NAŘÍZENÍ RADY (EU) 2015/496
ze dne 17. března 2015,
kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83, pokud jde o uložení historických archivů orgánů v Evropském univerzitním institutu ve Florencii
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 352 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na souhlas Evropského parlamentu,
v souladu se zvláštním legislativním postupem,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti (1) jsou historické archivy Unie uchovávány a podle možností zpřístupňovány veřejnosti po uplynutí 30 let.
(2)
Povinnost zřídit historické archivy a zpřístupnit je podle možností veřejnosti se vztahuje na všechny instituce uvedené v nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 (dále jen „instituce“) za podmínek tam stanovených.
(3)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 stanoví, že každá instituce může mít své historické archivy na libovolném místě, které považuje za nejvhodnější.
(4)
V roce 1984 se Evropský parlament, Rada a Komise rozhodly, že své historické archivy uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii, kde jsou zpřístupněny veřejnosti. Za tímto účelem byla dne 17. prosince 1984 podepsána smlouva mezi Evropskými společenstvími, zastoupenými Komisí, a EUI (dále jen „smlouva o uložení“).
(5)
Evropský hospodářský a sociální výbor a Evropský účetní dvůr následně přistoupily k podmínkám smlouvy o uložení. Evropská investiční banka ukládá své historické archivy v EUI podle zvláštní dohody s EUI, která byla podepsána dne 1. července 2005, a na základě pravidel o historických archivech, která přijal řídící výbor banky dne 7. října 2005 (2).
(6)
Italská vláda poskytla EUI bezplatně vhodné prostory k trvalé dispozici, aby zajistila uchování uložených archivů a jejich ochranu v souladu s uznávanými mezinárodními normami a umožnila nahlížení do nich.
(7)
Účelem ukládání historických archivů institucí v EUI je poskytnout přístup do těchto archivů na jediném místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum dějin evropské integrace a evropských institucí. EUI je proslulé středisko akademického výzkumu a vzdělávání se zaměřením na Evropu a evropskou integraci. Má téměř 30 let praxe ve správě historických archivů Unie, poskytuje nejmodernější archivní a výzkumné prostory vybudované výslovně pro zachování a prohlížení těchto archivů a těší se mezinárodní reputaci jakožto centrum těchto archivů.
(8)
Pokračující uložení historických archivů institucí v EUI by mělo být zakotveno v právních předpisech Unie, aby byla zohledněna úloha EUI jakožto partnera institucí při správě jejich historických archivů.
(9)
Toto nařízení by se mělo vztahovat na všechny instituce a nemělo by se dotýkat jejich odpovědnosti za otevření svých historických archivů veřejnosti ani vlastnictví těchto historických archivů každou institucí.
(10)
Zvláštní povaha činností Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky však odůvodňuje jejich vynětí z povinnosti stanovené tímto nařízením uložit své historické archivy v EUI. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
(11)
Instituce a EUI by pokud možno měly zpřístupnit historické archivy veřejnosti v digitalizované a digitální podobě, aby tak usnadnily jejich prohlížení prostřednictvím internetu.
(12)
Osobní údaje obsažené v historických archivech Unie uložených v EUI by měly být zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3).
(13)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 byl ohledně legislativního návrhu vedoucího k tomuto nařízení Komisí konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který k němu vydal své stanovisko dne 10. října 2012 (4).
(14)
Podrobná ustanovení o správě historických archivů v EUI, včetně jejich uložení, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností, jakož i vzájemné úlohy a povinnosti institucí a EUI by měly být stanoveny v rámcové dohodě o partnerství.
(15)
Náklady na správu historických archivů Unie prováděnou EUI by měly být hrazeny ze souhrnného rozpočtu Unie a tyto náklady by měly nést všechny ukládající instituce.
(16)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 by proto mělo být odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se mění takto:
1)
Článek 8 se mění takto:
a)
odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce, kromě Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky, uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii dokumenty, které jsou součástí jejích historických archivů a které otevřela veřejnosti v souladu s tímto nařízením. Uložení proběhne v souladu s přílohou.
Bez ohledu na první pododstavec mohou ukládající instituce z právních nebo správních důvodů vyloučit uložení určitých originálních dokumentů v EUI. V takovém případě uloží mikrofilm nebo digitální kopii těchto dokumentů.“
;
b)
doplňují se nové odstavce, které znějí:
„3. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
4. Ukládající instituce si zachovají vlastnictví svých archivů, jakož i výlučnou odpovědnost za skladbu dokumentů a složek, které jsou uloženy v EUI nebo EUI jinak zpřístupněny.
