Nařízení Komise (ES) č. 1663/95
ze dne 7. července 1995,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (EHS) č. 729/70 týkající se postupu schválení účetní závěrky záruční sekce EZOZF
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na nařízení Rady (EHS) č. 729/70 ze dne 21. dubna 1970 o financování společné zemědělské politiky [1], naposledy pozměněné nařízením (ES) č. 1287/95 [2], a zejména na čl. 4 odst. 6 a čl. 5 odst. 3 uvedeného nařízení,
vzhledem k tomu, že reforma postupu schválení účetní závěrky uskutečněná nařízením Rady (ES) č. 1287/95 předpokládá přijetí prováděcích pravidel týkajících se schvalování platebních agentur, osvědčování a schvalování roční účetní závěrky;
vzhledem k tomu, že si vývoj počtu a povahy opatření financovaných záruční sekcí EZOZF, spolu se změnami metod záznamu a přenosu informací vyžadují přezkoumání povahy a obsahu údajů předávaných Komisi pro účely schválení účetní závěrky;
vzhledem k tomu, že je proto třeba zrušit nařízení Komise (EHS) č. 1723/72 [3], naposledy pozměněné nařízením (EHS) č. 295/88 [4];
vzhledem k tomu, že Výbor Evropského zemědělského orientačního a záručního fondu nepodal stanovisko ve lhůtě stanovené předsedou,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
1. Každý členský stát po konzultaci s Komisí stanoví nejvyšší počet platebních agentur, které schválí na základě čl. 4 odst. 2 nařízení (EHS) č. 729/70. Komise může uplatnit námitky týkající se zejména jakékoli překážky, které může tento počet představovat pro dodržení lhůty stanovené v čl. 5 odst. 2 písm. b) uvedeného nařízení a pro průhlednost kontrol operací fondu. Komise uvědomí výbor fondu o počtu schválených platebních agentur ve všech členských státech.
2. U každé platební agentury uvědomí členský stát Komisi o orgánu nebo orgánech, které vydávají a odnímají schválení a které stanoví lhůtu pro nápravná opatření ve smyslu čl. 4 odst. 4 nařízení (EHS) č. 729/70 (dále jen "příslušný orgán").
3. Před schválením platební agentury ověří příslušný orgán, že správní i účetní postupy dotyčného orgánu skýtají záruky uvedené v čl. 4 odst. 1 písm. a) nařízení (EHS) č. 729/70. Kritéria pro schválení stanoví členský stát a uplatňuje příslušný orgán, přičemž zohledňují pokyny Komise k těmto kritériím, jak jsou uvedeny v příloze. Není-li splněno kterékoli kritérium významné ve vztahu k operacím uskutečňovaným platební agenturou, použije se čl. 4 odst. 4 uvedeného nařízení.
Rozhodnutí o schválení je přijímáno na základě prověrky správních a účetních podmínek, včetně opatření přijatých na ochranu zájmů Společenství v oblasti vyplácených záloh, obdržených záruk, intervenčních zásob a částek, které mají být vybrány. Prověrka zahrne zejména postupy při provádění plateb, ochranu pokladny, bezpečnost výpočetních systémů, vedení účetních záznamů, rozdělení úkolů a přiměřenost vnitřních i vnějších kontrol v souvislosti s výdaji financovanými záruční sekcí EZOZF.
4. Přesvědčí-li se příslušný orgán, že prověřovaná platební agentura splňuje všechny důležité požadavky, schválí ji. V opačném případě předá platební agentuře pokyny ke správním a účetním opatřením, které má učinit, a zejména jí sdělí podmínky, které musí platební agentura splnit před schválením. V průběhu provádění nezbytných změn ve správních a účetních postupech lze schválení vydat dočasně na dobu stanovenou s přihlédnutím k závažnosti nedostatku.
5. V případě odnětí schválení určí členský stát jinou platební agenturu v souladu s článkem 4 nařízení (EHS) č. 729/70 a odstavci 3 a 4 tohoto článku a zajistí, aby nedošlo k přerušení plateb jejich příjemcům.
