NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1042/2014
ze dne 25. července 2014,
kterým se doplňuje nařízení (EU) č. 514/2014, pokud jde o určení odpovědných orgánů a jejich řídicí a kontrolní povinnosti a o postavení a povinnosti auditních orgánů
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 ze dne 16. dubna 2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí (1), a zejména na čl. 26 odst. 4 a čl. 29 odst. 1 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V zájmu zajištění kontinuity mezi čerpáním předchozích fondů v rámci obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“ na období 2007-2013 a prováděním zvláštních nařízení podle rámce pro období 2014-2020 bylo nařízení (EU) č. 514/2014 z velké části vytvořeno podle pravidel platných pro předchozí fondy, avšak se zohledněním změn, které do sdíleného řízení zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (2).
(2)
Aby se zajistilo, že subjekty provádějící národní programy jsou schopny plnit své úkoly účinně a v souladu s cíli a prioritami stanovenými ve zvláštních nařízeních uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014, měla by být stanovena pravidla pro jejich určování, dohled nad jejich určováním a v případě nezbytnosti pravidla pro zrušení určení.
(3)
Aby se zajistilo, že rozsah jejich povinností jim umožní provádět národní program, je nezbytné stanovit pravidla vymezující řídicí a kontrolní povinnosti odpovědných orgánů, zejména podmínky, za kterých mohou některé své úkoly svěřit nebo zadat externím dodavatelům.
(4)
Výběrové a zadávací řízení pro poskytnutí příspěvku Unie v rámci národních programů by mělo být v souladu se zásadami transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení. Je proto nutné stanovit podmínky, za kterých by členské státy měly v rámci národních programů realizovat akce, a především vymezit okolnosti, za nichž může realizovat akce přímo odpovědný orgán.
(5)
Ve všech členských státech by audity měly být účinné, měly by mít vhodný rozsah a měly by se provádět v souladu s mezinárodními auditorskými standardy. Za tímto účelem by mělo být jasně vymezeno postavení auditních orgánů a jejich auditorské standardy.
(6)
Aby se zajistilo, že výroky auditorů se budou opírat o kontrolní činnost, měly by být definovány různé druhy kontrolních činností.
(7)
Je důležité, aby byly výsledky činnosti auditního orgánu včas a odpovídajícím způsobem oznámeny orgánu, který provádí určení, a Evropské komisi. Zejména je důležité, aby výkaz o správě a řízení a každoroční souhrn závěrečných zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, které se předkládají jako součást každoroční žádosti o platbu, věrně odrážely výsledky práce a závěry auditního orgánu. Proto by měl auditní orgán v rámci své kontrolní činnosti zajistit, aby informace týkající se jeho kontrolní činnosti byly v těchto dokumentech dostatečným způsobem obsaženy.
(8)
Aby se umožnilo co nejrychlejší uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení a nezpožďovalo schvalování a provádění národních programů, mělo by toto nařízení vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
(9)
Spojené království a Irsko jsou vázány nařízením (EU) č. 514/2014, a tudíž i tímto nařízením.
(10)
Dánsko není vázáno nařízením (EU) č. 514/2014 ani tímto nařízením,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice v nařízení (EU) č. 514/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„orgánem, který provádí určení,“ se rozumí orgán členského státu uvedený v čl. v čl. 26 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014, jenž určuje odpovědný orgán;
b)
„příslušnými orgány“ se rozumí odpovědný orgán, auditní orgán a případně pověřený orgán uvedený v čl. 25 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
„SFC2014“ se rozumí elektronický informační systém zavedený článkem 2 prováděcího nařízení Komise (EU) č. 802/2014 (3);
d)
„grantovou dohodou“ se rozumí dohoda nebo rovnocenná forma právního nástroje, na jehož základě odpovědný orgán poskytuje granty pro příjemce za účelem realizace nějaké akce v rámci národního programu.
KAPITOLA II
ODPOVĚDNÝ ORGÁN
ODDÍL I
Určení odpovědného orgánu
Článek 2
Kritéria a postup pro určení odpovědného orgánu
1. Orgán, jenž má být určen za odpovědný orgán, musí mít organizační uspořádání a systém vnitřní kontroly splňující kritéria stanovená v příloze tohoto nařízení (dále jen „kritéria pro určení“). Kritéria pro určení se týkají:
a)
vnitřního prostředí;
b)
kontrolní činnosti;
c)
vnitřních informací a vnitřní komunikace;
d)
vnitřního monitorování a podávání zpráv.
Členské státy mohou stanovit další kritéria pro určení s cílem zohlednit velikost, povinnosti a jiné charakteristiky odpovědného orgánu.
2. Auditní orgán uvedený v čl. 26 odst. 3 nařízení (EU) č. 514/2014 posoudí, zda budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení v příloze, a svá zjištění, závěry a výrok auditora zdokumentuje v auditní zprávě pro orgán, který provádí určení.
3. Pokud orgán, který provádí určení, není spokojen s tím, jak budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení, vydá tomuto orgánu konkrétní pokyny k nápravě nesouladu a stanoví lhůtu pro splnění kritérií, než bude moci být určen za odpovědný orgán.
Do splnění kritérií pro určení může být tento orgán prozatímně určen za odpovědný orgán na dobu nepřesahující 12 měsíců. Délka trvání tohoto prozatímního období musí být úměrná zjištěnému nesouladu.
4. Po určení odpovědného orgánu o tom členský stát neprodleně informuje Komisi prostřednictvím SFC2014. Spolu s tím členský stát předá dokumentaci obsahující:
a)
hlavní rozdělení povinností mezi organizačními útvary odpovědného orgánu;
b)
případně jeho vztahy s pověřenými orgány, činnosti, které mají být svěřeny, a hlavní postupy pro dohled nad těmito svěřenými činnostmi; a
c)
shrnutí hlavních postupů pro zpracování finančních pohledávek příjemců, schvalování a evidenci výdajů.
Článek 3
Dohled nad odpovědným orgánem a přezkum určení
1. Orgán, který provádí určení, dohlíží na odpovědný orgán, zejména na základě informací uvedených v čl. 14 odst. 2 tohoto nařízení, a sleduje nápravu všech zjištěných nedostatků.
2. Členské státy zajistí, aby informace o tom, že odpovědný orgán již nesplňuje kritéria pro určení, byly bez prodlení hlášeny orgánu, který provádí určení.
3. Pokud odpovědný orgán již plně nesplňuje kritéria pro určení nebo pokud jeho systém vnitřní kontroly je natolik nedostatečný, že to narušuje jeho schopnost plnit úkoly, orgán, který provádí určení, stanoví odpovědnému orgánu zkušební dobu. V takových případech orgán, který provádí určení, vypracuje pro odpovědný orgán plán nápravy, jenž musí být proveden ve lhůtě odpovídající závažnosti nesouladu nebo nedostatku. Tato lhůta nesmí být delší než 12 měsíců od začátku zkušební doby.
4. Orgán, který provádí určení, neprodleně uvědomí Komisi o plánu nápravy vypracovaném v souladu s odstavcem 3 a podává Komisi průběžné informace o jeho plnění.
5. Pokud je určení odpovědného orgánu zrušeno, orgán, který provádí určení, neprodleně určí jiný odpovědný orgán v souladu s článkem 26 nařízení (EU) č. 514/2014 a článkem 2 tohoto nařízení, aby se zajistilo, že platby příjemcům pokračují bez přerušení.
