PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) č. 1244/2014
ze dne 20. listopadu 2014,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“)
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“) (1), a zejména na čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením (EU) č. 375/2014 by Komise měla vypracovat normy a postupy týkající se nezbytných podmínek, postupů a požadavků, jež mají uplatňovat vysílající a přijímající organizace při vyhledávání, výběru, přípravě, řízení a vysílání zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU na podporu humanitární pomoci ve třetích zemích. Nařízení (EU) č. 375/2014 stanoví, že normy by měly být přijaty prostřednictvím aktů v přenesené pravomoci a postupy prostřednictvím prováděcích aktů.
(2)
U všech zúčastněných stran iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, včetně samotných dobrovolníků a vysílajících a přijímajících organizací, by mělo být podporováno ztotožnění se s iniciativou.
(3)
Je důležité, aby byli zájemci o dobrovolnickou činnost vyhledáváni a vybíráni nediskriminačním, spravedlivým a transparentním postupem opírajícím se o partnerství mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, který vyhovuje skutečným potřebám, jež na místní úrovni vyjádří přijímající organizace.
(4)
Vysílající a přijímající organizace by měly zajistit důkladné zaškolení, jehož cílem je předcházet nedorozuměním v otázce úloh a očekávání a nabídnout dobrovolníkům odpovídající a praktickou přípravu pro jejich misi. Tímto způsobem položí základy důvěry a přijetí v přijímajících komunitách, a to při plném zohlednění místních kulturně citlivých otázek.
(5)
Odborná příprava je nepostradatelnou součástí přípravy před vysláním, která by měla být zajištěna všem zájemcům o dobrovolnickou činnost v rámci strukturovaného programu povinných a volitelných kurzů. Začátečníkům by kromě toho mělo být umožněno, v případě potřeby formou stáží, dále rozvíjet své kompetence a získávat nové specifické znalosti a dovednosti významné pro odvětví humanitární pomoci. Tento rozvoj by měl zejména odpovídat činnosti a podmínkám vysílající a přijímající organizace.
(6)
Vysílající a přijímající organizace by měly zavést odpovídající systém dohledu a řízení. Měly by společně dohlížet na výkony a výsledky humanitárních dobrovolníků EU a tyto výkony a dosahované výsledky hodnotit a poskytovat humanitárním dobrovolníkům EU zpětnou vazbu ve věci přidělených úkolů a cílů. Pomohou tím zlepšit odpovědnost iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
(7)
Doplňkem dohledu a řízení by měl být mentoring, který by měl humanitárním dobrovolníkům EU zajišťovat doplňkovou podporu před vysláním, v jeho průběhu a po skončení.
(8)
Po dobu vyslání do třetích zemí by měl být zřízen kanál pro průběžnou komunikaci a doplňkovou podporu z vysílající organizace. Všem humanitárním dobrovolníkům EU by měl být po skončení jejich vyslání poskytnut debriefing a podpora.
(9)
Zajištění odpovídajících pracovních a životních podmínek je nezbytné k tomu, aby mohli humanitární dobrovolníci EU plnit své úkoly v bezpečných a hygienických podmínkách, aby byly splněny jejich základní potřeby a aby se neocitli v tíživé životní situaci, avšak aby byla respektována zásada skromného, neokázalého životního stylu dobrovolníka. Příspěvky na pobyt a jiné platby určené humanitárním dobrovolníkům EU nemají představovat plat v řádném pracovním poměru. Výše těchto plateb by neměla být stanovena s ohledem na profesní zkušenost, odbornost nebo výsledky přiděleného úkolu daného dobrovolníka: jejich účelem je pouze pokrýt životní náklady během vyslání. Pro zajištění vysoké a rovné úrovně ochrany by všichni dobrovolníci EU měli být kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
(10)
Povinnost péče má prvořadý význam a je společnou odpovědností. Vysílající a přijímající organizace by se měly v maximální možné míře starat o zdraví, ochranu, bezpečnost a dobré životní podmínky humanitárních dobrovolníků EU a měly by vypracovat odpovídající postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany. Stejně tak by měli humanitární dobrovolníci EU na pracovišti činit vše pro zajištění svého vlastního zdraví, ochrany a bezpečnosti, jakož i zdraví, ochrany a bezpečnosti ostatních osob.
(11)
Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU by mělo být procesem probíhajícím po celou dobu jejich mise. Mělo by se opírat o systém dohledu a řízení výkonu a mělo by poskytovat údaje, které budou prokazovat, do jaké míry individuální výkon humanitárních dobrovolníků EU přispívá (na úrovni výstupů a dopadů) k cílům projektu a celé iniciativy.
(12)
Je zapotřebí spolehlivý akreditační postup, který zajistí, aby vysílající a přijímající organizace dodržovaly normy stanovené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a postupy stanovené v tomto nařízení. Takový akreditační postup by měl vycházet ze zásad zjednodušení a zamezení zdvojenému úsilí, rozlišení mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, nákladové efektivnosti, transparentnosti a nestrannosti a měl by podporovat rozmanitost a přístupnost.
(13)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru zřízeného podle článku 26 nařízení (EU) č. 375/2014.
(14)
Aby se zajistilo včasné provádění iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, je nezbytné, aby toto nařízení vstoupilo v platnost jako naléhavé, neboť obsahuje ustanovení, na jejichž základě provádějící organizace vysílají humanitární dobrovolníky EU do třetích zemí,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví pravidla k provádění nařízení (EU) č. 375/2014, pokud jde o následující záležitosti vyjmenované v čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení:
a)
postupy uplatňované při vyhledávání, výběru a nezbytné přípravě zájemců o dobrovolnickou činnost před jejich vysláním, včetně případných stáží;
b)
podrobnosti týkající se programu odborné přípravy a postupu pro hodnocení připravenosti zájemců o dobrovolnickou činnost k vyslání;
c)
pravidla pro vysílání a řízení humanitárních dobrovolníků EU ve třetích zemích, včetně dozoru na místě, průběžné podpory prostřednictvím coachingu, mentoringu, další přípravy, nezbytných pracovních podmínek a podpory po návratu;
d)
pojistné krytí a životní podmínky dobrovolníků včetně pokrytí nákladů na živobytí, ubytování, cestu a dalších relevantních výdajů;
e)
postupy uplatňované před vysláním, v jeho průběhu a po návratu pro zajištění povinné péče a náležitých bezpečnostních opatření, včetně protokolů pro stažení vyslaného dobrovolníka ze zdravotních důvodů a bezpečnostních plánů, v nichž jsou stanoveny postupy stažení dobrovolníků ze třetích zemí v případě mimořádné situace, mimo jiné nezbytné postupy spolupráce s vnitrostátními orgány;
f)
postupy pro sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU;
g)
akreditační postup, který zajistí, aby vysílající organizace splňovaly normy a postupy uvedené v článku 9 nařízení (EU) č. 375/2014, a diferencovaný akreditační postup pro přijímající organizace.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice uvedené v článku 3 nařízení (EU) č. 375/2014 a definice uvedené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„kompetenčním rámcem“ se rozumí rámec ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
„plánem učení a rozvoje“ se rozumí plán ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
c)
„školitelem“ se rozumí osoba najatá poskytovatelem odborné přípravy k zajištění jednoho či více modulů odborné přípravy nebo moderování simulačních cvičení na základě scénářů a hodnocení kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost;
d)
„mentorem“ se rozumí školitel najatý poskytovatelem odborné přípravy, jehož úkolem je koordinovat hodnocení způsobilosti zájemce o dobrovolnickou činnost pro vyslání. Mentor je odpovědný za skupinu zájemců o dobrovolnickou činnost. Koordinuje hodnocení jejich kompetencí na základě zpětné vazby od ostatních školitelů a individuálně pracuje se zájemci o dobrovolnickou činnost s cílem přezkoumat jejich vlastní hodnocení a hodnocení ze strany školitelů;
e)
„mentoringem“ se rozumí proces neformálního předávání znalostí, sociálního kapitálu a psychosociální podpory relevantní pro práci, kariéru nebo profesní rozvoj. Mentoring zahrnuje neformální komunikaci, obvykle osobní a po delší dobu, mezi osobou, kterou přijímající organizace určí jako mentora a o které se předpokládá, že má příslušné znalosti, odbornost a zkušenosti na jedné straně a humanitárním dobrovolníkem EU na straně druhé;
f)
„debriefingem“ se rozumí proces, který vysílajícím a přijímajícím organizacím a humanitárnímu dobrovolníkovi poskytuje jasné informace o výsledcích mise a úspěších, jichž humanitární dobrovolníci EU dosáhli, a doporučení či poučení z jejich zkušeností a získaných poznatků a představuje pozitivní odborné uzavření dané mise.
KAPITOLA 2
POSTUPY VYHLEDÁVÁNÍ A VÝBĚRU ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST
Článek 3
Postup vyhledávání a výběru
1. Vysílající a přijímající organizace společně stanoví postup vyhledávání a výběru. Úlohy, povinnosti a postupy jsou definovány s cílem zajistit transparentní, spravedlivé a efektivní přijímací řízení v souladu se zásadou rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Postup vyhledávání a výběru se opírá o partnerství mezi vysílající a přijímající organizací a zaručuje včasnou a průběžnou komunikaci. Vysílající organizace zajistí, aby byla přijímající organizace důsledně zapojena do průběhu celého přijímacího řízení.
3. Dohodnutý postup vyhledávání a výběru se uplatňuje na všechny fáze přijímacího řízení.
4. Postup vyhledávání a výběru zahrnuje minimálně:
a)
stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU podle článku 4;
b)
oznámení a žádost podle článku 5;
c)
hodnocení, sestavení širšího a užšího seznamu uchazečů podle článku 6;
d)
výběr podle článku 7.
Článek 4
Stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě posouzení potřeb vypracovaného podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, přijímající organizace navrhne v souladu s požadavky stanovenými v bodě 1 přílohy I pro humanitárního dobrovolníka EU přidělený úkol, včetně flexibilních prvků zohledňujících přispění daného dobrovolníka po přijetí.
2. Vysílající organizace přezkoumá přidělený úkol a v případě potřeby jej upraví, aby se zajistila jeho odpovídající a realistická přiměřenost s přihlédnutím k očekávaným kompetencím humanitárních dobrovolníků EU a absorpční kapacitě a potřebám přijímající organizace.
3. Podle přiděleného úkolu a kompetenčního rámce vysílající a přijímající organizace stanoví kompetenční profil humanitárního dobrovolníka EU a kritéria výběru včetně minimálních požadavků, které mají být použity během přijímacího řízení. Kompetenční profil musí rovněž uvádět, zda je daný dobrovolník začátečníkem nebo zkušeným odborníkem a zda je zapotřebí stáž.
Článek 5
Oznámení a žádost
1. Vysílající organizace nese odpovědnost za oznámení dané mise. S přispěním přijímající organizace vypracuje informační materiál s cílem informovat o iniciativě a přilákat zájemce o dobrovolnickou činnost.
2. Oznámení musí být vyhotoveno alespoň v angličtině a formulováno jasně, konkrétně a přístupně a musí poskytovat informace o pozici nabízené zájemci o dobrovolnickou činnost podle požadavků stanovených v bodě 2 přílohy I.
3. Oznámení musí být zveřejněno nejméně po dobu jednoho měsíce na ústřední platformě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, přičemž za účelem přilákání uchazečů na ústřední platformu je možné využít dalších příležitostí propagace. Za řádně odůvodněných okolností může být v případě misí v reakci na humanitární krizi oznámení zveřejněno po dobu kratší než jeden měsíc, nejméně však po dobu jednoho týdne.
4. Uchazeči podávají žádost na standardizovaném formuláři, ke kterému připojí strukturovaný životopis. Uchazeči rovněž vyplní standardizovaný dotazník k vlastnímu hodnocení, který má posoudit jejich kompetence podle požadavků pro daný kompetenční rámec a jejich adaptabilitu ve vztahu k přidělenému úkolu a životním a pracovním podmínkám uvedeným v oznámení. S těmito podmínkami musí uchazeči vyjádřit svůj souhlas.
Článek 6
Hodnocení, sestavování širšího a užšího seznamu uchazečů
1. Vysílající organizace hodnotí uchazeče podle informací uvedených ve formuláři žádosti a dotazníku k vlastnímu hodnocení, prohlášení o motivaci k účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU (a na konkrétní misi) a podle hodnocení schopnosti analyzovat příslušný scénář humanitární pomoci formou písemného testu, eseje nebo podobných zkoušek.
2. Na základě tohoto hodnocení vysílající organizace poskytne přijímající organizaci širší seznam uchazečů, aby se společně dohodly na užším seznamu uchazečů, kteří budou pozváni na pohovor.
3. Uchazeči zařazení na užší seznam jsou pozváni na strukturovaný pohovor na základě kompetenčního rámce. Pohovor může probíhat osobně nebo pomocí telekomunikačních technologií, pokud možno za účasti přijímající organizace. K dalším metodám hodnocení mohou patřit hodnotící centra, skupinové činnosti a simulační situační cvičení.
4. Vysílající organizace může dle potřeby před konečným výběrem provést kontrolu osobních a profesních referencí. O průběhu výběrového řízení jsou uchazeči informováni na začátku řízení v oznámení.
Článek 7
Výběr
1. Konečné rozhodnutí o výběru zájemce o dobrovolnickou činnost náleží přijímající organizaci, která svou volbu potvrdí vysílající organizaci, jež odpovídá za zaslání nabídky a za přípravu zaškolovací fáze. Pro každou pozici lze vybrat náhradní dobrovolníky, kteří nahradí zájemce v případě, že tento odstoupí nebo již není disponibilní.
2. Vysílající a přijímající organizace musí být schopny prokázat a zdůvodnit, jak dospěly ke svému rozhodnutí o výběru z hlediska zásad rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace v průběhu celého postupu vyhledávání a výběru.
3. Výběrové řízení musí být ukončeno v přiměřené lhůtě. Vysílající organizace vyrozumí všechny uchazeče o rozhodnutí o výběru a informuje je o možnosti získat zpětnou vazbu. Vybraného zájemce o dobrovolnickou činnost vyzve, aby písemně potvrdil svůj zájem zúčastnit se iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byla dokumentace týkající se postupu vyhledávání a výběrového řízení zpětně sledovatelná a byla uchována v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
Článek 8
Hodnocení vzdělávacích potřeb
1. Na základě výsledků přijímacího řízení, potřeb přijímající organizace a předpokládaného vyslání zhodnotí vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a se zájemcem o dobrovolnickou činnost vzdělávací potřeby a určí moduly odborné přípravy, kterých se zájemce zúčastní, a to na základě těchto kritérií:
a)
odborná zkušenost, přičemž zkušeným odborníkům je dána možnost zaměřit se na povinné moduly a zvolit si odpovídající úroveň odborné přípravy v oblasti projektového řízení a specializované nepovinné moduly;
b)
potřeby přijímající organizace z hlediska specifických kompetencí, které mají být řešeny prostřednictvím účasti zájemce o dobrovolnickou činnost na nepovinných modulech;
c)
všeobecné kompetence zájemce o dobrovolnickou činnost, které mají být řešeny prostřednictvím účasti na nepovinných modulech.
2. Vysílající organizace vypracuje plán učení a rozvoje uvedený v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a určí hodnocené kompetence vybraných zájemců o dobrovolnickou činnost a jejich vzdělávací potřeby, které budou předány poskytovatelům odborné přípravy.
