NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 110/2014
ze dne 30. září 2013
o vzorovém finančním nařízení pro subjekty partnerství veřejného a soukromého sektoru uvedeném v článku 209 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a zrušuje nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na článek 209 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, které vychází ze zkušeností se zahrnutím partnerství veřejného a soukromého sektoru mezi subjekty Unie podle článku 185 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (2), se zavedly další kategorie těchto partnerství s cílem rozšířit spektrum dostupných nástrojů a zahrnout subjekty, jejichž pravidla jsou z pohledu soukromých partnerů pružnější a přístupnější než pravidla, kterými se řídí orgány Unie. K těmto dalším kategoriím patří subjekty uvedené v článku 209 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, jež jsou pověřeny realizací partnerství veřejného a soukromého sektoru (dále jen „subjekty PVSS“).
(2)
S cílem zajistit řádné finanční řízení finančních prostředků Unie a umožnit subjektům PVSS přijmout vlastní finanční pravidla je nutné přijmout pro tyto subjekty vzorové finanční nařízení.
(3)
Subjekty PVSS by měly sestavovat a plnit rozpočet v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účinnou a efektivní vnitřní kontrolu a zásadou transparentnosti.
(4)
Aby se zajistilo celkové provádění úkolů a činností subjektů PVSS, mělo by být možné zaznamenávat nevyužité prostředky pro daný rok do odhadu příjmů a výdajů pro následující až tři rozpočtové roky.
(5)
Vzhledem k tomu, že finanční prostředky Unie, které jsou k dispozici subjektu PVSS, je třeba čerpat v rámci nepřímého řízení podle článku 60 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, měla by být ustanovení o finančním plánování a podávání zpráv jednotná s metodou nepřímého řízení plnění rozpočtu. Absolutorium za plnění rozpočtu v souvislosti s příspěvkem Unie na subjekty PVSS by mělo být součástí absolutoria udělovaného Komisi Evropským parlamentem v souvislosti s plněním rozpočtu Unie. V souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 je proto potřeba stanovit podávání příslušných ročních zpráv, včetně předkládání prohlášení řídicího subjektu, aby Komise mohla lépe plnit své povinnosti týkající se udělování absolutoria.
(6)
S ohledem na soukromě-veřejnou povahu subjektů PVSS je nutné vymezit pravomoci a povinnosti účetního a schvalujících osob. Schvalující osoby by měly nést plnou odpovědnost za veškeré příjmové i výdajové operace provedené v rámci jejich pravomoci a měly by být plně odpovědné za svou činnost, v případě nutnosti i v rámci disciplinárních řízení.
(7)
Je nezbytné vyjasnit funkce interního auditu a vnitřní kontroly a zjednodušit požadavky na podávání zpráv. Funkci interního auditu by v rámci subjektů PVSS měl vykonávat interní auditor Komise, který by měl audity provádět tehdy, je-li to odůvodněno souvisejícími riziky. Je třeba zavést ustanovení o zřízení a fungování interního auditu.
(8)
Aby bylo zaručeno, že každý subjekt je odpovědný za plnění svého rozpočtu a že sleduje cíle, jež mu byly stanoveny při jeho založení, měly by být subjektům PVSS v rámci plnění jim svěřených úkolů povoleno využívat externích soukromoprávních subjektů jen tehdy, bude-li to nutné, ne však pro plnění úkolů zahrnujících jakékoliv veřejné služby nebo použití pravomoci volného uvážení.
(9)
Je třeba stanovit zásady, které je nutno dodržet v souvislosti s příjmovými a výdajovými operacemi subjektu PVSS.
(10)
Vzhledem k soukromě-veřejné povaze subjektů PVSS, a zejména vzhledem k příspěvku soukromého sektoru do rozpočtu subjektu PVSS, by měly být stanoveny pružné postupy pro zadávání veřejných zakázek. Příslušné postupy by měly dodržovat zásady transparentnosti, proporcionality, rovného zacházení a zákazu diskriminace a měly by se částečně odchylovat od příslušných ustanovení stanovených v nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (3). Je nezbytné zajistit lepší a levnější zboží a služby a rovněž zabránit nadměrným nákladům při řízení postupů zadávání veřejných zakázek, a to prostřednictvím posílené spolupráce mezi členy subjektů PVSS. Subjekty PVSS by proto měly mít také možnost uzavírat se svými členy jinými než Unie smlouvy na dodávky zboží, poskytování služeb nebo provádění stavebních prací, které tito členové dodávají, poskytují nebo provádějí přímo bez využití třetích stran, aniž by se musely uchylovat k zadávání veřejných zakázek.
(11)
V zájmu lepší nákladové efektivnosti by měla být stanovena možnost sdílet služby nebo je převádět na jiný subjekt nebo Komisi, zejména tím, že účetní Komise je pověřen všemi nebo některými úkoly účetního subjektu PVSS.
(12)
Při hodnocení žádostí o granty, projektů a nabídek a při vydávání stanoviska a poskytování poradenství v konkrétních případech by subjekty PVSS měly mít možnost využívat externích odborníků. Tito odborníci by měli být vybíráni v souladu se zásadami zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
(13)
V zájmu zajištění jednotného provádění akcí řízených přímo Komisí by se na udělování grantů a cen měla vztahovat příslušná ustanovení nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 s výhradou jakýchkoliv zvláštních ustanovení zřizujícího aktu subjektu PVSS nebo základního právního aktu programu, jehož provedení je subjektu PVSS svěřeno.
(14)
Pokud musí být účetní závěrky subjektů PVSS konsolidovány v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, měla by účetní pravidla platná pro subjekty PVSS takovou konsolidaci umožňovat.
(15)
Toto nařízení by mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie, aby v zájmu zajištění jednotných pravidel pro příští víceletý finanční rámec bylo možné přijmout k 1. lednu 2014 revidovaná finanční nařízení pro subjekty PVSS,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
OBLAST PŮSOBNOSTI
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanovuje hlavní zásady, podle nichž přijme subjekt partnerství veřejného a soukromého sektoru (dále jen „subjekt PVSS“) svá vlastní finanční pravidla. Finanční pravidla subjektu PVSS se nesmí odchylovat od tohoto nařízení, s výjimkou případů, kdy si to vyžadují zvláštní potřeby subjektu PVSS, přičemž Komise musí podle článku 209 čtvrtého pododstavce nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 vydat předchozí souhlas.
Každý subjekt PVSS přijme prováděcí předpisy k provedení těchto zásad do svých finančních pravidel.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí tyto definice:
-
„správní radou“ se rozumí hlavní vnitřní orgán subjektu PVSS rozhodující o finančních a rozpočtových otázkách, bez ohledu na jeho název ve zřizujícím aktu subjektu PVSS,
-
„ředitelem“ se rozumí osoba pověřená prováděním rozhodnutí správní rady a plněním rozpočtu subjektu PVSS jako schvalující osoba, bez ohledu na jeho označení ve zřizujícím aktu subjektu PVSS,
-
„členem“ se rozumí člen subjektu PVSS v souladu s jeho zřizujícím aktem,
-
„zřizujícím aktem“ se rozumí nástroj unijního práva upravující hlavní aspekty zřízení a provozu subjektu PVSS,
-
„rozpočtem subjektu PVSS“ se rozumí nástroj, kterým se pro každý rozpočtový rok stanoví a schvalují veškeré příjmy a výdaje považované za nezbytné pro subjekt PVSS.
Článek 3
Oblast působnosti rozpočtu
Rozpočet subjektu PVSS tvoří:
a)
příjmy subjektu PVSS, které zahrnují:
i)
finanční příspěvek jeho členů na správní náklady,
ii)
finanční příspěvek jeho členů na operační náklady,
iii)
příjmy účelově vázané na zvláštní výdaje,
iv)
veškeré příjmy, jichž subjekt PVSS dosáhne;
b)
výdaje subjektu PVSS, včetně správních výdajů.
KAPITOLA 2
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
Článek 4
Dodržování rozpočtových zásad
Rozpočet subjektu PVSS se sestavuje a plní v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účinnou a efektivní vnitřní kontrolu a zásadou transparentnosti, jak jsou stanoveny v tomto nařízení.
Článek 5
Zásada jednotnosti a správnosti rozpočtu
1. Žádný příjem ani výdaj nesmí být uskutečněn, pokud není zaznamenán v rozpočtové položce subjektu PVSS.
2. Výdaje mohou být přiděleny nebo schváleny pouze v rámci schválených prostředků rozpočtu subjektu PVSS.
3. Do rozpočtu subjektu PVSS mohou být zaznamenány jen prostředky, které odpovídají výdajům považovaným za nezbytné.
4. Subjektu PVSS nepřísluší úroky z plateb předběžného financování uskutečněných z rozpočtu subjektu PVSS.
Článek 6
Zásada ročního rozpočtu
1. Prostředky zaznamenané do rozpočtu subjektu PVSS se schvalují na dobu jednoho rozpočtového roku, který začíná 1. ledna a končí 31. prosince.
2. Z prostředků na závazky musí být pokryty celkové náklady právních závazků přijatých během rozpočtového roku.
3. Prostředky na platby kryjí platby prováděné ke splnění právních závazků přijatých během rozpočtového roku nebo v předchozích rozpočtových letech.
4. Výdaje ze správních prostředků nesmí být vyšší než očekávané roční příjmy uvedené v čl. 3 písm. a) bodě i).
5. Vzhledem k potřebám subjektu PVSS se nevyužité prostředky mohou zaznamenávat do odhadu příjmů a výdajů pro následující až tři rozpočtové roky. Tyto prostředky musí být použity přednostně.
6. Odstavce 1 až 5 nebrání tomu, aby rozpočtové závazky na akce, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, byly rozloženy do několika ročních splátek, pokud tak stanovuje zřizující akt nebo pokud se týkají správních výdajů.
Článek 7
Zásada vyrovnanosti
1. Rozpočet musí být vyrovnaný co do příjmů a prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky nesmějí převýšit příslušný roční příspěvek Unie uvedený v dohodě o ročním převodu finančních prostředků uzavřené s Komisí, navýšený o roční příspěvky od členů jiných než Unie, všechny ostatní příjmy uvedené v článku 3 a výši nevyužitých prostředků uvedených v čl. 6 odst. 5.
3. Subjekt PVSS si nesmí brát půjčky v rámci svého rozpočtu.
4. Pokud je rozpočtový výsledek kladný, zaznamená se do rozpočtu na následující rozpočtový rok jako příjem.
Pokud je rozpočtový výsledek záporný, zaznamená se do rozpočtu na následující rozpočtový rok jako prostředky na platby.
Článek 8
Zásada zúčtovací jednotky
Rozpočet subjektu PVSS se sestavuje a plní v eurech a účty se předkládají v eurech. V souvislosti s peněžními toky je však účetní oprávněn provádět operace v jiných měnách za podmínek stanovených ve finančních pravidlech subjektu PVSS.
Článek 9
Zásada univerzálnosti
1. Aniž je dotčen odstavec 2, pokrývají celkové příjmy celkové prostředky na platby. Všechny příjmy a výdaje se zaznamenávají v plné výši bez jakýchkoli vzájemných úprav, s výhradou zvláštních ustanovení ve finančních pravidlech subjektu PVSS upravujících případy, kdy lze určitou částku odečíst od žádostí o platbu, která je poté vyplacena v čisté částce.
2. Příjmy určené na zvláštní účely, například příjmy z nadací, dotací, darů a odkazů, se použijí na financování specifických výdajů.
3. Ředitel smí přijímat jakékoli příspěvky určené subjektu PVSS, jako například nadace, dotace, dary a odkazy.
Přijetí příspěvků, které by mohly vést ke značným finančním nákladům, podléhá předchozímu schválení správní radou, která se usnese do dvou měsíců ode dne obdržení žádosti. Pokud správní rada nerozhodne v této lhůtě, je příspěvek považován za přijatý.
Výše částky, od níž se finanční náklady považují za významné, se stanoví rozhodnutím správní rady.
Článek 10
Zásada specifikace
1. Prostředky se věcně člení alespoň do hlav a kapitol.
2. Z jedné kapitoly do druhé může ředitel prostředky převádět bez omezení a z jedné hlavy do druhé do maximální výše 10 % prostředků pro daný rozpočtový rok uvedených v rozpočtové položce, ze které se převod provádí.
Nad hranici uvedenou v prvním pododstavci může ředitel převod položek z jedné hlavy do druhé navrhnout správní radě. Správní rada může do tří týdnů vznést proti těmto převodům námitky. Po uplynutí této lhůty jsou převody považovány za schválené.
Ředitel co nejdříve informuje správní radu o všech převodech provedených podle prvního pododstavce.
Článek 11
Zásada řádného finančního řízení
1. Používání prostředků musí být v souladu se zásadou řádného finančního řízení, tj. se zásadami hospodárnosti, účinnosti a účelnosti.
2. Zásada hospodárnosti vyžaduje, aby prostředky použité subjektem PVSS při provádění jeho činností byly k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství a přiměřené kvalitě a za nejvýhodnější cenu.
Zásada účinnosti se týká dosažení co nejlepšího vztahu mezi použitými zdroji a dosaženými výsledky.
Zásada účelnosti se týká dosažení konkrétních stanovených cílů a zamýšlených výsledků.
3. Pro všechny oblasti činností, na které se vztahuje rozpočet subjektu PVSS, musí být stanoveny konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově vymezené cíle. Dosahování těchto cílů se sleduje pomocí výkonnostních ukazatelů pro každou činnost a ředitel každoročně správní radě poskytuje informace, nejpozději však v dokladech přiložených k návrhu rozpočtu subjektu PVSS.
4. Pokud zřizující akt nestanoví možnost, aby Komise prováděla hodnocení, vypracuje subjekt PVSS v zájmu lepšího rozhodovacího procesu hodnocení svých programů a činností (včetně hodnocení ex post), které jsou spojeny se značnými výdaji, a výsledky těchto hodnocení se zašlou správní radě.
