ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 110/2014 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно модел на финансов регламент за органите, осъществяващи публично-частно партньорство, посочени в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 209 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Въз основа на опита от институционализирането на ПЧП като органи на Съюза съгласно член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (2) Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 въведе допълнителни категории публично-частни партньорства с цел да се увеличи изборът на инструменти и да се включат органи, чиито правила са по-гъвкави и достъпни за частните партньори от правилата, приложими за институциите на Съюза. Сред тези допълнителни категории са органите, посочени в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, на които е възложено осъществяването на публично-частно партньорство (наричани по-долу „органи за ПЧП“).
(2)
С цел да се гарантира доброто финансово управление на средствата на Съюза и да се позволи на органите за ПЧП да приемат свои собствени финансови правила, е необходимо да се приеме примерен финансов регламент за тези органи.
(3)
Органите за ПЧП следва да съставят и прилагат своя бюджет в съответствие с бюджетните принципи на единство, точност на бюджета, годишност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол и прозрачност.
(4)
С цел да се осигури цялостното изпълнение на задачите и дейностите на органа за ПЗП, той следва да може да вписва неизползваните бюджетни кредити за дадена година в прогнозата за приходите и разходите за следващите три финансови години.
(5)
Тъй като средствата на Съюза, предоставени на разположение на органа за ПЧП, следва да бъдат изпълнявани при непряко управление, предвидено в член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, разпоредбите относно финансовото планиране и докладване следва да бъдат съвместими с метода на непряко управление на изпълнението на бюджета. Освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета по отношение на вноската на Съюза за органите за ПЧП следва да бъде част от освобождаването, предоставено от страна на Европейския парламент на Комисията във връзка с изпълнението на бюджета на Съюза. Следователно адекватното годишно докладване, включително подаването на декларация за управлението, следва да се предоставя в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, което ще позволи на Комисията по-добре да поеме своите отговорности във връзка с освобождаването от отговорност.
(6)
Необходимо е да се определят правомощията и отговорностите на счетоводителя и на разпоредителите с бюджетни кредити, като се отчита публично-частният характер на органите за ПЧП. Разпоредителите с бюджетни кредити носят цялата отговорност за всички приходни и разходни операции, които се извършват под тяхно ръководство, и следва да носят отговорност за своите действия, включително при необходимост чрез дисциплинарни мерки.
(7)
Необходимо е да се изяснят функциите за вътрешен одит и вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органите за ПЧП следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одит, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Следва да се въведат разпоредби за установяването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(8)
За да се гарантира, че всеки орган е отговорен за изпълнението на своя бюджет и се придържа към възложените му цели при неговото създаване, на органите за ПЧП следва да бъде разрешено за изпълнението на възложените им задачи да наемат външни частноправни органи само когато е необходимо, а не за задачи, включващи задача за обществена услуга или всяко друго взимане на решение по собствено усмотрение.
(9)
Принципите, които трябва да се спазват по отношение на приходните и разходните операции на органа за ПЧП, следва да бъдат определени.
(10)
Предвид публично-частния характер на органите за ПЧП, и по-специално на вноските на частния сектор в бюджета на органа за ПЧП, следва да бъдат разрешени гъвкави процедури за възлагане на обществени поръчки. Съответните процедури следва да са съобразени с принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация и отчасти да се отклоняват от съответните разпоредби, установени в Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 (3). Необходимо е да се осигурят по-добри и по-евтини доставки на стоки и услуги, както и да се избягват прекомерните разходи в управлението на процедурите за възлагане на обществени поръчки чрез засилено сътрудничество между членовете на органите за ПЧП. Затова органите за ПЧП също следва да имат възможност да сключват договори, без да прибягват до процедура за възлагане на обществена поръчка, със своите членове, които са различни от Съюза, за доставката на стоки, предоставянето на услуги или извършването на работа, които тези членове предоставят пряко, без да прибягват до трети страни.
(11)
С цел подобряване на икономическата ефективност следва да бъде предоставена възможността за споделяне на услуги или за прехвърлянето им на друг орган или на Комисията, по-специално като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или за част от задачите на счетоводителя на органа за ПЧП.
(12)
За оценяване на заявленията за безвъзмездни средства, проектите и офертите и за предоставяне на становища и съвети в специфични случаи органите за ПЧП следва да бъдат в състояние да използват външни експерти. Тези експерти следва да бъдат избирани в съответствие с принципите на недопускане на дискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
(13)
При отпускането на безвъзмездни средства и награди следва да се прилагат съответните разпоредби на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 при спазване на специфичните разпоредби на учредителния акт на органа за ПЧП или на основния акт на програмата, чието изпълнение е поверено на органа за ПЧП, с цел да гарантира съгласувано прилагане на действията, които се управляват пряко от Комисията.
(14)
Когато сметките на органите за ПЧП трябва да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводните правила, прилагани от органите за ПЧП, следва да позволяват подобно консолидиране.
(15)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите за ПЧП от 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБХВАТ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните принципи, въз основа на които органът, осъществяващ публично-частно партньорство (наричан по-долу „орган за ПЧП“), приема свои финансови правила. Финансовите правила на органа за ПЧП не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради неговите специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията в съответствие с член 209, четвърта алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Всеки орган за ПЧП приема подробни разпоредби за прилагането на тези принципи в своите финансови правила.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„управителен съвет“ означава главния вътрешен орган на органа за ПЧП, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния инструмент за органа за ПЧП,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа за ПЧП като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния инструмент за органа за ПЧП,
-
„член“ означава член на органа за ПЧП в съответствие с неговия учредителен акт,
-
„учредителен инструмент“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа за ПЧП,
-
„бюджет на органа за ПЧП“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза.
Член 3
Обхват на бюджета
Бюджетът на органа за ПЧП се състои от:
а)
приходите на органа за ПЧП, които включват:
i)
финансовите вноски на неговите членове за административните разходи;
ii)
финансовите вноски на неговите членове за оперативните разходи;
iii)
приходите, заделени за конкретни разходни позиции;
iv)
всякакви приходи, реализирани от органа за ПЧП;
б)
разходите на органа за ПЧП, включително административните разходи.
ГЛАВА 2
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
Член 4
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
Член 5
Принципи на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа за ПЧП.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа за ПЧП.
3. В бюджета на органа за ПЧП могат да се записват бюджетни кредити само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа за ПЧП, не се дължат на органа за ПЧП.
Член 6
Принцип на ежегодност
1. Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа за ПЧП, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
4. За административните бюджетни кредити разходите не надвишават приходите, очаквани за година, както е посочено в член 3, буква а), подточка i).
5. Като се имат предвид нуждите на органа за ПЧП, неизползваните бюджетни кредити могат да бъдат вписани в прогнозата за приходите и разходите за следващите три финансови години. Тези бюджетни кредити трябва да се усвояват първи.
6. Параграфи 1-5 не възпрепятстват бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, да бъдат разделени за няколко години под формата на годишни вноски, когато това е предвидено в учредителния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 7
Принцип на балансираност
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетни кредити за поети задължения не превишават съответната годишна вноска на Съюза, посочена в споразумението за годишния трансфер на средства, сключено с Комисията, плюс годишните вноски от членове, различни от Съюза, всички други приходи, посочени в член 3, и сумата на неизползваните бюджетни кредити, посочени в член 6, параграф 5.
3. Органът за ПЧП не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа за ПЧП.
4. Ако бюджетният резултат е положителен, той се вписва в бюджета за следващата финансова година като приход.
Ако бюджетният резултат е отрицателен, той се вписва в бюджета за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания.
Член 8
Принцип на разчетна единица
Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на паричните потоци, счетоводителят има право да извършва операции в други валути, както е установено във финансовите правила на органа за ПЧП.
Член 9
Принцип на универсалност
1. Без да се засяга параграф 2, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции при спазване на специфичните разпоредби във финансовите правила на органа за ПЧП относно случаите, в които някои приспадания може да се направят от заявките за плащане, които след това се предават за плащане на нетната сума.
2. Приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания, се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
3. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа за ПЧП, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
Приемането на дарения, при които може да има значителни финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет, който взема решение в срок два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет не вземе решение в посочения срок, дарението се смята за прието.
Сумата, над която съответните финансови тежести се считат за значителни, се определя с решение на управителния съвет.
Член 10
Принцип на специфичност
1. Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели поне по дялове и глави.
2. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити от една глава в друга без ограничения и от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът.
Над границата, посочена в първа алинея, директорът може да предложи на управителния съвет трансфери на бюджетни кредити от един дял в друг. Управителният съвет има три седмици, за да се противопостави на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички трансфери, извършени съгласно първа алинея.
Член 11
Принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа за ПЧП за осъществяване на неговите дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа за ПЧП, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението по всяка от дейностите и информацията се предоставя на управителния съвет от директора ежегодно и най-късно в документите, придружаващи проектобюджета на органа за ПЧП.
4. Освен ако учредителният не акт предвижда оценките да бъдат извършвани от Комисията, с цел подобряване на процеса на вземане на решения, органът за ПЧП извършва оценките, включително и последващите оценки, на своите програми и дейности, при които има значителни разходи, и резултатите от оценката се изпращат на управителния съвет.
Член 12
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа за ПЧП се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа за ПЧП вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
опазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, вземайки предвид многогодишния характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективен и ефикасен вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално елементите, посочени в член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, като се вземат предвид структурата и размерът на органа за ПЧП, естеството на възложените му задачи, както и сумите и финансовите и оперативните рискове.
Член 13
Принцип на прозрачност
1. Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Бюджетът на органа за ПЧП, включително щатното разписание и коригиращите бюджети, така както са приети, включително всякакви адаптации, както е предвидено в член 15, параграф 1, се публикуват на интернет сайта на органа за ПЧП в срок четири седмици от датата на тяхното приемане и се предават на Комисията и на Сметната палата.
3. Органът за ПЧП предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за получателите на средства, произлизащи от бюджета, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, вследствие на стандартното представяне.
Публикуваната информация е леснодостъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4).
4. Експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 34 от настоящия регламент, се публикуват на интернет сайта на Съюза.
ГЛАВА 3
ФИНАНСОВО ПЛАНИРАНЕ
Член 14
Прогнози за приходите и разходите
1. Органът за ПЧП изпраща на Комисията и на останалите членове не по-късно от 31 януари на годината, предхождаща тази, през която бюджетът на органа за ПЧП трябва да бъде изпълнен, прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на прогнозите, заедно с работната проектопрограма, посочена в член 31, параграф 4.
2. Прогнозата за приходите и разходите на органа за ПЧП включва:
а)
прогноза за броя на постоянните и временните длъжности, по функционална група и по степени, както и на договорно наетите служители и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, в границите на бюджетните кредити;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности;
д)
целите, поставени за финансовата година, с която е свързана прогнозата, като се посочват всички специфични бюджетни потребности във връзка с постигането на тези цели;
е)
административните разходи и изпълнения бюджет на органа за ПЧП през предходната финансова година;
ж)
размера на финансовите вноски, направени от членовете, и стойността на вноските в натура, направени от членовете, различни от Съюза;
з)
информация относно неусвоените бюджетни кредити, които се вписват в прогнозата за приходите и разходите за всяка година в съответствие с член 6, параграф 5.
