PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) č. 1244/2014
ze dne 20. listopadu 2014,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“)
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“) (1), a zejména na čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením (EU) č. 375/2014 by Komise měla vypracovat normy a postupy týkající se nezbytných podmínek, postupů a požadavků, jež mají uplatňovat vysílající a přijímající organizace při vyhledávání, výběru, přípravě, řízení a vysílání zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU na podporu humanitární pomoci ve třetích zemích. Nařízení (EU) č. 375/2014 stanoví, že normy by měly být přijaty prostřednictvím aktů v přenesené pravomoci a postupy prostřednictvím prováděcích aktů.
(2)
U všech zúčastněných stran iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, včetně samotných dobrovolníků a vysílajících a přijímajících organizací, by mělo být podporováno ztotožnění se s iniciativou.
(3)
Je důležité, aby byli zájemci o dobrovolnickou činnost vyhledáváni a vybíráni nediskriminačním, spravedlivým a transparentním postupem opírajícím se o partnerství mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, který vyhovuje skutečným potřebám, jež na místní úrovni vyjádří přijímající organizace.
(4)
Vysílající a přijímající organizace by měly zajistit důkladné zaškolení, jehož cílem je předcházet nedorozuměním v otázce úloh a očekávání a nabídnout dobrovolníkům odpovídající a praktickou přípravu pro jejich misi. Tímto způsobem položí základy důvěry a přijetí v přijímajících komunitách, a to při plném zohlednění místních kulturně citlivých otázek.
(5)
Odborná příprava je nepostradatelnou součástí přípravy před vysláním, která by měla být zajištěna všem zájemcům o dobrovolnickou činnost v rámci strukturovaného programu povinných a volitelných kurzů. Začátečníkům by kromě toho mělo být umožněno, v případě potřeby formou stáží, dále rozvíjet své kompetence a získávat nové specifické znalosti a dovednosti významné pro odvětví humanitární pomoci. Tento rozvoj by měl zejména odpovídat činnosti a podmínkám vysílající a přijímající organizace.
(6)
Vysílající a přijímající organizace by měly zavést odpovídající systém dohledu a řízení. Měly by společně dohlížet na výkony a výsledky humanitárních dobrovolníků EU a tyto výkony a dosahované výsledky hodnotit a poskytovat humanitárním dobrovolníkům EU zpětnou vazbu ve věci přidělených úkolů a cílů. Pomohou tím zlepšit odpovědnost iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
(7)
Doplňkem dohledu a řízení by měl být mentoring, který by měl humanitárním dobrovolníkům EU zajišťovat doplňkovou podporu před vysláním, v jeho průběhu a po skončení.
(8)
Po dobu vyslání do třetích zemí by měl být zřízen kanál pro průběžnou komunikaci a doplňkovou podporu z vysílající organizace. Všem humanitárním dobrovolníkům EU by měl být po skončení jejich vyslání poskytnut debriefing a podpora.
(9)
Zajištění odpovídajících pracovních a životních podmínek je nezbytné k tomu, aby mohli humanitární dobrovolníci EU plnit své úkoly v bezpečných a hygienických podmínkách, aby byly splněny jejich základní potřeby a aby se neocitli v tíživé životní situaci, avšak aby byla respektována zásada skromného, neokázalého životního stylu dobrovolníka. Příspěvky na pobyt a jiné platby určené humanitárním dobrovolníkům EU nemají představovat plat v řádném pracovním poměru. Výše těchto plateb by neměla být stanovena s ohledem na profesní zkušenost, odbornost nebo výsledky přiděleného úkolu daného dobrovolníka: jejich účelem je pouze pokrýt životní náklady během vyslání. Pro zajištění vysoké a rovné úrovně ochrany by všichni dobrovolníci EU měli být kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
(10)
Povinnost péče má prvořadý význam a je společnou odpovědností. Vysílající a přijímající organizace by se měly v maximální možné míře starat o zdraví, ochranu, bezpečnost a dobré životní podmínky humanitárních dobrovolníků EU a měly by vypracovat odpovídající postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany. Stejně tak by měli humanitární dobrovolníci EU na pracovišti činit vše pro zajištění svého vlastního zdraví, ochrany a bezpečnosti, jakož i zdraví, ochrany a bezpečnosti ostatních osob.
(11)
Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU by mělo být procesem probíhajícím po celou dobu jejich mise. Mělo by se opírat o systém dohledu a řízení výkonu a mělo by poskytovat údaje, které budou prokazovat, do jaké míry individuální výkon humanitárních dobrovolníků EU přispívá (na úrovni výstupů a dopadů) k cílům projektu a celé iniciativy.
(12)
Je zapotřebí spolehlivý akreditační postup, který zajistí, aby vysílající a přijímající organizace dodržovaly normy stanovené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a postupy stanovené v tomto nařízení. Takový akreditační postup by měl vycházet ze zásad zjednodušení a zamezení zdvojenému úsilí, rozlišení mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, nákladové efektivnosti, transparentnosti a nestrannosti a měl by podporovat rozmanitost a přístupnost.
(13)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru zřízeného podle článku 26 nařízení (EU) č. 375/2014.
(14)
Aby se zajistilo včasné provádění iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, je nezbytné, aby toto nařízení vstoupilo v platnost jako naléhavé, neboť obsahuje ustanovení, na jejichž základě provádějící organizace vysílají humanitární dobrovolníky EU do třetích zemí,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví pravidla k provádění nařízení (EU) č. 375/2014, pokud jde o následující záležitosti vyjmenované v čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení:
a)
postupy uplatňované při vyhledávání, výběru a nezbytné přípravě zájemců o dobrovolnickou činnost před jejich vysláním, včetně případných stáží;
b)
podrobnosti týkající se programu odborné přípravy a postupu pro hodnocení připravenosti zájemců o dobrovolnickou činnost k vyslání;
c)
pravidla pro vysílání a řízení humanitárních dobrovolníků EU ve třetích zemích, včetně dozoru na místě, průběžné podpory prostřednictvím coachingu, mentoringu, další přípravy, nezbytných pracovních podmínek a podpory po návratu;
d)
pojistné krytí a životní podmínky dobrovolníků včetně pokrytí nákladů na živobytí, ubytování, cestu a dalších relevantních výdajů;
e)
postupy uplatňované před vysláním, v jeho průběhu a po návratu pro zajištění povinné péče a náležitých bezpečnostních opatření, včetně protokolů pro stažení vyslaného dobrovolníka ze zdravotních důvodů a bezpečnostních plánů, v nichž jsou stanoveny postupy stažení dobrovolníků ze třetích zemí v případě mimořádné situace, mimo jiné nezbytné postupy spolupráce s vnitrostátními orgány;
f)
postupy pro sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU;
g)
akreditační postup, který zajistí, aby vysílající organizace splňovaly normy a postupy uvedené v článku 9 nařízení (EU) č. 375/2014, a diferencovaný akreditační postup pro přijímající organizace.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice uvedené v článku 3 nařízení (EU) č. 375/2014 a definice uvedené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„kompetenčním rámcem“ se rozumí rámec ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
„plánem učení a rozvoje“ se rozumí plán ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
c)
„školitelem“ se rozumí osoba najatá poskytovatelem odborné přípravy k zajištění jednoho či více modulů odborné přípravy nebo moderování simulačních cvičení na základě scénářů a hodnocení kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost;
d)
„mentorem“ se rozumí školitel najatý poskytovatelem odborné přípravy, jehož úkolem je koordinovat hodnocení způsobilosti zájemce o dobrovolnickou činnost pro vyslání. Mentor je odpovědný za skupinu zájemců o dobrovolnickou činnost. Koordinuje hodnocení jejich kompetencí na základě zpětné vazby od ostatních školitelů a individuálně pracuje se zájemci o dobrovolnickou činnost s cílem přezkoumat jejich vlastní hodnocení a hodnocení ze strany školitelů;
e)
„mentoringem“ se rozumí proces neformálního předávání znalostí, sociálního kapitálu a psychosociální podpory relevantní pro práci, kariéru nebo profesní rozvoj. Mentoring zahrnuje neformální komunikaci, obvykle osobní a po delší dobu, mezi osobou, kterou přijímající organizace určí jako mentora a o které se předpokládá, že má příslušné znalosti, odbornost a zkušenosti na jedné straně a humanitárním dobrovolníkem EU na straně druhé;
f)
„debriefingem“ se rozumí proces, který vysílajícím a přijímajícím organizacím a humanitárnímu dobrovolníkovi poskytuje jasné informace o výsledcích mise a úspěších, jichž humanitární dobrovolníci EU dosáhli, a doporučení či poučení z jejich zkušeností a získaných poznatků a představuje pozitivní odborné uzavření dané mise.
KAPITOLA 2
POSTUPY VYHLEDÁVÁNÍ A VÝBĚRU ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST
Článek 3
Postup vyhledávání a výběru
1. Vysílající a přijímající organizace společně stanoví postup vyhledávání a výběru. Úlohy, povinnosti a postupy jsou definovány s cílem zajistit transparentní, spravedlivé a efektivní přijímací řízení v souladu se zásadou rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Postup vyhledávání a výběru se opírá o partnerství mezi vysílající a přijímající organizací a zaručuje včasnou a průběžnou komunikaci. Vysílající organizace zajistí, aby byla přijímající organizace důsledně zapojena do průběhu celého přijímacího řízení.
3. Dohodnutý postup vyhledávání a výběru se uplatňuje na všechny fáze přijímacího řízení.
4. Postup vyhledávání a výběru zahrnuje minimálně:
a)
stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU podle článku 4;
b)
oznámení a žádost podle článku 5;
c)
hodnocení, sestavení širšího a užšího seznamu uchazečů podle článku 6;
d)
výběr podle článku 7.
Článek 4
Stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě posouzení potřeb vypracovaného podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, přijímající organizace navrhne v souladu s požadavky stanovenými v bodě 1 přílohy I pro humanitárního dobrovolníka EU přidělený úkol, včetně flexibilních prvků zohledňujících přispění daného dobrovolníka po přijetí.
2. Vysílající organizace přezkoumá přidělený úkol a v případě potřeby jej upraví, aby se zajistila jeho odpovídající a realistická přiměřenost s přihlédnutím k očekávaným kompetencím humanitárních dobrovolníků EU a absorpční kapacitě a potřebám přijímající organizace.
3. Podle přiděleného úkolu a kompetenčního rámce vysílající a přijímající organizace stanoví kompetenční profil humanitárního dobrovolníka EU a kritéria výběru včetně minimálních požadavků, které mají být použity během přijímacího řízení. Kompetenční profil musí rovněž uvádět, zda je daný dobrovolník začátečníkem nebo zkušeným odborníkem a zda je zapotřebí stáž.
Článek 5
Oznámení a žádost
1. Vysílající organizace nese odpovědnost za oznámení dané mise. S přispěním přijímající organizace vypracuje informační materiál s cílem informovat o iniciativě a přilákat zájemce o dobrovolnickou činnost.
2. Oznámení musí být vyhotoveno alespoň v angličtině a formulováno jasně, konkrétně a přístupně a musí poskytovat informace o pozici nabízené zájemci o dobrovolnickou činnost podle požadavků stanovených v bodě 2 přílohy I.
3. Oznámení musí být zveřejněno nejméně po dobu jednoho měsíce na ústřední platformě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, přičemž za účelem přilákání uchazečů na ústřední platformu je možné využít dalších příležitostí propagace. Za řádně odůvodněných okolností může být v případě misí v reakci na humanitární krizi oznámení zveřejněno po dobu kratší než jeden měsíc, nejméně však po dobu jednoho týdne.
4. Uchazeči podávají žádost na standardizovaném formuláři, ke kterému připojí strukturovaný životopis. Uchazeči rovněž vyplní standardizovaný dotazník k vlastnímu hodnocení, který má posoudit jejich kompetence podle požadavků pro daný kompetenční rámec a jejich adaptabilitu ve vztahu k přidělenému úkolu a životním a pracovním podmínkám uvedeným v oznámení. S těmito podmínkami musí uchazeči vyjádřit svůj souhlas.
Článek 6
Hodnocení, sestavování širšího a užšího seznamu uchazečů
1. Vysílající organizace hodnotí uchazeče podle informací uvedených ve formuláři žádosti a dotazníku k vlastnímu hodnocení, prohlášení o motivaci k účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU (a na konkrétní misi) a podle hodnocení schopnosti analyzovat příslušný scénář humanitární pomoci formou písemného testu, eseje nebo podobných zkoušek.
2. Na základě tohoto hodnocení vysílající organizace poskytne přijímající organizaci širší seznam uchazečů, aby se společně dohodly na užším seznamu uchazečů, kteří budou pozváni na pohovor.
3. Uchazeči zařazení na užší seznam jsou pozváni na strukturovaný pohovor na základě kompetenčního rámce. Pohovor může probíhat osobně nebo pomocí telekomunikačních technologií, pokud možno za účasti přijímající organizace. K dalším metodám hodnocení mohou patřit hodnotící centra, skupinové činnosti a simulační situační cvičení.
4. Vysílající organizace může dle potřeby před konečným výběrem provést kontrolu osobních a profesních referencí. O průběhu výběrového řízení jsou uchazeči informováni na začátku řízení v oznámení.
Článek 7
Výběr
1. Konečné rozhodnutí o výběru zájemce o dobrovolnickou činnost náleží přijímající organizaci, která svou volbu potvrdí vysílající organizaci, jež odpovídá za zaslání nabídky a za přípravu zaškolovací fáze. Pro každou pozici lze vybrat náhradní dobrovolníky, kteří nahradí zájemce v případě, že tento odstoupí nebo již není disponibilní.
2. Vysílající a přijímající organizace musí být schopny prokázat a zdůvodnit, jak dospěly ke svému rozhodnutí o výběru z hlediska zásad rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace v průběhu celého postupu vyhledávání a výběru.
3. Výběrové řízení musí být ukončeno v přiměřené lhůtě. Vysílající organizace vyrozumí všechny uchazeče o rozhodnutí o výběru a informuje je o možnosti získat zpětnou vazbu. Vybraného zájemce o dobrovolnickou činnost vyzve, aby písemně potvrdil svůj zájem zúčastnit se iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byla dokumentace týkající se postupu vyhledávání a výběrového řízení zpětně sledovatelná a byla uchována v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
Článek 8
Hodnocení vzdělávacích potřeb
1. Na základě výsledků přijímacího řízení, potřeb přijímající organizace a předpokládaného vyslání zhodnotí vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a se zájemcem o dobrovolnickou činnost vzdělávací potřeby a určí moduly odborné přípravy, kterých se zájemce zúčastní, a to na základě těchto kritérií:
a)
odborná zkušenost, přičemž zkušeným odborníkům je dána možnost zaměřit se na povinné moduly a zvolit si odpovídající úroveň odborné přípravy v oblasti projektového řízení a specializované nepovinné moduly;
b)
potřeby přijímající organizace z hlediska specifických kompetencí, které mají být řešeny prostřednictvím účasti zájemce o dobrovolnickou činnost na nepovinných modulech;
c)
všeobecné kompetence zájemce o dobrovolnickou činnost, které mají být řešeny prostřednictvím účasti na nepovinných modulech.
2. Vysílající organizace vypracuje plán učení a rozvoje uvedený v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a určí hodnocené kompetence vybraných zájemců o dobrovolnickou činnost a jejich vzdělávací potřeby, které budou předány poskytovatelům odborné přípravy.
KAPITOLA 3
PROGRAM ODBORNÉ PŘÍPRAVY INICIATIVY HUMANITÁRNÍ DOBROVOLNÍCI EU
Článek 9
Program odborné přípravy
1. Program odborné přípravy pro všechny úspěšně vybrané zájemce o dobrovolnickou činnost realizuje/í poskytovatel/é odborné přípravy, v případě potřeby s přispěním vysílající a přijímající organizace a dřívějších dobrovolníků.
2. Program odborné přípravy se opírá o kompetenční rámec a lze jej přizpůsobit potřebám začátečníků i zkušených odborníků.
3. Program odborné přípravy spočívá v přístupu k učení, který kombinuje moduly elektronického učení a výuky ve třídách.
4. Povinné moduly pro všechny zájemce o dobrovolnickou činnost zahrnují:
a)
obecný úvod do tematiky Unie, jejích vnějších vztahů a systému reakce na krize;
b)
úvod do humanitární činnosti, politiky humanitární pomoci Unie a iniciativy Humanitární dobrovolníci EU;
c)
řízení osobní bezpečnosti, ochrany a zdraví;
d)
řízení projektů;
e)
mezikulturní povědomí (a průřezové záležitosti);
f)
simulační cvičení na základě scénáře, které od zájemců o dobrovolnickou činnost vyžaduje prokázání získaných kompetencí.
