NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) č. 1024/2012
ze dne 25. října 2012
o správní spolupráci prostřednictvím systému pro výměnu informací o vnitřním trhu a o zrušení rozhodnutí Komise 2008/49/ES („nařízení o systému IMI“)
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÝ PARLAMENT A RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 114 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na stanovisko Evropského hospodářského a sociálního výboru (1),
v souladu s řádným legislativním postupem (2),
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Použití některých aktů Unie upravujících volný pohyb zboží, osob, služeb a kapitálu na vnitřním trhu vyžaduje, aby členské státy účinněji spolupracovaly a vyměňovaly si informace mezi sebou navzájem i s Komisí. Vzhledem k tomu, že praktické prostředky pro takovou výměnu informací v těchto aktech často nejsou uvedeny, je třeba učinit vhodná praktická opatření.
(2)
Systém pro výměnu informací o vnitřním trhu (dále jen „systém IMI“) je softwarová aplikace přístupná prostřednictvím internetu, kterou vyvinula Komise ve spolupráci s členskými státy, s cílem pomoci členským státům při praktickém provádění požadavků na výměnu informací stanovených v aktech Unie, a to vytvořením centralizovaného komunikačního mechanismu, který by usnadnil přeshraniční výměnu informací a vzájemnou pomoc. Systém IMI umožňuje příslušným orgánům zejména určit jejich protějšek v jiném členském státě, řídit výměnu informací, včetně osobních údajů, na základě jednoduchých a jednotných postupů a překonávat jazykové bariéry na základě předem definovaných a předem přeložených pracovních postupů. Komise by uživatelům IMI měla poskytnout jakoukoli již existující doplňkovou překladovou funkci, která odpovídá jejich potřebám, splňuje požadavky na bezpečnost a důvěrnost výměny informací v systému IMI a může být nabízena při přiměřených nákladech.
(3)
V zájmu překonání jazykových bariér by systém IMI měl být v zásadě dostupný ve všech úředních jazycích Unie.
(4)
Účelem systému IMI by mělo být lepší fungování vnitřního trhu díky zavedení účinného, uživatelsky přívětivého nástroje pro provádění správní spolupráce mezi členskými státy navzájem a mezi členskými státy a Komisí, což usnadní uplatňování aktů Unie uvedených v příloze tohoto nařízení.
(5)
Sdělení Komise ze dne 21. února 2011 s názvem „Lepší správa jednotného trhu prostřednictvím širší správní spolupráce: Strategie pro rozšíření a rozvoj systému pro výměnu informací o vnitřním trhu („IMI“)“ uvádí plány pro možné rozšíření systému IMI na další akty Unie. Sdělení Komise ze dne 13. dubna 2011 s názvem „Akt o jednotném trhu: Dvanáct nástrojů k podnícení hospodářského růstu a posílení důvěry - „Společně pro nový růst““ zdůrazňuje význam systému IMI pro posílení spolupráce mezi zúčastněnými stranami, a to i na místní úrovni, čímž se přispěje k lepší správě jednotného trhu. Je proto nezbytné vytvořit solidní právní rámec systému IMI a soubor společných pravidel, které zajistí jeho efektivní fungování.
(6)
Pokud použití ustanovení aktu Unie vyžaduje, aby si členské státy vyměňovaly osobní údaje, a stanoví účel tohoto zpracování, mělo by být takové ustanovení považováno za náležitý právní základ pro zpracování osobních údajů, s výhradou podmínek stanovených v článcích 8 a 52 Listiny základních práv Evropské unie. Na systém IMI by se mělo nahlížet především jako na nástroj pro výměnu informací, včetně osobních údajů, ke které by jinak došlo jinými prostředky, včetně běžného poštovního styku, faxu nebo elektronické pošty, na základě právní povinnosti uložené orgánům a subjektům členských států akty Unie. Osobní údaje vyměňované prostřednictvím systému IMI by měly být shromažďovány, zpracovávány a využívány pouze pro účely slučitelné s těmi, pro něž byly původně shromážděny, a měla by se na ně vztahovat všechna patřičná ochranná opatření.
(7)
Systém IMI vychází ze zásady ochrany soukromí již od návrhu, byl vytvořen s přihlédnutím k požadavkům právních předpisů o ochraně údajů a nabízí dobrou úroveň ochrany údajů, zejména z důvodu omezení přístupu k osobním údajům, které se v rámci systému IMI vyměňují. Systém IMI proto nabízí výrazně vyšší úroveň ochrany a bezpečnosti než jiné metody výměny informací, jako je běžný poštovní styk, telefon, fax nebo elektronická pošta.
(8)
Správní spolupráce za použití elektronických prostředků mezi členskými státy navzájem a mezi členskými státy a Komisí by měla být v souladu s pravidly pro ochranu osobních údajů stanovenými ve směrnici Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (3) a v nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (4). Definice použité ve směrnici 95/46/ES a v nařízení (ES) č. 45/2001 by měly platit i pro účely tohoto nařízení.
(9)
Komise dodává a spravuje software a infrastrukturu informačních technologií pro systém IMI, zajišťuje jeho bezpečnost, řídí síť národních koordinátorů IMI a je zapojena do odborné přípravy a technické pomoci poskytovaných uživatelům IMI. Proto by měla mít přístup pouze k takovým osobním údajům, které jsou naprosto nezbytné pro plnění jejích úkolů v rámci povinností stanovených v tomto nařízení, jako je registrace národních koordinátorů IMI. Komise by měla mít přístup k osobním údajům rovněž tehdy, pokud na žádost jiného subjektu IMI získává osobní údaje, které byly v systému IMI zablokovány a k nimž subjekt údajů požádal o přístup. Komise by neměla mít přístup k osobním údajům vyměňovaným v rámci správní spolupráce v systému IMI, ledaže některý akt Unie stanoví úlohu Komise v takové spolupráci.
(10)
V zájmu zajištění transparentnosti, zejména pro subjekty údajů, by měla být ustanovení aktů Unie, pro něž se má systém IMI použít, uvedena v příloze tohoto nařízení.
(11)
Systém IMI může být v budoucnosti rozšířen na nové oblasti, kde může pomoci zajistit účinné provádění aktu Unie nákladově efektivním a uživatelsky přívětivým způsobem, s ohledem na technickou proveditelnost a celkový dopad na systém IMI. Komise by měla provést nezbytné zkoušky v zájmu ověření technické připravenosti systému IMI na kterékoli zamýšlené rozšíření. Rozhodnutí o rozšíření systému IMI na další akty Unie by měla být přijímána řádným legislativním postupem.
(12)
Pilotní projekty jsou užitečným nástrojem pro ověření důvodnosti rozšíření systému IMI a pro přizpůsobení technických funkcí a procesních podmínek požadavkům uživatelů systému IMI ještě před přijetím rozhodnutí o rozšíření systému IMI. Členské státy by měly být plně zapojeny do rozhodování o tom, na které akty Unie by se měl pilotní projekt vztahovat, a o postupech v jeho rámci, aby bylo zajištěno, že pilotní projekt zohlední potřeby uživatelů systému IMI a že pravidla zpracování osobních údajů budou plně dodržována. Takové postupy by měly být definovány samostatně pro každý pilotní projekt.
(13)
Žádné ustanovení tohoto nařízení by nemělo bránit členským státům a Komisi při rozhodování o použití systému IMI pro výměnu informací, která nezahrnuje zpracování osobních údajů.
(14)
Toto nařízení by mělo stanovit pravidla pro používání systému IMI pro účely správní spolupráce, která se mohou vztahovat mimo jiné na individuální výměnu informací, oznamovací postupy, výstražné mechanismy, ujednání o vzájemné pomoci a řešení problémů.
(15)
Právo členského státu rozhodnout, které vnitrostátní orgány budou plnit povinnosti vyplývající z tohoto nařízení, by mělo zůstat tímto nařízením nedotčeno. Členské státy by měly mít možnost přizpůsobit funkce a povinnosti týkající se systému IMI svým interním správním strukturám a zohlednit potřeby specifického pracovního postupu systému IMI. Členské státy by měly mít možnost jmenovat další koordinátory IMI, aby sami nebo společně s dalšími koordinátory vykonávali úkoly národních koordinátorů IMI pro určitou oblast vnitřního trhu, určitý obor veřejné správy nebo určitou zeměpisnou oblast nebo podle jiného kritéria. Členské státy by o jmenovaných koordinátorech IMI měly informovat Komisi, avšak neměly by mít povinnost uvést další koordinátory IMI v systému IMI, není-li to pro jeho řádné fungování nezbytné.
(16)
V zájmu dosažení účinné správní spolupráce prostřednictvím systému IMI by členské státy a Komise měly zajistit, aby jejich subjekty IMI měly zdroje nezbytné pro plnění povinností podle tohoto nařízení.
(17)
Ačkoliv je systém IMI v podstatě komunikačním nástrojem pro správní spolupráci mezi příslušnými orgány, který není přístupný široké veřejnosti, je možné, že bude třeba vyvinout technické prostředky, které by vnějším subjektům, jako jsou například občané, podniky a organizace, umožnily komunikovat s příslušnými orgány za účelem poskytování informací nebo získávání dat nebo vykonávat jejich práva subjektů údajů. Tyto technické prostředky by měly zahrnovat vhodná ochranná opatření na ochranu údajů. Za účelem zajištění vysoké míry bezpečnosti by mělo být každé takové veřejné rozhraní vytvořeno tak, aby bylo úplně technicky oddělené od systému IMI, ke kterému by měli mít přístup pouze uživatelé IMI.
(18)
Využívání systému IMI pro technickou podporu sítě SOLVIT by nemělo mít dopad na neformální povahu postupu v rámci této sítě, jehož základem je dobrovolný závazek členských států v souladu s doporučením Komise ze dne 7. prosince 2001 o zásadách využívání sítě SOLVIT - sítě pro řešení problémů vnitřního trhu (5) (dále jen „doporučení SOLVIT“). V zájmu dalšího fungování sítě SOLVIT na základě stávajících pracovních postupů může být jeden nebo více úkolů národního koordinátora IMI souvisejících s činností středisek SOLVIT uložen přímo těmto střediskům, aby mohla fungovat nezávisle na něm. Zpracování osobních údajů a důvěrných informací jako součást postupů v rámci sítě SOLVIT by mělo využívat všech záruk stanovených v tomto nařízení, aniž je dotčen nezávazný charakter doporučení SOLVIT.
(19)
Systém IMI obsahuje internetové uživatelské rozhraní, nicméně v určitých případech může být vhodné na žádost dotčených členských států zvážit technická řešení přímého přenosu údajů z vnitrostátních systémů do systému IMI, pokud jsou takové vnitrostátní systémy již v provozu, zejména pro účely oznamovacích postupů. Zavádění těchto technických řešení by mělo záviset na výsledku hodnocení jejich proveditelnosti, nákladů a předpokládaných přínosů. Tato řešení by neměla mít dopad na stávající struktury a vnitrostátní uspořádání pravomocí.
(20)
Pokud členské státy splní oznamovací povinnost podle čl. 15 odst. 7 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/123/ES ze dne 12. prosince 2006 o službách na vnitřním trhu (6) tím, že použijí postup podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 98/34/ES ze dne 22. června 1998 o postupu při poskytování informací v oblasti norem a technických předpisů a předpisů pro služby informační společnosti (7), nemělo by od nich být požadováno, aby totéž oznámení zaslaly i prostřednictvím systému IMI.
(21)
Výměna informací prostřednictvím systému IMI vychází z právní povinnosti orgánů členských států poskytovat si vzájemnou pomoc. Pro zajištění řádného fungování vnitřního trhu by informace získané příslušným orgánem prostřednictvím systému IMI z jiného členského státu neměly pozbývat důkazní hodnoty ve správním řízení pouze z toho důvodu, že pocházejí z jiného členského státu nebo že byly obdrženy elektronicky, a uvedený příslušný orgán by s nimi měl nakládat stejným způsobem jako s obdobnými dokumenty pocházejícími z jeho členského státu.