Член 15
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът на органа за ПЧП и щатното разписание на служителите, включително броят на постоянните и временните длъжности по функционални групи и по степени, допълнени с броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, се приемат от управителния съвет в съответствие с учредителния акт на органа за ПЧП. Подробни разпоредби могат да бъдат установени във финансовите правила на органа за ПЧП. Всяко изменение в бюджета на органа за ПЧП, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет на органа за ПЧП, приет съгласно същата процедура, както и първоначалния бюджет на органа за ПЧП. Бюджетът на органа за ПЧП и, когато е подходящо, коригиращите бюджети на органа за ПЧП се адаптират с цел да се вземе предвид размерът на финансовата вноска на Съюза, предвидена в бюджета на Съюза.
2. Бюджетът на органа за ПЧП се състои от приходна и разходна част.
3. Бюджетът на органа за ПЧП съдържа:
a)
в приходната част:
i)
прогнозните приходи на органа за ПЧП за съответната финансова година („година n“);
ii)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година n-2;
iii)
съответни бележки към всеки ред приходи;
б)
в разходната част:
i)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината n;
ii)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година n-2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа за ПЧП за годината n;
iii)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
iv)
съответни бележки към всеки подраздел.
4. В щатното разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Същата информация се посочва за договорно наетия персонал и командированите национални експерти.
ГЛАВА 4
ФИНАНСОВИ УЧАСТНИЦИ
Член 16
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Директорът изпълнява приходите и разходите на бюджета на органа за ПЧП в съответствие с финансовите правила на органа за ПЧП и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити. Директорът отговаря за гарантиране на спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът за ПЧП участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите (OLAF) по предотвратяване на измамите.
2. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа за ПЧП, подчинени на Правилника за длъжностните лица, когато той се прилага по отношение на персонала на органа за ПЧП, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа за ПЧП.
Член 17
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа за ПЧП се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
3. Директорът, в съответствие с минималните стандарти, приети от управителния съвет, и като взема надлежно предвид рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на задълженията на директора. Създаването на тази структура и на тези системи се основава на анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Директорът може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
4. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършените дейности в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване на Комисията от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Съюза за съответната година. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 18
Предварителни проверки
1. Всяка операция се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
Инициирането и проверката на дадена операция са отделни функции.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа за ПЧП от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.
Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 11.
За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.
Член 19
Последващи проверки
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
2. Последващият контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за предварителния контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, притежават необходимите професионални умения.
Член 20
Годишно докладване
Разпоредителят с бюджетни кредити докладва ежегодно на управителния съвет за резултатите от изпълнението на своите задължения. За тази цел не по-късно от 15 февруари на следващата финансова година разпоредителят с бюджетни кредити представя на управителния съвет и до Комисията:
а)
отчет за изпълнението на годишната работна програма на органа за ПЧП, бюджета на органа за ПЧП и човешките ресурси;
б)
предварителните сметки на органа за ПЧП, включително доклада за бюджетното и финансово управление, посочен в член 39;
в)
декларация за управлението, в която се посочва, че освен ако не е посочено друго в резервите, разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчно ниво на увереност, че:
i)
информацията е подходящо представена, пълна и точна (вярна и точна представа);
ii)
разходите са били усвоени за планираната цел;
iii)
въведените системи за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции;
г)
обобщение на окончателните одиторски доклади и на осъществения контрол, включително анализ на естеството и размера на установените грешки и слабости в системите, както и коригиращите действия, които са предприети или планирани.
Отчетът, който е пропорционален на естеството на възложените задачи и съответните суми, посочва резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол.
Всяка година най-късно до 1 юли документите, посочени в букви в) и г) от първата алинея, както и тяхната оценка от управителния съвет, одобреният годишен отчет за дейността и окончателните сметки заедно с тяхното одобрение от управителния съвет в съответствие с член 43, параграф 2 се изпращат от директора на Комисията. Комисията изпраща тези документи на Европейския парламент и на Съвета.
Член 21
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 23, параграф 3. Комисията, посочена в член 23, параграф 3, незабавно информира управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП и неговите членове, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа за ПЧП, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП и неговите членове.
Член 22
Счетоводител
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, когато той се прилагат по отношение на персонала на органа за ПЧП, който е напълно независим при изпълнението на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа за ПЧП за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
воденето, подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с глава 8;
в)
прилагането в съответствие с глава 8 на счетоводните правила и сметкоплана;
г)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
д)
управлението на касата.
2. Два или повече органа за ПЧП могат да назначат един и същ счетоводител.
Органите за ПЧП могат също да се уговорят с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа за ПЧП.
Те могат също да възложат на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа за ПЧП, като отчитат съотношението между разходите и ползите.
В случаите, посочени в този параграф, трябва да се направят необходимите договорености с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа за ПЧП и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа за ПЧП.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 38, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
При условията на параграф 5 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
5. Счетоводителят може при изпълнение на своите задължения да делегира определени задачи на членовете на персонала, към които се прилага Правилникът за длъжностните лица, когато той се прилага по отношение на персонала на органа за ПЧП, когато това е необходимо за изпълнението на неговите задължения в съответствие с финансовите правила на органа за ПЧП.
6. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни действия, управителният съвет може по всяко време да отстрани временно или окончателно счетоводителя от задълженията му. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
Член 23
Отговорност на финансовите участници
1. Членове 16-25 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити и счетоводител носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е установено в Правилника за длъжностните лица. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП или неговите членове, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на OLAF.
3. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа за ПЧП, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа за ПЧП. За случаите, подадени от органите за ПЧП, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа за ПЧП.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя отчет съгласно член 20 и посочва предприетите мерки.
4. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа за ПЧП вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в приложимото законодателство по отношение на дисциплинарните мерки.
Член 24
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на членове 16-25 и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа за ПЧП.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до директора, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Въпросното лице информира също така своя пряк ръководител. Ако участник е директорът, той трябва да отнесе въпроса до управителния съвет.
Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Директорът или управителният съвет, ако лицето е директорът, предприемат по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
Член 25
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
ГЛАВА 5
ВЪТРЕШЕН ОДИТ
Член 26
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът за ПЧП въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити, нито като счетоводител.
3. Вътрешният одитор консултира органа за ПЧП по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценяване на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа за ПЧП. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид отчета на разпоредителя с бюджетни кредити по член 20 и всяка друга налична информация.
6. Вътрешният одитор докладва на управителния съвет и на директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове и препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет проучва информацията, посочена в член 20, и проверява дали препоръките са били изцяло и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа за ПЧП на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 27
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, отговорността на вътрешния одитор за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да сезира Съда на Европейския съюз се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 28
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет може да създаде, като вземе предвид икономическата ефективност и добавената стойност, капацитет за вътрешен одит, който изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на капациета за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет.
Годишният одитен план на капацитета за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на капацитета за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора в органа за ПЧП.
Той се преглежда и одобрява от управителния съвет.
Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Ако капацитетът за вътрешен одит на един орган за ПЧП не е икономически изгоден или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът за ПЧП може да реши да използва общ капацитет за вътрешен одит с други органи за ПЧП, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети на съответните органи за ПЧП се договарят относно практическите условия на общия капацитет за вътрешен одит.
Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
2. Управителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на капацитета за вътрешен одит.
ГЛАВА 6
ПРИХОДНИ И РАЗХОДНИ ОПЕРАЦИИ
Член 29
Изпълнение на приходите
1. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и събиране на недължимите суми. То включва също възможността за отказ от установени вземания, ако е целесъобразно.
2. Недължимо платените суми се събират.
Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното известие, счетоводителят информира отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. В решението за отказ се посочва, че са били предприети действия, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа за ПЧП се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа за ПЧП за бюджетното и финансовото управление.
3. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
4. Вземанията на органа за ПЧП по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа за ПЧП подлежат на давностен срок от пет години.
Член 30
Вноски на членовете
1. Органът за ПЧП представя на членовете си искания за плащане на целите или част от техните вноски при условия и на интервали, посочени в учредителния акт или съгласувани с тях.
2. Средствата, изплатени на органа за ПЧП от неговите членове чрез вноска, носят лихва в полза на бюджета на органа за ПЧП.
Член 31
Изпълнение на разходите
1. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поема бюджетни задължения и правни задължения, утвърждава разходите и разрешава плащанията, както и извършва подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
2. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което отговорният разпоредител с бюджетни кредити потвърждава дадена финансова операция.
Разрешаване на разход представлява действието, чрез което отговорният разпоредител с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя да плати утвърдените разходи.
3. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа за ПЧП, отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
4. В годишната работна програма на органа за ПЧП се предвижда разрешение от управителния съвет за оперативните разходи на органа за ПЧП относно обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, установени в настоящия параграф, са ясно идентифицирани.
Годишната работна програма включва подробни цели и очаквани резултати, включително и показатели за изпълнението. Тя съдържа също така описание на действията, които ще се финансират, и размера на сумата, разпределена за всяка дейност.
Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния инструмент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в работната програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа за ПЧП.
Член 32
Срокове
Плащането на разходите трябва да се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 7
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА ОТ ОРГАНА ЗА ПЧП
Член 33
Възлагане на обществени поръчки
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на параграфи 3-6 от настоящия член.
2. Органът за ПЧП взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от общия Финансов регламент.
3. За поръчки на стойност от 60 000 EUR до праговете, предвидени в член 118 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, може да се използва процедурата, определена в Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 за поръчки с ниска стойност, които не надвишават 60 000 EUR.
4. Органът за ПЧП може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи за ПЧП.
5. Органът за ПЧП може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби, с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (5) и с други органи за ПЧП за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
Органите за ПЧП могат да сключват договори, без да прибягват до процедура за възлагане на обществена поръчка, със своите членове, които са различни от Съюза, за доставката на стоки, предоставянето на услуги или извършването на работа, които тези членове предоставят пряко, без да прибягват до трети страни.
Стоките, услугите или работите, предвидени в първа и втора алинея, не се считат като част от вноската на членовете към бюджета на органа за ПЧП.
6. Органът за ПЧП може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възлагащите органи на приемащата държава членка за покриване на административните си нужди или с възлагащите органи на държавите членки, на държавите от Европейската асоциация за свободна търговия или страните кандидатки за членство в Съюза, които участват в органа като членове. В такива случаи член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
Органът за ПЧП може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с частните членове или с възлагащите органи на страни, участващи в програми на Съюза, които участват в органа като членове. В такива случаи член 133, първа алинея от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
Член 34
Експерти
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis за подбора на експерти чрез всяка процедура, предвидена в основния акт на програмата, чието изпълнение е възложено на органа за ПЧП. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества.
