NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) č. 1077/2011
ze dne 25. října 2011,
kterým se zřizuje Evropská agentura pro provozní řízení rozsáhlých informačních systémů v prostoru svobody, bezpečnosti a práva
EVROPSKÝ PARLAMENT A RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 74, čl. 77 odst. 2 písm. a) a b), čl. 78 odst. 2 písm. e), čl. 79 odst. 2 písm. c), čl. 82 odst. 1 písm. d), čl. 85 odst. 1, čl. 87 odst. 2 písm. a) a čl. 88 odst. 2 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
v souladu s řádným legislativním postupem (1),
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Schengenský informační systém druhé generace (SIS II) byl zřízen nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1987/2006 ze dne 20. prosince 2006 o zřízení, provozu a využívání Schengenského informačního systému druhé generace (SIS II) (2) a rozhodnutím Rady 2007/533/SVV ze dne 12. června 2007 o zřízení, provozování a využívání Schengenského informačního systému druhé generace (SIS II) (3). Nařízení (ES) č. 1987/2006 a rozhodnutí 2007/533/SVV stanoví, že během přechodného období odpovídá za provozní řízení centrálního SIS II Komise. Po uplynutí přechodného období má za řízení centrálního SIS II a některých aspektů komunikační infrastruktury odpovídat řídící orgán.
(2)
Vízový informační systém (VIS) byl zřízen rozhodnutím Rady 2004/512/ES ze dne 8. června 2004 o zřízení Vízového informačního systému (VIS) (4). Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 767/2008 ze dne 9. července 2008 o Vízovém informačním systému (VIS) a o výměně údajů o krátkodobých vízech mezi členskými státy (nařízení o VIS) (5) stanoví, že během přechodného období odpovídá za provozní řízení VIS Komise. Po uplynutí přechodného období má za provozní řízení centrálního VIS a národních rozhraní a za některé aspekty komunikační infrastruktury odpovídat řídící orgán.
(3)
Eurodac byl zřízen nařízením Rady (ES) č. 2725/2000 ze dne 11. prosince 2000 o zřízení systému „Eurodac“ pro porovnávání otisků prstů za účelem účinného uplatňování Dublinské úmluvy (6). Nařízení Rady (ES) č. 407/2002 (7) stanoví nezbytná prováděcí pravidla.
(4)
Je nezbytné zřídit řídící orgán s cílem zajistit provozní řízení SIS II, VIS, Eurodacu a některých aspektů komunikační infrastruktury po uplynutí přechodného období a případně dalších rozsáhlých systémů informačních technologií (dále jen „informační systémy“) v rámci prostoru svobody, bezpečnosti a práva, což předpokládá přijetí samostatných legislativních nástrojů.
(5)
V zájmu dosažení synergií je nezbytné umožnit provozní řízení těchto rozsáhlých informačních systémů v jediném subjektu, a tak využít úspor z rozsahu, dosáhnout kritické míry a zajistit co nejvyšší využití kapitálu a lidských zdrojů.
(6)
Evropský parlament a Rada ve společných prohlášeních připojených k legislativním nástrojům pro SIS II a VIS vyzvaly Komisi, aby po posouzení dopadů předložila nezbytné legislativní návrhy na svěření dlouhodobého provozního řízení centrálního SIS II a některých aspektů komunikační infrastruktury, jakož i VIS, zvláštní agentuře.
(7)
Řídící orgán by měl být právně, administrativně a finančně samostatný, a proto by měl být zřízen v podobě regulační agentury (dále jen „agentura“), která má právní subjektivitu. Jak bylo dohodnuto, mělo by být sídlo agentury v Tallinu v Estonsku. Protože však úkoly spojené s technickým vývojem SIS II a VIS a přípravou na jejich provozní řízení jsou prováděny ve Štrasburku ve Francii a zálohové místo pro tyto informační systémy je umístěno v Sankt Johann im Pongau v Rakousku, mělo by tomu tak být i nadále. Na těchto dvou místech by též měly být prováděny úkoly spojené s technickým vývojem a provozním řízením Eurodacu (Štrasburk) a zřízeno zálohové místo pro Eurodac (Sankt Johann im Pongau). Na těchto dvou místech by měly také probíhat technický vývoj a provozní řízení jiných rozsáhlých informačních systémů v prostoru svobody, bezpečnosti a práva, a pokud je tak stanoveno v příslušném legislativním nástroji, by se mělo nalézat zálohové místo schopné zajistit fungování rozsáhlého informačního systému v případě jeho selhání.
(8)
Úkoly řídícího orgánu stanovené v nařízeních (ES) č. 1987/2006 a (ES) č. 767/2008 by proto měla vykonávat agentura. Tyto úkoly zahrnují další technický vývoj.
(9)
V souladu s nařízením (ES) č. 2725/2000 a (ES) č. 407/2002 byla v Komisi zřízena ústřední jednotka odpovědná za provoz ústřední databáze Eurodacu a další související úkoly. V zájmu využití synergií by měla agentura převzít od Komise její úkoly související s provozním řízením Eurodacu, včetně některých úkolů souvisejících s komunikační infrastrukturou, a to ode dne, kdy zahájí činnost.
(10)
Ústřední funkcí agentury by mělo být plnění úkolů provozního řízení SIS II, VIS a Eurodacu, a bude-li tak rozhodnuto, i dalších rozsáhlých informačních systémů v prostoru svobody, bezpečnosti a práva. Agentura by rovněž měla odpovídat za technická opatření nenormativní povahy, která jsou nezbytná v zájmu úkolů, jež jsou agentuře svěřeny. Touto odpovědností by neměly být dotčeny normativní úkoly vyhrazené Komisi jednající samostatně nebo s pomocí výboru v příslušných legislativních nástrojích upravujících systémy, jejichž provozní řízení je svěřeno agentuře.
(11)
Kromě toho by agentura měla vykonávat úkoly související s odbornou přípravou zaměřenou na technickou stránku používání SIS II, VIS, Eurodacu a dalších rozsáhlých informačních systémů, které by jí mohly být v budoucnu svěřeny.
(12)
Dále by agentura mohla odpovídat rovněž za přípravu, vývoj a provozní řízení dodatečných rozsáhlých informačních systémů na základě článků 67 až 89 Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“). Tyto úkoly by agentuře měly být svěřeny pouze pozdějšími a zvláštními legislativními nástroji, jimž bude předcházet posouzení dopadů.
(13)
Agentura by měla v souladu s čl. 49 odst. 6 písm. a) nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (8), zodpovídat za sledování výzkumu a za provádění pilotních projektů pro rozsáhlé informační systémy na základě článků 67 až 89 Smlouvy o fungování EU a na výslovnou a konkrétní žádost Komise. Bude-li agentura pověřena prováděním pilotního projektu, měla by věnovat zvláštní pozornost strategii Evropské unie pro správu informací.
(14)
Pověřením agentury provozním řízením rozsáhlých informačních systémů v prostoru svobody, bezpečnosti a práva by neměla být dotčena zvláštní pravidla platná pro tyto systémy. Zejména se na každý rozsáhlý informační systém, jehož provozním řízením je agentura pověřena, plně vztahují zvláštní pravidla upravující účel, přístupová práva, bezpečnostní opatření a další požadavky na ochranu údajů.
(15)
V zájmu účinné kontroly fungování agentury by v její správní radě měly být zastoupeny členské státy a Komise. Správní radě by měly být svěřeny nezbytné funkce, zejména k přijetí ročního pracovního programu, plnění jejích funkcí spojených s rozpočtem agentury, přijímání finančních předpisů platných pro agenturu, jmenování výkonného ředitele a stanovení postupů, jimiž výkonný ředitel přijímá rozhodnutí týkající se provozních úkolů agentury.
(16)
Pokud jde o SIS II, měly by mít Evropský policejní úřad (Europol) a Evropská jednotka pro soudní spolupráci (Eurojust), jež mají na základě rozhodnutí 2007/533/SVV právo přístupu k údajům uloženým v SIS II a právo jejich přímého vyhledávání, status pozorovatelů na zasedáních správní rady v případech, kdy je na pořadu jednání otázka související s uplatňováním rozhodnutí 2007/533/SVV. Europol a Eurojust by měly mít možnost jmenovat každý svého zástupce do poradní skupiny pro SIS II, zřízené tímto nařízením.
(17)
Pokud jde o VIS, měl by mít Europol rovněž status pozorovatele na zasedáních správní rady v případech, kdy je na pořadu jednání otázka související s uplatňováním rozhodnutí Rady 2008/633/SVV ze dne 23. června 2008 o konzultačním přístupu určených orgánů členských států a Europolu do Vízového informačního systému (VIS) pro účely prevence, odhalování a vyšetřování teroristických trestných činů a jiných závažných trestných činů (9). Europol by měl mít možnost jmenovat svého zástupce do poradní skupiny pro VIS, zřízené tímto nařízením.
(18)
Členské státy by měly mít ve správní radě agentury hlasovací práva související s určitým rozsáhlým informačním systémem, pokud jsou podle práva Unie vázány kterýmkoli z legislativních nástrojů upravujících vývoj, zřízení, provoz a používání daného systému. Hlasovací práva v souvislosti s určitým rozsáhlým informačním systémem by mělo mít i Dánsko, pokud se v souladu s článkem 4 Protokolu (č. 22) o postavení Dánska, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii (dále jen „Smlouva o EU“) a ke Smlouvě o fungování EU (dále jen „Protokol o postavení Dánska“) rozhodne ve svém vnitrostátním právu provést legislativní nástroj upravující vývoj, zřízení, provoz a používání daného systému.
(19)
Členské státy by měly jmenovat zástupce do poradní skupiny pro určitý rozsáhlý informační systém, pokud jsou podle práva Unie vázány kterýmkoli z legislativních nástrojů upravujících vývoj, zřízení, provoz a používání daného systému. Dále by zástupce do poradní skupiny pro určitý rozsáhlý informační systém mělo jmenovat Dánsko, pokud se v souladu s článkem 4 Protokolu o postavení Dánska rozhodne ve svém vnitrostátním právu provést legislativní nástroj upravující vývoj, zřízení, provoz a používání daného systému.
(20)
Aby byla zaručena plná samostatnost a nezávislost agentury, měla by obdržet samostatný rozpočet s příjmy ze souhrnného rozpočtu Evropské unie. Financování agentury by mělo podléhat schválení rozpočtovým orgánem ve smyslu bodu 47 interinstitucionální dohody ze dne 17. května 2006 mezi Evropským parlamentem, Radou a Komisí o rozpočtové kázni a o řádném finančním řízení (10). Je třeba uplatňovat rozpočtový postup Unie a postup Unie pro udělení absolutoria. Audit účetnictví a legality a správnosti uskutečněných operací by měl provádět Účetní dvůr.
(21)
V rámci jejich příslušných pravomocí by agentura měla spolupracovat s ostatními agenturami Unie, zejména agenturami zřízenými v prostoru svobody, bezpečnosti a práva, a zvláště s Agenturou Evropské unie pro základní práva. Pokud jde o bezpečnost sítí, měla by případně konzultovat také Evropskou agenturu pro bezpečnost sítí a informací a zohledňovat její doporučení.
(22)
Při zajišťování vývoje a provozního řízení rozsáhlých informačních systémů by se agentura měla řídit evropskými a mezinárodními normami s přihlédnutím k nejvyšším odborným požadavkům, zejména ke strategii Evropské unie pro správu informací.
(23)
Na zpracování osobních údajů agenturou by se mělo vztahovat nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (11). Evropský inspektor ochrany údajů by měl mít možnost získat od agentury přístup k veškerým informacím nezbytným pro svá šetření. V souladu s článkem 28 nařízení (ES) č. 45/2001 Komise konzultovala evropského inspektora pro ochranu údajů, jenž vydal stanovisko dne 7. prosince 2009.
(24)
V zájmu zajištění transparentního fungování agentury by se na agenturu mělo vztahovat nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (12). V souladu s článkem 228 Smlouvy o fungování EU by činnosti agentury měly podléhat přezkumu evropského veřejného ochránce práv.
(25)
Na agenturu by se mělo vztahovat nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 ze dne 25. května 1999 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) (13); agentura by měla přistoupit k interinstitucionální dohodě ze dne 25. května 1999 mezi Evropským parlamentem, Radou Evropské unie a Komisí Evropských společenství o vnitřním vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) (14).
(26)
Hostitelské členské státy agentury by měly zajistit co nejvhodnější podmínky k zajištění jejího řádného fungování, například prostřednictvím mnohojazyčného a evropsky orientovaného vzdělávání a vhodných dopravních spojení.
(27)
S cílem zajistit otevřené a transparentní podmínky zaměstnávání a rovné zacházení se zaměstnanci by se na zaměstnance a výkonného ředitele agentury měl vztahovat služební řád úředníků Evropské unie (dále jen „služební řád úředníků“) a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropské unie (dále jen „pracovní řád“), stanovené v nařízení (EHS, Eutratom, ESUO) č. 259/68 (15) (společně dále jen „služební řád“), včetně pravidel týkajících se služebního tajemství a jiných srovnatelných povinností zachovat důvěrnost.
(28)
Agentura je subjekt zřízený Unií ve smyslu čl. 185 odst. 1 nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002, a proto by měla přijmout své finanční předpisy v souladu s uvedeným nařízením.
(29)
Na agenturu by se mělo vztahovat nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 ze dne 19. listopadu 2002 o rámcovém finančním nařízení pro subjekty uvedené v článku 185 nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002 (16).
(30)
Jelikož cílů tohoto nařízení, totiž zřízení agentury na úrovni Unie odpovědné za provozní řízení a případně vývoj rozsáhlých informačních systémů v prostoru svobody, bezpečnosti a práva, nemůže být uspokojivě dosaženo na úrovni členských států, a proto jich může být z důvodu rozsahu a účinků opatření lépe dosaženo na úrovni Unie, může Unie přijmout opatření v souladu se zásadou subsidiarity stanovenou v článku 5 Smlouvy o EU. V souladu se zásadou proporcionality stanovenou v uvedeném článku nepřekračuje toto nařízení rámec toho, co je nezbytné pro dosažení těchto cílů.
(31)
Toto nařízení dodržuje základní práva a ctí zásady uznávané Listinou základních práv Evropské unie v souladu s čl. 6 odst. 1 Smlouvy o EU.
(32)
V souladu s články 1 a 2 Protokolu o postavení Dánska se Dánsko neúčastní přijímání tohoto nařízení a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné. Vzhledem k tomu, že toto nařízení navazuje na schengenské acquis, pokud jde o SIS II a VIS, rozhodne se Dánsko v souladu s článkem 4 uvedeného protokolu do šesti měsíců ode dne přijetí tohoto nařízení, zda je provede ve svém vnitrostátním právu. V souladu s článkem 3 Dohody mezi Evropským společenstvím a Dánským královstvím o kritériích a mechanismech pro určení státu příslušného pro posuzování žádosti o azyl podané v Dánsku nebo jiném členském státě Evropské unie a o systému „Eurodac“ pro porovnávání otisků prstů za účelem účinného uplatňování Dublinské úmluvy (17) má Dánsko Komisi oznámit, zda provede obsah tohoto nařízení, pokud jde o Eurodac.
