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REGOLAMENTO ( CEE ) N . 1417/76 DEL CONSIGLIO
del 1° giugno 1976
recante le disposizioni finanziarie applicabili alla Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro
IL CONSIGLIO DELLE COMUNITÀ EUROPEE ,
visto il trattato che istituisce la Comunità economica europea , in particolare l ' articolo 209 ,
visto il regolamento ( CEE ) n . 1365/75 del Consiglio del 26 maggio 1975 che istituisce una Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro ( 1 ) ,
vista la proposta della Commissione ,
visto il parere del Parlamento europeo ( 2 ) ,
considerando che il regolamento di cui sopra definisce le norme organiche relative alla gestione della Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro , qui di seguito denominata « Fondazione » , alla fissazione della sovvenzione annua a carico del bilancio delle Comunità , alla presentazione e all ' adozione dello stato delle entrate e delle spese e ai controlli cui la Fondazione è soggetta ;
considerando che è necessario precisare le modalità per la compilazione e l ' esecuzione dello stato delle entrate e delle spese della Fondazione , nonchù per il rendimento e la verifica dei conti ; che parimenti occorre determinare le norme e organizzare il controllo della responsabilità degli ordinatori e dei contabili ;
considerando che la Fondazione si situa nell ' ambito delle Comunità e agisce nell ' osservanza del diritto comunitario ; che è quindi opportuno che le disposizioni finanziarie che la disciplinano siano il più possibile simili alle disposizioni del regolamento finanziario del 25 aprile 1973 applicabile al bilancio generale delle Comunità europee ( 3 ) , fatte salve alcune deroghe imposte dalle necessità proprie al funzionamento della Fondazione ,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO :
TITOLO I
PRINCIPI GENERALI
Articolo 1
1 . Ogni anno , uno stato delle entrate e delle spese prevede ed autorizza le entrate e le spese prevedibili della Fondazione .
2 . Le spese possono essere autorizzate per un periodo superiore alla durata dell ' esercizio soltanto in base alle modalità particolari previste dallo stato delle entrate e delle spese .
Non sono soggette alle disposizioni del comma precedente le spese di funzionamento risultanti da contratti che , conformemente agli usi locali , sono conclusi per periodi alla durata dell ' esercizio . Queste spese sono iscritte nello stato delle entrate e delle spese dell ' esercizio nel corso del quale sono effettuate .
Articolo 2
Gli stanziamenti iscritti nello stato delle entrate e delle spese devono essere utilizzati conformemente ai principi di economia e di sana gestione finanziaria .
Articolo 3
1 . Tutte le entrate e le spese sono iscritte nel loro importo integrale nello stato delle entrate e delle spese e nei conti .
Il complesso delle entrate copre il complesso delle spese .
2 . In deroga al paragrafo 1 , secondo comma , qualsiasi entrata avente una destinazione specifica , come i redditi di fondazioni , sovvenzioni , donazioni e legati , conserva la propria destinazione .
Il consiglio d ' amministrazione , previa comunicazione alla Commissione , può accettare qualsiasi atto di liberalità a favore della Fondazione , in particolare fondazioni , sovvenzioni , donazioni e legati .
L ' accettazione di liberalità suscettibili di comportare oneri di qualsiasi specie è soggetta all ' autorizzazione della Commissione , che si pronuncia entro i due mesi successivi alla data di ricezione della domanda del consiglio d ' amministrazione . Se entro questo termine non è stata formulata alcuna obiezione , il consiglio d ' amministrazione delibera in modo definitivo sull ' accettazione .
Articolo 4
La riscossione delle entrate ed il pagamento delle spese possono essere effettuati solo attraverso l ' imputazione a un articolo dello stato delle entrate e delle spese .
Salvo le deroghe previste nel presente regolamento , non può essere impegnata alcuna spesa oltre i limiti degli stanziamenti autorizzati per l ' esercizio o delle autorizzazioni concesse a titolo degli esercizi successivi .
Non può essere liquidata alcuna spesa oltre i limiti degli stanziamenti autorizzati . L ' importo integrale dei proventi deve figurare alla voce entrate , senza contrazione fra le entrate e le spese , salvo la deroga prevista all ' articolo 22 .
Articolo 5
L ' esercizio coincide con l ' anno civile .
Le entrate di un esercizio sono imputate all ' esercizio nel corso del quale sono state riscosse .
Gli stanziamenti autorizzati possono essere utilizzati unicamente per coprire le spese regolarmente impegnate e pagate a titolo dell ' esercizio per il quale sono stati concessi , salvo le deroghe di cui all ' articolo 6 , e per coprire i debiti provenienti da esercizi precedenti per i quali non era stato riportato alcuno stanziamento .
Le spese di un esercizio sono imputate all ' esercizio stesso sulla base delle spese il cui mandato di pagamento sia pervenuto al controllore finanziario al più tardi entro il 31 dicembre e che siano state pagate al più tardi il 15 gennaio successivo .
Articolo 6
1 . a ) Gli stanziamenti per il personale non possono essere oggetto di riporto .
b ) Gli stanziamenti non impegnati al 31 dicembre possono essere oggetto di un riporto limitato al solo esercizio successivo .
c ) Gli stanziamenti che corrispondono a pagamenti non ancora effettuati al 31 dicembre in base a impegni regolarmente contratti tra il 1° gennaio ed il 31 dicembre sono oggetto di un riporto di diritto limitato al solo esercizio successivo .
2 . Per gli stanziamenti di cui al paragrafo 1 , lettera b ) , la Commissione sottopone al Consiglio e trasmette al Parlamento europeo , prima del 1° maggio , le domande di riporto di stanziamenti , debitamente motivate , che le sono state inviate dalla Fondazione entro il 1° marzo .
Se il Consiglio , deliberando a maggioranza qualificata previa consultazione del Parlamento europeo , non ha preso alcuna decisione contraria entro il termine di un mese , tali riporti di stanziamenti si considerano approvati .
3 . Le entrate non utilizzate e gli stanziamenti disponibili al 31 dicembre a titolo degli atti di liberalità di cui all ' articolo 3 , paragrafo 2 , sono oggetto di un riporto di diritto .
