Nařízení Komise (ES) č. 2304/2002
ze dne 20. prosince 2002,
kterým se provádí rozhodnutí Rady 2001/822/ES o přidružení zámořských zemí a území k Evropskému společenství ("rozhodnutí o přidružení zámoří")
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na rozhodnutí Rady 2001/822/ES [1], a zejména na jeho článek 23,
s ohledem na interní dohodu mezi zástupci vlád členských států, zasedajících v Radě, o financování a správě pomoci Společenství podle finančního protokolu k Dohodě o partnerství mezi africkými, karibskými a tichomořskými státy a Evropským společenstvím a jeho členskými státy, podepsané v Cotonou (Benin) dne 23. června 2000, a o přídělu finanční pomoci zámořským zemím a územím, pro které platí čtvrtá část Smlouvy o ES [2],
s ohledem na nařízení Rady o finančním nařízení pro Evropský rozvojový fond [3] (dále jen "finanční nařízení pro ERF"),
vzhledem k těmto důvodům:
(1) Rozhodnutí Rady 2001/822/ES (dále jen "rozhodnutí o přidružení zámoří") vyžaduje od Komise, aby přijala prováděcí předpisy k části III a k přílohám II A až D ve spolupráci se zámořskými zeměmi a územími (dále jen "ZZÚ") v rámci partnerského postupu. Zejména článek 4 stanoví, že ZZÚ mají primární odpovědnost za přípravu jednotných programových dokumentů (dále jen "JPD") a programů spolupráce.
(2) Předpisy přijaté Komisí podle článku 23 rozhodnutí o přidružení zámoří by měla být v souladu se zásadami řádného finančního řízení, partnerství, doplňkovosti a subsidiarity, a měla by zajistit, aby si ZZÚ osvojily proces rozvoje, jakož i náležité monitorování a provádění auditu samotnými ZZÚ a Komisí.
(3) S uvážením zvláštních potřeb, schopností a omezení ZZÚ by jim měla být poskytnuta finanční pomoc. Měla by mít formu rozpočtové podpory za předpokladu, že řízení veřejných výdajů ZZÚ jeví dostatečnou průhlednost, odpovědnost a účinnost. Kromě toho je třeba, aby postupy zadávání veřejných zakázek vyhovovaly normám finančního nařízení pro ERF, pokud jde o průhlednost a otevřenost. Jako alternativu k rozpočtové podpoře lze finanční pomoc poskytovat jako podporu projektů nebo programů, má-li za to, že zajistí účinnější nebo bezpečnější provádění.
(4) Je třeba upravit přípravu JPD, jeho monitorování, audit, hodnocení, přezkum a provádění, jakož i pro výkaznictví a finanční opravy. Tato ustanovení by měla upravovat účast Komise na těchto činnostech. S výhradou případného nezbytného přizpůsobení zvláštní situaci ZZÚ by měla být v souladu s předpisy použitelnými v rámci strukturálních fondů, s cílem posílit a usnadnit účinnost účasti Komise.
(5) Pro usnadnění regionální spolupráce a integrace mezi ZZÚ a státy AKT je třeba, aby platila v zásadě totožná pravidla. Avšak při uvážení zeměpisné polohy některých ZZÚ, které ve skutečnosti nemohou navázat úzkou spolupráci se státy AKT nebo s jinými ZZÚ, je třeba také poskytnout možnost, aby regionální prostředky byly přidělovány na žádost jen jedné ZZÚ.
(6) Opatření stanovená v tomto nařízení byla konzultována se ZZÚ.
(7) Opatření stanovená v tomto nařízení jsou v souladu se stanoviskem Výboru ERF-ZZÚ, zřízeného článkem 24 rozhodnutí o přidružení zámoří,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
ČÁST I
PŘEDMĚT A ZÁSADY
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví postupy pro programování, provádění a řízení finanční pomoci Společenství pro ZZÚ, kterou řídí Komise v rámci devátého Evropského rozvojového fondu (ERF) v souladu s rozhodnutím o přidružení zámoří a finančním nařízením pro ERF.
Článek 2
Doplňkovost a partnerství
1. Příprava programů, provádění, monitorování a hodnocení podpory v rámci ERF se provádí v úzké konzultaci mezi ZZÚ, dotčenými členskými státy a Komisí.
2. ZZÚ zajistí, aby všichni účastníci spolupráce uvedení v čl. 5 odst. 1 druhé a třetí odrážce rozhodnutí o přidružení zámoří byli v průběhu procesu přípravy programu náležitě konzultováni.
3. ZZÚ, zúčastněné členské státy a Komise podporují součinnost a soulad mezi opatřeními přijímanými na základě tohoto nařízení a opatřeními financovanými z rozpočtu Společenství na jedné straně a operacemi prováděnými Evropskou investiční bankou (EIB), jinými mezinárodními institucemi a dotčenými členskými státy na straně druhé.
ČÁST II
PROGRAMOVATELNÁ A NEPROGRAMOVATELNÁ PODPORA
KAPITOLA 1
Programovatelná podpora
Článek 3
Územní programování
Operace financované z grantů v rámci rozhodnutí o přidružení zámoří musí být naprogramovány co nejdříve po vstupu tohoto nařízení v platnost prostřednictvím přijetí jednotného programového dokumentu (JPD) podle vzoru obsaženého v příloze tohoto nařízení.
Článek 4
Příprava JPD
1. Příslušné orgány ZZÚ vypracují návrh JPD po konzultacích s nejširším možným spektrem aktérů procesu rozvoje a využijí získané zkušenosti a osvědčené postupy.
Každý návrh na JPD musí být přizpůsoben potřebám a odpovídat zvláštní situaci každé ZZÚ. Určuje prioritní činnosti a posiluje místní zapojení do programů spolupráce.
Návrh musí být Komisi předložen do dvanácti měsíců po vstupu tohoto nařízení v platnost.
2. Tam, kde je to na místě, bude návrh JPD předmětem výměny názorů mezi ZZÚ, dotčeným členským státem a Komisí prostřednictvím příslušné delegace.
ZZÚ poskytnou veškeré nezbytné informace včetně výsledků všech studií proveditelnosti, aby Komise mohla hodnocení návrhu JPD provést co nejúčinněji.
3. Orgány ZZÚ musí Komisi zejména co nejdříve informovat, zda požadují, aby byl finanční příděl ERF poskytnut jako rozpočtová podpora.
Je třeba vzít na vědomí veškeré odchylky mezi vlastní analýzou příslušné země a analýzou Společenství.
Článek 5
Hodnocení JPD Komisí
Komise vyhodnotí návrh na JPD, aby určila, zda obsahuje všechny potřebné prvky a zda je v souladu s cíli rozhodnutí o přidružení zámoří, tímto nařízením a souvisejícími politikami Společenství. O obdrženém návrhu vyrozumí Evropskou investiční banku.
Komise zejména rozhoduje, zda má být finanční pomoc ERF poskytnuta prostřednictvím rozpočtové podpory na základě předběžného posouzení průhlednosti, odpovědnosti a účinnosti řízení veřejných výdajů a otevřenosti a průhlednosti zadávání veřejných zakázek podle norem stanovených ve finančním nařízení pro ERF, nebo jako podpora programů či projektů.
Článek 6
Regionální programy
1. Finanční podpora regionální spolupráce a integrace stanovená v čl. 1 odst. 1 písm. a) bodě ii) přílohy II A rozhodnutí o přidružení zámoří se přiděluje na základě návrhů programů předkládaných jednou nebo více ZZÚ v souladu s článkem 16 rozhodnutí o přidružení zámoří.
2. Návrhy jsou výsledkem výměny názorů mezi Komisí a územními schvalujícími osobami ZZÚ jmenovanými podle článku 14 tohoto nařízení nebo jejich zástupci, případně včetně konzultací se způsobilými nestátními účastníky.
Předloží se Komisi do 30. září 2003.
Při posuzování návrhů Komise bere zvláště v úvahu předpokládaný dopad na integraci přijímajících ZZÚ do regionu, k němuž náležejí. Závazku k výdajům musí přecházet finanční rozhodnutí Komise o krytí podpory projektů a programů.
3. Jestliže po prvním přidělení zbude jakýkoli zůstatek, mohou být s výjimkou případů mimořádné naléhavosti předkládány dodatečné návrhy dvakrát za rok, poprvé ke 31. prosinci 2003 a ke 30. červnu 2004.
4. Aby bylo dosaženo odpovídajícího měřítka a zvýšena účinnost, mohou být pro financování regionálních programů s výraznou územní složkou kombinovány regionální a územní finanční prostředky.
5. Články 8 a 16 až 30 se použijí obdobně na regionální programy.
KAPITOLA 2
Neprogramovatelná podpora
Článek 7
Použití rezervy "C"
1. Komise přiděluje zdroje z rezervy "C" pro účely uvedené v čl. 3 odst. 3 písm. b) nebo c) přílohy II A rozhodnutí o přidružení zámoří na základě přezkumu v polovině období uvedeného v článku 22 tohoto nařízení, nebo v případě Grónska přezkumu v polovině období uvedeného v čl. 3 odst. 2 přílohy II rozhodnutí o přidružení zámoří. Komise v souladu s tím upravuje orientační příděly v čl. 3 odst. 4 přílohy II A rozhodnutí o přidružení zámoří a informuje ZZÚ a členské státy o svém rozhodnutí ohledně nových přídělů.
