NAŘÍZENÍ KOMISE (ES) č. 792/2009
ze dne 31. srpna 2009,
kterým se stanoví prováděcí pravidla pro předávání informací a dokumentů členskými státy Komisi v rámci provádění společné organizace trhů, režimu přímých plateb, propagace zemědělských produktů a režimů platných pro nejvzdálenější regiony a menší ostrovy v Egejském moři
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 247/2006 ze dne 30. ledna 2006, kterým se stanoví zvláštní opatření v oblasti zemědělství ve prospěch nejvzdálenějších regionů Unie (1), a zejména na článek 25 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 1405/2006 ze dne 18. září 2006, kterým se stanoví zvláštní opatření v oblasti zemědělství ve prospěch menších ostrovů v Egejském moři a mění nařízení (ES) č. 1782/2003 (2), a zejména na článek 14 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 1234/2007 ze dne 22. října 2007, kterým se stanoví společná organizace zemědělských trhů a zvláštní ustanovení pro některé zemědělské produkty (jednotné nařízení o společné organizaci trhů) (3), a zejména na čl. 192 odst. 2 ve spojení s článkem 4 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 3/2008 ze dne 17. prosince 2007 o informačních a propagačních opatřeních na podporu zemědělských produktů na vnitřním trhu a ve třetích zemích (4), a zejména na článek 15 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 73/2009 ze dne 19. ledna 2009, kterým se stanoví společná pravidla pro režimy přímých podpor v rámci společné zemědělské politiky a kterým se zavádějí některé režimy podpor pro zemědělce a kterým se mění nařízení (ES) č. 1290/2005, (ES) č. 247/2006, (ES) č. 378/2007 a zrušuje nařízení (ES) č. 1782/2003 (5), a zejména na čl. 142 písm. q) uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Vzhledem k všeobecnému používání nových informačních a komunikačních technologií ze strany Komise a členských států (zejména příslušnými vnitrostátními orgány odpovědnými za provádění společné zemědělské politiky (SZP)) jsou dokumenty uchovávané Komisí a členskými státy v rostoucí míře v elektronické nebo digitalizované podobě.
(2)
Komise zvýšila své úsilí s cílem vyvinout počítačové systémy, které umožňují elektronickou správu dokumentů a postupů v rámci jejích interních pracovních postupů a jejích vztahů s orgány podílejícími se na SZP. Členské státy současně vyvinuly na vnitrostátní úrovni počítačové systémy ke splnění požadavků sdíleného řízení SZP.
(3)
V této souvislosti je vzhledem k potřebě zajistit jednotné a harmonizované řízení SZP ze strany všech dotčených subjektů nutno vytvořit právní rámec a stanovit společná pravidla vztahující se na informační systémy zřízené za účelem předávání informací a dokumentů Komisi členskými státy a orgány nebo subjekty, které členské státy určily v rámci SZP.
(4)
Aby bylo těchto cílů účinně dosaženo, je třeba stanovit oblast působnosti tohoto právního rámce, a to s ohledem na právní předpisy i dotčené zúčastněné strany.
(5)
Co se týká právních předpisů, nařízení (ES) č. 247/2006, (ES) č. 1405/2006, (ES) č. 1234/2007, (ES) č. 3/2008 a (ES) č. 73/2009 a jejich prováděcí předpisy (dále jen „nařízení v rámci SZP“) stanoví širokou škálu povinností členských států s ohledem na předávání informací a dokumentů Komisi, které jsou nezbytné k provádění těchto nařízení. Je proto nutno je vzít v úvahu v souladu s jejich zvláštními charakteristikami.
(6)
Co se týká dotčených zúčastněných stran, práva a povinnosti, jež nařízení v rámci SZP ukládají Komisi i členským státům a jejich příslušným orgánům a subjektům, vyžadují přesné určení jednotlivců a orgánů odpovědných za provedené úkony a přijatá opatření.
(7)
Nařízení v rámci SZP obecně stanoví, že by informace měly být předávány elektronickou cestou nebo pomocí informačního systému, nestanoví však nutně platné zásady. K zajištění soudržnosti a řádného řízení a v zájmu zjednodušení postupů pro uživatele a orgány odpovědné za systémy je proto vhodné stanovit společné zásady vztahující se na všechny vytvořené informační systémy.