5. K nepovinným modulům patří:
a)
propagace a komunikace;
b)
psychologická první pomoc;
c)
odborná příprava osob za účelem budoucích školení a instruktáží;
d)
řízení dobrovolnické činnosti;
e)
organizační rozvoj;
f)
případně individuálně navržené moduly zabývající se zejména přizpůsobením technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost kontextu humanitární pomoci.
6. Zájemci o dobrovolnickou činnost se zúčastní všech povinných modulů a mohou se zúčastnit jednoho či více nepovinných modulů, které si zvolí podle článku 8.
7. Program odborné přípravy s informacemi o jednotlivých modulech, včetně statusu, cílové skupiny, časového rozsahu, cílových kompetencí a příslušných výsledků učení vymezuje příloha II.
Článek 10
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost během odborné přípravy a po jejím absolvování
1. Během odborné přípravy a po jejím dokončení jsou zájemci o dobrovolnickou činnost hodnoceni z hlediska své připravenosti na vyslání na základě kompetenčního rámce.
2. Hodnocení společně organizují školitelé, přičemž klíčovou koordinační úlohu hraje mentor daného zájemce o dobrovolnickou činnost.
3. Hodnocení kompetencí je založeno na hodnocení znalostí, dovedností a postoje zájemce o dobrovolnickou činnost, které provádějí školitelé, a to včetně:
a)
vlastního hodnocení, které zájemce o dobrovolnickou činnost provede po simulačním cvičení na základě scénáře;
b)
připomínek, které vypracují školitelé po každém modulu a po simulačním cvičení na základě scénáře;
c)
hodnocení mentora, jehož výsledkem jsou kritický pohled na vlastní hodnocení zájemce o dobrovolnickou činnost a připomínky vycházející z osobního setkání mentora a zájemce o dobrovolnickou činnost ohledně zpětné vazby školitelů.
4. Hodnocení všech kompetencí se stává součástí plánu učení a rozvoje zájemce o dobrovolnickou činnost, který je aktualizován po dokončení odborné přípravy a ve kterém jsou uvedena absolvovaná školení a dosažené výsledky.
5. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokáží nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, budou vyřazeni. Školitelé a mentor musí být schopni každé takové hodnocení a rozhodnutí v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit.
KAPITOLA 4
POSTUPY PŘÍPRAVY ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST PŘED VYSLÁNÍM
Článek 11
Program zaškolení
1. V rámci zaškolení je zájemce o dobrovolnickou činnost nebo humanitární dobrovolník EU seznámen s kulturou, politikami a postupy vysílající a přijímající organizace a s očekáváními spojenými s přiděleným úkolem.
2. Program zaškolení společně vypracují vysílající a přijímající organizace. V programu jsou vymezeny jejich úlohy a povinnosti, a to pokud možno za přispění humanitárních dobrovolníků EU, kteří se vrátili z mise, s cílem využít jejich bezprostřední zkušenosti a poznatky. Program zahrnuje:
a)
zaškolení před vysláním, které zajistí vysílající organizace podle článku 12;
b)
zaškolení v cílové zemi, které zajistí přijímající organizace podle článku 18.
3. Vysílající a přijímající organizace dle potřeby uspořádají společná setkání za účasti všech zájemců o dobrovolnickou činnost nebo humanitárních dobrovolníků EU.
Článek 12
Zaškolení před vysláním
1. Vysílající organizace zajistí, aby bylo všem zájemcům o dobrovolnickou činnost před vysláním poskytnuto důkladné a odpovídající osobní zaškolení. Toto zaškolení zahrnuje minimálně následující prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, pracovníka krizového řízení, lidských zdrojů), poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o souvislostech projektu, v nichž bude zájemce o dobrovolnickou činnost pracovat, informace o přiděleném úkolu a hodnocení potřeb, z něhož úkol vychází, a předpokládané pracovní a životní podmínky podle článků 22 a 24 až 27;
c)
příslušný právní rámec vztahující se na dobrovolníka podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
d)
normy a postupy vztahující se na dobrovolníka, které se mimo jiné týkají kázně, stížností, opatření proti podvodům a korupci, ochrany dětí a zranitelných dospělých, etického kodexu podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
e)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky (včetně lékařského vyšetření před odjezdem) podle článků 28 a 30;
f)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
g)
plán učení a rozvoje;
h)
informace o síti iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a o tom, jak podporuje dobrovolníky před vysláním, během něj a po něm;
i)
informace o činnostech v oblasti komunikace a zviditelňování, se kterými projekt počítá na základě plánu komunikace podle článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014, včetně kontaktních údajů odpovědného regionálního informačního úředníka Komise;
j)
proces debriefingu podle článku 23.
2. V rámci zaškolení poskytne vysílající organizace rovněž informace o místním oddělení Komise pro humanitární pomoc odpovědném za zemi vyslání a informuje toto oddělení o blížícím se vyslání humanitárních dobrovolníků EU.
3. Vysílající organizace zajistí, aby si zájemci o dobrovolnickou činnost přečetli veškeré informace poskytnuté během postupu zaškolení, aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 13
Stáže pro začátečníky
1. Od zájemců o dobrovolnickou činnost, kteří jsou začátečníky, může být vedle odborné přípravy požadována i účast na stáži u vysílající organizace, aby si v praxi osvojili postupy, etiku a souvislosti humanitární práce a více se připravili na své předpokládané vyslání jako humanitární dobrovolník EU. Doba trvání stáže nepřesáhne šest měsíců s možností omezeného prodloužení v řádně odůvodněných případech.
2. Vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a s dobrovolníkem účastnícím se stáže přezkoumá a zaktualizuje na základě potřeb dané stáže vzdělávací potřeby v plánu učení a rozvoje. Plán učení a rozvoje vymezuje zejména:
a)
výsledky učení, kterých by měl dobrovolník účastnící se stáže během jejího trvání dosáhnout;
b)
úkoly, které bude dobrovolník účastnící se stáže provádět v rámci procesu učení, a zdroje, které mají být poskytnuty;
c)
cíle a výsledky, kterých by měl dobrovolník po skončení doby stáže dosáhnout.
3. V případě stáží se, pokud jde o povinnosti vysílajících organizací, u nichž dobrovolníci vykonávají svou stáž, použijí obdobně následující články tohoto nařízení:
a)
čl. 19 odst. 4, 5, 6 a 9, články 21 a 22;
b)
článek 24 vyjma odstavce 5. Zájemci o dobrovolnickou činnost pocházející ze zemí EU nebo ze třetích zemí uvedených v čl. 23 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 375/2014 za podmínek stanovených v uvedeném článku, kteří jsou kryti svým vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem v zemi pobytu a kteří vykonávají stáže ve výše uvedených zemích, získají pouze doplňkové krytí. To znamená, že jejich pojistné krytí je omezeno na náklady převyšující krytí poskytované vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem. Ve výjimečně odůvodněných případech, kdy vnitrostátní sociální zabezpečení nebo pojistný program kryje pouze část nákladů uvedených v čl. 24 odst. 5 nebo tyto náklady nekryje vůbec, je kryto 100 % vynaložených nákladů.
c)
článek 25 vyjma odstavce 6, článek 26 a čl. 27 odst. 1, je-li relevantní;
d)
čl. 28 odst. 1, 8 a 14 a čl. 30 odst. 1, 4, 5, 6 a 7.
Článek 14
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost po stáži
1. Na konci stáže vypracuje dobrovolník účastnící se stáže vlastní hodnocení na základě kompetenčního rámce a plánu učení a rozvoje.
2. Přímý nadřízený z vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací toto vlastní hodnocení přezkoumá a vypracuje hodnocení dobrovolníka účastnícího se stáže, ve kterém:
a)
zhodnotí výkon dobrovolníka účastnícího se stáže ve vztahu k jeho cílům;
b)
posoudí, zda bylo dosaženo dohodnutých výsledků;
c)
stanoví výsledky učení.
3. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokážou nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, jsou vyřazeni a nejsou způsobilí stát se humanitárními dobrovolníky EU. Přímý nadřízený z vysílající organizace musí být schopen v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
Článek 15
Doplňková odborná příprava před vysláním
Aniž je dotčena účast zájemce o dobrovolnickou činnost na programu odborné přípravy nebo na stáži, může vysílající organizace zajistit vhodnou doplňkovou odbornou přípravu před vysláním, například odbornou přípravu týkající přizpůsobení technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost, jejímž cílem je reagovat na potřeby přijímající organizace, nebo jazykovou přípravu potřebnou pro cílovou zemi vyslání atd.
Článek 16
Smlouva s humanitárním dobrovolníkem EU
1. Na základě výsledků zaškolení před vysláním a případně stáže a jiné odborné přípravy před vysláním podle článků 13 až 15 vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací potvrdí závěrečné hodnocení způsobilosti, podle kterého je zájemce o dobrovolnickou činnost způsobilý být vyslán jako humanitární dobrovolník EU.
2. Vysílající organizace a úspěšně vyhodnocený humanitární dobrovolník EU podepíší smlouvu o vyslání podle čl. 14 odst. 5 nařízení (EU) č. 375/2014.
3. Smlouva, která musí být připravena po důkladné konzultaci s přijímajícími organizacemi, stanoví konkrétní podmínky týkající se vyslání a práva a povinnosti humanitárního dobrovolníka EU. Jsou v ní uvedeny právní přepisy vztahující se na jurisdikci smlouvy podle nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU), které má být přijato podle čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a její součástí jsou minimálně tyto prvky:
a)
úloha a funkce humanitárního dobrovolníka EU, doba trvání a místo vyslání a úkoly, jež mají být plněny podle vymezení v přiděleném úkolu, včetně prvků vyplývajících z plánu komunikace uvedeného v článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
doba platnosti smlouvy včetně data začátku a konce platnosti;
c)
řízení výkonu, včetně těchto prvků:
-
opatření týkající se řízení, včetně odpovědného přímého nadřízeného z přijímající organizace a kontaktního místa pro průběžnou podporu ze strany vysílající organizace,
-
opatření týkající se mentoringu;
d)
pracovní podmínky, včetně pracovní doby a dovolené;
e)
finanční nároky a závazky humanitárního dobrovolníka EU, včetně nezbytných ujednání k jejich plnění:
-
příspěvek na pobyt a přesídlení,
-
informace o platných předpisech v oblasti daní a sociálního zabezpečení,
-
pojistné krytí,
-
ubytování,
-
cesta;
f)
praktická opatření:
-
lékařské prohlídky,
-
víza a pracovní povolení;
g)
důvěrnost;
h)
očekávané chování humanitárního dobrovolníka EU, včetně integrity a etického kodexu, a opatření na ochranu práv dětí a ohrožených dospělých osob, včetně nulové tolerance pohlavního zneužívání, uvedené v příloze smlouvy;
i)
disciplinární politika a ukončení statusu dobrovolníka;
j)
mediační mechanismus pro řešení problémů, stížností a sporů;
k)
povinnosti a politiky v souvislosti s řízením ochrany, zdraví a bezpečnosti;
l)
učení a rozvoj:
-
odborná příprava a zaškolení,
-
debriefing.
4. V případě sporu mezi přijímající nebo vysílající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU má humanitární dobrovolník EU právo na účinný opravný prostředek v souladu s ustanoveními vnitrostátních předpisů platných pro vysílající organizaci.
Článek 17
Zanesení údajů do databáze
Po obdržení výslovného souhlasu humanitárního dobrovolníka EU zanese vysílající organizace údaje tohoto humanitárního dobrovolníka EU do databáze uvedené v článku 13 nařízení (EU) č. 375/2014 (dále jen „databáze“). Veškeré zpracovávání osobních údajů v souvislosti s touto databází musí být prováděno v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Na jakékoli zpracování osobních údajů ze strany Komise ve vztahu k uvedené databázi se použije nařízení (ES) č. 45/2001 (2).
KAPITOLA 5
POSTUPY PRO VYSLÁNÍ A ŘÍZENÍ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 18
Zaškolení v cílové zemi
1. Přijímající organizace zajistí, aby bylo všem humanitárním dobrovolníkům EU po příjezdu do země, do níž jsou vysláni, poskytnuto důkladné a přiměřené zaškolení zahrnující minimálně tyto prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, provozního a technického týmu, pracovníka krizového řízení, podpůrných týmů, jako jsou týmy pro lidské zdroje a finance), místo(a) projektu a poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o misi, pravomocech a projektech přijímající organizace; zapojené komunity; provozní souvislosti; očekávání týkající se výstupů a výsledků přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a posouzení potřeb, ze kterého se vychází;
c)
místní právní rámec vztahující se na humanitárního dobrovolníka EU;
d)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky podle článků 28 a 30;
e)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
f)
kulturní instruktáž o dané zemi, regionu a místě vyslání, včetně pokynů týkajících se vhodného chování;
g)
proces debriefingu v cílové zemi podle článku 23.
2. Přijímající organizace zajistí, aby si humanitární dobrovolníci EU přečetli veškeré informace poskytované během zaškolení v cílové zemi a aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 19
Dohled a řízení výkonu
1. Vysílající a přijímající organizace na základě výkonnostních cílů, očekávaných výstupů a výsledků společně vypracují systém řízení výkonu určený k měření pokroku a kvality práce humanitárního dobrovolníka EU podle přiděleného úkolu.
2. Postup řízení výkonu upřesní příslušné úlohy a povinnosti vysílající a přijímající organizace při dohledu nad humanitárním dobrovolníkem EU.
3. Během zaškolování vysílající a přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU stanoví výkonnostní cíle dobrovolníka a poskytnou mu příležitost vyjádřit se k flexibilním prvkům přiděleného úkolu.
4. Přijímající organizace určí přímého nadřízeného, který odpovídá za dohled nad humanitárním dobrovolníkem EU, s nímž přímý nadřízený uskutečňuje v rámci dohledu přiměřeně a prakticky četné schůzky.
5. Dle potřeby a v závislosti na délce mise provedou vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU společný přezkum výkonu v polovině období s cílem formálně zhodnotit proces začleňování a pokrok při plnění cílů a upravit cíle, přidělený úkol a plán učení a rozvoje.
6. Jestliže se při přezkumu v polovině období dospěje k závěru, že humanitární dobrovolník EU vykazuje nedostatečnou znalost kterékoli z průřezových nebo specifických kompetencí, může přijímající organizace po dohodě s vysílající organizací rozhodnout o předčasném ukončení jeho vyslání. Organizace musí být schopny v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
7. Vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU provedou konečný přezkum výkonu s cílem zhodnotit na konci mise dosažené úspěchy humanitárního dobrovolníka EU v porovnání s cíli jeho přiděleného úkolu a plánem učení a rozvoje.
8. Výsledky přezkumu výkonu se stávají součástí plánu učení a rozvoje daného humanitárního dobrovolníka EU.
9. Vysílající organizace uchová záznamy o přezkumu výkonu v souladu s normami ochrany údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a v databázi potvrdí, zda bylo vyslání úspěšně dokončeno, a pokud dokončeno nebylo, uvede příslušný důvod.
Článek 20
Průběžná podpora ze strany vysílajících organizací
1. Před vysláním určí vysílající organizace kontaktní osobu, která je po celou dobu vyslání k dispozici a je v pravidelném kontaktu s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem:
a)
pomoci humanitárnímu dobrovolníkovi EU s usazením a přesunem;
b)
poskytovat humanitárnímu dobrovolníkovi EU a přijímající organizaci potřebnou doplňkovou podporu;
c)
účastnit se přezkumů v polovině období a na konci vyslání a případně i ostatních schůzek a
d)
zajišťovat mediační podporu v případě neshody mezi přijímající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU.
2. Jestliže určená kontaktní osoba v průběhu vyslání již není schopna plnit svou úlohu, musí být v co nejkratší době nahrazena, aby byla zajištěna kontinuita podpory.
Článek 21
Mentoring
1. Přijímající organizace určí pro humanitárního dobrovolníka EU jednoho či více mentorů, kteří mu poskytují podporu v oblastech, jako je například:
a)
rozvoj odborných dovedností a zlepšování výkonu a znalostí;
b)
kulturní začleňování a přizpůsobování;
c)
coaching v souvislosti s přiděleným úkolem a
d)
řešení psychosociálních problémů.
