Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001
ze dne 30. května 2001
o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise
EVROPSKÝ PARLAMENT A RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství, a zejména na čl. 255 odst. 2 této smlouvy,
s ohledem na návrh Komise [1],
v souladu s postupem stanoveným v článku 251 Smlouvy [2],
vzhledem k těmto důvodům:
(1) V čl. 1 druhém pododstavci Smlouvy o Evropské unii je vyjádřena zásada průhlednosti prohlášením, že Smlouva představuje novou etapu v procesu vytváření stále užšího svazku mezi národy Evropy, v němž jsou rozhodnutí přijímána co neotevřeněji a co nejblíže občanovi.
(2) Průhlednost umožňuje občanům blíže se účastnit rozhodovacího procesu a zaručuje, že správní orgány budou mít ve vztahu k občanům v demokratickém systému větší legitimitu, účinnost a odpovědnost. Průhlednost přispívá k posílení zásad demokracie a dodržování základních práv, která jsou uvedena v článku 6 Smlouvy o EU a v Chartě základních práv Evropské unie.
(3) Závěry zasedání Evropské rady, která se konala v Birminghamu, Edinburghu a Kodani, zdůraznily nutnost zavést do práce orgánů Unie větší průhlednost. Toto nařízení sjednocuje podněty, které orgány již učinily, aby se zvýšila průhlednost rozhodovacího procesu.
(4) Účelem tohoto nařízení je v co nejvyšší míře posílit právo veřejnosti na přístup k dokumentům a stanovit obecné zásady a omezení tohoto přístupu podle čl. 255 odst. 2 Smlouvy o ES.
(5) Protože otázka přístupu k dokumentům není ve Smlouvě o založení Evropského společenství uhlí a oceli a ve Smlouvě o založení Evropského společenství pro atomovou energii upravena, Evropský parlament, Rada a Komise by se měly podle prohlášení č. 41 připojeného k závěrečnému aktu Amsterodamské smlouvy řídit tímto nařízením, pokud jde o dokumenty, které se týkají činností spadajících pod zmíněné dvě smlouvy.
(6) Měl by být poskytnut širší přístup k dokumentům v případech, kdy orgány vykonávají své legislativní funkce, též v rámci přenesených pravomocí, a přitom zachována účinnost rozhodovacího procesu orgánů. Tyto dokumenty by měly být přístupné přímo v co nejširším rozsahu.
(7) Podle čl. 28 odst. 1 a čl. 41 odst. 1 Smlouvy o EU se právo na přístup vztahuje také na dokumenty, které se týkají společné zahraniční a bezpečnostní politiky a policejní a soudní spolupráce v trestních věcech. Každý orgán musí dodržovat svá bezpečnostní pravidla.
(8) Aby se zajistilo plné uplatnění tohoto nařízení na veškeré činnosti Unie, měly by všechny subjekty vytvořené orgány uplatňovat zásady, které stanoví toto nařízení.
(9) S některými dokumenty je třeba kvůli jejich velice citlivému obsahu zacházet zvláštním způsobem. Způsoby informování Evropského parlamentu o obsahu těchto dokumentů by měla upravovat interinstitucionální dohoda.
(10) Aby se zlepšila průhlednost práce orgánů, měly by Evropský parlament, Rada a Komise zpřístupnit nejen dokumenty, které orgány vytvoří, ale i dokumenty, které obdrží. V této souvislosti je třeba připomenout, že prohlášení č. 35 připojené k závěrečnému aktu Amsterodamské smlouvy stanoví, že členský stát může Komisi nebo Radu požádat, aby nepředávaly dokument třetím osobám pocházejícím z tohoto státu bez jeho předchozího souhlasu.
(11) V zásadě by měly být veřejnosti přístupné všechny dokumenty orgánů. Je však třeba chránit některé veřejné a soukromé zájmy prostřednictvím výjimek. Orgány by měly mít právo chránit své vnitřní konzultace a porady tam, kde je to třeba k zabezpečení jejich způsobilosti provádět své úkoly. Při posuzování výjimek by měly orgány ve všech oblastech činnosti Unie brát v úvahu zásady právních předpisů Společenství o ochraně osobních údajů.
(12) Všechna pravidla přístupu k dokumentům orgánů musí být v souladu s tímto nařízením.
(13) Aby se zajistilo úplné dodržování práva na přístup, mělo by se používat dvoufázové správní řízení s další možností obrácení se na soud nebo podání stížnosti veřejnému ochránci práv.
(14) Každý orgán by měl přijmout opatření nutná k informování veřejnosti o nových platných předpisech a k vyškolení svých zaměstnanců, aby pomáhali občanům při výkonu jejich práv vyplývajících z tohoto nařízení. Aby mohli občané snadněji uplatňovat svá práva, měl by každý orgán poskytnout přístup k rejstříku dokumentů.
(15) Ačkoliv záměrem ani účinkem tohoto nařízení není měnit vnitrostátní právní předpisy o přístupu k dokumentům, je nicméně zřejmé, že kvůli zásadě loajální spolupráce, kterou se řídí vztahy mezi orgány a členskými státy, musí členské státy dbát na to, aby nebránily řádnému uplatňování tohoto nařízení a respektovaly bezpečnostní pravidla orgánů.
(16) Tímto nařízením nejsou dotčena stávající práva členských států, soudních orgánů nebo vyšetřovacích orgánů na přístup k dokumentům.
