ROZHODNUTÍ KOMISE (EU, Euratom) 2015/443
ze dne 13. března 2015
o bezpečnosti v Komisi
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 249 této smlouvy,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii,
s ohledem na Protokol č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie připojený ke Smlouvám, a zejména na článek 18 uvedeného protokolu,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Bezpečnostní politika v Komisi má stanovit ucelený, integrovaný přístup k otázce bezpečnosti, v jehož rámci budou jednak v míře odpovídající zjištěným rizikům chráněny osoby, majetek a informace, jednak podnikána účinná a včasná bezpečnostní opatření tak, aby Komise mohla fungovat v chráněném a zajištěném prostředí.
(2)
Stejně jako jiné mezinárodní instituce čelí i Komise v oblasti bezpečnosti velkým hrozbám a problémům, zejména v souvislosti s terorismem, kybernetickými útoky a politickou a obchodní špionáží.
(3)
S vládou Belgie, Lucemburska a Itálie uzavřela Evropská komise dohody o bezpečnostních otázkách týkající se jejích hlavních sídel (1). Tyto dohody potvrzují, že Komise je odpovědná za svou bezpečnost.
(4)
Za účelem zajištění bezpečnosti osob, majetku a informací může být zapotřebí, aby Komise přijala opatření v oblastech chráněných základními právy, která jsou zakotvena v Listině základních práv a v Evropské úmluvě o lidských právech a uznána Soudním dvorem.
(5)
Veškerá taková opatření by tudíž měla být odůvodněna důležitostí zájmu, jejž mají chránit, měla by být přiměřená a měla by zaručovat plné respektování základních práv, především pak práva na soukromí a práva na ochranu údajů.
(6)
V systému, který se hlásí k právním pravidlům a k respektování základních práv, se musí Komise snažit zajistit odpovídající úroveň bezpečnosti pro své zaměstnance a odpovídající zabezpečení svého majetku a svých informací tak, aby mohla plnit jí svěřené úkoly, a přitom neomezovat základní práva více, než je nezbytně nutné.
(7)
Bezpečnostní politika v Komisi musí vycházet ze zásad legality, transparentnosti, přiměřenosti a odpovědnosti.
(8)
Zaměstnanci, kteří jsou pověřeni přijímáním bezpečnostních opatření, by kvůli podniknutým krokům neměli být nijak poškozováni, ledaže by svým jednáním překročili hranice uděleného pověření nebo porušili právní předpisy, a toto rozhodnutí je tedy třeba chápat jako pracovní pokyn ve smyslu služebního řádu.
(9)
Komise by měla vyvíjet příslušné iniciativy k podpoře a posílení bezpečnostní kultury, aby tak zajistila účinnější přijímání bezpečnostních opatření, lepší řízení bezpečnosti, další upevnění kontaktů a spolupráce s příslušnými orgány na mezinárodní, evropské a vnitrostátní úrovni a lepší sledování a kontrolu toho, jak jsou bezpečnostní opatření plněna.
(10)
Významný dopad na bezpečnostní zájmy Komise mělo zřízení Evropské služby pro vnější činnost (ESVČ) jakožto funkčně nezávislé instituce Unie, a proto je zapotřebí, aby byla mezi ESVČ a Komisí stanovena pravidla a postupy pro spolupráci v oblasti ochrany a bezpečnosti, zejména pokud jde o řádný výkon povinností Komise vůči jejím zaměstnancům v delegacích Unie.
(11)
Bezpečnostní politika Komise by se měla provádět způsobem, který bude v souladu s ostatními vnitřními procesy a postupy, jež mohou obsahovat prvek bezpečnosti. Mezi ně patří zejména řízení kontinuity činností, jež usiluje o to, aby bylo v Komisi v případě narušení provozu zachováno plnění zásadních úkolů, a proces ARGUS pro koordinaci krizových situací postihujících vícero sektorů.
(12)
Bez ohledu na opatření, která již byla v době přijetí tohoto rozhodnutí zavedena a oznámena evropskému inspektorovi ochrany údajů (2), se musí veškerá opatření podle tohoto rozhodnutí, jež jsou spojena se zpracováváním osobních údajů, řídit prováděcími pravidly v souladu s článkem 21, jež pro subjekty údajů stanoví náležité záruky.
(13)
S ohledem na výše uvedené je nutno, aby Komise přezkoumala, aktualizovala a konsolidovala stávající regulační základ pro bezpečnost v Komisi.
(14)
Rozhodnutí Komise K(94) 2129 (3) by tudíž mělo být zrušeno,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí:
1)
„majetkem“ všechny movité a nemovité věci ve vlastnictví či v držení Komise;
2)
„útvarem Komise“ generální ředitelství či služba Komise nebo kabinet člena Komise;
3)
„komunikačním a informačním systémem“ jakýkoliv systém, který umožňuje manipulaci s informacemi v elektronickém formátu, včetně všech aktiv potřebných pro jeho provoz a včetně infrastruktury, organizace, personálu a informačních zdrojů;
4)
„kontrolou rizik“ jakékoliv bezpečnostní opatření, u něhož lze důvodně očekávat, že zajistí účinnou kontrolu nad bezpečnostními riziky tím, že jim bude předcházet a bránit a bude je omezovat a přenášet;
5)
„krizovou situací“ okolnost, událost, incident či nouzový stav (nebo jejich sled či kombinace), které pro Komisi představují významnou nebo bezprostřední bezpečnostní hrozbu bez ohledu na jejich původ;
6)
„údaji“ informace ve formě, která umožňuje jejich sdělování, zaznamenávání či zpracovávání;
7)
„členem Komise odpovědným za bezpečnost“ člen Komise, pod jehož vedení spadá Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost;
8)
„osobními údaji“ osobní údaje, jak jsou definovány v čl. 2 písm. a) nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (4);
9)
„prostory“ všechny nemovitosti a přidružené věci ve vlastnictví či v držení Komise;
10)
„prevencí rizik“ bezpečnostní opatření, u nichž lze důvodně očekávat, že zabrání určitému bezpečnostnímu riziku nebo jej oddálí či zastaví;
11)
„bezpečnostním rizikem“ kombinace stupně hrozby, stupně zranitelnosti a možného dopadu určité události;
12)
„bezpečností v Komisi“ bezpečnost osob, majetku a informací v rámci Komise, zejména pak fyzická nedotknutelnost osob a majetku, integrita, důvěrnost a dostupnost informací a komunikačních a informačních systémů a nerušené fungování Komise při plnění jejích úkolů;
13)
„bezpečnostním opatřením“ jakékoliv opatření přijaté v souladu s tímto rozhodnutím za účelem kontroly bezpečnostních rizik;
14)
„služebním řádem“ služební řád úředníků Evropské unie stanovený nařízením Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 (5) ve znění pozdějších předpisů;
15)
„bezpečnostní hrozbou“ událost či agens nebo činitel, u nichž lze důvodně očekávat nepříznivý dopad na bezpečnost v případě, že se na ně nebude nijak reagovat nebo se nad nimi nezíská kontrola;
16)
„bezprostřední bezpečnostní hrozbou“ bezpečnostní hrozba, která se vyskytne bez předchozího varování nebo u které je varování zachyceno v mimořádně krátkém předstihu;
17)
„významnou bezpečnostní hrozbou“ bezpečnostní hrozba, u níž lze důvodně očekávat, že povede ke ztrátám na životě, k vážným zraněním či újmám, k výrazným škodám na majetku, k ohrožení vysoce citlivých informací nebo k narušení systémů IT nebo zásadních provozních kapacit Komise;
18)
„zranitelností“ jakákoli slabina, u níž lze důvodně očekávat nepříznivý dopad na bezpečnost v Komisi v případě, že by jí bylo využito v souvislosti s jednou či vícero hrozbami.
Článek 2
Předmět
1. Toto rozhodnutí stanoví cíle, základní zásady, organizační strukturu a povinnosti, pokud jde o bezpečnost v Komisi.
2. Toto rozhodnutí se použije na všechny útvary Komise a ve všech prostorách Komise. Na zaměstnance Komise, kteří pracují v delegacích Unie, se vztahují bezpečnostní pravidla pro Evropskou službu pro vnější činnost (6).
3. Bez ohledu na jakékoli zvláštní pokyny ohledně konkrétních skupin zaměstnanců se toto rozhodnutí použije na členy Komise, na zaměstnance Komise, na něž se vztahuje služební řád a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropské unie, na národní odborníky vyslané do Komise, na poskytovatele služeb a jejich zaměstnance, na stážisty a na každého, kdo má přístup do budov či k jinému majetku Komise nebo k informacím, s nimiž Komise nakládá.
4. Ustanoveními tohoto rozhodnutí není dotčeno rozhodnutí Komise 2002/47/ES, ESUO, Euratom (7), rozhodnutí Komise 2004/563/ES, Euratom (8), rozhodnutí Komise K(2006) 1623 (9) ani rozhodnutí Komise K(2006) 3602 (10).
KAPITOLA 2
ZÁSADY
Článek 3
Bezpečnostní zásady v Komisi
1. Při provádění tohoto rozhodnutí dodržuje Komise Smlouvy, a zejména Listinu základních práv a Protokol č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, dohody uvedené v 2. bodě odůvodnění s veškerými příslušnými ustanoveními vnitrostátních právních předpisů a rovněž podmínky stanovené tímto rozhodnutím. V případě potřeby se vydá bezpečnostní upozornění ve smyslu čl. 21 odst. 2 s příslušnými pokyny.
2. Bezpečnostní politika v Komisi vychází ze zásad legality, transparentnosti, přiměřenosti a odpovědnosti.
3. Zásada legality znamená, že při provádění tohoto rozhodnutí je nutné se důsledně držet mezí právního rámce a dodržovat požadavky právních norem.
4. Veškerá bezpečnostní opatření se přijímají bez utajení s výjimkou případů, kdy lze důvodně očekávat, že by takový postup omezoval jejich účinek. Osoby, kterým je bezpečnostní opatření určeno, jsou předem zpraveny o jeho důvodech a dopadu s výjimkou případů, kdy lze důvodně očekávat, že by poskytnutí takovýchto informací omezovalo účinek daného opatření. V takovém případě je osoba, které je bezpečnostní opatření určeno, informována poté, co riziko omezení jeho účinku pomine.