6. Schvalovací listina sestává z písemného potvrzení, že platební agentura splňuje podmínky pro schválení, a případně obsahuje pokyny týkající se úprav a lhůty stanovené pro jejich provedení. Schvalovací listina bude předána Komisi.
7. Sdělení podle čl. 4 odst. 3 nařízení (EHS) č. 729/70 musí být předáno po prvním schválením určité platební agentury a obsahuje ohledně každé platební agentury tyto údaje:
- působnost na ní převedenou,
- interní rozdělení působnosti,
- její vztahy k jiným veřejným či soukromým subjektům, které jsou rovněž částečně příslušné k provádění opatření, pro která uplatňují výdaje z prostředků fondu,
- postupy, podle kterých jsou přijímány, ověřovány a vyhodnocovány žádosti příjemců finančních částek a podle kterých jsou schvalovány, vypláceny a účtovány výdaje,
- předpisy pro vnitřní audit.
Informace, které mají být předávány podle čl. 4 odst. 4 nařízení (EHS) č. 729/70, zahrnují zejména pokyny týkající se správních a účetních opatření, která je třeba učinit a úprav, které musí platební agentura provést, aby jí nebylo odňato schválení, jakož i lhůtu, v níž mají být úpravy provedeny.
Článek 2
1. Koordinační subjekt uvedený v čl. 4 odst. 1 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 je jediným prostředníkem členského státu vůči Komisi ve všech otázkách souvisejících se záruční sekcí EZOZF, pokud se jedná o
- předávání příslušných textů a pokynů Společenství různým platebním agenturám a orgánům příslušným pro jejich provádění,
- podporu jejich jednotného používání,
- sdělování informací Komisi podle tohoto nařízení a nařízení (EHS) č. 729/70,
- poskytování všech účetních údajů Komisi požadovaných pro kontrolní a statistické účely.
Informace uchovávané v listinné podobě nejsou platební agentury a schvalující orgány povinny zasílat Komisi; musí je však uchovávat k dispozici. Platební agentura může vykonávat též funkci koordinačního subjektu za předpokladu, že obě působnosti jsou odděleny. Při plnění svých úkolů se může koordinační subjekt v souladu s vnitrostátními postupy obracet na jiné správní orgány či útvary, především na ty, které jsou příslušné v oblasti vedení účetnictví a technických otázek.
2. Členský stát sdělí Komisi údaje o názvu a stanovách koordinačního subjektu, jakož i podmínky správy, účetnictví a vnitřní kontroly, za nichž vykonává svou činnost.
3. Formu a obsah účetních údajů uvedených v odstavci 1 stanoví Komise po konzultaci s výborem fondu a sdělí je členskému státu do tří měsíců ode dne vstupu tohoto nařízení v platnost. Veškeré změny sdělí členským státům do tří měsíců od události, která tuto změnu vyvolala a členské státy upraví svůj informační systém ve lhůtě stanovené Komisí po konzultaci s výborem fondu.
Článek 3
1. Osvědčení uvedené v čl. 5 odst. 1 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 vystaví útvar nebo subjekt funkčně nezávislý na platebních agenturách a koordinačních subjektech, který splňuje odborné předpoklady (dále jen "osvědčovatel").
Osvědčení se zakládá na prověření postupů a vzorku operací. Soulad plateb s předpisy Společenství osvědčuje jen co do schopnosti správní struktury platební agentury zajistit, že tento soulad bude zkontrolován před provedením platby.
Osvědčovatel provádí svá prověřování podle mezinárodně uznávaných norem pro provádění auditu. Kontroly jsou prováděny jak v průběhu, tak i po skončení každého účetního období. Do 31. ledna následujícího účetního období vystaví osvědčovatel osvědčení a zprávu o svých zjištěních, v níž zejména uvede, zda obdržel přiměřené záruky úplnosti, přesnosti a pravdivosti účtů předávaných Komisi a zda jsou dostatečně uplatňovány postupy vnitřní kontroly.
2. Je-li schváleno více platebních agentur, může se členský stát spolehnout na osvědčení vydávaná subjekty, které osvědčovaly účty jednotlivých platebních agentur, pokud obdrží záruky, že rozsah provedených auditů a normy při nich použité odpovídají požadavkům uvedeným v odstavci 1.
