Rozhodnutí Komise
ze dne 18. prosince 2001,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k rozhodnutí Rady 2000/596/ES, pokud jde o řídící a kontrolní systémy a o postupy pro provádění finančních oprav v rámci akcí spolufinancovaných z Evropského fondu pro uprchlíky
(oznámeno pod číslem K(2001) 4372)
(2002/307/ES)
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na rozhodnutí Rady 2000/596/ES ze dne 28. září 2000 o zřízení Evropského fondu pro uprchlíky [1], a zejména na článek 24 uvedeného rozhodnutí,
po konzultaci s výborem zřízeným čl. 21 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES,
vzhledem k těmto důvodům:
(1) Aby členské státy zajistily řádné finanční řízení pomoci poskytované z Evropského fondu pro uprchlíky (dále jen "fond"), musí stanovit obecné zásady organizace úkolů orgánu příslušného pro provádění spolufinancovaných akcí.
(2) Aby členské státy zajistily využití finančních prostředků Společenství v souladu se zásadami řádného finančního řízení, musí zavést řídící a kontrolní systémy, které zajistí dostatečný revizní záznam, a poskytovat Komisi veškerou pomoc, kterou bude potřebovat k provádění kontrol, zvláště namátkových kontrol.
(3) Aby se zajistilo účinné a řádné využívání finančních prostředků Společenství, je třeba stanovit jednotná kritéria pro kontroly prováděné členskými státy podle článku 18 rozhodnutí 2000/596/ES.
(4) Aby se zajistilo jednotné zacházení s prohlášeními o výdajích, pro které je požadována pomoc z fondu podle čl. 17 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES, je třeba vypracovat vzorové prohlášení o výdajích.
(5) Aby bylo umožněno vracení neoprávněně vyplacených částek podle čl. 18 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES, je zapotřebí, aby členské státy informovaly Komisi o zjištěných nesrovnalostech a o průběhu správního nebo soudního řízení.
(6) Podle čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES musí členské státy provádět požadované finanční opravy v návaznosti na individuální nebo systémové nesrovnalosti formou úplného nebo částečného zrušení účasti Společenství. Aby bylo zajištěno jednotné provádění tohoto ustanovení v celém Společenství, je nutné stanovit pravidla pro určení oprav, které mají být provedeny, a stanovení povinnosti informovat Komisi.
(7) Pokud členský stát nesplní své povinnosti podle čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES nebo podle článku 18, může Komise sama provést opravy podle čl. 18 odst. 4 téhož rozhodnutí. Kdykoli je to možné a proveditelné, musí být částka opravy hodnocena na základě jednotlivých spisů a musí být rovna částce výdajů nesprávně vyúčtovaných fondu v souladu se zásadou proporcionality. Pokud není možné nebo proveditelné přesně vyčíslit finanční dopad nesrovnalosti nebo pokud by bylo zrušení všech dotyčných výdajů nepřiměřené, Komise by měla určit své opravy extrapolací nebo paušální sazbou podle rozsahu a finančního dopadu nesrovnalosti, které členský stát nezabránil nebo kterou nezjistil či neopravil.
(8) Měla by být stanovena určitá prováděcí pravidla pro finanční opravy stanovené v čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES a tatáž pravidla by měla být použitelná v případech uvedených v čl. 18 odst. 4 písm. b) téhož rozhodnutí.
(9) Musí být stanoveny úroky z prodlení, které je třeba vrátit spolu s neoprávněně přijatou částkou Komisi podle čl. 19 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES.
(10) Toto rozhodnutí se použije, aniž jsou dotčena ustanovení o navrácení státní podpory podle článku 14 nařízení Rady (ES) č. 659/1999 ze dne 22. března 1999, kterým se stanoví prováděcí pravidla k článku 93 Smlouvy o ES [2].
(11) Toto rozhodnutí se použije, aniž je dotčeno nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 ze dne 11. listopadu 1996 o kontrolách a inspekcích na místě prováděných Komisí za účelem ochrany finančních zájmů Evropských společenství proti podvodům a jiným porušením předpisů [3],
ROZHODLA TAKTO:
KAPITOLA I
OBLAST PŮSOBNOSTI A DEFINICE
Článek 1
Toto rozhodnutí stanoví prováděcí pravidla k rozhodnutí Rady 2000/596/ES, pokud jde o řídící a kontrolní systémy pro financování poskytované z Evropského fondu pro uprchlíky (dále jen "fond") a spravované členskými státy, a postup pro provádění finančních oprav použitelných na toto financování.
Článek 2
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí:
a) "příslušným orgánem": orgán určený členským státem podle článku 7 rozhodnutí 2000/596/ES;
b) "zprostředkujícím subjektem": každý orgán veřejné správy nebo nevládní organizace, na který příslušný orgán přenese působnost k provádění podle článku 7 rozhodnutí 2000/596/ES.
