Nařízení Komise (ES) č. 481/1999
ze dne 4. března 1999,
kterým se stanoví obecná pravidla pro řízení programů na podporu prodeje zemědělských produktů
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na nařízení Rady č. 136/66/EHS ze dne 22. září 1966 o zřízení společné organizace trhu s oleji a tuky [1], naposledy pozměněné nařízením (ES) č. 1638/98 [2], a zejména na čl. 11 odst. 5 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (EHS) č. 822/87 ze dne 16. března 1987 o společné organizaci trhu s vínem [3], naposledy pozměněné nařízením (ES) č. 1627/98 [4], a zejména na čl. 46 odst. 4 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (EHS) č. 1195/90 ze dne 7. května 1990 o opatřeních zaměřených na zvýšení spotřeby a využití jablek [5], a zejména na článek 5 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (EHS) č. 1201/90 ze dne 7. května 1990 o opatřeních zaměřených na zvýšení spotřeby citrusových plodů [6], a zejména na článek 4 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (EHS) č. 1332/92 ze dne 18. května 1992, kterým se zavádějí zvláštní opatření pro stolní olivy [7], naposledy pozměněné nařízením (ES) č. 1267/95 [8], a zejména na článek 5 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (EHS) č. 2067/92 ze dne 30. června 1992 o opatřeních na podporu kvalitního hovězího a telecího masa a jeho uvádění na trh [9], a zejména na článek 4 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (EHS) č. 2073/92 ze dne 30. června 1992 o podpoře spotřeby ve Společenství a o rozšíření trhů s mlékem a mléčnými výrobky [10], a zejména na článek 4 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 2275/96 ze dne 22. listopadu 1996, kterým se zavádějí zvláštní opatření pro živé rostliny a květinářské produkty [11], a zejména na článek 5 uvedeného nařízení,
vzhledem k tomu, že nařízení Komise (EHS) č. 3461/85 [12] naposledy pozměněné nařízením (ES) č. 1402/97 [13], nařízení Komise (EHS) č. 2282/90 [14] naposledy pozměněné nařízením (ES) č. 2404/96 [15], nařízení Komise (EHS) č. 3601/92 [16] naposledy pozměněné nařízením (ES) č. 2507/94 [17], nařízení Komise (EHS) č. 1318/93 [18] naposledy pozměněné nařízením (ES) 351/1999 [19], nařízení Komise (ES) č. 3582/93 [20] naposledy pozměněné nařízením (ES) č. 1432/97 [21] a nařízení Komise (ES) č. 803/98 [22] o podpoře hroznové šťávy, jablek, citrusových plodů, stolních oliv, jakostního hovězího a telecího masa, mléka a mléčných výrobků a živých rostlin a květinářských produktů, stanovují různá pravidla pro různá odvětví s ohledem na dobu trvání programu a finanční řízení smluv, a zejména platební podmínky;
vzhledem k tomu, že v zájmu řádné správy rozpočtových prostředků, zejména s ohledem na dobu trvání smlouvy, je třeba harmonizovat rozdílná pravidla pro provádění smluv na podporu prodeje;
vzhledem k tomu, že různá ustanovení o plnění závazků musí být stanovena ve smlouvách uzavřených v přiměřené lhůtě na základě vzorových smluv poskytnutých Komisí mezi zúčastněnými stranami a příslušnými vnitrostátními orgány;
vzhledem k tomu, že za účelem zajištění řádného provádění smluv by smluvní strany měly složit ve prospěch příslušného orgánu jistotu ve výši 15 % příspěvku Společenství; že za stejným účelem by měla být složena jistota, pokud je požadováno vyplacení zálohy;
vzhledem k tomu, že pro účely základního požadavku ve smyslu článku 20 nařízení Komise (EHS) č. 2220/85 [23] naposledy pozměněného nařízením (ES) č. 3403/93 [24] je žádoucí odlišit odvětví jakostního hovězího a telecího masa kvůli jeho zvláštním vlastnostem od ostatních odvětví zahnutých do programů podpory;
vzhledem k tomu, že za účelem řádné správy rozpočtu musí být stanoveny sankce za nepodání žádosti, nedodržení lhůty k podání žádosti o čtvrtletní překlenovací platby nebo za pozdní platbu členských států;
