NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 532/2014
ze dne 13. března 2014,
kterým se doplňuje nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 ze dne 11. března 2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám (1), a zejména na čl. 32 odst. 8 a 9, čl. 34 odst. 7 a 8 a čl. 55 odst. 4 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení (EU) č. 223/2014 umožňuje Komisi přijímat akty v přenesené pravomoci, které doplňují prvky, jež nejsou podstatné, pokud jde o Fond evropské pomoci nejchudším osobám (dále jen „FEPNO“).
(2)
Nařízení (EU) č. 223/2014 požaduje, aby řídicí orgán zřídil systém pro zaznamenávání a uchovávání počítačových údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, včetně údajů o jednotlivých účastnících s ohledem na operační programy pro sociální začlenění nejchudších osob (OP II). Je proto nezbytné stanovit seznam údajů, které mají být v uvedeném systému zaznamenávány a uchovávány.
(3)
Některé údaje jsou relevantní pouze pro určité druhy operací nebo pro jeden druh operačního programu; použitelnost požadavků na údaje je proto třeba upřesnit. Nařízení (EU) č. 223/2014 stanoví zvláštní požadavky na zaznamenávání a uchovávání údajů o jednotlivých účastnících operací podporovaných z OP II, které je třeba vzít v úvahu.
(4)
Seznam údajů by měl zohlednit požadavky na podávání zpráv stanovené v nařízení (EU) č. 223/2014, aby bylo zajištěno, že pro každou operaci existují údaje nezbytné pro finanční řízení a monitorování, včetně údajů nutných k vypracování žádostí o platby, účetních závěrek a zpráv o provádění operace, a to v podobě, ve které je lze snadno agregovat a sesouhlasit. Tento seznam by měl zohlednit fakt, že některé základní údaje o operacích v počítačové podobě jsou nezbytné pro účinné finanční řízení operací a splnění požadavku na zveřejňování základních informací o operacích. Pro účinné plánování a provádění ověřování a auditů jsou nutné některé další údaje.
(5)
Seznam údajů, které mají být zaznamenávány a uchovávány, by neměl předjímat technické vlastnosti ani strukturu počítačových systémů vytvořených řídicími orgány, ani předurčovat formát zaznamenaných a uchovávaných údajů, nejsou-li v tomto nařízení výslovně uvedeny. Seznam by rovněž neměl předjímat způsob, jakým se údaje do systému zadávají nebo se v něm generují; v některých případech mohou údaje obsažené v seznamu vyžadovat zadání vícero hodnot. Je však nezbytné stanovit některá pravidla ohledně povahy těchto údajů, aby bylo zajištěno, že řídicí orgán je schopen splnit své povinnosti, pokud jde o monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, včetně případů, kdy to vyžaduje zpracování údajů o jednotlivých účastnících.
(6)
Aby mohla být prováděna kontrola a audit výdajů v rámci operačních programů, je nutné stanovit kritéria, kterými by se měla řídit auditní stopa, aby byla považována za adekvátní.
(7)
V souvislosti s auditní činností podle nařízení (EU) č. 223/2014 je nezbytné stanovit, že Komise i členské státy by měly zabránit jakémukoli neoprávněnému zveřejnění osobních údajů či přístupu k nim, a specifikovat účely, pro které Komise a členské státy mohou tyto údaje zpracovávat.
(8)
Za audit operací odpovídá auditní orgán. Aby byly rozsah a účinnost auditů adekvátní a aby byly tyto audity prováděny na stejné úrovni ve všech členských státech, je nezbytné stanovit podmínky, které by tyto audity měly splňovat.
(9)
Je nezbytné podrobně stanovit základ pro výběr vzorku operací, u nichž má být proveden audit, kterým by se měl auditní orgán řídit při vypracování či schvalování metody výběru vzorků, a dále stanovit jednotku vzorku, určitá technická kritéria, která mají být použita při výběru vzorku, a případně faktory, které mají být zohledněny při výběru doplňkových vzorků.
(10)
Auditní orgán by měl vypracovat výrok auditora zahrnující účetní závěrky podle nařízení (EU) č. 223/2014. Aby byly rozsah a obsah auditů účetních závěrek adekvátní a aby byly tyto audity prováděny na stejné úrovni ve všech členských státech, je nezbytné stanovit podmínky, které by tyto audity měly splňovat.
(11)
Aby byla zajištěna právní jistota a rovné zacházení se všemi členskými státy při uplatňování finančních oprav v souladu se zásadou proporcionality, je nezbytné stanovit kritéria pro určování závažných nedostatků v účinném fungování systémů řízení a kontroly, definovat základní druhy nedostatků a kritéria, která slouží k určení výše finančních oprav, jež mají být uplatněny, a stanovit kritéria pro uplatnění extrapolovaných nebo paušálních finančních oprav.
(12)
S cílem umožnit co nejrychlejší uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení by toto nařízení mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví následující ustanovení, kterými se doplňuje nařízení (EU) č. 223/2014:
a)
pravidla upřesňující informace týkající se údajů, jež je třeba v rámci monitorovacího systému zavedeného řídicím orgánem zaznamenat a uchovat v počítačové podobě;
b)
podrobné minimální požadavky na auditní stopu, pokud jde o účetní záznamy, které mají být vedeny, a o podklady, které mají být uchovávány na úrovni certifikačního orgánu, řídicího orgánu, zprostředkujících subjektů a příjemců;
c)
rozsah a obsah auditů operací a auditů účetních závěrek a metodiku pro výběr vzorku operací;
d)
podrobná pravidla pro používání údajů shromážděných během auditů prováděných úředníky Komise nebo pověřenými zástupci Komise;
e)
podrobná pravidla týkající se kritérií pro určování závažných nedostatků v účinném fungování systémů řízení a kontroly, včetně základních typů těchto nedostatků, kritéria k určení výše finančních oprav, jež mají být použita, a kritéria pro použití paušálních sazeb nebo extrapolovaných finančních oprav.
KAPITOLA II
ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ PRO SYSTÉMY ŘÍZENÍ A KONTROLY
Článek 2
Údaje, jež je třeba zaznamenat a uchovat v počítačové podobě
(Čl. 32 odst. 8 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Informace o údajích, které je třeba zaznamenat a uchovat v počítačové podobě pro každou operaci v rámci systému pro monitorování zřízeného podle čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014, jsou uvedeny v příloze I tohoto nařízení.
2. Údaje se zaznamenávají a uchovávají pro každou operaci, u operací podporovaných z OP II včetně údajů o jednotlivých účastnících členěných podle pohlaví, jsou-li tyto údaje dostupné, za účelem jejich agregace v případech, kdy je to nezbytné pro účely monitorování, hodnocení, finančního řízení, ověřování a auditu. Možná musí být také kumulativní agregace těchto údajů za celé programové období.