3. Zpráva podle odstavce 1 uvede
- zda mohou postupy platebních agentur, zejména s ohledem na kritéria schválení, v přiměřené míře zaručit, že jsou operace účtované fondu v souladu s předpisy Společenství, a jaká doporučení byla učiněna pro zdokonalení systémů,
- zda jsou roční vyúčtování uvedená v čl. 4 odst. 1 písm. a) v souladu s účetními doklady a záznamy platebních agentur,
- zda jsou výkazy výdajů a intervenčních operací uvedené v článku 5 věcně správným, úplným a přesným záznamem operací účtovaných fondu,
- zda jsou dostatečně chráněny finanční zájmy Společenství, pokud se jedná o vyplacené zálohy, obdržené záruky, intervenční zásoby a částky, které mají být vybrány,
- zda byla zohledněna doporučení ke zdokonalení systémů určená platebním agenturám.
Ke zprávě jsou připojeny údaje o počtu a kvalifikaci pracovníků provádějících audit, o vykonané práci, o počtu prověřených operací, o stupni dosažené věcnosti a důvěryhodnosti, o zjištěných nedostatcích a o doporučeních učiněných k dosažení zlepšení, jakož i o operacích osvědčovatele a ostatních subjektů provádějících audit, vnějších i vnitřních z hlediska platební agentury, od nichž osvědčovatel obdržel všechny anebo část záruk ohledně záležitostí, které jsou obsahem zprávy.
Článek 4
1. Pro účely schválení účetní závěrky ve smyslu čl. 5 odst. 2 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 zasílají členské státy Komisi
a) roční účetní závěrky výdajů účtovaných záruční sekci fondu a zprávy vypracované každým útvarem nebo subjektem podle čl. 5 odst. 1 uvedeného nařízení;
b) osvědčení a zprávy vypracované osvědčovatelem anebo osvědčovateli.
2. Doklady uvedené v odstavci 1 se Komisi zasílají ve čtyřech provedeních do 10. února kalendářního roku následujícího po skončení dotyčného účetního období.
3. Na žádost Komise nebo z podnětu členského státu mohou být Komisi zaslány další údaje pro schválení dané účetní závěrky ve lhůtě, kterou stanoví Komise s přihlédnutím k množství práce nezbytné k poskytnutí těchto údajů. Neobdrží-li tyto údaje, může Komise schválit účetní závěrku na základě informací, které má k dispozici ke dni uplynutí lhůty.
4. Komise může v odůvodněných případech vyhovět žádosti o prodloužení lhůty pro zaslání údajů, pokud je Komisi zaslána před uplynutím stanovené lhůty.
Článek 5
1. Vyúčtování uvedené ve čl. 4 odst. 1 písm. a) obsahuje
a) výdaje rozepsané podle položek a podpoložek rozpočtu Společenství;
b) přehled intervenčních operací a výkaz množství a umístění zásob na konci účetního období;
c) údaje o výdajích nebo potvrzení, že podrobnosti o každé operaci jsou uloženy v počítačovém souboru a jsou k dispozici pro potřeby Komise;
d) potvrzení, že podrobnosti o každém pohybu intervenčních zásob jsou uloženy v dokladech platebních agentur;
e) vysvětlení rozdílů mezi výdaji uvedenými v ročním vyúčtování a výdaji uvedenými za totéž období v dokladech uvedených v čl. 3 odst. 5 nařízení Komise (EHS) č. 2776/88 [5], opravenými podle čl. 9 odst. 7 uvedeného nařízení.
2. Zprávy uvedené v čl. 4 odst. 1 tohoto nařízení obsahují tyto údaje o koordinačním subjektu a každé platební agentuře:
- jakékoli mimořádné operace nebo technické obtíže, které se vyskytly v průběhu daného účetního období,
- jakékoli významné změny údajů uvedených v čl. 1 odst. 7, k nimž došlo od předchozí zprávy.
Článek 6
Podpůrné doklady k financovaným výdajům a částkám, které mají být získány zpět záruční sekcí EZOZF, jsou uchovávány k dispozici Komisi po dobu nejméně tří let následujících po kalendářním roce, v němž Komise schválí účetní závěrku za dané účetní období, a je-li rozhodnutí o schválení účetní závěrky předmětem řízení u Soudního dvoru, po dobu jednoho roku od skončení tohoto řízení.