Органът за ПЧП може да използва списъците, съставени от Комисията или от други органи на Съюза или органи за ПЧП.
Органът за ПЧП може, ако това се счита за уместно в надлежно обосновани случаи, да избере всяко лице с подходящи умения, извън лицата от списъците.
Външните експерти се избират въз основа на уменията, опита и знанията, необходими за изпълнението на възложените им задачи и в съответствие с принципите на недопускане на дискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
Член 35
Безвъзмездни средства
Що се отнася до безвъзмездните средства, дял VI от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на специфичните разпоредби на учредителния акт.
Член 36
Награди
1. По отношение на наградите дял VII от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на параграф 2 от настоящия член.
2. Конкурсите за награди с единична стойност 1 000 000 EUR или повече може да се публикуват само ако са предвидени в проекта на работна програма, посочен в член 14, параграф 1.
Член 37
Посочване на средствата за обжалване
1. Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
2. По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
3. Параграфи 1 и 2 са обект на всяка специфична процедура, заложена в основните актове на програмата, чието изпълнение е възложено на органа за ПЧП.
ГЛАВА 8
СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
Член 38
Правила относно отчетите
Органът за ПЧП въвежда счетоводна система, предоставяща своевременно точна, пълна и надеждна информация.
Счетоводството на органа за ПЧП съответства на счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 39
Устройство на отчетите
Отчетите на органа за ПЧП се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа за ПЧП;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа за ПЧП (отчет относно бюджетното и финансово управление).
Всеки орган за ПЧП изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година. Този доклад отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, органът за ПЧП изпраща доклада за бюджетното и финансовото управление на Европейския парламент, на Съвета и на Сметната палата до 31 март на следващата финансова година.
Член 40
Счетоводни принципи
Финансовите отчети представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или с международните счетоводни стандарти за публичния сектор на базата на текущо начисляване (наричани по-долу „IPSAS“).
Член 41
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или с IPSAS на базата на текущо начисляване;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа за ПЧП.
Член 42
Отчети за изпълнението на бюджета
Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
Отчетите за изпълнението на бюджета имат същото устройство като това на самия бюджет.
Член 43
Междинни отчети и одобрение на окончателните отчети
1. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят на органа за ПЧП изпраща междинните отчети на Сметната палата до 15 февруари на следващата година.
В случая, посочен в първа алинея, счетоводителят на органа за ПЧП изпраща също така до 15 февруари на следващата година пакет от отчети в стандартен формат на счетоводителя на Комисията, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането.
2. Счетоводителят съставя окончателните отчети на органа за ПЧП. Директорът ги изпраща до 15 март, заедно със становището на външния одитор, посочено в член 46, на управителния съвет за одобрение.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят изпраща окончателните отчети, заедно със становището на външния одитор, посочено в член 46, и одобрението на управителния съвет, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година. В този случай счетоводителят на органа за ПЧП изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят на органа за ПЧП също така изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията на същата дата, на която предава окончателните отчети, представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящата глава и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните одобрени отчети на органа за ПЧП се публикуват на неговия интернет сайт в срок от един месец след одобрението им.
Член 44
Счетоводна система
1. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, хармонизираният сметкоплан, който ще се прилага от органа за ПЧП, се приема от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа за ПЧП.
4. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа за ПЧП. В тях се отчитат всички бюджетни приходни и разходни операции.
Член 45
Инвентарен опис
Органът за ПЧП съхранява инвентарен опис, съдържащ количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи, които представляват негова собственост или собственост на Съюза. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, органът за ПЧП съхранява този инвентарен опис в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията. Органът за ПЧП проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
ГЛАВА 9
ВЪНШЕН ОДИТ И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 46
Външен одит
Органът за ПЧП подлежи на независим външен одит, извършван в съответствие с международно приетите одитни стандарти от независим одиторски орган. Становището на независимият одитор определя дали отчетите дават вярна и точна представа, дали въведените системи за контрол функционират правилно и дали свързаните с отчетите операции са законосъобразни и редовни. В становището се заявява също така дали опитната дейност поставя под съмнение твърденията в декларацията за управлението, посочена в член 20. Становището се представя на управителния съвет. То се предава на Комисията заедно с окончателните финансови отчети на органа за ПЧП най-късно до 15 март.
Член 47
Проверка на отчетите от Сметната палата
1. Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт на органа за ПЧП, Сметната палата проверява отчетите на органа за ПЧП в съответствие с член 287 от Договора за функционирането на Европейския съюз. При проверката Сметната палата може да вземе предвид одита на независимия външен одитор, посочен в член 46 от настоящия регламент, и мерките, които са предприети в отговор на неговите констатации.
2. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 48
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Без да се засягат разпоредбите на член 47, параграф 1, органът за ПЧП предоставя на служителите на Комисията и други лица, упълномощени от нея, както и на Сметната палата достъп до обектите и помещенията, както и до цялата информация, включително информация в електронен формат, необходима за извършването на техните одити.
2. OLAF може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (6) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (7), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, финансирани от органа за ПЧП.
3. Без да се засягат параграфи 1 и 2, договорите, споразуменията и решенията на органа за ПЧП съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ГЛАВА 10
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 49
Искания за информация
Комисията и членовете на органа за ПЧП, различни от Съюза, могат да изискват всякаква необходима информация или пояснения от органа за ПЧП по въпросите на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 50
Приемане на финансовите правила на органа за ПЧП
Всеки орган, посочен в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нови финансови правила с оглед на тяхното влизане в сила на 1 януари 2014 г., или във всички случаи в рамките на девет месеца от датата, на която органът за ПЧП попада в обхвата на член 209 от този регламент.
Член 51
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
REGULAMENTUL DELEGAT (UE) NR. 110/2014 AL COMISIEI
din 30 septembrie 2013
privind regulamentul financiar-tip pentru organismele de parteneriat public-privat menționate la articolul 209 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului
COMISIA EUROPEANĂ,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,
având în vedere Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (1), în special articolul 209,
întrucât:
(1)
Pornind de la experiența dobândită în materie de instituționalizare a parteneriatelor public-privat ca organisme ale Uniunii în temeiul articolului 185 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (2), prin Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 au fost introduse categorii suplimentare de parteneriate public-privat, în vederea lărgirii ofertei de instrumente și în vederea includerii unor organisme care au norme mai flexibile decât cele ale instituțiilor Uniunii și care sunt astfel mai ușor accesibile partenerilor din sectorul privat. Printre aceste categorii suplimentare se numără organismele menționate la articolul 209 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 cărora le-au fost încredințate sarcini de realizare a unui parteneriat public-privat (denumite în continuare „organisme PPP”).
(2)
Pentru a asigura o bună gestiune financiară a fondurilor Uniunii și pentru a permite organismelor PPP să își adopte propriile norme financiare, este necesar să se adopte un regulament financiar-tip pentru aceste organisme.
(3)
Organismele PPP ar trebui să își stabilească și să își execute bugetele în conformitate cu principiile bugetare ale unității, exactității bugetare, anualității, echilibrului, unității de cont, universalității, specificității, bunei gestiuni financiare - care necesită un control intern eficace și eficient - și transparenței.
(4)
Pentru a asigura realizarea completă a sarcinilor și activităților lor, organismele PPP ar trebui să dispună de posibilitatea de a înregistra creditele neutilizate aferente unui anumit exercițiu în situațiile estimative ale veniturilor și cheltuielilor pentru următoarele maximum trei exerciții financiare.
(5)
Dat fiind că fondurile Uniunii puse la dispoziția organismelor PPP trebuie executate în cadrul gestiunii indirecte prevăzute la articolul 60 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, dispozițiile referitoare la planificarea și raportarea financiară ar trebui să fie în concordanță cu metoda de gestiune indirectă a execuției bugetare. Descărcarea de gestiune pentru execuția bugetului cu privire la contribuția Uniunii la organismele PPP urmează să facă parte din descărcarea de gestiune acordată Comisiei de către Parlamentul European în ceea ce privește execuția bugetului Uniunii. Prin urmare, în conformitate cu Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, ar trebui să se asigure o raportare anuală adecvată, care să cuprindă și prezentarea unei declarații de gestiune, ceea ce va permite Comisiei să își asume mai bine responsabilitățile în ceea ce privește descărcarea de gestiune.
(6)
Este necesar să se definească competențele și responsabilitățile contabilului și ale ordonatorilor de credite, luându-se în considerare caracterul public-privat al organismelor PPP. Ordonatorii de credite ar trebui să fie pe deplin responsabili de toate operațiunile de venituri și cheltuieli efectuate sub autoritatea lor și să răspundă pentru acțiunile lor, inclusiv, dacă este necesar, prin aplicarea unor proceduri disciplinare.
(7)
Este necesar să se stabilească în mod clar funcțiile de audit intern și de control intern și să se raționalizeze cerințele de raportare. Funcția de audit intern din cadrul organismelor PPP ar trebui să fie îndeplinită de auditorul intern al Comisiei care ar trebui să efectueze audituri atunci când acestea sunt justificate de riscurile implicate. Ar trebui introduse dispoziții privind crearea și funcționarea structurilor de audit intern.
(8)
Pentru a garanta că fiecare organism răspunde de execuția bugetului său și respectă obiectivele care îi sunt atribuite în momentul creării sale, organismele PPP ar trebuie să dispună de posibilitatea de a apela la organisme externe din sectorul privat pentru executarea sarcinilor care le-au fost încredințate numai atunci când este necesar și exclusiv pentru sarcini care nu implică misiuni de serviciu public sau exercitarea puterii de apreciere.
(9)
Ar trebui stabilite principiile de urmat în ceea ce privește operațiunile de venituri și cheltuieli ale organismelor PPP.
(10)
Date fiind caracterul public-privat al organismelor PPP și, în special, contribuția sectorului privat la bugetele organismelor PPP, ar trebui să fie permise proceduri flexibile de atribuire a contractelor de achiziții publice. Procedurile respective ar trebui să respecte principiile transparenței, proporționalității, egalității de tratament și nediscriminării, dar să se abată parțial de la dispozițiile relevante stabilite în Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012 al Comisiei (3). Este necesar ca, printr-o cooperare consolidată a membrilor organismelor PPP, să se asigure o furnizare mai bună și mai ieftină de bunuri și servicii, precum și evitarea costurilor excesive în domeniul procedurilor de achiziții publice. Organismele PPP ar trebui, prin urmare, să aibă și ele posibilitatea de a încheia, fără a recurge la o procedură de achiziții publice, contracte cu alți membri decât Uniunea pentru furnizarea de bunuri, prestarea de servicii sau executarea de lucrări pe care membrii respectivi le asigură direct, fără a recurge la terți.
(11)
În vederea îmbunătățirii rentabilității, ar trebui să se prevadă posibilitatea de a partaja servicii sau de a transfera servicii altui organism sau Comisiei, în special prin crearea posibilității ca sarcinile contabilului unui organism PPP să fie încredințate, total sau parțial, contabilului Comisiei.