5. Útvary Komise zajistí, aby byly bezpečnostní otázky brány v potaz od chvíle, kdy se politiky, rozhodnutí, programy, projekty a činnosti Komise, za něž jsou odpovědné, začnou vypracovávat a provádět. Za tímto účelem do své práce od nejranějších fází přípravy zapojují v rámci Komise Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, pokud jde o obecné záležitosti, a hlavního inspektora pro bezpečnost informací, pokud jde o systémy IT.
6. V patřičných případech Komise spolupracuje s příslušnými orgány hostitelského státu, ostatních členských států a ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů EU, je-li to možné, přičemž bere v úvahu opatření, která k řešení předmětného bezpečnostního rizika přijaly či naplánovaly tyto orgány.
Článek 4
Povinné dodržování
1. Dodržování tohoto rozhodnutí, jeho prováděcích pravidel a bezpečnostních opatření a pokynů vydaných pověřenými zaměstnanci je povinné.
2. Nedodržení bezpečnostních pravidel může zavdat důvod k zahájení disciplinárního řízení v souladu se Smlouvami a služebním řádem, ke smluvním postihům a/nebo k právním krokům podle vnitrostátních právních a správních předpisů.
KAPITOLA 3
PŘIJÍMÁNÍ BEZPEČNOSTNÍCH OPATŘENÍ
Článek 5
Pověření zaměstnanci
1. Pravomoc přijmout jedno či více z níže uvedených opatření může být svěřena pouze schváleným zaměstnancům, kterým se s ohledem na jejich stávající povinnosti dostalo jmenovitého pověření ze strany generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost:
1)
nošení příručních zbraní;
2)
provádění bezpečnostních šetření podle článku 13;
3)
podnikání bezpečnostních opatření podle článku 12, jak je uvedeno v pověření.
2. Pověření zmiňované v odstavci 1 se neuděluje na dobu delší, než je období, po které daná osoba zastává pracovní pozici či funkci, v souvislosti s níž se jí pověření uděluje. Pověření se udělují v souladu s příslušnými ustanoveními zmiňovanými v čl. 3 odst. 1.
3. Pokud jde o pověřené zaměstnance, toto rozhodnutí představuje pracovní pokyn ve smyslu článku 21 služebního řádu.
Článek 6
Obecná ustanovení o bezpečnostních opatřeních
1. Je-li to rozumně možné, Komise při přijímání bezpečnostních opatření zejména zajistí, aby:
a)
hledala podporu či pomoc jen u dotčeného státu, a to za předpokladu, že je tento stát členem Evropské unie, nebo pokud jím není, je stranou Evropské úmluvy o lidských právech, nebo zaručuje práva, která jsou přinejmenším rovnocenná právům zaručeným uvedenou úmluvou;
b)
předávala informace o určité fyzické osobě jiným příjemcům než orgánům a institucím Společenství, kteří nepodléhají vnitrostátním právním předpisům přijatým podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (11), výhradně v souladu s článkem 9 nařízení (ES) č. 45/2001;
c)
když určitá fyzická osoba přestavuje bezpečnostní hrozbu, byla případná bezpečnostní opatření namířena proti této osobě a aby této osobě bylo možné uložit vzniklé náklady. Proti jiným fyzickým osobám mohou být taková bezpečnostní opatření namířena jen tehdy, je-li nutno získat kontrolu nad určitou bezprostřední či významnou bezpečnostní hrozbou a jsou-li splněny tyto podmínky:
a)
zamýšlená opatření proti fyzické osobě, jež představuje bezpečnostní hrozbu, nelze přijmout nebo by pravděpodobně nebyla účinná,
b)
Komise nemůže nad danou bezpečnostní hrozbou získat kontrolu vlastními kroky nebo tak nemůže učinit včas,
c)
předmětné opatření není pro ostatní fyzické osoby a jejich práva neúměrným nebezpečím.
2. Ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost vypracuje přehled bezpečnostních opatření, u kterých může být zapotřebí soudní příkaz v souladu s právními a správními předpisy členských států, v nichž se prostory Komise nacházejí.
3. Ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost může úkoly související s bezpečností svěřit smluvnímu dodavateli, který je provádí pod jeho vedením a dozorem.
Článek 7
Bezpečnostní opatření týkající se osob
1. Osoby v prostorách Komise musí být s přihlédnutím k požadavkům na bezpečnost a ochranu v náležité míře chráněny.
2. V případě významných bezpečnostních rizik zajistí Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost přísnou ochranu členů Komise nebo dalších zaměstnanců, jestliže posouzení hrozeb ukáže, že je taková ochrana zapotřebí k zajištění jejich bezpečnosti.
3. V případě významných bezpečnostních rizik může Komise nařídit evakuaci svých prostor.
4. Obětem nehod či útoků v prostorách Komise se dostane pomoci.
5. V zájmu prevence a kontroly bezpečnostních rizik mohou pověření zaměstnanci prověřovat bezúhonnost osob, na které se vztahuje toto rozhodnutí, aby zjistili, zda zpřístupnění prostor či informací Komise těmto osobám nepředstavuje bezpečnostní hrozbu. Za tímto účelem a v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 a s ustanoveními zmiňovanými v čl. 3 odst. 1 mohou dotčení pověření zaměstnanci:
a)
využívat veškerých informačních zdrojů, které má Komise k dispozici, přičemž berou v potaz jejich spolehlivost;
b)
nahlížet do osobních spisů či údajů, jimiž Komise disponuje ve vztahu k jednotlivcům, které zaměstnává či hodlá zaměstnat, což v řádně odůvodněných případech platí i v případě zaměstnanců smluvních dodavatelů.
Článek 8
Bezpečnostní opatření týkající se fyzické bezpečnosti a majetku
1. Bezpečnost majetku je zajišťována uplatňováním odpovídajících fyzických a technických ochranných opatření a příslušných postupů (dále jen „fyzická bezpečnost“), které tvoří víceúrovňový systém.
2. Opatření podle tohoto článku lze přijmout za účelem ochrany osob či informací v Komisi a za účelem ochrany majetku.
3. Cílem při zajišťování fyzické bezpečnosti je:
-
předcházet násilným činům namířeným proti členům Komise nebo proti osobám, na něž se vztahuje toto rozhodnutí,
-
předcházet špionáži a odposlouchávání citlivých či utajovaných informací,
-
předcházet krádežím, vandalismu, sabotáži a dalším násilným činům, jejichž účelem je poškodit či zničit budovy a majetek Komise,
-
umožnit vyšetřování a zkoumání bezpečnostních incidentů, mimo jiné prověřováním protokolů o kontrolách příchodů a odchodů, záznamů z uzavřených televizních okruhů, záznamů telefonních hovorů a podobných údajů, jak je uvedeno v čl. 22 odst. 2, a dalších informačních zdrojů.
4. Součástí zajišťování fyzické bezpečnosti je:
-
politika přístupu platná pro každou osobu či vozidlo vyžadující vstup do prostor Komise včetně parkovišť,
-
systém kontroly přístupu, který zahrnuje lidskou ostrahu, technické vybavení a technická opatření, informační systémy nebo kombinaci všech těchto prvků.
5. Za účelem zajištění fyzické bezpečnosti lze činit tyto kroky:
-
zaznamenávat příchody a odchody osob, vjezdy a výjezdy vozidel a vstupy a výstupy zboží a zařízení v rámci prostor Komise,
-
kontrolovat totožnost v prostorách Komise,
-
kontrolovat vozidla, zboží a zařízení vizuálními či technickými prostředky,
-
bránit osobám, vozidlům a zboží bez příslušného oprávnění v přístupu do prostor Komise.
Článek 9
Bezpečnostní opatření týkající se informací
1. Bezpečnost informací se vztahuje na všechny informace, s nimiž Komise nakládá.
2. Při zajišťování bezpečnosti informací, bez ohledu na formu, musí být vyváženy aspekty jako transparentnost, přiměřenost, odpovědnost a účinnost na straně jedné a potřeba chránit informace před neoprávněným přístupem k nim a před jejich neoprávněným využíváním, vyzrazováním, úpravou či zničením na straně druhé.
3. Zajišťování bezpečnosti informací by se mělo soustřeďovat na ochranu důvěrnosti, integrity a dostupnosti.
4. V rámci procesů pro řízení rizik by se proto měla označit utajená informační aktiva a měla by se vypracovat přiměřená bezpečnostní opatření, postupy a standardy včetně zmírňujících opatření.
5. Tyto obecné zásady, na nichž je bezpečnost informací postavena, se uplatňují především ve vztahu:
a)
k „utajovaným informacím Evropské unie“, tedy k jakýmkoli informacím nebo materiálům, jež jsou označeny stupněm utajení EU a jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo různou měrou poškodit zájmy Evropské unie nebo jednoho či více členských států;
b)
k „citlivým neutajovaným informacím“, tedy k informacím nebo materiálům, které Komise musí chránit s ohledem na právní povinnost stanovenou ve Smlouvách nebo v aktech přijatých v rámci provádění Smluv a/nebo s ohledem na jejich citlivost. Mezi citlivé neutajované informace patří například (nikoli však výhradně) informace nebo materiály, které jsou profesním tajemstvím, jak je uvedeno v článku 339 SFEU, informace, které jsou předmětem zájmů chráněných článkem 4 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 (12) ve spojení s příslušnou judikaturou Soudního dvora Evropské unie, nebo osobní údaje v rámci působnosti nařízení (ES) č. 45/2001.
6. Citlivé neutajované informace podléhají pravidlům pro nakládání s nimi a pro jejich uchovávání. Tyto informace se poskytují pouze osobám, které je důvodně potřebují. Je-li to považováno za nutné k účinné ochraně jejich důvěrnosti, označí se tyto informace stupněm utajení a připojí se k nim příslušné pokyny, jak s nimi nakládat, schválené generálním ředitelem pro lidské zdroje a bezpečnost. Pokud se s těmito informacemi nakládá v komunikačních a informačních systémech nebo pokud jsou v nich uchovávány, musí být tyto informace rovněž chráněny v souladu s rozhodnutím K(2006) 3602 a jeho prováděcími pravidly a příslušnými standardy.
7. Vůči kterékoli osobě odpovědné za ohrožení nebo ztrátu utajovaných informací Evropské unie nebo citlivých neutajovaných informací, které jsou takto označeny v pravidlech pro nakládání s nimi a pro jejich uchovávání, mohou být přijata disciplinární opatření v souladu se služebním řádem. Těmito disciplinárními opatřeními nejsou dotčeny smluvní opravné prostředky ani případné další právní či trestní řízení ze strany příslušných orgánů členských států v souladu s jejich vnitrostátními právními a správními předpisy.
