PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) 2015/212
ze dne 11. února 2015,
kterým se stanoví pravidla pro uplatňování nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014, pokud jde o technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, včetně údajů o jednotlivých účastnících operací spolufinancovaných z OP II
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 ze dne 11. března 2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám (1), a zejména na čl. 32 odst. 8 druhý pododstavec uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Prováděcí nařízení Komise (EU) č. 463/2014 (2) obsahuje ustanovení nezbytná pro přípravu programů. Aby se zajistilo provádění programů financovaných z Fondu evropské pomoci nejchudším osobám („FEAD“), je nutné stanovit další ustanovení pro uplatňování nařízení (EU) č. 223/2014.
(2)
Pro účely čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 je nezbytné stanovit technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, v elektronické podobě.
(3)
Podrobné technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měly být dostatečně zdokumentovány, aby se zajistila auditní stopa, pokud jde o soulad s právními požadavky.
(4)
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měl rovněž zahrnovat vhodné nástroje vyhledávání a funkce podávání zpráv, aby v něm bylo možné snadno vyhledat a agregovat uložené informace za účelem monitorování, hodnocení, finančního řízení, ověřování a auditu.
(5)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru pro Fond evropské pomoci nejchudším osobám,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Obecná ustanovení
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů o operacích uvedený v čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 musí splňovat technické specifikace stanovené v článcích 2 až 5.
Článek 2
Ochrana a uchovávání údajů a dokumentů a jejich integrita
1. Přístup do systému je založen na předem vymezených právech pro různé typy uživatelů, a jestliže přestane být potřebný, musí být zrušen.
2. Systém registruje každý záznam, změnu nebo vymazání dokumentů a údajů.
3. Systém neumožňuje změnu obsahu dokumentů, které jsou opatřeny elektronickým podpisem. Uložení dokumentu s elektronickým podpisem se potvrzuje časovým razítkem, které se vytvoří a spojí s daným dokumentem a není možné jej měnit. Vymazání takových dokumentů se registruje v souladu s odstavcem 2.
4. Údaje podléhají pravidelnému zálohování. V případě nouze musí být k dispozici záloha s přesnou kopií celého obsahu registru elektronických souborů.
5. Elektronické zařízení pro uchovávání údajů je chráněno proti jakémukoli riziku ztráty nebo pozměnění jeho integrity. Tato ochrana zahrnuje fyzickou ochranu proti nevhodné teplotě a vlhkosti vzduchu, systémy detekce požáru a krádeží, přiměřené systémy ochrany proti virovým útokům, útokům hackerů a jakýmkoli jiným neoprávněným přístupům.
6. Systém umožňuje přenos údajů a poskytuje formát a počítačové prostředí v intervalech, které jsou dostatečné k tomu, aby byla zaručena způsobilost a dostupnost dokumentů a údajů do konce příslušného období uvedeného v čl. 51 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014.
Článek 3
Funkce vyhledávání a podávání zpráv
Systém zahrnuje:
a)
vhodné vyhledávací nástroje umožňující snadné vyhledávání dokumentů, údajů a jejich metadat;
b)
funkci podávání zpráv umožňující vytváření zpráv na základě předem definovaných kritérií, zejména v případě údajů stanovených v nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 532/2014 (3);
c)
možnost uchovávání, exportování nebo tisku zpráv uvedených v písmenu b), nebo odkaz na externí aplikaci/propojení s externí aplikací, která tuto možnost nabízí.
Článek 4
Dokumentace systému
Řídicí orgán poskytne podrobnou a aktualizovanou funkční a technickou dokumentaci týkající se fungování a vlastností systému, ke které mají na žádost přístup příslušné subjekty odpovědné za řízení programu, Komise a Evropský účetní dvůr.
Dokumentace uvedená v prvním pododstavci poskytuje důkazy o provádění nařízení (EU) č. 223/2014 v dotčeném členském státě.
Článek 5
Bezpečnost výměny informací
Používaný systém je chráněn vhodnými bezpečnostními opatřeními, pokud jde o klasifikaci dokumentů, ochranu informačních systémů a ochranu osobních údajů. Tato opatření jsou v souladu s mezinárodními standardy a požadavky vnitrostátních právních předpisů.
Bezpečnostní opatření uvedená v prvním pododstavci chrání sítě a zařízení pro přenos dat v případech, kdy je používaný systém propojen s jinými moduly a systémy.
Článek 6
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 11. února 2015.
REGULAMENTO DE EXECUÇÃO (UE) 2015/212 DA COMISSÃO
de 11 de fevereiro de 2015
que estabelece as regras de execução do Regulamento (UE) n.o 223/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho no que se refere às especificações técnicas do sistema de registo e arquivo eletrónico dos dados sobre cada operação que sejam necessários para acompanhamento, avaliação, gestão financeira, verificação e auditoria, incluindo os dados sobre cada participante nas operações cofinanciadas por PO II
A COMISSÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (UE) n.o 223/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de março de 2014, relativo ao Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas mais Carenciadas (1), nomeadamente o artigo 32.o, n.o 8,
Considerando o seguinte:
(1)
O Regulamento de Execução (UE) n.o 463/2014 da Comissão (2) estabelece as disposições necessárias para a preparação dos programas. A fim de assegurar a execução dos programas financiados pelo Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas mais Carenciadas (FEAD), é necessário instituir disposições adicionais para a aplicação do Regulamento (UE) n.o 223/2014.
