ROZHODNUTÍ KOMISE
ze dne 12. prosince 2011
o opakovaném použití dokumentů Komise
(2011/833/EU)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 249 této smlouvy,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Evropa 2020 stanoví vizi evropského sociálně tržního hospodářství pro 21. století. Jedním z prioritních témat v této souvislosti je „Inteligentní růst: rozvoj ekonomiky založené na znalostech a inovacích“.
(2)
Nové informační a komunikační technologie vytvořily nebývalé možnosti pro shromažďování a kombinování obsahu z různých zdrojů.
(3)
Informace veřejného sektoru jsou důležitým zdrojem potenciálního růstu inovativních online služeb podpořeného produkty a služby s přidanou hodnotou. Vlády mohou stimulovat trhy s obsahem tím, že transparentním, účinným a nediskriminačním způsobem zpřístupní informace veřejného sektoru. Proto Digitální agenda pro Evropu (1) označila opakované použití informací veřejného sektoru za jednu z hlavních oblastí, v níž je třeba jednat.
(4)
Komise a ostatní orgány jsou samy držiteli mnoha dokumentů různých druhů, které by mohly být opakovaně použity v informačních produktech a službách s přidanou hodnotou a mohly by společnostem i občanům poskytnout užitečný zdroj obsahu.
(5)
Právo na přístup k dokumentům Komise upravuje nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (2).
(6)
Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2003/98/ES (3) stanoví minimální pravidla pro opakované použití informací veřejného sektoru v Evropské unii. Ve svých bodech odůvodnění podněcuje členské státy, aby šly za hranice těchto minimálních pravidel a přijaly politiku zpřístupnění údajů, jež by umožnila široké používání dokumentů, které mají v držení subjekty veřejného sektoru.
(7)
Komise dala v tomto ohledu veřejným správám příklad, protože zpřístupnila bezplatně na internetu statistiky, publikace a kompletní korpus právních předpisů Unie. Je to dobrý základ dalšího pokroku při zajišťování dostupnosti a opakované použitelnosti údajů, která mají orgány v držení.
(8)
Rozhodnutí Komise 2006/291/ES, Euratom ze dne 7. dubna 2006 o opakovaném použití informací Komise (4) stanoví podmínky opakovaného použití dokumentů Komise.
(9)
Aby se stal režim opakovaného použití dokumentů Komise účinnější, měla by být pravidla opakovaného použití těchto dokumentů upravena za účelem rozšíření jejich opakovaného použití.
(10)
Měl by být vytvořen datový portál sloužící jako jednotné místo přístupu k dokumentům, které lze opakovaně použít. Kromě toho je mezi dokumenty dostupné pro opakované použití vhodné zařadit i informace o výzkumu vytvářené Společným výzkumným střediskem. Mělo by se přijmout ustanovení k zohlednění přechodu ke strojově čitelným formátům. Důležité zlepšení oproti směrnici 2006/291/ES, Euratom představují otevřené licence nebo jednoduchá prohlášení o opakovaném použití, na jejichž základě se dokumenty Komise stávají obecně dostupné pro opakované použití a není nutno podávat jednotlivé žádosti.
(11)
Rozhodnutí 2006/291/ES, Euratom by proto mělo být nahrazeno tímto rozhodnutím.
(12)
Otevřená politika opakovaného použití uplatňovaná Komisí podpoří nové ekonomické činnosti, povede k širšímu používání a většímu rozšíření informací Unie, posílí obraz otevřenosti a transparentnosti orgánů a zabrání zbytečné administrativní zátěži uživatelů i útvarů Komise. V roce 2012 plánuje Komise přezkoumat spolu s ostatními orgány a hlavními agenturami Unie, do jaké míry by mohly přijmout svá vlastní pravidla opakovaného použití.
(13)
Toto rozhodnutí by mělo být provedeno a používáno v plném souladu se zásadami ochrany osobních údajů podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (5).