KAPITOLA II
ŘÍDÍCÍ A KONTROLNÍ SYSTÉMY
Článek 3
1. Při provádění čl. 18 odst. 1 písm. c) rozhodnutí 2000/596/ES udělí členské státy pokyny orgánu a zprostředkujícímu subjektu, na které byla přenesena působnost.
Aniž je dotčen čl. 18 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES, týkají se pokyny organizace řídících a kontrolních systémů nezbytných k zajištění přesnosti, zákonnosti a způsobilosti žádostí o financování Společenstvím a odvolávají se na obecně uznávaná pravidla řádné správní praxe stanovená v příloze I.
2. Jsou-li všechny úkoly příslušného orgánu nebo některé z nich jsou přeneseny na zprostředkující subjekt, stanoví pokyny uvedené v odstavci 1 prováděcí pravidla pro:
a) jasné vymezení a rozdělení úkolů, zejména pokud jde o řízení, platby a kontroly a ověřování souladu s
i) podmínkami stanovenými v rozhodnutích Komise, kterými se schvalují žádosti o spolufinancování uvedené v článku 8 rozhodnutí 2000/596/ES;
ii) pravidly pro způsobilost výdajů stanovenými v příloze 1 rozhodnutí Komise 2001/275/ES [4] a
iii) politikami a akcemi Společenství, zvláště těmi, které se týkají pravidel hospodářské soutěže, veřejných zakázek, ochrany a zlepšování životního prostředí, odstraňování nerovností a podpory rovnosti mužů a žen;
b) zavádění účinných systémů, které zajistí uspokojivý výkon pravomocí zprostředkujících subjektů, a
c) poskytování informací příslušnému orgánu o účinném plnění jejich úkolů a popisu použitých prostředků.
3. Podle čl. 18 odst. 1 písm. b) rozhodnutí 2000/596/ES sdělí členské státy nejpozději do dvou měsíců od nabytí účinku tohoto rozhodnutí Komisi kromě informací obsažených v první žádosti o spolufinancování popis řídících a kontrolních systémů, které zavedly, a všech plánovaných zlepšení, se zvláštním přihlédnutím k obecně uznávaným pravidlům řádné správní praxe stanoveným v příloze I.
Tento popis musí zahrnovat následující údaje o každém příslušném orgánu:
a) úkoly orgánu, jež mu byly přiděleny;
b) rozdělení těchto úkolů v rámci příslušného orgánu nebo zprostředkujícího subjektu takovým způsobem, aby byly od sebe dostatečně odděleny řídící, platební a kontrolní úkoly, s cílem zajistit řádné finanční řízení;
c) údaje o všech případných zprostředkujících subjektech;
d) postupy pro příjem, ověřování a potvrzování žádostí o platby a schvalování a platbu výdajů a jejich zaúčtování;
e) předpisy upravující vnitřní účetní kontroly nebo obdobné postupy.
4. Komise posoudí ve spolupráci s členskými státy řídící a kontrolní systémy a poukáže na případné nedostatky týkající se průhlednosti kontrol činnosti fondu a plnění povinností Komise podle článku 274 Smlouvy o ES.
Článek 4
1. Řídící a kontrolní systémy členských států zajistí dostatečný revizní záznam.
2. Revizní záznam se považuje za dostatečný, pokud umožňuje:
a) srovnání souhrnných účtů předkládaných Komisi s jednotlivými záznamy o výdajích a podklady uchovávanými na různých správních úrovních a konečnými příjemci včetně subjektů nebo podniků provádějících projekty a
b) ověření rozdělení a převodů dostupných finančních prostředků Společenství a vnitrostátních finančních prostředků.
Orientační popis požadavků na údaje týkající se dostatečného revizního záznamu je uveden v příloze II.
3. Příslušný orgán zavede postupy, kterými se zajistí vedení záznamu o místě uložení všech dokladů týkajících se jednotlivých plateb uskutečněných v rámci dotčeného vnitrostátního prováděcího programu a možnost předložení dokladů k nahlédnutí na vyžádání:
a) pracovníků orgánu příslušného pro zpracování žádostí o platbu;
b) vnitrostátních kontrolních orgánů, které provádějí kontroly požadované podle čl. 5 odst. 1 tohoto rozhodnutí;
c) odboru nebo útvaru příslušného orgánu pověřeného potvrzováním žádostí o prozatímní a konečnou platbu podle článku 17 rozhodnutí 2000/596/ES a
d) úředníků a zmocněných zástupců Komise a Evropského účetního dvora.
Úředníci a zástupci odpovědní za kontrolu nebo zmocnění k tomuto účelu mohou požadovat kopie dokladů uvedené v tomto odstavci.