(2)
Para efeitos do artigo 32.o, n.o 2, alínea d), do Regulamento (UE) n.o 223/2014, é necessário criar especificações técnicas para um sistema de registo e arquivo eletrónico dos dados sobre cada operação que sejam necessários para acompanhamento, avaliação, gestão financeira, verificação e auditoria.
(3)
As especificações técnicas pormenorizadas do sistema de registo e arquivo dos dados devem ser suficientemente documentadas para assegurarem uma pista de auditoria sobre o cumprimento dos requisitos jurídicos.
(4)
O sistema de registo e arquivo de dados deve também incluir ferramentas de pesquisa adequadas e funções destinadas à comunicação de informações, a fim de permitir obter e agregar facilmente a informação nele armazenada para efeitos de monitorização, avaliação, gestão financeira, verificação e auditoria.
(5)
As medidas previstas no presente regulamento estão em conformidade com o parecer do Comité do Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas mais Carenciadas,
ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
Artigo 1.o
Disposições gerais
O sistema para registar e arquivar dados sobre as operações a que se refere o artigo 32.o, n.o 2, alínea d), do Regulamento (UE) n.o 223/2014, deve ser conforme com as especificações técnicas estabelecidas nos artigos 2.o a 5.o
Artigo 2.o
Proteção e preservação dos dados e documentos e sua integridade
1. O acesso ao sistema deve ser baseado em direitos predefinidos para diferentes tipos de utilizadores e deve ser suprimido quando deixar de ser necessário.
2. O sistema deve preservar um historial de qualquer registo, alteração e supressão de documentos e de dados.
3. O sistema não deve permitir a alteração do conteúdo dos documentos com uma assinatura eletrónica. Deve ser gerado um carimbo eletrónico da hora que certifique o depósito de um documento com uma assinatura eletrónica e não deve poder ser alterado. A supressão de tais documentos deve ser registada em conformidade com o disposto no n.o 2.
4. Os dados devem ser periodicamente objeto de cópias de segurança. A cópia de segurança, com a réplica de todo o conteúdo do repositório do ficheiro eletrónico, deve estar pronta a utilizar em caso de emergência.
5. A unidade de arquivo eletrónico deve estar protegida contra qualquer risco de perda ou alteração da sua integridade. Essa proteção deve incluir a proteção física contra temperaturas e níveis de humidade inadequados, sistemas de deteção de incêndio e antifurto, sistemas de proteção adequados contra os ataques de vírus, piratas informáticos ou qualquer outro acesso não autorizado.
6. O sistema deve prever a migração de dados, a alteração de formato e do ambiente informático com uma periodicidade suficiente para garantir a legibilidade e a acessibilidade dos documentos e dados até ao final do período referido no artigo 51.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 223/2014.
Artigo 3.o
Funções de pesquisa e de comunicação de informações
O sistema deve incluir:
a)
Ferramentas de pesquisa adequadas que permitam recuperar facilmente documentos, dados e os respetivos metadados;
b)
Uma função de comunicação de informações que permita elaborar relatórios com base em critérios previamente definidos, em especial relativamente aos dados mencionados no Regulamento Delegado (UE) n.o 532/2014 da Comissão (3);
c)
A possibilidade de salvaguardar, exportar ou imprimir os relatórios mencionados na alínea b), ou uma ligação a uma aplicação externa que preveja essa possibilidade.
Artigo 4.o
Documentação do sistema
A autoridade de gestão deve fornecer documentação pormenorizada e atualizada, de caráter funcional e técnico, sobre o funcionamento e as características do sistema, que esteja acessível, mediante pedido nesse sentido, às entidades competentes responsáveis pela gestão do programa, à Comissão e ao Tribunal de Contas Europeu.
A documentação referida no primeiro parágrafo deve apresentar elementos de prova da execução do Regulamento (UE) n.o 223/2014 no Estado-Membro em causa.
Artigo 5.o
Segurança do intercâmbio de dados
O sistema utilizado deve ser protegido por medidas de segurança adequadas em matéria de classificação dos documentos, proteção dos sistemas de informação e proteção dos dados pessoais. Estas medidas deverão ser conformes com as normas internacionais e as normas legais nacionais.
As medidas de segurança a que se refere o primeiro parágrafo devem proteger as redes e os meios de transmissão quando o sistema utilizado interaja com outros módulos e sistemas.
Artigo 6.o
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no vigésimo dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.
Feito em Bruxelas, em 11 de fevereiro de 2015.