NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU, EURATOM) č. 883/2013
ze dne 11. září 2013
o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 a nařízení Rady (Euratom) č. 1074/1999
EVROPSKÝ PARLAMENT A RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 325 této smlouvy, ve spojení se Smlouvou o založení Evropského společenství pro atomovou energii, a zejména s článkem 106a této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na stanovisko Účetního dvora (1),
v souladu s řádným legislativním postupem (2),
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Orgány Unie a členské státy přikládají velký význam ochraně finančních zájmů Unie a boji proti podvodům, úplatkářství a jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu tyto zájmy. Odpovědnost Komise je z tohoto hlediska úzce spjata s jejím úkolem plnit rozpočet podle článku 317 Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“) a význam této činnosti potvrzuje článek 325 Smlouvy o fungování EU.
(2)
K uskutečnění uvedeného cíle je třeba použít všechny dostupné prostředky, především v souvislosti s vyšetřovacími úkoly přenesenými na úroveň Unie, při zachování současného rozdělení a vyvážení odpovědností mezi Unií a členskými státy.
(3)
Za účelem posílení prostředků pro boj proti podvodům a při zachování zásady samostatnosti vnitřní organizace každého orgánu zřídila Komise rozhodnutím 1999/352/ES, ESUO, Euratom (3) v rámci svých vlastních útvarů Evropský úřad pro boj proti podvodům (dále jen „úřad“), pověřený správním vyšetřováním podvodů. Komise úřadu poskytla plnou nezávislost při plnění jeho vyšetřovací funkce. Podle rozhodnutí 1999/352/ES, ESUO, Euratom má úřad za účelem vyšetřování vykonávat pravomoci svěřené právem Unie.
(4)
Za účelem právní úpravy vyšetřování prováděných úřadem bylo přijato nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 (4). Aby se posílila efektivita vyšetřovacích činností úřadu a s ohledem na hodnocení činnosti úřadu ze strany orgánů Unie, zejména hodnotící zprávu Komise z dubna roku 2003 a zvláštní zprávy Účetního dvora č. 1/2005 (5) a č. 2/2011 (6) o řízení úřadu, je třeba stávající právní rámec pozměnit.
(5)
Působnost úřadu by měla zahrnovat provádění vyšetřování v rámci orgánů, institucí a subjektů zřízených Smlouvami nebo na jejich základě (dále jen „orgány, instituce a jiné subjekty“) a výkon vyšetřovací pravomoci svěřené Komisi příslušnými akty Unie, jakož i poskytování pomoci Komise členským státům při organizování úzké a pravidelné spolupráce mezi jejich příslušnými orgány. Na základě své operační praxe v této oblasti by úřad měl rovněž přispívat k vytváření a rozvoji metod pro předcházení podvodům, úplatkářství i jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie a pro boj proti nim.
(6)
Příslušnost úřadu, jak byla stanovena Komisí, se týká vedle ochrany finančních zájmů všech činností spojených s ochranou zájmů Unie před nedovoleným jednáním, které by mohlo vést ke správnímu nebo trestnímu řízení.
(7)
Uplatňováním tohoto nařízení by neměla být dotčena rozsáhlejší ochrana, jež může vyplývat z ustanovení Smluv.
(8)
S ohledem na nutnost posílení boje proti podvodům, úplatkářství a jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie by měl mít úřad možnost provádět vnitřní vyšetřování ve všech orgánech, institucích a jiných subjektech.
(9)
V souvislosti s vnějším vyšetřováním je vhodné svěřit úřadu výkon pravomocí svěřených Komisi nařízením Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 ze dne 11. listopadu 1996 o kontrolách a inspekcích na místě prováděných Komisí za účelem ochrany finančních zájmů Evropských společenství proti podvodům a jiným nesrovnalostem (7). Dále je vhodné umožnit úřadu výkon ostatních pravomocí svěřených Komisi za účelem kontrol a inspekcí na místě v členských státech, především za účelem odhalení nesrovnalostí podle článku 9 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 2988/95 ze dne 18. prosince 1995 o ochraně finančních zájmů Evropských společenství (8).
(10)
Efektivita činnosti úřadu závisí z velké části na spolupráci s členskými státy. Je třeba, aby členské státy určily své příslušné orgány, které budou schopny poskytnout úřadu potřebnou podporu při výkonu jeho úkolů. V případech, kdy členské státy nezřídily zvláštní útvar na vnitrostátní úrovni, jehož úkolem by bylo koordinovat ochranu finančních zájmů Unie a boj proti podvodům, měla by být určena služba („koordinační služba pro boj proti podvodům“), která by usnadňovala účinnou spolupráci a výměnu informací s úřadem.
(11)
Úřad by měl mít v rámci vnějších vyšetřování přístup k veškerým relevantním informacím, které jsou v držení orgánů, institucí a jiných subjektů Unie.
(12)
Vyšetřování by měla být prováděna v souladu se Smlouvami, a zejména s Protokolem č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, a při dodržování služebního řádu úředníků a pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie stanoveného v nařízení Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 (9) (dále jen „služební řád“) a statutu poslanců Evropského parlamentu, jakož i při plném dodržování lidských práv a základních svobod, zejména zásady spravedlnosti, práva osob na vyjádření se ke skutečnostem, které se jich týkají, a zásady, že závěry vyšetřování mohou být založeny pouze na skutečnostech s důkazní hodnotou. Za tímto účelem by měly orgány, instituce a subjekty stanovit podmínky, za kterých mají být vnitřní vyšetřování prováděna.
(13)
Vnitřní vyšetřování mohou být prováděna pouze tehdy, má-li úřad zaručený vstup do všech prostor orgánů, institucí a jiných subjektů a ke všem jejich informacím a dokumentům.
(14)
Je třeba, aby přesnost informací, které v rámci své působnosti úřad obdrží, byla okamžitě vyhodnocena. Za tímto účelem by měl mít úřad před zahájením vyšetřování právo na přístup k veškerým relevantním informacím v databázích, které jsou v držení orgánů, institucí a jiných subjektů, je-li to nezbytné k posouzení toho, zda mají tvrzení reálný základ.
(15)
Je třeba stanovit konkrétní povinnost úřadu poskytovat informace orgánům, institucím a jiným subjektům o probíhajících vyšetřováních v případě, že se vyšetřovaný případ týká některého úředníka, jiného zaměstnance, člena orgánu nebo instituce, vedoucího jiného subjektu nebo pracovníka, nebo v případě, že může ochrana finančních zájmů Unie vyžadovat přijetí preventivních opatření.
(16)
Je třeba stanovit jasná pravidla, která umožní orgánům, institucím a jiným subjektům rychle prošetřit případy, do nichž se úřad rozhodne nezasahovat, ale která současně potvrdí prioritní pravomoc úřadu vést vnitřní vyšetřování ve věcech týkajících se finančních zájmů Unie.
(17)
Za účelem zajištění nezávislosti úřadu při plnění úkolů, které mu byly svěřeny tímto nařízením, by měl mít jeho generální ředitel možnost zahájit vyšetřování z vlastního podnětu. Pokud úřad provádí vyšetřování, neměly by příslušné orgány, instituce a jiné subjekty vést souběžné vyšetřování týchž skutečností, pokud se s úřadem nedohodnou jinak.
(18)
Vyšetřování by měl řídit generální ředitel úřadu zcela nezávisle na orgánech, institucích a jiných subjektech a na dozorčím výboru. Za tímto účelem by měl mít generální ředitel možnost přijmout obecné zásady vyšetřovacích postupů určené zaměstnancům úřadu. Tyto obecné zásady by měly pro zaměstnance stanovit praktická vodítka, pokud jde o vedení vyšetřování, a procesní záruky a práva dotčených osob nebo svědků, podrobné informace ohledně vnitřního poradního a kontrolního postupu, jimiž se je třeba řídit, včetně kontroly souladu s právem. V zájmu větší transparentnosti v souvislosti s vedením vyšetřování by tyto obecné zásady měly být veřejnosti zpřístupněny na internetových stránkách úřadu. Uvedené obecné zásady by neměly zakládat či měnit jakákoli práva nebo povinnosti vyplývající z tohoto nařízení.
(19)
V souladu s článkem 21 služebního řádu by zaměstnanci úřadu měli vést vyšetřování v souladu s obecnými zásadami vyšetřovacích postupů a na základě individuálních pokynů generálního ředitele úřadu k jednotlivým případům.
(20)
V souladu se služebním řádem by zaměstnanci úřadu měli své vyšetřovací úkoly vykonávat zcela nezávisle a vyhnout se střetu zájmů. Zaměstnanci úřadu by měli generálního ředitele okamžitě informovat, pokud se určité vyšetřování týká záležitosti, na níž mají jakékoliv osobní zájmy, které by mohly omezit jejich nezávislost nebo by takto mohly být vnímány, zejména pokud byli do vyšetřované záležitosti zapojeni jiným způsobem.
(21)
Vnější a vnitřní vyšetřování prováděná úřadem se částečně řídí odlišnými pravidly. Úřadu by však mělo být dovoleno, aby, kdykoli je to nezbytné, kombinoval v rámci jednoho vyšetřování prvky vnějšího i vnitřního vyšetřování, aniž by musel zahajovat dvě samostatná vyšetřování.
(22)
V zájmu právní jistoty je nezbytné přesně vymezit procesní záruky použitelné při vyšetřováních vedených úřadem, a to s ohledem na správní povahu těchto vyšetřování.
(23)
Procesní záruky a základní práva dotčených osob a svědků by měly být dodržovány bez jakékoli diskriminace vždy a ve všech fázích vnějšího i vnitřního vyšetřování, a to zejména při sdělování informací o probíhajícím vyšetřování. Při poskytování jakýchkoli informací o vyšetřováních prováděných úřadem Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru, a to jak v případě dvoustranného sdělování informací, tak v rámci výměny názorů, by měla být dodržována důvěrnost vyšetřování, zákonná práva dotčených osob a případně vnitrostátní předpisy vztahující se na soudní řízení. Informace předané nebo obdržené během vyšetřování by měly být zpracovávány v souladu s právem Unie v oblasti ochrany údajů. Výměny informací by měly probíhat v souladu se zásadou přiměřenosti a zásadou „vědět jen to nejnutnější“.
(24)
V zájmu posílení ochrany individuálních práv vyšetřovaných osob by v závěrech nemělo být uváděno jméno dotčené osoby, aniž byla této osobě dána možnost vyjádřit se ke skutečnostem, které se jí týkají.
(25)
Generální ředitel by měl dohlížet na to, aby při jakémkoli sdělování informací veřejnosti byla dodržována zákonná práva dotčených osob.
(26)
Úřad i orgány, instituce a jiné subjekty účastnící se vyšetřování by měly chránit svobodu projevu v souladu s Listinou základních práv Evropské unie a novinářské zdroje.
(27)
Generální ředitel by měl zajišťovat ochranu osobních údajů a dodržování důvěrnosti informací získaných v průběhu vyšetřování. Úředníkům a ostatním zaměstnancům Unie by měla být zajištěna stejná právní ochrana, jaká je stanovena ve služebním řádu.
(28)
K zajištění toho, aby byly výsledky vyšetřování prováděných úřadem zohledňovány a aby byla přijata nezbytná následná opatření, je nezbytné stanovit, že zprávy mohou představovat důkazní materiály přípustné ve správním nebo soudním řízení. Za tímto účelem by tyto zprávy měly být vypracovávány v souladu s pravidly platnými pro vypracování úředních zpráv v členských státech.
(29)
V případě, že by skutečnosti uvedené v závěrečné zprávě z vnitřního vyšetřování mohly být základem pro trestní stíhání, by měly být informace v tomto směru předány soudním orgánům dotčeného členského státu. V doporučeních připojených k závěrečné zprávě z vyšetřování by měl generální ředitel uvést, zda by vzhledem k povaze skutečností a k rozsahu jejich finančního dopadu bylo možné dále postupovat účinněji prostřednictvím vnitřních opatření orgánu, instituce nebo subjektu.
(30)
V případech, kdy generální ředitel předá soudním orgánům dotčeného členského státu informace získané úřadem v průběhu vnitřních vyšetřování, by tímto předáním informací neměla být dotčena následná právní kvalifikace ze strany vnitrostátního soudního orgánu, pokud jde o nezbytnost vyšetřovacích postupů.
(31)
Je na příslušných orgánech členských států nebo popřípadě orgánech, institucích a jiných subjektech, aby rozhodly, jaká opatření by měla být po dokončení vyšetřování učiněna na základě závěrečné zprávy vypracované úřadem.
(32)
Úřad by měl za účelem zlepšení své efektivity vědět, jaké důsledky byly vyvozeny ze závěrů jeho vyšetřování. Orgánům, institucím a jiným subjektům Unie a případně příslušným orgánům členských států by proto měla být uložena povinnost informovat úřad na jeho žádost o případných opatřeních přijatých v návaznosti na informace, které jim úřad předal.
(33)
S ohledem na významné výhody plynoucí z intenzivnější spolupráce mezi úřadem, Eurojustem, Europolem a příslušnými orgány členských států by úřad měl mít možnost uzavřít s nimi správní ujednání, jejichž cílem může být zejména usnadnění praktické spolupráce a výměna informací o technických a operačních záležitostech, aniž by tím však vznikaly další právní povinnosti.
(34)
Aby mohlo dojít k posílení spolupráce mezi úřadem, Eurojustem a příslušnými orgány členských států ve vztahu ke skutečnostem, které mohou být předmětem trestního vyšetřování, měl by úřad informovat Eurojust zejména o těch případech, kdy existuje podezření na podvod, úplatkářství nebo jiné protiprávní jednání ohrožující finanční zájmy Unie, přičemž by se mohlo jednat o závažnou trestnou činnost. Jestliže je k informacím připojena výzva k provedení konkrétních trestněprávních vyšetřovacích úkonů, měly by být tyto informace předány příslušným orgánům dotčených členských států v příslušných případech předtím, než jimi poskytnuté informace úřad předá Eurojustu nebo Europolu.
(35)
V zájmu úspěšné spolupráce úřadu, příslušných orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, příslušných orgánů členských států, příslušných orgánů ze třetích zemí a mezinárodních organizací by mělo docházet ke vzájemné výměně informací. Tato výměna informací by měla probíhat v souladu se zásadami důvěrnosti a pravidly o ochraně údajů stanovenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (10). Úřad by měl zejména ověřit, že příjemce má příslušné pravomoci a že předání údajů je nezbytné. Výměny informací s Eurojustem by měly probíhat v mezích působnosti Eurojustu, který se týká koordinace v případech závažné trestné činnosti, jež přesahují hranice jednotlivých zemí.
(36)
S ohledem na objem finančních prostředků Unie vyčleněných pro odvětví vnější pomoci, na počet vyšetřování, která úřad v tomto odvětví vede, i na mezinárodní spolupráci pro účely vyšetřování by měl mít úřad při plnění svých úkolů možnost zajistit si případně v koordinaci s jinými příslušnými útvary prostřednictvím správních ujednání praktickou pomoc příslušných orgánů ve třetích zemích a mezinárodních organizací, aniž by tím však vznikaly další právní povinnosti.
(37)
Úřad by měl být při plnění svých úkolů nezávislý. K posílení této nezávislosti by vyšetřovací funkce úřadu měla podléhat pravidelné kontrole ze strany dozorčího výboru složeného z nezávislých samostatných osob, které jsou vysoce kvalifikovány v oblastech působnosti úřadu. Dozorčí výbor by neměl zasahovat do probíhajících vyšetřování. K jeho úkolům by rovněž mělo patřit napomáhání generálními řediteli při výkonu jeho povinností.
(38)
Je zapotřebí stanovit kritéria a postupy pro jmenování členů dozorčího výboru a dále upřesnit úkoly dozorčího výboru, které vyplývají z jeho působnosti.
(39)
Měl by být vypracován rezervní seznam kandidátů, kteří by mohli nahradit členy dozorčího výboru na zbývající část funkčního období v případě, že jeden nebo více členů odstoupí z funkce, zemře nebo se stane jinak neschopným výkonu svých úkolů.
(40)
Aby mohl dozorčí výbor vykonávat svoje poslání účinně, měl by úřad zaručit nezávislé fungování jeho sekretariátu.
(41)
Mezi Evropským parlamentem, Radou a Komisí by měla jednou ročně proběhnout výměna názorů. Předmětem této výměny názorů by měly být mimo jiné strategické priority politiky v oblasti vyšetřování a efektivita práce úřadu z hlediska výkonu jeho působnosti, aniž by došlo k jakémukoli zásahu do jeho nezávislosti při vedení vyšetřování. Příprava na výměnu názorů by měla proběhnout na technické úrovni a měla by v nezbytném rozsahu zahrnovat přípravné setkání příslušných útvarů dotčených orgánů. Při projednávání efektivity práce úřadu z hlediska výkonu jeho působnosti by orgány účastnící se výměny názorů měly mít možnost se zabývat statistickými informacemi o opatřeních navazujících na vyšetřování ze strany úřadu a na informace předané úřadem.
