NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) č. 439/2010
ze dne 19. května 2010
o zřízení Evropského podpůrného úřadu pro otázky azylu
EVROPSKÝ PARLAMENT A RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 74 a čl. 78 odst. 1 a 2 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise
v souladu s řádným legislativním postupem (1),
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Politika Unie týkající se společného evropského azylového systému má podle haagského programu za cíl zřídit prostřednictvím účinného harmonizovaného řízení společný azylový prostor, a to v souladu s hodnotami a humanitárními tradicemi Evropské unie.
(2)
V posledních letech bylo díky zavedení společných minimálních norem dosaženo velkého pokroku na cestě k vytvoření společného evropského azylového systému. Přesto mezi jednotlivými členskými státy přetrvávají velké rozdíly v poskytování a formách ochrany. Tyto rozdíly jež je třeba zmírnit.
(3)
Komise ve svém plánu politiky pro azyl přijatém v červnu roku 2008 uvedla, že hodlá usilovat o rozvoj společného evropského azylového systému navržením přezkumu stávajících právních nástrojů za účelem většího sladění příslušných předpisů a že zároveň hodlá výrazněji podporovat praktickou spolupráci mezi členskými státy zejména předložením legislativního návrhu na zřízení Evropského podpůrného úřadu pro otázky azylu (dále jen „podpůrný úřad“), aby se zlepšila koordinace operativní spolupráce mezi členskými státy, což přispěje k účinnému uplatňování společných pravidel.
(4)
Evropská rada oficiálně připomněla v Evropském paktu o přistěhovalectví a azylu, přijatém v září 2008, že každý pronásledovaný cizí státní příslušník má právo získat na území Evropské unie pomoc a ochranu v souladu se Ženevskou úmluvou ze dne 28. července 1951 o právním postavení uprchlíků ve znění Newyorského protokolu ze dne 31. ledna 1967 a ostatními souvisejícími smlouvami. Mimo jiné bylo výslovně dohodnuto, že by měl být v roce 2009 zřízen Evropský podpůrný úřad.
(5)
Cílem praktické spolupráce v oblasti azylu je ještě více sblížit v rámci evropského práva rozhodovací procesy členských států v azylových otázkách a zajistit jejich trvalou kvalitu. V posledních letech se již uskutečnila řada opatření praktické spolupráce, především pokud jde o přijetí společného přístupu k informacím o zemích původu a o vypracování společných evropských osnov odborné přípravy v oblasti azylu.
(6)
K posílení a rozvoji těchto opatření spolupráce je třeba zřídit podpůrný úřad. Podpůrný úřad by měl vzít v tato opatření v úvahu a poučit se z nich.
(7)
V případě členských států, jejichž vnitrostátní azylový a přijímací systém je vystaven specifickému a nepřiměřenému tlaku především z důvodu jejich zeměpisné polohy či demografické situace, by měl podpůrný úřad podporovat rozvoj solidarity uvnitř Unie, díky níž se podpoří lepší přemísťování osob požívajících mezinárodní ochrany z těchto členských států do jiných členských států a současně s tím se zajistí, aby nebyly azylové a přijímací systémy zneužívány.
(8)
K optimálnímu provádění mandátu je třeba, aby byl podpůrný úřad po technické stránce nezávislý a aby byl po právní, správní a finanční stránce samostatný. Za tímto účelem by měl být podpůrný úřad subjektem Unie s právní subjektivitou, který bude vykonávat prováděcí pravomoci svěřené mu tímto nařízením.
(9)
Podpůrný úřad by měl pracovat v úzké spolupráci s Komisí a s orgány členských států příslušnými pro oblast azylu, s vnitrostátními službami působícími v oblasti přistěhovalectví a azylu či jinými službami a využít kapacity a odborné znalosti těchto služeb. Členské státy by měly s podpůrným úřadem spolupracovat, aby bylo zajištěno, že bude podpůrný úřad moci provádět svůj mandát.
(10)
Podpůrný úřad by měl rovněž jednat v úzké spolupráci s Vysokým komisařem OSN pro uprchlíky (UNHCR) a případně i s příslušnými mezinárodními organizacemi, aby mohl využívat jejich odborných znalostí a podpory. Za tímto účelem by měla být role UNHCR i ostatních příslušných mezinárodních organizací plně uznána a tyto organizace by měly být plně zapojeny do činnosti podpůrného úřadu. Žádné finanční zdroje, které bude moci podpůrný úřad v souladu s tímto nařízením uvolnit pro UNHCR, by neměly vést ke dvojímu financování činností UNHCR, tedy i z jiných mezinárodních či vnitrostátních zdrojů.
(11)
Aby mohl podpůrný úřad plnit svoji úlohu v míře nezbytné pro plnění svých úkolů, měl by rovněž spolupracovat s dalšími subjekty Unie, a zejména s Evropskou agenturou pro řízení operativní spolupráce na vnějších hranicích členských států Evropské unie, zřízenou nařízením Rady (ES) č. 2007/2004 (2), a s Agenturou Evropské unie pro základní práva, zřízenou nařízením Rady (ES) č. 168/2007 (3).
(12)
Podpůrný úřad by měl spolupracovat s Evropskou migrační sítí, zřízenou rozhodnutím Rady 2008/381/ES (4), aby se předešlo zdvojení činností. Podpůrný úřad by měl rovněž udržovat úzký dialog s občanskou společností za účelem výměny informací a sdílení poznatků v oblasti azylu.
(13)
Podpůrný úřad by měl být evropským odborným centrem pro otázky azylu a měl by usnadňovat, koordinovat a posilovat praktickou spolupráci mezi členskými státy v mnoha aspektech azylové problematiky, aby tak členské státy mohly lépe poskytovat ochranu osobám, jež na ni mají právo, a případně zároveň spravedlivě a účinně přistupovat k osobám nesplňujícím požadavky na mezinárodní ochranu. Mandát podpůrného úřadu by měl být zaměřen na tři hlavní úkoly, konkrétně by měl přispívat k provádění společného evropského azylového systému, podporovat praktickou spolupráci mezi členskými státy v oblasti azylu a podporovat členské státy vystavené mimořádnému tlaku.
(14)
Podpůrný úřad by neměl mít žádné přímé ani nepřímé pravomoci související s přijímáním rozhodnutí orgány členských států příslušnými pro oblast azylu, které se týkají žádostí jednotlivých osob o mezinárodní ochranu.
(15)
S cílem poskytnout nebo koordinovat rychlou a účinnou operativní podporu členským státům, jejichž azylový a přijímací systém je vystaven mimořádnému tlaku, by měl podpůrný úřad na žádost dotčených členských států koordinovat opatření na podporu těchto členských států, mimo jiné i tím, že na jejich území vyšle azylové podpůrné týmy, složené z odborníků pro azylovou problematiku. Tyto týmy by měly přispět zejména svými odbornými znalostmi týkajícími se tlumočnických služeb, informacemi o zemích původu a znalostmi při zpracovávání a správě žádostí o azyl. Pravidla týkající se azylových podpůrných týmů by se měla řídit tímto nařízením, aby bylo zajištěno, že vyslání těchto týmů bude účinné.
(16)
Úřad by měl plnit svoji úlohu v podmínkách, jež mu umožní fungovat jako referenční místo díky jeho nezávislosti, vědecké a technické úrovni poskytované pomoci a šířených informací, transparentnosti postupů a pracovních metod a výkonnosti při provádění svěřených úkolů.
(17)
Komise a členské státy by měly být zastoupeny ve správní radě podpůrného úřadu za účelem účinné kontroly fungování podpůrného úřadu. Správní rada by se měla skládat pokud možno z vedoucích operačních pracovníků orgánů členských států příslušných pro oblast azylu nebo z jejich zástupců. Měly by jí být svěřeny pravomoci nezbytné zejména k sestavování rozpočtu, ověřování jeho plnění, přijímání vhodných finančních předpisů, vypracovávání transparentních pracovních postupů pro rozhodování podpůrného úřadu, přijímání výroční zprávy o situaci v oblasti azylu v Unii a technických dokumentů o provádění nástrojů Unie v oblasti azylu a ke jmenování výkonného ředitele a případně výkonného výboru. Vzhledem ke svým odborným znalostem v oblasti azylu by měl být UNHCR ve správní radě zastoupen jedním členem bez hlasovacího práva, aby mohl být do činnosti podpůrného úřadu plně zapojen.
(18)
Vzhledem k povaze úkolů podpůrného úřadu a úloze výkonného ředitele a s ohledem na to, aby se Evropskému parlamentu umožnilo přijmout stanovisko ke zvolenému kandidátovi před jeho jmenováním i před případným prodloužením jeho funkčního období, by měl být výkonný ředitel vyzván, aby učinil prohlášení před příslušným výborem či příslušnými výbory Evropského parlamentu a odpověděl na jejich otázky. Výkonný ředitel by měl rovněž předkládat Evropskému parlamentu výroční zprávu. Evropský parlament by měl mít rovněž možnost vyzvat výkonného ředitele, aby předložil zprávu o plnění svých úkolů.
(19)
K zaručení plné samostatnosti a nezávislosti podpůrného úřadu by mu měl být přidělen samostatný rozpočet, jehož hlavní část by tvořil příspěvek Unie. Financování podpůrného úřadu by mělo podléhat dohodě rozpočtového orgánu, jak je stanoveno v bodě 47 Interinstitucionální dohody ze dne 17. května 2006 mezi Evropským parlamentem, Radou a Komisí o rozpočtové kázni a řádném finančním řízení (5). Na příspěvek Unie a každé další příspěvky ze souhrnného rozpočtu Evropské unie by se měl vztahovat rozpočtový proces Unie. Účetní audit by měl provádět Účetní dvůr.
(20)
Úřad by měl spolupracovat s orgány třetích zemí příslušnými pro oblast azylu, mezinárodními organizacemi příslušnými v záležitostech spadajících do oblasti působnosti tohoto nařízení, a třetími zeměmi v rámci pracovních ujednání uzavřených v souladu s příslušnými ustanoveními Smlouvy o fungování Evropské unie.
(21)
V souladu s článkem 3 Protokolu o postavení Spojeného království a Irska s ohledem na prostor svobody, bezpečnosti a práva, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a ke Smlouvě o fungování Evropské unie, oznámily Spojené království a Irsko dopisy ze dne 18. května 2009 své přání účastnit se přijímání a používání tohoto nařízení.
(22)
V souladu s články 1 a 2 Protokolu o postavení Dánska, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie, se Dánsko neúčastní přijímání tohoto nařízení a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné.
(23)
Vzhledem k tomu, že Dánsko jakožto členský stát až dosud přispívalo k praktické spolupráci členských států v oblasti azylu, by měl podpůrný úřad usnadnit operativní spolupráci s touto zemí. Za tímto účelem by měl být zástupce Dánska přizván k účasti na všech zasedáních správní rady, která by měla být oprávněna rovněž rozhodnout o případném pozvání dánských pozorovatelů na zasedání pracovních skupin.
(24)
Aby mohl podpůrný úřad plnit svou úlohu, měl by být otevřen účasti zemí, jež s Unií uzavřely dohody, na jejichž základě přijaly a používají právní předpisy Unie v oblasti upravené tímto nařízením, zejména Island, Lichtenštejnsko, Norsko a Švýcarsko. Podpůrný úřad by měl mít také možnost po dohodě s Komisí a v souladu s příslušnými ustanoveními Smlouvy o EU uzavírat pracovní ujednání se zeměmi, které s Unií neuzavřely dohody, na jejichž základě by byly přijaty a používány právní předpisy Unie. Podpůrný úřad by ale v žádném případě neměl vyvíjet nezávislou vnější politiku.
(25)
Na podpůrný úřad by se mělo vztahovat nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (6) (dále jen „finanční nařízení“), a zejména článek 185 uvedeného nařízení.
(26)
Na podpůrný úřad, který by měl přistoupit k interinstitucionální dohodě ze dne 25. května 1999 mezi Evropským parlamentem, Radou Evropské unie a Komisí Evropských společenství o vnitřním vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) (7), by se mělo bez omezení vztahovat nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 ze dne 25. května 1999 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) (8).
(27)
Na podpůrný úřad by se mělo vztahovat nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (9).
(28)
Na zpracovávání osobních údajů podpůrným úřadem by se mělo vztahovat nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů institucemi a orgány Společenství a o volném pohybu těchto údajů (10).
(29)
Potřebná ustanovení týkající se umístění podpůrného úřadu v hostitelském členském státě a zvláštní pravidla pro všechny zaměstnance podpůrného úřadu a jejich rodinné příslušníky by měla být stanovena v dohodě o sídle. Hostitelský členský stát by měl dále zajistit co nejlepší podmínky pro řádný chod podpůrného úřadu, což se týká rovněž školní docházky dětí a dopravy, aby byl podpůrný úřad přitažlivý pro vysoce kvalitní lidské zdroje v co nejširším zeměpisném měřítku.
(30)
Jelikož cílů tohoto nařízení, totiž potřeby lepšího provádění společného evropského azylového systému, usnadnění, koordinace a posílení praktické spolupráce mezi členskými státy v oblasti azylu i poskytování nebo koordinace operativní podpory členským státům, jejichž azylový a přijímací systém je vystaven mimořádnému tlaku, nemůže být uspokojivě dosaženo na úrovni členských států, a proto jich může být z důvodu rozsahu a účinků této akce lépe dosaženo na úrovni Unie, může Unie přijmout opatření v souladu se zásadou subsidiarity stanovenou v článku 5 Smlouvy o EU. V souladu se zásadou proporcionality stanovenou v uvedeném článku nepřekračuje toto nařízení rámec toho, co je nezbytné pro dosažení těchto cílů.
(31)
Toto nařízení dodržuje základní práva a ctí zásady uznávané zejména v Listině základních práv Evropské unie a mělo být uplatňováno v souladu s právem na azyl uznaným v článku 18 uvedené listiny,
PŘIJALY TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
ZŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PODPŮRNÉHO ÚŘADU PRO OTÁZKY AZYLU A JEHO ÚLOHA
Článek 1
Zřízení Evropského podpůrného úřadu pro otázky azylu
Zřizuje se Evropský podpůrný úřad pro otázky azylu (dále jen „podpůrný úřad“) s cílem pomoci k lepšímu provádění společného evropského azylového systému, posílit praktickou spolupráci mezi členskými státy v oblasti azylu a poskytnout nebo koordinovat operativní podporu členským státům, jejichž azylový a přijímací systém je vystaven mimořádnému tlaku.
Článek 2
Úloha podpůrného úřadu
1. Podpůrný úřad usnadňuje, koordinuje a posiluje praktickou spolupráci mezi členskými státy v mnoha aspektech azylové problematiky a přispívá k lepšímu provádění společného evropského azylového systému. V tomto ohledu je podpůrný úřad plně zapojen do vnějšího rozměru společného evropského azylového systému.
