DECISIONE DELLA COMMISSIONE del 2 luglio 1998 che stabilisce alcune disposizioni d'applicazione della decisione n. 888/98/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, recante adozione di un programma d'azione comunitario inteso a migliorare i sistemi di imposizione indiretta nel mercato interno (programma Fiscalis) [notificata con il numero C(1998) 1819] (98/467/CE)
LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea,
vista la decisione n. 888/98/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 marzo 1998, recante adozione di un programma d'azione comunitario inteso a migliorare i sistemi di imposizione indiretta nel mercato interno (programma Fiscalis) (1), in particolare l'articolo 10,
considerando che è necessario stabilire determinate procedure per la realizzazione degli scambi, dei seminari e dei controlli multilaterali di cui all'articolo 5 della suddetta decisione;
considerando che deve poter beneficiare del programma il maggior numero possibile di funzionari;
considerando che l'organizzazione e la realizzazione di questi scambi, seminari e controlli multilaterali devono essere effettuate in modo tale da produrre il massimo vantaggio, anche dal punto di vista economico, per la Comunità;
considerando che è necessario adottare alcune disposizioni finanziarie per garantire una sana gestione finanziaria ed il controllo delle spese sostenute per gli scambi, i seminari ed i controlli multilaterali, come stabilito nell'articolo 8 della suddetta decisione;
considerando che è necessario stabilire determinate procedure per garantire la valutazione permanente di cui all'articolo 12 della suddetta decisione;
considerando che le disposizioni di cui alla presente decisione sono conformi al parere del comitato di cui all'articolo 11 della decisione n. 888/98/CE,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
Articolo 1
La presente decisione stabilisce alcune disposizioni di esecuzione della decisione n. 888/98/CE recante adozione di un programma d'azione comunitario inteso a migliorare i sistemi di imposizione indiretta nel mercato interno (programma Fiscalis). Dette disposizioni riguardano:
- l'organizzazione di scambi, seminari e controlli multilaterali;
- le procedure finanziarie per il pagamento e il rimborso delle spese connesse agli scambi, ai seminari e ai controlli multilaterali;
- le procedure per la valutazione permanente degli scambi, dei seminari e dei controlli multilaterali.
Articolo 2
Ciascuno Stato membro assicurerà che i propri rappresentanti nell'ambito del comitato di cui all'articolo 11 della decisione n. 888/98/CE (denominato «comitato») siano responsabili del coordinamento dell'applicazione delle disposizioni della presente decisione da parte dello Stato membro che essi rappresentano. Se uno Stato membro è rappresentato da due persone, esse sono solidalmente responsabili.
TITOLO I
DISPOSIZIONI DI CARATTERE GENERALE
Articolo 3
1. Gli Stati membri garantiscono che i loro funzionari siano regolarmente informati circa le possibilità loro offerte nel quadro del programma Fiscalis.
2. Gli Stati membri garantiscono che i funzionari prescelti per partecipare a scambi, seminari e controlli multilaterali siano in grado di comunicare senza difficoltà nelle lingue utilizzate nel corso di dette attività.
3. Di norma, gli Stati membri garantiscono che la Comunità non debba assumere a suo carico le spese relative a:
- più di uno scambio per funzionario nel corso del programma;
- più di un controllo multilaterale per funzionario in un dato anno;
- più di due seminari all'anno per funzionario.
Le deroghe a questa regola generale devono essere previamente notificate alla Commissione. Se entro dieci giorni dal ricevimento della notifica la Commissione non esprime un parere contrario, la Comunità deve farsi carico delle spese relative alla specifica attività.
4. Gli Stati membri scelgono in tutti i settori appropriati delle loro amministrazioni i funzionari destinati a partecipare a scambi, seminari e controlli multilaterali.
5. Gli Stati membri garantiscono che i funzionari prescelti per partecipare a scambi, seminari e controlli multilaterali siano opportunamente qualificati, siano stati precedentemente ben preparati; partecipino appieno alle attività connesse.
6. Gli Stati membri comunicano ogni anno alla Commissione il numero di funzionari delle proprie amministrazioni ritenuti idonei a partecipare a scambi, seminari e controlli multilaterali. I funzionari idonei sono scelti tra quelli definiti all'articolo 2, lettera c), della decisione n. 888/98/CE.