Článek 7
1. Rozhodnutí o schválení účetní závěrky uvedené v čl. 5 odst. 2 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 stanoví výši výdajů uskutečněných v každém členském státě v průběhu daného účetního období, které jsou uznány za financovatelné EZOZF, aniž jsou dotčena pozdější rozhodnutí přijatá podle odst. 2 písm. c) uvedeného článku.
Částky, které mají být na základě uvedeného rozhodnutí navráceny od členských států nebo jim vyplaceny, se stanoví odečtením záloh vyplacených v průběhu daného účetního období od výdajů uznaných za financovatelné za totéž účetní období ve smyslu prvního pododstavce. Tyto částky se odečtou od záloh splatných ve druhém měsíci následujícím po měsíci, kdy bylo přijato rozhodnutí o schválení účetní závěrky, anebo se k nim přičtou.
2. Do 31. března následujícího po skončení účetního období sdělí Komise dotyčnému členskému státu výsledky ověřování předaných údajů spolu se změnami, které navrhuje.
3. Nemůže-li Komise z důvodů přičitatelných dotyčnému členskému státu schválit účetní závěrku tohoto členského státu do 30. dubna následujícího roku, oznámí členskému státu, jaká další šetření navrhuje provést podle článku 9 nařízení (EHS) č. 729/70.
Článek 8
1. Dojde-li Komise na základě šetření k závěru, že výdaje nebyly uskutečněny v souladu s předpisy Společenství, sdělí toto zjištění dotyčnému členskému státu a uvede nápravná opatření, které je třeba učinit pro zajištění souladu s těmito předpisy v budoucnosti, a dále vyhodnotí výdaje, které navrhuje vyloučit na základě čl. 5 odst. 2 písm. c) nařízení (EHS) č. 729/70. Sdělení obsahuje odkaz na toto nařízení. Členský stát odpoví ve lhůtě dvou měsíců a Komise může následně upravit svůj postoj. V odůvodněných případech může Komise tuto lhůtu prodloužit.
Po uplynutí lhůty stanovené pro odpověď svolá Komise dvoustranná jednání a obě strany se pokusí dosáhnout dohody o opatřeních, která mají být přijata. Komise poté formálně sdělí své závěry členskému státu, přičemž odkáže na rozhodnutí Komise 94/442/ES [6].
2. Rozhodnutí uvedená v čl. 5 odst. 2 písm. c) nařízení (EHS) č. 729/70 musí být přijata po prověření případné zprávy vypracované smírčím orgánem podle ustanovení stanovených v rozhodnutí 94/442/ES.
3. Výdaje vyloučené z financování Společenstvím na základě čl. 5 odst. 2 písm. c) nařízení (EHS) č. 729/70, se odečtou od záloh na výdaje za druhý měsíc následující po dni rozhodnutí přijatého podle uvedeného článku. Komise však může na žádost členského státu, pokud je to odůvodněno významem vyloučených výdajů, a po konzultaci s výborem fondu stanovit i jiný den.
Článek 9
Nařízení (EHS) č. 1723/72 se zrušuje od 16. října 1995.
Nadále se však použije na účetní závěrky EZOZF až do konce účetního období 1995.
Článek 10
Toto nařízení vstupuje v platnost sedmým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropských společenství.
Použije se od rozpočtového roku, který začíná dne 16. října 1995.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 7. července 1995.