4 . Gli stanziamenti di cui al paragrafo 1 , lettera b ) , non impegnati alla data del 31 dicembre e per i quali è stato autorizzato il riporto all ' esercizio successivo , cadono in perenzione qualora non siano stati impegnati e pagati alla fine dell ' esercizio medesimo .
5 . Un elenco dei riporti di diritto è inviato per conoscenza alla Commissione , anteriormente al 1° marzo . La Commissione trasmette tale elenco , per informazione , al Parlamento europeo ed al Consiglio .
6 . Per l ' esecuzione dello stato delle entrate e delle spese l ' utilizzazione degli stanziamenti riportati è iscritta separatamente , per articoli , nel conto dell ' esercizio in corso .
Articolo 7
Le spese di gestione corrente che sono imputabili all ' esercizio successivo e che , per la loro natura , prendono effetto all ' inizio di tale esercizio , possono , a decorrere dal 15 novembre di ogni anno , essere oggetto di impegni anticipati a carico degli stanziamenti previsti per l ' esercizio successivo entro i limiti di un quarto del complesso dei corrispondenti stanziamenti dell ' esercizio in corso . Tuttavia tali impegni non possono riguardare spese nuove , il cui principio non sia ancora stato ammesso nello stato delle entrate e delle spese dell ' esercizio in corso .
Articolo 8
Se lo stato delle entrate e delle spese non è adottato definitivamente all ' inizio dell ' esercizio , l ' articolo 204 del trattato si applica alle operazioni d ' impegno e di pagamento relative a spese di cui è stato ammesso il principio nell ' ultimo stato regolarmente approvato .
Le operazioni di pagamento possono essere effettuate mensilmente per capitolo , entro i limiti di un dodicesimo del complesso degli stanziamenti iscritti nel capitolo in questione per l ' esercizio precedente , senza che tale misura possa avere l ' effetto di porre a disposizione della Fondazione , mensilmente , stanziamenti superiori a un dodicesimo dell ' importo della sovvenzione riservata alla Fondazione nel progetto di bilancio o , in mancanza di questo , nel progetto preliminare di bilancio delle Comunità . Le operazioni d ' impegno possono essere effettuate per capitolo , entro i limiti di un quarto del complesso degli stanziamenti iscritti nel capitolo in questione per l ' esercizio precedente , aumentato di un dodicesimo per ciascun mese trascorso , senza che possa essere superato l ' importo della sovvenzione riservata alla Fondazione nel progetto di bilancio o , in mancanza di questo , nel progetto preliminare di bilancio delle Comunità .
A richiesta del consiglio d ' amministrazione , e salve restando le disposizioni del secondo comma , la Commissione può , in funzione delle necessità di gestione , autorizzare simultaneamente due o più dodicesimi provvisori .
Articolo 9
Lo stato delle entrate e delle spese della Fondazione nonchù la tabella dell ' organico sono pubblicati , a titolo informativo , nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee contemporaneamente al bilancio delle Comunità .
Articolo 10
Lo stato delle entrate e delle spese è stabilito in unità di conto . Il valore dell ' unità di conto è quello definito dal regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee .
TITOLO II
PRESENTAZIONE E STRUTTURA DELLO STATO DELLE ENTRATE E DELLE SPESE
Articolo 11
1 . Entro il 31 marzo , il consiglio d ' amministrazione della Fondazione trasmette alla Commissione uno stato di previsione delle entrate e delle spese della Fondazione per l ' anno successivo . Tale stato contiene una tabella dell ' organico .
2 . Il consiglio d ' amministrazione della Fondazione può trasmettere alla Commissione degli stati di previsione suppletivi o rettificativi . Questi stati sono presentati e adottati nella stessa forma e con la stessa procedura dello stato di cui essi modificano le previsioni . Essi devono essere motivati facendo riferimento a quest ' ultimo .
Qualsiasi stato di previsione suppletivo deve essere trasmesso alla Commissione , in linea di massima non oltre la data prevista per la presentazione dello stato di previsione dell ' esercizio successivo .
3 . In caso di necessità , la Commissione può proporre alle autorità finanziarie le misure appropriate per apportare le opportune modifiche alla sovvenzione iscritta al bilancio delle Comunità conformemente all ' articolo 13 . Le autorità competenti deliberano in proposito tenendo conto dell ' urgenza .
Articolo 12
1 . In appoggio allo stato di previsione , sono presentati :
- una tabella dell ' organico che comporta , per ogni categoria di personale , un organigramma dei posti autorizzati e del personale effettivamente in servizio alla data di presentazione dello stato di previsione delle entrate e delle spese ;
- in caso di variazione dell ' organico , la giustificazione motivata della richiesta di nuovi posti ;
- una previsione trimestrale di tesoreria dei pagamenti e delle riscossioni .
2 . Il consiglio d ' amministrazione premette allo stato di previsione un ' introduzione generale che comprende , in particolare :
- la definizione della politica che giustifica le richieste di stanziamenti ;
- la spiegazione delle variazioni di stanziamenti da un esercizio all ' altro .
Inoltre , la Commissione unisce allo stato di previsione un parere che può contenere previsioni divergenti debitamente motivate .
3 . Ove occorra , la Commissione può , su richiesta del consiglio d ' amministrazione , presentare , prima dell ' adozione del bilancio delle Comunità , emendamenti che tengano conto di elementi d ' informazione complementari .
Articolo 13
La sovvenzione destinata alla Fondazione è messa a disposizione di quest ' ultimo secondo le modalità fissate nel presente regolamento .
Articolo 14
Prima dell ' inizio dell ' esercizio , il consiglio d ' amministrazione adotta lo stato delle entrate e delle spese , adeguandolo alla sovvenzione accordata dall ' autorità di bilancio .
Lo stato adottato è immediatamente trasmesso alla Commissione .
