NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) č. 439/2010
ze dne 19. května 2010
o zřízení Evropského podpůrného úřadu pro otázky azylu
EVROPSKÝ PARLAMENT A RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 74 a čl. 78 odst. 1 a 2 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise
v souladu s řádným legislativním postupem (1),
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Politika Unie týkající se společného evropského azylového systému má podle haagského programu za cíl zřídit prostřednictvím účinného harmonizovaného řízení společný azylový prostor, a to v souladu s hodnotami a humanitárními tradicemi Evropské unie.
(2)
V posledních letech bylo díky zavedení společných minimálních norem dosaženo velkého pokroku na cestě k vytvoření společného evropského azylového systému. Přesto mezi jednotlivými členskými státy přetrvávají velké rozdíly v poskytování a formách ochrany. Tyto rozdíly jež je třeba zmírnit.
(3)
Komise ve svém plánu politiky pro azyl přijatém v červnu roku 2008 uvedla, že hodlá usilovat o rozvoj společného evropského azylového systému navržením přezkumu stávajících právních nástrojů za účelem většího sladění příslušných předpisů a že zároveň hodlá výrazněji podporovat praktickou spolupráci mezi členskými státy zejména předložením legislativního návrhu na zřízení Evropského podpůrného úřadu pro otázky azylu (dále jen „podpůrný úřad“), aby se zlepšila koordinace operativní spolupráce mezi členskými státy, což přispěje k účinnému uplatňování společných pravidel.
(4)
Evropská rada oficiálně připomněla v Evropském paktu o přistěhovalectví a azylu, přijatém v září 2008, že každý pronásledovaný cizí státní příslušník má právo získat na území Evropské unie pomoc a ochranu v souladu se Ženevskou úmluvou ze dne 28. července 1951 o právním postavení uprchlíků ve znění Newyorského protokolu ze dne 31. ledna 1967 a ostatními souvisejícími smlouvami. Mimo jiné bylo výslovně dohodnuto, že by měl být v roce 2009 zřízen Evropský podpůrný úřad.
(5)
Cílem praktické spolupráce v oblasti azylu je ještě více sblížit v rámci evropského práva rozhodovací procesy členských států v azylových otázkách a zajistit jejich trvalou kvalitu. V posledních letech se již uskutečnila řada opatření praktické spolupráce, především pokud jde o přijetí společného přístupu k informacím o zemích původu a o vypracování společných evropských osnov odborné přípravy v oblasti azylu.
(6)
K posílení a rozvoji těchto opatření spolupráce je třeba zřídit podpůrný úřad. Podpůrný úřad by měl vzít v tato opatření v úvahu a poučit se z nich.
(7)
V případě členských států, jejichž vnitrostátní azylový a přijímací systém je vystaven specifickému a nepřiměřenému tlaku především z důvodu jejich zeměpisné polohy či demografické situace, by měl podpůrný úřad podporovat rozvoj solidarity uvnitř Unie, díky níž se podpoří lepší přemísťování osob požívajících mezinárodní ochrany z těchto členských států do jiných členských států a současně s tím se zajistí, aby nebyly azylové a přijímací systémy zneužívány.
(8)
K optimálnímu provádění mandátu je třeba, aby byl podpůrný úřad po technické stránce nezávislý a aby byl po právní, správní a finanční stránce samostatný. Za tímto účelem by měl být podpůrný úřad subjektem Unie s právní subjektivitou, který bude vykonávat prováděcí pravomoci svěřené mu tímto nařízením.
(9)
Podpůrný úřad by měl pracovat v úzké spolupráci s Komisí a s orgány členských států příslušnými pro oblast azylu, s vnitrostátními službami působícími v oblasti přistěhovalectví a azylu či jinými službami a využít kapacity a odborné znalosti těchto služeb. Členské státy by měly s podpůrným úřadem spolupracovat, aby bylo zajištěno, že bude podpůrný úřad moci provádět svůj mandát.
(10)
Podpůrný úřad by měl rovněž jednat v úzké spolupráci s Vysokým komisařem OSN pro uprchlíky (UNHCR) a případně i s příslušnými mezinárodními organizacemi, aby mohl využívat jejich odborných znalostí a podpory. Za tímto účelem by měla být role UNHCR i ostatních příslušných mezinárodních organizací plně uznána a tyto organizace by měly být plně zapojeny do činnosti podpůrného úřadu. Žádné finanční zdroje, které bude moci podpůrný úřad v souladu s tímto nařízením uvolnit pro UNHCR, by neměly vést ke dvojímu financování činností UNHCR, tedy i z jiných mezinárodních či vnitrostátních zdrojů.
(11)
Aby mohl podpůrný úřad plnit svoji úlohu v míře nezbytné pro plnění svých úkolů, měl by rovněž spolupracovat s dalšími subjekty Unie, a zejména s Evropskou agenturou pro řízení operativní spolupráce na vnějších hranicích členských států Evropské unie, zřízenou nařízením Rady (ES) č. 2007/2004 (2), a s Agenturou Evropské unie pro základní práva, zřízenou nařízením Rady (ES) č. 168/2007 (3).
(12)
Podpůrný úřad by měl spolupracovat s Evropskou migrační sítí, zřízenou rozhodnutím Rady 2008/381/ES (4), aby se předešlo zdvojení činností. Podpůrný úřad by měl rovněž udržovat úzký dialog s občanskou společností za účelem výměny informací a sdílení poznatků v oblasti azylu.
(13)
Podpůrný úřad by měl být evropským odborným centrem pro otázky azylu a měl by usnadňovat, koordinovat a posilovat praktickou spolupráci mezi členskými státy v mnoha aspektech azylové problematiky, aby tak členské státy mohly lépe poskytovat ochranu osobám, jež na ni mají právo, a případně zároveň spravedlivě a účinně přistupovat k osobám nesplňujícím požadavky na mezinárodní ochranu. Mandát podpůrného úřadu by měl být zaměřen na tři hlavní úkoly, konkrétně by měl přispívat k provádění společného evropského azylového systému, podporovat praktickou spolupráci mezi členskými státy v oblasti azylu a podporovat členské státy vystavené mimořádnému tlaku.
(14)
Podpůrný úřad by neměl mít žádné přímé ani nepřímé pravomoci související s přijímáním rozhodnutí orgány členských států příslušnými pro oblast azylu, které se týkají žádostí jednotlivých osob o mezinárodní ochranu.
(15)
S cílem poskytnout nebo koordinovat rychlou a účinnou operativní podporu členským státům, jejichž azylový a přijímací systém je vystaven mimořádnému tlaku, by měl podpůrný úřad na žádost dotčených členských států koordinovat opatření na podporu těchto členských států, mimo jiné i tím, že na jejich území vyšle azylové podpůrné týmy, složené z odborníků pro azylovou problematiku. Tyto týmy by měly přispět zejména svými odbornými znalostmi týkajícími se tlumočnických služeb, informacemi o zemích původu a znalostmi při zpracovávání a správě žádostí o azyl. Pravidla týkající se azylových podpůrných týmů by se měla řídit tímto nařízením, aby bylo zajištěno, že vyslání těchto týmů bude účinné.
(16)
Úřad by měl plnit svoji úlohu v podmínkách, jež mu umožní fungovat jako referenční místo díky jeho nezávislosti, vědecké a technické úrovni poskytované pomoci a šířených informací, transparentnosti postupů a pracovních metod a výkonnosti při provádění svěřených úkolů.
(17)
Komise a členské státy by měly být zastoupeny ve správní radě podpůrného úřadu za účelem účinné kontroly fungování podpůrného úřadu. Správní rada by se měla skládat pokud možno z vedoucích operačních pracovníků orgánů členských států příslušných pro oblast azylu nebo z jejich zástupců. Měly by jí být svěřeny pravomoci nezbytné zejména k sestavování rozpočtu, ověřování jeho plnění, přijímání vhodných finančních předpisů, vypracovávání transparentních pracovních postupů pro rozhodování podpůrného úřadu, přijímání výroční zprávy o situaci v oblasti azylu v Unii a technických dokumentů o provádění nástrojů Unie v oblasti azylu a ke jmenování výkonného ředitele a případně výkonného výboru. Vzhledem ke svým odborným znalostem v oblasti azylu by měl být UNHCR ve správní radě zastoupen jedním členem bez hlasovacího práva, aby mohl být do činnosti podpůrného úřadu plně zapojen.
(18)
Vzhledem k povaze úkolů podpůrného úřadu a úloze výkonného ředitele a s ohledem na to, aby se Evropskému parlamentu umožnilo přijmout stanovisko ke zvolenému kandidátovi před jeho jmenováním i před případným prodloužením jeho funkčního období, by měl být výkonný ředitel vyzván, aby učinil prohlášení před příslušným výborem či příslušnými výbory Evropského parlamentu a odpověděl na jejich otázky. Výkonný ředitel by měl rovněž předkládat Evropskému parlamentu výroční zprávu. Evropský parlament by měl mít rovněž možnost vyzvat výkonného ředitele, aby předložil zprávu o plnění svých úkolů.
(19)
K zaručení plné samostatnosti a nezávislosti podpůrného úřadu by mu měl být přidělen samostatný rozpočet, jehož hlavní část by tvořil příspěvek Unie. Financování podpůrného úřadu by mělo podléhat dohodě rozpočtového orgánu, jak je stanoveno v bodě 47 Interinstitucionální dohody ze dne 17. května 2006 mezi Evropským parlamentem, Radou a Komisí o rozpočtové kázni a řádném finančním řízení (5). Na příspěvek Unie a každé další příspěvky ze souhrnného rozpočtu Evropské unie by se měl vztahovat rozpočtový proces Unie. Účetní audit by měl provádět Účetní dvůr.
(20)
Úřad by měl spolupracovat s orgány třetích zemí příslušnými pro oblast azylu, mezinárodními organizacemi příslušnými v záležitostech spadajících do oblasti působnosti tohoto nařízení, a třetími zeměmi v rámci pracovních ujednání uzavřených v souladu s příslušnými ustanoveními Smlouvy o fungování Evropské unie.
(21)
V souladu s článkem 3 Protokolu o postavení Spojeného království a Irska s ohledem na prostor svobody, bezpečnosti a práva, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a ke Smlouvě o fungování Evropské unie, oznámily Spojené království a Irsko dopisy ze dne 18. května 2009 své přání účastnit se přijímání a používání tohoto nařízení.
(22)
V souladu s články 1 a 2 Protokolu o postavení Dánska, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie, se Dánsko neúčastní přijímání tohoto nařízení a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné.
(23)
Vzhledem k tomu, že Dánsko jakožto členský stát až dosud přispívalo k praktické spolupráci členských států v oblasti azylu, by měl podpůrný úřad usnadnit operativní spolupráci s touto zemí. Za tímto účelem by měl být zástupce Dánska přizván k účasti na všech zasedáních správní rady, která by měla být oprávněna rovněž rozhodnout o případném pozvání dánských pozorovatelů na zasedání pracovních skupin.
(24)
Aby mohl podpůrný úřad plnit svou úlohu, měl by být otevřen účasti zemí, jež s Unií uzavřely dohody, na jejichž základě přijaly a používají právní předpisy Unie v oblasti upravené tímto nařízením, zejména Island, Lichtenštejnsko, Norsko a Švýcarsko. Podpůrný úřad by měl mít také možnost po dohodě s Komisí a v souladu s příslušnými ustanoveními Smlouvy o EU uzavírat pracovní ujednání se zeměmi, které s Unií neuzavřely dohody, na jejichž základě by byly přijaty a používány právní předpisy Unie. Podpůrný úřad by ale v žádném případě neměl vyvíjet nezávislou vnější politiku.
(25)
Na podpůrný úřad by se mělo vztahovat nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (6) (dále jen „finanční nařízení“), a zejména článek 185 uvedeného nařízení.
(26)
Na podpůrný úřad, který by měl přistoupit k interinstitucionální dohodě ze dne 25. května 1999 mezi Evropským parlamentem, Radou Evropské unie a Komisí Evropských společenství o vnitřním vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) (7), by se mělo bez omezení vztahovat nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 ze dne 25. května 1999 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) (8).
(27)
Na podpůrný úřad by se mělo vztahovat nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (9).
(28)
Na zpracovávání osobních údajů podpůrným úřadem by se mělo vztahovat nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů institucemi a orgány Společenství a o volném pohybu těchto údajů (10).
(29)
Potřebná ustanovení týkající se umístění podpůrného úřadu v hostitelském členském státě a zvláštní pravidla pro všechny zaměstnance podpůrného úřadu a jejich rodinné příslušníky by měla být stanovena v dohodě o sídle. Hostitelský členský stát by měl dále zajistit co nejlepší podmínky pro řádný chod podpůrného úřadu, což se týká rovněž školní docházky dětí a dopravy, aby byl podpůrný úřad přitažlivý pro vysoce kvalitní lidské zdroje v co nejširším zeměpisném měřítku.
(30)
Jelikož cílů tohoto nařízení, totiž potřeby lepšího provádění společného evropského azylového systému, usnadnění, koordinace a posílení praktické spolupráce mezi členskými státy v oblasti azylu i poskytování nebo koordinace operativní podpory členským státům, jejichž azylový a přijímací systém je vystaven mimořádnému tlaku, nemůže být uspokojivě dosaženo na úrovni členských států, a proto jich může být z důvodu rozsahu a účinků této akce lépe dosaženo na úrovni Unie, může Unie přijmout opatření v souladu se zásadou subsidiarity stanovenou v článku 5 Smlouvy o EU. V souladu se zásadou proporcionality stanovenou v uvedeném článku nepřekračuje toto nařízení rámec toho, co je nezbytné pro dosažení těchto cílů.
(31)
Toto nařízení dodržuje základní práva a ctí zásady uznávané zejména v Listině základních práv Evropské unie a mělo být uplatňováno v souladu s právem na azyl uznaným v článku 18 uvedené listiny,
PŘIJALY TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
ZŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PODPŮRNÉHO ÚŘADU PRO OTÁZKY AZYLU A JEHO ÚLOHA
Článek 1
Zřízení Evropského podpůrného úřadu pro otázky azylu
Zřizuje se Evropský podpůrný úřad pro otázky azylu (dále jen „podpůrný úřad“) s cílem pomoci k lepšímu provádění společného evropského azylového systému, posílit praktickou spolupráci mezi členskými státy v oblasti azylu a poskytnout nebo koordinovat operativní podporu členským státům, jejichž azylový a přijímací systém je vystaven mimořádnému tlaku.
Článek 2
Úloha podpůrného úřadu
1. Podpůrný úřad usnadňuje, koordinuje a posiluje praktickou spolupráci mezi členskými státy v mnoha aspektech azylové problematiky a přispívá k lepšímu provádění společného evropského azylového systému. V tomto ohledu je podpůrný úřad plně zapojen do vnějšího rozměru společného evropského azylového systému.
2. Podpůrný úřad poskytuje účinnou operativní podporu členským státům, jejichž azylový a přijímací systém je vystaven mimořádnému tlaku, a využívá k tomu všechny užitečné zdroje, jež má k dispozici a mezi které může patřit koordinace zdrojů poskytovaných členskými státy za podmínek stanovených v tomto nařízení.
3. Podpůrný úřad poskytuje vědeckou a technickou pomoc, pokud jde o politiky a právní předpisy Unie ve všech oblastech, jež mají přímý či nepřímý dopad na oblast azylu, aby tak mohl v plné míře podporovat praktickou spolupráci v oblasti azylu a účinně plnil své úkoly. Je nezávislým zdrojem informací o všech otázkách spadajících do uvedených oblastí.
4. Podpůrný úřad plní svou úlohu v podmínkách, jež mu umožňují fungovat jako referenční místo díky jeho nezávislosti, vědecké a technické úrovni poskytované pomoci a šířených informací, transparentnosti operačních postupů a pracovních metod, výkonnosti při provádění svěřených úkolů a podpoře v oblasti informačních technologií potřebné k provádění svého mandátu.
5. Podpůrný úřad úzce spolupracuje s Komisí a orgány členských států příslušnými pro oblast azylu, s vnitrostátními službami působícími v oblasti přistěhovalectví a azylu a s jinými službami. Plněním úkolů podpůrným úřadem nejsou dotčeny úkoly jiných příslušných subjektů Unie, přičemž podpůrný úřad úzce spolupracuje s těmito subjekty a s UNHCR.
6. Podpůrný úřad nemá žádné pravomoci, pokud jde o přijímání rozhodnutí orgány členských států příslušnými pro oblast azylu, které se týkají žádostí jednotlivých osob o mezinárodní ochranu.
KAPITOLA 2
ÚKOLY PODPŮRNÉHO ÚŘADU
ODDÍL 1
Podpora praktické spolupráce v oblasti azylu
Článek 3
Osvědčené postupy
Podpůrný úřad organizuje, podporuje a koordinuje činnosti umožňující výměnu informací a identifikaci a sdílení osvědčených postupů v oblasti azylu mezi členskými státy.