6. Pokud Komise zjistí, že členský stát nesplnil svou povinnost vypracovat plán nápravy podle odstavce 3 nebo že odpovědný orgán si zachoval své určení i bez splnění plánu nápravy ve stanovené lhůtě, Komise bude zbývající nedostatky řešit postupem schvalování souladu ve smyslu článku 47 nařízení (EU) č. 514/2014.
ODDÍL II
Řídicí a kontrolní povinnosti odpovědného orgánu
Článek 4
Úkoly odpovědného orgánu
Odpovědný orgán řídí a provádí národní program v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Přitom:
a)
se radí s partnery v souladu s čl. 12 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
b)
zajišťuje řádné fungování monitorovacího výboru uvedeného v čl. 12 odst. 4 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
prostřednictvím SFC2014 předkládá Komisi návrh národního programu uvedeného v článku 14 nařízení (EU) č. 514/2014 a všechny jeho následné změny;
d)
v souladu se zásadami řádného finančního řízení definuje a stanoví pravidla způsobilosti pro akce a náklady všech činností, přičemž zajišťuje rovné zacházení a brání jakémukoliv střetu zájmů;
e)
organizuje a zveřejňuje nabídková řízení a výzvy k podávání návrhů, organizuje a zveřejňuje následný výběr a zadávání projektů financovaných v rámci národního programu v souladu s působností a cíli zvláštních nařízení uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 a s kritérii stanovenými v článku 9 tohoto nařízení;
f)
zajišťuje, aby byly zavedeny systémy pro sběr údajů, které jsou potřebné pro vykazování společných ukazatelů a ukazatelů specifických pro jednotlivé programy Komisi, spolu s dalšími údaji o realizaci daného programu a akcí;
g)
přijímá platby od Komise a vyplácí je příjemcům;
h)
zajišťuje soulad a doplňkovost mezi spolufinancováním podle zvláštních nařízení a podle jiných příslušných nástrojů členských států a Unie;
i)
sleduje akce a kontroluje, zda byly vykázané výdaje na akce skutečně vynaloženy a zda jsou v souladu s pravidly Unie a členských států;
j)
zajišťuje, aby byl zaveden systém elektronické evidence a ukládání účetních záznamů pro každou akci v rámci národního programu a aby byly shromažďovány údaje o realizaci akcí nezbytné pro finanční řízení, monitorování, kontrolu a hodnocení;
k)
aniž jsou dotčena vnitrostátní účetní pravidla, zajišťuje, aby příjemci a jiné orgány podílející se na realizaci akcí financovaných v rámci národního programu vedli buď samostatný účetní systém nebo používali vhodný účetní kód pro všechny transakce související s danou akcí;
l)
zajišťuje, aby se v příslušných lhůtách prováděla hodnocení národního programu uvedená v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
m)
zajišťuje, aby nezávislí hodnotitelé dostávali pro účely provádění hodnocení uvedeného v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a pro formulování hodnotícího stanoviska veškeré potřebné informace o řízení národního programu;
n)
stanoví postupy k zajištění toho, aby všechny doklady týkající se výdajů, rozhodnutí a kontrolních činností měly požadovanou auditní stopu a aby byly uchovávány v souladu s prováděcím nařízením Komise přijatém na základě čl. 27 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
o)
zajišťuje, aby auditní orgán dostával pro účely provádění auditů uvedených v článku 29 nařízení (EU) č. 514/2014 a formulování výroku auditora veškeré potřebné informace o používaných řídicích a kontrolních postupech a výdajích financovaných podle zvláštních nařízení;
p)
vypracovává zprávy o provádění uvedené v článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014 a hodnotící zprávy uvedené v čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá je Komisi prostřednictvím SFC2014;
q)
vypracovává žádost o platbu v souladu s článkem 44 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá ji Komisi prostřednictvím SFC2014;
r)
vykonává informační a propagační činnosti a šíří výsledky programu v souladu s článkem 53 nařízení (EU) č. 514/2014;
s)
provádí administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014;
t)
spolupracuje s Komisí a odpovědnými orgány v ostatních členských státech; a
u)
reaguje na závěry auditního orgánu buď tím, že se jimi zabývá, nebo, pokud zjištění auditního orgánu nejsou přijata, tím, že podá podrobné zdůvodnění.
Článek 5
Pověřený orgán
1. Odpovědný orgán může některé nebo všechny své úkoly svěřit pověřenému orgánu v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. c) nařízení (EU) č. 514/2014. Při svěřování úkolů musí být dodržena zásada řádného finančního řízení a musí být zajištěno dodržování zásady nediskriminace a transparentnosti financování ze strany Unie. Svěřené úkoly nesmí způsobit střet zájmů.
2. Rozsah úkolů, které odpovědný orgán svěřil pověřenému orgánu, a podrobné postupy pro jejich plnění musí být stanoveny v dokumentu podepsaném odpovědným orgánem a pověřeným orgánem. V pověřovacím aktu musí být uvedeny alespoň tyto údaje:
a)
příslušné zvláštní nařízení;
b)
úkol svěřený/úkoly svěřené pověřenému orgánu;
c)
povinnost pověřeného orgánu ověřit si, zda příjemci splňují předpisy Unie a vnitrostátní předpisy;
d)
povinnost pověřeného orgánu vytvořit a udržovat organizační strukturu a systém řízení a kontroly vhodný pro jeho povinnosti;
e)
informace a podpůrné doklady, jež má pověřený orgán předložit odpovědnému orgánu, a lhůty, jež mají být dodrženy; a
f)
mechanismus odpovědného orgánu pro dohled nad pověřeným orgánem.
3. Podle čl. 25 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 nelze svěřovat komunikaci s Komisí. Pověřený orgán komunikuje s Komisí prostřednictvím odpovědného orgánu.
4. Pokud pověřený orgán není orgánem veřejné správy nebo soukromoprávním subjektem pověřeným výkonem veřejné služby, který se řídí vnitrostátním právem, odpovědný orgán mu nesmí svěřit své výkonné pravomoci, jež jsou spojeny s velkou mírou volného uvážení, jež předpokládá politickou volbu.
5. Odpovědný orgán odpovídá za úkoly, které svěřil. Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává svěřené úkoly, aby se ujistil, že odváděné výkony jsou uspokojivé a že jsou v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
6. Co se týče svěřených úkolů, toto nařízení se obdobně vztahuje na pověřený orgán.
Článek 6
Zadávání úkolů externím dodavatelům
Odpovědný orgán může zadat některé své úkoly externím dodavatelům. Nadále však za ně nese odpovědnost.
Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává externě zadávané úkoly, aby se ujistil, že prováděná činnost je uspokojivá a v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
ODDÍL III
Povinnosti odpovědného orgánu, pokud jde o veřejné intervence
Článek 7
Úloha odpovědného orgánu jako zadavatele
1. Obecně platí, že odpovědný orgán uděluje granty na akce v rámci národního programu na základě otevřených výzev k předkládání návrhů.
2. Odpovědný orgán může udělovat granty na akce na základě omezené výzvy k předkládání návrhů.
Omezené výzvy k předkládání návrhů jsou přístupné jen pro vybrané organizace kvůli specifické povaze dotyčné akce nebo kvůli technické nebo správní způsobilosti subjektů vyzvaných k předložení návrhů.
Důvody pro použití omezené výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny ve výzvě k předkládání návrhů.
3. Odpovědný orgán může udělovat granty přímo, pokud specifická povaha dotyčné akce nebo odborná či správní způsobilost příslušných subjektů nedává žádnou jinou možnost, jak tomu může být v případě monopolu de jure nebo de facto.
