PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) 2015/212
ze dne 11. února 2015,
kterým se stanoví pravidla pro uplatňování nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014, pokud jde o technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, včetně údajů o jednotlivých účastnících operací spolufinancovaných z OP II
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 ze dne 11. března 2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám (1), a zejména na čl. 32 odst. 8 druhý pododstavec uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Prováděcí nařízení Komise (EU) č. 463/2014 (2) obsahuje ustanovení nezbytná pro přípravu programů. Aby se zajistilo provádění programů financovaných z Fondu evropské pomoci nejchudším osobám („FEAD“), je nutné stanovit další ustanovení pro uplatňování nařízení (EU) č. 223/2014.
(2)
Pro účely čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 je nezbytné stanovit technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, v elektronické podobě.
(3)
Podrobné technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měly být dostatečně zdokumentovány, aby se zajistila auditní stopa, pokud jde o soulad s právními požadavky.
(4)
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měl rovněž zahrnovat vhodné nástroje vyhledávání a funkce podávání zpráv, aby v něm bylo možné snadno vyhledat a agregovat uložené informace za účelem monitorování, hodnocení, finančního řízení, ověřování a auditu.
(5)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru pro Fond evropské pomoci nejchudším osobám,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Obecná ustanovení
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů o operacích uvedený v čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 musí splňovat technické specifikace stanovené v článcích 2 až 5.
Článek 2
Ochrana a uchovávání údajů a dokumentů a jejich integrita
1. Přístup do systému je založen na předem vymezených právech pro různé typy uživatelů, a jestliže přestane být potřebný, musí být zrušen.
2. Systém registruje každý záznam, změnu nebo vymazání dokumentů a údajů.
3. Systém neumožňuje změnu obsahu dokumentů, které jsou opatřeny elektronickým podpisem. Uložení dokumentu s elektronickým podpisem se potvrzuje časovým razítkem, které se vytvoří a spojí s daným dokumentem a není možné jej měnit. Vymazání takových dokumentů se registruje v souladu s odstavcem 2.
4. Údaje podléhají pravidelnému zálohování. V případě nouze musí být k dispozici záloha s přesnou kopií celého obsahu registru elektronických souborů.
5. Elektronické zařízení pro uchovávání údajů je chráněno proti jakémukoli riziku ztráty nebo pozměnění jeho integrity. Tato ochrana zahrnuje fyzickou ochranu proti nevhodné teplotě a vlhkosti vzduchu, systémy detekce požáru a krádeží, přiměřené systémy ochrany proti virovým útokům, útokům hackerů a jakýmkoli jiným neoprávněným přístupům.
6. Systém umožňuje přenos údajů a poskytuje formát a počítačové prostředí v intervalech, které jsou dostatečné k tomu, aby byla zaručena způsobilost a dostupnost dokumentů a údajů do konce příslušného období uvedeného v čl. 51 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014.
Článek 3
Funkce vyhledávání a podávání zpráv
Systém zahrnuje:
a)
vhodné vyhledávací nástroje umožňující snadné vyhledávání dokumentů, údajů a jejich metadat;
b)
funkci podávání zpráv umožňující vytváření zpráv na základě předem definovaných kritérií, zejména v případě údajů stanovených v nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 532/2014 (3);
c)
možnost uchovávání, exportování nebo tisku zpráv uvedených v písmenu b), nebo odkaz na externí aplikaci/propojení s externí aplikací, která tuto možnost nabízí.
Článek 4
Dokumentace systému
Řídicí orgán poskytne podrobnou a aktualizovanou funkční a technickou dokumentaci týkající se fungování a vlastností systému, ke které mají na žádost přístup příslušné subjekty odpovědné za řízení programu, Komise a Evropský účetní dvůr.
Dokumentace uvedená v prvním pododstavci poskytuje důkazy o provádění nařízení (EU) č. 223/2014 v dotčeném členském státě.
Článek 5
Bezpečnost výměny informací
Používaný systém je chráněn vhodnými bezpečnostními opatřeními, pokud jde o klasifikaci dokumentů, ochranu informačních systémů a ochranu osobních údajů. Tato opatření jsou v souladu s mezinárodními standardy a požadavky vnitrostátních právních předpisů.
Bezpečnostní opatření uvedená v prvním pododstavci chrání sítě a zařízení pro přenos dat v případech, kdy je používaný systém propojen s jinými moduly a systémy.
Článek 6
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 11. února 2015.
