NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (ES) č. 390/2009
ze dne 23. dubna 2009,
kterým se mění Společná konzulární instrukce k vízům pro diplomatické mise a konzulární úřady v souvislosti se zavedením biometrických prvků, včetně ustanovení o organizaci přijímání a zpracování žádostí o víza
EVROPSKÝ PARLAMENT A RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství, a zejména na čl. 62 odst. 2 písm. b) bod ii) této smlouvy,
s ohledem na návrh Komise,
s ohledem na stanovisko evropského inspektora ochrany údajů (1),
v souladu s postupem stanoveným v článku 251 Smlouvy (2),
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Aby se zajistilo spolehlivé ověření a zjištění totožnosti žadatelů, je nutné zpracovávat biometrické údaje ve Vízovém informačním systému (VIS), který byl zřízen rozhodnutím Rady 2004/512/ES (3), a poskytnout právní rámec pro shromažďování těchto biometrických identifikátorů. Uplatňování VIS navíc vyžaduje nové formy organizace přijímání žádostí o víza.
(2)
Začlenění biometrických identifikátorů do VIS je významným krokem směrem k používání nových prvků vytvářejících spolehlivější propojení mezi držitelem víza a pasem, a to za účelem zamezení používání falešných totožností. Jedním ze základních požadavků pro vydání víza s registrací biometrických identifikátorů ve VIS by proto měla být, alespoň pro účely první žádosti, osobní přítomnost žadatele.
(3)
Volba biometrických identifikátorů je upravena v nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 767/2008 ze dne 9. července 2008 o Vízovém informačním systému (VIS) a výměně údajů o krátkodobých vízech mezi členskými státy (dále jen „nařízení o VIS“) (4).
(4)
Toto nařízení stanoví normy pro shromažďování těchto biometrických identifikátorů s odvoláním na příslušná ustanovení Mezinárodní organizace pro civilní letectví (ICAO). K zajištění interoperability není zapotřebí dalších technických specifikací.
(5)
Jakýkoli dokument, údaj nebo biometrický identifikátor získaný během vyřizování žádosti o vízum členským státem se považuje za „konzulární dokument“ podle Vídeňské úmluvy o konzulárních stycích ze dne 24. dubna 1963 a musí se s ním náležitě zacházet.
(6)
Za účelem zjednodušení registrace žadatelů a snížení nákladů členských států je třeba vedle stávající sítě zastoupení stanovit nové možnosti organizace. V první řadě je nutné do Společné konzulární instrukce k vízům pro diplomatické mise a konzulární úřady (5) doplnit specifický způsob zastoupení příslušného pouze pro přijímání žádosti a vkládání biometrických identifikátorů.
(7)
Měly by být zavedeny další možnosti, jako je například společné umístění, společná střediska pro žádosti o vízum, honorární konzulové a spolupráce s externími poskytovateli služeb. Pro tyto možnosti by měl být stanoven vhodný právní rámec, který zohlední především otázky spojené s ochranou údajů. Členské státy by si měly v souladu s podmínkami stanovenými v tomto právním rámci určit typ organizační struktury, který využijí v jednotlivých třetích zemích. Podrobnosti o těchto strukturách by měla Komise zveřejnit.
(8)
Členské státy by při organizaci spolupráce měly zajistit, že bude žadatel odkázán na členský stát, který je za zpracování jeho žádosti odpovědný.
(9)
Je třeba přijmout ustanovení pro případy, kdy se členské státy za účelem zjednodušení postupu rozhodnou spolupracovat při přijímání žádostí s externími poskytovateli služeb. Takové rozhodnutí lze přijmout v případě, že vzhledem k výjimečným okolnostem nebo z důvodů souvisejících s místní situací se spolupráce s dalšími členskými státy formou omezeného zastoupení, společného umístění nebo společného střediska pro žádosti ukáže být pro dotčený členský stát nevhodná. Tato úprava by měla být v souladu s obecnými zásadami pro udělování víz a měla by dodržovat požadavky na ochranu údajů uvedené ve směrnici Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (6). Kromě toho by měla být při vypracovávání a uplatňování takové úpravy zohledněna nutnost zamezit spekulativnímu podávání žádostí o víza („visa shopping“).
(10)
Členské státy by měly spolupracovat s externími poskytovateli služeb na základě právního nástroje, který by měl obsahovat ustanovení týkající se jejich přesných povinností, přímého a úplného přístupu do jejich objektů, informací pro žadatele, zachování důvěrnosti a okolnostech, podmínkách a postupech pro pozastavení nebo ukončení spolupráce.
(11)
Toto nařízení umožňuje členským státům spolupracovat s externím poskytovatelem služeb za účelem přijímání žádostí a současně zavádí zásadu jednoho správního místa (tzv. zásada „one-stop“) pro předkládání žádostí, čímž se odchyluje od obecného pravidla osobní přítomnosti (podle části III, bodu 4 Společné konzulárních instrukce). Tímto však není dotčena možnost pozvat žadatele k osobnímu pohovoru a nejsou tím dotčeny ani budoucí právní nástroje upravující tyto záležitosti.
(12)
S cílem zajistit soulad s požadavky na ochranu údajů byla konzultována pracovní skupina zřízená článkem 29 směrnice 95/46/ES.
(13)
Pokud jde o zpracování osobních údajů podle tohoto nařízení, použije se v členských státech směrnice 95/46/ES.
(14)
Členské státy by měly i nadále umožňovat všem žadatelům předkládat své žádosti přímo na jejich diplomatických misích nebo konzulárních úřadech.
(15)
Za účelem zjednodušení postupu jakékoli následující žádosti by mělo být umožněno kopírovat otisky prstů z prvního záznamu vloženého do VIS po dobu 59 měsíců. Po uplynutí této doby by měly být otisky prstů sejmuty znovu.
(16)
S ohledem na požadavek shromažďování biometrických identifikátorů by služeb obchodních zprostředkovatelů, jako jsou například cestovní kanceláře, už nemělo být využíváno u první žádosti, ale jen u žádostí následujících.
(17)
Společná konzulární instrukce by proto měla být odpovídajícím způsobem změněna.
(18)
Komise by měla tři roky po zprovoznění VIS a poté každé čtyři roky předložit zprávu o uplatňování tohoto nařízení.
(19)
Jelikož cílů tohoto nařízení, totiž stanovení způsobu organizace přijímání a zpracování žádostí o víza, pokud jde o vkládání biometrických údajů do VIS, zavedení společných norem a interoperabilních biometrických identifikátorů a stanovení společných pravidel pro všechny členské státy, které se účastní společné vízové politiky Společenství, nemůže být uspokojivě dosaženo na úrovni členských států, a proto jich může být lépe dosaženo na úrovni Společenství, může Společenství přijmout opatření v souladu se zásadou subsidiarity stanovenou v článku 5 Smlouvy. V souladu se zásadou proporcionality stanovenou v uvedeném článku nepřekračuje toto nařízení rámec toho, co je nezbytné k dosažení těchto cílů.
(20)
V souladu s články 1 a 2 Protokolu o postavení Dánska, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a ke Smlouvě o založení Evropského společenství, se Dánsko neúčastní přijímání tohoto nařízení a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné. Vzhledem k tomu, že toto nařízení navazuje na schengenské acquis podle hlavy IV části třetí Smlouvy o založení Evropského společenství, mělo by se Dánsko rozhodnout v souladu s článkem 5 uvedeného protokolu do šesti měsíců ode dne přijetí tohoto nařízení, zda je provede ve svém vnitrostátním právu.
(21)
Pokud jde o Island a Norsko, rozvíjí toto nařízení ta ustanovení schengenského acquis ve smyslu dohody uzavřené mezi Radou Evropské unie a Islandskou republikou a Norským královstvím o přidružení těchto dvou států k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis (7), která spadají do oblasti uvedené v čl. 1 bodě B rozhodnutí Rady 1999/437/ES (8) o některých opatřeních pro uplatňování uvedené dohody.