Článek 12
Vnitřní kontrola plnění rozpočtu
1. Rozpočet subjektu PVSS se plní v souladu s účinnou a efektivní vnitřní kontrolou.
2. Pro účely plnění rozpočtu subjektu PVSS se vnitřní kontrolou rozumí postup použitelný na všech úrovních řízení, jehož smyslem je poskytovat přiměřenou jistotu, že bylo dosaženo těchto cílů:
a)
účelnosti, účinnosti a hospodárnosti operací;
b)
spolehlivosti výkazů;
c)
ochrany majetku a informací;
d)
předcházení podvodům a nesrovnalostem, jejich odhalování a nápravy a následných opatření reagujících na tyto podvody a nesrovnalosti;
e)
náležitého řízení rizik souvisejících s legalitou a správností uskutečněných operací, s přihlédnutím k víceleté povaze programů a k povaze dotčených plateb.
3. Účinná a efektivní vnitřní kontrola vychází z osvědčených mezinárodních postupů a zahrnuje zejména prvky uvedené v čl. 32 odst. 3 a 4 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, s přihlédnutím ke struktuře a velikosti subjektu PVSS, povaze jemu svěřených úkolů, výši finančních prostředků a souvisejícím finančním a provozním rizikům.
Článek 13
Zásada transparentnosti
1. Rozpočet subjektu PVSS se sestavuje a plní v souladu se zásadou transparentnosti, podle níž se rovněž vedou účty.
2. Přijaté znění rozpočtu subjektu PVSS, včetně plánu pracovních míst a opravných rozpočtů a včetně úprav uvedených v čl. 15 odst. 1, se zveřejní na internetových stránkách subjektu PVSS do čtyř týdnů od jeho přijetí a předá se Komisi a Účetnímu dvoru.
3. V souladu s čl. 21 odst. 2, 3 a 4 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 zveřejní subjekt PVSS na svých internetových stránkách podle standardní úpravy nejpozději do 30. června následujícího rozpočtového roku informace o příjemcích prostředků pocházejících z jeho rozpočtu.
Zveřejněné informace jsou snadno dostupné, průhledné a úplné. Subjekt údaje poskytne při řádném dodržení požadavků důvěrnosti a bezpečnosti, zejména požadavků na ochranu osobních údajů, jak jsou stanoveny v nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (4).
4. Jména odborníků najatých podle článku 34 tohoto nařízení se zveřejňují na internetové stránce Unie.
KAPITOLA 3
FINANČNÍ PLÁNOVÁNÍ
Článek 14
Odhad příjmů a výdajů
1. Subjekt PVSS zašle Komisi a ostatním členům nejpozději do 31. ledna roku, který předchází roku plnění rozpočtu subjektu PVSS, odhad svých příjmů a výdajů a obecné zásady, z nichž tento odhad vychází, spolu se svým návrhem pracovního programu uvedeného v čl. 31 odst. 4.
2. Odhad příjmů a výdajů subjektu PVSS obsahuje:
a)
odhad počtu stálých a dočasných pracovních míst, v členění podle jednotlivých funkčních skupin a platových tříd, jakož i odhad počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků, vyjádřeno v přepočtu na plný pracovní úvazek, v mezích rozpočtových prostředků;
b)
v případě změny stavu pracovníků na dané pozici odůvodnění požadavků na nová pracovní místa;
c)
čtvrtletní odhad hotovostních plateb a příjmů hotovosti;
d)
informace o dosažení všech předem stanovených cílů pro různé činnosti;
e)
cíle stanovené pro rozpočtový rok, ke kterému se odhad vztahuje, s uvedením konkrétních rozpočtových potřeb spojených s dosažením těchto cílů;
f)
správní náklady a plnění rozpočtu subjektu PVSS v předchozím rozpočtovém roce;
g)
výši finančních příspěvků poskytnutých členy a hodnotu věcného plnění ze strany členů jiných než Unie;
h)
informace o nevyužitých prostředcích, které jsou zaznamenány v odhadu příjmů a výdajů za rok v souladu s čl. 6 odst. 5.
Článek 15
Sestavování rozpočtu
1. Rozpočet subjektu PVSS a plán pracovních míst, včetně počtu stálých a dočasných pracovních míst v členění podle jednotlivých funkčních skupin a platových tříd a počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků, vyjádřeno v přepočtu na plný pracovní úvazek, přijímá správní rada v souladu se zřizujícím aktem subjektu PVSS. Prováděcí ustanovení lze stanovit ve finančních pravidlech subjektu PVSS. Všechny změny rozpočtu subjektu PVSS, včetně plánu pracovních míst, jsou předmětem opravného rozpočtu subjektu PVSS přijatého stejným postupem jako původní rozpočet subjektu PVSS. Rozpočet subjektu PVSS a případně opravné rozpočty subjektu PVSS musí být uzpůsobeny tak, aby zohledňovaly výši příspěvku Unie stanoveného v rámci rozpočtu Unie.
2. Rozpočet subjektu PVSS se skládá z výkazu příjmů a výkazu výdajů.
3. Rozpočet subjektu PVSS obsahuje:
a)
ve výkazu příjmů:
i)
odhadované příjmy subjektu PVSS za daný rozpočtový rok (rok „n“),
ii)
odhadované příjmy za předchozí rozpočtový rok a příjmy za rozpočtový rok n-2,
iii)
řádné poznámky ke každé příjmové položce;
b)
ve výkazu výdajů:
i)
prostředky na závazky a platby na rok n,
ii)
prostředky na závazky a platby za předchozí rozpočtový rok, jakož i výdaje přidělené a výdaje uskutečněné v rozpočtovém roce n-2, přičemž uskutečněné výdaje se vyjadřují také jako procentní podíl rozpočtu subjektu PVSS na rok n,
iii)
souhrnný výkaz časového rozpisu plateb v následujících rozpočtových letech ke splnění rozpočtových závazků z minulých rozpočtových let,
iv)
řádné poznámky ke každé části.
4. Plán pracovních míst obsahuje vedle počtu pracovních míst schválených pro rozpočtový rok i počet pracovních míst schválených pro předchozí rozpočtový rok a počet pracovních míst skutečně obsazených. Stejné údaje musí být uvedeny pro smluvní zaměstnance a vyslané národní odborníky.
KAPITOLA 4
ÚČASTNÍCI FINANČNÍCH OPERACÍ
Článek 16
Plnění rozpočtu v souladu se zásadou řádného finančního řízení
1. Ředitel vykonává povinnosti schvalovací osoby. Ředitel plní příjmy a výdaje rozpočtu subjektu PVSS v souladu s finančními pravidly subjektu PVSS a se zásadou řádného finančního řízení na vlastní odpovědnost a v mezích schválených prostředků. Ředitel odpovídá za zajišťování jejich legality a správnosti.
Aniž je dotčena odpovědnost schvalující osoby, pokud jde o předcházení podvodům a nesrovnalostem a jejich odhalování, podílí se subjekt PVSS na činnosti Evropského úřadu pro boj proti podvodům v oblasti předcházení podvodům (OLAF).
2. Ředitel může přenést pravomoc k plnění rozpočtu na zaměstnance subjektu PVSS, na které se vztahuje služební řád (pokud se služební řád vztahuje na tyto zaměstnance subjektu PVSS), a to v souladu s podmínkami stanovenými ve finančních pravidlech subjektu PVSS. Pověřené osoby mohou jednat pouze v rozsahu pravomocí výslovně na ně přenesených.
Článek 17
Pravomoci a povinnosti schvalující osoby
1. Ředitel plní rozpočet subjektu PVSS v útvarech přidělených pod jeho vedení.
2. Pokud se to ukáže nevyhnutelné, lze vnějším soukromoprávním subjektům na základě dohod svěřit úkoly technického poradenství a správní, přípravné nebo doplňující úkoly, které nezahrnují výkon veřejné moci či použití pravomoci volného uvážení.
3. Ředitel v souladu s minimálními standardy přijatými správní radou a s náležitým ohledem na rizika spojená s prostředím řízení a povahou financovaných akcí zavede organizační strukturu a systémy vnitřní kontroly, které jsou vhodné pro plnění jeho povinností. Vytvoření takové struktury a systémů vychází z analýzy rizik, která zohledňuje jejich nákladovou efektivnost.
Ředitel může v rámci svých útvarů zřídit funkci poradce, který mu bude nápomocen při kontrole rizik souvisejících s jeho činnostmi.
4. Schvalující osoba uchovává podklady týkající se provedených operací po dobu pěti let ode dne rozhodnutí o udělení absolutoria Komisi ohledně plnění rozpočtu Unie na daný rok. Osobní údaje, které jsou v podkladech obsaženy, musí být pokud možno odstraněny, nejsou-li potřebné pro účely kontroly a auditu. V každém případě se pro uchovávání provozních údajů použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 18
Kontroly ex ante
1. U každé operace se provede alespoň kontrola ex ante, která je založena na dokumentární prověrce a na dostupných výsledcích již provedených kontrol a týká se provozních a finančních hledisek dané operace.
Předmětem kontrol ex ante je zahájení a ověření operace.
Zahájení operace a její ověření jsou dvě oddělené činnosti.
2. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které slouží k přípravě přijetí aktů, jimiž se plní rozpočet subjektu PVSS, příslušnou schvalující osobou.
3. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí příslušná schvalující osoba, aby ověřila operativní a finanční aspekty operace.
4. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici.
Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje příslušná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku nákladové efektivnosti. V případě pochybností si tato osoba k potvrzení platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
správnost výdajů a jejich soulad s platnými ustanoveními;
b)
uplatňování zásady řádného finančního řízení uvedené v článku 11.
Pro účely kontrol může příslušná schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
Článek 19
Kontroly ex post
1. Příslušná schvalující osoba může zavést kontroly ex post za účelem ověření operací, které již byly schváleny na základě kontrol ex ante. V závislosti na míře rizika mohou být takové kontroly prováděny u vzorku.
Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
2. Kontroly ex post nesmějí provádět zaměstnanci odpovědní za kontroly ex ante. Zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post nesmějí být podřízeni zaměstnancům odpovědným za kontroly ex ante.
Zaměstnanci odpovědní za kontrolu řízení finančních operací musí mít nezbytné odborné znalosti.
Článek 20
Podávání ročních zpráv
Schvalující osoba podává každoročně správní radě zprávu o plnění svých povinností. Pro tento účel předkládá schvalující osoba nejpozději do 15. února následujícího rozpočtového roku správní radě a Komisi:
a)
zprávu o provádění ročního pracovního programu subjektu PVSS, plnění rozpočtu subjektu PVSS a využívání personálních zdrojů;
b)
předběžnou účetní závěrku subjektu PVSS, včetně zprávy o rozpočtovém a finančním řízení uvedeném v článku 39;
c)
prohlášení řídícího subjektu, v němž se uvádí, že pokud není ve výhradách uvedeno jinak, má schvalující osoba přiměřenou jistotu, že:
i)
informace jsou předkládány v náležité podobě a jsou úplné a přesné (podávají věrný a poctivý obraz skutečnosti),
ii)
výdaje byly použity k zamýšlenému účelu,
iii)
zavedené kontrolní systémy poskytují nezbytné záruky legality a správnosti uskutečněných operací;
d)
souhrn závěrečný zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, včetně rozboru povahy a rozsahu chyb a nedostatků zjištěných v systémech a přijatých či plánovaných nápravných opatření.
Zpráva uvádí výsledky operací vzhledem ke stanoveným cílům, rizika spojená s těmito operacemi, využití zdrojů, které byly k dispozici, a účinnost a účelnost systémů vnitřní kontroly a je přiměřená povaze svěřených úkolů a výši použitých částek.
Ředitel zašle Komisi nejpozději do 1. července každého roku doklady uvedené v prvním pododstavci písm. c) a d) a jejich posouzení správní radou, schválenou výroční zprávu a účetní závěrku schválenou správní radou na základě čl. 43 odst. 2. Komise tyto doklady zašle Evropskému parlamentu a Radě.
Článek 21
Ochrana finančních zájmů Unie
1. Pokud se zaměstnanec pověřený finančním řízením a kontrolou operací domnívá, že rozhodnutí, které má na žádost nadřízeného učinit nebo schválit, vykazuje nesrovnalost nebo porušuje zásady řádného finančního řízení nebo profesní pravidla, která tento zaměstnanec musí dodržovat, uvědomí o tom písemně ředitele, který na upozornění písemně odpoví. Pokud ředitel nepřijme žádná opatření nebo potvrdí počáteční rozhodnutí či pokyny a zaměstnanec se domnívá, že toto potvrzení není dostatečnou reakcí na jeho obavy, informuje o tom písemně příslušnou komisi uvedenou v čl. 23 odst. 3. Komise uvedená v čl. 23 odst. 3 o tom neprodleně informuje správní radu.
2. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které by mohly poškodit zájmy subjektu PVSS nebo jeho členů, zaměstnanec uvědomí orgány a subjekty určené platnými právními předpisy. Smlouvy s externími auditory provádějícími audity finančního řízení subjektu PVSS musí stanovit povinnost externího auditora informovat schvalující osobu o jakémkoli podezření z protiprávního jednání, podvodu nebo korupci, které by mohly poškodit zájmy subjektu PVSS či jeho členů.
