NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU, EURATOM) č. 1081/2010
ze dne 24. listopadu 2010,
kterým se mění nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství, pokud jde o Evropskou službu pro vnější činnost
EVROPSKÝ PARLAMENT A RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 322 této smlouvy, ve spojení se Smlouvou o založení Evropského společenství pro atomovou energii, a zejména s článkem 106a této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
s ohledem na stanovisko Účetního dvora (1),
v souladu s řádným legislativním postupem (2),
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (3) (dále jen „finanční nařízení“), stanoví rozpočtové zásady a finanční pravidla, které by měly být dodržovány ve všech legislativních aktech. Je třeba pozměnit některá ustanovení finančního nařízení, aby byly zohledněny změny zavedené Lisabonskou smlouvou a zřízení Evropské služby pro vnější činnost na základě rozhodnutí Rady 2010/427/EU ze dne 26. července 2010 o organizaci a fungování Evropské služby pro vnější činnost (4).
(2)
Lisabonská smlouva ustavuje Evropskou službu pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“). Podle rozhodnutí Rady 2010/427/EU je ESVČ útvarem sui generis a měla by být pro účely finančního nařízení považována za orgán.
(3)
Vzhledem k tomu, že by ESVČ měla být pro účely finančního nařízení považována za orgán, měla by v souvislosti s udělováním absolutoria plně podléhat postupu uvedenému v článku 319 Smlouvy o fungování Evropské unie a v článcích 145 až 147 finančního nařízení. ESVČ by měla plně spolupracovat s orgány zapojenými do postupu udělování absolutoria a případně poskytovat veškeré nezbytné dodatečné informace, a to i prostřednictvím účasti na zasedáních příslušných subjektů. Za plnění rozpočtu by měla být i nadále zodpovědná Komise v souladu s článkem 319 Smlouvy o fungování Evropské unie, včetně provozních prostředků vynaložených vedoucími delegací Unie, kteří jednají jako dále pověřené schvalující osoby Komise. K tomu, aby mohla Komise plnit své povinnosti, by jí vedoucí delegací Unie měli poskytovat potřebné informace. Současně by měl být informován vysoký představitel Unie pro zahraniční věci a bezpečnostní politiku (dále jen „vysoký představitel“), který by měl také napomáhat spolupráci delegací Unie s útvary Komise. Vzhledem k tomu, že se jedná o zcela novou strukturu, je třeba uplatňovat přísná ustanovení o transparentnosti a odpovědnosti za rozpočet a finanční prostředky.
(4)
V rámci ESVČ by měl být generální ředitel pro rozpočet a správu odpovědný vysokému představiteli za správní a vnitřní rozpočtové řízení ESVČ. Generální ředitel by měl pracovat v rámci stávající struktury a řídit se stejnými správními pravidly, jaká platí pro část oddílu III rozpočtu Unie, která spadá do okruhu 5 víceletého finančního rámce.
(5)
Při zřizování ESVČ je třeba se řídit zásadami vyhlášenými Evropskou radou na jejím zasedání ve dnech 29. a 30. října 2009, zejména zásadou nákladové efektivnosti, jejímž cílem je rozpočtová neutralita.
(6)
Smlouva o fungování Evropské unie stanoví, že se delegace Komise stanou součástí ESVČ jako delegace Unie. Všechny správní a podpůrné výdaje delegací Unie, ze kterých se financují společné náklady, by měla v zájmu jejich řádné správy uskutečňovat jedna podpůrná služba. K tomu účelu by mělo finanční nařízení stanovit možnost určení podrobných ustanovení, na nichž je třeba se dohodnout s Komisí, s cílem zjednodušit vynakládání správních prostředků delegací Unie.
(7)
Je zapotřebí zajistit kontinuitu fungování delegací Unie, a zejména návaznost a účinnost v řízení vnější pomoci delegacemi. Proto by měla být Komise zmocněna, aby svými pravomocemi plnění rozpočtu v oblasti provozních výdajů dále pověřila vedoucí delegací Unie, kteří spadají pod ESVČ jako samostatný orgán.Plní-li Komise rozpočet v rámci přímého centralizovaného řízení, měla by mít rovněž možnost činit tak prostřednictvím dalšího pověření vedoucích delegací Unie. Pověřené schvalující osoby Komise by měly být nadále odpovědné za vymezení vnitřních systémů řízení a kontroly, zatímco vedoucí delegací Unie by měli být odpovědní za náležité nastavení a fungování vnitřních systémů řízení a kontroly a za správu finančních prostředků a operace provedené v rámci jejich delegací. Za tím účelem by měli dvakrát ročně podávat zprávu. Toto pověření lze zrušit v souladu s předpisy, jimiž se řídí Komise.
(8)
V souladu se zásadou řádného finančního řízení by vedoucí delegací Unie, jednají-li jako dále pověřené schvalující osoby Komise, měli uplatňovat pravidla Komise a měli by mít stejné úkoly, povinnosti a odpovědnost jako jakákoli jiná dále pověřená schvalující osoba Komise. Rovněž by se měli v těchto věcech obracet na Komisi jako na svůj orgán.