2. Určený mentor či mentoři mají přístup k plánu učení a rozvoje a přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a svou podporu opírají o tyto dokumenty. Mentor či mentoři se pravidelně schází s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem projednat jeho pokrok a pomoci s jakýmkoli problémem, který souvisí s misí, či osobním problémem.
3. Mentoring přihlíží k místní situaci a je pokud možno k dispozici i místním dobrovolníkům.
4. Vysílající organizace pomáhá se zajištěním mentoringu tím, že pracuje v partnerství s přijímající organizací při poskytování podpory pro oblast analýzy, odborné přípravy a jiného budování kapacit a v případě malé místní dostupnosti konkrétních dovedností vyhledává ve svých vlastních strukturách a sítích jednotlivce, kteří vhodné a doplňující dovednosti mají.
5. Dle potřeby lze zvážit mentoring na dálku, zejména za pomoci sítě pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 22
Pracovní podmínky
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU mají odpovídající pracovní podmínky, které jim během jejich misí umožňují plnit povinnosti a zajišťují jejich dobré životní podmínky, motivaci, zdraví a ochranu. Tyto podmínky jsou v souladu s příslušnými ustanoveními směrnice 89/391/ES (3) a směrnice 2003/88/ES (4).
2. Vysílající a přijímající organizace spolupracují na společném vymezení odpovídajících pracovních podmínek na základě místní a vnitrostátní situace.
3. Přijímající organizace poskytne nezbytné informace a navrhne pracovní podmínky, jejichž vhodnost a přiměřenost posoudí vysílající organizace, s cílem zajistit soulad s povinností péče obou organizací a s obecnými politikami a postupy vysílající organizace.
4. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se bezpečnosti, zdraví a ochrany a aby navrhované pracovní podmínky dodržovaly schválené postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany podle článků 28, 29 a 30 a splňovaly požadavky na pracovní dobu, dovolenou, minimální denní a týdenní doby odpočinku a pracovní prostor podle bodu 3 přílohy I.
Článek 23
Podpora na konci mise a podpora po návratu
1. Vysílající a přijímající organizace společně rozhodnou o obsahu a procesu debriefingu všech humanitárních dobrovolníků EU, včetně těch, kteří se vrací předčasně.
2. Přijímající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU osobní nebo skupinový debriefing včetně konečného přezkumu výkonu podle čl. 19 odst. 7 a dle potřeby zajistí, aby byl projekt předán týmu a protistranám, které budou pokračovat v činnostech vykonávaných humanitárním dobrovolníkem EU, aby byla zajištěna udržitelnost a kontinuita.
3. Vysílající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU, který se vrátil z mise, osobní nebo skupinový debriefing a debriefing týkající se otázek činností či projektu na základě zpětné vazby ze strany přijímající organizace a finalizace plánu učení a rozvoje.
4. Vysílající organizace zprostředkuje lékařské vyšetření po vyslání při návratu humanitárního dobrovolníka EU a nabídne mu psychosociální debriefing a poradenskou podporu, kterou může humanitární dobrovolník EU nepovinně využít.
5. Vysílající a přijímající organizace nastíní humanitárnímu dobrovolníkovi EU možnosti, jak se nadále angažovat v oblasti humanitární pomoci a aktivního evropského občanství, včetně propagace sítě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a zapojení do této sítě.
6. Vysílající organizace vyzve humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili z mise, aby poskytli konstruktivní zpětnou vazbu ve věci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, a aby vysvětlili, jak může jejich přispění ovlivnit budoucí mise.
KAPITOLA 6
USTANOVENÍ TÝKAJÍCÍ SE ŽIVOTNÍCH PODMÍNEK A POJIŠTĚNÍ
Článek 24
Pojistné krytí
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
2. Pojistné krytí se vztahuje na celý svět, 24 hodin denně. Pojistné krytí je účinné ode dne, kdy humanitární dobrovolník EU opustí domov a vydá se na cestu do třetí země, do níž byl vyslán, až do dne, kdy opustí třetí zemi, do níž byl vyslán, a vrátí se domů (tzv. „první období krytí“).
3. Pojistné krytí delší než dvanáct týdnů se prodlouží o dalších osm týdnů v domovské zemi pojištěnce pro účely návazné léčby nemocí a úrazů, které humanitárního dobrovolníka EU postihly během prvního období krytí.
4. Pojistné krytí se vztahuje na všechny činnosti spojené s iniciativou Humanitární dobrovolníci EU a rovněž na soukromé činnosti humanitárního dobrovolníka EU během prvního období krytí.
5. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti pojištěním ve výši 100 % (úplné krytí) pro případ těchto pojistných událostí:
a)
lékařská a stomatologická péče;
b)
těhotenství a porod;
c)
úraz;
d)
repatriace;
e)
životní pojištění;
f)
trvalá a dočasná invalidita nebo pracovní neschopnost;
g)
odpovědnost za škody;
h)
ztráta nebo krádež dokladů, jízdenek a osobních věcí;
i)
doplňková asistenční pomoc.
6. S cílem zajistit rovné zacházení a krytí u všech humanitárních dobrovolníků EU může Komise uzavřít smluvní vztah s jedním nebo více poskytovateli pojištění prostřednictvím zadání veřejné zakázky.
Článek 25
Příspěvek na pobyt a přesídlení
1. Vysílající organizace poskytuje humanitárním dobrovolníkům EU, kteří mají status osob, jež nejsou v pracovním poměru, příspěvek na pobyt formou paušálních plateb, které jsou vypláceny v přiměřených lhůtách a v pravidelných splátkách.
2. Při výpočtu výše paušálního příspěvku na pobyt se vychází ze spotřebního koše, který zahrnuje pravidelné výdaje humanitárního dobrovolníka EU za tyto položky:
a)
potraviny;
b)
hygienické potřeby a potřeby pro domácnost;
c)
oděvy;
d)
místní a vnitrostátní doprava;
e)
různé výdaje považované za nezbytné pro zajištění přiměřené životní úrovně a zapojení do místní společnosti (za účelem zahrnutí dalších nákladů, jako jsou volnočasové aktivity, služby kadeřníka a holiče, denní tisk a kancelářské potřeby, lze přičíst nejvýše 20 % celkové částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d));
f)
mimořádná částka pro humanitární dobrovolníky EU pobývající v oblastech s indexy převyšujícími průměr dané země (nejvýše 10 % částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d)).
3. Náklady na ubytování nejsou součástí paušálních příspěvků na pobyt.
4. Komise zveřejňuje informace o paušálních příspěvcích na pobyt pro země vyslání na základě indexů zemí. Vedle příspěvku na pobyt lze hradit zvláštní potřeby související se zdravotním postižením nebo jinými řádně zdůvodněnými výjimečnými okolnostmi.
5. Humanitární dobrovolníci EU jsou včas informováni o změnách indexů a výše příspěvků na pobyt, které se jich během jejich mise týkají, zejména v zemích s vysokou mírou inflace nebo deflace.
6. Při úspěšném ukončení vyslání poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU, kteří se vrátili z mise, pravidelně indexovaný příspěvek na přesídlení ve výši 100 EUR za měsíc v závislosti na délce jejich vyslání.
Článek 26
Ubytování
1. Vysílající organizace zajistí, aby přijímající organizace poskytla humanitárnímu dobrovolníkovi EU odpovídající ubytování za náklady přiměřené místním podmínkám.
2. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se ochrany, zdraví a bezpečnosti a aby navrhované ubytování dodržovalo schválené postupy v oblasti ochrany, zdraví a bezpečnosti podle článků 28, 29 a 30 a splňovalo požadavky stanovené v bodě 4 přílohy I.
3. Je-li to možné, hradí náklady na ubytování, vytápění a jiné přímo související náklady přímo přijímající organizace. Přijímající organizace uzavírá smluvní vztahy s pronajímateli a přijme veškerá potřebná opatření, aby hostitelské subjekty a pronajímatele informovala o iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 27
Cestovní a související výdaje
1. Vysílající organizace organizuje cestu humanitárního dobrovolníka EU do místa vyslání a zpět, a to i v případech předčasného návratu, a hradí cestovní výdaje.
2. Na žádost humanitárního dobrovolníka EU zorganizuje vysílající organizace další cestu zpět a uhradí související cestovní výdaje v těchto případech:
a)
dovolená ve vlasti pro humanitární dobrovolníky EU, jejichž doba vyslání je delší než osmnáct měsíců;
b)
rodičovská dovolená pro humanitární dobrovolníky EU, kteří mají jedno či více vyživovaných dětí mladších dvanácti let, je-li doba jejich vyslání delší než 6 měsíců;
c)
mimořádná dovolená v případě pohřbu nebo lékařsky potvrzeného závažného onemocnění přímého příbuzného ve vzestupné či sestupné linii, manžela/manželky, registrovaného partnera nebo sourozence.
3. Výši cestovních výdajů lze vypočítat buď podle skutečných nákladů na cestu v ekonomické či druhé třídě, nebo může být hrazeno paušálně na základě přiměřené metodiky výpočtu vzdálenosti.
4. Vysílající organizace poskytne informace a logistickou podporu při zařizování víz pro humanitárního dobrovolníka EU a přijímající organizace v případě potřeby podporuje vízový proces. Náklady spojené se získáním víz, včetně nezbytných cestovních výdajů, hradí vysílající organizace.
KAPITOLA 7
POSTUPY PRO ZAJIŠTĚNÍ POVINNOSTI PÉČE, OCHRANY A BEZPEČNOSTI
Článek 28
Řízení bezpečnosti a posuzování rizik
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku bezpečnosti a postupy posuzování rizik, jež jsou vhodné a použitelné pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravené.
2. Na základě politiky bezpečnosti vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně plán řízení bezpečnosti a evakuační plán pro akce v rámci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU. Tyto plány musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 5 přílohy I.
3. Vysílající a přijímající organizace společně vypracují písemné posouzení rizik týkajících se bezpečnosti, cestování a zdraví v zemi vyslání. Tato posouzení musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 6 přílohy I.
4. Posouzení rizik uvedené v odstavci 3 se pravidelně přezkoumává a aktualizuje podle situace, přinejmenším před vysláním humanitárního dobrovolníka EU. Jestliže posouzení rizik vede k závěru, že vyslání by se odehrálo v podmínkách mezinárodního nebo vnitrostátního ozbrojeného konfliktu, nebo že takový konflikt hrozí, od plánovaného vyslání se ustoupí nebo se v případě, že již byl humanitární dobrovolník EU vybrán, vyslání se zruší.
5. Požadavky týkající se informovanosti ohledně bezpečnosti a přiměřeného chování z hlediska řízení rizik a bezpečnosti jsou součástí popisu přiděleného úkolu a přijímacího řízení.
6. Vysílající organizace informuje příslušné vnitrostátní orgány členských států a dalších zemí zúčastněných podle článku 23 nařízení (EU) č. 375/2014 předtím, než je některý z jejich občanů vyslán jako humanitární dobrovolník EU. Vysílající organizace, která vysílá humanitární dobrovolníky EU, jež nejsou občany Unie, zjistí před vysláním předpisy týkající se konzulární ochrany zajišťované zemí, jejímž je dobrovolník státním příslušníkem, nebo jinou zemí.
7. Vysílající a přijímající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU obdržel všechny informace o bezpečnostních a ochranných postupech a aby jim porozuměl. Během zaškolení bude před odjezdem a do 24 hodin po příjezdu do cílové země vyslání zajištěna bezpečnostní instruktáž podle konkrétní situace. Její součástí musí být výsledky posouzení rizik, evakuační plán a řízení bezpečnosti včetně ohlašování bezpečnostních incidentů, postupy evakuace a repatriace, komunikační schéma, kontaktní pracovník/ci krizového řízení a kontaktní údaje na vyslanectví, policii, hasiče a nemocnice.
8. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším pojištěním podle článku 24.
9. Vedle povinného bezpečnostního školení v rámci programu odborné přípravy poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU veškerá další relevantní bezpečnostní školení, která zajišťuje pro své vlastní mezinárodní pracovníky.
10. Humanitární dobrovolník EU svým podpisem smlouvy uvedené v čl. 16 odst. 2 potvrzuje, že je seznámen s postupy řízení bezpečnost a že dané postupy bude dodržovat, a to včetně povinnosti průběžně se informovat a seznamovat se s aktuálními bezpečnostními situacemi, že uznává osobní odpovědnost za vlastní bezpečnost, bezpečnost ostatních i organizace a že se zdrží rizikového chování. Vysílající a přijímající organizace informují humanitárního dobrovolníka EU o důsledcích jakéhokoli porušení bezpečnostních postupů, a to zejména porušení vedoucích k předčasnému a nucenému ukončení vyslání.
11. Vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, aby se po příjezdu do cílové země vyslání registrovali u vyslanectví nebo konzulátu země své státní příslušnosti a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc. Jestliže země, jejímž je humanitární dobrovolník EU státním příslušníkem, nemá konzulární zastoupení v cílové zemi vyslání, vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, kteří jsou občany Unie, aby se registrovali u konzulátu nebo u vyslanectví jiného členského státu, a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc.
12. Na základě aktuálních informací, které poskytne přijímající organizace, vysílající a přijímající organizace pravidelně aktualizují evakuační plán s cílem zajistit, aby neustále odpovídal aktuálním operativním podmínkám. Na základě výsledků posouzení rizik se určí četnost, s jakou se provádí přezkum plánu, a přijímající organizace v případě potřeby využívá předešlé údaje a nové aktualizace k jeho úpravám. Evakuační plán se uchovává na místě, které je pro humanitárního dobrovolníka EU snadno přístupné.
13. Přijímající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU průběžně informován o jakékoli změně operativních podmínek a následné změně jakéhokoli bezpečnostního postupu nebo protokolu.
14. Přijímající organizace zná místo pobytu humanitárního dobrovolníka EU a má jeho kontaktní číslo, aby se s ním mohla spojit, a to i během dovolené.
Článek 29
Postupy pro případ incidentu či evakuace
1. V případě bezpečnostního incidentu musí být humanitárnímu dobrovolníkovi EU co nejrychleji poskytnut debriefing. Podle závažnosti incidentu a postupů zavedených ve vysílající a přijímající organizaci může tento debriefing zajistit přímý nadřízený nebo mentor z přijímající organizace nebo pracovník krizového řízení z vysílající organizace a součástí informační schůzky může být odborná psychologická podpora.
2. V případě evakuace se postupuje podle evakuačního plánu a o humanitárního dobrovolníka EU je případně postaráno v souladu s postupy zavedenými na konzulátech nebo vyslanectvích, kde je humanitární dobrovolník EU registrován podle čl. 28 odst. 11.
3. Vysílající organizace kontaktuje humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili, a zajistí, aby se jim dostalo odpovídající následné podpory, včetně debriefingu a psychosociální a lékařské podpory.
4. Bezpečnost je součástí rámce pro sledování a hodnocení vysílající a přijímající organizace a poučení z bezpečnostních incidentů jsou podkladem pro přezkumy a zlepšování projektů.
Článek 30
Zdraví a ochrana
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku zdraví a ochrany, jež je vhodná a použitelná pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravená, a to včetně pokynů týkajících se těchto témat:
a)
osobní zdraví, například fyzické zdraví (prevence onemocnění, rady týkající se stravování a spánku, informovanost o rizicích klimatické a zeměpisné povahy, přístup k léčbě);
b)
duševní zdraví (rady týkající se rovnováhy pracovního a osobního života, zvládání stresu, mechanismy řešení problémů a metody relaxace, kontaktní místa psychosociální podpory).
2. Na základě vnitřní politiky ochrany a zdraví vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně komplexní soubor politik a pokynů v oblasti zdraví a ochrany, aby dostály své povinnosti péče a zajistily fyzickou a emocionální pohodu humanitárních dobrovolníků EU.
3. V rámci posouzení rizik uvedeného v čl. 28 odst. 3 a před stanovením přiděleného úkolu vysílající a přijímající organizace společně posoudí, zda vyslání pro humanitárního dobrovolníka EU poskytuje bezpečné a zdravé pracovní a životní podmínky EU podle ukazatelů stanovených v bodě 7 přílohy I.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším komplexním zdravotním a cestovním pojištěním podle článku 24.
