РЕШЕНИЕ 2011/871/ОВППС НА СЪВЕТА
от 19 декември 2011 година
за създаване на механизъм за администриране на финансирането на общите разходи за операциите на Европейския съюз с военни последици или последици в областта на отбраната (ATHENA)
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за Европейския съюз, и по-специално член 26, параграф 2 и член 41, параграф 2 от него,
като има предвид, че:
(1)
На заседанието си в Хелзинки от 10 и 11 декември 1999 г. Европейският съвет постигна специална договореност, че „в доброволното сътрудничество при операциите, водени от Европейския съюз, държавите-членки трябва да бъдат готови до 2003 г. да разположат в срок от 60 дни и да поддържат поне една година военни сили до 50 000 - 60 000 души, които да могат да извършват целия обем задачи от Питърсбърг“.
(2)
На 17 юни 2002 г. Съветът одобри условията и реда за финансиране на ръководените от ЕС операции по управлението на кризи, които имат военни последици или последици в областта на отбраната.
(3)
В заключенията си от 14 май 2003 г. Съветът потвърди необходимостта от способност за бързо реагиране, особено за хуманитарни и спасителни задачи.
(4)
На заседанието си в Солун от 19 и 20 юни 2003 г. Европейският съвет приветства заключенията от заседанието на Съвета от 19 май 2003 г., които по-специално потвърдиха необходимостта от военна способност за бързо реагиране от страна на Европейския съюз.
(5)
На 22 септември 2003 г. Съветът реши, че Европейският съюз следва да проявява гъвкавост при администрирането на финансирането на общите разходи за военни операции от всякакъв мащаб, сложност или неотложност, по-специално като създаде до 1 март 2004 г. постоянен финансов механизъм, който да поеме финансирането на общите разходи за всяка бъдеща военна операция на ЕС.
(6)
На 23 февруари 2004 г. Съветът прие Решение 2004/197/ОВППС за създаване на механизъм за администриране на общите разходи на операциите на Европейския съюз с военни и отбранителни последици (1). Впоследствие решението беше изменяно и заменяно неколкократно, като последния път това стана чрез Решение 2008/975/ОВППС (2).
(7)
Европейският съюз е в състояние да провежда военни операции за бързо реагиране в съответствие с концепцията, определена от Военния комитет на ЕС. Европейският съюз е в състояние и да разполага бойни групи в съответствие със съответните концепции, определени от Военния комитет на ЕС.
(8)
Схемата за авансово финансиране е насочена преди всичко към операциите за бързо реагиране.
(9)
Одобрените от Комитета по политика и сигурност (КПС) учения на политическо и военностратегическо равнище на командването, както и структурите за контрол и процедурите относно военните операции на ЕС посредством ученията на Генералния щаб на ЕС допринасят за засилване на цялостната оперативна готовност на Съюза.
(10)
Съветът решава за всеки отделен случай дали дадена операция има военни последици или последици в областта на отбраната по смисъла на член 41, параграф 2 от Договора за Европейския съюз (ДЕС).
(11)
Съгласно член 41, параграф 2, втора алинея ДЕС държавите-членки, чиито представители в Съвета са направили официална декларация съгласно член 31, параграф 1, втора алинея от него, не се задължават да участват във финансирането на съответните операции с военни последици или последици в областта на отбраната.
(12)
В съответствие с член 5 от Протокол (№ 22) относно позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за функционирането на Европейския съюз, Дания не участва в изготвянето и осъществяването на решения и действия на Съюза, свързани с въпросите на отбраната. Дания не участва в настоящото решение и поради това не участва във финансирането на механизма.
(13)
Съгласно член 44 от Решение 2008/975/ОВППС Съветът преразгледа това решение и постигна съгласие по неговото изменение.
(14)
С цел постигане на яснота Решение 2008/975/ОВППС следва да бъде отменено и заменено с ново решение,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Определения
За целите на настоящото решение:
а)
„участващи държави-членки“ означава държавите-членки на Европейския съюз с изключение на Дания;
б)
„допринасящи държави“ означава държавите-членки, които допринасят за финансирането на съответната военна операция в съответствие с член 41, параграф 2 ДЕС, както и трети държави, допринасящи за финансирането на общите разходи по тази операция съгласно споразумения между тях и Европейския съюз;
в)
„операции“ означава операции на ЕС с военни последици или последици в областта на отбраната;
г)
„военни поддържащи операции“ означава операции на Европейския съюз или части от тях, за които е взето решение от Съвета в подкрепа на трета държава или трета организация и които имат военни последици или последици в областта на отбраната, но не са под командването на Генералния щаб на Европейския съюз.
ГЛАВА 1
МЕХАНИЗЪМ
Член 2
Създаване на механизма
1. С настоящото се създава механизъм за администриране на финансирането на общите разходи за операциите.
2. Този механизъм се нарича АТHENА.
3. АТHENА действа от името на участващите държави-членки или, по отношение на конкретните операции, от името на допринасящите държави.
Член 3
Юридическа правоспособност
АТHENА има необходимата юридическа правоспособност да осъществява административно управление на финансирането на операциите на ЕС с военни последици или последици в областта на отбраната, по-специално да притежава банкови сметки, да придобива, притежава или да се разпорежда със собственост, да встъпва в договори или административни договорености и да бъде страна по съдебни производства. АТHENА е с нестопанска цел.
Член 4
Координиране с трети страни
В степента, необходима за постигане на нейните задачите, и в съответствие с целите и политиките на Европейския съюз ATHENA координира дейностите си с държавите-членки, с институциите и органите на Съюза и с международни организации.
ГЛАВА 2
ОРГАНИЗАЦИОННА СТРУКТУРА
Член 5
Управленски органи и персонал
1. ATHENA се управлява, под ръководството на специален комитет, от:
а)
администратор;
б)
командващ операцията, по отношение на операцията, която командва (наричан по-нататък „командващ операцията“);
в)
счетоводител.
2. ATHENA използва във възможно най-голяма степен съществуващите административни структури на Съюза. ATHENA използва персонал, осигурен, при необходимост, от институциите на Съюза или командирован от държавите-членки.
3. Генералният секретар на Съвета може да предостави на администратора и на счетоводителя персонал, необходим за изпълняване на техните функции, като може да направи това въз основа на предложение от участваща държава-членка.
4. Органите и персоналът на ATHENA се мобилизират според оперативните нужди.
Член 6
Специален комитет
1. Създава се специален комитет, състоящ се от по един представител от всяка участваща държава-членка.
Представители на Европейската служба за външна дейност (ЕСВД) и Комисията се канят да присъстват на заседанията на специалния комитет, без да участват в гласуването.
2. ATHENA се ръководи от специалния комитет.
3. Когато специалният комитет обсъжда финансирането на общите разходи по дадена операция:
а)
специалният комитет е съставен от по един представител от всяка допринасяща държава-членка;
б)
представителите на допринасящите трети държави участват в работата на специалния комитет. Те нито участват, нито присъстват при гласуването;
в)
командващият операцията или негов представител участва в работата на специалния комитет, без да участва в гласуването.
4. Председателството на Съвета свиква и председателства заседанията на специалния комитет. Администраторът осигурява секретариата на специалния комитет. Той съставя протокол с резултатите от обсъжданията в комитета. Той не взема участие в гласуването.
5. Счетоводителят участва в работата на специалния комитет при необходимост, без да участва в гласуването.
6. Председателството свиква специалния комитет в рамките най-много на 15 дни по искане на участваща държава-членка, на администратора или на командващия операцията.
7. Администраторът уведомява по подходящ начин специалния комитет относно всяка претенция или спор, засягащ ATHENA.
8. Специалният комитет приема решения с единодушие на членовете си, като се съобразява съставът, определен в параграфи 1 и 3. Неговите решения са задължителни.
9. Специалният комитет одобрява всички бюджети, като взема предвид съответните референтни суми, и като цяло упражнява правомощията по настоящото решение.
10. Администраторът, командващият операцията и счетоводителят предоставят на специалния комитет информация, както е предвидено в настоящото решение.
11. Текстът на актовете, одобрени от специалния комитет съгласно настоящото решение, се подписва в момента на одобряването им от председателя на специалния комитет и от администратора.
Член 7
Администратор
1. След като уведоми специалния комитет, генералният секретар на Съвета назначава администратор и поне един заместник-администратор за срок от три години.
2. Администраторът изпълнява своите функции от името на ATHENA.
3. Администраторът:
а)
съставя и представя на специалния комитет проектобюджетите. Разходната част за всяка операция от проектобюджета се съставя въз основа на предложение от командващия операцията;
б)
приема бюджетите след тяхното одобряване от специалния комитет;
в)
е разпоредител с бюджетните кредити по отношение на приходите, общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, и общите оперативни разходи, направени извън активната фаза на операцията;
г)
по отношение на приходите, изпълнява финансовите споразумения, постигнати с трети лица във връзка с финансирането на общите разходи на военните операции на ЕС;
д)
открива една или повече банкови сметки от името на ATHENA.
4. Администраторът осигурява спазването на правилата, установени с настоящото решение, и изпълнението на решенията на специалния комитет.
5. На администратора се предоставят правомощия да предприема мерките, които счита за необходими за изпълнението на разходите, финансирани чрез ATHENA. Той информира за това специалния комитет.
6. Администраторът координира работата по финансовите въпроси, свързани с военните операции на ЕС. По тези въпроси той е лицето за контакт с националните администрации, а при нужда и с международните организации.
7. Администраторът се отчита пред специалния комитет.
Член 8
Командващ операцията
1. Командващият операцията изпълнява от името на ATHENA функциите си по финансирането на общите разходи на операцията, която командва.
2. За операцията, която командва, командващият операцията:
а)
изпраща на администратора предложенията си за раздел „Разходи - общи оперативни разходи“ от проектобюджетите;
б)
в качеството си на разпоредител с бюджетните кредити изпълнява бюджетните кредити, свързани с общите оперативни разходи и разходите съгласно член 28; осигурява ръководството на всяко лице, участващо в изпълнението на тези бюджетни кредити, включително по отношение на предварителното финансиране; може да възлага договори и да встъпва в договори от името на ATHENA; открива банкова сметка от името на ATHENA за операцията, която командва.
3. За операцията, която командва, командващият операцията е упълномощен да предприема всички мерки, които счита за нужни за изпълнението на разходите, финансирани чрез ATHENA. Той уведомява администратора и специалния комитет за това.
4. Командващият операцията използва счетоводната система и системата за управление на активите, осигурени от ATHENA, освен в надлежно обосновани случаи, одобрени от специалния комитет по предложение на администратора. Администраторът предварително уведомява специалния комитет, когато смята, че са налице такива случаи.
Член 9
Счетоводител
1. Генералният секретар на Съвета назначава счетоводител и поне един заместник-счетоводител за срок от три години.
2. Счетоводителят изпълнява задълженията си от името на ATHENA.
3. Счетоводителят отговаря за:
а)
правилното извършване на плащанията, събирането на приходите и на установените вземания;
б)
изготвянето на финансовите отчети за ATHENA, а след завършване на всяка операция - на отчетите за нея;
в)
подпомагането на администратора, когато той представя на специалния комитет за одобрение годишните счетоводни отчети или счетоводните отчети за дадена операция;
г)
воденето на счетоводната отчетност на ATHENA;
д)
определянето на правилата и методите за водене на счетоводството и на сметкоплана;
е)
създаването и утвърждаването на счетоводните системи за приходите и, когато е необходимо, утвърждаването на системите, създадени от разпоредителя с бюджетни кредити, за предоставяне или обосноваване на счетоводна информация;
ж)
съхраняването на оправдателните документи;
з)
управлението на средствата съвместно с администратора.
4. Администраторът и командващият операцията предоставят на счетоводителя цялата информация, необходима за изготвянето на отчетите, които дават точна представа за активите на ATHENA и изпълнението на администрирания от ATHENA бюджет. Те гарантират неговата надеждност.
5. Счетоводителят се отчита пред специалния комитет.
Член 10
Общи разпоредби, приложими за администратора, счетоводителя и персонала на ATHENA
1. Функциите на администратора или заместник-администратора, от една страна, и на счетоводителя или заместник-счетоводителя, от друга страна, са взаимно несъвместими.
2. Всеки заместник-администратор действа под ръководството на администратора. Всеки заместник-счетоводител действа под ръководството на счетоводителя.
3. Заместник-администраторът замества администратора при отсъствие. Заместник-счетоводителят замества счетоводителя при отсъствие.
4. При изпълнение на функциите си от името на ATHENA длъжностните лица и останалите служители на Европейския съюз остават подчинени на приложимите за тях правила и разпоредби.
5. Персоналът, предоставен на ATHENA от държавите-членки, се подчинява на същите правила като правилата, посочени в решението на Съвета относно правилата, приложими към командированите национални експерти, и на разпоредбите, договорени между техните национални администрации и съответната институция на Съюза или ATHENA.
6. Преди назначаването си членовете на персонала на ATHENA трябва да са получили разрешение за достъп до класифицирана информация най-малко до ниво „SECRET UE“ от Съвета или равностойно разрешение за достъп до класифицирана информация от държава-членка.
7. Администраторът може да преговаря и да встъпва в договорености с държавите-членки или с институциите на Съюза за предварително определяне на онази част от персонала, която при нужда би могла да бъде незабавно предоставена на ATHENA.
ГЛАВА 3
АДМИНИСТРАТИВНИ ДОГОВОРЕНОСТИ И РАМКОВИ ДОГОВОРИ
Член 11
Административни договорености и рамкови договори
1. С държави-членки, институции и органи на Съюза, трети държави и международни организации могат да бъдат постигани административни договорености с цел да се улесни възлагането на обществени поръчки и/или финансовите аспекти на взаимното подпомагане при провеждането на операции по икономически най-целесъобразен начин.
2. Тези договорености:
а)
са предмет на консултация със специалния комитет, когато се сключват с държави-членки, институции или органи на Съюза;
б)
се представят за одобрение от специалния комитет, когато се сключват с трети държави или международни организации.
3. Тези договорености се подписват от администратора или, когато е необходимо, от съответния командващ операцията, действащи от името на ATHENA, и от компетентните административни органи на другите страни, посочени в параграф 1.
4. С цел да се улесни възлагането на обществени поръчки по икономически най-целесъобразен начин могат да се сключват рамкови договори. Преди да бъдат подписани от администратора, тези договори се представят за одобрение на специалния комитет и се предоставят на държавите-членки и на командващите операциите, в случай че поискат да ги използват. Тази разпоредба не налага на държавите-членки задължение да използват или предоставят стоки или услуги въз основа на рамков договор.
