ROZHODNUTÍ SPRÁVNÍ RADY EUROPOLU
ze dne 4. června 2009
o podmínkách týkajících se zpracování údajů na základě čl. 10 odst. 4 rozhodnutí o Europolu
(2009/1010/SVV)
SPRÁVNÍ RADA EUROPOLU,
s ohledem na rozhodnutí Rady ze dne 6. dubna 2009 o zřízení Evropského policejního úřadu (Europol) (1) (dále jen „rozhodnutí o Europolu“), a zejména na čl. 10 odst. 4 uvedeného rozhodnutí,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Správní rada má na základě návrhu ředitele a po konzultaci společného kontrolního orgánu stanovit podmínky pro zpracování údajů, jehož cílem je zjistit, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a mohou být zahrnuty do jednoho z jeho systémů pro zpracování informací, zejména pokud jde o přístup k údajům a jejich využívání a lhůty pro uchování a vymazání údajů.
(2)
Přijetím tohoto rozhodnutí správní rada zohlední zásady Úmluvy Rady Evropy o ochraně osob se zřetelem na automatizované zpracování osobních dat ze dne 28. ledna 1981 a doporučení Výboru ministrů Rady Evropy č. R(87)15 ze dne 17. září 1987 upravující používání osobních údajů v policejním sektoru.
(3)
Své rozhodnutí předloží správní rada ke schválení Radě,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí
a)
„osobními údaji“ jakékoli informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě: identifikovatelnou osobou se rozumí osoba, jejíž totožnost lze přímo či nepřímo zjistit, zejména s odkazem na identifikační číslo nebo na jeden či více zvláštních prvků její fyzické, fyziologické, psychické, ekonomické, kulturní nebo sociální identity;
b)
„zpracováním osobních údajů“ každý úkon nebo soubor úkonů s osobními údaji, které jsou prováděny pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromažďování, zaznamenávání, uspořádávání, uchovávání, přizpůsobování nebo pozměňování, vyhledávání, nahlížení, užívání, zveřejňování přenosem, šířením nebo jejich zpřístupňování jiným způsobem, třídění nebo kombinování, blokování, vymazání nebo zničení;
c)
„systémy zpracování informací“ informační systém Europolu, analytické pracovní soubory a další systémy zpracování osobních údajů uvedené v čl. 10 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
d)
„informačním systémem Europolu“ systém uvedený v čl. 11 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
e)
„analytickým pracovním souborem“ soubor vytvořený za účelem analýzy uvedený v článku 14 rozhodnutí o Europolu;
f)
„institucemi EU“ orgány, instituce a jiné subjekty, které byly zřízeny Smlouvou o Evropské unii a Smlouvami o založení Evropských společenství nebo na jejich základě, uvedené v čl. 22 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
g)
„třetími stranami“ třetí státy a organizace uvedené v čl. 23 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
h)
„řádně zmocněnými zaměstnanci Europolu“ zaměstnanci Europolu jmenovaní ředitelem ke zpracování osobních údajů v souladu s tímto rozhodnutím.
Článek 2
Oblast působnosti
Toto rozhodnutí se použije na osobní údaje poskytnuté Europolu za účelem určení toho, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a zda mohou být zahrnuty do jeho systémů pro zpracování informací, s výjimkou
a)
osobních údajů vložených do informačního systému Europolu podle čl. 13 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
b)
osobních údajů, které členský stát, instituce Evropské unie nebo třetí strana nabídne za účelem vložení do konkrétního analytického pracovního souboru, i osobních údajů vložených do analytického pracovního souboru podle článku 14 rozhodnutí o Europolu;
c)
osobních údajů poskytnutých Europolu za účelem vložení do jiného konkrétního systému zpracování osobních údajů uvedeného v poslední větě čl. 10 odst. 1 rozhodnutí o Europolu.
Článek 3
Přístup a používání
1. Přístup k osobním údajům zpracovávaným Europolem podle tohoto rozhodnutí mají pouze řádně zmocnění zaměstnanci Europolu.
2. Aniž je dotčen článek 17 rozhodnutí o Europolu, jsou osobní údaje zpracovávané Europolem podle uvedeného rozhodnutí používány pouze za účelem určení toho, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a zda mohou být zahrnuty do jeho systémů pro zpracování informací.
