NAŘÍZENÍ RADY (EU) č. 370/2011
ze dne 11. dubna 2011,
kterým se mění nařízení (ES) č. 215/2008 o finančním nařízení pro 10. Evropský rozvojový fond, pokud jde o Evropskou službu pro vnější činnost
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 217 této smlouvy,
s ohledem na Dohodu o partnerství mezi africkými, karibskými a tichomořskými státy na jedné straně a Evropským společenstvím a jeho členskými státy na straně druhé, podepsanou v Cotonou dne 23. června 2000 (1), naposledy pozměněnou v Ouagadou dne 22. června 2010 (2),
s ohledem na Vnitřní dohodu mezi zástupci vlád členských států, zasedajících v Radě, o financování pomoci Společenství v rámci víceletého finančního rámce pro období 2008-2013 v souladu s dohodou o partnerství AKT-ES a o přídělu finanční pomoci zámořským zemím a územím, na které se vztahuje část čtvrtá Smlouvy o ES (3) (dále jen „vnitřní dohoda“), a zejména na čl. 10 odst. 2 uvedené dohody,
s ohledem na návrh Evropské komise,
s ohledem na stanovisko Účetního dvora (4),
po konzultaci s Evropskou investiční bankou,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Rady (ES) č. 215/2008 (5) stanoví pravidla pro sestavování a plnění zdrojů 10. Evropského rozvojového fondu (dále jen „ERF“).
(2)
Lisabonská smlouva ustavuje Evropskou službu pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“). Aby bylo zohledněno ustavení ESVČ, bylo nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25.června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (6) (dále jen „finanční nařízení“), pozměněno nařízením (EU, Euratom) č. 1081/2010 (7). Za účelem vytvoření stabilního právního rámce pro plnění zdrojů ERF a zohlednění ustavení ESVČ a změn finančního nařízení je nutné změnit nařízení (ES) č. 215/2008.
(3)
Podle rozhodnutí Rady 2010/427/EU ze dne 26. července 2010 o organizaci a fungování Evropské služby pro vnější činnost (8) je ESVČ útvarem sui generis a měla by být pro účely finančního nařízení považována za orgán.
(4)
Smlouva o fungování Evropské unie stanoví, že delegace Komise se stanou součástí ESVČ jako delegace Unie. Je nutné zajistit kontinuitu ve fungování delegací Unie, a zejména kontinuitu a efektivitu řízení zdrojů ERF delegacemi. Proto by měla být Komise zmocněna, aby svými pravomocemi v oblasti plnění zdrojů ERF dále pověřila vedoucí delegací Unie, kteří spadají pod ESVČ jako samostatný orgán. Pověřené schvalující osoby by měly být nadále odpovědné za vymezení vnitřních systémů řízení a kontroly, zatímco vedoucí delegací Unie by měli být odpovědní za náležité nastavení a fungování vnitřních systémů řízení a kontroly a za správu finančních prostředků a operace prováděné v jejich delegacích. Za tímto účelem by měli dvakrát ročně podávat zprávu. Je vhodné umožnit zrušení těchto pověření v souladu s pravidly platnými pro Komisi.
(5)
V souladu se zásadou řádného finančního řízení by vedoucí delegací Unie, jednají-li jako dále pověřené schvalující osoby, měli uplatňovat pravidla Komise a měli by mít stejné úkoly, povinnosti a odpovědnost jako jakákoli jiná dále pověřená schvalující osoba. Rovněž by se měli v těchto věcech obracet na Komisi jako na svůj orgán.
(6)
Vzhledem k tomu, že by ESVČ měla být považována pro účely finančního nařízení za orgán, měla by v souvislosti s udělováním absolutoria plně podléhat postupu uvedenému v článcích 142, 143 a 144 nařízení (ES) č. 215/2008. ESVČ by měla plně spolupracovat s orgány zapojenými do postupu udělování absolutoria a případně poskytovat další nezbytné informace, a to i prostřednictvím účasti na zasedáních příslušných subjektů. Za plnění zdrojů ERF by měla být i nadále zodpovědná Komise v souladu s článkem 2 nařízení (ES) č. 215/2008, včetně zdrojů ERF vynaložených vedoucími delegací Unie, kteří jednají jako dále pověřené schvalující osoby. K tomu, aby mohla Komise plnit své povinnosti, by jí vedoucí delegací Unie měli poskytovat potřebné informace. Současně by měl být informován vysoký představitel Unie pro zahraniční věci a bezpečnostní politiku (dále jen „vysoký představitel“), který by měl usnadňovat spolupráci delegací Unie s útvary Komise. Vzhledem k tomu, že se jedná o zcela novou strukturu, je třeba uplatňovat přísná ustanovení o transparentnosti a odpovědnosti za finanční prostředky.