(12)
Pentru evaluarea cererilor de grant, a proiectelor și a procedurilor de ofertare și pentru emiterea de avize și recomandări în cazuri specifice, organismele PPP ar trebui să dispună de posibilitatea de a recurge la experți externi. Acești experți ar trebui să fie aleși în conformitate cu principiile nediscriminării, egalității de tratament și absenței conflictului de interese.
(13)
La acordarea granturilor și a premiilor ar trebui să se aplice dispozițiile relevante din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, sub rezerva oricărei dispoziții specifice din actele de înființare ale organismelor PPP sau din actul de bază al programului a cărei realizare este încredințată unui organism PPP, în scopul de a se asigura o realizare conformă cu acțiunile gestionate direct de către Comisie.
(14)
În cazul în care conturile organismelor PPP trebuie să fie consolidate în conformitate cu normele contabile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, normele contabile aplicate de organismele PPP ar trebui să permită o astfel de consolidare.
(15)
Prezentul regulament ar trebui să intre în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene pentru ca regulamentele financiare revizuite ale organismelor PPP să poată fi adoptate la 1 ianuarie 2014, în vederea asigurării unor norme coerente pentru următorul cadru financiar multianual,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
CAPITOLUL 1
DOMENIUL DE APLICARE
Articolul 1
Obiectul
În prezentul regulament sunt stabilite principiile esențiale pe baza cărora organismul de parteneriat public-privat (denumit în continuare „organism PPP”) își adoptă propriile norme financiare. În conformitate cu articolul 209 al patrulea paragraf din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, normele financiare ale organismului PPP se abat de la prezentul regulament numai când există o nevoie specifică și după ce Comisia și-a dat acordul prealabil.
Organismele PPP includ în normele lor financiare dispoziții detaliate de punere în aplicare a acestor principii.
Articolul 2
Definiții
În sensul prezentului regulament, se aplică următoarele definiții:
-
„consiliu de conducere” înseamnă principalul organ intern de decizie în domeniul financiar și bugetar al organismului PPP, indiferent de denumirea care îi este dată în actul de înființare al organismului PPP;
-
„director” înseamnă persoana responsabilă cu punerea în aplicare a deciziilor consiliului de conducere și cu executarea bugetului organismului PPP în calitate de ordonator de credite, indiferent de titlul care îi este dat în actul de înființare al organismului PPP;
-
„membru” înseamnă un membru al organismului PPP în conformitate cu actul de înființare;
-
„act de înființare” înseamnă actul din legislația Uniunii care guvernează principalele aspecte ale creării și funcționării organismului PPP;
-
„buget al organismului PPP” înseamnă instrumentul prin care, pentru fiecare exercițiu financiar, se prevăd și se autorizează veniturile și cheltuielile considerate necesare pentru organismul PPP.
Articolul 3
Domeniul de aplicare a bugetului
Bugetul organismului PPP este alcătuit din:
(a)
veniturile organismului PPP, care cuprind:
(i)
contribuția financiară a membrilor săi la costurile administrative;
(ii)
contribuția financiară a membrilor săi la costurile de funcționare;
(iii)
veniturile alocate unor posturi specifice de cheltuieli;
(iv)
toate veniturile generate de organismul PPP;
(b)
cheltuielile organismului PPP, inclusiv cheltuielile administrative.
CAPITOLUL 2
PRINCIPIILE BUGETARE
Articolul 4
Respectarea principiilor bugetare
La întocmirea și execuția bugetului său, organismul PPP respectă principiile unității, exactității bugetare, anualității, echilibrului, unității de cont, universalității, specificității, bunei gestiuni financiare - care necesită un control intern eficace și eficient - și transparenței, în conformitate cu prezentul regulament.
Articolul 5
Principiile unității și exactității bugetare
(1) Veniturile pot fi colectate și cheltuielile efectuate numai dacă sunt înscrise într-o linie din bugetul organismului PPP.
(2) Nu se pot angaja sau ordonanța cheltuieli în plus față de creditele autorizate de bugetul organismului PPP.
(3) În bugetul organismului PPP nu se pot înregistra decât cheltuielile care corespund unui post de cheltuieli considerat necesar.
(4) Dobânzile generate de plățile de prefinanțare efectuate din bugetul organismului PPP nu se înscriu în bugetul organismului PPP.
Articolul 6
Principiul anualității
(1) Creditele înregistrate în bugetul organismului PPP se autorizează pentru un exercițiu financiar; exercițiul financiar începe la data de 1 ianuarie și se încheie la data de 31 decembrie.
(2) Creditele de angajament acoperă costul total al angajamentelor juridice contractate în cursul exercițiului financiar.
(3) Creditele de plată acoperă plăți efectuate pentru onorarea angajamentelor juridice asumate în cursul exercițiului financiar sau al exercițiilor financiare anterioare.
(4) În ceea ce privește creditele administrative, cheltuielile nu depășesc veniturile preconizate pentru exercițiul respectiv, astfel cum se prevede la articolul 3 litera (a) punctul (i).
(5) Având în vedere nevoile organismului PPP, creditele neutilizate pot fi înscrise în situațiile estimative ale veniturilor și cheltuielilor pentru următoarele maximum trei exerciții financiare. Aceste credite trebuie utilizate cu prioritate.
(6) Alineatele (1)-(5) nu exclud posibilitatea ca angajamentele bugetare pentru acțiunile a căror realizare depășește un exercițiu financiar să fie repartizate în mai multe exerciții, în tranșe anuale, atunci când acest lucru este prevăzut în actul de înființare sau când angajamentele respective corespund unor cheltuieli administrative.
Articolul 7
Principiul echilibrului
(1) Veniturile și creditele de plată sunt echilibrate.
(2) Creditele de angajament nu depășesc contribuția anuală relevantă a Uniunii, astfel cum se prevede în acordul de transfer anual de fonduri încheiat cu Comisia, la care se adaugă contribuțiile anuale ale altor membri decât Uniunea, alte venituri eventuale menționate la articolul 3 și valoarea creditelor neutilizate menționate la articolul 6 alineatul (5).
(3) Organismul PPP nu poate contracta împrumuturi din bugetul propriu.
(4) Dacă este pozitiv, rezultatul bugetar se înscrie în partea de venituri a bugetului aferent exercițiului financiar următor.
(5) Dacă este negativ, rezultatul bugetar se înscrie în partea de credite de plată a bugetului aferent exercițiului financiar următor.
Articolul 8
Principiul unității de cont
Bugetul organismului PPP se întocmește și se execută în euro, iar conturile se prezintă în euro. Cu toate acestea, contabilul este autorizat să efectueze operațiuni de casă și în alte monede, astfel cum sunt prevăzute în normele financiare ale organismului PPP.
Articolul 9
Principiul universalității
(1) Fără a aduce atingere alineatului (2), veniturile totale acoperă creditele totale de plată. Toate veniturile și cheltuielile se înregistrează la valoarea brută, fără a fi regularizate între ele, dacă normele financiare ale organismului PPP nu conțin eventuale dispoziții specifice referitoare la posibilitatea de efectua anumite deduceri din suma cererilor de plată, caz în care se înregistrează valoarea netă.
(2) Veniturile alocate pentru un anumit scop, precum veniturile din fundații, subvenții, cadouri și moșteniri, se utilizează pentru finanțarea diferitelor posturi de cheltuieli.
(3) Directorul poate accepta orice donație făcută organismului PPP, precum fundații, subvenții, cadouri și moșteniri.
Acceptarea unor donații care pot implica obligații financiare semnificative este supusă aprobării prealabile a consiliului de conducere, care hotărăște în termen de două luni de la data la care i-a fost prezentată solicitarea. În cazul în care consiliul de conducere nu ia o decizie în termenul menționat, se consideră că donația este acceptată.
Limita peste care obligațiile financiare sunt considerate semnificative se stabilește printr-o decizie a consiliului de conducere.
Articolul 10
Principiul specificității
(1) Creditele se alocă unor scopuri precise, defalcate cel puțin pe titluri și capitole.
(2) Directorul poate transfera credite de la un capitol la altul fără limită și de la un titlu la altul în limita a maximum 10 % din creditele aferente exercițiului financiar indicat în linia din care se efectuează transferul.
Peste limita prevăzută la primul paragraf, directorul poate propune consiliului de conducere transferuri de credite de la un titlu la altul. Consiliul de conducere are la dispoziție trei săptămâni pentru a se opune unor astfel de transferuri. După expirarea acestui termen, se consideră că transferurile sunt acceptate.
Directorul informează consiliul de conducere cât mai curând posibil cu privire la toate transferurile efectuate în temeiul primului paragraf.
Articolul 11
Principiul bunei gestiuni financiare
(1) Creditele se utilizează în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, și anume în conformitate cu principiile economiei, eficienței și eficacității.
(2) Principiul economiei prevede că resursele utilizate de organismul PPP pentru desfășurarea activităților sale sunt puse la dispoziție în timp util, în cantitatea și la calitatea adecvate și la cel mai bun preț.
Principiul eficienței se referă la raportul optim dintre resursele utilizate și rezultatele obținute.
Principiul eficacității se referă la îndeplinirea obiectivelor specifice stabilite și obținerea rezultatelor scontate.
(3) Pentru toate sectoarele de activitate incluse în bugetul organismului PPP se stabilesc obiective specifice, măsurabile, realizabile, pertinente și prevăzute cu un termen de îndeplinire. Realizarea acestor obiective se monitorizează cu ajutorul unor indicatori de performanță stabiliți în funcție de activitate, iar informațiile se comunică consiliului de conducere de către director anual și cel mai târziu în documentele care însoțesc proiectul de buget al organismului PPP.
(4) Dacă în actul de înființare nu se prevede efectuarea unor evaluări de către Comisie, organismul PPP realizează, în vederea îmbunătățirii procesului decizional, evaluări, inclusiv evaluări ex post, ale programelor și ale activităților sale care presupun cheltuieli semnificative; rezultatele acestor evaluări se transmit consiliului de conducere.
Articolul 12
Controlul intern al execuției bugetare
(1) Bugetul organismului PPP se execută pe baza principiului unui control intern eficace și eficient.
(2) În scopul execuției bugetului organismului PPP, controlul intern este definit drept un proces aplicabil la toate nivelurile de gestiune și menit să ofere o garanție rezonabilă pentru realizarea următoarelor obiective:
(a)
eficacitatea, eficiența și economia operațiunilor;
(b)
fiabilitatea informațiilor;
(c)
protecția activelor și a informațiilor;
(d)
prevenirea, depistarea, corectarea și monitorizarea fraudelor și a neregulilor;
(e)
gestionarea adecvată a riscurilor legate de legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente, ținând seama de caracterul multianual al programelor, precum și de natura plăților respective.
