Nařízení Komise (ES) č. 2304/2002
ze dne 20. prosince 2002,
kterým se provádí rozhodnutí Rady 2001/822/ES o přidružení zámořských zemí a území k Evropskému společenství ("rozhodnutí o přidružení zámoří")
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na rozhodnutí Rady 2001/822/ES [1], a zejména na jeho článek 23,
s ohledem na interní dohodu mezi zástupci vlád členských států, zasedajících v Radě, o financování a správě pomoci Společenství podle finančního protokolu k Dohodě o partnerství mezi africkými, karibskými a tichomořskými státy a Evropským společenstvím a jeho členskými státy, podepsané v Cotonou (Benin) dne 23. června 2000, a o přídělu finanční pomoci zámořským zemím a územím, pro které platí čtvrtá část Smlouvy o ES [2],
s ohledem na nařízení Rady o finančním nařízení pro Evropský rozvojový fond [3] (dále jen "finanční nařízení pro ERF"),
vzhledem k těmto důvodům:
(1) Rozhodnutí Rady 2001/822/ES (dále jen "rozhodnutí o přidružení zámoří") vyžaduje od Komise, aby přijala prováděcí předpisy k části III a k přílohám II A až D ve spolupráci se zámořskými zeměmi a územími (dále jen "ZZÚ") v rámci partnerského postupu. Zejména článek 4 stanoví, že ZZÚ mají primární odpovědnost za přípravu jednotných programových dokumentů (dále jen "JPD") a programů spolupráce.
(2) Předpisy přijaté Komisí podle článku 23 rozhodnutí o přidružení zámoří by měla být v souladu se zásadami řádného finančního řízení, partnerství, doplňkovosti a subsidiarity, a měla by zajistit, aby si ZZÚ osvojily proces rozvoje, jakož i náležité monitorování a provádění auditu samotnými ZZÚ a Komisí.
(3) S uvážením zvláštních potřeb, schopností a omezení ZZÚ by jim měla být poskytnuta finanční pomoc. Měla by mít formu rozpočtové podpory za předpokladu, že řízení veřejných výdajů ZZÚ jeví dostatečnou průhlednost, odpovědnost a účinnost. Kromě toho je třeba, aby postupy zadávání veřejných zakázek vyhovovaly normám finančního nařízení pro ERF, pokud jde o průhlednost a otevřenost. Jako alternativu k rozpočtové podpoře lze finanční pomoc poskytovat jako podporu projektů nebo programů, má-li za to, že zajistí účinnější nebo bezpečnější provádění.
(4) Je třeba upravit přípravu JPD, jeho monitorování, audit, hodnocení, přezkum a provádění, jakož i pro výkaznictví a finanční opravy. Tato ustanovení by měla upravovat účast Komise na těchto činnostech. S výhradou případného nezbytného přizpůsobení zvláštní situaci ZZÚ by měla být v souladu s předpisy použitelnými v rámci strukturálních fondů, s cílem posílit a usnadnit účinnost účasti Komise.
(5) Pro usnadnění regionální spolupráce a integrace mezi ZZÚ a státy AKT je třeba, aby platila v zásadě totožná pravidla. Avšak při uvážení zeměpisné polohy některých ZZÚ, které ve skutečnosti nemohou navázat úzkou spolupráci se státy AKT nebo s jinými ZZÚ, je třeba také poskytnout možnost, aby regionální prostředky byly přidělovány na žádost jen jedné ZZÚ.
(6) Opatření stanovená v tomto nařízení byla konzultována se ZZÚ.
(7) Opatření stanovená v tomto nařízení jsou v souladu se stanoviskem Výboru ERF-ZZÚ, zřízeného článkem 24 rozhodnutí o přidružení zámoří,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
ČÁST I
PŘEDMĚT A ZÁSADY
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví postupy pro programování, provádění a řízení finanční pomoci Společenství pro ZZÚ, kterou řídí Komise v rámci devátého Evropského rozvojového fondu (ERF) v souladu s rozhodnutím o přidružení zámoří a finančním nařízením pro ERF.
Článek 2
Doplňkovost a partnerství
1. Příprava programů, provádění, monitorování a hodnocení podpory v rámci ERF se provádí v úzké konzultaci mezi ZZÚ, dotčenými členskými státy a Komisí.
2. ZZÚ zajistí, aby všichni účastníci spolupráce uvedení v čl. 5 odst. 1 druhé a třetí odrážce rozhodnutí o přidružení zámoří byli v průběhu procesu přípravy programu náležitě konzultováni.
3. ZZÚ, zúčastněné členské státy a Komise podporují součinnost a soulad mezi opatřeními přijímanými na základě tohoto nařízení a opatřeními financovanými z rozpočtu Společenství na jedné straně a operacemi prováděnými Evropskou investiční bankou (EIB), jinými mezinárodními institucemi a dotčenými členskými státy na straně druhé.
ČÁST II
PROGRAMOVATELNÁ A NEPROGRAMOVATELNÁ PODPORA
KAPITOLA 1
Programovatelná podpora
Článek 3
Územní programování
Operace financované z grantů v rámci rozhodnutí o přidružení zámoří musí být naprogramovány co nejdříve po vstupu tohoto nařízení v platnost prostřednictvím přijetí jednotného programového dokumentu (JPD) podle vzoru obsaženého v příloze tohoto nařízení.
Článek 4
Příprava JPD
1. Příslušné orgány ZZÚ vypracují návrh JPD po konzultacích s nejširším možným spektrem aktérů procesu rozvoje a využijí získané zkušenosti a osvědčené postupy.
Každý návrh na JPD musí být přizpůsoben potřebám a odpovídat zvláštní situaci každé ZZÚ. Určuje prioritní činnosti a posiluje místní zapojení do programů spolupráce.
Návrh musí být Komisi předložen do dvanácti měsíců po vstupu tohoto nařízení v platnost.
2. Tam, kde je to na místě, bude návrh JPD předmětem výměny názorů mezi ZZÚ, dotčeným členským státem a Komisí prostřednictvím příslušné delegace.
ZZÚ poskytnou veškeré nezbytné informace včetně výsledků všech studií proveditelnosti, aby Komise mohla hodnocení návrhu JPD provést co nejúčinněji.
3. Orgány ZZÚ musí Komisi zejména co nejdříve informovat, zda požadují, aby byl finanční příděl ERF poskytnut jako rozpočtová podpora.
Je třeba vzít na vědomí veškeré odchylky mezi vlastní analýzou příslušné země a analýzou Společenství.
Článek 5
Hodnocení JPD Komisí
Komise vyhodnotí návrh na JPD, aby určila, zda obsahuje všechny potřebné prvky a zda je v souladu s cíli rozhodnutí o přidružení zámoří, tímto nařízením a souvisejícími politikami Společenství. O obdrženém návrhu vyrozumí Evropskou investiční banku.
Komise zejména rozhoduje, zda má být finanční pomoc ERF poskytnuta prostřednictvím rozpočtové podpory na základě předběžného posouzení průhlednosti, odpovědnosti a účinnosti řízení veřejných výdajů a otevřenosti a průhlednosti zadávání veřejných zakázek podle norem stanovených ve finančním nařízení pro ERF, nebo jako podpora programů či projektů.
Článek 6
Regionální programy
1. Finanční podpora regionální spolupráce a integrace stanovená v čl. 1 odst. 1 písm. a) bodě ii) přílohy II A rozhodnutí o přidružení zámoří se přiděluje na základě návrhů programů předkládaných jednou nebo více ZZÚ v souladu s článkem 16 rozhodnutí o přidružení zámoří.
2. Návrhy jsou výsledkem výměny názorů mezi Komisí a územními schvalujícími osobami ZZÚ jmenovanými podle článku 14 tohoto nařízení nebo jejich zástupci, případně včetně konzultací se způsobilými nestátními účastníky.
Předloží se Komisi do 30. září 2003.
Při posuzování návrhů Komise bere zvláště v úvahu předpokládaný dopad na integraci přijímajících ZZÚ do regionu, k němuž náležejí. Závazku k výdajům musí přecházet finanční rozhodnutí Komise o krytí podpory projektů a programů.
3. Jestliže po prvním přidělení zbude jakýkoli zůstatek, mohou být s výjimkou případů mimořádné naléhavosti předkládány dodatečné návrhy dvakrát za rok, poprvé ke 31. prosinci 2003 a ke 30. červnu 2004.
4. Aby bylo dosaženo odpovídajícího měřítka a zvýšena účinnost, mohou být pro financování regionálních programů s výraznou územní složkou kombinovány regionální a územní finanční prostředky.
5. Články 8 a 16 až 30 se použijí obdobně na regionální programy.
KAPITOLA 2
Neprogramovatelná podpora
Článek 7
Použití rezervy "C"
1. Komise přiděluje zdroje z rezervy "C" pro účely uvedené v čl. 3 odst. 3 písm. b) nebo c) přílohy II A rozhodnutí o přidružení zámoří na základě přezkumu v polovině období uvedeného v článku 22 tohoto nařízení, nebo v případě Grónska přezkumu v polovině období uvedeného v čl. 3 odst. 2 přílohy II rozhodnutí o přidružení zámoří. Komise v souladu s tím upravuje orientační příděly v čl. 3 odst. 4 přílohy II A rozhodnutí o přidružení zámoří a informuje ZZÚ a členské státy o svém rozhodnutí ohledně nových přídělů.
2. Pro účely závazků ke zdrojům stanovených v článku 28 a v příloze II D rozhodnutí o přidružení zámoří předloží všechny ZZÚ, které se samy považují za způsobilé pro podporu stanovenou ve zmíněném článku, úplný požadavek na formulářích poskytnutých Komisí a přiloží veškeré informace, které je k tomuto účelu potřebné posoudit.
Tento požadavek musí být předložen Komisi nejpozději do 30. dubna roku následujícího po roce, pro který se dodatečná podpora požaduje.
Komise o svém rozhodnutí vyrozumí ZZÚ co nejdříve.
ČÁST III
PROVÁDĚNÍ
KAPITOLA 1
Finanční postupy
Článek 8
Závazky
1. Komise se zavazuje k výdajům na finanční pomoc pro ZZÚ v souladu s finančním nařízením pro ERF.
2. V rámci JPD musí závazku k výdajům předcházet finanční rozhodnutí Komise, které pokryje rozpočtovou podporu nebo podporu projektů a programů.
3. Mimo rámec JPD se Komise zavazuje k výdajům týkajícím se nepřidělené rezervy "C", vytvořené podle čl. 3 odst. 3 přílohy II A rozhodnutí o přidružení zámoří, a provádí je v souladu s články 15 a 54 finančního nařízení pro ERF.
