PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) č. 1244/2014
ze dne 20. listopadu 2014,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“)
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“) (1), a zejména na čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením (EU) č. 375/2014 by Komise měla vypracovat normy a postupy týkající se nezbytných podmínek, postupů a požadavků, jež mají uplatňovat vysílající a přijímající organizace při vyhledávání, výběru, přípravě, řízení a vysílání zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU na podporu humanitární pomoci ve třetích zemích. Nařízení (EU) č. 375/2014 stanoví, že normy by měly být přijaty prostřednictvím aktů v přenesené pravomoci a postupy prostřednictvím prováděcích aktů.
(2)
U všech zúčastněných stran iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, včetně samotných dobrovolníků a vysílajících a přijímajících organizací, by mělo být podporováno ztotožnění se s iniciativou.
(3)
Je důležité, aby byli zájemci o dobrovolnickou činnost vyhledáváni a vybíráni nediskriminačním, spravedlivým a transparentním postupem opírajícím se o partnerství mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, který vyhovuje skutečným potřebám, jež na místní úrovni vyjádří přijímající organizace.
(4)
Vysílající a přijímající organizace by měly zajistit důkladné zaškolení, jehož cílem je předcházet nedorozuměním v otázce úloh a očekávání a nabídnout dobrovolníkům odpovídající a praktickou přípravu pro jejich misi. Tímto způsobem položí základy důvěry a přijetí v přijímajících komunitách, a to při plném zohlednění místních kulturně citlivých otázek.
(5)
Odborná příprava je nepostradatelnou součástí přípravy před vysláním, která by měla být zajištěna všem zájemcům o dobrovolnickou činnost v rámci strukturovaného programu povinných a volitelných kurzů. Začátečníkům by kromě toho mělo být umožněno, v případě potřeby formou stáží, dále rozvíjet své kompetence a získávat nové specifické znalosti a dovednosti významné pro odvětví humanitární pomoci. Tento rozvoj by měl zejména odpovídat činnosti a podmínkám vysílající a přijímající organizace.
(6)
Vysílající a přijímající organizace by měly zavést odpovídající systém dohledu a řízení. Měly by společně dohlížet na výkony a výsledky humanitárních dobrovolníků EU a tyto výkony a dosahované výsledky hodnotit a poskytovat humanitárním dobrovolníkům EU zpětnou vazbu ve věci přidělených úkolů a cílů. Pomohou tím zlepšit odpovědnost iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
(7)
Doplňkem dohledu a řízení by měl být mentoring, který by měl humanitárním dobrovolníkům EU zajišťovat doplňkovou podporu před vysláním, v jeho průběhu a po skončení.
(8)
Po dobu vyslání do třetích zemí by měl být zřízen kanál pro průběžnou komunikaci a doplňkovou podporu z vysílající organizace. Všem humanitárním dobrovolníkům EU by měl být po skončení jejich vyslání poskytnut debriefing a podpora.
(9)
Zajištění odpovídajících pracovních a životních podmínek je nezbytné k tomu, aby mohli humanitární dobrovolníci EU plnit své úkoly v bezpečných a hygienických podmínkách, aby byly splněny jejich základní potřeby a aby se neocitli v tíživé životní situaci, avšak aby byla respektována zásada skromného, neokázalého životního stylu dobrovolníka. Příspěvky na pobyt a jiné platby určené humanitárním dobrovolníkům EU nemají představovat plat v řádném pracovním poměru. Výše těchto plateb by neměla být stanovena s ohledem na profesní zkušenost, odbornost nebo výsledky přiděleného úkolu daného dobrovolníka: jejich účelem je pouze pokrýt životní náklady během vyslání. Pro zajištění vysoké a rovné úrovně ochrany by všichni dobrovolníci EU měli být kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
(10)
Povinnost péče má prvořadý význam a je společnou odpovědností. Vysílající a přijímající organizace by se měly v maximální možné míře starat o zdraví, ochranu, bezpečnost a dobré životní podmínky humanitárních dobrovolníků EU a měly by vypracovat odpovídající postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany. Stejně tak by měli humanitární dobrovolníci EU na pracovišti činit vše pro zajištění svého vlastního zdraví, ochrany a bezpečnosti, jakož i zdraví, ochrany a bezpečnosti ostatních osob.
(11)
Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU by mělo být procesem probíhajícím po celou dobu jejich mise. Mělo by se opírat o systém dohledu a řízení výkonu a mělo by poskytovat údaje, které budou prokazovat, do jaké míry individuální výkon humanitárních dobrovolníků EU přispívá (na úrovni výstupů a dopadů) k cílům projektu a celé iniciativy.
(12)
Je zapotřebí spolehlivý akreditační postup, který zajistí, aby vysílající a přijímající organizace dodržovaly normy stanovené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a postupy stanovené v tomto nařízení. Takový akreditační postup by měl vycházet ze zásad zjednodušení a zamezení zdvojenému úsilí, rozlišení mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, nákladové efektivnosti, transparentnosti a nestrannosti a měl by podporovat rozmanitost a přístupnost.
(13)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru zřízeného podle článku 26 nařízení (EU) č. 375/2014.
(14)
Aby se zajistilo včasné provádění iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, je nezbytné, aby toto nařízení vstoupilo v platnost jako naléhavé, neboť obsahuje ustanovení, na jejichž základě provádějící organizace vysílají humanitární dobrovolníky EU do třetích zemí,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví pravidla k provádění nařízení (EU) č. 375/2014, pokud jde o následující záležitosti vyjmenované v čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení:
a)
postupy uplatňované při vyhledávání, výběru a nezbytné přípravě zájemců o dobrovolnickou činnost před jejich vysláním, včetně případných stáží;
b)
podrobnosti týkající se programu odborné přípravy a postupu pro hodnocení připravenosti zájemců o dobrovolnickou činnost k vyslání;
c)
pravidla pro vysílání a řízení humanitárních dobrovolníků EU ve třetích zemích, včetně dozoru na místě, průběžné podpory prostřednictvím coachingu, mentoringu, další přípravy, nezbytných pracovních podmínek a podpory po návratu;
d)
pojistné krytí a životní podmínky dobrovolníků včetně pokrytí nákladů na živobytí, ubytování, cestu a dalších relevantních výdajů;
e)
postupy uplatňované před vysláním, v jeho průběhu a po návratu pro zajištění povinné péče a náležitých bezpečnostních opatření, včetně protokolů pro stažení vyslaného dobrovolníka ze zdravotních důvodů a bezpečnostních plánů, v nichž jsou stanoveny postupy stažení dobrovolníků ze třetích zemí v případě mimořádné situace, mimo jiné nezbytné postupy spolupráce s vnitrostátními orgány;
f)
postupy pro sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU;
g)
akreditační postup, který zajistí, aby vysílající organizace splňovaly normy a postupy uvedené v článku 9 nařízení (EU) č. 375/2014, a diferencovaný akreditační postup pro přijímající organizace.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice uvedené v článku 3 nařízení (EU) č. 375/2014 a definice uvedené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„kompetenčním rámcem“ se rozumí rámec ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
„plánem učení a rozvoje“ se rozumí plán ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
c)
„školitelem“ se rozumí osoba najatá poskytovatelem odborné přípravy k zajištění jednoho či více modulů odborné přípravy nebo moderování simulačních cvičení na základě scénářů a hodnocení kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost;
d)
„mentorem“ se rozumí školitel najatý poskytovatelem odborné přípravy, jehož úkolem je koordinovat hodnocení způsobilosti zájemce o dobrovolnickou činnost pro vyslání. Mentor je odpovědný za skupinu zájemců o dobrovolnickou činnost. Koordinuje hodnocení jejich kompetencí na základě zpětné vazby od ostatních školitelů a individuálně pracuje se zájemci o dobrovolnickou činnost s cílem přezkoumat jejich vlastní hodnocení a hodnocení ze strany školitelů;
e)
„mentoringem“ se rozumí proces neformálního předávání znalostí, sociálního kapitálu a psychosociální podpory relevantní pro práci, kariéru nebo profesní rozvoj. Mentoring zahrnuje neformální komunikaci, obvykle osobní a po delší dobu, mezi osobou, kterou přijímající organizace určí jako mentora a o které se předpokládá, že má příslušné znalosti, odbornost a zkušenosti na jedné straně a humanitárním dobrovolníkem EU na straně druhé;
f)
„debriefingem“ se rozumí proces, který vysílajícím a přijímajícím organizacím a humanitárnímu dobrovolníkovi poskytuje jasné informace o výsledcích mise a úspěších, jichž humanitární dobrovolníci EU dosáhli, a doporučení či poučení z jejich zkušeností a získaných poznatků a představuje pozitivní odborné uzavření dané mise.
KAPITOLA 2
POSTUPY VYHLEDÁVÁNÍ A VÝBĚRU ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST
Článek 3
Postup vyhledávání a výběru
1. Vysílající a přijímající organizace společně stanoví postup vyhledávání a výběru. Úlohy, povinnosti a postupy jsou definovány s cílem zajistit transparentní, spravedlivé a efektivní přijímací řízení v souladu se zásadou rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Postup vyhledávání a výběru se opírá o partnerství mezi vysílající a přijímající organizací a zaručuje včasnou a průběžnou komunikaci. Vysílající organizace zajistí, aby byla přijímající organizace důsledně zapojena do průběhu celého přijímacího řízení.
3. Dohodnutý postup vyhledávání a výběru se uplatňuje na všechny fáze přijímacího řízení.
4. Postup vyhledávání a výběru zahrnuje minimálně:
a)
stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU podle článku 4;
b)
oznámení a žádost podle článku 5;
c)
hodnocení, sestavení širšího a užšího seznamu uchazečů podle článku 6;
d)
výběr podle článku 7.
Článek 4
Stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě posouzení potřeb vypracovaného podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, přijímající organizace navrhne v souladu s požadavky stanovenými v bodě 1 přílohy I pro humanitárního dobrovolníka EU přidělený úkol, včetně flexibilních prvků zohledňujících přispění daného dobrovolníka po přijetí.
2. Vysílající organizace přezkoumá přidělený úkol a v případě potřeby jej upraví, aby se zajistila jeho odpovídající a realistická přiměřenost s přihlédnutím k očekávaným kompetencím humanitárních dobrovolníků EU a absorpční kapacitě a potřebám přijímající organizace.
3. Podle přiděleného úkolu a kompetenčního rámce vysílající a přijímající organizace stanoví kompetenční profil humanitárního dobrovolníka EU a kritéria výběru včetně minimálních požadavků, které mají být použity během přijímacího řízení. Kompetenční profil musí rovněž uvádět, zda je daný dobrovolník začátečníkem nebo zkušeným odborníkem a zda je zapotřebí stáž.
Článek 5
Oznámení a žádost
1. Vysílající organizace nese odpovědnost za oznámení dané mise. S přispěním přijímající organizace vypracuje informační materiál s cílem informovat o iniciativě a přilákat zájemce o dobrovolnickou činnost.
2. Oznámení musí být vyhotoveno alespoň v angličtině a formulováno jasně, konkrétně a přístupně a musí poskytovat informace o pozici nabízené zájemci o dobrovolnickou činnost podle požadavků stanovených v bodě 2 přílohy I.
3. Oznámení musí být zveřejněno nejméně po dobu jednoho měsíce na ústřední platformě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, přičemž za účelem přilákání uchazečů na ústřední platformu je možné využít dalších příležitostí propagace. Za řádně odůvodněných okolností může být v případě misí v reakci na humanitární krizi oznámení zveřejněno po dobu kratší než jeden měsíc, nejméně však po dobu jednoho týdne.
4. Uchazeči podávají žádost na standardizovaném formuláři, ke kterému připojí strukturovaný životopis. Uchazeči rovněž vyplní standardizovaný dotazník k vlastnímu hodnocení, který má posoudit jejich kompetence podle požadavků pro daný kompetenční rámec a jejich adaptabilitu ve vztahu k přidělenému úkolu a životním a pracovním podmínkám uvedeným v oznámení. S těmito podmínkami musí uchazeči vyjádřit svůj souhlas.
Článek 6
Hodnocení, sestavování širšího a užšího seznamu uchazečů
1. Vysílající organizace hodnotí uchazeče podle informací uvedených ve formuláři žádosti a dotazníku k vlastnímu hodnocení, prohlášení o motivaci k účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU (a na konkrétní misi) a podle hodnocení schopnosti analyzovat příslušný scénář humanitární pomoci formou písemného testu, eseje nebo podobných zkoušek.
2. Na základě tohoto hodnocení vysílající organizace poskytne přijímající organizaci širší seznam uchazečů, aby se společně dohodly na užším seznamu uchazečů, kteří budou pozváni na pohovor.
3. Uchazeči zařazení na užší seznam jsou pozváni na strukturovaný pohovor na základě kompetenčního rámce. Pohovor může probíhat osobně nebo pomocí telekomunikačních technologií, pokud možno za účasti přijímající organizace. K dalším metodám hodnocení mohou patřit hodnotící centra, skupinové činnosti a simulační situační cvičení.
4. Vysílající organizace může dle potřeby před konečným výběrem provést kontrolu osobních a profesních referencí. O průběhu výběrového řízení jsou uchazeči informováni na začátku řízení v oznámení.
Článek 7
Výběr
1. Konečné rozhodnutí o výběru zájemce o dobrovolnickou činnost náleží přijímající organizaci, která svou volbu potvrdí vysílající organizaci, jež odpovídá za zaslání nabídky a za přípravu zaškolovací fáze. Pro každou pozici lze vybrat náhradní dobrovolníky, kteří nahradí zájemce v případě, že tento odstoupí nebo již není disponibilní.
2. Vysílající a přijímající organizace musí být schopny prokázat a zdůvodnit, jak dospěly ke svému rozhodnutí o výběru z hlediska zásad rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace v průběhu celého postupu vyhledávání a výběru.
3. Výběrové řízení musí být ukončeno v přiměřené lhůtě. Vysílající organizace vyrozumí všechny uchazeče o rozhodnutí o výběru a informuje je o možnosti získat zpětnou vazbu. Vybraného zájemce o dobrovolnickou činnost vyzve, aby písemně potvrdil svůj zájem zúčastnit se iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byla dokumentace týkající se postupu vyhledávání a výběrového řízení zpětně sledovatelná a byla uchována v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
Článek 8
Hodnocení vzdělávacích potřeb
1. Na základě výsledků přijímacího řízení, potřeb přijímající organizace a předpokládaného vyslání zhodnotí vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a se zájemcem o dobrovolnickou činnost vzdělávací potřeby a určí moduly odborné přípravy, kterých se zájemce zúčastní, a to na základě těchto kritérií:
a)
odborná zkušenost, přičemž zkušeným odborníkům je dána možnost zaměřit se na povinné moduly a zvolit si odpovídající úroveň odborné přípravy v oblasti projektového řízení a specializované nepovinné moduly;
b)
potřeby přijímající organizace z hlediska specifických kompetencí, které mají být řešeny prostřednictvím účasti zájemce o dobrovolnickou činnost na nepovinných modulech;
c)
všeobecné kompetence zájemce o dobrovolnickou činnost, které mají být řešeny prostřednictvím účasti na nepovinných modulech.
2. Vysílající organizace vypracuje plán učení a rozvoje uvedený v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a určí hodnocené kompetence vybraných zájemců o dobrovolnickou činnost a jejich vzdělávací potřeby, které budou předány poskytovatelům odborné přípravy.
KAPITOLA 3
PROGRAM ODBORNÉ PŘÍPRAVY INICIATIVY HUMANITÁRNÍ DOBROVOLNÍCI EU
Článek 9
Program odborné přípravy
1. Program odborné přípravy pro všechny úspěšně vybrané zájemce o dobrovolnickou činnost realizuje/í poskytovatel/é odborné přípravy, v případě potřeby s přispěním vysílající a přijímající organizace a dřívějších dobrovolníků.