2. Pro účely závazků ke zdrojům stanovených v článku 28 a v příloze II D rozhodnutí o přidružení zámoří předloží všechny ZZÚ, které se samy považují za způsobilé pro podporu stanovenou ve zmíněném článku, úplný požadavek na formulářích poskytnutých Komisí a přiloží veškeré informace, které je k tomuto účelu potřebné posoudit.
Tento požadavek musí být předložen Komisi nejpozději do 30. dubna roku následujícího po roce, pro který se dodatečná podpora požaduje.
Komise o svém rozhodnutí vyrozumí ZZÚ co nejdříve.
ČÁST III
PROVÁDĚNÍ
KAPITOLA 1
Finanční postupy
Článek 8
Závazky
1. Komise se zavazuje k výdajům na finanční pomoc pro ZZÚ v souladu s finančním nařízením pro ERF.
2. V rámci JPD musí závazku k výdajům předcházet finanční rozhodnutí Komise, které pokryje rozpočtovou podporu nebo podporu projektů a programů.
3. Mimo rámec JPD se Komise zavazuje k výdajům týkajícím se nepřidělené rezervy "C", vytvořené podle čl. 3 odst. 3 přílohy II A rozhodnutí o přidružení zámoří, a provádí je v souladu s články 15 a 54 finančního nařízení pro ERF.
Článek 9
Platební agentury
Finanční instituce v ZZÚ, u nichž Komise otevírá účty v souladu s částí I hlavou III kapitolou 3 oddílem 4 finančního nařízení ERF pro účely provádění spolupráce se ZZÚ, vykonávají funkce "platebních agentur."
Z prostředků uložených u platebních agentur ve Společenství se vyplácí úrok.
Platební agentury neobdrží za své služby žádnou odměnu a z uložených prostředků se nevyplácí úrok.
KAPITOLA 2
Zakázky
Článek 10
Obecné předpisy pro zakázky
1. Postupy, kterými se řídí zadávání zakázek, musí být uvedeny ve finančních dohodách.
2. V případech, kdy je finanční pomoc poskytována prostřednictvím rozpočtové podpory, se použijí postupy pro zadávání veřejných zakázek dotyčných ZZÚ.
3. Ve všech ostatních případech musí být při zadávání zakázky dodržena ustanovení uvedená v čl. 75 odst. 1 prvním pododstavci finančního nařízení pro ERF.
Článek 11
Daňové a celní režimy
1. ZZÚ použijí pro zakázky, jimiž se provádějí programy nebo projekty financované ERF, daňové a celní režimy, které nejsou méně výhodné než režimy, které používají pro nejvíce zvýhodněné státy nebo mezinárodní rozvojové organizace, s nimiž udržují vztahy. Pro účely stanovení zacházení doložky nejvyšších výhod (DNV) se neberou v úvahu režimy používané dotyčnými ZZÚ vůči jiným ZZÚ či státům AKT nebo jiným rozvojovým zemím.
2. S výhradou odstavce 1 se na zakázky financované Společenstvím vztahují tato ustanovení:
a) v ZZÚ, které jsou příjemcem pomoci, nepodléhá zakázka žádnému stávajícímu či budoucímu kolkovnému ani registračním poplatkům či daňovým poplatkům s rovnocenným účinkem; tyto zakázky však jsou registrovány podle právních předpisů platných v ZZÚ a může za ně být vyžadován poplatek, který odpovídá poskytnuté službě;
b) zisky nebo příjmy vznikající z provádění zakázek se zdaňují podle vnitřní daňové úpravy dotyčných ZZÚ za předpokladu, že fyzická nebo právnická osoba, která tohoto zisku nebo příjmu dosahuje, má v daném státě stálou provozovnu nebo že provádění zakázky trvá déle než šest měsíců;
c) podniky, které musí pro provádění zakázek na stavební práce dovézt profesionální zařízení, využijí pro uvedené zařízení systém dočasného dovozu podle vnitrostátních právních předpisů přijímajících ZZÚ, pokud o to požádají;
d) každé profesionální zařízení potřebné pro provádění úkolů stanovených v zakázce na služby se dočasně propustí do přijímajících ZZÚ podle jejich vnitrostátních právních předpisů s osvobozením od cel, daní nebo daňových poplatků s rovnocenným účinkem, jestliže tato cla, daně a poplatky nepředstavují odměnu za poskytnuté služby;
e) dovoz na základě zakázek na dodávky se propouští do přijímajících ZZÚ s osvobozením od cel, daní nebo daňových poplatků s rovnocenným účinkem. Zakázky na dodávky pocházející z dotyčné ZZÚ se uzavírají na základě cen dodávek ze závodu, k nimž mohou být přičteny takové vnitřní daňové poplatky, jaké mohou být uplatňovány na takové dodávky v dané ZZÚ;
f) paliva, maziva a uhlovodíková pojiva a všechny materiály použité v plnění zakázek na stavební práce se považují za zakoupené na místním trhu a podléhají daňové pravě použitelné na základě vnitrostátních právních předpisů platných v přijímající ZZÚ a
g) spotřební zboží dovezené pro potřebu fyzických osob jiných než zaměstnaných v místě, které se zabývají prováděním úkolů stanovených v zakázce na služby, a jejich rodinných příslušníků se osvobozuje od dovozního cla, daní a ostatních daňových poplatků s rovnocenným účinkem v mezích stanovených vnitrostátními právními předpisy platnými v přijímající ZZÚ.
3. Každá otázka, na kterou se nevztahují odstavce 1 a 2 o daňových a celních režimech, podléhá i nadále právním předpisům dotyčné ZZÚ.
KAPITOLA 3
Řízení a výkonní činitelé
Článek 12
Prováděcí postupy
Aniž jsou dotčeny postupy pro provádění rozpočtové podpory uvedené v čl. 8 odst. 2 a čl. 10 odst. 2, provádějí se programy a projekty financované podle tohoto nařízení v souladu s články 13, 14 a 15.
Článek 13
Delegace
1. Tam, kde je Komise zastupována delegací pod vedením vedoucího delegace, vyrozumí o tom dotyčné ZZÚ. V těchto případech se použije čl. 22 odst. 2 a článek 67 finančního nařízení pro ERF o pověřených schvalujících osobách a účetních.
2. Vedoucí delegace v úzké spolupráci s územní schvalující osobou
a) se na žádost dotyčných ZZÚ účastní a poskytuje pomoc při přípravě projektů a programů a při sjednávání zakázek na technickou pomoc;
b) se účastní hodnocení projektů a programů, připravuje nabídkovou dokumentaci a hledá způsoby, jak zjednodušit postupy hodnocení a provádění projektů a programů;
c) připravuje návrhy financování;
d) do 30 dnů poté, co ji obdrží od územní schvalující osoby, a předtím, než ji územní schvalující osoba vydá, schvaluje dokumentaci místních vyhlašovaných nabídkových řízení a dokumentaci zakázek na pomoc při mimořádných událostech;
e) je přítomen otvírání nabídek a obdrží jejich kopie a výsledky jejich zkoumání;
f) do 30 dnů schvaluje návrh územní schvalující osoby na schválení místních otevřených nabídek, zakázek zadávaných přímou dohodou, zakázek na pomoc při mimořádných událostech, zakázek na služby a zakázek na stavební práce s hodnotou nižší než 5 milionů EUR a zakázek na dodávky s hodnotou nižší než 1 milion EUR;
g) u všech výše nezahrnutých ostatních zakázek schvaluje do 30 dnů návrh územní schvalující osoby na zadání zakázky, kdykoli jsou splněny tyto podmínky:
i) vybraná nabídka je nejnižší z těch, které vyhovují požadavkům nabídkové dokumentace,
ii) vybraná nabídka splňuje všechna výběrová kritéria stanovená v nabídkové dokumentaci a
iii) vybraná nabídka nepřekračuje částku vyhrazenou pro zakázku;
h) nejsou-li podmínky uvedené v písmenu g) splněny, postoupí návrh hlavní schvalující osobě, která o něm rozhodne do 60 dnů poté, co návrh obdrží od vedoucího delegace. Jestliže cena nabídky přesahuje částku vyhrazenou pro zakázku, učiní hlavní schvalující osoba při schvalování zakázky také nezbytný finanční závazek;
i) potvrzuje zakázky a odhady v případě přímo najatých pracovních sil a dodatky k nim, jakož i schválení plateb vydávaná územní schvalující osobou;
j) zajišťuje, aby projekty a programy financované ze zdrojů fondu řízeného Komisí byly z finančního a technického hlediska řádně prováděny;
k) spolupracuje s orgány ZZÚ, kde zastupuje Komisi při pravidelném hodnocení operací;
l) poskytuje ZZÚ veškeré informace a příslušné dokumenty o postupech provádění rozvojové finanční spolupráce, zejména pokud jde o kritéria hodnocení a kritéria posuzování nabídek; a
m) pravidelně informuje orgány ZZÚ o činnostech Společenství, které se mohou přímo dotýkat spolupráce mezi Společenstvím a ZZÚ.
3. Každé další převedení správních nebo finančních pravomocí na vedoucího delegace jiných než popsaných v tomto článku musí být oznámeno územním schvalujícím osobám.