(17) Podle čl. 255 odst. 3 Smlouvy o ES stanoví každý orgán ve svém jednacím řádu zvláštní ustanovení o přístupu ke svým dokumentům. Rozhodnutí Rady 93/731/ES ze dne 20. prosince 1993 o přístupu veřejnosti k dokumentům Rady [3], rozhodnutí Komise 94/90/ESUO, ES, Euratom ze dne 8. února 1994 o přístupu veřejnosti k dokumentům Komise [4], rozhodnutí Evropského parlamentu 97/632/ES, ESUO, Euratom ze dne 10. července 1997 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu [5] a ustanovení o důvěrnosti schengenských dokumentů by proto měly být v případě potřeby změněna nebo zrušena,
PŘIJALY TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Účel
Účelem tohoto nařízení je
a) vymezit zásady, podmínky a omezení z důvodu veřejného nebo soukromého zájmu pro výkon práva na přístup k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (dále jen "orgány") uvedeného v článku 255 Smlouvy o ES tak, aby se zajistil co nejširší přístup k dokumentům,
b) vytvořit pravidla zajišťující co nejsnadnější výkon tohoto práva a
c) podporovat řádnou správní praxi při přístupu k dokumentům.
Článek 2
Oprávněné osoby a oblast působnosti
1. Všichni občané Unie a všechny fyzické a právnické osoby, které mají bydliště nebo sídlo v členském státě, mají právo na přístup k dokumentům orgánů, s výhradou zásad, podmínek a omezení vymezených v tomto nařízení.
2. Orgány mohou s výhradou stejných zásad, podmínek a omezení poskytnout přístup k dokumentům všem fyzickým nebo právnickým osobám, které nemají bydliště ani sídlo v členském státě.
3. Toto nařízení se vztahuje na všechny dokumenty, které má orgán v držení, to znamená na dokumenty, které vytvořil nebo obdržel a které má v držení, a to ve všech oblastech činnosti Evropské unie.
4. Aniž jsou dotčeny články 4 a 9, zpřístupní se dokumenty veřejnosti buď na písemnou žádost, nebo přímo v elektronické formě nebo prostřednictvím rejstříku. Přímo přístupné mají být v souladu s článkem 12 zejména dokumenty vytvořené nebo obdržené v průběhu legislativního procesu.
5. Citlivé dokumenty vymezené v čl. 9 odst. 1 podléhají zvláštnímu zacházení v souladu s uvedeným článkem.
6. Toto nařízení se nedotýká práv na přístup veřejnosti k dokumentům v držení orgánů, která vyplývají z mezinárodních úmluv nebo z aktů, jež orgány přijaly k jejich provedení.
Článek 3
Definice
Pro účely tohoto nařízení se:
a) "dokumentem" rozumí obsah na jakémkoli nosiči (psaný či tištěný na papíře či uložený v elektronické formě nebo jako zvuková, vizuální nebo audiovizuální nahrávka) o záležitosti, která se týká politik, činností a rozhodnutí, jež spadají do působnosti orgánu;
b) "třetí osobou" rozumějí všechny fyzické nebo právnické osoby nebo subjekty mimo dotyčný orgán, včetně členských států, ostatních orgánů a institucí Společenství, orgánů a institucí mimo Společenství a třetích zemí.
Článek 4
Výjimky
1. Orgány odepřou přístup k dokumentu, pokud by zpřístupnění vedlo k porušení ochrany:
a) veřejného zájmu, pokud jde o
- veřejnou bezpečnost,
- obranné a vojenské záležitosti,
- mezinárodní vztahy,
- finanční, měnovou nebo hospodářskou politiku Společenství nebo členského státu;
b) soukromí a osobnosti jednotlivce, zejména podle právních předpisů Společenství o ochraně osobních údajů.
2. Neexistuje-li převažující veřejný zájem na zpřístupnění, odepřou orgány přístup k dokumentu, pokud by jeho zpřístupnění vedlo k porušení ochrany
- obchodních zájmů fyzické nebo právnické osoby, včetně duševního vlastnictví,
- soudního řízení a právního poradenství,
- cílů inspekce, vyšetřování a auditu.
3. Přístup k dokumentu, který orgán vypracoval k vnitřnímu použití nebo který obdržel a který se vztahuje k záležitosti, v níž orgán ještě nerozhodl, se odepře, pokud by zpřístupnění dokumentu vážně ohrozilo rozhodovací proces orgánu, neexistuje-li převažující veřejný zájem na zpřístupnění.
Přístup k dokumentu, který obsahuje stanoviska pro vnitřní použití v rámci porad a předběžných konzultací uvnitř daného orgánu, se odepře i po přijetí rozhodnutí, pokud by zpřístupnění dokumentu vážně ohrozilo rozhodovací proces orgánu, neexistuje-li převažující veřejný zájem na zpřístupnění.
4. U dokumentů třetích osob konzultuje orgán třetí osobu pro posouzení, zda má uplatnit výjimku uvedenou v odstavci 1 nebo 2, není-li zřejmé, zda dokument má nebo nemá být zpřístupněn.
5. Členský stát může požádat orgán, aby nezveřejňoval dokument pocházející z tohoto členského státu bez jeho předchozího souhlasu.
6. Pokud se některá z výjimek vztahuje pouze na části požadovaného dokumentu, zbývající části dokumentu se zpřístupní.
7. Výjimky uvedené v odstavcích 1 až 3 se uplatňují jen po dobu, po kterou je ochrana odůvodněna obsahem dokumentu. Výjimky lze uplatňovat nejdéle po dobu třiceti let. V případě dokumentů spadajících pod výjimky, které se vztahují k soukromí nebo obchodním zájmům, a v případě citlivých dokumentů lze výjimky uplatňovat i po uplynutí této doby, je-li to nezbytné.
Článek 5
Dokumenty v členských státech
Pokud členský stát obdrží žádost o dokument v jeho držení, který pochází od orgánu, konzultuje daný orgán, aby přijal rozhodnutí, které neohrozí dosažení cílů tohoto nařízení, není-li zřejmé, zda dokument má nebo nemá být zveřejněn.
Členský stát může místo toho orgánu žádost postoupit.