KAPITOLA 3
PROGRAM ODBORNÉ PŘÍPRAVY INICIATIVY HUMANITÁRNÍ DOBROVOLNÍCI EU
Článek 9
Program odborné přípravy
1. Program odborné přípravy pro všechny úspěšně vybrané zájemce o dobrovolnickou činnost realizuje/í poskytovatel/é odborné přípravy, v případě potřeby s přispěním vysílající a přijímající organizace a dřívějších dobrovolníků.
2. Program odborné přípravy se opírá o kompetenční rámec a lze jej přizpůsobit potřebám začátečníků i zkušených odborníků.
3. Program odborné přípravy spočívá v přístupu k učení, který kombinuje moduly elektronického učení a výuky ve třídách.
4. Povinné moduly pro všechny zájemce o dobrovolnickou činnost zahrnují:
a)
obecný úvod do tematiky Unie, jejích vnějších vztahů a systému reakce na krize;
b)
úvod do humanitární činnosti, politiky humanitární pomoci Unie a iniciativy Humanitární dobrovolníci EU;
c)
řízení osobní bezpečnosti, ochrany a zdraví;
d)
řízení projektů;
e)
mezikulturní povědomí (a průřezové záležitosti);
f)
simulační cvičení na základě scénáře, které od zájemců o dobrovolnickou činnost vyžaduje prokázání získaných kompetencí.
5. K nepovinným modulům patří:
a)
propagace a komunikace;
b)
psychologická první pomoc;
c)
odborná příprava osob za účelem budoucích školení a instruktáží;
d)
řízení dobrovolnické činnosti;
e)
organizační rozvoj;
f)
případně individuálně navržené moduly zabývající se zejména přizpůsobením technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost kontextu humanitární pomoci.
6. Zájemci o dobrovolnickou činnost se zúčastní všech povinných modulů a mohou se zúčastnit jednoho či více nepovinných modulů, které si zvolí podle článku 8.
7. Program odborné přípravy s informacemi o jednotlivých modulech, včetně statusu, cílové skupiny, časového rozsahu, cílových kompetencí a příslušných výsledků učení vymezuje příloha II.
Článek 10
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost během odborné přípravy a po jejím absolvování
1. Během odborné přípravy a po jejím dokončení jsou zájemci o dobrovolnickou činnost hodnoceni z hlediska své připravenosti na vyslání na základě kompetenčního rámce.
2. Hodnocení společně organizují školitelé, přičemž klíčovou koordinační úlohu hraje mentor daného zájemce o dobrovolnickou činnost.
3. Hodnocení kompetencí je založeno na hodnocení znalostí, dovedností a postoje zájemce o dobrovolnickou činnost, které provádějí školitelé, a to včetně:
a)
vlastního hodnocení, které zájemce o dobrovolnickou činnost provede po simulačním cvičení na základě scénáře;
b)
připomínek, které vypracují školitelé po každém modulu a po simulačním cvičení na základě scénáře;
c)
hodnocení mentora, jehož výsledkem jsou kritický pohled na vlastní hodnocení zájemce o dobrovolnickou činnost a připomínky vycházející z osobního setkání mentora a zájemce o dobrovolnickou činnost ohledně zpětné vazby školitelů.
4. Hodnocení všech kompetencí se stává součástí plánu učení a rozvoje zájemce o dobrovolnickou činnost, který je aktualizován po dokončení odborné přípravy a ve kterém jsou uvedena absolvovaná školení a dosažené výsledky.
5. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokáží nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, budou vyřazeni. Školitelé a mentor musí být schopni každé takové hodnocení a rozhodnutí v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit.
KAPITOLA 4
POSTUPY PŘÍPRAVY ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST PŘED VYSLÁNÍM
Článek 11
Program zaškolení
1. V rámci zaškolení je zájemce o dobrovolnickou činnost nebo humanitární dobrovolník EU seznámen s kulturou, politikami a postupy vysílající a přijímající organizace a s očekáváními spojenými s přiděleným úkolem.
2. Program zaškolení společně vypracují vysílající a přijímající organizace. V programu jsou vymezeny jejich úlohy a povinnosti, a to pokud možno za přispění humanitárních dobrovolníků EU, kteří se vrátili z mise, s cílem využít jejich bezprostřední zkušenosti a poznatky. Program zahrnuje:
a)
zaškolení před vysláním, které zajistí vysílající organizace podle článku 12;
b)
zaškolení v cílové zemi, které zajistí přijímající organizace podle článku 18.
3. Vysílající a přijímající organizace dle potřeby uspořádají společná setkání za účasti všech zájemců o dobrovolnickou činnost nebo humanitárních dobrovolníků EU.
Článek 12
Zaškolení před vysláním
1. Vysílající organizace zajistí, aby bylo všem zájemcům o dobrovolnickou činnost před vysláním poskytnuto důkladné a odpovídající osobní zaškolení. Toto zaškolení zahrnuje minimálně následující prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, pracovníka krizového řízení, lidských zdrojů), poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o souvislostech projektu, v nichž bude zájemce o dobrovolnickou činnost pracovat, informace o přiděleném úkolu a hodnocení potřeb, z něhož úkol vychází, a předpokládané pracovní a životní podmínky podle článků 22 a 24 až 27;
c)
příslušný právní rámec vztahující se na dobrovolníka podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
d)
normy a postupy vztahující se na dobrovolníka, které se mimo jiné týkají kázně, stížností, opatření proti podvodům a korupci, ochrany dětí a zranitelných dospělých, etického kodexu podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
e)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky (včetně lékařského vyšetření před odjezdem) podle článků 28 a 30;
f)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
g)
plán učení a rozvoje;
h)
informace o síti iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a o tom, jak podporuje dobrovolníky před vysláním, během něj a po něm;
i)
informace o činnostech v oblasti komunikace a zviditelňování, se kterými projekt počítá na základě plánu komunikace podle článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014, včetně kontaktních údajů odpovědného regionálního informačního úředníka Komise;
j)
proces debriefingu podle článku 23.
2. V rámci zaškolení poskytne vysílající organizace rovněž informace o místním oddělení Komise pro humanitární pomoc odpovědném za zemi vyslání a informuje toto oddělení o blížícím se vyslání humanitárních dobrovolníků EU.
3. Vysílající organizace zajistí, aby si zájemci o dobrovolnickou činnost přečetli veškeré informace poskytnuté během postupu zaškolení, aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 13
Stáže pro začátečníky
1. Od zájemců o dobrovolnickou činnost, kteří jsou začátečníky, může být vedle odborné přípravy požadována i účast na stáži u vysílající organizace, aby si v praxi osvojili postupy, etiku a souvislosti humanitární práce a více se připravili na své předpokládané vyslání jako humanitární dobrovolník EU. Doba trvání stáže nepřesáhne šest měsíců s možností omezeného prodloužení v řádně odůvodněných případech.
2. Vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a s dobrovolníkem účastnícím se stáže přezkoumá a zaktualizuje na základě potřeb dané stáže vzdělávací potřeby v plánu učení a rozvoje. Plán učení a rozvoje vymezuje zejména:
a)
výsledky učení, kterých by měl dobrovolník účastnící se stáže během jejího trvání dosáhnout;
b)
úkoly, které bude dobrovolník účastnící se stáže provádět v rámci procesu učení, a zdroje, které mají být poskytnuty;
c)
cíle a výsledky, kterých by měl dobrovolník po skončení doby stáže dosáhnout.
3. V případě stáží se, pokud jde o povinnosti vysílajících organizací, u nichž dobrovolníci vykonávají svou stáž, použijí obdobně následující články tohoto nařízení:
a)
čl. 19 odst. 4, 5, 6 a 9, články 21 a 22;
b)
článek 24 vyjma odstavce 5. Zájemci o dobrovolnickou činnost pocházející ze zemí EU nebo ze třetích zemí uvedených v čl. 23 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 375/2014 za podmínek stanovených v uvedeném článku, kteří jsou kryti svým vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem v zemi pobytu a kteří vykonávají stáže ve výše uvedených zemích, získají pouze doplňkové krytí. To znamená, že jejich pojistné krytí je omezeno na náklady převyšující krytí poskytované vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem. Ve výjimečně odůvodněných případech, kdy vnitrostátní sociální zabezpečení nebo pojistný program kryje pouze část nákladů uvedených v čl. 24 odst. 5 nebo tyto náklady nekryje vůbec, je kryto 100 % vynaložených nákladů.
c)
článek 25 vyjma odstavce 6, článek 26 a čl. 27 odst. 1, je-li relevantní;
d)
čl. 28 odst. 1, 8 a 14 a čl. 30 odst. 1, 4, 5, 6 a 7.
Článek 14
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost po stáži
1. Na konci stáže vypracuje dobrovolník účastnící se stáže vlastní hodnocení na základě kompetenčního rámce a plánu učení a rozvoje.
2. Přímý nadřízený z vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací toto vlastní hodnocení přezkoumá a vypracuje hodnocení dobrovolníka účastnícího se stáže, ve kterém:
a)
zhodnotí výkon dobrovolníka účastnícího se stáže ve vztahu k jeho cílům;
b)
posoudí, zda bylo dosaženo dohodnutých výsledků;
c)
stanoví výsledky učení.
3. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokážou nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, jsou vyřazeni a nejsou způsobilí stát se humanitárními dobrovolníky EU. Přímý nadřízený z vysílající organizace musí být schopen v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
Článek 15
Doplňková odborná příprava před vysláním
Aniž je dotčena účast zájemce o dobrovolnickou činnost na programu odborné přípravy nebo na stáži, může vysílající organizace zajistit vhodnou doplňkovou odbornou přípravu před vysláním, například odbornou přípravu týkající přizpůsobení technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost, jejímž cílem je reagovat na potřeby přijímající organizace, nebo jazykovou přípravu potřebnou pro cílovou zemi vyslání atd.
Článek 16
Smlouva s humanitárním dobrovolníkem EU
1. Na základě výsledků zaškolení před vysláním a případně stáže a jiné odborné přípravy před vysláním podle článků 13 až 15 vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací potvrdí závěrečné hodnocení způsobilosti, podle kterého je zájemce o dobrovolnickou činnost způsobilý být vyslán jako humanitární dobrovolník EU.
2. Vysílající organizace a úspěšně vyhodnocený humanitární dobrovolník EU podepíší smlouvu o vyslání podle čl. 14 odst. 5 nařízení (EU) č. 375/2014.
3. Smlouva, která musí být připravena po důkladné konzultaci s přijímajícími organizacemi, stanoví konkrétní podmínky týkající se vyslání a práva a povinnosti humanitárního dobrovolníka EU. Jsou v ní uvedeny právní přepisy vztahující se na jurisdikci smlouvy podle nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU), které má být přijato podle čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a její součástí jsou minimálně tyto prvky:
a)
úloha a funkce humanitárního dobrovolníka EU, doba trvání a místo vyslání a úkoly, jež mají být plněny podle vymezení v přiděleném úkolu, včetně prvků vyplývajících z plánu komunikace uvedeného v článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
doba platnosti smlouvy včetně data začátku a konce platnosti;
c)
řízení výkonu, včetně těchto prvků:
-
opatření týkající se řízení, včetně odpovědného přímého nadřízeného z přijímající organizace a kontaktního místa pro průběžnou podporu ze strany vysílající organizace,
-
opatření týkající se mentoringu;
d)
pracovní podmínky, včetně pracovní doby a dovolené;
e)
finanční nároky a závazky humanitárního dobrovolníka EU, včetně nezbytných ujednání k jejich plnění:
-
příspěvek na pobyt a přesídlení,
-
informace o platných předpisech v oblasti daní a sociálního zabezpečení,
-
pojistné krytí,
-
ubytování,
-
cesta;
f)
praktická opatření:
-
lékařské prohlídky,
-
víza a pracovní povolení;
g)
důvěrnost;
h)
očekávané chování humanitárního dobrovolníka EU, včetně integrity a etického kodexu, a opatření na ochranu práv dětí a ohrožených dospělých osob, včetně nulové tolerance pohlavního zneužívání, uvedené v příloze smlouvy;
i)
disciplinární politika a ukončení statusu dobrovolníka;
j)
mediační mechanismus pro řešení problémů, stížností a sporů;
k)
povinnosti a politiky v souvislosti s řízením ochrany, zdraví a bezpečnosti;
l)
učení a rozvoj:
-
odborná příprava a zaškolení,
-
debriefing.
4. V případě sporu mezi přijímající nebo vysílající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU má humanitární dobrovolník EU právo na účinný opravný prostředek v souladu s ustanoveními vnitrostátních předpisů platných pro vysílající organizaci.
Článek 17
Zanesení údajů do databáze
Po obdržení výslovného souhlasu humanitárního dobrovolníka EU zanese vysílající organizace údaje tohoto humanitárního dobrovolníka EU do databáze uvedené v článku 13 nařízení (EU) č. 375/2014 (dále jen „databáze“). Veškeré zpracovávání osobních údajů v souvislosti s touto databází musí být prováděno v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Na jakékoli zpracování osobních údajů ze strany Komise ve vztahu k uvedené databázi se použije nařízení (ES) č. 45/2001 (2).
KAPITOLA 5
POSTUPY PRO VYSLÁNÍ A ŘÍZENÍ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 18
Zaškolení v cílové zemi
1. Přijímající organizace zajistí, aby bylo všem humanitárním dobrovolníkům EU po příjezdu do země, do níž jsou vysláni, poskytnuto důkladné a přiměřené zaškolení zahrnující minimálně tyto prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, provozního a technického týmu, pracovníka krizového řízení, podpůrných týmů, jako jsou týmy pro lidské zdroje a finance), místo(a) projektu a poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o misi, pravomocech a projektech přijímající organizace; zapojené komunity; provozní souvislosti; očekávání týkající se výstupů a výsledků přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a posouzení potřeb, ze kterého se vychází;
c)
místní právní rámec vztahující se na humanitárního dobrovolníka EU;
d)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky podle článků 28 a 30;
e)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
f)
kulturní instruktáž o dané zemi, regionu a místě vyslání, včetně pokynů týkajících se vhodného chování;
g)
proces debriefingu v cílové zemi podle článku 23.
2. Přijímající organizace zajistí, aby si humanitární dobrovolníci EU přečetli veškeré informace poskytované během zaškolení v cílové zemi a aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 19
Dohled a řízení výkonu
1. Vysílající a přijímající organizace na základě výkonnostních cílů, očekávaných výstupů a výsledků společně vypracují systém řízení výkonu určený k měření pokroku a kvality práce humanitárního dobrovolníka EU podle přiděleného úkolu.
2. Postup řízení výkonu upřesní příslušné úlohy a povinnosti vysílající a přijímající organizace při dohledu nad humanitárním dobrovolníkem EU.
3. Během zaškolování vysílající a přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU stanoví výkonnostní cíle dobrovolníka a poskytnou mu příležitost vyjádřit se k flexibilním prvkům přiděleného úkolu.
4. Přijímající organizace určí přímého nadřízeného, který odpovídá za dohled nad humanitárním dobrovolníkem EU, s nímž přímý nadřízený uskutečňuje v rámci dohledu přiměřeně a prakticky četné schůzky.
5. Dle potřeby a v závislosti na délce mise provedou vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU společný přezkum výkonu v polovině období s cílem formálně zhodnotit proces začleňování a pokrok při plnění cílů a upravit cíle, přidělený úkol a plán učení a rozvoje.
6. Jestliže se při přezkumu v polovině období dospěje k závěru, že humanitární dobrovolník EU vykazuje nedostatečnou znalost kterékoli z průřezových nebo specifických kompetencí, může přijímající organizace po dohodě s vysílající organizací rozhodnout o předčasném ukončení jeho vyslání. Organizace musí být schopny v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
7. Vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU provedou konečný přezkum výkonu s cílem zhodnotit na konci mise dosažené úspěchy humanitárního dobrovolníka EU v porovnání s cíli jeho přiděleného úkolu a plánem učení a rozvoje.
