NAŘÍZENÍ RADY (EU) č. 1417/2013
ze dne 17. prosince 2013,
kterým se stanoví vzor průkazu vydávaného Evropskou unií
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Protokol č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie připojený ke Smlouvě o Evropské unii, Smlouvě o fungování Evropské unie a Smlouvě o založení Evropského společenství pro atomovou energii, a zejména na čl. 6 první pododstavec tohoto protokolu,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Podle čl. 6 prvního pododstavce Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie (dále jen „protokol“) stanoví Rada formu průkazu, který úřady členských států uznávají za platný cestovní doklad.
(2)
Připomíná se, že čl. 6 první pododstavec protokolu se vztahuje na členy orgánů Unie a zaměstnance Unie, na něž se vztahuje služební řád úředníků nebo pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropské unie (1).
(3)
Článek 23 služebního řádu a články 11 a 81 pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie stanoví podmínky, za nichž se průkazy zaměstnancům Unie vydávají.
(4)
V zájmu Unie a za účelem dodržení řádné péče mohou být výhody spojené s průkazem ve výjimečných a řádně odůvodněných případech rozšířeny na zvláštní žadatele.
(5)
Průkaz v žádném případě neposkytuje svému držiteli výsady ani imunity.
(6)
Úřady členských států mají průkaz uznávat za platný cestovní doklad. Komise by měla využít možnosti, kterou čl. 6 druhý pododstavec protokolu poskytuje, a uzavřít nezbytné dohody se třetími zeměmi za účelem uznání průkazu za cestovní doklad platný při překračování hranice i na území třetích zemí.
(7)
Vývoj na úrovni Unie, a zejména zřízení Evropské služby pro vnější činnost, dále posílily potřebu soudržného přístupu na mezinárodní a unijní úrovni.
(8)
Forma průkazu by měla být aktualizována, aby vyhovovala přísnějším bezpečnostním normám a přispěla k náležité úrovni ochrany před paděláním, pozměňováním a falšováním. Do průkazu by se měly zabudovat prvky společných bezpečnostních norem a interoperabilní biometrické identifikační prvky, aby bylo zaručeno důvěryhodné zjištění totožnosti oprávněného držitele průkazu pomocí dokladu, což také významně přispěje k předcházení jeho zneužívání.
(9)
Forma průkazu by konkrétně měla odpovídat bezpečnostním normám a technickým specifikacím platným pro vnitrostátní cestovní doklady vydávané členskými státy v souladu s nařízením Rady (ES) č. 2252/2004 (2). Tím se dosáhne souladu se specifikacemi Mezinárodní organizace pro civilní letectví (ICAO), zejména specifikacemi uvedenými v dokumentu ICAO 9303 o strojově čitelných cestovních dokladech, což přispěje k ochraně průkazu před jeho zneužitím a k jeho mezinárodnímu uznání za platný cestovní doklad. S cílem usnadnit celosvětové uznání platnosti průkazů by se Unie měla rovněž zapojit do adresáře veřejných klíčů ICAO a dodržovat platné normy ICAO a doporučené postupy.
(10)
Aby se zajistilo, že jednotné podmínky pro budoucí bezpečnostní normy a technické specifikace použitelné na pasy a cestovní doklady vydávané členskými státy se případně uplatní též na průkazy Unie, měly by být Komisi svěřeny prováděcí pravomoci. Kromě toho by Komisi měly být svěřeny prováděcí pravomoci ke stanovení pravidel pro orgány, agentury či jiné subjekty Unie, jakož i Evropskou službu pro vnější činnost (dále jen „orgány“) pro případ ztráty, odcizení, vydání duplikátu a vracení průkazu. Tyto pravomoci by měly být vykonávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 182/2011 (3).
(11)
K přijímání prováděcích aktů, jimiž se případně zajistí dodržení budoucích minimálních bezpečnostních norem a technických specifikací pro pasy a cestovní doklady vydávané členskými státy, které byly přijaty na základě nařízení (ES) č. 2252/2004 a které mohou zůstat utajené, aby se předešlo riziku padělání a falšování, by se mělo použít poradního postupu. Poradního postupu by se mělo použít rovněž k přijímání prováděcích aktů týkajících se způsobu, jakým orgány řeší případy ztráty, odcizení, vydání duplikátu a vrácení průkazu. V rámci poradního postupu by Komisi měl být nápomocen výbor zřízený článkem 6 nařízení Rady (ES) č. 1683/95 (4).