Член 12
Постоянни и ad hoc административни договорености относно реда и условията за заплащане на вноските на трети държави
1. В рамките на споразуменията, сключени между Европейския съюз и трети държави, посочени от Съвета като потенциални участници в операциите на ЕС или като участници в определена операция на ЕС, администраторът договаря с тези трети държави съответно постоянни или ad hoc административни договорености. Тези договорености са под формата на размяна на писма между ATHENA и компетентните административни служби на съответните трети държави, в които се определят условията, необходими за улесняване на бързото заплащане на вноските.
2. До сключване на договореностите по параграф 1 администраторът може да вземе необходимите мерки за улесняване на плащанията от допринасящите трети държави.
3. Администраторът уведомява предварително специалния комитет за предвижданите договорености, посочени в параграф 1, преди подписването им от името на ATHENA.
4. При предприемането на дадена военна операция от Съюза администраторът изпълнява, за стойността на определените от Съвета вноски, споразуменията с третите държави, допринасящи към операцията.
ГЛАВА 4
БАНКОВИ СМЕТКИ
Член 13
Откриване и цел
1. Банковите сметки се откриват в евро в първокласна финансова институция, чието главно управление се намира на територията на държава-членка, под формата на текуща или краткосрочна сметка в евро. В надлежно обосновани случаи и след одобрението на администратора могат да се откриват сметки във финансови институции, чието главно управление е извън територията на държавите-членки.
2. В надлежно обосновани случаи могат да се откриват сметки във валута, различна от евро.
3. Вноските на допринасящите държави се плащат по тези банкови сметки. Тези сметки се използват за заплащане на разходите, администрирани от ATHENA, и за плащане на необходимия аванс на командващия операцията за изпълнение на разходите, свързани с общите разходи на военната операция.
Член 14
Управление на средствата
1. За всяко плащане от сметката на ATHENA са необходими едновременно подписите на администратора или заместник-администратора, от една страна, и на счетоводителя или заместник-счетоводителя, от друга страна.
2. Не се разрешава овърдрафт по тези банкови сметки.
ГЛАВА 5
ОБЩИ РАЗХОДИ
Член 15
Определение за общи разходи и срокове за допускане
1. Общите разходи, изброени в приложение I, са за сметка на ATHENA, независимо кога са направени. При вписването им в статия от бюджета относно операцията, с която са най-тясно свързани, те се разглеждат като оперативни разходи за съответната операция. В противен случай те се разглеждат като общи разходи, направени във връзка с подготовката на операциите или след тяхното провеждане.
2. Освен това ATHENA поема общите оперативни разходи, изброени в приложение II, за периода от одобряването на концепцията за управление на кризи за съответната операция до назначаването на командващия операцията. При особени обстоятелства специалният комитет може да промени периода, през който тези разходи се поемат от ATHENA, след консултация с КПС.
3. По време на активната фаза на дадена операция, която тече от датата на назначаване на командващия операцията до датата, на която щабът на операцията прекрати дейността си, ATHENA поема следните оперативни общи разходи:
а)
общите разходи, посочени в част А от приложение III;
б)
общите разходи, посочени в част Б от приложение III, ако Съветът вземе решение за това;
в)
общите разходи, посочени в част В от приложение III, по искане на командващия операцията и с одобрение от специалния комитет.
4. По време на активната фаза на дадена военна поддържаща акция, съгласно определеното на Съвета, ATHENA поема като общи оперативни разходи общите разходи, определени от Съвета за всеки отделен случай съгласно приложение III.
5. Общите оперативни разходи по дадена операция включват и разходите, необходими за нейното окончателно приключване, изброени в приложение IV.
Операцията е окончателно приключена, когато оборудването и инфраструктурата, съвместно финансирани за операцията, са достигнали крайното си местоназначение и средствата от сметките за операцията са били одобрени.
6. Не могат да се считат за общи разходи разноски, направени за покриването на разходи, които във всички случаи биха били поети от една или повече от допринасящите държави, от институция на Съюза или от международна организация, независимо от организирането на дадена операция.
7. Специалният комитет може да вземе решение във всеки отделен случай да признае, с оглед на конкретните обстоятелства, за общи разходи по дадена операция по време на активната фаза определени допълнителни разходи извън посочените в част Б от приложение III.
8. Ако в рамките на специалния комитет не може да се постигне единодушие, то той, по инициатива на председателството, може да отнесе този въпрос за разглеждане от Съвета.
Член 16
Учения
1. Общите разходи за ученията на Европейския съюз се финансират чрез ATHENA, съобразно правила и процедури, подобни на прилагащите се за операциите, за които допринасят всички участващи държави-членки.
2. Тези общи разходи се състоят, първо, от допълнителните разходи за разгърнатите или постоянни щабове и, второ, от допълнителните разходи, направени във връзка с ползването от страна на ЕС на общите активи и възможности на НАТО, предоставени за дадено учение.
3. Общите разходи за ученията не включват разходите, свързани със:
а)
придобиване на трайни материални активи, включително свързаните със сгради, инфраструктура и оборудване;
б)
планирането и подготвителната фаза на ученията, освен ако не са били одобрени от специалния комитет;
в)
транспорта, казармите и настаняването на въоръжените сили.
Член 17
Референтна сума
Всяко решение на Съвета, с което Съветът решава да създаде или да удължи срока на военна операция на Съюза, съдържа референтна сума за общите разходи на тази операция. Администраторът, с подкрепата, по-специално, на военния личен състав на Съюза и, в случай че е встъпил в длъжност - на командващия операцията, преценява сумата, считана за необходима за покриване на общите разходи на операцията за планирания период. Чрез председателството администраторът предлага тази сума на органа на Съвета, отговарящ за разглеждането на проекта за решение. Членовете на специалния комитет се канят на обсъжданията на този орган във връзка с референтната сума.
ГЛАВА 6
БЮДЖЕТ
Член 18
Бюджетни принципи
1. Бюджетът, съставен в евро, е актът, с който за всяка финансова година се предвиждат и разрешават приходите и разходите, свързани с общите разходи, администрирани от ATHENA.
2. Всички разходи се свързват с определена операция с изключение на разходите, изброени в приложение I.
3. Вписаните в бюджета кредити се разрешават за срок от една финансова година, която започва да тече на 1 януари и приключва на 31 декември същата година.
4. Бюджетните приходи и разходи трябва да бъдат балансирани.
5. Приходите и разходите, свързани с общите разходи, може да бъдат изпълнени само чрез вписване в съответния бюджетен ред и в рамките на бюджетните кредити, определени в него, освен в случаите съгласно член 32, параграф 5.
Член 19
Годишен бюджет
1. Всяка година администраторът съставя проектобюджет за следващата финансова година с помощта на всеки командващ операция за съответната операция.
2. Проектът включва:
а)
бюджетните кредити, счетени за необходими за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите;
б)
бюджетните кредити, счетени за необходими за покриване на общите оперативни разходи за продължаващите или планираните операции, включително, когато е необходимо, за възстановяване на общите разходи, които са били предварително финансирани от дадена държава-членка или трета страна;
в)
временните бюджетни кредити, посочени в член 26;
г)
разчет на приходите, необходими за покриване на разходите.
3. Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания се класифицират в дялове и глави, като разходите се обединяват по вид или цел и, ако е необходимо, се подразделят в статии. В проектобюджета се включват подробни коментари към отделните глави или статии. За всяка операция има отделен дял. Един от дяловете е за общата част на бюджета и включва общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите.
4. Всеки дял може да включва глава, озаглавена „Временни бюджетни кредити“. Тези бюджетни кредити се вписват в тази глава при несигурност, за която има сериозни основания, относно размера на необходимите бюджетни кредити или възможността на изпълнение на вписаните кредити.
5. Приходите се състоят от:
а)
вноски, платими от участващите и допринасящите държави-членки и, когато е целесъобразно, от трети допринасящи държави;
б)
други приходи, подразделени по дялове, включително получените лихви, приходите от продажби и бюджетния излишък от предходната финансова година, след като е бил определен от специалния комитет.
6. Администраторът предлага проектобюджета на специалния комитет най-късно до 31 октомври. Специалният комитет одобрява проектобюджета в срок до 31 декември. Администраторът приема одобрения бюджет и уведомява участващите държави-членки и допринасящите трети държави.
Член 20
Коригиращи бюджети
1. В случай на непреодолими, изключителни или непредвидими обстоятелства, включително когато дадена операция започне в хода на финансовата година, администраторът предлага проект за коригиращ бюджет. Проектът за коригиращ бюджет се изготвя, предлага, одобрява и приема и уведомяването се извършва съгласно процедурата, приложима към годишния бюджет. Специалният комитет го обсъжда, като взема предвид неговата неотложност.
2. Когато този проект за коригиращ бюджет е в резултат на започването на нова операция или на промени в бюджета на текуща операция, администраторът уведомява специалния комитет за общата сума на разходите, предвидени за тази операция. Ако тези разходи съществено надвишават съответната референтна сума, специалният комитет може да поиска от одобрението на Съвета.
3. Проектът за коригиращ бюджет в резултат на започването на нова операция се представя на специалния комитет в срок от 4 месеца след одобряването на референтната сума, освен ако специалният комитет не вземе решение за по-дълъг срок.
Член 21
Прехвърляния
1. Администраторът, когато е целесъобразно - по предложение на командващия операцията, може да прави прехвърляния на бюджетни кредити. Доколкото неотложността на ситуацията позволява това, администраторът уведомява специалния комитет за своето намерение най-малко една седмица предварително. Въпреки това предварителното одобрение на специалния комитет е необходимо, когато:
а)
планираното прехвърляне ще измени общия размер на бюджетните кредити, предвидени за дадена операция;
или
б)
планираните прехвърляния между главите през съответната финансова година надхвърлят 10 % от бюджетните кредити, вписани в главата, от която се теглят кредитите, според указаното в приетия бюджет за съответната финансова година, на датата, на която е направено предложението за прехвърляне.
2. Когато командващият операцията счете това за необходимо за правилното протичане на операцията, в трите месеца след датата на започване на операцията той може да прави прехвърляния на бюджетни кредити, предназначени за операцията, между статиите и между главите от раздела „Общи оперативни разходи“ на бюджета. Той уведомява администратора и специалния комитет за това.
Член 22
Пренасяне на бюджетни кредити
1. По принцип бюджетните кредити, предназначени за покриване на общи разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, които не са усвоени, се отменят в края на финансовата година, освен ако в параграф 2 не е предвидено друго.
2. Бюджетните кредити, предназначени за покриване на разходите за съхраняване на материалите и оборудването, администрирани от ATHENA, могат да бъдат пренесени веднъж към следващата финансова година, ако до 31 декември на текущата финансова година е бил поет ангажимент в този смисъл. Бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите оперативни разходи, могат да бъдат пренесени, ако са необходими за операция, която не е напълно приключена.
3. Администраторът представя на специалния комитет предложения за пренасяне на бюджетни кредити, за които не са поети задължения от предходната финансова година, до 15 февруари. Тези предложения се смятат за одобрени, освен ако специалният комитет не реши друго до 15 март.
4. Бюджетните кредити за поети задължения от предишната финансова година се пренасят, а администраторът уведомява специалния комитет за това до 15 февруари.
Член 23
Предварително изпълнение
След приемане на годишния бюджет бюджетните кредити могат да се използват за покриване на задълженията и плащанията, доколкото това е оперативно необходимо.
ГЛАВА 7
ВНОСКИ И ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА СУМИ
Член 24
Определяне на вноските
1. Бюджетните кредити за плащания, предназначени за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, които не се покриват от различните приходи, се финансират от вноски на участващите държави-членки.
2. Бюджетните кредити за плащания, предназначени за покриване на общите оперативни разходи за дадена операция, се покриват от вноски на допринасящите държави.
3. Вноските, платими от допринасящите държави-членки за дадена операция, са равни на сумата на бюджетните кредити за плащания, вписани в бюджета и предназначени за покриване на общите оперативни разходи за съответната операция, след приспадане на вноските, платими за същата операция от допринасящите трети държави съгласно член 12.
4. Разбивката на вноските между държавите-членки, от които се изисква участие под формата на вноски, се определя съгласно размера на брутния национален продукт, определен в член 41, параграф 2 ДЕС, и в съответствие с Решение 2007/436/ЕО, Евратом на Съвета от 7 юни 2007 г. относно системата на собствените ресурси на Европейските общности (3) или всяко друго решение на Съвета, което го заменя.
5. Данните за изчисляване на вноските са данните, вписани в колоната „БНД собствени ресурси“ от таблицата „Резюме на финансирането от общия бюджет по вид на собствените ресурси и по държава-членка“, приложена към последния общ бюджет, приет от Съюза. Вноската на всяка държава-членка, която дължи такава, е пропорционална на дела на брутния национален доход (БНД) на тази държава-членка в общия сбор от БНД на държавите-членки, които дължат вноски.
Член 25
График за плащане на вноските
1. Когато Съветът е приел референтна сума за военна операция на ЕС, допринасящите държави-членки плащат своите вноски в размер на 30 % от референтната сума, освен ако Съветът не вземе решение за друг размер. Администраторът отправя покани за вноски в зависимост от оперативните нужди за операцията до договореното равнище.
2. По предложение на администратора специалният комитет може да реши, че преди приемането на коригиращ бюджет за операцията ще бъдат поискани допълнителни вноски. Специалният комитет може да реши да отнесе въпроса до компетентните подготвителни органи на Съвета.
3. Когато за определена операция е приет коригиращ бюджет, държавите-членки заплащат остатъка от вноските, които дължат за тази операция съгласно член 24. Въпреки това, когато се предвижда операцията да продължи повече от шест месеца в рамките на една финансова година, остатъкът от дължимите суми се изплаща на два транша. В такива случаи първият транш се плаща в срок от 60 дни след началото на операцията; вторият транш се плаща в срок, определен от специалния комитет по предложение на администратора, като се отчитат оперативните нужди. Специалният комитет може да се отклони от разпоредбите на настоящия параграф.
4. Администраторът отправя съответните покани за вноски с писмо до националните администрации, чиито данни са му били съобщени, при:
а)
одобрението на проектобюджета за финансовата година от специалния комитет съгласно член 19. Първата покана за вноски покрива оперативните нужди за осем месеца. Втората покана за вноски покрива салдото от вноските, като се взема предвид салдото на бюджетния излишък от предходната година, ако специалният комитет е взел решение това салдо да бъде включено в бюджета за текущата година, след като е било получено одитното становище,
б)
приемането на референтната сума съгласно предвиденото в член 25, параграф 1, или
в)
одобрението на коригиращ бюджет съгласно предвиденото в член 20.
