré opravné rozpočty subjektu Unie přijaté s konečnou platností se zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie do tří měsíců ode dne svého přijetí.
Shrnutí obsahuje pět hlavních příjmových rozpočtových položek, pět hlavních výdajových rozpočtových položek pro správní a operační rozpočet subjektu Unie, plán pracovních míst a odhad počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků. Ve shrnutí jsou uvedeny rovněž údaje za předchozí rok.
3. Rozpočet subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst a opravných rozpočtů subjektu Unie, přijatý s konečnou platností, jakož i uvedení počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků se pro informaci předají Evropskému parlamentu a Radě, Účetnímu dvoru a Komisi a zveřejní se na internetových stránkách dotčeného subjektu Unie do čtyř týdnů ode dne svého přijetí.
4. Subjekt Unie na svých internetových stránkách zpřístupní ve standardní úpravě do 30. června následujícího rozpočtového roku informace o příjemcích finančních prostředků z rozpočtu subjektu Unie, včetně odborníků přijatých podle článku 89, v souladu s čl. 21 odst. 2, 3 a 4 nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (7). Zveřejněné informace musí být snadno dostupné, transparentní a úplné. Při zpřístupnění těchto informací musí být řádně dodrženy požadavky na zachování důvěrnosti a bezpečnosti, zejména pokud je o ochranu osobních údajů stanovenou v nařízení (ES) č. 45/2001.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Sestavování rozpočtu subjektu Unie
Článek 32
Roční a víceleté programy
1. Subjekt Unie vypracuje programový dokument obsahující víceletý a roční program, přičemž zohlední pokyny stanovené Komisí.
2. Víceletý program stanoví:
-
celkové strategické plánování včetně cílů, očekávaných výsledků a ukazatelů výkonnosti,
-
plánování zdrojů včetně víceletého rozpočtu a zaměstnanců.
Plánování zdrojů zahrnuje kvalitativní a kvantitativní informace o lidských zdrojích a rozpočtových záležitostech pro účely podávání zpráv, zejména:
-
pro roky N - 1 a n informace o počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu, jakož i vyslaných národních odborníků,
-
pro rok N - 1 odhad rozpočtových operací ve smyslu článku 97 a informace o věcném plnění poskytnutém hostitelským členským státem subjektu Unie,
-
pro rok N + 1 odhad počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu,
-
pro následující roky orientační rozpočet a plánování personálních zdrojů.
K návrhu plánu lidských zdrojů předá Komise subjektu Unie stanovisko svých příslušných útvarů.
Pokud subjekt Unie stanovisko útvarů Komise plně nezohlední, poskytne Komisi odpovídající vysvětlení.
Plánování prostředků se jednou ročně aktualizuje. Strategické plánování se aktualizuje podle potřeby, a zejména s cílem reagovat na výsledek celkových hodnocení uvedených ve zřizujícím aktu.
3. Roční pracovní program subjektu Unie obsahuje podrobné cíle a předpokládané výsledky včetně ukazatelů výkonnosti. Obsahuje rovněž popis opatření, která mají být financována, a objem finančních a lidských zdrojů, který je na jednotlivá opatření přidělen. Roční pracovní program musí být v souladu s víceletým programem uvedeným v odstavci 1.
Je v něm jasně uvedeno, jaké úkoly subjektu Unie byly ve srovnání s předchozím rozpočtovým rokem přidány, změněny nebo zrušeny.
4. Veškeré podstatné změny ročního pracovního programu se přijímají stejným postupem jako původní pracovní program v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článku 33 tohoto nařízení.
Správní rada může pověřit schvalujícího úředníka subjektu Unie výkonem pravomoci k provedení nepodstatných změn ročního pracovního programu.
Článek 33
Sestavování rozpočtu
1. Rozpočet je sestavován v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu.
2. Subjekt Unie předá Komisi předběžný návrh odhadu svých příjmů a výdajů a obecné zásady, z nichž tento odhad vychází, do 31. ledna každého roku.
3. V souladu s článkem 37 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předá subjekt Unie Komisi, Evropskému parlamentu a Radě odhad svých příjmů a výdajů v souladu se svým zřizujícím aktem.
4. Odhad příjmů a výdajů subjektu Unie obsahuje:
a)
plán pracovních míst, který stanoví počet stálých a dočasných pracovních míst schválených v mezích rozpočtových prostředků, a to podle platových tříd a kategorií;
b)
v případě změny počtu pracovníků na daném pracovním místě odůvodnění požadavků na nová pracovní místa;
c)
čtvrtletní odhad hotovostních plateb a příjmů hotovosti;
d)
informace o dosažení všech cílů dříve stanovených u různých činností. Výsledky hodnocení jsou přezkoumány a použity k prokázání pravděpodobných výhod, které může zvýšení nebo snížení návrhu rozpočtu subjektu Unie přinést ve srovnání s jeho rozpočtem na rok N.
5. Subjekt Unie předá Komisi, Evropskému parlamentu a Radě návrh programového dokumentu uvedeného v článku 32 do 31. ledna každého roku, jakož i všechny pozdější aktualizované verze tohoto dokumentu.
6. V rámci procesu přijímání rozpočtu předá Komise odhad subjektu Unie Evropskému parlamentu a Radě a navrhne výši příspěvku pro subjekt Unie a počet zaměstnanců, který pro něj považuje za nezbytný. Komise stanoví návrh plánu pracovních míst subjektů Unie a odhad počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou navrženy rozpočtové prostředky, jakmile Komise sestaví návrh rozpočtu.
7. Evropský parlament a Rada přijmou plán pracovních míst subjektu Unie a veškeré jeho následné změny v souladu s čl. 38 odst. 1. Plán pracovních míst je zveřejněn v příloze oddílu III („Komise“) rozpočtu.
8. Rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst spolu s programovým dokumentem uvedeným v článku 32 přijímá správní rada. Definitivní podoby nabývají po konečném přijetí rozpočtu, který stanoví výši příspěvku a plán pracovních míst, přičemž rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst jsou v případě potřeby odpovídajícím způsobem upraveny.
9. Aniž jsou dotčeny legislativní postupy pro změnu zřizujícího aktu, Komise při pověřování subjektu Unie novými úkoly předloží Evropskému parlamentu a Radě informace potřebné k posouzení dopadu nových úkolů na zdroje subjektu Unie, aby v případě potřeby přezkoumala jeho financování.
Článek 34
Opravné rozpočty
Veškeré změny rozpočtu subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst, podléhají přijetí opravného rozpočtu stejným postupem jako původní rozpočet subjektu Unie v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článkem 33 tohoto nařízení.
KAPITOLA 2
Skladba a předkládání rozpočtu subjektu Unie
Článek 35
Skladba rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie se skládá z výkazu příjmů a výkazu výdajů.
Článek 36
Rozpočtová nomenklatura
Je-li to opodstatněno povahou činnosti subjektu Unie, musí být výkaz výdajů sestaven podle nomenklatury obsahující rozčlenění podle účelu. Tuto nomenklaturu sestaví subjekt Unie a zřetelně rozlišuje mezi správními prostředky a operačními prostředky.
Článek 37
Předkládání rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie uvádí:
1)
ve výkazu příjmů:
a)
odhadované příjmy subjektu Unie za daný rozpočtový rok (rok „N“);
b)
odhadované příjmy za rok N - 1 a příjmy za rozpočtový rok N - 2;
c)
patřičné poznámky ke každé příjmové položce;
2)
ve výkazu výdajů:
a)
prostředky na závazky a na platby za rok N;
b)
prostředky na závazky a na platby za rok N - 1 a výdaje přidělené na závazky a výdaje uskutečněné v rozpočtovém roce N - 2, přičemž uskutečněné výdaje se vyjadřují také jako procentní podíl rozpočtu subjektu Unie pro rok N;
c)
souhrnný výkaz časového rozpisu plateb v následujících rozpočtových rocích určených ke splnění rozpočtových závazků přijatých v předchozích rozpočtových rocích;
d)
patřičné poznámky ke každé úrovni dělení.
Článek 38
Pravidla pro plány pracovních míst
1. Plán pracovních míst uvedený v článku 33 obsahuje vedle počtu pracovních míst schváleného pro daný rozpočtový rok počet pracovních míst schválený pro předchozí rozpočtový rok a počet skutečně obsazených pracovních míst. Tento počet představuje pro subjekt Unie absolutní mez. Nad rámec stanovené meze nesmí být provedeno žádné jmenování.
Kromě platových tříd AD 16, AD 15, AD 14 a AD 13 však správní rada může učinit v plánu pracovních míst změny do výše 10 % počtu schválených pracovních míst při splnění těchto podmínek:
a)
není ovlivněn objem prostředků pro zaměstnance za celý rozpočtový rok;
b)
není překročena mez celkového počtu pracovních míst schválená plánem pracovních míst;
c)
subjekt Unie se zúčastnil srovnávání s jinými subjekty Unie v rámci prověrky stavu zaměstnanců uspořádané Komisí.
2. Odchylně od odst. 1 druhého pododstavce mohou být účinky činnosti na částečný pracovní úvazek, která byla v souladu se služebním řádem povolena orgánem oprávněným ke jmenování, vyváženy provedením jiných jmenování. Požaduje-li zaměstnanec odnětí povolení před uplynutím dohodnuté doby, přijme subjekt Unie vhodná opatření k tomu, aby mez uvedená v odst. 1 druhém pododstavci písm. b) byla dodržena co nejdříve.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU SUBJEKTU UNIE
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 39
Plnění rozpočtu v souladu se zásadou řádného finančního řízení
1. Ředitel vykonává povinnosti schvalující osoby. Plní příjmy a výdaje rozpočtu v souladu s finančními pravidly subjektu Unie a zásadou řádného finančního řízení na vlastní odpovědnost a v mezích schválených prostředků.
2. Aniž je dotčena odpovědnost schvalující osoby, pokud jde o předcházení podvodům a nesrovnalostem a jejich odhalování, subjekt Unie se v oblasti předcházení podvodům podílí na činnosti Evropského úřadu pro boj proti podvodům.
Článek 40
Pověření výkonem pravomocí při plnění rozpočtu
1. Ředitel může pověřit zaměstnance subjektu Unie, na které se vztahuje služební řád, výkonem pravomocí při plnění rozpočtu za podmínek stanovených ve finančních pravidlech subjektu Unie přijatých správní radou. Pověřené osoby smějí jednat pouze v mezích pravomocí, jejichž výkonem byly výslovně pověřeny.
2. Pověřená osoba může výkonem nabytých pravomocí dále pověřit jinou osobu za podmínek stanovených v prováděcích pravidlech k tomuto nařízení uvedených v článku 114. Ke každému dalšímu pověření je nutný výslovný souhlas ředitele.
Článek 41
Střet zájmů
1. Účastníci finančních operací ve smyslu kapitoly 2 této hlavy a jiné osoby podílející se na plnění rozpočtu a na jeho správě, včetně přípravy na tuto činnost, na auditu nebo na kontrole se zdrží jakéhokoli jednání, jež by mohlo uvést jejich zájmy do střetu se zájmy subjektu Unie.
Pokud toto riziko existuje, upustí dotčená osoba od takového jednání a předloží věc příslušnému orgánu, který vydá písemné potvrzení o tom, zda střet zájmů existuje. Pokud se střet zájmů zjistí, dotčená osoba ukončí v dané věci veškerou svou činnost. Příslušný orgán učiní veškeré další vhodné kroky.
2. Pro účely odstavce 1 ke střetu zájmů dochází, je-li z rodinných důvodů, z důvodů citových vazeb, z důvodů politické nebo národní spřízněnosti, z důvodů hospodářského zájmu nebo z důvodů jiného společného zájmu s příjemcem finančních prostředků ohrožen nestranný a objektivní výkon funkcí účastníka finančních operací nebo jiné osoby podle odstavce 1.
3. Příslušný orgán uvedený v odstavci 1 je přímým nadřízeným dotčeného zaměstnance. Je-li tímto zaměstnancem ředitel, je příslušným orgánem správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
4. Subjekt Unie přijme pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů.
Článek 42
Způsob plnění rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie plní ředitel v útvarech, které spadají pod jeho pravomoc.
2. Ukáže-li se to nezbytným, lze externím soukromoprávním subjektům smluvně svěřit úkoly technického poradenství a správní, přípravné nebo doplňující úkoly, které nezahrnují ani výkon veřejné moci, ani použití pravomoci volného uvážení.
KAPITOLA 2
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Zásada oddělení funkcí
Článek 43
Oddělení funkcí
Funkce schvalující osoby a účetního jsou oddělené a vzájemně neslučitelné.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 44
Pravomoci a povinnosti schvalující osoby
1. Schvalující osoba je odpovědná za plnění příjmů a výdajů v souladu se zásadou řádného finančního řízení a za zajišťování souladu s požadavky legality a správnosti.
2. Pro účely odstavce 1 schvalující osoba v souladu s minimálními standardy přijatými správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou na základě rovnocenných standardů, které stanoví Komise pro své útvary, a s náležitým ohledem na rizika spojená s prostředím řízení a povahou financovaných akcí zavede organizační strukturu a systémy vnitřní kontroly, které jsou vhodné pro plnění jejích úkolů.
Vytvoření takové struktury a systémů vychází z komplexní analýzy rizik, která zohledňuje jejich nákladovou efektivitu.
Schvalující osoba může v rámci svých útvarů zřídit funkci odborných poradců, kteří jí budou nápomocni při kontrole rizik souvisejících s jejími činnostmi.
3. K plnění výdajů přijímá schvalující osoba rozpočtové i právní závazky, potvrzuje výdaje, schvaluje platby a provádí předběžné úkony nezbytné pro vynakládání prostředků.
4. Plnění příjmů zahrnuje sestavení odhadů pohledávek, stanovení inkasních nároků a vydávání inkasních příkazů. Případně zahrnuje vzdání se stanovených nároků.
5. Schvalující osoba uchovává podklady týkající se uskutečněných operací po dobu pěti let ode dne rozhodnutí o udělení absolutoria za plnění rozpočtu subjektu Unie. Osobní údaje uvedené v podkladech se pokud možno vymažou, nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. V každém případě se pro uchovávání provozních údajů použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 45
Kontroly ex ante
1. U každé operace uvedené v článku 44 se provede alespoň kontrola ex ante, která je založena na dokumentární prověrce a na dostupných výsledcích již provedených kontrol a týká se provozních a finančních hledisek dané operace.
Předmětem kontrol ex ante je zahájení a ověření operace.
2. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu subjektu Unie, jež provádějí schvalující osoby uvedené v článcích 33 a 34.
3. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí schvalující osoba, aby ověřila provozní a finanční hlediska dané operace.
4. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici. Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje odpovědná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku nákladové efektivity. V případě pochybností si odpovědná schvalující osoba k potvrzení příslušné platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a jejich soulad s platnými předpisy;
b)
uplatnění zásady řádného finančního řízení stanovené v článku 29.
Pro účely kontrol může schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
5. Ověření určité operace provádějí jiní zaměstnanci než ti, kteří ji zahájili. Zaměstnanci, kteří provádějí ověření, nesmějí být podřízenými zaměstnanců, kteří operaci zahájili.
Článek 46
Kontroly ex post
1. Pověřená schvalující osoba může zavést kontroly ex post za účelem ověření operací, které již byly schváleny na základě kontrol ex ante. V závislosti na míře rizika mohou být takové kontroly prováděny na vzorku.
2. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Kontroly ex post prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu subjektu Unie prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v čl. 45 odst. 4.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. Schvalující osoba přijímá opatření k řešení těchto problémů.
Analýza rizik uvedená v odstavci 1 se přezkoumává na základě výsledků kontrol a jiných relevantních informací.
U víceletých programů stanoví schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
3. Kontroly ex ante nesmějí provádět zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post. Zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post nesmějí být podřízeni zaměstnancům odpovědným za kontroly ex ante.
Pokud schvalující osoba provádí v rámci kontrol ex post finanční audity příjemců grantu, používá jasná, důsledná a transparentní auditní pravidla a dodržuje práva subjektu Unie i auditovaného subjektu.
4. Zaměstnanci odpovědní za kontrolu řízení finančních operací uvedených v odstavci 3 musí mít nezbytné odborné znalosti. Dodržují zvláštní kodex profesních standardů, který přijal subjekt Unie a který vychází ze standardů, jež přijala Komise pro své vlastní útvary.
Článek 47
Souhrnná výroční zpráva o činnosti
1. Schvalující osoba podává správní radě zprávu o plnění svých povinností ve formě výroční zprávy o činnosti, která obsahuje:
a)
informace o:
-
provádění ročního pracovního programu subjektu a plnění jeho rozpočtu a plánu personálních zdrojů uvedeného v článku 38,
-
systémech řízení a vnitřní kontroly včetně shrnutí počtu a typu interních auditů, které provedl interní auditor, útvarů interního auditu, vydaných doporučení a opatření přijatých na základě těchto doporučení a doporučení vydaných v předchozích letech, jak je uvedeno v článcích 82 a 83,
-
veškerých připomínkách Účetního dvora a opatřeních přijatých na základě těchto připomínek,
-
účetních závěrkách a zprávách o rozpočtovém a finančním řízení, aniž jsou dotčeny články 92, 96 a 97;
b)
prohlášení schvalující osoby, že není-li uvedeno jinak ve výhradách týkajících se vymezených oblastí příjmů a výdajů, má přiměřenou jistotu, že:
-
údaje obsažené ve zprávě podávají věrný a poctivý obraz skutečnosti,
-
zdroje vyčleněné na činnosti popsané ve zprávě byly použity ke stanovenému účelu a v souladu se zásadou řádného finančního řízení,
-
zavedené kontrolní postupy poskytují nezbytné záruky legality a správnosti uskutečněných operací.
Souhrnná výroční zpráva o činnosti uvádí výsledky operací vzhledem ke stanoveným cílům, rizika spojená s těmito operacemi, využití zdrojů, které byly k dispozici, a účinnost a účelnost systémů vnitřní kontroly, včetně celkového zhodnocení nákladů a přínosů kontrol.
Souhrnná výroční zpráva se předkládá k posouzení správní radě.
2. Do 1. července každého roku předá správní rada souhrnnou výroční zprávu o činnosti spolu s jejím posouzením Účetnímu dvoru, Komisi, Evropskému parlamentu a Radě.
3. Ve zřizujícím aktu mohou být v řádně odůvodněných případech stanoveny dodatečné požadavky na podávání zpráv, zejména vyžaduje-li si to povaha oblasti, v níž subjekt působí.
Článek 48
Ochrana finančních zájmů Unie
1. Pokud se zaměstnanec pověřený finančním řízením a kontrolou operací domnívá, že rozhodnutí, které má na žádost nadřízeného učinit nebo schválit, vykazuje nesrovnalost nebo porušuje zásady řádného finančního řízení nebo profesní pravidla, která tento zaměstnanec musí dodržovat, uvědomí o tom písemně ředitele, který mu písemně odpoví. Pokud ředitel nepřijme žádná opatření nebo potvrdí počáteční rozhodnutí či pokyny a pokud se zaměstnanec domnívá, že toto potvrzení není dostatečnou reakcí na jeho obavy, zaměstnanec o tom písemně informuje příslušnou komisi uvedenou v čl. 54 odst. 5 a správní radu.
2. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které by mohly poškodit zájmy Unie, zaměstnanec uvědomí orgány a subjekty určené platnými právními předpisy. Smlouvy s externími auditory provádějícími audity finančního řízení subjektu Unie musí obsahovat povinnost externího auditora informovat schvalující osobu o jakékoli podezřelé činnosti, podvodu nebo korupci, které by mohly poškodit zájmy Unie.
Článek 49
Pověření plněním rozpočtu
Je-li výkonem pravomocí při plnění rozpočtu pověřena nebo dále pověřena jiná osoba v souladu s článkem 40, použije se na pověřenou nebo dále pověřenou schvalující osobu obdobně čl. 44 odst. 1, 2 a 3.
Oddíl 3
Účetní
Článek 50
Pravomoci a povinnosti účetního
1. Správní rada jmenuje účetního, na kterého se vztahuje služební řád a který je při výkonu svých povinností zcela nezávislý. V subjektu Unie účetní odpovídá za:
a)
řádné provádění plateb, vybírání příjmů a inkaso stanovených pohledávek;
b)
přípravu a předkládání účetní závěrky v souladu s hlavou IX;
c)
vedení účtů v souladu s hlavou IX;
d)
zavedení účetních pravidel v souladu s hlavou IX a účtové osnovy v souladu s ustanoveními přijatými účetním Komise;
e)
stanovení a validaci účetních systémů a případně validaci systémů stanovených schvalující osobou a určených k poskytnutí nebo odůvodňování účetních údajů; v tomto ohledu je účetní zmocněn kdykoli ověřovat dodržování kritérií pro validaci;
f)
správu pokladny.
2. Dva nebo více subjektů Unie může jmenovat téhož účetního.
Subjekty Unie se mohou rovněž dohodnout s Komisí, že účetní Komise jedná zároveň jako účetní subjektu Unie.
Subjekty Unie mohou rovněž účetnímu Komise svěřit část úkolů účetního subjektu Unie s ohledem na analýzu nákladů a přínosů uvedenou v článku 29.
V případech uvedených v tomto pododstavci přijmou nezbytná opatření k tomu, aby zamezily jakémukoli střetu zájmů.
3. Účetní získává od schvalující osoby veškeré informace, které jsou nezbytné k sestavování účetních závěrek poskytujících věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie a plnění rozpočtu. Schvalující osoba zaručuje spolehlivost těchto informací.
4. Než ředitel přijme účetní závěrku, schválí ji nejprve účetní, který osvědčí, že účetní závěrka s přiměřenou jistotou poskytuje věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie.
Za účelem prvního pododstavce účetní ověří, že účetní závěrka byla zpracována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a že do ní byly zaznamenány veškeré příjmy a výdaje.
Schvalující osoba poskytne veškeré informace, které účetní ke splnění svých povinností potřebuje.
Schvalující osoby nesou i nadále plnou odpovědnost za řádné využívání finančních prostředků, které spravují, za legalitu a správnost výdajů uskutečněných v jejich pravomoci a za úplnost a přesnost údajů předaných účetnímu.
5. Účetní má pravomoc provést kontrolu obdržených informací a jakoukoli další kontrolu, již považuje za nezbytnou ke schválení účetní závěrky.
V případě potřeby vznese účetní výhrady a přesně vysvětlí jejich povahu a rozsah.
6. S výhradou odstavce 7 tohoto článku a článku 51 je účetní jako jediný oprávněn spravovat hotovost a ekvivalenty hotovosti. Účetní odpovídá za jejich úschovu.
