ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1268/2012 НА КОМИСИЯТА
от 29 октомври 2012 година
относно правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално членове 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 и 209 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (2) бе съществено изменен и заменен с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“). Поради това е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 на Комисията от 23 декември 2002 г. относно определянето на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим към общия бюджет на Европейските общности (3) да се приведе в съответствие с Финансовия регламент. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 да бъде заменен.
(2)
Съгласно член 290 от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“) законодателен акт може да делегира на Комисията правомощието да приема незаконодателни актове само с цел допълване или изменяне на някои несъществени елементи на законодателния акт. Вследствие на това някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 са включени във Финансовия регламент. Поради това тези разпоредби следва да не бъдат включени в настоящия регламент.
(3)
По време на своята подготвителна работа Комисията проведе подходящи консултации, включително на експертно равнище, и предаде едновременно, своевременно и по подходящ начин съответните документи на Европейския парламент и Съвета.
(4)
Що се отнася до бюджетните принципи, и по-специално до принципа на единство, опростяването на правилата, уреждащи генерирането и събирането на лихви, начислени върху предварителното финансиране, и по-специално отказването от задължението на получателите на безвъзмездни средства да генерират такива лихви, прави неактуални разпоредбите относно обхвата и условията за събиране на лихвите. В случаите, в които такова задължение се налага на субектите, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, правилата, уреждащи посочването, използването и счетоводното отчитане на генерираните лихви, следва да бъдат включвани в споразуменията за делегиране, сключени с тези субекти. В случаите, в които начислените върху предварителното финансиране лихви се дължат на Съюза въз основа на тези споразумения, тези лихви следва да се изплащат на бюджета като целеви приходи.
(5)
По отношение на принципа на ежегодност е важно да се пояснят значението на годишните бюджетни кредити и подготвителните етапи на процедурата по поемане на задължения, която, ако бъде приключена до 31 декември, може да позволи пренасяне на бюджетни кредити за поети задължения.
(6)
Що се отнася до принципа на разчетна единица, следва да бъдат посочени валутните курсове, които следва да се използват за конвертирането на еврото в другите валути за нуждите на управлението на паричния поток и отчетите. Освен това следва да се повиши прозрачността в счетоводното отчитане на резултатите от такива операции по конвертиране на валути. След въвеждането на еврото следва да се премахне задължението на Комисията да предоставя на държавите членки информация за паричните преводи, извършвани между различни валути.
(7)
Що се отнася до дерогациите от принципа на универсалност, следва да бъде уточнено бюджетното третиране на целевите приходи, по-конкретно на вноските от държавите членки или трети държави по определени програми на Съюза, както и ограниченията за нетиране на приходите и разходите. По-конкретно, като се има предвид настоящата практика, по съображения за правна сигурност е необходимо да се поясни, че по правило целевите приходи следва да генерират бюджетни кредити за поети задължения и за плащания автоматично, веднага след като приходите бъдат получени от институцията. Необходимо е също да се уточнят случаите, в които по изключение целевите приходи могат да бъдат предоставяни, преди приходите да са реално получени от институцията.
(8)
Относно принципа на специфичност следва да се даде точно определение за изчисляването на процента на бюджетните кредити, които институциите имат право да прехвърлят по силата на своята независимост. Европейският парламент и Съветът следва да получават пълна информация посредством подробно обяснение на исканията за трансфери, които трябва да им се изпращат.
(9)
Що се отнася до доброто финансово управление, нужно е да се посочат целите на предварителната, междинната и последващата оценка на програмите и дейностите, минималната честота на тяхното извършване и информацията, която трябва да се съдържа в законодателната финансова обосновка.
(10)
По отношение на принципа на прозрачност публикуването на данни с името на съответните получатели на средства и точните суми, получени от тях, повишава прозрачността по отношение на използването на съответните средства. Такава предоставена на гражданите информация засилва публичния контрол на целта, за която средствата са предоставени, и спомага за най-доброто използване на публичните средства. Същевременно, когато получателите са физически лица, при такова публикуване трябва да се спазват правилата за защита на личните данни. Поради това личните данни следва да се публикуват само ако това е необходимо и пропорционално на преследваната основателна цел.
(11)
Информацията относно използването на средства на Съюза следва да се публикува на уебсайт на институциите и да съдържа поне името, местоположението, сумата и предназначението на средствата. Тази информация следва да отчита критериите, залегнали в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент, и по-конкретно вида и размера на отпуснатите средства.
(12)
Името и местоположението на получателите на средства на Съюза следва да се публикуват за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени вследствие на откриването на публична процедура на конкурентна основа, какъвто е случаят по-конкретно с конкурсите, поканите за представяне на предложения и на оферти, при зачитане на принципите на ДФЕС, и по-специално принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация. Освен това такова публикуване следва да допринася за осъществяването на контрол върху процедурите за публичен подбор от страна на отхвърлените кандидати в конкурентната процедура.
(13)
Публикуването на лични данни на физически лица следва да не надхвърля срока, през който средствата се използват от получателя, поради което трябва да се прекратява след изтичане на две години. Същото следва да се отнася и за личните данни на юридическите лица, чието официално наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
(14)
В повечето случаи, попадащи в обхвата на настоящия регламент, публикуването се отнася до юридическите лица.
(15)
Когато става въпрос за физически лица, такова публикуване следва да се предвижда само при съблюдаване на принципа на пропорционалност между размера на отпуснатата сума и необходимостта от контрол на най-добрия начин на използване на средствата. По отношение на физическите лица публикуването на региона от ниво NUTS 2 съответства на целта да се публикуват получателите, гарантира равно третиране на държавите членки с различна големина, като същевременно се зачита правото на получателите на личен живот, и по-специално на защита на личните им данни.
(16)
Информацията за стипендиите и други преки помощи, отпускани на физическите лица в най-голяма нужда, следва да не се публикува.
(17)
За да се гарантира спазването на принципа на равно третиране на получателите на средства, публикуването на информация във връзка с физическите лица следва да бъде осигурено и в съответствие със задължението на държавите членки да осигурят голяма прозрачност на поръчките, чиято стойност надхвърля сумата в Директива 2004/18/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 31 март 2004 г. относно координирането на процедурите за възлагане на обществени поръчки за строителство, услуги и доставки (4).
(18)
Името и местоположението на получателя, както и сумата и предназначението на средствата следва да не се публикуват, ако това може да застраши неприкосновеността на получателя, защитен от Хартата на основните права на Европейския съюз, или би навредило на законните търговски интереси на получателя.
(19)
Бюджетната номенклатура следва да осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес.
(20)
Следва да бъдат посочени и действията, които има вероятност да породят конфликт на интереси.
(21)
По отношение на непрякото управление е необходимо да се установят рамката за това делегиране на правомощия и съдържанието на споразумението за делегиране. Всеки субект или лице, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, следва да гарантира степен на защита на финансовите интереси на Съюза, еквивалента на изискваната по Финансовия регламент. Следва да бъдат посочени условията, при които Комисията може да приема, че системите, правилата и процедурите на тези субекти или лица са еквивалентни на нейните, за да се обезпечи доброто финансово управление на средствата на Съюза от субектите със задачи по изпълнението на бюджета.
(22)
Изпълнителните агенции, които остават под контрола на Комисията, следва да бъдат признати за оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на тази институция за изпълнението на бюджета на Съюза.
(23)
В случай на непряко управление с международни организации следва да бъдат посочени организациите, които отговарят на условията за този вид управление.
(24)
Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга, следва да бъдат определени условията за тяхното посочване.
(25)
За непрякото управление е необходимо да се установят подробни правила за процедурите за разглеждане и приемане на отчетите и за изключване от финансиране от Съюза на разходите, за които са отпуснати средства в нарушение на приложимите правила.
(26)
Частноправните субекти, извършващи подготвителни или помощни задачи от името на Комисията, следва да бъдат избирани в съответствие с процедурите за възлагане на обществени поръчки.
(27)
Що се отнася до ролята на финансовите участници, реформата на финансовото управление, както и премахването на централизираните предварителни проверки, повишава отговорностите на разпоредителите с бюджетни кредити при всички приходни и разходни операции, включително от гледна точка на системите за вътрешен контрол. Европейският парламент и Съветът следва в бъдеще да бъдат уведомявани за възлагането или прекратяването на функциите на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити. Следователно следва да бъдат определени и задачите, отговорностите и принципите на процедурите, които трябва да бъдат спазвани. Интернализирането на предварителните проверки налага по-конкретно да се прави ясно разграничение между задачите, свързани с инициирането на операции в изпълнение на бюджета, и задачите, свързани с проверката на тези операции. Освен това всяка институция следва да приеме кодекс на професионалните стандарти, който се прилага за служителите, отговарящи за предварителните и последващите проверки. Необходимо е също да се предвиди поетите отговорности да бъдат отчитани в годишен доклад до институцията, която отговаря, освен за други неща, за последващите проверки. Следва да се съхранява оправдателната документация във връзка с извършените операции. На последно място, всички различни форми на процедурата на договаряне за възлагане на обществени поръчки следва, тъй като тези поръчки представляват дерогации от обичайните процедури за възлагане на обществени поръчки, да бъдат предмет на специален доклад до институцията и на съобщение до Европейския парламент и Съвета.
(28)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 следва да бъде адаптиран, за да бъде взета предвид двойната роля на ръководителя на делегация като вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“) и що се отнася до оперативните бюджетни кредити, за Комисията.
(29)
С цел поясняване на отговорностите е необходимо да се даде точно определение на задачите и отговорностите на счетоводителя във връзка със счетоводните системи, управлението на касата, управлението на банковите сметки и досиетата на трети страни. Следва да бъдат определени и условията за прекратяване на функциите на счетоводителя.