(33)
Pokud jde o jeho ustanovení související se SIS II ve smyslu úpravy obsažené v rozhodnutí 2007/533/SVV, účastní se Spojené království tohoto nařízení v souladu s čl. 5 odst. 1 Protokolu (č. 19) o schengenském acquis začleněném do rámce Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o EU a ke Smlouvě o fungování EU (dále jen „Protokol o schengenském acquis“), a v souladu s čl. 8 odst. 2 rozhodnutí Rady 2000/365/ES ze dne 29. května 2000 o žádosti Spojeného království Velké Británie a Severního Irska, aby se na ně vztahovala některá ustanovení schengenského acquis (18).
Pokud jde o jeho ustanovení související se SIS II ve smyslu úpravy obsažené v nařízení (ES) č. 1987/2006 a s VIS, jež rozvíjejí ta ustanovení schengenského acquis, kterých se Spojené království neúčastní v souladu s rozhodnutím 2000/365/ES, požádalo Spojené království v souladu s článkem 4 Protokolu o schengenském acquis dopisem ze dne 5. října 2010 určeným předsedovi Rady o povolení účastnit se přijímání tohoto nařízení. Na základě článku 1 rozhodnutí Rady 2010/779/EU ze dne 14. prosince 2010 o žádosti Spojeného království Velké Británie a Severního Irska, aby se na ně vztahovala některá ustanovení schengenského acquis týkající se zřízení Evropské agentury pro provozní řízení rozsáhlých informačních systémů v rámci prostoru svobody, bezpečnosti a práva (19) bylo Spojenému království povoleno, aby se tohoto nařízení účastnilo. Pokud jde dále o jeho ustanovení související s Eurodacem, oznámilo Spojené království v souladu s článkem 3 Protokolu (č. 21) o postavení Spojeného království a Irska s ohledem na prostor svobody, bezpečnosti a práva, připojeného ke Smlouvě o EU a ke Smlouvě o fungování EU (dále jen „Protokol o postavení Spojeného království a Irska“) dopisem ze dne 23. září 2009 určeným předsedovi Rady, že se chce účastnit přijímání a používání tohoto nařízení. Spojené království se tedy účastní přijímání tohoto nařízení a toto nařízení je pro ně závazné a použitelné.
(34)
Pokud jde o jeho ustanovení související se SIS II ve smyslu úpravy obsažené v nařízení (ES) č. 1987/2006 a s VIS, rozvíjí toto nařízení ta ustanovení schengenského acquis, jichž se neúčastní Irsko v souladu s rozhodnutím Rady 2002/192/ES ze dne 28. února 2002 o žádosti Irska, aby se na ně vztahovala některá ustanovení schengenského acquis (20).
Irsko nepožádalo o účast na přijímání tohoto nařízení v souladu s článkem 4 Protokolu o schengenském acquis. Irsko se proto neúčastní přijímání tohoto nařízení a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné, pokud jde o jeho opatření rozvíjející ta ustanovení schengenského acquis související se SIS II ve smyslu úpravy obsažené v nařízení (ES) č. 1987/2006 a s VIS.
Pokud jde o jeho ustanovení související s Eurodacem, neúčastní se Irsko v souladu s články 1 a 2 Protokolu o postavení Spojeného království a Irska přijímání tohoto nařízení a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné. Jelikož za těchto okolností není možné zajistit použitelnost tohoto nařízení jako celku ve vztahu k Irsku, jak vyžaduje článek 288 Smlouvy o fungování EU, neúčastní se Irsko přijímání tohoto nařízení a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné, aniž jsou dotčena jeho práva plynoucí z výše uvedených protokolů.
(35)
Pokud jde o Island a Norsko, rozvíjí toto nařízení ta ustanovení schengenského acquis, pokud jde o SIS II a VIS, ve smyslu Dohody uzavřené Radou Evropské unie a Islandskou republikou a Norským královstvím o přidružení těchto dvou států k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis (21), která spadají do oblasti uvedené v čl. 1 bodech A, B a G rozhodnutí Rady 1999/437/ES ze dne 17. května 1999 o některých opatřeních pro uplatňování uvedené dohody (22). Pokud jde o Eurodac, představuje toto nařízení nové opatření související s Eurodacem ve smyslu Dohody mezi Evropským společenstvím a Islandskou republikou a Norským královstvím o kritériích a mechanismech určení státu příslušného pro posuzování žádosti o azyl podané v některém z členských států nebo na Islandu nebo v Norsku (23). Proto by delegace Islandské republiky a Norského království měly být zastoupeny ve správní radě agentury, rozhodnou-li se provést toto nařízení ve svém vnitrostátním právu. K určení dalších podrobných pravidel umožňujících účast Islandské republiky a Norského království na činnostech agentury, například ohledně hlasovacích práv, je nutno uzavřít mezi Unií a těmito státy další ujednání.
(36)
Pokud jde o Švýcarsko, rozvíjí toto nařízení ta ustanovení schengenského acquis, pokud jde o SIS II a VIS, ve smyslu Dohody uzavřené Evropskou unií, Evropským společenstvím a Švýcarskou konfederací o přidružení Švýcarské konfederace k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis (24), která spadají do oblasti uvedené v čl. 1 bodech A, B a G rozhodnutí 1999/437/ES ve spojení s článkem 3 rozhodnutí Rady 2008/146/ES (25). Pokud jde o Eurodac, představuje toto nařízení nové opatření související s Eurodacem ve smyslu Dohody mezi Evropským společenstvím a Švýcarskou konfederací o kritériích a mechanismech určení státu příslušného pro posuzování žádosti o azyl podané v některém z členských států nebo ve Švýcarsku (26). Proto by delegace Švýcarské konfederace měla být zastoupena ve správní radě agentury, rozhodne-li se provést toto nařízení ve svém vnitrostátním právu. K určení dalších podrobných pravidel umožňujících účast Švýcarské konfederace na činnostech agentury, například ohledně hlasovacích práv, je nutno uzavřít mezi Unií a Švýcarskou konfederací další ujednání.
(37)
Pokud jde o Lichtenštejnsko, rozvíjí toto nařízení ta ustanovení schengenského acquis, pokud jde o SIS II a VIS, ve smyslu Protokolu mezi Evropskou unií, Evropským společenstvím, Švýcarskou konfederací a Lichtenštejnským knížectvím o přistoupení Lichtenštejnského knížectví k Dohodě mezi Evropskou unií, Evropským společenstvím a Švýcarskou konfederací o přidružení Švýcarské konfederace k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis (27), která spadají do oblasti uvedené v čl. 1 bodech A, B a G rozhodnutí 1999/437/ES ve spojení s článkem 3 rozhodnutí Rady 2011/350/EU (28). Pokud jde o Eurodac, představuje toto nařízení nové opatření související s Eurodacem ve smyslu Protokolu mezi Evropským společenstvím, Švýcarskou konfederací a Lichtenštejnským knížectvím o přistoupení Lichtenštejnského knížectví k Dohodě mezi Evropským společenstvím a Švýcarskou konfederací o kritériích a mechanismech určení státu příslušného pro posuzování žádosti o azyl podané v některém z členských států nebo ve Švýcarsku (29). Proto by delegace Lichtenštejnského knížectví měla být zastoupena ve správní radě agentury. K určení dalších podrobných pravidel umožňujících účast Lichtenštejnského knížectví na činnostech agentury, například ohledně hlasovacích práv, je nutno uzavřít mezi Unií a Lichtenštejnským knížectvím další ujednání,
PŘIJALY TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
PŘEDMĚT
Článek 1
Zřízení agentury
1. Zřizuje se Evropská agentura pro provozní řízení rozsáhlých informačních systémů v prostoru svobody, bezpečnosti a práva (dále jen „agentura“).
2. Agentura odpovídá za provozní řízení Schengenského informačního systému druhé generace (SIS II), Vízového informačního systému (VIS) a Eurodacu.
3. Agenturu lze rovněž pověřit přípravou, vývojem a provozním řízením rozsáhlých informačních systémů v prostoru svobody, bezpečnosti a práva jiných než uvedených v odstavci 2, pokud tak stanoví příslušné legislativní nástroje založené na článcích 67 až 89 Smlouvy o fungování EU, případně s přihlédnutím k vývoji ve výzkumu ve smyslu článku 8 tohoto nařízení a k výsledkům pilotních projektů ve smyslu článku 9 tohoto nařízení.
4. Provozní řízení zahrnuje veškeré úkoly nezbytné pro zachování funkčnosti rozsáhlých informačních systémů v souladu se zvláštními předpisy, jež se na každý z nich vztahují, a to včetně zodpovědnosti za komunikační infrastrukturu, kterou užívají. Tyto rozsáhlé informační systémy si nevyměňují údaje ani neumožňují sdílení informací a poznatků, ledaže tak stanoví zvláštní právní základ.
Článek 2
Cíle
Aniž je dotčena odpovědnost Komise a členských států na základě legislativních nástrojů, jimiž se řídí rozsáhlé informační systémy, agentura zajišťuje:
a)
účinný, bezpečný a nepřetržitý provoz rozsáhlých informačních systémů;
b)
účinné a finančně odpovědné řízení rozsáhlých informačních systémů;
c)
patřičnou úroveň služeb uživatelům rozsáhlých informačních systémů;
d)
plynulý a nepřetržitý provoz;
e)
vysokou úroveň ochrany údajů v souladu s platnými pravidly, včetně zvláštních předpisů pro každý z rozsáhlých informačních systémů;
f)
vhodnou úroveň zabezpečení údajů a fyzické bezpečnosti v souladu s platnými pravidly, včetně zvláštních předpisů pro každý z rozsáhlých informačních systémů; a
g)
používání struktury projektového řízení vhodné k účinnému vývoji rozsáhlých informačních systémů.
KAPITOLA II
ÚKOLY
Článek 3
Úkoly související se SIS II
V souvislosti se SIS II plní agentura:
a)
úkoly svěřené řídícímu orgánu nařízením (ES) č. 1987/2006 a rozhodnutím 2007/533/SVV a
b)
úkoly související s odbornou přípravou zaměřenou na používání SIS II, zejména pro zaměstnance SIRENE (SIRENE - Supplementary Information Request at National Entries), a s odbornou přípravou pro odborníky zaměřenou na technické aspekty SIS II v rámci schengenského hodnocení.
Článek 4
Úkoly související s VIS
V souvislosti s VIS plní agentura:
a)
úkoly svěřené řídícímu orgánu nařízením (ES) č. 767/2008 a rozhodnutím 2008/633/SVV a
b)
úkoly související s odbornou přípravou zaměřenou na technické aspekty používání VIS.
Článek 5
Úkoly související s Eurodacem
V souvislosti s Eurodacem plní agentura:
a)
úkoly svěřené Komisi jakožto orgánu odpovědnému za provozní řízení Eurodacu v souladu s nařízeními (ES) č. 2725/2000 a (ES) č. 407/2002;
b)
úkoly související s komunikační infrastrukturou, totiž dozor, bezpečnost a koordinace vztahů mezi členskými státy a poskytovatelem; a
c)
úkoly související s odbornou přípravou zaměřenou na technické aspekty používání Eurodacu.
Článek 6
Úkoly související s vývojem a provozním řízením jiných rozsáhlých informačních systémů
Je-li agentuře svěřena příprava, vývoj a provozní řízení jiných rozsáhlých informačních systémů podle čl. 1 odst. 3, plní agentura podle potřeby úkoly související s odbornou přípravou zaměřenou na technické aspekty používání těchto systémů.
Článek 7
Úkoly související s komunikační infrastrukturou
1. Agentura vykonává úkoly související s komunikační infrastrukturou, které byly svěřeny řídícímu orgánu legislativními nástroji, které upravují vývoj, zřízení, provoz a používání rozsáhlých informačních systémů uvedených v čl. 1 odst. 2.
2. Podle legislativních nástrojů uvedených v odstavci 1 jsou úkoly související s komunikační infrastrukturou, včetně provozního řízení a bezpečnosti, rozděleny mezi agenturu a Komisi. V zájmu zajištění soudržnosti při výkonu svých příslušných úkolů uzavřou agentura a Komise provozní pracovní ujednání zachycené v memorandu o porozumění.
3. Komunikační infrastruktura musí být v zájmu ochrany před hrozbami a zajištění její bezpečnosti a bezpečnosti rozsáhlých informačních systémů, včetně údajů vyměňovaných jejím prostřednictvím, řádně řízena a kontrolována.
4. Je třeba přijmout vhodná opatření, včetně bezpečnostních plánů, zejména aby bylo možné zabránit neoprávněnému čtení, kopírování, úpravám nebo vymazávání osobních údajů během jejich přenosu nebo přepravy nosičů údajů, zejména prostřednictvím vhodných technik šifrování. Žádná operativní informace týkající se systému nesmí být rozeslána prostřednictvím komunikační infrastruktury nešifrovaně.
5. Úkoly související s provozním řízením komunikační infrastruktury lze svěřit vnějším soukromoprávním subjektům podle nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002. V takovém případě je poskytovatel sítě povinen dodržovat bezpečnostní opatření podle odstavce 4 a nesmí mít žádný přístup k operativním údajům SIS II, VIS nebo Eurodacu ani k výměně údajů související se SIS II prostřednictvím SIRENE.
6. Aniž jsou dotčeny stávající smlouvy týkající se sítí SIS II, VIS a Eurodacu, zůstává správa šifrovacích klíčů v pravomoci agentury a nelze ji zadat žádnému vnějšímu soukromoprávnímu subjektu.
Článek 8
Sledování výzkumu
1. Agentura sleduje vývoj ve výzkumu, který je důležitý pro provozní řízení SIS II, VIS, Eurodacu a jiných rozsáhlých informačních systémů.
2. Agentura o vývoji uvedeném v odstavci 1 pravidelně informuje Evropský parlament, Radu, Komisi a v případech, kdy se jedná o otázky ochrany údajů, také evropského inspektora ochrany údajů.
Článek 9
Pilotní projekty
1. Pouze na výslovnou a konkrétní žádost Komise, jež nejméně tři měsíce předem uvědomila Evropský parlament a Radu, a po rozhodnutí správní rady může agentura v souladu s čl. 12 odst. 1 písm. l) tohoto nařízení provádět pilotní projekty uvedené v čl. 49 odst. 6 písm. a) nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002 v zájmu vývoje či provozního řízení rozsáhlých informačních systémů na základě článků 67 až 89 Smlouvy o fungování EU.
Agentura pravidelně informuje Evropský parlament, Radu a v případech, kdy se jedná o otázky ochrany údajů, také evropského inspektora ochrany údajů o vývoji pilotních projektů uvedených v prvním pododstavci.
2. Finanční prostředky na pilotní projekty na žádost Komise se zaznamenávají do rozpočtu pro nejvýše dva po sobě následující rozpočtové roky.