Článek 14
Územní schvalující osoba
1. Vláda každé ZZÚ jmenuje územní schvalující osobu, aby ji zastupovala ve všech operacích financovaných ze zdrojů fondu řízeného Komisí a bankou. Územní schvalující osoba může některé z těchto funkcí převést a o každém takovém převedení musí informovat hlavní schvalující osobu.
2. Funkce územní schvalující osoby jsou tyto:
a) v úzké spolupráci s vedoucím delegace odpovídá za přípravu, předkládání a hodnocení projektů a programů;
b) v úzké spolupráci s vedoucím delegace vyhlašuje místní otevřená nabídková řízení a přijímá nabídky, místní i mezinárodní (otevřené i omezené), předsedá zkoumání nabídek, vyhlašuje výsledky tohoto zkoumání, podepisuje zakázky a dodatky k nim a schvaluje výdaje;
c) před vyhlášením místních otevřených nabídkových řízení předkládá dokumentaci nabídkového řízení vedoucímu delegace, který do 30 dnů vyjádří svůj souhlas;
d) dokončuje hodnocení nabídek v období platnosti nabídek, přičemž bere v úvahu období potřebné ke schválení zakázek;
e) předává výsledky zkoumání a návrh na zadání zakázky vedoucímu delegace ke schválení ve lhůtách stanovených v čl. 15 písm. f);
f) proplácí a schvaluje výdaje v mezích finančních prostředků, které má přiděleny; a
g) během provádění operací provádí veškerá přizpůsobení nezbytná pro zajištění správného provedení schválených projektů nebo programů z hospodářského a technického hlediska.
3. Během provádění operací a s výhradou požadavku informovat vedoucího delegace má územní schvalující osoba rozhodovací pravomoci v těchto věcech:
a) technické úpravy a změny v podrobnostech v míře, která neovlivní přijaté technické řešení a zůstává v mezích prostoru vyhrazeného pro úpravy;
b) změny odhadů během provádění;
c) převody z položky do položky v rámci odhadů;
d) změny místa pro projekty nebo programy pro více jednotek, kde pro to jsou technické, hospodářské nebo sociální důvody;
e) ukládání nebo promíjení sankcí za prodlení;
f) úkony zprošťující ručitele závazku;
g) nákup zboží na místním trhu bez ohledu na jeho původ;
h) používání stavebního a strojního zařízení nepocházejícího ze ZZÚ, členských států ani států AKT za předpokladu, že v ZZÚ, členských státech ani státech AKT neexistuje výroba srovnatelného zařízení a strojního zařízení;
i) subdodávky;
j) konečná přejímka za předpokladu, že vedoucí delegace je přítomen předběžné přejímce, potvrdí odpovídající zápis a případně je přítomen při konečné přejímce, zejména tam, kde rozsah výhrad zaznamenaných při předběžné přejímce vyžaduje významné dodatečné práce; a
k) najímání poradců a dalších odborníků na technickou pomoc.
4. Mimo to územní schvalující osoba:
a) zpracovává výroční zprávu o provádění a po obdržení schválení monitorovacího výboru ji předkládá Komisi;
b) provádí přezkum v polovině období uvedené v článku 22;
c) zajišťuje, že subjekty, které se účastní řízení a provádění programů ERF, udržují pro všechny transakce související s pomocí buď oddělený účetní systém, nebo patřičný účetní kód; a
d) přijímá veškerá nezbytná opatření k zajištění provádění článků 16, 19, 24 a 30.
5. Po předložení roční zprávy o provádění uvedené v článku 21 Komise a územní schvalující osoba přezkoumají hlavní výsledky předchozího roku.
Po tomto přezkumu může Komise vyjádřit územní schvalující osobě připomínky. Územní schvalující osoba informuje Komisi o každé akci provedené na základě těchto připomínek. Usoudí-li Komise v řádně odůvodněných případech, že přijatá opatření nejsou dostatečná, může pro ZZÚ a územní schvalující osobu vydat odůvodněné doporučení pro úpravy zaměřené na zlepšení účinnosti monitorovacích nebo řídících mechanismů.
Po obdržení každého takového doporučení doloží územní schvalující osoba opatření, která přijala pro zdokonalení monitorovacích nebo řídících mechanismů, nebo vysvětlí, proč žádná taková opatření nepřijala.
Článek 15
Regionální zúčastněné subjekty
1. Návrhy na regionální program předkládají:
a) nejméně dvě územní schvalující osoby ZZÚ nebo
b) výjimečně jedna územní schvalující osoba ZZÚ, je-li do operace uvedené v čl. 16 odst. 1 písm. b) až e) rozhodnutí o přidružení zámoří zapojena jen jedna ZZÚ.
2. Regionální programy provádí územní schvalující osoba nebo organizace jmenovaná v návrhu.
ČÁST IV
MONITOROVÁNÍ, PŘEZKUM, AUDIT A HODNOCENÍ
KAPITOLA 1
Monitorování
Článek 16
Odpovědnost ZZÚ
1. Aniž je dotčena odpovědnost Komise za provádění finanční podpory Společenství, přebírají ZZÚ odpovědnost v první řadě za finanční kontrolu takové podpory.
Územní schvalující osoba za tímto účelem:
a) stanoví a provádí mechanismy řízení a kontroly tak, aby bylo zajištěno, že se finanční prostředky Společenství používají účinně a správně. Vhodné vnitřní a vnější finanční kontroly musí podle mezinárodně uznávaných standardů pro audit provádět příslušný finanční kontrolní orgán, který musí být pro účely plnění této funkce nezávislý;
b) poskytuje Komisi popis těchto mechanismů;
c) zaručuje, že je pomoc řízena podle všech platných pravidel a že se prostředky, které jsou pro ni k dispozici, používají v souladu se zásadami řádného finančního řízení;
d) osvědčuje, že prohlášení o výdajích předkládaná Komisi jsou přesná a vyplývají z účetních systémů založených na ověřitelných podpůrných dokladech;
e) po uzavření každého programového období předkládá Komisi prohlášení vypracované osobou nebo útvarem funkčně nezávislými na určeném řídícím orgánu. Toto prohlášení shrne závěry kontrol provedených v průběhu předchozích let a posoudí platnost žádosti o zaplacení závěrečného zůstatku a zákonnost a správnost transakcí uvedených v závěrečném osvědčení o výdajích. ZZÚ mohou k tomuto osvědčení připojit své vlastní stanovisko, považují-li to za nutné;
f) spolupracuje s Komisí s cílem zajistit, aby se zdroje ERF používaly v souladu se zásadami řádného finančního řízení;
g) předchází nesrovnalostem, zjišťuje je a napravuje je, v souladu s pravidly je oznamuje Komisi a informuje Komisi o postupu správních a právních řízení;
h) vymáhá všechny částky ztracené následkem zjištěné nesrovnalosti a případně vybírá úroky z prodlení;
i) přijímá veškerá nezbytná opatření pro zajištění shody s ustanoveními orientačního programu, včetně splnění harmonogramu závazků a plateb, dohodnutého v době přípravy programu; a
j) vyšetří každý důvod zpoždění v provádění a navrhne vhodná opatření k nápravě situace.
2. Každý rok je Komisi zaslán plán auditu a souhrn zjištění z provedených auditů.
Zprávy o auditu budou k dispozici Komisi.
Článek 17
Součinnost
1. Komise a ZZÚ, zastupované územní schvalující osobou, spolupracují a koordinují plány, metody a provádění kontrol tak, aby na nejvyšší míru zvýšily užitečnost prováděných kontrol. Výsledky provedených kontrol si neprodleně vyměňují.
2. Nejméně jednou za rok se zkoumají a posuzují:
a) výsledky kontrol, které provedly ZZÚ a Komise;
b) všechny připomínky vznesené jinými kontrolními orgány či institucemi Společenství nebo členského státu;
c) finanční dopad všech zaznamenaných nesrovnalostí, již učiněné nebo stále požadované kroky k jejich nápravě a případně úpravy systémů řízení a kontroly.
3. Po prozkoumání a posouzení podle odstavce 2 a aniž jsou dotčena opatření, která mají ZZÚ přijmout ihned podle článku 16, může Komise vznést připomínky, zejména pokud jde o finanční dopad jakékoli zjištěné nesrovnalosti.
Tyto připomínky zašle územní schvalující osobě dotyčných ZZÚ a případně k nim přiloží žádosti o nápravná opatření, která napraví zjištěné nedostatky v řízení a vyřeší ty zjištěné nesrovnalosti, které dosud nebyly napraveny.
ZZÚ dostanou příležitost se k těmto připomínkám vyjádřit.
Článek 18
Monitorovací výbory
1. Dohled nad prováděním každého JPD provádí monitorovací výbor.
Orgány ZZÚ zřídí monitorovací výbor nejpozději tři měsíce po schválení JPD.
2. Monitorovacímu výboru předsedá územní schvalující osoba nebo její zástupce.
Zástupce Komise a případně zástupce Evropské investiční banky se mohou účastnit práce monitorovacího výboru s poradním hlasem.
Ve výboru musí být zastoupeny orgány nebo subjekty, které určí ZZÚ, Komise, dotčený členský stát a případně Evropská investiční banka nebo jiná instituce podílející se na financování. Pokud za provádění projektu odpovídají regionální a místní orgány a soukromé podniky a pokud se jich některý projekt přímo týká, jsou v takových výborech rovněž zastoupeny.