5. Без да се засягат останалите разпоредби на настоящото решение, вноските се плащат в 30-дневен срок след отправянето на съответната покана за вноски, с изключение на първата покана за вноски в бюджета за нова финансова година, когато срокът за плащане е 40 дни след отправянето на съответната покана за вноски.
6. Всяка допринасяща държава заплаща банковите такси, свързани с плащането на нейната вноска.
7. Администраторът потвърждава получаването на вноските.
Член 26
Авансово финансиране
1. При военна операция на Европейския съюз за бързо реагиране допринасящите държави-членки дължат вноски на нивото на референтната сума. Без да се засяга член 25, параграф 3, плащанията се извършват съгласно предвиденото по-долу.
2. За целите на авансовото финансиране на военни операции на ЕС за бързо реагиране участващите държави-членки:
а)
изплащат предсрочно вноските за ATHENA, или;
б)
когато Съветът вземе решение за провеждане на военна операция на ЕС за бързо реагиране, за чието финансиране те допринасят, в петдневен срок след отправянето на поканата плащат вноската си за общите разходи за операцията на равнището на референтната сума, освен ако Съветът не реши друго.
3. За посочените по-горе цели специалният комитет, съставен от по един представител на всяка държава-членка, която плаща вноската си предсрочно, въвежда временни бюджетни кредити в определен дял от бюджета. Тези временни бюджетни кредити се покриват от вноски, платими от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно, в 90-дневен срок от отправянето на поканата за тези вноски.
4. Всички временни бюджетни кредити, посочени в параграф 3 и използвани за определена операция, се попълват в 90-дневен срок от отправянето на поканата.
5. Без да се засягат разпоредбите на параграф 1, всяка държава-членка, която плаща вноската си предсрочно, може при определени обстоятелства да упълномощи администратора да използва предсрочно платената от нея вноска за операция, в която тя участва, различна от операция за бързо реагиране. Предсрочно платената вноска се възстановява от съответната държава-членка в 90-дневен срок от отправянето на поканата.
6. Когато за дадена операция, различна от операция за бързо реагиране, са необходими средства, преди да са получени достатъчно вноски за тази операция:
а)
за покриване на вноските, дължими за дадената операция, могат да се използват до 75 % от предсрочно платените вноски от държавите-членки, които допринасят за финансирането на тази операция, след одобрение от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно. Предсрочно платените вноски се възстановяват от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно, в 90-дневен срок от отправянето на поканата;
б)
в случая по буква а) от настоящия параграф вноските, дължими за операцията съгласно член 25, параграф 1 от държавите-членки, които не са платили вноската си предсрочно, се изплащат, след одобрение от съответните държави-членки, в срок от пет дни след отправянето на поканата от администратора.
7. Независимо от член 32, параграф 3 командващият операцията може да поема задължения и да извършва плащания с предоставените му средства.
8. Всяка държава-членка може да промени избора си като уведоми администратора най-малко три месеца предварително.
9. Лихвите, получени в резултат на авансовото финансиране, се разпределят на годишна база между държавите-членки, които са платили вноската си предсрочно, и се добавят към техните временни бюджетни кредити. Сумите се съобщават на тези държави-членки в рамките на ежегодната процедура по одобрение на бюджета.
Член 27
Възстановяване на предварителното финансиране
1. Всяка държава-членка, трета държава или, в зависимост от случая, международна организация, оправомощена от Съвета да финансира предварително част от общите разходи по дадена операция, може да получи тази сума обратно от ATHENA, като подаде за целта искане, придружено с необходимите документи и адресирано до администратора, най-късно два месеца след датата на завършване на съответната операция.
2. Искането за възстановяване не може да бъде уважено, ако не е одобрено от командващия операцията, при условие че той все още изпълнява тази длъжност, и от администратора.
3. При одобряване на искането за възстановяване, представено от допринасяща държава, сумата може да се приспадне при следващата покана за вноски, отправена към тази държава от администратора.
4. Ако при одобряването на искането не се планира отправяне на покана за вноски или ако одобреното искане за възстановяване на сума би надхвърлило очаквания размер на вноската, администраторът изплаща подлежащата на възстановяване сума в рамките на 30 дни, като взема предвид паричния поток на ATHENA и необходимата сума за финансиране на общите разходи по съответната операция.
5. Възстановяването се дължи в съответствие с настоящото решение, дори и операцията да бъде отменена.
6. Възстановяването включва лихвата, получена в резултат на предварителното финансиране.
Член 28
Управление от ATHENA на разходите, които не се включват в общите разходи
1. По предложение на администратора, представено със съдействието на командващия операцията, или на държава-членка специалният комитет може да реши да повери на ATHENA административното управление на някои разходи във връзка с дадена операция (наричани по-нататък „разходи, поети на национално равнище“), макар и за тях да продължава да отговаря съответната държава-членка.
2. В решението си специалният комитет може да упълномощи командващия операцията да сключи от името на държавите-членки, участващи в операцията, и когато е необходимо - от името на трети страни, договори за получаването на услугите и стоките, които се финансират чрез разходи, поети на национално равнище.
3. В решението на специалния комитет се определят начините за предварително финансиране на разходите, поети на национално равнище.
4. ATHENA води счетоводство за поверените ѝ разходи, поети на национално равнище и направени от всяка държава-членка и, когато е целесъобразно - от трети страни. Ежемесечно ATHENA изпраща на всяка държава-членка и, когато е необходимо - на посочените трети страни, отчет на разходите, поети или направени от нея или от нейния персонал през предходния месец, и отправя покана за осигуряване на необходимите средства за заплащане на тези разходи. Държавите-членки и, когато е необходимо - третите страни, заплащат на ATHENA поисканите суми в срок от 30 дни след отправяне на поканата за осигуряване на средствата.
Член 29
Лихви за забава
1. Ако някоя държава не изпълни финансовите си задължения, по аналогия се прилагат правилата на Съюза за лихвите за забава, определени в член 71 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (4), във връзка с плащането на вноските в бюджета на ЕС.
2. Когато плащането закъснее с не повече от десет дни, не се начислява лихва. Когато плащането закъснее с повече от десет дни, лихвите се начисляват за целия период на забавата.
ГЛАВА 8
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА РАЗХОДИТЕ
Член 30
Принципи
1. Предоставените на ATHENA бюджетни кредити се използват в съответствие с принципите на добро финансово управление, т.е. на икономичност, ефективност и ефикасност.
2. Разпоредителите с бюджетни кредити отговарят за изпълнение на приходите и разходите на ATHENA в съответствие с принципите на добро финансово управление и за да се гарантира спазването на изискванията за законност и правомерност. За изпълнението на разходите разпоредителите с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходи и разрешават плащания и извършват предварителните действия за изпълнението на бюджетните кредити. Всеки разпоредител с бюджетни кредити може да делегира изпълнението на задълженията си с решение, в което се определя:
а)
персонал, който е на подходящо ниво за подобно делегиране;
б)
обхвата на предоставените правомощия;
в)
възможността оправомощените лица за вторично делегиране на правомощията.
3. Изпълнението на бюджетните кредити се осигурява на принципа на разделяне на функциите на разпоредителя с бюджетни кредити от тези на счетоводителя. Функциите на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя са несъвместими помежду си. За всяко плащане от средствата, управлявани от ATHENA, са необходими едновременно подписите на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя.
4. Без да се засяга настоящото решение, когато изпълнението на общите разходи е възложено на държава-членка, институция на Съюза или, ако е необходимо - на международна организация, то тази държава, институция или организация прилага правилата, приложими към изпълнението на нейните собствени разходи. Когато администраторът изпълнява пряко разходите, той спазва правилата, приложими към изпълнението на раздел „Съвет“ от общия бюджет на Европейския съюз.
5. Въпреки това администраторът може да представи на председателството основа за предложение до Съвета или до специалния комитет относно правилата за изпълнение на общите разходи.
6. Специалният комитет може да одобри правила за изпълнение на общите разходи, които се отклоняват от параграф 4.
Член 31
Общи разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, или които не са свързани пряко с конкретна операция
Администраторът изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, както и на общите разходи, които не могат да бъдат свързани пряко с конкретна операция.
Член 32
Общи оперативни разходи
1. Командващият операцията изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите оперативни разходи по операцията, която командва. Независимо от това администраторът изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите оперативни разходи, направени по време на подготвителната фаза на дадена операция, които се изпълняват пряко чрез ATHENA или са свързани с операцията след края на нейната активна фаза.
2. Сумите, необходими за изпълнение на разходите по дадена операция, се прехвърлят от администратора от банковата сметка на ATHENA към командващия операцията, по негово искане, в банкова сметка, открита от името на ATHENA, чиито данни са предоставени от командващия операцията.
3. Чрез дерогация от член 18, параграф 5, приемането на референтна сума дава правото на администратора и на командващия операцията, всеки в собствената си област на компетентност, да поеме и заплати разходите за съответната операция в размер до дела от референтната сума, одобрен съгласно член 25, параграф 1, освен ако Съветът не вземе решение за по-голям размер на задълженията.
Въз основа на предложение на администратора или на командващия операцията и като вземе предвид оперативната необходимост и неотложност, специалният комитет може да разреши поемането и - по целесъобразност - плащането на допълнителни разходи. Специалният комитет може да реши да препрати въпроса чрез председателството на компетентните подготвителни органи на Съвета, освен ако оперативните обстоятелства не наложат друго. Настоящата дерогация не се прилага, считано от датата на приемане на бюджета за съответната операция.
4. За периода до приемането на бюджета за дадена операция администраторът и командващият операцията или негов представител докладват на специалния комитет всеки месец, като всеки докладва по засягащите го въпроси във връзка с разходите, които са допустими като общи разходи по тази операция. Специалният комитет, по предложение на администратора, на командващия операцията или на държава-членка, може да дава насоки за изпълнение на разходите през този период.
5. Чрез дерогация от член 18, параграф 5, в случай на непосредствена опасност за живота на персонала, участващ във военна операция на ЕС, командващият операцията може да изпълни разходите, необходими за запазване живота на членовете на този персонал, които надвишават вписаните в бюджета кредити. Той уведомява за това администратора и специалния комитет възможно най-скоро. В тези случаи администраторът, в тясна връзка с командващия операцията, предлага необходимите прехвърляния за финансиране на непредвидените разходи. Ако не е възможно да се осигури достатъчно финансиране за тези разходи посредством прехвърляне, администраторът предлага коригиращ бюджет.
ГЛАВА 9
КРАЙНО МЕСТОНАЗНАЧЕНИЕ НА СЪВМЕСТНО ФИНАНСИРАНИТЕ ОБОРУДВАНЕ И ИНФРАСТРУКТУРА
Член 33
Оборудване и инфраструктура
1. С оглед окончателното приключване на операцията, която е командвал, командващият операцията предлага крайно местоназначение за оборудването и инфраструктурата, финансирани съвместно за целите на тази операция. Той предлага на специалния комитет съответната подходяща степен на амортизация.
2. Администраторът управлява оборудването и инфраструктурата, оставащи след края на активната фаза на операцията, с оглед, ако е необходимо, за тях да се намери крайно местоназначение. Той предлага на специалния комитет съответната подходяща степен на амортизация.
3. Степента на амортизация на оборудването, инфраструктурата и останалите активи се одобрява от специалния комитет при първа възможност.
4. Крайното местоназначение на съвместно финансираните оборудване и инфраструктура се одобрява от специалния комитет, като се вземат предвид оперативните нужди и финансови критерии. Крайното местоназначение може да бъде, както следва:
а)
за инфраструктура - продажба или прехвърляне чрез ATHENA на приемащата държава, на държава-членка или на трета страна;
б)
за оборудване - продажба чрез ATHENA на държава-членка, на приемащата държава или на трета страна, или неговото съхранение и поддръжка от ATHENA, от държава-членка или от съответната трета страна с цел използване в следваща операция.
5. При продажба оборудването и инфраструктурата се продават на пазарната им цена или, ако пазарната цена не може да бъде определена, на справедлива и разумна цена, като се вземат предвид конкретните условия на място.
6. Продажбата или прехвърлянето на приемащата или на трета страна се осъществява съобразно съответните действащи правила за сигурност.
7. Когато се вземе решение ATHENA да запази оборудването, финансирано съвместно за целите на дадена операция, допринасящите държави-членки могат да поискат финансова компенсация от другите участващи държави-членки. Специалният комитет, съставен от представители на всички участващи държави-членки, взема съответните решения по предложение на администратора.
ГЛАВА 10
СЧЕТОВОДСТВО И ИНВЕНТАРИ
Член 34
Осчетоводяване на общите оперативни разходи
Командващият операцията води счетоводството на прехвърлянията, получени от ATHENA, на разходите, за които е поел задължение, и на направените плащания и получените приходи, както и инвентарна книга на движимата собственост, финансирана от бюджета на ATHENA и използвана за операцията, която той командва.
Член 35
Консолидирано счетоводство
1. Счетоводителят води счетоводство за поисканите вноски и направените прехвърляния. Той също така съставя счетоводен отчет за общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, както и за оперативните разходи и приходи, за които администраторът носи пряка отговорност.
2. Счетоводителят съставя консолидирания счетоводен отчет за приходите и разходите на ATHENA. Всеки командващ операция му изпраща счетоводен отчет за разходите, за които е поел задължение, за направените плащания и за получените приходи.
ГЛАВА 11
ОДИТ И ПРЕДСТАВЯНЕ НА СЧЕТОВОДНИТЕ ОТЧЕТИ
Член 36
Редовни отчети до специалния комитет
На всеки три месеца администраторът представя на специалния комитет отчет за изпълнението на приходите и разходите от началото на финансовата година. За тази цел всеки командващ операция представя на администратора отчет за общите оперативни разходи за операцията, която командва.
Член 37
Условия за извършване на проверки
1. Лицата, отговарящи за одита на приходите и разходите на ATHENA, трябва преди изпълнението на задачата си да са получили разрешение за достъп до класифицирана информация най-малко до ниво „SECRET UE“ на Съвета или равностойно разрешение за достъп до класифицирана информация от държава-членка или от НАТО, в зависимост от случая. Тези лица гарантират, че ще спазват поверителността на информацията и ще пазят в тайна данните, които са узнали по време на одита, в съответствие с правилата, приложими към тази информация или данни.