(12)
Mělo by být zajištěno, že na elektronickém médiu průkazu nebudou uloženy jiné informace, než které jsou stanoveny na základě tohoto nařízení a jeho příloh.
(13)
Každý orgán odpovědný za zpracování osobních údajů svých zaměstnanců či jiných pracovníků, ať již samostatně nebo společně na základě interinstitucionální dohody, a Komise, která pro účely zpracování vystupuje jako ústřední místo, by měly zajistit dodržování nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (5).
(14)
Za účelem zajištění toho, aby osobní údaje nebyly dostupné více osobám, než je nezbytné, je třeba, aby Komise koordinovala provádění tohoto nařízení a určila jediný subjekt, který by byl odpovědný za výrobu a personalizaci průkazů. Komise by měla konkrétně zvážit, jak zajistit bezpečný přístup pověřeného jediného subjektu k osobním údajům obsaženým v průkazu pro účely výroby a personalizace a zabezpečit přitom náležitou úroveň ochrany údajů.
(15)
Osobní údaje by měly být uchovávány v rejstříku nebo daným subjektem pouze po dobu nezbytně nutnou k dosažení účelu, k němuž byly shromážděny, a k zajištění toho, aby subjekty údajů měly ke svým osobním údajům přístup za účelem výkonu svých práv. Po uplynutí lhůty následující po ukončení postupu by osobní údaje měly být automaticky vymazány. Tato lhůta by měla být odůvodněná a opodstatněná.
(16)
Aby se zabránilo falšování a zneužívání průkazů, měl by být v souladu s ustanoveními použitelnými na zadávání zakázek, zejména v souladu s ustanoveními nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (6), vybrán jediný subjekt určený Komisí k výrobě a personalizaci průkazů, přičemž se náležitě zohlední citlivá povaha dokladů, jež mají být vyrobeny.
(17)
V souladu se zásadou proporcionality nepřekračuje toto nařízení rámec toho, co je nezbytné pro dosažení cílů sledovaných v souladu s čl. 5 odst. 4 druhým pododstavcem Smlouvy o Evropské unii.
(18)
Toto nařízení by mělo nahradit nařízení Rady (ESUO, EHS, Euratom) č. 1826/69 (7). Nařízení (ESUO, EHS, Euratom) č. 1826/69 by proto mělo být zrušeno s účinkem od 25. listopadu 2015 po uplynutí přechodného období.
(19)
Je třeba stanovit přechodné období od vstupu tohoto nařízení v platnost do 24. listopadu 2015, v němž bude stále možné vydávat a používat průkazy podle nařízení (ESUO, EHS, Euratom) č. 1826/69. Toto přechodné období by se však mělo uplatňovat tak, aby od okamžiku, k němuž začnou být vydávány průkazy podle tohoto nařízení, přestaly být vydávány průkazy podle nařízení (ESUO, EHS, Euratom) č. 1826/69 a ty průkazy, které budou ještě v oběhu, byly do 24. listopadu 2015 systematicky nahrazovány. Tento přístup maximálně omezí období, během něhož budou obě formy průkazů v oběhu současně,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Oblast působnosti
1. Průkaz se uděluje výhradně v zájmu Unie členům orgánů Unie uvedených v odstavci 2 a jejich zaměstnancům. Vydává se zaměstnancům v souladu s podmínkami stanovenými v článku 23 služebního řádu úředníků a článcích 11 a 81 pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie. Ve výjimečných a řádně odůvodněných případech lze v souladu s přílohou II průkaz vydat zvláštním žadatelům, a to výhradně v zájmu Unie.
2. Toto nařízení se vztahuje na orgány, agentury a jiné subjekty Evropské unie, jakož i na Evropskou službu pro vnější činnost (dále jen „orgány“).