(8)
Aby byly dokumenty pro účely Komise a v členských státech uznány jako platné, mělo by být možné zaručit pravost, integritu a čitelnost dokumentů a souvisejících metadat po celé období, během něhož mají být uchovávány.
(9)
Aby bylo toto zajištěno, je nutno orgány nebo jednotlivce pověřené zasíláním sdělení ve vytvořených informačních systémech vždy identifikovat, a to na základě pravomocí, které jim byly svěřeny. Za proces identifikace musí odpovídat příslušné orgány uvedené v jednotlivých nařízeních v rámci SZP. V zájmu řádného řízení by však mělo být ponecháno na členských státech a Komisi, aby stanovily podmínky pro určení pověřených jednotlivců a zajistily určení prostřednictvím jednoho kontaktního subjektu. Mimoto je nutno stanovit podmínky pro udělování přístupových práv k informačním systémům, které zřídila Komise.
(10)
Vzhledem k široké škále oznamovacích povinností, které spadají do oblasti působnosti tohoto nařízení, budou příslušným orgánům členských států postupně zpřístupňovány informační systémy. Povinnost předávat informace a dokumenty prostřednictvím těchto informačních systémů by měla platit, umožňují-li příslušná ustanovení nařízení v rámci SZP uplatňování tohoto nařízení.
(11)
Dokumenty je nutno spravovat v souladu s pravidly týkajícími se ochrany osobních údajů. Za tímto účelem by měla platit obecná pravidla stanovená v právních předpisech Společenství, zejména směrnici Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (6), směrnici Evropského parlamentu a Rady 2002/58/ES ze dne 12. července 2002 o zpracování osobních údajů a ochraně soukromí v odvětví elektronických komunikací (směrnice o soukromí a elektronických komunikacích) (7), nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (8) a nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (9).
(12)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem Řídícího výboru pro přímé platby a Řídícího výboru pro společnou organizaci zemědělských trhů,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBLAST PŮSOBNOSTI A DEFINICE
Článek 1
Předmět a oblast působnosti
Toto nařízení stanoví pravidla platná pro předávání informací a dokumentů (dále jen „dokumenty“) prostřednictvím informačních systémů, které jsou nezbytné ke splnění oznamovacích povinností členských států vůči Komisi podle:
-
nařízení (ES) č. 247/2006 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 1405/2006 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 1234/2007 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 3/2008 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 73/2009 a jeho prováděcích pravidel.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se:
a)
„oznamovací povinností“ rozumí povinnost členských států předávat Komisi dokumenty, která je stanovena v právních předpisech Společenství uvedených v článku 1;
b)
„příslušnými orgány“ rozumí orgány nebo subjekty, které členské státy určily jako odpovědné za splnění oznamovací povinnosti;
c)
„orgánem odpovědným za informační systémy“ rozumí orgán, oddělení, subjekt nebo osoba, které v Komisi odpovídají za ověřování a používání systému a jsou jako takové v tomto systému identifikovány;
d)
„metadaty“ rozumí údaje popisující kontext, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času.
KAPITOLA II
INFORMAČNÍ SYSTÉMY KOMISE, PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA A PRAVOST DOKUMENTŮ
Článek 3
Informační systémy Komise
Ke splnění oznamovací povinnosti je nutno dokumenty Komisi předat pomocí informačních systémů, které jsou zpřístupněny příslušným orgánům (dále jen „informační systémy“) ode dne, který příslušná oznamovací povinnost stanoví pro povinné používání těchto systémů podle tohoto nařízení.
Článek 4
Přístupová práva a jeden kontaktní subjekt
1. Za udělení přístupových práv a potvrzení totožnosti subjektů s oprávněním k přístupu k informačním systémům (dále jen „uživatelé“) odpovídají příslušné orgány členských států.
2. Co se týká přístupu k systémům, každý členský stát:
a)
určí jeden kontaktní subjekt odpovědný za:
i)
ověření přístupových práv, která byla udělena a jsou aktualizována příslušnými orgány, a ověření totožnosti uživatelů, kteří jsou oprávněni k přístupu k systému, a to pro každý systém,
ii)
sdělení příslušných orgánů a uživatelů s oprávněním k přístupu k systémům Komisi;
b)
sdělí Komisi totožnost a kontaktní údaje kontaktního subjektu, který určil.