(9)
Účetní Komise je i nadále odpovědný za celý rozpočtový oddíl Komise, včetně účetních operací s prostředky, jejichž správou jsou dále pověřeni vedoucí delegací Unie. Z toho důvodu je třeba vyjasnit, že odpovědnost účetního ESVČ by měla zahrnovat pouze rozpočtový oddíl ESVČ, aby se předešlo překrývání odpovědností. S výhradou přezkumu by účetní Komise měl rovněž jednat jako účetní ESVČ, pokud jde o plnění rozpočtového oddílu ESVČ.
(10)
V zájmu jednotného přístupu a rovnosti v zacházení s dále pověřenými schvalujícími osobami, které jsou zaměstnanci ESVČ, a těmi, které jsou zaměstnanci Komise, jakož i v zájmu náležitého informování Komise by měla specializovaná komise pro řešení finančních nesrovnalostí v rámci Komise být zodpovědná rovněž za řešení nesrovnalostí v rámci ESVČ v případech, kdy Komise dále pověřila prováděcími pravomocemi vedoucí delegací Unie. Nicméně v zájmu zachování vazby mezi odpovědností za finanční řízení a disciplinárním opatřením by Komise měla být oprávněna vyzvat vysokého představitele, aby zahájil řízení, pokud tato specializovaná komise odhalí nesrovnalosti týkající se pravomocí Komise, jimiž byli dále pověřeni vedoucí delegací Unie. V takovém případě by měl vysoký představitel učinit patřičné kroky v souladu se služebním řádem (5).
(11)
S výhradou přezkumu by interní auditor Komise měl rovněž jednat jako interní auditor ESVČ, pokud jde o plnění rozpočtových oddílů Komise i ESVČ.
(12)
V zájmu zajištění demokratické kontroly plnění rozpočtu Unie by vedoucí delegací Unie měli podávat prohlášení o věrohodnosti spolu se zprávou obsahující informace o účinnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a kontroly ve svých delegacích a o řízení operací, kterými byli dále pověřeni. Zprávy vedoucích delegací Unie by měly být připojeny k výroční zprávě o činnosti příslušné pověřené schvalující osoby a poskytnuty rozpočtovému orgánu.
(13)
Pojem „vysoký představitel Unie pro zahraniční věci a bezpečnostní politiku“ by měl být pro účely finančního nařízení vykládán v souladu s různými funkcemi vysokého představitele podle článku 18 Smlouvy o Evropské unii.
(14)
Nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002 by proto mělo být odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALY TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002 se mění takto:
1)
článek 1 se nahrazuje tímto:
„Článek 1
1. Toto nařízení stanoví pravidla pro sestavování a plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie (dále jen „rozpočet“) a pro předkládání účtů a jejich audit.
2. Pro účely tohoto nařízení se:
-
„orgánem“ rozumějí Evropský parlament, Evropská rada a Rada, Evropská komise, Soudní dvůr Evropské unie a Evropský účetní dvůr, Evropský hospodářský a sociální výbor, Výbor regionů, evropský veřejný ochránce práv, evropský inspektor ochrany údajů a Evropská služba pro vnější činnost (ESVČ);
-
Evropská centrální banka nepovažuje za orgán Unie.
3. Veškerými odkazy na „Společenství“ či na „Unii“ se podle souvislosti rozumí odkaz na Evropskou unii nebo na Evropské společenství pro atomovou energii.“;
2)
v čl. 16 druhém pododstavci se slova „zahraniční služby Komise“ nahrazují slovy „Komise a ESVČ“;
3)
v čl. 28 odst. 1 se první pododstavec nahrazuje tímto:
„1. Každý návrh nebo podnět, který legislativnímu orgánu předloží Komise, vysoký představitel Unie pro zahraniční věci a bezpečnostní politiku (dále jen „vysoký představitel“) nebo členský stát, který může mít vliv na rozpočet, včetně změn počtu pracovních míst, musí být doložen finančním výkazem a hodnocením podle čl. 27 odst. 4.“;
4)
v čl. 30 odst. 3 se první pododstavec nahrazuje tímto:
„3. Komise vhodným způsobem zpřístupní informace o příjemcích finančních prostředků z rozpočtu, které má k dispozici, pokud je rozpočet plněn centralizovaným řízením a přímo jejími útvary nebo delegacemi Unie podle čl. 51 druhého pododstavce, a informace o příjemcích finančních prostředků, které poskytly subjekty, jež byly úkoly plnění rozpočtu pověřeny v rámci jiných způsobů řízení.“;
5)
v článku 31 prvním pododstavci se před slovo „Rada“ vkládají slova „Evropská rada a“ a před slovo „sestaví“ se vkládají slova „a Evropská služba pro vnější činnost“;
6)
v článku 31 se za první pododstavec vkládá nový pododstavec, který zní:
„ESVČ sestavuje odhad svých příjmů a výdajů, který před 1. červencem každého roku zasílá Komisi. Vysoký představitel povede konzultace s členy Komise odpovídajícími za rozvojovou politiku, politiku sousedství a mezinárodní spolupráci, humanitární pomoc a řešení krizí, pokud jde o záležitosti, které spadají do jejich působnosti.“;
7)
v článku 33 se doplňuje nový odstavec, který zní:
„3. V zájmu zajištění průhlednosti rozpočtu v oblasti vnější činnosti Unie předloží Komise rozpočtovému orgánu v souladu s čl. 8 odst. 5 rozhodnutí Rady 2010/427/EU ze dne 26. července 2010 o organizaci a fungování Evropské služby pro vnější činnost (6); spolu s návrhem rozpočtu pracovní dokument, v němž jsou souhrnně uvedeny:
-
veškeré správní a provozní výdaje spojené s vnější činností Unie, včetně úkolů v rámci společné zahraniční a bezpečnostní politiky / společné bezpečnostní a obranné politiky (SZBP / SBOP), financované z rozpočtu Unie,
-
celkové správní výdaje ESVČ za předchozí rok, rozdělené podle výdajů jednotlivých delegací a výdajů ústředí ESVČ, a provozní výdaje rozdělené podle zeměpisných oblastí (regiony, státy), tematických oblastí a delegací a misí Unie.
