PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) č. 1011/2014
ze dne 22. září 2014,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1303/2013, pokud jde o vzory pro předkládání určitých informací Komisi, a podrobná pravidla týkající se výměny informací mezi příjemci a řídicími orgány, certifikačními orgány, auditními orgány a zprostředkujícími subjekty
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1303/2013 ze dne 17. prosince 2013 o společných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu, Fondu soudržnosti, Evropském zemědělském fondu pro rozvoj venkova a Evropském námořním a rybářském fondu, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu, Fondu soudržnosti a Evropském námořním a rybářském fondu a o zrušení nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 (1), a zejména na čl. 41 odst. 4, čl. 102 odst. 1, čl. 112 odst. 5, čl. 122 odst. 3, čl. 124 odst. 7, čl. 131 odst. 6 a čl. 137 odst. 3 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Prováděcí nařízení Komise (EU) č. 184/2014 (2) stanoví ustanovení nezbytná pro přípravu programů. Za účelem zajištění provádění programů financovaných evropskými strukturálními a investičními fondy (dále též „ESI fondy“) je nezbytné stanovit další ustanovení pro uplatňování nařízení (EU) č. 1303/2013. Aby byl usnadněn komplexní pohled na tato ustanovení a přístup k nim, měla by být stanovena v jednom prováděcím aktu.
(2)
Za účelem zajištění soudržnosti a kvality informací předkládaných řídicím orgánem Komisi, včetně jasných prohlášení ohledně proveditelnosti investice a ekonomické životaschopnosti velkého projektu, je třeba zavést standardní formát stanovující jednotné požadavky týkající se struktury a obsahu informací pro oznamování vybraných velkých projektů Komisi.
(3)
S cílem zajistit vyšší účinnost a transparentnost při provádění programů financovaných ESI fondy je třeba stanovit vzor pro předávání finančních údajů, vzor pro žádosti o platby a v souladu s čl. 41 odst. 4 nařízení (EU) č. 1303/2013 vzor, který se použije při předkládání dodatečných informací o finančních nástrojích spolu s žádostí o platbu podávanou Komisi, a vzor účetní závěrky pro operační programy.
(4)
Za stejným účelem je třeba stanovit vzor pro popis funkcí a postupů zavedených pro řídicí orgán a případně certifikační orgán a vzor pro zprávu a výrok nezávislého auditního subjektu. Měly by stanovit technické parametry pro každou oblast systému pro elektronickou výměnu dat. Jelikož budou tyto vzory základem pro vytvoření systému pro elektronickou výměnu dat uvedeného v čl. 74 odst. 4 nařízení (EU) č. 1303/2013, měly by také stanovit, jakým způsobem budou údaje o způsobilých výdajích do tohoto systému zadávány.
(5)
Je třeba stanovit podrobná pravidla ohledně rozsahu a parametrů systémů na podporu elektronické výměny informací mezi příjemci a řídicím orgánem, certifikačním orgánem, auditním orgánem a zprostředkujícími subjekty, tak aby členské státy měly právní jistotu, pokud jde o povinnosti, jež musí splnit do lhůty stanovené v čl. 122 odst. 3 nařízení (EU) č. 1303/2013.
(6)
Aby se snížila administrativní zátěž pro příjemce účinným, účelným a jim vyhovujícím způsobem a současně byla zajištěna účinná, účelná a bezpečná elektronická výměna informací, je třeba upřesnit určité základní požadavky a technické parametry systémů uvedených v čl. 122 odst. 3 nařízení (EU) č. 1303/2013.
(7)
Je třeba stanovit zásady a platná pravidla pro předávání dokumentů a údajů prostřednictvím systémů, pokud jde o určování strany odpovědné za nahrávání dokumentů a veškerých jejich aktualizací, včetně alternativních řešení pro případ, že vyšší moc zabrání použití systémů.