Důvody pro použití přímého udělení grantu musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
4. V řádně odůvodněných případech, včetně případů pokračování víceletých akcí, které byly vybrány po předcházející výzvě k předkládání návrhů, nebo v naléhavých situacích lze granty udělit i bez výzvy k předkládání návrhů.
Důvody pro udělení grantu bez výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
5. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, nesmí být odpovědný orgán ani pověřený orgán příjemcem grantu uděleného v souladu s tímto článkem.
6. Odpovědný orgán určí, kdo uděluje granty, a zajistí, aby se zabránilo střetu zájmů, a to zejména v případech, kdy jsou uchazeči vnitrostátními subjekty.
Článek 8
Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán
1. Odpovědný orgán se může rozhodnout, že akce zrealizuje přímo, sám nebo ve sdružení s jiným vnitrostátním subjektem, neboť správní pravomoci, odborné znalosti či povaha akce nedávají jinou možnost její realizace, například kvůli monopolu de jure nebo kvůli bezpečnostním požadavkům. V takových případech je příjemcem grantu odpovědný orgán.
2. Důvody pro to, aby odpovědný orgán jednal jako výkonný subjekt, a důvody pro výběr přidružených vnitrostátních subjektů podle odstavce 1 se nahlašují Komisi ve výroční zprávě o provádění podle článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014.
3. Při provádění akcí v úloze výkonného subjektu musí odpovědný orgán dodržovat zásadu ekonomické výhodnosti a zabránit střetu zájmů.
4. Správní rozhodnutí o spolufinancování akce v rámci národního programu musí obsahovat veškeré informace nezbytné ke sledování realizace spolufinancovaných produktů a služeb a ke kontrole vzniklých výdajů.
5. Je-li pravděpodobné, že odpovědný orgán bude jednat jako výkonný orgán pravidelně:
a)
odpovědný orgán a auditní orgán nesmí být součástí stejného subjektu, ledaže auditní orgán podává zprávy externímu subjektu a jeho auditní nezávislost je zaručena; a
b)
úkoly odpovědného orgánu stanovené v článku 4 nejsou dotčeny.
Článek 9
Výběrové a zadávací řízení
1. Výzvy k podávání návrhů uvedené v čl. 7 odst. 1 se zveřejňují takovým způsobem, aby byla zaručena volná hospodářská soutěž a odpovídající propagace mezi možnými příjemci. Veškeré podstatné změny ve výzvách se zveřejňují stejným způsobem.
Ve výzvách k podávání návrhů uvedených v čl. 7 odst. 1 a 2 musí být uvedeny alespoň:
a)
cíle;
b)
kritéria pro výběr a udělení;
c)
postupy pro financování ze strany Unie, případně financování na vnitrostátní úrovni, včetně případné možnosti použít vyšší podíl spolufinancování v souladu s čl. 16 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
d)
způsob a konečné datum pro předkládání návrhů;
e)
pravidla způsobilosti výdajů;
f)
doba trvání akce; a
g)
finanční a jiné informace, které mají být uchovávány a vykazovány.
2. Před rozhodnutím o udělení grantu se odpovědný orgán přesvědčí, že příjemci v dané akci jsou schopni splnit kritéria pro výběr a udělení.
3. Odpovědný orgán vymezí postupy pro přijetí návrhů. Podrobí návrhy formální, technické a rozpočtové analýze a kvalitativnímu posouzení za použití kritérií stanovených ve výzvě k předkládání návrhů transparentním a nediskriminačním způsobem. Odpovědný orgán písemně zaznamená důvody pro zamítnutí ostatních návrhů.
4. V rozhodnutí o udělení grantu musí být uvedeno alespoň jméno příjemce, základní podrobnosti o akci a jejích provozních cílech, maximální částka příspěvku Unie a maximální míra spolufinancování celkových způsobilých nákladů.
5. Odpovědný orgán písemně informuje všechny uchazeče o svém rozhodnutí. Musí sdělit neúspěšným uchazečům důvody jejich odmítnutí s odkazem na kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu.
Článek 10
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které přinejmenším vyžadují, aby:
a)
podepsal grantové dohody s příjemci, a
b)
monitoroval grantové dohody, včetně jejich změn, pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Grantová dohoda obsahuje nebo se v ní uvádí následující údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
harmonogram a prováděcí ustanovení dohody, včetně ustanovení týkajících se povinnosti týkající se podávání zpráv, změn dohody a vypovězení dohody;
h)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které mají být vykazovány;
i)
ustanovení, které vyžaduje, aby příjemce včas shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje vykazoval alespoň jednou ročně;
j)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
k)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
l)
podmínky týkající se auditní stopy;
m)
ustanovení o ochraně údajů, a
n)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že grantová dohoda musí být podepsána před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Grantová dohoda výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají své kontrolní pravomoce vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
Článek 11
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které vyžadují alespoň:
a)
přijetí formálního správního rozhodnutí o spolufinancování projektů, a
b)
monitorování správního rozhodnutí a všech jeho změn pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Správní rozhodnutí obsahuje nebo se v něm uvádí tyto údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které se mají používat;
h)
ustanovení, které vyžaduje, aby odpovědný orgán nejméně jednou za rok shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje alespoň jednou ročně vykazoval;
i)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
j)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
k)
podmínky týkající se auditní stopy;
l)
ustanovení o ochraně údajů, a
m)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že správní rozhodnutí musí být přijato před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Správní rozhodnutí výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají auditní pravomoci vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
KAPITOLA III
POSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU A POVINNOSTI TÝKAJÍCÍ SE AUDITŮ
Článek 12
Postavení auditního orgánu
1. V souladu s čl. 59 odst. 5 druhým pododstavcem nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a čl. 25 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 514/2014 je auditní orgán funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Funkční nezávislost se považuje za splněnou, jestliže neexistuje žádný přímý vztah nadřízenosti a podřízenosti mezi auditním orgánem a odpovědným orgánem a auditní orgán má plnou autonomii, pokud jde o jeho vlastní stanoviska a prohlášení.
2. Všechny audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy.
Článek 13
Externí audit
Auditní orgán může zadat část svých auditních výkonů jinému kontrolnímu subjektu, za předpokladu, že tento subjekt je funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Auditní orgán odpovídá za výkony, které zadal externímu auditorovi.
Externí audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy a pod bedlivým dohledem a dozorem auditního orgánu.
Článek 14
Audity
1. Za účelem vydání výroku uvedeného v čl. 59 odst. 5 druhém pododstavci nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 provede auditní orgán systémové a finanční audity.
2. Při systémových auditech ověří, zda systémy řízení a kontroly odpovědného orgánu fungovaly účinně tak, aby poskytly přiměřenou jistotu o tom, že výdaje vykázané v roční účetní závěrce jsou legální a správné. Na základě těchto auditů auditní orgán určí, zda odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení stanovená v příloze.
3. Finanční audity musí být prováděny tak, aby poskytovaly přiměřenou jistotu, že roční účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz o výdajích vykázaných odpovědným orgánem.
Aby dospěl k závěru, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, auditní orgán ověří, zda všechny aspekty uhrazených výdajů a obdržených příspěvků z veřejných zdrojů zanesených do účetnictví odpovědného orgánu v daném rozpočtovém roce jsou správně zaúčtovány v účetním systému a odpovídají podkladovým účetním záznamům vedeným příslušným orgánem. Auditní orgán musí zejména na základě těchto účtů:
a)
ověřit, zda celková výše způsobilých výdajů vykázaných v žádosti o platbu ročního zůstatku, jež byla předložena Komisi, souhlasí s výdaji v účetnictví odpovědného orgánu, a pokud zjistí rozdíly, zda byly odpovídajícím způsobem vysvětleny ve vyúčtování nesouhlasících částek;
b)
ověřit, zda čerpané a vrácené částky, částky, které mají být získány zpět, a částky, které jsou na konci rozpočtového roku nedobytné, odpovídají částkám zapsaným v účetnictví odpovědného orgánu a jsou podloženy dokumentovanými rozhodnutími odpovědného orgánu;
c)
zjistit, zda odpovědný orgán provedl administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014.