(22)
Toto nařízení rozvíjí ta ustanovení schengenského acquis, kterých se neúčastní Spojené království v souladu s rozhodnutím Rady 2000/365/ES ze dne 29. května 2000 o žádosti Spojeného království Velké Británie a Severního Irska, aby se na ně vztahovala některá ustanovení schengenského acquis (9). Spojené království se tudíž nepodílí na jeho přijímání a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné.
(23)
Toto nařízení rozvíjí ta ustanovení schengenského acquis, kterých se neúčastní Irsko v souladu s rozhodnutím Rady 2002/192/ES ze dne 28. února 2002 o žádosti Irska, aby se na ně vztahovala některá ustanovení schengenského acquis (10). Irsko se tudíž nepodílí na jeho přijímání a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné.
(24)
Pokud jde o Švýcarsko, rozvíjí toto nařízení ustanovení schengenského acquis ve smyslu Dohody mezi Evropskou unií, Evropským společenstvím a Švýcarskou konfederací o přidružení Švýcarské konfederace k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis (11), která spadají do oblasti uvedené v čl. 1 bodě B rozhodnutí Rady 1999/437/ES ve spojení s článkem 3 rozhodnutí Rady 2008/146/ES (12)
(25)
Pokud jde o Lichtenštejnsko, rozvíjí toto nařízení ustanovení schengenského acquis ve smyslu Protokolu mezi Evropskou unií, Evropským společenstvím, Švýcarskou konfederací a Lichtenštejnským knížectvím o přistoupení Lichtenštejnského knížectví k Dohodě mezi Evropskou unií, Evropským společenstvím a Švýcarskou konfederací o přidružení Švýcarské konfederace k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis, která spadají do oblasti uvedené v čl. 1 bodě B rozhodnutí 1999/437/ES ve spojení s článkem 3 rozhodnutí Rady 2008/261/ES (13).
(26)
Pokud jde o Kypr, představuje toto nařízení akt navazující na schengenské acquis nebo s ním jinak související ve smyslu čl. 3 odst. 2 aktu o přistoupení z roku 2003.
(27)
Toto nařízení představuje akt navazující na schengenské acquis nebo s ním jinak související ve smyslu čl. 4 odst. 2 aktu o přistoupení z roku 2005,
PŘIJALY TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Změny společné konzulární instrukce
Společná konzulární instrukce k vízům pro diplomatické mise a konzulární úřady se mění takto:
1)
Část II se mění takto:
a)
V bodě 1.2 písm. b) se doplňují nové pododstavce, které znějí:
„Členský stát může rovněž omezeným způsobem zastupovat jeden nebo více členských států, a to výlučně pro účely přijímání žádostí a vkládání biometrických identifikátorů. Použijí se příslušná ustanovení bodu 1.2 písm. c) a e). Shromažďování a předávání spisů a údajů zastupovanému členskému státu se provede v souladu s příslušnými pravidly pro ochranu údajů a s příslušnými bezpečnostními pravidly.
Zastoupený členský stát nebo zastoupené členské státy zajistí, aby byly údaje plně šifrovány, ať již budou orgány zastupujícího členského státu předávány orgánům zastoupeného členského státu elektronicky nebo fyzicky na elektronickém zařízení k ukládání dat.
Ve třetích zemích, kde je šifrování údajů, jež mají být elektronicky předávány orgány zastupujícího členského státu orgánům zastoupeného členského státu nebo zastoupených členských států, zakázáno, nepovolí zastoupený členský stát nebo zastoupené členské státy zastupujícímu členskému státu elektronické předávání údajů.
V takovém případě dotčený zastoupený členský stát nebo zastoupené členské státy zajistí, aby orgány zastupujícího členského státu předávaly elektronické údaje orgánům zastoupeného členského státu nebo zastoupených členských států fyzicky v plně šifrované podobě na elektronickém zařízení k ukládání dat prostřednictvím konzulárního úředníka některého členského státu, nebo v případech, kdy by toto předávání vyžadovalo přijetí nepřiměřených nebo neopodstatněných opatření, jiným bezpečným a zabezpečeným způsobem, například prostřednictvím zavedených operátorů majících zkušenosti s přepravou citlivých dokumentů a údajů v příslušné třetí zemi.
Ve všech případech musí být úroveň bezpečnosti předávání přizpůsobena důvěrné povaze údajů.
Členské státy nebo Společenství usilují o dosažení dohody s příslušnými třetími zeměmi s cílem zrušit zákaz šifrování údajů, které mají být elektronicky předávány mezi orgány dotčených členských států.“
b)
Písmeno d) se nahrazuje tímto:
„d)
Jsou-li udělována jednotná víza podle písmene a) a b), zastoupení nebo omezené zastoupení musí být uvedeno v přehledu zastoupení pro udělování jednotných víz v příloze 18.“
2)
Část III se mění takto:
a)
Bod 1 se nahrazuje tímto
„1. Žádosti o udělení víza
1.1 Formuláře žádosti o udělení víza - počet formulářů
Žadatelé jsou rovněž povinni vyplnit formulář žádosti o udělení jednotného víza. Žádosti o udělení jednotného víza je nutno podat na harmonizovaném formuláři, jehož vzor je uveden v příloze 16.
Musí být vyplněn nejméně jeden formulář žádosti, který bude možné použít při konzultacích s ústředními orgány. Vyžadují-li to vnitrostátní správní postupy, mohou členské státy požadovat žádost ve více vyhotoveních.
1.2 Biometrické identifikátory
a) Členské státy shromažďují biometrické identifikátory žadatele, které tvoří podoba obličeje a deset otisků prstů, a to v souladu se zárukami stanovenými v Evropské úmluvě o ochraně lidských práv a základních svobod, v Listině základních práv Evropské unie a v Úmluvě Organizace spojených národů o právech dítěte.
Při předložení první žádosti se od každého žadatele požaduje, aby se dostavil osobně. Současně se od žadatele získají tyto biometrické identifikátory:
-
fotografie, naskenovaná nebo pořízená při předkládání žádosti, a
-
deset otisků prstů, které se odebírají horizontálně a digitálně zaznamenávají.
Pokud byly otisky prstů odebrané žadateli v souvislosti s dřívější žádostí poprvé vloženy do Vízového informačního systému (VIS) méně než 59 měsíců před datem nové žádosti, zkopírují se do následující žádosti.
Avšak v případě odůvodněných pochybností o totožnosti žadatele odeberou diplomatické mise nebo konzulární úřady otisky prstů během výše uvedeného období.
Dále, není-li v době předložení žádosti možné okamžitě potvrdit, že otisky prstů byly odebrány ve výše uvedené době, může žadatel požádat, aby mu byly otisky prstů odebrány.
V souladu s čl. 9 bodem 5 nařízení o VIS je do VIS vložena fotografie připojená ke každé žádosti. Žadatel se za tímto účelem nemusí dostavit osobně.
Technické požadavky na fotografii jsou v souladu s mezinárodními normami stanovenými v 6. vydání dokumentu ICAO č. 9303 v části I.
Otisky prstů se snímají v souladu s normami ICAO a s rozhodnutím Komise 2006/648/ES ze dne 22. září 2006, kterým se stanoví technické specifikace k normám pro biometrické prvky v souvislosti s rozvojem Vízového informačního systému (14).
Biometrické identifikátory odebírá kvalifikovaný a řádně pověřený pracovník diplomatické mise nebo konzulárního úřadu nebo orgánu odpovědného za vydávání víz na hranicích. Pod dohledem diplomatických misí nebo konzulárních úřadů může biometrické identifikátory odebrat rovněž kvalifikovaný a řádně pověřený pracovník honorárního konzula nebo externího poskytovatele služeb uvedeného v části VII bodech 1.3 a 1.4.
Údaje do VIS může vkládat pouze řádně pověřený konzulární pracovník v souladu s čl. 6 odst. 1, článkem 7 a čl. 9 body 5 a 6 nařízení o VIS.