7. Účetní může při plnění svých povinností pověřit některými úkoly podřízené zaměstnance, na které se vztahuje služební řád, je-li to ke splnění jeho povinností nezbytné.
8. Úkoly, práva a povinnosti svěřené pověřeným osobám jsou stanoveny v pověřovacím aktu.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 51
Zálohové účty
Ukáže-li se to nezbytným, mohou být pro platby malých částek a výběr jiných příjmů uvedených v článku 6 zřízeny zálohové účty. Finanční prostředky na zálohové účty poskytuje účetní a jejich vedením jsou pověřeni jím jmenovaní správci zálohových účtů.
Maximální výši každého výdaje nebo příjmu, kterou může správce zálohových účtů vyplatit třetím osobám, nesmí přesáhnout 60 000 EUR, přičemž každý subjekt Unie tuto výši upřesní pro jednotlivé položky výdajů a příjmů. Platby ze zálohových účtů je možné provádět bankovním převodem, včetně systému přímého inkasa uvedeného v čl. 74 odst. 1, šekem nebo jiným způsobem v souladu s pokyny stanovenými účetním.
KAPITOLA 3
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 52
Odnětí pověření uděleného účastníkům finančních operací a jejich zbavení povinností
1. Pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám může orgán, který je jmenoval, dočasně nebo s konečnou platností jejich pověření nebo další pověření kdykoli odejmout. Schvalující osoba může svůj souhlas s určitým dalším pověřením kdykoli odvolat.
2. Účetní nebo správce zálohových účtů nebo oba mohou být dočasně nebo s konečnou platností kdykoli zbaveni svých povinností správní radou. V takovém případě správní rada jmenuje prozatímního účetního.
3. Odstavci 1 a 2 nejsou dotčena žádná disciplinární opatření přijatá vůči účastníkům finančních operací, kteří jsou v těchto odstavcích uvedeni.
Článek 53
Odpovědnost účastníků finančních operací za protiprávní jednání, podvod nebo korupci
1. Články 52 až 56 není dotčena trestní odpovědnost, kterou mají účastníci finančních operací uvedení v článku 52 za podmínek stanovených použitelným vnitrostátním právem a platnými předpisy týkajícími se ochrany finančních zájmů Unie a boje proti korupci úředníků Unie a úředníků členských států.
2. Aniž jsou dotčeny články 54, 55 a 56, nese každá schvalující osoba, účetní či správce zálohových účtů disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které mohou poškodit zájmy Unie, je věc předložena orgánům a subjektům určeným platnými právními předpisy, zejména Evropskému úřadu pro boj proti podvodům.
Oddíl 2
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
Článek 54
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
1. Schvalující osoba nese finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem.
2. Finanční odpovědnost se uplatní zejména v případě, kdy schvalující osoba úmyslně nebo z hrubé nedbalosti:
a)
stanoví inkasní nárok, vydá inkasní příkaz, přidělí výdaj na závazek nebo podepíše platební příkaz v rozporu s tímto nařízením a případně s prováděcími pravidly k finančnímu nařízení subjektu Unie;
b)
opomene vystavit doklad o stanovení pohledávky nebo opomene vydat inkasní příkaz nebo zdrží jeho vydání nebo zdrží vydání platebního příkazu, a tím způsobí soukromoprávní odpovědnost subjektu Unie vůči třetím osobám.
3. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že rozhodnutí, které má učinit, vykazuje nesrovnalost nebo je v rozporu se zásadou řádného finančního řízení, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil. Pokud orgán, který ji pověřil, vydá písemně odůvodněný příkaz k přijetí uvedeného rozhodnutí, je tato pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zproštěna odpovědnosti.
4. V případě pověření je schvalující osoba nadále odpovědná za účinnost a účelnost zavedených vnitřních systémů řízení a kontroly a za výběr pověřené schvalující osoby.
5. Zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí v souladu s čl. 73 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vykonává stejné pravomoci vůči subjektu Unie jako vůči útvarům Komise, ledaže správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada rozhodne zřídit funkčně nezávislou odbornou komisi nebo se podílet na práci společné komise zřízené více orgány. V případech předložených subjekty Unie platí, že zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí, obsahuje jednoho zaměstnance subjektu Unie.
Na základě stanoviska komise uvedené v prvním pododstavci rozhodne ředitel o zahájení disciplinárního řízení nebo řízení z důvodu finanční odpovědnosti. Pokud komise odhalí systémové problémy, podá schvalující osobě a internímu auditorovi Komise zprávu s doporučeními. Pokud se stanovisko týká ředitele, komise tuto zprávu podá správní radě a internímu auditorovi Komise. Ředitel ve své výroční zprávě o činnosti na stanoviska komise anonymně odkáže a uvede, jaká opatření na jejich základě přijal.
6. Po každém zaměstnanci může být požadováno, aby zcela nebo zčásti nahradil škodu, která subjektu Unie vznikne v důsledku závažného pochybení, kterého se dopustí při plnění nebo v souvislosti s plněním svých povinností. Po splnění náležitostí stanovených ve služebním řádu v disciplinární oblasti přijme orgán oprávněný ke jmenování odůvodněné rozhodnutí.
Oddíl 3
Pravidla vztahující se na účetní a správce zálohových účtů
Článek 55
Pravidla vztahující se na účetní
Účetní nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku nebo dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
neoprávněnou změnu na bankovních účtech nebo poštovních žirových účtech;
c)
inkaso nebo platbu částek, které neodpovídají částkám na odpovídajících inkasních nebo platebních příkazech;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
Článek 56
Pravidla vztahující se na správce zálohových účtů
Správce zálohových účtů nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku a dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
nemožnost doložit platby, které provedl, řádnými podklady;
c)
uskutečnění platby ve prospěch jiných osob než oprávněných příjemců těchto plateb;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
KAPITOLA 4
Příjmové operace
Článek 57
Žádost o platbu
Subjekt Unie podává Komisi žádosti o vyplacení celého příspěvku Unie nebo jeho části podle čl. 19 odst. 6 za podmínek a v intervalech dohodnutých s Komisí.
Článek 58
Nakládání s úroky
Úroky plynoucí z finančních prostředků, které Komise vyplatí subjektu Unie formou příspěvku, nejsou splatné do rozpočtu.
Článek 59
Odhady pohledávek
1. Jakmile má schvalující osoba dostatečné a spolehlivé informace k opatření nebo situaci, z nichž může subjektu Unie vzniknout pohledávka, provede odhad této pohledávky.
2. Schvalující osoba odhad pohledávky upraví, jakmile se dozví o skutečnosti, která mění opatření nebo situaci, na jejichž základě byl odhad proveden.
Při vystavení inkasního příkazu v souvislosti s opatřením či situací, na jejichž základě byl odhad pohledávky proveden, schvalující osoba tento odhad upraví o odpovídající částku.
Je-li inkasní příkaz vystaven na stejnou částku jako původní odhad pohledávky, sníží se tento odhad na nulu.
Článek 60
Stanovení pohledávky
1. Stanovení pohledávky je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje, zda dluh existuje;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši dluhu;
c)
ověřuje podmínky splatnosti dluhu.
2. Veškeré pohledávky identifikované jako jisté, o stanovené pevné částce a splatné se stanovují inkasním příkazem předloženým účetnímu a výzvou k úhradě zaslanou dlužníku, přičemž obojí vystavuje schvalující osoba.
3. Neoprávněně vyplacené částky musí být získány zpět.
4. Veškeré dluhy neuhrazené ke dni splatnosti stanovenému ve výzvě k úhradě jsou úročeny v souladu s nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
5. V náležitě odůvodněných případech mohou být některé běžné příjmy stanoveny předběžně. Předběžné stanovení se vztahuje na více inkasních operací, jejichž výši proto není třeba stanovovat samostatně. Před koncem rozpočtového roku upraví schvalující osoba předběžně stanovené pohledávky, aby zajistila, že jejich výše odpovídá skutečně stanoveným pohledávkám.
Článek 61
Schválení inkasa
Schválení inkasa je úkon, kterým schvalující osoba vystavením inkasního příkazu vydává pokyn účetnímu, aby inkasoval pohledávku, kterou schvalující osoba stanovila.
Článek 62
Pravidla pro inkaso
1. Účetní jedná na základě inkasních příkazů k pohledávkám řádně stanoveným schvalující osobou. Zajistí s náležitou pečlivostí, aby subjekt Unie obdržel své příjmy a aby byla zachována jeho práva.
2. Pokud nebyla částka skutečně inkasována v den splatnosti uvedený ve výzvě k úhradě, uvědomí o tom účetní schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup k provedení inkasa jakýmikoli právními prostředky, případně včetně započtení, a není-li to možné, vymožením pohledávky.
3. Účetní inkasuje částky započtením proti případným odpovídajícím pohledávkám dlužníka vůči subjektu Unie. Tyto pohledávky musí být jisté, o stanovené pevné částce a splatné.
4. Pokud schvalující osoba hodlá zcela nebo zčásti upustit od inkasa stanovené pohledávky, ujistí se, že toto upuštění je v pořádku a je v souladu se zásadami řádného finančního řízení a proporcionality. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být odůvodněno. Schvalující osoba může rozhodnutím o upuštění od inkasa pověřit jinou osobu pouze u pohledávek nižších než 5 000 EUR.
V rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být uvedeno, jaká opatření byla k provedení inkasa přijata, a právní a skutkový stav, z něhož toto rozhodnutí vychází.
5. Schvalující osoba stanovenou pohledávku zcela nebo zčásti zruší, vede-li odhalení chyby ke zjištění, že pohledávka nebyla stanovena správně. Zrušení se provádí řádně odůvodněným rozhodnutím schvalující osoby.
Článek 63
Náležitosti inkasa
1. Po skutečném inkasu splatné pohledávky provede účetní zápis do účtů a uvědomí schvalující osobu.
2. Na všechny platby v hotovosti účetnímu je vydáno potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 64
Dodatečná platební lhůta
1. Ve spolupráci se schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže k zaplacení úroků se sazbou stanovenou v článku 83 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 za celé dodatečně povolené období počínaje lhůtou uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b) nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
b)
v zájmu ochrany práv subjektu Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní subjektu Unie akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistota uvedená v prvním pododstavci písm. b) může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby, které schválí účetní subjektu Unie.
2. Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka od požadavku na složení jistoty podle prvního pododstavce písm. b) upustit, dojde-li k názoru, že dlužník je ochoten a schopen platbu v dodatečné lhůtě uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 65
Seznam nároků
1. Účetní vede seznam dlužných částek, jež mají být inkasovány. Nároky subjektu Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní rovněž uvede rozhodnutí o upuštění nebo částečném upuštění od inkasa stanovených částek. Tento seznam se připojí ke zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
2. Subjekt Unie vypracuje seznam svých nároků s uvedením jmen dlužníků a výše dluhu v případech, kdy byla úhrada dluhu nařízena pravomocným soudním rozhodnutím a kdy po dobu jednoho roku od jeho vynesení nebyla uskutečněna žádná úhrada nebo žádná významná úhrada. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků subjektu Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje zejména význam dané částky.
Článek 66
Promlčecí lhůta
Nároky subjektu Unie vůči třetím osobám a nároky třetích osob vůči subjektu Unie se promlčují po pěti letech.
Článek 67
Zvláštní ustanovení o poplatcích
Pokud subjekt Unie vybírá poplatky uvedené v čl. 6 odst. 1 písm. a), provede se na začátku každého rozpočtového roku celkový předběžný odhad těchto poplatků.
Jsou-li tyto poplatky zcela stanoveny na základě právních předpisů nebo rozhodnutí správní rady, může schvalující osoba upustit od vydání inkasního příkazu a rovnou vystavit výzvu k úhradě poté, co stanoví výši pohledávky. V tomto případě jsou uvedeny všechny podrobnosti týkající se nároku subjektu Unie. Účetní vede seznam všech výzev k úhradě a uvede počet těchto výzev a celkovou částku ve zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
Používá-li subjekt Unie samostatný systém fakturace, zaznamenává účetní pravidelně, nejméně však jednou měsíčně úhrnnou částku poplatků přijatou do účetnictví.
Subjekt Unie poskytne služby na základě úkolů, které mu byly svěřeny, teprve poté, co byly odpovídající poplatky uhrazeny v plné výši. Ve výjimečných případech však může být služba poskytnuta i bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku. V případech, kdy byla služba poskytnuta bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku, se použijí články 60 až 66.
KAPITOLA 5
Výdajové operace
Článek 68
Rozhodnutí o financování
1. Každý výdaj musí být přidělen na závazek, potvrzen, schválen a zaplacen.
2. Každému přidělení výdajů na závazek musí předcházet rozhodnutí o financování.
3. Roční pracovní program subjektu Unie se považuje za rozhodnutí o financování u činností, na které se vztahuje, za předpokladu, že jsou v něm jasně uvedeny prvky stanovené v čl. 32 odst. 3.
4. Správní prostředky mohou být vynakládány bez předchozího rozhodnutí o financování.
Článek 69
Druhy závazků
1. Rozpočtový závazek je operace, kterou se vyhrazují prostředky nutné k pokrytí následných úhrad sloužících ke splnění právních závazků.
2. Právní závazek je úkon, kterým schvalující osoba zakládá nebo stanovuje povinnost, ze které vyplývá zatížení rozpočtu.
3. Rozpočtové závazky spadají do jedné z těchto tří skupin:
a)
individuální: rozpočtový závazek je individuální, pokud je určen příjemce grantu i částka výdajů;
b)
souhrnné: rozpočtový závazek je souhrnný, pokud alespoň jeden z prvků potřebných k identifikaci individuálního závazku není určen;
c)
předběžné: rozpočtový závazek je předběžný, pokud je určen ke krytí běžných správních výdajů a buď částka, nebo koneční příjemci nejsou s konečnou platností určeni.
Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením jednoho nebo více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo přímo platbami v některých výjimečných případech týkajících se výdajů na zaměstnance.
4. Rozpočtové závazky na akce, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mohou být rozloženy do ročních splátek, pouze pokud tak stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo pokud se týkají správních výdajů.
Článek 70
Pravidla vztahující se na závazky
1. U všech opatření, která mohou vést k výdajům k tíži rozpočtu subjektu Unie, musí schvalující osoba před uzavřením právního závazku vůči třetí osobě přijmout rozpočtový závazek.
2. Povinnost přijmout rozpočtový závazek před přijetím právního závazku uvedená v odstavci 1 se nevztahuje na právní závazky přijaté po vyhlášení krizové situace v rámci plánu kontinuity provozu v souladu s postupy, které subjekt Unie přijal.
3. Souhrnné rozpočtové závazky pokrývají celkové náklady odpovídajících individuálních právních závazků uzavřených do 31. prosince roku N + 1.
S výhradou čl. 69 odst. 4 a čl. 87 odst. 2 musí být individuální právní závazky, které se vztahují k individuálním nebo předběžným rozpočtovým závazkům, přijaty do 31. prosince roku N.
Na konci období uvedených v prvním a druhém pododstavci zruší schvalující osoba nevyužitý zůstatek těchto rozpočtových závazků.
Částku každého individuálního právního závazku, která vyplývá ze souhrnného rozpočtového závazku, před podpisem zaznamená schvalující osoba do rozpočtových účtů a zaúčtuje k souhrnnému rozpočtovému závazku.
4. Rozpočtové a právní závazky zaznamenané v souvislosti s akcemi, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mají s výjimkou výdajů na zaměstnance lhůtu pro plnění stanovenou v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Části těchto závazků, které nejsou uplatněny do šesti měsíců po uplynutí lhůty uvedené v prvním pododstavci tohoto odstavce, se zruší podle článku 16.
Částka rozpočtového závazku odpovídající právnímu závazku, u nějž nebyla provedena žádná platba ve smyslu článku 75 do dvou let od podpisu právního závazku, se zrušuje, kromě případů, kdy je tato částka předmětem soudního nebo rozhodčího řízení nebo kdy jsou v odvětvových pravidlech stanovena zvláštní ustanovení.
Článek 71
Kontrola závazků
1. Při přijímání rozpočtového závazku se schvalující osoba ujistí, že:
a)
výdaj byl přiřazen ke správnému bodu rozpočtu subjektu Unie;
b)
prostředky jsou k dispozici;
c)
výdaj je v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
d)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
2. Při zaznamenávání právního závazku se schvalující osoba předtím, než připojí svůj vlastnoruční nebo elektronický podpis, ujistí, že:
a)
závazek je kryt odpovídajícím rozpočtovým závazkem;
b)
výdaj je legální a řádný a v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
c)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
Článek 72
Potvrzení výdaje
Potvrzení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje existenci věřitelova nároku;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši pohledávky;
c)
ověřuje podmínky splatnosti pohledávky.
Článek 73
Potvrzování výdajů a forma doložky „předáno k platbě“
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Dříve než schvalující osoba rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že tato kontrola byla provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje se provádí podpisem doložky „předání k platbě“ schvalující osobou.
4. V jiném než počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu razítka s podpisem schvalující osoby.
V počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu potvrzení s osobním heslem schvalující osoby.
Článek 74
Schválení výdaje
1. Schválení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba po ověření, že jsou prostředky k dispozici, vydá vystavením platebního příkazu pokyn účetnímu, aby uhradil částku výdaje, kterou schvalující osoba potvrdila.
Jestliže se v souvislosti s poskytnutými službami včetně pronájmu nebo dodání zboží provádějí pravidelné platby, může schvalující osoba na základě vlastní analýzy rizik nařídit použití systému přímého inkasa.
2. Schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu. Podklady schvalující osoba uchovává v souladu s čl. 44 odst. 5.
3. Platební příkaz postoupený účetnímu je případně doprovázen dokladem o tom, že majetek byl zapsán do inventárního soupisu uvedeného v čl. 106 odst. 1.
Článek 75
Druhy plateb
1. Platbu lze provést, pouze je-li prokázáno, že odpovídající akce byla provedena v souladu se základním právním aktem, smlouvou nebo dohodou o grantu; platba přitom zahrnuje jednu nebo více z těchto operací:
a)
platbu celé dlužné částky;
b)
platbu dlužné částky některým z těchto způsobů:
1)
předběžným financováním, jež může být rozloženo do několika plateb po podpisu smlouvy nebo grantové dohody nebo po obdržení rozhodnutí o udělení grantu;
2)
jednou nebo více průběžnými platbami jako protiplnění za částečné provedení akce;
3)
výplatou zůstatku dlužných částek, pokud je akce provedena v plném rozsahu.
Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze je rozdělit do více plateb v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
2. Platby uvedené v odstavci 1 se v rozpočtovém účetnictví rozlišují podle druhu a zaznamenávají se k okamžiku, ke kterému byla každá platba uskutečněna.
Článek 76
Platby omezené na dostupné finanční prostředky
Platbu výdajů provádí účetní v mezích dostupných finančních prostředků.
Článek 77
Lhůty pro výdaje
Platby výdajů se provádějí ve lhůtách stanovených v nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 a v souladu s těmito nařízeními.
KAPITOLA 6
Systémy informačních technologií
Článek 78
Elektronické řízení operací
Jsou-li příjmové a výdajové operace řízeny počítačovými systémy, mohou být dokumenty podepisovány digitálně nebo elektronicky.
Článek 79
Elektronická správa (e-Government)
Subjekt Unie vypracuje a uplatňuje jednotné standardy pro elektronickou výměnu informací se třetími osobami účastnícími se zadávacích řízení a řízení o udělení grantu. Zejména pak, nakolik je to možné, navrhne a uplatňuje řešení pro předkládání, uchovávání a zpracovávání údajů poskytnutých v rámci řízení o udělení grantu a zadávacích řízení a za tímto účelem vytvoří pro potenciální žadatele, zájemce a uchazeče jediný prostor pro výměnu elektronických údajů.
Článek 80
Řádná správa
1. Schvalující osoba bez odkladu vyhlásí nutnost poskytnout průkazné materiály nebo doklady, jejich formu a požadovaný obsah a případně i orientační harmonogram pro dokončení zadávacího řízení.
2. Pokud žadatel nebo uchazeč v důsledku zjevné administrativní chyby opomene předložit průkazné materiály nebo poskytnout vyjádření, hodnotící výbor nebo případně schvalující osoba jej požádá, kromě řádně odůvodněných případů, aby k podkladům poskytl chybějící informace či podal vysvětlení. Tyto informace či vysvětlení nesmějí podstatně měnit návrh ani podmínky nabídkového řízení.
Článek 81
Údaje o opravných prostředcích
Dotýká-li se procesní akt schvalující osoby nepříznivě práv žadatele nebo uchazeče, příjemce grantu nebo zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, musí obsahovat údaje o dostupných správních nebo soudních opravných prostředcích, kterými je možné tento akt napadnout.
Musí být uvedena zejména povaha opravných prostředků, orgán nebo orgány, jimž se podávají, a lhůty pro jejich uplatnění.
KAPITOLA 7
Interní auditor
Článek 82
Jmenování a pravomoci a povinnosti interního auditora
1. Subjekt Unie zřídí funkci interního auditora, která je vykonávána v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
2. Funkci interního auditora vykonává interní auditor Komise. Interním auditorem nesmí být schvalující osoba ani účetní subjektu Unie ani Komise.
3. Interní auditor radí subjektu Unie v otázkách rizik tím, že vydává nezávislá stanoviska ke kvalitě systémů řízení a kontroly a doporučení ke zlepšení podmínek provádění operací a k podpoře řádného finančního řízení.
Interní auditor odpovídá zejména za:
a)
posuzování vhodnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a výkonu útvarů při provádění programů a akcí s ohledem na rizika s nimi spojená;
b)
posuzování účinnosti a účelnosti systémů vnitřní kontroly a auditu použitelných na každou operaci plnění rozpočtu subjektu Unie.
4. Interní auditor vykonává své úkoly ve vztahu ke všem činnostem a útvarům subjektu Unie. Interní auditor má úplný a neomezený přístup ke všem informacím potřebným k výkonu svých úkolů.
5. Interní auditor vezme na vědomí souhrnnou výroční zprávu schvalující osoby o činnosti i ostatní získané informace.
6. Interní auditor podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Interní auditor podává zprávu i v kterémkoli z těchto případů:
-
nebyla zohledněna kritická rizika a doporučení,
-
provádění doporučení z minulých let je významně zpožděno.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení auditu prováděna. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada přezkoumá informace uvedené v čl. 47 odst. 1 písm. a), jakož i úplné a včasné provedení doporučení.
7. Subjekt Unie zpřístupní kontaktní údaje interního auditora všem fyzickým či právnickým osobám zapojeným do výdajových operací, aby se na interního auditora mohly obracet důvěrně.