(42)
V zájmu zajištění úplné nezávislosti fungování úřadu by jeho generální ředitel měl být jmenován na neobnovitelné funkční období sedmi let.
(43)
Funkce generálního ředitele úřadu je zvláště důležitá rovněž pro Evropský parlament a Radu. Osoba jmenovaná generálním ředitelem by měla mít co nejširší podporu a uznání ze strany Evropského parlamentu, Rady a Komise. Komise by proto měla usilovat o to, aby v rámci postupu konzultace dosáhla s Evropským parlamentem a Radou vzájemné dohody.
(44)
Výzva k podávání přihlášek na místo generálního ředitele by měla být zveřejněna v Úředním věstníku Evropské unie nejpozději šest měsíců před koncem funkčního období stávajícího generálního ředitele. Výzvu k podávání přihlášek by měla vypracovat Komise na základě výsledku úzkých konzultací s Evropským parlamentem a Radou. Výzva by měla obsahovat kritéria pro výběr, včetně požadavků, jež by uchazeči o místo generálního ředitele měli splňovat.
(45)
Generální ředitel by měl pravidelně informovat dozorčí výbor o případech, u kterých byly předány informace soudním orgánům členských států, a o celkovém počtu případů úřadu, jimiž se tyto soudní orgány dotčených členských států zabývaly v návaznosti na vyšetřování provedené úřadem.
(46)
S ohledem na zkušenosti z operativní činnosti by bylo vhodné umožnit generálnímu řediteli úřadu pověřit výkonem některých svých funkcí jednoho nebo více zaměstnanců úřadu.
(47)
Generální ředitel by měl zavést vnitřní poradní a kontrolní mechanismus, včetně kontroly souladu s právem, který se bude zejména týkat povinnosti dodržování procesních záruk a základních práv dotčených osob a vnitrostátního práva dotčených členských států.
(48)
V zájmu zajištění nezávislosti úřadu by Komise měla rozhodnout o přenesení náležitých pravomocí orgánu oprávněného ke jmenování na generálního ředitele.
(49)
Toto nařízení žádným způsobem nesnižuje pravomoci a odpovědnost členských států přijímat opatření k boji proti podvodům, úplatkářství a jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie. Pověření nezávislého úřadu vedením vnějších správních vyšetřování v této oblasti je plně v souladu se zásadou subsidiarity uvedenou v článku 5 Smlouvy o Evropské unii. V souladu se zásadou proporcionality stanovenou v uvedeném článku nepřekračuje toto nařízení rámec toho, co je nezbytné k posílení boje proti podvodům, úplatkářství a jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie.
(50)
V případě zřízení Úřadu evropského veřejného žalobce by Komise měla posoudit nutnost změny tohoto nařízení.
(51)
Toto nařízení dodržuje základní práva a je v souladu zejména se zásadami uznanými Listinou základních práv Evropské unie.
(52)
V souladu s čl. 28 odst. 2 nařízení (ES) 45/2001 byl konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který své stanovisko předložil dne 1. června 2011 (11).
(53)
Vzhledem ke značnému počtu nezbytných změn by mělo být nařízení (ES) č. 1073/1999 zrušeno a nahrazeno tímto nařízením.
(54)
Podle čl. 106a odst. 1 Smlouvy o založení Evropského společenství pro atomovou energii (dále jen „Smlouva o ESAE“), která rozšiřuje používání článku 325 Smlouvy o fungování EU na Evropské společenství pro atomovou energii (Euratom), by měla být pravidla pro vyšetřování vedená úřadem, pokud jde o Unii, použitelná i pro Euratom. Podle čl. 106a odst. 2 Smlouvy o ESAE je nutné odkazy na Unii v článku 325 Smlouvy o fungování EU chápat jako odkazy na Euratom, a odkazy na Unii obsažené v tomto nařízení v sobě tudíž zahrnují, pokud to kontext vyžaduje, odkazy na Euratom. Nařízení Rady (Euratom) č. 1074/1999 ze dne 25. května 1999 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) (12) by proto mělo být zrušeno,
PŘIJALY TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Cíle a úkoly
1. Za účelem posílení boje proti podvodům, úplatkářství a jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Evropské unie a Evropského společenství pro atomovou energii (dále jen souhrnně „Unie“, pokud to kontext vyžaduje) vykonává Evropský úřad pro boj proti podvodům, zřízený rozhodnutím 1999/352/ES, ESUO, Euratom (dále jen „úřad“), pravomoci týkající se vyšetřování svěřené Komisi:
a)
příslušnými akty Unie a
b)
příslušnými dohodami o spolupráci a vzájemné pomoci, které Unie uzavřela se třetími zeměmi a mezinárodními organizacemi.
2. Úřad zajišťuje pomoc Komise členským státům při organizování úzké a pravidelné spolupráce mezi jejich příslušnými orgány za účelem koordinace jejich opatření zaměřených na ochranu finančních zájmů Unie před podvody. Úřad přispívá k vytváření a rozvoji metod prevence a boje proti podvodům, úplatkářství a jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie. Úřad podporuje a koordinuje sdílení operačních zkušeností a osvědčených procesních postupů se členskými státy a mezi nimi v oblasti ochrany finančních zájmů Unie a rovněž podporuje společné kroky v boji proti podvodům uskutečňované členskými státy na dobrovolném základě.
3. Toto nařízení se použije, aniž jsou dotčeny:
a)
Protokol č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie připojený ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie;
b)
statut poslanců Evropského parlamentu;
c)
služební řád;
d)
nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001.
4. V rámci orgánů, institucí a jiných subjektů založených Smlouvami nebo na jejich základě (dále jen „orgány, instituce a jiné subjekty“) provádí úřad správní vyšetřování za účelem boje proti podvodům, úplatkářství a jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie. Vyšetřuje proto závažné skutečnosti související s výkonem služebních povinností, které by mohly znamenat zanedbání povinností ze strany úředníků a zaměstnanců Unie, jež by mohlo vést k disciplinárnímu, popřípadě trestnímu stíhání, nebo zanedbání obdobných povinností členy orgánů a institucí, vedoucími pracovníky jiných subjektů nebo pracovníky orgánů, institucí a subjektů, na které se nevztahuje služební řád (dále společně jen „úředníci, jiní zaměstnanci, členové orgánů nebo institucí, vedoucí jiných subjektů nebo pracovníci“).
5. Za účelem uplatňování tohoto nařízení mohou příslušné orgány členských států a orgány, instituce a jiné subjekty uzavřít s úřadem správní ujednání. Tato správní ujednání se mohou týkat zejména předávání informací a provádění vyšetřování.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se rozumí:
1)
„finančními zájmy Unie“ příjmy, výdaje a aktiva, na něž se vztahuje rozpočet Evropské unie, a příjmy, výdaje a aktiva, na něž se vztahují rozpočty orgánů, institucí a jiných subjektů a rozpočty jimi spravované a kontrolované;
2)
„nesrovnalostí“„nesrovnalost“ ve smyslu čl. 1 odst. 2 nařízení (ES, Euratom) č. 2988/95;
3)
„podvodem, úplatkářstvím a jiným protiprávním jednáním ohrožujícím finanční zájmy Unie“ podvod, úplatkářství a jiné protiprávní jednání ohrožující finanční zájmy Unie ve smyslu příslušných právních aktů Unie;
4)
„správním vyšetřováním“ (dále jen „vyšetřování“) jakákoli inspekce, kontrola a jiné opatření prováděné úřadem podle článků 3 a 4 za účelem dosažení cílů uvedených v článku 1 a případně označení vyšetřovaných činností za nedovolené; těmito vyšetřováními nejsou dotčeny pravomoci příslušných orgánů členských států zahájit trestní stíhání;
5)
„dotčenou osobou“ jakákoli osoba nebo hospodářský subjekt, které jsou podezřelé z toho, že se dopustily podvodu, úplatkářství nebo jiného protiprávního jednání ohrožujícího finanční zájmy Unie, a které jsou proto vyšetřovány úřadem;
6)
„hospodářským subjektem“ hospodářský subjekt ve smyslu nařízení (ES, Euratom) č. 2988/95 a nařízení (Euratom, ES) č. 2185/96;
7)
„správními ujednáními“ ujednání technické nebo operační povahy uzavřená úřadem, jejichž cílem může být zejména usnadnění spolupráce a výměny informací mezi stranami těchto ujednání a jež nezakládají další právní povinnosti.
Článek 3
Vnější vyšetřování
1. Úřad vykonává pravomoc svěřenou Komisi nařízením (Euratom, ES) č. 2185/96 provádět kontroly a inspekce na místě v členských státech a v souladu s platnými dohodami o spolupráci a vzájemné pomoci a jinými platnými právními nástroji ve třetích zemích a v prostorách mezinárodních organizací.
V rámci své vyšetřovací funkce provádí úřad kontroly a inspekce podle čl. 9 odst. 1 nařízení (Euratom, ES) č. 2988/95 a podle odvětvových předpisů, na něž se odkazuje v čl. 9 odst. 2 výše uvedeného nařízení, v členských státech a v souladu s platnými dohodami o spolupráci a vzájemné pomoci a jinými platnými právními nástroji ve třetích zemích a v prostorách mezinárodních organizací.
2. Za účelem zjištění podvodu, úplatkářství nebo jiného protiprávního jednání ohrožujícího finanční zájmy Unie v souvislosti s dohodou o grantu nebo rozhodnutím či smlouvou týkající se financování ze strany Unie má úřad v souladu s ustanoveními a postupy uvedenými v nařízení (Euratom, ES) č. 2185/96 oprávnění provádět kontroly a inspekce na místě u hospodářských subjektů.
3. Během kontrol a inspekcí na místě jednají zaměstnanci úřadu podle příslušných právních předpisů Unie, v souladu s pravidly a zvyklostmi dotyčného členského státu a v souladu s procesními zárukami uvedenými v tomto nařízení.
Příslušný orgán dotčeného členského státu poskytne na žádost úřadu zaměstnancům úřadu pomoc nezbytnou k účinnému splnění jejich úkolů, upřesněných v písemném zmocnění uvedeném v čl. 7 odst. 2. Jestliže tato pomoc vyžaduje podle vnitrostátních předpisů povolení soudního orgánu, musí být o toto povolení požádáno.
Dotčený členský stát dbá v souladu s nařízením (Euratom, ES) č. 2185/96 na to, aby byl zaměstnancům úřadu umožněn přístup ke všem informacím a dokumentům týkajícím se skutečností, které jsou předmětem vyšetřování a jsou nezbytné pro efektivní a účinné provedení kontrol a inspekcí na místě, a to za stejných podmínek jako příslušným orgánům tohoto členského státu a v souladu s jeho vnitrostátními právními předpisy.
4. Pro účely tohoto nařízení určí členské státy službu (dále jen „koordinační služba pro boj proti podvodům“), která bude napomáhat účinné spolupráci a výměně informací včetně informací operační povahy s úřadem. V příslušných případech a v souladu s vnitrostátním právem může být koordinační služba pro boj proti podvodům považována za příslušný orgán pro účely tohoto nařízení.
5. V případě, že je to nutné pro účely zjištění, zda došlo k podvodu, úplatkářství nebo jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie, má úřad v průběhu vnějšího vyšetřování přístup ke všem relevantním informacím, které souvisejí s vyšetřovanými skutečnostmi a které mají orgány, instituce a subjekty v držení, včetně informací v databázích. Za tímto účelem se použijí ustanovení čl. 4 odst. 2 a 4.
6. Pokud se úřad ještě před rozhodnutím, zda zahájit vnější vyšetřování, zabývá informacemi naznačujícími, že došlo k podvodu, úplatkářství nebo jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie, může informovat příslušné orgány dotčených členských států, případně příslušné útvary Komise.
Aniž jsou dotčeny odvětvové předpisy, na které se odkazuje v čl. 9 odst. 2 nařízení (ES, Euratom) č. 2988/95, zajistí příslušné orgány dotčených členských států, že budou podniknuty vhodné kroky v souladu s vnitrostátním právem, na nichž se může úřad podílet. Příslušné orgány dotčených členských států na požádání informují úřad o podniknutých krocích a o skutečnostech zjištěných na základě těchto informací, jak je uvedeno v prvním pododstavci tohoto odstavce.
Článek 4
Vnitřní vyšetřování
1. V oblastech uvedených v článku 1 provádí úřad správní vyšetřování uvnitř orgánů, institucí a jiných subjektů (dále jen „vnitřní vyšetřování“).
Tato vnitřní vyšetřování se provádějí v souladu s podmínkami stanovenými tímto nařízením a rozhodnutími přijatými daným orgánem, institucí nebo jiným subjektem.
2. Pokud jsou splněny podmínky uvedené v odstavci 1:
a)
má úřad právo na okamžitý a neohlášený přístup k jakýmkoli relevantním informacím, včetně informací v databázích, drženým orgány, institucemi nebo jinými subjekty a právo na okamžitý a neohlášený přístup do jejich prostor. Úřad má možnost kontrolovat účetnictví orgánů, institucí a jiných subjektů. Úřad může pořizovat kopie a získávat výtahy z každého dokumentu a z obsahu každého nosiče informací, které jsou v držení orgánů, institucí a jiných subjektů, a v případě potřeby si ponechat tyto dokumenty nebo informace, hrozí-li nebezpečí jejich zmizení;
b)
úřad může od úředníků, jiných zaměstnanců, členů orgánů nebo institucí, vedoucích jiných subjektů nebo pracovníků požadovat ústní poskytnutí informací, mimo jiné i formou výslechu, a písemné poskytnutí informací.
3. V souladu s ustanoveními a postupy uvedenými v nařízení (Euratom, ES) č. 2185/96 může úřad provádět kontroly a inspekce na místě v prostorách hospodářských subjektů, aby získal přístup k relevantním informacím o skutečnostech, které jsou předmětem vnitřního vyšetřování.
4. Orgány, instituce a jiné subjekty jsou informovány, pokud zaměstnanci úřadu provádějí v jejich prostorách vnitřní vyšetřování nebo nahlížejí do dokumentů nebo žádají informace, které mají tyto orgány, instituce a jiné subjekty v držení. Aniž jsou dotčeny články 10 a 11 tohoto nařízení, může úřad kdykoli předat příslušnému orgánu, instituci nebo jinému subjektu informace získané při vnitřních vyšetřováních.
5. Orgány, instituce a jiné subjekty zavedou vhodné postupy a přijmou potřebná opatření k tomu, aby byla ve všech fázích vnitřního vyšetřování zajištěna důvěrnost.
6. Pokud se při vnitřním vyšetřování zjistí, že by dotčenou osobou mohl být některý z úředníků, jiných zaměstnanců, členů orgánů nebo institucí, vedoucích jiných subjektů nebo pracovníků, je o tom informován orgán, instituce nebo jiný subjekt, ke kterému tato osoba patří.
V případech, kdy důvěrnost vnitřního vyšetřování nemůže být zajištěna obvyklými způsoby komunikace, použije úřad k podání informací vhodné alternativní cesty.
Ve výjimečných případech lze na základě odůvodněného rozhodnutí generálního ředitele, které bude po uzavření vyšetřování předáno dozorčímu výboru, poskytnutí těchto informací pozdržet.
7. Rozhodnutí, které má podle odstavce 1 přijmout každý orgán, instituce nebo jiný subjekt, obsahuje zejména pravidlo týkající se povinnosti úředníků, jiných zaměstnanců, členů orgánů nebo institucí, vedoucích jiných subjektů nebo pracovníků spolupracovat s úřadem a poskytovat mu informace, přičemž musí být zajištěna důvěrnost vnitřního vyšetřování.
8. Pokud se úřad ještě před rozhodnutím, zda zahájit vnitřní vyšetřování, zabývá informacemi naznačujícími, že došlo k podvodu, úplatkářství nebo jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie, může informovat dotčený orgán, instituci nebo jiný subjekt. Dotčený orgán, instituce nebo jiný subjekt na požádání informují úřad o veškerých podniknutých krocích a o skutečnostech zjištěných na základě těchto informací.
V případě potřeby informuje úřad také příslušné orgány dotčeného členského státu. V tomto případě se uplatní procesní požadavky stanovené v čl. 9 odst. 4 druhém a třetím pododstavci. Rozhodnou-li se příslušné orgány na základě informací, které jim byly poskytnuty, podniknout jakékoli kroky v souladu s vnitrostátním právem, informují o nich na požádání úřad.
