NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1268/2012
ze dne 29. října 2012
o prováděcích pravidlech k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na články 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 a 209 tohoto nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (2), bylo podstatně změněno a nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“). Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2342/2002 ze dne 23. prosince 2002 o prováděcích pravidlech k nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (3), je tedy nutno sladit s finančním nařízením. Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Podle článku 290 Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“) lze na Komisi přenést legislativním aktem pravomoc přijímat nelegislativní akty, kterými se doplňují nebo mění některé prvky legislativního aktu, které nejsou podstatné. Do finančního nařízení tedy byla zapracována některá ustanovení z nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Tato ustanovení by tedy neměla být součástí tohoto nařízení.
(3)
Během své přípravné práce Komise provedla náležité konzultace, mj. na úrovni expertů, a zajistila, aby byly Evropskému parlamentu a Radě současně, ve stanovené lhůtě a náležitým způsobem předávány relevantní dokumenty.
(4)
Pokud jde o rozpočtové zásady, zejména zásadu jednotnosti, zastarala již ustanovení o možnosti a podmínkách inkasa úroků naběhlých z předběžného financování, neboť byla zjednodušena úprava, kterou se řídí tvorba těchto úrokových výnosů a jejich inkaso, a zejména bylo upuštěno od povinnosti, aby příjemci grantů tyto úrokové výnosy generovali. Pokud by byla tato povinnost nicméně uložena subjektům, jež jsou pověřeny úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu, měla by být do pověřovacích dohod s těmito subjekty zapracována pravidla, jimiž se identifikace, použití a účtování naběhlých úroků řídí. V případech, kdy Unii na základě takových dohod přísluší úrokové výnosy z předběžného financování, měly by být tyto úrokové výnosy uhrazeny do rozpočtu jako účelově vázané příjmy.
(5)
Pokud je o zásadu ročního rozpočtu, je důležité vyjasnit pojem ročních prostředků a přípravných etap přidělení na závazek, které, pokud jsou dokončeny do 31. prosince, umožňují přenést prostředky na závazky do příštího roku.
(6)
Pokud jde o zásadu zúčtovací jednotky, je nutno specifikovat kurzy, jež jsou používány pro přepočet mezi eurem a ostatními měnami pro potřeby řízení peněžních toků a účetnictví. Při účetním zachycování výsledků těchto přepočtových operací je dále třeba posílit transparentnost. Po zavedení eura by měla být zrušena povinnost Komise informovat členské státy o převodech hotovosti, jež byly uskutečněny mezi různými měnami.
(7)
Pokud jde o odchylky od zásady obecnosti, mělo by se upřesnit, jak bude z rozpočtového hlediska zacházeno s účelově vázanými příjmy, zejména s příspěvky členských států a třetích zemí na některé programy Unie, a je třeba stanovit omezení pro vzájemný zápočet výdajů a příjmů. Zejména je s ohledem na stávající praxi nutno z důvodů právní jistoty upřesnit, že účelově vázané příjmy by zpravidla měly automaticky generovat prostředky na závazky a platby, jakmile daný orgán tyto příjmy obdrží. Je rovněž nezbytné specifikovat případy, v nichž lze na základě výjimky uvolnit účelově vázané příjmy předtím, než daný orgán tyto příjmy skutečně obdrží.
(8)
Pokud jde o zásadu specifikace, je nutno přesně stanovit výpočet procentního podílu prostředků, jež mohou orgány převádět v rámci své autonomie. Evropský parlament a Rada by měly být plně informovány prostřednictvím podrobného odůvodnění žádostí o převod, jež jim musí být předkládány.
(9)
Pokud jde o řádné finanční řízení, je třeba stanovit, za jakým účelem a s jakou minimální četností mají být programy a činnosti hodnoceny ex ante, průběžně a ex post, a dále informace, jež musí být obsaženy v legislativním finančním výkazu.
(10)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, slouží zveřejňování jmen či názvů příjemců a přesných částek, jež tito příjemci obdrželi, ke zvýšení transparentnosti, co se týče použití daných finančních prostředků. Tyto informace zpřístupňované občanům posilují veřejnou kontrolu využívání těchto prostředků a přispívají k nejlepšímu využití peněz z veřejných zdrojů. V případech, kdy jsou příjemci těchto prostředků fyzické osoby, řídí se toto zveřejňování pravidly ochrany osobních údajů. Osobní údaje by proto měly být zveřejňovány pouze v případě, je-li to nezbytné a s ohledem na sledovaný legitimní cíl přiměřené.
(11)
Informace o použití finančních prostředků Unie by měly být zveřejňovány na internetové stránce orgánů a měly by uvádět alespoň jméno či název a lokalitu příjemce a výši a účel použití těchto prostředků. Tyto informace by měly zohledňovat kritéria podle čl. 35 odst. 3 finančního nařízení, zejména druh a význam přidělení prostředků.
(12)
V souladu se zásadami Smlouvy o fungování EU, a zejména se zásadami transparentnosti, proporcionality, rovného zacházení a zákazu diskriminace, by měly být jméno či název a lokalita příjemců finančních prostředků Unie zveřejňovány v případě cen, grantů a veřejných zakázek zadaných na základě veřejných výběrových řízení, jako je tomu zejména v případě soutěží o návrh, výzev k podávání návrhů a zadávacích řízení. Zveřejňování těchto údajů by dále mělo přispívat k tomu, aby kontrolu nad veřejnými výběrovými řízeními měli uchazeči, kteří byli v řízení odmítnuti.
(13)
Osobní údaje fyzických osob by neměly být zveřejňovány po dobu delší, než po jakou příslušní příjemci využívají finančních prostředků, a tyto údaje by tedy měly být po dvou letech vymazány. Tatáž zásada by měla platit pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
(14)
Ve většině případů upravených tímto nařízením se zveřejňování údajů týká právnických osob.
(15)
Mají-li být zveřejňovány údaje fyzických osob, mělo by se tak dít v souladu se zásadou proporcionality mezi významem poskytnuté částky a potřebou kontrolovat nejlepší využití finančních prostředků. V případě fyzických osob je zveřejnění jejich regionu na úrovni NUTS 2 v souladu s cílem zveřejňování příjemců, zajišťuje rovné zacházení mezi různě velkými členskými státy a respektuje právo příjemce na soukromý život, a zejména na ochranu jeho osobních údajů.
(16)
Ze zveřejňování by měly zůstat vyňaty informace o stipendiích a další přímé podpoře vyplácené potřebným fyzickým osobám.
(17)
V zájmu dodržení zásady rovného zacházení s příjemci by mělo být zveřejňování údajů o fyzických osobách rovněž v souladu s povinností členských států zajistit důslednou transparentnost zakázek, jejichž hodnota překračuje částku podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 2004/18/ES ze dne 31. března 2004 o koordinaci postupů při zadávání veřejných zakázek na stavební práce, dodávky a služby (4).
(18)
Jméno či název a lokalita příjemce ani výše a účel finančních prostředků by neměly být zveřejňovány v případě, že by mohla být ohrožena nedotknutelnost příjemce chráněná Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny jeho legitimní obchodní zájmy.
(19)
Rozpočtová nomenklatura by měla zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro rozpočtový proces.
(20)
Dále by mělo být stanoveno, jaké jednání může představovat střet zájmů.
(21)
Pokud jde o nepřímé řízení, je nezbytné určit rámec souvisejícího přenesení pravomocí a obsah pověřovací dohody. Všechny subjekty a osoby pověřené těmito úkoly by měly zaručovat takovou úroveň ochrany finančních zájmů Unie, která je rovnocenná úrovni požadované podle finančního nařízení. V zájmu řádného finančního řízení při správě finančních prostředků Unie, kterou zajišťují pověřené subjekty, by měly být stanoveny podmínky, za nichž může Komise uznat systémy, pravidla a postupy těchto subjektů a osob za rovnocenné jejím vlastním systémům, pravidlům a postupům.
(22)
Výkonné agentury, jež zůstávají pod kontrolou Komise, by měly být pro účely plnění rozpočtu Unie uznány za pověřené schvalující osoby tohoto orgánu.
(23)
V případě nepřímého řízení spolu s mezinárodními organizacemi by měly být určeny organizace způsobilé pro tento druh řízení.
(24)
V případech, kdy jsou úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny veřejnoprávním subjektům či soukromoprávním subjektům pověřeným výkonem veřejné služby, by měly být stanoveny podmínky jejich jmenování.
(25)
Pro účely nepřímého řízení je nutno podrobně upravit jednak postupy přezkumu a akceptace účetnictví, jednak postup, jakým jsou úhrady výdajů provedené v rozporu s použitelnými předpisy vylučovány z financování z prostředků Unie.
(26)
Soukromoprávní subjekty, jež jménem Komise vykonávají přípravné nebo doplňující úkoly, by měly být vybírány postupem, který je v souladu s postupy zadávání veřejných zakázek.
(27)
Pokud jde o úlohu účastníků finančních operací, reforma finančního řízení - spolu se zrušením centralizovaných kontrol ex ante - posiluje odpovědnost schvalujících osob v případě veškerých příjmových a výdajových operací, i pokud jde o systémy vnitřní kontroly. Evropský parlament a Rada by měly být v budoucnu informovány o jmenování pověřené schvalující osoby i o ukončení jejího výkonu funkce. Měly by být tedy vymezeny též úkoly, odpovědnost a zásady postupů, které je třeba dodržovat. Internalizace kontrol ex ante zejména vyžaduje, aby bylo jednoznačně rozlišováno mezi úkoly, které souvisejí se zahajováním operací při plnění rozpočtu, a úkoly, které se týkají ověřování těchto operací. Jednotlivé orgány by dále měly přijmout kodex profesních standardů, jimiž se budou zaměstnanci odpovědní za ověřování ex ante a ex post řídit. Dále je nezbytné stanovit, že o plnění přijatých povinností je orgánu, který je příslušný mj. pro ověřování ex post, podávána výroční zpráva. K provedeným operacím by měly být uchovávány podklady. V neposlední řadě by měly být všechny formy jednacího řízení v rámci zadávání veřejných zakázek předmětem zvláštní zprávy pro orgán a sdělení Evropskému parlamentu a Radě, neboť tato řízení představují odchylku od běžných postupů zadávání veřejných zakázek.
(28)
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 by mělo být upraveno tak, aby zohledňovalo dvojí úlohu vedoucího delegace jakožto dále pověřené schvalující osoby v případě Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a, pokud jde o operační prostředky, v případě Komise.
(29)
V zájmu vyjasnění odpovědnosti by měly být též přesně vymezeny úkoly a odpovědnost účetního v souvislosti s účetními systémy, správou pokladny, správou bankovních účtů a soubory údajů o třetích osobách. Upraveny by měly být též bližší podmínky ukončení výkonu funkce účetního.
(30)
Měly by být stanoveny podmínky pro používání zálohových účtů, jež představují odchylku od běžných rozpočtových postupů, a dále úkoly a odpovědnost správců zálohových účtů, schvalujících osob a účetních při kontrole těchto účtů. O jmenování a ukončení výkonu funkce těchto osob by měly být informovány Evropský parlament a Rada. Z důvodu efektivnosti by měl být při delegacích zřízen pouze jeden zálohový účet, na němž budou spravovány prostředky z rozpočtových oddílů Komise i ESVČ. V zájmu zjednodušení úhrad, zejména při delegacích a zastoupeních Unie, a v zájmu eliminace rizik spojených s manipulací s hotovostí se jako nezbytné ukázalo zavést možnost používat debetní karty vystavené k zálohovým účtům.
(31)
Jakmile budou definovány úkoly a odpovědnost jednotlivých účastníků finančních operací, mohou být tyto osoby povolány k odpovědnosti pouze za podmínek stanovených ve služebním řádu úředníků Evropské unie a pracovním řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie. Specializované komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízené při jednotlivých orgánech se ukázaly být efektivním mechanismem, je-li třeba určit, zda došlo k nesrovnalosti finanční povahy, a tyto komise by měly být proto zachovány. Je třeba stanovit postup, jímž může schvalující osoba požadovat potvrzení pokynu, o němž se domnívá, že je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, a být tak zproštěna odpovědnosti, k níž by mohla být povolána.
(32)
Pokud jde o příjmy, kromě zvláštního případu vlastních zdrojů, na něž se vztahuje rozhodnutí Rady 2007/436/ES, Euratom ze dne 7. června 2007 o systému vlastních zdrojů Evropských společenství (5), je třeba upřesnit úkoly a kontroly, za něž odpovídají schvalující osoby v různých stadiích řízení: sestavení odhadu pohledávek, vydání inkasního příkazu a zaslání výzvy k úhradě, jíž je dlužník informován o stanovení pohledávky, výpočet případných úroků z prodlení a případné rozhodnutí o vzdání se nároku v souladu s kritérii, která v zájmu efektivního výběru příjmů zajišťují soulad se zásadou řádného finančního řízení.
(33)
Je též nutno upřesnit roli účetního při výběru příjmů a poskytování případných dodatečných lhůt k úhradě výdajů. Účetní by měl mít rovněž určitou volnost ve zpětném získávání plateb, např. mít možnost přímého zápočtu závazků nebo ve výjimečných situacích s ohledem na zásadu proporcionality upustit od požadavku na složení jistoty pro účely splacení závazku, je-li dlužník ochoten a schopen platbu uhradit během dodatečné lhůty, ale není schopen takovou jistotu složit.
(34)
Pro účely správy aktiv, při níž by byl současně generován finanční výnos, je nutno provádět předběžné inkaso daných částek, např. pokut ukládaných v soutěžních věcech, proti nimž je podán opravný prostředek, tyto částky investovat do finančních aktiv a u úroků z těchto investic určit účel jejich dalšího použití.
(35)
K tomu, aby měla Komise všechny informace potřebné k přijímání rozhodnutí o financování, je nutné stanovit minimální požadavky na obsah těchto rozhodnutí v případě grantů, zadávání veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
(36)
Pokud jde o výdaje, měly by být definovány vztah mezi rozhodnutími o financování, souhrnnými závazky a individuálními závazky a vlastnosti těchto jednotlivých stadií plnění rozpočtu, a vymezit tak pro ně jednoznačný rámec.
(37)
Je třeba vyjasnit vztah mezi operacemi potvrzení, schválení, platebními operacemi a kontrolami, jež musí provádět schvalující osoby při potvrzování výdajů vystavením doložky „předáno k platbě“. Je třeba specifikovat podklady, jež je k platbám nutno doložit, a stanovit pravidla pro zúčtování předběžného financování a průběžných plateb.
(38)
K tomu, aby nedocházelo k neodůvodněnému prodlení ve vyplácení prostředků příjemcům, by mělo být podrobně upraveno uplatňování lhůt pro operace potvrzení a platební operace s tím, že by přitom měla být zohledněna směrnice Evropského parlamentu a Rady 2011/7/EU ze dne 16. února 2011 o postupu proti opožděným platbám v obchodních transakcích (6).
(39)
V souvislosti s interním auditem je nutno stanovit postup jmenování auditora a zajistit jeho nezávislost na orgánu, který jej jmenoval a kterému musí auditor podávat zprávy o své činnosti. V zájmu transparentnosti vůči Evropskému parlamentu a Radě by měly být oba tyto orgány o jmenování interního auditora i o ukončení výkonu jeho funkce informovány.
(40)
Pravidla zadávání veřejných zakázek by měla vycházet ze směrnice 2004/18/ES. Je nutno vymezit jednotlivé druhy zadávacího řízení, použitelná opatření na propagaci a uveřejňování, podmínky, za nichž lze použít určitý druh řízení, a hlavní podmínky stávajících řízení, dále je nutno specifikovat kritéria pro výběr a zadávání veřejných zakázek, pravidla pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení a pro komunikaci s uchazeči a zájemci, a - zadává-li Komise zakázky na vlastní účet - též příslušné finanční limity a pravidla pro zjišťování předpokládané hodnoty zadávaných zakázek.
(41)
Účelem zadávání veřejných zakázek je zajistit dotyčným orgánům za nejlepších možných podmínek požadovaná plnění při zachování zásad rovného přístupu k veřejným zakázkám, transparentnosti a zákazu diskriminace. V zájmu transparentnosti, rovného zacházení se zájemci a uchazeči a plné odpovědnosti schvalujících osob za konečný výběr je nutno stanovit postup pro otevírání a hodnocení nabídek a žádostí o účast, od jmenování výboru až po vydání odůvodněného a podloženého rozhodnutí o zadání zakázky, které v posledním stupni přijímá veřejný zadavatel.
(42)
Vzhledem k získaným zkušenostem je nezbytné zavést nové zadávací řízení pro veřejné zakázky střední hodnoty. Za stejných podmínek jako v případě stávající „výzvy k projevení zájmu“ je nutné umožnit používání „seznamu prodejců“, neboť tento postup je pro potenciální uchazeče spojen s menší administrativní zátěží.
(43)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie během plnění veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost vyzvat subjekty, které při zadávání veřejných zakázek zajišťují splnění požadavků na finanční způsobilost, aby za plnění dané zakázky ručily společně.
(44)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie a zajištění kontroly nad plněním veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost požadovat po zhotoviteli, dodavateli nebo poskytovateli, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo on sám.
(45)
V zájmu dodržení nejvyšších profesních norem při plnění veřejné zakázky je nezbytné upravit možnost, aby byli odmítnuti uchazeči, kteří se nacházejí v potenciálním střetu zájmů.
(46)
Vzhledem k tomu, že již nejsou automaticky požadovány finanční záruky, je nutno určit kritéria, podle nichž je požadovat lze.
(47)
Měla by být upřesněna oblast působnosti hlavy týkající se grantů, zejména pokud jde o druhy akcí či subjektů obecného evropského zájmu, jež jsou k udělení grantu způsobilé, a pokud jde o druhy právních závazků, jež lze ke krytí grantů použít. V případě těchto právních závazků by měla být specifikována kritéria, podle nichž je volena dohoda, či rozhodnutí, dále jejich minimální obsah a možnost uzavřít dohodu o udělení zvláštního grantu nebo vydat rozhodnutí o udělení zvláštního grantu na bázi rámcových partnerství, tak aby bylo zajištěno rovné zacházení a aby nebyl omezován přístup k financování z prostředků Unie.
(48)
Do oblasti působnosti hlavy týkající se grantů by měla být též promítnuta skutečnost, že do finančního nařízení byla na straně jedné zapracována nová úprava cen a finančních nástrojů v podobě zvláštních hlav, a na straně druhé by měla tato oblast působnosti zohledňovat důležitá pravidla, jimiž se řídí granty a způsobilé náklady, vypuštění zásady postupného snižování grantů, použití zjednodušených forem grantů (jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování) a odstranění povinnosti předkládat záruky za předběžné financování.
(49)
V zájmu stability právního prostředí by pokrok při používání elektronické výměny informací a předkládání dokumentů elektronickou cestou, které představují významné zjednodušení, měl být doprovázen nastavením jednoznačných podmínek pro uznávání systémů, jež mají být používány.
(50)
Zásady neziskovosti a spolufinancování by měly být zrevidovány v souladu se zpřesněním a se zjednodušujícími opatřeními, která zavedlo finanční nařízení. V zájmu srozumitelnosti a přehlednosti je zejména nutno podrobně upravit druhy příjmů, jež jsou v souladu se zásadou neziskovosti zadržovány, a dále formy externího spolufinancování a věcných plnění.
(51)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, mělo by být umožněno přijímat a zveřejňovat víceleté pracovní programy vzhledem k přidané hodnotě, kterou mají pro žadatele, kteří díky nim mohou snáze předjímat výzvy k podávání návrhů a lépe se na ně připravovat. V této souvislosti by měly být zpřesněny podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování. V zájmu transparentnosti je nutno též uveřejňovat výzvy k podávání návrhů, s výjimkou naléhavých případů či případů, kdy může danou akci provést pouze jeden subjekt. U tohoto uveřejnění je nutno specifikovat jeho minimální obsah.
(52)
Vzhledem k tomu, že podmínky způsobilosti daně z přidané hodnoty (DPH), kterou hradí příjemci, vedou nezřídka k chybám a rozporům, je nutno zajistit, aby pojmy DPH, kterou nelze příjemci vrátit, a osob nepovinných k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 směrnice Rady 2006/112/ES ze dne 28. listopadu 2006 o společném systému daně z přidané hodnoty (7) byly chápány a uplatňovány jednotně, a to prostřednictvím úpravy činností, jež tyto pojmy zahrnují.
(53)
V zájmu transparentnosti, rovného zacházení s žadateli a posílení odpovědnosti schvalujících osob by mělo být upraveno řízení o udělení grantu, a to od žádosti o grant, o níž musí Komise předem poskytnout žadatelům určité minimální informace, až po vyhodnocení žádosti podle předem specifikovaných kritérií způsobilosti, výběru a udělení, po němž příslušná schvalující osoba přijme konečné a náležitě zdokumentované rozhodnutí. Je nutno podrobně upravit složení a úkoly výboru, jenž za vyhodnocování návrhů podle kritérií pro výběr a udělení odpovídá, jakož i možnost kontaktovat žadatele v průběhu grantového řízení nebo je vyzvat, aby své návrhy upravili. Tyto možnosti by měly náležitě zohledňovat požadavky na řádnou správu, které zavedlo finanční nařízení, a jejich součástí by měly být podmínky, za nichž lze návrhy upravit ještě před podpisem grantové dohody či před oznámením rozhodnutí o udělení grantu s tím, že by tyto podmínky měly současně zajišťovat rovné zacházení s žadateli a soulad se zásadou, podle níž iniciativu k provedení takových kroků vyvíjejí výlučně žadatelé.
(54)
S tím, jak finanční nařízení zjednodušilo a rozšířilo používání jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, měly by být definice těchto zjednodušených forem grantů zpřesněny. Zejména je nutno ozřejmit, že tyto formy grantů - stejně jako jiná libovolná forma grantu - mají sloužit k úhradě způsobilých nákladů, a je třeba uvést, že jejich výše by neměla být nutně stanovována předem, což je důležité zejména v případech, kdy je jejich výše určována na základě obvyklých postupů účtování nákladů u příjemce. Je zapotřebí rovněž zajistit stabilitu pravidel financování v rámci zvláštních programů. Pro tento účel by měla být zavedena možnost používat zjednodušené formy grantů po celou dobu trvání zvláštních programů. Pro statistické a metodické účely, jakož i pro účely prevence a odhalování podvodů je nezbytné mít přístup k obecným údajům z účetnictví příjemce, a to i v případech financování formou jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování. Tohoto ověřování by však nemělo být využíváno ke zpochybňování jednotkových hodnot jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, které již byly sjednány.
(55)
V souladu se zásadou řádného finančního řízení by měla Komise požadovat záruky: nejdříve ve fázi předkládání žádostí o grant (provedením finančních auditů v případě žádostí o větší částky), dále ve fázi vyplácení předběžného financování (vyžádáním jistoty předem, pokud je takové opatření odůvodněno vzhledem k rizikům, jež vyhodnotila schvalující osoba) a ve fázi průběžné platby či výplaty zůstatku (vyžádáním osvědčení, které vystaví auditor k žádostem o platbu s nejvyšším objemem a rizikovostí).
(56)
Měly by být zpřesněny podmínky a postupy pozastavování a snižování grantů, tak aby byly lépe vymezeny důvody těchto opatření, aby byly příjemcům poskytovány náležité informace a aby měli příjemci ve všech fázích možnost uplatnit své právo na obranu.
(57)
Řádná správa finančních prostředků Unie rovněž znamená, že i příjemci grantů Unie musí těchto grantů využívat hospodárně a efektivně. Zejména náklady na veřejné zakázky, jež příjemci zadávají pro účely provedení určité akce, by měly být způsobilé za předpokladu, že jsou tyto zakázky na provedení akce zadány uchazeči, který podal ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
(58)
Vzhledem k tomu, že finanční nařízení uvolňuje omezení pro poskytování finanční podpory třetím osobám, je nutno upravit minimální ustanovení, která je nutno sjednat v grantové dohodě nebo zapracovat do rozhodnutí o udělení grantu, tak aby byl zřetelně odlišen případ, kdy příjemce poskytuje finanční podporu třetím osobám, od případu, kdy je plnění rozpočtu svěřeno pověřenému subjektu v rámci nepřímého řízení.
(59)
Pravomoc uložit příjemcům grantu sankci by měla být sladěna s pravomocí, která je svěřována v kontextu zadávání veřejných zakázek, a to vzhledem k tomu, že mají tyto pravomoci touž povahu a měly by podléhat týmž pravidlům, pokud jde o účelnost a proporcionalitu.
(60)
Při udělování cen by měly být dodržovány zásady transparentnosti a rovného zacházení stejným způsobem jako v případě grantů. V této souvislosti by měly být - při zohlednění odpovídajících požadavků na granty - stanoveny též minimální požadavky na pracovní programy a soutěže o návrh. Zejména by měly být specifikovány podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování, dále minimální obsah pravidel soutěže o návrh, zejména podmínky pro vyplacení ceny vítězům v případě udělení ceny, jakož i příslušné způsoby uveřejnění.
(61)
Pro účely transparentnosti a rovného zacházení je mj. zapotřebí jednoznačně vymezit postup udělování cen, od podání příspěvků až po vyrozumění účastníků a oznámení vítězi. S cílem zajistit kompetentnost a nestrannost při posuzování příspěvků by v rámci tohoto postupu měla příspěvky vyhodnocovat odborná komise, kterou jmenuje příslušná schvalující osoba, s tím, že se toto hodnocení řídí kritérii pro udělení ceny, jež jsou vyhlášena spolu s pravidly soutěže o návrh. Na základě doporučení těchto odborníků by měla konečné rozhodnutí o udělení ceny přijmout příslušná schvalující osoba, neboť odpovědnost za plnění rozpočtu nese vždy Komise.
(62)
V zájmu harmonizovaného používání jednotlivých finančních nástrojů v rámci Komise by měl být obecný rámec upravený v hlavě VIII finančního nařízení doplněn o podrobnou úpravu řízení finančních nástrojů, včetně ustanovení o výběru pověřených subjektů, obsahu pověřovacích dohod, o nákladech a poplatcích spojených s řízením těchto nástrojů a o svěřeneckých účtech.
(63)
Zejména pro výjimečné případy, kdy budou finanční nástroje řízeny přímo, a to buď prostřednictvím účelových investičních jednotek, nebo jiných realizačních mechanismů, by měla být vymezena pravidla, podle nichž budou vybíráni finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci, s cílem zajistit, aby byly finanční prostředky Unie vynakládány efektivně.
(64)
Je nezbytné určit podmínky využívání finančních nástrojů, včetně jejich účinku v podobě aktivace mimorozpočtových zdrojů a monitorovacího rámce. Nezbytné je též zajistit, aby byly finanční nástroje používány na základě důkladného vyhodnocení ex ante, které Komisi umožní tyto nástroje koncipovat tak, aby reagovaly na selhání trhu a nepříznivé investiční situace.
(65)
Pokud jde o účetnictví a předkládání účetní závěrky, jsou v účetních pravidlech Unie definovány obecně uznávané účetní zásady, na nichž musí být založeny finanční výkazy. Za účelem řádné prezentace, úplnosti a přesnosti informací tato účetní pravidla též specifikují podmínky pro účetní zaznamenávání transakcí a pravidla pro oceňování aktiv a pasiv a pro tvorbu rezerv.
(66)
V souvislosti s účetnictvím by mělo být upřesněno, že účetní jednotlivých orgánů musí zdokumentovat členění účtů i účetní postupy svého orgánu a určit podmínky, jež musí splňovat počítačové účetní systémy, tak aby byl zejména zabezpečen přístup k těmto systémům a zajištěna auditní stopa v případě jejich změny.
(67)
Pokud jde o vedení účetnictví, je nezbytné upřesnit zásady vedení účetních knih, předvahy, pravidelného odsouhlasování zůstatků této předvahy a inventárních soupisů a definovat prvky účtové osnovy, kterou stanoví účetní Komise. Měla by být stanovena pravidla pro zaznamenávání operací, zejména podvojná metoda, pravidla přepočtu operací, které nejsou vyjádřeny v eurech, a podklady účetních zápisů. Upřesněn by měl být též obsah účetních záznamů.
(68)
V zájmu efektivní správy aktiv je třeba stanovit pravidla pro inventární soupisy majetku a vyjasnit odpovědnost účetních a schvalujících osob v této oblasti, jakož i pravidla pro další prodej majetku zapsaného v inventárním soupisu.
(69)
V souvislosti s vnějšími akcemi by mělo toto nařízení v souladu s finančním nařízením upravovat výjimky, jež odrážejí odlišné fungování této oblasti, především pokud jde o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů, a to zejména proto, že tyto postupy provádějí orgány třetích zemí, jež od Unie získávají finanční podporu. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, měly by být odlišně upraveny především druhy řízení a finanční limity, při jejichž dosažení se tato řízení použijí. Pokud jde o granty, měla by být pro určité případy zavedena možnost jejich financování v plném rozsahu, a to zejména s ohledem na sníženou schopnost spolufinancování daných příjemců.
(70)
Je nutno podrobně upravit využívání rozpočtové podpory a specifikovat jednak podmínky tohoto využití, jednak povinnost partnerského subjektu předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, podle nichž lze posoudit, jsou-li tyto podmínky splněny.
(71)
Pokud jde o svěřenecké fondy Unie, je nutno specifikovat zásady, jimiž se budou řídit příspěvky Unie a dalších dárců do těchto fondů, stanovit pravidla, jimiž se bude řídit účetnictví a výkaznictví těchto fondů, zejména pokud jde o úroky naběhlé na bankovním účtu fondu, dále je nutno ozřejmit odpovědnost účastníků finančních operací a správní rady fondu a vymezit povinnosti spojené s externím auditem. Je též nutno zajistit, aby byli zúčastnění dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem a aby bylo využití finančních prostředků fondu podmíněno kladným hlasováním Komise.
(72)
V zájmu zjednodušení zadávacích řízení v případě vnějších akcí byly pozměněny některé finanční limity s tím, že byly přidány a přizpůsobeny jiné finanční limity a řídicí postupy převzaté ze společných ustanovení.
(73)
Pokud jde o granty, měly by být v souladu s finančním nařízením zjednodušeny podmínky, za nichž se lze odchýlit od zásady spolufinancování.
(74)
K zajištění řádné správy prostředků Unie je dále nezbytné upřesnit předchozí podmínky a pravidla, jež budou obsahovat dohody v případech, kdy bude správa prostředků decentralizována nebo kdy budou používány zálohové účty.
(75)
Je vhodné definovat evropské úřady a vymezit zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace a ustanovení, která zmocňují účetního Komise přenést některé ze svých úkolů na zaměstnance těchto úřadů. Je rovněž třeba upravit vedení bankovních účtů, k jejichž zřízení jménem Komise mohou být evropské úřady zmocněny.
(76)
Obdobně jako v případě zveřejňování údajů o příjemcích finančních prostředků Unie by měl být zveřejněn jednak seznam odborníků uvedených v článku 204 finančního nařízení, kteří jsou vybíráni na základě výzvy k projevení zájmu, jednak náplň práce těchto odborníků. Zveřejněna by měla být též jejich odměna, pokud překročí 15 000 EUR.
(77)
Měl by být doplněn nový postup zavedený článkem 203 finančního nařízení, zejména pokud jde o druh nákladů, jež mají být zahrnovány do finančních limitů zavedených v tomto článku. Vzhledem ke specifičnosti projektů v oblasti nemovitostí při delegacích Unie, zejména v naléhavých případech, je nutno tento druh projektů podrobně upravit. V případě obytných budov, zejména při delegacích, jež mají být najaty nebo zakoupeny během krátkého období, je vhodné stanovit, že se na ně nevztahuje postup podle článku 203 finančního nařízení. Postup podle článku 203 finančního nařízení by se neměl vztahovat ani na bezúplatné získání pozemku či na koupi pozemku za symbolickou cenu, neboť taková transakce nezatěžuje rozpočet.
(78)
V zájmu provázanosti s ustanoveními finančního nařízení je nutno stanovit přechodná ustanovení. V zájmu provázanosti s odvětvovým právním základem je vhodné odložit použitelnost ustanovení o způsobech řízení a o finančních nástrojích do 1. ledna 2014,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
ČÁST PRVNÍ
SPOLEČNÁ USTANOVENÍ
HLAVA I
PŘEDMĚT ÚPRAVY
Článek 1
Předmět úpravy
Toto nařízení stanoví prováděcí pravidla k nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“).
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 2
Účtování úroků z plateb předběžného financování
(Čl. 8 odst. 4 finančního nařízení)
V případech, kdy úroky náleží uhradit do rozpočtu, stanoví dohoda uzavřená se subjekty či osobami, jež jsou vyjmenovány v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodech ii) až viii) finančního nařízení, že je předběžné financování vypláceno na bankovní účty či podúčty, které umožňují identifikovat finanční prostředky a související úroky. Není-li tomu tak, musí identifikaci finančních prostředků, jež Unie vyplatila, a úroků nebo jiných plnění plynoucích z těchto finančních prostředků umožňovat účetní metody příjemců nebo zprostředkovatelů.
Ustanoveními tohoto nařízení, jejichž předmětem jsou úroky z předběžného financování, není dotčeno vykazování předběžného financování na straně aktiv finančních výkazů v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 3
Prostředky na daný rozpočtový rok
(Čl. 11 odst. 3 finančního nařízení)
Prostředky na závazky a prostředky na platby schválené na daný rozpočtový rok sestávají z:
a)
prostředků uvedených v rozpočtu včetně opravných rozpočtů;
b)
přenesených prostředků;
c)
prostředků daných znovu k dispozici podle článků 178 a 182 finančního nařízení;
d)
prostředků plynoucích z plateb předběžného financování, jež byly vráceny v souladu s čl. 177 odst. 3 finančního nařízení;
e)
prostředků poskytnutých po přijetí účelově vázaných příjmů v průběhu rozpočtového roku nebo předchozích rozpočtových let, jež dosud nebyly použity.
Článek 4
Zrušení a přenos prostředků
(Čl. 13 odst. 2 finančního nařízení)
1. Prostředky na závazky a nerozlišené prostředky týkající se projektů v oblasti nemovitostí uvedené v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení lze přenést pouze tehdy, pokud přidělení na závazek nemohlo proběhnout do 31. prosince rozpočtového roku z důvodů, které nelze přičítat schvalující osobě, a pokud přípravné etapy již pokročily tak, že lze předpokládat, že k přidělení na závazek dojde do 31. března následujícího roku nebo - v případě projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince.
2. Přípravnými etapami uvedenými v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které mají být dokončeny do 31. prosince rozpočtového roku, tak aby bylo možno prostředky přenést do následujícího rozpočtového roku, jsou zejména:
a)
u souhrnných závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení přijetí rozhodnutí o financování nebo ukončení konzultací příslušných útvarů orgánu ohledně přijetí tohoto rozhodnutí k uvedenému dni;
b)
u individuálních závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení završení výběru potenciálních zhotovitelů, dodavatelů, poskytovatelů, příjemců, vítězů soutěží o ceny nebo pověřených osob.
3. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které nejsou přiděleny na závazek do 31. března následujícího rozpočtového roku nebo - v případě částek na projekty v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku, se automaticky ruší.
O zrušení prostředků v souladu s prvním pododstavcem Komise informuje Evropský parlament a Radu do jednoho měsíce.
4. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. b) finančního nařízení mohou být použity do 31. prosince následujícího rozpočtového roku.
5. Účetnictví musí umožňovat identifikaci prostředků přenesených v souladu s odstavci 1 až 4.
KAPITOLA 3
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 5
Přepočítací kurz eura a ostatních měn
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení vyplývající z používání zvláštních odvětvových pravidel, schvalující osoba provádí přepočet eura na jinou měnu podle denních směnných kurzů eura zveřejněných v řadě C Úředního věstníku Evropské unie.
V případě, že přepočet eura na jinou měnu provádí zhotovitel, dodavatel, poskytovatel nebo příjemce, použijí se zvláštní ustanovení o přepočtu uvedená ve smlouvě na veřejnou zakázku, v grantové dohodě či v dohodě o financování.
2. Aby neměly měnové přepočty významný dopad na výši spolufinancování z prostředků Unie ani nežádoucí dopad na rozpočet Unie, zvláštní ustanovení uvedená v odstavci 1 případně určí, že se přepočítací kurz eura a jiné měny vypočte za pomoci průměrného denního směnného kurzu platného v daném období.
3. Není-li denní směnný kurz eura pro danou měnu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněn, použije příslušná schvalující osoba účetní kurz uvedený v odstavci 4.
4. Pro účely účetnictví uvedené v článcích 151 až 156 finančního nařízení a s výhradou článku 240 tohoto nařízení se přepočet eura na jinou měnu uskutečňuje pomocí měsíčního účetního kurzu eura. Tento účetní směnný kurz stanoví účetní Komise s pomocí veškerých zdrojů informací, jež považuje za spolehlivé, na základě směnného kurzu předposledního pracovního dne měsíce předcházejícího měsíci, pro nějž je kurz stanovován.
5. Výsledky měnových operací uvedených v odstavci 4 tohoto článku jsou v účetnictví příslušného orgánu vykazovány v samostatné položce.
První pododstavec tohoto odstavce se přiměřeně použije na subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení.
Článek 6
Kurz použitelný pro přepočet eura na ostatní měny
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z používání odvětvových pravidel nebo ze smluv na zvláštní veřejné zakázky, z grantových dohod, rozhodnutí o udělení grantu či z finančních dohod, použije se pro přepočet eura na jinou měnu v případech, kdy přepočet provádí příslušná schvalující osoba, kurz dne, kdy schvalující útvar vystavil platební nebo inkasní příkaz.
2. V případě zálohových účtů vedených v eurech se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz platný v den, kdy banka provedla platbu.
3. V případě zúčtování zálohových účtů vedených v národních měnách podle článku 19 finančního nařízení se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz měsíce, v němž byl uskutečněn výdaj ze zálohového účtu.
4. V případě náhrady paušálních výdajů nebo výdajů plynoucích ze služebního řádu úředníků Evropské unie a pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie (dále jen „služební řád“), která má stanovenu horní hranici a která se proplácí v jiné měně než euru, se použije kurz platný v době, kdy vznikne nárok na náhradu.
KAPITOLA 4
Zásada univerzálnosti
Článek 7
Zaznamenávání účelově vázaných příjmů a poskytování odpovídajících prostředků
(Článek 21 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčeny články 9 a 10, jsou účelově vázané příjmy zaznamenávány do rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů v oddílu jednotlivých orgánů do rozpočtové položky vytvořené pro tento účel;
b)
ve výkazu výdajů jsou v poznámkách k rozpočtu - včetně obecných poznámek - uvedeny položky, do nichž lze zapsat poskytované prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům.
V případě uvedeném v prvním pododstavci písm. a) se použije označení „pro memoria“ a odhadované příjmy jsou pro informaci uvedeny v poznámkách.
2. Jakmile orgán účelově vázané příjmy obdrží, jsou jim odpovídající prostředky automaticky poskytovány jako prostředky na závazky i prostředky na platby, s výjimkou těchto případů:
a)
v případech podle čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení;
b)
v případě podle čl. 21 odst. 2 písm. b) finančního nařízení u členských států, v jejichž případě je dohoda o poskytnutí příspěvku vyjádřena v eurech.
V případě podle prvního pododstavce písm. b) lze prostředky na závazky poskytnout poté, co členský stát podepíše dohodu o poskytnutí příspěvku.
Článek 8
Příspěvky členských států na výzkumné programy
(Čl. 21 odst. 2 písm. a) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států na financování některých doplňkových výzkumných programů stanovené v článku 5 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1150/2000 (8) jsou hrazeny takto:
a)
sedm dvanáctin částky zapsané v rozpočtu nejpozději do 31. ledna běžného rozpočtového roku;
b)
zbývajících pět dvanáctin do 15. července běžného rozpočtového roku.
2. Pokud není rozpočet s konečnou platností přijat před začátkem rozpočtového roku, jsou příspěvky uvedené v odstavci 1 určeny částkou, jež je zapsána v rozpočtu na předchozí rozpočtový rok.
3. Všechny příspěvky nebo dodatečné platby členských států do rozpočtu musí být připsány na účet či účty Komise do 30 kalendářních dní po výzvě k zaplacení prostředků.
4. Uskutečněné platby jsou připisovány na účet stanovený v nařízení (ES, Euratom) č. 1150/2000 a vztahují se na ně podmínky stanovené v uvedeném nařízení.
Článek 9
Účelově vázané příjmy vyplývající z účasti zemí ESVO na některých programech Unie
(Čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států Evropského sdružení volného obchodu (dále jen „státy ESVO“) na některé programy Unie se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů je vytvořena rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž se zaznamenává celková výše příspěvků států ESVO za uvedený rozpočtový rok;
b)
ve výkazu výdajů:
i)
v poznámkách k jednotlivým rozpočtovým položkám, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní, se výše předpokládané účasti uvádí „pro informaci“,
ii)
v příloze, která je nedílnou součástí rozpočtu, se uvádějí veškeré rozpočtové položky, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) je předpokládaná částka uvedena v rozpočtových poznámkách,
Příloha uvedená v prvním pododstavci písm. b) bodu ii) představuje a doplňuje strukturu, jež slouží jednak zaznamenávání prostředků odpovídajících příspěvkům podle odstavce 2, jednak plnění souvisejících výdajů.
2. Podle článku 82 Dohody o Evropském hospodářském prostoru (dále jen „Dohoda o EHP“) jsou částky ročních příspěvků států ESVO, které Komisi potvrdil Smíšený výbor Evropského hospodářského výboru v souladu s čl. 1 odst. 5 protokolu 32 připojeného k Dohodě o EHP, zapsány hned od počátku rozpočtového roku v plné výši jako odpovídající prostředky na závazky a prostředky na platby.
3. Jsou-li do rozpočtových položek, na něž přispívají státy ESVO, přidány v průběhu rozpočtového roku dodatečné prostředky, aniž by byly státy ESVO schopny v průběhu uvedeného rozpočtového roku upravit náležitým způsobem výši svých příspěvků, aby dodržely „činitel úměrnosti“ uvedený v článku 82 Dohody o EHP, může Komise na přechodnou dobu a výjimečně využít svých hotovostních zdrojů k předfinancování podílu států ESVO. Po tomto poskytnutí dodatečných prostředků vyzve Komise co nejdříve státy ESVO, aby odpovídající příspěvky uhradily. Komise o těchto rozhodnutích každoročně informuje Evropský parlament a Radu.
Toto předfinancování je vypořádáno co nejdříve v rámci rozpočtu na následující rozpočtový rok.
4. Finanční příspěvky států ESVO jsou v souladu s čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení vnějšími účelově vázanými příjmy. Účetní přijme vhodná opatření, aby použití příjmů, jež z těchto příspěvků plynou, a jim odpovídajících prostředků bylo sledováno odděleně.
Stav plnění příjmů a výdajů, jež účasti států ESVO odpovídají, uvádí Komise ve zprávě podle čl. 150 odst. 2 finančního nařízení odděleně.
Článek 10
Výnosy ze sankcí uložených členským státům s nadměrným schodkem
(Čl. 21 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Výnosy ze sankcí uvedených v oddílu 4 nařízení Rady (ES) č. 1467/97 (9) se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů se vytvoří rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž jsou zaúčtovávány úroky z těchto částek;
b)
zároveň, a aniž je dotčen článek 77 finančního nařízení, jsou na základě zápisu těchto částek ve výkazu příjmů vykázány prostředky na závazky a prostředky na platby ve výkazu výdajů.
Prostředky uvedené v prvním pododstavci písm. b) jsou čerpány v souladu s článkem 20 finančního nařízení.
Článek 11
Náklady vzniklé přijetím darovaných částek ve prospěch Unie
(Článek 22 finančního nařízení)
Pro účely schválení Evropským parlamentem a Radou podle čl. 22 odst. 2 finančního nařízení Komise odhadne a řádně odůvodní finanční náklady, včetně navazujících nákladů, spojené s přijetím darovaných částek určených Unii.
Článek 12
Účty pro vrácené daně
(Čl. 23 odst. 3 finančního nařízení)
Daně, které Unie hradí podle čl. 23 odst. 2 a čl. 23 odst. 3 písm. a) finančního nařízení, jsou zapsány na prozatímním účtu až do doby, kdy je dotyčné státy vrátí.
KAPITOLA 5
Zásada specifikace
Článek 13
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňují orgány s výjimkou Komise
(Článek 25 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v článku 25 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může dotčený orgán převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 14
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňuje Komise
(Článek 26 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v čl. 26 odst. 1 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky či v její prospěch, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může Komise převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 15
Správní výdaje
(Článek 26 finančního nařízení)
Výdaje uvedené v čl. 26 odst. 1 prvním pododstavci písm. b) finančního nařízení pokrývají v případě všech oblastí politiky body uvedené v článku 44 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 16
Odůvodnění žádostí o převod prostředků
(Články 25 a 25 finančního nařízení)
K návrhům na převody a veškerým informacím pro Evropský parlament a Radu o převodech podle článků 25 a 26 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí čerpání prostředků a odhady potřeb až do konce rozpočtového roku, a to jak v případě rozpočtových položek, v jejichž prospěch má být převod uskutečněn, tak v případě položek, k jejichž tíži má být převod uskutečněn.
Článek 17
Odůvodnění žádostí o převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech
(Článek 29 finančního nařízení)
K návrhům na převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech uvedené v článku 29 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí:
a)
v případě rozpočtové položky, do níž mají být prostředky převedeny: co nejaktuálnější informace o čerpání prostředků a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku;
b)
v případě všech rozpočtových položek, jež se týkají vnější činnosti: čerpání prostředků až do konce měsíce, jenž předchází měsíci podání žádosti o převod, a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku spolu se srovnáním oproti původnímu odhadu;
c)
rozbor možností k přerozdělení prostředků.
KAPITOLA 6
Zásada řádného finančního řízení
Článek 18
Hodnocení
(Článek 30 finančního nařízení)
1. Všechny návrhy na programy nebo činnosti, jež znamenají výdaje k tíži rozpočtu, jsou předmětem hodnocení ex ante, které musí zkoumat:
a)
potřebu, jež má být uspokojena v krátkodobém či dlouhodobém horizontu;
b)
přidanou hodnotu zásahu Unie;
c)
cíle politiky a řízení, jichž má být dosaženo a k nimž patří opatření nezbytná k ochraně finančních zájmů Unie na poli prevence, odhalování, vyšetřování a nápravy podvodů, jakož i postihů za podvody;
d)
možné varianty postupů, včetně rizik s nimi souvisejících;
e)
očekávané výsledky a dopady, zejména v rovině ekonomické, sociální a environmentální, a dále ukazatele a způsob vyhodnocování pro účely jejich měření;
f)
nejvhodnější metodu realizace prioritní varianty/variant;
g)
vnitřní provázanost navrhovaného programu nebo činnosti a jejich návaznost na ostatní příslušné nástroje;
h)
objem prostředků, lidských zdrojů a ostatních správních výdajů, jež mají být přiděleny v souladu se zásadou efektivnosti nákladů;
i)
poučení vyplývající z podobných zkušeností v minulosti.
2. Návrh uvádí opatření ke sledování, podávání zpráv a hodnocení a přihlíží ke kompetencím příslušných úrovní správy, jež se provádění navrhovaného programu nebo činnosti účastní.
3. Všechny programy nebo činnosti, včetně pilotních projektů a přípravných akcí, na něž jsou uvolněny zdroje v objemu nad 5 000 000 EUR, jsou předmětem hodnocení přidělených lidských a finančních zdrojů a dosažených výsledků, které probíhá průběžně a/nebo ex post s cílem ověřit, zda jsou v souladu se stanovenými cíli, a to následovně:
a)
výsledky dosahované při provádění víceletého programu jsou pravidelně hodnoceny podle časového rozvrhu, který umožňuje vzít výsledky tohoto hodnocení v úvahu při rozhodování o obnově, změně nebo přerušení programu;
b)
výsledky činností, o jejichž financování je rozhodováno v ročním cyklu, jsou vyhodnocovány alespoň jednou za šest let.
Povinnost uvedená v prvním pododstavci písm. a) a b) se nepoužije na jednotlivé projekty a akce prováděné v rámci takových činností, u nichž lze tuto povinnost splnit tím, že konečnou zprávu zašlou subjekty, které akci provedly.
4. Hodnocení podle odstavce 1 a 3 musí být úměrné uvolněným zdrojům a dopadu dotčeného programu nebo činnosti.
Článek 19
Finanční výkaz
(Článek 31 finančního nařízení)
Finanční výkaz uvádí finanční a ekonomické údaje, na jejichž základě může legislativní orgán vyhodnotit nezbytnost zásahu Unie. Uvádí příslušné informace o souladu s dalšími činnostmi Unie a případné synergii.
V případě víceletých akcí obsahuje finanční výkaz předběžný plán ročních potřeb prostředků a pracovních míst, včetně míst externích zaměstnanců, a hodnocení jejich střednědobého finančního dopadu.
KAPITOLA 7
Zásada transparentnosti
Článek 20
Předběžné zveřejnění rozpočtu
(Článek 34 finančního nařízení)
Co nejdříve poté, co je rozpočet přijat s konečnou platností, a nejpozději čtyři týdny po tomto termínu jsou před oficiálním vyhlášením rozpočtu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněny z podnětu Komise podrobné číselné údaje ve všech jazycích na internetových stránkách orgánů.
Článek 21
Zveřejňování informací o hodnotě a příjemcích finančních prostředků Unie
(Článek 35 finančního nařízení)
1. Informace o příjemcích finančních prostředků Unie, jež byly poskytnuty v rámci přímého řízení, se zveřejňují na internetové stránce orgánů Unie do 30. června roku následujícího po rozpočtovém roce, v němž byly finanční prostředky poskytnuty.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
2. Nestanoví-li toto nařízení a odvětvová pravidla jinak, zveřejňují se s přihlédnutím ke kritériím v čl. 35 odst. 3 finančního nařízení následující informace:
a)
jméno příjemce;
b)
lokalita příjemce;
c)
poskytnutá částka;
d)
povaha a účel opatření.
Pojem „lokalita“ pro účely písm. b) znamená:
i)
adresu příjemce, je-li příjemcem právnická osoba,
ii)
region na úrovni NUTS 2, je-li příjemcem fyzická osoba.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, je nutno zveřejněné informace odstranit dva roky od konce rozpočtového roku, v němž byly finanční prostředky poskytnuty. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
3. Informace podle odstavce 2 jsou zveřejňovány pouze v případě cen, grantů a veřejných zakázek, jež byly uděleny, resp. zadány na základě soutěže o návrh, řízení o udělení grantu či zadávacího řízení. Tyto informace se nezveřejňují v případě:
a)
stipendií udělených fyzickým osobám a další přímé podpory vyplacené nejpotřebnějším fyzickým osobám podle čl. 125 odst. 4 písm. c) finančního nařízení;
b)
veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje částky podle čl. 137 odst. 2 tohoto nařízení.
4. Od zveřejnění informací je upuštěno v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy příjemců.
Článek 22
Odkaz na zveřejněné informace o příjemcích finančních prostředků Unie poskytnutých v rámci nepřímého řízení
(Článek 35 finančního nařízení)
Je-li správa finančních prostředků Unie svěřena orgánům a subjektům uvedeným v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, musí pověřovací dohody stanovit, aby tyto pověřené orgány a subjekty zveřejnily informace uvedené v čl. 21 odst. 2 a 3 ve standardní úpravě na svých internetových stránkách.
Internetová stránka orgánů Unie musí obsahovat alespoň odkaz na internetovou adresu, kde lze tyto informace nalézt, nejsou-li tyto informace zveřejněny přímo na vyhrazeném místě na internetových stránkách orgánů Unie.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
Na zveřejnění informací podle prvního pododstavce tohoto článku se použije čl. 21 odst. 2 až 4.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
Článek 23
Finanční plán
(Článek 38 finančního nařízení)
Finanční plán podle článku 38 finančního nařízení je členěn podle kategorií výdajů, oblastí politiky a rozpočtových položek. Úplný finanční plán uvádí všechny výdajové kategorie s výjimkou zemědělství, politiky soudržnosti a administrativy, k nimž jsou uváděny pouze souhrnné údaje.
Článek 24
Návrh opravného rozpočtu
(Čl. 41 odst. 1 finančního nařízení)
K návrhu opravného rozpočtu je připojeno odůvodnění a informace k plnění rozpočtu za předchozí a běžný rozpočtový rok, jež jsou v okamžiku sestavování návrhu k dispozici.
Článek 25
Rozpočtová nomenklatura
(Článek 44 finančního nařízení)
Rozpočtová nomenklatura musí být v souladu se zásadami specifikace, transparentnosti a řádného finančního řízení. Musí zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro účely rozpočtového procesu, snadnou identifikaci hlavních cílů zakotvených v příslušném právním základu a umožňovat výběr z politických priorit a efektivní a účelné plnění rozpočtu.
Článek 26
Výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod v) finančního nařízení)
Pro účely sestavení rozpočtu se výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny, určují takto:
a)
v případě závazků: závazky zaznamenané v účetnictví v průběhu rozpočtového roku k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3;
b)
v případě plateb: platby uskutečněné v průběhu rozpočtového roku, tj. platby, k nimž byl bance předán platební příkaz, k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3.
Článek 27
Poznámky k rozpočtu
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod vi) finančního nařízení)
Poznámky k rozpočtu obsahují zejména:
a)
odkazy na základní právní akt, pokud byl základní právní akt přijat;
b)
náležité vysvětlení k povaze a účelu prostředků.
Článek 28
Plán pracovních míst
(Čl. 49 odst. 1 písm. c) bod i) finančního nařízení)
Pracovní místa Zásobovací agentury jsou uváděna v plánu pracovních míst Komise odděleně.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 29
Informace o předávání osobních údajů pro účely auditu
(Článek 53 finančního nařízení)
Při výzvě učiněné v souvislosti s granty, veřejnými zakázkami nebo cenami, jež jsou prováděny v rámci přímého řízení, musí být potenciální příjemci, zájemci, uchazeči a účastníci v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (10) vyrozuměni o tom, že pro účely ochrany finančních zájmů Unie mohou být jejich osobní údaje předány útvarům interního auditu, Evropskému účetnímu dvoru, komisi pro řešení finančních nesrovnalostí nebo Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (dále jen „úřad OLAF“) nebo že si mohou tyto údaje předat schvalující osoby při Komisi a výkonné agentury.
Článek 30
Přípravná opatření v oblasti společné zahraniční a bezpečnostní politiky
(Čl. 54 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Financování opatření, jež Rada schválí k přípravě operací Unie v rámci řešení krizí podle hlavy V Smlouvy o Evropské unii, zahrnuje doplňkové náklady přímo vyplývající ze skutečnosti, že je v prostoru operace nasazena konkrétní mise nebo tým, jejichž členové pocházejí mimo jiné z řad personálu orgánů Unie; tyto náklady zahrnují též pojištění pro případ zvýšeného rizika, náklady na cestování a ubytování a denní diety.
Článek 31
Zvláštní pravomoci Komise vyplývající ze Smluv
(Čl. 54 odst. 2 písm. d) finančního nařízení)
1. Články Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 154 (sociální dialog);
b)
článek 156 (průzkumy, stanoviska a porady v sociální oblasti);
c)
články 159 a 161 (zprávy o zvláštních problémech týkajících se sociální situace);
d)
ustanovení čl. 168 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti veřejného zdraví);
e)
ustanovení čl. 171 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti transevropských sítí);
f)
ustanovení čl. 173 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti průmyslu);
g)
ustanovení čl. 175 druhého pododstavce (zpráva o pokroku dosaženém při upevňování hospodářské, sociální a územní soudržnosti);
h)
ustanovení čl. 181 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
i)
článek 190 (zpráva o činnostech v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
j)
ustanovení čl. 210 odst. 2 (podněty na podporu koordinace politik v oblasti rozvojové spolupráce);
k)
ustanovení čl. 214 odst. 6 (podněty na podporu koordinace akcí humanitární pomoci).
2. Články Smlouvy o založení Evropského společenství pro atomovou energii (dále jen „Smlouva o Euratomu“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 70 (finanční příspěvek v mezích rozpočtu na programy průzkumu nerostných ložisek na územích členských států);
b)
články 77 až 85.
3. Seznamy uvedené v odstavci 1 a 2 mohou být při předložení návrhu rozpočtu doplněny s tím, že je nutno uvést odpovídající články a částky.
Článek 32
Jednání, jež mohou představovat střet zájmů, a postup
(Článek 57 finančního nařízení)
1. Jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů ve smyslu čl. 57 odst. 2 finančního nařízení, může mít - aniž je dotčeno jeho posouzení jakožto protiprávního jednání podle článku 141 - mimo jiné tyto formy:
a)
poskytnutí sobě nebo jinému neoprávněných přímých nebo nepřímých výhod;
b)
odmítnutí poskytnout příjemci práva nebo výhody, na něž má nárok;
c)
nepřípustná nebo zneužívající jednání nebo opomenutí uskutečnit nezbytná jednání.
Další jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů, je takové jednání, jež může narušit nestranný a objektivní výkon povinností určité osoby, např. členství v hodnotícím výboru v zadávacím řízení nebo v řízení o udělení grantu, může-li tato osoba získat z výsledku těchto řízení přímou či nepřímou finanční výhodu.
2. Za střet zájmů se považuje situace, kdy je žadatel, zájemce nebo uchazeč zaměstnancem, na nějž se vztahuje služební řád, ledaže jeho účast v řízení předem schválí jeho nadřízený.
3. V případě střetu zájmů přijme pověřená schvalující osoba náležitá opatření k eliminaci nežádoucího vlivu dotčené osoby na daný postup či řízení.
KAPITOLA 2
Způsoby plnění rozpočtu
Oddíl 1
Obecná ustanovení
Článek 33
Způsoby řízení
(Článek 58 finančního nařízení)
V účetním systému Komise jsou zaznamenány jednotlivé způsoby řízení a v jejich rámci též kategorie subjektů či osob, jež jsou uvedeny v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení a jimž jsou v souvislosti s plněním rozpočtu svěřeny určité úkoly.
Pokud jde o přímé řízení Komisí podle čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení, účetní systém rozlišuje, zdali toto řízení probíhá prostřednictvím:
a)
útvarů Komise;
b)
výkonných agentur;
c)
vedoucích delegací EU;
d)
svěřeneckých fondů uvedených v článku 187 finančního nařízení.
Oddíl 2
Přímé řízení
Článek 34
Přímé řízení
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení)
Plní-li Komise rozpočet přímo ve svých úvarech, vykonávají úkoly související s plněním rozpočtu účastníci finančních operací ve smyslu článků 64 až 75 finančního nařízení v souladu s podmínkami tohoto nařízení.
Článek 35
Výkon pravomocí svěřených výkonným agenturám
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) a článek 62 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o svěření pravomocí výkonným agenturám zmocňuje tyto agentury jakožto pověřené schvalující osoby k tomu, aby čerpaly prostředky na program Unie, jehož řízením byly pověřeny.
2. Pověřovací akt Komise obsahuje přinejmenším ustanovení podle čl. 40 písm. a) až d) a h). Jménem dotyčné výkonné agentury musí k tomuto aktu vydat formální písemný souhlas její ředitel.
Článek 36
Soulad s pravidly pro zadávání veřejných zakázek
(Článek 63 finančního nařízení)
Svěří-li Komise úkoly soukromým subjektům podle čl. 63 odst. 2 finančního nařízení, uzavře smlouvu v souladu s částí první hlavou V a s částí druhou hlavou IV kapitolou III finančního nařízení.
Oddíl 3
Sdílené řízení s členskými státy
Článek 37
Zvláštní ustanovení o sdíleném řízení s členskými státy, opatření na podporu šíření osvědčených postupů
(Článek 59 finančního nařízení)
Komise sestaví rejstřík subjektů, které jsou podle odvětvových pravidel odpovědné za řízení, osvědčování a audit.
S cílem podpořit osvědčené postupy při využívání prostředků ze strukturálních fondů, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova, Evropského zemědělského záručního fondu a Evropského rybářského fondu může dát Komise subjektům odpovědným za řízení a kontrolu pro informaci k dispozici metodické pokyny, jež stanoví její vlastní kontrolní strategii a přístup, včetně kontrolních seznamů a příkladů osvědčené praxe. Tyto pokyny jsou podle potřeby aktualizovány.
Oddíl 4
Nepřímé řízení
Článek 38
Rovnocennost systémů, pravidel a postupů v rámci nepřímého řízení
(Článek 60 finančního nařízení)
1. Komise může uznat pravidla a postupy zadávání veřejných zakázek za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásadu široké hospodářské soutěže uchazečů v zájmu získání ekonomicky nejvýhodnější nabídky a stanoví jednací řízení pouze u veřejných zakázek do určité přiměřené hodnoty nebo v řádně odůvodněných případech;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím náležitého uveřejňování ex ante, zejména v případě zadávacích řízení, a náležitého zveřejňování zhotovitelů, dodavatelů nebo poskytovatelů ex post;
c)
zajišťují rovné zacházení, proporcionalitu a zákaz diskriminace;
d)
po celou dobu zadávacího řízení předcházejí střetu zájmů.
Vnitrostátní právo členských států nebo třetích zemí, jež provádí směrnici 2004/18/ES, se považuje za rovnocenné pravidlům, která orgány uplatňují v souladu s finančním nařízením.
2. Komise může uznat pravidla a postupy pro udělování grantů za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásady proporcionality, řádného finančního řízení, rovného zacházení a zákazu diskriminace;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím odpovídajícího uveřejňování výzev k podávání návrhů, stanoví postupy přímého udělování grantů pouze u grantů do určité přiměřené výše nebo v řádně odůvodněných případech a zajišťují náležité zveřejňování příjemců ex post, při němž je zohledňována zásada proporcionality;
c)
po celou dobu řízení o udělení grantu předcházejí střetu zájmů;
d)
stanoví, že granty nesmějí být kumulativní ani být udělovány zpětně, že musí v zásadě zahrnovat spolufinancování a že účelem ani důsledkem grantu nesmí být dosažení zisku pro příjemce.
3. Komise může uznat, že účetní systémy a systémy vnitřní kontroly, jež používají subjekty a osoby, jimž mají být svěřeny úkoly související s plněním rozpočtu jménem Komise, zajišťují rovnocennou úroveň ochrany finančních zájmů Unie a rovnocennou přiměřenou jistotu o dosažení cílů řízení, jestliže tyto systémy splňují zásady zakotvené v článku 32 finančního nařízení.
Článek 39
Hodnocení ex ante pravidel a postupů u subjektů a osob v rámci nepřímého řízení
(Čl. 61 odst. 1 finančního nařízení)
Pro účely hodnocení ex ante podle čl. 61 odst. 1 finančního nařízení může příslušná schvalující osoba vycházet z hodnocení ex ante, jež provedla jiná schvalující osoba, a to za předpokladu, že závěry této jiné schvalující osoby jsou relevantní z hlediska specifických rizik svěřovaných úkolů, zejména povahy těchto úkolů a příslušné částky.
Příslušná schvalující osoba může vycházet z hodnocení ex ante, jež provedli jiní dárci, pokud bylo toto hodnocení provedeno za podmínek rovnocenných podmínkám stanoveným pro nepřímé řízení v článku 60 finančního nařízení.
Článek 40
Obsah dohody o svěření úkolů plnění rozpočtu, jež je uzavírána se subjekty a osobami
(Čl. 61 odst. 3 finančního nařízení)
Pověřovací dohody obsahují podrobná ujednání, jež zajišťují ochranu finančních zájmů Unie a transparentnost prováděných operací. Musí zahrnovat alespoň následující:
a)
jednoznačnou definici a vymezení svěřovaných úkolů, zejména pokud jde o změny svěřených úkolů, vzdání se pohledávek a využití vrácených nebo nepoužitých finančních prostředků;
b)
podmínky a bližší podrobnosti k plnění těchto úkolů, odpovědnosti a organizaci kontrol, jež mají být prováděny, včetně hodnocení programů;
c)
podmínky pro vyplacení příspěvku Unie, včetně proplacení nákladů vzniklých při plnění úkolů a odměny pro pověřený subjekt, a pravidla ohledně potřebných podkladů k odůvodnění těchto plateb;
d)
pravidla pro podávání zpráv Komisi o plnění úkolů, očekávaných výsledcích, vyskytnuvších se nesrovnalostech a přijatých opatřeních, dále podmínky, za nichž lze platby pozastavit nebo přerušit, a podmínky, za nichž je plnění těchto úkolů ukončeno;
e)
termín, do něhož budou k pověřovací dohodě uzavřeny individuální prováděcí smlouvy a dohody, jež musí být úměrné povaze svěřených úkolů;
f)
pravidla pro vyloučení, jež subjektu či osobě umožňují, aby z účasti na zadávacím řízení, z řízení o udělení grantu či ceny, ze zadání veřejné zakázky nebo z udělení grantu či ceny vyloučily subjekty, jež se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 písm. a), b) a e) a čl. 107 písm. a) a b) finančního nařízení;
g)
bližší podrobnosti o kontrolách, jež provádí Komise, jakož i ustanovení o přístupu Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora k informacím potřebným k výkonu jejich povinností, jakož i o pravomoci provádět audity a šetření včetně kontrol na místě;
h)
ujednání o:
i)
závazku pověřeného subjektu neprodleně informovat Komisi o všech podvodech, k nimž při správě finančních prostředků Unie došlo, a o přijatých opatřeních,
ii)
určení kontaktního místa, které je vybaveno náležitými pravomocemi k přímé spolupráci s úřadem OLAF, jež slouží snazšímu výkonu operativní činnosti tohoto úřadu;
i)
podmínky, jimiž se řídí používání bankovních účtů a úrokových výnosů podle čl. 8 odst. 4 finančního nařízení;
j)
ustanovení zajišťující viditelnost činnosti Unie ve vztahu k ostatním činnostem subjektu.
Článek 41
Prohlášení řídícího subjektu a prohlášení o dodržení postupů
(Čl. 60 odst. 5 finančního nařízení)
V případě akcí, jež končí před koncem příslušného rozpočtového roku, může být prohlášení řídícího subjektu podle čl. 60 odst. 5 písm. b) finančního nařízení nahrazeno závěrečnou zprávou pověřeného subjektu nebo osoby o dané akci, je-li tato zpráva předložena před 15. únorem roku následujícího po příslušném rozpočtovém roce.
Pokud mezinárodní organizace a třetí země provádějí nevíceleté akce v délce trvání nejvýše 18 měsíců, může být prohlášení o dodržení postupů uvedené v čl. 60 odst. 5 finančního nařízení začleněno do závěrečné zprávy.
Článek 42
Postupy zaměřené na kontrolu a schválení účetních závěrek, jakož i vylučování úhrad, jež jsou v rozporu s platnými pravidly, z financování Unií v rámci nepřímého řízení
(Čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení odvětvových pravidel, Komise v rámci postupů podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení:
a)
provádí dokumentární prověrky a případně kontroly na místě;
b)
stanoví výši schválených výdajů poté, co proběhlo případné řízení o sporných otázkách s příslušnými orgány a subjekty, a poté, co jsou tyto orgány a subjekty vyrozuměny;
c)
případně vypočte výši finanční opravy;
d)
inkasuje nebo uhradí zůstatek, který je dán rozdílem mezi schválenými výdaji a částkami, jež byly orgánům nebo subjektům již vyplaceny.
Pro účely prvního pododstavce písm. d) Komise inkasuje splatné částky přednostně formou zápočtu podle článku 87.
2. Jsou-li úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny subjektu, jenž provádí akci financovanou větším počtem dárců, spočívají postupy podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení v ověření, zdali příslušnou částku, kterou Komise na danou akci vyplatila, tento subjekt na akci použil a zdali byl tento výdaj vynaložen v souladu se závazky, jež upravuje dohoda s tímto subjektem podepsaná.
Pro účely tohoto nařízení se akcí financovanou větším počtem dárců rozumí akce, na niž jsou finanční prostředky Unie sdruženy s prostředky přinejmenším jednoho dalšího dárce.
Článek 43
Zvláštní ustanovení pro nepřímé řízení s mezinárodními organizacemi
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) bod ii) a článek 188 finančního nařízení)
1. Mezinárodní organizace uvedené v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu ii) finančního nařízení jsou:
a)
mezinárodní veřejné organizace zřízené na základě mezivládních dohod a specializované agentury zřízené těmito organizacemi;
b)
Mezinárodní výbor Červeného kříže;
c)
Mezinárodní federace společností Červeného kříže a Červeného půlměsíce;
d)
další neziskové organizace, jež mají na základě rozhodnutí Komise obdobné postavení jako mezinárodní organizace.
2. Plní-li Komise rozpočet v rámci nepřímého řízení s mezinárodními organizacemi, použijí se ověřovací dohody s nimi uzavřené.
Článek 44
Určení veřejnoprávních subjektů a soukromoprávních subjektů pověřených výkonem veřejné služby
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) body v) a vi) finančního nařízení)
1. Na veřejnoprávní subjekty a soukromoprávní subjekty pověřené výkonem veřejné služby se vztahuje právo členského státu nebo země, v níž byly založeny.
2. V případě síťového řízení, při němž musí příslušný členský stát či země určit alespoň jeden subjekt, probíhá toto určení v souladu se základním právním aktem.
Ve všech ostatních případech určí tyto subjekty Komise po vzájemné dohodě s dotčenými členskými státy nebo zeměmi.
KAPITOLA 3
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
Článek 45
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
(Článek 64 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány poskytnou všem účastníkům finančních operací zdroje nezbytné k plnění jejich povinností a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
2. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí listinou, kterou vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 46
Pomoc pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám
(Článek 65 finančního nařízení)
Příslušné schvalující osobě mohou být při plnění jejích úkolů nápomocni zaměstnanci, kteří jsou pověřeni tím, aby v rámci odpovědnosti této osoby uskutečňovali některé operace nezbytné pro plnění rozpočtu a poskytování finančních informací a informací o správě finančních prostředků. Za účelem předcházení střetu zájmů platí pro zaměstnance, kteří jsou pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám nápomocni, povinnosti uvedené v článku 57 finančního nařízení.
Vedoucím delegací Unie jako dále pověřeným schvalujícím osobám podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení mohu být při plnění jejich povinností nápomocni zaměstnanci Komise.
Článek 47
Vnitřní předpisy o pověřování
(Článek 65 finančního nařízení)
V souladu s finančním nařízením a tímto nařízením stanoví každý orgán ve svých vnitřních předpisech taková opatření pro správu prostředků, jaká považuje za nezbytná k řádnému plnění svého oddílu rozpočtu.
Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí vnitřními předpisy, jež vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Článek 48
Uchovávání podkladů schvalujícími osobami
(Čl. 66 odst. 2 finančního nařízení)
Schvalující osoba zřídí systémy, v nichž budou v papírové či elektronické podobě uchovávány originální podklady, jež souvisejí s plněním rozpočtu a příslušnými opatřeními, jakož i s navazujícími fázemi. Tyto systémy zajistí, aby:
a)
tyto podklady byly číslovány;
b)
tyto podklady byly označeny datem;
c)
byly - případně v elektronické podobě - vedeny registry, z nichž lze přesně zjistit místo, na němž jsou tyto podklady uloženy;
d)
tyto podklady byly uchovávány alespoň po dobu pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium za rozpočtový rok, k němuž se vztahují;
e)
byly uchovávány podklady o zárukách za předběžné financování ve prospěch daného orgánu a aby byla vedena evidence, v níž budou uvedené záruky náležitě sledovány.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, se uchovávají déle, než je uvedeno v prvním pododstavci písm. d), a to do konce roku, který následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny.
Osobní údaje uvedené v podkladech se vymažou, je-li to možné a nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely udělení rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 49
Kontroly ex ante a ex post
(Čl. 66 odst. 5 a 6 finančního nařízení)
1. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které běžně uskutečňují zaměstnanci uvedení v článku 46 a které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu, jež provádí příslušná schvalující osoba.
2. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí příslušná schvalující osoba, aby ověřila operativní a finanční aspekty operace.
3. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici.
Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje příslušná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku efektivnosti nákladů. V případě pochybností si tato osoba k potvrzení platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a příjmů a jejich soulad s platnými předpisy, zejména rozpočtem a souvisejícími předpisy, a s akty přijatými při provádění Smluv nebo nařízení, a případně se smluvními podmínkami;
b)
uplatňování zásady řádného finančního řízení uvedené v části první hlavě II kapitole 7 finančního nařízení.
Pro účely kontrol může příslušná schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
4. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Tyto kontroly prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v odstavci 3.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně pověřená schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. K řešení těchto problémů přijme opatření.
Na základě výsledků kontrol a dalších relevantních informací je přezkoumávána analýza rizik uvedená v čl. 66 odst. 6 finančního nařízení.
U víceletých programů stanoví pověřená schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
Článek 50
Kodex profesních standardů
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 5 finančního nařízení)
1. Zaměstnanci, jež příslušná schvalující osoba určí k ověřování finančních operací, jsou vybíráni na základě svých odborných znalostí, schopností a zvláštních předpokladů, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
2. Jednotlivé orgány vypracují kodex profesních standardů, jenž v oblasti vnitřní kontroly stanoví:
a)
úroveň odborné a finanční kompetence, jež je od zaměstnanců uvedených v odstavci 1 požadována;
b)
závazek těchto zaměstnanců procházet trvalou odbornou přípravou;
c)
poslání, úlohu a úkoly, jež jsou jim přiděleny;
d)
pravidla chování, zejména pokud jde o etické normy a bezúhonnost, které musí zaměstnanci splňovat, a práva, která jim jsou přiznána.
3. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí kodexem profesních standardů podle odstavce 2 tohoto článku, který vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
4. Jednotlivé orgány ustaví náležité struktury, jejichž prostřednictvím budou schvalujícím útvarům sdělovány potřebné informace o kontrolních standardech a o metodách a technikách, jež byly pro tyto účely vyvinuty, a jejichž prostřednictvím budou tyto informace pravidelně aktualizovány.
Článek 51
Nečinnost pověřené schvalující osoby
(Čl. 66 odst. 8 finančního nařízení)
Nečinností pověřené schvalující osoby podle čl. 66 odst. 8 finančního nařízení se rozumí situace, kdy tato osoba nereaguje v přiměřené lhůtě s ohledem na okolnosti jednotlivého případu, nejpozději však do jednoho měsíce.
Článek 52
Předávání finančních informací a informací o správě finančních prostředků účetnímu
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřená schvalující osoba předává účetnímu v souladu s pravidly, jež účetní přijal, finanční informace a informace o správě finančních prostředků, jež jsou nezbytné pro plnění jeho úkolů.
Schvalující osoba účetnímu pravidelně a alespoň pro účely uzávěrky účtů sděluje relevantní finanční údaje ke svěřeneckým bankovním účtům, tak aby použití finančních prostředků Unie bylo možno zachytit v účetní závěrce Unie.
Článek 53
Zpráva o jednacích řízeních
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřené schvalující osoby zaznamenávají za každý rozpočtový rok smlouvy na veřejné zakázky uzavřené na základě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. a) až g), čl. 135 odst. 1 písm. a) až d) a článků 266, 268 a 270 tohoto nařízení. Pokud se poměr jednacích řízení k počtu veřejných zakázek, jež zadala táž pověřená schvalující osoba, oproti minulým letům značně zvýší nebo pokud je tento poměr značně vyšší než průměr za daný orgán, podá o tom příslušná schvalující osoba danému orgánu zprávu, v níž uvede opatření přijatá k odvrácení tohoto vývoje. Jednotlivé orgány zasílají Evropskému parlamentu a Radě zprávu o jednacích řízeních. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Oddíl 3
Účetní
Článek 54
Jmenování účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého účetního z řad úředníků, kteří podléhají služebnímu řádu úředníků Evropské unie.
Účetního vybírá orgán na základě jeho zvláštní kvalifikace prokázané diplomy nebo rovnocennými odbornými zkušenostmi.
2. Dva nebo více orgánů či subjektů mohou jmenovat téhož účetního.
V tomto případě přijmou tyto orgány a subjekty nezbytná opatření proti střetu zájmů.
Článek 55
Ukončení výkonu funkce účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. V případě ukončení výkonu funkce účetního je bezodkladně vypracována předvaha.
2. Účetní, který ukončuje výkon své funkce, zašle tuto předvahu spolu s předávací zprávou novému účetnímu, nebo, není-li to možné, učiní tak úředník ze stejného útvaru.
Do jednoho měsíce ode dne zaslání předvahy nový účetní předvahu podepíše za účelem udělení svého souhlasu a přitom může vyjádřit své výhrady.
Předávací zpráva uvádí též výsledek předvahy a všechny vznesené výhrady.
3. Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení informují Evropský parlament, Radu a účetního Komise o jmenování svého účetního nebo o ukončení výkonu jeho funkce ve lhůtě dvou týdnů.
Článek 56
Validace účetního a inventárního systému
(Článek 68 finančního nařízení)
Příslušná schvalující osoba důsledně informuje účetního o vývoji či podstatných změnách systému finančního řízení, inventárního systému a systému oceňování aktiv a pasiv, pokud jsou z daného systému přebírány údaje do účetnictví daného orgánu nebo pokud tento systém slouží k dokládání těchto údajů, tak aby účetní mohl ověřit, že jsou dodržena kritéria pro validaci tohoto systému.
Účetní může již validovaný systém finančního řízení kdykoliv přezkoumat. Pokud účetní odmítne validovat systém finančního řízení, jejž zavedla schvalující osoba, nebo pokud již udělenou validaci tomuto systému odejme, sestaví příslušná schvalující osoba akční plán s cílem napravit v přiměřené lhůtě nedostatky, jež vedly k tomuto rozhodnutí účetního.
Příslušná schvalující osoba odpovídá za úplnost informací, jež jsou účetnímu předávány.
Článek 57
Správa pokladny
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajišťuje, aby měl jeho orgán k dispozici dostatečné finanční prostředky na hotovostní potřeby, jež vyplývají z plnění rozpočtu.
2. Pro účely odstavce 1 zřídí účetní systémy řízení hotovosti, které mu umožní sestavovat prognózy peněžních toků.
3. Účetní Komise rozděluje dostupné finanční prostředky v souladu s nařízením (ES, Euratom) č. 1150/2000.
Článek 58
Správa bankovních účtů
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Pro účely správy pokladny může účetní jménem orgánu otevřít nebo nechat otevřít účty u finančních institucí nebo národních centrálních bank. V řádně odůvodněných případech může účty otevřít v jiných měnách než v euru.
2. Účetní odpovídá za rušení účtů uvedených v odstavci 1 nebo za to, aby bylo jejich zrušení zajištěno.
3. Účetní stanoví podmínky pro vedení účtů uvedených v odstavci 1, jež byly otevřeny u finančních institucí, v souladu se zásadami řádného finančního řízení, efektivity a soutěže o veřejné zakázky.
4. Alespoň jednou za pět let účetní znovu vyhlašuje soutěž o veřejné zakázky pro finanční instituce, u nichž by mohly být otevřeny účty v souladu s odstavcem 1.
U zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii je prováděn pravidelný průzkum podmínek na trhu, pokud to místní bankovní podmínky dovolují. Tento průzkum probíhá alespoň jednou za pět let z podnětu správce zálohového účtu, který následně předkládá účetnímu odůvodněný návrh na výběr určité banky na období do pěti let.
5. Účetní zajistí, aby byly podmínky pro vedení účtů otevřených u finančních institucí v souladu s odstavcem 1 přísně dodržovány.
V případě zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii přebírá tuto odpovědnost správce zálohového účtu, jenž přitom zohledňuje platné právní předpisy v zemi, v níž vykonává svůj mandát.
6. O podmínkách pro vedení účtů otevřených u finančních institucí účetní Komise informuje účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení. Účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení sladí s těmito podmínkami podmínky pro vedení účtů, jež sami otevírají.
Článek 59
Podpisové právo k účtům
(Článek 68 finančního nařízení)
Podmínky pro otevírání, vedení a používání účtů v závislosti na požadavcích vnitřní kontroly stanoví, že šeky, bankovní převodní příkazy a všechny další bankovní operace musí podepsat jeden nebo více řádně zmocněných zaměstnanců. Instrukce vystavené ručně mimo elektronický systém musí podepsat alespoň dva řádně zmocnění zaměstnanci nebo účetní osobně.
Pro účely prvního pododstavce zašlou účetní jednotlivých orgánů všem finančním institucím, u nichž daný orgán otevřel účet, jména a podpisové vzory zmocněných zaměstnanců.
Článek 60
Správa zůstatků na bankovních účtech
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajistí, aby se zůstatek na bankovních účtech uvedených v článku 58 výrazně nelišil od prognóz peněžních toků podle čl. 57 odst. 2 a aby v každém případě:
a)
žádný z těchto účtů nevykazoval záporný zůstatek;
b)
zůstatek na účtech vedených v jiných měnách byl pravidelně přepočítáván na eura.
2. Na cizoměnových účtech nesmí účetní udržovat zůstatky, jež by mohly orgánu způsobit nadměrné ztráty v důsledku výkyvů směnných kurzů.
Článek 61
Převodní a přepočtové operace
(Článek 68 finančního nařízení)
Aniž je dotčen článek 69, uskutečňuje účetní převody mezi účty, jež otevřel jménem orgánu u finančních institucí, a provádí přepočet měn.
Článek 62
Způsoby placení
(Článek 68 finančního nařízení)
Platby jsou uskutečňovány bankovním převodem nebo šekem nebo - v případě zálohového účtu - debetní kartou v souladu s čl. 67 odst. 4.
Článek 63
Soubory údajů o právnických osobách
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní může provádět platby bankovním převodem pouze v případě, že byly předem do společného souboru, členěného podle orgánů, zapsány bankovní údaje příjemce platby a informace potvrzující jeho totožnost, jakož i všechny případné změny.
Zápis právních a bankovních údajů příjemce platby do tohoto souboru údajů nebo případné změny těchto údajů vychází z podkladu, jehož formu stanoví účetní.
2. Před provedením platby bankovním převodem mohou schvalující osoby přijmout jménem svého orgánu závazek vůči třetí osobě pouze v případě, že jim tato třetí osoba dodá dokumentaci požadovanou pro zápis do souboru údajů.
Schvalující osoby informují účetního o všech změnách právních a bankovních údajů, jež jim sdělí příjemce platby, a před provedením platby ověřují platnost těchto údajů.
V souvislosti s předvstupní pomocí lze vůči orgánům veřejné moci zemí, jež podaly žádost o přistoupení k Evropské unii, přijímat individuální závazky, aniž by předem došlo k zápisu do souboru údajů o třetích osobách. V tomto případě učiní schvalující osoba vše pro to, aby k zápisu došlo co nejdříve. Příslušné dohody stanoví, že předtím, než lze provést první platbu, je Komisi nutno zaslat bankovní údaje příjemce.
Článek 64
Uchovávání podkladů účetním
(Článek 68 finančního nařízení)
Účetní podklady a podklady, jež slouží k přípravě účetní závěrky uvedené v článku 141 finančního nařízení, jsou uchovávány po dobu alespoň pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium pro rozpočtový rok, k němuž se tyto podklady vztahují.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, jsou však uchovávány déle, a to do konce roku, jenž následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Jednotlivé orgány rozhodnou, v kterém útvaru budou podklady uchovávány.
Článek 65
Osoby zmocněné ke správě účtů
(Článek 69 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány stanoví podmínky, za nichž jsou jimi určení zaměstnanci zmocnění ke správě účtů v místních jednotkách uvedených v článku 72 oprávněni sdělovat místním finančním institucím jména a podpisové vzory.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 66
Podmínky použití zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Je-li vzhledem k omezené výši dotčených částek fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, lze pro účely úhrady takových výdajů zřídit zálohové účty.
2. Správce zálohových účtů může předběžně potvrzovat a hradit výdaje na základě podrobného rámce, jenž je vymezen v pokynech příslušné schvalující osoby. Tyto pokyny stanoví pravidla a podmínky, jimiž se řídí předběžné potvrzování a úhrada výdajů, a případně též podmínky podpisu právních závazků ve smyslu čl. 97 odst. 1 písm. e).
3. Vytvoření zálohového účtu a jmenování jeho správce jsou předmětem rozhodnutí, jež přijímá účetní na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby. Toto rozhodnutí stanoví odpovědnost a povinnosti správce zálohových účtů a schvalující osoby.
Na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby rozhoduje účetní též o změně podmínek vedení zálohového účtu.
4. Při delegacích Unie jsou zálohové účty zřizovány pro účely úhrady výdajů jak z rozpočtového oddílu vyhrazeného Komisi, tak z rozpočtového oddílu Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a musí zajišťovat, aby bylo možno k výdajům dohledat všechny údaje.
Článek 67
Podmínky pro zřizování zálohových účtů a platby
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o zřízení zálohového účtu a o jmenování jeho správce a rozhodnutí o změně podmínek vedení tohoto účtu stanoví zejména:
a)
účel a maximální výši počáteční zálohy, která může být poskytnuta;
b)
případné otevření bankovního účtu nebo poštovního žirového účtu jménem orgánu;
c)
druh a maximální výši jednotlivých výdajových položek, jež může správce zálohového účtu vyplatit třetím osobám nebo je od nich vybrat;
d)
četnost a postup předkládání podkladů a pravidla pro jejich předávání schvalující osobě k zúčtování;
e)
postup případného doplnění zálohy;
f)
skutečnost, že zálohové operace vypořádává schvalující osoba nejpozději do konce následujícího měsíce, tak aby bylo možno účetní zůstatek odsouhlasit se zůstatkem na bankovním účtu;
g)
dobu platnosti pověření, jež účetní udělil správci zálohového účtu;
h)
totožnost jmenovaného správce zálohového účtu.
2. V návrzích na rozhodnutí o zřízení zálohového účtu zajistí příslušná schvalující osoba, aby:
a)
přednostně byly používány rozpočtové postupy, pokud existuje přístup k centrálnímu počítačovému účetnímu systému;
b)
zálohové účty byly používány jen v odůvodněných případech.
Maximální částka, kterou může správce zálohových účtů zaplatit v případě, že je fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, nesmí přesáhnout 60 000 EUR na každou výdajovou položku.
3. Správce zálohového účtu může provádět platby ve prospěch třetích osob na základě a v rámci limitů, jež jsou dány:
a)
předchozími rozpočtovými a právními závazky, jež podepsala příslušná schvalující osoba;
b)
kladným zůstatkem na zálohovém účtu v hotovosti nebo v bance.
4. Platby ze zálohových účtů lze provádět bankovním převodem včetně systému přímého inkasa uvedeného v článku 89 finančního nařízení, šekem nebo jiným platebním prostředkem včetně debetních karet v souladu s pokyny účetního.
5. Poté, co je platba provedena, následuje formální rozhodnutí o konečném potvrzení a/nebo platební příkaz, které podepíše příslušná schvalující osoba.
Článek 68
Výběr správců zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Správci zálohových účtů jsou vybíráni z řad úředníků nebo - v případě potřeby a pouze v řádně odůvodněných případech - z řad ostatních zaměstnanců. Správci zálohových účtů jsou vybíráni na základě svých znalostí, schopností a zvláštní kvalifikace, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
Článek 69
Poskytování finančních prostředků na zálohové účty
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Účetní poskytuje na zálohové účty nezbytné prostředky prostřednictvím plateb a tyto účty sleduje z hlediska otevírání bankovních účtů, udílení podpisových práv a kontrol na místě a v centrálním účetnictví. Účetní poskytuje na zálohové účty finanční prostředky. Zálohy jsou hrazeny na bankovní účet otevřený pro tento účel.
Na zálohové účty lze poskytovat finanční prostředky též přímo z různých místních příjmů, jež plynou například z:
a)
prodeje zařízení;
b)
publikací;
c)
různých náhrad;
d)
úroků.
Zúčtování záloh, pokud jde o výdaje a různé či účelově vázané příjmy, probíhá v souladu s rozhodnutím o zřízení zálohového účtu uvedeným v článku 67 a s finančním nařízením. Příslušné částky odečte schvalující osoba při následném doplňování příslušných zálohových účtů.
2. V zájmu eliminace zejména kurzových ztrát může správce zálohového účtu provádět v souvislosti s touž zálohou převody mezi různými bankovními účty.
Článek 70
Kontroly prováděné schvalujícími osobami a účetními
(Článek 70 finančního nařízení)
1. V souladu s pravidly a pokyny účetního vede správce zálohového účtu evidenci jednak prostředků, jež má k dispozici v hotovosti a v bance, jednak uskutečněných plateb a obdržených částek. K výstupům z této evidence má trvalý přístup příslušná schvalující osoba a alespoň jednou měsíčně je vypracován souhrn transakcí, jejž správce zálohového účtu zasílá následující měsíc společně s podklady příslušné schvalující osobě pro účely zúčtování zálohových operací.
2. Účetní provádí nebo nechává provádět příslušně zmocněného zaměstnance ve svém útvaru nebo ve schvalujícím útvaru kontroly, jež musí zpravidla probíhat na místě a bez předchozího upozornění a jejichž účelem je ověřit existenci finančních prostředků, jež byly přiděleny správcům zálohových účtů, ověřit vedení účetnictví a zkontrolovat, zda jsou zálohové transakce zúčtovávány ve stanovených lhůtách. Výsledky těchto kontrol sdělí účetní příslušné schvalující osobě.
Článek 71
Postupy při zadávání veřejných zakázek
(Článek 70 finančního nařízení)
Platby prováděné ze zálohových účtů mohou, v mezích stanovených v čl. 137 odst. 3, spočívat jednoduše v úhradě faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 72
Zřizování zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Pro účely úhrady určitých druhů výdajů lze u jednotlivých místních jednotek mimo Unii zřídit v souladu s článkem 70 finančního nařízení jeden nebo více zálohových účtů. Místní jednotkou může být například delegace, kancelář nebo styčné pracoviště Unie ve třetí zemi.
V rozhodnutí o zřízení zálohového účtu jsou stanoveny podmínky pro vedení tohoto účtu, jež splňují požadavky článku 70 finančního nařízení a vycházejí ze specifických potřeb dané místní jednotky.
Článek 73
Správci zálohových účtů a osoby zmocněné ke správě účtů při delegacích Unie
(Článek 70 finančního nařízení)
Za výjimečných okolností a v zájmu zajištění kontinuity činnosti mohou povinnosti správce zálohových účtů ESVČ při delegacích Unie vykonávat zaměstnanci Komise. Za týchž podmínek lze do funkce správců zálohových účtů za Komisi při delegacích Unie jmenovat zaměstnance ESVČ.
Pravidla a podmínky upravené v prvním pododstavci se při delegacích Unie použijí na jmenování osob, jež účetní pověří prováděním bankovních operací.
KAPITOLA 4
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 74
Odpovědné subjekty v oblasti boje proti podvodům
(Čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedenými v čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení se rozumějí subjekty uvedené ve služebním řádu a rozhodnutích orgánů Unie, jež se týkají podmínek interních šetření v souvislosti s předcházením podvodům, korupci a jinému protiprávnímu jednání, které poškozuje zájmy Unie.
Oddíl 2
Pravidla pro pověřené a dále pověřené schvalující osoby
Článek 75
Finanční nesrovnalosti
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny pravomoci úřadu OLAF, je pro všechny případy porušení finančního nařízení nebo předpisů se vztahem k finančnímu řízení či kontrolám operací, jež vyplývají z jednání nebo opomenutí zaměstnance, příslušná komise pro řešení finančních nesrovnalostí uvedená v článku 29 (dále jen „komise“).
Článek 76
Komise pro řešení finančních nesrovnalostí
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
1. Případy finančních nesrovnalostí uvedené v článku 75 tohoto nařízení předkládá komisi k vydání stanoviska podle čl. 73 odst. 6 druhého pododstavce finančního nařízení orgán oprávněný ke jmenování.
V případech, kdy jako dále pověřené schvalující osoby jednají vedoucí delegací Unie v souladu s čl. 56 odst. 2 finančního nařízení, je příslušná schvalující osoba oprávněna se na komisi o stanovisko k finančním nesrovnalostem podle článku 75 tohoto nařízení obrátit přímo.
Domnívá-li se pověřená schvalující osoba, že došlo k finanční nesrovnalosti, může věc předložit komisi. Tato komise vydá stanovisko, v němž posoudí, zda došlo k nesrovnalostem podle článku 75, stupeň jejich závažnosti a případné následky. Dospěje-li komise na základě analýzy k závěru, že uvedený případ spadá do pravomoci úřadu OLAF, předá spis bezodkladně orgánu oprávněnému ke jmenování a úřad OLAF o tom neprodleně uvědomí.