3. V případě, že Europol rozhodne, že údaje jsou pro jeho úkoly důležité a mohou být zahrnuty do informačního systému Europolu, navrhne, aby členský stát poskytující informace tyto údaje vložil do informačního systému Europolu v souladu s čl. 13 odst. 1 rozhodnutí o Europolu. Pokud se členský stát nebude návrhem Europolu řídit, použije se článek 5 tohoto rozhodnutí.
Článek 4
Pravidla pro ochranu osobních údajů a bezpečnost údajů
1. Při zpracovávání osobních údajů podle tohoto rozhodnutí Europol dodržuje pravidla pro ochranu osobních údajů a bezpečnost údajů, která stanoví rozhodnutí o Europolu, a to zejména články 18, 27 a 35, a pravidla přijatá k provádění uvedených článků.
2. V případě, že se Europol rozhodne vložit takové údaje do systémů zpracování informací nebo je vymazat či zničit, musí o tom uvědomit členský stát, instituci Evropské unie nebo třetí stranu poskytující informace.
Článek 5
Stanovená lhůta pro uchovávání údajů
1. Je třeba co nejdříve přijmout rozhodnutí o používání osobních údajů podle čl. 3 odst. 2, v každém případě nejpozději do šesti měsíců od okamžiku, kdy tyto údaje Europol obdržel.
2. Není-li rozhodnutí přijato v uvedené lhůtě šesti měsíců, příslušné osobní údaje jsou vymazány nebo zničeny a členský stát, instituce Evropské unie nebo třetí strana poskytující informace jsou o tomto kroku uvědomeny.
Článek 6
Odpovědnost
Europol odpovídá za splnění požadavků uvedených v článcích 3, 4 a 5 tohoto rozhodnutí.
Článek 7
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost týž den jako rozhodnutí o Europolu.
V Haagu dne 4. června 2009.
Schváleno Radou dne 30. listopadu 2009.
DECISIONE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DI EUROPOL
del 4 giugno 2009
sulle condizioni relative al trattamento dei dati sulla base dell’articolo 10, paragrafo 4, della decisione Europol
(2009/1010/GAI)
IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DI EUROPOL,
vista la decisione del Consiglio che istituisce l’Ufficio europeo di polizia (Europol) del 6 aprile 2009 (1) (di seguito denominata «decisione Europol»), in particolare, l’articolo 10, paragrafo 4,
considerando quanto segue:
(1)
Spetta al consiglio di amministrazione, su proposta del direttore e previa consultazione dell’autorità di controllo comune, definire le condizioni relative al trattamento dei dati per stabilire se tali dati sono rilevanti per i compiti dell’Europol e possono essere inclusi in uno dei suoi sistemi di trattamento delle informazioni, in particolare riguardo all’accesso ai dati, al loro uso e ai termini per la loro conservazione e cancellazione.
(2)
Il consiglio di amministrazione, adottando la presente decisione, tiene conto dei principi della convenzione del Consiglio d’Europa sulla protezione delle persone rispetto al trattamento automatizzato di dati di carattere personale del 28 gennaio 1981 e della raccomandazione R(87)15 del comitato dei ministri del Consiglio d’Europa, del 17 settembre 1987, relativa all’utilizzo dei dati personali nel settore della polizia.
(3)
La decisione del consiglio di amministrazione è sottoposta al Consiglio per approvazione,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
Articolo 1
Definizioni
Ai fini della presente decisione s’intende per:
a)
«dati personali», qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile; una persona identificabile è una persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare mediante riferimento a un numero di identificazione o a uno o più elementi specifici caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, psichica, economica, culturale o sociale;
b)
«trattamento di dati personali», qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali, come raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, elaborazione o modifica, estrazione, consultazione, impiego, comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, raffronto o interconnessione, nonché blocco, cancellazione o distruzione;
c)
«sistemi di trattamento delle informazioni», il sistema di informazione dell’Europol, gli archivi di lavoro per fini di analisi e altri sistemi di trattamento dei dati personali di cui all’articolo 10, paragrafo 1, della decisione Europol;
d)
«sistema di informazione dell’Europol», il sistema di cui all’articolo 11, paragrafo 1, della decisione Europol;
e)
«archivio di lavoro per fini di analisi», l’archivio costituito ai fini dell’analisi di cui all’articolo 14 della decisione Europol;
f)
«organismi dell’Unione europea», istituzioni, organi, uffici e agenzie stabiliti dal trattato sull’Unione europea e dai trattati che istituiscono le Comunità europee, o sulla loro base, di cui all’articolo 22, paragrafo 1, della decisione Europol;
g)
«terzi», Stati terzi o organizzazioni di cui all’articolo 23, paragrafo 1, della decisione Europol;
h)
«personale dell’Europol debitamente autorizzato», personale dell’Europol autorizzato dal direttore a trattare dati personali sulla base della presente decisione.