3. Monitorovací výbor vypracuje v institucionálním, právním a finančním rámci dotyčné ZZÚ svůj jednací řád a dohodne se na něm s územní schvalující osobou.
4. Územní schvalující osoba podává schůzím monitorovacího výboru zprávy o pokroku v souladu se standardním vzorem poskytnutým Komisí. Komise musí obdržet tuto zprávu 15 pracovních dnů před plánovanou schůzí.
5. Pro ověření účinnosti a kvality provádění pomoci monitorovací výbor:
a) pravidelně posuzuje pokrok dosažený při uskutečňování konkrétních cílů JPD;
b) posuzuje přezkum v polovině období uvedený v článku 22, než je odeslán Komisi;
c) posuzuje a schvaluje roční a závěrečné zprávy o provádění před odesláním Komisi;
d) posuzuje a schvaluje každý návrh na změnu obsahu JPD.
Článek 19
Ukazatele monitorování
Územní schvalující osoba a monitorovací výbor provádějí monitorování prostřednictvím ukazatelů stanovených v JPD.
Tyto ukazatele berou v úvahu orientační metodiku poskytovanou Komisí.
Týkají se zvláštní povahy projektů a jejich cílů a ukazují:
a) vstupy, výstupy, výsledek a podle možnosti dopady;
b) stadium dosažené v pomoci, pokud jde o fyzické provedení;
c) postup plánu financování.
KAPITOLA 2
Přezkum
Článek 20
Přezkumný postup
1. Finanční spolupráce musí být dostatečně pružná, aby se zajistilo, že operace jsou stále v souladu s cíli rozhodnutí o přidružení zámoří a zohledňují všechny změny, k nimž dochází v hospodářské situaci, prioritách a cílech dotyčné ZZÚ, zejména prostřednictvím výročních zpráv o provádění a přezkumu v polovině období nebo případně výročního přezkumu JPD uvedeného v čl. 21 odst. 5.
2. Za výjimečných okolností uvedených v ustanoveních o humanitární a naléhavé pomoci může být přezkum proveden na žádost kterékoli ze stran.
Článek 21
Výroční zpráva o provádění
1. Územní schvalující osoba předkládá výroční zprávy o provádění Komisi do tří měsíců od konce každého úplného roku provádění od přijetí JPD.
2. Výroční zpráva o provádění JPD se skládá ze společného posouzení provádění programu a bere v úvahu výsledky souvisejících činností monitorování a hodnocení.
3. Tato zpráva se zpracovává místně a dokončí ji během 60 dnů územní schvalující osoba, monitorovací výbor a případně příslušný vedoucí delegace.
4. Obsahuje zejména posouzení:
a) výsledků dosažených v klíčovém odvětví nebo odvětvích měřených vzhledem k identifikovaným konkrétním cílům, ukazatelům dopadu a závazkům odvětvové politiky;
b) všech projektů a programů mimo klíčová odvětví nebo jako součástí víceletých programů;
c) použití všech zdrojů vyhrazených pro nestátní účastníky;
d) účinného provádění běžných operací a rozsahu, v němž byl splněn harmonogram závazků a plateb; a
e) jakéhokoli prodloužení programování pro pokrytí následujících let.
5. Výroční přezkum se případně provádí na základě zprávy při příležitosti schůze partnerství, jak uvádí článek 7 rozhodnutí o přidružení zámoří.
Článek 22
Přezkum v polovině období
1. Přezkum v polovině období je organizován za účelem zjištění počátečních výsledků JPD, jejich významu a rozsahu, v němž bylo cílů dosaženo.
Posuzuje rovněž využívání finančních prostředků a chod monitorování a provádění.
2. Za provedení přezkumu v polovině období odpovídá Komise v součinnosti s územní schvalující osobou a dotčeným členským státem.
V zásadě jej provádí nezávislý hodnotitel v době mezi 24 a 36 měsíci od vstupu tohoto nařízení v platnost, je předložen monitorovacímu výboru a poté postoupen Komisi. JPD může stanovit jinou lhůtu, zejména s ohledem na ukazatele přijaté v případě rozpočtové podpory.
3. Komise zkoumá relevantnost a kvalitu přezkumu na základě kritérií stanovených v JPD, přičemž uváží rovněž finanční příděl ERF.
KAPITOLA 3
Audity
Článek 23
Audity
1. Aniž jsou dotčeny kontroly prováděné přijímajícími zeměmi, mohou Komise a Účetní dvůr prostřednictvím vlastních zaměstnanců nebo řádně zmocněných zástupců provádět na místě technické nebo finanční kontroly, včetně namátkových kontrol a závěrečných auditů operací financovaných ERF, a systémů řízení a kontroly, pokud je oznámí nejméně jeden pracovní den předem.
Komise uvědomí dotyčnou ZZÚ s cílem dostat veškerou nezbytnou pomoc. Těchto kontrol se mohou účastnit úředníci nebo zaměstnanci dotyčné ZZÚ. Komise si může od dotyčné ZZÚ vyžádat, aby provedla kontroly na místě pro ověření správnosti jedné nebo více transakcí. Těchto kontrol se mohou účastnit úředníci nebo zaměstnanci Komise.
2. Přijímající země jsou útvarům Komise a Účetnímu dvoru nápomocny při provádění auditů týkajících se využívání prostředků ERF.
Článek 24
Pomůcka pro audit se zaměřením na finanční toky
1. Systémy řízení a kontroly ZZÚ poskytnou dostatečnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky v souladu s podmínkami stanovenými v každé finanční dohodě.
2. Dostatečná pomůcka pro audit se zaměřením na finanční toky existuje za těchto okolností:
a) účetní záznamy vedené na vhodné úrovni řízení poskytují podrobné informace o výdajích skutečně vynaložených v operacích financovaných ERF. V těchto účetních záznamech je uvedeno datum jejich vzniku, částka každé položky výdajů, povaha podpůrných dokladů a datum a způsob platby. Jsou připojeny nezbytné dokumentární důkazy (například faktury);
b) na vhodné úrovni řízení se také vedou technické specifikace a finanční plán operace, zprávy o postupu, doklady o schválení grantu, postupech při nabídkovém řízení a zadávání zakázek a zprávy o kontrolách financovaných produktů a služeb;
c) v případě počítačového přenosu účetních údajů dostávají všechny zúčastněné orgány a subjekty dostatečné informace od podřízených orgánů a subjektů, aby odůvodnily své účetní záznamy a částky nadřízeným vykazované orgánům a subjektům, s cílem zajistit dostatečnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky od celkových úhrnných částek osvědčovaných Komisi až k jednotlivým výdajovým položkám a podpůrným dokladům na úrovni konečných příjemců, subjektů a podniků, které operace provádějí.
3. Územní schvalující osoba přijme veškerá opatření nezbytná pro provádění tohoto článku.
KAPITOLA 4
Hodnocení
Článek 25
Hodnocení
1. Hodnocení JPD se zabývá využitím zdrojů, účinností pomoci a jejím dopadem a vyvozuje závěry a doporučení, zejména s využitím již dostupných výsledků hodnocení.
Zabývá se všemi faktory, které přispívají k úspěchu nebo neúspěchu provádění a dosahování výsledků, včetně jejich udržitelnosti.
2. Za hodnocení JPD odpovídá Komise v součinnosti s monitorovacím výborem.
3. Program hodnocení by měl být nastíněn v JPD.
Hodnocení zejména:
a) poskytuje pravidelná a nezávislá posouzení operací a činností fondu srovnáváním plánovaných výsledků a cílů s tím, čeho je skutečně dosaženo, a tím
b) umožňuje ZZÚ, členským státům a Komisi zpětně využívat získané zkušenosti v navrhování a provádění budoucích politik a operací.
4. Výsledky hodnocení se zpřístupňují veřejnosti.
Článek 26
Hodnotící postupy
Aniž je dotčeno hodnocení, které provádí ZZÚ nebo Komise, mohou hodnocení programů, projektů nebo jiných činností, jimiž se provádí JPD, provádět společně ZZÚ a Komise ve spolupráci s dotčeným členským státem.
ČÁST V
FINANČNÍ ÚPRAVY
Článek 27
Úprava přídělů ERF
S využitím výsledků monitorování, auditu a hodnocení jako základu a s uvážením připomínek monitorovacího výboru může Komise upravit částky a podmínky původního JPD z vlastního podnětu nebo na návrh dotyčné ZZÚ se ohledem na aktuální potřeby a výkonnost této ZZÚ.
Tato úprava se provádí zpravidla při přezkumu v polovině období postupem podle článku 24 rozhodnutí o přidružení zámoří v době mezi 24 a 36 měsíci po vstupu tohoto nařízení v platnost nebo, v případě nesrovnalostí, co nejdříve.
Článek 28
Pozastavení plateb
1. Komise pozastaví platby a s uvedením důvodů požádá ZZÚ o předložení jejích připomínek a případně o provedení veškerých nápravných opatření ve stanovené lhůtě, pokud po dokončení nezbytných kontrol dojde k závěru, že:
a) ZZÚ nesplnila své povinnosti, nebo
b) JPD jako celek nebo jeho část neospravedlňuje příspěvek ERF jako celek nebo jeho část, nebo
c) existují vážné nedostatky v systémech řízení nebo kontroly, které by mohly vést k systémovým nesrovnalostem.