(30)
Следва да бъдат също определени условията за използване на сметките за авансови средства - система за управление, представляваща изключение от обичайните бюджетни процедури, като следва да бъдат определени и задачите и отговорностите на администраторите на авансови средства, както и тези на разпоредителя с бюджетни кредити и счетоводителя във връзка с контрола на сметките за авансови средства. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции. По съображения за ефикасност в делегациите следва да се открива само една сметка за авансови средства - за бюджетните кредити от частта на бюджета, предназначена за Комисията, и от частта на бюджета, предназначена за ЕСВД. Оказа се необходимо да се въведе възможността за използване на дебитни карти, свързани със сметките за авансови средства, за да се улеснят плащанията, по-специално в делегациите и представителствата на Съюза, и за да се избегнат рисковете, свързани с работата с пари в брой.
(31)
Когато бъдат определени задачите и отговорностите на всеки финансов участник, последният може да бъде държан отговорен само съгласно условията, съдържащи се в Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз. Специалният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден във всяка институция, се оказа ефикасен механизъм за определяне на това дали са налице нередности от финансово естество и следователно трябва да се запази. Необходимо е да се установи процедурата, чрез която разпоредителят с бюджетни кредити може да иска потвърждение за инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, и по този начин да се освобождава от всякаква отговорност.
(32)
Що се отнася до приходите, с изключение на специалния случай на собствените ресурси, попадащи в обхвата на Решение 2007/436/ЕО, Евратом на Съвета от 7 юни 2007 г. относно системата на собствените ресурси на Европейските общности (5), трябва да се определят задачите и проверките, попадащи в отговорността на разпоредителите с бюджетни кредити на различните етапи от процедурата: установяване на прогноза за вземанията, нареждане за събиране, изпращане на дебитното известие, с което длъжникът се уведомява, че вземането е установено, изчисляване на евентуална лихва за забава и решението, при необходимост, за отказ от вземане при спазване на критерии, гарантиращи съблюдаване на принципа на добро финансово управление, за да се обезпечи ефикасно събиране на приходите.
(33)
Необходимо е да се уточни ролята на счетоводителя в събирането на приходите и по отношение на удължаването на срока за плащане на разходите. Счетоводителят следва да разполага също с гъвкавост при събирането на плащания, като например възможността директно да прихваща дългове или, при извънредни обстоятелства и при надлежно съблюдаване на принципа на пропорционалност, да отменя изискването за предоставяне на гаранция за изплащане на дълг, когато длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция.
(34)
За да се обезпечи управлението на активите, като същевременно се генерира финансово възнаграждение, е необходимо условно платените суми, като глобите в областта на конкуренцията, които се оспорват, да се инвестират във финансови активи и да се уточни за каква цел ще се използват лихвите, генерирани от тези инвестиции.
(35)
За да се гарантира, че Комисията разполага с цялата необходима информация за приемането на решенията за финансиране, е необходимо да се установят минималните изисквания за съдържанието на решенията за финансиране в областта на безвъзмездните средства, обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти.
(36)
Що се отнася до разходите, следва да бъдат дефинирани връзката между решенията за финансиране, глобалните поети задължения и индивидуалните поети задължения и характеристиките на тези различни етапи, за да се въведе ясна рамка за различните етапи от изпълнението на бюджета.
(37)
Необходимо е да се поясни връзката между утвърждаването, разрешаването и платежните операции и проверките, които трябва да извършва разпоредителят с бюджетни кредити при проверката на разходите с резолюция „прието за плащане“. Следва да бъдат посочени документите, които трябва да бъдат изготвяни в подкрепа на плащанията, както и да бъдат определени правила за изчистването на предварителното финансиране и на междинните плащания.
(38)
Следва да се определят подробни правила за прилагането на сроковете, които важат за операциите по утвърждаване и плащане, като бъде взета под внимание Директива 2011/7/ЕС на Европейския парламент и на Съвета от 16 февруари 2011 г. относно борбата със забавяне на плащането по търговски сделки (6), за да се предотврати ненужното забавяне на плащанията в полза на получателите.
(39)
За вътрешния одит е необходимо да се установи процедурата за назначаване на одитора и за гарантиране на неговата независимост в рамките на институцията, която го е назначила и на която той трябва да докладва за дейността си. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции, за да се осигури прозрачност спрямо Европейския парламент и Съвета.
(40)
Правилата относно обществените поръчки следва да се основават на Директива 2004/18/ЕО. Необходимо е да се определят различните видове процедури за възлагане на обществени поръчки, приложимите мерки за оповестяване и публикуване, условията, при които може да се използва конкретен вид процедура, и основните характеристики на съществуващите процедури, посочването на критериите за подбор и възлагане, правилата за достъп до тръжните документи и за комуникация с оферентите или кандидатите и за случаите, при които Комисията възлага поръчки за свои нужди, приложимите прагове и правилата за определяне на стойността на поръчките, които ще бъдат възлагани.
(41)
Целта на процедурите за възлагане на обществени поръчки е задоволяване на нуждите на институцията при възможно най-добрите условия, като същевременно се гарантира равният достъп до обществените поръчки и се съблюдават принципите на прозрачност и недопускане на дискриминация. С цел осигуряване на прозрачност и равно третиране на кандидатите и оферентите, както и пълната отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити при крайния избор, е необходимо да се определи процедурата за отваряне и оценяване на офертите и заявленията за участие, от назначаването на комисия до обоснованото и документирано решение за възлагане, която процедура в крайна сметка попада в рамките на дейността на възложителя.
(42)
Като се вземе предвид опитът от миналото, е необходимо да се установи нова процедура за възлагане на обществени поръчки за поръчките със средна стойност. Нужно е да се позволи използването на „списък на потенциалните оференти“ при същите условия като съществуващите за поканите за изразяване на интерес, тъй като този списък води до по-малка административна тежест за потенциалните оференти.
(43)
За да се защитят финансовите интереси на Съюза по време на изпълнението на поръчките, е необходимо да се допусне възможността да се изисква от субектите, които осигуряват финансовия капацитет в рамките на възлагането на обществените поръчки, да носят солидарна отговорност за изпълнението на съответната поръчка.
(44)
С цел защита на финансовите интереси на Съюза и гарантиране на контрола върху изпълнението на поръчките е необходимо да се допусне възможността да се изисква от изпълнителя самият той да изпълнява пряко определени задачи от критично естество.
(45)
За да се гарантира, че поръчките се изпълняват по най-високи професионални стандарти, е необходимо да се допусне възможността за отхвърляне на оференти, които имат потенциални конфликти на интереси.
(46)
Като се има предвид, че изискването на финансови гаранции вече не се прилага по подразбиране, е нужно да бъдат определени критериите, по които такива гаранции могат да бъдат изисквани.
(47)
Необходимо е да се поясни обхватът на дела за безвъзмездните средства, по-специално по отношение на вида на дейността или на органа от общ европейски интерес, които отговарят на условията за отпускане на безвъзмездни средства, както и по отношение на видовете правни задължения, които могат да се използват за покриване на безвъзмездните средства. За тези правни задължения следва да бъдат уточнени критериите за избор между споразумения и решения, тяхното минимално съдържание и възможността за сключване на индивидуално споразумение или решение за безвъзмездни средства в рамките на рамковите партньорства, за да се гарантира равно третиране и за да се избегне ограничаването на достъпа до средства на Съюза.
(48)
Обхватът на дела за безвъзмездните средства следва да отчита и въвеждането във Финансовия регламент, от една страна, на специфични дялове за наградите и финансовите инструменти и от друга страна, на ключовите правила, приложими за безвъзмездните средства, допустимите разходи, премахването на принципа на постепенно намаляване, използването на опростени форми безвъзмездни средства (еднократни суми, единични разходи и единни ставки) и отпадането на задължителното предоставяне на гаранции за предварителното финансиране.
(49)
Напредъкът към електронен обмен на информация и електронно подаване на документи, които представляват основна мярка за опростяване, следва да бъде съпътстван от ясни условия за приемане на системите, които ще се използват, за да се създаде надеждна от правна гледна точка среда.
(50)
Принципите на недопускане на печалба и съфинансиране следва да бъдат преразгледани съобразно поясненията и мерките за опростяване, включени във Финансовия регламент. По-конкретно, по съображения за яснота, трябва да се определят подробни правила за видовете приходи, които да се задържат, за принципа на недопускане на печалба, както и формите на външно съфинансиране и вноските в натура.
(51)
По отношение на принципа на прозрачност следва да се разрешат приемането и публикуването на многогодишни работни програми, тъй като те носят добавена стойност за заявителите, които могат да предвиждат по-лесно и да се подготвят по-добре за поканите за представяне на предложения. В този контекст следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране. За да се осигури прозрачност, трябва да се публикуват и поканите за представяне на предложения, освен при спешни случаи или когато дейността може да бъде реализирана само от един субект. Нужно е да се уточни минималното съдържание, което ще се публикува.
(52)
Тъй като често се допускат грешки и несъответствия при използването на условията за допустимост за данъка върху добавената стойност (ДДС), плащан от бенефициерите, трябва да се гарантира, че концепциите за невъзстановим ДДС и данъчно незадължени лица по смисъла на член 13, параграф 1 от Директива 2006/112/ЕО на Съвета от 28 ноември 2006 г. относно общата система на данъка върху добавената стойност (7) се разбират и прилагат последователно по отношение на дейностите, които попадат в обхвата на тези концепции.
(53)
За да се осигурят прозрачност, равно третиране на заявителите и по-голяма отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити, трябва да се установи процедурата за отпускане - от заявлението за безвъзмездни средства, за което Комисията следва да е предоставила минимална информация на заявителите, до оценката на заявлението в контекста на посочени по-рано критерии за допустимост, подбор и отпускане, преди отговорният разпоредител с бюджетни кредити да вземе окончателно, надлежно документирано решение. Необходимо е да се определят подробни правила относно състава и задачите на комисията, която отговаря за оценяването на предложенията спрямо критериите за подбор и отпускане, както и относно възможностите за контакт със заявителите по време на процедурата по отпускане или за приканването им да коригират своите предложения. Тези възможности следва подобаващо да отразяват нуждите от гледна точка на доброто администриране, въведени във Финансовия регламент, и следва да включват условията, при които предложенията могат да бъдат коригирани преди подписването на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства или уведомяването за решенията за отпускане на безвъзмездни средства, като същевременно се прилага равно третиране на заявителите и се спазва принципът, според който инициативата за действията идва само от заявителите.