Článek 9
Platební agentury
Finanční instituce v ZZÚ, u nichž Komise otevírá účty v souladu s částí I hlavou III kapitolou 3 oddílem 4 finančního nařízení ERF pro účely provádění spolupráce se ZZÚ, vykonávají funkce "platebních agentur."
Z prostředků uložených u platebních agentur ve Společenství se vyplácí úrok.
Platební agentury neobdrží za své služby žádnou odměnu a z uložených prostředků se nevyplácí úrok.
KAPITOLA 2
Zakázky
Článek 10
Obecné předpisy pro zakázky
1. Postupy, kterými se řídí zadávání zakázek, musí být uvedeny ve finančních dohodách.
2. V případech, kdy je finanční pomoc poskytována prostřednictvím rozpočtové podpory, se použijí postupy pro zadávání veřejných zakázek dotyčných ZZÚ.
3. Ve všech ostatních případech musí být při zadávání zakázky dodržena ustanovení uvedená v čl. 75 odst. 1 prvním pododstavci finančního nařízení pro ERF.
Článek 11
Daňové a celní režimy
1. ZZÚ použijí pro zakázky, jimiž se provádějí programy nebo projekty financované ERF, daňové a celní režimy, které nejsou méně výhodné než režimy, které používají pro nejvíce zvýhodněné státy nebo mezinárodní rozvojové organizace, s nimiž udržují vztahy. Pro účely stanovení zacházení doložky nejvyšších výhod (DNV) se neberou v úvahu režimy používané dotyčnými ZZÚ vůči jiným ZZÚ či státům AKT nebo jiným rozvojovým zemím.
2. S výhradou odstavce 1 se na zakázky financované Společenstvím vztahují tato ustanovení:
a) v ZZÚ, které jsou příjemcem pomoci, nepodléhá zakázka žádnému stávajícímu či budoucímu kolkovnému ani registračním poplatkům či daňovým poplatkům s rovnocenným účinkem; tyto zakázky však jsou registrovány podle právních předpisů platných v ZZÚ a může za ně být vyžadován poplatek, který odpovídá poskytnuté službě;
b) zisky nebo příjmy vznikající z provádění zakázek se zdaňují podle vnitřní daňové úpravy dotyčných ZZÚ za předpokladu, že fyzická nebo právnická osoba, která tohoto zisku nebo příjmu dosahuje, má v daném státě stálou provozovnu nebo že provádění zakázky trvá déle než šest měsíců;
c) podniky, které musí pro provádění zakázek na stavební práce dovézt profesionální zařízení, využijí pro uvedené zařízení systém dočasného dovozu podle vnitrostátních právních předpisů přijímajících ZZÚ, pokud o to požádají;
d) každé profesionální zařízení potřebné pro provádění úkolů stanovených v zakázce na služby se dočasně propustí do přijímajících ZZÚ podle jejich vnitrostátních právních předpisů s osvobozením od cel, daní nebo daňových poplatků s rovnocenným účinkem, jestliže tato cla, daně a poplatky nepředstavují odměnu za poskytnuté služby;
e) dovoz na základě zakázek na dodávky se propouští do přijímajících ZZÚ s osvobozením od cel, daní nebo daňových poplatků s rovnocenným účinkem. Zakázky na dodávky pocházející z dotyčné ZZÚ se uzavírají na základě cen dodávek ze závodu, k nimž mohou být přičteny takové vnitřní daňové poplatky, jaké mohou být uplatňovány na takové dodávky v dané ZZÚ;
f) paliva, maziva a uhlovodíková pojiva a všechny materiály použité v plnění zakázek na stavební práce se považují za zakoupené na místním trhu a podléhají daňové pravě použitelné na základě vnitrostátních právních předpisů platných v přijímající ZZÚ a
g) spotřební zboží dovezené pro potřebu fyzických osob jiných než zaměstnaných v místě, které se zabývají prováděním úkolů stanovených v zakázce na služby, a jejich rodinných příslušníků se osvobozuje od dovozního cla, daní a ostatních daňových poplatků s rovnocenným účinkem v mezích stanovených vnitrostátními právními předpisy platnými v přijímající ZZÚ.
3. Každá otázka, na kterou se nevztahují odstavce 1 a 2 o daňových a celních režimech, podléhá i nadále právním předpisům dotyčné ZZÚ.
KAPITOLA 3
Řízení a výkonní činitelé
Článek 12
Prováděcí postupy
Aniž jsou dotčeny postupy pro provádění rozpočtové podpory uvedené v čl. 8 odst. 2 a čl. 10 odst. 2, provádějí se programy a projekty financované podle tohoto nařízení v souladu s články 13, 14 a 15.
Článek 13
Delegace
1. Tam, kde je Komise zastupována delegací pod vedením vedoucího delegace, vyrozumí o tom dotyčné ZZÚ. V těchto případech se použije čl. 22 odst. 2 a článek 67 finančního nařízení pro ERF o pověřených schvalujících osobách a účetních.
2. Vedoucí delegace v úzké spolupráci s územní schvalující osobou
a) se na žádost dotyčných ZZÚ účastní a poskytuje pomoc při přípravě projektů a programů a při sjednávání zakázek na technickou pomoc;
b) se účastní hodnocení projektů a programů, připravuje nabídkovou dokumentaci a hledá způsoby, jak zjednodušit postupy hodnocení a provádění projektů a programů;
c) připravuje návrhy financování;
d) do 30 dnů poté, co ji obdrží od územní schvalující osoby, a předtím, než ji územní schvalující osoba vydá, schvaluje dokumentaci místních vyhlašovaných nabídkových řízení a dokumentaci zakázek na pomoc při mimořádných událostech;
e) je přítomen otvírání nabídek a obdrží jejich kopie a výsledky jejich zkoumání;
f) do 30 dnů schvaluje návrh územní schvalující osoby na schválení místních otevřených nabídek, zakázek zadávaných přímou dohodou, zakázek na pomoc při mimořádných událostech, zakázek na služby a zakázek na stavební práce s hodnotou nižší než 5 milionů EUR a zakázek na dodávky s hodnotou nižší než 1 milion EUR;
g) u všech výše nezahrnutých ostatních zakázek schvaluje do 30 dnů návrh územní schvalující osoby na zadání zakázky, kdykoli jsou splněny tyto podmínky:
i) vybraná nabídka je nejnižší z těch, které vyhovují požadavkům nabídkové dokumentace,
ii) vybraná nabídka splňuje všechna výběrová kritéria stanovená v nabídkové dokumentaci a
iii) vybraná nabídka nepřekračuje částku vyhrazenou pro zakázku;
h) nejsou-li podmínky uvedené v písmenu g) splněny, postoupí návrh hlavní schvalující osobě, která o něm rozhodne do 60 dnů poté, co návrh obdrží od vedoucího delegace. Jestliže cena nabídky přesahuje částku vyhrazenou pro zakázku, učiní hlavní schvalující osoba při schvalování zakázky také nezbytný finanční závazek;
i) potvrzuje zakázky a odhady v případě přímo najatých pracovních sil a dodatky k nim, jakož i schválení plateb vydávaná územní schvalující osobou;
j) zajišťuje, aby projekty a programy financované ze zdrojů fondu řízeného Komisí byly z finančního a technického hlediska řádně prováděny;
k) spolupracuje s orgány ZZÚ, kde zastupuje Komisi při pravidelném hodnocení operací;
l) poskytuje ZZÚ veškeré informace a příslušné dokumenty o postupech provádění rozvojové finanční spolupráce, zejména pokud jde o kritéria hodnocení a kritéria posuzování nabídek; a
m) pravidelně informuje orgány ZZÚ o činnostech Společenství, které se mohou přímo dotýkat spolupráce mezi Společenstvím a ZZÚ.
3. Každé další převedení správních nebo finančních pravomocí na vedoucího delegace jiných než popsaných v tomto článku musí být oznámeno územním schvalujícím osobám.
Článek 14
Územní schvalující osoba
1. Vláda každé ZZÚ jmenuje územní schvalující osobu, aby ji zastupovala ve všech operacích financovaných ze zdrojů fondu řízeného Komisí a bankou. Územní schvalující osoba může některé z těchto funkcí převést a o každém takovém převedení musí informovat hlavní schvalující osobu.
2. Funkce územní schvalující osoby jsou tyto:
a) v úzké spolupráci s vedoucím delegace odpovídá za přípravu, předkládání a hodnocení projektů a programů;
b) v úzké spolupráci s vedoucím delegace vyhlašuje místní otevřená nabídková řízení a přijímá nabídky, místní i mezinárodní (otevřené i omezené), předsedá zkoumání nabídek, vyhlašuje výsledky tohoto zkoumání, podepisuje zakázky a dodatky k nim a schvaluje výdaje;
c) před vyhlášením místních otevřených nabídkových řízení předkládá dokumentaci nabídkového řízení vedoucímu delegace, který do 30 dnů vyjádří svůj souhlas;
d) dokončuje hodnocení nabídek v období platnosti nabídek, přičemž bere v úvahu období potřebné ke schválení zakázek;
e) předává výsledky zkoumání a návrh na zadání zakázky vedoucímu delegace ke schválení ve lhůtách stanovených v čl. 15 písm. f);
f) proplácí a schvaluje výdaje v mezích finančních prostředků, které má přiděleny; a
g) během provádění operací provádí veškerá přizpůsobení nezbytná pro zajištění správného provedení schválených projektů nebo programů z hospodářského a technického hlediska.
3. Během provádění operací a s výhradou požadavku informovat vedoucího delegace má územní schvalující osoba rozhodovací pravomoci v těchto věcech:
a) technické úpravy a změny v podrobnostech v míře, která neovlivní přijaté technické řešení a zůstává v mezích prostoru vyhrazeného pro úpravy;
b) změny odhadů během provádění;
c) převody z položky do položky v rámci odhadů;
d) změny místa pro projekty nebo programy pro více jednotek, kde pro to jsou technické, hospodářské nebo sociální důvody;
e) ukládání nebo promíjení sankcí za prodlení;
f) úkony zprošťující ručitele závazku;
g) nákup zboží na místním trhu bez ohledu na jeho původ;
h) používání stavebního a strojního zařízení nepocházejícího ze ZZÚ, členských států ani států AKT za předpokladu, že v ZZÚ, členských státech ani státech AKT neexistuje výroba srovnatelného zařízení a strojního zařízení;
i) subdodávky;
j) konečná přejímka za předpokladu, že vedoucí delegace je přítomen předběžné přejímce, potvrdí odpovídající zápis a případně je přítomen při konečné přejímce, zejména tam, kde rozsah výhrad zaznamenaných při předběžné přejímce vyžaduje významné dodatečné práce; a
k) najímání poradců a dalších odborníků na technickou pomoc.