Ověřování podle písmen a), b) a c) lze provádět na základě vzorku.
4. V rámci svých systémových a finančních auditů zopakuje auditní orgán některé administrativní kontroly nebo kontroly na místě, které vykonal odpovědný orgán. Auditní orgán určí rozsah opětovných auditních výkonů na základě posouzení rizik.
5. Zjistí-li auditní orgán při systémových nebo finančních auditech závažné nedostatky v účinném fungování systémů řízení a kontroly odpovědného orgánu:
a)
posoudí finanční a provozní dopady těchto nedostatků;
b)
vydá odpovědnému orgánu vhodná doporučení pro nápravná a preventivní opatření;
c)
sleduje realizaci těchto opatření odpovědným orgánem a posuzuje, zda byl přijat akční plán na obnovení účinného fungování systémů řízení a kontroly.
6. Po dokončení auditorské činnosti uvedené v odstavcích 1, 2 a 3 informuje auditní orgán o svých zjištěních orgán, který provádí určení, včetně toho, zda podle jeho názoru odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení.
7. Auditní orgán zajistí, aby odpovědný orgán vhodným způsobem hlásil Evropské komisi veškeré informace týkající se jeho auditních výkonů uvedených v odstavcích 1, 2 a 3.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ
Článek 15
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech v souladu se Smlouvami.
V Bruselu dne 25. července 2014.
GEDELEGEERDE VERORDENING (EU) Nr. 1042/2014 VAN DE COMMISSIE
van 25 juli 2014
tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 514/2014 in verband met de aanwijzing van verantwoordelijke instanties en hun verantwoordelijkheden op het gebied van beheer en controle en in verband met het statuut en de verplichtingen van auditinstanties
DE EUROPESE COMMISSIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,
Gezien Verordening (EU) nr. 514/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 16 april 2014 tot vaststelling van de algemene bepalingen inzake het Fonds voor asiel, migratie en integratie en inzake het instrument voor financiële steun voor politiële samenwerking, voorkoming en bestrijding van criminaliteit, en crisisbeheersing (1), en met name artikel 26, lid 4, en artikel 29, lid 1,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Teneinde wat de tenuitvoerlegging betreft de continuïteit te waarborgen tussen de eerdere fondsen in het kader van het algemeen programma „Solidariteit en beheer van de migratiestromen” voor de periode 2007-2013 en de specifieke verordeningen uit hoofde van het kader voor de periode 2014-2020, is Verordening (EU) nr. 514/2014 grotendeels gemodelleerd naar de regels die voor de vorige fondsen golden, maar met inachtneming van de wijzigingen inzake gedeeld beheer die bij Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (2) zijn ingevoerd.
(2)
Om te waarborgen dat de instanties die de nationale programma's uitvoeren, de capaciteit hebben om hun taak doeltreffend en in overeenstemming met de doelstellingen en prioriteiten vastgesteld in de in artikel 2, onder a), van Verordening (EU) nr. 514/2014 bedoelde specifieke verordeningen te vervullen, dienen regels te worden vastgesteld voor het aanwijzen van deze instanties, het toezien op deze aanwijzing en het beëindigen daarvan, indien nodig.
(3)
Om te waarborgen dat de verantwoordelijke instanties voldoende bevoegdheden hebben om het nationale programma te kunnen uitvoeren, is het nodig regels vast te stellen inzake hun verantwoordelijkheden op het gebied van beheer en controle, met name de voorwaarden waaronder zij een deel van hun taken kunnen delegeren of uitbesteden.
(4)
De procedure voor selectie en toekenning van de bijdrage van de Unie in het kader van nationale programma's dient in overeenstemming te zijn met de beginselen van transparantie, non-discriminatie en gelijke behandeling. Het is dan ook nodig om de voorwaarden vast te stellen waaronder lidstaten acties in het kader van de nationale programma's moeten uitvoeren, en met name om te bepalen in welke omstandigheden de verantwoordelijke instantie projecten rechtstreeks kan uitvoeren.
(5)
In alle lidstaten dienen de audits doeltreffend te zijn, een toereikend toepassingsgebied te hebben en te worden uitgevoerd overeenkomstig de internationale auditnormen. Hiertoe dienen het statuut en de auditnormen van de auditinstanties duidelijk te worden vastgesteld.
(6)
Om te waarborgen dat de auditinstanties hun auditoordelen kunnen baseren op hun auditactiviteiten, dienen de verschillende soorten auditactiviteiten te worden gedefinieerd.
(7)
Het is van belang dat de resultaten van de activiteiten van de auditinstantie tijdig en naar behoren worden gemeld aan de aanwijzende instantie alsook aan de Europese Commissie. Het is met name van belang dat de beheersverklaring en de jaarlijkse samenvatting van definitieve auditverslagen en uitgevoerde controles, die worden toegezonden als onderdeel van het jaarlijkse betalingsverzoek, de resultaten en conclusies van de auditinstantie goed weergeven. De auditinstantie dient er derhalve in het kader van haar auditwerkzaamheden op toe te zien dat informatie over haar auditactiviteiten in deze documenten juist wordt vermeld.
(8)
Om ervoor te zorgen dat de in deze verordening opgenomen maatregelen onmiddellijk kunnen worden toegepast en de goedkeuring en uitvoering van de nationale programma's niet te vertragen, dient deze verordening in werking te treden op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
(9)
Het Verenigd Koninkrijk en Ierland zijn door Verordening (EU) nr. 514/2014 gebonden en derhalve ook door deze verordening.
(10)
Denemarken is noch door Verordening (EU) nr. 514/2014 noch door deze verordening gebonden,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
HOOFDSTUK I
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
Definities
Voor de toepassing van deze verordening gelden de in Verordening (EU) nr. 514/2014 opgenomen definities. Verder wordt verstaan onder:
a) „aanwijzende instantie”: de in artikel 26, lid 1, van Verordening (EU) nr. 514/2014 bedoelde ministeriële instantie van een lidstaat die de verantwoordelijke instantie aanwijst;
b) „bevoegde instanties”: de verantwoordelijke instantie, de auditinstantie en, in voorkomend geval, de gedelegeerde instantie bedoeld in artikel 25, lid 1, van Verordening (EU) nr. 514/2014;
c) „SFC2014”: het elektronisch informatiesysteem ingesteld bij artikel 2 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 802/2014 van de Commissie (3);
d) „subsidieovereenkomst”: een overeenkomst of een gelijkwaardig rechtsinstrument op grond waarvan de verantwoordelijke instantie subsidies verleent aan de begunstigde voor de uitvoering van het een project in het kader van het nationale programma.
HOOFDSTUK II
DE VERANTWOORDELIJKE INSTANTIE
AFDELING I
Aanwijzing van de verantwoordelijke instantie
Artikel 2
Criteria en procedure voor de aanwijzing van de verantwoordelijke instantie
1. Het als verantwoordelijke instantie aan te wijzen orgaan heeft een administratieve organisatie en een intern controlesysteem die voldoen aan de in de bijlage bij deze verordening vervatte criteria (de „aanwijzingscriteria”). De aanwijzingscriteria hebben betrekking op:
a)
de interne omgeving,
b)
de controleactiviteiten;
c)
de interne informatieverstrekking en communicatie;
d)
het interne toezicht en de interne verslaglegging.