vzhledem k tomu, že zamýšlené platby mohou vyčerpat veškeré finanční příspěvky Společenství bez prostředků pro konečnou platbu; že za účelem předejití takovému riziku a v zájmu řádné správy financí by mělo být stanoveno, že záloha a různé překlenovací platby nesmí přesáhnout 75 % příspěvku Společenství; že v tomtéž zájmu by žádost o konečnou platbu měla být podána příslušným subjektem ve stanovené lhůtě;
vzhledem k tomu, že členské státy musí sledovat provádění opatření a informovat Komisi o výsledcích opatření podle tohoto nařízení; že v zájmu řádné správy financí je třeba podpořit spolupráci mezi členskými státy, pro případ provádění programu v jiném členském státě, než kde je usazen příslušný subjekt;
vzhledem k tomu, že k řádné správě financí a za účelem zlepšení účinnosti prováděných opatření by mělo být vedle interního vyhodnocení smluvní stranou zajištěno nezávislé vyhodnocení a upraveno jeho provedení a financování;
vzhledem k tomu, že pokud je celkový rozpočet programu, který má být vyhodnocen, relativně nízký, mohou náklady na vyhodnocení ve srovnání s rozpočtem dosáhnout nepřiměřené výše, je třeba učinit opatření, aby v takových výjimečných případech mohlo být upuštěno od externího vyhodnocení;
vzhledem k tomu, že pokud se v některém členském státě provádí více programů, může být úsporné pověřit jejich vyhodnocením jediný subjekt;
vzhledem k tomu, že opatření tohoto nařízení jsou v souladu se stanoviskem Řídícího výboru pro víno, Řídícího výboru pro mléko a mléčné výrobky, Řídícího výboru pro ovoce a zeleninu, Řídícího výboru pro hovězí a telecí maso, Řídícího výboru pro živé rostliny a květinářské produkty a Řídícího výboru pro oleje a tuky,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Toto nařízení stanoví obecná pravidla ustanovení pro nepřímé řízení programů podpory v těchto odvětvích:
- hroznová šťáva,
- mléko a mléčné výrobky,
- jablka a citrusové plody,
- jakostní hovězí a telecí maso,
- živé rostliny a květinářské produkty,
- olivový olej a stolní olivy, pokud pro ně platí tento způsob řízení.
Článek 2
1. V rámci postupu výběru programu jsou všichni žadatelé informováni, zda byla jejich žádost vybrána nebo nikoli, a to:
- jakmile Komise sdělila členskému státu své rozhodnutí o schválení programů podpory, nebo
- pokud jde o odvětví živých rostlin a květinářských produktů, jakmile daný členský stát sestaví seznam vybraných opatření.
2. Příslušné subjekty uzavřou s danými stranami smlouvy do 30 kalendářních dnů od oznámení rozhodnutí Komise, nebo pokud jde o živé rostliny a květinářské produkty, od sestavení konečného seznamu opatření vybraných daným členským státem. Po uplynutí této lhůty nesmí být smlouvy uzavírány bez předchozího povolení od Komise.
Příslušné subjekty použijí vzorové smlouvy poskytnuté Komisí. Tyto smlouvy obsahují podmínky, o nichž se předpokládá, že je obě smluvní strany znají a přijímají.
S výhradou prodloužení schváleného Komisí se opatření stanovená ve smlouvě provedou do 12 měsíců po podpisu smlouvy oběma stranami. Žádné prodloužení nesmí překročit tři měsíce a smluvní strana musí být předmětem řádně odůvodněné žádosti podané smluvní stranou příslušnému subjektu před uplynutím lhůty.
3. Smluvní strany nemohou smlouvu uzavřít před složením jistoty ve výši 15 % maximálního finančního příspěvku Společenství za účelem zajištění uspokojivého provedení smlouvy. Jistota se skládá v souladu s hlavou III nařízení (EHS) č. 2220/85.
Nicméně, pokud je však smluvní strana veřejnoprávním subjektem nebo podléhá dohledu takového subjektu, může příslušný orgán uznat písemnou záruku kontrolního orgánu ve výši stanovené v prvním pododstavci, pokud se kontrolní orgán zaváže ověřit, zda:
- jsou přijaté závazky řádně plněny,
- jsou obdržené prostředky řádně použity k plnění přijatých závazků opatření.
Doklad o složení jistoty musí být příslušnému subjektu předložen před uplynutím lhůty uvedené v prvním pododstavci odstavce 2.
Jistota je uvolněna ve lhůtě a za podmínek stanovených v článku 4 pro konečnou platbu.