Pokud komisi uvědomí přímo zaměstnanec v souladu s čl. 66 odst. 8 finančního nařízení, předá komise spis orgánu oprávněnému ke jmenování a zaměstnance o tom uvědomí. Orgán oprávněný ke jmenování může komisi požádat o stanovisko k tomuto případu.
2. Orgán, nebo v případě smíšené komise zúčastněné orgány, upraví podle své vnitřní organizace pracovní postupy komise a její složení s tím, že komise musí mít jednoho externího člena, jenž má požadovanou kvalifikaci a odbornost.
Článek 77
Potvrzení pokynů
(Čl. 73 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že závazný pokyn, který dostala, je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, zejména protože nemůže být vykonán v rámci jí svěřených zdrojů, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil nebo dále pověřil. Pokud je tento pokyn písemně potvrzen a toto potvrzení je doručeno v odpovídající lhůtě a je dostatečně jasné v tom smyslu, že explicitně odkazuje na body, které pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zpochybnila, nelze tuto osobu již povolat k odpovědnosti. Tato osoba pokyn provede, není-li pokyn zjevně v rozporu s právními předpisy nebo nepředstavuje-li porušení příslušných bezpečnostních norem.
2. Odstavec 1 se použije rovněž v případě, že se schvalující osoba v průběhu plnění jí uloženého závazného pokynu dozví, že dotyčná operace vykazuje nesrovnalosti.
Pokyny, jež byly potvrzeny podle čl. 73 odst. 3 finančního nařízení, příslušná pověřená schvalující osoba zaznamená a uvede ve své výroční zprávě o činnosti.
KAPITOLA 5
Příjmové operace
Oddíl 1
Vlastní zdroje
Článek 78
Pravidla pro vlastní zdroje
(Článek 76 finančního nařízení)
Schvalující osoba vypracuje předběžný plán, který stanoví termíny, v nichž mají být vlastní zdroje vymezené v rozhodnutí o systému vlastních zdrojů Unie poskytnuty Komisi.
Vlastní zdroje jsou stanovovány a inkasovány v souladu s pravidly, jež jsou přijata na základě rozhodnutí uvedeného v prvním pododstavci.
Oddíl 2
Odhady pohledávek
Článek 79
Odhady pohledávek
(Článek 77 finančního nařízení)
1. Odhad pohledávky specifikuje druh příjmu a rozpočtový bod, do něhož má být tento příjem zapsán, a pokud možno též údaje o dlužníkovi a odhad částky.
Při sestavování odhadu pohledávky ověří příslušná schvalující osoba zejména, že:
a)
příjem je zapsán do správného rozpočtového bodu;
b)
odhad je v pořádku a odpovídá platným předpisům a zásadě řádného finančního řízení.
2. S výhradou čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení a čl. 7 odst. 2 tohoto nařízení nedochází na základě odhadu pohledávek k poskytnutí prostředků na závazky. V případech uvedených v článku 21 finančního nařízení lze prostředky poskytnout až poté, co Unie skutečně inkasuje dlužné částky.
Oddíl 3
Stanovení pohledávek
Článek 80
Postup
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky příslušnou schvalující osobou znamená uznání práva Unie vůči dlužníkovi a stanovení nároku požadovat po dlužníkovi úhradu dluhu.
2. Inkasní příkaz je operace, kterou příslušná schvalující osoba dává pokyn účetnímu k inkasu stanovené pohledávky.
3. Výzvou k úhradě je dlužník informován o tom, že:
a)
Unie stanovila pohledávku;
b)
bude-li pohledávka zaplacena ve stanovené lhůtě, nenabíhají úroky z prodlení;
c)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmeni b), nabíhají z ní úroky z prodlení, jejichž sazba je uvedena v článku 83; tím nejsou dotčeny zvláštní platné předpisy;
d)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmenu b), provede orgán inkaso buď započtením, nebo propadnutím předem složených jistot;
e)
účetní je oprávněn provést inkaso započtením před uplynutím lhůty uvedené v písmenu b) v případě, že je to nezbytné k ochraně finančních zájmů Unie a že se důvodně domnívá, že by pohledávka Komise mohla být nedobytná; o důvodech a datu inkasa započtením je účetní povinen dlužníka předem vyrozumět;
f)
nelze-li po provedení všech kroků podle písmene a) až e) tohoto pododstavce inkasovat celou částku, provede orgán inkaso výkonem rozhodnutí podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo na základě žaloby.
Vytištěnou výzvu k úhradě zašle schvalující osoba dlužníkovi. O jeho zaslání je prostřednictvím finančního informačního systému vyrozuměn účetní.
Článek 81
Stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
Před stanovením pohledávky se příslušná schvalující osoba ujistí, že:
a)
pohledávka je jistá, tedy není ničím podmíněna;
b)
pohledávka zní na pevnou a přesně vyjádřenou peněžitou částku;
c)
pohledávka je splatná a neběží lhůta k její úhradě;
d)
údaje o dlužníkovi jsou správné;
e)
částka, jež má být inkasována, je zapsána ve správném rozpočtovém bodu;
f)
podklady jsou v pořádku a
g)
je dodržena zásada řádného finančního řízení, zejména z hlediska kritérií uvedených v čl. 91 odst. 1 písm. a).
Článek 82
Podklady pro stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky vychází z podkladů, jež osvědčují nárok Unie.
2. Před stanovením pohledávky provede příslušná schvalující osoba osobně kontrolu podkladů nebo se na vlastní odpovědnost ujistí, že tato kontrola byla provedena.
3. Podklady uchovává schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Článek 83
Úroky z prodlení
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z použití zvláštních odvětvových pravidel, nabíhají z pohledávky, jež není ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) uhrazena, úroky z prodlení v souladu s odstavci 2 a 3 tohoto článku.
2. V případě pohledávek, jež nejsou uhrazeny ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b), se jako úroková sazba použije sazba, kterou uplatňuje Evropská centrální banka na své hlavní refinanční operace, zveřejněná v řadě C Úředního věstníku Evropské unie a platná v první kalendářní den měsíce splatnosti, zvýšená o:
a)
osm procentních bodů, pokud událostí, z jejíhož titulu pohledávka vznikla, je veřejná zakázka na dodávky a služby uvedené v hlavě V;
b)
tři a půl procentních bodů ve všech ostatních případech.
3. Úroky se počítají od kalendářního dne následujícího po dni, kdy uplynula lhůta uvedená v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikovaná ve výzvě k úhradě, až do kalendářního dne, kdy je pohledávka uhrazena v plné výši.
Inkasní příkaz na částku odpovídající úrokům z prodlení se vystaví až po skutečném obdržení těchto úroků.
4. V případě pokut platí, že složí-li dlužník finanční jistotu, kterou účetní akceptuje namísto platby, použije se ode dne uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) úroková sazba uvedená v odstavci 2 tohoto článku, která je platná v první den měsíce, v němž bylo rozhodnutí o uložení pokuty přijato, zvýšená pouze o jeden a půl procentního bodu.
Oddíl 4
Schválení inkasa
Článek 84
Vystavení inkasního příkazu
(Článek 79 finančního nařízení)
1. Inkasní příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být příjem zapsán;
b)
odkazy na právní akt či právní závazek, jež představují rozhodnou skutečnost pro vznik pohledávky a zakládají nárok na inkaso;
c)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění, včetně případných odkazů na odpovídající rozpočtový závazek;
d)
částku k inkasu vyjádřenou v eurech;
e)
jméno a adresu dlužníka;
f)
lhůtu uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b);
g)
možný způsob inkasa, mj. zejména započtení nebo uplatnění složených jistot.
2. Příslušná schvalující osoba opatří inkasní příkaz datem a svým podpisem a postoupí jej účetnímu.
3. Účetní jednotlivých orgánů vedou seznam splatných částek k inkasu. Nároky Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní jednotlivých orgánů seznam předávají účetnímu Komise.
Účetní Komise připraví konsolidovaný seznam, v němž jsou splatné částky řazeny v členění podle jednotlivých orgánů a data vystavení inkasního příkazu. Tento seznam Komise připojí ke své zprávě o rozpočtovém a finančním řízení.
4. V zájmu posílení ochrany finančních zájmů Unie vypracovává Komise seznam nároků Unie, v němž kromě výše pohledávek uvádí jména dlužníků, jimž byla úhrada pohledávky nařízena pravomocným rozhodnutím soudu a kteří po dobu jednoho roku od jeho vydání pohledávku neuhradili vůbec nebo ji neuhradili z významné části. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje význam dané částky.
Článek 85
Vykonatelné rozhodnutí ve prospěch jiných orgánů
(Čl. 79 odst. 2 finančního nařízení)
1. Výjimečné okolnosti podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení jsou dány v případě, kdy dotyčný orgán vyčerpal možnosti k dobrovolné úhradě a k inkasu pohledávky započtením podle čl. 80 odst. 1 finančního nařízení a kdy pohledávka dosahuje významné výše.
2. Dotyčné orgány, u nichž se nejedná o orgány uvedené v článku 299 Smlouvy o fungování EU, jsou v případě podle odstavce 1 oprávněny požádat Komisi, aby přijala vykonatelné rozhodnutí.
3. Vykonatelné rozhodnutí ve všech případech stanoví, že je nárokované částky nutno zapsat do oddílu rozpočtu příslušného orgánu, který jedná jako schvalující osoba. Související příjmy se do rozpočtu zapisují jako obecné příjmy, s výjimkou specifikovaných případů, kdy se jedná o účelově vázané příjmy podle čl. 21 odst. 3 finančního nařízení.
4. Nastane-li situace, jež by mohla inkaso ovlivnit, žádající orgán Komisi vyrozumí a zasáhne na její podporu, bude-li proti vykonatelnému rozhodnutí podán opravný prostředek.
5. Komise a příslušný orgán se dohodnou na praktických opatřeních k provedení tohoto článku.
Oddíl 5
Inkaso
Článek 86
Náležitosti inkasa
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Účetní provede při inkasu pohledávky účetní zápis a uvědomí příslušnou schvalující osobu.
2. Na platbu v hotovosti do pokladny vydá účetní nebo správce zálohových účtů potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 87
Inkaso započtením
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Má-li dlužník vůči Unii jistou pohledávku ve smyslu čl. 81 písm. a), která zní na pevnou částku, je splatná a týká se částky stanovené v platebním příkazu, inkasuje účetní po uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) stanovenou pohledávku započtením.
Za výjimečných okolností, kdy je nezbytné chránit finanční zájmy Unie a kdy se účetní důvodně domnívá, že by pohledávka Unie mohla být nedobytná, provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
Souhlasí-li dlužník, účetní provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
2. Předtím, než účetní zahájí postup inkasa podle odstavce 1, konzultuje příslušnou schvalující osobu a informuje o tom příslušné dlužníky.
Je-li dlužníkem vnitrostátní orgán nebo některý z jeho správních subjektů, informuje účetní o svém úmyslu provést inkaso započtením rovněž příslušný členský stát, a to alespoň deset pracovních dní předem. Účetní však může po dohodě s příslušným členským státem či správním subjektem provést inkaso započtením ještě před uplynutím této lhůty.
3. Započtení podle odstavce 1 má stejný účinek jako platba a zprošťuje Unii povinnosti k úhradě ve výši pohledávky a případně splatných úroků.
Článek 88
Postup vymáhání částek neuhrazených dobrovolně
(Články 79 a 80 finančního nařízení)
1. Není-li ve lhůtě uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikované ve výzvě k úhradě inkasována celá částka, uvědomí o tom účetní příslušnou schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup inkasa všemi právními prostředky, včetně případného uspokojení z předem složených jistot; tím není dotčen článek 87.
2. Nelze-li použít způsob inkasa uvedený v odstavci 1 tohoto článku a nezaplatí-li dlužník ani po obdržení upomínky od účetního, vymáhá účetní pohledávku výkonem rozhodnutí v souladu s čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo žalobou; tím není dotčen článek 87.
Článek 89
Dodatečná platební lhůta
(Článek 80 finančního nařízení)
Ve spolupráci s příslušnou schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže, že za celou dodatečně poskytnutou lhůtu, počínaje původním dnem splatnosti uvedeným v čl. 80 odst. 3 písm. b), uhradí úroky vypočtené podle sazby v článku 83;
b)
v zájmu ochrany práv Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní orgánu akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistotu uvedenou v pododst. 1 písm. b) může nahradit společné a nerozdílné ručení třetí osoby, jež schválí účetní orgánu.
Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka upustit od požadavku na složení jistoty podle pododst. 1 písm. b), dojde-li k názoru, že je dlužník ochoten a schopen platbu během dodatečné lhůty uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 90
Inkaso pokut a jiných sankcí
(Články 80 a 83 finančního nařízení)
1. Je-li u Soudního dvora Evropské unie podána žaloba proti rozhodnutí Komise o uložení pokuty nebo jiných sankcí podle Smlouvy o fungování EU nebo Smlouvy o Euratomu, dlužník až do okamžiku vyčerpání všech opravných prostředků buď předběžně uhradí příslušnou částku na bankovní účet určený účetním, nebo složí finanční jistotu, kterou účetní akceptuje. Jistota je nezávislá na povinnosti zaplatit pokutu, penále nebo jinou sankci a propadá po první výzvě. Tato jistota musí krýt jistinu a splatný úrok stanovený v čl. 83 odst. 4.
2. S cílem zajistit bezpečnost a likvidnost těchto předběžně přijatých částek a generovat z nich kladný výnos Komise tyto částky investuje do finančních aktiv.
3. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že je pokuta či sankce potvrzena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
v souladu s článkem 83 finančního nařízení se předběžně vybrané částky, příslušné úroky a další částky z nich plynoucí zapíší do rozpočtu, a to nejpozději v rozpočtovém roce, jenž následuje po roce, v němž byly vyčerpány všechny opravné prostředky;
b)
pokud byla složena finanční jistota, pak tato jistota propadá a odpovídající částka se zapíše do rozpočtu.
Pokud soud pokutu nebo sankci zvýší, použije se první pododstavec písm. a) a b) na částku do výše uvedené v rozhodnutí Komise; částku, o niž se pokuta či sankce navyšuje, vybere účetní a tato částka se zapíše do rozpočtu.
4. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že byla pokuta či sankce zrušena či snížena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
částky vybrané neoprávněně se spolu s naběhlými úroky vyplatí dotyčné třetí osobě. Je-li za příslušné období dosažen celkově záporný výnos, je předmětem vrácení nominální hodnota neoprávněně vybraných částek;
b)
pokud byla složena finanční jistota, je tato jistota odpovídajícím způsobem uvolněna.
Článek 91
Upuštění od inkasa stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba může upustit od inkasa stanovené pohledávky nebo její části pouze v těchto případech:
a)
pokud by předvídatelné náklady na inkaso překročily výši částky k inkasu a pokud by upuštění od inkasa nepoškodilo pověst Unie;
b)
pokud je inkaso pohledávky nemožné z důvodů jejího stáří nebo platební neschopnosti dlužníka;
c)
pokud je inkaso v rozporu se zásadou proporcionality.
2. V případě podle odst. 1 písm. c) jedná příslušná schvalující osoba v souladu s postupy, jež předem stanoví daný orgán, a použije tato povinná a závazně použitelná kritéria:
a)
povaha skutečností, s přihlédnutím k závažnosti nesrovnalosti, jež vedla ke stanovení pohledávky (podvod, opakování deliktu, úmysl, řádná péče, dobrá víra, zjevný omyl);
b)
dopad, který by upuštění od inkasa pohledávky mělo na činnost Unie a její finanční zájmy (dotčená částka, riziko vytvoření precedentu, ohrožení autority právního předpisu).
Podle okolností případu může příslušná schvalující osoba vzít v úvahu tato doplňující kritéria:
a)
narušení hospodářské soutěže, jež by mohlo upuštění od inkasa pohledávky vyvolat;
b)
hospodářskou a sociální škodu, kterou by způsobilo inkaso celé pohledávky.
3. Rozhodnutí o upuštění od inkasa podle čl. 80 odst. 2 finančního nařízení musí být řádně odůvodněno a musí odkazovat jednak na opatření, jež byla za účelem inkasa pohledávky přijata v souladu se zásadou řádné péče, jednak na právní a věcné důvody, o něž se upuštění od inkasa opírá. Příslušná schvalující osoba se při upuštění od inkasa řídí článkem 84.
4. Pravomoc upustit od inkasa stanovené pohledávky nemůže orgán přenést, pokud částka, od jejíhož inkasa má být upuštěno:
a)
činí nejméně 1 000 000 EUR;
b)
činí nejméně 100 000 EUR, což představuje alespoň 25 % stanovené pohledávky.
Pro částky, jež nedosahují limitů uvedených v prvním pododstavci, stanoví jednotlivé orgány ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci upustit od inkasa stanovené pohledávky.
5. Jednotlivé orgány zasílají každoročně Evropskému parlamentu a Radě zprávu o případech upuštění od inkasa uvedených v odstavcích 1 až 4 tohoto článku, kdy dotčené částky dosahovaly nejméně 100 000 EUR. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Článek 92
Zrušení stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Dojde-li k chybě, příslušná schvalující osoba s uvedením důvodů stanovenou pohledávku nebo její část zruší v souladu s články 82 a 84.
2. Jednotlivé orgány stanoví ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci zrušit stanovenou pohledávku.
Článek 93
Pravidla pro běh promlčecích lhůt
(Článek 81 finančního nařízení)
1. Promlčecí lhůta nároků Unie vůči třetím osobám počíná běžet dnem uplynutí lhůty oznámené dlužníkovi ve výzvě k úhradě podle čl. 80 odst. 3 písm. b).
Promlčecí lhůta nároků třetích osob vůči Unii počíná běžet dnem, kdy se podle odpovídajícího právního závazku stává nárok třetí osoby splatným.
2. Běh promlčecí lhůty nároků Unie vůči třetím osobám se přerušuje úkonem orgánu nebo členského státu jednajícího na žádost orgánu, který byl třetí osobě oznámen a jehož účelem je inkaso pohledávky.
Běh promlčecí lhůty nároků třetích osob vůči Unii se přerušuje úkonem, jejž Unii její věřitelé nebo osoby jednající jménem těchto věřitelů oznámili a jehož účelem je inkaso pohledávky.
3. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni přerušení lhůty podle odstavce 2.
4. Běh promlčecí lhůty se přerušuje též zahájením právních kroků, jejichž předmětem je pohledávka uvedená v odstavci 1, včetně žalob podaných u soudu, jenž se později prohlásí za nepříslušný. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet až v okamžiku, kdy rozhodnutí soudu nabude právní moci nebo kdy v téže věci dojde mezi stranami k mimosoudnímu vyrovnání.
5. Za přerušení běhu promlčecí lhůty je pokládán rovněž případ, kdy účetní poskytne dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu podle článku 89. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni uplynutí prodloužené platební lhůty.
6. Po uplynutí promlčecí lhůty podle odstavců 1 až 5 nelze nároky již vymáhat.
KAPITOLA 6
Výdajové operace
Článek 94
Rozhodnutí o financování
(Článek 84 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o financování stanoví základní údaje o akci, s níž je spojeno vynakládání výdajů z rozpočtu.
2. Rozhodnutí o financování uvádí zejména tyto údaje:
a)
v případě grantů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
priority na jednotlivé roky, cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky, jichž má být pomocí prostředků schválených na daný rozpočtový rok docíleno,
iii)
základní kritéria způsobilosti, výběru a udělení grantu, podle nichž je vybíráno z návrhů,
iv)
maximální možnou míru spolufinancování, a v případě, že se předpokládají různé míry spolufinancování, též kritéria, jež se pro jednotlivé míry použijí,
v)
harmonogram a orientační počet výzev k podávání návrhů;
b)
v případě veřejných zakázek:
i)
souhrnné rozpočtové krytí vyhrazené pro veřejné zakázky na příslušný rok,
ii)
předběžný počet a druhy předpokládaných veřejných zakázek a, je-li to možné, alespoň obecně jejich předmět,
iii)
orientační harmonogram termínů, v nichž budou zahajována zadávací řízení;
c)
v případě svěřeneckých fondů podle článku 187 finančního nařízení:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
prostředky vyhrazené pro svěřenecký fond na daný rok a výši částek plánovaných na dobu trvání fondu,
iii)
cíle a dobu trvání svěřeneckého fondu,
iv)
pravidla správy svěřeneckého fondu,
v)
možnost svěřit úkoly související s plněním rozpočtu subjektům a osobám uvedeným v čl. 187 odst. 2 finančního nařízení;
d)
v případě cen:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
základní podmínky účasti a kritéria pro udělení ceny,
iv)
harmonogram soutěže o návrh a výše ceny či cen;
e)
v případě finančních nástrojů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
výši přidělené částky,
iv)
orientační harmonogram provádění.
3. Pokud pracovní program podle článku 128 finančního nařízení obsahuje údaje podle odst. 2 písm. a) tohoto článku a jedná-li se o granty, jež jsou financovány z prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, považováno za rozhodnutí o financování těchto grantů.
Pokud jde o veřejné zakázky, svěřenecké fondy, ceny a finanční nástroje, pak v případech, kdy pracovní program, jenž obsahuje údaje podle odst. 2 písm. b), c), d) a e) tohoto článku, stanoví čerpání odpovídajících prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, pokládáno též za rozhodnutí o financování příslušných veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
Jestliže takový pracovní program tyto údaje v případě jedné či více akcí neobsahuje, musí být náležitě pozměněn nebo musí být přijato specifické rozhodnutí o financování těchto akcí.
4. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení základního právního aktu, uplatní se v případě podstatné změny již přijatého rozhodnutí o financování stejný postup jako u původního rozhodnutí.
Oddíl 1
Přidělení výdajů na závazek
Článek 95
Souhrnné a předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením finanční dohody, jež sama stanoví následné přijetí jednoho či více právních závazků, nebo přijetím jednoho či více právních závazků.
Na základě finančních dohod v oblasti přímé finanční pomoci třetím zemím včetně rozpočtové podpory, které zakládají právní závazky, lze provádět platby, aniž by bylo zapotřebí přijímat další právní závazky.
2. Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď přijetím jednoho či více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo - v případě výdajů na řízení zaměstnanců nebo na informování veřejnosti ze strany orgánů o aktuálním dění v Unii - přímo platbami.
Článek 96
Přijetí souhrnného závazku
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný závazek je přijímán na základě rozhodnutí o financování.
Souhrnný závazek je přijímán nejpozději před vydáním rozhodnutí o výběru příjemců, a, pokud je k čerpání příslušných prostředků nutno přijmout pracovní program ve smyslu článku 188, nejdříve po přijetí tohoto programu.
2. Ustanovení odst. 1 druhého pododstavce se nepoužije, pokud se souhrnný závazek provádí uzavřením finanční dohody.
Článek 97
Podpisy téže osoby
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Od pravidla, podle něhož musí rozpočtový závazek i jemu odpovídající právní závazek podepsat táž osoba, se lze odchýlit pouze v těchto případech:
a)
jedná se o předběžné závazky;
b)
souhrnné závazky se týkají finančních dohod se třetími zeměmi;
c)
rozhodnutí orgánu zakládá právní závazek;
d)
souhrnný závazek se provádí prostřednictvím více právních závazků, za něž odpovídají různé příslušné schvalující osoby;
e)
v souvislosti se zálohovými účty, jež jsou vyčleněny na vnější činnosti, musí právní závazky podepsat zaměstnanci místních jednotek uvedených v článku 72 na pokyn příslušné schvalující osoby, která má však i nadále odpovědnost za hlavní operaci;
f)
orgán přenesl pravomoci schvalující osoby na ředitele interinstitucionálního evropského úřadu podle čl. 199 odst. 1 finančního nařízení.
2. Není-li příslušná schvalující osoba, jež podepsala rozpočtový závazek, k dispozici, aby podepsala právní závazek, po dobu, jež překračuje lhůty pro přijetí právního závazku, přijme právní závazek osoba jmenovaná podle předpisů daného orgánu pro zastupování, jestliže má tato osoba postavení schvalující osoby podle čl. 65 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 98
Správní výdaje, na něž se vztahují předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
Za běžné správní výdaje, jež mohou zakládat předběžné závazky, se považují zejména:
a)
výdaje na zaměstnance, ať již podléhají služebnímu řádu či nikoli, a výdaje na ostatní lidské zdroje, důchody a odměny odborníků;
b)
výdaje na členy orgánu;
c)
výdaje na vzdělávání;
d)
výdaje na výběrová řízení, výběr a nábor;
e)
výdaje na služební cesty;
f)
výdaje na reprezentaci;
g)
výdaje na zasedání;
h)
externí tlumočníci a překladatelé;
i)
výměny úředníků;
j)
běžný nájem movitých věcí a nemovitostí nebo opakující se platby v rámci veřejných zakázek na nemovitosti ve smyslu článku 121 tohoto nařízení nebo v rámci splátek půjček podle čl. 203 odst. 8 finančního nařízení;
k)
různá pojištění;
l)
úklid, údržba a bezpečnost;
m)
výdaje v sociální a zdravotní oblasti;
n)
výdaje na telekomunikace;
o)
finanční poplatky;
p)
výdaje na právní ochranu;
q)
výdaje na náhradu škody včetně úroků;
r)
náklady na pracovní prostředky;
s)
voda, plyn a elektřina;
t)
publikace na papírových nebo elektronických nosičích;
u)
informování veřejnosti o aktuálním dění v Unii ze strany orgánů.
Článek 99
Zaznamenávání individuálních právních závazků
(Článek 86 finančního nařízení)
V případě souhrnného rozpočtového závazku, na nějž navazuje jeden či více individuálních právních závazků, zaznamená příslušná schvalující osoba v centrálním účetnictví výši tohoto jednoho či více navazujících individuálních právních závazků.
Tyto účetní zápisy uvádějí odkaz na souhrnný závazek, k jehož tíži se individuální závazky účtují.
Tento účetní zápis provede příslušná schvalující osoba před podpisem odpovídajícího individuálního právního závazku, s výjimkou případů uvedených v čl. 86 odst. 4 čtvrtém pododstavci finančního nařízení.
Ve všech případech příslušná schvalující osoba ověří, zda jejich souhrnná výše nepřekračuje celkový souhrnný závazek, jenž tyto individuální závazky pokrývá.
Oddíl 2
Potvrzování výdajů
Článek 100
Potvrzení a „předání k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů ve smyslu článku 110, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Příslušná schvalující osoba předtím, než rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že byla tato kontrola provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje má podobu podpisu doložky „předáno k platbě“, jejž připojuje příslušná schvalující osoba nebo odborně způsobilý zaměstnanec, jenž k tomu byl zmocněn formálním rozhodnutím schvalující osoby a na její zodpovědnost v souladu s čl. 65 odst. 5 finančního nařízení. Rozhodnutí o zmocnění jsou archivována pro pozdější použití.
Článek 101
Doložka „správnost ověřena“ u plateb předběžného financování
(Článek 88 finančního nařízení)
Pokud jde o platby předběžného financování, osvědčuje splnění podmínek, jež pro jejich úhradu stanoví právní závazek, příslušná schvalující osoba nebo jí řádně zmocněný, odborně způsobilý zaměstnanec vystavením doložky „správnost ověřena“.
Článek 102
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u veřejných zakázek
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci veřejných zakázek se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval fakturu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele;
b)
faktura nebo k ní přiložený interní dokument jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance;
c)
fakturu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Doložka „správnost ověřena“ uvedená v prvním pododstavci písm. b) potvrzuje, že služby, dodávky či stavební práce uvedené ve smlouvě byly řádně poskytnuty, resp. provedeny. V případě dodávek a stavebních prací vydá úředník nebo jiný odborně způsobilý zaměstnanec předběžné potvrzení o přijetí a po skončení záruční lhůty uvedené ve smlouvě konečné potvrzení o přijetí. Obě potvrzení mají platnost doložky „správnost ověřena“.
U opakujících se plateb včetně předplatného a vzdělávacích kurzů doložka „správnost ověřena“ osvědčuje, že je nárok věřitele v souladu s příslušnými doklady odůvodňujícími platbu.
Článek 103
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u grantů
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci grantů se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval žádost příjemce o platbu;
b)
žádost o platbu nebo interní dokument přiložený k výkazu nákladů jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem úředníka nebo jiného odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba;
c)
žádost o platbu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Vystavením doložky podle prvního pododstavce písm. b) osvědčuje úředník či jiný odborně způsobilý zaměstnanec, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba, že daná akce či pracovní program, které příjemce provedl, splňují ve všech ohledech podmínky grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu a případně že náklady, jež příjemce vykázal, jsou způsobilé.
Článek 104
Předání k platbě u výdajů na zaměstnance
(Článek 88 finančního nařízení)
U plateb výdajů na zaměstnance se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že jsou k dispozici tyto podklady:
a)
u měsíčních platů:
i)
úplný seznam zaměstnanců s uvedením všech složek jejich odměn,
ii)
tiskopis (osobní list), který je vystavován na základě rozhodnutí vydávaných v jednotlivých případech a který dokládá veškeré změny libovolné složky odměny,
iii)
v případě náborů či jmenování ověřená kopie rozhodnutí o náboru či jmenování, která je přiložena při potvrzení první výplaty;
b)
u ostatních odměn, například zaměstnancům placeným podle odpracovaných hodin nebo dní: výkaz počtu odpracovaných dní a hodin, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
c)
u přesčasů: výkaz odpracované práce přesčas, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
d)
u výdajů na pracovní cesty:
i)
cestovní příkaz, opatřený podpisem příslušného orgánu,
ii)
výkaz výdajů na služební cestu, opatřený podpisem zaměstnance na služební cestě a jeho pověřeného nadřízeného, pokud se výdaje na služební cestu liší od údajů na příkazu ke služební cestě;
e)
u některých dalších správních výdajů na zaměstnance, včetně předplatného a vzdělávacích kurzů, jež mají být podle smlouvy hrazeny předem: podklady, jež odkazují na rozhodnutí, na němž je výdaj založen, a uvádějí jednotlivé složky pro výpočet.
Výkaz výdajů na služební cestu uvedený v prvním pododstavci písm. d) bodu ii) uvádí cíl služební cesty, datum a hodinu odjezdu a příjezdu do cíle služební cesty, cestovní výlohy, denní diety a ostatní výdaje řádně schválené proti předložení podkladů.
Článek 105
Forma doložky „předáno k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „předáno k platbě“ podle článku 100 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému má doložka „předáno k platbě“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance.
Článek 106
Forma doložky „správnost ověřena“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „správnost ověřena“ podle článku 101 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému může mít doložka „správnost ověřena“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba.
Oddíl 3
Schvalování výdajů
Článek 107
Kontroly plateb schvalující osobou
(Článek 89 finančního nařízení)
Při vystavování platebního příkazu příslušná schvalující osoba zajistí, aby:
a)
platební příkaz byl vystaven řádně, tedy aby bylo vydáno odpovídající rozhodnutí o potvrzení v podobě doložky „předáno k platbě“, údaje o příjemci byly správné a částka byla splatná;
b)
platební příkaz odpovídal rozpočtovému závazku, k jehož tíži je zaúčtován;
c)
výdaj byl zapsán ve správném rozpočtovém bodu;
d)
byly k dispozici potřebné prostředky.
Článek 108
Údaje povinně uváděné na platebních příkazech a jejich předávání účetnímu
(Článek 89 finančního nařízení)
1. Platební příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být výdaj zaúčtován;
b)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění;
c)
odkaz na právní závazek, jenž zakládá nárok na platbu;
d)
odkaz na rozpočtový závazek, k jehož tíži je platební příkaz zaúčtován;
e)
částku, jež má být vyplacena, vyjádřenou v eurech;
f)
jméno, adresu a bankovní údaje příjemce;
g)
předmět výdaje;
h)
způsob platby;
i)
zápis majetku do inventárního soupisu v souladu s článkem 248.
2. Příslušná schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu.
Oddíl 4
Úhrada výdajů
Článek 109
Druhy plateb
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze jej rozdělit do více plateb v souladu se zásadami řádného finančního řízení.
2. Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené a/nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
3. Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
Článek 110
Podklady
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování, včetně předběžného financování rozloženého na splátky, se vyplácí buď na základě smlouvy, rozhodnutí, dohody nebo základního právního aktu, anebo na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, že jsou dodrženy podmínky dané smlouvy, dohody nebo rozhodnutí. Stanoví-li uvedené dokumenty splatnost předběžného financování, není k úhradě splatné částky již zapotřebí podávat další žádost.
2. Průběžné platby a výplata zůstatku jsou prováděny na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, zda byly financované akce prováděny v souladu se základním právním aktem, rozhodnutím, podmínkami smlouvy nebo dohody.
3. Povahu podkladů uvedených v tomto článku stanoví příslušná schvalující osoba na základě základního právního aktu, rozhodnutí, smlouvy či dohody v souladu se zásadou řádného finančního řízení. Za podklady pro účely odstavce 2 se považují průběžné a konečné zprávy o technickém a finančním plnění.
4. Podklady uchovává příslušná schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Oddíl 5
Lhůty pro výdajové operace
Článek 111
Platební lhůty a úroky z prodlení
(Článek 92 finančního nařízení)
1. Platební lhůtou se rozumí lhůta k provedení platby včetně potvrzení, schválení a úhrady výdaje.
Tato lhůta počíná běžet dnem doručení žádosti o platbu.
Žádost o platbu co nejdříve zaeviduje schválený útvar pověřené schvalující osoby; má se za to, že žádost byla doručena v den, kdy k zaevidování došlo.
Dnem platby se rozumí den, k němuž byla platba připsána k tíži účtu orgánu.
2. Žádost o platbu musí uvádět tyto základní údaje:
a)
identifikaci věřitele;
b)
částku;
c)
měnu;
d)
datum.
Chybí-li alespoň jeden ze základních údajů, je žádost o platbu zamítnuta.
O zamítnutí a jeho důvodech je věřitel vyrozuměn písemně a co nejdříve, nejpozději však do 30 kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
3. V případě stavení lhůty podle čl. 92 odst. 2 finančního nařízení počíná zbytek platební lhůty opětovně běžet dnem, kdy jsou doručeny požadované informace nebo zrevidované dokumenty nebo kdy proběhne další potřebné ověření včetně kontrol na místě.
4. Po uplynutí lhůt uvedených v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení má věřitel nárok na úroky za těchto podmínek:
a)
použijí se úrokové sazby uvedené v čl. 83 odst. 2 tohoto nařízení;
b)
úroky se platí za dobu, jež uplyne od kalendářního dne, který následuje po uplynutí platební lhůty uvedené v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení, až do dne zaplacení.
Činí-li však úroky vypočtené podle prvního pododstavce nejvýše 200 EUR, jsou věřiteli uhrazeny pouze na jeho žádost podanou do dvou měsíců od připsání opožděné platby.
5. Jednotlivé orgány předloží Evropskému parlamentu a Radě zprávu o dodržování lhůt a o stavení lhůt podle článku 92 finančního nařízení. Zpráva Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti podle čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
KAPITOLA 7
Systémy informačních technologií
Článek 112
Popis systémů informačních technologií
(Článek 93 finančního nařízení)
Jsou-li ke zpracovávání operací v rámci plnění rozpočtu používány počítačové systémy a subsystémy, je nutno vypracovat jejich úplný a aktualizovaný popis.
Tento popis stanoví obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Podrobně uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím existovala kompletní auditní stopa.
Článek 113
Pravidelné ukládání
(Článek 93 finančního nařízení)
Údaje v počítačových systémech a subsystémech musí být pravidelně ukládány a uchovávány na bezpečném místě.
KAPITOLA 8
Interní auditor
Článek 114
Jmenování interního auditora
(Článek 98 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého interního auditora v souladu s pravidly, jež jsou přizpůsobena jejich specifikům a požadavkům. O jmenování interního auditora informují orgány Evropský parlament a Radu.
2. Jednotlivé orgány stanoví v souladu se svými specifiky a požadavky rozsah kompetencí interního auditora a podrobně upraví cíle a postupy, jimiž se bude výkon funkce interního auditu řídit; přitom náležitě zohlední platné mezinárodní standardy v oblasti interního auditu.
3. Orgán může jmenovat interním auditorem úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád a jenž byl vybrán z řad státních příslušníků členských států, a to na základě zvláštní způsobilosti této osoby.
4. Jmenují-li dva nebo více orgánů téhož interního auditora, přijmou nezbytná opatření, aby bylo možno jej v souladu s článkem 119 povolat k odpovědnosti za jeho jednání.
5. Ukončí-li interní auditor výkon své funkce, informuje o tom dotčený orgán Evropský parlament a Radu.
Článek 115
Zdroje poskytované internímu auditorovi
(Článek 99 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány poskytnou svým interním auditorům prostředky potřebné k řádnému výkonu jejich kontrolní funkce a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
Článek 116
Pracovní program
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor přijímá svůj pracovní program a předkládá jej orgánu.
2. Orgán může po interním auditorovi požadovat, aby provedl audit, jenž není zařazen v jeho pracovním programu podle odstavce 1.
Článek 117
Zprávy interního auditora
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor předkládá orgánu výroční zprávu o interním auditu podle čl. 99 odst. 3 finančního nařízení, v níž uvede počet a druh provedených interních auditů, hlavní vydaná doporučení a opatření přijatá na základě těchto doporučení.
Výroční zpráva uvádí též systémové problémy, jež odhalila specializovaná komise zřízená podle čl. 73 odst. 6 finančního nařízení.
2. Jednotlivé orgány posuzují, jsou-li doporučení ve zprávách interního auditora vhodná k výměně osvědčených postupů s ostatními orgány.
3. Interní auditor se při vypracování své zprávy zaměřuje především na celkové dodržování zásady řádného finančního řízení a zajišťuje, aby byla přijímána vhodná opatření ke stále lepšímu a důslednějšímu uplatňování této zásady.
Článek 118
Nezávislost
(Článek 100 finančního nařízení)
Interní auditor je při provádění auditů plně nezávislý. Při výkonu své funkce, která je mu na základě jmenování svěřena podle finančního nařízení, nesmí dostávat žádné pokyny ani být žádným způsobem omezován.
Článek 119
Možnost povolat interního auditora k odpovědnosti
(Článek 100 finančního nařízení)
Interního auditora jakožto úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád, může povolat k odpovědnosti za jeho činy pouze samotný orgán za podmínek uvedených v tomto článku.
Orgán přijme odůvodněné rozhodnutí o zahájení vyšetřování. Toto rozhodnutí je oznámeno zúčastněné osobě. Orgán může pověřit vyšetřováním na svou přímou odpovědnost jednoho nebo více úředníků stejného nebo vyššího stupně, než je dotyčný zaměstnanec. V průběhu vyšetřování musí být vyslechnuta zúčastněná osoba.
Zpráva o vyšetřování je zaslána zúčastněné osobě, kterou poté ve věci této zprávy vyslechne orgán.
Na základě zprávy a slyšení přijme orgán buď odůvodněné rozhodnutí o zastavení řízení, nebo odůvodněné rozhodnutí v souladu s články 22 a 86 přílohy IX služebního řádu. Rozhodnutí, jimiž se ukládají disciplinární opatření nebo finanční sankce, musí být oznámena zúčastněné osobě a zaslána pro informaci ostatním orgánům a Účetnímu dvoru.
Zúčastněná osoba může podat proti takovým rozhodnutím žalobu u Soudního dvora Evropské unie za podmínek stanovených ve služebním řádu.
Článek 120
Žaloba u Soudního dvora Evropské unie
(Článek 100 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny opravné prostředky podle služebního řádu, může interní auditor podat žalobu přímo u Soudního dvora Evropské unie ve věci jednání, jež se týká výkonu jeho funkce interního auditora. Žaloba musí být podána do tří měsíců od kalendářního dne, kdy bylo dotyčné jednání oznámeno.
O žalobách se jedná a rozhoduje způsobem podle čl. 91 odst. 5 služebního řádu úředníků Evropské unie.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Oddíl 1
Oblast působnosti a zásady zadávání
Článek 121
Definice a oblast působnosti
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Předmětem veřejné zakázky na nemovitosti je koupě pozemků, budov nebo jiných nemovitostí nebo jejich dlouhodobý nájem, právo užívání, leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj.
2. Předmětem veřejné zakázky na dodávky je koupě výrobků nebo jejich leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj. Veřejná zakázka, jejímž předmětem je dodávka výrobků a která vedle těchto dodávek zahrnuje umísťovací a instalační práce, se považuje za veřejnou zakázku na dodávky.
3. Předmětem veřejné zakázky na stavební práce je buď provedení stavebních prací či díla, nebo jak vypracování návrhu, tak provedení stavebních prací či díla v souvislosti s činnostmi uvedenými v příloze I směrnice 2004/18/ES, nebo provedení díla podle požadavků veřejného zadavatele za použití libovolných prostředků. „Dílem“ se rozumí výsledek stavebních nebo inženýrských prací, který má sám plnit hospodářskou nebo technickou funkci.
4. Předmětem veřejné zakázky na služby je poskytování služeb intelektuálního a neintelektuálního charakteru, s výjimkou dodávek, provedení stavebních prací a nemovitostí.
Veřejná zakázka, jež zahrnuje dva či více druhů veřejných zakázek (stavební práce, služby či dodávky), je zadávána v souladu s ustanoveními, jež se použijí na ten druh veřejné zakázky, která charakterizuje hlavní předmět dané zakázky.
V případě smíšených veřejných zakázek, jež zahrnují služby a dodávky, se jejich hlavní předmět určí na základě porovnání hodnot příslušných služeb a dodávek.
Veškeré odkazy na nomenklaturu v kontextu zadávání veřejných zakázek se řídí „společným slovníkem pro veřejné zakázky (CPV)“, jejž zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 2195/2002 (11).
5. Pojmy „zhotovitel díla“, „dodavatel“ a „poskytovatel služeb“ označují fyzickou či právnickou osobu nebo veřejný subjekt nebo seskupení těchto osob a/nebo subjektů, které na trhu nabízejí provedení stavebních prací a/nebo díla, dodávku výrobků, resp. poskytnutí služby. Pojem „hospodářský subjekt“ zahrnuje „zhotovitele díla“, „dodavatele“ a „poskytovatele služeb“. Hospodářský subjekt, jenž podal nabídku, se označuje jako „uchazeč“. Pojem „zájemce“ označuje žadatele o účast v užším řízení, v soutěžním dialogu nebo v jednacím řízení. Pojem „prodejce“ označuje hospodářský subjekt zapsaný na seznamu prodejců podle čl. 136 odst. 1 písm. b).
Seskupení hospodářských subjektů mohou podávat nabídky nebo vystupovat jako zájemci. Veřejní zadavatelé nesmějí od takových seskupení vyžadovat, aby měla určitou právní formu proto, aby mohla podat nabídku nebo žádost o účast, avšak od vybraného seskupení mohou vyžadovat nabytí konkrétní právní formy, pokud mu byla zadána veřejná zakázka a pokud je tato změna nezbytná pro řádné plnění zakázky.
6. Útvary orgánů Unie jsou považovány za veřejné zadavatele, s výjimkou případů, kdy mezi sebou uzavřou správní dohodu o poskytování služeb, dodávkách výrobků, provedení stavebních prací či provedení veřejných zakázek na nemovitosti.
7. Pojem „technická pomoc“ označuje činnosti zaměřené na podporu a budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
8. Veškeré výměny se zhotoviteli, dodavateli a poskytovateli, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež veřejný zadavatel zřídí.
9. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
10. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 9 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 122
Rámcové smlouvy a zvláštní veřejné zakázky
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Doba účinnosti rámcové smlouvy nesmí překročit čtyři roky, s výjimkou mimořádných, řádně odůvodněných případů, jež jsou dány zejména předmětem rámcové smlouvy.
Zvláštní veřejné zakázky zadávané na základě rámcových smluv jsou zadávány v souladu s podmínkami těchto rámcových smluv mezi veřejnými zadavateli a stranami rámcové smlouvy.
Při zadávání zvláštních veřejných zakázek nesmějí strany provádět v dané rámcové smlouvě podstatné změny.
2. Je-li rámcová smlouva uzavřena pouze s jedním hospodářským subjektem, jsou zvláštní veřejné zakázky zadávány v mezích podmínek této rámcové smlouvy.
V řádně odůvodněných případech se veřejní zadavatelé mohou písemně obrátit na zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele se žádostí o doplnění jeho nabídky, je-li takové doplnění nutné.
3. Má-li být rámcová smlouva uzavřena s více hospodářskými subjekty, musí být uzavřena s nejméně třemi hospodářskými subjekty, jestliže dostatečný počet hospodářských subjektů splňuje kritéria pro výběr nebo jestliže dostatečný počet přípustných nabídek splňuje kritéria pro zadání zakázky.
Rámcová smlouva s více hospodářskými subjekty může mít podobu různých smluv, jež obsahují totožné podmínky.
Zadávání zvláštních veřejných zakázek na základě rámcových smluv, jež jsou uzavřeny s několika hospodářskými subjekty, probíhá následujícím způsobem:
a)
v případě rámcových smluv bez opětovného vyhlášení soutěže se použijí podmínky rámcové smlouvy;
b)
v případě rámcových smluv s opětovným vyhlášením soutěže jsou tyto zakázky zadávány poté, co se strany smlouvy zúčastní soutěže opětovně vyhlášené na základě týchž, v případě nutnosti přesněji formulovaných podmínek, a případně na základě dalších podmínek uvedených v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě.
U každé zvláštní veřejné zakázky, jež má být zadána postupem podle třetího pododstavce písm. b), veřejní zadavatelé písemně osloví zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, kteří jsou stranami rámcové smlouvy, a stanoví jim dostatečnou lhůtu pro podání nabídek. Nabídky jsou podávány písemně. Veřejní zadavatelé zadají zvláštní veřejnou zakázku uchazeči, jenž podle kritérií pro zadání zakázky, která jsou uvedena v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě, podá nejlepší nabídku.
4. V případě odvětví, v nichž se ceny a technologie rychle vyvíjejí, musí rámcové smlouvy bez opětovného vyhlášení soutěže obsahovat ustanovení o střednědobém přezkumu nebo o postupu referenčního srovnávání. Jestliže se po střednědobém přezkumu ukáže, že původně stanovené podmínky již neodrážejí vývoj cen nebo technologií, nesmí veřejný zadavatel dotčenou rámcovou smlouvu použít a přijme vhodná opatření k jejímu ukončení.
5. Rozpočtový závazek je předem přijímán pouze v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oddíl 2
Uveřejňování
Článek 123
Vyhlašování veřejných zakázek spadajících do působnosti směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je uveřejňováno oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení; tím není dotčen článek 134. Předběžné oznámení je povinné pouze v případě, hodlá-li veřejný zadavatel v souladu s čl. 152 odst. 4 využít zkrácených lhůt pro doručování nabídek.
2. Předběžné oznámení je oznámení, kterým veřejný zadavatel dává orientačně na vědomí celkovou předpokládanou hodnotu a předmět veřejných zakázek a rámcových smluv, které má v úmyslu zadat v určitém rozpočtovém roce, s výjimkou veřejných zakázek, jež mají být zadány v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Předběžné oznámení uveřejňuje buď Úřad pro publikace Evropské unie (dále jen „Úřad pro publikace“), nebo samotní veřejní zadavatelé na svém profilu kupujícího.
Povinné předběžné oznámení se zasílá Úřadu pro publikace nebo se uveřejňuje na profilu kupujícího, a to co nejdříve, nejpozději však do 31. března rozpočtového roku.
Veřejní zadavatelé, kteří uveřejní předběžné oznámení na svém profilu kupujícího, zašlou Úřadu pro publikace elektronickou cestou a při dodržení formátu a způsobů zasílání podle bodu 3 přílohy VIII směrnice 2004/18/ES oznámení o tom, že na profilu kupujícího uveřejnili toto předběžné oznámení.
3. Oznámení o zahájení zadávacího řízení umožňuje veřejným zadavatelům dát na vědomí svůj úmysl zahájit zadávací řízení na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu nebo zavést dynamický nákupní systém podle článku 131. Aniž jsou dotčeny smlouvy na veřejné zakázky uzavřené v návaznosti na jednací řízení podle článku 134, je uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení povinné v případě veřejných zakázek, jejichž předpokládaná hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1.
Oznámení o zahájení zadávacího řízení není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
V případě otevřeného řízení uvádí oznámení o zahájení zadávacího řízení datum, hodinu a případně místo zasedání komise pro otevírání obálek, které je přístupné uchazečům.
Veřejní zadavatelé uvedou, zdali připouštějí, či nepřipouštějí varianty, a v případě, že uplatňují možnost podle čl. 146 odst. 2 druhého pododstavce, specifikují minimální požadavky na způsobilost. Uvedou kritéria pro výběr podle článku 146, která mají v úmyslu použít, minimální počet zájemců, které zamýšlejí vyzvat k podání nabídky, a případně jejich maximální počet, a dále v souladu s čl. 128 odst. 1 druhým pododstavcem objektivní a nediskriminační kritéria, která zamýšlejí k omezení tohoto počtu uplatnit.
Je-li dokumentace k zadávacímu řízení volně, přímo a v plném rozsahu přístupná elektronickými prostředky, zejména v dynamických nákupních systémech podle článku 131, musí být v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedena internetová adresa, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Veřejný zadavatel, jenž hodlá uspořádat soutěž o návrh, sdělí svůj úmysl prostřednictvím oznámení.
Veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení případně upřesní, že se jedná o interinstitucionální zadávací řízení. V těchto případech se v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedou orgány, výkonné agentury nebo subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení, jež se na zadávacím řízení podílejí, orgán odpovědný za toto řízení a celkový objem veřejných zakázek za všechny tyto orgány, výkonné agentury nebo subjekty.
4. Výsledky zadávacího řízení v případě veřejných zakázek, rámcových smluv nebo veřejných zakázek na bázi dynamického nákupního systému jsou sdělovány prostřednictvím oznámení o výsledku zadávacího řízení. Toto oznámení je povinné v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1. Není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace do 48 kalendářních dní ode dne podpisu smlouvy na veřejnou zakázku nebo rámcové smlouvy. Oznámení o veřejných zakázkách na bázi dynamického nákupního systému však mohou být souhrnně zasílána čtvrtletně. V těchto případech jsou zasílána Úřadu pro publikace do 48 dní po konci čtvrtletí.
Veřejní zadavatelé, kteří uspořádali soutěž o návrh, zašlou Úřadu pro publikace oznámení o výsledcích soutěže.
V případě interinstitucionálního řízení zasílá oznámení o výsledku zadávacího řízení veřejný zadavatel, jenž za dané řízení odpovídá.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace též v případě veřejné zakázky nebo rámcové smlouvy, jejíž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež byla zadána v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, a to ve lhůtě dostatečné pro jeho uveřejnění před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku v souladu s podmínkami čl. 171 odst. 1.
Jestliže v důsledku uzavření smlouvy na zvláštní veřejnou zakázku nebo vlivem souhrnného objemu zvláštních veřejných zakázek dojde k překročení finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je nutno na internetových stránkách veřejného zadavatele zveřejnit do 30. června údaje o hodnotě a smluvních stranách zvláštních veřejných zakázek, jež byly v průběhu předchozího rozpočtového roku zadány na základě rámcové smlouvy; tím není dotčen článek 21.
5. Oznámení se vypracovávají podle standardních formulářů přijatých Komisí podle směrnice 2004/18/ES.
Článek 124
Vyhlašování veřejných zakázek mimo působnost směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, jsou vyhlašovány vhodnými prostředky s cílem zajistit soutěž o veřejné zakázky a nestrannost zadávacího řízení. Předmětem tohoto vyhlášení je:
a)
oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 nebo výzva k projevení zájmu v případě veřejných zakázek s podobným předmětem, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1;
b)
náležité předchozí oznámení na internetu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2.
2. Seznam zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů, jimž byly zadány veřejné zakázky na nemovitosti nebo veřejné zakázky, které jsou podle čl. 134 odst. 1 písm. j) tohoto nařízení označeny za tajné, se uveřejňuje pouze jednou ročně s uvedením předmětu a hodnoty zadané zakázky. Tento seznam se zasílá Evropskému parlamentu a Radě. V případě Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
3. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1 a které nebyly předmětem samostatného oznámení o výsledku zadávacího řízení, se zasílají Úřadu pro publikace. Roční seznamy zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů se úřadu zasílají do 30. června následujícího rozpočtového roku.
4. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2, se nejpozději do 30. června následujícího rozpočtového roku zveřejňují na internetové stránce daného orgánu.
Článek 125
Uveřejňování oznámení
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Oznámení uvedená v článcích 123 a 124 uveřejňuje Úřad pro publikace v Úředním věstníku Evropské unie nejpozději dvanáct kalendářních dní po jejich odeslání.
Lhůta uvedená v prvním pododstavci se v případě zrychlených řízení podle článku 154 zkracuje na pět kalendářních dní.
2. Veřejný zadavatel musí být schopen prokázat den odeslání.
Článek 126
Další formy vyhlašování
(Článek 103 finančního nařízení)
Kromě vyhlašování podle článku 123, 124 a 125 mohou být zakázky vyhlašovány též jiným způsobem, zejména elektronicky. Toto vyhlášení obsahuje odkaz na případné oznámení uveřejněné v Úředním věstníku Evropské unie podle článku 125 a nesmí k němu dojít dříve, než je uveřejněno uvedené oznámení, které jediné je závazné.
Toto vyhlášení nesmí diskriminovat zájemce nebo uchazeče ani obsahovat jiné údaje, než jaké obsahuje případně uveřejněné oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Oddíl 3
Zadávací řízení
Článek 127
Druhy zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejná zakázka se zadává buď prostřednictvím zadávacího řízení, a to otevřeného, užšího nebo jednacího řízení poté, co je uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo prostřednictvím jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, případně v návaznosti na soutěž o návrh.
2. Zadávací řízení je otevřené, pokud mohou nabídku podat všechny hospodářské subjekty, které mají zájem. Totéž platí pro dynamické nákupní systémy podle článku 131.
Zadávací řízení je užší, pokud mohou všechny hospodářské subjekty požádat o účast, avšak připuštěni mohou být pouze zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr uvedená v článku 146 a které zároveň veřejný zadavatel písemně vyzve k podání nabídky nebo předložení řešení v rámci soutěžního dialogu podle článku 132.
Výběrová fáze se může opakovat buď pro každou jednotlivou veřejnou zakázku, a to i v případě soutěžního dialogu, nebo může zahrnovat vypracování seznamu možných zájemců postupem podle čl. 136 odst. 1 písm. a).
3. V jednacím řízení osloví veřejní zadavatelé uchazeče podle vlastního výběru, kteří splňují kritéria pro výběr stanovená v článku 146, a vyjednávají s jedním nebo s několika z nich podmínky jejich nabídek.
Jedná-li se o jednací řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135, veřejní zadavatelé zároveň písemně vyzvou vybrané zájemce k vyjednávání.
4. Soutěže o návrh jsou řízení, která veřejnému zadavateli umožňují získat na základě soutěže - ať již s udílením cen nebo bez něj - plán či návrh, zejména v oblasti architektury a stavebního inženýrství nebo zpracování dat, jejž navrhla výběrová komise.
Článek 128
Počet zájemců v užším a jednacím řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. V užším řízení a v řízeních podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a b) nesmí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky nižší než pět, za předpokladu, že kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
V závislosti na předmětu veřejné zakázky a na základě objektivních a nediskriminačních kritérií pro výběr může veřejný zadavatel též stanovit nejvyšší počet zájemců. V tomto případě jsou nejvyšší počet zájemců a kritéria uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu podle článků 123 a 124.
V každém případě musí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. V případě jednacího řízení a po soutěžním dialogu nesmí být počet zájemců vyzvaných k vyjednávání nebo k podání nabídky nižší než tři, jestliže kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
Počet zájemců vyzvaných k podání nabídky musí být dostatečný na to, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Ustanovení prvního a druhého pododstavce se nepoužijí na:
a)
veřejné zakázky velmi nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 2;
b)
veřejné zakázky na právní služby podle nomenklatury CPV;
c)
veřejné zakázky označené za tajné podle čl. 134 odst. 1 písm. j).
3. Je-li počet zájemců, kteří splňují kritéria pro výběr a minimální dané požadavky, nižší než minimální počet podle odstavců 1 a 2, může veřejný zadavatel pokračovat v řízení a oslovit jednoho či více zájemců, kteří mají požadovanou způsobilost. Veřejný zadavatel sem však nemůže zahrnout další hospodářské subjekty, které nebyly původně vyzvány k účasti na řízení, ani zájemce, kteří nemají požadovanou způsobilost.
Článek 129
Režim jednacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
Veřejní zadavatelé vyjednávají s uchazeči nabídky, které tito uchazeči předložili, s cílem přizpůsobit je požadavkům, jež jsou stanoveny v oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 123 nebo v zadávací dokumentaci a případných doplňujících dokumentech, a s cílem vybrat ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
Během vyjednávání zajišťuje veřejný zadavatel rovné zacházení se všemi uchazeči.
V případech podle článku 135, kdy jsou veřejní zadavatelé oprávněni zadávat veřejné zakázky v jednacím řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, mohou tito zadavatelé stanovit, že jednací řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby se na základě kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci, snížil počet projednávaných nabídek. Uplatnění této možnosti se uvede v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci.
Článek 130
Soutěže o návrh
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Pravidla, podle nichž je pořádána soutěž o návrh, se sdělují všem, kteří mají o účast v soutěži zájem.
Počet zájemců vyzvaných k účasti musí být dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. Výběrovou komisi jmenuje příslušná schvalující osoba. Výběrová komise se skládá výhradně z fyzických osob, které jsou nezávislé na účastnících soutěže. Je-li od účastníků soutěže vyžadována zvláštní odborná kvalifikace, musí mít tutéž nebo rovnocennou kvalifikaci nejméně třetina členů výběrové komise.
Výběrová komise musí být ve svých stanoviscích nezávislá. Svá stanoviska přijímá na základě projektů, které jí zájemci anonymně předloží, a vychází výhradně z kritérií uvedených v oznámení o soutěži.
3. Návrhy výběrové komise, jež vycházejí z předností jednotlivých projektů, a její připomínky se zaznamenávají ve zprávě, kterou členové komise podepíší.
Do doby, než výběrová komise vydá stanovisko, musí být zachována anonymita zájemců.
Výběrová komise může zájemce vyzvat, aby odpověděli na otázky uvedené v zápisu, a projekt tak vyjasnili. Z rozhovoru mezi členy výběrové komise a zájemci se pořizuje úplný zápis.
4. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede jméno a adresu vybraného zájemce a důvody jeho výběru s odkazem na kritéria, jež byla vyhlášena v oznámení o soutěži o návrh, zejména pokud se toto rozhodnutí odchyluje od návrhů ve stanovisku výběrové komise.
Článek 131
Dynamický nákupní systém
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Dynamický nákupní systém je proces plně elektronického nákupu pro nákupy běžných plnění, jenž je po celou dobu svého trvání otevřen všem hospodářským subjektům, které splňují kritéria pro výběr a předložily předběžnou nabídku, jež splňuje požadavky zadávací dokumentace a případných doplňujících dokumentů. Předběžné nabídky mohou být kdykoli vylepšeny, pokud zůstanou v souladu se zadávací dokumentací.
2. Za účelem zavedení dynamického nákupního systému veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, které uvádí, že se jedná o dynamický nákupní systém, a které obsahuje odkaz na internetovou adresu, na níž se lze od uveřejnění oznámení až do ukončení systému volně, přímo a v plném rozsahu seznámit se zadávací dokumentací a případnými doplňujícími dokumenty.
V zadávací dokumentaci zadavatelé uvedou mimo jiné povahu předpokládaných nákupů v rámci tohoto systému, jakož i všechny nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému zařízení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickou specifikaci.
3. Po celou dobu trvání dynamického nákupního systému umožňují veřejní zadavatelé všem hospodářským subjektům, aby předložily předběžnou nabídku, a byly tak přijaty do systému za podmínek podle odstavce 1. Veřejní zadavatelé tyto předběžné nabídky vyhodnotí nejpozději do patnácti dnů ode dne jejich podání. Tuto lhůtu k vyhodnocení však mohou prodloužit, není-li mezitím vyhlášena výzva k podávání nabídek.
Veřejný zadavatel informuje uchazeče co nejdříve o jeho přijetí do dynamického nákupního systému nebo o odmítnutí jeho nabídky.
4. Předmětem výzvy k podávání nabídek musí být každá zvláštní veřejná zakázka. Před jejím vyhlášením uveřejní veřejní zadavatelé zjednodušené oznámení o zahájení zadávacího řízení, jímž všechny hospodářské subjekty, jež mají zájem, vyzvou k podání předběžné nabídky ve lhůtě, jež činí alespoň patnáct dnů ode dne odeslání tohoto zjednodušeného oznámení. Veřejní zadavatelé zahájí fázi podávání nabídek až poté, co vyhodnotí všechny předběžné nabídky doručené v této lhůtě.
Veřejní zadavatelé poté vyzvou všechny uchazeče přijaté do systému, aby v přiměřené lhůtě podali nabídku. Veřejnou zakázku zadají uchazeči, který podle kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení pro zavedení dynamického nákupního systému, podá ekonomicky nejvýhodnější nabídku. Tato kritéria mohou být případně upřesněna ve výzvě k podávání nabídek.
5. Dynamický nákupní systém nesmí trvat déle než čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné a náležitě odůvodněné případy.
Veřejní zadavatelé nesmějí tento systém používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval.
Hospodářským subjektům, které projeví zájem, ani účastníkům systému nesmějí být účtovány žádné poplatky.
Článek 132
Soutěžní dialog
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Jedná-li se o zvláště složitou veřejnou zakázku, může veřejný zadavatel použít soutěžní dialog podle článku 29 směrnice 2004/18/ES, pokud usoudí, že přímé použití otevřeného řízení ani stávajících pravidel užšího řízení neumožní zakázku zadat ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
Veřejná zakázka je považována za zvláště složitou, není-li veřejný zadavatel objektivně s to ani definovat technické prostředky, které by mohly odpovídat jeho potřebám nebo cílům, ani stanovit právní nebo finanční aspekty projektu.
2. Veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž uvedou své potřeby a požadavky, a tyto definují v samotném oznámení nebo v popisu.
3. Se zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr podle článku 146, zahájí veřejní zadavatelé dialog, při němž jsou určeny a definovány prostředky, které co nejlépe vyhoví jejich potřebám.
V průběhu tohoto dialogu zajistí veřejní zadavatelé rovnost zacházení se všemi uchazeči a důvěrnost navrhovaných řešení či jiných informací, jež zájemci při dialogu předloží, neobdrží-li souhlas těchto zájemců k jejich šíření.
Stanoví-li takovou možnost oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo popis, mohou veřejní zadavatelé určit, že řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby byl na základě kritérií pro zadání, která jsou uvedena v uvedeném oznámení či popisu, snížen počet řešení projednávaných ve fázi dialogu.
4. Veřejní zadavatelé vyrozumí účastníky o ukončení dialogu a následně je vyzvou, aby na základě jednoho či více řešení, jež byla v průběhu dialogu předložena a specifikována, podali své konečné nabídky. Tyto nabídky musí uvádět všechny náležitosti požadované a nutné pro uskutečnění projektu.
Na žádost veřejného zadavatele lze tyto nabídky vyjasnit, upřesnit a doladit, aniž by tím ovšem došlo k takové změně základních aspektů nabídky nebo výzvy k podávání nabídek, jež by mohla narušit hospodářskou soutěž nebo by měla diskriminační účinek.
Na žádost veřejného zadavatele může být uchazeč, jehož nabídka je považována za ekonomicky nejvýhodnější, požádán, aby vyjasnil určité aspekty své nabídky nebo potvrdil závazky v ní uvedené, za podmínky, že tím nedojde ke změně podstatných aspektů nabídky nebo dokumentace k zadávacímu řízení ani k narušení hospodářské soutěže či k diskriminaci.
5. Veřejní zadavatelé mohou stanovit, že budou účastníkům dialogu uhrazeny určité ceny nebo platby.
Článek 133
Společné zadávání veřejných zakázek
(Článek 104 finančního nařízení)
V případě společného zadávacího řízení jednoho orgánu a veřejného zadavatele nebo zadavatelů z jednoho či více členských států, států ESVO či zemí kandidujících na vstup do Unie se použijí procesní pravidla platná pro tento orgán.
V případě, že podíl z celkové předpokládané hodnoty veřejné zakázky, jenž připadá na veřejného zadavatele z členského státu nebo jejž tento zadavatel spravuje, činí alespoň 50 %, nebo v jiných řádně odůvodněných případech může orgán rozhodnout, že se použijí procesní pravidla platná pro tohoto veřejného zadavatele z členského státu, lze-li tato pravidla považovat za rovnocenná předpisům platným pro tento orgán.
Orgán a veřejný zadavatel z členského státu, státu ESVO či země kandidující na vstup do Unie, kteří se podílejí na společném zadávacím řízení, se dohodnou zejména na bližších podrobnostech k vyhodnocování žádostí o účast nebo nabídek, zadání veřejné zakázky, právu rozhodnému pro tuto zakázku a soudu příslušnému pro řešení sporů.
Článek 134
Použití jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud v otevřeném nebo užším řízení po ukončení původního řízení nebyla předložena žádná či žádná vhodná nabídka nebo žádná žádost o účast, za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky veřejné zakázky, jež jsou specifikovány v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138;
b)
pokud z technických či uměleckých důvodů nebo z důvodů ochrany výhradních práv může být veřejná zakázka zadána pouze určitému hospodářskému subjektu;
c)
pokud z mimořádně naléhavých důvodů způsobených nepředvídatelnými událostmi, za něž veřejný zadavatel neodpovídá, nelze dodržet lhůty stanovené pro ostatní řízení a uvedené v článcích 152, 153 a 154;
d)
má-li být v návaznosti na soutěž o návrh zadána veřejná zakázka na služby, jež musí být podle použitelných pravidel zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců; v posledním uvedeném případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
e)
v případě dodatečných služeb či stavebních prací, s nimiž nepočítal původně zamýšlený projekt ani původní smlouva na veřejnou zakázku a které se následkem nepředvídatelných okolností staly nezbytnými k provedení služeb nebo stavebních prací za podmínek podle odstavce 2;
f)
v případě nových služeb či stavebních prací, jimiž mají být opakovány podobné služby či stavební práce, které tentýž veřejný zadavatel zadal hospodářskému subjektu v rámci původní veřejné zakázky, za předpokladu, že tyto služby či stavební práce odpovídají základnímu projektu a že tento projekt byl předmětem původní veřejné zakázky, jež byla zadána v otevřeném nebo užším řízení za podmínek podle odstavce 3;
g)
v případě veřejných zakázek na dodávky:
i)
v případě dodatečných dodávek určených buď k částečné náhradě běžných nebo k rozšíření stávajících dodávek zboží či zařízení, pokud by změna dodavatele nutila veřejného zadavatele pořídit zařízení s jinými technickými vlastnostmi, což by mělo za následek neslučitelnost nebo nepřiměřené technické potíže při používání a údržbě; doba účinnosti příslušných smluv nesmí přesáhnout tři roky,
ii)
pokud jsou výrobky vyrobeny pouze pro účely výzkumu, pokusů, studií nebo vývoje, s výjimkou testů obchodní realizace a výroby velkého rozsahu s cílem pokrýt náklady na výzkum a vývoj,
iii)
v případě dodávek kotovaných a nakupovaných na komoditní burze,
iv)
v případě zvláště výhodných nákupů buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
v případě veřejných zakázek na nemovitosti po předchozím průzkumu místního trhu;
i)
v případě veřejných zakázek na právní služby podle nomenklatury CPV za předpokladu, že jsou tyto zakázky náležitě vyhlášeny;
j)
v případě veřejných zakázek, jež orgán nebo jím pověřený subjekt označí za tajné, nebo v případě veřejných zakázek, jejichž plnění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, v souladu s platnými správními předpisy, nebo pokud to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie.
2. V případě dodatečných služeb a stavebních prací podle odst. 1 písm. e) mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení za podmínky, že bude veřejná zakázka zadána poskytovateli či zhotoviteli, jenž bude zakázku plnit v některém z těchto případů:
a)
pokud tyto dodatečné veřejné zakázky nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto služby či stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou bezpodmínečně nutné pro její dokončení.
Souhrnná hodnota dodatečných veřejných zakázek nesmí přesáhnout 50 % hodnoty původní veřejné zakázky.
3. V případech podle tohoto článku odst. 1 písm. f) musí být možnost použít jednací řízení uvedena již při zahájení soutěže na první činnost; při výpočtu finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 je třeba vycházet z celkové předpokládané hodnoty následných služeb či stavebních prací. Toto řízení lze použít pouze během provádění původní smlouvy na veřejnou zakázku a nejpozději během tří let od jejího podpisu.
Článek 135
Použití jednacího řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud byly v ukončeném otevřeném či užším řízení nebo soutěžním dialogu podány nabídky, jež jsou zejména z hlediska kritérií pro výběr či zadání zakázky neregulérní nebo nepřijatelné, a to za předpokladu, že původní podmínky zakázky stanovené v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138 nejsou podstatně změněny; tím není dotčeno použití odstavce 2 tohoto článku;
b)
ve výjimečných případech, jedná-li se o stavební práce, dodávky nebo služby, jejichž povaha nebo rizika s nimi spojená neumožňují, aby uchazeč stanovil předem celkovou cenu;
c)
pokud je povaha zadávané služby - zejména v případě finančních a intelektuálních služeb - taková, že zadávací dokumentaci k veřejné zakázce nelze vypracovat s dostatečnou přesností, jež by umožnila zakázku zadat výběrem nejlepší nabídky podle pravidel, jimiž se řídí otevřené nebo užší řízení;
d)
u veřejných zakázek na stavební práce, jsou-li tyto práce prováděny výlučně pro účely výzkumu, testování nebo vývoje, a nikoli s cílem dosažení zisku nebo pokrytí nákladů na výzkum a vývoj;
e)
u veřejných zakázek na služby uvedené v příloze II B směrnice 2004/18/ES s výhradou čl. 134 odst. 1 písm. i) a j) a čl. 134 odst. 2 tohoto nařízení;
f)
u veřejných zakázek na služby ve výzkumu a vývoji, jejichž výsledky nepřipadají výlučně veřejnému zadavateli k využití při vlastní činnosti, a to za podmínky, že veřejný zadavatel poskytovanou službu hradí v plném rozsahu;
g)
u veřejných zakázek na služby v oblasti nabývání, rozvoje, výroby nebo koprodukce programových materiálů určených k vysílání rozhlasových a televizních stanic a zakázek na vysílací čas.
2. V případech podle odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé od uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení upustit, pokud do jednacího řízení zahrnou všechny uchazeče a pouze ty uchazeče, kteří splňují kritéria pro výběr a v předchozím řízení podali nabídky v souladu s formálními požadavky zadávacího řízení.
Článek 136
Řízení s výzvou k projevení zájmu
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena ustanovení článků 134 a 135, mohou veřejní zadavatelé použít výzvu k projevení zájmu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nepřesahuje částku podle čl. 170 odst. 1, za účelem:
a)
předběžného výběru zájemců, kteří budou v budoucnu oslovováni na základě užších výzev k podávání nabídek, nebo
b)
sestavení seznamu prodejců, kteří budou vyzváni k předložení žádosti o účast nebo k podání nabídky.
2. Seznam vypracovaný na základě výzvy k projevení zájmu platí po následující období:
a)
v případě podle tohoto článku odst. 1 písm. a) nejdéle tři roky ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a);
b)
v případě sestavování seznamu prodejců podle tohoto článku odst. 1 písm. b) nejdéle pět let ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a).
Seznam podle prvního pododstavce může obsahovat dílčí seznamy.
Kdykoli během doby platnosti seznamu - s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období - mohou všechny osoby, jež mají zájem, podat přihlášku.
3. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny zájemce nebo prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby:
a)
v případě podle odst. 1 písm. a) podali nabídku nebo
b)
v případě seznamu podle odst. 1 písm. b) podali:
i)
nabídku včetně dokumentů, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, nebo
ii)
dokumenty, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, a v následné fázi aby podali nabídku prodejci, kteří se nenacházejí v žádné ze situací uvedených v kritériích pro vyloučení a splňují kritéria pro výběr.
Článek 137
Veřejné zakázky nízké hodnoty
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky nízké hodnoty do výše 60 000 EUR lze zadat v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, jehož se účastní alespoň tři zájemci.
Obdrží-li veřejný zadavatel po jednacím řízení s těmito zájemci pouze jedinou administrativně a technicky platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro její zadání.
2. Veřejné zakázky velmi nízké hodnoty do 15 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. Platby výdajových položek do výše 1 000 EUR lze provést na základě faktur bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 138
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení obsahuje alespoň:
a)
výzvu k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu v řízení podle článku 132;
b)
připojenou zadávací dokumentaci nebo - v případě soutěžního dialogu podle článku 132 - popis potřeb a požadavků veřejného zadavatele či odkaz na internetovou adresu, kde se lze se zadávací dokumentací či popisem seznámit;
c)
návrh smlouvy zpracovaný podle vzorové smlouvy.
První pododstavec písm. c) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
Dokumentace k zadávacímu řízení odkazuje na vyhlášení podle článků 123 až 126.
2. Výzva k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu musí alespoň:
a)
specifikovat pravidla, jimiž se řídí podoba a podávání nabídek, včetně zejména dne a hodiny, kdy končí lhůta k podávání nabídek, požadavků na vyplnění standardního dotazníku, dokumentů, které je třeba přiložit, včetně dokladů o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti podle článku 146, nejsou-li tyto doklady specifikovány v oznámení o zahájení zadávacího řízení, a včetně adresy, na niž mají být nabídky zasílány;
b)
uvést, že podání nabídky znamená přijetí zadávací dokumentace podle odstavce 1, k níž se nabídka vztahuje, a že je zhotovitel, dodavatel či poskytovatel, jemuž bude veřejná zakázka zadána, během jejího plnění svou nabídkou vázán;
c)
specifikovat dobu, po kterou nabídka zůstává v platnosti a nesmí být v žádném ohledu měněna;
d)
stanovit zákaz jakéhokoli styku mezi veřejným zadavatelem a uchazečem během celého řízení, kromě výjimečných případů za podmínek v článku 160; je-li stanovena kontrola na místě, musí výzva specifikovat podmínky kontroly;
e)
v případě soutěžního dialogu specifikovat datum a adresu pro zahájení fáze jednání.
3. Zadávací dokumentace musí alespoň:
a)
specifikovat kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr zakázky, s výjimkou případů, kdy se jedná o soutěžní dialog, užší či jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135; v těchto případech se kritéria uvádějí pouze v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu;
b)
specifikovat kritéria pro zadání a jejich relativní váhy, nebo případně sestupné pořadí důležitosti těchto kritérií, nevyplývá-li tato informace z oznámení o zahájení zadávacího řízení;
c)
stanovit technické podmínky podle článku 139;
d)
uvést minimální požadavky, jež musí splňovat varianty v řízeních podle čl. 149 odst. 2, v jejichž rámci je veřejná zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, pokud veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedl, že jsou varianty povoleny;
e)
uvést, že se použije protokol o výsadách a imunitách Evropské unie nebo případně Vídeňská úmluva o diplomatických stycích či Vídeňská úmluva o konzulárních stycích;
f)
specifikovat způsob, jakým je dokládán přístup k veřejným zakázkám podle článku 172;
g)
v případě dynamických nákupních systémů podle článku 131 specifikovat povahu zamýšlených nákupů a veškeré nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému vybavení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickým specifikacím.
4. Vzorová smlouva zejména:
a)
specifikuje náhradu stanovené škody za nedodržení smluvních ustanovení;
b)
specifikuje údaje, jež musí obsahovat faktury nebo odpovídající podklady podle článku 102;
c)
stanoví, že jsou-li veřejným zadavatelem orgány, je právem rozhodným pro veřejnou zakázku právo Unie, popřípadě doplněné o vnitrostátní právo uvedené ve smlouvě na tuto zakázku;
d)
specifikuje soud příslušný pro případ sporu.
V případě veřejných zakázek podle čl. 121 odst. 1 může návrh smlouvy pro účely prvního pododstavce písm. c) tohoto odstavce odkazovat výlučně na vnitrostátní právní předpisy.
5. Veřejní zadavatelé mohou po uchazeči požadovat údaje o té části zakázky, kterou má uchazeč v úmyslu zadat subdodavatelům, a o totožnosti těchto subdodavatelů. Nad rámec informací podle článku 143 může veřejný zadavatel požadovat, aby zájemce nebo uchazeč předložili informace o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti předpokládaných subdodavatelů podle článků 146, 147 a 148, zejména v případech, tvoří-li subdodávky významnou součást veřejné zakázky.
Článek 139
Technické podmínky
(Článek 105 finančního nařízení)
1. K technickým podmínkám musí mít všichni zájemci a uchazeči rovný přístup a tyto podmínky nesmí vytvářet neodůvodněné překážky soutěži o veřejné zakázky.
Technické podmínky vymezují požadované vlastnosti výrobku, služby, materiálu nebo stavební práce s ohledem na účel, jejž mají pro veřejného zadavatele splňovat.
2. Vlastnosti uvedené v odstavci 1 zahrnují:
a)
úrovně kvality;
b)
environmentální výkonnost;
c)
kdykoli je to možné, kritéria přístupnosti pro osoby se zdravotním postižením nebo řešení pro všechny uživatele;
d)
úrovně a postupy posuzování shody;
e)
způsobilost k použití;
f)
bezpečnost nebo rozměry, včetně požadavků na prodejní názvy a návody k použití v případě dodávek a na terminologii, symboly, přezkoušení a zkušební metody, balení, značení a štítkování a výrobní postupy a metody v případě všech zakázek;
g)
u veřejných zakázek na stavební práce postupy týkající se zabezpečování kvality, pravidla projektu a kalkulace nákladů, podmínky pro zkoušku, kontrolu a přejímku prací, techniky či metody výstavby a všechny ostatní technické podmínky, které veřejný zadavatel může stanovit v obecných nebo zvláštních předpisech v souvislosti s dokončovacími pracemi a materiály nebo prvky, ze kterých se skládají.
3. Technické podmínky jsou formulovány:
a)
odkazem na evropské normy, evropská technická schválení, případné společné technické specifikace, mezinárodní normy nebo jiné technické referenční systémy, jež vypracovaly evropské normalizační subjekty, nebo - pokud tyto neexistují - jejich vnitrostátní ekvivalenty; každý odkaz je opatřen výrazem „nebo rovnocenný“;
b)
jako požadavky na výkon nebo funkci, jež mohou zahrnovat environmentální charakteristiky a musí být dostatečně podrobné, aby uchazeči umožňovaly určit účel veřejné zakázky a veřejnému zadavateli tuto zakázku zadat;
c)
kombinací obou metod.
4. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti odkázat na podmínky podle odst. 3 písm. a), nemohou nabídku odmítnout z důvodu, že tyto podmínky nesplňuje, pokud uchazeč nebo zájemce ke spokojenosti veřejného zadavatele vhodnými prostředky prokáže, že nabídka stanovené požadavky splňuje rovnocenným způsobem.
Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
5. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti podle odst. 3 písm. b) a stanoví-li podmínky formou požadavků na výkon nebo funkci, nemohou odmítnout nabídku, která je v souladu s vnitrostátní normou, jež provádí evropskou normu, s evropským technickým schválením, společnými technickými podmínkami, mezinárodní normou nebo jiným technickým referenčním systémem, který vypracoval evropský normalizační subjekt, pokud se tyto podmínky týkají nezbytných požadavků na výkon nebo funkci.
Uchazeč musí vhodnými prostředky ke spokojenosti veřejného zadavatele prokázat, že jeho nabídka splňuje požadavky na výkon nebo funkci, jež veřejný zadavatel stanovil. Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
6. Pokud veřejní zadavatelé stanoví environmentální charakteristiky formou požadavků na výkon nebo funkci, mohou použít detailní specifikace, jež jsou vymezeny prostřednictvím evropských, mezinárodních, vnitrostátních nebo jiných ekoznaček, nebo v případě potřeby části těchto specifikací, pokud jsou splněny následující podmínky:
a)
tyto specifikace jsou vhodné pro vymezení vlastností dodávek nebo služeb, které jsou předmětem veřejné zakázky;
b)
požadavky na značku jsou definovány na základě vědeckých informací;
c)
ekoznačky jsou přijímány postupem, kterého se mohou účastnit všechny zúčastněné strany, jako jsou vládní subjekty, spotřebitelé, výrobci, distributoři a ekologická sdružení;
d)
ekoznačky jsou přístupné všem subjektům, které mají zájem.
7. Veřejní zadavatelé mohou uvést, že u výrobků nebo služeb, které mají ekoznačku, se předpokládá, že splňují technické podmínky vymezené v dokumentaci k zadávacímu řízení. Akceptují jiné vhodné důkazy, jako například technickou dokumentaci výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu. Uznaným subjektem pro účely odstavce 4, 5 a 6 je zkušební a kalibrovací laboratoř nebo inspekční a certifikační subjekt, jenž splňuje platné evropské normy.
8. Kromě výjimečných případů, jež jsou řádně odůvodněny předmětem zakázky, nesmějí tyto podmínky obsahovat odkazy na konkrétní způsob výroby, zdroj, zvláštní postup, ochrannou známku, patent, typ, specifický původ ani výrobu, jejichž důsledkem by mohlo být zvýhodnění nebo vyloučení některých výrobků nebo hospodářských subjektů.
Nelze-li předmět veřejné zakázky definovat dostatečně přesně a srozumitelně, následuje za odkazem poznámka „nebo rovnocenný“.
Článek 140
Revize ceny
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení jednoznačně stanoví, musí-li být uvedena pevná a neměnná cena.
2. V opačném případě dokumentace k zadávacímu řízení stanoví podmínky nebo vzorce pro revizi ceny během trvání smlouvy. V takových případech musí veřejný zadavatel zohlednit zejména:
a)
předmět zadávacího řízení a hospodářskou situaci, v níž řízení probíhá;
b)
druh a dobu trvání úkolů a veřejné zakázky;
c)
své finanční zájmy.
Článek 141
Protiprávní jednání vedoucí k vyloučení
(Článek 106 finančního nařízení)
K případům uvedeným v čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení patří veškeré protiprávní jednání, jež poškozuje finanční zájmy Evropské unie, zejména:
a)
případy podvodu podle článku 1 Úmluvy o ochraně finančních zájmů Evropských společenství, stanovené aktem Rady ze dne 26. července 1995 (12);
b)
případy korupce podle článku 3 Úmluvy o boji proti korupci úředníků Evropských společenství nebo členských států Evropské unie vypracované aktem Rady ze dne 26. května 1997 (13);
c)
případy účasti na zločinném spolčení podle článku 2 rámcového rozhodnutí Rady 2008/841/SVV (14);
d)
případy praní peněz podle článku 1 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2005/60/ES (15);
e)
teroristické trestné činy, trestné činy spojené s teroristickými činnostmi a návod, pomoc a pokus k takovým trestným činům ve smyslu článků 1, 3 a 4 rámcového rozhodnutí Rady 2002/475/SVV (16).
Článek 142
Uplatnění kritérií pro vyloučení a délka vyloučení
(Články 106, 107, 108 a 109 finančního nařízení)
1. Při stanovování délky vyloučení přihlíží příslušný orgán v zájmu zásady proporcionality zejména k závažnosti skutkového stavu včetně jeho dopadu na finanční zájmy a pověst Unie, k době, jež uplynula, době trvání a opakování deliktu, úmyslu nebo stupni nedbalosti dotčeného subjektu a opatřením, jež tento subjekt přijal k nápravě situace.
Při stanovování doby vyloučení umožní příslušný orgán dotčenému zájemci nebo uchazeči, aby vyjádřil své stanovisko.
Stanoví-li orgány nebo subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení délku trvání vyloučení v souladu s platným právem, uplatní Komise tuto dobu až do maximálního rozsahu podle čl. 106 odst. 4 finančního nařízení. Doba uvedená v čl. 106 odst. 4 finančního nařízení je stanovena nejvýše na pět let a vypočítává se takto:
a)
ode dne právní moci rozhodnutí soudu v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. b) a e) finančního nařízení;
b)
ode dne, kdy došlo k protiprávnímu jednání, nebo - v případě jeho pokračování nebo opakování - ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání ukončeno, v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, pokud se příslušné pochybení týká smluv na veřejné zakázky s daným orgánem.
Pro účely třetího pododstavce písm. b) platí, že je-li vážné profesní pochybení stanoveno rozhodnutím orgánu veřejné moci nebo mezinárodní organizace, je rozhodující den vydání tohoto rozhodnutí.
Dobu vyloučení lze prodloužit na deset let v případě, že do pěti let ode dne uvedeného v třetím pododstavci písm. a) a b) dojde k opakování deliktu, s výhradou odstavce 1.
2. Z účasti na zadávacím řízení a na řízení o udělení grantu jsou vyloučeni zájemci a uchazeči, kteří se nacházejí v některé ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a) a d) finančního nařízení.
Článek 143
Důkazy
(Články 106 a 107 finančního nařízení)
1. Zájemci a uchazeči předloží řádně datované a podepsané čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
Omezí-li však veřejný zadavatel v případě užšího řízení, soutěžního dialogu či jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení počet uchazečů, kteří mají být vyzváni k jednání nebo podání nabídky, předloží všichni tito uchazeči osvědčení podle odstavce 3.
V případě veřejných zakázek podle čl. 137 odst. 2 může veřejný zadavatel na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude prohlášení podle prvního pododstavce vyžadovat. Veřejný zadavatel může rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude toto prohlášení vyžadovat v případě veřejných zakázek podle čl. 265 odst. 1, čl. 267 odst. 1 a čl. 269 odst. 1, jejichž hodnota činí nejvýše 20 000 EUR.
2. Uchazeč, jemuž má být zadána veřejná zakázka, poskytne před podpisem smlouvy ve lhůtě, kterou veřejný zadavatel stanoví, důkaz podle odstavce 3 tohoto článku, jímž doloží prohlášení podle odstavce 1 tohoto článku, v těchto případech:
a)
u veřejných zakázek, jež zadávají orgány na vlastní účet a jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1;
b)
u veřejných zakázek v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle tohoto odstavce prvního pododstavce písm. a) a b), může veřejný zadavatel požádat uchazeče, jemuž má být veřejná zakázka zadána, aby předložil důkaz podle odstavce 3, má-li o tomto uchazeči pochybnosti, zdali se nenachází v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení.
3. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč, jemuž má být veřejná zakázka zadána, nenachází v žádné ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a), b) nebo e) finančního nařízení, akceptuje veřejný zadavatel aktuální výpis z trestního rejstříku, nebo - v případě jeho neexistence - aktuální rovnocenný doklad, jejž vydal soudní nebo správní orgán země původu nebo provenience a z nějž vyplývá, že jsou tyto požadavky splněny. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč nenachází v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. a) nebo d) finančního nařízení, přijme veřejný zadavatel aktuální osvědčení, jež vydal příslušný orgán dotyčného státu.
V případě, že dokument či osvědčení podle odstavce 1 nejsou v dotyčné zemi vydávány, jakož i v ostatních případech vyloučení podle článku 106 finančního nařízení, lze tento dokument či osvědčení nahradit místopřísežným, nebo - v případě jeho neexistence - čestným prohlášením, jež zúčastněná osoba učiní před soudním či správním orgánem, notářem nebo příslušnou profesní organizací země svého původu nebo provenience.
4. V závislosti na vnitrostátních právních předpisech země, v níž je zájemce nebo uchazeč usazen, se dokumenty podle odstavců 1 a 3 týkají právnických nebo fyzických osob včetně - považuje-li to veřejný zadavatel za nezbytné - ředitelů podniků nebo jiných osob, jež jsou oprávněny za uchazeče či zájemce jednat či jej zastupovat, rozhodovat o něm nebo jej ovládat.
5. Mají-li veřejní zadavatelé pochybnosti o tom, zdali se zájemci nebo uchazeči nenacházejí v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení, mohou se sami obrátit na příslušné orgány podle odstavce 3 o informace, jež v dané situaci považují za nezbytné.
6. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemce nebo uchazeč předkládali důkazy podle odstavce 3, pokud mu již byly takové důkazy předloženy v rámci jiného zadávacího řízení, a za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů dosud neuplynul jeden rok a tyto dokumenty jsou stále platné.
V tomto případě předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení, že důkazy již byly předloženy v předchozím zadávacím řízení, a potvrdí, že se jeho situace nezměnila.
7. Na žádost veřejného zadavatele předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení předpokládaného subdodavatele, že se tento nenachází v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
V případě pochybností o tomto čestném prohlášení si veřejný zadavatel vyžádá důkazy podle odstavců 3 a 4. Případně se použije odstavec 5.
Článek 144
Ústřední databáze
(Článek 108 finančního nařízení)
1. Orgány, výkonné agentury a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, a o důvodech a délce jejich vyloučení.
Jedná-li se u těchto třetích osob o osoby právnické, předávají tyto orgány, výkonné agentury a subjekty Komisi rovněž údaje o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat a nacházejí se v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení.
Orgány a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení, pokud jednání těchto osob poškodilo finanční zájmy Unie, a dále - v případě, že se u těchto třetích osob jedná o právnické osoby - informace o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat; těmito informacemi jsou např.:
a)
informace o odsouzení;
b)
případně délka vyloučení ze zadávacích řízení.
2. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 určí osoby, jež jsou oprávněny předávat Komisi uvedené informace a přijímat od ní informace uložené v databázi.
V případě institucí, agentur, orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení zasílají určené osoby co nejdříve tyto informace účetnímu Komise a případně požádají o zápis údajů do databáze, jejich změnu nebo jejich odstranění z databáze.
V případě orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 2 finančního nařízení zasílají určené osoby do tří měsíců od vydání příslušného rozsudku požadované informace příslušné schvalující osobě v Komisi, jež odpovídá za dotčený program či akci.
Účetní Komise údaje do databáze zapíše, změní je nebo je z ní odstraní. Potvrzené údaje z databáze zasílá jednou měsíčně prostřednictvím zabezpečeného protokolu určeným osobám.
3. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 Komisi potvrdí, že údaje, které předaly, byly získány a předány v souladu se zásadami, jež stanoví nařízení (ES) č. 45/2001 a směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (17) o ochraně osobních údajů.
Zejména předem uvědomí všechny třetí osoby nebo osoby uvedené v odstavci 1, že jejich údaje mohou být zařazeny do databáze a že je Komise může předat určeným osobám uvedeným v odstavci 2. V případě potřeby předané informace po opravě, výmazu či změně aktualizují.
Každá osoba či každý subjekt, jejichž údaje jsou zapsány v databázi, mají na základě žádosti adresované účetnímu Komise právo být informovány o uchovávaných údajích, které se jich týkají.
4. Členské státy přijmou vhodná opatření, aby Komisi pomohly s efektivním řízením databáze podle směrnice 95/46/ES.
V dohodách s orgány třetích zemí a se všemi subjekty uvedenými v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení se stanoví přiměřené mechanismy k zajištění souladu s těmito ustanoveními a se zásadami ochrany osobních údajů.
Článek 145
Správní a finanční sankce
(Články 109 a 131 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčeno ukládání smluvních sankcí, mohou být zájemci, uchazeči, zhotovitelé, dodavatelé nebo poskytovatelé, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí, podvodu nebo závažného porušení svých smluvních povinností, vyloučeni z veškerých veřejných zakázek a grantů financovaných z rozpočtu Unie, a to na dobu nejvýše pěti let ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání - potvrzené v řízení o sporných otázkách s daným zájemcem, uchazečem, zhotovitelem, dodavatelem či poskytovatelem - zjištěno.
Tuto lhůtu lze prodloužit na deset let v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v prvním pododstavci dojde k opakování deliktu.
2. Uchazečům nebo zájemcům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí či podvodu, mohou být uloženy též finanční sankce ve výši 2 % až 10 % z celkové předpokládané hodnoty zadávané veřejné zakázky.
Zhotovitelům, dodavatelům či poskytovatelům, kteří závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti, mohou být uloženy finanční sankce ve výši 2 % až 10 % celkové hodnoty dané veřejné zakázky.
Tuto sazbu lze zvýšit na 4 % až 20 % v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v odst. 1 prvním pododstavci dojde k opakování protiprávního jednání.
3. Při stanovení správní nebo finanční sankce bere orgán do úvahy zejména skutečnosti uvedené v čl. 142 odst. 1.
Článek 146
Kritéria pro výběr
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel vypracuje jednoznačná a nediskriminační kritéria pro výběr.