Článek 4
Informace o zemích původu
Podpůrný úřad organizuje, podporuje a koordinuje činnosti týkající se informací o zemích původu, zejména
a)
transparentní a nestranné shromažďování příslušných, spolehlivých, přesných a aktuálních informací o zemích původu žadatelů o mezinárodní ochranu, přičemž využívá všechny příslušné zdroje informací, včetně informací shromážděných od vládních, nevládních a mezinárodních organizací i orgánů a subjektů Unie;
b)
vypracovávání zpráv o zemích původu na základě informací shromážděných podle písmene a);
c)
řízení a vývoj portálu shromažďujícího informace o zemích původu a jeho správu, mimo jiné i za účelem zajištění transparentnosti a pravidel nezbytných pro přístup k těmto informacím v souladu s článkem 42;
d)
vytvoření společného formátu a společné metody prezentace, ověřování a využívání informací o zemích původu;
e)
transparentní analýzu informací o zemích původu za účelem podpory procesu sbližování hodnotících kritérií, případně s využitím výsledků zasedání jedné či více pracovních skupin. Účelem této analýzy není vydávat pokyny členským státům ohledně přijetí či zamítnutí žádosti o mezinárodní ochranu.
Článek 5
Podpora při přemísťování osob, jimž byla přiznána mezinárodní ochrana, uvnitř Unie
V případě členských států, jejichž vnitrostátní azylový a přijímací systém je vystaven specifickému a nepřiměřenému tlaku, především z důvodu jejich zeměpisné polohy či demografické situace, podpůrný úřad podporuje, usnadňuje a koordinuje výměnu informací a další činnosti spojené s přemísťováním osob uvnitř Unie. Přemísťování uvnitř Unie se provádí pouze na základě dohody, a to mezi členskými státy a se souhlasem osoby, které byla přiznána mezinárodní ochrana, a případně po konzultaci UNHCR.
Článek 6
Podpora odborné přípravy
1. Podpůrný úřad zavede a rozvíjí odbornou přípravu dostupnou členům všech vnitrostátních správních orgánů a soudů, jakož i vnitrostátních služeb, jež jsou příslušné v členských státech pro záležitosti v oblasti azylu. Účastí na odborné přípravě nejsou dotčeny vnitrostátní systémy ani postupy.
Podpůrný úřad tuto odbornou přípravu rozvíjí v úzké spolupráci s orgány členských států příslušnými pro oblast azylu a případně využívá odborných znalostí akademických institucí a dalších příslušných organizací.
2. Podpůrný úřad řídí a vyvíjí evropské osnovy pro vzdělávání odborníků v oblasti azylu, a to s přihlédnutím ke stávající spolupráci Unie v této oblasti.
3. Odborná příprava, kterou podpůrný úřad poskytuje, může být obecného, specializovaného či tematického rázu a může zahrnovat metodiku školení školitelů.
4. Specializované či tematické činnosti odborné přípravy zaměřené na znalosti a dovednosti týkající se otázek azylu zahrnují mimo jiné:
a)
mezinárodní lidská práva a acquis Unie týkající se azylu, včetně zvláštních právních otázek a zvláštních otázek týkajících se judikatury;
b)
otázky spojené se zpracováváním žádostí o azyl podaných nezletilými osobami a zranitelnými osobami se zvláštními potřebami;
c)
techniky pohovoru;
d)
využití lékařských a právních posudků v azylovém řízení;
e)
otázky spojené se získáváním a použitím informací o zemích původu;
f)
podmínky přijímání se zvláštní pozorností zaměřenou na zranitelné skupiny a oběti mučení.
5. Poskytovaná odborná příprava by měla být vysoce kvalitní a měla by definovat hlavní zásady a osvědčené postupy s cílem přispět k většímu sblížení administrativních postupů i rozhodnutí a právních postupů za plného dodržení nezávislosti vnitrostátních soudů.
6. Podpůrný úřad organizuje pro odborníky, kteří jsou součástí azylové rezervy uvedené v článku 15, specializovanou odbornou přípravu týkající se úkolů a funkcí, jež mají plnit, a vede jejich pravidelný výcvik podle plánu specializované odborné přípravy a výcviku uvedeného v ročním pracovním programu podpůrného úřadu.
7. Podpůrný úřad může ve spolupráci s členskými státy organizovat odbornou přípravu na území těchto států.
Článek 7
Podpora vnějšího rozměru společného evropského azylového systému
Podpůrný úřad koordinuje po dohodě s Komisí výměnu informací a další opatření, která se týkají problematiky provádění nástrojů a mechanismů souvisejících s vnějším rozměrem společného evropského azylového systému.
Podpůrný úřad koordinuje výměny informací a další opatření související s přesídlením, která přijaly členské státy za účelem splnění potřeb týkajících se ochrany uprchlíků ve třetích zemích a prokázání solidarity s jejich hostitelskými zeměmi.
Na základě svého mandátu a v souladu s článkem 49 může podpůrný úřad spolupracovat v technických záležitostech s příslušnými orgány třetích zemí, zejména s cílem prosazovat a napomáhat vytváření kapacit azylových a přijímacích systémů třetích zemí a provádět regionální programy ochrany, jakož i další činnosti důležité pro nalezení trvalých řešení.
ODDÍL 2
Podpora členských států vystavených mimořádnému tlaku
Článek 8
Mimořádný tlak, jemuž je vystaven azylový a přijímací systém
Podpůrný úřad koordinuje a podporuje společná opatření na pomoc azylovým a přijímacím systémům členských států, které jsou vystaveny mimořádnému tlaku, v jehož důsledku jsou na jejich zařízení pro přijímání uprchlíků a na jejich azylové systémy kladeny značné a neodkladné nároky. Tento tlak může spočívat v náhlém přílivu velkého počtu státních příslušníků třetích zemí, kteří mohou potřebovat mezinárodní ochranu, a může vyplývat ze zeměpisné polohy či demografické situace daného členského státu.
Článek 9
Shromažďování a analýza informací
1. Aby byl podpůrný úřad schopen zhodnotit potřeby členských států vystavených mimořádnému tlaku, shromažďuje zejména na základě údajů, které mu předložily členské státy, UNHCR a případně další příslušné organizace, informace potřebné k identifikaci, přípravě a vypracování mimořádných opatření uvedených v článku 10, která umožní reagovat na tento tlak.
2. Na základě údajů, které podpůrnému úřadu předložily členské státy vystavené mimořádnému tlaku, podpůrný úřad systematicky určuje, shromažďuje a analyzuje informace o dostupných strukturách a počtech zaměstnanců, zejména pokud jde o překladatelské a tlumočnické služby informace o zemích původu a pomoci při zpracování a řízení azylových spisů, jakož i o přijímacích kapacitách v oblasti azylu v uvedených členských státech s cílem podpořit rychlé a spolehlivé vzájemné předávání informací mezi různými orgány členských států příslušnými pro oblast azylu.
3. Úřad analyzuje údaje o jakémkoli náhlém přílivu velkého počtu státních příslušníků třetích zemí, jež může způsobit mimořádný tlak na vnitrostátní azylové a přijímací systémy, a zajišťuje rychlou výměnu příslušných informací mezi členskými státy a Komisí. Podpůrný úřad využije stávajících systémů a mechanismů včasného varování a v případě potřeby zřídí systém včasného varování určený pro vlastní účely.
Článek 10
Opatření na podporu členských států
Na žádost dotčených členských států koordinuje podpůrný úřad opatření na podporu členských států, jejichž azylový a přijímací systém je vystaven mimořádnému tlaku, které zahrnují koordinaci:
a)
opatření na pomoc členským státům vystaveným mimořádnému tlaku s cílem usnadnit počáteční analýzu žádostí o azyl posuzovaných příslušnými vnitrostátními orgány;
b)
opatření, jimiž se zajistí, aby členské státy vystavené mimořádnému tlaku mohly dát k dispozici vhodná zařízení pro přijímání uprchlíků, a to zejména nouzové ubytování, dopravní prostředky a lékařskou péči;
c)
azylových podpůrných týmů, jejichž pracovní postupy jsou vymezeny v kapitole 3.
ODDÍL 3
Přispění k provádění společného evropského azylového systému
Článek 11
Shromažďování a výměna informací
1. Podpůrný úřad organizuje, koordinuje a podporuje výměnu informací mezi orgány členských států příslušnými pro oblast azylu, jakož i mezi Komisí a těmito orgány, které se týkají provádění všech příslušných nástrojů acquis Unie týkajícího se azylu. K tomuto účelu může podpůrný úřad vytvářet věcné databáze a databáze v oblasti práva a judikatury, které se týkají nástrojů azylové politiky na vnitrostátní, unijní a mezinárodní úrovni, a využívat mimo jiné i stávající systémy. Aniž je dotčena činnost podpůrného úřadu podle článků 15 a 16, neuchovávají se v těchto databázích žádné osobní údaje, pokud je podpůrný úřad nezískal z veřejně dostupných dokumentů.
2. Podpůrný úřad shromažďuje zejména tyto informace:
a)
informace o zpracovávání žádostí o mezinárodní ochranu ve vnitrostátních správních a jiných orgánech;
b)
informace o vnitrostátním právu a jeho vývoji v oblasti azylu, včetně judikatury.
Článek 12
Zprávy a další dokumenty podpůrného úřadu
1. Úřad vypracovává výroční zprávu o situaci v oblasti azylu v Unii, přičemž řádně zohlední informace, které jsou již dostupné z jiných příslušných zdrojů. V rámci této zprávy podpůrný úřad hodnotí zejména výsledky činností uskutečněných na základě tohoto nařízení a provádí jejich komplexní srovnávací analýzu s cílem zlepšit kvalitu a zvýšit soudržnost a účinnost společného evropského azylového systému.
2. V souladu se svým pracovním programem nebo na žádost správní rady či Komise může podpůrný úřad, v úzké spolupráci se svými pracovními skupinami a Komisí a s řádným přihlédnutím ke stanoviskům vyjádřeným členskými státy nebo Evropským parlamentem, přijmout technické dokumenty o provádění nástrojů Unie v oblasti azylu, včetně pokynů či operačních příruček. Pokud tyto technické dokumenty odkazují na otázky mezinárodního uprchlického práva, budou patřičně zohledněny příslušné dokumenty UNHCR. Účelem těchto dokumentů není vydávat pokyny členským státům ohledně přijetí či zamítnutí žádosti o mezinárodní ochranu.
KAPITOLA 3
AZYLOVÉ PODPŮRNÉ TÝMY
Článek 13
Koordinace
1. Členský stát či členské státy vystavené mimořádnému tlaku mohou podpůrný úřad požádat o vyslání azylového podpůrného týmu. Žádající členský stát nebo členské státy poskytnou v souladu s čl. 18 odst. 1 zejména popis situace, uvedou důvody žádosti o vyslání a určí odhadované požadavky na vyslání.
2. V reakci na tuto žádost může podpůrný úřad koordinovat nezbytnou technickou a operativní pomoc pro žádající členský stát či členské státy a časově omezené vyslání azylového podpůrného týmu na území daného členského státu nebo členských států na základě operačního plánu uvedeného v článku 18.
Článek 14
Technická pomoc
Azylové podpůrné týmy přispívají svými odbornými znalostmi podle dohodnutého operačního plánu uvedeného v článku 18, zejména odbornými znalostmi týkajícími se tlumočnických služeb, informacemi o zemích původu a znalostmi ohledně zpracovávání a správy azylových spisů, a to v rámci podpůrných činností, které podpůrný úřad v souladu s článkem 10 vykonává ve prospěch členských států.
Článek 15
Rezervní skupina pro otázky azylu
1. Na návrh výkonného ředitele rozhoduje správní rada tříčtvrtinovou většinou hlasů svých členů, kteří mají hlasovací právo, o profilech a celkovém počtu odborníků, kteří mají být k dispozici pro sestavení azylových podpůrných týmů (rezervní skupina pro otázky azylu). Podpůrný úřad sestaví seznam tlumočníků, kteří budou součástí rezervní skupiny pro otázky azylu. Tentýž postup se použije v případě následných změn v profilech a celkovém počtu odborníků rezervní skupiny pro otázky azylu.
2. Členské státy přispějí do této rezervní skupiny pro otázky azylu tím, že z vnitrostátní rezervy odborníků vytvořené podle různě stanovených profilů navrhnou odborníky odpovídající požadovaným profilům.
Při výběru tlumočníků, kteří mají být uvedeni na seznamu tlumočníků, jsou podpůrnému úřadu nápomocny členské státy.
Členské státy si mohou vybrat, zda tlumočníky vyšlou, nebo je poskytnou k dispozici prostřednictvím videokonference.
Článek 16
Vyslání týmů
1. Nezávislost domovského členského státu v souvislosti s výběrem počtu odborníků (vnitrostátní rezerva) a jejich profilu, jakož i doba jejich vyslání, zůstává nedotčena. Na žádost podpůrného úřadu dají členské státy k dispozici uvedené odborníky, pokud ovšem nedojde k situaci, při níž by bylo výrazně dotčeno plnění vnitrostátních úkolů, například v případě nedostatečného počtu zaměstnanců pro provádění řízení o určování statusu osob, které žádají o mezinárodní ochranu. Na žádost podpůrného úřadu členské státy neodkladně sdělí počet, jména a profily odborníků ze své vnitrostátní rezervy, které mohou co nejdříve dát k dispozici jakožto příslušníky azylového podpůrného týmu.
2. Výkonný ředitel zohlední při určování složení azylového podpůrného týmu za účelem jeho vyslání zvláštní okolnosti, jimž žádající členský stát čelí. Azylový podpůrný tým se sestaví v souladu s operačním plánem uvedeným v článku 18.
Článek 17
Postup přijímání rozhodnutí o vyslání týmu
1. Výkonný ředitel může, je-li to nutné, vyslat odborníky podpůrného úřadu, aby situaci v žádajícím členském státu posoudili.
2. Výkonný ředitel neprodleně uvědomí správní radu o každé žádosti o vyslání azylových podpůrných týmů.
3. Výkonný ředitel rozhodne o žádosti o vyslání azylových podpůrných týmů co nejdříve a v každém případě do pěti pracovních dnů ode dne obdržení této žádosti. Výkonný ředitel o svém rozhodnutí uvědomí písemně souběžně žádající členský stát a správní radu s uvedením hlavních důvodů tohoto rozhodnutí.
4. V případě, že výkonný ředitel rozhodne o vyslání jednoho či více azylových podpůrných týmů, podpůrný úřad a žádající členský stát neprodleně vypracují operační plán podle článku 18.
5. Jakmile je operační plán schválen, uvědomí výkonný ředitel členské státy, z nichž budou odborníci vysláni, o jejich požadovaném počtu a profilech. Tyto informace jsou v písemné formě poskytnuty kontaktním místům uvedeným v článku 19 a obsahují plánované datum vyslání týmů. Poskytnou se jim rovněž kopie operačního plánu.
6. Je-li výkonný ředitel nepřítomen nebo existuje-li překážka výkonu jeho funkce, přijímá rozhodnutí týkající se vyslání azylových podpůrných týmů vedoucí oddělení, který jej zastupuje.
Článek 18
Operační plán
1. Výkonný ředitel a žádající členský stát se společně dohodnou na operačním plánu, v němž jsou podrobně uvedeny podmínky vyslání azylových podpůrných týmů. Operační plán obsahuje tyto údaje:
a)
popis situace, způsob a cíle tohoto vyslání, včetně cíle operačního;
b)
předpokládanou dobu vyslání těchto týmů;
c)
zeměpisnou oblast působnosti vyslaných týmů na území žádajícího členského státu;
d)
popis úkolů a zvláštních pokynů pro členy týmů, včetně popisu databází, které jsou tito příslušníci oprávněni konzultovat, a vybavení, které jsou oprávněni v žádajícím členském státě používat;
e)
složení týmů.
2. Všechny změny nebo úpravy operačního plánu vyžadují souhlas jak výkonného ředitele, tak žádajícího členského státu. Kopii pozměněného nebo upraveného operačního plánu podpůrný úřad okamžitě zašle zúčastněným členským státům.
Článek 19
Vnitrostátní kontaktní místo
Pro potřeby komunikace s podpůrným úřadem ohledně všech záležitostí týkajících se azylových podpůrných týmů určí každý členský stát své vnitrostátní kontaktní místo.
Článek 20
Kontaktní místo Unie
1. Výkonný ředitel jmenuje jednoho nebo více odborníků podpůrného úřadu, kteří budou působit jako koordinační kontaktní místo Unie. Výkonný ředitel o tomto jmenování uvědomí hostitelský členský stát.
2. Kontaktní místo Unie jedná jménem podpůrného úřadu ve všech aspektech týkajících se vyslání azylových podpůrných týmů. Kontaktní místo Unie vykonává zejména tyto funkce:
a)
funguje jako spojovací článek mezi podpůrným úřadem a hostitelským členským státem;
b)
funguje jako spojovací článek mezi podpůrným úřadem a členy azylových podpůrných týmů a napomáhá jménem podpůrného úřadu ve všech otázkách týkajících se podmínek vyslání těchto týmů;
c)
dohlíží na řádné provádění operačního plánu; a
d)
informuje podpůrný úřad o všech aspektech týkajících se vyslání azylových podpůrných týmů.
3. Výkonný ředitel může kontaktní místo Unie zmocnit k tomu, aby bylo nápomocno při řešení sporů týkajících se provádění operačního plánu a vysílání azylových podpůrných týmů.
4. Kontaktní místo Unie se při plnění svých úkolů řídí pouze pokyny vydávanými podpůrným úřadem.
Článek 21
Občanskoprávní odpovědnost
1. Působí-li členové azylového podpůrného týmu v hostitelském členském státě, nese tento členský stát v souladu se svým vnitrostátním právem odpovědnost za jakoukoli škodu, kterou tyto osoby způsobí po dobu trvání operací.
2. Vznikne-li škoda v důsledku hrubé nedbalosti nebo úmyslného nesprávného jednání, může hostitelský členský stát požádat domovský členský stát, aby mu uhradil částku, kterou hostitelský členský stát zaplatil jako odškodnění obětem nebo osobám oprávněným jménem obětí k náhradě škody.