V pracovním dokumentu se rovněž:
-
uvede počet pracovních míst v jednotlivých platových třídách v každé kategorii a počet stálých a dočasných pracovních míst, včetně smluvních a místních zaměstnanců povolených v mezích rozpočtových prostředků v každé delegaci Unie a v ústředí ESVČ;
-
uvede jakékoli zvýšení či snížení počtu pracovních míst podle jednotlivých platových tříd a kategorií v ústředí ESVČ a ve všech delegacích Unie na základě údajů z předcházejícího roku;
-
uvede počet pracovních míst povolených na daný rozpočtový rok, počet míst povolených na předcházející rok a počet míst obsazených diplomaty, kteří byli vysláni z členských států, a zaměstnanci Rady a Komise; poskytne podrobný přehled všech zaměstnanců v delegacích Unie v době předložení návrhu rozpočtu, včetně rozpisu podle zeměpisných oblastí, jednotlivých zemí a misí, v němž se rozliší místa podle plánu pracovních míst, smluvní zaměstnanci, místní zaměstnanci a vyslaní národní odborníci a prostředky požadované v návrhu rozpočtu na takovéto jiné typy zaměstnanců s odpovídajícími odhady, pokud jde o počet osob, které by mohly být v mezích požadovaných prostředků zaměstnány na plný pracovní úvazek.
8)
v čl. 46 odst. 1 se doplňuje nový bod, který zní:
„6.
celkové výdaje na společnou zahraniční a bezpečnostní politiku (SZBP) jsou zapsány v jedné rozpočtové kapitole nazvané „SZBP“ se zvláštními rozpočtovými články. Tyto články pokrývají výdaje na SZBP a obsahují zvláštní rozpočtové položky, které konkretizují alespoň jednotlivé hlavní mise.“;
9)
v čl. 50 prvním pododstavci se doplňují nové věty, které znějí:
„V zájmu zjednodušení vynakládání správních prostředků delegací Unie však mohou být s Komisí dohodnuta podrobná ustanovení. Tato ustanovení nesmějí obsahovat žádnou výjimku z ustanovení finančního nařízení a prováděcích pravidel k němu.“;
10)
v článku 51 se doplňují nové pododstavce, které znějí:
„Výkonem svých pravomocí při plnění rozpočtu, pokud jde o provozní prostředky v jejím vlastního oddílu, může Komise pověřit vedoucí delegací Unie. Současně o tom uvědomí vysokého představitele. Pokud vedoucí delegací Unie jednají jako dále pověřené schvalující osoby Komise, dodržují pravidla Komise pro plnění rozpočtu a mají stejné úkoly, povinnosti a odpovědnost jako kterákoli jiná dále pověřená schvalující osoba Komise.
Komise může toto pověření zrušit v souladu se svými vlastními pravidly.
Pro účely druhého pododstavce přijme vysoký představitel potřebná opatření k usnadnění spolupráce mezi delegacemi Unie a útvary Komise.“;
11)
článek 53a se nahrazuje tímto:
„Článek 53a
Plní-li Komise rozpočet centralizovaným řízením, jsou úkoly plnění rozpočtu prováděny buď přímo jejími útvary či delegacemi Unie v souladu s čl. 51 druhým pododstavcem, nebo nepřímo podle článků 54 až 57.“;
12)
v článku 59 se doplňuje nový odstavec, který zní:
„5. Pokud vedoucí delegací Unie jednají jako dále pověřené schvalující osoby podle čl. 51 druhého pododstavce, podléhají Komisi jako orgánu odpovědnému za stanovení, výkon, kontrolu a hodnocení jejich úkolů a povinností jakožto dále pověřených schvalujících osob. Současně o tom Komise uvědomí vysokého představitele.“;
13)
v čl. 60 odst. 7 druhém pododstavci se doplňuje nová věta, která zní:
„Výroční zprávy o činnosti pověřených schvalujících osob jsou rovněž zpřístupněny rozpočtovému orgánu.“;
14)
v oddíle 2 se doplňuje nový článek, který zní:
„Článek 60a
1. Pokud vedoucí delegací Unie jednají jako dále pověřené schvalující osoby podle čl. 51 druhého pododstavce, spolupracují v zájmu náležitého vynakládání finančních prostředků úzce s Komisí s cílem zajistit zejména legalitu a správnost finančních operací, dodržování zásady řádného finančního řízení při správě finančních prostředků a účinnou ochranu finančních zájmů Unie.
K tomu účelu přijmou potřebná opatření, aby zamezili jakékoli situaci, která by mohla ohrozit odpovědnost Komise za plnění rozpočtu, kterým byli dále pověřeni, jakož i jakémukoli střetu priorit, který bude mít pravděpodobně vliv na plnění úkolů finančního řízení, kterými byli dále pověřeni.