(8)
Toto nařízení by mělo respektovat základní práva a dodržovat zásady uznané Listinou základních práv Evropské unie, zejména právo na ochranu osobních údajů. Toto nařízení by se tudíž mělo uplatňovat v souladu s těmito právy a zásadami. Pokud jde o osobní údaje zpracovávané členskými státy, použije se směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (3). Pokud jde o zpracování osobních údajů orgány a institucemi Unie a o volný pohyb těchto údajů, použije se nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (4).
(9)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem Výboru pro koordinaci evropských strukturálních a investičních fondů,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
VZORY A FORMÁT, KTERÉ SE POUŽIJÍ PRO PŘEDKLÁDÁNÍ URČITÝCH INFORMACÍ KOMISI
Článek 1
Formát pro oznámení vybraného velkého projektu
Oznámení vybraného velkého projektu Komisi ze strany řídicího orgánu podle čl. 102 odst. 1 prvního pododstavce nařízení (EU) č. 1303/2013 se vyhotoví v souladu s formátem stanoveným v příloze I tohoto nařízení.
Článek 2
Vzor pro předávání finančních údajů
Při předkládání finančních údajů Komisi pro účely monitorování podle článku 112 nařízení (EU) č. 1303/2013 použijí členské státy vzor stanovený v příloze II tohoto nařízení.
Článek 3
Vzor pro popis funkcí a postupů zavedených pro řídicí orgán a certifikační orgán
1. Popis funkcí a postupů zavedených pro řídicí orgán a případně certifikační orgán se vyhotoví podle vzoru stanoveného v příloze III tohoto nařízení.
2. Pokud se na několik operačních programů vztahuje společný systém, může být vypracován jediný popis funkcí a postupů uvedený v odstavci 1.
Článek 4
Vzor zprávy nezávislého auditního subjektu
1. Auditní zpráva nezávislého auditního subjektu uvedeného v čl. 124 odst. 2 nařízení (EU) č. 1303/2013 se vyhotoví podle vzoru stanoveného v příloze IV tohoto nařízení.
2. Pokud se na několik operačních programů vztahuje společný systém, může být vypracována jediná auditní zpráva uvedená v odstavci 1.
Článek 5
Vzor výroku nezávislého auditního subjektu
1. Výrok nezávislého auditního subjektu uvedeného v čl. 124 odst. 2 nařízení (EU) č. 1303/2013 se vyhotoví podle vzoru stanoveného v příloze V tohoto nařízení.
2. Pokud se na několik operačních programů vztahuje společný systém, může být vypracován jediný výrok uvedený v odstavci 1.
Článek 6
Vzor žádosti o platbu zahrnující dodatečné informace týkající se finančních nástrojů
Žádost o platbu uvedená v čl. 41 odst. 4 a čl. 131 odst. 6 nařízení (EU) č. 1303/2013 se vyhotoví podle vzoru stanoveného v příloze VI tohoto nařízení a obsahuje případně dodatečné informace týkající se finančních nástrojů.
Článek 7
Vzor účetní závěrky
Účetní závěrka uvedená v čl. 137 odst. 1 nařízení (EU) č. 1303/2013 se předkládá Komisi v souladu se vzorem stanoveným v příloze VII tohoto nařízení.
KAPITOLA II
PODROBNÁ PRAVIDLA TÝKAJÍCÍ SE VÝMĚNY INFORMACÍ MEZI PŘÍJEMCI A ŘÍDICÍMI ORGÁNY, CERTIFIKAČNÍMI ORGÁNY, AUDITNÍMI ORGÁNY A ZPROSTŘEDKUJÍCÍMI SUBJEKTY
Článek 8
Definice a rozsah systému pro elektronickou výměnu dat
1. Systémem pro elektronickou výměnu dat uvedeným v čl. 122 odst. 3 prvním pododstavci nařízení (EU) č. 1303/2013 se rozumí mechanismy a nástroje umožňující elektronickou výměnu dokumentů a dat, včetně podpory audiovizuálních médií, naskenovaných dokumentů a elektronických souborů.
Výměna dokumentů a dat zahrnuje podávání zpráv o pokroku, žádostech o platbu a výměnu informací souvisejících s řídicími kontrolami a audity.