(54)
Тъй като съгласно Финансовия регламент използването на еднократни суми, единични разходи и единни ставки се улеснява и разширява, определенията за тези опростени форми безвъзмездни средства следва да бъдат пояснени. Особено нужно е да се поясни, че те имат за цел, както всяка форма безвъзмездни средства, да покриват категории допустими разходи, и да се посочи, че техният размер не трябва непременно да бъде предварително фиксиран, което е особено меродавно в случаите, в които размерът на безвъзмездните средства се определя въз основа на обичайните практики на бенефициера за счетоводно отчитане на разходите. Нужно е също да се осигури стабилност на правилата за финансиране в рамките на конкретна програма. За тази цел следва да се позволи използването на опростените форми безвъзмездни средства за целия срок на програмата. За целите на статистиката, методологията или предотвратяването и разкриването на измами е необходимо да се осигури достъп до общата счетоводна информация на бенефициера, дори когато безвъзмездните средства за под формата на еднократни суми, единични разходи или единни ставки. Тези проверки обаче следва да не се използват за поставяне под въпрос на стойността на вече договорените еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
(55)
Доброто финансово управление налага Комисията да се защитава чрез гаранции: на етапа на заявленията за безвъзмездни средства - чрез организиране на финансови одити за заявленията за по-големи суми; към момента на изплащане на предварителното финансиране, когато разпоредителят е преценил, че рисковете оправдават това - чрез изискване на предварителни финансови гаранции; и на етапа на междинните плащания или на плащането на остатъка - чрез организиране на предоставянето на сертификати, съставени от одитори, за заявките за плащане за най-големите суми и които представляват най-голям риск.
(56)
Следва да бъдат пояснени условията и процедурите за временно спиране и намаляване на безвъзмездните средства, за да се дефинират по-добре основанията за това временно спиране или намаляване, да се предостави подходяща информация на бенефициерите и да се гарантира, че бенефициерите имат възможност да упражняват правото си на защита на всеки етап.
(57)
Доброто управление на средствата на Съюза означава също, че самите бенефициери на безвъзмездни средства използват безвъзмездните средства от Съюза икономично и ефикасно. По-конкретно разходите по договорите, възложени от бенефициерите с цел изпълнение на дейност, следва да бъдат допустими, при условие че тези договори за изпълнение се възлагат на икономически най-изгодната оферта.
(58)
Тъй като ограниченията за използване на финансова помощ за трети страни са отслабени във Финансовия регламент, е необходимо да бъдат установени минималните разпоредби, които да бъдат договорени на равнището на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или да бъдат включени в решението за безвъзмездни средства, за да се направи ясно разграничение между отпускането на финансова помощ на трети страни от бенефициер и изпълнението на бюджетни задачи от лице с делегирани правомощия в рамките на непрякото управление.
(59)
Правомощията за налагане на санкции на бенефициерите на безвъзмездни средства следва да бъдат приведени в съответствие с правомощията, предоставяни в контекста на възлагането на обществени поръчки, като се има предвид, че тези правомощия имат един и същ характер и следва да се подчиняват на едни и същи правила от гледна точка на ефективността и пропорционалността.
(60)
При наградите, също както при безвъзмездните средства, следва да се съблюдават принципите на прозрачност и равно третиране. В този контекст следва също да бъдат установени минималните характеристики на работните програми и на конкурсите, като се вземат под внимание съответните нужди за безвъзмездните средства. По-конкретно следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране, както и минималното съдържание на конкурсните правила, и по-специално условията за изплащане на наградата на победителите в случай на присъждане, и подходящите средства за публикуване.
(61)
Спазването на принципите на прозрачност и равно третиране налага също установяването на ясно определена процедура за присъждане - от внасянето на проекти до информацията за участниците и обявяването на спечелилия участник. Тази процедура следва да включва оценяване на проектите на участниците от комисия от експерти, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, чрез използване на критериите за присъждане, обявени в конкурсните правила, за да се осигури компетентно и неутрално оценяване на проектите на участниците. Въз основа на препоръките на експертите отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да вземе окончателното решение относно присъждането на наградата, тъй като отговорността за изпълнението на бюджета винаги се носи от Комисията.
(62)
За да се осигури хармонизирано прилагане на различните финансови инструменти в рамките на Комисията, общата рамка, включена в дял VIII на Финансовия регламент, следва да бъде допълнена с подробни правила за управлението на финансовите инструменти, включително с разпоредби за избора на субекти с възложени задачи по изпълнението, съдържанието на споразуменията за делегиране, разноските и таксите за управление, и за доверителните сметки.
(63)
Следва да бъдат определени правила за избора на финансови посредници и крайни получатели, особено когато финансовите инструменти се управляват пряко в извънредни случаи или чрез специални инвестиционни механизми, или чрез други механизми за изпълнение, гарантирайки по този начин ефикасно разходване на средствата на Съюза.
(64)
Необходимо е да се определят условията за използване на финансовите инструменти, включително на лостовия ефект, и рамката за мониторинг. Необходимо е също да се предприемат мерки с цел привеждане на финансовите инструменти в действие въз основа на солидна предварителна оценка, която позволява на Комисията да ги проектира така, че да се реагира на пазарната неефективност и на неоптималните инвестиционни ситуации.
(65)
Що се отнася до воденето и представянето на счетоводна отчетност, общоприетите счетоводни принципи, на които трябва да се основават финансовите отчети, са дефинирани в правилата на Съюза за счетоводна отчетност. Тези счетоводни правила посочват също условията за записване на операция в сметките и правилата за оценяване на активите и пасивите и за осигуряване на провизии, за да се гарантира, че информацията се представя правилно, изчерпателно и точно.
(66)
По отношение на въпросите от счетоводно естество следва да се уточни, че счетоводителят на всяка институция трябва да изготвя документи, описващи организацията на сметките и счетоводните процедури на тази институция, и да определя условията, на които трябва да отговарят компютризираните счетоводни системи, по-специално за да се осигурят сигурност на достъпа и одитна следа за всички промени, направени в системата.
(67)
Що се отнася до воденето на сметките, трябва да се посочат принципите, приложими за счетоводните книги, оборотната ведомост, периодичното равнение на общите суми в този баланс и инвентара, и да се посочат елементите на сметкоплана, приет от счетоводителя на Комисията. Следва да се определят правилата, които се прилагат за вписването на операциите, по-конкретно методът на двустранното счетоводство, правилата за конвертиране на операциите, които не са в евро, и оправдателната документация за счетоводните вписвания. Следва също да се уточни съдържанието на счетоводната документация.
(68)
Необходимо е да се установят правилата във връзка с инвентарния опис и да се разяснят съответните отговорности в тази сфера на счетоводителите и разпоредителите с бюджетни кредити, както и правилата, приложими за препродажбата на имущество от инвентарния опис, с цел ефикасно управление на активите.
(69)
По отношение на външните дейности настоящият регламент, в съответствие с Финансовия регламент, следва да предвиди изключенията, които отразяват специфичните оперативни характеристики на този сектор, главно що се отнася до възлагането на обществени поръчки и отпускането на безвъзмездни средства, по-конкретно поради това че тези процедури се изпълняват от органите на трети държави, получаващи финансова подкрепа от Съюза. Що се отнася до възлагането на обществени поръчки, тези разлики следва да са свързани предимно с видовете процедури и праговете, вследствие на които се прилагат. По отношение на безвъзмездните средства в определени случаи следва да е разрешено пълно финансиране, главно за да се вземе под внимание намалената способност за съфинансиране на бенефициерите.
(70)
Трябва да бъдат установени подробни разпоредби относно използването на бюджетна подкрепа, като се посочат условията, при които може да се използва бюджетна подкрепа, и задължението на партньора да предоставя на Комисията своевременна и надеждна информация за оценяване на това дали тези условия се изпълняват.
(71)
По отношение на доверителните фондове на Съюза трябва да се уточнят принципите, приложими за вноската на Съюза в полза на доверителните фондове на Съюза и вноските на другите донори, да се определят счетоводните правила и правилата за докладване за съответния доверителен фонд на Съюза, по-специално за лихвата с настъпил падеж по банковата сметка на доверителния фонд, да се разяснят съответните отговорности на финансовите участници и на управителния съвет на доверителния фонд, както и да се определят задълженията за външен одит. Необходимо е също да се гарантира справедливо представяне на участващите донори в рамките на управителния съвет на доверителния фонд и да се осигури задължителен положителен глас на Комисията за използването на средствата.
(72)
С цел опростяване на процедурите за възлагане на обществени поръчки в рамките на външните дейности, някои прагове са променени, а други прагове и управленски процедури, произтичащи от общите разпоредби, са добавени и адаптирани.
(73)
Що се отнася до безвъзмездните средства, условията за дерогация от принципа на съфинансиране следва да бъдат рационализирани в съответствие с Финансовия регламент.
(74)
За да се гарантира добро финансово управление на бюджетните кредити на Съюза, трябва също да се посочат предварителните условия и правилата, които трябва да бъдат включени в споразуменията при децентрализирано управление на бюджетните кредити или при използване на сметки за авансови средства.
(75)
Целесъобразно е да се даде определение за европейските служби и да се въведат специфични правила за Службата за публикации и разпоредби, с които счетоводителят на Комисията се оправомощава да делегира някои от своите задачи на служители в тези служби. Следва да бъдат определени и оперативни процедури за банковите сметки, които европейските служби могат да бъдат оправомощени да откриват на името на Комисията.
(76)
По аналогия с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза следва да се публикуват списъкът на експерти по член 204 от Финансовия регламент, избрани чрез покана за изразяване на интерес, и предметът на техните задачи. Следва да се публикува и тяхното възнаграждение, когато надвишава 15 000 EUR.