5. Během zaškolení seznámí vysílající organizace humanitárního dobrovolníka EU s politikami a pokyny v oblasti zdraví a ochrany uvedenými v odstavcích 1 a 2, týkajícími se mimo jiné onemocnění, první pomoci, údržby všech míst, údržby vozidla a vybavení, pracovišť, rovnováhy pracovního a osobního života, zdravotních a bezpečnostních incidentů a postupu pro evakuaci ze zdravotních důvodů.
6. Vysílající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU podstoupil před odjezdem důkladnou lékařskou prohlídku, a zajistí doporučená léčiva a očkování podle rizik v cílové zemi vyslání, jakož i případné vybavení, například soupravy pro první pomoc a ochranu proti komárům.
7. Přijímající organizace zajistí, aby byla povinnost péče součástí každodenního řízení dobrovolníků, a během zaškolení poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU:
a)
aktuální informace o místních zdrojích v oblasti zdraví a ochrany, např. kontakty na lékaře, nemocnice, zdravotnické služby;
b)
pokyny týkající se místních zvyklostí a norem v rámci instruktáže o dané zemi s cílem omezit rizika týkající se ochrany a usnadnit začlenění.
8. Vysílající organizace zprostředkuje při návratu humanitárního dobrovolníka EU lékařské vyšetření po vyslání a v rámci procesu debriefingu nabídne psychosociální debriefing nebo konzultace nebo poradenskou podporu. Vysílající a přijímající organizace propagují síť iniciativy Humanitární dobrovolníci EU jako alternativní podpůrný mechanismus před vysláním, během něj i po něm.
KAPITOLA 8
POSTUPY PRO SLEDOVÁNÍ A HODNOCENÍ INDIVIDUÁLNÍCH VÝKONŮ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 31
Sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě postupu dohledu a řízení výkonu uvedeného v článku 19 vysílající a přijímající organizace sledují a hodnotí individuální výkony humanitárních dobrovolníků EU, měří jejich pokrok, výstupy a výsledky ve vztahu k přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílům.
2. Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU je proces probíhající po celou dobu jejich mise a zahrnuje zvláštní přezkumy prováděné přinejmenším v těchto fázích:
a)
na konci stáže podle článku 14, pokud je to relevantní;
b)
během konečného přezkumu výkonu podle článku 19, případně při přezkumu v polovině období, je-li považován za vhodný;
c)
během debriefingu podle článku 23.
3. Vysílající a přijímající organizace poskytnou údaje, které prokazují, do jaké míry individuální výkon humanitárního dobrovolníka EU (na úrovni výstupů a dopadů) přispívá k cílům projektu a celkové iniciativy s přihlédnutím k ukazatelům uvedeným v článku 7 nařízení (EU) č. 375/2014. Údaje obsahují záznamy o kvalitě výstupů a výsledků práce humanitárního dobrovolníka EU, které jsou anonymizovány a jsou k dispozici pro účely hodnocení. Tyto údaje se zpracovávají v souladu s normami ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
4. Vysílající organizace poskytují podporu při budování kapacit přijímajících organizací k měření pokroku, výstupů a výsledků podle přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílů.
KAPITOLA 9
AKREDITACE VYSÍLAJÍCÍCH A PŘIJÍMAJÍCÍCH ORGANIZACÍ
Článek 32
Akreditace přijímajících organizací
1. Přijímající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 1 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU, které jsou stanoveny v tomto nařízení a v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Přijímající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat budování kapacit.
3. Přijímající organizace spolu s vlastním hodnocením předloží podle požadavků stanovených v bodě 1 přílohy III tři doporučení poskytující komplexní informace o všech požadavcích norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU. Doporučení musí poskytnout alespoň dvě níže uvedené skupiny zúčastněných stran:
a)
akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace, s níž žádající přijímající organizace již navázala partnerství za účelem účasti v iniciativě Humanitární dobrovolníci EU nebo s níž má v úmyslu takové partnerství navázat;
b)
partner Komise v oblasti humanitární pomoci s platnou rámcovou dohodou (dohodou o partnerství), s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
c)
relevantní mezinárodní organizace nebo nezisková organizace nebo veřejnoprávní subjekt civilní povahy, s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
d)
akreditační nebo auditorská organizace, která udělila žádající přijímající organizaci akreditaci v oblastech s významem pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU, přičemž v takovém případě by měly být předloženy i příslušné dokumenty týkající se akreditace nebo auditu.
4. Vypracované vlastní hodnocení podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat přijímající organizaci a toto hodnocení se spolu s doporučeními podle odstavce 3 zašle Komisi.
5. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení přijímající organizace a na základě doporučení a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající přijímající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající přijímající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
6. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající přijímající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti podpory budování kapacit s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie budování kapacit předložené žádající přijímající organizací, je tato organizace způsobilá k podpoře budování kapacit a má ve vztahu k této podpoře přednost.
Článek 33
Akreditace vysílajících organizací
1. Vysílající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 2 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU.
2. Vysílající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat technickou pomoc. Uvede rovněž důkazy prokazující, že jsou prováděny politiky a postupy uvedené v jednotlivých požadavcích norem a postupů, a to zejména ve vztahu k dobrovolníkům.
3. Vypracované vlastní hodnocení podložené důkazy podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat vysílající organizaci a toto hodnocení se spolu s doprovodnými dokumenty podle odstavce 2 zašle Komisi.
4. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení vysílající organizace podloženého důkazy a předložených doprovodných dokumentů a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající vysílající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající vysílající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
5. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající vysílající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti technické pomoci s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie technické pomoci předložené vysílající organizací, je organizace způsobilá k technické pomoci a má ve vztahu k ní přednost.
Článek 34
Opravné prostředky
1. V rozhodnutí Komise neudělit akreditaci a zamítnout žádost musí být uvedeno, že zamítnutá žádající organizace může novou žádost podat až po uplynutí dvanácti měsíců počínaje datem, kdy obdrží rozhodnutí o zamítnutí. Rozhodnutí rovněž specifikuje dostupné opravné prostředky proti rozhodnutí.
2. Podle článků 256 a 263 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU) je Tribunál příslušný rozhodovat ve věci aktů Evropské komise, které mají právní účinky vůči třetím osobám. Podle článků 256, 268 a 340 SFEU je Tribunál rovněž příslušný rozhodovat spory o náhradu škody způsobené Evropskou komisí v případě mimosmluvní odpovědnosti.
Článek 35
Finanční životaschopnost a organizační kapacita organizací
Posouzení finanční životaschopnosti a organizační kapacity akreditovaných vysílajících a přijímajících organizací nespadá do působnosti akreditace. Jakožto podmínka získání finanční pomoci Unie je tato životaschopnost a kapacita posuzována ve fázi procesu podávání žádostí v návaznosti na výzvu k podávání návrhů.
Článek 36
Platnost akreditace a pravidelné kontroly
1. Akreditované vysílající a přijímající organizace podstoupí opětovnou akreditaci po třech letech od obdržení rozhodnutí Komise o udělení akreditace nebo kdykoli v případě podstatných změn norem nebo postupů týkajících se dotčených otázek.
2. V průběhu období platnosti akreditace mohou být akreditované vysílající a přijímající organizace vyzvány, aby se v případě potřeby podrobily pravidelným kontrolám, které provádí Komise.
3. Akreditované vysílající a přijímající organizace neprodleně vyrozumí Komisi o jakékoli změně své právní, finanční, technické nebo organizační situace, která by mohla zpochybnit jejich soulad s normami a postupy nebo by mohla vytvářet střety zájmů. Rovněž informují Komisi o jakékoli změně svého názvu, adresy nebo zákonného zástupce.
Článek 37
Pozastavení a ukončení akreditace
1. Na základě informací získaných od akreditované vysílající nebo přijímající organizace, včetně informací z pravidelných kontrol uvedených v čl. 36 odst. 2 nebo informací získaných jinými prostředky, může Komise dospět k závěru, že akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace již nevyhovuje požadavkům jedné či více norem nebo postupů. V takových případech může Komise přijmout odpovídající opatření, včetně pozastavení nebo ukončení akreditace, a to postupem stanoveným v bodě 3 přílohy III.
2. Vysílající nebo přijímající organizace, které je pozastavena nebo ukončena akreditace, od data pozastavení nebo ukončení nevysílá ani nepřijímá humanitární dobrovolníky EU a není způsobilá na tyto účely získat finanční pomoc Unie.
3. S ohledem na důvody pro pozastavení nebo ukončení akreditace, zejména pokud jde o bezpečnost a ochranu humanitárních dobrovolníků EU, může Komise požadovat repatriaci humanitárních dobrovolníků EU, kteří jsou vysláni v okamžiku pozastavení nebo ukončení akreditace.
4. Vysílající nebo přijímající organizace není oprávněna žádat o odškodnění z důvodu pozastavení nebo ukončení akreditace.
Článek 38
Odpovědnost za škody
Komise nenese odpovědnost za jakoukoli ztrátu nebo škodu, kterou způsobí nebo utrpí vysílající nebo přijímající organizace nebo třetí strany v důsledku akreditovaného statusu vysílající nebo přijímající organizace.
KAPITOLA 10
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 39
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost třetím dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 20. listopadu 2014.
UITVOERINGSVERORDENING (EU) Nr. 1244/2014 VAN DE COMMISSIE
van 20 november 2014
tot vaststelling van de uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EU) nr. 375/2014 van het Europees Parlement en de Raad tot oprichting van het Europese vrijwilligerskorps voor humanitaire hulpverlening („EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp”)
(Voor de EER relevante tekst)
DE EUROPESE COMMISSIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,
Gezien Verordening (EU) nr. 375/2014 van het Europees Parlement en de Raad tot oprichting van het Europese vrijwilligerskorps voor humanitaire hulpverlening (hierna „EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp” genoemd) (1), met name artikel 9, lid 3, artikel 10, lid 1, en artikel 12, lid 6,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Overeenkomstig Verordening (EU) nr. 375/2014 dient de Commissie normen en procedures vast te stellen met betrekking tot de noodzakelijke voorwaarden, nadere regelingen en vereisten die uitzendende en ontvangende organisaties moeten hanteren bij de identificatie, selectie, voorbereiding, het beheer en de inzet van kandidaat-vrijwilligers en EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp ter ondersteuning van humanitaire hulpacties in derde landen. In Verordening (EU) nr. 375/2014 is bepaald dat deze normen dienen te worden vastgesteld door middel van gedelegeerde handelingen en de procedures door middel van uitvoeringshandelingen.
(2)
Alle bij het initiatief EU-vrijwilligers betrokken partijen, met inbegrip van de vrijwilligers zelf en de uitzendende en ontvangende organisaties, moeten worden aangemoedigd om in het kader van het initiatief een gevoel van identiteit te delen.
(3)
Het is van belang dat de kandidaat-vrijwilligers worden geïdentificeerd en geselecteerd volgens een niet-discriminerende, billijke en transparante procedure, die gebaseerd is op een partnerschap tussen de uitzendende en ontvangende organisaties en beantwoordt aan de reële, op lokaal niveau door de ontvangende organisaties geformuleerde behoeften.
(4)
Zowel de uitzendende als de ontvangende organisaties moeten zorgen voor een grondige introductie om misverstanden over de taken en verwachtingen te voorkomen en de vrijwilligers een passende, praktische voorbereiding op de inzet te bieden. Dit bevordert het vertrouwen en de aanvaarding binnen de ontvangende gemeenschappen en zorgt ervoor dat ten volle rekening wordt gehouden met de culturele gevoeligheden.
(5)
Opleiding is een essentieel onderdeel van de aan de inzet voorafgaande voorbereiding waarbij aan alle kandidaat-vrijwilligers binnen een gestructureerd programma verplichte en facultatieve cursussen worden aangeboden. Bovendien moeten junior professionals de gelegenheid krijgen hun competenties verder te ontwikkelen en nieuwe specifieke kennis en vaardigheden te verwerven op het gebied van de humanitaire hulp, eventueel door middel van een stage. Deze opleiding dient te zijn afgestemd op de activiteiten en de context van de uitzendende en ontvangende organisaties.
(6)
De uitzendende en ontvangende organisaties dienen een passend toezicht- en beheersysteem in te voeren. Zij moeten de prestaties en resultaten van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp gezamenlijk controleren en beoordelen en feedback geven over hun taken en doelstellingen. Dit draagt bij tot de verbetering van de verantwoordingsplicht van het initiatief EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp.
(7)
Naast het toezicht en het beheer moeten mentorsystemen worden opgezet om de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp vóór, tijdens en na hun inzet aanvullende steun te bieden.
(8)
Tijdens de inzet in derde landen dient een kanaal voor voortdurende communicatie en aanvullende steun van de uitzendende organisatie te worden opgezet. Alle EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp hebben recht op een nabespreking en ondersteuning aan het einde van hun opdracht.
(9)
Er moet voor adequate arbeids- en levensomstandigheden gezorgd worden zodat de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp hun taken in een veilige en hygiënische omgeving kunnen verrichten en zonder persoonlijke ontberingen aan hun basisbehoeften kunnen voldoen, waarbij zij een bescheiden, niet-opzichtige levensstijl aanhouden. Onkostenvergoedingen en andere betalingen aan EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp worden niet beschouwd als een salaris voor reguliere arbeid. De betaalde bedragen mogen niet worden vastgesteld afhankelijk van de beroepservaring, deskundigheid of prestaties van de vrijwilliger, maar zijn alleen bedoeld ter dekking van de kosten van het levensonderhoud tijdens de inzet. Om een hoog en gelijk niveau van bescherming te garanderen, dienen alle EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp te worden gedekt door een alomvattende verzekeringspolis die specifiek bedoeld is om hen te beschermen tijdens de gehele duur van hun inzet in derde landen en alle relevante tijdvakken ervoor en erna.
(10)
De zorgplicht is van het allergrootste belang en is een gedeelde verantwoordelijkheid. De uitzendende en ontvangende organisaties moeten, voor zover mogelijk, zorg dragen voor de gezondheid, de veiligheid, de beveiliging en het welzijn van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp en passende beveiligings-, gezondheids- en veiligheidsprocedures uitwerken. De EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp moeten op hun beurt ook alles in het werk stellen om te zorgen voor hun eigen gezondheid, veiligheid en beveiliging, en die van anderen op de werkplek.
(11)
De monitoring en beoordeling van de individuele prestaties van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp moet een continu proces zijn gedurende de hele inzet. Deze beoordeling moet gebaseerd zijn op een toezicht- en prestatiebeheersysteem en gegevens opleveren waaruit blijkt in welke mate de individuele prestaties van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp - wat betreft resultaten en impact - bijdragen aan de doelstellingen van het project en het gehele initiatief.
(12)
Door middel van een degelijk certificeringsmechanisme moet ervoor worden gezorgd dat de uitzendende en ontvangende organisaties voldoen aan de normen die zijn vastgelegd in de op grond van artikel 9, lid 2, van Verordening (EU) nr. 375/2014 vast te stellen gedelegeerde verordening van de Commissie en de in deze verordening vastgestelde procedures. Een dergelijk certificeringsmechanisme moet gebaseerd zijn op de beginselen van vereenvoudiging en voorkoming van dubbel werk, differentiatie tussen uitzendende en ontvangende organisaties, kosteneffectiviteit, transparantie en onpartijdigheid, het aanmoedigen van verscheidenheid en toegankelijkheid.
(13)
De in deze verordening vastgestelde maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het bij artikel 26 van Verordening (EU) nr. 375/2014 ingestelde comité.