(14)
Toto rozhodnutí by se nemělo vztahovat na dokumenty, u nichž Komise nemůže povolit opakované použití, např. s ohledem na práva duševního vlastnictví třetí strany nebo v případech, kdy byly dokumenty přijaty od jiných orgánů,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Předmět
Toto rozhodnutí stanoví podmínky opakovaného použití dokumentů, které má v držení Komise nebo jejím jménem Úřad pro publikace Evropské unie (dále jen „Úřad pro publikace“), s cílem usnadnit širší opakované používání informací, zlepšit obraz otevřenosti Komise a zabránit zbytečné administrativní zátěži jak na straně uživatelů, tak na straně útvarů Komise.
Článek 2
Oblast působnosti
1. Toto rozhodnutí se použije na veřejné dokumenty, které byly vypracovány Komisí nebo jejím jménem veřejnými a soukromými subjekty a které:
a)
byly zveřejněny Komisí nebo jejím jménem Úřadem pro publikace, a to prostřednictvím publikací, webových stránek nebo jiných prostředků pro rozšiřování; nebo
b)
nebyly zveřejněny z ekonomických či jiných praktických důvodů, například studie, zprávy a jiné údaje.
2. Toto rozhodnutí se nepoužije na:
a)
software nebo dokumenty, na které se vztahují práva průmyslového vlastnictví, například patenty, ochranné známky, zapsané průmyslové vzory, loga a názvy;
b)
dokumenty, u nichž Komise nemůže s ohledem na práva duševního vlastnictví třetích stran povolit opakované použití;
c)
dokumenty, které jsou podle pravidel stanovených v nařízení (ES) č. 1049/2001 vyloučeny z přístupu nebo k nimž může strana získat přístup pouze na základě zvláštních pravidel upravujících zvýhodněný přístup;
d)
důvěrné údaje definované v nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 223/2009 (6);
e)
dokumenty, které vznikají v rámci probíhajících výzkumných projektů vedených pracovníky Komise a které se nezveřejňují ani nejsou dostupné v uveřejněné databázi a jejichž opakované použití by narušilo validaci předběžných výsledků výzkumu nebo by tvořilo důvod pro odmítnutí zápisu práv průmyslového vlastnictví ve prospěch Komise.
3. Tímto rozhodnutím není nijak dotčeno nařízení (ES) č. 1049/2001.
4. Žádným ustanovením tohoto rozhodnutí se nepovoluje opakované použití dokumentů za účelem klamání nebo podvodu. Komise přijme náležitá opatření na ochranu zájmů a veřejné image EU v souladu s platnými pravidly.
Článek 3
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se použijí tyto definice:
1.
„dokumentem“ se rozumí:
a)
každý obsah na jakémkoli nosiči (na papíře či uložený v elektronické formě nebo jako zvukový, vizuální nebo audiovizuální záznam);
b)
jakákoli část takového obsahu;
2.
„opakovaným použitím“ se rozumí použití dokumentů fyzickými nebo právnickými osobami pro komerční nebo nekomerční účely jiné, než je původní účel, pro který byly dokumenty vytvořeny. Výměna dokumentů mezi Komisí a ostatními subjekty veřejného sektoru, které tyto dokumenty používají výhradně pro účely plnění svých veřejných úkolů, není opakovaným použitím;
3.
„osobními údaji“ se rozumí údaje definované v čl. 2 písm. a) nařízení (ES) č. 45/2001;
4.
„licencí“ se rozumí udělení povolení k opakovanému použití dokumentů za stanovených podmínek. „Otevřenou licencí“ se rozumí licence, na jejímž základě je opakované použití dokumentů povoleno pro všechna užití stanovená v jednostranném prohlášení držitele práv;
5.
„strojově čitelným“ se rozumí, že digitální dokumenty jsou dostatečně strukturovány pro softwarové aplikace umožňující spolehlivě rozpoznat jednotlivá uvedená fakta a jejich vnitřní strukturu;
6.