Členské státy zajistí, aby se plně využívala veškerá vyhledávací kritéria podle článku 15 nařízení o VIS s cílem zabránit případům chybného zamítnutí a nesprávné ho zjištění totožnosti.
b) Výjimky
Z požadavku poskytnutí otisků prstů jsou vyňati tito žadatelé:
-
děti mladší 12 let,
-
osoby, u nichž je odebrání otisků prstů fyzicky nemožné. Pokud je možné získat otisky méně než deseti prstů, odebere se odpovídající počet otisků. Pokud je však tato nemožnost dočasná, žadatel je povinen poskytnout otisky prstů u následující žádosti. Diplomatické mise nebo konzulární úřady a orgány odpovědné za vydávání víz na hranicích jsou oprávněny požadovat další vysvětlení důvodů této dočasné nemožnosti. Členské státy zajistí, aby v případě potíží se získáním otisků prstů byly k dispozici vhodné postupy respektující důstojnost žadatele. Skutečnost, že získat otisky prstů je fyzicky nemožné, nemá vliv na udělení či zamítnutí víza,
-
hlavy států nebo předsedové vlád a členové vlád jednotlivých států, včetně doprovázejících manželů/manželek a členů jejich oficiálních delegací, pokud byli pozváni vládami členských států nebo mezinárodními organizacemi za oficiálním účelem,
-
panovníci a další vysoce postavení členové královské rodiny, pokud byli pozváni vládami členských států nebo mezinárodními organizacemi za oficiálním účelem.
V každém z těchto případů se do VIS vkládá údaj „nepoužije se“.
b)
Doplňuje se nový bod, který zní:
„5. Jednání příslušných pracovníků
Diplomatické mise a konzulární úřady členských států zajistí, aby se s žadateli jednalo zdvořile.
Konzulární pracovníci při výkonu svých povinností plně respektují lidskou důstojnost. Všechna přijatá opatření jsou přiměřená sledovaným cílům.
Při plnění svých úkolů nesmí konzulární pracovníci diskriminovat žádné osoby na základě pohlaví, rasy nebo etnického původu, náboženského vyznání nebo světového názoru, zdravotního postižení, věku nebo sexuální orientace.“
3)
V části VII se bod 1 nahrazuje tímto:
„1. Organizace vízových oddělení
1.1 Organizace přijímání a zpracování žádostí o víza
Každý členský stát je odpovědný za organizaci přijímání a zpracování žádostí o udělení víza. Žádosti se v zásadě podávají na diplomatické misi nebo na konzulárním úřadě členského státu.
Členské státy:
-
opatří své diplomatické mise nebo konzulární úřady a orgány příslušné k vydávání víz na hranicích požadovaným vybavením pro odebírání biometrických identifikátorů, jakož i kanceláře svých honorárních konzulů, pokud je využívají k odebírání biometrických identifikátorů podle bodu 1.3, nebo
-
spolupracují s jedním nebo několika dalšími členskými státy v rámci místní konzulární spolupráce nebo prostřednictvím dalších vhodných kontaktů formou omezeného zastoupení, společného umístění nebo společného střediska pro žádosti podle bodu 1.2.
Za výjimečných okolností nebo z důvodů souvisejících s místní situací, kdy například:
-
vysoký počet žadatelů neumožňuje organizovat přijímání žádostí a shromažďování údajů včas a v důstojných podmínkách nebo
-
není možné žádným jiným způsobem zajistit řádné územní pokrytí v dotyčné třetí zemi,
a pokud se prokáže, že výše uvedené formy spolupráce nejsou pro dané členské státy vhodné, může členský stát v krajním případě v souladu s bodem 1.4 spolupracovat s externím poskytovatelem služeb.
Aniž je dotčeno právo pozvat žadatele k osobnímu pohovoru, jak je stanoveno v části III bodě 4, volba formy organizace nepovede k tomu, aby byl žadatel nucen osobně se dostavit kvůli podání žádosti na více než jedno místo.
1.2 Formy spolupráce mezi členskými státy
a)
V případě zvolení, „společného umístění“ zpracovávají pracovníci diplomatických misí nebo konzulárních úřadů jednoho nebo více členských států žádosti (včetně biometrických identifikátorů), které jim jsou určeny na diplomatické misi nebo konzulárním úřadě jiného členského státu, a používají zařízení tohoto členského státu. Dotyčné členské státy se dohodnou jak na trvání a podmínkách ukončení společného umístění, tak i na podílu poplatků vybíraných za udělení víza, který obdrží členský stát, jehož diplomatická mise nebo konzulární úřad je využíván.
b)
V případě zřízení „společných středisek pro podávání žádostí“ jsou pracovníci diplomatických misí nebo konzulárních úřadů dvou nebo více členských států společně umístěni v jedné budově, aby mohli přijímat žádosti (včetně biometrických identifikátorů), které jim jsou určeny. Žadatelé jsou odkázáni na členský stát odpovědný za zpracování žádosti. Členské státy se dohodnou na trvání a podmínkách ukončení této spolupráce a také na sdílení nákladů mezi zúčastněnými členskými státy. Jeden členský stát odpovídá za smlouvy týkající se logistických a diplomatických vztahů s hostitelskou zemí.
1.3 Pomoc honorárních konzulů
Honorární konzulové mohou být také pověřeni plněním některých nebo všech úkolů uvedených v bodě 1.5. V zájmu zajištění bezpečnosti a ochrany údajů musí být přijata přiměřená opatření.
Jestliže honorární konzul není státním zaměstnancem daného členského státu, plní tyto úkoly v souladu s požadavky uvedenými v příloze 19, s výjimkou ustanovení v bodě C písm. c) uvedené přílohy.
Jestliže je honorární konzul státním zaměstnancem členského státu, pak dotyčný členský stát zajistí uplatňování požadavků srovnatelných s těmi, které by se uplatňovaly, kdyby tyto úkoly prováděla jeho diplomatická mise nebo konzulární úřad.
1.4 Spolupráce s externími poskytovateli služeb
Každý členský stát se vynasnaží o spolupráci s externím poskytovatelem služeb společně s jedním nebo více členskými státy, aniž by byla dotčena pravidla týkající se zadávání veřejných zakázek a hospodářské soutěže.
Spolupráce s externím poskytovatelem služeb je založena na právním nástroji, který musí být v souladu s požadavky uvedenými v příloze 19.
Členské státy si v rámci místní konzulární spolupráce vyměňují informace o výběru externích poskytovatelů služeb a o stanovení podmínek týkajících se příslušných právních nástrojů.
1.5 Způsoby spolupráce s externími poskytovateli služeb
Externí poskytovatel služeb může být pověřen plněním jednoho nebo několika z těchto úkolů:
a)
poskytování obecných informací týkajících se podmínek pro vydání víz a formulářů žádosti o udělení víza;
b)
informování žadatele ohledně požadovaných podpůrných dokumentů na základě kontrolního seznamu;
c)
shromažďování údajů a žádostí (včetně shromažďování biometrických identifikátorů) a předávání žádostí diplomatické misi nebo konzulárnímu úřadu;
d)
výběr poplatků za udělení víza;
e)
organizace sjednávání osobních schůzek na diplomatické misi nebo konzulárním úřadě nebo u externího poskytovatele služeb;
f)
přijímání cestovních dokladů (včetně případného oznámení zamítnutí) od diplomatické mise nebo konzulárního úřadu a jejich vracení žadateli.
1.6 Povinnosti členských států
Při výběru externího poskytovatele služeb prověří dotčený členský stát nebo dotčené členské státy solventnost a důvěryhodnost společnosti (včetně potřebných povolení, zápisu v obchodním rejstříku, stanov společnosti, bankovních smluv) a zajistí, aby nedošlo ke střetu zájmů.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy zajistí, aby vybraní externí poskytovatelé služeb splňovali požadavky a podmínky, které jsou jim uloženy v právním nástroji uvedeném v bodě 1.4.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy odpovídají při zpracování údajů i nadále za dodržování pravidel pro ochranu údajů a podléhají dozoru v souladu s článkem 28 směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (15).