KAPITOLA III
STRUKTURA A ORGANIZACE
Článek 10
Právní postavení
1. Agentura je subjektem Unie a má právní subjektivitu.
2. Agentura má v každém členském státě nejširší způsobilost k právním úkonům, kterou jeho vnitrostátní právo přiznává právnickým osobám. Zejména může nabývat a zcizovat movitý a nemovitý majetek a vystupovat před soudem. Může rovněž uzavírat dohody o svém sídle a místech působení zřízených v souladu s odstavcem 4 se členským státem, na jehož území se sídlo a technická nebo zálohová místa nacházejí (dále jen „hostitelský členský stát“).
3. Agenturu zastupuje její výkonný ředitel.
4. Sídlo agentury je v Tallinu v Estonsku.
Úkoly související s vývojem a provozním řízením podle čl. 1 odst. 3 a článků 3, 4, 5 a 7 se provádějí ve Štrasburku ve Francii.
Zálohové místo schopné zajistit provoz rozsáhlého informačního systému v případě jeho selhání bude instalováno v Sankt Johann im Pongau v Rakousku, stanoví-li existenci zálohového místa legislativní nástroj upravující jeho vývoj, zřízení, provoz a používání.
Článek 11
Struktura
1. Řídící a správní struktura Agentury se skládá ze:
a)
správní rady;
b)
výkonného ředitele;
c)
poradních skupin.
2. Struktura agentury rovněž zahrnuje:
a)
inspektora ochrany údajů;
b)
úředníka pro bezpečnost;
c)
účetního.
Článek 12
Funkce správní rady
1. Aby bylo zajištěno, že agentura plní své úkoly, správní rada:
a)
jmenuje, a je-li to vhodné, odvolává výkonného ředitele v souladu s článkem 18;
b)
vykonává disciplinární pravomoc nad výkonným ředitelem a dohlíží na jeho činnost včetně provádění rozhodnutí správní rady;
c)
po konzultaci s Komisí stanoví organizační strukturu agentury;
d)
po konzultaci s Komisí stanoví jednací řád agentury;
e)
na návrh výkonného ředitele schvaluje dohodu o sídle agentury a dohody o technických a zálohových místech zřízených v souladu s čl. 10 odst. 4, které podepisuje výkonný ředitel s hostitelskými členskými státy;
f)
po dohodě s Komisí přijímá potřebná prováděcí opatření uvedená v článku 110 služebního řádu úředníků;
g)
přijímá nezbytná prováděcí opatření o vysílání národních odborníků do agentury;
h)
po konzultaci s poradními skupinami uvedenými v článku 19 a po obdržení stanoviska Komise přijímá víceletý pracovní program založený na úkolech uvedených v kapitole II, přičemž základem pro tento program je návrh předložený výkonným ředitelem uvedeným v článku 17. Aniž je dotčen roční rozpočtový postup, zahrnuje víceletý pracovní program víceletý rozpočtový výhled a hodnocení ex ante, jež umožní stanovit strukturu cílů a jednotlivé fáze víceletého plánování;
i)
přijímá víceletý plán zaměstnanecké politiky a návrh ročního pracovního programu agentury a předkládá je do 31. března každého roku Komisi a rozpočtovému orgánu;
j)
po obdržení stanoviska Komise přijímá do 30. září každého roku dvoutřetinovou většinou svých členů s hlasovacím právem a v souladu s ročním rozpočtovým postupem a legislativním programem Unie v oblastech působnosti článků 67 až 89 Smlouvy o fungování EU roční pracovní program agentury na nadcházející rok; a zajišťuje předložení přijatého pracovního programu Evropskému parlamentu, Radě a Komisi a jeho zveřejnění;
k)
do 31. března každého roku přijímá výroční zprávu o činnosti agentury za předchozí rok, v níž zejména srovná dosažené výsledky s cíli ročního pracovního programu, a předkládá ji do 15. června téhož roku Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru; výroční zpráva o činnosti se zveřejní;
l)
plní funkce spojené s rozpočtem agentury podle článku 32, čl. 33 odst. 6 a článku 34, včetně zavádění pilotních projektů uvedených v článku 9;
m)
přijímá finanční předpisy použitelné pro agenturu v souladu s článkem 34;
n)
jmenuje účetního, který je při plnění svých povinností funkčně nezávislý;
o)
zajišťuje náležité následné kroky na základě zjištění a doporučení vyplývajících z různých zpráv o interním či externím auditu a hodnocení;
p)
přijímá potřebná bezpečnostní opatření, včetně bezpečnostního plánu a plánu pro pokračování v činnosti a odstraňování následků katastrof, s přihlédnutím k případným doporučením odborníků na bezpečnost účastnících se poradních skupin;
q)
jmenuje úředníka pro bezpečnost;
r)
jmenuje inspektora ochrany údajů v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001;
s)
do 22. května 2012 přijme praktická opatření k provedení nařízení (ES) č. 1049/2001;
t)
přijímá zprávy o technickém fungování SIS II podle čl. 50 odst. 4 nařízení (ES) č. 1987/2006 a čl. 66 odst. 4 rozhodnutí 2007/533/SVV a o technickém fungování VIS podle čl. 50 odst. 3 nařízení (ES) č. 767/2008 a čl. 17 odst. 3 rozhodnutí 2008/633/SVV;
u)
přijímá výroční zprávu o činnosti ústřední jednotky Eurodacu podle čl. 24 odst. 1 nařízení (ES) č. 2725/2000;
v)
vyjadřuje se ke zprávám evropského inspektora ochrany údajů o auditu podle článku 45 nařízení (ES) č. 1987/2006 a čl. 42 odst. 2 nařízení (ES) č. 767/2008 a zajišťuje patřičná opatření v návaznosti na audit;
w)
zveřejňuje statistiky související se SIS II podle čl. 50 odst. 3 nařízení (ES) č. 1987/2006 a čl. 66 odst. 3 rozhodnutí 2007/533/SVV;
x)
vypracovává statistiky o činnosti ústřední jednotky Eurodacu podle čl. 3 odst. 3 nařízení (ES) č. 2725/2000;
y)
zajišťuje každoroční zveřejnění seznamu příslušných orgánů, které jsou oprávněny přímo vyhledávat v údajích obsažených v SIS II, podle čl. 31 odst. 8 nařízení (ES) č. 1987/2006 a čl. 46 odst. 8 rozhodnutí 2007/533/SVV spolu se seznamem úřadů vnitrostátních systémů SIS II (N.SIS II) a centrál SIRENE podle čl. 7 odst. 3 nařízení (ES) č. 1987/2006 a čl. 7 odst. 3 rozhodnutí 2007/533/SVV;
z)
zajišťuje každoroční zveřejnění seznamu určených orgánů podle čl. 15 odst. 2 nařízení (ES) č. 2725/2000;
aa)
vykonává veškeré další úkoly, které jí byly svěřeny v souladu s tímto nařízením.
2. Správní rada může radit výkonnému řediteli v jakékoli věci jednoznačně související s vývojem nebo provozním řízením rozsáhlých informačních systémů.
Článek 13
Složení správní rady
1. Správní rada se skládá z jednoho zástupce každého členského státu a dvou zástupců Komise.
2. Každý členský stát a Komise jmenují členy správní rady a jejich náhradníky do 22. ledna 2012. Po uplynutí této lhůty Komise správní radu svolá. Náhradníci zastupují členy v případě jejich nepřítomnosti.
3. Členové správní rady jsou jmenováni na základě vysoké úrovně svých relevantních zkušeností a odborných znalostí v oblasti rozsáhlých informačních systémů v prostoru svobody, bezpečnosti a práva, jakož i znalostí v oblasti ochrany údajů.
4. Funkční období členů činí čtyři roky. Mohou být jmenováni jednou opětovně. Po uplynutí svého funkčního období nebo v případě odstoupení zastávají členové svou funkci až do okamžiku, kdy je jejich jmenování obnoveno nebo kdy jsou nahrazeni.
5. Na činnostech agentury se podílejí země přidružené k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis a opatření souvisejících s Eurodacem. Každá z nich má ve správní radě jednoho zástupce a jednoho náhradníka.
Článek 14
Předsednictví správní rady
1. Správní rada volí ze svých členů předsedu a místopředsedu.
2. Funkční období předsedy a místopředsedy činí dva roky. Mohou být jmenováni jednou opětovně. Skončí-li však jejich členství ve správní radě v průběhu jejich funkčního období, zaniká týmž dnem bez dalšího též jejich funkce předsedy či místopředsedy.
3. Předseda a místopředseda jsou voleni pouze z těch členů správní rady, které jmenují členské státy, jež jsou podle práva Unie v plné míře vázány legislativními nástroji upravujícími vývoj, zřízení, provoz a používání všech rozsáhlých informačních systémů, jež agentura řídí.
Článek 15
Zasedání správní rady
1. Zasedání správní rady se svolávají na žádost:
a)
jejího předsedy;
b)
alespoň jedné třetiny jejích členů;
c)
Komise;
d)
výkonného ředitele.
Správní rada koná řádná zasedání nejméně jednou za šest měsíců.
2. Zasedání správní rady se účastní výkonný ředitel.
3. Členům správní rady mohou být nápomocni odborníci, kteří jsou členy poradních skupin.
4. Europol a Eurojust se mohou účastnit zasedání správní rady jako pozorovatelé, jsou-li na pořadu jednání otázky týkající se SIS II v souvislosti s uplatňováním rozhodnutí 2007/533/SVV. Europol se také může účastnit zasedání správní rady jako pozorovatel, jsou-li na pořadu jednání otázky týkající se VIS v souvislosti s uplatňováním rozhodnutí 2008/633/SVV.
5. Správní rada může přizvat kohokoli, jehož stanovisko může být důležité, aby se zúčastnil jejích schůzí jako pozorovatel.
6. Sekretariát správní rady zajišťuje agentura.
Článek 16
Hlasování
1. Aniž je dotčen odstavec 5 tohoto článku, čl. 12 odst. 1 písm. j) a čl. 18 odst. 1 a 7, přijímá správní rada svá rozhodnutí většinou hlasů všech svých členů s hlasovacím právem.
2. Aniž je dotčen odstavec 3, má každý člen ve správní radě jeden hlas.
3. Každý člen jmenovaný členským státem, který je podle práva Unie vázán kterýmkoli legislativním nástrojem upravujícím vývoj, zřízení, provoz a používání určitého rozsáhlého informačního systému řízeného agenturou, může hlasovat o otázce, která se tohoto rozsáhlého informačního systému týká.
Dále může o otázkách souvisejících s určitým rozsáhlým informačním systémem hlasovat Dánsko, pokud se v souladu s článkem 4 Protokolu o postavení Dánska rozhodne ve svém vnitrostátním právu provést legislativní nástroj upravující vývoj, zřízení, provoz a používání takového rozsáhlého informačního systému.
4. Pokud jde o země přidružené k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis a opatření souvisejících s Eurodacem, použije se článek 37.
5. V případě neshody mezi členy ohledně toho, zda výsledek hlasování má dopad na konkrétní rozsáhlý informační systém, se rozhodnutí o neexistenci dopadu přijímá dvoutřetinovou většinou.
6. Výkonný ředitel nehlasuje.
7. Jednací řád agentury stanoví podrobnější pravidla pro hlasování, zejména podmínky, za nichž může člen jednat v zastoupení jiného člena, a jakékoli případné požadavky na usnášeníschopnost.
Článek 17
Funkce a pravomoci výkonného ředitele
1. Agenturu řídí a zastupuje její výkonný ředitel.
2. Výkonný ředitel je při výkonu svých povinností nezávislý. Aniž jsou dotčeny příslušné pravomoci Komise a správní rady, výkonný ředitel nevyhledává ani nepřijímá pokyny od žádné vlády ani od žádného jiného subjektu.
3. Aniž je dotčen článek 12, nese výkonný ředitel plnou odpovědnost za plnění úkolů svěřených agentuře a podléhá postupu pro udělení absolutoria za plnění rozpočtu Evropským parlamentem.
4. Evropský parlament a Rada mohou výkonného ředitele vyzvat, aby podal zprávu o plnění svých úkolů.
5. Výkonný ředitel:
a)
zajišťuje běžnou správu agentury;
b)
zajišťuje fungování agentury v souladu s tímto nařízením;
c)
připravuje a provádí postupy, rozhodnutí, strategie, programy a činnosti schválené správní radou v mezích stanovených tímto nařízením, prováděcími pravidly k němu a použitelným právem;
d)
vytváří a zavádí účinný systém umožňující pravidelné sledování a hodnocení:
i)
rozsáhlých informačních systémů, včetně statistik, a
ii)
agentury, a to i z hlediska účinného a účelného dosahování jejích cílů;
e)
účastní se schůzí správní rady bez práva hlasovat;
f)
ve vztahu k zaměstnancům agentury vykonává pravomoci stanovené v čl. 20 odst. 3 a řídí personální záležitosti;
g)
aniž je dotčen článek 17 služebního řádu úředníků, stanoví požadavky na důvěrnost údajů k zajištění souladu s článkem 17 nařízení (ES) č. 1987/2006, článkem 17 rozhodnutí 2007/533/SVV a čl. 26 odst. 9 nařízení (ES) č. 767/2008 a k uplatňování vhodných pravidel služebního tajemství nebo jiných srovnatelných povinností zachovat důvěrnost pro všechny zaměstnance agentury, kteří musí pracovat s údaji Eurodacu;
h)
jedná a po schválení správní rady podepisuje dohodu o sídle agentury a dohody o technických a zálohových místech s vládami hostitelských členských států.
6. Výkonný ředitel předkládá správní radě ke schválení zejména návrhy:
a)
ročního pracovního programu agentury a její výroční zprávy o činnosti, po konzultaci poradních skupin;
b)
finančních předpisů použitelných pro agenturu;
c)
víceletého pracovního programu;
d)
rozpočtu na nadcházející rok, sestaveného podle činností,
e)
víceletého plánu zaměstnanecké politiky;
f)
rámců pro hodnocení uvedené v článku 31;
g)
praktických opatření k provedení nařízení (ES) č. 1049/2001;
h)
nezbytných bezpečnostních opatření, včetně bezpečnostního plánu a plánu pro pokračování v činnosti a odstraňování následků katastrof;
i)
zpráv o technickém fungování jednotlivých rozsáhlých informačních systémů uvedených v čl. 12 odst. 1 písm. t) a výroční zprávy o činnosti ústřední jednotky Eurodacu uvedené v čl. 12 odst. 1 písm. u), na základě výsledků monitorování a hodnocení,
j)
ročního zveřejňovaného seznamu příslušných orgánů, které jsou oprávněny přímo vyhledávat v údajích obsažených v SIS II, včetně seznamu úřadů N.SIS II a centrál SIRENE, podle čl. 12 odst. 1 písm. y) a seznamu orgánů uvedených v čl. 12 odst. 1 písm. z) tohoto nařízení.