4. Základní požadavek ve smyslu článku 20 nařízení (EHS) č. 2220/85 je provedení smluvně sjednaných opatření.
Nicméně u programů pro jakostní hovězí a telecí maso platí další dva základní požadavky ve smyslu článku 20 uvedeného nařízení, a to:
a) provedení opatření stanovených v kontrolní zprávě podle čl. 4 odst. 2 písm. b) nařízení (EHS) č. 1318/93;
b) případné použití sankcí stanovených jednacím řádem subjektu podle čl. 4 odst. 2 písm. e) uvedeného nařízení v případě, že jeho členové nesplní podmínky, a zejména odnětí nároku na opatření podpory.
5. Příslušný subjekt zašle Komisi neprodleně kopii smlouvy a doklad o složení jistoty.
Pokud smlouva stanoví provedení opatření v jiném členském státě, informuje příslušný subjekt orgány tohoto členského státu o podepsání smlouvy.
Článek 3
1. Smluvní strana může do 30 kalendářních dní od podpisu smlouvy podat u příslušného subjektu žádost o zálohu při současném složení jistoty podle odstavce 3. Po uplynutí této lhůty již nelze o zálohu žádat.
Záloha může činit nejvýše 30 % příspěvku Společenství.
2. Příslušný orgán musí zálohu vyplatit do 30 kalendářních dní po podání žádosti. Při opožděné platbě platí pravidla stanovená článkem 4 nařízení Komise (ES) č. 296/96 [25].
3. Záloha je vyplacena poté, co smluvní strana složí podle hlavy III nařízení (EHS) č. 2220/85 jistotu ve výši 110 % této zálohy ve prospěch příslušného subjektu.
Nicméně, pokud je však smluvní strana veřejnoprávním subjektem nebo podléhá dohledu takového subjektu, může příslušný orgán uznat písemnou záruku kontrolního orgánu ve výši stanovené v prvním pododstavci, pokud se kontrolní orgán zaváže složit jistotu, pokud se zjistí, že záloha byla vyplacena bez nároku.
Článek 4
1. Následné žádosti o překlenovací platby se podávají do konce kalendářního měsíce následujícího po uplynutí každé 90denní lhůty, počítáno ode dne podpisu smlouvy. Tyto žádosti se vztahují na výdaje vzniklé a zaplacené v daném čtvrtletí a jsou k nim přiloženy odpovídající doklady a předběžná zpráva o provádění smlouvy. Pokud nevzniknou v daném čtvrtletí žádné výdaje, je taková informace podána ve stejné lhůtě, jako platí pro podání žádostí o překlenovací platby.
Kromě případů vyšší moci se při opožděném podání žádosti o platby a příslušných dokladů vyplácená částka snižuje o 3 % za každý dovršený měsíc prodlení.
Platby a záloha podle čl. 3 odst. 1 nesmí celkem překročit 75 % celkové výše příspěvku Společenství. Po dosažení této výše nelze podat další žádost o překlenovací platbu.
2. Žádost o konečnou platbu (minimálně 25 %) se podává do čtyř měsíců od dokončení opatření stanovených smlouvou.
K žádosti se přiloží:
a) všechny odpovídající výdajové doklady;
b) přehled provedených opatření (zpráva o činnosti);
c) interní hodnotící zpráva o výsledcích dosažených v den sestavení zprávy a možnostech jejich využití, sestavená smluvní stranou.
Kromě případů vyšší moci se při opožděném podání žádosti o konečnou platbu vyplácená částka snižuje o 3 % za každý dovršený měsíc prodlení.
3. Konečná platba je vyplacena po ověření dokladů podle odstavce 2.
Konečná platba se sníží při neplnění základního požadavku podle čl. 2 odst. 4 podle závažnosti neplnění.
4. Jistota podle čl. 3 odst. 3 je uvolněna po zjištění definitivního nároku na vyplacení zálohy.
5. Příslušný subjekt provede platby podle předchozích odstavců do 60 kalendářních dnů od obdržení žádosti. Nicméně, kdykoli během 60 kalendářních dnů od první registrace žádosti lze lhůtu kdykoliv přerušit, přičemž se smluvní straně oznámí nepřijatelnost žádosti, protože částka není splatná, k žádosti nejsou přiloženy doklady vyžadované pro všechny žádosti o platby, nebo příslušný subjekt žádá další informace nebo kontroly. Lhůta platby znovu začíná dnem doručení požadovaných informací, které musí být doručeny do 30 kalendářních dnů. Kromě případů vyšší moci se při opožděném uhrazení plateb částka vrácená danému členskému státu snižuje v souladu s pravidly stanovenými v článku 4 nařízení (ES) č. 296/96.