Pokud vyvstane taková situace nebo střet, které jsou popsány ve druhém pododstavci, vedoucí delegací Unie o nich neprodleně informují příslušné generální ředitele Komise a ESVČ. Tito generální ředitelé přijmou vhodná opatření k nápravě.
2. Pokud se vedoucí delegací Unie ocitnou v situaci uvedené v čl. 60 odst. 6, obrátí se na specializovanou komisi pro řešení finančních nesrovnalostí zřízenou podle čl. 66 odst. 4. V případě jakékoli protiprávní činnosti, podvodu nebo korupce, které by mohly poškodit zájmy Unie, uvědomí orgány a subjekty určené platnými právními předpisy.
3. Pokud vedoucí delegací Unie jednají jako dále pověřené schvalující osoby podle čl. 51 druhého pododstavce, podávají zprávu své pověřené schvalující osobě, která zahrne jejich zprávy do své výroční zprávy o činnosti uvedené v čl. 60 odst. 7. Zprávy vedoucích delegací Unie obsahují informace o účinnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a kontroly zavedených v jejich delegacích a o řízení operací, kterým byli dále pověřeni, a podávají prohlášení o věrohodnosti podle čl. 66 odst. 3a. Tyto zprávy jsou připojeny k výroční zprávě o činnosti pověřené schvalující osoby a jsou zpřístupněny rozpočtovému orgánu, přičemž je případně zohledněna jejich důvěrná povaha.
Vedoucí delegací Unie plně spolupracují s orgány zapojenými do postupu udělování absolutoria a případně poskytují veškeré nezbytné dodatečné informace. V rámci této spolupráce mohou být vyzváni, aby se zúčastnili zasedání příslušných subjektů a byli nápomocni příslušným pověřeným schvalujícím osobám.
4. Pokud vedoucí delegací Unie jednají jako dále pověřené schvalující osoby podle čl. 51 druhého pododstavce, vyhoví jakékoli žádosti pověřené schvalující osoby Komise, ať už se jedná o žádost samotné Komise, nebo žádost Evropského parlamentu v rámci postupu udělování absolutoria.
5. Komise zajistí, aby k dalšímu přenesení pravomocí nedocházelo na úkor postupu udělování absolutoria podle článku 319 Smlouvy o fungování Evropské unie.“;
15)
v čl. 61 odst. 1 se za písmeno f) doplňují nové pododstavce, které znějí:
„Účetní ESVČ odpovídá pouze za rozpočtový oddíl ESVČ, který ESVČ plní. Účetní Komise je nadále odpovědný za celý rozpočtový oddíl Komise, včetně účetních operací s prostředky, jejichž správou jsou dále pověřeni vedoucí delegací Unie.
Účetní Komise rovněž jedná jako účetní ESVČ, pokud jde o plnění rozpočtového oddílu ESVČ, s výhradou článku 186a.“;
16)
článek 66 se mění takto:
a)
vkládá se nový odstavec, který zní:
„3a. V případě dalšího pověření vedoucích delegací Unie je pověřená schvalující osoba odpovědná za vymezení zavedených vnitřních systémů řízení a kontroly, jejich účinnost a účelnost. Vedoucí delegací Unie jsou odpovědní za náležité nastavení a fungování těchto systémů podle pokynů pověřené schvalující osoby a za správu finančních prostředků a operace provedené v rámci delegace Unie pod jejich vedením. Dříve než se ujmou funkcí, musí absolvovat zvláštní školení zaměřené na úkoly a povinnosti schvalujících osob a plnění rozpočtu v souladu s článkem 50 prováděcích pravidel.
Vedoucí delegací Unie podávají zprávu o plnění povinností, za něž jsou odpovědní podle prvního pododstavce tohoto odstavce, v souladu s čl. 60a odst. 3.
Vedoucí delegací Unie podávají pověřené schvalující osobě Komise každý rok prohlášení o věrohodnosti vnitřních systémů řízení a kontroly zavedených v jejich delegacích a o řízení operací, kterým byli dále pověřeni, a jejich výsledcích, tak aby schvalující osoba mohla vypracovat vlastní prohlášení o věrohodnosti podle čl. 60 odst. 7.“,
b)
doplňuje se nový odstavec, který zní:
„5. Pokud vedoucí delegací Unie jednají jako dále pověřené schvalující osoby podle čl. 51 druhého pododstavce, je k rozhodování o případech, na něž se odkazuje v odstavci 4 tohoto článku, příslušná specializovaná komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízená Komisí podle téhož odstavce.
Pokud tato komise odhalí systémové problémy, podá schvalující osobě, vysokému představiteli, pověřené schvalující osobě Komise, pokud není zúčastněnou osobou, a internímu auditorovi zprávu s doporučeními.
Na základě stanoviska této komise může Komise požádat vysokého představitele, aby jakožto orgán oprávněný ke jmenování zahájil vůči dále pověřeným schvalujícím osobám disciplinární řízení nebo řízení z důvodu finanční odpovědnosti, pokud se nesrovnalosti týkají pravomocí, jimiž je Komise dále pověřila. V takovém případě vysoký představitel podnikne patřičné kroky v souladu se služebním řádem za účelem uplatnění rozhodnutí o kázeňských opatřeních nebo o platbě odškodnění dle doporučení Komise.