2. Kritéria pro výběr se použijí ve všech zadávacích řízeních za účelem posouzení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče.
Veřejný zadavatel může stanovit minimální požadavky na způsobilost, při jejichž nesplnění nelze zájemce vybrat.
3. Každý uchazeč nebo zájemce může být vyzván, aby doložil své oprávnění k provedení veřejné zakázky podle vnitrostátního práva, např. zápisem v obchodním nebo profesním rejstříku, místopřísežným prohlášením nebo osvědčením, členstvím ve zvláštní organizaci, výslovným povolením nebo zápisem do rejstříku plátců daně z přidané hodnoty (dále jen „DPH“).
4. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvě k projevení zájmu nebo výzvě k podávání nabídek veřejní zadavatelé specifikují reference, jimiž mají uchazeči či zájemci doložit své postavení a právní způsobilost.
5. Rozsah informací, jež veřejný zadavatel požaduje k doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče, a minimální požadavky na kapacitu vyžadované v souladu s odstavcem 2 nesmí překračovat rámec předmětu veřejné zakázky a musí brát v úvahu oprávněné zájmy hospodářských subjektů, zejména pokud jde o ochranu technických a obchodních tajemství podniku.
6. Veřejný zadavatel se může na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude vyžadovat, aby dokládali svou finanční, hospodářskou, technickou a odbornou způsobilost, jedná-li se o tyto veřejné zakázky:
a)
veřejné zakázky, jež orgány zadávají na vlastní účet a jejichž hodnota nepřesahuje hodnotu podle čl. 137 odst. 1;
b)
veřejné zakázky zadávané v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
Rozhodne-li se veřejný zadavatel, že nebude po zájemcích nebo uchazečích požadovat doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti, není vyplaceno předběžné financování, jestliže není poskytnuta finanční jistota v rovnocenné výši.
Článek 147
Hospodářská a finanční způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Hospodářskou a finanční způsobilost lze doložit zejména jedním či několika těmito doklady:
a)
vhodnými výpisy z bank nebo případně dokladem o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při výkonu povolání;
b)
finančními výkazy za nejvýše tři poslední roky, za něž bylo uzavřeno účetnictví;
c)
výkazem celkového obratu a obratu ze stavebních prací, dodávek nebo služeb, jež jsou předmětem veřejné zakázky, a to za nejvýše tři poslední účetní období, která jsou k dispozici.
2. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemci nebo uchazeči předkládali doklady podle odstavce 1, pokud mu již byly tyto doklady předloženy v rámci jiného zadávacího řízení a nadále splňují požadavky odstavce 1.
Pokud z výjimečného důvodu, který veřejný zadavatel považuje za oprávněný, není uchazeč nebo zájemce s to předložit požadované reference, může svou hospodářskou a finanční způsobilost doložit jiným způsobem, který veřejný zadavatel považuje za vhodný.
3. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Veřejný zadavatel může vyžadovat, aby hospodářský subjekt a subjekty uvedené v prvním pododstavci ručily za provedení veřejné zakázky společně.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
Článek 148
Technická a odborná způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Technická a odborná způsobilost hospodářských subjektů je vyhodnocována a ověřována v souladu s odstavci 2 a 3. V zadávacích řízeních, jejichž předmětem jsou dodávky vyžadující umísťovací nebo instalační práce, poskytování služeb a/nebo provádění stavebních prací, se tato způsobilost posuzuje zejména s přihlédnutím k jejich know-how, efektivnosti, zkušenostem a spolehlivosti.
2. V závislosti na povaze, množství či rozsahu a účelu dodávek, služeb nebo stavebních prací lze technickou a odbornou způsobilost hospodářských subjektů doložit jedním či více následujícími dokumenty:
a)
dokladem o vzdělání a odborné kvalifikaci poskytovatele služeb nebo zhotovitele díla a/nebo členů vedení podniku, zejména osoby či osob, které jsou odpovědné za poskytování služeb nebo provádění stavebních prací;
b)
seznamem:
i)
hlavních služeb a dodávek, jež byly poskytnuty a provedeny za poslední tři roky, s uvedením částek, termínů a veřejných nebo soukromých odběratelů,
ii)
stavebních prací provedených za posledních pět let s uvedením částek, termínů a místa provedení;
c)
popisem technického zařízení, nástrojů a závodu, jež mají být při plnění veřejné zakázky na služby nebo stavební práce použity;
d)
popisem technického zařízení a opatření, jež mají zajišťovat kvalitu dodávek a služeb, a popisem vybavení podniku pro studium a výzkum;
e)
přehledem zúčastněných techniků nebo technických útvarů bez ohledu na to, zda patří přímo k podniku či nikoli, zvláště těch, kteří/které odpovídají za řízení kvality;
f)
v případě dodávek: vzorky, popisy nebo autentickými fotografiemi a/nebo osvědčeními, která vystavily oficiální ústavy pro kontrolu kvality nebo uznávané agentury a která potvrzují shodu výrobků se zadávací dokumentací nebo platnými normami;
g)
přehledem průměrného ročního počtu zaměstnanců a počtu vedoucích pracovníků poskytovatele služby nebo zhotovitele díla za poslední tři roky;
h)
uvedením části veřejné zakázky, kterou poskytovatel služeb případně zamýšlí zadat subdodavatelům;
i)
u veřejných zakázek na stavební práce a služby a pouze ve vhodných případech lze způsobilost prokázat přehledem opatření v oblasti environmentálního řízení, jež bude hospodářský subjekt schopen při plnění zakázky uplatňovat.
Jsou-li veřejnému zadavateli poskytovány služby či dodávky uvedené v prvním pododstavci písm. b) bodu i), předloží hospodářské subjekty osvědčení o výkonnosti, která vydal nebo spolupodepsal příslušný orgán.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) bodu ii) jsou k seznamu nejvýznamnějších stavebních zakázek připojena osvědčení o řádném provedení, která uvádějí, zda byly tyto zakázky provedeny odborně a v plném rozsahu.
3. Jsou-li služby nebo dodávky, které mají být poskytovány, náročné nebo jsou výjimečně požadovány pro zvláštní účel, lze technickou a odbornou způsobilost doložit při kontrole, kterou provede veřejný zadavatel nebo jeho jménem příslušný úřední subjekt země, v níž je poskytovatel služby či dodavatel usazen, s výhradou souhlasu tohoto subjektu. Předmětem této kontroly je technická způsobilost dodavatele a výrobní kapacita a v případě nutnosti též jeho vybavení pro studium a výzkum a opatření ke kontrole kvality.
4. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality, jež vycházejí z příslušných sérií evropských norem, které certifikovaly schválené subjekty. Veřejní zadavatelé však akceptují rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních k zajištění kvality, jež jim předloží hospodářské subjekty, které nemají k takovýmto osvědčením přístup nebo možnost je získat v příslušné lhůtě.
5. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje požadavky určitých systémů či norem environmentálního řízení, odkážou na systém pro environmentální řízení podniků a audit v Unii uznávaný v souladu s článkem 45 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1221/2009 (18) nebo na jiné normy environmentálního řízení, jež vycházejí z příslušných evropských nebo mezinárodních norem schválených subjektů. Veřejní zadavatelé uznávají též rovnocenná osvědčení, jež vydaly subjekty usazené v jiných členských státech. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních v oblasti environmentálního řízení.
6. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů uvedené v čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
7. V případě veřejných zakázek na stavební práce, služby nebo umísťovací a instalační práce v rámci veřejných zakázek na dodávky může veřejný zadavatel požadovat, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo sám uchazeč nebo - v případech, kdy nabídku podává seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 6 - člen tohoto seskupení.
8. Veřejní zadavatelé mohou dospět k závěru, že hospodářské subjekty nebudou veřejnou zakázku plnit v souladu s náležitou normou kvality, jestliže zjistí, že tyto subjekty sledují vzájemně neslučitelné zájmy, jež mohou negativně ovlivnit plnění zakázky.
Článek 149
Postupy a kritéria pro zadávání veřejných zakázek
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčen článek 107 finančního nařízení, jsou veřejné zakázky zadávány jedním z následujících způsobů:
a)
automatickým výběrem nabídky, kdy je zakázka zadána nabídce, která je v pořádku, splňuje všechny stanovené podmínky a uvádí nejnižší cenu;
b)
výběrem ekonomicky nejvýhodnější nabídky.
2. Při zjišťování ekonomicky nejvýhodnější nabídky veřejný zadavatel zohledňuje nabídnutou cenu a další kvalitativní kritéria daná předmětem veřejné zakázky, jako jsou technické přednosti, estetické a funkční vlastnosti, environmentální charakteristiky, provozní náklady, rentabilita, výrobní nebo dodací lhůty, servis a technická pomoc. Veřejný zadavatel může stanovit minimální úroveň kvality. Nabídky, jež této úrovně nedosahují, jsou odmítnuty.
3. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, zadávací dokumentaci nebo popisu veřejný zadavatel uvede váhy, jež bude při určování ekonomicky nejvýhodnější nabídky na jednotlivá kritéria aplikovat. Tyto váhy lze vyjádřit pomocí intervalu s vhodným maximálním rozpětím.
Váhy použité na cenu nesmí při výběru zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vést ke ztrátě významu ceny ve vztahu k ostatním kritériím; tím nejsou dotčeny stupnice, jež orgán stanovil pro odměňování určitých služeb, např. služeb odborníků na hodnocení.
Nelze-li ve výjimečných případech váhy technicky aplikovat, zejména vzhledem k předmětu veřejné zakázky, uvede veřejný zadavatel pouze použití kritérií sestupně podle důležitosti.
Článek 150
Používání elektronických aukcí
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou využívat elektronických aukcí, při nichž jsou prezentovány nové ceny upravené směrem dolů a/nebo nové hodnoty určitých parametrů v nabídkách.
Pro účely prvního pododstavce používají veřejní zadavatelé opakovaný elektronický postup (elektronickou aukci), který probíhá po počátečním komplexním vyhodnocení nabídek a na jehož základě lze pomocí metod automatického hodnocení sestavit pořadí nabídek.
2. V otevřeném, užším nebo jednacím řízení v případě podle čl. 135 odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že před zadáním veřejné zakázky bude provedena elektronická aukce, lze-li k této zakázce zpracovat přesnou zadávací dokumentaci.
Za stejných podmínek lze elektronickou aukci provést při opětovném vyhlášení soutěže pro strany rámcové smlouvy podle čl. 122 odst. 3 písm. b) a při vyhlášení soutěže na veřejné zakázky, jež mají být zadány v rámci dynamického nákupního systému podle článku 131.
Elektronická aukce je založena buď pouze na cenách, v kterémžto případě je veřejná zakázka zadávána nabídce uvádějící nejnižší cenu, nebo na cenách a/nebo hodnotách parametrů nabídek uvedených v zadávací dokumentaci, v kterémžto případě je zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
3. Veřejní zadavatelé, kteří rozhodnou o provedení elektronické aukce, uvedou tuto skutečnost v oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Zadávací dokumentace obsahuje mimo jiné tyto údaje:
a)
parametry, jejichž hodnoty budou předmětem elektronické aukce, jsou-li tyto parametry kvantifikovatelné a lze-li je vyjádřit v číslech nebo v procentech;
b)
případné limity pro nabízené hodnoty, jež vyplývají ze zadávací dokumentace k veřejné zakázce;
c)
informace, jež budou uchazečům poskytnuty v průběhu elektronické aukce, a případně kdy jim budou poskytnuty;
d)
relevantní informace o průběhu elektronické aukce;
e)
podmínky, za nichž budou moci uchazeči při aukci podávat nabídky, a zejména nejmenší rozdíly, jež budou při podávání nabídek případně vyžadovány;
f)
relevantní informace o použitém elektronickém zařízení a způsobech a technických podmínkách připojení.
4. Před zahájením elektronické aukce provedou veřejní zadavatelé první komplexní vyhodnocení nabídek v souladu s kritérii pro zadání zakázky a se stanovenými vahami.
Uchazeči, kteří podají vyhovující nabídky, jsou elektronickými prostředky všichni současně vyzváni, aby nabídli nové ceny a/nebo nové hodnoty; výzva obsahuje všechny podstatné informace o individuálním připojení k použitému elektronickému zařízení a uvádí datum a hodinu zahájení elektronické aukce. Elektronická aukce může probíhat v několika navazujících kolech. Nesmí být zahájena dříve než dva pracovní dny po dni, kdy byly výzvy rozeslány.
5. Má-li být veřejná zakázka zadána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, obsahuje výzva i výsledek komplexního vyhodnocení nabídky dotyčného uchazeče, jež bylo provedeno v souladu s vahami podle čl. 149 odst. 3 prvního pododstavce.
Výzva uvádí rovněž matematický vzorec, který se při elektronické aukci použije k určení automatických změn v pořadí, k nimž bude docházet v důsledku podávání nabídek na nové ceny či hodnoty. Tento vzorec obsahuje váhy všech kritérií stanovených pro určení ekonomicky nejvýhodnější nabídky, které jsou uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci. Za tímto účelem však musí být případné intervaly předem zredukovány na konkrétní hodnoty.
Jsou-li povoleny varianty, je pro každou variantu stanoven zvláštní vzorec.
6. V jednotlivých kolech elektronické aukce sdělují veřejní zadavatelé neprodleně všem uchazečům alespoň informace, které jim umožní se kdykoli seznámit se svým pořadím. Mohou sdělovat i další informace o jiných nabídnutých cenách či hodnotách, pokud je to uvedeno v zadávací dokumentaci. Mohou též kdykoli sdělovat počet účastníků v daném kole aukce. V žádném případě však nesmějí v žádném kole elektronické aukce zveřejňovat totožnost uchazečů.
7. Veřejní zadavatelé elektronickou aukci ukončují jedním nebo více uvedenými způsoby:
a)
ukončí aukci v termínu (datum a hodina), jejž předem uvedli ve výzvě k účasti na aukci;
b)
ukončí aukci, pokud již nedostávají nabídky na nové ceny či hodnoty, které splňují požadavky na nejmenší rozdíly;
c)
ukončí aukci, pokud proběhl počet kol aukce stanovený ve výzvě k účasti na aukci.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) stanoví veřejní zadavatelé ve výzvě k účasti na aukci lhůtu, po jejímž uplynutí od podání poslední nabídky elektronickou aukci ukončí.
Rozhodnou-li se veřejní zadavatelé ukončit elektronickou aukci způsobem podle prvního pododstavce písm. c), případně v kombinaci se způsobem podle prvního pododstavce písm. b), uvádí výzva k účasti na aukci časový rozvrh jednotlivých kol aukce.
8. Po ukončení elektronické aukce veřejní zadavatelé zadají veřejnou zakázku podle článku 149 v souladu s výsledky této aukce.
Veřejní zadavatelé nesmějí elektronických aukcí zneužívat ani je používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval nebo měnil předmět veřejné zakázky, jenž byl stanoven v uveřejněném oznámení o zahájení zadávacího řízení a v zadávací dokumentaci.
Článek 151
Neobvykle nízké nabídky
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Zdá-li se být nabídka v případě určité veřejné zakázky neobvykle nízká, vyžádá si veřejný zadavatel předtím, než nabídku odmítne pouze z tohoto důvodu, písemné upřesnění jejích hlavních parametrů, jež považuje za podstatné; při následném ověření těchto parametrů vychází z vysvětlení, jež mu strany poskytnou. Toto upřesnění se může týkat zejména souladu s předpisy o ochraně zaměstnanců a pracovních podmínkách platnými v místě, kde mají být stavební práce, služby či dodávky prováděny.
Veřejný zadavatel může vzít v úvahu zejména vysvětlení, která se týkají:
a)
hospodářských aspektů výrobního postupu, poskytování služeb nebo stavebních postupů;
b)
zvolených technických řešení nebo výjimečně příznivých podmínek, které má uchazeč k dispozici;
c)
původnosti nabídky.
2. Pokud veřejný zadavatel zjistí, že je nabídka neobvykle nízká z důvodu poskytnuté státní podpory, může tuto nabídku odmítnout pouze z tohoto důvodu, jen pokud uchazeč není schopen v přiměřené lhůtě, kterou zadavatel stanoví, prokázat, že dotyčná podpora byla poskytnuta s konečnou platností v souladu s postupy a rozhodnutími, jež stanoví pravidla Unie v oblasti státní podpory.
Článek 152
Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé stanoví pevné a konečné lhůty v kalendářních dnech pro doručení nabídek a žádostí o účast. Tyto lhůty jsou dostatečně dlouhé, aby umožnily osobám, jež mají zájem, přiměřenou a dostatečnou dobu na přípravu a podání nabídek, a zohledňují zejména náročnost veřejné zakázky, nezbytnost provést prohlídku na místě nebo nahlédnout na místě do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci.
2. V otevřeném řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 52 dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. V užším řízení, v případech použití soutěžního dialogu podle článku 132 a v jednacím řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 37 dní ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
V užším řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 40 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
V řízení po uveřejnění výzvy k projevení zájmu podle čl. 136 odst. 1 však tato lhůta činí:
a)
alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o řízení podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu i); lhůta se počítá ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek;
b)
alespoň 10 dní pro doručení žádostí o účast a alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o dvoufázové řízení podle čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu ii).
4. Jestliže veřejní zadavatelé v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, v souladu s čl. 123 odst. 2 odešlou předběžné oznámení o veřejné zakázce k uveřejnění nebo jej sami uveřejní na svém profilu kupujícího, může být lhůta pro doručení nabídek obecně zkrácena na 36 dní, avšak v žádném případě nesmí být kratší než 22 dny ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k podávání nabídek.
Zkrácení lhůty podle prvního pododstavce je možné jen tehdy, splňuje-li předběžné oznámení následující podmínky:
a)
obsahuje všechny informace vyžadované pro oznámení o zahájení zadávacího řízení, jsou-li tyto informace v době uveřejnění oznámení k dispozici;
b)
bylo odesláno k uveřejnění nejméně 52 dnů a nejvýše dvanáct měsíců přede dnem, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení.
5. Lhůty pro doručení nabídek lze zkrátit o pět dní, jsou-li všechny dokumenty, jež tvoří dokumentaci k zadávacímu řízení, ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k projevení zájmu neomezeně a přímo přístupné elektronickými prostředky.
Článek 153
Lhůty pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o zadávací dokumentaci, popisy v řízení podle článku 132 či doplňující dokumenty, jsou tyto dokumenty s výhradou ustanovení odstavce 4 zaslány do pěti pracovních dní od doručení žádosti všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o dokumenty, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
2. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, popisům či doplňujícím dokumentům, jsou tyto informace poskytnuty všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky, a to všem těmto subjektům současně, co nejdříve a nejpozději šest kalendářních dnů před uplynutím lhůty pro doručení nabídek nebo - pokud je žádost o informace doručena méně než osm kalendářních dní před uplynutím této lhůty - co nejdříve po doručení této žádosti. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o doplňující informace, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
3. Nelze-li zadávací dokumentaci a doplňující dokumenty či informace - ať už z jakéhokoli důvodu - poskytnout ve lhůtách podle odstavců 1 a 2 tohoto článku nebo lze-li nabídky vypracovat až po prohlídce na místě či po nahlédnutí do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci na místě, jsou lhůty pro doručení nabídek uvedené v článku 152 prodlouženy, tak aby měly všechny hospodářské subjekty možnost se seznámit se všemi informacemi nezbytnými k přípravě nabídek. Toto prodloužení se vhodným způsobem vyhlásí postupy podle článků 123 až 126.
4. V otevřeném řízení, včetně dynamických nákupních systémů podle článku 131, se nepoužije ustanovení odstavce 1 tohoto článku, jsou-li veškerá dokumentace k zadávacímu řízení a doplňující dokumenty bez omezení, v plném rozsahu a přímo přístupné elektronickými prostředky. Oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 uvádí i internetovou adresu, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Článek 154
Lhůty v naléhavých případech
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Nelze-li v naléhavých, řádně odůvodněných případech dodržet minimální lhůty uvedené v čl. 152 odst. 3, mohou veřejní zadavatelé v případě užšího a jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení stanovit tyto lhůty v kalendářních dnech:
a)
lhůtu pro doručení žádostí o účast, jež musí činit nejméně patnáct dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo nejméně deset dnů, jestliže bylo toto oznámení odesláno Úřadu pro publikace elektronicky;
b)
lhůtu pro doručení nabídek, jež musí činit nejméně deset dnů ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
2. Je-li v rámci užšího řízení a zrychleného jednacího řízení podána s dostatečným předstihem žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, jsou tyto informace sdělovány všem zájemcům nebo uchazečům nejpozději čtyři kalendářní dny před uplynutím lhůty pro doručení nabídek.
Článek 155
Způsoby komunikace
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Způsoby podávání nabídek a žádostí o účast určuje veřejný zadavatel, jenž může pro tento účel zvolit jeden výhradní způsob. Nabídky a žádosti o účast lze podávat formou dopisu nebo elektronickými prostředky. Žádosti o účast lze podávat rovněž faxem.
Zvolené komunikační prostředky musí být obecně dostupné a nesmějí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost nabídek a žádostí o účast a veřejný zadavatel tyto nabídky a žádosti o účast prostudovává až po vypršení lhůty k jejich podání;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Je-li to nezbytné pro účely právního dokazování, mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že žádosti o účast podané faxem musí být co nejdříve a v každém případě před uplynutím lhůty stanovené v článku 152 potvrzeny dopisem nebo elektronickými prostředky.
2. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, musejí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi a nesmí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
3. S výjimkou veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančního limitu podle čl. 170 odst. 1, zaručují zařízení, jež slouží elektronickému doručování nabídek a žádostí o účast, za pomoci technických prostředků a náležitých postupů splnění těchto podmínek:
a)
lze s jistotou ověřit identitu hospodářského subjektu;
b)
lze určit přesnou hodinu a datum doručení nabídek a žádostí o účast;
c)
lze přiměřeně zajistit, aby před uplynutím stanovených lhůt neměl nikdo přístup k údajům předaným v souladu s těmito požadavky;
d)
v případě porušení tohoto zákazu přístupu lze přiměřeně zajistit, aby toto porušení bylo spolehlivě zjistitelné;
e)
datum, kdy mají být otevřeny doručené údaje, mohou stanovit či změnit pouze oprávněné osoby;
f)
v jednotlivých fázích zadávacího řízení mohou mít přístup k předaným údajům či jejich části oprávněné osoby pouze na základě současného jednání;
g)
současné jednání oprávněných osob musí přístup k předaným údajům umožňovat až po uplynutí stanoveného dne;
h)
údaje doručené a otevřené v souladu s těmito požadavky zůstávají přístupné pouze osobám, jež jsou oprávněny se s nimi seznamovat.
4. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, má se za to, že se u elektronických dokumentů podaných prostřednictvím takových systémů jedná o originály a že jsou podepsány oprávněným zástupcem hospodářského subjektu.
5. V případě podávání formou dopisu si uchazeči nebo zájemci mohou zvolit, zda nabídku nebo žádost o účast podají:
a)
buď poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení uvést, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu; v tomto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení nad rámec informací podle čl. 138 odst. 2 písm. a) uvést rovněž útvar, jemuž mají být nabídky nebo žádosti o účast doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
6. Za účelem utajení a vyloučení jakýchkoli potíží v případě zasílání nabídek dopisem obsahuje výzva k podávání nabídek tuto poznámku:
Nabídky musí být podány v zapečetěné obálce vložené do další zapečetěné obálky. Na vnitřní obálce jsou kromě názvu útvaru, jemuž je určena a který je uveden ve výzvě k podávání nabídek, uvedena slova „Výzva k podávání nabídek - neotvírat v podatelně“. Použijí-li se samolepicí obálky, musí být zapečetěny lepicí páskou, přes niž je podepsán odesílatel.
Článek 156
Soutěžní jistoty
(Čl. 111 odst. 3 finančního nařízení)
Veřejný zadavatel může požadovat poskytnutí soutěžní jistoty v souladu s článkem 163, která představuje 1 % až 2 % celkové hodnoty veřejné zakázky.
Jistota je uvolněna při zadání veřejné zakázky. Není-li v dané lhůtě nabídka podána nebo je-li podaná nabídka následně stažena, je jistota zadržena.
Článek 157
Otevírání nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 4 finančního nařízení)
1. Otevřeny jsou všechny žádosti o účast a nabídky, jež splňují požadavky článku 155.
2. Přesahuje-li hodnota veřejné zakázky finanční limit podle čl. 137 odst. 1, jmenuje příslušná schvalující osoba komisi pro otevírání obálek.
Komise pro otevírání obálek je složena nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky dotyčného orgánu, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení. Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje komisi pro otevírání obálek příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení této komise musí pokud možno odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. V případě podávání nabídek poštou parafuje jeden nebo více členů komise pro otevírání obálek doklady, jež dokládají datum a hodinu odeslání nabídek.
Tyto osoby parafují rovněž:
a)
každou stránku každé nabídky nebo
b)
- s výjimkou případů podle odst. 2 druhého pododstavce - titulní stranu jednotlivých nabídek a stránky obsahující finanční údaje, přičemž úplnost původní nabídky musí být zajištěna veškerými vhodnými bezpečnostními opatřeními, jež používá útvar nezávislý na schvalujícím útvaru.
Je-li veřejná zakázka zadávána postupem automatického výběru nabídky podle čl. 149 odst. 1 písm. a), jsou ceny uvedené v nabídkách, které splňují požadavky, uveřejněny.
Členové komise podepíší písemný protokol o otevření doručených nabídek, jenž uvádí nabídky, které splňují požadavky článku 155 a které je nesplňují, jakož i důvody odmítnutí pro nesplnění požadavků, pokud jde o způsoby podání nabídek podle článku 155. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Článek 158
Výbor pro hodnocení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 5 finančního nařízení)
1. Hodnotící výbor, který je vytvořen pro každou z obou fází a který se opírá o předem vyhlášená kritéria pro vyloučení a výběr, resp. o kritéria pro zadání zakázky, vyhodnocuje všechny žádosti o účast a nabídky, jež jsou prohlášeny za vyhovující z hlediska požadavků článku 155, a sestaví jejich pořadí.
Úkolem výboru, jejž jmenuje příslušná schvalující osoba, je vydat poradní stanovisko u veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limit podle čl. 137 odst. 1.
Příslušná schvalující osoba však může rozhodnout, že hodnotící výbor vyhodnotí nabídky a sestaví jejich pořadí pouze na základě kritérií pro zadání zakázky a že kritéria pro vyloučení a výběr se vyhodnotí jiným vhodným způsobem, který zaručí vyloučení střetu zájmů.
2. Hodnotící výbor je složen nejméně ze tří osob, které zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů nebo subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tyto osoby dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Hodnotící výbor může mít stejné složení jako komise pro otevírání obálek.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje hodnotící výbor příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení výboru musí odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. Žádosti o účast a nabídky, jež nesplňují všechny základní požadavky uvedené v dokumentaci k zadávacímu řízení, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče vyzvat, aby ve stanovené lhůtě doplnili podklady předložené v souvislosti s kritérii pro vyloučení a výběr či aby k těmto podkladům podali vysvětlení.
Za přípustné se považují žádosti o účast a nabídky, jež nejsou vyloučeny a splňují kritéria pro výběr.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 si hodnotící výbor vyžádá bližší informace ke složení nabídky.
Článek 159
Výsledky hodnocení
(Článek 112 finančního nařízení)
1. O hodnocení a sestavení pořadí žádostí o účast a nabídek, o nichž hodnotící výbor prohlásí, že splňují požadavky, je vypracován datovaný písemný záznam.
Tento záznam podepíší všichni členové hodnotícího výboru. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Nebyla-li hodnotícímu výboru svěřena odpovědnost za posouzení nabídek z hlediska kritérií pro vyloučení a výběr, podepíšou tento písemný záznam též osoby, kterým příslušná schvalující osoba tuto odpovědnost svěřila. Záznam je archivován pro pozdější použití.
2. Záznam podle odstavce 1 obsahuje alespoň:
a)
jméno a adresu veřejného zadavatele a předmět a hodnotu veřejné zakázky, rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména navrženého zájemce, zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody pro jeho výběr a - je-li tento údaj znám - část zakázky či rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel či poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli.
3. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede alespoň:
a)
svůj název a adresu, předmět a hodnotu veřejné zakázky nebo předmět a maximální hodnotu rámcové smlouvy či dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména vybraných zájemců nebo vybraného zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody jejich výběru na základě předem vyhlášených kritérií pro výběr a pro zadání zakázky a - je-li tento údaj znám - část zakázky nebo rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel nebo poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli;
f)
v případě jednacího řízení a soutěžního dialogu okolnosti uvedené v článcích 132, 134, 135, 266, 268, 270 a 271, jež jsou důvodem k použití těchto řízení;
g)
případné důvody, pro něž se veřejný zadavatel rozhodl veřejnou zakázku nezadat.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení přijme rozhodnutí podle prvního pododstavce veřejný zadavatel, který je za toto řízení odpovědný.
Článek 160
Styk mezi veřejnými zadavateli a uchazeči
(Článek 112 finančního nařízení)
1. Styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči v průběhu zadávacího řízení je přípustný výjimečně, za podmínek uvedených v odstavcích 2 a 3.
2. Před uplynutím lhůty pro podávání nabídek může veřejný zadavatel, pokud jde o doplňující dokumenty a informace podle článku 153:
a)
sdělit z podnětu uchazečů doplňující informace, a to výlučně za účelem vyjasnění povahy veřejné zakázky; tyto informace musí být sděleny ve stejný den všem uchazečům, kteří si vyžádali zadávací dokumentaci;
b)
informovat z vlastního podnětu zúčastněné osoby, pokud zjistí omyl, nepřesnost, opomenutí nebo jiný druh administrativní chyby v textu oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvy k podávání nabídek nebo zadávací dokumentace, s tím, že tato informace musí být těmto osobám podána ve stejný den a stejným způsobem, jaký se použije na původní výzvu k podávání nabídek.
3. Je-li po otevření nabídek v souvislosti s některou z nich zapotřebí určitého vyjasnění nebo je-li v nabídce nutno opravit zjevné administrativní chyby, může veřejný zadavatel navázat styk s uchazečem, avšak tento styk nesmí vést ke změně podmínek nabídky.
4. Ve všech případech, kdy byl navázán styk, a v řádně odůvodněných případech podle článku 96 finančního nařízení, kdy styk navázán nebyl, je třeba učinit poznámku do spisu.
Článek 161
Informace pro zájemce a uchazeče
(Články 113, 114 a 118 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé sdělí zájemcům a uchazečům co nejdříve rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, podpisu rámcové smlouvy či přijetí do dynamického nákupního systému (včetně důvodů případného rozhodnutí veřejnou zakázku, rámcovou smlouvu nebo dynamický nákupní systém, na něž byla soutěž o veřejné zakázky vyhlášena, nezadat, nepodepsat, resp. nezavést) nebo rozhodnutí znovu zahájit řízení.
2. Údaje podle čl. 113 odst. 2 finančního nařízení sdělí veřejný zadavatel nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení písemné žádosti.
3. V případě veřejných zakázek, jež zadávají orgány Unie na vlastní účet, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež nejsou vyloučeny z oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES, sdělí veřejný zadavatel všem neúspěšným uchazečům nebo zájemcům, že jejich přihláška nebo nabídka nebyla přijata, s tím, že toto sdělení je podáváno všem těmto osobám současně, každé jednotlivě a elektronickými prostředky v jedné z těchto fází:
a)
krátce poté, co je přijato rozhodnutí na základě kritérií pro vyloučení a výběr, a předtím, než je přijato rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, jedná-li se o zadávací řízení pořádané ve dvou samostatných fázích;
b)
v případě rozhodnutí o zadání veřejné zakázky a o odmítnutí nabídek co nejdříve po přijetí rozhodnutí o zadání zakázky, nejpozději však v průběhu následujícího týdne.
Ve všech případech uvede veřejný zadavatel důvody, proč nebyla nabídka nebo přihláška přijata, a dostupné opravné prostředky.
Neúspěšní uchazeči nebo zájemci si mohou písemně formou dopisu, faxu nebo e-mailu vyžádat doplňující informace k důvodům odmítnutí své přihlášky nebo nabídky a všichni vybraní uchazeči, jejichž nabídky nebyly vyloučeny, mají nárok na informace o vlastnostech a přednostech přijaté nabídky a jménu úspěšného uchazeče; tím není dotčen čl. 113 odst. 2 druhý pododstavec finančního nařízení. Veřejní zadavatelé odpovědí nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
Článek 162
Podpis smlouvy
(Články 113 a 118 finančního nařízení)
S prováděním veřejné zakázky se započne až po podpisu smlouvy na tuto zakázku.
Oddíl 4
Jistoty a nápravná opatření
Článek 163
Jistoty
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Je-li od zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vyžadováno složení jistoty předem, musí tato jistota pokrývat částku a období, které jsou dostatečné pro její čerpání.
2. Jistotu poskytuje banka nebo schválená finanční instituce. Může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby poté, co toto ručení schválí veřejný zadavatel.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci nebo třetí osobu k neodvolatelné záruce nebo prvnímu ručení za splnění povinností zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Článek 164
Jistota pro účely plnění
(Článek 115 finančního nařízení)
1. S cílem zajistit, aby byly stavební práce, dodávky či služby provedeny v plném rozsahu, a v situacích, kdy tato plnění nelze s konečnou platností přijmout v souladu se smluvními podmínkami, může schvalující osoba v individuálních případech a v návaznosti na předběžnou analýzu rizik vyžadovat, aby zhotovitel, dodavatel či poskytovatel poskytl jistotu pro účely plnění.
2. Jistotu ve výši 10 % celkové hodnoty veřejné zakázky lze vytvořit postupně srážkami z uskutečňovaných plateb.
Jistotu může nahradit srážka z konečné platby zadržená až do konečného přijetí služeb, dodávek nebo stavebních prací. Výši srážky určí schvalující osoba tak, aby odrážela rizika zjištěná v souvislosti s plněním smlouvy, předmět zakázky a obchodní podmínky obvyklé v daném odvětví.
Podmínky jistoty jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení.
3. Po konečném přijetí stavebních prací, služeb nebo dodávek je jistota uvolněna v souladu s podmínkami smlouvy.
Článek 165
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Jakmile veřejný zadavatel zjistí, že je nutné poskytnout předběžné financování, posoudí před zahájením zadávacího řízení rizika, jež jsou s platbami předběžného financování spojena; přihlédne zejména k těmto kritériím:
a)
předpokládaná hodnota veřejné zakázky;
b)
její předmět;
c)
délka trvání a tempo;
d)
struktura trhu.
2. Jistota pro účely platby předběžného financování je vyžadována v případě podle čl. 146 odst. 6 druhého pododstavce nebo v případě, že schvalující osoba tak rozhodne učinit podle odstavce 1 tohoto článku.
Jistota není vyžadována v případě veřejných zakázek nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 1.
Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je prováděn zápočet předběžného financování s průběžnými platbami nebo výplatou zůstatku ve prospěch zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele v souladu se smluvními podmínkami.
Článek 166
Pozastavení v případě pochybení či nesrovnalostí
(Článek 116 finančního nařízení)
1. Plnění veřejné zakázky lze podle článku 116 finančního nařízení pozastavit za účelem ověření, zdali došlo k předpokládaným závažným pochybením, nesrovnalostem nebo podvodům. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je plnění veřejné zakázky co nejdříve obnoveno.
2. Závažným pochybením nebo nesrovnalostí je každé porušení smlouvy nebo předpisů, které je důsledkem jednání nebo opomenutí, jež způsobuje nebo by mohlo způsobit ztrátu pro rozpočet Unie.
KAPITOLA 2
Ustanovení použitelná pro veřejné zakázky zadávané orgány Unie na vlastní účet
Článek 167
Stanovení příslušných úrovní pro výpočet finančních limitů
(Články 117 a 118 finančního nařízení)
Všechny pověřené nebo dále pověřené schvalující osoby jednotlivých orgánů posoudí, zda bylo dosaženo finančních limitů podle článku 118 finančního nařízení.
Článek 168
Samostatné veřejné zakázky a zakázky sestávající z dílčích plnění
(Články 104 a 118 finančního nařízení)
1. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky nesmí být stanovena s úmyslem obejít požadavky tohoto nařízení. Je nepřípustné, aby byla veřejná zakázka za tímto účelem rozdělena.
Je-li to vhodné, technicky proveditelné a nákladově efektivní, zadávají se veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, formou dílčích plnění zadávaných současně.
2. Je-li předmět veřejné zakázky na dodávky, služby nebo stavební práce rozdělen na několik dílčích plnění, která jsou předmětem individuálních veřejných zakázek, vezme se při celkovém hodnocení použitelného finančního limitu v úvahu celková hodnota všech dílčích plnění.
Pokud celková hodnota všech dílčích plnění dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, použijí se na každé dílčí plnění ustanovení čl. 97 odst. 1 a čl. 104 odst. 1 a 2 finančního nařízení.
3. Má-li být veřejná zakázka zadána formou samostatných dílčích plnění, jsou nabídky na každé dílčí plnění hodnoceny zvlášť. Je-li několik dílčích plnění zadáno témuž uchazeči, lze na všechna tato dílčí plnění podepsat jedinou smlouvu.
Článek 169
Postupy ke stanovení předpokládané hodnoty určitých veřejných zakázek
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Pro účely výpočtu předpokládané hodnoty veřejné zakázky zahrne veřejný zadavatel do této částky celkovou odhadovanou odměnu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Jsou-li součástí veřejné zakázky opce nebo možnost obnovení smlouvy, je základem pro výpočet nejvyšší povolená částka, do níž je zahrnuto využití těchto opcí a obnovení smlouvy.
Tento odhad se provádí v okamžiku, kdy je odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo, pokud se s takovým vyhlášením nepočítá, v okamžiku, kdy veřejný zadavatel zahajuje zadávací řízení.
2. V případě rámcových smluv a dynamických nákupních systémů je brána v úvahu maximální hodnota všech veřejných zakázek, jež jsou plánovány na celou dobu trvání rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému.
3. V případě veřejných zakázek na služby se bere v úvahu:
a)
u pojišťovacích služeb: pojistné, které je třeba zaplatit, a další druhy odměn;
b)
u bankovních nebo finančních služeb: poplatky, provize, úroky a další druhy odměn;
c)
u veřejných zakázek na zpracování projektu: poplatky, provize a podobné odměny.
4. V případě veřejných zakázek na služby, jež neuvádějí celkovou cenu, nebo v případě veřejných zakázek na dodávky, jejichž předmětem je leasing, nájem či koupě výrobků na splátky, je základem pro výpočet předpokládané hodnoty:
a)
v případě veřejných zakázek na dobu určitou:
i)
celková hodnota veřejné zakázky za celou dobu jejího trvání, činí-li výše uvedená doba nejvýše 48 měsíců v případě služeb nebo nejvýše dvanáct měsíců v případě dodávek,
ii)
celková hodnota včetně předpokládané zůstatkové hodnoty, činí-li výše uvedená doba v případě dodávek více než dvanáct měsíců;
b)
v případě veřejných zakázek na dobu neurčitou nebo v případě služeb na dobu delší než 48 měsíců měsíční hodnota vynásobená čtyřiceti osmi.
5. V případě veřejných zakázek na služby nebo dodávky, jež jsou zadávány pravidelně nebo mají být během určitého období obnoveny, se hodnota těchto zakázek určí na základě:
a)
skutečných souhrnných nákladů na podobné zakázky na tytéž druhy služeb či výrobků, jež byly zadány během předchozího rozpočtového roku nebo předchozích dvanácti měsíců; tyto náklady se pokud možno upraví o změny v množství či hodnotě, které se předpokládají v průběhu dvanácti měsíců následujících po ukončení původní smlouvy, nebo
b)
odhadovaných souhrnných nákladů na následné veřejné zakázky zadané v průběhu dvanácti měsíců po prvním poskytnutí služby nebo první dodávce nebo v průběhu trvání smlouvy, je-li delší než dvanáct měsíců.
6. V případě veřejných zakázek na stavební práce se kromě hodnoty těchto prací bere v úvahu i celková odhadovaná hodnota dodávek, jež jsou k provedení těchto prací nezbytné a jež zhotoviteli poskytne veřejný zadavatel.
Článek 170
Finanční limity pro použití postupů podle směrnice 2004/18/ES
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Finančními limity podle článku 118 finančního nařízení se rozumí prahové hodnoty, jež směrnice 2004/18/ES stanoví pro veřejné zakázky na dodávky, služby, resp. stavební práce.
2. Lhůtami podle článku 118 finančního nařízení se rozumí lhůty uvedené v článcích 152, 153 a 154.
Článek 171
Odkladná lhůta před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel podepíše s úspěšným uchazečem smlouvu na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu spadající do oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES až po uplynutí lhůty čtrnácti kalendářních dnů.
Běh uvedené lhůty započne:
a)
dnem následujícím po dni, kdy byla úspěšným a neúspěšným uchazečům současně zaslána příslušná oznámení, nebo
b)
v případě veřejné zakázky či rámcové smlouvy, jež byla zadána na základě jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, dnem, jenž následuje po uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení podle článku 123 v Úředním věstníku Evropské unie.
V případě, že je pro zasílání podle druhého pododstavce písm. a) používán fax či elektronické prostředky, činí odkladná lhůta deset kalendářních dnů.
V případě potřeby může veřejný zadavatel pozastavit podpis smlouvy na veřejnou zakázku za účelem dodatečného přezkumu v případě, je-li takový krok odůvodněn žádostmi či připomínkami uchazečů nebo zájemců, kteří byli neúspěšní nebo podali stížnost, nebo s ohledem na jinou významnou informaci, kterou obdržel. Tyto žádosti, připomínky nebo informace musí být doručeny během lhůty stanovené v prvním pododstavci. V případě pozastavení jsou všichni zájemci nebo uchazeči uvědomeni do tří pracovních dnů od přijetí příslušného rozhodnutí.
S výjimkou případů podle odstavce 2 jsou všechny smlouvy podepsané před uplynutím lhůty stanovené v prvním pododstavci neplatné.
Nelze-li veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu zadat vybranému úspěšnému uchazeči, může ji veřejný zadavatel zadat druhému nejlepšímu uchazeči.
2. Lhůta podle odstavce 1 se nepoužije v těchto případech:
a)
v případě otevřeného, užšího nebo jednacího řízení po uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byla podána pouze jedna nabídka;
b)
v případě zvláštních zakázek zadaných na základě rámcové smlouvy;
c)
v případě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. c), čl. 134 odst. 1 písm. g) bodu iii), čl. 134 odst. 1 písm. h) a čl. 134 odst. 1 písm. j).
Článek 172
Doložení přístupu k veřejným zakázkám
(Článek 119 finančního nařízení)
Zadávací dokumentace vyžaduje, aby uchazeči uvedli stát, v němž mají sídlo nebo bydliště, a tento údaj prokázali doklady, jež jsou podle jejich vnitrostátního práva běžně akceptovány.
HLAVA VI
GRANTY
KAPITOLA 1
Oblast působnosti a forma grantů
Článek 173
Členské příspěvky
(Článek 121 finančního nařízení)
Členskými příspěvky podle čl. 121 odst. 2 písm. d) finančního nařízení se rozumí částky hrazené organizacím, jichž je Unie členem, a to v souladu s rozpočtovými rozhodnutími a platebními podmínkami, jež daná organizace stanoví.
Článek 174
Grantová dohoda a rozhodnutí o udělení grantu
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Granty jsou předmětem rozhodnutí nebo písemné dohody.
2. Při rozhodování o tom, který druh aktu má být použit, se zohledňují:
a)
skutečnost, zdali se lokalita příjemce nachází na území Unie, či mimo ně;
b)
náročnost a standardizace obsahu financovaných akcí nebo pracovních programů.
Článek 175
Výdaje na členy orgánů
(Článek 121 finančního nařízení)
Výdaje na členy orgánů podle čl. 121 odst. 2 písm. a) finančního nařízení zahrnují příspěvky pro sdružení současných a bývalých členů Evropského parlamentu. Tyto příspěvky jsou vynakládány v souladu s vnitřními správními předpisy Evropského parlamentu.
Článek 176
Akce, na něž lze udělit grant
(Článek 121 finančního nařízení)
Akce, na niž lze udělit grant ve smyslu článku 121 finančního nařízení, musí být jednoznačně vymezena.
Akce nesmí být rozdělena na více akcí s úmyslem obejít pravidla financování, jež stanoví toto nařízení.
Článek 177
Subjekty, jež sledují cíl v obecném zájmu Unie
(Článek 121 finančního nařízení)
Subjektem, jenž sleduje cíl v obecném zájmu Unie, se rozumí:
a)
buď subjekt, který plní úkoly na poli vzdělávání, odborné přípravy, šíření informací, inovací, výzkumu či studií v oblastech evropské politiky či provádí činnosti k prosazování občanství a lidských práv, nebo evropský normalizační orgán;
b)
osoba, jež zastupuje neziskové subjekty působící v členských státech, kandidátských nebo potenciálních kandidátských zemích a prosazuje zásady a politiky, které jsou v souladu s cíli Smluv.
Článek 178
Partnerství
(Článek 121 finančního nařízení)
1. Součástí rámcového partnerství mohou být zvláštní granty na akce a na provozní náklady.
2. Rámcové partnerství může být založeno na mechanismu dlouhodobé spolupráce mezi Komisí a příjemci grantů. Může mít formu dohody nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Dohoda či rozhodnutí o rámcovém partnerství specifikuje společné cíle, povahu akcí, jež jsou plánovány jako jednorázové či jako součást schváleného ročního pracovního programu, řízení o udělení zvláštního grantu v souladu se zásadami a procesními pravidly, jež jsou upraveny v této hlavě, a dále obecná práva a povinnosti stran podle zvláštních dohod či rozhodnutí.
Doba trvání partnerství nesmí překročit čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné případy, jež jsou řádně odůvodněny zejména předmětem rámcového partnerství.
Schvalující osoby nesmějí dohod ani rozhodnutí o rámcovém partnerství zneužívat ani jich využívat takovým způsobem, jehož účel či účinek odporuje zásadám transparentnosti a rovného zacházení se žadateli.
3. Pokud jde o tvorbu programů, uveřejňování ex ante a zadávání, přistupuje se k rámcovému partnerství jako ke grantu.
4. Zvláštní granty založené na dohodách či rozhodnutích o rámcovém partnerství se udělují postupy podle těchto dohod či rozhodnutí a v souladu s ustanoveními této hlavy.
Uveřejňují se ex post postupem podle článku 191.
Článek 179
Elektronické systémy pro výměnu informací
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veškeré výměny s příjemci, včetně uzavírání grantových dohod, oznamování rozhodnutí o udělení grantu a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež zřídí Komise.
2. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 2 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 180
Obsah grantových dohod a rozhodnutí o udělení grantu
(Článek 122 finančního nařízení)
1. Grantová dohoda stanoví alespoň:
a)
předmět;
b)
příjemce;
c)
dobu svého trvání, a to:
i)
datum svého vstupu v platnost,
ii)
datum zahájení a dobu trvání financované akce nebo financovaného rozpočtového roku;
d)
maximální částku financovanou z prostředků Unie vyjádřenou v eurech a formu grantu, případně s uvedením těchto dalších údajů:
i)
celkových odhadovaných způsobilých nákladů na akci či pracovní program a míru financování způsobilých nákladů nebo
ii)
jednotkových nákladů, jednorázové částky nebo paušálního financování podle čl. 123 písm. b), c) a d) finančního nařízení, jsou-li tyto částky určeny, nebo
iii)
kombinace údajů podle bodů i) a ii) tohoto písmene;
e)
popis akce nebo - v případě grantu na provozní náklady - pracovního programu, jejž schvalující osoba schválila na daný rozpočtový rok, spolu s popisem výsledků očekávaných od provedení akce či pracovního programu;
f)
obecné podmínky použitelné na všechny dohody tohoto typu, např. souhlas příjemce s kontrolami a audity, jež provádí Komise, úřad OLAF a Účetní dvůr;
g)
odhadovaný celkový rozpočet akce či pracovního programu;
h)
má-li být v rámci akce zadána veřejná zakázka, zásady uvedené v článku 209 nebo pravidla pro zadávání veřejných zakázek, která musí příjemce dodržovat;
i)
povinnosti příjemce, zejména:
i)
povinnosti, pokud jde o řádné finanční řízení a předkládání zpráv o činnosti a financování; je-li to vhodné, stanoví se průběžné cíle, při jejichž naplnění se tyto zprávy předkládají,
ii)
pokud Komise uzavírá dohodu s více příjemci: specifické povinnosti případného koordinátora a ostatních příjemců vůči koordinátorovi, jakož i finanční odpovědnost příjemců za částky dlužné vůči Komisi;
j)
postupy a lhůty pro schvalování těchto zpráv a pro platby prováděné Komisí;
k)
popřípadě podrobnosti o způsobilých nákladech na akci nebo schválený pracovní program nebo o jednotkových nákladech, jednorázové částce nebo paušálním financování podle článku 123 finančního nařízení;
l)
ustanovení, jimiž se řídí zviditelnění finanční podpory, kterou Unie poskytuje, s výjimkou řádně odůvodněných případů, kdy její prezentace vůči veřejnosti není možná či vhodná.
Obecné podmínky podle prvního pododstavce písm. f) alespoň:
i)
uvádějí, že rozhodným právem pro grantovou dohodu je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v grantové dohodě. V dohodách s mezinárodními organizacemi lze stanovit odchylnou úpravu,
ii)
specifikují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu.
2. Grantová dohoda může stanovit postupy a lhůty pro pozastavení provádění grantu, vypovězení grantové dohody nebo zrušení rozhodnutí o udělení grantu podle článku 135.
3. V případech podle článku 178 specifikuje dohoda nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství údaje podle tohoto článku odst. 1 prvního pododstavce písm. a) a b), písm. c) bodu i), písm. f), písm. h) až j) a písm. l).
Rozhodnutí o udělení zvláštního grantu či dohoda o zvláštním grantu obsahuje údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. a) až e), písm. g) a k), a v případě nutnosti též údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. i).
4. Změny grantových dohod vyžadují písemnou formu. Účelem ani důsledkem těchto změn - včetně rozšíření či zúžení okruhu příjemců - nesmí být zpochybnění rozhodnutí o udělení grantu ani porušení zásady rovného zacházení s žadateli.
5. Na rozhodnutí o udělení grantu se obdobně použijí odstavce 1, 2, 3 a 4.
Část údajů podle odstavce 1 lze namísto v rozhodnutí o udělení grantu uvést ve výzvě k podávání návrhů nebo souvisejícím dokumentu.
Článek 181
Formy grantů
(Článek 123 finančního nařízení)
1. Granty udělené ve formě podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení se vypočítávají na základě způsobilých nákladů, jež příjemci skutečně vznikly a jež jsou uvedeny v předběžném odhadovaném rozpočtu, který je předkládán spolu s návrhem a je zahrnut do grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
2. V případě jednotkových nákladů podle čl. 123 odst. 1 písm. b) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena pevná částka připadající na jednotku.
3. V případě jednorázových částek podle čl. 123 odst. 1 písm. c) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena celková pevná částka.
4. V případě paušálního financování podle čl. 123 odst. 1 písm. d) finančního nařízení je pro konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanoven určitý procentní podíl.
Článek 182
Jednorázové částky, jednotkové náklady a paušální financování
(Článek 124 finančního nařízení)
1. Schválení využití jednorázových částek, jednotkových nákladů či paušálního financování uvedené v čl. 124 odst. 1 finančního nařízení platí po celou dobu trvání programu. Toto schválení lze zrevidovat, je-li zapotřebí provést podstatné změny. Předmětné údaje a částky jsou pravidelně posuzovány a jednorázové částky, jednotkové náklady či paušální financování jsou v případě potřeby upravovány.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použije se na každého z nich strop uvedený v čl. 124 odst. 1 druhém pododstavci finančního nařízení.
2. Rozhodnutí o udělení grantu či grantová dohoda musí obsahovat všechna nezbytná ustanovení, na jejichž základě lze ověřit, zda byly podmínky pro vyplacení grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování dodrženy.
3. Vyplacením grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování není dotčeno právo přístupu k záznamům, jež jsou příjemci povinni podle právních předpisů vést, pro účely odst. 1 prvního pododstavce a čl. 137 odst. 2 finančního nařízení.
4. Jestliže kontroly ex post odhalí, že nenastala skutečnost, jež zakládá nárok na vyplacení grantu a že v rámci grantu ve formě jednorázové částky, jednotkových nákladů či paušálního financování byly příjemci vyplaceny finanční prostředky neoprávněně, je Komise oprávněna získat tyto prostředky až do výše grantu zpět; tím nejsou dotčeny sankce podle článku 109 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásady
Článek 183
Zásada spolufinancování
(Čl. 125 odst. 3 finančního nařízení)
1. Podle zásady spolufinancování nelze zdroje nezbytné k provedení akce či pracovního programu pokrýt v plném rozsahu z příspěvku Unie.
Spolufinancování může mít podobu vlastních zdrojů příjemce, příjmů, jež daná akce či pracovní program generuje, nebo finančních příspěvků či věcných plnění třetích osob.
2. Věcnými plněními se rozumí nefinanční zdroje, jež příjemci zdarma poskytnou třetí osoby.
Článek 184
Zásada neziskovosti
(Čl. 125 odst. 5 finančního nařízení)
Finanční příspěvky třetích osob, jichž může příjemce využít k pokrytí nákladů, které nejsou podle podmínek grantu Unie způsobilé, nebo které není nutno těmto třetím osobám vracet v případě, že nejsou při ukončení akce či pracovního programu vyčerpány, nejsou pokládány za finanční příspěvky, jež dárci určili konkrétně na financování způsobilých nákladů ve smyslu čl. 125 odst. 5 finančního nařízení.
Článek 185
Granty nízké hodnoty
(Čl. 125 odst. 4 finančního nařízení)
Granty nízké hodnoty se rozumějí granty do výše 60 000 EUR.
Článek 186
Technická pomoc
(Články 101 a 125 finančního nařízení)
Pojem „technická pomoc“ označuje podpůrné činnosti a činnosti zaměřené na budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
Článek 187
Způsobilé náklady
(Čl. 126 odst. 3 písm. c) finančního nařízení)
O DPH se má za to, že ji podle použitelných vnitrostátních právních předpisů o DPH nelze příjemci vrátit, je-li tato daň podle vnitrostátních právních předpisů přičitatelná některé z těchto činností:
a)
osvobozeným činnostem bez nároku na odpočet;
b)
činnostem, jež nejsou předmětem DPH;
c)
činnostem uvedeným v písm. a) a b), v souvislosti s nimiž nelze uplatnit nárok na odpočet DPH, avšak v jejichž případě je tato daň je vracena na základě specifických systémů vracení nebo fondů náhrad, které neupravuje směrnice 2006/112/ES, a to i v případě, je-li tento systém či fond ustaven na základě vnitrostátních právních předpisů o DPH.
O DPH v souvislosti s činnostmi, jež jsou vyjmenovány v čl. 13 odst. 2 směrnice 2006/112/ES, se má za to, že ji uhradil příjemce, u něhož se nejedná o osobu nepovinnou k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 prvního pododstavce uvedené směrnice, a to bez ohledu na to, zdali dotčené členské státy pokládají tyto činnosti za činnosti, při nichž veřejnoprávní subjekty vystupují jako orgány veřejné moci.
Článek 188
Pravidla pro programy
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program pro granty připravuje příslušná schvalující osoba. Přijímá jej orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách věnovaných grantům co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se pracovní program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky, orientační harmonogram výzev k podávání návrhů s uvedením orientační výše a maximální sazby spolufinancování.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování grantů na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 189
Obsah výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Výzvy k podávání návrhů specifikují:
a)
sledované cíle;
b)
kritéria způsobilosti, kritéria pro vyloučení, kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu podle článků 131 a 132 finančního nařízení a odpovídající podklady;
c)
režim financování z prostředků Unie;
d)
režim a lhůtu podávání návrhů, plánovaný termín, do něhož musí být všichni žadatelé informováni o výsledku posuzování jejich žádostí, a orientační termín podpisu grantových dohod nebo oznámení rozhodnutí o udělení grantu.
2. Výzvy k podávání návrhů jsou uveřejňovány na internetových stránkách orgánů Unie a - je-li nutno zajistit další propagaci mezi možnými příjemci - též jinou vhodnou formou, včetně Úředního věstníku Evropské unie. Výzvy lze uveřejňovat ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Změny obsahu výzev k podávání návrhů se uveřejňují za stejných podmínek jako v případě samotných těchto výzev.
Článek 190
Výjimky z výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Bez výzvy k podávání návrhů lze granty udělit pouze v těchto případech:
a)
pro účely operací humanitární pomoci a civilní ochrany nebo pomoci pro řešení krizí ve smyslu odstavce 2;
b)
v jiných výjimečných, řádně odůvodněných případech;
c)
ve prospěch subjektů, jež mají de jure nebo de facto monopol, s tím, že udělení grantu musí být řádně odůvodněno v příslušném rozhodnutí;
d)
ve prospěch subjektů, jež základní právní akt ve smyslu článku 54 finančního nařízení označuje za příjemce grantu, nebo ve prospěch subjektů, jež určí v rámci své odpovědnosti členské státy, pokud základní právní akt označuje za příjemce grantu tyto členské státy;
e)
v případě výzkumu a technologického rozvoje ve prospěch subjektů, jež uvádí pracovní program podle článku 128 finančního nařízení, pokud základní právní akt tuto možnost výslovně stanoví, a za podmínky, že na daný projekt není třeba uveřejňovat výzvu k podávání návrhů;
f)
pro akce zvláštní povahy, které vyžadují zvláštní typ subjektu vzhledem k jeho technické kompetenci, vysoké odbornosti či správní pravomoci, za podmínky, že na dané akce není třeba uveřejňovat výzvy k podávání návrhů.
Případy uvedené v prvním pododstavci písm. f) se řádně odůvodní v rozhodnutí o udělení grantu.
2. Krizovými situacemi ve třetích zemích se rozumí situace bezprostředního nebo nastávajícího nebezpečí, jež hrozí vyústit v ozbrojený konflikt nebo destabilizaci země. Krizovými situacemi se rovněž rozumí situace nastalé v důsledku přírodních pohrom, krize způsobené člověkem, např. války a jiné konflikty, nebo mimořádné okolnosti se srovnatelnými důsledky, jež mohou být spojeny mj. se změnou klimatu, zhoršováním životního prostředí, neexistencí přístupu k energii a přírodním zdrojům nebo extrémní chudobou.
Článek 191
Následné uveřejňování
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Informace o grantech, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu žadatelů v minulém roce;
b)
počtu a procenta kladně vyřízených žádostí, jež připadají na jednu výzvu k podávání návrhů;
c)
průměrné doby řízení ode dne uzávěrky výzvy k podávání návrhů až do udělení grantu;
d)
počtu a výše grantů, u nichž bylo v minulém roce v souladu s čl. 21 odst. 4 upuštěno od povinnosti následného uveřejnění.
Článek 192
Informování žadatelů
(Článek 128 finančního nařízení)
Komise poskytuje žadatelům informace a poradenství tímto způsobem:
a)
stanoví společné standardní formuláře žádostí o podobné granty a kontroluje rozsah a srozumitelnost těchto formulářů;
b)
podává informace možným žadatelům, zejména formou seminářů a vydáváním příruček;
c)
v souborech údajů o právnických osobách podle článku 63 průběžně aktualizuje údaje o příjemcích.
Článek 193
Financování z různých rozpočtových položek
(Článek 129 finančního nařízení)
Akci mohou financovat souběžně z oddělených rozpočtových položek různé příslušné schvalující osoby.
Článek 194
Retroaktivní účinek v případě mimořádně naléhavé pomoci a předcházení konfliktům
(Článek 130 finančního nařízení)
V rámci působnosti čl. 130 odst. 1 finančního nařízení jsou výdaje, jež příjemce vynaložil přede dnem podání žádosti, způsobilé pro financování z prostředků Unie za těchto podmínek:
a)
důvody pro tuto výjimku jsou náležitě vysvětleny v rozhodnutí o financování;
b)
rozhodnutí o financování a grantová dohoda či rozhodnutí o udělení grantu výslovně stanoví takový den způsobilosti, jenž předchází datu podání žádostí.
Článek 195
Podávání žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Pravidla podávání žádostí o grant stanoví příslušná schvalující osoba, jež může zvolit způsob jejich podávání. Žádosti o grant lze podávat formou dopisu nebo elektronicky.
Zvolené komunikační prostředky nesmí být diskriminační a jejich důsledkem nesmí být omezení přístupu žadatelů k řízení o udělení grantu.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
musí být zachována integrita údajů;
c)
je dodržena důvěrnost návrhů;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro účely třetího pododstavce písm. c) prostuduje příslušná schvalující osoba obsah žádostí až poté, co uplyne lhůta pro jejich podání.
Příslušná schvalující osoba může vyžadovat, aby byla elektronická podání opatřena zaručeným elektronickým podpisem ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES (19).
2. Pokud příslušná schvalující osoba povolí podávání žádostí elektronicky, musí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné veřejnosti a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi. Žadatelům musí být zpřístupněny informace ke specifikacím, jež jsou pro podávání žádostí požadovány.
Zařízení pro elektronické doručování žádostí musí navíc zaručovat bezpečnost a důvěrnost. Musí rovněž zaručovat, aby bylo možno přesně určit hodinu a datum doručení žádostí.
3. Jsou-li žádosti podávány formou dopisu, mohou je žadatelé podávat jedním z těchto způsobů:
a)
poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí být ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu, v kterémžto případě výzva k podávání návrhů musí specifikovat útvar, jemuž mají být žádosti doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
KAPITOLA 3
Řízení o udělení grantu
Článek 196
Obsah žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Žádosti se podávají na formuláři podle vzoru společných standardních formulářů, jež byly vytvořeny podle čl. 192 písm. a) a jež dala žadatelům k dispozici příslušná schvalující osoba, a v souladu s kritérii, jež stanoví základní právní akt a výzva k podávání návrhů.
Podklady podle čl. 131 odst. 3 druhého pododstavce finančního nařízení mohou být zejména výkaz zisků a ztrát a rozvaha za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
2. Odhadovaný rozpočet akce či pracovního programu přiložený k žádosti musí být vyrovnaný co do příjmů a výdajů, s výjimkou rezerv na nečekané výdaje a na změny směnných kurzů, jež lze v řádně odůvodněných případech schválit, a musí uvádět odhadované způsobilé náklady na akci či pracovní program.
3. U grantů na akce přesahujících částku 750 000 EUR nebo u grantů na provozní náklady přesahujících 100 000 EUR se k žádosti přikládá auditní zpráva schváleného externího auditora. Tato zpráva osvědčuje správnost účetní závěrky za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
První pododstavec tohoto odstavce se použije pouze na první žádost, kterou příjemce předloží příslušné schvalující osobě ve stejném rozpočtovém roce.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se finanční limity uvedené v prvním pododstavci na každého z nich.
V případě partnerství podle článku 178 musí být před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství vypracována auditní zpráva podle prvního pododstavce tohoto odstavce za poslední dvě účetní období, za něž jsou k dispozici účetní závěrky.
Od požadavku na auditní zprávu podle prvního pododstavce může příslušná schvalující osoba upustit na základě posouzení rizik v případě zařízení, jež poskytují vzdělávání a odbornou přípravu a - v případě dohod s více příjemci - též v případě příjemců, kteří ručí společně a nerozdílně nebo nenesou žádnou finanční odpovědnost.
První pododstavec tohoto odstavce se nepoužije na veřejnoprávní subjekty a mezinárodní organizace uvedené v článku 43.
4. Žadatel uvede zdroje a výši prostředků Unie, jež obdržel nebo o něž požádal za účelem financování téže akce, téže části akce nebo svého provozu během téhož rozpočtového roku, a uvede veškeré další finanční prostředky, jež na tuto akci obdržel nebo o něž požádal.
Článek 197
Prokazování nevyloučení
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelé předloží čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné se situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článku 107 finančního nařízení, s výjimkou případů vyjmenovaných v čl. 131 odst. 4 písm. a) a b) finančního nařízení. Příslušná schvalující osoba může v závislosti na posouzení rizik požadovat, aby úspěšní žadatelé předložili důkazy podle článku 143. Úspěšní žadatelé tyto důkazy na žádost příslušné schvalující osoby předloží, pokud příslušná schvalující osoba nepotvrdí, že předložení takových důkazů není fakticky proveditelné, nebo pokud byly tyto důkazy již předloženy pro účely jiného řízení o udělení grantu či zadávacího řízení, a dále za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů neuplynul více než rok a že jsou nadále platné.
Článek 198
Žadatelé bez právní subjektivity
(Článek 131 finančního nařízení)
Podá-li žádost o grant žadatel bez právní subjektivity podle čl. 131 odst. 2 finančního nařízení, prokážou zástupci žadatele, že jsou způsobilí činit jménem žadatele právní úkony a že žadatel má finanční a provozní způsobilost rovnocennou finanční a provozní způsobilosti právnických osob.
Článek 199
Osoby tvořící jednoho žadatele
(Článek 131 finančního nařízení)
Splňuje-li kritéria pro podání žádosti o grant více osob a vytvoří-li tyto osoby společně jednu osobu, může příslušná schvalující osoba k této osobě přistupovat jako k jedinému žadateli za předpokladu, že žádost uvádí identifikační údaje osob, jež se budou navrhované akce či pracovního programu účastnit jakožto jedna ze součástí žadatele.
Článek 200
Finanční a správní sankce
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelům, kteří učinili nepravdivé prohlášení nebo se dopustili závažného pochybení, nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce.
Tyto finanční a/nebo správní sankce mohou být uloženy též příjemci, který závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti.
Článek 201
Kritéria způsobilosti
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Kritéria způsobilosti se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Kritéria způsobilosti stanoví podmínky, jimiž se účast na výzvě k podávání návrhů řídí. Tato kritéria náležitě zohledňují cíle akce a splňují zásady transparentnosti a zákazu diskriminace.
Článek 202
Kritéria pro výběr grantu
(Čl. 132 odst. 1 finančního nařízení)
1. Kritéria pro výběr, jež jsou uveřejněna ve výzvě k podávání návrhů, umožňují posoudit finanční a provozní způsobilost žadatele k tomu, aby dokončil navrhovanou akci nebo pracovní program.
2. Žadatel musí disponovat stabilními finančními zdroji dostatečnými k tomu, aby byl schopen pokračovat v činnosti po celou dobu provádění akce nebo po celý rok, na nějž je grant udělen, a podílet se na financování grantu. Žadatel musí mít odborné kompetence a kvalifikaci požadované k dokončení navrhované akce nebo pracovního programu, není-li v základním právním aktu stanoveno jinak.
3. Finanční a provozní způsobilost je ověřována zejména analýzou podkladů podle článku 196, jejichž předložení požaduje příslušná schvalující osoba ve výzvě k podávání návrhů.
Nevyžaduje-li výzva k podávání návrhů předložení žádných podkladů a má-li příslušná schvalující osoba pochybnosti o finanční či provozní způsobilosti žadatelů, může je vyzvat k předložení vhodných dokladů.
V případě partnerství podle článku 178 je uvedené ověření prováděno před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Článek 203
Kritéria pro udělení grantu
(Čl. 132 odst. 2 finančního nařízení)
1. Kritéria pro udělení grantu se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Podle kritérií pro udělení grantu jsou granty udělovány buď na akce, jež maximalizují celkovou účelnost programu Unie, jehož provádění tyto akce slouží, nebo subjektům, jejichž pracovní program je určen k dosažení stejného výsledku. Způsob, jakým jsou tato kritéria definována, zajišťuje řádné hospodaření s prostředky Unie.
Kritéria pro udělení grantu jsou uplatňována tak, aby umožnila z plánovaných akcí nebo pracovních programů vybrat ty, u nichž může Komise vycházet z toho, že budou v souladu s jejími cíli a prioritami a že zaručí zviditelnění financování z prostředků Unie.
3. Kritéria pro udělení grantu jsou definována tak, aby mohla být následně vyhodnocena.
Článek 204
Hodnocení žádostí a udělování grantů
(Článek 133 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba jmenuje výbor pro hodnocení návrhů, nerozhodne-li Komise v rámci zvláštního odvětvového programu jinak.
Tento výbor je složen nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v případě zastoupení a místních jednotek uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v případě subjektů pověřených správou prostředků a uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
2. Příslušná schvalující osoba může tento postup případně rozdělit na několik fází. Pravidla takového postupu jsou uvedena ve výzvě k podávání návrhů.
Je-li ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že jsou návrhy podávány ve dvou fázích, je podání kompletního návrhu ve druhé fázi požadováno pouze od žadatelů, jejichž návrhy splňují hodnotící kritéria pro první fázi.
Stanoví-li výzva k podávání návrhů, že jsou návrhy hodnoceny ve dvou fázích, postupují do druhé fáze hodnocení pouze návrhy, jež uspěly v první fázi po vyhodnocení užšího souboru kritérií.
Žadatelé, jejichž návrhy byly v některé fázi odmítnuty, jsou vyrozuměni v souladu s čl. 133 odst. 3 finančního nařízení.
Každá další fáze řízení musí být zřetelně odlišena od té předchozí.
Tytéž dokumenty nebo informace jsou v rámci téhož řízení požadovány pouze jednou.
3. Hodnotící výbor nebo případně příslušná schvalující osoba si může od žadatele vyžádat doplňující informace nebo jej vyzvat, aby podal vysvětlení k podkladům, jež předložil v souvislosti se žádostí, za předpokladu, že tyto informace či vysvětlení nepovedou k podstatné změně návrhu. V souladu s článkem 96 finančního nařízení může hodnotící výbor či schvalující osoba v případě zjevných administrativních chyb od vyžádání těchto informací či vysvětlení upustit pouze v řádně odůvodněných případech. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede schvalující osoba náležité záznamy.
4. Po skončení své práce podepisují členové hodnotícího výboru protokol o všech prostudovaných návrzích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a návrhy, jež mohou být financovány. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
V případě potřeby uvádí protokol pořadí prostudovaných návrhů, doporučení k maximální výši udělovaného grantu a případné nepodstatné modifikace žádosti o grant.
Protokol je archivován pro pozdější použití.
5. Příslušná schvalující osoba může žadatele vyzvat, aby svůj návrh na základě doporučení hodnotícího výboru upravil. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede příslušná schvalující osoba náležité záznamy.
V návaznosti na vyhodnocení přijme příslušná schvalující osoba rozhodnutí, které obsahuje alespoň tyto údaje:
a)
předmět a celkovou částku;
b)
jména úspěšných žadatelů, názvy akcí, stanovené částky a důvody pro tento výběr, včetně případu, kdy se výběr liší od stanoviska hodnotícího výboru;
c)
jména odmítnutých žadatelů a důvody jejich odmítnutí.
6. Použití odstavců 1, 2 a 4 tohoto článku není povinné v případě udělování grantu podle článku 190 tohoto nařízení a čl. 125 odst. 7 finančního nařízení.
Článek 205
Informování žadatelů
(Článek 133 finančního nařízení)
Odmítnutí žadatelé jsou o výsledku hodnocení svých žádostí informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy bylo odesláno vyrozumění úspěšným žadatelům.
KAPITOLA 4
Platby a kontrola
Článek 206
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 134 finančního nařízení)
1. V zájmu omezení finančních rizik, jež jsou spojena s předběžným financováním, může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik po příjemci požadovat, aby - s výjimkou grantů nízké hodnoty - složil předem jistotu až do výše částky předběžného financování, nebo může platbu rozdělit do více splátek.
2. Kdykoli je složení jistoty vyžadováno, musí ji příslušná schvalující osoba posoudit a schválit.
Jistota musí být platná po dostatečně dlouhé období, které umožní její čerpání.
3. Jistotu poskytuje schválená banka nebo finanční instituce usazená v některém členském státě. Je-li příjemce usazen ve třetí zemi, může příslušná schvalující osoba přistoupit na to, že takovou jistotu poskytne banka nebo finanční instituce usazená v této třetí zemi, pokud se tato osoba domnívá, že zabezpečení a parametry, jež tato banka či finanční instituce nabízí, jsou rovnocenné jako v případě bank či finančních institucí usazených v některém členském státě.
Na žádost příjemce může být jistota uvedená v prvním pododstavci nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby nebo společným neodvolatelným a bezpodmínečným ručením příjemců zúčastněných na jedné akci, kteří jsou stranami téže grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, poté, co takové ručení schválí příslušná schvalující osoba.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci, třetí osobu nebo ostatní příjemce, aby poskytli neodvolatelnou jistotu nebo plnili z titulu záruky na první výzvu pro účely splnění povinností příjemce grantu.
4. Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je předběžné financování zúčtováváno proti průběžným platbám nebo výplatě zůstatku, jež jsou prováděny ve prospěch příjemce za podmínek grantové dohody nebo rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 207
Podklady žádostí o platbu
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Předběžné financování může být u každého grantu rozděleno do více splátek v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Další platbu předběžného financování v plném rozsahu lze provést až v okamžiku, kdy je z celkové výše doposud vyplaceného předběžného financování využito alespoň 70 %.
V případě, že je z doposud vyplaceného předběžného financování využito méně než 70 %, je tato další platba předběžného financování o nevyužitou část doposud vyplaceného předběžného financování snížena.
Ke každé žádosti o další platbu přiloží příjemce vyúčtování svých výdajů.
2. Příjemce potvrdí na svou čest, že jsou údaje v jeho žádosti o platbu úplné, spolehlivé a pravdivé; tím není dotčen článek 110. Potvrdí rovněž, že vzniklé náklady lze v souladu s ustanoveními grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu považovat za způsobilé a že jsou žádosti o platbu podloženy náležitými podklady, které lze překontrolovat.
3. K provedení platby může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik požadovat osvědčení o finančních výkazech akce či pracovního programu a o podkladových účtech, které vydal schválený externí auditor anebo - v případě veřejnoprávních orgánů - příslušný a nezávislý úředník veřejné správy. Toto osvědčení se přikládá k žádosti o platbu. Účelem osvědčení je v souladu s metodikou, kterou schválila příslušná schvalující osoba, a na základě dohodnutých postupů, jež jsou v souladu s mezinárodními standardy, osvědčit, že náklady, které příjemce uvedl ve finančních výkazech, o něž se opírají žádosti o platbu, jsou skutečné, přesně zaznamenané a podle grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu způsobilé.
Ve zvláštních, řádně odůvodněných případech si může příslušná schvalující osoba toto osvědčení vyžádat v podobě výroku či jiného typu dokumentu v souladu s mezinárodními standardy.
Osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech je povinné u průběžných plateb a výplaty zůstatku v případě:
a)
grantů na akci, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 750 000 EUR, jestliže žádosti o platbu v rámci této formy grantu zní kumulativně alespoň na 325 000 EUR;
b)
grantů na provozní náklady, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 100 000 EUR.
Od povinnosti předložit takové osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba v závislosti na posouzení rizik upustit v případě:
a)
veřejných subjektů a mezinárodních organizací uvedených v článku 43;
b)
příjemců grantů v oblasti humanitární pomoci, mimořádných operací civilní ochrany a řešení krizových situací, s výjimkou výplaty zůstatku;
c)
výplaty zůstatku příjemcům grantů v oblasti humanitární pomoci, kteří podepsali dohodu o rámcovém partnerství podle článku 178 nebo jimž bylo oznámeno přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství a mají zaveden systém kontroly, který pro tyto platby nabízí rovnocenné záruky;
d)
příjemců více grantů, kteří poskytli nezávislá osvědčení, jež nabízejí rovnocenné záruky ohledně systémů kontroly a metodiky k vypracování svých žádostí.
Od povinnosti předložit osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba upustit též v případě, že audit, který nabízí rovnocennou míru jistoty o vykázaných nákladech, provedli nebo provedou přímo zaměstnanci Komise nebo subjekt, jejž Komise schválí k provedení auditu jejím jménem.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se na každého příjemce finanční limity uvedené ve třetím pododstavci písm. a) a b).
4. K provedení platby si může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik vyžádat zprávu o operativní kontrole, kterou vypracuje nezávislá třetí osoba, již příslušná schvalující osoba schválí. Pokud si příslušná schvalující osoba zprávu o operativní kontrole vyžádá, je tato zpráva připojena k žádosti o platbu s tím, že související náklady jsou způsobilé za stejných podmínek, jaké jsou v článku 126 finančního nařízení stanoveny pro náklady na osvědčení o auditu. Zpráva o kontrole musí konstatovat, že byla provedena operativní kontrola v souladu s metodikou, již schválila příslušná schvalující osoba, a musí uvést, zdali byly daná akce či pracovní program skutečně provedeny v souladu s podmínkami grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 208
Pozastavení a snížení grantů
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Provádění grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, účast příjemce na provádění této dohody či rozhodnutí nebo úhradu plateb lze pozastavit za účelem kontroly, zdali skutečně došlo k předpokládanému závažnému pochybení, nesrovnalosti, podvodu nebo porušení povinnosti. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je provádění dohody či rozhodnutí co nejdříve obnoveno.
2. Nejsou-li dohodnutá akce či pracovní program prováděny či provedeny nebo nejsou-li prováděny či provedeny řádně, v plném rozsahu či ve stanovených lhůtách, příslušná schvalující osoba poté, co dá příjemci možnost se vyjádřit, v závislosti na fázi řízení grant buď sníží, nebo získá zpět jeho poměrnou část.
KAPITOLA 5
Provádění
Článek 209
Zakázky na provedení akce či pracovního programu
(Článek 137 finančního nařízení)
1. Je-li k provedení akce či pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku, zadá příjemce tuto zakázku ekonomicky nejvýhodnější nabídce, případně nabídce s nejnižší cenou a současně zajistí, aby nedošlo ke střetu zájmů; tím není dotčeno použití směrnice 2004/18/ES.
2. Je-li k provedení akce nebo pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku v hodnotě nad 60 000 EUR, může příslušná schvalující osoba po příjemci požadovat, aby nad rámec pravidel uvedených v odstavci 1 dodržoval zvláštní pravidla.
Tato zvláštní pravidla jsou odvozena od pravidel ve finančním nařízení a jsou stanovena s ohledem na hodnotu dané veřejné zakázky, na relativní výši příspěvku Unie v poměru k celkových nákladům akce a na rizika. Tato zvláštní pravidla jsou uvedena v rozhodnutí o udělení grantu nebo grantové dohodě.
Článek 210
Finanční podpora třetím osobám
(Článek 137 finančního nařízení)
Jsou-li cíle a výsledky, jichž má být dosaženo, dostatečně podrobně uvedeny v podmínkách podle čl. 137 odst. 1 finančního nařízení, považuje se míra uvážení za vyčerpanou pouze v případě, že rozhodnutí o udělení grantu nebo grantová dohoda obsahuje též tyto náležitosti:
a)
maximální výši finanční podpory, kterou lze vyplatit třetí osobě a která činí nejvýše 60 000 EUR, s výjimkou případů, kdy tato podpora představuje primární cíl dané akce, a dále kritéria pro stanovení přesné částky;
b)
úplný seznam různých typů činností, na něž lze finanční podporu získat;
c)
vymezení osob či kategorií osob, jež mohou finanční podporu získat, a kritéria pro její poskytnutí.
HLAVA VII
CENY
Článek 211
Pravidla pro programy
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program, v jehož rámci jsou udíleny ceny, připravuje příslušná schvalující osoba. Program přijímá orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky a orientační harmonogram soutěží včetně orientační výše cen.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování soutěží na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 212
Pravidla soutěže
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Pravidla soutěže obsahují tyto náležitosti:
a)
podmínky účasti, jež alespoň:
i)
specifikují kritéria způsobilosti,
ii)
specifikují způsob a lhůtu pro případnou registraci účastníků a podávání příspěvků, a to za podmínek podle odstavce 2,
iii)
stanoví, že budou vyloučeni účastníci, kteří se nacházejí v jedné ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a v článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení,
iv)
stanoví výlučnou odpovědnost účastníků v případě, budou-li v souvislosti s činnostmi prováděnými v rámci soutěže vzneseny nároky,
v)
stanoví, že se vítězové musí podrobit kontrolám a auditům ze strany Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora a že musí přijmout závazky k zajištění publicity specifikované v pravidlech soutěže,
vi)
uvádějí, že právem rozhodným pro soutěž je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v pravidlech soutěže,
vii)
blíže určují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu,
viii)
stanoví, že účastníkům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami podle článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce;
b)
kritéria pro udělení ceny, jež umožňují posoudit kvalitu příspěvků z hlediska sledovaných cílů a očekávaných výsledků a objektivně určit, zdali příspěvky splňují předpoklady pro vítězství v soutěži;
c)
výši jedné či více cen;
d)
bližší podmínky vyplácení cen vítězům v návaznosti na udělení cen.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu i) jsou způsobilí též příjemci grantů Unie, nestanoví-li pravidla soutěže jinak.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu vi) lze postupovat odchylně v případě účasti mezinárodních organizací.
2. Příslušná schvalující osoba zvolí takové komunikační prostředky, jež jsou z hlediska podávání příspěvků nediskriminační a nevedou k omezení přístupu účastníků k soutěži.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každý příspěvek obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost příspěvků;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pravidla soutěže mohou stanovit podmínky, za nichž lze soutěž zrušit, zejména v případech, kdy nelze splnit její cíle nebo kdy by předpoklady k vítězství v soutěži splňovala právnická či fyzická osoba, jež nesplňuje podmínky účasti.
4. Pravidla soutěže se uveřejňují na internetových stránkách orgánů Unie. Je-li nutno zajistit další propagaci soutěže mezi možnými účastníky, lze pravidla soutěže uveřejnit nad tento rámec též jinou vhodnou formou včetně Úředního věstníku Evropské unie. Pravidla lze uveřejnit ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Za stejných podmínek jsou uveřejňovány změny obsahu pravidel soutěže.
Článek 213
Následné uveřejňování
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Informace o cenách, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu účastníků v minulém roce;
b)
počtu a procenta vítězných příspěvků, jež připadají na jednu soutěž;
c)
seznamu odborníků v hodnotících komisích za uplynulý rok spolu s uvedením postupu, jakým byli vybráni.
Článek 214
Vyhodnocování
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pro účely vyhodnocení příspěvků jmenuje příslušná schvalující osoba komisi složenou z alespoň tří odborníků, jimiž mohou být buď externí odborníci, nebo zástupci alespoň dvou organizačních jednotek orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti ani podřízenosti; výjimkou jsou zastoupení či místní subjekty uvedené v článku 72 tohoto nařízení nebo subjekty pověřené správou prostředků a uvedené v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Pro odborníky podle prvního pododstavce platí požadavky článku 57 finančního nařízení na zamezení střetu zájmů.
Externí odborníci musí prohlásit, že se v okamžiku svého jmenování nenacházejí ve střetu zájmů a že se zavazují vyrozumět schvalující osobu v případě, kdy by se do střetu zájmů dostali během vyhodnocování příspěvků.
2. Po skončení své práce podepisují členové komise protokol o všech vyhodnocených příspěvcích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a označí příspěvky, jimž lze udělit cenu. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
Protokol podle prvního pododstavce je archivován pro pozdější použití.
3. Příslušná schvalující osoba následně rozhodne, zdali ceny udělí, či nikoli. Rozhodnutí specifikuje mj. tyto údaje:
a)
předmět a celkovou výši případně udělených cen;
b)
jména případných vítězů, výši cen udělených jednotlivým vítězům a odůvodnění jejich výběru;
c)
jména odmítnutých účastníků a důvody jejich odmítnutí.
Článek 215
Informace a oznámení
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Účastníci jsou o výsledku hodnocení svých příspěvků informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy schvalující osoba přijala rozhodnutí o udělení ceny.
2. Rozhodnutí o udělení ceny je oznámeno vítězi a slouží jako právní závazek ve smyslu článku 86 finančního nařízení.
HLAVA VIII
FINANČNÍ NÁSTROJE
Článek 216
Výběr subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Pro účely uplatňování finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení si Komise opatří doklady o tom, že pověřený subjekt splňuje požadavky čl. 60 odst. 2 finančního nařízení. Jakmile jsou tyto doklady k dispozici, platí pro uplatňování finančních nástrojů ze strany příslušného subjektu i v budoucnu, pokud se podstatně nezmění systémy, pravidla nebo postupy pověřených subjektů, na něž se tyto požadavky vztahují.
2. Pro účely výběru subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů podle čl. 61 odst. 2 finančního nařízení uveřejní Komise výzvu adresovanou potenciálním pověřeným subjektům. Tato výzva obsahuje kritéria pro výběr a pro pověření subjektu.
Výzva podle prvního pododstavce dále uvádí, bude-li pověřený subjekt povinen vynaložit na konkrétní finanční nástroj své vlastní finanční zdroje nebo sdílet riziko. Je-li tento údaj uveden a je-li nezbytné zmírnit případný střet zájmů, výzva dále uvede, že je pověřený subjekt povinen navrhnout opatření ke sladění zájmů ve smyslu čl. 140 odst. 2 finančního nařízení. Tato opatření ke sladění zájmů jsou zakomponována do dohody o konkrétním finančním nástroji.
Se subjekty, jež splňují kritéria pro výběr, zahájí Komise transparentním a objektivním způsobem, který nevyvolává střet zájmů, otevřený dialog. Po ukončení tohoto dialogu Komise podepíše pověřovací dohody s jedním či více subjekty, jež předložily ekonomicky nejvýhodnější návrhy, podle nichž tyto subjekty případně vynaloží své vlastní finanční zdroje či budou sdílet rizika.
3. Komise může před podpisem pověřovacích dohod zahájit s potenciálními pověřenými subjekty přímá jednání, je-li pověřený subjekt vymezen v příslušném základním právním aktu nebo jedná-li se o subjekt vyjmenovaný v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iii) finančního nařízení nebo v řádně odůvodněných a náležitě zdokumentovaných výjimečných případech, zejména jestliže:
a)
na základě výzvy adresované potenciálním pověřeným subjektům nebyly předloženy žádné vhodné návrhy;
b)
finanční nástroje se specifickými znaky vyžadují zvláštní kategorii pověřeného subjektu vzhledem k jeho odborné kompetenci, vysoké specializovanosti či rozsahu správních pravomocí;
c)
vlivem nepředvídatelných událostí, jež nejsou přičitatelné Unii, jsou dány mimořádně naléhavé důvody, v jejichž důsledku nelze dodržet postup podle odstavce 2.
Článek 217
Obsah pověřovací dohody se subjekty pověřenými uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
Nad rámec požadavků podle článku 40 stanoví pověřovací dohoda se subjekty, jež jsou pověřeny uplatňováním finančních nástrojů, náležitá opatření, jež zajišťují soulad se zásadami a podmínkami článku 140 finančního nařízení. Pověřovací dohoda obsahuje zejména:
a)
popis finančního nástroje, jeho investiční strategii či politiku, druh poskytované podpory, kritéria způsobilosti platná pro finanční zprostředkovatele a konečné příjemce a doplňující funkční požadavky, jejichž prostřednictvím mají být naplněny politické cíle nástroje;
b)
požadavky na cílový interval hodnot aktivačního účinku nástroje;
c)
definici nezpůsobilých činností a kritérií pro vyloučení;
d)
ustanovení, jež zajišťují sladění zájmů a řeší případný střet zájmů;
e)
ustanovení o výběru finančních zprostředkovatelů podle čl. 139 odst. 4 druhého pododstavce finančního nařízení a o případném zřízení účelových investičních jednotek;
f)
ustanovení o podmínkách, za nichž mohou být pověřený subjekt a další subjekty, jež jsou do uplatňování finančního nástroje zapojeny, povolány k odpovědnosti;
g)
ustanovení o řešení sporů;
h)
ustanovení o správě finančního nástroje;
i)
ustanovení o využití a opětovném využití příspěvku Unie v souladu s čl. 140 odst. 6 finančního nařízení;
j)
ustanovení o správě příspěvků Unie a svěřeneckých účtů včetně rizik protistrany, přijatelných pokladních operací, povinností dotčených stran, nápravných opatření v případě nadměrného zůstatku na svěřeneckých účtech, vedení záznamů a podávání zpráv;
k)
ustanovení o odměně pověřeného subjektu včetně sazebníku poplatků za řízení a dále ustanovení o výpočtu a proplácení nákladů řízení a poplatků za řízení pověřenému subjektu v souladu s článkem 218;
l)
v případě potřeby ustanovení o rámci podmínek, jimiž se řídí poskytování příspěvků z fondů uvedených v článku 175 finančního nařízení, a zejména z Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova a budoucího Evropského rybářského fondu (dále jen „fondy SSR“);
m)
ustanovení o době platnosti, možnosti prodloužení a ukončení finančního nástroje včetně podmínek jeho předčasného ukončení a příp. desinvestičních strategií;
n)
ustanovení o způsobu, jakým je monitorována podpora finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, včetně podávání zpráv ze strany finančních zprostředkovatelů;
o)
případně druh a povahu zajišťovacích operací podle článku 219.
Článek 218
Náklady řízení a poplatky za řízení hrazené pověřeným subjektům
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Za uplatňování finančních nástrojů Komise odměňuje pověřené subjekty formou výkonnostních poplatků, náhrady mimořádných výloh a - v případech, kdy pověřený subjekt spravuje pokladnu finančního nástroje - formou poplatků za správu pokladny.
2. Výkonnostní poplatky zahrnují správní poplatky, jež jsou hrazeny pověřenému subjektu jako odměna za práci, kterou vykonává při uplatňování finančního nástroje. Případně mohou zahrnovat též koncepční pobídky na podporu dosažení politických cílů či ke stimulaci finanční výkonnosti finančního nástroje.
Článek 219
Specifická pravidla pro svěřenecké účty v případě nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Subjekty pověřené uplatňováním finančních nástrojů mohou svým jménem a výlučně jménem Komise zřizovat svěřenecké účty ve smyslu čl. 68 odst. 7 finančního nařízení. Související výpisy z účtů zasílají pověřené subjekty příslušnému útvaru Komise.
2. Na svěřeneckých účtech je udržována likvidita v dostatečném objemu a aktiva vedená na těchto účtech jsou spravována v souladu se zásadami řádného finančního řízení a řídí se náležitými obezřetnostními pravidly v souladu s čl. 140 odst. 7 finančního nařízení.
3. Při uplatňování finančních nástrojů nesmějí pověřené subjekty provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povaha případných zajišťovacích operací jsou dohodnuty předem s Komisí a promítnuty do pověřovacích dohod podle článku 217.
Článek 220
Přímo uplatňované finanční nástroje
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Ve výjimečných případech lze finanční nástroje uplatňovat přímo podle čl. 139 odst. 4, a to prostřednictvím:
a)
účelové investiční jednotky, v níž má Komise účast spolu s dalšími veřejnými či soukromými investory a jejímž cílem je zesílit aktivační účinek příspěvku Unie, nebo
b)
půjček, záruk, kapitálových účastí a dalších nástrojů pro sdílení rizika, u nichž se nejedná o investice do účelových investičních jednotek a které jsou poskytovány přímo konečným příjemcům či prostřednictvím finančních zprostředkovatelů.
2. Při uplatňování finančních nástrojů nesmí Komise provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povahu případných zajišťovacích operací Komise předem schválí a promítne do dohod se subjekty, jež finanční nástroj uplatňují.
Článek 221
Výběr finančních zprostředkovatelů, správců účelových investičních jednotek a konečných příjemců
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Uplatňuje-li Komise finanční nástroje přímo či nepřímo prostřednictvím účelových investičních jednotek, jsou tyto jednotky zřizovány podle právního řádu některého členského státu. Jedná-li se o oblast vnější činnosti, lze tyto jednotky zřizovat též podle právního řádu jiné země nežli členského státu. Správci těchto jednotek jsou ze zákona či podle smlouvy povinni jednat s péčí řádného hospodáře a v dobré víře.
2. Správci účelových investičních jednotek uvedení v odstavci 1 a finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci finančních nástrojů jsou vybíráni s náležitým zřetelem k povaze finančního nástroje, jenž má být uplatňován, ke zkušenostem a provozní a finanční způsobilosti dotyčných subjektů a/nebo k rentabilitě projektů konečných příjemců. Jejich výběr je transparentní, spočívá na objektivních důvodech a nevede ke střetu zájmů.
3. Správcům účelových investičních jednotek, finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, kteří se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení, nelze poskytnout finanční podporu.
Článek 222
Podmínky pro používání finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje řeší nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé investiční situace a podpora z nich je poskytována pouze konečným příjemcům, kteří jsou v okamžiku poskytnutí podpory Unie z finančního nástroje pokládáni za potenciálně hospodářsky životaschopné.