6. Jistota podle čl. 2 odst. 3 zůstává platnou až do konečné platby a je uvolněna na základě zápisu příslušného subjektu o zproštění.
7. Příslušný subjekt předá Komisi do 30 dnů po obdržení následující údaje:
- čtvrtletní zprávy o provádění smlouvy,
- přehled provedených opatřeních,
- interní hodnotící zprávu.
8. Po konečné platbě zašle příslušný subjekt Komisi finanční výkaz o výdajích vzniklých v rámci smlouvy.
Příslušný subjekt také potvrdí, že na základě provedených kontrol mohou být všechny výdaje považovány podle smlouvy za odůvodněné.
9. Propadlé jistoty a uložené sankce se odečtou od výdajů nahlášených záruční sekci EZOZF.
Článek 5
1. Příslušné subjekty učiní nezbytné kroky, zejména pomocí technických, správních a účetních kontrol smluvní strany, případných partnerů a subdodavatelů, k ověření:
a) správnosti údajů a předložených dokladů;
b) plnění všech smluvních závazků.
Aniž jsou dotčena ustanovení nařízení Rady (EHS) č. 595/91 [26], oznámí Komisi neprodleně všechny nesrovnalosti zjištěné během kontrol.
2. Pro účely odstavce 1, pokud smluvní strana provádí opatření v jiném členském státě, než ve kterém sídlí příslušný subjekt uzavírající smlouvu, poskytne mu příslušný subjekt daného členského státu řádně informovaný nejméně deset pracovních dní předem, nezbytnou úřední pomoc při kontrolách a ověřováních.
3. Příslušný subjekt daného členského státu stanoví nejvhodnější způsob provádění kontrol provádění opatření ve třetích zemích a oznámí je Komisi.
4. Komise se může kdykoliv účastnit kontrol a ověřování podle odstavců 1, 2 a 3. Za tímto účelem příslušné subjekty členských států informují Komisi o kontrolách a ověřováních stanovených v odstavcích 2 a 3.
Komise může také provést jakékoli dodatečné kontroly, které považuje za potřebné.
Článek 6
1. S ohledem na zpracování odůvodněného stanoviska k předloženým programům, nebo v případě živých rostlin a květinářských produktů k sestavení předběžných seznamů vybraných opatření, provede příslušný subjekt daného členského státu předběžnou analýzu navrhovaných opatření ve vztahu k obecným a zvláštním cílům stanoveným v daném programu, v souladu s pravidly platnými v daném odvětví.
2. V souladu s pravidly Společenství příslušný subjekt zajistí všemi vhodnými prostředky, aby se o provedení externích vyhodnocení ucházely nezávislé subjekty. Výběr hodnotitele musí být schválen Komisí. V případě živých rostlin a květinářských produktů se vyhodnocení provede v posledním roce provádění programu.
Externí vyhodnocení zahrnuje následující úkoly:
- sledování plánovaných opatření na základě platného vzorku,
- dodatečné vyhodnocení dosažených výsledků ve vztahu k původně stanoveným cílům,
- analýzu efektivity nákladů hlavních opatření programu na základě indikátorů výkonu (náklady, výsledky a účinnost).
Hodnotící zpráva, která má být vypracována do čtyř měsíců od ukončení opatření, je bez odkladu doručena Komisi.
Pokud celkový rozpočet hodnoceného programu nepřesahuje 100000 EUR, může Komise na základě odůvodněné žádosti příslušného subjektu výjimečně upustit od požadavku hodnocení programu.
3. Pokud se v daném členském státě provádí víc než jeden program, lze externí vyhodnocení všech programů zadat jedinému subjektu. Náklady vyhodnocení se rozdělí mezi jednotlivé programy podle výše jejich rozpočtů.
4. Hodnocení je financováno podle stejných ustanovení jako opatření programu.
5. Pokud externí vyhodnocení neproběhlo, nebo je neúplné, zohlední to Komise při posuzování následných programů s výhradou odst. 2 posledního pododstavce a bez ohledu na finanční následky pro hodnotící subjekt.
Článek 7
Směnný kurz se řídí nařízením Komise (ES) č. 2799/98 [27].