8. Výsledky přezkumu výkonu se stávají součástí plánu učení a rozvoje daného humanitárního dobrovolníka EU.
9. Vysílající organizace uchová záznamy o přezkumu výkonu v souladu s normami ochrany údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a v databázi potvrdí, zda bylo vyslání úspěšně dokončeno, a pokud dokončeno nebylo, uvede příslušný důvod.
Článek 20
Průběžná podpora ze strany vysílajících organizací
1. Před vysláním určí vysílající organizace kontaktní osobu, která je po celou dobu vyslání k dispozici a je v pravidelném kontaktu s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem:
a)
pomoci humanitárnímu dobrovolníkovi EU s usazením a přesunem;
b)
poskytovat humanitárnímu dobrovolníkovi EU a přijímající organizaci potřebnou doplňkovou podporu;
c)
účastnit se přezkumů v polovině období a na konci vyslání a případně i ostatních schůzek a
d)
zajišťovat mediační podporu v případě neshody mezi přijímající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU.
2. Jestliže určená kontaktní osoba v průběhu vyslání již není schopna plnit svou úlohu, musí být v co nejkratší době nahrazena, aby byla zajištěna kontinuita podpory.
Článek 21
Mentoring
1. Přijímající organizace určí pro humanitárního dobrovolníka EU jednoho či více mentorů, kteří mu poskytují podporu v oblastech, jako je například:
a)
rozvoj odborných dovedností a zlepšování výkonu a znalostí;
b)
kulturní začleňování a přizpůsobování;
c)
coaching v souvislosti s přiděleným úkolem a
d)
řešení psychosociálních problémů.
2. Určený mentor či mentoři mají přístup k plánu učení a rozvoje a přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a svou podporu opírají o tyto dokumenty. Mentor či mentoři se pravidelně schází s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem projednat jeho pokrok a pomoci s jakýmkoli problémem, který souvisí s misí, či osobním problémem.
3. Mentoring přihlíží k místní situaci a je pokud možno k dispozici i místním dobrovolníkům.
4. Vysílající organizace pomáhá se zajištěním mentoringu tím, že pracuje v partnerství s přijímající organizací při poskytování podpory pro oblast analýzy, odborné přípravy a jiného budování kapacit a v případě malé místní dostupnosti konkrétních dovedností vyhledává ve svých vlastních strukturách a sítích jednotlivce, kteří vhodné a doplňující dovednosti mají.
5. Dle potřeby lze zvážit mentoring na dálku, zejména za pomoci sítě pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 22
Pracovní podmínky
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU mají odpovídající pracovní podmínky, které jim během jejich misí umožňují plnit povinnosti a zajišťují jejich dobré životní podmínky, motivaci, zdraví a ochranu. Tyto podmínky jsou v souladu s příslušnými ustanoveními směrnice 89/391/ES (3) a směrnice 2003/88/ES (4).
2. Vysílající a přijímající organizace spolupracují na společném vymezení odpovídajících pracovních podmínek na základě místní a vnitrostátní situace.
3. Přijímající organizace poskytne nezbytné informace a navrhne pracovní podmínky, jejichž vhodnost a přiměřenost posoudí vysílající organizace, s cílem zajistit soulad s povinností péče obou organizací a s obecnými politikami a postupy vysílající organizace.
4. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se bezpečnosti, zdraví a ochrany a aby navrhované pracovní podmínky dodržovaly schválené postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany podle článků 28, 29 a 30 a splňovaly požadavky na pracovní dobu, dovolenou, minimální denní a týdenní doby odpočinku a pracovní prostor podle bodu 3 přílohy I.
Článek 23
Podpora na konci mise a podpora po návratu
1. Vysílající a přijímající organizace společně rozhodnou o obsahu a procesu debriefingu všech humanitárních dobrovolníků EU, včetně těch, kteří se vrací předčasně.
2. Přijímající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU osobní nebo skupinový debriefing včetně konečného přezkumu výkonu podle čl. 19 odst. 7 a dle potřeby zajistí, aby byl projekt předán týmu a protistranám, které budou pokračovat v činnostech vykonávaných humanitárním dobrovolníkem EU, aby byla zajištěna udržitelnost a kontinuita.
3. Vysílající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU, který se vrátil z mise, osobní nebo skupinový debriefing a debriefing týkající se otázek činností či projektu na základě zpětné vazby ze strany přijímající organizace a finalizace plánu učení a rozvoje.
4. Vysílající organizace zprostředkuje lékařské vyšetření po vyslání při návratu humanitárního dobrovolníka EU a nabídne mu psychosociální debriefing a poradenskou podporu, kterou může humanitární dobrovolník EU nepovinně využít.
5. Vysílající a přijímající organizace nastíní humanitárnímu dobrovolníkovi EU možnosti, jak se nadále angažovat v oblasti humanitární pomoci a aktivního evropského občanství, včetně propagace sítě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a zapojení do této sítě.
6. Vysílající organizace vyzve humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili z mise, aby poskytli konstruktivní zpětnou vazbu ve věci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, a aby vysvětlili, jak může jejich přispění ovlivnit budoucí mise.
KAPITOLA 6
USTANOVENÍ TÝKAJÍCÍ SE ŽIVOTNÍCH PODMÍNEK A POJIŠTĚNÍ
Článek 24
Pojistné krytí
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
2. Pojistné krytí se vztahuje na celý svět, 24 hodin denně. Pojistné krytí je účinné ode dne, kdy humanitární dobrovolník EU opustí domov a vydá se na cestu do třetí země, do níž byl vyslán, až do dne, kdy opustí třetí zemi, do níž byl vyslán, a vrátí se domů (tzv. „první období krytí“).
3. Pojistné krytí delší než dvanáct týdnů se prodlouží o dalších osm týdnů v domovské zemi pojištěnce pro účely návazné léčby nemocí a úrazů, které humanitárního dobrovolníka EU postihly během prvního období krytí.
4. Pojistné krytí se vztahuje na všechny činnosti spojené s iniciativou Humanitární dobrovolníci EU a rovněž na soukromé činnosti humanitárního dobrovolníka EU během prvního období krytí.
5. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti pojištěním ve výši 100 % (úplné krytí) pro případ těchto pojistných událostí:
a)
lékařská a stomatologická péče;
b)
těhotenství a porod;
c)
úraz;
d)
repatriace;
e)
životní pojištění;
f)
trvalá a dočasná invalidita nebo pracovní neschopnost;
g)
odpovědnost za škody;
h)
ztráta nebo krádež dokladů, jízdenek a osobních věcí;
i)
doplňková asistenční pomoc.
6. S cílem zajistit rovné zacházení a krytí u všech humanitárních dobrovolníků EU může Komise uzavřít smluvní vztah s jedním nebo více poskytovateli pojištění prostřednictvím zadání veřejné zakázky.
Článek 25
Příspěvek na pobyt a přesídlení
1. Vysílající organizace poskytuje humanitárním dobrovolníkům EU, kteří mají status osob, jež nejsou v pracovním poměru, příspěvek na pobyt formou paušálních plateb, které jsou vypláceny v přiměřených lhůtách a v pravidelných splátkách.
2. Při výpočtu výše paušálního příspěvku na pobyt se vychází ze spotřebního koše, který zahrnuje pravidelné výdaje humanitárního dobrovolníka EU za tyto položky:
a)
potraviny;
b)
hygienické potřeby a potřeby pro domácnost;
c)
oděvy;
d)
místní a vnitrostátní doprava;
e)
různé výdaje považované za nezbytné pro zajištění přiměřené životní úrovně a zapojení do místní společnosti (za účelem zahrnutí dalších nákladů, jako jsou volnočasové aktivity, služby kadeřníka a holiče, denní tisk a kancelářské potřeby, lze přičíst nejvýše 20 % celkové částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d));
f)
mimořádná částka pro humanitární dobrovolníky EU pobývající v oblastech s indexy převyšujícími průměr dané země (nejvýše 10 % částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d)).
3. Náklady na ubytování nejsou součástí paušálních příspěvků na pobyt.
4. Komise zveřejňuje informace o paušálních příspěvcích na pobyt pro země vyslání na základě indexů zemí. Vedle příspěvku na pobyt lze hradit zvláštní potřeby související se zdravotním postižením nebo jinými řádně zdůvodněnými výjimečnými okolnostmi.
5. Humanitární dobrovolníci EU jsou včas informováni o změnách indexů a výše příspěvků na pobyt, které se jich během jejich mise týkají, zejména v zemích s vysokou mírou inflace nebo deflace.
6. Při úspěšném ukončení vyslání poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU, kteří se vrátili z mise, pravidelně indexovaný příspěvek na přesídlení ve výši 100 EUR za měsíc v závislosti na délce jejich vyslání.
Článek 26
Ubytování
1. Vysílající organizace zajistí, aby přijímající organizace poskytla humanitárnímu dobrovolníkovi EU odpovídající ubytování za náklady přiměřené místním podmínkám.
2. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se ochrany, zdraví a bezpečnosti a aby navrhované ubytování dodržovalo schválené postupy v oblasti ochrany, zdraví a bezpečnosti podle článků 28, 29 a 30 a splňovalo požadavky stanovené v bodě 4 přílohy I.
3. Je-li to možné, hradí náklady na ubytování, vytápění a jiné přímo související náklady přímo přijímající organizace. Přijímající organizace uzavírá smluvní vztahy s pronajímateli a přijme veškerá potřebná opatření, aby hostitelské subjekty a pronajímatele informovala o iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 27
Cestovní a související výdaje
1. Vysílající organizace organizuje cestu humanitárního dobrovolníka EU do místa vyslání a zpět, a to i v případech předčasného návratu, a hradí cestovní výdaje.
2. Na žádost humanitárního dobrovolníka EU zorganizuje vysílající organizace další cestu zpět a uhradí související cestovní výdaje v těchto případech:
a)
dovolená ve vlasti pro humanitární dobrovolníky EU, jejichž doba vyslání je delší než osmnáct měsíců;
b)
rodičovská dovolená pro humanitární dobrovolníky EU, kteří mají jedno či více vyživovaných dětí mladších dvanácti let, je-li doba jejich vyslání delší než 6 měsíců;
c)
mimořádná dovolená v případě pohřbu nebo lékařsky potvrzeného závažného onemocnění přímého příbuzného ve vzestupné či sestupné linii, manžela/manželky, registrovaného partnera nebo sourozence.
3. Výši cestovních výdajů lze vypočítat buď podle skutečných nákladů na cestu v ekonomické či druhé třídě, nebo může být hrazeno paušálně na základě přiměřené metodiky výpočtu vzdálenosti.
4. Vysílající organizace poskytne informace a logistickou podporu při zařizování víz pro humanitárního dobrovolníka EU a přijímající organizace v případě potřeby podporuje vízový proces. Náklady spojené se získáním víz, včetně nezbytných cestovních výdajů, hradí vysílající organizace.
KAPITOLA 7
POSTUPY PRO ZAJIŠTĚNÍ POVINNOSTI PÉČE, OCHRANY A BEZPEČNOSTI
Článek 28
Řízení bezpečnosti a posuzování rizik
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku bezpečnosti a postupy posuzování rizik, jež jsou vhodné a použitelné pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravené.
2. Na základě politiky bezpečnosti vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně plán řízení bezpečnosti a evakuační plán pro akce v rámci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU. Tyto plány musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 5 přílohy I.
3. Vysílající a přijímající organizace společně vypracují písemné posouzení rizik týkajících se bezpečnosti, cestování a zdraví v zemi vyslání. Tato posouzení musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 6 přílohy I.
4. Posouzení rizik uvedené v odstavci 3 se pravidelně přezkoumává a aktualizuje podle situace, přinejmenším před vysláním humanitárního dobrovolníka EU. Jestliže posouzení rizik vede k závěru, že vyslání by se odehrálo v podmínkách mezinárodního nebo vnitrostátního ozbrojeného konfliktu, nebo že takový konflikt hrozí, od plánovaného vyslání se ustoupí nebo se v případě, že již byl humanitární dobrovolník EU vybrán, vyslání se zruší.
5. Požadavky týkající se informovanosti ohledně bezpečnosti a přiměřeného chování z hlediska řízení rizik a bezpečnosti jsou součástí popisu přiděleného úkolu a přijímacího řízení.
6. Vysílající organizace informuje příslušné vnitrostátní orgány členských států a dalších zemí zúčastněných podle článku 23 nařízení (EU) č. 375/2014 předtím, než je některý z jejich občanů vyslán jako humanitární dobrovolník EU. Vysílající organizace, která vysílá humanitární dobrovolníky EU, jež nejsou občany Unie, zjistí před vysláním předpisy týkající se konzulární ochrany zajišťované zemí, jejímž je dobrovolník státním příslušníkem, nebo jinou zemí.
7. Vysílající a přijímající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU obdržel všechny informace o bezpečnostních a ochranných postupech a aby jim porozuměl. Během zaškolení bude před odjezdem a do 24 hodin po příjezdu do cílové země vyslání zajištěna bezpečnostní instruktáž podle konkrétní situace. Její součástí musí být výsledky posouzení rizik, evakuační plán a řízení bezpečnosti včetně ohlašování bezpečnostních incidentů, postupy evakuace a repatriace, komunikační schéma, kontaktní pracovník/ci krizového řízení a kontaktní údaje na vyslanectví, policii, hasiče a nemocnice.
8. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším pojištěním podle článku 24.
9. Vedle povinného bezpečnostního školení v rámci programu odborné přípravy poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU veškerá další relevantní bezpečnostní školení, která zajišťuje pro své vlastní mezinárodní pracovníky.
10. Humanitární dobrovolník EU svým podpisem smlouvy uvedené v čl. 16 odst. 2 potvrzuje, že je seznámen s postupy řízení bezpečnost a že dané postupy bude dodržovat, a to včetně povinnosti průběžně se informovat a seznamovat se s aktuálními bezpečnostními situacemi, že uznává osobní odpovědnost za vlastní bezpečnost, bezpečnost ostatních i organizace a že se zdrží rizikového chování. Vysílající a přijímající organizace informují humanitárního dobrovolníka EU o důsledcích jakéhokoli porušení bezpečnostních postupů, a to zejména porušení vedoucích k předčasnému a nucenému ukončení vyslání.
11. Vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, aby se po příjezdu do cílové země vyslání registrovali u vyslanectví nebo konzulátu země své státní příslušnosti a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc. Jestliže země, jejímž je humanitární dobrovolník EU státním příslušníkem, nemá konzulární zastoupení v cílové zemi vyslání, vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, kteří jsou občany Unie, aby se registrovali u konzulátu nebo u vyslanectví jiného členského státu, a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc.
12. Na základě aktuálních informací, které poskytne přijímající organizace, vysílající a přijímající organizace pravidelně aktualizují evakuační plán s cílem zajistit, aby neustále odpovídal aktuálním operativním podmínkám. Na základě výsledků posouzení rizik se určí četnost, s jakou se provádí přezkum plánu, a přijímající organizace v případě potřeby využívá předešlé údaje a nové aktualizace k jeho úpravám. Evakuační plán se uchovává na místě, které je pro humanitárního dobrovolníka EU snadno přístupné.
13. Přijímající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU průběžně informován o jakékoli změně operativních podmínek a následné změně jakéhokoli bezpečnostního postupu nebo protokolu.