2. Лицата, отговарящи за одита на приходите и разходите на ATHENA, получават, без да отправят предварително предупреждение, незабавен достъп до документите и съдържанието на всички материални носители на данни, свързани с приходите и разходите, както и до помещенията, където се съхраняват тези документи и материални носители. Те могат да правят копия. Лицата, участвали в изпълнението на приходите и разходите на ATHENA, оказват на администратора и на лицата, отговарящи за одита на тези приходи и разходи, необходимата помощ за изпълнение на тяхната задача.
Член 38
Външен одит на счетоводните отчети
1. Когато изпълнението на разходите на ATHENA е възложено на държава-членка, на институция на Съюза или на международна организация, то тази държава, институция или организация спазва правилата, които са приложими към извършването на одит на собствените ѝ разходи.
2. Независимо от това, администраторът или лицата, определени от него, могат по всяко време да направят одит на общите разходи на ATHENA, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, или на общите оперативни разходи по дадена операция. Освен това специалният комитет, по предложение на администратора или на държава-членка, може по всяко време да назначи външни одитори, чиито задачи и условия за наемане се определят от него.
3. За целите на външните одити се създава шестчленна колегия от одитори. Специалният комитет назначава членовете за мандат от три години, който може да се поднови веднъж, измежду кандидатите, предложени от държавите-членки. Специалният комитет може да удължи мандата на даден член с не повече от 6 месеца.
Кандидатите трябва да са членове на най-висшия национален одитен орган в държава-членка или да са препоръчани от този орган и да предоставят достатъчно гаранции за сигурност и независимост. Те трябва да са на разположение за изпълнение на задачи от името на ATHENA, когато това е необходимо. При изпълнението на тези задачи:
а)
членовете на колегията продължават да получават възнаграждение от органа за одит, от който идват; ATHENA поема разходите по командировката в съответствие с правилата, приложими за длъжностните лица на Европейския съюз от същата степен;
б)
членовете не искат, нито получават указания от друг, освен от специалния комитет; в рамките на мандата за одит колегията от одитори и нейните членове са напълно независими и единствено отговорни за провеждането на външния одит;
в)
членовете докладват за изпълнението на задачата си единствено на специалния комитет;
г)
членовете проверяват по време на финансовата година, както и след това (ex post), чрез проверки на място и проверки на оправдателните документи, дали разходите, финансирани или предварително финансирани чрез ATHENA, се изпълняват в съответствие с приложимото законодателство и с принципите на добро финансово управление, т.е. икономичност, ефективност и ефикасност, както и дали вътрешният контрол е подходящ.
Всяка година колегията от одитори решава дали да смени своя председател, като избере един от своите членове, или да поднови мандата му. Тя приема правилата, приложими към одитите, извършвани от нейните членове, в съответствие с най-високите международни стандарти. Колегията от одитори одобрява одитните доклади, съставени от нейните членове, преди тяхното предаване на администратора и на специалния комитет.
4. Специалният комитет може да реши за всеки отделен случай и при наличието на конкретни основания да ползва други външни органи.
5. Разходите за одита, извършван от одиторите, действащи от името на ATHENA, се считат за общи разходи, които се поемат от ATHENA.
Член 39
Вътрешен одит на счетоводните отчети
1. По предложение на администратора генералният секретар на Съвета, след като уведоми специалния комитет, назначава вътрешен одитор на ATHENA и поне един заместник вътрешен одитор, за срок от три години, който може да се поднови веднъж; вътрешните одитори трябва да имат необходимата професионална квалификация и да предоставят достатъчно гаранции за сигурност и независимост. Вътрешният одитор не може да бъде нито разпоредител с бюджетни кредити, нито счетоводител; той не може да участва в изготвянето на финансовите отчети.
2. Вътрешният одитор докладва на администратора относно справянето с рисковете, като изготвя независими становища за качеството на системите за управление и контрол и отправя препоръки за подобряване на вътрешния контрол на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление. Той отговаря по-конкретно за това да се прецени доколко са подходящи и ефективни вътрешните системи за управление и резултатите от работата на отделите при изпълнението на политиките и целите спрямо свързаните с тях рискове.
3. Вътрешният одитор изпълнява функциите си по отношение на всички отдели, които участват в събирането на приходите от ATHENA или изпълнението на разходите, финансирани чрез ATHENA.
4. В зависимост от необходимостта вътрешният одитор извършва един или няколко одита през финансовата година. Той докладва на администратора и уведомява командващия операцията относно заключенията и препоръките си. Командващият операцията и администраторът осигуряват предприемането на препоръчаните от одита действия.
5. Администраторът представя на специалния комитет годишен доклад за вътрешен одит, посочващ броя и вида на осъществените вътрешни одити, направените констатации, оценки и препоръки и предприетите действия по тези препоръки.
6. Освен това всеки командващ операция предоставя на вътрешния одитор пълен достъп до операцията под негово командване. Вътрешният одитор прави проверка на доброто функциониране на финансовите и бюджетните системи и процедури и осигурява функционирането на надеждни и ефикасни системи за вътрешен контрол.
7. Действията и докладите на вътрешния одитор се представят на колегията от одитори заедно с всички необходими оправдателни документи.
Член 40
Годишно представяне и приключване на счетоводните отчети
1. Всеки командващ операция предоставя на счетоводителя на ATHENA най-късно до по-ранната от следните две дати - 31 март след приключване на финансовата година или до четири месеца след края на операцията, която ръководи, необходимата информация за съставяне на годишните счетоводни отчети за общите разходи, годишните счетоводни отчети за разходите, които са предварително финансирани и възстановени съгласно член 28, и годишния доклад за дейността.
2. До 15 май след приключване на финансовата година, със съдействието на счетоводителя и на командващите на отделните операции, администраторът съставя и представя на специалния комитет и на колегията от одитори финансовите отчети и годишния доклад за дейността.
3. До 8 седмици от предаването на финансовите отчети специалният комитет получава одитно становище от колегията от одитори и одитираните финансови отчети на ATHENA от администратора, действащ със съдействието на счетоводителя и на командващите на отделните операции.
4. До 30 септември след приключване на финансовата година специалният комитет получава от колегията от одитори одитния доклад и го разглежда наред с одитното становище и финансовите отчети, за да освободи от финансова отговорност администратора, счетоводителя и командващите на отделните операции.
5. Всички отчети и инвентари се пазят, на съответните им нива, от счетоводителя и командващия операцията за срок от пет години от датата, на която е направено съответното освобождаване от финансова отговорност. След края на дадена операция командващият операцията осигурява предаването на всички счетоводни отчети и инвентари на счетоводителя.
6. Специалният комитет решава да впише салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, за която са одобрени счетоводните отчети, в бюджета за следващата финансова година като приход или разход в зависимост от обстоятелствата, посредством коригиращ бюджет. Специалният комитет може обаче да реши да включи салдото от посоченото по-горе изпълнение на бюджета след получаване на одитното становище на колегията от одитори.
7. Частта от салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, която е резултат от изпълнението на бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, се вписва срещу следващите вноски на участващите държави-членки.
8. Частта от салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, която произтича от изпълнението на бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите оперативни разходи за дадена операция, се вписва срещу следващите вноски на държавите-членки, които са допринесли за тази операция.
9. Ако не може да се извърши възстановяване чрез приспадане от вноските, дължими на ATHENA, салдото от изпълнението на бюджета се възстановява на съответните държави-членки съгласно ключа „БНД“ за годината на възстановяването.
10. Всяка държава-членка, участваща в дадена операция, може да предоставя на администратора ежегодно до 31 март, ако е целесъобразно - чрез командващия операцията, информация относно допълнителните разходи, които е направила по операцията през предходната финансова година. Информацията се представя в разбивка по основни разходни позиции. Администраторът обобщава информацията, за да представи на специалния комитет общ преглед на допълнителните разходи по операцията.
Член 41
Приключване на счетоводните отчети за дадена операция
1. След завършването на дадена операция специалният комитет може да реши, по предложение на администратора или на държава-членка, че администраторът, със съдействието на счетоводителя и на командващия операцията, ще представи на специалния комитет финансовите отчети за тази операция поне до датата, на която тя е завършила, и ако е възможно - до датата, на която тя е приключена окончателно. Определеният за администратора срок не може да бъде по-малък от четири месеца от датата на завършване на операцията.
2. Ако в рамките на определения срок във финансовите отчети не могат да бъдат включени приходите и разходите, свързани с окончателното приключване на операцията, тогава тези приходи и разходи се отразяват във финансовите отчети на ATHENA и се преглеждат от специалния комитет в рамките на процедурата, предвидена в член 40.
3. Въз основа на становището на колегията от одитори специалният комитет одобрява представените му финансови отчети за операцията. Той освобождава от отговорност за съответната операция администратора, счетоводителя и командващия операцията.
4. Ако не може да се извърши възстановяване чрез приспадане от вноските, дължими на ATHENA, салдото от изпълнението на бюджета се възстановява на съответните държави-членки съгласно ключа „БНД“ за годината на възстановяването.
ГЛАВА 12
ДРУГИ РАЗПОРЕДБИ
Член 42
Отговорност
1. Условията, уреждащи дисциплинарната и наказателната отговорност на командващия операцията, администратора и останалите членове на персонала, предоставени по-специално от институциите на Съюза или от държавите-членки, в случай на нарушение или небрежност при изпълнението на бюджета, се определят от правилника за персонала или правилата, приложими за тях. Наред с това ATHENA може по собствена инициатива или по искане на допринасяща държава да заведе граждански иск срещу горепосочените членове на персонала.
2. Съюзът или генералният секретар на Съвета в никакъв случай не могат да носят отговорност пред допринасяща държава в резултат на изпълнението на задълженията на администратора, счетоводителя или членовете на персонала, назначени за работа при тях.
3. Договорната отговорност, произтичаща от договори, сключени в рамките на изпълнението на бюджета, се покрива чрез ATHENA от допринасящите държави. Тя се урежда от правото, приложимо към съответните договори.
4. В случай на извъндоговорна отговорност всяка вреда, причинена от щаба на операцията, щаба на въоръжените сили и щабното подразделение на кризисната структура, чийто състав се одобрява от командващия операцията, или от техния персонал при изпълнение на задълженията им, се покрива чрез ATHENA от допринасящите държави в съответствие с основните принципи, общи за правото на държавите-членки и правилниците за персонала на въоръжените сили, приложими на мястото на провеждане на операцията.
5. Съюзът или държавите-членки в никакъв случай не могат да бъдат привличани под отговорност от допринасяща държава за договори, сключени в рамките на изпълнението на бюджета, или за вредите, причинени от звена или служби на кризисната структура, чийто състав се одобрява от командващия операцията, или от техния персонал при изпълнението на неговите задължения.
Член 43
Преглед и преразглеждане
Настоящото решение, включително неговите приложения, подлежи изцяло или частично на преглед, ако това е необходимо, по искане на държава-членка или след всяка операция. То се преразглежда най-малко на всеки три години. При прегледа или преразглеждането могат да се използват всички експерти, които могат да допринесат към тази дейност, включително в управленските органи на ATHENA.
Член 44
Заключителни разпоредби
Решение 2008/975/ОВППС се отменя.
Член 45
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в деня на приемането му.
Съставено в Брюксел на 19 декември 2011 година.
RÅDETS BESLUT 2011/871/GUSP
av den 19 december 2011
om inrättande av en mekanism för att förvalta finansieringen av de gemensamma kostnaderna för Europeiska unionens operationer med militära eller försvarsmässiga konsekvenser (Athena)
EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DETTA BESLUT
med beaktande av fördraget om Europeiska unionen, särskilt artiklarna 26.2 och 41.2, och
av följande skäl:
(1)
Europeiska rådet i Helsingfors den 10 och 11 december 1999 enades bland annat om att medlemsstaterna genom frivilligt samarbete under EU-ledda operationer senast 2003 måste vara i stånd att inom 60 dagar kunna sätta in och därefter under minst ett år underhålla styrkor på 50 000-60 000 man som klarar av hela skalan av Petersbergsuppgifter.
(2)
Rådet godkände den 17 juni 2002 närmare bestämmelser om finansieringen av EU-ledda krishanteringsoperationer med militära eller försvarsmässiga konsekvenser.
(3)
Rådet bekräftade i slutsatserna av den 14 maj 2003 behovet av en snabbinsatsförmåga, i synnerhet när det gäller humanitära insatser och räddningsinsatser.
(4)
Europeiska rådet i Thessaloniki den 19 och 20 juni 2003 välkomnade rådets slutsatser av den 19 maj 2003, i vilka man särskilt bekräftade nödvändigheten av Europeiska unionens militära snabbinsatsförmåga.
(5)
Rådet beslutade den 22 september 2003 att Europeiska unionen skulle ha den flexibla kapacitet som är nödvändig för att hantera finansieringen av gemensamma kostnader för militära operationer av olika storleksordning, beskaffenhet eller angelägenhetsgrad, särskilt genom att en permanent finansieringsmekanism skulle inrättas senast den 1 mars 2004 för finansieringen av gemensamma kostnader för EU:s alla framtida militära operationer.
(6)
Den 23 februari 2004 antog rådet beslut 2004/197/Gusp om inrättande av en mekanism för att förvalta finansieringen av de gemensamma kostnaderna för Europeiska unionens operationer med militära eller försvarsmässiga konsekvenser (1). Det beslutet har senare ändrats och ersatts flera gånger, senast genom beslut 2008/975/Gusp (2).
(7)
Europeiska unionen har kapacitet att genomföra militära snabbinsatser i enlighet med det koncept som definierats av EU:s militära kommitté. Europeiska unionen har kapacitet att sätta in stridsgrupper i enlighet med det begrepp som definierats av EU:s militära kommitté.
(8)
Systemet med förtida finansiering är framför allt avsett för snabbinsatser.
(9)
Övningar på politisk och militär strateginivå för befäl- och kontrollstrukturerna och förfaranden för EU:s militära operationer genom övningar i EU:s högkvarter i enlighet med vad som godkänts av kommittén för utrikes- och säkerhetspolitik (Kusp) bidrar till att stärka unionens övergripande operativa beredskap.
(10)
Rådet beslutar från fall till fall om en operation har militära eller försvarsmässiga konsekvenser i den mening som avses i artikel 41.2 i fördraget om Europeiska unionen (EU-fördraget).
(11)
I artikel 41.2 i andra stycket i EU-fördraget stadgas att de medlemsstater vilkas företrädare i rådet har avgett en formell förklaring enligt artikel 31.1 andra stycket, inte är skyldiga att bidra till finansieringen av utgifter i samband med operationer som har militära eller försvarsmässiga konsekvenser.