3. Aniž je dotčeno uplatňování práv vůči třetím osobám, zdrží se každý členský stát uplatňování nároků vůči hostitelskému členskému státu nebo jakémukoli jinému členskému státu za škodu, již utrpěl, ledaže vznikla v důsledku hrubé nedbalosti nebo úmyslného nesprávného jednání.
4. Veškeré spory mezi členskými státy týkající se odstavců 2 a 3 tohoto článku, jež nelze vyřešit dohodou mezi nimi, tyto státy předloží Soudnímu dvoru v souladu s článkem 273 Smlouvy o fungování EU.
5. Aniž je dotčeno uplatňování práv vůči třetím osobám, nese náklady související se škodou na vybavení podpůrného úřadu během vyslání podpůrný úřad, ledaže vznikla v důsledku hrubé nedbalosti nebo úmyslného nesprávného jednání.
Článek 22
Trestní odpovědnost
Po dobu vyslání azylového podpůrného týmu se na členy azylového podpůrného týmu, pokud jde o jakékoliv trestné činy, které spáchali nebo které byly proti nim spáchány, pohlíží stejně jako na úředníky hostitelského členského státu.
Článek 23
Náklady
Pokud členské státy poskytly své odborníky k vyslání v rámci azylových podpůrných týmů, hradí podpůrný úřad v plné výši náklady na:
a)
dopravu z domovského členského státu do hostitelského členského státu a z hostitelského členského státu do domovského členského státu;
b)
očkování;
c)
zvláštní požadovaná pojištění;
d)
zdravotní péči;
e)
denní cestovní náhrady, včetně nákladů na ubytování;
f)
technické vybavení podpůrného úřadu; a
g)
odměny odborníků.
KAPITOLA 4
ORGANIZACE PODPŮRNÉHO ÚŘADU
Článek 24
Správní a řídící struktura podpůrného úřadu
Správní a řídící struktura podpůrného úřadu zahrnuje:
a)
správní radu;
b)
výkonného ředitele a zaměstnance podpůrného úřadu.
Součástí správní a řídící struktury podpůrného úřadu může být výkonný výbor, pokud byl zřízen v souladu s čl. 29 odst. 2.
Článek 25
Složení správní rady
1. Každý členský stát, pro nějž je toto nařízení závazné, jmenuje jednoho člena správní rady a Komise jmenuje členy dva.
2. Každý člen správní rady může být zastupován nebo doprovázen náhradníkem; doprovází-li náhradník kteréhokoli člena, účastní se zasedání bez hlasovacího práva.
3. Členové správní rady jsou jmenováni na základě zkušeností, profesní odpovědnosti a vysoké odbornosti v oblasti azylu.
4. Zástupce UNHCR je členem správní rady bez hlasovacího práva.
5. Členové správní rady jsou jmenováni na tři roky. Mohou být jmenováni opakovaně. Po uplynutí funkčního období nebo v případě odstoupení zůstávají členové ve funkci, dokud nejsou znovu jmenováni nebo nahrazeni.
Článek 26
Předseda správní rady
1. Správní rada volí předsedu a místopředsedu z řad svých členů, kteří mají hlasovací právo. Nemůže-li předseda plnit své povinnosti, jeho místo automaticky zaujme místopředseda.
2. Předseda a místopředseda jsou voleni na dobu tří let a mohou být znovuzvoleni pouze jednou. Pokud ovšem kdykoli během svého funkčního období přestane být předseda či místopředseda členem správní rady, skončí jeho funkční období ke stejnému dni.
Článek 27
Zasedání správní rady
1. Zasedání správní rady svolává její předseda. Zasedání se účastní výkonný ředitel. Zástupce UNHCR se zasedání neúčastní, jestliže správní rada vykonává funkce stanovené v čl. 29 odst. 1 písm. b), h), i), j) a m) a v čl. 29 odst. 2 a pokud správní rada rozhoduje o uvolnění finančních zdrojů na financování činností, jež podpůrnému úřadu umožní využít odborných znalostí UNHCR v oblasti azylu, jak je uvedeno v článku 50.
2. Řádná zasedání správní rady se konají alespoň dvakrát za rok. Mimořádná zasedání správní rady se svolávají z podnětu jejího předsedy nebo na žádost třetiny svých členů.
3. Správní rada může k účasti na jednání přizvat jako pozorovatele jakoukoli osobu, jejíž názor může být relevantní.
Dánsko bude zváno k účasti na zasedáních správní rady.
4. Členům správní rady mohou být v souladu s příslušnými ustanoveními jednacího řádu nápomocni poradci nebo odborníci.
5. Podpůrný úřad zajišťuje pro správní radu služby sekretariátu.
Článek 28
Hlasování
1. Není-li stanoveno jinak, přijímá správní rada rozhodnutí nadpoloviční většinou hlasů svých členů, kteří mají hlasovací právo. Každý člen s hlasovacím právem má jeden hlas. V nepřítomnosti člena je k výkonu hlasovacího práva oprávněn jeho náhradník.
2. Výkonný ředitel nehlasuje.
3. Předseda se hlasování účastní.
4. Členské státy, které se v plné míře neúčastní acquis Unie týkajícího se azylu, nehlasují v případě, kdy správní rada přijímá rozhodnutí podle čl. 29 odst. 1 písm. e)a dotčený technický dokument se týká výlučně nástroje Unie v oblasti azylu, jenž pro tyto státy není závazný.
5. Jednací řád správní rady stanoví podrobná pravidla hlasování, zejména podmínky pro jednání člena v zastoupení jiného člena, a případně i pravidla týkající se usnášeníschopnosti.
Článek 29
Funkce správní rady
1. Správní rada zajišťuje, že podpůrný úřad provádí úkoly, jež mu jsou svěřeny. Je plánovacím a kontrolním orgánem podpůrného úřadu. Plní zejména tyto úkoly:
a)
v návaznosti na stanovisko Komise přijímá tříčtvrtinovou většinou všech svých členů, kteří mají hlasovací právo, svůj jednací řád;
b)
jmenuje výkonného ředitele podle článku 30, vykonává disciplinární pravomoc vůči výkonnému řediteli a případně pozastavuje jeho činnost nebo ho odvolává;
c)
přijímá souhrnnou výroční zprávu o činnosti podpůrného úřadu a do 15. června následujícího roku ji předkládá Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru. Souhrnná výroční zpráva se zveřejňuje;
d)
přijímá výroční zprávu o situaci v oblasti azylu v Unii podle čl. 12 odst. 1. Tato zpráva se předkládá Evropskému parlamentu. Rada a Komise mohou požádat, aby jim byla zpráva rovněž předložena;
e)
přijímá technické dokumenty uvedené v čl. 12 odst. 2;
f)
do 30. září každého roku, na základě návrhu předloženého výkonným ředitelem a po obdržení stanoviska Komise, přijme tříčtvrtinovou většinou hlasů svých členů, kteří mají hlasovací právo, pracovní program podpůrného úřadu na příští rok a předá jej Evropskému parlamentu, Radě a Komisi. Tento pracovní program se přijímá v souladu s ročním rozpočtovým procesem Unie a legislativním pracovním programem Unie v oblasti azylu;
g)
vykonává své povinnosti vztahující se k rozpočtu podpůrného úřadu podle kapitoly 5;
h)
v souladu s článkem 42 tohoto nařízení přijímá prováděcí pravidla k nařízení (ES) č. 1049/2001;
i)
přijímá zaměstnaneckou politiku podpůrného úřadu v souladu s článkem 38;
j)
poté, co požádá Komisi o předložení stanoviska, přijme víceletý plán v oblasti personální politiky;
k)
přijímá veškerá rozhodnutí v souvislosti s prováděním mandátu podpůrného úřadu podle tohoto nařízení;
l)
přijímá veškerá rozhodnutí týkající se vytváření a případně i rozvoje informačních systémů uvedených v tomto nařízení, včetně informačního portálu podle čl. 4 písm. c); a
m)
přijímá veškerá rozhodnutí týkající se zřizování a případně i změn vnitřní struktury podpůrného úřadu.
2. Správní rada může zřídit výkonný výbor, který je nápomocen jí a výkonnému řediteli při přípravě rozhodnutí, pracovních programů a činností, které má správní rada přijmout či schválit, a který v nezbytných případech z důvodu naléhavosti přijímá některá prozatímní rozhodnutí jménem správní rady.
Tento výkonný výbor sestává z osmi členů jmenovaných z řad členů správní rady, přičemž jedním z nich je jeden ze členů Komise zasedajících ve správní radě. Funkční období členů výkonného výboru je stejné jako funkční období členů správní rady.
Na žádost výkonného výboru se mohou zasedání tohoto výboru účastnit bez hlasovacího práva zástupci UNHCR nebo jakákoli jiná osoba, jejíž názor by mohl být relevantní.
Podpůrný úřad stanoví pracovní postupy výkonného výboru ve svém jednacím řádu a tyto postupy zveřejní.
Článek 30
Jmenování výkonného ředitele
1. Výkonného ředitele jmenuje správní rada na období pěti let z vhodných kandidátů na základě otevřeného výběrového řízení pořádaného Komisí. V rámci tohoto výběrového řízení bude stanoveno, že se v Úředním věstníku Evropské unie i jinde zveřejní výzva k vyjádření zájmu. Správní rada může požadovat nové řízení, jestliže na prvním seznamu není žádný vhodný kandidát. Výkonný ředitel je jmenován na základě osobních zásluh, zkušeností v oblasti azylu a správních a řídicích schopností. Před jmenováním je kandidát vybraný správní radou požádán, aby učinil prohlášení před příslušným výborem nebo příslušnými výbory Evropského parlamentu a zodpověděl otázky členů tohoto výboru nebo výborů.
Po jeho prohlášení může Evropský parlament přijmout stanovisko, v němž uvede svůj názor na vybraného kandidáta. Správní rada informuje Evropský parlament o způsobu zohlednění tohoto stanoviska. Se stanoviskem je až do jmenování kandidáta nakládáno jako s důvěrným dokumentem obsahujícím osobní údaje.
V průběhu posledních devíti měsíců pětiletého funkčního období výkonného ředitele provede Komise hodnocení, v němž se zaměří na:
-
výsledky činnosti výkonného ředitele a
-
na úkoly a potřeby podpůrného úřadu v následujících letech.
2. Správní rada může funkční období výkonného ředitele s ohledem na výsledky hodnocení jednou prodloužit nejvýše o další tři roky, avšak pouze je-li toto prodloužení odůvodněno úlohou a potřebami podpůrného úřadu.
3. Správní rada uvědomí Evropský parlament o svém záměru prodloužit funkční období výkonného ředitele. Během měsíce předcházejícího tomuto prodloužení funkčního období je výkonný ředitel požádán, aby učinil prohlášení před příslušným výborem nebo výbory Evropského parlamentu a zodpověděl otázky členů tohoto výboru nebo výborů.
Článek 31
Úkoly výkonného ředitele
1. Podpůrný úřad řídí výkonný ředitel, který jedná při plnění svých úkolů nezávisle. Výkonný ředitel odpovídá za svou činnost správní radě.
2. Aniž jsou dotčeny pravomoci Komise, správní rady nebo výkonného výboru, pokud byl zřízen, výkonný ředitel nevyžaduje ani nepřijímá pokyny od žádné vlády ani jiného subjektu.
3. Výkonný ředitel podává Evropskému parlamentu zprávy o plnění svých úkolů, je-li o to požádán. Rada může vyzvat výkonného ředitele, aby předložil zprávu o plnění svých úkolů.
4. Výkonný ředitel je statutárním zástupcem podpůrného úřadu.
5. Výkonnému řediteli může být nápomocen jeden nebo více vedoucích oddělení. Je-li výkonný ředitel nepřítomen, nebo bráni-li mu ve výkonu jeho funkce jiná překážka, zastoupí jej některý z vedoucích oddělení.
6. Výkonný ředitel je odpovědný za správu podpůrného úřadu a za plnění svých úkolů, které mu byly svěřeny tímto nařízením. Výkonný ředitel odpovídá zejména za:
a)
běžnou správu podpůrného úřadu;
b)
vypracování pracovních programů podpůrného úřadu po obdržení stanoviska Komise;
c)
provádění pracovních programů a rozhodnutí přijatých správní radou;
d)
vypracování zpráv o zemích původu, jak je stanoveno v čl. 4 písm. b);
e)
vypracování návrhu finančních předpisů podpůrného úřadu za účelem jejich přijetí správní radou podle článku 37, jakož i prováděcích pravidel k nim;
f)
vypracování návrhu výkazu odhadovaných příjmů a výdajů podpůrného úřadu a plnění jeho rozpočtu;
g)
výkon pravomocí stanovených v článku 38 ve vztahu k zaměstnancům podpůrného úřadu;
h)
přijímání veškerých rozhodnutí týkající se řízení informačních systémů stanovených v tomto nařízení, včetně informačního portálu podle čl. 4 písm. c);
i)
přijímání veškerých rozhodnutí o řízení vnitřních struktur podpůrného úřadu; a
j)
koordinaci a fungování poradního fóra uvedeného v článku 51. Za tímto účelem výkonný ředitel po konzultaci příslušných organizací občanské společnosti nejprve přijme plán pro ustavení poradního fóra. Jakmile bude fórum formálně ustaveno, výkonný ředitel po konzultaci poradního fóra přijme provozní plán, jehož součástí budou pravidla týkající se četnosti a povahy konzultací a organizační mechanismy pro provádění článku 51. Rovněž se dohodnou transparentní kritéria pro trvalé zapojení poradního fóra.
Článek 32
Pracovní skupiny
1. V rámci svého mandátu stanoveného v tomto nařízení může podpůrný úřad sestavovat pracovní skupiny složené z odborníků z příslušných orgánů členských států působících v oblasti azylu, včetně soudců. Podpůrný úřad sestavuje pracovní skupiny pro účely čl. 4 písm. e) a čl. 12 odst. 2. Místo odborníků mohou být povoláni náhradníci, kteří jsou jmenováni ve stejnou dobu.
2. Komise je oprávněna účastnit se jednání pracovních skupin. Zástupci UNHCR se mohou účastnit všech jednání pracovních skupin podpůrného úřadu nebo jejich části v závislosti na projednávaných otázkách.
3. Pracovní skupiny mohou k účasti na jednáních přizvat jakoukoli osobu, jejíž názor může být relevantní, včetně zástupců občanské společnosti působících v oblasti azylu.
KAPITOLA 5
FINANČNÍ USTANOVENÍ
Článek 33
Rozpočet
1. Pro každý rozpočtový rok, který odpovídá kalendářnímu roku, se vypracují odhady všech příjmů a výdajů podpůrného úřadu a zanesou se do jeho rozpočtu.
2. Rozpočet podpůrného úřadu musí být vyrovnaný co do příjmů a výdajů.
3. Aniž jsou dotčeny jiné zdroje, příjmy podpůrného úřadu zahrnují:
a)
příspěvek Unie zapsaný v souhrnném rozpočtu Evropské unie;
b)
jakékoli dobrovolné příspěvky od členských států;
c)
poplatky za publikace a veškeré služby poskytované podpůrným úřadem;
d)
příspěvky přidružených zemí.
4. Výdaje podpůrného úřadu zahrnují odměny zaměstnanců, správní náklady, náklady na infrastrukturu a provozní náklady.
Článek 34
Sestavení rozpočtu
1. Výkonný ředitel vypracuje každoročně návrh odhadu příjmů a výdajů podpůrného úřadu pro následující rozpočtový rok, včetně plánu pracovních míst, a předá jej správní radě.
2. Správní rada na základě tohoto návrhu vypracuje odhad příjmů a výdajů podpůrného úřadu pro následující rozpočtový rok.
3. Návrh odhadu příjmů a výdajů podpůrného úřadu se předkládá každoročně Komisi do 10. února. Konečnou verzi tohoto odhadu, jehož součástí je návrh plánu pracovních míst, předloží správní rada Komisi do 31. března.
4. Komise předkládá odhad příjmů a výdajů Evropskému parlamentu a Radě (dále jen „rozpočtový orgán“) společně s návrhem souhrnného rozpočtu Evropské unie.
5. Na základě předložených odhadů Komise zapracuje ty odhady, které považuje za nezbytné pro plán pracovních míst, a výši dotace, která má být poskytnuta ze souhrnného rozpočtu Evropské unie, do návrhu tohoto souhrnného rozpočtu, který předloží rozpočtovému orgánu v souladu s články 313 a 314 Smlouvy o fungování EU.
6. Rozpočtový orgán schvaluje prostředky na dotaci pro podpůrný úřad.
7. Rozpočtový orgán přijímá plán pracovních míst podpůrného úřadu.
8. Rozpočet podpůrného úřadu přijímá správní rada. Rozpočet je konečný po konečném přijetí souhrnného rozpočtu Evropské unie. V případě potřeby se odpovídajícím způsobem upraví.
9. Správní rada co nejdříve oznámí rozpočtovému orgánu svůj záměr provést jakýkoli projekt, jenž může mít významné finanční dopady na rozpočet, zejména veškeré projekty související s nemovitostmi, jako je nájem či koupě budov. Uvědomí o tom Komisi.
10. Pokud některá složka rozpočtového orgánu oznámí svůj záměr vydat stanovisko, předá toto stanovisko správní radě do šesti týdnů ode dne oznámení tohoto záměru.