(7)
Účetní Komise by měl být nadále odpovědný za veškeré plnění zdrojů ERF, včetně účetních operací s prostředky ERF, jejichž správou jsou dále pověřeni vedoucí delegací Unie.
(8)
V zájmu jednotného přístupu a rovnosti zacházení s dále pověřenými schvalujícími osobami, které jsou zaměstnanci ESVČ, a těmi, které jsou zaměstnanci Komise, jakož i náležité informovanosti Komise by měla být specializovaná komise pro řešení finančních nesrovnalostí v rámci Komise zodpovědná rovněž za řešení nesrovnalostí v rámci ESVČ v případech, kdy Komise dále pověřila prováděcími pravomocemi vedoucí delegací Unie. Nicméně v zájmu zachování vazby mezi odpovědností za finanční řízení a disciplinárním opatřením by Komise měla být oprávněna vyzvat vysokého představitele, aby zahájil řízení, pokud tato specializovaná komise odhalí nesrovnalosti týkající se pravomocí Komise, jimiž byli dále pověřeni vedoucí delegací Unie. V takovém případě by měl vysoký představitel učinit patřičné kroky v souladu se služebním řádem.
(9)
V zájmu zajištění účinné a účelné vnitřní kontroly by měli vedoucí delegací Unie podléhat ověřovací pravomoci interního auditora Komise ohledně finančního řízení, kterým byli dále pověřeni.
(10)
V zájmu zajištění demokratické kontroly plnění zdrojů ERF by vedoucí delegací Unie měli podávat prohlášení o věrohodnosti spolu se zprávou obsahující informace o účinnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a kontroly ve svých delegacích a o řízení operací, kterými byli dále pověřeni. Zprávy vedoucích delegací Unie by měly být připojeny k výroční zprávě o činnosti příslušné pověřené schvalující osoby a poskytnuty Evropskému parlamentu a Radě.
(11)
Nařízení (ES) č. 215/2008 by proto mělo být odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (ES) č. 215/2008 se mění takto:
1)
V čl. 14 odst. 3 se první pododstavec nahrazuje tímto:
„3. Komise vhodným způsobem zpřístupní informace o příjemcích finančních prostředků z ERF, které má k dispozici, pokud jsou zdroje ERF plněny centralizovaným řízením a přímo jejími útvary nebo delegacemi Unie podle čl. 17 druhého pododstavce, a informace o příjemcích finančních prostředků, které poskytly subjekty, jež byly úkoly plnění zdrojů pověřeny v rámci jiných způsobů řízení.“
2)
V článku 17 se doplňují nové pododstavce, které znějí:
„Výkonem svých pravomocí při plnění zdrojů ERF může Komise pověřit vedoucí delegací Unie. Současně o tom uvědomí vysokého představitele Unie pro zahraniční věci a bezpečnostní politiku (dále jen ‚vysoký představitel‘). Pokud vedoucí delegací Unie jednají jako dále pověřené schvalující osoby, dodržují pravidla Komise pro plnění zdrojů ERF a mají stejné úkoly, povinnosti a odpovědnost jako kterákoli jiná dále pověřená schvalující osoba.
Komise může toto pověření zrušit v souladu se svými vlastními pravidly.
Pro účely druhého pododstavce přijme vysoký představitel potřebná opatření k usnadnění spolupráce mezi delegacemi Unie a útvary Komise.