REGOLAMENTO (CE) N. 1663/95 DELLA COMMISSIONE del 7 luglio 1995 che stabilisce modalità d'applicazione del regolamento (CEE) n. 729/70 per quanto riguarda la procedura di liquidazione dei conti del Feaog, sezione « garanzia »
LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea,
visto il regolamento (CEE) n. 729/70 del Consiglio, del 21 aprile 1970, relativo al finanziamento della politica agricola comune (1), modificato da ultimo dal regolamento (CE) n. 1287/95 (2), in particolare l'articolo 4 paragrafo 6 e l'articolo 5 paragrafo 3,
considerando che, in seguito alla riforma della procedura di liquidazione dei conti, posta in essere dal regolamento (CE) n. 1287/95, devono essere adottate modalità d'applicazione per quanto riguarda il riconoscimento degli organismi pagatori e la certificazione e la liquidazione dei conti annuali;
considerando che l'evoluzione del numero e della natura delle misure finanziate dal Feaog, sezione « garanzia », nonché delle tecniche di registrazione e di trasmissione dei dati rende necessaria una revisione del tipo e del contenuto delle informazioni che devono essere fornite alla Commissione, ai fini della liquidazione dei conti;
considerando che è pertanto necessario abrogare il regolamento (CEE) n. 1723/72 della Commissione (3), modificato da ultimo dal regolamento (CEE) n. 295/88 (4);
considerando che il comitato del Feaog non ha espresso alcun parere nel termine stabilito dal suo presidente,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
1. Il limite al numero di organismi pagatori riconosciuti da ciascun Stato membro ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 2 del regolamento (CEE) n. 729/70 dovrà essere determinato da ciascuno Stato membro dopo aver consultato la Commissione. La Commissione può far presente, in particolare, qualsiasi ostacolo che questo numero comporti per il rispetto del termine di cui all'articolo 5, paragrafo 2 di detto regolamento e per la trasparenza dei controlli sulle operazioni del Fondo. La Commissione informa il comitato del Fondo sugli organismi pagatori riconosciuti negli Stati membri.
2. Per ciascun organismo pagatore, lo Stato membro informa la Commissione circa l'autorità o le autorità che rilasciano e revocano il riconoscimento, e che stabiliscono il termine entro cui debbono essere apportati gli adeguamenti necessari ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70 (« autorità competente »).
3. Prima di concedere il riconoscimento ad un organismo pagatore, l'autorità competente accerta che le disposizioni amministrative e contabili dello stesso offrano le garanzie di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a) del regolamento (CEE) n. 729/70. I criteri per il riconoscimento sono stabiliti da ogni Stato membro e applicati dall'autorità competente tenendo conto delle linee direttrici della Commissione contenute nell'allegato. Il mancato rispetto di criteri rilevanti per le operazioni dell'organismo pagatore comporta l'applicazione dell'articolo 4, paragrafo 4 dello stesso regolamento. La decisione di riconoscimento si basa su un esame delle modalità amministrative e contabili, in particolare di quelle adottate per tutelare gli interessi comunitari, per quanto riguarda gli anticipi versati, le garanzie ottenute, le scorte d'intervento e gli importi da percepire. L'esame comprende, per le operazioni finanziate dalla sezione « garanzia » del Feaog, le modalità secondo cui vengono eseguiti i pagamenti, custodita la tesoreria, garantita la sicurezza dei sistemi informatici, tenuti i registri contabili, suddivise le mansioni e operati gli opportuni controlli interni ed esterni.
4. Se l'organismo pagatore esaminato soddisfa tutte le condizioni prescritte, l'autorità competente procede al suo riconoscimento. In caso contrario notifica all'organismo pagatore le istruzioni relative alle modalità amministrative e contabili e in particolare le condizioni che l'organismo pagatore dovrà soddisfare per poter essere riconosciuto. Il riconoscimento può essere accordato a titolo provvisorio e per un periodo da fissare in funzione della gravità del problema incontrato, in attesa che vengano attuate le necessarie modifiche delle modalità amministrative e contabili.
5. In caso di revoca del riconoscimento, lo Stato membro designa un altro organismo pagatore, secondo le modalità stabilite dall'articolo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70 e dai paragrafi 3 e 4 del presente articolo e provvede affinché i pagamenti ai beneficiari non vengano interrotti.
6. L'atto di riconoscimento consiste in una attestazione scritta della sussistenza delle condizioni prescritte per il riconoscimento, e se del caso contiene le istruzioni per le modifiche necessarie ed il periodo entro il quale queste devono essere attuate. Esso deve essere comunicato alla Commissione.