Spolupráce s externím poskytovatelem služeb neomezuje a nevylučuje odpovědnost vyplývající z vnitrostátních právních předpisů dotčeného členského státu nebo dotčených členských států týkajících se porušení závazků, pokud jde o osobní údaje žadatelů a zpracování víz. Tímto ustanovením nejsou dotčena opatření, která mohou být přijata přímo proti externímu poskytovateli služeb podle vnitrostátního práva dotčené třetí země.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy zajistí, aby byly údaje plně šifrovány, ať již budou externím poskytovatelem služeb předávány orgánům dotčeného členského státu či dotčených členských států elektronicky nebo fyzicky na elektronickém zařízení k ukládání dat.
Ve třetích zemích, kde je šifrování údajů, jež mají být externím poskytovatelem služeb elektronicky předávány orgánům příslušného členského státu nebo příslušných členských států, zakázáno, nepovolí příslušný členský stát nebo příslušné členské státy externímu poskytovateli služeb elektronické předávání údajů.
V takovém případě dotčený členský stát nebo dotčené členské státy zajistí, aby externí poskytovatel služeb předával elektronické údaje orgánům dotčeného členského státu nebo dotčených členských států fyzicky v plně šifrované podobě na elektronickém zařízení k ukládání dat prostřednictvím konzulárního úředníka některého členského státu, nebo v případech, kdy by toto předání vyžadovalo přijetí nepřiměřených nebo neopodstatněných opatření, jiným bezpečným a zabezpečeným způsobem, například prostřednictvím zavedených operátorů majících zkušenosti s přepravou citlivých dokumentů a údajů v příslušné třetí zemi.
Ve všech případech musí být úroveň bezpečnosti předávání přizpůsobena důvěrné povaze údajů.
Členské státy nebo Společenství usilují o dosažení dohody s příslušnými třetími zeměmi s cílem zrušit zákaz šifrování údajů, které mají být externím poskytovatelem služeb elektronicky předávány orgánům dotčeného členského státu nebo dotčených členských států.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy vyškolí externího poskytovatele služeb s ohledem na znalosti, které jsou nezbytné k poskytování odpovídajících služeb a dostatečných informací žadatelům.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy umožní v případě pochybností ověření otisků prstů, které byly odebrány u externího poskytovatele služeb, na diplomatické misi nebo konzulárním úřadě.
Posouzení žádostí, osobní pohovory v případě potřeby, postup schválení a vytištění a připevnění vízových štítků provádí pouze diplomatická mise nebo konzulární úřad.
Externí poskytovatelé služeb nemají za žádných okolností přístup do VIS. Přístup do VIS je vyhrazen výlučně řádně pověřeným pracovníkům diplomatických misí nebo konzulárních úřadů.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy pečlivě kontrolují uplatňování právního nástroje uvedeného v bodě 1.4, včetně:
a)
obecných informací týkajících se podmínek pro vydání víz a formulářích žádostí poskytovaných žadatelům externím poskytovatelem služeb;
b)
veškerých technických a organizačních bezpečnostních opatření vyžadovaných za účelem ochrany osobních údajů proti náhodnému nebo protiprávnímu zničení nebo náhodné ztrátě, pozměnění, neoprávněnému zveřejnění nebo přístupu, zejména pokud spolupráce zahrnuje předávání spisů a údajů diplomatické misi nebo konzulárnímu úřadu dotčeného členského státu nebo dotčených členských států, a proti všem dalším protiprávním formám zpracování osobních údajů;
c)
odebírání a předávání biometrických identifikátorů;
d)
opatření přijatých pro zajištění souladu s ustanoveními o ochraně údajů.
Za tímto účelem diplomatická mise nebo konzulární úřad dotčeného členského státu nebo dotčených členských států pravidelně provádí neohlášené kontroly v prostorách externího poskytovatele služeb.
1.7 Poplatek za služby
Externí poskytovatelé služeb mohou účtovat poplatek za služby, a to nad rámec poplatku, který je účtován v souladu s přílohou 12. Poplatek za služby musí být přiměřený nákladům, které vznikly externímu poskytovateli služeb při plnění jednoho nebo několika úkolů uvedených v bodě 1.5.
Tento poplatek za služby je upřesněn v právním nástroji uvedeném v bodě 1.4.
Členské státy v rámci místní konzulární spolupráce zajistí, aby poplatek za služby, účtovaný žadateli, náležitým způsobem odpovídal službám nabízeným externím poskytovatelem služeb a byl přizpůsoben místním okolnostem. Členské státy navíc usilují o harmonizaci poplatku vybíraného za služby.
Poplatek za služby nesmí být vyšší než polovina poplatku vybíraného za udělení víza stanoveného v příloze 12, a to bez ohledu na možné výjimky z poplatku vybíraného za udělení víza podle přílohy 12.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy musí všem žadatelům i nadále umožňovat předkládání žádostí přímo na jejich diplomatických misích nebo konzulárních úřadech.
1.8 Informování
Diplomatické mise a konzulární úřady členských států zpřístupní široké veřejnosti přesné informace o tom, jak se sjednávají schůzky a předkládají žádosti.
1.9 Nepřetržitost služeb
V případě ukončení spolupráce s jinými členskými státy nebo spolupráce s jakýmkoliv externím poskytovatelem služeb, zajistí členské státy nepřetržitost všech služeb.
1.10 Rozhodnutí a zveřejnění
Členské státy informují Komisi o tom, jak hodlají v jednotlivých místech, kde se nacházejí konzulární úřady, organizovat přijímání a zpracování žádostí. Komise zajistí odpovídající zveřejnění.
Členské státy poskytnou Komisi jedno vyhotovení právního nástroje uvedeného v bodě 1.4.
4)
Bod 5.2 části VIII se mění takto:
a)
Název se nahrazuje tímto:
b)
Mezi název a bod 5.2 písm. a) se vkládá nová věta, která zní:
„V případě následujících žádostí podle části III bodu 1.2 mohou členské státy povolit spolupráci svých diplomatických misí nebo konzulárních úřadů s obchodními zprostředkovateli (tj. se soukromými zprostředkovatelskými agenturami a dopravními nebo cestovními kancelářemi, jako jsou tour operátoři a prodejci zájezdů)“.
5)
Doplňuje se nová příloha, která zní:
„PŘÍLOHA 19
Seznam minimálních požadavků, které musí být obsaženy v právním nástroji v případě spolupráce s externími poskytovateli služeb
A.
Externí poskytovatel služeb musí při výkonu své činnosti, pokud jde o ochranu údajů:
a)
po celou dobu předcházet jakémukoliv neoprávněnému čtení, kopírování, pozměňování nebo vymazávání údajů, zejména v průběhu jejich předávání diplomatické misi nebo konzulárnímu úřadu členského státu nebo členských států, který je odpovědný nebo které jsou odpovědné za zpracování žádosti;
b)
v souladu s pokyny dotčeného členského státu nebo dotčených členských států předávat údaje
-
elektronicky v zašifrované podobě nebo
-
fyzicky zabezpečeným způsobem;
c)
předávat údaje co nejrychleji
-
v případě fyzicky předávaných údajů nejméně jednou týdně,
-
v případě elektronicky předávaných zašifrovaných údajů nejpozději na konci dne, kdy byly odebrány;
d)
vymazávat údaje okamžitě po jejich odeslání a ujistit se, že jedinými údaji, které mohou být uchovány, jsou jméno a kontaktní údaje žadatele pro účely sjednání schůzky, jakož i případně číslo pasu do navrácení pasu žadateli;
e)
zajišťovat veškerá technická a organizační bezpečnostní opatření vyžadovaná za účelem ochrany osobních údajů proti náhodnému nebo protiprávnímu zničení nebo náhodné ztrátě, pozměnění, neoprávněnému zveřejnění nebo přístupu, zejména pokud spolupráce zahrnuje předávání spisů a údajů diplomatické misi nebo konzulárnímu úřadu dotčeného členského státu nebo dotčených členských států, a proti všem jiným protiprávním formám zpracování osobních údajů;
f)
zpracovávat údaje pouze pro účely zpracování osobních údajů žadatelů jménem dotčeného členského státu nebo dotčených členských států;
g)
uplatňovat normy týkající se ochrany údajů, které jsou přinejmenším rovnocenné normám uvedeným ve směrnici 95/46/ES;
h)
poskytovat žadatelům informace požadované podle článku 37 nařízení o VIS;
B.