Ke zjednodušení plnění zdrojů vyhrazených na podporu výdajů spojených s ERF podle článku 6 vnitřní dohody delegacemi Unie však mohou být mezi Komisí a Evropskou službou pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) dohodnuta podrobná ustanovení. Tato ustanovení se nesmějí odchylovat od ustanovení tohoto nařízení.“
3)
V čl. 25 odst. 1 se první pododstavec nahrazuje tímto:
„1. Plní-li Komise plní zdroje ERF centralizovaným řízením, jsou úkoly plnění zdrojů prováděny buď přímo jejími útvary či delegacemi Unie v souladu s čl. 17 druhým pododstavcem, nebo nepřímo podle odstavců 2, 3 a 4 tohoto článku a článků 26 až 29.“
4)
V článku 32 se doplňuje nový odstavec, který zní:
„5. Pokud vedoucí delegací Unie jednají jako dále pověřené schvalující osoby podle čl. 17 druhého pododstavce, podléhají Komisi jako orgánu odpovědnému za stanovení, výkon, kontrolu a hodnocení jejich úkolů a povinností jakožto dále pověřených schvalujících osob. Současně o tom Komise uvědomí vysokého představitele.“
5)
V čl. 38 druhém pododstavci se doplňuje nová věta, která zní:
„Výroční zprávy o činnosti pověřených schvalujících osob jsou rovněž zpřístupněny Evropskému parlamentu a Radě.“
6)
Vkládá se nový článek, který zní:
„Článek 38a
1. Pokud vedoucí delegací Unie jednají jako dále pověřené schvalující osoby podle čl. 17 druhého pododstavce, spolupracují v zájmu náležitého vynakládání finančních prostředků úzce s Komisí s cílem zajistit zejména legalitu a správnost finančních operací, dodržování zásady řádného finančního řízení při správě finančních prostředků a účinnou ochranu finančních zájmů Unie.
K tomu účelu přijmou potřebná opatření, aby zamezili jakékoli situaci, která by mohla ohrozit odpovědnost Komise za plnění zdrojů ERF, kterým byli dále pověřeni, jakož i jakémukoli střetu priorit, který bude mít pravděpodobně vliv na plnění úkolů finančního řízení, kterými byli dále pověřeni.
Pokud vyvstane situace nebo střet priorit uvedené v druhém pododstavci, vedoucí delegací Unie o nich neprodleně informují příslušné generální ředitele Komise a ESVČ. Tito generální ředitelé přijmou vhodná opatření k nápravě situace.
2. Pokud se vedoucí delegací Unie ocitnou v situaci uvedené v čl. 37 odst. 4, obrátí se na spěcializovanou komisi pro řešení finančních nesrovnalostí zřízenou podle čl. 54 odst. 3. V případě jakékoli protiprávní činnosti, podvodu nebo korupce, které by mohly poškodit zájmy Unie, uvědomí orgány a subjekty určené platnými právními předpisy.
3. Pokud vedoucí delegací Unie jednají jako dále pověřené schvalující osoby podle čl. 17 druhého pododstavce, podávají zprávu své pověřené schvalující osobě, která zahrne jejich zprávy do své výroční zprávy o činnosti uvedené v článku 38. Zprávy vedoucích delegací Unie obsahují informace o účinnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a kontroly zavedených v jejich delegacích a o řízení operací, kterým byli dále pověřeni, a podávají prohlášení o věrohodnosti podle čl. 54 odst. 2a. Tyto zprávy jsou přiloženy k výroční zprávě o činnosti pověřené schvalující osoby a jsou zpřístupněny Evropskému parlamentu a Radě, přičemž je případně zohledněna jejich důvěrná povaha.
Vedoucí delegací Unie plně spolupracují s orgány zapojenými do postupu udělování absolutoria a případně poskytují veškeré nezbytné dodatečné informace. V rámci této spolupráce mohou být vyzváni, aby se zúčastnili zasedání příslušných subjektů a byli nápomocni příslušným pověřeným schvalujícím osobám.
4. Pokud vedoucí delegací Unie jednají jako dále pověřené schvalující osoby podle čl. 17 druhého pododstavce, vyhoví jakékoli žádosti pověřené schvalující osoby, ať už se jedná o její vlastní žádost, nebo o žádost Evropského parlamentu v rámci postupu udělování absolutoria.