Článek 6
Žádosti
1. Žádosti o přístup k dokumentu se vyhotovují v jakékoli písemné podobě, včetně elektronické, v jednom z jazyků uvedených v článku 314 Smlouvy o ES, a to způsobem dostatečně přesným, aby orgán mohl dokument přesně určit. Žadatel nemusí uvádět důvody žádosti.
2. Pokud žádost není dostatečně přesná, orgán žadatele požádá, aby žádost vyjasnil, a žadateli přitom pomůže například tím, že mu poskytne informace o použití veřejných rejstříků dokumentů.
3. V případě žádosti, která se vztahuje k velmi rozsáhlému dokumentu nebo k velkému počtu dokumentů, se dotyčný orgán může s žadatelem neformálně poradit s cílem nalézt přijatelné řešení.
4. Orgány poskytují občanům informace o tom, jak a kde se mohou být podávány žádosti o přístup k dokumentům, a jsou jim při tom nápomocny.
Článek 7
Vyřizování původních žádostí
1. Žádost o přístup k dokumentu se vyřídí bez prodlení. Žadateli se zašle potvrzení o jejím obdržení. Do 15 pracovních dnů od registrace žádosti orgán buď zajistí přístup k požadovanému dokumentu a zpřístupní jej v této lhůtě v souladu s článkem 10, nebo v písemné odpovědi sdělí žadateli důvody úplného nebo částečného zamítnutí žádosti a informuje jej o jeho právu podat potvrzující žádost podle odstavce 2 tohoto článku.
2. V případě úplného nebo částečného zamítnutí žádosti může žadatel do 15 dnů ode dne, kdy obdržel odpověď orgánu, podat potvrzující žádost, ve které orgán požádá, aby přezkoumal své stanovisko.
3. Ve výjimečných případech, například když se žádost týká velmi rozsáhlého dokumentu nebo velkého počtu dokumentů, může být lhůta uvedená v odstavci 1 prodloužena o 15 pracovních dnů, pokud je o tom žadatel předem vyrozuměn a jsou mu uvedeny podrobné důvody.
4. Pokud orgán neodpoví v předepsané lhůtě, je žadatel oprávněn podat potvrzující žádost.
Článek 8
Vyřizování potvrzujících žádostí
1. Potvrzující žádost o přístup k dokumentu se vyřídí bez prodlení. Do 15 pracovních dnů od registrace žádosti orgán buď zajistí přístup k požadovanému dokumentu a zpřístupní jej v této lhůtě v souladu s článkem 10, nebo v písemné odpovědi sdělí důvody úplného nebo částečného zamítnutí žádosti. V případě úplného nebo částečného zamítnutí žádosti orgán informuje žadatele o opravných prostředcích, které může použít, zejména o soudním řízení proti orgánu nebo o možnosti podat stížnost veřejnému ochránci práv za podmínek uvedených v článcích 230 a 195 Smlouvy o ES.
2. Ve výjimečných případech, například když se žádost týká velmi rozsáhlého dokumentu nebo velkého počtu dokumentů, může být lhůta uvedená v odstavci 1 prodloužena o 15 pracovních dnů, pokud je o tom žadatel předem vyrozuměn a jsou mu uvedeny podrobné důvody.
3. Pokud orgán neodpoví v předepsané lhůtě, považuje se to za zamítavou odpověď a žadatel je oprávněn zahájit proti němu soudní řízení nebo podat stížnost veřejnému ochránci práv podle odpovídajících ustanovení Smlouvy o ES.
Článek 9
Zacházení s citlivými dokumenty
1. Citlivé dokumenty jsou dokumenty orgánů nebo subjektů zřízených těmito orgány, členských států, třetích zemí nebo mezinárodních organizací, které jsou klasifikovány jako "TRÉS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" nebo "CONFIDENTIEL" v souladu s předpisy daného orgánu na ochranu základních zájmů Evropské unie nebo jednoho či více členských států v oblastech spadajících pod čl. 4 odst. 1 písm. a), zejména v oblastech veřejné bezpečnosti, obrany a vojenských záležitostí.
2. Žádosti o přístup k citlivým dokumentům vyřizují postupy uvedenými v článcích 7 a 8 pouze osoby, které mají právo se s obsahem těchto dokumentů seznámit. Aniž je dotčen čl. 11 odst. 2, posuzují tyto osoby také to, které odkazy na citlivé dokumenty mohou být uvedeny v rejstříku přístupném veřejnosti.
3. Citlivé dokumenty se zaznamenávají do rejstříku a uvolňují pouze se souhlasem jejich původce.
4. Každé rozhodnutí některého orgánu o odepření přístupu k citlivému dokumentu je odůvodněno způsobem, který nepoškodí zájmy, jež chrání článek 4.
5. Členské státy učiní opatření vhodná k zajištění toho, aby byly při vyřizování žádostí o citlivé dokumenty dodrženy zásady uvedené v tomto článku a v článku 4.
6. Pravidla orgánů týkající se citlivých dokumentů se zveřejní.
7. Komise a Rada informují Evropský parlament o citlivých dokumentech podle pravidel dohodnutých mezi orgány.
Článek 10
Přístup k dokumentům na základě žádosti
1. Žadateli jsou dokumenty zpřístupněny buď tak, že do nich může nahlédnout přímo na místě, nebo obdrží jejich kopii, včetně kopie elektronické, pokud je dostupná, podle toho, čemu dává přednost. Žadateli mohou být vyúčtovány náklady na pořízení a zaslání kopie. Tento poplatek nesmí být vyšší než skutečné náklady na pořízení a zaslání kopie. Nahlédnutí na místě, kopie, která nemá více než 20 stran formátu A4, a přímý přístup v elektronické formě nebo prostřednictvím rejstříku jsou zdarma.