14. Přijímající organizace zná místo pobytu humanitárního dobrovolníka EU a má jeho kontaktní číslo, aby se s ním mohla spojit, a to i během dovolené.
Článek 29
Postupy pro případ incidentu či evakuace
1. V případě bezpečnostního incidentu musí být humanitárnímu dobrovolníkovi EU co nejrychleji poskytnut debriefing. Podle závažnosti incidentu a postupů zavedených ve vysílající a přijímající organizaci může tento debriefing zajistit přímý nadřízený nebo mentor z přijímající organizace nebo pracovník krizového řízení z vysílající organizace a součástí informační schůzky může být odborná psychologická podpora.
2. V případě evakuace se postupuje podle evakuačního plánu a o humanitárního dobrovolníka EU je případně postaráno v souladu s postupy zavedenými na konzulátech nebo vyslanectvích, kde je humanitární dobrovolník EU registrován podle čl. 28 odst. 11.
3. Vysílající organizace kontaktuje humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili, a zajistí, aby se jim dostalo odpovídající následné podpory, včetně debriefingu a psychosociální a lékařské podpory.
4. Bezpečnost je součástí rámce pro sledování a hodnocení vysílající a přijímající organizace a poučení z bezpečnostních incidentů jsou podkladem pro přezkumy a zlepšování projektů.
Článek 30
Zdraví a ochrana
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku zdraví a ochrany, jež je vhodná a použitelná pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravená, a to včetně pokynů týkajících se těchto témat:
a)
osobní zdraví, například fyzické zdraví (prevence onemocnění, rady týkající se stravování a spánku, informovanost o rizicích klimatické a zeměpisné povahy, přístup k léčbě);
b)
duševní zdraví (rady týkající se rovnováhy pracovního a osobního života, zvládání stresu, mechanismy řešení problémů a metody relaxace, kontaktní místa psychosociální podpory).
2. Na základě vnitřní politiky ochrany a zdraví vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně komplexní soubor politik a pokynů v oblasti zdraví a ochrany, aby dostály své povinnosti péče a zajistily fyzickou a emocionální pohodu humanitárních dobrovolníků EU.
3. V rámci posouzení rizik uvedeného v čl. 28 odst. 3 a před stanovením přiděleného úkolu vysílající a přijímající organizace společně posoudí, zda vyslání pro humanitárního dobrovolníka EU poskytuje bezpečné a zdravé pracovní a životní podmínky EU podle ukazatelů stanovených v bodě 7 přílohy I.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším komplexním zdravotním a cestovním pojištěním podle článku 24.
5. Během zaškolení seznámí vysílající organizace humanitárního dobrovolníka EU s politikami a pokyny v oblasti zdraví a ochrany uvedenými v odstavcích 1 a 2, týkajícími se mimo jiné onemocnění, první pomoci, údržby všech míst, údržby vozidla a vybavení, pracovišť, rovnováhy pracovního a osobního života, zdravotních a bezpečnostních incidentů a postupu pro evakuaci ze zdravotních důvodů.
6. Vysílající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU podstoupil před odjezdem důkladnou lékařskou prohlídku, a zajistí doporučená léčiva a očkování podle rizik v cílové zemi vyslání, jakož i případné vybavení, například soupravy pro první pomoc a ochranu proti komárům.
7. Přijímající organizace zajistí, aby byla povinnost péče součástí každodenního řízení dobrovolníků, a během zaškolení poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU:
a)
aktuální informace o místních zdrojích v oblasti zdraví a ochrany, např. kontakty na lékaře, nemocnice, zdravotnické služby;
b)
pokyny týkající se místních zvyklostí a norem v rámci instruktáže o dané zemi s cílem omezit rizika týkající se ochrany a usnadnit začlenění.
8. Vysílající organizace zprostředkuje při návratu humanitárního dobrovolníka EU lékařské vyšetření po vyslání a v rámci procesu debriefingu nabídne psychosociální debriefing nebo konzultace nebo poradenskou podporu. Vysílající a přijímající organizace propagují síť iniciativy Humanitární dobrovolníci EU jako alternativní podpůrný mechanismus před vysláním, během něj i po něm.
KAPITOLA 8
POSTUPY PRO SLEDOVÁNÍ A HODNOCENÍ INDIVIDUÁLNÍCH VÝKONŮ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 31
Sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě postupu dohledu a řízení výkonu uvedeného v článku 19 vysílající a přijímající organizace sledují a hodnotí individuální výkony humanitárních dobrovolníků EU, měří jejich pokrok, výstupy a výsledky ve vztahu k přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílům.
2. Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU je proces probíhající po celou dobu jejich mise a zahrnuje zvláštní přezkumy prováděné přinejmenším v těchto fázích:
a)
na konci stáže podle článku 14, pokud je to relevantní;
b)
během konečného přezkumu výkonu podle článku 19, případně při přezkumu v polovině období, je-li považován za vhodný;
c)
během debriefingu podle článku 23.
3. Vysílající a přijímající organizace poskytnou údaje, které prokazují, do jaké míry individuální výkon humanitárního dobrovolníka EU (na úrovni výstupů a dopadů) přispívá k cílům projektu a celkové iniciativy s přihlédnutím k ukazatelům uvedeným v článku 7 nařízení (EU) č. 375/2014. Údaje obsahují záznamy o kvalitě výstupů a výsledků práce humanitárního dobrovolníka EU, které jsou anonymizovány a jsou k dispozici pro účely hodnocení. Tyto údaje se zpracovávají v souladu s normami ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
4. Vysílající organizace poskytují podporu při budování kapacit přijímajících organizací k měření pokroku, výstupů a výsledků podle přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílů.
KAPITOLA 9
AKREDITACE VYSÍLAJÍCÍCH A PŘIJÍMAJÍCÍCH ORGANIZACÍ
Článek 32
Akreditace přijímajících organizací
1. Přijímající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 1 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU, které jsou stanoveny v tomto nařízení a v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Přijímající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat budování kapacit.
3. Přijímající organizace spolu s vlastním hodnocením předloží podle požadavků stanovených v bodě 1 přílohy III tři doporučení poskytující komplexní informace o všech požadavcích norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU. Doporučení musí poskytnout alespoň dvě níže uvedené skupiny zúčastněných stran:
a)
akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace, s níž žádající přijímající organizace již navázala partnerství za účelem účasti v iniciativě Humanitární dobrovolníci EU nebo s níž má v úmyslu takové partnerství navázat;
b)
partner Komise v oblasti humanitární pomoci s platnou rámcovou dohodou (dohodou o partnerství), s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
c)
relevantní mezinárodní organizace nebo nezisková organizace nebo veřejnoprávní subjekt civilní povahy, s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
d)
akreditační nebo auditorská organizace, která udělila žádající přijímající organizaci akreditaci v oblastech s významem pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU, přičemž v takovém případě by měly být předloženy i příslušné dokumenty týkající se akreditace nebo auditu.
4. Vypracované vlastní hodnocení podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat přijímající organizaci a toto hodnocení se spolu s doporučeními podle odstavce 3 zašle Komisi.
5. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení přijímající organizace a na základě doporučení a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající přijímající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající přijímající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
6. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající přijímající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti podpory budování kapacit s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie budování kapacit předložené žádající přijímající organizací, je tato organizace způsobilá k podpoře budování kapacit a má ve vztahu k této podpoře přednost.
Článek 33
Akreditace vysílajících organizací
1. Vysílající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 2 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU.
2. Vysílající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat technickou pomoc. Uvede rovněž důkazy prokazující, že jsou prováděny politiky a postupy uvedené v jednotlivých požadavcích norem a postupů, a to zejména ve vztahu k dobrovolníkům.
3. Vypracované vlastní hodnocení podložené důkazy podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat vysílající organizaci a toto hodnocení se spolu s doprovodnými dokumenty podle odstavce 2 zašle Komisi.
4. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení vysílající organizace podloženého důkazy a předložených doprovodných dokumentů a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající vysílající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající vysílající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
5. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající vysílající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti technické pomoci s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie technické pomoci předložené vysílající organizací, je organizace způsobilá k technické pomoci a má ve vztahu k ní přednost.
Článek 34
Opravné prostředky
1. V rozhodnutí Komise neudělit akreditaci a zamítnout žádost musí být uvedeno, že zamítnutá žádající organizace může novou žádost podat až po uplynutí dvanácti měsíců počínaje datem, kdy obdrží rozhodnutí o zamítnutí. Rozhodnutí rovněž specifikuje dostupné opravné prostředky proti rozhodnutí.
2. Podle článků 256 a 263 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU) je Tribunál příslušný rozhodovat ve věci aktů Evropské komise, které mají právní účinky vůči třetím osobám. Podle článků 256, 268 a 340 SFEU je Tribunál rovněž příslušný rozhodovat spory o náhradu škody způsobené Evropskou komisí v případě mimosmluvní odpovědnosti.
Článek 35
Finanční životaschopnost a organizační kapacita organizací
Posouzení finanční životaschopnosti a organizační kapacity akreditovaných vysílajících a přijímajících organizací nespadá do působnosti akreditace. Jakožto podmínka získání finanční pomoci Unie je tato životaschopnost a kapacita posuzována ve fázi procesu podávání žádostí v návaznosti na výzvu k podávání návrhů.
Článek 36
Platnost akreditace a pravidelné kontroly
1. Akreditované vysílající a přijímající organizace podstoupí opětovnou akreditaci po třech letech od obdržení rozhodnutí Komise o udělení akreditace nebo kdykoli v případě podstatných změn norem nebo postupů týkajících se dotčených otázek.
2. V průběhu období platnosti akreditace mohou být akreditované vysílající a přijímající organizace vyzvány, aby se v případě potřeby podrobily pravidelným kontrolám, které provádí Komise.
3. Akreditované vysílající a přijímající organizace neprodleně vyrozumí Komisi o jakékoli změně své právní, finanční, technické nebo organizační situace, která by mohla zpochybnit jejich soulad s normami a postupy nebo by mohla vytvářet střety zájmů. Rovněž informují Komisi o jakékoli změně svého názvu, adresy nebo zákonného zástupce.
Článek 37
Pozastavení a ukončení akreditace
1. Na základě informací získaných od akreditované vysílající nebo přijímající organizace, včetně informací z pravidelných kontrol uvedených v čl. 36 odst. 2 nebo informací získaných jinými prostředky, může Komise dospět k závěru, že akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace již nevyhovuje požadavkům jedné či více norem nebo postupů. V takových případech může Komise přijmout odpovídající opatření, včetně pozastavení nebo ukončení akreditace, a to postupem stanoveným v bodě 3 přílohy III.
2. Vysílající nebo přijímající organizace, které je pozastavena nebo ukončena akreditace, od data pozastavení nebo ukončení nevysílá ani nepřijímá humanitární dobrovolníky EU a není způsobilá na tyto účely získat finanční pomoc Unie.
3. S ohledem na důvody pro pozastavení nebo ukončení akreditace, zejména pokud jde o bezpečnost a ochranu humanitárních dobrovolníků EU, může Komise požadovat repatriaci humanitárních dobrovolníků EU, kteří jsou vysláni v okamžiku pozastavení nebo ukončení akreditace.
4. Vysílající nebo přijímající organizace není oprávněna žádat o odškodnění z důvodu pozastavení nebo ukončení akreditace.
Článek 38
Odpovědnost za škody
Komise nenese odpovědnost za jakoukoli ztrátu nebo škodu, kterou způsobí nebo utrpí vysílající nebo přijímající organizace nebo třetí strany v důsledku akreditovaného statusu vysílající nebo přijímající organizace.
KAPITOLA 10
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 39
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost třetím dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 20. listopadu 2014.
REGOLAMENTO DI ESECUZIONE (UE) N. 1244/2014 DELLA COMMISSIONE
del 20 novembre 2014
recante modalità di applicazione del regolamento (UE) n. 375/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio che istituisce il Corpo volontario europeo di aiuto umanitario («iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario»)
(Testo rilevante ai fini del SEE)
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 375/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 3 aprile 2014, che istituisce il Corpo volontario europeo di aiuto umanitario («iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario») (1), in particolare l'articolo 9, paragrafo 3, l'articolo 10, paragrafo 1, e l'articolo 12, paragrafo 6,
considerando quanto segue:
(1)
Conformemente al regolamento (UE) n. 375/2014, la Commissione dovrebbe stabilire norme e procedure riguardanti le condizioni, le modalità e i requisiti necessari che le organizzazioni di invio e di accoglienza devono applicare nell'individuare, selezionare, preparare, gestire e mobilitare i candidati volontari e i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario per sostenere le azioni di assistenza umanitaria in paesi terzi. Il regolamento (UE) n. 375/2014 dispone che tali norme vengano adottate tramite atti delegati e stabilisce le procedure da adottare tramite atti di esecuzione.
(2)
Tutti i soggetti chiamati in causa dall'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, compresi i volontari e le organizzazioni di invio e di accoglienza, dovrebbero essere incoraggiati a identificarsi collettivamente con l'iniziativa.
(3)
È importante che i candidati volontari siano individuati e selezionati nell'ambito di una procedura non discriminatoria, equa e trasparente, basata sul partenariato tra organizzazioni di invio e di accoglienza, che risponda ai bisogni reali espressi a livello locale dalle organizzazioni di accoglienza.
(4)
Sia le organizzazioni di accoglienza e che quelle di invio dovrebbero mettere a punto un approfondito programma di inserimento al fine di evitare malintesi circa ruoli e aspettative e fornire ai volontari una preparazione adeguata e pratica in vista dell'incarico da ricoprire. Verrebbero così gettate le basi per un clima di fiducia e accettazione nella comunità di accoglienza, tenendo pienamente conto delle specificità culturali rilevanti.
(5)
La formazione è un elemento essenziale della preparazione pre-mobilitazione e dovrebbe essere fornita a tutti i candidati volontari attraverso un programma strutturato di corsi obbligatori e facoltativi. Inoltre ai giovani professionisti dovrebbero essere concesso, se necessario mediante un apprendistato, di sviluppare ulteriormente le loro competenze e di acquisire nuove conoscenze e capacità specifiche nel settore umanitario. Tutto ciò dovrebbe essere in linea con la natura delle attività e con il contesto in cui operano le organizzazioni di invio e di accoglienza.
(6)
Le organizzazioni di invio e di accoglienza dovrebbero dotarsi di un sistema di supervisione e gestione adeguato che permetta di supervisionare e valutare congiuntamente i risultati e le realizzazioni dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e di fornire un feedback sui loro compiti e obbiettivi. Ciò contribuirà a migliorare la rendicontabilità dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
(7)
Il tutoraggio dovrebbe integrare la supervisione e la gestione dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e fornire loro un ulteriore supporto prima, durante e dopo la mobilitazione.
(8)
Durante la mobilitazione in paesi terzi, è opportuno stabilire un canale di comunicazione sempre aperto e un ulteriore supporto da parte dell'organizzazione di invio. Alla fine dell'incarico è auspicabile fornire un debriefing (resoconto post-mobilitazione) e un supporto a tutti i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
(9)
È necessario provvedere a condizioni di lavoro e di vita consone per consentire ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario di espletare i propri compiti in un ambiente sicuro e igienicamente adeguato, che soddisfi i loro bisogni elementari senza privazioni personali, pur rispettando lo spirito di un tenore di vita modesto e non pretenzioso che si addice a un volontario. Le indennità di soggiorno e gli altri compensi versati ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario non vanno intesi alla stregua di un salario corrisposto per un lavoro regolare. Gli importi di tali pagamenti non dovrebbero essere stabiliti sulla base dell'esperienza professionale, delle competenze o dei risultati conseguiti dal volontario rispetto ai compiti assegnati, in quanto mirano unicamente a coprire le spese di vitto e alloggio durante la mobilitazione. Per garantire un livello elevato e omogeneo di protezione, tutti i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario dovrebbero essere coperti da una polizza assicurativa multirischio specificamente concepita al fine di proteggerli nel corso dell'intera mobilitazione nei paesi terzi o durante altri periodi che la precedono o la seguono.
