ROZHODNUTÍ RADY
ze dne 26. července 2010
o organizaci a fungování Evropské služby pro vnější činnost
(2010/427/EU)
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o Evropské unii, a zejména na čl. 27 odst. 3 této smlouvy,
s ohledem na návrh vysoké představitelky Unie pro zahraniční věci a bezpečnostní politiku,
s ohledem na stanovisko Evropského parlamentu,
s ohledem na souhlas Evropské komise,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Účelem tohoto rozhodnutí je stanovit organizaci a fungování Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“), funkčně nezávislé instituce Unie pod vedením vysokého představitele zřízené podle čl. 27 odst. 3 Smlouvy o Evropské unii (dále jen „Smlouva o EU“) ve znění Lisabonské smlouvy. Toto rozhodnutí a zejména odkaz na pojem „vysoký představitel“ budou vykládány v souladu s jednotlivými úkoly vysokého představitele Unie pro zahraniční věci a bezpečnostní politiku podle článku 18 Smlouvy o EU.
(2)
V souladu s čl. 21 odst. 3 druhým pododstavcem Smlouvy o EU bude Unie dbát na soudržnost mezi jednotlivými oblastmi své vnější činnosti a mezi těmito oblastmi a svými ostatními politikami. Rada a Komise, jimž bude nápomocen vysoký představitel, budou tuto soudržnost zajišťovat a za tímto účelem spolupracovat.
(3)
ESVČ bude vysokému představiteli, který je zároveň místopředsedou Komise a předsedou Rady pro zahraniční věci, poskytovat podporu při plnění jeho pověření k vedení společné zahraniční a bezpečnostní politiky Unie a k zajišťování soudržnosti vnější činnosti Unie, jak je uvedeno zejména v článcích 18 a 27 Smlouvy o EU. ESVČ bude podporovat vysokého představitele při jeho působení jako předsedy Rady pro zahraniční věci, aniž jsou dotčeny běžné úkoly generálního sekretariátu Rady. ESVČ bude vysokého představitele rovněž podporovat při jeho působení jako místopředsedy Komise pověřeného úkoly, které Komisi příslušejí v oblasti vnějších vztahů, a při koordinaci dalších hledisek vnější činnosti Unie, aniž jsou dotčeny běžné úkoly útvarů Komise.
(4)
ESVČ by měla v rámci svého příspěvku k programům vnější spolupráce Unie usilovat o zajištění toho, aby tyto programy plnily cíle vnější činnosti podle článku 21 Smlouvy o EU, a zejména odst. 2 písm. d) uvedeného článku, a aby dodržovaly cíle rozvojové politiky Unie v souladu s článkem 208 Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“). V této souvislosti by ESVČ měla rovněž prosazovat plnění cílů Evropského konsensu o rozvoji (1) a Evropského konsensu o humanitární pomoci (2).
(5)
Jak vyplývá z Lisabonské smlouvy, ESVČ musí být provozuschopná co nejdříve po vstupu uvedené smlouvy v platnost, aby bylo možné provádět její ustanovení.
(6)
Evropský parlament bude plně zastávat svou úlohu v oblasti vnější činnosti Unie, včetně svých funkcí politické kontroly, jak stanoví čl. 14 odst. 1 Smlouvy o EU, jakož i v legislativních a rozpočtových záležitostech, jak je stanoveno ve Smlouvách. V souladu s článkem 36 Smlouvy o EU bude vysoký představitel také pravidelně konzultovat Evropský parlament ohledně hlavních hledisek a základních voleb společné zahraniční a bezpečnostní politiky a zajistí, aby názory Evropského parlamentu byly náležitě brány v úvahu. ESVČ bude vysokému představiteli v tomto ohledu nápomocna. Je třeba přijmout zvláštní opatření v souvislosti s přístupem členů Evropského parlamentu k utajovaným dokumentům a informacím v oblasti společné zahraniční a bezpečnostní politiky. Do přijetí těchto opatření se použijí stávající ustanovení interinstitucionální dohody ze dne 20. listopadu 2002 mezi Evropským parlamentem a Radou o přístupu Evropského parlamentu k citlivým informacím Rady v oblasti bezpečnostní a obranné politiky (3).
(7)
Vysoký představitel nebo jeho zástupce by měli plnit povinnosti stanovené ve zřizovacích aktech Evropské obranné agentury (4), Satelitního střediska Evropské unie (5), Ústavu Evropské unie pro studium bezpečnosti (6) a Evropské bezpečnostní a obranné školy (7). ESVČ by měla těmto subjektům poskytovat podporu, kterou dosud zajišťoval generální sekretariát Rady.
(8)
Je třeba přijmout ustanovení týkající se zaměstnanců ESVČ a jejich náboru, pokud jsou nezbytná pro stanovení organizace a fungování ESVČ. Zároveň je třeba v souladu s článkem 336 Smlouvy o fungování EU přijmout nezbytné změny služebního řádu úředníků Evropských společenství a pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropských společenství (8) (dále jen „služební řád“ a „pracovní řád“), aniž je dotčen článek 298 Smlouvy o fungování EU. Pokud jde o záležitosti týkající se jejích zaměstnanců, měla by být ESVČ chápána jako orgán ve smyslu služebního řádu a pracovního řádu. Vysoký představitel bude orgánem oprávněným ke jmenování v případě jak úředníků, pro něž platí služební řád, tak i zaměstnanců, pro něž platí pracovní řád. Počet úředníků a zaměstnanců ESVČ bude každý rok stanoven v rámci rozpočtového procesu a bude zohledněn v plánu pracovních míst.
(9)
Zaměstnanci ESVČ by měli plnit své povinnosti a jednat výhradně v zájmu Unie.
(10)
Nábor zaměstnanců by měl probíhat na základě kvalit a při současném zajištění odpovídající zeměpisné rovnováhy a vyváženého zastoupení žen a mužů. Mezi zaměstnanci ESVČ by měli být významným způsobem zastoupeni státní příslušníci všech členských států. Přezkum stanovený na rok 2013 by se měl týkat i této otázky a v případě potřeby zahrnovat návrhy na dodatečná konkrétní opatření k nápravě případné nerovnováhy.
(11)
V souladu s čl. 27 odst. 3 Smlouvy o EU budou ESVČ tvořit úředníci generálního sekretariátu Rady, úředníci Komise, jakož i personál vyslaný z diplomatických služeb členských států. Za tímto účelem se příslušné oddělení a funkce generálního sekretariátu Rady a Komise převedou pod ESVČ spolu s úředníky a dočasnými zaměstnanci, kteří zastávají místa v těchto odděleních nebo v souvislosti s těmito funkcemi. Do 1. července 2013 bude ESVČ provádět nábor zaměstnanců výhradně z řad úředníků generálního sekretariátu Rady a Komise, jakož i zaměstnanců diplomatických služeb členských států. Po tomto dni by měli mít možnost ucházet se o volná místa v ESVČ všichni úředníci a ostatní zaměstnanci Evropské unie.
(12)
ESVČ může ve zvláštních případech využít specializovaných vyslaných odborníků členských států (dále jen „vyslaní odborníci“), kteří budou podléhat pravomoci vysokého představitele. Vyslaní odborníci na místech v ESVČ nebudou započítáváni do jedné třetiny personálu, který by měl být tvořen zaměstnanci z členských států, poté co ESVČ dosáhne plného početního stavu. Jejich převedení při zřizování ESVČ nebude automatické a bude provedeno se souhlasem orgánů jejich členského státu původu. Dnem skončení platnosti smlouvy vyslaného odborníka převedeného pod ESVČ podle článku 7 se daná funkce změní na místo pro dočasného zaměstnance v případech, kdy funkce vykonávaná vyslaným odborníkem odpovídá funkci běžně vykonávané zaměstnanci funkční skupiny AD, je-li nezbytné místo k dispozici v plánu pracovních míst.
(13)
Komise a ESVČ se dohodnou na podmínkách vydávání pokynů Komise delegacím. Tyto podmínky by měly zejména stanovit, že vydá-li Komise delegaci pokyn, poskytne současně jeho kopii vedoucímu delegace a ústředí ESVČ.