2. Pokud dotyčný orgán dokument již uveřejnil a tento dokument je žadateli snadno přístupný, může orgán splnit svou povinnost a zpřístupnit dokument tím, že žadateli sdělí, jak může požadovaný dokument získat.
3. Dokumenty se dodávají ve stávající verzi a typu záznamu (včetně formy elektronické nebo jiné, jako je Braillovo písmo, velký tisk nebo záznamy na pásce), přičemž se plně zohledňuje, čemu dává žadatel přednost.
Článek 11
Rejstříky
1. Aby mohli občané práv podle tohoto nařízení účinně využívat, zajistí každý orgán přístup k rejstříku dokumentů. Přístup k rejstříku by měl být zajištěn v elektronické formě. Odkazy na dokumenty se do rejstříku zaznamenávají neprodleně.
2. Rejstřík obsahuje ke každému dokumentu referenční číslo (včetně případných odkazů na jiné orgány), předmět nebo krátký popis obsahu dokumentu a datum, kdy byl obdržen nebo vypracován a zaznamenán do rejstříku. Odkazy se činí způsobem, který neohrozí ochranu zájmů uvedených v článku 4.
3. Orgány neprodleně přijmou opatření k vytvoření rejstříku, jenž má být funkční nejpozději 3. června 2002.
Článek 12
Přímý přístup v elektronické formě nebo prostřednictvím rejstříku
1. Orgány zpřístupní veřejnosti dokumenty v co nejširším měřítku v elektronické formě nebo prostřednictvím rejstříku v souladu s pravidly daného orgánu.
2. Zejména legislativní dokumenty, to znamená dokumenty vytvořené nebo obdržené v průběhu procesu přijímání aktů, které jsou v členských státech nebo pro členské státy právně závazné, by měly být s výhradou článků 4 a 9 přímo přístupné.
3. Kde je to možné, měly by být přímo přístupné i jiné dokumenty, zvláště dokumenty, které se vztahují k vývoji politiky nebo strategie.
4. Kde není zajištěn přímý přístup prostřednictvím rejstříku, rejstřík co možná nejpřesněji uvede, kde se dokument nachází.
Článek 13
Zveřejnění v Úředním věstníku
1. Kromě aktů uvedených v čl. 254 odst. 1 a 2 Smlouvy o ES a v čl. 163 odst. 1 Smlouvy o Euratomu se v Úředním věstníku zveřejňují tyto dokumenty, s výhradou článků 4 a 9 tohoto nařízení:
a) návrhy Komise;
b) společné postoje zaujaté Radou postupy uvedenými v článcích 251 a 252 Smlouvy o ES a jejich odůvodnění a postoje Evropského parlamentu v rámci těchto postupů;
c) rámcová rozhodnutí a rozhodnutí uvedená v čl. 34 odst. 2 Smlouvy o EU;
d) úmluvy vypracované Radou podle čl. 34 odst. 2 Smlouvy o EU;
e) smlouvy podepsané mezi členskými státy na základě článku 293 Smlouvy o ES;
f) mezinárodní dohody uzavřené Společenstvím nebo podle článku 24 Smlouvy o EU.
2. Pokud je to možné, zveřejňují se v Úředním věstníku tyto dokumenty:
a) podněty podané Radě členským státem podle čl. 67 odst. 1 Smlouvy o ES nebo podle čl. 34 odst. 2 Smlouvy o EU;
b) společné postoje podle čl. 34 odst. 2 Smlouvy o EU;
c) směrnice jiné než uvedené v čl. 254 odst. 1 a 2 Smlouvy o ES, rozhodnutí jiná než uvedená v čl. 254 odst. 1 Smlouvy o ES, doporučení a stanoviska.
3. Každý orgán může ve svém jednacím řádu stanovit, které další dokumenty mají být zveřejňovány v Úředním věstníku.
Článek 14
Informace
1. Každý orgán přijme nezbytná opatření, aby informoval veřejnost o právech, která jí podle tohoto nařízení náležejí.
2. Členské státy spolupracují s orgány při poskytování informací občanům.
Článek 15
Správní postupy v orgánech
1. Orgány vyvinou vhodné správní postupy, které usnadní výkon práva na přístup k informacím zaručeného tímto nařízením.
2. Orgány zřídí interinstitucionální výbor, který bude zkoumat nejlepší postupy, zabývat se možnými konflikty a diskutovat o budoucím vývoji v oblasti přístupu veřejnosti k dokumentům.
Článek 16
Reprodukce dokumentů
Tímto nařízením není dotčena žádná platná právní úprava autorských práv, která omezuje právo třetí osoby reprodukovat nebo využívat zpřístupněné dokumenty.
Článek 17
Zprávy
1. Každý orgán jednou ročně zveřejní zprávu o předchozím roce, ve které uvede počet případů, ve kterých odepřel přístup dokumentům, důvody těchto odepření a počet citlivých dokumentů nezaznamenaných do rejstříku.
2. Nejpozději do 31. ledna 2004 zveřejní Komise zprávu o provádění zásad tohoto nařízení a podá odpovídající doporučení, včetně případných návrhů na změny tohoto nařízení a na akční program opatření, která mají orgány přijmout.
Článek 18
Prováděcí opatření
1. Každý orgán přizpůsobí svůj jednací řád tomuto nařízení. Tyto úpravy nabudou účinku dnem 3. prosince 2001.
2. Do šesti měsíců od vstupu tohoto nařízení v platnost přezkoumá Komise soulad nařízení Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti [6] s tímto nařízením s ohledem na to, aby byla co nejvíce zajištěna ochrana a archivace dokumentů.
3. Do šesti měsíců od vstupu tohoto nařízení v platnost posoudí Komise soulad stávajících pravidel o přístupu k dokumentům s tímto nařízením.
Článek 19
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost třetím dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropských společenství.
Je použitelné ode dne 3. prosince 2001.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 30. května 2001.
Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio
del 30 maggio 2001
relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione
IL PARLAMENTO EUROPEO E IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l'articolo 255, paragrafo 2,
vista la proposta della Commissione(1),
deliberando secondo la procedura di cui all'articolo 251 del trattato(2),
considerando quanto segue:
(1) L'articolo 1, secondo comma del trattato sull'Unione europea sancisce il concetto di trasparenza, secondo il quale il trattato segna una nuova tappa nel processo di creazione di un'unione sempre più stretta tra i popoli dell'Europa, in cui le decisioni siano adottate nel modo più trasparente possibile e più vicino possibile ai cittadini.
(2) Questa politica di trasparenza consente una migliore partecipazione dei cittadini al processo decisionale e garantisce una maggiore legittimità, efficienza e responsabilità dell'amministrazione nei confronti dei cittadini in un sistema democratico. La politica di trasparenza contribuisce a rafforzare i principi di democrazia e di rispetto dei diritti fondamentali sanciti dall'articolo 6 del trattato UE e dalla carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea.
(3) Le conclusioni delle riunioni del Consiglio europeo di Birmingham, Edimburgo e Copenaghen hanno messo in evidenza la necessità di garantire una maggiore trasparenza nel lavoro delle istituzioni dell'Unione. Il presente regolamento consolida le iniziative già adottate dalle istituzioni al fine di migliorare la trasparenza del processo decisionale.
(4) Il presente regolamento mira a dare la massima attuazione al diritto di accesso del pubblico ai documenti e a definirne i principi generali e le limitazioni a norma dell'articolo 255, paragrafo 2, del trattato CE.
(5) La questione dell'accesso ai documenti non forma oggetto di disposizioni specifiche nel trattato che istituisce la Comunità europea del carbone e dell'acciaio e nel trattato che istituisce la Comunità europea per l'energia atomica, motivo per cui, secondo la dichiarazione n. 41 allegata all'atto finale del trattato di Amsterdam, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione dovrebbero ispirarsi al presente regolamento per quanto concerne i documenti inerenti alle attività contemplate da detti trattati.
(6) Si dovrebbe garantire un accesso più ampio ai documenti nei casi in cui le istituzioni agiscono in veste di legislatore, anche in base a competenze delegate, preservando nel contempo l'efficacia del loro processo di formazione delle decisioni. Nella più ampia misura possibile tali documenti dovrebbero essere resi direttamente accessibili.
(7) A norma degli articoli 28, paragrafo 1 e 41, paragrafo 1, del trattato UE, il diritto d'accesso si applica altresì ai documenti relativi alla politica estera e di sicurezza comune, nonché alla cooperazione di polizia e giudiziaria in campo penale. Ciascuna istituzione dovrebbe rispettare le proprie norme di sicurezza.
(8) Per garantire la piena applicazione del presente regolamento a tutte le attività dell'Unione, i principi in esso stabiliti dovrebbero essere applicati da tutte le agenzie create dalle istituzioni.
(9) Taluni documenti dovrebbero ricevere un trattamento speciale a motivo del loro contenuto particolarmente sensibile. È opportuno definire, tramite accordi interistituzionali, modalità per informare il Parlamento europeo in merito al contenuto di tali documenti.
(10) Per dare un carattere più aperto ai lavori delle istituzioni, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione dovrebbero garantire l'accesso non solo ai documenti elaborati dalle istituzioni, ma anche ai documenti da esse ricevuti. In tale contesto, si ricorda che la dichiarazione n. 35 allegata all'atto finale del trattato di Amsterdam prevede che uno Stato membro possa chiedere alla Commissione o al Consiglio di non comunicare a terzi un documento che provenga da tale Stato senza il suo previo accordo.
(11) In linea di principio, tutti i documenti delle istituzioni dovrebbero essere accessibili al pubblico. Tuttavia, taluni interessi pubblici e privati dovrebbero essere tutelati mediante eccezioni. Si dovrebbe consentire alle istituzioni di proteggere le loro consultazioni e discussioni interne quando sia necessario per tutelare la propria capacità di espletare le loro funzioni. Nel valutare le eccezioni, le istituzioni dovrebbero tener conto dei principi esistenti nella legislazione comunitaria in materia di protezione dei dati personali, in tutti i settori di attività dell'Unione.
(12) Tutte le disposizioni concernenti l'accesso del pubblico ai documenti delle istituzioni dovrebbero conformarsi al presente regolamento.
(13) Per garantire il pieno rispetto del diritto d'accesso, si dovrebbe applicare un procedimento amministrativo in due fasi, con ulteriore possibilità di ricorso dinanzi al giudice o di denuncia presso il mediatore.
(14) Ciascuna istituzione dovrebbe adottare i necessari provvedimenti per informare il pubblico in merito alle nuove disposizioni vigenti e per formare il proprio personale a dare assistenza ai cittadini che esercitano il loro diritto ai sensi del presente regolamento. Per rendere più agevole ai cittadini l'esercizio dei loro diritti, occorre in particolare che ciascuna istituzione renda accessibile un registro di documenti.
(15) Il presente regolamento non si prefigge di modificare le normative nazionali in materia di accesso ai documenti. Tuttavia, è evidente che in virtù del principio di cooperazione leale nelle relazioni tra le istituzioni e gli Stati membri, questi dovranno fare in modo di non pregiudicare la corretta applicazione del presente regolamento e di rispettare le norme di sicurezza delle istituzioni.
(16) Il presente regolamento non pregiudica i diritti di accesso ai documenti riconosciuti a Stati membri, autorità giudiziarie od organismi investigativi.