(22)
Pro zajištění vysoké úrovně ochrany údajů je třeba v systému IMI stanovit maximální lhůty pro uchovávání osobních údajů. Tyto lhůty by však měly být vyvážené a brát náležitý ohled na nutnost řádného fungování systému IMI i na právo subjektů údajů plně uplatňovat svá práva, například získáním důkazů o tom, že došlo k výměně informací, aby mohly napadnout určité rozhodnutí. Lhůty pro uchovávání údajů by zejména neměly překračovat rámec toho, co je nezbytné pro dosažení cílů tohoto nařízení.
(23)
Pro účely slučitelné s cíli tohoto nařízení, k nimž patří sledování používání systému koordinátory IMI a Komisí, komunikace, vzdělávací a osvětové iniciativy a shromažďování informací o správní spolupráci a vzájemné pomoci na vnitřním trhu, by mělo být možné zpracovat jmenné a kontaktní údaje uživatelů IMI.
(24)
Evropský inspektor ochrany údajů by měl sledovat a usilovat o zajištění uplatňování tohoto nařízení, včetně příslušných ustanovení o bezpečnosti údajů, mimo jiné udržováním kontaktů s vnitrostátními orgány pro ochranu údajů.
(25)
Aby bylo zajištěno účinné sledování fungování systému IMI a uplatňování tohoto nařízení a aby bylo v tomto ohledu zajištěno podávání zpráv, měly by členské státy relevantní informace zpřístupnit Komisi.
(26)
Subjekty údajů by měly být informovány o zpracování svých osobních údajů v systému IMI a o tom, že mají právo na přístup k údajům, které se jich týkají, a právo na opravu nesprávných údajů a vymazání neoprávněně zpracovaných údajů v souladu s tímto nařízením a vnitrostátními právními předpisy, kterými se provádí směrnice 95/46/ES.
(27)
Příslušným orgánům členských států je třeba umožnit provádění právních předpisů o správní spolupráci a efektivní výměnu informací prostřednictvím systému IMI, a za tímto účelem může být nutné stanovit praktická opatření pro tuto výměnu. Tato opatření by měla být přijata Komisí formou samostatného prováděcího aktu pro každý akt Unie uvedený v příloze nebo pro každý druh postupu správní spolupráce a měla by se týkat klíčových technických funkcí a procesních podmínek potřebných k provedení příslušných postupů správní spolupráce prostřednictvím systému IMI. Komise by měla zajišťovat údržbu a vývoj softwaru a infrastruktury informačních technologií pro systém IMI.
(28)
Pro zajištění dostatečné transparentnosti pro subjekty údajů by měly být zveřejněny předem stanovené pracovní postupy, odpovědi na často kladené dotazy, formuláře a jiná ujednání o postupech správní spolupráce v systému IMI.
(29)
Pokud členské státy v souladu s článkem 13 směrnice 95/46/ES uplatňují u práv subjektů údajů omezení nebo výjimky, měly by být informace o takových omezeních nebo výjimkách zveřejněny, aby se zajistila úplná transparentnost pro subjekty údajů. Takové výjimky nebo omezení by měly být nezbytné a přiměřené pro zamýšlený účel a měla by se na ně vztahovat vhodná ochranná opatření.
(30)
Pokud jsou uzavřeny mezinárodní dohody mezi Unií a třetími zeměmi, které se rovněž zabývají uplatňováním ustanovení aktů Unie uvedených v příloze tohoto nařízení, mělo by být možné zapojit protějšky subjektů IMI v těchto třetích zemích do postupů správní spolupráce podporovaných systémem IMI za předpokladu, že dotyčná třetí země poskytuje přiměřenou úroveň ochrany osobních údajů v souladu se směrnicí 95/46/EC.
(31)
Rozhodnutí Komise 2008/49/ES ze dne 12. prosince 2007 týkající se provádění systému pro výměnu informací o vnitřním trhu (IMI), pokud jde o ochranu osobních údajů (8), by mělo být zrušeno. Rozhodnutí Komise 2009/739/ES ze dne 2. října 2009 o praktických opatřeních pro výměnu informací elektronickými prostředky mezi členskými státy podle kapitoly VI směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/123/ES o službách na vnitřním trhu (9) by se mělo i nadále vztahovat na otázky týkající se výměny informací podle směrnice 2006/123/ES.
(32)
Za účelem zajištění jednotných podmínek k provedení tohoto nařízení by měly být Komisi svěřeny prováděcí pravomoci. Tyto pravomoci by měly být vykonávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 182/2011 ze dne 16. února 2011, kterým se stanoví pravidla a obecné zásady způsobu, jakým členské státy kontrolují Komisi při výkonu prováděcích pravomocí (10).
(33)
Účinné uplatňování tohoto nařízení členskými státy by mělo být sledováno ve výroční zprávě o fungování systému IMI, založené na statistických údajích ze systému IMI a na jakýchkoli dalších relevantních údajích. Uplatňování tohoto nařízení členskými státy by mělo být hodnoceno mimo jiné na základě průměrných dob odpovědí, aby byly zajištěny odpovědi rychlé a kvalitní.
(34)
Jelikož cíle tohoto nařízení, totiž stanovení pravidel používání systému IMI pro správní spolupráci, nemůže být uspokojivě dosaženo na úrovni členských států, a proto jej může být z důvodu jeho rozsahu a účinků lépe dosaženo na úrovni Unie, může Unie přijmout opatření v souladu se zásadou subsidiarity stanovenou v článku 5 Smlouvy o Evropské unii. V souladu se zásadou proporcionality stanovenou v uvedeném článku nepřekračuje toto nařízení rámec toho, co je nezbytné pro dosažení tohoto cíle.
(35)
V souladu s čl. 28 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001 byl konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který předložil své stanovisko dne 22. listopadu 2011 (11),
PŘIJALY TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví pravidla pro používání systému pro výměnu informací o vnitřním trhu (dále jen „systém IMI“) při správní spolupráci, včetně zpracování osobních údajů, mezi příslušnými orgány členských států navzájem a mezi příslušnými orgány členských států a Komisí.
Článek 2
Zřízení systému IMI
Formálně se zřizuje systém IMI.
Článek 3
Oblast působnosti
1. Systém IMI se používá pro správní spolupráci mezi příslušnými orgány členských států navzájem a mezi příslušnými orgány členských států a Komisí nezbytnou k provedení aktů Unie v oblasti vnitřního trhu ve smyslu čl. 26 odst. 2 Smlouvy o fungování Evropské unie, jimiž se stanoví správní spolupráce, včetně výměny osobních údajů, mezi členskými státy navzájem nebo mezi členskými státy a Komisí. Tyto akty Unie jsou uvedeny v příloze.
2. Žádné ustanovení tohoto nařízení nečiní závaznými ustanovení aktů Unie, jež nejsou závazná.
Článek 4
Rozšiřování systému IMI
1. Komise může provést pilotní projekty s cílem vyhodnotit, zda by systém IMI byl účinným nástrojem k provedení ustanovení o správní spolupráci obsažených v aktech Unie, které nejsou uvedeny v příloze. Komise přijme prováděcí akt s cílem stanovit, na která ustanovení aktů Unie se pilotní projekt bude vztahovat, a vymezit postupy každého projektu, zejména klíčové technické funkce a procesní podmínky potřebné k provedení příslušných ustanovení o správní spolupráci. Tento prováděcí akt se přijímá přezkumným postupem podle čl. 24 odst. 3.
2. Komise předloží hodnocení výsledků pilotního projektu včetně otázek ochrany údajů a účinných překladových funkcí Evropskému parlamentu a Radě. Kde je to vhodné, může být k hodnocení připojen legislativní návrh na změnu přílohy s cílem rozšířit využívání systému IMI na příslušná ustanovení aktů Unie.
Článek 5
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice stanovené ve směrnici 95/46/ES a v nařízení (ES) č. 45/2001.
Vedle toho se rozumí:
a)
„systémem IMI“ elektronický nástroj, který Komise poskytuje na podporu správní spolupráce mezi příslušnými orgány členských států navzájem a mezi příslušnými orgány členských států a Komisí;
b)
„správní spoluprací“ spolupráce mezi příslušnými orgány členských států navzájem nebo mezi příslušnými orgány členských států a Komisí pomocí výměny a zpracování informací, a to i prostřednictvím oznámení a výstrah, nebo poskytováním vzájemné pomoci, včetně pomoci při řešení problémů, pro účely lepšího uplatňování práva Unie;
c)
„oblastí vnitřního trhu“ právní nebo funkční oblast vnitřního trhu ve smyslu čl. 26 odst. 2 Smlouvy o fungování Evropské unie, v níž se systém IMI používá v souladu s článkem 3 tohoto nařízení;
d)
„postupem správní spolupráce“ předem definovaný pracovní postup stanovený pro systém IMI, který subjektům IMI umožňuje navzájem komunikovat a jednat strukturovaným způsobem;
e)
„koordinátorem IMI“ subjekt jmenovaný členským státem k výkonu podpůrných úkolů, které jsou nezbytné pro účinné fungování systému IMI v souladu s tímto nařízením;
f)
„příslušným orgánem“ jakýkoliv orgán zřízený na celostátní, regionální nebo místní úrovni a registrovaný v systému IMI, který má specifické povinnosti týkající se uplatňování vnitrostátního práva nebo aktů Unie uvedených v příloze v jedné nebo více oblastech vnitřního trhu;
g)
„subjekty IMI“ příslušné orgány, koordinátoři IMI a Komise;
h)
„uživatelem IMI“ fyzická osoba, která pracuje v rámci pravomoci subjektu IMI a která je v systému IMI zaregistrována jménem tohoto subjektu IMI;
i)
„vnějšími subjekty“ fyzické nebo právnické osoby jiné než uživatelé IMI, které mohou vzájemně komunikovat v systému IMI pouze za použití oddělených technických prostředků a v souladu se specifickým, předem stanoveným pracovním postupem zavedeným pro uvedený účel;
j)
„zablokováním“ použití technických prostředků tak, aby uživatelé IMI nemohli mít prostřednictvím běžného rozhraní systému IMI přístup k osobním údajům;
k)
„formálním ukončením“ technický nástroj poskytovaný systémem IMI pro ukončení postupu správní spolupráce.
KAPITOLA II
FUNKCE A POVINNOSTI VE VZTAHU K SYSTÉMU IMI
Článek 6
Koordinátoři IMI
1. Každý členský stát jmenuje jednoho národního koordinátora IMI, k jehož úkolům patří
a)
registrovat nebo ověřovat registraci koordinátorů IMI a příslušných orgánů;
b)
působit jako hlavní kontaktní osoba pro subjekty IMI z členských států v záležitostech týkajících se systému IMI, včetně poskytování informací o aspektech souvisejících s ochranou osobních údajů podle tohoto nařízení;
c)
působit jako partner Komise v otázkách souvisejících se systémem IMI, včetně poskytování informací o aspektech souvisejících s ochranou osobních údajů podle tohoto nařízení;
d)
poskytovat subjektům IMI z členských států znalosti, odbornou přípravu a podporu, včetně základní technické pomoci;
e)
zajišťovat účinné fungování systému IMI, nakolik je to v jeho moci, včetně poskytování včasných a přiměřených odpovědí subjekty IMI z členských států na žádosti o správní spolupráci.
2. Vedle toho může každý členský stát v souladu se svou vnitřní správní strukturou jmenovat jednoho nebo více koordinátorů IMI, kteří budou plnit některé z úkolů uvedených v odstavci 1.
3. Členské státy uvědomí Komisi o koordinátorech IMI jmenovaných v souladu s odstavci 1 a 2 a o úkolech, za které jsou odpovědní. Komise tyto informace sdělí ostatním členským státům.