4. Mimo to územní schvalující osoba:
a) zpracovává výroční zprávu o provádění a po obdržení schválení monitorovacího výboru ji předkládá Komisi;
b) provádí přezkum v polovině období uvedené v článku 22;
c) zajišťuje, že subjekty, které se účastní řízení a provádění programů ERF, udržují pro všechny transakce související s pomocí buď oddělený účetní systém, nebo patřičný účetní kód; a
d) přijímá veškerá nezbytná opatření k zajištění provádění článků 16, 19, 24 a 30.
5. Po předložení roční zprávy o provádění uvedené v článku 21 Komise a územní schvalující osoba přezkoumají hlavní výsledky předchozího roku.
Po tomto přezkumu může Komise vyjádřit územní schvalující osobě připomínky. Územní schvalující osoba informuje Komisi o každé akci provedené na základě těchto připomínek. Usoudí-li Komise v řádně odůvodněných případech, že přijatá opatření nejsou dostatečná, může pro ZZÚ a územní schvalující osobu vydat odůvodněné doporučení pro úpravy zaměřené na zlepšení účinnosti monitorovacích nebo řídících mechanismů.
Po obdržení každého takového doporučení doloží územní schvalující osoba opatření, která přijala pro zdokonalení monitorovacích nebo řídících mechanismů, nebo vysvětlí, proč žádná taková opatření nepřijala.
Článek 15
Regionální zúčastněné subjekty
1. Návrhy na regionální program předkládají:
a) nejméně dvě územní schvalující osoby ZZÚ nebo
b) výjimečně jedna územní schvalující osoba ZZÚ, je-li do operace uvedené v čl. 16 odst. 1 písm. b) až e) rozhodnutí o přidružení zámoří zapojena jen jedna ZZÚ.
2. Regionální programy provádí územní schvalující osoba nebo organizace jmenovaná v návrhu.
ČÁST IV
MONITOROVÁNÍ, PŘEZKUM, AUDIT A HODNOCENÍ
KAPITOLA 1
Monitorování
Článek 16
Odpovědnost ZZÚ
1. Aniž je dotčena odpovědnost Komise za provádění finanční podpory Společenství, přebírají ZZÚ odpovědnost v první řadě za finanční kontrolu takové podpory.
Územní schvalující osoba za tímto účelem:
a) stanoví a provádí mechanismy řízení a kontroly tak, aby bylo zajištěno, že se finanční prostředky Společenství používají účinně a správně. Vhodné vnitřní a vnější finanční kontroly musí podle mezinárodně uznávaných standardů pro audit provádět příslušný finanční kontrolní orgán, který musí být pro účely plnění této funkce nezávislý;
b) poskytuje Komisi popis těchto mechanismů;
c) zaručuje, že je pomoc řízena podle všech platných pravidel a že se prostředky, které jsou pro ni k dispozici, používají v souladu se zásadami řádného finančního řízení;
d) osvědčuje, že prohlášení o výdajích předkládaná Komisi jsou přesná a vyplývají z účetních systémů založených na ověřitelných podpůrných dokladech;
e) po uzavření každého programového období předkládá Komisi prohlášení vypracované osobou nebo útvarem funkčně nezávislými na určeném řídícím orgánu. Toto prohlášení shrne závěry kontrol provedených v průběhu předchozích let a posoudí platnost žádosti o zaplacení závěrečného zůstatku a zákonnost a správnost transakcí uvedených v závěrečném osvědčení o výdajích. ZZÚ mohou k tomuto osvědčení připojit své vlastní stanovisko, považují-li to za nutné;
f) spolupracuje s Komisí s cílem zajistit, aby se zdroje ERF používaly v souladu se zásadami řádného finančního řízení;
g) předchází nesrovnalostem, zjišťuje je a napravuje je, v souladu s pravidly je oznamuje Komisi a informuje Komisi o postupu správních a právních řízení;
h) vymáhá všechny částky ztracené následkem zjištěné nesrovnalosti a případně vybírá úroky z prodlení;
i) přijímá veškerá nezbytná opatření pro zajištění shody s ustanoveními orientačního programu, včetně splnění harmonogramu závazků a plateb, dohodnutého v době přípravy programu; a
j) vyšetří každý důvod zpoždění v provádění a navrhne vhodná opatření k nápravě situace.
2. Každý rok je Komisi zaslán plán auditu a souhrn zjištění z provedených auditů.
Zprávy o auditu budou k dispozici Komisi.
Článek 17
Součinnost
1. Komise a ZZÚ, zastupované územní schvalující osobou, spolupracují a koordinují plány, metody a provádění kontrol tak, aby na nejvyšší míru zvýšily užitečnost prováděných kontrol. Výsledky provedených kontrol si neprodleně vyměňují.
2. Nejméně jednou za rok se zkoumají a posuzují:
a) výsledky kontrol, které provedly ZZÚ a Komise;
b) všechny připomínky vznesené jinými kontrolními orgány či institucemi Společenství nebo členského státu;
c) finanční dopad všech zaznamenaných nesrovnalostí, již učiněné nebo stále požadované kroky k jejich nápravě a případně úpravy systémů řízení a kontroly.
3. Po prozkoumání a posouzení podle odstavce 2 a aniž jsou dotčena opatření, která mají ZZÚ přijmout ihned podle článku 16, může Komise vznést připomínky, zejména pokud jde o finanční dopad jakékoli zjištěné nesrovnalosti.
Tyto připomínky zašle územní schvalující osobě dotyčných ZZÚ a případně k nim přiloží žádosti o nápravná opatření, která napraví zjištěné nedostatky v řízení a vyřeší ty zjištěné nesrovnalosti, které dosud nebyly napraveny.
ZZÚ dostanou příležitost se k těmto připomínkám vyjádřit.
Článek 18
Monitorovací výbory
1. Dohled nad prováděním každého JPD provádí monitorovací výbor.
Orgány ZZÚ zřídí monitorovací výbor nejpozději tři měsíce po schválení JPD.
2. Monitorovacímu výboru předsedá územní schvalující osoba nebo její zástupce.
Zástupce Komise a případně zástupce Evropské investiční banky se mohou účastnit práce monitorovacího výboru s poradním hlasem.
Ve výboru musí být zastoupeny orgány nebo subjekty, které určí ZZÚ, Komise, dotčený členský stát a případně Evropská investiční banka nebo jiná instituce podílející se na financování. Pokud za provádění projektu odpovídají regionální a místní orgány a soukromé podniky a pokud se jich některý projekt přímo týká, jsou v takových výborech rovněž zastoupeny.
3. Monitorovací výbor vypracuje v institucionálním, právním a finančním rámci dotyčné ZZÚ svůj jednací řád a dohodne se na něm s územní schvalující osobou.
4. Územní schvalující osoba podává schůzím monitorovacího výboru zprávy o pokroku v souladu se standardním vzorem poskytnutým Komisí. Komise musí obdržet tuto zprávu 15 pracovních dnů před plánovanou schůzí.
5. Pro ověření účinnosti a kvality provádění pomoci monitorovací výbor:
a) pravidelně posuzuje pokrok dosažený při uskutečňování konkrétních cílů JPD;
b) posuzuje přezkum v polovině období uvedený v článku 22, než je odeslán Komisi;
c) posuzuje a schvaluje roční a závěrečné zprávy o provádění před odesláním Komisi;
d) posuzuje a schvaluje každý návrh na změnu obsahu JPD.
Článek 19
Ukazatele monitorování
Územní schvalující osoba a monitorovací výbor provádějí monitorování prostřednictvím ukazatelů stanovených v JPD.
Tyto ukazatele berou v úvahu orientační metodiku poskytovanou Komisí.
Týkají se zvláštní povahy projektů a jejich cílů a ukazují:
a) vstupy, výstupy, výsledek a podle možnosti dopady;
b) stadium dosažené v pomoci, pokud jde o fyzické provedení;
c) postup plánu financování.
KAPITOLA 2
Přezkum
Článek 20
Přezkumný postup
1. Finanční spolupráce musí být dostatečně pružná, aby se zajistilo, že operace jsou stále v souladu s cíli rozhodnutí o přidružení zámoří a zohledňují všechny změny, k nimž dochází v hospodářské situaci, prioritách a cílech dotyčné ZZÚ, zejména prostřednictvím výročních zpráv o provádění a přezkumu v polovině období nebo případně výročního přezkumu JPD uvedeného v čl. 21 odst. 5.
2. Za výjimečných okolností uvedených v ustanoveních o humanitární a naléhavé pomoci může být přezkum proveden na žádost kterékoli ze stran.
Článek 21
Výroční zpráva o provádění
1. Územní schvalující osoba předkládá výroční zprávy o provádění Komisi do tří měsíců od konce každého úplného roku provádění od přijetí JPD.
2. Výroční zpráva o provádění JPD se skládá ze společného posouzení provádění programu a bere v úvahu výsledky souvisejících činností monitorování a hodnocení.
3. Tato zpráva se zpracovává místně a dokončí ji během 60 dnů územní schvalující osoba, monitorovací výbor a případně příslušný vedoucí delegace.
4. Obsahuje zejména posouzení:
a) výsledků dosažených v klíčovém odvětví nebo odvětvích měřených vzhledem k identifikovaným konkrétním cílům, ukazatelům dopadu a závazkům odvětvové politiky;
b) všech projektů a programů mimo klíčová odvětví nebo jako součástí víceletých programů;
c) použití všech zdrojů vyhrazených pro nestátní účastníky;
d) účinného provádění běžných operací a rozsahu, v němž byl splněn harmonogram závazků a plateb; a
e) jakéhokoli prodloužení programování pro pokrytí následujících let.
5. Výroční přezkum se případně provádí na základě zprávy při příležitosti schůze partnerství, jak uvádí článek 7 rozhodnutí o přidružení zámoří.
Článek 22
Přezkum v polovině období
1. Přezkum v polovině období je organizován za účelem zjištění počátečních výsledků JPD, jejich významu a rozsahu, v němž bylo cílů dosaženo.
Posuzuje rovněž využívání finančních prostředků a chod monitorování a provádění.
2. Za provedení přezkumu v polovině období odpovídá Komise v součinnosti s územní schvalující osobou a dotčeným členským státem.