(17) A norma dell'articolo 255, paragrafo 3, del trattato CE, ciascuna istituzione definisce nel proprio regolamento interno disposizioni specifiche riguardanti l'accesso ai propri documenti. La decisione 93/731/CE del Consiglio, del 20 dicembre 1993, relativa all'accesso del pubblico ai documenti del Consiglio(3), la decisione 94/90/CECA, CE, Euratom della Commissione, dell'8 febbraio 1994, relativa all'accesso del pubblico ai documenti della Commissione(4), la decisione 97/632/CE, CECA, Euratom del Parlamento europeo, del 10 luglio 1997, relativa all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo(5), e le disposizioni relative alla riservatezza dei documenti di Schengen dovrebbero quindi, se necessario, essere modificate o abrogate,
HANNO ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
Obiettivo
L'obiettivo del presente regolamento è di:
a) definire i principi, le condizioni e le limitazioni, per motivi di interesse pubblico o privato, che disciplinano il diritto di accesso ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (in prosieguo "le istituzioni") sancito dall'articolo 255 del trattato CE in modo tale da garantire l'accesso più ampio possibile;
b) definire regole che garantiscano l'esercizio più agevole possibile di tale diritto e
c) promuovere le buone prassi amministrative sull'accesso ai documenti.
Articolo 2
Destinatari e campo di applicazione
1. Qualsiasi cittadino dell'Unione e qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro ha un diritto d'accesso ai documenti delle istituzioni, secondo i principi, le condizioni e le limitazioni definite nel presente regolamento.
2. Secondo gli stessi principi, condizioni e limitazioni le istituzioni possono concedere l'accesso ai documenti a qualsiasi persona fisica o giuridica che non risieda o non abbia la sede sociale in uno Stato membro.
3. Il presente regolamento riguarda tutti i documenti detenuti da un'istituzione, vale a dire i documenti formati o ricevuti dalla medesima e che si trovino in suo possesso concernenti tutti i settori d'attività dell'Unione europea.
4. Fatti salvi gli articoli 4 e 9, i documenti sono resi accessibili al pubblico su domanda scritta ovvero direttamente, sotto forma elettronica o attraverso un registro. In particolare, i documenti formati o ricevuti nel corso di una procedura legislativa sono resi direttamente accessibili ai sensi dell'articolo 12.
5. I documenti sensibili quali definiti all'articolo 9, paragrafo 1, sono soggetti ad un trattamento speciale ai sensi di tale articolo.
6. Il presente regolamento non pregiudica i diritti di accesso del pubblico a documenti in possesso delle istituzioni che possono derivare da strumenti di diritto internazionale o da atti delle istituzioni volti a dar loro esecuzione.
Articolo 3
Definizioni
Ai fini del presente regolamento, valgono le seguenti definizioni:
a) "documento", qualsiasi contenuto informativo, a prescindere dal suo supporto (testo su supporto cartaceo o elettronico, registrazione sonora, visiva o audiovisiva) che verta su aspetti relativi alle politiche, iniziative e decisioni di competenza dell'istituzione;
b) "terzo" qualsiasi persona fisica o giuridica, o qualsiasi entità esterna all'istituzione interessata, compresi gli Stati membri, le altre istituzioni e gli altri organi comunitari o non comunitari, nonché i paesi terzi.
Articolo 4
Eccezioni
1. Le istituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:
a) l'interesse pubblico, in ordine:
- alla sicurezza pubblica,
- alla difesa e alle questioni militari,
- alle relazioni internazionali,
- alla politica finanziaria, monetaria o economica della Comunità o di uno Stato membro;
b) la vita privata e l'integrità dell'individuo, in particolare in conformità con la legislazione comunitaria sulla protezione dei dati personali.
2. Le istituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:
- gli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica, ivi compresa la proprietà intellettuale,
- le procedure giurisdizionali e la consulenza legale,
- gli obiettivi delle attività ispettive, di indagine e di revisione contabile,
a meno che vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.
3. L'accesso a un documento elaborato per uso interno da un'istituzione o da essa ricevuto, relativo ad una questione su cui la stessa non abbia ancora adottato una decisione, viene rifiutato nel caso in cui la divulgazione del documento pregiudicherebbe gravemente il processo decisionale dell'istituzione, a meno che vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.
L'accesso a un documento contenente riflessioni per uso interno, facenti parte di discussioni e consultazioni preliminari in seno all'istituzione interessata, viene rifiutato anche una volta adottata la decisione, qualora la divulgazione del documento pregiudicherebbe seriamente il processo decisionale dell'istituzione, a meno che vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.
4. Per quanto concerne i documenti di terzi, l'istituzione consulta il terzo al fine di valutare se sia applicabile una delle eccezioni di cui ai paragrafi 1 o 2, a meno che non sia chiaro che il documento può o non deve essere divulgato.
5. Uno Stato membro può chiedere all'istituzione di non comunicare a terzi un documento che provenga da tale Stato senza il suo previo accordo.
6. Se solo alcune parti del documento richiesto sono interessate da una delle eccezioni, le parti restanti del documento sono divulgate.
7. Le eccezioni di cui ai paragrafi 1, 2 e 3 si applicano unicamente al periodo nel quale la protezione è giustificata sulla base del contenuto del documento. Le eccezioni sono applicabili per un periodo massimo di 30 anni. Nel caso di documenti coperti dalle eccezioni relative alla vita privata o agli interessi commerciali e di documenti sensibili, le eccezioni possono continuare ad essere applicate anche dopo tale periodo, se necessario.
Articolo 5
Documenti negli Stati membri
Qualora uno Stato membro riceva una domanda di accesso a un documento in suo possesso, che provenga da un'istituzione, e non sia chiaro se il documento debba o non debba essere divulgato, lo Stato membro consulta l'istituzione in questione onde adottare una decisione che non metta in pericolo gli obiettivi del presente regolamento.
In alternativa, lo Stato membro può deferire all'istituzione la domanda di accesso.