Článek 35
Plnění rozpočtu
1. Rozpočet podpůrného úřadu plní výkonný ředitel.
2. Výkonný ředitel předkládá každoročně rozpočtovému orgánu veškeré informace týkající se výsledku hodnotících postupů.
Článek 36
Předkládání účtů a absolutorium
1. Do 1. března následujícího rozpočtového roku předloží účetní podpůrného úřadu účetnímu Komise předběžnou účetní závěrku se zprávou o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok. Účetní Komise konsoliduje předběžné účetní závěrky orgánů a decentralizovaných subjektů v souladu s článkem 128 finančního nařízení.
2. Do 31. března následujícího rozpočtového roku předá účetní Komise předběžnou účetní závěrku podpůrného úřadu Účetnímu dvoru spolu se zprávou o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok. Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok se rovněž předává Evropskému parlamentu a Radě.
3. Po obdržení vyjádření Účetního dvora k předběžné účetní závěrce podpůrného úřadu podle článku 129 finančního nařízení vypracuje výkonný ředitel na vlastní odpovědnost konečnou účetní závěrku podpůrného úřadu a předloží ji správní radě k vyjádření.
4. Správní rada vydá stanovisko ke konečné účetní závěrce podpůrného úřadu.
5. Do 1. července následujícího rozpočtového roku předloží výkonný ředitel konečnou účetní závěrku se stanoviskem správní rady Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru.
6. Konečná účetní závěrka se zveřejní.
7. Výkonný ředitel odpoví Účetnímu dvoru na jeho vyjádření do 30. září. Svou odpověď zašle rovněž správní radě.
8. Výkonný ředitel poskytne Evropskému parlamentu na jeho žádost veškeré informace nezbytné pro řádný průběh udělení absolutoria za daný rozpočtový rok v souladu s čl. 146 odst. 3 finančního nařízení.
9. Na základě doporučení Rady přijatého kvalifikovanou většinou udělí Evropský parlament do 15. května roku N + 2 výkonnému řediteli absolutorium za plnění rozpočtu za rozpočtový rok N.
Článek 37
Finanční předpisy
Správní rada přijme po konzultaci s Komisí finanční předpisy vztahující se na podpůrný úřad. Tyto předpisy se mohou odchýlit od nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 ze dne 19. listopadu 2002 o rámcovém finančním nařízení pro subjekty uvedené v článku 185 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (11), pouze tehdy, pokud to vyžadují zvláštní potřeby fungování podpůrného úřadu, a s předchozím souhlasem Komise.
KAPITOLA 6
USTANOVENÍ TÝKAJÍCÍ SE ZAMĚSTNANCŮ
Článek 38
Zaměstnanci
1. Na zaměstnance podpůrného úřadu, včetně výkonného ředitele, se vztahují služební řád úředníků Evropských společenství a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropských společenství stanovený nařízením (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 (12) (dále jen „služební řád“) a pravidla přijatá společně orgány Unie za účelem uplatňování tohoto služebního a pracovního řádu.
2. Správní rada přijme po dohodě s Komisí nezbytná prováděcí opatření uvedená v článku 110 služebního řádu.
3. Podpůrný úřad vykonává ve vztahu ke svým zaměstnancům pravomoci, které orgánu oprávněnému ke jmenování svěřuje služební řád a orgánu oprávněnému uzavírat smlouvy pracovní řád ostatních zaměstnanců.
4. Správní rada přijme předpisy umožňující zaměstnávat v podpůrnému úřadu dočasně přidělené odborníky z členských států.
Článek 39
Výsady a imunity
Na podpůrný úřad se vztahuje Protokol o výsadách a imunitách Evropské unie.
KAPITOLA 7
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 40
Právní postavení
1. Podpůrný úřad je subjektem Unie. Má právní subjektivitu.
2. Podpůrný úřad má ve všech členských státech nejširší způsobilost k právům a právním úkonům, kterou jejich vnitrostátní právo přiznává právnickým osobám. Zejména může nabývat a zcizovat movitý i nemovitý majetek a vystupovat před soudem.
3. Za podpůrný úřad jedná jeho výkonný ředitel.
Článek 41
Jazykový režim
1. Na podpůrný úřad se vztahuje nařízení č. 1 ze dne 15. dubna 1958 o užívání jazyků v Evropském hospodářském společenství (13).
2. Aniž jsou dotčena rozhodnutí přijatá na základě článku 342 Smlouvy o fungování EU, vypracovávají se výroční souhrnná zpráva o činnosti podpůrného úřadu a jeho roční pracovní program, které jsou uvedeny v čl. 29 odst. 1 písm. c) a f), ve všech úředních jazycích orgánů Evropské unie.
3. Překlady nezbytné pro činnost podpůrného úřadu zajišťuje Překladatelské středisko pro instituce Evropské unie.
Článek 42
Přístup k dokumentům
1. Na dokumenty, které má podpůrný úřad k dispozici, se vztahuje nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001.
2. Do šesti měsíců ode dne prvního zasedání přijme správní rada prováděcí pravidla k nařízení (ES) č. 1049/2001.
3. Proti rozhodnutím přijatým podpůrným úřadem podle článku 8 nařízení (ES) č. 1049/2001 lze podat stížnost k veřejnému ochránci práv nebo žalobu k Soudnímu dvoru Evropské unie, za podmínek stanovených v článcích 228 a 263 Smlouvy o fungování EU.
4. Na zpracování osobních údajů podpůrným úřadem se vztahuje nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 43
Bezpečnostní předpisy týkající se ochrany utajovaných skutečností a citlivých neutajovaných skutečností
1. Podpůrný úřad uplatňuje bezpečnostní zásady obsažené v rozhodnutí Komise 2001/844/ES, ESUO, Euratom ze dne 29. listopadu 2001, kterým se mění její jednací řád (14), mimo jiné ustanovení týkající se výměny, zpracování a uchovávání utajovaných informací.
2. Podpůrný úřad rovněž uplatňuje bezpečnostní zásady, jež v oblasti zpracovávání neutajovaných citlivých informací přijala a provádí Komise.
Článek 44
Boj proti podvodům
1. V zájmu boje proti podvodům, úplatkářství a jakýmkoli jiným nedovoleným činnostem se na podpůrný úřad vztahuje bez omezení nařízení (ES) č. 1073/1999.
2. Podpůrný úřad přistoupí k interinstitucionální dohodě ze dne 25. května 1999 a neprodleně vydá vhodné předpisy vztahující se na všechny zaměstnance podpůrného úřadu.
3. Rozhodnutí o financování a prováděcí dohody a nástroje z nich vyplývající výslovně stanoví, že Účetní dvůr a OLAF mohou v případě potřeby provádět kontroly na místě u příjemců finančních prostředků poskytnutých úřadem a činitelů odpovědných za přidělování těchto prostředků.
Článek 45
Odpovědnost
1. Smluvní odpovědnost podpůrného úřadu se řídí právem rozhodným pro dotčenou smlouvu.
2. Soudní dvůr Evropské unie má pravomoc rozhodovat na základě rozhodčí doložky obsažené ve smlouvě uzavřené podpůrným úřadem.
3. V případě mimosmluvní odpovědnosti nahradí podpůrný úřad v souladu s obecnými zásadami, které jsou společné právním řádům členských států, škodu způsobenou jeho útvary nebo jeho zaměstnanci při plnění svých úkolů.
4. Soudní dvůr Evropské unie je příslušný pro spory o náhradu škody uvedené v odstavci 3.
5. Osobní odpovědnost zaměstnanců vůči podpůrnému úřadu se řídí příslušnými ustanoveními služebního řádu.
Článek 46
Hodnocení a přezkum
1. Do 19. června 2014 zadá podpůrný úřad podle pokynů vydaných správní radou po dohodě s Komisí nezávislé externí hodnocení výsledků své činnosti. Toto hodnocení posoudí vliv podpůrného úřadu na praktickou spolupráci v oblasti azylu a na společný evropský azylový systém. Při hodnocení se patřičně zohlední pokrok, jehož bylo dosaženo v rámci mandátu podpůrného úřadu, a mimo jiné se posoudí, zda je pro zajištění účinné solidarity a sdílení odpovědnosti se členskými státy, které jsou vystaveny mimořádnému tlaku, potřeba dodatečných opatření. Hodnocení se zejména zabývá případnou potřebou upravit úkoly podpůrného úřadu, včetně finančních dopadů jakýchkoli úprav, a posuzuje rovněž vhodnost řídící struktury pro plnění úkolů podpůrného úřadu. Hodnocení bere v úvahu hlediska zúčastněných subjektů jak na úrovni Unie, tak na úrovni jednotlivých členských států.
2. Správní rada po dohodě s Komisí rozhodne o harmonogramu příštích hodnocení, přičemž vezme v úvahu výsledky hodnocení uvedeného v odstavci 1.
Článek 47
Správní kontroly
Činnost podpůrného úřadu podléhá kontrole veřejného ochránce práv v souladu s článkem 228 Smlouvy o fungování EU.
Článek 48
Spolupráce s Dánskem
Podpůrný úřad usnadní operativní spolupráci s Dánskem, včetně výměny informací a osvědčených postupů v oblastech, jimiž se zabývá.
Článek 49
Spolupráce se třetími a přidruženými zeměmi
1. Činnosti podpůrného úřadu se mohou jako pozorovatelé účastnit Island, Lichtenštejnsko, Norsko a Švýcarsko. Budou přijata ujednání upřesňující zejména povahu, rozsah a způsob účasti těchto zemí na činnosti podpůrného úřadu. Součástí těchto ujednání jsou ustanovení týkající se účasti na iniciativách podpůrného úřadu, finančních příspěvků a zaměstnanců. Pokud jde o personální záležitosti, musí být tato ujednání v každém případě v souladu se služebním řádem.
2. V rámci politiky vnějších vztahů Unie usnadňuje podpůrný úřad po dohodě s Komisí a v rozsahu svého mandátu operativní spolupráci mezi členskými státy a třetími zeměmi, které nejsou uvedeny v odstavci 1, v oblastech své činnosti a v míře nezbytné pro plnění svých úkolů, přičemž může rovněž spolupracovat s orgány třetích zemí příslušnými pro technické aspekty oblastí upravených tímto nařízením v rámci pracovních ujednání uzavřených s těmito orgány v souladu s příslušnými ustanoveními Smlouvy o fungování EU.
Článek 50
Spolupráce podpůrného úřadu s UNHCR
Podpůrný úřad spolupracuje s UNHCR v oblastech, které upravuje toto nařízení, v rámci pracovních ujednání uzavřených s UNHCR. Pokud jde o podpůrný úřad, rozhoduje o pracovních ujednáních, včetně jejich dopadu na rozpočet, správní rada.
Správní rada může dále rozhodnout o tom, že podpůrný úřad může uvolnit finanční zdroje na pokrytí výdajů UNHCR souvisejících s činnostmi, jež nejsou stanoveny v pracovních ujednáních. Tyto činnosti tvoří součást vztahů založených na úzké spolupráci mezi podpůrným úřadem a UNHCR v souladu s tímto článkem a čl. 2 odst. 5, článkem 5 čl. 9 odst. 1, čl. 25 odst. 4 a čl. 32 odst. 2. V souladu s článkem 75 nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 se použijí příslušná ustanovení finančního nařízení a prováděcích pravidel k němu.
Článek 51
Poradní fórum
1. Podpůrný úřad vede intenzivní dialog s příslušnými organizacemi občanské společnosti a příslušnými orgány působícími v oblasti azylové politiky na místní, regionální, státní, evropské nebo mezinárodní úrovni a za tímto účelem zřídí poradní fórum.
2. Poradní fórum je mechanismem k výměně informací a sdílení poznatků. Zajišťuje, že podpůrný úřad s příslušnými zúčastněnými subjekty vede intenzivní dialog.
3. Do činností poradního fóra se mohou zapojit příslušné zúčastněné subjekty v souladu s odstavcem 1. Podpůrný úřad se obrací na členy poradního fóra podle konkrétních potřeb, které se týkají prioritních oblastí činnosti podpůrného úřadu.
UNHCR je členem poradního fóra z titulu své funkce.
4. Podpůrný úřad vyzve poradní fórum zejména k tomu, aby:
a)
předkládalo správní radě připomínky k ročnímu pracovnímu programu, který má být přijat podle čl. 29 odst. 1 písm. f);
b)
zajišťovalo správní radě zpětnou vazbu a navrhovalo jí následná opatření týkající se výroční zprávy uvedené v čl. 29 odst. 1 písm. c) i výroční zprávy o situaci v oblasti azylu v Unii uvedené v čl. 12 odst. 1 a
c)
sdělovalo výkonnému řediteli a správní radě závěry a doporučení z konferencí, seminářů a zasedání, které jsou pro práci podpůrného úřadu důležité.
5. Poradní fórum se schází nejméně jednou ročně.
Článek 52
Spolupráce s Agenturou pro řízení operativní spolupráce na vnějších hranicích členských států Evropské unie, Agenturou pro základní práva a dalšími subjekty Unie a mezinárodními organizacemi
Podpůrný úřad spolupracuje se subjekty Unie, jejichž činnost souvisí s jeho oblastí působnosti, zejména Agenturou pro řízení operativní spolupráce na vnějších hranicích členských států Evropské unie, s Agenturou Evropské unie pro základní práva a s mezinárodními organizacemi působícími v oblastech, na které se vztahuje toto nařízení, a to v rámci pracovních ujednání uzavřených s těmito subjekty v souladu se Smlouvou o fungování EU a ustanoveními, jež se týkají jejich pravomocí.
Touto spoluprací vznikne součinnost mezi dotčenými subjekty a zamezí se zdvojování činnosti při plnění úkolů podle mandátů těchto subjektů.
Článek 53
Dohoda o sídle a provozní podmínky
V dohodě o sídle, kterou po schválení správní radou uzavře podpůrný úřad s hostitelským členským státem, se stanoví nezbytná opatření související s umístěním podpůrného úřadu v hostitelském členském státě a s prostory, které dá tento členský stát k dispozici, spolu se zvláštními pravidly, která se v hostitelském členském státě podpůrného úřadu vztahují na výkonného ředitele, členy správní rady, zaměstnance podpůrného úřadu a jejich rodinné příslušníky. Hostitelský členský stát, poskytne co nejlepší podmínky pro zajištění řádného fungování podpůrného úřadu, včetně vícejazyčné evropsky zaměřené školní výuky a vhodných dopravních spojení.
Článek 54
Zahájení činnosti podpůrného úřadu
Podpůrný úřad zahájí svou činnost v plném rozsahu do 19. června 2011.
Komise je odpovědná za zřízení a počáteční provoz podpůrného úřadu do doby, než bude mít podpůrný úřad provozní kapacitu k plnění vlastního rozpočtu.
Za tímto účelem:
-
může jako prozatímní ředitel působit úředník Komise, který bude plnit úkoly svěřené výkonnému řediteli podpůrného úřadu, dokud nepřevezme funkci výkonný ředitel po svém jmenování správní radou v souladu s článkem 30;
-
mohou úředníci Komise plnit úkoly svěřené podpůrnému úřadu pod vedením prozatímního ředitele nebo výkonného ředitele.
Prozatímní ředitel může schvalovat všechny platby kryté rozpočtovými prostředky podpůrného úřadu po schválení správní radou a může uzavírat smlouvy, včetně pracovních smluv se zaměstnanci, po přijetí plánu pracovních míst podpůrného úřadu.
Článek 55
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné v členských státech v souladu se Smlouvami.
Ve Štrasburku dne 19. května 2010.
REGOLAMENTO (UE) N. 439/2010 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO
del 19 maggio 2010
che istituisce l'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo
IL PARLAMENTO EUROPEO E IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare l’articolo 74 e l’articolo 78, paragrafi 1 e 2,
vista la proposta della Commissione europea,
deliberando secondo la procedura legislativa ordinaria (1),
considerando quanto segue:
(1)
La politica dell'Unione relativa al sistema europeo comune di asilo (CEAS) è volta, ai sensi del programma dell’Aia, a creare uno spazio comune di asilo attraverso l'istituzione di un'efficace procedura armonizzata, conforme ai valori e alla tradizione umanitaria dell'Unione europea.
(2)
Sono stati compiuti molti progressi negli ultimi anni verso la creazione del CEAS, grazie all’introduzione di norme minime comuni. Permangono tuttavia forti divergenze tra gli Stati membri per quanto riguarda la concessione della protezione internazionale e le forme che essa assume. È opportuno ridurre tali divergenze.
(3)
Nel piano strategico sull’asilo, adottato nel giugno 2008, la Commissione ha annunciato la sua intenzione di sviluppare il CEAS, proponendo una revisione degli strumenti giuridici esistenti per armonizzare maggiormente le norme applicabili e rafforzando il sostegno alla cooperazione pratica fra gli Stati membri, in particolare tramite una proposta legislativa diretta all'istituzione di un Ufficio europeo di sostegno per l’asilo («l'Ufficio di sostegno»), al fine di intensificare il coordinamento della cooperazione operativa fra gli Stati membri, in modo da attuare efficacemente le norme comuni.
(4)
Nel patto europeo sull'immigrazione e l'asilo, adottato nel settembre 2008, il Consiglio europeo ha ribadito solennemente che ogni straniero perseguitato ha il diritto di ottenere assistenza e protezione nel territorio dell’Unione europea in applicazione della Convenzione di Ginevra del 28 luglio 1951 relativa allo status dei rifugiati, modificata dal Protocollo di New York del 31 gennaio 1967, e degli altri trattati ad essa correlati. È stato inoltre espressamente convenuto di istituire un Ufficio europeo di sostegno nel 2009.
