NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 363/2012
ze dne 23. února 2012
o procedurálních pravidlech pro uznávání kontrolních organizací a odejímání takových uznání stanovených v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 995/2010, kterým se stanoví povinnosti hospodářských subjektů uvádějících na trh dřevo a dřevařské výrobky
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 995/2010 ze dne 20. října 2010, kterým se stanoví povinnosti hospodářských subjektů uvádějících na trh dřevo a dřevařské výrobky (1), a zejména na čl. 8 odst. 7 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Cílem nařízení (EU) č. 995/2010 je zejména minimalizovat riziko, že bude na vnitřní trh uvedeno nezákonně vytěžené dřevo a výrobky z tohoto dřeva. Kontrolní organizace by měly hospodářským subjektům pomáhat plnit požadavky uvedeného nařízení. Za tímto účelem by měly vyvinout systém náležité péče, udělovat hospodářským subjektům právo jej používat a měly by ověřovat jeho řádné používání.
(2)
Postup, jímž Komise uznává kontrolní organizace, by měl být spravedlivý, transparentní a nezávislý. Žadatelé by tudíž měli být posuzováni poté, co byly konzultovány příslušné orgány členských států a o žadateli byly shromážděny dostatečné informace. Je-li to nezbytné, měly by být součástí shromažďování informací návštěvy v prostorách žadatele.
(3)
Je nezbytné upřesnit odpovídající odborné znalosti a kapacitu, jimiž by kontrolní organizace měly disponovat, aby dokázaly určit, zda dřevo splňuje příslušné právní předpisy v zemi těžby, a navrhnout opatření k posouzení rizika, že nezákonně vytěžené dřevo a výrobky z tohoto dřeva budou uvedeny na trh. Není-li zjištěné riziko zanedbatelné, kontrolní organizace by rovněž měla být schopna navrhnout odpovídající opatření k jeho účinné minimalizaci.
(4)
Mělo by být zaručeno, že kontrolní organizace vykonávají své funkce transparentně a nezávisle, že se vyhýbají střetu zájmů při výkonu svých funkcí a že své služby poskytují hospodářským subjektům nediskriminačně.
(5)
O odejmutí uznání by Komise měla rozhodnout postupem, který je spravedlivý, transparentní a nezávislý. Před přijetím rozhodnutí by Komise měla konzultovat dotčené příslušné orgány členských států a měla by shromáždit dostatečné informace a v nezbytných případech provést návštěvy na místě. Dotčeným kontrolním organizacím by mělo být umožněno, aby před přijetím rozhodnutí předložily připomínky.
(6)
Jestliže kontrolní organizace přestane vykonávat funkce nebo plnit požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010, Komise by měla být v souladu se zásadou proporcionality schopna odejmout uznání buď dočasně a/nebo podmínečně, nebo trvale, a to podle toho, jak to vyžaduje úroveň zjištěných nedostatků.
(7)
Je třeba zaručit, že úroveň ochrany jednotlivců v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů v rámci oblasti působnosti tohoto nařízení, zejména zpracováním osobních údajů v žádostech o uznání jako kontrolní organizace, splňuje požadavky stanovené směrnicí Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (2) a nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3),
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se kromě definic stanovených v článku 2 nařízení (EU) č. 995/2010 použijí tyto definice:
1)
„dotčenými příslušnými orgány“ se rozumějí příslušné orgány členských států, v nichž jsou kontrolní organizace nebo žadatel o uznání jako kontrolní organizace zákonně usazeni nebo v nichž poskytují služby nebo hodlají poskytovat služby ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/123/ES (4);
2)
„doklady o dosažené kvalifikaci“ se rozumějí diplomy, osvědčení a jiné doklady vydané orgánem státu určeným podle právních nebo správních předpisů tohoto státu a osvědčující úspěšné dokončení odborné přípravy;
3)
„odbornou zkušeností“ se rozumí skutečný a zákonný výkon dotčeného povolání.
Článek 2
Žádost o uznání
1. Žádost o uznání jako kontrolní organizace může Komisi podat jakýkoli subjekt, ať veřejný či soukromý, ať se jedná o společnost, korporaci, firmu, podnik, instituci nebo orgán, který je zákonně usazen v Unii.
Subjekt podá žádost v kterémkoli z úředních jazyků Unie společně s dokumenty uvedenými v příloze.