Articolo 6
Domande
1. Le domande di accesso a un documento sono presentate in qualsiasi forma scritta, anche elettronica, in una delle lingue di cui all'articolo 314 del trattato CE e sono formulate in modo sufficientemente preciso per consentire all'istituzione di identificare il documento in oggetto. Il richiedente non è tenuto a motivare la domanda.
2. Qualora una domanda non sia sufficientemente precisa, l'istituzione può chiedere al richiedente di chiarirla e assisterlo in tale compito, per esempio fornendo informazioni sull'uso dei registri pubblici di documenti.
3. Nel caso di una domanda relativa a un documento molto voluminoso o a un numero elevato di documenti, l'istituzione in questione può contattare informalmente il richiedente onde trovare una soluzione equa.
4. Le istituzioni forniscono informazioni e assistenza ai cittadini sulle modalità e sul luogo di presentazione delle domande di accesso ai documenti.
Articolo 7
Esame delle domande iniziali
1. Le domande di accesso ai documenti sono trattate prontamente. Al richiedente viene inviato un avviso di ricevimento. Entro 15 giorni lavorativi dalla registrazione della domanda, l'istituzione concede l'accesso al documento richiesto e fornisce l'accesso ai sensi dell'articolo 10 entro tale termine, oppure, con risposta scritta, motiva il rifiuto totale o parziale e informa il richiedente del suo diritto di presentare una domanda di conferma ai sensi del paragrafo 2 del presente articolo.
2. Nel caso di un rifiuto totale o parziale, il richiedente può, entro 15 giorni lavorativi dalla ricezione della risposta dell'istituzione, chiedere alla stessa di rivedere la sua posizione, presentando una domanda di conferma.
3. In casi eccezionali, per esempio nel caso di una domanda relativa a documenti molto voluminosi o a un numero elevato di documenti, il termine di 15 giorni lavorativi di cui al paragrafo 1 può essere prorogato di altri 15 giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato.
4. In assenza di risposta nei termini da parte dell'istituzione, il richiedente ha facoltà di presentare una domanda di conferma.
Articolo 8
Trattamento delle domande di conferma
1. Le domande confermative sono trattate prontamente. Entro 15 giorni lavorativi dalla loro registrazione, l'istituzione concede l'accesso al documento richiesto e gli fornisce l'accesso ai sensi dell'articolo 10 entro tale termine oppure, con risposta scritta, motiva il rifiuto totale o parziale. In caso di rifiuto totale o parziale, l'istituzione è tenuta ad informare il richiedente dei mezzi di cui questi dispone, vale a dire l'avvio di un ricorso giurisdizionale contro l'istituzione e/o la presentazione di una denuncia presso il mediatore, a norma degli articoli 230 e 195 del trattato CE.
2. In via eccezionale, per esempio nel caso di una domanda relativa a un documento molto voluminoso o ad un numero elevato di documenti, il termine di cui al paragrafo 1 può essere prorogato di 15 giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato.
3. In assenza di risposta nei termini da parte dell'istituzione, la domanda s'intende respinta e il richiedente ha il diritto di ricorrere in giudizio nei confronti dell'istituzione e/o presentare una denuncia al mediatore a norma dei pertinenti articoli del trattato CE.
Articolo 9
Trattamento di documenti sensibili
1. Per documenti sensibili si intendono quei documenti provenienti dalle istituzioni o dalle agenzie da loro istituite, da Stati membri, paesi terzi o organismi internazionali, classificati come "CONFIDENTIEL" in virtù delle disposizioni dell'istituzione interessata che proteggono interessi essenziali dell'Unione europea o di uno o più Stati membri nei settori di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a), e in particolare, negli ambiti della sicurezza pubblica, della difesa e delle questioni militari.
2. Le domande di accesso a documenti sensibili nell'ambito delle procedure di cui agli articoli 7 e 8 sono trattate solo da persone che abbiano il diritto di venire a conoscenza di tali documenti. Fatto salvo l'articolo 11, paragrafo 2, tali persone valutano altresì in che modo si possa fare riferimento a documenti sensibili nel registro pubblico.
3. I documenti sensibili sono iscritti nel registro o divulgati solo con il consenso dell'originatore.
4. L'eventuale decisione, da parte di un'istituzione, di rifiutare l'accesso a un documento sensibile è motivata in modo tale da non pregiudicare gli interessi tutelati all'articolo 4.
5. Gli Stati membri adottano misure atte a garantire che nel trattamento delle domande concernenti documenti sensibili vengano rispettati i principi contenuti nel presente articolo e nell'articolo 4.
6. Le norme emanate dalle istituzioni riguardo ai documenti sensibili sono rese pubbliche.
7. La Commissione e il Consiglio informano il Parlamento europeo in merito ai documenti sensibili conformemente agli accordi conclusi fra le istituzioni.
Articolo 10
Accesso a seguito di una domanda
1. L'accesso ai documenti avviene mediante consultazione sul posto oppure tramite rilascio di una copia, ivi compresa, se disponibile, una copia elettronica, in base alla preferenza del richiedente. Il costo della produzione e dell'invio delle copie può essere posto a carico del richiedente. L'onere non supera il costo effettivo della produzione e dell'invio delle copie. La consultazione in loco, la riproduzione di meno di 20 pagine di formato A4 e l'accesso diretto sotto forma elettronica o attraverso il registro sono gratuiti.
2. Se un documento è già stato divulgato dall'istituzione in questione ed è facilmente accessibile al richiedente, l'istituzione può soddisfare l'obbligo di concedere l'accesso ai documenti informando il richiedente in merito alle modalità con cui ottenere il documento richiesto.
3. I documenti vengono forniti in una versione e in un formato già esistenti (compreso quello elettronico o un formato alternativo, quale il braille, la stampa a grandi caratteri o il nastro magnetico), tenendo pienamente conto della preferenza espressa dal richiedente.