Externí poskytovatel služeb musí při výkonu své činnosti, pokud jde o chování svých zaměstnanců:
a)
zajistit, aby byli zaměstnanci řádně proškoleni;
b)
zajistit, aby zaměstnanci v rámci výkonu svých povinností:
-
jednali se žadateli zdvořile,
-
respektovali lidskou důstojnost a integritu žadatele,
-
nediskriminovali osoby na základě pohlaví, rasy nebo etnického původu, náboženského vyznání nebo světového názoru, zdravotního postižení, věku nebo sexuální orientace a
-
dodržovali pravidla pro zachování důvěrnosti, která platí i po odchodu zaměstnanců ze zaměstnání nebo po pozastavení nebo ukončení platnosti právního nástroje;
c)
kdykoliv poskytnout údaje o totožnosti zaměstnanců pracujících ve společnosti;
d)
prokázat, že nemají jeho zaměstnanci záznam v rejstříku trestů a mají požadovanou odbornou způsobilost.
C.
Pokud jde o kontrolou výkonu činnosti, musí externí poskytovatel služeb:
a)
kdykoliv a bez předchozího oznámení umožnit zaměstnancům pověřeným dotčeným členským státem či dotčenými členskými státy přístup do svých objektů, zejména pro účely kontroly;
b)
zajistit možnost vzdáleného přístupu do systému pro sjednávání schůzek pro účely kontroly;
c)
zajistit používání příslušných metod sledování (například testovacích žadatelů; webových kamer);
d)
zajistit přístup k dokladům prokazujícím soulad s pravidly o ochraně údajů, včetně oznamovací povinnosti, externích auditů, pravidelných kontrol na místě;
e)
neprodleně oznámit dotčenému členskému státu nebo dotčeným členským státům jakékoli narušení bezpečnosti nebo jakékoli stížnosti žadatelů týkající se zneužívání údajů nebo neoprávněného přístupu a spolupracovat s dotčeným členským státem nebo dotčenými členskými státy s cílem nalézt řešení a rychle poskytnout stěžujícím si žadatelům vysvětlení;
D.
Pokud jde o obecné požadavky, musí externí poskytovatel služeb
a)
jednat podle pokynů členského státu nebo členských států odpovědných za zpracování žádosti;
b)
přijmout přiměřená opatření pro boj proti korupci (například ustanovení o odměňování zaměstnanců; spolupráce při výběru zaměstnanců pro plnění příslušného úkolu; tzv. pravidlo čtyř očí; zásada rotace);
c)
plně dodržovat ustanovení právního nástroje, mezi nimiž je i ustanovení o pozastavení nebo ukončení platnosti nástroje, zejména v případě porušení stanovených pravidel, jakož i ustanovení o přezkumu, aby bylo zajištěno, že právní nástroj zohlední osvědčené postupy.“
Článek 2
Zpráva
Komise předloží tři roky po zahájení provozu VIS a dále každé čtyři roky Evropskému parlamentu a Radě zprávu o uplatňování tohoto nařízení, která bude zahrnovat informace o shromažďování a využití biometrických identifikátorů, vhodnosti zvoleného standardu ICAO, souladu s pravidly na ochranu údajů, zkušenostech s externími poskytovateli služeb se zvláštním zaměřením na odebírání biometrických údajů, uplatňování pravidla 59 měsíců pro sejmutí otisků prstů a organizaci přijímání a zpracování žádostí. Součástí této zprávy budou na základě čl. 17 bodů 12, 13 a 14 a čl. 50 odst. 4 nařízení o VIS rovněž případy, kdy otisky prstů nemohly být prakticky poskytnuty nebo kdy jejich poskytnutí nebylo z právních důvodů požadováno, v porovnání s počtem případů, kdy otisky prstů sejmuty byly. Zpráva bude obsahovat informace o případech, kdy byla osobám, které prakticky nemohly poskytnout otisky prstů, zamítnuta žádost o vízum. V případě nutnosti budou ke zprávě přiloženy vhodné návrhy na změnu tohoto nařízení.
První zpráva se bude týkat rovněž otázky dostatečné spolehlivosti pro účely identifikace a ověřování otisků prstů dětí mladších 12 let, zejména toho, jak se otisky prstů s věkem mění, a bude založena na výsledcích studie provedené na odpovědnost Komise.
Článek 3
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné v členských státech v souladu se Smlouvou o založení Evropského společenství.
Ve Štrasburku dne 23. dubna 2009.
REGULATION (EC) No 390/2009 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL
of 23 April 2009
amending the Common Consular Instructions on visas for diplomatic missions and consular posts in relation to the introduction of biometrics including provisions on the organisation of the reception and processing of visa applications
THE EUROPEAN PARLIAMENT AND THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION,
Having regard to the Treaty establishing the European Community, and in particular Article 62(2)(b)(ii) thereof,
Having regard to the proposal from the Commission,
Having regard to the opinion of the European Data Protection Supervisor (1),
Acting in accordance with the procedure laid down in Article 251 of the Treaty (2),
Whereas:
(1)
To ensure the reliable verification and identification of applicants, it is necessary to process biometric data in the Visa Information System (VIS) established by Council Decision 2004/512/EC (3) and to provide for a legal framework for the collection of these biometric identifiers. Furthermore, the implementation of the VIS requires new forms of organisation for the reception of visa applications.
(2)
The integration of biometric identifiers in the VIS is an important step towards the use of new elements, which establish a more reliable link between the visa holder and the passport in order to avoid the use of false identities. Therefore, the personal appearance of the applicant - at least for the first application - should be one of the basic requirements for issuing a visa with the registration of biometric identifiers in the VIS.
(3)
The choice of the biometric identifiers is made in Regulation (EC) No 767/2008 of the European Parliament and of the Council of 9 July 2008 concerning the Visa Information System (VIS) and the exchange of data between Member States on short-stay visas (VIS Regulation) (4).
(4)
This Regulation defines the standards for the collection of these biometric identifiers by referring to the relevant provisions set out by the International Civil Aviation Organisation (ICAO). No further technical specifications are required in order to ensure interoperability.
(5)
Any document, data or biometric identifier received by a Member State in the course of a visa application shall be considered a consular document under the Vienna Convention on Consular Relations of 24 April 1963 and shall be treated in an appropriate manner.
(6)
In order to facilitate the registration of applicants and to reduce the costs for Member States, new organisational possibilities need to be envisaged in addition to the existing framework of representation. Firstly, a specific type of representation limited to the collection of applications and enrolment of biometric identifiers should be added to the Common Consular Instructions on visas for the diplomatic missions and consular posts (5).
(7)
Other options such as co-location, common application centres, honorary consuls and cooperation with external service providers should be introduced. An appropriate legal framework for these options should be established, taking into account, in particular, data protection issues. Member States should, in accordance with the conditions laid down in this legal framework, determine the type of organisational structure which they will use in each third country. Details of those structures should be published by the Commission.
(8)
When organising cooperation, Member States should ensure that applicants are directed to the Member State responsible for the processing of their applications.
(9)
It is necessary to make provision for situations in which Member States decide, in order to facilitate the procedure, to cooperate with an external service provider for the collection of applications. Such a decision may be taken if, in particular circumstances or for reasons relating to the local situation, cooperation with other Member States in the form of limited representation, co-location or a Common Application Centre proves not to be appropriate for the Member State concerned. Such arrangements should be established in compliance with the general principles for issuing visas, respecting the data protection requirements set out in Directive 95/46/EC of the European Parliament and of the Council of 24 October 1995 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (6). In addition, the need to avoid visa-shopping should be taken into consideration when establishing and implementing such arrangements.