4. Všichni koordinátoři IMI mohou působit jako příslušné orgány. V takových případech má koordinátor IMI stejná přístupová práva jako příslušný orgán. Každý koordinátor IMI působí jako správce ve vztahu k vlastním činnostem zpracování údajů, které vykonal jako subjekt IMI.
Článek 7
Příslušné orgány
1. Při spolupráci prostřednictvím systému IMI příslušné orgány prostřednictvím uživatelů IMI jednajících v souladu s postupy správní spolupráce zajistí, aby v souladu s příslušným aktem Unie byla co nejdříve a v každém případě ve lhůtě stanovené v uvedeném aktu poskytnuta přiměřená odpověď.
2. Příslušný orgán může jako důkazy použít veškeré informace, dokumenty, závěry, prohlášení nebo ověřené kopie, které obdržel elektronicky prostřednictvím systému IMI, na stejném základě jako obdobné informace získané ve své vlastní zemi, pokud tak činí pro účely slučitelné s účelem, pro který byly údaje původně shromážděny.
3. Každý příslušný orgán působí jako správce ve vztahu k vlastním činnostem zpracování údajů vykonávaným uživatelem IMI spadajícím pod jeho pravomoc a zajišťuje, v případě potřeby ve spolupráci s Komisí, aby subjekty údajů mohly vykonávat svá práva v souladu s kapitolami III a IV.
Článek 8
Komise
1. Komise odpovídá za vykonávání těchto úkolů:
a)
zajišťování bezpečnosti, dostupnosti, údržby a vývoje softwaru a infrastruktury informačních technologií pro systém IMI;
b)
poskytování mnohojazyčného systému, včetně existujících překladových funkcí, odborné přípravy ve spolupráci s členskými státy a asistenční služby, která členským státům poskytuje pomoc při používání systému IMI;
c)
provádění registrace národních koordinátorů IMI a udělování jim přístupu k systému IMI;
d)
zpracování osobních údajů v systému IMI, pokud je tak stanoveno v tomto nařízení, v souladu s účely stanovenými platnými akty Unie uvedenými v příloze;
e)
sledování, zda je uplatňováno toto nařízení, a podávání zpráv Evropskému parlamentu, Radě a evropskému inspektorovi ochrany údajů v souladu s článkem 25.
2. Pro účely plnění úkolů uvedených v odstavci 1 a pro sestavování statistických zpráv má Komise přístup k nezbytným informacím, které se týkají zpracování údajů prováděného v systému IMI.
3. Komise se podílí na postupech správní spolupráce, jejichž součástí je zpracování osobních údajů, pouze pokud to vyžaduje ustanovení některého aktu Unie uvedeného v příloze.
Článek 9
Přístupová práva subjektů a uživatelů IMI
1. Přístup k systému IMI mají pouze uživatelé IMI.
2. Členské státy jmenují koordinátory IMI a určí příslušné orgány i oblasti vnitřního trhu, které jsou v jejich působnosti. Komise v tomto procesu může plnit poradní úlohu.
3. Každý subjekt IMI podle potřeby uděluje a odebírá vhodná přístupová práva svým uživatelům IMI v oblasti vnitřního trhu, která je v jeho působnosti.
4. Komise a členské státy zavedou vhodné prostředky, kterými zajistí, aby uživatelům IMI byl umožněn přístup pouze k osobním údajům zpracovaným v systému IMI, které potřebují, a pouze v těch oblastech vnitřního trhu, pro které jim byla udělena přístupová práva v souladu s odstavcem 3.
5. Zakazuje se používat osobní údaje, které jsou zpracovány v systému IMI za určitým účelem, způsobem neslučitelným s tímto původním účelem, není-li to výslovně stanoveno vnitrostátním právem v souladu s právem Unie.
6. Pokud postup správní spolupráce zahrnuje zpracování osobních údajů, mají k těmto údajům přístup pouze subjekty IMI zapojené do tohoto postupu.
Článek 10
Důvěrnost
1. Každý členský stát použije v souladu s vnitrostátními právními předpisy nebo v souladu s právními předpisy Unie svá pravidla zachovávání služebního tajemství nebo jiné srovnatelné povinnosti zachování důvěrnosti pro své subjekty IMI a uživatele IMI.
2. Subjekty IMI zajistí, aby uživatelé IMI spadající pod jejich pravomoc respektovali žádosti jiných subjektů IMI o zachování důvěrnosti informací vyměňovaných prostřednictvím systému IMI.
Článek 11
Postupy správní spolupráce
Systém IMI je založen na postupech správní spolupráce, jimiž se provádějí ustanovení stanovená v příslušných aktech Unie uvedených v příloze. V případě potřeby může Komise přijmout prováděcí akty ke konkrétnímu aktu Unie uvedenému v příloze nebo pro určitý druh postupu správní spolupráce, a stanovit tak klíčové technické funkce a procesní podmínky potřebné k tomu, aby příslušné postupy správní spolupráce mohly fungovat, v příslušných případech rovněž komunikací mezi vnějšími subjekty a systémem IMI podle článku 12. Tyto prováděcí akty se přijímají poradním postupem podle čl. 24 odst. 2.
Článek 12
Vnější subjekty
Vnějším subjektům lze poskytnout technické prostředky, jež jim umožní komunikovat se systémem IMI, je-li tato interakce
a)
stanovena aktem Unie;
b)
stanovena v prováděcím aktu podle článku 11 v zájmu usnadnění správní spolupráce mezi příslušnými orgány v členských státech pro uplatňování ustanovení aktů Unie uvedených v příloze; nebo
c)
nezbytná pro podávání žádostí v zájmu výkonu jejich práv jakožto subjektů údajů v souladu s článkem 19.
Všechny tyto technické prostředky musí být odděleny od systému IMI a nesmějí vnějším subjektům umožňovat přístup do systému IMI.
KAPITOLA III
ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A BEZPEČNOST
Článek 13
Omezení účelu
Subjekty IMI si vyměňují a zpracovávají osobní údaje pouze pro účely vymezené v příslušných ustanoveních aktů Unie uvedených v příloze.
Údaje předložené systému IMI subjekty údajů se využívají pouze k účelům, k nimž byly poskytnuty.
Článek 14
Uchování osobních údajů
1. Osobní údaje zpracovávané v systému IMI jsou v něm zablokovány, jakmile již nejsou nezbytné pro účely, pro které byly shromážděny, v závislosti na zvláštnostech jednotlivých druhů správní spolupráce a obecně nejpozději šest měsíců po formálním ukončení postupu správní spolupráce.
Je-li však v některém z platných aktů Unie uvedených v příloze stanovena delší doba, lze osobní údaje zpracované v systému IMI uchovávat nejdéle osmnáct měsíců po formálním ukončení postupu správní spolupráce.
2. Pokud je některým závazným aktem Unie uvedeným v příloze vyžadováno úložiště informací pro účely jejich budoucího použití subjekty IMI, mohou být osobní údaje uložené v těchto úložištích zpracovávány po dobu nezbytnou pro tyto účely, a to buď se souhlasem subjektu údajů, nebo stanoví-li tak zmíněný akt Unie.
3. Osobní údaje zablokované podle tohoto článku smějí být, s výjimkou svého uložení, zpracovávány pouze jako důkaz o výměně informací prostřednictvím systému IMI se souhlasem subjektu údajů, ledaže je zpracování potřebné s ohledem na naléhavé důvody obecného zájmu.
4. Zablokované údaje jsou v systému IMI automaticky vymazány po uplynutí tří let od formálního ukončení postupu správní spolupráce.
5. Na výslovnou žádost příslušného orgánu a se souhlasem subjektu údajů lze v konkrétním případě osobní údaje vymazat před skončením příslušné doby uchování.
6. Komise pomocí technických prostředků zajistí zablokování a vymazání osobních údajů a jejich vyhledávání v souladu s odstavcem 3.
7. Zavedou se technické prostředky, jimiž budou subjekty IMI motivovány, aby postupy správní spolupráce formálně uzavíraly co nejdříve po završení výměny informací, a díky nimž budou subjekty IMI moci zapojit příslušné koordinátory IMI do kteréhokoli postupu, jenž zůstává bez opodstatnění neaktivní po dobu přesahující dva měsíce.
Článek 15
Uchovávání osobních údajů uživatelů IMI
1. Odchylně od článku 14 se pro uchovávání osobních údajů uživatelů IMI použijí odstavce 2 a 3 tohoto článku. K těmto osobním údajům patří jméno a příjmení a veškeré údaje o elektronickém nebo jiném kontaktu nezbytné pro účely tohoto nařízení.
2. Osobní údaje týkající se uživatelů IMI jsou v systému IMI uloženy tak dlouho, dokud jsou tyto osoby uživateli IMI, a mohou být zpracovány pro účely slučitelné s cíli tohoto nařízení.
3. Pokud fyzická osoba přestane být uživatelem IMI, jsou její osobní údaje pomocí technických prostředků zablokovány po dobu tří let. S výjimkou uložení jsou tyto údaje zpracovávány pouze jako důkaz o výměně informací prostřednictvím systému IMI a po uplynutí tří let se vymaží.
Článek 16
Zpracování zvláštních kategorií údajů
1. Zpracování zvláštních kategorií údajů uvedených v čl. 8 odst. 1 směrnice 95/46/ES a čl. 10 odst. 1 nařízení (ES) č. 45/2001 prostřednictvím systému IMI se povoluje pouze na základě konkrétního důvodu uvedeného v čl. 8 odst. 2 a 4 uvedené směrnice a čl. 10 odst. 2 uvedeného nařízení a s výhradou vhodných ochranných opatření stanovených v uvedených článcích v zájmu zajištění práv jednotlivců, jejichž osobní údaje jsou zpracovány.
2. Systém IMI lze použít pro zpracování údajů týkajících se protiprávního jednání, rozsudků v trestních věcech nebo bezpečnostních opatření uvedených v čl. 8 odst. 5 směrnice 95/46/ES a čl. 10 odst. 5 nařízení (ES) č. 45/2001, s výhradou ochranných opatření stanovených v uvedených článcích, včetně informací o disciplinárních či správních sankcích nebo trestech nebo jiných informací nezbytných k prokázání bezúhonnosti fyzické nebo právnické osoby, pokud je zpracování těchto údajů stanoveno v aktu Unie, který je základem pro zpracování, nebo s výslovným souhlasem subjektu údajů, s výhradou zvláštních ochranných opatření uvedených v čl. 8 odst. 5 směrnice 95/46/ES.
Článek 17
Bezpečnost
1. Komise zajistí, aby v systému IMI byla dodržována pravidla pro ochranu údajů přijatá Komisí podle článku 22 nařízení (ES) č. 45/2001.
2. Komise zavede nezbytná opatření k zajištění bezpečnosti osobních údajů zpracovávaných v systému IMI, včetně vhodné kontroly přístupu k údajům a bezpečnostního plánu, který musí být průběžně aktualizován.
3. Komise zajistí, aby v případě mimořádné bezpečnostní události bylo možné ověřit, které údaje byly v systému IMI zpracovány, kdy, kým a pro jaký účel.
4. Subjekty IMI přijmou veškerá procesní a organizační opatření nezbytná k zajištění bezpečnosti osobních údajů jimi zpracovávaných v systému IMI v souladu s článkem 17 směrnice 95/46/ES.
KAPITOLA IV
PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ A DOHLED
Článek 18
Informace poskytované subjektům údajů a transparentnost
1. Subjekty IMI zajistí, aby subjekty údajů byly co nejdříve informovány o zpracování svých osobních údajů v systému IMI a aby měly přístup k informacím o svých právech a o tom, jak je vykonávat, včetně totožnosti a kontaktních údajů správce a popřípadě jeho zástupce, v souladu s článkem 10 nebo 11 směrnice 95/46/ES a s vnitrostátními právními předpisy, které jsou v souladu s uvedenou směrnicí.