4. Po dobu pěti let ode dne, kdy Komise vyplatí konečný zůstatek na jakýkoli projekt, uchovávají příslušné orgány pro potřeby Komise na obecně přijímaných nosičích dat veškeré podklady, tj. originály nebo ověřené kopie, které se týkají výdajů a kontrol dotyčného projektu. Tato doba se přerušuje v případě soudního řízení nebo na základě řádně odůvodněné žádosti Komise.
Článek 5
1. Členské státy organizují vhodné namátkové kontroly projektů, které mají za cíl zejména:
a) prověřit řádné fungování stávajících řídících a kontrolních systémů;
b) selektivně prověřit, na základě analýzy rizik, prohlášení o výdajích učiněná na různých dotčených úrovních.
2. Kontroly se týkají nejméně 20 % celkových způsobilých výdajů na každý vnitrostátní prováděcí program a reprezentativní vzorek schválených projektů s přihlédnutím k požadavkům odstavce 3. Členské státy zajistí vhodné oddělení kontrol od prováděcích nebo platebních postupů týkajících se projektů.
3. Vybrané projekty jsou identifikovány, je popsána metoda výběru vzorků a vypracována zpráva o výsledcích všech inspekcí a opatřeních přijatých ohledně zjištěných odchylek nebo nesrovnalostí.
4. Vzorek projektů vybraných ke kontrole
a) zahrnuje vhodnou kombinaci projektů odlišného druhu a rozsahu;
b) přihlíží ke všem rizikovým faktorům, které byly zjištěny při vnitrostátních kontrolách nebo kontrolách Společenství;
c) zohledňuje soustředění projektů u určitých příjemců grantů, aby hlavní příjemci podléhali alespoň jedné kontrole před uzavřením každého jednotlivého vnitrostátního prováděcího programu.
Článek 6
Při provádění kontrol členské státy prověřují:
a) účinné používání řídících a kontrolních systémů;
b) u přiměřeného počtu účetních záznamů, zda tyto záznamy odpovídají podkladům, které uchovávají zprostředkující subjekty, na které příslušný orgán přenesl určité povinnosti spojené s prováděním, příjemci grantů a případně jiné subjekty nebo podniky zapojené do provádění projektu;
c) zda je revizní záznam dostatečný;
d) zda povaha a datum položek výdajů odpovídají požadavkům Společenství, požadavkům stanoveným v rámci vnitrostátního výběrového řízení, smluvním podmínkám nebo podmínkám aktu, kterým se poskytuje podpora, a skutečně provedeným pracím;
e) zda použití nebo zamýšlené použití projektu je v souladu s cíli stanovenými ve vnitrostátním prováděcím programu uvedeném v článku 8 rozhodnutí 2000/596/ES;
f) zda finanční podpora Společenství nepřekračuje hranice stanovené v článku 13 rozhodnutí 2000/596/ES nebo v jiných použitelných předpisech Společenství a zda jsou vypláceny příjemcům bez jakéhokoliv krácení nebo zpoždění;
g) zda bylo skutečně poskytnuto vhodné vnitrostátní spolufinancování a
h) zda spolufinancované projekty byly prováděny v souladu s požadavky článku 4 a čl. 9 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES.
Článek 7
Kontroly zjišťují, zda mají jakékoli zjištěné obtíže systémový ráz a představují tudíž riziko pro další projekty prováděné stejným příjemcem grantu nebo spravované stejným řídícím orgánem. Kontroly rovněž určují příčiny takových situací, případná další šetření, která mohou být potřebná, a nápravná a preventivní opatření.
Článek 8
Členské státy ve zprávě uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES každoročně informují Komisi o tom, jak v předchozím roce uplatňovaly články 5, 6 a 7 tohoto rozhodnutí, přičemž v případě potřeby doplní nebo aktualizují popis uvedený v čl. 4 odst. 2.
Článek 9
V případě forem pomoci, kterých se účastní více než jeden členský stát nebo jejíž příjemci jsou usazeni ve více než jednom členském státě, dotyčné členské státy a Komise se dohodnou na správní pomoci nezbytné pro zajištění řádné kontroly.
KAPITOLA III
PROHLÁŠENÍ O VÝDAJÍCH
Článek 10
1. Prohlášení o výdajích potvrzuje podle vzoru uvedeného v příloze IV osoba nebo útvar v rámci platebního subjektu, jehož činnost je nezávislá na všech útvarech, které schvalují žádosti.
2. Příslušný orgán pro všechny výdaje, které oznámí Komisi, poskytne ujištění o tom, že vnitrostátní prováděcí programy jsou řízeny v souladu se všemi platnými předpisy Společenství a že finanční prostředky jsou používány v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Toto ujištění potvrzuje, že žádost o spolufinancování zahrnuje pouze výdaje,
a) které skutečně vynaložili příjemci grantů stanovení v čl. 2 písm. d) rozhodnutí 2001/275/ES v době způsobilosti programu, jak je stanovena v rozhodnutích, kterými se schvalují žádosti o spolufinancování, a
b) které se vztahují k projektům, jež byly vybrány ke spolufinancování dotyčným vnitrostátním prováděcím programem podle stanovených výběrových kritérií a postupů a jež po celou dobu, kdy výdaje vznikaly, splňovaly pravidla Společenství.