Articolo 4
1. Ogni Stato membro comunica alla Commissione quali siano i compiti svolti dai propri funzionari che il loro ordinamento giuridico non consente di affidare ad un funzionario di un altro Stato membro nel corso di uno scambio o di un controllo multilaterale. Va inoltre comunicato alla Commissione il carattere dell'esclusione specifica. La Commissione raccoglie queste informazioni e le mette a disposizione di tutti gli Stati membri.
2. Ogni Stato membro garantisce che ai funzionari di un altro Stato membro siano affidati compiti adeguati da svolgere durante lo scambio o il controllo multilaterale, in modo da raggiungere gli obiettivi dello scambio o del controllo multilaterale. Ogni Stato membro considera potenzialmente idoneo ad essere svolto da un funzionario di un altro Stato membro ogni compito svolto dai propri funzionari che si trovino in posizione analoga, ad eccezione dei compiti specificamente esclusi e comunicati alla Commissione, conformemente al paragrafo 1.
Articolo 5
1. La Comunità assume a proprio carico soltanto le spese di viaggio e di soggiorno sostenute dai funzionari nel corso degli scambi, dei seminari e dei controlli multilaterali che si svolgono in uno Stato membro diverso da quello del funzionario. Le spese di viaggio e di soggiorno sostenute dai funzionari nel corso di scambi, seminari e controlli multilaterali che avvengono nello Stato membro del funzionario stesso sono a carico dello Stato membro interessato.
2. Di norma, gli scambi e i seminari sono completati nel corso dello stesso anno civile in cui la Comunità assume a proprio carico le spese ad essi relative. I viaggi effettuati da funzionari in o da altri Stati membri nel quadro di controlli multilaterali devono essere effettuati entro cinque mesi dalla data della decisione in base alla quale la Comunità assume a proprio carico parte delle spese di un determinato controllo. Le deroghe a questa regola generale devono essere previamente notificate alla Commissione. Se entro 10 giorni dal ricevimento della notifica la Commissione non esprime un parere contrario, la Comunità deve farsi carico delle spese relative alla specifica attività.
TITOLO II
SCAMBI
Articolo 6
Gli Stati membri garantiscono che la scelta degli Stati membri in cui si recheranno i propri funzionari («Stati membri ospitanti») sia equilibrata dal punto di vista geografico. Come regola generale, nel corso del programma ogni Stato membro invia almeno tre funzionari in ciascuno degli Stati membri ospitanti e assicura che la durata media degli scambi in cui invia i propri funzionari non sia inferiore, per anno, a due settimane. Le deroghe a questa regola generale devono essere notificate alla Commissione prima della fine di agosto di ogni anno. Se entro dieci giorni dal ricevimento della notifica la Commissione non esprime un parere contrario, la Comunità deve farsi carico delle spese relative alla specifica attività.
Articolo 7
1. Ogni anno gli Stati membri sceglieranno: i funzionari che partecipano agli scambi («scambi di funzionari»), l'obiettivo e la particolare attività di lavoro che si propone ogni scambio, e lo Stato membro potenziale ospitante. Il numero degli scambi, così individuati, sarà determinato alla luce del costo totale del viaggio e delle spese di trasferta stabilite conformemente all'articolo 10, paragrafi 1 e 2. Gli scambi scelti saranno quelli in cui la combinazione tra lo scambio di funzionari, gli obiettivi, l'attività di lavoro e lo Stato membro ospitante, sarà quella che si incontra con maggiore probabilità con gli obiettivi generali del programma, come definito all'articolo 3 della decisone n. 888/98/CE.
2. Lo Stato membro d'origine garantisce che ogni funzionario che partecipa allo scambio compili un modulo di proposta di scambio, conformemente al modello preparato dalla Commissione, in cui vengono indicati gli obiettivi dello scambio e l'esperienza professionale del candidato. Lo Stato membro d'origine garantisce che gli obiettivi e l'attività professionale specifica dello scambio siano discussi e concordati con il superiore gerarchico del funzionario che partecipa allo scambio.
3. Per ogni candidato selezionato, lo Stato membro d'origine invia un modulo di proposta di scambio compilato allo Stato membro ospitante ritenuto adatto.
4. Entro due settimane dalla data in cui è pervenuto il modulo di proposta di scambio, di norma lo Stato membro ospitante conferma allo Stato membro d'origine che lo scambio avrà luogo conformemente alla proposta di scambio. Deve essere comunicato allo Stato membro d'origine anche il nome del funzionario che organizzerà lo scambio («funzionario ospitante») e i dati necessari per mettersi in contatto con lui. Se lo Stato membro ospitante non è in grado di confermare lo scambio entro le due settimane stabilite, deve notificarlo alla Commissione.