(5)
La cooperazione pratica in materia di asilo è volta a migliorare la convergenza e a garantire la qualità costante del processo decisionale degli Stati membri in materia, nell'ambito di un quadro legislativo europeo. Negli ultimi anni sono state già intraprese numerose misure di cooperazione pratica, in particolare l'adozione di un approccio comune sulle informazioni sui paesi di origine a l'istituzione di un curriculum europeo comune in materia di asilo.
(6)
È opportuno istituire l'Ufficio di sostegno per rafforzare e sviluppare tali misure di cooperazione. L'Ufficio di sostegno dovrebbe tenere in debita considerazione le misure di cooperazione e gli insegnamenti da esse tratti.
(7)
Per gli Stati membri il cui sistema di asilo e accoglienza subisca pressioni specifiche e sproporzionate dovute specialmente alla loro situazione geografica o demografica, l'Ufficio di sostegno dovrebbe sostenere lo sviluppo della solidarietà all'interno dell'Unione per favorire una migliore ricollocazione dei beneficiari di protezione internazionale fra gli Stati membri, garantendo al tempo stesso che i sistemi di asilo e accoglienza non siano oggetto d'abuso.
(8)
Per assolvere il proprio mandato in modo ottimale, occorre che l’Ufficio di sostegno sia indipendente per quanto riguarda le questioni tecniche e possieda autonomia giuridica, amministrativa e finanziaria. A questo fine l'Ufficio di sostegno dovrebbe essere un organismo dell'Unione dotato di personalità giuridica ed esercitare le competenze d’esecuzione conferitegli dal presente regolamento.
(9)
È opportuno che l’Ufficio di sostegno cooperi strettamente con le autorità degli Stati membri responsabili per l’asilo, con i servizi nazionali responsabili per l'immigrazione e l'asilo e con altri servizi, avvalendosi delle loro capacità e della loro competenza, così come con la Commissione. È inoltre necessario che gli Stati membri cooperino con l’Ufficio di sostegno per garantire che sia in grado di svolgere il proprio mandato.
(10)
Occorre che l’Ufficio di sostegno agisca altresì in stretta cooperazione con l’Alto Commissariato delle Nazioni Unite per i rifugiati (UNHCR) e, se opportuno, con le pertinenti organizzazioni internazionali, per beneficiare della loro competenza e del loro sostegno. A tal fine il ruolo dell'UNHCR e delle altre pertinenti organizzazioni internazionali dovrebbe essere pienamente riconosciuto e dette organizzazioni dovrebbero essere pienamente coinvolte nei lavori dell'Ufficio di sostegno. Le risorse finanziarie messe dall’Ufficio di sostegno a disposizione dell’UNHCR in conformità del presente regolamento non dovrebbero dar luogo a duplicazioni di finanziamenti delle attività dell’UNHCR con altre fonti internazionali o nazionali.
(11)
Inoltre, per conseguire la propria finalità e nella misura necessaria all’espletamento dei suoi compiti, l’Ufficio di sostegno dovrebbe cooperare con altri organismi dell'Unione, in particolare con l’Agenzia europea per la gestione della cooperazione operativa alle frontiere esterne degli Stati membri dell'Unione europea (Frontex), istituita dal regolamento (CE) del Consiglio n. 2007/2004 (2), e con l’Agenzia dell’Unione europea per i diritti fondamentali (FRA), istituita dal regolamento (CE) del Consiglio n. 168/2007 (3).
(12)
L’Ufficio di sostegno dovrebbe cooperare con la rete europea sulle migrazioni, istituita dalla decisione 2008/381/CE del Consiglio (4) onde evitare duplicazioni delle attività. L’Ufficio di sostegno dovrebbe inoltre mantenere uno stretto dialogo con le organizzazioni della società civile per scambiare informazioni e mettere in comune conoscenze in materia di asilo.
(13)
L’Ufficio di sostegno dovrebbe essere un centro europeo specializzato in materia di asilo con il compito di facilitare, coordinare e rafforzare la cooperazione pratica fra gli Stati membri nei molteplici aspetti di tale settore, in modo che gli Stati membri siano maggiormente in grado di offrire protezione internazionale a coloro che ne hanno diritto, riservando al tempo stesso un trattamento equo ed efficace a quanti non soddisfano le condizioni per beneficiare della protezione internazionale, ove opportuno. Il mandato dell'Ufficio di sostegno dovrebbe articolarsi intorno a tre compiti principali, ossia il contributo all’attuazione del sistema europeo comune di asilo, il sostegno alla cooperazione pratica tra gli Stati membri in materia di asilo e il sostegno agli Stati membri che sono sottoposti a una pressione particolare.
(14)
È opportuno che l’Ufficio di sostegno non abbia alcun potere, diretto o indiretto, in relazione al processo decisionale delle autorità degli Stati membri responsabili per l'asilo per quanto riguarda le singole domande di protezione internazionale.
(15)
Onde fornire e/o coordinare un rapido ed efficace sostegno operativo agli Stati membri i cui sistemi di asilo e accoglienza siano sottoposti a una pressione particolare o coordinare la prestazione di tale sostegno, su richiesta degli Stati membri interessati l’Ufficio di sostegno dovrebbe coordinare le azioni di sostegno a tali Stati membri, tra l’altro attraverso l’invio nei loro territori di squadre di sostegno per l’asilo composte da esperti del settore. Tali squadre di sostegno dovrebbero, in particolare, mettere a disposizione la propria competenza in materia di interpretazione, informazioni sui paesi di origine e conoscenza del trattamento e della gestione dei singoli casi. Per garantire l’efficacia del loro intervento è opportuno che il regime delle squadre di sostegno per l’asilo sia disciplinato dal presente regolamento.
(16)
È necessario che l’Ufficio di sostegno persegua il suo scopo in condizioni che gli permettano di svolgere un ruolo di riferimento grazie all’indipendenza e alla qualità scientifica e tecnica dell’assistenza fornita e delle informazioni diffuse, alla trasparenza delle sue procedure e delle modalità di funzionamento, e alla diligenza nell’espletare i compiti attribuitigli.
(17)
La Commissione e gli Stati membri dovrebbero essere rappresentati nel consiglio di amministrazione dell'Ufficio di sostegno al fine di controllarne in maniera efficace il funzionamento. Il consiglio di amministrazione dovrebbe essere composto, ove possibile, dai responsabili operativi delle amministrazioni degli Stati membri competenti in materia di asilo o dei relativi rappresentanti. Esso dovrebbe godere dei necessari poteri, segnatamente per stabilire il bilancio, verificarne l'esecuzione, adottare l'opportuna normativa finanziaria, stabilire procedure di lavoro trasparenti per l'iter decisionale dell'Ufficio di sostegno, adottare la relazione annuale sulla situazione riguardante l’asilo nell’Unione e i documenti tecnici riguardanti l'attuazione degli strumenti dell'Unione in materia di asilo, nominare un direttore esecutivo e, se del caso, un comitato esecutivo. Ai fini della piena partecipazione dell’UNHCR ai lavori dell’Ufficio di sostegno e tenuto conto della sua competenza in materia di asilo, l’UNHCR dovrebbe essere rappresentato da un membro del consiglio di amministrazione senza diritto di voto.
(18)
Tenuto conto della natura dei compiti dell'Ufficio di sostegno e del ruolo del direttore esecutivo e al fine di consentire al Parlamento europeo di adottare un parere sul candidato scelto prima della sua nomina nonché di un’eventuale proroga del suo mandato, è opportuno invitare il direttore esecutivo a fare una dichiarazione e a rispondere alle domande della commissione o delle commissioni competenti del Parlamento europeo. Il direttore generale dovrebbe altresì presentare la relazione annuale al Parlamento europeo. Inoltre, il Parlamento europeo dovrebbe poter invitare il direttore esecutivo a presentare una relazione sull'esercizio delle sue funzioni.
(19)
Per garantirne la sua piena autonomia e indipendenza è opportuno che l’Ufficio di sostegno sia dotato di un bilancio autonomo alimentato essenzialmente da un contributo dell'Unione. Il finanziamento dell'Ufficio di sostegno dovrebbe essere subordinato a un accordo dell'autorità di bilancio, secondo quanto indicato al punto 47 dell'accordo interistituzionale del 17 maggio 2006 tra il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione sulla disciplina di bilancio e la sana gestione finanziaria (5). La procedura di bilancio dell'Unione dovrebbe applicarsi al contributo dell'Unione e a qualsiasi sovvenzione a carico del bilancio generale dell'Unione europea. Alla revisione contabile dovrebbe provvedere la Corte dei conti.
(20)
L’Ufficio di sostegno dovrebbe cooperare con le autorità dei paesi terzi e con le organizzazioni internazionali competenti nei settori ricompresi nell'ambito di applicazione del presente regolamento e con paesi terzi nell'ambito di accordi operativi conclusi conformemente alle pertinenti disposizioni del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE).
(21)
A norma dell'articolo 3 del protocollo sulla posizione del Regno Unito e dell'Irlanda rispetto allo spazio di libertà, sicurezza e giustizia allegato al trattato sull’Unione europea (TUE) e al TFUE, tali Stati membri hanno notificato, con lettera del 18 maggio 2009, che desiderano partecipare all'adozione e all'applicazione del presente regolamento.
(22)
A norma degli articoli 1 e 2 del protocollo sulla posizione della Danimarca allegato al TUE e al TFUE, tale Stato membro non partecipa all'adozione del presente regolamento e non sarà vincolata dallo stesso, né soggetta alla sua applicazione.
(23)
Tenuto conto che la Danimarca, in quanto Stato membro, ha finora contribuito alla cooperazione pratica tra gli Stati membri in materia di asilo, l’Ufficio di sostegno dovrebbe agevolare la cooperazione operativa con questo paese. A tal fine, è opportuno invitare un rappresentante danese a partecipare a tutte le riunioni del consiglio di amministrazione, che dovrebbe altresì poter decidere di invitare osservatori danesi alle riunioni dei gruppi di lavoro, ove opportuno.
(24)
Per espletare i propri compiti, l’Ufficio di sostegno dovrebbe essere aperto alla partecipazione dei paesi che hanno concluso con l'Unione accordi in virtù dei quali hanno adottato e applicano il diritto dell'Unione nei settori disciplinati dal presente regolamento, in particolare Islanda, Liechtenstein, Norvegia e Svizzera. In accordo con la Commissione, l’Ufficio di sostegno dovrebbe anche poter stipulare accordi operativi, conformemente alle disposizioni del TFUE, con paesi che non abbiano concluso con l'Unione accordi in virtù dei quali hanno adottato e applicano il diritto dell'Unione. L’Ufficio di sostegno non dovrebbe, tuttavia, in nessun caso, sviluppare una politica esterna autonoma.
(25)
All’Ufficio di sostegno dovrebbe applicarsi il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (6) (regolamento finanziario), in particolare l'articolo 185.
(26)
Il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) (7), dovrebbe applicarsi senza restrizioni all’Ufficio di sostegno, che dovrebbe aderire all’accordo interistituzionale del 25 maggio 1999 tra il Parlamento europeo, il Consiglio dell’Unione europea e la Commissione delle Comunità europee relativo alle indagini interne svolte dall’Ufficio europeo per la lotta antifrode (8) (l'accordo interistituzionale del 25 maggio 1999).
(27)
All’Ufficio di sostegno dovrebbe applicarsi il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (9).
(28)
Al trattamento dei dati personali da parte dell'Ufficio di sostegno dovrebbe applicarsi il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (10).
(29)
È opportuno che le necessarie disposizioni riguardanti l'insediamento dell'Ufficio di sostegno nello Stato membro in cui deve avere la sede e le specifiche norme applicabili all'insieme del personale dell'Ufficio di sostegno e ai familiari siano stabilite in un accordo di sede. È inoltre necessario che lo Stato membro ospitante garantisca le migliori condizioni possibili per il buon funzionamento dell'Ufficio di sostegno, anche per quanto riguarda la scolarizzazione dei bambini e i trasporti, in modo da attirare risorse umane di elevata qualità su una base geografica più ampia possibile.
(30)
Poiché gli obiettivi del presente regolamento, ossia migliorare l’attuazione del sistema europeo comune di asilo, facilitare, coordinare e rafforzare la cooperazione pratica in materia di asilo fra gli Stati membri, fornire un sostegno operativo agli Stati membri i cui sistemi di asilo e accoglienza sono sottoposti a una pressione particolare o coordinare la prestazione di tale sostegno, non possono essere realizzati in misura sufficiente dagli Stati membri e possono dunque, in ragione delle dimensioni e degli effetti dell'intervento, essere realizzati meglio a livello dell'Unione, l'Unione può intervenire in base al principio di sussidiarietà sancito dall'articolo 5 del TUE. Il presente regolamento si limita a quanto è necessario per conseguire tali obiettivi in ottemperanza al principio di proporzionalità enunciato nello stesso articolo.
(31)
Il presente regolamento rispetta i diritti fondamentali ed osserva i principi sanciti segnatamente dalla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea e dovrebbe essere applicato conformemente al diritto di asilo riconosciuto all’articolo 18 della stessa,
HANNO ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO 1
ISTITUZIONE E FINALITÀ DELL’UFFICIO EUROPEO DI SOSTEGNO PER L’ASILO
Articolo 1
Istituzione dell’Ufficio europeo di sostegno per l’asilo
È istituito l’Ufficio europeo di sostegno per l’asilo («l'Ufficio di sostegno») al fine di contribuire a una migliore attuazione del sistema europeo comune di asilo («il CEAS»), a rafforzare la cooperazione pratica in materia di asilo fra gli Stati membri e a fornire o coordinare il sostegno operativo agli Stati membri i cui sistemi di asilo e accoglienza sono sottoposti a una pressione particolare.
Articolo 2
Finalità dell’Ufficio di sostegno
1. L’Ufficio di sostegno facilita, coordina e rafforza la cooperazione pratica in materia di asilo fra gli Stati membri nei suoi molteplici aspetti e contribuisce a una migliore attuazione del sistema europeo comune di asilo. A questo riguardo, l'Ufficio di sostegno partecipa a pieno titolo alla dimensione esterna di tale sistema.
2. L'Ufficio di sostegno fornisce un sostegno operativo efficace agli Stati membri i cui sistemi di asilo e accoglienza sono sottoposti ad una pressione particolare, facendo appello a tutte le risorse utili a sua disposizione, che possono includere il coordinamento delle risorse fornite dagli Stati membri alle condizioni previste dal presente regolamento.
3. L’Ufficio di sostegno presta assistenza scientifica e tecnica in relazione alle politiche e alla legislazione dell'Unione in tutti i settori che hanno ripercussioni dirette o indirette sull’asilo, così da apportare pieno sostegno alla cooperazione pratica nel settore e svolgere i suoi compiti in modo efficace. È una fonte indipendente di informazioni su tutte le questioni rientranti in tali ambiti.
4. L’Ufficio di sostegno persegue la sua finalità in condizioni che gli consentono di svolgere un ruolo di riferimento grazie all’indipendenza e alla qualità scientifica e tecnica dell’assistenza prestata e delle informazioni diffuse, alla trasparenza delle sue procedure e delle modalità di funzionamento, alla diligenza nell’espletare i compiti attribuitigli e al supporto informatico necessario allo svolgimento del suo mandato.
5. L’Ufficio di sostegno lavora a stretto contatto con le autorità degli Stati membri responsabili per l’asilo, con i servizi nazionali responsabili per l'immigrazione e l'asilo e con altri servizi nazionali, così come con la Commissione. L’Ufficio di sostegno svolge i propri compiti fermi restando quelli conferiti ad altri organismi pertinenti dell'Unione e lavora in stretta cooperazione con detti organismi e con l’UNHCR.
6. L’Ufficio di sostegno non ha alcun potere in relazione al processo decisionale delle autorità degli Stati membri responsabili per l’asilo per quanto riguarda le singole domande di protezione internazionale.
CAPO 2
COMPITI DELL’UFFICIO DI SOSTEGNO
SEZIONE 1
Sostegno alla cooperazione pratica in materia di asilo
Articolo 3
Migliori prassi
L'Ufficio di sostegno organizza, promuove e coordina attività che consentano lo scambio di informazioni e l'individuazione e la condivisione delle migliori prassi fra gli Stati membri in materia di asilo.
Articolo 4
Informazioni sui paesi di origine
L'Ufficio di sostegno organizza, promuove e coordina attività relative alle informazioni sui paesi di origine, in particolare:
a)
la raccolta, secondo modalità trasparenti e imparziali, d'informazioni pertinenti, affidabili, accurate e aggiornate sui paesi di origine delle persone che fanno domanda di protezione internazionale, avvalendosi di ogni fonte pertinente, comprese le informazioni raccolte da organizzazioni governative e non governative e da organizzazioni internazionali, nonché da istituzioni e organismi dell'Unione;
b)
l'elaborazione di relazioni sui paesi di origine, sulla base delle informazioni raccolte in conformità alla lettera a);
c)
la creazione e l'ulteriore sviluppo di un portale che raccolga le informazioni sui paesi di origine al fine di garantire la trasparenza in conformità delle regole necessarie per l'accesso a tali informazioni ai sensi dell'articolo 42;
d)
l'elaborazione di un formato e di una metodologia comuni per la presentazione, la verifica e l'utilizzo delle informazioni sui paesi di origine;
e)
l'analisi delle informazioni sui paesi di origine, condotta secondo modalità trasparenti nell'intento di promuovere la convergenza tra criteri di valutazione e, se del caso, utilizzando i risultati delle riunioni di uno o più gruppi di lavoro. Tale analisi non è volta a impartire istruzioni agli Stati membri sull'accoglimento o sulla reiezione delle domande di protezione internazionale.