2. Program odborné přípravy se opírá o kompetenční rámec a lze jej přizpůsobit potřebám začátečníků i zkušených odborníků.
3. Program odborné přípravy spočívá v přístupu k učení, který kombinuje moduly elektronického učení a výuky ve třídách.
4. Povinné moduly pro všechny zájemce o dobrovolnickou činnost zahrnují:
a)
obecný úvod do tematiky Unie, jejích vnějších vztahů a systému reakce na krize;
b)
úvod do humanitární činnosti, politiky humanitární pomoci Unie a iniciativy Humanitární dobrovolníci EU;
c)
řízení osobní bezpečnosti, ochrany a zdraví;
d)
řízení projektů;
e)
mezikulturní povědomí (a průřezové záležitosti);
f)
simulační cvičení na základě scénáře, které od zájemců o dobrovolnickou činnost vyžaduje prokázání získaných kompetencí.
5. K nepovinným modulům patří:
a)
propagace a komunikace;
b)
psychologická první pomoc;
c)
odborná příprava osob za účelem budoucích školení a instruktáží;
d)
řízení dobrovolnické činnosti;
e)
organizační rozvoj;
f)
případně individuálně navržené moduly zabývající se zejména přizpůsobením technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost kontextu humanitární pomoci.
6. Zájemci o dobrovolnickou činnost se zúčastní všech povinných modulů a mohou se zúčastnit jednoho či více nepovinných modulů, které si zvolí podle článku 8.
7. Program odborné přípravy s informacemi o jednotlivých modulech, včetně statusu, cílové skupiny, časového rozsahu, cílových kompetencí a příslušných výsledků učení vymezuje příloha II.
Článek 10
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost během odborné přípravy a po jejím absolvování
1. Během odborné přípravy a po jejím dokončení jsou zájemci o dobrovolnickou činnost hodnoceni z hlediska své připravenosti na vyslání na základě kompetenčního rámce.
2. Hodnocení společně organizují školitelé, přičemž klíčovou koordinační úlohu hraje mentor daného zájemce o dobrovolnickou činnost.
3. Hodnocení kompetencí je založeno na hodnocení znalostí, dovedností a postoje zájemce o dobrovolnickou činnost, které provádějí školitelé, a to včetně:
a)
vlastního hodnocení, které zájemce o dobrovolnickou činnost provede po simulačním cvičení na základě scénáře;
b)
připomínek, které vypracují školitelé po každém modulu a po simulačním cvičení na základě scénáře;
c)
hodnocení mentora, jehož výsledkem jsou kritický pohled na vlastní hodnocení zájemce o dobrovolnickou činnost a připomínky vycházející z osobního setkání mentora a zájemce o dobrovolnickou činnost ohledně zpětné vazby školitelů.
4. Hodnocení všech kompetencí se stává součástí plánu učení a rozvoje zájemce o dobrovolnickou činnost, který je aktualizován po dokončení odborné přípravy a ve kterém jsou uvedena absolvovaná školení a dosažené výsledky.
5. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokáží nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, budou vyřazeni. Školitelé a mentor musí být schopni každé takové hodnocení a rozhodnutí v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit.
KAPITOLA 4
POSTUPY PŘÍPRAVY ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST PŘED VYSLÁNÍM
Článek 11
Program zaškolení
1. V rámci zaškolení je zájemce o dobrovolnickou činnost nebo humanitární dobrovolník EU seznámen s kulturou, politikami a postupy vysílající a přijímající organizace a s očekáváními spojenými s přiděleným úkolem.
2. Program zaškolení společně vypracují vysílající a přijímající organizace. V programu jsou vymezeny jejich úlohy a povinnosti, a to pokud možno za přispění humanitárních dobrovolníků EU, kteří se vrátili z mise, s cílem využít jejich bezprostřední zkušenosti a poznatky. Program zahrnuje:
a)
zaškolení před vysláním, které zajistí vysílající organizace podle článku 12;
b)
zaškolení v cílové zemi, které zajistí přijímající organizace podle článku 18.
3. Vysílající a přijímající organizace dle potřeby uspořádají společná setkání za účasti všech zájemců o dobrovolnickou činnost nebo humanitárních dobrovolníků EU.
Článek 12
Zaškolení před vysláním
1. Vysílající organizace zajistí, aby bylo všem zájemcům o dobrovolnickou činnost před vysláním poskytnuto důkladné a odpovídající osobní zaškolení. Toto zaškolení zahrnuje minimálně následující prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, pracovníka krizového řízení, lidských zdrojů), poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o souvislostech projektu, v nichž bude zájemce o dobrovolnickou činnost pracovat, informace o přiděleném úkolu a hodnocení potřeb, z něhož úkol vychází, a předpokládané pracovní a životní podmínky podle článků 22 a 24 až 27;
c)
příslušný právní rámec vztahující se na dobrovolníka podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
d)
normy a postupy vztahující se na dobrovolníka, které se mimo jiné týkají kázně, stížností, opatření proti podvodům a korupci, ochrany dětí a zranitelných dospělých, etického kodexu podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
e)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky (včetně lékařského vyšetření před odjezdem) podle článků 28 a 30;
f)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
g)
plán učení a rozvoje;
h)
informace o síti iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a o tom, jak podporuje dobrovolníky před vysláním, během něj a po něm;
i)
informace o činnostech v oblasti komunikace a zviditelňování, se kterými projekt počítá na základě plánu komunikace podle článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014, včetně kontaktních údajů odpovědného regionálního informačního úředníka Komise;
j)
proces debriefingu podle článku 23.
2. V rámci zaškolení poskytne vysílající organizace rovněž informace o místním oddělení Komise pro humanitární pomoc odpovědném za zemi vyslání a informuje toto oddělení o blížícím se vyslání humanitárních dobrovolníků EU.
3. Vysílající organizace zajistí, aby si zájemci o dobrovolnickou činnost přečetli veškeré informace poskytnuté během postupu zaškolení, aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 13
Stáže pro začátečníky
1. Od zájemců o dobrovolnickou činnost, kteří jsou začátečníky, může být vedle odborné přípravy požadována i účast na stáži u vysílající organizace, aby si v praxi osvojili postupy, etiku a souvislosti humanitární práce a více se připravili na své předpokládané vyslání jako humanitární dobrovolník EU. Doba trvání stáže nepřesáhne šest měsíců s možností omezeného prodloužení v řádně odůvodněných případech.
2. Vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a s dobrovolníkem účastnícím se stáže přezkoumá a zaktualizuje na základě potřeb dané stáže vzdělávací potřeby v plánu učení a rozvoje. Plán učení a rozvoje vymezuje zejména:
a)
výsledky učení, kterých by měl dobrovolník účastnící se stáže během jejího trvání dosáhnout;
b)
úkoly, které bude dobrovolník účastnící se stáže provádět v rámci procesu učení, a zdroje, které mají být poskytnuty;
c)
cíle a výsledky, kterých by měl dobrovolník po skončení doby stáže dosáhnout.
3. V případě stáží se, pokud jde o povinnosti vysílajících organizací, u nichž dobrovolníci vykonávají svou stáž, použijí obdobně následující články tohoto nařízení:
a)
čl. 19 odst. 4, 5, 6 a 9, články 21 a 22;
b)
článek 24 vyjma odstavce 5. Zájemci o dobrovolnickou činnost pocházející ze zemí EU nebo ze třetích zemí uvedených v čl. 23 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 375/2014 za podmínek stanovených v uvedeném článku, kteří jsou kryti svým vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem v zemi pobytu a kteří vykonávají stáže ve výše uvedených zemích, získají pouze doplňkové krytí. To znamená, že jejich pojistné krytí je omezeno na náklady převyšující krytí poskytované vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem. Ve výjimečně odůvodněných případech, kdy vnitrostátní sociální zabezpečení nebo pojistný program kryje pouze část nákladů uvedených v čl. 24 odst. 5 nebo tyto náklady nekryje vůbec, je kryto 100 % vynaložených nákladů.
c)
článek 25 vyjma odstavce 6, článek 26 a čl. 27 odst. 1, je-li relevantní;
d)
čl. 28 odst. 1, 8 a 14 a čl. 30 odst. 1, 4, 5, 6 a 7.
Článek 14
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost po stáži
1. Na konci stáže vypracuje dobrovolník účastnící se stáže vlastní hodnocení na základě kompetenčního rámce a plánu učení a rozvoje.
2. Přímý nadřízený z vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací toto vlastní hodnocení přezkoumá a vypracuje hodnocení dobrovolníka účastnícího se stáže, ve kterém:
a)
zhodnotí výkon dobrovolníka účastnícího se stáže ve vztahu k jeho cílům;
b)
posoudí, zda bylo dosaženo dohodnutých výsledků;
c)
stanoví výsledky učení.
3. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokážou nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, jsou vyřazeni a nejsou způsobilí stát se humanitárními dobrovolníky EU. Přímý nadřízený z vysílající organizace musí být schopen v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
Článek 15
Doplňková odborná příprava před vysláním
Aniž je dotčena účast zájemce o dobrovolnickou činnost na programu odborné přípravy nebo na stáži, může vysílající organizace zajistit vhodnou doplňkovou odbornou přípravu před vysláním, například odbornou přípravu týkající přizpůsobení technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost, jejímž cílem je reagovat na potřeby přijímající organizace, nebo jazykovou přípravu potřebnou pro cílovou zemi vyslání atd.
Článek 16
Smlouva s humanitárním dobrovolníkem EU
1. Na základě výsledků zaškolení před vysláním a případně stáže a jiné odborné přípravy před vysláním podle článků 13 až 15 vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací potvrdí závěrečné hodnocení způsobilosti, podle kterého je zájemce o dobrovolnickou činnost způsobilý být vyslán jako humanitární dobrovolník EU.
2. Vysílající organizace a úspěšně vyhodnocený humanitární dobrovolník EU podepíší smlouvu o vyslání podle čl. 14 odst. 5 nařízení (EU) č. 375/2014.
3. Smlouva, která musí být připravena po důkladné konzultaci s přijímajícími organizacemi, stanoví konkrétní podmínky týkající se vyslání a práva a povinnosti humanitárního dobrovolníka EU. Jsou v ní uvedeny právní přepisy vztahující se na jurisdikci smlouvy podle nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU), které má být přijato podle čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a její součástí jsou minimálně tyto prvky:
a)
úloha a funkce humanitárního dobrovolníka EU, doba trvání a místo vyslání a úkoly, jež mají být plněny podle vymezení v přiděleném úkolu, včetně prvků vyplývajících z plánu komunikace uvedeného v článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
doba platnosti smlouvy včetně data začátku a konce platnosti;
c)
řízení výkonu, včetně těchto prvků:
-
opatření týkající se řízení, včetně odpovědného přímého nadřízeného z přijímající organizace a kontaktního místa pro průběžnou podporu ze strany vysílající organizace,
-
opatření týkající se mentoringu;
d)
pracovní podmínky, včetně pracovní doby a dovolené;
e)
finanční nároky a závazky humanitárního dobrovolníka EU, včetně nezbytných ujednání k jejich plnění:
-
příspěvek na pobyt a přesídlení,
-
informace o platných předpisech v oblasti daní a sociálního zabezpečení,
-
pojistné krytí,
-
ubytování,
-
cesta;
f)
praktická opatření:
-
lékařské prohlídky,
-
víza a pracovní povolení;
g)
důvěrnost;
h)
očekávané chování humanitárního dobrovolníka EU, včetně integrity a etického kodexu, a opatření na ochranu práv dětí a ohrožených dospělých osob, včetně nulové tolerance pohlavního zneužívání, uvedené v příloze smlouvy;
i)
disciplinární politika a ukončení statusu dobrovolníka;
j)
mediační mechanismus pro řešení problémů, stížností a sporů;
k)
povinnosti a politiky v souvislosti s řízením ochrany, zdraví a bezpečnosti;
l)
učení a rozvoj:
-
odborná příprava a zaškolení,
-
debriefing.
4. V případě sporu mezi přijímající nebo vysílající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU má humanitární dobrovolník EU právo na účinný opravný prostředek v souladu s ustanoveními vnitrostátních předpisů platných pro vysílající organizaci.
Článek 17
Zanesení údajů do databáze
Po obdržení výslovného souhlasu humanitárního dobrovolníka EU zanese vysílající organizace údaje tohoto humanitárního dobrovolníka EU do databáze uvedené v článku 13 nařízení (EU) č. 375/2014 (dále jen „databáze“). Veškeré zpracovávání osobních údajů v souvislosti s touto databází musí být prováděno v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Na jakékoli zpracování osobních údajů ze strany Komise ve vztahu k uvedené databázi se použije nařízení (ES) č. 45/2001 (2).
KAPITOLA 5
POSTUPY PRO VYSLÁNÍ A ŘÍZENÍ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 18
Zaškolení v cílové zemi
1. Přijímající organizace zajistí, aby bylo všem humanitárním dobrovolníkům EU po příjezdu do země, do níž jsou vysláni, poskytnuto důkladné a přiměřené zaškolení zahrnující minimálně tyto prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, provozního a technického týmu, pracovníka krizového řízení, podpůrných týmů, jako jsou týmy pro lidské zdroje a finance), místo(a) projektu a poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o misi, pravomocech a projektech přijímající organizace; zapojené komunity; provozní souvislosti; očekávání týkající se výstupů a výsledků přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a posouzení potřeb, ze kterého se vychází;
c)
místní právní rámec vztahující se na humanitárního dobrovolníka EU;
d)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky podle článků 28 a 30;
e)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
f)
kulturní instruktáž o dané zemi, regionu a místě vyslání, včetně pokynů týkajících se vhodného chování;
g)
proces debriefingu v cílové zemi podle článku 23.
2. Přijímající organizace zajistí, aby si humanitární dobrovolníci EU přečetli veškeré informace poskytované během zaškolení v cílové zemi a aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 19
Dohled a řízení výkonu
1. Vysílající a přijímající organizace na základě výkonnostních cílů, očekávaných výstupů a výsledků společně vypracují systém řízení výkonu určený k měření pokroku a kvality práce humanitárního dobrovolníka EU podle přiděleného úkolu.
2. Postup řízení výkonu upřesní příslušné úlohy a povinnosti vysílající a přijímající organizace při dohledu nad humanitárním dobrovolníkem EU.
3. Během zaškolování vysílající a přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU stanoví výkonnostní cíle dobrovolníka a poskytnou mu příležitost vyjádřit se k flexibilním prvkům přiděleného úkolu.
4. Přijímající organizace určí přímého nadřízeného, který odpovídá za dohled nad humanitárním dobrovolníkem EU, s nímž přímý nadřízený uskutečňuje v rámci dohledu přiměřeně a prakticky četné schůzky.
5. Dle potřeby a v závislosti na délce mise provedou vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU společný přezkum výkonu v polovině období s cílem formálně zhodnotit proces začleňování a pokrok při plnění cílů a upravit cíle, přidělený úkol a plán učení a rozvoje.
6. Jestliže se při přezkumu v polovině období dospěje k závěru, že humanitární dobrovolník EU vykazuje nedostatečnou znalost kterékoli z průřezových nebo specifických kompetencí, může přijímající organizace po dohodě s vysílající organizací rozhodnout o předčasném ukončení jeho vyslání. Organizace musí být schopny v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
7. Vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU provedou konečný přezkum výkonu s cílem zhodnotit na konci mise dosažené úspěchy humanitárního dobrovolníka EU v porovnání s cíli jeho přiděleného úkolu a plánem učení a rozvoje.