Článek 10
Bezpečnostní opatření týkající se komunikačních a informačních systémů
1. Všechny komunikační a informační systémy užívané Komisí musí být v souladu s politikou Komise pro bezpečnost informačních systémů stanovenou v rozhodnutí K(2006) 3602, s prováděcími pravidly k uvedenému rozhodnutí a s příslušnými bezpečnostními standardy.
2. Útvary Komise, které vlastní, spravují či provozují komunikační a informační systémy, povolí přístup k těmto systémům ostatním orgánům, institucím a jiným subjektům Unie nebo jiným organizacím jen za předpokladu, že dané orgány, instituce a jiné subjekty Unie nebo jiné organizace mohou nabídnout přiměřenou jistotu, že ochrana jejich systémů IT je rovnocenná politice Komise pro bezpečnost informačních systémů stanovené v rozhodnutí K(2006) 3602, v prováděcích pravidlech k uvedenému rozhodnutí a v příslušných bezpečnostních standardech. Komise sleduje, zda je toto ustanovení dodržováno, a v případě vážného nesouladu nebo stálého nedodržování může přístup k systémům zakázat.
Článek 11
Forenzní analýza v oblasti kybernetické bezpečnosti
Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost je zvlášť odpovědné za forenzní technické analýzy, které provádí ve spolupráci s příslušnými útvary Komise a které mají podpořit bezpečnostní šetření zmiňovaná v článku 13, pokud jde o kontrarozvědku, únik dat, kybernetické útoky a bezpečnost informačních systémů.
Článek 12
Bezpečnostní opatření týkající se osob a předmětů
1. Za účelem zajištění bezpečnosti v Komisi a za účelem prevence a kontroly rizik mohou zaměstnanci pověření v souladu s článkem 5 při dodržení zásad stanovených v článku 3 přijmout mimo jiné jedno či více z následujících bezpečnostních opatření:
a)
v případě incidentů či chování, které by mohly vést k správnímu, disciplinárnímu, občanskoprávnímu či trestnímu řízení, mohou zajistit místa činu či důkazy, včetně protokolů o kontrolách příchodů a odchodů a snímků z uzavřených televizních okruhů;
b)
mohou přijmout omezená opatření vůči osobám představujícím bezpečnostní hrozbu, např. mohou přikázat osobám, aby opustily prostory Komise, mohou je z prostor Komise eskortovat či jim na určitý čas zakázat přístup do prostor Komise (v posledně jmenovaném případě se tak musí stát v souladu s kritérii, která budou stanovena v prováděcích pravidlech);
c)
mohou přijmout omezená opatření ve vztahu k předmětům představujícím bezpečnostní hrozbu, včetně jejich odstranění, zabavení či zničení;
d)
mohou prohledat prostory Komise (včetně kanceláří);
e)
mohou prohledat komunikační a informační systémy a zařízení, údaje o telefonických a jiných telekomunikačních spojeních, protokoly, uživatelské účty apod.;
f)
mohou přijmout jiná konkrétní bezpečnostní opatření s podobným účinkem, aby předešli bezpečnostním rizikům či nad nimi získali kontrolu, zejména v souvislosti s právy Komise jakožto vlastníka nebo zaměstnavatele v souladu s příslušnými vnitrostátními právními předpisy.
2. Za výjimečných okolností mohou zaměstnanci ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, kteří jsou pověření v souladu s článkem 5, přijmout jakákoliv naléhavá opatření, jež jsou zapotřebí, a to při důsledném dodržení zásad stanovených v článku 3. Co možná nejdříve po přijetí takových opatření informují tito zaměstnanci o učiněných krocích ředitele ředitelství pro bezpečnost, který generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost požádá o příslušné pověření, jímž budou přijatá opatření potvrzena a budou povoleny jakékoliv další potřebné kroky, a který v náležitých případech naváže spolupráci s příslušnými vnitrostátními orgány.
3. Bezpečnostní opatření podle tohoto článku se v okamžiku přijetí nebo v případě bezprostředního rizika či krizové situace s přiměřeným časovým odstupem po jejich přijetí zdokumentují. Ve druhém případě musí dokumentace obsahovat i prvky, z nichž byla existence bezprostředního rizika či krizové situace vyvozena. Dokumentace může být stručná, ale měla by být koncipována tak, aby osoby, na něž se opatření vztahuje, mohly vykonat své právo na obhajobu a právo na ochranu údajů v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 a aby bylo možné přezkoumat legalitu předmětného opatření. Informace o specifických bezpečnostních opatřeních, která platí pro některého ze zaměstnanců, se neuvádějí v jeho osobním spise.
4. Při přijímání opatření podle písmene b) Komise kromě toho zaručí, aby měla dotčená osoba možnost kontaktovat právníka nebo osobu, jíž důvěřuje, a byla uvědomena o svém právu obrátit se na evropského inspektora ochrany údajů.
Článek 13
Šetření
1. Aniž by byl dotčen článek 86 a příloha IX služebního řádu a jakékoli zvláštní ujednání mezi Komisí a ESVČ, např. zvláštní ujednání o řádném výkonu povinností vůči zaměstnancům Komise vyslaným do delegací Unie, které bylo podepsáno dne 28. května 2014 Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost Evropské komise a Evropskou službou pro vnější činnost, lze bezpečnostní šetření provést:
a)
v případě incidentů dotýkajících se bezpečnosti v Komisi, včetně podezření z trestných činů;
b)
v případě potenciálního úniku či ohrožení citlivých neutajovaných informací, utajovaných informací Evropské unie nebo utajovaných informací Euratomu nebo v případě nesprávného nakládání s nimi;
c)
v rámci kontrarozvědky a boje proti terorismu;
d)
v případě závažných kybernetických incidentů.
2. O provedení bezpečnostního šetření rozhoduje generální ředitel pro lidské zdroje a bezpečnost, který je rovněž příjemcem zprávy o šetření.
3. Bezpečnostní šetření provádějí pouze vyčlenění zaměstnanci Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, kteří jsou k tomu řádně pověřeni v souladu s článkem 5.
4. Pověření zaměstnanci vykonávají svoji pravomoc provádět bezpečnostní šetření nezávisle, jak je popsáno v pověření, a mají pravomoci uvedené v článku 12.
5. Pověření zaměstnanci, kteří jsou příslušní k provádění bezpečnostních šetření, mohou ze všech dostupných zdrojů shromažďovat informace o veškerých správních přestupcích a trestných činech, které byly spáchány v prostorách Komise nebo do kterých jsou coby oběti či pachatelé zapojeny osoby zmiňované v čl. 2 odst. 3.
6. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost v náležitých případech informuje příslušné orgány hostitelského či jakéhokoli jiného dotčeného členského státu, zejména pak tehdy, když šetření nasvědčuje tomu, že došlo ke spáchání trestného činu. V této souvislosti Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost poskytuje, je-li to vhodné nebo nutné, orgánům hostitelského či jakéhokoli jiného dotčeného členského státu podporu.
7. V případě závažných kybernetických incidentů Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost úzce spolupracuje s Generálním ředitelstvím pro informatiku, které mu vypomáhá se všemi technickými záležitostmi. O tom, kdy je vhodné informovat příslušné orgány hostitelského či jakéhokoli jiného dotčeného členského státu, rozhodne Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost po poradě s Generálním ředitelstvím pro informatiku. K podpoře ostatních orgánů a agentur EU, které by mohly být dotčeny, se využije služeb koordinace incidentů poskytovaných skupinou pro reakci na počítačové hrozby v evropských orgánech, institucích a jiných subjektech (CERT-EU).
8. Bezpečnostní šetření se zdokumentují.
Článek 14
Vymezení pravomocí, pokud jde o bezpečnostní šetření a další typy vyšetřování
1. Pokud ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost provádí bezpečnostní šetření, jak je uvedeno v článku 13, a pokud tato šetření spadají do pravomoci Evropského úřadu pro boj proti podvodům (OLAF) nebo Úřadu Komise pro vyšetřování a disciplinární opatření (IDOC), spolupracuje s oběma těmito subjekty zároveň, a to zejména proto, aby nebyly negativně dotčeny pozdější kroky úřadu OLAF nebo úřadu IDOC. V příslušných případech ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost přizve oba úřady, aby se vyšetřování účastnily.
2. Bezpečnostními šetřeními podle článku 13 nejsou dotčeny pravomoci úřadů OLAF a IDOC stanovené v předpisech, jimiž se tyto subjekty řídí. Ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost může být požádáno, aby poskytlo technickou pomoc při šetřeních zahájených úřady OLAF nebo IDOC.
3. Vstoupí-li pracovníci úřadu OLAF do prostor Komise v souladu s čl. 3 odst. 5 a čl. 4 odst. 4 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (13), ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost může být požádáno, aby jim bylo nápomocno, a usnadnilo jim tak plnění jejich úkolů. Ředitelství probezpečnost informuje o takových žádostech o pomoc generálního tajemníka a generálního ředitele Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, nebo pokud se předmětné vyšetřování provádí v prostorách Komise, které jsou obsazeny jejími členy či generálním tajemníkem, předsedu Komise a komisaře odpovědného za lidské zdroje.
4. Aniž by bylo dotčeno ustanovení čl. 22 písm. a) služebního řádu, pokud určitý případ může spadat do působnosti ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost i úřadu IDOC, ředitelství pro bezpečnost při informování generálního ředitele pro lidské zdroje v souladu s článkem 13 v nejranější možné fázi oznámí, zda existují důvody pro to, aby se záležitosti ujal úřad IDOC. Má se za to, že tato fáze nastává zejména tehdy, když pomine bezprostřední bezpečnostní hrozba. O záležitosti rozhodne generální ředitel pro lidské zdroje a bezpečnost.
5. Pokud určitý případ může spadat do působnosti ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost i úřadu OLAF, ředitelství pro bezpečnost o tom vyrozumí bezodkladně generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost a v nejranější možné fázi generálního ředitele úřadu OLAF. Má se za to, že tato fáze nastává zejména tehdy, když pomine bezprostřední bezpečnostní hrozba.
Článek 15
Bezpečnostní kontroly
1. Za účelem ověřování, zda útvary a osoby v rámci Komise dodržují ustanovení tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel, a za účelem formulování doporučení tam, kde je to považováno za nutné, provádí Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost bezpečnostní kontroly.