7. La comunicazione di cui all'articolo 4, paragrafo 3 del regolamento (CEE) n. 729/70 deve essere inoltrata quando l'organismo pagatore viene riconosciuto insieme alle seguenti informazioni relative a ciascun organismo pagatore:
- attribuzioni;
- la suddivisione di tali attribuzioni tra i servizi interni;
- rapporti con altri enti, pubblici o privati, ai quali sono state pure affidate alcune competenze per l'esecuzione delle misure in forza delle quali si effettua l'imputazione delle spese al Fondo;
- le procedure di ricevimento, verifica e approvazione delle domande, di autorizzazione, pagamento e registrazione delle spese;
- le disposizioni di revisione contabile interna.
Le informazioni da fornire in caso di applicazione dell'articolo 4, paragrafo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70 includono in particolare le istruzioni inerenti alle modalità amministrative e contabili e agli adeguamenti che l'organismo pagatore deve apportare per evitare la revoca del riconoscimento e il termine stabilito per attuarli.
Articolo 2
1. L'organismo di coordinamento di cui all'articolo 4, paragrafo 1 lettera b), del regolamento (CEE) n. 729/70 agisce come unico rappresentante dello Stato membro nei confronti della Commissione per tutte le questioni relative alla sezione « garanzia » del Feaog riguardanti:
- la distribuzione dei testi e dei relativi orientamenti comunitari ai vari organismi pagatori e alle amministrazioni che devono provvedere alla loro situazione;
- la promozione della loro applicazione armonizzata;
- la comunicazione alla Commissione delle informazioni previste nel presente regolamento e nel regolamento (CEE) n. 729/70;
- la messa a disposizione della Commissione di tutti i dati contabili necessari a fini statistici e di controllo.
Non è necessario trasmettere alla Commissione il materiale documentale in possesso degli organismi pagatori o ordinatori; tuttavia tali informazioni devono essere tenute a disposizione da essi. L'organismo pagatore può svolgere il ruolo di organismo di coordinamento purché tali due competenze siano nettamente distinte. Nell'espletamento dei suoi compiti l'organismo di coordinamento può avvalersi, a norma delle disposizioni nazionali, di altri organi o servizi amministrativi, in particolare a carattere contabile o tecnico.
2. Lo Stato membro comunica alla Commissione la denominazione e lo statuto dell'organismo di coordinamento e fornisce ragguagli circa le modalità amministrative, contabili e di controllo interno cui ci si è attenuti per l'esecuzione delle operazioni considerate.
3. La forma e il contenuto delle informazioni contabili di cui al paragrafo 1 sono stabilite dalla Commissione su consultazione del comitato del Fondo, e comunicati agli Stati membri entro tre mesi dall'entrata in vigore del presente regolamento. Qualsiasi modifica è comunicata agli Stati membri entro tre mesi dall'evento che ha occasionato la modifica e gli Stati membri applicano ogni modifica necessaria al loro sistema informativo entro un termine che sarà fissato dalla Commissione su consultazione del comitato del Fondo.
Articolo 3
1. La certificazione cui si fa riferimento nell'articolo 5, paragrafo 1, lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70 è rilasciata da un servizio o da un organismo indipendente sotto il profilo funzionale dall'organismo pagatore e dell'organismo di coordinamento e che abbia le competenze tecniche necessarie (organo di certificazione).
La certificazione si basa su un esame delle procedure nonché sull'esame di un campione di operazioni. Essa riguarda la conformità dei pagamenti con le norme comunitarie solo per quanto concerne la capacità delle strutture amministrative degli organismi pagatori di verificare tale conformità prima che il pagamento sia eseguito.
L'organismo di certificazione effettua l'esame attenendosi a norme sulla revisione dei conti internazionalmente riconosciute. I controlli vengono effettuati nel corso alla fine di ogni esercizio finanziario. Anteriormente al 31 gennaio dell'esercizio successivo, l'organismo di certificazione redige la certificazione e una relazione sui propri accertamenti, precisando in particolare se abbia ottenuto garanzie in merito al fatto che i conti da presentare alla Commissione siano completi, esatti e veritieri, e che le procedure di controllo interno abbiano funzionato in modo soddisfacente.
2. Qualora sia riconosciuto più di un organismo pagatore, lo Stato membro può basarsi sulla certificazione rilasciata da servizi o organismi che hanno certificato i conti dei rispettivi organismi pagatori, purché ottenga la garanzia che l'oggetto dei controlli e le norme seguite al riguardo sono conformi alle prescrizioni del paragrafo 1.