8. Zprávy a zjištění interního auditora jsou veřejně dostupné až poté, co interní auditor schválí opatření přijatá k jejich provedení.
Článek 83
Nezávislost interního auditora
Nezávislost interního auditora, jeho odpovědnost za opatření přijatá při výkonu jeho povinností a právo interního auditora podávat žaloby u Soudního dvora Evropské unie jsou stanoveny v souladu s článkem 100 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 84
Zřízení útvaru interního auditu
1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada může s náležitým ohledem na nákladovou efektivitu a přidanou hodnotu zřídit útvar interního auditu, který plní své povinnosti v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
Účel, pravomoc a odpovědnost útvaru interního auditu jsou uvedeny v jeho stanovách a podléhají schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou.
Vedoucí útvaru interního auditu vypracuje roční plán auditů tohoto útvaru mimo jiné s přihlédnutím k posouzení rizika v subjektu Unie provedenému ředitelem.
Tento plán přezkoumává a schvaluje správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
Útvar interního auditu podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
2. Pokud útvar interního auditu některého subjektu Unie není nákladově efektivní nebo není schopen dodržet mezinárodní standardy, může se tento subjekt Unie rozhodnout, že bude útvar interního auditu sdílet s jinými subjekty Unie, které působí ve stejné oblasti politiky.
V těchto případech se správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady dotyčných subjektů Unie dohodnou na praktickém způsobu fungování sdíleného útvaru interního auditu.
3. Subjekty interního auditu účinně spolupracují prostřednictvím výměny informací a zpráv o auditu a případně prostřednictvím společného posuzování rizik a provádění společných auditů.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení útvaru interního auditu prováděna.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
Článek 85
Obecná ustanovení
1. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, použije se s výhradou článku 86 hlava V nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Subjekt Unie může být na svou žádost přibrán jako veřejný zadavatel při zadávání zakázek Komise nebo interinstitucionálních zakázek a při zadávání zakázek jiných subjektů Unie.
3. Subjekt Unie se podílí na ústřední databázi vyloučených zájemců a uchazečů, kterou zřídila a provozuje Komise podle článku 108 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 86
Zadávací řízení
1. Subjekt Unie může uzavřít smlouvu s Komisí, interinstitucionálními úřady a Překladatelským střediskem pro instituce Evropské unie zřízeným nařízením Rady (ES) č. 2965/94 (8) o dodávce zboží, poskytnutí služeb nebo provedení práce, které tyto subjekty zajišťují, aniž by využil postup zadávání veřejných zakázek.
2. Subjekt Unie může k pokrytí svých administrativních potřeb použít společné zadávací řízení s veřejnými zadavateli hostitelského členského státu. V tomto případě se obdobně použije článek 133 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA VI
ZLÁŠTNÍ USTANOVENÍ O SPRÁVNÍCH PROSTŘEDCÍCH
Článek 87
Správní prostředky
1. Správní prostředky jsou nerozlišené.
2. Správní výdaje vyplývající ze smluv, které se vztahují na období delší než jeden rozpočtový rok, ať již kvůli místním zvyklostem, nebo protože se jedná o dodávky zařízení, se zapisují k tíži rozpočtu subjektu Unie toho rozpočtového roku, ve kterém se uskutečnily.
3. Subjekt Unie poskytuje každoročně do 1. července Evropskému parlamentu a Radě pracovní dokument o své politice v oblasti nemovitostí, který obsahuje tyto informace:
a)
pro každou budovu výdaje a rozlohu hrazené z prostředků odpovídajících položek v rozpočtu subjektu Unie;
b)
očekávaný vývoj globálního plánování rozlohy a lokalit v nadcházejících letech a popis projektů v oblasti nemovitostí ve fázi plánování, které již byly stanoveny;
c)
konečné podmínky a náklady a důležité informace o uskutečňování nových projektů v oblasti nemovitostí předložených dříve Evropskému parlamentu a Radě postupem podle článku 88 a neuvedených v pracovních dokumentech z předchozího roku.
Článek 88
Projekty v oblasti nemovitostí
1. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, informuje subjekt Unie Evropský parlament a Radu co nejdříve o požadované rozloze nemovitosti a o předběžném plánování, a to před případným průzkumem místního trhu v případě smluv v oblasti nemovitostí nebo před vydáním výzvy k podání nabídky v případě stavebních prací.
2. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, předloží subjekt Unie projekt v oblasti nemovitostí, včetně podrobného odhadu nákladů a jeho financování, a také seznam návrhů smluv, které mají být použity, a před uzavřením smluv požádá Evropský parlament a Radu o jejich schválení. Na žádost subjektu Unie se s předloženými dokumenty vztahujícími se k projektu v oblasti nemovitostí zachází důvěrně.
S výjimkou mimořádných nepředvídatelných okolností projedná Rada a Evropský parlament projekt v oblasti nemovitostí do čtyř týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely.
Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto čtyřtýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
Jestliže Evropský parlament nebo Rada v průběhu tohoto čtyřtýdenního období vznesou opodstatněné námitky, prodlouží se toto období o dva týdny.
Přijme-li Evropský parlament nebo Rada rozhodnutí v neprospěch projektu v oblasti nemovitostí, subjekt Unie svůj návrh vezme zpět a může předložit návrh nový.
3. V případě mimořádných nepředvídatelných okolností mohou být informace stanovené v odstavci 4 předloženy společně s projektem v oblasti nemovitostí. Evropský parlament a Rada projednají projekt v oblasti nemovitostí do dvou týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely. Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto dvoutýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
4. U následujících projektů v oblasti nemovitostí se má za to, že mohou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie:
a)
koupě pozemku;
b)
koupě, prodej, přestavba, výstavba budov nebo jakýkoli projekt spojující tyto prvky, které mají proběhnout ve stejném období, jehož výše přesahuje 3 000 000 EUR;
c)
veškeré nové smlouvy týkající se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv a obnovení stávajících smluv za méně výhodných podmínek), na něž se nevztahuje písmeno b), s ročními výdaji ve výši alespoň 750 000 EUR;
d)
prodloužení platnosti nebo obnova stávajících smluv týkajících se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv) za stejných nebo výhodnějších podmínek s ročními výdaji ve výši alespoň 3 000 000 EUR.
5. Aniž je dotčen čl. 19 odst. 4, lze plán koupě budovy financovat na základě půjčky, kterou předem schválí Evropský parlament a Rada.
Smlouvy o půjčce se uzavírají a půjčky se splácejí v souladu se zásadou řádného finančního řízení a s řádným ohledem na nejlepší finanční zájmy Unie.
Pokud subjekt Unie navrhuje, aby se koupě financovala půjčkou, uvede ve finančním plánu, který se předkládá spolu se žádostí o předchozí schválení subjektem Unie, zejména maximální míru financování, dobu financování, druh financování, podmínky financování a úsporu ve srovnání s jinými druhy smluvních ujednání.
Evropský parlament a Rada projednají žádost o předchozí schválení koupě ve lhůtě čtyř týdnů ode dne, kdy oba orgány žádost obdržely, přičemž tuto lhůtu lze jednou prodloužit o dva týdny. Koupě na základě půjčky se považuje za zamítnutou, pokud ji Evropský parlament a Rada v uvedené lhůtě výslovně neschválí.
HLAVA VII
ODBORNÍCI
Článek 89
Placení externí odborníci
Na výběr odborníků se obdobně použije článek 287 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012. Tito odborníci jsou odměňováni předem oznámenou a stanovenou pevnou částkou a vybíráni na základě svých odborných schopností. Jejich výběr probíhá na základě kritérií dodržujících zásady zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
HLAVA VIII
GRANTY A CENY UDĚLOVANÉ SUBJEKTEM UNIE
Článek 90
Granty
Pokud subjekt Unie může udělovat granty v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 91
Ceny
Pokud subjekt Unie může udělovat ceny v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předkládání účetní závěrky
Článek 92
Skladba účetní závěrky
Účetní závěrku subjektu Unie tvoří:
a)
finanční výkazy subjektu Unie;
b)
zprávy o plnění rozpočtu subjektu Unie.
Článek 93
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení
1. Každý subjekt Unie vypracuje zprávu o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok.
2. Ředitel tuto zprávu předá Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru do 31. března následujícího rozpočtového roku.
3. Zpráva uvedená v odstavci 2 přinejmenším uvádí, jak v absolutních hodnotách, tak v procentním vyjádření, úroveň vynakládání prostředků a souhrnné informace o převodech prostředků mezi jednotlivými rozpočtovými body.
Článek 94
Pravidla pro účetní závěrku
1. Účetní subjektu Unie uplatňuje pravidla přijatá účetním Komise založená na mezinárodně uznávaných účetních standardech pro veřejný sektor.
2. Účetní závěrka subjektu Unie uvedená v článku 92 se řídí rozpočtovými zásadami stanovenými v článcích 5 až 31. Podává věrný a poctivý obraz rozpočtových příjmových a výdajových operací.
Článek 95
Účetní zásady
Finanční výkazy uvedené v článku 92 musí podávat informace, včetně informací o účetních zásadách, způsobem zajišťujícím jejich relevanci, spolehlivost, srovnatelnost a srozumitelnost. Vypracovávají se v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami obsaženými v účetních pravidlech uvedených v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 96
Finanční výkazy
1. Finanční výkazy se předkládají v eurech a obsahují:
a)
rozvahu a výkaz o finanční výkonnosti, v nichž se uvádějí všechna aktiva a pasiva, finanční situace a hospodářský výsledek k 31. prosinci předchozího rozpočtového roku; jsou předkládány v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
b)
výkaz peněžních toků, z něhož vyplývají částky vybrané a vyplacené během rozpočtového roku, a konečný stav pokladny;
c)
výkaz změn v čistých aktivech, který obsahuje přehled o změnách stavu rezerv v průběhu roku a souhrnné výsledky.
2. Příloha k finančním výkazům doplňuje a vysvětluje informace obsažené ve výkazech podle odstavce 1 a poskytuje všechny doplňující informace stanovené mezinárodně uznávanou účetní praxí, pokud jsou tyto informace pro činnosti subjektu Unie relevantní.
Článek 97
Zprávy o plnění rozpočtu
1. Zprávy o plnění rozpočtu se předkládají v eurech. Sestávají:
a)
ze zpráv, které shrnují všechny rozpočtové příjmové a výdajové operace rozpočtového roku;
b)
z přílohy, která doplňuje a vysvětluje informace uvedené ve zprávách.
2. Výsledek plnění rozpočtu sestává z rozdílu mezi:
-
veškerými příjmy vybranými v souvislosti s daným rozpočtovým rokem,
-
souhrnem plateb provedených z prostředků pro daný rozpočtový rok zvýšeným o přenesené prostředky pro týž rozpočtový rok.
Rozdíl uvedený v prvním pododstavci se zvýší nebo sníží jednak o čistou výši prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků, jež byly zrušeny, jednak o:
-
platby provedené nad rámec nerozlišených prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků v důsledku změn směnných kurzů eura,
-
zůstatek vyplývající z realizovaných i nerealizovaných kurzových zisků a ztrát v průběhu daného rozpočtového roku.
3. Zprávy o plnění rozpočtu mají stejnou strukturu jako samotný rozpočet subjektu Unie.
Článek 98
Předběžná účetní závěrka
1. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise a Účetnímu dvoru do 1. března následujícího roku svou předběžnou účetní závěrku.
2. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise do 1. března následujícího roku rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
Článek 99
Schválení konečné účetní závěrky
1. V souladu s čl. 148 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předloží Účetní dvůr do 1. června následujícího roku své připomínky k předběžné účetní závěrce subjektu Unie.
2. Po obdržení připomínek Účetního dvora k předběžné účetní závěrce subjektu Unie vypracuje účetní konečnou účetní závěrku subjektu Unie v souladu s článkem 50. Ředitel účetní závěrku předá správní radě, která k ní vydá své stanovisko.
3. Účetní konečnou účetní závěrku spolu se stanoviskem správní rady předá do 1. července následujícího rozpočtového roku účetnímu Komise a Účetnímu dvoru, Evropskému parlamentu a Radě.
Účetní subjektu Unie předá účetnímu Komise do 1. července rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
4. Účetní subjektu Unie předá Účetnímu dvoru současně se svou konečnou účetní závěrkou rovněž související prohlášení vedení k auditu; kopii tohoto prohlášení předá účetnímu Komise.
Ke konečné účetní závěrce se přikládá osvědčení, v němž účetní prohlásí, že byla vypracována v souladu s touto hlavou a s platnými účetními zásadami, pravidly a metodami.
Konečná účetní závěrka subjektu Unie se do 15. listopadu následujícího roku zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie.
5. Ředitel zašle Účetnímu dvoru odpověď na připomínky uvedené ve výroční zprávě Účetního dvora do 30. září následujícího roku. Odpovědi subjektu Unie se současně zasílají Komisi.
KAPITOLA 2
Účetnictví a inventární soupisy majetku
Oddíl 1
Společná ustanovení
Článek 100
Účetní systém
1. Účetní systém subjektu Unie slouží k organizaci rozpočtových a finančních informací tak, aby bylo možné vkládat, třídit a zaznamenávat číselné údaje.
2. Účetní systém je tvořen obecnými a rozpočtovými účty. Tyto účty jsou vedeny v eurech a za kalendářní rok.
3. Schvalující osoba může rovněž vést analytické účty.
Článek 101
Společné požadavky týkající se účetního systému orgánů
Účetní Komise přijme v souladu s článkem 152 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 účetní pravidla a harmonizovanou účtovou osnovu, které má subjekt Unie uplatňovat.
Oddíl 2
Obecné a rozpočtové účty
Článek 102
Obecné účty
Obecné účty zachycují v chronologickém pořadí s využitím metody podvojného zápisu všechny události a operace, které ovlivňují hospodářskou a finanční situaci a aktiva a pasiva subjektu Unie.
Článek 103
Účetní zápisy v obecných účtech
1. Zůstatky účtů a pohyby na obecných účtech se zapisují do účetních knih.
2. Každý účetní zápis, včetně oprav v účetních záznamech, se provádí na základě účetních dokladů, na které odkazuje.
3. Účetní systém musí umožnit při kontrole bez potíží vyhledat všechny účetní zápisy.
Článek 104
Účetní opravy
Po uzavření rozpočtového roku až do dne předložení konečné účetní závěrky provádí účetní subjektu Unie opravy, které aniž by vyvolaly platby k tíži nebo inkasa ve prospěch uvedeného rozpočtového roku, jsou nezbytné pro věrný a poctivý obraz údajů v této účetní závěrce. Tyto opravy se řídí účetními pravidly uvedenými v článku 101.
Článek 105
Rozpočtové účetnictví
1. Rozpočtové účty umožňují podrobně sledovat plnění rozpočtu subjektu Unie.
2. Pro účely odstavce 1 zaznamenávají rozpočtové účty veškeré rozpočtové příjmové a výdajové operace stanovené v hlavě IV.
Článek 106
Inventární soupis majetku
1. Subjekt Unie vede v souladu se vzorem sestaveným účetním Komise soupisy množství a hodnot veškerého hmotného, nehmotného a finančního majetku Unie.
Subjekt Unie ověřuje, zda zápisy v inventárním soupisu odpovídají skutečnosti.
2. Prodej hmotného majetku subjektu Unie se vhodným způsobem vyhlašuje.
HLAVA X
EXTERNÍ AUDIT, ABSOLUTORIUM A BOJ PROTI PODVODŮM
Článek 107
Externí audit
1. Nezávislý externí auditor ověří, zda jsou v roční účetní závěrce subjektu Unie řádně zaznamenány jeho příjmy, výdaje a finanční situace před konsolidací v rámci konečné účetní závěrky subjektu Unie.
Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, vypracuje Účetní dvůr v případě subjektu Unie výroční zprávu v souladu s požadavky čl. 287 odst. 1 Smlouvy o fungování EU.
Při vypracovávání zprávy uvedené ve druhém pododstavci Účetní dvůr vezme v úvahu auditní činnost nezávislého externího auditora uvedeného v prvním pododstavci a opatření přijatá na základě jeho zjištění.
2. Subjekt Unie předá Účetnímu dvoru svůj rozpočet přijatý s konečnou platností. Co nejdříve informuje Účetní dvůr o všech rozhodnutích a úkonech učiněných podle článků 10, 14, 19 a 23.
3. Kontrola prováděná Účetním dvorem se řídí články 158 až 163 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 108
Harmonogram postupu udělování absolutoria
1. Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, Evropský parlament uděluje na základě doporučení Rady do 15. května roku N + 2 řediteli absolutorium za plnění rozpočtu rozpočtového roku n. Ředitel informuje správní radu o připomínkách Evropského parlamentu obsažených v usnesení, které je k rozhodnutí o udělení absolutoria připojeno.
2. Nelze-li lhůtu stanovenou v odstavci 1 dodržet, sdělí Evropský parlament nebo Rada řediteli důvody odkladu.
3. Pokud Evropský parlament rozhodnutí o udělení absolutoria odloží, snaží se ředitel ve spolupráci se správní radou co nejdříve přijmout opatření, která by odstranila nebo umožnila odstranit překážky bránící toto rozhodnutí přijmout.
Článek 109
Postup udělování absolutoria
1. Rozhodnutí o udělení absolutoria se týká účtů všech příjmů a výdajů subjektu Unie, z nich vyplývajícího výsledku plnění rozpočtu a aktiv a pasiv subjektu Unie uvedených ve finančním výkazu.
2. Před udělením absolutoria Evropský parlament přezkoumá poté, co tak učiní Rada, účty a finanční výkazy subjektu Unie. Současně přezkoumá výroční zprávu Účetního dvora, odpovědi ředitele subjektu Unie, všechny relevantní zvláštní zprávy Účetního dvora za uvedený rozpočtový rok a jeho prohlášení o věrohodnosti týkající se spolehlivosti účetní závěrky a legality a správnosti uskutečněných operací.
3. Ředitel předloží Evropskému parlamentu na jeho žádost způsobem stanoveným v čl. 165 odst. 3 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 veškeré informace nezbytné pro hladké uplatnění postupu udělení absolutoria pro příslušný rozpočtový rok.
Článek 110
Následná opatření
1. Ředitel učiní všechna vhodná opatření, aby vyhověl připomínkám připojeným k rozhodnutí Evropského parlamentu o absolutoriu a poznámkám provázejícím doporučení o absolutoriu přijaté Radou.
2. Na žádost Evropského parlamentu nebo Rady podá ředitel zprávu o opatřeních učiněných na základě těchto připomínek a poznámek. Její kopii předá Komisi a Účetnímu dvoru.
Článek 111
Kontroly na místě prováděné Komisí, Účetním dvorem a úřadem OLAF
1. Subjekt Unie umožní zaměstnancům Komise a ostatním jí pověřeným osobám, jakož i Účetnímu dvoru přístup na svá místa a do svých prostor a ke všem údajům a informacím, včetně údajů a informací v elektronické podobě, které jsou zapotřebí k provedení jejich auditů.
2. Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) může provádět šetření včetně kontrol a inspekcí na místě v souladu s ustanoveními a postupy uvedenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (9) a nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 (10) s cílem zjistit, zda v souvislosti s grantem nebo smlouvou udělenými podle tohoto nařízení nedošlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie.
3. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 a 2, musí dohody se třetími zeměmi a mezinárodními organizacemi, smlouvy, granty a veřejné zakázky subjektu Unie obsahovat ustanovení, která Evropský účetní dvůr a úřad OLAF k provádění těchto auditů a šetření v souladu s jejich příslušnými pravomocemi výslovně zmocňují.
HLAVA XI
PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 112
Žádosti Evropského parlamentu a Rady o informace
Evropský parlament, Rada a Komise jsou oprávněny získávat od subjektu Unie jakékoli informace nebo vysvětlení týkající se rozpočtových záležitostí spadajících do jejich oblasti působnosti.
Článek 113
Přijetí nového finančního nařízení subjektu Unie
Každý subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 přijme nové finanční nařízení tak, aby vstoupilo v platnost dnem 1. ledna 2014 a v každém případě do šesti měsíců ode dne, k němuž subjekt spadá do oblasti působnosti článku 208 uvedeného nařízení poté, co získá příspěvek z rozpočtu.
Článek 114
Prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie
Správní rada přijme v případě potřeby a s předchozím souhlasem Komise prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie, a to na návrh jeho ředitele.
Článek 115
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 se s účinkem ode dne 1. ledna 2014 zrušuje. Článek 40 se však nadále použije do dne 31. prosince 2014 a čl. 27 odst. 4 a 7 se nadále použije do dne 31. prosince 2015.
Článek 116
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie. Použije se ode dne 1. ledna 2014. Článek 47 a čl. 82 odst. 5 se však použijí ode dne 1. ledna 2015 a článek 32 a čl. 33 odst. 5 a 8 se použijí ode dne 1. ledna 2016.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 30. září 2013.
REGULAMENTO DELEGADO (UE) N.o 1271/2013 DA COMISSÃO
de 30 de setembro de 2013
que institui o regulamento financeiro quadro dos organismos referidos no artigo 208.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho
A COMISSÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União e que revoga o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 (1), nomeadamente o artigo 208.o,
Considerando o seguinte:
(1)
O Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão (2), que institui o Regulamento Financeiro Quadro dos organismos criados pelas Comunidades, teve por base o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho (3). O Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 foi substituído pelo Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012. Por conseguinte, é necessário rever o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão. Por razões de clareza, é necessário substituir o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002.
(2)
É necessário ter em conta a declaração conjunta do Parlamento Europeu, do Conselho da UE e da Comissão Europeia sobre as agências descentralizadas, de 19 de julho de 2012.
(3)
Certas disposições do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 devem ser revistas, a fim de ter em conta a experiência adquirida na sua aplicação.
(4)
O presente regulamento deve estabelecer os grandes princípios e regras de base aplicáveis aos organismos criados ao abrigo do TFUE e do Tratado Euratom (a seguir denominados «organismos da União») que recebam contribuições a cargo do orçamento, sem prejuízo do respetivo ato constitutivo. Os organismos da União adotarão as suas próprias regras financeiras com base no presente regulamento, não podendo afastar-se do aí previsto, exceto se as suas necessidades específicas o impuserem e se obtiverem o acordo prévio da Comissão.
(5)
No entanto, por uma questão de coerência, embora o presente regulamento não se lhes aplique, os organismos da União integralmente autofinanciados devem adotar regras semelhantes, sempre que seja adequado. De acordo com a declaração conjunta do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão de 19 de julho de 2012, estes organismos devem apresentar a estas três instituições um relatório anual sobre a execução do seu orçamento e ter devidamente em conta os seus pedidos e recomendações.