Článek 22
Účetní
1. Správní rada jmenuje účetního, na kterého se vztahuje služební řád (pokud se služební řád vztahuje na zaměstnance subjektu PVSS), který je při plnění svých povinností zcela nezávislý. Účetní v subjektu PVSS odpovídá za:
a)
řádné provádění plateb, vybírání příjmů a inkaso stanovených pohledávek;
b)
vedení, přípravu a předkládání účtů v souladu s kapitolou 8;
c)
provádění účetních pravidel a účtové osnovy v souladu s kapitolou 8;
d)
stanovení a validaci účetních systémů a případně validaci systémů stanovených schvalující osobou a určených k poskytnutí nebo odůvodnění účetních údajů; v tomto ohledu je účetní zmocněn kdykoli ověřovat dodržování kritérií pro validaci;
e)
správu pokladny.
2. Dva nebo více subjektů PVSS mohou jmenovat stejného účetního.
Subjekty PVSS se také mohou dohodnout s Komisí, že účetní Komise jedná rovněž jako účetní subjektu PVSS.
S přihlédnutím k nákladové efektivnosti mohou rovněž pověřit účetního Komise některými úkoly, které vykonává účetní subjektu PVSS.
V případech uvedených v tomto odstavci učiní subjekty PVSS nezbytná opatření k zamezení střetu zájmů.
3. Účetní získává od schvalující osoby veškeré informace, které jsou nezbytné k sestavování účetních závěrek poskytujících věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu PVSS a plnění rozpočtu. Schvalující osoba zaručuje spolehlivost poskytovaných informací.
4. Než ředitel přijme účetní závěrku, schválí ji nejprve účetní, který osvědčí, že účetní závěrka s přiměřenou jistotou poskytuje věrný a poctivý obraz o finanční situaci subjektu PVSS.
Pro účely prvního pododstavce účetní ověří, že účetní závěrka byla zpracována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 38 a že do ní byly zaznamenány veškeré příjmy a výdaje.
Účetní má pravomoc provést kontrolu obdržených informací a jakoukoli další kontrolu, již považuje za nezbytnou ke schválení účetní závěrky.
V případě potřeby vznese účetní výhrady a přesně vysvětlí jejich povahu a rozsah.
S výhradou odstavce 5 je ke správě hotovosti a ekvivalentů hotovosti oprávněn výhradně účetní. Účetní odpovídá za jejich úschovu.
5. Účetní může při plnění svých povinností delegovat některé úkoly na zaměstnance, na které se vztahuje služební řád (pokud se služební řád vztahuje na tyto zaměstnance subjektu PVSS), pokud je to nezbytné pro plnění jeho povinností v souladu s finančními pravidly subjektu PVSS.
6. Aniž jsou dotčena případná disciplinární opatření, může být účetní kdykoli dočasně nebo s konečnou platností zbaven svých povinností správní radou. V tomto případě správní rada jmenuje prozatímního účetního.
Článek 23
Odpovědnost účastníků finančních operací
1. Články 16 až 25 není dotčena trestní odpovědnost, kterou mají účastníci finančních operací za podmínek stanovených použitelným vnitrostátním právem a platnými předpisy týkajícími se ochrany finančních zájmů Unie a boje proti korupci úředníků Unie a úředníků členských států.
2. Každá schvalující osoba a účetní má disciplinární a finanční odpovědnost dle podmínek stanovených ve služebním řádu. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které mohou poškodit zájmy subjektu PVSS nebo jeho členů, je věc předložena orgánům a subjektům určeným platnými právními předpisy, zejména Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (OLAF).
3. Specializovaná komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízená Komisí, nebo na jejíž činnosti se Komise podílí v souladu s čl. 73 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vykonává ve vztahu k subjektu PVSS stejné pravomoci, jaké vykonává ve vztahu k útvarům Komise, pokud se správní rada nerozhodne zřídit funkčně nezávislou komisi nebo se stát členem společné komise zřízené několika subjekty. V případech předložených subjekty PVSS zahrnují specializovaná komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízená Komisí, nebo na jejíž činnosti se Komise podílí, jednoho zaměstnance subjektu PVSS.
Na základě stanoviska komise uvedené v prvním pododstavci rozhodne ředitel o zahájení disciplinárního řízení nebo řízení z důvodu finanční odpovědnosti. Pokud komise odhalí systémové problémy, podá schvalující osobě zprávu obsahující doporučení. Pokud se stanovisko týká ředitele, předá komise tuto zprávu správní radě a internímu auditorovi Komise. Ředitel ve své zprávě podle článku 20 anonymně odkazuje na stanoviska komise a uvádí, jaká opatření byla na jejich základě přijata.
4. Po každém zaměstnanci může být požadováno, aby zcela nebo zčásti nahradil škodu, která subjektu PVSS vznikne v důsledku závažného pochybení, jehož se dopustí při plnění nebo v souvislosti s plněním svých povinností. Po splnění náležitostí stanovených pro disciplinární otázky v platných právních předpisech přijme orgán odpovědný za jmenování odůvodněné rozhodnutí.
Článek 24
Střet zájmů
1. Účastníci finančních operací ve smyslu článku 16 až 25 a jiné osoby podílející se na plnění rozpočtu a na jeho správě, včetně přípravy na tuto činnost, auditu nebo kontroly, se zdrží jakéhokoli jednání, jež by mohlo uvést jejich zájmy do střetu se zájmy subjektu PVSS.
Pokud toto riziko existuje, upustí dotčená osoba od takového jednání a předloží věc řediteli, který vydá písemné potvrzení o tom, zda střet zájmů existuje. Dotčená osoba informuje rovněž svého přímého nadřízeného. Pokud je účastníkem ředitel, musí předložit věc správní radě.
Pokud se zjistí střet zájmů, ukončí dotčená osoba veškerou svou činnost ve věci. Ředitel nebo - pokud je účastníkem ředitel - správní rada přijmou veškerá další vhodná opatření.
2. Pro účely odstavce 1 ke střetu zájmů dochází, je-li z rodinných důvodů, z důvodů citových vazeb, z důvodů politické nebo národní spřízněnosti, z důvodů hospodářského zájmu nebo z důvodů jiného společného zájmu s příjemcem finančních prostředků ohrožen nestranný a objektivní výkon funkcí účastníka finančních operací nebo jiné osoby podle odstavce 1.
Článek 25
Oddělení funkcí
Funkce schvalující osoby a účetního jsou oddělené a vzájemně neslučitelné.
KAPITOLA 5
INTERNÍ AUDIT
Článek 26
Jmenování, pravomoci a povinnosti interního auditora
1. Subjekt PVSS zřídí funkci interního auditora, která musí být vykonávána v souladu se souvisejícími mezinárodními standardy.
2. Funkci interního auditora vykonává interní auditor Komise. Interní auditor nesmí být ani schvalující osobou, ani účetním.
3. Interní auditor poskytuje rady subjektu PVSS v otázkách rizik tím, že vydává nezávislá stanoviska ke kvalitě řídících a kontrolních systémů a doporučení ke zlepšení podmínek provádění operací a k podpoře řádného finančního řízení.
Interní auditor odpovídá zejména za:
a)
posuzování vhodnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a výkonu útvarů při provádění programů a akcí s ohledem na rizika s nimi spojená;
b)
posuzování účinnosti a účelnosti systémů vnitřní kontroly a auditu použitelných na každou operaci plnění rozpočtu.
4. Interní auditor plní své povinnosti ve vztahu ke všem činnostem a útvarům subjektu PVSS. Interní auditor má úplný a neomezený přístup ke všem informacím potřebným k plnění svých povinností.
5. Interní auditor vezme na vědomí zprávu schvalující osoby podle článku 20 i ostatní dostupné informace.
6. Interní auditor podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Interní auditor podává rovněž zprávu, pokud:
-
nebyla vyřešena kritická rizika a provedena doporučení,
-
dochází k významným zpožděním v provádění doporučení z minulých let.
Správní rada a ředitel zajistí pravidelné sledování provádění doporučení auditu. Správní rada prověří informace uvedené v článku 20 a plné a včasné provedení doporučení.
7. Subjekt PVSS zpřístupní kontaktní údaje interního auditora všem fyzickým či právnickým osobám zapojeným do výdajových operací, aby se na interního auditora mohly obracet důvěrně.
8. Zprávy a zjištění interního auditora jsou veřejně dostupné poté, co interní auditor schválí opatření přijatá k jejich provedení.
Článek 27
Nezávislost interního auditora
Nezávislost interního auditora, jeho odpovědnost za opatření přijatá při plnění jeho povinností a jeho právo podávat žaloby u Soudního dvora Evropské unie se určí v souladu s článkem 100 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 28
Zřízení oddělení interního auditu
1. Správní rada může s náležitým ohledem na nákladovou efektivnost a přidanou hodnotu zřídit oddělení interního auditu, které plní své povinnosti v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
Účel, kompetence a odpovědnosti oddělení interního auditu jsou stanoveny v chartě interního auditu a podléhají schválení správní radou.
Roční plán oddělení interního auditu vypracuje vedoucí oddělení interního auditu s přihlédnutím mimo jiné k posouzení rizik v subjektu PVSS, jež vypracoval ředitel.
Plán přezkoumá a schválí správní rada.
Oddělení interního auditu podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Pokud oddělení interního auditu některého subjektu PVSS není nákladově efektivní nebo není schopno dodržovat mezinárodní standardy, může subjekt PVSS rozhodnout, že oddělení interního auditu bude sdílet s ostatními subjekty PVSS působícími ve stejné oblasti politiky.
V takových případech se správní rada dotyčných subjektů PVSS dohodne na praktických způsobech provozu sdíleného oddělení interního auditu.
Subjekty interního auditu budou účinně spolupracovat prostřednictvím výměny informací a zpráv o auditu a případně prováděním společného posouzení rizik a společných auditů.
2. Správní rada a ředitel zajistí pravidelné sledování provádění doporučení oddělení interního auditu.
KAPITOLA 6
PŘÍJMOVÉ A VÝDAJOVÉ OPERACE
Článek 29
Plnění příjmů
1. Plnění příjmů zahrnuje sestavení odhadů pohledávek, stanovení inkasních nároků a inkaso neoprávněně vyplacených částek. Zahrnuje rovněž případnou možnost upustit od inkasa stanovených nároků.
2. Neoprávněně vyplacené částky musí být předmětem inkasa.
Pokud nebyla částka skutečně inkasována v den splatnosti uvedený ve výzvě k úhradě dluhu, uvědomí o tom účetní příslušnou schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup pro inkaso jakýmikoli právními prostředky, včetně případného započtení, a není-li možné, výkonem rozhodnutí.
Pokud příslušná schvalující osoba hodlá zcela nebo zčásti upustit od inkasa stanovené pohledávky, ujistí se, že toto upuštění je v pořádku a je v souladu se zásadami řádného finančního řízení a proporcionality. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být odůvodněno. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí uvádět, jaké kroky byly učiněny k inkasu pohledávky, a právní a skutkový stav, ze kterého vychází.
Účetní povede seznam částek splatných k inkasu. Nároky subjektu PVSS jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní rovněž uvede rozhodnutí o upuštění nebo částečném upuštění od inkasa stanovených pohledávek. Tento seznam bude připojen ke zprávě subjektu PVSS o rozpočtovém a finančním řízení.
3. Veškeré pohledávky neuhrazené ke dni splatnosti stanovenému ve výzvě k úhradě dluhu jsou úročeny v souladu s nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
4. Nároky subjektu PVSS vůči třetím stranám a nároky třetích stran vůči subjektu PVSS se promlčují po uplynutí pěti let.
Článek 30
Příspěvek členů
1. Subjekt PVSS předloží svým členům žádosti o vyplacení celého jejich příspěvku nebo jeho části za podmínek a v intervalech stanovených ve zřizujícím aktu či dohodnutých se členy.
2. Prostředky vyplacené subjektu PVSS jeho členy ve formě příspěvku jsou úročeny ve prospěch rozpočtu subjektu PVSS.
Článek 31
Plnění výdajů
1. K plnění výdajů přijímá schvalující osoba rozpočtové i právní závazky, potvrzuje výdaje, schvaluje platby a provádí předběžné úkony nezbytné pro plnění prostředků.
2. Každý výdaj musí být přidělen na závazek, potvrzen, schválen a zaplacen.
Potvrzení výdaje je úkon, kterým příslušná schvalující osoba potvrzuje finanční operaci.
Schválení výdaje je úkon, kterým příslušná schvalující osoba po ověření, že jsou prostředky k dispozici, dá pokyn účetnímu, aby zaplatil potvrzený výdaj.
3. U všech opatření, která mohou vést k výdajům k tíži rozpočtu subjektu PVSS, musí příslušná schvalující osoba před uzavřením právního závazku vůči třetí osobě přijmout rozpočtový závazek.
4. Roční pracovní program subjektu PVSS stanoví, že správní rada schvaluje operační výdaje subjektu PVSS ohledně činností, jež jsou předmětem programu, za předpokladu, že prvky uvedené v tomto odstavci jsou jasně vymezeny.
Roční pracovní program obsahuje podrobné cíle a předpokládané výsledky včetně ukazatelů výkonnosti. Obsahuje rovněž popis činnosti/í, které mají být financovány, a výši finančních částek přidělených na jednotlivá opatření.
Všechny zásadní změny ročního pracovního programu se přijmou stejným postupem jako původní pracovní program, a to v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu.
Správní rada může schvalující osobě subjektu PSVV svěřit pravomoc provádět nepodstatné změny pracovního programu.
Článek 32
Lhůty pro výdaje
Platby výdajů se musí uskutečnit ve lhůtách uvedených v nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 a v souladu s těmito nařízeními.
KAPITOLA 7
PLNĚNÍ ROZPOČTU SUBJEKTU PVSS
Článek 33
Zadávání veřejných zakázek
1. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, použije se s výhradou odstavců 3 až 6 tohoto článku hlava V nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Subjekt PVSS se podílí na společné ústřední databázi, kterou zřídila a provozuje Komise podle článku 108 obecného finančního nařízení.
3. Pro zakázky s hodnotou mezi 60 000 EUR a limity uvedenými v článku 118 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 lze použít postup stanovený nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 pro veřejné zakázky nízké hodnoty nepřesahující 60 000 EUR.