3. La relazione di cui al paragrafo 1 indica:
- se le procedure applicate dai servizi pagatori con particolare riguardo alle condizioni richieste per il riconoscimento offrono adeguate garanzie per quanto riguarda la conformità delle operazioni imputate al Fondo alle norme comunitarie, e quali raccomandazioni sono state fatte per migliorare i sistemi;
- se i conti annui di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a) concordano con i libri e registri contabili degli organismi pagatori;
- se le dichiarazioni di spesa e delle operazioni d'intervento di cui all'articolo 5, possono essere considerate come registrazioni sostanzialmente veritiere, esatte e complete di operazioni imputate al Fondo;
- se gli interessi finanziari della Comunità sono debitamente tutelati per quanto riguarda gli anticipi pagati, le garanzie ottenute, le scorte d'intervento, nonché gli importi da percepire;
- se le raccomandazioni formulate agli organismi pagatori per migliorare i sistemi sono state seguite.
La relazione è accompagnata da informazioni sul numero e le qualificazioni del personale che ha operato la verifica, sul lavoro svolto, sul numero delle operazioni esaminate, sui livelli di rappresentatività e attendibilità ottenuti, sulle debolezze riscontrate e le raccomandazioni fatte per eventuali miglioramenti, nonché sulle operazioni svolte dall'organismo di certificazione e da altri organismi di revisione contabile, sia esterni che interni agli organismi pagatori, da cui l'organismo di certificazione abbia integralmente o parzialmente ricavato elementi di verifica in materia.
Articolo 4
1. Ai fini della liquidazione dei conti di cui all'articolo 5, paragrafo 2, lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70, gli Stati membri trasmettono alla Commissione:
a) i conti annui delle spese imputate alla sezione « garanzia » del Fondo, unitamente alle relazioni redatte da ciascun servizio od organismo ai sensi dell'articolo 5, paragrafo 1 di detto regolamento;
b) le certificazioni e le relazioni dell'organismo o degli organismi di certificazione.
2. I documenti di cui al paragrafo 1 sono inviati in quattro esemplari alla Commissione entro il 10 febbraio dell'anno successivo alla fine dell'esercizio finanziario interessato.
3. Su richiesta della Commissione o su iniziativa dello Stato membro, altre informazioni relative alla liquidazione dei conti di cui trattasi possono essere trasmesse alla Commissione entro un termine che quest'ultima stabilisce tenendo conto della quantità di lavoro occorrente per raccogliere le informazioni. In mancanza di tali informazioni, la Commissione può effettuare la liquidazione dei conti sulla base delle informazioni in suo possesso alla scadenza del termine indicato.
4. La Commissione può accogliere le richieste di prorogare del termine di trasmissione delle informazioni, in casi giustificati e sempre che siano notificate prima della scadenza del termine stesso.
Articolo 5
1. I dati contabili di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a), comprendono:
a) un riepilogo delle spese, ripartite in base alle pertinenti voci e sottovoci del bilancio comunitario;
b) un riassunto delle operazioni di intervento, con l'indicazione dell'entità e dell'ubicazione delle scorte alla fine dell'esercizio finanziario;
c) i dati relativi alle spese, oppure la dichiarazione che i dati relativi a ciascuna operazione sono tenuti a disposizione della Commissione, su supporto informatico;
d) la dichiarazione che i dati relativi ad ogni singolo movimento nei magazzini di intervento sono disponibili presso l'organismo pagatore;
e) chiarimenti sui divari tra le spese dichiarate nei conti annuali e quelle dichiarate, per il medesimo periodo, nei documenti di cui all'articolo 3, paragrafo 5 del regolamento (CEE) n. 2776/88 (5), previa rettifica ai sensi dell'articolo 9, paragrafo 7 del medesimo regolamento.
2. Le relazioni di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a) del presente regolamento, contengono le seguenti informazioni, riguardanti ciascun organismo pagatore o di coordinamento:
- operazioni di carattere eccezionale o ad eventuali difficoltà tecniche riguardanti l'esercizio finanziario considerato;
- modifiche sostanziali delle informazioni di cui all'articolo 1, paragrafo 7, intervenute successivamente all'elaborazione della relazione precedente.