Articolo 11
Registri
1. Affinché i cittadini possano esercitare effettivamente i diritti di cui godono in virtù del presente regolamento, ciascuna istituzione rende accessibile un registro di documenti. L'accesso al registro dovrebbe aver luogo in forma elettronica. I riferimenti ai documenti sono iscritti senza indugio nel registro.
2. Per ciascun documento il registro contiene un numero di riferimento (compreso, qualora esistente, il riferimento interistituzionale), l'oggetto e/o una breve descrizione del contenuto del documento, nonché la data alla quale il documento è stato ricevuto o redatto e inserito nel registro. I riferimenti sono indicati secondo modalità che non pregiudicano la tutela degli interessi di cui all'articolo 4.
3. Le istituzioni adottano immediatamente le misure necessarie a istituire un registro, che sarà operativo entro il 3 giugno 2002.
Articolo 12
Accesso diretto sotto forma elettronica o attraverso il registro
1. Per quanto possibile, le istituzioni rendono direttamente accessibili al pubblico i documenti sotto forma elettronica o attraverso un registro, in conformità delle disposizioni previste dall'istituzione in questione.
2. In particolare, fatti salvi gli articoli 4 e 9, i documenti legislativi, vale a dire i documenti redatti o ricevuti nel corso delle procedure per l'adozione di atti giuridicamente vincolanti negli o per gli Stati membri, dovrebbero essere resi direttamente accessibili.
3. Per quanto possibile, gli altri documenti, in particolare quelli relativi alla formulazione di una politica o di una strategia, dovrebbero essere resi direttamente accessibili.
4. Qualora l'accesso diretto non avvenga attraverso il registro, quest'ultimo, per quanto possibile, indica dove si trova il documento.
Articolo 13
Pubblicazione nella Gazzetta ufficiale
1. Fatti salvi gli articoli del presente regolamento, oltre agli atti di cui all'articolo 254 del trattato CE e all'articolo 163 del trattato Euratom, i seguenti documenti sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale:
a) le proposte della Commissione;
b) le posizioni comuni adottate dal Consiglio secondo le procedure di cui agli articoli 251 e 252 del trattato CE e le relative motivazioni e la posizione del Parlamento europeo nel quadro di tali procedure;
c) le decisioni quadro e le decisioni di cui all'articolo 34, paragrafo 2, del trattato UE;
d) le convenzioni stabilite dal Consiglio in base all'articolo 34, paragrafo 2, del trattato UE;
e) le convenzioni firmate tra Stati membri sulla base dell'articolo 293 del trattato CE;
f) gli accordi internazionali conclusi dalla Comunità ovvero in base all'articolo 24 del trattato UE.
2. Per quanto possibile, i seguenti documenti sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale:
a) le iniziative presentate al Consiglio da uno Stato membro a norma dell'articolo 67, paragrafo 1, del trattato CE ovvero dell'articolo 34, paragrafo 2, del trattato UE;
b) le posizioni comuni di cui all'articolo 34, paragrafo 2, del trattato UE;
c) le direttive diverse da quelle previste all'articolo 254, paragrafi 1 e 2, del trattato CE, le decisioni diverse da quelle previste all'articolo 254, paragrafo 1, del trattato CE, le raccomandazioni e i pareri.
3. Nel proprio regolamento interno ciascuna istituzione può stabilire quali altri documenti debbano essere pubblicati nella Gazzetta ufficiale.
Articolo 14
Informazione
1. Ciascuna istituzione adotta i provvedimenti necessari per informare il pubblico dei diritti di cui gode in virtù del presente regolamento.
2. Gli Stati membri cooperano con le istituzioni nel divulgare informazioni ai cittadini.
Articolo 15
Prassi amministrativa nelle istituzioni
1. Le istituzioni mettono a punto le buone prassi amministrative al fine di facilitare l'esercizio del diritto di accesso garantito dal presente regolamento.
2. Le istituzioni creano un comitato interistituzionale per esaminare le migliori prassi, affrontare eventuali divergenze e discutere i futuri sviluppi dell'accesso del pubblico ai documenti.
Articolo 16
Riproduzione di documenti
Il presente regolamento non pregiudica le disposizioni esistenti in materia di diritto d'autore, che possono limitare il diritto di terzi di riprodurre o sfruttare i documenti divulgati.
Articolo 17
Relazioni
1. Ciascuna istituzione pubblica annualmente una relazione riguardante l'anno precedente e comprendente il numero dei casi in cui ha rifiutato l'accesso ai documenti, i motivi di tali rifiuti, nonché il numero dei documenti sensibili non inseriti nel registro.
2. Al più tardi entro il 31 gennaio 2004, la Commissione pubblica una relazione sull'applicazione dei principi del presente regolamento e formula raccomandazioni comprendenti, ove opportuno, proposte di revisione del presente regolamento e un programma d'azione contenente le misure che le istituzioni dovranno adottare.
Articolo 18
Efficacia
1. Ciascuna istituzione adatta il proprio regolamento interno alle disposizioni del presente regolamento. Tali adattamenti hanno effetto a decorrere dal 3 dicembre 2001.
2. Entro sei mesi dall'entrata in vigore del presente regolamento, la Commissione esamina la conformità con il presente regolamento del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio, del 1o febbraio 1983, che rende accessibili al pubblico gli archivi storici della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica(6), in modo da assicurare nella misura più ampia possibile la salvaguardia e l'archiviazione dei documenti.
3. Entro sei mesi dall'entrata in vigore del presente regolamento, la Commissione esamina la conformità con il presente regolamento delle disposizioni esistenti sull'accesso ai documenti.
Articolo 19
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il terzo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.
Esso si applica a decorrere dal 3 dicembre 2001.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, addì 30 maggio 2001.