Článek 5
Zahájení vyšetřování
1. Generální ředitel může zahájit vyšetřování v případě, že existuje dostatečně závažné podezření, které může být založeno i na informacích od třetí osoby nebo na anonymních informacích, že došlo k podvodu, úplatkářství nebo jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie. Rozhodnutí generálního ředitele zahájit nebo nezahájit vyšetřování zohledňuje priority politiky v oblasti vyšetřování a roční plán řízení úřadu stanovené podle čl. 17 odst. 5. Toto rozhodnutí rovněž zohledňuje potřebu účinného využívání zdrojů úřadu a přiměřenosti použitých prostředků. V případě vnitřních vyšetřování je třeba brát zvláštní ohled na to, který orgán, instituce nebo jiný subjekt se nachází v nejvýhodnější pozici k jejich vedení, a to zejména na základě povahy skutečností, skutečného nebo potenciálního finančního dopadu případu a pravděpodobnosti následných soudních opatření.
2. Rozhodnutí o zahájení vnějšího vyšetřování přijímá generální ředitel, který jedná buď z vlastního podnětu, nebo na žádost dotčeného členského státu nebo jakéhokoliv orgánu, instituce nebo jiného subjektu Unie.
Rozhodnutí o zahájení vnitřního vyšetřování přijímá generální ředitel, který jedná buď z vlastního podnětu, nebo na žádost jednoho z orgánů, institucí nebo jiných subjektů, ve kterých má vyšetřování probíhat, nebo na žádost členského státu.
3. Zvažuje-li generální ředitel, zda zahájí vnitřní vyšetřování na žádost podle odstavce 2, nebo vede-li úřad vnitřní vyšetřování, dotčené orgány, instituce nebo jiné subjekty nezahájí souběžné vyšetřování týchž skutečností, pokud se s úřadem nedohodnou jinak.
4. Rozhodnutí o zahájení nebo nezahájení vyšetřování se přijme do dvou měsíců ode dne, kdy byla úřadu doručena žádost podle odstavce 2. Rozhodnutí se neprodleně oznámí členskému státu, orgánu, instituci nebo jinému subjektu, které žádost podaly. Rozhodnutí o nezahájení vyšetřování musí být odůvodněno. Jestliže tato dvouměsíční lhůta uplyne, aniž úřad přijal rozhodnutí, má se za to, že se úřad rozhodl vyšetřování nezahájit.
V případě, že úředník, jiný zaměstnanec, člen orgánu nebo instituce, vedoucí jiného subjektu nebo pracovník, který jedná v souladu s článkem 22a služebního řádu, poskytne úřadu informace týkající se podezření na podvod či nesrovnalost, úřad ho informuje o rozhodnutí o zahájení nebo nezahájení vyšetřování v souvislosti s předmětnými skutečnostmi.
5. Pokud generální ředitel rozhodne, že vnitřní vyšetřování nezahájí, může neprodleně předat veškeré relevantní informace dotčenému orgánu, instituci nebo jinému subjektu, aby na jejich základě mohly přijmout náležitá opatření v souladu s pravidly, která se na daný orgán, instituci nebo jiný subjekt vztahují. Úřad se případně dohodne s orgánem, institucí nebo jiným subjektem na vhodných opatřeních na ochranu důvěrnosti zdroje těchto informací, a je-li to nutné, požádá o poskytnutí informací ohledně následně přijatých opatření.
6. Pokud generální ředitel rozhodne, že vnější vyšetřování nezahájí, může neprodleně předat veškeré relevantní informace příslušným orgánům dotčeného členského státu, aby na jejich základě mohly přijmout náležitá opatření v souladu se svými vnitrostátními předpisy. V případě potřeby úřad rovněž informuje dotčený orgán, instituci nebo jiný subjekt.
Článek 6
Přístup k informacím v databázích před zahájením vyšetřování
1. Je-li to nezbytné k posouzení toho, zda mají tvrzení reálný základ, má úřad před zahájením vyšetřování právo na přístup k veškerým relevantním informacím v databázích, které jsou v držení orgánů, institucí a jiných subjektů. Toto právo na přístup musí být uplatněno ve lhůtě, kterou úřad stanoví a která je nezbytná k urychlenému posouzení tvrzení. Při uplatňování tohoto práva na přístup dodržuje úřad zásady nezbytnosti a přiměřenosti.
2. Dotčený orgán, instituce nebo jiný subjekt musí loajálně spolupracovat tím, že úřadu umožní získat veškeré relevantní informace za podmínek, jež budou uvedeny v rozhodnutích přijatých podle čl. 4 odst. 1.
Článek 7
Postup při vyšetřování
1. Vyšetřování řídí generální ředitel, v příslušných případech na základě písemných pokynů. Vyšetřování vedou pod jeho řízením zaměstnanci úřadu, které určil.
2. Zaměstnanci úřadu provádějí své úkoly po předložení písemného zmocnění, ve kterém je uvedena jejich totožnost a jejich funkce. Generální ředitel vydá toto zmocnění, v němž jsou uvedeny předmět a účel vyšetřování, právní základ pro provádění tohoto vyšetřování a vyšetřovací pravomoci, které z tohoto základu vyplývají.
3. Příslušné orgány členských států v souladu s vnitrostátními předpisy poskytují zaměstnancům úřadu nezbytnou pomoc, aby jim umožnily efektivně plnit jejich úkoly.
Orgány, instituce a jiné subjekty zajistí, aby jejich úředníci, jiní zaměstnanci, členové, vedoucí a pracovníci poskytovali zaměstnancům úřadu nezbytnou pomoc, jež jim umožní efektivně plnit jejich úkoly.
4. Jestliže jsou v určitém vyšetřování současně vnější i vnitřní prvky, uplatní se odpovídajícím způsobem články 3 a 4.
5. Vyšetřování probíhá bez přerušení po dobu, která musí být přiměřená okolnostem a složitosti případu.
6. Pokud se při vyšetřování zjistí, že by mohlo být vhodné přijmout preventivní správní opatření k ochraně finančních zájmů Unie, informuje úřad neprodleně dotčený orgán, instituci nebo jiný subjekt o probíhajícím vyšetřování. Předávané informace obsahují následující údaje:
a)
totožnost dotčeného úředníka, jiného zaměstnance, člena orgánu nebo instituce, vedoucího jiného subjektu nebo pracovníka a shrnutí předmětných skutečností;
b)
veškeré informace, které mohou dotčenému orgánu, instituci nebo jinému subjektu pomoci při rozhodování o tom, zda je vhodné přijmout preventivní správní opatření na ochranu finančních zájmů Unie;
c)
veškerá doporučená zvláštní opatření na ochranu důvěrnosti, zejména v případech, které vyžadují použití vyšetřovacích opatření, která spadají do pravomoci vnitrostátního soudního orgánu, nebo v případě vnějšího vyšetřování, do pravomoci vnitrostátního orgánu, v souladu s použitelnými vnitrostátními předpisy týkajícími se vyšetřování.
Dotčený orgán, instituce nebo jiný subjekt mohou kdykoliv v úzké spolupráci s úřadem rozhodnout o přijetí jakýchkoli vhodných preventivních opatření, včetně opatření na ochranu důkazů, a o rozhodnutí přijmout tato opatření neprodleně informují úřad.
7. V nezbytných případech je na příslušných orgánech členských států, aby na žádost úřadu učinily vhodná preventivní opatření podle vnitrostátního práva, zejména opatření na zajištění důkazů.
8. Nelze-li vyšetřování skončit do 12 měsíců od zahájení, podává generální ředitel po uplynutí této lhůty 12 měsíců a poté každých šest měsíců dozorčímu výboru zprávu obsahující důvody a nápravná opatření navrhována s cílem vyšetřování urychlit.
Článek 8
Povinnost informovat úřad
1. Orgány, instituce a jiné subjekty předají neprodleně úřadu veškeré informace týkající se možných případů podvodů, úplatkářství nebo jiného protiprávního jednání ohrožujícího finanční zájmy Unie.
2. Orgány, instituce a jiné subjekty a v rozsahu umožněném jejich vnitrostátním právem příslušné orgány členských států předají úřadu na jeho žádost nebo z vlastního podnětu všechny dokumenty a informace, které mají v držení a které souvisejí s vyšetřováním, jež úřad provádí.
3. Orgány, instituce a jiné subjekty a v rozsahu umožněném jejich vnitrostátním právem příslušné orgány členských států předají úřadu další dokumenty nebo informace, které považují za významné, které mají v držení a které se týkají boje proti podvodům, úplatkářství a jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie.
Článek 9
Procesní záruky
1. Úřad v rámci svého vyšetřování shromažďuje důkazy ve prospěch i v neprospěch dotčené osoby. Vyšetřování musí být prováděna objektivně a nestranně a v souladu se zásadou presumpce neviny a procesními zárukami stanovenými v tomto článku.
2. Během vyšetřování může úřad kdykoliv vyslechnout dotčenou osobu nebo svědka. Vyslýchaná osoba má právo nevypovídat ve svůj neprospěch.
Výzva k výslechu musí být dotčené osobě zaslána nejméně deset pracovních dní před jeho uskutečněním. Tuto lhůtu lze zkrátit, pokud s tím dotčená osoba výslovně souhlasí, nebo na základě řádně odůvodněné naléhavosti vyšetřování. V posledně uvedeném případě nesmí být tato lhůta kratší než 24 hodin. Výzva obsahuje výčet práv dotčené osoby, zejména právo na pomoc osoby, kterou si sama zvolí.
Výzva k výslechu musí být svědkovi zaslána nejméně 24 hodin před jeho uskutečněním. Tuto lhůtu lze zkrátit, pokud s tím svědek výslovně souhlasí, nebo na základě řádně odůvodněné naléhavosti vyšetřování.
Požadavky uvedené ve druhém a třetím pododstavci se nevztahují na záznam prohlášení v rámci kontrol a inspekcí na místě.
Pokud v průběhu výslechu nasvědčují zjištěné skutečnosti tomu, že svědek může být dotčenou osobou, výslech se ukončí. Okamžitě se uplatní procesní pravidla podle toho odstavce a podle odstavců 3 a 4. Svědek je neprodleně seznámen s právy, jež má jako dotčená osoba, a na požádání obdrží kopii záznamu jakýchkoli prohlášení, která v minulosti učinil. Dřívější prohlášení této osoby nesmí úřad proti ní použít, aniž jí nejprve poskytne příležitost se k jejich obsahu vyjádřit.
Úřad vyhotoví záznam výslechu a vyslýchané osobě umožní k tomuto záznamu přístup, aby ho vyslýchaná osoba mohla potvrdit nebo k němu připojit připomínky. Úřad poskytne dotčené osobě kopii tohoto záznamu.
3. Pokud se v rámci vyšetřování zjistí, že dotčenou osobou může být úředník, jiný zaměstnanec, člen orgánu nebo instituce, vedoucí jiného subjektu nebo pracovník, je tato dotčená osoba v tomto smyslu informována, pokud tím není dotčen průběh vyšetřování nebo vyšetřovacích postupů spadajících do působnosti vnitrostátního soudního orgánu.
4. Aniž jsou dotčeny čl. 4 odst. 6 a čl. 7 odst. 6, jakmile je vyšetřování skončeno a předtím, než jsou vypracovány závěry, které se dotčené osoby jmenovitě týkají, musí být této osobě poskytnuta příležitost se ke skutečnostem, které se jí týkají, vyjádřit.
Za tímto účelem úřad dotčenou osobu vyzve, aby se vyjádřila buď písemně, nebo v rozhovoru s určenými zaměstnanci úřadu. Tato výzva musí obsahovat shrnutí skutečností, které se dotčené osoby týkají, informace požadované podle článků 11 a 12 nařízení (ES) č. 45/2001, a dále lhůtu pro vyjádření, která nesmí být kratší než 10 pracovních dní od obdržení této výzvy. Tuto lhůtu lze zkrátit, pokud s tím dotčená osoba výslovně souhlasí, nebo na základě řádně odůvodněné naléhavosti vyšetřování. Závěrečná zpráva o vyšetřování musí na veškerá tato vyjádření odkazovat.
V náležitě odůvodněných případech, kdy je to nezbytné k zachování důvěrnosti vyšetřování nebo kdy se použijí vyšetřovací postupy, které spadají do působnosti vnitrostátního soudního orgánu, může generální ředitel rozhodnout, že splnění povinnosti vyzvat dotčenou osobu k vyjádření bude odloženo.
V případech uvedených v čl. 1 odst. 2 přílohy IX služebního řádu, jestliže orgán, instituce nebo subjekt na žádost generálního ředitele o odklad splnění povinnosti vyzvat dotčenou osobu k vyjádření nezareaguje do jednoho měsíce, má se za to, že odpověděl kladně.
5. Vyslýchaná osoba má právo používat kterýkoli z úředních jazyků orgánů Unie. Úředníci nebo jiní zaměstnanci Unie však mohou být vyzváni, aby použili některý z úředních jazyků orgánů Unie, který dobře ovládají.
Článek 10
Důvěrnost a ochrana údajů
1. Informace předané nebo získané v rámci vnějšího vyšetřování v jakékoli formě jsou chráněny podle předpisů, které se na tato vyšetřování vztahují.
2. Na informace předané nebo získané v rámci vnitřního vyšetřování v jakékoli formě se vztahuje služební tajemství a jsou chráněny podle předpisů použitelných pro orgány Unie.
3. Dotčené orgány, instituce nebo jiné subjekty zajišťují dodržování důvěrnosti vyšetřování prováděných úřadem, zachování zákonných práv dotčených osob a v případě soudních řízení dodržování všech vnitrostátních předpisů vztahujících se na tato řízení.
4. Úřad může jmenovat v souladu s článkem 24 nařízení (ES) č. 45/2001 inspektora ochrany údajů.
5. Generální ředitel zajistí, aby byly veškeré informace veřejnosti poskytovány neutrálním a nestranným způsobem a při zveřejňování byla dodržena důvěrnost vyšetřování a soulad se zásadami stanovenými v tomto článku a v čl. 9 odst. 1.
V souladu se služebním řádem se zaměstnanci úřadu zdrží jakéhokoli nedovoleného zveřejnění informací získaných při plnění svých povinností, pokud již tyto informace nebyly zveřejněny nebo veřejnosti zpřístupněny, a touto povinností jsou vázáni i po odchodu ze služby.
Článek 11
Zpráva o vyšetřování a opatření, jež mají být přijata po vyšetřování
1. Po dokončení vyšetřování vypracuje úřad pod vedením generálního ředitele zprávu. V této zprávě jsou uvedeny právní základ pro vyšetřování, procesní úkony, zjištěné skutečnosti a jejich předběžná právní kvalifikace, odhadovaný finanční dopad zjištěných skutečností, dodržení procesních záruk v souladu s článkem 9 a závěry vyšetřování.
Ke zprávě budou připojena doporučení generálního ředitele, zda je třeba přijmout opatření, či nikoliv. V těchto doporučeních jsou v příslušných případech uvedena veškerá disciplinární, správní, finanční nebo soudní opatření dotčených orgánů, institucí a subjektů a příslušných orgánů dotčených členských států, a zejména upřesněny odhadované částky, které mají být vymáhány, a předběžná právní kvalifikace zjištěných skutečností.
2. Při vypracovávání těchto zpráv a doporučení je nutné zohlednit vnitrostátní právo dotčeného členského státu. Takto vypracované zprávy představují stejným způsobem a za stejných podmínek jako úřední zprávy vypracované vnitrostátními správními kontrolory důkazy přípustné ve správním nebo soudním řízení členského státu, pokud je jejich použití nezbytné. Vztahují se na ně stejná pravidla hodnocení, jako tomu je u úředních zpráv vypracovaných vnitrostátními správními kontrolory, a mají stejnou důkazní hodnotu jako tyto zprávy.
3. Zprávy a doporučení vypracované po skončení vnějšího vyšetřování a veškeré důležité související dokumenty se podle předpisů o vnějších vyšetřováních předají příslušným orgánům dotčených členských států a v případě potřeby příslušným útvarům Komise.
4. Zprávy a doporučení vypracované po skončení vnitřního vyšetřování a veškeré důležité související dokumenty se předají dotčenému orgánu, instituci nebo jinému subjektu. Uvedený orgán, instituce nebo jiný subjekt přijme taková opatření především disciplinární nebo právní povahy, která jsou vzhledem k výsledkům vnitřního vyšetřování nezbytná, a uvědomí o nich úřad ve lhůtě, která je v doporučeních připojených ke zprávě stanovena, a to na žádost úřadu.
5. Jsou-li ve zprávě vypracované na základě vnitřního vyšetřování uvedeny skutečnosti, které by mohly být předmětem trestního stíhání, předají se tyto informace soudním orgánům dotčeného členského státu.