(12)
I enlighet med artikel 5 i protokoll (nr 22) om Danmarks ställning, fogat till fördraget om Europeiska unionen och till fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, deltar Danmark inte i arbetet med att utarbeta och genomföra sådana unionsbeslut och unionsåtgärder som har anknytning till försvarsfrågor. Danmark deltar inte i detta beslut och bidrar följaktligen inte till finansieringen av mekanismen.
(13)
I enlighet med artikel 44 i beslut 2008/975/Gusp har rådet reviderat det beslutet och beslutat att ändra detta.
(14)
För att skapa klarhet bör därför beslut 2008/975/Gusp upphävas och ersättas av ett nytt beslut.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
Artikel 1
Definitioner
I detta beslut avses med
a) deltagande medlemsstater: Europeiska unionens medlemsstater med undantag för Danmark.
b) bidragsgivande stater: de medlemsstater som i enlighet med artikel 41.2 i EU-fördraget bidrar till finansieringen av den berörda militära operationen, och de tredjeländer som enligt avtal mellan dem och Europeiska unionen bidrar till finansieringen av de gemensamma kostnaderna för denna operation.
c) operationer: EU:s operationer med militära eller försvarsmässiga konsekvenser.
d) militära stödåtgärder: EU:s operationer, eller delar därav, som beslutats av rådet till stöd för ett tredjeland eller en tredjeorganisation, med militära eller försvarsmässiga konsekvenser, men som inte är underställd Europeiska unionens högkvarter.
KAPITEL 1
MEKANISM
Artikel 2
Inrättande av mekanismen
1. Härmed inrättas en mekanism för att förvalta finansieringen av de gemensamma kostnaderna för operationerna.
2. Denna mekanism ska gå under beteckningen Athena.
3. Athena ska agera i de deltagande medlemsstaternas ställe eller, i fråga om vissa specifika operationer, de bidragsgivande staternas ställe.
Artikel 3
Rättskapacitet
Athena ska ha den rättskapacitet som krävs för att förvalta finansieringen av EU:s operationer med militära eller försvarsmässiga konsekvenser, särskilt för att inneha ett bankkonto, förvärva, inneha eller avyttra tillgångar, ingå avtal eller administrativa överenskommelser samt föra talan inför domstolar och andra myndigheter. Athena ska inte ha något vinstsyfte.
Artikel 4
Samordning med tredje part
Athena ska, i den mån det är nödvändigt för att fullgöra sina uppdrag och med beaktande av Europeiska unionens mål och politik, samordna sin verksamhet med medlemsstaterna, unionens institutioner och organ samt internationella organisationer.
KAPITEL 2
ORGANISATIONSSTRUKTUR
Artikel 5
Förvaltningsorgan och personal
1. Athena ska under den särskilda kommitténs överinseende förvaltas av
a)
förvaltaren,
b)
chefen för varje operation, när det gäller den operation denne leder (nedan kallad operationschefen),
c)
räkenskapsföraren.
2. Athena ska i möjligaste mån använda unionens befintliga administrativa strukturer. Athena ska anlita personal som efter behov tillhandahålls av unionens institutioner, eller utstationeras av medlemsstaterna.
3. Rådets generalsekreterare får tillhandahålla till förvaltaren och räkenskapsföraren den personal som krävs för att de ska kunna fullgöra sina uppgifter, eventuellt på förslag av en deltagande medlemsstat.
4. Athenas organ och personal ska aktiveras utifrån de operativa behoven.
Artikel 6
Särskild kommitté
1. En särskild kommitté med en företrädare för var och en av de deltagande medlemsstaterna, inrättas härmed.
Företrädarna för Europeiska utrikestjänsten och för kommissionen ska inbjudas att närvara vid den särskilda kommitténs möten men får inte rösta.
2. Athena ska förvaltas under den särskilda kommitténs överinseende.
3. När den särskilda kommittén diskuterar finansieringen av de gemensamma kostnaderna för en viss operation ska
a)
kommittén bestå av en företrädare för var och en av de bidragsgivande medlemsstaterna,
b)
företrädarna för bidragsgivande tredjeländer delta i den särskilda kommitténs överläggningar; de får dock inte delta i omröstningarna och inte heller vara närvarande när de äger rum,
c)
operationschefen eller dennes företrädare delta i den särskilda kommitténs överläggningar men de får inte rösta.
4. Rådets ordförandeskap ska sammankalla och leda den särskilda kommitténs möten. Förvaltaren ska ansvara för kommitténs sekretariat. Denne ska föra protokoll över resultatet av kommitténs överläggningar men denne får inte rösta.
5. Räkenskapsföraren får vid behov delta i den särskilda kommitténs överläggningar men denne får inte rösta.
6. Om en deltagande medlemsstat, förvaltaren eller operationschefen så begär ska ordförandeskapet inom högst 15 dagar sammankalla den särskilda kommittén.
7. Förvaltaren ska i tillräcklig utsträckning informera den särskilda kommittén om skadeståndsanspråk eller klagomål som inbegriper Athena.
8. Kommittén ska fatta beslut med enhällighet bland ledamöterna med beaktande av den sammansättning som anges i punkterna 1 och 3. Dess beslut ska vara bindande.
9. Den särskilda kommittén ska godkänna samtliga budgetar, med beaktande av referensbeloppen, och ska genomgående utöva de befogenheter som anges i detta beslut.
10. Förvaltaren, operationschefen och räkenskapsföraren ska, i enlighet med vad som anges i detta beslut, rapportera till den särskilda kommittén.
11. Texten till de akter som godkänns av den särskilda kommittén i enlighet med detta beslut, ska vid godkännandet undertecknas av den person som innehar ordförandeskapet i den särskilda kommittén samt av förvaltaren.
Artikel 7
Förvaltare
1. Rådets generalsekreterare ska, efter att ha informerat den särskilda kommittén, utse förvaltaren och minst en biträdande förvaltare för en treårsperiod.
2. Förvaltaren ska fullgöra sina uppgifter på Athenas vägnar.
3. Förvaltaren ska
a)
upprätta alla budgetförslag och lägga fram dem för den särskilda kommittén; utgiftsdelen för en operation i ett budgetförslag ska utarbetas på förslag av operationschefen,
b)
anta budgetarna efter det att den särskilda kommittén har godkänt dem,
c)
fungera som utanordnare för inkomstdelen liksom för de gemensamma kostnader som uppstår vid förberedandet av eller till följd av operationer samt för de gemensamma driftskostnader som uppstår vid sidan av operationen i dess aktiva skede,
d)
när det gäller inkomsterna, genomföra de finansiella arrangemang som överenskommits med tredje part i fråga om finansieringen av de gemensamma kostnaderna för EU:s militära operationer,
e)
öppna ett eller flera bankkonton på Athenas vägnar.
4. Förvaltaren ska se till att de bestämmelser som fastställs i detta beslut iakttas och att den särskilda kommitténs beslut genomförs.
5. Förvaltaren ska ha behörighet att besluta om de åtgärder som denne bedömer vara nödvändiga för att betalningen av de utgifter som finansieras genom Athena ska kunna fullgöras. Förvaltaren ska underrätta den särskilda kommittén om detta.
6. Förvaltaren ska samordna arbetet med de finansiella frågor som rör unionens militära operationer. Denne ska fungera som kontaktpunkt för nationella förvaltningar och, i förekommande fall, internationella organisationer i dessa frågor.
7. Förvaltaren ska vara ansvarig inför den särskilda kommittén.
Artikel 8
Operationschef
1. Operationschefen ska fullgöra sina uppgifter på Athenas vägnar när det gäller finansieringen av de gemensamma kostnaderna för den operation som denne leder.
2. Operationschefen ska, när det gäller den operation denne leder,
a)
översända sina förslag till förvaltaren när det gäller den del i budgetförslaget som berör gemensamma driftsutgifter,
b)
i egenskap av utanordnare, använda anslagen för gemensamma driftskostnader och utgifter enligt artikel 28; utanordnaren ska ansvara för alla personer som deltar i användningen av dessa anslag, inbegripet i form av förhandsfinansiering och får tilldela kontrakt och ingå avtal på Athenas vägnar; utanordnaren ska öppna ett bankkonto på Athenas vägnar för den operation denne leder.
3. Operationschefen ska, för den operation denne leder, ha behörighet att besluta om de åtgärder som bedöms vara nödvändiga för att betalningen av de utgifter som finansieras genom Athena ska kunna fullgöras. Operationschefen ska underrätta förvaltaren och den särskilda kommittén om detta.
4. Operationschefen ska, utom i vederbörligen motiverade undantagsfall som godkänts av den särskilda kommittén på förslag av förvaltaren, använda det system för räkenskaper och förvaltning av tillgångar som tillhandahålls av Athena. Förvaltaren ska i förväg underrätta den särskilda kommittén när denne anser att sådana omständigheter föreligger.
Artikel 9
Räkenskapsförare
1. Rådets generalsekreterare ska, för en treårsperiod, utse räkenskapsföraren och minst en biträdande räkenskapsförare.
2. Räkenskapsföraren ska fullgöra sina uppgifter på Athenas vägnar.
3. Räkenskapsföraren ska
a)
ansvara för att betalningarna fullgörs korrekt samt för att kräva in inkomster och driva in fastställda fordringar,
b)
varje år upprätta årsredovisningen för Athena, och efter varje slutförd operation räkenskaperna för denna,
c)
bistå förvaltaren när denne för godkännande överlämnar årets räkenskaper eller räkenskaperna för en operation till den särskilda kommittén,
d)
sköta de löpande räkenskaperna för Athena,
e)
fastställa regler och metoder för hur räkenskaperna ska föras samt utforma kontoplanen,
f)
utforma och godkänna redovisningssystemen för inkomsterna och i förekommande fall godkänna de system som utanordnaren utformar för att införa eller styrka bokföringsuppgifter,
g)
förvara verifikationer,
h)
tillsammans med förvaltaren förvalta likvida medel.
4. Förvaltaren och operationschefen ska förelägga räkenskapsföraren alla uppgifter som krävs för att upprätta räkenskaper som ger en rättvisande bild av Athenas finansiella tillgångar och genomförandet av den budget som förvaltas av Athena. De ska ansvara för uppgifternas tillförlitlighet.
5. Räkenskapsföraren ska vara ansvarig inför den särskilda kommittén.
Artikel 10
Allmänna bestämmelser tillämpliga på förvaltaren, räkenskapsföraren och Athenas personal
1. Uppgifterna som förvaltare eller biträdande förvaltare ska vara oförenliga med uppgifterna som räkenskapsförare eller biträdande räkenskapsförare.
2. Den biträdande förvaltaren ska vara underställd förvaltaren. Den biträdande räkenskapsföraren ska vara underställd räkenskapsföraren.
3. Den biträdande förvaltaren ska ersätta förvaltaren om denne är frånvarande. Den biträdande räkenskapsföraren ska ersätta räkenskapsföraren om denne är frånvarande.
4. När tjänstemän och andra anställda vid Europeiska unionen fullgör uppdrag för Athenas räkning ska de fortsatt omfattas av de förordningar och föreskrifter som gäller dem.
5. Den personal som medlemsstaterna ställer till förfogande för Athena ska omfattas av samma regler som föreskrivs i rådets beslut om anställningsvillkoren för nationella experter som är utstationerade, och av de bestämmelser som deras nationella förvaltning och unionsinstitutionen eller Athena har enats om.
6. Athenas personal ska, innan de utnämns, ha beviljats personalsäkerhetsgodkännande för att få tillgång till rådets säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter minst upp till nivån Secret UE, eller beviljats motsvarande godkännande av en medlemsstat.
7. Förvaltaren får förhandla om och ingå överenskommelser med medlemsstaterna och unionens institutioner och organ i syfte att i förväg utse sådan personal som vid behov omedelbart kan ställas till Athenas förfogande.
KAPITEL 3
ADMINISTRATIVA ÖVERENSKOMMELSER OCH RAMAVTAL
Artikel 11
Administrativa överenskommelser och ramavtal
1. Administrativa överenskommelser får förhandlas fram med medlemsstater, Europeiska unionens institutioner och organ, tredjeländer och internationella organisationer, för att underlätta upphandlingen och/eller de ekonomiska aspekterna av det ömsesidiga stödet till operationerna på det mest kostnadseffektiva sättet.
2. Sådana överenskommelser ska
a)
underkastas samråd med den särskilda kommittén när de ingås med medlemsstaterna, unionens institutioner eller organ,
b)
föreläggas den särskilda kommittén för godkännande när de ingås med tredjeländer eller internationella organisationer.
3. Sådana överenskommelser ska undertecknas av förvaltaren eller, när så är lämpligt, respektive operationschef, på Athenas vägnar, och av de behöriga administrativa myndigheterna i de övriga parter som avses i punkt 1.
4. Ramavtal kan ingås för att underlätta upphandling på det mest kostnadseffektiva sättet. Sådana avtal ska föreläggas den särskilda kommittén för godkännande innan förvaltaren undertecknar dem och ska göras tillgängliga för medlemsstaterna och operationscheferna om dessa önskar använda sig av dem. Genom denna bestämmelse införs ingen skyldighet för någon medlemsstat att använda sig av eller upphandla varor eller tjänster på grundval av ett ramavtal.
Artikel 12
Permanenta och särskilda administrativa överenskommelser om arrangemangen för utbetalning av bidrag från tredjeländer
1. Inom ramen för de överenskommelser som ingås mellan Europeiska unionen och de tredjeländer som rådet angivit som tänkbara bidragsgivare till EU:s operationer, eller till en viss bestämd EU-operation, ska förvaltaren med dessa länder förhandla fram permanenta respektive särskilda administrativa överenskommelser. Dessa överenskommelser ska ingås genom skriftväxling mellan Athena och behöriga förvaltningsorgan i berörda tredjeländer, och fastställa de arrangemang som behövs för att underlätta snabb utbetalning av bidrag.
2. I avvaktan på ingående av överenskommelser enligt punkt 1 får förvaltaren vidta de åtgärder som behövs för att underlätta utbetalningar från bidragsgivande tredjeländer.
3. Förvaltaren ska i förväg underrätta den särskilda kommittén om de planerade överenskommelser som avses i punkt 1, innan denne undertecknar dem på Athenas vägnar.
4. När en militär operation inleds av unionen ska förvaltaren, för de bidragsbelopp som rådet beslutat om, genomföra överenskommelserna med de tredjeländer som bidrar till operationen.
KAPITEL 4
BANKKONTON
Artikel 13
Öppnande och ändamål
1. Bankkontona ska öppnas i ett högt ansett finansinstitut med huvudkontor i någon av unionens medlemsstater, i euro, och ska vara ett avistakonto eller ett konto med kort uppsägningstid. I vederbörligen motiverade undantagsfall, och efter godkännande av förvaltaren, får konton öppnas i finansinstitut med huvudkontor utanför medlemsstaterna.