5. Komise zajistí, aby k dalšímu přenesení pravomocí nedocházelo na úkor postupu udělování absolutoria podle článků 142, 143 a 144.“
7)
V čl. 39 odst. 1 se doplňuje nový pododstavec, který zní:
„Účetní Komise je nadále odpovědný za veškeré plnění zdrojů ERF, včetně účetních operací s prostředky ERF, jejichž správou jsou dále pověřeni vedoucí delegací Unie.“
8)
Článek 54 se mění takto:
a)
vkládá se nový odstavec, který zní:
„2a. V případě dalšího pověření vedoucích delegací Unie je pověřená schvalující osoba odpovědná za vymezení zavedených vnitřních systémů řízení a kontroly, jejich účinnost a účelnost. Vedoucí delegací Unie jsou odpovědní za náležité nastavení a fungování těchto systémů podle pokynů pověřené schvalující osoby a za správu finančních prostředků a operace provedené v rámci delegace Unie pod jejich vedením. Dříve než se ujmou funkcí, musí absolvovat zvláštní školení zaměřené na úkoly a povinnosti schvalujících osob a plnění zdrojů ERF v souladu s čl. 37 odst. 3.
Vedoucí delegací Unie podávají zprávu o plnění povinností, za něž jsou odpovědní podle prvního pododstavce tohoto odstavce, v souladu s čl. 38a odst. 4.
Vedoucí delegací Unie podávají pověřené schvalující osobě každý rok prohlášení o věrohodnosti vnitřních systémů řízení a kontroly zavedených v jejich delegacích a o řízení operací, kterým byli dále pověřeni, a jejich výsledcích, tak aby schvalující osoba mohla vypracovat vlastní prohlášení o věrohodnosti stanovené v článku 38.“;
b)
doplňuje se nový odstavec, který zní:
„4. Pokud vedoucí delegací Unie jednají jako dále pověřené schvalující osoby podle čl. 17 druhého pododstavce, je k rozhodování o případech, na něž se odkazuje v odstavci 3 tohoto článku, příslušná specializovaná komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízená Komisí podle téhož odstavce.
Pokud tato komise odhalí systémové problémy, podá schvalující osobě, vysokému představiteli, pověřené schvalující osobě, pokud není zúčastněnou osobou, a internímu auditorovi zprávu s doporučeními.
Na základě stanoviska této komise může Komise požádat vysokého představitele, aby jakožto orgán oprávněný ke jmenování zahájil vůči dále pověřeným schvalujícím osobám disciplinární řízení nebo řízení z důvodu finanční odpovědnosti, pokud se nesrovnalosti týkají pravomocí, jimiž je Komise dále pověřila. V takovém případě vysoký představitel podnikne patřičné kroky v souladu se služebním řádem za účelem uplatnění rozhodnutí o disciplinárních opatřeních nebo finanční odpovědnosti dle doporučení Komise.
Členské státy plně podporují Unii při vymáhání odpovědnosti podle článku 22 služebního řádu u dočasných zaměstnanců, na něž se vztahuje čl. 2 písm. e) pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropských společenství.“
9)
V článku 89 se doplňuje nový pododstavec, který zní:
„Pro účely interního auditu ESVČ podléhají vedoucí delegací Unie, pokud jednají jako dále pověřené schvalující osoby podle čl. 17 druhého pododstavce, s ohledem na finanční řízení, kterým byli dále pověřeni, ověřovací pravomoci interního auditora Komise.“
10)
Vkládá se nový článek, který zní:
„Článek 144a
ESVČ důsledně dodržuje postupy, které jsou stanoveny v článcích 142, 143 a 144. ESVČ plně spolupracuje s orgány zapojenými do postupu udělování absolutoria a případně poskytuje další nezbytné informace, a to i prostřednictvím účasti na zasedáních příslušných subjektů.“
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost třetím dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Lucemburku dne 11. dubna 2011.
COUNCIL REGULATION (EU) No 370/2011
of 11 April 2011
amending Regulation (EC) No 215/2008 on the Financial Regulation applicable to the 10th European Development Fund, as regards the European External Action Service
THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, and in particular Article 217 thereof,
Having regard to the Partnership Agreement between the members of the African, Caribbean and Pacific Group of States of the one part, and the European Community and its Member States, of the other part, signed in Cotonou on 23 June 2000 (1) as last amended in Ouagadougou, Burkina Faso, on 22 June 2010 (2),
Having regard to the Internal Agreement between the Representatives of the Governments of the Member States, meeting within the Council, on the financing of Community aid under the multiannual financial framework for the period 2008 to 2013 in accordance with the ACP-EC Partnership Agreement and on the allocation of financial assistance for the Overseas Countries and Territories to which Part Four of the EC Treaty applies (3) (‘the Internal Agreement’) and in particular Article 10(2) thereof,
Having regard to the proposal from the European Commission,
Having regard to the opinion of the Court of Auditors (4),
Having consulted the European Investment Bank,
Whereas:
(1)
Council Regulation (EC) No 215/2008 (5), lays down the rules for the establishment and financial implementation of the resources of the 10th European Development Fund (hereinafter ‘EDF’).