Článek 2
Postup
1. Pro účely tohoto nařízení může každý orgán uzavřít s jiným orgánem dohodu s cílem dosáhnout součinnosti a snížit náklady. Tyto orgány jsou odpovědné za zpracování osobních údajů zaměstnanců či zvláštních žadatelů uvedených v čl. 1 odst. 1. Mezi tyto údaje patří biografické a biometrické údaje sloužící k jednoznačné identifikaci žadatele o průkaz, včetně zobrazení obličeje a dvou digitální otisky prstů coby biometrických prvků.
2. Pro účely tohoto nařízení vystupuje Komise jako ústřední místo s cílem přenášet osobní údaje zpracované orgány subjektu uvedenému v odstavci 3.
3. Komise určí subjekt, který je odpovědný za návrh, výrobu a personalizaci průkazů, s ohledem na citlivou povahu dokladů, jež mají být vyrobeny. Učiní tak v souladu s ustanovenými použitelnými na zadávání zakázek, zejména ustanoveními nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012. Jakékoli předávání osobních údajů v průběhu postupu probíhá v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001.
4. Všechny průkazy jsou majetkem Unie.
Článek 3
Jazykový režim
Průkaz se vydává ve všech úředních jazycích orgánů Unie, jak je uvedeno v příloze I. Uvedení biografických údajů zohledňuje doporučení ICAO.
Článek 4
Platnost
1. Aniž je dotčen čl. 5 odst. 2, průkaz se vydává na dobu nejvýše šesti let a nejméně dvanácti měsíců s výhradou podmínek vrácení stanovených v prováděcích aktech přijatých podle čl. 6 odst. 4. Doba platnosti průkazu se přizpůsobí délce mandátu člena orgánu, délce pobytu či vyslání úředníka nebo délce smlouvy dočasného zaměstnance či smluvního zaměstnance.
2. Všechny průkazy, jejichž platnost skončila nebo jež nemají volné stránky pro vízové štítky, musí být vráceny vydávajícímu orgánu za účelem formálního zrušení či obnovení. Průkaz se rovněž vrací v případě, že jeho držitel opouští funkci či službu. Tento odstavec se použije rovněž na zvláštní žadatele uvedené v čl. 1 odst. 1. Vrací-li průkaz původní držitel, vrátí svůj průkaz v každém případě i závislý rodinný příslušník.
Článek 5
Osobní údaje - práva jednotlivce
1. Osoby, kterým je vydán průkaz, mají v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 právo ověřit si osobní údaje, které jsou v průkazu uvedeny, a v případě potřeby požádat o jejich opravu nebo vypuštění.
2. Osoby, u nichž je odebrání otisků prstů fyzicky nemožné, jsou vyňaty z povinnosti otisky prstů poskytnout. Pokud není dočasně možné pořídit otisky určených prstů, je možné odebrat otisk jiných prstů. Pokud není dočasně možné pořídit ani otisky jiných prstů, lze vydat dočasný průkaz s platností nejvýše dvanáct měsíců.
3. Průkaz nesmí obsahovat jiné strojově čitelné údaje než ty, které jsou stanoveny na základě tohoto nařízení.
4. Pro účely tohoto nařízení se biometrické prvky uvedené průkazu využívají pouze pro ověřování:
-
pravosti dokladu;
-
totožnosti držitele pomocí porovnatelných prvků, které jsou přímo k dispozici.