(14)
Om de tijdige uitvoering van het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp te garanderen, moet deze verordening onverwijld in werking treden, aangezien daarin de bepalingen zijn opgenomen voor het inzetten van EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp in derde landen door de uitvoerende organisaties,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
HOOFDSTUK 1
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
Algemene bepalingen
In deze verordening worden voorschriften vastgesteld voor de uitvoering van de volgende in artikel 9, lid 3, artikel 10, lid 1 en artikel 12, lid 6, van Verordening (EU) nr. 375/2014 opgenomen aspecten:
a)
de te volgen procedures voor de identificatie, selectie en noodzakelijke voorbereiding van kandidaat-vrijwilligers vóór de inzet, met inbegrip van stages waar nodig;
b)
regelingen voor het opleidingsprogramma en de procedure voor de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat-vrijwilliger voor uitzending;
c)
bepalingen met het oog op de inzet en het beheer van EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp in derde landen, met inbegrip van, onder meer, toezicht ter plaatse, voortdurende ondersteuning door middel van begeleiding, mentorsystemen, aanvullende opleiding, noodzakelijke arbeidsvoorwaarden en ondersteuning na afloop van de inzet;
d)
bepalingen inzake een verzekeringsdekking ten behoeve van de vrijwilligers en inzake de levensomstandigheden, waaronder een vergoeding voor levensonderhoud, huisvesting, reizen en andere relevante uitgaven;
e)
de te volgen procedures vóór, tijdens en na afloop van de inzet met het oog op waarborging van de zorgplicht en passende maatregelen op het gebied van veiligheid en beveiliging, waaronder protocollen voor medische evacuatie en veiligheidsplannen voor noodevacuatie uit derde landen, met inbegrip van de noodzakelijke procedures voor contactname met nationale autoriteiten;
f)
procedures voor de monitoring en beoordeling van de individuele prestaties van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp;
g)
een certificeringsmechanisme om te waarborgen dat de uitzendende organisaties voldoen aan de in artikel 9 van Verordening (EU) nr. 375/2014 bedoelde normen en procedures, alsmede een gedifferentieerd certificeringsmechanisme voor ontvangende organisaties.
Artikel 2
Definities
Voor de tenuitvoerlegging van deze verordening zijn de definities van artikel 3 van Verordening (EU) nr. 375/2014 en de definities van de op grond van artikel 9, lid 2, van Verordening (EU) nr. 375/2014 vast te stellen uitvoeringsverordening van de Commissie van toepassing. Daarnaast wordt verstaan onder:
a) „competentiekader”: een kader overeenkomstig de op grond van artikel 9, lid 2, van Verordening (EU) nr. 375/2014 vast te stellen gedelegeerde verordening van de Commissie;
b) „leer- en ontwikkelingsplan”: een plan overeenkomstig de op grond van artikel 9, lid 2, van Verordening (EU) nr. 375/2014 vast te stellen gedelegeerde verordening van de Commissie;
c) „opleider”: een persoon die is aangeworven door de opleidingsaanbieder om één of meer opleidingsmodules te geven of scenario-gebaseerde simulatieoefeningen te faciliteren en om de competenties van de kandidaat-vrijwilliger te beoordelen;
d) „opleidingsmentor”: een opleider die is aangeworven door de opleidingsaanbieder en een coördinerende rol heeft bij de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat-vrijwilligers voor uitzending. Hij of zij is verantwoordelijk voor een groep van kandidaat-vrijwilligers. Hij of zij coördineert de beoordeling van hun competenties op basis van feedback van andere opleiders, en onderhoudt individuele contacten met de kandidaat-vrijwilligers om hun zelfevaluatie en beoordeling door de opleiders gezamenlijk te bespreken;
e) „mentoring”: een proces van informele overdracht van kennis, sociaal kapitaal en psychosociale hulp in verband met het werk, de loopbaan of de professionele ontwikkeling. Mentoring is gebaseerd op informele communicatie, gewoonlijk van persoon tot persoon en over een langere periode, tussen een persoon die door de ontvangende organisatie als mentor wordt aangewezen en over relevante kennis, deskundigheid en ervaring beschikt, enerzijds, en de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp, anderzijds;
f) „nabespreking”: een proces waarbij de uitzendende en ontvangende organisaties en de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp duidelijke informatie krijgen over de resultaten van de opdracht en de prestaties van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp, waarbij op basis van de opgedane ervaring aanbevelingen worden gedaan en kennis wordt overgedragen, en aandacht wordt besteed aan de kapitalisatie van de kennis en een positieve professionele afsluiting van de inzet.
HOOFDSTUK 2
PROCEDURES VOOR DE IDENTIFICATIE EN SELECTIE VAN KANDIDAAT-VRIJWILLIGERS
Artikel 3
Identificatie- en selectieprocedure
1. De uitzendende en ontvangende organisaties zetten gezamenlijk een identificatie- en selectieprocedure op. De taken, verantwoordelijkheden en processen worden vastgesteld zodat een transparante, eerlijke en doeltreffende aanwervingsprocedure is gegarandeerd, met inachtneming van de normen inzake gelijke behandeling, gelijke kansen en non-discriminatie, als bedoeld in de op grond van artikel 9, lid 2, van Verordening (EU) nr. 375/2014 vast te stellen gedelegeerde verordening van de Commissie.
2. De identificatie- en selectieprocedure is gebaseerd op een partnerschap tussen de uitzendende en ontvangende organisaties waarbij een snelle en voortdurende communicatie is gewaarborgd. De uitzendende organisatie zorgt ervoor dat de ontvangende organisatie permanent betrokken is bij de gehele aanwervingsprocedure.
3. De overeengekomen identificatie- en de selectieprocedure is van toepassing op alle fasen van de aanwervingsprocedure.
4. De identificatie- en selectieprocedure omvat ten minste de volgende onderdelen:
a)
taakomschrijving, competentieprofiel en selectiecriteria voor de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp, zoals bepaald in artikel 4;
b)
bekendmaking en toepassing zoals bepaald in artikel 5;
c)
beoordeling, longlist en shortlist van kandidaten zoals bepaald in artikel 6;
d)
selectie zoals bepaald in artikel 7.
Artikel 4
Taakomschrijving, competentieprofiel en selectiecriteria voor de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp
1. Op basis van een behoeftenanalyse die overeenkomstig de op grond van artikel 9, lid 2, van Verordening (EU) nr. 375/2014 vast te stellen gedelegeerde verordening van de Commissie wordt verricht, doet de ontvangende organisatie, overeenkomstig de in punt 1 van bijlage I opgenomen voorschriften, een voorstel van taakomschrijving voor de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp, waarbij enige flexibiliteit in acht wordt genomen om rekening te houden met de input van de vrijwilliger bij aanwerving.
2. De uitzendende organisatie kan deze taakomschrijving in voorkomend geval aanpassen, met het oog op een passende en realistische afstemming van vraag en aanbod, waarbij rekening wordt gehouden met de verwachte competenties van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp en de absorptiecapaciteit en de behoeften van de ontvangende organisatie.
3. Op basis van de taakomschrijving en het competentiekader stellen de uitzendende en ontvangende organisaties een competentieprofiel van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp vast, alsmede selectiecriteria met minimumeisen die in de aanwervingsprocedure worden gebruikt. Het competentieprofiel geeft ook aan of de vrijwilliger een senior of junior professional is en of een stage noodzakelijk is.
Artikel 5
Bekendmaking en toepassing
1. De uitzendende organisatie is verantwoordelijk voor de bekendmaking van de inzet. Met medewerking van de ontvangende organisatie stelt de uitzendende organisatie een informatiepakket op om het initiatief bekend te maken en kandidaat-vrijwilligers aan te trekken.
2. De bekendmaking, die ten minste in het Engels en in duidelijke, concrete en begrijpelijke bewoordingen wordt opgesteld, bevat informatie over de inzetmogelijkheid die de kandidaat-vrijwilliger wordt aangeboden overeenkomstig de voorschriften in punt 2 van bijlage I.
3. Zij wordt gedurende een periode van minstens één maand op het centrale platform van het initiatief EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp gepubliceerd, waarbij eventueel aanvullende promotiemogelijkheden worden benut om kandidaten attent te maken op het centrale platform. In naar behoren gemotiveerde omstandigheden - in het geval van een inzet als reactie op een humanitaire crisis - kan de bekendmaking gedurende minder dan één maand, maar niet minder dan één week, worden gepubliceerd.
4. De kandidaten dienen hun aanvraag met behulp van een gestandaardiseerd sollicitatieformulier in, en voegen een gestructureerd curriculum vitae bij. De kandidaten vullen eveneens een gestandaardiseerde vragenlijst voor zelfbeoordeling in, aan de hand waarvan wordt nagegaan of zij de volgens het competentiekader vereiste competenties hebben, of zij geschikt zijn voor de toegewezen opdracht en zich kunnen aanpassen aan de levens- en arbeidsomstandigheden zoals omschreven in de bekendmaking. Zij moeten hierover hun toestemming geven.
Artikel 6
Beoordeling, longlist en shortlist
1. De uitzendende organisatie beoordeelt de kandidaten aan de hand van de in het sollicitatieformulier en de vragenlijst voor zelfbeoordeling vermelde informatie, een verklaring betreffende hun motivatie om deel te nemen aan het initiatief EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp - en aan de specifieke inzet - en een evaluatie van hun vermogen om een scenario voor humanitaire hulp te analyseren door middel van een schriftelijke test, een essay of soortgelijke test.
2. Op basis van deze beoordeling verstrekt de uitzendende organisatie aan de ontvangende organisatie een longlist van kandidaten, waarna beide organisaties in onderling overleg een shortlist opstellen van de kandidaten die voor een onderhoud worden uitgenodigd.
3. De kandidaten op de shortlist worden uitgenodigd voor een gestructureerd onderhoud op grond van het competentiekader. Het onderhoud kan rechtstreeks van persoon tot persoon of met behulp van telecommunicatietechnologieën plaatsvinden; indien mogelijk neemt de ontvangende organisatie daaraan deel. Als aanvullende beoordelingsmethoden komen evaluatiecentra, groepsactiviteiten en simulatieoefeningen in aanmerking.
4. In voorkomend geval kan de uitzendende organisatie de persoonlijke en professionele referenties controleren alvorens de definitieve selectie te maken. De kandidaten worden bij het begin van de procedure in de bekendmaking geïnformeerd over de screeningsprocedure.
Artikel 7
Selectie
1. De ontvangende organisatie neemt het definitieve besluit over de geselecteerde kandidaat-vrijwilliger en deelt dit mee aan de uitzendende organisatie, die verantwoordelijk is voor het aanbieden van een inzetmogelijkheid en het voorbereiden van de introductiefase. Voor elke inzetmogelijkheid kunnen plaatsvervangers worden aangewezen om de kandidaten te vervangen die ontslag nemen of niet meer beschikbaar zijn.
2. De uitzendende en ontvangende organisaties moeten hun selectiebesluit kunnen rechtvaardigen en kunnen aantonen dat zij tijdens de gehele identificatie- en selectieprocedure de beginselen van gelijke behandeling, gelijke kansen en non-discriminatie in acht hebben genomen.
3. De selectieprocedure wordt binnen een redelijke termijn voltooid. De uitzendende organisatie informeert alle kandidaten over het selectiebesluit en wijst op de mogelijkheid om feedback te krijgen. Zij verzoekt de definitief geselecteerde kandidaat-vrijwilligers schriftelijk te bevestigen dat zij belangstelling hebben om deel te nemen aan het initiatief EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp.
4. De uitzendende organisatie zorgt ervoor dat de documentatie in verband met de identificatie- en selectieprocedure traceerbaar is en bewaard wordt in overeenstemming met de gegevensbeschermingsnorm als bedoeld in de op grond van artikel 9, lid 2, van Verordening (EU) nr. 375/2014 vast te stellen gedelegeerde verordening van de Commissie.
Artikel 8
Beoordeling van de leerbehoeften
1. Op basis van de resultaten van de aanwervingsprocedure, de behoeften van de ontvangende organisatie en de geplande inzet, beoordeelt de uitzendende organisatie, in overleg met de ontvangende organisatie en de kandidaat-vrijwilliger, de leerbehoeften en stelt zij een opleidingsprogramma vast op basis van de volgende criteria:
a)
beroepservaring, waarbij senior professionals de mogelijkheid hebben zich op de verplichte modules te concentreren en de passende opleiding te kiezen wat betreft projectbeheer en facultatieve gespecialiseerde modules;
b)
de specifieke competentiebehoeften van de ontvangende organisatie, waarop kan worden ingespeeld door de deelname van de kandidaat-vrijwilliger aan facultatieve modules;
c)
de algemene competenties van de kandidaat-vrijwilliger, waarop kan worden ingespeeld door deelname aan facultatieve modules.
2. De uitzendende organisatie vult het leer- en ontwikkelingsplan als bedoeld in de op grond van artikel 9, lid 2, van Verordening (EU) nr. 375/2014 vast te stellen gedelegeerde verordening van de Commissie in en geeft aan welke competenties de geselecteerde kandidaat-vrijwilligers hebben en wat hun leerbehoeften zijn, en stellen de opleidingsaanbieders hiervan in kennis.
HOOFDSTUK 3
OPLEIDINGSPROGRAMMA VAN HET EU-VRIJWILLIGERSINITIATIEF VOOR HUMANITAIRE HULP
Artikel 9
Opleidingsprogramma
1. De opleidingsaanbieders stellen een opleidingsprogramma op voor alle geselecteerde kandidaat-vrijwilligers, eventueel met input van de uitzendende en ontvangende organisaties en voormalige vrijwilligers.
2. Het opleidingsprogramma is gebaseerd op het competentiekader en kan worden aangepast aan de behoeften van zowel de junior als de senior professionals.
3. Het opleidingsprogramma omvat een leerconcept waarbij e-leren en modules in de klas worden gecombineerd.
4. In de verplichte modules voor alle kandidaat-vrijwilligers moeten de volgende onderwerpen aan bod komen:
a)
algemene inleiding over de Unie, de externe betrekkingen en het crisisresponssysteem van de Unie;
b)
inleiding over de humanitaire hulpverlening, het EU-beleid inzake humanitaire hulp en het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp;
c)
maatregelen inzake persoonlijke veiligheid, beveiliging en gezondheid;
d)
projectbeheer;
e)
intercultureel bewustzijn (en transversale aangelegenheden);
f)
een scenario-gebaseerde simulatieoefening om de verworven competenties aan te tonen.
5. In de facultatieve modules moeten de volgende onderwerpen aan bod komen:
a)
voorlichting en communicatie;
b)
psychologische eerste hulp;
c)
opleiding van opiniemakers;
d)
organisatie van het vrijwilligerswerk;
e)
ontwikkeling van de organisatie;
f)
op maat gesneden modules, waar nodig, in het bijzonder ter aanpassing van de technische competenties van kandidaat-vrijwilligers aan de context van humanitaire hulp.
6. De kandidaat-vrijwilligers moeten alle verplichte modules volgen en kunnen een of meer facultatieve modules kiezen overeenkomstig artikel 8.
7. Het opleidingsplan, waarin elke module in detail wordt beschreven, waaronder de status ervan, doelgroep, tijdschema, behandelde competenties en desbetreffende leerresultaten, wordt overeenkomstig bijlage II opgesteld.
Artikel 10
Beoordeling van de kandidaat-vrijwilligers tijdens en na de opleiding
1. Tijdens en na afloop van de opleiding worden de kandidaat-vrijwilligers op basis van het competentiekader beoordeeld op hun geschiktheid voor inzet.
2. De beoordeling wordt gezamenlijk door de opleiders verricht, waarbij een belangrijke coördinerende rol is weggelegd voor de opleidingsmentor van de kandidaat-vrijwilliger.
3. De competenties worden geëvalueerd aan de hand van de door de opleiders verrichte beoordeling van de kennis, vaardigheden en houding van de kandidaat-vrijwilliger, met inbegrip van:
a)
de zelfevaluatie die wordt ingevuld door de kandidaat-vrijwilliger na de scenario-gebaseerde simulatieoefening;
b)
het door de opleiders na elke module en na de scenario-gebaseerde simulatieoefening opgesteld observatieverslag;
c)
de beoordeling van de opleidingsmentor, bestaande uit een kritische evaluatie van de zelfbeoordeling en het observatieverslag van een persoonlijke mentoringsessie tussen de opleidingsmentor en de kandidaat-vrijwilliger op basis van feedback van de opleiders.
4. De beoordeling van alle competenties wordt opgenomen in het leer- en ontwikkelingsplan van de kandidaat-vrijwilliger. Dit plan wordt bijgewerkt na afloop van de opleiding en geeft aan welke cursussen werden gevolgd en welke resultaten werden verkregen.
5. Kandidaat-vrijwilligers die een van de transversale of specifieke competenties niet voldoende beheersen, worden uitgesloten. De opleiders en de opleidingsmentor moeten hun beoordeling en besluit in voorkomend geval kunnen toelichten en rechtvaardigen.
HOOFDSTUK 4
PROCEDURES VOOR DE AAN DE INZET VOORAFGAANDE VOORBEREIDING VAN KANDIDAAT-VRIJWILLIGERS
Artikel 11
Introductieprogramma
1. Het introductieprogramma maakt de kandidaat-vrijwilliger of EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp vertrouwd met de cultuur, beleidslijnen en praktijken van de uitzendende en ontvangende organisaties en met de verwachtingen in verband met de opdracht.