V zásadě jej provádí nezávislý hodnotitel v době mezi 24 a 36 měsíci od vstupu tohoto nařízení v platnost, je předložen monitorovacímu výboru a poté postoupen Komisi. JPD může stanovit jinou lhůtu, zejména s ohledem na ukazatele přijaté v případě rozpočtové podpory.
3. Komise zkoumá relevantnost a kvalitu přezkumu na základě kritérií stanovených v JPD, přičemž uváží rovněž finanční příděl ERF.
KAPITOLA 3
Audity
Článek 23
Audity
1. Aniž jsou dotčeny kontroly prováděné přijímajícími zeměmi, mohou Komise a Účetní dvůr prostřednictvím vlastních zaměstnanců nebo řádně zmocněných zástupců provádět na místě technické nebo finanční kontroly, včetně namátkových kontrol a závěrečných auditů operací financovaných ERF, a systémů řízení a kontroly, pokud je oznámí nejméně jeden pracovní den předem.
Komise uvědomí dotyčnou ZZÚ s cílem dostat veškerou nezbytnou pomoc. Těchto kontrol se mohou účastnit úředníci nebo zaměstnanci dotyčné ZZÚ. Komise si může od dotyčné ZZÚ vyžádat, aby provedla kontroly na místě pro ověření správnosti jedné nebo více transakcí. Těchto kontrol se mohou účastnit úředníci nebo zaměstnanci Komise.
2. Přijímající země jsou útvarům Komise a Účetnímu dvoru nápomocny při provádění auditů týkajících se využívání prostředků ERF.
Článek 24
Pomůcka pro audit se zaměřením na finanční toky
1. Systémy řízení a kontroly ZZÚ poskytnou dostatečnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky v souladu s podmínkami stanovenými v každé finanční dohodě.
2. Dostatečná pomůcka pro audit se zaměřením na finanční toky existuje za těchto okolností:
a) účetní záznamy vedené na vhodné úrovni řízení poskytují podrobné informace o výdajích skutečně vynaložených v operacích financovaných ERF. V těchto účetních záznamech je uvedeno datum jejich vzniku, částka každé položky výdajů, povaha podpůrných dokladů a datum a způsob platby. Jsou připojeny nezbytné dokumentární důkazy (například faktury);
b) na vhodné úrovni řízení se také vedou technické specifikace a finanční plán operace, zprávy o postupu, doklady o schválení grantu, postupech při nabídkovém řízení a zadávání zakázek a zprávy o kontrolách financovaných produktů a služeb;
c) v případě počítačového přenosu účetních údajů dostávají všechny zúčastněné orgány a subjekty dostatečné informace od podřízených orgánů a subjektů, aby odůvodnily své účetní záznamy a částky nadřízeným vykazované orgánům a subjektům, s cílem zajistit dostatečnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky od celkových úhrnných částek osvědčovaných Komisi až k jednotlivým výdajovým položkám a podpůrným dokladům na úrovni konečných příjemců, subjektů a podniků, které operace provádějí.
3. Územní schvalující osoba přijme veškerá opatření nezbytná pro provádění tohoto článku.
KAPITOLA 4
Hodnocení
Článek 25
Hodnocení
1. Hodnocení JPD se zabývá využitím zdrojů, účinností pomoci a jejím dopadem a vyvozuje závěry a doporučení, zejména s využitím již dostupných výsledků hodnocení.
Zabývá se všemi faktory, které přispívají k úspěchu nebo neúspěchu provádění a dosahování výsledků, včetně jejich udržitelnosti.
2. Za hodnocení JPD odpovídá Komise v součinnosti s monitorovacím výborem.
3. Program hodnocení by měl být nastíněn v JPD.
Hodnocení zejména:
a) poskytuje pravidelná a nezávislá posouzení operací a činností fondu srovnáváním plánovaných výsledků a cílů s tím, čeho je skutečně dosaženo, a tím
b) umožňuje ZZÚ, členským státům a Komisi zpětně využívat získané zkušenosti v navrhování a provádění budoucích politik a operací.
4. Výsledky hodnocení se zpřístupňují veřejnosti.
Článek 26
Hodnotící postupy
Aniž je dotčeno hodnocení, které provádí ZZÚ nebo Komise, mohou hodnocení programů, projektů nebo jiných činností, jimiž se provádí JPD, provádět společně ZZÚ a Komise ve spolupráci s dotčeným členským státem.
ČÁST V
FINANČNÍ ÚPRAVY
Článek 27
Úprava přídělů ERF
S využitím výsledků monitorování, auditu a hodnocení jako základu a s uvážením připomínek monitorovacího výboru může Komise upravit částky a podmínky původního JPD z vlastního podnětu nebo na návrh dotyčné ZZÚ se ohledem na aktuální potřeby a výkonnost této ZZÚ.
Tato úprava se provádí zpravidla při přezkumu v polovině období postupem podle článku 24 rozhodnutí o přidružení zámoří v době mezi 24 a 36 měsíci po vstupu tohoto nařízení v platnost nebo, v případě nesrovnalostí, co nejdříve.
Článek 28
Pozastavení plateb
1. Komise pozastaví platby a s uvedením důvodů požádá ZZÚ o předložení jejích připomínek a případně o provedení veškerých nápravných opatření ve stanovené lhůtě, pokud po dokončení nezbytných kontrol dojde k závěru, že:
a) ZZÚ nesplnila své povinnosti, nebo
b) JPD jako celek nebo jeho část neospravedlňuje příspěvek ERF jako celek nebo jeho část, nebo
c) existují vážné nedostatky v systémech řízení nebo kontroly, které by mohly vést k systémovým nesrovnalostem.
2. Lhůta, v níž může dotyčná ZZÚ předložit své připomínky a případně provést nápravná opatření, činí dva měsíce, s výjimkou řádně odůvodněných případů, v nichž může Komise souhlasit s lhůtou delší.
3. Jestliže ZZÚ vznese proti připomínkám Komise námitky, Komise pozve ZZÚ a dotčený členský stát na schůzku partnerství, na které budou všechny strany usilovat o dosažení dohody o připomínkách a závěrech, které se z nich mají vyvodit.
Jestliže ZZÚ vznese proti připomínkám Komise námitky a uskuteční se schůzka partnerství ad hoc, začíná lhůta tří měsíců podle odstavce 5, v níž může Komise přijmout rozhodnutí, běžet až ode dne schůzky partnerství.
4. Pokud Komise navrhuje finanční opravy, dostane ZZÚ příležitost doložit přezkoumáním dotyčné dokumentace, že skutečný rozsah nesrovnalostí byl menší, než jak jej Komise posoudila.
S výjimkou řádně odůvodněných případů nesmí doba povolená pro toto přezkoumání překročit další dvouměsíční období následující po lhůtě dvou měsíců uvedené v odstavci 1.
Komise vezme v úvahu každý důkaz, který ZZÚ předloží v těchto lhůtách.
5. Pokud na konci lhůty stanovené v odstavci 2 nebylo dosaženo žádné dohody a ZZÚ neprovedla žádná nápravná opatření, vezme Komise v úvahu všechny připomínky, které ZZÚ a členskými státy vznesly, a do tří měsíců rozhodne o:
a) snížení plateb, nebo
b) provedení vyžadovaných finančních oprav tím, že zruší příděl ERF jako celek nebo jeho část.
6. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 až 5, může Komise po řádném ověření pozastavit celou předběžnou platbu nebo její část, pokud zjistí, že se dotyčný výdaj váže na vážnou nesrovnalost, která dosud nebyla napravena, a že je třeba okamžitě jednat.
Komise o přijatých opatřeních a jejich důvodech vyrozumí dotyčnou ZZÚ. Pokud důvody pozastavení stále trvají i po pěti měsících nebo dotyčná ZZÚ neoznámila Komisi opatření přijatá pro nápravu vážné nesrovnalosti, použije se článek 30.
Článek 29
Inkaso a zpětné platby
1. Veškeré zpětné platby Komisi musí být provedeny do dne splatnosti vyznačeného na inkasním příkazu vyhotoveném v souladu s článkem 45 finančního nařízení pro ERF. Tímto dnem splatnosti je poslední den druhého měsíce následujícího po vydání příkazu.
2. Každé prodlení při provádění zpětné platby vede k uložení úroku z prodlení po dobu počínající dnem splatnosti uvedeným v odstavci 1 a končící dnem skutečného splacení. Sazba úroku z prodlení je o jeden a půl procentního bodu vyšší než sazba, kterou používá Evropská centrální banka ve svých hlavních refinančních operacích první pracovní den měsíce, do kterého spadá den splatnosti.
3. Územní schvalující osoba vede účet částek inkasovatelných z již provedených plateb pomoci Společenství a zajišťuje, aby byly částky inkasovány bez zbytečného prodlení.
Příjemce zaplatí každou částku, která má být inkasována, spolu s úrokem z prodlení tak, že dotyčnou částku odečte ze svého příštího výkazu výdajů a požadavku na platbu ke Komisi, nebo pokud to nestačí, uhradí částku Společenství.
Územní schvalující osoba zasílá Komisi jednou za rok výkaz částek, u kterých se v dotyčném období očekává jejich inkaso, roztříděných podle roku zahájení inkasního řízení.
ČÁST VI
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 30
Informace a propagace
1. ZZÚ zajistí, aby programy ERF byly dostatečně propagovány, s cílem:
a) informovat širokou veřejnost o úloze, kterou hraje Společenství ve vztahu k těmto programům;
b) informovat potenciální příjemce pomoci a profesní organizace o poskytovaných možnostech.
2. Přijímající země zejména zajistí, aby byly instalovány dobře viditelné reklamní panely zobrazující fyzické projekty financované Společenstvím, opatřené logem Společenství, a aby se do nejdůležitějších veřejných aktivit spojených s programy podporovanými ERF řádně zapojili zástupci orgánů Společenství.
Článek 31
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dnem vyhlášení v Úředním věstníku Evropských společenství.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 20. prosince 2002.