5. Osobní údaje jsou zabezpečené zejména proti nepovolenému přístupu a je zaručena jejich úplnost, pravost a důvěrnost.
6. Přístup k otiskům prstů na paměťovém médiu v průkazu umožní Komise třetím zemím pouze za podmínek stanovených v článku 9 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 6
Technické specifikace a bezpečnostní normy
1. Aby se zaručila srovnatelná úroveň bezpečnosti, splňuje průkaz minimální bezpečnostní normy stanovené v nařízení (ES) č. 2252/2004 a v rozhodnutí Komise C(2005) 409 ze dne 28. února 2005, kterým se stanoví technické specifikace norem pro bezpečnostní a biometrické prvky v cestovních pasech a cestovních dokladech vydávaných členskými státy, rozhodnutí Komise C(2006) 2909 ze dne 28. června 2006, kterým se stanoví technické specifikace norem pro bezpečnostní a biometrické prvky v cestovních pasech a cestovních dokladech vydávaných členskými státy, rozhodnutí Komise C(2008) 8657 ze dne 22. prosince 2008, kterým se stanoví certifikační politika požadovaná v rámci technických specifikací norem pro bezpečnostní a biometrické prvky v cestovních pasech a cestovních dokladech vydávaných členskými státy a kterým se aktualizují normativní referenční dokumenty, rozhodnutí Komise C(2009) 7476 ze dne 5. října 2009, kterým se mění rozhodnutí Komise (C( 2008) 8657 v konečném znění), kterým se stanoví certifikační politika požadovaná v rámci technických specifikací norem pro bezpečnostní a biometrické prvky v cestovních pasech a cestovních dokladech vydávaných členskými státy, rozhodnutí Komise C(2011) 5499 ze dne 4. srpna 2011, kterým se mění rozhodnutí Komise C(2006) 2909 v konečném znění, kterým se stanoví technické specifikace norem pro bezpečnostní a biometrické prvky v cestovních pasech a cestovních dokladech vydávaných členskými státy, a prováděcí rozhodnutí Komise C(2013) 6181 ze dne 30. září 2013, kterým se mění rozhodnutí Komise C(2006) 2909 v konečném znění, kterým se stanoví technické specifikace norem pro bezpečnostní a biometrické prvky v cestovních pasech a cestovních dokladech vydávaných členskými státy.
2. S cílem případně zajistit, aby průkaz splňoval budoucí minimální bezpečnostní normy přijaté podle nařízení (ES) č. 2252/2004, stanoví Komise prostřednictvím prováděcích aktů další technické specifikace, které budou v souladu s mezinárodními normami, zejména normami a doporučenými postupy ICAO pro průkazy, pokud jde o:
a)
další bezpečnostní prvky a požadavky, včetně přísnějších norem na ochranu před paděláním, pozměňováním a falšováním;
b)
technické specifikace paměťového média pro uchovávání biometrických prvků a jejich zabezpečení, včetně předcházení nedovolenému přístupu a snazšího schvalování;
c)
požadavky na kvalitu a společné technické normy pro zobrazení obličeje a otisky prstů.
Tyto prováděcí akty se přijímají poradním postupem podle čl. 7 odst. 2.
3. Poradním postupem podle čl. 7 odst. 2 může být rozhodnuto, že specifikace uvedené v odstavci 2 tohoto článku jsou tajné a nezveřejňují se. V takovém případě jsou k dispozici pouze jedinému subjektu určenému Komisí podle čl. 2 odst. 3 a za podmínky, že tento jediný subjekt zajistí odpovídající úroveň ochrany.
4. Komise prostřednictvím prováděcích aktů stanoví pravidla pro orgány pro případ ztráty, odcizení, vydání duplikátu a vracení průkazu. Tyto prováděcí akty se použijí na všechny průkazy. Přijímají se poradním postupem podle čl. 7 odst. 2.
Článek 7
Postup projednávání ve výboru
1. Komisi je nápomocen výbor zřízený článkem 6 nařízení (ES) č. 1683/95. Tento výbor je výborem ve smyslu nařízení (EU) č. 182/2011.
2. Odkazuje-li se na tento odstavec, použije se článek 4 nařízení (EU) č. 182/2011.
Článek 8
Zrušení a přechodná ustanovení
1. Nařízení (ESUO, EHS, Euratom) č. 1826/69 se zrušuje s účinkem ode dne 25. listopadu 2015. V období od 1. ledna 2014 do 24. listopadu 2015 se nadále použije nařízení (ESUO, EHS, Euratom) č. 1826/69.
2. Platnost všech průkazů vydaných podle nařízení (ESUO, EHS, Euratom) č. 1826/69 končí dnem 25. listopadu 2015.
Článek 9
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost čtvrtým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. prosince 2013.