2. Systémy pro elektronickou výměnu dat umožňují, aby se správní ověření každé žádosti o úhradu předložené příjemci podle čl. 125 odst. 5 nařízení (EU) č. 1303/2013 a audity spoléhaly na informace a dokumenty dostupné prostřednictvím systémů pro elektronickou výměnu dat, jsou-li tyto informace a dokumenty vyměňovány v elektronické podobě v souladu s čl. 122 odst. 3 tohoto nařízení. Odpovědné orgány mohou požadovat dokumenty v tištěné podobě pouze ve výjimečných případech na základě analýzy rizik a pouze pokud jsou dokumenty v tištěné podobě skutečným zdrojem naskenovaných dokumentů nahraných do systémů pro elektronickou výměnu dat.
Článek 9
Parametry systémů pro elektronickou výměnu dat
1. Systémy pro elektronickou výměnu dat zajišťují bezpečnost údajů, jejich úplnost, důvěrnost a ověření odesílatele v souladu s čl. 122 odst. 3, čl. 125 odst. 4 písm. d), čl. 125 odst. 8 a článkem 140 nařízení (EU) č. 1303/2013.
Systémy pro elektronickou výměnu dat jsou k dispozici a v provozu během běžných úředních hodin i mimo tyto hodiny s výjimkou doby provádění činností technické údržby.
2. Pokud členský stát z vlastního podnětu zavede pro příjemce povinné používání systémů pro elektronickou výměnu dat, zajistí, aby technické parametry těchto systémů nenarušovaly bezproblémové provádění fondů ani neomezovaly přístup příjemcům.
Tento požadavek se nevztahuje na systémy pro elektronickou výměnu dat pro příjemce, které členský stát zavedl jako povinné během předchozího programového období a které jsou v souladu s ostatními požadavky stanovenými tímto nařízením.
3. Systémy pro elektronickou výměnu dat jsou vybaveny přinejmenším těmito funkcemi:
a)
interaktivním formulářem a/nebo interaktivními formuláři předvyplněným (předvyplněnými) systémem na základě údajů, které se v jednotlivých fázích postupu ukládají;
b)
v příslušných případech automatickými výpočty;
c)
automatickými kontrolami jako součástmi systému, které v co nejvyšší míře omezují opakované výměny dokumentů nebo informací;
d)
upozorněními vytvářenými systémem a sloužícími k informování příjemce o tom, že je možné provést určité akce;
e)
on-line sledováním statusu umožňujícím příjemci sledovat aktuální status projektu;
f)
dostupností všech předchozích údajů a dokumentů zpracovaných systémy pro elektronickou výměnu dat.
Článek 10
Předávání dokumentů a údajů prostřednictvím systémů pro elektronickou výměnu dat
1. Příjemci a orgány uvedené v čl. 122 odst. 3 prvním pododstavci nařízení (EU) č. 1303/2013 doplňují dokumenty a údaje, za něž odpovídají, a veškeré jejich aktualizace do systémů pro elektronickou výměnu dat v elektronickém formátu stanoveném členským státem.
Členský stát určí podrobné podmínky elektronické výměny dat v dokumentu stanovujícím podmínky podpory pro každou operaci podle čl. 125 odst. 3 písm. c) nařízení (EU) č. 1303/2013.
2. Výměny údajů a transakce jsou opatřeny elektronickým podpisem slučitelným s jedním ze tří typů elektronického podpisu vymezených ve směrnici Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES (5).
3. Za datum předání dokumentů a údajů orgánům ze strany příjemce a naopak, jak je uvedeno v čl. 122 odst. 3 prvním pododstavci nařízení (EU) č. 1303/2013, se považuje datum elektronického předložení informací, které jsou uloženy v systémech pro elektronickou výměnu dat.
4. Jak je uvedeno v čl. 122 odst. 3 druhém pododstavci nařízení (EU) č. 1303/2013, dokumenty a údaje se prostřednictvím systémů pro elektronickou výměnu dat pro tutéž operaci předkládají pouze jednou pro všechny orgány provádějící týž program.