Po ověření platnosti přístupových práv jsou tato aktivována orgánem odpovědným za informační systémy.
Článek 5
Vyhotovení a předání dokumentů
1. Dokumenty je nutno vytvořit a předat v souladu s postupy stanovenými informačními systémy pomocí vzorů nebo metod, které jsou těmito informačními systémy zpřístupněny uživatelům, a to v rámci odpovědnosti příslušného orgánu členského státu a v souladu s přístupovými právy udělenými dotyčnými orgány. Tyto vzory a metody jsou změněny a zpřístupněny po vyrozumění uživatelů příslušného systému.
2. V případech zásahů vyšší moci nebo výjimečných okolností, a zejména v případě poruchy systému nebo nedostatku trvalého spojení, mohou členské státy zaslat Komisi dokumenty v tištěné podobě nebo prostřednictvím jiných vhodných elektronických prostředků. Toto odeslání v tištěné podobě nebo prostřednictvím jiných elektronických prostředků vyžaduje, aby Komisi bylo dostatečně včas před lhůtou pro předání zasláno odůvodněné předchozí oznámení.
Článek 6
Pravost dokumentů
Pravost předaného dokumentu nebo dokumentu uchovávaného pomocí informačního systému v souladu s tímto nařízením je uznána, je-li osoba, která dokument zaslala, řádně identifikována a byl-li dokument vyhotoven a předán v souladu s tímto nařízením.
KAPITOLA III
INTEGRITA A ČITELNOST V PRŮBĚHU ČASU A OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Článek 7
Integrita a čitelnost v průběhu času
Informační systémy chrání integritu předaných a uchovávaných dokumentů.
Poskytují zejména tyto záruky:
a)
umožňují jednoznačně určit každého uživatele a obsahují účinná kontrolní opatření s ohledem na přístupová práva s cílem chránit dokumenty, soubory, metadata a jednotlivé fáze postupu před neoprávněným, nezákonným nebo nepovoleným přístupem, výmazem, změnou nebo přesunem;
b)
jsou vybaveny systémy pro fyzickou ochranu před vniknutím a ekologickými katastrofami a ochranou programového vybavení před kybernetickými útoky;
c)
různými prostředky zabraňují provedení neoprávněných změn a zahrnují mechanismy k zajištění integrity s cílem ověřit, zda dokument nebyl v průběhu času pozměněn;
d)
pro každou základní fázi postupu uchovávají podklady pro audit;
e)
v souladu s písmenem b) zajistí uložení dat v prostředí, které je bezpečné z fyzického hlediska i z hlediska programového vybavení;
f)
poskytují spolehlivé postupy pro převod formátu a přesun s cílem zajistit, aby byly dokumenty čitelné a přístupné během celé požadované doby uchovávání;
g)
mají dostatečně podrobnou a aktuální funkční a technickou dokumentaci týkající se fungování a vlastností systému a tato dokumentace je kdykoli dostupná všem organizačním útvarům odpovědným za funkční a/nebo technické specifikace.
Článek 8
Ochrana osobních údajů
Ustanoveními tohoto nařízení nejsou dotčena nařízení (ES) č. 45/2001 a (ES) č. 1049/2001, směrnice 95/46/ES a 2002/58/ES a předpisy přijaté na jejich základě.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 9
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost sedmým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 31. srpna 2009.