Členské státy plně podporují Unii při vymáhání odpovědnosti podle článku 22 služebního řádu u dočasných zaměstnanců, na něž se vztahuje čl. 2 písm. e) pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropských společenství.“;
17)
v článku 85 se doplňují nové pododstavce, které znějí:
„Pro účely interního auditu ESVČ podléhají vedoucí delegací Unie, pokud jednají jako dále pověřené schvalující osoby podle čl. 51 druhého pododstavce, s ohledem na finanční řízení, kterým byli dále pověřeni, do ověřovací pravomoci interního auditora Komise.
Interní auditor Komise rovněž jedná jako interní auditor ESVČ, pokud jde o plnění rozpočtového oddílu ESVČ, s výhradou článku 186a.“;
18)
vkládá se nový článek, který zní:
„Článek 147a
ESVČ důsledně dodržuje postupy, které jsou stanoveny v článku 319 Smlouvy o fungování Evropské unie a v článcích 145 až 147 tohoto nařízení. ESVČ plně spolupracuje s orgány zapojenými do postupu udělování absolutoria a případně poskytuje veškeré nezbytné dodatečné informace, a to i prostřednictvím účasti na zasedáních příslušných orgánů.“
19)
v článku 163 se první věta nahrazuje tímto:
„Akce uvedené v této hlavě mohou být prováděny buď centralizovaným řízením Komisí podle článku 53a, sdíleným řízením, decentralizovaným řízením jednou nebo více přijímajícími třetími zeměmi, nebo společným řízením s mezinárodními organizacemi v souladu s příslušnými ustanoveními článků 53 až 57.“;
20)
v článku 165 se první věta nahrazuje tímto:
„Provádění akcí přijímajícími třetími zeměmi nebo mezinárodními organizacemi podléhá kontrole ze strany Komise a delegací Unie podle čl. 51 druhého pododstavce.“;
21)
vkládá se nový článek, který zní:
„Článek 186a
Čl. 61 odst. 1 třetí pododstavec a čl. 85 třetí pododstavec budou v roce 2013 přezkoumány s ohledem na zvláštní povahu ESVČ a zejména delegací Unie, případně s ohledem na odpovídající kapacitu ESVČ v oblasti finančního řízení.“
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost třetím dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
Ve Štrasburku dne 24. listopadu 2010.
REGULATION (EU, EURATOM) No 1081/2010 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL
of 24 November 2010
amending Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities, as regards the European External Action Service
THE EUROPEAN PARLIAMENT AND THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, and in particular Article 322 thereof, in conjunction with the Treaty establishing the European Atomic Energy Community, and in particular Article 106a thereof,
Having regard to the proposal from the European Commission,
Having regard to the opinion of the Court of Auditors (1),
Acting in accordance with the ordinary legislative procedure (2),
Whereas:
(1)
Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 of 25 June 2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities (3) (hereinafter the ‘Financial Regulation’), lays down the budgetary principles and financial rules which should be respected in all legislative acts. It is necessary to amend certain provisions of the Financial Regulation in order to take account of the amendments introduced by the Treaty of Lisbon and of the establishment of the European External Action Service, pursuant to Council Decision 2010/427/EU of 26 July 2010 establishing the organisation and functioning of the European External Action Service (4).
(2)
The Treaty of Lisbon establishes a European External Action Service (hereinafter the ‘EEAS’). Decision 2010/427/EU provides that the EEAS is a service of a sui generis nature and should be treated as an institution for the purposes of the Financial Regulation.
(3)
In the context of the discharge, given that the EEAS should be treated as an institution for the purposes of the Financial Regulation, the EEAS should be fully subject to the procedures provided for in Article 319 of the Treaty on the Functioning of the European Union and in Articles 145 to 147 of the Financial Regulation. The EEAS should fully cooperate with the institutions involved in the discharge procedure and provide, as appropriate, any additional necessary information, including through attendance at meetings of the relevant bodies. The Commission should remain responsible, in accordance with Article 319 of the Treaty on the Functioning of the European Union, for the implementation of the budget, including operational appropriations implemented by Heads of Delegations who are sub-delegated authorising officers of the Commission. In order to allow the Commission to fulfil its responsibilities, the Heads of Union Delegations should provide the necessary information. The High Representative of the Union for Foreign Affairs and Security Policy (hereinafter the ‘High Representative’) should be informed at the same time and should facilitate the cooperation between Union Delegations and Commission departments. Given the novelty of this structure, high-standard provisions on transparency and budgetary and financial accountability need to be applied.
(4)
Within the EEAS, a Director-General for budget and administration should be responsible to the High Representative for the administrative and internal budgetary management of the EEAS. The Director-General should work within the existing format and follow the same administrative rules which are applicable to the part of Section III of the Union budget that falls under heading 5 of the multiannual financial framework.
(5)
The setting up of the EEAS should be guided by the principles enunciated by the European Council of 29 and 30 October 2009, in particular by the principle of cost-efficiency aiming towards budget neutrality.
(6)
The Treaty on the Functioning of the European Union provides that Commission Delegations will become part of the EEAS as Union Delegations. In order to ensure their efficient management, all administrative and support expenditure of Union Delegations which finance common costs should be executed by a single support service. To that effect, the Financial Regulation should provide the possibility for detailed arrangements, to be agreed with the Commission, in order to facilitate the implementation of the Union Delegations' administrative appropriations.