2. Podpora z finančního nástroje je konečným příjemcům poskytována proporcionálním způsobem. Zejména případy, kdy se přednostního zacházení dostává investorům, kteří se podílejí na investicích či sdílejí rizika, by měly být odůvodněné, přiměřené rizikům, jež investoři do finančního nástroje přebírají, a omezené na nezbytné minimum s ohledem na tyto investice či sdílení rizika.
Článek 223
Aktivace mimorozpočtových zdrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje mají za cíl aktivovat prostřednictvím příspěvku Unie mimorozpočtové zdroje a zmobilizovat tak rozsáhlou investici, jejíž objem překračuje výši příspěvku Unie.
Tento aktivační účinek finančních prostředků Unie se rovná podílu objemu financování poskytnutého konečným příjemcům a výše příspěvku Unie.
2. Cílový interval hodnot aktivačního účinku je stanoven na základě hodnocení příslušného finančního nástroje ex ante.
Článek 224
Hodnocení finančních nástrojů ex ante
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje se opírají o hodnocení ex ante, při němž jsou zjišťovány nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé finanční situace a s ohledem na politické cíle posuzovány investiční potřeby.
2. Toto hodnocení ex ante musí prokázat, že zjištěné potřeby trhu nelze řešit vhodným způsobem a včas prostřednictvím tržně orientovaných činností či zásahů Unie - např. prostřednictvím regulace, liberalizace, reformy či jiného politického opatření -, u nichž se nejedná o financování z finančního nástroje. V jeho rámci je posouzena pravděpodobnost narušení trhu a vytěsnění soukromých investic vlivem finančních nástrojů, jsou posouzeny případné související náklady a jsou určeny prostředky, jak negativní účinky tohoto narušení minimalizovat.
3. V souladu se zásadou subsidiarity musí být při hodnocení ex ante prokázáno, že finanční nástroj na úrovni Unie řeší zjištěné tržní potřeby způsobem vhodnějším nežli podobné finanční nástroje na úrovni vnitrostátní či regionální, včetně nástrojů financovaných v rámci fondů SSR. Při posuzování přidané hodnoty, kterou příspěvek Unie představuje, se přihlíží např. k obtížnému přístupu k financování na vnitrostátní úrovni, zejména v případě přeshraničních projektů, k úsporám z rozsahu či silným demonstračním účinkům, jež jsou spojeny s šířením osvědčených postupů v členských státech.
4. Při hodnocení ex ante je určen nejefektivnější způsob realizace finančního nástroje.
5. Při hodnocení ex ante je dále prokázáno, že je plánovaný finanční nástroj v souladu s:
a)
novými i stávajícími finančními nástroji, takže jeho vlivem nedochází k nežádoucím překryvům a je dosaženo synergií a úspor z rozsahu;
b)
finančními nástroji a dalšími formami zásahů z veřejných zdrojů, které se zaměřují na totéž tržní prostředí, takže nedochází k nekonzistentnosti a jsou mapovány potenciální synergie.
6. Při hodnocení ex ante je zamýšlený zásah posuzován z hlediska proporcionality, pokud jde o rozsah zjištěného nedostatku financování a očekávaný aktivační účinek plánovaného finančního nástroje, a jsou při něm zkoumány další kvalitativní účinky, např. šíření osvědčených postupů, účelná propagace politických cílů Unie na všech článcích realizačního řetězce či přístup ke specifickému know-how, jež aktéři zapojení do uplatňování nástroje mají.
7. Při hodnocení ex ante je pro navržené finanční nástroje stanoven soubor náležitých výkonnostních ukazatelů a jsou specifikovány očekávané výstupy, výsledky a dopad.
8. Separátní hodnocení finančních nástrojů ex ante je prováděno pouze v případech programů a činností, které jsou upraveny základním právním aktem a v jejichž případě hodnocení ex ante ani posouzení dopadů nezahrnuje hodnocení, jež by v plném rozsahu splňovalo kritéria podle odstavců 1 až 7.
Článek 225
Monitorování finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. V zájmu harmonizovaného monitorování finančních nástrojů podle čl. 140 odst. 12 finančního nařízení ustaví příslušná schvalující osoba monitorovací systém, jenž bude přispívat k poskytnutí přiměřené jistoty, že jsou finanční prostředky Unie využívány v souladu s čl. 32 odst. 2 finančního nařízení.
2. Za pomoci monitorovacího systému je hodnocen pokrok, jejž uplatňování finančních nástrojů zaznamenává při dosahování politických cílů, které jsou promítnuty do příslušných výstupových a výsledkových ukazatelů stanovených v souladu s hodnocením ex ante, a je analyzován soulad uplatňování těchto nástrojů s požadavky čl. 140 odst. 2 finančního nařízení; monitorovací systém slouží též podávání zpráv Komise podle čl. 38 odst. 5 a čl. 140 odst. 8 finančního nařízení.
3. V případě nepřímého řízení vychází Komise při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají pověřené subjekty, a z auditů a kontrol, jež pověřené subjekty provádějí, s tím, že Komise řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež pověřené subjekty vydávají, a z výroku nezávislého auditora podle čl. 60 odst. 5 finančního nařízení. Informace, jež pověřené subjekty předkládají, Komise přezkoumává a může na náležitých úrovních realizačního řetězce až po úroveň konečných příjemců provádět kontroly včetně kontrol na vzorku.
Pověřený subjekt vychází při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé, a z auditů a kontrol, jež finanční zprostředkovatelé provádějí, s tím, že pověřený subjekt řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež finanční zprostředkovatelé vydávají, a z výroku nezávislého auditora.
Nejsou-li do realizace zapojeni finanční zprostředkovatelé, monitoruje pověřený subjekt využívání finančního nástroje přímo, a to na základě zpráv a účetních výkazů, jež předkládají koneční příjemci.
Informace, jež finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci předkládají, pověřený subjekt přezkoumává - případně na vzorku - a provádí kontroly v souladu s dohodou podle článku 217.
4. V případě přímého řízení vychází Komise při monitorování - s výhradou náležitých kontrol - ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci. Na přímé řízení se obdobně použijí ustanovení odstavce 3.
5. Dohody o uplatňování finančních nástrojů obsahují ustanovení nezbytná k použití odstavce 1 až 4.
Článek 226
Režim příspěvků z fondů SSR
(Článek 140 finančního nařízení)
1. O příspěvcích, které jsou vypláceny z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení a podporované z fondů SSR podle odvětvových pravidel, jsou vedeny oddělené záznamy.
2. Příspěvky z fondů SSR jsou ukládány na zvláštní účty a využívány v souladu s cíli příslušného fondu SSR na akce a pro účely konečných příjemců, které jsou v souladu s jedním či více programy, z nichž příspěvky plynou.
3. Na příspěvky z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení se použijí odvětvová pravidla.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předložení účetní závěrky
Článek 227
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok
(Článek 142 finančního nařízení)
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok podává přesný popis:
a)
dosažení cílů za rozpočtový rok v souladu se zásadou řádného finančního řízení;
b)
finanční situace a událostí, které měly výrazný vliv na činnosti v průběhu rozpočtového roku.
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení je předkládána odděleně od zpráv o plnění rozpočtu.
Článek 228
Výjimka z účetních zásad
(Článek 144 finančního nařízení)
Pokud se účetní ve zvláštním případě domnívají, že má být učiněna výjimka z některé z účetních zásad uvedených v účetních pravidlech Unie, musí být tato výjimka uvedena a řádně zdůvodněna v příloze k finančním výkazům podle článku 232.
Článek 229
Podklady
(Článek 144 finančního nařízení)
1. Všechny zápisy vycházejí z podkladů, které jsou opatřeny datem a číslem a předloženy v papírové podobě nebo na nosiči, který zaručuje spolehlivost a uchování svého obsahu během doby stanovené v článku 48.
2. Operace téhož druhu uskutečněné na témže místě a v průběhu téhož dne lze shrnout do jediného podkladu.
Článek 230
Výkaz o finanční výkonnosti
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz o finanční výkonnosti uvádí příjmy a výdaje rozpočtového roku v členění podle jejich povahy.
Článek 231
Výkaz peněžních toků
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz peněžních toků podává přehled o peněžních tocích za sledované období, tedy o rozdílech mezi počátečním a konečným stavem pokladny.
Stav pokladny se skládá z:
a)
hotovosti;
b)
bankovních účtů a vkladů splatných na požádání;
c)
ostatních disponibilních aktiv, která lze rychle přeměnit na hotovost a jejichž hodnota je stálá.
Článek 232
Příloha k finančním výkazům
(Článek 145 finančního nařízení)
Nedílnou součástí finančních výkazů je příloha uvedená v článku 145 finančního nařízení. Příloha uvádí alespoň tyto informace:
a)
účetní zásady, pravidla a metody;
b)
vysvětlivky, jež podávají doplňující informace, které nejsou obsaženy ve finančních výkazech, ale jsou nezbytné ke zprostředkování věrného a poctivého obrazu.
Článek 233
Výsledný účet plnění rozpočtu
(Článek 146 finančního nařízení)
1. Výsledný účet plnění rozpočtu obsahuje:
a)
informace o příjmech obsahující:
i)
změny v odhadovaných příjmech rozpočtu,
ii)
výsledek plnění příjmů,
iii)
stanovené nároky;
b)
informace o změnách celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
c)
informace o využití celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
d)
informace o zbývajících závazcích, závazcích přenesených z předchozího rozpočtového roku a závazcích přijatých v rozpočtovém roce.
2. Pokud jde o informace o příjmech, přikládá se též výkaz, který uvádí rozpis částek vlastních zdrojů za jednotlivé členské státy, jež zbývá ke konci rozpočtového roku inkasovat a na něž byl vydán inkasní příkaz.
Článek 234
Předkládání účetní závěrky
(Článek 148 finančního nařízení)
Předběžnou a konečnou účetní závěrku podle článků 147 a 148 finančního nařízení lze zasílat elektronickými prostředky.
KAPITOLA 2
Účetnictví
Oddíl 1
Organizace účetního systému
Článek 235
Organizace účetního systému
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetní jednotlivých orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení sestaví a aktualizují dokumentaci, jež popisuje organizaci účetního systému a účetní postupy jejich orgánu či subjektu.
2. Příjmy a výdaje rozpočtu se zaznamenávají v počítačovém systému podle článku 236 v závislosti na hospodářské povaze operace jako běžné příjmy nebo výdaje, nebo jako kapitál.
Článek 236
Počítačové systémy
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetnictví je vedeno pomocí integrovaného počítačového systému.
2. Je-li účetnictví vedeno pomocí počítačových systémů a subsystémů, je nutno ke každému systému a subsystému vypracovat jeho úplný popis.
Tento popis uvádí obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím a změnám v počítačových systémech a subsystémech existovala kompletní auditní stopa, tak aby bylo možno kdykoli zjistit, kdo a jaké změny provedl.
Popis počítačových účetních systémů a subsystémů uvádí všechna spojení mezi těmito systémy a ústředním účetním systémem, zejména pokud jde o přenos dat a odsouhlasování zůstatků.
3. Přístup k počítačovým systémům a subsystémům mají pouze osoby uvedené na seznamu oprávněných uživatelů, jejž vedou a aktualizují jednotlivé orgány.
Oddíl 2
Účetní knihy
Článek 237
Účetní knihy
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení vedou deník, hlavní knihu a alespoň knihy analytických účtů k dlužníkům, věřitelům a dlouhodobým aktivům, pokud proti takovému členění nehovoří analýza nákladů a přínosů.
Účetní knihy sestávají z elektronických dokumentů, které jsou označeny účetním a u nichž je zaručeno, že je lze použít jako důkaz.
Zápisy v deníku jsou přenášeny do hlavní knihy, jejíž struktura se řídí účtovou osnovou podle článku 212.
Deník a hlavní kniha mohou být rozděleny do potřebného množství zvláštních deníků a zvláštních knih.
Zápisy do zvláštních deníků a zvláštních knih jsou alespoň jednou měsíčně centralizovány v deníku a hlavní knize.
Článek 238
Předvaha
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení sestavují předvahu, v níž jsou prezentovány všechny účty v rámci obecných účtů, včetně účtů, na nichž proběhlo zúčtování, vždy s uvedením:
a)
čísla účtu;
b)
popisu;
c)
celkové částky „má dáti“;
d)
celkové částky „dal“;
e)
zůstatku.
Článek 239
Odsouhlasení účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Údaje hlavní účetní knihy jsou vedeny a členěny tak, aby sloužily k prokázání obsahu všech účtů v předvaze.
2. Na inventární soupis dlouhodobých aktiv se použijí články 246 až 253.
Oddíl 3
Účetní záznamy
Článek 240
Účetní zápisy
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Účetní zápisy se provádějí podvojným způsobem, kdy jsou každý pohyb nebo změna zachycené na účtech vyjádřeny zápisem, který zajišťuje rovnost mezi částkou na straně má dáti a částkou na straně dal účtů, jež jsou tímto zápisem dotčeny.
2. Při transakci v jiné měně než v euru se vypočítá a zaúčtuje protihodnota v eurech.
Cizoměnové transakce na účtech, které lze přecenit, se přeceňují alespoň při každé uzávěrce účtů.
Přecenění se provádí na základě kurzů stanovených v souladu s článkem 6.
K přepočtu mezi eurem a jinou měnou pro účely sestavení rozvahy ke dni 31. prosince roku N se použije kurz posledního pracovního dne roku N.
3. Pravidla, jimiž se řídí přepočty a přeceňování pro účely akruálního účetnictví, stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 241
Účetní záznamy
(Článek 154 finančního nařízení)
Všechny účetní záznamy uvádějí původ, obsah a účetní identifikaci jednotlivých údajů a odkazy na odpovídající podklady.
Článek 242
Záznamy v deníku
(Článek 154 finančního nařízení)
Účetní operace se zaznamenávají do deníku podle jedné z následujících metod, které se vzájemně nevylučují:
a)
denně, zápisem každé operace;
b)
formou měsíčního soupisu celkových částek operací, za předpokladu, že jsou uchovány všechny doklady, na jejichž základě lze ověřit jednotlivé operace provedené v jednotlivých dnech.
Článek 243
Potvrzení zápisů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Definitivní charakter zápisů do deníku a knih analytických účtů je zajištěn potvrzením, po němž již nelze daný zápis měnit ani mazat.
2. Nejpozději před předložením konečných finančních výkazů je provedena uzávěrka, při níž je definitivně stanoveno časové pořadí a zaručena nedotknutelnost záznamů.
Oddíl 4
Odsouhlasování a ověřování
Článek 244
Odsouhlasování účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Zůstatky účtů v předvaze jsou pravidelně a alespoň při roční uzávěrce odsouhlasovány s údaji z řídících systémů, jež používají schvalující osoby ke správě aktiv a pasiv a ke každodennímu zadávání údajů do účetního systému.
2. Účetní pravidelně a alespoň při každé uzávěrce účtů ověřuje, zda zůstatky na bankovních účtech odpovídají skutečnosti, a kontroluje zejména:
a)
hotovost v bance, a to na základě odsouhlasení s výpisy z účtů od finančních institucí;
b)
pokladní hotovost, a to na základě odsouhlasení s údaji v pokladní knize.
Účty dlouhodobých aktiv jsou kontrolovány v souladu s článkem 250.
3. Interinstitucionální spojovací účty jsou odsouhlasovány každý měsíc.
4. Prozatímní účty zřizuje a každým rokem kontroluje účetní. Za tyto účty odpovídá schvalující osoba, která je uzavírá co nejdříve.
Oddíl 5
Rozpočtové účty
Článek 245
Obsah a vedení rozpočtových účtů
(Článek 156 finančního nařízení)
1. Rozpočtové účty k jednotlivým úrovním členění rozpočtu uvádějí:
a)
v případě výdajů:
i)
prostředky schválené v původním rozpočtu, prostředky zapsané v opravných rozpočtech, prostředky přenesené, prostředky, jež jsou k dispozici v důsledku výběru účelově vázaných příjmů, převody prostředků a celkovou výši prostředků, které jsou tak k dispozici,
ii)
závazky a platby rozpočtového roku;
b)
v případě příjmů:
i)
odhady zapsané v původním rozpočtu, odhady zapsané v opravných rozpočtech, účelově vázané příjmy a celkovou výši takto stanovených odhadů,
ii)
pohledávky stanovené a částky inkasované za daný rozpočtový rok;
c)
závazky, které zbývá zaplatit, a příjmy, které zbývá inkasovat, jež byly přeneseny z předchozích rozpočtových let.
Prostředky na závazky a prostředky na platby podle prvního pododstavce písm. a) jsou zapisovány a vykazovány odděleně.
Do rozpočtových účtů jsou zapisovány rovněž souhrnné předběžné závazky související s Evropským zemědělským záručním fondem („EZZF“) a jim odpovídající platby.
Tyto závazky se uvádějí ve vztahu k celkovým prostředkům na EZZF.
2. Rozpočtové účty umožňují sledovat odděleně:
a)
použití přenesených prostředků a prostředků na daný rozpočtový rok;
b)
vyrovnání zbývajících závazků.
Částky, jež zbývá inkasovat z předchozích rozpočtových let, jsou na straně příjmů vykazovány odděleně.
3. Rozpočtové účty mohou být členěny tak, aby umožnily rozvoj nákladového účetnictví.
4. Rozpočtové účty jsou vedeny pomocí počítačových systémů, v knihách nebo na kartách.
KAPITOLA 3
Inventární soupisy majetku
Článek 246
Inventární soupisy majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Systém inventárních soupisů majetku zřizuje schvalující osoba za odborné pomoci účetního. Tento inventární systém musí poskytovat veškeré informace nezbytné pro vedení účetnictví a uchování aktiv.
Článek 247
Uchovávání majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení přijmou předpisy, jimiž se bude řídit uchovávání aktiv vykazovaných v jejich rozvaze, a rozhodnou, který správní útvar bude odpovídat za inventární systém.
Článek 248
Zápis majetku do inventárního soupisu
(Článek 157 finančního nařízení)
Do inventárního soupisu se zapisuje a na účty dlouhodobých aktiv zaznamenává veškerý nabytý majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok, který není klasifikován jako drobný hmotný majetek a jehož pořizovací cena nebo výrobní náklady přesahují limit, jejž stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 249
Obsah inventárního soupisu pro jednotlivé položky majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Inventární soupis uvádí náležitý popis jednotlivých položek majetku a upřesňuje jejich umístění, nebo - v případě movitého majetku - útvar a příslušnou osobu, a dále datum nabytí a jednotkové náklady.
Článek 250
Inventury movitého majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení se při inventurách přesvědčují o tom, že jednotlivé položky majetku fyzicky existují a že zápis v inventárním soupisu odpovídá skutečnosti. Inventury jsou prováděny v rámci programu ročních kontrol, s výjimkou hmotných dlouhodobých aktiv a nehmotných aktiv, která jsou kontrolována nejméně jednou za tři roky.
Článek 251
Další prodej hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
Majetek, jejž dále prodávají orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení, nejsou oprávněni nabývat členové, úředníci ani ostatní zaměstnanci a další pracovníci těchto orgánů a subjektů, s výjimkou případu, kdy je na prodej tohoto majetku vypsáno veřejné zadávací řízení.
Článek 252
Postup při prodeji hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
1. Činí-li jednotková pořizovací hodnota hmotných aktiv alespoň 8 100 EUR, je prodej těchto aktiv vyhlašován podle místních zvyklostí. Doba mezi dnem uveřejnění posledního oznámení a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně čtrnáct kalendářních dní.
Činí-li jednotková pořizovací hodnota alespoň 391 100 EUR, je prodej podle prvního pododstavce předmětem oznámení o prodeji, které je uveřejněno v Úředním věstníku Evropské unie. Vyhlášení může mít též podobu inzerce v tisku členských států. Doba mezi dnem uveřejnění oznámení v Úředním věstníku Evropské unie a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně jeden měsíc.
2. Pokud by náklady na vyhlášení překročily očekávaný výnos z transakce, mohou orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení od vyhlášení upustit.
3. Při prodeji hmotných aktiv usilují orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení o dosažení co nejlepší ceny.
4. Odstavce 1, 2 a 3 se nepoužijí na prodej, k němuž dochází mezi orgány Unie a jejich subjekty uvedenými v článku 208 finančního nařízení.
Článek 253
Postup při vyřazování hmotných aktiv z účetnictví
(Článek 157 finančního nařízení)
Je-li majetek, včetně budov, zapsaný v inventárním seznamu úplatně nebo bezúplatně převeden, zlikvidován, pronajat, ztracen, ukraden nebo je-li zjištěno manko z jiného důvodu, vypracuje schvalující osoba odpovídající prohlášení nebo záznam.
V tomto prohlášení nebo záznamu zejména uvede, musí-li být tato položka majetku nahrazena na náklady úředníka nebo ostatního zaměstnance Unie nebo jiné osoby.
Je-li bezúplatně poskytován nemovitý majetek nebo velká zařízení, musí být na tuto transakci uzavřena smlouva a transakce musí být oznámena Evropskému parlamentu a Radě ve výroční zprávě při předkládání návrhu rozpočtu.
Majetek zapsaný v inventárním soupisu, který je bezúplatně poskytován či likvidován, nesmí nabývat členové, úředníci, ostatní zaměstnanci ani další pracovníci orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení.
Článek 254
Inventární soupis a vyhlašování prodeje majetku v delegacích Unie
(Článek 157 finančního nařízení)
1. V případě delegací Unie jsou stálé inventární soupisy movitého majetku, který náleží Unii, vedeny na místě. Jsou pravidelně zasílány ústředním útvarům v souladu s pravidly jednotlivých orgánů.
Movitý majetek, který přechází na delegace Unie, se před zápisem do stálého inventárního soupisu zapisuje do předběžného seznamu.
2. Prodej movitého majetku delegací Unie je vyhlašován podle místních zvyklostí.
ČÁST DRUHÁ
ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ
HLAVA I
VÝZKUM
Článek 255
Druhy operací
(Článek 181 finančního nařízení)
1. Přímé akce provádějí zařízení Společného výzkumného střediska (dále jen „SVS“) a tyto akce jsou financovány zpravidla v plném rozsahu z rozpočtu. Jedná se o:
a)
výzkumné programy;
b)
průzkumné činnosti;
c)
vědecké a technické podpůrné činnosti institucionální povahy.
2. Nepřímých akcí se může SVS účastnit za podmínek podle článku 183 finančního nařízení.
3. Odhady pohledávek podle čl. 181 odst. 2 finančního nařízení jsou předávány účetnímu k zaevidování.
Článek 256
Doplňující pravidla pro SVS
(Článek 183 finančního nařízení)
1. Z činností soutěžní povahy provádí SVS:
a)
činnosti vykonávané v návaznosti na řízení o udělení grantu či zadávací řízení;
b)
činnosti vykonávané jménem třetích osob;
c)
činnosti vykonávané v rámci správních dohod s jinými orgány nebo útvary Komise o poskytování vědecko-technických služeb.
2. Je-li v rámci činností, jež SVS provádí pro třetí osoby, nezbytné zadat veřejnou zakázku, musí zadávací řízení splňovat zásady transparentnosti a rovného zacházení.
3. Odhady pohledávek uvedené v čl. 183 odst. 2 finančního nařízení se předávají účetnímu k zaevidování.
HLAVA II
VNĚJŠÍ AKCE
KAPITOLA I
Obecná ustanovení
Článek 257
Akce, jež lze financovat
(Článek 184 finančního nařízení)
Z prostředků na akce uvedené v části druhé hlavě IV kapitole 1 finančního nařízení lze financovat zejména veřejné zakázky, granty včetně úrokových subvencí, zvláštní půjčky, záruky za půjčky, finanční pomoc, rozpočtovou podporu a jiné specifické formy rozpočtové pomoci.
KAPITOLA II
Rozpočtová podpora a svěřenecké fondy sdružující více dárců
Článek 258
Použití rozpočtové podpory
(Článek 186 finančního nařízení)
1. Stanoví-li tak příslušné základní právní akty, může Komise použít odvětvovou či obecnou rozpočtovou podporu ve třetí zemi, jsou-li splněny tyto podmínky:
a)
správa veřejných financí v partnerské zemi je dostatečně transparentní, spolehlivá a účelná;
b)
partnerská země má zavedenu dostatečně věrohodnou a relevantní odvětvovou či celostátní politiku a
c)
partnerská země má zavedenu makroekonomickou politiku, která je orientována na stabilitu.
2. Dohody s partnerskými zeměmi stanoví, že jsou tyto země povinny předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, na jejichž základě bude moci Komise posoudit plnění podmínek podle odstavce 1.
Článek 259
Svěřenecké fondy pro vnější akce
(Článek 187 finančního nařízení)
Příspěvky dalších dárců připisované na zvláštní bankovní účet svěřeneckého fondu jsou zaznamenávány v eurových částkách, na něž jsou při připsání na účet přepočítávány.
Příspěvek Unie je převáděn ve stanovené lhůtě s cílem pokrýt právní závazky svěřeneckého fondu a s přihlédnutím k dostupným finančním prostředkům, jež poskytli ostatní dárci.
Úroky naběhlé na zvláštním bankovním účtu svěřeneckého fondu jsou investovány do svěřeneckého fondu, nestanoví-li zřizovací akt svěřeneckého fondu jinak.
Všechny transakce na bankovním účtu podle třetího pododstavce provedené v průběhu roku jsou řádně zaznamenávány v účetnictví svěřeneckého fondu.
Schvalující osoba předkládá dvakrát ročně finanční zprávy o činnosti jednotlivých svěřeneckých fondů.
Ve svěřeneckých fondech je každoročně prováděn nezávislý externí audit.
Správní rada svěřeneckého fondu schvaluje výroční zprávu svěřeneckého fondu, kterou vypracovává schvalující osoba, spolu s roční účetní závěrkou, kterou sestavuje účetní. Tyto zprávy se přikládají k výroční zprávě pověřené schvalující osoby a jsou předkládány Evropskému parlamentu a Radě v rámci postupu udělování absolutoria Komisi.
Pravidla složení správní rady a její jednací řád stanoví zřizovací akt svěřeneckého fondu, jejž přijme Komise a k němuž přistupují dárci. Tato pravidla zajišťují, aby byli dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem, a ohledně přijetí konečného rozhodnutí o využití finančních prostředků fondu stanoví požadavek, aby pro něj hlasovala Komise.
KAPITOLA III
Zadávání veřejných zakázek
Článek 260
Nájem budov
(Článek 190 finančního nařízení)
Z provozních prostředků na vnější činnost lze financovat pouze ty veřejné zakázky na nemovitosti, jejichž předmětem je nájem budov, které jsou v okamžiku podpisu nájemní smlouvy již postaveny. Tyto zakázky jsou uveřejňovány v souladu s článkem 124.
Článek 261
Definice
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky na služby zahrnují zakázky na studie a na technickou pomoc.
O veřejnou zakázku na studii se jedná v případě, že se smlouva na poskytování služeb uzavřená mezi poskytovatelem služby a veřejným zadavatelem týká mimo jiné studií k identifikaci a přípravě projektů, studií proveditelnosti, ekonomických a marketingových studií, technických studií a auditů.
O veřejnou zakázku na technickou pomoc se jedná v případě, že má poskytovatel služeb vykonávat poradní funkci, zajistit řízení projektu nebo dohled nad ním nebo poskytnout konzultanty podle specifikace ve smlouvě.
2. Má-li třetí země ve svých útvarech nebo subjektech s účastí veřejného sektoru kvalifikované řídící pracovníky, mohou veřejné zakázky provést přímo tyto útvary nebo subjekty ve vlastní režii.
Článek 262
Zvláštní ustanovení týkající se finančních limitů a způsobu zadávání veřejných zakázek na vnější akce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Články 123 až 126, s výjimkou definic, čl. 127 odst. 3 a 4, články 128, 134 až 137, čl. 139 odst. 3 až 6, čl. 148 odst. 4, čl. 151 odst. 2, články 152 až 158 a články 160 a 164 tohoto nařízení se nepoužijí na smlouvy na veřejné zakázky, jež uzavírají veřejní zadavatelé uvedení v čl. 190 odst. 2 finančního nařízení nebo jež jsou uzavírány jejich jménem.
O provádění ustanovení o veřejných zakázkách podle této kapitoly rozhodne Komise; Komise rozhodne též o náležitých kontrolních opatřeních, jež má uplatňovat příslušná schvalující osoba v případě, není-li Komise veřejným zadavatelem.
2. V případě nedodržení postupů podle odstavce 1 nejsou výdaje na uvedené činnosti způsobilé k financování z prostředků Unie.
3. Tato kapitola se nepoužije na veřejné zadavatele uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení, pokud jim po kontrolách podle článku 61 Komise povolila použít jejich vlastní zadávací řízení.
Článek 263
Vyhlášení a zákaz diskriminace
(Články 190 a 191 finančního nařízení)
1. Komise přijme nezbytná prováděcí opatření k zajištění co nejširší účasti v soutěži o veřejné zakázky financované z prostředků Unie, jež se vyznačuje zachováváním rovných podmínek. Za tímto účelem je třeba dbát zejména o to, aby:
a)
bylo v přiměřené lhůtě náležitě uveřejněno předběžné oznámení, oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení;
b)
nedocházelo k diskriminaci a aby technické podmínky nebránily tomu, aby se soutěže o veřejné zakázky za rovných podmínek široce účastnily všechny fyzické a právnické osoby uvedené v článku 182 finančního nařízení.
2. Využitím elektronického zadávání veřejných zakázek nejsou dotčena ustanovení čl. 265 odst. 5, čl. 267 odst. 3 a čl. 269 odst. 4.
Článek 264
Vyhlašování
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Předběžné oznámení o mezinárodním zadávacím řízení se v případě zakázek na dodávky a služby zasílá co nejdříve Úřadu pro publikace a v případě zakázek na stavební práce co nejrychleji po rozhodnutí o schválení programu.
2. Pro účely této kapitoly se oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňuje:
a)
v případě mezinárodního zadávacího řízení alespoň v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu;
b)
v případě místního zadávacího řízení alespoň v úředním věstníku přijímajícího státu nebo v rovnocenné publikaci.
Je-li oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňováno též místně, musí být shodné s oznámením uveřejněným v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu a k jeho uveřejnění musí dojít současně s druhým uvedeným oznámením. Komise odpovídá za uveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu. V místním měřítku mohou oznámení uveřejnit subjekty uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení.
3. Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá po podpisu smlouvy na veřejnou zakázku, s výjimkou případů, kdy musí být zakázka nadále prohlášena za tajnou, kdy si provádění zakázky vyžaduje zvláštní bezpečnostní opatření, kdy to vyžaduje ochrana základních zájmů Evropské unie anebo kdy o to požádá přijímající země a kdy uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení není považováno za vhodné.
Článek 265
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Pro veřejné zakázky na služby jsou podle článku 190 finančního nařízení stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR:
i)
mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a),
ii)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odst. 3 tohoto článku, nebo rámcová smlouva.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
Platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
2. Při mezinárodním užším řízení podle odst. 1 písm. a) je v oznámení o zahájení zadávacího řízení uveden počet zájemců, kteří budou vyzváni k podání nabídky. V případě veřejných zakázek na služby jsou k podání nabídky vyzváni alespoň čtyři zájemci. Počet zájemců, kteří mohou nabídku podat, musí být dostatečný, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Seznam vybraných zájemců se zveřejňuje na internetových stránkách Komise.
Je-li počet zájemců, kteří splňují výběrová kritéria nebo minimální požadavky na způsobilost, menší než stanovený minimální počet, může veřejný zadavatel vyzvat k podání nabídek pouze takové zájemce, kteří splňují kritéria k podání nabídky.
3. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří uchazečů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Uchazeče lze do soutěžního jednacího řízení vybrat z náležitě vyhlášeného seznamu prodejců uvedeného v čl. 136 odst. 1 písm. b). Tento seznam je sestaven na základě výzvy k projevení zájmu a zůstává v platnosti nejdéle pět let od data vyhlášení. Tento seznam může obsahovat dílčí seznamy. Během doby platnosti seznamu může každá osoba, která má zájem, podat přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby podali nabídku.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s těmito uchazeči obdrží pouze jednu odborně a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
4. V případě právních služeb podle nomenklatury CPV mohou veřejní zadavatelé využít soutěžního jednacího řízení bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky.
5. Nabídky se podávají v balíčku nebo vnější obálce obsahující dvě oddělené zapečetěné obálky, z nichž jedna je označena slovy „Obálka A - Technická nabídka“ a druhá „Obálka B - Finanční nabídka“. Na vnější obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Mají-li být podle dokumentace k zadávacímu řízení prováděny pohovory, může je hodnotící výbor provést s nejdůležitějšími členy odborného týmu, který je navržen v odborně přijatelných nabídkách, poté, co komise písemně vypracuje své předběžné závěry, a předtím, než s konečnou platností uzavře hodnocení technických nabídek. V tomto případě provádí hodnotící výbor s odborníky pohovor, a to nejlépe společný, jedná-li se o tým, a v dostatečně krátkých odstupech, tak aby mohlo být provedeno srovnání. Pohovory jsou vedeny podle standardního schématu, jež hodnotící výbor předem schválí a jež je používáno vůči všem odborníkům či týmům pozvaným k pohovoru. Datum a hodina konání pohovoru musí být uchazečům sděleny alespoň deset kalendářních dnů předem. V případě vyšší moci, která uchazeči znemožní účast na pohovoru, musí být uchazeči stanoven nový termín.
6. Za pomoci kritérií pro zadání zakázky je vybírána ekonomicky nejvýhodnější nabídka.
Ekonomicky nejvýhodnější nabídka je vybrána na základě posouzení technické kvality a ceny za použití vah 80/20. Za tímto účelem se:
a)
body přidělené technické nabídce vynásobí koeficientem 0,80;
b)
body přidělené finanční nabídce vynásobí koeficientem 0,20.
Článek 266
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou u veřejných zakázek na služby použít jednací řízení, v nichž je podána jediná nabídka, v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 104 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl veřejný zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
služby jsou svěřeny subjektům veřejného sektoru nebo neziskovým organizacím či sdružením a týkají se činností institucionální povahy nebo činností určených na poskytování pomoci jednotlivcům v sociální oblasti;
c)
veřejná zakázka má být pokračováním již poskytovaných služeb za podmínek uvedených v odstavci 2;
d)
zadávací řízení či pokus použít rámcovou smlouvu nebyly úspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního a/nebo finančního hlediska přesvědčivá. V tomto případě může zadavatel po zrušení zadávacího řízení zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky;
e)
dotyčná veřejná zakázka navazuje na soutěž o návrh a musí být v souladu s platnými pravidly zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců. V tomto případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
f)
zakázka může být z technických důvodů nebo z důvodů spojených s ochranou výhradních práv zadána pouze určitému poskytovateli služeb;
g)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
K činnostem institucionální povahy podle prvního pododstavce písm. b) patří služby, jež přímo souvisejí s úlohou subjektů veřejného sektoru, která je vymezena právními předpisy.
2. O pokračování již poskytovaných služeb ve smyslu odst. 1 písm. c) se jedná v případě těchto služeb:
a)
doplňkových služeb, které nebyly obsaženy v hlavní veřejné zakázce, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro plnění zakázky, pokud doplňkovou službu nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace, a pokud celková hodnota doplňkových služeb nepřekročí 50 % hodnoty hlavní zakázky;
b)
doplňkových služeb, které sestávají z opakování podobných služeb, jež jsou svěřeny poskytovateli služby v rámci první zakázky za předpokladu, že:
i)
první služba byla předmětem uveřejněného oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byly jednoznačně uvedeny možnost použití jednacího řízení na nové služby v rámci projektu a odhadované náklady,
ii)
hodnota a doba trvání služeb, jež mají být pokračováním původní zakázky, nepřesahují hodnotu a dobu trvání této původní zakázky.
Článek 267
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na dodávky stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR: mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: rámcová smlouva nebo:
i)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 100 000 EUR, ale méně než 300 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b),
ii)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 100 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2;
c)
platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) bodu ii) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří dodavatelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s dodavateli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
4. U veřejných zakázek na dodávky, jejichž součástí není poprodejní servis, je jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
Pokud jsou návrhy na poprodejní servis nebo školení zvláště významné, je vybrána nabídka znějící na nejnižší cenu nebo ekonomicky nejvýhodnější nabídka, s tím, že se zohlední technická kvalita nabízeného servisu a nabídnutá cena.
Článek 268
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na dodávky lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
vyžaduje to povaha nebo zvláštní vlastnosti některých dodávek, např. provedení zakázky je vyhrazeno držitelům patentů nebo patentových licencí;
c)
jedná se o doplňkové dodávky, které uskutečňují původní dodavatelé a které jsou určeny buď k částečné náhradě běžných dodávek či instalací, nebo k rozšíření stávajících dodávek či instalací, a změna dodavatele by veřejného zadavatele nutila pořídit technicky odlišné vybavení, jehož důsledkem by byla neslučitelnost nebo nepřiměřené technické obtíže při užívání a údržbě;
d)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
e)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
f)
jedná se o veřejné zakázky na dodávky kotované a nakupované na komoditní burze;
g)
jedná se o zvláště výhodné nákupy buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
V případech podle prvního pododstavce písm. d) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Pro účely odst. 1 písm. a) tohoto článku se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
Článek 269
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na stavební práce stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 5 000 000 EUR:
i)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a) nebo
ii)
s ohledem na zvláštnosti některých stavebních prací mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR, ale méně než 5 000 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b);
c)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2 tohoto článku.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. c) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří zhotovitelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání se zhotoviteli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Kritéria výběru zjišťují schopnost uchazeče provést podobné veřejné zakázky, zejména pomocí referencí na práce provedené v posledních letech. Jakmile je proveden tento výběr, je vzhledem k tomu, že nepřípustné nabídky již byly vyloučeny, jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
4. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
Článek 270
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na stavební práce lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
jedná se o dodatečné stavební práce, které nebyly zahrnuty v původní uzavřené smlouvě na veřejnou zakázku, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro provedení práce podle uvedené smlouvy; použijí se podmínky v odstavci 2;
c)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
d)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
e)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
V případech podle prvního pododstavce písm. c) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Dodatečné stavební práce uvedené v odst. 1 písm. b) se zadávají zhotoviteli díla, který již tyto práce vykonává:
a)
pokud tyto práce nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou pro její dokončení bezpodmínečně nutné;
c)
pokud souhrnná hodnota zadaných veřejných zakázek na dodatečné stavební práce nepřesahuje 50 % hodnoty hlavní zakázky.
Článek 271
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na nemovitosti
(Článek 190 finančního nařízení)
Veřejné zakázky na nemovitosti podle článku 260 lze zadat v rámci jednacího řízení poté, co je proveden průzkum místního trhu.
Článek 272
Výběr zadávacího řízení v případě smíšených veřejných zakázek
(Článek 190 finančního nařízení)
V případě veřejných zakázek, které zahrnují jak poskytování služeb, tak dodávky zboží nebo stavební práce, stanoví veřejný zadavatel po předchozím souhlasu Komise - nezadává-li Komise tyto zakázky sama -, jaké finanční limity a postupy se použijí; převažující hledisko se za tímto účelem určí podle relativní hodnoty a provozní důležitosti jednotlivých složek zakázky.
Článek 273
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení podle článku 138 se vypracuje na základě osvědčených mezinárodních postupů a - pokud jde o vyhlašování a styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči - v souladu s touto kapitolou.
2. U veřejných zakázek na služby musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
druh veřejné zakázky,
ii)
kritéria pro zadání zakázky a příslušné váhy,
iii)
možnost pohovorů a jejich předběžný časový rozvrh,
iv)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
v)
podíl subdodávek, jež lze povolit,
vi)
maximální rozpočet na veřejnou zakázku,
vii)
měnu nabídky;
b)
seznam vybraných zájemců (s uvedením zákazu sdružování zájemců);
c)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na služby;
d)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
e)
popis plnění s uvedením plánovaného harmonogramu projektu a termínů, od nichž mají být hlavní odborníci podle plánu k dispozici;
f)
soupis cen (doplní uchazeč);
g)
formulář nabídky;
h)
formulář smlouvy;
i)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely platby předběžného financování.
První pododstavec písm. h) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
3. U zakázek na dodávky musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na dodávky;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
4. U veřejných zakázek na stavební práce musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na stavební práce;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění veřejné zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
5. V případě rozporu mezi zvláštními podmínkami podle odst. 2 písm. d), odst. 3 písm. c) a odst. 4 písm. c) a všeobecnými podmínkami mají přednost zvláštní podmínky.
6. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení nezávislých subjektů o tom, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality založené na evropských, případně mezinárodních normách z této oblasti, které certifikovaly subjekty, jež splňují evropské či mezinárodní normy v oblasti certifikace. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné důkazy o rovnocenných opatřeních k zajištění jakosti.
Článek 274
Jistoty
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Odchylně od článku 163 jsou jistoty poskytované předem vyjádřeny v eurech nebo v měně smlouvy, k níž se vztahují.
2. Veřejný zadavatel může požadovat soutěžní jistotu ve smyslu této kapitoly, jejíž výše činí 1 % až 2 % z celkové hodnoty veřejné zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota musí splňovat požadavky článku 163. Jistota je uvolněna při podpisu smlouvy. Je zadržena, pokud je nabídka podaná ve lhůtě následně stažena.
3. Veřejný zadavatel může požadovat jistotu pro účely plnění, jejíž výše je stanovena v dokumentaci k zadávacímu řízení a činí 5 až 10 % z celkové hodnoty zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota se určí na základě objektivních kritérií, např. podle druhu a hodnoty zakázky.
Jistota pro účely plnění se však vyžaduje v případech, kdy jsou překročeny tyto finanční limity:
a)
345 000 EUR u veřejných zakázek na stavební práce;
b)
150 000 EUR u veřejných zakázek na dodávky.
Jistota zůstane v platnosti nejméně do konečného přijetí dodávek a stavebních prací. Není-li veřejná zakázka řádně provedena, je celá jistota zadržena.
Článek 275
Lhůty v řízeních
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Nabídky musí být veřejnému zadavateli doručeny na adresu a nejpozději v den a hodinu, jež jsou uvedeny ve výzvě k podávání nabídek. Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast, které veřejný zadavatel stanoví, musí být dostatečně dlouhé, aby osobám, jež mají zájem, poskytovaly dostatečnou a přiměřenou dobu na přípravu a podání nabídek.
U veřejných zakázek na služby činí lhůta mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek alespoň 50 dní. V naléhavých případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
2. Uchazeči mohou předložit písemné dotazy před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek. Veřejný zadavatel dotazy uchazečů zodpoví před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek.
3. V mezinárodních užších řízeních činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 30 dní ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení. Doba mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek činí alespoň 50 dní. V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
4. V otevřených mezinárodních řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
90 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
60 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
5. V místních otevřených řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
60 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
30 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
6. V soutěžním jednacím řízení podle čl. 265 odst. 1 písm. b), čl. 267 odst. 1 písm. c) a čl. 269 odst. 1 písm. c) je zájemcům poskytnuto na podání nabídek alespoň 30 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
7. Lhůty uvedené v odstavcích 1 až 6 jsou stanoveny v kalendářních dnech.
Článek 276
Hodnotící výbor
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Všechny žádosti o účast a nabídky prohlášené za vyhovující z hlediska požadavků vyhodnotí hodnotící výbor, jenž určí i jejich pořadí podle předem vyhlášených kritérií vyloučení, výběru a zadání zakázky. Výbor je složen z lichého počtu členů, nejméně tří, kteří mají nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu k vyhodnocení nabídek.
2. Není-li Komise veřejným zadavatelem, může si vyžádat kopii dokumentace k zadávacímu řízení, nabídek, záznamů o vyhodnocení nabídek i podepsaných smluv. Může se též jako pozorovatel účastnit otevírání a hodnocení nabídek.
3. Nabídky, jež neobsahují všechny podstatné údaje požadované v dokumentaci k zadávacímu řízení nebo neodpovídají stanoveným specifickým požadavkům, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče při dodržení zásady rovného zacházení vyzvat, aby ve stanovené lhůtě předložili doplňující materiály či podali vysvětlení k podkladům, jež předložili v souvislosti s kritérii pro vyloučení, výběr a zadání zakázky.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 požádá hodnotící výbor o potřebná vysvětlení ke složení nabídky.
5. Od požadavku na ustavení hodnotícího výboru lze upustit v řízeních, kde hodnota veřejné zakázky činí nejvýše 20 000 EUR.
KAPITOLA IV
Granty
Článek 277
Financování v plném rozsahu
(Článek 192 finančního nařízení)
V případě odchýlení od požadavku spolufinancování musí být příslušné důvody uvedeny v rozhodnutí o udělení grantu.
HLAVA III
EVROPSKÉ ÚŘADY
Článek 278
Evropské úřady a zřizování dalších úřadů
(Článek 195 finančního nařízení)
Úřady uvedené v článku 195 finančního nařízení jsou tyto:
a)
Úřad pro publikace;
b)
Evropský úřad pro boj proti podvodům;
c)
Evropský úřad pro výběr personálu a Evropská správní škola, která je k úřadu administrativně přidružena;
d)
Úřad pro správu a vyplácení individuálních nároků;
e)
Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Bruselu a Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Lucemburku.
Jeden nebo více orgánů mohou zřídit další úřady, je-li takový krok odůvodněn ve studii nákladů a přínosů a zaručí-li zviditelnění činnosti Unie.
Článek 279
Pověřování interinstitucionálních evropských úřadů ze strany orgánů
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Za rozpočtové závazky odpovídají jednotlivé orgány. Orgány mohou ředitele daného interinstitucionálního evropského úřadu pověřit výkonem všech následných úkonů, zejména přijímáním právních závazků, potvrzováním výdajů, schvalováním plateb a plněním příjmů, přičemž stanoví meze a podmínky přenesení těchto pravomocí.
Článek 280
Zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Pokud jde o Úřad pro publikace, rozhoduje každý orgán o své publikační politice sám. Orgán, který je původcem publikací, použije čistý výtěžek z prodeje těchto publikací jako účelově vázaný příjem v souladu s článkem 21 finančního nařízení.
Článek 281
Pověření výkonem některých úkolů ze strany účetního
(Článek 196 finančního nařízení)
Na návrh řídícího výboru dotyčného úřadu může účetní Komise pověřit výkonem některých svých úkolů v souvislosti s výběrem příjmů a úhradou výdajů, které uskutečňuje přímo tento úřad, zaměstnance tohoto úřadu.
Článek 282
Pokladna - bankovní účty
(Článek 196 finančního nařízení)
Pro potřeby pokladny interinstitucionálního úřadu může Komise na návrh řídícího výboru zřizovat jménem úřadu bankovní účty nebo poštovní žirové účty. Roční peněžní zůstatek je na konci každého rozpočtového roku mezi dotyčným úřadem a Komisí odsouhlasen a vypořádán.
HLAVA IV
SPRÁVNÍ PROSTŘEDKY
Článek 283
Obecná ustanovení
(Článek 201 finančního nařízení)
Správními prostředky, jež jsou předmětem této hlavy, jsou prostředky vymezené v článku 41 finančního nařízení.
Rozpočtové závazky související se správními prostředky, jejichž druh je společný několika hlavám rozpočtu a jež jsou spravovány jako celek, lze v rozpočtovém účetnictví uvádět souhrnně v členění podle druhu podle článku 25.
Odpovídající výdaje se uvádějí v rozpočtových položkách jednotlivých hlav v témže členění jako prostředky.
Článek 284
Záruky za nájem
(Článek 201 finančního nařízení)
Záruky za nájem, jež poskytují orgány, mají formu bankovní záruky nebo vkladu na blokovaném bankovním účtu na jméno orgánů a na jméno pronajímatele, vedeném v eurech, s výjimkou řádně odůvodněných případů.
Nelze-li v případě transakcí ve třetích zemích použít žádnou z těchto forem záruky za nájem, může příslušná schvalující osoba přijmout jiné formy záruky za předpokladu, že tyto formy zajistí rovnocennou ochranu finančních zájmů Unie.
Článek 285
Zálohy zaměstnancům a členům orgánů
(Článek 201 finančního nařízení)
Zaměstnancům a členům orgánů mohou být za podmínek stanovených ve služebním řádu vypláceny zálohy.
Článek 286
Nemovitosti
(Článek 203 finančního nařízení)
1. Výdaje podle čl. 203 odst. 3 písm. a) finančního nařízení zahrnují náklady na instalace v budovách. Nezahrnují poplatky.
2. Postup včasného informování podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení a postup předchozího schválení podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení se nepoužijí na bezúplatné získání pozemku ani na koupi pozemku za symbolickou cenu.
3. Postup včasného informování a předchozího schválení podle čl. 203 odst. 3 až 7 finančního nařízení se nepoužije na obytné budovy. Evropský parlament a Rada si mohou od příslušného orgánu vyžádat k obytným budovám jakékoli informace.
4. Za výjimečných nebo naléhavých politických okolností lze včasné informace podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení, jež se týkají projektů v oblasti nemovitostí se vztahem k delegacím Unie nebo kancelářím v třetích zemích, poskytnout spolu s projektem podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení. V tomto případě bude postup včasného informování a předchozího schválení proveden při nejbližší příležitosti.
5. Postup předchozího schválení uvedený v čl. 203 odst. 5 a 6 finančního nařízení se nevztahuje na přípravné smlouvy nebo studie nutné k podrobnému vyhodnocení nákladů a financování projektu v oblasti nemovitostí.
6. Finanční limity ve výši 750 000 EUR a 3 000 000 EUR uvedené v čl. 203 odst. 7 bodech ii), iii) a iv) finančního nařízení zahrnují náklady na veškeré instalace. V případě nájemních smluv a smluv o užívání tyto finanční limity zohledňují náklady na veškeré instalace, nikoli však ostatní poplatky.
7. Jeden rok po vstupu finančního nařízení v platnost podá Komise zprávu o uplatňování postupů uvedených v čl. 203 odst. 3 až 8 finančního nařízení.
HLAVA V
ODBORNÍCI
Článek 287
Placení externí odborníci
(Článek 204 finančního nařízení)
1. V případě hodnot, jež nedosahují finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, mohou být placení externí odborníci vybíráni postupem podle odstavce 2.
2. V Úředním věstníku Evropské unie nebo - je-li to nutné v zájmu maximální informovanosti případných zájemců - na internetových stránkách dotčeného orgánu je uveřejněna výzva k projevení zájmu.
Výzva k projevení zájmu obsahuje popis úkolů, délku jejich trvání a pevné podmínky odměňování. Tyto podmínky mohou vycházet z jednotkových cen.
V návaznosti na výzvu k projevení zájmu je sestaven seznam odborníků. Tento seznam platí po dobu nejdéle pěti let od svého zveřejnění nebo po dobu trvání víceletého programu, jenž s danými úkoly souvisí.
3. Každá fyzická osoba, jež má zájem, může kdykoli během doby platnosti seznamu podat svou přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Pro účely plnění úkolů uvedených v článku 204 finančního nařízení nejsou placení externí odborníci vybráni v případě, že se nacházejí v některé ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení, jež vedou k vyloučení.
4. Veškeré výměny s vybranými odborníky, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež orgán zřídí.
Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál dokumentu a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle druhého pododstavce písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
5. Seznam odborníků a předmět jejich úkolů je jednou ročně zveřejňován. Jejich odměna je zveřejňována v případě, překročí-li 15 000 EUR za vykonávaný úkol.
6. Odstavec 5 se nepoužije v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy odborníků.
ČÁST TŘETÍ
ZÁVĚREČNÁ A PŘECHODNÁ USTANOVENÍ
Článek 288
Přechodná ustanovení
Na závazky přijaté do 31. prosince 2013 se nadále použijí články 35 až 43 nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Články 33 až 44 tohoto nařízení se použijí až na závazky přijaté počínaje 1. lednem 2014.
Část první hlava VI nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se může nadále používat na grantové dohody a rozhodnutí o udělení grantu, jež byly podepsány, resp. oznámeny do 31. prosince 2013 v rámci souhrnných závazků v rozpočtu na rok 2012 nebo roky předchozí, rozhodne-li tak příslušná schvalující osoba při zohlednění zásad rovného zacházení a transparentnosti.
Článek 289
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se zrušuje.
Odkazy na zrušené nařízení se považují za odkazy na toto nařízení v souladu se srovnávací tabulkou v příloze.
Článek 290
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Použije se ode dne 1. ledna 2013.
Články 216 až 226 se však použijí ode dne 1. ledna 2014.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 29. října 2012.
REGULAMENTO DELEGADO (UE) N.o 1268/2012 DA COMISSÃO
de 29 de outubro de 2012
sobre as normas de execução do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União
A COMISSÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho de, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União (1), nomeadamente os artigos 8.o, 11.o, 13.o, 19.o, 21.o, 22.o, 23.o, 25.o, 26.o, 29.o, 30.o, 31.o, 34.o, 35.o, 38.o, 41.o, 44.o, 49.o, 53.o, 54.o, 57.o, 58.o, 59.o, 60.o, 61.o, 62.o, 63.o, 64.o, 65.o, 66.o, 68.o, 69.o, 70.o, 72.o, 73.o, 74.o, 75.o, 76.o, 77.o, 78.o, 79.o, 80.o, 81.o, 83.o, 84.o, 85.o, 86.o, 87.o, 88.o, 89.o, 90.o, 92.o, 93.o, 98.o, 99.o, 100.o, 101.o, 103.o, 104.o, 105.o, 106.o, 107.o, 108.o, 109.o, 110.o, 111.o, 112.o, 113.o, 114.o, 115.o, 116.o, 117.o, 118.o, 119.o, 121.o, 122.o, 123.o, 124.o, 125.o, 126.o, 128.o, 129.o, 130.o, 131.o, 132.o, 133.o, 134.o, 135.o, 137.o, 138.o, 139.o, 140.o, 142.o, 144.o, 145.o, 146.o, 148.o, 151.o, 154.o, 156.o, 157.o, 181.o, 183.o, 184.o, 186.o, 187.o, 188.o, 190.o, 191.o, 192.o, 195.o, 196.o, 199.o, 201.o, 203.o, 204.o, 205.o, 208.o e 209.o,
Considerando o seguinte:
(1)
O Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (2), foi substancialmente alterado e substituído pelo Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 (a seguir designado «Regulamento Financeiro»). Torna-se assim necessário alinhar o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002 da Comissão, de 23 de dezembro de 2002, que estabelece as normas de execução do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (3), com o disposto no Regulamento Financeiro. Por razões de clareza, é necessário substituir o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002.
(2)
Nos termos do artigo 290.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (a seguir designado «TFUE»), um ato legislativo pode delegar na Comissão o poder de adotar atos não legislativos unicamente para completar ou alterar certos elementos não essenciais desse ato legislativo. Por conseguinte, certas disposições do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002 foram integradas no Regulamento Financeiro, não devendo assim ser incluídas no presente regulamento.
(3)
Durante os trabalhos preparatórios, a Comissão procedeu às consultas adequadas, nomeadamente a nível dos peritos, e assegurou a transmissão simultânea, atempada e adequada dos documentos pertinentes ao Parlamento Europeu e ao Conselho.
(4)
Quanto aos princípios orçamentais, nomeadamente o princípio da unicidade, a simplificação das regras que regem os juros gerados pelos pagamentos de pré-financiamentos e a sua cobrança e, em especial, o facto de os beneficiários de subvenções serem eximidos da obrigação de gerarem tais juros, é de referir que estes princípios tornam obsoletas as disposições relativas ao âmbito e às condições aplicáveis à cobrança dos juros. No caso de essa obrigação continuar a ser imposta às entidades encarregadas da execução orçamental, as regras que regem a identificação, a utilização e a contabilização dos juros gerados devem constar dos acordos de delegação com essas entidades. Quando os juros gerados pelos pagamentos de pré-financiamentos forem devidos à União com base nesses acordos, tais juros devem ser inscritos no orçamento a título de receitas afetadas.
(5)
Em relação ao princípio da anualidade, é importante clarificar o significado das dotações anuais, bem como das etapas preparatórias do procedimento de autorização que, caso sejam concluídas até 31 de dezembro, podem permitir a transição das dotações de autorização.
(6)
Relativamente ao princípio da unidade de conta, convém precisar as taxas e cotações a utilizar na conversão entre o euro e as outras moedas, no âmbito das necessidades da tesouraria e da contabilidade. Além disso, impõe-se reforçar em maior grau a transparência da contabilidade relativa aos resultados dessas operações de conversão de divisas. Na sequência da introdução do euro, a obrigação da Comissão de prestar informações aos Estados-Membros sobre as transferências monetárias efetuadas entre as diferentes moedas deve ser suprimida.
(7)
No que se refere às derrogações ao princípio da universalidade, importa precisar, por um lado, o tratamento orçamental reservado às receitas afetadas e, em especial, às contribuições dos Estados-Membros ou de países terceiros para certos programas da União e, por outro, os limites existentes em matéria de compensação entre despesas e receitas. Em especial, à luz da prática atual, e por razões de segurança jurídica, é necessário esclarecer que, regra geral, as receitas afetadas devem automaticamente gerar dotações de autorização e dotações de pagamento, a partir do momento em que as receitas tenham sido recebidas pela instituição. É também necessário especificar os casos em que as receitas afetadas possam, a título excecional, ser disponibilizadas antes de as receitas terem sido efetivamente recebidas pela instituição.
(8)
Em relação ao princípio da especificação, deve ser estabelecida uma definição precisa do cálculo da percentagem de dotações que as instituições estão autorizadas a transferir, por força da sua autonomia. O Parlamento Europeu e o Conselho devem receber informações completas mediante uma explicação pormenorizada dos pedidos de transferências que lhes devem ser apresentados.
(9)
Em relação ao princípio da boa gestão financeira, é necessário identificar os objetivos e a periodicidade mínima das avaliações ex ante, intercalares e ex post dos programas e atividades, bem como as informações que devem ser incluídas na ficha financeira legislativa.
(10)
Quanto ao princípio da transparência, a publicação de dados respeitantes aos beneficiários em causa e aos montantes exatos por eles recebidos reforça a transparência no que respeita à utilização desses fundos. A disponibilização de tais informações aos cidadãos reforça o controlo público sobre a utilização dos montantes em causa e contribui para uma otimização da utilização dos fundos públicos. Simultaneamente, no caso de os beneficiários serem pessoas singulares, esta publicação está sujeita às regras em matéria de proteção de dados pessoais. Por conseguinte, os dados pessoais apenas serão publicados se forem necessários e proporcionados em relação ao objetivo legítimo visado.
(11)
A informação sobre a utilização dos fundos da União deve ser publicada num sítio Internet das instituições e incluir pelo menos o nome do beneficiário, a sua localização, o montante e a finalidade dos fundos. Esta informação deve ter em conta os critérios estabelecidos no artigo 35.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro, nomeadamente o tipo e a importância dos fundos.
(12)
O nome e o local dos beneficiários de fundos da União devem ser publicados no que se refere aos prémios e às subvenções atribuídos, bem como aos contratos adjudicados na sequência do lançamento de um concurso público, como sucede nomeadamente no caso dos concursos para a conceção de trabalhos, dos convites à apresentação de propostas e dos concursos públicos, no respeito dos princípios consignados no TFUE e, em especial, dos princípios da transparência, da proporcionalidade, da igualdade de tratamento e da não-discriminação. Além disso, essa publicação deve contribuir para o controlo dos procedimentos de concurso público pelos candidatos cujas propostas são rejeitadas no âmbito de tais concursos.
(13)
A publicação de dados pessoais relativos a pessoas singulares não deve exceder o prazo de utilização dos fundos pelo beneficiário, devendo assim ser suprimidos decorridos dois anos. O mesmo é válido no que se refere aos dados pessoais relativos a pessoas coletivas cuja designação oficial identifica uma ou mais pessoas singulares.
(14)
Na maioria dos casos abrangidos pelo presente regulamento, a publicação incide sobre pessoas coletivas.
(15)
Sempre que sejam visadas pessoas singulares, essa publicação só deve ser prevista no respeito do princípio da proporcionalidade entre a importância do montante concedido e a necessidade de controlar a otimização dos fundos utilizados. No que respeita a pessoas singulares, a publicação do nome da região de nível NUTS 2 coaduna-se com o objetivo de publicação da identidade dos beneficiários e garante a igualdade de tratamento entre os Estados-Membros de dimensões diferentes, respeitando simultaneamente o direito dos beneficiários à vida privada e, nomeadamente, a proteção dos seus dados pessoais.
(16)
A informação relativa a bolsas de estudo e a qualquer outro tipo de apoio direto pago às pessoas mais necessitadas deve continuar a ser isenta da obrigação de publicação.
(17)
A fim de assegurar o respeito do princípio da igualdade de tratamento entre os beneficiários, a publicação das informações relativas às pessoas singulares deve ser igualmente assegurada em consonância com a obrigação de os Estados-Membros garantirem uma grande transparência dos contratos que excedam o montante previsto na Diretiva 2004/18/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 31 de março de 2004, relativa à coordenação dos processos de adjudicação dos contratos de empreitada de obras públicas, dos contratos públicos de fornecimento e dos contratos públicos de serviços (4).
(18)
O nome e o local do beneficiário, bem como o montante e o fim a que se destinam os fundos não devem ser publicados se tal puder comprometer a integridade do beneficiário, cujos direitos são protegidos pela Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia, ou se tal for prejudicial aos seus interesses comerciais legítimos.
(19)
A nomenclatura orçamental deve garantir a clareza e a transparência necessárias ao processo orçamental.
(20)
Os atos suscetíveis de serem fonte de conflitos de interesses devem igualmente ser definidos.
(21)
Em matéria de gestão indireta, é necessário definir o quadro da referida delegação de poderes e o conteúdo do acordo de delegação. Qualquer entidade ou pessoa à qual sejam confiadas tarefas de execução orçamental deve garantir um nível de proteção dos interesses financeiros da União equivalente à exigida nos termos do Regulamento Financeiro. Devem ser definidas as condições em que a Comissão pode reconhecer a equivalência dos sistemas, regras e procedimentos dessas entidades ou pessoas, a fim de assegurar uma boa gestão financeira dos fundos da União pelas referidas entidades.
(22)
Deve ser reconhecido às agências de execução, que se mantêm sob o controlo da Comissão, o estatuto de gestor orçamental delegado desta instituição para efeitos da execução do orçamento da União.
(23)
Em caso de gestão indireta com organizações internacionais, devem ser identificadas as organizações elegíveis para este tipo de gestão.
(24)
Quando as tarefas de execução orçamental são confiadas a organismos de direito público ou a organismos de direito privado investidos de uma missão de serviço público, as condições da sua designação devem ser definidas.
(25)
No que respeita à gestão indireta, é necessário definir as regras pormenorizadas aplicáveis aos procedimentos para a fiscalização e aceitação das contas e à exclusão do financiamento da União das despesas relativamente às quais foram efetuados desembolsos em violação das regras aplicáveis.
(26)
No que se refere às entidades privadas que efetuam trabalhos preparatórios ou acessórios por conta da Comissão, estas devem ser selecionadas em conformidade com os procedimentos em matéria de contratos públicos.
(27)
No que se refere ao papel dos intervenientes financeiros, a reforma da gestão financeira, conjugada com a supressão dos controlos ex ante centralizados, reforça as responsabilidades dos gestores orçamentais a nível de todas as operações associadas às receitas e despesas, nomeadamente em termos de sistemas de controlo interno. O Parlamento Europeu e o Conselho passarão doravante a ser informados da nomeação ou cessação de funções dos gestores orçamentais delegados. Consequentemente, as funções, as responsabilidades e os princípios processuais a respeitar devem igualmente ser definidos. A internalização dos controlos ex ante exige, em especial, que seja estabelecida uma distinção clara entre atividades de início e atividades de verificação das operações de execução orçamental. Além disso, cada instituição deve adotar um código de normas profissionais aplicável aos agentes responsáveis pelas verificações ex ante e ex post. É igualmente necessário prever que sejam prestadas contas das responsabilidades assumidas, mediante um relatório anual à instituição incumbida, entre outros, das verificações ex post. Os documentos comprovativos relacionados com as operações realizadas devem ser conservados. Por último, dado o seu caráter derrogatório, todos os tipos de procedimentos por negociação em matéria de adjudicação de contratos públicos devem ser objeto de um relatório específico dirigido à instituição e transmitido ao Parlamento Europeu e ao Conselho.
(28)
O Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002 deve ser adaptado, por forma a ter em conta o duplo papel dos chefes das delegações que atuam na qualidade de gestores orçamentais subdelegados por conta do Serviço Europeu para a Ação Externa (a seguir designado «SEAE») e, em relação às dotações operacionais, por conta da Comissão.
(29)
No intuito de clarificar as responsabilidades, importa ainda definir de forma precisa as funções e responsabilidades do contabilista relativamente aos sistemas contabilísticos, gestão de tesouraria e de contas bancárias e ainda ficheiros de terceiros. As modalidades de cessação de funções do contabilista devem também ser definidas.
(30)
As condições de recurso a fundos para adiantamentos, um sistema de gestão derrogatório face aos procedimentos orçamentais normais, devem igualmente ser estabelecidas e as funções e responsabilidades dos gestores de fundos para adiantamentos, dos gestores orçamentais e dos contabilistas no que se refere ao controlo desses fundos, devem ser precisadas. O Parlamento Europeu e o Conselho devem ser informados de qualquer nomeação ou cessação de funções. Por razões de eficiência, só deve ser criado um único fundo para adiantamentos nas delegações, tanto para as dotações da Comissão, como para as dotações da secção orçamental do SEAE. Revelou-se necessário introduzir a possibilidade de utilizar cartões de débito ligados a fundos para adiantamentos, a fim de facilitar os pagamentos, em especial nas representações e delegações da União, e evitar os riscos associados à manipulação de numerário.
(31)
Uma vez definidas as funções e as responsabilidades de cada interveniente financeiro, a sua responsabilização só pode ocorrer nas condições previstas no Estatuto aplicável aos funcionários da União Europeia e no regime aplicável aos outros agentes da União Europeia. A instância especializada em matéria de irregularidades financeiras, instituída em cada instituição, revelou-se um mecanismo eficaz para identificar a ocorrência de irregularidades de caráter financeiro, devendo assim ser mantida. É necessário estabelecer as modalidades segundo as quais o gestor orçamental pode solicitar a confirmação de uma instrução que considere irregular ou contrária ao princípio da boa gestão financeira, por forma a ser eximido de qualquer responsabilidade.
(32)
Em matéria de receitas, salvo no caso concreto dos recursos próprios previstos na Decisão 2007/436/CE, Euratom do Conselho, de 7 de junho de 2007, relativa ao sistema de recursos próprios das Comunidades (5), convém precisar as tarefas e os controlos da responsabilidade dos gestores orçamentais nas diferentes etapas do procedimento: elaboração das previsões de crédito, emissão da ordem de cobrança, envio da nota de débito informando o devedor do apuramento dos créditos, cálculo de eventuais juros de mora e decisão de renúncia ao crédito, se for caso disso, no respeito dos critérios que garantem a observância do princípio da boa gestão financeira, a fim de garantir uma cobrança eficiente das receitas.
(33)
É necessário especificar o papel do contabilista na cobrança das receitas e na eventual prorrogação dos prazos de pagamento de despesas. O contabilista deve igualmente dispor de flexibilidade na cobrança de pagamentos, tal como a possibilidade de compensação direta das dívidas ou, em circunstâncias excecionais, de renunciar à obrigação de constituição de uma garantia relativa ao reembolso de uma dívida, quando o devedor está disposto e em condições de proceder ao pagamento no prazo prorrogado, mas não pode prestar essa garantia, tomando em devida consideração o princípio da proporcionalidade.
(34)
A fim de garantir a gestão de ativos, ao mesmo tempo que é auferida uma remuneração financeira, é necessário que os montantes recebidos provisoriamente, tais como as coimas no domínio da concorrência objeto de recurso, sejam investidos em ativos financeiros e ainda determinada a afetação dos juros gerados por esses investimentos.
(35)
No intuito de assegurar que a Comissão disponha de todas as informações necessárias para a adoção das decisões de financiamento, cabe estabelecer os requisitos mínimos quanto ao teor das decisões de financiamento sobre subvenções, adjudicação de contratos, fundos fiduciários, prémios e instrumentos financeiros.
(36)
Em matéria de despesas, importa definir a articulação entre decisões de financiamento, autorizações globais e autorizações individuais, bem como as características destas diferentes etapas, a fim estabelecer um enquadramento claro para as diferentes fases da execução orçamental.
(37)
É necessário clarificar a articulação entre as operações de liquidação, de emissão de ordens de pagamento e de pagamento e os controlos a efetuar pelo gestor orçamental aquando da liquidação de despesas, mediante a inscrição da menção «Visto; a pagar». Cabe indicar os documentos comprovativos a apresentar em apoio dos pagamentos e definir as regras de apuramento de pré-financiamentos e de pagamentos intercalares.
(38)
Devem ser definidas regras pormenorizadas quanto à aplicação dos prazos relativos às operações de liquidação e de pagamento, à luz do disposto na Diretiva 2011/7/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de fevereiro de 2011, que estabelece medidas de luta contra os atrasos de pagamento nas transações comerciais (6), no intuito de garantir a ausência de qualquer demora desnecessária nos pagamentos aos beneficiários.
(39)
Em matéria de auditoria interna, convém definir as modalidades de nomeação do auditor e garantir a sua independência dentro da instituição que o nomeou e à qual deve prestar contas do seu trabalho. O Parlamento Europeu e o Conselho devem ser informados de qualquer nomeação ou cessação de funções, a fim a garantir a transparência perante o Parlamento Europeu e o Conselho.
(40)
As regras em matéria de contratos públicos devem basear-se no disposto na Diretiva 2004/18/CE. Tal pressupõe a definição dos diferentes tipos de procedimentos de adjudicação de contratos, das medidas de publicidade aplicáveis, das condições de aplicação de um determinado tipo de procedimento e das principais características dos procedimentos existentes, a especificação dos critérios de seleção e de adjudicação, das regras de acesso à documentação do concurso e de comunicação com os proponentes ou candidatos, bem como, nos casos em que a Comissão adjudica contratos por sua própria conta, dos diferentes limiares aplicáveis e das regras de estimativa do valor dos contratos a adjudicar.
(41)
Os procedimentos em matéria de adjudicação de contratos têm por finalidade satisfazer nas melhores condições possíveis as necessidades das instituições, no respeito da igualdade de acesso aos contratos públicos, bem como dos princípios da transparência e da não-discriminação. A fim de garantir a transparência e a igualdade de tratamento dos candidatos e proponentes, bem como a plena responsabilidade dos gestores orçamentais na escolha final, é necessário estabelecer o procedimento para a abertura e, em seguida, a avaliação dos pedidos de participação e das propostas, desde a nomeação de uma comissão até à adoção de uma decisão de adjudicação, fundamentada e documentada, que incumbirá, em última análise, à entidade adjudicante.
(42)
Com base na experiência adquirida, impõe-se estabelecer um novo procedimento de adjudicação dos contratos de valor intermédio. É necessário permitir a utilização da «lista de fornecedores» nas mesmas condições que o atual «convite à manifestação de interesse», uma vez que essa lista estabelece menos encargos administrativos para os proponentes potenciais.
(43)
A fim de proteger os interesses financeiros da União durante a execução do contrato, importa prever a possibilidade de exigir às entidades que demonstrem capacidade financeira em matéria de contratos públicos que sejam solidariamente responsáveis pela execução do contrato em causa.
(44)
No intuito de proteger os interesses financeiros da União e garantir o controlo sobre a execução do contrato, importa prever a possibilidade de exigir que determinadas tarefas críticas sejam diretamente executadas pelo próprio contratante.
(45)
Para garantir a execução de um contrato em conformidade com as mais elevadas normas profissionais, importa prever a possibilidade de rejeitar os proponentes que denotem potenciais conflitos de interesses.
(46)
Uma vez que o pedido de constituição de garantias financeiras deixou de ser automaticamente aplicável, é necessário definir os critérios segundo os quais estas garantias podem ser exigidas.
(47)
É necessário clarificar o âmbito de aplicação do Título relativo às subvenções, nomeadamente no que se refere ao tipo de ação ou organismo de interesse geral europeu suscetível de beneficiar de uma subvenção, bem como no que respeita aos tipos de compromissos jurídicos que podem ser utilizados para abranger as subvenções. Em relação a esses compromissos jurídicos, importa especificar os critérios quanto à escolha entre acordos e decisões, ao seu conteúdo mínimo e à possibilidade de celebrar acordos ou decisões de subvenção específicos no âmbito de parcerias, por forma a assegurar a igualdade de tratamento e evitar limitar o acesso ao financiamento da União.
(48)
O âmbito de aplicação do Título relativo às subvenções deve igualmente tomar em consideração a introdução no Regulamento Financeiro de títulos específicos sobre prémios e instrumentos financeiros, por um lado, e de regras fundamentais aplicáveis às subvenções, aos custos elegíveis, à supressão do princípio da degressividade, à utilização de formas simplificadas de subvenção (montantes fixos, custos unitários e taxas fixas) e eliminação da obrigatoriedade de apresentação de garantias de pré-financiamento, por outro.
(49)
Os progressos em direção ao intercâmbio eletrónico de informações e da apresentação de documentos por via eletrónica, que constituem uma importante medida de simplificação, devem ser acompanhados de condições claras quanto à aceitação dos sistemas a utilizar, de modo a criar um quadro juridicamente sólido.
(50)
Os princípios da ausência de fins lucrativos e de cofinanciamento devem ser revistos em consonância com as clarificações e as medidas de simplificação introduzidas no Regulamento Financeiro. Em especial, por motivos de clareza, é necessário estabelecer regras pormenorizadas sobre os tipos de receitas a reconhecer para efeitos do princípio de ausência de fins lucrativos, bem como as formas de cofinanciamento externo e as contribuições em espécie.
(51)
No que respeita ao princípio da transparência, a adoção e a publicação de programas de trabalho plurianuais devem ser autorizadas, desde que representem um valor acrescentado para os candidatos, que passarão a estar em condições de antecipar mais facilmente e de preparar-se melhor para os convites à apresentação de propostas. Neste contexto, devem ser especificadas as condições em que os programas de trabalho podem ser considerados como decisões de financiamento. A fim de assegurar a transparência, é igualmente necessário publicar convites à apresentação de propostas, salvo em casos de urgência ou se a ação apenas puder ser executada por uma única entidade. Cabe especificar o conteúdo mínimo dessa publicação.
(52)
Dado que as condições de elegibilidade para efeitos do imposto sobre o valor acrescentado (IVA) pago pelos beneficiários são particularmente propensas a erros e discrepâncias, é necessário garantir que os conceitos de IVA não recuperável e de pessoas que não sejam consideradas sujeitos passivos, na aceção do artigo 13.o, n.o 1, da Diretiva 2006/112/CE, de 28 de novembro de 2006, relativa ao sistema comum do imposto sobre o valor acrescentado (7) sejam compreendidos e aplicados de forma coerente, mediante referência às atividades abrangidas por esses conceitos.
(53)
A fim de assegurar a transparência, a igualdade de tratamento entre os requerentes e uma maior responsabilização dos gestores orçamentais, cabe definir o procedimento de adjudicação de contratos, desde o pedido de subvenção, em relação ao qual a Comissão deve ter prestado informações mínimas aos requerentes, até à sua avaliação à luz de critérios de elegibilidade, seleção e adjudicação anteriormente especificados, antes de o gestor orçamental competente tomar a sua decisão final, devidamente documentada. É necessário estabelecer regras pormenorizadas sobre a composição e as funções da comissão responsável pela avaliação das propostas com base nos critérios de seleção e adjudicação, bem como a possibilidade de contactar os requerentes durante o procedimento de adjudicação de contratos ou de convidá-los a ajustar as suas propostas. Tais possibilidades devem refletir de forma adequada os requisitos em termos de boa administração, introduzidos no Regulamento Financeiro, e incluir as condições sob as quais as propostas podem ser ajustadas antes da assinatura das convenções de subvenção ou da notificação das decisões de concessão da subvenção, garantindo simultaneamente a igualdade de tratamento dos requerentes e o respeito do princípio segundo o qual a iniciativa em matéria de ações incumbe unicamente a estes últimos.
(54)
Uma vez que a utilização de montantes fixos, custos unitários e taxas fixas é facilitada e alargada ao abrigo do Regulamento Financeiro, as definições dessas formas simplificadas de subvenções devem ser clarificadas. É nomeadamente necessário esclarecer que estas se destinam, tal como qualquer forma de subvenção, a abranger as categorias de custos elegíveis e indicar que os seus montantes não devem ser forçosamente fixados ex ante, o que é particularmente pertinente quando são calculadas com base nas práticas habituais de contabilidade analítica do beneficiário. Importa igualmente assegurar a estabilidade das regras de financiamento ao abrigo de um programa específico. Para o efeito, deve ser autorizada a utilização de formas simplificadas de subvenções ao longo de toda a sua duração. Para fins estatísticos, metodológicos ou de prevenção e deteção de fraude, é necessário ter acesso a informações gerais de contabilidade junto dos beneficiários, mesmo quando estes são financiados através de montantes fixos, custos unitários ou taxas fixas. Tais verificações não devem ser utilizadas, contudo, para questionar os valores unitários dos montantes fixos, custos unitários ou taxas fixas já acordados.
(55)
O princípio da boa gestão financeira exige que a Comissão disponha de garantias. Na fase dos pedidos de subvenção, mediante a realização de auditorias financeiras relativamente aos pedidos de montante mais avultado, aquando do pagamento de pré-financiamentos, e quando os riscos tal como avaliados pelo gestor orçamental assim o justificarem, mediante a exigência de garantias financeiras prévias e na fase de pagamento intercalar ou de pagamento do saldo, mediante a apresentação de certificados emitidos pelos auditores para os pedidos de pagamento dos montantes mais avultados e que denotam um maior grau de risco.
(56)
As condições e os procedimentos para a suspensão e a redução das subvenções devem ser clarificados, de modo a definir melhor as razões que justificam essa suspensão ou redução, prestar informações adequadas aos beneficiários e garantir que estes últimos disponham da possibilidade de exercer o seu direito de defesa a qualquer momento.
(57)
A boa gestão dos fundos da União pressupõe também que os próprios beneficiários das subvenções da União as utilizem de modo rentável e eficiente. Em especial, devem ser elegíveis os custos dos contratos adjudicados pelos beneficiários para a execução da ação, desde que tais contratos sejam adjudicados à proposta economicamente mais vantajosa.
(58)
Uma vez que as restrições quanto à concessão de apoio financeiro a favor de terceiros são atenuadas no Regulamento Financeiro, é necessário estabelecer as disposições mínimas a acordar a nível do acordo de subvenção ou a inserir na decisão de subvenção para diferenciar claramente a concessão por um beneficiário de apoio financeiro a terceiros da execução de funções orçamentais por um organismo delegado no âmbito da gestão indireta.
(59)
As competências em matéria de imposição de sanções aos beneficiários de subvenções devem ser alinhadas com as previstas no domínio dos contratos públicos, dado assumirem uma natureza idêntica e estarem sujeitos às mesmas regras, em termos de eficácia e proporcionalidade.
(60)
Os prémios devem estar subordinados aos princípios da transparência e da igualdade de tratamento da mesma forma que as subvenções. Nesse contexto, as características mínimas dos programas de trabalho e dos concursos para trabalhos de conceção devem igualmente ser definidas, tendo em conta os requisitos correspondentes aplicáveis às subvenções. Em especial, devem ser especificadas as condições em que os programas de trabalho podem ser equiparados a decisões de financiamento, bem como o teor mínimo das regras do concurso para trabalhos de conceção, nomeadamente as condições relativas ao pagamento de prémios aos vencedores em caso de adjudicação e os meios de publicação adequados.
(61)
A conformidade com os princípios da transparência e da igualdade de tratamento exige igualmente o estabelecimento de um procedimento de adjudicação de contratos claramente definido, desde a apresentação de realizações até à informação dos candidatos e notificação do participante vencedor. Esse procedimento deve incluir a avaliação das realizações por um painel de peritos nomeados pelo gestor orçamental competente, com base nos critérios de adjudicação divulgados nas regras do concurso para trabalhos de conceção, a fim de garantir a sua competência e neutralidade na avaliação dessas realizações. Com base nas suas recomendações, o gestor orçamental competente deve tomar a decisão final sobre a atribuição do prémio, uma vez que a responsabilidade pela execução do orçamento incumbe sempre à Comissão.
(62)
A fim de assegurar a aplicação harmonizada dos diversos instrumentos financeiros no âmbito da Comissão, o enquadramento geral previsto no Título VIII do Regulamento Financeiro deve ser complementado por regras pormenorizadas relativas à gestão dos instrumentos financeiros, incluindo disposições sobre a seleção das entidades mandatadas, o conteúdo dos acordos de delegação, os custos e as comissões de gestão e as contas fiduciárias.
(63)
Devem ser definidas, em especial, regras relativas à seleção dos intermediários financeiros e dos beneficiários finais, sempre que os instrumentos financeiros sejam geridos diretamente em casos excecionais, através de estruturas de investimento especializadas ou outros mecanismos de execução, garantindo assim o desembolso eficiente dos fundos da União.
(64)
Cabe determinar as condições de utilização dos instrumentos financeiros, incluindo o efeito de alavanca, bem como o enquadramento de controlo. É igualmente necessário garantir que os instrumentos financeiros sejam aplicados com base numa sólida avaliação ex ante, que permita à Comissão concebê-los especificamente para dar resposta às deficiências do mercado e a situações de investimento insuficiente.
(65)
Em matéria de contabilidade e prestação de contas, os princípios contabilísticos geralmente aceites, com base nos quais devem ser elaboradas as demonstrações financeiras, são definidos nas regras contabilísticas da União. Estas regras contabilísticas especificam igualmente as condições necessárias para que uma transação seja contabilizada, bem como as regras de avaliação dos elementos do ativo e do passivo e de constituição de provisões, no intuito de assegurar que tais informações sejam apresentadas de forma correta, completa e exata.
(66)
Em matéria de contabilidade, convém precisar que o contabilista de cada instituição deve documentar a organização e os procedimentos contabilísticos dessa instituição e definir as condições que os sistemas informáticos de escrituração da contabilidade devem respeitar, nomeadamente para garantir a segurança de acesso e a pista de auditoria em relação às alterações introduzidas nos sistemas.
(67)
A nível da contabilidade, importa precisar os princípios aplicáveis em matéria de livros contabilísticos, do balancete das contas, da conciliação periódica dos saldos desse balancete e do inventário, bem como definir os elementos do plano de contabilidade estabelecido pelo contabilista da Comissão. As regras em matéria de registo das operações, em especial, o método das partidas dobradas, as regras de conversão das operações não efetuadas em euros e dos documentos comprovativos dos registos contabilísticos devem ser estabelecidas. O teor dos registos da contabilidade orçamental deve também ser precisado.
(68)
É necessário definir as regras relativas ao inventário do imobilizado e clarificar as responsabilidades respetivas dos contabilistas e gestores orçamentais neste domínio, tal como as disposições aplicáveis à venda de imóveis inscritos no inventário, com vista a uma gestão eficiente dos ativos.
(69)
No que respeita às ações externas, o presente regulamento, em conformidade com o Regulamento Financeiro, deve prever derrogações que tomem em consideração as especificidades operacionais desse setor, sobretudo em matéria de adjudicação de contratos e de concessão de subvenções, devido nomeadamente ao facto desses procedimentos serem realizados pelas autoridades de países terceiros que beneficiam de apoio financeiro da União. No que se refere à adjudicação de contratos, essas medidas derrogatórias devem essencialmente prender-se com os tipos de procedimentos e os limiares a partir dos quais são aplicáveis. Quanto às subvenções, o financiamento integral deve ser autorizado em determinados casos, sobretudo a fim de ter em conta a diminuta capacidade de cofinanciamento dos beneficiários.
(70)
Importa estabelecer disposições pormenorizadas no que se refere ao recurso ao apoio orçamental, que especifiquem as condições em que o apoio orçamental pode ser utilizado, bem como a obrigação de o parceiro fornecer à Comissão informações atempadas e fiáveis destinadas a o cumprimento dessas condições.
(71)
No que respeita aos fundos fiduciários da União, importa precisar os princípios aplicáveis à contribuição da União para os fundos fiduciários da União, bem como às contribuições dos outros doadores, definir as regras do fundo fiduciário da União em matéria de contabilidade e de apresentação de informações, nomeadamente no que se refere aos juros vencidos na conta bancária do fundo fiduciário, clarificar as responsabilidades respetivas dos intervenientes financeiros e do conselho de administração do fundo fiduciário, bem como definir as obrigações da auditoria externa. É igualmente necessário garantir uma representação equitativa dos doadores participantes no conselho de administração do fundo fiduciário e assegurar um mecanismo obrigatório de voto positivo por parte da Comissão relativamente à utilização dos fundos.
(72)
A fim de simplificar os procedimentos de adjudicação dos contratos no âmbito das ações externas, alguns limiares foram alterados, tendo outros limiares e modalidades de gestão resultantes das disposições comuns sido aditados e adaptados.
(73)
No domínio das subvenções, as condições de derrogação ao princípio de cofinanciamento devem ser simplificadas em conformidade com o Regulamento Financeiro.
(74)
Para garantir a boa gestão das dotações da União, importa ainda precisar as condições prévias e as regras a inserir nos acordos sempre que a gestão das dotações seja descentralizada ou utilizados fundos para adiantamentos.
(75)
Cabe definir os serviços e organismos europeus e estabelecer regras específicas para o Serviço das Publicações, bem como disposições que autorizem o contabilista da Comissão a delegar algumas das suas funções nos agentes destes serviços e organismos. Convém também precisar as modalidades de movimentação das contas bancárias que os serviços e organismos europeus podem ser autorizados a abrir em nome da Comissão.
(76)
Por analogia com a publicação de informações sobre os beneficiários de fundos da União, a lista de peritos indicada no artigo 204.o do Regulamento Financeiro, os quais são selecionados através de um convite à apresentação de manifestações de interesse, bem como o objetivo das suas funções, devem ser publicados. A sua remuneração deve igualmente ser publicada quando for igual ou superior a 15 000 EUR.
(77)
O novo procedimento introduzido no artigo 203.o do Regulamento Financeiro deve ser completado, nomeadamente no que se refere ao tipo de custos a serem incluídos nos limiares nele estabelecidos. É necessário definir regras pormenorizadas sobre os projetos de construção nas delegações da União, atendendo às suas especificidades, nomeadamente em casos de urgência. Importa providenciar para que os imóveis destinados a fins residenciais, designadamente nas delegações, a ser objeto de locação ou aquisição a curto prazo, sejam excluídos do procedimento previsto no artigo 203.o do Regulamento Financeiro. A aquisição de terrenos a título gratuito ou por um montante simbólico não deve ser abrangida pelo procedimento previsto no artigo 203.o do Regulamento Financeiro, uma vez que não impõe, em si, um encargo adicional ao orçamento.
(78)
A fim de garantir a coerência com as disposições do Regulamento Financeiro, importa estabelecer disposições transitórias. Além disso, a fim de garantir a sua coerência com a base jurídica setorial, convém adiar a aplicação das disposições sobre as modalidades de gestão e os instrumentos financeiros até 1 de janeiro de 2014,
ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
PARTE I
DISPOSIÇÕES COMUNS
TÍTULO I
OBJETO
Artigo 1.o
Objeto
O presente regulamento estabelece as normas de execução do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 (a seguir designado «Regulamento Financeiro»).
TÍTULO II
PRINCÍPIOS ORÇAMENTAIS
CAPÍTULO 1
Princípios da unicidade e verdade orçamental
Artigo 2.o
Contabilização dos juros gerados por pagamentos de pré-financiamentos
(Artigo 8.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro)
Quando são devidos juros ao orçamento, o acordo celebrado com as entidades ou pessoas enumeradas no artigo 58.o, n.o 1, alínea c), subalíneas ii) a viii), do Regulamento Financeiro deve prever que o pré-financiamento seja transferido para contas ou subcontas bancárias, por forma a permitir que os fundos e respetivos juros sejam identificados. Caso contrário, os sistemas de contabilidade dos beneficiários ou intermediários devem possibilitar a identificação dos fundos pagos pela União e dos juros ou outros benefícios gerados por esses fundos.
As disposições do presente regulamento relativas aos juros sobre pré-financiamentos não prejudicam a inscrição do pré-financiamento no ativo das demonstrações financeiras, em conformidade com as regras contabilísticas a que se refere o artigo 143.o do Regulamento Financeiro.
CAPÍTULO 2
Princípio da anualidade
Artigo 3.o
Dotações do exercício
(Artigo 11.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro)
As dotações de autorização e de pagamento autorizadas para o exercício são constituídas pelo seguinte:
a)
As dotações inscritas no orçamento, incluindo as inscritas através de orçamento retificativo;
b)
As dotações transitadas;
c)
As dotações reconstituídas em conformidade com o disposto nos artigos 178.o e 182.o do Regulamento Financeiro;
d)
As dotações a título de reembolsos de pagamentos de pré-financiamento, em conformidade com o artigo 177.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro;
e)
As dotações disponibilizadas na sequência da cobrança de receitas afetadas durante o exercício ou durante os exercícios anteriores e que não tenham sido utilizadas.
Artigo 4.o
Anulação e transição de dotações
(Artigo 13.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
1. As dotações de autorização e as dotações não diferenciadas relativas a projetos imobiliários referidas no artigo 13.o, n.o 2, alínea a), do Regulamento Financeiro só podem transitar para o exercício seguinte se não tiver sido possível conceder a autorização até 31 de dezembro do exercício, por razões alheias ao gestor orçamental e desde que as etapas preparatórias estejam suficientemente avançadas para que seja razoável estimar que a autorização pode ser concedida até 31 de março do ano seguinte ou até 31 de dezembro no que se refere a projetos imobiliários.
2. As etapas preparatórias referidas no artigo 13.o, n.o 2, alínea a), do Regulamento Financeiro, que devem ser concluídas até 31 de dezembro do exercício para que seja possível a transição para o ano seguinte, são nomeadamente as seguintes:
a)
No que diz respeito às autorizações globais na aceção do artigo 85.o do Regulamento Financeiro, a adoção de uma decisão de financiamento ou, antes desta data, o encerramento da consulta aos serviços interessados de cada instituição com vista à adoção desta decisão;
b)
No que diz respeito às autorizações individuais na aceção do artigo 85.o do Regulamento Financeiro, a conclusão do processo de seleção dos potenciais contratantes, beneficiários, vencedores de prémios ou delegados.
3. As dotações transitadas em conformidade com o artigo 13.o, n.o 2, alínea a), do Regulamento Financeiro, que não tenham sido objeto de autorização até 31 de março do exercício seguinte, ou até 31 de dezembro do ano seguinte, relativamente a montantes associados a projetos imobiliários, serão automaticamente anuladas.
A Comissão informará o Parlamento Europeu e o Conselho das dotações assim anuladas, no prazo de um mês a contar da respetiva data de anulação, em conformidade com o primeiro parágrafo.
4. As dotações transitadas nos termos do artigo 13.o, n.o 2, alínea b), do Regulamento Financeiro podem ser utilizadas até 31 de dezembro do exercício seguinte.
5. A contabilidade deve permitir distinguir as dotações transitadas em conformidade com os n.os 1 a 4.
CAPÍTULO 3
Princípio da unidade de conta
Artigo 5.o
Taxa de conversão entre o euro e as outras moedas
(Artigo 19.o do Regulamento Financeiro)
1. Sem prejuízo das disposições específicas que decorrem da aplicação de regulamentações de âmbito setorial, a conversão será efetuada pelo gestor orçamental competente com recurso à taxa de câmbio diária do euro publicada na série C do Jornal Oficial da União Europeia.
Quando a conversão entre o euro e outra moeda for feita pelos contratantes ou beneficiários, aplicam-se as disposições específicas relativas à conversão, constantes dos contratos, das convenções de subvenção ou dos acordos de financiamento.
2. Para evitar que as conversões de moeda tenham um impacto significativo a nível do cofinanciamento da União ou um impacto negativo no orçamento da União, as disposições específicas sobre a conversão referidas no n.o 1 devem prever, quando se afigure adequado, uma taxa de conversão entre o euro e as outras moedas, que será calculada utilizando a média da taxa de câmbio diária de um dado período.
3. Na falta de publicação no Jornal Oficial da União Europeia da taxa de câmbio diária do euro relativamente à moeda em causa, o gestor orçamental competente utilizará a taxa contabilística referida no n.o 4.