2. Lhůta, v níž může dotyčná ZZÚ předložit své připomínky a případně provést nápravná opatření, činí dva měsíce, s výjimkou řádně odůvodněných případů, v nichž může Komise souhlasit s lhůtou delší.
3. Jestliže ZZÚ vznese proti připomínkám Komise námitky, Komise pozve ZZÚ a dotčený členský stát na schůzku partnerství, na které budou všechny strany usilovat o dosažení dohody o připomínkách a závěrech, které se z nich mají vyvodit.
Jestliže ZZÚ vznese proti připomínkám Komise námitky a uskuteční se schůzka partnerství ad hoc, začíná lhůta tří měsíců podle odstavce 5, v níž může Komise přijmout rozhodnutí, běžet až ode dne schůzky partnerství.
4. Pokud Komise navrhuje finanční opravy, dostane ZZÚ příležitost doložit přezkoumáním dotyčné dokumentace, že skutečný rozsah nesrovnalostí byl menší, než jak jej Komise posoudila.
S výjimkou řádně odůvodněných případů nesmí doba povolená pro toto přezkoumání překročit další dvouměsíční období následující po lhůtě dvou měsíců uvedené v odstavci 1.
Komise vezme v úvahu každý důkaz, který ZZÚ předloží v těchto lhůtách.
5. Pokud na konci lhůty stanovené v odstavci 2 nebylo dosaženo žádné dohody a ZZÚ neprovedla žádná nápravná opatření, vezme Komise v úvahu všechny připomínky, které ZZÚ a členskými státy vznesly, a do tří měsíců rozhodne o:
a) snížení plateb, nebo
b) provedení vyžadovaných finančních oprav tím, že zruší příděl ERF jako celek nebo jeho část.
6. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 až 5, může Komise po řádném ověření pozastavit celou předběžnou platbu nebo její část, pokud zjistí, že se dotyčný výdaj váže na vážnou nesrovnalost, která dosud nebyla napravena, a že je třeba okamžitě jednat.
Komise o přijatých opatřeních a jejich důvodech vyrozumí dotyčnou ZZÚ. Pokud důvody pozastavení stále trvají i po pěti měsících nebo dotyčná ZZÚ neoznámila Komisi opatření přijatá pro nápravu vážné nesrovnalosti, použije se článek 30.
Článek 29
Inkaso a zpětné platby
1. Veškeré zpětné platby Komisi musí být provedeny do dne splatnosti vyznačeného na inkasním příkazu vyhotoveném v souladu s článkem 45 finančního nařízení pro ERF. Tímto dnem splatnosti je poslední den druhého měsíce následujícího po vydání příkazu.
2. Každé prodlení při provádění zpětné platby vede k uložení úroku z prodlení po dobu počínající dnem splatnosti uvedeným v odstavci 1 a končící dnem skutečného splacení. Sazba úroku z prodlení je o jeden a půl procentního bodu vyšší než sazba, kterou používá Evropská centrální banka ve svých hlavních refinančních operacích první pracovní den měsíce, do kterého spadá den splatnosti.
3. Územní schvalující osoba vede účet částek inkasovatelných z již provedených plateb pomoci Společenství a zajišťuje, aby byly částky inkasovány bez zbytečného prodlení.
Příjemce zaplatí každou částku, která má být inkasována, spolu s úrokem z prodlení tak, že dotyčnou částku odečte ze svého příštího výkazu výdajů a požadavku na platbu ke Komisi, nebo pokud to nestačí, uhradí částku Společenství.
Územní schvalující osoba zasílá Komisi jednou za rok výkaz částek, u kterých se v dotyčném období očekává jejich inkaso, roztříděných podle roku zahájení inkasního řízení.
ČÁST VI
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 30
Informace a propagace
1. ZZÚ zajistí, aby programy ERF byly dostatečně propagovány, s cílem:
a) informovat širokou veřejnost o úloze, kterou hraje Společenství ve vztahu k těmto programům;
b) informovat potenciální příjemce pomoci a profesní organizace o poskytovaných možnostech.
2. Přijímající země zejména zajistí, aby byly instalovány dobře viditelné reklamní panely zobrazující fyzické projekty financované Společenstvím, opatřené logem Společenství, a aby se do nejdůležitějších veřejných aktivit spojených s programy podporovanými ERF řádně zapojili zástupci orgánů Společenství.
Článek 31
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dnem vyhlášení v Úředním věstníku Evropských společenství.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 20. prosince 2002.
Commission Regulation (EC) No 2304/2002
of 20 December 2002
implementing Council Decision 2001/822/EC on the association of the overseas countries and territories with the European Community ('Overseas Association Decision')
THE COMMISSION OF THE EUROPEAN COMMUNITIES,
Having regard to the Treaty establishing the European Community,
Having regard to Council Decision 2001/822/EC(1), and in particular Article 23 thereof,
Having regard to the Internal Agreement between Representatives of the Governments of the Member States, meeting within the Council, on the Financing and Administration of Community Aid under the Financial Protocol to the Partnership Agreement between the African, Caribbean and Pacific States and the European Community and its Member States signed in Cotonou (Benin) on 23 June 2000 and the allocation of financial assistance for the Overseas Countries and Territories to which Part Four of the EC Treaty applies(2),
Having regard to the Council Regulation on a Financial Regulation for the European Development Fund(3) (EDF Financial Regulation),
Whereas:
(1) Decision 2001/822/EC (Overseas Association Decision) requires the Commission to adopt implementing provisions concerning Part III and Annexes II(A) to (D) in cooperation with the overseas countries and territories (OCT) within the framework of the partnership procedure. In particular, Article 4 lays down that OCT shall have primary responsibility for the preparation of Single Programming Documents (SPD) and cooperation programmes.
(2) The provisions adopted by the Commission pursuant to Article 23 of the Overseas Association Decision should be consistent with the principles of sound financial management, partnership, complementarity and subsidiarity and ensure ownership by the OCT of the development process as well as adequate monitoring and auditing by the OCT themselves and the Commission.
(3) Taking into account the specific needs, capabilities and constraints of the OCT, financial assistance should be granted to the OCT as budgetary support, provided the OCT management of public expenditure presents sufficient transparency, accountability and effectiveness. In addition, the public procurement procedures there should satisfy to the standards of the EDF Financial Regulation as to transparency and openness. Alternatively to budgetary support, financial assistance may be provided as support for projects or programmes when this is deemed to ensure a more effective or safer implementation.
(4) Provisions should be established for the preparation of the SPD, its follow-up, audit, evaluation, review and implementation, as well as for reporting and financial corrections. Such provisions should cover the participation of the Commission in those activities. Subject to any necessary adaptation to the specific OCT situation, they should be consistent with the corresponding ones in the context of structural funds, in order to enhance and facilitate the effectiveness of the Commission participation.
(5) In order to facilitate regional cooperation and integration between the OCT and the ACP countries, identical rules should in principle apply. However, taking into account the geographical situation of certain OCT, which in practice cannot establish close cooperation with ACP countries or other OCT, the possibility should also be provided for regional funds to be allocated at the request of only one OCT.
(6) The measures provided for in this Regulation have been subject to consultation with the OCTs.
(7) The measures provided for in this Regulation are in accordance with the opinion of the EDF-OCT Committee established by Article 24 of the Overseas Association Decision,
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
PART 1
SUBJECT MATTER AND PRINCIPLES
Article 1
Subject matter
This Regulation lays down the procedures for the programming, implementation and control of the Community financial assistance to the OCT managed by the Commission under the Ninth European Development Fund (EDF), in accordance with the provisions of the Overseas Association Decision and the EDF Financial Regulation.
Article 2
Complementarity and partnership
1. The programming, implementing, monitoring and evaluation of EDF support shall be carried out in close consultation between the OCT, the Member States concerned and the Commission.
2. The OCT shall ensure that all the actors of cooperation listed in Article 5(1), second and third indent of the Overseas Association Decision are adequately consulted during the programming process.
3. The OCT, the Member States concerned and the Commission shall promote coordination and consistency between both measures undertaken pursuant to this Regulation, measures undertaken with contributions from the Community budget, and operations undertaken by the European Investment Bank, other international institutions and the Member States concerned.
PART II
PROGRAMMABLE AND NON-PROGRAMMABLE AID
CHAPTER 1
Programmable aid
Article 3
Territorial programming
Operations financed by non-repayable aid within the framework of the Overseas Association Decision shall be programmed as soon as possible after the entry into force of this Regulation by means of the adoption of a Single Programming Document (SPD) following the model in the Annex to the present Regulation.
Article 4
Preparation of the SPD
1. The competent OCT authorities shall prepare a proposal for the SPD following consultations with the widest possible range of stakeholders in the development process, and shall draw on lessons learned and best practices.
Each proposal for a SPD shall be adapted to the needs and respond to the specific circumstances of each OCT. It shall prioritise activities and build local ownership of cooperation programmes.
The proposal shall be submitted to the Commission not later than 12 months after the entry into force of this Regulation.
2. The proposal for the draft SPD shall be the subject of an exchange of views between the OCT and Member State concerned and the Commission, via, if applicable, the relevant Delegation.