2. De uitzendende en ontvangende organisaties zetten gezamenlijk een introductieprogramma op. In het programma worden de taken en verantwoordelijkheden vastgelegd, waar mogelijk met de inbreng van teruggekeerde EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp, zodat lessen kunnen worden getrokken uit hun ervaringen uit de eerste hand. Het programma omvat de volgende elementen:
a)
aan de inzet voorafgaande introductie door de uitzendende organisatie als bepaald in artikel 12;
b)
introductie in het land door de ontvangende organisatie als bepaald in artikel 18.
3. De uitzendende en ontvangende organisaties organiseren in voorkomend geval gezamenlijke sessies met alle kandidaten of EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp samen.
Artikel 12
Aan de inzet voorafgaande introductie
1. De uitzendende organisaties zorgen ervoor dat alle kandidaat-vrijwilligers vóór hun inzet een grondige en passende persoonlijke introductie krijgen. Deze introductie dient ten minste de volgende aspecten in te houden:
a)
organisatie- en managementstructuur en -processen, de teams die bij het project betrokken zijn (met inbegrip van de projectbeheerder, crisisbeheerder, menselijke middelen), taakomschrijving van de organisatie en doelstellingen in verband met het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp;
b)
uitgebreide informatie over de achtergrond van het project waaraan de kandidaat-vrijwilliger zal deelnemen, de taakomschrijving en de behoeftenanalyse die daaraan ten grondslag ligt, de verwachte arbeids- en levensomstandigheden, zoals bepaald in artikel 22 en de artikelen 24 tot en met 27;
c)
het relevante rechtskader voor de vrijwilliger als bedoeld in de op grond van artikel 9, lid 2, van Verordening (EU) nr. 375/2014 vast te stellen gedelegeerde verordening van de Commissie;
d)
de normen en procedures die van belang zijn voor de vrijwilliger, met name op het gebied van tucht- en klachtenprocedures, fraude en corruptie, de bescherming van kinderen en kwetsbare volwassenen, de gedragscode als bedoeld in de op grond van artikel 9, lid 2, van Verordening (EU) nr. 375/2014 vast te stellen gedelegeerde verordening van de Commissie;
e)
de verplichte contextspecifieke beveiligingsbriefing en gezondheids- en veiligheidsbriefing (met inbegrip van een medisch onderzoek vóór vertrek) als bedoeld in de artikelen 28 en 30;
f)
toezicht- en prestatiebeheersysteem en procedures, en ondersteunende mechanismen, met inbegrip van mentoring en andere ondersteuning als bedoeld in de artikelen 19, 20 en 21;
g)
het leer- en ontwikkelingsplan;
h)
informatie over het netwerk voor het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp en de manier waarop vrijwilligers voor, tijdens en na hun inzet worden ondersteund;
i)
informatie over de geplande communicatie- en voorlichtingsactiviteiten binnen het project, op basis van het communicatieplan als bedoeld in artikel 17 van Verordening (EU) nr. 375/2014, met inbegrip van de contactgegevens van de verantwoordelijke regionale voorlichtingsambtenaar van de Commissie;
j)
de nabesprekingsprocedure zoals bepaald in artikel 23.
2. In het kader van het introductieprogramma verstrekt de uitzendende organisatie ook informatie over het plaatselijk bureau voor humanitaire hulp van de Europese Commissie dat verantwoordelijk is voor het land van inzet en stelt zij dit bureau in kennis van de aanstaande inzet van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp.
3. De uitzendende organisatie zorgt ervoor dat de kandidaat-vrijwilligers alle tijdens het introductieprogramma verstrekte informatie gelezen en begrepen hebben en dat deze informatie gemakkelijk toegankelijk blijft gedurende hun inzet.
Artikel 13
Stages voor junior professionals
1. Kandidaat-vrijwilligers die junior professionals zijn, kunnen worden verzocht om naast de opleiding een stage bij een uitzendende organisatie te volgen om ervaring op te doen op het gebied van procedures, ethiek en context van de humanitaire activiteiten, als aanvullende voorbereiding op de geplande inzet als EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp. De stage duurt maximaal zes maanden, waarbij een beperkte mogelijkheid van verlenging bestaat in naar behoren gemotiveerde uitzonderlijke gevallen.
2. In overleg met de ontvangende organisatie en de stagiair-vrijwilliger toetst en actualiseert de uitzendende organisatie de in het leer- en ontwikkelingsplan opgenomen opleidingsbehoeften in functie van de stageplaats. Het leer- en ontwikkelingsplan bevat met name:
a)
de leerresultaten die van de stagiair-vrijwilliger worden verwacht tijdens zijn stageperiode;
b)
de taken die de stagiair-vrijwilliger zal uitvoeren in het kader van het leerproces en de middelen die daarvoor nodig zijn;
c)
de doelstellingen en resultaten die de stagiair-vrijwilliger moet hebben bereikt aan het einde van de stageperiode.
3. De volgende artikelen van deze verordening zijn mutatis mutandis van toepassing op stages en houden verplichtingen in voor de uitzendende organisaties ten aanzien van de stagiair-vrijwilligers:
a)
artikel 19, leden 4, 5, 6 en 9, en de artikelen 21 en 22;
b)
artikel 24, behalve lid 5. Kandidaat-vrijwilligers uit EU-landen of uit derde landen, die onder de in artikel 23, lid 1, onder b), van Verordening (EU) nr. 375/2014 genoemde voorwaarden vallen, en gedekt zijn door het nationale socialezekerheidsstelsel of de ziekteverzekering van het land van hun woonplaats en in bovengenoemde landen stage lopen, komen slechts in aanmerking voor aanvullende dekking. Dit betekent dat hun verzekeringsdekking is beperkt tot de kosten die niet door het nationale socialezekerheidsstelsel of de ziekteverzekering worden gedekt. In uitzonderlijke gerechtvaardigde gevallen, waarin het nationale socialezekerheidsstelsel of de ziekteverzekering de kosten slechts gedeeltelijk of helemaal niet dekt, als bedoeld in artikel 24, lid 5, kunnen de gemaakte kosten ten belope van 100 % worden vergoed;
c)
artikel 25, met uitzondering van lid 6, artikel 26 en artikel 27, lid 1, indien van toepassing;
d)
artikel 28, leden 1, 8, en 14, en artikel 30, leden 1, 4, 5, 6 en 7.
Artikel 14
Beoordeling van de kandidaat-vrijwilligers na de stage
1. Aan het einde van de stage vult de stagiair-vrijwilliger een zelfevaluatie in op basis van het competentiekader en het leer- en ontwikkelingsplan.
2. De lijnmanager van de uitzendende organisatie evalueert, in overleg met de ontvangende organisatie, de zelfbeoordeling en beoordeelt de stagiair-vrijwilliger, met name wat betreft:
a)
zijn prestaties in vergelijking met de voorgenomen doelstellingen;
b)
de vraag of de overeengekomen resultaten zijn bereikt;
c)
de leerresultaten die hij heeft bereikt.
3. Kandidaat-vrijwilligers die een van de transversale of specifieke competenties niet voldoende beheersen, worden uitgesloten en komen niet in aanmerking als EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp. De lijnmanager van de uitzendende organisatie moet zijn beoordeling en besluit kunnen toelichten en rechtvaardigen in voorkomend geval.
Artikel 15
Aanvullende opleiding voorafgaand aan de inzet
De uitzendende organisatie kan, ongeacht of de kandidaat-vrijwilliger deelneemt aan het opleidingsprogramma of een stage volgt, voorafgaand aan de inzet aanvullende opleidingen verstrekken, bijvoorbeeld om de technische competenties van de kandidaat-vrijwilliger aan te passen aan de behoeften van de ontvangende organisatie, of om een voor het land van inzet nuttige taal te leren.
Artikel 16
Contract met de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp
1. Op grond van de resultaten van het introductieprogramma en, in voorkomend geval, van de stage en andere aan de inzet voorafgaande opleiding als bedoeld in de artikelen 13 tot en met 15, bevestigt de uitzendende organisatie, in overleg met de ontvangende organisatie, definitief of de kandidaat-vrijwilliger kan worden ingezet als EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp.
2. De uitzendende organisatie en de geschikt bevonden EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp ondertekenen een contract als bedoeld in artikel 14, lid 5, van Verordening (EU) nr. 375/2014.
3. In het contract, dat wordt opgesteld in nauw overleg met de ontvangende organisaties, worden de specifieke voorwaarden voor de inzet en de rechten en plichten van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp vastgesteld. Hierin worden tevens de op het contract toepasselijke wetgeving en de rechterlijke bevoegdheid over het contract vastgesteld, overeenkomstig de op grond van artikel 9, lid 2, van Verordening (EU) nr. 375/2014 vast te stellen gedelegeerde verordening van de Commissie. Het contract bevat ten minste de volgende elementen:
a)
een gedetailleerde beschrijving van de rol en de functie van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp, duur en plaats van de inzet, uit te voeren taken overeenkomstig de taakomschrijving, met inbegrip van de in het communicatieplan als bedoeld in artikel 17 van Verordening (EU) nr. 375/2014 vervatte elementen;
b)
contractduur, met inbegrip van de begin- en einddatum;
c)
prestatiebeheer, met inbegrip van:
-
informatie inzake beheer, onder meer wat betreft de verantwoordelijke lijnmanager van de ontvangende organisatie en het contactpunt voor permanente ondersteuning door de uitzendende organisatie;
-
regelingen inzake mentoring;
d)
arbeidsomstandigheden, waaronder werktijden en verlofregeling;
e)
de financiële rechten en plichten van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp, met inbegrip van de volgende aspecten:
-
onkosten- en inrichtingsvergoeding;
-
informatie over de toepasselijke fiscale en socialezekerheidsregelgeving;
-
verzekeringsdekking;
-
accommodatie;
-
reizen;
f)
praktische regelingen:
-
medische controles;
-
visa en werkvergunningen;
g)
vertrouwelijkheid;
h)
een aanhangsel bij het contract met een gedragscode en regels inzake het verwachte gedrag van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp, onder meer wat betreft integriteit, de bescherming van kinderen en kwetsbare volwassenen, met inbegrip van nultolerantie tegenover seksueel misbruik;
i)
disciplinair beleid en beëindiging van het vrijwilligersstatuut;
j)
bemiddelingsmechanisme voor probleemoplossing, afhandeling van klachten en geschillenbeslechting;
k)
beleid en verantwoordelijkheden met betrekking tot veiligheid, beveiliging en gezondheid;
l)
leren en ontwikkeling:
-
opleiding en introductieprogramma;
-
nabespreking.
4. In het geval van een geschil tussen de ontvangende of uitzendende organisatie en een EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp, heeft deze laatste recht op een doeltreffend rechtsmiddel, overeenkomstig de voor de uitzendende organisatie geldende nationale bepalingen.
Artikel 17
Opneming in de database
Na de uitdrukkelijke instemming van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp, neemt de uitzendende organisatie de gegevens van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp op in de in artikel 13 van Verordening (EU) nr. 375/2014 bedoelde database (hierna „de database” genoemd). Alle persoonsgegevens met betrekking tot deze database worden verwerkt overeenkomstig de gegevensbeschermingsnorm als bedoeld in de op grond van artikel 9, lid 2, van Verordening (EU) nr. 375/2014 vast te stellen gedelegeerde verordening van de Commissie. Alle persoonsgegevens met betrekking tot deze database worden door de Commissie verwerkt overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 (2).
HOOFDSTUK 5
PROCEDURES VOOR DE INZET EN HET BEHEER VAN DE EU-VRIJWILLIGERS VOOR HUMANITAIRE HULP
Artikel 18
Introductie in het land van inzet
1. De ontvangende organisaties zorgen ervoor dat alle EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp bij aankomst in het land van inzet een grondige en passende introductie in het land krijgen, die minstens de volgende aspecten behelst:
a)
organisatie- en managementstructuur en -processen, de teams die bij het project betrokken zijn (met inbegrip van projectbeheerder, operationele en technische teams, crisisbeheerder, ondersteunende teams zoals personeelsdienst en financiën); projectlocatie(s) alsmede opdracht van de organisatie en doelstellingen in verband met het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp;
b)
uitgebreide informatie over de opdracht, taken en projecten van de ontvangende organisatie; betrokken gemeenschappen; operationele context; verwachtingen inzake de prestaties en resultaten van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp, alsmede de behoeftenanalyse die daaraan ten grondslag ligt;
c)
het voor de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp relevante rechtskader;
d)
de verplichte contextspecifieke veiligheidsbriefing en gezondheids- en veiligheidsbriefing, als bedoeld in de artikelen 28 en 30;
e)
toezicht- en prestatiebeheersysteem en -procedures, en ondersteunende mechanismen, met inbegrip van mentoring en andere ondersteuning als bedoeld in de artikelen 19, 20 en 21;
f)
culturele informatie over het land, de regio en de plaats van inzet, waaronder richtsnoeren over passend gedrag;
g)
nabespreking in het land zoals bepaald in artikel 23.
2. De ontvangende organisatie zorgt ervoor dat de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp alle tijdens deze introductiefase verstrekte informatie gelezen en begrepen hebben en dat deze informatie gedurende hun deelname aan het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp gemakkelijk toegankelijk blijft.
Artikel 19
Toezicht en prestatiebeheer
1. De uitzendende en ontvangende organisaties ontwikkelen gezamenlijk een prestatiebeheersysteem op basis van de prestatiedoelstellingen en verwachte resultaten, om op grond van de taakomschrijving de vooruitgang en de kwaliteit van het werk van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp te meten.
2. In het kader van de prestatiebeheerprocedure bepalen de uitzendende en ontvangende organisaties hun respectieve rol en verantwoordelijkheid met het oog op het toezicht op de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp.
3. Tijdens de introductiefase stellen de uitzendende en ontvangende organisaties, samen met de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp, de prestatiedoelstellingen vast, waarbij de vrijwilligers de gelegenheid krijgen zich uit te spreken over de flexibele onderdelen van de taakomschrijving.
4. De ontvangende organisatie stelt een lijnmanager aan die verantwoordelijk is voor het toezicht op de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp. De lijnmanager houdt met de vrijwilliger een redelijk en praktisch aantal opvolgingsvergaderingen.
5. Afhankelijk van de duur van de inzet verrichten de uitzendende organisatie en de lijnmanager van de ontvangende organisatie, samen met de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp, een gezamenlijke tussentijdse prestatiebeoordeling om het integratieproces en de geboekte vooruitgang ten opzichte van de doelstellingen formeel te beoordelen en de doelstellingen, de taakomschrijving en het opleidings- en ontwikkelingplan bij te stellen.
6. Indien uit de tussentijdse evaluatie blijkt dat de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp de transversale of specifieke competenties niet voldoende beheerst, kan de ontvangende organisatie in overleg met de uitzendende organisatie besluiten de inzet vroegtijdig te beëindigen. Zij moeten hun beoordeling en besluit kunnen toelichten en rechtvaardigen in voorkomend geval.
7. De uitzendende organisatie en de lijnmanager van de ontvangende organisatie verrichten samen met de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp aan het eind van de inzet een definitieve prestatiebeoordeling om de resultaten van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp op basis van de doelstellingen, de taakomschrijving en het opleidings- en ontwikkelingplan te evalueren.
8. De uitkomst van de prestatiebeoordeling wordt geïntegreerd in het leer- en ontwikkelingsplan van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp.
9. De uitzendende organisatie behoudt de prestatiebeoordelingsverslagen overeenkomstig de gegevensbeschermingsnormen die zijn vermeld in de op grond van artikel 9, lid 2, van Verordening (EU) nr. 375/2014 vast te stellen gedelegeerde verordening van de Commissie en bevestigt in de database dat de inzet al dan niet met succes werd afgerond; in dit laatste geval geeft zij de redenen daarvan aan.
Artikel 20
Voortdurende ondersteuning door de uitzendende organisatie
1. Voorafgaand aan de inzet wijst de uitzendende organisatie een contactpersoon aan die voor de duur van de inzet beschikbaar is en regelmatige contacten onderhoudt met de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp om:
a)
de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp te ondersteunen in de aanloop- en overgangsfase;
b)
de noodzakelijke aanvullende ondersteuning te bieden aan de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp en de ontvangende organisatie;
c)
deel te nemen aan de tussentijdse en eindevaluatie en andere vergaderingen, in voorkomend geval; en
d)
te bemiddelen in geval van onenigheid tussen de ontvangende organisatie en de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp.