5. Uložení historických archivů institucí v EUI nemá vliv na ochranu archivů ve smyslu článku 2 Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie.
6. EUI zajistí zachování a ochranu uložených archivů. Uložení a ochrana musí vyhovovat uznávaným mezinárodním normám o fyzické ochraně archivů a přinejmenším musí dodržovat technická a bezpečnostní pravidla, jež odpovídají pravidlům používaným pro zachování a správu veřejných archivů v Itálii. Za tímto účelem jsou uložené dokumenty uchovávány ve zvlášť vybudovaných archivních prostorech.
7. EUI je výhradně odpovědný za pracovníky povolané ke správě historických archivů Unie uložených v EUI. EUI zajistí, aby pracovníci pověření správou historických archivů měli příslušnou odbornou kvalifikaci, která je k výkonu práce v této oblasti nezbytná.
8. Každá ukládající instituce má právo dostávat informace týkající se správy jejích archivů v EUI a provádět inspekce archivů, které tam uložila.
9. EUI zpřístupní veřejnosti historické archivy, které dostane v souladu s odstavci 1 a 3. Instituce mohou rovněž zpřístupňovat veřejnosti kopie týchž historických archivů.
10. Náklady na správu historických archivů Unie se financují z příspěvků všech ukládajících institucí do příslušné rozpočtové linie v mezích ročních prostředků vyčleněných rozpočtovým orgánem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie (5). Tyto finanční příspěvky nepokrývají náklady na poskytování a uzpůsobení budov a úložných prostor určených pro archivy a jejich pracovníky.
Výše příspěvků uvedených v prvním pododstavci je úměrná velikosti příslušných plánů pracovních míst ukládajících institucí. Každý příspěvek je přepočten, kdykoli začne v EUI ukládat své historické archivy další instituce, nebo alespoň každých pět let.
11. EUI jedná jako zpracovatel ve smyslu článku 2 nařízení (ES) č. 45/2001 podle pokynů ukládajících institucí. Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v historických archivech institucí, zpracovává EUI v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení.
12. Evropský inspektor ochrany údajů má i nadále pravomoci dohledu nad institucemi, pokud se jedná o zpracování osobních údajů, které jsou obsaženy v historických archivech uložených v EUI.
2)
Článek 9 se mění takto:
a)
se odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce přijme vnitřní pravidla pro používání tohoto nařízení. Tato pravidla zahrnují pravidla pro uchování historických archivů a jejich otevírání veřejnosti a o ochraně osobních údajů obsažených v historických archivech. Kdykoli je to možné, zpřístupní instituce své archivy veřejnosti elektronickými prostředky včetně digitalizovaných archivů a archivů vytvořených přímo v digitální podobě a usnadní jejich prohlížení prostřednictvím internetu. Uchovávají rovněž dokumenty, které jsou k dispozici ve formách přizpůsobených zvláštním požadavkům (například slepecké písmo, texty psané velkými písmeny nebo zvukové záznamy).“
;
b)
doplňuje se nový odstavec, který zní:
„3. Komise uzavře jménem ukládajících institucí rámcovou dohodu o partnerství s EUI. Rámcová dohoda o partnerství zahrnuje podrobná ustanovení o vzájemných úlohách a povinnostech institucí a EUI při správě historických archivů Unie, včetně jejich uložení, uchování, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností.“
3)
K nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se doplňuje příloha ve znění uvedeném v příloze tohoto nařízení.
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. března 2015.
REGOLAMENTO (UE) 2015/496 DEL CONSIGLIO
del 17 marzo 2015
che modifica il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 per quanto riguarda il deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l'Istituto universitario europeo di Firenze
IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare l'articolo 352,
vista la proposta della Commissione europea,
previa trasmissione del progetto di atto legislativo ai parlamenti nazionali,
vista l'approvazione del Parlamento europeo,
deliberando secondo una procedura legislativa speciale,
considerando quanto segue:
(1)
Conformemente al regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio del 1o febbraio 1983, che rende accessibili al pubblico gli archivi storici della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica (1), gli archivi storici dell'Unione sono conservati e sono resi accessibili al pubblico nei limiti del possibile alla scadenza di un periodo di 30 anni.
(2)
L'obbligo di istituire degli archivi storici e di renderli accessibili al pubblico nei limiti del possibile si applica a ciascuna delle istituzioni di cui al regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 («istituzioni») alle condizioni ivi previste.