2. I vederbörligen motiverade undantagsfall får konton öppnas i andra valutor än euro.
3. På dessa bankkonton ska bidragen från de bidragsgivande staterna sättas in. Bidragen ska användas till att betala de utgifter som förvaltas av Athena samt till att förskottera till operationschefen de medel som krävs för att de utgifter som rör de gemensamma kostnaderna för en militär operation ska kunna fullgöras.
Artikel 14
Förvaltning av medel
1. Alla utbetalningar från Athenas konto ska gemensamt undertecknas av förvaltaren eller en biträdande förvaltare å ena sidan, av räkenskapsföraren eller en biträdande räkenskapsförare å andra sidan.
2. Inget bankkonto får övertrasseras.
KAPITEL 5
GEMENSAMMA KOSTNADER
Artikel 15
Fastställande av gemensamma kostnader och finansieringsperioder för dessa
1. De gemensamma kostnader som förtecknas i bilaga I ska, oavsett när de uppstår, betalas av Athena. Om de tas upp under en budgetartikel där den operation anges till vilken de i första hand hänför sig, ska de betraktas som driftskostnader för operationen. I annat fall ska de betraktas som gemensamma kostnader som uppstår vid förberedandet av eller till följd av operationer.
2. Vidare ska Athena betala de gemensamma driftskostnader som förtecknas i bilaga II under perioden från och med det att krishanteringskonceptet för operationen har godkänts till dess att operationschefen har utnämnts. Under särskilda förhållanden får den särskilda kommittén, efter att ha hört Kusp, ändra den period under vilken dessa kostnader ska betalas av Athena.
3. Under det aktiva skedet av en operation, vilket sträcker sig från den tidpunkt då operationschefen utnämns till den dag då det militärstrategiska högkvarterets verksamhet upphör, ska Athena som gemensamma driftskostnader betala
a)
de gemensamma kostnader som förtecknas i bilaga III del A,
b)
de gemensamma kostnader som förtecknas i bilaga III del B, om rådet så beslutar,
c)
de gemensamma kostnader som förtecknas i bilaga III del C, när operationschefen så begär och den särskilda kommittén godkänner detta.
4. Under det aktiva skedet av en militär stödoperation, som den fastställts av rådet, ska Athena som gemensamma driftskostnader betala de gemensamma kostnader som fastställs av rådet från fall till fall, med hänvisning till bilaga III.
5. Även nödvändiga utgifter i samband med att en operation avslutas, enligt bilaga IV, ska anses utgöra gemensamma driftskostnader.
En operation är avslutad när den utrustning och infrastruktur som gemensamt finansierats för operationen nått sin slutdestination och räkenskaperna för operationen har godkänts.
6. Ingen utgift som uppstår för att täcka kostnader som ändå skulle ha burits av en eller flera bidragsgivande stater, en unionsinstitution eller en internationell organisation får, oavsett hur en operation organiseras, godkännas som gemensam kostnad.
7. Den särskilda kommittén får, från fall till fall, med hänsyn till särskilda omständigheter, besluta om att ytterligare kostnader än de som förtecknas i bilaga III del B ska anses utgöra gemensamma kostnader för en bestämd operation som är aktiv.
8. Om den särskilda kommittén inte når enhällighet, får denna på initiativ av ordförandeskapet överlämna frågan till rådet
Artikel 16
Övningar
1. De gemensamma kostnaderna för Europeiska unionens övningar ska finansieras genom Athena i enlighet med bestämmelser och förfaranden som liknar dem som används för operationer till vilka samtliga deltagande medlemsstater bidrar.
2. Dessa gemensamma övningskostnader ska i första hand bestå av extra kostnader för mobila eller fasta högkvarter och i andra hand av extra kostnader på grund av EU:s utnyttjande av Natos gemensamma medel och resurser som ställts till förfogande för en övning.
3. Gemensamma övningskostnader ska inte inbegripa kostnader för
a)
förvärv av anläggningstillgångar, inbegripet förvärv av byggnader, infrastruktur och utrustning,
b)
planering och förberedelser av övningar, om inte detta har godkänts av den särskilda kommittén,
c)
transport, baracker och inkvartering för styrkorna.
Artikel 17
Referensbelopp
Alla rådsbeslut genom vilka rådet beslutar att inleda eller förlänga en militära EU-operation ska innehålla ett referensbelopp för de gemensamma kostnaderna för operationen. Förvaltaren ska, med bistånd av i synnerhet unionens militära stab och, om denne innehar sitt uppdrag, operationschefen, uppskatta det belopp som anses vara nödvändigt för att täcka de gemensamma kostnaderna för operationen under den avsedda perioden. Förvaltaren ska via ordförandeskapet föreslå detta belopp för det rådsorgan som har i uppdrag att granska utkastet till beslut. Den särskilda kommitténs ledamöter ska inbjudas att delta i detta organs överläggningar om referensbeloppet.
KAPITEL 6
BUDGET
Artikel 18
Budgetprinciper
1. Budgeten, som ska upprättas i euro, är den akt där för varje budgetår samtliga inkomster och utgifter i samband med de gemensamma kostnader som förvaltas av Athena ska fastställas och godkännas.
2. Samtliga utgifter ska hänföras till en specifik operation utom, när så är lämpligt, i fråga om sådana kostnader som förtecknas i bilaga I.
3. De anslag som tas upp i budgeten ska beviljas för ett budgetår som börjar den 1 januari och slutar den 31 december samma år.
4. Budgetens inkomster och utgifter ska balansera varandra.
5. Alla inkomster och utgifter i samband med de gemensamma kostnaderna ska medföra att en budgetpost tillgodogörs eller belastas, inom ramen för de anslag som förts in där, med undantag för vad som anges i artikel 32.5.
Artikel 19
Årlig budget
1. Varje år ska förvaltaren upprätta ett budgetförslag för nästa budgetår, med bistånd av varje operationschef för dennes operation.
2. Förslaget ska innehålla
a)
de anslag som anses vara nödvändiga för att de täcka de gemensamma kostnader som uppstår vid förberedandet av eller till följd av operationerna,
b)
de anslag som anses vara nödvändiga för att täcka de gemensamma driftskostnaderna för pågående eller planerade operationer, inbegripet i förekommande fall för att återbetala gemensamma kostnader som har fått förtida finansiering av en stat eller tredje part,
c)
de preliminära anslag som avses i artikel 26,
d)
en beräkning av de inkomster som krävs för att täcka utgifterna.
3. Åtagande- och betalningsbemyndiganden ska indelas i avdelningar och kapitel alltefter utgifternas art eller ändamål och, om så är nödvändigt, också indelas i artiklar. Budgetförslaget ska innehålla detaljerade kommentarer för varje kapitel eller artikel. En särskild rubrik ska sättas för varje operation. En särskild rubrik ska utgöra den allmänna delen av budgeten och ska innehålla de gemensamma kostnader som uppstår vid förberedandet av eller till följd av operationer.
4. Varje rubrik får inrymma ett kapitel kallat ”preliminära anslag”. Sådana anslag ska införas om det av goda skäl råder osäkerhet angående storleken på de anslag som behövs eller angående användningsområdet för de införda anslagen.
5. Inkomsterna ska bestå av
a)
bidrag som inbetalas av deltagande och bidragsgivande medlemsstater och i förekommande fall av bidragsgivande tredjestater,
b)
övriga inkomster, fördelade på rubriker, inbegripet ränteintäkter och intäkter från försäljning samt utfallet från föregående budgetår, efter det att detta har fastställts av den särskilda kommittén.
6. Förvaltaren ska lägga fram budgetförslaget för den särskilda kommittén senast den 31 oktober. Den särskilda kommittén ska senast den 31 december godkänna budgetförslaget. Förvaltaren ska anta den godkända budgeten och underrätta de deltagande medlemsstaterna och de bidragsgivande staterna om detta.
Artikel 20
Ändringsbudgetar
1. I oundvikliga, exceptionella och oförutsedda fall, bland annat när en operation inleds under budgetåret, ska förvaltaren lägga fram ett förslag till ändringsbudget. Förslaget till ändringsbudget ska upprättas, föreslås, godkännas, antas och meddelas enligt det förfarande som gäller för den årliga budgeten. Den särskilda kommittén ska överlägga med beaktande av ärendets brådskande natur.
2. När förslaget till ändringsbudget följer av att en ny operation har inletts eller av att ändringar har gjorts i budgeten för en pågående operation, ska förvaltaren underrätta den särskilda kommittén om de planerade totalkostnaderna för operationen. Om dessa kostnader väsentligen överstiger det relevanta referensbeloppet, kan den särskilda kommittén begära att rådet godkänner det.
3. Ett förslag till ändringsbudget som följer av att en ny operation har inletts ska föreläggas den särskilda kommittén inom en period på fyra månader efter godkännandet av referensbeloppet, om inte den särskilda kommittén beslutar om en längre tidsfrist.
Artikel 21
Överföringar
1. Förvaltaren får, i förekommande fall på förslag av operationschefen, göra överföringar av anslag. Förvaltaren ska underrätta den särskilda kommittén om sin avsikt, om detta är möjligt med hänsyn till läget, minst en vecka i förväg. Ett förhandsgodkännande från den särskilda kommittén krävs emellertid om
a)
den planerade överföringen kommer att ändra totalsumman för anslagen för en operation, eller
b)
de planerade överföringarna mellan kapitel under budgetåret överskrider 10 % av anslagen i det kapitel i den antagna budgeten för budgetåret som anslagen förs från den dag då förslaget till överföring läggs fram.
2. Operationschefen får, om denne bedömer det vara nödvändigt för operationens framgångsrika genomförande, överföra anslag till operationen mellan artiklar och mellan kapitel i budgetdelen för ”gemensamma driftskostnader” under tre månader efter den dag då operationen inleddes. Operationschefen ska underrätta förvaltaren och den särskilda kommittén om detta.
Artikel 22
Överföring av anslag mellan budgetår
1. Anslag för att täcka de gemensamma kostnader som uppstår vid förberedandet av eller till följd av operationer som inte utnyttjats förfaller i princip vid budgetårets slut, om inget annat framgår av punkt 2.
2. Anslag avsedda att täcka kostnaderna för förvaring av materiel och utrustning som förvaltas av Athena får föras över en gång till påföljande budgetår, om motsvarande åtagande har gjorts före den 31 december innevarande budgetår. Anslag för att täcka de gemensamma driftskostnaderna får överföras när de behövs för en operation som ännu inte har slutförts.
3. Förvaltaren ska före den 15 februari förelägga den särskilda kommittén förslagen till överföringar av anslag från föregående budgetår som inte har tagits i anspråk. Dessa förslag ska anses vara godkända om inte den särskilda kommittén beslutar om annat före den 15 mars.
4. Anslag som har bundits upp genom åtaganden från föregående budgetår ska överföras, och förvaltaren ska underrätta den särskilda kommittén om detta senast den 15 februari.
Artikel 23
Förväntad användning
Så snart den årliga budgeten har godkänts, får anslagen användas för att täcka åtaganden och betalningar i den utsträckning som är nödvändigt operativt.
KAPITEL 7
BIDRAG OCH ÅTERBETALNINGAR
Artikel 24
Fastställande av bidragen
1. Betalningsbemyndiganden för de gemensamma kostnader som uppstår vid förberedandet av eller till följd av operationer vilka inte täcks av övriga inkomster ska finansieras genom bidrag från de deltagande medlemsstaterna.
2. Betalningsbemyndiganden till de gemensamma driftskostnaderna för en operation ska täckas genom bidrag från de bidragsgivande staterna.
3. De bidragsgivande medlemsstaternas bidrag till en operation ska uppgå till summan av de betalningsbemyndiganden som har tagits upp i budgeten och som är avsedda att täcka de gemensamma driftskostnaderna för den operationen, efter att ha avdragit summan av de bidrag till samma operation från bidragsgivande tredjestater enligt artikel 12.
4. Fördelningen av bidragen mellan de bidragsgivande medlemsstaterna ska fastställas enligt den på bruttonationalinkomsten (BNI) grundade fördelningsnyckel som anges i artikel 41.2 i EU-fördraget samt i enlighet med rådets beslut 2007/436/EG, Euratom av den 7 juni 2007 om systemet för Europeiska gemenskapernas egna medel (3), eller varje annat beslut av rådet som ersätter detta.
5. Uppgifterna för beräkning av bidragen ska vara de som anges i kolumnen ”Egna medel på grundval av BNI” i tabellen ”Sammanställning av finansieringen av den allmänna budgeten efter slag av egna medel och per medlemsstat” i unionens senast antagna allmänna budget. Varje bidragsgivande medlemsstats bidrag ska vara proportionellt mot dess andel av den medlemsstatens andel av bruttonationalinkomsten (BNI) av den sammanlagda BNI för de bidragsgivande medlemsstaterna.
Artikel 25
Tidsplan för erläggande av bidrag
1. När rådet har antagit ett referensbelopp för EU:s militära operation ska de bidragsgivande medlemsstaterna erlägga sina bidrag med 30 % av referensbeloppet, om inte rådet beslutar om en annan procentandel. Förvaltaren ska begära bidrag enligt de operativa behoven för operationen upp till den överenskomna nivån.
2. Den särskilda kommittén får på förslag av förvaltaren besluta att begära ytterligare bidrag innan en ändringsbudget för operationen antas. Den särskilda kommittén får besluta att hänskjuta frågan till rådets behöriga förberedande organ.
3. När en ändringsbudget har antagits för en viss operation, ska medlemsstaterna erlägga återstoden av de bidrag som de är skyldiga för operationen enligt artikel 24. Om den förväntade längden på operationen överstiger sex månader inom ett och samma budgetår, ska dock återstoden av bidragen betalas i två omgångar. I så fall ska den första betalningen göras inom 60 dagar efter det att operationen har inletts, och den andra betalningen inom en tidsfrist som den särskilda kommittén ska fastställa på förslag av förvaltaren och med beaktande av de operativa behoven. Den särskilda kommittén får göra avvikelser från bestämmelserna i denna punkt.
4. Förvaltaren ska genom en skrivelse översända en begäran om bidrag till de nationella förvaltningar vars adress meddelats denne när
a)
ett budgetförslag för ett budgetår har godkänts av den särskilda kommittén enligt artikel 19; den första begäran om bidrag täcker de operativa behoven för åtta månader; den andra begäran om bidrag täcker återstoden av bidragen, med beaktande av saldot för det föregående året, om den särskilda kommittén beslutade att ta upp detta saldo i innevarande års budget efter det att revisionsuttalandet mottagits,
b)
ett referensbelopp har antagits enligt artikel 25.1, eller
c)
en ändringsbudget har godkänts enligt artikel 20.