2. Komise zpřístupní veřejnosti snadno dostupným způsobem
a)
informace o systému IMI v souladu s články 11 a 12 nařízení (ES) č. 45/2001 v jasné a srozumitelné formě;
b)
informace o aspektech ochrany údajů u postupů správní spolupráce v systému IMI podle článku 11 tohoto nařízení;
c)
informace o výjimkách nebo omezeních práv subjektů údajů uvedených v článku 20 tohoto nařízení;
d)
druhy postupů správní spolupráce, klíčové funkce systému IMI a kategorie údajů, které mohou být v systému IMI zpracovávány;
e)
úplný seznam všech prováděcích aktů nebo aktů v přenesené pravomoci týkajících se systému IMI, přijatých na základě tohoto nařízení nebo jiného aktu Unie, a konsolidovanou verzi přílohy tohoto nařízení a její následné změny jinými akty Unie.
Článek 19
Právo na přístup, opravu a vymazání
1. Subjekty IMI zajistí, aby subjekt údajů mohl účinně uplatňovat právo na přístup k údajům, které se ho v systému IMI týkají, jakož i právo na opravu nesprávných nebo neúplných údajů a vymazání neoprávněně zpracovaných údajů, v souladu s vnitrostátními právními předpisy. Opravu nebo vymazání údajů provede odpovědný subjekt IMI co nejdříve a nejpozději 30 dnů od obdržení žádosti subjektu údajů.
2. Pokud subjekt údajů napadne správnost nebo zákonnost údajů zablokovaných podle čl. 14 odst. 1, je třeba tuto skutečnost zaznamenat a uvést i správné, opravené informace.
Článek 20
Výjimky a omezení
Pokud členské státy v souladu s článkem 13 směrnice 95/46/ES ve vnitrostátních právních předpisech stanoví výjimky z práv nebo omezení práv, jež pro subjekty údajů stanoví tato kapitola, uvědomí o tom Komisi.
Článek 21
Dohled
1. Vnitrostátní orgán nebo orgány dozoru určené v každém členském státě, jimž byly svěřeny pravomoci uvedené v článku 28 směrnice 95/46/ES („vnitrostátní orgán dozoru“), kontrolují nezávislým způsobem zákonnost zpracování osobních údajů subjekty IMI svého členského státu a zejména zajistí, aby byla práva subjektů údajů stanovená v této kapitole chráněna v souladu s tímto nařízením.
2. Evropský inspektor ochrany údajů sleduje a snaží se zajistit, aby činnosti, které Komise ve své úloze subjektu IMI provádí při zpracování osobních údajů, byly prováděny v souladu s tímto nařízením. Odpovídajícím způsobem se použijí povinnosti a pravomoci uvedené v článku 46 a 47 nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Vnitrostátní orgány dozoru a evropský inspektor ochrany údajů, z nichž každý jedná v rozsahu svých pravomocí, zajistí koordinovaný dohled nad systémem IMI a jeho používáním subjekty IMI.
4. Evropský inspektor ochrany údajů může vnitrostátní orgány dozoru vyzvat, aby se v případě nutnosti sešly za účelem zajištění koordinovaného dohledu nad systémem IMI a jeho používáním subjekty IMI podle odstavce 3. Náklady na tato setkání nese evropský inspektor ochrany údajů. Pro tento účel mohou být společně dle potřeby zavedeny další pracovní metody, včetně jednacího řádu. Evropskému parlamentu, Radě a Komisi se alespoň jednou za tři roky zasílá společná zpráva o činnostech.
KAPITOLA V
ZEMĚPISNÁ PŮSOBNOST SYSTÉMU IMI
Článek 22
Vnitrostátní používání systému IMI
1. Členský stát může používat systém IMI pro účely správní spolupráce mezi příslušnými orgány na svém území v souladu s vnitrostátním právem, jsou-li splněny tyto podmínky:
a)
nejsou vyžadovány žádné podstatné změny stávajících postupů správní spolupráce;
b)
vnitrostátnímu orgánu dozoru bylo předloženo oznámení plánovaného použití systému IMI, pokud to vyžaduje vnitrostátní právo, a
c)
nemá to negativní dopad na účinné fungování systému IMI, pokud jde o jeho uživatele.
2. Pokud členský stát zamýšlí systematicky využívat systém IMI pro vnitrostátní účely, oznámí svůj záměr Komisi a požádá ji předem o schválení. Komise posoudí, zda jsou splněny podmínky uvedené v odstavci 1. Je-li to nezbytné, uzavřou členské státy s Komisí v souladu s tímto nařízením dohodu, která mimo jiné stanoví technická, finanční a organizační opatření pro vnitrostátní použití, včetně závazků subjektů IMI.
Článek 23
Výměna informací se třetími zeměmi
1. Subjekty IMI v rámci Unie si mohou v souladu s tímto nařízením se svými protějšky ve třetí zemi vyměňovat v systému IMI informace, včetně osobních údajů, pouze jsou-li splněny tyto podmínky:
a)
informace jsou zpracovávány podle ustanovení aktu Unie uvedeného v příloze a podle rovnocenných právních předpisů dané třetí země;
b)
informace jsou vyměňovány nebo zpřístupňovány v souladu s mezinárodní dohodou, která stanoví
i)
použití ustanovení aktu Unie uvedeného v příloze danou třetí zemí,
ii)
využití systému IMI a
iii)
zásady a postupy takové výměny a
c)
dotyčná třetí země zajišťuje odpovídající ochranu osobních údajů v souladu s čl. 25 odst. 2 směrnice 95/46/ES, včetně vhodných ochranných opatření, podle nichž se údaje zpracovávané v systému IMI použijí pouze pro účely, pro které byly původně vyměněny, a Komise přijala rozhodnutí v souladu s čl. 25 odst. 6 směrnice 95/46/ES.
2. Pokud je Komise subjektem IMI, použije se pro jakoukoli výměnu osobních údajů, které jsou zpracovány v systému IMI, s jejími protějšky ve třetí zemi čl. 9 odst. 1 a 7 nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Komise zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie a průběžně aktualizuje seznam třetích zemí oprávněných k výměně informací, včetně osobních údajů, v souladu s odstavcem 1.
KAPITOLA VI
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 24
Postup projednávání ve výboru
1. Komisi je nápomocen výbor. Tento výbor je výborem ve smyslu nařízení (EU) č. 182/2011.
2. Odkazuje-li se na tento odstavec, použije se článek 4 nařízení (EU) č. 182/2011.
3. Odkazuje-li se na tento odstavec, použije se článek 5 nařízení (EU) č. 182/2011.
Článek 25
Sledování a podávání zpráv
1. Komise předloží každoročně Evropskému parlamentu a Radě zprávu o fungování systému IMI.
2. Do 5 prosince 2017 a každých pět let poté podá Komise evropskému inspektorovi ochrany údajů zprávu o aspektech, které se týkají ochrany osobních údajů v systému IMI, včetně bezpečnosti údajů.
3. Pro účely vypracování zpráv uvedených v odstavcích 1 a 2 poskytnou členské státy Komisi veškeré informace týkající se uplatňování tohoto nařízení, včetně informací o praktickém uplatňování požadavků na ochranu údajů, které jsou v tomto nařízení stanoveny.
Článek 26
Náklady
1. Náklady na vývoj, propagaci, provoz a údržbu systému IMI se hradí ze souhrnného rozpočtu Evropské unie, aniž jsou dotčena opatření podle čl. 22 odst. 2.
2. Pokud není stanoveno jinak v aktu Unie, hradí jednotlivé členské státy náklady na provoz systému IMI na své úrovni, včetně lidských zdrojů nezbytných pro poskytování odborné přípravy, propagaci a technickou pomoc (asistenční službu), jakož i pro správu systému IMI na vnitrostátní úrovni.
Článek 27
Zrušení
Rozhodnutí 2008/49/ES se zrušuje.
Článek 28
Účinné uplatňování
Členské státy přijmou veškerá nezbytná opatření, aby zajistily účinné uplatňování tohoto nařízení svými subjekty IMI.
Článek 29
Výjimky
1. Bez ohledu na článek 4 tohoto nařízení může pilotní projekt systému IMI zahájený dne 16. května 2011, jehož cílem je vyzkoušet vhodnost systému IMI pro provádění článku 4 směrnice Evropského parlamentu a Rady 96/71/ES ze dne 16. prosince 1996 o vysílání pracovníků v rámci poskytování služeb (12), nadále probíhat na základě postupů stanovených před vstupem tohoto nařízení v platnost.
2. Aby se prostřednictvím systému IMI provedla ustanovení o správní spolupráci obsažená v doporučení SOLVIT, může bez ohledu na čl. 8 odst. 3 a čl. 12 první pododstavec písm. a) a b) tohoto nařízení a na základě postupů stanovených před vstupem tohoto nařízení v platnost pokračovat zapojení Komise do postupů správní spolupráce a fungování stávajícího nástroje pro vnější subjekty. Lhůta uvedená v čl. 14 odst. 1 tohoto nařízení pro osobní údaje zpracovávané v systému IMI pro účely doporučení SOLVIT činí osmnáct měsíců.
3. Bez ohledu na čl. 4 odst. 1 tohoto nařízení může Komise zahájit pilotní projekt, jehož cílem bude posoudit, zda je systém IMI účinným, nákladově efektivním a uživatelsky vstřícným nástrojem pro provedení čl. 3 odst. 4, 5 a 6 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2000/31/ES ze dne 8. června 2000 o některých právních aspektech služeb informační společnosti, zejména elektronického obchodu, na vnitřním trhu („směrnice o elektronickém obchodu“) (13). Nejpozději dva roky po zahájení takového pilotního projektu Komise předloží Evropskému parlamentu a Radě hodnocení uvedené v čl. 4 odst. 2 tohoto nařízení, v němž bude rovněž zahrnuta i interakce mezi správní spoluprací v rámci systému spolupráce v oblasti ochrany spotřebitele, která byla zavedena nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 2006/2004 ze dne 27. října 2004 o spolupráci mezi vnitrostátními orgány příslušnými pro vymáhání dodržování zákonů na ochranu zájmů spotřebitele („nařízení o spolupráci v oblasti ochrany spotřebitele“) (14), a v rámci systému IMI.
4. Bez ohledu na čl. 14 odst. 1 tohoto nařízení se v této oblasti nadále uplatňují veškeré lhůty v délce nepřesahující osmnáct měsíců, o nichž bylo rozhodnuto podle článku 36 směrnice 2006/123/ES s ohledem na správní spolupráci podle kapitoly VI zmíněné směrnice.
Článek 30
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
Ve Štrasburku dne 25. října 2012.
REGOLAMENTO (UE) N. 1024/2012 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO
del 25 ottobre 2012
relativo alla cooperazione amministrativa attraverso il sistema di informazione del mercato interno e che abroga la decisione 2008/49/CE della Commissione («regolamento IMI»)
(Testo rilevante ai fini del SEE)
IL PARLAMENTO EUROPEO E IL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, in particolare l’articolo 114,
vista la proposta della Commissione europea,
previa trasmissione del progetto di atto legislativo ai parlamenti nazionali,
visto il parere del Comitato economico e sociale europeo (1),
deliberando secondo la procedura legislativa ordinaria (2),
considerando quanto segue:
(1)
L’applicazione di taluni atti dell’Unione che disciplinano la libera circolazione di merci, persone, servizi e capitali nel mercato interno richiede agli Stati membri di cooperare in modo più efficace e di scambiarsi informazioni gli uni con gli altri e con la Commissione. Poiché spesso in tali atti non sono specificati i mezzi pratici per attuare lo scambio di informazioni, devono essere adottate adeguate disposizioni pratiche in materia.