2. Aby byl žadatel uznán jako kontrolní organizace, prokáže, že splňuje všechny požadavky stanovené v čl. 8 odst. 2 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení.
3. Komise do deseti pracovních dnů od přijetí žádosti potvrdí její přijetí a přidělí žadateli referenční číslo.
Rovněž žadateli poskytne orientační lhůtu, v níž o žádosti rozhodne. Komise informuje žadatele pokaždé, když orientační lhůtu pozmění kvůli potřebě získat dodatečné informace nebo dokumenty pro posouzení žádosti.
4. V případě, že uplynuly tři měsíce od obdržení žádosti nebo od posledního písemného sdělení, které Komise zaslala žadateli, podle toho, které datum nastane později, a Komise dosud nepřijala rozhodnutí o uznání nebo žádost nezamítla, písemně žadatele informuje o pokroku při posuzování žádosti.
První pododstavec se může na vyřízení jedné žádosti použít vícekrát.
5. Komise předá kopii žádosti a podkladů dotčeným příslušným orgánům, které mohou k žádosti podat připomínky do jednoho měsíce od data předání.
Článek 3
Dodatečné dokumenty a přístup do prostor
1. Pokud o to Komise požádá, žadatel nebo dotčené příslušné orgány poskytnou ve stanovené lhůtě veškeré dodatečné informace nebo dokumenty, které Komise požaduje.
2. Žadatel umožní Komisi přístup do svých prostor, aby mohla ověřit, že jsou splněny všechny požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení. Komise informuje žadatele o návštěvě předem. Návštěvy se mohou zúčastnit dotčené příslušné orgány.
Žadatel poskytne veškerou nezbytnou pomoc, aby takovéto návštěvy usnadnil.
Článek 4
Rozhodnutí o uznání
Pokud Komise přijala rozhodnutí podle čl. 8 odst. 3 nařízení (EU) č. 995/2010, uvědomí o tom dotčeného žadatele do 10 pracovních dnů od data přijetí uvedeného rozhodnutí.
Komise rovněž žadateli neprodleně poskytne osvědčení o uznání a sdělí své rozhodnutí příslušným orgánům všech členských států v souladu s čl. 8 odst. 3 druhým pododstavcem nařízení (EU) č. 995/2010, a to ve lhůtě uvedené v prvním odstavci.
Článek 5
Právní subjektivita a zákonné usazení v Unii
1. Je-li žadatel zákonně usazen ve více než jednom členském státě, poskytne informace o svém sídlu, správním ústředí nebo hlavní provozovně v Unii, jakož i o svých agenturách, pobočkách nebo dceřiných společnostech zřízených na území jakéhokoli členského státu. Žadatel rovněž uvede, v kterých členských státech hodlá poskytovat služby.
2. Od žadatele, který je orgánem členského státu nebo součástí tohoto orgánu, se nevyžaduje, aby prokázal svoji právní subjektivitu nebo zákonné usazení v Unii.
Článek 6
Odpovídající odborné znalosti
1. Aby se zaručilo, že kontrolní organizace vykonávající své funkce řádně, jak vyžaduje čl. 8 odst. 2 písm. b) nařízení (EU) č. 995/2010, technicky kvalifikovaní pracovníci žadatele splňují následující minimální kritéria, což je potvrzeno doklady o dosažené kvalifikaci a odborných zkušenostech:
a)
formální odborná příprava v oboru souvisejícím s funkcemi kontrolní organizace;
b)
u vyšších technických pozic, alespoň pětiletá odborná zkušenost ve funkci související s funkcemi kontrolní organizace.
Pro účely písmene a) prvního pododstavce jsou za příslušné obory považovány obory týkající se lesnictví, životního prostředí, práva, řízení podniku, řízení rizik, obchodu, auditu, finanční kontroly nebo řízení zásobovacího řetězce.
2. Žadatel vede záznamy, které dokumentují povinnosti a odpovědnosti jeho pracovníků. Žadatel má zavedeny postupy pro sledování výkonnosti a technické kvalifikace svých pracovníků.