Tyto orgány spolupracují na právní, organizační, sémantické a technické úrovni na zajištění účinné komunikace a výměny a opětovného použití informací a znalostí.
Tímto ustanovením nejsou dotčeny postupy, které umožňují příjemcům opravit chybné údaje a aktualizovat zastaralé údaje nebo nečitelné dokumenty.
5. Systémy pro elektronickou výměnu dat jsou přístupné přímo prostřednictvím interaktivního uživatelského rozhraní (internetové aplikace) nebo prostřednictvím technického rozhraní, které umožňuje automatickou synchronizaci a předávání údajů mezi systémy příjemců a systémy členských států.
6. Při zpracování informací zaručí systémy pro elektronickou výměnu dat ochranu soukromí osobních údajů jednotlivcům a obchodního tajemství právním subjektům v souladu se směrnicí Evropského parlamentu a Rady 2002/58/ES (6), směrnicí Evropského parlamentu a Rady 2009/136/ES (7) a směrnicí Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (8).
7. V případě vyšší moci a zejména v případě nesprávného fungování systémů pro elektronickou výměnu dat nebo chybějícího stálého datového připojení může dotčený příjemce předložit požadované informace příslušnému orgánu v takové podobě a pomocí takových prostředků, které pro tyto případy určí členský stát. Jakmile příčina vyšší moci pomine, členský stát zajistí, aby byly příslušné dokumenty začleněny do databáze související se systémy pro elektronickou výměnu dat.
Odchylně od ustanovení odstavce 3 je za datum brané v potaz pro předložení požadovaných informací považováno datum zaslání dokumentů ve vyžadované podobě.
8. Členské státy zajistí, aby všichni příjemci mohli používat systémy pro elektronickou výměnu dat uvedené v čl. 122 odst. 3 nařízení (EU) č. 1303/2013, včetně příjemců operací probíhajících ke dni, kdy jsou systémy pro elektronickou výměnu dat uvedeny do provozu a od nějž se použije elektronická výměna dat.
Článek 11
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 22. září 2014.
REGULAMENTO DE EXECUÇÃO (UE) N.o 1011/2014 DA COMISSÃO
de 22 de setembro de 2014
que estabelece regras pormenorizadas para a execução do Regulamento (UE) n.o 1303/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho, no que diz respeito aos modelos de apresentação de certas informações à Comissão, e regras pormenorizadas para o intercâmbio de informações entre os beneficiários e as autoridades de gestão, as autoridades de certificação, as autoridades de auditoria e os organismos intermediários
A COMISSÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (UE) n.o 1303/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 17 de dezembro de 2013, que estabelece disposições comuns relativas ao Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional, ao Fundo Social Europeu, ao Fundo de Coesão, ao Fundo Europeu Agrícola de Desenvolvimento Rural e ao Fundo Europeu dos Assuntos Marítimos e das Pescas, que estabelece disposições gerais relativas ao Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional, ao Fundo Social Europeu, ao Fundo de Coesão e ao Fundo Europeu dos Assuntos Marítimos e das Pescas, e que revoga o Regulamento (CE) n.o 1083/2006 do Conselho (1), nomeadamente o artigo 41.o, n.o 4, o artigo 102.o, n.o 1, o artigo 112.o, n.o 5, o artigo 122.o, n.o 3, o artigo 124, n.o 7, o artigo 131, n.o 6, e o artigo 137.o, n.o 3,
Considerando o seguinte:
(1)
O Regulamento de Execução (UE) n.o 184/2014 (2) da Comissão estabelece as disposições necessárias para a preparação dos programas. A fim de assegurar a execução dos programas financiados pelos Fundos Europeus Estruturais e de Investimento (a seguir, designados por «FEEI»), é necessário instituir novas disposições para a aplicação do Regulamento (UE) n.o 1303/2013. Com o propósito de permitir uma visão global e o acesso a tais disposições, estas últimas deverão ser definidas num ato de execução.
(2)
A fim de assegurar a coerência e a qualidade da informação apresentada pela autoridade de gestão à Comissão, incluindo indicações claras sobre a viabilidade do investimento e a viabilidade económica dos grandes projetos, deve ser instituído um formato normalizado que estabeleça requisitos uniformes para a estrutura e o conteúdo das informações a notificar à Comissão sobre os grandes projetos selecionados.