Článek 3
Podrobné minimální požadavky na auditní stopu
(Čl. 32 odst. 9 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Podrobné minimální požadavky na auditní stopu, pokud jde o účetní záznamy, které mají být vedeny, a o podklady, které mají být uchovávány, jsou následující:
a)
auditní stopa umožňuje ověření uplatňování kritérií výběru stanovených v operačním programu pro potraviny a/nebo základní materiální pomoc (OP I) nebo monitorovacím výborem pro OP II;
b)
v souvislosti s granty podle čl. 25 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 223/2014 auditní stopa umožňuje sesouhlasení souhrnných částek potvrzených Komisi s podrobnými účetními záznamy a podklady vedenými certifikačním orgánem, řídicím orgánem, zprostředkujícími subjekty a příjemci, pokud jde o operace spolufinancované v rámci operačního programu;
c)
v souvislosti s granty podle čl. 25 odst. 1 písm. b) a c) auditní stopa umožňuje sesouhlasení souhrnných částek potvrzených Komisi s podrobnými údaji o výstupech či výsledcích a podklady vedenými certifikačním orgánem, řídicím orgánem, zprostředkujícími subjekty a příjemci, případně včetně dokladů o metodě stanovení standardních stupnic jednotkových nákladů a paušálních částek, pokud jde o operace spolufinancované v rámci operačního programu;
d)
v souvislosti s náklady stanovenými v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 auditní stopa podle potřeby dokládá a odůvodňuje metodu výpočtu a základ, na němž bylo rozhodnuto o paušálních sazbách, a způsobilé přímé náklady nebo náklady vykázané v rámci jiných vybraných kategorií, u kterých se uplatní paušální sazba;
e)
v souvislosti s náklady stanovenými v souladu s čl. 26 odst. 2 písm. b), c) a e) a čl. 26 odst. 3 druhou částí nařízení (EU) č. 223/2014 auditní stopa umožňuje odůvodnění způsobilých přímých nákladů nebo nákladů vykázaných v rámci jiných vybraných kategorií nebo nákladů, na něž je uplatněna paušální sazba;
f)
auditní stopa umožňuje ověření platby příspěvku z veřejných zdrojů příjemci;
g)
u každé operace, je-li to na místě, auditní stopa obsahuje technické specifikace a plán financování, dokumenty týkající se schválení grantu, dokumenty související se zadáváním veřejných zakázek, zprávy od příjemce a zprávy o provedených ověřováních a auditech;
h)
auditní stopa obsahuje informace o řídicích kontrolách a o provedených auditech operací;
i)
auditní stopa umožňuje sesouhlasení údajů týkajících se ukazatelů výstupů operace s vykázanými údaji a výsledky a případně cíli programu.
U nákladů uvedených v písmenech c) a d) auditní stopa umožňuje ověřování metody výpočtu použité řídicím orgánem z hlediska souladu s čl. 25 odst. 3 nařízení (EU) č. 223/2014.
2. Řídicí orgán zajistí, aby existoval záznam o totožnosti a umístění subjektů uchovávajících všechny podklady, které jsou nutné k tomu, aby auditní stopa splňovala minimální požadavky uvedené v odstavci 1.
Článek 4
Používání údajů shromážděných během auditů prováděných úředníky Komise nebo pověřenými zástupci Komise
(Čl. 34 odst. 8 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Komise přijme veškerá nezbytná opatření k tomu, aby zabránila jakémukoli neoprávněnému zveřejnění údajů shromážděných Komisí v průběhu auditů či přístupu k nim.
2. Údaje shromážděné v průběhu auditů používá Komise výlučně za účelem plnění svých povinností podle článku 36 nařízení (EU) č. 223/2014. Ke shromážděným údajům má přístup Evropský účetní dvůr i Evropský úřad pro boj proti podvodům.
3. Shromážděné údaje nesmí být bez výslovného souhlasu členského státu, který tyto údaje poskytl, zaslány jiným osobám v členských státech či v orgánech Unie než těm, jejichž náplň práce vyžaduje přístup k těmto údajům v souladu s příslušnými pravidly.
Článek 5
Audity operací
(Čl. 34 odst. 7 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Audity operací se provádějí za každé účetní období na vzorku operací vybraném metodou stanovenou či schválenou auditním orgánem v souladu s článkem 6 tohoto nařízení.
2. Audity operací se provádějí na základě podkladů, jež představují auditní stopu, a ověřuje se jimi legalita a správnost výdajů vykázaných Komisi, včetně těchto skutečností:
a)
operace byla vybrána v souladu s kritérii výběru pro operační program, operace nebyla fyzicky dokončená nebo plně provedená před tím, než příjemce podal žádost o financování v rámci operačního programu, operace byla provedena v souladu s rozhodnutím o schválení a splňovala v době auditu veškeré platné podmínky, pokud jde o funkčnost, použití a cíle, které mají být dosaženy;
b)
výdaje vykázané Komisi odpovídají účetním záznamům a požadované podklady dokládají adekvátní auditní stopu podle článku 3 tohoto nařízení;
c)
u výdajů vykázaných Komisi stanovených v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. b) a c) byly splněny výstupy a výsledky, na jejichž základě se příjemci vyplácejí platby, údaje o účastnících, je-li to relevantní, či jiné záznamy týkající se výstupů a výsledků jsou v souladu s informacemi předloženými Komisi a požadované podklady představují adekvátní auditní stopu podle článku 3 tohoto nařízení.
Audity se dále ověří, zda byl příspěvek z veřejných zdrojů příjemci vyplacen v souladu s článkem 42 odst. 2 nařízení (EU) č. 223/2014.
3. Součástí auditů operací je v příslušných případech ověření fyzického provádění operace na místě.
4. Audity operací se ověřuje přesnost a úplnost odpovídajících výdajů zachycených certifikačním orgánem v jeho účetním systému a soulad auditní stopy na všech úrovních.
5. Vyjde-li najevo, že zjištěné problémy jsou systémové povahy, a představují tudíž riziko pro jiné operace v rámci operačního programu, zajistí auditní orgán další kontrolu, včetně případných doplňkových auditů, za účelem stanovení rozsahu problémů a doporučí nezbytná nápravná opatření.
6. Pro účel podávání zpráv Komisi o ročním pokrytí se do částky auditovaných výdajů započítávají pouze výdaje spadající do rozsahu auditu provedeného podle odstavce 1. Pro tento účel se použije vzor kontrolní zprávy podle čl. 34 odst. 6 nařízení (EU) č, 223/2014.