2. Podpůrný úřad poskytuje účinnou operativní podporu členským státům, jejichž azylový a přijímací systém je vystaven mimořádnému tlaku, a využívá k tomu všechny užitečné zdroje, jež má k dispozici a mezi které může patřit koordinace zdrojů poskytovaných členskými státy za podmínek stanovených v tomto nařízení.
3. Podpůrný úřad poskytuje vědeckou a technickou pomoc, pokud jde o politiky a právní předpisy Unie ve všech oblastech, jež mají přímý či nepřímý dopad na oblast azylu, aby tak mohl v plné míře podporovat praktickou spolupráci v oblasti azylu a účinně plnil své úkoly. Je nezávislým zdrojem informací o všech otázkách spadajících do uvedených oblastí.
4. Podpůrný úřad plní svou úlohu v podmínkách, jež mu umožňují fungovat jako referenční místo díky jeho nezávislosti, vědecké a technické úrovni poskytované pomoci a šířených informací, transparentnosti operačních postupů a pracovních metod, výkonnosti při provádění svěřených úkolů a podpoře v oblasti informačních technologií potřebné k provádění svého mandátu.
5. Podpůrný úřad úzce spolupracuje s Komisí a orgány členských států příslušnými pro oblast azylu, s vnitrostátními službami působícími v oblasti přistěhovalectví a azylu a s jinými službami. Plněním úkolů podpůrným úřadem nejsou dotčeny úkoly jiných příslušných subjektů Unie, přičemž podpůrný úřad úzce spolupracuje s těmito subjekty a s UNHCR.
6. Podpůrný úřad nemá žádné pravomoci, pokud jde o přijímání rozhodnutí orgány členských států příslušnými pro oblast azylu, které se týkají žádostí jednotlivých osob o mezinárodní ochranu.
KAPITOLA 2
ÚKOLY PODPŮRNÉHO ÚŘADU
ODDÍL 1
Podpora praktické spolupráce v oblasti azylu
Článek 3
Osvědčené postupy
Podpůrný úřad organizuje, podporuje a koordinuje činnosti umožňující výměnu informací a identifikaci a sdílení osvědčených postupů v oblasti azylu mezi členskými státy.
Článek 4
Informace o zemích původu
Podpůrný úřad organizuje, podporuje a koordinuje činnosti týkající se informací o zemích původu, zejména
a)
transparentní a nestranné shromažďování příslušných, spolehlivých, přesných a aktuálních informací o zemích původu žadatelů o mezinárodní ochranu, přičemž využívá všechny příslušné zdroje informací, včetně informací shromážděných od vládních, nevládních a mezinárodních organizací i orgánů a subjektů Unie;
b)
vypracovávání zpráv o zemích původu na základě informací shromážděných podle písmene a);
c)
řízení a vývoj portálu shromažďujícího informace o zemích původu a jeho správu, mimo jiné i za účelem zajištění transparentnosti a pravidel nezbytných pro přístup k těmto informacím v souladu s článkem 42;
d)
vytvoření společného formátu a společné metody prezentace, ověřování a využívání informací o zemích původu;
e)
transparentní analýzu informací o zemích původu za účelem podpory procesu sbližování hodnotících kritérií, případně s využitím výsledků zasedání jedné či více pracovních skupin. Účelem této analýzy není vydávat pokyny členským státům ohledně přijetí či zamítnutí žádosti o mezinárodní ochranu.
Článek 5
Podpora při přemísťování osob, jimž byla přiznána mezinárodní ochrana, uvnitř Unie
V případě členských států, jejichž vnitrostátní azylový a přijímací systém je vystaven specifickému a nepřiměřenému tlaku, především z důvodu jejich zeměpisné polohy či demografické situace, podpůrný úřad podporuje, usnadňuje a koordinuje výměnu informací a další činnosti spojené s přemísťováním osob uvnitř Unie. Přemísťování uvnitř Unie se provádí pouze na základě dohody, a to mezi členskými státy a se souhlasem osoby, které byla přiznána mezinárodní ochrana, a případně po konzultaci UNHCR.
Článek 6
Podpora odborné přípravy
1. Podpůrný úřad zavede a rozvíjí odbornou přípravu dostupnou členům všech vnitrostátních správních orgánů a soudů, jakož i vnitrostátních služeb, jež jsou příslušné v členských státech pro záležitosti v oblasti azylu. Účastí na odborné přípravě nejsou dotčeny vnitrostátní systémy ani postupy.
Podpůrný úřad tuto odbornou přípravu rozvíjí v úzké spolupráci s orgány členských států příslušnými pro oblast azylu a případně využívá odborných znalostí akademických institucí a dalších příslušných organizací.
2. Podpůrný úřad řídí a vyvíjí evropské osnovy pro vzdělávání odborníků v oblasti azylu, a to s přihlédnutím ke stávající spolupráci Unie v této oblasti.
3. Odborná příprava, kterou podpůrný úřad poskytuje, může být obecného, specializovaného či tematického rázu a může zahrnovat metodiku školení školitelů.
4. Specializované či tematické činnosti odborné přípravy zaměřené na znalosti a dovednosti týkající se otázek azylu zahrnují mimo jiné:
a)
mezinárodní lidská práva a acquis Unie týkající se azylu, včetně zvláštních právních otázek a zvláštních otázek týkajících se judikatury;
b)
otázky spojené se zpracováváním žádostí o azyl podaných nezletilými osobami a zranitelnými osobami se zvláštními potřebami;
c)
techniky pohovoru;
d)
využití lékařských a právních posudků v azylovém řízení;
e)
otázky spojené se získáváním a použitím informací o zemích původu;
f)
podmínky přijímání se zvláštní pozorností zaměřenou na zranitelné skupiny a oběti mučení.
5. Poskytovaná odborná příprava by měla být vysoce kvalitní a měla by definovat hlavní zásady a osvědčené postupy s cílem přispět k většímu sblížení administrativních postupů i rozhodnutí a právních postupů za plného dodržení nezávislosti vnitrostátních soudů.
6. Podpůrný úřad organizuje pro odborníky, kteří jsou součástí azylové rezervy uvedené v článku 15, specializovanou odbornou přípravu týkající se úkolů a funkcí, jež mají plnit, a vede jejich pravidelný výcvik podle plánu specializované odborné přípravy a výcviku uvedeného v ročním pracovním programu podpůrného úřadu.
7. Podpůrný úřad může ve spolupráci s členskými státy organizovat odbornou přípravu na území těchto států.
Článek 7
Podpora vnějšího rozměru společného evropského azylového systému
Podpůrný úřad koordinuje po dohodě s Komisí výměnu informací a další opatření, která se týkají problematiky provádění nástrojů a mechanismů souvisejících s vnějším rozměrem společného evropského azylového systému.
Podpůrný úřad koordinuje výměny informací a další opatření související s přesídlením, která přijaly členské státy za účelem splnění potřeb týkajících se ochrany uprchlíků ve třetích zemích a prokázání solidarity s jejich hostitelskými zeměmi.
Na základě svého mandátu a v souladu s článkem 49 může podpůrný úřad spolupracovat v technických záležitostech s příslušnými orgány třetích zemí, zejména s cílem prosazovat a napomáhat vytváření kapacit azylových a přijímacích systémů třetích zemí a provádět regionální programy ochrany, jakož i další činnosti důležité pro nalezení trvalých řešení.
ODDÍL 2
Podpora členských států vystavených mimořádnému tlaku
Článek 8
Mimořádný tlak, jemuž je vystaven azylový a přijímací systém
Podpůrný úřad koordinuje a podporuje společná opatření na pomoc azylovým a přijímacím systémům členských států, které jsou vystaveny mimořádnému tlaku, v jehož důsledku jsou na jejich zařízení pro přijímání uprchlíků a na jejich azylové systémy kladeny značné a neodkladné nároky. Tento tlak může spočívat v náhlém přílivu velkého počtu státních příslušníků třetích zemí, kteří mohou potřebovat mezinárodní ochranu, a může vyplývat ze zeměpisné polohy či demografické situace daného členského státu.
Článek 9
Shromažďování a analýza informací
1. Aby byl podpůrný úřad schopen zhodnotit potřeby členských států vystavených mimořádnému tlaku, shromažďuje zejména na základě údajů, které mu předložily členské státy, UNHCR a případně další příslušné organizace, informace potřebné k identifikaci, přípravě a vypracování mimořádných opatření uvedených v článku 10, která umožní reagovat na tento tlak.
2. Na základě údajů, které podpůrnému úřadu předložily členské státy vystavené mimořádnému tlaku, podpůrný úřad systematicky určuje, shromažďuje a analyzuje informace o dostupných strukturách a počtech zaměstnanců, zejména pokud jde o překladatelské a tlumočnické služby informace o zemích původu a pomoci při zpracování a řízení azylových spisů, jakož i o přijímacích kapacitách v oblasti azylu v uvedených členských státech s cílem podpořit rychlé a spolehlivé vzájemné předávání informací mezi různými orgány členských států příslušnými pro oblast azylu.
3. Úřad analyzuje údaje o jakémkoli náhlém přílivu velkého počtu státních příslušníků třetích zemí, jež může způsobit mimořádný tlak na vnitrostátní azylové a přijímací systémy, a zajišťuje rychlou výměnu příslušných informací mezi členskými státy a Komisí. Podpůrný úřad využije stávajících systémů a mechanismů včasného varování a v případě potřeby zřídí systém včasného varování určený pro vlastní účely.
Článek 10
Opatření na podporu členských států
Na žádost dotčených členských států koordinuje podpůrný úřad opatření na podporu členských států, jejichž azylový a přijímací systém je vystaven mimořádnému tlaku, které zahrnují koordinaci:
a)
opatření na pomoc členským státům vystaveným mimořádnému tlaku s cílem usnadnit počáteční analýzu žádostí o azyl posuzovaných příslušnými vnitrostátními orgány;
b)
opatření, jimiž se zajistí, aby členské státy vystavené mimořádnému tlaku mohly dát k dispozici vhodná zařízení pro přijímání uprchlíků, a to zejména nouzové ubytování, dopravní prostředky a lékařskou péči;
c)
azylových podpůrných týmů, jejichž pracovní postupy jsou vymezeny v kapitole 3.
ODDÍL 3
Přispění k provádění společného evropského azylového systému
Článek 11
Shromažďování a výměna informací
1. Podpůrný úřad organizuje, koordinuje a podporuje výměnu informací mezi orgány členských států příslušnými pro oblast azylu, jakož i mezi Komisí a těmito orgány, které se týkají provádění všech příslušných nástrojů acquis Unie týkajícího se azylu. K tomuto účelu může podpůrný úřad vytvářet věcné databáze a databáze v oblasti práva a judikatury, které se týkají nástrojů azylové politiky na vnitrostátní, unijní a mezinárodní úrovni, a využívat mimo jiné i stávající systémy. Aniž je dotčena činnost podpůrného úřadu podle článků 15 a 16, neuchovávají se v těchto databázích žádné osobní údaje, pokud je podpůrný úřad nezískal z veřejně dostupných dokumentů.
2. Podpůrný úřad shromažďuje zejména tyto informace:
a)
informace o zpracovávání žádostí o mezinárodní ochranu ve vnitrostátních správních a jiných orgánech;
b)
informace o vnitrostátním právu a jeho vývoji v oblasti azylu, včetně judikatury.
Článek 12
Zprávy a další dokumenty podpůrného úřadu
1. Úřad vypracovává výroční zprávu o situaci v oblasti azylu v Unii, přičemž řádně zohlední informace, které jsou již dostupné z jiných příslušných zdrojů. V rámci této zprávy podpůrný úřad hodnotí zejména výsledky činností uskutečněných na základě tohoto nařízení a provádí jejich komplexní srovnávací analýzu s cílem zlepšit kvalitu a zvýšit soudržnost a účinnost společného evropského azylového systému.
2. V souladu se svým pracovním programem nebo na žádost správní rady či Komise může podpůrný úřad, v úzké spolupráci se svými pracovními skupinami a Komisí a s řádným přihlédnutím ke stanoviskům vyjádřeným členskými státy nebo Evropským parlamentem, přijmout technické dokumenty o provádění nástrojů Unie v oblasti azylu, včetně pokynů či operačních příruček. Pokud tyto technické dokumenty odkazují na otázky mezinárodního uprchlického práva, budou patřičně zohledněny příslušné dokumenty UNHCR. Účelem těchto dokumentů není vydávat pokyny členským státům ohledně přijetí či zamítnutí žádosti o mezinárodní ochranu.
KAPITOLA 3
AZYLOVÉ PODPŮRNÉ TÝMY
Článek 13
Koordinace
1. Členský stát či členské státy vystavené mimořádnému tlaku mohou podpůrný úřad požádat o vyslání azylového podpůrného týmu. Žádající členský stát nebo členské státy poskytnou v souladu s čl. 18 odst. 1 zejména popis situace, uvedou důvody žádosti o vyslání a určí odhadované požadavky na vyslání.
2. V reakci na tuto žádost může podpůrný úřad koordinovat nezbytnou technickou a operativní pomoc pro žádající členský stát či členské státy a časově omezené vyslání azylového podpůrného týmu na území daného členského státu nebo členských států na základě operačního plánu uvedeného v článku 18.
Článek 14
Technická pomoc
Azylové podpůrné týmy přispívají svými odbornými znalostmi podle dohodnutého operačního plánu uvedeného v článku 18, zejména odbornými znalostmi týkajícími se tlumočnických služeb, informacemi o zemích původu a znalostmi ohledně zpracovávání a správy azylových spisů, a to v rámci podpůrných činností, které podpůrný úřad v souladu s článkem 10 vykonává ve prospěch členských států.
Článek 15
Rezervní skupina pro otázky azylu
1. Na návrh výkonného ředitele rozhoduje správní rada tříčtvrtinovou většinou hlasů svých členů, kteří mají hlasovací právo, o profilech a celkovém počtu odborníků, kteří mají být k dispozici pro sestavení azylových podpůrných týmů (rezervní skupina pro otázky azylu). Podpůrný úřad sestaví seznam tlumočníků, kteří budou součástí rezervní skupiny pro otázky azylu. Tentýž postup se použije v případě následných změn v profilech a celkovém počtu odborníků rezervní skupiny pro otázky azylu.
2. Členské státy přispějí do této rezervní skupiny pro otázky azylu tím, že z vnitrostátní rezervy odborníků vytvořené podle různě stanovených profilů navrhnou odborníky odpovídající požadovaným profilům.
Při výběru tlumočníků, kteří mají být uvedeni na seznamu tlumočníků, jsou podpůrnému úřadu nápomocny členské státy.