(77)
Новата процедура, въведена в член 203 от Финансовия регламент, следва да бъде допълнена, особено по отношение на вида разходи, които трябва да бъдат включени в определените в този член прагове. Трябва да се определят подробни правила за проектите за недвижими имоти в делегациите на Съюза предвид на специфичните им особености, и по-специално в случай на спешност. Уместно е да се предвиди жилищните сгради, по-специално в делегациите, които трябва да бъдат взети под наем или закупени в кратък срок, да бъдат изключени от процедурата, установена в член 203 от Финансовия регламент. Придобиването на земя безплатно или за символична сума следва да не попада в обхвата на процедурата по член 203 от Финансовия регламент, тъй като само по себе си не обременява допълнително бюджета.
(78)
За да се осигури съгласуваност с разпоредбите на Финансовия регламент, трябва да се предвидят преходни разпоредби. Освен това, за да се осигури съгласуваност със секторното правно основание, е целесъобразно прилагането на разпоредбите относно режимите на управление и финансовите инструменти да се отложи за 1 януари 2014 г.,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ЧАСТ ПЪРВА
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент определя правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“).
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 2
Счетоводно отчитане на лихвите по предварително финансиране
(член 8, параграф 4 от Финансовия регламент)
Когато на бюджета се дължат лихви, споразумението, сключено със субектите или лицата по член 58, параграф 1, буква в), подточки ii)-viii) от Финансовия регламент, постановява, че предварителното финансиране се изплаща в банкови сметки или подсметки, които позволяват идентифициране на средствата и на свързаните с тях лихви. В противен случай счетоводните методи на получателите или посредниците трябва да позволяват идентифициране на средствата, платени от Съюза, и лихвите или други ползи, генерирани от тези средства.
Разпоредбите на настоящия регламент във връзка с лихвите по предварително финансиране не засягат записването на предварителното финансиране в частта за активите на финансовите отчети, съгласно посоченото в правилата за счетоводна отчетност по член 143 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 3
Бюджетни кредити за финансовата година
(член 11, параграф 3 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за поети задължения и за плащания, одобрени за финансовата година, се състоят от:
а)
бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително с коригиращи бюджети;
б)
пренесените бюджетни кредити;
в)
бюджетните кредити, предоставени повторно в съответствие с членове 178 и 182 от Финансовия регламент;
г)
бюджетните кредити в резултат на плащания по предварително финансиране, които са възстановени в съответствие с член 177, параграф 3 от Финансовия регламент;
д)
бюджетните кредити, предоставени вследствие на получаването на приходи, предвидени за определена цел през финансовата година или през предходни финансови години, но неизползвани.
Член 4
Отмяна и пренасяне на бюджетни кредити
(член 13, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Бюджетните кредити за поети задължения и едногодишните бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент могат да бъдат пренасяни само ако задълженията не са могли да бъдат поети преди 31 декември на финансовата година по причини, които не могат да се припишат на разпоредителя с бюджетни кредити, и ако подготвителните етапи са достатъчно напреднали, за да се допусне с основание, че задълженията ще бъдат поети не по-късно от 31 март на следващата година или 31 декември за проектите за недвижими имоти.
2. Подготвителните етапи по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, които следва да бъдат приключени до 31 декември на финансовата година, за да бъде възможно пренасяне за следващата година, са по-конкретно следните:
а)
за глобалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приемането на решение за финансиране или приключването до тази дата на консултациите със заинтересованите отдели във всяка институция във връзка с приемането на решението;
б)
за индивидуалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приключването на подбора на потенциални изпълнители, бенефициери, спечелили награди или лица, на които са делегирани правомощия.
3. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, за които не са поети задължения до 31 март на следващата финансова година или до 31 декември на следващата година за сумите, свързани с проекти за недвижими имоти, се отменят автоматично.
Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за отменените по този начин бюджетни кредити в срок от един месец от отмяната, извършена съгласно първа алинея.
4. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, могат да бъдат използвани до 31 декември на следващата финансова година.
5. Бюджетните кредити, пренесени в съответствие с параграфи 1-4, се обособяват в сметките.
ГЛАВА 3
Принцип на разчетна единица
Член 5
Обменен курс между еврото и други валути
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, конвертирането от отговорния разпоредител с бюджетни кредити се прави въз основа на обменния курс на еврото за деня, публикуван в Официален вестник на Европейския съюз, серия С.
Когато изпълнителите или бенефициерите трябва да конвертират еврото в друга валута или обратно, се прилагат специфичните договорености във връзка с конвертирането, залегнали в договорите за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или споразуменията за финансиране.
2. За да се избегне същественото отражение на операциите по конвертиране на валута върху равнището на съфинансиране от Съюза или негативното отражение на тези операции върху бюджета на Съюза, специфичните договорености относно конвертирането, посочени в параграф 1, предвиждат, при необходимост, обменен курс между еврото и други валути, който се изчислява въз основа на средната стойност на обменните курсове за деня за определен период.
3. Ако в Официален вестник на Европейския съюз не е публикуван обменен курс на еврото за деня спрямо съответната валута, отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва счетоводния курс по параграф 4.
4. За целите на сметките по членове 151-156 от Финансовия регламент и при спазване на разпоредбите на член 240 от настоящия регламент конвертирането на еврото в друга валута или обратно се извършва с помощта на месечния счетоводен курс на еврото. Този счетоводен обменен курс се определя от счетоводителя на Комисията с помощта на всеки източник на информация, които той счита за надежден, въз основа на обменния курс за предпоследния работен ден на месеца, предхождащ месеца, за който се определя курсът.
5. Резултатите от валутните операции по параграф 4 от настоящия член се посочват в отделна позиция в отчетите на съответната институция.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага mutatis mutandis за органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 6
Курс, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, или от специфичните договори за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или решенията за безвъзмездни средства и споразуменията за финансиране, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, когато конвертирането се извършва от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, е курсът за деня, в който службата разпоредител е съставила платежното нареждане или нареждането за събиране на вземания.
2. В случай на сметки за авансови средства в евро датата, на която банката е извършила плащането, определя курса, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно.
3. За отразяването на сметките за авансови средства в национални валути, съгласно посоченото в член 19 от Финансовия регламент, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, е курсът за месеца, в който е извършен разходът от съответната сметка за авансови средства.
4. За възстановяването на разходи с фиксирана ставка или на разходи, възникващи вследствие на Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз (наричани по-нататък „Правилникът за персонала“), за които е определен таван и които се изплащат във валута, различна от еврото, курсът, който се използва, е курсът в сила към момента на възникване на вземането.
ГЛАВА 4
Принцип на универсалност
Член 7
Структура за отчитане на целевите приходи и осигуряване на съответните бюджетни кредити
(член 21 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на членове 9 и 10, структурата за отчитане на целевите приходи в бюджета включва:
а)
в приходната част на раздела за всяка институция - бюджетен ред за записване на приходите;
б)
в разходната част - бюджетните забележки, включително общите забележки, посочват в кои редове могат да се записват бюджетните кредити, съответстващи на предоставените целеви приходи.
В случаите по буква а) от първа алинея се прави символичен запис pro memoria, а в забележките за информация се посочва очакваният размер на приходите.
2. Бюджетните кредити, които съответстват на целеви приходи, се предоставят автоматично както като бюджетни кредити за поети задължения, така и като бюджетни кредити за плащания, когато приходите бъдат получени от институцията, с изключение на който и да е от следните случаи:
а)
в случаите, предвидени в член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент;
б)
в случая, предвиден в член 21, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент за държавите членки, за които споразумението за финансов принос е изразено в евро.
В случая по буква б) от първа алинея бюджетните кредити за поети задължения могат да бъдат предоставяни от момента на подписването от държавата членка на споразумението за финансов принос.
Член 8
Финансов принос на държавите членки за научноизследователските програми
(член 21, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент)
1. Финансовият принос на държавите членки за финансиране на определени допълнителни научноизследователски програми, предвиден в член 5 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000 на Съвета (8), се изплаща, както следва:
а)
седем дванадесети от сумата, записана в бюджета, се изплащат не по-късно от 31 януари на текущата финансова година;
б)
останалите пет дванадесети се изплащат не по-късно от 15 юли на текущата финансова година.
2. Когато бюджетът не е приет изцяло преди началото на финансовата година, финансовият принос, предвиден в параграф 1, се основава на сумата, записана в бюджета за предходната финансова година.
3. Всеки финансов принос или допълнително плащане, дължимо от държавите членки в полза на бюджета, се записва в сметката или сметките на Комисията в срок от тридесет календарни дни от датата, на която средствата са изискани.
4. Извършените плащания се записват в сметката, предвидена в Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000, и трябва да са съобразени с условията в този регламент.
Член 9
Целеви приходи вследствие на участието на държавите от ЕАСТ в определени програми на Съюза
(член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент)
1. Устройството на бюджета за отразяване на участието на държавите - членки на Европейската асоциация за свободна търговия (наричани по-нататък „държавите от ЕАСТ“), в определени програми на Съюза е, както следва:
а)
в приходната част се прави символичен запис pro memoria за отразяване на пълния размер на финансовия принос на държавите от ЕАСТ за съответната финансова година;
б)
в разходната част:
i)
забележките за всеки ред, свързан с дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ, показват за информация очаквания размер на финансовия принос;
ii)
в приложение, което е неразделна част от бюджета, се посочват всички редове, отнасящи се до дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ.
За целите на буква а) от първа алинея очакваната сума се посочва в бюджетните забележки.
Приложението по буква б), подточка ii) от първа алинея отразява и е част от структурата за отразяване на бюджетните кредити, които съответстват на това участие съгласно параграф 2, и за изпълняване на разходите.