(3)
Com vista a assegurar maiores eficiência e transparência na execução de programas financiados pelos FEEI, devem ser estabelecidos o modelo para a apresentação de dados financeiros, o modelo do pedido de pagamento e, em conformidade com o artigo 41.o, n.o 4, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013, o modelo a utilizar ao fornecer informações adicionais sobre os instrumentos financeiros juntamente com o pedido de pagamento à Comissão, bem como o modelo para as contas dos programas operacionais.
(4)
Para o mesmo fim, importa estabelecer o modelo para a descrição das funções e dos procedimentos em vigor da autoridade de gestão e, se adequado, da autoridade de certificação, e os modelos de relatório e de parecer a utilizar pelo organismo de auditoria independente. Os modelos devem definir as características técnicas de cada domínio no sistema eletrónico de intercâmbio de dados. Dado que constituirão a base para o desenvolvimento do sistema eletrónico de intercâmbio de dados referido no artigo 74.o, n.o 4, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013, estes modelos devem igualmente estabelecer as modalidades de registo dos dados sobre as despesas elegíveis nesse sistema.
(5)
É necessário estabelecer regras detalhadas sobre o âmbito e as características dos sistemas que permitem o intercâmbio eletrónico de informações entre os beneficiários e a autoridade de gestão, a autoridade de certificação, a autoridade de auditoria e os organismos intermediários, para garantir uma maior certeza jurídica aos Estados-Membros no que se refere às obrigações que estes devem preencher no prazo regulamentar fixado no artigo 122.o, n.o 3, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013.
(6)
Para reduzir os encargos administrativos para os beneficiários de uma forma eficaz, eficiente e satisfatória para os mesmos, assegurando simultaneamente um intercâmbio eletrónico de informações eficiente, eficaz e seguro, devem ser especificados determinados requisitos básicos e características técnicas para os sistemas referidos no artigo 122.o, n.o 3, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013.
(7)
Devem ser definidos os princípios e regras aplicáveis para o envio de documentos e dados através dos sistemas, no que diz respeito à identificação dos responsáveis pelo carregamento dos documentos e por eventuais atualizações dos mesmos, incluindo uma solução alternativa sempre que um caso de força maior impeça a utilização dos sistemas.
(8)
O presente regulamento deve respeitar os direitos fundamentais e observar os princípios enunciados na Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia, nomeadamente o direito à proteção dos dados pessoais. Por conseguinte, o presente regulamento deve ser aplicado em conformidade com esses direitos e princípios. No que se refere aos dados pessoais tratados pelos Estados-Membros, aplica-se a Diretiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (3). No que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos da União e à livre circulação desses dados, aplica-se o Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho (4).
(9)
As medidas previstas no presente regulamento estão em conformidade com o parecer do Comité de Coordenação para os Fundos Europeus Estruturais e de Investimento,
ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
CAPÍTULO I
MODELOS E FORMATO A UTILIZAR PARA A APRESENTAÇÃO DE CERTAS INFORMAÇÕES À COMISSÃO
Artigo 1.o
Formato para a notificação de um grande projeto selecionado
A notificação de um grande projeto selecionado pela autoridade de gestão à Comissão, em conformidade com o artigo 102.o, n.o 1, primeiro parágrafo, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013, deve ser efetuada de acordo com o formato definido no anexo I do presente regulamento.
Artigo 2.o
Modelo para a apresentação de dados financeiros
Ao apresentar os dados financeiros à Comissão para efeitos da monitorização prevista no artigo 112.o do Regulamento (UE) n.o 1303/2013, os Estados-Membros devem utilizar o modelo estabelecido no anexo II do presente regulamento.
Artigo 3.o
Modelo para a descrição das funções e dos procedimentos em vigor da autoridade de gestão e da autoridade de certificação
1. A descrição das funções e dos procedimentos em vigor para a autoridade de gestão e, se adequado, a autoridade de certificação deve ser efetuada em conformidade com o modelo estabelecido no anexo III do presente regulamento.