(3) Controlul intern eficace și eficient se bazează pe cele mai bune practici internaționale și include, în special, elementele prevăzute la articolul 32 alineatele (3) și (4) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, luând în considerare structura și dimensiunea organismului PPP, natura sarcinilor încredințate acestuia, precum și sumele și riscurile financiare și operaționale implicate.
Articolul 13
Principiul transparenței
(1) Bugetul organismului PPP se întocmește și se execută, iar conturile se prezintă în conformitate cu principiul transparenței.
(2) Bugetul organismului PPP, care cuprinde și schema de personal și bugetele rectificative, în forma adoptată, inclusiv eventualele adaptări, astfel cum se prevede la articolul 15 alineatul (1), se publică pe site-ul internet al organismului PPP în termen de patru săptămâni de la adoptare și se transmit Comisiei și Curții de Conturi.
(3) Organismul PPP publică pe site-ul său internet, cel mai târziu la data de 30 iunie a următorului exercițiu financiar, informații cu privire la beneficiarii fondurilor, astfel cum reies din bugetul său, în conformitate cu articolul 21 alineatele (2), (3) și (4) din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, conform unei prezentări standard.
Informațiile publicate sunt ușor accesibile, transparente și complete. La publicarea acestor informații se respectă cerințele de confidențialitate și de securitate, în special protecția datelor cu caracter personal, astfel cum se prevede în Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (4).
(4) Numele experților contractați în temeiul articolului 34 din prezentul regulament se publică pe un site internet al Uniunii.
CAPITOLUL 3
PLANIFICAREA FINANCIARĂ
Articolul 14
Situația estimativă a veniturilor și cheltuielilor
(1) Cel mai târziu la data de 31 ianuarie a exercițiului care precede exercițiul în care bugetul organismului PPP trebuie să fie executat, organismul PPP transmite Comisiei și celorlalți membri o situație estimativă a veniturilor și cheltuielilor sale, precum și orientările generale care stau la baza estimării respective, împreună cu proiectul programului său de lucru menționat la articolul 31 alineatul (4).
(2) Situația estimativă a veniturilor și cheltuielilor organismului PPP cuprinde:
(a)
o estimare a numărului de posturi permanente și temporare, pe grupe de funcții și pe grade, precum și a numărului de agenți contractuali și de experți naționali detașați, exprimat în echivalent normă întreagă, în limitele creditelor bugetare;
(b)
dacă se modifică numărul persoanelor încadrate, o declarație de justificare a solicitării de noi posturi;
(c)
o estimare trimestrială a plăților și a încasărilor în numerar;
(d)
informații cu privire la realizarea tuturor obiectivelor stabilite anterior pentru diversele activități;
(e)
obiectivele stabilite pentru exercițiul financiar căruia îi corespunde situația estimativă, indicându-se eventualele necesități bugetare specifice realizării obiectivelor în chestiune;
(f)
costurile administrative și bugetul executat de organismul PPP în cursul exercițiului financiar precedent;
(g)
suma contribuțiilor financiare ale membrilor și valoarea contribuțiilor în natură efectuate de alți membri decât Uniunea;
(h)
informații cu privire la creditele neutilizate care sunt înscrise pentru fiecare exercițiu în situația estimativă a veniturilor și cheltuielilor în conformitate cu articolul 6 alineatul (5).
Articolul 15
Întocmirea bugetului
(1) Bugetul organismului PPP și schema de personal, inclusiv numărul de posturi permanente și temporare, pe grupe de funcții și pe grade, alături de numărul de agenți contractuali și de experți naționali detașați, exprimat în echivalent normă întreagă, se adoptă de către consiliul de conducere, în conformitate cu actul de înființare al organismului PPP. În normele financiare ale organismului PPP pot fi stabilite dispoziții detaliate. Orice modificare a bugetului organismului PPP, inclusiv a schemei de personal, face obiectul unui buget rectificativ al organismului PPP adoptat pe baza aceleiași proceduri ca și bugetul inițial al organismului PPP. Bugetul organismului PPP și, dacă este necesar, bugetele rectificative ale organismului PPP se adaptează pentru a se ține seama de valoarea contribuției Uniunii, stabilită în bugetul Uniunii.
(2) Bugetul organismului PPP cuprinde o situație a veniturilor și o situație a cheltuielilor.
(3) În bugetul organismului PPP se indică următoarele:
(a)
în situația veniturilor:
(i)
veniturile estimate ale organismului PPP pentru exercițiul financiar în cauză („exercițiul n”);
(ii)
veniturile estimate pentru exercițiul financiar anterior și veniturile exercițiului n-2;
(iii)
comentarii adecvate pentru fiecare linie de venituri;
(b)
în situația cheltuielilor:
(i)
creditele de angajament și creditele de plată pentru exercițiul n;
(ii)
creditele de angajament și creditele de plată pentru exercițiul financiar anterior și cheltuielile angajate și cheltuielile plătite în exercițiul n-2, acestea din urmă fiind exprimate și ca procentaj din bugetul organismului PPP pentru exercițiul n;
(iii)
o situație rezumativă a plăților scadente în exercițiile financiare ulterioare pentru onorarea angajamentelor bugetare înregistrate în exerciții financiare anterioare;
(iv)
comentarii adecvate pentru fiecare subdiviziune.
(4) În schema de personal se indică, alături de numărul de posturi autorizate pentru exercițiul financiar în cauză, numărul autorizat pentru exercițiul anterior și numărul de posturi efectiv ocupate. Aceleași informații se prezintă și în cazul agenților contractuali și al experților naționali detașați.
CAPITOLUL 4
ACTORII FINANCIARI
Articolul 16
Execuția bugetară în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare
(1) Directorul îndeplinește funcțiile unui ordonator de credite. Directorul execută veniturile și cheltuielile din bugetul organismului PPP în conformitate cu normele financiare ale organismului PPP și cu principiul bunei gestiuni financiare, pe propria răspundere și în limitele creditelor autorizate. Directorul este responsabil de asigurarea respectării cerințelor de legalitate și regularitate.
Fără a aduce atingere responsabilităților ordonatorului de credite în ceea ce privește prevenirea și detectarea fraudei și a neregulilor, organismul PPP participă la activitățile de prevenire a fraudei desfășurate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF).
(2) Directorul poate delega competențele de execuție bugetară personalului organismului PPP care intră sub incidența Statutului funcționarilor, atunci când dispozițiile acestui statut se aplică personalului organismului PPP, în condițiile prevăzute de normele financiare ale organismului PPP. Persoanele împuternicite astfel nu pot acționa decât în limitele competențelor care le-au fost delegate în mod expres.
Articolul 17
Competențele și sarcinile ordonatorului de credite
(1) Bugetul organismului PPP se execută de către director în departamentele aflate sub autoritatea sa.
(2) Sarcinile de expertiză tehnică și sarcinile administrative, preparatorii și auxiliare care nu implică exercitarea autorității publice sau exercitarea puterii de apreciere pot fi încredințate prin contract unor entități sau organisme externe din sectorul privat, dacă acest lucru se dovedește indispensabil.
(3) În conformitate cu standardele minime adoptate de consiliul de conducere și ținând seama în mod corespunzător de riscurile specifice mediului de gestiune și naturii acțiunilor finanțate, directorul introduce structura organizatorică și sistemele interne de control adecvate pentru îndeplinirea sarcinilor sale. Instituirea acestei structuri și a acestor sisteme are loc pe baza unei analize a riscurilor, în care se ține seama de eficacitatea lor din punctul de vedere al costurilor.
Directorul poate înființa, în cadrul departamentelor sale, o funcție de expertiză și consiliere destinată să îl asiste la controlarea riscurilor specifice activităților sale.
(4) Ordonatorul de credite păstrează documentele justificative ale operațiunilor desfășurate pentru o perioadă de cinci ani de la data deciziei de acordare a descărcării de gestiune Comisiei în ceea ce privește execuția bugetului Uniunii pentru exercițiul în cauză. Datele cu caracter personal din documentele justificative se șterg, dacă este posibil, atunci când datele respective nu sunt necesare pentru control sau audit. În orice caz, în ceea ce privește păstrarea datelor privind traficul, se aplică dispozițiile articolului 37 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001.
Articolul 18
Controalele ex ante
(1) Fiecare operațiune face obiectul cel puțin al unui control ex ante, bazat pe o examinare a documentelor și pe rezultatele disponibile în urma controalelor deja efectuate referitoare la aspectele operaționale și financiare ale operațiunii.
Controalele ex ante cuprind inițierea și verificarea unei operațiuni.
Inițierea și verificarea unei operațiuni sunt funcții separate.
(2) Prin inițierea unei operațiuni se înțelege ansamblul operațiunilor de pregătire a adoptării actelor de execuție a bugetului organismului PPP de către ordonatorul de credite competent.
(3) Prin verificarea ex ante a unei operațiuni se înțelege ansamblul controalelor ex ante instituite de ordonatorul de credite competent pentru verificarea aspectelor operaționale și financiare ale operațiunii.
(4) În cadrul controalelor ex ante se verifică dacă documentele justificative solicitate și alte informații disponibile sunt coerente.
Frecvența și intensitatea controalelor ex ante sunt determinate de ordonatorul de credite competent pe baza unor considerații care țin seama de analiza riscurilor și de raportul costuri-eficacitate. În cazul în care există îndoieli, ordonatorul de credite competent de validarea plății respective solicită informații suplimentare sau efectuează un control la fața locului, în vederea obținerii unei asigurări rezonabile în cadrul controlului ex ante.
Scopul controalelor ex ante este acela de a se constata următoarele:
(a)
regularitatea cheltuielilor și conformitatea acestora cu dispozițiile aplicabile;
(b)
aplicarea principiului bunei gestiuni financiare prevăzut la articolul 11.
În scopul controalelor, o serie de tranzacții individuale similare legate de cheltuielile curente cu salarii, pensii, rambursarea cheltuielilor de delegație și a cheltuielilor medicale pot fi considerate de către ordonatorul de credite competent ca fiind o singură operațiune.
Articolul 19
Controalele ex post
(1) Ordonatorul de credite competent poate institui controale ex post pentru a verifica operațiunile aprobate deja în urma unor controale ex ante. Aceste controale pot fi organizate pe bază de sondaj, în funcție de riscuri.
Controalele ex post pot fi efectuate pe bază de documente și, dacă este cazul, la fața locului.
(2) Controalele ex post sunt efectuate de alți membri ai personalului decât cei care efectuează controalele ex ante. Membrii personalului însărcinați cu efectuarea controalelor ex post nu trebuie să se afle în subordinea membrilor personalului însărcinați cu efectuarea controalelor ex ante.
Personalul responsabil de controlarea gestionării operațiunilor financiare posedă competențele profesionale necesare.