7. Výkonný ředitel vykonává veškeré další úkoly v souladu s tímto nařízením.
Článek 18
Jmenování výkonného ředitele
1. Výkonného ředitele agentury jmenuje správní rada na funkční období pěti let ze seznamu způsobilých kandidátů vybraných na základě otevřeného výběrového řízení pořádaného Komisí. V tomto výběrovém řízení bude stanoveno, že se v Úředním věstníku Evropské unie i jinde zveřejní výzva k vyjádření zájmu. Správní rada může požadovat nové řízení, dojde-li k závěru, že žádný z kandidátů na seznamu není vhodný. Správní rada jmenuje výkonného ředitele na základě osobních zásluh, zkušeností v oblasti rozsáhlých informačních systémů a správních, finančních a manažerských dovedností, jakož i znalostí v oblasti ochrany údajů. Správní rada přijímá rozhodnutí o jmenování výkonného ředitele dvoutřetinovou většinou hlasů všech svých členů s hlasovacím právem.
2. Před jmenováním je kandidát vybraný správní radou pozván, aby vystoupil před příslušným výborem nebo příslušnými výbory Evropského parlamentu a odpověděl na otázky jejich členů. Po tomto vystoupení Evropský parlament přijme stanovisko, v němž vyjádří svůj názor na vybraného kandidáta. Správní rada uvědomí Evropský parlament o způsobu, jakým k jeho stanovisku přihlédla. Se stanoviskem je až do jmenování kandidáta nakládáno jako s důvěrným dokumentem obsahujícím osobní údaje.
3. V průběhu devíti měsíců před skončením pětiletého funkčního období provede správní rada za úzké konzultace s Komisí hodnocení, ve kterém zhodnotí zejména výsledky dosažené v prvním funkčním období výkonného ředitele a způsob, jakým byly dosaženy.
4. Správní rada může s přihlédnutím k hodnotící zprávě a pouze v případech odůvodněných cíli a úkoly agentury jednou prodloužit funkční období výkonného ředitele o nejvýše tři roky.
5. Správní rada uvědomí o svém záměru prodloužit funkční období výkonného ředitele Evropský parlament. V měsíci před takovým prodloužením je výkonný ředitel pozván, aby vystoupil před příslušným výborem či příslušnými výbory Evropského parlamentu a zodpověděl dotazy jejich členů.
6. Výkonný ředitel odpovídá správní radě.
7. Správní rada může výkonného ředitele odvolat. Přijímá toto rozhodnutí dvoutřetinovou většinou hlasů všech svých členů s hlasovacím právem.
Článek 19
Poradní skupiny
1. Správní radě poskytují odborné poznatky související s rozsáhlými informačními systémy, a zejména v rámci vypracovávání ročního pracovního programu a výroční zprávy o činnosti, tyto poradní skupiny:
a)
poradní skupina pro SIS II;
b)
poradní skupina pro VIS;
c)
poradní skupina pro Eurodac;
d)
jakákoli jiná poradní skupina pro určitý rozsáhlý informační systém, pokud tak stanoví příslušný legislativní nástroj upravující vývoj, zřízení, provoz a používání daného rozsáhlého informačního systému.
2. Každý členský stát, který je podle práva Unie vázán kterýmkoli legislativním nástrojem upravujícím vývoj, zřízení, provoz a používání určitého rozsáhlého informačního systému, a Komise jmenuje jednoho člena poradní skupiny pro daný rozsáhlý informační systém, a to na dobu tří let; členové mohou být jmenováni opakovaně.
Zástupce do poradní skupiny pro určitý rozsáhlý informační systém jmenuje rovněž Dánsko, pokud se v souladu s článkem 4 Protokolu o postavení Dánska rozhodne ve svém vnitrostátním právu provést legislativní nástroj upravující vývoj, zřízení, provoz a používání daného rozsáhlého informačního systému.
Každá země přidružená k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis, opatření souvisejících s Eurodacem a opatření souvisejících s jinými rozsáhlými informačními systémy, jež se účastní některého rozsáhlého informačního systému, jmenuje člena poradní skupiny pro daný rozsáhlý informační systém.
3. Europol a Eurojust mohou každý jmenovat svého zástupce do poradní skupiny pro SIS II. Europol může také jmenovat svého zástupce do poradní skupiny pro VIS.
4. Členové správní rady nesmějí být členy žádné z poradních skupin. Výkonný ředitel či jeho zástupce jsou oprávněni účastnit se všech schůzí poradních skupin jako pozorovatelé.
5. Postupy pro fungování a spolupráci poradních skupin stanoví jednací řád agentury.
6. Při vypracovávání stanoviska se členové každé poradní skupiny vynasnaží dosáhnout shody. Není-li shody dosaženo, vyjadřuje stanovisko poradní skupiny odůvodněný postoj většiny členů. Zaznamenáno je rovněž odůvodněné menšinové stanovisko nebo stanoviska. Ustanovení čl. 16 odst. 3 a 4 se použijí obdobně. Členové zastupující země přidružené k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis a opatření souvisejících s Eurodacem mohou vyjadřovat svá stanoviska i k otázkám, o nichž nemají právo hlasovat.
7. Každý členský stát a každá země přidružená k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis a opatření souvisejících s Eurodacem usnadňují činnost poradních skupin.
8. Co se týká předsednictví poradních skupin, použije se obdobně článek 14.
KAPITOLA IV
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 20
Zaměstnanci
1. Na zaměstnance agentury a na jejího výkonného ředitele se vztahuje služební řád a pravidla společně přijatá orgány Unie pro jeho uplatňování.
2. Pro účely provádění služebního řádu je agentura pokládána za agenturu ve smyslu čl. 1a odst. 2 služebního řádu úředníků.
3. Agentura vykonává ve vztahu ke svým zaměstnancům pravomoci, které služební řád úředníků svěřuje orgánu oprávněnému ke jmenování a pracovní řád orgánu oprávněnému uzavírat smlouvy.
4. Zaměstnance agentury tvoří úředníci, dočasní zaměstnanci nebo smluvní zaměstnanci. Správní rada uděluje každoročně svůj souhlas v případech, kde by se smlouvy, jež má ředitel v úmyslu obnovit, staly podle pracovního řádu smlouvami na dobu neurčitou.
5. K plnění finančních úkolů, které jsou považovány za citlivé, nepřijímá agentura dočasné zaměstnance.
6. Komise a členské státy mohou do agentury vysílat na přechodnou dobu úředníky nebo národní odborníky. Za tímto účelem přijme správní rada nezbytná prováděcí pravidla, přičemž přihlédne k víceletému plánu zaměstnanecké politiky.
7. Aniž je dotčen článek 17 služebního řádu úředníků, uplatňuje agentura vhodná pravidla týkající se služebního tajemství nebo jiných srovnatelných povinností zachovat důvěrnost.
8. Správní rada po dohodě s Komisí přijímá potřebná prováděcí opatření uvedená v článku 110 služebního řádu úředníků.
Článek 21
Veřejný zájem
Členové správní rady, výkonný ředitel a členové poradních skupin se zavazují jednat ve veřejném zájmu. Za tímto účelem učiní každoročně závazné písemné veřejné prohlášení.
Seznam členů správní rady se zveřejní na internetových stránkách agentury.
Článek 22
Dohoda o sídle a dohody o technických a zálohových místech
Nezbytná ujednání týkající se umístění agentury v hostitelských členských státech a zařízení, jež tyto členské státy poskytnou, a zvláštní pravidla vztahující se v hostitelských členských státech na výkonného ředitele, členy správní rady, zaměstnance agentury a jejich rodinné příslušníky jsou stanovena v dohodě o sídle agentury a v dohodách o technických a zálohových místech mezi agenturou a hostitelskými členskými státy, které jsou uzavřeny po schválení správní radou.
Článek 23
Výsady a imunity
Na agenturu se vztahuje Protokol o výsadách a imunitách Evropské unie.
Článek 24
Odpovědnost
1. Smluvní odpovědnost agentury se řídí právem rozhodným pro danou smlouvu.
2. Soudní dvůr Evropské unie má pravomoc rozhodovat na základě rozhodčí doložky ve smlouvě uzavřené agenturou.
3. V případě mimosmluvní odpovědnosti nahradí agentura v souladu s obecnými zásadami společnými právním řádům členských států veškerou škodu způsobenou jejími útvary nebo jejími zaměstnanci při výkonu jejich povinností.
4. Soudní dvůr Evropské unie má pravomoc rozhodovat spory o náhradu škody podle odstavce 3.
5. Osobní odpovědnost zaměstnanců agentury vůči agentuře se řídí služebním řádem.
Článek 25
Jazykový režim
1. Na agenturu se vztahuje nařízení č. 1 ze dne 15. dubna 1958 o užívání jazyků v Evropském hospodářském společenství (30).
2. Aniž jsou dotčena rozhodnutí přijatá podle článku 342 Smlouvy o fungování EU, jsou roční pracovní program a výroční zpráva o činnosti podle čl. 12 odst. 1 písm. j) a k) vypracovávány ve všech úředních jazycích Unie.
3. Překladatelské služby potřebné pro činnost agentury poskytuje Překladatelské středisko pro instituce Evropské unie.
Článek 26
Přístup k dokumentům
1. Na základě návrhu výkonného ředitele a nejpozději šest měsíců po 1. prosinci 2012 přijme správní rada pravidla upravující přístup k dokumentům agentury v souladu s nařízením (ES) č. 1049/2001.
2. Proti rozhodnutím přijatým agenturou podle článku 8 nařízení (ES) č. 1049/2001 lze podat stížnost evropskému veřejnému ochránci práv nebo žalobu k Soudnímu dvoru Evropské unie za podmínek stanovených v článcích 228 a 263 Smlouvy o fungování EU.
Článek 27
Informační a komunikační činnosti
1. Agentura komunikuje v souladu s legislativními nástroji upravujícími vývoj, zřízení, provoz a používání rozsáhlých informačních systémů, jakož i z vlastního podnětu agentury v oblastech vymezených jejími úkoly. Agentura zejména zajišťuje, aby kromě zveřejňování uvedeného v čl. 12 odst. 1 písm. j), k), w) a y) a čl. 33 odst. 8 veřejnost a každý zúčastněný subjekt rychle obdržely objektivní, spolehlivé a snadno srozumitelné informace o její práci.
2. Správní rada stanoví praktická opatření pro používání odstavce 1.
Článek 28
Ochrana údajů
1. Aniž jsou dotčena ustanovení o ochraně údajů obsažená v legislativních nástrojích upravujících vývoj, zřízení, provoz a používání rozsáhlých informačních systémů, na zpracování informací agenturou podle tohoto nařízení se vztahuje nařízení (ES) č. 45/2001.
2. Správní rada stanoví opatření pro uplatňování nařízení (ES) č. 45/2001 agenturou, zejména oddílu 8, který se týká inspektora ochrany údajů.
Článek 29
Bezpečnostní předpisy týkající se ochrany utajovaných skutečností a citlivých neutajovaných skutečností
1. Agentura uplatňuje bezpečnostní zásady stanovené v rozhodnutí Komise 2001/844/ES, ESUO, Euratom ze dne 29. listopadu 2001, kterým se mění její jednací řád (31), včetně ustanovení o výměně, zpracování a uchovávání utajovaných skutečností a opatření v oblasti fyzické bezpečnosti.
2. Agentura rovněž uplatňuje bezpečnostní zásady týkající se zpracování citlivých neutajovaných skutečností, jak je přijala a provádí Komise.
3. V souladu s článkem 2 a s čl. 12 odst. 1 písm. p) správní rada rozhodne o vnitřní struktuře agentury, jež je nezbytná pro dodržování patřičných bezpečnostních zásad.
Článek 30
Zabezpečení agentury
1. Agentura odpovídá za bezpečnost a zachování pořádku v budovách, prostorech a na pozemcích, jež využívá. Agentura uplatňuje bezpečnostní zásady a příslušná ustanovení legislativních nástrojů upravujících vývoj, zřízení, provoz a používání rozsáhlých informačních systémů.
2. Hostitelské členské státy přijmou veškerá účinná a přiměřená opatření pro zachování pořádku a bezpečnosti v bezprostřední blízkosti budov, prostor a pozemků využívaných agenturou, poskytnou agentuře náležitou ochranu v souladu s příslušnou dohodou o sídle agentury a příslušnými dohodami o technických a zálohových místech a osobám pověřeným agenturou zaručí do těchto budov, prostor a na tyto pozemky volný přístup.
Článek 31
Hodnocení
1. Do tří let od 1. prosince 2012, a poté každé čtyři roky, provede Komise za úzké konzultace se správní radou hodnocení činnosti agentury. Cílem tohoto hodnocení je posoudit, jakým způsobem a do jaké míry agentura účinně přispívá k provoznímu řízení rozsáhlých informačních systémů v prostoru svobody, bezpečnosti a práva a plní úkoly stanovené v tomto nařízení. Toto hodnocení rovněž posoudí úlohu agentury v rámci strategie Unie zaměřené na koordinované, nákladově efektivní a soudržné informační prostředí na úrovni Unie, jež má být zpracována v následujících letech.
2. Komise vydá na základě hodnocení uvedeného v odstavci 1 a po konzultaci se správní radou doporučení o změnách tohoto nařízení, a to i za účelem jeho dalšího sladění se strategií Unie uvedenou v odstavci 1. Komise poté tato doporučení spolu se stanoviskem správní rady a příslušnými návrhy předá Evropskému parlamentu, Radě a evropskému inspektorovi ochrany údajů.
KAPITOLA V
FINANČNÍ USTANOVENÍ
Článek 32
Rozpočet
1. Aniž jsou dotčeny jiné druhy příjmů, sestávají příjmy agentury
a)
z dotace od Unie zapsané do souhrnného rozpočtu Evropské unie (pod oddílem „Komise“);
b)
z příspěvku od zemí přidružených k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis a opatření souvisejících s Eurodacem;
c)
z jakéhokoli finančního příspěvku členských států.
2. Výdaje agentury zahrnují mimo jiné odměny zaměstnanců, výdaje na správu a infrastrukturu, provozní náklady a výdaje spojené se smlouvami nebo dohodami uzavřenými agenturou. Výkonný ředitel každý rok sestavuje návrh odhadu příjmů a výdajů agentury pro následující rozpočtový rok, přičemž zohlední činnosti agentury, a spolu s plánem pracovních míst jej předává správní radě.
3. Příjmy a výdaje agentury musí být vyrovnané.
4. Správní rada schválí na základě návrhu vypracovaného výkonným ředitelem návrh odhadu příjmů a výdajů agentury pro následující rozpočtový rok.
5. Správní rada předá návrh odhadu příjmů a výdajů agentury a obecné zásady, na nichž je tento odhad založen, Komisi a zemím přidruženým k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis a opatření souvisejících s Eurodacem do 10. února každého roku a konečný odhad do 31. března každého roku.
6. Do 31. března každého roku správní rada předá Komisi a rozpočtovému orgánu:
a)
návrh ročního pracovního programu;
b)
aktualizovaný víceletý plán zaměstnanecké politiky vypracovaný podle pokynů stanovených Komisí;
c)
informace o počtu úředníků a dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu pro roky n-1 a n a rovněž odhad pro rok n + 1;
d)
informace o nefinančních příspěvcích poskytnutých agentuře hostitelskými členskými státy;
e)
odhad zůstatku výsledného účtu plnění rozpočtu pro rok n-1.