(2)
Il sistema di informazione del mercato interno («IMI») è un’applicazione software accessibile tramite internet, sviluppata dalla Commissione in collaborazione con gli Stati membri, al fine di assistere gli Stati membri nell’attuazione concreta dei requisiti relativi allo scambio di informazioni stabiliti in atti dell’Unione fornendo un meccanismo di comunicazione centralizzato che faciliti lo scambio di informazioni transfrontaliero e la mutua assistenza. In particolare, l’IMI aiuta le autorità competenti a individuare le loro omologhe in un altro Stato membro, a gestire lo scambio di informazioni, fra cui dati personali, sulla base di procedure semplici e unificate, nonché a superare le barriere linguistiche sulla base di procedure predefinite e pre-tradotte. Ove possibile, la Commissione dovrebbe fornire agli utenti dell'IMI ogni ulteriore funzionalità di traduzione esistente che soddisfi le loro esigenze, sia compatibile con i requisiti di sicurezza e di riservatezza per lo scambio di informazioni nell'IMI e possa essere offerta a un costo ragionevole.
(3)
Al fine di superare le barriere linguistiche, in linea di principio l'IMI dovrebbe essere disponibile in tutte le lingue ufficiali dell'Unione.
(4)
Scopo dell’IMI dovrebbe essere quello di migliorare il funzionamento del mercato interno fornendo un efficace strumento di facile utilizzo per l’attuazione della cooperazione amministrativa tra Stati membri e tra gli Stati membri e la Commissione, facilitando quindi l’applicazione degli atti dell’Unione elencati nell'allegato del presente regolamento.
(5)
La comunicazione della Commissione del 21 febbraio 2011 dal titolo «Migliorare la governance del mercato interno attraverso una più stretta cooperazione amministrativa Una strategia per estendere e sviluppare il sistema di informazione del mercato interno (“IMI”)» definisce piani per la possibile estensione dell’IMI ad altri atti dell’Unione. La comunicazione della Commissione del 13 aprile 2011 dal titolo «L’Atto per il mercato unico Dodici leve per stimolare la crescita e rafforzare la fiducia - “Insieme per una nuova crescita”» sottolinea l’importanza dell’IMI per il rafforzamento della cooperazione tra le parti interessate, anche a livello locale, contribuendo a migliorare la governance del mercato unico. È pertanto necessario stabilire un solido quadro giuridico per l’IMI e una serie di norme comuni per garantire il suo efficace funzionamento.
(6)
Qualora l'applicazione di una disposizione di un atto dell’Unione richieda agli Stati membri di scambiare dati personali e preveda la finalità di tale trattamento, la disposizione in questione dovrebbe essere considerata una base giuridica adeguata per il trattamento dei dati personali, ferme restando le condizioni di cui agli articoli 8 e 52 della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea. L’IMI dovrebbe essere considerato principalmente uno strumento utilizzato per lo scambio di informazioni, compresi i dati personali, che altrimenti si svolgerebbe attraverso altri mezzi, tra cui la posta ordinaria, il fax o la posta elettronica, sulla base di un obbligo giuridico imposto alle autorità e agli organismi degli Stati membri da atti dell’Unione. I dati personali scambiati tramite l'IMI dovrebbero essere raccolti, trattati e utilizzati unicamente per finalità in linea con quelle per le quali sono stati originariamente raccolti, e dovrebbero essere soggetti a tutte le pertinenti garanzie.
(7)
In base al principio della «privacy by design» (tutela della vita privata fin dalla progettazione), l’IMI è stato sviluppato fin dall’inizio considerando e rispettando le disposizioni della normativa in materia di protezione dei dati, in particolare tenendo conto delle restrizioni imposte riguardo all’accesso ai dati personali scambiati nell'IMI. L’IMI offre pertanto un livello di protezione e di sicurezza molto più elevato rispetto ad altri mezzi per lo scambio di informazioni come la posta ordinaria, il telefono, il fax o la posta elettronica.
(8)
È necessario che la cooperazione amministrativa per via elettronica tra gli Stati membri e tra questi ultimi e la Commissione sia conforme alle disposizioni in materia di protezione dei dati personali stabilite dalla direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 24 ottobre 1995 relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (3) e dal regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (4). Le definizioni utilizzate nella direttiva 95/46/CE e nel regolamento (CE) n. 45/2001 dovrebbero applicarsi anche ai fini del presente regolamento.
(9)
La Commissione fornisce e gestisce il software e l'infrastruttura informatica per l'IMI, garantisce la sua sicurezza, gestisce la rete dei coordinatori nazionali IMI e partecipa alla formazione e all'assistenza tecnica agli utenti dell'IMI. A tal fine la Commissione dovrebbe avere accesso solo ai dati personali strettamente necessari per svolgere le sue funzioni nell'ambito delle responsabilità stabilite dal presente regolamento, quali la registrazione dei coordinatori nazionali IMI. La Commissione dovrebbe altresì avere accesso ai dati personali quando recupera, su richiesta di un altro partecipante all'IMI, tali dati personali che sono stati bloccati nell'IMI e ai quali l'interessato ha richiesto accesso. La Commissione non dovrebbe avere accesso ai dati personali scambiati nell'ambito della cooperazione amministrativa in seno all'IMI, salvo che un atto dell'Unione preveda un ruolo della Commissione in detta cooperazione.
(10)
Per garantire la trasparenza, in particolare per gli interessati, le disposizioni degli atti dell'Unione per i quali deve essere utilizzato l'IMI dovrebbero essere riportate nell'allegato del presente regolamento.
(11)
In futuro l'IMI potrebbe essere esteso a nuovi settori, laddove possa contribuire a garantire l'efficace attuazione di un atto dell'Unione in un modo efficace rispetto ai costi e di facile realizzazione, tenendo conto della fattibilità tecnica e dell'incidenza complessiva sull'IMI. La Commissione dovrebbe effettuare le necessarie prove al fine di verificare il grado di preparazione tecnica dell'IMI per qualunque estensione prevista. Le decisioni di estendere l'IMI ad altri atti dell'Unione dovrebbero essere adottate secondo la procedura legislativa ordinaria.
(12)
I progetti pilota sono uno strumento utile per valutare se sia giustificata l'estensione dell'IMI e per adattare la funzionalità tecnica e le modalità procedurali alle necessità degli utenti dell'IMI prima che sia adottata una decisione relativa all'espansione dell'IMI. Gli Stati membri dovrebbero essere pienamente coinvolti nella decisione su quali atti dell'Unione debbano essere oggetto di un progetto pilota e sulle modalità di tale progetto pilota al fine di garantire che quest'ultimo rifletta le esigenze degli utenti dell'IMI e sia pienamente conforme alle disposizioni sul trattamento dei dati personali. Tali modalità dovrebbero essere definite separatamente per ciascun progetto pilota.
(13)
È opportuno che nessuna disposizione del presente regolamento precluda agli Stati membri e alla Commissione la possibilità di decidere di utilizzare l’IMI per gli scambi di informazioni che non comportano il trattamento di dati personali.
(14)
Il presente regolamento dovrebbe fissare le norme per l’utilizzo dell’IMI ai fini della cooperazione amministrativa, che possono comprendere, tra l'altro, lo scambio biunivoco di informazioni, le procedure di notifica, i meccanismi di allerta, le disposizioni in materia di mutua assistenza e la risoluzione dei problemi.
(15)
Il presente regolamento non dovrebbe pregiudicare il diritto degli Stati membri di decidere quali autorità nazionali assolvono gli obblighi derivanti dal regolamento stesso. È opportuno che gli Stati membri siano in grado di adattare funzioni e responsabilità in relazione all’IMI alle loro strutture amministrative interne, nonché di soddisfare i requisiti di una procedura specifica dell'IMI. Gli Stati membri dovrebbero poter nominare coordinatori IMI supplementari per svolgere i compiti dei coordinatori nazionali IMI, da soli o insieme ad altri, per un particolare settore del mercato interno, una divisione dell’amministrazione, una regione geografica o in base a un altro criterio. Gli Stati membri dovrebbero informare la Commissione in merito ai coordinatori IMI da essi nominati ma non dovrebbero essere tenuti a indicare i coordinatori IMI supplementari, se ciò non è richiesto per il suo corretto funzionamento.
(16)
Per realizzare una cooperazione amministrativa efficace attraverso l'IMI, è opportuno che gli Stati membri e la Commissione garantiscano che i rispettivi partecipanti all'IMI dispongano delle risorse necessarie per assolvere i propri obblighi ai sensi del presente regolamento.
(17)
Sebbene l’IMI sia in sostanza uno strumento di comunicazione per la cooperazione amministrativa tra autorità competenti, non aperto al pubblico in generale, può essere necessario istituire mezzi tecnici per consentire a soggetti esterni quali cittadini, imprese e organizzazioni di interagire con le autorità competenti per fornire informazioni o reperire dati o per esercitare i loro diritti in qualità di soggetti interessati. Occorre che tali mezzi tecnici includano garanzie adeguate per la protezione dei dati. Per garantire un elevato livello di sicurezza, è opportuno che l'interfaccia destinata al pubblico sia sviluppata in modo tale da essere tecnicamente totalmente distinta dall'IMI, alla quale dovrebbero avere accesso solo gli utenti dell'IMI.
(18)
L'utilizzo dell'IMI per il supporto tecnico della rete SOLVIT dovrebbe lasciare impregiudicato il carattere informale della procedura SOLVIT, che si basa sull'impegno volontario degli Stati membri, conformemente alla raccomandazione della Commissione del 7 dicembre 2001 relativa ai principi per l'utilizzo di «SOLVIT» - la rete per la risoluzione dei problemi nel mercato interno (5) («raccomandazione SOLVIT»). Affinché la rete SOLVIT continui a funzionare in base alle modalità di lavoro esistenti, uno o più compiti dei coordinatori nazionali IMI possono essere assegnati ai centri SOLVIT nell'ambito dell'esercizio delle rispettive attività, affinché possano funzionare indipendentemente dal coordinatore nazionale IMI. Il trattamento dei dati personali e delle informazioni riservate quale parte delle procedure SOLVIT dovrebbe beneficiare di tutte le garanzie stabilite nel presente regolamento, fatto salvo il carattere non vincolante della raccomandazione SOLVIT.
(19)
Benché l'IMI comprenda un'interfaccia basata su internet per i suoi utenti, in determinati casi e a richiesta dello Stato membro interessato può essere opportuno esaminare soluzioni tecniche per il trasferimento diretto di dati dai sistemi nazionali all'IMI, nel caso in cui tali sistemi nazionali siano già stati sviluppati, segnatamente per le procedure di notifica. L'applicazione di siffatte soluzioni tecniche dovrebbe dipendere dall'esito di una valutazione relativa alla fattibilità, ai costi e ai previsti benefici delle medesime. Tali soluzioni non dovrebbero pregiudicare le strutture esistenti e l'ordine nazionale delle competenze.
(20)
Qualora gli Stati membri abbiano ottemperato all'obbligo di notifica ai sensi dell'articolo 15, paragrafo 7, della direttiva 2006/123/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 12 dicembre 2006, relativa ai servizi nel mercato interno (6), mediante la procedura di cui alla direttiva 98/34/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 22 giugno 1998 che prevede una procedura d'informazione nel settore delle norme e delle regolamentazioni tecniche e delle regole relative ai servizi della società dell'informazione (7), non dovrebbero anche essere tenuti ad effettuare la stessa notifica tramite l'IMI.
(21)
Lo scambio di informazioni attraverso l’IMI deriva dall’obbligo giuridico di fornire mutua assistenza imposto alle autorità degli Stati membri. Per garantire il corretto funzionamento del mercato interno, è necessario che le informazioni ricevute da un’autorità competente attraverso l’IMI da un altro Stato membro non siano private del loro valore probatorio nei procedimenti amministrativi per il solo motivo che provengono da un altro Stato membro o sono state ricevute per via elettronica, e occorre che siano trattate dall’autorità competente allo stesso modo di documenti simili provenienti dal proprio Stato membro.