Článek 7
Kapacita umožňující výkon funkcí kontrolní organizace
1. Žadatel prokáže, že disponuje:
a)
organizační strukturou, která zaručuje řádný výkon funkcí kontrolní organizace;
b)
systémem náležité péče, který budou mít hospodářské subjekty k dispozici a budou jej používat;
c)
politikami a postupy, které umožňují hodnotit a zdokonalovat systém náležité péče;
d)
postupy a procesy k ověření, že hospodářské subjekty používají jeho systém náležité péče řádným způsobem;
e)
postupy pro nápravná opatření, která se přijmou v případě, že hospodářský subjekt nepoužívá jeho systém náležité péče řádným způsobem.
2. Kromě požadavků v odstavci 1 žadatel prokáže, že disponuje finanční a technickou kapacitou pro výkon funkcí kontrolní organizace.
Článek 8
Nepřítomnost střetu zájmů
1. Žadatel je organizován tak, aby chránil objektivitu a nestrannost svých činností.
2. Žadatel určuje, analyzuje a vede záznamy, které dokumentují rizika střetu zájmů v důsledku výkonu funkcí kontrolní organizace včetně střetů vyplývajících ze vztahů se souvisejícími subjekty nebo subdodavateli.
3. Bylo-li zjištěno riziko střetu zájmů, žadatel má zavedeny písemné politiky a postupy, aby zabránil střetům zájmů na úrovni organizace i jednotlivce. Jsou udržovány a prováděny písemné politiky a postupy. Tyto politiky a postupy mohou zahrnovat audity prováděné třetí stranou.
Článek 9
Informace o následných změnách
1. Kontrolní organizace neprodleně informuje Komisi o kterékoli z následujících situací, k nimž dojde poté, co byla uznána:
a)
změna, která může ovlivnit schopnost této kontrolní organizace plnit požadavky v článcích 5 až 8, k níž došlo poté, co byla organizace uznána;
b)
kontrolní organizace zřídí v Unii jiné agentury, pobočky nebo dceřiné společnosti, než jaké uvedla v žádosti;
c)
kontrolní organizace se rozhodne poskytovat služby v jiných členských státech, než jaké uvedla v žádosti, nebo v členském státě, v němž podle prohlášení přestala své služby poskytovat v souladu s písmenem d);
d)
kontrolní organizace přestane poskytovat služby v členských státech.
2. Komise sdělí všechny informace obdržené podle odstavce 1 dotčeným příslušným orgánům.
Článek 10
Přezkum rozhodnutí o uznání
1. Komise může rozhodnutí, jímž uznává kontrolní organizaci, kdykoli přezkoumat.
Komise provede tento přezkum v kterékoli z těchto situací:
a)
dotčený příslušný orgán informuje Komisi, že zjistil, že kontrolní organizace nevykonává funkce stanovené v čl. 8 odst. 1 nařízení (EU) č. 995/2010 nebo neplní požadavky stanovené v čl. 8 odst. 2 nařízení (EU) č. 995/2010, jak stanoví články 5 až 8 tohoto nařízení;
b)
Komise disponuje příslušnými informacemi včetně opodstatněných obav vyjádřených třetími stranami, že kontrolní organizace neplní požadavky stanovené v čl. 8 odst. 1 a 2 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení;
c)
kontrolní organizace informovala Komisi o změnách uvedených v čl. 9 odst. 1 písm. a) tohoto nařízení.
2. Je-li zahájen přezkum, je při něm Komisi nápomocen přezkumný tým, jehož úkolem je provádět přezkum a kontroly.
3. Žadatel umožní přezkumnému týmu přístup do svých prostor, aby bylo možné ověřit, že jsou splněny všechny požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení. Návštěvy se mohou zúčastnit dotčené příslušné orgány.
Žadatel poskytne veškerou nezbytnou pomoc, aby takovéto návštěvy usnadnil.
4. Přezkumný tým připraví zprávu, v níž popíše svá zjištění. Ke zprávě o přezkumu se přiloží náležité důkazy.
Zpráva o přezkumu obsahuje doporučení, zda by mělo být uznání kontrolní organizaci odejmuto.
Přezkumný tým zašle zprávu o přezkumu dotčeným příslušnými orgánům. Tyto orgány mohou vznést připomínky do tří týdnů od data předání zprávy.
Přezkumný tým poskytne dotčené kontrolní organizaci shrnutí zjištění a závěrů zprávy. Organizace může přezkumnému týmu předložit připomínky do tří týdnů od data předání shrnutí.