4. Subjekt PVSS může být na základě žádosti přibrán jako zadavatel v případě udělování zakázek Komise nebo interinstitucionálních zakázek a při udělování zakázek jiných subjektů Unie či subjektů PVSS.
5. Subjekt PVSS může s Komisí, interinstitucionálními úřady, Překladatelským střediskem pro instituce Evropské unie zřízeným nařízením Rady (ES) č. 2965/94 (5) a jinými subjekty PVSS uzavřít smlouvu na dodávky zboží, poskytování služeb nebo provádění stavebních prací, které tyto strany dodávají, poskytují nebo provádějí, aniž by se musel uchylovat k zadávání veřejných zakázek.
Subjekt PVSS může se svými členy jinými než Unie uzavřít smlouvu na dodávky zboží, poskytování služeb nebo provádění stavebních prací, které tito členové dodávají, poskytují nebo provádějí přímo bez využití třetích stran, aniž by se musel uchylovat k zadávání veřejných zakázek.
Zboží, služby nebo práce poskytnuté podle prvního a druhého pododstavce se nepovažují za součást příspěvku členů do rozpočtu subjektu PVSS.
6. K pokrytí svých administrativních potřeb může subjekt PVSS zadávat zakázky společně se zadavateli hostitelského členského státu nebo se zadavateli z členských států, států Evropského sdružení volného obchodu nebo kandidátských zemí Unie, kteří jsou do subjektu zapojeni jako členové. V takových případech se obdobně použijí ustanovení článku 133 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Subjekt PVSS může zadávat zakázky společně se svými členy ze soukromého sektoru nebo se zadavateli ze zemí účastnících se programů Unie, které jsou do subjektu zapojeni jako členové. V takových případech se obdobně použijí ustanovení čl. 133 prvního pododstavce nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 34
Odborníci
Článek 287 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 se použije obdobně pro výběr odborníků s výhradou zvláštního postupu stanoveného v základním právním aktu programu, jehož provedení je svěřeno subjektu PVSS. Tito odborníci jsou odměňováni předem oznámenou a stanovenou pevnou částkou a vybíráni na základě svých odborných schopností.
Subjekt PVSS může použít seznamy vypracované Komisí nebo jinými subjekty Unie či subjekty PVSS.
V případě potřeby a v řádně odůvodněných případech může subjekt PVSS vybrat jakoukoli osobu s patřičnými znalostmi, i když není v seznamech uvedena.
Externí odborníci se vyberou podle dovedností, zkušeností a znalostí vhodných k plnění přidělených úkolů, a to v souladu se zásadami zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
Článek 35
Granty
Pokud jde o granty, použije se s výhradou veškerých zvláštních ustanovení zřizujícího aktu hlava VI nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 36
Ceny
1. Pokud jde o ceny, použije se s výhradou odstavce 2 tohoto článku hlava VII nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Soutěže o ceny o jednotkové hodnotě nejméně 1 000 000 EUR lze zveřejnit, pouze pokud jsou uvedeny v návrhu pracovního programu uvedeného v čl. 14 odst. 1.
Článek 37
Údaje o opravných prostředcích
1. Dotýká-li se procesní akt schvalující osoby nepříznivě práv žadatele nebo uchazeče, příjemce grantu nebo zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, musí obsahovat údaje o dostupných správních nebo soudních opravných prostředcích, kterými je možné tento akt napadnout.
2. Musí být uvedena zejména povaha opravných prostředků, orgán nebo orgány, jimž se podávají, a lhůty pro jejich uplatnění.
3. Na odstavce 1 a 2 se vztahují veškeré zvláštní postupy stanovené v základních právních aktech programu, jehož provedení je svěřeno subjektu PVSS.
KAPITOLA 8
ÚČETNICTVÍ
Článek 38
Pravidla pro účetní závěrku
Subjekt PVSS zavede účetní systém poskytující včas přesné, úplné a spolehlivé informace.
Účetnictví subjektu PVSS je v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 39
Skladba účetní závěrky
Účetní závěrka subjektu PVSS obsahuje:
a)
finanční výkazy subjektu PVSS;
b)
zprávy o plnění rozpočtu subjektu PVSS (zpráva o rozpočtovém a finančním řízení).
Subjekt PVSS vypracuje zprávu o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok. Ta přinejmenším uvádí, jak v absolutních hodnotách, tak v procentním vyjádření, úroveň vynakládání prostředků a souhrnné informace o převodech prostředků mezi jednotlivými rozpočtovými body.
Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá subjekt PVSS Evropskému parlamentu, Radě a Účetnímu dvoru do 31. března následujícího rozpočtového roku zprávu o rozpočtovém a finančním řízení.
Článek 40
Účetní zásady
Finanční výkazy musí podávat informace, včetně informací o účetních zásadách, způsobem zajišťujícím jejich relevanci, spolehlivost, srovnatelnost a srozumitelnost. Finanční výkazy jsou vypracovány v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami uvedenými v účetních pravidlech podle článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 nebo s mezinárodními účetními standardy pro veřejný sektor (dále jen „IPSAS“), jež vycházejí ze zásad akruálního účetnictví.
Článek 41
Finanční výkazy
1. Finanční výkazy jsou uváděny v eurech a obsahují:
a)
rozvahu a výkaz o finanční výkonnosti, v nichž se uvádějí všechna aktiva a pasiva, finanční situace a hospodářský výsledek k 31. prosinci předchozího rozpočtového roku; předkládají se v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 nebo se standardy IPSAS, jež vycházejí ze zásad akruálního účetnictví;
b)
výkaz peněžních toků, z něhož vyplývají částky vybrané a vyplacené během rozpočtového roku, a konečný stav pokladny;
c)
výkaz změn v čistých aktivech, který obsahuje přehled o změnách stavu rezerv v průběhu roku a souhrnné výsledky.
2. Příloha k finančním výkazům doplňuje a vysvětluje informace předložené ve výkazech uvedených v odstavci 1 a obsahuje doplňující informace předepsané mezinárodně uznávanou účetní praxí, pokud se tyto informace vztahují k činnosti subjektu PVSS.
Článek 42
Zprávy o plnění rozpočtu
Zprávy o plnění rozpočtu jsou uváděny v eurech. Obsahují:
a)
zprávy, které shrnují všechny rozpočtové příjmové a výdajové operace rozpočtového roku;
b)
přílohu, která doplňuje a vysvětluje informace uvedené ve zprávách.
Zprávy o plnění rozpočtu mají stejnou strukturu jako samotný rozpočet.
Článek 43
Předběžná účetní závěrka a schválení účetní závěrky
1. Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá účetní subjektu PVSS předběžnou účetní závěrku Účetnímu dvoru do 15. února následujícího rozpočtového roku.
V případě uvedeném v prvním pododstavci předá účetní subjektu PVSS do 15. února následujícího roku účetnímu Komise rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
2. Účetní sestavuje účetní závěrku subjektu PVSS. Ředitel ji do 15. března zasílá spolu s výrokem externího auditora uvedeným v článku 46 správní radě ke schválení.
Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá účetní Účetnímu dvoru, Evropskému parlamentu a Radě do 1. července následujícího rozpočtového roku účetní závěrku spolu s výrokem externího auditora uvedeným v článku 46 a schválením správní rady. V takovém případě předá účetní subjektu PVSS do 1. července účetnímu Komise rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá účetní subjektu PVSS Účetnímu dvoru ve stejné lhůtě, v níž předává účetní závěrku, rovněž prohlášení vedení k auditu, s kopií pro účetního Komise.
K účetní závěrce se přikládá osvědčení, v němž účetní prohlásí, že závěrka byla vypracována v souladu s touto kapitolou a s platnými účetními zásadami, pravidly a metodami.
Schválená účetní závěrka subjektu PVSS se zveřejní na jeho internetových stránkách do jednoho měsíce od jejího schválení.
Článek 44
Účetní systém
1. Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, schválí účetní Komise v souladu s článkem 152 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 harmonizovanou účtovou osnovu platnou pro subjekt PVSS.
2. Účetní systém je tvořen obecnými a rozpočtovými účty. Tyto účty jsou vedeny v eurech za kalendářní rok.
3. Obecné účty zaznamenávají v časovém pořadí podvojným způsobem všechny události a operace, které ovlivňují hospodářskou, finanční a majetkovou situaci subjektu PVSS.
4. Rozpočtové účty umožňují podrobně sledovat plnění rozpočtu subjektu PVSS. Zaznamenávají veškeré rozpočtové příjmové a výdajové operace.
Článek 45
Inventární soupisy majetku
Subjekt PVSS vede inventární soupisy vykazující objem a hodnotu veškerého hmotného, nehmotného a finančního majetku, jež jsou v jeho vlastnictví nebo ve vlastnictví Unie. Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vede subjekt PVSS tyto inventární soupisy v souladu se vzorem vypracovaným účetním Komise. Subjekt PVSS ověřuje shodu mezi inventárními soupisy a skutečností.
KAPITOLA 9
EXTERNÍ AUDIT A BOJ PROTI PODVODŮM
Článek 46
Externí audit
Subjekt PVSS podléhá nezávislému externímu auditu prováděnému nezávislým auditním subjektem v souladu s mezinárodně uznávanými standardy pro provádění auditu. Ve výroku externího auditora se uvede, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, zda zavedené kontrolní systémy řádně fungují a zda jsou uskutečněné transakce legální a správné. Ve výroku se rovněž uvede, zda audit zpochybňuje tvrzení obsažená v prohlášení řídícího subjektu uvedeném v článku 20. Výrok se předkládá správní radě. Společně s účetní závěrkou subjektu PVSS se do 15. března předá Komisi.
Článek 47
Prověření závěrky Účetním dvorem
1. Nestanoví-li zřizující akt subjektu PVSS jinak, provádí Účetní dvůr kontrolu závěrky subjektu PVSS v souladu s článkem 287 Smlouvy o fungování Evropské unie. Přitom může Účetní dvůr přihlédnout k auditu provedenému nezávislým externím auditorem uvedeným v článku 46 tohoto nařízení a opatřením přijatým na základě zjištění auditora.
2. Kontrola prováděná Účetním dvorem se řídí články 158 až 163 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 48
Kontroly na místě prováděné Komisí, Účetním dvorem a úřadem OLAF
1. Aniž je dotčen čl. 47 odst. 1, poskytne subjekt PVSS zaměstnancům Komise a jiným osobám, které Komise pověří, jakož i auditorům Účetního dvora přístup do svých prostor a zařízení a ke všem informacím včetně informací v elektronickém formátu, jež potřebují k tomu, aby mohli provádět audity.
2. OLAF může provádět šetření, včetně kontrol a inspekcí na místě, v souladu s ustanoveními a postupy uvedenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (6) a v nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 (7) s cílem zjistit, zda v souvislosti s grantem či zakázkou financovanou subjektem PVSS nedošlo k podvodu, korupci nebo jakékoli jiné protiprávní činnosti poškozující finanční zájmy Unie.
3. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 a 2, obsahují smlouvy, dohody a rozhodnutí subjektu PVSS ustanovení výslovně zmocňující Evropský účetní dvůr a úřad OLAF k provádění takových auditů a šetření, a to v souladu s jejich příslušnými pravomocemi.
KAPITOLA 10
ZÁVĚREČNÁ A PŘECHODNÁ USTANOVENÍ
Článek 49
Žádosti o informace
Komise a členové subjektu PVSS jiní než Unie mohou požadovat veškeré nezbytné informace nebo vysvětlení ze strany subjektu PVSS týkající se rozpočtových záležitostí spadajících do jejich působnosti.
Článek 50
Přijetí finančních pravidel subjektu PVSS
Každý subjekt uvedený v článku 209 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 přijme nová finanční pravidla tak, aby vstoupila v platnost dne 1. ledna 2014 nebo v každém případě během devíti měsíců ode dne, kdy se na subjekt PVSS začne vztahovat působnost článku 209 uvedeného nařízení.
Článek 51
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 30. září 2013.
REGULAMENTO DELEGADO (UE) N.o 110/2014 DA COMISSÃO
de 30 de setembro de 2013
relativo ao regulamento financeiro-tipo para os organismos resultantes de parcerias público-privadas referidos no artigo 209.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho
A COMISSÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União e que revoga o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 (1), nomeadamente o artigo 209.o,
Considerando o seguinte:
(1)
Com base na experiência em matéria de institucionalização das PPP enquanto organismos da União, em conformidade com o artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho (2), o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 introduziu categorias adicionais de PPP para alargar o leque de instrumentos disponíveis e incluir organismos cujas regras sejam mais flexíveis e acessíveis aos parceiros do setor privado do que as aplicáveis às instituições da União. Entre essas categorias adicionais contam-se os organismos referidos no artigo 209.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 incumbidos de executar uma parceria público-privada (a seguir designados «organismos PPP»).
(2)
A fim de assegurar uma boa gestão financeira dos fundos da União e permitir aos organismos PPP adotar as suas próprias regras financeiras, é necessário adotar um regulamento financeiro-tipo para esses organismos.
(3)
Os organismos PPP devem elaborar e executar o respetivo orçamento no respeito dos princípios da unicidade, da verdade orçamental, da anualidade, do equilíbrio, da unidade de conta, da universalidade, da especificação, da boa gestão financeira, que requer um controlo interno eficaz e eficiente, e da transparência.
(4)
A fim de assegurar a execução global das missões e atividades do organismo PPP, este deve ter a possibilidade de inscrever as dotações não utilizadas durante um determinado exercício no mapa previsional das receitas e despesas dos três exercícios seguintes.