2. Indien de aangewezen contactpersoon niet meer in staat is om deze opdracht tijdens de inzet te vervullen, wordt zo spoedig mogelijk een vervanger aangewezen met het oog op de continuïteit van de ondersteuning.
Artikel 21
Mentoring
1. De ontvangende organisatie stelt een of meer mentors aan om de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp onder meer op de volgende gebieden te ondersteunen:
a)
ontwikkeling van professionele vaardigheden en verbetering van prestaties en kennis;
b)
culturele integratie en aanpassing;
c)
begeleiding met betrekking tot de toegewezen taken; en
d)
hulp bij psychosociale problemen.
2. De mentors hebben toegang tot het leer- en ontwikkelingsplan en de taakomschrijving van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp, en stemmen hun begeleiding hierop af. De mentors houden regelmatige bijeenkomsten met de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp om de gemaakte vooruitgang te bespreken en een oplossing te vinden voor eventuele persoonlijke kwesties en problemen in verband met de inzet.
3. Bij de mentoring wordt rekening gehouden met de realiteit van het terrein; waar mogelijk wordt deze mentoring toegankelijk gemaakt voor de lokale vrijwilligers.
4. De uitzendende organisatie vergemakkelijkt het organiseren van mentoring door in samenwerking met de ontvangende organisatie capaciteitsopbouw te ondersteunen op het gebied van analyse en opleiding, en door in de eigen structuren en netwerken geschikte personen met complementaire vaardigheden aan te wijzen indien er onvoldoende lokale capaciteit voorhanden is.
5. In voorkomend geval kan mentoring op afstand in overweging worden genomen, met name door gebruik te maken van het netwerk voor het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp.
Artikel 22
Arbeidsomstandigheden
1. Alle EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp hebben recht op passende arbeidsomstandigheden zodat zij hun taken naar behoren kunnen vervullen en hun welzijn, motivatie, gezondheid en veiligheid wordt gewaarborgd. De arbeidsomstandigheden dienen in overeenstemming te zijn met de desbetreffende bepalingen van Richtlijn 89/391/EG (3) en Richtlijn 2003/88/EG (4).
2. De uitzendende en ontvangende organisaties stellen gezamenlijk passende arbeidsomstandigheden vast die aangepast zijn aan de lokale en nationale operationele context.
3. De ontvangende organisatie verstrekt de nodige informatie en stelt de arbeidsvoorwaarden voor. De uitzendende organisatie beoordeelt de geschiktheid en adequaatheid van deze arbeidsomstandigheden om na te gaan of deze in overeenstemming zijn met de zorgplicht en algemene beleidslijnen en praktijken van de uitzendende organisatie.
4. De uitzendende en ontvangende organisaties zorgen er samen voor dat beveiligings-, gezondheids- en veiligheidsrisico's worden voorkomen, beheerst en verminderd en dat de voorgestelde arbeidsomstandigheden voldoen aan de in de artikelen 28, 29 en 30 vermelde overeengekomen beveiligings-, gezondheids- en veiligheidsprocedures, alsmede aan de in punt 3 van bijlage I vermelde voorwaarden inzake werktijden, verlof, minimale dagelijkse en wekelijkse rusttijden en werkplek.
Artikel 23
Ondersteuning aan het eind van de inzet en daarna
1. De uitzendende en ontvangende organisaties leggen samen vast hoe de nabespreking voor alle EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp, met inbegrip van degenen die vroegtijdig terugkeren, inhoudelijk en praktisch geregeld wordt.
2. De ontvangende organisatie biedt de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp een persoonlijke of groepsnabespreking, met inbegrip van de definitieve prestatiebeoordeling als bedoeld in artikel 19, lid 7, en zorgt eventueel voor de overdracht van het project aan het team of de collega's die de activiteiten van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp zullen voortzetten, met het oog op de duurzaamheid en continuïteit van het project.
3. De uitzendende organisatie biedt de teruggekeerde EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp bijtijds een persoonlijke of groepsnabespreking, en operationele of projectnabesprekingen, op basis van de feedback van de ontvangende organisatie en het laatste leer- en ontwikkelingsplan.
4. De uitzendende organisatie faciliteert een medisch controleonderzoek na de terugkeer van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp en biedt adviesgesprekken en psychosociale ondersteuningsgesprekken aan indien de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp dit wenst.
5. De uitzendende en ontvangende organisaties informeren de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp over de mogelijkheden om actief te blijven op het gebied van de humanitaire hulp en een actief Europees burgerschap, bijvoorbeeld door een engagement in het netwerk voor het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp.
6. De uitzendende organisatie nodigt de teruggekeerde EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp uit om constructieve feedback te geven over het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp, waarbij zij bijvoorbeeld toelicht hoe hun bijdrage toekomstige missies kan inspireren.
HOOFDSTUK 6
BEPALINGEN INZAKE VERZEKERING EN LEVENSOMSTANDIGHEDEN
Artikel 24
Verzekeringsdekking
1. Alle EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp worden gedekt door een volledige verzekeringspolis die specifiek is opgesteld om hen tijdens de gehele duur van de inzet in derde landen en alle relevante tijdvakken ervoor en erna te beschermen.
2. De dekking geldt wereldwijd, 24 uur per dag. Zij vangt aan op de dag waarop de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp van zijn woonplaats vertrekt naar het derde land van inzet en eindigt op de dag waarop hij het land van inzet verlaat en weer in zijn woonplaats aankomt (hierna: „eerste periode van dekking” genoemd).
3. Indien de periode van verzekeringsdekking meer dan 12 weken beslaat, wordt zij verlengd met 8 weken in het thuisland van de verzekerde, ter dekking van de medische nabehandeling van ziekten en letsels die tijdens de eerste periode van dekking zijn opgelopen.
4. De dekking geldt voor alle activiteiten in het kader van het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp alsmede voor de persoonlijke activiteiten van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp tijdens de eerste periode van dekking.
5. Alle EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp genieten een volledige (100 %-)dekking op de volgende gebieden:
a)
medische en tandheelkundige verzorging;
b)
zwangerschap en geboorte;
c)
ongeval;
d)
repatriëring;
e)
levensverzekering;
f)
permanente of tijdelijke invaliditeit of arbeidsongeschiktheid;
g)
wettelijke aansprakelijkheid;
h)
verlies of diefstal van documenten, reisdocumenten en persoonlijke bezittingen;
i)
aanvullende bijstand.
6. Om een gelijke behandeling en dekking van alle EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp te waarborgen kan de Commissie via een aanbestedingsprocedure overeenkomsten aangaan met een of meerdere verzekeraars.
Artikel 25
Onkosten- en inrichtingsvergoeding
1. De uitzendende organisatie betaalt de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp, die niet als werknemers worden beschouwd, bijtijds en in regelmatige termijnen een forfaitair bedrag ter dekking van de kosten van het levensonderhoud.
2. Deze forfaitaire onkostenvergoedingen zijn gebaseerd op een consumptiepakket voor reguliere uitgaven van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp voor de volgende posten:
a)
levensmiddelen;
b)
toiletartikelen en huishoudelijke producten;
c)
kleding;
d)
lokaal vervoer en vervoer in het land;
e)
overige uitgaven die nodig worden geacht om een passende levensstandaard en participatie in de plaatselijke samenleving mogelijk te maken (het totale bedrag voor de in de punten a) tot en met d) vermelde posten kan met maximaal 20 % worden verhoogd om andere uitgaven te vergoeden, bijvoorbeeld voor vrijetijdsactiviteiten, kapper, kranten en papierwaren).
f)
toeslag voor EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp die in gebieden verblijven waarvan de index boven het landelijk gemiddelde ligt (maximaal 10 % van het bedrag voor de in de punten a) tot en met d) vermelde posten).
3. Huisvestingskosten maken geen deel uit van de forfaitaire onkostenvergoeding.
4. De Commissie publiceert informatie over de forfaitaire onkostenvergoedingen voor de landen van inzet op basis van indexcijfers voor de desbetreffende landen. Aanvullend op de onkostenvergoeding kunnen kosten voor speciale behoeften in verband met een handicap of andere gerechtvaardigde uitzonderlijke omstandigheden worden vergoed.
5. De EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp worden bijtijds in kennis gesteld van de aanpassing van de indexen en onkostenvergoedingen tijdens hun inzet, in het bijzonder in landen met hoge inflatie- of deflatiepercentages.
6. Na een succesvolle afronding van de inzet verstrekt de uitzendende organisatie de teruggekeerde EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp een regelmatig geïndexeerde inrichtingsvergoeding van 100 euro per maand, naargelang de duur van hun inzet.
Artikel 26
Huisvesting
1. De uitzendende organisatie zorgt ervoor dat de ontvangende organisatie de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp passende huisvesting ter beschikking stelt, tegen redelijke kosten in de lokale context.
2. De uitzendende en ontvangende organisaties zorgen er samen voor dat beveiligings-, gezondheids- en veiligheidsrisico's worden voorkomen, beheerst en verminderd en dat de voorgestelde huisvesting voldoet aan de in de artikelen 28, 29 en 30 vermelde overeengekomen beveiligings-, gezondheids- en veiligheidsprocedures, alsmede aan de in punt 4 van bijlage I vermelde voorwaarden.
3. De kosten voor huisvesting, verwarming en andere daarmee verband houdende kosten worden waar mogelijk rechtstreeks gedragen door de ontvangende organisatie. De ontvangende organisatie verzorgt de contractuele relaties met de verhuurders en neemt alle nodige stappen om de gastheren en verhuurders te informeren over het initiatief EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp.
Artikel 27
Reiskosten en aanverwante kosten
1. De uitzendende organisatie organiseert de reis van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp van en naar de plaats van inzet, ook in gevallen van vervroegde terugkeer, en draagt de kosten ervan.
2. Op verzoek van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp organiseert de uitzendende organisatie in de volgende gevallen een extra heen- en terugreis, waarvan zij de kosten draagt:
a)
thuisverlof voor de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp, indien hun inzetperiode meer dan 18 maanden bedraagt;
b)
ouderschapsverlof voor de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp die een of meer te hunnen laste komende kinderen hebben die jonger zijn dan 12 jaar, indien hun inzetperiode meer dan 6 maanden bedraagt;
c)
buitengewoon verlof in geval van een begrafenis of een door een medisch attest gestaafde ernstige ziekte van een rechtstreekse bloedverwant in opgaande of neergaande lijn, echtgenoot of geregistreerde partner, zus of broer.
3. De reiskosten kunnen vergoed worden op basis van de werkelijke kosten van een reis in economy class of tweede klasse, dan wel in de vorm van een forfaitair bedrag op basis van een redelijke methode voor de berekening van de afstand.
4. De uitzendende organisatie verleent informatie en praktische hulp aan de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp met betrekking tot de visumaanvraag; de ontvangende organisatie ondersteunt in voorkomend geval de visumprocedure. De uitzendende organisatie draagt de kosten in verband met het verkrijgen van de benodigde visa, met inbegrip van de noodzakelijke reiskosten.
HOOFDSTUK 7
PROCEDURES TER WAARBORGING VAN ZORGPLICHT, VEILIGHEID EN BEVEILIGING
Artikel 28
Veiligheidsbeheer en risicobeoordeling
1. De uitzendende organisatie zet een intern veiligheidsbeleid en risicobeoordelingsprocedures op die geschikt zijn voor en van toepassing zijn op de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp, en indien nodig worden aangepast.
2. Op basis van het interne veiligheidsbeleid van de uitzendende organisatie werken de uitzendende en ontvangende organisaties gezamenlijk een veiligheidsbeheer- en evacuatieplan uit voor acties in het kader van het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp. Deze plannen voldoen ten minste aan de in punt 5 van bijlage I vermelde voorwaarden.
3. De uitzendende en ontvangende organisaties maken gezamenlijk een schriftelijke beoordeling van de in het land van inzet bestaande veiligheids-, reis- en gezondheidsrisico's. Deze beoordelingen voldoen ten minste aan de in punt 6 van bijlage I vermelde voorwaarden.
4. De in lid 3 bedoelde risicobeoordeling wordt naargelang de context - en ten minste vóór de inzet van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp - regelmatig herzien en geactualiseerd. Wanneer uit de risicobeoordeling blijkt dat de inzet zou plaatsvinden in een gebied waar internationale of niet-internationale gewapende conflicten bestaan of dreigen te ontstaan, wordt de inzet afgelast of, indien reeds een EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp was geselecteerd, geannuleerd.
5. In de taakomschrijving en bij de aanwervingsprocedure wordt gewezen op de voorschriften inzake veiligheid en gepast gedrag in het kader van het risico- en veiligheidsbeheer.
6. De betrokken nationale autoriteiten van de lidstaten en andere deelnemende landen worden overeenkomstig artikel 23 van Verordening (EU) nr. 375/2014 door de uitzendende organisatie op de hoogte gebracht voordat een van hun burgers wordt uitgezonden als EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp. Worden EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp ingezet die geen burgers van de Unie zijn, bepaalt de uitzendende organisatie vóór de inzet de regels inzake consulaire bescherming door het land van de nationaliteit van de vrijwilliger of een ander land.
7. De uitzendende en ontvangende organisaties zorgen ervoor dat de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp volledig geïnformeerd worden over de beveiligings- en veiligheidsprocedures en dat zij deze informatie begrijpen. In het kader van de introductiefase wordt vóór het vertrek en binnen 24 uur na aankomst in het land van inzet een contextspecifieke veiligheidsbriefing georganiseerd. Deze briefing moet het volgende omvatten: de resultaten van de risicobeoordeling, de evacuatie- en veiligheidsbeheerplannen, inclusief de melding van veiligheidsincidenten, de procedures voor evacuatie en repatriëring, de communicatiekanalen, de contactpersonen inzake crisisbeheer en de contactgegevens voor ambassades, politie, brandweer en ziekenhuizen.
8. De uitzendende organisatie zorgt ervoor dat de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp ten minste wordt gedekt door een verzekering als bedoeld in artikel 24.
9. Naast de verplichte veiligheidsopleiding in het kader van het opleidingsprogramma, biedt de uitzendende organisatie de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp de mogelijkheid deel te nemen aan alle andere relevante veiligheidsopleidingen die zij haar eigen internationaal personeel aanbiedt.
10. Bij de ondertekening van het in artikel 16, lid 2, vermelde contract bevestigen de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp dat zij de veiligheidsvoorschriften begrijpen en zullen naleven, zich zullen informeren over en hun gedrag aanpassen aan de actuele veiligheidssituatie, hun persoonlijke verantwoordelijkheid op veiligheidsgebied zullen opnemen ten aanzien van henzelf, andere personen en de organisatie, en zich zullen onthouden van risicogedrag. De uitzendende en ontvangende organisaties maken de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp attent op de gevolgen van een inbreuk op de veiligheidsvoorschriften, met name die welke een vroegtijdig gedwongen einde aan de inzet maken.
11. De uitzendende organisatie beveelt de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp aan zich bij aankomst in het land van inzet aan te melden bij de ambassade of het consulaat van het land waarvan zij de nationaliteit hebben, en wijst hen op de mogelijkheid om te verzoeken om consulaire bijstand. Indien het land waarvan de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp de nationaliteit heeft, niet beschikt over een consulaire vertegenwoordiging in het land van inzet, beveelt de uitzendende organisatie de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp, die burgers van de Unie zijn, aan zich aan te melden bij een consulaat of ambassade van een andere lidstaat, en wijst hen op de mogelijkheid om te verzoeken om consulaire bijstand van dit land.
12. Aan de hand van de door de ontvangende organisatie verstrekte geactualiseerde gegevens werken de uitzendende en ontvangende organisaties het evacuatieplan regelmatig bij om ervoor te zorgen dat het te allen tijde afgestemd is op de operationele context. De frequentie van bijwerking is afhankelijk van het resultaat van de risicobeoordeling; zo nodig past de ontvangende organisatie het plan op basis van de geactualiseerde gegevens aan. Het evacuatieplan wordt bewaard op een plaats die gemakkelijk toegankelijk is voor de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp.
13. De ontvangende organisatie zorgt ervoor dat de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp geïnformeerd wordt over elke wijziging in de operationele context en de daaruit voortvloeiende wijziging van de veiligheidsprocedures of -protocollen.