(10)
Member States should cooperate with external service providers on the basis of a legal instrument which should contain provisions on their exact responsibilities, on direct and total access to their premises, information for applicants, confidentiality and on the circumstances, conditions and procedures for suspending or terminating the cooperation.
(11)
This Regulation, by allowing Member States to cooperate with an external service provider for the collection of applications while establishing the ‘one stop’ principle for the presentation of applications, creates a derogation from the general rule of the personal appearance, as provided for in Part III, point 4, of the Common Consular Instructions. This is without prejudice to the possibility of calling the applicant for a personal interview and is also without prejudice to future legal instruments regulating these issues.
(12)
To ensure compliance with data protection requirements, the Working Party set up by Article 29 of Directive 95/46/EC has been consulted.
(13)
Directive 95/46/EC applies to the Member States with regard to the processing of personal data pursuant to this Regulation.
(14)
Member States should maintain the possibility for all applicants to lodge applications directly at their diplomatic missions or consular posts.
(15)
In order to facilitate the procedure of any subsequent application, it should be possible to copy fingerprints from the first entry into the VIS within a period of 59 months. Once this period of time has elapsed, the fingerprints should be collected again.
(16)
Due to the requirement to collect biometric identifiers, commercial intermediaries such as travel agencies should no longer be used for the first application but only for subsequent ones.
(17)
The Common Consular Instructions should therefore be amended accordingly.
(18)
The Commission should present a report on the implementation of this Regulation three years after the VIS is brought into operation and every four years thereafter.
(19)
Since the objectives of this Regulation, namely the organisation of the reception and the processing of applications in respect of the entry of biometric data into the VIS and the introduction of common standards and interoperable biometric identifiers and of common rules for all Member States participating in the Community’s common policy on visas, cannot be sufficiently achieved by the Member States and can therefore be better achieved at Community level, the Community may adopt measures, in accordance with the principle of subsidiarity as set out in Article 5 of the Treaty. In accordance with the principle of proportionality as set out in that Article, this Regulation does not go beyond what is necessary in order to achieve those objectives.
(20)
In accordance with Articles 1 and 2 of the Protocol on the position of Denmark, annexed to the Treaty on European Union and to the Treaty establishing the European Community, Denmark is not taking part in the adoption of this Regulation and is not bound by it or subject to its application. Given that this Regulation builds upon the Schengen acquis under the provisions of Title IV of Part Three of the Treaty establishing the European Community, Denmark shall, in accordance with Article 5 of that Protocol, decide within a period of six months after the date of adoption of this Regulation, whether it will implement it in its national law.
(21)
As regards Iceland and Norway, this Regulation constitutes a development of provisions of the Schengen acquis within the meaning of the Agreement concluded by the Council of the European Union and the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway concerning the latter’s association with the implementation, application and development of the Schengen acquis (7) which fall within the area referred to in Article 1, point B, of Council Decision 1999/437/EC (8) on certain arrangements for the application of that Agreement.
(22)
This Regulation constitutes a development of provisions of the Schengen acquis in which the United Kingdom does not take part, in accordance with Council Decision 2000/365/EC of 29 May 2000 concerning the request of the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland to take part in some of the provisions of the Schengen acquis (9). The United Kingdom is therefore not taking part in its adoption and is not bound by it or subject to its application.
(23)
This Regulation constitutes a development of provisions of the Schengen acquis in which Ireland does not take part, in accordance with Council Decision 2002/192/EC of 28 February 2002 concerning Ireland’s request to take part in some of the provisions of the Schengen acquis (10). Ireland is therefore not taking part in its adoption and is not bound by it or subject to its application.
(24)
As regards Switzerland, this Regulation constitutes a development of provisions of the Schengen acquis within the meaning of the Agreement between the European Union, the European Community and the Swiss Confederation on the Swiss Confederation’s association with the implementation, application and development of the Schengen acquis (11), which fall within the area referred to in Article 1, point B, of Decision 1999/437/EC read in conjunction with Article 3 of Council Decision 2008/146/EC (12).
(25)
As regards Liechtenstein, this Regulation constitutes a development of provisions of the Schengen acquis within the meaning of the Protocol signed between the European Union, the European Community, the Swiss Confederation and the Principality of Liechtenstein on the accession of the Principality of Liechtenstein to the Agreement concluded between the European Union, the European Community and the Swiss Confederation on the Swiss Confederation’s association with the implementation, application and development of the Schengen acquis, which fall within the area referred to in Article 1, point B, of Decision 1999/437/EC read in conjunction with Article 3 of Council Decision 2008/261/EC (13).
(26)
As regards Cyprus, this Regulation constitutes an act building upon the Schengen acquis or otherwise related to it within the meaning of Article 3(2) of the 2003 Act of Accession.
(27)
This Regulation constitutes an act building upon the Schengen acquis or otherwise related to it within the meaning of Article 4(2) of the 2005 Act of Accession,
HAVE ADOPTED THIS REGULATION:
Article 1
Amendments to the Common Consular Instructions
The Common Consular Instructions on visas for diplomatic missions and consular posts are hereby amended as follows:
1.
Part II shall be amended as follows:
(a)
In point 1.2(b) the following paragraphs shall be added:
‘A Member State may also represent one or more other Member States in a limited manner solely for the collection of applications and the enrolment of biometric identifiers. The relevant provisions of 1.2(c) and (e) shall apply. The collection and transmission of files and data to the represented Member State shall be carried out respecting the relevant data protection and security rules.
The represented Member State(s) shall ensure that the data are fully encrypted, whether electronically transferred or physically transferred on an electronic storage medium from the authorities of the representing Member State to the authorities of the represented Member State.
In third countries which prohibit encryption of data to be electronically transferred from the authorities of the representing Member State to the authorities of the represented Member State(s), the represented Members State(s) shall not allow the representing Member State to transfer data electronically.
In this case, the represented Member State(s) concerned shall ensure that the electronic data are transferred physically in fully encrypted form on an electronic storage medium from the authorities of the representing Member State to the authorities of the represented Member State(s) by a consular officer of a Member State or, where such a transfer would require disproportionate or unreasonable measures to be taken, in another safe and secure way, for example by using established operators experienced in transporting sensitive documents and data in the third country concerned.
In all cases the level of security for the transfer shall be adapted to the sensitive nature of the data.
The Member States or the Community shall endeavour to reach an agreement with the third countries concerned with the aim of lifting the prohibition against encryption of data to be electronically transferred between the authorities of the Member States concerned.’.
(b)
Point (d) shall be replaced by the following:
‘(d)
When uniform visas are issued pursuant to (a) and (b), the representation and limited representation shall be reflected in the table of representation for the issuing of uniform visas set out in Annex 18.’.
2.
Part III shall be amended as follows:
(a)
Point 1 shall be replaced by the following:
‘1. Visa applications
1.1. Visa application forms - number of application forms
Applicants shall also be required to fill in the uniform visa application form. Applications for a uniform visa must be made using the harmonised form, a specimen of which is given in Annex 16.
At least one copy of the application form shall be filled in so that it may be used during consultation with the central authorities. Member States may, in so far as national administrative procedures so require, request several copies of the application.
1.2. Biometric identifiers
(a) Member States shall collect biometric identifiers comprising the facial image and 10 fingerprints from the applicant in accordance with the safeguards laid down in the European Convention for the Protection of Human Rights and Fundamental Freedoms, in the Charter of Fundamental Rights of the European Union and in the United Nations Convention on the Rights of the Child.
At the moment of submission of the first application, the applicant shall be required to appear in person. At that time, the following biometric identifiers shall be collected:
-
a photograph, scanned or taken at the time of application, and
-
10 fingerprints taken flat and digitally collected.
Where fingerprints collected from the applicant regarding an earlier application were entered for the first time in the Visa Information System (VIS) less than 59 months before the date of the new application, they shall be copied to the subsequent application.