REGOLAMENTO DI ESECUZIONE (UE) 2015/212 DELLA COMMISSIONE
dell'11 febbraio 2015
che fissa le modalità di applicazione del regolamento (UE) n. 223/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio per quanto riguarda le specifiche tecniche del sistema di registrazione e conservazione dei dati relativi a ciascuna operazione, necessari per la sorveglianza, la valutazione, la gestione finanziaria, la verifica e l'audit, compresi i dati su singoli partecipanti alle operazioni cofinanziate dal PO II
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 223/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 marzo 2014, relativo al Fondo di aiuti europei agli indigenti (1), in particolare l'articolo 32, paragrafo 8,
considerando quanto segue:
(1)
Il regolamento di esecuzione (UE) n. 463/2014 della Commissione (2) stabilisce le disposizioni necessarie per l'elaborazione dei programmi. Al fine di garantire l'attuazione dei programmi finanziati dal Fondo di aiuti europei agli indigenti (il «FEAD»), è necessario stabilire ulteriori disposizioni per l'applicazione del regolamento (UE) n. 223/2014.
(2)
Ai fini dell'articolo 32, paragrafo 2, lettera d), del regolamento (UE) n. 223/2014, è necessario definire le specifiche tecniche del sistema di registrazione e conservazione informatizzata dei dati relativi a ciascuna operazione, necessari per la sorveglianza, la valutazione, la gestione finanziaria, la verifica e l'audit.
(3)
È opportuno che le specifiche tecniche dettagliate del sistema di registrazione e conservazione dei dati siano sufficientemente documentate da garantire la disponibilità di una pista di controllo che permetta di verificare la conformità ai requisiti di legge.
(4)
È inoltre opportuno che il sistema di registrazione e conservazione dei dati comprenda funzioni di informazione e strumenti di ricerca adeguati che permettano di reperire e aggregare facilmente le informazioni in esso memorizzate a fini di sorveglianza, valutazione, gestione finanziaria, verifica e audit.
(5)
Le misure previste dal presente regolamento sono conformi al parere del comitato del Fondo di aiuti europei agli indigenti,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
Disposizioni generali
Il sistema di registrazione e di conservazione dei dati relativi alle operazioni di cui all'articolo 32, paragrafo 2, lettera d), del regolamento (UE) n. 223/2014 è conforme alle specifiche tecniche di cui agli articoli da 2 a 5.
Articolo 2
Protezione e conservazione dei dati, dei documenti e loro integrità
1. L'accesso al sistema si basa su diritti predefiniti per i diversi tipi di utilizzatori e viene soppresso quando non è più necessario.
2. Il sistema conserva traccia di tutte le attività di registrazione, modifica e cancellazione di dati e documenti.
3. Il sistema non consente di modificare il contenuto dei documenti recanti una firma elettronica. Una validazione temporale non modificabile, atta a certificare il deposito del documento recante una firma elettronica, viene generata e allegata al documento. La cancellazione di tali documenti viene registrata conformemente al paragrafo 2.
4. Vengono effettuati regolari backup dei dati. Il backup contenente una copia dell'intero contenuto dell'archivio di file elettronici è immediatamente disponibile in caso di emergenza.
5. L'archivio elettronico è protetto contro il rischio di eventuali perdite o alterazioni della sua integrità. Tale protezione comprende la protezione fisica contro temperature e livelli di umidità non appropriati, sistemi antincendio e antifurto, sistemi adeguati di protezione contro virus informatici, hacker e altre forme di accesso non autorizzato.
6. Il sistema prevede la migrazione dei dati, del formato e dell'ambiente informatico a intervalli sufficienti a garantire la leggibilità e l'accessibilità dei documenti e dei dati fino alla fine del periodo pertinente di cui all'articolo 51, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 223/2014.
Articolo 3
Funzioni di ricerca e di informazione
Il sistema include:
a)
strumenti di ricerca appropriati che permettono di recuperare facilmente documenti, dati e relativi metadati;
b)
una funzione di informazione che consente la produzione di relazioni sulla base di criteri predefiniti, in particolare per i dati di cui al regolamento delegato (UE) n. 532/2014 della Commissione (3);
c)
la possibilità di salvare, esportare o stampare le relazioni di cui alla lettera b), o un collegamento a un'applicazione esterna che permetta tale possibilità.
Articolo 4
Documentazione relativa al sistema
L'autorità di gestione fornisce una documentazione funzionale e tecnica completa e aggiornata sul funzionamento e sulle caratteristiche del sistema, accessibile su richiesta dei soggetti pertinenti incaricati della gestione del programma, della Commissione e della Corte dei conti europea.
La documentazione di cui al primo comma fornisce la prova dell'attuazione del regolamento (UE) n. 223/2014 nello Stato membro interessato.
Articolo 5
Sicurezza dello scambio di informazioni
Il sistema utilizzato è protetto da misure di sicurezza adeguate relative alla classificazione dei documenti, alla protezione dei sistemi informativi e alla tutela dei dati personali. Tali misure sono conformi alle norme internazionali e alle prescrizioni del diritto nazionale.
Le misure di sicurezza di cui al primo comma proteggono le reti e i mezzi di trasmissione quando il sistema utilizzato interagisce con altri moduli e sistemi.
Articolo 6
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, l'11 febbraio 2015