The OCT shall provide all the necessary information, including the results of any feasibility studies, to make the appraisal of the draft SPD by the Commission as effective as possible.
3. The OCT authorities shall, in particular, indicate to the Commission at the earliest possible stage whether they require that EDF financial allocation be provided as budgetary support.
Any divergences between the country's own analysis and the Community's shall be noted.
Article 5
Commission's appraisal of the SPD
The Commission shall appraise the proposal for the SPD to determine whether it contains all the elements required and is consistent with the aims of the Overseas Association Decision, this Regulation and the relevant Community policies. It shall inform the European Investment Bank on the draft received.
In particular, the Commission shall decide whether EDF financial assistance is to be granted by means of budgetary support, subject to a preliminary assessment of the transparency, accountability and effectiveness of public expenditure management and of the openness and transparency of public procurement in accordance with the standards set out in the EDF Financial Regulation, or as support for programmes or projects.
Article 6
Regional programmes
1. The financial support for regional cooperation and integration laid down in Article 1(1)(a)(ii) of Annex II(A) to the Overseas Association Decision shall be allocated on the basis of programme proposals submitted by one or more OCT in accordance with Article 16 of the "Overseas Association" Decision.
2. Proposals shall be the result of an exchange of views between the Commission and the OCT Territorial Authorising Officers appointed in accordance with Article 14 of this Regulation or their representatives, including, where appropriate, consultation with eligible non-State actors.
They shall be submitted to the Commission by 30 September 2003.
In its assessment of the proposals, the Commission shall take particular account of the anticipated impact on the integration of the beneficiary OCT within the region to which they belong. Commitment of expenditure shall be preceded by a Commission financing decision covering support for projects and programmes.
3. Where any balance remains after the first allocation, additional proposals may be submitted twice a year, except in cases of particular urgency, and for the first time by 31 December 2003 and 30 June 2004 respectively.
4. In order to achieve an adequate scale and to increase efficiency, regional and territorial funds may be mixed for financing regional programmes with a distinct territorial component.
5. Articles 8 and 16 to 30 apply to regional programmes mutatis mutandis.
CHAPTER 2
Non-programmable aid
Article 7
Use of the reserve 'C'
1. The Commission shall allocate the resources from the reserve 'C' for the purposes referred to in Article 3(3)(b) or (c) of Annex II(A) to the Overseas Association Decision on the basis of the mid-term review referred to in Article 22 of this Regulation, or, in the case of Greenland, the mid-term review referred to in Article 3(2) of Annex II to the Overseas Association Decision. The Commission shall adjust the indicative allocations in Article 3(4) of Annex II(A) to the Overseas Association Decision accordingly and inform the OCTs and the Member States of its decision regarding the new allocations.
2. For the purposes of committing the resources laid down in Article 28 and Annex II D of the Overseas Association Decision, any OCT which considers itself to be eligible for the support laid down therein shall submit a complete request on the forms made available by the Commission and include all the information needed for it to be assessed.
The request shall be submitted to the Commission at the latest by 30 April of the year following the year for which the additional support is required.
The Commission shall inform the OCT within the shortest possible time of its decision.
PART III
IMPLEMENTATION
CHAPTER 1
Financial procedures
Article 8
Commitments
1. Expenditure on financial assistance for the OCT shall be committed by the Commission in accordance with the EDF Financial Regulation.
2. Within the scope of the SPD, commitment of expenditure shall be preceded by a Commission financing decision covering budgetary support or support for projects and programmes.
3. Outside the scope of the SPD, expenditure related to the non-allocated reserve "C" set aside in accordance with Article 3(3) of Annex II(A) to the Overseas Association Decision shall be committed by the Commission and implemented in accordance with Article 15 and 54 of the EDF Financial Regulation.
Article 9
Paying agents
The financial institutions in the OCT with which the Commission opens accounts in accordance with Part I, Title III, Chapter 3, Section 4 of the EDF Financial Regulation for the purposes of implementing cooperation with the OCT shall exercise the functions of "Paying Agents".
Interest shall be payable on funds deposited with Paying Agents in the Community.
The Paying Agents shall receive no remuneration for their services and no interest shall be payable on deposited funds.
CHAPTER 2
Contracts
Article 10
General regulations for contracts
1. The procedures governing the award of contracts shall be indicated in the financing agreements.
2. Where financial assistance is granted by means of budgetary support, the procedures for public procurement of the OCT in question shall apply.
3. In all other cases, award of contract shall follow the provisions laid down in Article 75 (1)(1) of the EDF Financial Regulation.
Article 11
Tax and customs arrangements
1. OCT shall apply for contracts implementing programmes or projects financed by EDF tax and customs arrangements no less favourable than the arrangements they apply to the most favoured States or international development organisations with which they have relations. For the purposes of determining the most-favoured-nation (MFN) treatment, account shall not be taken of arrangements applied by the OCT concerned to other OCT or ACP States, or to other developing countries.
2. Subject to paragraph 1, the following shall apply to contracts financed by the Community:
(a) the contract shall not be subject in the beneficiary OCT to stamp or registration duties or to fiscal charges having equivalent effect, whether such charges already exist or are to be instituted in the future; however, such contracts shall be registered in accordance with the laws in force in the OCT and a fee corresponding to the service rendered may be charged therefor;
(b) profits and/or income arising from the performance of contracts shall be taxable according to the internal fiscal arrangements of the OCT concerned, provided that the natural or legal persons who realise such profit and/or income have a permanent place of business in that State, or that the performance of the contract takes longer than six months;
(c) enterprises having to import professional equipment in order to carry out works contracts shall, if they so request, benefit from the system of temporary admission as laid down by the national legislation of the beneficiary OCT in respect of the said equipment;
(d) any professional equipment needed to carry out the tasks defined in a service contract shall be temporarily admitted into the beneficiary OCT in accordance with its national legislation free of customs duties, taxes or fiscal charges having equivalent effect where such duties and charges do not constitute remuneration for services rendered;
(e) imports under supply contracts shall be admitted into the beneficiary OCT without customs duties, taxes or fiscal charges having equivalent effect. The contract for supplies originating in the OCT concerned shall be concluded on the basis of the ex-works price of the supplies, to which may be added such internal fiscal charges as may be applicable to those supplies in the OCT;
(f) fuels, lubricants and hydrocarbon binders and all materials used in the performance of works contracts shall be deemed to have been purchased on the local market and shall be subject to fiscal rules applicable under the national legislation in force in the beneficiary OCT; and
(g) personal and household effects imported for use by natural persons, other than those recruited locally, engaged in carrying out the tasks defined in a service contract, as well as members of their families, shall be exempt from customs or import duties, taxes and other fiscal charges having equivalent effect, within the limit of the national legislation in force in the beneficiary OCT.
3. Any matter not covered by paragraphs 1 and 2 on tax and customs arrangements shall remain subject to the legislation of the OCT concerned.
CHAPTER 3
Management and executing agents
Article 12
Implementing procedures
Without prejudice to the procedures for implementing budgetary support referred to in Articles 8(2) and 10(2), programmes and projects financed according to this Regulation shall be implemented in accordance with Articles 13, 14 and 15.
Article 13
Delegations
1. Where the Commission is represented by a Delegation under the authority of a Head of Delegation, it shall inform the OCT concerned accordingly. In such cases, Articles 22(2) and 67 of the EDF Financial Regulation concerning authorising officers and accounting officers by subdelegation shall apply.
2. The Head of Delegation, in close cooperation with the Territorial Authorising Officer, shall:
(a) at the request of the OCT concerned, participate and give assistance in the preparation of projects and programmes and in negotiating technical assistance contracts;
(b) participate in appraising projects and programmes, preparing tender dossiers and seeking ways to simplify project and programme appraisal and implementation procedures;
(c) prepare financing proposals;
(d) approve, before the Territorial Authorising Officer issues them, the local open invitation to tender and the emergency assistance contract dossiers within 30 days of receiving them from the Territorial Authorising Officer;
(e) be present at the opening of tenders and receive copies of them and of the results of their examination;
(f) approve, within 30 days, the Territorial Authorising Officer's proposal for the placing of local open tenders, direct agreement contracts, emergency assistance contracts, service contracts and works contracts with a value less than EUR 5 million and supply contracts with a value less than EUR 1 million;
(g) for all other contracts not covered by the above, approve, within 30 days, the Territorial Authorising Officer's proposal for the placing of the contract wherever the following conditions are fulfilled:
(i) the tender selected is the lowest of those conforming to the requirements of the tender dossier;
(ii) the tender selected meets all the selection criteria stated in the tender dossier; and
(iii) the tender selected does not exceed the sum earmarked for the contract;
(h) where the conditions set out in paragraph g are not fulfilled, forward the proposal to the Chief Authorising Officer, who shall decide thereon within 60 days of receipt from the Head of Delegation. Where the price of the selected tender exceeds the sum earmarked for the contract, the Chief Authorising Officer shall, upon giving approval to the award, make the necessary financial commitment;
(i) endorse contracts and estimates in the case of direct labour, riders thereto as well as payment authorisations issued by the Territorial Authorising Officer;
(j) ensure that the projects and programmes financed from the resources of the Fund managed by the Commission are properly implemented from a financial and technical viewpoint;
(k) cooperate with the authorities of the OCT where he represents the Commission in evaluating operations on a regular basis;
(l) provide the OCT with all the information and relevant documents on the procedures for implementing development finance cooperation, especially as regards appraisal criteria and tender evaluation criteria; and
(m) inform the OCT authorities, on a regular basis, of Community activities which may directly concern cooperation between the Community and the OCT.