(5)
Uma vez que os fundos da União colocados à disposição dos organismos PPP devem ser executados no âmbito da gestão indireta prevista no artigo 60.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, as disposições em matéria de planeamento financeiro e de elaboração de relatórios devem ser coerentes com o método de gestão indireta da execução orçamental. A quitação da execução orçamental no que diz respeito à contribuição da União para os organismos PPP deve fazer parte da quitação dada pelo Parlamento Europeu à Comissão relativamente à execução do orçamento da União. Por conseguinte, deve estar prevista a apresentação de um relatório anual adequado, incluindo uma declaração de gestão, em conformidade com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, permitindo à Comissão assumir melhor as suas responsabilidades relativamente à quitação.
(6)
É necessário definir as competências e as responsabilidades do contabilista e dos gestores orçamentais, tendo em conta o caráter público-privado dos organismos PPP. Os gestores orçamentais são plenamente responsáveis pelo conjunto das operações associadas às receitas e despesas efetuadas sob a sua autoridade e em relação às quais devem prestar contas, podendo essa responsabilidade, se for caso disso, ser apurada no âmbito de processos disciplinares.
(7)
É necessário clarificar as funções da auditoria interna e do controlo interno, bem como simplificar os requisitos em matéria de comunicação de informações. A função de auditoria interna dos organismos PPP deve ser assegurada pelo Auditor Interno da Comissão, que deve realizar auditorias sempre que os riscos envolvidos o justifiquem. Devem ser introduzidas disposições relativas à criação e ao funcionamento das estruturas de auditoria interna.
(8)
A fim de garantir a responsabilização de cada organismo pela execução do seu orçamento e no respeito dos objetivos que lhe foram conferidos aquando da sua criação, os organismos PPP devem ser autorizados, no âmbito da execução das tarefas que lhes são confiadas, a só recorrer aos organismos externos de direito privado em caso de necessidade e exclusivamente para tarefas que não impliquem missão de serviço público nem poder discricionário de apreciação.
(9)
Devem ser estabelecidos os princípios a seguir no âmbito das operações relativas às receitas e despesas dos organismos PPP.
(10)
Tendo em conta o caráter público-privado dos organismos PPP e, em especial, a contribuição do setor privado para o orçamento destes organismos, devem ser autorizados procedimentos flexíveis para a adjudicação de contratos. Os procedimentos na matéria devem respeitar os princípios da transparência, da proporcionalidade, da igualdade de tratamento e da não discriminação e afastar-se parcialmente das disposições pertinentes estabelecidas no Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012 da Comissão (3). É necessário melhorar o fornecimento de bens e a prestação de serviços e torná-los menos onerosos, bem como evitar os custos excessivos na gestão dos procedimentos de adjudicação de contratos através de uma cooperação reforçada entre os membros dos organismos PPP. Por conseguinte, estes organismos devem também ter a possibilidade de celebrar contratos sem recorrerem a um procedimento de concurso com os seus membros que não sejam a União para o fornecimento de bens, a prestação de serviços ou a realização de obras que esses membros executem diretamente, sem recurso a terceiros.
(11)
A fim de melhorar a relação custo-eficácia, deve ser prevista a possibilidade de partilhar serviços ou de os transferir para outro organismo ou para a Comissão, em especial permitindo que o contabilista da Comissão seja encarregado de parte ou da totalidade das tarefas do contabilista do organismo PPP.
(12)
Os organismos PPP devem ter a possibilidade de recorrer a peritos externos para avaliar os pedidos de subvenção, os projetos e as propostas, bem como para prestar assessoria e aconselhamento em casos específicos. Esses peritos devem ser selecionados respeitando os princípios da não discriminação, da igualdade de tratamento e da inexistência de conflitos de interesses.
(13)
Nos processos de atribuição de subvenções e prémios, devem aplicar-se as disposições pertinentes do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, sem prejuízo de qualquer outra disposição específica do ato constitutivo do organismo PPP ou do ato de base do programa cuja execução é confiada ao organismo PPP, a fim de assegurar a coerência com as ações geridas diretamente pela Comissão.
(14)
Sempre que as contas dos organismos PPP precisem de ser consolidadas em conformidade com as regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, as regras contabilísticas aplicadas pelos organismos PPP devem permitir tal consolidação.
(15)
O presente regulamento deve entrar em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia, a fim de permitir a adoção atempada dos regulamentos financeiros revistos dos organismos PPP a partir de 1 de janeiro de 2014, de forma a assegurar a coerência das regras aplicáveis ao próximo quadro financeiro plurianual,
ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
CAPÍTULO 1
ÂMBITO DE APLICAÇÃO
Artigo 1.o
Objeto
O presente regulamento estabelece os princípios essenciais com base nos quais o organismo resultante de uma parceria público-privada (a seguir designado «organismo PPP») adota as suas próprias regras financeiras. As regras financeiras aplicáveis ao organismo PPP só podem divergir do previsto no presente regulamento se as suas necessidades específicas o exigirem e desde que a Comissão dê o seu consentimento prévio, em conformidade com o quarto parágrafo do artigo 209.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Cada organismo PPP deve adotar disposições pormenorizadas para a aplicação destes princípios nas suas regras financeiras.
Artigo 2.o
Definições
Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:
-
«Conselho de Direção», o principal órgão interno do organismo PPP responsável pelas decisões em matéria financeira e orçamental, independentemente da sua designação no ato constitutivo;
-
«Diretor», a pessoa responsável pela execução das decisões do Conselho de Direção e pelo orçamento do organismo PPP, na qualidade de gestor orçamental, independentemente da sua designação no ato constitutivo do organismo PPP;
-
«Membro», um membro do organismo PPP em conformidade com o seu ato constitutivo;
-
«Ato constitutivo», o ato do direito da União que regula os principais aspetos relativos à criação e ao funcionamento do organismo PPP;
-
«Orçamento do organismo PPP», o instrumento que, para cada exercício, prevê e autoriza as receitas e as despesas consideradas necessárias para o organismo PPP.
Artigo 3.o
Âmbito do orçamento
O orçamento do organismo PPP é constituído pelos seguintes elementos:
a)
As receitas do organismo PPP, incluindo:
i)
As contribuições financeiras dos seus membros para as despesas administrativas,
ii)
As contribuições financeiras dos seus membros para as despesas operacionais,
iii)
As receitas afetadas ao financiamento de despesas específicas,
iv)
Todas as receitas geradas pelo organismo PPP;
b)
As despesas do organismo PPP, incluindo as despesas administrativas.
CAPÍTULO 2
PRINCÍPIOS ORÇAMENTAIS
Artigo 4.o
Respeito dos princípios orçamentais
A elaboração e a execução do orçamento do organismo PPP pautam-se pelos princípios da unicidade, da verdade orçamental, da anualidade, do equilíbrio, da unidade de conta, da universalidade, da especificação, da boa gestão financeira, que requer um controlo interno eficaz e eficiente, e da transparência, nas condições definidas no presente regulamento.
Artigo 5.o
Princípios da unicidade e da verdade orçamental
1. Nenhuma receita pode ser cobrada e nenhuma despesa efetuada, exceto por imputação a uma rubrica do orçamento do organismo PPP.
2. Nenhuma despesa pode ser objeto de autorização ou de uma ordem de pagamento para além das dotações autorizadas pelo orçamento do organismo PPP.
3. Nenhuma dotação pode ser inscrita no orçamento do organismo PPP se não corresponder a uma despesa considerada necessária.
4. Os juros resultantes dos pagamentos de pré-financiamentos efetuados a partir do orçamento do organismo PPP não são devidos a este último.
Artigo 6.o
Princípio da anualidade
1. As dotações inscritas no orçamento do organismo PPP são autorizadas para um exercício orçamental, que começa em 1 de janeiro e termina em 31 de dezembro.
2. As dotações de autorização cobrem o custo total dos compromissos jurídicos assumidos durante o exercício.
3. As dotações de pagamento cobrem os pagamentos decorrentes da execução dos compromissos jurídicos assumidos durante o exercício ou durante os exercícios anteriores.
4. No que se refere às dotações administrativas, as despesas não devem exceder as receitas esperadas para o exercício, referidas no artigo 3.o, alínea a), subalínea i).
5. Tendo em conta as necessidades do organismo PPP, as dotações não utilizadas podem ser inscritas no mapa previsional das receitas e despesas dos três exercícios seguintes. Estas dotações devem ser utilizadas em primeiro lugar.
6. Os n.os 1 a 5 não impedem a possibilidade de as autorizações orçamentais para ações cuja realização se estenda por mais de um exercício serem fracionadas por vários exercícios em parcelas anuais caso o ato constitutivo o preveja ou caso estejam ligadas a despesas administrativas.
Artigo 7.o
Princípio do equilíbrio
1. O orçamento deve respeitar o equilíbrio entre receitas e dotações de pagamento.
2. As dotações de autorização não devem exceder a contribuição anual correspondente da União, como prevista no acordo anual de transferência de fundos concluído com a Comissão, acrescida das contribuições anuais dos membros que não a União, das outras receitas eventuais referidas no artigo 3.o e do montante das dotações não utilizadas referidas no artigo 6.o, n.o 5.
3. O organismo PPP não pode contrair empréstimos no quadro do seu orçamento.
4. Se os resultados orçamentais forem positivos, devem ser inscritos no orçamento do exercício seguinte enquanto receitas.
Se os resultados orçamentais forem negativos, devem ser inscritos no orçamento do exercício seguinte enquanto dotações de pagamento.
Artigo 8.o
Princípio da unidade de conta
O orçamento do organismo PPP é elaborado e executado em euros, sendo as contas apresentadas em euros. Todavia, para as necessidades de tesouraria, o contabilista é autorizado a efetuar operações noutras divisas, nas condições previstas nas regras financeiras do organismo PPP.
Artigo 9.o
Princípio da universalidade
1. Sem prejuízo do n.o 2, a totalidade das receitas cobre a totalidade das dotações de pagamento. As receitas e as despesas são inscritas sem qualquer compensação entre si, sob reserva de eventuais disposições específicas previstas nas regras financeiras do organismo PPP nos casos em que podem ser efetuadas determinadas deduções dos pedidos de pagamento, que, neste caso, são objeto de uma ordem de pagamento pelo seu valor líquido.
2. As receitas afetadas a fins específicos, como os rendimentos de fundações, as subvenções, os donativos e os legados, são afetadas com vista a financiar despesas específicas.
3. O diretor pode aceitar todas as liberalidades em benefício do organismo PPP, tais como as provenientes de fundações, subvenções, doações e legados.
A aceitação de liberalidades suscetíveis de acarretar encargos significativos é sujeita à autorização prévia do Conselho de Direção, que se pronuncia no prazo de dois meses a contar da data em que lhe for apresentado o pedido. Caso o Conselho de Direção não delibere neste prazo, considera-se que a liberalidade foi aceite.
O montante acima do qual os encargos financeiros em causa são considerados significativos é estabelecido por uma decisão do Conselho de Direção.
Artigo 10.o
Princípio da especificação
1. As dotações são especificadas, pelo menos por título e capítulo.
2. O diretor pode transferir dotações entre capítulos, sem limite, e entre títulos, até ao limite total de 10 % das dotações do exercício inscritas na rubrica a partir da qual se procede à transferência.
Para além do limite referido no primeiro parágrafo, o diretor pode propor ao Conselho de Direção transferências de dotações entre títulos. O Conselho de Direção dispõe de um prazo de três semanas para se opor a essas transferências. Passado esse prazo, consideram-se aprovadas.
O diretor informa o Conselho de Direção, logo que possível, de todas as transferências efetuadas em conformidade com o primeiro parágrafo.
Artigo 11.o
Princípio da boa gestão financeira
1. As dotações devem ser utilizadas em conformidade com o princípio da boa gestão financeira, a saber, em conformidade com os princípios da economia, da eficiência e da eficácia.
2. O princípio da economia determina que os meios utilizados pelo organismo PPP no exercício das suas atividades devem ser disponibilizados em tempo útil, nas quantidades e qualidades adequadas e ao melhor preço.
O princípio da eficiência visa a melhor relação entre os meios utilizados e os resultados obtidos.
O princípio da eficácia visa a consecução dos objetivos específicos fixados e a obtenção dos resultados esperados.
3. Devem ser fixados objetivos específicos, mensuráveis, realizáveis, pertinentes e calendarizados para todos os setores de atividade abrangidos pelo orçamento do organismo PPP. A realização destes objetivos deve ser controlada por indicadores de desempenho estabelecidos por atividade, devendo a informação ser facultada ao Conselho de Direção pelo diretor anualmente e, o mais tardar, nos documentos que acompanham o projeto de orçamento do organismo PPP.
4. A menos que o ato constitutivo preveja que as avaliações sejam efetuadas pela Comissão, o organismo PPP, a fim de melhorar a tomada de decisões, realiza avaliações, incluindo avaliações ex post, dos seus programas e atividades que ocasionem despesas significativas, sendo os resultados das mesmas comunicados ao Conselho de Direção.
Artigo 12.o
Controlo interno da execução do orçamento
1. O orçamento do organismo PPP deve ser executado em conformidade com o princípio de um controlo interno eficaz e eficiente.
2. Para efeitos da execução do orçamento do organismo PPP, o controlo interno é definido como um processo aplicável a todos os níveis da cadeia de gestão, concebido para proporcionar uma garantia razoável quanto à realização dos seguintes objetivos:
a)
Eficácia, eficiência e economia das operações;
b)
Fiabilidade das informações;
c)
Preservação dos ativos e da informação;
d)
Prevenção, deteção, correção e seguimento de fraudes e irregularidades;
e)
Gestão adequada dos riscos relativos à legalidade e à regularidade das operações subjacentes, tendo em conta o carácter plurianual dos programas, bem como a natureza dos pagamentos em causa.
3. Um controlo interno eficaz e eficiente baseia-se nas melhores práticas internacionais e inclui, em especial, os elementos previstos no artigo 32.o, n.os 3 e 4, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, tendo em conta a estrutura e a dimensão do organismo PPP, a natureza das tarefas que lhe forem confiadas, bem como os montantes e os riscos financeiros e operacionais em causa.