(10)
L'obbligo di diligenza, della massima importanza, è una responsabilità condivisa. Le organizzazioni di invio e di accoglienza dovrebbero, nella misura del possibile, tutelare la salute, la protezione, la sicurezza e il benessere dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e sviluppare procedure adeguate in materia di sicurezza, salute e protezione. Sul luogo di lavoro, i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario dovrebbero inoltre fare tutto il possibile per garantire salute, protezione e sicurezza a sé stessi e agli altri.
(11)
Le prestazioni individuali dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario dovrebbero essere monitorate e valutate continuamente, per tutta la durata dell'incarico, sulla base di un sistema di supervisione e gestione delle prestazioni che dimostri, dati alla mano, in quale misura la prestazione individuale del Volontario dell'Unione per aiuto umanitario contribuisce agli obiettivi del progetto e all'intera iniziativa, a livello di effetti e di impatto.
(12)
Occorre un solido dispositivo di certificazione che garantisca che le organizzazioni di invio e di accoglienza rispettino le norme previste nel regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014 e le procedure previste nel presente regolamento. Tale dispositivo di certificazione dovrebbe basarsi su principi di semplificazione e di non duplicazione, di differenziazione tra le organizzazioni di invio e di accoglienza, di efficacia dei costi, di trasparenza e di imparzialità, incoraggiando la diversità e l'accessibilità.
(13)
Le misure di cui al presente regolamento sono conformi al parere del comitato istituito dall'articolo 26 del regolamento (UE) n. 375/2014.
(14)
Al fine di assicurare una tempestiva attuazione dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, è necessario che il presente regolamento entri in vigore con urgenza in quanto stabilisce le disposizioni in base alle quali le organizzazioni esecutive mobilitano i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario nei paesi terzi,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO 1
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
Oggetto
Il presente regolamento stabilisce le modalità di attuazione del regolamento (UE) n. 375/2014 per quanto riguarda gli ambiti elencati all'articolo 9, paragrafo 3, all'articolo 10, paragrafo 1, e all'articolo 12, paragrafo 6, e riportati di seguito:
a)
le procedure da seguire per l'individuazione, la selezione e la necessaria preparazione pre-mobilitazione dei candidati volontari incluso, se del caso, l'apprendistato;
b)
le disposizioni relative al programma di formazione e alla procedura di valutazione del grado di preparazione dei candidati volontari alla mobilitazione;
c)
le disposizioni relative alla mobilitazione e alla gestione nei paesi terzi dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario inclusi, tra l'altro, il controllo sul campo, la fornitura di un sostegno continuo sotto forma di orientamento, tutoraggio e formazioni supplementari, le necessarie condizioni di lavoro e il sostegno post-mobilitazione;
d)
la copertura assicurativa e le condizioni di vita dei volontari, inclusa la copertura delle spese di sussistenza, di alloggio e di viaggio come pure di altre spese rilevanti;
e)
le procedure da seguire prima, durante e dopo la mobilitazione per garantire l'obbligo di diligenza e misure di protezione e sicurezza adeguate, tra cui protocolli di evacuazione medica e piani di sicurezza relativi all'evacuazione di emergenza dai paesi terzi, incluse le necessarie procedure di collegamento con le autorità nazionali;
f)
le procedure relative al monitoraggio e alla valutazione delle prestazioni individuali dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
g)
un dispositivo di certificazione che garantisca che le organizzazioni di invio dei volontari rispettino le norme e le procedure di cui all'articolo 9 del regolamento (UE) n. 375/2014, e un dispositivo di certificazione differenziato per le organizzazioni di accoglienza.
Articolo 2
Definizioni
Ai fini del presente regolamento si applicano le definizioni di cui all'articolo 3 del regolamento (UE) n. 375/2014 e le definizioni stabilite dal regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014. Si applicano inoltre le seguenti definizioni:
a) «quadro delle competenze»: un quadro ai sensi del regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014;
b) «piano di apprendimento e sviluppo»: un piano ai sensi del regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014;
c) «formatore»: la persona assunta da chi eroga la formazione per impartire uno o più moduli di formazione o facilitare lo svolgimento di esercitazioni di simulazione, basate sui possibili scenari, e di valutare le competenze dei candidati volontari;
d) «tutore formatore»: il formatore, assunto da chi eroga la formazione, che svolge un ruolo di coordinamento e valuta l'ammissibilità del candidato volontario alla mobilitazione. Il tutore è responsabile di un gruppo di candidati volontari; coordina la valutazione delle loro competenze sulla base dei riscontri forniti da altri formatori; esamina e valuta, insieme a ciascun candidato volontario, l'autovalutazione e la valutazione individuale fornita dai formatori;
e) «tutoraggio»: il processo di trasmissione informale di conoscenze, capitale sociale e supporto psicosociale che riguardano lavoro, carriera o sviluppo professionale. Il tutoraggio comporta una comunicazione informale, che avviene solitamente faccia a faccia e per un periodo prolungato, tra, da un lato, una persona individuata dall'organizzazione di accoglienza quale tutore e che si ritiene disponga di conoscenze, competenze ed esperienza significative, e, dall'altro, il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario;
f) «debriefing»: (resoconto post-mobilitazione) il processo che fornisce alle organizzazioni di invio e di accoglienza e al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario informazioni chiare sui risultati dell'incarico, le prestazioni dei Volontari, oltre a raccomandazioni o insegnamenti derivanti dalla loro esperienza, nonché capitalizzazione, lezioni apprese e l'occasione di concludere l'incarico in termini professionalmente proficui.
CAPO 2
PROCEDURE PER L'INDIVIDUAZIONE E LA SELEZIONE DEI CANDIDATI VOLONTARI
Articolo 3
Procedura di individuazione e selezione
1. Le organizzazioni di invio e di accoglienza stabiliscono congiuntamente la procedura di individuazione e selezione. Ruoli, responsabilità e processi sono definiti in modo da garantire un processo di reclutamento trasparente, equo ed efficace, nel rispetto delle norme sulla parità di trattamento, sulle pari opportunità e sulla non discriminazione, come previsto dal regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014.
2. La procedura di individuazione e selezione si fonda su un partenariato tra le organizzazioni di invio e di accoglienza e garantisce una comunicazione tempestiva e continuativa. L'organizzazione di invio si assicura che l'organizzazione di accoglienza sia costantemente coinvolta nell'intero processo di reclutamento.
3. La procedura di individuazione e selezione convenuta si applica a tutte le fasi del processo di reclutamento.
4. La procedura di individuazione e selezione comprende, come minimo:
a)
la definizione dei compiti assegnati, del profilo delle competenze e dei criteri di selezione dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, secondo quanto previsto all'articolo 4;
b)
l'annuncio e il modulo di candidatura, secondo quanto previsto all'articolo 5;
c)
la valutazione, la preselezione e la selezione finale dei candidati, secondo quanto previsto all'articolo 6;
d)
la selezione, secondo quanto previsto all'articolo 7.
Articolo 4
Definizione dei compiti assegnati, del profilo delle competenze e dei criteri di selezione dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario
1. Sulla base di una valutazione dei bisogni svolta in conformità del regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014, l'organizzazione di accoglienza propone, conformemente ai requisiti di cui al punto 1 dell'allegato I, i compiti da assegnare al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, compresi degli elementi di flessibilità che consentano di tenere conto del contributo del volontario una volta assunto.
2. L'organizzazione di invio riesamina i compiti assegnati e li modifica, se necessario, al fine di assicurare una corrispondenza realistica e adeguata che tenga conto delle competenze che i Volontari europei per l'aiuto umanitario dovranno vantare, della capacità di assorbimento e dei bisogni dell'organizzazione di accoglienza.
3. Sulla base dei compiti assegnati e del quadro delle competenze, le organizzazioni di invio e di accoglienza definiscono un profilo delle competenze del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario e i criteri di selezione, con i requisiti minimi da applicare nel corso del processo di reclutamento. Il profilo delle competenze indica anche se il volontario è un giovane professionista o un professionista esperto e se sia necessario un apprendistato.
Articolo 5
Annuncio e modulo di candidatura
1. L'annuncio dell'incarico da ricoprire compete all'organizzazione di invio. Questa, con il contributo dell'organizzazione di accoglienza, elabora e allega all'annuncio un pacchetto informativo per far conoscere l'iniziativa e attrarre candidati volontari.
2. L'annuncio è redatto come minimo in inglese, in un linguaggio chiaro, concreto e accessibile, e fornisce informazioni circa la posizione offerta al candidato volontario conformemente ai requisiti di cui al punto 2 dell'allegato I.
3. L'annuncio è pubblicato per un minimo di un mese sulla piattaforma centrale dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, utilizzando eventualmente altri mezzi promozionali per attirare candidati verso la piattaforma. In circostanze debitamente giustificate, per incarichi in risposta a crisi umanitarie, l'annuncio può essere pubblicato per un periodo inferiore a un mese ma non inferiore a una settimana.
4. Il candidato propone la propria candidatura compilando un modulo standard e un curriculum vitae dettagliato. Il candidato compila inoltre un questionario di autovalutazione standard in cui valuta le proprie competenze, quali previste dal quadro delle competenze, e la propria adattabilità al compito assegnato e alle condizioni di vita e di lavoro riportate nell'annuncio. Il candidato deve acconsentire a queste condizioni.
Articolo 6
Procedura di valutazione, preselezione e selezione finale
1. L'organizzazione di invio valuta il candidato in base alle informazioni fornite nel modulo di domanda e nel questionario di autovalutazione, alla lettera in cui motiva la sua partecipazione all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e all'incarico specifico, e testando la sua capacità di analizzare uno scenario rilevante per gli aiuti umanitari, tramite una prova scritta, una composizione o prove analoghe.
2. Sulla base della valutazione, l'organizzazione di invio presenta all'organizzazione di accoglienza una prima preselezione dei candidati, per poi selezionare insieme una rosa ristretta di candidati da invitare al colloquio.
3. I candidati inclusi nella rosa ristretta sono invitati a un colloquio strutturato in funzione del quadro delle competenze. Il colloquio si svolge di persona oppure, ove possibile, utilizzando i nuovi mezzi di comunicazione, con la partecipazione dell'organizzazione di accoglienza. Ulteriori metodi di valutazione possono includere centri di valutazione, attività di gruppo ed esercizi di simulazione.
4. Se necessario, l'organizzazione di invio può verificare le referenze personali e professionali prima di procedere alla selezione finale. L'annuncio contiene informazioni circa il processo di screening, in modo da farne partecipi i candidati sin dall'inizio.
Articolo 7
Selezione
1. La decisione finale sulla selezione del candidato volontario spetta all'organizzazione di accoglienza, che la conferma all'organizzazione di invio la quale, a sua volta, ha il compito di offrire la posizione e organizzare la fase propedeutica. Per ciascuna posizione è possibile selezionare volontari di riserva che prendano il posto del candidato in caso quest'ultimo rassegni le dimissioni o non sia più disponibile.
2. Le organizzazioni di invio e di accoglienza devono essere in grado di documentare e giustificare la loro decisione in merito alla selezione nel rispetto dei principi di parità di trattamento, pari opportunità e non discriminazione durante l'intero processo di individuazione e selezione.
3. La procedura di selezione si conclude in un arco di tempo ragionevole. L'organizzazione di invio informa tutti i candidati circa la decisione di selezione presa e circa la possibilità di chiedere chiarimenti in proposito. Essa invita il candidato volontario selezionato a confermare per iscritto l'interesse a partecipare all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
4. L'organizzazione di invio si assicura che la documentazione sul processo di individuazione e selezione sia tracciabile e conservata nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati di cui al regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014.
Articolo 8
Procedura di valutazione delle esigenze di apprendimento
1. Basandosi sui risultati del reclutamento, sui bisogni dell'organizzazione di accoglienza e sulla prevista mobilitazione, l'organizzazione di invio, di concerto con l'organizzazione di accoglienza e il candidato volontario, valuta le esigenze di apprendimento e individua i moduli del programma di formazione ai quali partecipare sulla base dei seguenti criteri:
a)
l'anzianità, consentendo ai professionisti esperti di concentrarsi sui moduli obbligatori e scegliere il livello di formazione sulla gestione del progetto a loro più consono e moduli specialistici facoltativi;
b)
i bisogni di specifiche competenze dell'organizzazione di accoglienza, da soddisfare attraverso la partecipazione del candidato volontario a moduli facoltativi;
c)
le competenze generali del candidato volontario, da completare attraverso la partecipazione a moduli facoltativi.
2. L'organizzazione di invio compila il piano di apprendimento e sviluppo previsto dal regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014 e individua le competenze dei candidati volontari prescelti e le loro esigenze di apprendimento, trasmettendole agli erogatori dei servizi di formazione.
CAPO 3
PROGRAMMA DI FORMAZIONE DELL'INIZIATIVA VOLONTARI DELL'UNIONE PER L'AIUTO UMANITARIO
Articolo 9
Programma di formazione
1. Gli erogatori dei servizi di formazione elaborano un programma di formazione per tutti i candidati volontari prescelti avvalendosi, ove opportuno, del contributo delle organizzazioni di invio e di accoglienza e di ex-volontari.
2. Il programma di formazione si basa sul quadro delle competenze ed è adattabile alle esigenze sia dei giovani professionisti che dei professionisti esperti.
3. Il programma consiste in una combinazione di formazione a distanza e in presenza.
4. I moduli obbligatori per tutti i candidati volontari comprendono:
a)
un'introduzione generale all'Unione europea, alle sue relazioni esterne e al suo sistema di risposta alle crisi;
b)
un'introduzione all'azione umanitaria, alla politica di assistenza umanitaria dell'Unione e all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
c)
la gestione della protezione, della sicurezza e della salute personali;
d)
la gestione del progetto;
e)
la sensibilizzazione alla dimensione interculturale (e a tematiche trasversali);
f)
un'esercitazione di simulazione nel quale i candidati volontari dovranno dimostrare le competenze acquisite.
5. I moduli facoltativi comprendono i seguenti elementi:
a)
sensibilizzazione e comunicazione;
b)
primo soccorso psicologico;
c)
formazione dei moltiplicatori;
d)
gestione dei volontari;
e)
sviluppo organizzativo;
f)
moduli su misura, se necessario, destinati in particolare ad adattare le competenze tecniche dei candidati volontari al contesto degli aiuti umanitari.
6. I candidati volontari partecipano a tutti i moduli obbligatori e possono partecipare a uno o più moduli facoltativi da selezionare in conformità dell'articolo 8.
7. Il curriculum di formazione, con informazioni su ciascun modulo - status, destinatari, calendario, competenze e relativi risultati dell'apprendimento - viene elaborato conformemente all'allegato II.
Articolo 10
Valutazione dei candidati volontari durante e dopo la formazione
1. Durante la formazione e al suo completamento, la preparazione alla mobilitazione dei candidati volontari viene valutata sulla base del quadro di competenze.
2. La valutazione è organizzata congiuntamente dai formatori e il ruolo di coordinamento principale viene svolto dal tutore del candidato volontario nel periodo di formazione.