5. Přezkumný tým by měl v zprávě o přezkumu doporučit dočasné a/nebo podmínečné nebo trvalé odejmutí uznání podle toho, jak to podle něj vyžaduje úroveň zjištěných nedostatků, jestliže určí, že kontrolní organizace nevykonává funkce nebo neplní požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010.
Přezkumný tým může místo toho doporučit, aby Komise vydala oznámení o uložení nápravných opatření nebo úřední varování nebo aby žádná další opatření nepřijímala.
Článek 11
Rozhodnutí o odejmutí uznání
1. Komise s ohledem na zprávu o přezkumu uvedenou v článku 10 rozhodne, zda dočasně a/nebo podmínečně nebo trvale odejme kontrolní organizaci uznání.
2. Komise může vydat oznámení o uložení nápravných opatření nebo úřední varování, pokud úroveň zjištěných nedostatků nevede ke zjištění podle čl. 8 odst. 6 nařízení (EU) č. 995/2010, že kontrolní organizace již neplní funkce nebo požadavky uvedené v čl. 8 odst. 2 uvedeného nařízení.
3. Rozhodnutí o odejmutí uznání kontrolní organizace, jakož i oznámení nebo varování podle odstavce 2 se do 10 pracovních dnů od data přijetí sdělí dotčené kontrolní organizaci a příslušným orgánům všech členských států v souladu s čl. 8 odst. 6 nařízení (EU) č. 995/2010.
Článek 12
Ochrana údajů
Tímto nařízením nejsou dotčena pravidla týkající se zpracování osobních údajů stanovená ve směrnici 95/46/ES a nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 13
Závěrečná ustanovení
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 23. února 2012.
REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 363/2012 DELLA COMMISSIONE
del 23 febbraio 2012
sulle norme procedurali per il riconoscimento e la revoca del riconoscimento degli organismi di controllo come previsto nel regolamento (UE) n. 995/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio che stabilisce gli obblighi degli operatori che commercializzano legno e prodotti da esso derivati
(Testo rilevante ai fini del SEE)
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 995/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 ottobre 2010, che stabilisce gli obblighi degli operatori che commercializzano legno e prodotti da esso derivati (1), in particolare l’articolo 8, paragrafo 7,
considerando quanto segue:
(1)
Il regolamento (UE) n. 995/2010 è inteso, in particolare, a rendere minimi i rischi di commercializzazione nel mercato interno di legno illegale e prodotti da esso derivati. È opportuno che gli organismi di controllo aiutino gli operatori a rispettare i requisiti di detto regolamento. A tal fine, essi dovrebbero elaborare un sistema di dovuta diligenza, conferire agli operatori il diritto di usarlo e verificarne l’uso corretto.
(2)
Occorre che la Commissione applichi una procedura equa, trasparente e indipendente per il riconoscimento degli organismi di controllo. Pertanto i richiedenti dovrebbero essere valutati previa consultazione delle autorità competenti degli Stati membri e dopo aver raccolto informazioni sufficienti su di loro. Se necessario, per raccogliere le informazioni richieste possono essere condotte visite presso la sede del richiedente.
(3)
Occorre specificare le competenze e le capacità adeguate che gli organismi di controllo devono possedere per determinare che il legno risponde alla pertinente legislazione del paese di produzione e per proporre misure volte a valutare il rischio di commercializzare legno illegale e prodotti da esso derivati. Se il rischio individuato non è trascurabile, l’organismo di controllo dovrebbe anche essere in grado di proporre misure adeguate a ridurlo in maniera efficace.
(4)
Occorre garantire che gli organismi di controllo esercitino le proprie funzioni in modo trasparente e indipendente, evitando conflitti di interessi legati alle loro funzioni e offrendo servizi agli operatori in modo non discriminatorio.
(5)
È opportuno che la Commissione decida in merito a una revoca del riconoscimento seguendo una procedura equa, trasparente e indipendente. Prima di prendere una decisione, la Commissione dovrebbe consultare le autorità competenti degli Stati membri interessati e raccogliere informazioni sufficienti, anche svolgendo, se necessario, visite in loco. Occorre che l’organismo di controllo interessato abbia la possibilità di far pervenire i propri commenti prima che sia presa una decisione.