(6)
Os organismos da União devem estabelecer e executar o seu orçamento em conformidade com os cinco princípios fundamentais do direito orçamental (unicidade, verdade, universalidade, especificação e anualidade), bem como os princípios do equilíbrio, unidade de conta, boa gestão financeira e transparência.
(7)
Deve sublinhar-se que a contribuição da União se reveste de uma natureza de «contribuição de equilíbrio». A parte do resultado orçamental positivo do organismo da União que exceda o montante da contribuição da União paga durante esse exercício deve ser devolvida ao orçamento da União.
(8)
Quando o ato constitutivo preveja que, para além da contribuição da União, as receitas incluem taxas e imposições e que estas receitas são afetadas a determinadas rubricas de despesa, os organismos da União devem poder fazer transitar o saldo para o exercício seguinte sob a forma de receitas afetadas.
(9)
É necessário garantir que as taxas são fixadas a um nível adequado, destinado a cobrir os custos do fornecimento dos serviços, evitando excedentes significativos.
(10)
A delegação de tarefas de execução orçamental em organismos da União deve continuar a ser devidamente justificada pelas características dessas tarefas e as competências específicas do organismo da União, assegurando simultaneamente uma boa gestão financeira e uma relação custo/eficácia. As tarefas delegadas devem ser compatíveis com o ato constitutivo.
(11)
Os organismos da União devem ser autorizados a beneficiar de subvenções ad hoc apenas se tal for expressamente previsto nos atos de base relevantes e permitido pelo ato constitutivo.
(12)
Nos termos do artigo 50.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o organismo da União tem de participar numa aferição comparativa em relação a outros organismos ou instituições da União.
(13)
É necessário estabelecer regras sobre o plano de ação para dar seguimento às conclusões das avaliações globais periódicas, a fim de assegurar a sua aplicação eficaz.
(14)
A fim de assegurar a coerência da programação, o organismo da União deve elaborar um documento de programação anual e plurianual, tendo em conta as orientações da Comissão.
(15)
O organismo da União deve alinhar o seu calendário de programação anual e plurianual com o processo orçamental, para garantir a sua eficiência e a coerência entre todos os documentos de programação.
(16)
É necessário clarificar a atual arquitetura das funções de auditoria interna e de controlo interno, racionalizando os requisitos de apresentação de relatórios. A função de auditoria interna do organismo da União deve ser assegurada pelo Auditor Interno da Comissão, que deve realizar auditorias quando tal se justifique em função dos riscos envolvidos. É necessário prever regras em matéria de estabelecimento e funcionamento das estruturas de auditoria interna.
(17)
As obrigações de apresentação de relatórios devem ser racionalizadas. Os organismos da União devem apresentar um relatório anual de atividades consolidado que inclua informações exaustivas sobre a execução do seu programa de trabalho, o orçamento, a política de recursos humanos e os sistemas de gestão e de controlo interno.
(18)
A fim de melhorar a relação custo/eficácia dos organismos da União, é necessário prever a possibilidade de partilhar serviços ou de os transferir para outro organismo da União ou para a Comissão. Em especial, a relação custo-eficácia pode ser melhorada se for confiada ao contabilista da Comissão a totalidade ou parte das funções do contabilista do organismo da União.
(19)
Em conformidade com o previsto no Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, as autorizações orçamentais que se estendem por vários exercícios só podem ser fracionadas em parcelas anuais se o ato constitutivo ou ato de base assim o previrem, ou caso se refiram a despesas administrativas.
(20)
A fim de alinhar as regras sobre as receitas afetadas com o disposto no Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, é necessário prever normas relativas à diferenciação das receitas afetadas (internas e externas) e à sua transição.
(21)
A fim de alinhar as regras sobre o tratamento dos juros gerados pela contribuição da União a favor do organismo da União com as do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, é necessário prever que não são devidos juros ao orçamento.
(22)
O Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 prevê a possibilidade de, em casos específicos, ser assumido um compromisso jurídico antes da autorização orçamental. Os organismos da União também devem beneficiar desta possibilidade.
(23)
A fim de garantir a coerência entre o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 e o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, não devem ser permitidas disposições específicas relativas aos contratos públicos e às subvenções. A aplicação de um conjunto de regras único garante a simplificação do trabalho do organismo da União e permite a utilização das orientações e modelos elaborados pela Comissão.
(24)
Deve ser introduzida a possibilidade de atribuição de prémios pelo organismo da União, a fim de alinhar as disposições do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
(25)
Para identificar e gerir adequadamente o risco de conflitos de interesses reais ou potenciais, os organismos da União devem adotar regras sobre a prevenção e a gestão dos conflitos de interesses. Essas regras devem ter em conta as orientações elaboradas pela Comissão na sequência da declaração conjunta do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão, de 19 de julho de 2012.
(26)
As disposições em matéria de política imobiliária, incluindo a possibilidade de os organismos da União contraírem empréstimos e as respetivas condições, devem ser alinhadas com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, para assegurar uma aplicação coerente das regras recentemente introduzidas por todos os organismos e instituições da União.
(27)
É necessário prever disposições transitórias para a programação e a apresentação de relatórios, dado que a Comissão deve dispor de tempo para elaborar as orientações adequadas em cooperação com os organismos competentes da União Europeia.
(28)
O presente regulamento deve entrar em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia, a fim de permitir a adoção atempada das regras financeiras revistas dos organismos da União a partir de 1 de janeiro de 2014, assegurando a sua coerência no âmbito do próximo quadro financeiro plurianual,
ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
TÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1.o
Objeto
O presente regulamento estabelece as regras financeiras essenciais em que os organismos da União se devem basear para adotar as suas próprias regras financeiras. As regras financeiras dos organismos da União não podem divergir do disposto no presente regulamento, exceto se as suas necessidades específicas o impuserem e desde que a Comissão dê o seu consentimento prévio.
Artigo 2.o
Definições
Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:
- «ato constitutivo»: o ato jurídico da União que rege os aspetos essenciais da criação e funcionamento do organismo da União,
- «orçamento do organismo da União»: o instrumento que, para cada exercício financeiro, prevê e autoriza o conjunto das receitas e despesas consideradas necessárias para o organismo da União,
- «organismo da União»: qualquer dos organismos referidos no artigo 208.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012,
- «conselho de administração»: o principal órgão interno do organismo da União com competência para tomar decisões em matéria financeira e orçamental, independentemente da sua designação no ato constitutivo,
- «diretor»: a pessoa responsável pela execução das decisões do conselho de administração e que exerce funções de gestor orçamental relativamente ao orçamento do organismo da União, independentemente da sua designação no ato constitutivo,
- «comissão executiva»: o órgão interno do organismo da União que assiste o conselho de administração e cujas responsabilidades e regras de procedimento estão previstas no ato constitutivo.
Artigo 3.o
Prazos, datas e termos
Salvo disposição em contrário, o Regulamento (CEE, Euratom) n.o 1182/71 do Conselho (4) é aplicável ao cálculo dos prazos previstos no presente regulamento.
Artigo 4.o
Proteção de dados pessoais
O presente regulamento aplica-se sem prejuízo da Diretiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (5) e do Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho (6).
Artigo 5.o
Respeito dos princípios orçamentais
A elaboração e a execução do orçamento do organismo da União devem respeitar os princípios da unicidade, da verdade orçamental, da anualidade, do equilíbrio, da unidade de conta, da universalidade, da especificação, da boa gestão financeira, que requer um controlo interno eficaz e eficiente, e da transparência, nas condições definidas no presente regulamento.
TÍTULO II
PRINCÍPIOS ORÇAMENTAIS
CAPÍTULO 1
Princípio da unicidade e da verdade orçamental
Artigo 6.o
Âmbito do orçamento do organismo da União
1. O orçamento do organismo da União inclui:
a)
Receitas próprias, que abrangem todas as taxas ou imposições que o organismo da União esteja autorizado a cobrar em virtude das missões que lhe são confiadas, bem como outras receitas eventuais;
b)
Receitas, que incluem as eventuais contribuições financeiras dos Estados-Membros que acolhem o organismo;
c)
Uma contribuição atribuída pela União;
d)
Receitas afetadas com vista a financiar determinadas rubricas de despesas nos termos do artigo 23.o, n.o 1;
e)
As despesas do organismo da União, incluindo as despesas administrativas.
2. A afetação das receitas das taxas e imposições só terá lugar em casos excecionais e devidamente justificados que estejam previstos no ato constitutivo.
3. Quando um ou vários atos constitutivos previrem que certas tarefas claramente definidas são financiadas separadamente, ou quando o organismo da União executar tarefas que lhe sejam confiadas por um acordo de delegação, devem ser criadas contas separadas, quer para as operações de receitas como de despesas. O organismo da União deve identificar claramente cada grupo de funções na sua programação de recursos humanos incluída no documento de programação anual e plurianual a que se refere o artigo 32.o.
Artigo 7.o
Subvenções ad hoc
1. Os organismos da União não podem receber subvenções ad hoc a partir do orçamento, a menos que sejam autorizadas no ato constitutivo e estejam expressamente previstas no ato de base.
2. Sempre que o organismo da União tenha sido autorizado a receber subvenções ad hoc, as tarefas financiadas por estas subvenções devem ser incluídas no programa de trabalho anual referido no artigo 32.o, n.o 3.
Artigo 8.o
Acordos de delegação
1. A Comissão não delega tarefas de execução orçamental no organismo da União, exceto se tal for devidamente justificado pela natureza especial da ação e pelas competências específicas do organismo da União.
2. A escolha do organismo da União deve ter em conta:
a)
A relação custo/eficácia da delegação dessas tarefas;
b)
O impacto na estrutura de governação do organismo e nos seus recursos humanos e financeiros.
3. Sempre que, excecionalmente, a Comissão delegar tarefas no organismo da União:
a)
O artigo 60.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 é aplicável ao organismo da União no que respeita aos fundos afetados a essas tarefas, não sendo aplicáveis os artigos 108.o e 109.o do presente regulamento;
b)
As tarefas delegadas devem ser referidas no programa de trabalho anual do organismo da União a que se refere o artigo 32.o, n.o 3, apenas para efeitos de informação.
4. Sem prejuízo do disposto no n.o 2, o gestor orçamental deve consultar o conselho de administração antes da assinatura do acordo de delegação.
Artigo 9.o
Regras específicas sobre os princípios da unicidade e da verdade orçamental
1. As receitas só podem ser cobradas e as despesas só podem ser efetuadas por imputação a uma rubrica do orçamento do organismo da União.
2. Nenhuma despesa pode ser objeto de autorização, nem de ordem de pagamento, se o montante das dotações aprovadas no orçamento do organismo da União for ultrapassado.
3. Uma dotação só pode ser inscrita no orçamento do organismo da União se corresponder a uma despesa considerada necessária.
4. Os juros gerados pelos pagamentos de pré-financiamentos a partir do orçamento do organismo da União não são devidos ao organismo da União.
CAPÍTULO 2
Princípio da anualidade
Artigo 10.o
Definição
As dotações inscritas no orçamento do organismo da União são aprovadas para um exercício orçamental, que começa em 1 de janeiro e termina em 31 de dezembro.
Artigo 11.o
Tipos de dotações
1. O orçamento do organismo da União contém dotações não diferenciadas e, sempre que justificado por necessidades operacionais, dotações diferenciadas. As dotações diferenciadas consistem em dotações de autorização e dotações de pagamento.
2. As dotações de autorização cobrem o custo total dos compromissos jurídicos assumidos durante o exercício.
3. As dotações de pagamento cobrem os pagamentos decorrentes da execução dos compromissos jurídicos assumidos durante o exercício ou durante os exercícios precedentes.
Artigo 12.o
Regras contabilísticas aplicáveis às receitas e às dotações
1. As receitas do organismo da União referidas no artigo 6.o são inscritas nas contas do exercício financeiro com base nos montantes recebidos no decurso desse exercício.
2. As receitas do organismo da União dão origem a dotações de pagamento do mesmo montante.
3. As dotações autorizadas para um exercício só podem ser utilizadas para cobrir as despesas autorizadas e pagas no decurso desse exercício e para cobrir os montantes devidos por força de autorizações concedidas em exercícios anteriores.
4. As autorizações são contabilizadas com base nos compromissos jurídicos assumidos até 31 de dezembro.
5. Os pagamentos são imputados a um exercício com base nos pagamentos efetuados pelo contabilista até 31 de dezembro desse ano.
Artigo 13.o
Autorização de dotações
As dotações inscritas no orçamento de um organismo da União podem ser autorizadas, com efeitos a partir de 1 de janeiro, a partir do momento em que o respetivo orçamento esteja definitivamente aprovado.
Artigo 14.o
Anulação e transição de dotações
1. As dotações não utilizadas até ao final do exercício para o qual foram inscritas são anuladas. Todavia, podem ser objeto de transição, mas exclusivamente para o exercício seguinte, por decisão tomada até 15 de fevereiro pelo conselho de administração ou, quando o ato constitutivo o permita, pela comissão executiva, nos termos dos n.os 3 e 4, ou ser objeto de transição automática nos termos do n.o 5.
2. As dotações relativas às despesas com o pessoal não podem transitar para o exercício seguinte.
3. No que se refere às dotações de autorização diferenciadas e às dotações não diferenciadas que, à data do encerramento do exercício, não tenham sido autorizadas, a transição pode incidir sobre:
a)
Os montantes correspondentes às dotações de autorização;
b)
Os montantes correspondentes às dotações não diferenciadas referentes a projetos imobiliários relativamente aos quais se encontre concluída em 31 de dezembro a maior parte das etapas preparatórias do procedimento de autorização. A fase preparatória do procedimento de autorização deve ser especificada nas normas de execução do regulamento financeiro de cada organismo da União.
Tais montantes podem ser objeto de autorização até 31 de março do ano seguinte, ou até 31 de dezembro do ano seguinte no caso de montantes relativos a projetos imobiliários.
4. No que se refere às dotações de pagamento, a transição pode incidir sobre os montantes necessários para cobrir autorizações existentes ou ligadas a dotações de autorização transitadas, caso as dotações de pagamento previstas nas rubricas orçamentais relevantes do exercício seguinte não sejam suficientes para cobrir as necessidades.
O organismo da União em causa utiliza prioritariamente as dotações aprovadas para o exercício em curso e só recorre às dotações transitadas após esgotamento das primeiras.
5. As dotações não diferenciadas que correspondam a obrigações contraídas regularmente à data de encerramento do exercício são objeto de transição automática, exclusivamente para o exercício seguinte.
6. As dotações transitadas e que, em 31 de março do exercício N+1, não tenham sido objeto de autorização, são automaticamente anuladas e identificadas nas contas.
Artigo 15.o
Regras de transição das receitas afetadas
A transição das receitas afetadas referidas no artigo 23.o e das dotações não utilizadas e disponíveis em 31 de dezembro a título dessas receitas é efetuada de acordo com as seguintes regras:
a)
As receitas afetadas externas transitam automaticamente e são integralmente utilizadas até ao momento em que estiverem realizadas todas as operações relacionadas com o programa ou a ação a que foram afetadas; as receitas afetadas externas recebidas durante o último ano de execução do programa ou da ação podem ser utilizadas no primeiro ano do programa ou ação subsequente;
b)
As receitas afetadas internas transitam apenas por um ano, com exceção das receitas afetadas internas definidas no artigo 23.o, n.o 3, alínea f), que transitam automaticamente.
Até 1 de junho do ano N+1, o mais tardar, o organismo da União informa a Comissão acerca da execução das receitas afetadas transitadas.
Artigo 16.o
Anulação de dotações
As anulações de autorizações em exercícios posteriores ao exercício em que essas dotações foram inscritas no orçamento do organismo da União, na sequência da não execução total ou parcial das ações às quais as dotações foram afetadas, acarretam a anulação das dotações correspondentes.
Artigo 17.o
Autorizações
1. A partir de 15 de outubro de cada ano, as despesas de gestão corrente podem ser objeto de autorizações antecipadas, imputáveis às dotações previstas para o exercício seguinte. No entanto, estas autorizações não podem exceder um quarto das dotações da rubrica orçamental correspondente do exercício em curso aprovadas pelo conselho de administração. Não podem incidir sobre novas despesas cujo tipo ainda não tenha sido aprovado em princípio no último orçamento do organismo da União devidamente aprovado.
2. As despesas que, por força de disposições legais ou contratuais, são pagas antecipadamente, tais como as rendas, podem ser objeto de pagamento a partir de 1 de dezembro, a imputar às dotações previstas para o exercício seguinte. Nesse caso, o limite referido no n.o 1 não é aplicável.
Artigo 18.o
Regras aplicáveis em caso de atraso na aprovação do orçamento do organismo da União
1. Se o orçamento do organismo da União não tiver sido aprovado definitivamente no início do exercício, aplica-se o disposto nos n.os 2 a 6.
2. Podem ser efetuadas operações de autorização e de pagamento dentro dos limites previstos no n.o 3.
3. As operações de autorização podem ser efetuadas por capítulo, dentro do limite de um quarto do conjunto das dotações aprovadas no capítulo em questão para o exercício anterior, acrescido de um duodécimo por cada mês decorrido.
O limite das dotações previstas no mapa previsional das receitas e despesas não pode ser ultrapassado.
As operações de pagamento podem ser efetuadas mensalmente, por capítulo, dentro do limite de um duodécimo das dotações aprovadas no capítulo em questão para o exercício anterior. No entanto, não podem exceder o duodécimo das dotações previstas no mesmo capítulo do mapa previsional das receitas e despesas.
4. Por dotações aprovadas no capítulo em questão para o exercício anterior, como especificado nos n.os 2 e 3, entendem-se as dotações votadas no orçamento do organismo da União, inclusive através de orçamentos retificativos, após ajustamento efetuado para ter em conta as transferências realizadas durante esse exercício.
5. Se a continuidade da ação do organismo da União e as necessidades de gestão o exigirem, mediante pedido do diretor, o conselho de administração pode autorizar despesas superiores ao duodécimo provisório mas que não excedam o total de quatro duodécimos provisórios, exceto em casos devidamente justificados, tanto para as operações de autorização como para as operações de pagamento, para além dos que ficam automaticamente disponíveis nos termos dos n.os 2 e 3.
Os duodécimos adicionais serão autorizados por inteiro e não podem ser fracionados.
6. Se, para um determinado capítulo, a aprovação de quatro duodécimos provisórios concedida nos termos do n.o 5 não permitir cobrir as despesas necessárias para evitar uma rutura da continuidade da ação do organismo da União no domínio abrangido pelo capítulo em causa, pode ser autorizado, a título excecional, que o montante das dotações inscritas no capítulo correspondente do orçamento do organismo da União do exercício anterior seja excedido. O conselho de administração delibera segundo os procedimentos previstos no n.o 5. Contudo, o montante global das dotações inscritas no orçamento do exercício anterior do organismo da União ou no projeto de orçamento do organismo da União proposto não pode ser excedido em caso algum.
CAPÍTULO 3
Princípio do equilíbrio
Artigo 19.o
Definição e âmbito de aplicação
1. O orçamento respeita o equilíbrio entre as receitas e as dotações de pagamento.
2. As dotações de autorização não podem ultrapassar o montante da contribuição da União, majorado das receitas próprias e de outras eventuais receitas referidas no artigo 6.o.
3. Nos organismos cujas receitas são constituídas por taxas e imposições, para além da contribuição da União, as taxas devem ser fixadas a um nível que permita evitar a criação de excedentes significativos. Quando seja recorrente a existência de resultados orçamentais significativamente positivos ou negativos, na aceção do artigo 97.o, o nível das taxas e imposições deve ser revisto.
4. O organismo da União não pode contrair empréstimos no quadro do respetivo orçamento.
5. A contribuição da União para o organismo da União consiste numa contribuição de equilíbrio para o orçamento do organismo da União e pode ser fracionada em vários pagamentos.
6. O organismo da União aplicará uma rigorosa gestão de tesouraria, tendo devidamente em conta as receitas afetadas, a fim de assegurar que os seus saldos de caixa se limitam às necessidades devidamente justificadas. Nos seus pedidos de pagamento, o organismo da União apresenta previsões pormenorizadas e atualizadas das suas necessidades efetivas de tesouraria ao longo do exercício, incluindo informações sobre as receitas afetadas.
Artigo 20.o
Resultado orçamental do exercício
1. Se o resultado da execução orçamental, na aceção do artigo 97.o, for positivo, este é reembolsado à Comissão até ao montante da contribuição paga no decurso do exercício. A parte do resultado orçamental que exceder o montante da contribuição da União nesse exercício será inscrita como receita no orçamento do organismo da União do exercício seguinte.
O primeiro parágrafo é igualmente aplicável quando as receitas do organismo da União forem constituídas por taxas e imposições, para além da contribuição da União.
A diferença entre a contribuição inscrita no orçamento e a efetivamente paga ao organismo da União é anulada.
O organismo da União deve apresentar, o mais tardar até 31 de janeiro do ano N, uma estimativa do resultado orçamental do ano N-1, que será posteriormente devolvido ao orçamento no decurso do ano N, a fim de completar as informações já disponíveis relativas ao resultado orçamental do ano N-2. Estas informações devem ser devidamente tidas em conta pela Comissão na avaliação das necessidades financeiras do organismo da União para o ano N+1.
2. Em casos excecionais, quando o ato constitutivo preveja que as receitas provenientes de taxas e imposições são afetadas a determinadas despesas, o organismo da União pode fazer transitar o saldo das taxas e imposições como receitas afetadas às atividades relacionadas com a prestação dos serviços pelos quais as taxas são devidas.
3. Se o resultado orçamental, na aceção do artigo 97.o, for negativo, será inscrito como dotações de pagamento no orçamento do organismo da União do exercício seguinte ou, quando adequado, será objeto de compensação em relação aos resultados orçamentais positivos do organismo da União nos exercícios financeiros seguintes.
4. As receitas ou dotações para pagamentos são inscritas no orçamento do organismo da União durante o processo orçamental através do procedimento de carta retificativa previsto no artigo 39.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 ou, estando em curso a execução do orçamento do organismo da União, mediante um orçamento retificativo.
CAPÍTULO 4
Princípio da unidade de conta
Artigo 21.o
Utilização do euro
O orçamento do organismo da União é elaborado, executado e objeto de prestação de contas em euros. No entanto, para as necessidades de tesouraria, o contabilista e, no caso de fundos para adiantamentos, os respetivos gestores, são autorizados a efetuar operações noutras moedas, nas condições especificadas na regulamentação financeira de cada organismo da União.
CAPÍTULO 5
Princípio da universalidade
Artigo 22.o
Definição e âmbito de aplicação
Sem prejuízo do artigo 23.o, a totalidade das receitas deve cobrir a totalidade das dotações de pagamento. Sem prejuízo do artigo 25.o, as receitas e as despesas são inscritas sem qualquer compensação entre si.