Členské státy si mohou vybrat, zda tlumočníky vyšlou, nebo je poskytnou k dispozici prostřednictvím videokonference.
Článek 16
Vyslání týmů
1. Nezávislost domovského členského státu v souvislosti s výběrem počtu odborníků (vnitrostátní rezerva) a jejich profilu, jakož i doba jejich vyslání, zůstává nedotčena. Na žádost podpůrného úřadu dají členské státy k dispozici uvedené odborníky, pokud ovšem nedojde k situaci, při níž by bylo výrazně dotčeno plnění vnitrostátních úkolů, například v případě nedostatečného počtu zaměstnanců pro provádění řízení o určování statusu osob, které žádají o mezinárodní ochranu. Na žádost podpůrného úřadu členské státy neodkladně sdělí počet, jména a profily odborníků ze své vnitrostátní rezervy, které mohou co nejdříve dát k dispozici jakožto příslušníky azylového podpůrného týmu.
2. Výkonný ředitel zohlední při určování složení azylového podpůrného týmu za účelem jeho vyslání zvláštní okolnosti, jimž žádající členský stát čelí. Azylový podpůrný tým se sestaví v souladu s operačním plánem uvedeným v článku 18.
Článek 17
Postup přijímání rozhodnutí o vyslání týmu
1. Výkonný ředitel může, je-li to nutné, vyslat odborníky podpůrného úřadu, aby situaci v žádajícím členském státu posoudili.
2. Výkonný ředitel neprodleně uvědomí správní radu o každé žádosti o vyslání azylových podpůrných týmů.
3. Výkonný ředitel rozhodne o žádosti o vyslání azylových podpůrných týmů co nejdříve a v každém případě do pěti pracovních dnů ode dne obdržení této žádosti. Výkonný ředitel o svém rozhodnutí uvědomí písemně souběžně žádající členský stát a správní radu s uvedením hlavních důvodů tohoto rozhodnutí.
4. V případě, že výkonný ředitel rozhodne o vyslání jednoho či více azylových podpůrných týmů, podpůrný úřad a žádající členský stát neprodleně vypracují operační plán podle článku 18.
5. Jakmile je operační plán schválen, uvědomí výkonný ředitel členské státy, z nichž budou odborníci vysláni, o jejich požadovaném počtu a profilech. Tyto informace jsou v písemné formě poskytnuty kontaktním místům uvedeným v článku 19 a obsahují plánované datum vyslání týmů. Poskytnou se jim rovněž kopie operačního plánu.
6. Je-li výkonný ředitel nepřítomen nebo existuje-li překážka výkonu jeho funkce, přijímá rozhodnutí týkající se vyslání azylových podpůrných týmů vedoucí oddělení, který jej zastupuje.
Článek 18
Operační plán
1. Výkonný ředitel a žádající členský stát se společně dohodnou na operačním plánu, v němž jsou podrobně uvedeny podmínky vyslání azylových podpůrných týmů. Operační plán obsahuje tyto údaje:
a)
popis situace, způsob a cíle tohoto vyslání, včetně cíle operačního;
b)
předpokládanou dobu vyslání těchto týmů;
c)
zeměpisnou oblast působnosti vyslaných týmů na území žádajícího členského státu;
d)
popis úkolů a zvláštních pokynů pro členy týmů, včetně popisu databází, které jsou tito příslušníci oprávněni konzultovat, a vybavení, které jsou oprávněni v žádajícím členském státě používat;
e)
složení týmů.
2. Všechny změny nebo úpravy operačního plánu vyžadují souhlas jak výkonného ředitele, tak žádajícího členského státu. Kopii pozměněného nebo upraveného operačního plánu podpůrný úřad okamžitě zašle zúčastněným členským státům.
Článek 19
Vnitrostátní kontaktní místo
Pro potřeby komunikace s podpůrným úřadem ohledně všech záležitostí týkajících se azylových podpůrných týmů určí každý členský stát své vnitrostátní kontaktní místo.
Článek 20
Kontaktní místo Unie
1. Výkonný ředitel jmenuje jednoho nebo více odborníků podpůrného úřadu, kteří budou působit jako koordinační kontaktní místo Unie. Výkonný ředitel o tomto jmenování uvědomí hostitelský členský stát.
2. Kontaktní místo Unie jedná jménem podpůrného úřadu ve všech aspektech týkajících se vyslání azylových podpůrných týmů. Kontaktní místo Unie vykonává zejména tyto funkce:
a)
funguje jako spojovací článek mezi podpůrným úřadem a hostitelským členským státem;
b)
funguje jako spojovací článek mezi podpůrným úřadem a členy azylových podpůrných týmů a napomáhá jménem podpůrného úřadu ve všech otázkách týkajících se podmínek vyslání těchto týmů;
c)
dohlíží na řádné provádění operačního plánu; a
d)
informuje podpůrný úřad o všech aspektech týkajících se vyslání azylových podpůrných týmů.
3. Výkonný ředitel může kontaktní místo Unie zmocnit k tomu, aby bylo nápomocno při řešení sporů týkajících se provádění operačního plánu a vysílání azylových podpůrných týmů.
4. Kontaktní místo Unie se při plnění svých úkolů řídí pouze pokyny vydávanými podpůrným úřadem.
Článek 21
Občanskoprávní odpovědnost
1. Působí-li členové azylového podpůrného týmu v hostitelském členském státě, nese tento členský stát v souladu se svým vnitrostátním právem odpovědnost za jakoukoli škodu, kterou tyto osoby způsobí po dobu trvání operací.
2. Vznikne-li škoda v důsledku hrubé nedbalosti nebo úmyslného nesprávného jednání, může hostitelský členský stát požádat domovský členský stát, aby mu uhradil částku, kterou hostitelský členský stát zaplatil jako odškodnění obětem nebo osobám oprávněným jménem obětí k náhradě škody.
3. Aniž je dotčeno uplatňování práv vůči třetím osobám, zdrží se každý členský stát uplatňování nároků vůči hostitelskému členskému státu nebo jakémukoli jinému členskému státu za škodu, již utrpěl, ledaže vznikla v důsledku hrubé nedbalosti nebo úmyslného nesprávného jednání.
4. Veškeré spory mezi členskými státy týkající se odstavců 2 a 3 tohoto článku, jež nelze vyřešit dohodou mezi nimi, tyto státy předloží Soudnímu dvoru v souladu s článkem 273 Smlouvy o fungování EU.
5. Aniž je dotčeno uplatňování práv vůči třetím osobám, nese náklady související se škodou na vybavení podpůrného úřadu během vyslání podpůrný úřad, ledaže vznikla v důsledku hrubé nedbalosti nebo úmyslného nesprávného jednání.
Článek 22
Trestní odpovědnost
Po dobu vyslání azylového podpůrného týmu se na členy azylového podpůrného týmu, pokud jde o jakékoliv trestné činy, které spáchali nebo které byly proti nim spáchány, pohlíží stejně jako na úředníky hostitelského členského státu.
Článek 23
Náklady
Pokud členské státy poskytly své odborníky k vyslání v rámci azylových podpůrných týmů, hradí podpůrný úřad v plné výši náklady na:
a)
dopravu z domovského členského státu do hostitelského členského státu a z hostitelského členského státu do domovského členského státu;
b)
očkování;
c)
zvláštní požadovaná pojištění;
d)
zdravotní péči;
e)
denní cestovní náhrady, včetně nákladů na ubytování;
f)
technické vybavení podpůrného úřadu; a
g)
odměny odborníků.
KAPITOLA 4
ORGANIZACE PODPŮRNÉHO ÚŘADU
Článek 24
Správní a řídící struktura podpůrného úřadu
Správní a řídící struktura podpůrného úřadu zahrnuje:
a)
správní radu;
b)
výkonného ředitele a zaměstnance podpůrného úřadu.
Součástí správní a řídící struktury podpůrného úřadu může být výkonný výbor, pokud byl zřízen v souladu s čl. 29 odst. 2.
Článek 25
Složení správní rady
1. Každý členský stát, pro nějž je toto nařízení závazné, jmenuje jednoho člena správní rady a Komise jmenuje členy dva.
2. Každý člen správní rady může být zastupován nebo doprovázen náhradníkem; doprovází-li náhradník kteréhokoli člena, účastní se zasedání bez hlasovacího práva.
3. Členové správní rady jsou jmenováni na základě zkušeností, profesní odpovědnosti a vysoké odbornosti v oblasti azylu.
4. Zástupce UNHCR je členem správní rady bez hlasovacího práva.
5. Členové správní rady jsou jmenováni na tři roky. Mohou být jmenováni opakovaně. Po uplynutí funkčního období nebo v případě odstoupení zůstávají členové ve funkci, dokud nejsou znovu jmenováni nebo nahrazeni.
Článek 26
Předseda správní rady
1. Správní rada volí předsedu a místopředsedu z řad svých členů, kteří mají hlasovací právo. Nemůže-li předseda plnit své povinnosti, jeho místo automaticky zaujme místopředseda.
2. Předseda a místopředseda jsou voleni na dobu tří let a mohou být znovuzvoleni pouze jednou. Pokud ovšem kdykoli během svého funkčního období přestane být předseda či místopředseda členem správní rady, skončí jeho funkční období ke stejnému dni.
Článek 27
Zasedání správní rady
1. Zasedání správní rady svolává její předseda. Zasedání se účastní výkonný ředitel. Zástupce UNHCR se zasedání neúčastní, jestliže správní rada vykonává funkce stanovené v čl. 29 odst. 1 písm. b), h), i), j) a m) a v čl. 29 odst. 2 a pokud správní rada rozhoduje o uvolnění finančních zdrojů na financování činností, jež podpůrnému úřadu umožní využít odborných znalostí UNHCR v oblasti azylu, jak je uvedeno v článku 50.
2. Řádná zasedání správní rady se konají alespoň dvakrát za rok. Mimořádná zasedání správní rady se svolávají z podnětu jejího předsedy nebo na žádost třetiny svých členů.
3. Správní rada může k účasti na jednání přizvat jako pozorovatele jakoukoli osobu, jejíž názor může být relevantní.
Dánsko bude zváno k účasti na zasedáních správní rady.
4. Členům správní rady mohou být v souladu s příslušnými ustanoveními jednacího řádu nápomocni poradci nebo odborníci.
5. Podpůrný úřad zajišťuje pro správní radu služby sekretariátu.
Článek 28
Hlasování
1. Není-li stanoveno jinak, přijímá správní rada rozhodnutí nadpoloviční většinou hlasů svých členů, kteří mají hlasovací právo. Každý člen s hlasovacím právem má jeden hlas. V nepřítomnosti člena je k výkonu hlasovacího práva oprávněn jeho náhradník.
2. Výkonný ředitel nehlasuje.
3. Předseda se hlasování účastní.
4. Členské státy, které se v plné míře neúčastní acquis Unie týkajícího se azylu, nehlasují v případě, kdy správní rada přijímá rozhodnutí podle čl. 29 odst. 1 písm. e)a dotčený technický dokument se týká výlučně nástroje Unie v oblasti azylu, jenž pro tyto státy není závazný.
5. Jednací řád správní rady stanoví podrobná pravidla hlasování, zejména podmínky pro jednání člena v zastoupení jiného člena, a případně i pravidla týkající se usnášeníschopnosti.
Článek 29
Funkce správní rady
1. Správní rada zajišťuje, že podpůrný úřad provádí úkoly, jež mu jsou svěřeny. Je plánovacím a kontrolním orgánem podpůrného úřadu. Plní zejména tyto úkoly:
a)
v návaznosti na stanovisko Komise přijímá tříčtvrtinovou většinou všech svých členů, kteří mají hlasovací právo, svůj jednací řád;
b)
jmenuje výkonného ředitele podle článku 30, vykonává disciplinární pravomoc vůči výkonnému řediteli a případně pozastavuje jeho činnost nebo ho odvolává;
c)
přijímá souhrnnou výroční zprávu o činnosti podpůrného úřadu a do 15. června následujícího roku ji předkládá Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru. Souhrnná výroční zpráva se zveřejňuje;
d)
přijímá výroční zprávu o situaci v oblasti azylu v Unii podle čl. 12 odst. 1. Tato zpráva se předkládá Evropskému parlamentu. Rada a Komise mohou požádat, aby jim byla zpráva rovněž předložena;
e)
přijímá technické dokumenty uvedené v čl. 12 odst. 2;
f)
do 30. září každého roku, na základě návrhu předloženého výkonným ředitelem a po obdržení stanoviska Komise, přijme tříčtvrtinovou většinou hlasů svých členů, kteří mají hlasovací právo, pracovní program podpůrného úřadu na příští rok a předá jej Evropskému parlamentu, Radě a Komisi. Tento pracovní program se přijímá v souladu s ročním rozpočtovým procesem Unie a legislativním pracovním programem Unie v oblasti azylu;
g)
vykonává své povinnosti vztahující se k rozpočtu podpůrného úřadu podle kapitoly 5;
h)
v souladu s článkem 42 tohoto nařízení přijímá prováděcí pravidla k nařízení (ES) č. 1049/2001;
i)
přijímá zaměstnaneckou politiku podpůrného úřadu v souladu s článkem 38;
j)
poté, co požádá Komisi o předložení stanoviska, přijme víceletý plán v oblasti personální politiky;
k)
přijímá veškerá rozhodnutí v souvislosti s prováděním mandátu podpůrného úřadu podle tohoto nařízení;
l)
přijímá veškerá rozhodnutí týkající se vytváření a případně i rozvoje informačních systémů uvedených v tomto nařízení, včetně informačního portálu podle čl. 4 písm. c); a
m)
přijímá veškerá rozhodnutí týkající se zřizování a případně i změn vnitřní struktury podpůrného úřadu.
2. Správní rada může zřídit výkonný výbor, který je nápomocen jí a výkonnému řediteli při přípravě rozhodnutí, pracovních programů a činností, které má správní rada přijmout či schválit, a který v nezbytných případech z důvodu naléhavosti přijímá některá prozatímní rozhodnutí jménem správní rady.
Tento výkonný výbor sestává z osmi členů jmenovaných z řad členů správní rady, přičemž jedním z nich je jeden ze členů Komise zasedajících ve správní radě. Funkční období členů výkonného výboru je stejné jako funkční období členů správní rady.
Na žádost výkonného výboru se mohou zasedání tohoto výboru účastnit bez hlasovacího práva zástupci UNHCR nebo jakákoli jiná osoba, jejíž názor by mohl být relevantní.
Podpůrný úřad stanoví pracovní postupy výkonného výboru ve svém jednacím řádu a tyto postupy zveřejní.