5. Utan att det påverkar tillämpningen av övriga bestämmelser i detta beslut ska bidragen erläggas inom 30 dagar efter det att motsvarande begäran om bidrag har avsänts, med undantag för den första begäran om bidrag för ett nytt budgetårs budget, där betalningsfristen ska vara 40 dagar efter det att motsvarande begäran om bidrag har avsänts.
6. De bidragsgivande staterna ska betala de bankavgifter som betalningen av respektive bidrag ger upphov till.
7. Förvaltaren ska bekräfta mottagandet av bidrag.
Artikel 26
Förtida finansiering
1. Vid Europeiska unionens militära snabbinsatser ska bidrag erläggas av bidragsgivande medlemsstater motsvarande referensbeloppet. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 25.3 ska bidragen erläggas enligt nedan.
2. För den förtida finansieringen av Europeiska unionens militära snabbinsatser ska de deltagande medlemsstaterna antingen
a)
erlägga bidrag till Athena i förskott eller
b)
om rådet beslutar att genomföra en EU-ledd militär snabbinsats till vars finansiering de bidrar, erlägga sina bidrag, motsvarande referensbeloppet, till de gemensamma kostnaderna för den insatsen inom fem dagar efter det att begäran om bidrag avsänts, om inte rådet beslutar något annat.
3. För ovannämnda syfte ska den särskilda kommittén med en företrädare för var och en av de medlemsstater som bidrar till förtida finansiering fastställa preliminära anslag i en särskild avdelning i budgeten. Dessa preliminära anslag ska täckas av de bidrag som ska erläggas av de medlemsstater som bidrar till förtida finansiering inom 90 dagar efter det att begäran om dessa bidrag avsänts.
4. Sådana preliminära anslag som avses i punkt 3 och som används för en operation ska fyllas på inom 90 dagar efter det att en begäran om bidrag avsänts.
5. Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 1 får en medlemsstat som bidrar till förtida finansiering under särskilda omständigheter bemyndiga förvaltaren att använda dess i förskott erlagda bidrag för att täcka dess bidrag till en annan operation som den deltar i, som inte är en snabbinsats. Det i förskott erlagda bidraget ska fyllas på av den berörda medlemsstaten inom 90 dagar efter det att begäran om bidrag avsänts.
6. När medel krävs för en annan operation än en snabbinsats innan tillräckliga bidrag till operationen har kommit in gäller följande:
a)
Bidrag som betalats i förskott av de medlemsstater som bidrar till operationen i fråga får användas, efter godkännande av de medlemsstater som bidrar till förtida finansiering, med upp till 75 % av sitt belopp för att täcka bidragen till den operationen. Det i förskott erlagda bidraget ska fyllas på av de förskottsbetalande medlemsstaterna inom 90 dagar efter det att begäran om bidrag avsänts.
b)
I det fall som avses i led a i denna punkt ska bidragen till operationen enligt artikel 25.1 från de medlemsstater som inte har bidragit till förtida finansiering, efter de berörda medlemsstaternas godkännande, betalas inom fem dagar efter det att förvaltaren har avsänt begäran om bidrag.
7. Utan hinder av vad som sägs i artikel 32.3 får operationschefen göra åtaganden om och betala ut de belopp som har gjorts tillgängliga.
8. En medlemsstat får ändra sitt beslut genom att underrätta förvaltaren minst tre månader i förväg.
9. Räntan på den förtida finansieringen kommer att fördelas årligen till de medlemsstater som har bidragit till förtida finansiering och läggas till deras preliminära anslag. Dessa medlemsstater kommer att underrättas om beloppen i det årliga förfarandet för godkännande av budgeten.
Artikel 27
Återbetalning av förtida finansiering
1. En medlemsstat, en tredjestat eller i förekommande fall en internationell organisation som har erhållit rådets godkännande för förtida finansiering av en del av de gemensamma kostnaderna för en operation, kan få denna återbetald av Athena genom att göra en ansökan åtföljd av erforderliga handlingar till förvaltaren senast två månader efter det att operationen i fråga har avslutats.
2. Ingen ansökan om återbetalning får beviljas om den inte har godkänts av operationschefen, om denne fortfarande innehar sitt uppdrag, och förvaltaren.
3. Om en ansökan om återbetalning som har gjorts av en bidragsgivande stat beviljas, får återbetalningen dras av från närmast följande begäran om bidrag från förvaltaren till den staten.
4. Om ingen begäran om bidrag planeras när ansökan beviljas eller om den beviljade återbetalningsansökan överskrider det planerade bidraget, ska förvaltaren, med beaktande av Athenas likviditet och den finansiering av de gemensamma kostnaderna som krävs för den berörda operationen, inom 30 dagar erlägga återbetalningsbeloppet.
5. Återbetalningar ska förfalla till betalning i enlighet med detta beslut även om operationen inställs.
6. Återbetalningar ska innefatta ränta på det belopp som gjorts tillgängligt genom förhandsfinansiering.
Artikel 28
Förvaltning genom Athena av utgifter som inte ingår i de gemensamma kostnaderna
1. Den särskilda kommittén får på förslag av förvaltaren, och med bistånd av operationschefen eller en medlemsstat besluta att den administrativa förvaltningen av vissa utgifter i samband med en operation (nedan kallade kostnader som bärs av staterna) ska övertas av Athena men att ansvaret förblir respektive medlemsstats.
2. Den särskilda kommittén får i sitt beslut bemyndiga operationschefen att på de i en operation deltagande medlemsstaternas vägnar och, när så är lämpligt, på tredje parters vägnar, ingå avtal om tjänster och varor som ska finansieras som kostnader som bärs av staterna.
3. Den särskilda kommittén ska i sitt beslut fastställa formerna för förtida finansiering av kostnader som bärs av staterna.
4. Athena ska för varje medlemsstat och, när så är lämpligt, för tredje parter, sköta bokföringen av de kostnader som Athena förvaltar och som bärs av staterna. Athena ska varje månad översända till varje medlemsstat och, när så är lämpligt, tredje parter, en sammanställning av dess eller dess personals upplupna kostnader under föregående månad som staten ansvarar för och begära nödvändiga medel för betalning av dessa. Medlemsstaterna och, när så är lämpligt, tredje parter, ska till Athena betala de medel de anmodats erlägga inom 30 dagar efter avsändandet av betalningsanmodan.
Artikel 29
Dröjsmålsränta
1. Om en stat inte fullgör sina finansiella skyldigheter, ska unionsreglerna enligt artikel 71 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (4) om dröjsmålsränta på betalningar av bidragen till EU:s allmänna budget tillämpas på samma sätt som på dessa.
2. Om betalningen är försenad med högst tio dagar ska inte någon dröjsmålsränta tas ut. Om betalningen är försenad med mer än tio dagar ska dröjsmålsränta tas ut för hela tiden.
KAPITEL 8
VERKSTÄLLANDE AV UTGIFTERNA
Artikel 30
Principer
1. Anslagen till Athena ska användas i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning, dvs. sparsamhet, ändamålsenlighet och effektivitet.
2. Athenas inkomster och utgifter ska hanteras av utanordnare i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning, så att genomförandet blir lagligt och korrekt. För att kunna göra utbetalningar måste utanordnarna göra budgetmässiga och rättsliga åtaganden, kontrollera och godkänna utgifter samt vidta de förberedelser som krävs för användning av anslagen. En utanordnare får delegera sina uppgifter genom ett beslut som fastställer
a)
lämplig nivå på de personer till vilka uppgifterna har delegerats,
b)
räckvidden av de delegerade befogenheterna och
c)
möjligheterna för de personer till vilka befogenheter har delegerats att i sin tur delegera befogenheter.
3. Att anslagen betalas ut i enlighet med principen om åtskillnad mellan utanordnarens och räkenskapsförarens funktioner ska säkerställas. Uppgifterna som utanordnare ska vara oförenliga med uppgifterna som räkenskapsförare. Varje betalning som görs med medel som förvaltas av Athena ska undertecknas av såväl en utanordnare som en räkenskapsförare.
4. När hanteringen av gemensamma utgifter anförtros en medlemsstat, en unionsinstitution eller i förekommande fall en internationell organisation, ska den staten, institutionen eller organisationen tillämpa de regler som gäller för hantering av egna utgifter, dock utan att bestämmelserna i detta beslut åsidosätts. När förvaltaren själv hanterar utgifterna ska denne iaktta de regler som gäller för genomförandet av avdelningen ”Rådet” i Europeiska unionens allmänna budget.
5. Förvaltaren får dock för ordförandeskapet lägga fram punkter som kan ingå i förslag till regler för hanteringen av gemensamma utgifter, vilka ska läggas fram för rådet eller för den särskilda kommittén.
6. Den särskilda kommittén får godkänna bestämmelser för hanteringen av de gemensamma utgifterna som avviker från punkt 4.
Artikel 31
Gemensamma kostnader som uppstår vid förberedandet av eller till följd av operationer eller som inte direkt kan hänföras till en viss operation
Förvaltaren ska tjänstgöra som utanordnare av utgifterna för gemensamma kostnader som uppstår vid förberedandet av eller till följd av operationer samt för gemensamma kostnader som inte direkt kan hänföras till en viss operation.
Artikel 32
Gemensamma driftskostnader
1. Operationschefen ska tjänstgöra som utanordnare av utgifterna för de gemensamma driftskostnaderna för den operation som denne leder. Förvaltaren ska emellertid tjänstgöra som utanordnare av utgifterna för de gemensamma driftskostnader som uppstår under det förberedande skedet av en viss operation, som genomförs direkt av Athena eller hänför sig till operationen efter det att dess aktiva skede avslutats.
2. Förvaltaren ska från Athenas bankkonto på operationschefens begäran till denne överföra de belopp som är nödvändiga för hanteringen av utgifterna för en operation till det bankkonto som öppnats i Athenas namn och om vilket operationschefen har lämnat uppgift.
3. Med avvikelse från artikel 18.5 ska antagandet av ett referensbelopp ge förvaltaren och operationschefen rätt att inom sitt respektive behörighetsområde göra åtaganden om och betala utgifter för den berörda operationen upp till den procentandel av referensbeloppet som godkänts enligt artikel 25.1, om inte rådet beslutar om en högre nivå för åtaganden.
Den särskilda kommittén får, på förslag av förvaltaren eller operationschefen och med beaktande av hur nödvändigt och angeläget det är ur operativ synvinkel, besluta att åtaganden om, och vid behov betalning av, ytterligare utgifter får göras. Den särskilda kommittén får besluta att via ordförandeskapet hänskjuta frågan till rådets behöriga förberedande organ, om inte operativa omständigheter kräver annat. Detta undantag ska upphöra att tillämpas från och med den dag då budgeten för den aktuella operationen antas.
4. Under den period som föregår antagandet av en budget för en operation, ska förvaltaren och operationschefen, eller dennes företrädare, varje månad lämna redogörelse till den särskilda kommittén om de utgifter som kan betraktas som gemensamma kostnader för operationen, varvid var och en av dem ska redogöra för de frågor som gäller denne. På förslag av förvaltaren, operationschefen eller en medlemsstat får den särskilda kommittén utfärda direktiv om verkställandet av utgifterna under den perioden.
5. Med avvikelse från artikel 18.5 får operationschefen i de fall då det föreligger omedelbar fara för livet för den personal som medverkar i någon av EU:s militära operationer, betala ut de utgifter som krävs för att skydda personalens liv, utöver de anslag som tagits upp i budgeten. Operationschefen ska snarast möjligt underrätta förvaltaren och den särskilda kommittén om detta. I detta fall ska förvaltaren i samverkan med operationschefen föreslå nödvändiga överföringar för att finansiera dessa oförutsedda utgifter. Om det inte är möjligt att säkerställa tillräcklig finansiering av dessa utgifter genom överföring, ska förvaltaren föreslå en ändringsbudget.
KAPITEL 9
SLUTDESTINATION FÖR DEN UTRUSTNING OCH INFRASTRUKTUR SOM FINANSIERAS GEMENSAMT
Artikel 33
Utrustning och infrastruktur
1. Operationschefen ska inför avvecklingen av den operation som leds av denne föreslå en slutdestination för den utrustning och infrastruktur som finansierats gemensamt för operationen. Operationschefen ska i den mån det behövs fastställa den tillämpliga värdeminskningsgraden.
2. Förvaltaren ska förvalta den utrustning och infrastruktur som kvarstår efter det att operationens aktiva skede avslutats, i syfte att vid behov finna en slutdestination för denna. Förvaltaren ska i den mån det behövs fastställa den tillämpliga värdeminskningsgraden.
3. Värdeminskningsgraden för utrustning, infrastruktur och andra tillgångar ska snarast möjligt godkännas av den särskilda kommittén.
4. Den särskilda kommittén ska godkänna slutdestinationen för gemensamt finansierad utrustning och infrastruktur med beaktande av operativa behov och ekonomiska kriterier. Slutdestinationen kan vara följande:
a)
För infrastruktur, säljas eller via Athena överlåtas till värdlandet, en medlemsstat eller tredje part.
b)
För utrustning, antingen säljas via Athena till en medlemsstat, värdlandet eller tredje part eller lagras och underhållas av Athena, en medlemsstat eller tredje part, för användning i en efterföljande operation.
5. Försäljning av utrustning och infrastruktur ska ske till marknadsvärdet eller, om marknadsvärdet inte kan fastställas, till ett rättvist och skäligt pris med beaktande av specifika lokala förhållanden.
6. Försäljning eller överlåtelse till värdlandet eller tredje part ska genomföras i överensstämmelse med relevanta gällande säkerhetsregler.
7. När det beslutas att Athena ska behålla utrustning som finansierats gemensamt för en operation, kan de bidragsgivande medlemsstaterna kräva ekonomisk ersättning av övriga deltagande medlemsstater. Den särskilda kommittén, som är sammansatt av företrädare för samtliga deltagande medlemsstater, ska på förvaltarens förslag fatta lämpliga beslut härom.
KAPITEL 10
REDOVISNING OCH INVENTARIEFÖRTECKNING
Artikel 34
Redovisning av gemensamma driftskostnader
Operationschefen ska föra räkenskaper över de överföringar denne tar emot från Athena, de utgiftsåtaganden som denne har ingått och de betalningar som gjorts och inkomster som erhållits samt upprätta en inventarieförteckning över lös egendom som finansierats via Athenabudgeten och som används i den operation denne leder.