De lidstaten kunnen verdere aanwijzingscriteria vaststellen om rekening te houden met de grootte, de verantwoordelijkheden en andere kenmerken van de verantwoordelijke instantie.
2. Het in artikel 26, lid 3, van Verordening (EU) nr. 514/2014 bedoelde auditorgaan beoordeelt of de beoogde verantwoordelijke instantie voldoet aan de toewijzingscriteria van de bijlage en documenteert zijn auditbevindingen, -conclusies en -oordeel in een auditverslag dat aan de aanwijzende instantie wordt gericht.
3. Als de aanwijzende instantie er niet van overtuigd is dat de beoogde verantwoordelijke instantie aan de aanwijzingscriteria voldoet, geeft zij dit orgaan specifieke instructies voor het verhelpen van de punten van niet-naleving en een nalevingstermijn die in acht moet worden genomen, voordat het als de verantwoordelijke instantie kan worden aangewezen.
In afwachting van volledige naleving kan het orgaan tijdelijk worden aangewezen als verantwoordelijke instantie voor een duur van maximaal twaalf maanden. De lengte van deze voorlopige periode staat in verhouding tot de vastgestelde punten van niet-naleving.
4. De lidstaat stelt de Commissie door middel van SFC2014 onverwijld in kennis van de aanwijzing van de verantwoordelijke instantie. Aan deze kennisgeving voegt de lidstaat documentatie toe met een beschrijving van:
a)
de belangrijkste verdeling van de verantwoordelijkheden tussen de organisatorische eenheden van de verantwoordelijke instantie;
b)
in voorkomend geval, haar relatie met gedelegeerde instanties, de te delegeren activiteiten en de belangrijkste procedures voor toezicht op deze gedelegeerde activiteiten; en
c)
een samenvatting van de belangrijkste procedures voor de verwerking van financiële aanvragen van begunstigden en voor het registreren van uitgaven.
Artikel 3
Toezicht van de verantwoordelijke instantie en beoordeling van de aanwijzing
1. De aanwijzende instantie houdt toezicht op de verantwoordelijke instantie, in het bijzonder op grond van de in artikel 14, lid 2, van deze verordening bedoelde informatie, en onderneemt vervolgactie ten aanzien van geconstateerde tekortkomingen.
2. De lidstaten zien erop toe dat informatie waaruit blijkt dat de verantwoordelijke instantie niet meer voldoet aan de aanwijzingscriteria, onverwijld aan de aanwijzende instantie wordt gemeld.
3. Wanneer de verantwoordelijke instantie niet langer aan de aanwijzingscriteria voldoet, of haar interne controlesysteem zo gebrekkig is dat zij haar taken niet meer goed kan vervullen, stelt de aanwijzende instantie voor de verantwoordelijke instantie een proeftijd vast. In dergelijke gevallen stelt de aanwijzende instantie een verbeterplan op dat de verantwoordelijke instantie moet uitvoeren binnen een periode die in verhouding staat tot de ernst van de niet-naleving of de tekortkoming. Deze periode duurt niet langer dan twaalf maanden vanaf de start van de proefperiode.
4. De aanwijzende instantie meldt elk verbeterplan dat krachtens lid 3 is opgesteld onverwijld aan de Commissie en houdt haar op de hoogte van de voortgang.
5. Als de aanwijzing van de verantwoordelijke instantie wordt beëindigd, wijst de aanwijzende instantie onverwijld een andere verantwoordelijke instantie aan overeenkomstig artikel 26 van Verordening (EU) nr. 514/2014 en artikel 2 van deze Verordening, om te waarborgen dat de betalingen aan begunstigden zonder onderbreking doorgaan.
6. Indien de Commissie constateert dat een lidstaat haar verplichting krachtens lid 3 om een verbeterplan op te stellen, niet is nagekomen of dat de verantwoordelijke instantie aangewezen blijft zonder een dergelijk plan binnen de vastgestelde periode te hebben uitgevoerd, pakt de Commissie de resterende tekortkomingen aan in het kader van de conformiteitsgoedkeuringsprocedure waarin artikel 47 van Verordening (EU) nr. 514/2014 voorziet.
AFDELING II
Verantwoordelijkheden op het gebied van beheer en controle van de verantwoordelijke instantie
Artikel 4
Taken van de verantwoordelijke instantie
De verantwoordelijke instantie zorgt voor de uitvoering en het beheer van het nationale programma overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer. Zij heeft de plicht:
a)
met de partners te overleggen, overeenkomstig artikel 12, lid 1, van Verordening (EU) nr. 514/2014;
b)
erop toe te zien dat het in artikel 12, lid 4, van Verordening (EU) nr. 514/2014 bedoelde monitoringcomité naar behoren functioneert;
c)
bij de Commissie een voorstel in te dienen voor het in artikel 14 van Verordening (EU) nr. 514/2014 bedoelde nationale programma en eventuele latere herzieningen, zulks met gebruikmaking van SFC2014;
d)
de subsidiabiliteitsregels voor projecten en projectkosten te formuleren en vast te stellen voor alle activiteiten, en daarbij gelijke behandeling te waarborgen en belangenconflicten te vermijden, overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer;
e)
zowel de oproepen tot inschrijving en tot het indienen van voorstellen als de daaropvolgende selectie van projecten en toekenning van financiering uit het nationale programma te organiseren en bekend te maken, overeenkomstig het toepassingsgebied en de doelstellingen van de specifieke verordeningen bedoeld in artikel 2, onder a), van Verordening (EU) nr. 514/2014 en de in artikel 9 van de onderhavige verordening vervatte criteria;
f)
erop toe te zien dat er systemen in gebruik zijn voor het verzamelen van de gegevens die nodig zijn om de algemene en de programmaspecifieke indicatoren aan de Commissie te melden, samen met de andere gegevens over de uitvoering van het programma en de projecten;
g)
de betalingen van de Commissie te ontvangen en betalingen aan de begunstigden te verrichten;
h)
te zorgen voor samenhang en complementariteit tussen de medefinanciering op grond van de specifieke verordeningen en andere relevante nationale financieringsinstrumenten en financieringsinstrumenten van de Unie;
i)
toezicht te houden op de projecten en zich ervan te vergewissen dat uitgaven die voor projecten worden gedeclareerd ook daadwerkelijk zijn gedaan en in overeenstemming zijn met de regels van de Unie en de lidstaat;
j)
te zorgen voor een systeem voor het op geautomatiseerde wijze registreren en bewaren van boekhoudkundige gegevens voor elk project in het kader van het nationale programma en te waarborgen dat de gegevens over de uitvoering die nodig zijn voor financieel beheer, toezicht, controle en evaluatie, worden verzameld;
k)
onverlet de nationale boekhoudregels te waarborgen dat de begunstigden en andere organen die betrokken zijn bij de uitvoering van uit het nationale programma gefinancierde projecten hetzij een afzonderlijk boekhoudsysteem, hetzij een passende boekhoudkundige code gebruiken voor alle transacties die op het project betrekking hebben;
l)
erop toe te zien dat de in artikel 56 en artikel 57, lid 1, van Verordening (EU) nr. 514/2014 bedoelde evaluaties binnen de betrokken uiterste termijnen worden uitgevoerd;
m)
ervoor te zorgen dat de onafhankelijke beoordelaars met het oog op het uitvoeren van de in artikel 56 en artikel 57, lid 1, van Verordening (EU) nr. 514/2014 bedoelde evaluatie en het formuleren van het evaluatie-oordeel alle benodigde informatie over het beheer van het nationale programma ontvangen;
n)
procedures vast te stellen om te waarborgen dat alle documenten in verband met uitgaven, beslissingen en controleactiviteiten het vereiste auditspoor hebben en overeenkomstig de op grond van artikel 27, lid 5, van Verordening (EU) nr. 514/2014 vastgestelde uitvoeringsverordeningen van de Commissie worden bewaard;
o)
ervoor te zorgen dat de auditinstantie met het oog op het uitvoeren van de in artikel 29 van Verordening (EU) nr. 514/2014 bedoelde audits en het formuleren van het auditoordeel alle benodigde informatie ontvangen over de beheer- en controleprocedures en de uitgaven die zijn toegepast respectievelijk gefinancierd krachtens de specifieke verordeningen;
p)
de in artikel 54 van Verordening (EU) nr. 514/2014 bedoelde uitvoeringsverslagen en de in artikel 57, lid 1, van Verordening (EU) nr. 514/2014 bedoelde evaluatieverslagen op te stellen en met gebruikmaking van SFC2014 bij de Commissie in te dienen;
q)
overeenkomstig artikel 44 van Verordening (EU) nr. 514/2014 het verzoek om betaling op te stellen en dit met gebruikmaking van SFC2014 bij de Commissie in te dienen;
r)
voorlichtings- en communicatieacties uit te voeren en de resultaten van het programma onder de aandacht te brengen, overeenkomstig artikel 53 van Verordening (EU) nr. 514/2014;
s)
administratieve controles en controles ter plaatse uit te voeren overeenkomstig artikel 27 van Verordening (EU) nr. 514/2014;
t)
samen te werken met de Commissie en met de verantwoordelijke instanties in andere lidstaten; en tevens
u)
te reageren op de bevindingen van de auditinstantie door er ofwel aan tegemoet te komen ofwel, ingeval de bevindingen van de auditinstantie niet worden aanvaard, een gedetailleerde rechtvaardiging te verstrekken.