Článek 30
Jmenování výkonného ředitele
1. Výkonného ředitele jmenuje správní rada na období pěti let z vhodných kandidátů na základě otevřeného výběrového řízení pořádaného Komisí. V rámci tohoto výběrového řízení bude stanoveno, že se v Úředním věstníku Evropské unie i jinde zveřejní výzva k vyjádření zájmu. Správní rada může požadovat nové řízení, jestliže na prvním seznamu není žádný vhodný kandidát. Výkonný ředitel je jmenován na základě osobních zásluh, zkušeností v oblasti azylu a správních a řídicích schopností. Před jmenováním je kandidát vybraný správní radou požádán, aby učinil prohlášení před příslušným výborem nebo příslušnými výbory Evropského parlamentu a zodpověděl otázky členů tohoto výboru nebo výborů.
Po jeho prohlášení může Evropský parlament přijmout stanovisko, v němž uvede svůj názor na vybraného kandidáta. Správní rada informuje Evropský parlament o způsobu zohlednění tohoto stanoviska. Se stanoviskem je až do jmenování kandidáta nakládáno jako s důvěrným dokumentem obsahujícím osobní údaje.
V průběhu posledních devíti měsíců pětiletého funkčního období výkonného ředitele provede Komise hodnocení, v němž se zaměří na:
-
výsledky činnosti výkonného ředitele a
-
na úkoly a potřeby podpůrného úřadu v následujících letech.
2. Správní rada může funkční období výkonného ředitele s ohledem na výsledky hodnocení jednou prodloužit nejvýše o další tři roky, avšak pouze je-li toto prodloužení odůvodněno úlohou a potřebami podpůrného úřadu.
3. Správní rada uvědomí Evropský parlament o svém záměru prodloužit funkční období výkonného ředitele. Během měsíce předcházejícího tomuto prodloužení funkčního období je výkonný ředitel požádán, aby učinil prohlášení před příslušným výborem nebo výbory Evropského parlamentu a zodpověděl otázky členů tohoto výboru nebo výborů.
Článek 31
Úkoly výkonného ředitele
1. Podpůrný úřad řídí výkonný ředitel, který jedná při plnění svých úkolů nezávisle. Výkonný ředitel odpovídá za svou činnost správní radě.
2. Aniž jsou dotčeny pravomoci Komise, správní rady nebo výkonného výboru, pokud byl zřízen, výkonný ředitel nevyžaduje ani nepřijímá pokyny od žádné vlády ani jiného subjektu.
3. Výkonný ředitel podává Evropskému parlamentu zprávy o plnění svých úkolů, je-li o to požádán. Rada může vyzvat výkonného ředitele, aby předložil zprávu o plnění svých úkolů.
4. Výkonný ředitel je statutárním zástupcem podpůrného úřadu.
5. Výkonnému řediteli může být nápomocen jeden nebo více vedoucích oddělení. Je-li výkonný ředitel nepřítomen, nebo bráni-li mu ve výkonu jeho funkce jiná překážka, zastoupí jej některý z vedoucích oddělení.
6. Výkonný ředitel je odpovědný za správu podpůrného úřadu a za plnění svých úkolů, které mu byly svěřeny tímto nařízením. Výkonný ředitel odpovídá zejména za:
a)
běžnou správu podpůrného úřadu;
b)
vypracování pracovních programů podpůrného úřadu po obdržení stanoviska Komise;
c)
provádění pracovních programů a rozhodnutí přijatých správní radou;
d)
vypracování zpráv o zemích původu, jak je stanoveno v čl. 4 písm. b);
e)
vypracování návrhu finančních předpisů podpůrného úřadu za účelem jejich přijetí správní radou podle článku 37, jakož i prováděcích pravidel k nim;
f)
vypracování návrhu výkazu odhadovaných příjmů a výdajů podpůrného úřadu a plnění jeho rozpočtu;
g)
výkon pravomocí stanovených v článku 38 ve vztahu k zaměstnancům podpůrného úřadu;
h)
přijímání veškerých rozhodnutí týkající se řízení informačních systémů stanovených v tomto nařízení, včetně informačního portálu podle čl. 4 písm. c);
i)
přijímání veškerých rozhodnutí o řízení vnitřních struktur podpůrného úřadu; a
j)
koordinaci a fungování poradního fóra uvedeného v článku 51. Za tímto účelem výkonný ředitel po konzultaci příslušných organizací občanské společnosti nejprve přijme plán pro ustavení poradního fóra. Jakmile bude fórum formálně ustaveno, výkonný ředitel po konzultaci poradního fóra přijme provozní plán, jehož součástí budou pravidla týkající se četnosti a povahy konzultací a organizační mechanismy pro provádění článku 51. Rovněž se dohodnou transparentní kritéria pro trvalé zapojení poradního fóra.
Článek 32
Pracovní skupiny
1. V rámci svého mandátu stanoveného v tomto nařízení může podpůrný úřad sestavovat pracovní skupiny složené z odborníků z příslušných orgánů členských států působících v oblasti azylu, včetně soudců. Podpůrný úřad sestavuje pracovní skupiny pro účely čl. 4 písm. e) a čl. 12 odst. 2. Místo odborníků mohou být povoláni náhradníci, kteří jsou jmenováni ve stejnou dobu.
2. Komise je oprávněna účastnit se jednání pracovních skupin. Zástupci UNHCR se mohou účastnit všech jednání pracovních skupin podpůrného úřadu nebo jejich části v závislosti na projednávaných otázkách.
3. Pracovní skupiny mohou k účasti na jednáních přizvat jakoukoli osobu, jejíž názor může být relevantní, včetně zástupců občanské společnosti působících v oblasti azylu.
KAPITOLA 5
FINANČNÍ USTANOVENÍ
Článek 33
Rozpočet
1. Pro každý rozpočtový rok, který odpovídá kalendářnímu roku, se vypracují odhady všech příjmů a výdajů podpůrného úřadu a zanesou se do jeho rozpočtu.
2. Rozpočet podpůrného úřadu musí být vyrovnaný co do příjmů a výdajů.
3. Aniž jsou dotčeny jiné zdroje, příjmy podpůrného úřadu zahrnují:
a)
příspěvek Unie zapsaný v souhrnném rozpočtu Evropské unie;
b)
jakékoli dobrovolné příspěvky od členských států;
c)
poplatky za publikace a veškeré služby poskytované podpůrným úřadem;
d)
příspěvky přidružených zemí.
4. Výdaje podpůrného úřadu zahrnují odměny zaměstnanců, správní náklady, náklady na infrastrukturu a provozní náklady.
Článek 34
Sestavení rozpočtu
1. Výkonný ředitel vypracuje každoročně návrh odhadu příjmů a výdajů podpůrného úřadu pro následující rozpočtový rok, včetně plánu pracovních míst, a předá jej správní radě.
2. Správní rada na základě tohoto návrhu vypracuje odhad příjmů a výdajů podpůrného úřadu pro následující rozpočtový rok.
3. Návrh odhadu příjmů a výdajů podpůrného úřadu se předkládá každoročně Komisi do 10. února. Konečnou verzi tohoto odhadu, jehož součástí je návrh plánu pracovních míst, předloží správní rada Komisi do 31. března.
4. Komise předkládá odhad příjmů a výdajů Evropskému parlamentu a Radě (dále jen „rozpočtový orgán“) společně s návrhem souhrnného rozpočtu Evropské unie.
5. Na základě předložených odhadů Komise zapracuje ty odhady, které považuje za nezbytné pro plán pracovních míst, a výši dotace, která má být poskytnuta ze souhrnného rozpočtu Evropské unie, do návrhu tohoto souhrnného rozpočtu, který předloží rozpočtovému orgánu v souladu s články 313 a 314 Smlouvy o fungování EU.
6. Rozpočtový orgán schvaluje prostředky na dotaci pro podpůrný úřad.
7. Rozpočtový orgán přijímá plán pracovních míst podpůrného úřadu.
8. Rozpočet podpůrného úřadu přijímá správní rada. Rozpočet je konečný po konečném přijetí souhrnného rozpočtu Evropské unie. V případě potřeby se odpovídajícím způsobem upraví.
9. Správní rada co nejdříve oznámí rozpočtovému orgánu svůj záměr provést jakýkoli projekt, jenž může mít významné finanční dopady na rozpočet, zejména veškeré projekty související s nemovitostmi, jako je nájem či koupě budov. Uvědomí o tom Komisi.
10. Pokud některá složka rozpočtového orgánu oznámí svůj záměr vydat stanovisko, předá toto stanovisko správní radě do šesti týdnů ode dne oznámení tohoto záměru.
Článek 35
Plnění rozpočtu
1. Rozpočet podpůrného úřadu plní výkonný ředitel.
2. Výkonný ředitel předkládá každoročně rozpočtovému orgánu veškeré informace týkající se výsledku hodnotících postupů.
Článek 36
Předkládání účtů a absolutorium
1. Do 1. března následujícího rozpočtového roku předloží účetní podpůrného úřadu účetnímu Komise předběžnou účetní závěrku se zprávou o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok. Účetní Komise konsoliduje předběžné účetní závěrky orgánů a decentralizovaných subjektů v souladu s článkem 128 finančního nařízení.
2. Do 31. března následujícího rozpočtového roku předá účetní Komise předběžnou účetní závěrku podpůrného úřadu Účetnímu dvoru spolu se zprávou o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok. Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok se rovněž předává Evropskému parlamentu a Radě.
3. Po obdržení vyjádření Účetního dvora k předběžné účetní závěrce podpůrného úřadu podle článku 129 finančního nařízení vypracuje výkonný ředitel na vlastní odpovědnost konečnou účetní závěrku podpůrného úřadu a předloží ji správní radě k vyjádření.
4. Správní rada vydá stanovisko ke konečné účetní závěrce podpůrného úřadu.
5. Do 1. července následujícího rozpočtového roku předloží výkonný ředitel konečnou účetní závěrku se stanoviskem správní rady Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru.
6. Konečná účetní závěrka se zveřejní.
7. Výkonný ředitel odpoví Účetnímu dvoru na jeho vyjádření do 30. září. Svou odpověď zašle rovněž správní radě.
8. Výkonný ředitel poskytne Evropskému parlamentu na jeho žádost veškeré informace nezbytné pro řádný průběh udělení absolutoria za daný rozpočtový rok v souladu s čl. 146 odst. 3 finančního nařízení.
9. Na základě doporučení Rady přijatého kvalifikovanou většinou udělí Evropský parlament do 15. května roku N + 2 výkonnému řediteli absolutorium za plnění rozpočtu za rozpočtový rok N.
Článek 37
Finanční předpisy
Správní rada přijme po konzultaci s Komisí finanční předpisy vztahující se na podpůrný úřad. Tyto předpisy se mohou odchýlit od nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 ze dne 19. listopadu 2002 o rámcovém finančním nařízení pro subjekty uvedené v článku 185 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (11), pouze tehdy, pokud to vyžadují zvláštní potřeby fungování podpůrného úřadu, a s předchozím souhlasem Komise.
KAPITOLA 6
USTANOVENÍ TÝKAJÍCÍ SE ZAMĚSTNANCŮ
Článek 38
Zaměstnanci
1. Na zaměstnance podpůrného úřadu, včetně výkonného ředitele, se vztahují služební řád úředníků Evropských společenství a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropských společenství stanovený nařízením (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 (12) (dále jen „služební řád“) a pravidla přijatá společně orgány Unie za účelem uplatňování tohoto služebního a pracovního řádu.
2. Správní rada přijme po dohodě s Komisí nezbytná prováděcí opatření uvedená v článku 110 služebního řádu.
3. Podpůrný úřad vykonává ve vztahu ke svým zaměstnancům pravomoci, které orgánu oprávněnému ke jmenování svěřuje služební řád a orgánu oprávněnému uzavírat smlouvy pracovní řád ostatních zaměstnanců.
4. Správní rada přijme předpisy umožňující zaměstnávat v podpůrnému úřadu dočasně přidělené odborníky z členských států.
Článek 39
Výsady a imunity
Na podpůrný úřad se vztahuje Protokol o výsadách a imunitách Evropské unie.
KAPITOLA 7
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 40
Právní postavení
1. Podpůrný úřad je subjektem Unie. Má právní subjektivitu.
2. Podpůrný úřad má ve všech členských státech nejširší způsobilost k právům a právním úkonům, kterou jejich vnitrostátní právo přiznává právnickým osobám. Zejména může nabývat a zcizovat movitý i nemovitý majetek a vystupovat před soudem.
3. Za podpůrný úřad jedná jeho výkonný ředitel.
Článek 41
Jazykový režim
1. Na podpůrný úřad se vztahuje nařízení č. 1 ze dne 15. dubna 1958 o užívání jazyků v Evropském hospodářském společenství (13).
2. Aniž jsou dotčena rozhodnutí přijatá na základě článku 342 Smlouvy o fungování EU, vypracovávají se výroční souhrnná zpráva o činnosti podpůrného úřadu a jeho roční pracovní program, které jsou uvedeny v čl. 29 odst. 1 písm. c) a f), ve všech úředních jazycích orgánů Evropské unie.
3. Překlady nezbytné pro činnost podpůrného úřadu zajišťuje Překladatelské středisko pro instituce Evropské unie.
Článek 42
Přístup k dokumentům
1. Na dokumenty, které má podpůrný úřad k dispozici, se vztahuje nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001.
2. Do šesti měsíců ode dne prvního zasedání přijme správní rada prováděcí pravidla k nařízení (ES) č. 1049/2001.
3. Proti rozhodnutím přijatým podpůrným úřadem podle článku 8 nařízení (ES) č. 1049/2001 lze podat stížnost k veřejnému ochránci práv nebo žalobu k Soudnímu dvoru Evropské unie, za podmínek stanovených v článcích 228 a 263 Smlouvy o fungování EU.
4. Na zpracování osobních údajů podpůrným úřadem se vztahuje nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 43
Bezpečnostní předpisy týkající se ochrany utajovaných skutečností a citlivých neutajovaných skutečností
1. Podpůrný úřad uplatňuje bezpečnostní zásady obsažené v rozhodnutí Komise 2001/844/ES, ESUO, Euratom ze dne 29. listopadu 2001, kterým se mění její jednací řád (14), mimo jiné ustanovení týkající se výměny, zpracování a uchovávání utajovaných informací.
2. Podpůrný úřad rovněž uplatňuje bezpečnostní zásady, jež v oblasti zpracovávání neutajovaných citlivých informací přijala a provádí Komise.
Článek 44
Boj proti podvodům
1. V zájmu boje proti podvodům, úplatkářství a jakýmkoli jiným nedovoleným činnostem se na podpůrný úřad vztahuje bez omezení nařízení (ES) č. 1073/1999.