3. Po skončení programu předloží členský stát do šesti měsíců závěrečné prohlášení uvedené v příloze IV. Pokud tak členský stát neučiní, Komise automaticky uzavře program a stáhne související rozpočtové položky.
4. Dříve než příslušný orgán předloží žádost Komisi, prověří přiměřenost provedených kontrol. Provedená práce je podrobně popsána v závěrečné zprávě uvedené v čl. 20 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES. Kontroly se týkají materiálních hledisek a účinnosti projektů, jakož i jejich finančních a účetních hledisek.
KAPITOLA IV
FINANČNÍ OPRAVY PROVÁDĚNÉ ČLENSKÝMI STÁTY
Článek 11
1. Šetření podle čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/296/ES se v případě systémových nesrovnalostí vztahuje na všechny akce, které mohou být dotčeny.
2. Při rušení celého příspěvku Společenství nebo jeho části berou členské státy v úvahu povahu a závažnost nesrovnalostí a finanční ztrátu fondu.
3. Členské státy informují Komisi v příloze ke zprávě uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES o všech řízeních o zrušení pomoci zahájených v průběhu předcházejícího roku.
Článek 12
1. V případě, že musí být po zrušení příspěvku Společenství podle čl. 18 odst. 1 písm. g) rozhodnutí 2000/596/ES částky vráceny, zahájí příslušný útvar nebo subjekt postup vracení a informuje o tom příslušný orgán. Informace o vracení se předají Komisi a vedou se účty v souladu s článkem 13 tohoto rozhodnutí.
2. Členské státy ve zprávě uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES informují Komisi o tom, jak rozhodly, nebo navrhnou nové použití zrušených finančních prostředků.
Článek 13
Příslušný orgán vede záznamy o splatných částkách z již provedených plateb pomoci Společenství a zajistí, aby byly částky bez prodlení vráceny. Po vrácení příslušný orgán sníží své další prohlášení o výdajích určené Komisi o částku rovnající se vrácenému obnosu nebo, pokud tato částka nestačí, uhradí částku Společenství. Splatné částky se úročí ode dne jejich splatnosti úrokovou sazbou stanovenou v článku 94 nařízení Komise (Euratom, ESUO, ES) č. 3418/93 ze dne 9. prosince 1993, kterým se stanoví prováděcí pravidla k některým ustanovením finančního nařízení [5] ze dne 21. prosince 1977, naposledy pozměněného nařízením (ES) č. 1687/2001 [6], k prvnímu pracovnímu dni v měsíci, ve kterém je dluh splatný.
Současně s předložením zprávy uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES předají členské státy Komisi seznam zjištěných nesrovnalostí, v němž uvedou částky, které byly nebo mají být vráceny, popřípadě všechna správní nebo soudní řízení zahájená za účelem vrácení neoprávněně vyplacených částek.
KAPITOLA V
FINANČNÍ OPRAVY PROVÁDĚNÉ KOMISÍ
Článek 14
1. Výše finančních oprav prováděných Komisí podle čl. 18 odst. 4 písm. b) rozhodnutí 2000/596/ES u jednotlivých nebo systémových nesrovnalostí se oceňuje, pokud je to možné a proveditelné, na základě jednotlivých spisů a rovná se částce výdajů nesprávně uplatněných u fondu, při dodržení zásady proporcionality.
2. Pokud není možné nebo proveditelné přesně vyčíslit částku neoprávněných výdajů nebo pokud by zrušení všech dotčených výdajů bylo nepřiměřené, založí Komise své finanční opravy na:
a) extrapolaci, pro kterou použije reprezentativní vzorek transakcí podobné povahy nebo
b) paušální sazbě, a v takovém případě vyhodnotí závažnost porušení pravidel a rozsah a finanční důsledky zjištěné nesrovnalosti.
3. Pokud Komise založí své stanovisko na skutečnostech zjištěných auditory nepříslušejícími k útvarům Komise, vyvodí své vlastní závěry ohledně finančních důsledků po posouzení opatření přijatých dotyčným členským státem podle čl. 18 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES.
4. Lhůta, ve které může dotyčný členský stát odpovědět na žádost podle čl. 18 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES, činí dva měsíce. V řádně odůvodněných případech může Komise schválit delší lhůtu.