(14)
Nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (9) (dále jen „finanční nařízení“), by mělo být upraveno tak, aby ESVČ byla uvedena v jeho článku 1 a v rozpočtu Unie jí byl vyhrazen zvláštní oddíl. V souladu s platnými pravidly bude, stejně jako v případě jiných orgánů, část výroční zprávy Účetního dvora vyhrazena i ESVČ, která na zprávu vždy vypracuje odpověď. Na ESVČ se budou vztahovat postupy týkající se udělení absolutoria, které jsou stanoveny v článku 319 Smlouvy o fungování EU a v článcích 145 až 147 finančního nařízení. Vysoký představitel poskytne Evropskému parlamentu veškerou podporu nezbytnou k výkonu pravomoci, kterou Evropský parlament disponuje jako orgán udělující absolutorium. Za plnění provozního rozpočtu bude v souladu s článkem 317 Smlouvy o fungování EU odpovědná Komise. Rozhodnutí mající finanční dopad budou zejména v souladu s povinnostmi stanovenými v hlavě IV finančního nařízení, zvláště v článcích 64 až 68 o odpovědnosti účastníků finančních operací a v článku 75 o výdajových operacích.
(15)
Zřízení Evropské služby pro vnější činnost by se mělo řídit zásadou efektivnosti nákladů, jejímž cílem je rozpočtová neutralita. Za tímto účelem se budou muset uplatnit přechodná opatření a postupně budovat kapacita. Je třeba zabránit zbytečnému zdvojování úkolů, funkcí a zdrojů s dalšími strukturami. Měly by se využít všechny příležitosti k racionalizaci.
Rovněž bude zapotřebí řady dalších míst pro dočasné zaměstnance z členských států, přičemž tato místa budou muset být financována v rámci stávajícího víceletého finančního rámce.
(16)
Pro činnosti ESVČ a její zaměstnance by měla být stanovena pravidla v oblasti bezpečnosti, ochrany utajovaných informací a transparentnosti.
(17)
Připomíná se, že se na ESVČ, její úředníky a ostatní zaměstnance, kterých se týká služební nebo pracovní řád, bude vztahovat Protokol o výsadách a imunitách Evropské unie.
(18)
Evropská unie a Evropské společenství pro atomovou energii mají i nadále jeden institucionální rámec. Je proto nezbytně nutné zajistit soudržnost v oblasti jejich vnějších vztahů a umožnit delegacím Unie zastupování Evropského společenství pro atomovou energii ve třetích zemích a mezinárodních organizacích.
(19)
Vysoký představitel by měl do konce první poloviny roku 2013 provést přezkum organizace a fungování ESVČ, jenž bude případně doplněn o návrhy na revizi tohoto rozhodnutí. Tato revize by měla být přijata nejpozději na počátku roku 2014,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Povaha a oblast působnosti
1. Tímto rozhodnutím se stanoví organizace a fungování Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“).
2. ESVČ má sídlo v Bruselu, je funkčně nezávislou institucí Evropské unie oddělenou od generálního sekretariátu Rady a Komise a má právní způsobilost nezbytnou pro plnění svých úkolů a dosahování stanovených cílů.
3. ESVČ vede vysoký představitel Unie pro zahraniční věci a bezpečnostní politiku (dále jen „vysoký představitel“).
4. ESVČ sestává z ústředí a z delegací Unie ve třetích zemích a při mezinárodních organizacích.
Článek 2
Úkoly
1. ESVČ poskytuje vysokému představiteli podporu při plnění jeho úkolů, jež vyplývají zejména z článků 18 a 27 Smlouvy o EU:
-
při plnění jeho úkolu vést společnou zahraniční a bezpečnostní politiku Evropské unie, včetně společné bezpečnostní a obranné politiky, přispívat svými návrhy k vytváření této politiky, kterou provádí jako zmocněnec Rady, a zajišťovat soudržnost vnější činnosti Unie,
-
při jeho působení jako předseda Rady pro zahraniční věci, aniž jsou dotčeny běžné úkoly generálního sekretariátu Rady,
-
při jeho působení jako místopředseda Komise pověřený úkoly, které Komisi příslušejí v oblasti vnějších vztahů, a při koordinaci dalších hledisek vnější činnosti Unie, aniž jsou dotčeny běžné úkoly útvarů Komise.
2. ESVČ je nápomocna předsedovi Evropské rady, předsedovi Komise a Komisi při výkonu jejich funkcí v oblasti vnějších vztahů.
Článek 3
Spolupráce
1. ESVČ podporuje diplomatické služby členských států, generální sekretariát Rady a útvary Komise a spolupracuje s nimi s cílem zajistit soudržnost mezi jednotlivými oblastmi vnější činnosti Unie a mezi těmito oblastmi a ostatními politikami Unie.
2. ESVČ a útvary Komise při výkonu svých příslušných funkcí vzájemně konzultují veškeré otázky související s vnější činností Unie, s výjimkou záležitostí v rámci společné bezpečnostní a obranné politiky. ESVČ se účastní přípravných prací a postupů souvisejících s akty, jež Komise v této oblasti připravuje.
Tento odstavec se použije v souladu s hlavou V kapitolou 1 Smlouvy o EU a s článkem 205 Smlouvy o fungování EU.
3. ESVČ může s příslušnými útvary generálního sekretariátu Rady, Komise nebo jiných úřadů nebo interinstitucionálních subjektů Unie uzavírat ujednání na úrovni útvarů.
4. ESVČ poskytuje ostatním orgánům a institucím Unie, zejména Evropskému parlamentu, náležitou podporu a vhodným způsobem s nimi spolupracuje. Rovněž může podle potřeby využívat podpory těchto orgánů a institucí, včetně agentur, a spolupráce s nimi. Interní auditor ESVČ bude spolupracovat s interním auditorem Komise, aby byla zajištěna soudržná politika auditu, a to se zvláštním zřetelem k odpovědnosti Komise za operační výdaje. Dále ESVČ v souladu s nařízením (ES) č. 1073/1999 (10) spolupracuje s Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF). Zejména pak v souladu s požadavkem stanoveným v uvedeném nařízení neprodleně přijme rozhodnutí o podmínkách vedení vnitřního vyšetřování. Jak je v uvedeném nařízení stanoveno, členské státy, v souladu s vnitrostátními předpisy, a orgány poskytují zaměstnancům OLAF při plnění jejich úkolů nezbytnou pomoc.
Článek 4
Ústředí ESVČ
1. ESVČ řídí výkonný generální tajemník jednající pod vedením vysokého představitele. Výkonný generální tajemník přijímá veškerá opatření nezbytná k zajištění řádného chodu ESVČ, včetně jejího správního a rozpočtového řízení. Zajišťuje účinnou koordinaci mezi jednotlivými odděleními ústředí i ve vztahu k delegacím Unie.
2. Výkonnému generálnímu tajemníkovi jsou nápomocni dva náměstci generálního tajemníka.
3. Ústředí ESVČ se člení na generální ředitelství.
a)
K těm zejména patří
-
několik generálních ředitelství zahrnujících zeměpisné sekce, jež pokrývají všechny země a regiony světa, a mnohostranné a tematické sekce. Tato oddělení v případě potřeby koordinují svou činnost s generálním sekretariátem Rady a s příslušnými útvary Komise,
-
generální ředitelství pro správní, personální, rozpočtové a bezpečnostní otázky a pro otázky komunikačních a informačních systémů, které svou činnost vykonává v rámci struktury ESVČ řízené výkonným generálním tajemníkem. Vysoký představitel v souladu s běžnými náborovými postupy jmenuje generálního ředitele pro rozpočet a správu, který vykonává svou činnost pod vedením vysokého představitele. Vysokému představiteli odpovídá za řízení správy a vnitřní rozpočtové řízení ESVČ. Dodržuje stejné rozpočtové linie a správní pravidla jako ty, jež jsou použitelné pro část oddílu III rozpočtu Unie spadající do okruhu 5 víceletého finančního rámce,
-
ředitelství pro řešení krizí a pro plánování, útvar schopnosti civilního plánování a provádění, Vojenský štáb Evropské unie a Situační středisko Evropské unie, pod přímým vedením a v rámci zodpovědnosti vysokého představitele, které jsou v souladu se Smlouvou vysokému představiteli nápomocny při vedení společné zahraniční a bezpečnostní politiky Unie, přičemž v souladu s článkem 40 Smlouvy o EU dbají ostatních pravomocí Unie.
Přitom musí být respektována specifika uvedených struktur, jakož i zvláštní povaha jejich úkolů, náboru a postavení jejich zaměstnanců.
Mezi všemi strukturami ESVČ musí být zajištěna plná koordinace.
b)
Ústředí ESVČ zahrnuje rovněž
-
oddělení pro plánování strategických politik,
-
právní oddělení pod správním vedením výkonného generálního tajemníka, které úzce spolupracuje s právními službami Rady a Komise,
-
oddělení pro interinstitucionální vztahy, informování a veřejnou diplomacii, vnitřní audit a inspekce a ochranu osobních údajů.