8. Výsledky přezkumu výkonu se stávají součástí plánu učení a rozvoje daného humanitárního dobrovolníka EU.
9. Vysílající organizace uchová záznamy o přezkumu výkonu v souladu s normami ochrany údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a v databázi potvrdí, zda bylo vyslání úspěšně dokončeno, a pokud dokončeno nebylo, uvede příslušný důvod.
Článek 20
Průběžná podpora ze strany vysílajících organizací
1. Před vysláním určí vysílající organizace kontaktní osobu, která je po celou dobu vyslání k dispozici a je v pravidelném kontaktu s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem:
a)
pomoci humanitárnímu dobrovolníkovi EU s usazením a přesunem;
b)
poskytovat humanitárnímu dobrovolníkovi EU a přijímající organizaci potřebnou doplňkovou podporu;
c)
účastnit se přezkumů v polovině období a na konci vyslání a případně i ostatních schůzek a
d)
zajišťovat mediační podporu v případě neshody mezi přijímající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU.
2. Jestliže určená kontaktní osoba v průběhu vyslání již není schopna plnit svou úlohu, musí být v co nejkratší době nahrazena, aby byla zajištěna kontinuita podpory.
Článek 21
Mentoring
1. Přijímající organizace určí pro humanitárního dobrovolníka EU jednoho či více mentorů, kteří mu poskytují podporu v oblastech, jako je například:
a)
rozvoj odborných dovedností a zlepšování výkonu a znalostí;
b)
kulturní začleňování a přizpůsobování;
c)
coaching v souvislosti s přiděleným úkolem a
d)
řešení psychosociálních problémů.
2. Určený mentor či mentoři mají přístup k plánu učení a rozvoje a přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a svou podporu opírají o tyto dokumenty. Mentor či mentoři se pravidelně schází s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem projednat jeho pokrok a pomoci s jakýmkoli problémem, který souvisí s misí, či osobním problémem.
3. Mentoring přihlíží k místní situaci a je pokud možno k dispozici i místním dobrovolníkům.
4. Vysílající organizace pomáhá se zajištěním mentoringu tím, že pracuje v partnerství s přijímající organizací při poskytování podpory pro oblast analýzy, odborné přípravy a jiného budování kapacit a v případě malé místní dostupnosti konkrétních dovedností vyhledává ve svých vlastních strukturách a sítích jednotlivce, kteří vhodné a doplňující dovednosti mají.
5. Dle potřeby lze zvážit mentoring na dálku, zejména za pomoci sítě pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 22
Pracovní podmínky
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU mají odpovídající pracovní podmínky, které jim během jejich misí umožňují plnit povinnosti a zajišťují jejich dobré životní podmínky, motivaci, zdraví a ochranu. Tyto podmínky jsou v souladu s příslušnými ustanoveními směrnice 89/391/ES (3) a směrnice 2003/88/ES (4).
2. Vysílající a přijímající organizace spolupracují na společném vymezení odpovídajících pracovních podmínek na základě místní a vnitrostátní situace.
3. Přijímající organizace poskytne nezbytné informace a navrhne pracovní podmínky, jejichž vhodnost a přiměřenost posoudí vysílající organizace, s cílem zajistit soulad s povinností péče obou organizací a s obecnými politikami a postupy vysílající organizace.
4. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se bezpečnosti, zdraví a ochrany a aby navrhované pracovní podmínky dodržovaly schválené postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany podle článků 28, 29 a 30 a splňovaly požadavky na pracovní dobu, dovolenou, minimální denní a týdenní doby odpočinku a pracovní prostor podle bodu 3 přílohy I.
Článek 23
Podpora na konci mise a podpora po návratu
1. Vysílající a přijímající organizace společně rozhodnou o obsahu a procesu debriefingu všech humanitárních dobrovolníků EU, včetně těch, kteří se vrací předčasně.
2. Přijímající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU osobní nebo skupinový debriefing včetně konečného přezkumu výkonu podle čl. 19 odst. 7 a dle potřeby zajistí, aby byl projekt předán týmu a protistranám, které budou pokračovat v činnostech vykonávaných humanitárním dobrovolníkem EU, aby byla zajištěna udržitelnost a kontinuita.
3. Vysílající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU, který se vrátil z mise, osobní nebo skupinový debriefing a debriefing týkající se otázek činností či projektu na základě zpětné vazby ze strany přijímající organizace a finalizace plánu učení a rozvoje.
4. Vysílající organizace zprostředkuje lékařské vyšetření po vyslání při návratu humanitárního dobrovolníka EU a nabídne mu psychosociální debriefing a poradenskou podporu, kterou může humanitární dobrovolník EU nepovinně využít.
5. Vysílající a přijímající organizace nastíní humanitárnímu dobrovolníkovi EU možnosti, jak se nadále angažovat v oblasti humanitární pomoci a aktivního evropského občanství, včetně propagace sítě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a zapojení do této sítě.
6. Vysílající organizace vyzve humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili z mise, aby poskytli konstruktivní zpětnou vazbu ve věci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, a aby vysvětlili, jak může jejich přispění ovlivnit budoucí mise.
KAPITOLA 6
USTANOVENÍ TÝKAJÍCÍ SE ŽIVOTNÍCH PODMÍNEK A POJIŠTĚNÍ
Článek 24
Pojistné krytí
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
2. Pojistné krytí se vztahuje na celý svět, 24 hodin denně. Pojistné krytí je účinné ode dne, kdy humanitární dobrovolník EU opustí domov a vydá se na cestu do třetí země, do níž byl vyslán, až do dne, kdy opustí třetí zemi, do níž byl vyslán, a vrátí se domů (tzv. „první období krytí“).
3. Pojistné krytí delší než dvanáct týdnů se prodlouží o dalších osm týdnů v domovské zemi pojištěnce pro účely návazné léčby nemocí a úrazů, které humanitárního dobrovolníka EU postihly během prvního období krytí.
4. Pojistné krytí se vztahuje na všechny činnosti spojené s iniciativou Humanitární dobrovolníci EU a rovněž na soukromé činnosti humanitárního dobrovolníka EU během prvního období krytí.
5. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti pojištěním ve výši 100 % (úplné krytí) pro případ těchto pojistných událostí:
a)
lékařská a stomatologická péče;
b)
těhotenství a porod;
c)
úraz;
d)
repatriace;
e)
životní pojištění;
f)
trvalá a dočasná invalidita nebo pracovní neschopnost;
g)
odpovědnost za škody;
h)
ztráta nebo krádež dokladů, jízdenek a osobních věcí;
i)
doplňková asistenční pomoc.
6. S cílem zajistit rovné zacházení a krytí u všech humanitárních dobrovolníků EU může Komise uzavřít smluvní vztah s jedním nebo více poskytovateli pojištění prostřednictvím zadání veřejné zakázky.
Článek 25
Příspěvek na pobyt a přesídlení
1. Vysílající organizace poskytuje humanitárním dobrovolníkům EU, kteří mají status osob, jež nejsou v pracovním poměru, příspěvek na pobyt formou paušálních plateb, které jsou vypláceny v přiměřených lhůtách a v pravidelných splátkách.
2. Při výpočtu výše paušálního příspěvku na pobyt se vychází ze spotřebního koše, který zahrnuje pravidelné výdaje humanitárního dobrovolníka EU za tyto položky:
a)
potraviny;
b)
hygienické potřeby a potřeby pro domácnost;
c)
oděvy;
d)
místní a vnitrostátní doprava;
e)
různé výdaje považované za nezbytné pro zajištění přiměřené životní úrovně a zapojení do místní společnosti (za účelem zahrnutí dalších nákladů, jako jsou volnočasové aktivity, služby kadeřníka a holiče, denní tisk a kancelářské potřeby, lze přičíst nejvýše 20 % celkové částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d));
f)
mimořádná částka pro humanitární dobrovolníky EU pobývající v oblastech s indexy převyšujícími průměr dané země (nejvýše 10 % částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d)).
3. Náklady na ubytování nejsou součástí paušálních příspěvků na pobyt.
4. Komise zveřejňuje informace o paušálních příspěvcích na pobyt pro země vyslání na základě indexů zemí. Vedle příspěvku na pobyt lze hradit zvláštní potřeby související se zdravotním postižením nebo jinými řádně zdůvodněnými výjimečnými okolnostmi.
5. Humanitární dobrovolníci EU jsou včas informováni o změnách indexů a výše příspěvků na pobyt, které se jich během jejich mise týkají, zejména v zemích s vysokou mírou inflace nebo deflace.
6. Při úspěšném ukončení vyslání poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU, kteří se vrátili z mise, pravidelně indexovaný příspěvek na přesídlení ve výši 100 EUR za měsíc v závislosti na délce jejich vyslání.
Článek 26
Ubytování
1. Vysílající organizace zajistí, aby přijímající organizace poskytla humanitárnímu dobrovolníkovi EU odpovídající ubytování za náklady přiměřené místním podmínkám.
2. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se ochrany, zdraví a bezpečnosti a aby navrhované ubytování dodržovalo schválené postupy v oblasti ochrany, zdraví a bezpečnosti podle článků 28, 29 a 30 a splňovalo požadavky stanovené v bodě 4 přílohy I.
3. Je-li to možné, hradí náklady na ubytování, vytápění a jiné přímo související náklady přímo přijímající organizace. Přijímající organizace uzavírá smluvní vztahy s pronajímateli a přijme veškerá potřebná opatření, aby hostitelské subjekty a pronajímatele informovala o iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 27
Cestovní a související výdaje
1. Vysílající organizace organizuje cestu humanitárního dobrovolníka EU do místa vyslání a zpět, a to i v případech předčasného návratu, a hradí cestovní výdaje.
2. Na žádost humanitárního dobrovolníka EU zorganizuje vysílající organizace další cestu zpět a uhradí související cestovní výdaje v těchto případech:
a)
dovolená ve vlasti pro humanitární dobrovolníky EU, jejichž doba vyslání je delší než osmnáct měsíců;
b)
rodičovská dovolená pro humanitární dobrovolníky EU, kteří mají jedno či více vyživovaných dětí mladších dvanácti let, je-li doba jejich vyslání delší než 6 měsíců;
c)
mimořádná dovolená v případě pohřbu nebo lékařsky potvrzeného závažného onemocnění přímého příbuzného ve vzestupné či sestupné linii, manžela/manželky, registrovaného partnera nebo sourozence.
3. Výši cestovních výdajů lze vypočítat buď podle skutečných nákladů na cestu v ekonomické či druhé třídě, nebo může být hrazeno paušálně na základě přiměřené metodiky výpočtu vzdálenosti.
4. Vysílající organizace poskytne informace a logistickou podporu při zařizování víz pro humanitárního dobrovolníka EU a přijímající organizace v případě potřeby podporuje vízový proces. Náklady spojené se získáním víz, včetně nezbytných cestovních výdajů, hradí vysílající organizace.
KAPITOLA 7
POSTUPY PRO ZAJIŠTĚNÍ POVINNOSTI PÉČE, OCHRANY A BEZPEČNOSTI
Článek 28
Řízení bezpečnosti a posuzování rizik
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku bezpečnosti a postupy posuzování rizik, jež jsou vhodné a použitelné pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravené.
2. Na základě politiky bezpečnosti vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně plán řízení bezpečnosti a evakuační plán pro akce v rámci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU. Tyto plány musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 5 přílohy I.
3. Vysílající a přijímající organizace společně vypracují písemné posouzení rizik týkajících se bezpečnosti, cestování a zdraví v zemi vyslání. Tato posouzení musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 6 přílohy I.
4. Posouzení rizik uvedené v odstavci 3 se pravidelně přezkoumává a aktualizuje podle situace, přinejmenším před vysláním humanitárního dobrovolníka EU. Jestliže posouzení rizik vede k závěru, že vyslání by se odehrálo v podmínkách mezinárodního nebo vnitrostátního ozbrojeného konfliktu, nebo že takový konflikt hrozí, od plánovaného vyslání se ustoupí nebo se v případě, že již byl humanitární dobrovolník EU vybrán, vyslání se zruší.
5. Požadavky týkající se informovanosti ohledně bezpečnosti a přiměřeného chování z hlediska řízení rizik a bezpečnosti jsou součástí popisu přiděleného úkolu a přijímacího řízení.
6. Vysílající organizace informuje příslušné vnitrostátní orgány členských států a dalších zemí zúčastněných podle článku 23 nařízení (EU) č. 375/2014 předtím, než je některý z jejich občanů vyslán jako humanitární dobrovolník EU. Vysílající organizace, která vysílá humanitární dobrovolníky EU, jež nejsou občany Unie, zjistí před vysláním předpisy týkající se konzulární ochrany zajišťované zemí, jejímž je dobrovolník státním příslušníkem, nebo jinou zemí.
7. Vysílající a přijímající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU obdržel všechny informace o bezpečnostních a ochranných postupech a aby jim porozuměl. Během zaškolení bude před odjezdem a do 24 hodin po příjezdu do cílové země vyslání zajištěna bezpečnostní instruktáž podle konkrétní situace. Její součástí musí být výsledky posouzení rizik, evakuační plán a řízení bezpečnosti včetně ohlašování bezpečnostních incidentů, postupy evakuace a repatriace, komunikační schéma, kontaktní pracovník/ci krizového řízení a kontaktní údaje na vyslanectví, policii, hasiče a nemocnice.
8. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším pojištěním podle článku 24.
9. Vedle povinného bezpečnostního školení v rámci programu odborné přípravy poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU veškerá další relevantní bezpečnostní školení, která zajišťuje pro své vlastní mezinárodní pracovníky.
10. Humanitární dobrovolník EU svým podpisem smlouvy uvedené v čl. 16 odst. 2 potvrzuje, že je seznámen s postupy řízení bezpečnost a že dané postupy bude dodržovat, a to včetně povinnosti průběžně se informovat a seznamovat se s aktuálními bezpečnostními situacemi, že uznává osobní odpovědnost za vlastní bezpečnost, bezpečnost ostatních i organizace a že se zdrží rizikového chování. Vysílající a přijímající organizace informují humanitárního dobrovolníka EU o důsledcích jakéhokoli porušení bezpečnostních postupů, a to zejména porušení vedoucích k předčasnému a nucenému ukončení vyslání.
11. Vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, aby se po příjezdu do cílové země vyslání registrovali u vyslanectví nebo konzulátu země své státní příslušnosti a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc. Jestliže země, jejímž je humanitární dobrovolník EU státním příslušníkem, nemá konzulární zastoupení v cílové zemi vyslání, vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, kteří jsou občany Unie, aby se registrovali u konzulátu nebo u vyslanectví jiného členského státu, a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc.
12. Na základě aktuálních informací, které poskytne přijímající organizace, vysílající a přijímající organizace pravidelně aktualizují evakuační plán s cílem zajistit, aby neustále odpovídal aktuálním operativním podmínkám. Na základě výsledků posouzení rizik se určí četnost, s jakou se provádí přezkum plánu, a přijímající organizace v případě potřeby využívá předešlé údaje a nové aktualizace k jeho úpravám. Evakuační plán se uchovává na místě, které je pro humanitárního dobrovolníka EU snadno přístupné.
13. Přijímající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU průběžně informován o jakékoli změně operativních podmínek a následné změně jakéhokoli bezpečnostního postupu nebo protokolu.
14. Přijímající organizace zná místo pobytu humanitárního dobrovolníka EU a má jeho kontaktní číslo, aby se s ním mohla spojit, a to i během dovolené.