7. Komise předloží odhad příjmů a výdajů rozpočtovému orgánu spolu s návrhem souhrnného rozpočtu Evropské unie.
8. Komise na základě tohoto odhadu zanese do návrhu souhrnného rozpočtu Evropské unie odhady, které považuje za nezbytné pro plán pracovních míst, a výši dotace ze souhrnného rozpočtu a předloží je rozpočtovému orgánu v souladu s článkem 314 Smlouvy o fungování EU.
9. Rozpočtový orgán schvaluje prostředky na dotaci pro agenturu. Rozpočtový orgán přijímá plán pracovních míst agentury.
10. Rozpočet agentury přijímá správní rada. Rozpočet se stává konečným po konečném schválení souhrnného rozpočtu Evropské unie. V případě potřeby se rozpočet upraví.
11. Pro každou změnu rozpočtu, včetně plánu pracovních míst, se použije stejný postup.
12. Správní rada co nejdříve oznámí rozpočtovému orgánu svůj záměr provést jakýkoli projekt, který může mít významný finanční dopad na financování jejího rozpočtu, zejména jedná-li se o projekty, které se vztahují k nemovitostem, například nájem nebo koupě budov. Uvědomí o tom Komisi a rovněž země přidružené k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis a opatření souvisejících s Eurodacem. Pokud některá složka rozpočtového orgánu hodlá zaujmout stanovisko, sdělí správní radě svůj úmysl do dvou týdnů od přijetí informací o projektu. Neobdrží-li agentura odpověď, může přikročit k plánované operaci.
Článek 33
Plnění rozpočtu
1. Rozpočet agentury plní výkonný ředitel.
2. Výkonný ředitel předá každoročně rozpočtovému orgánu veškeré informace týkající se výsledků postupů hodnocení.
3. Do 1. března následujícího roku předloží účetní agentury účetnímu Komise a Účetnímu dvoru prozatímní účetní závěrky agentury se zprávou o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok. Účetní Komise konsoliduje prozatímní účetní závěrky orgánů a decentralizovaných subjektů v souladu s článkem 128 nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002.
4. Do 31. března následujícího roku účetní agentury předloží rozpočtovému orgánu zprávu o rozpočtovém a finančním řízení.
5. Po obdržení vyjádření Účetního dvora k prozatímní účetní závěrce podle článku 129 nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002 vypracuje výkonný ředitel konečnou účetní závěrku agentury na vlastní odpovědnost a předloží ji správní radě k vyjádření.
6. Správní rada ke konečné účetní závěrce agentury vydá stanovisko.
7. Do 1. července následujícího roku výkonný ředitel předá konečnou účetní závěrku spolu se stanoviskem správní rady rozpočtovému orgánu, účetnímu Komise, Účetnímu dvoru a zemím přidruženým k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis a opatření související s Eurodacem.
8. Konečná účetní závěrka se zveřejňuje.
9. Výkonný ředitel odpoví Účetnímu dvoru na jeho vyjádření do 30. září. Tuto odpověď zašle též správní radě.
10. Výkonný ředitel předloží Evropskému parlamentu na jeho žádost veškeré informace nezbytné pro řádný průběh udělení absolutoria za uvedený rozpočtový rok v souladu s čl. 146 odst. 3 nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002.
11. Evropský parlament uděluje na základě doporučení Rady přijatého kvalifikovanou většinou do 15. května roku n + 2 výkonnému řediteli absolutorium za plnění rozpočtu rozpočtového roku n.
Článek 34
Finanční předpisy
Správní rada přijme po konzultaci s Komisí finanční přepisy použitelné na agenturu. Tyto předpisy se mohou odchýlit od nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 pouze v případě, že je to nezbytné pro zvláštní potřeby činnosti agentury, a s předchozím souhlasem Komise.
Článek 35
Boj proti podvodům
1. Za účelem boje proti podvodům, úplatkářství a jakékoli jiné nedovolené činnosti se použije nařízení (ES) č. 1073/1999.
2. Agentura přistoupí k interinstitucionální dohodě o vnitřním vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a neprodleně vydá odpovídající předpisy platné pro všechny její zaměstnance.
3. Rozhodnutí o financování a prováděcí dohody a nástroje z nich vyplývající výslovně stanoví, že Účetní dvůr a OLAF mohou v případě potřeby provádět kontroly na místě u příjemců finančních prostředků od agentury a zaměstnanců zodpovědných za přidělování těchto prostředků.
KAPITOLA VI
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 36
Přípravná opatření
1. Komise odpovídá za zřízení a počáteční provoz agentury až do doby, než bude mít agentura provozní kapacitu k plnění vlastního rozpočtu.
2. Do doby, než se výkonný ředitel ujme svých povinností po jmenování správní radou v souladu s článkem 18, může Komise pro tento účel dočasně přidělit omezený počet svých úředníků, včetně jednoho k plnění funkcí výkonného ředitele. Dočasného výkonného ředitele lze jmenovat až po svolání správní rady v souladu s čl. 13 odst. 2.
Pokud dočasný výkonný ředitel nedodržuje povinnosti stanovené tímto nařízením, může správní rada požádat Komisi o přidělení nového dočasného výkonného ředitele.
3. Dočasný výkonný ředitel může schvalovat všechny platby pokryté prostředky stanovenými v rozpočtu agentury, pokud je schválila správní rada, a může uzavírat smlouvy, včetně smluv se zaměstnanci po přijetí plánu pracovních míst agentury. Správní rada může pravomoci dočasného výkonného ředitele v odůvodněných případech omezit.
Článek 37
Účast zemí přidružených k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis a opatření souvisejících s Eurodacem
Podle příslušných ustanovení dohod o přidružení se přijmou ujednání s cílem určit mimo jiné povahu a rozsah a podrobná pravidla účasti zemí přidružených k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis a opatření souvisejících s Eurodacem na práci agentury, včetně poskytování finančních příspěvků, zaměstnanců a hlasovacích práv.
Článek 38
Vstup v platnost a použitelnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Agentura převezme úkoly stanovené v článcích 3 až 9 dne 1. prosince 2012.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné v členských státech v souladu se smlouvami.
Ve Štrasburku dne 25. října 2011.
REGULATION (EU) No 1077/2011 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL
of 25 October 2011
establishing a European Agency for the operational management of large-scale IT systems in the area of freedom, security and justice
THE EUROPEAN PARLIAMENT AND THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union and in particular Article 74, Article 77(2)(a) and (b), Article 78(2)(e), Article 79(2)(c), Article 82(1)(d), Article 85(1), Article 87(2)(a) and Article 88(2) thereof,
Having regard to the proposal from the European Commission,
After transmission of the draft legislative act to the national parliaments,
Acting in accordance with the ordinary legislative procedure (1),
Whereas:
(1)
The second-generation Schengen Information System (SIS II) was established by Regulation (EC) No 1987/2006 of the European Parliament and of the Council of 20 December 2006 on the establishment, operation and use of the second generation Schengen Information System (SIS II) (2) and by Council Decision 2007/533/JHA of 12 June 2007 on the establishment, operation and use of the second generation Schengen Information System (SIS II) (3). Regulation (EC) No 1987/2006 and Decision 2007/533/JHA provide that the Commission is to be responsible, during a transitional period, for the operational management of Central SIS II. After that transitional period, a Management Authority is to be responsible for the operational management of Central SIS II and certain aspects of the communication infrastructure.
(2)
The Visa Information System (VIS) was established by Council Decision 2004/512/EC of 8 June 2004 establishing the Visa Information System (VIS) (4). Regulation (EC) No 767/2008 of the European Parliament and of the Council of 9 July 2008 concerning the Visa Information System (VIS) and the exchange of data between Member States on short-stay visas (VIS Regulation) (5) provides that the Commission is to be responsible, during a transitional period, for the operational management of the VIS. After that transitional period, a Management Authority is to be responsible for the operational management of the Central VIS and of the national interfaces and for certain aspects of the communication infrastructure.
(3)
Eurodac was established by Council Regulation (EC) No 2725/2000 of 11 December 2000 concerning the establishment of ‘Eurodac’ for the comparison of fingerprints for the effective application of the Dublin Convention (6). Council Regulation (EC) No 407/2002 (7) lays down necessary implementing rules.
(4)
It is necessary to establish a Management Authority in order to ensure the operational management of SIS II, VIS and Eurodac and of certain aspects of the communication infrastructure after the transitional period, and potentially that of other large-scale information technology (IT) systems in the area of freedom, security and justice, subject to the adoption of separate legislative instruments.
(5)
With a view to achieving synergies, it is necessary to provide for the operational management of those large-scale IT systems in a single entity, benefiting from economies of scale, creating critical mass and ensuring the highest possible utilisation rate of capital and human resources.
(6)
In the joint statements accompanying the SIS II and VIS legislative instruments, the European Parliament and the Council invited the Commission to present, following an impact assessment, the necessary legislative proposals entrusting an agency with the long-term operational management of Central SIS II and of certain aspects of the communication infrastructure, and of the VIS.
(7)
Since the Management Authority should have legal, administrative and financial autonomy it should be established in the form of a regulatory agency (Agency) having legal personality. As was agreed, the seat of the Agency should be in Tallinn (Estonia). However, since the tasks relating to technical development and the preparation for the operational management of SIS II and VIS are carried out in Strasbourg (France) and a backup site for those IT systems has been installed in Sankt Johann im Pongau (Austria), this should continue to be the case. Those two sites should also be the locations, respectively, where the tasks relating to technical development and operational management of Eurodac should be carried out and where a backup site for Eurodac should be established. Those two sites should also be the locations, respectively, for the technical development and operational management of other large-scale IT systems in the area of freedom, security and justice, and, if so provided in the relevant legislative instrument, for a backup site capable of ensuring the operation of a large-scale IT system in the event of failure of that system.
(8)
Consequently, the tasks of the Management Authority set out in Regulations (EC) No 1987/2006 and (EC) No 767/2008 should be exercised by the Agency. Those tasks include further technical development.
(9)
In accordance with Regulations (EC) No 2725/2000 and (EC) No 407/2002, a central Unit has been established within the Commission which is responsible for the operation of the central database of Eurodac and other tasks relating to it. In order to exploit synergies, the Agency should take over the Commission’s tasks relating to the operational management of Eurodac including certain tasks relating to the communication infrastructure as from the date on which the Agency takes up its responsibilities.
(10)
The core function of the Agency should be to fulfil the operational management tasks for SIS II, VIS and Eurodac and, if so decided, other large-scale IT systems in the area of freedom, security and justice. The Agency should also be responsible for technical measures required by the tasks entrusted to it, which are not of a normative nature. Those responsibilities should be without prejudice to the normative tasks reserved to the Commission alone or to the Commission assisted by a Committee in the respective legislative instruments governing the systems operationally managed by the Agency.
(11)
In addition, the Agency should perfom tasks relating to training on the technical use of SIS II, VIS and Eurodac and other large-scale IT systems which might be entrusted to it in the future.
(12)
Furthermore, the Agency could also be made responsible for the preparation, development and operational management of additional large-scale IT systems in application of Articles 67 to 89 of the Treaty on the Functioning of the European Union (TFEU). The Agency should be entrusted with such tasks only by means of subsequent and separate legislative instruments, preceded by an impact assessment.
(13)
The Agency should be responsible for monitoring research and for carrying out pilot schemes, in accordance with Article 49(6)(a) of Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 of 25 June 2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities (8), for large-scale IT systems in application of Articles 67 to 89 TFEU, at the specific and precise request of the Commission. When tasked with carrying out a pilot scheme, the Agency should pay particular attention to the European Union Information Management Strategy.
(14)
Entrusting the Agency with the operational management of large-scale IT systems in the area of freedom, security and justice should not affect the specific rules applicable to those systems. In particular, the specific rules governing the purpose, access rights, security measures and further data protection requirements for each large-scale IT system the operational management of which the Agency is entrusted with, are fully applicable.
(15)
The Member States and the Commission should be represented on a Management Board, in order to control the functions of the Agency effectively. The Management Board should be entrusted with the necessary functions, in particular to adopt the annual work programme, carry out its functions relating to the Agency’s budget, adopt the financial rules applicable to the Agency, appoint an Executive Director and establish procedures for taking decisions relating to the operational tasks of the Agency by the Executive Director.
(16)
As regards SIS II, the European Police Office (Europol) and the European Judicial Cooperation Unit (Eurojust), both having the right to access and search directly data entered into SIS II in application of Decision 2007/533/JHA, should have observer status at the meetings of the Management Board when a question in relation to the application of Decision 2007/533/JHA is on the agenda. Europol and Eurojust should each be able to appoint a representative to the SIS II Advisory Group established under this Regulation.
(17)
As regards VIS, Europol should have observer status at the meetings of the Management Board, when a question in relation to the application of Council Decision 2008/633/JHA of 23 June 2008 concerning access for consultation of the Visa Information System (VIS) by designated authorities of Member States and by Europol for the purposes of the prevention, detection and investigation of terrorist offences and of other serious criminal offences (9) is on the agenda. Europol should be able to appoint a representative to the VIS Advisory Group established under this Regulation.
(18)
Member States should have voting rights on the Management Board of the Agency concerning a large-scale IT system, if they are bound under Union law by any legislative instrument governing the development, establishment, operation and use of that particular system. Denmark should also have voting rights concerning a large-scale IT system, if it decides under Article 4 of the Protocol (No 22) on the position of Denmark, annexed to the Treaty on European Union (TEU) and the TFEU, (Protocol on the position of Denmark) to implement the legislative instrument governing the development, establishment, operation and use of that particular system in its national law.
(19)
Member States should appoint a Member to the Advisory Group concerning a large-scale IT system, if they are bound under Union law by any legislative instrument governing the development, establishment, operation and use of that particular system. Denmark should, in addition, appoint a Member to the Advisory Group concerning a large-scale IT system, if it decides under Article 4 of the Protocol on the position of Denmark to implement the legislative instrument governing the development, establishment, operation and use of that particular system in its national law.
(20)
In order to guarantee its full autonomy and independence, the Agency should be granted an autonomous budget with revenue from the general budget of the European Union. The financing of the Agency should be subject to an agreement by the budgetary authority as set out in point 47 of the Interinstitutional Agreement of 17 May 2006 between the European Parliament, the Council and the Commission on budgetary discipline and sound financial management (10). The Union budgetary and discharge procedures should be applicable. The auditing of accounts and of the legality and regularity of the underlying transactions should be undertaken by the Court of Auditors.
(21)
Within the framework of their respective competences, the Agency should cooperate with other agencies of the Union, in particular those established in the area of freedom, security and justice, and, in particular, the European Union Agency for Fundamental Rights. It should also consult and follow up the recommendations of the European Network and Information Security Agency regarding network security, where appropriate.