REGOLAMENTO (UE) N. 1417/2013 DEL CONSIGLIO
del 17 dicembre 2013
che stabilisce la forma dei lasciapassare rilasciati dall'Unione europea
IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,
visto il protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea allegato al trattato sull'Unione europea, al trattato sul funzionamento dell'Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica, in particolare l'articolo 6, primo comma,
considerando quanto segue:
(1)
L'articolo 6, primo comma, del protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea (il «protocollo») prevede che il Consiglio stabilisca la forma dei lasciapassare che devono essere riconosciuti dalle autorità degli Stati membri come titoli di viaggio validi.
(2)
Si ricorda che l'articolo 6, primo comma, del protocollo si applica ai membri delle istituzioni dell'Unione e agli agenti dell'Unione, soggetti allo statuto dei funzionari o al regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea (1).
(3)
L'articolo 23 dello statuto dei funzionari, nonché gli articoli 11 e 81 del regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea, stabiliscono le condizioni per il rilascio dei lasciapassare ai funzionari e agli agenti dell'Unione.
(4)
Nell'interesse dell'Unione e ai fini del rispetto del dovere di sollecitudine, il beneficio del lasciapassare potrebbe essere esteso, in via eccezionale e con le debite giustificazioni, a richiedenti speciali.
(5)
In ogni caso, un lasciapassare non concede al suo titolare privilegi e immunità.
(6)
Il lasciapassare deve essere riconosciuto dalle autorità degli Stati membri come titolo di viaggio valido. La Commissione dovrebbe avvalersi della possibilità prevista dall'articolo 6, secondo comma, del protocollo di concludere con paesi terzi gli accordi necessari ai fini del riconoscimento dei lasciapassare come titoli di viaggio validi per l'ingresso e il soggiorno nel territorio dei paesi terzi.
(7)
Le evoluzioni a livello di Unione, in particolare l'istituzione del Servizio Europeo per l'Azione Esterna, hanno reso ancor più necessario un approccio coerente a livello internazionale e di Unione.
(8)
La forma dei lasciapassare dovrebbe essere migliorata al fine di conformarsi a norme di sicurezza più rigorose e contribuire ad assicurare un adeguato livello di protezione contro la contraffazione e la falsificazione. È opportuno integrare nei lasciapassare norme di sicurezza comuni e identificatori biometrici interoperativi allo scopo di creare un collegamento affidabile tra il legittimo titolare e il documento, contribuendo così in maniera significativa alla prevenzione contro l'uso fraudolento del documento stesso.
(9)
In particolare, la forma dei lasciapassare dovrebbe essere conforme alle norme di sicurezza e alle specifiche tecniche applicabili ai documenti di viaggio nazionali rilasciati dagli Stati membri a norma del regolamento (CE) n. 2252/2004 del Consiglio (2). Si assicura in tal modo la conformità alle specifiche dell'Organizzazione per l'aviazione civile internazionale («ICAO»), in particolare a quelle che figurano nel documento ICAO 9303 sui documenti di viaggio leggibili a macchina, in quanto tali specifiche contribuiranno alla protezione dei lasciapassare contro l'uso fraudolento e al loro riconoscimento su scala internazionale come documenti di viaggio validi. Analogamente, l'Unione dovrebbe partecipare al repertorio di chiavi pubbliche dell'ICAO seguendo le norme e pratiche raccomandate dell'ICAO applicabili per rendere possibile una convalida agevolata dei lasciapassare su scala mondiale.
(10)
Al fine di assicurare che condizioni uniformi per future norme di sicurezza e specifiche tecniche per i passaporti e i documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri si applichino anche, se del caso, ai lasciapassare dell'Unione, dovrebbero essere attribuite alla Commissione competenze di esecuzione. Dovrebbero inoltre essere attribuite alla Commissione competenze di esecuzione intese a stabilire norme per le istituzioni, le agenzie o altri organismi dell'Unione, nonché per il Servizio europeo per l'azione esterna, in caso di smarrimento, furto, rilascio di duplicati e restituzione dei lasciapassare. Tali competenze dovrebbero essere esercitate conformemente al regolamento (UE) n. 182/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio (3).