Articolo 5
Sostegno alla ricollocazione all'interno dell'Unione dei beneficiari di protezione internazionale
Per gli Stati membri i cui sistemi di asilo e accoglienza siano sottoposti a pressioni specifiche e sproporzionate, dovute specialmente alla loro situazione geografica o demografica, l'Ufficio di sostegno promuove, agevola e coordina gli scambi di informazioni e altre attività connesse alla ricollocazione all'interno dell'Unione. La ricollocazione all'interno dell'Unione è effettuata solo su base concordata tra gli Stati membri e con il consenso del beneficiario della protezione internazionale, nonché, se del caso, in consultazione con l'UNHCR.
Articolo 6
Sostegno alla formazione
1. L'Ufficio di sostegno organizza e sviluppa la formazione destinata ai membri di tutte le amministrazioni e di tutti gli organismi giurisdizionali nazionali, e a qualsiasi tipo di servizio nazionale responsabile in materia di asilo negli Stati membri. La partecipazione alla formazione fa salvi i sistemi e le procedure nazionali.
L'Ufficio di sostegno organizza tale formazione in stretta cooperazione con le autorità degli Stati membri responsabili per l'asilo e si avvale, ove necessario, della competenza di istituzioni accademiche e di altre organizzazioni pertinenti.
2. L'Ufficio di sostegno gestisce ed elabora un curriculum europeo in materia di asilo tenuto conto della cooperazione dell'Unione esistente in tale settore.
3. La formazione proposta dall'Ufficio di sostegno può essere generica, specifica o tematica e può includere la metodologia «formazione dei formatori».
4. La formazione specifica o tematica sulle conoscenze e competenze in materia di asilo includono e non si limitano a, in particolare:
a)
i diritti umani internazionali e l'acquis dell'Unione in materia di asilo, comprese specifiche problematiche giuridiche o giurisprudenziali;
b)
le problematiche attinenti al trattamento delle domande di asilo di minori e di persone vulnerabili con esigenze particolari;
c)
le tecniche di intervista;
d)
l'utilizzo delle perizie mediche e legali nelle procedure di asilo;
e)
le problematiche attinenti alla produzione e all'utilizzo delle informazioni sui paesi di origine;
f)
le condizioni di accoglienza, compresa una speciale attenzione per i gruppi vulnerabili e le vittime di tortura.
5. Le azioni proposte sono di alta qualità e definiscono principi chiave e migliori prassi ai fini di una maggiore convergenza delle prassi e delle decisioni amministrative e della prassi giuridica, nel pieno rispetto dell'indipendenza degli organi giudiziari nazionali.
6. Per gli esperti che fanno parte del gruppo d'intervento in materia di asilo di cui all'articolo 15, l'Ufficio di sostegno offre una formazione specializzata attinente ai loro compiti e alle loro funzioni e organizza esercitazioni periodiche secondo un calendario di formazione specializzata ed esercitazioni indicato nel suo programma di lavoro annuale.
7. L'Ufficio di sostegno può organizzare attività di formazione in cooperazione con gli Stati membri sul loro territorio.
Articolo 7
Sostegno alla dimensione esterna del sistema europeo comune di asilo
In accordo con la Commissione, l'Ufficio di sostegno coordina gli scambi di informazioni e le altre azioni intraprese relativamente alle questioni attinenti all'attuazione degli strumenti e dei meccanismi relativi alla dimensione esterna del sistema europeo comune di asilo.
L'Ufficio di sostegno coordina gli scambi di informazioni e altre azioni relativamente al reinsediamento intraprese dagli Stati membri con l'obiettivo di far fronte alle esigenze di protezione internazionale dei rifugiati nei paesi terzi e di dar prova di solidarietà ai paesi di accoglienza.
Nell'ambito del suo mandato e conformemente all'articolo 49, l'Ufficio di sostegno può cooperare con le autorità competenti dei paesi terzi su aspetti tecnici, in particolare nell'intento di promuovere ed assistere il rafforzamento delle capacità nell'ambito dei sistemi di asilo ed accoglienza di tali paesi terzi, nonché di attuare programmi di protezione regionale e altre azioni pertinenti in grado di fornire soluzioni durature.
SEZIONE 2
Sostegno agli stati membri sottoposti ad una pressione particolare
Articolo 8
Pressione particolare sui sistemi di asilo e accoglienza
L'Ufficio di sostegno coordina e appoggia ogni azione comune volta ad assistere i sistemi di asilo e accoglienza degli Stati membri sottoposti ad una pressione particolare che comporta un onere eccezionale ed urgente per le loro strutture di accoglienza e per i loro sistemi di asilo. Tale pressione può derivare dall'arrivo improvviso di un vasto numero di cittadini di paesi terzi che possono aver bisogno di protezione internazionale e dalla situazione geografica o demografica dello Stato membro.
Articolo 9
Raccolta e analisi di informazioni
1. Onde poter valutare le esigenze degli Stati membri sottoposti a una pressione particolare, l'Ufficio di sostegno raccoglie, in particolare sulla base delle informazioni fornite dagli Stati membri, dall'UNHCR e, se del caso, da altre organizzazioni pertinenti, ogni informazione utile a individuare, preparare e definire le misure d'urgenza di cui all'articolo 10 per fronteggiare tale pressione.
2. L'Ufficio di sostegno individua, raccoglie ed esamina sistematicamente, in base ai dati forniti dagli Stati membri sottoposti a una pressione particolare, informazioni sulle strutture e il personale disponibili, segnatamente in materia di traduzione ed interpretazione, informazioni sui paesi di origine e sull'assistenza nel trattamento e nella gestione dei singoli casi, nonché la capacità di accoglienza nei suddetti Stati membri sottoposti ad una pressione particolare, per favorire un rapido ed affidabile scambio di informazioni fra le varie autorità degli Stati membri responsabili per l'asilo.
3. L'Ufficio di sostegno analizza i dati relativi ad ogni arrivo improvviso di un vasto numero di cittadini di paesi terzi che possa determinare una pressione particolare sui sistemi di asilo e accoglienza ed assicura un rapido scambio di informazioni pertinenti tra gli Stati membri e la Commissione. L'Ufficio di sostegno utilizza i sistemi e i meccanismi di allarme rapido esistenti e, se del caso, istituisce un sistema di allarme rapido per fini propri.
Articolo 10
Azioni di sostegno agli Stati membri
Su richiesta degli Stati membri interessati, l'Ufficio di sostegno coordina le azioni di sostegno agli Stati membri i cui sistemi di asilo e accoglienza sono sottoposti a una particolare pressione, in particolare coordinando:
a)
le azioni a vantaggio degli Stati membri sottoposti a una particolare pressione per rendere più agevole l'inizio dell'esame delle domande di asilo da parte delle autorità nazionali competenti;
b)
le azioni dirette ad assicurare che gli Stati membri sottoposti a una particolare pressione possano mettere a disposizione adeguate strutture di accoglienza, in particolare alloggi d'emergenza, mezzi di trasporto e assistenza medica;
c)
le squadre di sostegno per l'asilo, le cui modalità di funzionamento sono stabilite al capo 3.
SEZIONE 3
Contributo all’attuazione del sistema europeo comune di asilo
Articolo 11
Raccolta e scambio di informazioni
1. L'Ufficio di sostegno organizza, coordina e promuove lo scambio di informazioni fra le autorità degli Stati membri responsabili per l’asilo e fra la Commissione e le autorità degli Stati membri responsabili per l’asilo per quanto riguarda l'attuazione dell'insieme degli strumenti rientranti nell'acquis dell'Unione in materia di asilo. A tal fine l'Ufficio di sostegno può creare banche dati fattuali, giuridiche e giurisprudenziali riguardanti gli strumenti relativi all'asilo a livello nazionale, dell'Unione e internazionale, utilizzando, fra l'altro, i dispositivi esistenti. Fatte salve le attività dell'Ufficio di sostegno ai sensi degli articoli 15 e 16, in tali banche dati non vengono memorizzati dati personali, a meno che l'Ufficio di sostegno non li abbia tratti da documenti accessibili al pubblico.
2. L'Ufficio di sostegno raccoglie in particolare informazioni:
a)
sul trattamento delle domande di protezione internazionale presso le amministrazioni e autorità nazionali;
b)
sul diritto e gli sviluppi giuridici nazionali in materia di asilo, compresa la giurisprudenza.
Articolo 12
Relazioni e altri documenti dell'Ufficio di sostegno
1. L'Ufficio di sostegno elabora una relazione annuale sulla situazione riguardante l'asilo nell'Unione, tenendo in debita considerazione le informazioni già rese disponibili da altre fonti pertinenti. In tale relazione l'Ufficio di sostegno valuta i risultati delle azioni svolte ai sensi del presente regolamento e ne fa un'analisi comparativa globale al fine di rafforzare la qualità, la coerenza e l'efficacia del sistema europeo comune di asilo.
2. In conformità del suo programma di lavoro o su richiesta del consiglio di amministrazione o della Commissione, tenendo in debita considerazione i pareri espressi dagli Stati membri o dal Parlamento europeo e operando in stretta consultazione con i suoi gruppi di lavoro e la Commissione, l'Ufficio di sostegno può adottare documenti tecnici riguardanti l'attuazione degli strumenti dell'Unione in materia di asilo, quali in particolare orientamenti e manuali operativi. Quando tali documenti tecnici fanno riferimento ad elementi del diritto internazionale dei rifugiati, si tiene debito conto dei pertinenti orientamenti dell'UNHCR. Tali documenti non hanno l'intento di dare istruzioni agli Stati membri sull'accoglimento o sulla reiezione delle domande di protezione internazionale.
CAPO 3
SQUADRE DI SOSTEGNO PER L'ASILO
Articolo 13
Coordinamento
1. Lo Stato membro o gli Stati membri sottoposti a una particolare pressione possono chiedere che l'Ufficio di sostegno provveda all'invio di una squadra di sostegno per l'asilo. Lo Stato membro o gli Stati membri richiedenti forniscono, in particolare, una descrizione della situazione, indicano gli obiettivi della richiesta di invio e specificano il proprio previsto fabbisogno, in conformità dell'articolo 18, paragrafo 1.
2. In risposta a tale richiesta, l'Ufficio di sostegno può coordinare l'assistenza operativa e tecnica necessaria per lo Stato membro o gli Stati membri richiedenti e per l'invio, per un periodo di tempo limitato, di una squadra di sostegno per l'asilo sul territorio di tale Stato membro o di tali Stati membri sulla base del piano operativo di cui all'articolo 18.
Articolo 14
Assistenza tecnica
Le squadre di sostegno per l’asilo apportano la propria competenza, come convenuto nel piano operativo di cui all'articolo 18, in particolare in relazione ai servizi di interpretazione, alle informazioni sui paesi d’origine e alla conoscenza del trattamento e della gestione dei fascicoli di asilo, nel quadro delle azioni di sostegno agli Stati membri di cui all’articolo 10.
Articolo 15
Gruppo d'intervento in materia di asilo
1. Su proposta del direttore esecutivo, il consiglio di amministrazione decide a maggioranza dei tre quarti dei suoi membri aventi diritto di voto sui profili e sul numero totale di esperti da mettere a disposizione per la costituzione delle squadre di sostegno per l’asilo (gruppo d'intervento in materia di asilo). Nell'ambito del gruppo d'intervento in materia di asilo, l'Ufficio di sostegno stabilisce un elenco di interpreti. La stessa procedura si applica per eventuali successive modifiche dei profili e del numero totale degli esperti del gruppo.
2. Gli Stati membri contribuiscono al gruppo d'intervento in materia di asilo tramite un gruppo di esperti nazionali costituito in base ai diversi profili, designando gli esperti corrispondenti ai profili richiesti.
Gli Stati membri assistono l'Ufficio di sostegno nell'individuazione degli interpreti da inserire nell'elenco di interpreti.
Gli Stati membri possono scegliere di inviare interpreti o di metterli a disposizione tramite videoconferenza.
Articolo 16
Invio delle squadre di sostegno per l'asilo
1. Lo Stato membro di origine conserva la propria autonomia per quanto riguarda la selezione del numero e dei profili degli esperti (gruppo nazionale) e la durata della missione. Gli Stati membri mettono a disposizione tali esperti su richiesta dell’Ufficio di sostegno, a meno che si trovino a far fronte a una situazione che incida in misura sostanziale sull’adempimento dei compiti nazionali, come per esempio nel caso di una carenza d'organico per l'espletamento delle procedure di determinazione dello status delle persone che chiedono la protezione internazionale. Gli Stati membri comunicano quanto prima, su richiesta dell’Ufficio di sostegno, il numero, i nomi e i profili degli esperti del loro gruppo nazionale che possono mettere a disposizione entro il più breve tempo possibile per far parte di una squadra di sostegno.
2. Nel determinare la composizione di una squadra di sostegno per l’asilo, il direttore esecutivo tiene conto delle circostanze particolari in cui versa lo Stato membro richiedente. La squadra di sostegno è costituita secondo il piano operativo elaborato a norma dell’articolo 18.
Articolo 17
Procedura di decisione dell'invio
1. Se necessario, il direttore esecutivo può inviare esperti dell’Ufficio di sostegno per valutare la situazione dello Stato membro richiedente.
2. Il direttore esecutivo informa immediatamente il consiglio di amministrazione di ogni richiesta di invio delle squadre di sostegno.
3. Il direttore esecutivo decide in merito alla richiesta di invio delle squadre di sostegno per l'asilo quanto prima e al più tardi entro cinque giorni lavorativi dalla data di ricevimento della richiesta. Il direttore esecutivo comunica per iscritto la decisione contemporaneamente allo Stato membro richiedente e al consiglio di amministrazione, precisandone le motivazioni principali.
4. Se il direttore esecutivo decide di inviare una o più squadre di sostegno per l’asilo, l’Ufficio di sostegno e lo Stato membro richiedente elaborano immediatamente un piano operativo a norma dell’articolo 18.
5. Subito dopo l’approvazione del piano operativo, il direttore esecutivo informa gli Stati membri in merito al numero e ai profili richiesti degli esperti che parteciperanno alle squadre di sostegno. Queste informazioni sono fornite per iscritto ai referenti nazionali di cui all’articolo 19 e menzionano la data di invio prevista. Agli stessi viene trasmessa anche una copia del piano operativo.
6. In caso di assenza o di impedimento del direttore esecutivo, le decisioni relative all’invio delle squadre di sostegno per l’asilo sono prese dal capo unità che lo sostituisce.
Articolo 18
Piano operativo
1. Il direttore esecutivo e lo Stato membro richiedente concordano un piano operativo che definisca nel dettaglio le condizioni per l’invio delle squadre di sostegno per l’asilo. Il piano operativo include:
a)
una descrizione della situazione, con modus operandi e obiettivi dell’invio, obiettivi operativi compresi;
b)
la durata prevista della missione delle squadre di sostegno;
c)
l’area geografica di competenza nello Stato membro richiedente in cui le squadre di sostegno saranno inviate;
d)
una descrizione dei compiti e le istruzioni specifiche per i membri delle squadre di sostegno, anche in merito alle banche dati che sono autorizzati a consultare e all'equipaggiamento che possono utilizzare nello Stato membro richiedente; e
e)
la composizione delle squadre di sostegno.
2. Per qualsiasi modifica o adattamento del piano operativo è necessario il consenso congiunto del direttore esecutivo e dello Stato membro richiedente. L’Ufficio di sostegno trasmette immediatamente agli Stati membri partecipanti una copia del piano operativo modificato o adattato.
Articolo 19
Referente nazionale
Ciascuno Stato membro designa un referente nazionale incaricato di comunicare con l’Ufficio di sostegno per tutte le questioni relative alle squadre di sostegno per l’asilo.
Articolo 20
Referente dell'Unione
1. Il direttore esecutivo designa uno o più esperti dell’Ufficio di sostegno quali referenti dell'Unione incaricati del coordinamento e ne informa lo Stato membro ospitante.
2. Il referente dell'Unione agisce a nome dell’Ufficio di sostegno per tutti gli aspetti relativi all’invio delle squadre di sostegno per l’asilo, In particolare, il referente dell'Unione:
a)
funge da interfaccia tra l’Ufficio di sostegno e lo Stato membro ospitante;
b)
funge da interfaccia tra l’Ufficio di sostegno e i membri delle squadre di sostegno per l'asilo, fornendo assistenza, per conto dell’Ufficio di sostegno, su tutte le questioni connesse con le condizioni dell'invio di tali squadre;
c)
controlla la corretta attuazione del piano operativo; e
d)
riferisce all’Ufficio di sostegno su tutti gli aspetti dell’invio delle squadre di sostegno per l'asilo.
3. Il direttore esecutivo può autorizzare i referenti dell'Unione a contribuire alla risoluzione di qualsiasi controversia sull’attuazione del piano operativo e sull’invio delle squadre di sostegno per l’asilo.
4. Nell’esecuzione dei suoi compiti, il referente dell'Unione riceve istruzioni soltanto dall’Ufficio di sostegno.
Articolo 21
Responsabilità civile
1. Quando i membri di una squadra di sostegno per l’asilo operano in uno Stato membro ospitante, tale Stato membro è responsabile dei danni eventuali da loro causati durante le loro operazioni, conformemente alla sua legislazione nazionale.