Článek 29
Postupy pro případ incidentu či evakuace
1. V případě bezpečnostního incidentu musí být humanitárnímu dobrovolníkovi EU co nejrychleji poskytnut debriefing. Podle závažnosti incidentu a postupů zavedených ve vysílající a přijímající organizaci může tento debriefing zajistit přímý nadřízený nebo mentor z přijímající organizace nebo pracovník krizového řízení z vysílající organizace a součástí informační schůzky může být odborná psychologická podpora.
2. V případě evakuace se postupuje podle evakuačního plánu a o humanitárního dobrovolníka EU je případně postaráno v souladu s postupy zavedenými na konzulátech nebo vyslanectvích, kde je humanitární dobrovolník EU registrován podle čl. 28 odst. 11.
3. Vysílající organizace kontaktuje humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili, a zajistí, aby se jim dostalo odpovídající následné podpory, včetně debriefingu a psychosociální a lékařské podpory.
4. Bezpečnost je součástí rámce pro sledování a hodnocení vysílající a přijímající organizace a poučení z bezpečnostních incidentů jsou podkladem pro přezkumy a zlepšování projektů.
Článek 30
Zdraví a ochrana
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku zdraví a ochrany, jež je vhodná a použitelná pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravená, a to včetně pokynů týkajících se těchto témat:
a)
osobní zdraví, například fyzické zdraví (prevence onemocnění, rady týkající se stravování a spánku, informovanost o rizicích klimatické a zeměpisné povahy, přístup k léčbě);
b)
duševní zdraví (rady týkající se rovnováhy pracovního a osobního života, zvládání stresu, mechanismy řešení problémů a metody relaxace, kontaktní místa psychosociální podpory).
2. Na základě vnitřní politiky ochrany a zdraví vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně komplexní soubor politik a pokynů v oblasti zdraví a ochrany, aby dostály své povinnosti péče a zajistily fyzickou a emocionální pohodu humanitárních dobrovolníků EU.
3. V rámci posouzení rizik uvedeného v čl. 28 odst. 3 a před stanovením přiděleného úkolu vysílající a přijímající organizace společně posoudí, zda vyslání pro humanitárního dobrovolníka EU poskytuje bezpečné a zdravé pracovní a životní podmínky EU podle ukazatelů stanovených v bodě 7 přílohy I.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším komplexním zdravotním a cestovním pojištěním podle článku 24.
5. Během zaškolení seznámí vysílající organizace humanitárního dobrovolníka EU s politikami a pokyny v oblasti zdraví a ochrany uvedenými v odstavcích 1 a 2, týkajícími se mimo jiné onemocnění, první pomoci, údržby všech míst, údržby vozidla a vybavení, pracovišť, rovnováhy pracovního a osobního života, zdravotních a bezpečnostních incidentů a postupu pro evakuaci ze zdravotních důvodů.
6. Vysílající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU podstoupil před odjezdem důkladnou lékařskou prohlídku, a zajistí doporučená léčiva a očkování podle rizik v cílové zemi vyslání, jakož i případné vybavení, například soupravy pro první pomoc a ochranu proti komárům.
7. Přijímající organizace zajistí, aby byla povinnost péče součástí každodenního řízení dobrovolníků, a během zaškolení poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU:
a)
aktuální informace o místních zdrojích v oblasti zdraví a ochrany, např. kontakty na lékaře, nemocnice, zdravotnické služby;
b)
pokyny týkající se místních zvyklostí a norem v rámci instruktáže o dané zemi s cílem omezit rizika týkající se ochrany a usnadnit začlenění.
8. Vysílající organizace zprostředkuje při návratu humanitárního dobrovolníka EU lékařské vyšetření po vyslání a v rámci procesu debriefingu nabídne psychosociální debriefing nebo konzultace nebo poradenskou podporu. Vysílající a přijímající organizace propagují síť iniciativy Humanitární dobrovolníci EU jako alternativní podpůrný mechanismus před vysláním, během něj i po něm.
KAPITOLA 8
POSTUPY PRO SLEDOVÁNÍ A HODNOCENÍ INDIVIDUÁLNÍCH VÝKONŮ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 31
Sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě postupu dohledu a řízení výkonu uvedeného v článku 19 vysílající a přijímající organizace sledují a hodnotí individuální výkony humanitárních dobrovolníků EU, měří jejich pokrok, výstupy a výsledky ve vztahu k přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílům.
2. Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU je proces probíhající po celou dobu jejich mise a zahrnuje zvláštní přezkumy prováděné přinejmenším v těchto fázích:
a)
na konci stáže podle článku 14, pokud je to relevantní;
b)
během konečného přezkumu výkonu podle článku 19, případně při přezkumu v polovině období, je-li považován za vhodný;
c)
během debriefingu podle článku 23.
3. Vysílající a přijímající organizace poskytnou údaje, které prokazují, do jaké míry individuální výkon humanitárního dobrovolníka EU (na úrovni výstupů a dopadů) přispívá k cílům projektu a celkové iniciativy s přihlédnutím k ukazatelům uvedeným v článku 7 nařízení (EU) č. 375/2014. Údaje obsahují záznamy o kvalitě výstupů a výsledků práce humanitárního dobrovolníka EU, které jsou anonymizovány a jsou k dispozici pro účely hodnocení. Tyto údaje se zpracovávají v souladu s normami ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
4. Vysílající organizace poskytují podporu při budování kapacit přijímajících organizací k měření pokroku, výstupů a výsledků podle přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílů.
KAPITOLA 9
AKREDITACE VYSÍLAJÍCÍCH A PŘIJÍMAJÍCÍCH ORGANIZACÍ
Článek 32
Akreditace přijímajících organizací
1. Přijímající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 1 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU, které jsou stanoveny v tomto nařízení a v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Přijímající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat budování kapacit.
3. Přijímající organizace spolu s vlastním hodnocením předloží podle požadavků stanovených v bodě 1 přílohy III tři doporučení poskytující komplexní informace o všech požadavcích norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU. Doporučení musí poskytnout alespoň dvě níže uvedené skupiny zúčastněných stran:
a)
akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace, s níž žádající přijímající organizace již navázala partnerství za účelem účasti v iniciativě Humanitární dobrovolníci EU nebo s níž má v úmyslu takové partnerství navázat;
b)
partner Komise v oblasti humanitární pomoci s platnou rámcovou dohodou (dohodou o partnerství), s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
c)
relevantní mezinárodní organizace nebo nezisková organizace nebo veřejnoprávní subjekt civilní povahy, s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
d)
akreditační nebo auditorská organizace, která udělila žádající přijímající organizaci akreditaci v oblastech s významem pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU, přičemž v takovém případě by měly být předloženy i příslušné dokumenty týkající se akreditace nebo auditu.
4. Vypracované vlastní hodnocení podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat přijímající organizaci a toto hodnocení se spolu s doporučeními podle odstavce 3 zašle Komisi.
5. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení přijímající organizace a na základě doporučení a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající přijímající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající přijímající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
6. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající přijímající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti podpory budování kapacit s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie budování kapacit předložené žádající přijímající organizací, je tato organizace způsobilá k podpoře budování kapacit a má ve vztahu k této podpoře přednost.
Článek 33
Akreditace vysílajících organizací
1. Vysílající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 2 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU.
2. Vysílající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat technickou pomoc. Uvede rovněž důkazy prokazující, že jsou prováděny politiky a postupy uvedené v jednotlivých požadavcích norem a postupů, a to zejména ve vztahu k dobrovolníkům.
3. Vypracované vlastní hodnocení podložené důkazy podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat vysílající organizaci a toto hodnocení se spolu s doprovodnými dokumenty podle odstavce 2 zašle Komisi.
4. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení vysílající organizace podloženého důkazy a předložených doprovodných dokumentů a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající vysílající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající vysílající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
5. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající vysílající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti technické pomoci s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie technické pomoci předložené vysílající organizací, je organizace způsobilá k technické pomoci a má ve vztahu k ní přednost.
Článek 34
Opravné prostředky
1. V rozhodnutí Komise neudělit akreditaci a zamítnout žádost musí být uvedeno, že zamítnutá žádající organizace může novou žádost podat až po uplynutí dvanácti měsíců počínaje datem, kdy obdrží rozhodnutí o zamítnutí. Rozhodnutí rovněž specifikuje dostupné opravné prostředky proti rozhodnutí.
2. Podle článků 256 a 263 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU) je Tribunál příslušný rozhodovat ve věci aktů Evropské komise, které mají právní účinky vůči třetím osobám. Podle článků 256, 268 a 340 SFEU je Tribunál rovněž příslušný rozhodovat spory o náhradu škody způsobené Evropskou komisí v případě mimosmluvní odpovědnosti.
Článek 35
Finanční životaschopnost a organizační kapacita organizací
Posouzení finanční životaschopnosti a organizační kapacity akreditovaných vysílajících a přijímajících organizací nespadá do působnosti akreditace. Jakožto podmínka získání finanční pomoci Unie je tato životaschopnost a kapacita posuzována ve fázi procesu podávání žádostí v návaznosti na výzvu k podávání návrhů.
Článek 36
Platnost akreditace a pravidelné kontroly
1. Akreditované vysílající a přijímající organizace podstoupí opětovnou akreditaci po třech letech od obdržení rozhodnutí Komise o udělení akreditace nebo kdykoli v případě podstatných změn norem nebo postupů týkajících se dotčených otázek.
2. V průběhu období platnosti akreditace mohou být akreditované vysílající a přijímající organizace vyzvány, aby se v případě potřeby podrobily pravidelným kontrolám, které provádí Komise.
3. Akreditované vysílající a přijímající organizace neprodleně vyrozumí Komisi o jakékoli změně své právní, finanční, technické nebo organizační situace, která by mohla zpochybnit jejich soulad s normami a postupy nebo by mohla vytvářet střety zájmů. Rovněž informují Komisi o jakékoli změně svého názvu, adresy nebo zákonného zástupce.
Článek 37
Pozastavení a ukončení akreditace
1. Na základě informací získaných od akreditované vysílající nebo přijímající organizace, včetně informací z pravidelných kontrol uvedených v čl. 36 odst. 2 nebo informací získaných jinými prostředky, může Komise dospět k závěru, že akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace již nevyhovuje požadavkům jedné či více norem nebo postupů. V takových případech může Komise přijmout odpovídající opatření, včetně pozastavení nebo ukončení akreditace, a to postupem stanoveným v bodě 3 přílohy III.
2. Vysílající nebo přijímající organizace, které je pozastavena nebo ukončena akreditace, od data pozastavení nebo ukončení nevysílá ani nepřijímá humanitární dobrovolníky EU a není způsobilá na tyto účely získat finanční pomoc Unie.
3. S ohledem na důvody pro pozastavení nebo ukončení akreditace, zejména pokud jde o bezpečnost a ochranu humanitárních dobrovolníků EU, může Komise požadovat repatriaci humanitárních dobrovolníků EU, kteří jsou vysláni v okamžiku pozastavení nebo ukončení akreditace.
4. Vysílající nebo přijímající organizace není oprávněna žádat o odškodnění z důvodu pozastavení nebo ukončení akreditace.
Článek 38
Odpovědnost za škody
Komise nenese odpovědnost za jakoukoli ztrátu nebo škodu, kterou způsobí nebo utrpí vysílající nebo přijímající organizace nebo třetí strany v důsledku akreditovaného statusu vysílající nebo přijímající organizace.
KAPITOLA 10
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 39
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost třetím dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 20. listopadu 2014.
REGULAMENTO DE EXECUÇÃO (UE) N.o 1244/2014 DA COMISSÃO
de 20 de novembro de 2014
que estabelece as normas de execução do Regulamento (UE) n.o 375/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho que cria o Corpo Voluntário Europeu para a Ajuda Humanitária («iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE»)
(Texto relevante para efeitos do EEE)
A COMISSÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (UE) n.o 375/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho que cria o Corpo Voluntário Europeu para a Ajuda Humanitária («iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE») (1), nomeadamente o artigo 9.o, n.o 3, o artigo 10.o, n.o 1 e o artigo 12.o, n.o 6,
Considerando o seguinte:
(1)
Nos termos do Regulamento (UE) n.o 375/2014, a Comissão deve estabelecer normas e procedimentos que abranjam as condições, disposições e requisitos necessários a aplicar pelas organizações de envio e de acolhimento aquando da identificação, seleção, preparação, gestão e destacamento dos candidatos a voluntários e dos Voluntários para a Ajuda da UE para apoiar operações de ajuda humanitária em países terceiros. O Regulamento (UE) n.o 375/2014 determina que estas normas sejam adotadas através de atos delegados e que os procedimentos sejam adotados através de atos de execução.
(2)
Todas as partes interessadas na iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE, incluindo os voluntários e as organizações de envio e de acolhimento, devem ser incentivadas a partilhar um espírito de identidade comum em relação à iniciativa.
(3)
É importante que os candidatos a voluntários sejam identificados e selecionados no âmbito de um procedimento não discriminatório, justo e transparente, com base numa parceria entre as organizações de envio e de acolhimento, que corresponda às necessidades reais expressas a nível local pelas organizações de acolhimento.
(4)
Tanto as organizações de envio como as organizações de acolhimento deverão assegurar uma introdução aprofundada, a fim de evitar mal-entendidos sobre as funções e as expectativas e dar aos voluntários uma preparação prática adequada tendo em vista o destacamento. Deste modo, será possível criar as bases para a instauração de um clima de confiança e aceitação nas comunidades de acolhimento, tendo plenamente em conta as sensibilidades culturais locais.
(5)
A formação é uma parte essencial da preparação para o destacamento e deve ser facultada a todos os candidatos a voluntários no âmbito de um programa estruturado de módulos obrigatórios e opcionais. Além disso, os profissionais juniores devem ter a possibilidade, se necessário através de estágios, de desenvolver as suas competências e adquirir novas aptidões e conhecimentos específicos pertinentes para o setor humanitário. Esses estágios devem ser adequados às atividades e ao contexto das organizações de envio e de acolhimento.
(6)
As organizações de envio e de acolhimento devem criar um sistema adequado de supervisão e de gestão. Devem controlar e avaliar conjuntamente o desempenho e os resultados dos Voluntários para a Ajuda da UE e transmitir feedback sobre as suas atribuições de tarefas e objetivos, contribuindo assim para melhorar a responsabilização no âmbito da iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE.
(7)
O aconselhamento deverá complementar a supervisão e a gestão e prestar aos Voluntários para a Ajuda da UE um apoio adicional antes, durante e depois do destacamento.
(8)
Durante o destacamento em países terceiros, importa estabelecer um canal para comunicação permanente e apoio adicional por parte da organização de envio. Todos os Voluntários para a Ajuda da UE deverão participar na reunião de debriefing e beneficiar de apoio no final do destacamento.
(9)
Há que assegurar condições adequadas de trabalho e de vida que permitam aos Voluntários para a Ajuda da UE realizar a sua missão em condições de segurança e de higiene, bem como satisfazer as suas necessidades básicas sem sofrer dificuldades pessoais, respeitando simultaneamente o princípio de um estilo de vida modesto e não ostensivo enquanto voluntários. As ajudas de custo e outros pagamentos atribuídos aos Voluntários para a Ajuda da UE não têm por objetivo representar um salário recebido por um emprego normal. Os montantes desses pagamentos não devem ser estabelecidos com base na experiência profissional, nos conhecimentos específicos ou nos resultados das tarefas atribuídas ao voluntário; o seu único objetivo é cobrir o custo de vida durante o destacamento. A fim de garantir um nível de proteção elevado e equitativo, todos os Voluntários para a Ajuda da UE devem estar cobertos por um seguro completo, especificamente concebido para os proteger durante todo o período do destacamento em países terceiros, bem como nos períodos que antecedem e se seguem à missão.