4. Para efeitos da contabilidade prevista nos artigos 151.o a 156.o do Regulamento Financeiro e sob reserva do disposto no artigo 240.o do presente regulamento, a conversão entre o euro e qualquer outra moeda será efetuada com recurso à taxa de conversão contabilística mensal do euro. Esta taxa será fixada pelo contabilista da Comissão com base em qualquer fonte de informação que considere fiável e partindo da taxa de câmbio do penúltimo dia útil do mês que precede aquele relativamente ao qual a taxa é fixada.
5. Os resultados das operações de divisas a que se refere o n.o 4 do presente artigo devem ser indicados numa rubrica separada nas contas da instituição respetiva.
O disposto no primeiro parágrafo do presente número aplica-se mutatis mutandis aos organismos referidos no artigo 208.o do Regulamento Financeiro.
Artigo 6.o
Taxa a utilizar para efeitos de conversão entre o euro e outras moedas
(Artigo 19.o do Regulamento Financeiro)
1. Sem prejuízo das disposições específicas decorrentes da aplicação de regulamentações de âmbito setorial ou de contratos públicos específicos, convenções ou decisões de subvenção e convenções de financiamento, a taxa a utilizar para efeitos de conversão entre o euro e outras moedas é, nos casos em que a conversão for efetuada pelo gestor orçamental competente, a aplicável no dia da emissão, pelo serviço emitente, da ordem de pagamento ou de cobrança.
2. No caso dos fundos para adiantamentos em euros, a data de pagamento pelo banco determina a taxa de câmbio a utilizar para a conversão entre o euro e as outras moedas.
3. Para efeitos de regularização de fundos para adiantamentos em moedas nacionais, a que se refere o artigo 19.o do Regulamento Financeiro, a taxa de câmbio a utilizar para a conversão entre o euro e as outras moedas será a do mês da despesa efetuada pelo fundo para adiantamentos em questão.
4. Para o reembolso de despesas com uma base fixa, ou de despesas que decorrem do Estatuto dos funcionários e do regime aplicável aos outros agentes da União Europeia (a seguir designado «Estatuto dos funcionários»), cujo montante está sujeito a um limite máximo e pagas numa moeda que não o euro, a taxa a utilizar é aquela que estiver em vigor no momento em que o direito nascer.
CAPÍTULO 4
Princípio da universalidade
Artigo 7.o
Estrutura de acolhimento das receitas afetadas e abertura das dotações correspondentes
(Artigo 21.o do Regulamento Financeiro)
1. Sem prejuízo do disposto nos artigos 9.o e 10.o, a estrutura de acolhimento orçamental das receitas afetadas inclui:
a)
No mapa das receitas da secção de cada instituição, uma rubrica orçamental destinada a acolher o montante destas receitas;
b)
No mapa das despesas, as observações orçamentais, incluindo as observações gerais, indicam quais as rubricas suscetíveis de acolher as dotações correspondentes às receitas afetadas disponibilizadas.
No caso referido na alínea a) do primeiro parágrafo, é criada uma rubrica dotada de uma menção «pro memoria» e as receitas estimadas são mencionadas nas observações a título informativo.
2. As dotações correspondentes a receitas afetadas são disponibilizadas automaticamente a título de dotações de pagamento e de dotações de autorização, sempre que a receita tenha sido recebida pela instituição, salvo nos casos a seguir referidos:
a)
Nos casos previstos no artigo 181.o, n.o 2, e no artigo 183.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro;
b)
No caso previsto no artigo 21.o, n.o 2, alínea b), do Regulamento Financeiro no que respeita aos Estados-Membros, sempre que o acordo de contribuição seja expresso em euros.
No caso referido no primeiro parágrafo, alínea b), as dotações de autorização podem ser disponibilizadas mediante assinatura pelo Estado-Membro do acordo de contribuição.
Artigo 8.o
Contribuições dos Estados-Membros para programas de investigação
(Artigo 21.o, n.o 2, alínea a), do Regulamento Financeiro)
1. As contribuições dos Estados-Membros para o financiamento de certos programas complementares de investigação, previstas no artigo 5.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1150/2000 do Conselho (8), são pagas:
a)
Até um máximo de sete duodécimos do montante inscrito no orçamento, impreterivelmente até 31 de janeiro do exercício em curso;
b)
Até ao máximo dos cinco duodécimos restantes, impreterivelmente até 15 de julho do exercício em curso.
2. Se o orçamento não for adotado definitivamente antes do início do exercício, as contribuições previstas no n.o 1 têm lugar com base no montante inscrito no orçamento do exercício precedente.
3. Qualquer contribuição ou pagamento suplementar devido pelos Estados-Membros a título do orçamento deve ser inscrito na conta ou contas da Comissão, no prazo de trinta dias de calendário subsequentes à mobilização de fundos.
4. Os pagamentos efetuados são inscritos na conta prevista no Regulamento (CE, Euratom) n.o 1150/2000, encontrando-se sujeitos às condições enunciadas por esse mesmo regulamento.
Artigo 9.o
Receitas afetadas que resultam da participação dos países da EFTA em certos programas da União
(Artigo 21.o, n.o 2, alínea e), do Regulamento Financeiro)
1. A estrutura de acolhimento orçamental das participações dos Estados-Membros da Associação Europeia de Comércio Livre (a seguir designados «Estados da EFTA») em determinados programas da União é a seguinte:
a)
É aberta, no mapa das receitas, uma rubrica «pro memoria» destinada à inscrição do montante global, para o exercício em causa, da contribuição dos Estados da EFTA;
b)
No mapa das despesas:
i)
nas observações sobre cada rubrica relativa às atividades da União em que participam os Estados da EFTA, o montante previsto da participação será acompanhado da indicação «para informação»,
ii)
um anexo, que constitui parte integrante do orçamento, integra todas as rubricas relativas às atividades da União em que participam os Estados da EFTA.
Para efeitos do primeiro parágrafo, alínea a), o montante previsto será indicado nas observações orçamentais.
O anexo referido no primeiro parágrafo, alínea b), subalínea ii), reflete e integra a estrutura de acolhimento das dotações correspondentes a estas participações, nos termos do n.o 2, bem como da execução das despesas.
2. Por força do artigo 82.o do Acordo sobre o Espaço Económico Europeu (a seguir designado «Acordo EEE»), os montantes relativos à participação anual dos Estados da EFTA, como confirmados à Comissão pelo Comité Misto do Espaço Económico Europeu nos termos do artigo 1.o, n.o 5, do Protocolo 32 anexo ao acordo EEE, dão lugar à abertura integral, desde o início do exercício, tanto das dotações de autorização, como das dotações de pagamento correspondentes.
3. Se, durante o exercício, as dotações orçamentais de rubricas em que participam os Estados da EFTA forem reforçadas sem que os Estados da EFTA possam, durante o exercício em questão, adaptar, em consequência, a sua contribuição a fim de respeitar o «fator de proporcionalidade» previsto no artigo 82.o do Acordo EEE, a Comissão pode assegurar, provisória e excecionalmente, com base em fundos da sua tesouraria, o pré-financiamento da quota-parte dos Estados da EFTA. Na sequência de tal reforço, a Comissão mobilizará, o mais rapidamente possível, as contribuições correspondentes dos Estados da EFTA. A Comissão informará o Parlamento Europeu e o Conselho anualmente das decisões adotadas neste contexto.
O pré-financiamento será regularizado o mais rapidamente possível no âmbito do orçamento do exercício seguinte.
4. Nos termos do artigo 21.o, n.o 2, alínea e), do Regulamento Financeiro, as contribuições financeiras dos Estados da EFTA constituem receitas afetadas externas. O contabilista adota as medidas adequadas, a fim de assegurar o acompanhamento separado da utilização, tanto das receitas provenientes destas contribuições, como das dotações correspondentes.
A Comissão, no âmbito do relatório previsto no artigo 150.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, apresenta especificamente a execução correspondente à participação dos Estados da EFTA, tanto no que se refere às receitas, como às despesas.
Artigo 10.o
Produto das sanções aplicadas aos Estados-Membros declarados em situação de défice excessivo
(Artigo 21.o, n.o 2, alínea c), do Regulamento Financeiro)
A estrutura de acolhimento orçamental para o produto das sanções referidas na secção 4 do Regulamento (CE) n.o 1467/97 do Conselho (9) é a seguinte:
a)
É aberta, no mapa de receitas, uma rubrica orçamental «pro memoria» destinada à inscrição dos juros referentes a estes montantes;
b)
Paralelamente, e sem prejuízo do disposto no artigo 77.o do Regulamento Financeiro, a inscrição desses montantes no mapa de receitas dá lugar à abertura, no mapa de despesas, de dotações de autorização e de pagamento.
As dotações referidas no primeiro parágrafo, alínea b), são executadas em conformidade com o artigo 20.o do Regulamento Financeiro.
Artigo 11.o
Encargos resultantes da aceitação de liberalidades em benefício da União
(Artigo 22.o do Regulamento Financeiro)
Para efeitos da autorização do Parlamento Europeu e do Conselho a que se refere o artigo 22.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, a Comissão calcula e explica devidamente os encargos financeiros decorrentes da aceitação de liberalidades em benefício da União, incluindo os custos de acompanhamento.
Artigo 12.o
Contas «Encargos fiscais a recuperar»
(Artigo 23.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro)
Os encargos fiscais eventualmente suportados pela União, em aplicação do artigo 23.o, n.o 2, e do artigo 23.o, n.o 3, alínea a), do Regulamento Financeiro, são inscritos numa conta provisória até ao seu reembolso pelos Estados em causa.
CAPÍTULO 5
Princípio da especificação
Artigo 13.o
Regras relativas ao cálculo das percentagens de transferências das instituições, com exceção da Comissão
(Artigo 25.o do Regulamento Financeiro)
1. O cálculo das percentagens referidas no artigo 25.o do Regulamento Financeiro é efetuado no momento do pedido de transferência e tem em conta as dotações inscritas no orçamento, incluindo os orçamentos retificativos.
2. É tido em consideração o montante total das transferências a efetuar na rubrica a partir da qual têm lugar as transferências, corrigido das transferências anteriores.
Não é tomado em consideração o montante correspondente às transferências que podem ser efetuadas de forma autónoma pela Comissão sem uma decisão do Parlamento Europeu e do Conselho.
Artigo 14.o
Regras relativas ao cálculo das percentagens de transferências da Comissão
(Artigo 26.o do Regulamento Financeiro)
1. O cálculo das percentagens referidas no artigo 26.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro é efetuado no momento do pedido de transferência e tem em conta as dotações inscritas no orçamento, incluindo os orçamentos retificativos.
2. É tido em consideração o montante total das transferências a efetuar na rubrica a partir da qual têm lugar as transferências, corrigido das transferências anteriores.
Não é tomado em consideração o montante correspondente às transferências que podem ser efetuadas de forma autónoma pela Comissão sem uma decisão do Parlamento Europeu e do Conselho.
Artigo 15.o
Despesas administrativas
(Artigo 26.o do Regulamento Financeiro)
As despesas referidas no artigo 26.o, n.o 1, alínea b), primeiro parágrafo, do Regulamento Financeiro incluem, relativamente a cada domínio de intervenção, as rubricas referidas no artigo 44.o, n.o 3.
Artigo 16.o
Justificação dos pedidos de transferências de dotações
(Artigos 25.o e 26.o Regulamento Financeiro)
As propostas de transferências e quaisquer informações destinadas ao Parlamento Europeu e ao Conselho, relativas às transferências efetuadas em conformidade com os artigos 25.o e 26.o do Regulamento Financeiro, devem ser acompanhadas de justificações adequadas e pormenorizadas, que evidenciem a execução das dotações, bem como as previsões das necessidades até ao final do exercício, tanto para as rubricas a reforçar, como para as rubricas das quais serão retiradas dotações.
Artigo 17.o
Justificação dos pedidos de transferências a partir da Reserva para Ajudas de Emergência
(Artigo 29.o do Regulamento Financeiro)
As propostas de transferências destinadas a permitir a utilização da Reserva para Ajudas de Emergência, a que se refere o artigo 29.o do Regulamento Financeiro, são acompanhadas das justificações adequadas e pormenorizadas, das quais constam:
a)
Em relação à rubrica a beneficiar da transferência, informações o mais atualizadas possível sobre a execução das dotações, bem como as previsões em relação às necessidades até ao final do exercício;
b)
Em relação ao conjunto das rubricas relativas a ações externas, a execução das dotações até ao fim do mês precedente ao pedido de transferência, bem como as previsões das necessidades até ao fim do exercício, acompanhadas de uma comparação com as previsões iniciais;
c)
A análise das possibilidades de reafetação de dotações.
CAPÍTULO 6
Princípio da boa gestão financeira
Artigo 18.o
Avaliação
(Artigo 30.o do Regulamento Financeiro)
1. Qualquer proposta de programa ou de atividade da qual decorram despesas orçamentais será objeto de uma avaliação ex ante que abordará:
a)
As necessidades a satisfazer a curto ou longo prazo;
b)
O valor acrescentado da intervenção da União;
c)
Os objetivos políticos e de gestão a alcançar, que incluem medidas necessárias para proteger os interesses financeiros da União no domínio da prevenção da fraude, deteção, investigação, reparação e sanções;
d)
As opções políticas disponíveis, incluindo os riscos que lhes estão associados;
e)
Os resultados e impactos previstos, em especial económicos, sociais e ambientais, bem como os indicadores e as modalidades de avaliação necessários para os medir;
f)
O método mais adequado de execução da opção ou opções escolhidas;
g)
A coerência interna do programa ou atividade propostos e as suas relações com outros instrumentos pertinentes;
h)
O montante das dotações, recursos humanos e outras despesas administrativas a afetar em função do princípio da relação custo/eficácia;
i)
Os ensinamentos retirados da experiência com ações similares já realizadas.
2. A proposta estabelece os mecanismos de acompanhamento, elaboração de relatórios e avaliação, tendo em devida conta as respetivas responsabilidades de todos os níveis de gestão que estejam envolvidos na execução do programa ou atividade propostos.
3. Todos os programas ou atividades, incluindo os projetos-piloto e as ações preparatórias que movimentem recursos superiores a 5 000 000 EUR são objeto de uma avaliação intercalar e/ou ex post em termos dos recursos humanos e financeiros afetados e dos resultados obtidos, a fim de verificar a sua conformidade com os objetivos fixados, que se pautará pelas seguintes condições:
a)
Procede-se a uma avaliação periódica dos resultados obtidos a nível da execução de um programa plurianual, segundo um calendário que permita ter em conta as conclusões dessas avaliações para qualquer decisão relativa à prorrogação, alteração ou suspensão do programa;
b)
As atividades financiadas anualmente são objeto de uma avaliação dos resultados obtidos, pelo menos de seis em seis anos.
As obrigações previstas no n.o 1, alíneas a) e b), não são aplicáveis aos diferentes projetos ou ações realizados no quadro dessas atividades, relativamente aos quais estas obrigações podem ser cumpridas mediante relatórios finais transmitidos pelos organismos que executaram a ação.
4. As avaliações referidas nos n.os 1 e 3 serão proporcionais aos recursos mobilizados e ao impacto do programa e da atividade em questão.
Artigo 19.o
Ficha financeira
(Artigo 31.o do Regulamento Financeiro)
A ficha financeira inclui os elementos financeiros e económicos, com o propósito de permitir ao legislador apreciar a necessidade de uma intervenção da União. A ficha financeira deve incluir informações úteis relativas à coerência e à eventual sinergia com outras atividades da União.
No caso de ações plurianuais, a ficha financeira inclui o calendário previsível das necessidades anuais, em dotações e efetivos, inclusivamente para o pessoal externo, assim como uma avaliação da sua incidência financeira a médio prazo.
CAPÍTULO 7
Princípio da transparência
Artigo 20.o
Publicação provisória do orçamento
(Artigo 34.o do Regulamento Financeiro)
Logo que possível e, o mais tardar, no prazo de quatro semanas após a adoção definitiva do orçamento, são publicados por iniciativa da Comissão em todas as línguas no sítio Internet das instituições, os dados pormenorizados e definitivos do orçamento, enquanto se aguarda a sua publicação oficial no Jornal Oficial da União Europeia.
Artigo 21.o
Publicação de informações relativas aos montantes e aos beneficiários dos fundos da União concedidos
(Artigo 35.o do Regulamento Financeiro)
1. As informações sobre os beneficiários dos fundos da União concedidos no âmbito da gestão direta são publicadas num sítio Internet das instituições da União, até 30 de junho do ano seguinte ao exercício no qual os fundos foram atribuídos.
Além da publicação a que se refere o primeiro parágrafo, estas informações podem igualmente ser publicadas, segundo uma apresentação normalizada, em qualquer outro suporte adequado.
2. São publicadas as seguintes informações, salvo disposição em contrário prevista no presente regulamento e nas regras setoriais específicas, à luz dos critérios estabelecidos no artigo 35.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro:
a)
O nome do beneficiário;
b)
A localização do beneficiário;
c)
O montante concedido;
d)
A natureza e a finalidade da medida.
Para efeitos da alínea b), pelo termo «localização» deve entender-se:
i)
o endereço do destinatário, quando este último for uma pessoa coletiva,
ii)
a região de nível NUTS 2, quando o beneficiário for uma pessoa singular.
No que diz respeito aos dados pessoais relativos a pessoas singulares, as informações publicadas devem ser suprimidas decorridos dois anos após o final do exercício em que os fundos foram atribuídos. O mesmo é válido no que se refere aos dados pessoais relativos a pessoas coletivas cuja designação oficial identifica uma ou mais pessoas singulares.
3. As informações referidas no n.o 2 só devem ser publicadas no que respeita a prémios e subvenções concedidos, bem como contratos adjudicados na sequência de concursos para conceção de trabalhos ou procedimentos de concessão de subvenções ou contratos públicos. Não devem ser publicadas informações relativas a:
a)
Bolsas de estudo concedidas a pessoas singulares e outros tipos de apoio direto concedidos às pessoas singulares mais necessitadas, referidas no artigo 125.o, n.o 4, alínea c), do Regulamento Financeiro;
b)
Contratos de valor inferior aos montantes referidos no artigo 137.o, n.o 2, do presente regulamento.
4. A publicação não é exigida se essa divulgação ameaçar comprometer os direitos e as liberdades das pessoas em causa, conforme consagrados na Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia, ou prejudicar os interesses comerciais dos beneficiários.
Artigo 22.o
Articulação com a publicação de informações sobre os beneficiários de fundos da União concedidos no âmbito da gestão indireta
(Artigo 35.o do Regulamento Financeiro)
Sempre que a gestão dos fundos da União seja delegada nas autoridades e organismos referidos no artigo 58.o, n.o 1, alínea c), do Regulamento Financeiro, os acordos de delegação devem exigir que as informações referidas no artigo 21.o, n.os 2 e 3, sejam publicadas, segundo uma apresentação normalizada, por essas autoridades e organismos no seu sítio web.
O sítio Internet das instituições da União deve conter, pelo menos, uma referência relativa ao endereço do sítio web onde essas informações podem ser obtidas, se não forem diretamente publicadas num local específico do sítio Internet das instituições da União.
Além da publicação a que se refere o primeiro parágrafo, estas informações podem igualmente ser publicadas, segundo uma apresentação normalizada, em qualquer outro suporte adequado.
O disposto no artigo 21°, n.os 2 a 4, é aplicável à publicação a que se refere o primeiro parágrafo do presente artigo.
TÍTULO III
ELABORAÇÃO E ESTRUTURA DO ORÇAMENTO
Artigo 23.o
Programação financeira
(Artigo 38.o do Regulamento Financeiro)
A programação financeira a que se refere o artigo 38.o do Regulamento Financeiro é estruturada por categoria de despesas, domínio de intervenção e rubrica orçamental. A programação financeira completa abrange todas as categorias de despesas, com exceção da agricultura, da política de coesão e da administração, para as quais só se apresentam dados sintéticos.
Artigo 24.o
Projetos de orçamento retificativo
(Artigo 41.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
Os projetos de orçamentos retificativos são acompanhados das justificações e informações relativas à execução orçamental do exercício precedente e do exercício em curso, que estejam disponíveis aquando da sua elaboração.
Artigo 25.o
Nomenclatura orçamental
(Artigo 44.o do Regulamento Financeiro)
A nomenclatura orçamental deve respeitar os princípios da especificação, transparência e boa gestão financeira. Deve garantir a clareza e a transparência necessárias para o processo orçamental, facilitando a identificação dos principais objetivos, tal como refletidos nas bases jurídicas pertinentes, tornando possível efetuar escolhas quanto às prioridades políticas, para além de permitir uma execução eficiente e eficaz.
Artigo 26.o
Despesas efetivas do último exercício encerrado
(Artigo 49.o, n.o 1, alínea a), subalínea v), do Regulamento Financeiro)
Para efeitos da elaboração do orçamento, as despesas efetivas do último exercício encerrado são determinadas da seguinte forma:
a)
Em autorizações: autorizações contabilizadas durante o exercício, com base nas dotações do exercício como definidas no artigo 3.o;
b)
Em pagamentos: pagamentos efetuados durante o exercício, isto é, cuja ordem de pagamento foi transmitida ao banco, com base nas dotações do exercício, como definidas no artigo 3.o.
Artigo 27.o
Observações orçamentais
(Artigo 49.o, n.o 1, alínea a), subalínea vi), do Regulamento Financeiro)
As observações orçamentais incluem, nomeadamente, os seguintes elementos:
a)
As referências do ato de base, quando existente;
b)
Todas as explicações adequadas sobre a natureza e o destino das dotações.
Artigo 28.o
Quadro do pessoal
(Artigo 49.o, n.o 1, alínea c), subalínea i), do Regulamento Financeiro)
O pessoal da Agência de Aprovisionamento constará de forma distinta do quadro de pessoal da Comissão.
TÍTULO IV
EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO
CAPÍTULO 1
Disposições gerais
Artigo 29.o
Informações sobre a transferência de dados pessoais para fins de auditoria
(Artigo 53.o do Regulamento Financeiro)
Em qualquer convite realizado no âmbito de procedimentos relativos a subvenções, contratos públicos ou prémios executados em gestão direta, os beneficiários, candidatos, proponentes ou participantes potenciais são informados, nos termos do Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho (10), de que, para efeitos de salvaguardar os interesses financeiros da União, os seus dados pessoais podem ser transferidos para os serviços de auditoria interna, para o Tribunal de Contas Europeu, para a instância especializada em matéria de irregularidades financeiras ou para o Organismo Europeu de Luta Antifraude (a seguir designado «OLAF») e entre os gestores orçamentais da Comissão e as agências de execução.
Artigo 30.o
Medidas preparatórias no domínio da Política Externa e de Segurança Comum
(Artigo 54.o, n.o 2, alínea c), do Regulamento Financeiro)
O financiamento de medidas aprovadas pelo Conselho para preparação de operações de gestão de crises da União ao abrigo do título V do Tratado da União Europeia abrange os custos adicionais diretamente decorrentes do lançamento efetivo no local de uma missão ou da deslocação de uma equipa que envolva, nomeadamente, pessoal das instituições (incluindo despesas com seguros de alto risco, viagens e alojamento ou ajudas de custo).
Artigo 31.o
Competências específicas da Comissão em conformidade com os Tratados
(Artigo 54.o, n.o 2, alínea d), do Regulamento Financeiro)
1. Os artigos do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (a seguir designado «TFUE»), que conferem diretamente à Comissão competências específicas são os seguintes:
a)
Artigo 154.o (diálogo social);
b)
Artigo 156.o (estudos, pareceres e consultas no domínio social);
c)
Artigos 159.o e 161.o (relatórios especiais no domínio social);
d)
Artigo 168.o, n.o 2 (iniciativas com vista a promover a coordenação em matéria de proteção da saúde);
e)
Artigo 171.o, n.o 2 (iniciativas destinadas a promover a coordenação em matéria de redes transeuropeias);
f)
Artigo 173.o, n.o 2 (iniciativas destinadas a promover a coordenação no domínio industrial);
g)
Artigo 175.o, segundo parágrafo (relatório sobre os progressos alcançados na realização da coesão económica e social);
h)
Artigo 181.o, n.o 2 (iniciativas destinadas a promover a coordenação em matéria de investigação e desenvolvimento tecnológico);
i)
Artigo 190.o (relatório em matéria de investigação e desenvolvimento tecnológico);
j)
Artigo 210.o, n.o 2 (iniciativas destinadas a promover a coordenação das políticas em matéria de cooperação para o desenvolvimento);
k)
Artigo 214.o, n.o 6 (iniciativas para promover a coordenação em matéria de mecanismos de ajuda humanitária).
2. Os artigos do Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica (a seguir designado «Tratado Euratom»), que conferem diretamente à Comissão competências específicas são os seguintes:
a)
Artigo 70.o (intervenções financeiras, dentro dos limites previstos no orçamento, no quadro das campanhas de prospeção nos territórios dos Estados-Membros);
b)
Artigos 77.o a 85.o.
3. As listas dos n.os 1 e 2 podem eventualmente ser completadas aquando da apresentação do projeto de orçamento, com indicação dos artigos em causa e dos montantes respetivos.
Artigo 32.o
Atos suscetíveis de constituir um conflito de interesses e procedimento a seguir
(Artigo 57.o do Regulamento Financeiro)
1. Os atos suscetíveis de serem afetados por um conflito de interesses, na aceção do artigo 57.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, podem nomeadamente assumir uma das seguintes formas, sem prejuízo da sua classificação enquanto atividades ilegais nos termos do artigo 141.o:
a)
Concessão a si próprio ou a outrem de vantagens diretas ou indiretas indevidas;
b)
Recusa em conceder a um beneficiário os direitos ou vantagens a que tem direito;
c)
Exercício de atos indevidos ou abusivos, ou a omissão de realizar os atos necessários.
Outros atos suscetíveis de serem afetados por um conflito de interesses são aqueles que podem comprometer o exercício imparcial e objetivo das funções de uma pessoa como, por exemplo, a participação numa comissão de avaliação no âmbito de um procedimento de adjudicação de contratos públicos ou de concessão de subvenções, se essa pessoa puder, direta ou indiretamente, beneficiar em termos financeiros do resultado desses procedimentos.
2. Presume-se que existe um conflito de interesses quando o requerente, candidato ou proponente for um elemento do pessoal abrangido pelo Estatuto, a menos que a sua participação no procedimento tenha sido previamente autorizada pelo seu superior hierárquico.
3. Na eventualidade de um conflito de interesses, o gestor orçamental delegado tomará as medidas adequadas a fim de evitar que a pessoa em causa exerça qualquer influência indevida no processo ou procedimento em questão.
CAPÍTULO 2
Modalidades de execução
Secção 1
Disposições gerais
Artigo 33.o
Modalidades de gestão
(Artigo 58.o do Regulamento Financeiro)
O sistema contabilístico da Comissão identifica as modalidades de gestão e, no âmbito de cada uma delas, o tipo de entidade ou pessoas referidos no artigo 58.o, n.o 1, alínea c), do Regulamento Financeiro, a quem são confiadas tarefas de execução orçamental.
No que diz respeito à gestão direta pela Comissão nos termos do artigo 58.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento Financeiro, o sistema de contabilidade distingue a gestão exercida com base no seguinte:
a)
Serviços da Comissão;
b)
Agências de execução;
c)
Chefes das delegações da União;
d)
Fundos fiduciários previstos no artigo 187.o do Regulamento Financeiro.
Secção 2
Gestão direta
Artigo 34.o
Gestão direta
(Artigo 58.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento Financeiro)
A Comissão, quando executa o orçamento diretamente nos seus serviços, confia as tarefas de execução aos intervenientes financeiros na aceção dos artigos 64.o a 75.o do Regulamento Financeiro e nas condições previstas no presente regulamento.
Artigo 35.o
Exercício da delegação a favor de agências de execução
(Artigo 58.o, n.o 1, alínea a), e artigo 62.o do Regulamento Financeiro)
1. As decisões de delegação a favor de agências de execução autorizam-nas, na qualidade de gestor orçamental delegado, a executar dotações associadas ao programa da União cuja gestão lhes foi confiada.
2. O ato de delegação da Comissão inclui, pelo menos, as disposições previstas no artigo 40.o, alíneas a) a d) e h). Este ato é objeto de uma aceitação formal por escrito por parte do diretor, em nome da agência de execução.
Artigo 36.o
Respeito das regras em matéria de adjudicação de contratos
(Artigo 63.o do Regulamento Financeiro)
Quando a Comissão confia tarefas a organismos privados na aceção do artigo 63.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, deve celebrar um contrato em conformidade com as disposições da Parte I, Título V, e da Parte II, Título IV, capítulo III do Regulamento Financeiro.
Secção 3
Gestão partilhada com os Estados-Membros
Artigo 37.o
Disposições específicas em matéria de gestão partilhada com os Estados-Membros - medidas para promover as melhores práticas
(artigo 59.o do Regulamento Financeiro)
A Comissão elabora um registo dos organismos responsáveis por atividades de gestão, certificação e auditoria no âmbito da regulamentação setorial específica.
A fim de promover as melhores práticas na execução dos fundos estruturais, do Fundo de Coesão, do Fundo Europeu Agrícola de Desenvolvimento Rural, do Fundo Europeu de Garantia Agrícola e do Fundo Europeu das Pescas, a Comissão pode, para efeitos de informação, disponibilizar aos organismos responsáveis pelas atividades de gestão e controlo um guia metodológico, em que define a sua própria estratégia e abordagem em matéria de controlo, incluindo listas de verificação, e exemplos das melhores práticas. Este guia é necessário consoante necessário.
Secção 4
Gestão Indireta
Artigo 38.o
Equivalência de sistemas, regras e procedimentos no âmbito da gestão indireta
(Artigo 60.o do Regulamento Financeiro)
1. A Comissão pode aceitar que as regras e os procedimentos em matéria de contratos públicos sejam equivalentes aos seus, se estiverem preenchidas as seguintes condições:
a)
Respeito do princípio de uma ampla concorrência de proponentes, a fim de obter a melhor relação qualidade-preço, estando os procedimentos por negociação limitados a montantes razoáveis ou devidamente justificados;
b)
Garantia da transparência com a publicação adequada ex ante, em especial dos convites à apresentação de propostas, e publicação ex post adequada dos contratantes;
c)
Garantia da igualdade de tratamento, da proporcionalidade e da não-discriminação;
d)
Prevenção de conflitos de interesses ao longo de todo o procedimento de adjudicação de contratos.
As disposições do direito nacional dos Estados-Membros ou de países terceiros em matéria de transposição da Diretiva 2004/18/CE devem ser consideradas equivalentes às regras aplicadas pelas instituições em conformidade com o Regulamento Financeiro.
2. A Comissão pode aceitar que as regras e os procedimentos em matéria de subvenções sejam equivalentes aos seus, se estiverem preenchidas as seguintes condições:
a)
Respeito dos princípios da proporcionalidade, da boa gestão financeira, da igualdade de tratamento e da não-discriminação;
b)
Garantia da transparência com a publicação adequada dos convites à apresentação de propostas, estando os processos por ajuste direto limitados a montantes razoáveis ou devidamente justificados, e a publicação ex post adequada dos beneficiários, tendo em conta o princípio da proporcionalidade;
c)
Prevenção de conflitos de interesses ao longo de todo o procedimento de adjudicação de contratos;
d)
As subvenções não podem ser cumulativas nem concedidas retroativamente, devendo, em princípio, prever o cofinanciamento e não podendo ter por objetivo ou efeito a geração de um lucro para o beneficiário.
3. A Comissão pode aceitar que os sistemas contabilísticos e os sistemas de controlo interno utilizados pelas entidades e pessoas às quais são confiadas tarefas de execução orçamental em nome da Comissão asseguram um nível equivalente de proteção dos interesses financeiros da União e uma segurança razoável quanto à realização dos objetivos de gestão, se estiverem em conformidade com os princípios enunciados no artigo 32.o do Regulamento Financeiro.
Artigo 39.o
Avaliação ex ante das regras e procedimentos das entidades e pessoas no âmbito da gestão indireta
(Artigo 61.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
Para efeitos da avaliação ex ante, nos termos do artigo 61.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro, o gestor orçamental competente pode basear-se numa avaliação ex ante efetuada por outro gestor orçamental, desde que as suas conclusões sejam pertinentes para os riscos específicos das tarefas a confiar, nomeadamente a sua natureza e os montantes envolvidos.
O gestor orçamental competente pode basear-se numa avaliação ex ante efetuada por outros doadores, na medida em que esta avaliação tenha sido elaborada à luz de condições equivalentes às aplicáveis à gestão indireta previstas no artigo 60.o do Regulamento Financeiro.
Artigo 40.o
Conteúdo do acordo que confia tarefas de execução orçamental a entidades e pessoas
(Artigo 61.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro)
Os acordos de delegação devem incluir disposições pormenorizadas que garantam a proteção dos interesses financeiros da União e a transparência das operações efetuadas. Devem conter, pelo menos, o seguinte:
a)
Uma definição clara das tarefas confiadas e os respetivos limites, nomeadamente no que se refere à modificação das tarefas confiadas, à remissão de dívidas e à utilização dos fundos reembolsados ou não utilizados;
b)
As condições e as modalidades de execução das tarefas, as responsabilidades e a organização dos controlos a efetuar, incluindo a avaliação dos programas;
c)
As condições aplicáveis ao pagamento da contribuição da União, incluindo o reembolso dos custos incorridos no âmbito da execução e da remuneração da entidade responsável, bem como as regras segundo as quais os documentos comprovativos devem justificar os pagamentos;
d)
As disposições em matéria de prestação de contas à Comissão sobre a execução das tarefas, os resultados esperados, as irregularidades ocorridas e as medidas tomadas, as condições em que os pagamentos podem ser suspensos ou interrompidos, bem como as condições em que cessa a execução das tarefas;
e)
A data até à qual devem ser assinados os diferentes contratos e acordos de delegação, que deve ser compatível com a natureza das tarefas confiadas;
f)
As regras de exclusão que permitem à entidade ou pessoa excluir as entidades que se encontram numa das situações referidas no artigo 106.o, n.o 1, alíneas a), b) e e), e no artigo 107.o, alíneas a) e b), do Regulamento Financeiro, de participar em procedimentos de adjudicação de contratos, de concessão de subvenções ou prémios ou de beneficiar da adjudicação de contratos ou da concessão de subvenções ou prémios;
g)
As modalidades dos controlos por parte da Comissão, bem como as disposições que conferem à Comissão, ao OLAF e ao Tribunal de Contas o acesso às informações necessárias para o exercício das suas funções, bem como competências para realizar auditorias e inquéritos, incluindo controlos no local;
h)
Disposições que prevejam:
i)
o compromisso de a entidade responsável pela execução informar de imediato a Comissão de qualquer caso de fraude registado na gestão dos fundos da União e as medidas tomadas,
ii)
a designação de um ponto de contacto com as competências necessárias para cooperar diretamente com o OLAF, a fim de facilitar as atividades operacionais deste;
i)
As condições de utilização de contas bancárias e dos juros gerados, conforme previsto no artigo 8.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro;
j)
As disposições que garantam a visibilidade da ação da União, em particular face às demais atividades do organismo.
Artigo 41.o
Declaração de gestão e declaração de conformidade
(Artigo 60.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro)
No caso de ações que cessam antes do final do exercício financeiro em causa, o relatório final da entidade ou pessoa responsável por essa ação pode substituir a declaração de gestão referida no artigo 60.o, n.o 5, alínea b) do Regulamento Financeiro, desde que seja apresentado até 15 de fevereiro do ano seguinte ao exercício financeiro em causa.
Quando as organizações internacionais e países terceiros executam ações não plurianuais limitadas a 18 meses, a declaração de conformidade referida no artigo 60.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro pode ser incluída no relatório final.
Artigo 42.o
Procedimentos para a fiscalização e aceitação das contas e a exclusão do financiamento da União dos desembolsos efetuados em infração do direito aplicável no âmbito da gestão indireta
(Artigo 60.o, n.o 6, alíneas b) e c), do Regulamento Financeiro)
1. Sem prejuízo das disposições específicas consagradas em regulamentos setoriais, os procedimentos referidos no artigo 60.o, n.o 6, alíneas b) e c), do Regulamento Financeiro devem incluir:
a)
Controlos documentais e, se for caso disso, controlos no local efetuados pela Comissão;
b)
Determinação pela Comissão do montante das despesas reconhecidas, se for caso disso, na sequência de um procedimento contraditório com as autoridades e os organismos, uma vez informados estes últimos;
c)
Caso necessário, cálculo pela Comissão das correções financeiras;
d)
Cobrança ou pagamento pela Comissão do saldo resultante da diferença entre despesas reconhecidas e os montantes já pagos às autoridades ou organismos.
Para efeitos do n.o 1, alínea d), a Comissão cobra os montantes devidos, preferencialmente mediante compensação nas condições fixadas no artigo 87.°.
2. Quando as tarefas de execução orçamental são confiadas a uma entidade, que executa uma ação com vários doadores, os procedimentos referidos no artigo 60.o, n.o 6, alíneas b) e c), do Regulamento Financeiro consistem em verificar se a entidade utilizou, a favor da ação, um montante equivalente ao pago pela Comissão relativamente à ação em causa e se as despesas foram efetuadas em conformidade com as obrigações decorrentes do acordo celebrado com a entidade.
Para efeitos do presente regulamento, deve entender-se por ação com vários doadores, qualquer ação em que os fundos da União são conjugados com pelo menos outro doador.
Artigo 43.o
Disposições específicas aplicáveis à gestão indireta com organizações internacionais
(Artigo 58.o, n.o 1, alínea c), subalínea ii), e artigo 188.o do Regulamento Financeiro)
1. As organizações internacionais a que se refere o artigo 58.o, n.o 1, alínea c), subalínea ii), do Regulamento Financeiro, são as seguintes:
a)
As organizações de direito internacional público instituídas por acordos intergovernamentais e agências especializadas criadas por essas organizações;
b)
O Comité Internacional da Cruz Vermelha;
c)
A Federação Internacional das Sociedades Nacionais da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho;
d)
Outras organizações sem fins lucrativos equiparadas a organizações internacionais, com base numa decisão da Comissão.
2. Sempre que a Comissão executa o orçamento no âmbito da gestão indireta com organizações internacionais, aplicam-se os acordos de verificação concluídos com as mesmas.
Artigo 44.o
Organismos de direito público ou organismos de direito privado investidos de uma missão de serviço público
(Artigo 58.o, n.o 1, alínea c), subalíneas v) e vi), do Regulamento Financeiro)
1. Os organismos de direito público ou os organismos de direito privado investidos de uma missão de serviço público estão sujeitos à legislação do Estado-Membro ou do país em que tiverem sido constituídos.
2. No caso de uma gestão através de uma rede que implique a designação de, pelo menos, um organismo ou entidade por Estado-Membro ou país interessado, esta designação será da competência do Estado-Membro ou país interessado, em conformidade com os atos de base.
Nos restantes casos, a Comissão designa estes organismos ou entidades com o acordo dos Estados-Membros ou países interessados.
CAPÍTULO 3
Intervenientes financeiros
Secção 1
Direitos e obrigações dos intervenientes financeiros
Artigo 45.o
Direitos e obrigações dos intervenientes financeiros
(Artigo 64.o do Regulamento Financeiro)
1. Cada instituição coloca à disposição de cada interveniente financeiro os recursos necessários ao cumprimento da sua missão, bem como uma carta de missão na qual são descritas pormenorizadamente as suas funções, direitos e obrigações.
2. Os chefes das delegações da União que atuam na qualidade de gestores orçamentais subdelegados, em conformidade com o artigo 56.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, estão sujeitos ao disposto na carta estabelecida pela Comissão para a execução das tarefas de gestão financeira que lhes foram subdelegadas.
Secção 2
Gestor orçamental
Artigo 46.o
Assistência aos gestores orçamentais delegados e subdelegados
(Artigo 65.o do Regulamento Financeiro)
O gestor orçamental competente pode ser coadjuvado nas suas tarefas pelos agentes incumbidos de efetuar, sob a sua responsabilidade, certas tarefas necessárias à execução do orçamento e à apresentação de informações financeiras e de gestão. Por forma a prevenir potenciais conflitos de interesses, os agentes que assistem os gestores orçamentais delegados ou subdelegados estão sujeitos às obrigações referidas no artigo 57.o do Regulamento Financeiro.
Os chefes das delegações da União que atuam na qualidade de gestores orçamentais subdelegados, em conformidade com o artigo 56.o, n.o 2, segundo parágrafo, do Regulamento Financeiro podem ser coadjuvados nas suas funções por funcionários ou agentes da Comissão.
Artigo 47.o
Disposições internas em termos de delegações
(Artigo 65.o do Regulamento Financeiro)
Em conformidade com o disposto no Regulamento Financeiro e no presente regulamento, as instituições adotam no seu regulamento interno as medidas de gestão das dotações que se lhes afiguram necessárias para a boa execução da sua secção do orçamento.
Os chefes das delegações da União que atuam na qualidade de gestores orçamentais subdelegados, em conformidade com o artigo 56.o, n.o 2, segundo parágrafo, do Regulamento Financeiro, estão sujeitos ao disposto na Carta estabelecida pela Comissão para a execução das tarefas de gestão financeira que lhes foram subdelegadas.
Artigo 48.o
Conservação dos documentos comprovativos pelos gestores orçamentais
(Artigo 66.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
O gestor orçamental cria sistemas em suporte de papel ou eletrónicos para a conservação dos documentos comprovativos originais relativos e decorrentes da execução orçamental ou das medidas de execução orçamental. Estes sistemas devem prever o seguinte:
a)
A sua numeração;
b)
A aposição de datas;
c)
A manutenção de registos, eventualmente informatizados, que permitam determinar a sua localização precisa;
d)
A conservação destes documentos, pelo menos durante os cinco anos subsequentes à data da quitação do Parlamento Europeu para o exercício orçamental a que se referem;
e)
A conservação dos documentos relativos às garantias associadas aos pré-financiamentos das instituições e de um calendário que permita o acompanhamento adequado das referidas garantias.
Os documentos relativos a operações não definitivamente encerradas serão conservados para além do período previsto no primeiro parágrafo, alínea d), ou seja, até ao final do ano seguinte ao do encerramento das referidas operações.
Os dados pessoais contidos em documentos justificativos devem ser suprimidos sempre que possível, quando esses dados não sejam necessários para efeitos de quitação orçamental, controlo e auditoria. Aplica-se o artigo 37.o, n.o 2, do Regulamento (CE) n.o 45/2001 no que se refere à conservação dos dados relativos ao tráfego.
Artigo 49.o
Controlos ex ante e ex post
(Artigo 66.o, n.os 5 e 6, do Regulamento Financeiro)
1. Por início de uma operação, deve entender-se o conjunto das operações que são normalmente efetuadas pelos agentes referidos no artigo 46.o e que assumem uma natureza preparatória para a adoção dos atos de execução orçamental por parte dos gestores orçamentais competentes.
2. Por verificação ex ante de uma operação, deve entender-se o conjunto dos controlos ex ante, instituídos pelo gestor orçamental competente, destinados a verificar os aspetos operacionais e financeiros dessa operação.
3. Os controlos ex ante permitem verificar a coerência entre os documentos comprovativos requeridos e quaisquer outras informações disponíveis.
A dimensão, em termos da frequência e da intensidade dos controlos ex ante, é definida pelo gestor orçamental competente, em função dos riscos e atendendo a considerações de custo-eficácia. Em caso de dúvida, o gestor orçamental responsável pela liquidação do pagamento correspondente solicita informações complementares ou procede a um controlo no local, a fim de obter uma garantia razoável no âmbito de um controlo ex ante.
O objetivo dos controlos ex ante consiste em verificar o seguinte:
a)
A regularidade e conformidade das despesas e das receitas à luz das disposições aplicáveis, nomeadamente do orçamento e de outras regulamentações pertinentes, bem como de qualquer ato adotado em execução dos Tratados e regulamentos e, se necessário, das condições contratuais;
b)
A aplicação do princípio da boa gestão financeira referido na Primeira Parte, Título II, Capítulo 7 do Regulamento Financeiro.
Para efeitos de controlos, o gestor orçamental competente pode considerar como constituindo uma única operação toda uma série de transações individuais semelhantes relativas a despesas recorrentes em matéria de salários, pensões, reembolso de deslocações em serviço e despesas médicas.
4. Os controlos ex post podem ser realizados com base em documentos e, se necessário, no local.
Tais controlos permitem verificar se as operações financiadas pelo orçamento são executadas corretamente e, em especial, se os critérios referidos no n.o 3 são respeitados.
Os resultados dos controlos ex post são revistos pelo gestor orçamental delegado pelo menos uma vez por ano, a fim de identificar eventuais questões sistémicas. O gestor orçamental delegado deve tomar medidas para suprir essas questões.
A análise de risco referida no artigo 66.o, n.o 6, do Regulamento Financeiro é revista, tendo em conta os resultados dos controlos realizados e outras informações pertinentes.
Em caso de programas plurianuais, o gestor orçamental delegado estabelece uma estratégia plurianual de controlo, que especifica a natureza e a extensão dos controlos a realizar durante o período e o modo como os resultados devem ser aferidos numa base anual no quadro do processo de declaração de fiabilidade anual.
Artigo 50.o
Código de normas profissionais
(Artigo 66.o, n.o 7, e artigo 73.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro)
1. Os agentes designados pelo gestor orçamental competente com vista a verificar as operações financeiras devem ser escolhidos em função dos seus conhecimentos, aptidões e competências específicos, sancionados por títulos ou por uma experiência profissional adequada ou na sequência de um programa de formação apropriado.
2. Cada instituição adota um código de normas profissionais que determina, nomeadamente em matéria de controlo interno:
a)
O nível de competência técnica e financeira exigida da parte dos agentes referidos no n.o 1;
b)
A obrigação de seguirem cursos de formação contínua;
c)
As missões, funções e tarefas que lhes são confiadas;
d)
As regras de conduta e, em especial, de deontologia e de integridade, que devem respeitar, assim como os direitos que lhes assistem.
3. Os chefes das delegações da União que atuarem na qualidade de gestores orçamentais subdelegados, em conformidade com o artigo 56.o, n.o 2, segundo parágrafo, do Regulamento Financeiro, estão sujeitos ao disposto no código de normas profissionais da Comissão a que se refere o n.o 2 do presente artigo para a execução das tarefas de gestão financeira que lhes foram subdelegadas.
4. Cada instituição cria estruturas adequadas para divulgar aos serviços dos gestores orçamentais e atualizar periodicamente as informações adequadas relativas às normas de controlo, bem como os métodos e técnicas disponíveis para o efeito.
Artigo 51.o
Não atuação por parte do gestor orçamental delegado
(Artigo 66.o, n.o 8, do Regulamento Financeiro)
Por não atuação do gestor orçamental delegado, a que se refere o artigo 66.o, n.o 8, do Regulamento Financeiro, entende-se a ausência de qualquer resposta num prazo razoável em função das circunstâncias concretas e, em todo o caso, num prazo superior a um mês.
Artigo 52.o
Transmissão ao contabilista de informações financeiras e de gestão
(Artigo 66.o do Regulamento Financeiro)
O gestor orçamental delegado transmite ao contabilista, no respeito das regras adotadas por este último, as informações financeiras e de gestão necessárias ao cumprimento das suas funções.
O contabilista é informado regularmente pelo gestor orçamental, pelo menos aquando do encerramento das contas, acerca dos dados financeiros relevantes das contas bancárias fiduciárias, para que a utilização dos fundos da União possa ser refletida nas suas contas.
Artigo 53.o
Relatórios sobre procedimentos por negociação
(Artigo 66.o do Regulamento Financeiro)
Os gestores orçamentais delegados farão, para cada exercício, um inventário dos contratos objeto de procedimentos por negociação na aceção do artigo 134.o, n.o 1, alíneas a) a g), do artigo 135.o, n.o 1, alíneas a) a d), e dos artigos 266.o, 268.o e 270.o do presente regulamento. Se a proporção de procedimentos por negociação face ao número de contratos adjudicados pelo mesmo gestor orçamental delegado aumentar sensivelmente face aos exercícios anteriores, ou se esta proporção for consideravelmente superior à média registada a nível da sua instituição, o gestor orçamental competente apresenta à referida instituição um relatório, expondo as eventuais medidas tomadas para inverter esta tendência. Cada instituição transmitirá um relatório sobre os procedimentos por negociação ao Parlamento Europeu e ao Conselho. No caso da Comissão, este relatório é anexado ao resumo dos relatórios anuais de atividades referido no artigo 66.o, n.o 9, do Regulamento Financeiro.
Secção 3
Contabilista
Artigo 54.o
Nomeação do contabilista
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
1. O contabilista é nomeado por cada instituição de entre os funcionários sujeitos ao Estatuto dos Funcionários da União Europeia.
O contabilista é escolhido pela instituição, em virtude da sua competência específica, sancionada por diplomas ou por uma experiência profissional equivalente.
2. Duas ou mais instituições ou organismos podem designar o mesmo contabilista.
Nesse caso, tomam as medidas necessárias para evitar quaisquer conflitos de interesses.
Artigo 55.o
Cessação de funções do contabilista
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
1. No caso de cessação das funções do contabilista, é elaborado um balancete das contas, com a maior brevidade possível.
2. O balancete das contas, acompanhado de um relatório de passagem de funções será transmitido pelo contabilista cessante ou, em caso de impossibilidade, por um funcionário dos seus serviços, ao novo contabilista.
O novo contabilista assinará o balancete das contas para aceitação, no prazo máximo de um mês a contar desta transmissão, podendo emitir reservas.
O relatório de passagem de funções conterá igualmente o resultado do balancete e as reservas eventualmente emitidas.
3. Cada instituição ou organismo referido no artigo 208.o do Regulamento Financeiro informa o Parlamento Europeu, o Conselho e o contabilista da Comissão no prazo de duas semanas a contar da nomeação ou cessação de funções do seu contabilista.
Artigo 56.o
Validação dos sistemas contabilísticos e de inventários
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
O gestor orçamental competente informa o contabilista de todas as evoluções ou alterações importantes dos sistemas de gestão financeira, dos sistemas de inventário ou dos sistemas de avaliação dos elementos do ativo e do passivo, na condição de tais sistemas fornecerem dados à contabilidade da instituição ou quando tiver de justificar os dados desta, de modo que o contabilista possa verificar a conformidade com os critérios de validação.
O contabilista pode reexaminar, em qualquer momento, um sistema de gestão financeira já validado. No caso de um sistema de gestão financeira criado pelo gestor orçamental não ser ou deixar de ser validado pelo contabilista, o gestor orçamental competente elabora um plano de ação para corrigir atempadamente as deficiências subjacentes à recusa da validação.
O gestor orçamental competente é responsável pelo caráter exaustivo das informações transmitidas ao contabilista.
Artigo 57.o
Gestão da tesouraria
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
1. O contabilista vela por que a sua instituição disponha de fundos suficientes para cobrir as necessidades de tesouraria decorrentes da execução orçamental.
2. Para efeitos do n.o 1, o contabilista institui sistemas de gestão das disponibilidades que lhe permita efetuar previsões de tesouraria.
3. O contabilista da Comissão afetará os fundos disponíveis em conformidade com as disposições do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1150/2000.
Artigo 58.o
Gestão das contas bancárias
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
1. O contabilista pode, para as necessidades da gestão de tesouraria, abrir ou fazer abrir contas em nome da instituição junto dos organismos financeiros ou bancos centrais nacionais. Em casos devidamente justificados, pode abrir contas em outras divisas que não o euro.
2. O contabilista é responsável pelo encerramento das contas referidas no n.o 1 ou por garantir que essas contas sejam encerradas.
3. O contabilista estabelece as condições aplicáveis às contas referidas no n.o 1 abertas junto das instituições financeiras, em conformidade com o princípio da boa gestão financeira, da eficiência e da concorrência.
4. Pelo menos quinquenalmente, o contabilista lança concursos públicos destinados a promover a concorrência entre as instituições financeiras junto das quais podem ser abertas contas, em conformidade com o disposto no n.o 1.
Nos casos em que as condições bancárias locais o permitam, as contas bancárias relativas a fundos para adiantamentos abertas junto de instituições financeiras estabelecidas fora da União são regularmente objeto de um estudo no domínio da concorrência. Tal estudo é realizado, pelo menos, de cinco em cinco anos, por iniciativa do gestor dos fundos para adiantamentos, que depois apresenta ao gestor orçamental uma proposta fundamentada para a seleção de um banco por um período que não pode exceder cinco anos.
5. O contabilista vela pelo respeito estrito das condições de funcionamento das contas abertas junto dos organismos financeiros, em conformidade com o n.o 1.
No que diz respeito às contas bancárias relativas a fundos para adiantamentos abertas junto de instituições financeiras estabelecidas fora da União, o gestor dos fundos para adiantamentos assume essa responsabilidade, tendo em conta a legislação aplicável no país em que esse gestor exerce o seu mandato.
6. O contabilista da Comissão informa os contabilistas das outras instituições e dos organismos referidos no artigo 208.o do Regulamento Financeiro sobre as condições de funcionamento das contas abertas junto das instituições financeiras. Os contabilistas das outras instituições e dos organismos referidos no artigo 208.o do Regulamento Financeiro harmonizam, com base nessas condições de funcionamento, as condições de funcionamento das contas por si abertas.
Artigo 59.o
Assinatura das contas
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
As condições de abertura, funcionamento e utilização das contas devem prever, em função das necessidades de controlo interno, no caso de cheques, ordens de transferência ou qualquer outra operação bancária, a assinatura de um ou mais agentes devidamente habilitados. As instruções manuais devem ser assinadas por pelo menos dois agentes devidamente habilitados ou pelo contabilista em pessoa.
Para efeitos do primeiro parágrafo, o contabilista de cada instituição comunicará a todas as instituições financeiras, junto das quais a instituição em questão abriu contas, os nomes e os espécimes das assinaturas dos agentes habilitados.
Artigo 60.o
Gestão dos saldos das contas
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
1. O contabilista assegura-se de que o saldo das contas bancárias a que se refere o artigo 58.o não se afaste sensivelmente das previsões de tesouraria mencionadas no artigo 57.o, n.o 2, e, de qualquer modo, que:
a)
Nenhuma destas contas tenha um saldo devedor;
b)
No caso de contas noutras moedas, o saldo seja periodicamente convertido em euros.
2. O contabilista não pode manter saldos em contas de divisas que possam causar à instituição perdas excessivas devidas à flutuação das taxas de câmbio.
Artigo 61.o
Transferências bancárias e operações de conversão
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
Sem prejuízo do artigo 69.o, o contabilista efetua as transferências entre contas por si abertas em nome da instituição junto dos organismos financeiros e as operações de conversão de divisas.
Artigo 62.o
Modalidades de pagamento
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
Os pagamentos são efetuados por transferência bancária, por cheque ou, no âmbito dos fundos para adiantamentos, por cartão de débito em conformidade com o artigo 67.o, n.o 4.
Artigo 63.o
Ficheiros de entidades jurídicas
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
1. O contabilista só pode efetuar pagamentos por transferência se as referências bancárias do beneficiário do pagamento e as informações que confirmam a sua identidade, ou quaisquer alterações das mesmas, tiverem sido previamente inscritas num ficheiro comum por instituição.
A inscrição no ficheiro das referências bancárias do beneficiário ou a alteração destas referências efetua-se com base num documento cuja forma é definida pelo contabilista.
2. Para a realização de pagamentos por transferência bancária, os gestores orçamentais só podem assumir um compromisso em nome da instituição em relação a terceiros se estes últimos fornecerem a documentação necessária para a sua inscrição no ficheiro.
Os gestores orçamentais informam o contabilista de quaisquer alterações das referências legais e bancárias que lhe tenham sido comunicadas pelo beneficiário do pagamento e verificam se essas referências permanecem válidas antes de efetuarem um pagamento.
No âmbito das ajudas de pré-adesão, podem ser acordados compromissos individuais com as autoridades públicas dos países candidatos à adesão à União Europeia, sem inscrição prévia no ficheiro relativo a terceiros. Neste caso, o gestor orçamental tomará as providências necessárias para que a inscrição seja feita o mais rapidamente possível. O contrato deve prever que a comunicação das referências bancárias do beneficiário à Comissão é condição sine qua non para o primeiro pagamento.
Artigo 64.o
Conservação dos documentos comprovativos pelo contabilista
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
Os documentos comprovativos relativos à contabilidade e à elaboração das contas referidas no artigo 141.o do Regulamento Financeiro devem ser conservados durante um período de cinco anos a contar da data de quitação do Parlamento Europeu relativamente ao exercício orçamental a que se referem.
Todavia, os documentos relativos a operações não definitivamente encerradas serão conservados para além desse período e até ao final do ano seguinte ao do encerramento das referidas operações. Aplica-se o artigo 37.o, n.o 2, do Regulamento (CE) n.o 45/2001 no que se refere à conservação dos dados relativos ao tráfego.
Cada instituição determina o serviço junto do qual os documentos comprovativos são conservados.
Artigo 65.o
Pessoas habilitadas para movimentar as contas
(Artigo 69.o do Regulamento Financeiro)
Cada instituição determina as condições em que os agentes, por si designados e habilitados a movimentar as contas abertas nas unidades locais referidas no artigo 72.o, estão autorizados a comunicar os nomes e os espécimes de assinaturas aos organismos financeiros locais.
Secção 4
Gestor de fundos para adiantamentos
Artigo 66.o
Condições de recurso aos fundos para adiantamentos
(Artigo 70.o do Regulamento Financeiro)
1. Quando as operações de pagamento por via orçamental forem materialmente impossíveis ou pouco eficientes em razão, nomeadamente, do reduzido valor dos montantes a pagar, podem ser criados fundos para adiamentos para assegurar o pagamento destas despesas.
2. O gestor de fundos para adiantamentos está autorizado a efetuar, com base num quadro pormenorizado estabelecido pelas instruções do gestor orçamental competente, a liquidação provisória e o pagamento das despesas. Estas instruções especificam as regras e as condições segundo as quais as decisões provisórias de liquidação e os pagamentos são efetuados e, caso necessário, as condições para a assinatura de compromissos jurídicos na aceção do artigo 97.o, n.o 1, alínea e).
3. A criação de um fundo para adiantamentos e a designação de um gestor de um fundo para adiantamentos são objeto de uma decisão do contabilista, sob proposta devidamente fundamentada do gestor orçamental competente. Esta decisão explicita as responsabilidades e obrigações do gestor do fundo para adiantamentos e do gestor orçamental.
A alteração das condições de funcionamento de um fundo para adiantamentos é igualmente objeto de uma decisão do contabilista, sob proposta devidamente fundamentada do gestor orçamental competente.
4. Nas delegações da União, devem ser estabelecidos fundos para adiantamentos para o pagamento das despesas da secção do orçamento relativa à Comissão e ao Serviço Europeu para a Ação Externa (a seguir designado «SEAE»), que assegurem a plena identificação das despesas.
Artigo 67.o
Condições que regem a criação de fundos e os pagamentos
(Artigo 70.o do Regulamento Financeiro)
1. A decisão de criação de um fundo para adiantamentos e de designação de um gestor de um fundo para adiantamentos, assim como a decisão de alteração das condições de funcionamento de um fundo para adiantamentos, estabelecem nomeadamente:
a)
O objetivo e o montante máximo do adiantamento inicial admissível;
b)
A abertura, se for caso disso, de uma conta bancária ou de uma conta postal em nome da instituição em causa;
c)
A natureza e o montante máximo de cada despesa que o gestor do fundo para adiantamentos pode pagar ou receber de terceiros;
d)
A periodicidade e as modalidades de apresentação de documentos comprovativos e transmissão destes documentos ao gestor orçamental para regularização;
e)
As modalidades da eventual reconstituição do adiantamento;
f)
Que o gestor orçamental regulariza as operações de fundos para adiantamentos, até ao final do mês seguinte, por forma a assegurar a conciliação dos saldos contabilístico e bancário;
g)
O prazo de validade da autorização dada pelo contabilista ao gestor de fundos para adiamentos;
h)
A identidade do gestor do fundo para adiantamentos designado.
2. Nas propostas de decisão respeitantes à criação de um fundo para adiantamentos, o gestor orçamental competente deve tomar as medidas adequadas para que:
a)
Seja prioritariamente utilizada a via orçamental, sempre que esteja disponível o acesso ao sistema informático de contabilidade central;
b)
Apenas se recorra a fundos para adiantamentos nos casos em que tal se justifique.
O montante máximo que pode ser pago pelo gestor de fundos para adiantamentos não pode ultrapassar 60 000 EUR para cada rubrica de despesas, quando os pagamentos segundo os procedimentos orçamentais forem materialmente impossíveis ou ineficientes.
3. O gestor de fundos para adiantamentos pode proceder a pagamentos a terceiros com base e no respeito dos limites:
a)
Das autorizações orçamentais e compromissos jurídicos prévios, assinados pelo gestor orçamental competente;
b)
Do saldo positivo residual do fundo existente em caixa ou em depósitos bancários.
4. Os pagamentos de fundos para adiantamentos podem ser efetuados por transferência bancária, incluindo o sistema de débito direto referido no artigo 89.o do Regulamento Financeiro, por cheque ou por outros meios de pagamento, incluindo cartões de débito, nos termos das instruções emitidas pelo contabilista.
5. Os pagamentos devem ser seguidos de decisões formais de liquidação final e/ou de ordens de pagamento de regularização assinadas pelo gestor orçamental competente.
Artigo 68.o
Seleção dos gestores de fundos para adiantamentos
(Artigo 70.o do Regulamento Financeiro)
Os gestores de fundos para adiantamentos são selecionados de entre os funcionários ou, em caso de necessidade e perante circunstâncias devidamente justificadas, de entre outros membros do pessoal. Os gestores de fundos para adiantamentos são escolhidos em função dos seus conhecimentos, aptidões e competências específicos, sancionados por diplomas ou por uma experiência profissional adequada ou obtidos na sequência de um programa de formação apropriado.
Artigo 69.o
Alimentação dos fundos para adiantamentos
(Artigo 70.o do Regulamento Financeiro)
1. O contabilista realiza os pagamentos destinados a provisionar os fundos para adiantamentos e assegura o seu acompanhamento financeiro, tanto a nível da abertura de contas bancárias e da delegação de assinaturas, como dos controlos in loco e na contabilidade centralizada. O contabilista provisiona os fundos para adiantamentos. Os adiantamentos são depositados na conta bancária aberta em nome do fundo para adiantamentos.
Os fundos para adiantamentos em causa podem ser provisionados diretamente por receitas locais diversas, como, por exemplo, receitas resultantes de:
a)
Vendas de material;
b)
Publicações;
c)
Reembolsos diversos;
d)
Juros vencidos.
A regularização em termos de despesas ou receitas, diversas ou afetadas, realiza-se em conformidade com a decisão de criação do fundo para adiantamentos a que se refere o artigo 67.o e ainda com as disposições do Regulamento Financeiro. Os montantes em causa serão deduzidos pelo gestor orçamental, aquando da reconstituição ulterior dos mesmos fundos para adiantamentos.
2. No intuito de evitar, nomeadamente, perdas cambiais, o gestor de fundos para adiantamentos pode proceder a transferências entre as diferentes contas bancárias associadas a um mesmo fundo para adiantamentos.
Artigo 70.o
Controlos dos gestores orçamentais e contabilistas
(Artigo 70.o do Regulamento Financeiro)
1. O gestor de fundos para adiantamentos mantém uma contabilidade dos fundos de que dispõe, em caixa e nos bancos, dos pagamentos efetuados e das receitas cobradas, segundo as regras e as instruções estabelecidas pelo contabilista. O gestor orçamental competente deve ter acesso, em qualquer momento, aos mapas desta contabilidade, devendo o gestor de fundos para adiantamentos efetuar pelo menos uma vez por mês uma lista das operações a enviar ao gestor orçamental competente, no mês seguinte, acompanhado dos documentos comprovativos, para efeitos de regularização das operações do fundo para adiantamentos.
2. O contabilista, ou por sua instrução, um membro do pessoal dos seus serviços ou dos serviços do gestor orçamental, especificamente mandatado para o efeito, procede, em geral no local e sem aviso prévio, à verificação da existência dos fundos confiados aos gestores de fundos para adiantamentos, da contabilidade e da regularização das operações dos fundos para adiantamentos, dentro dos prazos previstos para o efeito. O contabilista transmite ao gestor orçamental competente os resultados das suas verificações.
Artigo 71.o
Procedimentos de adjudicação de contratos
(Artigo 70.o do Regulamento Financeiro)
Os pagamentos efetuados no âmbito de fundos para adiantamentos podem, sem prejuízo dos limites fixados no artigo 137.o, n.o 3, ter lugar meramente a título de reembolso de fatura, sem que seja necessária a aceitação prévia de uma proposta.
Artigo 72.o
Criação de fundos para adiantamentos
(Artigo 70.o do Regulamento Financeiro)
Podem ser criados, em conformidade com o disposto no artigo 70.o do Regulamento Financeiro, com vista ao pagamento de certas categorias de despesas, um ou mais fundos para adiantamentos junto de cada unidade local fora da União. A unidade local pode ser, nomeadamente, uma delegação, um serviço ou uma antena da União num país terceiro.
A decisão de criação destes fundos para adiantamentos determina as condições do seu funcionamento, em função das necessidades específicas de cada unidade local, em conformidade com o disposto no artigo 70.o do Regulamento Financeiro.
Artigo 73.o
Gestores de fundos para adiantamentos e pessoas habilitadas para movimentar as contas abertas nas delegações da União
(Artigo 70.o do Regulamento Financeiro)
Em circunstâncias excecionais e no intuito de assegurar a continuidade do serviço, as funções de gestor de fundos para adiantamentos do SEAE nas delegações da União podem ser desempenhadas por membros do pessoal da Comissão. Em condições equivalentes, os membros de pessoal do SEAE podem ser designados gestores de fundos para adiantamentos para a Comissão nas delegações da União.
Nas delegações da União, as regras e condições estabelecidas no primeiro parágrafo são aplicáveis à nomeação das pessoas autorizadas pelo contabilista a realizar operações bancárias.
CAPÍTULO 4
Responsabilidade dos intervenientes financeiros
Secção 1
Regras gerais
Artigo 74.o
Instâncias competentes em matéria de fraude
(Artigo 66.o, n.o 8, e artigo 72.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
As autoridades e instâncias a que se referem o artigo 66.o, n.o 8, e o artigo 72.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro são as instâncias designadas pelo Estatuto e pelas decisões das instituições da União relativas às condições e modalidades dos inquéritos internos em matéria de luta contra a fraude, a corrupção e qualquer outra atividade ilícita que lese os interesses da União.
Secção 2
Regras aplicáveis aos gestores orçamentais delegados e subdelegados
Artigo 75.o
Irregularidades financeiras
(Artigo 66.o, n.o 7, e artigo 73.o, n.o 6, do Regulamento Financeiro)
Sem prejuízo da competência do OLAF, a instância especializada em matéria de irregularidades financeiras referida no artigo 29.o (a seguir designada «instância») é competente em relação a qualquer violação de uma disposição do Regulamento Financeiro ou de qualquer outra disposição relativa à gestão financeira e ao controlo das operações e resultante de um ato ou omissão por parte de um funcionário ou agente.
Artigo 76.o
Instância especializada em matéria de irregularidades financeiras
(Artigo 66.o, n.o 7, e artigo 73.o, n.o 6, do Regulamento Financeiro)
1. Os casos de irregularidades financeiras referidos no artigo 75.o do presente regulamento são remetidos pela autoridade investida do poder de nomeação à instância, para emissão do parecer referido no artigo 73.o, n.o 6, segundo parágrafo, do Regulamento Financeiro.
Sempre que os chefes das delegações da União atuam na qualidade de gestores orçamentais subdelegados em conformidade com o artigo 56.°, n.o 2, do Regulamento Financeiro, o gestor orçamental competente pode remeter diretamente à instância os casos de irregularidades financeiras enumerados no artigo 75.o do presente regulamento, tendo em vista o seu parecer.
Os gestores orçamentais delegados podem remeter uma questão para a instância se considerarem que ocorreu uma irregularidade financeira. A instância emite um parecer em que avalia se as irregularidades, na aceção do artigo 75.o, tiveram lugar e qual a sua gravidade e possíveis consequências. Se a análise da instância permitir concluir que os casos que lhe foram apresentados são da competência do OLAF, esta remete sem demora o processo à autoridade investida do poder de nomeação, informando imediatamente o OLAF desse facto.
Quando for informada de um caso diretamente por um agente, nos termos do artigo 66.o, n.o 8, do Regulamento Financeiro, a instância transmitirá o processo à autoridade investida do poder de nomeação e informará o agente em questão desse facto. A autoridade investida do poder de nomeação pode solicitar o parecer da instância sobre o caso.
2. A instituição ou, no caso de uma instância conjunta, as instituições participantes especificam, em função da sua estrutura interna, as modalidades de funcionamento e a composição da instância, que inclui um participante externo com as qualificações e competência necessárias para o efeito.
Artigo 77.o
Confirmação das instruções
(Artigo 73.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro)
1. Sempre que um gestor orçamental considere que uma instrução que lhe foi dirigida está ferida de irregularidade ou infringe os princípios da boa gestão financeira, nomeadamente pelo facto de a sua execução ser incompatível com o nível dos recursos que lhe foram atribuídos, deve expor por escrito tal situação à autoridade que lhe conferiu a delegação ou subdelegação. Se a instrução for confirmada por escrito em tempo útil e a confirmação for suficientemente precisa, na medida em que refira explicitamente os aspetos considerados contestáveis pelo gestor orçamental delegado ou subdelegado, o gestor orçamental fica eximido da sua responsabilidade. Deve, contudo, executar a instrução, salvo se a mesma for manifestamente ilegal ou contrária às regras de segurança aplicáveis.
2. As disposições do n.o 1 são igualmente aplicáveis nos casos em que um gestor orçamental toma conhecimento, no âmbito da execução de uma instrução que lhe foi dirigida, de que as circunstâncias do processo conduzem a uma situação ferida de irregularidade.
Qualquer instrução confirmada, nas condições descritas no artigo 73.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro, deve ser registada pelo gestor orçamental delegado competente e mencionada no seu relatório de atividades anual.
CAPÍTULO 5
Operações associadas a receitas
Secção 1
Recursos próprios
Artigo 78.o
Regime aplicável aos recursos próprios
(Artigo 76.o do Regulamento Financeiro)
O gestor orçamental estabelece um calendário previsional da colocação à disposição da Comissão dos recursos próprios definidos na decisão relativa ao sistema de recursos próprios da União.
O apuramento e a cobrança de recursos próprios efetua-se em conformidade com a regulamentação adotada em aplicação da decisão referida no primeiro parágrafo.
Secção 2
Previsão de créditos
Artigo 79.o
Previsão de créditos
(Artigo 77.o do Regulamento Financeiro)
1. As previsões de créditos mencionam a natureza e a imputação orçamental da receita bem como, na medida do possível, a designação do devedor e a estimativa do seu montante.
Aquando do estabelecimento das previsões dos créditos, o gestor orçamental competente deve verificar, em especial:
a)
A exatidão da imputação orçamental;
b)
A regularidade e a conformidade da previsão, à luz das disposições aplicáveis e dos princípios da boa gestão financeira.
2. Sob reserva do disposto no artigo 181.o, n.o 2, e no artigo 183.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, bem como no artigo 7.o, n.o 2, do presente regulamento, a previsão de créditos não pode dar origem a dotações de autorização. Nos casos previstos no artigo 21.o do Regulamento Financeiro, as dotações só podem ser aprovadas na sequência da cobrança efetiva pela União dos montantes devidos.
Secção 3
Apuramento de créditos
Artigo 80.o
Procedimento
(Artigo 78.o do Regulamento Financeiro)
1. O apuramento de um crédito pelo gestor orçamental é o reconhecimento de um direito da União relativamente a um devedor e o estabelecimento de um título que exige ao mesmo o pagamento da sua dívida.
2. A ordem de cobrança é a operação pela qual o gestor orçamental competente dá ao contabilista instruções para cobrar o crédito apurado.
3. A nota de débito é um documento pelo qual se informa o devedor de que:
a)
A União apurou esse crédito;
b)
Se a dívida for paga antes do prazo, não haverá lugar a juros de mora;
c)
Na ausência de reembolso no prazo referido na alínea b), a dívida vence juros à taxa referida no artigo 83.o, sem prejuízo das disposições regulamentares específicas aplicáveis;
d)
Na ausência de reembolso no prazo referido na alínea b), a instituição procede à cobrança por compensação ou por execução das garantias prévias;
e)
O contabilista pode proceder à compensação antes do prazo referido na alínea b), caso tal seja necessário para proteger os interesses financeiros da União e quando tenha motivos válidos para considerar que o montante devido à Comissão seria perdido, depois de ter informado o devedor dos motivos e da data em que será efetuada a compensação;
f)
Caso, na sequência das fases descritas nas alíneas a) a e) do presente número, não tenha sido possível efetuar a cobrança integral, a instituição procede à cobrança por execução forçada do título obtido, quer em conformidade com o artigo 79.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, quer por via contenciosa.
A nota de débito é impressa e enviada ao devedor pelo gestor orçamental. O contabilista é informado desse envio através do sistema de informação financeira.
Artigo 81.o
Apuramento de créditos
(Artigo 78.o do Regulamento Financeiro)
Para efeitos de apuramento de um crédito, o gestor orçamental assegura-se:
a)
Do caráter certo do crédito, no sentido de que não está sujeito a qualquer condição;
b)
Do caráter líquido do crédito, cujo montante deve ser determinado em numerário e com exatidão;
c)
Do caráter exigível do crédito, que não deve estar sujeito a um termo;
d)
Da exatidão da designação do devedor;
e)
Da exatidão da imputação orçamental dos montantes a cobrar;
f)
Da regularidade dos documentos comprovativos; e ainda
g)
Da conformidade com o princípio da boa gestão financeira, nomeadamente nos termos dos critérios referidos no artigo 91.o, n.o 1, alínea a).
Artigo 82.o
Documentos comprovativos associados ao apuramento de um crédito
(Artigo 78.o do Regulamento Financeiro)
1. Qualquer apuramento de créditos deve basear-se em documentos comprovativos que atestem os direitos da União.
2. O gestor orçamental competente procede pessoalmente ao exame dos documentos comprovativos ou assegura-se, sob a sua responsabilidade, de que este exame foi efetuado, antes de tomar a decisão de apuramento de créditos.
3. Os documentos comprovativos serão conservados pelo gestor orçamental, em conformidade com o artigo 48.°.
Artigo 83.o
Juros de mora
(Artigo 78.o do Regulamento Financeiro)
1. Sem prejuízo das disposições específicas decorrentes da aplicação da legislação setorial, qualquer crédito não reembolsado no prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b), produz juros calculados em conformidade com os n.os 2 e 3 do presente artigo.
2. A taxa de juro a aplicar a créditos não reembolsados no prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b), é a taxa aplicada pelo Banco Central Europeu às suas principais operações de refinanciamento, tal como publicada na série C do Jornal Oficial da União Europeia, em vigor no primeiro dia de calendário do mês de vencimento, majorada de:
a)
Oito pontos percentuais quando o facto gerador do crédito for um contrato público de fornecimento ou de serviços, a que se refere o Título V;
b)
Três pontos e meio de percentagem, em todos os restantes casos.
3. O montante dos juros é calculado a contar do dia de calendário seguinte ao final do prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b), especificado na nota de débito, até ao dia de calendário do reembolso integral da dívida.
A ordem de cobrança correspondente ao montante dos juros de mora é emitida quando estes forem efetivamente recebidos.
4. No caso de multas e desde que o devedor constitua uma garantia financeira aceite pelo contabilista em vez do pagamento, a taxa de juro aplicável a partir do final do prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b), é a taxa referida no n.o 2 do presente artigo, que esteja em vigor no primeiro dia do mês em que a decisão que impôs a multa foi adotada, sendo majorada de apenas um ponto e meio percentual.
Secção 4
Emissão de ordens de cobrança
Artigo 84.o
Emissão das ordens de cobrança
(Artigo 79.o do Regulamento Financeiro)
1. A ordem de cobrança deve mencionar:
a)
O exercício de imputação;
b)
As referências do ato ou compromisso jurídico que constituem o facto gerador do crédito e que conferem direito à cobrança;
c)
O artigo do orçamento e, eventualmente, qualquer outra subdivisão necessária, incluindo, se for caso disso, as referências da autorização orçamental correspondente;
d)
O montante a cobrar, em euros;
e)
O nome e o endereço do devedor;
f)
O prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b);
g)
O modo de cobrança possível, nomeadamente, por compensação ou execução de qualquer garantia prévia.
2. A ordem de cobrança será datada e assinada pelo gestor orçamental competente e seguidamente transmitida ao contabilista.
3. O contabilista de cada instituição mantém um registo dos montantes em dívida a cobrar, agrupando os créditos da União em função da data de emissão da ordem de cobrança. Procede à transmissão desta lista ao contabilista da Comissão.
O contabilista da Comissão elabora uma lista consolidada de que consta o montante devido por instituição e por data de emissão da ordem de cobrança. Esta lista é incluída no relatório da Comissão sobre a gestão orçamental e financeira.
4. No intuito de reforçar a proteção dos interesses financeiros da União, a Comissão elabora uma lista dos créditos da União com a indicação dos nomes dos devedores e do montante em dívida, sempre que o devedor tenha sido condenado a reembolsar por decisão judicial com força de caso julgado e não tenha sido efetuado qualquer reembolso significativo no prazo de um ano a contar da data em que essa decisão tiver sido proferida. A lista é publicada, tomando em devida consideração a proteção dos dados pessoais, em conformidade com os requisitos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
No que respeita aos dados pessoais relativos a pessoas singulares, as informações publicadas devem ser suprimidas, uma vez integralmente reembolsado o montante em dívida. O mesmo é válido no que se refere aos dados pessoais relativos a pessoas coletivas cuja designação oficial identifica uma ou mais pessoas singulares.
A decisão de incluir o devedor na lista dos créditos da União deve/pode ser tomada em conformidade com o princípio da proporcionalidade e tomará nomeadamente em consideração a importância do montante.
Artigo 85.o
Decisão executória em benefício de outras instituições
(Artigo 79.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
1. As circunstâncias excecionais a que se refere o artigo 79.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro encontram-se reunidas quando a instituição em causa tiver esgotado a possibilidade de ser efetuado um pagamento voluntário e de se proceder à cobrança por compensação do montante em dívida nos termos previstos no artigo 80.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro, representando o montante em dívida um valor avultado.
2. No caso previsto no n.o 1, as instituições em causa, que não as enumeradas ao abrigo do artigo 299.o do TFUE, podem solicitar à Comissão que adote uma decisão executória.
3. Em todos os casos, a decisão executória deve precisar que os montantes reclamados devem ser inscritos na secção do orçamento correspondente à instituição em causa, que atuará na qualidade de gestor orçamental. As receitas serão inscritas a título de receitas gerais, salvo se estas se enquadrarem nos casos específicos de receitas afetadas nos termos do artigo 21.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro.
4. A instituição requerente deve informar a Comissão de qualquer evento suscetível de alterar o processo de cobrança e intervir em apoio da Comissão em caso de recurso contra a decisão executória.
5. A Comissão e a instituição em causa devem acordar entre si as modalidades práticas para a execução do presente artigo.
Secção 5
Cobrança
Artigo 86.o
Formalidades da cobrança
(Artigo 80.o do Regulamento Financeiro)
1. A cobrança dos créditos implica o registo, pelo contabilista, na contabilidade e a informação desse facto ao gestor orçamental competente.
2. Qualquer pagamento em numerário realizado à caixa do contabilista ou do gestor de fundos para adiantamentos dá lugar à emissão de um recibo.
3. O reembolso parcial pelo devedor sujeito a várias ordens de cobrança é primeiramente imputado ao crédito mais antigo, salvo especificação em contrário por parte do devedor.
Qualquer pagamento parcial cobre em primeiro lugar os juros.
Artigo 87.o
Cobrança por compensação
(Artigo 80.o do Regulamento Financeiro)
1. Se o devedor for titular, face à União, de um crédito certo, tal como definido no artigo 81.o, alínea a), líquido e exigível e que tenha por objeto um montante apurado por uma ordem de pagamento, o contabilista procede, decorrido o prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b), à cobrança por compensação do crédito apurado.
Contudo, em circunstâncias excecionais, o contabilista procede à cobrança por compensação antes do prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b), caso tal seja necessário para proteger os interesses financeiros da União, em virtude de ter motivos válidos para acreditar que o montante devido à Comissão seria perdido.
O contabilista procede igualmente à cobrança por compensação antes do prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b), no caso de o devedor dar o seu acordo.
2. Antes de proceder à cobrança nos termos do n.o 1, o contabilista consulta o gestor orçamental competente e informa os devedores em causa.
Quando o devedor for uma autoridade nacional ou uma das suas entidades administrativas, o contabilista informa também o Estado-Membro em causa, com pelo menos 10 dias úteis de antecedência, da sua intenção de recorrer à cobrança por compensação. Contudo, de comum acordo com o Estado-Membro ou com a entidade administrativa em causa, o contabilista pode proceder à cobrança por compensação antes do final deste prazo.
3. A compensação referida no n.o 1 tem os mesmos efeitos de um pagamento liberatório para a União relativamente ao montante da dívida e aos juros eventualmente devidos.
Artigo 88.o
Procedimento de cobrança na ausência de pagamento voluntário
(Artigos 79.o e 80.o Regulamento Financeiro)
1. Sem prejuízo do disposto no artigo 87.o, se, no final do prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b), e especificado na nota de débito, a cobrança integral não tiver tido lugar, o contabilista informa deste facto o gestor orçamental competente e inicia de imediato o processo de cobrança, por qualquer via de direito, incluindo, se necessário, através de execução de qualquer garantia constituída previamente.
2. Sem prejuízo do artigo 87.o, sempre que o modo de cobrança referido no n.o 1 do presente artigo não for viável e o devedor não tenha procedido ao pagamento solicitado na carta de notificação formal enviada pelo contabilista, este recorre à execução forçada do título, em conformidade com o artigo 79.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro ou com base num título obtido por via contenciosa.
Artigo 89.o
Prorrogação do prazo de pagamento
(Artigo 80.o do Regulamento Financeiro)
O contabilista, em articulação com o gestor orçamental competente, só pode conceder prazos suplementares de pagamento mediante pedido por escrito devidamente fundamentado do devedor e na dupla condição de:
a)
O devedor se comprometer ao pagamento de juros à taxa prevista no artigo 83.o, relativamente à totalidade do prazo adicional concedido e a contar do final do prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b);
b)
O devedor constituir, no intuito de proteger os direitos da União, uma garantia financeira aceite pelo contabilista da instituição, que cubra o montante ainda em dívida, tanto em termos de capital como dos respetivos juros.
A garantia referida no primeiro parágrafo, alínea b), pode ser substituída por um aval pessoal e solidário de um terceiro aprovado pelo contabilista da instituição.
Em circunstâncias excecionais, na sequência de um pedido apresentado pelo devedor, o contabilista pode não exigir a garantia referida no primeiro parágrafo, alínea b) se, em função da sua análise, o devedor estiver disposto e em condições de proceder ao pagamento num prazo suplementar, mas não puder prestar essa garantia e se encontrar em dificuldades.
Artigo 90.o
Cobrança de multas ou outras sanções
(Artigos 80.o e 83.o do Regulamento Financeiro)
1. Sempre que for instaurada uma ação junto do Tribunal de Justiça da União Europeia contra uma decisão da Comissão que aplique uma multa ou outra sanção nos termos do TFUE ou do Tratado Euratom e até ao momento em que tenham sido esgotados todos os recursos legais, o devedor deposita provisoriamente os montantes em questão na conta bancária designada pelo contabilista ou presta uma garantia financeira aceitável para o contabilista. A garantia solicitada é independente da obrigação de pagamento da multa, sanção pecuniária ou outra sanção e é executória à primeira interpelação. Essa garantia cobre o crédito, tanto no que diz respeito ao capital como aos juros devidos nos termos do artigo 83.o, n.o 4.
2. A Comissão salvaguarda os montantes recebidos provisoriamente, investindo-os em ativos financeiros de modo a garantir a segurança e a liquidez das verbas, ao mesmo tempo que visa auferir uma remuneração.
3. Uma vez esgotadas todas as vias de recurso e confirmada a multa ou sanção, é tomada uma das medidas a seguir referidas:
a)
Os montantes cobrados provisoriamente e os juros e outros montantes gerados são inscritos no orçamento, em conformidade com o artigo 83.o do Regulamento Financeiro, o mais tardar durante o exercício seguinte àquele em que tenham sido esgotadas todas as vias de recurso;
b)
Quando tiver sido constituída uma garantia financeira, esta será executada e os montantes correspondentes inscritos no orçamento;
Se o montante da multa ou da sanção tiver sido agravado pelo Tribunal, o disposto no primeiro parágrafo, alíneas a) e b), é aplicável até aos montantes previstos na decisão da Comissão e o contabilista procede à cobrança do montante correspondente ao agravamento, que será inscrito no orçamento.
4. Uma vez esgotadas todas as vias de recurso e anulada ou reduzida a multa ou sanção, é tomada uma das medidas a seguir referidas:
a)
Os montantes indevidamente recebidos, bem como os juros vencidos, são reembolsados ao terceiro em causa. Quando a remuneração global gerada para o período em causa tiver sido negativa, é reembolsado o valor nominal dos montantes indevidamente cobrados;
b)
Quando tiver sido constituída uma garantia financeira, esta será liberada em conformidade.
Artigo 91.o
Renúncia à cobrança de créditos apurados
(Artigo 80.o do Regulamento Financeiro)
1. O gestor orçamental competente só pode renunciar à cobrança, total ou parcial, de um crédito apurado nos casos seguintes:
a)
Quando o custo previsível da cobrança exceder o montante do crédito a cobrar e se a renúncia ao mesmo não prejudicar a imagem da União;
b)
Quando for impossível cobrar os créditos em causa, dada a sua antiguidade ou a insolvência do devedor;
c)
Quando uma tal cobrança for incompatível com o princípio de proporcionalidade.
2. No caso previsto no n.o 1, alínea c), o gestor orçamental competente respeita os procedimentos estabelecidos em cada instituição e aplica os seguintes critérios obrigatórios em todas as circunstâncias:
a)
A natureza dos factos, tendo em conta a gravidade da irregularidade que suscitou o apuramento do crédito (fraude, reincidência, intencionalidade, diligência, boa-fé, erro manifesto);
b)
As repercussões da renúncia à cobrança do crédito sobre o funcionamento da União e seus interesses financeiros (montantes em causa, risco de criar um precedente, atentado à autoridade da lei).
O gestor orçamental pode igualmente ter de tomar em consideração os seguintes critérios adicionais, em função das circunstâncias específicas do caso:
a)
Eventuais distorções da concorrência provocadas pela renúncia à cobrança do crédito;
b)
Prejuízos económicos e sociais eventualmente decorrentes da cobrança integral do crédito.
3. A decisão de renunciar à cobrança de um crédito a que se refere o artigo 80.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro deve ser fundamentada e indicar as diligências efetuadas para a cobrança e os elementos de direito e de facto sobre os quais se baseia. O gestor orçamental competente renuncia à cobrança nos termos do artigo 84.o.
4. A instituição não pode delegar a renúncia à cobrança de um crédito apurado em qualquer dos casos a seguir referidos:
a)
Quando o montante em causa for igual ou superior a 1 000 000 EUR;
b)
Quando se trate de um montante igual ou superior a 100 000 EUR, na medida em que o mesmo represente 25 % ou mais do crédito apurado.
Relativamente a montantes inferiores aos limiares referidos no primeiro parágrafo, cada instituição fixa nas suas regras internas as condições e modalidades de delegação das competências em matéria de renúncia à cobrança de um crédito apurado.
5. Cada instituição deve enviar anualmente ao Parlamento Europeu e ao Conselho um relatório sobre as decisões de renúncia à cobrança de créditos a que se referem os n.os 1 a 4 do presente artigo, num montante igual ou superior a 100 000 EUR. No caso da Comissão, este relatório é anexado ao resumo dos relatórios anuais de atividades referido no artigo 66.o, n.o 9, do Regulamento Financeiro.
Artigo 92.o
Anulação de um crédito apurado
(Artigo 80.o do Regulamento Financeiro)
1. Em caso de erro, o gestor orçamental competente anula total ou parcialmente o crédito apurado em conformidade com os artigos 82.o e 84.o e inclui uma justificação adequada.
2. Cada instituição fixará nas suas regras internas as condições e modalidades de delegação das competências em matéria de anulação de um crédito apurado.
Artigo 93.o
Regras aplicáveis aos prazos de prescrição
(Artigo 81.o do Regulamento Financeiro)
1. O prazo de prescrição dos créditos da União sobre terceiros começa a correr na data em que termina o prazo comunicado ao devedor na nota de débito, conforme previsto no artigo 80.o, n.o 3, alínea b).
O prazo de prescrição dos créditos de terceiros sobre a União começa a correr na data em que se tornam exigíveis nos termos do respetivo compromisso jurídico.
2. A contagem do prazo de prescrição dos créditos da União sobre terceiros é interrompida por qualquer ato de uma instituição, ou de um Estado-Membro agindo a pedido de uma instituição, que seja notificado aos terceiros e que vise a cobrança da dívida.
A contagem do prazo de prescrição dos créditos de terceiros sobre a União é interrompida por qualquer ato notificado à União pelos seus credores, ou em seu nome, e que vise a cobrança da dívida.
3. Um novo prazo de prescrição de 5 anos começa a correr no dia seguinte ao das interrupções referidas no n.o 2.
4. Qualquer ação judicial relativa a um crédito referido no n.o 1, incluindo as ações instauradas perante um tribunal que venha, mais tarde, a declarar-se incompetente, interrompe a contagem do prazo de prescrição. A contagem do novo prazo de prescrição de 5 anos não começa a correr enquanto não for proferida decisão com força de caso julgado, ou não houver acordo extrajudicial entre as partes da mesma ação.
5. Sempre que, nos termos do artigo 89.o, o contabilista conceder ao devedor um prazo adicional para proceder ao pagamento, considera-se que o prazo de prescrição foi interrompido. O novo prazo de prescrição de 5 anos começará a correr a partir do dia seguinte ao termo do prazo adicional para pagamento.
6. Uma vez decorrido o prazo de prescrição, conforme fixado nos n.os 1 a 5, os créditos não são cobrados.
CAPÍTULO 6
Operações associadas a despesas
Artigo 94.o
Decisão de financiamento
(Artigo 84.o do Regulamento Financeiro)
1. A decisão de financiamento determina os elementos essenciais de uma ação que implique uma despesa a cargo do orçamento.
2. A decisão de financiamento deve, nomeadamente, indicar o seguinte:
a)
No caso das subvenções:
i)
a referência ao ato de base e à rubrica orçamental,
ii)
as prioridades do ano, os objetivos a preencher e os resultados previstos com as dotações autorizadas para o exercício,
iii)
os critérios essenciais de elegibilidade, seleção e concessão a utilizar para a seleção das propostas,
iv)
a taxa máxima possível de cofinanciamento e, se forem previstas diferentes taxas, os critérios a seguir para cada taxa,
v)
o calendário e o montante indicativo do convite à apresentação de propostas;
b)
No caso dos contratos públicos:
i)
a dotação orçamental global reservada para os contratos públicos durante o ano,
ii)
o número indicativo e o tipo de contratos previstos e, se possível, o respetivo objeto em termos genéricos,
iii)
o calendário indicativo para o lançamento dos procedimentos de adjudicação dos contratos;
c)
No caso dos fundos fiduciários a que se refere o artigo 187.o do Regulamento Financeiro:
i)
a referência ao ato de base e à rubrica orçamental,
ii)
as dotações reservadas para o fundo fiduciário para o ano em causa, juntamente com os montantes programados em relação ao seu período de vigência,
iii)
os objetivos do fundo fiduciário e a sua duração,
iv)
as regras de governação do fundo fiduciário,
v)
a possibilidade de confiar tarefas de execução orçamental às entidades ou pessoas referidas no artigo 187.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro;
d)
No caso dos prémios:
i)
a referência ao ato de base e à rubrica orçamental,
ii)
os objetivos a preencher e os resultados previstos,
iii)
as condições essenciais em matéria de participação e critérios de concessão,
iv)
o calendário do concurso e o montante do prémio ou prémios;
e)
No caso dos instrumentos financeiros:
i)
a referência ao ato de base e à rubrica orçamental,
ii)
os objetivos a preencher e os resultados previstos,
iii)
o montante atribuído ao instrumento financeiro,
iv)
o calendário indicativo da sua execução.