2. V příslušných případech provádí Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost bezpečnostní kontroly nebo bezpečnostní sledování či hodnoticí návštěvy za účelem ověřování, zda je v souladu s bezpečnostními pravidly, předpisy a standardy, které jsou přinejmenším rovnocenné pravidlům, předpisům a standardům Komise, náležitě chráněna bezpečnost zaměstnanců, majetku a informací Komise, kteří a které jsou v odpovědnosti ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, členských států, třetích zemí či mezinárodních organizací. V příslušných případech a v duchu dobré spolupráce mezi správními orgány zahrnují uvedené bezpečnostní kontroly i kontroly prováděné v souvislosti s výměnou utajovaných informací s ostatními orgány, institucemi a jinými subjekty Unie, členskými státy či třetími zeměmi nebo mezinárodními organizacemi.
3. Tento článek se provádí obdobně v případě zaměstnanců Komise v delegacích Unie, aniž by bylo dotčeno jakékoli zvláštní ujednání mezi Komisí a ESVČ, např. zvláštní ujednání o řádném výkonu povinností vůči zaměstnancům Komise vyslaným do delegací Unie, které bylo podepsáno dne 28. května 2014 Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost Evropské komise a Evropskou službou pro vnější činnost.
Článek 16
Stavy pohotovosti a řešení krizových situací
1. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost je odpovědné za zavedení odpovídajících opatření pro stavy pohotovosti, kterými bude předjímat hrozby či incidenty dotýkající se bezpečnosti v Komisi nebo na tyto hrozby či incidenty reagovat, jakož i opatření, která budou zapotřebí pro řešení krizí.
2. Opatření pro stavy pohotovosti zmiňovaná v odstavci 1 jsou úměrná stupni bezpečnostní hrozby. Stupně pohotovosti se vymezují v úzké spolupráci s příslušnými útvary ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie a členského státu či členských států, na jejichž území se prostory Komise nacházejí.
3. Kontaktním místem, pokud jde o stavy pohotovosti a řešení krizových situací, je Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost.
KAPITOLA 4
ORGANIZAČNÍ STRUKTURA
Článek 17
Obecné povinnosti útvarů Komise
1. Povinnosti Komise zmiňované v tomto rozhodnutí plní Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, které podléhá vedení a spadá do odpovědnosti člena Komise odpovědného za bezpečnost.
2. Konkrétní ujednání ohledně kybernetické bezpečnosti jsou definována v rozhodnutí K(2006) 3602.
3. Odpovědnost za provádění tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel a za jejich každodenní dodržování lze přenést na jiné útvary Komise, a to vždy když decentralizované zajišťování bezpečnosti přinese významné úspory z hlediska efektivnosti, zdrojů nebo času, například kvůli zeměpisnému umístění dotčených útvarů.
4. Použije-li se odstavec 3, Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost a v příslušných případech generální ředitel pro informatiku uzavře s jednotlivými útvary Komise ujednání, v nichž se jasně stanoví úkoly a povinnosti spojené s prováděním a sledováním bezpečnostních politik.
Článek 18
Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost
1. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost má zejména na starosti:
1)
vypracovávání bezpečnostní politiky Komise, prováděcích pravidel a bezpečnostních upozornění;
2)
shromažďování informací za účelem vyhodnocování bezpečnostních hrozeb a rizik a shromažďování informací o všech záležitostech, jež se mohou dotknout bezpečnosti v Komisi;
3)
zajišťování elektronického dozoru a ochrany ve všech sídlech Komise, které patřičně zohledňují vyhodnocení hrozeb a důkazy o nedovolených činnostech jdoucích proti zájmům Komise;
4)
zajišťování pohotovostní služby pro útvary a zaměstnance Komise a v souvislosti s veškerými problémy, pokud jde o ochranu a bezpečnost, 24 hodin denně 7 dní v týdnu;
5)
provádění bezpečnostních opatření zaměřených na omezení bezpečnostních rizik a chod odpovídajícího komunikačního a informačního systému tak, aby byly pokryty jeho provozní potřeby, zejména pokud jde o kontroly fyzického přístupu, správu bezpečnostních oprávnění a nakládání s citlivými informacemi či utajovanými informacemi EU;
6)
zvyšování povědomí o všech záležitostech spojených s bezpečností v Komisi, pořádání manévrů a cvičení a zajišťování školení a poradenství, tak aby byla podporována kultura bezpečnosti a mezi personálem byl dostatek osob náležitě vyškolených v otázkách bezpečnosti.
2. Aniž by byly dotčeny pravomoci a povinnosti jiných útvarů Komise, zajišťuje Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost externí kontakty:
1)
s bezpečnostními útvary ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, s nimiž komunikuje o záležitostech spojených s bezpečností osob, majetku a informací v Komisi;
2)
s útvary členských států, třetích zemí a mezinárodních organizací a subjektů odpovědnými za bezpečnost, zpravodajství a vyhodnocování hrozeb (včetně vnitrostátních bezpečnostních orgánů), s nimiž komunikuje o záležitostech, jež se dotýkají bezpečnosti osob, majetku a informací v Komisi;
3)
s policejními a jinými tísňovými útvary, s nimiž komunikuje o všech rutinních a urgentních problémech, které se dotýkají bezpečnosti Komise;
4)
s bezpečnostními útvary ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, členských států a třetích zemí, pokud jde o reakce na kybernetické útoky s potenciálním dopadem na bezpečnost v Komisi;
5)
v souvislosti s přijímáním, vyhodnocováním a šířením zpravodajských informací o hrozbách, jež plynou z teroristických či špionážních aktivit a dotýkají se bezpečnosti v Komisi;
6)
ohledně záležitostí souvisejících s utajovanými informacemi, jak je blíže popsáno v rozhodnutí Komise (EU, Euratom) 2015/444 (14).
3. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost odpovídá za bezpečné předávání informací podle tohoto článku, včetně předávání osobních údajů.
Článek 19
Skupina odborníků pro bezpečnost v Komisi (ComSEG)
V Komisi se zřídí skupina odborníků pro bezpečnost, která bude ze svého pověření poskytovat Komisi v příslušných případech poradenství ve věcech souvisejících s její interní bezpečnostní politikou, a zejména s ochranou utajovaných informací EU.
Článek 20
Místní bezpečnostní úředníci
1. Každý útvar nebo kabinet Komise jmenuje místního bezpečnostního úředníka (LSO), který bude hlavní styčnou osobou pro komunikaci mezi jeho útvarem a Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost ohledně všech záležitostí souvisejících s bezpečností v Komisi. V příslušných případech lze jmenovat jednoho či více zástupců LSO. Místním bezpečnostním úředníkem je úředník nebo dočasný zaměstnanec.
2. Jakožto hlavní kontaktní osoba pro otázky bezpečnosti ve svém útvaru či kabinetu podává místní bezpečnostní úředník Generálnímu ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost a svým nadřízeným pravidelné zprávy o bezpečnostních záležitostech, jež se v Komisi týkají jeho útvaru, a neprodleně je informuje o případných bezpečnostních incidentech, včetně incidentů, při nichž mohlo dojít k ohrožení utajovaných informací EU nebo citlivých neutajovaných informací.
3. V případě záležitostí souvisejících s bezpečností komunikačních a informačních systémů spolupracuje místní bezpečnostní úředník s úředníkem pro bezpečnost informatiky na místní úrovni (LISO), jenž působí v tomtéž útvaru Komise a jehož úkoly a povinnosti jsou stanoveny v rozhodnutí K(2006) 3602.
4. Podílí se na školicích a osvětových akcích v oblasti bezpečnosti zaměřených na konkrétní potřeby zaměstnanců, smluvních dodavatelů nebo jiných fyzických osob, jež pracují pod vedením téhož útvaru Komise.
5. V případě závažných či bezprostředních bezpečnostních rizik nebo mimořádných situací mohou být místnímu bezpečnostnímu úředníkovi na žádost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost svěřeny konkrétní úkoly. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost o těchto konkrétních úkolech informuje generálního ředitele nebo ředitele pro lidské zdroje místního generálního ředitelství předmětného LSO.
6. Povinnostmi místního bezpečnostního úředníka nejsou dotčeny úkoly ani povinnosti svěřené úředníkům pro bezpečnost informatiky na místní úrovni, úředníkům odpovědným za zdraví a bezpečnost, vedoucím registrů nebo jakýmkoli jiným osobám ve funkcích spojených s povinnostmi v oblasti bezpečnosti či ochrany. Místní bezpečnostní úředník s těmito osobami spolupracuje, aby byl zajištěn soustavný a jednotný přístup k bezpečnosti a účinný tok informací o záležitostech souvisejících s bezpečností v Komisi.
7. Místní bezpečnostní úředník informuje své přímé nadřízené a zároveň může přímo kontaktovat svého generálního ředitele nebo vedoucího útvaru. Je držitelem bezpečnostního oprávnění pro přístup k utajovaným informacím EU, a to nejméně pro stupeň SECRET UE/EU SECRET.
8. Aby se podpořila výměna informací a osvědčených postupů, pořádá Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost alespoň dvakrát do roka konferenci LSO. Účast místních bezpečnostních úředníků na této konferenci je povinná.
KAPITOLA 5
PROVÁDĚNÍ
Článek 21
Prováděcí pravidla a bezpečnostní upozornění
1. Na přijetí prováděcích pravidel k tomuto rozhodnutí, je-li to zapotřebí, se v plném souladu s vnitřním jednacím řádem vztahuje zvláštní rozhodnutí Komise o zmocnění určené členovi Komise, který je odpovědný za bezpečnostní záležitosti.
2. Po svém zmocnění prostřednictvím výše uvedeného rozhodnutí Komise může člen Komise odpovědný za bezpečnostní záležitosti vypracovávat bezpečnostní upozornění, v nichž stanoví bezpečnostní pokyny a osvědčené postupy v působnosti tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel.
3. Úkoly zmiňované v prvním a druhém odstavci tohoto článku může Komise plně v souladu s vnitřním jednacím řádem přenést na generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost prostřednictvím zvláštního rozhodnutí o přenesení pravomoci.
KAPITOLA 6
RŮZNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 22
Zpracovávání osobních údajů
1. Osobní údaje potřebné pro provádění tohoto rozhodnutí zpracovává Komise v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001.
2. Bez ohledu na opatření, která již byla v době přijetí tohoto rozhodnutí zavedena a oznámena evropskému inspektorovi ochrany údajů (15), platí, že veškerá opatření podle tohoto rozhodnutí, jež jsou spojena se zpracováváním osobních údajů, jako jsou údaje z protokolů o příchodech a odchodech, ze záznamů uzavřených televizních okruhů či ze záznamů telefonních hovorů s pohotovostní službou nebo dispečinky, a jiných podobných údajů, které jsou zapotřebí z důvodů bezpečnosti nebo reakce na krize, se musí řídit prováděcími pravidly v souladu s článkem 21, jež pro subjekty údajů stanoví náležité záruky.