(6)
In base al principio della proporzionalità, è necessario che la Commissione possa revocare il riconoscimento in via temporanea e/o con riserva o in via permanente, secondo quanto ritenuto necessario in base al livello delle carenze rilevate, qualora un organismo di controllo non svolga più le funzioni o non risponda più ai requisiti di cui all’articolo 8 del regolamento (UE) n. 995/2010.
(7)
Occorre garantire che, nell’ambito dell’applicazione del presente regolamento, il livello di protezione delle persone in relazione al trattamento dei dati personali che li riguardano, in particolare per quanto riguarda il trattamento dei dati personali contenuti nelle domande di riconoscimento come organismo di controllo, sia conforme a quanto stabilito dalla direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (2) e dal regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (3),
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
Definizioni
Ai fini del presente regolamento, oltre alle definizioni di cui all’articolo 2 del regolamento (UE) n. 995/2010, si intende per:
1)
«autorità competenti interessate», le autorità competenti degli Stati membri nei quali è stabilito legalmente un organismo di controllo o un organismo che chiede il riconoscimento in quanto organismo di controllo, o nei quali tale organismo fornisce i servizi o intende fornire i servizi definiti dalla direttiva 2006/123/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (4);
2)
«titoli», i diplomi, certificati e altri titoli rilasciati da un’autorità di un dato Stato designata in base a disposizioni legislative o amministrative di detto Stato, i quali certificano il completamento di una formazione per l’esercizio di una professione;
3)
«esperienza professionale», l’esercizio effettivo e legittimo della professione in questione.
Articolo 2
Domanda di riconoscimento
1. Qualsiasi entità pubblica o privata (società, ente, azienda, impresa, istituzione o autorità) legalmente stabilita nell’Unione, può inviare alla Commissione una domanda di riconoscimento in quanto organismo di controllo.
L’entità invia la domanda in una lingua ufficiale dell’Unione unitamente ai documenti elencati in allegato.
2. Per essere riconosciuto in quanto organismo di controllo, il richiedente è tenuto a dimostrare di rispondere ai requisiti di cui all’articolo 8, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 995/2010 e agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento.
3. La Commissione rilascia un’attestazione per l’avvenuto ricevimento della domanda e fornisce al richiedente un numero di riferimento entro 10 giorni lavorativi dalla data di ricevimento.
La Commissione comunica inoltre al richiedente un limite di tempo indicativo entro il quale prenderà una decisione in merito alla domanda. Essa informa il richiedente qualora, dovendo reperire informazioni aggiuntive o documenti utili ai fini della valutazione della domanda, sia necessario modificare il limite di tempo indicato.
4. Qualora la Commissione non adotti una decisione in merito al riconoscimento o al respingimento della domanda entro tre mesi dal ricevimento della stessa o, se posteriore, dalla sua ultima comunicazione scritta al richiedente, essa è tenuta ad informare per iscritto il richiedente in merito all’andamento della valutazione della sua domanda.
Il primo comma del presente paragrafo può applicarsi più di una volta al trattamento di una domanda.
5. La Commissione trasmette una copia della domanda e dei documenti giustificativi alle autorità competenti interessate, che possono esprimere commenti in merito entro un mese dalla data di trasmissione.
Articolo 3
Documenti aggiuntivi e accesso ai locali
1. Su richiesta della Commissione il richiedente o le autorità competenti interessate trasmettono eventuali informazioni o documenti aggiuntivi richiesti dalla Commissione entro un termine specifico.
2. Il richiedente deve consentire alla Commissione di accedere ai propri locali al fine di verificare che tutti i requisiti di cui all’articolo 8 del regolamento (UE) n. 995/2010 e agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento siano rispettati. In caso di visita, la Commissione informa il richiedente in anticipo. Le autorità competenti possono partecipare alla visita.
Il richiedente deve offrire tutta l’assistenza necessaria per agevolare tali visite.
Articolo 4
Decisione di riconoscimento
Una volta adottata una decisione di riconoscimento ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 995/2010, la Commissione ne informa il richiedente entro 10 giorni lavorativi dalla data di adozione della decisione.
La Commissione rilascia inoltre tempestivamente al richiedente un certificato di riconoscimento e comunica la decisione presa alle autorità competenti di tutti gli Stati membri, come previsto dall’articolo 8, paragrafo 3, secondo comma, del regolamento (UE) n. 995/2010 entro il termine di cui al primo comma.