3. Quando o programa de trabalho previsto no artigo 128.o do Regulamento Financeiro contém as informações previstas no n.o 2, alínea a), do presente artigo no que respeita às subvenções financiadas por dotações autorizadas para o exercício financeiro, a decisão que adota o programa é considerada a decisão de financiamento das referidas subvenções.
No que respeita a contratos públicos, fundos fiduciários, prémios e instrumentos financeiros, quando a execução das dotações correspondentes autorizadas para o exercício financeiro é prevista num programa de trabalho que contenha as informações referidas no n.o 2, alíneas b), c), d) e e), do presente artigo, a decisão que adota o programa de trabalho é igualmente considerada a decisão de financiamento relativamente aos contratos públicos, fundos fiduciários, prémios e instrumentos financeiros em causa.
Se o programa de trabalho não contiver essas informações no que se refere a uma ou mais ações, deve ser alterado em consequência ou adotada uma decisão de financiamento específica para as ações em causa.
4. Sem prejuízo de qualquer outra disposição específica do ato de base, qualquer alteração substancial de uma decisão de financiamento já adotada segue o mesmo procedimento que a decisão inicial.
Secção 1
Autorização das despesas
Artigo 95.o
Autorizações globais e provisionais
(Artigo 85.o do Regulamento Financeiro)
1. A autorização orçamental global será acionada quer através da celebração de uma convenção de financiamento - a qual, ela própria, deve prever a conclusão ulterior de um ou vários compromissos jurídicos - quer através da assunção de um ou vários compromissos jurídicos.
As convenções de financiamento no domínio da assistência financeira direta a países terceiros, incluindo o apoio orçamental, que constituem compromissos jurídicos podem ser fonte de pagamentos, sem a assunção de outros compromissos jurídicos.
2. A autorização orçamental provisional será acionada quer pela assunção de um ou vários compromissos jurídicos que conferem direito a pagamentos ulteriores quer, em casos associados às despesas de gestão do pessoal ou às despesas de comunicação destinadas à cobertura da atualidade da União pelas instituições, diretamente por pagamentos.
Artigo 96.o
Adoção da autorização global
(Artigo 85.o do Regulamento Financeiro)
1. A autorização global é adotada com base numa decisão de financiamento.
Esta autorização deve ocorrer o mais tardar antes da decisão de seleção dos beneficiários e, sempre que a utilização das dotações a que se refere implique a adoção de um programa de trabalho na aceção do artigo 188.o, não antes da adoção do mesmo.
2. No caso de a autorização global ser acionada mediante a conclusão de uma convenção de financiamento, não se aplica o disposto no n.o 1, segundo parágrafo.
Artigo 97.o
Unicidade das assinaturas
(Artigo 85.o do Regulamento Financeiro)
1. A regra da unicidade do signatário da autorização orçamental e do compromisso jurídico que lhe corresponde pode não ser aplicada unicamente nos seguintes casos:
a)
Quando se trate de autorizações provisionais;
b)
Quando as autorizações globais estiverem associadas a convenções de financiamento com países terceiros;
c)
Quando a decisão da instituição constitui o compromisso jurídico;
d)
Quando a autorização orçamental global é acionada através de vários compromissos jurídicos, cuja gestão é confiada a diferentes gestores orçamentais;
e)
Quando, no âmbito de fundos para adiantamentos criados no domínio das ações externas, os compromissos jurídicos tiverem de ser assinados por membros do pessoal ligados às unidades locais referidas no artigo 72.o mediante ordem do gestor orçamental competente, que permanece, no entanto, totalmente responsável pela transação subjacente;
f)
Sempre que uma instituição tiver delegado os poderes de gestor orçamental no diretor de um serviço interinstitucional europeu, nos termos do artigo 199.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro.
2. Em caso de impedimento do gestor orçamental competente que assinou a autorização orçamental e sempre que esse impedimento se prolongue por um prazo incompatível com os prazos da celebração do compromisso jurídico, este é assumido pelo agente designado como suplente, ao abrigo das regras adotadas por cada instituição para o efeito, desde que esse agente tenha a qualidade de gestor orçamental, nos termos do artigo 65.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro.
Artigo 98.o
Despesas administrativas cobertas por autorizações provisionais
(Artigo 85.o do Regulamento Financeiro)
Consideram-se despesas correntes de natureza administrativa, suscetíveis de darem origem a autorizações provisionais, nomeadamente:
a)
As despesas com o pessoal estatutário e não estatutário, bem como as despesas relativas a outros recursos humanos e a pensões e a remuneração de peritos;
b)
As despesas ligadas aos membros da instituição;
c)
As despesas de formação;
d)
As despesas com concursos, seleção e recrutamento;
e)
As despesas de deslocações em serviço;
f)
As despesas de representação;
g)
As despesas de reuniões;
h)
As despesas com intérpretes e tradutores freelance;
i)
As despesas com intercâmbios de funcionários;
j)
As despesas de locação de bens móveis e imóveis de caráter repetitivo, os pagamentos repetitivos relativos a contratos imobiliários, na aceção do artigo 121.o do presente regulamento, ou os pagamentos a título de empréstimos, nos termos do artigo 203.o, n.o 8, do Regulamento Financeiro;
k)
As despesas com seguros diversos;
l)
As despesas com limpeza, manutenção e segurança;
m)
As despesas no domínio social e médico;
n)
As despesas com serviços de telecomunicações;
o)
Os encargos financeiros;
p)
As despesas de contencioso;
q)
Os danos e perdas, incluindo juros;
r)
As despesas relacionadas com equipamento de trabalho;
s)
As despesas com água, gás e eletricidade;
t)
As despesas com publicações, em suporte de papel ou informático;
u)
As despesas com as atividades de comunicação destinadas à cobertura da atualidade da União pelas instituições.
Artigo 99.o
Registo dos compromissos jurídicos individuais
(Artigo 86.o do Regulamento Financeiro)
No caso de uma autorização orçamental global seguida de um ou vários compromissos jurídicos individuais, o gestor orçamental competente regista na contabilidade central os montantes deste ou destes compromissos jurídicos individuais sucessivos.
Estes registos contabilísticos devem indicar as referências da autorização global à qual são imputáveis.
O gestor orçamental competente procede a este registo contabilístico antes de assinar o compromisso jurídico individual correspondente, exceto nos casos referidos no artigo 86.o, n.o 4, quarto parágrafo, do Regulamento Financeiro.
O gestor orçamental competente verifica em todos os casos se o montante cumulado não excede o montante da autorização global correspondente.
Secção 2
Liquidação das despesas
Artigo 100.o
Liquidação e «Visto; a pagar»
(Artigo 88.o do Regulamento Financeiro)
1. Qualquer liquidação de uma despesa deve assentar em documentos comprovativos, na aceção do artigo 110.o, que atestem os direitos do credor, com base na constatação de serviços efetivamente prestados, de fornecimentos efetivamente entregues ou de obras efetivamente realizadas, ou com base noutros documentos que justifiquem o pagamento, incluindo os pagamentos repetitivos de assinaturas ou de cursos de formação.
2. O gestor orçamental competente procede pessoalmente ao exame dos documentos comprovativos ou verifica, sob a sua responsabilidade, se este exame foi efetuado, antes de tomar a decisão de liquidar a despesa.
3. A decisão de liquidação traduz-se na assinatura de «Visto; a pagar», aposta pelo gestor orçamental competente ou por um membro do pessoal tecnicamente competente, habilitado para o efeito por decisão formal do gestor orçamental competente e sob a sua responsabilidade, em conformidade com o artigo 65.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro. Estas decisões de habilitação serão conservadas para efeitos de referência posterior.
Artigo 101.o
Menção «conforme com os factos» para os pagamentos de pré-financiamentos
(Artigo 88.o do Regulamento Financeiro)
Em relação aos pagamentos de pré-financiamentos, o gestor orçamental competente ou um membro do pessoal tecnicamente competente, habilitado para o efeito pelo gestor orçamental competente, deve certificar com a menção «conforme com os factos» que as condições exigidas no compromisso jurídico para o pagamento do pré-financiamento estão preenchidas.
Artigo 102.o
Menção «Visto; a pagar» no âmbito de contratos públicos, em matéria de pagamentos intermédios e de saldos
(Artigo 88.o do Regulamento Financeiro)
No que se refere aos pagamentos intermédios e de saldos correspondentes a contratos públicos, a menção «Visto; a pagar» certifica que:
a)
A instituição recebeu uma fatura emitida pelo contratante, tendo esta receção sido objeto de registo formal;
b)
A menção «conforme com os factos» foi aposta de forma válida na própria fatura, ou num documento interno que a acompanha, e assinada por um funcionário ou outro agente tecnicamente competente e devidamente habilitado para o efeito pelo gestor orçamental competente;
c)
Todos os aspetos da fatura foram verificados pelo gestor orçamental competente, ou por outra pessoa sob a sua responsabilidade, por forma a determinar, nomeadamente, o montante a pagar e o caráter liberatório do pagamento a efetuar.
A menção «conforme com os factos» referida no primeiro parágrafo, alínea b), certifica que os serviços previstos no contrato foram efetivamente prestados, ou os fornecimentos efetivamente entregues, ou as obras efetivamente realizadas. No que se refere aos fornecimentos e obras, o funcionário ou outro agente tecnicamente competente emite um certificado de receção provisória, seguido de um certificado de receção definitiva no termo do período de garantia previsto no contrato. Estes dois certificados equivalem à menção «conforme com os factos».
Para pagamentos repetitivos, incluindo o pagamento de assinaturas ou de cursos de formação, a menção «conforme com os factos» certifica que o direito do credor está em conformidade com os documentos relevantes que justificam o pagamento.
Artigo 103.o
Menção «Visto; a pagar» no âmbito de subvenções, em matéria de pagamentos intermédios e de saldos
(Artigo 88.o do Regulamento Financeiro)
No que se refere aos pagamentos intermédios e de saldos correspondentes a subvenções, a menção «Visto; a pagar» certifica que:
a)
A instituição recebeu um pedido de pagamento apresentado pelo beneficiário, tendo esta receção sido objeto de um registo formal;
b)
A menção «conforme com os factos» foi aposta de forma válida no próprio pedido de pagamento, ou num documento interno que o acompanha, e assinada por um funcionário ou outro agente tecnicamente competente e habilitado para o efeito pelo gestor orçamental competente;
c)
Todos os aspetos do pedido de pagamento foram verificados pelo gestor orçamental competente, ou por outra pessoa sob a sua responsabilidade, por forma a determinar, nomeadamente, o montante a pagar e o caráter liberatório do pagamento a efetuar.
Com a menção referida no primeiro parágrafo, alínea b), o funcionário ou outro agente tecnicamente competente e devidamente habilitado para o efeito pelo gestor orçamental competente, certifica que a ação ou o programa de trabalho realizado pelo beneficiário é, em todos os seus aspetos, consentâneo com a convenção ou decisão de subvenção e, nomeadamente, que os custos declarados pelo beneficiário são elegíveis, se for caso disso.
Artigo 104.o
Menção «Visto; a pagar» no âmbito de despesas de pessoal
(Artigo 88.o do Regulamento Financeiro)
No que se refere aos pagamentos correspondentes a despesas com pessoal, a menção «Visto; a pagar» certifica a existência dos seguintes documentos comprovativos:
a)
No que se refere ao vencimento mensal:
i)
a lista completa do pessoal, discriminando todos os elementos da remuneração,
ii)
um formulário (ficha pessoal), elaborado com base em decisões adotadas no âmbito de cada caso concreto, que indique, sempre que justificado, qualquer alteração de um dos elementos da remuneração,
iii)
no caso de recrutamento ou nomeações, a liquidação do primeiro vencimento deve ser acompanhada de uma cópia autenticada da decisão de recrutamento ou de nomeação;
b)
No que se refere a outros tipos de remuneração como as do pessoal remunerado à hora ou ao dia: um mapa, assinado pelo membro do pessoal habilitado, indicando os dias e as horas de presença;
c)
No que se refere a horas extraordinárias: um mapa, assinado pelo membro do pessoal habilitado, certificando as horas extraordinárias trabalhadas;
d)
No que se refere a despesas de deslocação em serviço:
i)
a ordem de deslocação em serviço assinada pela autoridade competente,
ii)
a discriminação das despesas de deslocação em serviço, assinada pelo membro do pessoal em deslocação em serviço e pela autoridade hierárquica delegada, se as despesas de deslocação em serviço diferirem da ordem de missão;
e)
No que se refere a algumas outras despesas administrativas relacionadas com o pessoal, incluindo as assinaturas e os cursos de formação que, nos termos do contrato, devam ser pagos antecipadamente: os documentos comprovativos que refiram a decisão na qual se baseia a despesa, assim como todos os elementos de cálculo.
A declaração das despesas de deslocação em serviço, a que se refere o primeiro parágrafo, alínea d), subalínea ii), indica o lugar, data e hora de partida e chegada ao lugar da deslocação, despesas de transporte, despesas de estadia e outras despesas devidamente autorizadas, mediante apresentação de documentos comprovativos.
Artigo 105.o
Materialização da menção «Visto; a pagar»
(Artigo 88.o do Regulamento Financeiro)
Num sistema não informatizado, a menção «Visto; a pagar» traduz-se por um carimbo com a assinatura do gestor orçamental competente ou de um membro do pessoal tecnicamente competente, habilitado para o efeito pelo gestor orçamental competente, em conformidade com o disposto no artigo 100.o. Num sistema informatizado, a menção «Visto; a pagar» traduz-se por uma validação garantida eletronicamente pelo gestor orçamental competente ou por um membro do pessoal tecnicamente competente, habilitado para o efeito pelo gestor orçamental competente.
Artigo 106.o
Materialização da menção «conforme com os factos»
(Artigo 88.o do Regulamento Financeiro)
Num sistema não informatizado, a menção «conforme com os factos» traduz-se por um carimbo com a assinatura do gestor orçamental competente ou de um membro do pessoal tecnicamente competente, habilitado para o efeito pelo gestor orçamental competente, em conformidade com o disposto no artigo 101.o. Num sistema informatizado, a menção «conforme com os factos» pode assumir a forma de uma validação garantida eletronicamente por um agente tecnicamente competente, habilitado para o efeito pelo gestor orçamental competente.
Secção 3
Emissão das ordens de pagamento
Artigo 107.o
Controlo dos pagamentos por parte do gestor orçamental
(Artigo 89.o do Regulamento Financeiro)
Aquando da emissão da ordem de pagamento, o gestor orçamental competente assegura-se do seguinte:
a)
Regularidade da emissão da ordem de pagamento, o que implica a existência prévia de uma decisão de liquidação correspondente, traduzida na menção «Visto; a pagar», a exatidão da designação do beneficiário e a exigibilidade desse pagamento;
b)
Concordância da ordem de pagamento com a autorização orçamental correspondente;
c)
Exatidão da imputação orçamental;
d)
Disponibilidade das dotações.
Artigo 108.o
Menções obrigatórias e transmissão das ordens de pagamento ao contabilista
(Artigo 89.o do Regulamento Financeiro)
1. A ordem de pagamento deve mencionar:
a)
O exercício de imputação;
b)
O artigo do orçamento e, eventualmente, qualquer outra subdivisão necessária;
c)
As referências do compromisso jurídico que confere direito ao pagamento;
d)
As referências da autorização orçamental à qual é imputável;
e)
O montante a pagar, em euros;
f)
O nome, endereço e referências bancárias do beneficiário;
g)
O objeto da despesa;
h)
O modo de pagamento;
i)
A inscrição dos bens no inventário em conformidade com o artigo 248.o.
2. A ordem de pagamento será datada e assinada pelo gestor orçamental competente e seguidamente transmitida ao contabilista.
Secção 4
Pagamento das despesas
Artigo 109.o
Tipos de pagamento
(Artigo 90.o do Regulamento Financeiro)
1. O pré-financiamento constitui um fundo de tesouraria, podendo ser fracionado em vários pagamentos, em conformidade com o princípio da boa gestão financeira.
2. O pagamento intermédio, que pode ser renovado, pode englobar as despesas incorridas com a execução da decisão ou convenção ou o pagamento de serviços, fornecimentos ou obras que tenham sido concluídos e/ou entregues em fases intermédias de execução do contrato. Poderá ainda compensar, no todo ou em parte, o pré-financiamento, sem prejuízo das disposições previstas no ato de base.
3. O encerramento da despesa assume a forma de um pagamento do saldo, pagamento esse que pode não ser múltiplo e que compensa todas as despesas anteriores, ou de uma ordem de cobrança.
Artigo 110.o
Documentos comprovativos
(Artigo 90.o do Regulamento Financeiro)
1. Os pré-financiamentos, incluindo os casos de pagamentos fracionados, serão desembolsados, quer com base no contrato, decisão, convenção ou ato de base, quer com base em documentos comprovativos que permitam verificar o cumprimento das condições enunciadas no contrato, decisão ou convenção em causa. Se for determinada uma data de pagamento de pré-financiamento nos instrumentos atrás mencionados, o pagamento do montante devido não depende de um pedido complementar do beneficiário.
2. Os pagamentos intermédios e pagamentos dos saldos basear-se-ão em documentos comprovativos que permitam verificar a realização da ação financiada em conformidade com o ato de base ou a decisão ou em conformidade com as condições enunciadas no contrato ou convenção.
3. O gestor orçamental competente precisará, em conformidade com o princípio da boa gestão financeira, a natureza dos documentos comprovativos referidos no presente artigo, nos termos do ato de base, decisões, contratos e convenções. Os relatórios de execução, técnicos e financeiros, intermédios e finais, são documentos comprovativos para efeitos do disposto no n.o 2.
4. Os documentos comprovativos serão conservados pelo gestor orçamental competente, em conformidade com o artigo 48.°.
Secção 5
Prazos das operações relativas às despesas
Artigo 111.o
Prazos de pagamento e juros de mora
(Artigo 92.o do Regulamento Financeiro)
1. O prazo para efetuar pagamentos deve ser entendido como incluindo operações de liquidação, de emissão de ordens de pagamento e de pagamento das despesas.
Começará a correr a partir da data em que o pedido de pagamento é recebido.
Um pedido de pagamento deve ser registado o mais rapidamente possível pelo serviço habilitado do gestor orçamental competente e considera-se que a data de receção é a data de registo.
Por data de pagamento, entende-se a data em que o montante é debitado na conta da instituição.
2. Um pedido de pagamento incluirá os seguintes elementos essenciais:
a)
Identificação do credor;
b)
Montante;
c)
Moeda;
d)
Data.
Quando faltar pelo menos um elemento essencial, o pedido de pagamento é rejeitado.
Os credores são informados por escrito dessa rejeição e das razões respetivas o mais rapidamente possível e, em todo o caso, no prazo de 30 dias de calendário a contar da data de receção do pedido de pagamento.
3. Em caso de suspensão do prazo de pagamento a que se refere o artigo 92.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, o prazo de pagamento remanescente começará a correr de novo a partir da data em que as informações solicitadas ou os documentos revistos sejam recebidos ou realizadas as verificações complementares necessárias, incluindo as verificações no local.
4. No termo do prazo previsto no artigo 92.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro, o credor tem direito a reclamar juros nas seguintes condições:
a)
A taxa de juro é a referida no artigo 83.o, n.o 2, do presente regulamento;
b)
Vencerão juros relativamente ao período decorrido entre o dia de calendário que se segue ao termo do prazo de pagamento previsto no artigo 92.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro e a data de pagamento.
No entanto, quando os juros calculados em conformidade com o primeiro parágrafo forem iguais ou inferiores a 200 EUR, só serão pagos ao credor mediante pedido a apresentar no prazo de dois meses a contar da receção do pagamento em atraso.
5. Cada instituição apresentará ao Parlamento Europeu e ao Conselho um relatório sobre o cumprimento e a suspensão dos prazos previstos no artigo 92.o do Regulamento Financeiro. O relatório da Comissão é anexado à síntese dos relatórios anuais de atividade a que se refere o artigo 66.o, n.o 9, do Regulamento Financeiro.
CAPÍTULO 7
Sistemas informáticos
Artigo 112.o
Descrição dos sistemas informáticos
(Artigo 93.o do Regulamento Financeiro)
Sempre que, para o tratamento de operações de execução orçamental, forem utilizados sistemas e subsistemas informáticos, é necessária uma descrição exaustiva e atualizada de cada sistema ou subsistema.
Estas descrições devem definir o conteúdo dos campos de dados e precisar a forma como o sistema processa cada operação individual. Devem ainda especificar a forma como o sistema assegura a existência de uma pista de auditoria completa para cada operação.
Artigo 113.o
Cópias de segurança periódicas
(Artigo 93.o do Regulamento Financeiro)
Os dados contidos nos sistemas e subsistemas informáticos são periodicamente objeto de cópias de segurança, conservadas em lugar seguro.
CAPÍTULO 8
Auditor interno
Artigo 114.o
Nomeação do auditor interno
(Artigo 98.o do Regulamento Financeiro)
1. Cada instituição nomeia o seu auditor interno segundo modalidades adaptadas às suas características e necessidades próprias. A instituição informa o Parlamento Europeu e Conselho da nomeação do auditor interno.
2. Cada instituição define, em função das suas características e necessidades próprias, o âmbito das funções de auditor interno e determina, em pormenor, os objetivos e procedimentos subjacentes ao exercício da função de auditoria interna, no respeito das normas internacionais em vigor na matéria.
3. A instituição pode nomear como auditor interno, em razão das suas competências específicas, um funcionário ou outro agente sujeito ao Estatuto escolhido entre os cidadãos dos Estados-Membros.
4. No caso de várias instituições designarem um mesmo auditor interno, adotam as disposições necessárias para que a responsabilidade do mesmo possa ser invocada nas condições referidas no artigo 119.o.
5. Logo que cessem as funções do auditor interno, a instituição informa desse facto o Parlamento Europeu e o Conselho.
Artigo 115.o
Recursos do auditor interno
(Artigo 99.o do Regulamento Financeiro)
Cada instituição coloca à disposição do auditor interno os recursos necessários ao cumprimento das suas funções de auditoria, bem como uma carta de missão na qual são descritas pormenorizadamente as suas funções, direitos e obrigações.
Artigo 116.o
Programa de trabalho
(Artigo 99.o do Regulamento Financeiro)
1. O auditor interno adota o seu programa de trabalho e submete-o à instituição.
2. A instituição pode solicitar ao auditor interno a realização de auditorias que não figurem no programa de trabalho referido no n.o 1.
Artigo 117.o
Relatórios do auditor interno
(Artigo 99.o do Regulamento Financeiro)
1. O auditor interno submete à instituição o relatório anual de auditoria previsto no artigo 99.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro, indicando o número e o tipo de auditorias internas efetuadas, as principais recomendações formuladas e o seguimento dado a essas recomendações.
Este relatório anual menciona igualmente os problemas sistémicos identificados pela instância especializada, criada em conformidade com o artigo 73.o, n.o 6, do Regulamento Financeiro.
2. Cada instituição aprecia se as recomendações formuladas nos relatórios do seu auditor interno podem ser objeto de uma troca de boas práticas com as outras instituições.
3. Na elaboração do seu relatório, o auditor interno concentra-se em particular na observância global do princípio da boa gestão financeira e assegura a adoção das medidas adequadas para melhorar e reforçar de forma contínua a sua aplicação.
Artigo 118.o
Independência
(Artigo 100.o do Regulamento Financeiro)
O auditor interno goza de plena independência na condução das auditorias. Não pode receber qualquer instrução nem ser limitado de qualquer forma no que diz respeito ao exercício das funções que, pela sua nomeação, lhe são confiadas por força das disposições do Regulamento Financeiro.
Artigo 119.o
Responsabilidade do auditor interno
(Artigo 100.o do Regulamento Financeiro)
A responsabilidade do auditor interno, enquanto funcionário ou agente sujeito ao Estatuto, só pode ser posta em causa pela própria instituição e nas condições estabelecidas no presente artigo.
A instituição toma uma decisão fundamentada de início de um inquérito. Esta decisão será notificada ao interessado. A instituição pode encarregar do inquérito, sob a sua responsabilidade direta, um ou vários funcionários de grau igual ou superior ao do agente em causa. Durante o inquérito, o interessado será obrigatoriamente ouvido.
O relatório do inquérito é comunicado ao interessado, o qual é em seguida ouvido pela instituição a seu respeito.
Com base no relatório e na audição, a instituição adotará uma decisão fundamentada de encerramento do procedimento ou uma decisão fundamentada em conformidade com o disposto nos artigos 22.o e 86.o e no Anexo IX do Estatuto do Pessoal. As decisões que aplicam sanções disciplinares ou pecuniárias serão notificadas ao interessado e comunicadas, a título informativo, às outras instituições e ao Tribunal de Contas.
O interessado pode recorrer destas decisões para o Tribunal de Justiça da União Europeia nas condições previstas no Estatuto.
Artigo 120.o
Recurso para o Tribunal de Justiça da União Europeia
(Artigo 100.o do Regulamento Financeiro)
Sem prejuízo das vias de recurso estabelecidas no Estatuto, o auditor interno pode interpor recurso direto para o Tribunal de Justiça da União Europeia no que se refere a qualquer ato relativo ao exercício da sua função de auditor interno. Este recurso deve ser interposto no prazo de três meses, a contar do dia da notificação do ato em causa.
O recurso será instruído e julgado nas condições previstas no artigo 91.o, n.o 5, do Estatuto dos Funcionários da União Europeia.
TÍTULO V
ADJUDICAÇÃO DE CONTRATOS PÚBLICOS
CAPÍTULO 1
Disposições gerais
Secção 1
Âmbito de aplicação e princípios de adjudicação
Artigo 121.o
Definições e âmbito de aplicação
(Artigo 101.o do Regulamento Financeiro)
1. Os contratos relativos a imóveis têm por objeto a compra, enfiteuse, usufruto, locação financeira, arrendamento ou locação-venda, com ou sem opção de compra, de terrenos, de edifícios existentes ou de outros bens imóveis.
2. Os contratos de fornecimento têm por objeto a compra, locação financeira, locação ou locação-venda, com ou sem opção de compra de produtos. Um contrato que tenha por objeto o fornecimento de produtos e, a título acessório, trabalhos de colocação e instalação é considerado um contrato de fornecimento.
3. Os contratos de obras têm por objeto quer a execução, quer conjuntamente a conceção e execução de trabalhos ou de obras relativos a uma das atividades mencionadas no anexo I da Diretiva 2004/18/CE, ou a realização, por qualquer meio, de uma obra que responda às necessidades especificadas pela entidade adjudicante. Por «obra», deve entender-se o resultado de um conjunto de trabalhos de construção ou de engenharia civil destinado a desempenhar, por si só, uma função económica ou técnica.
4. Os contratos de serviços têm por objeto todas as prestações intelectuais e não intelectuais, que não sejam contratos de fornecimento, de obras ou contratos relativos a imóveis.
Um contrato que englobe dois ou mais tipos de aquisições (obras, serviços ou produtos) é adjudicado em conformidade com as disposições aplicáveis ao tipo de aquisição que caracteriza o objeto principal do contrato em causa.
No caso de contratos mistos constituídos por serviços e produtos, o objeto principal é determinado pela comparação dos valores dos respetivos serviços ou produtos.
Qualquer referência à nomenclatura no contexto dos contratos públicos será feita com base no «Vocabulário Comum para os Contratos Públicos (CPV)», conforme estabelecido no Regulamento (CE) n.o 2195/2002 do Parlamento Europeu e do Conselho (11).
5. Os termos «empreiteiro», «fornecedor» e «prestador de serviços» abrangem qualquer pessoa singular ou coletiva, entidade pública ou agrupamento das referidas pessoas e/ou organismos que realize empreitadas e/ou obras, forneça produtos ou preste serviços no mercado. Pelo termo «agente económico», deve entender-se «empreiteiros», «fornecedores» e «prestadores de serviços». Por «proponentes», deve entender-se os operadores económicos que tenham apresentado uma proposta. Por «candidatos», deve entender-se aqueles que tenham solicitado a participação num concurso limitado, num diálogo concorrencial ou num procedimento por negociação. Por «fornecedores», deve entender-se os operadores económicos que estejam inscritos numa lista de fornecedores, em conformidade com o artigo 136.o, n.o 1, alínea b).
Os agrupamentos de operadores económicos podem apresentar propostas ou constituir-se candidatos. Para efeitos de apresentação da proposta ou do pedido de participação, as entidades adjudicantes não podem exigir que os agrupamentos de operadores económicos adotem uma forma jurídica determinada, mas o agrupamento selecionado pode ser obrigado a adotar uma forma jurídica determinada uma vez que lhe seja adjudicado o contrato, na medida em que tal seja necessário para a boa execução do mesmo.
6. Consideram-se entidades adjudicantes os serviços das instituições da União, salvo quando celebram entre eles acordos administrativos destinados à prestação de serviços, ao fornecimento de produtos, à realização de obras ou à execução de contratos imobiliários.
7. Por assistência técnica, deve entender-se as atividades de apoio e desenvolvimento das capacidades necessárias à execução de um programa ou uma ação, nomeadamente as atividades de preparação, gestão, acompanhamento, avaliação, auditoria e controlo.
8. Todos os intercâmbios com os contratantes, incluindo a celebração de contratos e respetivas alterações, podem ser assegurados através de sistemas de intercâmbio eletrónico criados pela entidade adjudicante.
9. Estes sistemas devem cumprir os seguintes requisitos:
a)
O acesso ao sistema e aos documentos por ele transmitidos só deve ser facultado às pessoas autorizadas;
b)
A assinatura ou a transmissão eletrónica de um documento através do sistema só pode ser efetuada por pessoas autorizadas;
c)
As pessoas autorizadas devem ser identificadas no âmbito do sistema por vias estabelecidas;
d)
O momento e a data da transação eletrónica devem ser determinados de forma precisa;
e)
Deve ser assegurada a integridade dos documentos;
f)
Deve ser assegurada a disponibilidade dos documentos;
g)
Deve ser mantida a confidencialidade dos documentos, caso necessário;
h)
Deve ser garantida a proteção dos dados pessoais em conformidade com os requisitos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
10. Os dados enviados ou recebidos através desse sistema beneficiam de uma presunção jurídica quanto à integridade dos dados e à exatidão da data e hora de transmissão ou receção dos dados, conforme indicado pelo sistema.
Um documento enviado ou notificado através desse sistema deve ser considerado equiparável a um documento em suporte papel, admissível como elemento de prova em processos judiciais, equiparado a um documento original e beneficia de presunção jurídica quanto à sua autenticidade e integridade, desde que não contenha quaisquer características dinâmicas suscetíveis de nele introduzir automaticamente alterações.
As assinaturas eletrónicas a que se refere o n.o 9, alínea b), têm um efeito legal equivalente ao de uma assinatura manuscrita.
Artigo 122.o
Contratos-quadro e contratos específicos
(Artigo 101.o do Regulamento Financeiro)
1. A duração dos contratos-quadro não pode ser superior a quatro anos, salvo em casos excecionais devidamente justificados, nomeadamente pelo objeto do contrato-quadro.
Os contratos específicos baseados nos contratos-quadro são adjudicados em conformidade com as condições do contrato-quadro, unicamente entre as entidades adjudicantes e os adjudicatários do contrato-quadro.
Aquando da adjudicação de contratos específicos, as partes não podem introduzir alterações substanciais no contrato-quadro.
2. Quando um contrato-quadro for celebrado com um único agente económico, os contratos específicos serão adjudicados dentro dos limites das condições fixadas no contrato-quadro.
Em circunstâncias devidamente justificadas, as entidades adjudicantes podem consultar por escrito o adjudicatário, pedindo-lhe para completar, se for necessário, a respetiva proposta.
3. Quando um contrato-quadro for celebrado com vários operadores económicos, o número destes últimos deve ser de, pelo menos, três, na medida em que exista um número suficiente de operadores económicos que preencham os critérios de seleção ou de propostas admissíveis que satisfaçam os critérios de adjudicação.
Um contrato-quadro celebrado com vários operadores económicos pode assumir a forma de contratos separados que contenham cláusulas idênticas.
A adjudicação dos contratos específicos baseados nos contratos-quadro celebrados com vários operadores económicos será efetuada segundo as seguintes modalidades:
a)
No caso de contratos-quadro sem relançamento de procedimento, mediante aplicação das condições fixadas no contrato-quadro;
b)
No caso de contratos-quadro com relançamento do procedimento na sequência de um convite à apresentação de propostas dirigido às partes com base nas mesmas condições, se necessário especificando-as, e, se for caso disso, com base noutras condições indicadas no caderno de encargos do contrato-quadro.
Para cada contrato específico a adjudicar segundo as modalidades previstas no n.o 3, alínea b), as entidades adjudicantes consultam por escrito os adjudicatários do contrato-quadro, fixando-lhes um prazo suficiente para apresentar as propostas. As propostas serão apresentadas por escrito. As entidades adjudicantes atribuirão cada contrato específico ao proponente que tenha apresentado a melhor proposta com base nos critérios de adjudicação enunciados no caderno de encargos do contrato-quadro.
4. Nos setores sujeitos a uma rápida evolução dos preços e das tecnologias, os contratos-quadro sem relançamento de procedimento devem prever uma cláusula relativa a uma avaliação intercalar ou um sistema de avaliação com base em padrões de referência. Se, após a avaliação intercalar, se concluir que as condições inicialmente estabelecidas deixaram de se coadunar com a evolução dos preços ou da tecnologia, a entidade adjudicante pode renunciar à utilização do contrato-quadro em questão e toma as medidas adequadas para o rescindir.
5. Somente os contratos específicos baseados em contratos-quadro serão precedidos de autorização orçamental.
Secção 2
Publicação
Artigo 123.o
Disposições em matéria de publicidade dos contratos abrangidos pela Diretiva 2004/18/CE
(Artigo 103.o do Regulamento Financeiro)
1. A publicação no que respeita aos contratos cujo valor seja igual ou superior aos limiares estabelecidos no artigo 170.o, n.o 1, consiste num anúncio de concurso, sem prejuízo do disposto no artigo 134.o, e num anúncio de adjudicação. O anúncio de informação prévia só é obrigatório quando a entidade adjudicante tenciona recorrer à possibilidade de reduzir os prazos de receção das propostas, nos termos do artigo 152.o, n.o 4.
2. O anúncio de informação prévia consiste num anúncio, através do qual as entidades adjudicantes dão a conhecer, a título indicativo, o montante total previsto e o objeto dos contratos e contratos-quadro que tencionam adjudicar durante um exercício, com exclusão dos contratos que seguem o procedimento por negociação sem publicação prévia de anúncio de concurso.
O anúncio de informação prévia é publicado quer pelo Serviço das Publicações da União Europeia (a seguir designado «Serviço das Publicações»), quer pelas próprias entidades adjudicantes no respetivo perfil de adquirente.
O anúncio de informação prévia obrigatório é enviado ao Serviço de Publicações ou publicado no perfil de adquirente logo que possível e, em todo o caso, o mais tardar até 31 de março de cada exercício financeiro.
As entidades adjudicantes que publiquem o anúncio de informação prévia no seu perfil de adquirente enviam ao Serviço das Publicações, por via eletrónica em conformidade com o formato e as modalidades de transmissão indicadas no anexo VIII, ponto 3, da Diretiva 2004/18/CE, um anúncio que refira a publicação daquele anúncio de informação prévia no referido perfil de adquirente.
3. O anúncio de concurso permite às entidades adjudicantes comunicar a sua intenção de lançar um procedimento de adjudicação de um contrato ou de um contrato-quadro ou de introdução de um sistema de aquisição dinâmico, em conformidade com o artigo 131.o. Sem prejuízo dos contratos celebrados após um procedimento por negociação, conforme referido no artigo 134.o, o anúncio de concurso é obrigatório para os contratos cujo valor estimado seja igual ou superior aos limiares fixados no artigo 170.o, n.o 1.
Não é obrigatório para os contratos específicos baseados em contratos-quadro.
Em caso de concurso público, o anúncio de concurso especifica a data, hora e, caso necessário, local da reunião da comissão de abertura, que será aberta aos proponentes.
As entidades adjudicantes especificam se autorizam ou não as variantes e indicam os níveis mínimos de capacidade exigidos se recorrerem à possibilidade prevista no artigo 146.o, n.o 2, segundo parágrafo. Indicam os critérios de seleção referidos no artigo 146.o que entendem utilizar, o número mínimo de candidatos que preveem convidar e, se for caso disso, o número máximo, bem como os critérios objetivos e não discriminatórios que entendem utilizar para restringir esse número, nos termos do artigo 128.o, n.o 1, segundo parágrafo.
Em caso de acesso livre, direto e completo, por via eletrónica, aos convites à apresentação de propostas, em especial no caso dos sistemas de aquisição dinâmicos a que se refere o artigo 131.o, deve figurar no anúncio de concurso o endereço Internet em que esses documentos podem ser consultados.
As entidades adjudicantes que pretendam organizar um concurso para trabalhos de conceção dão a conhecer a sua intenção mediante um anúncio.
Sempre que adequado, as entidades adjudicantes especificam igualmente no anúncio de concurso que o procedimento de adjudicação de contratos é um procedimento interinstitucional. Nesses casos, o anúncio de concurso indica as instituições, agências de execução ou organismos referidos no artigo 208.o do Regulamento Financeiro que estão envolvidos no procedimento, a instituição responsável pelo procedimento e o volume global dos contratos para todas essas instituições, agências de execução ou organismos.
4. O anúncio de adjudicação dá a conhecer os resultados do procedimento de adjudicação de contratos, de contratos-quadro ou de contratos com base num sistema de aquisição dinâmico. No caso de contratos cujo valor seja igual ou superior aos limiares fixados no artigo 170.o, n.o 1, o anúncio de adjudicação é obrigatório. Não é obrigatório para os contratos específicos baseados em contratos-quadro.
O anúncio de adjudicação é enviado ao Serviço das Publicações, o mais tardar quarenta e oito dias de calendário a contar da data de assinatura do contrato ou do contrato-quadro. No entanto, os anúncios relativos aos contratos com base num sistema de aquisição dinâmico podem ser agrupados numa base trimestral. Nesse caso, serão enviados ao Serviço de Publicações, o mais tardar, quarenta e oito dias a contar do final de cada trimestre.
As entidades adjudicantes que organizaram um concurso para trabalhos de conceção enviam ao Serviço das Publicações um anúncio relativo aos resultados.
No caso dos procedimentos interinstitucionais, o anúncio de adjudicação é enviado pela entidade adjudicante responsável pelo procedimento.
O anúncio de adjudicação é igualmente enviado ao Serviço de Publicações no caso de contratos ou contratos-quadro cujo valor seja igual ou superior aos limiares fixados no artigo 170.o, n.o 1, e que tenham sido adjudicados através de um procedimento por negociação, sem publicação prévia de um anúncio de concurso, com a antecedência suficiente para que a publicação tenha lugar antes da assinatura do contrato, nos termos e condições previstas no artigo 171.o, n.o 1.
Sem prejuízo do artigo 21.o, as informações relativas ao valor e aos adjudicatários de contratos específicos baseados em contratos-quadro durante um exercício financeiro são publicadas no sítio Internet da entidade adjudicante, o mais tardar até 30 de junho seguinte a esse exercício, se em resultado da celebração do contrato específico ou por força do volume agregado dos contratos específicos, os limiares previstos no artigo 170.o, n.o 1, forem excedidos.
5. Os anúncios são redigidos em conformidade com os formulários-tipo adotados pela Comissão em aplicação da Diretiva 2004/18/CE.
Artigo 124.o
Disposições em matéria de publicidade dos contratos não abrangidos pela Diretiva 2004/18/CE
(Artigo 103.o do Regulamento Financeiro)
1. Os contratos com valor inferior aos limiares fixados no artigo 170.o, n.o 1, são objeto de publicidade adequada por forma a garantir a realização de concursos públicos e a imparcialidade dos procedimentos de adjudicação de contratos. Essa publicidade inclui:
a)
Um anúncio de concurso, tal como referido no artigo 123.o, n.o 3, ou um convite à manifestação de interesse, no caso de contratos com objeto semelhante de valor superior ao montante referido no artigo 137.o, n.o 1;
b)
Medidas adequadas de publicidade ex ante na Internet para os contratos de valor superior ao montante referido no artigo 137.o, n.o 2.
2. A lista dos contratantes a quem foram adjudicados contratos relativos a imóveis e contratos declarados secretos nos termos do artigo 134.o, n.o 1, alínea j), do presente regulamento é unicamente objeto de uma publicação anual, e indicará o objeto e o montante do contrato adjudicado. Essa lista é transmitida ao Parlamento Europeu e ao Conselho. Em relação à Comissão, será junta em anexo ao resumo dos relatórios anuais de atividade a que se refere o artigo 66.o, n.o 9, do Regulamento Financeiro.
3. As informações relativas aos contratos de valor superior ao montante referido no artigo 137.o, n.o 1, que não tenham sido objeto de um anúncio de adjudicação específico, são transmitidas ao Serviço das Publicações. As listas anuais de adjudicatários são transmitidas até ao dia 30 de junho do exercício seguinte, o mais tardar.
4. As informações relativas aos contratos de valor superior ao montante referido no n.o 137, n.o 2, são publicadas no sítio Internet da instituição, o mais tardar até 30 de junho do exercício seguinte.
Artigo 125.o
Publicação dos anúncios
(Artigo 103.o do Regulamento Financeiro)
1. O Serviço das Publicações publica no Jornal Oficial da União Europeia os anúncios referidos nos artigos 123.o e 124.o, o mais tardar doze dias de calendário após o seu envio.
O prazo referido no primeiro parágrafo é reduzido para cinco dias de calendário nos procedimentos acelerados referidos no artigo 154.o.
2. As entidades adjudicantes devem poder provar a data de envio.
Artigo 126.o
Outras formas de publicidade
(Artigo 103.o do Regulamento Financeiro)
Para além das medidas de publicidade previstas nos artigos 123.o, 124.o e 125°, os contratos podem também ser objeto de qualquer outra forma de publicidade, nomeadamente eletrónica. Esta publicidade faz referência, caso exista, ao anúncio publicado no Jornal Oficial da União Europeia referido no artigo 125.o, em relação ao qual não pode ser anterior e que é o único que faz fé.
Esta publicidade não pode introduzir discriminações entre os candidatos ou os proponentes, nem conter outras informações que não as contempladas no anúncio de concurso acima referido, caso exista.
Secção 3
Procedimentos de adjudicação de contratos
Artigo 127.o
Tipologia dos procedimentos de adjudicação
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
1. A adjudicação de um contrato tem lugar quer mediante concurso público ou limitado, quer por procedimento por negociação, após publicação de um anúncio de concurso, quer por procedimento por negociação, sem publicação prévia de anúncio de concurso, eventualmente na sequência de um concurso para trabalhos de conceção.
2. Os procedimentos de adjudicação de contratos são públicos quando todos os operadores económicos interessados puderem apresentar uma proposta. Tal é igualmente válido no caso dos sistemas de aquisição dinâmicos a que se refere o artigo 131.o.
Os procedimentos de adjudicação de contratos são limitados quando todos os operadores económicos podem solicitar participar, mas só podem apresentar uma proposta ou uma solução no âmbito do procedimento de diálogo concorrencial referido no artigo 132.o os candidatos que satisfaçam os critérios de seleção estabelecidos no artigo 146.o, e que a tal sejam convidados simultaneamente por escrito, pelas entidades adjudicantes.
A fase de seleção pode ter lugar contrato a contrato, igualmente no âmbito de um diálogo concorrencial, ou para efeitos de elaboração de uma lista de potenciais candidatos no âmbito do procedimento referido no artigo 136.o, n.o 1, alínea a).
3. No procedimento por negociação, as entidades adjudicantes consultam os proponentes da sua escolha que satisfaçam os critérios de seleção mencionados no artigo 146.o e negoceiam as condições das suas propostas com um ou mais proponentes.
Nos procedimentos por negociação e após o anúncio de concurso referido no artigo 135.o, as entidades adjudicantes convidam por escrito simultaneamente os candidatos selecionados para negociar.
4. Os concursos para conceção de trabalhos são procedimentos que permitem à entidade adjudicante adquirir, principalmente nos domínios da arquitetura e engenharia ou do processamento de dados, um plano ou projeto proposto por um júri do concurso, com ou sem atribuição de prémios.
Artigo 128.o
Número de candidatos em concursos limitados ou procedimentos por negociação
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
1. Nos concursos limitados e nos procedimentos referidos no artigo 136.o, n.o 1, alíneas a) e b), o número de candidatos convidados a apresentar uma proposta não pode ser inferior a cinco, desde que exista um número suficiente de candidatos que satisfaçam os critérios de seleção.
A entidade adjudicante pode, além disso, prever um número máximo de candidatos, em função do objeto do contrato e com base em critérios de seleção objetivos e não discriminatórios. Neste caso, os intervalos a respeitar e os critérios são indicados no anúncio de concurso ou no convite à manifestação de interesse referidos nos artigos 123.o e 124.o.
Em todo o caso, o número de candidatos convidados a apresentar uma proposta deve ser suficiente para assegurar uma concorrência efetiva.
2. Nos procedimentos por negociação e após um diálogo concorrencial, o número de candidatos convidados a negociar ou a apresentar uma proposta não pode ser inferior a três, desde que exista um número suficiente de candidatos que satisfaça os critérios de seleção.
O número de candidatos convidados a apresentar uma proposta deve ser suficiente para assegurar uma concorrência efetiva.
O disposto no primeiro e segundo parágrafos não é aplicável aos:
a)
Contratos de valor muito reduzido, referidos no artigo 137.o, n.o 2;
b)
Contratos de serviços jurídicos, em conformidade com a nomenclatura CPV;
c)
Contratos declarados secretos, referidos no artigo 134.o, n.o 1, alínea j).
3. Quando o número de candidatos que preenchem os critérios de seleção e os níveis mínimos for inferior ao número mínimo previsto nos n.os 1 e 2, a entidade adjudicante pode continuar o procedimento mediante convite dirigido ao ou aos candidatos com as capacidades necessárias. A referida entidade não pode, em contrapartida, incluir outros operadores económicos que não foram inicialmente convidados a participar no procedimento ou candidatos que não disponham das capacidades necessárias.
Artigo 129.o
Desenrolar do procedimento por negociação
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
As entidades adjudicantes negoceiam com os proponentes as propostas por eles apresentadas, a fim de as adaptar às exigências indicadas no anúncio de concurso referido no artigo 123.o ou no caderno de encargos e nos eventuais documentos complementares, por forma a identificar a proposta mais vantajosa.
No decurso da negociação, as entidades adjudicantes assegurarão a igualdade de tratamento de todos os proponentes.
Sempre que as entidades adjudicantes celebrem os seus contratos públicos recorrendo a um procedimento por negociação, com publicação prévia de um anúncio de concurso, nos termos do artigo 135.o, podem prever que o procedimento por negociação se desenrole em fases sucessivas por forma a reduzir o número de propostas a negociar, aplicando os critérios de adjudicação indicados no anúncio de concurso ou no caderno de encargos. O recurso a esta faculdade deve ser indicado no anúncio de concurso ou no caderno de encargos.
Artigo 130.o
Concurso para trabalhos de conceção
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
1. As disposições em matéria de organização de um concurso para trabalhos de conceção devem ser colocadas à disposição dos interessados.
O número de candidatos convidados a participar deve permitir assegurar uma concorrência efetiva.
2. O júri será nomeado pelo gestor orçamental competente, sendo exclusivamente composto de pessoas singulares independentes em relação aos participantes no concurso. Quando, para participar num concurso de trabalhos de conceção, for exigida uma qualificação profissional específica, pelo menos um terço dos membros deve ter a mesma qualificação ou uma qualificação equivalente.
O júri dispõe de autonomia de parecer. Os seus pareceres são adotados com base em projetos que lhe são apresentados de forma anónima pelos candidatos e baseia-se exclusivamente nos critérios indicados no anúncio de concurso.
3. O júri consigna, num ata assinada pelos seus membros, as propostas por ele selecionadas, em função dos méritos de cada projeto, e as suas observações.
O anonimato dos candidatos é preservado até à formulação de parecer por parte do júri.
Os candidatos podem ser convidados pelo júri a responder às perguntas consignadas na ata a fim de clarificar um projeto. É elaborada uma ata completa do diálogo daí resultante.
4. A entidade adjudicante indica em seguida, numa decisão, o nome e endereço do candidato selecionado e os motivos dessa seleção à luz dos critérios previamente especificados no anúncio de concurso, em especial se se afastar das propostas formuladas no parecer do júri.
Artigo 131.o
Sistema de aquisição dinâmico
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
1. O sistema de aquisição dinâmico é um processo de aquisição inteiramente eletrónico para compras de uso corrente, aberto durante toda a sua duração a qualquer agente económico que preencha os critérios de seleção e tenha apresentado uma proposta indicativa conforme com o caderno de encargos e os eventuais documentos complementares. As propostas indicativas podem ser melhoradas a qualquer momento, desde que se mantenham em conformidade com os cadernos de encargos.
2. Para efeitos da introdução do sistema de aquisição dinâmico, as entidades adjudicantes publicam um anúncio de concurso que incluirá uma referência ao endereço Internet no qual podem ser consultados o caderno de encargos e quaisquer documentos complementares, de forma livre, direta e completa, desde a publicação do anúncio até ao termo do sistema.
As entidades adjudicantes especificam no caderno de encargos, nomeadamente, a natureza das compras previstas no âmbito desse sistema, bem como todas as informações necessárias sobre o sistema de aquisição, o equipamento eletrónico utilizado e as modalidades e especificações técnicas de conexão.
3. As entidades adjudicantes devem conceder aos operadores económicos, ao longo da duração total do sistema de aquisição dinâmico, a possibilidade de apresentarem uma proposta indicativa a fim de serem admitidos no sistema nas condições previstas no n.o 1. Estas entidades concluem a avaliação no prazo máximo de quinze dias a contar da data da apresentação da proposta indicativa. Contudo, podem prorrogar o período de avaliação se, entretanto, não tiver sido lançado um convite à apresentação de propostas.
As entidades adjudicantes informam o mais rapidamente possível os proponentes da sua admissão no sistema de aquisição dinâmico ou da exclusão da sua proposta.
4. Cada contrato específico deve ser objeto de um convite à apresentação de propostas. Previamente ao lançamento deste convite, as entidades adjudicantes publicam um anúncio de concurso simplificado, convidando todos os operadores económicos interessados a apresentar uma proposta indicativa num prazo que não será nunca inferior a quinze dias a contar da data de envio do anúncio de concurso simplificado. As entidades adjudicantes não podem prosseguir com o concurso até terem concluído a avaliação de todas as propostas indicativas recebidas dentro desse prazo.
As entidades adjudicantes convidam seguidamente todos os proponentes admitidos no sistema a apresentarem uma proposta num prazo razoável. Adjudicam o contrato ao proponente que tiver apresentado a proposta economicamente mais vantajosa com base nos critérios de adjudicação previstos no anúncio de concurso utilizado para a realização do sistema de aquisição dinâmico. Estes critérios podem, caso necessário, ser precisados em maior pormenor no convite à apresentação de propostas.
5. A duração de um sistema de aquisição dinâmico não pode ser superior a quatro anos, salvo em casos excecionais devidamente justificados.
As entidades adjudicantes não podem recorrer a estes sistemas por forma a impedir, restringir ou falsear a concorrência.
Não podem ser cobrados encargos aos operadores económicos interessados ou às partes no sistema.
Artigo 132.o
Diálogo concorrencial
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
1. Quando um contrato for particularmente complexo, a entidade adjudicante, na medida em que considerar que o recurso direto ao concurso público ou às modalidades existentes que regem o concurso limitado não permite adjudicar o contrato à proposta economicamente mais vantajosa, pode recorrer ao diálogo concorrencial referido no artigo 29.o da Diretiva 2004/18/CE.
Considera-se que um contrato é «particularmente complexo» quando a entidade adjudicante não estiver objetivamente em condições, nem de definir os meios técnicos capazes de responder às necessidades ou objetivos, nem de precisar a estrutura jurídica ou financeira do projeto.
2. As entidades adjudicantes publicam um anúncio de concurso no qual comunicam as suas necessidades e exigências, que definem nesse mesmo anúncio e/ou numa memória descritiva.
3. As entidades adjudicantes darão início, com os candidatos que preencham os critérios de seleção referidos no artigo 146.o, a um diálogo a fim de identificar e definir os meios que melhor permitam satisfazer as suas necessidades.
No decurso do diálogo, as entidades adjudicantes asseguram a igualdade de tratamento de todos os proponentes e a confidencialidade das soluções propostas ou de outras informações comunicadas por um candidato que participe no diálogo, salvo em caso de acordo deste último sobre a respetiva divulgação.
As entidades adjudicantes podem prever que o procedimento se desenrole em fases sucessivas de maneira a reduzir o número de soluções a discutir durante a fase do diálogo mediante a aplicação dos critérios de adjudicação indicados no anúncio de concurso ou na memória descritiva, se essa possibilidade for prevista no anúncio de concurso ou na memória descritiva.
4. Após ter informado os participantes da conclusão do diálogo, as entidades adjudicantes convidá-los-ão a apresentar a sua proposta final com base na ou nas soluções apresentadas e especificadas no decurso do diálogo. As propostas devem incluir todos os elementos exigidos e necessários para a realização do projeto.
A pedido da entidade adjudicante, as referidas propostas podem ser explicadas, precisadas e aperfeiçoadas, na condição de tal não ter por efeito alterar elementos fundamentais da proposta ou do convite à apresentação de propostas, que possam vir a falsear a concorrência ou a ter um efeito discriminatório.
A pedido da entidade adjudicante, o proponente que tiver apresentado a proposta economicamente mais vantajosa pode ser convidado a esclarecer aspetos da sua proposta ou a confirmar os compromissos dela constantes, na condição de tal não ter por efeito alterar elementos substanciais da proposta ou do anúncio de concurso e não apresentar o risco de falsear a concorrência ou de ser fonte de discriminação.
5. As entidades adjudicantes podem prever prémios ou pagamentos aos participantes no diálogo.
Artigo 133.o
Procedimento de adjudicação conjunto
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
No caso de um procedimento de adjudicação conjunto entre uma instituição e uma entidade adjudicante de um ou mais Estados-Membros, Estados da EFTA ou países candidatos à União, aplicam-se as disposições processuais aplicáveis à instituição.
Sempre que a parte do valor total estimado do contrato que diga respeito ou seja gerida pela entidade adjudicante de um Estado-Membro for igual ou superior a 50 %, ou em casos devidamente justificados, a instituição pode decidir pela aplicação das disposições processuais aplicáveis à entidade adjudicante do Estado-Membro, desde que essas disposições possam ser consideradas equivalentes às da instituição.
A instituição e a entidade adjudicante dos Estados-Membros, Estados da EFTA ou países candidatos à União envolvidas num procedimento de adjudicação conjunto convencionam, em especial, as modalidades práticas da avaliação das candidaturas ou propostas, da adjudicação do contrato, a lei aplicável ao contrato e a jurisdição competente em caso de contencioso.
Artigo 134.o
Recurso ao procedimento por negociação sem publicação prévia de um anúncio de concurso
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
1. As entidades adjudicantes podem recorrer a um procedimento por negociação, sem publicação prévia de anúncio de concurso, independentemente do montante estimado do contrato, nos seguintes casos:
a)
Quando não tiver sido apresentado qualquer proposta, qualquer proposta adequada ou qualquer pedido de participação em resposta a um concurso público ou limitado, após encerramento do procedimento inicial, desde que as condições iniciais do contrato, tal como fixadas na documentação do concurso a que se refere o artigo 138.o, não sejam substancialmente alteradas;
b)
Quando por motivos técnicos, artísticos ou atinentes à proteção de direitos de exclusividade, o contrato apenas possa ser executado por um determinado operador económico;
c)
Na medida do estritamente necessário, quando por força de urgência imperiosa, decorrente de acontecimentos imprevisíveis e não imputáveis à entidade adjudicante, não for compatível com os prazos exigidos pelos outros procedimentos e previstos nos artigos 152.o, 153.o e 154.o;
d)
Quando um contrato de serviços venha na sequência de um concurso para trabalhos de conceção e deva, de acordo com as regras aplicáveis, ser adjudicado ao vencedor ou a um dos vencedores desse concurso; neste último caso, todos os vencedores deverão ser convidados a participar nas negociações;
e)
Relativamente a serviços ou obras complementares, que não constem do projeto inicialmente adjudicado nem do contrato inicial e que se tenham tornado necessários, na sequência de circunstâncias imprevistas, para a execução do serviço ou da obra, sem prejuízos das condições referidas no n.o 2;
f)
Relativamente a obras ou serviços novos que consistam na repetição de obras ou serviços similares confiados ao adjudicatário do primeiro contrato celebrado pela mesma entidade adjudicante, desde que essas obras ou esses serviços estejam em conformidade com um projeto de base e que esse projeto tenha sido objeto de um primeiro contrato, adjudicado no quadro de um concurso público ou limitado, sem prejuízo das condições referidas no n.o 3;
g)
No caso de contratos de fornecimento:
i)
quando se trate de entregas complementares destinadas quer à renovação parcial de fornecimentos ou de instalações de uso corrente, quer à ampliação de fornecimentos ou instalações existentes, desde que a mudança de fornecedor obrigasse a entidade adjudicante a adquirir equipamento com características técnicas diferentes, originando uma incompatibilidade ou dificuldades técnicas desproporcionadas de utilização e manutenção; a vigência desses contratos não pode exceder três anos,
ii)
quando se trate de produtos fabricados apenas para fins de investigação, experimentação, estudo ou desenvolvimento, com exclusão dos testes de viabilidade comercial e produção em grande escala, destinada a amortizar os custos de investigação e desenvolvimento,
iii)
relativamente a fornecimentos cotados e adquiridos num mercado de matérias-primas,
iv)
relativamente a compras em condições especialmente vantajosas, quer junto de um fornecedor que cesse definitivamente as suas atividades comerciais, quer junto de liquidatários de uma falência, de uma concordata judicial ou de um processo da mesma natureza segundo o direito nacional;
h)
No caso de contratos relativos a imóveis, após prospeção do mercado local;
i)
No caso de contratos de serviços jurídicos segundo a nomenclatura CPV, desde que estes contratos sejam objeto de uma publicidade adequada;
j)
Relativamente aos contratos declarados secretos pela instituição ou pelas autoridades por ela delegadas ou relativamente aos contratos cuja execução deve ser acompanhada de medidas especiais de segurança, nos termos das disposições administrativas em vigor, ou quando o exigir a proteção dos interesses essenciais da União.
2. No caso dos serviços e obras complementares a que se refere o n.o 1, alínea e), as entidades adjudicantes podem recorrer ao processo por negociação sem publicação prévia de um anúncio de concurso, na condição de o contrato ser adjudicado ao contratante que o executa num dos casos a seguir referidos:
a)
Quando esses contratos complementares não possam ser técnica ou economicamente separados do objeto do contrato principal, sem importantes inconvenientes para a entidade adjudicante;
b)
Quando esses serviços ou obras, embora possam ser separados da execução do contrato inicial, sejam absolutamente necessários à sua conclusão.
O valor cumulado dos contratos complementares não deve exceder 50 % do montante do contrato inicial.
3. Nos casos referidos no presente artigo, n.o 1, alínea f), a possibilidade de recurso a um procedimento por negociação deve ser indicada aquando do procedimento relativo à primeira operação, devendo o montante total estimado para a prossecução dos serviços ou obras ser tomado em consideração para efeitos do cálculo dos limiares referidos no artigo 170.o, n.o 1. O recurso a esse procedimento apenas será possível durante a execução do primeiro contrato e, no máximo, durante o triénio subsequente à sua assinatura.
Artigo 135.o
Recurso ao procedimento por negociação com publicação prévia de um anúncio de concurso
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
1. As entidades adjudicantes podem recorrer a um procedimento por negociação, após publicação de um anúncio de concurso, independentemente do montante estimado do contrato, nos seguintes casos:
a)
Em presença de propostas irregulares ou inaceitáveis, designadamente face aos critérios de seleção ou de adjudicação, apresentadas no âmbito de um concurso público ou limitado ou de um diálogo concorrencial anteriormente encerrado, desde que as condições iniciais do contrato, tal como fixadas no convite à apresentação de propostas a que se refere o artigo 138.o, não sejam substancialmente alteradas, sem prejuízo da aplicação do n.o 2 do presente artigo;
b)
A título excecional, quando se trate de obras, produtos ou serviços que, pela sua natureza ou condicionalismos, não permitam a fixação prévia e global dos preços por parte do proponente;
c)
Nos casos em que a natureza dos serviços a prestar, nomeadamente na área dos serviços financeiros ou de prestações intelectuais, seja de molde a impossibilitar a definição do caderno de encargos de forma suficientemente precisa para permitir a adjudicação do contrato com base na melhor proposta, em conformidade com as disposições que regem os concursos públicos ou limitados;
d)
No que se refere a contratos de empreitada de obras, quando as obras realizadas têm apenas como finalidade a investigação, a experimentação ou o desenvolvimento e não o objetivo de assegurar a rendibilidade ou a recuperação dos custos de investigação e de desenvolvimento;
e)
No que se refere aos contratos de serviços inventariados no anexo II B da Diretiva 2004/18/CE, sem prejuízo do disposto no artigo 134.o, n.o 1, alíneas i) e j), do presente regulamento e no n.o 2;
f)
No que se refere a serviços de investigação e desenvolvimento, com exceção daqueles cujos resultados se destinem exclusivamente à entidade adjudicante para utilização no exercício da sua própria atividade, desde que a prestação do serviço seja inteiramente remunerada pela referida entidade;
g)
No que se refere a contratos de serviços que tenham por objeto a aquisição, desenvolvimento, produção ou coprodução de programas destinados a emissão por parte de organismos de radiodifusão e contratos de tempos de antena.
2. Nos casos referidos no n.o 1, alínea a), as entidades adjudicantes podem não publicar um anúncio de concurso se incluírem no procedimento por negociação todos os proponentes e apenas os proponentes que satisfaçam os critérios de seleção que, no procedimento anterior, tenham apresentado propostas que correspondam aos requisitos formais do procedimento de adjudicação de contratos.
Artigo 136.o
Procedimento com convite à manifestação de interesse
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
1. Relativamente aos contratos cujo valor não ultrapasse o referido no artigo 170.o, n.o 1, e sem prejuízo do disposto nos artigos 134.o e 135.o, as entidades adjudicantes podem recorrer a um convite à manifestação de interesse com vista a:
a)
Pré-selecionar os candidatos que serão convidados a apresentar uma proposta aquando de futuros concursos limitados;
b)
Constituir uma lista de fornecedores que serão convidados a apresentar pedidos de participação ou propostas.
2. A lista elaborada na sequência de um convite à manifestação de interesse é válida durante o prazo a seguir referido:
a)
No máximo, três anos a contar da data de envio ao Serviço das Publicações do anúncio a que se refere o artigo 124.o, n.o 1, alínea a), no caso referido no n.o 1, alínea a);
b)
No máximo, cinco anos a contar da data de envio ao Serviço das Publicações do anúncio a que se refere o artigo 124.o, n.o 1, alínea a), no caso da lista de fornecedores referido no n.o 1, alínea b).
A lista a que se refere o primeiro parágrafo pode incluir sublistas.
Qualquer interessado pode apresentar a sua candidatura em qualquer momento do prazo de validade da lista, com exceção dos três últimos meses desse período.
3. Aquando da adjudicação de um contrato, a entidade adjudicante convidará todos os candidatos ou fornecedores inscritos na lista ou sublista pertinente a:
a)
Apresentar uma proposta no caso referido no n.o 1, alínea a);
b)
Apresentar, no caso da lista a que se refere o n.o 1, alínea b), o seguinte:
i)
propostas, incluindo documentos relativos aos critérios de exclusão e de seleção, ou
ii)
documentos relativos aos critérios de exclusão e de seleção e, numa segunda etapa, propostas que preencham os referidos critérios.
Artigo 137.o
Contratos de reduzido valor
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
1. Os contratos de valor reduzido e inferior a 60 000 EUR podem ser objeto de um procedimento por negociação, sem publicação prévia de um anúncio de concurso, com consulta de três candidatos, no mínimo.
Se, após consulta dos candidatos, a entidade adjudicante receber apenas uma proposta que seja administrativa e tecnicamente válida, o contrato pode ser adjudicado desde que os critérios de adjudicação sejam preenchidos.
2. Os contratos de valor muito reduzido e inferior a 15 000 EUR podem ser adjudicados com base numa só proposta, na sequência de um procedimento por negociação sem publicação prévia de um anúncio de concurso.
3. Os pagamentos efetuados relativamente a despesas que não excedam 1 000 EUR podem ter lugar mediante simples reembolso de fatura, sem que seja necessária a aceitação prévia de uma proposta.
Artigo 138.o
Documentos dos convites à apresentação de propostas
(Artigo 105.o do Regulamento Financeiro)
1. Os documentos dos convites à apresentação de propostas devem incluir, no mínimo:
a)
O convite à apresentação de propostas ou à negociação ou à participação num diálogo no âmbito do procedimento referido no artigo 132.o;
b)
O caderno de encargos ou, no caso do diálogo concorrencial referido no artigo 132.o, um documento descritivo das necessidades e exigências da entidade adjudicante, ou ainda a menção do endereço Internet em que esse caderno de encargos ou documento possam ser consultados;
c)
O projeto de contrato baseado no modelo de contrato.
O disposto no primeiro parágrafo, alínea c), não é aplicável aos casos em que, devido a circunstâncias excecionais e devidamente justificadas, o modelo de contrato não pode ser utilizado.
Os documentos do convite à apresentação de propostas incluirão uma referência às medidas em matéria de publicidade adotadas em conformidade com os artigos 123.o a 126.o.
2. O convite à apresentação de propostas ou à negociação ou à participação num diálogo deve pelo menos:
a)
Precisar as modalidades de entrega e apresentação das propostas, nomeadamente a data e hora limites, o eventual requisito de preencher um formulário-tipo de resposta, os documentos a incluir, incluindo os elementos comprovativos da capacidade financeira, económica, técnica e profissional referidos no artigo 146.o se não forem especificados no anúncio de concurso, bem como o endereço para o qual devem ser enviadas as propostas;
b)
Indicar que a apresentação de uma proposta pressupõe a aceitação do correspondente caderno de encargos referido no n.o 1 e que esta proposta vincula o proponente durante a execução do contrato, caso o mesmo lhe venha a ser adjudicado;
c)
Precisar o prazo de validade das propostas durante o qual o proponente está vinculado a todas as condições da sua proposta;
d)
Proibir quaisquer contactos entre a entidade adjudicante e o candidato durante o procedimento, salvo a título excecional, nas condições previstas no artigo 160.o, e precisar as condições de visita, sempre que seja prevista uma visita no local;
e)
No caso do diálogo concorrencial, indicar a data fixada e o endereço para o início da fase de consulta.
3. O caderno de encargos deve, no mínimo:
a)
Especificar os critérios de seleção e exclusão aplicáveis ao contrato, salvo no quadro de um diálogo concorrencial, de um concurso limitado ou de um procedimento por negociação com publicação prévia de um anúncio, tal como referido no artigo 135.o; nestes casos, os critérios são indicados exclusivamente no anúncio de concurso ou no convite à manifestação de interesse;
b)
Precisar os critérios de adjudicação de um contrato e a sua ponderação relativa ou, se for caso disso, a ordem decrescente de importância destes critérios se não constar do anúncio de concurso;
c)
As especificações técnicas a que se refere o artigo 139.o;
d)
Indicar as exigências mínimas que as variantes devem respeitar, no âmbito dos procedimentos de adjudicação à proposta economicamente mais vantajosa, a que se refere o artigo 149.o, n.o 2, se a entidade adjudicante tiver precisado no anúncio de concurso que as variantes são autorizadas;
e)
Indicar que é aplicável o Protocolo relativo aos Privilégios e Imunidades da União Europeia ou, caso pertinente, a Convenção de Viena sobre Relações Diplomáticas ou a Convenção de Viena sobre Relações Consulares;
f)
Precisar as modalidades de prova de acesso aos contratos, nas condições previstas no artigo 172.o;
g)
Indicar, no âmbito dos sistemas de aquisição dinâmicos referidos no artigo 131.o, a natureza das compras previstas, bem como todas as informações necessárias sobre o sistema de aquisição, o equipamento eletrónico utilizado e as modalidades e especificações técnicas de conexão.
4. O modelo do contrato deve nomeadamente:
a)
Especificar a indemnização contratual em caso de não-cumprimento das suas cláusulas;
b)
Especificar as indicações que devem constar das faturas ou dos respetivos documentos comprovativos, em conformidade com o disposto no artigo 102.o;
c)
Indicar que, quando as instituições são a entidade adjudicante, o direito da União é a lei aplicável ao contrato, completado, caso necessário, pelo direito nacional especificado no contrato;
d)
Especificar a jurisdição competente em caso de contencioso.
Para efeitos do presente número, primeiro parágrafo, alínea c), no caso dos contratos referidos no artigo 121.o, n.o 1, o projeto de contrato pode remeter exclusivamente para o direito nacional.
5. As entidades adjudicantes podem exigir informações sobre a parte do contrato que o proponente tenciona subcontratar a terceiros, bem como sobre a identidade dos subcontratantes. Para além das informações referidas no artigo 143.o, a entidade adjudicante pode igualmente solicitar ao candidato ou proponente quaisquer informações sobre a capacidade financeira, económica, técnica e profissional do subcontratante previsto, conforme o disposto nos artigos 146.o, 147.o e 148.o, em especial quando a subcontratação representar uma parte significativa do contrato.
Artigo 139.o
Especificações técnicas
(Artigo 105.o do Regulamento Financeiro)
1. As especificações técnicas devem assegurar um acesso equitativo dos candidatos e proponentes e não podem ter por efeito criar obstáculos injustificados à apresentação de propostas concorrenciais.
As especificações técnicas definem as características exigidas a um produto, serviço, equipamento ou obra, à luz da finalidade a que se destinam pela entidade adjudicante.
2. As características referidas no n.o 1 incluem:
a)
Os níveis de qualidade;
b)
O impacto ambiental;
c)
Sempre que possível, os critérios de acesso para as pessoas deficientes ou a conceção para todos os utilizadores;
d)
Os níveis e procedimentos de avaliação da conformidade;
e)
A adequação da utilização;
f)
A segurança ou dimensões, incluindo as normas aplicáveis aos fornecimentos no que se refere à denominação de venda e às instruções de utilização e, relativamente a todos os contratos, a terminologia, símbolos, ensaios e métodos de ensaio, embalagem, marcação e rotulagem, procedimentos e métodos de produção;
g)
No caso de contratos de obras, os procedimentos relativos à garantia de qualidade e as normas de conceção e de cálculo das obras, as condições de ensaio, controlo e receção das obras e as técnicas ou métodos de construção, bem como qualquer outra condição de caráter técnico que a entidade adjudicante possa exigir, ao abrigo da regulamentação geral ou específica, no atinente às obras concluídas e aos materiais ou elementos constitutivos.
3. As especificações técnicas são definidas da seguinte forma:
a)
Quer por referência a normas europeias, a acordos técnicos europeus, a especificações técnicas comuns, quando existentes, a normas internacionais ou a outros referenciais técnicos estabelecidos pelos organismos europeus de normalização ou, na sua ausência, às respetivas normas equivalentes nacionais; cada referência deve ser acompanhada da menção «ou equivalente»;
b)
Quer em termos de requisitos em matéria de desempenho ou funcionalidade, que podem incluir características ambientais e devem ser suficientemente precisas para que os proponentes possam determinar o objeto do contrato e para que as entidades adjudicantes possam proceder à sua adjudicação;
c)
Quer através da conjugação de ambos os métodos.
4. Nos casos em que as entidades adjudicantes recorrem à possibilidade de se referir às especificações contempladas no n.o 3, alínea a), não podem rejeitar uma proposta com base na falta de conformidade com essas especificações, se o proponente ou candidato provar, com plena satisfação da entidade adjudicante, por qualquer meio adequado, que a sua proposta satisfaz de modo equivalente aos requisitos previstos.
Um meio adequado pode assumir a forma de um processo técnico do fabricante ou um relatório de ensaio de um organismo aprovado.
5. Nos casos em que as entidades adjudicantes recorrem à possibilidade referida no n.o 3, alínea b), de definir especificações em termos de desempenho ou exigências funcionais, não podem rejeitar uma proposta conforme a uma norma nacional de transposição de uma norma europeia, a um acordo técnico europeu, a uma especificação técnica comum, a uma norma internacional ou a um referencial técnico elaborado por um organismo europeu de normalização, se essas especificações incidirem sobre os requisitos necessários em matéria de desempenho ou funcionalidade.
O proponente deve provar, com plena satisfação da entidade adjudicante, por qualquer meio adequado, que a sua proposta responde aos requisitos em matéria de desempenho ou funcionalidade fixados por essa entidade. Um meio adequado pode assumir a forma de um processo técnico do fabricante ou um relatório de ensaio de um organismo aprovado.
6. Quando as entidades adjudicantes definem as características ambientais em termos de requisitos em matéria de desempenho ou funcionalidade, podem utilizar as especificações pormenorizadas ou, se for necessário, partes das mesmas, tal como definidas pelos rótulos ecológicos europeus, plurinacionais, nacionais ou por qualquer outro rótulo ecológico, desde que sejam preenchidas as seguintes condições:
a)
As especificações utilizadas são adequadas para definir as características dos fornecimentos ou prestações a que se refere o contrato;
b)
Os requisitos do rótulo são elaborados com base numa informação científica;
c)
Os rótulos ecológicos são adotados por um processo em que podem participar todas as partes interessadas, como os organismos governamentais, os consumidores, os fabricantes, os distribuidores e as organizações ambientais;
d)
Os rótulos ecológicos são acessíveis a todas as partes interessadas.
7. As entidades adjudicantes podem indicar que se presume que os produtos ou serviços munidos do rótulo ecológico satisfazem as especificações técnicas definidas no caderno de encargos. Aceitam qualquer outro meio de prova adequado, como um processo técnico do fabricante ou um relatório de ensaio de um organismo aprovado. Os organismos aprovados para efeitos dos n.os 4, 5 e 6 são os laboratórios de ensaio ou de calibragem e os organismos de inspeção e de certificação conformes com as normas europeias aplicáveis.
8. Salvo em casos excecionais devidamente justificados pelo objeto do contrato, estas especificações não podem mencionar um fabrico ou proveniência determinados, nem métodos específicos, nem referir uma marca, patente, tipo, origem ou produção determinados, que tenham por efeito favorecer ou eliminar certos produtos ou operadores económicos.
Nos casos em que seja impossível definir com suficiente precisão ou inteligibilidade o objeto do contrato, uma tal menção ou referência será acompanhada da menção «ou equivalente».
Artigo 140.o
Revisão dos preços
(Artigo 105.o do Regulamento Financeiro)
1. Os documentos dos convites à apresentação de propostas devem indicar claramente se a proposta deve ser apresentada com base em preços firmes e não suscetíveis de revisão.
2. Caso contrário, devem estabelecer quais são as condições e/ou as fórmulas segundo as quais os preços podem ser revistos durante a vigência do contrato. Nesse caso, a entidade adjudicante tem designadamente em conta:
a)
O objeto do procedimento de adjudicação de contratos e a conjuntura económica em que é realizado;
b)
A natureza e a duração das funções e do contrato;
c)
Os seus interesses financeiros.
Artigo 141.o
Atividades ilegais que implicam a exclusão
(Artigo 106.o do Regulamento Financeiro)
Os casos referidos no artigo 106.o, n.o 1, alínea e), do Regulamento Financeiro incluem todas as atividades ilegais lesivas dos interesses financeiros da União, nomeadamente:
a)
Casos de fraude referidos no artigo 1.o da Convenção relativa à proteção dos interesses financeiros das Comunidades Europeias estabelecida pelo Ato do Conselho, de 26 de julho de 1995 (12);
b)
Casos de corrupção referidos no artigo 3.o da Convenção relativa à luta contra a corrupção em que estejam implicados funcionários das Comunidades Europeias ou dos Estados-Membros da União Europeia, estabelecida pelo Ato do Conselho de 26 de maio de 1997 (13);
c)
Casos de participação numa organização criminosa, conforme definida no artigo 2.o da Decisão-Quadro 2008/841/JAI do Conselho (14);
d)
Casos de branqueamento de capitais, conforme definidos no artigo 1.o da Diretiva 2005/60/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (15);
e)
Casos de infrações terroristas, infrações relacionadas com atividades terroristas, e a instigação, a cumplicidade ou a tentativa de cometer tais infrações, tal como definidas nos artigos 1.o, 3.o e 4.o da Decisão-Quadro 2002/475/JAI do Conselho (16).
Artigo 142.o
Aplicação dos critérios de exclusão e duração das exclusões
(Artigos 106.o, 107.o, 108.o e 109.o do Regulamento Financeiro)
1. A fim de determinar a duração da exclusão e assegurar o respeito do princípio da proporcionalidade, a instituição responsável tem especialmente em conta a gravidade dos factos, incluindo o seu impacto nos interesses financeiros e na imagem da União e o tempo decorrido, a duração e a recorrência do delito, o dolo ou grau de negligência da entidade implicada e as medidas por esta adotadas para remediar a situação.
Ao determinar o período de exclusão, a instituição responsável dá ao candidato ou proponente em questão a oportunidade de manifestar a sua posição.
Quando a duração do período de exclusão for determinada, em conformidade com o direito aplicável, pelas autoridades ou organismos referidos no artigo 108.o, n.os 2 e 3, do Regulamento Financeiro, a Comissão aplica esta duração até à vigência máxima prevista no artigo 106.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro. O período referido no artigo 106.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro é fixado num prazo máximo de 5 anos, calculado a partir das seguintes datas:
a)
Data da decisão com força de caso julgado, nos casos referidos no artigo 106.o, n.o 1, alíneas b) e e), do Regulamento Financeiro;
b)
Data em que a infração tiver sido cometida ou, tratando-se de infrações continuadas ou repetidas, data em que estas tiverem cessado, nos casos referidos no artigo 106.o, n.o 1, alínea c), do Regulamento Financeiro, sempre que a falta se relacionar com contratos com a instituição em causa.
Para efeitos do terceiro parágrafo, alínea b), se a falta profissional grave tiver sido estabelecida por decisão de uma autoridade pública ou de uma organização internacional, prevalece a data da decisão.
Esse período de exclusão pode ser alargado até dez anos em caso de reincidência no prazo de cinco anos, a contar da data referida no terceiro parágrafo, alíneas a) e b), sem prejuízo do disposto no n.o 1.
2. Os candidatos e proponentes são excluídos pela instituição em causa dos procedimentos de adjudicação de contratos e de concessão de subvenções sempre que se encontrem numa das situações referidas no artigo 106.o, n.o 1, alíneas a) e d), do Regulamento Financeiro.
Artigo 143.o
Meios de prova
(Artigos 106.o e 107.o do Regulamento Financeiro)
1. Os candidatos e proponentes apresentam uma declaração solene, devidamente assinada e datada, indicando que não se encontram numa das situações referidas nos artigos 106.o e 107.o do Regulamento Financeiro.
Contudo, em caso de procedimento de concurso limitado, num diálogo concorrencial ou num procedimento por negociação com publicação prévia de um anúncio de concurso, em que a entidade adjudicante limita o número de candidatos convidados a negociar ou a apresentar uma proposta, todos os candidatos devem fornecer os certificados referidos no n.o 3.
A entidade adjudicante pode, consoante a sua análise dos riscos, abster-se de exigir a declaração prevista no primeiro parágrafo relativamente aos contratos referidos no artigo 137.o, n.o 2. Todavia, relativamente aos contratos referidos no artigo 265.o, n.o 1, no artigo 267.o, n.o 1, e no artigo 269.o, n.o 1, a entidade adjudicante pode abster-se de exigir a referida declaração no que respeita a contratos com um valor inferior ou igual a 20 000 EUR.
2. O proponente a quem o contrato será adjudicado deve fornecer, dentro do prazo definido pela entidade adjudicante e antes da assinatura do contrato, a prova referida no n.o 3 do presente artigo, que confirme a declaração prevista no n.o 1, nos seguintes casos:
a)
Contratos adjudicados pelas instituições por sua própria conta, com um valor igual ou superior aos limiares referidos no artigo 170.o, n.o 1;
b)
Contratos adjudicados no domínio das ações externas com um valor igual ou superior aos limiares referidos no artigo 265.o, n.o 1, alínea a), no artigo 267.o, n.o 1, alínea a), ou no artigo 269.o, n.o 1, alínea a).
Relativamente a contratos com um valor inferior aos limiares referidos no presente número, primeiro parágrafo, alíneas a) e b), a entidade adjudicante pode, se tiver dúvidas quando ao facto de o proponente a quem o contrato será adjudicado se encontrar numa situação de exclusão, exigir que este forneça a prova referida no n.o 3.
3. A entidade adjudicante considera como prova suficiente de que o candidato ou proponente a quem o contrato será adjudicado não se encontra em nenhuma das situações referidas no artigo 106.o, n.o 1, alíneas a), b) ou e), do Regulamento Financeiro, a apresentação de uma certidão recente de registo criminal ou, na sua falta, de um documento recente e equivalente, emitido por uma autoridade judiciária ou administrativa do país de origem ou de proveniência, que permita inferir que estas exigências se encontram satisfeitas. A entidade adjudicante considera prova suficiente de que o candidato ou proponente não se encontra na situação referida no artigo 106.o, n.o 1, alíneas a) ou d), do Regulamento Financeiro a apresentação de um certificado recente, emitido pela autoridade competente do Estado em causa.
Quando o documento ou o certificado referido no presente artigo, n.o 1, não é emitido pelo país em causa e nos outros casos de exclusão referidos no artigo 106.o do Regulamento Financeiro, tal pode ser substituído por uma declaração sob juramento ou, na sua falta, por uma declaração solene do interessado perante uma autoridade judiciária ou administrativa, um notário ou um organismo profissional qualificado do país de origem ou de proveniência.
4. Nos termos da legislação nacional do país de estabelecimento do candidato ou proponente, os documentos referidos nos n.os 1 e 3 dizem respeito às pessoas coletivas e singulares, incluindo, se a entidade adjudicante o considerar necessário, os dirigentes da empresa ou qualquer pessoa que tenha poderes de representação, de decisão ou de controlo relativamente ao candidato ou proponente.
5. Quando tiverem dúvidas quanto ao facto de os candidatos ou proponentes se encontrarem numa situação de exclusão, as entidades adjudicantes podem dirigir-se diretamente às autoridades competentes referidas no n.o 3 para obter as informações que julguem necessárias sobre a referida situação.
6. A entidade adjudicante pode dispensar um candidato ou proponente da obrigação de apresentar as provas documentais referidas no n.o 3 se as referidas provas já lhe tiverem sido apresentadas noutro procedimento de adjudicação de contratos e desde que a data de emissão dos documentos não exceda um ano e estes se mantenham válidos.
Nesse caso, o candidato ou proponente declara por sua honra que as provas documentais já foram apresentadas num procedimento anterior de adjudicação e confirma que não ocorreram alterações na sua situação.
7. A pedido da entidade adjudicante, o candidato ou proponente apresenta uma declaração solene do subcontratante previsto em que este certifica que não se encontra numa das situações referidas nos artigos 106.o e 107.o do Regulamento Financeiro.
Em caso de dúvida sobre esta declaração solene, a entidade adjudicante pode solicitar as provas referidas nos n.os 3 e 4. Quando necessário, aplica-se o disposto no n.o 5.
Artigo 144.o
Base de dados central
(Artigo 108.o do Regulamento Financeiro)
1. As instituições, agências de execução, autoridades e organismos referidos no artigo 108.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro transmitem à Comissão, de acordo com o formato por esta definido, as informações relativas aos operadores económicos que se encontram numa das situações referidas nos artigos 106.o, 107.o, 109.o, n.o 1, alínea b), e n.o 2, alínea a), do Regulamento Financeiro, os fundamentos desta exclusão e a respetiva duração.
Transmitem igualmente informações relativas às pessoas que exercem poderes de representação, de decisão ou de controlo sobre terceiros com o estatuto de pessoa coletiva, quando estas pessoas se encontram numa das situações referidas nos artigos 106.o, 107.o, 109.o, n.o 1, alínea b), e n.o 2, alínea a), do Regulamento Financeiro.
As autoridades e os organismos referidos no artigo 108.o, n.os 2 e 3, do Regulamento Financeiro transmitem à Comissão, de acordo com o formato por esta definido, as informações relativas a terceiros que se encontram numa das situações referidas no artigo 106.o, n.o 1, alínea e), do Regulamento Financeiro, quando a sua conduta tiver lesado os interesses financeiros da União e as pessoas com poderes de representação, de decisão ou de controlo sobre terceiros que sejam pessoas coletivas, tais como:
a)
O tipo de condenação;
b)
A duração do período de exclusão dos procedimentos de adjudicação, quando aplicável.
2. As instituições, agências de execução, autoridades e organismos referidos no n.o 1 designam as pessoas autorizadas a comunicar e a receber da Comissão a informação contida na base de dados.
No caso das instituições, agências de execução, autoridades e organismos referidos no artigo 108.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro, as pessoas designadas enviam a informação o mais rapidamente possível ao contabilista da Comissão e solicitam, consoante o caso, a inscrição, a alteração ou a eliminação dos dados na base de dados.
No caso das autoridades e organismos referidos no artigo 108.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, as pessoas designadas enviam a informação necessária ao gestor orçamental da Comissão responsável pelo programa ou ação em causa, no prazo de três meses a contar da data em que tiver sido proferida a decisão judicial relevante.
O contabilista da Comissão procede à inscrição, alteração ou eliminação dos dados na base de dados. Através de protocolo seguro, fornece mensalmente os dados validados constantes da base de dados às pessoas designadas.
3. As instituições, agências, autoridades e organismos referidos no n.o 1 certificam perante a Comissão que a informação foi obtida e transmitida de acordo com os princípios consignados no Regulamento (CE) n.o 45/2001 e na Diretiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (17) relativa à proteção dos dados pessoais.
Em especial, informam antecipadamente todos os terceiros ou pessoas referidas no n.o 1 de que os seus dados podem ser incluídos na base de dados e comunicados pela Comissão às pessoas designadas referidas no n.o 2. Sempre que necessário, atualizam a informação transmitida, na sequência de retificação ou supressão ou qualquer alteração dos dados.
Quem constar da base de dados tem o direito a ser informado dos dados registados que se lhe referem, mediante pedido enviado ao contabilista da Comissão.
4. Os Estados-Membros adotam as medidas adequadas para assistir a Comissão, a fim de gerirem a base de dados de forma eficiente, em conformidade com a Diretiva 95/46/CE.
São incluídas disposições adequadas nos acordos com as autoridades dos países terceiros e com todos os organismos referidos no artigo 108.o, n.os 2 e 3, do Regulamento Financeiro, a fim de assegurar o cumprimento destas disposições e dos princípios relativos à proteção dos dados pessoais.
Artigo 145.o
Sanções administrativas e financeiras
(Artigos 109.o e 131.o do Regulamento Financeiro)
1. Sem prejuízo da aplicação de sanções contratuais, os candidatos ou proponentes e os contratantes que prestem falsas declarações ou cometam erros substanciais, irregularidades, fraudes ou faltas graves de execução, em razão do não respeito das suas obrigações contratuais, podem ser excluídos de todos os contratos e subvenções financiados pelo orçamento da União por um período máximo de cinco anos a contar da data em que o incumprimento for confirmado, no seguimento de um procedimento contraditório com o candidato, proponente ou contratante.
Este período pode ser aumentado para dez anos em caso de reincidência no decurso do período de cinco anos a contar da data referida no parágrafo anterior.
2. Aos proponentes ou candidatos que tenham prestado falsas declarações ou cometido erros substanciais, irregularidades ou fraudes podem, além disso, ser aplicadas sanções financeiras que representem entre 2 % a 10 % do valor total estimado do contrato adjudicado.
Os contratantes declarados culpados de falta grave na execução das suas obrigações contratuais podem, ainda, ser objeto de sanções financeiras num montante que represente 2 % a 10 % do valor total do contrato em causa.
Esta percentagem pode ser majorada para 4 % a 20 % em caso de reincidência no decurso do período de cinco anos a contar da data referida no n.o 1, primeiro parágrafo.
3. A instituição determina as sanções administrativas ou financeiras atendendo nomeadamente aos elementos referidos no artigo 142.o, n.o 1.
Artigo 146.o
Critérios de seleção
(Artigo 110.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. As entidades adjudicantes estabelecem critérios de seleção claros e não discriminatórios.
2. Os critérios de seleção aplicam-se em todos os procedimentos de adjudicação de contratos para efeitos de avaliação da capacidade financeira, económica, técnica e profissional do candidato ou proponente.
A entidade adjudicante pode fixar níveis mínimos de capacidade abaixo dos quais pode não selecionar qualquer candidato.
3. Qualquer proponente ou candidato pode ser convidado a comprovar, de acordo com o direito nacional, que está autorizado a cumprir o contrato, apresentando a inscrição no registo comercial ou profissional ou uma declaração sob juramento ou certificado, a prova de que é membro de uma organização específica, uma autorização expressa ou registo para efeitos do Imposto sobre o Valor Acrescentado (a seguir designado «IVA»).
4. As entidades adjudicantes especificam, no anúncio de concurso, convite à manifestação de interesse ou no convite à apresentação de uma proposta, as referências escolhidas para dar prova do estatuto e da capacidade dos proponentes ou dos candidatos.
5. As informações solicitadas pela entidade adjudicante, para efeitos de prova da capacidade financeira, económica, técnica e profissional do candidato ou proponente e os níveis mínimos de capacidade exigidos nos termos do n.o 2, devem cingir-se estritamente ao objeto do contrato e preservar os interesses legítimos dos operadores económicos, especialmente no que se refere à proteção dos segredos técnicos e comerciais da empresa.
6. A entidade adjudicante pode, em função da sua análise dos riscos, decidir não exigir provas da capacidade financeira, económica, técnica e profissional dos candidatos ou proponentes no caso de um dos contratos a seguir indicados:
a)
Contratos adjudicados pelas instituições por sua própria conta, cujo valor não exceda o referido no artigo 137.o, n.o 1;
b)
Contratos adjudicados no domínio das ações externas, cujo valor seja inferior aos limiares referidos no artigo 265.o, n.o 1, alínea a), no artigo 267.o, n.o 1, alínea a), ou no artigo 269.o, n.o 1, alínea a).
Caso a entidade adjudicante decida não exigir provas da capacidade financeira, económica, técnica e profissional dos candidatos ou proponentes, não pode ser efetuado qualquer pré-financiamento se não for apresentada uma garantia financeira de valor equivalente.
Artigo 147.o
Capacidade económica e financeira
(Artigo 110.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. A capacidade financeira e económica pode, nomeadamente, ser comprovada por um ou mais dos seguintes documentos:
a)
Declarações bancárias adequadas ou, caso necessário, prova da subscrição de um seguro de riscos profissionais;
b)
Demonstrações financeiras dos três últimos exercícios encerrados, no máximo;
c)
Uma declaração relativa ao volume de negócios global e volume de negócios relativo às obras, fornecimentos ou serviços a que se refere o contrato, realizado durante os três últimos exercícios disponíveis, no máximo.
2. A entidade adjudicante pode dispensar os candidatos ou proponentes da obrigação de apresentar as provas documentais referidas no n.o 1, se as referidas provas já lhe tiverem sido apresentadas no âmbito de outro procedimento de adjudicação de contratos e continuarem a cumprir o disposto no n.o 1.
Se, por uma razão excecional que a entidade adjudicante considere justificada, o proponente ou candidato não puder apresentar as referências por ela solicitadas, pode provar a sua capacidade económica e financeira por qualquer outro meio que a entidade adjudicante considere adequado.
3. Qualquer operador económico pode, caso necessário e no que se refere a um contrato específico, recorrer a competências de outras entidades, independentemente da natureza jurídica do vínculo que tenham entre si. Neste caso, deve provar à entidade adjudicante que dispõe dos meios necessários para a execução do contrato, apresentando, por exemplo, um compromisso dessas entidades quanto à disponibilização desses meios.
A entidade adjudicante pode exigir que o operador económico e as entidades referidas no primeiro parágrafo sejam solidariamente responsáveis pela execução do contrato.
Nas mesmas condições, um agrupamento de operadores económicos, a que se refere o artigo 121.o, n.o 5, pode recorrer às capacidades dos participantes no agrupamento ou de outras entidades.