Článek 6
Metodika výběru vzorku operací
(Čl. 34 odst. 7 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Auditní orgán stanoví metodu výběru vzorku v souladu s požadavky uvedenými v tomto článku a s přihlédnutím k mezinárodně uznávaným auditorským standardům INTOSAI, IFAC nebo IIA.
2. Kromě vysvětlení uvedených v auditní strategii vede auditní orgán záznamy o dokumentech a odborném úsudku, které použil ke stanovení metod výběru vzorku ve fázi plánování, výběru, testování a hodnocení, aby prokázal, že stanovená metoda je vhodná.
3. Vzorek je reprezentativní pro soubor, ze kterého je vybrán, a umožňuje auditnímu orgánu vypracovat platný výrok auditora v souladu s čl. 34 odst. 5 písm. a) nařízení (EU) č. 223/2014. Soubor zahrnuje výdaje operačního programu, které jsou uvedeny v žádostech o platbu předložených Komisi v souladu s článkem 41 nařízení (EU) č. 223/2014 za dané účetní období. Vzorek může být vybrán během účetního období nebo po jeho skončení.
4. Pro účely čl. 34 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014 se metoda výběru vzorku považuje za statistickou, pokud zajišťuje:
i)
náhodný výběr položek vzorku;
ii)
uplatnění teorie pravděpodobnosti k vyhodnocení výsledků vzorku včetně měření a kontroly výběrového rizika a plánované a dosažené přesnosti.
5. Metoda výběru vzorku zajistí náhodný výběr každé jednotky vzorku ze souboru pomocí náhodných čísel generovaných pro každou jednotku souboru, na jejichž základě se vyberou jednotky, které se zařadí do vzorku, nebo systematický výběr pomocí náhodného počátku a následného uplatnění systematického pravidla pro výběr dalších položek.
6. Jednotku vzorku stanoví auditní orgán na základě odborného úsudku. Jednotkou vzorku může být operace, projekt v rámci operace nebo žádost příjemce o platbu. Údaje o stanoveném typu jednotky vzorku a o odborném úsudku použitém k tomuto účelu se uvedou do kontrolní zprávy.
7. Pokud jsou celkové výdaje spojené s jednotkou vzorku za účetní období záporné, vyřadí se ze souboru podle odstavce 3 a auditují se samostatně. Auditní orgán může rovněž vybrat vzorek tohoto samostatného souboru.
8. Platí-li podmínky přiměřené kontroly podle čl. 58 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014, může auditní orgán vyloučit položky stanovené v uvedeném článku ze souboru, z něhož se vybírá vzorek. V případě, že dotčená operace již byla do vzorku zařazena, auditní orgán ji nahradí pomocí patřičného náhodného výběru.
9. Veškeré výdaje vykázané Komisi ve vzorku podléhají auditu.
Pokud vybrané jednotky vzorku zahrnují velký počet souvisejících žádostí o platbu či faktur, auditní orgán je může auditovat prostřednictvím dílčího výběrového souboru, přičemž související žádosti o platbu nebo faktury vybere pomocí stejných parametrů použitých pro vybírání jednotek hlavního vzorku.
V takovém případě se příslušné velikosti vzorku vypočtou pro každou jednotku vzorku, jež má být auditována, a v žádném případě nesmí být menší než 30 souvisejících žádostí o platbu nebo faktur pro každou jednotku vzorku.
10. Auditní orgán může soubor stratifikovat rozdělením do podsouborů, z nichž každý je skupinou jednotek vzorku s podobnými vlastnostmi, zejména pokud jde o riziko nebo očekávanou chybovost nebo pokud soubor zahrnuje operace sestávající z finančních příspěvků z operačního programu na položky vysoké hodnoty.
11. Pro stanovení technických parametrů výběru vzorku auditní orgán vyhodnotí spolehlivost systému s přihlédnutím k výsledkům auditů systémů jako vysokou, průměrnou nebo nízkou tak, aby kombinovaný stupeň jistoty získaný z auditů systémů a auditů operací byl vysoký. U systému vyhodnoceného jako vysoce spolehlivý nesmí být úroveň spolehlivosti použitá pro výběr operací nižší než 60 %. U systému vyhodnoceného jako nízce spolehlivý nesmí být úroveň spolehlivosti použitá pro výběr operací nižší než 90 %. Maximální úroveň významnosti je 2 % výdajů uvedených v odstavci 3.
12. Jsou-li zjištěny nesrovnalosti nebo riziko nesrovnalostí, auditní orgán rozhodne na základě odborného úsudku, zda je nutné provést audit doplňkového vzorku dalších operací nebo částí operací, které nebyly auditovány v náhodném vzorku, aby byly zohledněny konkrétní zjištěné rizikové faktory.
13. Auditní orgán výsledky auditů doplňkového vzorku analyzuje zvlášť a vypracuje na základě těchto výsledků závěry, které sdělí Komisi ve výroční kontrolní zprávě. Nesrovnalosti zjištěné v doplňkovém vzorku se nezahrnují do výpočtu předpokládané náhodné chyby v náhodném vzorku.
14. Na základě výsledků auditů operací za účelem vypracování výroku auditora a kontrolní zprávy uvedených v čl. 34 odst. 5 písm. a) a b) nařízení (EU) č. 223/2014 vypočte auditní orgán celkovou chybovost, jež se rovná součtu promítnutých náhodných chyb a případně také systémových chyb a neopravených neobvyklých chyb, vydělenému souborem.
Článek 7
Audity účetních závěrek
(Čl. 34 odst. 7 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Audity účetních závěrek podle čl. 49 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014 provádí auditní orgán za každé účetní období.
2. Audit účetních závěrek poskytuje přiměřenou jistotu, pokud jde o úplnost, přesnost a pravdivost částek vykázaných v účetních závěrkách.
3. Pro účel odstavců 1 a 2 auditní orgán přihlédne zejména k výsledkům auditů systémů provedených u certifikačního orgánu a k výsledkům auditů operací.
4. Součástí auditu systémů je ověření spolehlivosti účetního systému certifikačního orgánu a na základě vzorku ověření přesnosti výdajů částek odejmutých a částek získaných zpět zachycených v účetním systému certifikačního orgánu.