2. Podpůrný úřad přistoupí k interinstitucionální dohodě ze dne 25. května 1999 a neprodleně vydá vhodné předpisy vztahující se na všechny zaměstnance podpůrného úřadu.
3. Rozhodnutí o financování a prováděcí dohody a nástroje z nich vyplývající výslovně stanoví, že Účetní dvůr a OLAF mohou v případě potřeby provádět kontroly na místě u příjemců finančních prostředků poskytnutých úřadem a činitelů odpovědných za přidělování těchto prostředků.
Článek 45
Odpovědnost
1. Smluvní odpovědnost podpůrného úřadu se řídí právem rozhodným pro dotčenou smlouvu.
2. Soudní dvůr Evropské unie má pravomoc rozhodovat na základě rozhodčí doložky obsažené ve smlouvě uzavřené podpůrným úřadem.
3. V případě mimosmluvní odpovědnosti nahradí podpůrný úřad v souladu s obecnými zásadami, které jsou společné právním řádům členských států, škodu způsobenou jeho útvary nebo jeho zaměstnanci při plnění svých úkolů.
4. Soudní dvůr Evropské unie je příslušný pro spory o náhradu škody uvedené v odstavci 3.
5. Osobní odpovědnost zaměstnanců vůči podpůrnému úřadu se řídí příslušnými ustanoveními služebního řádu.
Článek 46
Hodnocení a přezkum
1. Do 19. června 2014 zadá podpůrný úřad podle pokynů vydaných správní radou po dohodě s Komisí nezávislé externí hodnocení výsledků své činnosti. Toto hodnocení posoudí vliv podpůrného úřadu na praktickou spolupráci v oblasti azylu a na společný evropský azylový systém. Při hodnocení se patřičně zohlední pokrok, jehož bylo dosaženo v rámci mandátu podpůrného úřadu, a mimo jiné se posoudí, zda je pro zajištění účinné solidarity a sdílení odpovědnosti se členskými státy, které jsou vystaveny mimořádnému tlaku, potřeba dodatečných opatření. Hodnocení se zejména zabývá případnou potřebou upravit úkoly podpůrného úřadu, včetně finančních dopadů jakýchkoli úprav, a posuzuje rovněž vhodnost řídící struktury pro plnění úkolů podpůrného úřadu. Hodnocení bere v úvahu hlediska zúčastněných subjektů jak na úrovni Unie, tak na úrovni jednotlivých členských států.
2. Správní rada po dohodě s Komisí rozhodne o harmonogramu příštích hodnocení, přičemž vezme v úvahu výsledky hodnocení uvedeného v odstavci 1.
Článek 47
Správní kontroly
Činnost podpůrného úřadu podléhá kontrole veřejného ochránce práv v souladu s článkem 228 Smlouvy o fungování EU.
Článek 48
Spolupráce s Dánskem
Podpůrný úřad usnadní operativní spolupráci s Dánskem, včetně výměny informací a osvědčených postupů v oblastech, jimiž se zabývá.
Článek 49
Spolupráce se třetími a přidruženými zeměmi
1. Činnosti podpůrného úřadu se mohou jako pozorovatelé účastnit Island, Lichtenštejnsko, Norsko a Švýcarsko. Budou přijata ujednání upřesňující zejména povahu, rozsah a způsob účasti těchto zemí na činnosti podpůrného úřadu. Součástí těchto ujednání jsou ustanovení týkající se účasti na iniciativách podpůrného úřadu, finančních příspěvků a zaměstnanců. Pokud jde o personální záležitosti, musí být tato ujednání v každém případě v souladu se služebním řádem.
2. V rámci politiky vnějších vztahů Unie usnadňuje podpůrný úřad po dohodě s Komisí a v rozsahu svého mandátu operativní spolupráci mezi členskými státy a třetími zeměmi, které nejsou uvedeny v odstavci 1, v oblastech své činnosti a v míře nezbytné pro plnění svých úkolů, přičemž může rovněž spolupracovat s orgány třetích zemí příslušnými pro technické aspekty oblastí upravených tímto nařízením v rámci pracovních ujednání uzavřených s těmito orgány v souladu s příslušnými ustanoveními Smlouvy o fungování EU.
Článek 50
Spolupráce podpůrného úřadu s UNHCR
Podpůrný úřad spolupracuje s UNHCR v oblastech, které upravuje toto nařízení, v rámci pracovních ujednání uzavřených s UNHCR. Pokud jde o podpůrný úřad, rozhoduje o pracovních ujednáních, včetně jejich dopadu na rozpočet, správní rada.
Správní rada může dále rozhodnout o tom, že podpůrný úřad může uvolnit finanční zdroje na pokrytí výdajů UNHCR souvisejících s činnostmi, jež nejsou stanoveny v pracovních ujednáních. Tyto činnosti tvoří součást vztahů založených na úzké spolupráci mezi podpůrným úřadem a UNHCR v souladu s tímto článkem a čl. 2 odst. 5, článkem 5 čl. 9 odst. 1, čl. 25 odst. 4 a čl. 32 odst. 2. V souladu s článkem 75 nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 se použijí příslušná ustanovení finančního nařízení a prováděcích pravidel k němu.
Článek 51
Poradní fórum
1. Podpůrný úřad vede intenzivní dialog s příslušnými organizacemi občanské společnosti a příslušnými orgány působícími v oblasti azylové politiky na místní, regionální, státní, evropské nebo mezinárodní úrovni a za tímto účelem zřídí poradní fórum.
2. Poradní fórum je mechanismem k výměně informací a sdílení poznatků. Zajišťuje, že podpůrný úřad s příslušnými zúčastněnými subjekty vede intenzivní dialog.
3. Do činností poradního fóra se mohou zapojit příslušné zúčastněné subjekty v souladu s odstavcem 1. Podpůrný úřad se obrací na členy poradního fóra podle konkrétních potřeb, které se týkají prioritních oblastí činnosti podpůrného úřadu.
UNHCR je členem poradního fóra z titulu své funkce.
4. Podpůrný úřad vyzve poradní fórum zejména k tomu, aby:
a)
předkládalo správní radě připomínky k ročnímu pracovnímu programu, který má být přijat podle čl. 29 odst. 1 písm. f);
b)
zajišťovalo správní radě zpětnou vazbu a navrhovalo jí následná opatření týkající se výroční zprávy uvedené v čl. 29 odst. 1 písm. c) i výroční zprávy o situaci v oblasti azylu v Unii uvedené v čl. 12 odst. 1 a
c)
sdělovalo výkonnému řediteli a správní radě závěry a doporučení z konferencí, seminářů a zasedání, které jsou pro práci podpůrného úřadu důležité.
5. Poradní fórum se schází nejméně jednou ročně.
Článek 52
Spolupráce s Agenturou pro řízení operativní spolupráce na vnějších hranicích členských států Evropské unie, Agenturou pro základní práva a dalšími subjekty Unie a mezinárodními organizacemi
Podpůrný úřad spolupracuje se subjekty Unie, jejichž činnost souvisí s jeho oblastí působnosti, zejména Agenturou pro řízení operativní spolupráce na vnějších hranicích členských států Evropské unie, s Agenturou Evropské unie pro základní práva a s mezinárodními organizacemi působícími v oblastech, na které se vztahuje toto nařízení, a to v rámci pracovních ujednání uzavřených s těmito subjekty v souladu se Smlouvou o fungování EU a ustanoveními, jež se týkají jejich pravomocí.
Touto spoluprací vznikne součinnost mezi dotčenými subjekty a zamezí se zdvojování činnosti při plnění úkolů podle mandátů těchto subjektů.
Článek 53
Dohoda o sídle a provozní podmínky
V dohodě o sídle, kterou po schválení správní radou uzavře podpůrný úřad s hostitelským členským státem, se stanoví nezbytná opatření související s umístěním podpůrného úřadu v hostitelském členském státě a s prostory, které dá tento členský stát k dispozici, spolu se zvláštními pravidly, která se v hostitelském členském státě podpůrného úřadu vztahují na výkonného ředitele, členy správní rady, zaměstnance podpůrného úřadu a jejich rodinné příslušníky. Hostitelský členský stát, poskytne co nejlepší podmínky pro zajištění řádného fungování podpůrného úřadu, včetně vícejazyčné evropsky zaměřené školní výuky a vhodných dopravních spojení.
Článek 54
Zahájení činnosti podpůrného úřadu
Podpůrný úřad zahájí svou činnost v plném rozsahu do 19. června 2011.
Komise je odpovědná za zřízení a počáteční provoz podpůrného úřadu do doby, než bude mít podpůrný úřad provozní kapacitu k plnění vlastního rozpočtu.
Za tímto účelem:
-
může jako prozatímní ředitel působit úředník Komise, který bude plnit úkoly svěřené výkonnému řediteli podpůrného úřadu, dokud nepřevezme funkci výkonný ředitel po svém jmenování správní radou v souladu s článkem 30;
-
mohou úředníci Komise plnit úkoly svěřené podpůrnému úřadu pod vedením prozatímního ředitele nebo výkonného ředitele.
Prozatímní ředitel může schvalovat všechny platby kryté rozpočtovými prostředky podpůrného úřadu po schválení správní radou a může uzavírat smlouvy, včetně pracovních smluv se zaměstnanci, po přijetí plánu pracovních míst podpůrného úřadu.
Článek 55
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné v členských státech v souladu se Smlouvami.
Ve Štrasburku dne 19. května 2010.
REGULATION (EU) No 439/2010 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL
of 19 May 2010
establishing a European Asylum Support Office
THE EUROPEAN PARLIAMENT AND THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, and in particular Article 74 and Article 78(1) and (2) thereof,
Having regard to the proposal from the European Commission,
Acting in accordance with the ordinary legislative procedure (1),
Whereas:
(1)
The policy of the Union on the Common European Asylum System (the CEAS) is designed, under the terms of the Hague Programme, to establish a common asylum area by means of an effective harmonised procedure consistent with the values and humanitarian tradition of the European Union.
(2)
Much progress has been made in recent years towards the establishment of the CEAS thanks to the introduction of common minimum standards. There remain great disparities between the Member States, however, in the granting of international protection and the forms that such international protection takes. Those disparities should be reduced.
(3)
In its Policy Plan on Asylum, adopted in June 2008, the Commission announced its intention to develop the CEAS by proposing a revision of existing legal instruments in order to achieve greater harmonisation of the applicable standards and by strengthening support for practical cooperation between the Member States, in particular by a legislative proposal to establish a European Asylum Support Office (the Support Office) in order to increase coordination of operational cooperation between Member States so that the common rules are implemented effectively.
(4)
In the European Pact on Immigration and Asylum, adopted in September 2008, the European Council solemnly reiterated that any persecuted foreigner is entitled to obtain aid and protection on the territory of the European Union in application of the Geneva Convention of 28 July 1951 relating to the Status of Refugees, as amended by the New York Protocol of 31 January 1967, and other relevant treaties. It was also expressly agreed that a European support office would be established in 2009.
(5)
Practical cooperation on asylum aims to increase convergence and ensure ongoing quality of Member States' decision-making procedures in that area within a European legislative framework. A substantial number of practical cooperation measures has already been undertaken in recent years, notably the adoption of a common approach to information on countries of origin and the establishment of a common European asylum curriculum.
(6)
The Support Office should be established in order to strengthen and develop those cooperation measures. The Support Office should take due account of those cooperation measures and the lessons learnt therefrom.
(7)
For Member States which are faced with specific and disproportionate pressures on their asylum and reception systems, due in particular to their geographical or demographic situation, the Support Office should support the development of solidarity within the Union to promote a better relocation of beneficiaries of international protection between Member States, while ensuring that asylum and reception systems are not abused.
(8)
In order to best fulfil its mandate, the Support Office should be independent in technical matters and should enjoy legal, administrative and financial autonomy. To that end, the Support Office should be a body of the Union having legal personality and exercising the implementing powers conferred upon it by this Regulation.
(9)
The Support Office should work in close cooperation with Member States'asylum authorities, with national immigration and asylum services and other services, drawing on the capacity and expertise of those services, and with the Commission. Member States should cooperate with the Support Office to ensure that it is able to fulfil its mandate.
(10)
The Support Office should also act in close cooperation with the UN High Commissioner for Refugees (the UNHCR) and, where appropriate, with relevant international organisations in order to benefit from their expertise and support. To that end, the roles of the UNHCR and the other relevant international organisations should be fully recognised and those organisations should be fully involved in the work of the Support Office. Any financial resources made available by the Support Office to the UNHCR in accordance with this Regulation should not result in double financing of the UNHCR's activities with other international or national sources.
(11)
Furthermore, to fulfil its purpose, and to the extent required for the fulfilment of its duties, the Support Office should cooperate with other bodies of the Union, in particular with the European Agency for the Management of Operational Cooperation at the External Borders of the Member States of the European Union (Frontex), established by Council Regulation (EC) No 2007/2004 (2), and the European Union Agency for Fundamental Rights (FRA), established by Council Regulation (EC) No 168/2007 (3).
(12)
The Support Office should cooperate with the European Migration Network, established by Council Decision 2008/381/EC (4), in order to avoid duplication of activities. The Support Office should also maintain a close dialogue with civil society with a view to exchanging information and pooling knowledge in the field of asylum.
(13)
The Support Office should be a European centre of expertise on asylum, responsible for facilitating, coordinating and strengthening practical cooperation among Member States on the many aspects of asylum, so that Member States are better able to provide international protection to those entitled, while dealing fairly and efficiently with those who do not qualify for international protection,where appropriate. The Support Office's mandate should be focused on three major duties, namely contributing to the implementation of the CEAS, supporting practical cooperation among Member States on asylum and supporting Member States that are subject to particular pressure.
(14)
The Support Office should have no direct or indirect powers in relation to the taking of decisions by Member States' asylum authorities on individual applications for international protection.
(15)
In order to provide and/or coordinate the provision of speedy and effective operational support to Member States subject to particular pressure on their asylum and reception systems, the Support Office should, at the request of the Member States concerned, coordinate action to support those Member States inter alia through the deployment in their territories of asylum support teams made up of asylum experts. Those teams should, in particular, provide expertise relating to interpreting services, information on countries of origin and knowledge of the handling and management of asylum cases. The arrangements for the asylum support teams should be governed by this Regulation in order to ensure their effective deployment.
(16)
The Support Office should fulfil its purpose in conditions which enable it to serve as a reference point by virtue of its independence, the scientific and technical quality of the assistance it provides and the information it disseminates, the transparency of its procedures and operating methods, and its diligence in performing the duties assigned to it.