Artigo 23.o
Receitas afetadas
1. As receitas afetadas externas e internas são utilizadas para financiar despesas específicas.
2. Constituem receitas afetadas externas:
a)
As contribuições financeiras dos Estados-Membros e de países terceiros, incluindo, em ambos os casos, as suas agências públicas, entidades jurídicas e pessoas singulares, destinadas a certas atividades dos organismos da União, na medida em que tal esteja previsto no acordo celebrado entre o organismo da União e os Estados-Membros, países terceiros ou agências públicas, entidades jurídicas e pessoas singulares em causa;
b)
As receitas afetadas a um fim específico, como os rendimentos de fundações, as subvenções, as doações e os legados;
c)
As contribuições financeiras não abrangidas pela alínea a) para atividades dos organismos da União provenientes de países terceiros ou outros organismos não pertencentes à União;
-
receitas provenientes das subvenções ad hoc referidas no artigo 7.o,
-
receitas provenientes dos acordos de delegação referidos no artigo 8.o;
d)
As receitas internas afetadas referidas no n.o 3, na medida em que sejam subsidiárias de outras receitas referidas nas alíneas a) a c) do presente número;
e)
As receitas provenientes de taxas e imposições referidas no artigo 6.o, n.o 2.
3. Constituem receitas afetadas internas:
a)
As receitas provenientes de terceiros em contrapartida de fornecimentos, serviços prestados ou trabalhos efetuados a seu pedido, com exceção das taxas e imposições referidas no artigo 6.o, n.o 1, alínea a);
b)
O produto da venda de veículos, equipamentos, instalações, materiais e aparelhos para fins científicos e técnicos cedidos por ocasião da sua substituição ou abate ao ativo, quando o valor contabilístico estiver inteiramente amortizado;
c)
As receitas provenientes da restituição, nos termos do artigo 62.o, de montantes pagos indevidamente;
d)
As receitas decorrentes do fornecimento de bens, prestação de serviços e trabalhos efetuados para instituições da União ou outros organismos da União;
e)
O montante das indemnizações de seguros recebidas;
f)
As receitas provenientes de indemnizações locativas;
g)
As receitas provenientes da venda de publicações e filmes, inclusive em suporte eletrónico;
h)
As receitas provenientes do reembolso ulterior dos impostos nos termos do artigo 25.o, n.o 3, alínea b).
4. Sem prejuízo do disposto no artigo 23.o, n.o 2, alínea e), o ato constitutivo em questão pode igualmente afetar as receitas nele previstas a despesas específicas. Salvo disposição em contrário no ato constitutivo em questão, essas receitas constituem receitas afetadas internas.
5. Qualquer receita na aceção das alíneas a) a c) do n.o 2 e das alíneas a) e d) do n.o 3, deve cobrir a totalidade das despesas diretas ou indiretas da ação ou do objetivo em causa.
6. O orçamento do organismo da União deve prever rubricas orçamentais para inscrever as receitas afetadas externas e internas e indicar, na medida do possível, o seu montante.
As receitas afetadas podem ser incluídas no mapa previsional das receitas e despesas apenas quanto aos montantes que são certos na data da elaboração dos mapas.
Artigo 24.o
Liberalidades
1. O diretor pode aceitar todas as liberalidades em benefício do organismo da União, tais como as provenientes de fundações, subvenções, doações e legados.
2. A aceitação de liberalidades suscetíveis de implicar encargos financeiros fica sujeita a autorização prévia do conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, da comissão executiva, que decidem no prazo de dois meses a contar da data da apresentação do pedido. Caso o conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva, não deliberarem neste prazo, considera-se que a liberalidade foi aceite.
Artigo 25.o
Regras das deduções e dos ajustamentos das taxas de câmbio
1. Podem ser efetuadas as seguintes deduções dos pedidos de pagamento que são, neste caso, objeto de uma ordem de pagamento pelo seu valor líquido:
a)
Sanções aplicadas às partes em contratos públicos ou aos beneficiários;
b)
Descontos, bónus e abatimentos efetuados sobre o valor das faturas e declarações de custos;
c)
Regularizações de montantes indevidamente pagos.
As regularizações referidas no primeiro parágrafo, alínea c), podem ser efetuadas por meio de dedução direta relativamente a um novo pagamento intermédio ou pagamento do saldo a favor do mesmo beneficiário, no âmbito do capítulo, do artigo e do exercício financeiro que tenham suportado o montante pago em excesso.
As regras contabilísticas da União aplicam-se às deduções referidas no primeiro parágrafo, alínea c).
2. Os preços dos produtos fornecidos ou dos serviços prestados ao organismo da União, que incorporem impostos objeto de reembolso pelos Estados-Membros por força do Protocolo relativo aos Privilégios e Imunidades da União Europeia são imputados ao orçamento do organismo da União pelo seu valor líquido de impostos, caso o Protocolo lhe seja aplicável.
3. Os preços dos produtos fornecidos ou dos serviços prestados ao organismo da União, que incorporem impostos objeto de reembolso por países terceiros com base nas convenções relevantes, podem ser imputados ao orçamento do organismo da União:
a)
Pelo seu valor líquido de impostos; ou
b)
Pelo seu valor incluindo impostos. Neste caso, os impostos reembolsados ulteriormente são tratados como receitas afetadas internas.
4. Os impostos nacionais eventualmente suportados pelo organismo da União nos termos dos n.os 2 e 3 são inscritos numa conta provisória até ao seu reembolso pelo Estado em causa.
5. Os resultados orçamentais negativos são inscritos no orçamento do organismo da União como despesas.
6. As diferenças cambiais registadas durante a execução orçamental do organismo da União podem ser compensadas. O resultado final, positivo ou negativo, é incluído no saldo do exercício.
CAPÍTULO 6
Princípio da especificação
Artigo 26.o
Disposições gerais
As dotações são especificadas por títulos e capítulos. Os capítulos subdividem-se em artigos e números.
Artigo 27.o
Transferências
1. O diretor pode transferir dotações:
a)
Entre títulos, até 10 % no máximo das dotações do exercício inscritas na rubrica a partir da qual se procede à transferência;
b)
Entre capítulos e entre artigos, sem limite.
2. Para além do limite referido no n.o 1, o diretor pode propor ao conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, à comissão executiva, a realização de transferências de dotações entre títulos. O conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva, dispõem de um prazo de três semanas para se opor a estas transferências. Decorrido esse prazo, consideram-se aprovadas.
3. As propostas de transferência e as transferências efetuadas em conformidade com os n.os 1 e 2 serão acompanhadas das justificações adequadas e pormenorizadas que demonstrem a execução das dotações, bem como das previsões das necessidades até ao termo do exercício, quer no que diz respeito às rubricas a reforçar, quer às rubricas a partir das quais são transferidas as dotações.
4. O diretor informa o conselho de administração logo que possível das transferências efetuadas. O diretor informa o Parlamento Europeu e o Conselho de todas as transferências realizadas ao abrigo do n.o 2.
Artigo 28.o
Regras específicas relativas às transferências
1. Só podem ser transferidas dotações para as rubricas do orçamento do organismo da União em que estejam inscritas dotações ou que contenham a menção «pro memoria».
2. As dotações correspondentes a receitas afetadas só podem ser transferidas se essas receitas mantiverem a sua afetação.
CAPÍTULO 7
Princípio da boa gestão financeira
Artigo 29.o
Princípios da economia, da eficiência e da eficácia/Princípio da boa gestão financeira
1. As dotações devem ser utilizadas em conformidade com o princípio da boa gestão financeira, nomeadamente em conformidade com os princípios da economia, da eficiência e da eficácia.
2. O princípio da economia determina que os meios utilizados pelo organismo da União no exercício das suas atividades devem ser disponibilizados em tempo útil, nas quantidades e qualidades adequadas e ao melhor preço.
O princípio da eficiência visa a melhor relação entre os meios utilizados e os resultados obtidos.
O princípio da eficácia visa a consecução dos objetivos específicos fixados e a obtenção dos resultados esperados.
3. O organismo da União deve realizar um exercício de aferição comparativa a que se refere o artigo 50.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
O exercício de aferição comparativa deve incluir:
-
uma avaliação da eficiência dos serviços horizontais do organismo da União,
-
uma análise de custos/benefícios da partilha de serviços ou da sua transferência integral para outro organismo da União ou para a Comissão.
Na realização do exercício de aferição comparativa referido no primeiro e segundo parágrafos, o organismo da União deve tomar as medidas necessárias para evitar eventuais conflitos de interesses.
4. Devem ser fixados objetivos específicos, mensuráveis, realizáveis, relevantes e calendarizados para todos os setores de atividade abrangidos pelo orçamento do organismo da União. A realização destes objetivos será controlada por indicadores de desempenho estabelecidos por atividade, devendo o diretor informar o conselho de administração. Essas informações são fornecidas anualmente e constam, o mais tardar, dos documentos que acompanham o projeto de orçamento do organismo da União.
5. A fim de melhorar a tomada de decisões, o organismo da União procede a avaliações ex ante e ex post, em conformidade com as orientações definidas pela Comissão. Estas avaliações incidem sobre todos os programas e atividades que originem despesas significativas, sendo os seus resultados comunicados ao conselho de administração.
6. O diretor deve preparar um plano de ação para dar sequência às conclusões das avaliações referidas no n.o 5 e apresentar, duas vezes por ano, relatórios sobre os progressos obtidos à Comissão e regularmente ao conselho de administração.
7. O conselho de administração examina a execução do plano de ação referido no n.o 6.
Artigo 30.o
Controlo interno da execução do orçamento
1. O orçamento do organismo da União deve ser executado com base num controlo interno eficaz e eficiente.
2. Para efeitos da execução do orçamento do organismo da União, o controlo interno é definido como um processo aplicável a todos os níveis da cadeia de gestão, concebido para proporcionar uma garantia razoável quanto à realização dos seguintes objetivos:
a)
Eficácia, eficiência e economia das operações;
b)
Fiabilidade das informações financeiras;
c)
Preservação dos ativos e da informação;
d)
Prevenção, deteção, correção e seguimento de fraudes e irregularidades;
e)
Gestão adequada dos riscos relativos à legalidade e regularidade das operações subjacentes, tendo em conta o caráter plurianual dos programas e a natureza dos pagamentos em causa.
3. A eficácia do controlo interno baseia-se nas melhores práticas internacionais e inclui, em especial:
a)
A separação de funções;
b)
Uma estratégia adequada de gestão e controlo dos riscos, incluindo controlos a nível dos destinatários;
c)
A prevenção dos conflitos de interesses;
d)
Pistas de auditoria adequadas e integridade da informação nos sistemas de dados;
e)
Procedimentos de controlo do desempenho e de acompanhamento das deficiências e exceções identificadas pelo controlo interno;
f)
A avaliação periódica do bom funcionamento do sistema de controlo interno.
4. A eficiência do controlo interno baseia-se nos seguintes elementos:
a)
A aplicação de uma estratégia adequada de gestão e controlo do risco, coordenada entre os intervenientes implicados na cadeia de controlo;
b)
O acesso de todos os intervenientes competentes na cadeia de controlo aos resultados dos controlos;
c)
A confiança depositada nos pareceres de auditoria independentes, sendo o caso, desde que a qualidade dos trabalhos subjacentes seja adequada e aceitável e que esses trabalhos tenham sido realizados em conformidade com as normas acordadas;
d)
A aplicação atempada de medidas corretivas, incluindo, se for caso disso, sanções dissuasivas;
e)
A eliminação de controlos múltiplos;
f)
A melhoria da relação custo/benefício dos controlos.
CAPÍTULO 8
Princípio da transparência
Artigo 31.o
Publicação das contas, orçamentos e relatórios
1. O orçamento do organismo da União é elaborado e executado e as contas são apresentadas em conformidade com o princípio da transparência.
2. Um resumo do orçamento do organismo da União e dos eventuais orçamentos retificativos, tal como definitivamente aprovados, são publicados no Jornal Oficial da União Europeia no prazo de três meses após a sua adoção.
O resumo apresenta as cinco principais rubricas orçamentais de receitas, as cinco principais rubricas orçamentais de despesas do orçamento administrativo e operacional do organismo da União, o quadro do pessoal e uma estimativa do número de agentes contratuais expressa em equivalentes a tempo inteiro para a qual estão orçamentadas dotações, bem como dos peritos nacionais destacados. Deve igualmente indicar os dados do exercício anterior.
3. O orçamento do organismo da União, incluindo o quadro do pessoal e os orçamentos retificativos, tal como definitivamente aprovados, bem como uma indicação do número de agentes contratuais expresso em equivalentes a tempo inteiro para os quais estão inscritas dotações, bem como dos peritos nacionais destacados, são transmitidos para informação ao Parlamento Europeu e ao Conselho, ao Tribunal de Contas e à Comissão, sendo publicados no sítio web do organismo da União em questão no prazo de quatro semanas a contar da sua adoção.
4. O organismo da União disponibiliza no seu sítio web, o mais tardar em 30 de junho do exercício seguinte, informações sobre os beneficiários de fundos provenientes do orçamento do organismo da União, incluindo os peritos contratados nos termos do artigo 89.o, em conformidade com os n.os 2, 3 e 4 do artigo 21.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012 da Comissão (7), segundo uma apresentação normalizada. As informações publicadas são facilmente acessíveis, transparentes e exaustivas. Essas informações são disponibilizadas no respeito dos requisitos de confidencialidade e segurança, nomeadamente da proteção dos dados pessoais nos termos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
TÍTULO III
ELABORAÇÃO E ESTRUTURA DO ORÇAMENTO
CAPÍTULO 1
Elaboração do orçamento do organismo da União
Artigo 32.o
Programação anual e plurianual
1. O organismo da União deve elaborar um documento de programação, que inclua a programação plurianual e anual, tendo em conta as orientações estabelecidas pela Comissão.
2. O programa plurianual deve definir:
-
a programação estratégica global incluindo os objetivos, os resultados previstos e os indicadores de desempenho,
-
a programação plurianual dos recursos orçamentais e do pessoal.
A programação dos recursos deve incluir informação qualitativa e quantitativa sobre os recursos humanos e questões orçamentais para efeitos de informação, em especial:
-
relativamente aos anos N-1 e N, informações sobre o número de funcionários, agentes temporários e agentes contratuais tal como definidos no Estatuto dos Funcionários, bem como de peritos nacionais destacados,
-
relativamente ao ano N-1 uma estimativa das operações orçamentais, na aceção do artigo 97.o, e informações sobre as contribuições em espécie concedidas pelo Estado-Membro de acolhimento ao organismo da União,
-
relativamente ao ano N+1, uma estimativa do número de funcionários, agentes temporários e agentes contratuais, tal como definidos no Estatuto dos Funcionários,
-
relativamente aos anos seguintes, a programação indicativa dos recursos orçamentais e do pessoal.
A Comissão transmite ao organismo da União o parecer dos seus serviços sobre o projeto de programação dos recursos humanos.
Se o organismo da União não tiver plenamente em conta a posição dos serviços da Comissão, deve fornecer à Comissão as explicações adequadas.
A programação dos recursos deve ser atualizada anualmente. A programação estratégica será atualizada sempre que necessário, nomeadamente para ter em conta os resultados das avaliações globais previstas no ato constitutivo.
3. O programa de trabalho anual do organismo da União deve conter os objetivos pormenorizados e os resultados esperados, incluindo os indicadores de desempenho. Deve conter igualmente uma descrição das ações a financiar e o montante indicativo dos recursos financeiros e humanos afetados a cada ação. O programa de trabalho anual deve ser coerente com o programa plurianual referido no n.o 1.
Deve indicar claramente as tarefas do organismo da União que tenham sido acrescentadas, modificadas ou suprimidas em comparação com o exercício anterior.
4. Qualquer alteração substancial do programa de trabalho anual deve ser adotada segundo o mesmo procedimento do programa de trabalho inicial, em conformidade com o ato constitutivo e o artigo 33.o do presente regulamento.
O conselho de administração pode delegar no gestor orçamental os poderes para adotar alterações não substanciais ao programa de trabalho anual do organismo da União.
Artigo 33.o
Elaboração do orçamento
1. O orçamento será elaborado em conformidade com as disposições do ato constitutivo.
2. O organismo da União transmite anualmente à Comissão, até 31 de janeiro, um projeto de mapa previsional das suas despesas e receitas, bem como as orientações gerais subjacentes a esse mapa.
3. Em conformidade com o artigo 37.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o organismo da União envia anualmente à Comissão, ao Parlamento Europeu e ao Conselho um mapa previsional das suas despesas e receitas, tal como especificado no ato constitutivo.
4. O mapa previsional das receitas e despesas do organismo da União deve incluir:
a)
Um quadro de pessoal que estabelece o número de lugares permanentes e temporários, por grau e por categoria, autorizados dentro do limite das dotações orçamentais;
b)
Em caso de alteração do número de lugares, um documento justificativo dos pedidos de novos lugares;
c)
Uma previsão trimestral dos fluxos de tesouraria em termos de pagamentos e recebimentos;
d)
Informações sobre a realização de todos os objetivos fixados anteriormente para as diferentes atividades. Os resultados das avaliações serão analisados e utilizados para demonstrar as vantagens de um eventual reforço ou diminuição do orçamento proposto pelo organismo da União em comparação com o seu orçamento do ano N.
5. O organismo da União transmite anualmente à Comissão, ao Parlamento Europeu e ao Conselho, até 31 de janeiro, o projeto de documento de programação referido no artigo 32.o, bem como as eventuais versões atualizadas posteriores desse documento.
6. No âmbito do procedimento de adoção do orçamento, a Comissão transmite o mapa previsional do organismo da União ao Parlamento Europeu e ao Conselho, e propõe o montante da contribuição para o organismo da União, bem como o número de efetivos que considera necessário para o mesmo. A Comissão apresenta o projeto de quadro do pessoal dos organismos da União e uma estimativa do número de agentes contratuais e de peritos nacionais destacados, expresso em equivalentes a tempo inteiro, para que são propostas dotações, assim que a Comissão tenha elaborado o projeto de orçamento.
7. O Parlamento Europeu e o Conselho adotam o quadro do pessoal do organismo da União, bem como qualquer alteração posterior, de acordo com o disposto no artigo 38.o, n.o 1. O quadro do pessoal será publicado em anexo à Secção III - Comissão - do orçamento.
8. O orçamento do organismo da União e o quadro do pessoal, juntamente com o documento de programação referido no artigo 32.o, são adotados pelo conselho de administração. Tornam-se definitivos após a aprovação final do orçamento que estabelece o montante da contribuição e o quadro do pessoal, devendo, se necessário, o orçamento do organismo da União e o quadro do pessoal ser adaptados em conformidade.
9. Quando confiar novas tarefas a um organismo da União, sem prejuízo dos processos legislativos para a alteração do ato constitutivo, a Comissão deve apresentar ao Parlamento Europeu e ao Conselho as informações necessárias para avaliar o impacto das novas funções nos recursos do organismo da União, tendo em vista a eventual revisão do seu financiamento, se necessário.
Artigo 34.o
Orçamentos retificativos
Qualquer alteração do orçamento do organismo da União, incluindo do quadro do pessoal, será objeto de um orçamento retificativo adotado segundo o mesmo procedimento do orçamento inicial do organismo da União, em conformidade com o disposto no ato constitutivo e no artigo 33.o do presente regulamento.
CAPÍTULO 2
Estrutura e apresentação do orçamento do organismo da União
Artigo 35.o
Estrutura do orçamento do organismo da União
O orçamento do organismo da União é constituído por um mapa das receitas e um mapa das despesas.
Artigo 36.o
Nomenclatura orçamental
Na medida em que a natureza das atividades do organismo da União o justifique, o mapa das despesas deve ser apresentado segundo uma nomenclatura com uma classificação por destino. Esta nomenclatura será definida pelo organismo da União e deve permitir distinguir claramente as dotações administrativas e operacionais.
Artigo 37.o
Apresentação do orçamento do organismo da União
O orçamento do organismo da União inclui:
1)
No mapa das receitas:
a)
As previsões de receitas do organismo da União para o exercício em causa («exercício N»);
b)
A previsão das receitas do exercício anterior e as receitas do exercício N-2,
c)
As observações adequadas para cada rubrica de receitas.
2)
No mapa das despesas:
a)
As dotações de autorização e de pagamento para o exercício N;
b)
As dotações de autorização e de pagamento do exercício precedente, bem como as despesas autorizadas e as despesas pagas no exercício N-2, sendo estas últimas igualmente expressas em percentagem do orçamento do organismo da União do exercício N;
c)
Um mapa recapitulativo dos calendários de pagamentos a efetuar no decurso de exercícios posteriores, por força de autorizações orçamentais concedidas em exercícios anteriores;
d)
As observações adequadas para cada subdivisão.
Artigo 38.o
Regras relativas aos quadros do pessoal
1. O quadro do pessoal referido no artigo 33.o inclui, junto ao número de lugares autorizados para o exercício, o número de lugares autorizados no exercício precedente, bem como o número de lugares efetivamente ocupados. O quadro do pessoal constitui um limite imperativo para o organismo da União, não podendo ser efetuadas quaisquer nomeações para além desse limite.
No entanto, o conselho de administração poderá alterar o quadro de pessoal até, no máximo, 10 % dos lugares autorizados, exceto no que se refere aos graus AD 16, AD 15, AD 14 e AD 13, e na dupla condição de essa alteração respeitar as seguintes condições:
a)
Não afetar o volume das dotações de pessoal correspondente a um exercício completo;
b)
Não exceder o número total de lugares autorizados pelo quadro do pessoal;
c)
O organismo da União ter realizado uma aferição comparativa em relação a outros organismos da União, a exemplo do estudo analítico do pessoal da Comissão.
2. Em derrogação do disposto no segundo parágrafo do n.o 1, os casos de atividade a tempo parcial autorizados pela autoridade investida do poder de nomeação nos termos do Estatuto podem ser compensados com outras nomeações. Sempre que um agente solicite a retirada da autorização antes do fim do período acordado, o organismo da União tomará as medidas adequadas para respeitar, logo que possível, o limite previsto no n.o 1, alínea b), segundo parágrafo.
TÍTULO IV
EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DO ORGANISMO DA UNIÃO
CAPÍTULO 1
Disposições gerais
Artigo 39.o
Execução do orçamento de acordo com o princípio da boa gestão financeira
1. O diretor exerce as funções de gestor orçamental. Deve executar as receitas e despesas do orçamento em conformidade com as regras financeiras do organismo da União e com o princípio da boa gestão financeira, sob a sua própria responsabilidade e no limite das dotações autorizadas.