Articolo 2
Campo di applicazione
La presente decisione si applica ai dati personali comunicati all’Europol al fine di determinare se sono pertinenti per l’espletamento delle sue mansioni e se possano essere inclusi nei sistemi di trattamento delle informazioni, tranne:
a)
i dati personali inseriti nel sistema di informazione dell’Europol ai sensi dell’articolo 13, paragrafo 1, della decisione Europol;
b)
i dati personali forniti da uno Stato membro, da un organismo dell’Unione europea o da terzi ai fini della loro inclusione in uno specifico archivio di lavoro per fini di analisi nonché i dati personali inseriti in un archivio di lavoro per fini di analisi ai sensi dell’articolo 14 della decisione Europol;
c)
i dati personali forniti all’Europol per l’inclusione in un altro sistema specifico di trattamento dei dati personali di cui all’articolo 10, paragrafo 1, ultima frase, della decisione Europol.
Articolo 3
Accesso e utilizzazione
1. L’accesso ai dati personali trattati dall’Europol ai sensi della presente decisione è riservato al personale dell’Europol debitamente autorizzato.
2. Ferme restando le disposizioni dell’articolo 17 della decisione Europol, i dati personali trattati dall’Europol ai sensi della presente decisione sono utilizzati unicamente al fine di determinare se sono pertinenti per l’espletamento delle funzioni di quest’ultimo e se possano essere inclusi nei sistemi di trattamento delle informazioni dell’Europol.
3. Se stabilisce che i dati sono pertinenti per i suoi compiti e possono essere inclusi nel sistema di informazione, l’Europol propone che lo Stato membro che li ha forniti inserisca i dati nel sistema di informazione dell’Europol, in base all’articolo 13, paragrafo 1, della decisione Europol. Se lo Stato membro non aderisce alla proposta dell’Europol, si applica l’articolo 5 della presente decisione.
Articolo 4
Norme sulla tutela dei dati personali e sulla sicurezza dei dati
1. All’atto del trattamento dei dati personali ai sensi della presente decisione, l’Europol si attiene alle norme sulla tutela dei dati personali e sulla sicurezza dei dati di cui alla decisione Europol, in particolare gli articoli 18, 27 e 35 nonché alle norme adottate ai fini della loro esecuzione.
2. Qualora l’Europol decida di includere tali dati nei sistemi di trattamento delle informazioni, di cancellarli o di distruggerli, ne informa lo Stato membro, l’organismo dell’Unione europea o il terzo che li ha forniti.
Articolo 5
Limiti temporali per la conservazione dei dati
1. Una decisione in merito all’utilizzo di dati personali in conformità dell’articolo 3, paragrafo 2, è presa quanto prima e comunque entro sei mesi a decorrere dal momento in cui tali dati sono pervenuti all’Europol.
2. Qualora alla scadenza del periodo di sei mesi non sia stata presa alcuna decisione, i dati personali in questione sono cancellati o distrutti e lo Stato membro, l’organismo dell’Unione europea o il terzo che li ha forniti ne è informato.
Articolo 6
Responsabilità
L’Europol è responsabile del rispetto degli articoli 3, 4 e 5 della presente decisione.
Articolo 7
Entrata in vigore
La presente decisione entra in vigore a decorrere dalla data di applicazione della decisione Europol.
Fatto a l’Aia, il 4 giugno 2009.
Approvato dal Consiglio il 30 novembre 2009.