6. Příslušné orgány dotčených členských států zašlou na žádost úřadu včas informace o případných opatřeních přijatých v návaznosti na doporučení generálního ředitele podle odstavce 3 a v návaznosti na informace předané úřadem podle odstavce 5.
7. Aniž je dotčen odstavec 4, pokud během vyšetřování nebyly zjištěny žádné důkazy proti dotčené osobě, generální ředitel vyšetřování týkající se dotčené osoby ukončí a o této skutečnosti ji do deseti pracovních dní vyrozumí.
8. Pokud o to informátor, který úřadu poskytl informace, jež vedly k vyšetřování nebo s ním souvisely, požádá, úřad může uvedeného informátora uvědomit o ukončení vyšetřování. Úřad však může takovouto žádost zamítnout, domnívá-li se, že by touto žádostí mohly být dotčeny oprávněné zájmy dotčené osoby, účinnost vyšetřování a opatření přijatých na jeho základě nebo požadavky na zachování důvěrnosti.
Článek 12
Výměna informací mezi úřadem a příslušnými orgány členských států
1. Aniž jsou dotčeny články 10 a 11 tohoto nařízení a ustanovení nařízení (Euratom, ES) č. 2185/96, může úřad předat příslušným orgánům dotčených členských států informace získané při vnějších vyšetřováních, a to v dostatečném předstihu, tak aby mohly uskutečnit vhodné kroky v souladu se svým vnitrostátním právem.
2. Aniž jsou dotčeny články 10 a 11, předá generální ředitel soudním orgánům dotčeného členského státu informace, které úřad v průběhu vnitřních vyšetřování získal o skutečnostech, jež spadají do příslušnosti vnitrostátního soudního orgánu.
V souladu s článkem 4, a aniž je dotčen článek 10, generální ředitel rovněž předá informace uvedené v prvním pododstavci tohoto odstavce včetně totožnosti dotčené osoby, shrnutí zjištěných skutečností, jejich předběžné právní kvalifikace a očekávaného dopadu na finanční zájmy Unie dotčenému orgánu, instituci nebo jinému subjektu.
Použije se čl. 9 odst. 4.
3. Aniž je dotčeno jejich vnitrostátní právo, informují příslušné orgány dotčeného členského státu úřad z vlastního podnětu nebo na jeho žádost včas o opatřeních přijatých na základě informací, které jim byly předány podle tohoto článku.
4. Úřad může předkládat důkazy v řízeních před vnitrostátními soudy v souladu s vnitrostátním právem a se služebním řádem.
Článek 13
Spolupráce úřadu s Eurojustem a Europolem
1. V rámci své působnosti chránit finanční zájmy Unie úřad podle potřeby spolupracuje s Eurojustem a s Evropským policejním úřadem (Europolem). Jestliže je to pro usnadnění této spolupráce nezbytné, dohodne se úřad s Eurojustem a Europolem na správních ujednáních. Tato pracovní ujednání se mohou týkat výměny operačních, strategických nebo technických informací, včetně osobních údajů a utajovaných informací a na požádání i zpráv o pokroku.
Pokud to může podpořit a posílit koordinaci a spolupráci mezi vnitrostátními orgány pověřenými vyšetřováním a stíháním nebo pokud úřad předal příslušným orgánům členských států informace nasvědčující tomu, že mohlo dojít k podvodu, úplatkářství nebo jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie, přičemž by se mohlo jednat o závažnou trestnou činnost, předá úřad relevantní informace Eurojustu, a to v mezích působnosti Eurojustu.
2. Úřad včas vyrozumí příslušné orgány dotčených členských států, pokud informace jimi poskytnuté předává Eurojustu nebo Europolu.
Článek 14
Spolupráce s třetími zeměmi a mezinárodními organizacemi
1. Úřad může případně uzavřít správní ujednání s příslušnými orgány ve třetích zemích a s mezinárodními organizacemi. Úřad své kroky případně koordinuje s příslušnými útvary Komise a s Evropskou službou pro vnější činnost, a to zejména před uzavřením těchto ujednání. Tato ujednání se mohou týkat výměny operačních, strategických nebo technických informací a na požádání i zpráv o pokroku.
2. Úřad vyrozumí příslušné orgány dotčených členských států předtím, než informace jimi poskytnuté předá příslušným orgánům ve třetích zemích nebo mezinárodním organizacím.
Úřad vede evidenci veškerých případů předání osobních údajů včetně důvodů předání, v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001.
Článek 15
Dozorčí výbor
1. Dozorčí výbor pravidelně dohlíží na to, jak úřad plní svou vyšetřovací funkci, přičemž jeho cílem je posilovat nezávislost úřadu při řádném výkonu pravomocí, které mu jsou svěřeny tímto nařízením.
Dozorčí výbor zejména dohlíží na vývoj v oblasti uplatňování procesních záruk a délky vyšetřování na základě informací, které mu podává generální ředitel v souladu s čl. 7 odst. 8.
Dozorčí výbor podává generálnímu řediteli stanoviska a ve vhodných případech i doporučení, pokud jde mimo jiné o zdroje potřebné k výkonu vyšetřovací funkce úřadu, vyšetřovací priority úřadu a délku trvání vyšetřování. Tato stanoviska může vydávat z vlastního podnětu, na žádost generálního ředitele nebo na žádost orgánu, instituce nebo jiného subjektu, avšak do právě probíhajících vyšetřování nezasahuje.
Kopie stanovisek vydaných podle třetího pododstavce se zašle orgánům, institucím nebo jiným subjektům.
Pokud to situace náležitě ospravedlňuje, může dozorčí výbor úřad požádat o doplňující informace o vyšetřováních, včetně zpráv a doporučeních týkajících se skončených vyšetřování, avšak do probíhajících vyšetřování nezasahuje.
2. Dozorčí výbor se skládá z pěti nezávislých členů, kteří mají zkušenosti z vysoké soudní, vyšetřovací nebo podobné funkce související s oblastmi činnosti úřadu. Tyto osoby jmenuje vzájemnou dohodou Evropský parlament, Rada a Komise.
Rozhodnutí o jmenování členů dozorčího výboru obsahuje rovněž rezervní seznam případných členů, kteří by v případě odstoupení z funkce, úmrtí nebo trvalé pracovní neschopnosti jednoho nebo několika členů dozorčího výboru tyto členy nahradili na zbývající část funkčního období.
3. Funkční období členů dozorčího výboru je pětileté a není obnovitelné. Střídavě se budou obměňovat tři a dva členové, aby byly zachovány odborné schopnosti výboru.
4. Po uplynutí funkčního období zůstávají členové dozorčího výboru ve funkci, dokud nejsou nahrazeni.
5. Pokud člen dozorčího výboru přestane splňovat podmínky nezbytné pro výkon svých povinností nebo pokud byl shledán vinným z jejich závažného porušení, mohou jej Evropský parlament, Rada a Komise vzájemnou dohodou zbavit výkonu funkce.
6. V souladu s příslušnými předpisy Komise obdrží členové dozorčího výboru denní příspěvek a náhradu výdajů vzniklých v souvislosti s plněním jejich úkolů.
7. Při plnění svých úkolů nesmějí členové dozorčího výboru požadovat ani přijímat pokyny od žádné vlády ani orgánu, instituce nebo jiného subjektu.
8. Dozorčí výbor jmenuje svého předsedu. Přijme svůj jednací řád, který je před přijetím pro informaci předložen Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a evropskému inspektorovi ochrany údajů. Schůze dozorčího výboru svolává jeho předseda nebo generální ředitel. Výbor se schází nejméně desetkrát ročně. Dozorčí výbor přijímá rozhodnutí většinou všech svých členů. Jeho sekretariát zajišťuje úřad, a to v úzké konzultaci s dozorčím výborem.
9. Dozorčí výbor vydává ročně nejméně jednu zprávu o své činnosti, jejímž předmětem je především posouzení nezávislosti úřadu, uplatňování procesních záruk a délka vyšetřování. Tyto zprávy se zasílají rovněž Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru.
Dozorčí výbor může Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru předkládat zprávy o výsledcích vyšetřování úřadu a následných opatřeních přijatých na základě těchto výsledků.
Článek 16
Výměna názorů s orgány
1. Evropský parlament, Rada a Komise se jednou ročně scházejí s generálním ředitelem, aby si vyměnili názory na politické úrovni a prodiskutovali politiku úřadu, pokud jde o metody předcházení podvodům, úplatkářství a jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie a pokud jde o metody boje proti nim. Výměny názorů se účastní dozorčí výbor. Na žádost Evropského parlamentu, Rady, Komise, generálního ředitele nebo dozorčího výboru mohou být ad hoc přizváni k účasti zástupci Účetního dvora, Eurojustu nebo Europolu.
2. Výměna názorů se může týkat:
a)
strategických priorit politiky úřadu v oblasti vyšetřování;
b)
stanovisek a zpráv o činnosti dozorčího výboru podle článku 15;
c)
zpráv generálního ředitele podle čl. 17 odst. 4 a v příslušných případech veškerých dalších zpráv orgánů, které souvisejí s působností úřadu;
d)
rámce pro vztahy mezi úřadem a orgány, institucemi a jinými subjekty;
e)
rámce pro vztahy mezi úřadem a příslušnými orgány členských států;
f)
vztahů mezi úřadem a příslušnými orgány ve třetích zemích, jakož i mezinárodními organizacemi, v rámci ujednání uvedených v tomto nařízení;
g)
efektivity činností úřadu při výkonu jeho působnosti.
3. Všechny orgány účastnící se výměny názorů dbají na to, aby výměna názorů nezasahovala do probíhajících vyšetřování.
4. Orgány účastnící se výměny názorů ve svých opatřeních zohlední názory vyjádřené při této výměně. Ve zprávách podle čl. 17 odst. 4 uvede generální ředitel informace o případných opatřeních přijatých úřadem.
Článek 17
Generální ředitel
1. V čele úřadu stojí generální ředitel. Generálního ředitele jmenuje Komise postupem podle odstavce 2. Funkční období generálního ředitele je sedm let a není obnovitelné.
2. S cílem jmenovat nového generálního ředitele zveřejní Komise v Úředním věstníku Evropské unie výzvu k podávání přihlášek. Tato výzva se zveřejňuje nejpozději šest měsíců před koncem funkčního období stávajícího generálního ředitele. Poté, co dozorčí výbor vydá příznivé stanovisko k výběrovému řízení provedenému Komisí, sestaví Komise seznam uchazečů s vhodnou kvalifikací. Generálního ředitele jmenuje Komise po konzultaci s Evropským parlamentem a Radou.
3. Generální ředitel úřadu nesmí při plnění svých úkolů týkajících se zahájení a provádění vnějších a vnitřních vyšetřování nebo vypracování zpráv z těchto vyšetřování vyžadovat ani přijímat pokyny od žádné vlády ani orgánu, instituce nebo jiného subjektu. Pokud se generální ředitel úřadu domnívá, že opatření přijaté Komisí ohrožuje jeho nezávislost, okamžitě o tom informuje dozorčí výbor a rozhodne o tom, zda proti Komisi podá žalobu k Soudnímu dvoru.
4. Generální ředitel pravidelně podává zprávu Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru o výsledcích vyšetřování prováděných úřadem, podniknutých krocích a problémech, se kterými se setkal, při zachování důvěrnosti vyšetřování, dodržení zákonných práv dotčených osob a informátorů a v případě potřeby při dodržení vnitrostátního práva použitelného na soudní řízení.
5. Generální ředitel každoročně v rámci ročního plánu řízení určí priority politiky úřadu v oblasti vyšetřování a před jejich zveřejněním je předá dozorčímu výboru.
Pravidelně informuje dozorčí výbor o činnosti úřadu, o plnění jeho vyšetřovací funkce a o opatřeních přijatých na základě vyšetřování.
Generální ředitel pravidelně informuje dozorčí výbor:
a)
o případech, kdy jeho doporučení nebyla respektována;
b)
o případech, kdy byly předány informace soudním orgánům členských států;
c)
o délce vyšetřování v souladu s čl. 7 odst. 8.
6. Generální ředitel může písemně pověřit jednoho nebo více zaměstnanců úřadu výkonem některých svých funkcí podle článku 5, čl. 7 odst. 2, čl. 11 odst. 7 a čl. 12 odst. 2, přičemž stanoví podmínky a rozsah tohoto pověření.
7. Generální ředitel zavede vnitřní poradní a kontrolní postup, včetně kontroly souladu s právem, který se bude mimo jiné týkat dodržování procesních záruk a základních práv dotčených osob a vnitrostátního práva dotčených členských států, se zvláštním zřetelem k čl. 11 odst. 2.
8. Generální ředitel přijme obecné zásady vyšetřovacích postupů určené zaměstnancům úřadu. Tyto obecné zásady budou v souladu s tímto nařízením a budou se týkat mimo jiné:
a)
vedení vyšetřování;
b)
procesních záruk;
c)
podrobných informací ohledně vnitřních poradních a kontrolních postupů včetně kontroly souladu s právem;
d)
ochrany údajů.
Tyto obecné zásady a jakékoli jejich změny jsou přijaty poté, co je dozorčímu výboru poskytnuta příležitost se k nim vyjádřit, a předají se pro informaci Evropskému parlamentu, Radě a Komisi a jsou pro informaci zveřejněny na internetových stránkách úřadu ve všech úředních jazycích orgánů Unie.
9. Před uložením jakékoli disciplinární sankce vůči generálnímu řediteli konzultuje Komise dozorčí výbor.
Uložení jakékoli disciplinární sankce vůči generálnímu řediteli je předmětem odůvodněného rozhodnutí, které je předáno pro informaci Evropskému parlamentu, Radě a dozorčímu výboru.
10. Veškeré odkazy na „ředitele“ úřadu v jakémkoli právním textu se považují za odkaz na generálního ředitele.
Článek 18
Financování
Celkové prostředky úřadu včetně prostředků pro dozorčí výbor a jeho sekretariát se zapisují do zvláštní rozpočtové linie oddílu souhrnného rozpočtu Evropské unie, který se týká Komise, a jsou podrobně uvedeny v příloze tohoto oddílu.
Plán pracovních míst úřadu včetně sekretariátu dozorčího výboru je uveden v příloze k plánu pracovních míst Komise.
Článek 19
Hodnotící zpráva
Do 2. října 2017 předloží Komise Evropskému parlamentu a Radě hodnotící zprávu o používání tohoto nařízení. K této zprávě bude připojeno stanovisko dozorčího výboru a ve zprávě bude uvedeno, zda je nutné toto nařízení změnit.
Článek 20
Zrušení
Nařízení (ES) č. 1073/1999 a nařízení (Euratom) č. 1074/1999 se zrušují.
Odkazy na zrušená nařízení se považují za odkazy na toto nařízení v souladu se srovnávací tabulkou obsaženou v příloze II.
Článek 21
Vstup v platnost a přechodná ustanovení
1. Toto nařízení vstupuje v platnost první den měsíce následujícího po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
2. Článek 15 odst. 3 se použije na dobu trvání funkčního období členů dozorčího výboru, kteří budou ve funkci v době vstupu tohoto nařízení v platnost. Ihned po vstupu tohoto nařízení v platnost vybere předseda Evropského parlamentu losem dva členy dozorčího výboru, jejichž služební povinnosti budou odchylně od čl. 15 odst. 3 první věty ukončeny po uplynutí prvních 36 měsíců jejich funkčního období. Na místo dvou odcházejících členů budou automaticky na funkční období pěti let jmenováni dva noví členové, a to na základě a v pořadí podle seznamu uvedeného v čl. 1 odst. 2 rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady a Komise 2012/45/EU, Euratom ze dne 23. ledna 2012, kterým se jmenují členové dozorčího výboru Evropského úřadu pro boj proti podvodům (OLAF) (13). Těmito dvěma novými členy budou první dvě osoby z uvedeného seznamu.
3. Třetí věta čl. 17 odst. 1 se použije na dobu funkčního období generálního ředitele, který bude ve funkci v době vstupu tohoto nařízení v platnost.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
Ve Štrasburku dne 11. září 2013.
REGOLAMENTO (UE, EURATOM) N. 883/2013 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO
dell’11 settembre 2013
relativo alle indagini svolte dall’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio
IL PARLAMENTO EUROPEO E IL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, in particolare l’articolo 325, in combinato disposto con il trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica, in particolare l’articolo 106 bis,
vista la proposta della Commissione europea,
previa trasmissione del progetto di atto legislativo ai parlamenti nazionali,
visto il parere della Corte dei conti (1),
deliberando secondo la procedura legislativa ordinaria (2),
considerando quanto segue:
(1)
Le istituzioni dell’Unione e gli Stati membri attribuiscono grande importanza alla tutela degli interessi finanziari dell’Unione e alla lotta contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva di tali interessi. La responsabilità in materia della Commissione è strettamente connessa alla sua missione di esecuzione del bilancio a norma dell’articolo 317 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE) e l’importanza di tale azione è confermata dall’articolo 325 TFUE.