Articolo 15
Lo stato delle entrate e delle spese è suddiviso in titoli , capitoli , articoli e voci secondo la natura o la destinazione dell ' entrata o della spesa . In esso figurano :
a ) gli stanziamenti iscritti per l ' esercizio in questione , suddivisi in titoli , capitoli , articoli e voci secondo un sistema di classificazione decimale ;
b ) secondo la medesima classificazione , gli stanziamenti iscritti per l ' esercizio precedente e le spese effettive dell ' ultimo esercizio chiuso , maggiorati dei riporti ;
c ) le opportune osservazioni per ciascuna suddivisione ; dette osservazioni possono in taluni casi assumere un carattere obbligatorio , cosa che è allora esplicitamente indicata ;
d ) in allegato , un tabella degli impieghi che fissa il numero degli stessi , ripartiti per grado in ogni categoria e quadro .
Articolo 16
La tabella degli impieghi fissata dalle autorità di bilancio costituisce per la Fondazione un limite imperativo ; nessuna nomina può essere fatta oltre detto limite .
TITOLO III
ESECUZIONE DELLO STATO DELLE ENTRATE E DELLE SPESE
SEZIONE I
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 17
Lo stato delle entrate e delle spese è eseguito secondo il principio della separazione degli ordinatori e dei contabili .
La gestione degli stanziamenti spetta all ' ordinatore , che è il solo competente ad impegnare le spese , accertare i diritti da riscuotere ed emettere i titoli di entrata e di pagamento . Le riscossioni e i pagamenti sono effettuati dal contabile . Le funzioni di ordinatore sono incompatibili con quelle di controllore finanziario e con quelle di contabile .
Articolo 18
Il consiglio d ' amministrazione della Fondazione cura l ' esecuzione dello stato delle entrate e delle spese conformemente al presente regolamento , sotto la propria responsabilità e nei limiti dei crediti stanziati .
Il consiglio d ' amministrazione delega i propri poteri alle condizioni da esso specificate ed entro i limiti fissati nell ' atto di delega , che viene notificato al delegato , al contabile , al controllore finanziario ed alla commissione di controllo .
Articolo 19
Il controllo dell ' impegno e del pagamento di tutte le spese nonchù il controllo dell ' accertamento e della riscossione di tutte le entrate della Fondazione sono esercitati dal controllore finanziario della Commissione .
Tale agente effettua i controlli sui fascicoli relativi alle spese ed alle entrate e , qualora necessario , sul posto .
Il controllore finanziario può essere assistito nelle sue mansioni da uno o più controllori finanziari subalterni .
Le norme particolari applicabili a tali agenti , che sono adottate nell ' ambito delle modalità di esecuzione di cui all ' articolo 76 , sono stabilite in modo da garantire l ' indipendenza delle loro funzioni .
Articolo 20
La riscossione delle entrate ed il pagamento delle spese sono effettuati da un contabile designato dal consiglio d ' amministrazione .
Salvi restando l ' articolo 42 , secondo comma , e l ' articolo 43 , il contabile è il solo abilitato al maneggio dei fondi e dei valori . Egli è responsabile della custodia dei medesimi .
Il contabile può essere assistito nel suo compito da uno o più contabili subalterni , designati secondo le stesse modalità del contabile .
Articolo 21
1 . Gli stanziamenti sono specificati per capitolo e per articolo .
2 . Gli stanziamenti iscritti in ciascun capitolo di spesa non possono essere destinati ad altri capitoli di spesa .
3 . Il consiglio d ' amministrazione può tuttavia proporre alla Commissione storni di stanziamenti da capitolo a capitolo .
La Commissione delibera entro il termine di un mese . Passato tale termine , gli storni di stanziamenti si ritengono approvati .
Il consiglio d ' amministrazione o , per delega , il direttore della Fondazione , possono disporre a nome della Fondazione storni da articolo a articolo .
La Commissione è informata di tali storni .
4 . Ogni proposta di storni all ' interno di un capitolo o da capitolo a capitolo è sottoposta al visto del controllore finanziario , che attesta le disponibilità degli stanziamenti .
5 . Il presente articolo è applicabile agli stanziamenti corrispondenti ad entrate stanziate ai sensi dell ' articolo 3 , paragrafo 2 , solo a condizione che dette entrate conservino la loro destinazione .
Articolo 22
In deroga all ' articolo 4 ,
a ) possono essere detratte dall ' importo delle note di spesa delle fatture o degli estratti conto , che sono quindi oggetto di un ordine di pagamento al netto :
- le penalità inflitte ai titolari di contratti o di appalti ;
- i recuperi delle somme indebitamente pagate , i quali possono essere operati mediante deduzione in occasione di una nuova liquidazione della stessa natura , effettuata sullo stesso capitolo , articolo ed esercizio ai quali l ' indebito pagamento è stato imputato ;
- il valore dei veicoli , degli apparecchi , dei materiali e degli impianti restituiti conformemente agli usi commerciali in occasione dell ' acquisto di apparecchi , veicoli , materiali ed impianti nuovi della stessa natura ;
Non sono contabilizzati separatamente come entrate gli sconti , i ristorni e i ribassi detratti da fatture e note di spesa .
b ) possono essere riutilizzati :
- le entrate provenienti dalla restituzione di somme indebitamente pagate su stanziamenti iscritti nello stato delle entrate e delle spese ;
- i proventi di forniture , prestazioni di servizi e lavori effettuati a favore di altre istituzioni o organismi , compreso l ' importo delle indennità di missione pagate per conto di altre istituzioni o organismi e da questi ultimi rimborsate ;
- l ' importo delle indennità di assicurazione riscosse ;
- le entrate provenienti dalla vendita di pubblicazioni e film ;
- l ' importo dei rimborsi effettuati dagli Stati membri in virtù del protocollo sui privilegi ed immunità delle Comunità europee per quanto concerne gli oneri fiscali incorporati nel prezzo dei prodotti o delle prestazioni fornite alla Fondazione ;
- le entrate provenienti da forniture , prestazioni , di servizi e lavori eseguiti a titolo oneroso ;
- i proventi della vendita di veicoli , materiali e impianti , nonchù di apparecchi e materiali destinati ad usi scientifici e tecnici ceduti in occasione del loro rinnovo ;
Le operazioni di riutilizzo devono aver luogo prima della chiusura dell ' esercizio successivo a quello durante il quale è stata incassata l ' entrata .
c ) possono essere compensati le perdite e i guadagni risultanti dal cambio della valuta in occasione di trasferimenti di fondi , nonchù gli interessi attivi e passivi relativi alle operazioni di tesoreria , poichù soltanto il saldo è iscritto fra le entrate e le spese .