2. Sem prejuízo das responsabilidades do gestor orçamental em matéria de prevenção e deteção da fraude e irregularidades, o organismo da União participa nas atividades de prevenção da fraude do Organismo Europeu de Luta Antifraude.
Artigo 40.o
Delegação dos poderes de execução do orçamento
1. O diretor pode delegar os poderes de execução do orçamento no pessoal do organismo da União abrangido pelo Estatuto, em conformidade com as condições definidas nas regras financeiras do organismo da União adotadas pelo conselho de administração. Os agentes delegados só podem agir dentro do limite dos poderes que lhes sejam expressamente conferidos.
2. O agente delegado pode subdelegar as competências que lhe tenham sido conferidas, de acordo com as normas de execução do presente regulamento mencionadas no artigo 114.o. Cada ato de subdelegação exige o acordo expresso do diretor.
Artigo 41.o
Conflito de interesses
1. Os intervenientes financeiros, na aceção do capítulo 2 do presente título, e as outras pessoas envolvidas na execução e gestão do orçamento, incluindo os respetivos atos preparatórios, ou na auditoria e controlo do orçamento, não podem realizar qualquer ato em que os seus próprios interesses possam estar em conflito com os do organismo da União.
Se tal risco existir, a pessoa em causa deve abster-se de realizar esse ato e informar de tal facto a autoridade competente, que deve confirmar por escrito a existência ou não de um conflito de interesses. Caso se verifique a existência de um conflito de interesses, a pessoa em causa deve cessar todas as suas atividades nesse âmbito. A autoridade competente deve tomar as medidas eventualmente adequadas.
2. Para efeitos do n.o 1, existe conflito de interesses sempre que o exercício imparcial e objetivo das funções de um interveniente financeiro, ou de outra pessoa referida no n.o 1, se encontre comprometido por motivos familiares, afetivos, de afinidade política ou nacional, de interesse económico, ou por qualquer outro motivo de comunhão de interesses com o destinatário.
3. A autoridade competente a que se refere o n.o 1 é o superior hierárquico do agente em causa. Tratando-se do diretor, a autoridade competente é o conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva.
4. O organismo da União deve adotar regras sobre a prevenção e gestão dos conflitos de interesses.
Artigo 42.o
Modalidade de execução do orçamento do organismo da União
1. O orçamento do organismo da União é executado pelo diretor através dos serviços sob a sua autoridade.
2. Na medida em que tal se revelar indispensável, podem ser contratualmente confiadas, a entidades ou organismos externos de direito privado, tarefas de peritagem técnica e administrativas, preparatórias ou acessórias que não impliquem nem uma missão de poder público nem o exercício de um poder discricionário de apreciação.
CAPÍTULO 2
Intervenientes financeiros
Secção 1
Princípio da separação de funções
Artigo 43.o
Separação de funções
As funções de gestor orçamental e de contabilista são separadas e incompatíveis entre si.
Secção 2
Gestor orçamental
Artigo 44.o
Poderes e funções do gestor orçamental
1. O gestor orçamental é responsável pela execução das operações relativas às receitas e despesas em conformidade com o princípio da boa gestão financeira, bem como por assegurar a respetiva legalidade e regularidade.
2. Para efeitos do n.o 1, em conformidade com as normas mínimas adotadas pelo conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, pela comissão executiva, com base em regras equivalentes às estabelecidas pela Comissão para os seus próprios serviços e tendo em conta os riscos associados ao contexto de gestão e à natureza das ações financiadas, o gestor orçamental deve estabelecer a estrutura organizativa e os sistemas de controlo interno necessários à execução das funções de gestor orçamental.
A criação dessa estrutura e desses sistemas baseia-se numa análise de risco exaustiva, que deve ter em conta a sua relação custo-eficácia.
O gestor orçamental pode criar nos seus serviços uma base de conhecimentos especializados e de aconselhamento para o assistir no controlo dos riscos associados às suas atividades.
3. A fim de executar as operações associadas às despesas, o gestor orçamental procede a autorizações orçamentais, assume compromissos jurídicos, liquida as despesas, emite ordens de pagamento e toma as medidas preliminares necessárias para a execução das dotações.
4. A execução das operações associadas às receitas inclui a elaboração de previsões de créditos, o apuramento dos direitos a cobrar e a emissão das ordens de cobrança. Inclui ainda, se for caso disso, a renúncia a créditos apurados.
5. O gestor orçamental conserva os documentos justificativos das operações realizadas durante os cinco anos subsequentes à data da decisão de quitação da execução do orçamento do organismo da União. Os dados pessoais contidos em documentos justificativos devem ser suprimidos sempre que possível, quando esses dados não sejam necessários para efeitos de quitação orçamental, controlo e auditoria. Em qualquer caso, o artigo 37.o, n.o 2, do Regulamento (CE) n.o 45/2001 aplica-se à conservação dos dados relativos ao tráfego.
Artigo 45.o
Controlos ex ante
1. Cada operação referida no artigo 44.o deve ser objeto de pelo menos um controlo ex ante baseado numa análise documental e nos resultados disponíveis dos controlos já efetuados, relativo aos aspetos operacionais e financeiros da operação.
Os controlos ex ante incluem o lançamento e a verificação das operações.
2. Por «lançamento» de uma operação deve entender-se o conjunto das operações preparatórias para a adoção dos atos de execução do orçamento do organismo da União pelos gestores orçamentais, referidos nos artigos 33.o e 34.o.
3. Por «verificação ex ante» de uma operação deve entender-se o conjunto dos controlos ex ante instituídos pelo gestor orçamental, destinados a verificar os aspetos operacionais e financeiros dessa operação.
4. Os controlos ex ante devem verificar a coerência entre os documentos comprovativos necessários e quaisquer outras informações disponíveis. A frequência e intensidade dos controlos ex ante é definida pelo gestor orçamental competente, em função dos riscos e tendo em conta a sua relação custo-eficácia. Em caso de dúvida, o gestor orçamental competente para a liquidação do pagamento correspondente solicita informações complementares ou procede a um controlo no local, a fim de obter uma garantia razoável no âmbito do controlo ex ante.
O objetivo dos controlos ex ante consiste em verificar o seguinte:
a)
A regularidade e conformidade das despesas à luz das disposições aplicáveis;
b)
A aplicação do princípio de boa gestão financeira previsto no artigo 29.o.
Para efeitos de controlo, o gestor orçamental pode considerar uma série de operações individuais semelhantes relativas a despesas recorrentes com salários, pensões, reembolso de deslocações em serviço e despesas médicas como constituindo uma única operação.
5. Numa dada operação, a verificação deve ser efetuada por agentes diferentes dos que procederam ao seu lançamento. Os agentes que efetuam a verificação não podem estar subordinados aos que iniciaram a operação.
Artigo 46.o
Controlos ex post
1. O gestor orçamental pode instituir controlos ex post para verificar operações já aprovadas na sequência de controlos ex ante. Esses controlos podem ser efetuados por amostragem em função do risco.
2. Os controlos ex post podem ser realizados com base em documentos e, se necessário, no local.
Os controlos ex post devem verificar se as operações financiadas pelo orçamento do organismo da União foram executadas corretamente e, em especial, se respeitam os critérios referidos no artigo 45.o, n.o 4.
Os resultados dos controlos ex post são analisados pelo gestor orçamental pelo menos uma vez por ano, a fim de identificar eventuais questões sistémicas. O gestor orçamental deve tomar medidas para solucionar essas questões.
A análise dos riscos referida no n.o 1 deve ser efetuada tendo em conta os resultados dos controlos realizados e outras informações relevantes.
No caso dos programas plurianuais, o gestor orçamental estabelece uma estratégia plurianual de controlo, que especifica a natureza e a extensão dos controlos a realizar durante o período e o modo como os resultados devem ser aferidos numa base anual no quadro do processo de declaração de fiabilidade anual.
3. Os controlos ex ante e os controlos ex post não podem ser realizados pelos mesmos agentes. Os agentes responsáveis pelos controlos ex post não podem estar subordinados aos que realizaram os controlos ex ante.
Caso o gestor orçamental realize auditorias financeiras a beneficiários a título de controlos ex post, as regras de auditoria associadas devem ser claras, coerentes e transparentes e devem respeitar os direitos do organismo da União e das entidades auditadas.
4. Os agentes responsáveis pelo controlo da gestão das operações financeiras a que se refere o n.o 3 devem ter as competências profissionais necessárias para o efeito. Devem respeitar um código específico de normas profissionais aprovado pelo organismo da União e baseado nas normas aprovadas pela Comissão para os seus próprios serviços.
Artigo 47.o
Relatório anual de atividades consolidado
1. O gestor orçamental presta contas do exercício das suas funções ao conselho de administração, sob a forma de um relatório anual de atividades consolidado, que deve incluir:
a)
Informações sobre:
-
a execução pelo organismo do programa de trabalho anual, do orçamento e do quadro de pessoal a que se refere o artigo 38.o,
-
os sistemas de gestão e de controlo interno, incluindo um resumo com o número e tipo de auditorias internas efetuadas pelo auditor interno, as estruturas de auditoria interna, as recomendações formuladas e o seguimento que lhes foi dado, bem como às recomendações dos anos anteriores, a que se referem os artigos 82.o e 83.o,
-
as observações do Tribunal de Contas e as ações empreendidas com base nessas observações,
-
as contas e o relatório sobre a gestão orçamental e financeira, sem prejuízo do disposto nos artigos 92.o, 96.o e 97.o;
b)
Uma declaração do gestor orçamental indicando se, salvo especificação em contrário em eventuais reservas relativas a áreas específicas de receitas e despesas, tem uma garantia razoável relativamente aos seguintes aspetos:
-
as informações contidas no relatório apresentam uma imagem verdadeira e fiel da situação,
-
os recursos afetados às atividades descritas no relatório foram utilizados para os fins previstos e de acordo com o princípio da boa gestão financeira,
-
os procedimentos de controlo aplicados oferecem as garantias necessárias quanto à legalidade e à regularidade das operações subjacentes.
O relatório anual de atividades consolidado descreve os resultados das operações relativamente aos objetivos fixados, os riscos associados a essas operações, a utilização dos recursos disponíveis e a eficiência e eficácia dos sistemas de controlo interno, incluindo uma avaliação global dos custos e benefícios dos controlos.
O relatório anual consolidado é apresentado ao conselho de administração para avaliação.
2. O mais tardar até 1 de julho de cada ano, o relatório anual de atividades consolidado, juntamente com a respetiva avaliação, são transmitidos pelo conselho de administração ao Tribunal de Contas, à Comissão, ao Parlamento Europeu e ao Conselho.
3. O ato constitutivo pode prever requisitos adicionais de comunicação de informações em casos devidamente justificados, em especial quando tal seja exigido pela natureza do domínio de ação do organismo.
Artigo 48.o
Proteção dos interesses financeiros da União
1. Se um agente que participe na gestão financeira e no controlo das operações considerar que uma decisão que o seu superior hierárquico o obrigue a aplicar ou a aceitar é irregular ou contrária ao princípio da boa gestão financeira ou às regras profissionais que está obrigado a respeitar, informa por escrito desse facto o diretor, que deve responder por escrito. Se o diretor não tomar medidas ou confirmar a decisão ou as instruções iniciais, e o agente considerar que essa confirmação não constitui uma resposta razoável à sua questão, o agente informa por escrito a instância competente referida no artigo 54.o, n.o 5, e o conselho de administração.
2. No caso de atividades ilegais, de fraude ou corrupção suscetíveis de prejudicar os interesses da União, o agente informa as autoridades e os organismos designados pela legislação aplicável. Os contratos com auditores externos que efetuem auditorias da gestão financeira do organismo da União devem prever a obrigação de o auditor externo informar o gestor orçamental de qualquer suspeita de atividades ilegais, de fraude de ou corrupção suscetíveis de prejudicar os interesses da União.
Artigo 49.o
Delegação dos poderes de execução do orçamento
Caso as competências de execução do orçamento venham a ser delegadas ou subdelegadas nos termos do artigo 40.o, aplica-se mutatis mutandis aos gestores orçamentais delegados ou subdelegados o artigo 44.o, n.os 1, 2 e 3.
Secção 3
Contabilista
Artigo 50.o
Poderes e funções do contabilista
1. O conselho de administração nomeia um contabilista, sujeito ao Estatuto, que será totalmente independente no exercício das suas funções. O contabilista será responsável, no organismo da União:
a)
Pela boa execução dos pagamentos, pelo recebimento das receitas e pela cobrança dos créditos apurados;
b)
Pela elaboração e apresentação das contas em conformidade com o disposto no título IX;
c)
Pelos registos contabilísticos em conformidade com o disposto no título IX;
d)
Pela aplicação, em conformidade com o disposto no título IX, das regras contabilísticas e do plano de contabilidade em conformidade com as disposições aprovadas pelo contabilista da Comissão;
e)
Pela definição e validação dos sistemas contabilísticos, bem como, se for caso disso, pela validação dos sistemas definidos pelo gestor orçamental e destinados a fornecer ou justificar as informações contabilísticas; a este respeito, o contabilista está habilitado a verificar em qualquer momento o cumprimento dos critérios de validação;
f)
Pela gestão da tesouraria.
2. Dois ou mais organismos da União podem designar o mesmo contabilista.
Os organismos da União podem igualmente acordar com a Comissão que o contabilista da Comissão atue igualmente como contabilista do organismo da União.
Os organismos da União podem igualmente confiar ao contabilista da Comissão parte das funções de contabilista do organismo da União, tendo em conta a análise dos custos-benefícios referida no artigo 29.o.
Nos casos referidos no presente parágrafo, devem ser tomadas as medidas necessárias para evitar quaisquer conflitos de interesses.
3. O contabilista recebe do gestor orçamental todas as informações necessárias à elaboração de contas que apresentem uma imagem verdadeira e fiel da situação financeira do organismo da União e da execução orçamental. O gestor orçamental deve garantir a fiabilidade dessa informação.
4. Antes da sua aprovação pelo diretor, o contabilista assina as contas, certificando assim que o contabilista tem uma garantia razoável de que as contas apresentam uma imagem verdadeira e fiel da situação financeira do organismo da União.
Para efeitos de aplicação do primeiro parágrafo, o contabilista verifica se as contas foram elaboradas em conformidade com as regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e se a integralidade das receitas e despesas foram inscritas nas contas.
O gestor orçamental transmite toda a informação de que o contabilista necessita para o exercício das suas funções.
Os gestores orçamentais continuam a ser plenamente responsáveis pela correta utilização dos fundos que gerem, pela legalidade e regularidade das despesas sob o seu controlo e pelo caráter exaustivo e rigoroso das informações transmitidas ao contabilista.
5. O contabilista está habilitado a verificar as informações recebidas e a realizar as verificações suplementares que considere necessárias para assinar as contas.
Se necessário, o contabilista formula reservas, precisando a sua natureza e o seu âmbito.
6. Sem prejuízo do n.o 7 do presente artigo e do artigo 51.o, só o contabilista está habilitado para efetuar a gestão da tesouraria e dos equivalentes de tesouraria. O contabilista é responsável pela sua conservação e segurança.
7. O contabilista pode, no exercício das suas funções, delegar algumas das suas tarefas em agentes do pessoal sujeitos ao Estatuto, se tal se revelar indispensável para o exercício das suas tarefas.
8. O ato de delegação define as tarefas, direitos e obrigações dos agentes delegados.
Secção 4
Gestor de fundos para adiantamentos
Artigo 51.o
Fundos para adiantamentos
Se tal se revelar indispensável para o pagamento de pequenos montantes e para a cobrança de outras receitas referidas no artigo 6.o, podem ser criados fundos para adiantamentos. Os fundos para adiantamentos são provisionados pelo contabilista e ficam sob a responsabilidade de gestores de fundos para adiantamentos por si designados.
O montante máximo de cada despesa ou receita que gestor de fundos para adiantamentos pode liquidar a terceiros não pode ultrapassar 60 000 EUR e deve ser especificado por cada organismo da União relativamente a cada rubrica de despesas ou receitas. Os pagamentos de fundos para adiantamentos podem ser efetuados por transferência bancária, incluindo o sistema de débito direto referido no artigo 74.o, n.o 1, por cheque ou por outro meio de pagamento, em conformidade com as instruções estabelecidas pelo contabilista.
CAPÍTULO 3
Responsabilidade dos intervenientes financeiros
Secção 1
Regras gerais
Artigo 52.o
Revogação da delegação e suspensão das funções dos intervenientes financeiros
1. A delegação ou subdelegação conferida aos gestores orçamentais delegados ou subdelegados pode ser revogada em qualquer momento, temporária ou definitivamente, pela autoridade que os nomeou. O gestor orçamental pode, em qualquer altura, retirar o seu acordo relativamente a uma subdelegação específica.
2. O contabilista ou os gestores de fundos para adiantamentos, ou ambos, podem ser suspensos das suas funções em qualquer momento, temporária ou definitivamente, pelo conselho de administração. Nesse caso, o conselho de administração nomeia um contabilista provisório.
3. Os n.os 1 e 2 não prejudicam a eventual aplicação de medidas disciplinares aos intervenientes financeiros referidos nesses números.
Artigo 53.o
Responsabilidade dos intervenientes financeiros por atividades ilegais, fraude ou corrupção
1. Os artigos 52.o a 56.o não prejudicam a eventual responsabilidade penal em que podem incorrer os intervenientes financeiros referidos no artigo 52.o, nas condições previstas no direito nacional aplicável e nas disposições em vigor em matéria de proteção dos interesses financeiros da União e de luta contra a corrupção que envolva funcionários da União ou dos Estados-Membros.
2. Sem prejuízo do disposto nos artigos 54.o, 55.o e 56.o, os gestores orçamentais, os contabilistas e os gestores de fundos para adiantamentos são responsáveis disciplinar e pecuniariamente nas condições previstas pelo Estatuto. Em caso de atividades ilegais, de fraude ou de corrupção suscetíveis de prejudicar os interesses da União, a questão é submetida às autoridades e organismos designados pela legislação em vigor, nomeadamente ao Organismo Europeu de Luta Antifraude.
Secção 2
Regras aplicáveis aos gestores orçamentais
Artigo 54.o
Regras aplicáveis aos gestores orçamentais
1. O gestor orçamental é responsável pecuniariamente nas condições previstas no Estatuto.
2. A responsabilidade pecuniária do gestor orçamental é aplicável, em especial, quando o gestor orçamental, intencionalmente ou por negligência grave:
a)
Apurar direitos de cobrança ou emitir ordens de cobrança, autorizar uma despesa ou assinar uma ordem de pagamento, sem se conformar com o presente regulamento e, se for caso disso, com as normas de execução do regulamento financeiro do organismo da União;
b)
Omitir a elaboração de um título de crédito, omitir ou retardar a emissão de uma ordem de cobrança ou retardar a emissão de uma ordem de pagamento, implicando assim a responsabilidade civil do organismo da União perante terceiros.
3. Caso um gestor orçamental delegado ou subdelegado considere que uma decisão que lhe incumbe está ferida de irregularidade ou infringe o princípio da boa gestão financeira, assinala o facto por escrito à autoridade delegante. Se a autoridade delegante der por escrito uma instrução fundamentada ao gestor orçamental delegado ou subdelegado para que tome essa decisão, este último fica exonerado da sua responsabilidade.
4. Em caso de delegação, o gestor orçamental continua a ser responsável pela eficiência e eficácia dos sistemas de gestão e controlo interno estabelecidos e pela escolha do gestor orçamental delegado.
5. A instância especializada em matéria de irregularidades financeiras criada pela Comissão ou em que a Comissão participa em conformidade com o artigo 73.o, n.o 6, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, exerce relativamente ao organismo da União os mesmos poderes que lhe são atribuídos em relação aos serviços da Comissão, exceto se o conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva, decidirem constituir uma instância funcionalmente independente, ou participar numa instância comum estabelecida por vários organismos. Nos casos apresentados pelos organismos da União, a instância especializada em matéria de irregularidades financeiras, que foi criada pela Comissão ou conta com a participação da Comissão, inclui um agente de um organismo da União.
Com base no parecer da instância a que se refere o primeiro parágrafo, o diretor decide sobre a eventual instauração de um processo para apurar a responsabilidade disciplinar ou pecuniária. Se a instância detetar problemas sistémicos, envia ao gestor orçamental e ao auditor interno da Comissão um relatório acompanhado de recomendações. Se o referido parecer puser o diretor em causa, a instância envia-o ao conselho de administração e ao auditor interno da Comissão. O diretor deve referir, sob forma anónima, os pareceres da instância no seu relatório anual de atividades e indicar as medidas de seguimento tomadas.
6. Qualquer elemento do pessoal pode ser obrigado a reparar, na totalidade ou em parte, o prejuízo sofrido pelo organismo da União em consequência de faltas pessoais graves em que tenha incorrido durante ou em relação com o exercício das suas funções. A autoridade investida do poder de nomeação toma uma decisão fundamentada, uma vez cumpridas as formalidades prescritas pelo Estatuto em matéria disciplinar.
Secção 3
Regras aplicáveis aos contabilistas e aos gestores de fundos para adiantamentos
Artigo 55.o
Regras aplicáveis aos contabilistas
O contabilista é responsável, disciplinar e pecuniariamente, nas condições e segundo os procedimentos previstos no Estatuto. Constituem, em especial, faltas suscetíveis de implicar a sua responsabilidade, os seguintes factos:
a)
Perder ou deteriorar fundos, valores ou documentos à sua guarda, ou provocar essa perda ou deterioração pela sua negligência;
b)
Alterar indevidamente contas bancárias ou contas postais à ordem;
c)
Efetuar cobranças ou pagamentos não conformes com as ordens de cobrança ou de pagamento correspondentes;
d)
Não cobrar receitas devidas.
Artigo 56.o
Regras aplicáveis aos gestores de fundos para adiantamentos
O gestor de fundos para adiantamentos é responsável disciplinar e pecuniariamente nas condições e segundo os procedimentos previstos no Estatuto. Constituem, em especial, faltas suscetíveis de implicar a sua responsabilidade, os seguintes factos:
a)
Perder ou deteriorar fundos, valores ou documentos à sua guarda, ou provocar essa perda ou deterioração pela sua negligência;
b)
Não conseguir justificar, por meio de documentos adequados, os pagamentos por si efetuados;
c)
Efetuar pagamentos a pessoas que a eles não têm direito;
d)
Não cobrar receitas devidas.
CAPÍTULO 4
Operações relativas às receitas
Artigo 57.o
Pedido de pagamento
O organismo da União deve apresentar à Comissão, nas condições e com a periodicidade com ela acordadas, os pedidos de pagamento da totalidade ou parte da contribuição da União, em conformidade com o artigo 19.o, n.o 6.