2. Ove tali danni siano causati da negligenza grave o comportamento doloso, lo Stato membro ospitante può rivolgersi allo Stato membro di origine per ottenere da quest’ultimo il rimborso di eventuali risarcimenti erogati alle vittime o agli aventi diritto.
3. Fatto salvo l’esercizio dei suoi diritti nei confronti di terzi, ciascuno Stato membro rinuncia a chiedere allo Stato membro di origine o a qualsiasi altro Stato membro il risarcimento dei danni subiti, a meno che il danno non sia dovuto a negligenza grave o comportamento doloso.
4. Eventuali controversie tra Stati membri sull’applicazione dei paragrafi 2 e 3 del presente articolo che tali Stati non possano risolvere mediante negoziati sono da essi deferite alla Corte di giustizia ai sensi dell’articolo 273 del TFUE.
5. Fatto salvo l'esercizio dei suoi diritti nei confronti di terzi, l'Ufficio di sostegno sostiene le spese connesse con i danni causati all'equipaggiamento dell'Ufficio di sostegno durante la missione, a meno che il danno non sia dovuto a negligenza grave o comportamento doloso.
Articolo 22
Responsabilità penale
Durante la missione di una squadra di sostegno per l’asilo, i membri della squadra di sostegno per l’asilo sono assimilati ai funzionari dello Stato membro ospitante per quanto riguarda i reati che commettano o di cui siano vittime.
Articolo 23
Costi
Quando gli Stati membri mettono a disposizione i loro esperti per l’invio delle squadre di sostegno per l’asilo, l’Ufficio di sostegno copre i seguenti costi:
a)
viaggio dallo Stato membro di origine allo Stato membro ospitante e dallo Stato membro ospitante allo Stato membro di origine;
b)
vaccinazione;
c)
assicurazioni specifiche richieste;
d)
assistenza sanitaria;
e)
diaria, compreso l'alloggio;
f)
attrezzature tecniche dell’Ufficio di sostegno; e
g)
onorari degli esperti.
CAPO 4
ORGANIZZAZIONE DELL’UFFICIO DI SOSTEGNO
Articolo 24
Struttura amministrativa e di gestione dell’Ufficio di sostegno
La struttura amministrativa e di gestione dell’Ufficio di sostegno comprende:
a)
un consiglio di amministrazione;
b)
un direttore esecutivo e il personale dell’Ufficio di sostegno.
La struttura amministrativa e di gestione dell’Ufficio di sostegno può comprendere un comitato esecutivo, se istituito in conformità dell'articolo 29, paragrafo 2.
Articolo 25
Composizione del consiglio di amministrazione
1. Il consiglio di amministrazione si compone di un membro nominato da ciascuno Stato membro vincolato dal presente regolamento e di due membri nominati dalla Commissione.
2. Ogni membro del consiglio di amministrazione può essere rappresentato o accompagnato da un supplente. Quando accompagna un membro del consiglio di amministrazione, il supplente assiste senza diritto di voto.
3. I membri del consiglio di amministrazione sono nominati in base all'esperienza, alla responsabilità professionale e all'alto livello di competenza nel settore dell’asilo.
4. Un rappresentante dell'UNHCR è membro del consiglio di amministrazione senza diritto di voto.
5. Il mandato dei membri del consiglio di amministrazione è di tre anni. Tale mandato è rinnovabile. Allo scadere del mandato o in caso di dimissioni i membri restano in carica fino al rinnovo del mandato o fino alla loro sostituzione.
Articolo 26
Presidenza del consiglio di amministrazione
1. Il consiglio di amministrazione elegge un presidente e un vicepresidente scegliendoli tra i suoi membri con diritto di voto. Il vicepresidente sostituisce ex officio il presidente quando quest’ultimo è impossibilitato a svolgere le proprie funzioni.
2. Il presidente e il vicepresidente hanno un mandato di tre anni rinnovabile un’unica volta. Tuttavia, se cessano di far parte del consiglio di amministrazione in un qualsiasi momento del mandato da presidente o vicepresidente, questo termina automaticamente alla stessa data.
Articolo 27
Riunioni del consiglio di amministrazione
1. Le riunioni del consiglio di amministrazione vengono indette dal presidente. Il direttore esecutivo partecipa alle riunioni. Il rappresentante dell'UNHCR non partecipa alle riunioni quando il consiglio di amministrazione svolge le funzioni di cui all'articolo 29, paragrafo 1, lettere b), h), i), j) e m), e all'articolo 29, paragrafo 2, e quando il consiglio di amministrazione mette a disposizione risorse finanziarie per finanziare azioni che consentono all'Ufficio di sostegno di beneficiare dell'esperienza e della competenza in materia di asilo dell'UNHCR come previsto all'articolo 50.
2. Il consiglio di amministrazione tiene almeno due riunioni ordinarie all'anno. Si riunisce inoltre su istanza del presidente o su richiesta di almeno un terzo dei suoi membri.
3. Il consiglio di amministrazione può invitare a partecipare alle sue riunioni, in veste di osservatore, ogni persona il cui parere possa essere rilevante.
La Danimarca è invitata a partecipare alle riunioni del consiglio di amministrazione.
4. I membri del consiglio di amministrazione, fatte salve le disposizioni del suo regolamento interno, possono farsi assistere da consulenti o esperti.
5. L'Ufficio di sostegno provvede alle funzioni di segreteria del consiglio di amministrazione.
Articolo 28
Modalità di votazione
1. Salvo disposizioni contrarie, il consiglio di amministrazione decide a maggioranza assoluta dei membri aventi diritto di voto. Ogni membro avente tale diritto dispone di un voto. In assenza di un membro, il supplente è abilitato a esercitare il suo diritto di voto.
2. Il direttore esecutivo non partecipa al voto.
3. Il presidente partecipa al voto.
4. Gli Stati membri che non partecipano all’integralità dell’acquis dell'Unione in materia di asilo non prendono parte al voto qualora il consiglio di amministrazione debba prendere decisioni di cui all'articolo 29, paragrafo 1, lettera e), e il documento tecnico in questione riguardi esclusivamente uno strumento dell'Unione in materia di asilo da cui non sono vincolati.
5. Il regolamento interno del consiglio di amministrazione stabilisce le regole dettagliate concernenti la votazione, in particolare le circostanze in cui un membro può agire per conto di un altro, e i requisiti di quorum, ove necessario.
Articolo 29
Funzioni del consiglio di amministrazione
1. Il consiglio di amministrazione provvede affinché l’Ufficio di sostegno esegua i compiti ad esso affidati. È l’organo di programmazione e di controllo dell’Ufficio di sostegno e svolge in particolare le seguenti mansioni:
a)
adotta il proprio regolamento interno, a maggioranza dei tre quarti dei membri aventi diritto di voto e previo parere della Commissione;
b)
nomina il direttore esecutivo in conformità dell’articolo 30, esercita potere disciplinare nei confronti di quest’ultimo e, se necessario, lo sospende o lo revoca;
c)
adotta una relazione generale annuale sulle attività dell’Ufficio di sostegno e la trasmette, entro il 15 giugno dell’anno successivo, al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti. La relazione generale annuale è pubblica;
d)
adotta una relazione annuale sulla situazione riguardante l'asilo nell'Unione in conformità dell'articolo 12, paragrafo 1. Tale relazione è presentata al Parlamento europeo. Il Consiglio e la Commissione possono chiedere che la relazione sia presentata anche a loro;
e)
adotta i documenti tecnici di cui all'articolo 12, paragrafo 2;
f)
entro il 30 settembre di ogni anno, in base a un progetto presentato dal direttore esecutivo e previo parere della Commissione, adotta a maggioranza di tre quarti dei suoi membri aventi diritto di voto il programma di lavoro dell'Ufficio di sostegno per l'anno successivo e lo trasmette al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione. Tale programma di lavoro è adottato secondo la procedura annuale di bilancio dell'Unione e il programma di lavoro legislativo dell'Unione nell'ambito dell’asilo;
g)
svolge le sue funzioni riguardanti il bilancio dell'Ufficio di sostegno a norma del capo 5;
h)
stabilisce le modalità pratiche di applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 conformemente all’articolo 42 del presente regolamento;
i)
adotta la politica relativa al personale dell'Ufficio di sostegno conformemente all’articolo 38;
j)
adotta, dopo aver chiesto il parere della Commissione, il piano pluriennale in materia di politica del personale;
k)
prende tutte le decisioni ai fini dell’attuazione del mandato dell’Ufficio di sostegno quale definito dal presente regolamento;
l)
prende tutte le decisioni relative alla creazione e, se necessario, allo sviluppo dei sistemi informativi previsti dal presente regolamento, fra cui il portale di informazioni di cui all’articolo 4, lettera c); e
m)
prende ogni decisione relativa alla creazione e, se necessario, alla modifica delle strutture interne dell’Ufficio di sostegno.
2. Il consiglio di amministrazione può istituire un comitato esecutivo per assistere il consiglio stesso e il direttore esecutivo nel predisporre decisioni, programmi di lavoro e attività che dovranno essere adottati dal consiglio di amministrazione e quando necessario, in considerazione dell'urgenza, per prendere decisioni provvisorie a nome del consiglio di amministrazione.
Tale comitato esecutivo è composto di otto membri nominati fra i membri del consiglio di amministrazione tra i quali figura uno dei membri della Commissione all'interno del consiglio di amministrazione. Il mandato dei membri del comitato esecutivo è di durata pari al mandato dei membri del consiglio di amministrazione.
Su richiesta del comitato esecutivo, i rappresentanti dell'UNHCR o qualsiasi altra persona il cui parere possa essere rilevante possono partecipare alle riunioni del comitato esecutivo senza diritto di voto.
L'Ufficio di sostegno stabilisce le modalità di funzionamento del comitato esecutivo nel regolamento interno dell'Ufficio di sostegno e le rende pubbliche.
Articolo 30
Nomina del direttore esecutivo
1. Il direttore esecutivo è nominato dal consiglio di amministrazione, per un periodo di cinque anni, tra i candidati idonei selezionati tramite un concorso generale organizzato dalla Commissione. La procedura di selezione prevede la pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea e in altri strumenti d'informazione di un invito a manifestare interesse. Il consiglio di amministrazione può richiedere l'organizzazione di una nuova procedura se non ritiene soddisfacente l'idoneità dei candidati inclusi nel primo elenco. Il direttore esecutivo è nominato in base ai suoi meriti personali, alla sua esperienza in materia di asilo e alle sue capacità di direzione e gestione. Prima della nomina, il candidato prescelto dal consiglio di amministrazione è invitato a rendere una dichiarazione dinanzi alla o alle commissioni competenti del Parlamento europeo e a rispondere alle domande dei membri di tali commissioni.
Dopo detta dichiarazione il Parlamento europeo può adottare un parere nel quale espone la sua opinione sul candidato selezionato. Il consiglio di amministrazione informa il Parlamento europeo sul modo in cui tale parere è stato preso in considerazione. Il parere è trattato in modo personale e riservato fino alla nomina del candidato.
Nel corso degli ultimi nove mesi del mandato quinquennale del direttore esecutivo, la Commissione procede a una valutazione che riguarda in particolare:
-
i risultati ottenuti dal direttore esecutivo; nonché
-
i compiti e le necessità dell’Ufficio di sostegno per gli anni successivi.
2. Il consiglio di amministrazione, tenuto conto di tale valutazione, può prorogare una volta il mandato del direttore esecutivo per un massimo di tre anni, ma solo quando tale proroga sia giustificata dai compiti e dalle necessità dell’Ufficio di sostegno.
3. Il consiglio di amministrazione informa il Parlamento europeo dell'intenzione di prorogare il mandato del direttore esecutivo. Nel mese precedente tale proroga, il direttore esecutivo è invitato a rendere una dichiarazione dinanzi alla o alle commissioni competenti del Parlamento europeo e a rispondere alle domande dei membri di tali commissioni.
Articolo 31
Funzioni del direttore esecutivo
1. L'Ufficio di sostegno è diretto dal suo direttore esecutivo, che è indipendente nell'espletamento delle sue funzioni. Il direttore esecutivo risponde delle sue attività al consiglio di amministrazione.
2. Fatte salve le competenze della Commissione, del consiglio di amministrazione o del comitato esecutivo, se istituito, il direttore esecutivo non sollecita né accetta istruzioni da alcun governo o altro organismo.
3. Su richiesta, il direttore esecutivo riferisce al Parlamento europeo sull'esercizio delle sue funzioni. Il Consiglio può invitare il direttore esecutivo a presentare una relazione sull'esercizio delle sue funzioni.
4. Il direttore esecutivo è il rappresentante legale dell’Ufficio di sostegno.
5. Il direttore esecutivo può essere assistito da uno o più capi unità. In caso di sua assenza o di impedimento, un capo unità lo sostituisce.
6. Il direttore esecutivo è responsabile della gestione amministrativa dell'Ufficio di sostegno e dell'espletamento delle funzioni affidategli dal presente regolamento. In particolare il direttore esecutivo è responsabile per:
a)
la gestione corrente dell’Ufficio di sostegno;
b)
l'elaborazione di programmi di lavoro per l’Ufficio di sostegno, previo parere della Commissione;
c)
l'attuazione delle decisioni e dei programmi di lavoro adottati dal consiglio di amministrazione;
d)
l'elaborazione delle relazioni sui paesi d’origine di cui all’articolo 4, lettera b);
e)
la predisposizione del progetto di regolamento finanziario dell’Ufficio di sostegno, al fine della sua adozione da parte del consiglio di amministrazione ai sensi dell’articolo 37, e delle sue misure d’esecuzione;
f)
la predisposizione del progetto di stato di previsione delle entrate e delle spese dell’Ufficio di sostegno e dell’esecuzione del bilancio;
g)
l'esercizio delle competenze di cui all’articolo 38 nei confronti del personale dell’Ufficio di sostegno;
h)
l'adozione di tutte le decisioni relative alla gestione dei sistemi informativi previsti dal presente regolamento, fra cui il portale d’informazioni di cui all’articolo 4, lettera c);
i)
l'adozione di ogni decisione riguardante la gestione delle strutture amministrative interne dell’Ufficio di sostegno; e
j)
il coordinamento e il funzionamento del forum consultivo di cui all'articolo 51. A tal fine il direttore esecutivo, in consultazione con le pertinenti organizzazioni della società civile, adotta innanzi tutto un piano per l'insediamento del forum consultivo. Una volta formalmente insediato, il direttore esecutivo, in consultazione con il forum consultivo, adotta un piano operativo che comprende norme sulla frequenza e la natura della consultazione e i meccanismi organizzativi per l'attuazione dell'articolo 51. Sono inoltre convenuti criteri trasparenti per la partecipazione continuativa al forum consultivo.
Articolo 32
Gruppi di lavoro
1. Nell’ambito del suo mandato, quale definito nel presente regolamento, l’Ufficio di sostegno può costituire gruppi di lavoro composti da esperti delle autorità competenti degli Stati membri attive nel settore dell’asilo, compresi gli organismi giudiziari. L'Ufficio di sostegno costituisce gruppi di lavoro ai fini dell'articolo 4, lettera e), e dell'articolo 12, paragrafo 2. Gli esperti possono essere sostituiti da supplenti, nominati contestualmente.
2. La Commissione partecipa di diritto ai gruppi di lavoro. I rappresentanti dell’UNHCR possono presenziare alle riunioni dei gruppi di lavoro dell’Ufficio di sostegno, integralmente o in parte a seconda del carattere delle questioni affrontate.
3. I gruppi di lavoro possono invitare a partecipare alle riunioni ogni persona il cui parere possa essere rilevante, in particolare rappresentanti delle organizzazioni della società civile operanti nel settore dell’asilo.
CAPO 5
DISPOSIZIONI FINANZIARIE
Articolo 33
Bilancio
1. Tutte le entrate e le spese dell'Ufficio di sostegno sono oggetto di previsioni per ciascun esercizio finanziario, che coincide con l'anno civile, e sono iscritte nel bilancio dell'Ufficio di sostegno.
2. Le entrate e le spese iscritte nel bilancio dell'Ufficio di sostegno devono essere in pareggio.
3. Fatte salve altre risorse, le entrate dell’Ufficio di sostegno comprendono:
a)
un contributo dell'Unione iscritto al bilancio generale dell'Unione europea;
b)
eventuali contributi volontari degli Stati membri;
c)
i diritti percepiti per pubblicazioni o qualsiasi altro servizio fornito dall’Ufficio di sostegno;
d)
un contributo dei paesi associati.
4. Le spese dell'Ufficio di sostegno comprendono le retribuzioni del personale, le spese amministrative e di infrastruttura, le spese di esercizio.
Articolo 34
Stesura del bilancio
1. Ogni anno il direttore esecutivo predispone un progetto di stato di previsione delle entrate e delle spese dell’Ufficio di sostegno insieme per l’esercizio finanziario successivo, che comprende la tabella dell’organico, e lo trasmette al consiglio di amministrazione.
2. Sulla base di tale progetto, il consiglio di amministrazione prepara uno stato di previsione provvisorio delle entrate e delle spese dell’Ufficio di sostegno per l’esercizio finanziario successivo.
3. Il progetto di stato di previsione provvisorio delle entrate e delle spese dell’Ufficio di sostegno è trasmesso alla Commissione entro il 10 febbraio di ogni anno. Entro il 31 marzo il consiglio di amministrazione invia alla Commissione lo stato di previsione definitivo, che include un progetto di tabella dell’organico.