(7)
It is necessary to ensure the continuity of the functioning of Union Delegations and, in particular, continuity and efficiency in the management of external aid by the Delegations. Therefore, the Commission should be authorised to sub-delegate its powers of budget implementation of operational expenditure to Heads of Union Delegations belonging to the EEAS as a separate institution. Furthermore, where the Commission implements the budget under direct centralised management, it should be allowed to do so also through sub-delegation to Heads of Union Delegations. The authorising officers by delegation of the Commission should continue to be responsible for the definition of internal management and control systems, while the Heads of Union Delegations should be responsible for the adequate setting up and functioning of internal management and control systems and for the management of the funds and the operations carried out within their Delegations. They should report twice a year to that effect. Such delegation may be withdrawn in accordance with the rules applicable to the Commission.
(8)
In order to comply with the principle of sound financial management, Heads of Union Delegations, when acting as sub-delegated authorising officers of the Commission, should apply the Commission rules and should be subject to the same duties, obligations and accountability as any other sub-delegated authorising officer of the Commission. For those purposes, they should also refer to the Commission as their institution.
(9)
The accounting officer of the Commission remains responsible for the entire Commission section of the budget, including accounting operations relating to appropriations sub-delegated to Heads of Union Delegations. Therefore, it is necessary to clarify that the responsibilities of the accounting officer of the EEAS should concern only the EEAS section of the budget, to avoid any overlapping of responsibilities. The Accounting Officer of the Commission should also act as the Accounting Officer of the EEAS in respect of the implementation of the EEAS section of the budget, subject to review.
(10)
In order to ensure coherence and equality of treatment between sub-delegated authorising officers who are EEAS staff and those who are Commission staff, and to ensure that the Commission is properly informed, the special financial irregularities panel of the Commission should also be responsible for handling irregularities within the EEAS where the Commission sub-delegated implementation powers to Heads of Union Delegations. Nevertheless, in order to maintain the link between financial management responsibility and disciplinary action, the Commission should be entitled to request the High Representative to initiate proceedings if the panel finds irregularities concerning those competences of the Commission sub-delegated to the Heads of Union Delegations. In such a case the High Representative should take the appropriate action in accordance with the Staff Regulations (5).
(11)
The internal auditor of the Commission should act as the internal auditor of the EEAS in respect of the implementation of both the Commission and the EEAS sections of the budget, subject to review.
(12)
In order to ensure democratic scrutiny of the implementation of the Union's budget, Heads of Union Delegations should provide an assurance, together with a report including information on the efficiency and effectiveness of internal management and control systems in their Delegation, as well as on the management of operations sub-delegated to them. The Heads of Union Delegations' reports should be annexed to the annual activity report of the responsible authorising officer by delegation and made available to the budgetary authority.
(13)
The term ‘High Representative of the Union for Foreign Affairs and Security Policy’ should, for the purposes of the Financial Regulation, be interpreted in accordance with the various functions of the High Representative under Article 18 of the Treaty on European Union.
(14)
Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 should therefore be amended accordingly,
HAVE ADOPTED THIS REGULATION:
Article 1
Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 is hereby amended as follows:
1.
Article 1 is replaced by the following:
‘Article 1
1. This Regulation lays down the rules for the establishment and the implementation of the general budget of the European Union, (the “budget”) and the presentation and auditing of the accounts.
2. For the purposes of this Regulation:
-
the term “institution” refers to the European Parliament, the European Council and the Council, the European Commission, the Court of Justice of the European Union and the European Court of Auditors, the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions, the European Ombudsman, the European Data Protection Supervisor and the European External Action Service (hereinafter the “EEAS”).
-
the European Central Bank shall not be considered an institution of the Union.
3. Any reference to “the Communities” or to “the Union” shall be understood as a reference to the European Union and / or the European Atomic Energy Community as the context may require.’
2.
In the second paragraph of Article 16, the words ‘the Commission's External Service’ are replaced by ‘the Commission and the EEAS’.
3.
In Article 28(1), the first subparagraph is replaced by the following:
‘1. Any proposal or initiative submitted to the legislative authority by the Commission, the High Representative of the Union for Foreign Affairs and Security Policy (hereinafter the “High Representative”) or by a Member State, which may have an impact on the budget, including changes in the number of posts, must be accompanied by a financial statement and by the evaluation provided for in Article 27(4).’
4.
In Article 30(3), the first subparagraph is replaced by the following:
‘3. The Commission shall make available, in an appropriate manner, information on the beneficiaries of funds deriving from the budget held by it when the budget is implemented on a centralised basis and directly by its departments or by Union Delegations in accordance with the second paragraph of Article 51, and information on the beneficiaries of funds as provided by the entities to which budget implementation tasks are delegated under other modes of management.’
5.
In the first paragraph of Article 31, the words ‘the European Council and’ are inserted in front of the words ‘the Council’ and the words ‘and the European External Action Service’ are inserted in front of the words ‘shall draw up’.
6.
In Article 31, the following paragraph is inserted after the first paragraph:
‘The EEAS shall draw up an estimate of its revenue and expenditure, which it shall send to the Commission before 1 July each year. The High Representative will hold consultations with the Members of the Commission responsible for development policy, neighbourhood policy and international cooperation, humanitarian aid and crisis response, regarding their respective responsibilities.’