Il piano contabile prevede dei conti d ' ordine che permettano di seguire le operazioni di riutilizzo sia in entrata che in spesa .
SEZIONE II
ENTRATE E GESTIONE DELLE DISPONIBILITÀ FINANZIARIE
Articolo 23
1 . Ogni misura che possa far forgere un credito della Fondazione deve preventivamente formare oggetto di una proposta da parte dell ' ordinatore . Tali proposte vengono trasmesse al controllore finanziario . Esse menzionano in particolare la natura , l ' importo previsto e l ' imputazione dell ' entrata , nonchù la designazione del debitore . Esse vengono registrate , dopo apposizione del visto da parte del controllore finanziario . Il visto del controllore finanziario ha lo scopo di constatare :
a ) l ' esattezza dell ' imputazione ;
b ) la regolarità e la conformità della proposta nei confronti delle disposizioni applicabili , in particolare dello stato delle entrate e delle spese e dei regolamenti applicabili alla Fondazione , nonchù di qualsiasi atto emanato in esecuzione di tali regolamenti e dei principi di sana gestione finanziaria .
Il controllore finanziario può rifiutare il suo visto . L ' ordinatore , con decisione debitamente motivata e sotto la sua sola responsabilità , può non tenerne conto . La decisione dell ' ordinatore ha effetto esecutorio e viene comunicata , per conoscenza , al controllore finanziario . Il consiglio d ' amministrazione informa periodicamente la commissione di controllo di ciascuna di tali decisioni .
2 . Quando il consiglio d ' amministrazione rinuncia ad emettere un atto che fa sorgere un credito o a recuperare un credito , esso ne deve informare il controllore finanziario .
Quando il controllore finanziario costata che un atto che fa sorgere un credito non è stato emesso o che un credito non è stato recuperato , ne informa il consiglio d ' amministrazione .
Articolo 24
Il contabile prende in carico i titoli di entrata debitamente compilati .
Egli è tenuto a far sì che sia assicurato nei titoli di entrata l ' afflusso degli introiti della Fondazione alle date previste e a vigilare sulla conservazione dei diritti di questa .
Il contabile informa l ' ordinatore ed il controllore finanziario del mancato afflusso delle entrate nei termini previsti .
Articolo 25
Ogni versamento in contanti alla cassa del contabile dà luogo al rilascio di una ricevuta .
Articolo 26
La sovvenzione iscritta nel bilancio delle Comunità è versata alla Fondazione in quote trimestrali , nella prima quindicina di ogni trimestre , in base alla previsione di cui all ' articolo 12 , paragrafo 1 , terzo trattino e in funzione dell ' effettivo fabbisogno .
SEZIONE III
IMPEGNO , LIQUIDAZIONE , ORDINAZIONE E PAGAMENTO DELLE SPESE
1 . Impegno delle spese
Articolo 27
1 . Ogni provvedimento di natura tale da comportare una spesa a carico dello stato delle entrate e delle spese deve essere preventivamente oggetto di una proposta d ' impegno da parte dell ' ordinatore . Le spese correnti possono essere oggetto di un impegno provvisionale .
2 . Le modalità d ' esecuzione del paragrafo 1 devono permettere di assicurare , in base ai bisogni reali , l ' esatta contabilizzazione degli impegni e degli ordini di pagamento .
Articolo 28
Le proposte d ' impegno sono trasmesse al controllore finanziario , poi al contabile : esse in particolare indicano l ' oggetto , la valutazione con menzione , nella misura del possibile , delle valute , l ' imputazione delle spese e la designazione del creditore ; esse formano oggetto , dopo il visto del controllore finanziario , di registrazione .
Articolo 29
Il visto apposto alle proposte d ' impegno di spesa dal controllore finanziario ha lo scopo di constatare :
a ) l ' esattezza dell ' imputazione ;
b ) la disponibilità degli stanziamenti ;
c ) la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle disposizioni applicabili , in particolare dello stato delle entrate e delle spese e dei regolamenti applicabili alla Fondazione nonchù di qualsiasi atto emanato in esecuzione di tali regolamenti ;
d ) l ' applicazione dei principi di sana gestione finanziaria .
Il controllore finanziario può rifiutare il suo visto se dalla decisione di scarico risulta che un impegno non è conforme ai regolamenti .
Articolo 30
Ogni rifiuto di visto del controllore finanziario deve essere debitamente motivato in un ' osservazione scritta . Esso è comunicato all ' ordinatore .
In caso di rifiuto del visto , se l ' ordinatore insiste nella sua proposta , il consiglio di amministrazione è chiamato a decidere .
Salvo i casi relativi alla disponibilità degli stanziamenti , il consiglio di amministrazione , con decisione debitamente motivata e sotto la sua sola responsabilità , può non tener conto del rifiuto di visto . Tale decisione ha effetto esecutorio e viene comunicata per conoscenza al controllore finanziario . Il consiglio di amministrazione informa periodicamente la commissione di controllo di ciascuna di tali decisioni .
2 . Liquidazione delle spese
Articolo 31
La liquidazione di una spesa da parte dell ' ordinatore ha lo scopo di :
- verificare l ' esistenza dei diritti del creditore ;
- determinare o verificare l ' esistenza e l ' importo del credito ;
- verificare le condizioni di esigibilità del credito .
Articolo 32
Ogni liquidazione di spesa è subordinata alla presentazione dei documenti giustificativi che attestano i diritti acquisiti dal creditore e il servizio prestato o l ' esistenza di un titolo che giustifichi il pagamento .
L ' ordinatore abilitato a liquidare le spese procede personalmente all ' esame dei documenti giustificativi o , sotto la propria responsabilità , verifica che esso sia stato effettuato .
3 . Ordinazione delle spese
Articolo 33
L ' ordinazione è l ' atto con il quale l ' ordinatore dà al contabile , mediante l ' emissione di un titolo di pagamento , l ' ordine di pagare una spesa di cui ha effettuato la liquidazione .