3. Per valutarne le competenze, i formatori si basano su conoscenze, competenze e attitudine del candidato volontario, tra cui:
a)
un'autovalutazione compilata dal candidato volontario dopo l'esercitazione di simulazione;
b)
le osservazioni sul candidato che i formatori forniranno dopo ciascun modulo e dopo l'esercitazione di simulazione;
c)
la valutazione del tutore formatore, che fornisce un'analisi critica dell'autovalutazione e osservazioni in esito a una sessione di tutoraggio individuale con il candidato volontario, basata sul feedback fornito dai formatori.
4. La valutazione di tutte le competenze viene inclusa nel piano di apprendimento e sviluppo del candidato volontario, che sarà aggiornato al completamento della formazione indicando i corsi seguiti e i risultati ottenuti.
5. I candidati volontari che mostrano carenze in una qualsiasi competenza trasversale o specifica sono scartati. I formatori e il tutore formatore devono essere in grado di spiegare e giustificare, se necessario, una tale valutazione e decisione.
CAPO 4
PROCEDURE PER LA PREPARAZIONE PRE-MOBILITAZIONE DEI CANDIDATI VOLONTARI
Articolo 11
Programma di inserimento
1. Il processo di inserimento permette al candidato o al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario di familiarizzarsi con la cultura, le politiche e le pratiche delle organizzazioni di invio e di accoglienza e con le aspettative sui compiti assegnati.
2. Le organizzazioni di invio e di accoglienza elaborano congiuntamente un programma di inserimento. Il programma definisce ruoli e responsabilità basandosi, ove possibile, sul contributo di Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario di rientro dalle missioni, così da beneficiare della loro esperienza diretta e degli insegnamenti tratti. Il programma comprende:
a)
un programma propedeutico alla mobilitazione, messo a punto dall'organizzazione di invio, come previsto dall'articolo 12;
b)
un programma di inserimento nel paese di mobilitazione, messo a punto dall'organizzazione di accoglienza, come previsto dall'articolo 18;
3. Le organizzazioni di invio e di accoglienza organizzano, ove opportuno, sessioni congiunte che coinvolgono l'insieme dei candidati o dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
Articolo 12
Programma propedeutico alla mobilitazione
1. Le organizzazioni di invio garantiscono che tutti i candidati volontari partecipino a un programma propedeutico da impartire in loro presenza, prima della mobilitazione. Il programma include, come minimo:
a)
la struttura gestionale e organizzativa e i relativi processi, le squadre che partecipano al progetto (compreso il responsabile del progetto, l'addetto alla gestione delle crisi, le risorse umane), la missione e gli obiettivi organizzativi dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
b)
informazioni esaustive sul contesto del progetto in cui il candidato volontario opererà, i compiti assegnati e la valutazione dei bisogni soggiacente; le condizioni di vita e di lavoro di cui all'articolo 22 e agli articoli da 24 a 27;
c)
il quadro normativo di riferimento cui il volontario è soggetto, secondo quanto previsto dal regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014;
d)
le norme e le procedure rilevanti per il volontario, incluse quelle in materia disciplinare e di conciliazione, lotta antifrode e anticorruzione, tutela dei minori e degli adulti vulnerabili e codice di condotta, come previsto dal regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014;
e)
istruzioni obbligatorie in materia di sicurezza specifiche al contesto e istruzioni in materia di salute e protezione (compreso un controllo medico prima della partenza), di cui agli articoli 28 e 30;
f)
il sistema e la procedura di supervisione e di gestione e i meccanismi di supporto a disposizione, compreso il tutoraggio e le altre forme di supporto previste agli articoli 19, 20 e 21;
g)
il piano di apprendimento e sviluppo;
h)
informazioni riguardanti la rete dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e il modo in cui sostiene i volontari prima, durante e dopo la mobilitazione;
i)
informazioni circa le attività di comunicazione e visibilità previste dal progetto, basate sul piano di comunicazione di cui all'articolo 17 del regolamento (UE) n. 375/2014, comprese le informazioni per contattare il responsabile regionale dell'informazione della Commissione;
j)
il debriefing di cui all'articolo 23.
2. Nel contesto del programma di inserimento, l'organizzazione di invio rende inoltre noto l'ufficio locale per gli aiuti umanitari della Commissione responsabile per il paese di mobilitazione, mettendolo altresì al corrente dell'imminente mobilitazione dei volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
3. L'organizzazione di invio garantisce che tutte le informazioni fornite durante il programma di inserimento vengano lette e comprese dai candidati volontari e siano sempre facilmente accessibili durante la loro partecipazione all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
Articolo 13
Apprendistato per giovani professionisti
1. Ai candidati volontari che ricadono nella categoria «giovani professionisti» può essere chiesto di partecipare, oltre al programma di formazione, anche a un apprendistato presso l'organizzazione di invio per approfondire sul campo procedure, etica e ambito delle attività umanitarie, in vista di una migliore preparazione alla futura mobilitazione come Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario. La durata dell'apprendistato è limitata a un periodo massimo di sei mesi, con una possibilità di proroga limitata in casi eccezionali debitamente giustificati.
2. Di concerto con l'organizzazione di accoglienza e il volontario in apprendistato, e in funzione di ciò che prevede l'incarico di apprendista, l'organizzazione di invio riesamina e aggiorna le esigenze di apprendimento contenute nel piano di apprendimento e sviluppo. Il piano di apprendimento e sviluppo specifica in particolare:
a)
i risultati di apprendimento che il volontario dovrà raggiungere nel periodo di apprendistato;
b)
i compiti che il volontario in apprendistato dovrà svolgere in quanto parte del processo di apprendimento e le risorse da mettere a disposizione;
c)
gli obiettivi e i risultati che il volontario dovrà raggiungere al termine dell'apprendistato.
3. I seguenti articoli del presente regolamento si applicano mutatis mutandis all'apprendistato, con i relativi obblighi per le organizzazioni di invio che ospitano i volontari in apprendistato:
a)
l'articolo 19, paragrafi 4, 5, 6 e 9, gli articoli 21 e 22;
b)
l'articolo 24, ad eccezione del paragrafo 5. I candidati volontari provenienti da paesi dell'UE o dai paesi terzi di cui all'articolo 23, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (UE) n. 375/2014 e alle condizioni ivi previste, che sono coperti dal proprio regime nazionale di sicurezza sociale o dal regime assicurativo del paese di residenza e che intraprendono l'apprendistato nei suddetti paesi, hanno diritto unicamente a una copertura complementare. Ciò significa che la loro copertura assicurativa si limita ai costi che superano la copertura prevista dal regime nazionale di sicurezza sociale o dal regime assicurativo. Le spese sostenute sono coperte al 100 % in via eccezionale e in casi debitamente giustificati, se il regime nazionale di sicurezza sociale o il regime assicurativo coprono solo in parte o per niente le spese di cui all'articolo 24, paragrafo 5;
c)
l'articolo 25, ad eccezione del paragrafo 6, l'articolo 26 e l'articolo 27, paragrafo 1, se rilevante;
d)
l'articolo 28, paragrafi 1, 8 e 14, e l'articolo 30, paragrafi 1, 4, 5, 6 e 7.
Articolo 14
Valutazione dei candidati volontari dopo l'apprendistato
1. Al termine dell'apprendistato, il volontario compila un'autovalutazione basata sul quadro delle competenze e sul piano di apprendimento e sviluppo.
2. L'autovalutazione viene esaminata dal superiore diretto all'interno dell'organizzazione di invio che, in consultazione con l'organizzazione di accoglienza, valuta il volontario in apprendistato in modo da:
a)
misurarne le prestazioni rispetto agli obiettivi posti;
b)
verificare se i risultati concordati sono stati conseguiti;
c)
stabilire l'esito dell'apprendimento.
3. I candidati volontari che mostrano carenze in una qualsiasi competenza trasversale o specifica sono scartati e non sono ammissibili al ruolo di Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario. Il superiore diretto all'interno dell'organizzazione di invio deve essere in grado di spiegare e giustificare, se necessario, una tale valutazione e decisione.
Articolo 15
Ulteriore formazione pre-mobilitazione
Fatta salva la partecipazione del volontario candidato al programma di formazione o a un apprendistato, l'organizzazione di invio può fornire un'ulteriore formazione pre-mobilitazione, ad esempio per adeguare le competenze tecniche dei candidati volontari ai bisogni dell'organizzazione di accoglienza o per offrire la formazione linguistica necessaria nel paese di mobilitazione ecc.
Articolo 16
Contratto con il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario
1. L'organizzazione di invio, di concerto con l'organizzazione di accoglienza, conferma la valutazione finale di ammissibilità del candidato volontario ad essere mobilitato in qualità di Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, sulla base dei risultati del programma propedeutico alla mobilitazione e, se opportuno, dell'apprendistato e degli altri corsi di formazione pre-mobilitazione di cui agli articoli da 13 a 15.
2. L'organizzazione di invio e il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario che ha ottenuto una valutazione positiva, sottoscrivono un contratto di mobilitazione conformemente all'articolo 14, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 375/2014.
3. Il contratto, da definire in stretta consultazione con le organizzazioni di accoglienza, stabilisce le specifiche condizioni di mobilitazione nonché i diritti e gli obblighi del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario. Il contratto specifica la legge applicabile e il foro competente a norma del regolamento delegato (UE) della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014, e contempla come minimo gli elementi di seguito:
a)
indicazioni specifiche riguardo a ruolo, titolo, durata e luogo dell'incarico di Volontario dell'Unione per gli aiuti umanitari, e i compiti da eseguire come definiti al momento dall'assegnazione, inclusi gli elementi derivanti dal piano di comunicazione di cui all'articolo 17 del regolamento (UE) n. 375/2014;
b)
durata del contratto, con la data di inizio e di fine;
c)
gestione delle prestazioni, tra cui:
-
modalità di gestione, con l'indicazione del superiore diretto presso l'organizzazione di accoglienza e della persona di contatto per il supporto continuativo da parte dell'organizzazione di invio;
-
disposizioni sul tutoraggio;
d)
condizioni di lavoro, tra cui orario lavorativo e ferie;
e)
i diritti e gli obblighi finanziari del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, comprese le disposizioni necessarie a che vengano erogati:
-
indennità di soggiorno e di nuova sistemazione;
-
informazioni sulle normative applicabili in materia tributaria e previdenziale;
-
copertura assicurativa;
-
alloggio;
-
viaggio;
f)
disposizioni pratiche:
-
controlli medici;
-
visti e permessi di lavoro;
g)
riservatezza;
h)
condotta del volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, da allegare al contratto, tra cui integrità e codice di condotta, tutela dei minori e degli adulti vulnerabili e tolleranza zero contro gli abusi sessuali;
i)
politica disciplinare e revoca dello status di volontario;
j)
meccanismo di mediazione per la risoluzione di problemi, controversie e questioni disciplinari;
k)
responsabilità e politiche applicabili alla gestione della sicurezza, e in materia di protezione e salute;
l)
apprendimento e sviluppo:
-
formazione e programma di inserimento;
-
debriefing.
4. In caso di controversie tra l'organizzazione di invio o di accoglienza e il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, quest'ultimo ha diritto a un ricorso effettivo, in conformità delle disposizioni nazionali applicabili all'organizzazione di invio.
Articolo 17
Inserimento nella banca dati
Dopo aver ottenuto l'esplicito consenso del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, l'organizzazione di invio ne inserisce i dati nella banca dati di cui all'articolo 13 del regolamento (UE) n. 375/2014 («la banca dati»). Il trattamento dei dati personali contenuti nella banca dati deve rispettare le norme in materia di protezione dei dati di cui al regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014. Il trattamento dei dati personali contenuti nella banca dati da parte della Commissione è soggetto al regolamento (CE) n. 45/2001 (2).
CAPO 5
PROCEDURE PER LA MOBILITAZIONE E LA GESTIONE DEI VOLONTARI DELL'UNIONE PER L'AIUTO UMANITARIO
Articolo 18
Programma di inserimento nel paese di mobilitazione
1. Al loro arrivo nel paese di mobilitazione, le organizzazioni di accoglienza garantiscono che i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario seguano un programma di inserimento dettagliato e adeguato, che comprende almeno le informazioni elencate di seguito:
a)
la struttura gestionale e organizzativa e i relativi processi; le squadre che partecipano al progetto (compreso il responsabile del progetto, la squadra operativa e tecnica, l'addetto alla gestione delle crisi, le squadre di supporto quali quelle addette alle risorse umane e finanziarie); il o i siti del progetto; la missione e gli obiettivi organizzativi dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
b)
informazioni esaustive su missione, mandato e progetti dell'organizzazione di accoglienza; comunità interessate; contesto operativo; aspettative su realizzazioni e risultati rispetto ai compiti assegnati ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e alla valutazione dei bisogni soggiacenti;
c)
il rilevante quadro giuridico locale applicabile ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
d)
istruzioni obbligatorie in materia di sicurezza specifiche al contesto e in materia di protezione e salute, di cui agli articoli 28 e 30;
e)
il sistema e la procedura di supervisione e di gestione delle prestazioni e i meccanismi di supporto a disposizione, compreso il tutoraggio e le altre forme di supporto previste agli articoli 19, 20 e 21;
f)
introduzione alla cultura del paese, della regione e della località di mobilitazione, incluse indicazioni sul comportamento più appropriato;
g)
debriefing sul campo, di cui all'articolo 23.
2. L'organizzazione di accoglienza garantisce che tutte le informazioni fornite durante il programma di inserimento nel paese di mobilitazione vengano lette e comprese dai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e siano sempre facilmente accessibili durante la loro partecipazione all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
Articolo 19
Supervisione e gestione delle prestazioni
1. Per misurare i progressi e la qualità del lavoro svolto dai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario rispetto ai compiti assegnati, le organizzazioni di invio e di accoglienza elaborano congiuntamente un sistema di gestione delle prestazioni basato sulla definizione degli obiettivi delle prestazioni e sulla previsione di realizzazioni e risultati.
2. La procedura di gestione delle prestazioni precisa i ruoli e le responsabilità rispettivi delle organizzazioni di invio e di accoglienza per quanto riguarda la supervisione dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
3. Nel corso del programma di inserimento le organizzazioni di invio e di accoglienza stabiliscono, insieme ai Volontari, gli obiettivi delle prestazioni e offrono ai volontari l'opportunità di esprimersi sugli elementi di flessibilità dei compiti assegnati.
4. L'organizzazione di accoglienza designa il superiore diretto che supervisiona l'operato di ciascun Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario e che incontra il Volontario ad intervalli ragionevoli e pratici.
5. Se opportuno, a seconda della durata dell'incarico, l'organizzazione di invio, il superiore diretto appartenente all'organizzazione di accoglienza e il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario procedono a una verifica intermedia per valutare formalmente il processo di integrazione e i progressi compiuti in relazione agli obiettivi, nonché per ricalibrare obiettivi, compiti assegnati e piano di apprendimento e sviluppo.
6. Se la verifica intermedia giunge alla conclusione che il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario presenta carenze in una qualsiasi competenza trasversale o specifica, l'organizzazione di accoglienza, d'accordo con quella di invio, può decidere di interrompere anticipatamente la mobilitazione del Volontario. Le organizzazioni devono essere in grado di spiegare e giustificare, se necessario, una tale valutazione e decisione.
7. L'organizzazione di invio, il superiore diretto nell'organizzazione di accoglienza e il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario svolgono una valutazione finale delle prestazioni per stimare i risultati ottenuti dal Volontario al termine dell'incarico rispetto agli obiettivi stabiliti per i compiti assegnati e al piano di apprendimento e sviluppo.