Článek 8
1. Neoprávněně vyplacené částky vrátí jejich příjemce společně s úrokem za dobu, která uplyne mezi platbou a jejím navrácením.
Použije se úroková sazba používaná Evropským měnovým institutem při transakcích v eurech ke dni neoprávněné platby, jež se zveřejní v řadě C Úředního věstníku Evropských společenství, zvýšená o tři procentní body.
2. Vrácené částky a příslušné úroky se platí u platebních agentur, které je odečítají od výdajů financovaných Evropským zemědělským orientačním a záručním fondem v poměru k finančnímu příspěvku Společenství.
Článek 9
Následující ustanovení se zrušují:
- čl. 2 odst. 3 poslední věta, čl. 2 odst. 3a a 4, čl. 3 odst. 2 čtvrtá odrážka druhá věta, čl. 3 odst. 2 poslední pododstavec, články 5 a 6 nařízení (EHS) č. 3461/85,
- čl. 1 odst. 2, 3 a 4, články 6, 7, 8 a 9 nařízení (EHS) č. 3582/93,
- čl. 1 odst. 3, články 7, 8, 8a, 9, 9a a 10 nařízení (EHS) č. 2282/90,
- čl. 1 odst. 3, články 7, 8 a 9 nařízení (EHS) č. 3601/92,
- čl. 2 odst. 1, články 6, 7, čl. 8 odst. 1 a 2 a článek 9 nařízení (EHS) č. 1318/93,
- články 7, 8, 9, 10 a 11 nařízení (ES) č. 803/98.
Článek 10
Toto nařízení vstupuje v platnost dnem 15. března 1999.
Použije se pro smlouvy uzavřené od tohoto data.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 4. března 1999.
COMMISSION REGULATION (EC) No 481/1999 of 4 March 1999 laying down general rules for the management of promotional programmes for certain agricultural products
THE COMMISSION OF THE EUROPEAN COMMUNITIES,
Having regard to the Treaty establishing the European Community,
Having regard to Council Regulation No 136/66/EEC of 22 September 1966 on the establishment of a common organisation of the market in oils and fats (1), as last amended by Regulation (EC) No 1638/98 (2), and in particular Article 11(5) thereof,
Having regard to Council Regulation (EEC) No 822/87 of 16 March 1987 on the common organisation of the market in wine (3), as last amended by Regulation (EC) No 1627/98 (4), and in particular Article 46(4) thereof,
Having regard to Council Regulation (EEC) No 1195/90 of 7 May 1990 on measures to increase the consumption and utilisation of apples (5), and in particular Article 5 thereof,
Having regard to Council Regulation (EEC) No 1201/90 of 7 May 1990 on measures to increase the consumption of citrus fruit (6), and in particular Article 4 thereof,
Having regard to Council Regulation (EEC) No 1332/92 of 18 May 1992 introducing specific measures for table olives (7), as last amended by Regulation (EC) No 1267/95 (8), and in particular Article 5 thereof,
Having regard to Council Regulation (EEC) No 2067/92 of 30 June 1992 on measures to promote and market quality beef and veal (9), and in particular Article 4 thereof,
Having regard to Council Regulation (EEC) No 2073/92 of 30 June 1992 on promoting consumption in the Community and expanding the markets for milk and milk products (10), and in particular Article 4 thereof,
Having regard to Council Regulation (EC) No 2275/96 of 22 November 1996 introducing specific measures for live plants and floricultural products (11), and in particular Article 5 thereof,
Whereas Commission Regulations (EEC) No 3461/85 (12), as last amended by Regulation (EC) No 1402/97 (13), (EEC) No 2282/90 (14), as last amended by Regulation (EC) No 2404/96 (15), (EEC) No 3601/92 (16), as amended by Regulation (EC) No 2507/94 (17), (EEC) No 1318/93 (18), as last amended by Regulation (EC) No 351/1999 (19), (EC) No 3582/93 (20), as last amended by Regulation (EC) No 1432/97 (21), and (EC) No 803/98 (22), on the promotion of grape juice, apples, citrus fruit, table olives, quality beef and veal, milk and milk products, and live plants and floricultural products respectively lay down different rules for different sectors as regards the duration of programmes, the financial management of contracts and, in particular, the terms of payment;
Whereas the various rules on the implementation of promotional contracts should be harmonised in the interests of sound financial management, in particular as regards the duration of the contracts;
Whereas the various provisions concerning fulfilment of the commitments made must be laid down in contracts concluded between the parties concerned and the competent national authorities within a reasonable time limit on the basis of standard contracts supplied by the Commission;
Whereas, in order to ensure that contracts are properly carried out, contractors should lodge a security in favour of the competent body, equal to 15 % of the Community contribution; whereas, for the same purpose, a security should be lodged if an advance payment is requested;
Whereas, for the purposes of the primary requirement within the meaning of Article 20 of Commission Regulation (EEC) No 2220/85 (23), as last amended by Regulation (EC) No 3403/93 (24), the quality beef and veal sector should, because of its special features, be distinguished from the other sectors included in the promotional programmes;