(22)
When ensuring the development and the operational management of large-scale IT systems, the Agency should follow European and international standards taking into account the highest professional requirements, in particular the European Union Information Management Strategy.
(23)
Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (11) should apply to the processing of personal data by the Agency. The European Data Protection Supervisor should be able to obtain from the Agency access to all information necessary for his or her enquiries. In accordance with Article 28 of Regulation (EC) No 45/2001, the Commission consulted the European Data Protection Supervisor, who delivered his opinion on 7 December 2009.
(24)
In order to ensure the transparent operation of the Agency, Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (12) should apply to the Agency. The activities of the Agency should be subject to the scrutiny of the European Ombudsman in accordance with Article 228 TFEU.
(25)
Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (13) should apply to the Agency, which should accede to the Interinstitutional Agreement of 25 May 1999 between the European Parliament, the Council of the European Union and the Commission of the European Communities concerning internal investigations by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (14).
(26)
The Agency’s host Member States should provide the best possible conditions to ensure the proper functioning of the Agency, for example including multilingual, European-oriented schooling and appropriate transport connections.
(27)
In order to ensure open and transparent employment conditions and equal treatment of staff, the Staff Regulations of Officials of the European Union (Staff Regulations of Officials) and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Union (Conditions of Employment), laid down in Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 (15) (together referred to as the ‘Staff Regulations’), should apply to the staff and to the Executive Director of the Agency, including the rules of professional secrecy or other equivalent duties of confidentiality.
(28)
The Agency is a body set up by the Union in the sense of Article 185(1) of Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 and should adopt its financial rules accordingly.
(29)
Commission Regulation (EC, Euratom) No 2343/2002 (16) on the framework Financial Regulation for the bodies referred to in Article 185 of Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 should apply to the Agency.
(30)
Since the objectives of this Regulation, namely the establishment of an Agency at Union level responsible for the operational management and where appropriate the development of large-scale IT systems in the area of freedom, security and justice cannot be sufficiently achieved by the Member States and can therefore, by reason of the scale and effects of the action, be better achieved at Union level, the Union may adopt measures in accordance with the principle of subsidiarity as set out in Article 5 TEU. In accordance with the principle of proportionality, as set out in that Article, this Regulation does not go beyond what is necessary to achieve those objectives.
(31)
This Regulation respects fundamental rights and observes the principles recognised by the Charter of Fundamental Rights of the European Union in accordance with Article 6(1) TEU.
(32)
In accordance with Articles 1 and 2 of the Protocol on the Position of Denmark, Denmark is not taking part in the adoption of this Regulation and is not bound by it or subject to its application. Given that this Regulation, insofar as it relates to SIS II and VIS, builds upon the Schengen acquis, Denmark shall, in accordance with Article 4 of that Protocol, decide within a period of 6 months of the date of adoption of this Regulation whether it will implement it in its national law. In accordance with Article 3 of the Agreement between the European Community and the Kingdom of Denmark on the criteria and mechanisms for establishing the State responsible for examining a request for asylum lodged in Denmark or any other Member State of the European Union and ‘Eurodac’ for the comparison of fingerprints for the effective application of the Dublin Convention (17), Denmark is to notify the Commission whether it will implement the contents of this Regulation, insofar as it relates to Eurodac.
(33)
Insofar as its provisions relate to SIS II as governed by Decision 2007/533/JHA, the United Kingdom is taking part in this Regulation, in accordance with Article 5(1) of Protocol (No 19) on the Schengen acquis integrated into the framework of the European Union, annexed to the TEU and to the TFEU (Protocol on the Schengen acquis), and Article 8(2) of Council Decision 2000/365/EC of 29 May 2000 concerning the request of the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland to take part in some of the provisions of the Schengen acquis (18).
Insofar as its provisions relate to SIS II as governed by Regulation (EC) No 1987/2006 and to VIS, which constitute developments of provisions of the Schengen acquis in which the United Kingdom does not take part in accordance with Decision 2000/365/EC, the United Kingdom requested, by letter of 5 October 2010 to the President of the Council, to be authorised to take part in the adoption of this Regulation, in accordance with Article 4 of the Protocol on the Schengen acquis. By virtue of Article 1 of Council Decision 2010/779/EU of 14 December 2010 concerning the request of the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland to take part in some of the provisions of the Schengen acquis relating to the establishment of a European Agency for the operational management of large-scale IT systems in the area of freedom, security and justice (19), the United Kingdom has been authorised to take part in this Regulation.
Furthermore, insofar as its provisions relate to Eurodac, the United Kingdom has notified, by letter of 23 September 2009 to the President of the Council, its wish to take part in the adoption and application of this Regulation, in accordance with Article 3 of Protocol (No 21) on the position of the United Kingdom and Ireland in respect of the area of freedom, security and justice, annexed to the TEU and to the TFEU (Protocol on the position of the United Kingdom and Ireland). The United Kingdom therefore takes part in the adoption of this Regulation, is bound by it and subject to its application.
(34)
Insofar as its provisions relate to SIS II as governed by Regulation (EC) No 1987/2006 and to VIS, this Regulation constitutes a development of provisions of the Schengen acquis in which Ireland does not take part, in accordance with Council Decision 2002/192/EC of 28 February 2002 concerning Ireland’s request to take part in some of the provisions of the Schengen acquis (20).
Ireland has not requested to take part in the adoption of this Regulation, in accordance with Article 4 of the Protocol on the Schengen acquis. Ireland is therefore not taking part in the adoption of this Regulation and is not bound by it or subject to its application to the extent that its measures develop provisions of the Schengen acquis as they relate to SIS II as governed by Regulation (EC) No 1987/2006 and to VIS.
Insofar as its provisions relate to Eurodac, in accordance with Articles 1 and 2 of the Protocol on the position of the United Kingdom and Ireland, Ireland is not taking part in the adoption of this Regulation and is not bound by it or subject to its application. Since it is not possible, under these circumstances, to ensure the applicability of this Regulation to Ireland in its entirety, as required by Article 288 TFEU, Ireland is not taking part in the adoption of this Regulation and is not bound by it or subject to its application, without prejudice to its rights under the aforementioned Protocols.
(35)
As regards Iceland and Norway, this Regulation constitutes, insofar as it relates to SIS II and VIS, a development of the provisions of the Schengen acquis within the meaning of the Agreement concluded by the Council of the European Union and the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway concerning the latters’ association with the implementation, application and development of the Schengen acquis (21) which fall within the area referred to in Article 1, points A, B and G of Council Decision 1999/437/EC of 17 May 1999 on certain arrangements for the application of that Agreement (22). As regards Eurodac, this Regulation constitutes a new measure related to Eurodac within the meaning of the Agreement between the European Community and the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway concerning the criteria and mechanisms for establishing the State responsible for examining a request for asylum lodged in a Member State or in Iceland or Norway (23). Consequently, subject to their decision to implement it in their internal legal order, delegations of the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway should participate in the Management Board of the Agency. In order to determine further detailed rules, for example voting rights, allowing for the participation of the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway in the activities of the Agency, a further arrangement should be concluded between the Union and these States.
(36)
As regards Switzerland, this Regulation constitutes, insofar as it relates to SIS II and VIS, a development of the provisions of the Schengen acquis within the meaning of the Agreement between the European Union, the European Community and the Swiss Confederation on the Swiss Confederation’s association with the implementation, application and development of the Schengen acquis (24) which fall within the area referred to in Article 1, points A, B and G of Decision 1999/437/EC read in conjunction with Article 3 of Council Decision 2008/146/EC (25). As regards Eurodac, this Regulation constitutes a new measure related to Eurodac within the meaning of the Agreement between the European Community and the Swiss Confederation concerning the criteria and mechanisms for establishing the State responsible for examining a request for asylum lodged in a Member State or in Switzerland (26). Consequently, subject to its decision to implement it in their internal legal order, the delegation of the Swiss Confederation should participate in the Management Board of the Agency. In order to determine further detailed rules, for example voting rights, allowing for the participation of the Swiss Confederation in the activities of the Agency, a further arrangement should be concluded between the Union and the Swiss Confederation.
(37)
As regards Liechtenstein, this Regulation constitutes, insofar as it relates to SIS II and VIS, a development of the provisions of the Schengen acquis within the meaning of the Protocol between the European Union, the European Community, the Swiss Confederation and the Principality of Liechtenstein on the accession of the Principality of Liechtenstein to the Agreement between the European Union, the European Community and the Swiss Confederation on the Swiss Confederation’s association with the implementation, application and development of the Schengen acquis (27) which fall within the area referred to in Article 1, points A, B and G of Decision 1999/437/EC read in conjunction with Article 3 of Council Decision 2011/350/EU (28). As regards Eurodac, this Regulation constitutes a new measure related to Eurodac within the meaning of the Protocol between the European Community, the Swiss Confederation and the Principality of Liechtenstein on the accession of the Principality of Liechtenstein to the Agreement between the European Community and the Swiss Confederation concerning the criteria and mechanisms for establishing the State responsible for examining a request for asylum lodged in a Member State or in Switzerland (29). Consequently, the delegation of the Principality of Liechtenstein should participate in the Management Board of the Agency. In order to determine further detailed rules, for example voting rights, allowing for the participation of the Principality of Liechtenstein in the activities of the Agency, a further arrangement should be concluded between the Union and the Principality of Liechtenstein,
HAVE ADOPTED THIS REGULATION:
CHAPTER I
SUBJECT MATTER
Article 1
Establishment of the Agency
1. A European agency for the operational management of large-scale IT systems in the area of freedom, security and justice (the Agency) is hereby established.
2. The Agency shall be responsible for the operational management of the second-generation Schengen Information System (SIS II), the Visa Information System (VIS) and Eurodac.
3. The Agency may also be made responsible for the preparation, development and operational management of large-scale IT systems in the area of freedom, security and justice other than those referred to in paragraph 2, only if so provided by relevant legislative instruments, based on Articles 67 to 89 TFEU, taking into account, where appropriate, the developments in research referred to in Article 8 of this Regulation and the results of pilot schemes referred to in Article 9 of this Regulation.
4. Operational management shall consist of all the tasks necessary to keep large-scale IT systems functioning in accordance with the specific provisions applicable to each of them, including responsibility for the communication infrastructure used by them. Those large-scale IT systems shall not exchange data or enable sharing of information or knowledge, unless so provided in a specific legal basis.
Article 2
Objectives
Without prejudice to the respective responsibilities of the Commission and of the Member States under the legislative instruments governing large-scale IT systems, the Agency shall ensure:
(a)
effective, secure and continuous operation of large-scale IT systems;
(b)
the efficient and financially accountable management of large-scale IT systems;
(c)
an adequately high quality of service for users of large-scale IT systems;
(d)
continuity and uninterrupted service;
(e)
a high level of data protection, in accordance with the applicable rules, including specific provisions for each large-scale IT system;
(f)
an appropriate level of data and physical security, in accordance with the applicable rules, including specific provisions for each large-scale IT system; and
(g)
the use of an adequate project management structure for efficiently developing large-scale IT systems.
CHAPTER II
TASKS
Article 3
Tasks relating to SIS II
In relation to SIS II, the Agency shall perform:
(a)
the tasks conferred on the Management Authority by Regulation (EC) No 1987/2006 and Decision 2007/533/JHA; and
(b)
tasks relating to training on the technical use of SIS II, in particular for SIRENE-staff (SIRENE - Supplementary Information Request at the National Entries) and training of experts on the technical aspects of SIS II in the framework of Schengen evaluation.
Article 4
Tasks relating to VIS
In relation to VIS, the Agency shall perform:
(a)
the tasks conferred on the Management Authority by Regulation (EC) No 767/2008 and Decision 2008/633/JHA; and
(b)
tasks relating to training on the technical use of VIS.
Article 5
Tasks relating to Eurodac
In relation to Eurodac, the Agency shall perform:
(a)
the tasks conferred on the Commission as the authority responsible for the operational management of Eurodac in accordance with Regulations (EC) No 2725/2000 and (EC) No 407/2002;
(b)
tasks relating to the communication infrastructure, namely: supervision, security and coordination of relations between the Member States and the provider; and
(c)
tasks relating to training on the technical use of Eurodac.
Article 6
Tasks relating to the preparation, development and operational management of other large-scale IT systems
When entrusted with the preparation, development and operational management of other large-scale IT systems referred to in Article 1(3), the Agency shall perform tasks relating to training on the technical use of those systems, as appropriate.
Article 7
Tasks relating to the communication infrastructure
1. The Agency shall carry out the tasks relating to the communication infrastructure conferred on the Management Authority by the legislative instruments governing the development, establishment, operation and use of large-scale IT systems referred to in Article 1(2).
2. According to the legislative instruments referred to in paragraph 1, the tasks regarding the communication infrastructure (including the operational management and security) are divided between the Agency and the Commission. In order to ensure coherence between the exercise of their respective responsibilities, operational working arrangements shall be made between the Agency and the Commission and reflected in a Memorandum of Understanding.
3. The communication infrastructure shall be adequately managed and controlled in order to protect it from threats, and to ensure its security and that of large-scale IT systems, including that of data exchanged through the communication infrastructure.
4. Appropriate measures including security plans shall be adopted, inter alia, to prevent the unauthorised reading, copying, modification or deletion of personal data during transfers of personal data or transport of data media, in particular by means of appropriate encryption techniques. No system-related operational information shall circulate in the communication infrastructure without encryption.
5. Tasks relating to the operational management of the communication infrastructure may be entrusted to external private-sector entities or bodies in accordance with Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002. In such a case, the network provider shall be bound by the security measures referred to in paragraph 4 and shall have no access to SIS II, VIS or Eurodac operational data, or to the SIS II-related SIRENE exchange, by any means.
6. Without prejudice to the existing contracts on the network of SIS II, VIS and Eurodac, the management of the encryption keys shall remain within the competence of the Agency and shall not be outsourced to any external private-sector entity.
Article 8
Monitoring of research
1. The Agency shall monitor the developments in research relevant for the operational management of SIS II, VIS, Eurodac and other large-scale IT systems.
2. The Agency shall on a regular basis keep the European Parliament, the Council, the Commission, and, where data protection issues are concerned, the European Data Protection Supervisor, informed of the developments referred to in paragraph 1.
Article 9
Pilot schemes
1. Only upon the specific and precise request of the Commission, which shall have informed the European Parliament and the Council at least 3 months in advance, and after a decision by the Management Board, the Agency may, in accordance with Article 12(1)(l), carry out pilot schemes as referred to in Article 49(6)(a) of Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002, for the development or the operational management of large-scale IT systems, in the application of Articles 67 to 89 TFEU.
The Agency shall on a regular basis keep the European Parliament, the Council and, where data protection issues are concerned, the European Data Protection Supervisor, informed of the evolution of the pilot schemes referred to in the first subparagraph.
2. Financial appropriations for pilot schemes as requested by the Commission shall be entered in the budget for no more than two successive financial years.