(22)
Al fine di garantire un elevato livello di protezione dei dati, è necessario stabilire periodi massimi di conservazione per i dati personali nell’ambito dell’IMI. Tali periodi dovrebbero tuttavia essere ben equilibrati, tenendo nel debito conto la necessità che il sistema IMI funzioni correttamente, nonché il diritto degli interessati di esercitare pienamente i loro diritti, per esempio ottenendo la prova dello svolgimento di uno scambio di informazioni per contestare una decisione. In particolare, i periodi di conservazione si dovrebbero limitare a quanto necessario per realizzare gli obiettivi del presente regolamento.
(23)
Dovrebbe essere possibile trattare il nome e i dati di contatto degli utenti dell’IMI per fini compatibili con gli obiettivi del presente regolamento, fra cui il controllo dell’uso del sistema da parte dei coordinatori IMI e della Commissione, iniziative di comunicazione, formazione e sensibilizzazione e la raccolta di informazioni sulla cooperazione amministrativa o la mutua assistenza nel mercato interno.
(24)
È opportuno che il garante europeo della protezione dei dati controlli e provveda a garantire l'applicazione del presente regolamento, comprese le disposizioni pertinenti sulla sicurezza dei dati, mantenendo fra l'altro contatti con le autorità nazionali per la protezione dei dati.
(25)
Al fine di assicurare l'efficacia del monitoraggio e delle relazioni da presentare sul funzionamento dell'IMI e l'applicazione del presente regolamento, gli Stati membri dovrebbero mettere a disposizione della Commissione le pertinenti informazioni.
(26)
È opportuno che gli interessati siano informati in merito al trattamento dei loro dati personali nell’ambito dell’IMI, al diritto di accedere ai dati che li riguardano e al diritto alla rettifica dei dati errati e alla cancellazione dei dati trattati illegalmente, ai sensi del presente regolamento e della legislazione nazionale di attuazione della direttiva 95/46/CE.
(27)
Per permettere alle autorità competenti degli Stati membri di attuare le disposizioni giuridiche per la cooperazione amministrativa e scambiare efficacemente informazioni attraverso l'IMI, può essere necessario stabilire le modalità pratiche di tale scambio. Tali modalità dovrebbero essere adottate dalla Commissione sotto forma di un atto di esecuzione separato per ciascun atto dell'Unione elencato nell'allegato o per ciascun tipo di procedura di cooperazione amministrativa e dovrebbero contemplare la funzionalità tecnica e le modalità procedurali essenziali, necessarie per attuare le pertinenti procedure di cooperazione amministrativa tramite l'IMI. La Commissione dovrebbe garantire la manutenzione e lo sviluppo del software e dell’infrastruttura informatica per l’IMI.
(28)
Al fine di garantire una trasparenza sufficiente per gli interessati, è opportuno che le procedure predefinite, i repertori di domande e risposte, i moduli e le altre disposizioni riguardanti le procedure di cooperazione amministrativa nell’ambito dell’IMI siano resi pubblici.
(29)
Qualora gli Stati membri applichino, in base all’articolo 13 della direttiva 95/46/CE, limitazioni o deroghe ai diritti degli interessati, occorre che le informazioni relative a tali limitazioni o deroghe siano rese pubbliche per garantire la piena trasparenza per gli interessati. Le deroghe e le limitazioni devono essere necessarie e proporzionate per lo scopo previsto e subordinate a garanzie appropriate.
(30)
Se sono stipulati accordi internazionali tra l'Unione e paesi terzi che contemplano anche l'applicazione di disposizioni di atti dell'Unione elencati nell'allegato del presente regolamento, dovrebbe essere possibile includere gli omologhi dei partecipanti all'IMI in tali paesi terzi nelle procedure di cooperazione amministrativa sostenute dall'IMI, purché sia stato accertato che il paese terzo interessato offre un livello adeguato di protezione dei dati personali conformemente alla direttiva 95/46/CE.
(31)
È opportuno abrogare la decisione 2008/49/CE della Commissione, del 12 dicembre 2007, relativa alla protezione dei dati personali nell’ambito del sistema di informazione del mercato interno (IMI) (8). La decisione 2009/739/CE della Commissione, del 2 ottobre 2009, che stabilisce le modalità pratiche per lo scambio di informazioni per via elettronica tra gli Stati membri ai sensi del capo VI della direttiva 2006/123/CE del Parlamento europeo e del Consiglio relativa ai servizi nel mercato interno (9), dovrebbe continuare a essere applicata alle questioni legate allo scambio di informazioni ai sensi della direttiva 2006/123/CE.
(32)
Al fine di garantire condizioni uniformi di esecuzione del presente regolamento, dovrebbero essere attribuite alla Commissione competenze di esecuzione. Tali competenze dovrebbero essere esercitate conformemente al regolamento (UE) n. 182/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 febbraio 2011, che stabilisce le regole e i principi generali relativi alle modalità di controllo da parte degli Stati membri dell'esercizio delle competenze di esecuzione attribuite alla Commissione (10).
(33)
I risultati degli Stati membri per quanto concerne l'efficace applicazione del presente regolamento dovrebbero essere monitorati nella relazione annuale sul funzionamento dell'IMI sulla base di dati statistici dell'IMI e di altri dati pertinenti. I risultati degli Stati membri dovrebbero essere valutati tra l'altro sulla base dei tempi medi di risposta al fine di assicurare risposte rapide e di buona qualità.
(34)
Poiché l'obiettivo del presente regolamento, segnatamente stabilire i requisiti per l'uso dell'IMI per la cooperazione amministrativa, non può essere conseguito in misura sufficiente dagli Stati membri e può dunque, a motivo della sua portata e dei suoi effetti, essere conseguito meglio a livello di Unione, quest'ultima può intervenire in base al principio di sussidiarietà sancito dall'articolo 5 del trattato sull'Unione europea. Il presente regolamento si limita a quanto è necessario per conseguire tale obiettivo in ottemperanza al principio di proporzionalità enunciato nello stesso articolo.
(35)
Il garante europeo della protezione dei dati è stato consultato a norma dell’articolo 28, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001 e ha espresso un parere il 22 novembre 2011 (11),
HANNO ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO I
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
Oggetto
Il presente regolamento stabilisce i requisiti per l’uso di un sistema di informazione del mercato interno («IMI») per la cooperazione amministrativa, compreso il trattamento di dati personali, tra le autorità competenti degli Stati membri e tra le autorità competenti degli Stati membri e la Commissione.
Articolo 2
Istituzione dell'IMI
È formalmente istituito l'IMI.
Articolo 3
Ambito d'applicazione
1. L'IMI é utilizzato per la cooperazione amministrativa tra le autorità competenti degli Stati membri e tra le autorità competenti degli Stati membri e la Commissione, necessaria per l'attuazione degli atti dell'Unione nel settore del mercato interno ai sensi dell'articolo 26, paragrafo 2, del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE) che prevedono una cooperazione amministrativa, compreso lo scambio di dati personali, tra gli Stati membri o tra gli Stati membri e la Commissione. Tali atti dell'Unione sono elencati nell’allegato.
2. Nulla nel presente regolamento ha l'effetto di rendere obbligatorie le disposizioni di atti dell'Unione che non hanno carattere vincolante.
Articolo 4
Estensione dell'IMI
1. La Commissione può realizzare progetti pilota al fine di valutare se l'IMI possa costituire uno strumento efficace per attuare le disposizioni in materia di cooperazione amministrativa di atti dell'Unione non elencati nell'allegato. La Commissione adotta un atto di esecuzione per determinare quali disposizioni degli atti dell'Unione sono oggetto di un progetto pilota e per stabilire le modalità di ciascun progetto, in particolare la funzionalità tecnica e le modalità procedurali fondamentali, necessarie per attuare le pertinenti disposizioni in materia di cooperazione amministrativa. Tale atto di esecuzione è adottato secondo la procedura d'esame di cui all'articolo 24, paragrafo 3.
2. La Commissione presenta al Parlamento europeo e al Consiglio una valutazione dei risultati del progetto pilota, comprese le questioni in materia di protezione dei dati e le funzionalità di traduzione efficaci. Se del caso, tale valutazione può essere accompagnata da una proposta legislativa di modifica dell'allegato per estendere l'uso dell'IMI alle pertinenti disposizioni degli atti dell'Unione.
Articolo 5
Definizioni
Ai fini del presente regolamento, si applicano le definizioni di cui alla direttiva 95/46/CE e al regolamento (CE) n. 45/2001.
Si applicano inoltre le seguenti definizioni:
a) «IMI»: strumento elettronico fornito dalla Commissione per favorire la cooperazione amministrativa tra le autorità competenti degli Stati membri e tra le autorità competenti degli Stati membri e la Commissione;
b) «cooperazione amministrativa»: attività in collaborazione tra le autorità competenti degli Stati membri ovvero tra le autorità competenti degli Stati membri e la Commissione attraverso lo scambio e il trattamento di informazioni, anche mediante notifiche e allerte, o la mutua assistenza, anche ai fini della risoluzione dei problemi, allo scopo di migliorare l’applicazione del diritto dell’Unione;
c) «settore del mercato interno»: campo legislativo o funzionale del mercato interno, ai sensi dell’articolo 26, paragrafo 2, TFUE, in cui l’IMI è utilizzato conformemente all'articolo 3 del presente regolamento;
d) «procedura di cooperazione amministrativa»: un flusso di lavoro predefinito previsto nell’ambito dell’IMI che consente ai partecipanti all’IMI di comunicare e di interagire tra loro in maniera strutturata;
e) «coordinatore IMI»: un organismo nominato da uno Stato membro per svolgere compiti di supporto necessari per l’efficace funzionamento dell’IMI ai sensi del presente regolamento;
f) «autorità competente»: qualsiasi organismo a livello nazionale, regionale o locale e registrato nell'IMI con compiti specifici inerenti all’applicazione del diritto nazionale o di atti dell’Unione elencati nell'allegato in uno o più settori del mercato interno;
g) «partecipanti all’IMI»: le autorità competenti, i coordinatori IMI e la Commissione;
h) «utente dell’IMI»: persona fisica che lavora sotto l’autorità di un partecipante all'IMI e registrata nell’IMI per conto di tale partecipante all'IMI;
i) «soggetti esterni»: persone fisiche o giuridiche diverse dagli utenti dell’IMI che possono interagire con l’IMI solo mediante mezzi tecnici separati e conformemente a uno specifico flusso di lavoro predefinito previsto a tale scopo;
j) «blocco»: applicazione di mezzi tecnici con i quali i dati personali diventano inaccessibili agli utenti dell’IMI attraverso la normale interfaccia dell’IMI;
k) «chiusura formale»: applicazione dello strumento tecnico fornito dall'IMI per chiudere una procedura di cooperazione amministrativa.
CAPO II
FUNZIONI E RESPONSABILITÀ IN RELAZIONE ALL’IMI
Articolo 6
Coordinatori IMI
1. Ogni Stato membro nomina un coordinatore nazionale IMI tra le cui responsabilità è compreso quanto segue:
a)
registrare o convalidare la registrazione dei coordinatori IMI e delle autorità competenti;
b)
agire in qualità di principale punto di contatto per i partecipanti all'IMI degli Stati membri per le questioni relative all’IMI, anche fornendo informazioni su aspetti relativi alla protezione dei dati personali conformemente al presente regolamento;
c)
agire in qualità di interlocutore della Commissione per le questioni relative all’IMI, anche fornendo informazioni su aspetti legati alla protezione dei dati personali ai sensi del presente regolamento;
d)
fornire conoscenze, formazione e supporto, compresa l'assistenza tecnica di base, ai partecipanti all'IMI degli Stati membri;
e)
garantire l'efficace funzionamento dell'IMI per quanto sotto il suo controllo, anche fornendo risposte tempestive e adeguate da parte dei partecipanti all'IMI degli Stati membri alle richieste di cooperazione amministrativa.
2. Ogni Stato membro può inoltre nominare uno o più coordinatori IMI per svolgere qualsiasi compito tra quelli elencati al paragrafo 1, secondo la propria struttura amministrativa interna.