Articolo 34
Il titolo del pagamento deve menzionare :
- l ' esercizio d ' imputazione ;
- l ' articolo dello stato delle entrate e delle spese ed eventualmente ogni altra suddivisione necessaria ;
- la somma da pagare , in cifre e in lettere , con indicazione della valuta ;
- il nome e l ' indirizzo del beneficiario ;
- l ' oggetto delle spesa ;
- e , per quanto possibile , il modo di pagamento .
Il titolo di pagamento è datato e firmato dall ' ordinatore .
Articolo 35
Il titolo di pagamento è accompagnato dai documenti giustificativi originali , muniti o corredati di un attestato certificante l ' esattezza delle somme da pagare , il ricevimento delle forniture e la prestazione del servizio , nonchù , ove occorra , l ' iscrizione dei beni nell ' inventario di cui all ' articolo 52 .
Esso riporta i numeri e le date dei visti d ' impegno corrispondenti . Le copie dei documenti giustificativi , certificati dall ' ordinatore conformi agli originali possono , secondo i casi , sostituire gli originali .
Articolo 36
In caso di versamento di acconti , il primo titolo di pagamento è corredato dei documenti che comprovano i diritti del creditore al pagamento dell ' acconto . Nei titoli di pagamento successivi si fa riferimento ai documenti giustificativi già prodotti nonchù agli estremi del primo titolo di pagamento .
L ' ordinatore può concedere anticipi al personale se ciò è esplicitamente previsto da una disposizione regolamentare , o se un agente è costretto a sborsare delle somme per conto della Fondazione e a carico dello stato delle entrate e delle spese .
Al di fuori delle gestioni di anticipi di cui all ' articolo 43 non può essere pagato alcun anticipo che non sia stato preventivamente vistato dal controllore finanziario .
Articolo 37
I titoli di pagamento sono inviati per il visto preventivo al controllore finanziario .
Il visto preventivo ha lo scopo di accertare :
a ) la regolarità dell ' emissione del titolo di pagamento ;
b ) la concordanza del titolo di pagamento con l ' impegno della spesa e l ' esattezza del suo importo ;
c ) l ' esattezza dell ' imputazione ;
d ) la disponibilità degli stanziamenti ;
e ) la regolarità dei documenti giustificativi ;
f ) l ' esattezza delle designazione del beneficiario .
Articolo 38
In caso di rifiuto del visto , è applicabile l ' articolo 30 .
Articolo 39
Dopo il visto , l ' originale del titolo di pagamento , cui sono allegati i documenti giustificativi , è trasmesso al controllo .
4 . Pagamento delle spese
Articolo 40
Il pagamento è l ' atto finale che libera la Fondazione dai suoi obblighi verso i creditori .
Il pagamento delle spese è assicurato dal contabile entro i limiti dei fondi disponibili .
In caso di errore materiale , di contestazione relativa alla validità della quietanza liberatoria o d ' inosservanza delle forme prescritte dal presente regolamento , il contabile deve sospendere i pagamenti .
Articolo 41
In caso di sospensione dei pagamenti , il contabile precisa i motivi della sospensione in una dichiarazione scritta che egli trasmette immediatamente all ' ordinatore e , per conoscenza , al controllore finanziario .
Tranne nelle ipotesi di contestazioni relative alla validità della quietanza liberatoria , l ' ordinatore può investire del caso l ' autorità designata dalla Fondazione alle condizioni stabilite dal suo regolamento interno . Quest ' ultima può richiedere per iscritto , sotto la propria responsabilità , che si proceda al pagamento .
Articolo 42
I pagamenti vengono effettuati , di massima , tramite un conto bancario o i conti correnti postali .
Le modalità per l ' apertura , il funzionamento e l ' utilizzazione di detti conti devono precisare in particolare le spese il cui pagamento deve obbligatoriamente avvenire mediante assegno o trasferimento postale o bancario e prevedere per gli assegni e i trasferimenti postali o bancari la firma congiunta di due agenti debitamente abilitati , fra cui necessariamente quella del contabile , di un contabile subalterno o di un amministratore delle anticipazioni .
5 . Amministrazione delle anticipazioni
Articolo 43
Per il pagamento di talune categorie di spese si possono costituire casse di anticipazioni .
Le modalità di esecuzione previste dall ' articolo 76 devono determinare in particolare :
- il modo di designazione degli amministratori delle anticipazioni ;
- la natura e l ' importo massimo di ogni spesa da pagare ;
- l ' importo massimo delle anticipazioni che possono essere accordate ;
- i termini per la presentazione delle giustificazioni ;
- la responsabilità degli amministratori delle anticipazioni .
TITOLO IV
STIPULAZIONE DEI CONTRATTI , INVENTARIO , CONTABILITÀ
SEZIONE I
CONTRATTI DI FORNITURE , DI LAVORI E DI SERVIZI , LOCAZIONI
Articolo 44
1 . I contratti relativi agli acquisti e locazioni di forniture , di mobilio e di materiale , alle prestazioni di servizi o ai lavori devono essere fatti per iscritto . Essi sono conclusi in seguito ad asta o a licitazione .
Tuttavia nei casi contemplati all ' articolo 46 si possono concludere contratti sulla base di trattativa privata .
Gli acquisti possono essere effettuati in base ad una semplice nota di spese o fattura nei casi previsti dall ' articolo 50 .
2 . I bandi di gara sono , in linea di massima , diffusi in tutti gli Stati membri ed eventualmente in paesi terzi nella misura compatibile con lo sviluppo delle industrie nelle Comunità . Tuttavia la loro diffusione può essere limitata qualora talune prestazioni , per il loro ammontare o per la loro natura , non possano essere oggetto di un bando di gara generale .
Articolo 45
1 . L ' asta è una procedura amministrativa che precede la stipulazione di un contratto in seguito a bando di gara . Essa è intesa ad attribuire pubblicamente al titolare della proposta più bassa tra le offerte regolari , conformi e comparabili , il diritto all ' aggiudicazione definitiva del contratto , previa approvazione dell ' ordinatore . L ' asta è detta pubblica o aperta quando qualsiasi candidato può fare la propria offerta ; è detta ristretta quando sono ammessi a presentare offerte solo i candidati che si è deciso di consultare in considerazione delle loro particolari qualifiche .