Whereas, for the purposes of budget management, provision must be made for a penalty for failure to submit payment applications or non-compliance with the deadline for the submission of intermediate quarterly payment applications or for late payment by Member States;
Whereas the payments to be made may take up the whole of the Community financial contribution, leaving no balance to pay; whereas, in order to avoid that risk and in the interests of sound financial management, it should be stipulated that the advance and the various intermediate payments cannot exceed 75 % of the Community contribution; whereas, in the same interests, the application for the balance should be made by the competent body within a set time limit;
Whereas Member States must monitor the implementation of measures and the Commission must be kept informed of the results of the measures provided for in this Regulation; whereas, in the interests of sound financial management, cooperation between Member States should be provided for where measures are carried out in a Member State other than that in which the competent body is established;
Whereas, for reasons of sound financial management and in order to improve the effectiveness of the measures carried out, provision should be made for independent evaluation of measures, in addition to internal evaluation by the contractor; whereas rules for carrying out and financing such external evaluation should be laid down;
Whereas, where the overall budget for a programme to be evaluated is relatively low and the cost of evaluation may turn out to be disproportionately high compared with the budget, provision should be made, by way of an exception, to waive the requirement for such external evaluation;
Whereas, where several programmes are implemented in any Member State, it may prove economical to entrust a single body with the task of evaluating all the programmes in that Member State;
Whereas the measures provided for in this Regulation are in accordance with the opinion of the Management Committees for Wine, Milk and Milk Products, Fruit and Vegetables, Beef and Veal, Live Plants, and Oils and Fats,
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
Article 1
This Regulation lays down general indirect management rules applying to promotional programmes for the following:
- grape juice,
- milk and milk products,
- apples and citrus fruit,
- quality beef and veal,
- live plants and floricultural products,
- olive oil and table olives, where this type of management applies.
Article 2
1. Under the programme selection procedure:
- as soon as the Member State is notified of the Commission decision approving promotional programmes, or
- in the case of live plants and floricultural products, as soon as the final list of measures selected by the Member State concerned is drawn up,
all applicants shall be informed whether or not their applications have been selected.
2. The competent bodies shall conclude contracts with the parties concerned within 30 calendar days of notification of the Commission decision or, in the case of live plants and floricultural products, of the drawing up of the final list of measures selected by the Member State concerned. Beyond that deadline, no contracts may be concluded without prior authorisation from the Commission.
The competent bodies shall use standard contracts supplied by the Commission. Those contracts shall contain the conditions applicable, which the two contracting parties shall be deemed to know and accept.
Subject to extension authorised by the Commission, the measures provided for in the contract shall be implemented within 12 months of the date on which the contract is signed by the two parties. Any extension may not exceed three months and must be the subject of a duly reasoned application from the contractor to the competent body before the expiry date.
3. Contracts may not be concluded by the two parties until a security has been lodged equal to 15 % of the maximum Community financial contribution in order to guarantee satisfactory performance of the contract. The security shall be lodged in accordance with Title III of Regulation (EEC) No 2220/85.
However, if the contractor is a body governed by public law or acts under the supervision of such a body, a written guarantee from the supervisory authority covering an amount equal to the percentage specified in the first subparagraph may be accepted by the competent body, provided that the supervisory authority undertakes to verify that:
- the obligations entered into are properly discharged,
- the sums received are used properly to discharge the obligations entered into.
Proof of lodging of the security must reach the competent body before the expiry of the time limit laid down in the first subparagraph of paragraph 2.
The security shall be released within the time limits and under the conditions laid down in Article 4 of this Regulation for payment of the balance.
4. The primary requirement within the meaning of Article 20 of Regulation (EEC) No 2220/85 shall be the implementation of the measures covered by the contract.