(3)
Il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 stabilisce che ciascuna istituzione possa depositare i propri archivi storici nel luogo che ritiene più opportuno.
(4)
Nel 1984, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione hanno deciso di comune accordo di depositare i propri archivi storici presso l'Istituto universitario europeo (IUE) di Firenze, dove sono resi accessibili al pubblico. A tal fine è stato firmato in data 17 dicembre 1984 un accordo tra le Comunità europee, rappresentate dalla Commissione, e l'IUE («accordo relativo al deposito»).
(5)
Il Comitato economico e sociale europeo e la Corte dei conti europea hanno deciso di aderire alle condizioni dell'accordo relativo al deposito. La Banca europea per gli investimenti deposita i propri archivi storici presso l'IUE sulla base di una convenzione separata con l'IUE, firmata il 1o luglio 2005, e sulla base delle «regole relative agli archivi storici» adottate dal Comitato direttivo della Banca il 7 ottobre 2005 (2).
(6)
Il governo italiano ha messo a disposizione dell'IUE, a titolo permanente e gratuito, locali adeguati onde garantire che gli archivi depositati siano conservati e protetti conformemente alle norme riconosciute a livello internazionale e offrire la possibilità di consultarli in loco.
(7)
Gli archivi storici delle istituzioni sono depositati presso l'IUE al fine di rendere possibile l'accesso in un unico luogo, promuovere la loro consultazione e stimolare la ricerca sulla storia dell'integrazione europea e delle istituzioni europee. L'IUE è un rinomato centro di ricerca accademica e insegnamento incentrato sull'Europa e sull'integrazione europea. Dispone di un'esperienza quasi trentennale nella gestione degli archivi storici dell'Unione, fornisce un deposito di alto livello e servizi di ricerca finalizzati espressamente alla conservazione e consultazione di tali archivi, e gode di una reputazione internazionale come centro per tali archivi.
(8)
È opportuno che il deposito permanente degli archivi storici delle istituzioni presso l'IUE sia integrato nella legislazione dell'Unione al fine di rispecchiare il ruolo dell'IUE come partner delle istituzioni nella gestione dei loro archivi storici.
(9)
Il presente regolamento dovrebbe applicarsi a tutte le istituzioni, e non dovrebbe pregiudicare la loro responsabilità per quanto riguarda l'apertura dei loro archivi storici al pubblico, né la proprietà degli archivi storici di ciascuna istituzione.
(10)
Tuttavia, la natura specifica delle attività della Corte di giustizia dell'Unione europea (CGUE) e della Banca centrale europea (BCE) giustifica che tali istituzioni siano esentate dall'obbligo di depositare i loro archivi storici presso l'IUE conformemente al presente regolamento. La CGUE e la BCE possono depositare i propri archivi storici presso l'IUE su base volontaria.
(11)
È opportuno che le istituzioni e l'IUE, nel limite del possibile, rendano gli archivi storici accessibili al pubblico in formato digitalizzato e in formato digitale, in modo da agevolarne la consultazione su Internet.
(12)
È opportuno che i dati personali contenuti negli archivi storici dell'Unione depositati presso l'IUE siano trattati in conformità del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (3).
(13)
Il garante europeo della protezione dei dati è stato consultato dalla Commissione in relazione alla proposta legislativa che ha portato al presente regolamento, a norma del regolamento (CE) n. 45/2001, e ha espresso un parere a riguardo il 10 ottobre 2012 (4).
(14)
In un accordo quadro di partenariato dovrebbero essere elaborate disposizioni dettagliate relative alla gestione degli archivi storici presso l'IUE, anche in ordine ad accesso e consultazione pubblica nonché ruoli e responsabilità reciproci delle istituzioni e dell'IUE.
(15)
I costi della gestione degli archivi storici dell'Unione da parte dell'IUE dovrebbero essere finanziati dal bilancio generale dell'Unione en dovrebbero essere a carico di tutte le istituzioni depositanti.
(16)
È opportuno modificare di conseguenza il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
Il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 è così modificato:
1)
l'articolo 8 è così modificato:
a)
il paragrafo 1 è sostituito dal seguente:
«1. Ogni istituzione, ad eccezione della Corte di giustizia dell'Unione europea (CGUE) e della Banca centrale europea (BCE), deposita presso l'Istituto universitario europeo (IUE) di Firenze i documenti che fanno parte dei suoi archivi storici e che ha reso accessibili al pubblico conformemente al presente regolamento. Le modalità di deposito sono stabilite nell'allegato.