Artigo 148.o
Capacidade técnica e profissional
(Artigo 110.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. A capacidade técnica e profissional dos operadores económicos é avaliada e verificada em conformidade com o disposto nos n.os 2 e 3. No caso de procedimentos de adjudicação de contratos públicos que incidam sobre fornecimentos que exigem trabalhos de colocação ou instalação, a prestação de serviços e/ou a execução de obras, esta capacidade será avaliada em função, nomeadamente, do saber-fazer, eficácia, experiência e fiabilidade.
2. A capacidade técnica e profissional dos operadores económicos pode ser comprovada, consoante a natureza, quantidade ou importância e finalidade dos fornecimentos, serviços ou obras a realizar, com base num ou mais dos seguintes documentos:
a)
Indicação das habilitações académicas e profissionais do prestador de serviços ou do empreiteiro e/ou quadros da empresa e, em especial, do responsável ou dos responsáveis pela prestação dos serviços ou execução das obras;
b)
Uma lista do seguinte:
i)
principais serviços prestados e fornecimentos de bens efetuados nos últimos três anos, com indicação do montante, data e destinatário, público ou privado,
ii)
obras executadas nos últimos cinco anos, com indicação do montante, data e local;
c)
Uma descrição do equipamento técnico, ferramentas, equipamento e material utilizado pela empresa com vista à execução do contrato de prestação de serviços ou de execução de obras;
d)
Uma descrição do equipamento técnico e das medidas adotadas para garantir a qualidade dos fornecimentos e serviços, bem como dos meios de estudo e investigação da empresa;
e)
Uma indicação dos técnicos ou dos organismos técnicos, diretamente integrados ou não na empresa, em especial dos responsáveis pelo controlo de qualidade;
f)
No que diz respeito aos fornecimentos: as amostras, descrições e/ou fotografias autênticas e/ou os certificados emitidos por institutos ou serviços oficiais responsáveis pelo controlo de qualidade, de competência reconhecida, e que atestem a conformidade dos produtos com as especificações ou normas em vigor;
g)
Uma declaração sobre o número médio anual de trabalhadores, bem como a importância dos quadros do prestador de serviços ou do empreiteiro durante os últimos três anos;
h)
Uma indicação da parte do contrato que o prestador de serviços tenciona eventualmente subcontratar;
i)
Relativamente aos contratos públicos de obras e de serviços e unicamente quando tal se justifique, a indicação das medidas de gestão ambiental que o operador económico pode vir a aplicar no âmbito da execução do contrato.
Sempre que o destinatário dos serviços e fornecimentos referidos no parágrafo anterior, alínea b), subalínea i), tenha sido uma entidade adjudicante, a comprovação deve consistir na apresentação de certificados emitidos ou autenticados pela autoridade competente.
Para efeitos do primeiro parágrafo, alínea b), subalínea ii), a lista das obras mais importantes é acompanhada de certificados de boa execução, que devem indicar se foram realizadas de forma profissional e integralmente concluídas.
3. Se os serviços a prestar ou os produtos a fornecer forem complexos ou se, a título excecional, se destinarem a um fim específico, a capacidade técnica e profissional pode ser comprovada por um controlo efetuado pela entidade adjudicante ou, em seu nome, por um organismo oficial competente do país em que o fornecedor ou o prestador esteja estabelecido, sob reserva do acordo desse organismo. Este controlo incide sobre a capacidade técnica e a capacidade de produção dos fornecedores e, caso necessário, sobre os meios de estudo e de investigação de que dispõem, bem como sobre as medidas que adotaram para controlar a qualidade.
4. Caso exijam a apresentação de certificados emitidos por organismos independentes, que atestem que o operador económico respeita determinadas normas de garantia de qualidade, as entidades adjudicantes reportam-se aos sistemas de garantia de qualidade baseados no conjunto de normas europeias pertinentes na matéria, certificados pelos organismos acreditados. Todavia, as entidades adjudicantes podem igualmente aceitar outras provas de medidas de garantia da qualidade equivalentes apresentadas pelos operadores económicos que não tenham acesso aos referidos certificados nem qualquer possibilidade de os obter dentro dos prazos estabelecidos.
5. Caso as entidades adjudicantes exijam a apresentação de certificados emitidos por organismos independentes que atestem que o operador económico respeita determinados sistemas ou normas de gestão ambiental, devem reportar-se ao sistema de ecogestão e auditoria da União Europeia (EMAS), ou a outros sistemas reconhecidos em conformidade com o artigo 45.o do Regulamento (CE) n.o 1221/2009 do Parlamento Europeu e do Conselho (18) ou a outras normas de gestão ambiental baseadas em normas europeias ou internacionais pertinentes de organismos acreditados. As entidades adjudicantes devem reconhecer certificados equivalentes emitidos por organismos estabelecidos noutros Estados-Membros. Aceitam igualmente outras provas de medidas de gestão ambiental equivalentes, apresentadas pelos operadores económicos.
6. Qualquer operador económico pode, caso necessário e no que se refere a um contrato específico, recorrer a competências de outras entidades, independentemente da natureza jurídica do vínculo que tenham entre si. Neste caso, deve provar à entidade adjudicante que dispõe dos meios necessários para a execução do contrato, apresentando, por exemplo, um compromisso destas entidades quanto à disponibilização desses meios.
Nas mesmas condições, um agrupamento de operadores económicos, a que se refere o artigo 121.o, n.o 5, pode recorrer às capacidades dos participantes no agrupamento ou de outras entidades.
7. No caso dos contratos de obras, dos contratos de serviços e de operações de montagem e instalação no quadro de um contrato de fornecimento, as entidades adjudicantes podem exigir que determinadas tarefas críticas sejam executadas pelo próprio proponente ou, se a proposta for apresentada por um agrupamento de operadores económicos na aceção do artigo 121.o, n.o 6, por um participante no agrupamento.
8. As entidades adjudicantes podem concluir que os operadores económicos não asseguram um nível de qualidade adequado na execução do contrato, quando determinam que os operadores económicos se encontram numa situação de conflito de interesses que pode afetar negativamente essa execução.
Artigo 149.o
Modalidades e critérios de adjudicação
(Artigo 110.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
1. Sem prejuízo do artigo 107.o do Regulamento Financeiro, os contratos podem ser adjudicados de acordo com as duas modalidades seguintes:
a)
No âmbito do procedimento automático, o contrato é adjudicado ao proponente que apresentar a proposta de preço mais baixo entre as propostas regulares e conformes;
b)
Adjudicação à proposta economicamente mais vantajosa.
2. Para determinar a proposta economicamente mais vantajosa, a entidade adjudicante deve ter em conta o preço proposto e outros critérios de qualidade à luz do objeto do contrato como a valia técnica, as características estéticas e funcionais, as características ambientais, o custo de utilização, a rendibilidade, o prazo de execução ou entrega, o serviço pós-venda e a assistência técnica. A entidade adjudicante pode fixar níveis mínimos de qualidade. As propostas cujos níveis de qualidade sejam inferiores a esses níveis mínimos são rejeitadas.
3. A entidade adjudicante precisa, no anúncio de concurso, no caderno de encargos ou na memória descritiva, a ponderação relativa que atribui a cada critério escolhido para determinar a proposta economicamente mais vantajosa. A referida ponderação pode ser expressa por meio de um intervalo cujo desvio máximo deve ser adequado.
A ponderação relativa do critério preço relativamente aos restantes critérios não deve neutralizar o critério preço na seleção do adjudicatário do contrato, sem prejuízo das tabelas fixadas pela instituição para a remuneração de determinados serviços, tais como os prestados por peritos avaliadores.
Se, em casos excecionais, a ponderação não for tecnicamente possível, nomeadamente devido à natureza do objeto do contrato, a entidade adjudicante precisa apenas, por ordem decrescente, a importância relativa dos critérios.
Artigo 150.o
Utilização de leilões eletrónicos
(Artigo 110.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
1. As autoridades adjudicantes podem recorrer a leilões eletrónicos com novos preços, preços mais baixos, e/ou novos valores relativamente a determinados elementos das propostas.
Para efeitos do primeiro parágrafo, as entidades adjudicantes recorrem a um processo eletrónico recorrente (leilão eletrónico), que será realizado após uma primeira avaliação completa das propostas e que permite a sua classificação por ordem decrescente com base num tratamento automático.
2. Nos concursos públicos e limitados e nos procedimentos por negociação, no caso referido no artigo 135.o, n.o 1, alínea a), as entidades adjudicantes podem decidir que a adjudicação de um contrato público é precedida de um leilão eletrónico quando o caderno de encargos pode ser definido de forma precisa.
Nas mesmas condições, o leilão eletrónico pode ser utilizado por ocasião da reabertura de concurso às partes num contrato-quadro a que se refere o artigo 122.o, n.o 3, alínea b), e da abertura de concursos relativos aos contratos a adjudicar no quadro do sistema de aquisição dinâmico previsto no artigo 131.o.
O leilão eletrónico refere-se quer unicamente aos preços, quando o contrato é adjudicado ao preço mais baixo, quer aos preços e/ou aos valores dos elementos das propostas indicados no caderno de encargos, quando o contrato é adjudicado à proposta economicamente mais vantajosa.
3. As entidades adjudicantes que decidem recorrer a um leilão eletrónico mencionam esse facto no anúncio de concurso.
O caderno de encargos comporta nomeadamente as seguintes informações:
a)
Os elementos cujos valores são objeto do leilão eletrónico na medida em que esses elementos sejam quantificáveis de maneira a serem expressos em valores absolutos ou em percentagens;
b)
Os eventuais limites dos valores que podem ser apresentados, decorrentes das especificações do objeto do contrato;
c)
As informações que são disponibilizadas aos proponentes no decurso do leilão eletrónico e o momento em que são disponibilizadas, caso necessário;
d)
As informações pertinentes sobre o desenrolar do processo de leilão eletrónico;
e)
As condições em que os proponentes podem licitar e, nomeadamente, as diferenças mínimas que são exigidas para licitar, se for caso disso;
f)
As informações pertinentes sobre o dispositivo eletrónico utilizado e sobre as modalidades e especificações técnicas de conexão.
4. Antes de proceder ao leilão eletrónico, as entidades adjudicantes efetuam uma primeira avaliação completa das propostas segundo os critérios de adjudicação estabelecidos e a respetiva ponderação.
Todos os proponentes que tenham apresentado propostas admissíveis são convidados simultaneamente por meio eletrónico a apresentar novos preços e/ou novos valores; o convite contém todas as informações pertinentes para a conexão individual ao dispositivo eletrónico utilizado e especifica a data e hora de início do leilão eletrónico. O leilão eletrónico pode realizar-se em várias fases sucessivas. Devem decorrer pelo menos dois dias úteis desde a data de envio dos convites até ao início do leilão eletrónico.
5. Quando a adjudicação for feita à proposta economicamente mais vantajosa, o convite é acompanhado do resultado da avaliação completa da proposta do proponente em questão, efetuada em conformidade com a ponderação prevista no artigo 149.o, n.o 3, primeiro parágrafo.
O convite menciona igualmente a fórmula matemática que determina, aquando do leilão eletrónico, as reclassificações automáticas em função dos novos preços e/ou novos valores apresentados. Essa fórmula integra a ponderação de todos os critérios definidos para determinar a proposta economicamente mais vantajosa, tal como indicada no anúncio de concurso ou no caderno de encargos. Para o efeito, as eventuais margens de flutuação devem ser previamente reduzidas para um valor determinado.
Caso sejam autorizadas variantes, deve ser fornecida uma fórmula separada para cada variante.
6. No decurso de cada uma das fases do leilão eletrónico, as entidades adjudicantes comunicam instantaneamente a todos os proponentes pelo menos as informações suficientes para tomar conhecimento, a qualquer momento, da sua classificação relativa. Podem igualmente comunicar outras informações relativas a outros preços ou outros valores apresentados, desde que essa possibilidade seja prevista no caderno de encargos. Pode ainda, a qualquer momento, anunciar o número de participantes na fase do leilão. Contudo, em caso algum podem divulgar a identidade dos proponentes durante as diferentes fases do leilão eletrónico.
7. As entidades adjudicantes encerram o leilão eletrónico segundo uma ou várias das modalidades seguintes:
a)
Indicando, no convite à participação no leilão, a data e a hora previamente fixada;
b)
Quando não receberem novos preços ou novos valores que correspondam às exigências relativas às diferenças mínimas;
c)
Quando tiver sido atingido o número de fases do leilão fixado no convite à participação no mesmo.
Para efeitos do primeiro parágrafo, alínea b), as entidades adjudicantes especificam, no convite à participação no leilão, o prazo que observam a partir da receção da última apresentação de preços antes de encerrarem o leilão eletrónico.
Sempre que as entidades adjudicantes decidam encerrar o leilão eletrónico da forma indicada no primeiro parágrafo, alínea c), eventualmente em articulação com as modalidades previstas na alínea b), o convite à participação no leilão indica o calendário para cada fase do leilão.
8. Uma vez encerrado o leilão eletrónico, a entidade adjudicante adjudica o contrato em conformidade com o artigo 149.o, em função dos resultados do referido leilão.
As entidades adjudicantes não podem recorrer a leilões eletrónicos de forma abusiva, ou de maneira a impedir, restringir ou falsear a concorrência, nem de forma a alterar o objeto do contrato, para o qual foi aberto concurso com publicação de anúncio, objeto esse que se encontra definido no caderno de encargos.
Artigo 151.o
Propostas anormalmente baixas
(Artigo 110.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
1. Se, em relação a um determinado contrato, houver propostas que se revelem anormalmente baixas, antes de as rejeitar exclusivamente com base neste motivo, a entidade adjudicante solicita por escrito os esclarecimentos que entender necessários sobre os elementos constitutivos da proposta e verifica esses elementos, uma vez devidamente ouvidas as partes, tendo em conta as justificações fornecidas. Estes esclarecimentos podem dizer respeito, nomeadamente, à observância das disposições relativas à proteção e às condições de trabalho em vigor no local em que a prestação deve ser realizada.
A entidade adjudicante pode, nomeadamente, tomar em consideração justificações relacionadas com:
a)
A lógica económica do processo de fabrico dos produtos, da prestação dos serviços ou do processo de construção;
b)
As soluções técnicas escolhidas ou as condições excecionalmente favoráveis de que o proponente dispõe;
c)
A originalidade da proposta do proponente.
2. Se a entidade adjudicante constatar que uma proposta é anormalmente baixa devido à obtenção de um auxílio estatal, só pode rejeitar essa proposta exclusivamente com base neste motivo se o proponente não estiver em condições de demonstrar, dentro de um prazo razoável fixado por essa entidade, que esse auxílio foi concedido de forma definitiva e em conformidade com os procedimentos e decisões estabelecidos na legislação da União em matéria de auxílios estatais.
Artigo 152.o
Prazos de receção das propostas e dos pedidos de participação
(Artigo 111.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. As entidades adjudicantes especificam o número de dias de calendário dos prazos fixos e impreteríveis para a receção das propostas e dos pedidos de participação. Estes prazos devem ser suficientemente longos para que os interessados disponham de um período razoável e adequado para preparar e apresentar as respetivas propostas, tendo em conta, nomeadamente, a complexidade do contrato, a necessidade de visitar o local ou de consultar in loco os documentos em anexo ao caderno de encargos.
2. No caso dos concursos públicos relativos aos contratos de valor igual ou superior aos limiares referidos no artigo 170.o, n.o 1, o prazo mínimo para a receção das propostas é de 52 dias a contar da data de envio do anúncio de concurso.
3. No caso de concursos limitados, quando haja recurso ao diálogo concorrencial referido no artigo 132.o e nos procedimentos por negociação com a publicação prévia de um anúncio para contratos de valor superior aos limiares fixados no artigo 170.o, n.o 1, o prazo mínimo para a receção dos pedidos de participação é de 37 dias a contar da data de envio do anúncio de concurso.
No caso dos concursos limitados relativos a contratos de valor igual ou superior aos limiares fixados no artigo 170.o, n.o 1, o prazo mínimo para a receção das propostas é de 40 dias a contar da data de envio do convite.
No entanto, no caso dos concursos com convite à manifestação de interesse a que se refere o artigo 136.o, n.o 1, o prazo mínimo é de:
a)
21 dias a contar da data de envio do convite à apresentação de propostas, para a receção das propostas no caso do procedimento previsto no artigo 136.o, n.o 1, alínea a), e no artigo 136.o, n.o 3, alínea b), subalínea i);
b)
10 dias para a receção dos pedidos de participação e 21 dias para a receção das propostas no caso do procedimento em duas fases a que se refere o artigo 136.o, n.o 3, alínea b), subalínea ii).
4. Sempre que, em conformidade com o artigo 123.o, n.o 2, as entidades adjudicantes tenham enviado para publicação um anúncio de informação prévia ou publicado elas próprias um anúncio de informação prévia sobre o respetivo perfil de adquirente relativamente a contratos de valor superior aos limiares previstos no artigo 170.o, n.o 1, o prazo mínimo para a receção das propostas pode ser, em geral, reduzido para 36 dias, não podendo em caso algum ser inferior a 22 dias a contar da data de envio do anúncio de concurso ou do convite à apresentação de propostas.
A redução do prazo referido no primeiro parágrafo só é possível se o anúncio de informação prévia preencher as seguintes condições:
a)
Incluir todas as informações exigidas no anúncio de concurso, na medida em as referidas informações estejam disponíveis no momento da publicação do anúncio;
b)
Tiver sido enviado para publicação num período compreendido entre 52 dias, no mínimo, e 12 meses, no máximo, antes da data de envio do anúncio de concurso.
5. Os prazos de receção das propostas podem ser reduzidos de cinco dias se for facultado o acesso aberto e direto por via eletrónica a todos os documentos do convite à apresentação de propostas, a partir da data da publicação do anúncio de concurso ou do convite para a manifestação de interesse.
Artigo 153.o
Prazos de acesso aos documentos dos convites à apresentação de propostas
(Artigo 111.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. Na medida em que tiverem sido solicitados em tempo útil, antes do termo do prazo de apresentação das propostas, os cadernos de encargos ou memórias descritivas do procedimento previsto no artigo 132.o e os documentos complementares são enviados a todos os operadores económicos que tiverem solicitado o caderno de encargos ou manifestado interesse em participar no diálogo ou em apresentar uma proposta, nos cinco dias úteis subsequentes à receção do pedido, sem prejuízo do disposto no n.o 4. As entidades adjudicantes não são obrigadas a responder aos pedidos de transmissão apresentados num prazo inferior a cinco dias úteis antes da data-limite de apresentação das propostas.
2. Na medida em que tiverem sido solicitadas em tempo útil, antes da data-limite de apresentação das propostas, as informações complementares sobre os cadernos de encargos ou memórias descritivas ou documentos complementares são comunicadas simultaneamente a todos os operadores económicos que tiverem solicitado o caderno de encargos ou manifestado interesse em participar no diálogo ou em apresentar uma proposta, o mais rapidamente possível e, o mais tardar, até 6 dias de calendário antes do termo do prazo fixado para a receção das propostas ou, relativamente a pedidos de informações recebidos num prazo inferior a oito dias de calendário em relação à data-limite fixada para a receção das propostas, logo que possível após o pedido. As entidades adjudicantes não são obrigadas a responder aos pedidos de informações complementares apresentados num prazo inferior a cinco dias úteis antes da data-limite para a apresentação das propostas.
3. Sempre que, por qualquer razão, os cadernos de encargos, documentos ou informações complementares não possam ser fornecidos nos prazos fixados nos n.os 1 e 2, ou sempre que as propostas só possam ser apresentadas após visita do local ou após consulta in loco dos documentos em anexo ao caderno de encargos, os prazos de receção das propostas previstos no artigo 152.o serão alargados, a fim de permitir a todos os operadores económicos tomar conhecimento de todas as informações necessárias à elaboração das propostas. Este alargamento do prazo será objeto de publicidade adequada segundo as modalidades previstas nos artigos 123.o a 126.o.
4. Não se aplica o disposto no presente artigo, n.o 1 se, no âmbito de um concurso público, incluindo os sistemas de aquisição dinâmicos referidos no artigo 131.o, for facultado o acesso aberto, direto e integral por via eletrónica à totalidade dos documentos dos convites à apresentação de propostas e documentos complementares. O anúncio de concurso referido no artigo 123.o, n.o 3, menciona nesse caso o endereço do sítio Internet no qual podem ser consultados os referidos documentos.
Artigo 154.o
Prazos em caso de urgência
(Artigo 111.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. Caso o caráter de urgência devidamente fundamentado torne impraticáveis os prazos mínimos previstos no artigo 152.o, n.o 3, relativamente aos procedimentos limitados e por negociação com publicação de anúncio de concurso, as entidades adjudicantes podem fixar, em termos de dias de calendário, os prazos seguintes:
a)
Para a receção dos pedidos de participação, no mínimo 15 dias a contar da data de envio do anúncio de concurso ou 10 dias se o anúncio for enviado ao Serviço das Publicações por via eletrónica;
b)
Para a receção das propostas, no mínimo 10 dias a contar da data de envio do convite à apresentação de propostas.
2. No âmbito dos concursos limitados e dos procedimentos por negociação acelerados, as informações complementares sobre os cadernos de encargos devem ser comunicadas a todos os candidatos ou proponentes, o mais tardar quatro dias do calendário antes do termo do prazo fixado para a receção das propostas, sempre que tiverem sido solicitadas em tempo útil.
Artigo 155.o
Modalidades de comunicação
(Artigo 111.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. As modalidades de apresentação das propostas e dos pedidos de participação são determinadas pela entidade adjudicante, que pode optar por um método de apresentação exclusivo. As propostas e os pedidos de participação podem ser apresentados por carta ou por via eletrónica. Além disso, os pedidos de participação podem ser transmitidos por fax.
Os meios de comunicação escolhidos devem estar geralmente disponíveis e não podem restringir o acesso dos operadores económicos ao procedimento de adjudicação de contratos.
Os meios de comunicação escolhidos devem permitir garantir o respeito das seguintes condições:
a)
A apresentação nas propostas de todas as informações necessárias à sua avaliação;
b)
A preservação da integridade dos dados;
c)
A preservação da confidencialidade das propostas e dos pedidos de participação e o exame pela entidade adjudicante do conteúdo das propostas e dos pedidos de participação unicamente findo o prazo previsto para a sua apresentação;
d)
A proteção dos dados pessoais em conformidade com os requisitos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
Se necessário, por razões de prova jurídica, as entidades adjudicantes podem exigir que os pedidos de participação transmitidos por fax sejam confirmados o mais brevemente possível por carta ou via eletrónica e de qualquer forma antes da data-limite prevista no artigo 152.o.
2. Quando a entidade adjudicante autoriza a transmissão das propostas e dos pedidos de participação por via eletrónica, os instrumentos utilizados e as suas características técnicas não devem assumir natureza discriminatória, devem estar em geral disponíveis e ser compatíveis com as tecnologias da informação e da comunicação geralmente utilizadas, para além de não restringir o acesso dos operadores económicos ao procedimento de adjudicação de contratos.
3. Salvo no que respeita aos contratos de valor inferior ao limiar estabelecido no artigo 170.o, n.o 1, os dispositivos de receção eletrónica das propostas e dos pedidos de participação asseguram, através de meios técnicos e procedimentos adequados, o seguinte:
a)
Os operadores económicos podem ser autenticados de forma fiável;
b)
A hora e a data exatas da receção dos pedidos de participação e das propostas podem ser determinadas com precisão;
c)
É possível garantir, na medida do razoável, que ninguém pode ter acesso aos dados transmitidos de acordo com os presentes requisitos, antes das datas-limite fixadas para o efeito;
d)
Prevalece uma certeza razoável de que, em caso de violação da proibição de acesso referida na alínea anterior, essa violação é claramente detetável;
e)
As datas para a abertura dos dados recebidos só podem ser fixadas ou alteradas por pessoas autorizadas;
f)
Nas diferentes fases do procedimento de adjudicação do contrato, o acesso à totalidade ou parte dos dados apresentados só é possível mediante a ação simultânea das pessoas autorizadas;
g)
A ação simultânea das pessoas autorizadas dá acesso aos dados enviados unicamente após a data fixada;
h)
Os dados recebidos e abertos de acordo com os presentes requisitos são acessíveis unicamente às pessoas autorizadas a tomar conhecimento dos mesmos.
4. Quando a entidade adjudicante autoriza a transmissão das propostas e dos pedidos de participação por via eletrónica, os documentos eletrónicos apresentados através desses sistemas devem ser equiparados a originais e assinados por um representante autorizado do operador económico.
5. Quando o envio das propostas ou dos pedidos de participação é efetuado por correio, os proponentes ou candidatos podem optar:
a)
Pelo envio por correio ou por serviços de entrega; neste caso, o convite à apresentação de propostas especifica que faz fé a data de envio, o carimbo dos correios ou a data do recibo de entrega;
b)
Pela entrega direta nos serviços da instituição, pessoalmente pelo proponente ou candidato ou por terceiros devidamente mandatados para o efeito; neste caso, o convite à apresentação de propostas precisa, para além das informações a que se refere o artigo 138.o, n.o 2, alínea a), o serviço em que as propostas ou pedidos de participação devem ser entregues contra recibo datado e assinado.
6. No intuito de assegurar o sigilo e evitar qualquer dificuldade no caso dos envios por correio, no convite à apresentação de propostas deve figurar a seguinte menção:
O envio será feito em sobrescrito duplo. Ambos os sobrescritos serão entregues fechados. Do sobrescrito interior deve constar, além da indicação do serviço destinatário conforme especificado no anúncio de concurso, a seguinte menção: concurso público - a não abrir pelo serviço de correio. Se forem utilizados sobrescritos autocolantes, devem ser fechados com fita adesiva, sobre a qual será aposta transversalmente a assinatura do remetente.
Artigo 156.o
Garantias associadas à apresentação de propostas
(Artigo 111.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro)
A entidade adjudicante pode exigir uma garantia associada à proposta no montante de 1 % a 2 % do valor global do contrato, constituída nos termos do artigo 163.o.
A garantia será liberada com a adjudicação do contrato. É retida na ausência da apresentação de uma proposta no termo do prazo fixado para o efeito ou caso a proposta seja posteriormente retirada.
Artigo 157.o
Abertura das propostas e dos pedidos de participação
(Artigo 111.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro)
1. Todos os pedidos de participação e todas as propostas que respeitem os requisitos enunciados no artigo 155.o são abertos.
2. No caso de contratos de valor superior ao limiar referido no artigo 137.o, n.o 1, o gestor orçamental competente designa, para o efeito, uma comissão de abertura das propostas.
A comissão de abertura será composta, no mínimo, por três pessoas que representem, pelo menos, duas entidades orgânicas da instituição em causa sem qualquer relação hierárquica entre si, das quais pela menos uma não depende do gestor orçamental competente. No intuito de prevenir qualquer conflito de interesses, estas pessoas estão sujeitas às obrigações referidas no artigo 57.o do Regulamento Financeiro. Nas representações ou unidades locais a que se refere o artigo 72.o do presente regulamento ou isoladas num Estado-Membro, na ausência de entidades distintas, não se aplica a obrigação relativa às entidades orgânicas sem relação hierárquica entre si.
No caso de um procedimento de adjudicação lançado numa base interinstitucional, a comissão de abertura é nomeada pelo gestor orçamental competente da instituição responsável pelo procedimento. A composição da comissão de abertura deve, na medida do possível, refletir o caráter interinstitucional do procedimento de adjudicação de contratos.
3. Em caso de envio das propostas por correio, um ou mais membros da comissão de abertura devem rubricar os documentos comprovativos da data e hora de envio de cada proposta.
Devem igualmente rubricar um dos seguintes elementos:
a)
Cada página de cada proposta;
b)
A página de rosto e as páginas da proposta financeira de cada proposta, estando a integridade da proposta original garantida mediante qualquer outra técnica adequada utilizada por um serviço independente do serviço do gestor orçamental, à exceção dos casos referidos no n.o 2, segundo parágrafo.
Em caso de adjudicação ao mais baixo preço, em conformidade com o artigo 149.o, n.o 1, alínea a), são proclamados os preços indicados nas propostas conformes.
Os membros da comissão assinam a ata de abertura das propostas recebidas, que identifica as propostas conformes e as propostas não conformes com os requisitos do artigo 155.o e fundamenta a rejeição de propostas por não-conformidade à luz das modalidades de apresentação referidas no artigo 155.o. Essa ata pode ser assinada num sistema eletrónico que assegure uma identificação suficiente do signatário.
Artigo 158.o
Comissão de avaliação das propostas e dos pedidos de participação
(Artigo 111.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro)
1. Todos os pedidos de participação e propostas declarados conformes com os requisitos do artigo 155.o são avaliados e classificados por uma comissão de avaliação constituída para cada uma das duas etapas com base, respetivamente, nos critérios de exclusão e de seleção, por um lado, e de adjudicação, por outro lado, previamente enunciados.
Esta comissão é nomeada pelo gestor orçamental competente para efeitos da formulação de um parecer consultivo, no que se refere a contratos de valor superior ao limiar fixado no artigo 137.o, n.o 1.
Contudo, o gestor orçamental competente pode decidir que a comissão de avaliação deve limitar-se a avaliar e a classificar os candidatos segundo os critérios de adjudicação e que os critérios de exclusão e seleção devem ser avaliados por outros meios adequados que garantam a ausência de conflitos de interesses.
2. A comissão de avaliação é composta, no mínimo, por três pessoas que representem, pelo menos, duas entidades orgânicas da instituições ou organismos referidos no artigo 208.o do Regulamento Financeiro, sem qualquer relação hierárquica entre si, das quais pelo menos uma não depende do gestor orçamental competente. O gestor orçamental competente assegura-se de que estas pessoas respeitam as obrigações estabelecidas no artigo 57.o do Regulamento Financeiro.
Nas representações e unidades locais a que se refere o artigo 72.o ou isoladas num Estado-Membro, e na ausência de entidades distintas, não se aplica a obrigação relativa às entidades orgânicas sem relação hierárquica entre si.
A composição da comissão de avaliação pode ser idêntica à da comissão de abertura das propostas.
Por decisão do gestor orçamental competente, esta comissão pode ser assistida por peritos externos. O gestor orçamental competente assegura-se de que estes peritos respeitam as obrigações estabelecidas no artigo 57.o do Regulamento Financeiro.
No caso de um procedimento de adjudicação lançado numa base interinstitucional, a comissão de avaliação é nomeada pelo gestor orçamental competente da instituição responsável pelo procedimento. A composição da comissão de avaliação deve, na medida do possível, refletir o caráter interinstitucional do procedimento de adjudicação de contratos.
3. Os pedidos de participação e as propostas que não preenchem todos os elementos essenciais consignados nos documentos do convite à apresentação de propostas devem ser eliminados.
Contudo, a comissão de avaliação ou a entidade adjudicante podem convidar os candidatos ou os proponentes a completar ou a explicitar os documentos comprovativos apresentados, relativos aos critérios de exclusão e de seleção, num prazo por elas fixado.
São consideradas admissíveis as propostas dos candidatos ou dos proponentes que não correspondem aos casos de exclusão e que preenchem os critérios de seleção.
4. No caso de propostas anormalmente baixas a que se refere o artigo 151.o, a comissão de avaliação solicita os esclarecimentos que considere necessários em matéria de composição da proposta.
Artigo 159.o
Resultado da avaliação
(Artigo 112.o do Regulamento Financeiro)
1. É elaborada uma ata da avaliação e classificação das propostas e pedidos de participação declarados conformes, que é datada e assinada por todos os membros da comissão de avaliação.
Essa ata pode ser assinada num sistema eletrónico que assegure uma identificação suficiente do signatário.
Caso a comissão de avaliação não seja responsável pela verificação dos proponentes com base nos critérios de exclusão e seleção, a ata deve ser igualmente assinada pelas pessoas incumbidas dessa responsabilidade pelo gestor orçamental competente. Esta ata é conservada para efeitos de referência posterior.
2. A ata referida no n.o 1 deve incluir pelo menos:
a)
O nome e o endereço da entidade adjudicante, bem como o objeto e o valor do contrato, do contrato-quadro ou do sistema de aquisição dinâmico;
b)
O nome dos candidatos ou proponentes excluídos e os motivos dessa exclusão;
c)
O nome dos candidatos ou proponentes selecionados para exame e os motivos subjacentes à sua escolha;
d)
Os motivos de rejeição das propostas consideradas anormalmente baixas;
e)
O nome dos candidatos ou do contratante propostos e a justificação desta escolha, bem como, se for conhecida, a parte do contrato ou do contrato-quadro que o adjudicatário tenciona subcontratar a terceiros.
3. A entidade adjudicante toma em seguida a sua decisão, especificando pelo menos:
a)
O nome e o endereço da entidade adjudicante, o objeto e o valor do contrato, ou o objeto e o valor máximo do contrato-quadro ou do sistema de aquisição dinâmico;
b)
O nome dos candidatos ou proponentes excluídos e os motivos dessa exclusão;
c)
O nome dos candidatos ou proponentes selecionados para exame e os motivos subjacentes à sua escolha;
d)
Os motivos de rejeição das propostas consideradas anormalmente baixas;
e)
O nome dos candidatos ou contratante selecionados e a justificação desta escolha à luz dos critérios de seleção e adjudicação previamente anunciados, bem como, se for conhecida, a parte do contrato ou do contrato-quadro que o contratante tenciona subcontratar a terceiros;
f)
No que se refere aos procedimentos por negociação e ao diálogo concorrencial, as circunstâncias referidas nos artigos 132.o, 134.o, 135.o, 266.o, 268.o, 270.o e 271.o que justifiquem o recurso aos mesmos;
g)
Se for caso disso, as razões pelas quais a entidade adjudicante renunciou à celebração de um contrato.
Na eventualidade de um procedimento de adjudicação de um contrato lançado numa base interinstitucional, a decisão referida no primeiro parágrafo é tomada pela entidade adjudicante responsável pelo procedimento de adjudicação.
Artigo 160.o
Contactos entre entidades adjudicantes e proponentes
(Artigo 112.o do Regulamento Financeiro)
1. No decurso de um procedimento de adjudicação de um contrato, são autorizados, a título excecional, contactos entre a entidade adjudicante e os proponentes nas condições previstas nos n.os 2 e 3.
2. Até à data-limite para a apresentação das propostas, no caso dos documentos e informações complementares referidos no artigo 153.o, a entidade adjudicante pode:
a)
Por iniciativa dos proponentes, prestar informações suplementares que tenham estritamente por objetivo esclarecer a natureza do contrato, que são comunicadas na mesma data a todos os proponentes que tenham solicitado o caderno de encargos;
b)
Por sua própria iniciativa, se detetar um erro, imprecisão, omissão ou qualquer outra insuficiência material na redação do anúncio de concurso, do convite à apresentação de propostas ou do caderno de encargos, informar desse facto os interessados, na mesma data e em condições estritamente idênticas às aplicáveis ao convite inicial à apresentação de propostas.
3. Após a abertura das propostas e, caso uma proposta suscite pedidos de esclarecimento ou seja necessário corrigir erros materiais manifestos na redação da proposta, a entidade adjudicante pode tomar a iniciativa de contactar o proponente, não podendo este contacto conduzir, todavia, a uma alteração das condições da proposta.
4. Sempre que tenham sido estabelecidos contactos e, em casos devidamente justificados quando o contacto não tiver sido efetuado conforme referido no artigo 96.o do Regulamento Financeiro, é conservado um registo no processo de concurso.
Artigo 161.o
Informação dos candidatos e proponentes
(Artigos 113.o, 114.o e 118.o do Regulamento Financeiro)
1. As entidades adjudicantes informam o mais rapidamente possível os candidatos e proponentes das decisões tomadas relativamente à adjudicação do contrato ou de um contrato-quadro ou à admissão a um sistema de aquisição dinâmico, incluindo os motivos pelos quais tenham decidido renunciar à adjudicação de um contrato ou de um contrato-quadro ou à instauração de um sistema de aquisição dinâmico que tenha sido objeto de um convite à apresentação de propostas concorrenciais, ou os motivos pelos quais tenham decidido recomeçar o procedimento.
2. No prazo máximo de 15 dias de calendário a contar da data de receção de um pedido por escrito, a entidade adjudicante comunica as informações referidas no artigo 113.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro.
3. Relativamente aos contratos adjudicados pelas instituições da União por sua própria conta e com um valor igual ou superior aos limiares referidos no artigo 170.o, n.o 1, não excluídos do âmbito de aplicação da Diretiva 2004/18/CE, a entidade adjudicante informa, simultânea e individualmente, todos os proponentes ou candidatos excluídos, por via eletrónica, de que a respetiva candidatura ou proposta não foi escolhida, num dos momentos a seguir referidos:
a)
Logo após a tomada das decisões relevantes com base nos critérios de exclusão ou seleção e antes da decisão de adjudicação, no caso dos procedimentos organizados em duas fases separadas;
b)
Relativamente às decisões de adjudicação e de rejeição de propostas, o mais rapidamente possível após a decisão de adjudicação e o mais tardar na semana seguinte.
A entidade adjudicante indica em todos os casos os motivos pelos quais a proposta ou candidatura não foi escolhida e as vias de recurso judicial disponíveis.
Os proponentes ou candidatos rejeitados podem solicitar informações complementares sobre os motivos da sua rejeição, mediante pedido por escrito, formulado por carta, fax ou correio eletrónico e todos os proponentes selecionados cujas propostas não tenham sido eliminadas podem obter informações sobre as características e vantagens relativas da proposta escolhida, bem como o nome do adjudicatário, sem prejuízo do disposto no artigo 113.o, n.o 2, segundo parágrafo, do Regulamento Financeiro. As entidades adjudicantes respondem dentro de um prazo máximo de 15 dias de calendário a contar da receção do pedido.
Artigo 162.o
Assinatura do contrato
(Artigos 113.o e 118.o do Regulamento Financeiro)
A execução do contrato não pode ter início antes da sua assinatura.
Secção 4
Garantias e Medidas corretivas
Artigo 163.o
Garantias
(Artigo 115.o do Regulamento Financeiro)
1. Sempre que for exigido aos contratantes que constituam uma garantia prévia, esta deve cobrir um montante e um período suficientes para permitir a sua execução.
2. A garantia deve ser prestada por um banco ou instituição financeira autorizada a realizar esse tipo de operações. Pode ser substituída por um aval pessoal e solidário de um terceiro, caso aceite pela entidade adjudicante.
Esta garantia é constituída em euros.
A garantia deve ter por efeito tornar o banco, instituição financeira ou terceiro garantes irrevogavelmente solidários, ou garantes face ao primeiro pedido em relação às obrigações do contratante.
Artigo 164.o
Garantia de boa execução
(Artigo 115.o do Regulamento Financeiro)
1. No intuito de assegurar a plena execução das obras, fornecimentos ou serviços e quando a receção definitiva em conformidade com as condições do contrato não puder ter lugar no momento do pagamento final, o gestor orçamental pode exigir uma garantia de boa execução numa base casuística e sob reserva de uma análise de risco preliminar.
2. Uma garantia pode ser constituída progressivamente, por retenção sobre pagamentos efetuados, num montante equivalente a 10 % do valor total do contrato.
Esta garantia pode ser substituída por uma retenção sobre o pagamento final, no intuito de constituir uma garantia até à receção definitiva dos serviços, fornecimentos ou obras. O montante é determinado pelo gestor orçamental e deve ser proporcional aos riscos identificados no quadro da execução do contrato, tendo em conta o seu objeto, bem como as condições comerciais normalmente aplicáveis ao setor.
As condições inerentes a essa garantia são indicadas nos documentos dos convites à apresentação de propostas.
3. Após a receção definitiva das obras, dos serviços ou dos fornecimentos, as garantias serão liberadas nas condições definidas no contrato.
Artigo 165.o
Garantias associadas a pré-financiamentos
(Artigo 115.o do Regulamento Financeiro)
1. Uma vez determinada a necessidade de um pré-financiamento pela entidade adjudicante, esta avalia os riscos associados aos pagamentos de pré-financiamentos, antes de lançar o procedimento de adjudicação do contrato, atendendo nomeadamente aos seguintes critérios:
a)
Valor estimado do contrato;
b)
Objeto prosseguido;
c)
Vigência do contrato e ritmo dos trabalhos;
d)
Estrutura do mercado.
2. É exigida uma garantia a título de contrapartida do pagamento de pré-financiamentos no caso referido no artigo 146.o, n.o 6, segundo parágrafo, ou quando o gestor orçamental a exigir nos termos do n.o 1 do presente artigo.
Não é exigida qualquer garantia no que se refere aos contratos de reduzido montante, referidos no artigo 137.o, n.o 1.
A garantia é liberada progressivamente em paralelo com os apuramentos de pré-financiamento, em dedução dos pagamentos intermédios ou do saldo efetuados a favor do contratante, nas condições definidas no contrato.
Artigo 166.o
Suspensão em razão de erros ou irregularidades
(Artigo 116.o do Regulamento Financeiro)
1. A eventual suspensão do contrato prevista no artigo 116.o do Regulamento Financeiro tem por objeto verificar se foram efetivamente cometidos erros ou irregularidades substanciais ou fraudes presumidas. Caso não se confirmem, a execução do contrato é retomada na sequência desta verificação.
2. Constitui um erro ou irregularidade substancial qualquer violação de uma disposição contratual ou regulamentar resultante de um ato ou uma omissão, que tem ou pode ter por efeito prejudicar o orçamento da União.
CAPÍTULO 2
Disposições aplicáveis aos contratos adjudicados pelas instituições da União por sua própria conta
Artigo 167.o
Identificação do nível adequado para efeito do cálculo dos limiares
(Artigos 117.o e 118.o do Regulamento Financeiro)
Incumbe aos gestores orçamentais delegados ou subdelegados de cada instituição avaliar se os limiares fixados no artigo 118.o do Regulamento Financeiro são atingidos.
Artigo 168.o
Contratos distintos e por lotes
(Artigos 104.o e 118.o do Regulamento Financeiro)
1. O valor estimado de um contrato não pode ser calculado com o intuito de o eximir às obrigações definidas pelo presente regulamento. Nenhum contrato pode ser cindido para o mesmo efeito.
Quando adequado, tecnicamente exequível e justificado em termos de relação custo-eficácia, os contratos com um valor igual ou superior aos limiares estabelecidos no artigo 170.o, n.o 1, são adjudicados simultaneamente sob a forma de lotes separados.
2. Quando o objeto do contrato de fornecimentos, de serviços ou de obras for dividido em vários lotes, sendo cada um objeto de um contrato individual, é tido em conta o valor total do conjunto dos lotes para efeitos da avaliação global do limiar aplicável.
Quando o valor global de todos os lotes for igual ou superior aos limiares fixados no artigo 170.o, n.o 1, é aplicável o disposto no artigo 97.o, n.o 1, e no artigo 104.o, n.os 1 e 2, do Regulamento Financeiro a cada lote.
3. Sempre que um contrato é adjudicado sob a forma de lotes separados, as propostas são avaliadas separadamente para cada lote. Se forem adjudicados vários lotes ao mesmo proponente, pode ser assinado um único contrato que abranja esses lotes.
Artigo 169.o
Métodos de cálculo do valor de determinados contratos
(Artigo 118.o do Regulamento Financeiro)
1. Para efeitos de cálculo do valor estimado de um contrato, a entidade adjudicante deve incluir a remuneração total estimada do contratante.
Sempre que um contrato prevê opções ou a sua eventual renovação, deve ser tomado como base para o cálculo do valor do contrato o montante máximo autorizado, incluindo o relacionado com o recurso às opções e à renovação.
Esta estimativa é efetuada no momento do envio do anúncio de concurso ou, quando não for prevista qualquer publicidade deste tipo, no momento em que a entidade adjudicante iniciar o procedimento de adjudicação.
2. Relativamente aos contratos-quadro e aos sistemas de aquisição dinâmicos, é tido em conta o valor máximo do conjunto dos contratos previstos durante a duração total do contrato-quadro ou do sistema de aquisição dinâmico.
3. Relativamente aos contratos de serviços, são tidos em conta:
a)
Em relação aos seguros, o prémio a pagar e outros tipos de remuneração;
b)
Em relação aos serviços bancários ou outros serviços financeiros, os honorários, comissões, juros e outros tipos de remuneração;
c)
Em relação aos contratos relativos a trabalhos de conceção, os honorários, as comissões a pagar e outros tipos de remuneração.
4. No caso de contratos de serviços que não especificam um preço total ou de contratos de fornecimentos cujo objeto é a locação financeira, a locação ou a locação-venda de produtos, deve ser tomado como base para o cálculo do valor estimado do contrato:
a)
Relativamente a contratos de duração determinada:
i)
quando a sua vigência for igual ou inferior a 48 meses, no caso dos serviços, ou a 12 meses, no caso dos fornecimentos, o valor total do contrato estimado para todo o seu prazo de vigência,
ii)
quando a sua vigência for superior a 12 meses, no caso dos fornecimentos, o valor total incluindo o montante estimado do valor residual;
b)
Nos contratos de duração indeterminada ou, no caso dos serviços, com uma duração superior a 48 meses, o valor mensal multiplicado por quarenta e oito.
5. No caso de contratos de prestação de serviços ou de contratos de fornecimentos de caráter regular ou a renovar no decurso de um determinado período, deve ser tomado como base:
a)
Quer o valor real global dos contratos análogos sucessivos, celebrados relativamente ao mesmo tipo de serviços ou de produtos durante os últimos 12 meses ou no exercício anterior, corrigido, se possível, para atender às alterações de quantidade ou de valor suscetíveis de ocorrerem nos 12 meses seguintes à celebração do contrato inicial;
b)
Quer o valor estimado global dos contratos sucessivos adjudicados durante os 12 meses seguintes à primeira prestação ou entrega ou durante a vigência do contrato, caso esta seja superior a 12 meses.
6. No caso dos contratos de obras, para além do montante relativo às obras, é tomado em consideração o valor total estimado dos fornecimentos necessários à execução das obras e colocados à disposição do empreiteiro pela entidade adjudicante.
Artigo 170.o
Limiares relativos à aplicação dos procedimentos previstos na Diretiva 2004/18/CE
(Artigo 118.o do Regulamento Financeiro)
1. Os limiares referidos no artigo 118.o do Regulamento Financeiro são os fixados na Diretiva 2004/18/CE para os contratos de fornecimentos, serviços e obras, respetivamente.
2. Os prazos referidos no artigo 118.o do Regulamento Financeiro são precisados nos artigos 152.o, 153.o e 154.o.
Artigo 171.o
Período de reflexão anterior à assinatura do contrato
(Artigo 118.o do Regulamento Financeiro)
1. A entidade adjudicante não assina o contrato ou contrato-quadro abrangido pela Diretiva 2004/18/CE com o adjudicatário antes de decorrido um prazo de 14 dias de calendário.
O referido prazo é calculado a partir de qualquer uma das seguintes datas:
a)
Dia seguinte ao envio simultâneo das notificações aos proponentes selecionados e rejeitados;
b)
Quando o contrato ou contrato-quadro for adjudicado através de um procedimento por negociação, sem publicação prévia de um anúncio de concurso, dia seguinte ao da publicação no Jornal Oficial da União Europeia do anúncio de adjudicação do contrato referido no artigo 123.o.
Sempre que é utilizado um fax ou um meio eletrónico para o envio referido no segundo parágrafo, alínea a), o período de reflexão é de 10 dias de calendário.
Se necessário, a autoridade adjudicante pode suspender a assinatura do contrato para exame complementar, se tal for justificado pelos pedidos ou comentários formulados por proponentes ou candidatos rejeitados ou por outras informações relevantes entretanto recebidas. Os pedidos, comentários ou informações devem ser recebidos durante o período fixado no primeiro parágrafo. Neste caso, todos os candidatos ou proponentes são informados no prazo de três dias úteis a contar da decisão de suspensão.
Salvo nos casos previstos no n.o 2, qualquer contrato assinado antes do termo do prazo fixado no primeiro parágrafo é nulo e sem efeito.
Se o contrato ou contrato-quadro não puder ser adjudicado ao proponente previsto, a entidade adjudicante pode adjudicá-lo ao proponente seguinte na classificação.
2. O prazo previsto no n.o 1 não é aplicável nos seguintes casos:
a)
Concursos públicos, concursos limitados ou procedimentos por negociação, após publicação de um anúncio de concurso, em que só tiver sido apresentada uma proposta;
b)
Contratos específicos baseados num contrato-quadro;
c)
Procedimentos por negociação referidos no artigo 134.o, n.o 1, alíneas c), g), subalínea iii), h) e j).
Artigo 172.o
Provas em matéria de acesso aos contratos
(Artigo 119.o do Regulamento Financeiro)
Os cadernos de encargos exigem aos proponentes que indiquem o Estado em que têm a sua sede ou em que se encontram domiciliados e que apresentem para o efeito os elementos de prova normalmente aceitáveis ao abrigo da sua legislação nacional.
TÍTULO VI
SUBVENÇÕES
CAPÍTULO 1
Âmbito e modalidades das subvenções
Artigo 173.o
Quotizações
(Artigo 121.o do Regulamento Financeiro)
As quotizações referidas no artigo 121.o, n.o 2, alínea d), do Regulamento Financeiro são montantes pagos a organismos em que a União participa, nos termos das decisões orçamentais e das condições de pagamento estabelecidas pelo organismo em questão.
Artigo 174.o
Convenção e decisão de concessão de subvenções
(Artigo 121.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. As subvenções são concedidas por uma decisão ou por uma convenção escrita.
2. Para determinar o instrumento a utilizar, são tomados em consideração os seguintes elementos:
a)
Localização do beneficiário, dentro ou fora da União;
b)
Complexidade e normalização do conteúdo das ações ou programas de trabalho financiados.
Artigo 175.o
Despesas com os membros das instituições
(Artigo 121.o do Regulamento Financeiro)
As despesas com os membros das instituições referidas no artigo 121.o, n.o 2, alínea a), do Regulamento Financeiro incluem as contribuições para as associações de atuais e antigos deputados do Parlamento Europeu. Estas contribuições serão realizadas em conformidade com as regras administrativas internas do Parlamento Europeu.
Artigo 176.o
Ações suscetíveis de beneficiar de subvenção
(Artigo 121.o do Regulamento Financeiro)
Uma ação suscetível de ser subvencionada na aceção do artigo 121.o do Regulamento Financeiro deve ser claramente definida.
Nenhuma ação pode ser dividida em ações diferentes no intuito de a subtrair às regras de financiamento definidas no presente regulamento.
Artigo 177.o
Organismos que prosseguem um fim de interesse geral da União
(Artigo 121.o do Regulamento Financeiro)
Um organismo que prossegue um fim de interesse geral da União é:
a)
Quer um organismo vocacionado para a educação, formação, informação, inovação ou investigação e estudo das políticas europeias e de quaisquer atividades que contribuam para a promoção da cidadania ou dos direitos humanos ou um organismo europeu de normalização;
b)
Quer uma entidade jurídica representativa de organismos sem fins lucrativos que exercem a sua atividade nos Estados-Membros, países candidatos ou em potenciais países candidatos e que promovam princípios e políticas consentâneos com os objetivos dos Tratados.
Artigo 178.o
Parcerias
(Artigo 121.o do Regulamento Financeiro)
1. As subvenções para ações e de funcionamento específicas podem inserir-se numa parceria-quadro.
2. Pode ser estabelecida uma parceria-quadro como base para um mecanismo de cooperação a longo prazo entre a Comissão e os beneficiários de subvenções. Tal pode assumir a forma de uma convenção-quadro de parceria ou de uma decisão-quadro de parceria.
As convenções-quadro ou decisões-quadro de parceria especificam os objetivos comuns, a natureza das ações previstas, pontuais ou integradas num programa de trabalho anual aprovado, o procedimento de concessão de subvenções específicas, no respeito dos princípios e regras de procedimento estabelecidos no presente título, bem como os direitos e obrigações gerais de cada parte no âmbito das convenções ou decisões específicas.
A duração das parcerias não pode ser superior a quatro anos, salvo em casos excecionais devidamente justificados, designadamente, pelo objeto da parceria-quadro.
Os gestores orçamentais não podem recorrer de forma abusiva a convenções-quadro ou a decisões-quadro de parceria, nem de molde a que o objetivo ou o efeito seja contrário aos princípios da transparência e da igualdade de tratamento entre os candidatos.
3. As parcerias-quadro são equiparadas a subvenções no que se refere à programação, publicação ex ante e concessão.
4. As subvenções específicas baseadas em convenções-quadro ou decisões-quadro de parceria são concedidas em conformidade com os procedimentos nelas previstos, no respeito do disposto no presente título.
Estas subvenções são objeto da publicidade ex post prevista no artigo 191.o.
Artigo 179.o
Sistemas de intercâmbio eletrónico
(Artigo 121.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. Todos os intercâmbios com os beneficiários, incluindo a celebração de convenções de subvenção, a notificação das decisões de subvenção e quaisquer alterações nela introduzidas, podem ser assegurados através de sistemas de intercâmbio eletrónico criados pela Comissão.
2. Estes sistemas devem cumprir os seguintes requisitos:
a)
O acesso ao sistema e aos documentos por ele transmitidos deve apenas ser facultado às pessoas autorizadas;
b)
A assinatura ou a transmissão eletrónica de um documento através do sistema só pode ser efetuada por pessoas autorizadas;
c)
As pessoas autorizadas devem ser identificadas no âmbito do sistema por vias estabelecidas;
d)
O momento e a data da transação eletrónica devem ser determinados de forma precisa;
e)
Deve ser assegurada a integridade dos documentos;
f)
Deve ser assegurada a disponibilidade dos documentos;
g)
Deve ser mantida a confidencialidade dos documentos, caso necessário;
h)
Deve ser garantida a proteção dos dados pessoais em conformidade com os requisitos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
3. Os dados enviados ou recebidos através desse sistema beneficiam de uma presunção jurídica quanto à integridade dos dados e à exatidão da data e hora de transmissão ou receção dos dados, conforme indicado pelo sistema.
Um documento enviado ou notificado através desse sistema deve ser considerado equiparável a um documento em suporte papel, admissível como elemento de prova em processos judiciais, equiparado a um original e beneficia de presunção jurídica quanto à sua autenticidade e integridade, desde que não contenha quaisquer características dinâmicas suscetíveis de nele introduzir alterações automaticamente.
As assinaturas eletrónicas a que se refere o n.o 2, alínea b), têm um efeito legal equivalente ao de uma assinatura manuscrita.
Artigo 180.o
Conteúdo das convenções e decisões de subvenção
(Artigo 122.o do Regulamento Financeiro)
1. A convenção de subvenção determina, nomeadamente:
a)
O seu objeto;
b)
O seu beneficiário;
c)
A sua duração, a saber:
i)
a data da sua entrada em vigor,
ii)
a data de início e a duração da ação ou do exercício objeto da subvenção;
d)
O montante máximo do financiamento da União expresso em euros e a forma assumida pela subvenção, completado, consoante o caso, pelo seguinte:
i)
montante total estimado dos custos elegíveis da ação ou do programa de trabalho e a taxa de financiamento dos custos elegíveis,
ii)
custo unitário, montante único ou taxa fixa referidos no artigo 123.o, alíneas b), c) e d), do Regulamento Financeiro, caso existente,
iii)
conjugação dos elementos previstos na presente alínea, subalíneas i) e ii);
e)
A descrição da ação ou, no caso de uma subvenção ao funcionamento, do programa de trabalho aprovado pelo gestor orçamental para o exercício, juntamente com a descrição dos resultados esperados da realização da ação ou do programa de trabalho;
f)
As condições gerais aplicáveis a todas as convenções deste tipo, tal como a aceitação pelo beneficiário dos controlos e auditorias da Comissão, do OLAF e do Tribunal de Contas;
g)
A estimativa do orçamento global da ação ou programa de trabalho;
h)
Nos casos em que a execução da ação requer a adjudicação de contratos, os princípios enunciados no artigo 209.o ou as regras em matéria de adjudicação de contratos que o beneficiário deve respeitar;
i)
As responsabilidades do beneficiário, nomeadamente:
i)
em matéria de boa gestão financeira e apresentação de relatórios de atividades e financeiros; torna-se igualmente necessária a apresentação dos referidos relatórios no caso da eventual definição de objetivos intermédios,
ii)
no âmbito das convenções entre a Comissão e vários beneficiários, as eventuais obrigações específicas do coordenador e dos demais beneficiários face ao coordenador, bem como a responsabilidade financeira dos beneficiários no que respeita a montantes devidos à Comissão;
j)
As modalidades e os prazos de aprovação destes relatórios e de pagamento pela Comissão;
k)
Se for caso disso, a discriminação dos custos elegíveis da ação ou do programa de trabalho aprovado ou dos custos unitários, montantes únicos ou taxas fixas de financiamento referidos no artigo 123.o do Regulamento Financeiro;
l)
As disposições que regem a visibilidade do apoio financeiro da União, salvo em casos devidamente justificados, quando a afixação pública não for possível nem adequada.
As condições gerais referidas no primeiro parágrafo, alínea f), devem, pelo menos:
i)
Indicar que o direito da União é a legislação aplicável à convenção de subvenção, completado, se for caso disso, pelo direito nacional especificado na convenção de subvenção. Pode proceder-se a uma derrogação no quadro das convenções celebradas com as organizações internacionais;
ii)
Precisar o tribunal competente ou o tribunal arbitral em caso de contencioso.
2. A convenção de subvenção pode fixar as modalidades e os prazos em matéria de suspensão ou rescisão, em conformidade com o artigo 135.o do Regulamento Financeiro.
3. Nos casos a que se refere o artigo 178.o, a decisão-quadro ou a convenção-quadro de parceria deve especificar as informações referidas no presente artigo, n.o 1, primeiro parágrafo, alíneas a), b), c) i), f) e h) a j) e l).
A decisão ou a convenção de subvenção específica deve incluir as informações referidas no n.o 1, primeiro parágrafo, alíneas a) a e), g) e k) e, se for caso disso, no n.o 1, primeiro parágrafo, alínea i).
4. As convenções de subvenção só podem ser alteradas por escrito. Tais alterações, nomeadamente as que visam acrescentar ou retirar um beneficiário, não podem ter por objeto ou efeito introduzir nas convenções alterações suscetíveis de pôr em causa a decisão de concessão da subvenção, nem de infringir a igualdade de tratamento dos requerentes.
5. O disposto nos n.os 1, 2, 3 e 4 é aplicável, mutatis mutandis, às decisões de subvenção.
Parte das informações referidas no n.o 1 podem constar do convite à apresentação de propostas ou de qualquer documento com ela relacionado, em vez da decisão de subvenção.
Artigo 181.o
Modalidades das subvenções
(Artigo 123.o do Regulamento Financeiro)
1. As subvenções que assumem a forma prevista no artigo 123.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento Financeiro são calculadas com base nos custos elegíveis efetivamente incorridos pelo beneficiário, objeto de uma estimativa orçamental prévia a apresentar com a proposta e incluídos na convenção ou decisão de subvenção.
2. Os custos unitários a que se refere o artigo 123.o, n.o 1, alínea b), do Regulamento Financeiro abrangem a totalidade ou certas categorias específicas de custos elegíveis que são clara e antecipadamente identificados mediante referência a um montante por unidade.
3. Os montantes únicos a que se refere o artigo 123.o, n.o 1, alínea c), do Regulamento Financeiro abrangem, de forma geral, a totalidade ou certas categorias específicas de custos elegíveis que são claramente identificadas de antemão.
4. As taxas fixas de financiamento a que se refere o artigo 123.o, n.o 1, alínea d), do Regulamento Financeiro abrangem categorias específicas de custos elegíveis que são claramente identificadas de antemão, mediante a aplicação de uma percentagem.
Artigo 182.o
Montantes fixos, custos unitários e financiamento a taxa fixa
(Artigo 124.o do Regulamento Financeiro)
1. A autorização relativa à utilização de montantes únicos, custos unitários ou financiamento a taxa fixa prevista no artigo 124.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro é aplicável durante o prazo de vigência do programa. Esta autorização pode ser revista se forem necessárias alterações substanciais. Os dados e montantes são avaliados periodicamente e, sempre que pertinente, os montantes únicos, os custos unitários e o financiamento a taxa fixa são adaptados.
No âmbito de convenções entre a Comissão e vários beneficiários, o limiar referido no artigo 124.o, n.o 1, segundo parágrafo, do Regulamento Financeiro aplica-se a cada beneficiário.
2. A decisão ou convenção de subvenção inclui todas as disposições necessárias para a verificação de que as condições de pagamento da subvenção com base nos montantes únicos, custos unitários ou financiamentos a taxa fixa foram respeitadas.
3. O pagamento da subvenção com base em montantes únicos, custos unitários ou financiamentos a taxa fixa não prejudica o direito de acesso aos registos legais dos beneficiários para os fins previstos no n.o 1, primeiro parágrafo, e no artigo 137.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro.
4. No caso de o controlo ex post revelar que o facto gerador não ocorreu e que foi efetuado um pagamento indevido ao beneficiário de uma subvenção com base em montantes únicos, custos unitários ou financiamentos a taxa fixa, a Comissão tem o direito de o recuperar, até à integralidade da subvenção concedida, sem prejuízo da aplicação das sanções referidas no artigo 109.o do Regulamento Financeiro.
CAPÍTULO 2
Princípios
Artigo 183.o
Princípio do cofinanciamento
(Artigo 125.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro)
1. Ao abrigo do princípio do cofinanciamento, os recursos necessários para a realização da ação ou do programa de trabalho não são inteiramente fornecidos através da contribuição da União.
O cofinanciamento pode assumir a forma de recursos próprios do beneficiário, receitas geradas pela ação ou pelo programa de trabalho ou as contribuições financeiras ou em espécie, provenientes de terceiros.
2. Por contribuições em espécie, deve entender-se os recursos não financeiros colocados gratuitamente à disposição do beneficiário por terceiros.
Artigo 184.o
Princípio da inexistência de fins lucrativos
(Artigo 125.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro)
As contribuições financeiras provenientes de terceiros que podem ser utilizadas pelo beneficiário para cobrir outros custos que não os elegíveis ao abrigo da subvenção da União ou que não são devidas a esses terceiros se não tiverem sido utilizadas até ao final da ação ou do programa de trabalho, não são consideradas contribuições financeiras especificamente afetadas por doadores ao financiamento dos custos elegíveis, na aceção do artigo 125.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro.
Artigo 185.o
Subvenções de valor reduzido
(Artigo 125.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro)
Por subvenções de valor reduzido, devem entender-se as subvenções de valor igual ou inferior a 60 000 EUR.
Artigo 186.o
Assistência técnica
(Artigos 101.o e 125.o do Regulamento Financeiro)
Por «assistência técnica», deve entender-se as atividades de apoio e desenvolvimento das capacidades necessárias à execução de um programa ou uma ação, nomeadamente as atividades de preparação, gestão, acompanhamento, avaliação, auditoria e controlo.
Artigo 187.o
Custos elegíveis
(Artigo 126.o, n.o 3, alínea c), do Regulamento Financeiro)
O IVA é considerado como não recuperável nos termos da legislação nacional em matéria de IVA, se ao abrigo dessa legislação nacional for imputável a uma das seguintes atividades:
a)
Atividades isentas, sem direito de dedução;
b)
Atividades não abrangidas pelo âmbito de aplicação do IVA;
c)
Atividades, tal como previstas nas alíneas a) ou b), em relação às quais o IVA não é dedutível, mas reembolsado através de regimes de reembolso ou fundos de compensação específicos não previstos pela Diretiva 2006/112/CE, mesmo se esse regime ou fundo for estabelecido pela legislação nacional em matéria de IVA.
Considera-se que o IVA relativo às atividades enumeradas no artigo 13.o, n.o 2, da Diretiva 2006/112/CE é pago por beneficiários que não são sujeitos passivos nos termos do artigo 13.o, n.o 1, primeiro parágrafo, da referida diretiva, independentemente de essas atividades serem consideradas pelo Estado-Membro em causa como atividades que os organismos de direito público exercem na qualidade de autoridades públicas.
Artigo 188.o
Programa de trabalho
(Artigo 128.o do Regulamento Financeiro)
1. Cada gestor orçamental competente elabora um programa de trabalho anual ou plurianual para as subvenções. O programa de trabalho é adotado pela instituição e publicado no sítio Internet consagrado às subvenções desta instituição logo que possível e, o mais tardar, até 31 de março do ano de execução.
O programa de trabalho especifica o período abrangido, o eventual ato de base, os objetivos a alcançar, os resultados esperados, o calendário indicativo dos convites à apresentação de propostas, com o respetivo montante indicativo e a taxa máxima do cofinanciamento.
O programa de trabalho deve, além disso, incluir as informações previstas no artigo 94.o para que a decisão que adota o referido programa seja considerada a decisão de financiamento dessas subvenções no ano em questão.
2. Qualquer alteração substancial do programa de trabalho deve ser adotada e publicada nas condições previstas no n.o 1.
Artigo 189.o
Conteúdo dos convites à apresentação de propostas
(Artigo 128.o do Regulamento Financeiro)
1. Os convites à apresentação de propostas especificam:
a)
Os objetivos prosseguidos;
b)
Os critérios de elegibilidade, exclusão, seleção e adjudicação indicados nos artigos 131.o e 132.o do Regulamento Financeiro, bem como os correspondentes documentos comprovativos;
c)
As modalidades de financiamento da União;
d)
As modalidades e a data-limite para a apresentação das propostas, bem como a data prevista até à qual todos os candidatos devem ser informados dos resultados da avaliação da sua proposta e a data indicativa para a assinatura das convenções de subvenção ou a notificação das decisões de subvenção.
2. Os convites à apresentação de propostas são publicados no sítio Internet das instituições da União e, para além dessa publicação, em qualquer outro suporte adequado, incluindo o Jornal Oficial da União Europeia, sempre que necessário para assegurar maior publicidade entre os beneficiários potenciais. Podem ser publicados a partir da adoção da decisão de financiamento a que se refere o artigo 84.o do Regulamento Financeiro, incluindo durante o ano que precede a execução do orçamento. Qualquer alteração ao conteúdo dos convites à apresentação de propostas é objeto de publicação em condições idênticas às aplicáveis aos convites à apresentação de propostas.
Artigo 190.o
Derrogações em matéria de convites à apresentação de propostas
(Artigo 128.o do Regulamento Financeiro)
1. Podem ser concedidas subvenções sem convite à apresentação de propostas exclusivamente nos seguintes casos:
a)
No âmbito da ajuda humanitária e de operações de proteção civil ou de ajudas à gestão de crises, na aceção do n.o 2;
b)
Noutros casos urgentes excecionais e devidamente justificados;
c)
Em benefício de organismos que se encontrem em situação de monopólio de direito ou de facto, devidamente fundamentada na correspondente decisão de concessão;
d)
Em benefício de organismos identificados no ato de base, nos termos do artigo 54.o do Regulamento Financeiro, enquanto beneficiários de uma subvenção, ou de organismos designados pelos Estados-Membros, sob a sua responsabilidade, se esses Estados-Membros estiverem identificados por um ato de base como beneficiários de uma subvenção;
e)
No domínio da investigação e desenvolvimento tecnológico, em benefício de organismos identificados no programa de trabalho a que se refere o artigo 128.o do Regulamento Financeiro, quando o ato de base preveja expressamente essa possibilidade e na condição de o projeto não decorrer no âmbito de um convite à apresentação de propostas;
f)
Em ações com características específicas que exijam um determinado tipo de organismo em virtude da sua competência técnica, do seu elevado grau de especialização ou do seu poder administrativo e na condição de as ações não decorrerem no âmbito de um convite à apresentação de propostas.
Os casos referidos no primeiro parágrafo, alínea f), são devidamente justificados na decisão de concessão.
2. Por situações de crise em países terceiros, devem entender-se as situações que apresentam o risco imediato ou iminente de se transformarem em conflito armado ou de desestabilizarem o país. Por situações de crise, devem igualmente entender-se as situações que resultam de calamidades naturais, das crises de origem humana tais como guerras e outros conflitos, ou de circunstâncias extraordinárias com consequências equivalentes relacionadas, por exemplo, com as alterações climáticas, a degradação do ambiente, a impossibilidade de acesso aos recursos energéticos e naturais ou a pobreza extrema.
Artigo 191.o
Publicidade ex post
(Artigo 128.o do Regulamento Financeiro)
1. As informações sobre as subvenções concedidas no decurso de um exercício são publicadas, em conformidade com o artigo 21.°.
2. Após a publicação nos termos do n.o 1 e mediante pedido do Parlamento Europeu e do Conselho, a Comissão transmite-lhes um relatório sobre o seguinte:
a)
O número de requerentes no último ano;
b)
O número e a percentagem de candidaturas aceites no âmbito de cada convite à apresentação de propostas;
c)
A duração média do procedimento desde a data de encerramento do convite à apresentação de propostas até à concessão de uma subvenção;
d)
O número e o montante das subvenções que foram dispensadas da obrigação de publicação ex post no ano transato, em conformidade com o artigo 21.o, n.o 4.
Artigo 192.o
Informações aos requerentes
(Artigo 128.o do Regulamento Financeiro)
A Comissão presta informações e conselhos aos requerentes através dos seguintes meios:
a)
Definição de regras comuns para os formulários de candidatura a subvenções idênticas e controlo da sua dimensão e legibilidade;
b)
Fornecimento de informações aos candidatos potenciais, em especial através da realização de seminários e da disponibilização de manuais;
c)
Manutenção no ficheiro das entidades jurídicas, a que se refere o artigo 63.o, dos dados permanentes relativos aos beneficiários.
Artigo 193.o
Financiamento a título de rubricas orçamentais distintas
(Artigo 129.o do Regulamento Financeiro)
Uma ação pode ser objeto de um financiamento conjunto por diversos gestores orçamentais competentes, a título de rubricas orçamentais distintas.
Artigo 194.o
Retroatividade do financiamento em casos de extrema urgência e de prevenção de conflitos
(Artigo 130.o do Regulamento Financeiro)
No quadro da aplicação do artigo 130.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro, as despesas efetuadas por um beneficiário antes da apresentação do seu pedido são elegíveis para financiamento da União nas seguintes condições:
a)
Os motivos dessa derrogação foram devidamente fundamentados na decisão de financiamento;
b)
A decisão de financiamento e a convenção ou decisão de subvenção preveem explicitamente a data de elegibilidade anterior à data de apresentação do pedido.
Artigo 195.o
Apresentação dos pedidos de subvenção
(Artigo 131.o do Regulamento Financeiro)
1. As disposições relativas à apresentação de pedidos de subvenção são definidas pelo gestor orçamental competente, que pode escolher o método de apresentação. Os pedidos de subvenção podem ser apresentados por escrito ou por via eletrónica.
Os meios de comunicação escolhidos devem assumir uma natureza não discriminatória e não podem ter por efeito restringir o acesso dos requerentes ao processo de concessão.
Os meios de comunicação escolhidos devem permitir garantir o respeito das seguintes condições:
a)
Cada candidatura deve conter todas as informações necessárias à sua avaliação;
b)
Deve ser assegurada a integridade dos dados;
c)
Deve ser assegurada a confidencialidade das propostas.
d)
Garantia da proteção dos dados pessoais em conformidade com os requisitos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
Para efeitos do terceiro parágrafo, alínea c), o gestor orçamental competente só examina o conteúdo das candidaturas findo o prazo previsto para a sua apresentação.
O gestor orçamental competente pode exigir que as propostas apresentadas por via eletrónica sejam acompanhadas de uma assinatura eletrónica tecnicamente avançada, na aceção da Diretiva 1999/93/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (19).
2. Sempre que o gestor orçamental competente autoriza a apresentação das candidaturas por via eletrónica, os instrumentos utilizados, bem como as suas especificações técnicas, devem assumir uma natureza não discriminatória, estar disponíveis em geral e ser compatíveis com as tecnologias de informação e comunicação geralmente utilizadas. As informações relativas às especificações necessárias para a apresentação dos pedidos, incluindo a cifragem, são colocadas à disposição dos requerentes.
Além disso, os instrumentos utilizados na receção eletrónica das candidaturas devem garantir a segurança e a confidencialidade. Devem igualmente assegurar que a hora e a data exatas da receção dos pedidos possam ser determinadas com precisão.
3. Sempre que o envio dos pedidos for efetuado por carta, os requerentes podem optar:
a)
Pelo envio por correio ou por serviços de entrega; neste caso, o que faz fé é a data de envio, o carimbo dos correios ou a data do recibo de depósito;
b)
Pela entrega em mão nas instalações da instituição, pelo candidato pessoalmente ou através de um agente; para o efeito, o convite à apresentação de propostas especifica o departamento em que as candidaturas devem ser entregues contra recibo assinado e datado.
CAPÍTULO 3
Procedimento de concessão
Artigo 196.o
Conteúdo dos pedidos de subvenção
(Artigo 131.o do Regulamento Financeiro)
1. Os pedidos são apresentados com base no formulário elaborado de acordo com as regras comuns previstas no artigo 192.o, alínea a), e disponibilizado para o efeito pelos gestores orçamentais competentes, e em conformidade com os critérios definidos no ato de base e no convite à apresentação de propostas.
Os documentos comprovativos a que se refere o artigo 131.o, n.o 3, segundo parágrafo, do Regulamento Financeiro podem comportar, nomeadamente, a demonstração de resultados e o balanço do último exercício encerrado.
2. O orçamento estimado da ação ou o orçamento operacional apresentado em anexo ao pedido deve ser equilibrado no que respeita às receitas e despesas, sem prejuízo das provisões para riscos ou encargos ou eventuais variações das taxas de câmbio que possam ser autorizados em casos devidamente justificados, e deve indicar claramente os custos elegíveis estimados da ação ou do programa de trabalho.
3. Caso o pedido diga respeito a subvenções para uma ação cujo montante ultrapasse 750 000 EUR ou a subvenções de funcionamento superiores a 100 000 EUR, deve ser apresentado um relatório de auditoria externa elaborado por um revisor oficial de contas. Esse relatório certifica as contas do último exercício disponível.
O disposto no presente número, primeiro parágrafo, é apenas aplicável ao primeiro pedido apresentado ao gestor orçamental competente por um beneficiário, num dado exercício.
No âmbito das convenções entre a Comissão e vários beneficiários, os limiares fixados no primeiro parágrafo aplicam-se a cada beneficiário.
No caso das parcerias a que se refere o artigo 178.o, o relatório de auditoria previsto no presente número, primeiro parágrafo, relativamente aos dois últimos exercícios disponíveis, deve ser apresentado antes da assinatura da convenção-quadro de parceria ou da notificação da decisão-quadro de parceria.
O gestor orçamental competente pode, em função de uma avaliação dos riscos, dispensar os estabelecimentos de ensino e de formação da obrigação de auditoria externa prevista no primeiro parágrafo, bem como, no caso de convenções com mais de um beneficiário, os beneficiários ligados entre si por uma responsabilidade solidária e conjunta ou sem qualquer responsabilidade financeira.
O disposto no presente número, primeiro parágrafo, não se aplica a organismos públicos e às organizações internacionais referidas no artigo 43.o.
4. O requerente deve indicar outras fontes de financiamento da União e respetivos montantes de que beneficie ou tenha solicitado durante o mesmo exercício para a mesma ação ou uma parte da mesma ou ainda para a sua execução, bem como qualquer outro financiamento recebido ou aplicado para efeitos da referida ação.
Artigo 197.o
Prova de inexistência de motivos de exclusão dos requerentes
(Artigo 131.o do Regulamento Financeiro)
Os requerentes atestam solenemente que não se encontram numa das situações enumeradas no artigo 106.o, n.o 1, e no artigo 107.o do Regulamento Financeiro, salvo nos casos previstos no artigo 131.o, n.o 4, alíneas a) e b), do Regulamento Financeiro. O gestor orçamental competente pode, em função de uma análise do risco, solicitar que os requerentes selecionados apresentem os elementos de prova previstos no artigo 143.o. A pedido do gestor orçamental competente, os candidatos selecionados apresentam esses elementos de prova, salvo impossibilidade material reconhecida pelo gestor orçamental competente ou se estes elementos já tiverem sido apresentados no âmbito de outros procedimentos de concessão de subvenções ou de adjudicação de contratos, desde que a data de emissão dos documentos não exceda um ano e estes se mantenham válidos.
Artigo 198.o
Requerentes sem personalidade jurídica
(Artigo 131.o do Regulamento Financeiro)
Sempre que um pedido de subvenção for apresentado por um requerente sem personalidade jurídica, nos termos do artigo 131.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, os seus representantes devem demonstrar que dispõem de capacidade para o obrigar juridicamente e que a sua capacidade financeira e operacional é equivalente à das pessoas coletivas.
Artigo 199.o
Entidades jurídicas que constituem um único requerente
(Artigo 131.o do Regulamento Financeiro)
Quando várias entidades satisfazem os critérios para a apresentação de um pedido de subvenção e formam em conjunto uma única entidade jurídica, esta última pode ser considerada pelo gestor orçamental competente como um único requerente, desde que o pedido identifique as entidades envolvidas na ação ou no programa de trabalho proposto como fazendo parte do requerente.
Artigo 200.o
Sanções financeiras e administrativas
(Artigo 131.o do Regulamento Financeiro)
Aos requerentes que sejam culpados de falsas declarações ou erros substanciais ou que tenham cometido irregularidades ou fraude, podem ser impostas sanções financeiras ou administrativas ou ambas as sanções nas condições previstas no artigo 145.o.
Tais sanções financeiras ou administrativas podem igualmente ser impostas aos beneficiários que tenham incorrido num incumprimento grave das suas obrigações contratuais.
Artigo 201.o
Critérios de elegibilidade
(Artigo 131.o do Regulamento Financeiro)
1. Os critérios de elegibilidade são publicados no convite à apresentação de propostas.
2. Os critérios de elegibilidade determinam as condições de participação num convite à apresentação de propostas. Tais critérios são estabelecidos, atendendo plenamente aos objetivos da ação e no respeito dos princípios da transparência e não-discriminação.
Artigo 202.o
Critérios de seleção
(Artigo 132.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. Os critérios de seleção são publicados no convite à apresentação de propostas e devem permitir avaliar a capacidade financeira e operacional do requerente para levar a bom termo a ação ou programa de trabalho proposto.
2. O requerente deve dispor de fontes de financiamento estáveis e suficientes para prosseguir as suas atividades durante todo o período de execução da ação ou do exercício durante o qual beneficia de subvenção e participar no seu financiamento. Além disso, deve possuir as competências e qualificações profissionais necessárias para a concluir a ação ou o programa de trabalho proposto, salvo disposição especial do ato de base.
3. A verificação da capacidade financeira e operacional baseia-se, nomeadamente, na análise dos documentos comprovativos referidos no artigo 196.o e solicitados pelo gestor orçamental competente no convite à apresentação propostas.
Se no convite à apresentação de propostas não for exigida a apresentação de documentos comprovativos e se o gestor orçamental competente tiver dúvidas sobre a capacidade financeira ou operacional dos requerentes, pode solicitar a apresentação de quaisquer documentos adequados.
No caso das parcerias a que se refere o artigo 178.o, esta verificação tem lugar antes da assinatura da convenção-quadro de parceria ou da notificação da decisão-quadro de parceria.
Artigo 203.o
Critérios de atribuição
(Artigo 132.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
1. Os critérios de atribuição são publicados no convite à apresentação de propostas.
2. Os critérios de atribuição permitem conceder subvenções quer a ações que otimizem a eficácia global do programa da União cuja execução garantem, quer a organismos cujo programa de trabalho vise alcançar os mesmos resultados. Estes critérios são definidos de forma a garantir igualmente a boa gestão dos fundos da União.
Os critérios de atribuição são aplicados de molde a permitir selecionar os projetos de ações ou de programas de trabalho que garantam à Comissão o cumprimento dos seus objetivos e prioridades, bem como a visibilidade do financiamento da União.
3. Os critérios de atribuição são definidos de forma a permitir a sua eventual avaliação posterior.
Artigo 204.o
Avaliação dos pedidos e concessão
(Artigo 133.o do Regulamento Financeiro)
1. O gestor orçamental competente nomeia uma comissão de avaliação das propostas, salvo decisão em contrário da Comissão no âmbito de um programa setorial específico.
Esta comissão é composta, no mínimo, por três pessoas que representem, pelo menos, duas entidades orgânicas das instituições ou organismos referidos nos artigos 62.o e 208.o do Regulamento Financeiro, sem qualquer relação hierárquica entre si. No intuito de prevenir qualquer conflito de interesses, estas pessoas estão sujeitas às obrigações referidas no artigo 57.o do Regulamento Financeiro.
Nas representações e unidades locais a que se refere o artigo 72.o do presente regulamento, bem como nos organismos a quem foi conferida delegação nos termos dos artigos 62.o e 208.o do Regulamento Financeiro, e na ausência de entidades distintas, não se aplica a obrigação relativa às entidades orgânicas sem relação hierárquica entre si.
Por decisão do gestor orçamental competente, esta comissão pode ser assistida por peritos externos. O gestor orçamental competente assegura-se de que estes peritos respeitam as obrigações estabelecidas no artigo 57.o do Regulamento Financeiro.
2. Quando necessário, o gestor orçamental competente divide o processo em diversas fases processuais. As regras que regem o processo são anunciadas no convite à apresentação de propostas.
Quando o convite à apresentação de propostas prever um processo de candidaturas em duas fases, só são convidados a apresentar uma proposta completa na segunda fase os requerentes cujas propostas preencham os critérios de avaliação na primeira fase.
Caso um convite à apresentação de propostas estabeleça um procedimento de avaliação em duas fases, só passam à segunda fase de avaliação as propostas selecionadas na primeira fase com base numa avaliação realizada em função de um conjunto limitado de critérios.
Os requerentes cujas propostas forem rejeitadas em qualquer fase são informados nos termos do artigo 133.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro.
Cada fase subsequente do procedimento deve ser claramente distinta da precedente.
Não é novamente solicitada a apresentação dos mesmos documentos e informações ao longo do mesmo procedimento.
3. A comissão de avaliação ou, se for caso disso, o gestor orçamental competente pode convidar um requerente a fornecer informações complementares ou a prestar esclarecimentos sobre os documentos comprovativos apresentados com o pedido, na condição de tais informações ou esclarecimentos não alterarem substancialmente a proposta. Nos termos do artigo 96.o do Regulamento Financeiro, no caso de erros materiais manifestos, a comissão de avaliação ou o gestor orçamental só pode abster-se de o fazer em casos devidamente justificados. O gestor orçamental mantém registos adequados dos contactos estabelecidos com os requerentes durante o procedimento.
4. No final dos trabalhos da comissão de avaliação, os seus membros assinam uma ata que faz referência a todas as propostas examinadas, que inclui a apreciação da sua qualidade e que identifica as propostas suscetíveis de beneficiar de financiamento. Essas atas podem ser assinadas num sistema eletrónico que assegure uma autenticação suficiente do signatário.
Caso necessário, essa ata apresenta uma classificação das propostas examinadas, bem como recomendações sobre o montante máximo a conceder e eventuais adaptações não substanciais do pedido de subvenção.
Esta ata é conservada para efeitos de referência posterior.
5. O gestor orçamental competente pode convidar um requerente a adaptar a sua proposta, tendo em conta as recomendações da comissão de avaliação. O gestor orçamental competente conserva um registo adequado dos contactos estabelecidos com os requerentes durante o procedimento. Após a avaliação, o gestor orçamental competente toma a sua decisão, em que especifica, pelo menos:
a)
O objeto e o montante global da decisão;
b)
O nome dos requerentes escolhidos, o título das ações, os montantes aceites e as razões dessa escolha, designadamente nos casos em que tal se afaste do parecer formulado pela comissão de avaliação;
c)
O nome dos requerentes excluídos e as razões dessa exclusão.
6. O disposto no presente artigo, n.os 1, 2 e 4, não é vinculativo para efeitos da concessão de subvenções, nos termos do artigo 190.o do presente Regulamento e do artigo 125.o, n.o 7, do Regulamento Financeiro.
Artigo 205.o
Informações aos requerentes
(Artigo 133.o do Regulamento Financeiro)
Os requerentes excluídos devem ser informados o mais rapidamente possível dos resultados da avaliação do seu pedido e, em todo o caso, no prazo de 15 dias de calendário a contar do envio de informações aos requerentes selecionados.
CAPÍTULO 4
Pagamento e controlo
Artigo 206.o
Garantia de pré-financiamento
(Artigo 134.o do Regulamento Financeiro)
1. A fim de limitar os riscos financeiros ligados aos pagamentos de pré-financiamentos, o gestor orçamental competente pode, em função de uma análise dos riscos, exigir que o beneficiário apresente previamente uma garantia, até ao montante do pré-financiamento, salvo no caso de subvenções de valor reduzido, ou fracionar o pagamento em várias prestações.
2. Quando é exigida uma garantia, esta fica sujeita à sua avaliação e aceitação por parte do gestor orçamental competente.
Esta garantia deve cobrir um período suficiente para permitir a sua execução.
3. A garantia é prestada por um organismo bancário ou financeiro autorizado e estabelecido num dos Estados-Membros. Quando o beneficiário se encontra estabelecido num país terceiro, o gestor orçamental competente pode aceitar que um organismo bancário ou financeiro estabelecido nesse país terceiro preste a referida garantia, se considerar que este último propõe garantias e características equivalentes às asseguradas por um organismo bancário ou financeiro estabelecido num Estado-Membro.
A pedido do beneficiário, a garantia referida no primeiro parágrafo pode ser substituída por um aval pessoal e solidário de um terceiro ou pela garantia solidária irrevogável e incondicional dos beneficiários de uma ação, que sejam partes na mesma convenção ou decisão de subvenção, após aceitação do gestor orçamental competente.
Esta garantia é constituída em euros.
A garantia deve ter por efeito tornar o banco ou instituição financeira, o terceiro ou os outros beneficiários em causa garantes solidários e irrevogáveis ou garantes face ao primeiro pedido em relação às obrigações do beneficiário da subvenção.
4. A garantia é liberada progressivamente em paralelo com os apuramentos do pré-financiamento, em dedução dos pagamentos intermédios ou do pagamento do saldo a favor do beneficiário, nas condições definidas na convenção ou decisão de financiamento.
Artigo 207.o
Justificação dos pedidos de pagamento
(Artigo 135.o do Regulamento Financeiro)
1. O pré-financiamento de cada subvenção pode ser fracionado em vários pagamentos, de acordo com o princípio da boa gestão financeira.
O pagamento integral de um novo pré-financiamento fica subordinado à utilização de, pelo menos, 70 % do montante total do pré-financiamento precedente.
Se a utilização do pré-financiamento precedente for inferior a 70 %, é deduzida ao novo pagamento de pré-financiamento a parte não utilizada do pagamento precedente.
O beneficiário deve apresentar uma discriminação das despesas incorridas a título de apoio ao seu novo pedido de pagamento.
2. O beneficiário atesta solenemente o caráter exaustivo, fiável e sincero das informações contidas nos seus pedidos de pagamento, sem prejuízo do disposto no artigo 110.o. Também atesta que os custos incorridos podem ser considerados elegíveis, nos termos do disposto na convenção ou decisão de subvenção, e que os pedidos de pagamento se fundamentam em documentos comprovativos adequados, suscetíveis de serem verificados.
3. O gestor orçamental competente pode, com base numa análise dos riscos, pedir a apresentação da certificação das demonstrações financeiras da ação ou do programa de trabalho e das contas subjacentes, por um revisor oficial de contas ou, no caso das entidades públicas, por um agente público competente e independente, a título de apoio a qualquer pagamento. A certificação é anexada ao pedido de pagamento e atesta, de acordo com uma metodologia aprovada pelo gestor orçamental competente e com base em procedimentos acordados conformes com as normas internacionais, que os custos declarados pelo beneficiário nas demonstrações financeiras em que se baseia o pedido de pagamento são reais, foram devidamente contabilizados e são elegíveis nos termos da convenção ou decisão de subvenção.
Em casos específicos e devidamente justificados, o gestor orçamental competente pode solicitar a certificação sob a forma de um parecer ou sob qualquer outro formato, no respeito das normas internacionais.
A certificação das demonstrações financeiras e das contas subjacentes é obrigatória para os pagamentos intermédios e os pagamentos de saldo nos seguintes casos:
a)
Subvenções para uma ação cujo montante concedido no quadro das modalidades previstas no artigo 123.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento Financeiro é igual ou superior a 750 000 EUR, quando o montante cumulativo dos pedidos de pagamento neste âmbito ascende a, pelo menos, 325 000 EUR;
b)
Subvenções ao funcionamento cujo montante concedido no quadro das modalidades previstas no artigo 123.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento Financeiro é igual ou superior a 100 000 EUR.
Em função de uma análise dos riscos, o gestor orçamental competente pode igualmente conceder uma dispensa da obrigação de apresentação da certificação das demonstrações financeiras e das contas subjacentes no caso de:
a)
Organismos públicos e organizações internacionais a que se refere o artigo 43.o;
b)
Beneficiários de subvenções em matéria de ajuda humanitária, de operações de emergência de proteção civil e de gestão de situações de crise, salvo no que respeita a pagamentos de saldo;
c)
No que respeita a pagamentos de saldo, beneficiários de subvenções em matéria de ajuda humanitária que tenham assinado uma convenção-quadro de parceria ou tenham sido notificados de uma decisão-quadro de parceria, conforme previsto no artigo 178.o, e que tenham instituído um sistema de controlo que ofereça garantias equivalentes para os referidos pagamentos;
d)
Beneficiários de subvenções múltiplas que tenham fornecido certificação independente oferecendo garantias equivalentes relativamente aos sistemas de controlo e metodologia utilizada para apurar os seus créditos.
O gestor orçamental competente pode igualmente conceder uma dispensa da obrigação de apresentação da certificação das demonstrações financeiras e das contas subjacentes quando uma auditoria foi ou será diretamente efetuada pelos próprios serviços da Comissão ou por um organismo autorizado a efetuar a mesma em seu nome, que forneça garantias equivalentes no que respeita aos custos declarados.
No âmbito de convenções entre a Comissão e vários beneficiários, os limiares referidos no terceiro parágrafo, alíneas a) e b), aplicam-se a cada beneficiário.
4. O gestor orçamental competente pode solicitar uma verificação operacional por parte de um terceiro independente por ele aprovado, em apoio de qualquer pagamento, em função de uma análise dos riscos. A pedido do gestor orçamental competente, o relatório de verificação é anexado ao pedido de pagamento e os custos correspondentes são elegíveis nas mesmas condições que as aplicáveis aos custos relativos a certificados de auditoria, conforme previsto no artigo 126.o do Regulamento Financeiro. O relatório de verificação deve indicar que a verificação operacional foi levada a cabo de acordo com uma metodologia aprovada pelo gestor orçamental competente e se a ação ou o programa de trabalho foi efetivamente executado em conformidade com as condições estabelecidas na convenção ou decisão de subvenção.
Artigo 208.o
Suspensão e redução do montante de subvenções
(Artigo 135.o do Regulamento Financeiro)
1. A execução da convenção ou decisão de subvenção, a participação de um beneficiário na sua execução ou os pagamentos podem ser suspensos, a fim de verificar se ocorreram efetivamente alegados erros ou irregularidades substanciais, fraudes ou o incumprimento de obrigações. Caso não se confirmem, a execução é retomada logo que possível.
2. No caso de não-execução ou de execução inadequada, não integral ou atempada da ação ou do programa de trabalho aprovado, o gestor orçamental competente, na condição de ter sido concedido ao beneficiário a oportunidade de apresentar as suas observações, reduz ou recupera proporcionalmente a subvenção, consoante a fase em que se encontrar o procedimento.
CAPÍTULO 5
Execução
Artigo 209.o
Contratos de execução
(Artigo 137.o do Regulamento Financeiro)
1. Sem prejuízo da aplicação da Diretiva 2004/18/CE, sempre que a execução da ação ou do programa de trabalho exija a adjudicação de um contrato, o beneficiário adjudicá-lo-á à proposta economicamente mais vantajosa ou, consoante o caso, à proposta de preço mais baixo, evitando simultaneamente qualquer conflito de interesses.
2. Quando a execução das ações ou do programa de trabalho exigir a adjudicação de um contrato de valor superior a 60 000 EUR, o gestor orçamental competente pode exigir que o beneficiário respeite regras especiais adicionais, para além das referidas no n.o 1.
Estas regras especiais baseiam-se nas regras previstas no Regulamento Financeiro e são determinadas tomando devidamente em consideração o valor dos contratos em causa, o valor relativo da contribuição da União em relação ao custo total da ação e o respetivo risco. As referidas regras especiais são incluídas na convenção ou na decisão de subvenção.