5. Aby mohl pro účely výroku auditora prohlásit, že účetní závěrka podává věrný a poctivý obraz, ověří auditní orgán, že veškeré prvky, jež jsou vyžadovány podle článku 49 nařízení (EU) č. 223/2014, jsou v účetní závěrce řádně uvedeny a jsou v souladu s podkladovými účetními záznamy, které vedou všechny příslušné orgány nebo subjekty a příjemci během auditní činnosti prováděné auditním orgánem. Na základě účetních závěrek, které mu poskytne certifikační orgán, auditní orgán ověří, zda:
a)
celková výše způsobilých výdajů z veřejných zdrojů vykázaných v souladu s čl. 49 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 223/2014 souhlasí s výdaji a příslušným příspěvkem z veřejných zdrojů uvedenými v žádostech o platbu předložených Komisi za příslušné účetní období, a jsou-li nesrovnalosti, zda jsou v účetní závěrce uvedena adekvátní vysvětlení pro nesouhlasící částky;
b)
částky odňaté a získané zpět v průběhu účetního období, částky, které mají být získány zpět na konci účetního období, a částky, které zpět získat nelze, uvedené v účetní závěrce odpovídají částkám zaneseným v účetních systémech certifikačního orgánu a vycházejí z rozhodnutí odpovědného řídicího nebo certifikačního orgánu;
c)
byly v příslušných případech z účetní závěrky v souladu s čl. 49 odst. 2 nařízení (EU) č. 223/2014 výdaje vyňaty a zda byly v účetní závěrce pro dané účetní období uplatněny všechny nutné opravy.
Ověřování podle písmen b) a c) lze provádět na základě vzorku.
KAPITOLA III
ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ PRO FINANČNÍ ŘÍZENÍ A FINANČNÍ OPRAVY
Článek 8
Kritéria pro určování závažných nedostatků v účinném fungování systémů řízení a kontroly
(Čl. 55 odst. 4 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Komise posuzuje účinné fungování systémů řízení a kontroly na základě výsledků všech dostupných auditů systémů včetně zkoušek kontrol a auditů operací.
Toto posouzení se týká prostředí vnitřní kontroly programu, řídicích a kontrolních činností řídicích a certifikačních orgánů, monitorování ze strany řídicího a certifikačního orgánu a kontrolních činností auditního orgánu a je podloženo ověřením souladu s klíčovými požadavky uvedenými v tabulce 1 přílohy II.
Splnění těchto klíčových požadavků se posuzuje na základě kategorií uvedených v tabulce 2 přílohy II.
2. Hlavními druhy závažného nedostatku v účinném fungování systému řízení a kontroly jsou případy, kdy je kterýkoli z klíčových požadavků uvedených v bodech 2, 4, 5, 13, 15, 16 a 18 v tabulce 1 přílohy II, nebo kdy jsou dva nebo více ostatních klíčových požadavků uvedených v tabulce 1 přílohy II posouzeny jako spadající do kategorie 3 nebo 4 uvedené v tabulce 2 přílohy II.
Článek 9
Kritéria pro uplatnění paušálních sazeb nebo extrapolovaných finančních oprav a kritéria pro stanovení výše finanční opravy
(Čl. 55 odst. 4 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Finanční opravy se uplatní na celý operační program nebo jeho část, pokud Komise zjistí jeden nebo více závažných nedostatků ve fungování systému řízení a kontroly.
Bez ohledu na první pododstavec se na celý operační program nebo jeho část uplatní extrapolované finanční opravy, pokud Komise zjistí systémové nesrovnalosti v reprezentativním vzorku operací, který umožňuje přesnější kvantifikaci rizika pro rozpočet Unie. V tomto případě se za účelem stanovení finanční opravy výsledky posouzení reprezentativního vzorku extrapolují na zbytek souboru, z nějž byl vzorek vybrán.
2. Výše paušální opravy se stanoví s přihlédnutím k následujícím hlediskům:
a)
relativní významnost závažného nedostatku nebo závažných nedostatků v kontextu systému řízení a kontroly jako celku;
b)
četnost a rozsah závažného nedostatku nebo závažných nedostatků;
c)
míra rizika újmy pro rozpočet Unie.
3. S přihlédnutím k těmto hlediskům se výše finanční opravy stanoví následovně:
a)
je-li závažný nedostatek nebo jsou-li závažné nedostatky v systému řízení a kontroly natolik zásadní, časté nebo rozšířené, že představují naprosté selhání systému, kterým je ohrožena legalita a správnost všech dotčených výdajů, uplatní se paušální sazba ve výši 100 %;
b)
je-li závažný nedostatek nebo jsou-li závažné nedostatky v systému řízení a kontroly natolik časté nebo rozšířené, že představují krajně závažné selhání systému, kterým je ohrožena legalita a správnost velmi vysokého podílu dotčených výdajů, uplatní se paušální sazba ve výši 25 %;
c)
je-li závažný nedostatek nebo jsou-li závažné nedostatky v systému řízení a kontroly zapříčiněny tím, že systém není plně funkční nebo funguje natolik chabě nebo natolik zřídka, že tím ohrožena legalita a správnost vysokého podílu dotčených výdajů, uplatní se paušální sazba ve výši 10 %;
d)
je-li závažný nedostatek nebo jsou-li závažné nedostatky v systému řízení a kontroly zapříčiněny tím, že systém nefunguje důsledně, takže je tím ohrožena legalita a správnost významného podílu dotčených výdajů, uplatní se paušální sazba ve výši 5 %.
4. Pokud by uplatnění paušální sazby podle odstavce 3 bylo nepřiměřené, výše opravy se sníží.
5. Pokud proto, že odpovědné orgány v jenom účetním období nepřijaly v návaznosti na uplatnění finanční opravy příslušná nápravná opatření, je stejný závažný nedostatek zjištěn i v následujícím účetním období, sazba opravy může být z důvodu trvání závažného nedostatku nebo závažných nedostatků zvýšena na výši, jež nepřesahuje výši nejbližší vyšší kategorie.
Článek 10
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Článek 3 se použije ode dne 1. prosince 2014, pokud jde o informace o zaznamenávaných a uchovávaných údajích uvedených v příloze I.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 13. března 2014.
REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 532/2014 DELLA COMMISSIONE
del 13 marzo 2014
che integra il regolamento (UE) n. 223/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo al Fondo di aiuti europei agli indigenti
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 223/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 marzo 2014, sul Fondo di aiuti europei agli indigenti (1), in particolare l'articolo 32, paragrafi 8 e 9, l'articolo 34, paragrafi 7 e 8, e l'articolo 55, paragrafo 4,
considerando quanto segue:
(1)
Il regolamento (UE) n. 223/2014 consente alla Commissione di adottare atti delegati che ne completino gli elementi non essenziali in relazione al Fondo di aiuti europei agli indigenti (FEAD).
(2)
Il regolamento (UE) n. 223/2014 impone all'autorità di gestione di istituire un sistema di registrazione e conservazione informatizzata dei dati relativi a ciascuna operazione, necessari per la sorveglianza, la valutazione, la gestione finanziaria, la verifica e l'audit, compresi, per quanto concerne i programmi operativi riguardanti l'inclusione sociale degli indigenti (PO II), i dati su singoli partecipanti. È necessario quindi redigere un elenco dei dati da registrare e conservare in tale sistema.