3. Any further delegation of administrative and/or financial powers to the Head of Delegation other than described in this Article shall be notified to the Territorial Authorising Officers.
Article 14
Territorial Authorising Officer
1. The Government of each OCT shall appoint a Territorial Authorising Officer to represent it in all operations financed from the resources of the Fund managed by the Commission and the Bank. The Territorial Authorising Officer may delegate some of these functions and shall inform the Chief Authorising Officer of any such delegation.
2. The functions of the Territorial Authorising Officer shall be as follows:
(a) in close cooperation with the Head of Delegation, be responsible for the preparation, submission and appraisal of projects and programmes;
(b) in close cooperation with the Head of Delegation, issue invitations for local open tenders, receive tenders, both local and international (open and restricted), preside over the examination of tenders, establish the results of this examination, sign contracts and riders thereto and approve expenditure;
(c) submit, before issuing local open invitations to tender, the invitation to tender dossier to the Head of Delegation, who shall give his agreement within 30 days;
(d) complete the evaluation of tenders within the tender validity period, taking into consideration the period required for the approval of contracts;
(e) transmit the results of the examination of and a proposal for placing the contract to the Head of Delegation for his approval within the time limits set out in Article 15(f);
(f) clear and authorise expenditure within the limits of the funds assigned to him; and
(g) during the execution of operations, make any adaptation arrangements necessary to ensure proper implementation of approved projects or programmes from an economic and technical viewpoint.
3. During the execution of operations and subject to the requirement to inform the Head of Delegation the Territorial Authorising Officer shall enjoy decision-making powers on the following:
(a) technical adjustments and alterations in matters of detail so long as they do not affect the technical solution adopted and remain within the limits of the reserve for adjustments;
(b) alterations to estimates during execution;
(c) transfers from item to item within estimates;
(d) changes of site for multiple-unit projects or programmes where justified on technical, economic or social grounds;
(e) imposition or remission of penalties for delay;
(f) acts discharging guarantors;
(g) purchase of goods, irrespective of their origin, on the local market;
(h) use of construction equipment and machinery not originating in the OCT, Member States or ACP States provided there is no production of comparable equipment and machinery in the OCT, Member States or ACP States;
(i) subcontracting;
(j) final acceptance, provided that the Head of Delegation is present at provisional acceptance, endorses the corresponding minutes and, where appropriate, is present at the final acceptance, in particular where the extent of the reservations recorded at the provisional acceptance necessitates major additional work; and
(k) hiring of consultants and other technical assistance experts.
4. In addition the Territorial Authorising Officer shall:
(a) draw up and, after obtaining the approval of the Monitoring Committee, submit to the Commission the annual implementation report;
(b) carry out the mid-term review referred to in Article 22;
(c) ensure that those bodies taking part in the management and implementation of EDF programmes maintain either a separate accounting system or an adequate accounting code for all transactions relating to the assistance; and
(d) take any necessary measures to ensure the implementation of Articles 16, 19, 24 and 30.
5. When the annual implementation report referred to in Article 21 is submitted, the Commission and the Territorial Authorising Officer shall review the main outcomes of the previous year.
After this review, the Commission may make comments to the Territorial Authorising Officer. The Territorial Authorising Officer shall inform the Commission of any action taken on these comments. Where in duly substantiated cases the Commission considers that the measures taken are inadequate, it may make recommendations to the OCT and the Territorial Authorising Officer for adjustments aimed at improving the effectiveness of the monitoring or management arrangements, together with the reasons for any such recommendations.
On receiving any such recommendations, the Territorial Authorising Officer shall subsequently demonstrate the steps taken to improve the monitoring or management arrangements or shall explain why no such steps have been taken.
Article 15
Regional stakeholders
1. Proposals for a regional programme shall be submitted by:
(a) at least two OCT Territorial Authorising Officers; or
(b) exceptionally, one OCT Territorial Authorising Officer where only one OCT is involved in an action mentioned in Article 16(1)(b) to (e) of the "Overseas Association" Decision.
2. Regional programmes shall be implemented by the Territorial Authorising Officer or organisation designated in the proposal.
PART IV
MONITORING, REVIEW, AUDITING AND EVALUATION
CHAPTER 1
Monitoring
Article 16
OCT responsibility
1. Without prejudice to the Commission's responsibility for implementing the Community financial support, the OCT shall take responsibility in the first instance for the financial control of such support.
To that end, the Territorial Authorising Officer shall:
(a) set up and implement management and control arrangements in such a way as to ensure that Community funds are being used efficiently and correctly. Appropriate internal and external financial controls are to be carried out in accordance with internationally accepted audit standards by the competent financial control authority, which must be independent for the purposes of performing this function;
(b) provide the Commission with a description of these arrangements;
(c) guarantee that assistance is managed in accordance with all the applicable rules and that the funds placed at their disposal are used in accordance with the principles of sound financial management;
(d) certify that the declarations of expenditure presented to the Commission are accurate and that they result from accounting systems based on verifiable supporting documents;
(e) present to the Commission, when each programming period is wound up, a declaration drawn up by a person or department having a function independent of the designated managing authority. This declaration shall summarise the conclusions of the checks carried out during previous years and shall assess the validity of the application for payment of the final balance and the legality and regularity of the transactions covered by the final certificate of expenditure. The OCT may attach their own opinion to this certificate if they consider it necessary;
(f) cooperate with the Commission to ensure that EDF resources are used in accordance with the principles of sound financial management;
(g) prevent, detect and correct irregularities, notify these to the Commission, in accordance with the rules, and keep the Commission informed of the progress of administrative and legal proceedings;
(h) recover any amounts lost as a result of an irregularity detected and, where appropriate, charge interest on late payments;
(i) take all the necessary measures to ensure compliance with the provisions of the indicative programme, including that the timetable of commitments and disbursements agreed at the time of programming is met; and
(j) investigate any causes of delay in implementation and propose suitable measures to remedy the situation.
2. Each year an audit plan and a summary of the findings of the audits carried out shall be sent to the Commission.
Audit reports will be at the disposal of the Commission.
Article 17
Coordination
1. The Commission and the OCT, represented by the Territorial Authorising Officer, shall cooperate and coordinate plans, methods and implementation of checks so as to maximise the usefulness of the checks carried out. They shall immediately exchange the results of the checks carried out.
2. At least once a year the following shall be examined and assessed:
(a) the results of the checks carried out by the OCT and the Commission;
(b) any comments made by other national or Community control bodies or institutions;
(c) the financial impact of any irregularities noted, the steps already taken or still required to correct them and, where necessary, adjustments to the management and control systems.
3. Following the examination and assessment under paragraph 2, and without prejudice to the measures to be taken immediately by the OCT under Article 16, the Commission may make observations, particularly regarding the financial impact of any irregularities detected.
These observations shall be addressed to the Territorial Authorising Officer of the OCT concerned and be accompanied, where necessary, by requests for corrective measures to remedy the management shortcomings found and address those irregularities detected which have not already been corrected.
The OCT shall have the opportunity to comment on these observations.
Article 18
Monitoring Committees
1. A Monitoring Committee shall supervise the implementation of each SPD.
The OCT authorities shall set up the Monitoring Committee no more than three months after the approval of the SPD.
2. The Monitoring Committee shall be chaired by the Territorial Authorising Officer or his representative.
A representative of the Commission, and, where appropriate, of the European Investment Bank, may participate in the work of the Monitoring Committee in an advisory capacity.
The authorities or bodies designated by the OCT, the Commission, the Member State concerned and, where appropriate, the European Investment Bank and/or any other co-financing institution shall be represented in the committee. Where regional and local authorities and private enterprises are responsible for the implementation of a project and where they are directly concerned by a project, they shall also be represented in such committees.
3. The Monitoring Committee shall draw up its own rules of procedure within the institutional, legal and financial framework of the OCT concerned and agree on them with the Territorial Authorising Officer.
4. For the meetings of the monitoring committee the Territorial Authorising Officer shall submit progress reports in accordance with the standard model provided by the Commission. The report shall be received by the Commission 15 working days ahead of the scheduled meeting.
5. In order to verify the effectiveness and quality of the implementation of assistance the Monitoring Committee shall:
(a) periodically review the progress made towards achieving the specific objectives of the SPD;
(b) examine the mid-term review referred to in Article 22 before it is sent to the Commission;
(c) consider and approve the annual and final implementation reports before they are sent to the Commission;
(d) consider and approve any proposal to amend the contents of the SPD.
Article 19
Monitoring indicators
The Territorial Authorising Officer and the Monitoring Committee shall carry out the monitoring by reference to indicators specified in the SPD.
The indicators shall take account of the indicative methodology made available by the Commission.
They shall relate to the specific character of the projects and their objectives and show:
(a) inputs, outputs, outcome and as far as possible impacts;
(b) the stage reached in assistance in terms of physical implementation;
(c) the progress of the financing plan.
CHAPTER 2
Review
Article 20
Review process
1. Financial cooperation shall be sufficiently flexible to ensure that operations are kept constantly in line with the objectives of the Overseas Association Decision and take account of any changes occurring in the economic situation, priorities and objectives of the OCT concerned, in particular by means of the annual implementation report and the mid-term or, if applicable, the annual review SPD referred to in Article 21(5).