Articolo 5
Personalità giuridica e domicilio legale nel territorio dell’Unione
1. Qualora il richiedente abbia domicilio legale in più di uno Stato membro, deve fornire informazioni in merito alla propria sede legale, amministrazione centrale o sede di attività principale all’interno dell’Unione, nonché alle proprie agenzie, filiali o succursali stabilite nel territorio di qualsiasi Stato membro. Il richiedente dichiara inoltre in quali Stati membri intende fornire i propri servizi.
2. Qualora il richiedente sia un’autorità di uno Stato membro, o faccia parte di una tale autorità, non è tenuto a dimostrare la propria personalità giuridica né il proprio domicilio legale all’interno dell’Unione.
Articolo 6
Esperienza adeguata
1. Al fine di assicurare il corretto esercizio delle funzioni di un organismo di controllo come richiesto ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 2, lettera b), del regolamento (UE) n. 995/2010, il personale tecnico competente del richiedente deve soddisfare almeno i seguenti requisiti, attestati da titoli ed esperienza professionale:
a)
formazione professionale formale in una disciplina pertinente alle funzioni di un organismo di controllo;
b)
per le posizioni tecniche di livello più elevato, almeno cinque anni di esperienza professionale con compiti pertinenti alle funzioni di un organismo di controllo.
Ai fini del primo comma, lettera a), sono considerate rilevanti le discipline legate a foreste, ambiente, diritto, gestione aziendale, gestione dei rischi, commercio, audit, controllo finanziario o gestione della catena di approvvigionamento.
2. Il richiedente deve possedere la documentazione attestante i compiti e le responsabilità del proprio personale. Il richiedente deve istituire procedure per la verifica del rendimento e della competenza tecnica del proprio personale.
Articolo 7
Capacità di svolgere le funzioni di organismo di controllo
1. Il richiedente deve dimostrare di disporre di quanto elencato di seguito:
a)
una struttura organizzativa che assicuri il corretto svolgimento delle funzioni di un organismo di controllo;
b)
un sistema di dovuta diligenza messo a disposizione di tutti gli operatori e da questi utilizzato;
c)
politiche e procedure che consentano di valutare e migliorare il sistema di dovuta diligenza;
d)
procedure e processi atti a verificare il corretto uso del sistema di dovuta diligenza da parte degli operatori;
e)
procedure che consentano di attuare azioni correttive nel caso in cui un operatore non usi in modo adeguato il sistema di dovuta diligenza.
2. In aggiunta ai requisiti di cui al paragrafo 1, il richiedente deve dimostrare di disporre delle capacità finanziarie e tecniche necessarie per esercitare le funzioni di organismo di controllo.
Articolo 8
Assenza di conflitto di interessi
1. Il richiedente deve essere organizzato in modo da salvaguardare l’obiettività e l’imparzialità delle sue attività.
2. Il richiedente è tenuto a individuare, analizzare e documentare i rischi di conflitto di interessi derivanti dall’esercizio delle proprie funzioni di organismo di controllo, compresi eventuali conflitti derivanti dai rapporti con organismi correlati o subappaltatori.
3. Qualora venga individuato il rischio di conflitto di interessi, il richiedente deve disporre di politiche e procedure atte a evitare tali conflitti a livello di organizzazione e di singolo individuo. Devono essere istituite e attuate politiche e procedure scritte. Tali politiche e procedure possono comprendere audit svolti da terzi.
Articolo 9
Informazioni relative a cambiamenti successivi
1. Un organismo di controllo è tenuto a informare tempestivamente la Commissione in presenza di una qualsiasi delle situazioni seguenti, verificatasi successivamente al riconoscimento dell’organismo stesso:
a)
una modifica che può influenzare la capacità di tale organismo di controllo di rispondere ai requisiti di cui agli articoli da 5 a 8, verificatasi dopo il riconoscimento dell’organismo;
b)
l’organismo di controllo istituisce agenzie, filiali o succursali nel territorio dell’Unione diverse da quelle dichiarate nella domanda;
c)
l’organismo di controllo decide di fornire servizi in uno Stato membro diverso da quello dichiarato nella domanda o in uno Stato membro nel quale ha dichiarato di avere cessato di fornire servizi in conformità alla lettera d);
d)
l’organismo di controllo cessa di fornire servizi in un qualsiasi Stato membro.