3. Gli Stati membri informano la Commissione dei coordinatori IMI nominati conformemente ai paragrafi 1 e 2 e dei compiti che sono loro affidati. La Commissione condivide tali informazioni con gli altri Stati membri.
4. Tutti i coordinatori IMI possono agire in qualità di autorità competenti. In tali casi, un coordinatore IMI ha gli stessi diritti di accesso di un’autorità competente. Ogni coordinatore IMI è responsabile del trattamento per quanto riguarda le proprie attività di trattamento dei dati in qualità di partecipante all’IMI.
Articolo 7
Autorità competenti
1. Quando cooperano mediante l’IMI, le autorità competenti, agendo tramite gli utenti dell’IMI conformemente alla procedura di cooperazione amministrativa, garantiscono che, conformemente all'atto dell'Unione applicabile, sia fornita una risposta adeguata il più rapidamente possibile e comunque entro la scadenza fissata da tale atto.
2. Un'autorità competente può invocare come prova qualsiasi informazione, documento, risultato, dichiarazione o copia certificata conforme che abbia ricevuto per via elettronica mediante l’IMI, sulla stessa base di informazioni simili ottenute nel proprio paese, per fini compatibili con quelli per i quali i dati sono stati inizialmente raccolti.
3. Ogni autorità competente è responsabile del trattamento relativamente alle sue attività di trattamento dei dati svolte da un utente dell’IMI sotto la sua autorità e garantisce che gli interessati possano esercitare i loro diritti conformemente ai capi III e IV, ove necessario, in cooperazione con la Commissione.
Articolo 8
Commissione
1. La Commissione è responsabile dell'esecuzione dei seguenti compiti:
a)
garantire la sicurezza, la disponibilità, la manutenzione e lo sviluppo del software e dell’infrastruttura informatica per l’IMI;
b)
fornire un sistema multilingue, incluse le funzionalità di traduzione esistenti, corsi di formazione in collaborazione con gli Stati membri e un helpdesk per aiutare gli Stati membri nell’uso dell’IMI;
c)
registrare i coordinatori nazionali IMI e concedere loro l’accesso all’IMI;
d)
effettuare operazioni di trattamento sui dati personali nell'ambito dell'IMI, nei casi in cui ciò sia previsto dal presente regolamento, conformemente agli scopi stabiliti negli atti dell'Unione applicabili elencati nell'allegato;
e)
monitorare l'applicazione del presente regolamento e riferire in merito al Parlamento europeo, al Consiglio e al garante europeo della protezione dei dati conformemente all'articolo 25.
2. Ai fini dello svolgimento dei compiti elencati al paragrafo 1 e della redazione di relazioni statistiche, la Commissione ha accesso alle informazioni necessarie relative alle operazioni di trattamento eseguite nell'ambito dell’IMI.
3. La Commissione non partecipa alle procedure di cooperazione amministrativa che comportano il trattamento di dati personali salvo ove richiesto da una disposizione di un atto dell’Unione elencato nell’allegato.
Articolo 9
Diritti di accesso dei partecipanti e degli utenti dell’IMI
1. Hanno accesso all'IMI soltanto gli utenti dell'IMI.
2. Gli Stati membri designano i coordinatori IMI, le autorità competenti e i settori del mercato interno in cui hanno competenza. La Commissione può svolgere al riguardo una funzione consultiva.
3. Ogni partecipante all’IMI concede e revoca, a seconda dei casi, adeguati diritti di accesso ai propri utenti dell’IMI nel settore del mercato interno per il quale è competente.
4. La Commissione e gli Stati membri istituiscono adeguati strumenti per garantire che agli utenti dell’IMI sia consentito l'accesso ai dati personali trattati nell’ambito dell’IMI soltanto in base al principio della necessità di conoscere e nell’ambito del settore o dei settori del mercato interno per i quali sono stati loro concessi i diritti di accesso conformemente al paragrafo 3.
5. È vietato l’uso di dati personali trattati nell'ambito dell'IMI per uno scopo specifico in un modo che sia incompatibile con tale scopo originale, salvo che sia esplicitamente previsto dal diritto nazionale conformemente al diritto dell'Unione.
6. Qualora una procedura di cooperazione amministrativa comporti il trattamento di dati personali, hanno accesso ai dati personali in questione soltanto i partecipanti all'IMI che intervengono in tale procedura.
Articolo 10
Riservatezza
1. Ogni Stato membro applica le proprie norme in materia di segreto professionale o altri obblighi di riservatezza equivalenti ai propri partecipanti all’IMI e agli utenti dell’IMI, conformemente alla legislazione nazionale o dell'Unione.
2. I partecipanti all’IMI garantiscono che le richieste di altri partecipanti all’IMI di trattamento riservato delle informazioni scambiate mediante l’IMI siano rispettate dagli utenti dell’IMI che lavorano sotto la loro autorità.
Articolo 11
Procedure di cooperazione amministrativa
L'IMI è basato su procedure di cooperazione amministrativa che attuano le disposizioni dei pertinenti atti dell'Unione elencati nell'allegato. Ove appropriato, la Commissione può adottare atti di esecuzione per uno specifico atto dell'Unione elencato nell'allegato o per un tipo di procedura di cooperazione amministrativa, che stabiliscano la funzionalità tecnica e le modalità procedurali fondamentali, necessarie per consentire il funzionamento delle pertinenti procedure in materia di cooperazione amministrativa, compresa se del caso l'interazione tra i soggetti esterni e l'IMI di cui all'articolo 12. Tali atti di esecuzione sono adottati secondo la procedura consultiva di cui all'articolo 24, paragrafo 2.
Articolo 12
Soggetti esterni
Possono essere forniti i mezzi tecnici per consentire a soggetti esterni di interagire con l'IMI qualora tale interazione sia:
a)
prevista da un atto dell'Unione;
b)
prevista in un atto di esecuzione di cui all'articolo 11 per agevolare la cooperazione amministrativa tra le autorità competenti degli Stati membri per l'applicazione delle disposizioni degli atti dell'Unione elencati nell'allegato; o
c)
necessaria per presentare richieste al fine di esercitare i loro diritti in qualità di soggetti interessati conformemente all'articolo 19.
Qualsiasi mezzo tecnico siffatto è distinto dall'IMI e non permette ai soggetti esterni di accedere all'IMI.
CAPO III
TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI E SICUREZZA
Articolo 13
Limitazione delle finalità
I partecipanti all’IMI scambiano e trattano dati personali unicamente per le finalità definite nelle pertinenti disposizioni degli atti dell'Unione elencati nell'allegato.
I dati trasmessi all'IMI dagli interessati sono utilizzati solo per le finalità per le quali sono stati trasmessi.
Articolo 14
Conservazione dei dati personali
1. I dati personali trattati nell'ambito dell'IMI sono bloccati nell'IMI quando non sono più necessari per la finalità per le quali sono stati raccolti, a seconda delle specificità di ciascun tipo di cooperazione amministrativa e, di norma, non oltre sei mesi dalla chiusura formale della procedura di cooperazione amministrativa.
Tuttavia, qualora in un atto dell'Unione applicabile elencato nell'allegato sia previsto un periodo più lungo, i dati personali trattati nell'ambito dell'IMI possono essere conservati per un periodo massimo di diciotto mesi dopo la chiusura formale di una procedura di cooperazione amministrativa.
2. Qualora un repertorio di informazioni per futuro riferimento da parte dei partecipanti all’IMI sia richiesto da un atto vincolante dell’Unione elencato nell'allegato, i dati personali inclusi in tale repertorio possono essere trattati per tutto il tempo durante il quale essi sono necessari per tale finalità con il consenso dell’interessato o se ciò è previsto in tale atto dell’Unione.
3. I dati personali bloccati ai sensi del presente articolo sono trattati, ad eccezione della loro conservazione, soltanto a fini di prova di uno scambio di informazioni mediante l’IMI con il consenso dell’interessato, a meno che il trattamento sia richiesto da motivi imperativi di interesse generale.
4. I dati bloccati vengono automaticamente cancellati nell'IMI dopo tre anni dalla chiusura formale della procedura di cooperazione amministrativa.
5. Su espressa richiesta di un'autorità competente in un caso specifico e con il consenso dell’interessato, i dati personali possono essere cancellati prima della scadenza del periodo di conservazione applicabile.
6. La Commissione garantisce con mezzi tecnici il blocco e la cancellazione dei dati personali e il loro recupero conformemente al paragrafo 3.
7. Sono predisposti mezzi tecnici per incoraggiare i partecipanti all'IMI a chiudere formalmente le procedure di cooperazione amministrativa il più rapidamente possibile dopo il completamento dello scambio di informazioni e per consentire loro di coinvolgere i coordinatori IMI responsabili in qualsiasi procedura rimasta inattiva ingiustificatamente per oltre due mesi.
Articolo 15
Conservazione dei dati personali degli utenti dell’IMI
1. In deroga all’articolo 14, i paragrafi 2 e 3 del presente articolo si applicano alla conservazione dei dati personali degli utenti dell’IMI. Tali dati personali includono il nome completo e tutti i mezzi di contatto elettronici e di altro tipo necessari ai fini del presente regolamento.
2. I dati personali relativi agli utenti dell’IMI vengono conservati nell’IMI per tutto il tempo in cui gli utenti dell’IMI continuano a essere tali e possono essere trattati per fini compatibili con gli obiettivi del presente regolamento.
3. Quando una persona fisica cessa di essere un utente dell'IMI, i dati personali che riguardano tale persona sono bloccati con mezzi tecnici per un periodo di tre anni. Essi sono trattati, ad eccezione della loro conservazione, soltanto a fini di prova di uno scambio di informazioni mediante l'IMI e sono cancellati al termine del periodo di tre anni.
Articolo 16
Trattamenti riguardanti categorie particolari di dati
1. Il trattamento riguardante categorie particolari di dati di cui all’articolo 8, paragrafo 1, della direttiva 95/46/CE e all’articolo 10, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 45/2001 mediante l’IMI è consentito soltanto sulla base di un motivo specifico di cui all’articolo 8, paragrafi 2 e 4, di tale direttiva e all’articolo 10, paragrafo 2, di tale regolamento e fatte salve le adeguate garanzie previste in detti articoli per tutelare i diritti dei soggetti di cui vengono trattati i dati personali.
2. L’IMI può essere utilizzato per il trattamento di dati relativi alle infrazioni, alle condanne penali o alle misure di sicurezza di cui all’articolo 8, paragrafo 5, della direttiva 95/46/CE e all’articolo 10, paragrafo 5, del regolamento (CE) n. 45/2001, fatte salve le garanzie previste in detti articoli, comprese le informazioni relative a sanzioni disciplinari, amministrative o penali o altre informazioni necessarie per stabilire l’onorabilità di una persona fisica o giuridica, qualora il trattamento di tali dati sia previsto da un atto dell’Unione che costituisce la base per il trattamento o avvenga con il consenso esplicito dell’interessato, a condizione che esistano le garanzie specifiche di cui all'articolo 8, paragrafo 5, della direttiva 95/46/CE.
Articolo 17
Sicurezza
1. La Commissione garantisce che l'IMI sia conforme alle norme in materia di sicurezza dei dati adottate dalla Commissione a norma dell’articolo 22 del regolamento (CE) n. 45/2001.
2. La Commissione predispone le misure necessarie per garantire la sicurezza dei dati personali trattati nell’IMI, fra cui un adeguato controllo dell’accesso ai dati e un piano di sicurezza che è tenuto aggiornato.
3. La Commissione garantisce che, in caso di un incidente di sicurezza, sia possibile verificare quali dati personali sono stati trattati nell’IMI, quando, da chi e per quale finalità.
4. I partecipanti all'IMI adottano tutte le misure procedurali ed organizzative necessarie per garantire la sicurezza dei dati personali da essi trattati nell'IMI conformemente all'articolo 17 della direttiva 95/46/CE.