Artigo 13.o
Princípio da transparência
1. O orçamento do organismo PPP deve ser estabelecido e executado e as contas apresentadas em conformidade com o princípio da transparência.
2. O orçamento do organismo PPP, incluindo o quadro de pessoal e os orçamentos retificativos, tal como adotados, bem como quaisquer adaptações, tal como previstas no artigo 15.o, n.o 1, é publicado no sítio web do organismo PPP no prazo de quatro semanas a contar da sua adoção e transmitido à Comissão e ao Tribunal de Contas.
3. O organismo PPP disponibiliza no seu sítio web, o mais tardar em 30 de junho do exercício seguinte, informações sobre os beneficiários de fundos provenientes do seu orçamento, em conformidade com o artigo 21.o, n.os 2, 3 e 4, do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, seguindo uma apresentação normalizada.
As informações publicadas devem ser facilmente acessíveis, transparentes e exaustivas. Essas informações são disponibilizadas no respeito dos requisitos de confidencialidade e de segurança, em especial de proteção dos dados pessoais, estabelecidos no Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho (4).
4. A lista dos peritos contratados em conformidade com o artigo 34.o do presente regulamento deve ser publicada num sítio web da União.
CAPÍTULO 3
PLANEAMENTO FINANCEIRO
Artigo 14.o
Mapas previsionais das receitas e despesas
1. O organismo PPP transmite anualmente à Comissão e aos demais membros, até 31 de janeiro do exercício anterior àquele em que o orçamento do organismo PPP deve ser executado, um mapa previsional das suas receitas e despesas, bem como as orientações gerais que a ele presidiram, juntamente com o seu projeto de programa de trabalho referido no artigo 31.o, n.o 4.
2. O mapa previsional das receitas e despesas do organismo PPP inclui:
a)
Uma estimativa do número de lugares permanentes e temporários, por grupo de funções e por grau, bem como dos agentes contratuais e dos peritos nacionais destacados, expresso em equivalentes a tempo inteiro, no limite das dotações orçamentais;
b)
No caso de alteração dos efetivos, um documento justificativo dos pedidos de novos lugares;
c)
Uma previsão trimestral dos fluxos de tesouraria em termos de pagamentos e recebimentos;
d)
Informações sobre a realização de todos os objetivos fixados anteriormente para as várias atividades;
e)
Os objetivos fixados para o exercício a que se refere o mapa previsional, indicando as necessidades orçamentais específicas afetadas à realização desses objetivos;
f)
Os custos administrativos e o orçamento do organismo PPP executado no exercício anterior;
g)
O montante das contribuições financeiras dos membros e o valor das contribuições em espécie efetuadas pelos membros, com exceção da União;
h)
Informações sobre as dotações não utilizadas que estejam inscritas no mapa previsional das receitas e despesas, por exercício, em conformidade com o artigo 6.o, n.o 5.
Artigo 15.o
Elaboração do orçamento
1. O orçamento do organismo PPP e o quadro de pessoal, incluindo o número de lugares permanentes e temporários, por grupo de funções e por grau, complementado com o número de agentes contratuais e de peritos nacionais destacados, expresso em equivalentes a tempo inteiro, são adotados pelo Conselho de Direção em conformidade com o ato constitutivo do organismo PPP. Podem ser estabelecidas disposições pormenorizadas nas regras financeiras do organismo PPP. Qualquer alteração do orçamento do organismo PPP, bem como do quadro de pessoal, é objeto de um orçamento retificativo do organismo PPP adotado segundo o mesmo procedimento que o orçamento inicial do organismo PPP. O orçamento do organismo PPP e, se for caso disso, os orçamentos retificativos deste organismo são adaptados a fim de ter em conta o montante da contribuição da União, tal como inscrito no orçamento da União.
2. O orçamento do organismo PPP é constituído por um mapa das receitas e um mapa das despesas.
3. O orçamento do organismo PPP indica:
a)
No mapa das receitas:
i)
as previsões de receitas do organismo PPP para o exercício em causa («exercício n»),
ii)
as previsões de receitas para o exercício anterior e as receitas do exercício n-2;
iii)
observações adequadas para cada rubrica de receitas;
b)
No mapa das despesas:
i)
as dotações de autorização e de pagamento para o exercício n,
ii)
as dotações de autorização e de pagamento para o exercício anterior, bem como as despesas autorizadas e as despesas pagas durante o exercício n-2; estas últimas são igualmente expressas em percentagem do orçamento do organismo PPP do exercício n,
iii)
um mapa recapitulativo dos calendários de pagamentos a efetuar no decurso de exercícios posteriores, por força de autorizações orçamentais concedidas em exercícios anteriores,
iv)
observações adequadas sobre cada subdivisão.
4. O quadro de pessoal inclui, face ao número de lugares autorizados para o exercício, o número de lugares autorizados no exercício anterior, bem como o número de lugares efetivamente ocupados. São dadas as mesmas informações relativamente aos agentes contratuais e aos peritos nacionais destacados.
CAPÍTULO 4
INTERVENIENTES FINANCEIROS
Artigo 16.o
Execução do orçamento em conformidade com o princípio da boa gestão financeira
1. O diretor exerce as funções de gestor orçamental. Executa as receitas e as despesas do orçamento do organismo PPP em conformidade com as regras financeiras do referido organismo e com o princípio da boa gestão financeira, sob a sua própria responsabilidade e no limite das dotações autorizadas. O diretor é encarregado de assegurar a legalidade e a regularidade.
Sem prejuízo das competências do gestor orçamental no que diz respeito à prevenção e à deteção de fraudes e irregularidades, o organismo PPP participa nas atividades de prevenção da fraude do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF).
2. O diretor pode delegar as suas competências de execução do orçamento em agentes do organismo PPP abrangidos pelo Estatuto, caso este seja aplicável aos agentes do referido organismo, em conformidade com as condições estabelecidas nas regras financeiras do organismo PPP. Os agentes delegados só podem agir dentro dos limites dos poderes que lhes são expressamente conferidos.
Artigo 17.o
Poderes e funções do gestor orçamental
1. O orçamento do organismo PPP é executado pelo diretor nos serviços sob a sua autoridade.
2. Se tal for indispensável, as tarefas de peritagem técnica e as tarefas administrativas, preparatórias ou acessórias que não impliquem o exercício de autoridade pública nem o exercício de um poder discricionário de apreciação podem ser confiadas por via contratual a entidades ou organismos externos de direito privado.
3. O diretor instaura, em conformidade com as normas mínimas adotadas pelo Conselho de Direção e tendo em conta os riscos associados ao enquadramento da gestão e à natureza das ações financiadas, uma estrutura organizativa e sistemas de controlo interno adaptados à execução das suas tarefas. A criação desta estrutura e destes sistemas assenta numa análise dos riscos que deve ter em conta a relação custo/eficácia.
O diretor pode instituir nos seus serviços uma função de peritagem e de consultoria destinada a ajudá-lo a controlar os riscos associados às suas atividades.
4. O gestor orçamental conserva os documentos justificativos das operações realizadas durante um período de cinco anos a contar da data da decisão de concessão de quitação à Comissão para a execução do orçamento da União relativo ao exercício em causa. Os dados pessoais contidos nos documentos comprovativos são, se possível, suprimidos quando não forem necessários para efeitos de controlo e auditoria. Em qualquer circunstância, no que diz respeito à conservação dos dados relativos ao tráfego, aplica-se o disposto no artigo 37.o, n.o 2, do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
Artigo 18.o
Controlos ex ante
1. Cada operação é objeto de, pelo menos, um controlo ex ante baseado numa análise documental e nos resultados disponíveis dos controlos já efetuados, relacionados com os aspetos operacionais e financeiros da operação.
Os controlos ex ante incluem o início e a verificação de uma operação.
O início e a verificação de uma operação constituem funções distintas.
2. Por «início de uma operação», entende-se o conjunto das operações preparatórias à adoção dos atos de execução do orçamento do organismo PPP pelo gestor orçamental competente.
3. Por «verificação ex ante de uma operação», entende-se o conjunto dos controlos ex ante instituídos pelo gestor orçamental competente para verificar os aspetos operacionais e financeiros dessa operação.
4. Os controlos ex ante visam verificar a coerência entre os documentos comprovativos solicitados e quaisquer outras informações disponíveis.
A extensão dos controlos ex ante em termos de frequência e de intensidade é determinada pelo gestor orçamental competente com base em considerações assentes na análise dos riscos e na relação custo-eficácia. Em caso de dúvida, o gestor orçamental responsável pela liquidação do pagamento correspondente solicita informações complementares ou procede a um controlo no local, a fim de obter uma garantia razoável no âmbito de um controlo ex ante.
O objetivo dos controlos ex ante consiste em verificar o seguinte:
a)
A regularidade e a conformidade da despesa em relação às disposições aplicáveis;
b)
A aplicação do princípio da boa gestão financeira referido no artigo 11.o.
Para efeitos dos controlos, o gestor orçamental competente pode considerar como uma operação única uma série de operações individuais semelhantes relativas a despesas correntes em matéria de remunerações, pensões, reembolso de deslocações em serviço e despesas médicas.
Artigo 19.o
Controlos ex post
1. O gestor orçamental competente pode instaurar controlos ex post para verificar as operações já aprovadas na sequência de controlos ex ante. Esses controlos podem ser efetuados por amostragem em função do risco.
Os controlos ex post podem ser realizados com base em documentos e, se necessário, no local.
2. Os controlos ex ante e os controlos ex post não podem ser realizados pelos mesmos agentes. Os agentes encarregados dos controlos ex post não estão subordinados aos agentes encarregados dos controlos ex ante.
Os agentes responsáveis pelo controlo da gestão das operações financeiras devem ter as competências profissionais necessárias.
Artigo 20.o
Relatórios anuais
O gestor orçamental presta informações anualmente ao Conselho de Direção sobre o exercício das suas funções. Para o efeito, transmite ao Conselho de Direção e à Comissão, o mais tardar até 15 de fevereiro do exercício seguinte:
a)
Um relatório sobre a aplicação do programa de trabalho anual e sobre a execução do orçamento do organismo PPP, bem como sobre os seus recursos humanos;
b)
As contas provisórias do organismo PPP, incluindo o relatório sobre a gestão orçamental e financeira referido no artigo 39.o;
c)
Uma declaração de gestão que ateste que, salvo indicação em contrário formulada numa reserva, o gestor orçamental tem uma garantia razoável de que:
i)
as informações são apresentadas de modo adequado e são completas e exatas (imagem fiel),
ii)
as despesas foram utilizadas para os fins previstos,
iii)
os sistemas de controlo estabelecidos oferecem as garantias necessárias quanto à legalidade e regularidade das operações subjacentes;
d)
Um resumo dos relatórios finais de auditoria e dos controlos realizados, incluindo uma análise da natureza e da extensão dos erros e deficiências identificados nos sistemas, bem como das medidas corretivas adotadas ou previstas.
O relatório indica os resultados das operações confrontando-os com os objetivos fixados, os riscos associados a estas operações, a utilização dos recursos disponibilizados e a eficiência e eficácia dos sistemas de controlo interno, bem como a sua proporcionalidade à natureza das tarefas confiadas e aos montantes envolvidos.
O mais tardar até 1 de julho de cada ano, são transmitidos pelo diretor à Comissão os documentos mencionados nas alíneas c) e d) do primeiro parágrafo e a sua avaliação pelo Conselho de Direção, o relatório anual de atividades e as contas definitivas aprovados, bem como a sua aprovação pelo Conselho de Direção em conformidade com o artigo 43.o, n.o 2. A Comissão transmite os referidos documentos ao Parlamento Europeu e ao Conselho.
Artigo 21.o
Proteção dos interesses financeiros da União
1. Se um agente que participe na gestão financeira e no controlo das operações considerar que uma decisão, que o seu superior hierárquico o obrigue a aplicar ou aceitar, é irregular ou contrária aos princípios da boa gestão financeira ou às regras profissionais que é obrigado a respeitar, informa desse facto o diretor por escrito, o qual deve responder também por escrito. Se o diretor não tomar medidas ou confirmar a decisão ou as instruções iniciais e o agente considerar que essa confirmação não constitui uma resposta razoável à sua questão, o agente informa por escrito a instância competente referida no artigo 23.o, n.o 3. A instância referida no artigo 23.o, n.o 3, deve imediatamente informar desse facto o Conselho de Direção.
2. No caso de atividades ilegais, de fraude ou de corrupção suscetíveis de prejudicar os interesses do organismo PPP, o agente informa as autoridades e os organismos designados pela legislação aplicável. Os contratos com auditores externos que realizem auditorias da gestão financeira do organismo PPP devem prever a obrigação de o auditor externo informar o gestor orçamental de qualquer suspeita de atividade ilegal, de fraude ou de corrupção suscetível de prejudicar os interesses do organismo PPP ou dos seus membros.
Artigo 22.o
Contabilista
1. O Conselho de Direção nomeia um contabilista, sujeito ao Estatuto sempre que este seja aplicável ao pessoal do organismo PPP, que é totalmente independente no exercício das suas funções. O contabilista é responsável no organismo PPP:
a)
Pela boa execução dos pagamentos, o recebimento das receitas e a cobrança dos créditos apurados;
b)
Pelos registos contabilísticos e pela preparação e apresentação das contas em conformidade com o capítulo 8;
c)
Pela aplicação das regras contabilísticas e do plano de contabilidade, em conformidade com o capítulo 8;
d)
Pela definição e validação dos sistemas contabilísticos, bem como, se for caso disso, pela validação dos sistemas definidos pelo gestor orçamental e destinados a prestar ou justificar as informações contabilísticas; a este respeito, o contabilista está habilitado a verificar em qualquer momento o cumprimento dos critérios de validação;
e)
Pela gestão da tesouraria.