3. Za bezpečnost veškerého zpracovávání osobních údajů v rámci tohoto rozhodnutí odpovídá generální ředitel Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost.
4. Zmiňované prováděcí předpisy a postupy se přijmou v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 poté, co bude konzultován inspektor ochrany údajů a evropský inspektor ochrany údajů.
Článek 23
Transparentnost
Na toto rozhodnutí a jeho prováděcí pravidla se upozorní zaměstnanci Komise a všichni ti, na které se vztahuje.
Článek 24
Zrušení předchozích rozhodnutí
Rozhodnutí K(94) 2129 se zrušuje.
Článek 25
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost prvním dnem po zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 13. března 2015.
DECISIONE (UE, Euratom) 2015/443 DELLA COMMISSIONE
del 13 marzo 2015
sulla sicurezza nella Commissione
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare l'articolo 249,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica,
visto il protocollo n. 7 sui privilegi e le immunità dell'Unione europea allegato ai trattati, in particolare l'articolo 18,
considerando quanto segue:
(1)
Obiettivo della sicurezza nella Commissione è consentire all'istituzione di agire in un ambiente sicuro grazie a un approccio coerente, integrato per quanto riguarda la sicurezza, che offra adeguati livelli di protezione a persone, risorse e informazioni in funzione dei rischi identificati, e garantisca una sicurezza efficiente e tempestiva.
(2)
La Commissione, come altre istituzione internazionali, è sottoposta a minacce e sfide gravi per la sicurezza, in particolare per quanto riguarda il terrorismo, gli attacchi informatici, lo spionaggio politico e commerciale.
(3)
La Commissione europea ha concluso accordi relativi alla sicurezza per le proprie sedi principali con i governi di Belgio, Lussemburgo e Italia (1), che confermano che la Commissione è responsabile della propria sicurezza.
(4)
Per assicurare la sicurezza delle persone, delle risorse e delle informazioni, la Commissione può essere tenuta ad adottare misure in settori tutelati dai diritti fondamentali iscritti nella Carta dei diritti fondamentali e nella convenzione europea dei diritti dell'uomo e riconosciuti dalla Corte di giustizia europea.
(5)
Tali misure devono essere giustificate dall'importanza degli interessi da tutelare, proporzionate e tali da assicurare il pieno rispetto dei diritti fondamentali, soprattutto quelli relativi alla vita privata e alla protezione dei dati.
(6)
Nell'ambito di un sistema ispirato allo Stato di diritto e al rispetto dei diritti fondamentali, la Commissione deve adoperarsi per ottenere un livello di sicurezza del personale, delle risorse e delle informazioni tale da permettere lo svolgimento delle proprie attività operative senza limitare i diritti fondamentali oltre lo stretto necessario.
(7)
La sicurezza nella Commissione si basa sui principi di legalità, trasparenza, proporzionalità e responsabilità.
(8)
I membri del personale incaricato di prendere misure di sicurezza non devono essere penalizzati a causa delle loro attività se non agiscono al di fuori del loro mandato o in violazione della legge; sotto questo aspetto la presente decisione deve pertanto essere considerata come un'istruzione di servizio ai sensi dello statuto dei funzionari.
(9)
La Commissione, con iniziative adeguate, deve stimolare e rafforzare la propria cultura della sicurezza, assicurando una sicurezza più efficiente, migliorandone la gestione e intensificando ulteriormente le reti di connessione e la cooperazione con le autorità competenti a livello internazionale, europeo e nazionale, e migliorando il monitoraggio e il controllo dell'attuazione delle misure di sicurezza.
(10)
L'istituzione del Servizio europeo per l'azione esterna (SEAE), organo funzionalmente autonomo dell'Unione, ha avuto un impatto sensibile sugli interessi della Commissione in materia di sicurezza, e richiede pertanto l'elaborazione di norme e procedure di collaborazione nel settore della sicurezza e dell'incolumità tra il SEAE e la Commissione, in particolare per quanto riguarda l'assolvimento dell'obbligo di diligenza nei confronti del personale della Commissione nelle delegazioni dell'Unione.
(11)
L'attuazione della politica di sicurezza della Commissione dovrebbe essere coerente con altre procedure e processi interni che possono comportare una componente di sicurezza; tra questi, in particolare, la gestione della continuità operativa volta a tutelare le funzioni essenziali della Commissione in caso di perturbazione delle attività operative, e il processo ARGUS di coordinamento delle crisi multisettoriali.
(12)
Fatte salve le misure già in vigore al momento dell'adozione della presente decisione, notificate al garante europeo della protezione dei dati (2), le disposizioni nell'ambito della presente decisione che comportano il trattamento di dati personali sono oggetto di norme di attuazione conformemente all'articolo 21, che stabilisce adeguate garanzie a tutela delle persone interessate.
(13)
Occorre pertanto che la Commissione riesamini, aggiorni e consolidi la base normativa vigente in materia di sicurezza alla Commissione.
(14)
È quindi necessario abrogare la decisione (94) 2129 (3) della Commissione,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
CAPO 1
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
Definizioni
Ai fini della presente decisione si intende per:
1)
«risorse», tutti i beni mobili e immobili di proprietà o in possesso della Commissione;
2)
«servizio della Commissione», le direzioni generali, i servizi della Commissione o il gabinetto di un membro della Commissione;
3)
«sistema di comunicazione e informazione» o «CIS», ogni sistema che consente il trattamento delle informazioni in forma elettronica, compreso l'insieme delle risorse necessarie al suo funzionamento, nonché l'infrastruttura, l'organizzazione, il personale e le risorse d'informazione;
4)
«controllo dei rischi», le misure di sicurezza presumibilmente in grado di tenere efficacemente sotto controllo un rischio per la sicurezza prevenendolo, attenuandolo, evitandolo o trasferendolo;
5)
«situazione di crisi», la circostanza, l'evento, l'incidente, l'emergenza (o una combinazione simultanea o successiva di questi) tale da mettere in pericolo grave o immediato la sicurezza nella Commissione, a prescindere dall'origine;
6)
«dati», l'informazione in una forma che ne consente la comunicazione, la registrazione o il trattamento;
7)
«membro della Commissione responsabile della sicurezza», il membro della Commissione sotto l'autorità del quale rientra la direzione generale Risorse umane e sicurezza;
8)
«dati personali», i dati personali definiti nell'articolo 2, lettera a) del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (4);
9)
«locali», beni immobili o assimilabili di proprietà o in possesso della Commissione;
10)
«prevenzione del rischio», le misure di sicurezza che presumibilmente impediscono, ritardano o pongono termine a un rischio per la sicurezza.
11)
«rischio per la sicurezza», la combinazione del livello di pericolo, del livello di vulnerabilità e del potenziale impatto di un evento;
12)
«sicurezza nella Commissione», la sicurezza delle persone, delle risorse e delle informazioni nella Commissione, in particolare l'incolumità delle persone e l'integrità delle risorse, l'integrità, la riservatezza e la disponibilità delle informazioni e dei sistemi di comunicazione e informazione, nonché il funzionamento senza ostacoli delle attività operative della Commissione;
13)
«misura di sicurezza», ogni misura di sicurezza adottata conformemente alla presente decisione per tenere sotto controllo i rischi per la sicurezza;
14)
«statuto», lo statuto dei funzionari dell'Unione europea e il regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea definiti dal regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio (5);
15)
«minaccia per la sicurezza», un evento o agente che presumibilmente, in mancanza di una reazione che lo ponga sotto controllo, compromette la sicurezza;
16)
«minaccia immediata per la sicurezza» una minaccia per la sicurezza che si verifica senza preavviso o con preavviso estremamente breve;
17)
«grave minaccia per la sicurezza», una minaccia per la sicurezza che presumibilmente può comportare perdite di vite umane, gravi lesioni o danni personali, ingenti danni materiali, compromissione di informazioni altamente sensibili, perturbazione dei sistemi informatici o delle capacità operative essenziali della Commissione;
18)
«vulnerabilità», una debolezza di qualsiasi tipo che presumibilmente, se fruttata per una o più minacce, compromette la sicurezza nella Commissione.
Articolo 2
Oggetto
1. La presente decisione stabilisce gli obiettivi, i principi fondamentali, l'organizzazione e le responsabilità in relazione alla sicurezza presso la Commissione.
2. La presente decisione si applica a tutti i servizi e in tutti i locali della Commissione. Il personale della Commissione che lavora nelle delegazioni dell'Unione è soggetto alle norme di sicurezza del Servizio europeo per l'azione esterna (6).
3. Fatte salve indicazioni specifiche relative a particolari categorie del personale, la presente decisione si applica ai membri della Commissione, al personale della Commissione che rientra nel campo di applicazione dello statuto dei funzionari dell'Unione europea e regime applicabile agli altri agenti dell'Unione, agli esperti nazionali distaccati presso la Commissione (END), ai prestatori di servizi e al loro personale, ai tirocinanti e ai singoli che hanno accesso a fabbricati o altre risorse della Commissione, o alle informazioni trattate dalla Commissione.
4. Le disposizioni della presente decisione lasciano impregiudicate la decisione 2002/47/CE, ECSC, Euratom della Commissione (7), la decisione 2004/563/EC, Euratom della Commissione (8), la decisione C(2006) 1623 della Commissione (9) e la decisione C(2006) 3602 della Commissione (10).
CAPO 2
PRINCIPI
Articolo 3
Principi di sicurezza nella Commissione
1. La Commissione applica la presente decisione nel rispetto dei trattati, in particolare della Carta dei diritti fondamentali e del protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea, degli accordi di cui al considerando 2, delle disposizioni normative nazionali applicabili e dei termini della presente decisione. Se necessario, sarà redatta una comunicazione di sicurezza ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 2 per fornire orientamenti in merito.
2. La sicurezza nella Commissione si basa sui principi di legalità, trasparenza, proporzionalità e responsabilità.
3. Per principio di legalità s'intende la stretta adesione al quadro giuridico nell'applicare la presente decisione e la rigorosa ottemperanza alle prescrizioni legali.