5. Entrambi gli Stati membri garantiscono che il funzionario che partecipa allo scambio e il funzionario ospitante si accordino prima dello scambio circa gli obiettivi e l'attività professionale specifica dello scambio, i compiti che l'amministrazione ospitante deve affidare al funzionario che effettua lo scambio, i requisiti specifici professionali o linguistici, la data dello scambio e qualsiasi altro dato importante ai fini dello scambio stesso.
6. Lo Stato membro ospitante adotta ogni altro provvedimento necessario per garantire che nell'organizzazione e nella realizzazione dello scambio il funzionario che lo effettua sia concretamente coinvolto nelle attività dell'amministrazione ospitante.
7. Lo Stato membro ospitante adotta ogni provvedimento necessario per garantire che durante lo scambio la responsabilità civile del funzionario che effettua lo scambio, nell'esecuzione dei suoi compiti, sia assimilata a quella dei funzionari dello Stato membro ospitante. Lo Stato membro d'origine e quello ospitante adottano tutti i provvedimenti che ritengono necessari per garantire che nel corso dello scambio il funzionario che lo effettua sia tenuto al segreto d'ufficio, conformemente alle stesse norme vigenti per i funzionari dello Stato membro ospitante.
TITOLO III
SEMINARI
Articolo 8
1. Non è possibile organizzare più di quindici seminari per ciascun anno stabilito. La proposta per la realizzazione dei seminari può essere fatta dagli Stati membri della Commissione. I seminari scelti saranno quelli che si incontrano con maggiore probabilità con gli obiettivi del programma, come è stabilito all'articolo 3 della decisione n. 888/98/CE.
2. I seminari possono durare, a seconda dei casi, due o tre giorni lavorativi.
3. Per ogni seminario, la Comunità può assumere a proprio carico le spese di viaggio e di soggiorno di due rappresentanti di ogni Stato membro (escluso quello ospitante) e di non più di cinque esperti esterni. La Commissione e lo Stato membro ospitante possono decidere di consentire la partecipazione al seminario di più rappresentanti di uno o di tutti gli Stati membri, non spesati dalla Comunità. La Comunità può assumere a proprio carico anche le spese di viaggio e di soggiorno per un giorno, sostenute da un funzionario, per non più di cinque Stati membri diversi dallo Stato membro ospitante, per una riunione preparatoria per ogni seminario. La Commissione e lo Stato membro ospitante decidono insieme circa la necessità di tale riunione.
4. La Comunità assume a proprio carico le altre spese relative all'organizzazione di seminari, oltre alle spese di viaggio e di soggiorno dei funzionari, concordate tra la Commissione e lo Stato membro ospitante conformemente al paragrafo 5. La Commissione rimborsa dette spese direttamente. Le procedure di controllo finanziario devono rispettare quelle indicate nell'allegato I della presente decisione.
5. La località in cui svolgere il seminario e la fornitura delle attrezzature necessarie sono decise di comune accordo dalla Commissione e dallo Stato membro ospitante, tenendo conto dei seguenti elementi: accessibilità dagli altri Stati membri, disponibilità di attrezzature adeguate, convenienza economica, aliquote vigenti per il rimborso delle spese di soggiorno per lo Stato membro ospitante.
6. I seminari devono essere organizzati e realizzati congiuntamente dalla Commissione e dagli Stati membri ospitanti, in modo tale da garantire la partecipazione attiva e il coinvolgimento maggiore possibile dei partecipanti.
TITOLO IV
CONTROLLI MULTILATERALI
Articolo 9
1. Di norma, la Comunità può assumere a proprio carico soltanto le spese di viaggio e di soggiorno relative al massimo a due viaggi andata e ritorno verso un altro Stato membro per funzionario per controllo multilaterale e a un totale di dieci giorni di soggiorno per funzionario per controllo multilaterale. Le deroghe a questa regola generale devono essere previamente notificate alla Commissione. Se entro dieci giorni dal ricevimento della notifica la Commissione non esprime un parere contrario, la Comunità deve farsi carico delle spese relative alla specifica attività. La Comunità, in questo modo, può assumere a proprio carico soltanto le spese di viaggio e di soggiorno di due funzionari per Stato membro per controllo multilaterale.