(11)
È opportuno ricorrere alla procedura consultiva per l'adozione degli atti di esecuzione assicurando, se del caso, la conformità con future norme minime di sicurezza e specifiche tecniche per i passaporti e i documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri adottate a norma del regolamento (CE) n. 2252/2004, che possono rimanere segrete al fine di prevenire il rischio di contraffazione e falsificazione. È opportuno ricorrere altresì alla procedura consultiva per l'adozione degli atti di esecuzione relativi al trattamento dei casi di smarrimento, furto, rilascio di duplicati e restituzione dei lasciapassare da parte delle istituzioni. Secondo la procedura consultiva, la Commissione dovrebbe essere assistita dal comitato istituito dall'articolo 6 del regolamento (CE) n. 1683/95 del Consiglio (4).
(12)
È opportuno assicurare che nel supporto elettronico del lasciapassare non sia memorizzata alcuna informazione diversa da quelle previste nel presente regolamento e relativi allegati.
(13)
Ciascuna istituzione, agendo individualmente o congiuntamente sulla base di accordi sul livello dei servizio, responsabili del trattamento dei dati personali relativi a membri del proprio personale o ad altri agenti, e la Commissione, agendo come punto centrale ai fini del trattamento, dovrebbero assicurare l'osservanza del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (5).
(14)
Per limitare allo stretto necessario il numero delle persone cui sono comunicati i dati personali, è essenziale che la Commissione coordini l'attuazione del presente regolamento e designi un'unica entità responsabile della produzione e della personalizzazione dei lasciapassare. La Commissione dovrebbe adoperarsi in particolare per assicurare l'accesso sicuro ai dati personali contenuti nei lasciapassare ai fini della produzione e della personalizzazione da parte dell'unica entità autorizzata garantendo un adeguato livello di protezione dei dati.
(15)
I dati personali dovrebbero essere conservati nel registro o dall'entità solo per il tempo necessario a realizzare i fini per i quali sono stati raccolti e a garantire che gli interessati siano in grado di accedere ai propri dati personali allo scopo di esercitare i propri diritti. I dati personali dovrebbero essere automaticamente cancellati dopo un periodo successivo alla chiusura del procedimento. Tale periodo dovrebbe essere giustificato e motivato.
(16)
Per prevenire la falsificazione e l'uso fraudolento dei lasciapassare, è opportuno che l'entità unica designata dalla Commissione per produrre e personalizzare i lasciapassare sia selezionata conformemente alle disposizioni applicabili all'aggiudicazione degli appalti, in particolare quelle del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (6), e tenendo debitamente conto della natura sensibile dei documenti da produrre.
(17)
In base al principio di proporzionalità, il presente regolamento si limita a quanto è necessario per conseguire gli obiettivi perseguiti conformemente all'articolo 5, paragrafo 4, secondo comma, del trattato sull'Unione europea.
(18)
Il presente regolamento dovrebbe sostituire il regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69 del Consiglio (7). Quest'ultimo dovrebbe pertanto essere abrogato a decorrere dal 25 novembre 2015, dopo un periodo transitorio.
(19)
È necessario prevedere un periodo transitorio dall'entrata in vigore del presente regolamento fino al 24 novembre 2015, durante il quale sarà ancora possibile rilasciare e usare i lasciapassare a norma del regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69. Tuttavia, tale possibilità transitoria dovrebbe essere applicata in maniera tale da far sì che, dal momento in cui i lasciapassare cominceranno a essere rilasciati a norma del presente regolamento, non sia più rilasciato alcun lasciapassare a norma del regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69, e che siffatti lasciapassare ancora in circolazione siano sistematicamente sostituiti entro il 24 novembre 2015. Quest'impostazione limiterà il più possibile il periodo durante il quale le due forme di lasciapassare circoleranno simultaneamente,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
Ambito di applicazione
1. Il lasciapassare è concesso nell'esclusivo interesse dell'Unione ai membri delle istituzioni dell'Unione di cui al paragrafo 2, e ai suoi agenti. È rilasciato ai funzionari e agli agenti secondo le condizioni stabilite all'articolo 23 dello statuto dei funzionari e agli articoli 11 e 81 del regime applicabile agli altri agenti dell'Unione. Il lasciapassare può essere rilasciato, esclusivamente nell'interesse dell'Unione, in via eccezionale e con le debite giustificazioni, a richiedenti speciali, conformemente all'allegato II.