„strukturovanými daty“ se rozumí data uspořádaná tak, aby bylo možno spolehlivě rozpoznat jednotlivá uvedená fakta a všechny jejich části, např. v databázích a elektronických tabulkách;
7.
„portálem“ se rozumí jednotné místo přístupu k údajům z různých webových zdrojů. Zdroje vytvářejí data i související metadata. Metadata potřebná k indexování portál automaticky shromažďuje a jsou integrována v rozsahu, který je nezbytný pro podporu obecných funkcí, jako je vyhledávání a propojování. Portál může data z přispívajících zdrojů rovněž ukládat do vyrovnávací paměti, aby zvýšil výkon nebo poskytl doplňkové funkce.
Článek 4
Obecná zásada
Všechny dokumenty jsou dostupné k opakovanému použití:
a)
pro komerční nebo nekomerční účely za podmínek stanovených v článku 6;
b)
bezplatně podle ustanovení článku 9;
c)
aniž by bylo třeba podat jednotlivou žádost, pokud článek 7 nestanoví jinak.
Při provádění tohoto rozhodnutí se plně respektují pravidla ochrany fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů, a zejména nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 5
Datový portál
Komise vytvoří datový portál jako jednotné místo přístupu ke svým strukturovaným datům, aby usnadnila propojování a opakované použití pro komerční a nekomerční účely.
Útvary Komise určí a postupně zpřístupní vhodné údaje, které vlastní. Datový portál může poskytovat přístup k údajům z ostatních orgánů, institucí, úřadů a agentur Unie, a to na jejich žádost.
Článek 6
Podmínky opakovaného použití dokumentů
1. Dokumenty se zpřístupní pro opakované použití bez požádání, není-li stanoveno jinak, a bez omezení nebo případně na základě otevřené licence nebo prohlášení, v němž jsou stanoveny podmínky a práva uživatelů.
2. Uvedené podmínky, které zbytečně neomezují možnosti opakovaného použití, mohou zahrnovat:
a)
povinnost uživatele uvádět zdroj dokumentů;
b)
povinnost nezkreslovat původní význam nebo sdělení dokumentů;
c)
vyloučení odpovědnosti Komise za jakékoli následky plynoucí z opakovaného použití.
Je-li nezbytné použít na zvláštní skupinu dokumentů jiné podmínky, bude konzultována meziútvarová skupina uvedená v článku 12.
Článek 7
Jednotlivé žádosti o opakované použití dokumentů
1. Je-li nezbytná jednotlivá žádost o opakované použití, útvary Komise to v příslušném dokumentu či poznámce s odkazem na něj jasně uvedou a udají adresu, na kterou je třeba žádost zaslat.
2. Jednotlivé žádosti o opakované použití neprodleně vyřizuje příslušný útvar Komise. Žadateli se zašle potvrzení o přijetí. Do 15 pracovních dnů od zaevidování žádosti útvar Komise nebo Úřad pro publikace buď povolí opakované použití požadovaného dokumentu a případně poskytne jeho kopii, nebo v písemné odpovědi informuje o úplném nebo částečném zamítnutí žádosti s uvedením důvodů.
3. Týká-li se žádost o opakované použití velmi rozsáhlého dokumentu, velkého počtu dokumentů nebo je-li třeba ji přeložit, může být lhůta uvedená v odstavci 2 prodloužena o 15 pracovních dnů za předpokladu, že je o tom žadatel předem vyrozuměn a jsou uvedeny podrobné důvody prodloužení.
4. V případě zamítnutí žádosti o opakované použití dokumentu útvar Komise nebo Úřad pro publikace žadatele vyrozumí o právu podat žalobu u Soudního dvora Evropské unie nebo podat stížnost evropskému veřejnému ochránci práv za podmínek stanovených v článcích 263 a 228 Smlouvy o fungování Evropské unie.
5. Je-li zamítnutí založeno na čl. 2 odst. 2 písm. b) tohoto rozhodnutí, uvede se v odpovědi žadateli odkaz na fyzickou nebo právnickou osobu, která je držitelem práv, je-li známa, případně na poskytovatele licence, od něhož Komise dotyčný materiál získala, je-li znám.