2. Sempre que se aplique um sistema comum a vários programas operacionais, pode ser feita uma única descrição das funções e dos procedimentos referidos no n.o 1.
Artigo 4.o
Modelo de relatório do organismo de auditoria independente
1. O relatório de auditoria do organismo de auditoria independente referido no artigo 124.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013 deve ser elaborado de acordo com o modelo fornecido no anexo IV do presente regulamento.
2. Sempre que se aplique um sistema comum a vários programas operacionais, pode ser elaborado um único relatório de auditoria referido no n.o 1.
Artigo 5.o
Modelo de parecer do organismo de auditoria independente
1. O parecer do organismo de auditoria independente referido no artigo 124.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013, deve ser elaborado de acordo com o modelo fornecido no anexo V do presente regulamento.
2. Sempre que se aplique um sistema comum a vários programas operacionais, pode ser feito um único parecer referido no n.o 1.
Artigo 6.o
Modelo de pedido de pagamento, incluindo as informações adicionais relativas aos instrumentos financeiros
Os pedidos de pagamento a que se referem os artigos 41.o, n.o 4, e 131.o, n.o 6, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013 devem ser apresentados em conformidade com o modelo fornecido no anexo VI do presente regulamento e incluir, quando aplicável, informações adicionais sobre os instrumentos financeiros.
Artigo 7.o
Modelo para a apresentação de contas
As contas a que se refere o artigo 137.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013 devem ser apresentadas à Comissão de acordo com o modelo fornecido no anexo VII do presente regulamento.
CAPÍTULO II
REGRAS PORMENORIZADAS PARA O INTERCÂMBIO DE INFORMAÇÕES ENTRE OS BENEFICIÁRIOS E AS AUTORIDADES DE GESTÃO, AS AUTORIDADES DE CERTIFICAÇÃO, AS AUTORIDADES DE AUDITORIA E OS ORGANISMOS INTERMEDIÁRIOS
Artigo 8.o
Definição e âmbito dos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados
1. Por «sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados», referidos no artigo 122.o, n.o 3, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013, entende-se os mecanismos e instrumentos que permitem o intercâmbio eletrónico de documentos e dados, incluindo suportes audiovisuais dos meios de comunicação social, documentos digitalizados e ficheiros eletrónicos.
A troca de documentos e de dados deve incluir informações sobre os progressos realizados, os pedidos de pagamento e o intercâmbio de informações relacionadas com as verificações e auditorias à gestão.
2. Os sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados devem permitir que a verificação administrativa de cada pedido de reembolso apresentado pelos beneficiários nos termos do artigo 125.o, n.o 5, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013 e que as auditorias se baseiem nas informações e nos documentos disponibilizados através desses sistemas, quando essas informações e esses documentos sejam trocados em formato eletrónico em conformidade com o artigo 122.o, n.o 3, do referido regulamento. Os documentos em papel só podem ser requeridos por estas autoridades responsáveis em casos excecionais, no seguimento de uma análise de risco, e apenas se os documentos em papel constituírem a verdadeira fonte dos documentos digitalizados carregados nos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados.
Artigo 9.o
Características dos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados
1. Os sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados devem assegurar a segurança, a integridade e a confidencialidade dos dados, bem como a autenticidade do seu remetente, nos termos do artigo 122.o, n.o 3, do artigo 125.o, n.o 4, alínea d), do artigo 125.o, n.o 8, e do artigo 140.o do Regulamento (UE) n.o 1303/2013.
Os sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados devem ficar disponíveis e operacionais durante e fora do horário de trabalho normal, exceto para atividades de manutenção técnica.
2. Sempre que um Estado-Membro, por sua própria iniciativa, imponha a utilização obrigatória dos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados aos beneficiários, deve assegurar que as características técnicas desses sistemas não prejudicarão a boa execução dos fundos, nem restringirão o acesso por parte de nenhum beneficiário.