Articolul 20
Raportarea anuală
Ordonatorul de credite prezintă anual consiliului de conducere un raport cu privire la îndeplinirea sarcinilor sale. În acest scop, ordonatorul de credite prezintă consiliului de conducere și Comisiei, cel mai târziu la data de 15 februarie a exercițiului financiar următor:
(a)
un raport cu privire la realizarea programului de lucru anual al organismului PPP, la execuția bugetului organismului PPP și la resursele umane;
(b)
conturile provizorii ale organismului PPP, inclusiv raportul privind gestiunea bugetară și financiară, menționat la articolul 39;
(c)
o declarație de gestiune în care se precizează că, exceptând cazul în care există dispoziții contrare, ordonatorul de credite are în mod rezonabil asigurarea că:
(i)
informațiile sunt prezentate în mod adecvat și că ele sunt complete și exacte (imagine fidelă);
(ii)
cheltuielile au fost utilizate în scopul prevăzut;
(iii)
sistemele de control instituite oferă garanțiile necesare cu privire la legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente;
(d)
un rezumat al rapoartelor finale de audit și al controalelor realizate, inclusiv o analiză a naturii și a amplorii erorilor și deficiențelor de sistem identificate, precum și măsurile corective luate sau planificate.
În raport se indică, în mod proporțional cu natura sarcinilor încredințate și cu sumele implicate, rezultatele operațiunilor prin comparație cu obiectivele stabilite, riscurile specifice operațiunilor respective, modul în care au fost utilizate resursele furnizate, precum și gradul de eficacitate și de eficientă a sistemelor de control intern.
Directorul transmite Comisiei, cel mai târziu la data de 1 iulie a fiecărui exercițiu, documentele menționate la primul paragraf literele (c) și (d) și evaluarea acestora de către consiliul de conducere, raportul anual de activitate aprobat și conturile finale împreună cu aprobarea lor de către consiliul de conducere, în temeiul articolului 43 alineatul (2). Comisia transmite aceste documente Parlamentului European și Consiliului.
Articolul 21
Protejarea intereselor financiare ale Uniunii
(1) Dacă un membru al personalului implicat în gestiunea financiară și în controlul operațiunilor consideră că o decizie pe care trebuie să o aplice sau să o accepte la solicitarea superiorului său conține nereguli sau este contrară principiilor bunei gestiuni financiare sau normelor profesionale pe care trebuie să le respecte, acesta îl informează în scris pe director, care răspunde în scris. Dacă directorul nu ia măsuri sau dacă acesta confirmă decizia sau instrucțiunea inițială, iar membrul personalului consideră că această confirmare nu constituie un răspuns rezonabil la preocuparea sa, membrul personalului informează în scris grupul relevant menționat la articolul 23 alineatul (3). Grupul menționat la articolul 23 alineatul (3) informează de îndată consiliul de conducere.
(2) În eventualitatea unor activități ilegale, a unor acte de fraudă sau a unor acte de corupție care pot prejudicia interesele organismului PPP sau ale membrilor săi, membrul personalului informează autoritățile și organismele desemnate în legislația aplicabilă. În contractele cu auditorii externi care auditează gestiunea financiară a organismului PPP se prevede obligația auditorilor externi de a informa ordonatorul de credite cu privire la orice suspiciune de activități ilegale, de acte de fraudă sau de acte de corupție care ar putea prejudicia interesele organismului PPP sau ale membrilor săi.
Articolul 22
Contabilul
(1) Consiliul de administrație numește un contabil care se supune Statutului funcționarilor, în cazul în care acesta se aplică personalului organismului PPP, și care este complet independent în îndeplinirea sarcinilor sale. În cadrul organismului PPP, contabilul este responsabil de:
(a)
execuția corectă a plăților, încasarea corectă a veniturilor și recuperarea corectă a creanțelor constatate;
(b)
ținerea contabilității, precum și întocmirea și prezentarea conturilor, în conformitate cu dispozițiile capitolului 8;
(c)
punerea în aplicare, în conformitate cu dispozițiile capitolului 8, a normelor contabile și a planului de conturi;
(d)
instituirea și validarea sistemelor contabile și, dacă este cazul, validarea sistemelor instituite de ordonatorul de credite pentru furnizarea sau justificarea informațiilor contabile; în acest sens, contabilul este împuternicit să verifice în orice moment conformitatea cu criteriile de validare;
(e)
gestionarea trezoreriei.
(2) Același contabil poate fi numit de două sau mai multe organisme PPP.
Pe baza unui acord între organismele PPP și Comisie, contabilul Comisiei poate îndeplini și funcția de contabil al unui organism PPP.
De asemenea, organismele PPP pot încredința contabilului Comisiei o parte din sarcinile contabilului unui organism PPP, ținând cont de raportul costuri-beneficii.
În cazul menționat la prezentul alineat, organismele PPP întreprind toate măsurile necesare pentru a evita conflictele de interese.
(3) Contabilul obține de la ordonatorul de credite toate informațiile necesare pentru întocmirea conturilor care oferă o imagine fidelă a situației financiare a organismului PPP și a execuției bugetare. Ordonatorul de credite garantează fiabilitatea informațiilor.
(4) Înainte de adoptarea conturilor de către director, contabilul le semnează, certificând astfel că deține asigurarea rezonabilă că aceste conturi prezintă o imagine fidelă a situației financiare a organismului PPP.
În sensul primului paragraf, contabilul verifică dacă la întocmirea conturilor s-au respectat normele contabile prevăzute la articolul 38 și dacă au fost contabilizate toate veniturile și cheltuielile.
Contabilul este împuternicit să verifice informațiile primite și să efectueze verificările suplimentare pe care le consideră necesare pentru semnarea conturilor.
Contabilul formulează rezerve, dacă este necesar, explicând exact natura și sfera de aplicare a acestora.
Sub rezerva alineatului (5), contabilul este singurul împuternicit să gestioneze numerarul și echivalentele de numerar. Contabilul este răspunzător pentru păstrarea în siguranță a acestora.
(5) În exercitarea funcției sale, contabilul poate să delege anumite sarcini membrilor personalului care se supun Statutului funcționarilor, atunci când acest statut se aplică organismului PPP, în cazul în care acest lucru este indispensabil pentru exercitarea funcției sale în conformitate cu normele financiare ale organismului PPP.
(6) Fără să aducă atingere vreunei măsuri disciplinare, contabilul poate fi în orice moment suspendat din funcție, temporar sau definitiv, de către consiliul de conducere. Într-un astfel de caz, consiliul de conducere numește un contabil interimar.
Articolul 23
Răspunderea actorilor financiari
(1) Articolele 16-25 nu aduc atingere răspunderii penale care poate să revină actorilor financiari, în conformitate cu legislația națională aplicabilă și cu dispozițiile în vigoare privind protecția intereselor financiare ale Uniunii și combaterea actelor de corupție în care sunt implicați funcționari ai Uniunii sau ai statelor membre.
(2) Fiecare ordonator de credite și contabil răspunde disciplinar și pecuniar în conformitate cu Statutul funcționarilor. În cazul unor activități ilegale, al unor acte de fraudă sau al unor acte de corupție care pot prejudicia interesele organismului PPP sau ale membrilor săi, sunt sesizate autoritățile și organismele desemnate de legislația aplicabilă, în special OLAF.
(3) Grupul specializat în domeniul neregulilor financiare, constituit de Comisie sau din care Comisia face parte în conformitate cu articolul 73 alineatul (6) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, deține aceleași competențe în ceea ce privește organismul PPP ca și în cazul departamentelor Comisiei, cu excepția cazului în care consiliul de conducere decide să constituie un grup independent din punct de vedere funcțional sau să facă parte dintr-un grup comun creat de mai multe organisme. Pentru cazurile prezentate de organismele PPP, grupul specializat în domeniul neregulilor financiare constituit de Comisie include un membru al personalului organismului PPP.
Pe baza avizului grupului menționat la primul paragraf, directorul decide cu privire la deschiderea unei proceduri disciplinare sau pecuniare. În cazul în care constată probleme sistemice, grupul transmite ordonatorului de credite un raport însoțit de recomandări. Dacă avizul se referă la director, grupul transmite acest raport consiliului de conducere și auditorului intern al Comisiei. În raportul său anual de activitate, întocmit în temeiul articolului 20, directorul face referire sub formă anonimă la avizele grupului și indică măsurile adoptate în urma acestor avize.
(4) Fiecărui membru al personalului i se poate solicita să suporte, parțial sau integral, daunele cauzate organismului PPP ca urmare a unor erori profesionale grave comise în cursul exercitării funcției sale sau în legătura cu aceasta. Autoritatea de desemnare adoptă o decizie motivată, după îndeplinirea formalităților prevăzute în legislația aplicabilă cu privire la chestiunile disciplinare.
Articolul 24
Conflictul de interese
(1) Actorilor financiari în sensul articolelor 16-25 și altor persoane implicate în execuția și gestionarea bugetului, inclusiv în elaborarea actelor pregătitoare corespunzătoare, precum și în auditarea sau controlul bugetului le este interzis să ia măsuri care pot genera un conflict între propriile lor interese și cele ale organismului PPP.
Dacă există acest risc, persoana în cauză se abține de la astfel de măsuri și prezintă situația directorului, care constată în scris prezența sau absența unui conflict de interese. Persoana în cauză își informează, de asemenea, superiorul direct. Dacă actorul este directorul, acesta trebuie să prezinte situația consiliului de conducere.
În cazul în care se constată existența unui conflict de interese, persoana în cauză își întrerupe toate activitățile în chestiune. Directorul sau consiliul de conducere, în cazul în care actorul este directorul, adoptă toate măsurile suplimentare necesare.
(2) În sensul alineatului (1), un conflict de interese există în cazul în care exercitarea imparțială și obiectivă a funcțiilor unui actor financiar sau ale unei alte persoane, menționate la alineatul (1), este compromisă din motive care implică familia, viața sentimentală, afinitățile politice sau naționale, interesul economic sau orice alt interes comun cu cel al destinatarului.
Articolul 25
Separarea sarcinilor
Sarcinile ordonatorului de credite și cele ale contabilului sunt separate și incompatibile între ele.
CAPITOLUL 5
AUDITUL INTERN
Articolul 26
Numirea, competențele și sarcinile auditorului intern
(1) Organismul PPP dispune de o funcție de audit intern care trebuie se îndeplinește în conformitate cu standardele internaționale relevante.
(2) Funcția de audit intern este îndeplinită de auditorul intern al Comisiei. Auditorul intern nu poate fi nici ordonator de credite, nici contabil.
(3) Auditorul intern consiliază organismul PPP în domeniul gestionării riscurilor, emițând avize independente privind calitatea sistemelor de gestiune și control și recomandări pentru îmbunătățirea condițiilor de desfășurare a operațiunilor și pentru promovarea bunei gestiuni financiare.
Auditorului intern îi revin, în special, următoarele sarcini:
(a)
evaluarea caracterului corespunzător și a eficacității sistemelor interne de gestiune și evaluarea performanței serviciilor în realizarea programelor și a acțiunilor, luând în considerare riscurile specifice;
(b)
evaluarea eficienței și a eficacității sistemelor interne de control și de audit aplicabile oricărei operațiuni de execuție bugetară.