Článek 8
Formát dokumentů dostupných k opakovanému použití
1. Dokumenty se poskytují ve všech existujících formátech nebo jazykových zněních, a pokud je to možné a vhodné, ve strojově čitelném formátu.
2. Z uvedeného však nevyplývá povinnost vytvářet, upravovat nebo aktualizovat dokumenty, aby bylo vyhověno žádosti, ani povinnost poskytovat výtahy z dokumentů, pokud by to znamenalo nepřiměřené úsilí překračující rámec jednoduché operace.
3. Toto rozhodnutí neukládá Komisi žádnou povinnost překládat požadované dokumenty do jakýchkoli jiných úředních jazyků, než v jakých jsou již dostupné v okamžiku podání žádosti.
4. Komise a Úřad pro publikace nejsou povinny pokračovat ve vytváření určitých druhů dokumentů nebo je uchovávat v daném formátu s ohledem na opakované použití těchto dokumentů fyzickou nebo právnickou osobou.
Článek 9
Pravidla vybírání poplatků
1. Opakované použití dokumentů je v zásadě bezplatné.
2. Ve výjimečných případech lze požadovat náhradu mezních nákladů na reprodukci a šíření dokumentů.
3. Rozhodne-li se Komise upravit dokument, aby vyhověla zvláštní žádosti, lze po žadateli požadovat náhradu nákladů vzniklých v souvislosti s úpravou. Při posuzování, zda je třeba požadovat náhradu takových nákladů, se zohlední úsilí nutné pro úpravu, jakož i potenciální výhody, které mohou Unii z opakovaného použití plynout, například pokud jde o šíření informací o fungování Unie nebo o zlepšení veřejné image dotyčného orgánu.
Článek 10
Transparentnost
1. Veškeré podmínky a standardní poplatky vztahující se na dokumenty, které lze opakovaně použít, jsou stanoveny předem a zveřejněny, pokud je to možné a vhodné, v elektronické formě.
2. Vyhledávání dokumentů je usnadněno praktickými opatřeními, například seznamy fondů hlavních dokumentů, které lze opakovaně použít.
Článek 11
Nediskriminace a výhradní práva
1. Veškeré podmínky opakovaného použití dokumentů jsou nediskriminační pro srovnatelné kategorie opakovaného použití.
2. Opakované použití dokumentů je přístupné všem potenciálním účastníkům trhu. Výhradní práva nesmějí být poskytována.
3. Je-li však výhradní právo nezbytné pro poskytování služby ve veřejném zájmu, platnost důvodů udělení takového výhradního práva se pravidelně přezkoumává, a v každém případě se přezkoumá po uplynutí tří let. Veškeré výhradní dohody jsou transparentní a zveřejňují se.
4. Výhradní práva lze na omezenou dobu udělit vydavatelům vědeckých a odborných časopisů v případě článků, které jsou založeny na práci úředníků Komise.
Článek 12
Meziútvarová skupina
1. Zřizuje se meziútvarová skupina, které předsedá generální ředitel odpovědný za toto rozhodnutí nebo jeho zástupce. Skupina se skládá ze zástupců generálních ředitelství a útvarů. Jedná o otázkách společného zájmu a každých 12 měsíců vypracuje zprávu o provádění rozhodnutí.
2. Na projekt zavedení datového portálu bude dohlížet řídící výbor, kterému bude předsedat Úřad pro publikace a který bude tvořit Generální sekretariát, Generální ředitelství pro komunikaci, Generální ředitelství pro informační společnost a média, Generální ředitelství pro informatiku a několik generálních ředitelství zastupujících poskytovatele údajů. Později mohou být k účasti ve výboru přizvány další orgány.
3. Podmínky otevřené licence uvedené v článku 6 dojednají generální ředitelé odpovědní za toto rozhodnutí a za správní provádění rozhodnutí týkajících se práv duševního vlastnictví v Komisi po konzultaci s meziútvarovou skupinou uvedenou v odstavci 1.