REGOLAMENTO (CE) N. 792/2009 DELLA COMMISSIONE
del 31 agosto 2009
che stabilisce le modalità con le quali gli Stati membri notificano alla Commissione le informazioni e i documenti necessari nell’ambito dell’attuazione dell’organizzazione comune dei mercati, del regime dei pagamenti diretti, della promozione dei prodotti agricoli e dei regimi applicabili alle regioni ultraperiferiche e alle isole minori del Mar Egeo
LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea,
visto il regolamento (CE) n. 247/2006 del Consiglio, del 30 gennaio 2006, recante misure specifiche nel settore dell’agricoltura a favore delle regioni ultraperiferiche dell’Unione (1), in particolare l’articolo 25,
visto il regolamento (CE) n. 1405/2006 del Consiglio, del 18 settembre 2006, recante misure specifiche nel settore dell’agricoltura a favore delle isole minori del Mar Egeo e recante modifica del regolamento (CE) n. 1782/2003 (2), in particolare l’articolo 14,
visto il regolamento (CE) n. 1234/2007 del Consiglio, del 22 ottobre 2007, recante organizzazione comune dei mercati agricoli e disposizioni specifiche per taluni prodotti agricoli (regolamento unico OCM) (3), in particolare l’articolo 192, paragrafo 2, in combinato disposto con l’articolo 4,
visto il regolamento (CE) n. 3/2008 del Consiglio, del 17 dicembre 2007, relativo ad azioni di informazione e di promozione dei prodotti agricoli sul mercato interno e nei paesi terzi (4), in particolare l’articolo 15, paragrafo 1,
visto il regolamento (CE) n. 73/2009 del Consiglio, del 19 gennaio 2009, che stabilisce norme comuni relative ai regimi di sostegno diretto agli agricoltori nell’ambito della politica agricola comune e istituisce taluni regimi di sostegno a favore degli agricoltori, e che modifica i regolamenti (CE) n. 1290/2005, (CE) n. 247/2006, (CE) n. 378/2007 e abroga il regolamento (CE) n. 1782/2003 (5), in particolare l’articolo 142, lettera q),
considerando quanto segue:
(1)
L’utilizzazione generalizzata delle nuove tecnologie dell’informazione e delle comunicazioni da parte della Commissione e degli Stati membri, in particolare negli scambi con le autorità competenti nazionali responsabili dell’attuazione della politica agricola comune (PAC), fa sì che i documenti conservati dalla Commissione e dagli Stati membri siano in misura sempre maggiore in formato elettronico o digitale.
(2)
Nell’ambito delle sue procedure interne di lavoro e delle sue relazioni con le autorità interessate dalla PAC, la Commissione ha intensificato il suo impegno per lo sviluppo di sistemi informatici che consentano di gestire elettronicamente i documenti e le procedure. Parallelamente gli Stati membri hanno sviluppato sistemi informatici a livello nazionale per soddisfare le prescrizioni della gestione condivisa della PAC.
(3)
In questo contesto e data la necessità di garantire una gestione uniforme e armonizzata della PAC da parte di tutti gli operatori coinvolti, occorre istituire un quadro giuridico e prevedere regole comuni applicabili ai sistemi di informazione istituiti ai fini della notifica di informazioni e documenti alla Commissione da parte degli Stati membri e delle autorità o degli organismi da loro designati nell’ambito della PAC.
(4)
Per conseguire questi obiettivi in modo efficace, occorre definire il campo di applicazione di questo quadro giuridico, sia dal punto di vista della legislazione che delle parti interessate.
(5)
Per quanto concerne la legislazione, i regolamenti (CE) n. 247/2006, (CE) n. 1405/2006, (CE) n. 1234/2007, (CE) n. 3/2008 e (CE) n. 73/2009 e le relative modalità di applicazione (di seguito «regolamenti PAC») impongono agli Stati membri un numero considerevole di obblighi per quanto riguarda la notifica alla Commissione di informazioni e di documenti necessari per l’attuazione di tali regolamenti. Pertanto è opportuno tenerne conto conformemente alle loro caratteristiche specifiche.
(6)
Per quanto riguarda gli operatori coinvolti, i diritti e gli obblighi stabiliti dai regolamenti PAC, sia per la Commissione che per gli Stati membri e le autorità e gli organismi competenti di questi ultimi, richiedono l’identificazione precisa delle persone e delle autorità responsabili per le azioni e gli interventi effettuati in questo ambito.
(7)
I regolamenti PAC prevedono generalmente che la trasmissione delle informazioni avvenga per via elettronica o mediante un sistema di informazione, senza necessariamente specificare i principi applicabili. È pertanto opportuno, al fine di garantire la coerenza, l’adeguata gestione e la semplificazione delle procedure per gli utilizzatori e le autorità responsabili dei sistemi, stabilire principi comuni applicabili a tutti i sistemi di informazione istituiti.