4. Vysoký představitel určí předsedy přípravných orgánů Rady, jimž předsedá zástupce vysokého představitele, včetně předsedy Politického a bezpečnostního výboru, v souladu s podmínkami uvedenými v příloze II rozhodnutí Rady 2009/908/EU ze dne 1. prosince 2009, kterým se stanoví prováděcí opatření k rozhodnutí Evropské rady o výkonu předsednictví Rady, a o předsednictví přípravných orgánů Rady (11).
5. V případě potřeby poskytují ESVČ a vysokému představiteli podporu generální sekretariát Rady a příslušná oddělení Komise. Za tímto účelem mohou ESVČ, generální sekretariát Rady a příslušná oddělení Komise uzavírat ujednání na úrovni útvarů.
Článek 5
Delegace Unie
1. Rozhodnutí o otevření nebo uzavření delegace přijímá vysoký představitel po dohodě s Radou a Komisí.
2. Každou delegaci Unie vede její vedoucí.
Vedoucí delegace je nadřízen všem zaměstnancům delegace bez ohledu na jejich postavení a řídí veškerou činnost delegace. Odpovídá vysokému představiteli za celkový chod delegace a za zajištění koordinace všech činností Unie.
Personál delegací zahrnuje pracovníky ESVČ, a pokud je to vhodné z hlediska provádění rozpočtu Unie a jejích politik, jež nespadají do pravomoci ESVČ, také pracovníky Komise.
3. Vedoucí delegace přijímá od vysokého představitele a ESVČ pokyny a odpovídá za jejich provedení.
Komise může v oblastech, v nichž vykonává pravomoci, které jí byly svěřeny Smlouvami, v souladu s čl. 221 odst. 2 Smlouvy o fungování EU rovněž vydávat pokyny pro delegace, jež jsou prováděny v rámci celkové odpovědnosti vedoucího delegace.
4. Byl-li k tomu vedoucí delegace zmocněn Komisí, rozhoduje v souladu s finančním nařízením o využití provozních finančních prostředků souvisejících s projekty Unie v příslušné třetí zemi.
5. Provoz každé delegace pravidelně vyhodnocuje výkonný generální tajemník ESVČ; součástí hodnocení jsou finanční a správní audity. Výkonný generální tajemník ESVČ může k tomuto účelu požádat, aby mu byla nápomocna příslušná oddělení Komise. Vedle vnitřních opatření ESVČ vykonává v souladu s nařízením (ES) č. 1073/1999 své pravomoci i OLAF, a to zejména přijímáním opatření proti podvodům.
6. Vysoký představitel uzavře s hostitelskou zemí, mezinárodní organizací nebo příslušnou třetí zemí nezbytná ujednání. Vysoký představitel přijme zejména opatření nezbytná k zajištění toho, aby hostitelské státy poskytly pro delegace Unie, jejich pracovníky a jejich majetek stejné výsady a imunity jako ty, jež jsou uvedeny ve Vídeňské úmluvě o diplomatických stycích ze dne 18. dubna 1961.
7. Delegace Unie mají v rámci kontaktů s mezinárodními organizacemi nebo třetími zeměmi, u nichž jsou pověřeny, oprávnění provádět úkony na žádost jiných orgánů Unie, zejména Evropského parlamentu.
8. Vedoucí delegace má pravomoc zastupovat Unii v zemi, v níž je delegace pověřena, a to zejména při uzavírání smluv a účasti v soudních řízeních.
9. Delegace Unie úzce spolupracují a sdílejí informace s diplomatickými službami členských států.
10. V souladu s čl. 35 třetím pododstavcem Smlouvy o EU a na žádost členských států poskytují delegace Unie členským státům podporu v jejich diplomatických stycích a při poskytování konzulární ochrany občanům Unie ve třetích zemích, přičemž tato podpora je z hlediska zdrojů neutrální.
Článek 6
Personál
1. Tento článek, s výjimkou odstavce 3, se použije, aniž jsou dotčeny služební řád úředníků Evropských společenství a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropských společenství, včetně jejich změn provedených v souladu s článkem 336 Smlouvy o fungování EU za účelem jejich přizpůsobení potřebám ESVČ.
2. Personál ESVČ tvoří úředníci a ostatní zaměstnanci Evropské unie, včetně zaměstnanců pocházejících z diplomatických služeb členských států, kteří jsou jmenováni jako dočasní zaměstnanci.
Na tyto zaměstnance se vztahuje služební řád a pracovní řád.
3. Je-li to nezbytné, může ESVČ ve zvláštních případech využít omezeného počtu specializovaných vyslaných odborníků.
Vysoký představitel přijme pravidla odpovídající pravidlům stanoveným v rozhodnutí Rady 2003/479/ES ze dne 16. června 2003 o pravidlech pro národní odborníky a vojenský personál přidělený do generálního sekretariátu Rady (12), podle kterých budou vyslaní odborníci přidělováni k ESVČ za účelem poskytnutí specializovaných odborných znalostí.
4. Zaměstnanci ESVČ plní své povinnosti a jednají výhradně v zájmu Unie. Aniž je dotčen čl. 2 odst. 1 třetí odrážka, čl. 2 odst. 2 a čl. 5 odst. 3, nesmějí vyžadovat ani přijímat pokyny od žádné vlády, orgánu, organizace nebo osoby mimo ESVČ ani od jiného subjektu nebo osoby, než je vysoký představitel. V souladu s čl. 11 druhým pododstavcem služebního řádu nesmějí zaměstnanci ESVČ přijmout žádnou úplatu jakéhokoli druhu od zdroje mimo ESVČ.
5. Pravomoci svěřené orgánu oprávněnému ke jmenování na základě služebního řádu a orgánu oprávněnému uzavírat smlouvy na základě pracovního řádu vykonává vysoký představitel, který může tyto pravomoci přenést v rámci ESVČ.
6. Nábor zaměstnanců do ESVČ probíhá na základě kvalit při současném zajištění odpovídající zeměpisné rovnováhy a vyváženého zastoupení žen a mužů. Mezi zaměstnanci ESVČ musí být významným způsobem zastoupeni státní příslušníci všech členských států. Přezkum podle čl. 13 odst. 3 by se měl týkat i této otázky a v případě potřeby zahrnovat návrhy na dodatečná konkrétní opatření k nápravě případné nerovnováhy.
7. Úředníci Unie a dočasní zaměstnanci pocházející z diplomatických služeb členských států mají stejná práva a stejné povinnosti a je s nimi zacházeno stejným způsobem, zejména pokud jde o jejich způsobilost k výkonu všech funkcí za stejných podmínek. Pokud jde o přidělování úkolů ve všech oblastech činností a politik prováděných ESVČ, nerozlišuje se mezi dočasnými zaměstnanci pocházejícími z diplomatických služeb členských států a úředníky Unie. V souladu s finančním nařízením členské státy podporují Unii při uplatňování finanční odpovědnosti vůči dočasným zaměstnancům ESVČ pocházejícím z diplomatických služeb členských států, jež vyplývá z odpovědnosti podle článku 66 finančního nařízení.
8. Vysoký představitel stanoví postupy pro výběrová řízení pro nábor zaměstnanců ESVČ, která musí probíhat transparentním způsobem na základě kvalit jednotlivých uchazečů s cílem zajistit služby zaměstnanců s nejvyšší úrovní způsobilosti, výkonnosti a bezúhonnosti a zároveň zajistit odpovídající zeměpisnou rovnováhu a vyvážené zastoupení žen a mužů, potřebné významné zastoupení státních příslušníků ze všech členských států mezi zaměstnanci ESVČ. Náboru zaměstnanců na volná místa v ESVČ se účastní zástupci členských států, generálního sekretariátu Rady a Komise.
9. Po dosažení plného početního stavu ESVČ by zaměstnanci z členských států uvedení v odst. 2 prvním pododstavci měli představovat alespoň jednu třetinu všech zaměstnanců ESVČ na úrovni AD. Obdobně by stálí úředníci Unie měli představovat alespoň 60 % všech zaměstnanců ESVČ na úrovni AD, a to včetně zaměstnanců pocházejících z diplomatických služeb členských států, kteří se v souladu se služebním řádem stali úředníky Unie. Vysoký představitel každý rok předkládá Evropskému parlamentu a Radě zprávu o obsazení míst v ESVČ.