4. Le misure di sicurezza sono adottate apertamente, salvo se tale approccio rischi di comprometterne gli effetti. I destinatari di una misura di sicurezza sono informati preliminarmente delle ragioni e dell'impatto della misura, salvo se ciò rischi di compromettere l'effetto della misura. In tal caso, il destinatario è informato quando il rischio di compromettere l'effetto della misura di sicurezza è cessato.
5. I servizi della Commissione assicurano che si tenga conto degli aspetti relativi alla sicurezza sin dall'inizio dell'elaborazione e attuazione di politiche, decisioni, programmi, progetti e attività della Commissione di cui i suddetti servizi sono responsabili. A tal fine, essi coinvolgono la direzione generale Risorse umane e sicurezza in generale e il responsabile capo della sicurezza dell'informazione della Commissione sin dalle prime fasi della preparazione.
6. Se opportuno, la Commissione chiede la cooperazione delle autorità competenti dello Stato ospitante, di altri Stati membri e delle istituzioni, agenzie o organi dell'UE, se possibile, tenendo conto delle misure adottate o pianificate da tali autorità per far fronte al rischio per la sicurezza in questione.
Articolo 4
Obbligo di osservanza
1. L'osservanza della presente decisione, delle relative norme di attuazione e delle misure e istruzioni di sicurezza impartite dal personale incaricato è obbligatoria.
2. L'inosservanza delle disposizioni di sicurezza è passiva di azione disciplinare conformemente ai trattati e allo statuto dei funzionari, di sanzioni contrattuali e/o di azione legale nell'ambito delle disposizioni normative e regolamentari nazionali.
CAPO 3
GARANTIRE LA SICUREZZA
Articolo 5
Personale incaricato
1. Solo al personale autorizzato con incarico nominativo conferito dal direttore generale delle risorse umane e della sicurezza, in base alle rispettive funzioni, può essere attribuito il potere di adottare una o più delle seguenti misure:
1)
portare armi individuali;
2)
condurre le indagini di sicurezza di cui all'articolo 13;
3)
adottare le misure di cui all'articolo 12 secondo quanto specificato nell'incarico.
2. Gli incarichi di cui al paragrafo 1 sono conferiti per una durata che non supera il periodo durante il quale la persona interessata detiene il posto o la funzione per cui l'incarico è conferito. Tali incarichi sono conferiti conformemente alle disposizioni applicabili di cui all'articolo 3, paragrafo 1.
3. Per quanto riguarda il personale incaricato, la presente decisione costituisce un'istruzione di servizio ai sensi dell'articolo 21 dello statuto dei funzionari.
Articolo 6
Disposizioni generali relative alle misure di sicurezza
1. Nell'adottare le misure di sicurezza la Commissione, per quanto ragionevolmente possibile, garantisce quanto segue:
a)
chiede sostegno o assistenza solo presso il paese interessato, purché tale paese sia uno Stato membro dell'Unione europea o, in caso contrario, uno Stato parte della convenzione europea dei diritti dell'uomo, o garantisca diritti almeno equivalenti a quelli della suddetta convenzione;
b)
trasferisce informazioni su una persona a destinatari diversi dalle istituzioni e organismi comunitari, non soggetti alla normativa nazionale adottata in attuazione della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (11), solo conformemente all'articolo 9 del regolamento (CE) n. 45/2001;
c)
nei confronti della persona che costituisce una minaccia per la sicurezza sono adottate misure di sicurezza di cui la persona può essere tenuta a sostenere i costi. Tali misure di sicurezza possono essere dirette contro altre persone solo se occorre controllare una minaccia immediata o grave per la sicurezza e se sono soddisfatte le seguenti condizioni:
a)
le misure previste contro la persona che costituisce una minaccia per la sicurezza non possono essere adottate o presumibilmente non avranno efficacia;
b)
la Commissione non può controllare la minaccia per la sicurezza con azioni proprie o non può farlo in modo tempestivo;
c)
la misura non costituisce un pericolo sproporzionato per l'altra persona o per i suoi diritti.
2. La direzione Sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza stabilisce un quadro d'insieme delle misure di sicurezza che, in base alle disposizioni legislative e regolamentari dello Stato membro che ospita i locali della Commissione, possono richiedere un'ordinanza del tribunale.
3. La direzione Sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza può rivolgersi a un appaltatore per lo svolgimento dei compiti relativi alla sicurezza, sotto la direzione e supervisione della direzione Sicurezza.
Articolo 7
Misure di sicurezza relative alle persone
1. Nei locali della Commissione è accordato alle persone un livello di protezione adeguato tenendo conto degli obblighi di sicurezza.
2. In caso di gravi rischi per la sicurezza, la direzione generale Risorse umane e sicurezza offre una protezione ravvicinata ai membri della Commissione o ad altro personale laddove una valutazione del rischio ne abbia indicato la necessità per garantirne sicurezza e incolumità.
3. In caso di gravi rischi per la sicurezza, la Commissione può ordinare l'evacuazione dei locali.
4. Le vittime di incidenti o attentati nei locali della Commissione ricevono assistenza.
5. Per prevenire e controllare i rischi per la sicurezza, il personale incaricato può procedere a controlli dei precedenti delle persone che rientrano nell'ambito di applicazione della presente decisione, al fine di stabilire se il loro accesso ai locali o alle informazioni della Commissione presenti una minaccia per la sicurezza. A tal fine, e conformemente al regolamento (CE) n. 45/2001 e alle disposizioni di cui all'articolo 3, paragrafo 1, il personale incaricato può:
a)
avvalersi di tutte le fonti d'informazione disponibili alla Commissione, tenendo conto dell'affidabilità della fonte;
b)
accedere al fascicolo personale o ai dati che la Commissione detiene sulle persone che assume o intende assumere, o a quelli del personale dell'appaltatore, se debitamente giustificato.
Articolo 8
Misure di sicurezza concernenti la sicurezza fisica e le risorse
1. La sicurezza delle risorse è garantita dall'applicazione di opportune misure di protezione fisica e tecnica e delle procedure corrispondenti, di seguito «misure di sicurezza fisica» che costituiscono un sistema multistrato.
2. A norma del presente articolo si possono adottare misure intese alla protezione delle persone e delle informazioni nella Commissione, nonché delle risorse.
3. La sicurezza fisica ha i seguenti obiettivi:
-
prevenire atti di violenza diretti a membri della Commissione o a persone che rientrano nel campo d'applicazione della presente decisione;
-
prevenire lo spionaggio e l'ascolto indiscreto di informazioni sensibili o classificate;
-
prevenire il furto, gli atti di vandalismo, sabotaggio o altre azioni violente intese a danneggiare o distruggere edifici e risorse della Commissione;
-
rendere possibile l'indagine sugli incidenti in materia di sicurezza anche tramite controlli dei registri di entrata e di uscita, videosorveglianza, registrazioni telefoniche e dati analoghi di cui all'articolo 22, paragrafo 2 di seguito e altre fonti d'informazione.
4. La sicurezza fisica comprende:
-
una politica d'accesso applicabile alle persone e ai veicoli che devono accedere ai locali della Commissione, comprese le aree di parcheggio;
-
un sistema di controllo dell'accesso che comprende guardie, attrezzature e misure tecniche, sistemi d'informazione o una combinazione dei suddetti elementi.
5. Per garantire la sicurezza fisica, si può procedere come segue:
-
registrare l'entrata e l'uscita dai locali della Commissione di persone, veicoli, beni e attrezzature;
-
controllare l'identità nei locali;
-
ispezionare veicoli, beni e attrezzature con mezzi visivi o tecnici;
-
impedire a persone, veicoli e beni non autorizzati di accedere ai locali della Commissione.
Articolo 9
Misure di sicurezza relative alle informazioni
1. La sicurezza dell'informazione copre tutte le informazioni trattate dalla Commissione.
2. A prescindere dalla forma, la sicurezza dell'informazione deve poter conciliare trasparenza, proporzionalità, responsabilità ed efficienza con l'esigenza di proteggere l'informazione contro l'accesso, l'uso, la diffusione, la modifica o la distruzione senza autorizzazione.
3. Obiettivo della sicurezza dell'informazione è la protezione della riservatezza, dell'integrità e della disponibilità.
4. Per classificare le informazioni e per elaborare misure, procedure e norme di sicurezza proporzionate, misure di mitigazione comprese, si ricorre alle procedure di gestione del rischio.
5. I suddetti principi generali alla base della sicurezza dell'informazione si applicano in particolare per quanto riguarda:
a)
le «informazioni classificate UE» (di seguito «ICUE»), ossia qualsiasi informazione o qualsiasi materiale designati da una classifica di sicurezza UE, la cui divulgazione non autorizzata potrebbe recare in varia misura pregiudizio agli interessi dell'Unione europea o di uno o più Stati membri;
b)
le «informazioni sensibili non classificate», ossia le informazioni o il materiale che la Commissione deve tutelare in forza degli obblighi giuridici iscritti nei trattati o nei relativi atti di esecuzione, e/o in ragione della loro sensibilità. Le informazioni sensibili non classificate comprendono, ma non solo, le informazioni e il materiale coperti dal segreto professionale di cui all'articolo 339 del TFUE, le informazioni concernenti gli interessi tutelati nell'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (12) in combinato disposto con la giurisprudenza della Corte di giustizia dell'Unione europea, e i dati personali che rientrano nell'ambito di applicazione del regolamento (CE) n. 45/2001.
6. Il trattamento e la conservazione delle informazioni sensibili non classificate sono regolamentati. Tali informazioni sono comunicate solo alle persone che hanno una «necessità di conoscere». Se ritenuto necessario per proteggerne la riservatezza, sono identificate da un contrassegno di sicurezza con istruzioni di trattamento corrispondenti approvate dal direttore generale delle risorse umane e della sicurezza. Se trattate o conservate nei sistemi di comunicazione e informazione, tali informazioni sono protette anche conformemente alla decisione (2006) 3602 e relative norme di attuazione e standard corrispondenti.
7. La persona responsabile della compromissione o della perdita di ICUE o di informazioni sensibili non classificate, riconosciute tali nelle disposizioni che ne disciplinano il trattamento e la conservazione, è passibile di azione disciplinare conformemente allo statuto dei funzionari. L'azione disciplinare non pregiudica eventuali azioni legali o penali delle autorità nazionali competenti degli Stati membri secondo le rispettive disposizioni legislative e regolamentari, né i rimedi contrattuali.
Articolo 10
Misure di sicurezza relative ai sistemi di comunicazione e informazione
1. Tutti i sistemi di comunicazione e informazione («CIS») in uso alla Commissione si conformano alla politica della Commissione in materia di sicurezza dei sistemi d'informazione stabilita dalla decisione (2006) 3602 e relative norme di attuazione e standard corrispondenti.