2. Il presente regolamento si applica alle istituzioni, alle agenzie e agli altri organismi dell'Unione europea, nonché al servizio europeo per l'azione esterna (le «istituzioni»).
Articolo 2
Procedura
1. Ai fini del presente regolamento ciascuna istituzione può concludere accordi con altre istituzioni al fine di creare sinergie e ridurre le spese. Tali istituzioni sono responsabili del trattamento dei dati personali relativi al personale o ai richiedenti speciali di cui all'articolo 1, paragrafo 1. Tali dati comprendono i dati anagrafici usati per identificare in modo inequivocabile il titolare del lasciapassare, incluse l'immagine del volto e due impronte digitali come elementi biometrici.
2. Ai fini del presente regolamento, la Commissione funge da punto centrale per la trasmissione all'entità di cui al paragrafo 3 dei dati personali trattati dalle istituzioni.
3. La Commissione designa l'entità responsabile della concezione, produzione e personalizzazione dei lasciapassare, tenendo conto della natura sensibile dei documenti da produrre. La designazione è effettuata conformemente alle disposizioni applicabili alle procedure di aggiudicazione degli appalti, in particolare quelle del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012. Ogni trasferimento di dati personali nel corso della procedura avviene in conformità al regolamento (CE) n. 45/2001.
4. Ogni lasciapassare rimane di proprietà dell'Unione.
Articolo 3
Regime linguistico
Il lasciapassare è rilasciato in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione come indicato nell'allegato I. La presentazione dei dati anagrafici tiene conto delle raccomandazioni dell'ICAO.
Articolo 4
Validità
1. Fatto salvo l'articolo 5, paragrafo 2, il lasciapassare è rilasciato per un periodo non superiore a sei anni e non inferiore a dodici mesi subordinatamente alle condizioni di restituzione specificate negli atti di esecuzione adottati a norma dell'articolo 6, paragrafo 4. Il periodo di validità è adattato alla durata del mandato per un membro di un'istituzione, alla durata del soggiorno o del distacco per un funzionario o alla durata del contratto per un agente temporaneo o un agente contrattuale.
2. Tutti i lasciapassare scaduti o sprovvisti di pagine bianche per l'apposizione di visti devono essere restituiti all'autorità di emissione affinché siano formalmente annullati o rinnovati. I lasciapassare sono restituiti anche nel caso in cui il titolare lasci la sua funzione o il servizio. Il presente paragrafo si applica anche ai richiedenti speciali di cui all'articolo 1, paragrafo 1. In ogni caso, quando un titolare originario restituisce il proprio lasciapassare, anche i membri della famiglia da questo dipendenti restituiscono il loro lasciapassare.
Articolo 5
Dati personali - Diritti dei singoli
1. Le persone alle quali è stato rilasciato un lasciapassare hanno il diritto di verificare i dati personali ivi riportati conformemente alle disposizioni del regolamento (CE) n. 45/2001 e, se del caso, di chiederne la rettifica o cancellazione.
2. Le persone per cui il rilevamento delle impronte digitali è fisicamente impossibile sono esentate dall'obbligo di fornirle. Qualora il rilevamento delle impronte digitali previste sia temporaneamente impossibile, è consentito il rilevamento delle impronte delle altre dita. Qualora sia temporaneamente impossibile rilevare le impronte di qualsiasi altro dito, è ammesso il rilascio di un lasciapassare temporaneo avente una validità di dodici mesi o inferiore.
3. Il lasciapassare non può contenere nessun'altra informazione leggibile a macchina oltre a quelle previste dal presente regolamento.
4. Ai fini del presente regolamento, gli elementi biometrici contenuti nei lasciapassare possono essere usati solo per verificare:
-
l'autenticità del documento;
-
l'identità del titolare attraverso elementi comparativi direttamente disponibili.
5. I dati personali sono protetti, in particolare contro l'accesso non autorizzato, e ne sono garantite l'integrità, l'autenticità e la riservatezza.