10. Vysoký představitel stanoví pravidla mobility s cílem zajistit vysokou úroveň pracovní mobility zaměstnanců ESVČ. Na zaměstnance uvedené v čl. 4 odst. 3 písm. a) třetí odrážce se vztahují zvláštní podmínky. V zásadě všichni zaměstnanci ESVČ jsou pravidelně přidělováni k delegacím Unie. Vysoký představitel stanoví pro tento účel vhodná pravidla.
11. Každý členský stát v souladu s platnými vnitrostátními právními předpisy poskytne svým úředníkům, kteří se stali dočasnými zaměstnanci ESVČ, záruku okamžitého návratu na původní působiště po skončení jejich služby v ESVČ. V souladu s článkem 50b pracovního řádu nesmí délka této služby přesahovat osm let, s výjimkou případů, kdy je prodloužena za výjimečných okolností a v zájmu služby o nejvýše dva roky.
Úředníci Unie, kteří pracují v ESVČ, mají právo ucházet se o místo v orgánu, ve kterém byli původně zaměstnáni, za stejných podmínek jako interní uchazeči.
12. Budou přijata vhodná opatření s cílem poskytnout zaměstnancům ESVČ náležitou společnou odbornou přípravu, která bude vycházet zejména z existujících postupů a struktur na úrovni jednotlivých členských států i Unie. Vysoký představitel přijme za tímto účelem do jednoho roku od vstupu tohoto rozhodnutí v platnost vhodná opatření.
Článek 7
Přechodná ustanovení týkající se personálu
1. Příslušná oddělení a funkce generálního sekretariátu Rady a Komise, jejichž seznam je uveden v příloze, se převádějí pod ESVČ. Úředníci a dočasní zaměstnanci zastávající místa v odděleních nebo funkce, jež jsou uvedeny na seznamu v příloze, jsou převedeni pod ESVČ. Výše uvedené se vztahuje obdobně rovněž na smluvní a místní zaměstnance pracující v těchto odděleních a funkcích. Vyslaní odborníci, kteří pracují v těchto odděleních a funkcích, jsou se souhlasem orgánů členského státu původu rovněž převedeni pod ESVČ.
Tato převedení nabývají účinku dnem 1. ledna 2011.
Vysoký představitel přidělí v souladu se služebním řádem každému úředníkovi převedenému pod ESVČ místo v rámci jeho funkční skupiny, které odpovídá jeho třídě.
2. Nábor zaměstnanců na místa převedená pod ESVČ probíhající ke dni vstupu tohoto rozhodnutí v platnost je uskutečňován podle dosud platných postupů: je prováděn a dokončen pod vedením vysokého představitele a v souladu s oznámeními o volných místech a platnými pravidly podle služebního a pracovního řádu.
Článek 8
Rozpočet
1. Úkoly schvalující osoby pro oddíl souhrnného rozpočtu Evropské unie týkající se ESVČ jsou přenášeny v souladu s článkem 59 finančního nařízení. Vysoký představitel přijímá vnitřní pravidla pro řízení rozpočtových linií souvisejících se správou. Operační výdaje zůstávají zařazeny v oddíle rozpočtu, který se týká Komise.
2. ESVČ vykonává své pravomoci v souladu s finančním nařízením vztahujícím se na souhrnný rozpočet Evropské unie a v mezích prostředků, které jí byly přiděleny.
3. Při sestavování odhadů správních výdajů ESVČ konzultuje vysoký představitel komisaře příslušného pro rozvojovou politiku a komisaře příslušného pro politiku sousedství ohledně jejich působnosti.
4. V souladu s čl. 314 odst. 1 Smlouvy o fungování EU sestavuje ESVČ předběžný odhad svých výdajů na příští rozpočtový rok. Komise shrne tyto odhady do návrhu rozpočtu, jenž může obsahovat odlišné odhady. Komise může návrh rozpočtu měnit v souladu s čl. 314 odst. 2 Smlouvy o fungování EU.
5. V zájmu zajištění transparentnosti rozpočtu v oblasti vnější činnosti Unie předloží Komise rozpočtovému orgánu spolu s návrhem souhrnného rozpočtu Evropské unie pracovní dokument, který bude obsahovat komplexní přehled všech výdajů spojených s vnější činností Unie.
6. Na ESVČ se vztahují postupy týkající se udělení absolutoria, které jsou stanoveny v článku 319 Smlouvy o fungování EU a v článcích 145 až 147 finančního nařízení. ESVČ bude v této souvislosti plně spolupracovat s orgány zapojenými do postupů týkajících se udělení absolutoria a v případě potřeby poskytne další nezbytné informace, a to i prostřednictvím účasti na zasedáních příslušných orgánů.
Článek 9
Nástroje pro vnější činnost a programování v rámci vnější činnosti
1. Za řízení programů vnější spolupráce Unie odpovídá Komise, aniž jsou dotčeny úlohy Komise a ESVČ při programování podle následujících odstavců.
2. Vysoký představitel zajišťuje celkovou politickou koordinaci vnější činnosti Unie, její jednotnost, soudržnost a účinnost, zejména prostřednictvím těchto nástrojů vnější pomoci:
-
finančního nástroje pro rozvojovou spolupráci (13),
-
Evropského rozvojového fondu (14),
-
evropského nástroje pro demokracii a lidská práva (15),
-
evropského nástroje sousedství a partnerství (16),
-
nástroje pro spolupráci s průmyslovými zeměmi (17),
-
nástroje pro spolupráci v oblasti jaderné bezpečnosti (18),
-
nástroje stability, pokud jde o pomoc stanovenou v článku 4 nařízení (ES) č. 1717/2006 (19).
3. ESVČ se zejména podílí na cyklu programování a řízení nástrojů uvedených v odstavci 2 na základě politických cílů, jež jsou v nich stanoveny. ESVČ odpovídá za přípravu následujících rozhodnutí Komise týkajících se strategických a víceletých opatření v rámci cyklu programování:
i)
vyčlenění prostředků pro jednotlivé země s cílem stanovit celkové finanční krytí pro každý region s ohledem na orientační rozdělení podle víceletého finančního rámce. V každém regionu bude určitá část finančních prostředků vyhrazena na regionální programy,
ii)
strategických dokumentů týkajících se jednotlivých zemí a regionů,
iii)
celostátních a regionálních orientačních programů.
V souladu s článkem 3, a aniž je dotčen čl. 1 odst. 3, vysoký představitel a ESVČ spolupracují v průběhu celého cyklu programování, plánování a provádění nástrojů uvedených v odstavci 2 s příslušnými komisaři a útvary Komise. Veškeré návrhy rozhodnutí budou připravovány v souladu s postupy Komise a předloženy Komisi k přijetí.
4. Pokud jde o Evropský rozvojový fond a finanční nástroj pro rozvojovou spolupráci, veškeré návrhy, včetně návrhů na změny základních nařízení a programových dokumentů uvedených v odstavci 3, připraví společně příslušné útvary ESVČ a Komise pod vedením komisaře příslušného pro rozvojovou politiku, který je společně s vysokým představitelem předloží Komisi k přijetí.
Tematické programy, s výjimkou evropského nástroje pro demokracii a lidská práva, nástroje pro spolupráci v oblasti jaderné bezpečnosti a části nástroje stability uvedené v odst. 2 sedmé odrážce, připraví příslušný útvar Komise pod vedením komisaře příslušného pro rozvojovou politiku a se souhlasem vysokého představitele a dalších příslušných komisařů je představí plénu Komise.
5. Pokud jde o evropský nástroj sousedství a partnerství, veškeré návrhy, včetně návrhů na změny základních nařízení a programových dokumentů uvedených v odstavci 3 výše, připraví společně příslušné útvary ESVČ a Komise pod vedením komisaře příslušného pro politiku sousedství, který je společně s vysokým představitelem předloží Komisi k přijetí.
6. Za činnosti prováděné v rámci rozpočtu společné zahraniční a bezpečnostní politiky, nástroje stability, s výjimkou části uvedené v odst. 2 sedmé odrážce, nástroje pro spolupráci s průmyslovými zeměmi a v oblasti komunikace a veřejné diplomacie, jakož i za činnost volebních pozorovatelských misí odpovídá vysoký představitel / ESVČ. Komise odpovídá za jejich finanční realizaci pod vedením vysokého představitele jako místopředsedy Komise. Útvar Komise příslušný pro tuto realizaci je umístěn v prostorách ESVČ.