(3)
Taluni dati sono pertinenti a determinati tipi di operazioni o per un solo tipo di programma operativo; è quindi opportuno specificare l'applicabilità dei requisiti relativi ai dati. Il regolamento (UE) n. 223/2014 stabilisce requisiti specifici per la registrazione e la conservazione dei dati su singoli partecipanti agli interventi finanziati dal PO II, che devono essere presi in considerazione.
(4)
L'elenco dei dati dovrebbe tener conto degli obblighi relativi alla predisposizione di relazioni di cui al regolamento (UE) n. 223/2014 in modo da garantire che i dati necessari alla gestione finanziaria e alla sorveglianza, compresi quelli necessari per preparare le domande di pagamento, i conti e le relazioni sullo stato di attuazione, siano disponibili per ciascuna operazione in un formato tale che consenta di procedere agevolmente alla loro aggregazione e riconciliazione. L'elenco dovrebbe altresì tenere conto del fatto che determinati dati di base in formato elettronico relativi alle operazioni sono necessari per garantire un'efficace gestione finanziaria delle operazioni e il rispetto dell'obbligo di pubblicare informazioni di base relative alle operazioni. Per programmare e svolgere efficacemente le verifiche e l'attività di audit sono necessari alcuni altri dati.
(5)
L'elenco dei dati da registrare e conservare dovrebbe lasciare impregiudicate le caratteristiche tecniche o la struttura dei sistemi informatizzati istituiti dalle autorità di gestione e non dovrebbe predeterminare il formato dei dati registrati e conservati, salvo espresse indicazioni contenute nel presente regolamento. Esso dovrebbe inoltre lasciare impregiudicati i mezzi di inserimento o generazione dei dati all'interno del sistema; in alcuni casi è possibile che i dati inclusi nell'elenco richiedano l'inserimento di valori multipli. È tuttavia necessario stabilire alcune norme sulla natura di questi dati, per garantire che l'autorità di gestione possa adempiere le proprie funzioni in materia di sorveglianza, valutazione, gestione finanziaria, verifica e audit, anche laddove ciò imponga il trattamento dei dati su singoli partecipanti.
(6)
Per consentire il controllo e l'audit della spesa effettuata nell'ambito dei programmi operativi è necessario stabilire i criteri che una pista di controllo dovrebbe soddisfare per poter essere considerata adeguata.
(7)
In relazione all'attività di audit condotta a norma del regolamento (UE) n. 223/2014 è necessario stabilire che la Commissione e gli Stati membri devono impedire qualsiasi divulgazione o accesso non autorizzati a dati personali e occorre precisare le finalità per le quali la Commissione e gli Stati membri possono trattare tali dati.
(8)
L'autorità di audit ha la responsabilità degli audit delle operazioni. Per garantire che l'ambito e l'efficacia degli audit siano adeguati e che essi vengano effettuati secondo le stesse norme in tutti gli Stati membri è necessario stabilire le condizioni che gli audit dovrebbero rispettare.
(9)
È necessario fissare nel dettaglio la base di campionamento delle operazioni da sottoporre ad audit cui l'autorità di audit dovrebbe attenersi in sede di definizione o approvazione del metodo di campionamento, anche per quanto concerne la definizione dell'unità di campionamento, alcuni criteri tecnici da applicare al campione e, se necessario, i fattori da considerare ai fini dell'acquisizione di ulteriori campioni.
(10)
L'autorità di audit dovrebbe redigere il parere di audit sui conti di cui al regolamento (UE) n. 223/2014. Per garantire che gli audit sui conti abbiano un ambito e contenuti adeguati e vengano effettuati secondo le stesse norme in tutti gli Stati membri è necessario stabilire le condizioni che detti audit dovrebbero soddisfare.
(11)
Per garantire certezza del diritto e parità di trattamento di tutti gli Stati membri nell'applicazione delle rettifiche finanziarie nel rispetto del principio di proporzionalità, è necessario stabilire i criteri per determinare le carenze gravi nell'efficace funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo, definire le principali fattispecie di tali carenze e i criteri per stabilire il livello di rettifica finanziaria da applicare e i criteri per applicare le rettifiche finanziarie su base forfettaria o per estrapolazione.
(12)
Al fine di consentire l'immediata applicazione delle misure di cui al presente regolamento, è opportuno che il presente regolamento entri in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO I
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
Oggetto
Il presente regolamento stabilisce di integrare il regolamento (UE) n. 223/2014 con le seguenti disposizioni:
a)
norme indicanti le informazioni relative ai dati da registrare e conservare in formato elettronico nell'ambito del sistema di sorveglianza istituito dall'autorità di gestione;
b)
requisiti minimi dettagliati per la pista di controllo con riguardo ai documenti contabili da mantenere e alla documentazione di supporto da conservare al livello dell'autorità di certificazione, dell'autorità di gestione, degli organismi intermedi e dei beneficiari;
c)
ambito e contenuti degli audit relativi alle operazioni e ai conti, nonché la metodologia per la selezione del campione di operazioni;
d)
norme dettagliate sull'uso dei dati raccolti durante gli audit effettuati da funzionari della Commissione o da rappresentanti autorizzati della Commissione;
e)
norme dettagliate relative ai criteri per determinare le carenze gravi nell'efficace funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo, tra cui le principali fattispecie di tali carenze, i criteri per stabilire il livello di rettifica finanziaria da applicare e i criteri per applicare i tassi forfettari o le rettifiche finanziarie estrapolate.
CAPO II
DISPOSIZIONI SPECIFICHE PER I SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO
Articolo 2
Dati da registrare e conservare in formato elettronico
[articolo 32, paragrafo 8, del regolamento (UE) n. 223/2014]
1. Le informazioni relative ai dati da registrare e conservare in formato elettronico per ogni operazione nel sistema di sorveglianza istituito in conformità all'articolo 32, paragrafo 2, lettera d), del regolamento (UE) n. 223/2014 è illustrato nell'allegato I del presente regolamento.
2. I dati, compresi, nel caso di operazioni nell'ambito del PO II, quelli su singoli partecipanti, ripartiti per genere ove disponibili, sono registrati e conservati per ogni operazione, in modo da consentirne l'aggregazione ove ciò sia necessario ai fini della sorveglianza, della valutazione, della gestione finanziaria, della verifica e dell'audit I dati devono anche poter essere aggregati cumulativamente per l'intero periodo di programmazione.