(10)
O dever de diligência tem uma importância capital e constitui uma responsabilidade partilhada. As organizações de envio e de acolhimento devem, tanto quanto possível, velar pela saúde, segurança e bem-estar dos Voluntários para a Ajuda da UE e desenvolver procedimentos adequados de segurança e de saúde. Os Voluntários para a Ajuda da UE devem igualmente envidar todos os esforços para garantir a sua própria saúde e segurança, bem como a dos outros, no local de trabalho.
(11)
O acompanhamento e a avaliação do desempenho individual dos Voluntários para a Ajuda da UE devem fazer parte de um processo contínuo durante todo o destacamento. Deverão basear-se num sistema de supervisão e de gestão do desempenho e fornecer dados que demonstrem em que medida o desempenho individual dos Voluntários para a Ajuda da UE contribui, a nível dos resultados e do impacto, para os objetivos do projeto e para a iniciativa na sua globalidade.
(12)
É necessário um mecanismo de certificação sólido que garanta que as organizações de envio e de acolhimento cumprem as normas previstas no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014 e os procedimentos estabelecidos no presente regulamento. Tal mecanismo de certificação deverá basear-se nos princípios de simplificação e de não duplicação, diferenciação entre organizações de envio e de acolhimento, relação custo/eficácia, transparência e imparcialidade, incentivando a diversidade e a acessibilidade.
(13)
As medidas previstas no presente regulamento estão em conformidade com o parecer do comité instituído pelo artigo 26.o do Regulamento (UE) n.o 375/2014.
(14)
A fim de assegurar a rápida implementação da iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE, é necessário que o presente regulamento entre em vigor urgentemente, uma vez que estabelece as disposições com base nas quais as organizações de execução destacam os Voluntários para a Ajuda da UE para países terceiros,
ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
CAPÍTULO 1
DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1.o
Objeto
O presente regulamento estabelece as normas de execução do Regulamento (UE) n.o 375/2014 no que diz respeito aos seguintes domínios enumerados no artigo 9.o, n.o 3, no artigo 10.o, n.o 1 e no artigo 12.o, n.o 6:
a)
Procedimentos a observar para a identificação, seleção e preparação necessária antes do destacamento dos candidatos a voluntários, incluindo estágios, quando relevante;
b)
Modalidades do programa de formação e do procedimento de avaliação do grau de preparação do candidato a voluntário para o destacamento;
c)
Disposições para o destacamento e a gestão dos Voluntários para a Ajuda da UE em países terceiros incluindo, nomeadamente, supervisão no terreno, apoio contínuo sob forma de orientação, mentoria e formação suplementar, condições de trabalho necessárias e apoio após o destacamento;
d)
Cobertura de seguro e condições de vida dos voluntários, incluindo a cobertura das despesas de subsistência, alojamento, viagens e outras despesas pertinentes;
e)
Procedimentos a observar antes, durante e depois do destacamento para garantir o cumprimento do dever de diligência e as medidas de segurança e proteção adequadas, incluindo protocolos de evacuação médica e planos de segurança que abranjam a evacuação de emergência de países terceiros, incluindo os procedimentos necessários para a ligação com as autoridades nacionais;
f)
Procedimentos de acompanhamento e avaliação do desempenho individual dos Voluntários para a Ajuda da UE;
g)
Um mecanismo de certificação que assegure que as organizações de envio respeitam as normas e procedimentos referidos no artigo 9.o do Regulamento (UE) n.o 375/2014, bem como um mecanismo de certificação diferenciado para as organizações de acolhimento.
Artigo 2.o
Definições
Para efeitos do presente regulamento, aplicam-se as definições constantes do artigo 3.o do Regulamento (UE) n.o 375/2014 e as definições previstas no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014. São igualmente aplicáveis as seguintes definições:
a)
«Quadro de competências», um quadro na aceção do regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014;
b)
«Plano de aprendizagem e de desenvolvimento», um plano na aceção do regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014;
c)
«Formador», uma pessoa recrutada pelo organismo de formação para ministrar um ou mais módulos de formação ou exercícios de simulação com base em cenários e para avaliar as competências dos candidatos a voluntários;
d)
«Mentor para a formação», um formador, recrutado pelo organismo de formação, com um papel de coordenação para avaliar a elegibilidade do candidato a voluntário para destacamento. É responsável por um grupo de candidatos a voluntários, coordenando a avaliação das respetivas competências, com base nas informações transmitidas pelos outros formadores, devendo igualmente estabelecer um diálogo com cada candidato a voluntário, a fim de refletir sobre a respetiva autoavaliação e a avaliação dos formadores;
e)
«Mentoria», um processo de transmissão informal de conhecimentos, capital social e apoio psicossocial pertinente para o trabalho, a carreira ou o desenvolvimento profissional. A mentoria implica uma comunicação informal, geralmente presencial e durante um período razoável, entre uma pessoa identificada pela organização de acolhimento enquanto mentor que se considera possuir conhecimentos, competências e experiência pertinentes, por um lado, e o Voluntário para a Ajuda da UE, por outro;
f)
«Debriefing», um processo que permite facultar às organizações de envio e de acolhimento e ao Voluntário para a Ajuda da UE informações claras sobre os resultados da missão, as realizações dos Voluntários para a Ajuda da UE, recomendações ou ensinamentos retirados da sua experiência, bem como capitalização, ensinamentos retirados e um encerramento positivo do destacamento.
CAPÍTULO 2
PROCEDIMENTOS PARA IDENTIFICAÇÃO E SELEÇÃO DOS CANDIDATOS A VOLUNTÁRIOS
Artigo 3.o
Procedimento de identificação e de seleção
1. As organizações de envio e de acolhimento estabelecem em conjunto um procedimento de identificação e de seleção. Devem definir as funções, responsabilidades e processos que permitam garantir um processo de recrutamento transparente, justo e eficaz, que respeite os princípios de igualdade de tratamento, igualdade de oportunidades e não discriminação, tal como previsto no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014.
2. O procedimento de identificação e de seleção deve basear-se numa parceria entre as organizações de envio e de acolhimento e garantir uma comunicação regular e contínua. A organização de envio deve assegurar-se que a organização de acolhimento participa sistematicamente em todo o processo de recrutamento.
3. O procedimento de identificação e de seleção acordado é aplicável a todas as fases do recrutamento.
4. O procedimento de identificação e de seleção deve incluir, no mínimo:
a)
A definição das tarefas atribuídas, o perfil de competências e os critérios de seleção dos Voluntários para a Ajuda da UE, em conformidade com o artigo 4.o;
b)
O anúncio e a candidatura, em conformidade com o artigo 5.o;
c)
A avaliação, a primeira seleção e a elaboração de uma lista exaustiva e a lista restrita dos candidatos, em conformidade com o artigo 6.o;
d)
A seleção, em conformidade com o artigo 7.o.
Artigo 4.o
Definição das tarefas atribuídas, do perfil de competências e dos critérios de seleção de Voluntários para a Ajuda da UE
1. Com base numa avaliação das necessidades, a efetuar em conformidade com o regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014, a organização de acolhimento deve propor, em conformidade com os requisitos estabelecidos no anexo I, ponto 1, uma atribuição de tarefas ao Voluntário para a Ajuda da UE que inclua elementos flexíveis para ter em conta a contribuição do voluntário, uma vez recrutado.
2. A organização de envio deve analisar a atribuição de tarefas e alterá-las, se necessário, de forma a assegurar uma correspondência adequada e realista que tenha em conta as competências que se espera dos Voluntários para a Ajuda da UE, bem como a capacidade de absorção e as necessidades da organização de acolhimento.
3. Com base na atribuição de tarefas e no quadro de competências, as organizações de envio e de acolhimento definem um perfil de competências do Voluntário para a Ajuda da UE e os critérios de seleção, acompanhados dos requisitos mínimos a aplicar durante o processo de recrutamento. O perfil de competências deve igualmente indicar se o voluntário é um profissional sénior ou um profissional júnior, bem como se é necessário prever eventuais estágios.
Artigo 5.o
Anúncio e candidatura
1. A organização de envio é responsável pelo anúncio do destacamento. Com a contribuição da organização de acolhimento, elabora e anexa ao anúncio um pacote informativo a fim de dar a conhecer a iniciativa e atrair candidatos a voluntários.
2. O anúncio deve ser redigido pelo menos em inglês, numa linguagem clara, concreta e acessível, e dar informações sobre o lugar oferecido ao candidato a voluntário em conformidade com os requisitos estabelecidos no anexo I, ponto 2.
3. O anúncio deve ser publicado durante um período mínimo de um mês na plataforma central da iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE, com a possibilidade de recorrer a outros meios de promoção a fim de atrair candidatos para a plataforma central. Em circunstâncias devidamente justificadas para mobilizações em resposta a crises humanitárias, o anúncio pode ser publicado por um período inferior a um mês mas não inferior a uma semana.
4. Os interessados devem enviar as suas candidaturas utilizando um formulário de candidatura normalizado, incluindo um CV estruturado. Os candidatos devem também preencher um questionário de autoavaliação normalizado para avaliação das suas competências, tal como exigido no quadro de competências, e da sua capacidade de adaptação às tarefas e às condições de vida e de trabalho mencionadas no anúncio, relativamente às quais devem dar o seu consentimento.
Artigo 6.o
Avaliação, primeira seleção e elaboração da lista restrita
1. A organização de envio avalia os candidatos com base nas informações constantes do formulário de candidatura e do questionário de autoavaliação, na declaração sobre a motivação do candidato para participar na iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE - e no destacamento específico - e na avaliação da sua capacidade para analisar um cenário pertinente para a ajuda humanitária mediante uma prova escrita, uma composição ou provas semelhantes.
2. Com base na avaliação, a organização de envio envia à organização de acolhimento uma primeira lista de candidatos a fim de aprovarem em conjunto uma lista restrita de candidatos a entrevistar.
3. Os candidatos incluídos na lista restrita serão convidados para uma entrevista estruturada com base no quadro de competências. A entrevista pode ser presencial ou mediante recurso às tecnologias de telecomunicações, se possível com a participação da organização de acolhimento. Os métodos de avaliação adicionais podem incluir centros de avaliação, atividades de grupo e exercícios de simulação.
4. A organização de envio pode, se necessário, proceder a controlos das referências pessoais e profissionais antes da seleção final. Os candidatos serão informados, no anúncio, sobre o processo de seleção inicial.
Artigo 7.o
Seleção
1. A organização de acolhimento toma a decisão final sobre o candidato a voluntário selecionado e confirma a sua seleção à organização de envio, que será responsável por oferecer o lugar e organizar a fase de preparação. Para cada lugar, podem ser escolhidos voluntários suplentes para substituir o candidato no caso de desistência ou de indisponibilidade.
2. As organizações de envio e de acolhimento devem poder demonstrar e justificar a sua decisão de seleção em conformidade com os princípios da igualdade de tratamento, igualdade de oportunidades e não discriminação ao longo de todo o processo de identificação e seleção.
3. O procedimento de seleção deve ser concluído num prazo razoável. A organização de envio informa todos os candidatos da decisão de seleção e da possibilidade de receber feedback. Convida o candidato selecionado a confirmar por escrito o seu interesse em participar na iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE.
4. A organização de envio deve garantir a rastreabilidade da documentação relacionada com o processo de seleção e identificação, bem como a sua conservação em conformidade com as normas de proteção de dados previstas no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014.
Artigo 8.o
Avaliação das necessidades de aprendizagem
1. Com base nos resultados do processo de recrutamento, nas necessidades da organização de acolhimento e no destacamento previsto, a organização de envio avalia, em consulta com a organização de acolhimento e com o candidato, as necessidades de aprendizagem e define os módulos do programa de formação em que o candidato deve participar, com base nos seguintes critérios:
a)
Antiguidade, com a possibilidade de os profissionais seniores se centrarem nos módulos obrigatórios e escolherem o nível adequado de formação em gestão de projetos e os módulos especializados opcionais;
b)
Necessidades da organização de acolhimento em matéria de competências específicas, a satisfazer mediante participação do candidato em módulos opcionais;
c)
Competências gerais do candidato, a satisfazer mediante a participação em módulos opcionais.
2. A organização de envio deve preencher o plano de aprendizagem e de desenvolvimento previsto no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014 e identificar as competências avaliadas dos candidatos selecionados e as suas necessidades de aprendizagem, que transmitirá aos organismos de formação.
CAPÍTULO 3
PROGRAMA DE FORMAÇÃO DA INICIATIVA VOLUNTÁRIOS PARA A AJUDA DA UE
Artigo 9.o
Programa de formação
1. O organismo de formação organiza um programa de formação destinado a todos os candidatos a voluntários selecionados, recorrendo, se for o caso, ao contributo das organizações de envio e de acolhimento e de antigos voluntários.
2. O programa de formação deve basear-se no quadro de competências e ser adaptável às necessidades tanto dos profissionais juniores como dos seniores.
3. O programa de formação consiste num método de aprendizagem que combina módulos de aprendizagem em linha e em sala de aula.
4. Os módulos obrigatórios para todos os candidatos incluem:
a)
Introdução geral à União, às suas relações externas e ao sistema de resposta a situações de crise;
b)
Introdução à ação humanitária, à política de ajuda humanitária da União e à iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE;
c)
Gestão da proteção, da segurança e da saúde pessoais;
d)
Gestão de projetos;
e)
Sensibilização para a dimensão intercultural (e questões transversais);
f)
Um exercício de simulação com base em cenário, no qual os candidatos a voluntários devem demonstrar as competências adquiridas.
5. Os módulos opcionais incluem:
a)
Ações de sensibilização e de comunicação;
b)
«Primeiros socorros» psicológicos;
c)
Formação de agentes multiplicadores;
d)
Gestão de voluntários;
e)
Desenvolvimento organizacional;
f)
Módulos «por medida», quando necessário, sobretudo destinados a adaptar as competências técnicas dos candidatos a voluntários a um contexto de ajuda humanitária.
6. Os candidatos a voluntários devem assistir à totalidade dos módulos obrigatórios e a um ou mais módulos opcionais a selecionar de acordo com o artigo 8.o.
7. O programa de formação, com dados pormenorizados sobre cada módulo, incluindo o seu estatuto, grupo-alvo, calendário, competências tratadas e resultados de aprendizagem será elaborado em conformidade com o anexo II.
Artigo 10.o
Avaliação dos candidatos a voluntários durante e após a formação
1. Durante a formação e após a conclusão da mesma, os candidatos serão avaliados, com base no quadro de competências, no que respeita à sua preparação para o destacamento.
2. A avaliação será organizada conjuntamente pelos formadores, cabendo ao mentor de formação do candidato a voluntário um importante papel de coordenação.
3. A avaliação das competências deve basear-se nas avaliações dos formadores sobre os conhecimentos, aptidões e atitudes do candidato, incluindo:
a)
Autoavaliação a efetuar pelo candidato após o exercício de simulação com base em cenário;
b)
Notas de observação, a disponibilizar pelos formadores após cada módulo e após o exercício de simulação com base em cenário;
c)
Avaliação do mentor para a formação, com uma análise crítica da autoavaliação e das notas de observação, aquando de uma sessão de mentoria individual entre o mentor para a formação e o candidato a voluntário, com base no feedback dos formadores.
4. A avaliação de todas as competências deve ser incluída no plano de aprendizagem e de desenvolvimento do candidato a voluntário e atualizada após a conclusão da formação, com indicação dos cursos frequentados e dos resultados obtidos.
5. Os candidatos que demonstrem um nível insuficiente em qualquer uma das competências transversais ou específicas devem ser excluídos. O formador e o mentor para a formação devem poder explicar e justificar, se necessário, essa avaliação e decisão.