(8)
L’autenticità, l’integrità e la leggibilità nel tempo dei documenti e dei metadati associati devono poter essere garantiti per l’intero periodo di conservazione prescritto affinché la loro validità sia riconosciuta per le esigenze della Commissione e negli Stati membri.
(9)
Per fornire tale garanzia, è opportuno stabilire che le autorità o le persone autorizzate a trasmettere comunicazioni siano sempre identificate in seno ai sistemi di informazione istituiti, in base alle competenze loro attribuite. Il processo di identificazione deve essere effettuato sotto la responsabilità delle autorità competenti menzionate in ognuno dei regolamenti PAC. Tuttavia, ai fini di una corretta gestione, occorre lasciare agli Stati membri e alla Commissione il compito di stabilire le condizioni per la designazione delle persone autorizzate ad intervenire, stabilendo che questa designazione avvenga per il tramite di un unico organismo di contatto. Inoltre occorre stabilire le condizioni per la concessione dei diritti di accesso ai sistemi di informazione istituiti dalla Commissione.
(10)
Visto che il presente regolamento riguarda un’ampia gamma di obblighi di notifica, i sistemi di informazione saranno messi a disposizione delle autorità competenti degli Stati membri gradualmente. È opportuno che l’obbligo di notificare le informazioni tramite uno di questi sistemi entri in vigore a partire dalla data di applicazione del presente regolamento prevista nelle disposizioni corrispondenti dei regolamenti PAC.
(11)
I documenti devono essere gestiti nel rispetto delle regole di protezione dei dati personali. A tal fine occorre applicare le disposizioni generali stabilite dalla legislazione comunitaria, in particolare dalla direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (6), dalla direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 12 luglio 2002, relativa al trattamento dei dati personali e alla tutela della vita privata nel settore delle comunicazioni elettroniche (direttiva sulla tutela della vita privata e delle comunicazioni) (7), dal regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (8), dal regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (9).
(12)
Le misure di cui al presente regolamento sono conformi al parere del comitato di gestione per i pagamenti diretti e del comitato di gestione per l’organizzazione comune dei mercati agricoli,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO I
CAMPO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI
Articolo 1
Oggetto e ambito di applicazione
Il presente regolamento stabilisce le regole applicabili alla notifica di informazioni e documenti (di seguito «i documenti»), da parte degli Stati membri alla Commissione, mediante sistemi di informazione, nel rispetto degli obblighi previsti in materia dal:
-
regolamento (CE) n. 247/2006 e le sue modalità di applicazione,
-
regolamento (CE) n. 1405/2006 e le sue modalità di applicazione,
-
regolamento (CE) n. 1234/2007 e le sue modalità di applicazione,
-
regolamento (CE) n. 3/2008 e le sue modalità di applicazione,
-
regolamento (CE) n. 73/2009 e le sue modalità di applicazione.
Articolo 2
Definizioni
Ai fini del presente regolamento si intende per:
a)
«obbligo di notifica», l’obbligo imposto agli Stati membri di trasmettere dei documenti alla Commissione, stabilito dalla legislazione comunitaria di cui all’articolo 1;
b)
«autorità competenti», le autorità o gli organismi designati dallo Stato membro in quanto responsabili di ottemperare all’obbligo di notifica;
c)
«autorità responsabile dei sistemi di informazione», l’autorità, il servizio, l’organismo o la persona responsabile, alla Commissione, della convalida e dell’utilizzazione del sistema, identificato in quanto tale nel sistema;
d)
«metadati», i dati che descrivono il contesto, il contenuto e la struttura dei documenti, nonché la loro gestione nel tempo.
CAPO II
SISTEMI DI INFORMAZIONE DELLA COMMISSIONE, DIRITTI DI ACCESSO E AUTENTICITÀ DEI DOCUMENTI
Articolo 3
Sistemi di informazione della Commissione
Per adempiere all’obbligo di notifica, i documenti sono notificati alla Commissione mediante i sistemi di informazione messi a disposizione delle autorità competenti (di seguito «sistemi di informazione»), a decorrere dalla data in cui l’obbligo di notifica corrispondente stabilisce l’obbligo di utilizzare questi sistemi, a norma del presente regolamento.