However, in case of reasonable doubt regarding the identity of the applicant, the diplomatic mission or consular post shall collect fingerprints within the period specified above.
Furthermore, if at the time when the application is lodged, it cannot be immediately confirmed that the fingerprints were collected within the period specified above, the applicant may request that they be collected.
In accordance with Article 9(5) of the VIS Regulation, the photograph attached to each application shall be entered in the VIS. The applicant shall not be required to appear in person for this purpose.
The technical requirements for the photograph shall be in accordance with the international standards as set out in ICAO Doc 9303 part 1, 6th edition.
Fingerprints shall be taken in accordance with ICAO standards and Commission Decision 2006/648/EC of 22 September 2006 laying down the technical specifications on the standards for biometric features related to the development of the Visa Information System (14).
The biometric identifiers shall be collected by qualified and duly authorised staff of the diplomatic mission or consular post and the authorities responsible for issuing visas at the borders. Under the supervision of the diplomatic missions or consular posts, the biometric identifiers may also be collected by qualified and duly authorised staff of an honorary consul or of an external service provider referred to in Part VII, points 1.3 and 1.4.
The data shall be entered in the VIS only by duly authorised consular staff in accordance with Articles 6(1), 7, 9(5) and 9(6) of the VIS Regulation.
Member States shall ensure that full use is made of all search criteria under Article 15 of the VIS Regulation in order to avoid false rejections and identifications.
(b) Exceptions
The following applicants shall be exempt from the requirement to give fingerprints:
-
children under the age of 12,
-
persons for whom fingerprinting is physically impossible. If the fingerprinting of less than 10 fingers is possible, the respective number of fingerprints shall be taken. However, should the impossibility be temporary, the applicant shall be required to give the fingerprints at the following application. Diplomatic missions or consular posts and authorities responsible for issuing visas at the borders shall be entitled to ask for further clarification on the grounds of the temporary impossibility. Member States shall ensure that appropriate procedures guaranteeing the dignity of the applicant are in place in the event of there being difficulties in enrolling. The fact that fingerprinting is physically impossible shall not influence the grant or refusal of a visa,
-
heads of State or government and members of the national government with accompanying spouses, and the members of their official delegation when they are invited by Member States’ governments or by international organisations for an official purpose,
-
sovereigns and other senior members of a royal family, when they are invited by Member States’ governments or by international organisations for an official purpose.
In each of these cases, the entry “not applicable” shall be introduced in the VIS.
(b)
The following point shall be added:
‘5. Conduct of staff
Member States’ diplomatic missions or consular posts shall ensure that applicants are received courteously.
Consular staff shall, in the performance of their duties, fully respect human dignity. Any measures taken shall be proportionate to the objectives pursued by such measures.
While performing their tasks, consular staff shall not discriminate against persons on grounds of sex, racial or ethnic origin, religion or belief, disability, age or sexual orientation.’.
3.
Point 1 of Part VII shall be amended as follows:
‘1. Organisation of visa sections
1.1. Organisation of the reception and processing of visa applications
Each Member State shall be responsible for organising the reception and processing of applications. In principle, applications shall be lodged at a diplomatic mission or consular post of a Member State.
Member States shall:
-
equip their diplomatic missions or consular posts and authorities responsible for issuing visas at the borders with the required material for the collection of biometric identifiers, as well as the offices of their honorary consuls, whenever they make use of them, to collect biometric identifiers in accordance with point 1.3, and/or
-
cooperate with one or more other Member States, within the framework of local consular cooperation or by other appropriate contacts, in the form of limited representation, co-location, or a Common Application Centre, in accordance with point 1.2.
In particular circumstances or for reasons relating to the local situation, such as where:
-
the high number of applicants does not allow the collection of applications and of data to be organised in a timely manner and in decent conditions, or
-
it is not possible to ensure a good territorial coverage of the third country concerned in any other way,
and where the abovementioned forms of cooperation prove not to be appropriate for the Member State concerned, a Member State may, as a last resort, cooperate with an external service provider in accordance with point 1.4.
Without prejudice to the right to call the applicant for a personal interview, as provided for in Part III, point 4, the selection of a form of organisation shall not result in requiring the applicant to make personal appearances at more than one location in order to lodge an application.
1.2. Forms of cooperation between Member States
(a)
Where “co-location” is chosen, staff of the diplomatic missions or consular posts of one or more Member States shall process the applications (including biometric identifiers) addressed to them at the diplomatic mission or consular post of another Member State and share the equipment of that Member State. The Member States concerned shall agree on the duration of and conditions for the termination of the co-location as well as the proportion of the visa fee to be received by the Member State whose diplomatic mission or consular post is being used.
(b)
Where “Common Application Centres” are established, staff of the diplomatic missions or consular posts of two or more Member States shall be pooled in one building in order to receive the applications (including biometric identifiers) addressed to them. Applicants shall be directed to the Member State responsible for the processing of the application. Member States shall agree on the duration of and conditions for the termination of this cooperation as well as the cost-sharing among the participating Member States. One Member State shall be responsible for contracts in relation to logistics and diplomatic relations with the host country.
1.3. Recourse to honorary consuls
Honorary consuls may also be authorised to perform some or all of the tasks referred to in point 1.5. Adequate measures shall be taken to guarantee security and data protection.
Where the honorary consul is not a civil servant of a Member State, the performance of those tasks shall comply with the requirements set out in Annex 19 except for the provisions in point C(c) of that Annex.
Where the honorary consul is a civil servant of a Member State, the Member State concerned shall ensure that requirements comparable to those which would apply if the tasks were performed by its diplomatic mission or consular post are applied.
1.4. Cooperation with external service providers
Member States shall endeavour to cooperate with an external service provider together with one or more Member States, without prejudice to public procurement and competition rules.
Cooperation with an external service provider shall be based on a legal instrument that shall comply with the requirements set out in Annex 19.
Member States shall, within the framework of local consular cooperation, exchange information about the selection of external service providers and the establishment of the terms and conditions of their respective legal instruments.
1.5. Types of cooperation with external service providers
An external service provider may be entrusted with the performance of one or more of the following tasks:
(a)
providing general information on visa requirements and application forms;
(b)
informing the applicant of the required supporting documents, on the basis of a checklist;
(c)
collecting data and applications (including collection of biometric identifiers) and transmitting the application to the diplomatic mission or consular post;
(d)
collecting the fee to be charged;
(e)
managing the appointments for personal appearance at the diplomatic mission or consular post or at the external service provider;
(f)
collecting the travel documents (including a refusal notification if applicable) from the diplomatic mission or consular post and returning them to the applicant.
1.6. Obligations of Member States
When selecting an external service provider, the Member State(s) concerned shall scrutinise the solvency and reliability of the company (including the necessary licences, commercial registration, company statutes, bank contracts) and ensure that there is no conflict of interests.
The Member State(s) concerned shall ensure that the external service provider selected complies with the terms and conditions assigned to it in the legal instrument referred to in point 1.4.
The Member State(s) concerned shall remain responsible for compliance with data protection rules for the processing of data and shall be supervised in accordance with Article 28 of Directive 95/46/EC of the European Parliament and of the Council of 24 October 1995 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (15).
Cooperation with an external service provider shall not limit or exclude any liability arising under the national law of the Member State(s) concerned for breaches of obligations with regard to the personal data of applicants and the processing of visas. This provision is without prejudice to any action which may be taken directly against the external service provider under the national law of the third country concerned.
The Member State(s) concerned shall ensure that the data are fully encrypted, whether electronically transferred or physically transferred on an electronic storage medium from the external service provider to the authorities of the Member State(s) concerned.
In third countries which prohibit encryption of data to be electronically transferred from the external service provider to the authorities of the Member State(s) concerned, the Members State(s) concerned shall not allow the external service provider to transfer data electronically.