2. Il numero dei controlli multilaterali scelti, per i quali la Commissione deve assumere le spese di viaggio e di trasferta, deve essere determinato in relazione al totale delle spese di viaggio e di trasferta stabilito conformemente all'articolo 10, paragrafi 1 e 2. I controlli multilaterali scelti dovranno essere quelli che, in maggior misura, incontrano gli obiettivi generali del programma, come definito all'articolo 3 della decisione n. 888/98/CE.
Ogni proposta per l'esecuzione di un controllo multilaterale deve essere valutata sulla base delle seguenti informazioni date dallo Stato membro proponente e dagli altri Stati membri:
- il settore industriale e il numero approssimativo dei soggetti passivi da controllare;
- la motivazione del controllo multilaterale;
- la giustificazione della necessità che la Comunità assuma a proprio carico parte delle spese, in relazione ai generali obiettivi del programma, come stabilito all'articolo 3 della decisione n. 888/98/CE;
- qualsiasi altra informazione pertinente.
Contemporaneamente, inoltre, gli Stati membri proponenti devono informare dell'identità dei soggetti passivi da controllare tutti gli altri Stati membri in cui i soggetti passivi interessati possono avere obblighi fiscali.
3. Per ogni controllo multilaterale per il quale è stato deciso che la Comunità assumerà a proprio carico parte delle spese, lo Stato membro che ha proposto il controllo multilaterale è responsabile della sua organizzazione ed esecuzione, in consultazione con gli altri Stati membri partecipanti. Conformemente al paragrafo 1 i controlli multilaterali di norma possono non comportare più di due viaggi andata e ritorno verso un altro Stato membro per i funzionari interessati.
TITOLO V
GESTIONE E CONTROLLO FINANZIARI
Articolo 10
1. L'importo totale delle spese di viaggio e di soggiorno sostenute dai funzionari dei vari Stati membri che in un determinato anno possono essere assunte a proprio carico dalla Comunità sono determinate dalla Commissione, tenendo conto:
- degli stanziamenti di bilancio annuali autorizzati per il programma Fiscalis;
- degli stanziamenti richiesti per le attività di Fiscalis diverse dagli scambi, dai seminari e dai controlli multilaterali;
- degli stanziamenti necessari per rimborsare il costo della partecipazione di funzionari e di esperti esterni ai seminari;
- del numero dei funzionari di ogni Stato membro idonei a partecipare alle attività del programma (conformemente all'articolo 3, paragrafo 6);
- del numero degli Stati membri;
- degli aggiustamenti operati in conformità con il paragrafo 2, e alla luce della relazione di cui al paragrafo 10;
- del numero dei soggetti passivi che realizzano in ogni Stato membro forniture intracomunitarie.
2. L'importo totale delle spese di viaggio e soggiorno per scambi, seminari e controlli multilaterali che la Comunità può assumere a proprio carico per ogni Stato membro può essere adeguato nel corso dell'anno. Tali adattamenti vanno giustificati alla luce delle relazioni sulle spese reali e previste, di cui al paragrafo 9.
3. Se l'importo totale delle spese sostenute in un determinato anno dai funzionari di uno Stato membro nel corso di scambi, seminari e controlli multilaterali supera l'importo totale stabilito per tale Stato membro conformemente ai paragrafi 1 e 2, l'importo eccedente è assunto a proprio carico dallo Stato membro interessato, conformemente all'articolo 8, paragrafo 3, della decisione n. 888/98/CE.
4. Gli Stati membri garantiscono che i propri funzionari che partecipano a scambi, seminari e controlli multilaterali siano adeguatamente assicurati contro i danni morali, materiali o alla persona che potrebbero subire durante il soggiorno o il viaggio da e per il luogo in cui si svolgono gli scambi, i seminari e i controlli multilaterali. In particolare, un funzionario che utilizzi la propria autovettura è responsabile di qualsiasi danno alla propria autovettura o a terzi, secondo le leggi in vigore nel luogo in cui l'incidente avviene. Nessun danno morale, materiale o alla persona subito da un funzionario nel corso del soggiorno o del viaggio da e per il luogo in cui si svolgono gli scambi, i seminari e i controlli multilaterali può essere oggetto di ricorso contro la Comunità.