Articolo 3
Requisiti minimi dettagliati per la pista di controllo
[articolo 32, paragrafo 9, del regolamento (UE) n. 223/2014]
1. I requisiti minimi dettagliati per la pista di controllo, per quanto riguarda i documenti contabili da mantenere e la documentazione di supporto da conservare, sono i seguenti:
a)
la pista di controllo consente l'applicazione dei criteri di selezione stabiliti nel programma operativo riguardante gli alimenti e/o l'assistenza materiale di base (PO I), o dal comitato di sorveglianza per la verifica dell'OP II;
b)
per quanto riguarda le sovvenzioni a norma dell'articolo 25, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) n. 223/2014, la pista di controllo consente la riconciliazione tra gli importi aggregati certificati alla Commissione e i documenti contabili dettagliati e i documenti giustificativi conservati dall'autorità di certificazione, dall'autorità di gestione, dagli organismi intermedi e dai beneficiari relativamente alle operazioni cofinanziate nel quadro del programma operativo;
c)
per quanto riguarda le sovvenzioni a norma dell'articolo 25, paragrafo 1), lettere b) e c), la pista di controllo consente la riconciliazione tra gli importi aggregati certificati alla Commissione e i dati dettagliati riguardanti gli output o i risultati e i documenti giustificativi conservati dall'autorità di certificazione, dall'autorità di gestione, dagli organismi intermedi e dai beneficiari, compresi, se del caso, i documenti sul metodo di definizione delle tabelle standard dei costi unitari e delle somme forfettarie, relativamente alle operazioni cofinanziate nel quadro del programma operativo;
d)
per quanto riguarda i costi determinati a norma dell'articolo 25, paragrafo 1), lettera d), del regolamento (UE) n. 223/2014, la pista di controllo dimostra e giustifica il metodo di calcolo, ove ciò sia applicabile, nonché la base per la fissazione dei tassi forfettari e i costi diretti ammissibili o i costi dichiarati nell'ambito di altre categorie prescelte cui si applica il tasso forfettario;
e)
per quanto riguarda i costi determinati a norma dell'articolo 26, paragrafo 2, lettere b), c) ed e), e dell'articolo 26, paragrafo 3), seconda parte, del regolamento (UE) n. 223/2014, la pista di controllo consente di motivare i costi diretti ammissibili o i costi dichiarati in altre categorie di costo ai quali si applica l'aliquota forfettaria;
f)
la pista di controllo consente la verifica del pagamento del contributo pubblico al beneficiario;
g)
per ogni operazione, la pista di controllo comprende, a seconda dei casi, le specifiche tecniche e il piano di finanziamento, i documenti riguardanti l'approvazione della sovvenzione, la documentazione relativa alle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici, le relazioni del beneficiario e le relazioni sulle verifiche e sugli audit effettuati;
h)
la pista di controllo comprende informazioni sulle verifiche di gestione e sugli audit effettuati di cui l'operazione è stata oggetto;
i)
la pista di controllo consente di riconciliare i dati relativi agli indicatori di output per l'operazione con i dati e i risultati comunicati e, se del caso, gli obiettivi del programma;
per i costi di cui alle lettere c) e d), la pista di controllo consente di verificare che il metodo di calcolo utilizzato dall'autorità di gestione sia conforme all'articolo 25, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 223/2014.
2. L'autorità di gestione assicura che siano disponibili i dati relativi all'identità e all'ubicazione degli organismi che conservano tutti i documenti giustificativi necessari a garantire un'adeguata pista di controllo conforme ai requisiti minimi di cui al paragrafo 1.
Articolo 4
Uso dei dati raccolti durante gli audit effettuati da funzionari della Commissione o da rappresentanti autorizzati della Commissione
[articolo 34, paragrafo 8, del regolamento (UE) n. 223/2014]
1. La Commissione adotta tutte le misure necessarie per impedire qualsiasi divulgazione illecita dei dati da essa raccolti nel corso degli audit o qualsiasi accesso non autorizzato ai medesimi.
2. La Commissione utilizza i dati raccolti nel corso dei propri audit al solo scopo di adempiere le responsabilità che ad essa incombono in forza dell'articolo 36 del regolamento (UE) n. 223/2014. La Corte dei conti europea e l'Ufficio europeo per la lotta antifrode hanno accesso ai dati raccolti.
3. I dati raccolti non possono, in assenza di accordo esplicito dello Stato membro che li ha forniti, essere inviati a soggetti diversi da quelli che negli Stati membri o all'interno delle istituzioni dell'Unione devono potervi accedere per l'esercizio delle loro funzioni conformemente alle norme applicabili.
Articolo 5
Audit delle operazioni
[articolo 34, paragrafo 7, del regolamento (UE) n. 223/2014]
1. Gli audit delle operazioni sono effettuati per ciascun periodo contabile su un campione di operazioni selezionato secondo un metodo stabilito o approvato dall'autorità di audit in conformità all'articolo 6 del presente regolamento.
2. Gli audit delle operazioni sono effettuati sulla base dei documenti giustificativi che costituiscono la pista di controllo e verificano la legittimità e la regolarità delle spese dichiarate alla Commissione, accertando tra l'altro che:
a)
l'operazione sia stata selezionata secondo i criteri di selezione del programma operativo, non fosse stata materialmente completata o pienamente realizzata prima della presentazione, da parte del beneficiario, della domanda di finanziamento nell'ambito del programma operativo, sia stata attuata conformemente alla decisione di approvazione e rispettasse le eventuali condizioni, applicabili al momento dell'audit, relative alla sua funzionalità, al suo utilizzo e agli obiettivi da raggiungere;
b)
le spese dichiarate alla Commissione corrispondano ai documenti contabili, e i documenti giustificativi prescritti dimostrino l'esistenza di una pista di controllo adeguata, quale descritta all'articolo 3 del presente regolamento;
c)
per quanto riguarda le spese dichiarate alla Commissione, determinate in conformità all'articolo 25, paragrafo 1, lettere b) e c), gli output e i risultati alla base dei pagamenti a favore del beneficiario siano stati effettivamente prodotti, i dati relativi ai partecipanti, se del caso, o altri documenti relativi agli output e ai risultati siano coerenti con le informazioni presentate alla Commissione e i documenti giustificativi prescritti dimostrino l'esistenza di una pista di controllo adeguata, quale descritta all'articolo 3 del presente regolamento.
Gli audit verificano anche che il contributo pubblico sia stato pagato al beneficiario in conformità all'articolo 42, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 223/2014.
3. Gli audit delle operazioni comprendono, se del caso, la verifica sul posto della realizzazione materiale dell'operazione.
4. Gli audit delle operazioni verificano l'accuratezza e la completezza delle corrispondenti spese registrate dall'autorità di certificazione nel suo sistema contabile, nonché la riconciliazione tra i dati, a ogni livello della pista di controllo.
5. Qualora i problemi riscontrati appaiano di carattere sistemico e pertanto tali da comportare un rischio per altre operazioni nel quadro del programma operativo, l'autorità di audit assicura che vengano effettuati ulteriori esami, compresi, se necessario, audit supplementari, per definire l'entità di tali problemi e raccomanda le misure correttive necessarie.
