DECISIONE DEL CONSIGLIO del 27 aprile 1998 relativa alle modalità secondo cui i funzionari e gli agenti del segretariato generale del Consiglio possono essere autorizzati ad accedere a informazioni classificate in possesso del Consiglio (98/319/CE)
IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l'articolo 151, paragrafo 3,
visto il regolamento interno del Consiglio (1), in particolare l'articolo 23,
considerando la dichiarazione allegata all'atto finale del trattato di Amsterdam su una cooperazione rafforzata fra l'Unione europea e l'Unione europea occidentale, in cui «ai fini di una cooperazione rafforzata fra l'Unione europea e l'Unione dell'Europa occidentale, la Conferenza invita il Consiglio ad adoperarsi per la rapida adozione di disposizioni appropriate in materia di abilitazione del personale del Segretariato generale del Consiglio»;
considerando che con la decisione n. 24 del 30 gennaio 1995 il segretario generale del Consiglio ha adottato misure di protezione delle informazioni classificate applicabili al segretariato generale del Consiglio;
considerando che la normativa in materia di sicurezza deve riguardare non soltanto la protezione fisica delle informazioni classificate in possesso del Consiglio, ma anche l'autorizzazione di membri del personale ad accedere a tali informazioni;
considerando che è pertanto necessario istituire una procedura per l'autorizzazione del personale del segretariato generale del Consiglio che deve avere accesso a tali informazioni a motivo dell'attività professionale e limitare l'accesso alle sole persone autorizzate;
considerando che, per quanto riguarda il personale del segretariato generale del Consiglio, la decisione relativa all'autorizzazione è di competenza dell'autorità che ha il potere di nomina ai sensi dell'articolo 2 dello statuto del personale delle Comunità europee, in prosieguo denominata «APN», previa indagine di sicurezza da parte delle autorità nazionali competenti degli Stati membri;
considerando che la presente decisione non ha alcuna incidenza sulle regole fissate dal Consiglio in materia di trasparenza e, in particolare, sulla decisione del Consiglio, del 20 dicembre 1993, relativa all'accesso ai documenti,
DECIDE:
Articolo 1
1. Sono autorizzati ad accedere alle informazioni classificate in possesso del Consiglio soltanto i funzionari e gli altri agenti del segretariato generale del Consiglio o ogni altra persona che lavora in seno al segretariato generale che, a motivo delle loro funzioni e per esigenze di servizio, abbiano bisogno di prenderne visione o di effettuarne il trattamento.
2. Per poter accedere alle informazioni classificate «secret» (segreto) e «confidentiel» (riservatissimo) le persone di cui al paragrafo 1 devono essere state autorizzate a tal fine, a norma dell'articolo 2.
3. L'autorizzazione è rilasciata soltanto alle persone che sono state oggetto di un'indagine di sicurezza da parte delle autorità nazionali competenti degli Stati membri secondo le modalità previste all'articolo 3.
Articolo 2
1. L'APN ha l'incarico di rilasciare le autorizzazioni di cui all'articolo 1.
L'APN rilascia l'autorizzazione previo parere delle autorità nazionali competenti degli Stati membri sulla base dell'indagine di sicurezza condotta a norma degli articoli 3 e 4.
2. L'autorizzazione, che è valida per un periodo di cinque anni, non può avere durata superiore a quella delle funzioni che ne hanno giustificato il rilascio. Essa può essere rinnovata dall'APN secondo la procedura di cui al paragrafo 1.
L'autorizzazione è revocata dall'APN ove questa ritenga che ve ne sia motivo. La decisione di revoca è notificata alla persona interessata, che può chiedere di essere ascoltata dall'APN, nonché all'autorità nazionale competente.
Articolo 3
1. L'indagine di sicurezza ha lo scopo di assicurare che nulla osti a che la persona possa avere accesso alle informazioni classificate in possesso del Consiglio.
2. L'indagine di sicurezza è effettuata, con la collaborazione della persona interessata e su richiesta dell'APN, dalle autorità nazionali competenti dello Stato membro di cui la persona da autorizzare è cittadino. Qualora la persona interessata risieda nel territorio di un altro Stato membro, le autorità nazionali competenti possono avvalersi della collaborazione delle autorità dello Stato di residenza.
3. Ai fini dell'indagine la persona interessata è tenuta a compilare una nota informativa individuale.
4. Nella richiesta l'APN specifica il tipo e il grado di classificazione delle informazioni di cui la persona interessata dovrà prendere visione, per consentire alle autorità nazionali competenti di svolgere l'indagine ed esprimere un parere per il livello di autorizzazione appropriato.
5. Per lo svolgimento e i risultati della procedura relativa all'indagine di sicurezza sono applicabili le disposizioni e le normative vigenti in materia nello Stato membro interessato, comprese quelle relative agli eventuali mezzi di impugnazione.
Articolo 4
1. Se le autorità nazionali competenti degli Stati membri esprimono parere positivo, l'APN può rilasciare l'autorizzazione alla persona interessata.
2. Se le autorità nazionali competenti esprimono parere negativo, la persona interessata è informata del contenuto di tale parere e può chiedere di essere ascoltata dall'APN. L'APN può, se lo ritiene necessario, rivolgersi alle autorità nazionali competenti per chiedere i chiarimenti complementari che esse sono in grado di fornire. In caso di riconferma del parere negativo, l'autorizzazione non può essere rilasciata.
Articolo 5
Ogni persona autorizzata a norma dell'articolo 2 riceve, al momento dell'autorizzazione e successivamente ad intervalli regolari, le necessarie istruzioni concernenti la protezione delle informazioni classificate e le modalità per garantirla. Essa firma una dichiarazione in cui conferma di avere ricevuto tali istruzioni e di impegnarsi a rispettarle.
Articolo 6
1. L'APN adotta le misure necessarie per attuare la presente decisione, in particolare per quanto riguarda quelle relative alla regolamentazione in materia di accesso all'elenco delle persone autorizzate.
2. In via eccezionale e per esigenze di servizio l'APN, previa informazione delle autorità nazionali competenti e in mancanza di reazioni da parte di queste ultime entro il termine di un mese, può rilasciare un'autorizzazione a titolo temporaneo per un periodo che non può essere superiore a tre mesi, in attesa dell'esito dell'indagine di cui all'articolo 3.
Articolo 7
La presente decisione viene riesaminata due anni dopo la data di applicazione sulla scorta di una relazione del segretario generale.
Articolo 8
La presente decisione entra in vigore il giorno della pubblicazione.
Essa è applicabile nove mesi dopo l'entrata in vigore, fatti salvi gli articoli 2, 3 e 4 che si applicano alla data di adozione della presente decisione.
Fatto a Lussemburgo, addì 27 aprile 1998.