(4) Activitatea auditorului intern vizează toate domeniile de activitate și toate departamentele organismului PPP. Auditorul intern beneficiază de acces deplin și nelimitat la toate informațiile necesare pentru exercitarea funcției sale.
(5) Auditorul intern ia cunoștință de raportul ordonatorului de credite, întocmit în temeiul articolului 20, și de toate celelalte informații disponibile.
(6) Auditorul intern informează consiliul de conducere și directorul cu privire la constatările și recomandările sale.
De asemenea, auditorul intern prezintă un raport în următoarele cazuri:
-
când nu s-a ținut cont de riscurile majore semnalate și de recomandările formulate;
-
când recomandările formulate în exercițiile precedente sunt puse în aplicare cu întârzieri semnificative.
Consiliul de conducere și directorul asigură monitorizarea periodică a punerii în aplicare a recomandărilor formulate în urma auditurilor. Consiliul de conducere examinează informațiile menționate la articolul 20 și constată dacă recomandările au fost puse în aplicare pe deplin și la timp.
(7) Organismul PPP pune la dispoziția oricărei persoane fizice sau juridice implicate în operațiuni de cheltuieli datele de contact ale auditorului intern, în scopul contactării confidențiale a acestuia.
(8) Rapoartele și constatările auditorului intern sunt accesibile publicului numai după ce măsurile adoptate pentru punerea lor în aplicare au fost validate de către auditorul intern.
Articolul 27
Independența auditorului intern
Independența auditorului intern, răspunderea auditorului intern pentru acțiunile întreprinse în exercitarea funcției sale și dreptul auditorului intern de a introduce acțiuni la Curtea de Justiție a Uniunii Europene se stabilesc în conformitate cu articolul 100 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
Articolul 28
Crearea unei structuri de audit intern
(1) Consiliul de conducere poate crea, acordând atenția cuvenită eficacității costurilor și valorii adăugate, o structură de audit intern care să își exercite funcția în conformitate cu standardele internaționale relevante.
Scopul, autoritatea și responsabilitatea structurii de audit intern se prevăd în carta de audit intern și se supun aprobării consiliul de conducere.
Planul anual de audit al structurii de audit intern se întocmește de către șeful structurii de audit intern, care ține seama, printre altele, de evaluarea realizată de director în ceea ce privește riscurile din cadrul organismului PPP.
Acest plan se revizuiește și se aprobă de către consiliul de conducere.
Structura de audit intern informează consiliul de conducere și directorul cu privire la constatările și recomandările sale.
Dacă structura de audit intern a unui anumit organism PPP nu este eficace din punct de vedere al costurilor sau nu este în măsură să îndeplinească standardele internaționale, organismul PPP în chestiune poate hotărî să împartă aceeași structură de audit intern cu alte organisme PPP care funcționează în același domeniu de politică.
În astfel de cazuri, consiliile de conducere ale organismelor PPP în cauză convin asupra modalităților practice ale structurilor comune de audit intern.
Actorii auditului intern cooperează în mod eficient prin transmiterea reciprocă de informații și de rapoarte de audit și, dacă este necesar, prin elaborarea unor evaluări comune ale riscurilor și prin efectuarea unor misiuni comune de audit.
(2) Consiliul de conducere și directorul asigură monitorizarea periodică a punerii în aplicare a recomandărilor formulate de structura de audit intern.
CAPITOLUL 6
OPERAȚIUNILE DE VENITURI ȘI CHELTUIELI
Articolul 29
Execuția veniturilor
(1) Execuția veniturilor cuprinde estimarea creanțelor, constatarea creanțelor de recuperat și recuperarea sumelor plătite în mod necuvenit. Aceasta cuprinde, de asemenea, renunțarea la creanțele constatate, dacă este cazul.
(2) Sumele plătite în mod necuvenit se recuperează.
Dacă recuperarea nu s-a efectuat până la scadența prevăzută în nota de debit, contabilul informează ordonatorul de credite competent și inițiază imediat procedura de recuperare prin orice mijloc legal, inclusiv, dacă este cazul, prin compensare și, dacă acest lucru nu este posibil, prin executare forțată.
Atunci când intenționează să renunțe, total sau parțial, la recuperarea unei creanțe constatate, ordonatorul de credite competent se asigură că renunțarea este corectă și conformă cu principiile bunei gestiuni financiare și proporționalității. Decizia de renunțare trebuie să fie motivată. În decizia de renunțare se precizează măsurile întreprinse pentru recuperarea creanței, precum și elementele de drept și de fapt pe care se bazează.
Contabilul ține o listă a creanțelor care trebuie recuperate. Lista de creanțe a organismului PPP se organizează în funcție de data emiterii ordinului de recuperare. Contabilul indică, de asemenea, deciziile de renunțare totală sau parțială la recuperarea sumelor constatate. Lista se anexează la raportul organismului PPP privind gestiunea bugetară și financiară.
(3) Pentru toate creanțele care nu au fost rambursate la data scadenței prevăzută în nota de debit se calculează dobânzi în conformitate cu Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012.
(4) Pentru creanțele organismului PPP față de terți și pentru creanțele terților față de organismul PPP se aplică o perioadă de prescripție de cinci ani.
Articolul 30
Contribuțiile membrilor
(1) Organismul PPP prezintă membrilor săi cereri de plată integrală sau parțială a contribuției lor în condițiile și la intervalele care sunt prevăzute în actul de înființare sau care au fost convenite cu aceștia.
(2) Pentru sumele plătite organismului PPP de către membrii săi prin intermediul unei contribuții se calculează dobânzi în beneficiul bugetului organismului PPP.
Articolul 31
Execuția cheltuielilor
(1) Pentru execuția cheltuielilor, ordonatorul de credite efectuează angajamente bugetare, își asumă angajamente juridice, lichidează cheltuieli, ordonanțează plăți și desfășoară activitățile prealabile necesare executării creditelor.
(2) Fiecare post de cheltuieli se angajează, se lichidează, se ordonanțează și se plătește.
Lichidarea cheltuielilor este actul prin care ordonatorul de credite competent confirmă o operațiune financiară.
Ordonanțarea cheltuielilor este actul prin care, după ce a verificat disponibilitatea creditelor, ordonatorul de credite competent dă contabilului instrucțiunea de a plăti cheltuielile lichidate.
(3) Pentru orice măsură care poate genera o cheltuială de la bugetul organismului PPP, ordonatorul de credite competent efectuează un angajament bugetar înainte de a-și asuma o obligație juridică față de terți.
(4) Prin acceptarea programului de lucru anual al organismului PPP, consiliul de conducere aprobă cheltuielile operaționale ale organismului PPP pentru activitățile derulate, în măsura în care elementele menționate în prezentul paragraf sunt identificate în mod clar.
Programul de lucru anual conține obiective detaliate și rezultate preconizate, inclusiv indicatori de performanță. Acesta cuprinde, de asemenea, descrierea acțiunii (acțiunilor) care urmează să fie finanțată (finanțate) și precizarea sumele alocate fiecărei acțiuni.
Orice modificare substanțială a programului de lucru anual se adoptă pe baza aceleiași proceduri ca și programul de lucrul inițial, în conformitate cu prevederile actului de înființare.
Consiliul de conducere poate să delege ordonatorului de credite al organismului PPP competența de a aduce modificări nesubstanțiale programului de lucru.
Articolul 32
Termenele
Plata cheltuielilor trebuie să se efectueze în termenele prevăzute în Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și în Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012 și în conformitate cu dispozițiile acestor regulamente.
CAPITOLUL 7
EXECUȚIA BUGETULUI ORGANISMULUI PPP
Articolul 33
Achizițiile publice
(1) În ceea ce privește achizițiile publice, se aplică titlul V din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, sub rezerva alineatelor (3)-(6) de la prezentul articol.
(2) Organismul PPP participă la baza centrală de date privind excluderile, creată și gestionată de Comisie în temeiul articolului 108 din Regulamentul financiar general.
(3) În cazul contractelor cu o valoare cuprinsă între 60 000 EUR și pragurile prevăzute la articolul 118 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 se poate aplica procedura prevăzută în Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012 pentru contractele cu o valoare care nu depășește 60 000 EUR.
(4) Organismul PPP poate, la cererea sa, să participe în calitate de autoritate contractantă la procedurile Comisiei de atribuire a contractelor, la procedurile interinstituționale de atribuire a contractelor, precum și la procedurile de atribuire a contractelor organizate de alte organisme ale UE sau de alte organisme PPP.
(5) Organismul PPP poate, fără a recurge la procedura de achiziții publice, să încheie cu Comisia, cu birourile interinstituționale și cu Centrul de Traduceri pentru Organismele Uniunii Europene, înființat prin Regulamentul (CE) nr. 2965/94 al Consiliului (5), contracte având ca obiect furnizarea de bunuri, prestarea de servicii sau executarea de lucrări de către acestea din urmă.
Organismul PPP poate, fără a recurge la procedura de achiziții publice, să încheie cu membrii săi alții decât Uniunea contracte având ca obiect furnizarea de bunuri, prestarea de servicii sau executarea de lucrări direct de către membrii respectivi, fără a recurge la terți.
Nu se consideră că bunurile, serviciile sau lucrările prevăzute la primul și la al doilea paragraf fac parte din contribuția membrilor la bugetul organismului PPP.
(6) Organismul PPP poate să organizeze proceduri de achiziții publice în comun cu autorități contractante din statul membru gazdă, pentru acoperirea nevoilor sale administrative, sau cu autorități contractante din statele membre, din statele Asociației Europene a Liberului Schimb sau din statele candidate la Uniune care sunt membre ale organismului PPP respectiv. În astfel de cazuri se aplică mutatis mutandis articolul 133 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012.
Organismul PPP poate să organizeze proceduri de achiziții publice în comun cu membrii săi din sectorul privat sau cu autoritățile contractante din țările participante la programele Uniunii care sunt membre ale organismului PPP respectiv. În astfel de cazuri se aplică mutatis mutandis primul paragraf de la articolul 133 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012.
Articolul 34
Experții
În ceea ce privește alegerea experților se aplică mutatis mutandis articolul 287 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, sub rezerva unei proceduri specifice prevăzute în actul de bază al programului a cărui realizare este încredințată organismului PPP. Experții respectivi sunt remunerați pe baza unei sume fixe anunțate în prealabil și sunt aleși pe baza competenței lor profesionale.
Organismul PPP poate să utilizeze listele întocmite de Comisie, de alte organisme ale Uniunii sau de alte organisme PPP.
Organismul PPP poate, dacă este necesar și justificat în mod corespunzător, să selecteze orice persoană care, deși nu figurează pe nicio listă, prezintă competențele adecvate.
Alegerea experților externi se face pe baza competențelor, experienței și cunoștințelor necesare pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite și în conformitate cu principiile nediscriminării, egalității de tratament și absenței conflictului de interese.