Regolamento (CE) n. 2304/2002 della Commissione
del 20 dicembre 2002
recante attuazione della decisione 2001/822/CE del Consiglio, relativa all'associazione dei paesi e territori d'Oltremare alla Comunità europea ("decisione sull'associazione d'Oltremare")
LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea,
vista la decisione 2001/822/CE del Consiglio(1), in particolare l'articolo 23,
visto l'accordo interno tra i rappresentanti dei governi degli Stati membri, riuniti in sede di Consiglio, relativo al finanziamento ed alla gestione degli aiuti della Comunità nel quadro del protocollo finanziario dell'accordo di partenariato tra gli Stati dell'Africa, dei Caraibi e del Pacifico, da un lato, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall'altro, firmato a Cotonou (Benin) il 23 giugno 2000, nonché alla concessione di un'assistenza finanziaria ai paesi e territori d'Oltremare cui si applicano le disposizioni della parte quarta del trattato CE(2),
visto il regolamento del Consiglio recante il regolamento finanziario per il Fondo europeo di sviluppo ("regolamento finanziario FES")(3),
considerando quanto segue:
(1) A norma della decisione 2001/822/CE (decisione sull'associazione d'Oltremare) la Commissione adotta le disposizioni di attuazione relative alla parte III e agli allegati II A - II D in cooperazione con i paesi e territori d'Oltremare (qui di seguito denominati "PTOM") nel quadro della procedura di partenariato. In particolare, l'articolo 4 stabilisce che la responsabilità dell'elaborazione dei documenti unici di programmazione (qui di seguito denominati "DOCUP") e dei programmi di cooperazione spetta in primo luogo ai PTOM.
(2) Le disposizioni adottate dalla Commissione conformemente all'articolo 23 della decisione sull'associazione d'Oltremare devono essere coerenti con i principi di sana gestione finanziaria, partenariato, complementarità e sussidiarietà e fare in modo che i PTOM partecipino consapevolmente al processo di sviluppo e assicurino, insieme alla Commissione, un monitoraggio e un audit adeguati.
(3) Tenendo conto delle loro specifiche esigenze, capacità e limiti, il sostegno finanziario ai PTOM dovrebbe essere concesso sotto forma di aiuto al bilancio, purché la spesa pubblica sia gestita in modo trasparente, affidabile ed efficace (le procedure per gli appalti pubblici devono inoltre rispettare le norme in materia di accesso e trasparenza previste nel regolamento finanziario FES) o sotto forma di sostegno a favore di progetti o programmi, se in questo modo si ritiene di garantire un'attuazione più sicura o efficace.
(4) Occorre fissare disposizioni per l'elaborazione, il seguito, l'audit, la valutazione, il riesame e l'attuazione dei DOCUP, nonché per l'elaborazione delle relazioni e per gli adeguamenti finanziari. Dette disposizioni devono prevedere la partecipazione della Commissione a queste attività e, fatti salvi i necessari adeguamenti alla situazione specifica del PTOM, devono essere coerenti con le corrispondenti norme dei fondi strutturali, in modo da rafforzare e agevolare la partecipazione della Commissione.
(5) Per agevolare la cooperazione e l'integrazione regionali tra gli PTOM e gli Stati ACP, dovrebbero essere applicate in linea generale norme identiche. Tuttavia, tenuto conto della situazione geografica di alcuni PTOM, che nella pratica non possono stabilire una stretta cooperazione con i paesi ACP o con altri PTOM, dovrebbe essere possibile assegnare fondi regionali anche su richiesta di un solo PTOM.
(6) I PTOM sono stati consultati in merito alle misure di cui al presente regolamento.
(7) Le misure di cui al presente regolamento sono conformi al parere del comitato FES- PTOM istituito dall'articolo 24 della decisione sull'associazione d'Oltremare,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
PARTE 1
OGGETTO E PRINCIPI
Articolo 1
Oggetto
Il presente regolamento stabilisce le procedure per la programmazione, l'attuazione e il controllo dell'assistenza finanziaria della Comunità ai PTOM gestita dalla Commissione nel quadro del 9o Fondo europeo di sviluppo (FES), conformemente alle disposizioni della decisione sull'associazione d'Oltremare e del regolamento finanziario FES.
Articolo 2
Complementarità e partenariato
1. La programmazione, l'attuazione, il monitoraggio e la valutazione del sostegno FES saranno effettuati in stretta collaborazione tra i PTOM, gli Stati membri interessati e la Commissione.
2. I PTOM garantiscono che tutte le parti interessate alla cooperazione elencate all'articolo 5, paragrafo 1, secondo e terzo comma, della decisione sull'associazione d'Oltremare siano adeguatamente consultate durante la programmazione.
3. I PTOM, gli Stati membri interessati e la Commissione assicurano il coordinamento e la coerenza tra le misure adottate conformemente al presente regolamento, quelle finanziate sul bilancio della Comunità, e le azioni promosse dalla Banca europea per gli investimenti, da altre istituzioni internazionali e dagli Stati membri interessati.
PARTE II
AIUTO PROGRAMMABILE E NON PROGRAMMABILE
CAPITOLO 1
Aiuto programmabile
Articolo 3
Programmazione territoriale
Le azioni finanziate con aiuti non rimborsabili nel quadro della decisione sull'associazione d'Oltremare sono programmati il più rapidamente possibile dopo l'entrata in vigore del presente regolamento grazie all'adozione di un documento unico di programmazione (DOCUP) basato sul modello indicato nell'allegato del presente regolamento.
Articolo 4
Elaborazione del DOCUP
1. Le autorità PTOM competenti elaborano una proposta di documento unico di programmazione sulla base delle consultazioni tenute con il maggior numero di categorie di operatori interessati al processo di sviluppo, dell'esperienza maturata e delle miglior pratiche.
Ogni proposta è adeguata alle esigenze e alla situazione particolare di ciascun PTOM; definisce attività prioritarie e rafforza la partecipazione locale ai programmi di cooperazione.
La proposta è presentata alla Commissione entro 12 mesi dall'entrata in vigore del presente regolamento.
2. Il progetto di DOCUP è oggetto di uno scambio di opinioni tra i PTOM, lo Stato membro interessato e la Commissione, eventualmente attraverso la delegazione competente.
I PTOM forniscono tutte le informazioni necessarie, comprese le conclusioni degli studi di fattibilità, affinché la Commissione possa valutare il progetto di DOCUP nel modo più efficace possibile.
3. In particolare, le autorità dei PTOM precisano senza indugio alla Commissione se intendono richiedere l'aiuto finanziario del FES sotto forma di aiuto al bilancio.
Va tenuto conto di ogni divergenza tra l'analisi condotta dal paese e quella effettuata dalla Comunità.
Articolo 5
Valutazione del DOCUP realizzata dalla Commissione
La Commissione esamina il progetto di DOCUP per valutare se contenga tutti gli elementi necessari e sia conforme agli obiettivi della decisione sull'associazione d'Oltremare, del presente regolamento e delle pertinenti politiche comunitarie. Essa informa la Banca europea per gli investimenti del progetto ricevuto.
In particolare, la Commissione decide se l'aiuto finanziario del FES debba essere concesso sotto forma di aiuto al bilancio, previa valutazione della trasparenza, dell'affidabilità e dell'efficacia della gestione della spesa pubblica, nonché dell'accesso e della trasparenza degli appalti pubblici conformemente alle norme stabilite nel regolamento finanziario FES, o sotto forma di sostegno a programmi o progetti.
Articolo 6
Programmi regionali
1. Il sostegno finanziario per la cooperazione e l'integrazione regionali di cui all'articolo 1, paragrafo 1, lettera a), punto ii), dell'allegato II A della decisione sull'associazione di Oltremare è assegnato in base alle proposte di programma presentate da uno o più PTOM conformemente all'articolo 16 della decisione sull'associazione d'Oltremare.
2. Le proposte si basano su uno scambio di opinioni tra la Commissione e gli ordinatori territoriali PTOM, nominati conformemente all'articolo 14 del presente regolamento, o i loro rappresentanti; eventualmente, sono consultate anche le parti della società civile interessate.
Le proposte sono presentate alla Commissione entro il 30 settembre 2003.
La valutazione della Commissione tiene conto in particolare dell'impatto previsto sull'integrazione del PTOM beneficiario nella regione a cui appartiene. L'impegno di spesa è preceduto da una decisione di finanziamento della Commissione riguardante il sostegno a progetti e programmi.
3. Per quanto riguarda il saldo eventualmente disponibile dopo la prima assegnazione, possono essere presentate proposte supplementari due volte all'anno, tranne in casi particolarmente urgenti, e per la prima volta rispettivamente entro il 31 dicembre 2003 e il 30 giugno 2004.
4. Per ottenere una scala adeguata e aumentare l'efficacia, i fondi regionali e territoriali possono essere combinati per finanziare programmi regionali caratterizzati da una componente territoriale distinta.
5. Gli articoli 8 e 16-30 si applicano ai programmi regionali mutatis mutandis.
CAPITOLO 2
Aiuto non programmabile
Articolo 7
Utilizzazione della riserva "C"
1. La Commissione stanzia le risorse della riserva "C" ai fini indicati all'articolo 3, paragrafo 3), lettere b) o c), dell'allegato II A della decisione sull'associazione d'oltremare in base al riesame intermedio di cui all'articolo 22 del presente regolamento o, nel caso della Groenlandia, in base al riesame intermedio di cui all'articolo 3, paragrafo 2, dell'allegato II della decisione sull'associazione d'oltremare. Essa adegua opportunamente gli stanziamenti indicativi di cui all'articolo 3, paragrafo 4, dell'allegato II A della decisione sull'associazione d'oltremare e informa i PTOM e gli Stati membri della sua decisione in merito ai nuovi stanziamenti.
2. Per impegnare le risorse di cui all'articolo 28 e all'allegato II D della decisione sull'associazione d'Oltremare, i PTOM che ritengono di poter beneficiare di questi aiuti presentano una domanda completa utilizzando i formulari messi a disposizione dalla Commissione su cui riportano tutte le informazioni necessarie per la valutazione.
La domanda è presentata alla Commissione al più tardi entro il 30 aprile dell'anno successivo a quello per il quale è richiesto il sostegno supplementare.
La Commissione comunica la sua decisione ai PTOM il più rapidamente possibile.
PARTE III
ATTUAZIONE
CAPITOLO 1
Procedure finanziarie
Articolo 8
Impegni
1. Gli importi destinati all'assistenza finanziaria ai PTOM sono impegnati dalla Commissione conformemente al regolamento finanziario FES.
2. Nel quadro del DOCUP, l'impegno di spesa è preceduto da una decisione di finanziamento della Commissione relativa all'aiuto al bilancio o al sostegno per progetti e programmi.
3. Al di là del campo di applicazione del DOCUP, la spesa relativa alla riserva "C" non assegnata, costituita conformemente all'articolo 3, paragrafo 3, dell'allegato II A della decisione sull'associazione d'Oltremare, è impegnata dalla Commissione e attuata conformemente agli articoli 15 e 54 del regolamento finanziario FES.