Článek 13
Přezkum
Toto rozhodnutí se přezkoumá tři roky po vstupu v platnost.
Článek 14
Zrušení
Rozhodnutí 2006/291/ES, Euratom se zrušuje.
V Bruselu dne 12. prosince 2011.
COMMISSION DECISION
of 12 December 2011
on the reuse of Commission documents
(2011/833/EU)
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, and in particular Article 249 thereof,
Whereas:
(1)
Europe 2020 sets out a vision of Europe’s social market economy for the 21st century. One of the priority themes in that context is ‘Smart growth: developing an economy based on knowledge and innovation’.
(2)
The new information and communication technologies have created unprecedented possibilities to aggregate and combine content from different sources.
(3)
Public sector information is an important source of potential growth of innovative online services through value-added products and services. Governments can stimulate content markets by making public sector information available on transparent, effective and non-discriminatory terms. For this reason, the Digital Agenda for Europe (1) singled out the reuse of public sector information as one of the key areas for action.
(4)
The Commission and the other Institutions are themselves holders of many documents of all kinds which could be reused in added-value information products and services and which could provide a useful content resource for companies and citizens alike.
(5)
The right to access Commission documents is regulated through Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (2).
(6)
Directive 2003/98/EC of the European Parliament and of the Council (3) sets minimum rules for the reuse of public sector information throughout the European Union. In its recitals it encourages Member States to go beyond these minimum rules and to adopt open data policies, allowing a broad use of documents held by public sector bodies.
(7)
The Commission has set an example to public administrations in making statistics, publications and the full corpus of Union law freely available online. This is a good basis to make further progress in ensuring the availability and reusability of data held by the institution.
(8)
Commission Decision 2006/291/EC, Euratom of 7 April 2006 on the reuse of Commission information (4) determines the conditions for the reuse of Commission documents.
(9)
In order to make the reuse regime of Commission documents more effective, the rules on the reuse of Commission documents should be adapted with a view to achieving a broader reuse of such documents.
(10)
A data portal as a single point of access to documents available for reuse should be set up. In addition, it is appropriate to include in the documents available for reuse the research information produced by the Joint Research Centre. A provision should be adopted to take into account the move towards machine-readable formats. An important improvement with respect to Decision 2006/291/EC, Euratom consists in making Commission documents generally available for reuse without the need for individual applications, through open reuse licences or simple disclaimers.
(11)
Decision 2006/291/EC, Euratom should therefore be replaced by this Decision.
(12)
An open reuse policy at the Commission will support new economic activity, lead to a wider use and spread of Union information, enhance the image of openness and transparency of the Institutions, and avoid unnecessary administrative burden for users and Commission services. In 2012, the Commission envisages exploring with other Union institutions and key Agencies to what extent they could adopt their own rules on reuse.
(13)
This Decision should be implemented and applied in full compliance with the principles relating to the protection of personal data in accordance with Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (5).
(14)
This Decision should not apply to documents for which the Commission is not in a position to allow reuse, e.g. in view of third party intellectual property rights or where the documents have been received from the other Institutions,
HAS ADOPTED THIS DECISION:
Article 1
Subject matter
This Decision determines the conditions for the reuse of documents held by the Commission or on its behalf by the Publications Office of the European Union (the Publications Office) with the aim of facilitating a wider reuse of information, enhancing the image of openness of the Commission, and avoiding unnecessary administrative burdens for reusers and the Commission services alike.
Article 2
Scope
1. This Decision applies to public documents produced by the Commission or by public and private entities on its behalf:
(a)
which have been published by the Commission or by the Publications Office on its behalf through publications, websites or dissemination tools; or
(b)
which have not been published for economic or other practical reasons, such as studies, reports and other data.