Artigo 58.o
Tratamento dos juros
Os juros gerados pelos fundos pagos ao organismo da União pela Comissão a título da contribuição não são devidos ao orçamento.
Artigo 59.o
Previsão de créditos
1. Quando o gestor orçamental tiver informações suficientes e fiáveis relativamente a qualquer medida ou situação que possa dar origem a um crédito a favor do organismo da União, deve efetuar uma previsão desse crédito.
2. A previsão do crédito é ajustada pelo gestor orçamental a partir do momento em que tenha conhecimento de um acontecimento que altera a medida ou a situação que esteve na origem da previsão.
Ao estabelecer a ordem de cobrança relativa a uma medida ou situação que tenha dado origem a uma previsão de crédito, essa previsão é ajustada em conformidade pelo gestor orçamental.
Se a ordem de cobrança for emitida pelo mesmo montante que a previsão original de crédito, essa previsão é reduzida a zero.
Artigo 60.o
Apuramento de créditos
1. O apuramento de um crédito é o ato pelo qual o gestor orçamental:
a)
Verifica a existência da dívida;
b)
Determina ou verifica a veracidade e o montante da dívida;
c)
Verifica as condições de exigibilidade da dívida.
2. Qualquer crédito apurado como certo, líquido e exigível, deve ser objeto de uma ordem de cobrança emitida ao contabilista, seguida de uma nota de débito dirigida ao devedor, ambas elaboradas pelo gestor orçamental.
3. Os montantes pagos indevidamente são objeto de recuperação.
4. Qualquer crédito não reembolsado na data de vencimento fixada na nota de débito produz juros nos termos do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.
5. Em casos devidamente justificados, algumas receitas correntes podem ser objeto de apuramentos provisórios. O apuramento provisório inclui várias cobranças individuais que, por conseguinte, não devem ser objeto de apuramento individual. Antes do encerramento do exercício, o gestor orçamental deve proceder à alteração dos apuramentos provisórios, para que os mesmos coincidam com os créditos realmente apurados.
Artigo 61.o
Emissão de ordens de cobrança
A emissão de ordens de cobrança é o ato pelo qual o gestor orçamental dá ao contabilista, mediante a emissão de uma ordem de cobrança, a instrução para cobrar um crédito apurado pelo gestor orçamental.
Artigo 62.o
Regras relativas à cobrança
1. O contabilista regista as ordens de cobrança dos créditos devidamente apurados pelo gestor orçamental. O contabilista diligencia para assegurar a cobrança das receitas do organismo da União e vela pela salvaguarda dos respetivos direitos.
2. Se a cobrança não tiver sido efetuada à data de vencimento mencionada na nota de débito, o contabilista deve informar o gestor orçamental e iniciar imediatamente o processo de cobrança por qualquer via de direito, incluindo, se necessário, através de compensação e, se tal não for possível, por cobrança coerciva.
3. O contabilista procede à cobrança por compensação junto de qualquer devedor que seja simultaneamente titular de um crédito equivalente perante o organismo da União. Esse crédito deve ser certo, líquido e exigível.
4. Caso o gestor orçamental pretenda renunciar total ou parcialmente à cobrança de um crédito apurado, deve certificar-se de que a renúncia é regular e conforme com os princípios da boa gestão financeira e da proporcionalidade. A decisão de renúncia deve ser fundamentada. O gestor orçamental pode delegar a decisão de renúncia apenas relativamente a créditos inferiores a 5 000 EUR.
A decisão de renúncia deve referir as diligências efetuadas para a cobrança e os elementos de direito e de facto em que se baseia.
5. O gestor orçamental deve anular um crédito apurado, no todo ou em parte, sempre que a deteção de um erro revelar que esse crédito não foi corretamente apurado. Esta anulação assume a forma de uma decisão do gestor orçamental e deve ser devidamente fundamentada.
Artigo 63.o
Formalidades da cobrança
1. A cobrança dos créditos implica o registo, pelo contabilista, na contabilidade e a informação desse facto ao gestor orçamental.
2. Qualquer pagamento em numerário realizado à caixa do contabilista ou do gestor de fundos para adiantamentos dá lugar à emissão de um recibo.
3. O reembolso parcial pelo devedor sujeito a várias ordens de cobrança é primeiramente imputado ao crédito mais antigo, salvo especificação em contrário por parte do devedor.
Qualquer pagamento parcial cobre em primeiro lugar os juros.
Artigo 64.o
Prorrogação do prazo de pagamento
1. O contabilista, em articulação com o gestor orçamental, só pode conceder prazos suplementares de pagamento mediante pedido por escrito devidamente fundamentado do devedor e na dupla condição de:
a)
O devedor se comprometer ao pagamento de juros à taxa prevista no artigo 83.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, relativamente à totalidade do prazo adicional concedido e a contar do final do prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b), do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012;
b)
O devedor constituir, no intuito de proteger os direitos do organismo da União, uma garantia financeira aceite pelo contabilista do organismo da União, que cubra o montante ainda em dívida, tanto em termos de capital como dos respetivos juros.
A garantia referida na alínea b) do primeiro parágrafo pode ser substituída por um aval pessoal e solidário de um terceiro aprovado pelo contabilista do organismo da União.
2. Em circunstâncias excecionais, na sequência de um pedido apresentado pelo devedor, o contabilista pode não exigir a garantia referida no n.o 1, primeiro parágrafo, alínea b), se, em função da sua análise, o devedor estiver disposto e em condições de proceder ao pagamento num prazo suplementar, mas não puder prestar essa garantia e se encontrar em dificuldades.
Artigo 65.o
Lista dos créditos
1. O contabilista elabora uma lista dos créditos a cobrar. Os créditos do organismo da União devem ser agrupados na lista segundo a data de emissão da ordem de cobrança. O contabilista indica igualmente as decisões de renúncia total ou parcial à cobrança de créditos apurados. Esta lista é incluída no relatório do organismo da União sobre a gestão orçamental e financeira.
2. O organismo da União elabora uma lista dos créditos com a indicação dos nomes dos devedores e do montante em dívida, sempre que o devedor tenha sido condenado a reembolsar por decisão judicial com força de caso julgado e não tenha sido efetuado qualquer reembolso significativo no prazo de um ano a contar da data em que essa decisão tiver sido proferida A lista é publicada, tomando em devida consideração a proteção dos dados pessoais, em conformidade com os requisitos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
No que respeita aos dados pessoais relativos a pessoas singulares, as informações publicadas devem ser suprimidas, uma vez integralmente reembolsado o montante em dívida. O mesmo é válido no que se refere aos dados pessoais relativos a pessoas coletivas cuja designação oficial identifica uma ou mais pessoas singulares.
A decisão de incluir o devedor na lista dos créditos do organismo da União é tomada em conformidade com o princípio da proporcionalidade e tem em conta, em especial, a importância do montante.
Artigo 66.o
Prazo de prescrição
Os créditos do organismo da União sobre terceiros, bem como os créditos de terceiros sobre o organismo da União são sujeitos a um prazo de prescrição de cinco anos.
Artigo 67.o
Disposições específicas aplicáveis às taxas e imposições
Quando o organismo da União proceder à cobrança de taxas e imposições referidas no artigo 6.o, n.o 1, alínea a), deve elaborar uma estimativa global provisória dessas taxas e imposições no início de cada exercício financeiro.
Quando as taxas e imposições forem inteiramente determinadas pela legislação ou pelas decisões do conselho de administração, o gestor orçamental pode abster-se de emitir ordens de cobrança e estabelecer diretamente notas de débito após ter apurado a quantia a receber. Neste caso, serão registadas todas as informações relativas ao crédito do organismo da União. O contabilista mantém uma lista de todas as notas de débito e inclui o respetivo número e montante global no relatório do organismo da União sobre a gestão orçamental e financeira.
Quando o organismo da União utilizar um sistema de faturação distinto, o contabilista regista periodicamente nas contas, e no mínimo numa base mensal, o valor acumulado das taxas e imposições recebidas.
O organismo da União só prestará serviços, por força das funções que lhe foram confiadas, após o pagamento total das taxas ou imposições correspondentes. Contudo, em circunstâncias excecionais, pode ser prestado um serviço sem o pagamento prévio das taxas ou imposições correspondentes. Nos casos em que a prestação de serviços tiver lugar sem o pagamento prévio das taxas ou imposições correspondentes, aplicam-se os artigos 60.o a 66.o.
CAPÍTULO 5
Operações relativas às despesas
Artigo 68.o
Decisões de financiamento
1. As despesas são objeto de uma autorização, de uma liquidação, da emissão de uma ordem de pagamento e de um pagamento.
2. A autorização das despesas é precedida de uma decisão de financiamento.
3. O programa de trabalho anual do organismo da União é equiparado a uma decisão de financiamento relativamente às atividades abrangidas, na medida em que os elementos previstos no artigo 32.o, n.o 3, estejam claramente identificados.
4. As dotações administrativas podem ser executadas sem necessidade de uma decisão de financiamento prévia.
Artigo 69.o
Tipos de autorizações
1. A autorização orçamental é a operação pela qual são reservadas as dotações necessárias para a execução de pagamentos posteriores, com vista ao cumprimento de compromissos jurídicos.
2. O compromisso jurídico é o ato pelo qual o gestor orçamental gera ou apura uma obrigação da qual resulta um encargo.
3. As autorizações orçamentais inserem-se numa das seguintes categorias:
a)
Individual: a autorização orçamental é individual sempre que o destinatário e o montante da despesa estejam determinados;
b)
Global: a autorização orçamental é global sempre que pelo menos um dos elementos necessários para a identificação da autorização individual não esteja determinado;
c)
Provisional: a autorização orçamental é provisional sempre que se destine a cobrir despesas correntes de natureza administrativa, cujos montantes ou destinatários finais não estejam determinados de forma definitiva.
A autorização orçamental provisional é executada quer pela assunção de um ou vários compromissos jurídicos individuais que conferem direito a pagamentos ulteriores quer, em casos excecionais associados às despesas de gestão do pessoal, diretamente por pagamentos.
4. As autorizações orçamentais para ações cuja realização se estenda por mais de um exercício só podem ser fracionadas por diversos exercícios em parcelas anuais caso o ato constitutivo ou o ato de base assim o prevejam ou caso se refiram a despesas administrativas.
Artigo 70.o
Regras aplicáveis às autorizações
1. Relativamente às medidas que possam dar origem a uma despesa a cargo do orçamento do organismo da União, o gestor orçamental procede a uma autorização orçamental antes de assumir um compromisso jurídico perante terceiros.
2. A obrigação de proceder a uma autorização orçamental, antes de assumir um compromisso jurídico, prevista no n.o 1, não se aplica aos compromissos jurídicos assumidos na sequência de uma declaração de situação de crise no quadro do plano de continuidade das atividades, em conformidade com os procedimentos adotados pelo organismo da União.
3. As autorizações orçamentais globais abrangem o custo total dos compromissos jurídicos individuais conexos assumidos até 31 de dezembro do exercício N+1.
Sob reserva do disposto no artigo 69.o, n.o 4, e no artigo 87.o, n.o 2, os compromissos jurídicos individuais respeitantes a autorizações individuais ou provisionais devem ser assumidos até 31 de dezembro do exercício N.
No termo dos prazos referidos no primeiro e segundo parágrafos, o saldo não executado dessas autorizações orçamentais é objeto de anulação pelo gestor orçamental.
O montante de cada compromisso jurídico individual assumido na sequência de uma autorização orçamental global é registado na contabilidade orçamental pelo gestor orçamental previamente à sua assinatura, e imputado à autorização orçamental global.
4. Os compromissos jurídicos e as autorizações orçamentais relativos a ações cuja realização se estenda por mais de um exercício têm, exceto no caso de despesas com pessoal, um prazo de execução fixado de acordo com o princípio da boa gestão financeira.
As parcelas destes compromissos e autorizações não executadas seis meses após o termo desse prazo são objeto de anulação nos termos do artigo 16.o.
O montante de uma autorização orçamental correspondente a um compromisso jurídico que não tenha dado lugar a um pagamento nos termos do artigo 75.o no prazo de dois anos após a assinatura do referido compromisso jurídico é objeto de anulação, salvo se esse montante estiver relacionado com um caso de contencioso perante os tribunais ou instâncias arbitrais ou caso existam disposições específicas previstas nos atos de base.
Artigo 71.o
Verificações aplicáveis às autorizações
1. Ao adotar uma autorização orçamental, o gestor orçamental verifica:
a)
A exatidão da imputação orçamental no orçamento do organismo da União;
b)
A disponibilidade das dotações;
c)
A conformidade da despesa com as disposições aplicáveis na matéria, em especial as do ato constitutivo, da regulamentação financeira de cada organismo da União e de todos os atos adotados em execução dos mesmos;
d)
O respeito do princípio da boa gestão financeira.
2. Ao registar um compromisso jurídico por assinatura física ou eletrónica, o gestor orçamental verifica:
a)
A cobertura do compromisso pela autorização orçamental correspondente;
b)
A regularidade e a conformidade da despesa com as disposições aplicáveis na matéria, em especial as do ato constitutivo, da regulamentação financeira de cada organismo da União e de todos os atos adotados em execução dos mesmos;
c)
O respeito do princípio da boa gestão financeira.
Artigo 72.o
Liquidação das despesas
A liquidação de uma despesa é o ato pelo qual o gestor orçamental:
a)
Verifica a existência dos direitos do credor;
b)
Determina ou verifica a veracidade e o montante do crédito;
c)
Verifica as condições de exigibilidade do crédito.
Artigo 73.o
Validação e materialização da menção «Visto; a pagar»
1. Qualquer liquidação de uma despesa deve assentar em documentos comprovativos que atestem os direitos do credor, com base na constatação de serviços efetivamente prestados, de fornecimentos efetivamente entregues ou de obras efetivamente realizadas, ou com base noutros documentos que justifiquem o pagamento, incluindo os pagamentos repetitivos de assinaturas ou de cursos de formação.
2. O gestor orçamental procede pessoalmente ao exame dos documentos comprovativos ou verifica, sob a sua responsabilidade, se este exame foi efetuado, antes de tomar a decisão de liquidar a despesa.
3. A decisão de liquidação traduz-se na menção «Visto, a pagar», aposta pelo gestor orçamental.
4. Num sistema não informatizado, a menção «Visto; a pagar» traduz-se num carimbo com a assinatura do gestor orçamental.
Num sistema informatizado, a menção «Visto, a pagar» traduz-se numa validação através de senha pessoal do gestor orçamental.
Artigo 74.o
Emissão de ordens de pagamento
1. A emissão de uma ordem de pagamento de uma despesa é o ato pelo qual o gestor orçamental, depois de verificar a disponibilidade das dotações, dá ao contabilista, mediante emissão de uma ordem de pagamento, a instrução para pagar o montante da despesa cuja liquidação foi efetuada pelo gestor orçamental.
Caso sejam efetuados pagamentos periódicos relativamente à prestação de serviços, incluindo serviços de locação, ou à entrega de bens, sem prejuízo da análise de risco do gestor orçamental, este pode ordenar a aplicação de um sistema de débito direto.
2. A ordem de pagamento é datada e assinada pelo gestor orçamental e seguidamente transmitida ao contabilista. Os documentos comprovativos são conservados pelo gestor orçamental, em conformidade com o artigo 44.o, n.o 5.
3. Se for caso disso, a ordem de pagamento transmitida ao contabilista é acompanhada de um certificado confirmando a inscrição dos bens nos inventários referidos no artigo 106.o, n.o 1.
Artigo 75.o
Tipos de pagamentos
1. O pagamento deve apoiar-se na prova de que a ação correspondente foi realizada em conformidade com as disposições do ato de base ou do contrato ou da convenção de subvenção, e abrange uma das seguintes operações:
a)
Pagamento da integralidade dos montantes devidos;
b)
Pagamento dos montantes devidos de acordo com as seguintes modalidades:
(1)
Um pré-financiamento, eventualmente fracionado em vários pagamentos, após a assinatura do contrato ou da convenção de subvenção, ou após a notificação da decisão de subvenção;
(2)
Um ou vários pagamentos intermédios como contrapartida de uma execução parcial da ação;
(3)
Um pagamento do saldo dos montantes devidos quando a ação tiver sido integralmente executada.
O pré-financiamento constitui um fundo de tesouraria. Pode ser fracionado em vários pagamentos, em conformidade com o princípio da boa gestão financeira.
O pagamento intermédio, que pode ser renovado, pode englobar as despesas incorridas com a execução da decisão ou convenção ou o pagamento de serviços, fornecimentos ou obras que tenham sido concluídos e/ou entregues em fases intermédias de execução do contrato. Poderá ainda compensar, no todo ou em parte, o pré-financiamento, sem prejuízo das disposições previstas no ato de base.
O encerramento da despesa assume a forma de um pagamento do saldo, pagamento esse que pode não ser múltiplo e que compensa todas as despesas anteriores, ou de uma ordem de cobrança.
2. É feita uma distinção, na contabilidade orçamental na entre os diferentes tipos de pagamento referidos no n.o 1 no momento da realização de cada pagamento.
Artigo 76.o
Pagamento limitado aos fundos disponíveis
O pagamento das despesas será executado pelo contabilista, dentro do limite dos fundos disponíveis.
Artigo 77.o
Prazos
O pagamento das despesas deve ser efetuado nos prazos fixados e em conformidade com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e o Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.
CAPÍTULO 6
Sistemas informáticos
Artigo 78.o
Gestão eletrónica das operações
Caso a gestão das receitas e das despesas seja efetuada através de sistemas informáticos, os documentos podem ser assinados por via informática ou eletrónica.
Artigo 79.o
Administração em linha
O organismo da União estabelece e aplica normas uniformes para o intercâmbio eletrónico de informações com terceiros que participem em procedimentos para a formação de contratos públicos e de concessão de subvenções. Em particular, e na medida do possível, devem conceber e aplicar soluções para a apresentação, o armazenamento e o tratamento dos dados apresentados durante os procedimentos para a formação de contratos públicos e de concessão de subvenções, e, para esse efeito, estabelecem um espaço de intercâmbio de dados informatizados único para requerentes, candidatos e proponentes.
Artigo 80.o
Boa administração
1. O gestor orçamental dá a conhecer com a maior brevidade possível a necessidade de fornecer provas e/ou documentação, a sua forma e o seu conteúdo obrigatório e, se for caso disso, o calendário indicativo para a conclusão dos processos de adjudicação.
2. Caso, em consequência de erro material manifesto da sua parte, o requerente ou proponente não apresente provas ou declarações, o comité de avaliação ou, se for caso disso, o gestor orçamental solicita ao requerente ou proponente, exceto em casos devidamente justificados, que apresente as informações em falta ou que esclareça os documentos justificativos. Essas informações ou esclarecimentos não podem alterar substancialmente a proposta nem os termos do convite.
Artigo 81.o
Indicação das vias de recurso
Caso um ato processual de um gestor orçamental afete negativamente os direitos de um requerente ou proponente, de um beneficiário ou de um contratante, tal ato deve indicar as vias de recurso administrativo e/ou judicial disponíveis para a sua impugnação.
Em particular, devem ser indicados a natureza do recurso, o organismo ou organismos competentes para o recurso e os prazos aplicáveis ao seu exercício.
CAPÍTULO 7
Auditor interno
Artigo 82.o
Nomeação, poderes e funções do auditor interno
1. O organismo da União deve dispor de uma função de auditoria interna, que é exercida de acordo com as normas internacionais relevantes.
2. As funções de auditoria interna são asseguradas pelo auditor interno da Comissão. O auditor interno não pode ser gestor orçamental nem contabilista, quer do organismo da União, quer da Comissão.
3. O auditor interno aconselha o organismo da União sobre o controlo dos riscos, formulando pareceres independentes sobre a qualidade dos sistemas de gestão e de controlo e emitindo recomendações para melhorar as condições de execução das operações e promover a boa gestão financeira.
O auditor interno é responsável, nomeadamente:
a)
Pela apreciação da adequação e da eficácia dos sistemas de gestão interna e pelo desempenho dos serviços na execução dos programas e ações tendo em conta os riscos que lhes estão associados;
b)
Pela apreciação da eficiência e eficácia dos sistemas de controlo interno e de auditoria aplicáveis a cada operação de execução do orçamento do organismo da União.
4. O auditor interno exerce as suas funções relativamente a todas as atividades e departamentos do organismo da União. O auditor interno tem acesso completo e ilimitado a todas as informações necessárias ao exercício das suas funções.
5. O auditor interno toma conhecimento do relatório anual de atividades consolidado do gestor orçamental, bem como de quaisquer outros elementos de informação identificados.
6. O auditor interno apresenta ao conselho de administração e ao diretor as suas conclusões e recomendações.
Além disso, o auditor interno deve igualmente apresentar um relatório em qualquer dos seguintes casos:
-
riscos críticos e recomendações que não tiveram seguimento,
-
atrasos significativos na aplicação das recomendações formuladas nos anos anteriores.
O conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva, bem como o diretor, devem garantir o acompanhamento regular da execução das recomendações de auditoria. O conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva, examinam as informações a que se refere o artigo 47.o, n.o 1, alínea a), e se as recomendações foram plena e atempadamente aplicadas.
7. O organismo da União disponibiliza os contactos do auditor interno a todas as pessoas singulares ou coletivas que intervenham em operações de despesas, para que estas o possam contactar confidencialmente.
8. Os relatórios e as conclusões do auditor interno, só são acessíveis ao público após a aprovação pelo auditor interno das medidas adotadas para lhes dar execução.
Artigo 83.o
Independência do auditor interno
A independência do auditor interno, a sua responsabilidade por atos no desempenho das suas funções e o direito de intentar ações perante o Tribunal de Justiça da União Europeia são determinados em conformidade com o artigo 100.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Artigo 84.o
Criação da capacidade de auditoria interna
1. O conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva, tendo em devida conta a relação custo/eficácia e o valor acrescentado, podem criar uma estrutura de auditoria interna para exercer funções em conformidade com as normas internacionais relevantes.
A finalidade, a autoridade e a responsabilidade da estrutura de auditoria interna devem ser determinadas no regulamento de auditoria interna a aprovar pelo conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, pela comissão executiva.
O plano de auditoria anual da estrutura de auditoria interna é elaborado pelo chefe da estrutura de auditoria interna, tendo em conta, nomeadamente, a sua avaliação dos riscos no organismo da União.
É analisado e aprovado pelo conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, pela comissão executiva.
A estrutura de auditoria interna informa o conselho de administração e o diretor das suas conclusões e recomendações.
2. Se a criação de uma estrutura de auditoria interna para um único organismo da União não for rentável, ou não for capaz de respeitar as normas internacionais, o organismo da União pode decidir a partilha da estrutura de auditoria interna com outros organismos da União do mesmo domínio de intervenção.