Articolo 9
Pagatori delegati
Le istituzioni finanziarie dei PTOM, con cui la Commissione apre dei conti conformemente alla parte I, titolo III, capitolo 3, sezione 4, del regolamento finanziario FES per attuare la cooperazione con i PTOM, esercitano le funzioni di "agenti pagatori".
Gli interessi possono essere versati su fondi depositati presso agenti pagatori nella Comunità.
Questi ultimi non sono remunerati per i loro servizi e non sono versati interessi sui fondi in deposito.
CAPITOLO 2
Appalti
Articolo 10
Norme generali applicabili agli appalti
1. Le procedure che disciplinano l'aggiudicazione degli appalti sono precisate negli accordi di finanziamento.
2. Se l'assistenza finanziaria è concessa sotto forma di aiuto al bilancio, si applicano le procedure per gli appalti pubblici del PTOM in questione.
3. In tutti gli altri casi, l'aggiudicazione degli appalti è disciplinata dalle disposizioni di cui all'articolo 75, paragrafo 1 del regolamento finanziario FES.
Articolo 11
Regime fiscale e doganale
1. I PTOM applicano ai contratti che realizzano programmi o progetti finanziati dal FES un regime fiscale e doganale non meno favorevole di quello applicato agli Stati più favoriti o alle organizzazioni internazionali in materia di sviluppo con le quali hanno delle relazioni. Per determinare il regime applicabile alla nazione più favorita, non si tiene conto dei regimi applicati dal PTOM interessato ad altri PTOM, Stati ACP o paesi in via di sviluppo.
2. Fatte salve le disposizioni di cui al paragrafo 1, agli appalti finanziati dalla Comunità si applica il seguente regime:
a) gli appalti non sono soggetti né all'imposta di bollo né agli altri diritti, né ai prelievi fiscali di effetto equivalente, già esistenti o da istituire; detti appalti, tuttavia, sono registrati conformemente alle leggi in vigore nel PTOM, eventualmente dietro pagamento di una tassa corrispondente alla prestazione del servizio;
b) i profitti e/o gli introiti derivanti dall'esecuzione dei contratti sono imponibili in conformità del regime fiscale interno del PTOM, sempre che le persone fisiche e giuridiche che hanno realizzato detti profitti e/o introiti abbiano una sede permanente in quello Stato o che la durata d'esecuzione del contratto sia superiore a sei mesi;
c) le imprese che devono importare materiali per l'esecuzione dei contratti di opere possono beneficiare, su richiesta, del regime di ammissione temporanea definito dalla legislazione dello PTOM in questione per quanto riguarda detti materiali;
d) i materiali professionali necessari per l'espletamento delle mansioni definite nei contratti di servizi sono ammessi temporaneamente nel PTOM beneficiario, conformemente alla sua legislazione, in esenzione dagli oneri fiscali, dai diritti di entrata, dai dazi doganali e dagli altri oneri di effetto equivalente, sempre che detti oneri non costituiscano la retribuzione di una prestazione di servizi;
e) le importazioni nel quadro dell'esecuzione di un contratto di fornitura sono ammesse nel PTOM beneficiario in esenzione dai dazi doganali, dai diritti d'entrata e dagli oneri fiscali d'effetto equivalente. Il contratto di forniture originarie del PTOM è stipulato sulla base del prezzo franco fabbrica, maggiorato degli oneri fiscali eventualmente applicabili nel PTOM a queste forniture;
f) gli acquisti di combustibili, lubrificanti e leganti idrocarbonati nonché, in linea generale, di tutti i prodotti incorporati in un contratto di opere sono considerati eseguiti sul mercato locale e assoggettati al regime fiscale applicabile ai sensi della legislazione in vigore nel PTOM beneficiario; e
g) l'importazione di effetti personali, per uso personale e domestico, da parte delle persone fisiche diverse da quelle assunte localmente, incaricate dell'esecuzione dei compiti definiti in un contratto di servizi, e dai membri della loro famiglia, viene effettuata, conformemente alla legislazione in vigore nello PTOM beneficiario, in esenzione dai dazi doganali o dai diritti di entrata, dalle tasse e dagli altri oneri fiscali di effetto equivalente.
3. Ogni questione non coperta dai paragrafi 1 e 2 sul regime fiscale doganale è disciplinata dalla legislazione del PTOM in questione.
CAPITOLO 3
Agenti incaricati della gestione e dell'esecuzione
Articolo 12
Modalità di attuazione
Fatte salve le procedure per l'attuazione dell'aiuto al bilancio di cui agli articoli 8, paragrafo 2 e 10 paragrafo 2, i programmi e i progetti finanziati nel quadro del presente regolamento sono attuati conformemente agli articoli 13, 14 e 15.
Articolo 13
Delegazioni
1. Se la Commissione è rappresentata da una delegazione guidata da un capo delegazione, ne informa il PTOM interessato. In questi casi si applicano gli articoli 22, paragrafo 2, e 67 del regolamento finanziario FES relativo agli ordinatori e ai contabili sotto delegati.
2. Il capo delegazione, in stretta collaborazione con l'ordinatore territoriale:
a) su richiesta del PTOM in questione, partecipa e collabora alla preparazione dei progetti e dei programmi e alla negoziazione dei contratti per l'assistenza tecnica;
b) partecipa alla valutazione dei progetti e dei programmi, alla preparazione dei dossier per le gare di appalto e cerca di semplificare la valutazione dei progetti e dei programmi e le procedure di valutazione;
c) elabora le proposte di finanziamento;
d) approva, prima che l'ordinatore territoriale li autorizzi, i bandi di gara aperta a livello locale, gli appalti e i dossier per i contratti di assistenza tecnica entro 30 giorni dalla loro ricezione da parte dell'ordinatore territoriale;
e) è presente all'apertura della gara e riceve copia delle offerte e dei risultati del loro esame;
f) approva, entro 30 giorni, la proposta dell'ordinatore territoriale in merito alle gare aperte a livello locale, ai contratti diretti, per l'assistenza d'urgenza, per i servizi e per i lavori conclusi per un importo inferiore a 5 milioni di EUR e ai contratti per forniture di valore inferiore ad un milione di euro;
g) per tutti gli altri contratti non indicati nel paragrafo precedente, approva, entro 30 giorni, la proposta dell'ordinatore territoriale in merito all'aggiudicazione dell'appalto, se sono soddisfatte le seguenti condizioni:
i) l'offerta selezionata è la meno elevata fra quelle che soddisfano i requisiti previsti;
ii) l'offerta prescelta soddisfa tutti i criteri di selezione indicati e;
iii) l'offerta selezionata non supera l'importo stabilito per l'appalto;
h) se le condizioni di cui al paragrafo g) non sono soddisfatte, trasmette la proposta all'ordinatore principale, che decide in merito entro 60 giorni dal ricevimento. Se il prezzo dell'offerta selezionata supera l'importo stabilito per l'appalto, l'ordinatore principale procede al necessario impegno finanziario, nel momento in cui approva l'appalto;
i) approva i contratti e i preventivi per contratti in economia, clausole aggiuntive, nonché le autorizzazioni di pagamento dell'ordinatore territoriale;
j) assicura che i progetti e i programmi finanziati con le risorse del fondo gestito dalla Commissione siano realizzate adeguatamente da un punto di vista finanziario e tecnico;
k) collabora con le autorità dei PTOM, in cui rappresenta la Commissione, valutando periodicamente le operazioni;
l) fornisce ai PTOM tutte le informazioni e i documenti relativi alle procedure di attuazione della cooperazione per il finanziamento dello sviluppo, soprattutto per quanto riguarda i criteri di valutazione e di esame delle offerte; e
m) informa regolarmente le autorità PTOM sulle attività della Comunità che possono influenzare direttamente la cooperazione tra la Comunità e i PTOM.
3. La delega di qualsiasi altro potere amministrativo e/o finanziario al capo delegazione è notificata agli ordinatori territoriali.
Articolo 14
Ordinatore territoriale
1. Il governo di ciascun PTOM nomina un ordinatore territoriale incaricato di rappresentarlo in tutte le attività finanziate con le risorse del fondo gestito dalla Commissione e dalla Banca. L'ordinatore territoriale può delegare alcune di queste funzioni informando della sua decisione l'ordinatore principale.
2. Le funzioni dell'ordinatore territoriale sono le seguenti:
a) in stretta collaborazione con il capo delegazione, è responsabile dell'elaborazione, della presentazione e della valutazione dei progetti e dei programmi;
b) in stretta collaborazione con il capo delegazione, organizza i bandi di gara aperta a livello locale, riceve le offerte, locali e internazionali (aperte e ristrette), presiede all'esame delle offerte, stabilisce l'esito delle valutazioni, firma i contratti e le clausole aggiuntive ed approva la spesa;
c) presenta, prima di organizzare gare aperte a livello locale, i dossier corrispondenti al capo delegazione, che deve approvarli entro 30 giorni;
d) porta a termine la valutazione delle offerte entro i termini previsti, tenendo conto del periodo necessario per l'approvazione dei contratti;
e) trasmette i risultati della valutazione e una proposta per l'aggiudicazione dei contratti al capo delegazione, che deve approvarli entro la scadenza indicata dall'articolo 15, lettera f);
f) autorizza la spesa entro il limite dei finanziamenti assegnatigli; e
g) durante la realizzazione delle attività, adotta tutti gli adeguamenti necessari ad assicurare un'attuazione appropriata dei progetti e dei programmi approvati da un punto di vista economico e tecnico.
3. Nella fase di esecuzione dei lavori e purché informi il capo delegazione, l'ordinatore territoriale può decidere in merito ad:
a) adeguamenti tecnici e modifiche non sostanziali che non incidono sulla soluzione tecnica adottata e rimangano entro i limiti della riserva per gli adeguamenti;
b) cambiamenti dei preventivi durante l'esecuzione;
c) trasferimenti da una voce all'altra nell'ambito delle stime realizzate;
d) modifica della sede per progetti e programmi multipli, se giustificata da un punto di vista tecnico, economico e sociale;
e) riscossione o rimborso delle penalità di mora;
f) scarico della responsabilità dei garanti;
g) acquisto di merci, a prescindere dalla loro origine, sul mercato locale;
h) utilizzazione di attrezzature e macchinari non originari del PTOM, degli Stati membri o degli Stati ACP, purché nel PTOM, negli Stati membri o negli Stati ACP non sia disponibile una produzione di attrezzature e macchinari dello stesso tipo;
i) subappalti;
j) approvazione definitiva, purché il capo delegazione sia presente all'atto dell'approvazione provvisoria, approvi i verbali corrispondenti e, eventualmente, sia presente al momento dell'approvazione finale, in particolare se le riserve fatte in sede provvisoria impongono ulteriori approfondimenti; e
k) impiego di consulenti e altri esperti di assistenza tecnica.