5. Pokud Komise navrhuje finanční opravy stanovené na základě extrapolace nebo paušální sazby, dostane členský stát příležitost prokázat na základě přezkoumání daného spisu, že skutečný rozsah nesrovnalostí byl menší, než vyhodnotila Komise. Po dohodě s Komisí může členský stát omezit rozsah tohoto přezkumu na vhodnou poměrnou část nebo vzorek daného spisu. S výjimkou řádně odůvodněných případů nesmí doba povolená pro takové přezkoumání překročit další dva měsíce od uplynutí lhůty dvou měsíců uvedené v odstavci 4. Komise přihlíží ke všem důkazům, které členský stát ve stanovených lhůtách předloží.
6. Pokud Komise pozastaví platby podle čl. 19 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES nebo pokud po uplynutí lhůty uvedené v odstavci 4 trvají důvody pro pozastavení nebo dotyčný členský stát nesdělil Komisi opatření přijatá k nápravě nesrovnalostí, použije se čl. 18 odst. 4 rozhodnutí 2000/596/ES.
7. Pokyny k zásadám, kritériím a orientačním sazbám, které mají útvary Komise používat při určování paušálních oprav, jsou stanoveny v příloze III tohoto rozhodnutí.
Článek 15
1. Každá částka, která má být vrácena Komisi podle čl. 19 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES, musí být uhrazena přede dnem splatnosti uvedeným v inkasním příkazu vydaném v souladu s článkem 28 finančního nařízení ze dne 21. prosince 1977 [7]. Tímto dnem splatnosti je poslední den druhého měsíce následujícího po dni vydání příkazu.
2. Každým prodlením při navrácení částky vzniká nárok na úrok z prodlení, který se začíná počítat ode dne splatnosti uvedeného v odstavci 1 a končí dnem skutečného navrácení. Platná úroková sazba je sazba uvedená v článku 13 tohoto rozhodnutí.
3. Finanční opravou na základě čl. 19 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES není dotčena povinnost členského státu požadovat zpět částky podle čl. 18 odst. 1 písm. g) rozhodnutí 2000/596/ES a čl. 12 odst. 1 tohoto rozhodnutí a požadovat zpět státní podporu podle článku 14 nařízení (ES) č. 659/1999.
KAPITOLA VI
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 16
Žádné ustanovení tohoto rozhodnutí nebrání členským státům používat přísnější vnitrostátní právní pravidla, než která jsou v něm předepsána.
Článek 17
Toto rozhodnutí je určeno členským státům.
V Bruselu dne 18. prosince 2001.
Commission Decision
of 18 December 2001
laying down detailed rules for the implementation of Council Decision 2000/596/EC as regards management and control systems and procedures for making financial corrections in the context of actions co-financed by the European Refugee Fund
(notified under document number C(2001) 4372)
(2002/307/EC)
THE COMMISSION OF THE EUROPEAN COMMUNITIES,
Having regard to the Treaty establishing the European Community,
Having regard to Council Decision 2000/596/EC of 28 September 2000 establishing a European Refugee Fund(1), and in particular Article 24 thereof,
Having consulted the Committee set up under Article 21(1) of Decision 2000/596/EC,
Whereas:
(1) To ensure sound financial management of the assistance granted from the European Refugee Fund (the Fund), the Member States need to establish guidelines for the organisation of the tasks of the authority responsible for implementing co-financed actions.
(2) To ensure that Community funds are utilised in accordance with the principles of sound financial management, the Member States need to introduce management and control systems that provide a sufficient audit trail, and to lend the Commission any assistance it requires to carry out checks, especially sample checks.
(3) To ensure that Community funds are used efficiently and appropriately, uniform criteria should be established for the checks carried out by the Member States under Article 18 of Decision 2000/596/EC.
(4) To ensure uniform treatment of the declarations of expenditure for which assistance is requested from the Fund under Article 17(2) of Decision 2000/596/EC, a model declaration of expenditure should be produced.
(5) To allow recovery, pursuant to Article 18(1) of Decision 2000/596/EC, of amounts unduly paid, Member States need to inform the Commission of cases of irregularities detected and the progress of administrative or legal proceedings.
(6) Article 19(1) of Decision 2000/596/EC lays down that Member States must make the financial corrections required in connection with the individual or systemic irregularity by cancelling all or part of the Community contribution. To ensure that this provision is applied uniformly throughout the Community, it is necessary to lay down rules for determining the corrections to be made and to provide for the Commission to be informed.
(7) If a Member State fails to comply with its obligations under Article 19(1) of Decision 2000/596/EC or under Article 18, the Commission may itself make the financial corrections under Article 18(4) of the same Decision. Whenever this is possible and feasible, the amount of the correction must be assessed on the basis of individual files and must be equal to the amount of expenditure wrongly charged to the Fund in accordance with the principle of proportionality. Where it is not possible or feasible to quantify the financial impact of the irregularity accurately, or where it would be disproportionate to cancel all the expenditure concerned, the Commission should determine its corrections by extrapolation or at a flat rate based on the extent and financial impact of the irregularity that the Member State has failed to prevent, detect or correct.