Článek 10
Bezpečnost
1. Vysoký představitel rozhodne po konzultaci výboru uvedeného v bodě 3 oddílu I části II přílohy rozhodnutí Rady 2001/264/ES ze dne 19. března 2001, kterým se přijímají bezpečnostní předpisy Rady (20), o bezpečnostních pravidlech pro ESVČ a přijme veškerá vhodná opatření, aby zajistil, že ESVČ účinně řeší rizika hrozící jejím zaměstnancům, fyzickému majetku a informacím a že plní povinnost náležité péče v tomto ohledu. Tato pravidla se vztahují na všechny zaměstnance ESVČ a všechny zaměstnance delegací Unie, bez ohledu na jejich administrativní zařazení nebo institucionální původ.
2. Do přijetí rozhodnutí uvedeného v odstavci 1
-
uplatňuje ESVČ bezpečnostní opatření stanovená v příloze rozhodnutí 2001/264/ES, pokud jde o ochranu utajovaných informací,
-
uplatňuje ESVČ bezpečnostní předpisy stanovené v příslušné příloze jednacího řádu Komise (21), pokud jde o jiná hlediska bezpečnosti.
3. V rámci ESVČ se zřizuje oddělení pro bezpečnostní záležitosti, kterému jsou nápomocny příslušné služby členských států.
4. Vysoký představitel přijme veškerá opatření nezbytná k zavedení bezpečnostních pravidel v rámci ESVČ, zejména pokud jde o ochranu utajovaných informací a opatření pro případ nedodržení bezpečnostních pravidel zaměstnanci ESVČ. ESVČ za tímto účelem konzultuje bezpečnostní kancelář generálního sekretariátu Rady, příslušné útvary Komise a příslušné služby členských států.
Článek 11
Přístup k dokumentům, archivy a ochrana údajů
1. ESVČ uplatňuje pravidla stanovená v nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (22). O prováděcích pravidlech platných pro ESVČ rozhodne vysoký představitel.
2. Organizaci archivů ESVČ zajišťuje její výkonný generální tajemník. Příslušné archivy oddělení převedených z generálního sekretariátu Rady a Komise jsou rovněž převedeny pod ESVČ.
3. ESVČ zajišťuje ochranu fyzických osob v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů v souladu s pravidly stanovenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (23). O prováděcích pravidlech platných pro ESVČ rozhodne vysoký představitel.
Článek 12
Nemovitý majetek
1. Generální sekretariát Rady a příslušné útvary Komise přijmou veškerá nezbytná opatření k tomu, aby spolu s převedením podle článku 7 mohly být převedeny i budovy Rady a Komise nezbytné pro fungování ESVČ.
2. Vysoký představitel, případně spolu s generálním sekretariátem Rady a Komisí, rozhodne o podmínkách, za kterých bude nemovitý majetek dán k dispozici ústředí ESVČ a delegacím Unie.
Článek 13
Závěrečná a obecná ustanovení
1. Vysoký představitel, Rada, Komise a členské státy odpovídají za provádění tohoto rozhodnutí a za tímto účelem přijmou veškerá nezbytná opatření.
2. Vysoký představitel předloží Evropskému parlamentu, Radě a Komisi do konce roku 2011 zprávu o fungování ESVČ. Tato zpráva se bude zabývat zejména prováděním čl. 5 odst. 3 a 10 a článku 9.
3. Vysoký představitel do konce první poloviny roku 2013 provede přezkum organizace a fungování ESVČ, který se bude mimo jiné zabývat prováděním čl. 6 odst. 6, 8 a 11. V případě potřeby bude tento přezkum zahrnovat vhodné návrhy na revizi tohoto rozhodnutí. V tom případě Rada provede do začátku roku 2014 revizi tohoto rozhodnutí v souladu s čl. 27 odst. 3 Smlouvy o EU a s ohledem na uvedený přezkum.
4. Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dnem přijetí. Ustanovení o finančním řízení a náboru zaměstnanců nabývají účinku až po přijetí nezbytných změn služebního řádu, pracovního řádu a finančního nařízení, jakož i opravného rozpočtu. V zájmu plynulého přechodu uzavřou vysoký představitel, generální sekretariát Rady a Komise potřebná ujednání a provedou konzultaci s členskými státy.
5. Do jednoho měsíce po vstupu tohoto rozhodnutí v platnost předloží vysoký představitel Komisi odhad příjmů a výdajů ESVČ, včetně plánu pracovních míst, aby Komise mohla předložit návrh opravného rozpočtu.
6. Toto rozhodnutí bude zveřejněno v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 26. července 2010.
COUNCIL DECISION
of 26 July 2010
establishing the organisation and functioning of the European External Action Service
(2010/427/EU)
THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION,
Having regard to the Treaty on European Union, and in particular Article 27(3) thereof,
Having regard to the proposal from the High Representative of the Union for Foreign Affairs and Security Policy (‘the High Representative’),
Having regard to the Opinion of the European Parliament,
Having regard to the consent of the European Commission,
Whereas:
(1)
The purpose of this Decision is to establish the organisation and functioning of the European External Action Service (‘EEAS’), a functionally autonomous body of the Union under the authority of the High Representative, set up by Article 27(3) of the Treaty on European Union (‘TEU’), as amended by the Treaty of Lisbon. This Decision and, in particular, the reference to the term ‘High Representative’ will be interpreted in accordance with his/her different functions under Article 18 TEU.
(2)
In accordance with the second subparagraph of Article 21(3) TEU, the Union will ensure consistency between the different areas of its external action and between those areas and its other policies. The Council and the Commission, assisted by the High Representative, will ensure that consistency and will cooperate to that effect.
(3)
The EEAS will support the High Representative, who is also a Vice-President of the Commission and the President of the Foreign Affairs Council, in fulfilling his/her mandate to conduct the Common Foreign and Security Policy (‘CFSP’) of the Union and to ensure the consistency of the Union’s external action as outlined, notably, in Articles 18 and 27 TEU. The EEAS will support the High Representative in his/her capacity as President of the Foreign Affairs Council, without prejudice to the normal tasks of the General Secretariat of the Council. The EEAS will also support the High Representative in his/her capacity as Vice-President of the Commission, in respect of his/her responsibilities within the Commission for responsibilities incumbent on it in external relations, and in coordinating other aspects of the Union’s external action, without prejudice to the normal tasks of the Commission services.
(4)
In its contribution to the Union’s external cooperation programmes, the EEAS should seek to ensure that the programmes fulfil the objectives for external action as set out in Article 21 TUE, in particular in paragraph (2)(d) thereof, and that they respect the objectives of the Union’s development policy in line with Article 208 of the Treaty on the Functioning of the European Union (‘TFEU’). In this context, the EEAS should also promote the fulfilment of the objectives of the European Consensus on Development (1) and the European Consensus on Humanitarian Aid (2).
(5)
It results from the Treaty of Lisbon that, in order to implement its provisions, the EEAS must be operational as soon as possible after the entry into force of that Treaty.
(6)
The European Parliament will fully play its role in the external action of the Union, including its functions of political control as provided for in Article 14(1) TEU, as well as in legislative and budgetary matters as laid down in the Treaties. Furthermore, in accordance with Article 36 TEU, the High Representative will regularly consult the European Parliament on the main aspects and the basic choices of the CFSP and will ensure that the views of the European Parliament are duly taken into consideration. The EEAS will assist the High Representative in this regard. Specific arrangements should be made with regard to access for Members of the European Parliament to classified documents and information in the area of CFSP. Until the adoption of such arrangements, existing provisions under the Interinstitutional Agreement of 20 November 2002 between the European Parliament and the Council concerning access by the European Parliament to sensitive information of the Council in the field of security and defence policy (3) will apply.
(7)
The High Representative, or his/her representative, should exercise the responsibilities provided for by the respective acts founding the European Defence Agency (4), the European Union Satellite Centre (5), the European Union Institute for Security Studies (6), and the European Security and Defence College (7). The EEAS should provide those entities with the support currently provided by the General Secretariat of the Council.
(8)
Provisions should be adopted relating to the staff of the EEAS and their recruitment where such provisions are necessary to establish the organisation and functioning of the EEAS. In parallel, necessary amendments should be made, in accordance with Article 336 TFEU, to the Staff Regulations of Officials of the European Communities (‘Staff Regulations’) and the Conditions of Employment of Other Servants of those Communities (8) (‘CEOS’) without prejudice to Article 298 TFEU. For matters relating to its staff, the EEAS should be treated as an institution within the meaning of the Staff Regulations and the CEOS. The High Representative will be the Appointing Authority, in relation both to officials subject to the Staff Regulations and agents subject to the CEOS. The number of officials and servants of the EEAS will be decided each year as part of the budgetary procedure and will be reflected in the establishment plan.