2 . Il contratto in base a licitazione viene concluso tra le parti contraenti in seguito a un bando di gara . In tal caso si può liberamente scegliere l ' offerta giudicata più rispondente , tenuto conto del prezzo delle prestazioni , del costo di utilizzazione che esse implicano , del loro valore tecnico e del tempo necessario alla loro esecuzione , nonchù delle garanzie professionali e finanziarie presentate da ciascun candidato .
La licitazione è detta pubblica o aperta quando comporta un bando di gara generale ; è detta ristretta quando vi sono ammessi solo i candidati che si è deciso di consultare in considerazione delle loro particolari qualifiche .
3 . Le procedure per i bandi di gara , sia per quanto riguarda l ' asta che la licitazione , sono precisate nelle modalità d ' esecuzione previste dall ' articolo 76 .
Articolo 46
Si può procedere per trattativa privata :
a ) quando l ' ammontare del contratto non supera le 5 000 unità di conto per gli acquisti e locazioni di forniture , mobilio e materiale , le prestazioni di servizi o i lavori , pur rimanendo la Fondazione tenuta a porre in competizione , nella misura del possibile e con tutti i mezzi appropriati , i fornitori o imprenditori atti ad effettuare la prestazione che deve costituire oggetto del contratto ;
b ) quando per gli acquisti e le locazioni di forniture , mobilio e materiale , le prestazioni di servizi o i lavori , in casi di estrema urgenza , non ci si può attenere ai termini di una delle procedure per i bandi di gara di cui all ' articolo 45 ;
c ) quando le aste o le licitazioni sono rimaste senza risultato o i prezzi proposti sono inaccettabili ;
d ) quando , per necessità tecniche o situazioni di fatto o di diritto , l ' esecuzione della prestazione non può essere assicurata che da un determinato imprenditore o fornitore ;
e ) per i contratti di forniture , di servizi o di lavori supplementari che tecnicamente non possono essere separati dal contratto principale .
Articolo 47
Nessuna discriminazione in base alla nazionalità può essere operata tra i cittadini degli Stati membri per i contratti stipulati dalla Fondazione .
Articolo 48
I contratti superiori a 12 000 unità di conto sono soggetti all ' autorizzazione del consiglio d ' amministrazione .
Articolo 49
A garanzia dell ' esecuzione dei contratti , si può esigere dai fornitori o dagli imprenditori , tra le clausole di garanzia , la costituzione di una cauzione preventiva .
L ' ammontare della cauzione è fissato :
- in base alle condizioni commerciali abituali per i contratti di forniture ;
- in base ai capitolati speciali d ' appalto delle imprese di lavori .
Per i lavori di un ammontare superiore alle 100 000 unità di conto , la cauzione è obbligatoria . Una trattenuta a titolo di garanzia può essere effettuata sino alla ricezione definitiva .
In caso di mancata esecuzione di un contratto o di ritardo nella sua esecuzione , la Fondazione viene indennizzata di tutte le perdite , interessi e spese in modo da ottenere un ' adeguata riparazione del danno subito prelevando in particolare la somma sulla cauzione , sia che quest ' ultima sia versata direttamente dal fornitore o dall ' imprenditore oppure da un terzo .
Articolo 50
Si può procedere in base a semplice fattura o nota di spese , allorchù il valore presunto delle forniture , dei servizi o dei lavori non supera le 200 unità di conto . Questo limite viene portato a 500 unità di conto per le spese che devono essere impegnate fuori della sede della Fondazione .
Articolo 51
Per la stipulazione dei contratti di cui al presente regolamento , la Fondazione deve attenersi alle disposizioni in materia di lavori pubblici adottate dal Consiglio in applicazione del trattato .
SEZIONE II
INVENTARIO DEI BENI MOBILI ED IMMOBILI
Articolo 52
In conformità del modello adottato dalla Commissione , è tenuto un inventario permanente di tutti i beni mobili ed immobili che costituiscono il patrimonio della Fondazione . In tale inventario figurano soltanto i beni mobili il cui valore supera un importo fissato dalle modalità d ' esecuzione di cui all ' articolo 76 .
La Fondazione fa verificare dai propri servizi la concordanza tra le scritture d ' inventario e la situazione di fatto .
Articolo 53
Le vendite di beni mobili sono oggetto di una pubblicità appropriata alle condizioni fissate dalle modalità d ' esecuzione previste dall ' articolo 76 .
Salvo i casi in cui dette vendite avvengono mediante asta pubblica , gli agenti della Fondazione non possono figurare fra gli acquirenti di beni mobili da questa rivenduti .
Articolo 54
La cessione , lo scarto , la locazione , la scomparsa in seguito a perdita , furto o altre cause , dei beni inventariati devono essere dichiarati o fatti rilevare mediante processo verbale da parte dell ' ordinatore , con il visto del controllore finanziario .
La dichiarazione o il processo verbale devono in particolare costatare l ' obbligo eventuale della sostituzione a carico di un agente della Fondazione o di qualsiasi altra persona .
La messa a disposizione a titolo gratuito di beni immobili o di grandi impianti dà luogo alla stipulazione di contratti sottoposti al visto del controllore finanziario e forma oggetto di una comunicazione annua alla Commissione al momento della presentazione dello stato di previsione delle entrate e delle spese .
Articolo 55
Qualsiasi acquisto di beni mobili o immobili , come definiti all ' articolo 52 , viene iscritto nell ' inventario permanente prima del pagamento .
Sulla fattura o sul documento allegato , compilati ai fini del pagamento della spesa , si fa riferimento a tale iscrizione .
SEZIONE III
CONTABILITÀ
Articolo 56
La contabilità è tenuta per anno civile col metodo della « partita doppia » . Essa riproduce la totalità delle entrate e delle spese imputabili all ' esercizio ; essa è accompagnata dai documenti giustificativi . La contabilità della Fondazione può essere tenuta nella moneta del paese in cui essa ha sede .
Il conto di gestione e il bilancio finanziario sono presentati in unità di conto .
La contabilizzazione di ogni importo in unità di conto è fatta in base alla parità vigente il giorno del versamento o del pagamento effettivo .