7.
In Article 33, the following paragraph is added:
‘3. In accordance with Article 8(5) of Council Decision 2010/427/EU of 26 July 2010 establishing the organisation and functioning of the European External Action Service (6) and in order to ensure the budgetary transparency in the area of external action of the Union, the Commission shall transmit to the budgetary authority, together with the draft budget, a working document presenting, in a comprehensive way,
-
all administrative and operational expenditure related to the external actions of the Union, including Common Foreign and Security Policy / Common Security and Defence Policy (CFSP/CSDP) tasks, and financed from the Union's budget;
-
the EEAS' overall administrative expenditure for the previous year, broken down into expenditure by delegation and expenditure for the EEAS' central administration; together with the operational expenditure, broken down by geographic area (regions, countries), thematic areas, Union Delegation and mission.
The working document shall also:
-
show the number of posts for each grade in each category and the number of permanent and temporary posts, including contractual and local staff authorised within the limits of the budget appropriations in each Union Delegation, as well as in the central administration of the EEAS;
-
show any increase or reduction of posts by grade and category in the central administration of the EEAS, and in all Union Delegations based on the preceding year;
-
show the number of posts authorised for the financial year, the number of posts authorised for the preceding year, as well as the number of posts occupied by diplomats seconded from the Member States, Council and Commission staff; provide a detailed picture of all staff in place in the Union Delegations at the time of presenting the draft budget, including a breakdown by geographic area, individual country and mission, distinguishing establishment plan posts, contract agents, local agents and seconded national experts and appropriations requested in the draft budget for such other types of personnel with corresponding estimates of the equivalent full-time staff that may be employed within the limits of the appropriations requested.
8.
In Article 46(1), the following point is added:
‘(6)
the total amount of Common Foreign and Security Policy (CFSP) expenditure shall be entered into one budget chapter, entitled CFSP, with specific budgetary articles. Those articles shall cover CFSP expenditure and shall contain specific budget lines identifying at least the single major missions’.
9.
In the first paragraph of Article 50, the following sentences are added:
‘However, detailed arrangements may be agreed with the Commission in order to facilitate the implementation of the Union Delegations' administrative appropriations. Those arrangements shall not contain any derogation from the provisions of the Financial Regulation or its implementing rules.’
10.
In Article 51, the following paragraphs are added:
‘However, the Commission may delegate its powers of budget implementation concerning the operational appropriations of its own section to the Heads of Union Delegations. It shall, at the same time, inform the High Representative thereof. When Heads of Union Delegations act as sub-delegated authorising officers of the Commission, they shall apply the Commission rules for the implementation of the budget and shall be submitted to the same duties, obligations and accountability as any other sub-delegated authorising officer of the Commission.
The Commission may withdraw that delegation in accordance with its own rules.
For the purposes of the second paragraph, the High Representative shall take the measures necessary to facilitate the cooperation between Union Delegations and Commission departments.’
11.
Article 53a is replaced by the following:
‘Article 53a
Where the Commission implements the budget on a centralised basis, implementation tasks shall be performed, either directly by its departments or by Union Delegations in accordance with the second paragraph of Article 51, or indirectly, in accordance with Articles 54 to 57.’
12.
In Article 59, the following paragraph is added:
‘5. Where Heads of Union Delegations act as authorising officers by sub-delegation in accordance with the second paragraph of Article 51, they shall be subject to the Commission as the institution responsible for the definition, exercise, control and appraisal of their duties and responsibilities as authorising officers by sub-delegation. The Commission shall, at the same time, inform the High Representative thereof.’
13.
At the end of the second subparagraph of Article 60(7), the following sentence is added:
‘The annual activity reports of the authorising officers by delegation shall also be made available to the budgetary authority.’
14.
In section 2, the following Article is added:
‘Article 60a
1. Where Heads of Union Delegations act as authorising officers by sub-delegation in accordance with the second paragraph of Article 51, they shall cooperate closely with the Commission for the proper implementation of the funds, in order to ensure, in particular, the legality and regularity of financial transactions, the respect of the principle of sound financial management in the management of the funds and the effective protection of the financial interests of the Union.
To this effect, they shall take the measures necessary to prevent any situation susceptible to put at stake the responsibility of the Commission for the implementation of the budget sub-delegated to them as well as any conflict of priorities which is likely to have an impact on the implementation of the financial management tasks sub-delegated to them.
Where a situation or conflict of the type referred to in the second subparagraph arises, the Heads of Union Delegations shall inform the responsible Directors-General of the Commission and of the EEAS thereof without delay. Those Directors-General shall take appropriate steps to remedy the situation.
2. If Heads of Union Delegations find themselves in a situation referred to in Article 60(6), they shall refer the matter to the specialised financial irregularities panel set up pursuant to Article 66(4). In the event of any illegal activity, fraud or corruption which may harm the interests of the Union, they shall inform the authorities and bodies designated by the applicable legislation.
3. Heads of Union Delegations acting as authorising officers by sub-delegation in accordance with the second paragraph of Article 51 shall report to their authorising officer by delegation so that the latter can integrate their reports in his annual activity report referred to in Article 60(7). The reports of the Heads of Union Delegations shall include information on the efficiency and effectiveness of internal management and control systems put in place in their Delegation, as well as on the management of operations sub-delegated to them, and provide the assurance pursuant to Article 66(3a). These reports shall be annexed to the annual activity report of the authorising officer by delegation, and shall be made available to the budgetary authority taking into account, where appropriate, their confidentiality.