(9)
The staff of the EEAS should carry out their duties and conduct themselves solely with the interest of the Union in mind.
(10)
Recruitment should be based on merit whilst ensuring adequate geographical and gender balance. The staff of the EEAS should comprise a meaningful presence of nationals from all the Member States. The review foreseen for 2013 should also cover this issue, including, as appropriate, suggestions for additional specific measures to correct possible imbalances.
(11)
In accordance with Article 27(3) TEU, the EEAS will comprise officials from the General Secretariat of the Council and from the Commission, as well as personnel coming from the diplomatic services of the Member States. For that purpose, the relevant departments and functions in the General Secretariat of the Council and in the Commission will be transferred to the EEAS, together with officials and temporary agents occupying a post in such departments or functions. Before 1 July 2013, the EEAS will recruit exclusively officials originating from the General Secretariat of the Council and the Commission, as well as staff coming from the diplomatic services of the Member States. After that date, all officials and other servants of the European Union should be able to apply for vacant posts in the EEAS.
(12)
The EEAS may, in specific cases, have recourse to specialised seconded national experts (‘SNEs’), over whom the High Representative will have authority. SNEs in posts in the EEAS will not be counted in the one third of all EEAS staff at Administrator (‘AD’) level which staff from Member States should represent when the EEAS will have reached its full capacity. Their transfer in the phase of setting up of the EEAS will not be automatic and will be made with the consent of the authorities of the originating Member States. By the date of expiry of the contract of an SNE transferred to the EEAS under Article 7, the relevant function will be converted into a temporary agent post in cases where the function performed by the SNE corresponds to a function normally carried out by staff at AD level, provided that the necessary post is available under the establishment plan.
(13)
The Commission and the EEAS will agree on detailed arrangements relating to the issuing of instructions from the Commission to delegations. These should provide in particular that when the Commission will issue instructions to delegations, it will simultaneously provide a copy thereof to the Head of Delegation and to the EEAS central administration.
(14)
Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 of 25 June 2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities (9) (the ‘Financial Regulation’) should be amended in order to include the EEAS in Article 1 thereof, with a specific section in the Union budget. In accordance with the applicable rules, and as is the case for other institutions, a part of the annual report of the Court of Auditors will also be dedicated to the EEAS, and the EEAS will respond to such reports. The EEAS will be subject to the procedures regarding the discharge as provided for in Article 319 TFEU and in Articles 145 to 147 of the Financial Regulation. The High Representative will provide the European Parliament with all necessary support for the exercise of the European Parliament’s right as discharge authority. The implementation of the operational budget will be the Commission’s responsibility in accordance with Article 317 TFEU. Decisions having a financial impact will, in particular, comply with the responsibilities laid down in Title IV of the Financial Regulation, especially Articles 64 to 68 thereof regarding liability of financial actors, and Article 75 thereof regarding expenditure operations.
(15)
The establishment of the EEAS should be guided by the principle of cost-efficiency aiming towards budget neutrality. To this end, transitional arrangements and a gradual build-up of capacity will have to be used. Unnecessary duplication of tasks, functions and resources with other structures should be avoided. All opportunities for rationalisation should be availed of.
In addition, a number of additional posts for Member States’ temporary agents will be necessary, which will have to be financed within the framework of the current multiannual financial framework.
(16)
Rules should be laid down covering the activities of the EEAS and its staff as regards security, the protection of classified information, and transparency.
(17)
It is recalled that the Protocol on the Privileges and Immunities of the European Union will apply to the EEAS, its officials and other agents, who will be subject either to the Staff Regulations or the CEOS.
(18)
The European Union and the European Atomic Energy Community continue to be served by a single institutional framework. It is therefore essential to ensure consistency between the external relations of both, and to allow the Union Delegations to undertake the representation of the European Atomic Energy Community in third countries and at international organisations.
(19)
The High Representative should, by mid-2013, provide a review of the organisation and functioning of the EEAS, accompanied, if necessary, by proposals for a revision of this Decision. Such a revision should be adopted no later than the beginning of 2014,
HAS ADOPTED THIS DECISION:
Article 1
Nature and scope
1. This Decision establishes the organisation and functioning of the European External Action Service (‘EEAS’).
2. The EEAS, which has its headquarters in Brussels, shall be a functionally autonomous body of the European Union, separate from the General Secretariat of the Council and from the Commission with the legal capacity necessary to perform its tasks and attain its objectives.
3. The EEAS shall be placed under the authority of the High Representative of the Union for Foreign Affairs and Security Policy (‘High Representative’).
4. The EEAS shall be made up of a central administration and of the Union Delegations to third countries and to international organisations.
Article 2
Tasks
1. The EEAS shall support the High Representative in fulfilling his/her mandates as outlined, notably, in Articles 18 and 27 TEU:
-
in fulfilling his/her mandate to conduct the Common Foreign and Security Policy (‘CFSP’) of the European Union, including the Common Security and Defence Policy (‘CSDP’), to contribute by his/her proposals to the development of that policy, which he/she shall carry out as mandated by the Council and to ensure the consistency of the Union’s external action,
-
in his/her capacity as President of the Foreign Affairs Council, without prejudice to the normal tasks of the General Secretariat of the Council,
-
in his/her capacity as Vice-President of the Commission for fulfilling within the Commission the responsibilities incumbent on it in external relations, and in coordinating other aspects of the Union’s external action, without prejudice to the normal tasks of the services of the Commission.
2. The EEAS shall assist the President of the European Council, the President of the Commission, and the Commission in the exercise of their respective functions in the area of external relations.
Article 3
Cooperation
1. The EEAS shall support, and work in cooperation with, the diplomatic services of the Member States, as well as with the General Secretariat of the Council and the services of the Commission, in order to ensure consistency between the different areas of the Union’s external action and between those areas and its other policies.
2. The EEAS and the services of the Commission shall consult each other on all matters relating to the external action of the Union in the exercise of their respective functions, except on matters covered by the CSDP. The EEAS shall take part in the preparatory work and procedures relating to acts to be prepared by the Commission in this area.
This paragraph shall be implemented in accordance with Chapter 1 of Title V of the TEU, and with Article 205 TFEU.
3. The EEAS may enter into service-level arrangements with relevant services of the General Secretariat of the Council, the Commission, or other offices or interinstitutional bodies of the Union.
4. The EEAS shall extend appropriate support and cooperation to the other institutions and bodies of the Union, in particular to the European Parliament. The EEAS may also benefit from the support and cooperation of those institutions and bodies, including agencies, as appropriate. The EEAS internal auditor will cooperate with the internal auditor of the Commission to ensure a consistent audit policy, with particular reference to the Commission’s responsibility for operational expenditure. In addition, the EEAS shall cooperate with the European Anti-Fraud Office (‘OLAF’) in accordance with Regulation (EC) No 1073/1999 (10). It shall, in particular, adopt without delay the decision required by that Regulation on the terms and conditions for internal investigations. As provided in that Regulation, both Member States, in accordance with national provisions, and the institutions shall give the necessary support to enable OLAF’s agents to fulfil their tasks.
Article 4
Central administration of the EEAS
1. The EEAS shall be managed by an Executive Secretary-General who will operate under the authority of the High Representative. The Executive Secretary-General shall take all measures necessary to ensure the smooth functioning of the EEAS, including its administrative and budgetary management. The Executive Secretary-General shall ensure effective coordination between all departments in the central administration as well as with the Union Delegations.
2. The Executive Secretary-General shall be assisted by two Deputy Secretaries-General.
3. The central administration of the EEAS shall be organised in directorates-general.
(a)
It shall, in particular, include:
-
a number of directorates-general comprising geographic desks covering all countries and regions of the world, as well as multilateral and thematic desks. These departments shall coordinate as necessary with the General Secretariat of the Council and with the relevant services of the Commission,
-
a directorate-general for administrative, staffing, budgetary, security and communication and information system matters, working in the EEAS framework managed by the Executive Secretary-General. The High Representative shall appoint, in accordance with the normal rules of recruitment, a Director-General for budget and administration who shall work under the authority of the High Representative. He/she shall be responsible to the High Representative for the administrative and internal budgetary management of the EEAS. He/she shall follow the same budget lines and administrative rules as are applicable in the part of Section III of the Union’s budget which falls under Heading 5 of the Multiannual Financial Framework,
-
the crisis management and planning directorate, the civilian planning and conduct capability, the European Union Military Staff and the European Union Situation Centre, placed under the direct authority and responsibility of the High Representative, and which shall assist him/her in the task of conducting the Union’s CFSP in accordance with the provisions of the Treaty while respecting, in accordance with Article 40 TEU, the other competences of the Union.