Articolul 35
Granturile
În ceea ce privește granturile, se aplică titlul VI din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, sub rezerva unor eventuale dispoziții specifice ale actului de înființare.
Articolul 36
Premiile
(1) În ceea ce privește premiile, se aplică titlul VII din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, sub rezerva alineatului (2) de la prezentul articol.
(2) Concursurile pentru premii cu o valoare unitară de cel puțin 1 000 000 EUR pot fi publicate numai dacă sunt prevăzute în proiectul de program de lucru menționat la articolul 14 alineatul (1).
Articolul 37
Precizarea căilor de atac
(1) În cazul în care un act procedural al unui ordonator de credite prejudiciază drepturile unui candidat sau ofertant, beneficiar sau contractant, actul în cauză conține căile de atac administrative și/sau judiciare care pot fi utilizate pentru a contesta actul.
(2) Se precizează în mod special natura căii de atac, organismul sau organismele la care aceasta poate fi introdusă, precum și termenele pentru exercitarea acesteia.
(3) Alineatele (1) și (2) se supun procedurii specifice stabilite în actele de bază ale programului a cărui realizare este încredințată organismului PPP.
CAPITOLUL 8
CONTABILITATEA
Articolul 38
Regulile privind conturile
Organismul PPP instituie un sistem de contabilitate care oferă informații exacte, complete și fiabile în timp util.
Contabilitatea organismului PPP respectă regulile privind conturile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
Articolul 39
Structura conturilor
Conturile organismului PPP cuprind următoarele:
(a)
situațiile financiare ale organismului PPP;
(b)
rapoartele privind execuția bugetului organismului PPP (raportul privind gestiunea bugetară și financiară).
Organismul PPP întocmește un raport privind gestiunea bugetară și financiară din exercițiul financiar respectiv. În acest raport se prezintă, atât sub formă de sume absolute, cât și sub formă de procentaje, cel puțin rata de execuție a creditelor, precum și informații rezumative privind transferurile de credite între diverse posturi bugetare.
În cazul în care conturile organismului PPP trebuie să fie consolidate, în conformitate cu regulile privind conturile, menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, organismul PPP trimite raportul privind gestiunea bugetară și financiară Parlamentului European, Consiliului și Curții de Conturi până la data de 31 martie a exercițiului financiar următor.
Articolul 40
Principiile contabile
În situațiile financiare, informațiile, inclusiv cele referitoare la politicile contabile, sunt prezentate astfel încât să se asigure că ele sunt relevante, fiabile, comparabile și inteligibile. Situațiile financiare se întocmesc în conformitate cu principiile contabile general acceptate, care sunt prezentate în regulile privind conturile de la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, sau cu Standardele internaționale de contabilitate pentru sectorul public (denumite în continuare „IPSAS”).
Articolul 41
Situațiile financiare
(1) Situațiile financiare se prezintă în euro și cuprind următoarele:
(a)
bilanțul și contul de rezultat, care reprezintă toate activele și pasivele, situația financiară și rezultatul economic la data de 31 decembrie a exercițiului anterior; acestea sunt prezentate în conformitate cu regulile privind conturile, menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, sau cu IPSAS bazate pe angajamente;
(b)
situația fluxurilor de numerar, care prezintă sumele colectate și plătite în cursul exercițiului și situația finală de trezorerie;
(c)
situația modificărilor de active nete, care prezintă o sinteză a mișcărilor înregistrate în cursul exercițiului la rezerve și la rezultatele acumulate.
(2) Notele la situațiile financiare completează și detaliază informațiile prezentate în rapoartele menționate la alineatul (1) și oferă toate informațiile suplimentare prevăzute de practica contabilă acceptată pe plan internațional, dacă informațiile în cauză sunt relevante pentru activitățile organismului PPP.
Articolul 42
Rapoartele privind execuția bugetară
Rapoartele privind execuția bugetară se prezintă în euro. Acestea sunt formate din:
(a)
rapoartele care agregă toate operațiunile bugetare ale exercițiului pe venituri și cheltuieli;
(b)
notele explicative, care completează și detaliază informațiile prezentate în rapoarte.
Rapoartele privind execuția bugetară respectă aceeași structură ca și bugetul.
Articolul 43
Conturilor provizorii și aprobarea conturilor finale
(1) În cazul în care conturile organismului PPP trebuie să fie consolidate, în conformitate cu regulile privind conturile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, contabilul organismului PPP comunică conturile provizorii Curții de Conturi până la data de 15 februarie a exercițiului financiar următor.
În cazul menționat la primul paragraf, contabilul organismului PPP transmite contabilului Comisiei, tot până la data de 15 februarie a exercițiului financiar următor, un pachet de rapoarte într-un format standardizat stabilit de contabilul Comisiei în vederea consolidării.
(2) Contabilul întocmește conturile finale ale organismului PPP. Directorul le transmite alături de avizul auditorului extern menționat la articolul 46 consiliului de conducere spre aprobare, până la data de 15 martie.
În cazul în care conturile organismului PPP trebuie să fie consolidate, în conformitate cu regulile privind conturile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, contabilul transmite conturile finale alături de avizul auditorului extern menționat la articolul 46 și de aprobarea consiliului de conducere Curții de Conturi, Parlamentului European și Consiliului până la data de 1 iulie a exercițiului financiar următor. Într-un astfel de caz, contabilul organismului PPP transmite contabilului Comisiei, tot până la data de 1 iulie a exercițiului financiar următor, un pachet de rapoarte într-un format standardizat stabilit de contabilul Comisiei în vederea consolidării.
În cazul în care conturile organismului PPP trebuie să fie consolidate, în conformitate cu regulile privind conturile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, contabilul organismului PPP transmite Curții de Conturi, cu o copie în atenția contabilului Comisiei, și o scrisoare cuprinzând declarațiile conducerii cu privire la aceste conturi finale, la aceeași dată la care se transmit conturile finale.
Conturile finale sunt însoțite de o notă redactată de contabil, prin care acesta declară că respectivele conturi finale au fost întocmite în conformitate cu prevederile prezentului capitol și cu principiile, regulile și metodele contabile aplicabile.
Conturile finale aprobate se publică pe site-ul de internet al organismului PPP în termen de o lună de la aprobarea lor.
Articolul 44
Sistemul contabil
(1) În cazul în care conturile organismului PPP trebuie să fie consolidate, în conformitate cu regulile privind conturile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, planul de conturi armonizat pe care trebuie să îl aplice organismul PPP este adoptat de către contabilul Comisiei în conformitate cu articolul 152 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
(2) Sistemul contabil este format din contabilitatea generală și contabilitatea bugetară. Ambele contabilități au la bază anul calendaristic și sunt ținute în euro.
(3) În contabilitatea generală se înregistrează, în ordine cronologică, pe baza metodei în partidă dublă, toate evenimentele și operațiunile care au efecte asupra situației economice și financiare, precum și asupra activelor și a pasivelor organismului PPP.
(4) Contabilitatea bugetară reprezintă o înregistrare detaliată a execuției bugetului organismului PPP. În aceasta se înregistrează toate operațiunile bugetare de venituri și cheltuieli.
Articolul 45
Listele de inventar
Organismul PPP ține liste de inventar în care se precizează cantitatea și valoarea tuturor activelor corporale, necorporale și financiare care constituie proprietatea sa sau proprietatea Uniunii. În cazul în care conturile organismului PPP trebuie să fie consolidate, în conformitate cu regulile privind conturile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, organismul PPP ține listele de inventar respective în conformitate cu un model pregătit de contabilul Comisiei. Organismul PPP se asigură că intrările de inventar corespund situației reale.
CAPITOLUL 9
AUDITUL EXTERN ȘI COMBATEREA FRAUDEI
Articolul 46
Auditul extern
Organismul PPP se supune unui audit extern independent, efectuat în conformitate cu standarde de audit recunoscute la nivel internațional, de către un organism de audit independent. În avizul emis, auditorul extern stabilește dacă conturile redau o imagine fidelă, dacă sistemele de control existente funcționează în mod corespunzător și dacă tranzacțiile subiacente sunt legale și conforme. În aviz se precizează, de asemenea, dacă auditul pune sub semnul întrebării afirmațiile din cuprinsul declarației de gestiune menționate la articolul 20. Avizul se prezintă consiliului de conducere. Acesta se transmite Comisiei alături de conturile finale ale organismului PPP, cel mai târziu la data de 15 martie.
Articolul 47
Verificarea conturilor de către Curtea de Conturi
(1) Cu excepția cazului în care actul de înființare al organismului PPP conține dispoziții contrare, Curtea de Conturi controlează conturile organismului PPP în conformitate cu articolul 287 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene. În cadrul acestei verificări, Curtea de Conturi poate să țină cont de activitatea de audit desfășurată de auditorul extern independent menționat la articolul 46 din prezentul regulament și de măsurile întreprinse în urma constatărilor acestuia.
(2) Verificarea realizată de Curtea de Conturi este reglementată de articolele 158-163 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
Articolul 48
Controalele la fața locului efectuate de Comisie, OLAF și Curtea de Conturi
(1) Fără a aduce atingere articolului 47 alineatul (1), organismul PPP acordă personalului Comisiei și altor persoane autorizate de aceasta, precum și Curții de Conturi, acces la amplasamentele și localurile sale, precum și la toate informațiile, inclusiv la cele în format electronic, necesare pentru efectuarea auditurilor.
(2) OLAF poate efectua investigații, inclusiv controale la fața locului și inspecții, în conformitate cu dispozițiile și procedurile prevăzute în Regulamentul (UE, Euratom) No 883/2013 al Parlamentului European și al Consiliului (6) și în Regulamentul (Euratom, CE) nr. 2185/96 al Consiliului (7), pentru a stabili dacă au avut loc fraude, acte de corupție sau orice altă activitate ilegală care afectează interesele financiare ale Uniunii în legătură cu un grant sau cu un contract finanțat de organismul PPP.
(3) Fără a aduce atingere alineatelor (1) și (2), contractele, acordurile și deciziile organismului PPP conțin dispoziții prin care Curtea de Conturi Europeană și OLAF sunt împuternicite în mod expres să efectueze astfel de audituri și investigații, în conformitate cu competențele lor respective.
CAPITOLUL 10
DISPOZIȚII FINALE ȘI TRANZITORII
Articolul 49
Solicitările de informații
Comisia și membrii organismului PPP, cu excepția Uniunii, pot să solicite organismului PPP toate informațiile sau explicațiile necesare în chestiuni bugetare care intră în domeniile lor de competență.
Articolul 50
Adoptarea normelor financiare ale organismului PPP
Fiecare organism menționat la articolul 209 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 adoptă noi norme financiare care intră în vigoare la 1 ianuarie 2014 sau, în orice caz, în termen de nouă luni de la data la care organismul PPP respectiv intră în sfera de aplicare a articolului 209 din regulament.
Articolul 51
Intrarea în vigoare
Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 30 septembrie 2013.