Artikel 5
Gedelegeerde instantie
1. Overeenkomstig artikel 25, lid 1, onder c), van Verordening (EU) nr. 514/2014 kan de verantwoordelijke instantie haar taken geheel of gedeeltelijk delegeren aan een gedelegeerde instantie. Delegatie van taken vindt plaats met inachtneming van de beginselen van goed financieel beheer en waarborgt de naleving van het beginsel van non-discriminatie en de zichtbaarheid van de Uniebijstand. De gedelegeerde taken mogen niet tot belangenconflicten leiden.
2. Het toepassingsgebied van de door de verantwoordelijke instantie aan de gedelegeerde instantie gedelegeerde taken en de precieze procedures voor de vervulling daarvan worden vastgesteld in een document dat door de verantwoordelijke instantie en de gedelegeerde instantie wordt ondertekend. In dit delegatiebesluit worden ten minste vermeld:
a)
de betrokken specifieke verordening;
b)
de aan de gedelegeerde instantie gedelegeerde taak of taken;
c)
de verplichting van de gedelegeerde instantie om te controleren of de begunstigden de regels van de Unie en de lidstaat naleven;
d)
de verplichting van de gedelegeerde instantie om een organisatiestructuur en een beheer- en controlesysteem in te voeren en te handhaven die bij haar taken passen;
e)
de informatie en de ondersteunende documenten die de gedelegeerde instantie moet indienen bij de verantwoordelijke instantie en de uiterste termijnen die zij daarbij in acht moet nemen; en
f)
het mechanisme waarmee de verantwoordelijke instantie toezicht houdt op de gedelegeerde instantie.
3. Krachtens artikel 25, lid 1, onder a), van Verordening (EU) nr. 514/2014 wordt de communicatie met de Commissie niet gedelegeerd. De gedelegeerde instantie communiceert met de Commissie via de verantwoordelijke instantie.
4. Indien de gedelegeerde instantie geen overheidsinstantie of een onder het recht van een lidstaat vallende privaatrechtelijke organisatie met openbaredienstverleningstaak is, delegeert de verantwoordelijke instantie daaraan geen uitvoeringsbevoegdheden die een ruime beoordelingsmarge inhouden die door politieke keuzen kan worden bepaald.
5. De verantwoordelijke instantie blijft verantwoordelijk voor de door haar gedelegeerde taken. De verantwoordelijke instantie beoordeelt de gedelegeerde taken op regelmatige basis om zich ervan te vergewissen dat de verrichte werkzaamheden van een bevredigend niveau zijn en voldoen aan de regels van de Unie en de lidstaat.
6. Voor gedelegeerde taken is deze verordening van overeenkomstige toepassing op de gedelegeerde instantie.
Artikel 6
Uitbesteding van taken
De verantwoordelijke instantie kan een deel van haar taken uitbesteden. Zij blijft echter verantwoordelijk voor deze taken.
De verantwoordelijke instantie beoordeelt de uitbestede taken op regelmatige basis om zich ervan te vergewissen dat de verrichte werkzaamheden van een bevredigend niveau zijn en voldoen aan de regels van de Unie en de lidstaat.
AFDELING III
Verplichtingen van de verantwoordelijke instantie wat betreft openbare interventie
Artikel 7
De rol van de verantwoordelijke instantie als subsidieverlenend orgaan
1. In de regel kent de verantwoordelijke instantie subsidie voor projecten in het kader van het nationale programma toe op basis van openbare oproepen tot het indienen van voorstellen.
2. De verantwoordelijke instantie kan subsidies voor projecten toekennen op basis van een niet-openbare oproep tot het indienen van voorstellen.
Niet-openbare oproepen tot het indienen van voorstellen staan alleen open voor geselecteerde organisaties vanwege de specifieke aard van het project of de technische deskundigheid of administratieve bevoegdheid van de organen die worden uitgenodigd om voorstellen in te dienen.
De redenen die de toepassing van een niet-openbare oproep tot het indienen van voorstellen rechtvaardigen, worden in de oproep vermeld.
3. De verantwoordelijke instantie kan subsidies rechtstreeks toekennen indien er door de specifieke aard van het project of de technische deskundigheid dan wel administratieve bevoegdheid van de betrokken organen geen andere keus is, bijvoorbeeld wanneer er de jure of de facto sprake is van een monopolie.
De redenen die een rechtstreekse subsidietoekenning rechtvaardigen, worden in de subsidiebeschikking vermeld.
4. In gerechtvaardigde gevallen, zoals bij voortzetting van meerjarenprojecten die geselecteerd waren na een vorige oproep tot het indienen van voorstellen of in noodsituaties, kunnen subsidies worden toegekend zonder een oproep tot het indienen van voorstellen uit te schrijven.
De redenen die rechtvaardigen dat de subsidie zonder oproep tot het indienen van voorstellen werd toegekend, worden in de subsidiebeschikking vermeld.
5. Wanneer de verantwoordelijke instantie optreedt als subsidieverlenend orgaan, kan noch de verantwoordelijke instantie noch een gedelegeerde instantie begunstigde zijn van een overeenkomstig dit artikel toegekende subsidie.
6. De verantwoordelijke instantie bepaalt welke entiteit de subsidie toekent en zorgt ervoor dat belangenconflicten worden vermeden, met name wanneer de aanvragers nationale organen zijn.