4. Inoltre, l'ordinatore territoriale:
a) elabora e, ottenuta l'approvazione del comitato di sorveglianza, presenta alla Commissione la relazione annuale sull'attuazione;
b) effettua il riesame intermedio di cui all'articolo 22;
c) assicura che gli organismi che partecipano alla gestione e all'attuazione dei programmi del FES mantengano un sistema contabile distinto o una codificazione contabile appropriata per tutte le transazioni relative all'assistenza; e
d) prende tutte le misure necessarie per l'attuazione degli articoli 16, 19, 24 e 30.
5. All'atto della presentazione della relazione annuale sull'attuazione di cui all'articolo 21, la Commissione e l'ordinatore territoriale esaminano i principali risultati ottenuti nel corso dell'anno precedente.
Dopo il riesame la Commissione può presentare delle osservazioni all'ordinatore territoriale, il quale la informa di ogni azione adottata in base a dette osservazioni. In casi debitamente giustificati, se ritiene che le misure adottate siano inadeguate, la Commissione può formulare raccomandazioni al PTOM e all'ordinatore territoriale perché siano apportati adeguamenti al fine di migliorare l'efficacia dei controlli o le modalità di gestione, specificando i motivi per cui ha formulato dette raccomandazioni.
Ricevute le raccomandazioni, l'ordinatore territoriale illustra le misure adottate per migliorare le modalità di controllo o di gestione, oppure spiega i motivi per cui tali misure non sono state adottate.
Articolo 15
Responsabili regionali
1. Le proposte per i programmi regionali sono presentate da:
a) almeno due ordinatori territoriali PTOM; o
b) in via eccezionale, da un ordinatore territoriale PTOM, se soltanto un PTOM è interessato all'azione menzionata all'articolo 16, paragrafo 1, lettere b)-e), della decisione sull'associazione d'Oltremare.
2. I programmi regionali sono attuati dall'ordinatore territoriale o dall'organizzazione indicata nella proposta.
PARTE IV
MONITORAGGIO, RIESAME, AUDIT E VALUTAZIONE
CAPITOLO 1
Monitoraggio
Articolo 16
Responsabilità PTOM
1. Fatte salve le responsabilità della Commissione nell'attuazione del sostegno finanziario comunitario, la responsabilità dei controlli finanziari su tali aiuti spetta in primo luogo ai PTOM.
A tal fine, l'ordinatore territoriale:
a) definisce e attua modalità di gestione e di controllo in modo da garantire l'utilizzazione efficace e corretta dei finanziamenti comunitari. Adeguati controlli finanziari interni ed esterni devono essere effettuati conformemente alle norme riconosciute internazionalmente in materia di revisione dei conti dall'autorità di controllo finanziario competente, che deve essere indipendente per svolgere questo compito;
b) fornisce alla Commissione una descrizione di queste modalità;
c) garantisce che l'assistenza sia gestita conformemente a tutte le norme applicabili e che i finanziamenti a sua disposizione siano usati conformemente ai principi di una sana gestione finanziaria;
d) certifica che le dichiarazioni di spesa presentate alla Commissione sono esatte e sono elaborate a partire da un sistema contabile basato su documenti verificabili;
e) al termine di un periodo di programmazione, presenta alla Commissione la dichiarazione di una persona o di un dipartimento indipendente rispetto all'autorità di gestione designata. La dichiarazione riassume le conclusioni dei controlli effettuati negli anni precedenti e valuta la validità della domanda di pagamento del saldo, nonché la legalità e la regolarità delle transazioni coperte dal certificato finale di spesa. Se lo ritiene necessario, il PTOM può allegare al certificato il proprio parere;
f) collabora con la Commissione per assicurare che le risorse FES siano utilizzate conformemente ai principi di una sana gestione finanziaria;
g) impedisce, accerta e corregge le irregolarità, le notifica alla Commissione, conformemente alle norme previste, e informa quest'ultima sui progressi ottenuti in campo amministrativo e giuridico; e
h) recupera gli importi dovuti per un'irregolarità accertata e, eventualmente, chiede gli interessi sui pagamenti in ritardo;
i) adotta tutte le misure necessarie per assicurare la conformità con le disposizioni del programma indicativo, incluso il rispetto del calendario per gli impegni e le erogazioni concordato al momento della programmazione; e
j) cerca le cause dei ritardi nell'attuazione e propone misure adeguate per rimediare al problema.
2. Un piano di audit e una sintesi dei risultati degli audit effettuati sono inviati annualmente alla Commissione.
Le relazioni sull'audit sono a disposizione della Commissione.
Articolo 17
Coordinamento
1. La Commissione e i PTOM, rappresentati dall'ordinatore territoriale, collaborano e coordinano piani e metodi per l'attuazione dei controlli in modo da garantire la massima efficacia. Si scambiano immediatamente i risultati dei controlli effettuati.
2. Almeno una volta all'anno vengono esaminati e valutati i seguenti elementi:
a) i risultati dei controlli effettuati dai PTOM e dalla Commissione;
b) le osservazione formulate da organismi o istituzioni di controllo comunitari o nazionali;
c) l'impatto finanziario delle irregolarità accertate, le misure già adottate o ancora da adottare per correggerle e, eventualmente, gli adeguamenti da apportare ai sistemi di controllo e di gestione.
3. Dopo l'esame e la valutazione di cui al paragrafo 2, e fatte salve le misure che il PTOM deve adottare senza indugio a norma dell'articolo 16, la Commissione può formulare osservazioni, soprattutto per quanto riguarda l'incidenza finanziaria delle irregolarità scoperte.
Queste osservazioni devono essere trasmesse all'ordinatore territoriale del PTOM interessato e sono corredate, se del caso, dalla richiesta di misure correttive per risolvere i problemi di gestione riscontrati e le irregolarità che sono state accertate ma non ancora corrette.
Il PTOM ha la possibilità di rispondere a queste osservazioni.
Articolo 18
Comitati di sorveglianza
1. Un comitato di sorveglianza controlla l'attuazione di ciascun DOCUP.
Le autorità PTOM nominano il comitato di sorveglianza entro tre mesi dall'approvazione del DOCUP.
2. Il comitato di sorveglianza è presieduto dall'ordinatore territoriale o dal suo rappresentante.
Un rappresentante della Commissione e, eventualmente della Banca europea per gli investimenti può partecipare ai lavori del comitato di sorveglianza come consulente.
Nel comitato sono rappresentati le autorità o gli organismi designati dal PTOM, dalla Commissione, dallo Stato membro interessato e, eventualmente, dalla Banca europea per gli investimenti e/o da ogni altra istituzione di cofinanziamento. Se sono responsabili per l'attuazione di un progetto o sono direttamente coinvolte nel progetto, sono rappresentate in questi comitati anche le autorità regionali e locali e le imprese private.
3. Il comitato di sorveglianza stabilisce il proprio regolamento interno entro il quadro istituzionale, giuridico e finanziario del PTOM interessato e lo concorda con l'ordinatore territoriale.
4. Durante le riunioni del comitato di sorveglianza l'ordinatore territoriale presenta relazioni sui progressi ottenuti conformemente al modello fornito dalla Commissione. La relazione deve pervenire alla Commissione entro 15 giorni lavorativi dalla riunione.
5. Per verificare l'efficacia e la qualità dell'attuazione dell'assistenza il comitato di sorveglianza:
a) riesamina periodicamente i progressi ottenuti nel raggiungimento degli obiettivi specifici del DOCUP;
b) valuta il riesame intermedio di cui all'articolo 22 prima di trasmetterlo alla Commissione;
c) esamina e approva le relazioni annuali e finali sull'attuazione prima di trasmetterli alla Commissione;
d) esamina e approva le proposte di modifica del contenuto del DOCUP.
Articolo 19
Indicatori di monitoraggio
L'ordinatore territoriale e il comitato di sorveglianza effettuano il monitoraggio in riferimento agli indicatori specificati nel DOCUP.
Gli indicatori tengono conto della metodologia indicativa proposta dalla Commissione.
Si riferiscono al carattere specifico dei progetti e ai loro obiettivi e indicano:
a) input, output, risultato e possibile impatto;
b) l'andamento delle attività;
c) l'andamento del piano di finanziamento.
CAPITOLO 2
Riesame
Articolo 20
Processo di riesame
1. La cooperazione finanziaria deve essere sufficientemente flessibile da consentire un adeguamento continuo delle operazioni agli obiettivi della decisione sull'associazione d'Oltremare e tiene conto dei cambiamenti della situazione politica, delle priorità e degli obiettivi del PTOM interessato, soprattutto attraverso la relazione annuale sull'attuazione e il riesame DOCUP intermedio o, se del caso, annuale di cui all'articolo 21, paragrafo 5.
2. Nelle circostanze eccezionali di cui alle disposizioni sugli aiuti umanitari d'urgenza, il riesame può essere effettuato su richiesta di una delle parti.
Articolo 21
Relazione annuale sull'attuazione
1. L'ordinatore territoriale trasmette alla Commissione le relazioni annuali sull'attuazione entro tre mesi dalla fine di ciascun anno completo di attuazione a partire dall'adozione del DOCUP.
2. La relazione annuale sul DOCUP consiste in una valutazione congiunta dell'attuazione del programma e tiene conto dei risultati delle attività corrispondenti di controllo e di valutazione.
3. È elaborata a livello locale e deve essere completata dall'ordinatore territoriale, dal comitato di sorveglianza e, eventualmente, dal capo delegazione interessato in un termine di 60 giorni.
4. Comporta in particolare la valutazione:
a) dei risultati ottenuti nei settori fondamentali valutati rispetto agli obiettivi e agli indicatori d'impatto identificati nonché agli impegni in materia di politica settoriale;
b) dei progetti e dei programmi non compresi nei settori fondamentali e/o inseriti in programmi pluriennali;
c) dell'utilizzazione delle risorse riservate agli operatori privati;
d) dell'efficacia dell'attuazione delle azioni in corso e della misura in cui il calendario degli impegni e dei pagamenti è stato rispettato; e
e) del prolungamento della programmazione per gli anni successivi.
5. Eventualmente, un riesame annuale può essere effettuato in base alla relazione nel quadro di una riunione di concertazione, come previsto all'articolo 7 della decisione sull'associazione d'Oltremare.