2. La Commissione comunica tutte le informazioni ottenute ai sensi del paragrafo 1 alle autorità competenti interessate.
Articolo 10
Riesame della decisione relativa al riconoscimento
1. La Commissione può riesaminare in qualsiasi momento la decisione relativa al riconoscimento di un organismo di controllo.
La Commissione svolge tale riesame nei seguenti casi:
a)
un’autorità competente interessata informa la Commissione di aver determinato che un organismo di controllo non svolge più le funzioni di cui all’articolo 8, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 995/2010, oppure che non risponde più ai requisiti stabiliti dall’articolo 8, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 995/2010, come specificato agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento;
b)
la Commissione è in possesso di informazioni rilevanti, comprese preoccupazioni motivate espresse da terzi, secondo le quali un organismo di controllo non risponde più ai requisiti di cui all’articolo 8, paragrafi 1 e 2, del regolamento (UE) n. 995/2010 e agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento;
c)
un organismo di controllo ha informato la Commissione dei cambiamenti di cui all’articolo 9, paragrafo 1, lettera a), del presente regolamento.
2. Qualora la Commissione dia inizio a un riesame, deve essere assistita da un apposito gruppo per svolgere il riesame stesso ed effettuare i controlli necessari.
3. Il richiedente deve consentire al gruppo incaricato del riesame di accedere ai propri locali al fine di verificare che tutti i requisiti di cui all’articolo 8 del regolamento (UE) n. 995/2010 e agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento siano rispettati. Le autorità competenti possono partecipare alla visita.
Il richiedente deve offrire tutta l’assistenza necessaria per agevolare tali visite.
4. Il gruppo incaricato del riesame riporta le sue conclusioni in una relazione. A tale relazione sono allegate prove pertinenti.
La relazione comprende una raccomandazione in merito all’eventuale necessità di revocare il riconoscimento a un organismo di controllo.
Il gruppo incaricato del riesame trasmette la relazione alle autorità competenti interessate. Tali autorità dispongono di tre settimane dalla data di trasmissione della relazione per far pervenire i propri commenti.
Il gruppo incaricato del riesame fornisce all’organismo di controllo interessato una sintesi delle conclusioni della relazione. L’organismo dispone di tre settimane dalla data di trasmissione della sintesi per far pervenire i propri commenti al gruppo incaricato del riesame.
5. Il gruppo incaricato del riesame raccomanda, nella propria relazione, la revoca del riconoscimento in via temporanea e/o con riserva o in via permanente, secondo quanto ritenuto necessario in base al livello delle carenze rilevate, qualora stabilisca che un organismo di controllo non svolge più le funzioni o non risponde più ai requisiti di cui all’articolo 8 del regolamento (UE) n. 995/2010.
In alternativa, il gruppo incaricato del riesame può raccomandare alla Commissione di emettere una comunicazione concernente gli interventi correttivi oppure un avvertimento ufficiale, oppure può raccomandare alla Commissione di non intraprendere alcuna azione.
Articolo 11
Revoca della decisione di riconoscimento
1. La Commissione decide se revocare il riconoscimento di un organismo di controllo temporaneamente e/o con riserva, oppure permanentemente, tenendo conto della relazione di cui all’articolo 10.
2. La Commissione può emettere una comunicazione concernente gli interventi correttivi oppure un avvertimento ufficiale qualora il livello delle carenze rilevate non consenta di determinare, sulla base dell’articolo 8, paragrafo 6, del regolamento (UE) n. 995/2010, che l’organismo di controllo non svolge più le funzioni o non risponde più ai requisiti di cui all’articolo 8, paragrafo 2, di detto regolamento.
3. La decisione di revocare il riconoscimento di un organismo di controllo, così come una comunicazione o un avviso di cui al paragrafo 2, sono trasmessi all’organismo di controllo interessato e comunicati alle autorità competenti di tutti gli Stati membri ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 6, del regolamento (UE) n. 995/2010 entro 10 giorni dalla sua adozione.
Articolo 12
Protezione dei dati
Il presente regolamento si applica senza pregiudizio delle norme relative al trattamento dei dati personali stabilite dalla direttiva 95/46/CE e dal regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 13
Disposizioni finali
Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 23 febbraio 2012