(8) Certain detailed rules for making the financial corrections laid down in Article 19(1) of Decision 2000/596/EC should be specified, and the same rules should be made applicable in cases that fall under Article 18(4)(b) of the same Decision.
(9) Interest rates must be set for interest on account of late payment in respect of any sum received unduly and to be recovered that must be repaid to the Commission under Article 19(3) of Decision 2000/596/EC.
(10) This Decision is to be applied without prejudice to the provisions on recovery of State aid under Article 14 of Council Regulation (EC) No 659/1999 of 22 March 1999 laying down detailed rules for the application of Article 93 of the EC Treaty(2).
(11) This Decision is to be applied without prejudice to the provisions of Council Regulation (Euratom, EC) No 2185/96 of 11 November 1996 concerning on-the-spot checks and inspections carried out by the Commission in order to protect the European Communities' financial interests against fraud and other irregularities(3),
HAS ADOPTED THIS DECISION:
CHAPTER I
SCOPE AND DEFINITIONS
Article 1
This Decision lays down the detailed rules for implementing Council Decision 2000/596/EC as regards management and control systems for funding granted from the European Refugee Fund (the Fund) and managed by the Member States, and the procedure for making the financial corrections applicable to such funding.
Article 2
For the purposes of this Decision the following definition shall be used:
(a) "responsible authority": any authority appointed by a Member State under Article 7 of Decision 2000/596/EC;
(b) "intermediary organisation": any public administration or non-governmental organisation to which the responsible authority delegates responsibility for implementation under Article 7 of Decision 2000/596/EC.
CHAPTER II
MANAGEMENT AND CONTROL SYSTEMS
Article 3
1. In application of Article 18(1)(c) of Decision 2000/596/EC, Member States shall address guidelines to the responsible authority and intermediary organisations to which responsibility for implementation has been delegated.
Without prejudice to Article 18(1) of Decision 2000/596/EC, the guidelines shall cover the organisation of the management and control systems necessary to ensure the accuracy, regularity and eligibility of requests for Community funding and shall refer to the generally recognised standards of good administrative practice set out in Annex I.
2. Where all or some of the responsible authority's tasks are delegated to intermediary organisations, the guidelines referred to in paragraph 1 shall lay down detailed rules concerning:
(a) the clear definition and allocation of tasks, especially as regards management, payment, and checks on and verification of compliance with:
(i) the conditions laid down in the Commission decisions approving the requests for co-financing referred to in Article 8 of Decision 2000/596/EC,
(ii) the rules on eligibility of expenditure set out in Annex 1 to Commission Decision 2001/275/EC(4), and
(iii) Community policies and action, especially those relating to the competition rules, public procurement, protecting and enhancing the environment, removing inequalities and promoting equality between men and women;
(b) the introduction of effective systems ensuring that the intermediary organisations exercise their powers satisfactorily; and
(c) supplying the responsible authority with information on the effective performance of their tasks and a description of the means deployed.
3. Pursuant to Article 18(1)(b) of Decision 2000/596/EC, Member States shall, no later than two months after this Decision takes effect, send the Commission, in addition to the information contained in the first request for co-financing, a description of the management and control systems they have set in place and of any improvements planned, taking particular account of the generally recognised standards of good administrative practice set out in Annex I.
This description shall include the following information about each responsible authority:
(a) the tasks assigned to it;
(b) the distribution of these tasks within the responsible authority or intermediary organisation in such a way as to ensure that management, payment, and control tasks are sufficiently separate as to ensure sound financial management;
(c) information on any intermediary organisations;
(d) the procedures for receiving, verifying and endorsing requests for payment and for authorising and paying expenses and entering them in the accounts;
(e) the provisions governing internal audits or equivalent.
4. The Commission shall examine the management and control systems in cooperation with the Member States and point out any shortcomings as regards the transparency of checks on the operation of the Fund and the performance of the Commission's duties under Article 274 of the EC Treaty.
Article 4
1. Member States' management and control systems shall provide an adequate audit trail.
2. An audit trail shall be considered sufficient where it permits:
(a) reconciliation of the summary accounts certified to the Commission with the individual expenditure records and supporting documents kept at the various administrative levels and by the final beneficiaries, including the organisations or firms responsible for implementing projects; and
(b) verification of the allocation and transfers of the available Community and national funds.
An indicative description of the information requirements for a sufficient audit trail is given in Annex II.
3. The responsible authority shall introduce procedures to ensure that a record is kept of the location of all documents relating to particular payments made under the national implementation programme in question and that the documents can be produced for inspection if requested by:
(a) the staff of the authority responsible for handling requests for payment,
(b) the national audit authorities who will carry out the checks required under Article 5(1) of this Decision,
(c) the department or body of the responsible authority entrusted with certifying requests for interim and final payment provided for in Article 17 of Decision 2000/596/EC, and
(d) the officials and authorised representatives of the Commission and the European Court of Auditors.