Nesse caso, o conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva dos organismos da União em causa devem acordar entre si as modalidades práticas da capacidade de auditoria interna partilhada.
3. Os agentes da auditoria interna devem cooperar eficazmente mediante o intercâmbio de informações e relatórios de auditoria e, se for caso disso, da realização de avaliações de risco conjuntas e de auditorias conjuntas.
O conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva, e o diretor devem garantir o acompanhamento regular da execução das recomendações de auditoria interna.
TÍTULO V
CONTRATOS PÚBLICOS
Artigo 85.o
Disposições gerais
1. Em matéria de contratos públicos, são aplicáveis o título V do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, sem prejuízo do artigo 86.o.
2. O organismo da União pode ser associado, a seu pedido e enquanto entidade adjudicante, à adjudicação de contratos da Comissão ou interinstitucionais ou de outros organismos da União.
3. O organismo da União participa na base de dados central sobre as exclusões criada e operada pela Comissão, nos termos do artigo 108.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Artigo 86.o
Procedimentos de adjudicação de contratos
1. O organismo da União pode concluir um contrato, sem recurso a um procedimento de adjudicação de contratos públicos, com a Comissão, os organismos interinstitucionais ou o Centro de Tradução dos organismos da União Europeia criado pelo Regulamento (CE) n.o 2965/94 do Conselho (8), para o fornecimento de bens, a prestação de serviços ou a realização de obras por parte destes últimos.
2. O organismo da União pode recorrer a procedimentos de adjudicação de contratos conjuntos com as entidades adjudicantes do Estado-Membro de acolhimento para cobrir as suas necessidades administrativas. Neste caso, aplica-se mutatis mutandis o artigo 133.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.
TÍTULO VI
DISPOSIÇÕES ESPECÍFICAS RELATIVAS ÀS DOTAÇÕES ADMINISTRATIVAS
Artigo 87.o
Dotações administrativas
1. As dotações administrativas são dotações não diferenciadas.
2. As despesas administrativas resultantes de contratos que abranjam períodos superiores à duração do exercício, quer em conformidade com os usos locais, quer relativas ao fornecimento de equipamento, são imputadas ao orçamento do organismo da União no exercício durante o qual forem efetuadas.
3. Cada organismo da União apresenta ao Parlamento Europeu e ao Conselho, até 1 de julho de cada exercício, um documento de trabalho sobre a sua política imobiliária que deve incluir as seguintes informações:
a)
Para cada edifício, a despesa e as áreas abrangidas pelas dotações das rubricas correspondentes no orçamento do organismo da União;
b)
A evolução esperada da programação global das áreas e dos locais nos próximos anos, com uma descrição dos projetos imobiliários já identificados em fase de planeamento;
c)
As condições finais e os custos, bem como informações relevantes sobre a execução de novos projetos imobiliários previamente apresentados ao Parlamento Europeu e ao Conselho nos termos do procedimento estabelecido no artigo 88.o, e não incluídos nos documentos de trabalho do exercício anterior.
Artigo 88.o
Projetos imobiliários
1. Relativamente a cada projeto imobiliário suscetível de ter uma incidência financeira significativa no orçamento do organismo da União, este informa o Parlamento Europeu e o Conselho, o mais cedo possível, sobre a área edificável requerida e o planeamento provisório antes de qualquer prospeção do mercado local, no caso de contratos imobiliários, ou antes da publicação dos concursos, no caso de trabalhos de construção.
2. Relativamente a cada projeto imobiliário suscetível de ter uma incidência financeira significativa no orçamento do organismo da União, este apresenta o projeto imobiliário, incluindo uma estimativa detalhada dos custos e respetivo financiamento, bem como uma lista dos projetos de contratos a utilizar, e solicita a aprovação do Parlamento Europeu e do Conselho antes da celebração dos contratos. A pedido do organismo da União, os documentos apresentados referentes ao projeto imobiliário são objeto de tratamento confidencial.
Salvo em casos de força maior, o Parlamento Europeu e o Conselho deliberam sobre o projeto imobiliário no prazo de quatro semanas a contar da data de receção do projeto por ambas as instituições.
O projeto imobiliário é considerado aprovado no termo do prazo de quatro semanas, a menos que o Parlamento Europeu ou o Conselho tomem uma decisão contrária à proposta dentro desse prazo.
Se o Parlamento Europeu e/ou o Conselho levantarem objeções devidamente fundamentadas no prazo de quatro semanas, este pode ser prorrogado uma vez por mais duas semanas.
Se o Parlamento Europeu ou o Conselho tomarem uma decisão contrária à proposta relativa ao projeto imobiliário do organismo da União, este retira a sua proposta e pode apresentar uma nova.
3. Em casos de força maior, a informação prevista no n.o 4 pode ser apresentada juntamente com o projeto imobiliário. O Parlamento Europeu e o Conselho deliberam sobre o projeto imobiliário no prazo de duas semanas a contar da data de receção do projeto por ambas as instituições. O projeto imobiliário é considerado aprovado no termo do prazo de duas semanas, a menos que o Parlamento Europeu ou o Conselho tomem uma decisão contrária à proposta dentro desse prazo.
4. São considerados projetos imobiliários suscetíveis de ter uma incidência financeira significativa no orçamento do organismo da União:
a)
As aquisições de terrenos;
b)
A aquisição, venda, renovação estrutural, construção de edifícios ou de qualquer projeto que conjugue esses elementos a executar no mesmo quadro temporal de valor superior a 3 000 000 de EUR;
c)
Todos os novos contratos imobiliários (incluindo o usufruto, o arrendamento a longo prazo e a renovação, em condições menos favoráveis, de contratos imobiliários existentes) não abrangidos pela alínea b) que impliquem um encargo anual de, pelo menos, 750 000 EUR;
d)
A prorrogação ou renovação de contratos imobiliários existentes (incluindo o usufruto e o arrendamento a longo prazo) em condições iguais ou mais favoráveis que impliquem um encargo anual de, pelo menos, 3 000 000 de EUR.
5. Sem prejuízo do artigo 19.o, n.o 4, um projeto de aquisição de um imóvel pode ser financiado mediante a contração de um empréstimo sujeito a aprovação prévia do Parlamento Europeu e do Conselho.
Os empréstimos são contraídos e reembolsados de acordo com o princípio da boa gestão financeira e tendo em conta o melhor interesse financeiro da União.
Quando o organismo da União proponha financiar a aquisição mediante a contração de um empréstimo, o plano de financiamento a apresentar, juntamente com o pedido de aprovação prévia do organismo da União, especifica, em particular, o nível máximo, o período, o tipo e as condições de financiamento, e a poupança relativamente a outros tipos de soluções contratuais.
O Parlamento Europeu e o Conselho deliberam sobre o pedido de aprovação prévia no prazo de quatro semanas, prorrogável uma vez por mais duas semanas, a contar da data de receção do pedido por ambas as instituições. A aquisição mediante a contração de um empréstimo é considerada rejeitada se o Parlamento Europeu e o Conselho não a tiverem expressamente aprovado nesse prazo.
TÍTULO VII
PERITOS
Artigo 89.o
Peritos externos remunerados
O artigo 287.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012 aplica-se mutatis mutandis à seleção de peritos. Esses peritos são remunerados com base num montante fixo anunciado antecipadamente e são escolhidos com base na sua capacidade profissional. A seleção é efetuada com base em critérios de seleção que respeitam os princípios da não discriminação, da igualdade de tratamento e da inexistência de conflitos de interesses.
TÍTULO VIII
SUBVENÇÕES E PRÉMIOS ATRIBUÍDOS PELO ORGANISMO DA UNIÃO
Artigo 90.o
Subvenções
Quando o organismo da União possa conceder subvenções ao abrigo do ato constitutivo ou por delegação da Comissão nos termos do artigo 58.o, n.o 1, alínea c), subalínea iv), do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, aplicam-se as disposições relevantes deste regulamento e do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.
Artigo 91.o
Prémios
Quando o organismo da União possa atribuir prémios ao abrigo do ato constitutivo ou por delegação da Comissão nos termos do artigo 58.o, n.o 1, alínea c), subalínea iv), do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, aplicam-se as disposições relevantes deste regulamento e do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.
TÍTULO IX
PRESTAÇÃO DE CONTAS E CONTABILIDADE
CAPÍTULO 1
Prestação de contas
Artigo 92.o
Estrutura das contas
O orçamento do organismo da União inclui:
a)
As demonstrações financeiras do organismo da União;
b)
O relatório de execução orçamental do organismo da União.
Artigo 93.o
Relatório sobre a gestão orçamental e financeira
1. Cada organismo da União deve elaborar um relatório sobre a gestão orçamental e financeira do exercício.
2. O diretor envia o relatório ao Parlamento Europeu, ao Conselho, à Comissão e ao Tribunal de Contas, até 31 de março do exercício seguinte.
3. O relatório referido no n.o 2 deve indicar, em termos absolutos e em percentagem, pelo menos, a taxa de execução das dotações e fornecer uma informação sintética sobre as transferências de dotações entre as diferentes rubricas orçamentais.
Artigo 94.o
Regras contabilísticas
1. O contabilista do organismo da União deve aplicar as regras adotadas pelo contabilista da Comissão, baseadas nas normas contabilísticas internacionalmente aceites para o setor público.
2. As contas do organismo da União referidas no artigo 92.o devem respeitar os princípios orçamentais estabelecidos nos artigos 5.o a 31.o. Devem apresentar uma imagem verdadeira e fiel das operações orçamentais relativas às receitas e às despesas.
Artigo 95.o
Princípios contabilísticos
As demonstrações financeiras referidas no artigo 92.o devem apresentar as informações, incluindo sobre as políticas contabilísticas, de modo a assegurar que sejam relevantes, fiáveis, comparáveis e compreensíveis. As demonstrações financeiras são elaboradas de acordo com os princípios contabilísticos geralmente aceites, descritos nas regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Artigo 96.o
Demonstrações financeiras
1. As demonstrações financeiras são apresentadas em euros e incluem:
a)
O balanço e a demonstração de resultados financeiros, que apresentam a situação patrimonial e financeira global, bem como o resultado económico, reportados a 31 de dezembro do exercício anterior. Estas demonstrações são apresentadas de acordo com as regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012;
b)
A demonstração dos fluxos de caixa, evidenciando os recebimentos e pagamentos do exercício, bem como a situação de tesouraria final;
c)
A demonstração da variação da situação líquida, que apresenta uma panorâmica dos movimentos, durante o exercício, das reservas e dos resultados acumulados.
2. As notas às demonstrações financeiras completam e comentam as informações apresentadas nas demonstrações referidas no n.o 1 e prestam todas as informações adicionais prescritas pela prática contabilística internacionalmente aceite, sempre que tais informações sejam relevantes para as atividades do organismo da União.
Artigo 97.o
Relatórios de execução orçamental
1. Os relatórios de execução orçamental são apresentados em euros. Estes relatórios incluem:
a)
Relatórios que agregam a totalidade das operações orçamentais do exercício em termos de receitas e despesas;
b)
Notas explicativas que completam e comentam as informações fornecidas pelos relatórios.
2. O resultado orçamental será constituído pela diferença entre:
-
a totalidade das receitas cobradas a título desse exercício,
-
o montante dos pagamentos efetuados a partir das dotações desse exercício, aumentado do montante das dotações do mesmo exercício transitadas.
A diferença a que se refere o primeiro parágrafo será aumentada ou diminuída, por um lado, pelo montante líquido resultante das dotações transitadas de exercícios anteriores que tenham sido anuladas e, por outro lado, pelos:
-
pagamentos efetuados para além das dotações não diferenciadas transitadas do exercício anterior, devido à variação das taxas do euro,
-
saldo resultante dos ganhos e perdas cambiais registados durante o exercício, tanto os realizados como não.
3. A estrutura dos relatórios de execução orçamental deve ser a mesma do orçamento do organismo da União.
Artigo 98.o
Contas provisórias
1. O contabilista do organismo da União deve enviar as contas provisórias ao contabilista da Comissão e ao Tribunal de Contas, até 1 de março do ano seguinte.
2. O contabilista do organismo da União deve igualmente enviar ao contabilista da Comissão, até 1 de março do ano seguinte, um conjunto de relatórios segundo uma estrutura normalizada, determinada pelo contabilista da Comissão, para efeitos de consolidação.
Artigo 99.o
Aprovação das contas definitivas
1. Em conformidade com o artigo 148.o, n.o 1, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o Tribunal de Contas formula, até 1 de junho do ano seguinte, as suas observações sobre as contas provisórias do organismo da União.
2. Após a receção das observações do Tribunal de Contas sobre as contas provisórias do organismo da União, o contabilista elabora as contas definitivas do organismo da União em conformidade com o artigo 50.o. O diretor envia as contas definitivas ao conselho de administração para parecer.
3. O contabilista envia as contas definitivas, juntamente com o parecer do conselho de administração, ao contabilista da Comissão, ao Tribunal de Contas, ao Parlamento Europeu e ao Conselho, até 1 de julho do exercício seguinte.
O contabilista do organismo da União deve igualmente enviar ao contabilista da Comissão, até 1 de julho, um conjunto de relatórios segundo uma estrutura normalizada, determinada pelo contabilista da Comissão, para efeitos de consolidação.
4. Na mesma data em que envia as suas contas definitivas, o contabilista do organismo da União envia igualmente ao Tribunal de Contas, com cópia ao contabilista da Comissão, uma carta de representação que abrange essas contas definitivas.
As contas definitivas são acompanhadas de uma nota elaborada pelo contabilista, na qual este declara que as contas definitivas foram elaboradas de acordo com o presente título e com os princípios, regras e métodos contabilísticos aplicáveis.
As contas definitivas do organismo da União devem ser publicadas no Jornal Oficial da União Europeia até 15 de novembro do ano seguinte.
5. O diretor envia ao Tribunal de Contas, o mais tardar até 30 de setembro do ano seguinte, a resposta às observações formuladas no seu relatório anual. As respostas do organismo da União devem ser enviadas, simultaneamente, à Comissão.
CAPÍTULO 2
Contabilidade e inventário do imobilizado
Secção 1
Disposições comuns
Artigo 100.o
Sistema contabilístico
1. O sistema contabilístico do organismo da União permite organizar a informação orçamental e financeira de modo a inscrever, classificar e registar dados quantificados.
2. O sistema contabilístico é constituído por uma contabilidade geral e por uma contabilidade orçamental. As referidas contabilidades são mantidas em euros por ano civil.
3. O gestor orçamental pode igualmente manter uma contabilidade analítica.
Artigo 101.o
Requisitos comuns do sistema contabilístico das instituições
As regras contabilísticas e o plano de contabilidade harmonizado a aplicar pelo organismo da União devem ser adotados pelo contabilista da Comissão, em conformidade com o artigo 152.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Secção 2
Contabilidade geral e contabilidade orçamental
Artigo 102.o
Contabilidade geral
A contabilidade geral permite registar de forma cronológica, segundo o método das partidas dobradas, os acontecimentos e operações que afetam a situação económica, financeira e patrimonial do organismo da União.
Artigo 103.o
Lançamentos na contabilidade geral
1. Os saldos e movimentos da contabilidade geral são inscritos nos livros contabilísticos.
2. Todos os lançamentos contabilísticos, incluindo as correções contabilísticas, devem basear-se em documentos comprovativos, aos quais o lançamento faz referência.
3. O sistema contabilístico deve permitir encontrar uma pista de auditoria clara de todos os lançamentos contabilísticos.
Artigo 104.o
Correções contabilísticas
O contabilista do organismo da União procede, após o encerramento do exercício financeiro e até à data da prestação das contas definitivas, às correções que, sem provocar uma entrada ou uma saída de tesouraria imputável ao referido exercício, sejam necessárias para uma apresentação fidedigna dessas contas. Essas correções são conformes com as regras contabilísticas referidas no artigo 101.o.
Artigo 105.o
Contabilidade orçamental
1. A contabilidade orçamental proporciona um registo pormenorizado da execução do orçamento do organismo da União.
2. Para efeitos do n.o 1, a contabilidade orçamental regista todos os atos da execução orçamental em matéria de receitas e despesas, previstos no título IV.
Artigo 106.o
Inventário do imobilizado
1. O organismo da União elabora inventários, com a indicação de quantidades e valores, de todos os ativos tangíveis, intangíveis e financeiros da União, de acordo com o modelo adotado pelo contabilista da Comissão.
O organismo da União verifica a concordância entre o inventário e a realidade.
2. A venda de ativos tangíveis do organismo da União deve ser objeto de publicidade adequada.
TÍTULO X
AUDITORIA EXTERNA, QUITAÇÃO E LUTA CONTRA A FRAUDE
Artigo 107.o
Auditoria externa
1. Um auditor externo independente verifica se as contas anuais do organismo da União indicam adequadamente as receitas, as despesas e a situação financeira do organismo da União antes da consolidação nas contas definitivas do organismo da União.
Salvo disposição em contrário do ato constitutivo, o Tribunal de Contas elabora um relatório anual específico sobre o organismo da União, nos termos do artigo 287.o, n.o 1, do TFUE.
Na elaboração do relatório referido no segundo parágrafo, o Tribunal de Contas tem em consideração o trabalho de auditoria realizado pelo auditor externo independente referido no primeiro parágrafo, bem como as medidas tomadas em resposta às suas conclusões.
2. O organismo da União envia ao Tribunal de Contas o orçamento do organismo da União, tal como definitivamente aprovado. Deve igualmente informar o Tribunal de Contas, com a maior brevidade possível, de todas as decisões e atos adotados nos termos dos artigos 10.o, 14.o, 19.o e 23.o.
3. O controlo efetuado pelo Tribunal de Contas reger-se-á pelo disposto nos artigos 158.o a 163.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Artigo 108.o
Calendário do procedimento de quitação
1. O Parlamento Europeu, sob recomendação do Conselho, e salvo disposição em contrário no ato constitutivo, dá quitação ao diretor quanto à execução do orçamento do exercício N, antes de 15 de maio do ano N+2. O diretor informa o conselho de administração das observações do Parlamento Europeu contidas na resolução que acompanha a decisão de quitação.
2. Caso o prazo previsto no n.o 1 não possa ser respeitado, o Parlamento Europeu ou o Conselho informam o diretor dos motivos do adiamento.
3. Se o Parlamento Europeu adiar a decisão de quitação, o diretor, em cooperação com o conselho de administração, deve, assim que possível, procurar tomar medidas para permitir e facilitar a supressão dos obstáculos a essa decisão.
Artigo 109.o
Procedimento de quitação
1. A decisão de quitação incide sobre as contas da totalidade das receitas e despesas do organismo da União, o resultado orçamental e o ativo e passivo do organismo da União apresentados nas demonstrações financeiras.
2. Para efeitos da quitação, o Parlamento Europeu examina, depois do Conselho, as contas e as demonstrações financeiras do organismo da União. Examina igualmente o relatório anual do Tribunal de Contas, acompanhado das respostas do diretor do organismo da União, quaisquer relatórios especiais do Tribunal de Contas Europeu relativos ao exercício financeiro em causa, bem como a declaração de fiabilidade do Tribunal de Contas que atesta a fiabilidade das contas e a legalidade e regularidade das operações subjacentes.
3. A pedido do Parlamento Europeu, o diretor submete à sua apreciação, todas as informações necessárias para o bom desenrolar do procedimento de quitação relativo ao exercício em causa, segundo o previsto no artigo 165.o, n.o 3, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Artigo 110.o
Medidas de seguimento
1. O diretor toma todas as medidas necessárias para dar seguimento às observações que acompanham a decisão de quitação do Parlamento Europeu, bem como às observações que acompanham a recomendação de quitação adotada pelo Conselho.
2. A pedido do Parlamento Europeu ou do Conselho, o diretor elabora um relatório sobre as medidas tomadas no seguimento dessas observações. O diretor envia uma cópia do relatório à Comissão e ao Tribunal de Contas.
Artigo 111.o
Controlos no local efetuados pela Comissão, o Tribunal de Contas e o OLAF
1. O organismo da União deve facultar ao pessoal da Comissão e às outras pessoas por si autorizadas, bem como ao Tribunal de Contas, o acesso aos seus locais e instalações, bem como a todas as informações e dados, incluindo em formato eletrónico, necessários à realização das suas auditorias.
2. O Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) pode efetuar inquéritos, incluindo verificações e inspeções no local, em conformidade com as disposições e os procedimentos previstos no Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho (9) e no Regulamento (Euratom, CE) n.o 2185/96 do Conselho (10), com vista a apurar a eventual existência de fraudes, corrupção ou quaisquer outras atividades ilegais lesivas dos interesses financeiros da União relacionadas com a concessão de subvenções ou a adjudicação de contratos ao abrigo do presente regulamento.
3. Sem prejuízo dos n.os 1 e 2, os acordos com países terceiros e organizações internacionais, os contratos, convenções de subvenção e contratos públicos do organismo da UE devem incluir disposições que habilitem expressamente o Tribunal de Contas Europeu e o OLAF a realizar as referidas auditorias e inquéritos, de acordo com as respetivas competências.
TÍTULO XI
DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS
Artigo 112.o
Pedidos de informação do Parlamento Europeu e do Conselho
O Parlamento Europeu e o Conselho têm o direito de obter as informações ou justificações de que necessitem relativamente às questões orçamentais da sua competência.
Artigo 113.o
Adoção do novo regulamento financeiro do organismo da União
Cada organismo referido no artigo 208.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 deve adotar um novo regulamento financeiro, com vista à sua entrada em vigor em 1 de janeiro de 2014, ou, em qualquer caso, no prazo de seis meses a contar da data em que o organismo passa a ser abrangido pelo âmbito de aplicação do artigo 208.o do mesmo regulamento em virtude da concessão de uma contribuição a cargo do orçamento.
Artigo 114.o
Normas de execução do regulamento financeiro do organismo da União
O conselho de administração adota, na medida do necessário e com base na autorização prévia da Comissão, as normas de execução do regulamento financeiro do organismo da União, sob proposta do diretor.
Artigo 115.o
Revogação
O Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 é revogado com efeitos a partir de 1 de janeiro de 2014. No entanto, o artigo 40.o continua a aplicar-se até 31 de dezembro de 2014, e os n.os 4 e 7 do artigo 27.o continuam a aplicar-se até 31 de dezembro de 2015.
Artigo 116.o
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia. O presente regulamento é aplicável a partir de 1 de janeiro de 2014. No entanto, os artigos 47.o e o artigo 82.o, n.o 5, são aplicáveis a partir de 1 de janeiro de 2015 e o artigo 32.o e o artigo 33.o, n.os 5 e 8, são aplicáveis a partir de 1 de janeiro de 2016.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.
Feito em Bruxelas, em 30 de setembro de 2013.