8. I risultati della valutazione delle prestazioni vengono integrati nel piano di apprendimento e sviluppo del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario.
9. L'organizzazione di invio conserva i documenti relativi alla valutazione delle prestazioni conformemente alle norme sulla protezione dei dati di cui al regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014 e conferma nella banca dati la positiva conclusione dell'incarico oppure, in caso di conclusione negativa, ne fornisce i motivi.
Articolo 20
Supporto continuativo da parte delle organizzazioni di invio
1. Prima della mobilitazione, l'organizzazione di invio designa un referente che sarà disponibile per la durata della missione e intratterrà regolari contatti con il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario:
a)
offrendo al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario un supporto nella fase di sistemazione e transizione;
b)
fornendo al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario e all'organizzazione di accoglienza il necessario supporto supplementare;
c)
partecipando alle valutazioni intermedia e finale e ad altre riunioni, se necessario;
d)
offrendo sostegno come mediatore, in caso di disaccordo tra l'organizzazione di accoglienza e il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario.
2. Se, nel corso della mobilitazione, la persona di contatto designata non è più in grado di svolgere questo ruolo, viene designato quanto prima possibile un sostituto al fine di garantire la continuità del supporto.
Articolo 21
Tutoraggio
1. L'organizzazione di accoglienza designa uno o più tutori che assistano il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario nei seguenti ambiti:
a)
sviluppo di competenze professionali e miglioramento delle prestazioni e delle conoscenze;
b)
integrazione culturale e acclimatazione;
c)
orientamento in merito ai compiti attribuiti;
d)
gestione di aspetti psicosociali.
2. Il o i tutori designati prendono visione del piano di apprendimento e sviluppo e dei compiti assegnati al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, sui quali basano il loro supporto. Il o i tutori incontrano periodicamente il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario per riflettere sui progressi raggiunti e aiutandolo a risolvere problemi di servizio o personali.
3. Il tutoraggio tiene conto delle realtà locali e, ove possibile, si adatta anche ai volontari locali.
4. L'organizzazione di invio facilita il tutoraggio lavorando in partenariato con l'organizzazione di accoglienza, al fine di fornire supporto alle capacità analitiche, alla formazione e allo sviluppo delle capacità, e identificando all'interno delle proprie reti e strutture addetti adeguatamente qualificati e dotati di capacità complementari, in caso di scarsa disponibilità di competenze locali.
5. Se appropriato, è possibile ricorrere al tutoraggio a distanza, in particolare utilizzando la rete per l'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
Articolo 22
Condizioni di lavoro
1. I Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario lavorano in condizioni adeguate, tali da consentire loro di svolgere soddisfacentemente l'incarico e da garantire benessere, motivazione, salute e sicurezza. Le condizioni rispettano le pertinenti disposizioni della direttiva 89/391/CE (3) e della direttiva 2003/88/CE (4).
2. Le organizzazioni di invio e di accoglienza collaborano per definire condizioni di lavoro adeguate in funzione dei contesti operativi locali e nazionali.
3. L'organizzazione di accoglienza fornisce le informazioni necessarie e propone condizioni di lavoro, la cui idoneità e adeguatezza sono valutate dall'organizzazione di invio in modo da garantirne la coerenza con il dovere di diligenza che incombe ad entrambe e con le politiche e prassi generali dell'organizzazione di invio.
4. Le organizzazioni di invio e di accoglienza garantiscono congiuntamente che i rischi per la sicurezza, la protezione e la salute siano evitati, gestiti e mitigati e che le condizioni di lavoro proposte seguano le procedure convenute in materia sicurezza, protezione e salute di cui agli articoli 28, 29 e 30, e siano conformi ai requisiti su orario di lavoro, ferie, periodi minimi di riposo giornaliero e settimanale, e spazi di lavoro, di cui al punto 3 dell'allegato I.
Articolo 23
Sostegno di fine dell'incarico e post-mobilitazione
1. Le organizzazioni di invio e di accoglienza concordano il contenuto e le modalità del debriefing previsto per tutti i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, anche quelli che rientrano prima del previsto.
2. L'organizzazione di accoglienza fornisce al volontario dell'Unione un debriefing personale o di gruppo che comprende la valutazione finale delle prestazioni di cui all'articolo 19, paragrafo 7, e, se del caso, nell'ottica di garantire la sostenibilità e la continuità del progetto, prevede un passaggio di consegne alla squadra o alle controparti che continueranno le attività svolte dal Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario.
3. Al suo rientro, l'organizzazione di invio fornisce tempestivamente al volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario un debriefing personale o di gruppo e debriefing operativi o sul progetto, sulla base del feedback fornito dall'organizzazione di accoglienza e della finalizzazione del piano di apprendimento e sviluppo.
4. Al rientro del volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, l'organizzazione di invio agevola un controllo medico post-mobilitazione e offre una o più sessioni di debriefing psicosociale e di counselling di sostegno, alle quali il Volontario, se desidera, può partecipare.
5. Le organizzazioni di invio e di accoglienza orientano il volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario su come rimanere in contatto con le tematiche umanitarie e della cittadinanza europea attiva, anche promuovendo e impegnandosi nella rete per l'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
6. L'organizzazione di invio invita i volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario che sono rientrati a fornire un feedback costruttivo sull'iniziativa, ad esempio spiegando come il loro contributo possa servire ad orientare futuri incarichi.
CAPO 6
DISPOSIZIONI IN MATERIA DI ASSICURAZIONE E CONDIZIONI DI VITA
Articolo 24
Copertura assicurativa
1. Tutti i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario sono coperti da una polizza assicurativa multirischio specificamente concepita per proteggerli durante l'intera durata della mobilitazione nei paesi terzi e durante altri periodi che la precedono o la seguono.
2. La copertura assicurativa è valida in tutto il mondo, 24 ore su 24. Essa decorre dal giorno in cui il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario lascia il proprio domicilio per il paese terzo in cui viene mobilizzato, fino al giorno in cui il Volontario lascia il paese terzo e ritorna a casa («primo periodo di copertura»).
3. Se la copertura assicurativa supera le 12 settimane, il termine è prorogato di 8 settimane nel paese di residenza dell'assicurato, per coprire le cure mediche per malattie e lesioni incorse durante il primo periodo di copertura.
4. La polizza copre tutte le attività legate all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e le attività private dei Volontari durante il primo periodo di copertura.
5. Tutti i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario sono coperti al 100 % (copertura totale) per:
a)
cure mediche e odontoiatriche;
b)
gravidanza e parto;
c)
incidenti;
d)
rimpatrio;
e)
assicurazione vita;
f)
disabilità o incapacità permanenti e temporanee;
g)
responsabilità civile;
h)
perdita o furto di documenti, titoli di viaggio ed effetti personali;
i)
assistenza complementare.
6. Al fine di garantire parità di trattamento e copertura a tutti i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, la Commissione può concludere contratti con uno o più assicuratori tramite procedura di aggiudicazione.
Articolo 25
Indennità di soggiorno e di nuova sistemazione
1. L'organizzazione di invio copre le spese di soggiorno dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario in quanto persone non salariate, erogando importi forfettari tempestivi e costanti.
2. I pagamenti forfettari per le spese di soggiorno si basano su un paniere di prodotti di consumo che copre le spese ordinarie del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario per:
a)
alimenti;
b)
articoli da toletta e prodotti per la casa;
c)
abbigliamento;
d)
trasporto locale e all'interno del paese;
e)
spese varie ritenute necessarie ad assicurare un adeguato tenore di vita e la partecipazione alla società locale (l'importo totale per gli elementi di cui alle lettere da a) a d) può essere maggiorato fino al 20 %, al fine di includere altri costi, ad esempio attività ricreative, parrucchiere, riviste e articoli di cancelleria);
f)
un importo per spese impreviste, per i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario che risiedono in zone in cui gli indici sono al di sopra della media nazionale (un massimo del 10 % per gli elementi di cui alle lettere da a) a d)).
3. Le spese di alloggio non fanno parte delle somme forfettarie per l'indennità di soggiorno.
4. La Commissione pubblica informazioni sulle somme forfettarie per l'indennità di soggiorno nei paesi di mobilitazione sulla base degli indici nazionali. Oltre all'indennità giornaliera, possono essere rimborsate esigenze particolari legate a disabilità o altre circostanze eccezionali, debitamente giustificate.
5. I volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario sono informati tempestivamente in merito a eventuali modifiche degli indici e delle indennità di soggiorno durante l'incarico, in particolare nei paesi con elevati tassi di inflazione o deflazione.
6. I Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario che rientrano dopo aver completato con successo la mobilitazione ricevono dall'organizzazione di invio un'indennità di nuova sistemazione regolarmente indicizzata pari a 100 EUR al mese, a seconda della durata della mobilitazione.
Articolo 26
Alloggio
1. L'organizzazione di invio si assicura che l'organizzazione di accoglienza fornisca al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario un alloggio adeguato a un costo ragionevole dato il contesto locale.
2. Le organizzazioni di invio e di accoglienza garantiscono congiuntamente che i rischi per la sicurezza, la protezione e la salute siano evitati, gestiti e mitigati e che l'alloggio proposto sia conforme alle procedure convenute in materia di sicurezza, protezione e salute di cui agli articoli 28, 29 e 30, e ai requisiti di cui al punto 4 dell'allegato I.
3. Le spese di alloggio e riscaldamento e altre spese direttamente connesse sono sostenute direttamente dall'organizzazione di accoglienza, ove possibile. L'organizzazione di accoglienza si assume i rapporti contrattuali con i proprietari degli alloggi e adotta tutte le misure necessarie per informare gli ospiti e i proprietari degli alloggi in merito all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
Articolo 27
Spese di viaggio e spese correlate
1. L'organizzazione di invio organizza il viaggio del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario verso e dal luogo di mobilitazione, anche nel caso di rimpatrio anticipato, e copre le spese di viaggio.
2. Su richiesta del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, l'organizzazione di invio organizza e copre i costi per ulteriori viaggi di ritorno nei seguenti casi:
a)
per i congedi nel paese di origine dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario la cui mobilizzazione supera i 18 mesi;
b)
per il congedo parentale dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario con uno più figli a carico di età inferiore ai 12 anni, se il periodo di mobilitazione supera i 6 mesi;
c)
per un permesso speciale in caso di cerimonia funebre o malattia grave attestata da certificato medico di un parente ascendente o discendente diretto, del coniuge o del partner registrato, di un fratello o di una sorella.
3. Le spese di viaggio possono basarsi sul costo reale di un biglietto di classe economica o di seconda classe, oppure possono equivalere a una somma forfettaria basata su una metodologia ragionevole per il calcolo della distanza.
4. L'organizzazione di invio fornisce informazioni e sostegno logistico per l'ottenimento del visto per il volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, mentre l'organizzazione di accoglienza sostiene la procedura di rilascio dei visti, come richiesto. L'organizzazione di invio copre le spese relative all'ottenimento dei visti, comprese le necessarie spese di viaggio.
CAPO 7
PROCEDURE PER GARANTIRE L'OBBLIGO DI DILIGENZA, LA PROTEZIONE E LA SICUREZZA
Articolo 28
Gestione della sicurezza e valutazione del rischio
1. L'organizzazione di invio dispone di una propria politica di sicurezza e di procedure per la valutazione del rischio adeguate e applicabili ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario oppure, ove necessario, ad essi adattate.
2. Sulla base delle politiche di sicurezza dell'organizzazione di invio, le organizzazioni di invio e di accoglienza elaborano congiuntamente un piano di gestione della sicurezza e un piano di evacuazione per le azioni nell'ambito dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario. Tali piani soddisfano, come minimo, i requisiti di cui al punto 5 dell'allegato I.
3. Le organizzazioni di invio e di accoglienza elaborano congiuntamente una valutazione scritta dei rischi per la sicurezza, gli spostamenti e la salute nel paese di mobilitazione. La valutazione soddisfa, come minimo, i requisiti di cui al punto 6 dell'allegato I.
4. La valutazione del rischio di cui al paragrafo 3 va riesaminata e aggiornata regolarmente a seconda del contesto e, come minimo, prima della mobilitazione del volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario. Se la valutazione del rischio porta a concludere che la mobilitazione avverrà in un contesto segnato da conflitti o da minacce di conflitti armati, internazionali o non internazionali, la mobilitazione non ha luogo oppure è annullata se il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario è già stato selezionato.
5. La consapevolezza delle questioni di sicurezza e la condotta adeguata da assumere in relazione alla gestione del rischio e della sicurezza fanno parte della descrizione dei compiti assegnati e del processo di reclutamento.
6. Prima di mobilitare come Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario un cittadino di uno Stato membro o di altri paesi partecipanti conformemente all'articolo 23 del regolamento (UE) n. 375/2014, l'organizzazione di invio informa le pertinenti autorità nazionali. Prima di mobilitare un Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario che non è cittadino dell'Unione, l'organizzazione di invio verifica le norme in materia di tutela consolare fornite dal paese di cui il Volontario ha la cittadinanza o da un altro paese.
7. Le organizzazioni di invio e di accoglienza garantiscono che tutte le informazioni sulle procedure di sicurezza e protezione siano condivise e comprese dal Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario. Durante il programma di inserimento, prima della partenza ed entro 24 ore dall'arrivo nel paese di mobilitazione, il Volontario riceve informazioni su questioni di sicurezza specifiche al contesto. Esse includono le risultanze della valutazione del rischio, i piani di evacuazione e di gestione della sicurezza, con la segnalazione degli incidenti di sicurezza, le procedure di evacuazione e di rimpatrio, i canali di comunicazione, il o i referenti per la gestione delle crisi e i recapiti di ambasciate, polizia, vigili del fuoco e ospedali.
8. L'organizzazione di invio si assicura che il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario sia coperto, come minimo, dall'assicurazione di cui all'articolo 24.
9. Oltre alla preparazione obbligatoria in materia di sicurezza nell'ambito del programma di formazione, l'organizzazione di invio offre ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario ogni altra formazione rilevante in materia di sicurezza fornita al proprio personale internazionale.
10. Alla firma del contratto di cui all'articolo 16, paragrafo 2, il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario conferma di essere a conoscenza e di rispettare le procedure di gestione della sicurezza, tra cui il dovere di tenersi informato e aggiornato sulla situazione di sicurezza corrente; la responsabilità personale di gestire la sicurezza propria, gli altri e l'organizzazione; il dovere di astenersi da comportamenti rischiosi. Le organizzazioni di invio e di accoglienza mettono il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario a conoscenza delle conseguenze di un'eventuale violazione delle procedure di sicurezza, in particolare quelle che pongono fine all'incarico in modo forzato e prematuro.
11. L'organizzazione di invio raccomanda ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario di registrarsi, al momento dell'arrivo nel paese di mobilitazione, presso l'ambasciata o il consolato di appartenenza e li informa sulla possibilità di richiedere assistenza consolare. Se il paese di cui il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario è cittadino non ha una rappresentanza consolare nel paese di mobilitazione, e se il Volontario è un cittadino dell'Unione, l'organizzazione di invio gli raccomanda di registrarsi presso un'ambasciata o un consolato di un altro Stato membro e lo informa sulla possibilità di chiedere assistenza consolare.