CAPÍTULO 4
PROCEDIMENTOS PARA A PREPARAÇÃO DOS CANDIDATOS A VOLUNTÁRIOS ANTES DO DESTACAMENTO
Artigo 11.o
Programa de integração
1. O processo de integração destina-se a familiarizar o candidato ou o Voluntário para a Ajuda da UE com a cultura, as políticas e as práticas das organizações de envio e de acolhimento, bem como com as expectativas associadas à atribuição das tarefas.
2. As organizações de envio e de acolhimento elaboram conjuntamente um programa de integração. O programa define os respetivos papéis e responsabilidades, com base nos contributos dos voluntários para a Ajuda da UE que já regressaram, sempre que tal seja possível, a fim de tirar partido das experiências e da aprendizagem direta desses voluntários. O programa incluirá:
a)
A integração antes do destacamento, organizada pela organização de envio, prevista no artigo 12.o;
b)
A integração no país, organizada pela organização de acolhimento, prevista no artigo 18.o.
3. As organizações de envio e de acolhimento organizarão, se necessário, reuniões conjuntas em que participem todos os candidatos a voluntários ou Voluntários para a Ajuda da UE.
Artigo 12.o
Integração antes do destacamento
1. Incumbe às organizações de envio assegurar que todos os candidatos a voluntários participam num programa de integração presencial, abrangente e adequado antes do seu destacamento; essa integração deve cobrir, no mínimo, os seguintes elementos:
a)
Estrutura e processos de organização e de gestão, equipas envolvidas no projeto (incluindo o gestor do projeto, o responsável pela gestão de crises, recursos humanos), missão e objetivos da organização relacionados com a iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE;
b)
Informações pormenorizadas sobre o contexto do projeto em que o candidato a voluntário irá participar, atribuição de tarefas e avaliação das necessidades subjacentes; condições de vida e de trabalho, tal como previstas nos artigos 22.o e 24.o a 27.o;
c)
Quadro jurídico de referência aplicável ao voluntário, previsto no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014;
d)
Normas e procedimentos aplicáveis ao voluntário, nomeadamente em matéria disciplinar e de reclamações, luta contra a fraude e a corrupção, proteção das crianças e dos adultos vulneráveis, código de conduta, em conformidade com o regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014;
e)
Sessões de informação obrigatórias sobre segurança adaptada ao contexto, bem como sobre saúde e segurança (incluindo controlo médico antes da partida), em conformidade com os artigos 28.o e 30.o;
f)
Supervisão, sistema e procedimento de supervisão e de gestão do desempenho, mecanismos de apoio existentes, incluindo mentoria e outras formas de apoio, em conformidade com os artigos 19.o, 20.o e 21.o;
g)
Plano de aprendizagem e de desenvolvimento;
h)
Informações sobre a rede da iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE e sobre a forma com presta apoio aos voluntários antes, durante e depois do destacamento;
i)
Informações sobre as atividades de comunicação e de visibilidade previstas no projeto, com base no plano de comunicação referido no artigo 17.o do Regulamento (UE) n.o 375/2014, incluindo os dados de contacto do responsável regional de informação da Comissão;
j)
Processo de debriefing previsto no artigo 23.o.
2. No contexto da integração, a organização de envio deve igualmente facultar informações sobre o gabinete local de ajuda humanitária da Comissão responsável pelo país de destacamento e informar esse gabinete do destacamento iminente de Voluntários para a Ajuda da UE.
3. A organização de envio deve garantir que todas as informações prestadas durante o processo de integração são lidas e entendidas pelos candidatos a voluntários e que continuam facilmente acessíveis durante toda a sua participação na iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE.
Artigo 13.o
Estágios de aprendizagem para profissionais juniores
1. Pode ser solicitado aos candidatos a voluntários que são profissionais juniores que realizem, para além da formação, um estágio junto de uma organização de envio com o objetivo de aprenderem, através da experiência, os procedimentos, a ética e o contexto do trabalho humanitário e de melhor se prepararem para o destacamento como Voluntários para a Ajuda da UE. A duração do estágio deverá ser no máximo de seis meses, com possibilidade de prorrogação limitada em casos excecionais devidamente justificados.
2. A organização de envio, em consulta com a organização de acolhimento e com o voluntário estagiário, procederá à revisão e atualização das necessidades de aprendizagem no plano de aprendizagem e de desenvolvimento em função das necessidades dos estágios. O plano de aprendizagem e de desenvolvimento define em especial:
a)
Os resultados da aprendizagem que o voluntário estagiário deverá alcançar durante o seu período de estágio;
b)
As tarefas que deverá realizar como parte do processo de aprendizagem e os recursos a disponibilizar;
c)
Os objetivos e os resultados que deverá alcançar no termo do período de estágio.
3. Os seguintes artigos do presente regulamento aplicam-se, mutatis mutandis, aos estágios de aprendizagem, com as obrigações correspondentes para as organizações de envio que acolhem voluntários estagiários:
a)
Artigo 19.o, n.os 4, 5, 6 e 9, artigo 21.o e artigo 22.o;
b)
Artigo 24.o, com exceção do n.o 5. Os candidatos a voluntários provenientes de países da UE ou dos países terceiros referidos no artigo 23.o, n.o 1, alínea b), do Regulamento (UE) n.o 375/2014, nas condições previstas no mesmo artigo, que estão abrangidos pelo regime nacional de segurança social ou pelo regime de seguro no país da sua residência e que estão a realizar estágios nos países acima referidos, receberão somente cobertura complementar. Isto significa que a sua cobertura de seguro fica limitada aos custos que ultrapassem a cobertura proporcionada pelo regime nacional de segurança social ou pelo regime de seguro. Em casos excecionais devidamente justificados em que o regime nacional de segurança social ou de seguro cubra apenas uma parte ou nenhum dos custos previstos no artigo 24.o, n.o 5, serão cobertos 100 % dos custos incorridos;
c)
Artigo 25.o, com exceção do n.o 6, artigo 26.o e artigo 27.o, n.o 1, se for o caso;
d)
Artigo 28.o, n.os 1, 8 e 14 e artigo 30.o, n.os 1, 4, 5, 6 e 7.
Artigo 14.o
Avaliação dos candidatos a voluntários após o estágio
1. No fim do estágio, o voluntário estagiário procede à sua autoavaliação com base no quadro de competências e no plano de aprendizagem e de desenvolvimento.
2. O superior direto da organização de envio, em consulta com a organização de acolhimento, analisa a autoavaliação e avalia o voluntário estagiário, e nomeadamente:
a)
Avalia o desempenho do voluntário estagiário em função dos objetivos;
b)
Verifica se os resultados acordados foram atingidos;
c)
Identifica os resultados da aprendizagem.
3. Os candidatos a voluntários que demonstrem um nível insuficiente em qualquer uma das competências transversais ou específicas são excluídos e não serão elegíveis para Voluntários para a Ajuda da UE. O superior direto da organização de envio deve poder explicar e justificar, se necessário, essa avaliação e a decisão.
Artigo 15.o
Formação suplementar antes do destacamento
Sem prejuízo da participação do candidato a voluntário no programa de formação ou como voluntário estagiário, a organização de envio pode acrescentar uma formação suplementar adequada antes do destacamento, como por exemplo formação relacionada com a adaptação das competências técnicas dos candidatos a voluntários às necessidades da organização de acolhimento, formação linguística necessária para o país do destacamento, etc.
Artigo 16.o
Contrato com o Voluntário para a Ajuda da UE
1. Com base nos resultados da integração antes do destacamento e, se necessário, dos estágios e de outras formações anteriores ao destacamento referidas nos artigos 13.o a 15.o, a organização de envio, em consulta com a organização de acolhimento, confirma a avaliação final e a elegibilidade do candidato a voluntário para ser destacado como Voluntário para a Ajuda da UE.
2. A organização de envio e o Voluntário para a Ajuda da UE avaliado com êxito assinam um contrato de destacamento, tal como previsto no artigo 14.o, n.o 5, do Regulamento (UE) n.o 375/2014.
3. O contrato, a elaborar em estreita consulta com as organizações de acolhimento, define as condições específicas do destacamento e os direitos e obrigações do Voluntário para a Ajuda da UE. Deve também indicar a legislação aplicável e a jurisdição competente, em conformidade com o regulamento delegado (UE) da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014 e incluir, no mínimo, os seguintes elementos:
a)
Especificação do papel do Voluntário para a Ajuda da UE, da sua função, da duração e localização do destacamento, bem como das tarefas a executar de acordo com a atribuição de tarefas, incluindo os elementos decorrentes do plano de comunicação a que se refere o artigo 17.o do Regulamento (UE) n.o 375/2014;
b)
Duração do contrato, com indicação da data do início e do termo;
c)
Gestão do desempenho, nomeadamente:
-
disposições de gestão, incluindo o superior direto responsável da organização de acolhimento e um ponto de contacto para apoio permanente da organização de envio;
-
disposições em matéria de mentoria;
d)
Condições de trabalho, incluindo horário de trabalho e férias;
e)
Direitos e obrigações financeiras do Voluntário para a Ajuda da UE, incluindo as disposições necessárias para a sua concretização:
-
ajudas de custo e subsídio de reinstalação;
-
informações sobre as disposições aplicáveis em matéria fiscal e de segurança social;
-
cobertura de seguro;
-
alojamento;
-
viagens;
f)
Disposições práticas:
-
exames médicos;
-
vistos e autorizações de trabalho;
g)
Confidencialidade;
h)
Conduta esperada do Voluntário para a Ajuda da UE, incluindo integridade e código de conduta, proteção das crianças e dos adultos vulneráveis, nomeadamente tolerância zero no respeitante a abusos sexuais, a anexar ao contrato;
i)
Política em matéria disciplinar e cessação do estatuto de voluntário;
j)
Mecanismo de mediação para resolução de problemas, reclamações e resolução de litígios;
k)
Responsabilidades e políticas aplicáveis em matéria de gestão da segurança e da saúde;
l)
Aprendizagem e desenvolvimento:
-
formação e integração;
-
debriefing.
4. Em caso de litígio entre a organização de envio ou de acolhimento e um Voluntário para a Ajuda da UE, este tem direito a um recurso efetivo, em conformidade com as disposições nacionais aplicáveis à organização de envio.
Artigo 17.o
Inscrição na base de dados
Uma vez recebido o consentimento explícito do Voluntário para a Ajuda da UE, a organização de envio introduz os dados deste último na base de dados referida no artigo 13.o do Regulamento (UE) n.o 375/2014 («base de dados»). O tratamento dos dados pessoais constantes desta base de dados deve respeitar as normas de proteção de dados referidas no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014. Para o tratamento dos dados pessoais constantes desta base de dados por parte da Comissão, aplica-se o disposto no Regulamento (CE) n.o 45/2001 (2).
CAPÍTULO 5
PROCEDIMENTOS PARA O DESTACAMENTO E A GESTÃO DOS VOLUNTÁRIOS PARA A AJUDA DA UE
Artigo 18.o
Integração no país
1. As organizações de acolhimento asseguram que todos os Voluntários para a Ajuda da UE recebem uma preparação aprofundada e adequada à chegada ao país de destacamento, que abranja, no mínimo, os seguintes elementos:
a)
Estrutura e processos de organização e de gestão; as equipas que participam no projeto (incluindo o responsável pela gestão do projeto, a equipa operacional e técnica, o responsável pela gestão de crises, as equipas de apoio, nomeadamente em matéria de recursos humanos e serviços financeiros); local/locais do projeto; missão e objetivos organizacionais relacionados com a iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE;
b)
Informações pormenorizadas sobre a missão, a competência e os projetos da organização de acolhimento; comunidades participantes; contexto operacional, bem como realizações e resultados esperados das tarefas atribuídas ao Voluntário para a Ajuda da UE e avaliação subjacente das necessidades;
c)
Quadro jurídico local de referência aplicável ao Voluntário para a Ajuda da UE;
d)
Sessões de informação obrigatórias sobre a segurança adaptada ao contexto específico, bem como sobre saúde e segurança, em conformidade com os artigos 28.o e 30.o;
e)
Sistema e procedimento de supervisão e de gestão do desempenho, mecanismos de apoio existentes no terreno, incluindo mentoria e outras formas de apoio, em conformidade com os artigos 19.o, 20.o e 21.o;
f)
Informações culturais sobre o país, a região ou a localidade do destacamento, nomeadamente orientações sobre o comportamento adequado;
g)
Processo de debriefing no país, em conformidade com o artigo 23.o.
2. A organização de acolhimento deve garantir que todas as informações prestadas durante o processo de integração são lidas e entendidas pelo Voluntário para a Ajuda da UE e que continuam facilmente acessíveis durante toda a sua participação na iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE.
Artigo 19.o
Supervisão e gestão do desempenho
1. As organizações de envio e de acolhimento elaboram em conjunto um sistema de gestão do desempenho com base nos objetivos de desempenho, nas realizações e resultados esperados, a fim de medir os progressos e a qualidade do trabalho do Voluntário para a Ajuda da UE à luz da atribuição de tarefas.
2. O procedimento de gestão do desempenho define os papéis e responsabilidades respetivos das organizações de envio e de acolhimento na supervisão do Voluntário para a Ajuda da UE.
3. Durante o período de integração, as organizações de envio e de acolhimento definem, juntamente com o Voluntário para a Ajuda da UE, os objetivos de desempenho deste último, concedendo-lhe a oportunidade de se pronunciar comentários sobre os elementos de flexibilidade incluídos na atribuição de tarefas.
4. A organização de acolhimento designa um superior direto que será responsável pela supervisão do Voluntário para a Ajuda da UE, com o qual se reunirá a intervalos razoáveis e práticos.
5. Se for caso disso, em função da duração do destacamento, a organização de envio e o superior direto da organização de acolhimento, juntamente com o Voluntário para a Ajuda da UE, procedem a uma análise intercalar conjunta do desempenho, a fim de avaliar formalmente o processo de integração e os progressos em matéria de objetivos e reajustar os objetivos e a atribuição de tarefas, bem como o plano de aprendizagem e de desenvolvimento.
6. Se as conclusões da análise intercalar indicarem que o Voluntário para a Ajuda da UE apresenta um nível insuficiente em qualquer uma das competências transversais ou específicas, a organização de acolhimento, com o acordo da organização de envio, pode tomar a decisão de pôr termo ao destacamento de forma prematura. Devem poder explicar e justificar, se necessário, essa avaliação e a decisão.
7. A organização de envio e o superior direto da organização de acolhimento, juntamente com o Voluntário para a Ajuda da UE, procedem a uma análise final do desempenho, a fim de avaliar, no fim do destacamento, os resultados alcançados pelo Voluntário para a Ajuda da UE à luz dos objetivos inerentes à atribuição de tarefas e do plano de aprendizagem e de desenvolvimento.
8. Os resultados da análise de desempenho devem ser integrados no plano de aprendizagem e de desenvolvimento do Voluntário para a Ajuda da UE.
9. A organização de envio deve conservar registos da análise do desempenho, em conformidade com as normas de proteção de dados previstas no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014 e confirmar, na base de dados, a conclusão com êxito do destacamento e, se tal não for o caso, o motivo do insucesso.
Artigo 20.o
Apoio permanente por parte das organizações de envio
1. Antes do destacamento, a organização de envio designa uma pessoa de contacto que estará disponível durante todo o período de duração do destacamento e que manterá contactos regulares com o Voluntário para a Ajuda da UE a fim de:
a)
Apoiar a instalação e a transição do Voluntário para a Ajuda da UE;
b)
Dar o necessário apoio adicional ao Voluntário para a Ajuda da UE e à organização de acolhimento;
c)
Participar nas análises intercalar e final, bem como noutras reuniões, se necessário;
d)
Proporcionar apoio à mediação em caso de desacordo entre a organização de acolhimento e o Voluntário para a Ajuda da UE.