(2)
Si dovrebbero predisporre tutti i mezzi disponibili per conseguire tale obiettivo, tenuto conto in particolare del compito di svolgere indagini conferito all’Unione, pur conservando la ripartizione e l’equilibrio delle responsabilità attualmente esistenti tra l’Unione e gli Stati membri.
(3)
Per potenziare i mezzi di lotta antifrode, la Commissione, nel rispetto del principio dell’autonomia di organizzazione interna di ciascuna istituzione, con decisione 1999/352/CE, CECA, Euratom (3), ha istituito tra i suoi servizi l’Ufficio europeo per la lotta antifrode («Ufficio»), incaricato di svolgere le indagini amministrative contro le frodi. La Commissione ha dotato l’Ufficio di piena autonomia nell’esercizio della sua funzione di indagine. La decisione 1999/352/CE, CECA, Euratom prevede che ai fini delle indagini l’Ufficio debba esercitare le competenze attribuite dal diritto dell’Unione.
(4)
Il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio (4) è stato adottato al fine di disciplinare le indagini svolte dall’Ufficio. Per migliorare l’efficacia dell’azione di indagine dell’Ufficio e alla luce delle valutazioni delle attività dell’Ufficio da parte delle istituzioni dell’Unione, in particolare del rapporto di valutazione della Commissione dell’aprile 2003 e alle relazioni speciali della Corte dei conti n. 1/2005 (5) e n. 2/2011 (6) sulla gestione dell’Ufficio, occorre riesaminare il quadro giuridico in vigore.
(5)
Il mandato dell’Ufficio dovrebbe includere lo svolgimento di indagini all’interno delle istituzioni, degli organi e degli organismi istituiti dai trattati o sulla base di questi ultimi («istituzioni, organi e organismi») e l’esercizio delle competenze di indagine conferite alla Commissione dai pertinenti atti dell’Unione, nonché l’apporto del contributo della Commissione agli Stati membri nell’organizzazione di una stretta e regolare collaborazione tra le loro autorità competenti. L’Ufficio dovrebbe inoltre contribuire all’elaborazione e allo sviluppo di metodi di prevenzione e di lotta contro la frode, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione, basati sulla pratica operativa da esso acquisita in tale ambito.
(6)
La responsabilità dell’Ufficio, quale istituito dalla Commissione, riguarda anche, oltre alla tutela degli interessi finanziari, tutte le attività connesse alla tutela di interessi dell’Unione contro comportamenti irregolari perseguibili in sede amministrativa o penale.
(7)
Il presente regolamento dovrebbe applicarsi lasciando impregiudicata una protezione più ampia derivante eventualmente dalle disposizioni dei trattati.
(8)
Alla luce della necessità di potenziare la lotta contro la frode, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione, l’Ufficio dovrebbe poter effettuare indagini interne in tutte le istituzioni, tutti gli organi e tutti gli organismi.
(9)
Nel contesto delle indagini esterne, è opportuno affidare all’Ufficio l’esercizio delle competenze conferite alla Commissione dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio, dell’11 novembre 1996, relativo ai controlli e alle verifiche sul posto effettuati dalla Commissione ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee contro le frodi e altre irregolarità (7). È inoltre opportuno consentire all’Ufficio di esercitare le altre competenze conferite alla Commissione per eseguire controlli e verifiche sul posto negli Stati membri ed in particolare per riscontrare le irregolarità a norma dell’articolo 9 del regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95 del Consiglio, del 18 dicembre 1995, relativo alla tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee (8).
(10)
L’efficienza operativa dell’Ufficio dipende in larga misura dalla cooperazione con gli Stati membri. Occorre che gli Stati membri individuino le loro autorità competenti in grado di prestare all’Ufficio l’assistenza necessaria nell’esercizio delle sue mansioni. Nel caso in cui uno Stato membro non abbia predisposto a livello nazionale un servizio specializzato incaricato di coordinare la tutela degli interessi finanziari dell’Unione e la lotta contro le frodi, si dovrebbe designare un servizio (servizio di coordinamento antifrode) per agevolare una cooperazione e uno scambio di informazioni efficaci con l’Ufficio.
(11)
L’Ufficio dovrebbe poter accedere a tutte le informazioni pertinenti detenute dalle istituzioni, dagli organi e dagli organismi dell’Unione nell’ambito di indagini esterne.
(12)
Le indagini dovrebbero essere condotte conformemente ai trattati, e in particolare al protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell’Unione europea, nel rispetto dello statuto dei funzionari dell’Unione europea e del regime applicabile agli altri agenti definiti dal regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio (9) («statuto») e dello statuto dei deputati del Parlamento europeo, nonché nel pieno rispetto dei diritti dell’uomo e delle libertà fondamentali, in particolare del principio dell’equità, del diritto della persona coinvolta a esprimersi sui fatti che la riguardano e del diritto a che la conclusione dell’indagine si fondi unicamente su elementi aventi valore probatorio. A tal fine, le istituzioni, gli organi e gli organismi dovrebbero stabilire le condizioni e le modalità secondo le quali devono svolgersi le indagini interne.
(13)
Le indagini interne possono essere condotte solo se all’Ufficio è garantito l’accesso a tutti i locali delle istituzioni, degli organi e degli organismi, nonché a qualsiasi informazione o documento detenuti da essi.
(14)
È opportuno verificare tempestivamente la fondatezza delle informazioni trasmesse all’Ufficio in relazione al suo mandato. A tal fine, prima dell’avvio di un’indagine, l’Ufficio dovrebbe avere accesso a tutte le informazioni pertinenti contenute in banche dati, detenute da istituzioni, organi o organismi, qualora ciò sia indispensabile per valutare il fondamento delle accuse.
(15)
L’Ufficio dovrebbe essere soggetto al preciso obbligo di informare le istituzioni, gli organi e gli organismi delle indagini in corso qualora un funzionario, un altro agente, un membro di un’istituzione o organo, il capo di un organismo o un membro del personale siano interessati dai fatti oggetto dell’indagine o qualora sia necessario adottare misure cautelari per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione.
(16)
È opportuno stabilire regole chiare che, pur confermando la priorità a favore dell’Ufficio nello svolgimento delle indagini interne su questioni che incidono sugli interessi finanziari dell’Unione, consentano alle istituzioni, agli organi e agli organismi di condurre con rapidità tali indagini in casi in cui l’Ufficio decida di non intervenire.
(17)
Per garantire l’indipendenza dell’Ufficio nell’esecuzione delle mansioni ad esso attribuite dal presente regolamento, è opportuno che il suo direttore generale sia in grado di avviare le indagini di propria iniziativa. Qualora l’Ufficio stia svolgendo un’indagine, le istituzioni, gli organi e gli organismi pertinenti non dovrebbero svolgere un’indagine in parallelo sugli stessi fatti, salvo ove diversamente concordato con l’Ufficio.
(18)
Le indagini dovrebbero svolgersi sotto la direzione del direttore generale, in piena autonomia rispetto alle istituzioni, agli organi ed agli organismi e rispetto al comitato di vigilanza. A tal fine, il direttore generale dovrebbe poter adottare orientamenti sulle procedure di indagine per il personale dell’Ufficio. Tali orientamenti dovrebbero fornire indicazioni pratiche al personale dell’Ufficio sullo svolgimento delle indagini e sulle garanzie procedurali e i diritti delle persone interessate o dei testimoni, nonché informazioni dettagliate sulle procedure consultive e di controllo interne da seguire, compreso un controllo di legalità. Ai fini di una maggiore trasparenza per quanto riguarda lo svolgimento delle indagini, tali orientamenti dovrebbero essere messi a disposizione del pubblico sul sito web dell’Ufficio. Tali orientamenti non dovrebbero creare o modificare alcun diritto o obbligo derivante dal presente regolamento.
(19)
Conformemente all’articolo 21 dello statuto, il personale dell’Ufficio dovrebbe svolgere le indagini conformemente agli orientamenti sulle procedure d’indagine e sulla base delle istruzioni individuali impartite dal direttore generale in casi specifici.
(20)
Conformemente allo statuto, il personale dell’Ufficio dovrebbe adempiere alla sua funzione d’indagine in piena autonomia ed evitare conflitti di interesse. I membri del personale dell’Ufficio dovrebbero informare immediatamente il direttore generale qualora l’indagine riguardi fatti in cui hanno un interesse personale tale da compromettere la loro autonomia o da far ritenere che possa comprometterla, in particolare nel caso in cui siano o siano stati coinvolti ad altro titolo nei fatti oggetto dell’indagine.
(21)
Le indagini interne ed esterne dell’Ufficio seguono in parte norme distinte. Tuttavia, all’Ufficio dovrebbe essere consentito, se necessario, di associare in un’unica indagine gli aspetti di un’indagine esterna e di un’indagine interna senza dover avviare due indagini separate.
(22)
Ai fini della certezza del diritto, è necessario specificare le garanzie procedurali applicabili alle indagini svolte dall’Ufficio, tenendo conto del carattere amministrativo di tali indagini.
(23)
Il rispetto delle garanzie procedurali e dei diritti fondamentali delle persone interessate e dei testimoni dovrebbe essere garantito costantemente, senza discriminazioni e in ogni fase delle indagini esterne ed interne, in particolare quando siano comunicate informazioni sulle indagini in corso. La comunicazione di informazioni relative alle indagini svolte dall’Ufficio al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti, in modo bilaterale o nell’ambito di uno scambio di opinioni, dovrebbe rispettare la riservatezza delle indagini, i diritti legittimi delle persone interessate e, se del caso, le disposizioni nazionali applicabili ai procedimenti giudiziari. Le informazioni fornite o ottenute nel corso delle indagini dovrebbero essere trattate conformemente al diritto dell’Unione in materia di protezione dei dati. Gli scambi di informazioni dovrebbero essere disciplinati dai principi della proporzionalità e della necessità di sapere.
(24)
Per rafforzare la tutela dei diritti delle persone oggetto di indagine, non si dovrebbe trarre alcuna conclusione che faccia nominativamente riferimento a una persona interessata, nella fase conclusiva di un’indagine, senza che a tale persona sia stata data la possibilità di esprimersi sui fatti che la riguardano.
(25)
Il direttore generale dovrebbe garantire che tutte le informazioni comunicate al pubblico rispettino i diritti legittimi delle persone interessate.
(26)
L’Ufficio e le istituzioni, gli organi e gli organismi coinvolti nell’indagine dovrebbero tutelare la libertà di espressione, conformemente alla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea, e le fonti giornalistiche.
(27)
Dovrebbe spettare al direttore generale assicurare la tutela dei dati personali e il rispetto della riservatezza delle informazioni raccolte nel corso delle indagini. È opportuno garantire ai funzionari e agli altri agenti dell’Unione una tutela giuridica equivalente a quella prevista dallo statuto.
(28)
Affinché si tenga conto delle conclusioni delle indagini svolte dall’Ufficio e affinché siano adottate le necessarie misure per darvi seguito, le relazioni dovrebbero avere lo status di elementi di prova ammissibili nei procedimenti amministrativi o giudiziari. A tale scopo, dette relazioni dovrebbero essere redatte in modo compatibile con le regole applicabili alle relazioni amministrative negli Stati membri.
(29)
Se risulta che fatti emersi dalla relazione finale d’indagine interna potrebbero dare luogo ad un’azione penale, le informazioni in tal senso dovrebbero essere trasmesse alle autorità giudiziarie nazionali dello Stato membro interessato. Nelle raccomandazioni che accompagnano la relazione finale d’indagine, il direttore generale dovrebbe indicare se, tenuto conto della natura dei fatti e dell’entità della loro incidenza finanziaria, l’adozione di misure interne da parte dell’istituzione, dell’organo o dell’organismo interessato consentirebbe un seguito più efficace.
(30)
Nei casi in cui il direttore generale trasmette alle autorità giudiziarie dello Stato membro interessato le informazioni ottenute dall’Ufficio nel corso di indagini interne, tale trasmissione di informazioni dovrebbe lasciare impregiudicata la successiva qualificazione giuridica da parte dell’autorità giudiziaria nazionale in merito alla necessità di procedimenti d’indagine.
(31)
Spetta alle autorità competenti degli Stati membri o alle istituzioni, agli organi o organismi, a seconda dei casi, decidere che seguito dare alle indagini concluse, sulla base della relazione finale d’indagine redatta dall’Ufficio.
(32)
Per poter essere più efficiente, l’Ufficio dovrebbe conoscere il seguito dato ai risultati delle sue indagini. Pertanto le istituzioni, gli organi e gli organismi dell’Unione e, se del caso, le autorità competenti degli Stati membri dovrebbero riferire all’Ufficio, su sua richiesta, in merito ai provvedimenti adottati, se ve ne sono, sulla base delle informazioni inviate dall’Ufficio.
(33)
Tenuto conto dei benefici considerevoli di un rafforzamento della collaborazione tra l’Ufficio, Eurojust, Europol e le autorità competenti degli Stati membri, l’Ufficio dovrebbe essere in grado di concludere con essi accordi amministrativi che possano avere come obiettivo, in particolare, quello di agevolare la cooperazione pratica e lo scambio di informazioni su questioni tecniche e operative, senza creare ulteriori obblighi giuridici.
(34)
Al fine di rafforzare la cooperazione tra l’Ufficio, Eurojust e le autorità competenti degli Stati membri rispetto a fatti suscettibili di essere oggetto di indagini penali, l’Ufficio dovrebbe informare Eurojust in particolare in merito ai casi di presunta frode, corruzione o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione e che rientrano tra le forme gravi di criminalità. La comunicazione delle informazioni alle autorità competenti degli Stati membri interessati dovrebbe aver luogo, se del caso, prima che le informazioni fornite da questi ultimi siano trasmesse dall’Ufficio a Eurojust o Europol, qualora tali informazioni siano accompagnate da un invito ad adottare azioni di indagine penale specifiche.
(35)
Per il successo della cooperazione tra l’Ufficio, le istituzioni, gli organi e gli organismi dell’Unione pertinenti, le autorità competenti degli Stati membri, le autorità competenti dei paesi terzi e le organizzazioni internazionali, dovrebbe essere organizzato un reciproco scambio di informazioni. Tale scambio di informazioni dovrebbe rispettare i principi di riservatezza e le norme sulla protezione dei dati stabilite dal regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (10). In particolare, l’Ufficio dovrebbe verificare che il destinatario abbia la competenza adeguata e che la comunicazione delle informazioni sia necessaria. Gli scambi di informazioni con Eurojust dovrebbero rientrare nel mandato di Eurojust, che si estende al coordinamento di indagini transnazionali su forme gravi di criminalità.
(36)
Tenuto conto del volume dei fondi dell’Unione stanziati nel settore dell’aiuto esterno, del numero di indagini svolte dall’Ufficio in tale settore, nonché dell’esistenza della cooperazione internazionale ai fini di un’indagine, l’Ufficio dovrebbe essere in grado di assicurare nell’adempimento delle sue mansioni, mediante accordi amministrativi, se del caso in coordinamento con altri servizi competenti, l’assistenza pratica delle autorità competenti dei paesi terzi e delle organizzazioni internazionali, senza creare ulteriori obblighi giuridici.
(37)
L’Ufficio dovrebbe godere di autonomia nell’assolvimento delle proprie funzioni. Per rafforzare tale autonomia, l’Ufficio dovrebbe essere soggetto al controllo regolare delle funzioni di indagine da parte di un comitato di vigilanza, composto da personalità esterne indipendenti, particolarmente qualificate nei settori di competenza dell’Ufficio. Il comitato di vigilanza non dovrebbe interferire con lo svolgimento delle indagini in corso. Le sue funzioni dovrebbero comprendere anche l’assistenza al direttore generale nello svolgimento dei suoi compiti.
(38)
È opportuno precisare i criteri e la procedura di nomina dei membri del comitato di vigilanza e precisare ulteriormente le mansioni del comitato di vigilanza derivanti dal suo mandato.
(39)
È opportuno stilare un elenco di riserva indicante i candidati che possono sostituire i membri del comitato di vigilanza per la restante durata del mandato in caso di dimissioni, decesso o altra incapacità di svolgere le proprie funzioni di uno o più membri.
(40)
Per assicurare che il comitato di vigilanza possa portare a termine efficacemente la propria missione, l’Ufficio dovrebbe garantire il funzionamento indipendente della sua segreteria.