(17)
The Commission and the Member States should be represented on the Management Board of the Support Office in order effectively to control its workings. The Management Board should, where possible, consist of the operational heads of the Member States' asylum administrations or their representatives. It should be given the necessary powers, in particular to establish the budget, verify its execution, adopt the appropriate financial rules, establish transparent working procedures for decision-making by the Support Office, adopt the annual report on the situation of asylum in the Union and technical documents on the implementation of the Union's asylum instruments, and appoint an Executive Director and, if appropriate, an Executive Committee. Given its expertise in the field of asylum, the UNHCR should be represented by a non-voting member of the Management Board so that it is fully involved in the work of the Support Office.
(18)
Given the nature of the duties of the Support Office and the role of the Executive Director, and with a view to enabling the European Parliament to adopt an opinion on the selected candidate, before his appointment as well as before a possible extension of his term of office, the Executive Director should be invited to make a statement and to answer questions to the European Parliament's competent committee or committees. The Executive Director should also present the annual report to the European Parliament. Furthermore, the European Parliament should have the possibility to invite the Executive Director to report on the performance of his duties.
(19)
To ensure the Support Office's full autonomy and independence, it should have its own budget, most of which will comprise a contribution from the Union. The financing of the Support Office should be subject to an agreement by the budgetary authority as set out in point 47 of the Interinstitutional Agreement of 17 May 2006 between the European Parliament, the Council and the Commission on budgetary discipline and sound financial management (5). The budgetary procedure of the Union should be applicable to the Union's contribution and to any grant chargeable to the general budget of the European Union. The auditing of accounts should be undertaken by the Court of Auditors.
(20)
The Support Office should cooperate with third-country authorities and international organisations competent in matters falling within the scope of this Regulation and third countries within the framework of working arrangements concluded in accordance with the relevant provisions of the Treaty on the Functioning of the European Union (TFEU).
(21)
In accordance with Article 3 of the Protocol on the Position of the United Kingdom and Ireland in respect of the area of freedom, security and justice, annexed to the Treaty on the European Union (TEU) and to the TFEU, the United Kingdom and Ireland have notified their wish, by letters of 18 May 2009, to take part in the adoption and application of this Regulation.
(22)
In accordance with Articles 1 and 2 of the Protocol on the Position of Denmark, annexed to the TEU and to the TFEU, Denmark is not taking part in the adoption of this Regulation and is not bound by it nor subject to its application.
(23)
Considering that Denmark, as a Member State, has hitherto contributed to the practical cooperation between Member States within the area of asylum, the Support Office should facilitate operational cooperation with Denmark. To that end, a Danish representative should be invited to attend all the meetings of the Management Board, which should also be able to decide to invite Danish observers to the meetings of working parties, where appropriate.
(24)
To fulfil its purpose, the Support Office should be open to participation by countries which have concluded agreements with the Union by virtue of which they have adopted and apply law of the Union in the field covered by this Regulation, in particular Iceland, Liechtenstein, Norway and Switzerland. It should also, in agreement with the Commission, be able to conclude working arrangements in accordance with the TFEU with countries other than those which have concluded agreements with the Union by virtue of which they have adopted and apply law of the Union. Under no circumstances, however, should it formulate any independent external policy.
(25)
Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 of 25 June 2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities (6) (the Financial Regulation), and in particular Article 185 thereof should apply to the Support Office.
(26)
Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (7) should apply without restriction to the Support Office, which should accede to the Interinstitutional Agreement of 25 May 1999 between the European Parliament, the Council of the European Union and the Commission of the European Communities concerning internal investigations by the European Anti-Fraud Office (8).
(27)
Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (9) should apply to the Support Office.
(28)
Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (10) should apply to the processing of personal data by the Support Office.
(29)
The necessary provisions regarding accommodation for the Support Office in the Member State in which it is to have its headquarters and the specific rules applicable to all the Support Office's staff and members of their families should be laid down in a headquarters agreement. Furthermore, the host Member State should provide the best possible conditions to ensure the proper functioning of the Support Office, including schools for children and transport, in order to attract high-quality human resources from as wide a geographical area as possible.
(30)
Since the objectives of this Regulation, namely the need to improve the implementation of the CEAS, to facilitate, coordinate and strengthen practical cooperation between Member States on asylum and to provide and/or coordinate the provision of operational support to Member States subject to particular pressure on their asylum and reception systems, cannot be sufficiently achieved by the Member States and can therefore, by reason of the scale and effects of the action, be better achieved at the level of the Union, the Union may adopt measures in accordance with the principle of subsidiarity as set out in Article 5 of the TEU. In accordance with the principle of proportionality, as set out in that Article, this Regulation does not go beyond what is necessary in order to achieve those objectives.
(31)
This Regulation respects fundamental rights and observes the principles recognised in particular by the Charter of Fundamental Rights of the European Union and should be applied in accordance with the right to asylum recognised in Article 18 of the Charter,
HAVE ADOPTED THIS REGULATION:
CHAPTER 1
ESTABLISHMENT AND PURPOSE OF THE EUROPEAN ASYLUM SUPPORT OFFICE
Article 1
Establishment of the European Asylum Support Office
A European Asylum Support Office (the Support Office) is hereby established in order to help to improve the implementation of the Common European Asylum System (the CEAS), to strengthen practical cooperation among Member States on asylum and to provide and/or coordinate the provision of operational support to Member States subject to particular pressure on their asylum and reception systems.
Article 2
Purpose of the Support Office
1. The Support Office shall facilitate, coordinate and strengthen practical cooperation among Member States on the many aspects of asylum and help to improve the implementation of the CEAS. In this regard, the Support Office shall be fully involved in the external dimension of the CEAS.
2. The Support Office shall provide effective operational support to Member States subject to particular pressure on their asylum and reception systems, drawing upon all useful resources at its disposal which may include the coordination of resources provided for by Member States under the conditions laid down in this Regulation.
3. The Support Office shall provide scientific and technical assistance in regard to the policy and legislation of the Union in all areas having a direct or indirect impact on asylum so that it is in a position to lend its full support to practical cooperation on asylum and to carry out its duties effectively. It shall be an independent source of information on all issues in those areas.
4. The Support Office shall fulfil its purpose in conditions which enable it to serve as a reference point by virtue of its independence, the scientific and technical quality of the assistance it provides and the information it disseminates, the transparency of its operating procedures and methods, its diligence in performing the duties assigned to it, and the information technology support needed to fulfil its mandate.
5. The Support Office shall work closely with the Member States' asylum authorities, with national immigration and asylum services and other national services and with the Commission. The Support Office shall carry out its duties without prejudice to those assigned to other relevant bodies of the Union and shall work closely with those bodies and with the UNHCR.
6. The Support Office shall have no powers in relation to the taking of decisions by Member States' asylum authorities on individual applications for international protection.
CHAPTER 2
DUTIES OF THE SUPPORT OFFICE
SECTION 1
Supporting practical cooperation on asylum
Article 3
Best practices
The Support Office shall organise, promote and coordinate activities enabling the exchange of information and the identification and pooling of best practices in asylum matters between the Member States.
Article 4
Information on countries of origin
The Support Office shall organise, promote and coordinate activities relating to information on countries of origin, in particular:
(a)
the gathering of relevant, reliable, accurate and up-to date information on countries of origin of persons applying for international protection in a transparent and impartial manner, making use of all relevant sources of information, including information gathered from governmental, non-governmental and international organisations and the institutions and bodies of the Union;
(b)
the drafting of reports on countries of origin, on the basis of information gathered in accordance with point (a);
(c)
the management and further development of a portal for gathering information on countries of origin and its maintenance with a view to ensuring transparency in accordance with the necessary rules for access to such information under Article 42;
(d)
the development of a common format and a common methodology for presenting, verifying and using information on countries of origin;
(e)
the analysis of information on countries of origin in a transparent manner with a view to fostering convergence of assessment criteria, and, where appropriate, making use of the results of meetings of one or more working parties. That analysis shall not purport to give instructions to Member States about the grant or refusal of applications for international protection.
Article 5
Supporting relocation of beneficiaries of international protection within the Union
For Member States which are faced with specific and disproportionate pressures on their asylum and reception systems, due in particular to their geographical or demographic situation, the Support Office shall promote, facilitate and coordinate exchanges of information and other activities related to relocation within the Union. Relocation within the Union shall be carried out only on an agreed basis between Member States and with consent of the beneficiary of international protection concerned and, where appropriate, in consultation with the UNHCR.
Article 6
Support for training
1. The Support Office shall establish and develop training available to members of all national administrations and courts and tribunals, and national services responsible for asylum matters in the Member States. Participation in training is without prejudice to national systems and procedures.
The Support Office shall develop such training in close cooperation with Member States' asylum authorities and, where relevant, take advantage of expertise of academic institutions and other relevant organisations.
2. The Support Office shall manage and develop a European asylum curriculum taking into account the Union's existing cooperation in that field.
3. The training offered by the Support Office may be general, specific or thematic and may include ‘train-the-trainers’ methodology.
4. Specific or thematic training activities in knowledge and skills regarding asylum matters shall include and shall not be limited to:
(a)
international human rights and the asylum acquis of the Union, including specific legal and case-law issues;
(b)
issues related to the handling of asylum applications from minors and vulnerable persons with specific needs;
(c)
interview techniques;
(d)
the use of expert medical and legal reports in asylum procedures;
(e)
issues relating to the production and use of information on countries of origin;
(f)
reception conditions, including special attention given to vulnerable groups and victims of torture.
5. The training offered shall be of high quality and shall identify key principles and best practices with a view to greater convergence of administrative methods and decisions and legal practice, in full respect of the independence of national courts and tribunals.
6. The Support Office shall provide experts who are part of the Asylum Intervention Pool referred to in Article 15 with specialist training relevant to their duties and functions and shall conduct regular exercises with those experts in accordance with the specialist training and exercise schedule referred to in its annual work programme.
7. The Support Office may organise training activities in cooperation with Member States in their territory.
Article 7
Support for the external dimensions of the CEAS
The Support Office shall, in agreement with the Commission, coordinate the exchange of information and other action taken on issues arising from the implementation of instruments and mechanisms relating to the external dimension of the CEAS.
The Support Office shall coordinate exchanges of information and other actions on resettlement taken by Member States with a view to meeting the international protection needs of refugees in third countries and showing solidarity with their host countries.
Pursuant to its mandate, and in accordance with Article 49, the Support Office may cooperate with competent authorities of third countries in technical matters, in particular with a view to promoting and assisting capacity building in the third countries' own asylum and reception systems and implementing regional protection programmes, and other actions relevant to durable solutions.
SECTION 2
Support for Member States subject to particular pressure
Article 8
Particular pressure on the asylum and reception system
The Support Office shall coordinate and support common action assisting asylum and reception systems of Member States subject to particular pressure which places exceptionally heavy and urgent demands on their reception facilities and asylum systems. Such pressure may be characterised by the sudden arrival of a large number of third-country nationals who may be in need of international protection and may arise from the geographical or demographical situation of the Member State.
Article 9
Gathering and analysing information
1. To be able to assess the needs of Member States subject to particular pressure, the Support Office shall gather, in particular on the basis of information provided by Member States, the UNHCR and, where appropriate, other relevant organisations, relevant information for the identification, preparation and formulation of emergency measures referred to in Article 10 to cope with such pressure.
2. The Support Office shall systematically identify, collect and analyse, on the basis of data provided by Member States subject to particular pressure, information relating to the structures and staff available, especially for translation and interpretation, information on countries of origin and on assistance in the handling and management of asylum cases and the asylum capacity in those Member States subject to particular pressure, with a view to fostering quick and reliable mutual information to the various Member States' asylum authorities.
3. The Support Office shall analyse data on any sudden arrival of large numbers of third country nationals, which may cause particular pressure on asylum and reception systems and ensure the rapid exchange of relevant information amongst Member States and the Commission. The Support Office shall make use of existing early warning systems and mechanisms and, if necessary, set up an early warning system for its own purposes.
Article 10
Support actions for the Member States
At the request of the Member States concerned, the Support Office shall coordinate actions to support Member States subject to particular pressure on their asylum and reception systems, including coordinating:
(a)
action to help Member States subject to particular pressure to facilitate an initial analysis of asylum applications under examination by the competent national authorities;
(b)
action designed to ensure that appropriate reception facilities can be made available by the Member States subject to particular pressure, in particular emergency accommodation, transport and medical assistance;
(c)
the asylum support teams, the operating arrangements of which are set out in Chapter 3.
SECTION 3
Contribution to the implementation of the CEAS
Article 11
Gathering and exchanging information
1. The Support Office shall organise, coordinate and promote the exchange of information between the Member States' asylum authorities and between the Commission and the Member States' asylum authorities concerning the implementation of all relevant instruments of the asylum acquis of the Union. To that end, the Support Office may create factual, legal and case-law databases on national, Union and international asylum instruments making use, inter alia, of existing arrangements. Without prejudice to the activities of the Support Office pursuant to Article 15 and 16, no personal data shall be stored in such databases, unless such data has been obtained by the Support Office from documents that are publicly accessible.
2. In particular, the Support Office shall gather information on the following:
(a)
the processing of applications for international protection by national administrations and authorities;
(b)
national law and legal developments in the field of asylum, including case law.
Article 12
Reports and other Support Office documents
1. The Support Office shall draw up an annual report on the situation of asylum in the Union, taking due account of information already available from other relevant sources. As part of that report, the Support Office shall evaluate the results of activities carried out under this Regulation and make a comprehensive comparative analysis of them with the aim of improving the quality, consistency and effectiveness of the CEAS.
2. The Support Office may adopt, in accordance with its work programme or at the request of the Management Board or the Commission, taking due account of views expressed by Member States or the European Parliament, acting in close consultation with its working parties and the Commission, technical documents on the implementation of the asylum instruments of the Union, including guidelines and operating manuals. Whenever such technical documents make reference to points of international refugee law, due regard shall be given to relevant UNHCR guidelines. The documents shall not purport to give instructions to Member States about the grant or refusal of applications for international protection.
CHAPTER 3
ASYLUM SUPPORT TEAMS
Article 13
Coordination
1. A Member State or Member States subject to particular pressure may request the Support Office for deployment of an asylum support team. The requesting Member State or Member States shall provide, in particular a description of the situation, indicate the objectives of the request for deployment and specify the estimated deployment requirements, in accordance with Article 18(1).
2. In response to such a request, the Support Office may coordinate the necessary technical and operational assistance to the requesting Member State or Member States and the deployment, for a limited time, of an asylum support team in the territory of that Member State or those Member States on the basis of an operating plan as referred to in Article 18.
Article 14
Technical assistance
The asylum support teams shall provide expertise as agreed upon in the operating plan referred to in Article 18, in particular in relation to interpreting services, information on countries of origin and knowledge of the handling and management of asylum cases within the framework of the actions to support Member States referred to in Article 10.