Artikel 8
Voorwaarden waaronder de verantwoordelijke instantie optreedt als uitvoerend orgaan
1. De verantwoordelijke instantie kan besluiten om projecten rechtstreeks uit te voeren - hetzij alleen, hetzij in samenwerking met een andere nationale instantie - in verband met de vereiste administratieve bevoegdheden of technische deskundigheid, of omdat het project enkel op die wijze kan worden uitgevoerd, bijvoorbeeld in verband met een de-juremonopolie of veiligheidsvoorschriften. In dergelijke gevallen is de verantwoordelijke instantie de begunstigde van de subsidie.
2. De redenen van de verantwoordelijke instantie om als uitvoerende instantie op te treden en samenwerkende nationale instanties als beschreven in lid 1 te selecteren, worden aan de Commissie gemeld in het in artikel 54 van Verordening (EU) nr. 514/2014 bedoelde jaarverslag over de uitvoering.
3. Bij het uitvoeren van projecten als uitvoerende instantie neemt de verantwoordelijke instantie het beginsel van een goede prijs-kwaliteitverhouding in acht en voorkomt zij belangenconflicten.
4. De administratieve beslissing om een project in het kader van het nationale programma mede te financieren bevat de informatie die nodig is om zowel de uitvoering van medegefinancierde producten en diensten als de gedane uitgaven te controleren.
5. Indien de verantwoordelijke instantie waarschijnlijk op regelmatige basis optreedt als uitvoerende instantie:
a)
mogen de verantwoordelijke instantie en de auditinstantie geen deel uitmaken van hetzelfde orgaan, tenzij de auditinstantie onder een extern orgaan ressorteert en haar onafhankelijkheid op auditgebied gewaarborgd is; en
b)
mag dit niets afdoen aan de taken van de verantwoordelijke instantie als vastgesteld in artikel 4.
Artikel 9
Procedure voor selectie en toekenning
1. De in artikel 7, lid 1, bedoelde oproepen tot het indienen van voorstellen worden bekendgemaakt op een wijze die open mededinging en een passend bereik onder de potentiële begunstigden waarborgt. Ingrijpende wijzingen in de oproepen worden op dezelfde wijze bekendgemaakt.
In de in artikel 7, leden 1 en 2, bedoelde oproepen tot het indienen van voorstellen wordt ten minste het volgende vermeld:
a)
de doelstellingen;
b)
de selectie- en toekenningscriteria;
c)
de regelingen voor financiering door de Unie en, in voorkomend geval, nationale financiering, eventueel met inbegrip van de mogelijkheid om overeenkomstig artikel 16, lid 5, van Verordening (EU) nr. 514/2014 een hoger medefinancieringspercentage toe te passen;
d)
de regelingen en de uiterste datum voor de indiening van voorstellen;
e)
de subsidiabiliteitsregels voor de uitgaven;
f)
de looptijd van het project; en tevens
g)
de financiële en andere gegevens die moeten worden bewaard en gemeld.
2. Voordat de subsidiebeschikking wordt vastgesteld, vergewist de verantwoordelijke instantie zich ervan dat de begunstigden van het project aan de selectie- en toekenningscriteria kunnen voldoen.
3. De verantwoordelijke instantie stelt de procedures voor de ontvangstneming van de voorstellen vast. Zij onderwerpt voorstellen op transparante en niet-discriminerende wijze aan een formele, technische en budgettaire analyse en een kwaliteitsbeoordeling aan de hand van de in de oproep tot het indienen van voorstellen vastgestelde criteria. De verantwoordelijke instantie legt schriftelijk de redenen vast voor de afwijzing van de andere voorstellen.
4. In het toekenningsbesluit wordt ten minste de naam van de begunstigden vermeld, alsook de belangrijkste gegevens over het project en de operationele doelstellingen ervan, het maximale bedrag dat de Unie bijdraagt en het maximale percentage van medefinanciering van de totale subsidiabele kosten.
5. De verantwoordelijke instantie stelt alle aanvragers schriftelijk van haar besluit in kennis. Zij deelt afgewezen gegadigden de redenen mee voor hun afwijzing en verwijst daarbij naar de selectie- en toekenningscriteria.
Artikel 10
Documenten voor de formele vaststelling van subsidies ingeval de verantwoordelijke instantie als subsidieverlenend orgaan optreedt
1. Ingeval de verantwoordelijke instantie als subsidieverlenend orgaan optreedt, stelt zij procedures voor het projectbeheer vast op grond waarvan ten minste:
a)
subsidieovereenkomsten met begunstigden moeten worden gesloten, en
b)
toezicht moet worden gehouden op de subsidieovereenkomsten, met inbegrip van wijzigingen daarin, via administratieve middelen zoals correspondentie of schriftelijke verslagen.
2. In de subsidieovereenkomst wordt in elk geval het volgende opgenomen of vastgesteld:
a)
het maximumbedrag dat de Unie bijdraagt;
b)
het maximumpercentage dat de Unie overeenkomstig de relevante specifieke verordening bijdraagt;
c)
een gedetailleerde beschrijving en een tijdschema van het project;
d)
in voorkomend geval, belangrijke taken die de begunstigde van plan is in onderaanneming te geven aan derde partijen, met de daaraan verbonden kosten;
e)
de overeengekomen voorlopige begroting en het financieringsplan voor het project, met inbegrip van uitgaven en inkomsten, overeenkomstig de vastgestelde subsidiabiliteitsregels;
f)
de methode waarmee bij de afsluiting van het project de hoogte wordt berekend van de bijdrage van de Unie;
g)
het tijdschema en de uitvoeringsbepalingen van de overeenkomst, met inbegrip van bepalingen inzake verslagleggingsverplichtingen, wijzingen van de overeenkomst en beëindiging van de overeenkomst;
h)
de operationele doelstellingen van het project, met inbegrip van gekwantificeerde doelstellingen en de indicatoren waarover verslag moet worden uitgebracht;
i)
de vereiste dat de begunstigde tijdig de benodigde gegevens voor de in de specifieke verordening vastgestelde gemeenschappelijke indicatoren en programmaspecifieke indicatoren verzamelt en deze gegevens ten minste eenmaal per jaar meedeelt;
j)
de definitie van de subsidiabele kosten met, indien van toepassing, een beschrijving van de methode voor het bepalen van eenheidskosten, vaste bedragen en forfaitaire financiering;
k)
de boekhoudkundige vereisten en de voorwaarden voor de betaling van de subsidie;
l)
de voorwaarden betreffende het auditspoor,
m)
de voorschriften inzake gegevensbescherming, en
n)
de voorschriften inzake publiciteit.
3. In de regel wordt de subsidieovereenkomst ondertekend voordat de projectactiviteiten ten laste van het nationale programma beginnen.
4. In de subsidieovereenkomst wordt uitdrukkelijk bepaald dat de Commissie, of haar vertegenwoordigers, en de Rekenkamer bevoegd zijn audits te verrichten bij alle begunstigden, contractanten en subcontractanten die uit hoofde van het nationale programma financiering van de Unie ontvangen, en dat zij zich daarbij baseren op controles op stukken en controles ter plaatse.
Artikel 11
Documenten voor de formele vaststelling van subsidies ingeval de verantwoordelijke instantie als uitvoerend orgaan optreedt
1. Ingeval de verantwoordelijke instantie als uitvoerend orgaan optreedt, stelt zij procedures voor het projectbeheer vast op grond waarvan ten minste:
a)
formeel een administratief besluit tot medefinanciering van projecten moet worden vastgesteld, en
b)
toezicht moet worden gehouden op de administratieve beslissing en de wijzigingen daarin, via administratieve middelen zoals correspondentie of schriftelijke verslagen.