2. Se a pessoa de contacto designada não puder continuar a desempenhar este papel durante o destacamento, deverá ser designado um substituto o mais rapidamente possível, a fim de garantir a continuidade do apoio.
Artigo 21.o
Mentoria
1. A organização de acolhimento designa um ou mais mentores para o Voluntário para a Ajuda da UE a fim de prestar apoio nos seguintes domínios:
a)
Desenvolvimento das capacidades profissionais e melhoria do desempenho e dos conhecimentos;
b)
Adaptação e integração cultural;
c)
Orientação relacionada com a realização das tarefas atribuídas;
d)
Gestão das questões psicossociais.
2. O(s) mentor(es) designado(s) deve(m) ter acesso ao plano de aprendizagem e de desenvolvimento e à atribuição de tarefas do Voluntário para a Ajuda da UE e basear o seu apoio nesses elementos. Reúne(m)-se regularmente com o Voluntário para a Ajuda da UE para analisar os progressos por este realizados e ajudar a resolver quaisquer questões pessoais ou relacionadas com o destacamento.
3. A mentoria deve ter em conta as realidades locais e, sempre que possível, ser igualmente adaptada aos voluntários locais.
4. A organização de envio deve facilitar as ações de mentoria, colaborando com a organização de acolhimento a fim de prestar apoio analítico, apoio à formação e outras formas de apoio ao reforço das capacidades, bem como identificando, no âmbito das suas estruturas e redes, pessoas designadas que possuam competências adequadas e complementares nos casos em que as competências locais não sejam suficientes.
5. Se for caso disso, pode ser considerada a hipótese de mentoria à distância, nomeadamente recorrendo à rede da iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE.
Artigo 22.o
Condições de trabalho
1. Todos os Voluntários para a Ajuda da UE devem dispor de condições de trabalho adequadas que lhes permitam apresentar bons resultados durante os destacamentos e que garantam o seu bem-estar, motivação, saúde e segurança. Essas condições devem estar em conformidade com as disposições pertinentes da Diretiva 89/391/CE (3) e da Diretiva 2003/88/CE (4).
2. As organizações de envio e de acolhimento devem trabalhar em conjunto para definir condições de trabalho adequadas com base nos contextos operacionais locais e nacionais.
3. A organização de acolhimento deve facultar as informações necessárias e propor condições de trabalho cuja aptidão e adequação deve ser avaliada pela organização de envio, a fim de garantir a coerência com o seu dever de diligência e as suas políticas e práticas gerais.
4. As organizações de envio e de acolhimento devem garantir, em conjunto, que os riscos para a segurança e a saúde são evitados, geridos e atenuados, e que as condições de trabalho propostas respeitam os procedimentos em matéria de proteção, saúde e segurança referidos nos artigos 28.o, 29.o e 30.o e estão em conformidade com os requisitos em matéria de horário de trabalho, férias, períodos mínimos de descanso diário e semanal e espaço de trabalho referidos no anexo I, ponto 3.
Artigo 23.o
Fim do destacamento e apoio após o destacamento
1. As organizações de envio e de acolhimento decidirão conjuntamente sobre o conteúdo e o processo de prestação de informações que deve ser previsto para todos os Voluntários para a Ajuda da UE, incluindo os que regressam prematuramente.
2. A organização de acolhimento providencia ao Voluntário para a Ajuda da UE reuniões de debriefing individuais ou em grupo, incluindo a análise final do desempenho referida no artigo 19.o, n.o 7, e, se for caso disso, a transmissão do projeto à equipa e aos homólogos que continuarão as atividades realizadas pelo Voluntário para a Ajuda da UE com vista a assegurar a sustentabilidade e a continuidade.
3. A organização de envio deve providenciar ao Voluntário para a Ajuda da UE que regressa do destacamento reuniões de debriefing individuais ou em grupo e reuniões de debriefing operacionais ou relativas a um projeto, com base no feedback da organização de acolhimento e na finalização do plano de aprendizagem e de desenvolvimento.
4. A organização de envio deve facilitar a organização de um exame médico após o regresso do Voluntário para a Ajuda da UE do destacamento e propor uma ou várias sessões de debriefing psicossocial e de aconselhamento, podendo o Voluntário para a Ajuda da UE participar de forma voluntária.
5. As organizações de envio e de acolhimento devem orientar o Voluntário para a Ajuda da UE para as oportunidades de continuar envolvido em questões relacionadas com a ajuda humanitária e a cidadania europeia ativa, nomeadamente através da promoção da rede da iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE e da participação nessa rede.
6. A organização de envio convida os Voluntários para a Ajuda da UE de regresso de um destacamento a darem um feedback construtivo sobre a iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE e explica-lhes de que forma a sua contribuição pode ajudar futuros destacamentos.
CAPÍTULO 6
DISPOSIÇÕES EM MATÉRIA DE SEGURO E CONDIÇÕES DE VIDA
Artigo 24.o
Cobertura de seguro
1. Todos os Voluntários para a Ajuda da UE devem estar cobertos por um seguro completo, especificamente concebido para os proteger durante todo o período do destacamento em países terceiros, bem como nos períodos que antecedem e se seguem à missão.
2. A cobertura de seguro deve ser universal e válida 24 horas por dia. Deve ter início no dia em que o Voluntário para a Ajuda da UE sai do seu domicílio para o país terceiro do destacamento e vigorar até ao dia em que o Voluntário para a Ajuda da UE sai do país terceiro de destacamento e regressa ao seu domicílio («primeiro período de seguro»).
3. Se a cobertura de seguro for superior a 12 semanas, deve ser prorrogada por um novo período de 8 semanas no país de origem do segurado a fim de cobrir o tratamento médico de acompanhamento em caso de doenças ou lesões ocorridas durante o primeiro período de cobertura.
4. A cobertura aplica-se a todas as atividades relacionadas com a iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE, bem como às atividades privadas dos Voluntários para a Ajuda da UE durante o primeiro período de seguro.
5. Todos os Voluntários para a Ajuda da UE estão cobertos a 100 % (cobertura total) nos seguintes domínios:
a)
Cuidados médicos e dentários;
b)
Gravidez e parto;
c)
Acidentes;
d)
Repatriação;
e)
Seguro de vida:
f)
Deficiência ou incapacidade permanente ou temporária;
g)
Responsabilidade civil;
h)
Perda ou roubo de documentos, bilhetes de viagem e objetos pessoais;
i)
Assistência complementar.
6. A fim de garantir a igualdade de tratamento e a cobertura de todos os Voluntários para a Ajuda da UE, a Comissão pode celebrar um contrato com um ou mais prestadores de seguros através de um procedimento de adjudicação de contratos.
Artigo 25.o
Ajudas de custo e subsídio de reinstalação
1. A organização de envio toma a cargo as ajudas de custo dos Voluntários para a Ajuda da UE enquanto pessoas não assalariadas, através de pagamentos de montante fixo que devem ser pagos em tempo útil e a intervalos regulares.
2. As ajudas de custo de montante fixo são calculadas com base num cabaz de consumo que cobre as despesas correntes do Voluntário para a Ajuda da UE com as seguintes rubricas:
a)
Géneros alimentícios;
b)
Produtos de higiene e de uso doméstico;
c)
Vestuário;
d)
Transporte local e dentro do país;
e)
Despesas diversas consideradas necessárias para garantir um nível adequado de vida e participação na sociedade local (pode ser adicionado um montante máximo de 20 % do montante total das rubricas enumeradas nas alíneas a) a d) a fim de incluir outros custos, tais como atividades de lazer, despesas de cabeleireiro, jornais e artigos de papelaria);
f)
Montante para imprevistos para os voluntários para a ajuda da UE que residem em zonas com índices acima da média do país (máximo de 10 % para as rubricas enumeradas nas alíneas a) a d)).
3. As despesas de alojamento não fazem parte das ajudas de custo de montante fixo.
4. A Comissão publica as informações sobre ajudas de custo de montante fixo nos países de destacamento com base nos índices nacionais. As necessidades especiais relacionadas com uma deficiência ou outras circunstâncias excecionais devidamente justificadas podem ser reembolsadas para além das ajudas de custo.
5. Os Voluntários para a Ajuda da UE são informados atempadamente de eventuais alterações dos índices e dos montantes das ajudas de custo que os afetem durante um destacamento, em especial nos países com elevadas taxas de inflação ou de deflação.
6. Após a conclusão com êxito do destacamento, a organização de envio deverá proporcionar aos Voluntários para a Ajuda da UE de retorno do destacamento um subsídio de reinstalação regularmente indexado de 100 euros por mês, em função da duração do respetivo destacamento.
Artigo 26.o
Alojamento
1. A organização de envio deve assegurar-se de que a organização de acolhimento dispõe de alojamento adequado para o Voluntário para a Ajuda da UE a um custo razoável no contexto local.
2. As organizações de envio e de acolhimento devem garantir, em conjunto, que os riscos para a segurança e a saúde são evitados, geridos e atenuados, e que o alojamento proposto está em conformidade com os procedimentos em matéria de proteção, saúde e segurança referidos nos artigos 28.o, 29.o e 30.o e preenche os requisitos referidos no anexo I, ponto 4.
3. Os custos de alojamento, aquecimento e outros custos diretamente relacionados devem ser suportados pela organização de acolhimento, sempre que possível. A organização de acolhimento ocupa-se das relações contratuais com os proprietários e toma todas as medidas necessárias para informar a comunidade de acolhimento e os proprietários sobre a iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE.
Artigo 27.o
Despesas de viagem e despesas conexas
1. A organização de envio deve organizar a viagem do Voluntário para a Ajuda da UE e para e a partir do local de destacamento, incluindo em caso de regresso antecipado, devendo também cobrir as despesas de viagem.
2. A pedido do Voluntário para a Ajuda da UE, a organização de envio organiza e suporta os custos de uma viagem de regresso adicional nos seguintes casos:
a)
Férias no país de origem dos Voluntários para a Ajuda da UE cujo período de destacamento seja superior a 18 meses;
b)
Licença parental de Voluntários para a Ajuda da UE que tenham a seu cargo um ou mais filhos com menos de 12 anos de idade, no caso de o período de destacamento ser superior a 6 meses;
c)
Licença especial em caso de funeral ou de doença grave, comprovada por atestado médico, de um ascendente ou descendente em linha direta, do cônjuge ou do parceiro registado, de um irmão ou de uma irmã.
3. As despesas de viagem podem ser calculadas com base nos custos reais de uma viagem em classe económica ou em segunda classe ou reembolsadas sob a forma de montantes fixos, com base num método razoável para o cálculo da distância.
4. A organização de envio faculta informações e presta apoio logístico para obtenção do visto do Voluntário para a Ajuda da UE e a organização de acolhimento presta apoio no processo de emissão do visto, se necessário. A organização de envio deve cobrir as despesas relativas à obtenção do visto, incluindo as despesas de viagem necessárias.
CAPÍTULO 7
PROCEDIMENTOS PARA ASSEGURAR O DEVER DE DILIGÊNCIA, A PROTEÇÃO E A SEGURANÇA
Artigo 28.o
Gestão da segurança e avaliação de riscos
1. A organização de envio deve dispor de uma política de segurança e de procedimentos de avaliação de riscos que devem ser adequados e aplicáveis aos Voluntários para a Ajuda da UE e, se necessário, adaptados.
2. Com base na política de segurança da organização de envio, as organizações de envio e de acolhimento devem elaborar em conjunto um plano de gestão da segurança e de evacuação para as ações ao abrigo da iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE. Este plano deve, no mínimo, respeitar os requisitos estabelecidos no anexo I, ponto 5.
3. As organizações de envio e de acolhimento devem preparar em conjunto uma avaliação escrita dos riscos em matéria de segurança, de viagens e de saúde no país de destacamento. Esta avaliação deve, no mínimo, respeitar os requisitos estabelecidos no anexo I, ponto 6.
4. A avaliação dos riscos referida no n.o 3 deve ser revista e atualizada com a frequência que o contexto exige e, no mínimo, antes do destacamento do Voluntário para a Ajuda da UE. Se a avaliação dos riscos levar a concluir que o destacamento terá lugar numa zona que é palco de um conflito armado, internacional ou não, ou onde existe ameaça de conflito, o destacamento não deverá concretizar-se ou deverá ser cancelado se já tiver sido selecionado um Voluntário para a Ajuda da UE.
5. Os requisitos relacionados com a sensibilização para a segurança e com o comportamento a adotar em matéria de gestão de riscos e de segurança devem ser integrados na descrição das tarefas e no processo de seleção.
6. A organização de envio informa as autoridades nacionais competentes dos Estados-Membros e dos outros países participantes, em conformidade com o artigo 23.o do Regulamento (UE) n.o 375/2014, antes de um dos seus cidadãos ser destacado como Voluntário para a Ajuda da UE. Antes do destacamento, a organização de envio que destaca Voluntários para a Ajuda da UE que não são cidadãos da União deve verificar as regras em matéria de proteção consular prestada pelo país de que o voluntário é nacional ou por outro país.
7. As organizações de envio e de acolhimento devem garantir que o Voluntário para a Ajuda da UE tem acesso a todas as informações sobre segurança e procedimentos de segurança e proteção e as compreende. Durante o período de integração deve ser realizada uma sessão de informação sobre segurança no contexto específico antes da partida e uma outra sessão no prazo de 24 horas após a chegada ao país de destacamento. Essa informação deve incluir os resultados da avaliação dos riscos, o plano de evacuação e de gestão da segurança, incluindo a comunicação de incidentes em matéria de segurança, os procedimentos de evacuação e de repatriamento, a cadeia de comunicação, a pessoa ou as pessoas de contacto para a gestão de crises, bem como informações sobre as embaixadas, polícia, bombeiros e hospitais.
8. A organização de envio deve certificar-se de que o Voluntário para a Ajuda da UE está coberto, no mínimo, pelo seguro previsto no artigo 24.o.
9. Para além da formação de segurança obrigatória no contexto do programa de formação, a organização de envio deverá proporcionar aos Voluntários para a Ajuda da UE qualquer outra formação pertinente em matéria de segurança prestada ao seu próprio pessoal internacional.
10. Ao assinar o contrato referido no artigo 16.o, n.o 2, o Voluntário para a Ajuda da UE reconhece conhecer e compromete-se a cumprir os procedimentos em matéria de gestão da segurança, incluindo o dever de se manter informado e atualizado sobre a situação de segurança, a sua responsabilidade pessoal quanto à gestão da sua própria segurança, da segurança de terceiros e da organização, e a obrigação de se abster de assumir comportamentos de risco. As organizações de envio e de acolhimento devem advertir os Voluntários para a Ajuda da UE das consequências de eventuais infrações aos procedimentos de segurança, nomeadamente aos que tenham como consequência o fim prematuro forçado do destacamento.
11. A organização de envio deve recomendar aos Voluntários para a Ajuda da UE que se registem junto da embaixada ou consulado da sua nacionalidade à chegada ao país do destacamento e informá-los sobre a possibilidade de pedir assistência consular. Se o país da nacionalidade do Voluntário para a Ajuda da UE não tiver representação consular no país de destacamento, a organização de envio deve recomendar aos Voluntários para a Ajuda da UE que são cidadãos da União que se registem num consulado ou embaixada de outro Estado-Membro e informá-los sobre a possibilidade de pedir assistência consular.