However, in the case of quality beef and veal, two other primary requirements within the meaning of that Article shall apply, namely:
(a) the implementation of the measures provided for in the control record referred to in Article 4(2)(b) of Regulation (EEC) No 1318/93;
(b) where appropriate, the application of the penalties provided for in the rules of procedure of the body referred to in Article 4(2)(e) of the abovementioned Regulation in the event of non-compliance with the specifications by its members, and comprising in particular the withdrawal of eligibility for the promotional measure.
5. The competent body shall send a copy of the contract and proof of lodging of the security to the Commission immediately.
If the contract provides for implementation of measures in another Member State, the competent body shall notify the authorities of the latter Member State that the contract has been signed.
Article 3
1. Within 30 calendar days of the signing of the contract, the contractor may submit an application for an advance to the competent body, accompanied by the security as indicated in paragraph 3. Beyond that date, no applications for an advance may be made.
The advance may cover up to 30 % of the Community financing.
2. The competent authority must pay the advance within 30 calendar days of submission of the payment application. Where payment is made late, the rules laid down in Article 4 of Commission Regulation (EC) No 296/96 (25) shall apply.
3. The advance shall be paid subject to the lodging by the contractor of a security equal to 110 % of that advance in favour of the competent body in accordance with the conditions laid down in Title III of Regulation (EEC) No 2220/85.
However, if the contractor is a body governed by public law or acts under the supervision of such a body, a written guarantee from the supervisory authority covering an amount equal to the percentage specified in the first subparagraph may be accepted by the competent body, provided that the supervisory authority undertakes to pay the amount covered by the guarantee should entitlement to the advance paid not be established.
Article 4
1. Subsequent applications for intermediate payments shall be submitted before the end of the calendar month following the expiry of each period of 90 calendar days calculated from the date of signature of the contract. These applications shall cover expenditure incurred and paid during that quarter and shall be accompanied by the relevant supporting documents and an interim report on the implementation of the contract. Where no expenditure has been incurred during the three-month period in question, information to that effect shall be submitted within the same time limits as for applications for intermediate payments.
Except in cases of force majeure, where an application for an intermediate payment and the relevant documents are submitted late, the payment shall be reduced by 3 % for each whole month by which it is overdue.
The payments and the advance referred to in Article 3(1) may not in aggregate exceed 75 % of the total Community financial contribution. Once that level is reached, no more intermediate payment applications shall be submitted.
2. Applications for payment of the balance (equal to at least 25 %) shall be submitted within four months of completion of the measures covered by the contract.
To be considered as duly submitted, applications must be accompanied by:
(a) all relevant supporting documents relating to expenditure;
(b) a summary of the work carried out (report on operations);
(c) an internal evaluation report, drawn up by the contractor, on the results obtained, as ascertainable on the date of the report, and the use that can be made of them.
Except in cases of force majeure, where an application for payment of the balance is submitted late, the balance shall be reduced by 3 % for each month by which it is overdue.
3. The balance shall be paid subject to verification of the documents referred to in paragraph 2.
The balance paid shall be reduced according to the extent of non-compliance with the primary requirement referred to in Article 2(4).
4. The security referred to in Article 3(3) shall be released on condition that definitive entitlement to the advance paid has been established.
5. The competent body shall make the payments referred to in the previous paragraphs within 60 calendar days of receipt of the application. However, at any time within 60 days of the date the application for payment is first recorded as received, that period may be interrupted by notifying the contractor concerned that the application is not acceptable because the amount is not due, because the supporting documents required for all additional applications have not been supplied or because the competent body sees the need for further information or checks. The payment period shall start running again from the date of receipt of the information requested, which must be transmitted within 30 calendar days. Except in cases of force majeure, where the above payments are made late, the amount reimbursed to the Member State shall be reduced in accordance with the rules laid down in Article 4 of Regulation (EC) No 296/96.
6. The security referred to in Article 2(3) must remain valid until the balance is paid and shall be released by means of a letter of discharge issued by the competent body.
7. Within 30 calendar days of receipt, the competent body shall send the Commission:
- the quarterly reports on implementation of the contract,
- the summary of the work carried out, and
- the internal evaluation report.
8. After the balance has been paid, the competent body shall send the Commission a financial statement detailing the expenditure incurred under the contract.
The competent body shall also certify that, in the light of checks carried out, all the expenditure may be considered eligible under the terms of the contract.