4. La Commissione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio («l'autorità di bilancio») lo stato di previsione con il progetto di bilancio generale dell'Unione europea.
5. Sulla base di tale stato di previsione, la Commissione inserisce nel progetto di bilancio generale dell'Unione europea le previsioni ritenute necessarie per la tabella dell'organico nonché l'importo della sovvenzione da iscrivere al bilancio generale, che sottopone all'autorità di bilancio a norma degli articoli 313 e 314 del TFUE.
6. L'autorità di bilancio autorizza gli stanziamenti a titolo della sovvenzione destinata all'Ufficio di sostegno.
7. L'autorità di bilancio adotta la tabella dell'organico dell’Ufficio di sostegno.
8. Il consiglio di amministrazione adotta il bilancio dell'Ufficio di sostegno. Esso diventa definitivo dopo l’adozione definitiva del bilancio generale dell’Unione europea. Se del caso, si procede agli opportuni adeguamenti.
9. Il consiglio di amministrazione comunica al più presto all’autorità di bilancio l’intenzione di realizzare qualsiasi progetto che possa avere incidenze finanziarie significative per il finanziamento del bilancio, in particolare i progetti di natura immobiliare, quali la locazione o l’acquisto di edifici. Esso ne informa la Commissione.
10. Nel caso in cui un ramo dell'autorità di bilancio abbia comunicato l’intenzione di esprimere un parere, esso trasmette tale parere al consiglio di amministrazione entro un termine di sei settimane a decorrere dalla data di notifica del progetto.
Articolo 35
Esecuzione del bilancio
1. Il direttore esecutivo è responsabile dell'esecuzione del bilancio dell'Ufficio di sostegno.
2. Il direttore esecutivo trasmette ogni anno all’autorità di bilancio qualsiasi informazione rilevante in relazione ai risultati delle procedure di valutazione.
Articolo 36
Rendicontazione e discarico
1. Entro il 1o marzo successivo a ciascun anno finanziario, il contabile dell'Ufficio di sostegno comunica al contabile della Commissione il rendiconto provvisorio, corredato della relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell'esercizio chiuso. Il contabile della Commissione consolida il rendiconto provvisorio delle istituzioni e degli organismi decentrati ai sensi dell'articolo 128 del regolamento finanziario.
2. Entro il 31 marzo successivo a ciascun anno finanziario, il contabile della Commissione trasmette alla Corte dei conti il rendiconto provvisorio dell'Ufficio di sostegno corredato della relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell'esercizio chiuso. La relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell'esercizio chiuso è trasmessa anche al Parlamento europeo e al Consiglio.
3. Al ricevimento delle osservazioni formulate dalla Corte dei conti sul rendiconto provvisorio dell'Ufficio di sostegno, ai sensi dell'articolo 129 del regolamento finanziario il direttore esecutivo redige il rendiconto definitivo dell'Ufficio di sostegno, sotto la propria responsabilità, e lo trasmette al consiglio di amministrazione per un parere.
4. Il consiglio d'amministrazione esprime un parere sul rendiconto definitivo dell'Ufficio di sostegno.
5. Entro il 1o luglio successivo a ciascun anno finanziario, il direttore esecutivo trasmette il rendiconto definitivo corredato del parere del consiglio d'amministrazione al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti.
6. Il rendiconto definitivo è pubblicato.
7. Entro il 30 settembre, il direttore esecutivo invia alla Corte dei conti una risposta alle osservazioni di quest’ultima. Invia inoltre tale risposta al Consiglio di amministrazione.
8. Il direttore esecutivo presenta al Parlamento europeo, su richiesta dello stesso e a norma dall'articolo 146, paragrafo 3, del regolamento finanziario, tutte le informazioni necessarie al corretto svolgimento della procedura di discarico per l'esercizio in causa.
9. Il Parlamento europeo, su raccomandazione del Consiglio che delibera a maggioranza qualificata, dà atto al direttore esecutivo, entro il 15 maggio dell'anno N + 2, dell'esecuzione del bilancio dell'esercizio N.
Articolo 37
Regolamento finanziario
Il regolamento finanziario applicabile all'Ufficio di sostegno è adottato dal consiglio di amministrazione, previa consultazione della Commissione. Esso non si discosta dal regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione, del 19 novembre 2002, che reca regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all'articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (11), solo per esigenze specifiche di funzionamento dell’Ufficio di sostegno e previo accordo della Commissione.
CAPO 6
DISPOSIZIONI RELATIVE AL PERSONALE
Articolo 38
Personale
1. Al personale dell'Ufficio di sostegno e al suo direttore esecutivo si applicano lo statuto dei funzionari dell'Unione europea e il regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea di cui al regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 (12) («lo statuto») e le norme adottate congiuntamente dalle istituzioni dell'Unione per l'applicazione di detto statuto e regime.
2. Il consiglio di amministrazione, di concerto con la Commissione, adotta le necessarie disposizioni di esecuzione secondo le modalità di cui all’articolo 110 dello statuto.
3. Nei confronti del proprio personale, l’Ufficio di sostegno esercita i poteri conferiti all’autorità investita del potere di nomina dallo statuto e all'autorità abilitata a stipulare contratti dal regime applicabile agli altri agenti.
4. Il consiglio d'amministrazione adotta disposizioni che consentano di ricorrere a esperti nazionali distaccati dagli Stati membri presso l'Ufficio di sostegno.
Articolo 39
Privilegi e immunità
All'Ufficio di sostegno si applica il protocollo sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea.
CAPO 7
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 40
Status giuridico
1. L’Ufficio di sostegno è un organo dell'Unione. Esso ha personalità giuridica.
2. L'Ufficio di sostegno gode in tutti gli Stati membri della più ampia capacità giuridica riconosciuta alle persone giuridiche dalle legislazioni nazionali. Può in particolare acquisire o alienare beni mobili e immobili e stare in giudizio.
3. L’Ufficio di sostegno è rappresentato dal direttore esecutivo.
Articolo 41
Regime linguistico
1. All’Ufficio di sostegno si applicano le disposizioni previste dal regolamento n. 1 del 15 aprile 1958 che stabilisce il regime linguistico della Comunità economica europea (13).
2. Fatte salve le decisioni prese in base all'articolo 342 del TFUE, la relazione generale annuale sulle attività dell'Ufficio di sostegno e il programma di lavoro annuale di cui all'articolo 29, paragrafo 1, lettere c) ed f), sono redatti in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione europea.
3. I servizi di traduzione necessari per il funzionamento dell'Ufficio di sostegno sono forniti dal centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea.
Articolo 42
Accesso ai documenti
1. Ai documenti in possesso dell'Ufficio di sostegno si applica il regolamento (CE) n. 1049/2001.
2. Entro sei mesi dalla data della sua prima riunione, il consiglio di amministrazione adotta le modalità di applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001.
3. Le decisioni adottate dall'Ufficio di sostegno ai sensi dell'articolo 8 del regolamento (CE) n. 1049/2001 possono costituire oggetto di denuncia presso il Mediatore o di un ricorso dinanzi alla Corte di giustizia dell'Unione europea, alle condizioni di cui, rispettivamente, agli articoli 228 e 263 del TFUE.
4. Il trattamento di dati personali da parte dell'Ufficio di sostegno è soggetto al regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 43
Regime di sicurezza in materia di protezione delle informazioni classificate e delle informazioni sensibili non classificate
1. L'Ufficio di sostegno applica i principi in materia di sicurezza di cui alla decisione 2001/844/CE, CECA, Euratom della Commissione, del 29 novembre 2001, che modifica il regolamento interno della Commissione (14), in particolare le disposizioni relative allo scambio, al trattamento e all'archiviazione delle informazioni classificate.
2. L'Ufficio di sostegno applica altresì i principi di sicurezza relativi al trattamento delle informazioni sensibili non classificate adottati e applicati dalla Commissione.
Articolo 44
Lotta antifrode
1. Per la lotta alle frodi, alla corruzione e ad altre attività illecite, si applica senza restrizioni il regolamento (CE) n. 1073/1999.
2. L'Ufficio di sostegno aderisce all'accordo interistituzionale del 25 maggio 1999 ed emana prontamente le opportune disposizioni applicabili a tutti i dipendenti dell'Ufficio di sostegno.
3. Le decisioni in materia di finanziamento, nonché gli accordi e gli strumenti di esecuzione che ne conseguono, prevedono esplicitamente la possibilità che la Corte dei conti e l’OLAF effettuino, se del caso, controlli in loco presso i beneficiari delle risorse dell’Ufficio di sostegno e gli agenti responsabili della loro allocazione.
Articolo 45
Regime di responsabilità
1. La responsabilità contrattuale dell'Ufficio di sostegno è disciplinata dalla normativa applicabile al contratto di cui trattasi.
2. La Corte di giustizia dell'Unione europea è competente a giudicare in virtù di clausole compromissorie contenute in un contratto concluso dall'Ufficio di sostegno.
3. In materia di responsabilità extracontrattuale l'Ufficio di sostegno risarcisce, secondo i principi generali comuni agli ordinamenti degli Stati membri, i danni causati dai suoi servizi o dai suoi agenti nell’esercizio delle loro funzioni.
4. La Corte di giustizia dell'Unione europea è competente a pronunciarsi in merito alle controversie relative al risarcimento dei danni di cui al paragrafo 3.
5. La responsabilità individuale del personale verso l’Ufficio di sostegno è disciplinata dalle disposizioni dello statuto.
Articolo 46
Valutazione e revisione
1. Entro 19 giugno 2014, l'Ufficio di sostegno commissiona una valutazione, esterna e indipendente, dei propri risultati sulla base di un mandato conferito dal consiglio di amministrazione di concerto con la Commissione. Tale valutazione concerne l'impatto dell'Ufficio di sostegno sulla cooperazione pratica in materia di asilo e sul sistema europeo comune di asilo. La valutazione tiene debitamente conto dei progressi conseguiti, nell'ambito del suo mandato, in particolare valutando se sono necessarie misure supplementari per assicurare un'effettiva solidarietà e condivisione di responsabilità con gli Stati membri soggetti a una pressione particolare. Essa affronta in particolare l'eventuale necessità di modificare il mandato dell'Ufficio di sostegno, con le conseguenze finanziarie di tale modifica, ed esamina altresì l'adeguatezza della struttura di gestione all'adempimento dei compiti dell'Ufficio di sostegno. La valutazione tiene conto dei pareri delle parti interessate sia a livello dell'Unione sia a livello nazionale.
2. Il consiglio di amministrazione, di concerto con la Commissione, decide le scadenze delle valutazioni future, tenendo conto dei risultati della valutazione di cui al paragrafo 1.
Articolo 47
Controlli amministrativi
Le attività dell'Ufficio di sostegno sono sottoposte al controllo del Mediatore, ai sensi dell'articolo 228 del TFUE.
Articolo 48
Cooperazione con la Danimarca
L'Ufficio di sostegno agevola la cooperazione operativa con la Danimarca, incluso lo scambio di informazioni e di migliori prassi su questioni che rientrano nelle sue attività.
Articolo 49
Cooperazione con paesi terzi e associati
1. L'Ufficio di sostegno è aperto alla partecipazione dell'Islanda, del Liechtenstein, della Norvegia e della Svizzera in veste di osservatori. Vengono presi accordi per specificare in particolare la natura, la portata e le modalità di partecipazione di tali paesi ai lavori dell'Ufficio di sostegno, comprese disposizioni relative alla partecipazione alle iniziative dell'Ufficio di sostegno, ai contributi finanziari e al personale. In materia di personale, tali accordi rispettano in ogni caso lo statuto.
2. Per le questioni che rientrano nelle sue attività, nella misura necessaria all'espletamento dei suoi compiti, in accordo con la Commissione e nell'ambito del suo mandato, l'Ufficio di sostegno agevola la cooperazione operativa fra gli Stati membri e i paesi terzi diversi da quelli di cui al paragrafo 1 nel quadro della politica dell'Unione in materia di relazioni esterne e può altresì cooperare con le autorità competenti di paesi terzi, su aspetti tecnici dei settori disciplinati dal presente regolamento, nell'ambito di accordi operativi conclusi con tali autorità, conformemente alle disposizioni pertinenti del TFUE.
Articolo 50
Cooperazione con l'UNHCR
L'Ufficio di sostegno coopera con l'UNHCR nei settori disciplinati dal presente regolamento, nel quadro di accordi operativi conclusi con tale organizzazione. Per l'Ufficio di sostegno, il consiglio di amministrazione decide gli accordi operativi, incluse le implicazioni finanziarie.
Il consiglio di amministrazione può inoltre decidere che l'Ufficio di sostegno può mettere a disposizioni risorse finanziarie per coprire spese dell'UNHCR per attività non previste negli accordi operativi. Tali risorse rientrano nell'ambito delle relazioni privilegiate di cooperazione fra l'Ufficio di sostegno e l'UNHCR, quali definite al presente articolo così come all'articolo 2, paragrafo 5, all'articolo 5, all'articolo 9, paragrafo 1, all'articolo 25, paragrafo 4, e all'articolo 32, paragrafo 2. Conformemente all'articolo 75 del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002, si applicano le disposizioni pertinenti del regolamento finanziario nonché delle sue modalità di esecuzione.
Articolo 51
Forum consultivo
1. L'Ufficio di sostegno mantiene uno stretto dialogo con le pertinenti organizzazioni della società civile e i relativi organismi competenti che operano nel settore della politica di asilo a livello locale, regionale, nazionale, europeo o internazionale e istituisce a tal fine un forum consultivo.
2. Il forum consultivo costituisce un meccanismo di scambio di informazioni e di condivisione di conoscenze. Esso assicura uno stretto dialogo tra l’Ufficio di sostegno e le parti interessate.
3. Il forum consultivo è aperto a tutte le pertinenti parti interessate di cui al paragrafo 1. L'Ufficio di sostegno si rivolge ai membri del forum consultivo in funzione delle esigenze specifiche riguardanti settori individuati come prioritari per l'attività dell'Ufficio di sostegno.
L’UNHCR è membro di diritto del forum consultivo.
4. L'Ufficio di sostegno invita il forum consultivo in particolare a:
a)
formulare proposte al consiglio di amministrazione sul programma di lavoro annuale da adottare a norma dell’articolo 29, paragrafo 1, lettera f);
b)
fornire un riscontro al consiglio d'amministrazione e proporre il seguito da dare alla relazione annuale di cui all'articolo 29, paragrafo 1, lettera c), e alla relazione annuale sulla situazione riguardante l'asilo nell'Unione di cui all’articolo 12, paragrafo 1; e
c)
comunicare al direttore esecutivo e al consiglio d'amministrazione i risultati e le raccomandazioni delle conferenze, dei seminari e delle riunioni pertinenti per i lavori dell'Ufficio di sostegno.
5. Il forum consultivo si riunisce almeno una volta all’anno.
Articolo 52
Cooperazione con Frontex, FRA, altri organismi dell'Unione e con le organizzazioni internazionali
L'Ufficio di sostegno coopera con gli organismi dell'Unione che svolgono attività legate al suo settore di competenza, in particolare con Frontex e con FRA, così come con organizzazioni internazionali nei settori disciplinati dal presente regolamento, nell'ambito di accordi operativi conclusi con tali organismi conformemente alle disposizioni del TFUE e alle disposizioni relative alla competenza di tali organismi.
La cooperazione consente di creare sinergie fra i diversi organismi interessati e di evitare duplicazioni nei lavori svolti nell'ambito dei loro mandati.
Articolo 53
Accordo di sede e condizioni operative
Le necessarie disposizioni relative all'insediamento dell'Ufficio di sostegno nello Stato membro ospitante e alle strutture che questo deve mettere a disposizione nonché le norme specifiche applicabili in tale Stato membro al direttore esecutivo dell'Ufficio di sostegno, ai membri del consiglio d'amministrazione, al personale dell'Ufficio di sostegno e ai familiari sono fissate in un accordo di sede concluso, previa approvazione del consiglio d'amministrazione, fra l'Ufficio di sostegno e lo Stato membro ospitante. Lo Stato membro ospitante garantisce le migliori condizioni possibili per il buon funzionamento dell'Ufficio di sostegno, offrendo anche una scolarizzazione multilingue e a orientamento europeo, e adeguati collegamenti di trasporto.
Articolo 54
Inizio delle attività dell'Ufficio di sostegno
L'Ufficio di sostegno diventa pienamente operativo entro 19 giugno 2011.
La Commissione è responsabile dell'istituzione e del funzionamento iniziale dell'Ufficio di sostegno finché questo non abbia la capacità operativa di eseguire il proprio bilancio.
A tale scopo,
-
fino a quando il direttore esecutivo non assumerà le proprie funzioni dopo la nomina da parte del consiglio d'amministrazione ai sensi dell'articolo 30, un funzionario della Commissione può farne le veci in qualità di direttore ad interim ed esercitare le funzioni assegnate al direttore esecutivo;
-
funzionari della Commissione possono svolgere, sotto la responsabilità del direttore ad interim o del direttore esecutivo, i compiti assegnati all'Ufficio di sostegno.
Il direttore ad interim può autorizzare tutti i pagamenti coperti dagli stanziamenti previsti nel bilancio dell'Ufficio di sostegno, previa approvazione del consiglio d'amministrazione, e può concludere contratti, anche relativi al personale, in seguito all'adozione della tabella dell'organico.
Articolo 55
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri conformemente ai trattati.
Fatto a Strasburgo, addì 19 maggio 2010.