Artikel 35
Konsoliderade räkenskaper
1. Räkenskapsföraren ska föra räkenskaper över begärda bidrag och verkställda överföringar. Dessutom ska räkenskapsföraren upprätta räkenskaper över de gemensamma kostnader som uppstår vid förberedandet av eller till följd av operationer samt över driftsutgifter och inkomster som verkställts under förvaltarens direkta ansvar.
2. Räkenskapsföraren ska upprätta konsoliderade räkenskaper över Athenas inkomster och utgifter. Varje operationschef ska för detta ändamål till räkenskapsföraren översända räkenskaper över de utgiftsåtaganden operationschefen har ingått och de betalningar denne har verkställt, samt över de inkomster som erhållits.
KAPITEL 11
REVISION OCH KONTOREDOVISNING
Artikel 36
Periodisk rapportering till den särskilda kommittén
Förvaltaren ska för den särskilda kommittén var tredje månad lägga fram en redovisning över hanteringen av inkomster och utgifter sedan början av budgetåret. För detta ändamål ska varje operationschef förelägga förvaltaren en rapport över utgifterna för de gemensamma driftskostnaderna för den operation denne leder.
Artikel 37
Villkor för genomförande av kontroller
1. De personer som ansvarar för revision av Athenas inkomster och utgifter ska innan de genomför sitt uppdrag ha beviljats personalsäkerhetsgodkännande för att få tillgång till rådets säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter minst upp till nivån Secret UE, eller beviljats motsvarande godkännande av en medlemsstat eller Nato, alltefter omständigheterna. Dessa personer ska se till att informationens konfidentialitet och skyddet av de uppgifter de får kännedom om under revisionsuppdraget respekteras i enlighet med de regler som gäller för denna information och dessa uppgifter.
2. De personer som ansvarar för revision av Athenas inkomster och utgifter ska utan dröjsmål och utan anmälan i förväg få tillgång till de handlingar och till innehållet i all datorbaserad information om dessa inkomster och utgifter samt ha tillträde till de lokaler där dessa handlingar och datamedier förvaras. De får ta kopior. De personer som medverkar till hanteringen av Athenas inkomster och utgifter ska ge förvaltaren och de personer som ansvarar för revision av dessa inkomster och utgifter den hjälp som är nödvändig för att de ska kunna fullgöra sitt uppdrag.
Artikel 38
Extern revision
1. När en medlemsstat, en unionsinstitution eller en internationell organisation har anförtrotts hanteringen av utgifterna för Athena ska den staten, institutionen eller organisationen tillämpa de regler som gäller för revision av egna utgifter.
2. Förvaltaren eller de personer denne utser får emellertid vid vilken tidpunkt som helst genomföra en revision av de gemensamma kostnader som uppkommer vid förberedandet av eller till följd av operationer eller av de gemensamma driftskostnaderna för en operation. Dessutom kan den särskilda kommittén, på förslag från förvaltaren eller en medlemsstat, vid vilken tidpunkt som helst utse externa revisorer, vars uppdrag och arbetsvillkor ska fastställas av kommittén.
3. För de externa revisionerna ska ett kollegium med sex revisorer inrättas. Den särskilda kommittén ska utse medlemmar av kollegiet för en period på tre år, som kan förnyas en gång, bland kandidater som föreslås av medlemsstaterna. Den särskilda kommittén får förlänga en medlems mandat med upp till sex månader.
Kandidaterna ska vara medlemmar av det högsta nationella revisionsorganet i en medlemsstat eller vara rekommenderade av det organet och ska erbjuda tillräckliga säkerhetsgarantier och garantier för oberoende. De ska vid behov kunna stå till förfogande för att utföra uppdrag för Athenas räkning. Vid utförandet av dessa uppdrag
a)
ska medlemmarna i kollegiet fortsatt avlönas av sitt ursprungliga revisionsorgan, medan Athena betalar deras kostnader i samband med tjänsteresa i överensstämmelse med de regler som är tillämpliga på tjänstemän inom Europeiska unionen i motsvarande lönegrad,
b)
får medlemmarna begära och motta instruktioner endast från den särskilda kommittén; inom sitt mandat ska kollegiet av revisorer och dess medlemmar vara helt oberoende och endast ha ansvar för genomförandet av den externa revisionen,
c)
ska medlemmarna avlägga rapport om sitt uppdrag endast till den särskilda kommittén,
d)
ska medlemmarna både under budgetåret och i efterhand, genom kontroller både på plats och av verifikationer, kontrollera att de utgifter som finansieras eller finansieras i förväg av Athena har utbetalats i överensstämmelse med tillämplig lagstiftning och principerna för en sund ekonomisk förvaltning, dvs. sparsamhet, ändamålsenlighet och effektivitet, och att den interna kontrollen är tillräcklig.
Kollegiet av revisorer ska varje år välja ordförande bland sina medlemmar eller att förlänga ordförandens uppdrag. Det ska anta tillämpliga regler för de revisioner som medlemmarna genomför i överensstämmelse med högsta internationella standard. Kollegiet av revisorer ska godkänna de av medlemmarna upprättade revisionsrapporterna innan de överlämnas till förvaltaren och den särskilda kommittén.
4. Den särskilda kommittén får från fall till fall och efter särskild motivering besluta att anlita andra externa organ.
5. Kostnaderna för de revisioner som revisorerna genomför på Athenas vägnar ska betraktas som gemensamma kostnader som ska belasta Athena.
Artikel 39
Intern revision
1. På förslag av förvaltaren och efter att ha informerat den särskilda kommittén ska rådets generalsekreterare utse en internrevisor för Athenamekanismen och minst en biträdande internrevisor för en period av tre år, som kan förlängas en gång; internrevisorerna ska ha nödvändiga yrkeskvalifikationer och erbjuda tillräckliga säkerhetsgarantier och garantier för oberoende. Internrevisorn får varken vara utanordnare eller räkenskapsförare och får inte delta i utarbetandet av redovisningar.
2. Internrevisorn ska rapportera till förvaltaren om riskhantering genom att utarbeta oberoende yttranden om förvaltnings- och kontrollsystemens kvalitet och genom att utfärda rekommendationer för att förbättra den interna kontrollen av operationerna och främja en sund ekonomisk förvaltning. Denne ska särskilt ansvara för att bedöma de interna förvaltningssystemens lämplighet och effektivitet samt avdelningarnas resultat när det gäller att genomföra politik och uppnå mål i förhållande till de risker som är förenade med dem.
3. Internrevisorn ska utföra sina uppgifter inom samtliga avdelningar som deltar i att kräva in Athenas inkomster eller i verkställandet av de utgifter som finansieras genom Athena.
4. Internrevisorn ska, beroende på vad som är lämpligt, genomföra en eller flera revisioner under budgetåret. Denne ska rapportera till förvaltaren och underrätta operationschefen om sina slutsatser och rekommendationer. Operationschefen och förvaltaren ska se till att åtgärder vidtas för att följa upp internrevisorns rekommendationer.
5. Förvaltaren ska varje år redovisa det interna revisionsarbetet för den särskilda kommittén och med uppgift om antal och typ av internrevisioner som genomförts, iakttagelser som gjorts, rekommendationer som lämnats och åtgärder som vidtagits för att följa upp dessa rekommendationer.
6. Dessutom ska varje operationschef ge internrevisorn fullständigt tillträde till den operation som denne leder. Internrevisorn ska kontrollera att systemen och förfarandena för genomförande av budgeten fungerar väl och sörja för fungerande solida och effektiva interna kontrollsystem.
7. Internrevisorns arbete och redovisningar ska göras tillgängliga för revisorskollegiet med alla tillhörande verifikationer
Artikel 40
Årlig redovisning och avslutning av räkenskaperna
1. Varje operationschef ska senast den 31 mars det år som följer på budgetåret, eller inom fyra månader efter det att den operation som denne leder har avslutats, beroende på vilket som inträffar först, lämna Athenas räkenskapsförare den information som behövs för upprättandet av årsredovisningen för gemensamma kostnader, årsredovisningen för utgifter med förtida finansiering och som har återbetalats i enlighet med artikel 28 och den årliga verksamhetsrapporten.
2. Förvaltaren ska, med hjälp av räkenskapsföraren och varje operationschef, senast den 15 maj det år som följer på budgetåret upprätta och för den särskilda kommittén och kollegiet av revisorer lägga fram årsredovisningen och den årliga verksamhetsrapporten.
3. Senast åtta veckor efter det att årsredovisningen överlämnats ska kollegiet av revisorer överlämna ett revisionsuttalande till den särskilda kommittén, och förvaltaren ska, med hjälp av räkenskapsföraren och varje operationschef, till den särskilda kommittén överlämna Athenas reviderade årsredovisning.
4. Senast den 30 september det år som följer på budgetåret ska kollegiet av revisorer överlämna en årlig revisionsapport till den särskilda kommittén, som ska granska revisionsrapporten, revisionsuttalandet och årsredovisningen i syfte att bevilja ansvarsfrihet för förvaltaren, räkenskapsföraren och varje operationschef.
5. De samlade räkenskaperna och inventarieförteckningen ska på respektive nivå bevaras av räkenskapsföraren och varje operationschef under fem år från och med den dag då motsvarande ansvarsfrihet beviljades. När en operation är avslutad ska operationschefen se till att de samlade räkenskaperna och inventarieförteckningen överlämnas till räkenskapsföraren.
6. Den särskilda kommittén ska fatta beslut om att genom en ändringsbudget, i budgeten för påföljande budgetår, ta upp saldot för ett budgetår vars räkenskaper har godkänts, som inkomst eller utgift beroende på omständigheterna. Den särskilda kommittén får dock besluta att ta upp det ovannämnda saldot först efter att ha mottagit revisorskollegiets revisionsuttalande.
7. Den del av saldot från ett budgetår som härrör från användningen av anslag avsedda att täcka gemensamma kostnader som uppkommer vid förberedandet av eller till följd av operationer, ska balanseras mot nästa bidrag från de deltagande medlemsstaterna.
8. Den del av saldot som härrör från användningen av anslag avsedda att täcka gemensamma driftskostnader för en viss operation, ska balanseras mot nästa bidrag från de medlemsstater som bidragit till den operationen.
9. Om återbetalningen inte kan göras genom avdrag från bidragen till Athena, ska saldot återbetalas till berörd medlemsstat i enlighet med det BNI-grundade beloppet för återbetalningsåret.
10. Varje medlemsstat som deltar i operationen får senast den 31 mars varje år, i tillämpliga fall genom operationschefen, informera förvaltaren om de ytterligare kostnader som den under det föregående budgetåret har haft för operationen. Denna information ska delas upp så att de huvudsakliga kostnadsdelarna framgår. Förvaltaren ska sammanställa informationen för att ge den särskilda kommittén en översikt över de extra kostnaderna för operationen.
Artikel 41
Avslutning av räkenskaperna för en operation
1. När en operation är avslutad kan den särskilda kommittén på förslag av förvaltaren eller en medlemsstat besluta att förvaltaren med hjälp av räkenskapsföraren och operationschefen ska förelägga den särskilda kommittén årsredovisningen för denna operation fram till minst den dag den avslutades och om möjligt fram till den dag den avvecklades. Den utsatta tidsfristen för förvaltaren får inte understiga fyra månader från den dag operationen avslutades.
2. Om årsredovisningen inte inom den utsatta tidsfristen kan omfatta de inkomster och utgifter som är förbundna med operationens avslutande, ska dessa återfinnas i årsredovisningen för Athena och ska granskas av den särskilda kommittén inom ramen för förfarandet enligt artikel 40.
3. Den särskilda kommittén ska på grundval av ett uttalande från revisorskollegiet godkänna den årsredovisning för operationen som har lagts fram för kommittén. Den ska bevilja ansvarsfrihet för förvaltaren, räkenskapsföraren och varje operationschef för den berörda operationen.
4. Om återbetalning inte kan ske genom avdrag från bidragen till Athena, ska saldot återbetalas till berörd medlemsstat i enlighet med det NGI-grundade beloppet för återbetalningsåret.
KAPITEL 12
ÖVRIGA BESTÄMMELSER
Artikel 42
Ansvar
1. Villkoren för det disciplinära och det straffrättsliga ansvaret för operationschefen, förvaltaren och annan personal som ställts till förfogande särskilt av unionens institutioner eller medlemsstaterna ska, i händelse av allvarligt fel eller försummelse vid genomförandet av budgeten, styras av tjänsteföreskrifterna eller de avtal som är tillämpliga på dem. Vidare kan Athena på eget initiativ eller på begäran av en bidragsgivande stat inleda civilrättsliga förfaranden mot ovannämnd personal.
2. Inte i något fall kan unionen eller rådets generalsekreterare ställas till ansvar av en bidragsgivande stat på grund av hur förvaltaren, räkenskapsföraren eller deras personal utför sina uppgifter.
3. Det avtalsrättsliga ansvar som kan uppkomma genom avtal som ingåtts i samband med genomförandet av budgeten ska täckas av de bidragsgivande staterna via Athena. Detta ansvar ska omfattas av den lagstiftning som är tillämplig på avtalen i fråga.
4. När det gäller utomobligatoriskt ansvar ska eventuella skador som vid utförandet av uppgifterna har orsakats av det militärstrategiska högkvarteret, styrkehögkvarteret och det taktiska kommandot i strukturen för krishanteringen, vars sammansättning ska godkännas av operationschefen, eller av tillhörande personal täckas av de bidragsgivande staterna via Athena, i enlighet med de allmänna principer som är gemensamma i medlemsstaternas lagstiftning och tjänsteföreskrifterna för styrkorna, som är tillämpliga på insatsområdet.
5. Inte i något fall kan unionen eller medlemsstaterna ställas till ansvar av en bidragsgivande stat för avtal som ingåtts inom ramen för genomförandet av budgeten eller för skada som vid utförandet av uppgifterna orsakats av enheter och avdelningar i strukturen för krishanteringen, vars sammansättning ska beslutas av operationschefen, eller av tillhörande personal.
Artikel 43
Förnyad granskning och översyn
Hela eller delar av detta beslut och dess bilagor ska vid behov ses över på begäran av en medlemsstat eller efter varje operation. Det ska ses över minst vart tredje år. Vid den förnyade granskningen eller översynen får alla experter anlitas som kan bidra till arbetet, särskilt Athenas förvaltningsorgan.
Artikel 44
Upphävande
Beslut 2008/975/Gusp ska upphöra att gälla.
Artikel 45
Ikraftträdande
Detta beslut träder i kraft samma dag som det antas.
Utfärdat i Bryssel den 19 december 2011.