12. Com base em informações atualizadas da organização de acolhimento, as organizações de envio e de acolhimento devem atualizar regularmente o plano de evacuação de forma a assegurar que continua adaptado ao contexto operacional em todas as circunstâncias. O resultado da avaliação de riscos determina a frequência de revisão desse plano, devendo a organização de acolhimento utilizar os dados anteriores e as atualizações para adaptar, se necessário. O plano de evacuação deve ser mantido num local a que o Voluntário para a Ajuda da UE tenha fácil acesso.
13. A organização de acolhimento deve assegurar que o Voluntário para a Ajuda da UE é informado de eventuais alterações do ambiente operacional e da consequente alteração dos procedimentos e protocolos de segurança.
14. A organização de acolhimento deve ter conhecimento da localização do Voluntário para a Ajuda da UE, bem como do número de contacto para poder contactá-lo em qualquer momento, incluindo quando está de férias.
Artigo 29.o
Procedimentos a seguir em caso de incidente ou de evacuação
1. No caso de um incidente de segurança, o Voluntário para a Ajuda da UE deve ser informado o mais rapidamente possível. Consoante a gravidade do incidente e os procedimentos em vigor nas organizações de envio e de acolhimento, essa informação pode ser comunicada pelo superior direto ou pelo mentor da organização de acolhimento ou ainda pelo responsável de gestão de crises da organização de envio, podendo incluir apoio psicológico por parte de um profissional.
2. Em caso de evacuação, deve ser seguido o plano de evacuação e o Voluntário para a Ajuda da UE deve estar sempre sob proteção, eventualmente segundo os procedimentos em vigor nos consulados ou embaixadas em que o Voluntário para a Ajuda da UE está registado em conformidade com o artigo 28.o, n.o 11.
3. A organização de envio deve entrar em contacto com os Voluntários para a Ajuda da UE, após o seu regresso, e garantir que estes recebem o seguimento adequado, incluindo reuniões de debriefing e apoio psicossocial e médico.
4. A segurança deve fazer parte do quadro de acompanhamento e avaliação das organizações de envio e de acolhimento, devendo os ensinamentos retirados dos incidentes de segurança contribuir para a revisão e a melhoria do projeto.
Artigo 30.o
Saúde e segurança
1. A organização de envio deve ter uma política de saúde e segurança que seja adequada e aplicável aos Voluntários para a Ajuda a UE e, quando for necessário, adaptada, e inclua orientações nos seguintes domínios:
a)
Saúde pessoal, como a saúde física (prevenção de doenças, conselhos sobre a alimentação e o sono, sensibilização para os fenómenos climáticos e geográficos adversos, acesso aos cuidados de saúde);
b)
Saúde mental (aconselhamento sobre a conciliação entre vida profissional e familiar, gestão do stress, mecanismos de adaptação e métodos de relaxação, pontos de contacto para apoio psicossocial).
2. Com base na política de saúde e segurança da organização de envio, as organizações de envio e de acolhimento devem elaborar conjuntamente um pacote completo de políticas e orientações em matéria de segurança e de saúde a fim de cumprir o seu dever de diligência e garantir o bem-estar físico e emocional dos Voluntários para a Ajuda da UE.
3. No âmbito da avaliação dos riscos a que se refere o artigo 28.o, n.o 3, e antes de definir as tarefas a atribuir, as organizações de envio e de acolhimento devem avaliar conjuntamente se o destacamento oferece condições de trabalho e de vida seguras ao Voluntário para a Ajuda da UE com base nos indicadores referidos no anexo I, ponto 7.
4. A organização de envio deve assegurar-se de que o Voluntário para a Ajuda da UE está coberto, no mínimo, por um seguro de saúde e de viagem completo em conformidade com o artigo 24.o.
5. Durante o período de integração, a organização de envio informa o Voluntário para a Ajuda da UE das políticas e orientações em matéria de saúde e segurança referidas nos n.os 1 e 2, nomeadamente no que respeita a doenças, primeiros socorros, manutenção de todos os locais, manutenção de veículos e equipamentos, estações de trabalho, equilíbrio entre vida profissional e vida familiar, incidentes de saúde e segurança, bem como ao procedimento para evacuação médica.
6. A organização de envio deve assegurar-se de que o Voluntário para a Ajuda da UE efetua um exame médico aprofundado antes da partida, fornecendo os medicamentos e vacinas recomendados para prevenir os riscos no país de destacamento, bem como equipamento como estojos de primeiros socorros e antimosquitos, se necessário.
7. A organização de acolhimento deve garantir que o dever de diligência é integrado na gestão diária do voluntário e, durante o período de integração, deve facultar ao Voluntário para a Ajuda da UE:
a)
Informações atualizadas sobre os recursos locais em matéria de saúde e segurança, tais como os contactos de médicos, hospitais e serviços paramédicos;
b)
Orientações sobre normas e costumes locais, enquanto parte das informações sobre o país, com o objetivo de reduzir os riscos em matéria de segurança e facilitar a integração.
8. A organização de envio deve facilitar a organização de um exame médico pós-destacamento aquando do regresso do Voluntário para a Ajuda da UE e propor sessões de debriefing psicossocial ou de aconselhamento no âmbito do processo de debriefing. As organizações de envio e de acolhimento devem promover a rede da iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE enquanto mecanismo de apoio alternativo antes, durante e depois do destacamento.
CAPÍTULO 8
PROCEDIMENTOS DE ACOMPANHAMENTO E AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO INDIVIDUAL DOS VOLUNTÁRIOS PARA A AJUDA DA UE.
Artigo 31.o
Acompanhamento e avaliação do desempenho individual dos Voluntários para a Ajuda da UE.
1. Com base no procedimento de supervisão e de gestão do desempenho referido no artigo 19.o, as organizações de envio e de acolhimento devem acompanhar e avaliar o desempenho individual dos Voluntários para a Ajuda da UE, medindo os progressos, as realizações e os resultados alcançados em função da atribuição de tarefas e dos objetivos correspondentes.
2. O acompanhamento e avaliação do desempenho individual dos Voluntários para a Ajuda da UE deve ser um processo contínuo ao longo de todo o período de destacamento, com análises específicas, no mínimo, nas seguintes fases:
a)
No final do estágio de aprendizagem referido no artigo 14.o, se for caso disso;
b)
No decurso da última análise do desempenho referida no artigo 19.o e caso se considere adequado realizar uma análise intercalar;
c)
Durante a reunião referida no artigo 23.o.
3. As organizações de envio e de acolhimento devem apresentar dados que demonstrem em que medida o desempenho individual do Voluntário para a Ajuda da UE contribui, a nível das realizações e do impacto, para os objetivos do projeto e para a iniciativa em geral, tendo em conta os indicadores referidos no artigo 7.o do Regulamento (UE) n.o 375/2014. Os dados devem incluir registos da qualidade das realizações e resultados do trabalho do Voluntário para a Ajuda da UE, os quais serão tornados anónimos e disponibilizados para efeitos de avaliação. Estes dados serão tratados em conformidade com as normas de proteção de dados previstas no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014.
4. As organizações de envio devem proporcionar apoio para o reforço das capacidades das organizações de acolhimento em matéria de medição de progressos, realizações e resultados à luz da atribuição de tarefas e dos objetivos do Voluntário para a Ajuda da UE.
CAPÍTULO 9
MECANISMO DE CERTIFICAÇÃO PARA AS ORGANIZAÇÕES DE ENVIO E DE ACOLHIMENTO
Artigo 32.o
Mecanismo de certificação para as organizações de acolhimento
1. As organizações de acolhimento que pretendam obter certificação devem facultar uma autoavaliação objetiva e fiável, em conformidade com os requisitos estabelecidos no anexo III, ponto 1, em que avaliem as respetivas políticas e práticas à luz dos requisitos das normas e procedimentos relativos aos candidatos a voluntários e aos Voluntários para a Ajuda da UE previstos no presente regulamento e no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014.
2. Na autoavaliação, a organização de acolhimento deve indicar todas as lacunas e aspetos a melhorar que poderão requerer um reforço das capacidades a fim de alcançar o nível de conformidade exigido.
3. A organização de acolhimento deve apresentar, juntamente com a autoavaliação, três referências em conformidade com os requisitos estabelecidos no anexo III, ponto 1, a fim de facultar informações completas sobre todos os requisitos das normas e procedimentos relativos aos candidatos a voluntários e aos Voluntários para a Ajuda da UE. As referências devem provir de, pelo menos, dois dos seguintes grupos de partes interessadas:
a)
Uma organização de envio ou uma organização de acolhimento certificada, com a qual a organização de acolhimento requerente já criou, ou pretende criar, uma parceria para a participação na iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE;
b)
Um parceiro da ajuda humanitária da Comissão, que com ela tenha concluído um acordo-quadro (parceria) em vigor e com o qual a organização de acolhimento requerente tenha trabalhado com êxito num projeto de ajuda humanitária;
c)
Uma organização internacional competente ou uma associação sem fins lucrativos ou um organismo de direito público de natureza civil com o qual a organização de acolhimento requerente tenha trabalhado com êxito num projeto de ajuda humanitária;
d)
Uma organização de acreditação ou de auditoria que tenha certificado a organização de acolhimento requerente em domínios pertinentes relacionados com a iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE, devendo neste caso ser igualmente apresentados os necessários documentos de acreditação ou de auditoria.
4. Uma vez completada, a autoavaliação deve ser assinada pela pessoa habilitada a representar e vincular juridicamente a organização de acolhimento e transmitida à Comissão, juntamente com as referências mencionadas no n.o 3.
5. Com base na autoavaliação e nas referências, a Comissão avalia o pedido e pode tomar uma das seguintes decisões:
a)
Conceder a certificação nos casos em que a organização de acolhimento requerente respeita plenamente os requisitos das normas e procedimentos;
b)
Não conceder a certificação nos casos em que a organização de acolhimento requerente não respeita plenamente os requisitos das normas e procedimentos.
6. No prazo de seis meses após a receção do pedido, a Comissão deve informar a organização de acolhimento requerente do resultado da certificação, especificando igualmente as possibilidades de apoio ao reforço das capacidades, se necessário, com vista a um novo pedido. Caso sejam identificadas necessidades a satisfazer com base numa estratégia de reforço das capacidades a apresentar pela organização de acolhimento requerente, esta organização é elegível e tem prioridade para receber apoio ao reforço das capacidades.
Artigo 33.o
Mecanismo de certificação para as organizações de envio
1. As organizações de envio que pretendam obter certificação devem facultar uma autoavaliação objetiva e fiável, devidamente fundamentada, em conformidade com os requisitos estabelecidos no anexo III, ponto 2, em que avaliem as respetivas políticas e práticas à luz dos requisitos das normas e procedimentos relativos aos candidatos a voluntários e aos Voluntários para a Ajuda da UE.
2. Na autoavaliação devidamente fundamentada, a organização de envio deve indicar todas as lacunas e aspetos a melhorar que poderão necessitar de assistência técnica com vista a alcançar o nível de conformidade exigido. Deve igualmente apresentar provas representativas, bem como meios que o permitam verificar, de que as políticas e práticas referidas em cada um dos requisitos das normas e procedimentos são aplicadas, nomeadamente no que se refere aos voluntários.
3. Uma vez completada, a autoavaliação deve ser assinada pela pessoa habilitada a representar e vincular juridicamente a organização de envio e transmitida à Comissão, juntamente com os documentos justificativos mencionados no n.o 2.
4. Com base nessa autoavaliação e nos documentos justificativos apresentados, a Comissão avalia o pedido e pode tomar uma das seguintes decisões:
a)
Conceder a certificação nos casos em que a organização de envio requerente respeita plenamente os requisitos das normas e procedimentos;
b)
Não conceder a certificação nos casos em que a organização de envio requerente não respeita plenamente os requisitos das normas e procedimentos.
5. No prazo de seis meses após a receção do pedido, a Comissão deve informar a organização de envio requerente do resultado da certificação, especificando igualmente as possibilidades de assistência técnica, se necessário, com vista a um novo pedido. Caso sejam identificadas necessidades a satisfazer com base numa estratégia de assistência técnica a apresentar pela organização de envio, esta organização é elegível e tem prioridade para receber assistência técnica.
Artigo 34.o
Vias de recurso
1. Se a Comissão não conceder a certificação e rejeitar o pedido, deve indicar na sua decisão que a organização requerente só pode apresentar um novo pedido após um período de doze meses, a contar da data em que recebeu a decisão de rejeição. A decisão deve igualmente especificar as vias de recurso disponíveis contra a decisão.
2. Nos termos dos artigos 256.o e 263.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (TFUE), o Tribunal Geral é competente para fiscalizar a legalidade dos atos da Comissão Europeia destinados a produzir efeitos legais em relação a terceiros. De igual modo, em conformidade com os artigos 256.o, 268.o e 340.o do TFUE, o Tribunal Geral da UE é competente para conhecer dos litígios relativos à reparação dos danos causados pela Comissão Europeia em matéria de responsabilidade não contratual.
Artigo 35.o
Viabilidade financeira e capacidade organizacional das organizações
A avaliação da viabilidade financeira e da capacidade organizacional das organizações de envio e de acolhimento certificadas não se enquadra no âmbito do procedimento de certificação. Dado constituir uma condição prévia para beneficiar de assistência financeira da União, a viabilidade e a capacidade serão avaliadas na fase da apresentação dos pedidos na sequência de um convite à apresentação de propostas.
Artigo 36.o
Validade da certificação e controlos regulares
1. As organizações de envio e de acolhimento certificadas devem ser objeto de nova certificação três anos após a receção da decisão da Comissão que lhes concede a certificação ou a qualquer momento em caso de alterações substanciais das normas ou procedimentos relativos aos elementos em causa.
2. Durante o período de validade da certificação, pode ser solicitado às organizações de envio e de acolhimento certificadas, quando necessário, que se submetam a controlos regulares a realizar pela Comissão.
3. As organizações de envio e de acolhimento certificadas devem informar imediatamente a Comissão de qualquer alteração da sua situação jurídica, financeira, técnica ou organizacional que possa pôr em causa a sua conformidade com as normas e procedimentos ou criar conflitos de interesses. Devem também informar a Comissão de quaisquer alterações do seu nome, endereço ou representante legal.
Artigo 37.o
Suspensão e revogação da certificação
1. Com base nas informações obtidas junto das organizações de envio e de acolhimento certificadas, nomeadamente aquando dos controlos regulares referidos no artigo 36.o, n.o 2, ou em informações obtidas através de qualquer outro meio, a Comissão pode considerar que a organização de envio ou de acolhimento certificada deixou de cumprir uma ou mais normas ou procedimentos. Em tais casos, a Comissão pode tomar as medidas adequadas, incluindo a suspensão ou a revogação da certificação, em conformidade com o procedimento previsto no anexo III, ponto 3.
2. As organizações de envio e de acolhimento cuja certificação seja suspensa ou revogada não podem enviar ou acolher Voluntários para a Ajuda da UE a contar da data da suspensão ou da revogação e não são elegíveis para receber assistência financeira da União para esse efeito.
3. À luz dos motivos da suspensão ou da revogação da certificação, em especial a segurança e a proteção dos Voluntários para a Ajuda da UE, a Comissão pode solicitar o repatriamento dos Voluntários para a Ajuda da UE destacados no momento da suspensão ou da revogação.
4. As organizações de envio e de acolhimento não terão direito a reclamar uma indemnização em caso de suspensão ou revogação da certificação.
Artigo 38.o
Responsabilidade por danos
A Comissão não é responsável por quaisquer perdas ou danos causados ou sofridos pela organização de envio ou de acolhimento, ou por terceiros, em consequência do estatuto certificado da organização de envio ou de acolhimento.
CAPÍTULO 10
DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 39.o
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no terceiro dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.
Feito em Bruxelas, em 20 de novembro de 2014.