6. Ai fini dei dati da comunicare alla Commissione in merito alla copertura annuale, sono conteggiate nell'importo delle spese sottoposte ad audit solo le spese rientranti nell'ambito di un audit svolto a norma del paragrafo 1. A tale fine viene utilizzato il modello di relazione di controllo stabilito sulla base dell'articolo 34, paragrafo 6, del regolamento (UE) n. 223/2014.
Articolo 6
Metodologia per la selezione del campione di operazioni
[articolo 34, paragrafo 7, del regolamento (UE) n. 223/2014]
1. L'autorità di audit stabilisce il metodo di selezione del campione («metodo di campionamento») in conformità alle prescrizioni del presente articolo, tenendo conto degli standard di audit internazionalmente riconosciuti INTOSAI, IFAC o IIA.
2. Oltre alle spiegazioni fornite nella strategia di audit, l'autorità di audit tiene traccia della documentazione e del giudizio professionale impiegati per stabilire i metodi di campionamento relativi alle fasi di pianificazione, selezione, prova e valutazione, al fine di dimostrare l'idoneità del metodo stabilito.
3. Il campione è rappresentativo della popolazione dalla quale è estratto e consente all'autorità di audit di redigere un parere di audit valido in conformità all'articolo 34, paragrafo 5, lettera a), del regolamento (UE) n. 223/2014. La popolazione comprende le spese di un programma operativo incluse nelle domande di pagamento presentate alla Commissione a norma dell'articolo 41 del regolamento (UE) n. 223/2014 per un determinato periodo contabile. Il campione può essere selezionato durante o dopo il periodo contabile.
4. Ai fini dell'applicazione dell'articolo 34, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 223/2014, un metodo di campionamento è statistico quando garantisce:
i)
una selezione casuale degli elementi del campione;
ii)
l'applicazione della teoria della probabilità per valutare i risultati del campione, compresi la misurazione e il controllo del rischio di campionamento e della precisione prevista e conseguita.
5. Il metodo di campionamento garantisce che ciascuna unità di campionamento della popolazione sia selezionata casualmente per mezzo di numeri casuali generati per ciascuna unità della popolazione in modo da selezionare le unità costitutive del campione oppure venga scelta tramite selezione sistematica eseguita utilizzando un punto di partenza casuale e applicando una regola sistematica per selezionare gli elementi aggiuntivi.
6. L'unità di campionamento è individuata dall'autorità di audit sulla base del giudizio professionale. Può trattarsi di un'operazione, di un progetto compreso in un'operazione o di una richiesta di pagamento di un beneficiario. Le informazioni sul tipo di unità di campionamento individuata e sul giudizio professionale applicato a tal fine sono incluse nella relazione di controllo.
7. Se la spesa complessiva relativa a un'unità di campionamento nel periodo contabile è un importo negativo, essa è esclusa dalla popolazione di cui al paragrafo 3 ed è sottoposta a un audit separato. L'autorità di audit può anche costituire un campione di questa popolazione separata.
8. Nei casi in cui si applichi la proporzionalità in materia di controllo di cui all'articolo 58, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 223/2014, l'autorità di audit può escludere gli elementi di cui a tale articolo dalla popolazione da sottoporre a campionamento. Se l'operazione in questione è già stata selezionata nel campione, l'autorità di audit la sostituisce mediante un'adeguata selezione casuale.
9. Tutte le spese dichiarate alla Commissione, comprese nel campione, sono sottoposte ad audit.
Se le unità di campionamento selezionate comprendono un gran numero di richieste di pagamento o fatture sottostanti, l'autorità di audit può sottoporle ad audit mediante un sottocampionamento, ossia selezionando tali richieste di pagamento o fatture sulla base degli stessi parametri di campionamento applicati alla selezione delle unità di campionamento del campione principale.
In tal caso, le dimensioni appropriate del campione sono determinate all'interno di ciascuna unità di campionamento da sottoporre ad audit e, in ogni caso, non possono essere inferiori a trenta richieste di pagamento o fatture sottostanti per ciascuna unità di campionamento.
10. L'autorità di audit può stratificare una popolazione dividendola in sottopopolazioni, ognuna delle quali è composta da un gruppo di unità di campionamento che hanno caratteristiche simili, in particolare sotto il profilo del rischio o del tasso di errore previsto, oppure se la popolazione comprende operazioni rappresentate da contributi finanziari di un programma operativo a elementi di valore elevato.
11. L'autorità di audit valuta l'affidabilità del sistema come elevata, media o bassa tenendo conto dei risultati degli audit dei sistemi per determinare i parametri tecnici del campionamento, in modo tale che il livello combinato di affidabilità ottenuto dagli audit dei sistemi e dagli audit delle operazioni sia elevato. Nel caso di un sistema la cui affidabilità sia stata giudicata elevata, il livello di confidenza utilizzato per le operazioni di campionamento non deve essere inferiore al 60 %. Nel caso di un sistema la cui affidabilità sia stata giudicata bassa, il livello di confidenza utilizzato per le operazioni di campionamento non deve essere inferiore al 90 %. La soglia di rilevanza massima è pari al 2 % delle spese di cui al paragrafo 3.
12. Qualora siano stati riscontrati casi di irregolarità o un rischio di irregolarità, l'autorità di audit decide sulla base del giudizio professionale se sia necessario sottoporre ad audit un campione complementare di altre operazioni o parti di operazioni non sottoposte ad audit nel campione casuale, in modo da tenere conto degli specifici fattori di rischio individuati.
13. L'autorità di audit analizza separatamente i risultati degli audit del campione complementare, trae conclusioni sulla base di tali risultati e le comunica alla Commissione nella relazione di controllo annuale. Le irregolarità riscontrate nel campione complementare non sono incluse nel calcolo del tasso di errore estrapolato del campione casuale.
14. Sulla base dei risultati degli audit delle operazioni effettuati ai fini del parere di audit e della relazione di controllo di cui all'articolo 34, paragrafo 5, lettere a) e b), del regolamento (UE) n. 223/2014, l'autorità di audit calcola il tasso di errore totale, che corrisponde alla somma degli errori casuali estrapolati ed eventualmente degli errori sistemici e degli errori anomali non corretti, divisa per la popolazione.
Articolo 7
Audit dei conti
[articolo 34, paragrafo 7, del regolamento (UE) n. 223/2014]
1. Gli audit dei conti di cui all'articolo 49, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 223/2014 sono eseguiti dall'autorità di audit per ciascun periodo contabile.
2. L'audit dei conti fornisce ragionevole sicurezza quanto alla completezza, accuratezza e veridicità degli importi dichiarati nei conti.