The officials and agents responsible for controls or those empowered for that purpose may request copies of documents referred to in this paragraph.
4. For a period of five years following the payment by the Commission of the final balance in respect of any project, the responsible authorities shall keep available for the Commission all the supporting documents, i.e. the originals or versions certified to be in conformity with the originals on commonly accepted data carriers, regarding expenditure and checks on the project concerned. This period shall be interrupted in the case of legal proceedings or at the duly motivated request of the Commission.
Article 5
1. Member States shall organise checks on projects on an appropriate sampling basis, designed in particular to:
(a) verify the proper operation of the management and control systems in place;
(b) verify selectively, on the basis of risk analysis, expenditure declarations made at the various levels concerned.
2. The checks shall cover at least 20 % of the total eligible expenditure for each national implementation programme and a representative sample of the projects approved, taking account of the requirements of paragraph 3. Member States shall ensure an appropriate separation between checks and implementation or payment procedures concerning projects.
3. The projects selected shall be identified, the sampling method described and a report produced of the results of all inspections and the action taken with regard to the anomalies or irregularities discovered.
4. The sample of projects to be checked shall:
(a) include an appropriate mix of types and sizes of projects;
(b) take account of any risk factors which have been identified by national or Community controls;
(c) reflect the concentration of projects under certain recipients of grants, so that the main recipients are subject to at least one check before the closure of each form of national implementation programme.
Article 6
When carrying out checks, the Member States shall verify the following:
(a) the effective application of the management and control systems;
(b) for an adequate number of accounting records, the correspondence of those records with the supporting documents kept by the intermediary organisations to which the responsible authority has delegated certain responsibilities for implementation, the recipients of grants and, where appropriate, the other organisations or firms involved in project implementation;
(c) the presence of a sufficient audit trail;
(d) that the nature and date of the expenditure items corresponds to Community requirements, to the requirements specified during the national selection procedure, to the terms of the contract or instrument granting the subsidy and to the works actually executed;
(e) that the use or intended use of the project is consistent with the objectives set out in the national implementation programme referred to in Article 8 of Decision 2000/596/EC;
(f) that the Community financial contributions are within the limits provided for in Article 13 of Decision 2000/596/EC or in any other applicable Community provisions and are paid to recipients without any reductions or delays;
(g) that the appropriate national co-financing has in fact been made available, and
(h) that the co-financed projects have been implemented in accordance with the requirements of Article 4 and Article 9(1) of Decision 2000/596/EC.
Article 7
The checks shall establish whether any problems encountered are of a systemic character, carrying a risk for other projects carried out by the same grant recipient or administered by the same management authority. They shall also identify the causes of such situations, any further examination which may be required and the necessary corrective and preventive action.
Article 8
Member States shall inform the Commission each year in the report referred to in Article 20(2) of Decision 2000/596/EC of how they have applied Articles 5, 6 and 7 of this Decision during the preceding year, completing or updating if necessary the description referred to in Article 4(2).
Article 9
In the case of forms of assistance in which more than one Member State participates or where there are beneficiaries in more than one Member State, the Member States concerned and the Commission shall agree on the administrative assistance necessary for ensuring proper control.
CHAPTER III
DECLARATIONS OF EXPENDITURE
Article 10
1. Declarations of expenditure shall be certified following the model provided in Annex IV by an individual or department within the payment authority operating independently of all authorising departments.
2. For all expenditure it declares to the Commission, the responsible authority shall provide assurance that the national implementation programmes are managed in accordance with all the applicable Community regulations and that the funds are used in accordance with the principles of sound financial management. This assurance shall certify that the request for co-financing covers only expenditure:
(a) that was actually incurred by the grant recipients, as defined in Article 2(d) of Decision 2001/275/EC, during the period of eligibility of the programme, as defined in the decisions approving the requests for co-financing, and
(b) that relates to projects which were selected for co-financing by the national implementation programme in question according to the established selection criteria and procedures and which complied with Community rules throughout the period in which the expenditure was incurred.
3. At the end of the programme, the final declaration laid down in Annex IV shall be presented by the Member State within six months. Failing this, the Commission shall automatically close the programme and decommit the relevant appropriations.
4. Before submitting a request to the Commission, the responsible authority shall verify the adequacy of the checks carried out. The work performed shall be described in detail in the final report referred to in Article 20(3) of Decision 2000/596/EC. Checks shall cover the physical aspects and effectiveness of projects, as well as their financial and accounting aspects.
CHAPTER IV
FINANCIAL CORRECTIONS BY MEMBER STATES
Article 11
1. In the case of systemic irregularities, investigations under Article 19(1) of Decision 2000/596/EC shall cover all the projects liable to be affected.
2. When cancelling all or part of the Community contribution, Member States shall take into account the nature and gravity of the irregularities and the financial loss to the Fund.