(2)
The Treaty of Lisbon establishes a European External Action Service (hereinafter ‘EEAS’). In order to take into account the establishment of the EEAS, Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 of 25 June 2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities (6) (hereinafter the ‘Financial Regulation’) has been amended by Regulation (EU, Euratom) No 1081/2010 of the European Parliament and of the Council (7). In order to provide for a stable legal framework for the implementation of the EDF and to take into account the establishment of the EEAS and amendments to the Financial Regulation, it is necessary to amend Regulation (EC) No 215/2008.
(3)
According to Council Decision 2010/427/EU of 26 July 2010 establishing the organisation and functioning of the European External Action Service (8), the EEAS is a service of a sui generis nature and should be treated as an institution for the purposes of the Financial Regulation.
(4)
The Treaty on the Functioning of the European Union provides that Commission Delegations will become part of the EEAS as Union Delegations. It is necessary to ensure the continuity of the functioning of Union Delegations and in particular the continuity and efficiency in the management of EDF resources by the Delegations. Therefore the Commission should be authorised to sub-delegate its powers of implementation of EDF resources to Heads of Union Delegations belonging to EEAS as a separate institution. The authorising officers by delegation should continue to be responsible for the definition of internal management and control systems, while the Heads of Union Delegations should be responsible for the adequate setting up and functioning of internal management and control systems and for the management of the funds and the operations carried out within their Delegations. They should report twice a year to that effect. It is appropriate to provide for withdrawal of such delegation in accordance with the rules applicable to the Commission.
(5)
In order to comply with the principle of sound financial management, Heads of Union Delegations, when acting as authorising officers by sub-delegation, should apply the Commission rules and should be subject to the same duties, obligations and accountability as any other authorising officers by sub-delegation. For those purposes, they should also refer to the Commission as their institution.
(6)
In the context of discharge, given that the EEAS should be treated as an institution for the purposes of the Financial Regulation, the EEAS should be fully subject to the procedures provided for in Articles 142, 143 and 144 of Regulation (EC) No 215/2008. The EEAS should fully cooperate with institutions involved in the discharge procedure and provide, as appropriate, any additional necessary information, including through attendance at meetings of the relevant bodies. The Commission should remain responsible, in accordance with Article 2 of Regulation (EC) No 215/2008, for the implementation of EDF resources, including for EDF resources implemented by Heads of Union Delegations who are authorising officers by sub-delegation. In order to allow the Commission to fulfil its responsibilities, the Heads of Union Delegations should provide the necessary information. The High Representative of the Union for Foreign Affairs and Security Policy (hereinafter the ‘High Representative’) should be informed at the same time and should facilitate the cooperation between Union Delegations and Commission departments. Given the novelty of this structure, high standard provisions on transparency and financial accountability need to be applied.
(7)
The accounting officer of the Commission should remain responsible for the entire implementation of EDF resources, including accounting operations relating to EDF resources sub-delegated to Heads of Union Delegations.
(8)
In order to ensure coherence and equality of treatment between authorising officers by sub-delegation who are EEAS staff and those who are Commission staff, and to ensure that the Commission is properly informed, the special financial irregularities panel of the Commission should also be responsible for handling irregularities within the EEAS where the Commission has sub-delegated implementation powers to Heads of Union Delegations. Nevertheless, in order to maintain the link between financial management responsibility and disciplinary action, the Commission should be entitled to request the High Representative to initiate proceedings if the panel finds irregularities concerning those competencies of the Commission sub-delegated to the Heads of Union Delegations. In such a case the High Representative should take the appropriate action in accordance with the Staff Regulations.