Articolo 22
Riesame intermedio
1. Il riesame intermedio è realizzato per valutare i risultati iniziali del DOCUP, la loro pertinenza e la misura in cui gli obiettivi sono stati raggiunti.
Esso valuta inoltre l'utilizzazione fatta delle risorse finanziarie e il funzionamento del monitoraggio e dell'attuazione.
2. Il riesame intermedio è effettuato sotto la responsabilità della Commissione, in collaborazione con l'ordinatore territoriale e lo Stato membro interessato.
Viene effettuato generalmente nei 24-36 mesi successivi all'entrata in vigore del presente regolamento da un esperto indipendente, è presentato al comitato di sorveglianza e quindi trasmesso alla Commissione. Nel DOCUP può essere indicata una scadenza diversa, in particolare in relazione agli indicatori adottati nel caso di un aiuto al bilancio.
3. La Commissione valuta la pertinenza e la qualità del riesame in base ai criteri definiti nel DOCUP, ed anche in relazione allo stanziamento finanziario FES.
CAPITOLO 3
Audit
Articolo 23
Audit
1. Fatti salvi i controlli effettuati dai paesi beneficiari, la Commissione e la Corte dei conti possono, attraverso il proprio personale o rappresentanti debitamente autorizzati, effettuare audit finanziari o tecnici in loco, inclusi controlli a campione e audit finali sulle operazioni finanziate dal FES e sui sistemi di gestione di controllo con almeno un giorno lavorativo di preavviso.
La Commissione informa il PTOM interessato in modo da ottenere tutta l'assistenza necessaria. I funzionari o gli agenti del PTOM interessato possono partecipare ai controlli. La Commissione può chiedere al PTOM interessato di effettuare una verifica in loco per accertare la regolarità di una o più operazioni. Possono partecipare a questi controlli funzionari o agenti della Commissione.
2. I paesi beneficiari collaborano con i servizi della Commissione e con la Corte dei conti nell'esecuzione degli audit relativi all'utilizzazione delle risorse del FES.
Articolo 24
Pista di controllo
1. I sistemi di gestione e controllo PTOM assicurano una pista di controllo sufficiente, conformemente alle condizioni previste in ciascun accordo di finanziamento.
2. Una pista di controllo è considerata sufficiente se:
a) le scritture contabili tenute al livello di gestione adeguato forniscono informazioni dettagliate sulle spese effettivamente sostenute per le operazioni finanziate dal FES. Nelle scritture contabili figurano la data in cui sono state compilate, l'importo per ciascuna voce di spesa, la natura dei documenti d'accompagnamento e la data e il metodo di pagamento. Sono allegati i giustificativi necessari (per esempio fatture);
b) le specifiche tecniche e il piano di finanziamento dell'operazione, le relazioni sui progressi ottenuti, i documenti relativi all'approvazione dell'aiuto e alle procedure di gara e di appalto e le relazioni sulle ispezioni dei prodotti e dei servizi finanziati sono conservate al livello opportuno di gestione;
c) in caso di trasferimento informatico dei dati, tutte le autorità e gli organismi interessati ottengono informazioni sufficienti dal livello subalterno per giustificare le scritture contabili e gli importi notificati al livello superiore, in modo da avere una pista di controllo sufficiente degli importi complessivi notificati alla Commissione fino alle diverse voci di spesa e documenti di accompagnamento a livello del beneficiario finale e degli organismi e società che realizzano le attività.
3. L'ordinatore territoriale prende tutte le misure necessarie all'attuazione del presente articolo.
CAPITOLO 4
Valutazione
Articolo 25
Valutazione
1. La valutazione del DOCUP si basa sull'utilizzazione delle risorse, sull'efficacia e l'efficienza dell'assistenza e sul suo impatto ed elabora conclusioni e raccomandazioni, utilizzando in particolare i risultati di valutazioni già disponibili.
Riguarda i fattori che contribuiscono al successo o all'insuccesso dell'attuazione e ai risultati, inclusa la loro sostenibilità.
2. La Commissione, in coordinamento con il comitato di sorveglianza, è responsabile per le valutazioni del DOCUP.
3. Il programma di valutazione è precisato nel DOCUP.
In particolare, le valutazioni:
a) forniscono controlli periodici e indipendenti delle operazioni e delle attività del fondo confrontando i risultati e gli obiettivi previsti con i risultati effettivamente raggiunti; in questo modo
b) consentono al PTOM, agli Stati membri e alla Commissione di basarsi sulle esperienze già maturate per ideare e applicare nuove politiche e operazioni.
4. I risultati della valutazione sono resi pubblici.
Articolo 26
Procedure di valutazione
Fatte salve le valutazioni effettuate dal PTOM o dalla Commissione, la valutazione dei programmi, dei progetti e delle altre attività che attuano il DOCUP può essere effettuata congiuntamente dal PTOM e dalla Commissione, in collaborazione con lo Stato membro interessato.
PARTE V
ADEGUAMENTI FINANZIARI
Articolo 27
Adeguamento dei contributi del FES
Tenuto conto dei risultati del monitoraggio, dell'audit e delle valutazioni, nonché delle osservazioni del comitato di sorveglianza, la Commissione può adeguare gli importi e le condizioni stabiliti inizialmente nel DOCUP di propria iniziativa o su proposta del PTOM interessato alla luce delle esigenze e dei risultati registrati.
L'adeguamento interviene di solito in occasione del riesame intermedio, conformemente alla procedura di cui all'articolo 24 della decisione sull'associazione d'Oltremare, tra i 24 e i 36 mesi successivi all'entrata in vigore del presente regolamento o, in caso di irregolarità, il più rapidamente possibile.
Articolo 28
Sospensione dei pagamenti
1. La Commissione sospende i pagamenti e, illustrandone i motivi, chiede al PTOM di formulare le proprie osservazioni e, eventualmente, di apportare degli adeguamenti, entro una determinata scadenza, se, dopo aver effettuato le verifiche necessarie, conclude che:
a) il PTOM non ha rispettato i suoi obblighi; o
b) una parte o l'intero DOCUP non giustifica né in parte, né nel complesso il contributo del FES; o
c) si sono verificati gravi problemi nei sistemi di gestione e di controllo che potrebbero comportare irregolarità in tutto il sistema.
2. Il termine entro il quale il PTOM in questione può rispondere alla richiesta di presentare le proprie osservazioni e, eventualmente, di apportare adeguamenti, è di due mesi, tranne in casi debitamente giustificati in cui la Commissione può concedere una scadenza più lunga.
3. In caso di contestazione delle osservazioni della Commissione, il PTOM e lo Stato membro interessati sono invitati ad una riunione di conciliazione dalla Commissione, nel corso della quale tutte le parti cercano di raggiungere un accordo sulle osservazioni e sulle conclusioni da trarre.
Se il PTOM contesta le osservazioni della Commissione e ha luogo una riunione di conciliazione ad hoc, il periodo di tre mesi di cui al paragrafo... entro il quale la Commissione può prendere una decisione decorre dalla data di svolgimento della riunione.
4. Se la Commissione propone adeguamenti finanziari, il PTOM ha l'opportunità di dimostrare, attraverso un esame dei dossier in questione, che la portata effettiva dell'irregolarità è inferiore a quella valutata dalla Commissione.
Tranne in casi debitamente giustificati, il termine consentito per questo esame non supera i due mesi successivi alla scadenza di due mesi di cui al paragrafo 1.
La Commissione tiene conto di ogni prova fornita dal PTOM entro i termini stabiliti.
5. Alla scadenza del termine indicato al paragrafo..., se non è stato raggiunto un accordo e il PTOM non ha apportato gli adeguamenti, la Commissione tiene conto delle eventuali osservazioni del PTOM e degli Stati membri e decide entro tre mesi:
a) di ridurre i pagamenti; o
b) di procedere agli adeguamenti finanziari richiesti annullando completamente o in parte il contributo del FES.
6. Fatti salvi i paragrafi 1-5, la Commissione può, dopo attenta verifica, sospendere completamente o in parte un pagamento provvisorio se accerta che la spesa in questione è connessa ad una grave irregolarità che non è stata corretta e che richiede un intervento immediato.
La Commissione informa il PTOM interessato dell'azione decisa e delle ragioni che la giustificano. Se dopo cinque mesi i motivi della sospensione sussistono o il PTOM interessato non ha notificato alla Commissione le misure adottate per correggere l'irregolarità, si applicano le disposizioni di cui all'articolo 30.
Articolo 29
Recupero e rimborsi
1. Ogni rimborso alla Commissione deve essere effettuato entro il termine indicato nell'ordine di recupero emesso conformemente all'articolo 45 del regolamento finanziario del FES. Il termine deve coincidere con l'ultimo giorno del secondo mese successivo a quello dell'emissione dell'ordine.
2. Ogni ritardo nel rimborso dà luogo al pagamento di interessi di mora, a decorrere dalla data di cui al paragrafo 1 fino alla data del pagamento effettivo. Il tasso d'interesse è fissato ad un punto e mezzo percentuale al di sopra del tasso applicato dalla Banca centrale europea alle sue principali operazioni di rifinanziamento il primo giorno lavorativo del mese della data di scadenza.
3. L'ordinatore territoriale calcola gli importi recuperabili dai pagamenti dell'assistenza comunitaria già effettuati, e ne assicura il recupero tempestivo.
Il beneficiario rimborsa gli importi da recuperare, con gli interessi di mora, detraendo gli importi in questione dalle spese successive e dalla richiesta di pagamento alla Commissione, o, se ciò non è sufficiente, rimborsando la Comunità.
Annualmente l'ordinatore territoriale invia alla Commissione un rendiconto degli importi da recuperare, classificati in base all'anno di inizio della procedura di recupero.
PARTE VI
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 30
Informazione e pubblicità
1. I PTOM fanno in modo che ai programmi del FES sia assicurata una pubblicità adeguata per:
a) sensibilizzare l'opinione pubblica sul ruolo della Commissione in questi programmi;
b) sensibilizzare i possibili beneficiari e le organizzazioni professionali sulle possibilità offerte.
2. I paesi beneficiari assicurano, in particolare, che su tabelloni direttamente visibili siano indicati concretamente i progetti finanziati dalla Comunità e sia esposto il logo comunitario, e che i rappresentanti delle istituzioni comunitarie siano debitamente associati alle più importanti attività pubbliche relative ai programmi finanziati dal FES.
Articolo 31
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il giorno della pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 20 dicembre 2002.