(41)
Si dovrebbe procedere una volta l’anno a uno scambio di opinioni fra il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione. Tale scambio di opinioni dovrebbe riguardare, tra l’altro, le priorità strategiche delle politiche di indagine e l’efficacia dell’attività dell’Ufficio in relazione all’adempimento del suo mandato, senza interferire in alcun modo con l’indipendenza dell’Ufficio nello svolgimento delle sue indagini. La preparazione dello scambio di opinioni dovrebbe avvenire a livello tecnico e dovrebbe comprendere, nella misura del necessario, una riunione preparatoria tra i servizi pertinenti delle istituzioni interessate. Al momento di discutere l’efficacia dell’attività dell’Ufficio in relazione all’adempimento del suo mandato, le istituzioni che partecipano allo scambio di opinioni dovrebbero essere in grado di fare riferimento a informazioni statistiche riguardanti il seguito dato alle indagini dell’Ufficio e alle informazioni trasmesse dall’Ufficio.
(42)
Per garantire la completa indipendenza nella gestione dell’Ufficio, il suo direttore generale dovrebbe essere nominato per un periodo di sette anni non rinnovabile.
(43)
La funzione del direttore generale dell’Ufficio è di particolare importanza anche per il Parlamento europeo e il Consiglio. La persona nominata direttore generale dovrebbe godere quanto più possibile di sostegno e riconoscimento da parte del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione. La Commissione dovrebbe pertanto cercare di raggiungere un’intesa comune con il Parlamento europeo e il Consiglio nel quadro della procedura di consultazione.
(44)
L’invito a presentare candidature per il posto di direttore generale dovrebbe essere pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea al più tardi sei mesi prima della scadenza del mandato del direttore generale in carica. L’invito a presentare candidature dovrebbe essere preparato dalla Commissione sulla base dei risultati di strette consultazioni con il Parlamento europeo e il Consiglio. Esso dovrebbe specificare i criteri di selezione, compresi i requisiti che i candidati dovrebbero soddisfare per essere idonei al posto.
(45)
Il direttore generale dovrebbe informare regolarmente il comitato di vigilanza dei casi in cui le informazioni sono state trasmesse alle autorità giudiziarie degli Stati membri, nonché del numero totale di casi dell’Ufficio trattati dalle medesime autorità giudiziarie degli Stati membri in questione come forma di seguito dato ad un’indagine svolta dall’Ufficio.
(46)
L’esperienza nella pratica operativa ha dimostrato che sarebbe utile consentire al direttore generale di delegare l’esercizio di alcune sue funzioni a uno o più membri del personale dell’Ufficio.
(47)
Il direttore generale dovrebbe predisporre un meccanismo interno consultivo e di controllo, compreso un controllo di legalità, in particolare con riguardo all’obbligo di rispettare le garanzie procedurali e i diritti fondamentali delle persone interessate, nonché il diritto nazionale degli Stati membri interessati.
(48)
Al fine di garantire l’indipendenza dell’Ufficio, la Commissione dovrebbe decidere in merito ad un’adeguata delega di poteri al direttore generale da parte dell’autorità che ha il potere di nomina.
(49)
Il presente regolamento non riduce in alcun modo i poteri e le responsabilità degli Stati membri di adottare i provvedimenti necessari per combattere le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione. Pertanto, il conferimento ad un Ufficio indipendente del compito di svolgere indagini amministrative esterne in tale settore rispetta appieno il principio di sussidiarietà di cui all’articolo 5 del trattato sull’Unione europea. In ottemperanza al principio di proporzionalità enunciato nello stesso articolo, il presente regolamento si limita a quanto è necessario al fine di potenziare la lotta contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione.
(50)
La Commissione dovrebbe valutare la necessità di una revisione del presente regolamento in caso di istituzione della procura europea.
(51)
Il presente regolamento rispetta i diritti fondamentali e osserva, in particolare, i principi riconosciuti nella Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea.
(52)
Il garante europeo della protezione dei dati è stato consultato conformemente all’articolo 28, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001 e ha espresso un parere il 1o giugno 2011 (11).
(53)
Dato il numero rilevante di modifiche necessarie, il regolamento (CE) n. 1073/1999 dovrebbe essere abrogato e sostituito dal presente regolamento.
(54)
A norma dell’articolo 106 bis, paragrafo 1, del trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica, che estende l’applicazione dell’articolo 325 TFUE alla Comunità europea dell’energia atomica (Euratom), le norme che disciplinano le indagini svolte dall’Ufficio per quanto riguarda l’Unione dovrebbero applicarsi anche riguardo all’Euratom. A norma dell’articolo 106 bis, paragrafo 2, del trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica, i riferimenti all’Unione nell’articolo 325 TFUE devono essere intesi come riferimenti all’Euratom e i riferimenti all’Unione nel presente regolamento comprendono pertanto, ove il contesto lo richieda, i riferimenti all’Euratom. È opportuno pertanto abrogare il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio, del 25 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) (12),
HANNO ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
Obiettivi e compiti
1. Al fine di potenziare la lotta contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione europea e della Comunità europea dell’energia atomica (in prosieguo indicate collettivamente, se il contesto lo richiede, come «Unione»), l’Ufficio europeo per la lotta antifrode, istituito con decisione 1999/352/CE, CECA, Euratom, («Ufficio») esercita le competenze di indagine conferite alla Commissione:
a)
dai pertinenti atti dell’Unione; e
b)
dai pertinenti accordi di cooperazione e mutua assistenza conclusi dall’Unione con paesi terzi e organizzazioni internazionali.
2. L’Ufficio fornisce agli Stati membri l’assistenza della Commissione per organizzare una collaborazione stretta e regolare tra le loro autorità competenti, al fine di coordinare la loro azione volta a proteggere gli interessi finanziari dell’Unione dalle frodi. L’Ufficio contribuisce all’elaborazione e allo sviluppo di metodi di prevenzione e di lotta contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione. L’Ufficio promuove e coordina, con gli Stati membri e tra di essi, la condivisione di esperienza operativa e di migliori pratiche procedurali nel settore della tutela degli interessi finanziari dell’Unione, e sostiene azioni comuni contro le frodi condotte dagli Stati membri su base volontaria.
3. Il presente regolamento si applica fatti salvi:
a)
il protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell’Unione europea allegato al trattato sull’Unione europea e al trattato sul funzionamento dell’Unione europea;
b)
lo statuto dei deputati del Parlamento europeo;
c)
lo statuto;
d)
il regolamento (CE) n. 45/2001.
4. All’interno delle istituzioni, degli organi e degli organismi istituiti dai trattati o sulla base di questi ultimi («istituzioni, organi e organismi»), l’Ufficio svolge le indagini amministrative volte a lottare contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione. A tal fine, esso indaga su fatti gravi, connessi all’esercizio di attività professionali, che costituiscono un inadempimento degli obblighi dei funzionari e degli altri agenti dell’Unione, suscettibili di dare luogo ad azioni disciplinari o, eventualmente, penali, o un inadempimento analogo degli obblighi dei membri delle istituzioni e degli organi, dei dirigenti degli organismi o dei membri del personale delle istituzioni, degli organi e degli organismi non soggetti allo statuto (in prosieguo indicati collettivamente come «funzionari, altri agenti, membri di istituzioni o organi, dirigenti di organismi, o membri del personale»).
5. Ai fini dell’applicazione del presente regolamento, le autorità competenti degli Stati membri e le istituzioni, gli organi e gli organismi possono concludere accordi amministrativi con l’Ufficio. Tali accordi amministrativi possono riguardare, in particolare, la comunicazione di informazioni e lo svolgimento di indagini.
Articolo 2
Definizioni
Ai fini del presente regolamento si intende per:
1)
«interessi finanziari dell’Unione» entrate, spese e beni coperti dal bilancio dell’Unione europea, nonché quelli coperti dai bilanci delle istituzioni, degli organi e degli organismi e i bilanci da essi gestiti e controllati;
2)
«irregolarità» un’irregolarità quale definita all’articolo 1, paragrafo 2, del regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95;
3)
«frodi, corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione» la definizione data a tali termini nei pertinenti atti dell’Unione;
4)
«indagine amministrativa» («indagine») ogni controllo, verifica e operazione svolti dall’Ufficio conformemente agli articoli 3 e 4, al fine di conseguire gli obiettivi di cui all’articolo 1 e di accertare, ove necessario, il carattere irregolare delle attività controllate; tali indagini non incidono sui poteri delle autorità competenti degli Stati membri di avviare procedimenti penali;
5)
«persona interessata» ogni persona o operatore economico sospettati di aver commesso frodi, corruzione o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione e che sono pertanto oggetto di indagine da parte dell’Ufficio;
6)
«operatore economico» la definizione data a questo termine dal regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95 e dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96;
7)
«accordi amministrativi» accordi di carattere tecnico e/o operativo conclusi dall’Ufficio che possono avere come obiettivo, in particolare, di agevolare la cooperazione e lo scambio di informazioni tra le parti e che non creano ulteriori obblighi giuridici.
Articolo 3
Indagini esterne
1. L’Ufficio esercita la competenza conferita alla Commissione dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 ad eseguire controlli e verifiche sul posto negli Stati membri e, conformemente agli accordi di cooperazione e mutua assistenza e agli altri strumenti giuridici in vigore, nei paesi terzi e presso le organizzazioni internazionali.
Nell’ambito delle sue funzioni d’indagine, l’Ufficio effettua i controlli e le verifiche di cui all’articolo 9, paragrafo 1, del regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95 e alla normativa settoriale di cui all’articolo 9, paragrafo 2, di tale regolamento, negli Stati membri e, conformemente agli accordi di cooperazione e mutua assistenza e agli altri strumenti giuridici in vigore, nei paesi terzi e presso le organizzazioni internazionali.
2. Al fine di accertare l’esistenza di frodi, corruzione o altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione, in connessione con una convenzione o decisione di sovvenzione o con un contratto riguardante un finanziamento dell’Unione, l’Ufficio può procedere, conformemente alle disposizioni e alle procedure previste dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96, a controlli e verifiche sul posto presso gli operatori economici.
3. Nel corso dei controlli e delle verifiche sul posto, il personale dell’Ufficio agisce, su riserva del diritto dell’Unione applicabile, in osservanza delle norme e delle prassi dello Stato membro interessato, nonché delle garanzie procedurali previste dal presente regolamento.
Su richiesta dell’Ufficio, l’autorità competente dello Stato membro interessato fornisce al personale dell’Ufficio l’assistenza necessaria ad eseguire efficacemente le sue mansioni, quali specificate nell’autorizzazione scritta di cui all’articolo 7, paragrafo 2. Se per tale assistenza è necessaria l’autorizzazione di un’autorità giudiziaria conformemente alle norme nazionali, è richiesta tale autorizzazione.
Lo Stato membro interessato assicura, conformemente al regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96, che il personale dell’Ufficio possa avere accesso, alle stesse condizioni delle proprie autorità competenti e nel rispetto del diritto nazionale, a tutte le informazioni e alla documentazione relative alla questione oggetto dell’indagine che si dimostrino necessarie per uno svolgimento efficace ed efficiente dei controlli e delle verifiche sul posto.
4. Ai fini del presente regolamento, gli Stati membri designano un servizio («servizio di coordinamento antifrode») per agevolare una cooperazione e uno scambio di informazioni efficaci con l’Ufficio, ivi incluse le informazioni di carattere operativo. Se del caso e conformemente al diritto nazionale, il servizio di coordinamento antifrode può essere considerato un’autorità competente ai fini del presente regolamento.
5. Nel corso di un’indagine esterna, l’Ufficio può accedere alle informazioni pertinenti, ivi incluse le informazioni contenute in banche dati, detenute dalle istituzioni, dagli organi e dagli organismi in relazione ai fatti oggetto dell’indagine, nella misura in cui sia necessario per accertare l’esistenza di frodi, corruzione o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione. A tal fine si applica l’articolo 4, paragrafi 2 e 4.
6. Qualora l’Ufficio gestisca, prima che sia adottata una decisione sull’eventuale avvio di un’indagine esterna, informazioni che inducono a sospettare l’esistenza di frodi, corruzione o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione, esso può darne comunicazione alle autorità competenti degli Stati membri interessati e, se necessario, ai servizi competenti della Commissione.
Fatta salva la normativa settoriale di cui all’articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95, le autorità competenti degli Stati membri interessati assicurano che siano adottate misure adeguate alle quali l’Ufficio può partecipare nel rispetto del diritto nazionale. Su richiesta, le autorità competenti degli Stati membri interessati informano l’Ufficio delle misure adottate e delle loro conclusioni sulla base delle informazioni di cui al primo comma del presente paragrafo.
Articolo 4
Indagini interne
1. Nei settori di cui all’articolo 1, l’Ufficio svolge indagini amministrative all’interno delle istituzioni, degli organi e degli organismi («indagini interne»).
Tali indagini interne sono condotte conformemente alle condizioni stabilite dal presente regolamento, nonché dalle decisioni adottate dalle istituzioni, dagli organi o dagli organismi pertinenti.
2. Nel rispetto delle disposizioni di cui al paragrafo 1:
a)
l’Ufficio ha accesso senza preavviso e senza ritardo a qualsiasi informazione pertinente, ivi incluse le informazioni contenute in banche dati, detenute dalle istituzioni, dagli organi o dagli organismi nonché ai locali dei medesimi. L’Ufficio ha la facoltà di controllare la contabilità delle istituzioni, degli organi e degli organismi. L’Ufficio può riprodurre e ottenere estratti di qualsiasi documento o del contenuto di qualsiasi supporto di dati detenuti dalle istituzioni, dagli organi e dagli organismi e, se necessario, prendere possesso di tali documenti o informazioni per evitare qualsiasi rischio di sottrazione;
b)
l’Ufficio può chiedere informazioni orali, anche mediante colloqui, e informazioni scritte ai funzionari, agli altri agenti, ai membri di istituzioni o organi, ai dirigenti di organismi, o ai membri del personale.
3. Conformemente alle disposizioni e alle procedure previste dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96, l’Ufficio può svolgere controlli e verifiche sul posto presso gli operatori economici al fine di avere accesso alle informazioni pertinenti in merito ai fatti oggetto dell’indagine interna.
4. Le istituzioni, gli organi e gli organismi sono informati quando il personale dell’Ufficio svolge un’indagine interna nei loro locali o quando consulta un documento o chiede un’informazione che essi detengono. Fatti salvi gli articoli 10 e 11, l’Ufficio può trasmettere in qualsiasi momento all’istituzione, all’organo o all’organismo interessato le informazioni ottenute nel corso delle indagini interne.
5. Le istituzioni, gli organi e gli organismi predispongono procedure adeguate e prendono le misure necessarie per garantire in ogni fase la riservatezza delle indagini interne.
6. Qualora dalle indagini interne emerga la possibilità che un funzionario, un altro agente, un membro di un’istituzione o organo, un dirigente di un organismo, o un membro del personale sia una persona interessata, l’istituzione, l’organo o l’organismo al quale tale persona appartiene ne è informato.
In casi nei quali non sia possibile garantire la riservatezza dell’indagine interna utilizzando i consueti canali di comunicazione, l’Ufficio ricorre ad adeguati canali alternativi per trasmettere le informazioni.
In casi eccezionali, la comunicazione di tali informazioni può essere differita sulla base di una decisione motivata del direttore generale, che è trasmessa al comitato di vigilanza dopo la chiusura dell’indagine.
7. La decisione adottata da ogni istituzione, organo o organismo, di cui al paragrafo 1 comprende, in particolare, una norma concernente l’obbligo per funzionari, altri agenti, membri di istituzioni o organi, dirigenti di organismi, o membri del personale di cooperare con l’Ufficio e di informarlo, garantendo nel contempo la riservatezza dell’indagine interna.
8. Qualora l’Ufficio gestisca, prima che sia adottata una decisione sull’eventuale avvio di un’indagine interna, informazioni che inducono a sospettare l’esistenza di frodi, corruzione o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione, esso può informarne le istituzioni, gli organi o gli organismi interessati. Su richiesta, le istituzioni, gli organi o gli organismi interessati informano l’Ufficio in merito alle misure adottate e alle loro conclusioni sulla base di tali informazioni.
Se necessario, l’Ufficio informa anche le autorità competenti dello Stato membro interessato. In tal caso, si applicano i requisiti procedurali previsti all’articolo 9, paragrafo 4, secondo e terzo comma. Se le autorità competenti decidono, conformemente al diritto nazionale, di adottare delle misure sulla base delle informazioni loro trasmesse, esse ne informano, su richiesta, l’Ufficio.