3. Member States shall inform the Commission, in a list annexed to the report referred to in Article 20(2) of Decision 2000/596/EC, of any proceedings to cancel assistance initiated in the course of the preceding year.
Article 12
1. Where amounts need to be recovered following the cancellation of the Community contribution under Article 18(1)(g) of Decision 2000/596/EC, the department or organisation responsible shall initiate the recovery procedure and inform the responsible authority. Information on recovery shall be passed on to the Commission and the accounts shall be kept in accordance with Article 13 of this Decision.
2. Member States shall inform the Commission in the report referred to in Article 20(2) of Decision 2000/596/EC how they have decided or propose to re-use the funds cancelled.
Article 13
The responsible authority shall keep an account of amounts recoverable from payments of Community assistance that have already been made and shall ensure that the amounts are recovered without delay. After recovery, the responsible authority shall reduce its next declaration of expenditure to the Commission by an amount equal to the sums recovered, or, if this amount is insufficient, it shall reimburse the Community. The amounts to be recovered shall accrue interest from their due date at the rate laid down in Article 94 of Commission Regulation (Euratom, ECSC, EC) No 3418/93 of 9 December 1993 laying down detailed rules for the implementation of certain provisions of the Financial Regulation(5) of 21 December 1977, as last amended by Regulation (EC) No 1687/2001(6), for the first working day of the month in which the debt is due.
When submitting the report referred to in Article 20(2) of Decision 2000/596/EC, Member States shall send the Commission a list of irregularities detected, indicating the amounts recovered or awaiting recovery and, if appropriate, any administrative or judicial proceedings launched with a view to recovering amounts unduly paid.
CHAPTER V
FINANCIAL CORRECTIONS BY THE COMMISSION
Article 14
1. The amount of financial corrections made by the Commission under Article 18(4)(b) of Decision 2000/596/EC for individual or systemic irregularities shall be assessed wherever possible and practicable on the basis of individual files and be equal to the amount of expenditure wrongly charged to the Fund, having regard to the principle of proportionality.
2. Where it is not possible or practicable to quantify precisely the amount of irregular expenditure or where it would be disproportionate to cancel all the expenditure concerned, the Commission shall base its financial corrections on:
(a) extrapolation, using a representative sample of transactions that are homogeneous in nature; or
(b) a flat rate, in which case it shall assess the seriousness of the infringement of the rules and the extent and financial implications of the irregularity established.
3. Where the Commission bases its position on facts established by auditors from outside its own departments, it shall draw its own conclusions on the financial implications after examining the measures taken by the Member State concerned under Article 18(1) of Decision 2000/596/EC.
4. The period of time within which the Member State concerned may respond to a request under Article 18(3) of Decision 2000/596/EC shall be two months. In duly justified cases, a longer period may be agreed by the Commission.
5. Where the Commission proposes financial corrections determined by extrapolation or at a flat rate, the Member State shall be given the opportunity to demonstrate, on the basis of an examination of the files concerned, that the actual extent of irregularity was less than the Commission's assessment. In agreement with the Commission, the Member State may limit the scope of this examination to an appropriate proportion or sample of the files concerned. Except in duly justified cases, the time allowed for this examination shall not exceed a further period of two months after the two-month period referred to in paragraph 4. The Commission shall take account of any evidence supplied by the Member State within the time limits.
6. Where the Commission suspends payments under Article 19(2) of Decision 2000/596/EC, or where, after expiry of the period referred to in paragraph 4, the reasons for the suspension remain or the Member State concerned has not notified the Commission of the measures taken to correct the irregularities, Article 18(4) of Decision 2000/596/EC shall apply.
7. Guidelines on the principles, criteria and indicative scales to be applied by Commission departments in determining the flat-rate corrections are set out in Annex III to this Decision.
Article 15
1. Any repayment to the Commission under Article 19(3) of Decision 2000/596/EC shall be made by the deadline set in the recovery order drawn up in accordance with Article 28 of the Financial Regulation of 21 December 1977(7). This due date shall be the last day of the second month following the issuing of the order.
2. Any delay in effecting repayment shall give rise to interest on account of late payment, starting on the due date referred to in paragraph 1 and ending on the date of actual repayment. The applicable rate of interest shall be that referred to in Article 13 of this Decision.
3. A financial correction under Article 19(2) of Decision 2000/596/EC shall not prejudice the Member State's obligation to pursue recoveries under Article 18(1)(g) of Decision 2000/596/EC and Article 12(1) of this Decision and to recover State aid under Article 14 of Regulation (EC) No 659/1999.
CHAPTER VI
FINAL PROVISIONS
Article 16
Nothing in this Decision shall prevent Member States from applying national rules on control that are more rigorous than those prescribed here.
Article 17
This Decision is addressed to the Member States.
Done at Brussels, 18 December 2001.