9. Securities withheld and penalties imposed shall be deducted from the expenditure declared to the EAGGF Guarantee Section.
Article 5
1. The competent bodies shall take the steps necessary, in particular by means of technical, administrative and accounting checks on the contractor, any partners or subcontractors, to verify:
(a) the accuracy of the information and supporting documents supplied; and
(b) the fulfilment of all the obligations laid down in the contract.
Without prejudice to Council Regulation (EEC) No 595/91 (26), they shall inform the Commission at the earliest opportunity of any irregularities detected during checks.
2. For the purposes of paragraph 1, where the contractor implements measures in a Member State other than that in which the contracting competent body is established, the competent body of the Member State concerned, duly notified at least 10 working days in advance, shall afford the latter all necessary assistance in verification and checking.
3. The competent body of the Member State concerned shall determine the most appropriate way of carrying out checks on measures implemented in third countries and shall notify the Commission thereof.
4. The Commission may take part at any time in the verifications and checks referred to in paragraphs 1, 2 and 3. To that end, the competent bodies of the Member States shall notify the Commission in good time of verifications and checks as indicated in paragraphs 2 and 3.
The Commission may also carry out any additional checks it considers necessary.
Article 6
1. With a view to the drafting of the reasoned opinion on each programme presented or, in the case of live plants and floricultural products, to the drawing up of the provisional list of measures selected, the competent body of the Member State concerned shall conduct an ex-ante analysis of the suitability of the proposed measures in relation to the general and specific objectives set in the programme concerned, in accordance with the rules in force in the sector.
2. With due regard to Community rules, the competent body shall ensure as far as possible and by all appropriate means that independent bodies compete to undertake an external evaluation. The choice of evaluator must be approved by the Commission. In the case of live plants and floricultural products, the evaluation shall be conducted during the final year of implementation of the programme.
The external evaluation shall comprise the following:
- monitoring of the planned measures using a significant sample,
- an ex-post evaluation of the results obtained in relation to the objectives originally set,
- a cost/benefit analysis of the main measures of the programme on the basis of performance indicators (cost, output and impact).
The evaluation report, to be drawn up within four months of completion of the measures, shall be forwarded to the Commission at the earliest opportunity.
By way of an exception, where the total budget for the programme to be evaluated is less than EUR 100 000, the Commission may, on a reasoned request from the competent body, waive the requirement for an evaluation of that programme.
3. Where more than one programme is implemented in a given Member State, a single body may be given the task of conducting the external evaluation of all the programmes in that Member State. The cost of evaluation shall be broken down among the various programmes in proportion to their individual budgets.
4. The evaluation shall be financed on the same terms as the measures contained in the programme.
5. Subject to the last subparagraph of paragraph 2, where evaluation is not carried out or is incomplete, the Commission shall take this into account when considering subsequent programmes, irrespective of the financial implications for the evaluating body.
Article 7
The exchange rate applicable shall be governed by Commission Regulation (EC) No 2799/98 (27).
Article 8
1. Where undue payments are made, the beneficiary shall repay the amounts concerned, plus interest on the time elapsing between payment and repayment by the beneficiary.
The interest rate to be used shall be that applied by the European Monetary Institute to its operations in euro on the date of the undue payment, as published in the 'C` series of the Official Journal of the European Communities, plus three percentage points.
2. Amounts recovered and the relevant interest shall be paid to the paying agencies and departments and deducted by them from the expenditure financed by the European Agricultural Guidance and Guarantee Fund in proportion to the Community financial contribution.
Article 9
The following provisions are repealed:
- the final sentence of Article 2(3), Article 2(3a) and (4), the second sentence of the fourth indent of Article 3(2), the final subparagraph of Article 3(2) and Articles 5 and 6 of Regulation (EEC) No 3461/85,
- Articles 1(2), (3) and (4) and 6 to 9 of Regulation (EC) No 3582/93,
- Articles 1(3), 7, 8, 8a, 9, 9a and 10 of Regulation (EEC) No 2282/90,
- Articles 1(3), 7, 8 and 9 of Regulation (EEC) No 3601/92,
- Articles 2(1), 6, 7, 8(1) and (2) and 9 of Regulation (EEC) No 1318/93,
- Articles 7 to 11 of Regulation (EC) No 803/98.
Article 10
This Regulation shall enter into force on 15 March 1999.
It shall apply to contracts concluded from that date.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 4 March 1999.