5. Gli Stati membri rimborsano per conto della Comunità le spese di viaggio e di soggiorno sostenute dai funzionari nel corso degli scambi, dei seminari o dei controlli multilaterali fino all'ammontare totale delle spese di viaggio e soggiorno stabilite a norma dei paragrafi 1 e 2. Gli Stati membri garantiscono che siano rimborsate solo le spese sostenute conformemente alle disposizioni di cui all'allegato I della presente decisione.
6. La Commissione rimborsa a sua volta agli Stati membri le spese che gli stessi hanno rimborsato per suo conto in applicazione del paragrafo 5. Al massimo il 60 % dell'importo totale che la Comunità assume a proprio carico per ogni Stato membro viene pagato ad ogni Stato membro all'inizio dell'anno. Ulteriori pagamenti agli Stati membri possono essere effettuati successivamente, secondo necessità. Questi versamenti successivi possono essere differiti fino a quando la Commissione non ritenga che siano state rispettate tutte le disposizioni della presente decisione, ed in particolare quelle di cui al paragrafo 9 e 10 e del titolo VI.
7. Tutti i fondi sono versati agli Stati membri dalla Commissione nella valuta utilizzata per il bilancio comunitario relativo all'anno considerato. Gli Stati membri possono rimborsare le spese in qualsiasi moneta comunitaria purché si applichino soltanto i tassi ufficiali di conversione stabiliti dalla Commissione. Gli Stati membri si accollano le spese di cambio.
8. Gli Stati membri conservano per cinque anni tutta la necessaria documentazione d'appoggio.
9. Ogni anno, entro la fine di agosto, ogni Stato membro invia alla Commissione una relazione relativa alle spese di viaggio e di soggiorno reali e previste, in base al modello preparato dalla Commissione.
10. Ogni anno, entro il 20 febbraio, ogni Stato membro invia alla Commissione una relazione relativa alle spese di viaggio e di soggiorno reali dell'anno precedente, in base al modello preparato dalla Commissione.
11. Se, in circostanze eccezionali, parte dei fondi versati agli Stati membri resta disponibile, questa parte va considerata previa autorizzazione preventiva della Commissione, come parte del versamento per l'importo dell'anno successivo. Il primo versamento dell'anno successivo viene quindi decurtato dell'importo corrispondente. La Commissione può in alternativa recuperare i fondi non spesi dagli Stati membri.
TITOLO VI
RELAZIONI E VALUTAZIONE
Articolo 11
1. Gli Stati membri garantiscono che i moduli di valutazione, previsti all'allegato II di questa decisione, siano compilati, firmati e trasmessi alla Commissione entro i termini indicati:
- valutazione dello scambio da parte del funzionario che lo ha effettuato: da inviare entro due settimane dalla fine dello scambio, anche allo Stato membro ospitante;
- valutazione dello scambio da parte del funzionario ospitante: da inviare entro due settimane dalla fine dello scambio, anche allo Stato membro d'origine;
- valutazione dello scambio da parte del superiore gerarchico del funzionario che ha effettuato lo scambio: da inviare entro sei mesi dalla fine dello scambio;
- valutazione del seminario da parte di ciascun partecipante: da inviare prima di lasciare il seminario;
- valutazione del seminario da parte di ciascuno Stato membro: da inviare entro sei mesi dalla fine del seminario;
- valutazione di ogni controllo multilaterale da parte degli Stati membri interessati: da inviare entro due mesi dalla fine del controllo.
2. Se necessario, la Commissione e gli Stati membri garantiscono che siano redatte le relazioni indicate qui di seguito, che eventualmente gli Stati membri diffondono all'interno della loro amministrazione:
- relazione sullo scambio, redatta dal funzionario che lo ha effettuato; relazione sul seminario, redatta da un partecipante per Stato membro;
- relazione sul seminario, redatta dalla Commissione e dallo Stato membro ospitante: questa relazione viene inviata a tutti gli Stati membri entro tre mesi dalla fine del seminario e viene successivamente discussa dal comitato;
- relazione su ciascun controllo multilaterale, redatta dallo Stato membro ospitante: entro otto mesi dalla decisione in base alla quale la Comunità assume a proprio carico parte dei costi del controllo multilaterale, la relazione viene inviata alla Commissione, che la trasmette a sua volta a tutti gli Stati membri, e successivamente viene discussa nell'ambito del comitato.
Articolo 12
La presente decisione entra in vigore il giorno della sua pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.
Essa si applica a decorrere dal 1° gennaio 1998.
Articolo 13
Gli Stati membri sono destinatari della presente decisione.
Fatto a Bruxelles, il 2 luglio 1998.