2. Съгласно член 82 от Споразумението за Европейското икономическо пространство (наричано по-нататък „Споразумението за ЕИП“) средствата за годишното участие на държавите от ЕАСТ, потвърдени на Комисията от Съвместния комитет на Европейското икономическо пространство в съответствие с член 1, параграф 5 от Протокол 32 към Споразумението за ЕИП, водят до осигуряване в началото на финансовата година на пълния размер на съответните бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
3. Ако в хода на финансовата година по бюджетните редове за участието на държавите от ЕАСТ бъдат предоставени допълнителни бюджетни кредити, без държавите от ЕАСТ да могат в хода на тази година да коригират в съответната степен своя финансов принос, за да бъде спазен „факторът пропорционалност“, предвиден в член 82 от Споразумението за ЕИП, Комисията може, като временна мярка и по изключение, да използва паричните си наличности за предварително финансиране на дела на държавите от ЕАСТ. При предоставяне на такива допълнителни бюджетни кредити Комисията отправя във възможно най-кратък срок покана към държавите от ЕАСТ да предоставят съответните средства. Всяка година Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за взетите в тази връзка решения.
Предварителното финансиране се осчетоводява във възможно най-кратък срок в бюджета за следващата финансова година.
4. Съгласно член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент финансовият принос на държавите от ЕАСТ представлява външен целеви приход. Счетоводителят приема съответните мерки, за да гарантира отделното проследяване на използването на приходите от този принос и на съответните бюджетни кредити.
В отчета по член 150, параграф 2 от Финансовия регламент Комисията посочва отделно етапа от изпълнението, който съответства на участието на държавите от ЕАСТ, както от гледна точка на приходите, така и от гледна точка на разходите.
Член 10
Постъпления от санкции, наложени на държави членки, за които е обявено, че имат прекомерен дефицит
(член 21, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Бюджетната структура за отразяване на постъпленията от санкциите по раздел 4 от Регламент (ЕО) № 1467/97 на Съвета (9) е, както следва:
а)
в приходната част се въвежда ред със символичен запис pro memoria за отразяване на лихвите по тези суми;
б)
същевременно и без да се засягат разпоредбите на член 77 от Финансовия регламент, записването на тези суми в приходната част води до осигуряване, в разходната част, на бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
Бюджетните кредити по буква б) от първа алинея се изпълняват в съответствие с член 20 от Финансовия регламент.
Член 11
Разходи вследствие на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза
(член 22 от Финансовия регламент)
За целите на разрешението от Европейския парламент и от Съвета, посочено в член 22, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията изчислява приблизително и надлежно обяснява финансовите тежести, включително разходите, свързани с последващи действия, в резултат на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза.
Член 12
Сметки за възстановими данъци
(член 23, параграф 3 от Финансовия регламент)
Всички данъци, с които е обложен Съюзът съгласно член 23, параграф 2 и член 23, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответните държави.
ГЛАВА 5
Принцип на специфичност
Член 13
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на институции, различни от Комисията
(член 25 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 25 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по бюджетния ред, от който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, която съответства на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от съответната институция без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 14
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на Комисията
(член 26 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 26, параграф 1 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по реда, от който или към който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, съответстваща на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от Комисията без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 15
Административни разходи
(член 26 от Финансовия регламент)
Разходите, посочени в член 26, параграф 1, първа алинея, буква б) от Финансовия регламент, покриват, за всяка област на политика, елементите по член 44, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 16
Основания за искания за трансфер на бюджетни кредити
(членове 25 и 26 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери и цялата информация за Европейския парламент и Съвета във връзка с трансферите, извършвани съгласно членове 25 и 26 от Финансовия регламент, се придружават от подходяща и подробна оправдателна документация, която показва изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година, както за редовете, към които трябва да се прехвърлят бюджетните кредити, така и за редовете, от които те трябва да бъдат взети.
Член 17
Основания за искания за трансфери от резерва за спешна помощ
(член 29 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери с цел позволяване на използването на резерва за спешна помощ по член 29 от Финансовия регламент се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, които показват:
а)
за реда, към който се прави трансферът - последната налична информация за изпълнението на бюджетните кредити и прогнозата за нуждите до края на финансовата година;
б)
за всички редове, свързани с външни дейности - изпълнението на бюджетните кредити до края на месеца, предшестващ искането за трансфер, и прогноза за нуждите до края на финансовата година, включително сравнение с първоначалната прогноза;
в)
анализ на възможностите за преразпределяне на бюджетните кредити.
ГЛАВА 6
Принцип на добро финансово управление
Член 18
Оценка
(член 30 от Финансовия регламент)
1. Всички предложения за програми или дейности, които водят до бюджетни разходи, се подлагат на предварителна оценка на следните елементи:
а)
нуждата, която трябва да бъде задоволена в краткосрочен или дългосрочен план;
б)
добавената стойност от участието на Съюза;
в)
целите на политиката и на управлението, които трябва да бъдат постигнати и които включват мерки за защита на финансовите интереси на Съюза в областта на предотвратяването, разкриването и разследването на измами и коригирането и санкциите;
г)
наличните варианти на политиката, включително свързаните с тях рискове;
д)
очакваните резултати и въздействие, по-специално икономическото и социалното въздействие и въздействието върху околната среда, и необходимите за измерването им показатели и механизми за оценка;
е)
най-подходящия метод на изпълнение за предпочитания(те) вариант(и);
ж)
вътрешната съгласуваност на предложената програма или дейност и връзките ѝ с други приложими инструменти;
з)
обема на бюджетните кредити, на човешките ресурси и на другите административни разходи, които следва да бъдат отпуснати при надлежно съблюдаване на принципа на разходна ефективност;
и)
поуките от подобни действия, осъществени в миналото.
2. Предложението съдържа механизмите за проследяване, докладване и оценка, като взема надлежно предвид съответните отговорности на всички ръководни равнища, които ще участват в изпълнението на предложената програма или дейност.
3. Всички програми или дейности, включително пилотните проекти и подготвителните дейности, мобилизираните ресурси за които надхвърлят 5 000 000 EUR, подлежат на междинна оценка и/или последваща оценка на предоставените човешки и финансови ресурси и постигнатите резултати с цел да се провери доколко съответстват на поставените цели, както следва:
а)
резултатите, постигнати при изпълнението на многогодишна програма, се оценяват периодично по график, който позволява констатациите от тази оценка да бъдат взети под внимание при вземането на всяко решение за подновяване, изменение или спиране на програмата;
б)
резултатите от дейностите, които се финансират на годишен принцип, подлежат на оценка поне на всеки шест години.
Букви а) и б) от първа алинея не се прилагат за всеки от проектите или действията, осъществявани в рамките на тези дейности, за които проекти или действия изискването може да бъде изпълнено чрез окончателните доклади, изпращани от органите, които изпълняват действието.
4. Оценките по параграфи 1 и 3 са пропорционални на мобилизираните ресурси за съответната програма и дейност и на въздействието на съответната програма и дейност.
Член 19
Финансова обосновка
(член 31 от Финансовия регламент)
Финансовата обосновка съдържа финансовата и икономическа информация, от която законодателният орган се нуждае, за да оцени необходимостта от действие на Съюза. В нея се включва подходяща информация във връзка със съгласуваността с други дейности на Съюза и евентуалния синергичен ефект.
В случай на многогодишни операции финансовата обосновка съдържа предвидимия график на годишните нужди от гледна точка на бюджетните кредити и длъжностите, включително за външния персонал, както и оценка на финансовото им въздействие в средносрочен план.
ГЛАВА 7
Принцип на прозрачност
Член 20
Предварително публикуване на бюджета
(член 34 от Финансовия регламент)
Във възможно най-кратък срок и не по-късно от четири седмици след окончателното приемане на бюджета окончателните подробни данни от бюджета се публикуват на всички езици на интернет сайта на институциите по инициатива на Комисията в очакване на официалното публикуване в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 21
Публикуване на информация за стойността и получателите на средства на Съюза
(член 35 от Финансовия регламент)
1. Информацията за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на пряко управление, се публикува на интернет сайт на институциите на Съюза не по-късно от 30 юни на годината, следваща финансовата година, през която средствата са предоставени.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по други подходящи начини.
2. Освен ако в настоящия регламент и в разпоредбите, приложими за съответния сектор, е предвидено друго, се публикува следната информация, като се вземат под внимание критериите, посочени в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент:
а)
името на получателя;
б)
местонахождението на получателя;
в)
предоставената сума;
г)
естеството и целта на мярката.
За целите на буква б) думата „местонахождение“ означава:
i)
адреса на получателя, когато последният е юридическо лице;
ii)
региона от ниво NUTS 2, когато получателят е физическо лице.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава две години след края на финансовата година, през която са предоставени средствата. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
3. Информацията по параграф 2 се публикува само за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени или възложени вследствие на конкурси, процедури за предоставяне на безвъзмездни средства или процедури за възлагане на обществени поръчки. Информацията не се публикува за:
а)
стипендиите, изплащани на физически лица, и друга пряка помощ за най-нуждаещи се физически лица съгласно член 125, параграф 4, буква в) от Финансовия регламент;
б)
поръчките под стойността, посочена в член 137, параграф 2 от настоящия регламент.
4. Публикуването се отменя, ако такова оповестяване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, защитени с Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на получателите.
Член 22
Връзка с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на непряко управление
(член 35 от Финансовия регламент)
Когато управлението на средства на Съюза е делегирано на органите и структурите, посочени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, споразуменията за делегиране изискват информацията по член 21, параграфи 2 и 3 да се публикува в стандартен формат от тези органи и структури с изпълнителни правомощия на техния уебсайт.
Интернет сайтът на институциите на Съюза съдържа поне адреса на уебсайта, на който информацията може да бъде намерена, ако не е публикувана директно на предназначеното за нея място на интернет сайта на институциите на Съюза.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по всякакви други подходящи начини.
Член 21, параграфи 2-4 се прилагат за публикуването по първа алинея от настоящия член.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
Член 23
Финансово програмиране
(член 38 от Финансовия регламент)
Финансовото програмиране по член 38 от Финансовия регламент се структурира по категории разходи, области на политиката и бюджетни редове. Пълното финансово програмиране обхваща всички категории разходи с изключение на разходите в областта на селското стопанство, кохезионната политика и администрацията, за които се предоставят само обобщени данни.