(9)
In order to ensure effective and efficient internal control Heads of Union Delegations should be subject to the verifying powers of the internal auditor of the Commission for the financial management sub-delegated to them.
(10)
In order to ensure democratic scrutiny of the implementation of the EDF resources, Heads of Union Delegations should provide an assurance, together with a report including information on the efficiency and effectiveness of internal management and control systems in their delegation, as well as on the management of operations sub-delegated to them. The Heads of Union Delegations’ reports should be annexed to the annual activity report of the responsible authorising officer by delegation and made available to the European Parliament and the Council.
(11)
Regulation (EC) No 215/2008 should therefore be amended accordingly,
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
Article 1
Regulation (EC) No 215/2008 is amended as follows:
(1)
in Article 14(3), the first subparagraph is replaced by the following:
‘3. The Commission shall make available, in an appropriate manner, information on the beneficiaries of funds deriving from the EDF held by it when EDF resources are implemented on a centralised basis and directly by its departments or by Union Delegations in accordance with the second paragraph of Article 17, and information on the beneficiaries of funds as provided by the entities to which financial implementation tasks are delegated under other modes of management.’;
(2)
in Article 17, the following paragraphs are added:
‘However, the Commission may delegate its powers to implement EDF resources to the Heads of Union Delegations. It shall, at the same time, inform the High Representative of the Union for Foreign Affairs and Security Policy (High Representative) thereof. When Heads of Union Delegations act as authorising officers by sub-delegation, they shall apply the Commission rules for the implementation of EDF resources and shall be submitted to the same duties, obligations and accountability as any other authorising officer by sub-delegation.
The Commission may withdraw that delegation in accordance with its own rules.
For the purposes of the second paragraph, the High Representative shall take the measures necessary to facilitate the cooperation between Union Delegations and Commission departments.
Detailed arrangements may be agreed between the Commission and the European External Action Service (EEAS) in order to facilitate the implementation by Union Delegations of the resources foreseen for support expenditure linked to the EDF under Article 6 of the Internal Agreement. Those arrangements shall not contain any derogation from the provisions of this Regulation.’;
(3)
in Article 25(1), the first subparagraph is replaced by the following:
‘1. Where the Commission implements EDF resources on a centralised basis, implementation tasks shall be performed either directly, by its departments or by Union Delegations in accordance with the second paragraph of Article 17, or indirectly, in accordance with paragraphs 2, 3 and 4 of this Article and with Articles 26 to 29.’;
(4)
in Article 32, the following paragraph is added:
‘5. Where Heads of Union Delegations act as authorising officers by sub-delegation in accordance with the second paragraph of Article 17, they shall be subject to the Commission as the institution responsible for the definition, exercise, control and appraisal of their duties and responsibilities as authorising officers by sub-delegation. The Commission shall, at the same time, inform the High Representative thereof.’;
(5)
in Article 38, second paragraph, the following sentence is added:
‘The annual activity reports of the authorising officers by delegation shall also be made available to the European Parliament and the Council.’;
(6)
the following Article is inserted:
‘Article 38a
1. Where Heads of Union Delegations act as authorising officers by sub-delegation in accordance with the second paragraph of Article 17, they shall cooperate closely with the Commission for the proper implementation of the funds, in order to ensure, in particular, the legality and regularity of financial transactions, the respect of the principle of sound financial management in the management of the funds and the effective protection of the financial interests of the Union.
To this effect, they shall take the measures necessary to prevent any situation susceptible to put at stake the responsibility of the Commission for the implementation of EDF resources sub-delegated to them as well as any conflict of priorities which is likely to have an impact on the implementation of the financial management tasks sub-delegated to them.
Where a situation or conflict of the type referred to in the second subparagraph arises, the Heads of Union Delegations shall inform the responsible Directors-General of the Commission and of the EEAS thereof without delay. Those Directors-General shall take appropriate steps to remedy the situation.
2. If Heads of Union Delegations find themselves in a situation referred to in Article 37(4), they shall refer the matter to the specialised financial irregularities panel set up pursuant to Article 54(3). In the event of any illegal activity, fraud or corruption which may harm the interests of the Union, they shall inform the authorities and bodies designated by the applicable legislation.