The specificities of these structures, as well as the particularities of their functions, recruitment and the status of the staff shall be respected.
Full coordination between all the structures of the EEAS shall be ensured.
(b)
The central administration of the EEAS shall also include:
-
a strategic policy planning department,
-
a legal department under the administrative authority of the Executive Secretary-General which shall work closely with the Legal Services of the Council and of the Commission,
-
departments for interinstitutional relations, information and public diplomacy, internal audit and inspections, and personal data protection.
4. The High Representative shall designate the chairpersons of Council preparatory bodies that are chaired by a representative of the High Representative, including the chair of the Political and Security Committee, in accordance with the detailed arrangements set out in Annex II to Council Decision 2009/908/EU of 1 December 2009 laying down measures for the implementation of the European Council Decision on the exercise of the Presidency of the Council, and on the chairmanship of preparatory bodies of the Council (11).
5. The High Representative and the EEAS shall be assisted where necessary by the General Secretariat of the Council and the relevant departments of the Commission. Service-level arrangements may be drawn up to that effect by the EEAS, the General Secretariat of the Council and the relevant Commission departments.
Article 5
Union delegations
1. The decision to open or close a delegation shall be adopted by the High Representative, in agreement with the Council and the Commission.
2. Each Union Delegation shall be placed under the authority of a Head of Delegation.
The Head of Delegation shall have authority over all staff in the delegation, whatever their status, and for all its activities. He/she shall be accountable to the High Representative for the overall management of the work of the delegation and for ensuring the coordination of all actions of the Union.
Staff in delegations shall comprise EEAS staff and, where appropriate for the implementation of the Union budget and Union policies other than those under the remit of the EEAS, Commission staff.
3. The Head of Delegation shall receive instructions from the High Representative and the EEAS, and shall be responsible for their execution.
In areas where the Commission exercises the powers conferred upon it by the Treaties, the Commission may, in accordance with Article 221(2) TFEU, also issue instructions to delegations, which shall be executed under the overall responsibility of the Head of Delegation.
4. The Head of Delegation shall implement operational credits in relation to the Union’s projects in the corresponding third country, where sub-delegated by the Commission, in accordance with the Financial Regulation.
5. The operation of each delegation shall be periodically evaluated by the Executive Secretary-General of the EEAS; evaluation shall include financial and administrative audits. For this purpose, the Executive Secretary-General of the EEAS may request assistance from the relevant Commission departments. In addition to internal measures by the EEAS, OLAF shall exercise its powers, notably by conducting anti-fraud measures, in accordance with Regulation (EC) No 1073/1999.
6. The High Representative shall enter into the necessary arrangements with the host country, the international organisation, or the third country concerned. In particular, the High Representative shall take the necessary measures to ensure that host States grant the Union delegations, their staff and their property, privileges and immunities equivalent to those referred to in the Vienna Convention on Diplomatic Relations of 18 April 1961.
7. Union delegations shall have the capacity to respond to the needs of other institutions of the Union, in particular the European Parliament, in their contacts with the international organisations or third countries to which the delegations are accredited.
8. The Head of Delegation shall have the power to represent the Union in the country where the delegation is accredited, in particular for the conclusion of contracts, and as a party to legal proceedings.
9. The Union delegations shall work in close cooperation and share information with the diplomatic services of the Member States.
10. The Union delegations shall, acting in accordance with the third paragraph of Article 35 TEU, and upon request by Member States, support the Member States in their diplomatic relations and in their role of providing consular protection to citizens of the Union in third countries on a resource-neutral basis.
Article 6
Staff
1. This Article, except paragraph 3, shall apply without prejudice to the Staff Regulations of Officials of the European Communities (‘Staff Regulations’) and the Conditions of Employment of Other Servants of those Communities (‘CEOS’), including the amendments made to those rules, in accordance with Article 336 TFEU, in order to adapt them to the needs of the EEAS.
2. The EEAS shall comprise officials and other servants of the European Union, including personnel from the diplomatic services of the Member States appointed as temporary agents.
The Staff Regulations and the CEOS shall apply to this staff.
3. If necessary, the EEAS may, in specific cases, have recourse to a limited number of specialised seconded national experts (SNEs).
The High Representative shall adopt rules, equivalent to those laid down in Council Decision 2003/479/EC of 16 June 2003 concerning the rules applicable to national experts and military staff on secondment to the General Secretariat of the Council (12), under which SNEs are put at the disposal of the EEAS in order to provide specialised expertise.
4. The staff of the EEAS shall carry out their duties and conduct themselves solely with the interests of the Union in mind. Without prejudice to the third indent of Article 2(1) and Articles 2(2) and 5(3), they shall neither seek nor take instructions from any government, authority, organisation or person outside the EEAS or from any body or person other than the High Representative. In accordance with the second paragraph of Article 11 of the Staff Regulations, EEAS staff shall not accept any payments of any kind whatever from any other source outside the EEAS.
5. The powers conferred on the appointing authority by the Staff Regulations and on the authority authorised to conclude contracts by the CEOS shall be vested in the High Representative, who may delegate those powers inside the EEAS.
6. Recruitment to the EEAS shall be based on merit whilst ensuring adequate geographical and gender balance. The staff of the EEAS shall comprise a meaningful presence of nationals from all the Member States. The review provided for in Article 13(3) shall also cover this issue, including, as appropriate, suggestions for additional specific measures to correct possible imbalances.
7. Officials of the Union and temporary agents coming from the diplomatic services of the Member States shall have the same rights and obligations and be treated equally, in particular as concerns their eligibility to assume all positions under equivalent conditions. No distinction shall be made between temporary agents coming from national diplomatic services and officials of the Union as regards the assignment of duties to perform in all areas of activities and policies implemented by the EEAS. In accordance with the provisions of the Financial Regulation, the Member States shall support the Union in the enforcement of financial liabilities of EEAS temporary agents coming from the Member States’ diplomatic services which result from a liability under Article 66 of the Financial Regulation.
8. The High Representative shall establish the selection procedures for EEAS staff, which shall be undertaken through a transparent procedure based on merit with the objective of securing the services of staff of the highest standard of ability, efficiency and integrity, while ensuring adequate geographical and gender balance, and a meaningful presence of nationals from all Member States in the EEAS. Representatives of the Member States, the General Secretariat of the Council and of the Commission shall be involved in the recruitment procedure for vacant posts in the EEAS.
9. When the EEAS has reached its full capacity, staff from Member States, as referred to in the first subparagraph of paragraph 2, should represent at least one third of all EEAS staff at AD level. Likewise, permanent officials of the Union should represent at least 60 % of all EEAS staff at AD level, including staff coming from the diplomatic services of the Member States who have become permanent officials of the Union in accordance with the provisions of the Staff Regulations. Each year, the High Representative shall present a report to the European Parliament and the Council on the occupation of posts in the EEAS.
10. The High Representative shall lay down the rules on mobility so as to ensure that the members of the staff of the EEAS are subject to a high degree of mobility. Specific and detailed arrangements shall apply to the personnel referred to in the third indent of Article 4(3)(a). In principle, all EEAS staff shall periodically serve in Union delegations. The High Representative shall establish rules to that effect.
11. In accordance with the applicable provisions of its national law, each Member State shall provide its officials who have become temporary agents in the EEAS with a guarantee of immediate reinstatement at the end of their period of service to the EEAS. This period of service, in accordance with the provisions of Article 50b of the CEOS, shall not exceed eight years, unless, it is extended for a maximum period of two years in exceptional circumstances and in the interest of the service.
Officials of the Union serving in the EEAS shall have the right to apply for posts in their institution of origin on the same terms as internal applicants.
12. Steps shall be taken in order to provide EEAS staff with adequate common training, building in particular on existing practices and structures at national and Union level. The High Representative shall take appropriate measures to that effect within the year following the entry into force of this Decision.
Article 7
Transitional provisions regarding staff
1. The relevant departments and functions in the General Secretariat of the Council and in the Commission listed in the Annex shall be transferred to the EEAS. Officials and temporary agents occupying a post in departments or functions listed in the Annex shall be transferred to the EEAS. This shall apply mutatis mutandis to contract and local staff assigned to such departments and functions. SNEs working in those departments or functions shall also be transferred to the EEAS with the consent of the authorities of the originating Member State.
These transfers shall take effect on 1 January 2011.
In accordance with the Staff Regulations, upon their transfer to the EEAS, the High Representative shall assign each official to a post in his/her function group which corresponds to that official’s grade.