2. I servizi della Commissione che detengono, gestiscono o elaborano CIS permettono solo ad altre istituzioni, agenzie, organi o organizzazioni dell'UE di avere accesso a tali sistemi purché dette istituzioni, agenzie, organi o organizzazioni dell'Unione offrano ragionevoli garanzie di protezione dei rispettivi sistemi IT, a livello equivalente a quello della politica della Commissione in materia di sicurezza dei sistemi d'informazione stabilita dalla decisione (2006) 3602 e relative norme di attuazione e standard corrispondenti. La Commissione controlla tale conformità e, in caso di grave o ripetuta inosservanza, ha facoltà di negare l'accesso.
Articolo 11
Analisi forense relativa alla sicurezza informatica
La direzione generale Risorse umane e sicurezza è in particolare responsabile dello svolgimento dell'analisi tecnica forense in collaborazione con i servizi della Commissione competenti a sostegno delle indagini di sicurezza di cui all'articolo 13, in relazione a controspionaggio, perdita di dati, attacchi informatici, sicurezza dei sistemi d'informazione.
Articolo 12
Misure di sicurezza relative alle persone e alle cose
1. Per garantire la sicurezza nella Commissione e al fine di evitare e tenere sotto controllo i rischi, il personale incaricato a norma dell'articolo 5 può, secondo i principi definiti nell'articolo 3, prendere tra l'altro una o più delle misure seguenti:
a)
la messa in sicurezza dei luoghi e delle prove, compresi i registri di controllo delle entrate e delle uscite e le immagini di videosorveglianza in caso d'incidenti o di comportamenti che possono comportare procedimenti amministrativi, disciplinari, civili o penali;
b)
misure limitate nei confronti di persone che costituiscono una minaccia per la sicurezza, tra le quali l'ordine di uscire dai locali della Commissione, l'accompagnamento di persone fuori dai locali della Commissione, il divieto di accesso ai locali della Commissione per un periodo di tempo fissato in base a criteri da definire nelle norme di attuazione;
c)
misure limitate nei confronti degli oggetti che costituiscono una minaccia per la sicurezza, tra le quali la rimozione, il sequestro e l'eliminazione;
d)
la perquisizione dei locali della Commissione, uffici compresi;
e)
la perquisizione dei CIS e delle attrezzature, dei dati del traffico telefonico e delle telecomunicazioni, dei registri, dei conti utenti ecc;
f)
altre misure di sicurezza specifiche con effetto analogo per evitare o tenere sotto controllo i rischi per la sicurezza, in particolare nel contesto dei diritti della Commissione in quanto proprietario o datore di lavoro secondo le disposizioni legislative nazionali applicabili.
2. In circostanze eccezionali, i membri del personale della direzione Sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza, incaricati a norma dell'articolo 5, possono prendere le misure d'emergenza necessarie nel rigoroso rispetto dei principi definiti nell'articolo 3. Non appena possibile dopo aver preso le suddette misure, essi informano il direttore della direzione Sicurezza, che richiede presso il direttore generale delle risorse umane e della sicurezza il mandato di conferma delle misure prese e di autorizzazione di eventuali ulteriori azioni necessarie, e si mette in contatto, se opportuno, con le autorità nazionali competenti.
3. Le misure di sicurezza di cui al presente articolo sono documentate nel momento in cui sono prese o, in presenza di rischio immediato o in una situazione di crisi, in un tempo successivo ragionevole. In quest'ultimo caso la documentazione deve includere anche gli elementi su cui si basa la valutazione della presenza di un rischio immediato o di una situazione di crisi. La documentazione può essere concisa, ma deve essere costituita in modo da permettere alla persona oggetto della misura di esercitare i propri diritti di difesa e di protezione dei dati personali conformemente al regolamento (CE) n. 45/2001, e da consentire un esame della legittimità della misura. Nessuna informazione su misure di sicurezza specifiche dirette a un membro del personale è riportata nel fascicolo personale.
4. Nel prendere le misure di sicurezza di cui al punto b), la Commissione garantisce inoltre che la persona in questione abbia la possibilità di contattare un avvocato o una persona di fiducia e che sia informata del diritto di ricorrere al garante europeo della protezione dei dati.
Articolo 13
Indagini
1. Fatti salvi l'articolo 86 e l'allegato IX dello statuto, ed eventuali regimi speciali tra la Commissione e il SEAE, come quello firmato il 28 maggio 2014 tra la direzione generale Risorse umane e sicurezza della Commissione europea e il Servizio europeo per l'azione esterna relativo all'obbligo di diligenza nei confronti del personale della Commissione assegnato alle delegazioni dell'Unione, le indagini di sicurezza si possono svolgere:
a)
in caso di incidenti concernenti la sicurezza nella Commissione, anche per sospetti reati penali;
b)
in caso di potenziale perdita, manomissione o compromissione di informazioni sensibili non classificate, ICUE o informazioni Euratom classificate;
c)
in un contesto di controspionaggio o antiterrorismo;
d)
in caso di gravi incidenti informatici.
2. La decisione di svolgere un'indagine di sicurezza è presa dal direttore generale delle risorse umane e della sicurezza, che è anche il destinatario del rapporto d'indagine.
3. Le indagini di sicurezza sono svolte solo da membri abilitati del personale della direzione generale Risorse umane e sicurezza, debitamente incaricate in conformità all'articolo 5.
4. Il personale incaricato esercita i propri poteri in materia di sicurezza in modo indipendente, come specificato nell'incarico, e dispone dei poteri di cui all'articolo 12.
5. Il personale incaricato e competente nello svolgimento delle indagini di sicurezza può raccogliere informazioni da tutte le fonti disponibili in relazione a reati amministrativi o penali commessi nei locali della Commissione o che implichino le persone di cui all'articolo 2, paragrafo 3, siano esse vittime o autori di tali reati.
6. La direzione generale Risorse umane e sicurezza informa le autorità competenti dello Stato membro ospitante o di altri Stati membri interessati, se opportuno, in particolare laddove l'esito dell'indagine presenti indicazioni di un reato penale. In tale contesto, la direzione generale Risorse umane e sicurezza, se opportuno o necessario, può fornire assistenza alle autorità competenti dello Stato membro ospitante o di altri Stati membri interessati.
7. In caso di gravi incidenti informatici, la direzione generale dell'Informatica collabora strettamente con la direzione generale Risorse umane e sicurezza per offrire assistenza in tutte le questioni tecniche. La direzione generale Risorse umane e sicurezza decide, in consultazione con la direzione generale dell'Informatica, dell'opportunità di informare le autorità competenti dello Stato ospitante o di altri Stati membri interessati. Per quanto riguarda il sostegno ad altre istituzioni e agenzie dell'UE potenzialmente interessate, si ricorre ai servizi di coordinamento degli incidenti della squadra di pronto intervento informatico delle istituzioni, organi e agenzie europei (Computer Emergency Response Team, CERT-UE).
8. Le indagini di sicurezza sono documentate.
Articolo 14
Definizione delle competenze nelle indagini di sicurezza e di altro tipo
1. La direzione Sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza, se svolge indagini di sicurezza di cui all'articolo 13 e se dette indagini rientrano nelle competenze dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) o dell'ufficio di indagine e disciplina della Commissione (IDOC), si mette immediatamente in contatto con tali organi al fine, in particolare, di non compromettere le fasi successive dell'OLAF o dell'IDOC. Se opportuno, la direzione Sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza invita l'OLAF e l'IDOC a partecipare all'indagine.
2. Le indagini di sicurezza di cui all'articolo 13 non pregiudicano i poteri dell'OLAF e dell'IDOC definiti nelle disposizioni che disciplinano tali organi. Alla direzione Sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza può esser chiesto di fornire assistenza tecnica a indagini avviate dall'OLAF o dall'IDOC.
3. Alla direzione Sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza può esser chiesto di assistere agenti dell'OLAF che accedono ai locali della Commissione in conformità all'articolo 3, paragrafo 5 e all'articolo 4, paragrafo 4 del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (13), per agevolarne i compiti. La direzione Sicurezza informa di tali richieste di assistenza il segretario generale e il direttore generale della direzione generale Risorse umane e sicurezza o, se l'indagine si svolge nei locali della Commissione occupati dai suoi membri o dal segretario generale, il presidente della Commissione e il commissario responsabile delle risorse umane.
4. Fatto salvo l'articolo 22, lettera a), dello statuto, se un caso rientra nella competenza sia della direzione Sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza sia dell'IDOC, la direzione Sicurezza, nel riferire al direttore generale delle risorse umane e della sicurezza conformemente all'articolo 13, valuta nella fase più precoce possibile se vi siano motivi che giustifichino l'affidamento della questione a IDOC. Questa fase si considera raggiunta in particolare quando la situazione di minaccia immediata è cessata. Il direttore generale delle risorse umane e della sicurezza decide in merito.
5. Se un caso rientra nella competenza sia della direzione sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza sia dell'OLAF, la direzione Sicurezza riferisce al direttore generale delle Risorse umane e della sicurezza e ne informa il direttore generale dell'OLAF nella fase più precoce possibile. Questa fase si considera raggiunta in particolare quando la situazione di minaccia immediata è cessata. Il direttore generale delle risorse umane e della sicurezza decide in merito.
Articolo 15
Ispezioni di sicurezza
1. La direzione generale Risorse umane e sicurezza avvia ispezioni di sicurezza per verificare che i servizi della Commissione e le persone interessate si conformino alla presente decisione e alle relative norme di attuazione e, se necessario, formulare raccomandazioni.
2. Laddove opportuno, la direzione generale Risorse umane e sicurezza avvia ispezioni di sicurezza o controlli di sicurezza o visite di valutazione, per verificare se il personale, le risorse e le informazioni della Commissione posti sotto la responsabilità di altre istituzioni, agenzie o organi dell'Unione, o degli Stati membri, di Stati terzi o di organizzazioni internazionali, siano adeguatamente protetti secondo disposizioni normative e regolamentari almeno equivalenti a quelle della Commissione. Se opportuno e in uno spirito di collaborazione tra amministrazioni, le suddette ispezioni di sicurezza comprendono anche quelle svolte nel contesto dello scambio di informazioni classificate con altre istituzioni, agenzie o organi dell'Unione, o degli Stati membri, di Stati terzi o di organizzazioni internazionali.