Article 15
Asylum Intervention Pool
1. On a proposal by the Executive Director, the Management Board shall decide by a majority of three quarters of its members with voting rights on the profiles and the overall number of the experts to be made available for the asylum support teams (Asylum Intervention Pool). As part of the Asylum Intervention Pool, the Support Office shall set up a list of interpreters. The same procedure shall apply with regard to any subsequent changes in the profiles and the overall number of experts of the Asylum Intervention Pool.
2. Member States shall contribute to the Asylum Intervention Pool via a national expert pool on the basis of defined profiles and propose experts corresponding to the required profiles.
Member States shall assist the Support Office in identifying interpreters for the list of interpreters.
Member States may choose to deploy interpreters or to make them available via video-conferencing.
Article 16
Deployment
1. The home Member State shall retain its autonomy as regards the selection of the number and the profiles of the experts (national pool) and the duration of their deployment. Member States shall make those experts available for deployment at the Support Office's request unless they are faced with a situation substantially affecting the discharge of national duties, such as one resulting in insufficient staffing for the performing of procedures to determine the status of persons applying for international protection. Member States shall, at the request of the Support Office, as soon as possible communicate the number, names and profiles of experts from their national pool who can be made available as soon as possible to join an asylum support team.
2. When determining the composition of an asylum support team, the Executive Director shall take into account the particular circumstances confronting the requesting Member State. The asylum support team shall be constituted in accordance with the operating plan referred to in Article 18.
Article 17
Procedure for deciding on deployment
1. If required, the Executive Director may send the Support Office experts to assess the situation in the requesting Member State.
2. The Executive Director shall immediately notify the Management Board of any request for deployment of asylum support teams.
3. The Executive Director shall take a decision on the request for deployment of asylum support teams as soon as possible and no later than five working days from the date of receipt of the request. The Executive Director shall notify the requesting Member State and the Management Board of the decision simultaneously in writing stating the main reasons therefor.
4. If the Executive Director decides to deploy one or more asylum support teams, an operating plan shall immediately be drawn up by the Support Office and the requesting Member State in accordance with Article 18.
5. As soon as that plan has been agreed, the Executive Director shall inform the Member States providing the experts to be deployed of the number and profiles required. That information shall be provided, in writing, to the national contact points referred to in Article 19 and shall specify the scheduled date of deployment. A copy of the operating plan shall also be sent to them.
6. If the Executive Director is absent or indisposed, the decisions on the deployment of the asylum support teams shall be taken by the head of unit assuming his duties.
Article 18
Operating plan
1. The Executive Director and the requesting Member State shall agree on an operating plan setting out in detail the conditions for deployment of the asylum support teams. The operating plan shall include:
(a)
a description of the situation, with the modus operandi and objectives of the deployment, including the operational objective;
(b)
the forecast duration of the teams' deployment;
(c)
the geographical area of responsibility in the requesting Member State where the teams will be deployed;
(d)
a description of the tasks and special instructions for members of the teams, including databases that they are authorised to consult and the equipment that they may carry in the requesting Member State; and
(e)
the composition of the teams.
2. Any amendments to or adaptations of the operating plan shall require the agreement of both the Executive Director and the requesting Member State. The Support Office shall immediately send a copy of the amended or adapted operating plan to the participating Member States.
Article 19
National contact point
Each Member State shall designate a national contact point for communication with the Support Office on all matters pertaining to the asylum support teams.
Article 20
Union contact point
1. The Executive Director shall designate one or more Support Office experts to act as the Union contact point for coordination. The Executive Director shall notify the host Member State of such designations.
2. The Union contact point shall act on behalf of the Support Office in all aspects of the deployment of asylum support teams. In particular, the Union contact point shall:
(a)
act as an interface between the Support Office and the host Member State;
(b)
act as an interface between the Support Office and members of the asylum support teams, providing assistance, on behalf of the Support Office, on all issues relating to the conditions of deployment of those teams;
(c)
monitor the correct implementation of the operating plan; and
(d)
report to the Support Office on all aspects of the asylum support teams' deployment.
3. The Executive Director may authorise the Union contact point to assist in resolving any disputes concerning the implementation of the operating plan and the deployment of asylum support teams.
4. In discharging his duties, the Union contact point shall take instructions only from the Support Office.
Article 21
Civil liability
1. Where members of an asylum support team are operating in a host Member State, that Member State shall be liable in accordance with its national law for any damage caused by them during their operations.
2. Where such damage is caused by gross negligence or wilful misconduct, the host Member State may approach the home Member State in order to have any sums it has paid to the victims or persons entitled on their behalf reimbursed by the home Member State.
3. Without prejudice to the exercise of its rights vis-à-vis third parties, each Member State shall waive all its claims against the host Member State or any other Member State for any damage it has sustained, except in cases of gross negligence or wilful misconduct.
4. Any dispute between Member States relating to the application of paragraphs 2 and 3 of this Article which cannot be resolved by negotiations between them shall be submitted by them to the Court of Justice in accordance with Article 273 of the TFEU.
5. Without prejudice to the exercise of its rights vis-à-vis third parties, the Support Office shall meet costs relating to damage caused to the Support Office's equipment during deployment, except in cases of gross negligence or wilful misconduct.
Article 22
Criminal liability
During the deployment of an asylum support team, members of an asylum support team shall be treated in the same way as officials of the host Member State with regard to any criminal offences that might be committed against them or by them.
Article 23
Costs
Where Member States make their experts available for deployment to asylum support teams, the Support Office shall meet costs relating to the following:
(a)
travel from the home Member State to the host Member State and from the host Member State to the home Member State;
(b)
vaccinations;
(c)
special insurance cover required;
(d)
health care;
(e)
daily subsistence allowances, including accommodation;
(f)
the Support Office's technical equipment; and
(g)
experts' fees.
CHAPTER 4
ORGANISATION OF THE SUPPORT OFFICE
Article 24
Administrative and management structure of the Support Office
The administrative and management structure of the Support Office shall comprise:
(a)
a Management Board;
(b)
an Executive Director and the staff of the Support Office.
The administrative and management structure of the Support Office may comprise an Executive Committee, if established in accordance with Article 29(2).
Article 25
Composition of the Management Board
1. Each Member State bound by this Regulation shall appoint one member to the Management Board and the Commission shall appoint two members.
2. Each member of the Management Board may be represented or accompanied by an alternate; when accompanying a member, the alternate member shall attend without having the right to vote.
3. Management Board members shall be appointed on the basis of their experience, professional responsibility and high degree of expertise in the field of asylum.
4. A representative of the UNHCR shall be a non-voting member of the Management Board.
5. The term of office of members of the Management Board shall be three years. That term shall be renewable. On the expiry of their term of office or in the event of their resignation, members shall remain in office until their appointments are renewed or until they are replaced.
Article 26
Chair of the Management Board
1. The Management Board shall elect a Chair and a Deputy Chair from among its members with voting rights. The Deputy Chair shall automatically replace the Chair if he is prevented from attending to his duties.
2. The terms of office of the Chair and of the Deputy Chair shall be three years and may be renewed only once. If, however, their membership of the Management Board ends at any time during their term of office as Chair or Deputy Chair, their term of office shall automatically expire on that date also.
Article 27
Meetings of the Management Board
1. The meetings of the Management Board shall be convened by the Chair. The Executive Director shall take part in the meetings. The representative of the UNHCR shall not take part in the meeting when the Management Board performs the functions laid down in points (b), (h), (i), (j) and (m) of Article 29(1) and in Article 29(2), and when the Management Board decides to make financial resources available for financing the activities enabling the Support Office to benefit from the UNHCR's expertise in asylum matters as referred to in Article 50.
2. The Management Board shall hold at least two ordinary meetings a year. In addition, it shall meet on the initiative of its Chair or at the request of one third of its members.
3. The Management Board may invite any person whose opinion may be of interest to attend its meetings as an observer.
Denmark shall be invited to attend the meetings of the Management Board.
4. The members of the Management Board may, subject to the provisions of its rules of procedure, be assisted by advisers or experts.
5. The secretariat for the Management Board shall be provided by the Support Office.
Article 28
Voting
1. Unless provided otherwise, the Management Board shall take its decisions by an absolute majority of its members with voting rights. Each member entitled to vote shall have one vote. In the absence of a member, his alternate shall be entitled to exercise his right to vote.
2. The Executive Director shall not vote.
3. The Chair shall take part in the voting.
4. Member States that do not fully participate in the acquis of the Union in the field of asylum shall not vote where the Management Board is called on to take decisions falling within point (e) of Article 29(1) and where the technical document in question relates exclusively to an asylum instrument of the Union by which they are not bound.
5. The Management Board's rules of procedure shall establish more detailed voting arrangements, in particular the circumstances in which a member may act on behalf of another member, and any quorum requirements, where necessary.
Article 29
Functions of the Management Board
1. The Management Board shall ensure that the Support Office performs the duties assigned to it. It shall be the Support Office's planning and monitoring body. In particular, it shall:
(a)
adopt its rules of procedure, by a majority of three quarters of its members with voting rights and after receiving the opinion of the Commission;
(b)
appoint the Executive Director in accordance with Article 30, exercise disciplinary authority over the Executive Director and, where necessary, suspend or dismiss him;
(c)
adopt an annual general report on the Support Office's activities and send it, by 15 June of the following year, to the European Parliament, the Council, the Commission and the Court of Auditors. The annual general report shall be made public;
(d)
adopt an annual report on the situation of asylum in the Union in accordance with Article 12(1). That report shall be presented to the European Parliament. The Council and the Commission may request that the report to be presented also to them;
(e)
adopt the technical documents referred to in Article 12(2);
(f)
by 30 September each year, on the basis of a draft put forward by the Executive Director and after having received the opinion of the Commission, adopt, by a majority of three quarters of its members with voting rights, the Support Office's work programme for the following year and send it to the European Parliament, the Council and the Commission. That work programme shall be adopted in accordance with the annual budgetary procedure of the Union and the legislative work programme of the Union in the area of asylum;
(g)
exercise its responsibilities in respect of the Support Office's budget as laid down in Chapter 5;
(h)
adopt the detailed rules for applying Regulation (EC) No 1049/2001 in accordance with Article 42 of this Regulation;
(i)
adopt the Support Office's staff policy in accordance with Article 38;
(j)
adopt, having requested the opinion of the Commission, the multiannual staff policy plan;
(k)
take all decisions for the purpose of fulfilling the Support Office's mandate as laid down in this Regulation;
(l)
take all decisions on the establishment and, where necessary, the development of the information systems provided for in this Regulation, including the information portal referred to in point (c) of Article 4; and
(m)
take all decisions on the establishment and, where necessary, the modification of the Support Office's internal structures.
2. The Management Board may establish an Executive Committee to assist it and the Executive Director with regard to the preparation of the decisions, work programme and activities to be adopted by the Management Board and when necessary, because of urgency, to take certain provisional decisions on behalf of the Management Board.
Such an Executive Committee shall consist of eight members appointed from among the members of the Management Board amongst whom one of the Commission members of the Management Board. The term of office of members of the Executive Committee shall be the same as that of members of the Management Board.
At the request of the Executive Committee, UNHCR representatives or any other person whose opinion might be of interest may attend meetings of the Executive Committee without the right to vote.
The Support Office shall lay down the operating procedures of the Executive Committee in the Support Office's rules of procedure and make those procedures public.
Article 30
Appointment of the Executive Director
1. The Executive Director shall be appointed for a term of five years by the Management Board from among the suitable candidates identified in an open competition organised by the Commission. That selection procedure will provide for publication in the Official Journal of the European Union and elsewhere, of a call for expressions of interest. The Management Board may require a new procedure if it is not satisfied with the suitability of any of the candidates retained in the first list. The Executive Director shall be appointed on the basis of his personal merits, experience in the field of asylum and administrative and management skills. Before appointment, the candidate selected by the Management Board shall be invited to make a statement before the competent committee or committees of the European Parliament and answer questions put by its or their members.
After that statement, the European Parliament may adopt an opinion setting out its view relating to the selected candidate. The Management Board shall inform the European Parliament of the manner in which that opinion is taken into account. The opinion shall be treated as personal and confidential until the appointment of the candidate.
In the course of the last nine months of the Executive Director's five-year term, the Commission shall carry out an evaluation focusing on:
-
the performance of the Executive Director; and
-
the Support Office's duties and requirements in coming years.
2. The Management Board, taking into account that evaluation, may extend the term of office of the Executive Director once for not more than three years but only where such an extension is justified by the purpose and requirements of the Support Office.
3. The Management Board shall inform the European Parliament of its intention to extend the Executive Director's term of office. In the month prior to such extension of his term of office the Executive Director shall be invited to make a statement before the competent committee or committees of the European Parliament and answer questions put by its or their members.
Article 31
Duties of the Executive Director
1. The Support Office shall be managed by its Executive Director, who shall be independent in the performance of his duties. The Executive Director shall be accountable to the Management Board for his activities.
2. Without prejudice to the powers of the Commission, the Management Board, or the Executive Committee, if established, the Executive Director shall neither seek nor take instructions from any government or from any other body.
3. The Executive Director shall report to the European Parliament on the performance of his duties when invited. The Council may invite the Executive Director to report on the performance of his duties.
4. The Executive Director shall be the legal representative of the Support Office.
5. The Executive Director may be assisted by one or more heads of unit. If the Executive Director is absent or indisposed, a head of unit shall take his place.
6. The Executive Director shall be responsible for the administrative management of the Support Office and for the implementation of the duties assigned to it by this Regulation. In particular, the Executive Director shall be responsible for:
(a)
the day-to-day administration of the Support Office;
(b)
establishing the Support Office's work programmes, after having received the opinion of the Commission;
(c)
implementing the work programmes and decisions adopted by the Management Board;
(d)
drafting reports on countries of origin as provided for in point (b) of Article 4;
(e)
preparing the Support Office's draft financial regulation for adoption by the Management Board under Article 37, and its implementing rules;
(f)
preparing the Support Office's draft statement of estimates of revenue and expenditure and of implementation of its budget;
(g)
exercising the powers laid down in Article 38 in respect of Support Office staff;
(h)
taking all decisions on the management of the information systems provided for in this Regulation, including the information portal referred to in point (c) of Article 4;
(i)
taking all decisions on the management of the Support Office's internal structures; and
(j)
the coordination and operation of the Consultative Forum referred to in Article 51. To this end, the Executive Director shall, in consultation with relevant civil society organisations, first adopt a plan for installing the Consultative Forum. Once formally installed, the Executive Director shall, in consultation with the Consultative Forum, adopt an operational plan which will include rules on the frequency and nature of consultation and the organisational mechanisms for implementing Article 51. Transparent criteria for ongoing participation in the Consultative Forum shall also be agreed.