Член 24
Проекти на коригиращи бюджети
(член 41, параграф 1 от Финансовия регламент)
Проектите на коригиращи бюджети се придружават от описание на основанията и от информацията за изпълнението на бюджета за предходната и текущата финансова година, налична към датата на тяхното съставяне.
Член 25
Бюджетна номенклатура
(член 44 от Финансовия регламент)
Номенклатурата на бюджета съблюдава принципите на специфичност, прозрачност и добро финансово управление. Тя осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес, като улеснява посочването на основните цели, отразени в приложимите правни основания, прави възможен избора на политически приоритети и позволява ефикасно и ефективно изпълнение.
Член 26
Реални разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени
(член 49, параграф 1, буква а), подточка v) от Финансовия регламент)
За целите на съставянето на бюджета реалните разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени, се определят, както следва:
а)
като поети задължения: поетите задължения, осчетоводени през финансовата година спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3;
б)
като плащания: плащанията, извършени през финансовата година, т.е. за които на банката е изпратено платежно нареждане, спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3.
Член 27
Бюджетни забележки
(член 49, параграф 1, буква а), подточка vi) от Финансовия регламент)
Бюджетните забележки включват:
а)
основния акт, когато има такъв;
б)
всички подходящи обяснения във връзка с характера и предназначението на бюджетните кредити.
Член 28
Щатно разписание
(член 49, параграф 1, буква в), подточка i) от Финансовия регламент)
Персоналът на Агенцията за снабдяване се представя отделно в щатното разписание на Комисията.
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 29
Информация за трансферите на лични данни за целите на одита
(член 53 от Финансовия регламент)
При всяка покана, отправена в контекста на безвъзмездните средства, обществените поръчки или наградите, които се предоставят в рамките на пряко управление, потенциалните бенефициери, кандидатите, оферентите и участниците се уведомяват, в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (10), че с цел защита на финансовите интереси на Съюза техните лични данни могат да бъдат предоставени на службите за вътрешен одит, на Европейската сметна палата, на органа за разглеждане на финансови нередности или на Европейската служба за борба с измамите (наричана по-нататък „OLAF“), както и да бъдат предавани между разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и изпълнителните агенции.
Член 30
Подготвителни мерки в областта на общата външна политика и политика на сигурност
(член 54, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Финансирането на мерки, одобрени от Съвета за подготовката на операции на Съюза за управление на кризи по дял V от Договора за Европейския съюз, покрива пределните разходи, произтичащи пряко от конкретно разполагане на място на мисия или екип, включващи inter alia персонал от институциите на Съюза, включително застраховка за висок риск, пътни разходи, разходи за настаняване и дневни разходи.
Член 31
Специфични правомощия на Комисията съгласно Договорите
(член 54, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент)
1. Членовете от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 154 (социален диалог);
б)
член 156 (проучвания, становища и консултации по социални въпроси);
в)
членове 159 и 161 (специални доклади по социални въпроси);
г)
член 168, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани със здравеопазването);
д)
член 171, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с трансевропейските мрежи);
е)
член 173, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с промишлеността);
ж)
член 175, втора алинея (доклад за напредъка в постигането на икономическо, социално и териториално сближаване);
з)
член 181, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията в областта на научните изследвания и технологичното развитие);
и)
член 190 (доклад за научните изследвания и технологичното развитие);
й)
член 210, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията на политиките за сътрудничество за развитие);
к)
член 214, параграф 6 (инициативи за насърчаване на координацията на мерките за хуманитарна помощ).
2. Членовете от Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия (наричан по-нататък „Договорът за ЕОАЕ“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 70 (финансова подкрепа, в рамките на бюджета, за проучвателни програми на територията на държавите членки);
б)
членове 77-85.
3. При представянето на проектобюджета към списъците в параграфи 1 и 2 може да бъде добавена допълнителна информация, като се посочат съответните членове и суми.
Член 32
Действия, които има вероятност да породят конфликт на интереси, и процедура
(член 57 от Финансовия регламент)
1. Действията, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси по смисъла на член 57, параграф 2 от Финансовия регламент, могат, наред с друго, да бъдат в някоя от следните форми, без да се засяга тяхното определяне като незаконни дейности по силата на член 141:
а)
предоставяне на себе си или на други лица на неоснователни преки или косвени ползи;
б)
отказ да се предоставят на даден бенефициер права или ползи, на които той има право;
в)
извършване на неоснователни или неправомерни действия или неизвършване на задължителни действия.
Други действия, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси, са действията, които могат да възпрепятстват безпристрастното и обективно изпълнение на функциите на дадено лице, като например, наред с друго, участието в комисия за оценка в рамките на процедура по възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства, когато лицето може, пряко или непряко, да извлече финансова полза от резултата от тези процедури.
2. Приема се, че е налице конфликт на интереси, ако заявител, кандидат или оферент е служител, който попада в обхвата на Правилника за персонала, освен ако неговият висшестоящ предварително е разрешил участието му в процедурата.
3. В случай на конфликт на интереси оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема необходимите мерки за избягване на каквото и да е неправомерно влияние на съответното лице върху въпросния процес или процедура.
ГЛАВА 2
Методи на изпълнение
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 33
Режим на управление
(член 58 от Финансовия регламент)
Счетоводната система на Комисията посочва режима на управление, а при всеки режим на управление - вида на субекта или на лицето, изброени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент и на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета.
Що се отнася до прякото управление от страна на Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, счетоводната система прави разграничение между следното:
а)
службите на Комисията;
б)
изпълнителните агенции;
в)
ръководителите на делегациите на Съюза;
г)
доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент.
Раздел 2
Пряко управление
Член 34
Пряко управление
(член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент)
Когато Комисията изпълнява бюджета пряко в своите служби, задачите по изпълнението се изпълняват от финансовите участници по смисъла на членове 64-75 от Финансовия регламент и в съответствие условията, определени в настоящия регламент.
Член 35
Упражняване на правомощията, делегирани на изпълнителните агенции
(член 58, параграф 1, буква а) и член 62 от Финансовия регламент)
1. Решенията за делегиране на правомощия на изпълнителните агенции им позволяват, като оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, да изпълняват бюджетните кредити, свързани с програмата на Съюза, чието управление им е поверено.
2. Инструментът на Комисията за делегиране съдържа поне разпоредбите, предвидени в член 40, букви а)-г) и з). Той се приема официално в писмена форма от директора от името на изпълнителната агенция.
Член 36
Спазване на правилата за възлагане на обществени поръчки
(член 63 от Финансовия регламент)
Когато Комисията възлага задачи на частноправни субекти съгласно член 63, параграф 2 от Финансовия регламент, тя сключва договор в съответствие с част първа, дял V и част втора, дял IV, глава III от Финансовия регламент.
Раздел 3
Споделено управление с държавите членки
Член 37
Специфични разпоредби за споделеното управление с държавите членки - мерки за насърчаване на най-добрите практики
(член 59 от Финансовия регламент)
Комисията съставя регистър на органите, отговорни за дейностите по управление, сертифициране и одит съгласно нормативната уредба, приложима за съответния сектор.
С цел насърчаване на най-добрите практики в привеждането в действие на структурните фондове, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони, Европейския фонд за гарантиране на земеделието и Европейския фонд за рибарство Комисията може да предостави за информация на органите, които отговарят за дейностите по управление и контрол, методическо ръководство, което представя нейната стратегия и подход за контрол, включително контролни списъци, и примери за най-добри практики. При необходимост това ръководство се актуализира.
Раздел 4
Непряко управление
Член 38
Еквивалентност на системите, правилата и процедурите при непряко управление
(член 60 от Финансовия регламент)
1. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за възлагане на обществени поръчки са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципа на голяма конкуренция между оферентите, за да се получи най-доброто съотношение качество/разходи, и процедурите на договаряне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават;
б)
гарантират прозрачност с подходящо предварително публикуване, по-конкретно на поканите за представяне на оферти, и подходящо последващо публикуване на изпълнителите;
в)
гарантират равно третиране, пропорционалност и недопускане на дискриминация;
г)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на възлагане на обществена поръчка.
Националното право на държавите членки или на трети държави, с което се транспонира Директива 2004/18/ЕО, се счита за еквивалентно на правилата, прилагани от институциите в съответствие с Финансовия регламент.
2. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за безвъзмездните средства са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципите на пропорционалност, добро финансово управление, равно третиране и недопускане на дискриминация;
б)
гарантират прозрачност с подходящо публикуване на поканите за представяне на предложения, като процедурите за пряко предоставяне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават, и подходящо последващо публикуване на бенефициерите при съблюдаване на принципа на пропорционалност;
в)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на предоставяне на безвъзмездни средства;
г)
постановяват, че безвъзмездните средства не могат да се кумулират или отпускат със задна дата, че по правило трябва да има съфинансиране и че безвъзмездните средства не могат да имат за цел или следствие бенефициерът да получи печалба.
3. Комисията може да приеме, че счетоводните системи и системите за вътрешен контрол, използвани от субектите и лицата, на които ще бъдат възложени задачи по изпълнението на бюджета от името на Комисията, осигуряват еквивалентна степен на защита на финансовите интереси на Съюза и достатъчна увереност в постигането на целите на управлението, ако тези системи съблюдават принципите, залегнали в член 32 от Финансовия регламент.
Член 39
Предварителна оценка на правилата и процедурите на субектите и лицата при непряко управление
(член 61, параграф 1 от Финансовия регламент)
За целите на предварителната оценка по силата на член 61, параграф 1 от Финансовия регламент отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от друг разпоредител с бюджетни кредити, при условие че заключенията се отнасят до специфичните рискове за задачите, които ще бъдат възложени, по-конкретно до тяхното естество и съответните суми.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от други донори, дотолкова, доколкото тази оценка е извършена по отношение на условия, еквивалентни на условията за непряко управление, посочени в член 60 от Финансовия регламент.