CAPO IV
DIRITTI DEGLI INTERESSATI E CONTROLLO
Articolo 18
Informazione agli interessati e trasparenza
1. I partecipanti all’IMI garantiscono che gli interessati siano informati quanto prima riguardo al trattamento dei loro dati personali nell'IMI e che abbiano accesso alle informazioni sui loro diritti e sulle relative modalità di esercizio, incluse l'identità e i recapiti del responsabile del trattamento e del suo eventuale rappresentante, conformemente agli articoli 10 o 11 della direttiva 95/46/CE e alla legislazione nazionale che sia conforme a tale direttiva.
2. La Commissione pubblica in modo facilmente accessibile quanto segue:
a)
informazioni per quanto riguarda l’IMI conformemente agli articoli 11 e 12 del regolamento (CE) n. 45/2001, in una forma chiara e comprensibile;
b)
informazioni sugli aspetti inerenti alla protezione dei dati delle procedure di cooperazione amministrativa nell’ambito dell’IMI di cui all’articolo 11 del presente regolamento;
c)
informazioni su deroghe o limitazioni ai diritti degli interessati di cui all’articolo 20 del presente regolamento;
d)
le tipologie delle procedure di cooperazione amministrativa, le funzionalità essenziali dell'IMI e le categorie di dati che possono essere trattati nell'ambito dell'IMI;
e)
un elenco esaustivo di tutti gli atti di esecuzione o delegati per quanto riguarda l'IMI, adottati ai sensi del presente regolamento o di un altro atto dell'Unione, e una versione consolidata dell'allegato del presente regolamento e delle successive modifiche da parte di altri atti dell'Unione.
Articolo 19
Diritto di accesso, rettifica e cancellazione
1. I partecipanti all'IMI garantiscono che gli interessati possano esercitare effettivamente il loro diritto di accesso ai dati che li riguardano nell'ambito dell'IMI, il diritto di rettifica dei dati inesatti o incompleti e di cancellazione dei dati trattati illecitamente, in conformità della legislazione nazionale. La rettifica o la cancellazione dei dati è effettuata il più rapidamente possibile, e al più tardi entro trenta giorni dalla data della ricezione della richiesta dell'interessato, da parte del partecipante all'IMI competente.
2. Qualora il soggetto contesti la liceità o l’esattezza dei dati bloccati ai sensi dell’articolo 14, paragrafo 1, tale fatto è registrato unitamente alle informazioni esatte rettificate.
Articolo 20
Deroghe e limitazioni
Gli Stati membri informano la Commissione qualora prevedano nella legislazione nazionale deroghe o limitazioni riguardo ai diritti degli interessati di cui al presente capo conformemente all’articolo 13 della direttiva 95/46/CE.
Articolo 21
Controllo
1. L’autorità o le autorità nazionali di controllo designate in ogni Stato membro e dotate dei poteri di cui all’articolo 28 della direttiva 95/46/CE («autorità nazionale di controllo») verificano in modo indipendente la liceità del trattamento dei dati personali da parte dei partecipanti all'IMI del loro Stato membro e, in particolare, garantiscono la tutela dei diritti degli interessati previsti nel presente capo conformemente al presente regolamento.
2. Il garante europeo della protezione dei dati controlla e provvede a garantire che le attività di trattamento dei dati personali della Commissione, nella sua veste di partecipante all’IMI, si svolgano conformemente al presente regolamento. Si applicano di conseguenza gli obblighi e le competenze di cui agli articoli 46 e 47 del regolamento (CE) n. 45/2001.
3. Le autorità nazionali di controllo e il garante europeo della protezione dei dati, ciascuno agendo nell’ambito delle rispettive competenze, assicurano il controllo coordinato dell'IMI e del suo uso da parte dei partecipanti all'IMI.
4. Il garante europeo della protezione dei dati può invitare le autorità nazionali di controllo a riunirsi, nei casi in cui sia necessario, agli scopi di garantire il controllo coordinato dell'IMI e del suo uso da parte dei partecipanti all'IMI, di cui al paragrafo 3. Il costo di tali riunioni è a carico del garante europeo della protezione dei dati. Se necessario, possono essere definiti congiuntamente altri metodi di lavoro a tale scopo, comprese norme procedurali. Una relazione congiunta delle attività è trasmessa al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione almeno ogni tre anni.
CAPO V
AMBITO GEOGRAFICO DELL’IMI
Articolo 22
Uso nazionale dell'IMI
1. Uno Stato membro può utilizzare l’IMI ai fini della cooperazione amministrativa tra autorità competenti nel suo territorio, conformemente al diritto nazionale, unicamente qualora le condizioni seguenti siano rispettate:
a)
non sia necessario apportare modifiche sostanziali alle procedure di cooperazione amministrativa esistenti;
b)
sia stata trasmessa una notifica dell’uso previsto dell’IMI all’autorità nazionale di controllo, ove richiesto dal diritto nazionale; e
c)
non abbia un impatto negativo sull’efficace funzionamento dell’IMI per gli utenti dell'IMI.
2. Qualora uno Stato membro intenda fare un uso sistematico dell'IMI per finalità nazionali, notifica la sua intenzione alla Commissione e ne richiede l'approvazione preventiva. La Commissione verifica se sono soddisfatte le condizioni di cui al paragrafo 1. Laddove necessario, e in conformità al presente regolamento, tra gli Stati membri e la Commissione si conclude un accordo che stabilisca, tra gli altri, le disposizioni tecniche, finanziarie e organizzative per l'uso nazionale, anche per quanto riguarda le responsabilità dei partecipanti all’IMI.
Articolo 23
Scambio di informazioni con paesi terzi
1. Le informazioni, ivi compresi i dati personali, possono essere scambiate nell’ambito dell’IMI ai sensi del presente regolamento tra i partecipanti all’IMI nell’Unione e i loro omologhi in un paese terzo soltanto quando sono soddisfatte le seguenti condizioni:
a)
le informazioni sono trattate in base a una disposizione di un atto dell'Unione elencato nell’allegato e a una disposizione equivalente nel diritto del paese terzo;
b)
le informazioni sono scambiate o rese disponibili conformemente a un accordo internazionale che preveda:
i)
l'applicazione di una disposizione di un atto dell'Unione elencata nell'allegato da parte del paese terzo;
ii)
l'uso dell’IMI; e
iii)
i principi e le modalità di tale scambio; e
c)
il paese terzo in questione garantisce un’adeguata protezione dei dati personali conformemente all’articolo 25, paragrafo 2, della direttiva 95/46/CE, che comprende adeguate garanzie che i dati trattati nell’ambito dell’IMI siano utilizzati unicamente per il fine per il quale sono stati inizialmente scambiati e la Commissione ha adottato una decisione conformemente all'articolo 25, paragrafo 6, della direttiva 95/46/CE.
2. Qualora la Commissione sia un partecipante all’IMI, si applica l’articolo 9, paragrafi 1 e 7, del regolamento (CE) n. 45/2001 a qualsiasi scambio di dati personali trattati nell’ambito dell’IMI con i suoi omologhi di un paese terzo.
3. La Commissione pubblica nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e tiene aggiornato un elenco di paesi terzi autorizzati a scambiare le informazioni, ivi compresi i dati personali, ai sensi del paragrafo 1.
CAPO VI
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 24
Procedura di comitato
1. La Commissione è assistita da un comitato. Esso è un comitato ai sensi del regolamento (UE) n. 182/2011.
2. Nei casi in cui è fatto riferimento al presente paragrafo, si applica l'articolo 4 del regolamento (UE) n. 182/2011.
3. Nei casi in cui è fatto riferimento al presente paragrafo, si applica l'articolo 5 del regolamento (UE) n. 182/2011.
Articolo 25
Monitoraggio e rendicontazione
1. La Commissione riferisce ogni anno al Parlamento europeo e al Consiglio in merito al funzionamento dell’IMI.
2. Entro il 5 dicembre 2017 e successivamente ogni cinque anni, la Commissione riferisce al garante europeo della protezione dei dati in merito agli aspetti relativi alla protezione dei dati personali nell’ambito dell’IMI, anche per quanto riguarda la sicurezza dei dati.
3. Ai fini della redazione delle relazioni di cui ai paragrafi 1 e 2, gli Stati membri forniscono alla Commissione le informazioni relative all’applicazione del presente regolamento, compresa l’applicazione concreta degli obblighi riguardanti la protezione dei dati stabiliti dal presente regolamento.
Articolo 26
Costi
1. I costi sostenuti per lo sviluppo, la promozione, il funzionamento e la manutenzione dell’IMI sono a carico del bilancio generale dell’Unione europea, fatti salvi gli accordi di cui all’articolo 22, paragrafo 2.
2. Salvo disposizione contraria di un atto dell’Unione, i costi per le operazioni nell’ambito dell’IMI a livello di Stati membri, compresi quelli per le risorse umane necessarie per le attività di formazione, promozione e assistenza tecnica (helpdesk), nonché per la gestione dell'IMI a livello nazionale, sono a carico di ciascuno Stato membro.
Articolo 27
Abrogazione
La decisione 2008/49/CE è abrogata.
Articolo 28
Applicazione efficace
Gli Stati membri adottano tutte le misure necessarie a garantire l'applicazione efficace del presente regolamento da parte dei rispettivi partecipanti all'IMI.
Articolo 29
Eccezioni
1. In deroga all'articolo 4 del presente regolamento, il progetto pilota IMI lanciato il 16 maggio 2011 per valutare l'idoneità dell'IMI ai fini dell'attuazione dell'articolo 4 della direttiva 96/71/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 16 dicembre 1996 relativa al distacco dei lavoratori nell'ambito di una prestazione di servizi (12), può continuare a funzionare in base alle disposizioni adottate anteriormente all'entrata in vigore del presente regolamento.
2. In deroga all'articolo 8, paragrafo 3, e all'articolo 12, primo comma, lettere a) e b), del presente regolamento, per l'attuazione delle disposizioni in materia di cooperazione amministrativa della raccomandazione SOLVIT attraverso l'IMI, la partecipazione della Commissione alle procedure di cooperazione amministrativa e l'attuale meccanismo per i soggetti esterni possono proseguire in base alle disposizioni adottate anteriormente all'entrata in vigore del presente regolamento. Il periodo di cui all'articolo 14, paragrafo 1, del presente regolamento è di 18 mesi per i dati personali trattati nell'ambito dell'IMI ai fini della raccomandazione SOLVIT.
3. In deroga all'articolo 4, paragrafo 1, del presente regolamento, la Commissione può avviare un progetto pilota per valutare se l'IMI sia uno strumento efficace, anche in termini di costi, e di facile utilizzo per attuare l'articolo 3, paragrafi 4, 5 e 6, della direttiva 2000/31/CE del Parlamento europeo e del Consiglio dell'8 giugno 2000 relativa a taluni aspetti giuridici dei servizi della società dell'informazione, in particolare il commercio elettronico, nel mercato interno («direttiva sul commercio elettronico») (13). Entro due anni dall'avvio di tale progetto pilota, la Commissione presenta al Parlamento europeo e al Consiglio la valutazione di cui all'articolo 4, paragrafo 2, del presente regolamento che contempla parimenti l'interazione tra la cooperazione amministrativa nell'ambito del sistema di cooperazione per la tutela dei consumatori istituito a norma del regolamento (CE) n. 2006/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 ottobre 2004, sulla cooperazione tra le autorità nazionali responsabili dell'esecuzione della normativa che tutela i consumatori (Regolamento sulla cooperazione per la tutela dei consumatori) (14) e nell'ambito dell'IMI.
4. In deroga all'articolo 14, paragrafo 1, del presente regolamento, eventuali termini fino a un massimo di 18 mesi decisi sulla base dell'articolo 36 della direttiva 2006/123/CE in relazione alla cooperazione amministrativa ai sensi del capo VI della stessa continuano ad applicarsi in tale settore.
Articolo 30
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Strasburgo, il 25 ottobre 2012