6. L'accesso alle impronte digitali contenute nel supporto di memorizzazione del lasciapassare è concesso unicamente dalla Commissione ai paesi terzi secondo le condizioni di cui all'articolo 9 del regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 6
Specifiche tecniche e norme di sicurezza
1. Per garantire un livello equivalente di sicurezza, il lasciapassare è conforme alle norme minime di sicurezza previste dal regolamento (CE) n. 2252/2004 e dalla decisione C(2005) 409 della Commissione, del 28 febbraio 2005, volta a stabilire le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici dei passaporti e dei documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri, dalla decisione C(2006) 2909 della Commissione, del 28 giugno 2006, che stabilisce le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici nei passaporti e documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri, dalla decisione C(2008) 8657 della Commissione, del 22 dicembre 2008, che definisce una politica di certificazione conformemente alle specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici dei passaporti e dei documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri e che aggiorna i documenti di riferimento normativo, dalla decisione C(2009) 7476 della Commissione, del 5 ottobre 2009, che modifica la decisione (C(2008) 8657 definitivo) che definisce una politica di certificazione conformemente alle specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici dei passaporti e dei documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri, dalla decisione C(2011) 5499 della Commissione, del 4 agosto 2011, che modifica la decisione della Commissione C(2006) 2909 definitivo che stabilisce le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici nei passaporti e documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri e dalla decisione di esecuzione C(2013) 6181 della Commissione, del 30 settembre 2013, che modifica la decisione della Commissione C(2006) 2909 definitivo che stabilisce le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici nei passaporti e documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri.
2. Al fine di assicurare, se del caso, la conformità dei lasciapassare a future norme minime di sicurezza adottate a norma del regolamento (CE) n. 2252/2004, la Commissione fissa, mediante atti di esecuzione, specifiche tecniche complementari in conformità delle norme internazionali, tra cui in particolare le norme e pratiche raccomandate dell'ICAO, per i lasciapassare, relative a quanto segue:
a)
ulteriori caratteristiche e requisiti di sicurezza, comprese le norme atte a rafforzare la protezione contro la contraffazione e la falsificazione;
b)
le specifiche tecniche relative al supporto di memorizzazione degli elementi biometrici e alla relativa sicurezza, comprese la prevenzione di un accesso non autorizzato e la convalida agevolata;
c)
i requisiti qualitativi e le norme tecniche comuni relativi all'immagine del volto e alle impronte digitali.
Tali atti di esecuzione sono adottati secondo la procedura consultiva di cui all’articolo 7, paragrafo 2.
3. Secondo la procedura consultiva di cui all'articolo 7, paragrafo 2, può essere deciso che le specifiche di cui al paragrafo 2 del presente articolo siano segrete e non destinate alla pubblicazione. In tal caso, sono messe unicamente a disposizione dell'unica entità designata dalla Commissione e a condizione che tale entità unica garantisca un livello adeguato di protezione.
4. La Commissione stabilisce, mediante atti di esecuzione, norme per le istituzioni in caso di smarrimento, furto, rilascio di duplicati e restituzione dei lasciapassare. Tali atti di esecuzione si applicano a tutti i lasciapassare. Essi sono adottati secondo la procedura consultiva di cui all'articolo 7, paragrafo 2.
Articolo 7
Procedura di comitato
1. La Commissione è assistita dal comitato istituito dall'articolo 6 del regolamento (CE) n. 1683/95. Esso è un comitato ai sensi del regolamento (UE) n. 182/2011.
2. Nei casi in cui è fatto riferimento al presente paragrafo, si applica l'articolo 4 del regolamento (UE) n. 182/2011.
Articolo 8
Abrogazione e disposizioni transitorie
1. Il regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69 è abrogato a decorrere dal 25 novembre 2015. Nel periodo dal 1o gennaio 2014 fino al 24 novembre 2015, il regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69 continua ad applicarsi.
2. I lasciapassare rilasciati a norma del regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69 cessano di essere validi a decorrere dal 25 novembre 2015.
Articolo 9
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il quarto giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 17 dicembre 2013