2. In het administratieve besluit wordt in elk geval het volgende opgenomen of vastgesteld:
a)
het maximumbedrag dat de Unie bijdraagt;
b)
het maximumpercentage dat de Unie overeenkomstig de relevante specifieke verordening bijdraagt;
c)
een gedetailleerde beschrijving en een tijdschema van het project;
d)
in voorkomend geval, belangrijke taken die de begunstigde van plan is in onderaanneming te geven aan derde partijen, met de daaraan verbonden kosten;
e)
de overeengekomen voorlopige begroting en het financieringsplan voor het project, met inbegrip van uitgaven en inkomsten, overeenkomstig de vastgestelde subsidiabiliteitsregels;
f)
de methode waarmee bij de afsluiting van het project de hoogte wordt berekend van de bijdrage van de Unie;
g)
de operationele doelstellingen van het project, met inbegrip van de gekwantificeerde doelstellingen en de indicatoren die moeten worden gebruikt;
h)
de vereiste dat de verantwoordelijke instantie ten minste eenmaal per jaar de benodigde gegevens voor de in de specifieke verordening vastgestelde gemeenschappelijke indicatoren en programmaspecifieke indicatoren verzamelt en deze gegevens ten minste eenmaal per jaar meedeelt;
i)
de definitie van de subsidiabele kosten met, indien van toepassing, een beschrijving van de methode voor het bepalen van eenheidskosten, vaste bedragen en forfaitaire financiering;
j)
de boekhoudkundige vereisten en de voorwaarden voor de betaling van de subsidie;
k)
de voorwaarden betreffende het auditspoor,
l)
de voorschriften inzake gegevensbescherming, en
m)
de voorschriften inzake publiciteit.
3. In de regel wordt het administratieve besluit genomen voordat de projectactiviteiten ten laste van het nationale programma beginnen.
4. In het administratieve besluit wordt uitdrukkelijk bepaald dat de Commissie, of haar vertegenwoordigers, en de Rekenkamer bevoegd zijn audits te verrichten bij alle begunstigden, contractanten en subcontractanten die uit hoofde van het nationale programma financiering van de Unie ontvangen, en dat zij zich daarbij baseren op controles op stukken en controles ter plaatse.
HOOFDSTUK III
STATUUT VAN DE AUDITINSTANTIE EN AUDITVERPLICHTINGEN
Artikel 12
Statuut van de auditinstantie
1. Overeenkomstig artikel 59, lid 5, tweede alinea, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 en artikel 25, lid 1, onder b), van Verordening (EU) nr. 514/2014 functioneert de auditinstantie onafhankelijk van de verantwoordelijke instantie. Er wordt geacht sprake te zijn van functionele onafhankelijkheid wanneer er geen directe hiërarchische relatie tussen de auditinstantie en de verantwoordelijke instantie is en de auditinstantie ten aanzien van haar oordelen en verklaringen volledig autonoom is.
2. Alle auditwerkzaamheden worden verricht overeenkomstig internationaal aanvaarde auditnormen.
Artikel 13
Uitbesteding van auditwerkzaamheden
De auditinstantie kan een deel van haar auditwerkzaamheden uitbesteden aan een ander auditorgaan, mits dit orgaan functioneel onafhankelijk is van de verantwoordelijke instantie. De auditinstantie blijft verantwoordelijk voor de door haar uitbestede werkzaamheden.
Uitbestede audits worden verricht overeenkomstig internationaal aanvaarde auditnormen en staat onder nauwlettend toezicht van de auditinstantie.
Artikel 14
Audits
1. Om het in artikel 59, lid 5, tweede alinea, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 bedoelde oordeel te kunnen gegeven, verricht de auditinstantie financiële en systeemaudits.
2. Bij systeemaudits wordt geverifieerd of de beheer- en controlesystemen van de verantwoordelijke instantie naar behoren hebben gewerkt en derhalve redelijke zekerheid verschaffen over de wettigheid en regelmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen uitgaven. Op basis van deze audits bepaalt de auditinstantie of de verantwoordelijke instantie nog voldoet aan de in de bijlage vastgestelde aanwijzingscriteria.
3. Financiële audits worden verricht om redelijke zekerheid te verschaffen dat de jaarrekening een juist en getrouw beeld geeft van de door de verantwoordelijke instantie gedeclareerde uitgaven.
Om vast te stellen of de rekeningen een juist en getrouw beeld geven, verifieert de auditinstantie of alle gedane uitgaven en alle geïnde overheidsbijdragen die gedurende het begrotingsjaar in de rekeningen van de verantwoordelijke instantie zijn opgenomen, correct zijn geregistreerd in het boekhoudsysteem en overeenkomen met de ondersteunende boekhoudkundige gegevens van de verantwoordelijke instantie. Het is met name de plicht van de auditinstantie om op grond van deze rekeningen:
a)
te controleren of het totale bedrag van subsidiabele uitgaven dat wordt gedeclareerd in het bij de Commissie ingediende verzoek om betaling van het jaarlijkse saldo overeenkomt met de uitgaven in de rekeningen van de verantwoordelijke instantie en of, als er verschillen zijn, de afgestemde bedragen in de boekhouding toereikend worden toegelicht;
b)
te controleren of de bedragen die aan het eind van het begrotingsjaar geschrapt, teruggevorderd, terug te vorderen of oninbaar zijn, overeenkomen met de bedragen die zijn opgenomen in het boekhoudsysteem van de verantwoordelijke instantie en worden gestaafd door gedocumenteerde beslissingen van de verantwoordelijke instantie;
c)
zich ervan te vergewissen dat de verantwoordelijke instantie de administratieve controles en de controles ter plaatse in overeenstemming met artikel 27 van Verordening (EU) nr. 514/2014 heeft verricht.
Controles zoals bedoeld onder a), b) en c) kunnen steekproefsgewijs worden uitgevoerd.
4. In het kader van zijn financiële en systeemaudits herhaalt de auditinstantie een aantal van de door de verantwoordelijke instantie verrichte administratieve controles of controles ter plaatse. De auditinstantie bepaalt op basis van haar risicobeoordeling de mate waarin de auditwerkzaamheden worden herhaald.
5. Indien bij de financiële of systeemaudits van de auditinstantie wordt geconstateerd dat de werking van de beheer- en controlesystemen van de verantwoordelijke instantie materiële tekortkomingen vertoont, is het de plicht van de auditinstantie om:
a)
de financiële en operationele impact van deze tekortkomingen te beoordelen;
b)
de verantwoordelijke instantie passende aanbevelingen te doen voor corrigerende en preventieve maatregelen;
c)
toezicht te houden op de uitvoering van deze maatregelen door de verantwoordelijke instantie en te beoordelen of er een actieplan is vastgesteld om de werking van de beheer- en controlesystemen te herstellen.
6. Wanneer de auditinstantie haar in de leden 1, 2 en 3 bedoelde auditactiviteiten heeft voltooid, doet zij verslag van haar bevindingen aan de aanwijzende instantie, waarbij zij onder andere meedeelt of de verantwoordelijke instantie volgens haar nog aan de aanwijzingscriteria voldoet.
7. De auditinstantie waarborgt dat alle informatie die verband houdt met haar in de leden 1, 2 en 3 bedoelde auditactiviteiten door de verantwoordelijke instantie naar behoren wordt gemeld aan de Europese Commissie.
HOOFDSTUK IV
SLOTBEPALING
Artikel 15
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat overeenkomstig de Verdragen.
Gedaan te Brussel, 25 juli 2014.