2. In the exceptional circumstances referred to in the provisions on humanitarian and emergency assistance, the review may be carried out at the request of either Party.
Article 21
Annual implementation report
1. The Territorial Authorising Officer shall submit annual implementation reports to the Commission within three months of the end of each full year of implementation from the adoption of the SPD.
2. The annual implementation report on the SPD shall consist of a joint assessment of the implementation of the programme and take into account the results of the relevant activities of monitoring and evaluation.
3. This report shall be made locally and shall be finalised between the Territorial Authorising Officer, the Monitoring Committee and, if applicable, the Head of Delegation concerned within a period of 60 days.
4. It shall in particular include an assessment of:
(a) the results achieved in the focal sector(s) measured against the identified targets and impact indicators and sectoral policy commitments;
(b) any projects and programmes outside the focal sector(s) and/or part of multi-annual programmes;
(c) the use of any resources set aside for non-State actors;
(d) the effective implementation of current operations and the extent to which the timetable for commitments and payments has been met; and
(e) any extension of programming to cover the years ahead.
5. Where appropriate, an annual review shall be carried on the basis of the report at the occasion of a partnership meeting, as laid down in Article 7 of the Overseas Association Decision.
Article 22
Mid-term review
1. The mid-term review shall be organised to examine the initial results of the SPD, their relevance and the extent to which the targets have been attained.
It shall also assess the use made of financial resources and the operation of monitoring and implementation.
2. The mid-term review shall be carried out under the responsibility of the Commission, in cooperation with the Territorial Authorising Officer and the Member State concerned.
It shall be carried out in general between 24 and 36 months after the entry into force of this Regulation by an independent assessor, submitted to the Monitoring Committee and then sent to the Commission. A different deadline may be set in the SPD, in particular in respect of the indicators adopted in the event of budgetary support.
3. The Commission shall examine the relevance and quality of the review on the basis of criteria defined in the SPD, including in respect of the EDF financial allocation.
CHAPTER 3
Audits
Article 23
Audits
1. Without prejudice to checks carried out by beneficiary countries, the Commission and the Court of Auditors may, through their own staff or duly authorised representatives, carry out on-the-spot technical or financial audits, including sample checks and final audits on the operations financed by the EDF and on management and control systems at a minimum of one working day's notice.
The Commission shall give notice to the OCT concerned with a view to obtaining all the assistance necessary. Officials or servants of the OCT concerned may take part in such checks. The Commission may require the OCT concerned to carry out an on-the-spot check to verify the correctness of one or more transactions. Commission officials or servants may take part in such checks.
2. The beneficiary countries shall assist the Commission services and the Court of Auditors in the performance of audits relating to the utilisation of EDF resources.
Article 24
Audit trail
1. OCT management and control systems shall provide a sufficient audit trail, in accordance with the conditions laid down in each financing agreement.
2. A sufficient audit trail is present where:
(a) accounting records kept at the appropriate management level provide detailed information of expenditure actually incurred in EDF-financed operations. The accounting records show the date they were created, the amount of each item of expenditure, the nature of the supporting documents and the date and method of payment. The necessary documentary evidence (e.g. invoices) is attached;
(b) the technical specifications and financial plan of the operation, progress reports, the documents concerning the grant approval and tendering and contracting procedures, and reports on inspections of the products and services financed are also kept at the appropriate management level;
(c) in the case of computerised transfer of accounting data, all the authorities and bodies concerned obtain sufficient information from the lower level to justify their accounting records and the sums reported upwards, so as to ensure a sufficient audit trail from the total summary amounts certified to the Commission down to the individual expenditure items and the supporting documents at the level of the final beneficiaries and the bodies and firms carrying out the operations;
3. the Territorial Authorising Officer shall take any measures needed to implement this Article.
CHAPTER 4
Evaluation
Article 25
Evaluation
1. The evaluation of the SPD shall cover the utilisation of resources, the effectiveness and efficiency of the assistance and its impact and shall draw conclusions and recommendations, using notably evaluation results already available.
It shall cover the factors contributing to the success or failure of implementation and achievements and results, including their sustainability.
2. Evaluations of the SPD shall be the responsibility of the Commission, in coordination with the Monitoring Committee.
3. The evaluation programme should be outlined in the SPD.
Evaluations shall, in particular:
(a) provide regular and independent assessments of the Fund's operations and activities by comparing planned results and objectives with actual achievements; and thereby
(b) enable OCT, Member States and the Commission to feed the lessons of experience back into the design and execution of future policies and operations.
4. The results of the evaluation shall be made available to the public.
Article 26
Evaluation procedures
Without prejudice to evaluations carried out by the OCT or the Commission, evaluations of programmes, projects or other activities implementing the SPD may be performed jointly by the OCT and the Commission, in cooperation with the Member State concerned.
PART V
FINANCIAL ADAPTATIONS
Article 27
Adaptation of EDF allocations
Using the results of monitoring, audit and evaluations as a basis and taking account of the comments of the Monitoring Committee, the Commission may adjust the amounts and conditions of the initial SPD on its own initiative or on a proposal from the OCT concerned in the light of the current needs and performance of that OCT.
This adaptation shall normally take place on the occasion of the mid-term review, in accordance with the procedure laid down in Article 24 of the Overseas Association Decision, between 24 and 36 months after the entry into force of this Regulation or, in the case of irregularities, in the shortest possible time.
Article 28
Suspension of payments
1. The Commission shall suspend the payments and, stating its reasons, request that the OCT submit its comments and, where appropriate, carry out any corrections, within a specified period of time where, after completing the necessary checks, it concludes that:
(a) an OCT has not complied with its obligations; or
(b) all or part of the SPD justifies neither part nor the whole of the EDF contribution; or
(c) there are serious failings in the management or control systems which could lead to systemic irregularities.
2. The period of time within which the OCT concerned may respond to a request to submit its comments and, where appropriate, make corrections, shall be two months, except in duly justified cases where a longer period may be agreed by the Commission.
3. Where the OCT objects to the observations made by the Commission, the OCT and the Member State concerned shall be invited to a partnership meeting by the Commission, in which all sides shall try to reach an agreement on the observations and the conclusions to be drawn from them.
Whenever the OCT objects to the observations made by the Commission and an ad hoc partnership meeting takes place, the three-month period under paragraph 5 within which the Commission may take a decision shall begin to run from the date of the partnership meeting.
4. Where the Commission proposes financial corrections, the OCT shall be given the opportunity to demonstrate, through an examination of the files concerned, that the actual extent of irregularity was less than the Commission's assessment.
Except in duly justified cases, the time allowed for this examination shall not exceed a further period of two months after the two-month period referred to in paragraph 1.
The Commissions shall take account of any evidence supplied by the OCT within the time limits.
5. At the end of the period set out in paragraph 2, the Commission shall, where no agreement has been reached and the OCT has not made the corrections, take account of any comments made by the OCT and Member States and decide within three months to:
(a) reduce the payments; or
(b) make the financial corrections required by cancelling all or part of the EDF allocation.
6. Without prejudice to paragraphs 1 to 5, the Commission may, after due verification, suspend all or part of an interim payment where it finds that the expenditure concerned is linked to a serious irregularity which has not been corrected and that immediate action is needed.
The Commission shall inform the OCT concerned of the action taken and the reasons for it. Where, after five months, the reasons for the suspension persists or the OCT concerned has not notified the Commission of the measures taken to correct the serious irregularity, the provisions laid down in Article 30 shall apply.
Article 29
Recovery and repayments
1. Any repayment due to be made to the Commission shall be made by the due date indicated in the order for recovery drawn up in accordance with Article 45 of the EDF Financial Regulation. This due date shall be the last day of the second month following the issuing of the order.
2. Any delay in effecting repayment shall give rise to interest on account of late payment, starting on the due date referred to in paragraph 1 and ending on the date of actual payment. The rate of such interest shall be one and a half percentage points above the rate applied by the European Central Bank in its main refinancing operations on the first working day of the month in which the due date falls.
3. The Territorial Authorising Officer shall keep an account of amounts recoverable from payments of Community assistance already made, and ensure that the amounts are recovered without unjustified delay.
The beneficiary shall repay any amount to be recovered, together with interest received on account of late payment, by deducting the amounts concerned from its next statement of expenditure and request for payment to the Commission, or, where this is insufficient, by making a refund to the Community.
The Territorial Authorising Officer shall send the Commission a statement once a year of the amounts awaiting recovery at that date, classified by the year of initiation of the recovery proceedings.
PART VI
FINAL PROVISIONS
Article 30
Information and publicity
1. OCT shall ensure that adequate publicity is given to the EDF programmes with a view to:
(a) making the general public aware of the role played by the Community in relation to those programmes;
(b) making potential beneficiaries and professional organisations aware of the possibilities afforded.
2. Beneficiary countries shall ensure, in particular, that directly visible display panels are erected showing physical projects financed by the Community, together with the Community logo, and that representatives of the Community institutions are duly involved in the most important public activities connected with EDF-supported programmes.
Article 31
Entry into force
This Regulation shall enter into force on the day of its publication in the Official Journal of the European Communities.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 20 December 2002.