Articolo 5
Avvio delle indagini
1. Il direttore generale può avviare un’indagine in presenza di un sufficiente sospetto, che può anche basarsi su informazioni fornite da terzi o su informazioni anonime, che induca a supporre l’esistenza di frodi, corruzione o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione. La decisione del direttore generale di avviare o no un’indagine tiene conto delle priorità della politica dell’Ufficio in materia di indagini e del relativo piano di gestione annuale, stabiliti conformemente all’articolo 17, paragrafo 5. Tale decisione tiene conto altresì della necessità di utilizzare in maniera efficiente le risorse dell’Ufficio e della proporzionalità delle misure impiegate. Con riguardo alle indagini interne, si tiene conto specificamente dell’istituzione, dell’organo o dell’organismo più adeguato a svolgerle, in particolare sulla base della natura dei fatti, dell’incidenza finanziaria effettiva o potenziale del caso e della probabilità di un seguito giudiziario.
2. La decisione di avviare le indagini esterne è adottata dal direttore generale, che agisce di propria iniziativa o su richiesta di uno Stato membro interessato o di un’istituzione, organo o organismo dell’Unione.
La decisione di avviare le indagini interne è adottata dal direttore generale, che agisce di propria iniziativa o su richiesta dell’istituzione, dell’organo o dell’organismo in cui l’indagine dovrà svolgersi o di uno Stato membro.
3. Finché il direttore generale valuta se avviare o no un’indagine interna a seguito di una richiesta di cui al paragrafo 2 e/o finché è in corso un’indagine interna dell’Ufficio, le istituzioni, gli organi e gli organismi interessati non avviano un’indagine parallela sugli stessi fatti, salvo diversi accordi con l’Ufficio.
4. La decisione se avviare o meno un’indagine è adottata nei due mesi successivi al ricevimento da parte dell’Ufficio di una richiesta di cui al paragrafo 2. La decisione è comunicata senza indugio allo Stato membro, all’istituzione, all’organo o all’organismo che ha presentato la richiesta. La decisione di non avviare un’indagine è motivata. Se alla scadenza di tale periodo di due mesi, l’Ufficio non ha adottato alcuna decisione, si considera che l’Ufficio abbia deciso di non avviare un’indagine.
Se un funzionario, un altro agente, un membro di un’istituzione o organo, un dirigente di un organismo, o un membro del personale, che agisca conformemente all’articolo 22 bis dello statuto, fornisce informazioni all’Ufficio relative a un sospetto di frode o di irregolarità, l’Ufficio informa tale persona della decisione di avviare o no un’indagine in relazione ai fatti in questione.
5. Il direttore generale, se decide di non avviare un’indagine interna, può trasmettere senza indugio eventuali informazioni pertinenti all’istituzione, all’organo o all’organismo interessati affinché possano essere adottate le misure adeguate, conformemente alle norme applicabili a tale istituzione, organo o organismo. L’Ufficio concorda con tale istituzione, organo o organismo, se del caso, le misure opportune per tutelare la riservatezza della fonte informativa e chiede, se necessario, di essere tenuto al corrente delle misure adottate.
6. Il direttore generale, se decide di non avviare un’indagine esterna, può trasmettere senza indugio eventuali informazioni pertinenti alle autorità competenti dello Stato membro interessato affinché, se del caso e conformemente alle norme nazionali, possano essere adottate misure. Se necessario, l’Ufficio ne informa anche l’istituzione, l’organo o l’organismo interessato.
Articolo 6
Accesso alle informazioni contenute in banche dati prima dell’avvio di un’indagine
1. Prima dell’avvio di un’indagine, l’Ufficio ha il diritto di accedere a tutte le informazioni pertinenti contenute in banche dati, detenute da istituzioni, organi o organismi qualora ciò sia indispensabile per valutare il fondamento delle accuse. Tale diritto di accesso è esercitato entro il termine stabilito dall’Ufficio, necessario per una rapida valutazione delle accuse. Nell’esercitare il diritto di accesso, l’Ufficio rispetta i principi di necessità e proporzionalità.
2. L’istituzione, organo o organismo interessato coopera con lealtà, consentendo all’Ufficio di ottenere qualsiasi informazione pertinente alle condizioni specificate nelle decisioni adottate a norma dell’articolo 4, paragrafo 1.
Articolo 7
Esecuzione delle indagini
1. Il direttore generale dirige l’esecuzione delle indagini sulla base, se del caso, di istruzioni scritte. Le indagini sono condotte sotto la sua direzione dal personale dell’Ufficio da lui designato.
2. Il personale dell’Ufficio svolge le proprie mansioni presentando un’autorizzazione scritta, che ne indica l’identità e la qualifica. Il direttore generale rilascia tale autorizzazione, indicando l’oggetto e la finalità dell’indagine, le basi giuridiche per svolgere l’indagine e i poteri d’indagine che ne derivano.
3. Le autorità competenti degli Stati membri forniscono al personale dell’Ufficio, conformemente alle norme nazionali, l’assistenza necessaria ad assolvere in modo efficace le sue mansioni.
Le istituzioni, gli organi e gli organismi provvedono affinché i rispettivi funzionari, altri agenti, membri, dirigenti e membri del personale prestino al personale dell’Ufficio l’assistenza necessaria per assolvere in modo efficace le sue mansioni.
4. Se un’indagine si compone di elementi esterni ed interni, si applicano rispettivamente l’articolo 3 e l’articolo 4.
5. Le indagini si svolgono senza interruzioni per un periodo di tempo che deve essere proporzionato alle circostanze ed alla complessità del caso.
6. Quando le indagini indichino che potrebbe essere opportuno adottare misure amministrative cautelari al fine di tutelare gli interessi finanziari dell’Unione, l’Ufficio informa senza indugio l’istituzione, l’organo o l’organismo interessati dell’indagine in corso. Le informazioni trasmesse comprendono i seguenti elementi:
a)
l’identità del funzionario, altro agente, membro di un’istituzione o organo, dirigente di un organismo, o membro del personale interessati e una sintesi dei fatti in questione;
b)
ogni informazione che possa essere d’ausilio all’istituzione, all’organo o all’organismo interessato al fine di decidere se sia opportuno adottare misure amministrative cautelari per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione;
c)
le eventuali misure particolari di riservatezza raccomandate, specialmente nei casi che comportano il ricorso a misure d’indagine che rientrano nell’ambito di competenza di un’autorità giudiziaria nazionale o, nel caso di un’indagine esterna, nell’ambito di competenza di un’autorità nazionale, conformemente alle norme nazionali applicabili alle indagini.
L’istituzione, l’organo o l’organismo interessato può in qualsiasi momento decidere di adottare, in stretta cooperazione con l’Ufficio, adeguate misure cautelari, comprese misure per salvaguardare gli elementi di prova, e informa senza indugio l’Ufficio di tale decisione.
7. Se necessario, spetta alle autorità competenti degli Stati membri, su richiesta dell’Ufficio, adottare le misure cautelari adeguate previste dal rispettivo diritto nazionale, in particolare misure per la salvaguardia degli elementi di prova.
8. Se un’indagine non può essere chiusa entro dodici mesi dal suo avvio, il direttore generale, allo scadere di tale periodo di dodici mesi e successivamente ogni sei mesi, riferisce al comitato di vigilanza, indicando i motivi e le misure correttive previste al fine di accelerare l’indagine.
Articolo 8
Obbligo di informare l’Ufficio
1. Le istituzioni, gli organi e gli organismi trasmettono senza indugio all’Ufficio qualsiasi informazione relativa a eventuali casi di frode, corruzione o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione.
2. Le istituzioni, gli organi e gli organismi, nonché, nella misura in cui ciò sia consentito dal loro diritto nazionale, le autorità competenti degli Stati membri trasmettono all’Ufficio, su richiesta dello stesso o di propria iniziativa, ogni documento o informazione che essi detengono, relativi ad un’indagine in corso dell’Ufficio.
3. Le istituzioni, gli organi e gli organismi, nonché, nella misura in cui ciò sia consentito dal loro diritto nazionale, le autorità competenti degli Stati membri trasmettono all’Ufficio ogni altro documento o informazione che essi detengono ritenuti pertinenti, relativi alla lotta contro le frodi, contro la corruzione e contro ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione.
Articolo 9
Garanzie procedurali
1. Nelle sue indagini l’Ufficio raccoglie elementi a carico e a favore della persona interessata. Le indagini sono svolte in modo obiettivo e imparziale e conformemente al principio della presunzione d’innocenza e alle garanzie procedurali enunciate nel presente articolo.
2. L’Ufficio può sentire, in qualunque momento nel corso di un’indagine, una persona interessata o un testimone. Qualsiasi persona sentita ha il diritto di non autoaccusarsi.
L’invito a un colloquio è inviato a una persona interessata con un preavviso di almeno dieci giorni lavorativi. Tale termine di preavviso può essere ridotto con il consenso espresso della persona interessata o per ragioni debitamente motivate dall’urgenza dell’indagine. Nel secondo caso, il termine di preavviso non è inferiore a 24 ore. L’invito comprende un elenco dei diritti della persona interessata, in particolare il diritto di essere assistita da una persona di sua scelta.
L’invito a un colloquio è inviato a un testimone con un preavviso di almeno 24 ore. Tale termine di preavviso può essere ridotto con il consenso espresso del testimone o per ragioni debitamente motivate dall’urgenza dell’indagine.
I requisiti di cui al secondo e terzo comma non si applicano alla raccolta di dichiarazioni nell’ambito di controlli e di verifiche sul posto.
Se nel corso di un colloquio emergono indizi che un testimone potrebbe essere una persona interessata, il colloquio si conclude. Si applicano immediatamente le regole di procedura di cui al presente paragrafo e ai paragrafi 3 e 4. Tale testimone è informato immediatamente dei suoi diritti in qualità di persona interessata e riceve, su richiesta, una copia dei resoconti di eventuali dichiarazioni da lui rilasciate in passato. L’Ufficio non può utilizzare contro tale persona le sue dichiarazioni passate senza prima concedergli la possibilità di presentare osservazioni al riguardo.
L’Ufficio redige un verbale del colloquio e consente alla persona sentita di consultarlo affinché la stessa possa approvare il verbale o aggiungere osservazioni. L’Ufficio consegna alla persona interessata copia del verbale del colloquio.
3. Non appena emerga da un’indagine che un funzionario, un altro agente, un membro di un’istituzione o organo, un dirigente di un organismo, o un membro del personale possono essere una persona interessata, tale funzionario, altro agente, membro di un’istituzione o organo, dirigente di un organismo, o membro del personale ne è informato, a condizione che ciò non comprometta lo svolgimento dell’indagine o di procedure d’indagine che rientrano nelle competenze di un’autorità giudiziaria nazionale.
4. Fatti salvi l’articolo 4, paragrafo 6, e l’articolo 7, paragrafo 6, una volta terminata l’indagine e prima che siano redatte conclusioni che facciano riferimento nominativamente a una persona interessata, a tale persona è data la possibilità di presentare le proprie osservazioni sui fatti che la riguardano.
A tal fine, l’Ufficio invia alla persona interessata un invito a presentare le proprie osservazioni, per iscritto o durante un colloquio con il personale designato dall’Ufficio. Tale invito comprende una sintesi dei fatti che riguardano la persona interessata e le informazioni prescritte dagli articoli 11 e 12 del regolamento (CE) n. 45/2001, e indica il termine per la presentazione delle osservazioni, che non è inferiore a dieci giorni lavorativi dal ricevimento dell’invito a presentare osservazioni. Tale termine di preavviso può essere ridotto con il consenso espresso della persona interessata o per ragioni debitamente motivate dall’urgenza dell’indagine. La relazione finale d’indagine fa riferimento a tali eventuali osservazioni.
In casi debitamente giustificati in cui occorra garantire la riservatezza dell’indagine e/o che comportino il ricorso a procedure d’indagine che rientrano nell’ambito di competenza di un’autorità giudiziaria nazionale, il direttore generale può decidere di differire l’esecuzione dell’obbligo di invitare la persona interessata a presentare le sue osservazioni.
Nei casi di cui all’articolo 1, paragrafo 2, dell’allegato IX dello statuto, la mancata risposta da parte dell’istituzione, dell’organo o dell’organismo entro un mese alla richiesta del direttore generale di differire l’obbligo di invitare la persona interessata a presentare le sue osservazioni si considera come una risposta affermativa.
5. Ogni persona sentita può usare una qualsiasi delle lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione. I funzionari o altri agenti dell’Unione possono tuttavia essere invitati a esprimersi in una lingua ufficiale delle istituzioni dell’Unione di cui abbiano una conoscenza approfondita.
Articolo 10
Riservatezza e tutela dei dati
1. Le informazioni trasmesse o ottenute in qualsiasi forma nell’ambito di indagini esterne sono protette dalle disposizioni pertinenti.
2. Le informazioni trasmesse o ottenute in qualsiasi forma nell’ambito di indagini interne sono coperte dal segreto d’ufficio e godono della tutela concessa dalle norme applicabili alle istituzioni dell’Unione.
3. Le istituzioni, gli organi o gli organismi interessati assicurano il rispetto della riservatezza delle indagini svolte dall’Ufficio, dei diritti legittimi delle persone interessate e, in caso di procedimenti giudiziari pendenti, di tutte le norme nazionali applicabili a tali procedimenti.
4. L’Ufficio può designare un responsabile della protezione dei dati conformemente all’articolo 24 del regolamento (CE) n. 45/2001.
5. Il direttore generale assicura che qualsiasi informazione sia fornita al pubblico in modo neutrale e imparziale e che la sua divulgazione avvenga nel rispetto della riservatezza delle indagini e sia conforme ai principi di cui al presente articolo e all’articolo 9, paragrafo 1.
Conformemente allo statuto, il personale dell’Ufficio si astiene da ogni divulgazione non autorizzata di informazioni di cui sia venuto a conoscenza nel contesto delle sue funzioni, a meno che tali informazioni non siano già state rese pubbliche o accessibili al pubblico, e continua ad essere vincolato da tale obbligo anche dopo la cessazione dal servizio.
Articolo 11
Relazione sulle indagini e provvedimenti conseguenti alle indagini
1. Al termine di un’indagine da parte dell’Ufficio è redatta una relazione sotto l’autorità del direttore generale. Tale relazione descrive la base giuridica dell’indagine, le fasi procedurali seguite, i fatti accertati e la loro qualificazione giuridica preliminare, l’incidenza finanziaria stimata dei fatti accertati, il rispetto delle garanzie procedurali conformemente all’articolo 9 e le conclusioni dell’indagine.
La relazione è accompagnata dalle raccomandazioni del direttore generale sull’opportunità di adottare provvedimenti. Tali raccomandazioni indicano, se del caso, eventuali misure disciplinari, amministrative, finanziarie e/o giudiziarie che le istituzioni, gli organi e gli organismi e le autorità competenti degli Stati membri interessati devono adottare, e precisano in particolare gli importi stimati da recuperare, nonché la qualificazione giuridica preliminare dei fatti accertati.
2. Nel redigere dette relazioni e raccomandazioni si tiene conto del diritto nazionale dello Stato membro interessato. Le relazioni così redatte costituiscono elementi di prova nei procedimenti amministrativi o giudiziari dello Stato membro nel quale risulti necessario avvalersene al medesimo titolo e alle medesime condizioni delle relazioni amministrative redatte dagli ispettori amministrativi nazionali. Le relazioni sono soggette alle medesime regole di valutazione applicabili alle relazioni amministrative nazionali e ne hanno la medesima valenza probatoria.
3. Le relazioni e le raccomandazioni redatte in seguito a un’indagine esterna e ogni pertinente documento ad esse collegato sono trasmessi alle autorità competenti degli Stati membri interessati, conformemente alle norme relative alle indagini esterne, e, se necessario, ai servizi competenti della Commissione.
4. Le relazioni e le raccomandazioni redatte in seguito a un’indagine interna ed ogni pertinente documento ad esse connesso sono trasmessi all’istituzione, all’organo o all’organismo interessato. Tali istituzioni, organi e organismi danno alle indagini interne il seguito, in particolare di natura disciplinare o giudiziaria, richiesto dalle risultanze ottenute, e ne informano l’Ufficio entro il termine fissato nelle raccomandazioni che accompagnano la relazione nonché su richiesta dell’Ufficio.
5. Se la relazione redatta a seguito di un’indagine interna rivela l’esistenza di fatti suscettibili di dare luogo ad azioni penali, tale informazione è trasmessa alle autorità giudiziarie dello Stato membro interessato.