2. This Decision shall not apply:
(a)
to software or to documents covered by industrial property rights such as patents, trademarks, registered designs, logos and names;
(b)
to documents for which the Commission is not in a position to allow their reuse in view of intellectual property rights of third parties;
(c)
to documents which pursuant to the rules established in Regulation (EC) No 1049/2001 are excluded from access or only made accessible to a party under specific rules governing privileged access;
(d)
to confidential data, as defined in Regulation (EC) No 223/2009 of the European Parliament and of the Council (6);
(e)
to documents resulting from ongoing research projects conducted by the staff of the Commission which are not published or available in a published database, and whose reuse would interfere with the validation of provisional research results or where reuse would constitute a reason to refuse registration of industrial property rights in the Commission’s favour.
3. This Decision is without prejudice to and in no way affects Regulation (EC) No 1049/2001.
4. Nothing in this Decision authorises reuse of documents in a manner calculated to deceive or to defraud. The Commission shall take the appropriate measures to protect the interests and the public image of the EU in accordance to applicable rules.
Article 3
Definitions
For the purposes of this Decision, the following definitions shall apply:
(1)
‘document’ means:
(a)
any content whatever its medium (written on paper or stored in electronic form or as a sound, visual or audiovisual recording);
(b)
any part of such content;
(2)
‘reuse’ means the use of documents by persons or legal entities of documents, for commercial or non-commercial purposes other than the initial purpose for which the documents were produced. The exchange of documents between the Commission and other public sector bodies which use these documents purely in the pursuit of their public tasks does not constitute reuse;
(3)
‘personal data’ means data as defined in Article 2(a) of Regulation (EC) No 45/2001;
(4)
‘licence’ means the granting of permission to reuse documents under specified conditions. ‘Open licence’ means a licence where reuse of documents is permitted for all specified uses in a unilateral declaration by the rightholder;
(5)
‘machine-readable’ means that digital documents are sufficiently structured for software applications to identify reliably individual statements of fact and their internal structure;
(6)
‘structured data’ is data organised in a way that allows reliable identification of individual statements of fact and all their components, as exemplified in databases and spreadsheets;
(7)
‘portal’ refers to a single point of access to data from a variety of web sources. The sources generate both the data and the related metadata. The metadata needed for indexing are automatically harvested by the portal and integrated to the extent needed to support common functionalities such as search and linking. The portal may also cache data from the contributing sources in order to improve performance or provide additional functionalities.
Article 4
General principle
All documents shall be available for reuse:
(a)
for commercial or non-commercial purposes under the conditions laid down in Article 6;
(b)
without charge, subject to the provisions laid down in Article 9; and
(c)
without the need to make an individual application, unless otherwise provided in Article 7.
This Decision shall be implemented in full respect of the rules on the protection of individuals with regard to the processing of personal data, and in particular Regulation (EC) No 45/2001.
Article 5
Data portal
The Commission shall set up a data portal as a single point of access to its structured data so as to facilitate linking and reuse for commercial and non-commercial purposes.
Commission services will identify and progressively make available suitable data in their possession. The data portal may provide access to data of other Union institutions, bodies, offices and agencies at their request.
Article 6
Conditions for reuse of documents
1. Documents shall be made available for reuse without application unless otherwise specified and without restrictions or, where appropriate, an open licence or disclaimer setting out conditions explaining the rights of reusers.
2. Those conditions, which shall not unnecessarily restrict possibilities for reuse, may include the following:
(a)
the obligation for the reuser to acknowledge the source of the documents;
(b)
the obligation not to distort the original meaning or message of the documents;
(c)
the non-liability of the Commission for any consequence stemming from the reuse.
Where it is necessary to apply other conditions to a particular class of documents, the inter-service group referred to in Article 12 will be consulted.
Article 7
Individual applications for reuse of documents
1. Where an individual application for reuse is necessary, the Commission services shall clearly indicate this in the relevant document or notice pointing to it and provide an address to which the application is to be submitted.