3. Il presente articolo è applicato, mutatis mutandis, al personale della Commissione assegnato alle delegazioni dell'Unione, fatti salvi eventuali regimi speciali tra la Commissione e il SEAE, come quello firmato il 28 maggio 2014 tra la direzione generale Risorse umane e sicurezza della Commissione europea e il Servizio europeo per l'azione esterna relativo all'obbligo di diligenza nei confronti del personale della Commissione assegnato alle delegazioni dell'Unione.
Articolo 16
Stati di allerta e gestione delle situazioni di crisi
1. La direzione generale Risorse umane e sicurezza è responsabile della disposizione di opportune misure relative allo stato di allerta, preliminarmente o in risposta a minacce e incidenti che interessano la sicurezza della Commissione, e delle misure necessarie alla gestione delle situazioni di crisi.
2. Le misure relative allo stato di allerta di cui al paragrafo 1 sono commisurate al livello di minaccia per la sicurezza. I livelli dello stato di allerta sono definiti in stretta collaborazione con i servizi competenti di altre istituzioni, agenzie o organi dell'Unione, o dello Stato membro o degli Stati membri che ospitano i locali della Commissione.
3. La direzione generale Risorse umane e sicurezza è il punto di contatto per gli stati di allerta e di gestione delle situazioni di crisi.
CAPO 4
ORGANIZZAZIONE
Articolo 17
Competenze generali dei servizi della Commissione
1. Le responsabilità della Commissione di cui alla presente decisione sono esercitate dalla direzione generale Risorse umane e sicurezza sotto l'autorità e responsabilità del membro della Commissione responsabile della sicurezza.
2. Le modalità specifiche riguardanti la sicurezza informatica sono definite nella decisione (2006) 3602.
3. Le responsabilità di attuazione della presente decisione con le relative norme di attuazione, e dell'osservanza quotidiana possono essere delegate ad altri servizi della Commissione, laddove il decentramento della sicurezza offra garanzie di efficienza, risparmio di tempo o di risorse, ad esempio grazie all'ubicazione geografica dei servizi interessati.
4. Quando si applica il paragrafo 3, la direzione generale Risorse umane e sicurezza e se opportuno il direttore generale dell'informatica, concludono accordi con i singoli servizi della Commissione volti a definire chiaramente ruoli e responsabilità per l'attuazione e il controllo delle politiche di sicurezza.
Articolo 18
Direzione generale Risorse umane e Sicurezza
1. La direzione generale Risorse umane e sicurezza è in particolare responsabile di quanto segue:
1)
elaborare la politica di sicurezza della Commissione, le norme di attuazione e le comunicazioni di sicurezza;
2)
raccogliere informazioni al fine di valutare le minacce e i rischi per la sicurezza su tutte le questioni che potrebbero compromettere la sicurezza nella Commissione;
3)
fornire controsorveglianza elettronica e protezione a tutti i siti della Commissione, tenendo debitamente conto delle valutazioni della minaccia e delle prove di attività non autorizzate contro gli interessi della Commissione;
4)
offrire ai servizi e al personale della Commissione prestazioni di emergenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7 sulle questioni connesse alla sicurezza;
5)
attuare le misure di sicurezza volte a mitigare i rischi per la sicurezza e a sviluppare e provvedere alla manutenzione dei CIS a copertura di tutte le esigenze operative, in particolare nel settore del controllo dell'accesso fisico, dell'amministrazione delle autorizzazioni di sicurezza e del trattamento delle informazioni sensibili e classificate UE;
6)
sensibilizzare, organizzare esercizi ed esercitazioni, formazione e consulenza su tutte le questioni relative alla sicurezza nella Commissione, al fine di promuovere una cultura della sicurezza e creare una squadra di membri del personale adeguatamente formata nelle questioni relative alla sicurezza.
2. La direzione generale Risorse umane e sicurezza, fatte salve le competenze e responsabilità degli altri servizi della Commissione, assicura un collegamento esterno:
1)
con i servizi di sicurezza delle altre istituzioni, agenzie o organi dell'Unione sulle questioni relative alla sicurezza delle persone, delle risorse e delle informazioni nella Commissione;
2)
con i servizi di sicurezza, di intelligence e di valutazione della minaccia, comprese le autorità nazionali competenti in materia, degli Stati membri, dei paesi terzi e di organizzazioni e organi internazionali su questioni relative alla sicurezza delle persone, delle risorse e delle informazioni nella Commissione;
3)
con la polizia e altri servizi di emergenza su tutte le questioni relative alla sicurezza della Commissione in situazioni sia normali che di emergenza;
4)
con le autorità di sicurezza delle altre istituzioni, agenzie od organi dell'Unione, degli Stati membri e dei paesi terzi nel settore della reazione agli attacchi informatici con potenziale impatto sulla sicurezza nella Commissione;
5)
per quanto riguarda il ricevimento, la valutazione e l'inoltro di intelligence relativa a minacce dovute ad attività terroristiche o di spionaggio che hanno un impatto sulla sicurezza nella Commissione;
6)
per quanto riguarda le questioni relative alle informazioni classificate come ulteriormente precisato nella decisione (EU, Euratom) 2015/444 della Commissione (14).
3. La direzione generale Risorse umane e sicurezza è responsabile della trasmissione sicura delle informazioni effettuata ai sensi del presente articolo, compresa la trasmissione di dati personali.
Articolo 19
Gruppo di esperti di sicurezza della Commissione (ComSEG)
È istituito un gruppo di esperti di sicurezza della Commissione, incaricato di assistere la Commissione, se opportuno, sulle questioni relative alla politica di sicurezza interna e più specificamente sulla protezione delle informazioni classificate UE.
Articolo 20
Responsabili locali della sicurezza (LSOs)
1. Ciascun servizio e gabinetto della Commissione nomina un responsabile locale della sicurezza (LSO), che agisce come principale punto di contatto tra il proprio servizio e la direzione generale Risorse umane e sicurezza per tutte le questioni inerenti alla sicurezza nella Commissione. Se opportuno, è possibile nominare uno o più LSO. L'LSO è un funzionario o un agente temporaneo.
2. In quanto principale punto di contatto sulla sicurezza all'interno del proprio servizio o gabinetto della Commissione, l'LSO, riferisce a intervalli regolari alla direzione generale Risorse umane e sicurezza e alla propria gerarchia in merito alle questioni di sicurezza che riguardano il proprio servizio e, immediatamente in merito agli incidenti della sicurezza, compresi quelli in cui possono essere state compromesse ICUE o informazioni sensibili non classificate.
3. Per le questioni relative alla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione, l'LSO prende contatto con il responsabile della sicurezza informatica a livello locale (LISO) del proprio servizio della Commissione, il cui ruolo e responsabilità sono definiti nella decisione C(2006) 3602.
4. Egli contribuisce alle attività di formazione e sensibilizzazione in materia di sicurezza che rispondono alle esigenze specifiche del personale, degli appaltatori e di altre persone che lavorano sotto l'autorità del suddetto servizio della Commissione.
5. Su richiesta della direzione generale Risorse umane e sicurezza possono essere affidati all'LSO compiti specifici in caso di rischi gravi o immediati per la sicurezza o in caso di emergenza. Il direttore generale o il direttore delle risorse umane della direzione generale dell'LSO è informato di tali compiti specifici dalla direzione generale Risorse umane e sicurezza.
6. Le responsabilità dell'LSO non pregiudicano il ruolo e le responsabilità assegnati ai responsabili della sicurezza informatica a livello locale (LISO), ai quadri direzionali della salute e sicurezza, ai funzionari di controllo del registro (RCO) o ad altri funzionari con responsabilità connesse alla sicurezza. L'LSO prende contatto con essi per assicurare un approccio coerente e omogeneo alla sicurezza e un flusso efficiente di informazioni su questioni relative alla sicurezza nella Commissione.
7. L'LSO ha accesso diretto al proprio direttore generale o al capo servizio, e tiene informata la gerarchia diretta. Egli dispone di un'autorizzazione di accesso alle ICUE almeno fino al livello SECRET UE/EU SECRET.
8. Per promuovere lo scambio di informazioni e migliori pratiche, la direzione generale Risorse umane e sicurezza organizza una conferenza LSO almeno due volte all'anno; la partecipazione degli LSO è obbligatoria.
CAPO 5
ATTUAZIONE
Articolo 21
Norme di attuazione e comunicazioni di sicurezza
1. Se necessario, l'adozione delle norme di attuazione della presente decisione sarà oggetto di una decisione separata della Commissione volta ad abilitare il membro della Commissione responsabile della sicurezza, nel pieno rispetto del regolamento interno.
2. Una volta abilitato in forza della suddetta decisione della Commissione, il membro della Commissione responsabile della sicurezza può elaborare comunicazioni di sicurezza che definiscano orientamenti e migliori pratiche in materia nel quadro della presente decisione e delle relative norme di attuazione.
3. La Commissione può delegare i compiti di cui ai paragrafi 1 e 2 al direttore generale delle risorse umane e della sicurezza con decisione di delega separata, nel pieno rispetto del regolamento interno.
CAPO 6
DISPOSIZIONI VARIE E FINALI
Articolo 22
Trattamento dei dati personali
1. La Commissione tratta i dati personali necessari per attuare la presente decisione conformemente al regolamento (CE) n. 45/2001.
2. Fatte salve le misure già in vigore al momento dell'adozione della presente decisione e notificate al garante europeo della protezione dei dati (15), le disposizioni nell'ambito della presente decisione che implichino il trattamento di dati personali, quali i dati relativi ai registri di entrata e di uscita, alla videosorveglianza, alle registrazioni di chiamate telefoniche a uffici o centrali di permanenza o dati affini, necessari per motivi di sicurezza o di reazione a situazioni di crisi, sono oggetto di norme di attuazione conformemente all'articolo 21, che stabilisce adeguate garanzie a tutela delle persone interessate.
3. Il direttore generale della direzione generale Risorse umane e sicurezza è responsabile della sicurezza del trattamento dei dati personali nell'ambito della presente decisione.
4. Le norme e procedure di attuazione sono adottate previa consultazione del responsabile della protezione dei dati e del garante europeo della protezione dei dati conformemente al regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 23
Trasparenza
La presente decisione e le relative norme di attuazione sono rese note al personale della Commissione e a tutte le persone cui si applicano.
Articolo 24
Abrogazione delle precedenti decisioni
La decisione (94) 2129 è abrogata.
Articolo 25
Entrata in vigore
La presente decisione entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Fatto a Bruxelles, il 13 marzo 2015