Articolo 4
Diritti di accesso e organismo di contatto unico
1. L’attribuzione dei diritti di accesso e la certificazione dell’identità delle persone autorizzate ad accedere ai sistemi di informazione (di seguito «gli utilizzatori») spettano alle autorità competenti degli Stati membri.
2. Per quanto riguarda l’accesso ai sistemi, ogni Stato membro:
a)
designa un organismo di contatto unico incaricato di:
i)
convalidare, per ogni sistema, i diritti di accesso concessi e aggiornati dalle autorità competenti, nonché l’identità certificata degli utilizzatori autorizzati ad accedere ai sistemi;
ii)
notificare alla Commissione l’elenco delle autorità competenti e degli utilizzatori autorizzati ad accedere ai sistemi;
b)
comunica alla Commissione l’identità e le coordinate dell’organismo di contatto che ha designato.
Una volta convalidati, i diritti di accesso sono attivati dall’autorità responsabile dei sistemi di informazione.
Articolo 5
Elaborazione e notifica di documenti
1. I documenti sono elaborati e notificati conformemente alle procedure stabilite dai sistemi di informazione, utilizzando modelli o metodi messi a disposizione degli utilizzatori mediante tali sistemi, sotto la responsabilità dell’autorità competente dello Stato membro, conformemente ai diritti di accesso concessi dalle autorità in questione. Questi modelli e metodi sono modificati e messi a disposizione dopo aver informato gli utilizzatori dei sistemi in questione.
2. In casi di forza maggiore o in circostanze eccezionali, in particolare in caso di malfunzionamento del sistema di informazione o di interruzione della connessione, lo Stato membro può inviare i documenti alla Commissione su supporto cartaceo o con mezzi informatici adeguati. La trasmissione di documenti su supporto cartaceo o mediante altri mezzi informatici deve essere preceduta dall’invio alla Commissione, a tempo debito prima della scadenza del termine ultimo dell’invio, di un avviso in cui si spiegano i motivi di tale invio.
Articolo 6
Autenticità dei documenti
L’autenticità di un documento notificato o conservato mediante un sistema di informazione a norma delle disposizioni del presente regolamento è riconosciuta se la persona che ha inviato il documento è adeguatamente identificata e se il documento è stato elaborato e notificato a norma del presente regolamento.
CAPO III
INTEGRITÀ E LEGGIBILITÀ NEL TEMPO E PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
Articolo 7
Integrità e leggibilità nel tempo
I sistemi di informazione garantiscono la protezione dell’integrità dei documenti notificati e conservati.
In particolare offrono le garanzie seguenti:
a)
consentono l’identificazione inequivocabile di ogni utilizzatore e prevedono misure di controllo efficaci dei diritti di accesso atte ad impedire gli accessi, le cancellazioni, le alterazioni o gli spostamenti illegali, malintenzionati o non autorizzati di documenti, file, metadati e fasi della procedura;
b)
sono dotati di dispositivi di protezione fisica contro le intrusioni e gli incidenti ambientali e di protezione software contro gli attacchi informatici;
c)
impediscono, mediante vari mezzi, qualsiasi modifica non autorizzata e contengono meccanismi di verifica dell’integrità dei documenti che consentono di stabilire se questi hanno subito delle modifiche;
d)
conservano in memoria una pista di controllo per ogni fase essenziale della procedura;
e)
salvaguardano i dati immagazzinati in un ambiente sicuro, sia in termini fisici che di software, conformemente alle disposizioni di cui alla lettera b);
f)
offrono procedure affidabili di conversione di formati e di migrazione al fine di garantire la leggibilità e l’accessibilità dei documenti per l’intero periodo di immagazzinamento previsto;
g)
sono corredati di una documentazione funzionale e tecnica sufficientemente dettagliata e aggiornata sul funzionamento e le caratteristiche del sistema, che deve essere accessibile in qualsiasi momento per gli enti organizzativi responsabili delle specifiche funzionali e/o tecniche.
Articolo 8
Protezione dei dati personali
Le disposizioni del presente regolamento si applicano fatti salvi i regolamenti (CE) n. 45/2001 e (CE) n. 1049/2001, le direttive 95/46/CE e 2002/58CE e le disposizioni adottate in applicazione di tali atti.
CAPO IV
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 9
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il settimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 31 agosto 2009.