2. Individual applications for reuse shall be handled promptly by the relevant Commission service. An acknowledgement of receipt shall be submitted to the applicant. Within 15 working days from registration of the application, the Commission service or the Publications Office shall either allow reuse of the document requested and, where relevant, provide a copy of the document, or, in a written reply, indicate the total or partial refusal of the application, stating the reasons.
3. Where an application for reuse of a document concerns a very long document, a very large number of documents or the application needs to be translated, the time limit provided for in paragraph 2 may be extended by 15 working days, provided that the applicant is notified in advance and that detailed reasons for the extension are given.
4. Where an application for reuse of a document is refused, the Commission service or the Publications Office shall inform the applicant of the right to bring an action before the Court of Justice of the European Union or to lodge a complaint with the European Ombudsman, under the conditions laid down in Articles 263 and 228, respectively, of the Treaty on the Functioning of the European Union.
5. Where a refusal is based on point (b) of Article 2(2) of this Decision, the reply to the applicant shall include a reference to the natural or legal person who is the rightholder, where known, or alternatively to the licensor from which the Commission has obtained the relevant material, where known.
Article 8
Formats for documents available for reuse
1. Documents shall be made available in any existing format or language version, in machine-readable format where possible and appropriate.
2. This shall not imply an obligation to create, adapt or update documents in order to comply with the application, nor to provide extracts from documents where it would involve disproportionate effort, going beyond a simple operation.
3. This Decision does not create any obligation for the Commission to translate the requested documents into any other official language versions than those already available at the moment of the application.
4. The Commission or the Publications Office may not be required to continue the production of certain types of documents or to preserve them in a given format with a view to the reuse of such documents by a natural or legal person.
Article 9
Rules on charging
1. The reuse of documents shall in principle be free of charge.
2. In exceptional cases, marginal costs incurred for the reproduction and dissemination of documents may be recovered.
3. Where the Commission decides to adapt a document in order to satisfy a specific application, the costs involved in the adaptation may be recovered from the applicant. The assessment of the need to recover such costs shall take into account the effort necessary for the adaptation as well as the potential advantages the reuse may bring to the Union, for example in terms of spreading information on the functioning of the Union or in terms of enhancing the public image of the Institution.
Article 10
Transparency
1. Any applicable conditions and standard charges for the documents available for reuse shall be pre-established and published, through electronic means where possible and appropriate.
2. The search for documents shall be facilitated by practical arrangements, such as asset-lists of main documents available for reuse.
Article 11
Non-discrimination and exclusive rights
1. Any applicable conditions for the reuse of documents shall be non-discriminatory for comparable categories of reuse.
2. The reuse of documents shall be open to all potential actors in the market. No exclusive rights shall be granted.
3. However, where an exclusive right is necessary for the provision of a service in the public interest, the validity of the reason for granting such an exclusive right shall be subject to regular review, and shall, in any event, be reviewed after 3 years. Any exclusive arrangement shall be transparent and made public.
4. Exclusive rights may be granted to publishers of scientific and scholarly journals for articles based on the work of Commission officials for a limited period.
Article 12
Inter-service group
1. An inter-service group shall be set up, chaired by the Director-General responsible for this Decision, or his representative. It shall be composed of representatives of the Directorates-General and Services. It shall discuss issues of common concern and draw up a report on the implementation of the Decision every 12 months.
2. A steering committee chaired by the Publications Office and comprising the Secretariat-General, the Directorate-General for Communication, the Directorate-General for Information Society and Media, the Directorate-General for Informatics and several Directorates-General representing the data providers will oversee the project leading to the implementation of the data portal. Other institutions may be invited to join the committee at a later stage.
3. The terms of the open licence referred to in Article 6 shall be settled in agreement by the Directors-General responsible for this Decision and for the administrative execution of decisions related to intellectual property rights at the Commission, after consultation of the inter-service group referred to in paragraph 1.
Article 13
Review
This Decision shall be reviewed 3 years after its entry into force.
Article 14
Repeal
Decision 2006/291/EC, Euratom is repealed.
Done at Brussels, 12 December 2011.