CHAPTER III
STRUCTURE AND ORGANISATION
Article 10
Legal status
1. The Agency shall be a Union body and shall have legal personality.
2. In each of the Member States, the Agency shall enjoy the most extensive legal capacity accorded to legal persons under national law. It may, in particular, acquire or dispose of movable and immovable property and may be a party to legal proceedings. It may also conclude agreements concerning the seat of the Agency and the sites set up in accordance with paragraph 4 with the Member States on whose territories the seat and the technical and backup sites are situated (host Member States).
3. The Agency shall be represented by its Executive Director.
4. The seat of the Agency shall be Tallinn, Estonia.
The tasks relating to development and operational management referred to in Article 1(3) and Articles 3, 4, 5 and 7 shall be carried out in Strasbourg, France.
A backup site capable of ensuring the operation of a large-scale IT system in the event of a failure of such a system shall be installed in Sankt Johann im Pongau, Austria, if a backup site is provided for in the legislative instrument governing its development, establishment, operation and use.
Article 11
Structure
1. The Agency’s administrative and management structure shall comprise:
(a)
a Management Board;
(b)
an Executive Director;
(c)
Advisory Groups.
2. The Agency’s structure shall also include:
(a)
a Data Protection Officer;
(b)
a Security Officer;
(c)
an Accounting Officer.
Article 12
Functions of the Management Board
1. In order to ensure that the Agency carry out its tasks, the Management Board shall:
(a)
appoint, and if appropriate dismiss, the Executive Director, in accordance with Article 18;
(b)
exercise disciplinary authority over the Executive Director and oversee his performance including the implementation of the Management Board’s decisions;
(c)
establish the Agency’s organisational structure after consulting the Commission;
(d)
establish the rules of procedure of the Agency after consulting the Commission;
(e)
approve, following a proposal by the Executive Director, the Headquarters Agreement concerning the seat of the Agency and Agreements concerning the technical and backup sites set up in accordance with Article 10(4) to be signed by the Executive Director with the host Member States;
(f)
in agreement with the Commission, adopt the necessary implementing measures referred to in Article 110 of the Staff Regulations of Officials;
(g)
adopt the necessary implementing measures on the secondment of national experts to the Agency;
(h)
adopt a multi-annual work programme based on the tasks referred to in Chapter II on the basis of a draft submitted by the Executive Director as referred to in Article 17, after consulting the Advisory Groups referred to in Article 19, and following receipt of the Commission’s opinion. The multi-annual work programme shall, without prejudice to the annual budgetary procedure, include a multi-annual budget estimate and ex ante evaluations in order to structure the objectives and the different stages of the multi-annual planning;
(i)
adopt a multi-annual staff policy plan and a draft annual work programme and submit them by 31 March each year to the Commission and the budgetary authority;
(j)
by 30 September each year, and after receiving the opinion of the Commission, adopt by a two-thirds majority of its members with the right to vote, and in accordance with the annual budgetary procedure and the Union legislative programme in areas under Articles 67 to 89 TFEU, the Agency’s annual work programme for the following year; and ensure that the adopted work programme is transmitted to the European Parliament, the Council and the Commission and published;
(k)
by 31 March each year, adopt the Agency’s annual activity report for the previous year comparing, in particular, the results achieved with the objectives of the annual work programme and transmit it by 15 June of the same year to the European Parliament, the Council, the Commission and the Court of Auditors; the annual activity report shall be published;
(l)
carry out its functions relating to the Agency’s budget, including the implementation of pilot schemes as referred to in Article 9, pursuant to Article 32, Article 33(6) and Article 34;
(m)
adopt the financial rules applicable to the Agency in accordance with Article 34;
(n)
appoint an Accounting Officer who shall be functionally independent in the performance of his duties;
(o)
ensure adequate follow-up to the findings and recommendations stemming from the various internal or external audit reports and evaluations;
(p)
adopt the necessary security measures, including a security plan and a business continuity and disaster recovery plan, taking into account the possible recommendations of the security experts present in the Advisory Groups;
(q)
appoint a Security Officer;
(r)
appoint a Data Protection Officer in accordance with Regulation (EC) No 45/2001;
(s)
adopt, by 22 May 2012, the practical arrangements for implementing Regulation (EC) No 1049/2001;
(t)
adopt the reports on the technical functioning of SIS II pursuant to Article 50(4) of Regulation (EC) No 1987/2006 and Article 66(4) of Decision 2007/533/JHA respectively and of VIS pursuant to Article 50(3) of Regulation (EC) No 767/2008 and Article 17(3) of Decision 2008/633/JHA;
(u)
adopt the annual report on the activities of the Central Unit of Eurodac pursuant to Article 24(1) of Regulation (EC) No 2725/2000;
(v)
make comments on the European Data Protection Supervisor’s reports on the audits pursuant to Article 45 of Regulation (EC) No 1987/2006 and Article 42(2) of Regulation (EC) No 767/2008 and ensure appropriate follow-up of the audits;
(w)
publish statistics related to SIS II pursuant to Article 50(3) of Regulation (EC) No 1987/2006 and Article 66(3) of Decision 2007/533/JHA respectively;
(x)
compile statistics on the work of the Central Unit of Eurodac pursuant to Article 3(3) of Regulation (EC) No 2725/2000;
(y)
ensure annual publication of the list of competent authorities authorised to search directly the data contained in SIS II pursuant to Article 31(8) of Regulation (EC) No 1987/2006 and Article 46(8) of Decision 2007/533/JHA, together with the list of Offices of the national systems of SIS II (N.SIS II) and SIRENE Bureaux as referred to in Article 7(3) of Regulation (EC) No 1987/2006 and Article 7(3) of Decision 2007/533/JHA respectively;
(z)
ensure annual publication of the list of authorities designated pursuant to Article 15(2) of Regulation (EC) No 2725/2000;
(aa)
perform any other tasks conferred on it in accordance with this Regulation.
2. The Management Board may advise the Executive Director on any matter strictly related to the development or operational management of large-scale IT systems.
Article 13
Composition of the Management Board
1. The Management Board shall be composed of one representative of each Member State and two representatives of the Commission.
2. Each Member State and the Commission shall appoint the members of the Management Board as well as alternate members, by 22 January 2012. After the expiry of that period, the Commission shall convene the Management Board. In their absence, members shall be represented by their alternates.
3. The members of the Management Board shall be appointed on the basis of the high level of their relevant experience and expertise in the field of large-scale IT systems in the area of freedom, security and justice, and knowledge in data protection.
4. The term of office of the members shall be 4 years. It may be renewed once. Upon expiry of their term of office or in the event of their resignation, members shall remain in office until their appointments are renewed or until they are replaced.
5. Countries associated with the implementation, application and development of the Schengen acquis and Eurodac-related measures shall participate in the activities of the Agency. They shall each appoint one representative and an alternate to the Management Board.
Article 14
Chairmanship of the Management Board
1. The Management Board shall elect a Chairperson and a deputy Chairperson from among its members.
2. The term of office of the Chairperson and the deputy Chairperson shall be 2 years. Their term of office may be renewed once. If, however, their membership of the Management Board ends at any time during their term of office, their term of office shall automatically expire on that date also.
3. The Chairperson and the deputy Chairperson shall be elected only from among those members of the Management Board who are appointed by Member States which are fully bound under Union law by the legislative instruments governing the development, establishment, operation and use of all large-scale IT systems managed by the Agency.
Article 15
Meetings of the Management Board
1. The meetings of the Management Board shall be convened at the request of any of the following:
(a)
its Chairperson;
(b)
at least a third of its members;
(c)
the Commission;
(d)
the Executive Director.
The Management Board shall hold at least one ordinary meeting every 6 months.
2. The Executive Director shall participate in the meetings of the Management Board.
3. The members of the Management Board may be assisted by experts who are members of the Advisory Groups.
4. Europol and Eurojust may attend the meetings of the Management Board as observers when a question concerning SIS II in relation to the application of Decision 2007/533/JHA is on the agenda. Europol may also attend the meetings of the Management Board as an observer when a question concerning VIS, in relation to the application of Decision 2008/633/JHA, is on the agenda.
5. The Management Board may invite any other person whose opinion may be of interest, to attend its meetings as an observer.
6. The Agency shall provide the Management Board with a secretariat.
Article 16
Voting
1. Without prejudice to paragraph 5 of this Article, and to Article 12(1)(j) and Article 18(1) and (7), decisions of the Management Board shall be taken by a majority of all its members with a right to vote.
2. Without prejudice to paragraph 3, each member in the Management Board shall have one vote.
3. Each member appointed by a Member State which is bound under Union law by any legislative instrument governing the development, establishment, operation and use of a large-scale IT system managed by the Agency may vote on a question which concerns that large-scale IT system.
In addition, as regards Denmark, it may vote on a question which concerns such a large-scale IT system, if it decides under Article 4 of the Protocol on the position of Denmark to implement the legislative instrument governing the development, establishment, operation and use of such a large-scale IT system in its national law.
4. Regarding countries associated with the implementation, application and development of the Schengen acquis and Eurodac-related measures, Article 37 shall apply.
5. In the case of a disagreement among members about whether a specific large-scale IT system is affected by a vote, any decision that it is not so affected shall be taken by a two-thirds majority.
6. The Executive Director shall not vote.
7. More detailed voting arrangements shall be established in the rules of procedure of the Agency, in particular the conditions under which a member may act on behalf of another member as well as any quorum requirements, where appropriate.
Article 17
Functions and powers of the Executive Director
1. The Agency shall be managed and represented by its Executive Director.
2. The Executive Director shall be independent in the performance of his duties. Without prejudice to the respective competences of the Commission and the Management Board, the Executive Director shall neither seek nor take instructions from any government or other body.
3. Without prejudice to Article 12, the Executive Director shall assume full responsibility for the tasks entrusted to the Agency and shall be subject to the procedure for annual discharge by the European Parliament for the implementation of the budget.
4. The European Parliament or the Council may invite the Executive Director to report on the implementation of his tasks.
5. The Executive Director shall:
(a)
ensure the Agency’s day-to-day administration;
(b)
ensure the Agency’s operation in accordance with this Regulation;
(c)
prepare and implement the procedures, decisions, strategies, programmes and activities adopted by the Management Board, within the limits specified by this Regulation, its implementing rules and the applicable law;
(d)
establish and implement an effective system enabling regular monitoring and evaluations of:
(i)
large-scale IT systems, including statistics; and
(ii)
the Agency, including the effective and efficient achievement of its objectives;
(e)
participate, without the right to vote, in the meetings of the Management Board;
(f)
exercise with respect to the Agency’s staff the powers laid down in Article 20(3) and manage staff matters;
(g)
without prejudice to Article 17 of the Staff Regulations of Officials, establish confidentiality requirements in order to comply with Article 17 of Regulation (EC) No 1987/2006, Article 17 of Decision 2007/533/JHA and Article 26(9) of Regulation (EC) No 767/2008 respectively and in order to apply appropriate rules of professional secrecy or other equivalent duties of confidentiality to the Agency’s staff required to work with Eurodac data;
(h)
negotiate and, after approval by the Management Board, sign a Headquarters Agreement concerning the seat of the Agency and Agreements concerning technical and backup sites with the Governments of the host Member States.
6. The Executive Director shall submit to the Management Board for adoption, in particular, the drafts of the following:
(a)
the Agency’s annual work programme and its annual activity report, after prior consultation of the Advisory Groups;
(b)
the financial rules applicable to the Agency;
(c)
the multi-annual work programme;
(d)
the budget for the coming year, established on the basis of activity-based budgeting;
(e)
the multi-annual Staff Policy Plan;
(f)
the terms of reference for the evaluation referred to in Article 31;
(g)
the practical arrangements for implementing Regulation (EC) No 1049/2001;
(h)
the necessary security measures including a security plan, and a business continuity and disaster recovery plan;
(i)
reports on the technical functioning of each large-scale IT system referred to in Article 12(1)(t) and the annual report on the activities of the Central Unit of Eurodac referred to in Article 12(1)(u), on the basis of the results of monitoring and evaluation;
(j)
the annual list, for publication, of competent authorities authorised to search directly the data contained in SIS II, including the list of N.SIS II Offices and SIRENE Bureaux, referred to in Article 12(1)(y) and the list of authorities referred to in Article 12(1)(z).
7. The Executive Director shall perform any other tasks in accordance with this Regulation.
Article 18
Appointment of the Executive Director
1. The Management Board shall appoint the Executive Director for a term of office of 5 years from a list of eligible candidates identified in an open competition organised by the Commission. The selection procedure shall provide for publication in the Official Journal of the European Union and elsewhere of a call for expressions of interest. The Management Board may require a repeated procedure if it is not satisfied with the suitability of any of the candidates retained in the list. The Management Board shall appoint the Executive Director on the basis of personal merit, experience in the field of large-scale IT systems and administrative, financial and management skills as well as knowledge in data protection. The Management Board shall take its decision to appoint the Executive Director by a two-thirds majority of all its members with a right to vote.
2. Before appointment, the candidate selected by the Management Board shall be invited to make a statement before the competent committee(s) of the European Parliament and answer questions from the committee members. After such a statement, the European Parliament shall adopt an opinion setting out its view of the selected candidate. The Management Board shall inform the European Parliament of the manner in which that opinion has been taken into account. The opinion shall be treated as personal and confidential until the appointment of the candidate.
3. In the course of the 9 months preceding the end of the five-year term of office, the Management Board, in close consultation with the Commission, shall undertake an evaluation in which it shall assess, in particular, the results achieved during the Executive Director’s first term of office and how they were achieved.
4. The Management Board, taking into account the evaluation report, and only in those cases where it can be justified by the objectives and tasks of the Agency, may extend the term of office of the Executive Director once for up to 3 years.
5. The Management Board shall inform the European Parliament about its intention to extend the Executive Director’s term of office. Within the month before any such extension, the Executive Director shall be invited to make a statement before the competent committee(s) of the European Parliament and answer questions from the committee members.
6. The Executive Director shall be accountable to the Management Board.
7. The Management Board may dismiss the Executive Director. The Management Board shall take such a decision by a two-thirds majority of all its members with a right to vote.
Article 19
Advisory Groups
1. The following Advisory Groups shall provide the Management Board with expertise relating to large-scale IT systems and, in particular, in the context of the preparation of the annual work program and the annual activity report:
(a)
SIS II Advisory Group;
(b)
VIS Advisory Group;
(c)
Eurodac Advisory Group;
(d)
any other Advisory Group relating to a large-scale IT system when so provided in the relevant legislative instrument governing the development, establishment, operation and use of that large-scale IT system.
2. Each Member State which is bound under Union law by any legislative instrument governing the development, establishment, operation and use of a particular large-scale IT system, as well as the Commission, shall appoint one member to the Advisory Group relating to that large-scale IT system, for a three-year term, which may be renewed.
As regards Denmark, it shall also appoint a member to an Advisory Group relating to a large-scale IT system, if it decides under Article 4 of the Protocol on the position of Denmark to implement the legislative instrument governing the development, establishment, operation and use of that particular large-scale IT system in its national law.
Each country associated with the implementation, application and development of the Schengen acquis, Eurodac-related measures and the measures related to other large-scale IT systems which participates in a particular large-scale IT system shall appoint a member to the Advisory Group relating to that large-scale IT system.