3. Heads of Union Delegations acting as authorising officers by sub-delegation in accordance with the second paragraph of Article 17 shall report to their authorising officer by delegation so that the latter can integrate their reports in his annual activity report referred to in Article 38. The reports of the Heads of Union Delegations shall include information on the efficiency and effectiveness of internal management and control systems put in place in their Delegation, as well as on the management of operations sub-delegated to them, and provide the assurance pursuant to Article 54(2a). These reports shall be annexed to the annual activity report of the authorising officer by delegation, and shall be made available to the European Parliament and the Council taking into account, where appropriate, their confidentiality.
The Heads of Union Delegations shall fully cooperate with institutions involved in the discharge procedure and provide, as appropriate, any additional necessary information. In this context, they may be requested to attend meetings of the relevant bodies and assist the responsible authorising officer by delegation.
4. Heads of Union Delegations acting as authorising officers by sub-delegation in accordance with the second paragraph of Article 17 shall reply to any request by the authorising officer by delegation at its own request or, in the context of discharge, at the request of the European Parliament.
5. The Commission shall ensure that sub-delegating powers are not detrimental to the discharge procedure, in accordance with Articles 142, 143 and 144.’;
(7)
in Article 39(1) the following subparagraph is added:
‘The accounting officer of the Commission shall remain responsible for the entire implementation of EDF resources, including accounting operations relating to EDF resources sub-delegated to Heads of Union Delegations.’;
(8)
Article 54 is amended as follows:
(a)
the following paragraph is inserted:
‘2a. In the event of sub-delegation to the Heads of Union Delegations, the authorising officer by delegation shall be responsible for the definition of the internal management and control systems put in place, their efficiency and effectiveness. The Heads of Union Delegations shall be responsible for the adequate setting up and functioning of those systems, in accordance with the instructions of the authorising officer by delegation, and for the management of the funds and the operations they carry out within the Union Delegation under their responsibility. Before taking up their duties, they must complete specific training courses on the tasks and responsibilities of authorising officers and the implementation of EDF resources, in accordance with Article 37(3).
Heads of Union Delegations shall report on their responsibilities pursuant to the first subparagraph of this paragraph in accordance with Article 38a(3).
Each year, Heads of Union Delegations provide to the authorising officer by delegation the assurance on the internal management and control systems put in place in their Delegation, as well as on the management of operations sub-delegated to them and the results thereof, in order to allow the authorising officer to establish his statement of assurance, as provided for in Article 38.’;
(b)
the following paragraph is added:
‘4. Where Heads of Union Delegations act as authorising officers by sub-delegation in accordance with the second paragraph of Article 17, the specialised financial irregularities panel set up by the Commission pursuant to paragraph 3 of this Article shall be competent for cases referred to in that paragraph 3.
If the panel detects systemic problems, it shall send a report with recommendations to the authorising officer, the High Representative and to the authorising officer by delegation, provided the latter is not the person involved, as well as to the internal auditor.
On the basis of the opinion of the panel, the Commission may request the High Representative to initiate, in the High Representative’s capacity as appointing authority, proceedings entailing liability to disciplinary action or to payment of compensation against authorising officers by sub-delegation if irregularities concern the competencies of the Commission sub-delegated to them. In such a case the High Representative will take appropriate action in accordance with the Staff Regulations in order to enforce decisions on disciplinary action and/or the payment of compensation, as recommended by the Commission.
The Member States shall fully support the Union in the enforcement of any liability under Article 22 of the Staff Regulations of temporary staff to whom Article 2, point (e), of the Conditions of Employment of other servants of the Communities applies.’;
(9)
in Article 89, the following paragraph is added:
‘For the purposes of the internal auditing of the EEAS, Heads of Union Delegations, acting as authorising officers by sub-delegation in accordance with the second paragraph of Article 17 shall be subject to the verifying powers of the internal auditor of the Commission for the financial management sub-delegated to them.’;
(10)
the following Article is inserted:
‘Article 144a
The EEAS shall be fully subject to the procedures provided for in Articles 142, 143 and 144. The EEAS shall fully cooperate with the institutions involved in the discharge procedure and provide, as appropriate, any additional necessary information, including through attendance at meetings of the relevant bodies.’.
Article 2
This Regulation shall enter into force on the third day following its publication in the Official Journal of the European Union.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Luxembourg, 11 April 2011.