Articolo 6
I documenti giustificativi relativi alle spese finanziate e agli importi da recuperare dal Feaog, sezione « garanzia », sono tenuti a disposizione della Commissione quanto meno sino alla fine del terzo anno successivo a quello in cui la Commissione liquida le spese per il relativo esercizio finanziario, e qualora la decisione sulla liquidazione dei conti formi oggetto di un procedimento davanti alla Corte di giustizia delle Comunità europee sino alla fine dell'anno successivo all'emissione della sentenza.
Articolo 7
1. La decisione di liquidazione dei conti, di cui all'articolo 5, paragrafo 2, lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70, determina l'ammontare delle spese effettuate in ciascuno Stato membro durante l'esercizio finanziario in questione che devono essere riconosciute imputabili al Feaog, salve le decisioni adottate successivamente a norma del paragrafo 2, lettera c) di tale articolo.
Gli importi che, in conseguenza di tale decisione, devono essere percepiti da, o pagati a ciascuno Stato membro, sono determinati deducendo gli anticipi pagati durante l'esercizio finanziario in questione dalle spese riconosciute per lo stesso anno a norma del comma 1. Tali importi sono dedotti dagli, o aggiunti agli anticipi pagabili dal secondo mese successivo al mese in cui la decisione di liquidazione dei conti acquista efficacia.
2. Entro il 31 marzo successivo alla chiusura dell'esercizio finanziario la Commissione comunica allo Stato membro interessato i risultati delle proprie verifiche, nonché le eventuali modifiche proposte.
3. Qualora, per cause imputabili allo Stato membro, non possa liquidare i conti di uno Stato membro prima del 30 aprile dell'anno successivo, la Commissione indica allo Stato membro stesso le inchieste supplementari da effettuare a norma dell'articolo 9 del regolamento (CEE) n. 729/70.
Articolo 8
1. Qualora ritenga, a seguito di un'indagine che le spese non sono effettuate nel rispetto delle norme comunitarie, la Commissione comunica allo Stato membro interessato le proprie risultanze, i provvedimenti da adottare per garantire, in futuro, l'osservanza delle norme stesse, nonché una valutazione delle spese di cui sarà proposta l'esclusione in virtù dell'articolo 5, paragrafo 2, lettera c) del regolamento (CEE) n. 729/70. La comunicazione fa riferimento al presente regolamento. Lo Stato membro risponde entro due mesi e la Commissione può conseguentemente modificare la sua posizione. In casi giustificati la Commissione può accordare una prorogare del termine per la risposta.
Alla scadenza del termine stabilito per la risposta, i servizi della Commissione convocano una discussione bilaterale ed entrambe le parti si adoperano per raggiungere un accordo sulle misure da adottare. La Commissione comunica quindi formalmente le proprie conclusioni allo Stato membro, facendo riferimento alla decisione n. 94/442/CE della Commissione (6).
2. Le decisioni di cui all'articolo 5, paragrafo 2, lettera c) del regolamento (CEE) n. 729/70 sono adottate in seguito all'esame delle relazioni predisposte dall'organo di conciliazione a norma della decisione n. 94/442/CE.
3. La riduzione del finanziamento comunitario di cui all'articolo 5, paragrafo 2, lettera c) del regolamento (CEE) n. 729/70 è applicata sugli anticipi relativi alle spese del secondo mese successivo a quello della decisione adottata a norma di tale articolo. Su richiesta dello Stato membro e per motivi riguardanti l'entità della riduzione, la Commissione può, dopo aver consultato il comitato del Fondo, decidere date diverse.
Articolo 9
Il regolamento (CEE) n. 1723/72 è abrogato a decorrere dal 16 ottobre 1995.
Esso resta tuttavia applicabile alla liquidazione dei conti del Feaog, sezione « garanzia » fino all'esercizio finanziario 1995.
Articolo 10
Il presente regolamento entra in vigore il settimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.
Esso è applicabile a decorrere dall'esercizio che inizia il 16 ottobre 1995.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 7 luglio 1995.