3. Europol and Eurojust may each appoint a representative to the SIS II Advisory Group. Europol may also appoint a representative to the VIS Advisory Group.
4. Members of the Management Board shall not be members of any of the Advisory Groups. The Executive Director or the Executive Director’s representative shall be entitled to attend all the meetings of the Advisory Groups as observers.
5. The procedures for the operation and cooperation of the Advisory Groups shall be laid down in the Agency’s rules of procedure.
6. When preparing an opinion, the members of each Advisory Group shall do their best to reach a consensus. If such a consensus is not reached, the opinion shall consist of the reasoned position of the majority of members. The minority reasoned position(s) shall also be recorded. Article 16(3) and (4) shall apply accordingly. The members representing the countries associated with the implementation, application and development of the Schengen acquis and Eurodac-related measures shall be allowed to express opinions on issues on which they are not entitled to vote.
7. Each Member State and each country associated with the implementation, application and development of the Schengen acquis and Eurodac-related measures shall facilitate the activities of the Advisory Groups.
8. For the chairmanship of the Advisory Groups, Article 14 shall apply mutatis mutandis.
CHAPTER IV
GENERAL PROVISIONS
Article 20
Staff
1. The Staff Regulations and the rules adopted jointly by the Union institutions for the purpose of applying the Staff Regulations shall apply to the staff of the Agency and to the Executive Director.
2. For the purpose of implementing the Staff Regulations, the Agency shall be considered an agency within the meaning of Article 1a(2) of the Staff Regulations of Officials.
3. The powers conferred on the Appointing Authority by the Staff Regulations of Officials and on the authority entitled to conclude contracts by the Conditions of Employment shall be exercised by the Agency in respect of its own staff.
4. The staff of the Agency shall consist of officials, temporary staff or contract staff. The Management Board shall give its consent on an annual basis where the contracts that the Executive Director plans to renew would become indefinite pursuant to the Conditions of Employment.
5. The Agency shall not recruit interim staff to perform what are deemed to be sensitive financial duties.
6. The Commission and the Member States may second officials or national experts to the Agency on a temporary basis. The Management Board shall, taking into account the multi-annual staff policy plan, adopt the necessary implementing measures for that purpose.
7. Without prejudice to Article 17 of the Staff Regulations of Officials, the Agency shall apply appropriate rules of professional secrecy or other equivalent duties of confidentiality.
8. The Management Board shall, in agreement with the Commission, adopt the necessary implementing measures referred to in Article 110 of the Staff Regulations of Officials.
Article 21
Public interest
The members of the Management Board, the Executive Director and the members of the Advisory Groups shall undertake to act in the public interest. For that purpose they shall issue an annual, written, public statement of commitment.
The list of members of the Management Board shall be published on the Agency’s Internet site.
Article 22
Headquarters Agreement and Agreements concerning the technical and backup sites
The necessary arrangements concerning the accommodation to be provided for the Agency in the host Member States and the facilities to be made available by those Member States and the specific rules applicable in the host Member States to the Executive Director, the members of the Management Board, staff of the Agency and members of their families shall be laid down in a Headquarters Agreement concerning the seat of the Agency and in Agreements concerning the technical and backup sites, concluded between the Agency and the host Member States after obtaining the approval of the Management Board.
Article 23
Privileges and immunities
The Protocol on the Privileges and Immunities of the European Union shall apply to the Agency.
Article 24
Liability
1. The contractual liability of the Agency shall be governed by the law applicable to the contract in question.
2. The Court of Justice of the European Union shall have jurisdiction to give judgment pursuant to any arbitration clause contained in a contract concluded by the Agency.
3. In the case of non-contractual liability, the Agency shall, in accordance with the general principles common to the laws of the Member States, make good any damage caused by its departments or by its servants in the performance of their duties.
4. The Court of Justice of the European Union shall have jurisdiction in disputes relating to compensation for the damage referred to in paragraph 3.
5. The personal liability of the Agency’s staff towards the Agency shall be governed by the provisions laid down in the Staff Regulations.
Article 25
Linguistic regime
1. Regulation No 1 of 15 April 1958 determining the languages to be used by the European Economic Community (30) shall apply to the Agency.
2. Without prejudice to decisions taken pursuant to Article 342 TFEU, the annual work programme and the annual activity report referred to in Article 12(1)(j) and (k), shall be produced in all official languages of the institutions of the Union.
3. The translation services necessary for the activities of the Agency shall be provided by the Translation Centre for the Bodies of the European Union.
Article 26
Access to documents
1. On the basis of a proposal by the Executive Director, and not later than 6 months after 1 December 2012, the Management Board shall adopt rules concerning access to the Agency’s documents, in accordance with Regulation (EC) No 1049/2001.
2. Decisions taken by the Agency pursuant to Article 8 of Regulation (EC) No 1049/2001 may give rise to the lodging of a complaint to the European Ombudsman or form the subject of an action before the Court of Justice of the European Union, under the conditions laid down in Articles 228 and 263 TFEU respectively.
Article 27
Information and communication
1. The Agency shall communicate in accordance with the legislative instruments governing the development, establishment, operation and use of large-scale IT-systems and on its own initiative in the fields within its tasks. It shall ensure in particular that in addition to the publication specified in Article 12(1)(j), (k), (w) and (y) and Article 33(8), the public and any interested party are rapidly given objective, reliable and easily understandable information with regard to its work.
2. The Management Board shall lay down the practical arrangements for the application of paragraph 1.
Article 28
Data protection
1. Without prejudice to the provisions on data protection laid down in the legislative instruments governing the development, establishment, operation and use of large-scale IT systems, the information processed by the Agency in accordance with this Regulation shall be subject to Regulation (EC) No 45/2001.
2. The Management Board shall establish measures for the application of Regulation (EC) No 45/2001 by the Agency, and in particular Section 8 concerning the Data Protection Officer.
Article 29
Security rules on the protection of classified information and non-classified sensitive information
1. The Agency shall apply the security principles laid down in Commission Decision 2001/844/EC, ECSC, Euratom of 29 November 2001 amending its internal Rules of Procedure (31), including the provisions for the exchange, processing and storage of classified information, and measures on physical security.
2. The Agency shall also apply the security principles relating to the processing of non-classified sensitive information as adopted and implemented by the Commission.
3. The Management Board shall, pursuant to Article 2 and Article 12(1)(p), decide on the Agency’s internal structure necessary to fulfil the appropriate security principles.
Article 30
Security of the Agency
1. The Agency shall be responsible for the security and the maintenance of order within the buildings, premises and land used by it. The Agency shall apply the security principles and relevant provisions of the legislative instruments governing the development, establishment, operation and use of large-scale IT systems.
2. The host Member States shall take all effective and adequate measures to maintain order and security in the immediate vicinity of the buildings, premises and land used by the Agency and shall provide to the Agency the appropriate protection, in accordance with the relevant Headquarters Agreement concerning the seat of the Agency and the Agreements concerning the technical and backup sites, whilst guaranteeing free access to these buildings, premises and land to persons authorised by the Agency.
Article 31
Evaluation
1. Within 3 years from 1 December 2012, and every 4 years thereafter, the Commission, in close consultation with the Management Board, shall perform an evaluation of the action of the Agency. The evaluation shall examine the way and extent to which the Agency effectively contributes to the operational management of large-scale IT systems in the area of freedom, security and justice and fulfils its tasks laid down in this Regulation. The evaluation shall also assess the role of the Agency in the context of a Union strategy aimed at a coordinated, cost-effective and coherent IT environment at Union level that is to be established in the coming years.
2. On the basis of the evaluation referred to in paragraph 1, the Commission, after consulting the Management Board, shall issue recommendations regarding changes to this Regulation, also in order to bring it further in line with the Union strategy referred to in paragraph 1. The Commission shall forward those recommendations, together with the opinion of the Management Board, as well as appropriate proposals to the European Parliament, the Council and the European Data Protection Supervisor.
CHAPTER V
FINANCIAL PROVISIONS
Article 32
Budget
1. The revenue of the Agency shall consist, without prejudice to other types of income, of:
(a)
a subsidy from the Union entered in the general budget of the European Union (Commission section);
(b)
a contribution from the countries associated with the implementation, application and development of the Schengen acquis and Eurodac-related measures;
(c)
any financial contribution from the Member States.
2. The expenditure of the Agency shall include, inter alia, staff remuneration, administrative and infrastructure expenses, operating costs and expenditure relating to contracts or agreements concluded by the Agency. Each year the Executive Director shall draw up, taking into account the activities carried out by the Agency, a draft statement of estimates of the Agency’s revenue and expenditure for the following financial year, together with the establishment plan, and shall transmit it to the Management Board.
3. Revenue and expenditure of the Agency shall be in balance.
4. The Management Board, on the basis of a draft drawn up by the Executive Director, shall adopt a draft statement of estimates of the revenue and expenditure of the Agency for the following financial year.
5. The draft statement of estimates of the Agency’s revenue and expenditure and the general guidelines underlying that estimate, shall be transmitted by the Management Board to the Commission and to the countries associated with the implementation, application and development of the Schengen acquis and Eurodac-related measures by 10 February each year and the final statement of estimates by 31 March each year.
6. By 31 March each year, the Management Board shall submit to the Commission and to the budgetary authority:
(a)
its draft annual work programme;
(b)
its updated multi-annual Staff Policy Plan, established in line with the guidelines set by the Commission;
(c)
information on the number of officials, temporary and contract staff as defined in the Staff Regulations for the years n-1 and n as well as an estimate for the year n+1;
(d)
information on contributions in kind granted by the host Member States to the Agency;
(e)
an estimate of the balance of the outturn account for the year n-1.
7. The statement of estimates shall be forwarded by the Commission to the budgetary authority together with the draft general budget of the European Union.
8. On the basis of the statement of estimates, the Commission shall enter in the draft general budget of the European Union the estimates it deems necessary for the establishment plan and the amount of the subsidy to be charged to the general budget, which it shall place before the budgetary authority in accordance with Article 314 TFEU.
9. The budgetary authority shall authorise the appropriations for the subsidy to the Agency. The budgetary authority shall adopt the establishment plan for the Agency.
10. The Agency’s budget shall be adopted by the Management Board. It shall become final following the final adoption of the general budget of the European Union. Where appropriate, it shall be adjusted accordingly.
11. Any modification to the budget, including the establishment plan, shall follow the same procedure.
12. The Management Board shall, as soon as possible, notify the budgetary authority of its intention to implement any project, which may have significant financial implications for the funding of its budget, in particular any projects relating to property such as the rental or purchase of buildings. It shall inform the Commission thereof as well as the countries associated with the implementation, application and development of the Schengen acquis and Eurodac-related measures. If either branch of the budgetary authority intends to issue an opinion, it shall, within 2 weeks after receipt of the information on the project, notify the Management Board of its intention to issue such an opinion. In the absence of a reply, the Agency may proceed with the planned operation.
Article 33
Implementation of the budget
1. The Agency’s budget shall be implemented by its Executive Director.
2. The Executive Director shall forward annually to the budgetary authority any information relevant to the outcome of the evaluation procedures.
3. The Agency’s Accounting Officer shall send to the Commission’s Accounting Officer and the Court of Auditors by 1 March of the following year the Agency’s provisional accounts, together with the report on budgetary and financial management during the year. The Commission’s Accounting Officer shall consolidate the provisional accounts of the institutions and decentralised bodies in accordance with Article 128 of Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002.
4. The Agency’s Accounting Officer shall also send to the budgetary authority, by 31 March of the following year, the report on budgetary and financial management.
5. On receipt of the Court of Auditors’ observations on the Agency’s provisional accounts, pursuant to Article 129 of Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002, the Executive Director shall draw up the Agency’s final accounts under his own responsibility and forward them to the Management Board for an opinion.
6. The Management Board shall deliver an opinion on the Agency’s final accounts.
7. By 1 July of the following year, the Executive Director shall send the final accounts, together with the opinion of the Management Board, to the budgetary authority, the Commission’s Accounting Officer, the Court of Auditors as well as the countries associated with the implementation, application and development of the Schengen acquis and Eurodac-related measures.
8. The final accounts shall be published.
9. The Executive Director shall send the Court of Auditors a reply to its observations by 30 September. The Executive Director shall also send that reply to the Management Board.
10. Upon the request of the European Parliament, the Executive Director shall submit the information necessary for the smooth application of the discharge procedure for the financial year in question, as laid down in Article 146(3) of Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002.
11. The European Parliament, on a recommendation from the Council acting by a qualified majority, shall, before 15 May of year n + 2, give a discharge to the Executive Director in respect of the implementation of the budget for year n.
Article 34
Financial rules
The financial rules applicable to the Agency shall be adopted by the Management Board after consultation of the Commission. They shall not depart from Regulation (EC, Euratom) No 2343/2002 unless such departure is specifically required for the Agency’s operation and the Commission has given its prior consent.
Article 35
Combating fraud
1. In order to combat fraud, corruption and other unlawful activities, Regulation (EC) No 1073/1999 shall apply.
2. The Agency shall accede to the Interinstitutional Agreement concerning internal investigations by the European Anti-fraud Office (OLAF) and shall issue, without delay, the appropriate provisions applicable to all the employees of the Agency.
3. The decisions concerning funding and the implementing agreements and instruments resulting from them shall explicitly stipulate that the Court of Auditors and OLAF may carry out, if necessary, on-the-spot checks among the recipients of the Agency’s funding and the agents responsible for allocating it.
CHAPTER VI
FINAL PROVISIONS
Article 36
Preparatory actions
1. The Commission shall be responsible for the establishment and initial operation of the Agency until the latter has the operational capacity to implement its own budget.
2. For that purpose, until such time as the Executive Director takes up his duties following his appointment by the Management Board in accordance with Article 18, the Commission may assign a limited number of officials including one to fulfil the functions of the Executive Director, on an interim basis. The interim Executive Director may be assigned only once the Management Board is convened, in accordance with Article 13(2).
If the interim Executive Director does not comply with the obligations laid down in this Regulation, the Management Board may ask the Commission to assign a new interim Executive Director.
3. The interim Executive Director may authorise all payments covered by credits provided in the budget of the Agency, once approved by the Management Board and may conclude contracts, including staff contracts following the adoption of the Agency’s establishment plan. If justified, the Management Board may impose restrictions on the interim Executive Director’s powers.
Article 37
Participation by countries associated with the implementation, application and development of the Schengen acquis and Eurodac-related measures
Under the relevant provisions of their association agreements, arrangements shall be made in order to specify, inter alia, the nature and extent of, and the detailed rules for, the participation by countries associated with the implementation, application and development of the Schengen acquis and Eurodac-related measures in the work of the Agency, including provisions on financial contributions, staff and voting rights.
Article 38
Entry into force and applicability
This Regulation shall enter into force on the 20th day following its publication in the Official Journal of the European Union.
The Agency shall take up its responsibilities set out in Articles 3 to 9 from 1 December 2012.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in the Member States in accordance with the Treaties.
Done at Strasbourg, 25 October 2011.