6. Su richiesta dell’Ufficio, le autorità competenti degli Stati membri interessati trasmettono, in tempo utile, informazioni all’Ufficio sulle eventuali misure adottate a seguito della trasmissione, da parte del direttore generale, delle sue raccomandazioni conformemente al paragrafo 3 e a seguito della trasmissione, da parte dell’Ufficio, di eventuali informazioni conformemente al paragrafo 5.
7. Fatto salvo il paragrafo 4, se al termine di un’indagine nessuna accusa formulata contro la persona interessata risulta fondata, il direttore generale archivia l’indagine che riguarda tale persona e informa tale persona entro dieci giorni lavorativi.
8. Qualora un informatore che abbia comunicato all’Ufficio informazioni che conducono o sono connesse a un’indagine ne faccia richiesta, l’Ufficio può informare tale informatore che l’indagine è stata chiusa. L’Ufficio ha tuttavia la facoltà di respingere tale richiesta, qualora reputi che essa rischi di compromettere gli interessi legittimi della persona interessata, l’efficacia dell’indagine e delle misure che ne possono derivare, o le esigenze di riservatezza.
Articolo 12
Scambio di informazioni tra l’Ufficio e le autorità competenti degli Stati membri
1. Fatti salvi gli articoli 10 e 11 del presente regolamento e le disposizioni del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96, l’Ufficio può trasmettere alle autorità competenti degli Stati membri interessati informazioni ottenute nel corso di indagini esterne in tempo utile per consentire loro di adottare le misure adeguate conformemente al loro diritto nazionale.
2. Fatti salvi gli articoli 10 e 11, il direttore generale trasmette alle autorità giudiziarie dello Stato membro interessato le informazioni raccolte dall’Ufficio nel corso di indagini interne su fatti che rientrano nell’ambito di competenza di un’autorità giudiziaria nazionale.
Conformemente all’articolo 4 e fatto salvo l’articolo 10, il direttore generale trasmette inoltre all’istituzione, organo o organismo interessati le informazioni di cui al primo comma del presente paragrafo, comprese l’identità della persona interessata, una sintesi dei fatti accertati, la loro qualificazione giuridica preliminare e la valutazione dell’incidenza sugli interessi finanziari dell’Unione.
Si applica l’articolo 9, paragrafo 4.
3. Le autorità competenti dello Stato membro interessato, fatto salvo il loro diritto nazionale, informano l’Ufficio in tempo utile, di propria iniziativa o su richiesta dell’Ufficio, delle misure adottate sulla base delle informazioni loro trasmesse ai sensi del presente articolo.
4. L’Ufficio può fornire elementi di prova nei procedimenti giudiziari dinanzi agli organi giurisdizionali nazionali, conformemente al diritto nazionale e allo statuto.
Articolo 13
Cooperazione dell’Ufficio con Eurojust e Europol
1. Nell’ambito del suo mandato per proteggere gli interessi finanziari dell’Unione, l’Ufficio coopera, all’occorrenza, con Eurojust e con l’Ufficio europeo di polizia (Europol). Ove necessario per agevolare tale collaborazione, l’Ufficio conclude con Eurojust ed Europol accordi amministrativi. Tali accordi di lavoro possono riguardare lo scambio di informazioni operative, strategiche o tecniche, compresi dati personali e informazioni classificate, nonché, su richiesta, relazioni sull’andamento dei lavori.
Ove ciò possa sostenere e rafforzare il coordinamento e la cooperazione tra le autorità nazionali preposte alle indagini e all’esercizio dell’azione penale od ove l’Ufficio abbia trasmesso alle autorità competenti degli Stati membri informazioni che lascino supporre l’esistenza di frodi, corruzione o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione che configurano tra le forme gravi di criminalità, esso trasmette a Eurojust le informazioni pertinenti, nei limiti del mandato di Eurojust.
2. Le autorità competenti degli Stati membri interessati sono informate tempestivamente dall’Ufficio nei casi in cui informazioni fornite dalle stesse siano trasmesse dall’Ufficio a Eurojust o Europol.
Articolo 14
Cooperazione con paesi terzi e organizzazioni internazionali
1. L’Ufficio può concludere, all’occorrenza, accordi amministrativi con autorità competenti di paesi terzi e con organizzazioni internazionali. L’Ufficio coordina la sua azione, se del caso, con i competenti servizi della Commissione e con il servizio europeo per l’azione esterna, in particolare prima di concludere tali accordi. Gli accordi possono riguardare lo scambio di informazioni operative, strategiche o tecniche, comprese, su richiesta, relazioni sull’andamento dei lavori.
2. L’Ufficio informa le autorità competenti degli Stati membri interessati prima che informazioni fornite dalle stesse siano trasmesse dall’Ufficio alle autorità competenti di paesi terzi o a organizzazioni internazionali.
L’Ufficio tiene un registro di tutte le trasmissioni di dati personali, compresi i motivi di tali trasmissioni, conformemente al regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 15
Comitato di vigilanza
1. Il comitato di vigilanza controlla regolarmente l’esecuzione della funzione di indagine da parte dell’Ufficio al fine di rafforzare l’indipendenza dell’Ufficio nell’esercizio effettivo delle competenze conferitegli in virtù del presente regolamento.
Il comitato di vigilanza sorveglia, in particolare, gli sviluppi relativi all’applicazione delle garanzie procedurali e alla durata delle indagini, alla luce delle informazioni fornite dal direttore generale conformemente all’articolo 7, paragrafo 8.
Il comitato di vigilanza sottopone al direttore generale pareri, comprese raccomandazioni ove opportuno, in merito, tra l’altro, alle risorse necessarie per svolgere la funzione di indagine dell’Ufficio, alle priorità dell’Ufficio in materia di indagini e alla durata delle indagini. Tali pareri possono essere presentati di propria iniziativa, su richiesta del direttore generale o su richiesta di un’istituzione, organo o organismo, senza tuttavia interferire con lo svolgimento delle indagini in corso.
Alle istituzioni, agli organi o agli organismi è fornita copia dei pareri presentati a norma del terzo comma.
In situazioni debitamente motivate, il comitato di vigilanza può chiedere all’Ufficio informazioni supplementari sulle indagini, comprese relazioni e raccomandazioni sulle indagini chiuse, senza tuttavia interferire con lo svolgimento delle indagini in corso.
2. Il comitato di vigilanza si compone di cinque membri indipendenti con esperienza in alte funzioni giudiziarie o di indagine o in funzioni comparabili connesse ai settori di attività dell’Ufficio. Essi sono nominati di comune accordo dal Parlamento europeo, dal Consiglio e dalla Commissione.
La decisione di nomina dei membri del comitato di vigilanza comprende anche un elenco di riserva di membri potenziali per sostituire i membri del comitato di vigilanza per la restante durata del mandato in caso di dimissioni, decesso o incapacità permanente di uno o più di tali membri.
3. Il mandato dei membri del comitato di vigilanza ha una durata di cinque anni e non è rinnovabile. Tre e due membri sono sostituiti a turno al fine di preservare le competenze del comitato di vigilanza.
4. Alla scadenza del mandato, i membri del comitato di vigilanza restano in funzione fino alla loro sostituzione.
5. Se un membro del comitato di vigilanza cessa di soddisfare le condizioni che disciplinano lo svolgimento delle sue funzioni o se ha commesso una colpa grave, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione possono, di comune accordo, sollevarlo dalle sue funzioni.
6. Conformemente alle norme della Commissione applicabili, i membri del comitato di vigilanza ricevono un’indennità giornaliera e ricevono un rimborso per le spese sostenute nell’esercizio delle proprie funzioni.
7. Nell’adempimento delle proprie funzioni, i membri del comitato di vigilanza non sollecitano né accettano istruzioni da alcun governo, istituzione, organo o organismo.
8. Il comitato di vigilanza designa il proprio presidente. Esso adotta il proprio regolamento interno che, prima dell’adozione, è trasmesso per conoscenza al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e al garante europeo della protezione dei dati. Le riunioni del comitato di vigilanza sono convocate su iniziativa del suo presidente o del direttore generale. Esso tiene almeno dieci riunioni all’anno. Il comitato di vigilanza adotta le sue decisioni a maggioranza dei membri che lo compongono. Il suo segretariato è assicurato dall’Ufficio, in stretta consultazione con il comitato di vigilanza.
9. Il comitato di vigilanza adotta almeno una relazione sulle attività per anno, riguardante in particolare la valutazione dell’indipendenza dell’Ufficio, l’applicazione delle garanzie procedurali e la durata delle indagini. Tali relazioni sono trasmesse al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti.
Il comitato di vigilanza può presentare relazioni al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti in merito ai risultati delle indagini dell’Ufficio e alle misure adottate sulla base di tali risultati.
Articolo 16
Scambio di opinioni con le istituzioni
1. Il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione incontrano una volta l’anno il direttore generale per uno scambio di opinioni a livello politico al fine di discutere la politica dell’Ufficio in merito ai metodi di prevenzione e di lotta contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione. Il comitato di vigilanza partecipa allo scambio di opinioni. Rappresentanti della Corte dei conti, di Eurojust e/o Europol possono essere invitati a partecipare in casi specifici, su richiesta del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, del direttore generale o del comitato di vigilanza.
2. Lo scambio di opinioni può riguardare:
a)
le priorità strategiche delle politiche dell’Ufficio in materia di indagini;
b)
i pareri e le relazioni sulle attività del comitato di vigilanza previsti all’articolo 15;
c)
le relazioni del direttore generale a norma dell’articolo 17, paragrafo 4 e, ove opportuno, eventuali altre relazioni delle istituzioni relative al mandato dell’Ufficio;
d)
il quadro delle relazioni tra l’Ufficio e le istituzioni, organi e organismi;
e)
il quadro delle relazioni tra l’Ufficio e le autorità competenti degli Stati membri;
f)
le relazioni tra l’Ufficio e le autorità competenti dei paesi terzi, nonché le organizzazioni internazionali, nel quadro degli accordi di cui al presente regolamento;
g)
l’efficacia dei lavori dell’Ufficio in relazione all’adempimento del suo mandato.
3. Tutte le istituzioni che partecipano allo scambio di opinioni assicurano che esso non interferisca con lo svolgimento delle indagini in corso.
4. La istituzioni che partecipano allo scambio di opinioni tengono conto, nei loro provvedimenti, dei pareri espressi nell’ambito di tale scambio. Il direttore generale fornisce, nelle relazioni di cui all’articolo 17, paragrafo 4, informazioni sulle eventuali misure adottate dall’Ufficio.
Articolo 17
Direttore generale
1. L’Ufficio è posto sotto la direzione di un direttore generale. Il direttore generale è nominato dalla Commissione conformemente alla procedura di cui al paragrafo 2. Il mandato del direttore generale ha una durata di sette anni e non è rinnovabile.
2. Ai fini della nomina di un nuovo direttore generale, la Commissione pubblica un invito a presentare candidature nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea. Tale pubblicazione è effettuata al più tardi sei mesi prima della scadenza del mandato del direttore generale in carica. Previo parere favorevole del comitato di vigilanza in merito alla procedura di selezione applicata dalla Commissione, quest’ultima stabilisce un elenco di candidati in possesso dei requisiti prescritti. La Commissione nomina il direttore generale previa consultazione con il Parlamento europeo e il Consiglio.
3. Il direttore generale non sollecita né accetta istruzioni da alcun governo, istituzione, organo o organismo nell’adempimento delle sue funzioni relative all’avvio ed allo svolgimento delle indagini esterne ed interne o alla stesura delle relative relazioni. Qualora il direttore generale ritenga che una misura adottata dalla Commissione comprometta la sua indipendenza, ne informa immediatamente il comitato di vigilanza e decide se presentare o meno ricorso contro la Commissione davanti alla Corte di giustizia.
4. Il direttore generale riferisce regolarmente al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti sulle conclusioni delle indagini svolte dall’Ufficio, sulle misure adottate e sulle difficoltà incontrate, nel rispetto della riservatezza delle indagini e dei diritti legittimi delle persone interessate e degli informatori, nonché, ove opportuno, della normativa nazionale applicabile ai procedimenti giudiziari.
5. Il direttore generale stabilisce ogni anno, nell’ambito del piano di gestione annuale, le priorità della politica dell’Ufficio in materia di indagini e le trasmette, prima della pubblicazione, al comitato di vigilanza.
Il direttore generale tiene periodicamente informato il comitato di vigilanza delle attività dell’Ufficio, dello svolgimento della sua funzione di indagine e delle misure adottate per dare seguito alle indagini.
Il direttore generale informa periodicamente il comitato di vigilanza:
a)
dei casi in cui le raccomandazioni formulate dal direttore generale non siano state seguite;
b)
dei casi in cui le informazioni siano state trasmesse alle autorità giudiziarie degli Stati membri;
c)
della durata delle indagini conformemente all’articolo 7, paragrafo 8.
6. Il direttore generale può delegare per iscritto l’esercizio di alcune sue funzioni a norma dell’articolo 5, dell’articolo 7, paragrafo 2, dell’articolo 11, paragrafo 7, e dell’articolo 12, paragrafo 2, a uno o più membri del personale dell’Ufficio, specificando le condizioni e i limiti di tale delega.
7. Il direttore generale predispone una procedura consultiva e di controllo interna, compreso un controllo di legalità, riguardante tra l’altro il rispetto delle garanzie procedurali e dei diritti fondamentali delle persone interessate e del diritto nazionale degli Stati membri interessati, con particolare riferimento all’articolo 11, paragrafo 2.
8. Il direttore generale adotta orientamenti in merito alle procedure di indagine per il personale dell’Ufficio. Tali orientamenti sono conformi al presente regolamento e contemplano, tra l’altro:
a)
lo svolgimento delle indagini;
b)
le garanzie procedurali;
c)
informazioni dettagliate sulle procedure consultive e di controllo interne, compreso il controllo di legalità;
d)
la protezione dei dati.
Tali orientamenti, nonché eventuali loro modifiche, sono adottati dopo che sia stata data al comitato di vigilanza la possibilità di presentare le proprie osservazioni in merito e sono quindi trasmessi per conoscenza al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione, e pubblicati a titolo informativo sul sito Internet dell’Ufficio nelle lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione.
9. Prima di irrogare una sanzione disciplinare nei confronti del direttore generale, la Commissione consulta il comitato di vigilanza.
L’imposizione di eventuali sanzioni disciplinari nei confronti del direttore generale è oggetto di una decisione motivata, comunicata per conoscenza al Parlamento europeo, al Consiglio e al comitato di vigilanza.
10. Ogni riferimento al «direttore» dell’Ufficio in qualsiasi atto giuridico si intende come riferimento al direttore generale.
Articolo 18
Finanziamento
Gli stanziamenti globali dell’Ufficio, compresi quelli per il comitato di vigilanza e il suo segretariato, sono iscritti in una linea di bilancio specifica all’interno della sezione del bilancio generale dell’Unione europea riguardante la Commissione e figurano in dettaglio in un allegato di detta sezione.
La tabella dell’organico dell’Ufficio, compreso il segretariato del comitato di vigilanza, è allegata alla tabella dell’organico della Commissione.
Articolo 19
Relazione di valutazione
Entro il 2 ottobre 2017, la Commissione presenta al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione di valutazione sull’applicazione del presente regolamento. Tale relazione è accompagnata da un parere del comitato di vigilanza e specifica se è necessario modificare il presente regolamento.
Articolo 20
Abrogazione
Il regolamento (CE) n. 1073/1999 e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 sono abrogati.
I riferimenti ai regolamenti abrogati si intendono fatti al presente regolamento e si leggono secondo la tavola di concordanza di cui all’allegato II.
Articolo 21
Entrata in vigore e disposizioni transitorie
1. Il presente regolamento entra in vigore il primo giorno del mese successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
2. L’articolo 15, paragrafo 3, si applica alla durata del mandato dei membri del comitato di vigilanza in carica alla data dell’entrata in vigore del presente regolamento. Subito dopo l’entrata in vigore del presente regolamento, il presidente del Parlamento europeo estrae a sorte, tra i membri del comitato di vigilanza, due membri le cui funzioni devono cessare, in deroga all’articolo 15, paragrafo 3, prima frase, allo scadere dei primi 36 mesi del loro mandato. Due nuovi membri sono nominati automaticamente per un mandato di cinque anni in sostituzione dei membri uscenti, sulla base e nell’ordine dell’elenco di cui all’articolo 1, paragrafo 2, della decisione 2012/45/UE, Euratom del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione, del 23 gennaio 2012, che nomina i membri del comitato di vigilanza dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) (13). Tali nuovi membri sono le prime due persone i cui nomi compaiono in elenco.
3. L’articolo 17, paragrafo 1, terza frase, si applica alla durata del mandato del direttore generale in carica alla data dell’entrata in vigore del presente regolamento.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Strasburgo, l'11 settembre 2013