2. Dois ou mais organismos PPP podem designar o mesmo contabilista.
Os organismos PPP podem igualmente acordar com a Comissão que o contabilista desta última é igualmente o seu contabilista.
Podem também confiar ao contabilista da Comissão uma parte das tarefas do contabilista do organismo PPP, tendo em conta a relação custos-benefícios.
No caso referido no presente número, devem tomar as disposições necessárias para evitar qualquer conflito de interesses.
3. O contabilista recebe do gestor orçamental todas as informações necessárias à elaboração de contas que apresentem uma imagem verdadeira e fiel da situação financeira do organismo PPP e da execução orçamental. O gestor orçamental garante a fiabilidade dessas informações.
4. Antes da aprovação das contas pelo diretor, o contabilista assina-as, certificando assim que tem uma garantia razoável de que estas apresentam uma imagem verdadeira e fiel da situação financeira do organismo PPP.
Para o efeito, o contabilista verifica se as contas foram elaboradas em conformidade com as regras contabilísticas referidas no artigo 38.o e se a integralidade das receitas e despesas foi inscrita nas contas.
O contabilista está habilitado a verificar as informações recebidas e a realizar as verificações suplementares que considere necessárias para assinar as contas.
Se necessário, o contabilista emite reservas, precisando a sua natureza e o seu âmbito.
Sem prejuízo do n.o 5, só o contabilista está habilitado para a gestão da tesouraria e dos equivalentes de tesouraria. O contabilista é responsável pela sua conservação.
5. No exercício das suas funções, o contabilista pode delegar certas tarefas em agentes aos quais se aplique o Estatuto, caso este se aplique ao pessoal do organismo PPP, se tal se revelar indispensável para o exercício das suas funções em conformidade com as regras financeiras do referido organismo.
6. Sem prejuízo de eventuais medidas disciplinares, o contabilista pode, a qualquer momento ser temporária ou definitivamente suspenso das suas funções pelo Conselho de Direção. Nesse caso, o Conselho de Direção nomeia um contabilista provisório.
Artigo 23.o
Responsabilidade dos intervenientes financeiros
1. Os artigos 16.o a 25.o não prejudicam a eventual responsabilidade penal dos intervenientes financeiros nas condições previstas no direito nacional aplicável e nas disposições em vigor em matéria de proteção dos interesses financeiros da União e de luta contra a corrupção que envolva funcionários da União ou dos Estados-Membros.
2. Cada gestor orçamental e cada contabilista é responsável disciplinar e pecuniariamente, nas condições previstas no Estatuto. Em caso de atividade ilegal, de fraude ou de corrupção suscetível de prejudicar os interesses do organismo PPP, a questão é submetida às autoridades e organismos designados pela legislação em vigor, nomeadamente ao OLAF.
3. A instância especializada em matéria de irregularidades financeiras criada pela Comissão ou na qual a Comissão participa, em conformidade com o artigo 73.o, n.o 6, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, exerce em relação ao organismo PPP as mesmas competências que as que lhe foram conferidas relativamente aos serviços da Comissão, salvo se o Conselho de Direção decidir criar uma instância funcionalmente independente ou participar numa instância comum estabelecida por vários organismos. Relativamente aos processos apresentados pelos organismos PPP, a instância especializada em matéria de irregularidades financeiras criada pela Comissão ou na qual a Comissão participa deve incluir um agente do organismo PPP.
Com base no parecer da instância referida no primeiro parágrafo, o diretor decide da eventual instauração de um processo para apurar a responsabilidade disciplinar ou pecuniária. Se a instância detetar problemas sistémicos, transmite ao gestor orçamental um relatório acompanhado de recomendações. Se o referido parecer puser em causa o diretor, a instância transmite-o ao Comité de Direção e ao auditor interno da Comissão. O diretor remete, sob forma anónima, para os pareceres da instância no seu relatório elaborado em conformidade com o artigo 20.o e descreve as medidas de acompanhamento adotadas.
4. Os agentes podem ser obrigados a reparar, na totalidade ou em parte, o prejuízo sofrido pelo organismo PPP em razão de uma falta pessoal grave que tenham cometido no exercício das suas funções ou relacionada com elas. A autoridade investida do poder de nomeação toma uma decisão fundamentada, uma vez cumpridas as formalidades previstas na legislação aplicável em matéria disciplinar.
Artigo 24.o
Conflito de interesses
1. Os intervenientes financeiros na aceção dos artigos 16.o a 25.o e as outras pessoas que participam na execução e na gestão do orçamento, incluindo os respetivos atos preparatórios, bem como na auditoria ou no controlo, não realizam qualquer ato suscetível de colocar os seus próprios interesses em conflito com os do organismo PPP.
Se esse risco existir, a pessoa em causa deve abster-se de realizar esse ato e informar do facto o diretor, que deve confirmar por escrito a eventual existência de um conflito de interesses. A pessoa em causa deve também informar o seu superior hierárquico. Se o agente for o diretor, este deve remeter a questão para o Conselho de Direção.
Caso seja estabelecida a existência de um conflito de interesses, a pessoa em causa deve cessar todas as suas atividades relacionadas com essa questão. O diretor, ou o Conselho de Direção se a pessoa em causa for o diretor, toma todas as medidas suplementares adequadas.
2. Para efeitos do n.o 1, existe conflito de interesses sempre que o exercício imparcial e objetivo das funções de um interveniente financeiro ou de outra pessoa, como referidos no n.o 1, se encontre comprometido por motivos familiares, afetivos, de afinidade política ou nacional, de interesse económico, ou por qualquer outro motivo de comunhão de interesses com o destinatário.
Artigo 25.o
Separação de funções
As funções de gestor orçamental e de contabilista são separadas e excluem-se mutuamente.
CAPÍTULO 5
AUDITORIA INTERNA
Artigo 26.o
Nomeação, poderes e funções do auditor interno
1. O organismo PPP dispõe de uma função de auditoria interna, que deve ser exercida em observância das normas internacionais pertinentes.
2. A função de auditoria interna é assegurada pelo auditor interno da Comissão. O auditor interno não pode ser nem gestor orçamental nem contabilista.
3. O auditor interno aconselha o organismo PPP no que diz respeito ao controlo dos riscos, formulando pareceres independentes sobre a qualidade dos sistemas de gestão e de controlo, emitindo recomendações para melhorar as condições de execução das operações e promovendo a boa gestão financeira.
O auditor interno é responsável, nomeadamente, por:
a)
Apreciar a adequação e a eficácia dos sistemas de gestão interna, bem como o desempenho dos serviços na execução dos programas e ações, tendo em conta os riscos a eles associados;
b)
Apreciar a eficiência e eficácia dos sistemas de controlo e de auditoria internos aplicáveis a cada operação de execução do orçamento.
4. O auditor interno exerce as suas funções relativamente a todas as atividades e serviços do organismo PPP. Dispõe de acesso total e ilimitado a todas as informações necessárias ao exercício das suas funções.
5. O auditor interno toma conhecimento do relatório do gestor orçamental elaborado em conformidade com o artigo 20.o e de quaisquer outros elementos de informação identificados.
6. O auditor interno informa o Conselho de Direção e o diretor das suas conclusões e recomendações.
Além disso, apresenta um relatório nos seguintes casos:
-
não foi dado seguimento aos riscos críticos e às recomendações,
-
registam-se atrasos significativos na execução das recomendações formuladas nos anos anteriores.
O Conselho de Direção e o diretor devem assegurar o acompanhamento regular da execução das recomendações da auditoria. O Conselho de Direção analisa as informações referidas no artigo 20.o e verifica se as recomendações foram executadas na íntegra e em tempo útil.
7. O organismo PPP disponibiliza os contactos do auditor interno a todas as pessoas singulares ou coletivas que intervenham em operações de despesas que desejem contactá-lo de forma confidencial.
8. Os relatórios e as conclusões do auditor interno só são acessíveis ao público após a aprovação pelo auditor interno das medidas adotadas para lhes dar execução.
Artigo 27.o
Independência do auditor interno
A independência do auditor interno, a sua responsabilidade no quadro do exercício das suas funções e o direito de intentar ações junto do Tribunal de Justiça da União Europeia são determinados em conformidade com o artigo 100.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Artigo 28.o
Criação de uma estrutura de auditoria interna
1. O Conselho de Direção pode criar, tendo em devida conta a relação custo/eficácia e o valor acrescentado, uma estrutura de auditoria interna que exerce as suas funções no respeito das normas internacionais pertinentes.
A finalidade, os poderes e a responsabilidade da estrutura de auditoria interna são previstos na Carta de auditoria interna e submetidos à aprovação do Conselho de Direção.
O plano de auditoria anual da estrutura de auditoria interna é elaborado pelo responsável da estrutura de auditoria interna tendo em conta, nomeadamente, a avaliação do risco no organismo PPP realizada pelo diretor.
Este plano é examinado e aprovado pelo Conselho de Direção.
A estrutura de auditoria interna informa o Conselho de Direção e o diretor das suas conclusões e recomendações.
Se a estrutura de auditoria interna de um organismo PPP não apresentar uma boa relação custo/eficácia ou não estiver em condições de respeitar as normas internacionais, o organismo PPP pode decidir partilhar uma estrutura de auditoria interna com outros organismos PPP que atuem no mesmo domínio de intervenção.
Nesses casos, os Conselhos de Direção dos organismos PPP em causa devem acordar as modalidades práticas das estruturas de auditoria interna partilhadas.
Os agentes de auditoria interna cooperam eficazmente através do intercâmbio de informações e de relatórios de auditoria e, se for caso disso, da elaboração de avaliações de risco conjuntas e da realização de auditorias conjuntas.
2. O Conselho de Direção e o diretor asseguram o acompanhamento regular da execução da recomendação da estrutura de auditoria interna.
CAPÍTULO 6
OPERAÇÕES ASSOCIADAS A RECEITAS E DESPESAS
Artigo 29.o
Execução das receitas
1. A execução das receitas inclui o estabelecimento de previsões de créditos, o apuramento dos direitos a cobrar e a recuperação dos montantes indevidamente pagos. Inclui também a possibilidade de renunciar a créditos apurados, se for caso disso.
2. Os montantes indevidamente pagos são recuperados.
Se, na data de vencimento prevista na nota de débito, a cobrança efetiva não tiver sido efetuada, o contabilista informa deste facto o gestor orçamental competente e inicia de imediato o processo de cobrança, por qualquer via de direito, incluindo, se necessário, através de compensação ou, se esta não for possível, de execução forçada.
Caso o gestor orçamental competente pretenda renunciar total ou parcialmente à cobrança de um crédito apurado, certifica-se de que a renúncia é regular e conforme com os princípios da boa gestão financeira e da proporcionalidade. A decisão de renúncia deve ser fundamentada. A decisão de renúncia deve referir que foram efetuadas diligências para a cobrança, bem como os elementos de direito e de facto em que se baseia.
O contabilista dispõe de uma lista dos créditos a cobrar. Os créditos do organismo PPP são agrupados na lista em função da data de vencimento da ordem de cobrança. O contabilista indica igualmente as decisões de renúncia total ou parcial à cobrança de créditos apurados. Esta lista é anexada ao relatório do organismo PPP sobre a gestão orçamental e financeira.
3. Qualquer crédito não reembolsado na data de vencimento fixada na nota de débito vence juros, em conformidade com o Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.
4. Os créditos do organismo PPP sobre terceiros, bem como os créditos de terceiros sobre o organismo PPP, são sujeitos a um prazo de prescrição de cinco anos.
Artigo 30.o
Contribuição dos membros
1. O organismo PPP apresenta aos seus membros, nas condições e com a periodicidade estabelecidas no ato constitutivo ou com eles acordadas, pedidos de pagamento da totalidade ou de parte da sua contribuição.
2. Os fundos pagos ao organismo PPP pelos seus membros a título de contribuição vencem juros a favor do orçamento do organismo PPP.
Artigo 31.o
Execução das despesas
1. Para executar as despesas, o gestor orçamental procede a autorizações orçamentais e assume compromissos jurídicos, liquida despesas, emite ordens de pagamento e toma as medidas preliminares necessárias para a execução das dotações.
2. Cada despesa é objeto de uma autorização, de uma liquidação, da emissão de uma ordem de pagamento e de um pagamento.
A liquidação de uma despesa é o ato pelo qual o gestor orçamental competente confirma uma operação financeira.
A emissão de uma ordem de pagamento de uma despesa é o ato pelo qual o gestor orçamental competente, depois de verificar a disponibilidade das dotações, dá ao contabilista a instrução para pagar a despesa objeto de uma liquidação.
3. Relativamente às medidas que possam dar origem a uma despesa a cargo do orçamento do organismo PPP, o gestor orçamental competente procede a uma autorização orçamental antes de assumir um compromisso jurídico em relação a terceiros.
4. O programa de trabalho anual do organismo PPP prevê a autorização pelo Conselho de Direção das despesas operacionais do referido organismo relativamente às atividades que cobre, na medida em que os elementos estabelecidos no presente número estejam claramente identificados.
O programa de trabalho anual comporta objetivos pormenorizados e expetativas em matéria de resultados, incluindo indicadores de desempenho. Contém também uma descrição das ações a financiar e uma indicação dos montantes afetados a cada ação.
Qualquer alteração substancial do programa de trabalho anual deve ser adotada segundo o mesmo procedimento que o programa de trabalho inicial, em conformidade com as disposições do ato constitutivo.
O Conselho de Direção pode delegar a competência para efetuar alterações não substanciais do programa de trabalho ao gestor orçamental do organismo PPP.
Artigo 32.o
Prazos
O pagamento das despesas deve ser executado nos prazos estabelecidos e em conformidade com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e o Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.