Artigo 210.o
Apoio financeiro a terceiros
(Artigo 137.o do Regulamento Financeiro)
Desde que os objetivos ou resultados a atingir sejam definidos de forma suficientemente pormenorizada nas condições enunciadas no artigo 137.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro, considera-se que a margem de discricionariedade está apenas esgotada no caso de a decisão ou acordo de subvenção especificar igualmente o seguinte:
a)
O montante máximo de apoio financeiro que pode ser concedido a um terceiro não deve exceder 60 000 EUR, salvo se o apoio financeiro constituir o objetivo principal da ação, bem como os critérios para determinar o montante exato;
b)
Os diferentes tipos de atividades que podem beneficiar desse apoio financeiro, com base numa lista exaustiva;
c)
A definição das pessoas ou categorias de pessoas suscetíveis de beneficiar deste apoio financeiro e os critérios de atribuição.
TÍTULO VII
PRÉMIOS
Artigo 211.o
Programa de trabalho
(Artigo 138.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
1. Cada gestor orçamental competente elabora um programa de trabalho anual ou plurianual para os prémios. O programa de trabalho é adotado pela instituição e publicado no sítio Internet desta instituição logo que possível e, o mais tardar, até 31 de março do ano de execução.
O programa de trabalho especifica o período abrangido, o eventual ato de base, se os objetivos a alcançar, os resultados esperados, o calendário indicativo dos concursos para trabalhos de conceção, com o montante indicativo dos prémios.
O programa de trabalho deve, além disso, incluir as informações previstas no artigo 94.o para que a decisão que adota o referido programa seja considerada a decisão de financiamento desses prémios no ano em questão.
2. Qualquer alteração substancial do programa de trabalho deve ser adotada e publicada nas condições previstas no n.o 1.
Artigo 212.o
Regras dos concursos para trabalhos de conceção
(Artigo 138.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
1. As regras dos concursos para trabalhos de conceção estabelecem o seguinte:
a)
As condições de participação, que devem pelo menos:
i)
precisar os critérios de elegibilidade,
ii)
precisar as modalidades e a data-limite para a inscrição dos participantes, caso necessário, e para a apresentação das realizações, nas condições definidas no n.o 2,
iii)
prever a exclusão dos participantes que se encontram numa das situações referidas no artigo 106.o, n.o 1, e nos artigos 107.o, 108.o e 109.o do Regulamento Financeiro,
iv)
prever a responsabilidade exclusiva dos participantes na eventualidade de quaisquer alegações relativamente às atividades realizadas no âmbito do concurso,
v)
prever a aceitação pelos vencedores de controlos e auditorias pela Comissão, pelo OLAF e pelo Tribunal de Contas, bem como das obrigações em matéria de publicidade previstas nas regras do concurso para trabalhos de conceção,
vi)
indicar que o direito da União é a lei aplicável ao concurso, completado, caso necessário, pelo direito nacional conforme precisado nas regras do concurso para trabalhos de conceção,
vii)
precisar o tribunal competente ou o tribunal arbitral em caso de contencioso,
viii)
indicar que os participantes que sejam culpados de falsas declarações ou que tenham cometido irregularidades ou fraudes podem ser objeto de sanções financeiras e/ou administrativas nas condições previstas no artigo 145.o, proporcionalmente ao montante dos prémios em causa;
b)
Os critérios de atribuição, que devem ser permitir avaliar a qualidade das realizações apresentadas à luz dos objetivos a alcançar e dos resultados esperados, bem como determinar de forma objetiva os eventuais vencedores com base nessas realizações;
c)
O montante do prémio ou prémios;
d)
As modalidades de pagamento dos prémios aos vencedores após a sua atribuição.
Para efeitos do primeiro parágrafo, alínea a), subalínea i), os beneficiários das subvenções da União são elegíveis, salvo indicação em contrário nas regras do concurso para trabalhos de conceção.
Para efeitos do primeiro parágrafo, alínea a), subalínea vi), pode ser prevista uma derrogação em caso de participação de organizações internacionais.
2. O gestor orçamental competente deve escolher meios de comunicação que assumem uma natureza não discriminatória para a apresentação das realizações e que não têm por efeito restringir o acesso dos participantes ao concurso para trabalhos de conceção.
Os meios de comunicação escolhidos devem permitir garantir o respeito das seguintes condições:
a)
A apresentação nas realizações de todas as informações necessárias à sua avaliação;
b)
A preservação da integridade dos dados;
c)
A preservação da confidencialidade das realizações;
d)
A garantia da proteção dos dados pessoais em conformidade com os requisitos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
3. As regras dos concursos para trabalhos de conceção podem fixar as condições da respetiva anulação, nomeadamente quando os seus objetivos não podem ser alcançados ou o vencedor é uma pessoa singular ou coletiva que não cumpre as condições de participação.
4. As regras dos concursos para trabalhos de conceção são publicadas no sítio Internet das instituições da União e, para além dessa publicação, em qualquer outro suporte adequado, incluindo o Jornal Oficial da União Europeia, sempre que necessário para assegurar maior publicidade entre os participantes potenciais. Podem ser publicadas a partir da adoção da decisão de financiamento a que se refere o artigo 84.o do Regulamento Financeiro, incluindo durante o ano que precede a execução do orçamento. Qualquer alteração ao conteúdo das regras dos concursos para conceção de trabalhos é igualmente publicada nas mesmas condições.
Artigo 213.o
Publicidade ex post
(Artigo 138.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
1. As informações sobre os prémios atribuídos no decurso de um exercício são publicadas, em conformidade com o artigo 21.°.
2. Após a publicação nos termos do n.o 1 e mediante pedido do Parlamento Europeu e do Conselho, a Comissão transmite-lhes um relatório sobre:
a)
O número de participantes no último ano;
b)
O número de participantes e a percentagem de realizações que beneficiam da atribuição de um prémio por concurso;
c)
Uma lista dos peritos que participaram em grupos de avaliação durante o ano transato, juntamente com uma referência ao procedimento da sua seleção.
Artigo 214.o
Avaliação
(Artigo 138.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro)
1. Para a avaliação das realizações, o gestor orçamental competente deve nomear um grupo composto, no mínimo, por três peritos, que podem ser peritos externos ou pessoas que representam, pelo menos, duas entidades orgânicas das instituições ou organismos referidos nos artigos 62.o e 208.o do Regulamento Financeiro, sem relação hierárquica entre si, salvo nas representações ou nos organismos locais referidos no artigo 72.o do presente regulamento e nos organismos delegados previstos nos artigos 62.o e 208.o do Regulamento Financeiro, na ausência de entidades distintas.
Os peritos referidos no primeiro parágrafo estão sujeitos às obrigações em matéria de conflitos de interesses, previstas no artigo 57.o do Regulamento Financeiro.
Os peritos externos declaram que não se encontram em situação de conflito de interesses à data da sua nomeação e que se comprometem a informar o gestor orçamental de qualquer conflito de interesses que possa vir a surgir no decurso do processo de avaliação.
2. No final dos seus trabalhos, os membros do grupo assinam uma ata que faz referência a todas as realizações examinadas, que inclui a apreciação da sua qualidade e que identifica aquelas suscetíveis de beneficiar da atribuição de um prémio. Essa ata pode ser assinada num sistema eletrónico que assegure uma autenticação suficiente do signatário.
A ata referida no primeiro parágrafo é conservada para efeitos de referência posterior.
3. O gestor orçamental decide em seguida da atribuição ou não de prémios. Essa decisão deve igualmente precisar:
a)
O objeto e o montante total dos eventuais prémios concedidos;
b)
Os nomes dos eventuais vencedores, o montante dos prémios atribuídos a cada vencedor e a justificação dessa escolha;
c)
Os nomes dos eventuais participantes excluídos e as razões dessa exclusão.
Artigo 215.o
Informação e notificação
(Artigo 138.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro)
1. Os participantes são informados o mais rapidamente possível dos resultados da avaliação das suas realizações e, em todo o caso, no prazo de 15 dias de calendário a contar da adoção da decisão de atribuição pelo gestor orçamental.
2. A decisão de atribuição do prémio é notificada ao vencedor, constituindo um compromisso jurídico na aceção do artigo 86.o do Regulamento Financeiro.
TÍTULO VIII
INSTRUMENTOS FINANCEIROS
Artigo 216.o
Seleção das entidades incumbidas da execução de instrumentos financeiros no quadro da gestão indireta
(Artigo 139.o do Regulamento Financeiro)
1. Para a execução dos instrumentos financeiros no quadro da gestão indireta, a Comissão obtém a prova de que a entidade encarregada dessa execução preenche as condições enumeradas no artigo 60.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro. Uma vez obtida a prova, esta continua a ser válida para qualquer futura execução de instrumentos financeiros pela entidade competente, salvo se tiverem sido introduzidas alterações substanciais nos sistemas, regras e procedimentos desta entidade que sejam abrangidas pelas referidas condições.
2. Para a seleção das entidades às quais é confiada a execução de instrumentos financeiros, nos termos do artigo 61.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, a Comissão publica um convite às potenciais entidades interessadas, em são enumerados os critérios de seleção e atribuição.
O convite referido no primeiro parágrafo deve igualmente indicar se a entidade encarregada da execução é obrigada a afetar os seus próprios recursos financeiros ao instrumento financeiro em causa ou a partilhar os riscos. Na eventualidade dessa indicação e quando necessário para atenuar o risco de um eventual conflito de interesses, o convite indica igualmente que a entidade encarregada da execução deve propor medidas relativas à convergência de interesses, conforme previsto no artigo 140.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro. As medidas relativas à convergência de interesses são incluídas na convenção relativa ao instrumento financeiro específico.
A Comissão lança um diálogo com as entidades que satisfazem os critérios de seleção de forma transparente e objetiva e sem dar origem a um conflito de interesses. Após o diálogo, a Comissão assina convenções de delegação com a entidade ou as entidades que apresentaram as propostas economicamente mais vantajosas, incluindo, se for caso disso, a afetação dos seus próprios recursos financeiros ou a partilha de riscos.
3. A Comissão pode encetar negociações diretas com as entidades potencialmente interessadas antes de assinar as convenções de delegação quando a entidade encarregada da execução é identificada no ato de base pertinente ou enumerada no artigo 58.o, n.o 1, alínea c), subalínea iii), do Regulamento Financeiro, ou ainda em casos excecionais devidamente justificados e comprovados de forma adequada, nomeadamente quando:
a)
Não tiverem sido apresentadas quaisquer propostas adequadas na sequência de um convite às entidades potencialmente interessadas;
b)
Os instrumentos financeiros assumem características específicas que exigem, para a sua execução, um determinado tipo de entidade em virtude da sua competência técnica, do seu elevado grau de especialização ou do seu poder administrativo;
c)
Por razões de extrema urgência, resultantes de acontecimentos imprevisíveis e não imputáveis à União, é impossível respeitar o procedimento referido no n.o 2.
Artigo 217.o
Conteúdo do acordo de delegação com as entidades encarregadas da execução de instrumentos financeiros no quadro da gestão indireta
(Artigo 139.o do Regulamento Financeiro)
Para além dos requisitos enumerados no artigo 40.o, um acordo de delegação com as entidades encarregadas da execução dos instrumentos financeiros inclui disposições adequadas para assegurar a observância dos princípios e das condições enunciados no artigo 140.o do Regulamento Financeiro. Os acordos de delegação devem nomeadamente incluir:
a)
A descrição do instrumento financeiro, incluindo a sua estratégia ou política de investimento, o tipo de apoio prestado, os critérios de elegibilidade aplicáveis aos intermediários financeiros e aos beneficiários finais, bem como as necessidades operacionais suplementares para a transposição dos objetivos estratégicos do instrumento;
b)
Os requisitos relativos a um intervalo de valores necessário para o efeito de alavanca;
c)
Uma definição das atividades não elegíveis e dos critérios de exclusão;
d)
As disposições destinadas a assegurar a convergência de interesses e a dirimir eventuais conflitos de interesses;
e)
As disposições que regem a seleção dos intermediários financeiros nos termos do artigo 139.o, n.o 4, segundo parágrafo, do Regulamento Financeiro, bem como a criação de estruturas de investimento especializadas, se for caso disso;
f)
As disposições relativas à responsabilidade da entidade encarregada da execução e de outras entidades envolvidas na execução do instrumento financeiro;
g)
As disposições em matéria de resolução de litígios;
h)
As regras em matéria de governação do instrumento financeiro;
i)
As disposições relativas à utilização e reutilização da contribuição da União, em conformidade com o artigo 140.o, n.o 6, do Regulamento Financeiro;
j)
As disposições relativas à gestão das contribuições da União e das contas fiduciárias, incluindo os riscos de contraparte, as operações de tesouraria aceitáveis, as responsabilidades das partes em causa, as medidas corretivas em caso de saldos excessivos nas contas fiduciárias, a conservação de registos e a apresentação de relatórios;
k)
As disposições relativas à remuneração da entidade encarregada da execução, nomeadamente as taxas das comissões de gestão, bem como o cálculo e pagamento dos custos e das comissões de gestão à entidade encarregada da execução nos termos do artigo 218.o;
l)
Se for caso disso, as disposições que definem o enquadramento aplicável às contribuições dos fundos referidos no artigo 175.o do Regulamento Financeiro, nomeadamente, do Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional, do Fundo Social Europeu, do Fundo de Coesão, do Fundo Europeu Agrícola de Desenvolvimento Rural e do futuro Fundo dos Assuntos marítimos e das Pescas (a seguir designados «Fundos QEC»);
m)
As disposições sobre a duração, a possibilidade de prorrogação e a cessação do instrumento financeiro, nomeadamente as condições de cessação antecipada e, caso necessário, as estratégias de retirada;
n)
As disposições sobre o acompanhamento do apoio prestado aos intermediários financeiros e aos beneficiários finais, incluindo a elaboração de relatórios pelos intermediários financeiros;
o)
Se for caso disso, o tipo e a natureza das eventuais operações de cobertura a que se refere o artigo 219.o.
Artigo 218.o
Custos e comissões de gestão a pagar às entidades encarregadas da execução
(Artigo 139.o do Regulamento Financeiro)
1. A Comissão remunera as entidades encarregadas da execução de um instrumento financeiro através de comissões baseadas nos resultados, do reembolso das despesas excecionais e, quando essas entidades gerem a tesouraria do instrumento financeiro, de comissões de gestão de tesouraria.
2. As comissões baseadas nos resultados devem incluir os encargos administrativos destinados a remunerar a entidade encarregada da execução pelos trabalhos realizados aquando da execução de um instrumento financeiro. Podem igualmente incluir incentivos destinados a promover a consecução dos objetivos estratégicos ou a fomentar o desempenho financeiro do instrumento financeiro, se for caso disso.
Artigo 219.o
Regras específicas aplicáveis às contas fiduciárias no quadro da gestão indireta
(Artigo 139.o do Regulamento Financeiro)
1. As entidades encarregadas da execução dos instrumentos financeiros podem abrir contas fiduciárias, na aceção do artigo 68.o, n.o 7 do Regulamento Financeiro, em seu nome e exclusivamente por conta da Comissão. Essas entidades enviam os mapas contabilísticos correspondentes ao serviço competente da Comissão.
2. As contas fiduciárias pautam-se por uma liquidez adequada e os ativos detidos nestas contas fiduciárias são geridos em conformidade com o princípio da boa gestão financeira e respeitam as regras prudenciais adequadas, nos termos o artigo 140.o, n.o 7, do Regulamento Financeiro.
3. Para a execução dos instrumentos financeiros, as entidades encarregadas da execução não procedem a operações de cobertura com fins especulativos. O tipo e a natureza das eventuais operações de cobertura são aprovados ex ante pela Comissão e incluídos nos acordos de delegação a que se refere o artigo 217.o.
Artigo 220.o
Instrumentos financeiros executados no quadro da gestão direta
(Artigo 139.o do Regulamento Financeiro)
1. Em casos excecionais, os instrumentos financeiros podem ser executados no quadro da gestão direta, nos termos do artigo 139.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro, com base numa das seguintes modalidades:
a)
Estrutura de investimento especializada em que a Comissão participa juntamente com outros investidores públicos ou privados, com o objetivo de incrementar o efeito de alavanca da contribuição da União;
b)
Empréstimos, garantias, participações e outros instrumentos de partilha de riscos, que não investimentos em estruturas de investimento especializadas, fornecidos diretamente aos beneficiários finais ou através de intermediários financeiros.
2. Para a execução dos instrumentos financeiros, a Comissão não procede a operações de cobertura com fins especulativos. O tipo e a natureza das eventuais operações de cobertura devem ser aprovados ex ante pela Comissão e incluídos nas convenções com as entidades que procedem à execução do instrumento financeiro.
Artigo 221.o
Seleção dos intermediários financeiros, dos gestores das estruturas de investimento especializadas e dos beneficiários finais
(Artigo 139.o do Regulamento Financeiro)
1. Quando a Comissão executa instrumentos financeiros no quadro da gestão direta ou indireta através de estruturas de investimento especializadas, estas estruturas são estabelecidas em conformidade com a legislação de um Estado-Membro. Podem igualmente ser estabelecidas ao abrigo da legislação de um país que não um Estado-Membro no domínio das ações externas. Os gestores destas estruturas são obrigados, por lei ou via contratual, a agir com a diligência de um gestor profissional e de boa-fé.
2. Os gestores das estruturas de investimento especializadas referidas no n.o 1 e os intermediários financeiros ou os beneficiário finais dos instrumentos financeiros são selecionados, tomando em devida consideração a natureza do instrumento financeiro a executar, a experiência e a capacidade operacional e financeira das entidades em causa, e/ou a viabilidade económica dos projetos dos beneficiários finais. Esta escolha deve ser transparente, justificada por razões objetivas e não deve dar origem a conflitos de interesses.
3. Não é concedido qualquer apoio financeiro aos gestores de estruturas de investimento especializadas, aos intermediários financeiros nem aos beneficiários finais que se encontram numa das situações referidas no artigo 106.o, n.o 1, e nos artigos 107.o, 108.o e 109.o do Regulamento Financeiro.
Artigo 222.o
Condições de utilização dos instrumentos financeiros
(Artigo 140.o do Regulamento Financeiro)
1. Os instrumentos financeiros visam suprir as insuficiências ou as deficiências do mercado ou ainda responder a situações de investimento insatisfatório e apenas prestam apoio aos beneficiários finais considerados potencialmente viáveis do ponto de vista económico no momento em que a União concede apoio através de um instrumento financeiro.
2. Os instrumentos financeiros prestam aos beneficiários finais um apoio proporcionado. O tratamento preferencial dos investidores que asseguram o coinvestimento ou a partilha de riscos deve ser, nomeadamente, justificada e proporcionada face aos riscos incorridos pelos investidores num instrumento financeiro e circunscreve-se ao estritamente necessário para garantir o seu investimento ou a partilha de riscos.
Artigo 223.o
Efeito de alavanca
(Artigo 140.o do Regulamento Financeiro)
1. Os instrumentos financeiros destinam-se a ter um efeito de alavanca em relação à contribuição da União, mediante a mobilização de um investimento global que exceda o montante desta contribuição.
O efeito de alavanca dos fundos da União equivale ao montante do financiamento a favor dos beneficiários finais elegíveis, dividido pelo montante da contribuição da União.
2. O intervalo de valores do efeito de alavanca baseia-se numa avaliação ex ante do instrumento financeiro correspondente.
Artigo 224.o
Avaliação ex ante dos instrumentos financeiros
(Artigo 140.o do Regulamento Financeiro)
1. Os instrumentos financeiros baseiam-se em avaliações ex ante que identificam as insuficiências ou as deficiências do mercado, ou uma situação de investimento insatisfatório, e avaliam as necessidades de investimento, à luz dos objetivos estratégicos prosseguidos.
2. A avaliação ex ante demonstra que as necessidades de mercado por ela identificadas não podem ser supridas de forma adequada e atempada, quer através de atividades orientadas pelo mercado, quer por outras intervenções da União que não o financiamento por um instrumento financeiro, como a regulamentação, a liberalização, a reforma ou outras medidas estratégicas. Avalia a probabilidade e o custo potencial das distorções do mercado e da evicção do financiamento privado suscetíveis de resultar da execução dos instrumentos financeiros e identifica os meios de atenuar tanto quanto possível os efeitos negativos destas distorções.
3. Em conformidade com o princípio da subsidiariedade, a avaliação ex ante demonstra que um instrumento financeiro a nível da União proporciona uma resposta mais adequada às necessidades do mercado identificadas do que outros instrumentos financeiros semelhantes a nível nacional ou regional, incluindo os financiados pelos Fundos QEC. Para apreciar o valor acrescentado da contribuição da União, são tidos em conta fatores tais como a dificuldade de acesso ao financiamento a nível nacional, nomeadamente para os projetos transfronteiras, as economias de escala ou os importantes efeitos de demonstração associados à divulgação das melhores práticas nos Estados-Membros.
4. A avaliação ex ante determina a forma mais eficiente de execução do instrumento financeiro.
5. A avaliação ex ante demonstra igualmente que o instrumento financeiro previsto se coaduna com:
a)
Instrumentos financeiros novos e existentes, para além de evitar sobreposições indesejáveis e assegurar sinergias e economias de escala;
b)
Instrumentos financeiros e outras formas de intervenção pública que incidem sobre o mesmo quadro de mercado, para além de evitar incongruências e tirar partido de potenciais sinergias.
6. A avaliação ex ante avalia a proporcionalidade da intervenção prevista atendendo à dimensão do défice de financiamento identificado, o efeito de alavanca projetado do instrumento financeiro previsto e examina também efeitos qualitativos complementares, como a divulgação das melhores práticas, a promoção efetiva dos objetivos estratégicos da União ao longo de toda a cadeia de execução ou o acesso a conhecimentos especializados específicos provenientes dos intervenientes que participam nesta cadeia de execução.
7. A avaliação ex ante define uma série de indicadores de desempenho adaptados aos instrumentos financeiros propostos e especifica as realizações, os resultados e o impacto esperados.
8. Uma avaliação ex ante distinta dos instrumentos financeiros é apenas realizada se essa avaliação, plenamente consentânea com os critérios previstos nos n.os 1 a 7, não for incluída na avaliação ex ante ou numa avaliação do impacto do programa ou na atividade abrangida por um ato de base.
Artigo 225.o
Acompanhamento dos instrumentos financeiros
(Artigo 140.o do Regulamento Financeiro)
1. No intuito de garantir o acompanhamento harmonizado dos instrumentos financeiros referidos no artigo 140.o, n.o 12, do Regulamento Financeiro, o gestor orçamental competente institui um sistema de acompanhamento a fim de obter uma garantia razoável de que os fundos da União são utilizados em conformidade com o disposto no artigo 32.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro.
2. O sistema de acompanhamento é utilizado para avaliar os progressos obtidos em matéria de execução no sentido da prossecução dos objetivos estratégicos, conforme refletido nos indicadores de realizações e resultados pertinentes, definidos à luz da avaliação ex ante, e examinar a conformidade da execução com as obrigações definidas nos termos do artigo 140.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro e serve de base para os relatórios da Comissão exigidos ao abrigo do artigo 38.o, n.o 5, e do artigo 140.o, n.o 8, do Regulamento Financeiro.
3. No quadro da gestão indireta, o acompanhamento pela Comissão baseia-se nos relatórios e nas contas apresentados pelas entidades encarregadas da execução e nas auditorias disponíveis, bem como nos controlos realizados pela entidade encarregada da execução, tendo devidamente em conta a declaração de gestão da entidade encarregada da execução e o parecer do serviço de auditoria independente referido no artigo 60.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro. A Comissão reexamina as informações fornecidas pelas entidades encarregadas da execução e pode efetuar controlos, incluindo com base em amostragens, aos níveis de execução adequados até aos beneficiários finais.
O acompanhamento pela entidade encarregada da execução baseia-se nos relatórios e nas contas apresentados pelos intermediários financeiros e nas auditorias disponíveis, bem como nos controlos realizados pelo intermediário financeiro, tendo devidamente em conta a declaração de gestão do intermediário financeiro e o parecer de auditores independentes.
Na ausência de intermediário financeiro, a entidade encarregada da execução assegura diretamente o acompanhamento da utilização do instrumento financeiro com base nos relatórios e nas contas apresentados pelos beneficiários finais.
A entidade encarregada da execução reexamina, se for caso disso com base em amostragens, as informações prestadas pelos intermediários financeiros ou pelos beneficiários finais e procede aos controlos referidos na convenção prevista no artigo 217.o.
4. No quadro da gestão direta, o acompanhamento pela Comissão baseia-se nos relatórios e nas contas apresentados pelos intermediários financeiros e pelos beneficiários finais, sem prejuízo dos controlos adequados. O disposto no n.o 3 é aplicável, mutatis mutandis, à gestão indireta.
5. As convenções de execução do instrumento financeiro incluem as disposições necessárias à aplicação dos n.os 1 a 4.
Artigo 226.o
Tratamento das contribuições dos Fundos QEC
(Artigo 140.o do Regulamento Financeiro)
1. São mantidos registos separados para as contribuições dos Fundos QEC a favor dos instrumentos financeiros criados nos termos do Título VIII do Regulamento Financeiro e apoiados pelos Fundos QEC, em aplicação da regulamentação setorial específica.
2. As contribuições dos Fundos QEC são inscritas numa contabilidade separada e utilizadas em conformidade com os objetivos dos respetivos Fundos QEC, a favor de ações e beneficiários finais que se coadunam com o programa ou programas a partir dos quais são efetuadas as contribuições.
3. No que respeita às contribuições dos Fundos QEC a favor dos instrumentos financeiros criados nos termos do Título VIII do Regulamento Financeiro, é aplicável a regulamentação setorial específica.
TÍTULO IX
PRESTAÇÃO DE CONTAS E CONTABILIDADE
CAPÍTULO 1
Prestação de contas
Artigo 227.o
Relatório sobre a gestão orçamental e financeira do exercício
(Artigo 142.o do Regulamento Financeiro)
O relatório sobre a gestão orçamental e financeira do exercício inclui uma exposição fiel sobre a:
a)
Realização dos objetivos do exercício, em conformidade com o princípio da boa gestão financeira;
b)
Situação financeira e acontecimentos que tiveram uma incidência significativa nas atividades realizadas durante o exercício.
O relatório sobre a gestão orçamental e financeira é um elemento distinto dos mapas sobre a execução do orçamento.
Artigo 228.o
Derrogação aos princípios contabilísticos
(Artigo 144.o do Regulamento Financeiro)
Sempre que, num caso concreto, os contabilistas entendem conveniente derrogar ao conteúdo dos princípios contabilísticos previstos nas regras contabilísticas da União, esta derrogação deve ser assinalada e devidamente fundamentada nas notas às demonstrações financeiras referidas no artigo 232.o.
Artigo 229.o
Documentos comprovativos
(Artigo 144.o do Regulamento Financeiro)
1. Cada lançamento deve basear-se em documentos comprovativos datados e numerados, estabelecidos em suporte papel ou num outro suporte que assegure a fiabilidade e conservação do seu conteúdo, durante os prazos referidos no artigo 48.o.
2. As operações de natureza semelhante, realizadas no mesmo local e no mesmo dia, podem ser sintetizadas num único documento comprovativo.
Artigo 230.o
Demonstração dos resultados financeiros
(Artigo 145.o do Regulamento Financeiro)
A demonstração dos resultados financeiros reflete as receitas e as despesas do exercício, cuja classificação deve ser feita em função da sua natureza.
Artigo 231.o
Demonstração dos fluxos de caixa
(Artigo 145.o do Regulamento Financeiro)
A demonstração dos fluxos de caixa apresenta estes fluxos durante o período em questão, evidenciando a evolução entre os montantes de tesouraria no início e no encerramento.
A tesouraria é composta pelos seguintes elementos:
a)
Numerário;
b)
Contas e depósitos bancários à ordem;
c)
Outros ativos disponíveis suscetíveis de serem rapidamente convertidos em numerário e cujo valor seja estável.
Artigo 232.o
Notas às demonstrações financeiras
(Artigo 145.o do Regulamento Financeiro)
As notas referidas no artigo 145.o do Regulamento Financeiro fazem parte integrante das demonstrações financeiras. Dessas notas devem constar, pelo menos, as seguintes informações:
a)
Os princípios, regras e métodos contabilísticos;
b)
As notas explicativas que fornecem informações adicionais não constantes do corpo das demonstrações financeiras, mas que são necessárias para dar uma imagem fiel.
Artigo 233.o
Contas de resultados da execução orçamental
(Artigo 146.o do Regulamento Financeiro)
1. As contas de resultados da execução orçamental incluem:
a)
Informações sobre as receitas, nomeadamente:
i)
a evolução das previsões do orçamento em termos de receitas,
ii)
a execução do orçamento em termos de receitas,
iii)
a evolução dos créditos apurados;
b)
Informações relativas à evolução da totalidade das dotações de autorização e de pagamento disponíveis;
c)
Informações relativas à utilização da totalidade das dotações de autorização e de pagamento disponíveis;
d)
Informações relativas às autorizações por liquidar, transitadas do exercício precedente ou concedidas durante o exercício.
2. No que se refere às informações em matéria de receitas, é igualmente incluído um mapa que indica, por Estado-Membro, a discriminação dos montantes por cobrar no final do exercício, correspondentes a recursos próprios cobertos por uma ordem de cobrança.
Artigo 234.o
Modalidades de transmissão das contas
(Artigo 148.o do Regulamento Financeiro)
As contas provisórias e as contas definitivas referidas nos artigos 147.o e 148.o do Regulamento Financeiro podem ser transmitidas por via eletrónica.
CAPÍTULO 2
Contabilidade
Secção 1
Organização contabilística
Artigo 235.o
Organização contabilística
(Artigo 151.o do Regulamento Financeiro)
1. O contabilista de cada instituição ou organismo referido no artigo 141.o do Regulamento Financeiro elabora e mantém atualizada a documentação que descreve a organização contabilística e respetivos procedimentos contabilísticos.
2. As receitas e despesas orçamentais são registadas, a título de receita ou despesa, corrente ou de capital, no sistema informático referido no artigo 236.o, em função da natureza económica da operação.
Artigo 236.o
Sistemas informáticos
(Artigo 151.o do Regulamento Financeiro)
1. A contabilidade é elaborada através de uma aplicação informática integrada.
2. A organização da contabilidade através de sistemas e subsistemas informáticos requer a descrição completa desses sistemas e subsistemas.
Esta descrição define o conteúdo de todos os campos de dados e precisa a forma como são tratadas as operações individuais pelo sistema. A descrição indica a forma como o sistema garante a existência de uma pista de auditoria completa, relativamente a cada operação, bem como qualquer alteração introduzida nos sistemas e subsistemas informáticos, de modo a tornar possível identificar, em cada momento, a natureza e o autor das alterações.
As descrições dos sistemas e subsistemas informáticos de contabilidade mencionam, se for caso disso, as relações entre estes últimos e o sistema contabilístico central, nomeadamente em matéria de transferência de dados e conciliação dos saldos.
3. O acesso aos sistemas e subsistemas informáticos é reservado às pessoas de uma lista de utilizadores autorizados, que cada instituição mantém atualizada.
Secção 2
Livros contabilísticos
Artigo 237.o
Livros contabilísticos
(Artigo 154.o do Regulamento Financeiro)
Cada instituição e cada um dos organismos referidos no artigo 141.o do Regulamento Financeiro deve possuir um diário, um razão geral e, pelo menos, razões auxiliares para os devedores, credores e imobilizações, salvo se tal não se justificar por considerações relacionadas com os custos/benefícios.
Os livros contabilísticos consistem em documentos informáticos identificados pelo contabilista e oferecendo todas as garantias em matéria de prova.
Os registos no diário são transferidos para as contas do razão, discriminadas de acordo com o plano de contabilidade a que se refere o artigo 212.o.
O diário e o razão geral podem ser discriminados no número de diários e livros auxiliares que a importância e as necessidades o exigirem.
Os lançamentos registados nos diários e livros auxiliares são centralizados, pelo menos mensalmente, no diário e no razão geral.
Artigo 238.o
Balancete geral das contas
(Artigo 154.o do Regulamento Financeiro)
Cada instituição ou organismo a que se refere o artigo 141.o do Regulamento Financeiro elabora um balancete das contas refletindo todas as contas da contabilidade geral, incluindo as contas saldadas durante o exercício, com a indicação, relativamente a cada uma, do seguinte:
a)
Número da conta;
b)
Sua denominação;
c)
Total dos débitos;
d)
Total dos créditos;
e)
Saldo.
Artigo 239.o
Conciliações contabilísticas
(Artigo 154° do Regulamento Financeiro)
1. Os dados referidos no razão geral são conservados e organizados de maneira a justificar o conteúdo de cada uma das contas incluídas no balancete geral das contas.
2. No que diz respeito ao inventário das imobilizações, aplicam-se as disposições dos artigos 246.o a 253.o.
Secção 3
Registo
Artigo 240.o
Lançamentos contabilísticos
(Artigo 154.o do Regulamento Financeiro)
1. Os lançamentos são elaborados segundo o método dito «das partidas dobradas», por força do qual qualquer movimento ou variação registado na contabilidade é representado por um lançamento que estabelece uma equivalência entre o que é levado a débito e o que é levado a crédito das diferentes contas afetadas por este registo.
2. A contrapartida em euros de uma transação expressa numa outra moeda deve ser calculada e contabilizada.
As transações em moedas das contas suscetíveis de reavaliação devem ser objeto de reavaliação monetária, pelo menos aquando de cada encerramento contabilístico.
Esta reavaliação é efetuada com base nas taxas de câmbio estabelecidas em conformidade com o artigo 6.o.
A taxa de câmbio a utilizar para a conversão entre o euro e uma outra moeda, com vista à elaboração do balanço reportado a 31 de dezembro do ano N, é a do último dia útil do ano N.
3. As regras contabilísticas da União adotadas nos termos do artigo 152.o do Regulamento Financeiro especificam as regras de conversão e de reavaliação para efeitos da contabilidade segundo a especialização dos exercícios.
Artigo 241.o
Registos contabilísticos
(Artigo 154.o do Regulamento Financeiro)
Qualquer registo contabilístico deve precisar a origem, o conteúdo e a imputação de cada elemento, bem como as referências do documento comprovativo correspondente.
Artigo 242.o
Registo no diário
(Artigo 154.o do Regulamento Financeiro)
As operações contabilísticas são registadas no diário, segundo um dos métodos, não mutuamente exclusivos, em seguida indicados:
a)
Diariamente, operação a operação;
b)
Ou por recapitulação mensal dos totais das operações, na condição de serem conservados todos os documentos que permitem verificar estas operações diariamente e operação a operação.
Artigo 243.o
Validação do registo
(Artigo 154.o do Regulamento Financeiro)
1. O caráter definitivo dos registos no diário e nos razões auxiliares é assegurado por um procedimento de validação, que proíbe qualquer modificação ou supressão desse registo.
2. O mais tardar antes da apresentação das demonstrações financeiras definitivas, é lançado um procedimento de encerramento destinado a bloquear a cronologia e a garantir a inalterabilidade dos registos.
Secção 4
Conciliação e verificação
Artigo 244.o
Conciliação das contas
(Artigo 154.o do Regulamento Financeiro)
1. Os saldos das contas do balancete geral devem ser conciliados periodicamente e, pelo menos, aquando do encerramento anual, com os dados dos sistemas de gestão utilizados pelos gestores orçamentais para a gestão dos elementos patrimoniais e para a alimentação diária do sistema contabilístico.
2. Periodicamente, e pelo menos aquando de cada encerramento contabilístico, o contabilista verifica se os saldos bancários correspondem à realidade e controla, nomeadamente:
a)
Os ativos nos bancos, mediante conciliação dos extratos de conta transmitidos pelas instituições financeiras;
b)
Os fundos em caixa, mediante conciliação com os dados do livro de caixa.
No que diz respeito às contas de imobilizações, este exame efetua-se em conformidade com o artigo 250.o.
3. As contas de ligação interinstitucionais são conciliadas mensalmente.
4. As contas provisórias são abertas e revistas anualmente pelo contabilista. Essas contas estão sob a responsabilidade do gestor orçamental, o qual deve proceder ao seu apuramento o mais rapidamente possível.
Secção 5
Contabilidade orçamental
Artigo 245.o
Conteúdo e movimentação da contabilidade orçamental
(Artigo 156.o do Regulamento Financeiro)
1. A contabilidade orçamental regista, para cada subdivisão do orçamento:
a)
No que diz respeito às despesas:
i)
as dotações aprovadas no orçamento inicial, as dotações inscritas em orçamentos retificativos, as dotações transitadas, as dotações criadas na sequência do recebimento de receitas afetadas, as dotações resultantes de transferências e o montante total das dotações assim disponibilizadas,
ii)
as autorizações e os pagamentos do exercício;
b)
No que diz respeito às receitas:
i)
as previsões inscritas no orçamento inicial, as previsões inscritas nos orçamentos retificativos, as receitas afetadas e o montante total das previsões assim avaliadas,
ii)
os direitos apurados e as cobranças do exercício;
c)
As autorizações por liquidar e as receitas por cobrar de exercícios anteriores.
As dotações de autorização e as dotações de pagamento referidas no primeiro parágrafo, alínea a), são objeto de um registo e acompanhamento distintos.
As autorizações provisionais globais relativas ao Fundo Europeu Agrícola de Garantia (a seguir designado «FEAGA») e os pagamentos correspondentes são igualmente inscritos na contabilidade orçamental.
Estas autorizações são apresentadas relativamente ao conjunto das dotações do FEAGA.
2. A contabilidade orçamental deve permitir um acompanhamento distinto:
a)
Da utilização das dotações transitadas e das dotações do exercício;
b)
Da liquidação das autorizações por liquidar.
No que diz respeito às receitas, os créditos por cobrar de exercícios anteriores são objeto de acompanhamento separado.
3. A contabilidade orçamental pode ser organizada de forma a ser desenvolvida numa contabilidade analítica.
4. A contabilidade orçamental é mantida com base em sistemas informáticos, em livros ou fichas.
CAPÍTULO 3
Inventário do imobilizado
Artigo 246.o
Inventário do imobilizado
(Artigo 157.o do Regulamento Financeiro)
O sistema de inventário das imobilizações é estabelecido pelo gestor orçamental com a assistência do contabilista. Este sistema de inventário fornece todas as informações necessárias para as escriturações da contabilidade e para a conservação dos elementos do ativo.
Artigo 247.o
Conservação dos bens
(Artigo 157.o do Regulamento Financeiro)
Cada uma das instituições e organismos referidos no artigo 141.o do Regulamento Financeiro adota disposições relativas à conservação dos bens incluídos nos respetivos balanços e determina os serviços administrativos responsáveis pelo sistema de inventário.
Artigo 248.o
Inscrição dos bens no inventário
(Artigo 157.o do Regulamento Financeiro)
São objeto de inscrição no inventário e de registo nas contas de imobilizações todas as aquisições de bens cujo preço de aquisição ou custo de produção seja superior ao indicado nas regras contabilísticas da União adotadas ao abrigo do artigo 152.o do Regulamento Financeiro, cuja duração de utilização seja superior a um ano e que não tenham o caráter de bens consumíveis.
Artigo 249.o
Conteúdo do inventário dos bens
(Artigo 157.o do Regulamento Financeiro)
O inventário contém uma descrição adequada do bem e especifica a sua localização ou, no caso dos bens móveis, o serviço ou a pessoa responsável, a data de aquisição e o custo unitário.
Artigo 250.o
Controlos do inventário dos bens móveis
(Artigo 157.o do Regulamento Financeiro)
Os controlos de inventário efetuados pelas instituições e pelos organismos referidos no artigo 141.o do Regulamento Financeiro são executados de forma a garantir a existência física de cada artigo e a sua conformidade com a inscrição no inventário. Este controlo é efetuado no âmbito de um programa anual de verificação, salvo no que diz respeito às imobilizações tangíveis e intangíveis, cujo controlo é efetuado, no mínimo, numa base trienal.
Artigo 251.o
Revenda de ativos tangíveis
(Artigo 157.o do Regulamento Financeiro)
Os membros, funcionários ou agentes e restante pessoal das instituições e organismos referidos no artigo 141.o do Regulamento Financeiro não podem adquirir os bens revendidos por estas instituições e organismos, exceto se os mesmos forem revendidos no âmbito de uma hasta pública.
Artigo 252.o
Procedimento de venda de ativos tangíveis
(Artigo 157.o do Regulamento Financeiro)
1. As vendas de ativos tangíveis são objeto de uma publicidade local adequada, quando o seu valor de compra unitário for igual ou superior a 8 100 EUR. O período compreendido entre a data de publicação do último anúncio e a conclusão do contrato de venda deve ser, no mínimo, de 14 dias de calendário.
As vendas a que se refere o primeiro parágrafo são objeto de um anúncio de venda publicado no Jornal Oficial da União Europeia, quando o seu valor de compra unitário for igual ou superior a 391 100 EUR. Além disso, pode ser feita publicidade adequada na imprensa dos Estados-Membros. O período compreendido entre a data de publicação do anúncio no Jornal Oficial da União Europeia e a celebração do contrato de venda deve ser, no mínimo, de um mês.
2. Sempre que os custos da publicidade excederem a receita prevista, esta publicidade pode ser dispensada por parte das instituições e dos organismos referidos no artigo 141.o do Regulamento Financeiro.
3. As instituições e os organismos referidos no artigo 141.o do Regulamento Financeiro procuram sempre obter os melhores preços para a venda de ativos tangíveis.
4. O disposto nos n.os 1, 2 e 3 não é aplicável às vendas entre as instituições da União e os organismos referidos no artigo 208.o do Regulamento Financeiro.
Artigo 253.o
Procedimento de cessão de ativos tangíveis
(Artigo 157.o do Regulamento Financeiro)
A cessão, a título oneroso ou gratuito, o abate, a locação e o desaparecimento por perda, roubo ou qualquer outra causa de ativos inventariados, incluindo edifícios, conduz à elaboração de uma declaração ou auto por parte do gestor orçamental.
Da declaração ou auto deve constar em especial a eventualidade de uma obrigação de substituição a cargo de um funcionário ou agente da União ou de qualquer outra pessoa.
As colocações à disposição a título gratuito de bens imóveis ou de grandes instalações devem ser objeto de um contrato e de uma comunicação anual ao Parlamento Europeu e ao Conselho, por ocasião da apresentação do projeto de orçamento.
Os membros, os funcionários ou agentes e restante pessoal das instituições e organismos referidos no artigo 141.o do Regulamento Financeiro não podem ser beneficiários dos ativos inventariados, cedidos a título gratuito ou abatidos.
Artigo 254.o
Inventário e publicidade das vendas nas delegações da União
(Artigo 157.o do Regulamento Financeiro)
1. Os inventários permanentes dos bens móveis que constituem o património da União são mantidos, no que diz respeito às delegações da União, no local. Estes inventários são comunicados regularmente aos serviços centrais, segundo modalidades fixadas por cada instituição.
Os bens móveis em trânsito para as delegações da União são objeto de inscrição numa lista provisória, até à sua reinscrição nos inventários permanentes.
2. A publicidade relativa a vendas de bens móveis das delegações da União é efetuada em conformidade com os usos locais.
PARTE II
DISPOSIÇÕES ESPECÍFICAS
TÍTULO I
INVESTIGAÇÃO
Artigo 255.o
Tipologia das ações
(Artigo 181.o do Regulamento Financeiro)
1. As ações diretas são executadas nas instalações do Centro Comum de Investigação (a seguir designado «CCI») e, em princípio, integralmente financiadas pelo orçamento. O plano de atividades consiste em:
a)
Programas de investigação;
b)
Atividades de investigação exploratória;
c)
Atividades de apoio científico e técnico de natureza institucional.
2. O CCI pode participar em ações indiretas nas condições previstas no artigo 183.o do Regulamento Financeiro.
3. As previsões de créditos referidas no artigo 181.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro são transmitidas ao contabilista com vista ao seu registo.
Artigo 256.o
Regras adicionais aplicáveis ao CCI
(Artigo 183.o do Regulamento Financeiro)
1. As atividades de natureza concorrencial efetuadas pelo CCI consistem em:
a)
Atividades realizadas na sequência de procedimentos de concessão de subvenções ou de adjudicação de contratos públicos;
b)
Atividades por conta de terceiros;
c)
Atividades realizadas ao abrigo de um acordo administrativo com outras instituições ou outros serviços da Comissão, para a prestação de serviços técnico-científicos.
2. Quando as atividades efetuadas pelo CCI por conta de terceiros implicam a celebração de um contrato, o procedimento de adjudicação deste contrato respeita os princípios de transparência e igualdade de tratamento.
3. As previsões de créditos referidas no artigo 183.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro são transmitidas ao contabilista com vista ao seu registo.
TÍTULO II
AÇÕES EXTERNAS
CAPÍTULO 1
Disposições gerais
Artigo 257.o
Ações suscetíveis de ser financiadas
(Artigo 184.o do Regulamento Financeiro)
As dotações relativas às ações referidas no Título IV, Parte II, Capítulo 1 do Regulamento Financeiro podem destinar-se, nomeadamente, a financiar contratos, subvenções, incluindo bonificações de juros, empréstimos especiais, garantia de empréstimos e ações de assistência financeira, assim como apoio orçamental e outras formas específicas de assistência orçamental.
CAPÍTULO II
Apoio orçamental e fundos fiduciários multidoadores
Artigo 258.o
Recurso ao apoio orçamental
(Artigo 186.o do Regulamento Financeiro)
1. Quando previsto nos atos de base relevantes, a Comissão pode recorrer ao apoio orçamental geral ou setorial num país terceiro se estiverem reunidas as seguintes condições:
a)
A gestão das finanças públicas do país parceiro é suficientemente transparente, fiável e eficaz;
b)
O país parceiro aplica políticas nacionais e setoriais suficientemente credíveis e relevantes; e
c)
O país parceiro aplica políticas macroeconómicas orientadas para a estabilidade.
2. As convenções celebradas com o país parceiro devem incluir uma obrigação no sentido de esse país fornecer à Comissão informações fiáveis e atempadas destinadas a permitir a esta última avaliar o cumprimento das condições enumeradas no n.o 1.
Artigo 259.o
Fundos fiduciários da União para as ações externas
(Artigo 187.o do Regulamento Financeiro)
As contribuições de outros doadores são tidas em conta quando recebidas na conta bancária específica do fundo fiduciário e relativamente ao montante em euros resultante da conversão aquando da sua receção nessa conta.
A contribuição da União é transferida em tempo útil, a fim de cobrir os compromissos jurídicos do fundo fiduciário, tendo devidamente em conta os fundos disponibilizados pelos outros doadores.
Os juros cumulados na conta bancária específica do fundo fiduciário são investidos nesse fundo fiduciário, salvo disposição em contrário no ato constitutivo desse fundo.
Todas as operações realizadas sobre a conta bancária referida no terceiro parágrafo ao longo do exercício devem ser corretamente inscritas nas contas do fundo fiduciário.
Os relatórios financeiros sobre as operações realizadas por cada fundo fiduciário são elaborados semestralmente pelo gestor orçamental.
Os fundos fiduciários são objeto de uma auditoria externa independente uma vez por ano.
O conselho de administração do fundo fiduciário aprova o seu relatório anual elaborado pelo gestor orçamental, juntamente com as contas anuais elaboradas pelo contabilista. Esses relatórios acompanham o relatório anual do gestor orçamental delegado e são apresentados ao Parlamento Europeu e ao Conselho no âmbito do procedimento de quitação da Comissão.
As regras relativas à composição do conselho de administração e o seu regulamento interno são estabelecidos no ato constitutivo do fundo fiduciário, adotado pela Comissão e aplicado pelos doadores. Estas regras garantem uma representação equitativa dos doadores e preveem a necessidade de obter um voto positivo por parte da Comissão relativamente à decisão final sobre a utilização dos fundos.
CAPÍTULO III
Contratos públicos
Artigo 260.o
Arrendamento de imóveis
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
Os contratos de arrendamento de edifícios já construídos aquando da sua assinatura são os únicos contratos imobiliários que podem ser financiados por dotações operacionais destinadas a ações externas. Estes contratos são objeto da publicação prevista no artigo 124.o.
Artigo 261.o
Definições
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. Os contratos de serviços incluem contratos de estudos e de assistência técnica.
Trata-se de um contrato de estudos se o contrato de serviços celebrado entre um prestador de serviços e a entidade adjudicante incidir, entre outros, sobre a identificação e preparação de projetos, estudos de viabilidade, económicos, de mercado e técnicos, bem como avaliações e auditorias.
Trata-se de um contrato de assistência técnica se o prestador do serviço for encarregado de exercer uma função de aconselhamento ou se for chamado a assegurar a direção ou supervisão de um projeto ou a colocar à disposição os peritos especificados no contrato.
2. Sempre que um país terceiro disponha, nos seus serviços ou entidades com participação pública, de pessoal de gestão qualificado, os contratos podem ser executados diretamente por esses serviços ou entidades em administração direta.
Artigo 262.o
Disposições específicas relativas aos limiares e modalidades de adjudicação de contratos externos
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. O disposto nos artigos 123.o a 126.o, à exceção das definições, no artigo 127.o, n.os 3 e 4, nos artigos 128.o, 134.o a 137.o, no artigo 139.o, n.os 3 a 6, no artigo 148.o, n.o 4, no artigo 151.o, n.o 2, nos artigos 152.o a 158.o, 160.o e 164.o do presente regulamento não é aplicável aos contratos celebrados pelas entidades adjudicantes referidas no artigo 190.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro ou por sua conta.
A aplicação das disposições relativas aos contratos, abrangidas pelo presente capítulo, é objeto de uma decisão da Comissão, que prevê controlos adequados a aplicar pelo gestor orçamental competente sempre que a Comissão não seja a entidade adjudicante.
2. Em caso de não observância dos procedimentos previstos nas disposições referidas no n.o 1, as despesas relativas às operações em causa não são elegíveis para financiamento da União.
3. O presente capítulo não se aplica às entidades adjudicantes referidas no artigo 190.o, n.o 2, alínea b), do Regulamento Financeiro se, na sequência dos controlos referidos no artigo 61.o do referido regulamento, a Comissão as tiver autorizado a utilizar os seus próprios procedimentos de adjudicação de contratos.
Artigo 263.o
Publicidade e não-discriminação
(Artigos 190.o e 191.o do Regulamento Financeiro)
1. A Comissão toma medidas específicas para assegurar, em igualdade de condições, uma participação tão alargada quanto possível nos concursos para a adjudicação de contratos financiados pela União. Para o efeito, vela nomeadamente por:
a)
Assegurar, de forma adequada, a publicação, dentro de prazos satisfatórios, dos anúncios de informação prévia, de concurso e de adjudicação;
b)
Eliminar qualquer prática discriminatória ou especificação técnica suscetível de entravar uma participação alargada, em igualdade de condições, de todas as pessoas singulares e coletivas referidas no artigo 182.o do Regulamento Financeiro.
2. O disposto no artigo 265.o, n.o 5, no artigo 267.o, n.o 3, e no artigo 269.o, n.o 4, não prejudica o recurso à adjudicação em linha.
Artigo 264.o
Medidas de publicidade
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. O anúncio de informação prévia de concursos internacionais deve ser enviado ao Serviço das Publicações o mais rapidamente possível, no caso dos contratos de fornecimentos e de serviços, e o mais rapidamente possível após a decisão que autoriza o programa, no caso de contratos de obras.
2. Para efeitos do presente capítulo, o anúncio de concurso é publicado:
a)
Pelo menos no Jornal Oficial da União Europeia e na Internet, no que se refere aos concursos internacionais;
b)
Pelo menos no Jornal Oficial do Estado beneficiário ou em qualquer meio de comunicação social equivalente no que se refere aos concursos locais.
No caso de o anúncio de concurso ser também objeto de publicação local, deve ser idêntico ao publicado no Jornal Oficial da União Europeia e na Internet e deve ser publicado simultaneamente. A Comissão assegura a publicação no Jornal Oficial da União Europeia e na Internet. A eventual publicação local é assegurada pelas entidades referidas no artigo 190.o, n.o 2, alínea b), do Regulamento Financeiro.
3. O anúncio de adjudicação é enviado após a assinatura do contrato, exceto quando necessário em relação aos contratos declarados secretos, ou quando a sua execução deva ser acompanhada de medidas especiais de segurança, quando a proteção dos interesses essenciais da União Europeia ou do beneficiário assim o exigirem, ou quando a publicação desse anúncio é considerada inadequada.
Artigo 265.o
Limiares e procedimentos de adjudicação no âmbito de contratos de serviços
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. No caso de contratos de serviços, os limiares e procedimentos referidos no artigo 190.o do Regulamento Financeiro são fixados da seguinte forma:
a)
Contratos de valor igual ou superior a 300 000 EUR:
i)
concurso limitado internacional na aceção do artigo 127.o, n.o 2, e do artigo 264.o, n.o 2, alínea a),
ii)
concurso público internacional na aceção do artigo 127.o, n.o 2, e do artigo 264.o, n.o 2, alínea a);
b)
Contratos de valor inferior a 300 000 EUR: procedimento por negociação concorrencial na aceção do presente artigo, n.o 3, ou contrato-quadro.
Os contratos com um valor inferior ou igual a 20 000 EUR podem ser adjudicados com base numa só proposta.
Os pagamentos efetuados relativamente a despesas de montante igual ou inferior a 2 500 EUR podem basear-se simplesmente na liquidação de faturas, sem aceitação prévia de uma proposta.
2. No caso de um concurso limitado internacional a que se refere o n.o 1, alínea a), o anúncio de concurso indica o número de candidatos convidados a apresentar uma proposta. Em relação aos contratos de serviços, devem ser convidados pelo menos quatro candidatos. O número de candidatos admitidos a apresentar uma proposta deve ser suficiente para assegurar uma concorrência efetiva.
A lista dos candidatos selecionados é publicada no sítio Internet da Comissão.
Se o número de candidatos que satisfazem os critérios de seleção ou os níveis mínimos de capacidade for inferior ao número mínimo, a entidade adjudicante só pode convidar a apresentar uma proposta os candidatos que satisfazem os critérios para a apresentação de uma proposta.
3. No caso do procedimento por negociação referido no n.o 1, alínea b), a entidade adjudicante elabora uma lista composta, no mínimo, por três proponentes da sua escolha. O procedimento implica um concurso limitado, sem publicação de anúncio, e é designado procedimento por negociação concorrencial, não sendo abrangido pelo artigo 129.o.
Num procedimento por negociação concorrencial, os proponentes podem ser escolhidos entre uma lista de fornecedores, objeto de publicidade adequada, a que se refere o artigo 136.o, n.o 1, alínea b). Essa lista é elaborada na sequência de um convite à manifestação de interesse e não deve ser válida por um período superior a cinco anos a contar da data do anúncio. A lista pode incluir sublistas. Qualquer interessado pode apresentar a sua candidatura a qualquer momento durante o prazo de validade da lista, exceto nos três últimos meses desse período. Aquando da adjudicação de um contrato, a entidade adjudicante convida todos os fornecedores inscritos na lista ou sublista pertinente a apresentar uma proposta.
A abertura e a avaliação das propostas são efetuadas por uma comissão de avaliação dotada das competências técnicas e administrativas necessárias. Os membros da comissão de avaliação devem assinar uma declaração de imparcialidade.
Se, após consulta dos proponentes, a entidade adjudicante receber apenas uma proposta que seja administrativa e tecnicamente válida, o contrato pode ser adjudicado desde que os critérios de adjudicação estejam reunidos.
4. No que respeita aos serviços jurídicos em conformidade com a nomenclatura CPV, as entidades adjudicantes podem recorrer ao procedimento por negociação concorrencial, independentemente do montante estimado do contrato.
5. As propostas devem ser enviadas em sobrescrito duplo, isto é, numa embalagem ou sobrescrito exterior, que contém dois sobrescritos distintos e selados, que contêm as menções: Sobrescrito A «Proposta técnica» e Sobrescrito B «Proposta financeira». No sobrescrito exterior indicar-se-á:
a)
O endereço mencionado para a entrega das propostas nos documentos dos convites à apresentação de propostas;
b)
A referência ao concurso a que o proponente se candidata;
c)
Se relevante, os números dos lotes para os quais é apresentada uma proposta;
d)
A referência «Não abrir antes da sessão de abertura das propostas», na língua dos documentos dos convites à apresentação de propostas.
Caso os documentos dos convites à apresentação de propostas preveja a realização de entrevistas, a comissão de avaliação pode reunir com os principais elementos da equipa de peritos apresentada por cada proponente das propostas tecnicamente aceitáveis, depois de ter elaborado as suas conclusões provisórias escritas e antes de encerrar definitivamente a avaliação das propostas técnicas. Nestes casos, os peritos, de preferência coletivamente, se se tratar de uma equipa, serão entrevistados pela comissão de avaliação, em intervalos de tempo suficientemente próximos para permitir comparações. As entrevistas são realizadas com base num perfil de entrevista previamente acordado pela comissão de seleção e aplicado aos diferentes peritos ou equipas convocadas. O dia e hora da entrevista devem ser comunicados aos proponentes com uma antecedência mínima de dez dias de calendário. Em caso de força maior que impeça o proponente de comparecer à entrevista, é-lhe enviada uma nova convocatória.
6. Os critérios de adjudicação do contrato devem permitir identificar a proposta economicamente mais vantajosa.
A escolha da proposta economicamente mais vantajosa resulta de uma ponderação entre a qualidade técnica e o preço das propostas, segundo uma chave de repartição 80/20. Para o efeito:
a)
Os pontos atribuídos às propostas técnicas são multiplicados por um coeficiente de 0,80;
b)
Os pontos atribuídos às propostas financeiras são multiplicados por um coeficiente de 0,20.
Artigo 266.o
Recurso ao procedimento por negociação no âmbito de contratos de serviços
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. No caso dos contratos de serviços, as entidades adjudicantes podem recorrer a um procedimento por negociação com base numa única proposta, nos seguintes casos:
a)
Quando a urgência imperiosa, resultante de acontecimentos imprevisíveis para as entidades adjudicantes em questão e que a elas não possam de modo algum ser imputados, não for compatível com os prazos exigidos pelos procedimentos referidos no artigo 104.o, n.o 1, alíneas a), b) e c), do Regulamento Financeiro;
b)
Quando as prestações forem confiadas a organismos públicos ou a instituições ou associações sem fins lucrativos e tenham por objeto ações de caráter institucional ou de assistência a populações no domínio social;
c)
No caso das prestações decorrentes de prolongamentos de serviços já iniciados, nas condições previstas no n.o 2;
d)
Nos casos em que um concurso ou a tentativa de recorrer a um contrato-quadro se saldou por um fracasso, ou seja, quando não foi apresentada qualquer proposta suficientemente meritória a nível qualitativo e/ou financeiro para ser aprovada, a entidade abjudicante pode, depois de anular o concurso, encetar negociações com o ou os proponentes da sua escolha, de entre aqueles que participaram no convite à apresentação de propostas, desde que as condições iniciais do contrato não sejam substancialmente alteradas;
e)
Quando o contrato em causa surge na sequência de um concurso para trabalhos de conceção e deve, em conformidade com as regras aplicáveis, ser adjudicado ao vencedor ou vencedores do concurso, todos estes candidatos devem ser convidados a participar nas negociações;
f)
Quando, por razões técnicas ou atinentes à proteção de direitos de exclusividade, o contrato só pode ser adjudicado a um determinado prestador de serviços;
g)
Quando os contratos forem declarados secretos, nos casos em que a sua execução deva ser acompanhada de medidas especiais de segurança ou quando a proteção dos interesses essenciais da União ou do país beneficiário assim o exigir;
h)
No caso de dever ser celebrado um novo contrato após a rescisão antecipada de um contrato existente.
Para efeitos do presente número, primeiro parágrafo, alínea a), as intervenções no âmbito das situações de crise referidas no artigo 190.o, n.o 2, são equiparadas a situações de urgência imperiosa. O gestor orçamental delegado, se for caso disso, em concertação com os restantes gestores orçamentais delegados implicados, constata a situação de urgência imperiosa e reexamina regularmente a sua decisão à luz do princípio da boa gestão financeira.
As atividades de natureza institucional referidas no primeiro parágrafo, alínea b), incluem serviços diretamente ligados à missão estatutária dos organismos públicos.
2. As prestações a título de prolongamento dos serviços referidos no n.o 1, alínea c), são as seguintes:
a)
Prestações complementares que não constam do contrato principal mas que, na sequência de circunstâncias imprevistas, se revelam necessárias para a execução do contrato, desde que a prestação complementar não possa ser técnica ou economicamente separada do contrato principal sem causar grandes inconvenientes à entidade adjudicante e que o montante cumulado das prestações complementares não exceda 50 % do valor do contrato principal;
b)
Prestações adicionais que consistem na repetição de serviços similares confiados ao prestador adjudicatário do primeiro contrato, desde que:
i)
a primeira prestação tenha sido objeto de publicação de um anúncio de concurso e a possibilidade de recorrer ao procedimento por negociação no que respeita às novas prestações no âmbito do projeto, assim como o seu custo estimado, tenham sido claramente indicados no anúncio do concurso publicado relativamente à primeira prestação,
ii)
só seja possível uma extensão do contrato por um valor e um período não superiores ao valor e à duração do contrato inicial.
Artigo 267.o
Limiares e procedimentos de adjudicação no âmbito de contratos de fornecimentos
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. No caso de contratos de fornecimentos, os limiares e procedimentos referidos no artigo 190.o do Regulamento Financeiro são fixados da seguinte forma:
a)
Contratos de valor igual ou superior a 300 000 EUR: concurso público internacional na aceção do artigo 127.o, n.o 2, e do artigo 264.o, n.o 2, alínea a);
b)
Contratos de valor inferior a 300 000 EUR: contrato-quadro ou:
i)
contratos de valor igual ou superior a 100 000 EUR, mas inferior a 300 000 EUR: concurso público local na aceção do artigo 127.o, n.o 2, e do artigo 264.o, n.o 2, alínea b);
ii)
contratos de valor inferior a 100 000 EUR: procedimento por negociação concorrencial, nos termos do n.o 2;
c)
Os pagamentos efetuados relativamente a despesas de montante igual ou inferior a 2 500 EUR podem basear-se simplesmente na liquidação de faturas, sem aceitação prévia de uma proposta.
Os contratos com um valor inferior ou igual a 20 000 EUR podem ser adjudicados com base numa só proposta.
2. No caso do procedimento por negociação referido no presente artigo, n.o 1, alínea b), subalínea ii), a entidade adjudicante elabora uma lista composta, no mínimo, por três fornecedores da sua escolha. O procedimento implica um concurso limitado, sem publicação de anúncio, e que é designado procedimento por negociação concorrencial, não sendo abrangido pelo artigo 129.o.
A abertura e a avaliação das propostas serão efetuadas por uma comissão de avaliação dotada das competências técnicas e administrativas necessárias. Os membros da comissão de avaliação devem assinar uma declaração de imparcialidade.
Se, após a consulta dos fornecedores, a entidade adjudicante receber apenas uma proposta que seja administrativa e tecnicamente válida, o contrato pode ser adjudicado desde que os critérios de adjudicação estejam reunidos.
3. Cada proposta técnica e financeira deve ser apresentada num sobrescrito único e selado, colocado por sua vez numa embalagem ou sobrescrito exterior, em que é mencionado:
a)
O endereço indicado para a entrega das propostas nos documentos dos convites à apresentação de propostas;
b)
A referência ao concurso a que o proponente se candidata;
c)
Se relevante, os números dos lotes para os quais é apresentada uma proposta;
d)
A referência «Não abrir antes da sessão de abertura das propostas», na língua dos documentos dos convites à apresentação de propostas.
As propostas são abertas em sessão pública pela comissão de avaliação no local e hora fixados nos documentos dos convites à apresentação de propostas. Aquando da abertura pública das propostas, devem ser anunciados os nomes dos proponentes, os preços propostos, a existência da garantia necessária associada à proposta e qualquer outra formalidade que a entidade adjudicante entenda adequada.
4. No caso de um contrato de fornecimentos sem serviço pós-venda, o preço é o único critério de adjudicação.
Caso as propostas relativas a serviços pós-venda ou a formação apresentem uma particular importância, é selecionada quer a proposta de preço mais baixo, quer a proposta economicamente mais vantajosa, tendo em conta a qualidade técnica e o preço do serviço proposto.
Artigo 268.o
Recurso ao procedimento por negociação no âmbito de contratos de fornecimentos
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. Os contratos de fornecimentos podem ser adjudicados mediante procedimento por negociação, com base numa única proposta, nos seguintes casos:
a)
Quando a urgência imperiosa, resultante de acontecimentos imprevisíveis para as entidades adjudicantes em questão e que a elas não possam de modo algum ser imputados, não for compatível com os prazos exigidos pelos procedimentos referidos no artigo 111.o, n.o 1, alíneas a), b) e c), do Regulamento Financeiro;
b)
Quando a natureza ou as características específicas de certos fornecimentos assim o justifiquem, por exemplo, quando a execução do contrato está reservada exclusivamente aos titulares de patentes ou de licenças que regem a sua utilização;
c)
No caso de entregas complementares efetuadas pelo fornecedor inicial e destinadas, quer à renovação parcial de fornecimentos ou instalações de uso corrente, quer à extensão de fornecimentos ou de instalações existentes e quando a mudança de fornecedor obrigaria a entidade abjudicante a adquirir equipamento com características técnicas diferentes, que acarretariam uma incompatibilidade ou dificuldades técnicas de utilização e manutenção desproporcionadas;
d)
Nos casos em que o procedimento de concurso se saldou por um fracasso, ou seja, quando não foi apresentada qualquer proposta suficientemente meritória a nível qualitativo ou financeiro para poder ser aprovada;
e)
Quando os contratos forem declarados secretos, nos casos em que a sua execução deva ser acompanhada de medidas especiais de segurança ou quando a proteção dos interesses essenciais da União ou do país beneficiário assim o exigir;
f)
Relativamente a fornecimentos cotados e a compras efetuadas num mercado de matérias-primas;
g)
Relativamente a compras em condições especialmente vantajosas, quer junto de um fornecedor que cesse definitivamente as suas atividades comerciais, quer junto de liquidatários ou administradores de uma falência, de uma concordata de credores ou de um processo da mesma natureza segundo o direito nacional;
h)
No caso de dever ser celebrado um novo contrato após a rescisão antecipada de um contrato existente.
Nos casos referidos no primeiro parágrafo, alínea d), depois de anular o concurso, a entidade adjudicante pode negociar com um ou mais proponentes da sua escolha, de entre aqueles que participaram no convite à apresentação de propostas, desde que as condições iniciais do contrato não sejam substancialmente alteradas.
2. Para efeitos do presente artigo, n.o 1, alínea a), as intervenções no âmbito das situações de crise referidas no artigo 190.o, n.o 2, são equiparadas a situações de urgência imperiosa. O gestor orçamental delegado, se for caso disso, em concertação com os restantes gestores orçamentais delegados implicados, constata a situação de urgência imperiosa e reexamina regularmente a sua decisão à luz do princípio da boa gestão financeira.
Artigo 269.o
Limiares e procedimentos de adjudicação no âmbito de contratos de obras
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. No caso de contratos de obras, os limiares e procedimentos referidos no artigo 190.o do Regulamento Financeiro são fixados da seguinte forma:
a)
Contratos de valor igual ou superior a 5 000 000 EUR:
i)
concurso público internacional na aceção do artigo 127.o, n.o 2, e do artigo 264.o, n.o 2, alínea a),
ii)
tendo em conta a especificidade de certas obras, concurso limitado internacional na aceção do artigo 127.o, n.o 2, e do artigo 264.o, n.o 2, alínea a);
b)
Contratos de valor superior a 300 000 EUR, mas inferior a 5 000 000 EUR: concurso público local na aceção do artigo 127.o, n.o 2, e do artigo 264.o, n.o 2, alínea b);
c)
Contratos de valor inferior a 300 000 EUR: procedimento por negociação concorrencial, nos termos do presente artigo, n.o 2.
Os contratos com um valor inferior ou igual a 20 000 EUR podem ser adjudicados com base numa só proposta.
2. No caso do procedimento por negociação referido no presente artigo, n.o 1, alínea c), a entidade adjudicante elabora uma lista composta, no mínimo, por três empreiteiros da sua escolha. O procedimento implica um concurso limitado, sem publicação de anúncio, o que é designado procedimento por negociação concorrencial, não sendo abrangido pelo artigo 129.o.
A abertura e a avaliação das propostas são efetuadas por uma comissão de avaliação dotada das competências técnicas e administrativas necessárias. Os membros da comissão de avaliação devem assinar uma declaração de imparcialidade.
Se, após a consulta dos contratantes, a entidade adjudicante receber apenas uma proposta que seja administrativa e tecnicamente válida, o contrato pode ser adjudicado desde que os critérios de adjudicação estejam reunidos.
3. Os critérios de seleção incidem sobre a capacidade do proponente para executar contratos semelhantes, designadamente por referência a obras executadas nos últimos anos. Uma vez feita a seleção e eliminadas as propostas não conformes, o preço constitui o único critério de adjudicação do contrato.
4. Cada proposta técnica e financeira deve ser apresentada num sobrescrito único e selado, colocado por sua vez numa embalagem ou sobrescrito exterior, em que é mencionado:
a)
O endereço para a entrega das propostas indicado nos documentos do convite à apresentação de propostas;
b)
A referência ao concurso a que o proponente se candidata;
c)
Se relevante, os números dos lotes para os quais é apresentada uma proposta;
d)
A referência «Não abrir antes da sessão de abertura das propostas», na língua dos documentos dos convites à apresentação de propostas.
As propostas são abertas em sessão pública pela comissão de avaliação no local e hora fixados nos documentos dos convites à apresentação de propostas. Aquando da abertura pública das propostas, devem ser anunciados os nomes dos proponentes, os preços propostos, a existência da garantia necessária associada à proposta, e qualquer outra formalidade que a entidade adjudicante entenda adequada.
Artigo 270.o
Recurso ao procedimento por negociação no âmbito de contratos de obras
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. Os contratos de obras podem ser adjudicados mediante o procedimento por negociação, com base numa única proposta, nos seguintes casos:
a)
Quando a urgência imperiosa, resultante de acontecimentos imprevisíveis para as entidades adjudicantes em questão e que a elas não possam de modo algum ser imputados, não for compatível com os prazos exigidos pelos procedimentos referidos no artigo 111.o, n.o 1, alíneas a), b) e c), do Regulamento Financeiro;
b)
Relativamente a obras complementares, que não constem do primeiro contrato celebrado e que se tenham tornado necessárias, na sequência de circunstâncias imprevistas, para a execução da obra, nas condições referidas no n.o 2;
c)
Nos casos em que o procedimento de concurso se saldou por um fracasso, ou seja, quando não foi apresentada qualquer proposta suficientemente meritória a nível qualitativo ou financeiro para poder ser aprovada;
d)
Quando os contratos forem declarados secretos, nos casos em que a sua execução deva ser acompanhada de medidas especiais de segurança ou quando a proteção dos interesses essenciais da União ou do país beneficiário assim o exigir;
e)
No caso de dever ser celebrado um novo contrato após a rescisão antecipada de um contrato existente.
Para efeitos do presente número, primeiro parágrafo, alínea a), as intervenções no âmbito das situações de crise referidas no artigo 190.o, n.o 2, são equiparadas a situações de urgência imperiosa. O gestor orçamental delegado, se for caso disso, em concertação com os restantes gestores orçamentais delegados implicados, constata a situação de urgência imperiosa e reexamina regularmente a sua decisão à luz do princípio da boa gestão financeira.
Nos casos referidos no primeiro parágrafo, alínea c), depois de anular o concurso, a entidade adjudicante pode negociar com um ou mais proponentes da sua escolha, de entre aqueles que participaram no convite à apresentação de propostas, desde que as condições iniciais do contrato não sejam substancialmente alteradas.
2. As obras complementares referidas no n.o 1, alínea b), são adjudicadas ao empreiteiro que já executa, desde que:
a)
Essas obras não possam ser técnica ou economicamente dissociadas do contrato principal sem causar grandes inconvenientes à entidade adjudicante;
b)
Essas obras, embora possam ser dissociadas da execução do contrato inicial, sejam estritamente necessárias à sua realização;
c)
O valor total dos contratos adjudicados para a execução de obras complementares não exceda 50 % do valor do contrato principal.
Artigo 271.o
Recurso ao procedimento por negociação no âmbito de contratos sobre imóveis
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
Os contratos sobre imóveis referidos no artigo 260.o podem ser adjudicados mediante procedimento por negociação, na sequência de uma prospeção no mercado local.
Artigo 272.o
Escolha do procedimento de adjudicação no âmbito de contratos mistos
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
No caso de contratos relativos, simultaneamente, a serviços e fornecimentos de bens ou execução de obras, a entidade adjudicante, após acordo prévio da Comissão se esta não for a entidade adjudicante, determina os limiares e procedimentos aplicáveis em função do aspeto predominante, apreciado com base no valor relativo e na importância operacional das diferentes componentes do contrato.
Artigo 273.o
Documentos dos convites à apresentação de propostas
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. Os documentos dos convites à apresentação de propostas referidos no artigo 138.o são elaborados com base nas melhores práticas internacionais e em conformidade com as disposições do presente capítulo, no que se refere às medidas de publicidade e contactos entre a entidade adjudicante e os proponentes.
2. No caso de contratos de serviços, tais documentos incluem:
a)
Instruções aos proponentes, as quais devem estipular, nomeadamente:
i)
o tipo de contrato,
ii)
os critérios de adjudicação e respetiva ponderação,
iii)
a eventualidade de realização de entrevistas, bem como o respetivo calendário,
iv)
eventual autorização de variantes,
v)
a proporção de subcontratação eventualmente autorizada,
vi)
o orçamento máximo disponível para o contrato,
vii)
a moeda em que a proposta deve ser apresentada;
b)
Lista limitada dos candidatos selecionados (indicando a proibição de se associarem entre si);
c)
Condições gerais dos contratos de serviços;
d)
Condições específicas circunstanciando, completando ou derrogando às condições gerais;
e)
Termos de referência, indicando o calendário previsional do projeto e as datas previsionais de disponibilidade dos principais peritos;
f)
Lista de preços (a preencher pelo proponente);
g)
Formulário de apresentação de propostas;
h)
Formulário do contrato;
i)
Formulários de garantias bancárias ou de outras instituições semelhantes, para o pagamento de pré-financiamentos, se for caso disso.
O disposto no primeiro parágrafo, alínea h), não é aplicável aos casos em que, devido a circunstâncias excecionais e devidamente justificadas, o modelo de contrato não possa ser utilizado.
3. No caso de contratos de fornecimentos, tais documentos incluem:
a)
Instruções aos proponentes, as quais devem estipular, nomeadamente:
i)
os critérios de seleção e adjudicação,
ii)
eventual autorização de variantes,
iii)
a moeda em que a proposta deve ser apresentada;
b)
Condições gerais dos contratos de fornecimentos;
c)
Condições específicas circunstanciando, completando ou derrogando às condições gerais;
d)
Anexo técnico, incluindo eventuais planos, especificações técnicas e calendário previsional de execução do contrato;
e)
Lista de preços (a preencher pelo proponente) e ventilação dos preços;
f)
Formulário de apresentação de propostas;
g)
Formulário do contrato;
h)
Se for caso disso, formulários de garantias bancárias ou de outras instituições semelhantes para:
i)
a proposta,
ii)
os pagamentos de pré-financiamentos,
iii)
a boa execução.
O disposto no primeiro parágrafo, alínea g), não é aplicável aos casos em que, devido a circunstâncias excecionais e devidamente justificadas, o modelo de contrato não possa ser utilizado.
4. No caso de contratos de obras, tais documentos incluem:
a)
Instruções aos proponentes, as quais devem estipular, nomeadamente:
i)
os critérios de seleção e adjudicação,
ii)
eventual autorização de variantes
iii)
a moeda em que a proposta deve ser apresentada;
b)
Condições gerais dos contratos de obras;
c)
Condições específicas circunstanciando, completando ou derrogando às condições gerais;
d)
Anexos técnicos, incluindo planos, especificações técnicas e calendário previsional de execução do contrato;
e)
Lista de preços (a preencher pelo proponente) e ventilação dos preços;
f)
Formulário de apresentação de propostas;
g)
Formulário do contrato;
h)
Se for caso disso, formulários de garantias bancárias ou de outras instituições semelhantes para:
i)
a proposta,
ii)
os pagamentos de pré-financiamentos,
iii)
a boa execução.
O disposto no primeiro parágrafo, alínea g), não é aplicável aos casos em que, devido a circunstâncias excecionais e devidamente justificadas, o modelo de contrato não possa ser utilizado.
5. Em caso de contradição entre as condições específicas referidas no n.o 2, alínea d), no n.o 3, alínea c), e no n.o 4, alínea c) e as condições gerais, aplicam-se estas disposições específicas.
6. Caso as entidades adjudicantes exijam a apresentação de certificados emitidos por organismos independentes, que atestem que o operador económico respeita determinadas normas de garantia de qualidade, reportam-se aos sistemas de garantia de qualidade baseados nas normas relevantes europeias ou, se for caso disso, internacionais, certificadas por organismos conformes com as normas internacionais ou europeias em matéria de certificação. As entidades adjudicantes aceitam igualmente outras provas do recurso a medidas equivalentes de garantia da qualidade apresentadas pelos operadores económicos.
Artigo 274.o
Garantias
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. Em derrogação ao artigo 163.o, as garantias prévias são constituídas em euros ou na moeda do contrato a que se referem.
2. A entidade adjudicante pode exigir uma garantia associada à apresentação de propostas, na aceção do presente capítulo, no montante de 1 % a 2 % do valor global do contrato, relativamente a contratos de fornecimentos e obras. Esta garantia coaduna-se com o artigo 163.o. Esta garantia é liberada com a assinatura do contrato. A garantia é retida caso a proposta apresentada até ao prazo fixado para o efeito for posteriormente retirada.
3. A entidade adjudicante pode exigir uma garantia de boa execução, num montante fixado no processo do concurso e que corresponderá a entre 5 % e 10 % do valor total do contrato. Esta garantia é determinada com base em critérios objetivos tais como o tipo e valor de contrato.
Contudo, é exigida uma garantia de boa execução quando são excedidos os seguintes limiares:
a)
345 000 EUR, no caso de contratos de obras;
b)
150 000 EUR no caso de contratos de fornecimentos.
A garantia mantém-se em vigor até à receção definitiva dos fornecimentos e obras. Em caso de execução incorreta do contrato, é retida a totalidade da garantia.
Artigo 275.o
Prazos processuais
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. As propostas devem dar entrada na entidade adjudicante no endereço indicado e o mais tardar na data e hora fixadas no convite à apresentação de propostas. Os prazos de receção das propostas e dos pedidos de participação, fixados pelas entidades adjudicantes, são suficientemente longos para que os interessados disponham de um período razoável e adequado para preparar e entregar as suas propostas.
No caso de contratos de serviços, o prazo mínimo entre a data de envio da carta de convite à apresentação de propostas e a data limite fixada para a receção de propostas é de cinquenta dias. Todavia, em casos urgentes, podem ser autorizados outros prazos.
2. Os proponentes podem apresentar as suas questões por escrito antes da data de receção das propostas. A entidade adjudicante responde às questões dos proponentes antes da data de receção das propostas.
3. Nos concursos limitados internacionais, o prazo mínimo de receção dos pedidos de participação é de trinta dias a contar da data de publicação do anúncio de concurso. O prazo mínimo entre a data de envio da carta de convite à apresentação de propostas e a data-limite fixada para a receção das propostas é de cinquenta dias. Todavia, em certos casos excecionais, podem ser autorizados outros prazos.
4. Nos concursos públicos internacionais, os prazos mínimos de receção das propostas são, a contar da data de envio do anúncio de concurso, respetivamente:
a)
Noventa dias, no caso dos contratos de obras;
b)
Sessenta dias, no caso dos contratos de fornecimentos.
Todavia, em certos casos excecionais, podem ser autorizados outros prazos.
5. Nos concursos públicos locais, os prazos mínimos de receção das propostas são, a contar da data de publicação do anúncio de concurso, respetivamente:
a)
Sessenta dias, no caso dos contratos de obras;
b)
Trinta dias, no caso dos contratos de fornecimentos.
Todavia, em certos casos excecionais, podem ser autorizados outros prazos.
6. Nos procedimentos por negociação concorrencial referidos no artigo 265.o, n.o 1, alínea b), no artigo 267.o, n.o 1, alínea c), e no artigo 269.o, n.o 1, alínea c), deve ser concedido aos candidatos um prazo mínimo de trinta dias a contar da data do envio da carta de convite à apresentação de propostas para a entrega das suas propostas.
7. Os prazos previstos nos n.os 1 a 6 são fixados em dias de calendário.
Artigo 276.o
Comissão de avaliação
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. Todos os pedidos de participação e propostas declarados conformes são objeto de avaliação e classificados por uma comissão de avaliação, com base nos critérios de exclusão, seleção e adjudicação previamente anunciados. Esta comissão será composta por um número ímpar de membros, no mínimo três, dotados de todos os conhecimentos técnicos e administrativos necessários para se pronunciarem validamente sobre as propostas.
2. Se a Comissão não for a entidade adjudicante, pode solicitar uma cópia dos documentos dos convites à apresentação de propostas, das propostas, da avaliação das propostas e dos contratos assinados. Pode igualmente participar, na qualidade de observador, na abertura e avaliação das propostas.
3. São eliminadas as propostas que não contenham todos os elementos essenciais exigidos nos documentos dos convites à apresentação de propostas ou que não correspondam às exigências específicas neles estabelecidas.
Contudo, a comissão de avaliação ou a entidade adjudicante pode convidar os candidatos ou os proponentes a completar ou a explicitar os documentos comprovativos apresentados, no respeitante aos critérios de exclusão, de seleção e de adjudicação, num prazo por si fixado e com o devido respeito pelo princípio da igualdade de tratamento.
4. No caso de ofertas anormalmente baixas a que se refere o artigo 151.o, a comissão de avaliação solicita as precisões que considere oportunas em matéria de composição da proposta.
5. A obrigação de constituir uma comissão de avaliação pode ser derrogada relativamente aos procedimentos de valor inferior ou igual a 20 000 EUR.
CAPÍTULO IV
Subvenções
Artigo 277.o
Financiamento integral
(Artigo 192.o do Regulamento Financeiro)
No caso de uma derrogação à obrigação de cofinanciamento, é apresentada uma fundamentação no âmbito da decisão de financiamento.
TÍTULO III
SERVIÇOS E ORGANISMOS EUROPEUS
Artigo 278.o
Serviços e organismos europeus e criação de serviços e organismos complementares
(Artigo 195.o do Regulamento Financeiro)
Os serviços ou organismos a que se refere o artigo 195.o do Regulamento Financeiro são os seguintes:
a)
Serviço das Publicações;
b)
Organismo de Luta Antifraude;
c)
O Serviço Europeu de Seleção de Pessoal e a Escola Europeia de Administração, administrativamente dependente desse serviço;
d)
Serviço de Gestão e Liquidação dos Direitos Individuais;
e)
Serviço de Infraestruturas e Logística em Bruxelas e Serviço de Infraestruturas e Logística no Luxemburgo.
Podem ser criados serviços ou organismos suplementares por uma ou mais instituições, na medida em que tal possa ser justificado por uma análise de custos/benefícios e desde que esteja assegurada a visibilidade da ação da União.
Artigo 279.o
Delegações de poderes das instituições nos serviços e organismos europeus interinstitucionais
(Artigos 195.o e 199.o do Regulamento Financeiro)
Cada instituição é responsável pelas suas autorizações orçamentais. As instituições podem delegar no diretor do serviço ou organismo europeu interinstitucional em questão todos os atos subsequentes, nomeadamente a assunção de compromissos jurídicos, a liquidação das despesas, a autorização de pagamentos e a cobrança de receitas, e fixam os limites e condições dessa delegação de poderes.
Artigo 280.o
Disposições específicas do Serviço das Publicações
(Artigos 195.o e 199.o do Regulamento Financeiro)
No que se refere ao Serviço das Publicações, cada instituição decide da sua política de publicações. Em conformidade com o artigo 21.o do Regulamento Financeiro, a receita líquida da venda das publicações é utilizada como receita afetada pela instituição autora dessas publicações.
Artigo 281.o
Delegação de determinadas funções pelo contabilista
(Artigo 196.o do Regulamento Financeiro)
O contabilista da Comissão, sob proposta do comité de direção do serviço ou organismo em questão, pode delegar num agente do referido serviço ou organismo algumas das suas funções relativas à cobrança das receitas e ao pagamento das despesas efetuadas diretamente pelo serviço ou organismo em questão.
Artigo 282.o
Tesouraria - Contas bancárias
(Artigo 196.o do Regulamento Financeiro)
Em razão das necessidades de tesouraria próprias de um serviço ou organismo interinstitucional, a Comissão pode abrir contas bancárias ou contas postais à ordem em seu nome, sob proposta do comité de direção. O saldo anual de tesouraria é conciliado e liquidado no final do exercício, entre o serviço ou organismo em questão e a Comissão.
TÍTULO IV
DOTAÇÕES ADMINISTRATIVAS
Artigo 283.o
Disposições gerais
(Artigo 201.o do Regulamento Financeiro)
As dotações administrativas cobertas pelo presente título são definidas no artigo 41.o do Regulamento Financeiro.
As autorizações orçamentais correspondentes a dotações administrativas de um tipo comum a vários títulos e que são geridas globalmente podem ser registadas globalmente na contabilidade orçamental na sequência da classificação sumária por tipo, tal como definida no artigo 25.o.
As despesas correspondentes são inscritas nas rubricas orçamentais de cada título segundo a mesma distribuição que as dotações.
Artigo 284.o
Garantias locativas
(Artigo 201.o do Regulamento Financeiro)
As garantias locativas oferecidas pelas instituições assumem a forma de uma garantia bancária ou depósito numa conta bancária bloqueada em nome dessas instituições e do senhorio, garantia essa constituída em euros, salvo em casos devidamente justificados.
No entanto, caso não seja possível recorrer a nenhuma dessas formas de garantias locativas em relação a transações em países terceiros, o gestor orçamental competente pode aceitar outras formas, desde que estas assegurem uma proteção equivalente dos interesses financeiros da União.
Artigo 285.o
Adiantamentos ao pessoal e aos membros das instituições
(Artigo 201.o do Regulamento Financeiro)
Podem ser pagos ao pessoal, bem como aos membros das instituições, adiantamentos nas condições previstas no Estatuto.
Artigo 286.o
Operações imobiliárias
(Artigo 203.o do Regulamento Financeiro)
1. As despesas referidas no artigo 203.o, n.o 3, alínea a), do Regulamento Financeiro incluem os custos relacionados com o equipamento do imóvel, mas não englobam os encargos.
2. O procedimento de informação atempada previsto no artigo 203.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro e o procedimento de aprovação prévia, previsto no artigo 203.o, n.o 5, do referido regulamento, não são aplicáveis à aquisição de terrenos a título gracioso ou por um preço simbólico.
3. O procedimento de informação atempada e o procedimento de aprovação prévia estabelecidos no artigo 203.o, n.os 3 a 7, do Regulamento Financeiro não se aplicam a imóveis residenciais. O Parlamento Europeu e o Conselho podem solicitar à instituição competente qualquer informação relativa a imóveis residenciais.
4. Em casos excecionais ou em circunstâncias de urgência política, a informação atempada a que se refere o artigo 203.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro sobre os projetos imobiliários relativos às delegações da União ou aos serviços e organismos em países terceiros pode ser apresentada em conjunto com o projeto imobiliário nos termos do artigo 203.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro. Nesse caso, os procedimentos de informação atempada e aprovação prévia são realizados logo que possível.
5. O procedimento de aprovação prévia estabelecido no artigo 203.o, n.os 5 e 6, do Regulamento Financeiro não é aplicável aos contratos ou estudos preparatórios necessários para avaliar de forma pormenorizada os custos e o financiamento do projeto imobiliário.
6. Os limiares de 750 000 EUR ou 3 000 000 EUR referidos no artigo 203.o, n.o 7, subalíneas ii), iii) e iv), do Regulamento Financeiro devem incluir os custos de equipamento do imóvel. Em relação aos contratos de arrendamento e usufruto, tais limiares tomam em consideração os custos de equipamento do imóvel, mas não os demais encargos.
7. Um ano após a data de aplicação do Regulamento Financeiro, a Comissão elabora um relatório sobre a aplicação dos procedimentos previstos no artigo 203.o, n.os 3 a 8, do Regulamento Financeiro.
TÍTULO V
PERITOS
Artigo 287.o
Peritos externos remunerados
(Artigo 204.o do Regulamento Financeiro)
1. Quando os valores forem inferiores aos limiares previstos no artigo 170.o, n.o 1, podem ser selecionados peritos externos remunerados, segundo o procedimento estabelecido no n.o 2.
2. Um convite à manifestação de interesse é publicado no Jornal Oficial da União Europeia ou, sempre que for necessário assegurar uma publicidade entre os candidatos potenciais, no sítio Internet da instituição em causa.
O convite à manifestação de interesse deve incluir uma descrição das tarefas, a sua duração e as condições de remuneração estabelecidas. Estas condições podem basear-se em preços unitários.
Uma lista de peritos é elaborada na sequência do convite à manifestação de interesse. É válida por um período máximo de cinco anos a contar da data da sua publicação ou durante a vigência de um programa plurianual relacionado com as tarefas a executar.
3. Qualquer pessoa singular interessada pode apresentar a sua candidatura a qualquer momento durante o prazo de validade desta lista, exceto nos últimos três meses desse período. Os peritos externos remunerados não são selecionados para executar as tarefas referidas no artigo 204.o do Regulamento Financeiro, caso se encontrem numa das situações de exclusão visadas pelos artigos 106.o e 107.o do Regulamento Financeiro.
4. Todos os contactos com os peritos selecionados, incluindo a celebração de contratos e respetivas alterações, podem ser assegurados através de sistemas de contacto eletrónico criados pela instituição.
Estes sistemas devem cumprir os seguintes requisitos:
a)
O acesso ao sistema e aos documentos por ele transmitidos deve apenas ser facultado às pessoas autorizadas;
b)
A assinatura ou a transmissão eletrónica de um documento através do sistema só pode ser efetuada por pessoas autorizadas;
c)
As pessoas autorizadas devem ser identificadas no âmbito do sistema por vias estabelecidas;
d)
O momento e a data da transação eletrónica devem ser determinados de forma precisa;
e)
Deve ser assegurada a integridade dos documentos;
f)
Deve ser assegurada a disponibilidade dos documentos;
g)
Deve ser mantida a confidencialidade dos documentos, caso necessário;
h)
Deve ser garantida a proteção dos dados pessoais em conformidade com os requisitos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
Os dados enviados ou recebidos através desse sistema beneficiam de uma presunção jurídica quanto à integridade dos dados e à exatidão da data e hora de transmissão ou receção dos dados, conforme indicado pelo sistema.
Um documento enviado ou notificado através desse sistema deve ser considerado equivalente a um documento em suporte papel, admissível como elemento de prova em processos judiciais, equiparado a um original e beneficia de presunção jurídica quanto à sua autenticidade e integridade, desde que não contenha quaisquer características dinâmicas suscetíveis de nele introduzir alterações automaticamente.
As assinaturas eletrónicas a que se refere o segundo parágrafo, alínea b), têm um efeito legal equivalente ao das assinaturas manuscritas.
5. A lista de peritos e o objeto das tarefas são publicados anualmente. A remuneração é publicada quando excede 15 000 EUR para a tarefa realizada.
6. O disposto no n.o 5 não é aplicável se a publicação dessas informações apresenta o risco de comprometer os direitos e as liberdades das pessoas em causa, conforme consagrados na Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia, ou prejudicar os interesses comerciais dos peritos.
PARTE III
DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS
Artigo 288.o
Disposições transitórias
Os artigos 35.o a 43.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002 continuam a ser aplicáveis às autorizações concedidas até 31 de dezembro de 2013. Os artigos 33.o a 44.o do presente regulamento apenas são aplicáveis às autorizações concedidas a partir de 1 de janeiro de 2014.
Se o gestor orçamental competente assim o decidir, na estrita observância dos princípios da igualdade de tratamento e da transparência, o Título VI da primeira parte do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002 pode continuar a ser aplicável às convenções de subvenção assinadas e às decisões de subvenção notificadas até 31 de dezembro de 2013 no quadro das autorizações globais incluídas no orçamento de 2012 ou de exercícios anteriores.
Artigo 289.o
Revogação
O Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002 é revogado.
As referências ao regulamento revogado entendem-se como feitas ao presente regulamento e devem ler-se em conformidade com o quadro de correspondência que figura no anexo.
Artigo 290.o
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
É aplicável a partir de 1 de janeiro de 2013.
Todavia, os artigos 216.o a 226.o são aplicáveis a partir de 1 de janeiro de 2014.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.
Feito em Bruxelas, em 29 de outubro de 2012.