Nonostante il primo comma, le istituzioni depositanti possono escludere, per motivi giuridici o amministrativi, il deposito di alcuni documenti originali presso l'IUE. In tal caso, provvedono a depositare una copia di tali documenti su microscheda o digitale.»
;
b)
sono aggiunti i paragrafi seguenti:
«3. La CGUE e la BCE possono depositare i propri archivi storici presso l'IUE su base volontaria.
4. Le istituzioni depositanti restano proprietarie dei loro archivi e detengono la responsabilità esclusiva per la composizione dei documenti e dei fascicoli depositati, o resi disponibili in altra forma, presso l'IUE.
5. Il deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l'IUE non pregiudica la protezione di tali archivi ai sensi dell'articolo 2 del protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea, allegato al trattato sull'Unione europea e al trattato sul funzionamento dell'Unione europea.
6. L'IUE garantisce la conservazione e la protezione degli archivi depositati. Tale conservazione e tale protezione soddisfano le norme riconosciute a livello internazionale per la protezione materiale degli archivi e rispettano almeno le norme tecniche e di sicurezza corrispondenti a quelle utilizzate per la conservazione e la gestione degli archivi pubblici in Italia. A tal fine, i documenti depositati sono conservati in un deposito per archivi appositamente costruito.
7. L'IUE è responsabile solo del personale incaricato della gestione degli archivi storici dell'Unione depositati presso l'IUE. L'IUE deve garantire che il personale assegnato alla gestione degli archivi storici abbia le qualifiche professionali richieste per svolgere l'attività in questo settore.
8. Ogni istituzione depositante ha il diritto di ricevere informazioni per quanto riguarda la gestione dei propri archivi da parte dell'IUE e svolgere un'ispezione negli archivi depositati.
9. L'IUE rende accessibili al pubblico gli archivi storici che accoglie in virtù dei paragrafi 1 e 3. Anche le istituzioni possono rendere accessibile al pubblico una copia degli stessi archivi storici.
10. I costi della gestione degli archivi storici dell'Unione sono finanziati dai contributi di tutte le istituzioni depositanti alla pertinente linea di bilancio, entro i limiti degli stanziamenti annuali resi disponibili dall'autorità di bilancio nel rispetto del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione (5). Tali contributi finanziari non coprono i costi connessi alla fornitura ed all'adattamento degli edifici e dei depositi che ospitano gli archivi e il relativo personale.
L'entità dei contributi di cui al primo comma è proporzionata alla dimensione delle rispettive tabelle dell'organico delle istituzioni depositanti. Ciascun contributo sarà ricalcolato ogniqualvolta una nuova istituzione inizia a depositare i propri archivi storici presso l'IUE o almeno ogni cinque anni.
11. L'IUE agisce in qualità di incaricato del trattamento ai sensi dell'articolo 2 del regolamento (CE) n. 45/2001, seguendo le istruzioni delle istituzioni depositanti. L'IUE tratta i dati personali contenuti negli archivi storici delle istituzioni conformemente alle garanzie previste da detto regolamento.
12. Il garante europeo della protezione dei dati continua ad esercitare poteri di controllo sulle istituzioni per quanto riguarda il trattamento dei dati personali contenuti negli archivi storici depositati presso l'IUE.
;
2)
l'articolo 9 è così modificato:
a)
il primo comma è sostituito dal seguente:
«1. Ogni istituzione adotta norme interne per l'applicazione del presente regolamento. Esse includono norme relative alla conservazione e all'apertura al pubblico degli archivi storici e alla protezione dei dati personali ivi contenuti. Nella misura del possibile, le istituzioni rendono i loro archivi accessibili al pubblico con mezzi elettronici, inclusi gli archivi digitali e quelli originariamente prodotti in formato digitale e ne agevolano la consultazione su Internet. Inoltre conservano i documenti esistenti in forme adeguate ad esigenze particolari (quale scrittura “braille”, caratteri grandi o registrazioni).»
;
b)
è aggiunto il paragrafo seguente:
«3. La Commissione conclude, a nome delle istituzioni depositanti, un accordo quadro di partenariato con l'IUE. Tale accordo quadro di partenariato include disposizioni dettagliate relative dell'UE ai ruoli e alle responsabilità reciproci delle istituzioni e dell'IUE per la gestione degli archivi storici dell'Unione, anche in ordine a deposito, conservazione, accesso e consultazione pubblica.»
;
3)
il testo in allegato deve essere aggiunto quale allegato al regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83.
Articolo 2
Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 17 marzo 2015