12. Sulla base di aggiornamenti forniti dall'organizzazione di accoglienza, le organizzazioni di invio e di accoglienza rivedono con regolarità il piano di evacuazione per garantirne in permanenza l'adeguatezza all'ambiente operativo. Sulla base della valutazione del rischio viene stabilita la frequenza di riesame del piano di evacuazione, e l'organizzazione di accoglienza può utilizzare i dati storici e gli aggiornamenti recenti per correggerlo, se necessario. Il piano di evacuazione è conservato in un luogo facilmente accessibile ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
13. L'organizzazione di accoglienza garantisce che il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario sia aggiornato in merito a qualsiasi cambiamento dell'ambiente operativo e a eventuali conseguenti modifiche delle procedure e dei protocolli di sicurezza.
14. L'organizzazione di accoglienza è in grado di localizzare il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario e ne conosce il recapito, in modo da poterlo raggiungere in ogni momento, anche se in congedo.
Articolo 29
Procedure da seguire in caso di incidente o di evacuazione
1. In caso si verifichi un incidente di sicurezza, il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario viene invitato quanto prima a un debriefing. A seconda della gravità dell'incidente e delle procedure previste dalle organizzazioni di invio e di accoglienza, il debriefing è impartito dal superiore diretto o dal tutore presso l'organizzazione di accoglienza, oppure dal referente per la gestione delle crisi presso l'organizzazione di invio, e può prevedere un sostegno psicologico professionale.
2. In caso di evacuazione, viene seguito l'apposito piano e i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario vengono costantemente seguiti, applicando, se del caso, le procedure in vigore nei consolati o nelle ambasciate dove il Volontario risulta registrato a norma dell'articolo 28, paragrafo 11.
3. Al rientro, l'organizzazione di invio contatta i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e garantisce loro un adeguato accompagnamento, con sessioni di orientamento, sostegno medico e psicosociale.
4. La sicurezza rientra nel quadro di monitoraggio e valutazione delle organizzazioni di invio e di accoglienza e gli insegnamenti tratti da incidenti di sicurezza sono incorporati nel processo di revisione e miglioramento dei progetti.
Articolo 30
Salute e sicurezza
1. L'organizzazione di invio dispone di una propria politica di salute e sicurezza adeguata e applicabile ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario oppure, ove necessario, ad essi adattata, con orientamenti in materia di:
a)
salute personale, ad esempio salute fisica (prevenzione delle malattie, consigli su alimentazione e sonno, consapevolezza dei rischi climatici e geografici, accesso alle cure);
b)
salute mentale (consigli sull'equilibrio tra vita professionale e vita privata, gestione dello stress, meccanismi di reazione e metodi per rilassarsi, persone cui rivolgersi per il sostegno psicosociale).
2. Sulla base della politica sanitaria e di sicurezza dell'organizzazione di invio, le organizzazioni di invio e di accoglienza elaborano congiuntamente una serie completa di linee e orientamenti in materia di salute e sicurezza per adempiere al dovere di diligenza che incombe loro e assicurare il benessere emotivo e fisico dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
3. Nell'ambito della valutazione del rischio di cui all'articolo 28, paragrafo 3, e prima di definire i compiti da assegnare, le organizzazioni di invio e di accoglienza valutano congiuntamente se l'incarico comporta condizioni di vita e di lavoro sicure e protette per i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, sulla base degli indicatori di cui al punto 7 dell'allegato I.
4. L'organizzazione di invio si assicura che il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario goda, come minimo, di una copertura assicurativa sanitaria e di viaggio multirischio a norma dell'articolo 24.
5. Durante il programma di inserimento l'organizzazione di invio informa il volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario sulle politiche e gli orientamenti di salute e sicurezza di cui ai paragrafi 1 e 2, con informazioni su malattie, assistenza di primo soccorso, manutenzione di siti, veicoli e attrezzature, postazioni di lavoro, equilibrio tra vita professionale e privata, salute e incidenti di sicurezza, procedure di evacuazione medica.
6. L'organizzazione di invio si assicura che il volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario si sottoponga a un'accurata visita medica prima della partenza e fornisce i farmaci e i vaccini raccomandati contro i rischi presenti nel paese di mobilitazione, incluse attrezzature quali kit di pronto soccorso e antizanzare, se necessario.
7. L'organizzazione di accoglienza garantisce il rispetto dell'obbligo di diligenza nella gestione quotidiana dei volontari e, durante il programma di inserimento, fornisce al volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario:
a)
informazioni aggiornate sulle risorse locali in materia di salute e sicurezza, ad esempio i recapiti di medici, ospedali, servizi paramedici;
b)
orientamenti sulle consuetudini e sulle norme locali, nel quadro delle informazioni specifiche sul paese, in modo da limitare i rischi per la sicurezza e facilitare l'integrazione.
8. Al rientro del volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, l'organizzazione di invio agevola un controllo medico post-mobilitazione e offre una o più sessioni di debriefing psicosociale, o di counselling, nell'ambito del processo di debriefing. Le organizzazioni di invio e di accoglienza promuovono la rete dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario quale meccanismo di sostegno alternativo prima, durante e dopo la mobilitazione.
CAPO 8
PROCEDURE DI MONITORAGGIO E VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI INDIVIDUALI DEI VOLONTARI DELL'UNIONE PER L'AIUTO UMANITARIO
Articolo 31
Monitoraggio e valutazione delle prestazioni individuali dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario
1. Sulla base della procedura di supervisione e gestione delle prestazioni, di cui all'articolo 19, le organizzazioni di invio e di accoglienza provvedono a monitorare e valutare le prestazioni individuali dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, misurandone i progressi, le realizzazioni e i risultati con riferimento ai compiti e agli obiettivi loro assegnati.
2. Il monitoraggio e la valutazione delle prestazioni individuali dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario rappresentano un processo continuo che ha luogo nel corso di tutto l'incarico, con verifiche specifiche da svolgersi, come minimo, nelle seguenti fasi:
a)
se del caso, al termine dell'apprendistato di cui all'articolo 14;
b)
durante la valutazione finale delle prestazioni di cui all'articolo 19 e nel caso venga ritenuto appropriato svolgere una verifica intermedia;
c)
durante il debriefing di cui all'articolo 23.
3. Le organizzazioni di invio e di accoglienza forniscono dati che dimostrano in quale misura le prestazioni individuali del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario contribuiscono - a livello di effetti e di impatto - agli obiettivi del progetto e dell'iniziativa nel suo complesso, alla luce degli indicatori di cui all'articolo 7 del regolamento (UE) n. 375/2014. I dati contengono informazioni circa la qualità delle realizzazioni e dei risultati del lavoro svolto dal Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, rese anonime e disponibili a fini di valutazione. I dati vengono trattati nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati di cui al regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014.
4. Le organizzazioni di invio danno assistenza alle organizzazioni di accoglienza per sviluppare le capacità di misurare i progressi, le realizzazioni e i risultati del Volontario dell'Unione per gli aiuti umanitari rispetto ai compiti assegnati e ai relativi obiettivi.
CAPO 9
DISPOSITIVO DI CERTIFICAZIONE DELLE ORGANIZZAZIONI DI INVIO E DI ACCOGLIENZA
Articolo 32
Dispositivo di certificazione del le organizzazioni di accoglienza
1. Le organizzazioni di accoglienza che aspirano alla certificazione forniscono un'autovalutazione oggettiva e veritiera nel rispetto dei requisiti di cui al punto 1 dell'allegato III, valutando le proprie politiche e pratiche esistenti alla luce dalle norme e dalle procedure riguardanti i candidati volontari e i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario stabilite nel presente regolamento e nel regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014.
2. L'organizzazione di accoglienza indica nell'autovalutazione eventuali lacune e settori che necessitano miglioramenti e che, per raggiungere il pieno livello di conformità, potrebbero richiedere lo sviluppo delle capacità.
3. Insieme all'autovalutazione l'organizzazione di accoglienza fornisce tre referenze, conformemente ai requisiti di cui al punto 1 dell'allegato III che impongono di fornire informazioni complete su tutte le norme e le procedure relative ai candidati volontari e ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario. Le referenze provengono da almeno due dei seguenti gruppi di soggetti interessati:
a)
un'organizzazione di invio o di accoglienza con la quale l'organizzazione di accoglienza richiedente la certificazione ha già stretto partenariato (o prevede di farlo) per partecipare all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
b)
un partner umanitario che ha concluso con la Commissione un accordo quadro (di partenariato) in corso nel campo degli aiuti umanitari, e con il quale l'organizzazione di accoglienza richiedente ha già lavorato con successo su un progetto di aiuti umanitari;
c)
un'organizzazione internazionale rilevante o un'organizzazione senza scopo di lucro o un ente di diritto pubblico a carattere civile con cui l'organizzazione di accoglienza richiedente ha lavorato con successo su un progetto di aiuti umanitari;
d)
un'organizzazione di accreditamento o di audit che ha certificato l'organizzazione di accoglienza richiedente in ambiti rilevanti per l'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, nel qual caso è necessario fornire anche la relativa documentazione di accreditamento o di audit.
4. L'autovalutazione compilata viene firmata dalla persona abilitata a rappresentare e a vincolare giuridicamente l'organizzazione di accoglienza e viene inviata, insieme con le referenze di cui al paragrafo 3, alla Commissione.
5. Sulla base dell'autovalutazione e delle referenze, la Commissione valuta la domanda e può giungere a una delle seguenti decisioni:
a)
concedere la certificazione, nei casi in cui ritiene che l'organizzazione di accoglienza richiedente rispetti in pieno i requisiti derivanti dalle norme e dalle procedure; oppure
b)
non concedere la certificazione, nei casi in cui l'organizzazione di accoglienza richiedente non rispetta in pieno i requisiti derivanti dalle norme e dalle procedure.
6. Entro sei mesi dal ricevimento della domanda, la Commissione comunica l'esito della certificazione all'organizzazione di accoglienza richiedente, precisando anche, le opportunità di sostegno per lo sviluppo delle capacità in vista di una nuova domanda. Nel caso in cui siano individuati bisogni che l'organizzazione di accoglienza richiedente è chiamata a soddisfare attraverso una strategia di sviluppo delle capacità, l'organizzazione è ammissibile a beneficiare in via prioritaria del sostegno per lo sviluppo delle capacità.
Articolo 33
Dispositivo di certificazione delle organizzazioni di invio
1. Le organizzazioni di invio che aspirano alla certificazione forniscono un'autovalutazione oggettiva e veritiera nel rispetto dei requisiti di cui al punto 2 dell'allegato III, valutando le proprie politiche e pratiche esistenti alla luce delle norme e delle procedure riguardanti i candidati volontari e i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario
2. L'organizzazione di accoglienza indica nell'autovalutazione oggettiva eventuali lacune e settori che necessitano miglioramenti e che, per raggiungere il pieno livello di conformità, potrebbero richiedere assistenza tecnica. Essa allega inoltre prove e strumenti che permettono di verificare l'attuazione delle politiche e delle pratiche previste da ciascuno dei requisiti stabiliti dalle norme e dalle procedure, in particolare per quanto riguarda i volontari.
3. L'autovalutazione oggettiva compilata viene firmata dalla persona abilitata a rappresentare e a vincolare giuridicamente l'organizzazione di invio e viene inviata alla Commissione insieme ai documenti di cui al paragrafo 2.
4. Sulla base dell'autovalutazione oggettiva e dei documenti allegati, la Commissione valuta la domanda e può giungere a una delle seguenti decisioni:
a)
concedere la certificazione, nei casi in cui ritiene che l'organizzazione di invio richiedente rispetti in pieno i requisiti derivanti dalle norme e dalle procedure; oppure
b)
non concedere la certificazione, nei casi in cui l'organizzazione di invio richiedente non rispetta in pieno i requisiti derivanti dalle norme e dalle procedure.
5. Entro sei mesi dal ricevimento della domanda, la Commissione comunica l'esito della certificazione all'organizzazione di invio richiedente, precisando anche le opportunità di assistenza tecnica, ove necessario. Nel caso in cui siano individuati bisogni che l'organizzazione di invio è chiamata a soddisfare attraverso una strategia di assistenza tecnica, l'organizzazione è ammissibile a beneficiare in via prioritaria del sostegno per l'assistenza tecnica.
Articolo 34
Mezzi di ricorso
1. In conseguenza alla decisione della Commissione di non concedere la certificazione e al rigetto della domanda, l'organizzazione interessata può ripresentare la domanda solo dopo dodici mesi a decorrere dalla data di ricezione della decisione di rigetto. La decisione indica inoltre i mezzi di ricorso disponibili contro la decisione.
2. In forza degli articoli 256 e 263 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE), il Tribunale è competente per atti della Commissione europea destinati a produrre effetti giuridici nei confronti di terzi. Analogamente, conformemente agli articoli 256, 268 e 340 del TFUE, il Tribunale è competente a conoscere dei ricorsi relativi al risarcimento dei danni causati dalla Commissione europea in caso di responsabilità extracontrattuale.
Articolo 35
Sostenibilità finanziaria e capacità organizzativa delle organizzazioni
La valutazione della sostenibilità finanziaria e della capacità organizzativa delle organizzazioni di invio e di accoglienza certificate esula dal campo di applicazione della procedura di certificazione. Come condizione preliminare per ricevere assistenza finanziaria da parte dell'Unione, la sostenibilità e la capacità vengono valutate nella fase di presentazione della domanda che segue l'invito a presentare proposte.
Articolo 36
Validità della certificazione e verifiche periodiche
1. Le organizzazioni di invio e di accoglienza certificate sono soggette a una procedura di ri-certificazione dopo tre anni dalla ricezione della decisione con cui la Commissione ha concesso la certificazione, o in qualsiasi momento se intercorrono modifiche sostanziali alle norme o alle procedure per le questioni di interesse.
2. Se necessario, alle organizzazioni di invio e di accoglienza certificate può essere chiesto nel periodo di validità della certificazione di sottoporsi a controlli periodici da parte della Commissione.
3. Le organizzazioni di invio e di accoglienza certificate comunicano immediatamente alla Commissione qualsiasi cambiamento di carattere giuridico, finanziario, tecnico o organizzativo che potrebbe mettere in discussione la loro conformità con le norme e le procedure, o creare conflitti di interesse. Esse comunicano inoltre alla Commissione qualsiasi modifica di denominazione, indirizzo o rappresentante legale.
Articolo 37
Sospensione e revoca della certificazione
1. Sulla base delle informazioni trasmesse dall'organizzazione di invio o di accoglienza certificata, nonché dei controlli periodici di cui all'articolo 36, paragrafo 2, o di informazioni ottenute con altri mezzi, la Commissione può ritenere che l'organizzazione di invio o di accoglienza non sia più conforme a una o più norme o procedure. Se ciò si verifica, la Commissione adotta le misure necessarie, compresa la sospensione o la revoca della certificazione, conformemente alla procedura di cui al punto 3 dell'allegato III.
2. L'organizzazione di invio o di accoglienza la cui certificazione è stata sospesa o revocata non invia né ospita Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario a decorrere dalla data di sospensione o revoca e non è ammissibile a beneficiare dell'assistenza finanziaria dell'Unione a tal fine.
3. In funzione dei motivi della sospensione o della revoca della certificazione, soprattutto se riguardano la protezione e la sicurezza dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, la Commissione può chiedere il rimpatrio dei Volontari mobilitati al momento della sospensione o della revoca.
4. L'organizzazione di invio o di accoglienza non ha diritto a chiedere risarcimenti per la sospensione o la revoca della certificazione.
Articolo 38
Responsabilità per danni
La Commissione non è responsabile per eventuali danni arrecati o subiti dall'organizzazione di invio o di accoglienza, o da terzi, in conseguenza dello status certificato dell'organizzazione di invio o di accoglienza.
CAPO 10
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 39
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il terzo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 20 novembre 2014