Член 40
Съдържание на споразумението за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субекти и лица
(член 61, параграф 3 от Финансовия регламент)
Споразуменията за делегиране включват подробни договорености за осигуряване на защитата на финансовите интереси на Съюза и прозрачността на извършваните операции. Те включват поне следното:
а)
ясно определение на възложените задачи и на техните граници, по-специално що се отнася до изменението на възложените задачи, отказа от дългове и използването на възстановени или неизползвани средства;
б)
условия и подробни договорености във връзка с изпълнението на задачите, отговорностите и организирането на проверките, които трябва да бъдат извършвани, включително оценяването на програмите;
в)
условия за изплащането на финансовите средства, с които участва Съюзът, включително възстановяването на разходите, извършени във връзка с изпълнението, както и възнаграждението на субекта, на който са възложени задачи по изпълнението, и правила, въз основа на които се изискват оправдателни документи за обосноваване на плащанията;
г)
правила за докладване пред Комисията за изпълнението на задачите, очакваните резултати, извършените нередности и предприетите мерки, условията, при които плащанията могат да бъдат спирани или прекъсвани, както и условията, при които извършването на задачите приключва;
д)
датата, до която се сключват отделните договори и споразумения, с които се изпълнява споразумението за делегиране, и която е съобразена с естеството на възложените задачи;
е)
правила за отстраняване, които позволяват на субекта или лицето да отстранява субектите, които са в положение, посочено в член 106, параграф 1, букви а), б) и д) и член 107, букви а) и б) от Финансовия регламент, от участие в процедури по възлагане на обществени поръчки, за предоставяне на безвъзмездни средства или за присъждане на награди или да не допуска на същите тези субекти да бъдат възлагани договори за обществени поръчки, предоставяни безвъзмездни средства или присъждани награди;
ж)
подробни договорености за контрол от страна на Комисията, както и разпоредби, предоставящи на Комисията, на OLAF и на Сметната палата достъп до информацията, която им е необходима, за да изпълняват функциите си, както и правомощието за извършване на одити и провеждане на разследвания, включително проверки на място;
з)
разпоредби, предвиждащи:
i)
ангажимент на субекта с възложени задачи по изпълнението незабавно да уведомява Комисията за всяка измама при управлението на средствата на Съюза и за предприетите мерки;
ii)
определяне на лице за контакт, което разполага с подходящите правомощия да си сътрудничи директно с OLAF, за да се улеснят оперативните дейности на OLAF;
и)
условия, уреждащи използването на банкови сметки и начислените лихви, предвидени в член 8, параграф 4 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби, които гарантират видимостта на действията на Съюза спрямо останалите дейности на органа.
Член 41
Декларация за управлението и декларация за съответствието
(член 60, параграф 5 от Финансовия регламент)
В случай на дейности, които приключват преди края на съответната финансова година, окончателният доклад на субекта или лицето с възложени задачи по изпълнението за такава дейност може да замени декларацията за управлението по член 60, параграф 5, буква б) от Финансовия регламент, при условие че бъде предоставен преди 15 февруари на годината, следваща съответната финансова година.
Когато международни организации и трети държави изпълняват немногогодишни дейности с продължителност до 18 месеца, декларацията за съответствието по член 60, параграф 5 от Финансовия регламент може да бъде включена в окончателния доклад.
Член 42
Процедури за разглеждане и приемане на отчетите и изключване от финансиране от Съюза на разходите, извършени в нарушение на приложимите правила при непряко управление
(член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби в правилата за всеки сектор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент включват:
а)
документни проверки и ако е уместно, проверки на място от Комисията;
б)
определяне от Комисията на размера на признатите за приети разходи след, при необходимост, състезателна процедура с органите и структурите и след като тези органи и структури бъдат уведомени;
в)
ако е уместно, изчисляване от Комисията на финансови корекции;
г)
събиране или изплащане от Комисията на разликата между приетите разходи и вече изплатените на органите или структурите суми;
за целите на първа алинея, буква г) Комисията събира дължимите суми за предпочитане чрез приспадане съгласно член 87.
2. Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на субект, изпълняващ дейност, която се финансира от повече от един донор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент се състоят в проверка на това дали сума, която съответства на сумата, изплатена от Комисията за съответната дейност, е използвана от субекта за дейността и дали разходът е извършен в съответствие със задълженията, залегнали в подписаното със субекта споразумение.
За целите на настоящия регламент дейност, финансирана от повече от един донор, означава всяка дейност, при която средствата на Съюза са обединени с тези на поне един друг донор.
Член 43
Специфични разпоредби за непрякото управление с международни организации
(член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) и член 188 от Финансовия регламент)
1. Международните организации, посочени в член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) от Финансовия регламент, са:
а)
международни организации от публичния сектор, създадени с междуправителствени спогодби, и специализирани агенции, създадени от такива организации;
б)
Международният комитет на Червения кръст;
в)
Международната федерация на националните дружества на Червения кръст и Червения полумесец;
г)
други организации с нестопанска цел, приравнени на международни организации с решение на Комисията.
2. Когато Комисията изпълнява бюджета чрез непряко управление с международни организации, се прилагат споразуменията за проверка, сключени с тях.
Член 44
Определяне на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга
(член 58, параграф 1, буква в), подточки v) и vi) от Финансовия регламент)
1. Публичноправните органи или частноправните органи със задължение за обществена услуга попадат в приложното поле на правото на държавата членка или на държавата, в която са учредени.
2. В случаите на управление чрез мрежа, които изискват определяне на поне един орган или субект от съответната държава членка или друга държава, органът или субектът се определят от съответната държава членка или друга държава в съответствие с основния акт.
Във всички останали случаи Комисията определя тези органи или субекти със съгласието на съответните държави членки или други държави.
ГЛАВА 3
Финансови участници
Раздел 1
Права и задължения на финансовите участници
Член 45
Права и задължения на финансовите участници
(член 64 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция осигурява на всеки финансов участник необходимите ресурси за изпълнението на неговите функции и устав, който подробно описва неговите задачи, права и задължения.
2. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на осигурения от Комисията устав за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 46
Подпомагане на оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
(член 65 от Финансовия регламент)
При изпълнение на своите задачи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да бъде подпомаган от служители, на които е възложено да извършват, под негова отговорност, определени операции, необходими за изпълнението на бюджета и съставянето на финансовата и управленската информация. За да се предотврати какъвто и да е конфликт на интереси, служителите, подпомагащи оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити, съблюдават изискванията на член 57 от Финансовия регламент.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, могат да бъдат подпомагани в изпълнението на своите задължения от служители на Комисията.
Член 47
Вътрешни разпоредби, уреждащи делегирането
(член 65 от Финансовия регламент)
В съответствие с Финансовия регламент и настоящия регламент всяка институция определя във вътрешните си правила мерките за управление на бюджетните кредити, които счете за необходими за правилното изпълнение на своя раздел от бюджета.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на вътрешните правила на Комисията за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Член 48
Съхраняване на оправдателната документация от разпоредителите с бюджетни кредити
(член 66, параграф 2 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити създава система на базата на хартиен носител или електронна система за съхранение на оригиналните оправдателни документи, свързани с изпълнението на бюджета и с мерките за изпълнението му и издадени след изпълнението на бюджета и след мерките за изпълнението му. Системите предвиждат:
а)
документите да бъдат номерирани;
б)
документите да бъдат с дата;
в)
водене на регистри, които могат да бъдат компютризирани и които позволяват определяне на точното местоположение на документите;
г)
документите да бъдат съхранявани поне пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите;
д)
съхраняване на документите, свързани с гаранциите по предварително финансиране, изискани в полза на институцията, и водене на регистър, позволяващ подобаващо проследяване на тези гаранции.
Документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг срок от посочения в първа алинея, буква г), а именно до края на годината след годината на приключване на операциите.
Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Член 49
Предварителни и последващи проверки
(член 66, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент)
1. „Иницииране на операция“ означава всички операции, които обичайно се извършват от служителите по член 46 и са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. „Предварителна проверка на операция“ означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
3. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.
Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите и приходите са редовни и в съответствие с приложимите разпоредби, по-конкретно разпоредбите на бюджета и на съответните регламенти, както и на всички актове, приети в изпълнение на Договорите или регламентите, и при необходимост, с договорните условия;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в дял II, глава 7 на част първа от Финансовия регламент.
За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.
4. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали финансираните от бюджета операции са извършени правилно, и по-специално дали критериите по параграф 3 са спазени.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от оправомощения разпоредител с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за преодоляването на тези проблеми.
Анализът на риска по член 66, параграф 6 от Финансовия регламент се преразглежда с оглед на резултатите от проверките и друга уместна информация.
В случай на многогодишни програми оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
Член 50
Кодекс с професионални стандарти
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Служителите, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити да проверяват финансовите операции, се избират въз основа на техните знания, умения и конкретна квалификация, доказани с дипломи или съответен професионален опит или след подходяща програма за обучение.
2. Всяка институция изготвя кодекс с професионални стандарти, който определя по въпросите на вътрешния контрол:
а)
равнището на техническа и финансова компетентност, което се изисква от служителите по параграф 1;
б)
задължението на тези служители да се обучават непрекъснато;
в)
възложената им мисия, роля и задачи;
г)
правилата на поведение, и по-специално етичните норми и нормите за интегритет, които трябва да съблюдават, както и предоставените им права.
3. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на кодекса с професионални стандарти на Комисията по параграф 2 от настоящия член за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
4. Всяка институция създава подходящи структури за разпределение сред службите разпоредители с бюджетни кредити и за периодично актуализиране на съответната информация относно контролните стандарти и съществуващите за целта методи и способи.
Член 51
Бездействие на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити
(член 66, параграф 8 от Финансовия регламент)
Бездействието на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент означава липса на какъвто и да е отговор в разумен срок предвид на обстоятелствата по случая и във всички случаи, в срок от максимум един месец.
Член 52
Предаване на финансова и управленска информация на счетоводителя
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити изпраща на счетоводителя, съгласно приетите от последния правила, финансовата и управленската информация, необходими за изпълнението на задълженията на счетоводителя.