Article 32
Working parties
1. As part of its mandate as laid down in this Regulation, the Support Office may set up working parties composed of experts from competent Member State authorities operating in the field of asylum, including judges. The Support Office shall set up working parties for the purposes of point (e) of Article 4 and Article 12(2). Experts may be replaced by alternates, appointed at the same time.
2. The Commission shall take part in the working parties as of right. UNHCR representatives may attend all or part of the meetings of the Support Office's working parties, depending on the nature of the issues under discussion.
3. The working parties may invite any person whose opinion may be of interest to attend meetings, including representatives of civil society working in the field of asylum.
CHAPTER 5
FINANCIAL PROVISIONS
Article 33
Budget
1. Estimates of all the revenue and expenditure of the Support Office shall be prepared for each financial year, corresponding to the calendar year, and shall be shown in the Support Office's budget.
2. The Support Office's budget shall be balanced in terms of revenue and of expenditure.
3. Without prejudice to other resources, the Support Office's revenue shall comprise:
(a)
a contribution from the Union entered in the general budget of the European Union;
(b)
any voluntary contribution from the Member States;
(c)
charges for publications and any service provided by the Support Office;
(d)
a contribution from the associate countries.
4. The expenditure of the Support Office shall include staff remuneration, administrative and infrastructure expenses, operating costs.
Article 34
Establishment of the budget
1. Each year the Executive Director shall draw up a draft statement of estimates of the Support Office's revenue and expenditure together for the following financial year, including the establishment plan, and send it to the Management Board.
2. The Management Board shall, on the basis of that draft, produce a provisional draft estimate of the Support Office's revenue and expenditure for the following financial year.
3. The provisional draft estimate of the Support Office's revenue and expenditure shall be sent to the Commission by 10 February each year. The Management Board shall send a final draft estimate, which shall include a draft establishment plan, to the Commission by 31 March.
4. The Commission shall send the statement of estimates to the European Parliament and the Council (the budgetary authority) together with the draft general budget of the European Union.
5. On the basis of the statement of estimates, the Commission shall enter in the draft general budget of the European Union the estimates it considers necessary for the establishment plan and the amount of the subsidy to be charged to the general budget, which it shall place before the budgetary authority in accordance with Articles 313 and 314 of the TFEU.
6. The budgetary authority shall authorise the appropriations for the Support Office's subsidy.
7. The budgetary authority shall adopt the Support Office's establishment plan.
8. The Support Office's budget shall be adopted by the Management Board. It shall become final following final adoption of the general budget of the European Union. Where necessary, it shall be adjusted accordingly.
9. The Management Board shall, as soon as possible, notify the budgetary authority of its intention to implement any project which may have significant financial implications for the funding of the budget, in particular any projects relating to immovable property such as the rental or purchase of buildings. It shall inform the Commission accordingly.
10. Where a branch of the budgetary authority has notified its intention to deliver an opinion, it shall send its opinion to the Management Board within a period of six weeks from the date of the project's notification.
Article 35
Implementation of the budget
1. The Executive Director shall implement the Support Office's budget.
2. Each year the Executive Director shall send to the budgetary authority all information relevant to the findings of the evaluation procedures.
Article 36
Presentation of accounts and discharge
1. By 1 March following each financial year, the Support Office's accounting officer shall communicate the provisional accounts to the Commission's Accounting Officer, together with a report on the budgetary and financial management for that financial year. The Commission's Accounting Officer shall consolidate the provisional accounts of the institutions and decentralised bodies in accordance with Article 128 of the Financial Regulation.
2. By 31 March following each financial year, the Commission's accounting officer shall send the Support Office's provisional accounts to the Court of Auditors, together with a report on the budgetary and financial management for that financial year. The report on the budgetary and financial management for that financial year shall also be sent to the European Parliament and the Council.
3. On receipt of the Court of Auditors' observations on the Support Office's provisional accounts pursuant to Article 129 of Financial Regulation, the Executive Director shall draw up the Support Office's final accounts under his own responsibility and submit them to the Management Board for an opinion.
4. The Management Board shall deliver an opinion on the Support Office's final accounts.
5. The Executive Director shall, by 1 July following each financial year, send the final accounts to the European Parliament, the Council, the Commission and the Court of Auditors, together with the Management Board's opinion.
6. The final accounts shall be published.
7. The Executive Director shall send the Court of Auditors a reply to its observations by 30 September. He shall also send this reply to the Management Board.
8. The Executive Director shall submit to the European Parliament, at the latter's request, any information required for the smooth application of the discharge procedure for the financial year in question, as laid down in Article 146(3) of Financial Regulation.
9. On a recommendation from the Council acting by a qualified majority, the European Parliament, shall, before 15 May of year N + 2, give a discharge to the Executive Director in respect of the implementation of the budget for year N.
Article 37
Financial regulation
The financial regulation applicable to the Support Office shall be adopted by the Management Board after consultation with the Commission. It shall not depart from Commission Regulation (EC, Euratom) No 2343/2002 of 19 November 2002 on the framework Financial Regulation for the bodies referred to in Article 185 of Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities (11) unless such departure is specifically required for the Support Office's operation and the Commission has given its prior consent.
CHAPTER 6
STAFF PROVISIONS
Article 38
Staff
1. The Staff Regulations of Officials of the European Communities and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Communities laid down in Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 (12) (the Staff Regulations) and the rules adopted jointly by the Union's institutions for the purpose of applying these Staff Regulations and Conditions of Employment shall apply to the staff of the Support Office, including the Executive Director.
2. The Management Board shall, in agreement with the Commission, adopt the necessary implementing measures referred to in Article 110 of the Staff Regulations.
3. The powers conferred on the appointing authority by the Staff Regulations and on the authority entitled to conclude contracts by the Conditions of Employment of Other Servants shall be exercised by the Support Office in respect of its own staff.
4. The Management Board shall adopt provisions to allow national experts from Member States to be employed on secondment to the Support Office.
Article 39
Privileges and immunities
The Protocol on the Privileges and Immunities of the European Union shall apply to the Support Office.
CHAPTER 7
GENERAL PROVISIONS
Article 40
Legal status
1. The Support Office shall be a body of the Union. It shall have legal personality.
2. In each of the Member States the Support Office shall enjoy the most extensive legal capacity accorded to legal persons under their laws. It may, in particular, acquire and dispose of movable and immovable property and be party to legal proceedings.
3. The Support Office shall be represented by its Executive Director.
Article 41
Language arrangements
1. The provisions laid down in Regulation No 1 of 15 April 1958 determining the languages to be used in the European Economic Community (13) shall apply to the Support Office.
2. Without prejudice to decisions taken on the basis of Article 342 of the TFEU, the annual general report on the Support Office's activities and the annual work programme referred to in points (c) and (f) of Article 29(1) shall be produced in all the official languages of the institutions of the European Union.
3. The translation services required for the functioning of the Support Office shall be provided by the Translation Centre of the bodies of the European Union.
Article 42
Access to documents
1. Regulation (EC) No 1049/2001 shall apply to documents held by the Support Office.
2. The Management Board shall, within six months of the date of its first meeting, adopt the detailed rules for applying Regulation (EC) No 1049/2001.
3. Decisions taken by the Support Office under Article 8 of Regulation (EC) No 1049/2001 may form the subject of a complaint to the Ombudsman or of an action before the Court of Justice of the European Union, under the conditions laid down in Articles 228 and 263 of the TFEU respectively.
4. The processing of data of a personal nature by the Support Office shall be subject to the Regulation (EC) No 45/2001.
Article 43
Security rules on the protection of classified information and non-classified sensitive information
1. The Support Office shall apply the security principles contained in Commission Decision 2001/844/EC, ECSC, Euratom of 29 November 2001 amending its internal Rules of Procedure (14), inter alia, the provisions for the exchange, processing and storage of classified information.
2. The Support Office shall also apply the security principles relating to the processing of non-classified sensitive information as adopted and implemented by the Commission.
Article 44
Combating fraud
1. In order to combat fraud, corruption and other unlawful activities the Regulation (EC) No 1073/1999 shall apply without restriction.
2. The Support Office shall accede to the Interinstitutional Agreement of 25 May 1999 and shall issue, without delay, the appropriate provisions applicable to all the employees of the Support Office.
3. The decisions concerning funding and the implementing agreements and instruments resulting from them shall explicitly stipulate that the Court of Auditors and OLAF may carry out, if necessary, on-the-spot checks among recipients of the Support Office's funding and the agents responsible for allocation thereof.
Article 45
Provisions on liability
1. The Support Office's contractual liability shall be governed by the law applicable to the contract in question.
2. The Court of Justice of the European Union shall have jurisdiction to give judgment pursuant to any arbitration clause contained in a contract concluded by the Support Office.
3. In the case of non-contractual liability, the Support Office shall, in accordance with the general principles common to the laws of the Member States, make good any damage caused by its departments or by its staff in the performance of their duties.
4. The Court of Justice of the European Union shall have jurisdiction in disputes over compensation for damages referred to in paragraph 3.
5. The personal liability of its staff towards the Support Office shall be governed by the provisions laid down in the Staff Regulations applicable to them.
Article 46
Evaluation and review
1. No later than 19 June 2014, the Support Office shall commission an independent external evaluation of its achievements on the basis of terms of reference issued by the Management Board in agreement with the Commission. That evaluation shall cover the Support Office's impact on practical cooperation on asylum and on the CEAS. The evaluation shall take due regard to progress made, within its mandate, including assessing whether additional measures are necessary to ensure effective solidarity and sharing of responsibilities with Member States subject to particular pressure. It shall, in particular, address the possible need to modify the mandate of the Support Office, including the financial implications of any such modification and shall also examine whether the management structure is appropriate for carrying out the Support Office's duties. The evaluation shall take into account the views of stakeholders, at both Union and national level.
2. The Management Board, in agreement with the Commission, shall decide the timing of future evaluations, taking into account the findings of the evaluation referred to in paragraph 1.
Article 47
Administrative controls
The activities of the Support Office shall be subject to the controls of the Ombudsman in accordance with Article 228 of the TFEU.
Article 48
Cooperation with Denmark
The Support Office shall facilitate operational cooperation with Denmark, including the exchange of information and best practices in matters covered by its activities.
Article 49
Cooperation with third and associate countries
1. The Support Office shall be open to the participation of Iceland, Liechtenstein, Norway and Switzerland as observers. Arrangements shall be made, specifying in particular the nature, extent and manner in which those countries are to participate in the Support Office's work. Such arrangements shall include provisions relating to participation in initiatives undertaken by the Support Office, financial contributions and staff. As regards staff matters, those arrangements shall, in any event, comply with the Staff Regulations.
2. In matters connected with its activities and to the extent required for the fulfilment of its duties the Support Office shall, in agreement with the Commission and within the limits of its mandate, facilitate operational cooperation between Member States and third countries other than those referred to in paragraph 1 within the framework of the Union's external relations policy, and may also cooperate with the authorities of third countries competent in technical aspects of the areas covered by this Regulation, within the framework of working arrangements concluded with those authorities, in accordance with the relevant provisions of the TFEU.
Article 50
Cooperation with the UNHCR
The Support Office shall cooperate with the UNHCR in the areas governed by this Regulation within the framework of working arrangements concluded with it. From the side of the Support Office, the Management Board shall decide on the working arrangements including their budgetary implications.
In addition, the Management Board may decide that the Support Office can make available financial resources to cover the expenses of the UNHCR for activities that are not provided for in the working arrangements. They shall form part of the special cooperation relations established between the Support Office and the UNHCR in accordance with this Article and with Article 2(5), Article 5, Article 9(1), Article 25(4) and Article 32(2). In accordance with Article 75 of Regulation (EC, Euratom) No 2343/2002, the relevant provisions of the Financial Regulation and its implementing rules shall apply.
Article 51
Consultative Forum
1. The Support Office shall maintain a close dialogue with relevant civil society organisations and relevant competent bodies operating in the field of asylum policy at local, regional, national, European or international level and shall set up a Consultative Forum for this purpose.
2. The Consultative Forum shall constitute a mechanism for the exchange of information and pooling of knowledge. It shall ensure there is a close dialogue between the Support Office and relevant stakeholders.
3. The Consultative Forum shall be open to relevant stakeholders in accordance with paragraph 1. The Support Office shall address the members of the Consultative Forum in accordance with specific needs related to areas identified as priority for the Support Office's work.
The UNHCR shall be a member of the Consultative Forum ex officio.
4. The Support Office shall call upon the Consultative Forum in particular to:
(a)
make suggestions to the Management Board on the annual work programme to be adopted under point (f) of Article 29(1);
(b)
provide feedback to the Management Board and suggest measures as follow-up to the annual report referred to in point (c) of Article 29(1) and the annual report on the situation of asylum in the Union referred to in Article 12(1); and
(c)
communicate conclusions and recommendations of conferences, seminars and meetings relevant to the work of the Support Office to the Executive Director and the Management Board.
5. The Consultative Forum shall meet at least once a year.
Article 52
Cooperation with Frontex, FRA, other bodies of the Union and with international organisations
The Support Office shall cooperate with the bodies of the Union having activities relating to its field of activity, and in particular with Frontex and FRA and with international organisations competent in matters covered by this Regulation, within the framework of working arrangements concluded with those bodies, in accordance with the TFEU and the provisions on the competence of those bodies.
Cooperation shall create synergies between the bodies concerned and prevent any duplication of effort in the work carried out pursuant to their mandate.
Article 53
Headquarters agreement and operating conditions
The necessary arrangements concerning the accommodation to be provided for the Support Office in the host Member State and the facilities to be made available by that Member State together with the specific rules applicable in the Support Office's host Member State to the Executive Director, members of the Management Board, Support Office staff and members of their families shall be laid down in a headquarters agreement between the Support Office and the host Member State concluded once the Management Board's approval is obtained. The host Member State shall provide the best possible conditions to ensure the proper functioning of the Support Office, including multilingual, European-oriented schooling and appropriate transport connections.
Article 54
Start of the Support Office's activities
The Support Office shall become fully operational by 19 June 2011.
The Commission shall be responsible for the establishment and initial operation of the Support Office until it has the operational capacity to implement its own budget.
To that end:
-
until such time as the Executive Director takes up his duties following his appointment by the Management Board in accordance with Article 30, a Commission official may act as interim Director and exercise the duties assigned to the Executive Director;
-
Commission officials may carry out the duties assigned to the Support Office under the responsibility of its interim Director or Executive Director.
The interim Director may authorise all payments covered by appropriations entered in the Support Office's budget after approval by the Management Board and may conclude contracts, including staff contracts, following the adoption of the Support Office's establishment plan.
Article 55
Entry into force
This Regulation shall enter into force on the twentieth day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in the Member States in accordance with the Treaties.
Done at Strasbourg, 19 May 2010.