Articolo 57
Le scritture relative alla contabilità dello stato delle entrate e delle spese e alla contabilità degli impegni e dei diritti costatati vengono eseguite in base ad un piano contabile la cui nomenclatura in classi comporta una netta separazione tra i conti di bilancio e i conti uscite e entrate dello stato delle entrate e delle spese .
Le scritture vengono riprodotte in registri o schede . Questi devono permettere l ' elaborazione di una situazione contabile mensile generale , nonchù di una situazione per capitolo e per articolo delle entrate e delle spese che sono trasmesse al controllore finanziario .
Articolo 58
Ogni anticipo è contabilizzato su un conto provvisorio e regolarizzato al più tardi durante l ' esercizio successivo al pagamento di questo anticipo .
Articolo 59
Le condizioni particolareggiate per l ' elaborazione e il funzionamento del piano contabile sono determinate dalle modalità d ' esecuzione previste dall ' articolo 76 .
Articolo 60
La contabilità viene chiusa alla fine dell ' esercizio per permettere di stabilire il bilancio finanziario ed il conto di gestione previsti al titolo VI . Il conto di gestione deve essere sottoposto al controllore finanziario .
TITOLO V
RESPONSABILITÀ DEGLI ORDINATORI , DEI CONTABILI E DEGLI AMMINISTRATORI DELLE ANTICIPAZIONI
Articolo 61
Ogni ordinatore impegna la propria responsabilità disciplinare ed eventualmente pecuniaria quando costata i diritti di riscossione o emette i titoli di entrata , impegna una spesa o firma un ordine di pagamento , senza osservare il presente regolamento e le relative modalità di esecuzione . Lo stesso vale quando egli trascura di compilare un atto che dia origine ad un credito o quando trascura o ritarda , senza giustificazione , l ' emissione di titoli di entrata .
Articolo 62
1 . Ogni contabile ed ogni contabile subalterno impegnano la propria responsabilità disciplinare ed eventualmente pecuniaria per i pagamenti che effettuano senza rispettare l ' articolo 40 , terzo comma .
Essa sono disciplinarmente e pecuniariamente responsabili di ogni perdita o deteriorazione dei fondi , valori e documenti che hanno in custodia se questa perdita o deteriorazione dipendono da errore intenzionale o negligenza grave loro imputabili .
Parimenti essi sono responsabili della corretta esecuzione degli ordini che ricevono per l ' utilizzazione e la gestione di conti bancari e di conti correnti postali , in particolare :
a ) quando effettuano pagamenti o riscossioni non conformi all ' importo indicato nel titolo di pagamento o di entrata ;
b ) quando pagano a una persona diversa dall ' avente diritto .
2 . Ogni amministratore delle anticipazioni impegna la propria responsabilità disciplinare ed eventualmente pecuniaria ;
a ) quando non può giustificare con documenti regolari i pagamenti che effettua ;
b ) quando paga a una persona diversa dall ' avente diritto .
Egli è disciplinarmente e pecuniariamente responsabile di qualsiasi perdita o deteriorazione dei fondi , valori e documenti che ha in custodia , se questa perdita o deteriorazione dipendono da errore intenzionale o negligenza grave loro imputabili .
3 . Il contabile , i contabili subalterni e gli amministratori delle anticipazioni si assicurano contro i rischi nei quali incorrono ai sensi del presente articolo .
La Fondazione copre le relative spese d ' assicurazione .
Articolo 63
Ogni ordinatore , contabile , contabile subalterno e amministratore delle anticipazioni impegna la propria responsabilità disciplinare ed eventualmente pecuniaria per gli atti rilevanti dalle proprie funzioni .
Articolo 64
La Fondazione dispone di un termine di due anni a decorrere dalla data della presentazione del conto di gestione , per deliberare sullo scarico da dare ai contabili delle operazioni ad esso relative .
TITOLO VI
RENDIMENTO E VERIFICA DEI CONTI
SEZIONE I
RENDIMENTO DEI CONTI
Articolo 65
Il consiglio d ' amministrazione stabilisce annualmente un conto di gestione della Fondazione .
Detto conto è preceduto da un ' analisi della gestione finanziaria dell ' anno in causa . Esso comprende la totalità delle operazioni di entrata e di spesa concernenti l ' esercizio trascorso . Esso è presentato nella stessa forma e secondo le stesse suddivisioni dello stato delle entrate e delle spese .
Articolo 66
Il conto di gestione comprende le tabelle seguenti , secondo la nomenclatura del bilancio delle Comunità europee :
1 . un conto di entrate comprendente :
- le previsioni di entrate dell ' esercizio ,
- le modifiche delle previsioni di entrate risultanti da stati suppletivi o rettificativi ,
- le riscossioni effettuate ,
- le somme che rimangono da riscuotere alla fine dell ' esercizio ;
Se del caso , è unito a tale tabella un prospetto che illustra i saldi e gli importi lordi delle operazioni di cui all ' articolo 22 .
2 . una tabella che illustra l ' evoluzione degli stanziamenti dell ' esercizio e che fa comparire :
- gli stanziamenti iniziali ,
- le modifiche degli stanziamenti effettuate mediante storni ,
- le modifiche risultanti da stati suppletivi o rettificativi ,
- gli stanziamenti definitivi dell ' esercizio ;
3 . una tabella delle spese che illustra l ' evoluzione degli stanziamenti dell ' esercizio e che fa comparire :
- gli stanziamenti complessivi ,
- gli impegni contratti a carico dell ' esercizio ,
- i pagamenti effettuati alla fine del periodo di esecuzione dello stato delle entrate e delle spese ,
- le somme che rimangono da pagare alla chiusura dell ' esercizio ,
- gli stanziamenti riportati di diritto in virtù dell ' articolo 6 , paragrafo 1 , lettera c ) ,
- gli stanziamenti disponibili riportati in applicazione dell ' articolo 6 , paragrafo 1 , lettera b ) ,
- gli stanziamenti disponibili da annullare ;
Se del caso , è unito a tale tabella un prospetto che illustra i saldi e gli importi lordi delle operazioni di cui all ' articolo 22 .