14. De ontvangende organisatie is op de hoogte van de plaats waar de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp zich bevindt, en vervoegt over contactgegevens om de vrijwilliger te allen tijde, ook tijdens het verlof, te bereiken.
Artikel 29
Procedures in geval van incident of evacuatie
1. In geval van een veiligheidsincident krijgt de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp zo snel mogelijk een debriefing. Naar gelang van de ernst van het incident en de procedures van de uitzendende en ontvangende organisaties, kan deze debriefing door de lijnmanager of mentor van de ontvangende organisatie dan wel de crisisbeheerder van de uitzendende organisatie worden verzorgd, en tevens psychologische ondersteuning omvatten.
2. In geval van evacuatie wordt het evacuatieplan gevolgd en blijft de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp te allen tijde onder de hoede van de organisatie. in voorkomend geval worden de procedures ten uitvoer gelegd van de consulaten of ambassades waarbij de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp overeenkomstig artikel 28, lid 11, is aangemeld.
3. De uitzendende organisatie neemt contact op met de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp na hun terugkeer om ervoor te zorgen dat zij een adequate follow-up krijgen, inclusief een debriefing en psychosociale en medische hulp.
4. De uitzendende en ontvangende organisaties nemen veiligheidskwesties op in hun toezicht- en beoordelingskader en de met betrekking tot veiligheidsincidenten opgedane ervaring wordt in aanmerking genomen met het oog op de herziening en verbetering van projecten.
Artikel 30
Gezondheid en veiligheid
1. De uitzendende organisatie stelt een intern gezondheids- en veiligheidsbeleid op dat geschikt is voor en van toepassing is op de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp, en indien nodig wordt aangepast. Het bevat richtsnoeren over, onder andere:
a)
persoonlijke gezondheid, zoals lichamelijke gezondheid (preventie van ziekten, advies inzake eet- en slaapgewoonten, sensibilisering voor risico's met betrekking tot klimaat en geografische omgeving, behandelingsmogelijkheden);
b)
geestelijke gezondheid (advies over het evenwicht tussen werk en privéleven, stressmanagement, aanpassingsmechanismen en ontspanningsmethoden, contactpunten voor psychosociale steun).
2. Op basis van hun interne gezondheids- en veiligheidsbeleid werken de uitzendende en ontvangende organisaties gezamenlijk een omvattend pakket beleidslijnen en richtsnoeren inzake gezondheid en veiligheid uit, om te voldoen aan hun zorgplicht en het lichamelijke en geestelijke welzijn van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp te waarborgen.
3. In het kader van de in artikel 28, lid 3, bedoelde risicobeoordeling en vóór het vastleggen van de taakomschrijving gaan de uitzendende en ontvangende organisaties gezamenlijk op basis van de in punt 7 van bijlage I opgenomen indicatoren na of voor de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp veilige arbeids- en levensomstandigheden kunnen worden gegarandeerd.
4. De uitzendende organisatie zorgt ervoor dat de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp ten minste wordt gedekt door een alomvattende ziekte- en reisverzekering als bedoeld in artikel 24.
5. Tijdens de introductiefase geeft de uitzendende organisatie de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp toelichting over de in de leden 1 en 2 genoemde veiligheids- en gezondheidsrichtsnoeren, onder meer met betrekking tot ziekten, eerste-hulpmaatregelen, gebruik van locaties, voertuigen en uitrusting, werkplek, evenwicht tussen werk en privéleven, gezondheids- en veiligheidsincidenten en procedures voor medische evacuatie.
6. De uitzendende organisatie zorgt ervoor dat de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp vóór zijn vertrek een grondige medische controle ondergaat, en verstrekt de aanbevolen medicijnen en vaccinaties - afhankelijk van de risico's in het land van inzet -, en verstrekt eventueel de nodige uitrusting, zoals eerste hulp-benodigdheden en insecten werende kits.
7. De uitzendende organisaties zorgt ervoor dat de zorgplicht in acht wordt genomen bij de dagelijkse organisatie van het vrijwilligerswerk en verstrekt de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp tijdens de introductiefase de volgende informatie:
a)
actuele informatie over de lokale hulpmiddelen op het gebied van gezondheid en veiligheid, zoals contactgegevens van artsen, ziekenhuizen en paramedische diensten;
b)
advies over lokale gewoonten en normen - in het kader van hun introductie in het land van inzet - om veiligheidsrisico's te beperken en de integratie te bevorderen.
8. De uitzendende organisatie zorgt voor een medische controle na de terugkeer van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp en biedt in het kader van de debriefing advies en psychosociale ondersteuning aan. De uitzendende en ontvangende organisaties promoten het netwerk voor het EU-vrijwilligersinitiatief als alternatief ondersteuningsmechanisme voor, tijdens en na de inzet.
HOOFDSTUK 8
PROCEDURES VOOR DE MONITORING EN BEOORDELING VAN DE INDIVIDUELE PRESTATIES VAN DE EU-VRIJWILLIGERS VOOR HUMANITAIRE HULP
Artikel 31
Monitoring en beoordeling van de individuele prestaties van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp
1. Op basis van de in artikel 19 bedoelde procedure voor toezicht en prestatiebeheer monitoren en beoordelen de uitzendende en ontvangende organisaties de individuele prestaties van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp en meten zij de vooruitgang en resultaten op basis van de taakomschrijving en doelstellingen.
2. De monitoring en beoordeling van de individuele prestaties van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp maken deel uit van een continu proces gedurende de volledige periode van inzet waarbij ten minste in de volgende stadia evaluaties worden verricht:
a)
aan het einde van de in artikel 14 bedoelde stage, indien van toepassing;
b)
tijdens de definitieve prestatiebeoordeling als bedoeld in artikel 19 en voor zover een tussentijdse beoordeling passend wordt geacht;
c)
tijdens de nabespreking zoals bepaald in artikel 23.
3. De uitzendende en ontvangende organisaties verstrekken gegevens waaruit blijkt in welke mate de individuele prestaties van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp - wat betreft resultaten en impact - bijdragen aan de doelstellingen van het project en het gehele initiatief, waarbij zij rekening houden met de in artikel 7 van Verordening (EU) nr. 375/2014 genoemde indicatoren. Deze gegevens bevatten geanonimiseerde inlichtingen over de kwaliteit van de prestaties en de resultaten van het werk van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp, die beschikbaar worden gesteld voor beoordelingsdoeleinden. Deze gegevens worden verwerkt overeenkomstig de gegevensbeschermingsnormen als opgenomen in de op grond van artikel 9, lid 2, van Verordening (EU) nr. 375/2014 vast te stellen gedelegeerde verordening van de Commissie.
4. De uitzendende organisatie ondersteunt de opbouw van capaciteit van de ontvangende organisaties om de vooruitgang en resultaten op basis van de taakomschrijving en doelstellingen van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp te meten.
HOOFDSTUK 9
CERTIFICERINGSMECHANISME VOOR DE UITZENDENDE EN ONTVANGENDE ORGANISATIES
Artikel 32
Certificeringsmechanisme voor de ontvangende organisaties
1. Ontvangende organisaties die certificering ambiëren, verstrekken een objectieve en waarheidsgetrouwe zelfevaluatie die aan de in punt 1 van bijlage III vermelde voorwaarden voldoet, waarbij zij hun bestaande beleidsmaatregelen en praktijken toetsen aan de vereisten inzake normen en procedures die gelden voor de kandidaat-vrijwilligers en de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp als vastgesteld in deze verordening en in de op grond van artikel 9, lid 2, van Verordening (EU) nr. 375/2014 vast te stellen gedelegeerde verordening van de Commissie.
2. In de zelfbeoordeling vermeldt de ontvangende organisatie alle leemten en gebieden die verbetering behoeven, en waarvoor eventueel capaciteit moet worden opgebouwd om volledige conformiteit te bereiken.
3. In het kader van de zelfevaluatie overlegt de ontvangende organisatie overeenkomstig de in punt 1 van bijlage III vermelde voorschriften drie referenties om uitvoerige informatie te verstrekken over alle vereisten inzake normen en procedures met betrekking tot kandidaat-vrijwilligers en EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp. Twee van de referenties moeten ten minste van de volgende categorieën actoren afkomstig zijn:
a)
een gecertificeerde uitzendende of ontvangende organisatie waarmee de aanvragende organisatie reeds een partnerschap voor deelname aan het initiatief EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp heeft opgezet, of overweegt dit te doen;
b)
een humanitaire partnerorganisatie waarmee de Commissie een (partnerschaps)kaderovereenkomst heeft gesloten en waarmee de aanvragende organisatie met succes heeft samengewerkt in een project voor humanitaire hulp;
c)
een relevante internationale organisatie, non-profit organisatie of publiekrechtelijke civiele organisatie waarmee de aanvragende organisatie met succes heeft samengewerkt in een project voor humanitaire hulp;
d)
een accreditatie- of auditorganisatie die de aanvragende organisatie heeft gecertificeerd op terreinen die relevant zijn voor het initiatief EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp, in welk geval de desbetreffende accreditatie- of auditdocumenten eveneens moeten worden verstrekt.
4. De ingevulde zelfbeoordeling wordt ondertekend door de gemachtigde vertegenwoordiger van de ontvangende organisatie, wiens handtekening juridisch bindend is, en wordt samen met de in lid 3 vermelde referenties aan de Commissie toegezonden.
5. De Commissie evalueert de aanvraag op basis van de zelfbeoordeling en de referenties, waarna zij een van de volgende besluiten neemt:
a)
zij kent certificering toe, indien zij van mening is dat de aanvragende organisatie volledig voldoet aan de vereisten inzake normen en procedures;
b)
zij kent geen certificering toe, indien zij van mening is dat de aanvragende organisatie niet volledig voldoet aan de vereisten inzake normen en procedures.
6. Binnen zes maanden na ontvangst van de aanvraag stelt de Commissie de aanvragende organisatie in kennis van de uitkomst van de certificering, en wijst zij zo nodig op mogelijkheden om de capaciteitsopbouw te ondersteunen, indien de aanvraag opnieuw zou worden ingediend. Indien in het kader van een programma voor capaciteitsopbouw voor de aanvragende ontvangende organisatie behoeften worden vastgesteld, komt deze organisatie prioritair in aanmerking voor steun voor capaciteitsopbouw.
Artikel 33
Certificeringsmechanisme voor de uitzendende organisaties
1. Uitzendende organisaties die certificering ambiëren, verstrekken een objectieve en waarheidsgetrouwe, op feiten gebaseerde zelfevaluatie die aan de in punt 2 van bijlage III vermelde voorwaarden voldoet, waarbij zij hun bestaande beleidsmaatregelen en praktijken toetsen aan de vereisten inzake normen en procedures met betrekking tot kandidaat-vrijwilligers en EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp.
2. In de op feiten gebaseerde zelfbeoordeling vermeldt de uitzendende organisatie alle leemten en gebieden die verbetering behoeven, en waarvoor eventueel technische bijstand moet worden verstrekt om volledige conformiteit te bereiken. De zelfbeoordeling omvat tevens representatieve bewijsstukken, op grond waarvan kan worden nagegaan of de beleidsmaatregelen en praktijken waarnaar wordt verwezen in elk van de vereisten inzake normen en procedures worden toegepast, met name ten aanzien van vrijwilligers.
3. De ingevulde, op feiten gebaseerde zelfbeoordeling wordt ondertekend door de gemachtigde vertegenwoordiger van de uitzendende organisatie, wiens handtekening juridisch bindend is, en wordt samen met de in lid 2 vermelde begeleidende documenten aan de Commissie toegezonden.
4. De Commissie evalueert de aanvraag op basis van de op feiten gebaseerde zelfbeoordeling en de verstrekte begeleidende documenten, waarna zij een van de volgende besluiten neemt:
a)
zij kent certificering toe, indien zij van mening is dat de aanvragende organisatie volledig voldoet aan de vereisten inzake normen en procedures;
b)
zij kent geen certificering toe, indien zij van mening is dat de aanvragende organisatie niet volledig voldoet aan de vereisten inzake normen en procedures.
5. Binnen zes maanden na ontvangst van de aanvraag stelt de Commissie de uitzendende organisatie in kennis van de uitkomst van de certificering, en wijst zo nodig op de mogelijkheid om technische bijstand te ontvangen, indien de aanvraag opnieuw zou worden ingediend. Indien in het kader van een programma voor technische bijstand voor de aanvragende uitzendende organisatie behoeften worden vastgesteld, komt deze organisatie prioritair in aanmerking voor technische bijstand.
Artikel 34
Rechtsmiddelen
1. Indien de Commissie besluit geen certificering toe te kennen en de aanvraag af te wijzen, deelt zij de afgewezen aanvrager mee dat hij slechts een nieuwe aanvraag mag indienen na een periode van twaalf maanden, te rekenen vanaf de datum waarop het besluit tot afwijzing is ontvangen. In het besluit is eveneens aangegeven welke rechtsmiddelen tegen het besluit kunnen worden ingeroepen.
2. Overeenkomstig de artikelen 256 en 263 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) is het Gerecht van de Europese Unie bevoegd inzake handelingen van de Europese Commissie die beogen rechtsgevolgen ten aanzien van derden te hebben. Op grond van artikel 256, 268 en 340 VWEU is het Gerecht van de Europese Unie eveneens bevoegd inzake geschillen over de vergoeding van schade die door de Europese Commissie is veroorzaakt in geval van niet-contractuele aansprakelijkheid.
Artikel 35
Financiële levensvatbaarheid en interne capaciteit van de organisatie
De beoordeling van de financiële levensvatbaarheid en de interne capaciteit van de gecertificeerde uitzendende en ontvangende organisaties valt niet onder de certificeringsprocedure. Deze levensvatbaarheid en capaciteit zijn een voorwaarde voor de toekenning van financiële bijstand van de Unie en worden in de fase van de aanvraagprocedure beoordeeld na een oproep tot het indienen van voorstellen.
Artikel 36
Geldigheidsduur van de certificering en periodieke controles
1. De gecertificeerde uitzendende en ontvangende organisaties dienen zich drie jaar na ontvangst van het besluit van de Commissie tot toekenning van certificering, of telkens wanneer de normen en procedures voor de desbetreffende kwesties ingrijpend worden gewijzigd, opnieuw te laten certificeren.
2. Tijdens de geldigheidsduur van de certificering kunnen de gecertificeerde uitzendende en ontvangende organisaties, in voorkomend geval, worden onderworpen aan periodieke controles door de Commissie.
3. De gecertificeerde uitzendende en ontvangende organisaties stellen de Commissie onmiddellijk in kennis van elke wijziging van hun juridische, financiële, technische of organisatorische situatie die de naleving van de normen en procedures kan belemmeren, of kan leiden tot belangenconflicten. Zij stellen de Commissie ook in kennis van elke wijziging van hun benaming, adres of wettelijke vertegenwoordiger.
Artikel 37
Opschorting en beëindiging van certificering
1. Op basis van de door de gecertificeerde uitzendende of ontvangende organisatie verstrekte informatie, de periodieke controles als bedoeld in artikel 36, lid 2, of langs een andere weg verkregen informatie, kan de Commissie tot de conclusie komen dat de gecertificeerde uitzendende of ontvangende organisatie niet meer voldoet aan een of meer normen of procedures. In dergelijke gevallen kan de Commissie overeenkomstig de in punt 3 van bijlage III bedoelde procedure passende maatregelen treffen, met inbegrip van de opschorting of beëindiging van de certificering.
2. De uitzendende of ontvangende organisaties waarvan de certificering wordt opgeschort of beëindigd, mogen vanaf de datum van de opschorting of beëindiging geen EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp meer uitzenden of ontvangen en komen niet in aanmerking voor financiële steun van de Unie voor dit doel.
3. Afhankelijk van de redenen van opschorting of beëindiging van de certificering, met name wanneer de veiligheid en beveiliging van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp in gevaar komt, kan de Commissie verlangen dat de op het ogenblik van de opschorting of beëindiging uitgezonden EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp worden gerepatrieerd.
4. De uitzendende of ontvangende organisatie heeft geen recht op schadevergoeding in geval van opschorting of beëindiging van de certificering.
Artikel 38
Aansprakelijkheid
De Commissie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor verliezen of schade die veroorzaakt of geleden werden door de uitzendende of ontvangende organisatie, of door derden, op grond van hun status van gecertificeerde organisatie.
HOOFDSTUK 10
SLOTBEPALINGEN
Artikel 39
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de derde dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 20 november 2014.