3. Ai fini dei paragrafi 1 e 2, l'autorità di audit tiene conto, in particolare, dei risultati degli audit di sistema eseguiti a carico dell'autorità di certificazione e degli audit delle operazioni.
4. L'audit di sistema comprende la verifica dell'affidabilità del sistema contabile dell'autorità di certificazione e, su base campionaria, dell'accuratezza delle spese relative agli importi ritirati e recuperati registrati nel sistema contabile di tale autorità.
5. Ai fini del parere di audit, per concludere che i conti forniscono un quadro fedele, l'autorità di audit verifica che tutti gli elementi prescritti dall'articolo 49 del regolamento (UE) n. 223/2014 siano correttamente inclusi nei conti e trovino corrispondenza nei documenti contabili giustificativi conservati da tutte le autorità o da tutti gli organismi competenti e dai beneficiari al momento dello svolgimento dell'attività di audit da parte dell'autorità di audit. Sulla base dei conti che l'autorità di certificazione è tenuta a presentarle, l'autorità di audit verifica, in particolare, che:
a)
l'importo totale delle spese pubbliche ammissibili dichiarato a norma dell'articolo 49, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) n. 223/2014 corrisponda alle spese e al relativo contributo pubblico che figurano nelle domande di pagamento presentate alla Commissione per il pertinente periodo contabile e, in caso di differenze, che nei conti siano state fornite spiegazioni adeguate circa gli importi di riconciliazione;
b)
gli importi ritirati e recuperati durante il periodo contabile, gli importi da recuperare alla fine del periodo contabile e gli importi non recuperabili riportati nei conti corrispondano agli importi iscritti nei sistemi contabili dell'autorità di certificazione e siano basati su decisioni dell'autorità di gestione o dell'autorità di certificazione responsabile;
c)
le spese siano state escluse dai conti in conformità all'articolo 49, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 223/2014, se del caso, e che tutte le rettifiche richieste si riflettano nei conti del periodo contabile in questione;
Le verifiche di cui alle lettere b) e c) possono essere eseguite su base campionaria.
CAPO III
DISPOSIZIONI SPECIFICHE PER LA GESTIONE FINANZIARIA E LE RETTIFICHE FINANZIARIE
Articolo 8
Criteri per determinare le carenze gravi nell'efficace funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo
[articolo 55, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 223/2014]
1. La Commissione fonda la valutazione relativa all'efficace funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo sui risultati di tutti gli audit dei sistemi a disposizione, test sui controlli compresi, e degli audit delle operazioni.
La valutazione copre l'ambiente di controllo interno del programma, le attività di gestione e di controllo delle autorità di gestione e di certificazione, la sorveglianza condotta dalle autorità di gestione e di certificazione e le attività di controllo delle autorità di audit e si basa sulla verifica della conformità ai requisiti fondamentali precisati nella tabella 1 dell'allegato II.
Il soddisfacimento di tali requisiti fondamentali è valutato sulla base delle categorie di cui alla tabella 2 dell'allegato II.
2. Le principali fattispecie di carenze gravi nell'efficace funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo sono date dai casi in cui uno qualsiasi dei requisiti fondamentali di cui alla tabella 1, punti 2, 4, 5, 13, 15, 16 e 18, dell'allegato II, o due o più degli altri requisiti fondamentali di cui alla tabella 1 dell'allegato II sono valutati come rientranti nelle categorie 3 o 4 di cui alla tabella 2 dell'allegato II.
Articolo 9
Criteri per applicare i tassi forfettari o le rettifiche finanziarie estrapolate e criteri per stabilire il livello di rettifica finanziaria
[articolo 55, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 223/2014]
1. Le rettifiche finanziarie sono applicate alla totalità o a una parte di un programma operativo qualora la Commissione rilevi una o più carenze gravi nel funzionamento del sistema di gestione e di controllo.
Nonostante il primo comma, laddove la Commissione rilevi irregolarità sistemiche in un campione rappresentativo di operazioni, si applicano rettifiche finanziarie estrapolate alla totalità o ad una parte di un programma operativo, consentendo ciò una quantificazione più accurata del rischio per il bilancio dell'Unione. In questo caso i risultati dell'esame del campione rappresentativo sono applicati per estrapolazione alla popolazione residua dalla quale è stato estratto il campione per determinare la rettifica finanziaria.
2. Il livello di rettifica forfettaria è stabilito tenendo conto dei seguenti elementi:
a)
l'importanza relativa della singola o delle molteplici carenze gravi nell'ambito del sistema di gestione e di controllo nel suo complesso;
b)
la frequenza e l'entità della singola o delle molteplici carenze gravi;
c)
l'entità del rischio di perdite per il bilancio dell'Unione.
3. Tenendo conto di questi elementi, il livello di rettifica finanziaria è così stabilito:
a)
si applica un tasso forfettario del 100 % se la singola o le molteplici carenze gravi nel sistema di gestione e di controllo sono così sostanziali, frequenti o diffuse da costituire un completo fallimento del sistema, tale da mettere a rischio la legittimità e la regolarità di tutte le spese interessate;
b)
si applica un tasso forfettario del 25 % se la singola o le molteplici carenze gravi nel sistema di gestione e di controllo sono così frequenti e diffuse da costituire un fallimento molto grave del sistema, tale da mettere a rischio la legittimità e la regolarità di una quota molto elevata delle spese interessate;
c)
si applica un tasso forfettario del 10 % se la singola o le molteplici carenze gravi nel sistema di gestione e di controllo sono dovute al fatto che il sistema non funziona appieno oppure funziona così male o così raramente da mettere a rischio la legittimità e la regolarità di una quota elevata delle spese interessate;
d)
si applica un tasso forfettario del 5 % se la singola o le molteplici carenze gravi nel sistema di gestione e di controllo sono dovute al fatto che il sistema non funziona con regolarità tanto da mettere a rischio la legittimità e la regolarità di una quota significativa delle spese interessate.
4. Laddove l'applicazione di un tasso forfettario stabilito in conformità al paragrafo 3 risultasse sproporzionata il livello di rettifica è ridotto.
5. Qualora, a causa della mancata adozione da parte delle autorità responsabili di misure correttive adeguate successivamente all'applicazione di una rettifica finanziaria in un determinato periodo contabile, la medesima o le medesime carenze gravi siano riscontrate in un periodo contabile successivo, il tasso di rettifica può, in ragione del persistere della singola o delle molteplici carenze gravi, essere incrementato fino a un livello non superiore a quello della categoria immediatamente superiore.
Articolo 10
Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
L'articolo 3 si applica dal 1o dicembre 2014 per quanto riguarda le informazioni sui dati registrati e conservati di cui all'allegato I.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 13 marzo 2014