In this case, the Member State(s) concerned shall ensure that the electronic data are transferred physically in fully encrypted form on an electronic storage medium from the external service provider to the authorities of the Member State(s) concerned by a consular officer of a Member State or, where such a transfer would require disproportionate or unreasonable measures to be taken, in another safe and secure way, for example by using established operators experienced in transporting sensitive documents and data in the third country concerned.
In all cases the level of security for the transfer shall be adapted to the sensitive nature of the data.
The Member States or the Community shall endeavour to reach an agreement with the third countries concerned with the aim of lifting the prohibition against encryption of data to be electronically transferred from the external service provider to the authorities of the Member State(s) concerned.
The Member State(s) concerned shall provide training to the external service provider, corresponding to the knowledge needed to offer appropriate service and sufficient information to applicants.
The Member State(s) concerned shall, in case of doubt, provide for the possibility of verifying at the diplomatic mission or consular post fingerprints which have been taken by the external service provider.
The examination of applications, interviews, where appropriate, the authorisation process and the printing and affixing of visa stickers shall be carried out only by the diplomatic mission or consular post.
External service providers shall not have access to the VIS under any circumstances. Access to the VIS shall be reserved exclusively to duly authorised staff of diplomatic missions or consular posts.
The Member State(s) concerned shall closely monitor the implementation of the legal instrument referred to in point 1.4, including:
(a)
the general information on visa requirements and application forms provided by the external service provider to applicants;
(b)
all the technical and organisational security measures required to protect personal data against accidental or unlawful destruction or accidental loss, alteration, unauthorised disclosure or access, in particular where the cooperation involves the transmission of files and data to the diplomatic mission or consular post of the Member State(s) concerned, and all other unlawful forms of processing the personal data;
(c)
the collection and transmission of biometric identifiers;
(d)
the measures taken to ensure compliance with data protection provisions.
To this end, the diplomatic mission or consular post of the Member State(s) concerned shall, on a regular basis, carry out unannounced checks on the premises of the external service provider.
1.7. Service fee
External service providers may charge a service fee in addition to the fee to be charged as set out in Annex 12. The service fee shall be proportionate to the costs incurred by the external service provider while performing one or more of the tasks referred to in point 1.5.
This service fee shall be specified in the legal instrument referred to in point 1.4.
In the framework of local consular cooperation, Member States shall ensure that the service fee charged to an applicant duly reflects the services offered by the external service provider and is adapted to local circumstances. Furthermore, they shall aim to harmonise the service fee applied.
The service fee shall not exceed half of the amount of the visa fee set out in Annex 12, irrespective of the possible exemptions from the visa fee as provided for by Annex 12.
The Member State(s) concerned shall maintain the possibility for all applicants to lodge applications directly at its diplomatic missions or consular posts.
1.8. Information
Precise information on the means of obtaining an appointment and submitting an application shall be displayed by Member States’ diplomatic missions and consular posts for the general public.
1.9. Continuity of service
In the event of termination of cooperation with other Member States or with any type of external service provider, Member States shall assure the continuity of full service.
1.10. Decision and publication
Member States shall inform the Commission of how they intend to organise the reception and processing of applications in each consular location. The Commission shall ensure appropriate publication.
Member States shall provide the Commission with a copy of the legal instrument referred to in point 1.4.
4.
Point 5.2 of Part VIII shall be amended as follows:
(a)
the title shall be replaced by the following:
(b)
the following sentence shall be inserted between the title and point 5.2(a):
‘For subsequent applications under Part III, point 1.2, Member States may allow their diplomatic missions or consular posts to cooperate with commercial intermediaries (i.e. private administrative agencies and transport or travel agencies, such as tour operators and retailers).’.
5.
The following Annex shall be added:
‘ANNEX 19
List of minimum requirements to be included in the legal instrument in the case of cooperation with external service providers
A.
In relation to the performance of its activities, the external service provider shall, with regard to data protection:
(a)
prevent at all times any unauthorised reading, copying, modification or deletion of data, in particular during their transmission to the diplomatic mission or consular post of the Member State(s) responsible for processing an application;
(b)
in accordance with the instructions given by the Member State(s) concerned, transmit the data:
-
electronically, in encrypted form, or
-
physically, in a secured way;
(c)
transmit the data as soon as possible:
-
in the case of physically transferred data, at least once a week,
-
in the case of electronically transferred encrypted data, at the latest at the end of the day of their collection;
(d)
delete the data immediately after their transmission and ensure that the only data that might be retained shall be the name and contact details of the applicant for the purposes of the appointment arrangements, as well as the passport number, until the return of the passport to the applicant, where applicable;
(e)
ensure all the technical and organisational security measures required to protect personal data against accidental or unlawful destruction or accidental loss, alteration, unauthorised disclosure or access, in particular where the cooperation involves the transmission of files and data to the diplomatic mission or consular post of the Member State(s) concerned and all other unlawful forms of processing the personal data;
(f)
process the data only for the purposes of processing the personal data of applicants on behalf of the Member State(s) concerned;
(g)
apply data protection standards at least equivalent to those set out in Directive 95/46/EC;
(h)
provide applicants with the information required under Article 37 of the VIS Regulation.
B.
In relation to the performance of its activities, the external service provider shall, with regard to the conduct of staff:
(a)
ensure that its staff are appropriately trained;
(b)
ensure that its staff in the performance of their duties:
-
receive applicants courteously,
-
respect the human dignity and integrity of applicants,
-
do not discriminate against persons on grounds of sex, racial or ethnic origin, religion or belief, disability, age or sexual orientation, and
-
respect the rules of confidentiality which shall also apply once members of staff have left their job or after suspension or termination of the legal instrument;
(c)
provide identification of the staff working in the company at all times;
(d)
prove that its staff do not have criminal records and have the requisite expertise.
C.
In relation to the verification of the performance of its activities, the external service provider shall:
(a)
provide for access by staff entitled by the Member State(s) concerned to its premises at all times without prior notice, in particular for inspection purposes;
(b)
ensure the possibility of remote access to its appointment system for inspection purposes;
(c)
ensure the use of relevant monitoring methods (e.g. test applicants; webcam);
(d)
ensure access to proof of data protection compliance, including reporting obligations, external audits and regular spot checks;
(e)
report to the Member State(s) concerned without delay any security breaches or any complaints from applicants on data misuse or unauthorised access, and coordinate with the Member State(s) concerned in order to find a solution and give explanatory responses promptly to the complaining applicants.
D.
In relation to general requirements, the external service provider shall:
(a)
act under the instructions of the Member State(s) responsible for processing the application;
(b)
adopt appropriate anti-corruption measures (e.g. provisions on staff remuneration; cooperation in the selection of staff members employed on the task; two-man rule; rotation principle);
(c)
respect fully the provisions of the legal instrument, which shall contain a suspension or termination clause, in particular in the event of breach of the rules established, as well as a revision clause with a view to ensuring that the legal instrument reflects best practices.’.
Article 2
Reporting
The Commission shall present, three years after the VIS is brought into operation and every four years thereafter, a report to the European Parliament and to the Council on the implementation of this Regulation, including the implementation of the collection and use of biometric identifiers, the suitability of the ICAO standard chosen, compliance with data protection rules, experience with external service providers with specific reference to the collection of biometric data, the implementation of the 59-month rule for the copying of fingerprints and the organisation of the reception and processing of applications. The report shall also include, on the basis of Article 17(12), (13) and (14) and of Article 50(4) of the VIS Regulation, the cases in which fingerprints could factually not be provided or were not required to be provided for legal reasons, compared with the number of cases in which fingerprints were taken. The report shall include information on cases in which a person who could factually not provide fingerprints was refused a visa. The report shall be accompanied, where necessary, by appropriate proposals to amend this Regulation.
The first report shall also address the issue of the sufficient reliability for identification and verification purposes of fingerprints of children under the age of 12 and, in particular, how fingerprints evolve with age, based on the results of a study carried out under the responsibility of the Commission.
Article 3
Entry into force
This Regulation shall enter into force on the day following its publication in the Official Journal of the European Union.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States in accordance with the Treaty establishing the European Community.
Done at Strasbourg, 23 April 2009.