Este requisito não se aplica aos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados para beneficiários que foram tornados obrigatórios por um Estado-Membro durante um período de programação anterior e que cumprem os outros requisitos estabelecidos no presente regulamento.
3. Os sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados devem estar equipados com, pelo menos, as seguintes funcionalidades:
a)
formulários interativos e/ou formulários pré-preenchidos pelos sistemas com base nos dados que são armazenados nas várias fases dos procedimentos;
b)
cálculos automáticos, se for caso disso;
c)
controlos automáticos integrados, que reduzam tanto quanto possível intercâmbios repetidos de documentos ou informações;
d)
alertas gerados pelos sistemas para informar os beneficiários de que podem ser realizadas certas ações;
e)
função que permita aos beneficiários monitorizar em linha o estado atual do projeto;
f)
acesso a todos os dados e documentos anteriores, processados pelo sistema eletrónico de intercâmbio de dados.
Artigo 10.o
Envio de documentos e dados através dos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados
1. Os beneficiários e as autoridades a que se refere o artigo 122.o, n.o 3, primeiro parágrafo, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013 devem acrescentar os documentos e dados por que sejam responsáveis e quaisquer atualizações ulteriores aos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados, num formato eletrónico a definir pelo Estado-Membro.
O Estado-Membro estabelecerá termos e condições detalhados do intercâmbio eletrónico de dados no documento que estabelece as condições de apoio para cada operação a que se refere o artigo 125.o, n.o 3, alínea c), do Regulamento (UE) n.o 1303/2013.
2. Os intercâmbios de dados e as transações devem incluir uma assinatura eletrónica compatível com um dos três tipos de assinatura eletrónica definidos na Diretiva 1999/93/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (5).
3. A data de envio dos documentos e dados pelo beneficiário às autoridades a que se refere o artigo 122.o, n.o 3, primeiro parágrafo, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013, e vice-versa, será considerada a data de envio eletrónico da informação armazenada nos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados.
4. O envio de documentos e dados através dos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados deve ser feito uma única vez, como referido no artigo 122.o, n.o 3, segundo parágrafo, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013, quando se trate de uma mesma operação para todas as autoridades que executem o mesmo programa.
Essas autoridades devem colaborar aos níveis jurídico, organizacional, semântico e técnico, de modo a assegurar uma comunicação eficaz, bem como o intercâmbio e a reutilização de informações e conhecimentos.
Esta disposição aplica-se sem prejuízo dos processos que permitem ao beneficiário atualizar dados errados ou obsoletos ou documentos ilegíveis.
5. O acesso aos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados será garantindo seja diretamente através de uma interface de utilização interativa (uma aplicação web), seja através de uma interface técnica que permita a sincronização automática e a transmissão de dados entre os vários beneficiários e sistemas dos Estados-Membros.
6. Ao tratar as informações, os sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados devem garantir a proteção da privacidade dos dados pessoais relativos a pessoas singulares e o sigilo comercial das pessoas coletivas, de acordo com a Diretiva 2002/58/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (6), a Diretiva 2009/136/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (7) e a Diretiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (8).
7. Em casos de força maior e, em particular, de mau funcionamento dos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados ou dificuldades de conexão, o beneficiário em causa pode enviar as informações necessárias às autoridades competentes de acordo com as modalidades e os meios que sejam estabelecidos pelo Estado-Membro para esses casos. Logo que os motivos de força maior deixem de existir, o Estado-Membro deve assegurar que os documentos relevantes são inseridos na base de dados ligada aos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados.
Em derrogação do n.o 3, a data tida em consideração para o envio das informações solicitadas é considerada como sendo a data de envio dos documentos nas modalidades exigidas.
8. Os Estados-Membros devem assegurar que todos os beneficiários podem utilizar os sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados referidos no artigo 122.o, n.o 3, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013, incluindo os beneficiários de operações em curso na data em que esses sistemas se tornem operacionais e às quais se aplique o intercâmbio eletrónico de dados.
Artigo 11.o
O presente regulamento entra em vigor no vigésimo dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.
Feito em Bruxelas, em 22 de setembro de 2014.