The Heads of Union Delegations shall fully cooperate with institutions involved in the discharge procedure and provide, as appropriate, any additional necessary information. In this context, they may be requested to attend meetings of the relevant bodies and assist the responsible authorising officer by delegation.
4. Heads of Union Delegations acting as authorising officers by sub-delegation in accordance with the second paragraph of Article 51 shall reply to any request by the authorising officer by delegation of Commission at its own request or, in the context of discharge, at the request of the European Parliament.
5. The Commission shall ensure that sub-delegating powers are not detrimental to the discharge procedure, in accordance with Article 319 of the Treaty on the Functioning of the European Union.’
15.
In Article 61(1), the following subparagraphs are added after point (f):
‘The responsibilities of the accounting officer of EEAS shall concern only the EEAS section of the budget as implemented by the EEAS. The accounting officer of the Commission shall remain responsible for the entire Commission section of the budget, including accounting operations relating to appropriations sub-delegated to Heads of Union Delegations.
The accounting officer of the Commission shall also act as the accounting officer of the EEAS in respect of the implementation of the EEAS section of the budget, subject to Article 186a.’
16.
Article 66 is amended as follows:
(a)
the following paragraph is inserted:
‘3a. In the event of sub-delegation to the Heads of Union Delegations, the authorising officer by delegation shall be responsible for the definition of the internal management and control systems put in place, their efficiency and effectiveness. The Heads of Union Delegations shall be responsible for the adequate setting up and functioning of those systems, in accordance with the instructions of the authorising officer by delegation, and for the management of the funds and the operations they carry out within the Union Delegation under their responsibility. Before taking up their duties, they must complete specific training courses on the tasks and responsibilities of authorising officers and the implementation of the budget, in accordance with Article 50 of the Implementing Rules.
Heads of Union Delegations shall report on their responsibilities pursuant to the first subparagraph of this paragraph in accordance with Article 60a(3).
Each year, Heads of Union Delegations shall provide to the authorising officer by delegation of the Commission the assurance on the internal management and control systems put in place in their Delegation, as well as on the management of operations sub-delegated to them and the results thereof, in order to allow the authorising officer to establish his statement of assurance, as provided for in Article 60(7).’
(b)
the following paragraph is added:
‘5. Where Heads of Union Delegations act as authorising officers by sub-delegation in accordance with the second paragraph of Article 51, the specialised financial irregularities panel set up by the Commission pursuant to paragraph 4 of this Article shall be competent for cases referred to in that paragraph.
If the panel detects systemic problems, it shall send a report with recommendations to the authorising officer, the High Representative and to the authorising officer by delegation of the Commission, provided the latter is not the person involved, as well as to the internal auditor.
On the basis of the opinion of the panel, the Commission may request the High Representative to initiate, in the High Representative's capacity as appointing authority, proceedings entailing liability to disciplinary action or to payment of compensation against authorising officers by sub-delegation if irregularities concern the competencies of the Commission sub-delegated to them. In such a case, the High Representative will take appropriate action in accordance with the Staff Regulations in order to enforce decisions on disciplinary action and/or the payment of compensation, as recommended by the Commission.
The Member States shall fully support the Union in the enforcement of any liability under Article 22 of the Staff Regulations of temporary staff to whom Article 2, point (e) of the Conditions of Employment of Other Servants of the European Communities applies.’
17.
In Article 85, the following paragraphs are added:
‘For the purposes of the internal auditing of the EEAS, Heads of Union Delegations, acting as authorising officers by sub-delegation in accordance with the second paragraph of Article 51 shall be subject to the verifying powers of the internal auditor of the Commission for the financial management sub-delegated to them.
The internal auditor of the Commission shall also act as the internal auditor of the EEAS in respect of the implementation of the EEAS section of the budget, subject to Article 186a.’
18.
The following Article is inserted:
‘Article 147a
The EEAS shall be fully subject to the procedures provided for in Article 319 of the Treaty on the Functioning of the European Union and in Articles 145 to 147 of this Regulation. The EEAS shall fully cooperate with the institutions involved in the discharge procedure and provide, as appropriate, any additional necessary information, including through attendance at meetings of the relevant bodies.’
19.
In Article 163, the first sentence is replaced by the following:
‘The actions referred to in this Title may be implemented on a centralised basis by the Commission pursuant to Article 53a, by shared management, on a decentralised basis by the beneficiary third country or countries, or jointly with international organisations in compliance with the relevant provisions of Articles 53 to 57.’
20.
In Article 165, the first sentence is replaced by the following:
‘The implementation of actions by beneficiary third countries or international organisations is subject to scrutiny by the Commission and by Union Delegations in accordance with the second paragraph of Article 51.’
21.
The following Article is inserted:
‘Article 186a
The third subparagraph of Article 61(1) and the third paragraph of Article 85 will be reviewed in 2013 taking due account of the specificity of the EEAS and in particular that of the Union Delegations, and, where appropriate, an adequate financial management capacity of the EEAS.’
Article 2
This Regulation shall enter into force on the third day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Strasbourg, 24 November 2010.