4 . una tabella che illustra l ' evoluzione degli stanziamenti riportati dai precedenti esercizi e che fa comparire :
- l ' importo degli stanziamenti riportati ,
- i pagamenti contabilizzati alla fine del periodo di esecuzione dello Stato delle entrate e delle spese ,
- gli stanziamenti inutilizzati da annullare ,
- gli stanziamenti inutilizzati da riportare di nuovo all ' esercizio successivo .
Articolo 67
Il consiglio d ' amministrazione stabilisce altresì un bilancio finanziario che descrive l ' attivo e il passivo della Fondazione al 31 dicembre dell ' esercizio trascorso . Ad esso è allegata una situazione contabile in movimenti e saldi elaborata alla medesima data .
Articolo 68
Il consiglio d ' amministrazione comunica alla Commissione ed alla commissione di controllo , entro il 31 marzo , il conto di gestione ed il bilancio finanziario della Fondazione per l ' esercizio trascorso .
SEZIONE II
VERIFICA DEI CONTI
Articolo 69
La commissione di controllo esercita le proprie competenze nei riguardi delle Fondazione in conformità del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale della Comunità europee .
Articolo 70
La Fondazione comunica trimestralmente alla commissione di controllo , entro il mese che segue la fine del trimestre , i documenti giustificativi delle scritture , in particolare i documenti e gli attestati concernenti l ' esatta applicazione delle disposizioni che disciplinano l ' esecuzione dello stato delle entrate e delle spese e relativi all ' impegno e al pagamento delle spese nonchù all ' accertamento e alla riscossione delle entrate .
La commissione di controllo può chiedere alla Fondazione chiarimenti in merito ai suddetti documenti giustificativi .
Articolo 71
La Fondazione accorda alla commissione di controllo ogni agevolazione e le fornisce ogni informazione di cui quest ' ultima ritenga di aver bisogno per l ' assolvimento della sua missione .
In particolare esso mette a disposizione della commissione di controllo ogni documento relativo alla stipulazione di contratti e ogni conto relativo a movimenti di denaro e di materiali , ogni documento contabile o giustificativo e i relativi documenti amministrativi , ogni documentazione relativa alle entrate e alle spese , ogni inventario , ogni organigramma dei servizi che la commissione di controllo ritenga necessario per la verifica sui documenti o sul posto del conto di gestione .
A tal fine gli agenti soggetti alle verifiche della commissione di controllo sono tenuti in particolare :
a ) ad aprire la cassa , ad esibire i denari , valori e materie di qualsiasi natura , i documenti giustificativi della loro gestione , di cui sono depositari , nonchù ogni libro e registro e qualsiasi documento che vi si riferisca ,
b ) ad esibire la corrispondenza e qualunque altro documento necessario alla completa esecuzione della verifica .
La comunicazione delle informazioni di cui alla lettera b ) può essere chiesta per iscritto e solo dalla commissione di controllo o da uno dei suoi membri .
La commissione di controllo è abilitata a verificare i documenti relativi alle entrate ed alle spese detenuti dai servizi della Fondazione ed in particolare dal servizio responsabile delle decisioni su tali entrate e spese .
La verifica della legalità e regolarità delle entrate e delle spese e il controllo della sana gestione finanziaria si estendono all ' utilizzazione , da parte degli organismi esterni alla Fondazione , dei fondi comunitari riscossi a titolo di sovvenzioni .
La concessione di sovvenzioni a organismi esterni alla Fondazione è subordinata all ' accettazione , da parte dei beneficiari , della verifica effettuata dalla commissione di controllo per quanto concerne l ' impiego dell ' importo della sovvenzione .
Articolo 72
Le osservazioni che , a parere della commissione di controllo , siano di natura tale da dover figurare nella sua relazione sono portate a conoscenza della Commissione e della Fondazione .
La Fondazione invia le sue risposte alle commissione di controllo e contemporaneamente alla Commissione . La commissione di controllo unisce al suo rapporto una valutazione della sana gestione finanziaria .
Articolo 73
La commissione di controllo adotta la propria relazione sui conti dell ' esercizio trascorso entro il 15 luglio e la trasmette alla Fondazione ed alla Commissione . Essa formula entro lo stesso termine le proprie osservazioni sul bilancio finanziario .
Il conto di gestione , il bilancio finanziario e la relazione della commissione di controllo nonchù le risposte alle osservazioni , sono presentati dalla Commissione al Parlamento europeo e al Consiglio entro il 31 ottobre .
Articolo 74
Il Consiglio e il Parlamento europeo danno atto al consiglio di amministrazione dell ' esecuzione dello stato delle entrate e delle spese entro il 30 aprile dell ' anno successivo . Se tale data non può essere rispettata , il Consiglio o il Parlamento europeo informano il consiglio d ' amministrazione dei motivi per i quali tale decisione ha dovuto essere differita .
Il consiglio d ' amministrazione adotta ogni misura utile per dar seguito alle osservazioni contenute nelle decisioni di scarico . A richiesta del Parlamento europeo , del Consiglio o della Commissione , esso riferisce sulle misure prese in conseguenza di tali osservazioni . Questa relazione è comunicata anche alla commissione di controllo .
Salvo le disposizioni del secondo comma , seconda frase , la Fondazione deve render conto in un allegato del conto di gestione dell ' esercizio successivo , delle misure prese a seguito delle osservazioni contenute nella decisione di scarico .
TITOLO VII
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 75
Il consiglio d ' amministrazione informa , il più rapidamente possibile , la commissione di controllo di tutte le proprie decisioni e di tutti i propri atti presi in esecuzione dell ' articolo 3 , dell ' articolo 6 , paragrafo 6 , e degli articoli 14 e 21 .
La designazione del contabile , dei contabili subordinati e degli amministratori delle anticipazioni , effettuata in virtù degli articoli 20 e 43 , è notificata alla commissione di controllo ed al controllore finanziario .
Articolo 76
Il consiglio d ' amministrazione , su proposta del direttore , previo parere conforme del controllore finanziario , emana le modalità di esecuzione necessarie all ' applicazione del presente regolamento .
Articolo 77
Il presente regolamento entra in vigore il quinto giorno successivo a quello della sua pubblicazione sulla Gazzetta ufficiale delle Comunità europee .
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri .
Fatto a Bruxelles , addì 1° giugno 1976 .