2. The procedures for recruiting staff for posts transferred to the EEAS which are ongoing at the date of entry into force of this Decision shall remain valid: they shall be carried on and completed under the authority of the High Representative in accordance with the relevant vacancy notices and the applicable rules of the Staff Regulations and the CEOS.
Article 8
Budget
1. The duties of authorising officer for the EEAS section of the general budget of the European Union shall be delegated in accordance with Article 59 of the Financial Regulation. The High Representative shall adopt the internal rules for the management of the administrative budget lines. Operational expenditure shall remain within the Commission section of the budget.
2. The EEAS shall exercise its powers in accordance with the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Union within the limits of the appropriations allocated to it.
3. When drawing up estimates of administrative expenditure for the EEAS, the High Representative will hold consultations with, respectively, the Commissioner responsible for Development Policy and the Commissioner responsible for Neighbourhood Policy regarding their respective responsibilities.
4. In accordance with Article 314(1) TFEU, the EEAS shall draw up estimates of its expenditure for the following financial year. The Commission shall consolidate those estimates in a draft budget, which may contain different estimates. The Commission may amend the draft budget as provided for in Article 314(2) TFEU.
5. In order to ensure budgetary transparency in the area of external action of the Union, the Commission will transmit to the budgetary authority, together with the draft general budget of the European Union, a working document presenting, in a comprehensive way, all expenditure related to the external action of the Union.
6. The EEAS shall be subject to the procedures regarding the discharge provided for in Article 319 TFEU and in Articles 145 to 147 of the Financial Regulation. The EEAS will, in this context, fully cooperate with the institutions involved in the discharge procedure and provide, as appropriate, the additional necessary information, including through attendance at meetings of the relevant bodies.
Article 9
External action instruments and programming
1. The management of the Union’s external cooperation programmes is under the responsibility of the Commission without prejudice to the respective roles of the Commission and of the EEAS in programming as set out in the following paragraphs.
2. The High Representative shall ensure overall political coordination of the Union’s external action, ensuring the unity, consistency and effectiveness of the Union’s external action, in particular through the following external assistance instruments:
-
the Development Cooperation Instrument (13),
-
the European Development Fund (14),
-
the European Instrument for Democracy and Human Rights (15),
-
the European Neighbourhood and Partnership Instrument (16),
-
the Instrument for Cooperation with Industrialised Countries (17),
-
the Instrument for Nuclear Safety Cooperation (18),
-
the Instrument for Stability, regarding the assistance provided for in Article 4 of Regulation (EC) No 1717/2006 (19).
3. In particular, the EEAS shall contribute to the programming and management cycle for the instruments referred to in paragraph 2, on the basis of the policy objectives set out in those instruments. It shall have responsibility for preparing the following decisions of the Commission regarding the strategic, multiannual steps within the programming cycle:
(i)
country allocations to determine the global financial envelope for each region, subject to the indicative breakdown of the multiannual financial framework. Within each region, a proportion of funding will be reserved for regional programmes;
(ii)
country and regional strategic papers;
(iii)
national and regional indicative programmes.
In accordance with Article 3, throughout the whole cycle of programming, planning and implementation of the instruments referred to in paragraph 2, the High Representative and the EEAS shall work with the relevant members and services of the Commission without prejudice to Article 1(3). All proposals for decisions will be prepared by following the Commission’s procedures and will be submitted to the Commission for adoption.
4. With regard to the European Development Fund and the Development Cooperation Instrument, any proposals, including those for changes in the basic regulations and the programming documents referred to in paragraph 3, shall be prepared jointly by the relevant services in the EEAS and in the Commission under the responsibility of the Commissioner responsible for Development Policy and shall be submitted jointly with the High Representative for adoption by the Commission.
Thematic programmes, other than the European Instrument for Democracy and Human Rights, the Instrument for Nuclear Safety Cooperation and that part of the Instrument for Stability referred to in the seventh indent of paragraph 2, shall be prepared by the appropriate Commission service under the guidance of the Commissioner responsible for Development Policy and presented to the College of Commissioners in agreement with the High Representative and the other relevant Commissioners.
5. With regard to the European Neighbourhood and Partnership Instrument, any proposals, including those for changes in the basic regulations and the programming documents referred to in paragraph 3, shall be prepared jointly by the relevant services in the EEAS and in the Commission under the responsibility of the Commissioner responsible for Neighbourhood Policy and shall be submitted jointly with the High Representative for adoption by the Commission.
6. Actions undertaken under: the CFSP budget; the Instrument for Stability other than the part referred to in the seventh indent of paragraph 2; the Instrument for Cooperation with Industrialised Countries; communication and public Diplomacy actions, and election observation missions, shall be under the responsibility of the High Representative/the EEAS. The Commission shall be responsible for their financial implementation under the authority of the High Representative in his/her capacity as Vice-President of the Commission. The Commission department responsible for this implementation shall be co-located with the EEAS.
Article 10
Security
1. The High Representative shall, after consulting the Committee referred to in point 3 of Section I of Part II of the Annex to Council Decision 2001/264/EC of 19 March 2001 adopting the Council’s security regulations (20), decide on the security rules for the EEAS and take all appropriate measures in order to ensure that the EEAS manages effectively the risks to its staff, physical assets and information, and that it fulfils its duty of care and responsibilities in this regard. Such rules shall apply to all EEAS staff, and all staff in Union Delegations, regardless of their administrative status or origin.
2. Pending the Decision referred to in paragraph 1:
-
with regard to the protection of classified information, the EEAS shall apply the security measures set out in the Annex to Decision 2001/264/EC,
-
with regard to other aspects of security, the EEAS shall apply the Commission’s Provisions on Security, as set out in the relevant Annex to the Rules of Procedure of the Commission (21).
3. The EEAS shall have a department responsible for security matters, which shall be assisted by the relevant services of the Member States.
4. The High Representative shall take any measure necessary in order to implement security rules in the EEAS, in particular as regards the protection of classified information and the measures to be taken in the event of a failure by EEAS staff to comply with the security rules. For that purpose, the EEAS shall seek advice from the Security Office of the General Secretariat of the Council, from the relevant services of the Commission and from the relevant services of the Member States.
Article 11
Access to documents, archives and data protection
1. The EEAS shall apply the rules laid down in Regulation (EC) 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (22). The High Representative shall decide on the implementing rules for the EEAS.
2. The Executive Secretary-General of the EEAS shall organise the archives of the service. The relevant archives of the departments transferred from the General Secretariat of the Council and the Commission shall be transferred to the EEAS.
3. The EEAS shall protect individuals with regard to the processing of their personal data in accordance with the rules laid down in Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (23). The High Representative shall decide on the implementing rules for the EEAS.
Article 12
Immovable property
1. The General Secretariat of the Council and the relevant Commission services shall take all necessary measures so that the transfers referred to in Article 7 can be accompanied by the transfers of the Council and Commission buildings necessary for the functioning of the EEAS.
2. The terms on which immovable property is made available to the EEAS central administration and to the Union Delegations shall be decided on jointly by the High Representative and the General Secretariat of the Council and the Commission, as appropriate.
Article 13
Final and general provisions
1. The High Representative, the Council, the Commission and the Member States shall be responsible for implementing this Decision and shall take all measures necessary in furtherance thereof.
2. The High Representative shall submit a report to the European Parliament, the Council and the Commission on the functioning of the EEAS by the end of 2011. That report shall, in particular, cover the implementation of Article 5(3) and (10) and Article 9.
3. By mid-2013, the High Representative shall provide a review of the organisation and functioning of the EEAS, which will cover inter alia the implementation of Article 6(6), (8) and (11). The review shall, if necessary, be accompanied by appropriate proposals for the revision of this Decision. In that case, the Council shall, in accordance with Article 27(3) TEU, revise this Decision in the light of the review by the beginning of 2014.
4. This Decision shall enter into force on the date of its adoption. The provisions on financial management and recruitment shall take effect once the necessary amendments to the Staff Regulations, the CEOS and the Financial Regulation, as well as the amending budget, have been adopted. To ensure a smooth transition, the High Representative, the General Secretariat of the Council and the Commission shall enter into the necessary arrangements, and they shall undertake consultations with the Member States.
5. Within one month after the entry into force of this Decision, the High Representative shall submit to the Commission an estimate of the revenue and expenditure of the EEAS, including an establishment plan, in order for the Commission to present a draft amending budget.
6. This Decision shall be published in the Official Journal of the European Union.
Done at Brussels, 26 July 2010.