CAPÍTULO 7
EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DO ORGANISMO PPP
Artigo 33.o
Contratos públicos
1. No que diz respeito aos contratos públicos, são aplicáveis as disposições do título V do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, sob reserva do disposto nos n.os 3 a 6 do presente artigo.
2. O organismo PPP participa na base de dados central sobre as exclusões, criada e gerida pela Comissão em conformidade com o artigo 108.o do Regulamento Financeiro geral.
3. No que diz respeito aos contratos cujo valor esteja compreendido entre 60 000 EUR e os limiares previstos no artigo 118.o no Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, pode recorrer-se ao procedimento previsto no Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012 para os contratos de valor reduzido que não excedam 60 000 EUR.
4. O organismo PPP pode estar associado, a seu pedido, enquanto entidade adjudicante, à adjudicação dos contratos da Comissão ou dos contratos interinstitucionais, bem como à adjudicação dos contratos de outros organismos da União ou PPP.
5. O organismo PPP pode celebrar um contrato, sem recurso a um procedimento de adjudicação de contrato público, com a Comissão, os organismos interinstitucionais ou o Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia criado pelo Regulamento (CE) n.o 2965/94 do Conselho (5) ou outros organismos PPP, para o fornecimento de bens, a prestação de serviços ou a realização de obras que estes últimos assegurem.
O organismo PPP pode celebrar um contrato sem recorrer a um procedimento de adjudicação de contrato público, com os seus membros que não a União para o fornecimento de bens, a prestação de serviços ou a realização de obras que os referidos membros assegurem diretamente, sem recorrerem a terceiros.
Os bens, os serviços ou as obras previstos no primeiro e segundo parágrafos não são considerados como fazendo parte da contribuição dos membros para o orçamento do organismo PPP.
6. O organismo PPP pode recorrer a procedimentos de adjudicação de contratos conjuntos com as entidades adjudicantes do Estado-Membro de acolhimento para cobrir as suas necessidades administrativas ou com as entidades adjudicantes dos Estados-Membros, dos Estados da Associação Europeia de Comércio Livre ou dos países candidatos à adesão à União que participem na qualidade de membros. Nesses casos, aplica-se mutatis mutandis o artigo 133.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.
O organismo PPP pode recorrer a procedimentos de adjudicação de contratos conjuntos com os seus membros privados ou com as entidades adjudicantes dos países que participem em programas da União na qualidade de membros. Nestes casos, aplica-se mutatis mutandis o primeiro parágrafo do artigo 133.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.
Artigo 34.o
Peritos
O artigo 287.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012 aplica-se mutatis mutandis à seleção de peritos sujeitos a um procedimento específico previsto no ato de base do programa cuja execução é confiada ao organismo PPP. Esses peritos recebem uma remuneração fixa anunciada previamente e são escolhidos com base nas suas competências profissionais.
O organismo PPP pode recorrer às listas de peritos elaboradas pela Comissão ou por outros organismos da União ou PPP.
O organismo PPP pode, se o considerar adequado e em casos devidamente justificados, selecionar qualquer pessoa que possua as competências necessárias, mas que não conste das listas.
Os peritos externos são selecionados com base nas competências, experiência e conhecimentos necessários para executar as tarefas que lhes são confiadas e em conformidade com os princípios da não discriminação, igualdade de tratamento e inexistência de conflitos de interesses.
Artigo 35.o
Subvenções
No que diz respeito às subvenções, são aplicáveis as disposições do título VI do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, sob reserva de disposições específicas do ato constitutivo.
Artigo 36.o
Prémios
1. No que diz respeito aos prémios, são aplicáveis as disposições do título VII do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e o Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, sob reserva do disposto no n.o 2 do presente artigo.
2. Os concursos para prémios com um valor unitário igual ou superior a 1 000 000 EUR só podem ser publicados se estiverem previstos no projeto de programa de trabalho referido no artigo 14.o, n.o 1.
Artigo 37.o
Indicação das vias de recurso
1. Caso um ato processual de um gestor orçamental afete negativamente os direitos de um requerente ou proponente, de um beneficiário ou de um contratante, tal ato deve indicar as vias de recurso administrativo e/ou judicial disponíveis para a sua impugnação.
2. Em especial, deve indicar a natureza do recurso, o organismo ou organismos competentes para o recurso e os prazos aplicáveis ao seu exercício.
3. Os n.os 1 e 2 são objeto de um procedimento específico previsto nos atos de base do programa cuja execução é confiada ao organismo PPP.
CAPÍTULO 8
CONTABILIDADE
Artigo 38.o
Regras aplicáveis às contas
O organismo PPP estabelece um sistema contabilístico que fornece informações exatas, completas e fiáveis, em tempo oportuno.
A contabilidade do organismo PPP é conforme com as regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Artigo 39.o
Estrutura das contas
As contas do organismo PPP incluem:
a)
As demonstrações financeiras do organismo PPP;
b)
Os relatórios sobre a execução do orçamento do organismo PPP (relatório sobre a gestão orçamental e financeira).
O organismo PPP elabora um relatório sobre a gestão orçamental e financeira do exercício. Este relatório indica, em termos absolutos e em percentagem, pelo menos, a taxa de execução das dotações, e fornece uma informação sintética sobre as transferências de dotações entre as diferentes rubricas orçamentais.
Sempre que a consolidação das contas do organismo PPP seja exigida pelas regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o organismo PPP transmite o relatório sobre a gestão orçamental e financeira ao Parlamento Europeu, ao Conselho e ao Tribunal de Contas até 31 de março do exercício seguinte.
Artigo 40.o
Princípios contabilísticos
As demonstrações financeiras apresentam informações, incluindo sobre os métodos contabilísticos, de modo a assegurar que sejam relevantes, fiáveis, comparáveis e compreensíveis. As demonstrações financeiras devem ser elaboradas em conformidade com os princípios contabilísticos geralmente aceites, tal como definidos nas regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, ou nas Normas Internacionais de Contabilidade do Setor Público (a seguir designadas «IPSAS») baseadas na contabilidade de exercício.
Artigo 41.o
Demonstrações financeiras
1. As demonstrações financeiras são apresentadas em euros e incluem:
a)
O balanço e a demonstração de resultados financeiros, que representam a situação patrimonial e financeira global, bem como o resultado económico, reportados a 31 de dezembro do exercício anterior; estes são apresentados em conformidade com as regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 ou com as IPSAS baseadas na contabilidade de exercício;
b)
A demonstração dos fluxos de caixa, evidenciando os recebimentos e pagamentos do exercício, bem como a situação de tesouraria final;
c)
A demonstração da variação dos ativos líquidos, que apresenta uma panorâmica dos movimentos, durante o exercício, das reservas e dos resultados cumulados.
2. As notas anexas às demonstrações financeiras completam e comentam as informações apresentadas nas demonstrações referidas no n.o 1 e proporcionam todas as informações complementares prescritas pela prática contabilística aceite a nível internacional, sempre que essas informações sejam pertinentes para as atividades do organismo PPP.
Artigo 42.o
Relatórios de execução orçamental
Os relatórios de execução orçamental são apresentados em euros. Estes relatórios incluem:
a)
Relatórios que apresentam sob forma agregada a totalidade das operações orçamentais do exercício em termos de receitas e despesas;
b)
Notas explicativas que completam e comentam as informações fornecidas pelos relatórios.
Os relatórios de execução orçamental são apresentados segundo a mesma estrutura utilizada para o orçamento.
Artigo 43.o
Contas provisórias e aprovação das contas definitivas
1. Quando a consolidação das contas do organismo PPP é exigida pelas regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o contabilista do organismo PPP transmite as contas provisórias ao Tribunal de Contas até 15 de fevereiro do exercício seguinte.
No caso referido no primeiro parágrafo, o contabilista do organismo PPP transmite ao contabilista da Comissão, até 15 de fevereiro do exercício seguinte, um conjunto de informações financeiras em formato normalizado adotado pelo contabilista da Comissão para efeitos de consolidação.
2. O contabilista elabora as contas definitivas do organismo PPP. O mais tardar em 15 de março, o diretor transmite-as, juntamente com o parecer do auditor externo referido no artigo 46.o, ao Conselho de Direção para aprovação.
Quando a consolidação das contas do organismo PPP seja exigida pelas regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o contabilista transmite as contas definitivas, acompanhadas do parecer do auditor externo referido no artigo 46.o e da aprovação do Conselho de Direção, ao Tribunal de Contas, ao Parlamento Europeu e ao Conselho, até 1 de julho do exercício seguinte. Neste caso, o contabilista do organismo PPP transmite também ao contabilista da Comissão, até 1 de julho, um conjunto de informações financeiras em formato normalizado, adotado pelo contabilista da Comissão para efeitos de consolidação.
Quando a consolidação das contas do organismo PPP seja exigida pelas regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o contabilista do organismo PPP transmite igualmente ao Tribunal de Contas, com cópia ao contabilista da Comissão, na mesma data da transmissão das contas definitivas, uma carta de representação que abrange essas contas definitivas.
As contas definitivas são acompanhadas de uma nota redigida pelo contabilista, na qual declara que as referidas contas foram elaboradas em conformidade com o presente capítulo e com os princípios, regras e métodos contabilísticos aplicáveis.
As contas definitivas aprovadas do organismo PPP são publicadas no respetivo sítio web no prazo de um mês a contar da sua aprovação.
Artigo 44.o
Sistema contabilístico
1. Quando a consolidação das contas do organismo PPP seja exigida pelas regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o plano de contabilidade harmonizado a aplicar pelo organismo PPP é adotado pelo contabilista da Comissão, em conformidade com o artigo 152.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
2. O sistema contabilístico é constituído por uma contabilidade geral e por uma contabilidade orçamental. As referidas contabilidades são mantidas em euros, por exercício.
3. A contabilidade geral permite registar de forma cronológica, segundo o método das partidas dobradas, os acontecimentos e operações que afetaram a situação económica, financeira e patrimonial do organismo PPP.
4. A contabilidade orçamental proporciona um registo pormenorizado da execução do orçamento do organismo PPP. Esta contabilidade regista todos os atos da execução orçamental em matéria de receitas e despesas.
Artigo 45.o
Inventários
O organismo PPP mantém inventários, com a indicação de quantidades e valores, de todas as imobilizações corpóreas, incorpóreas e financeiras que constituem o seu património ou da União. Quando a consolidação das contas do organismo PPP seja exigida pelas regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o organismo PPP mantém esses inventários em conformidade com o modelo adotado pelo contabilista da Comissão. O organismo PPP verifica a concordância entre o conteúdo do inventário e a realidade.
CAPÍTULO 9
AUDITORIA EXTERNA E LUTA CONTRA A FRAUDE
Artigo 46.o
Auditoria externa
O organismo PPP é objeto de uma auditoria externa independente, realizada por um organismo de auditoria independente no respeito das normas de auditoria aceites internacionalmente. O parecer do auditor externo estabelece se as contas oferecem uma imagem verdadeira e fiel, se os sistemas de controlo estabelecidos funcionam corretamente e se as operações subjacentes são legais e regulares. O parecer indica também se a auditoria põe em causa as afirmações constantes da declaração de gestão referida no artigo 20.o. O parecer é apresentado ao Conselho de Direção. É transmitido à Comissão, juntamente com as contas definitivas do organismo PPP, o mais tardar até 15 de março.
Artigo 47.o
Exame das contas pelo Tribunal de Contas
1. Salvo disposição em contrário prevista no ato constitutivo do organismo PPP, o Tribunal de Contas assegura o controlo das contas do organismo PPP em conformidade com o artigo 287.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia. Aquando do seu exame, o Tribunal de Contas pode ter em conta a auditoria realizada pelo auditor externo independente referido no artigo 46.o do presente regulamento, bem como as medidas tomadas em resposta às suas conclusões.
2. O controlo efetuado pelo Tribunal de Contas é regido pelo disposto nos artigos 158.o a 163.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Artigo 48.o
Controlos no local efetuados pela Comissão, o Tribunal de Contas e o OLAF
1. Sem prejuízo do artigo 47.o, n.o 1, o organismo PPP concede ao pessoal da Comissão e a outras pessoas por esta autorizadas, bem como ao Tribunal de Contas, um direito de acesso às suas instalações e a todas as informações, incluindo informações em formato eletrónico, necessárias à realização das suas auditorias.
2. O OLAF pode realizar inquéritos, neles se incluindo verificações e inspeções no local, em conformidade com as disposições e os procedimentos previstos no Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho (6) e no Regulamento (Euratom, CE) n.o 2185/96 do Conselho (7), com vista a determinar a existência de uma fraude, de um ato de corrupção ou de qualquer outra atividade ilícita lesiva dos interesses financeiros da União no âmbito de uma subvenção ou de um contrato financiado pelo organismo PPP.
3. Sem prejuízo dos n.os 1 e 2, os contratos, acordos e decisões do organismo PPP devem conter disposições que habilitem expressamente o Tribunal de Contas Europeu e o OLAF a realizar as referidas auditorias e inquéritos, de acordo com as respetivas competências.
CAPÍTULO 10
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Artigo 49.o
Pedidos de informação
Relativamente a questões orçamentais do seu domínio de competência, a Comissão e os membros do organismo PPP com exceção da União podem solicitar a comunicação de qualquer informação ou explicação necessária ao organismo PPP.
Artigo 50.o
Adoção da regulamentação financeira do organismo PPP
Cada organismo referido no artigo 209.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 deve adotar novas regras financeiras com vista à sua entrada em vigor em 1 de janeiro de 2014 ou, em qualquer caso, no prazo de nove meses a contar da data em que um organismo PPP seja abrangido pelo âmbito de aplicação do artigo 209.o do referido regulamento.
Artigo 51.o
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.
Feito em Bruxelas, em 30 de setembro de 2013.