Разпоредителят с бюджетни кредити съобщава на счетоводителя редовно и поне за приключването на сметките съответните финансови данни за доверителните банкови сметки, за да може използването на средствата на Съюза да бъде отразено в сметките на Съюза.
Член 53
Докладване за процедурите на договаряне
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощените разпоредители с бюджетни кредити отчитат за всяка финансова година договорите, сключени чрез процедурите на договаряне по член 134, параграф 1, букви а)-ж), член 135, параграф 1, букви а)-г) и членове 266, 268 и 270 от настоящия регламент. Ако делът на процедурите на договаряне спрямо броя на договорите, възложени от един и същ оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, значително се увеличава в сравнение с предходни години или ако този дял е значително по-голям от регистрирания среден дял за институцията, отговорният разпоредител с бюджетни кредити докладва на институцията, като посочва всички мерки, предприети за обръщане на тази тенденция. Всяка институция изпраща доклад за процедурите на договаряне на Европейския парламент и на Съвета. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Раздел 3
Счетоводител
Член 54
Назначаване на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава счетоводител измежду длъжностните лица, за които се прилага Правилникът за длъжностните лица на Европейския съюз.
Счетоводителят се избира от институцията въз основа на неговата конкретна компетентност, доказана с дипломи или равностоен професионален опит.
2. Две или повече институции или органи могат да назначат един и същ счетоводител.
В такъв случай те правят необходимото, за да се избегне наличието на какъвто и да е конфликт на интереси.
Член 55
Прекратяване функциите на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. При прекратяване на функциите на счетоводителя незабавно се съставя оборотна ведомост.
2. Оборотната ведомост, придружена от предавателен отчет, се предава от счетоводителя, който прекратява функциите си, или, ако това не е възможно, от служител от неговия отдел на новия счетоводител.
Новият счетоводител подписва оборотната ведомост в израз на това, че я приема, в срок от един месец от датата на предаване и може да изрази резерви.
Предавателният отчет включва също резултата от оборотната ведомост и всички изразени резерви.
3. Всяка институция или орган по член 208 от Финансовия регламент информира Европейския парламент, Съвета и счетоводителя на Комисията в срок от две седмици от назначаването или прекратяването на функциите на своя счетоводител.
Член 56
Утвърждаване на системите за счетоводна отчетност и инвентаризация
(член 68 от Финансовия регламент)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява счетоводителя за всяка разработка или значително изменение на система за финансово управление, система за инвентаризация или система за оценка на активите и пасивите, ако тя предоставя данни за сметките на институцията или се използва за обосноваване на нейните данни, за да може счетоводителят да проверява дали критериите за утвърждаване се спазват.
Във всеки един момент счетоводителят може да преразгледа вече утвърдена система за финансово управление. Когато система за финансово управление, създадена от разпоредителя с бюджетни кредити, не е или вече не е утвърдена от счетоводителя, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изготвя план за действие за своевременно коригиране на слабостите, поради които утвърждаването е отказано.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отговаря за изчерпателността на информацията, предавана на счетоводителя.
Член 57
Управление на касата
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят предприема необходимите мерки неговата институция да разполага с достатъчно средства за покриване на касовите потребности, които възникват при изпълнението на бюджета.
2. За целите на параграф 1 счетоводителят създава системи за управление на касовите наличности, които му дават възможност да съставя прогнози за паричните потоци.
3. Счетоводителят на Комисията разпределя наличните средства в съответствие с Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000.
Член 58
Управление на банкови сметки
(член 68 от Финансовия регламент)
1. С оглед на нуждите, свързани с управлението на касата, счетоводителят може да открива сметки на името на институцията към финансови институции или национални централни банки или да нарежда откриването на такива сметки. При надлежно обосновани обстоятелства счетоводителят може да открива сметки във валути, различни от еврото.
2. Счетоводителят отговаря за закриването на сметките по параграф 1 или за това да направи необходимото тези сметки да бъдат закрити.
3. Счетоводителят определя условията на функциониране на сметките по параграф 1 с финансовите институции в съответствие с принципите на добро финансово управление, ефикасност и конкуренция.
4. Поне на всеки пет години счетоводителят повторно обявява тръжна процедура за финансовите институции, към които могат да бъдат открити сметки в съответствие с параграф 1.
Когато местните банкови условия го позволяват, банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, се подлагат редовно на проучване на конкуренцията. Това проучване се извършва поне на всеки пет години по инициатива на титуляря на сметката за авансови средства, който след това представя на счетоводителя обосновано предложение за избора на банка за срок, ненадвишаващ пет години.
5. Счетоводителят осигурява строго спазване на условията на функциониране на сметките, открити към финансовите институции в съответствие с параграф 1.
За банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, титулярят на сметката за авансови средства поема тази отговорност, като взема под внимание приложимото законодателство в държавата, в която изпълнява своя мандат.
6. Счетоводителят на Комисията уведомява счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент за условията на функциониране на сметките, открити към финансови институции. Счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент хармонизират с тези условия на функциониране условията на функциониране на сметките, които откриват.
Член 59
Подписи върху сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
Условията за откриване, функциониране и използване на сметките предвиждат, в зависимост от изискванията за вътрешен контрол, чековете, нарежданията за банкови преводи и всички останали банкови операции да бъдат подписвани от един или повече надлежно оправомощени служители. Инструкциите, които не са в електронна форма, се подписват от поне двама надлежно оправомощени служители или лично от счетоводителя.
За целите на първа алинея счетоводителят на всяка институция предоставя на всички финансови институции, към които съответната институция е открила сметки, имената и спесимените на оправомощените служители.
Член 60
Управление на наличностите по сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят се уверява, че наличността по банковите сметки, предвидени в член 58, не се отклонява съществено от прогнозите за паричните потоци по член 57, параграф 2 и във всеки случай, че:
а)
нито едно салдо по тези сметки не е дебитно;
б)
наличностите по сметките в други валути периодично се конвертират в евро.
2. Счетоводителят няма право да поддържа наличности в сметки в чуждестранна валута, които могат да причинят прекомерни загуби за институцията поради колебания на валутния курс.
Член 61
Преводи и операции по конвертиране
(член 68 от Финансовия регламент)
Без да се засягат разпоредбите на член 69, счетоводителят извършва преводи между сметките, открити от него на името на институцията към финансови институции, и извършва операции по конвертиране на една валута в друга.
Член 62
Методи на плащане
(член 68 от Финансовия регламент)
Плащанията се извършват чрез банков превод, чрез чек или, от сметките за авансови средства, чрез дебитна карта в съответствие с член 67, параграф 4.
Член 63
Досиета за юридическите лица
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят може да извършва плащания чрез банков превод само ако данните за банковата сметка на бенефициера и данните, потвърждаващи неговата самоличност, или каквато и да е промяна на тези данни, са предварително вписани в общо досие за всяка институцията.
Всяко вписване в това досие на данните с правен и банков характер на бенефициера и всяка промяна на тези данни се извършват въз основа на оправдателен документ, чиято форма се определя от счетоводителя.
2. С оглед на плащанията чрез банков превод разпоредителите с бюджетни кредити могат да поемат задължение към трета страна от името на своята институция само ако тази трета страна е предоставила необходимата документация за вписването ѝ в досието.
Разпоредителите с бюджетни кредити уведомяват счетоводителя за всяка промяна на данните с правен и банков характер, която им е съобщена от бенефициера, и проверяват дали тези данни са валидни, преди да извършат плащане.
Във връзка с предприсъединителната помощ могат да бъдат поемани индивидуални задължения към публичните органи на държавите, подали заявление за членство в Европейския съюз, без предварително вписване в досието на третата страна. В такива случаи разпоредителят с бюджетни кредити полага всички усилия вписването да бъде направено възможно най-бързо. Споразуменията предвиждат съобщаването на Комисията на данните за банковата сметка на бенефициера да представлява предварително условие за извършване на първото плащане.
Член 64
Съхраняване на оправдателната документация от счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
Оправдателните документи за счетоводната система и за изготвянето на отчетите по член 141 от Финансовия регламент се съхраняват най-малко пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите.
При все това обаче документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг период от време, т.е. до края на годината след годината на приключване на операциите. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Всяка институция взема решение в кой отдел да се съхранява оправдателната документация.
Член 65
Лица, оправомощени да се разпореждат със сметките
(член 69 от Финансовия регламент)
Всяка институция определя условията, според които служителите, които тя определя и оправомощава да се разпореждат със сметките в местните звена по член 72, имат право да предоставят на местните финансови институции имената и спесимените.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 66
Условия за използването на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Когато поради ограничения размер на сумите е практически невъзможно или неефективно да се извършват платежни операции чрез бюджетните процедури, могат да бъдат открити сметки за авансови средства за плащането на такива разходи.
2. Администраторът на авансови средства може временно да утвърждава и плаща разходи, въз основа на подробна рамка, изложена в инструкциите от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Тези инструкции посочват правилата и условията, при които се извършват временното утвърждаване и плащанията, и при необходимост, условията за подписване на правни задължения по смисъла на член 97, параграф 1, буква д).
3. За откриването на сметка за авансови средства и определянето на администратор на авансови средства трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. В решението се посочват съответните отговорности и задължения на администратора на авансови средства и на разпоредителя с бюджетни кредити.
За промяната на условията на функциониране на сметка за авансови средства също трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
4. В делегациите на Съюза сметки за авансови средства се откриват за плащането на разходи както от частта на бюджета, предназначена за Комисията, така и от частта на бюджета за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“), осигурявайки пълна проследимост на разходите.
Член 67
Условия за откриване и плащане
(член 70 от Финансовия регламент)
1. В решението за откриване на сметка за авансови средства и определяне на администратор на авансови средства и решението за изменение на условията на функциониране на сметка за авансови средства се посочват по-конкретно:
а)
максималният размер на средствата, които могат първоначално да бъдат предоставени като авансови, и тяхното предназначение;
б)
дали на името на институцията трябва да бъде открита банкова сметка или пощенска джиро сметка;
в)
характерът и максималният размер на всеки разход, който може да бъде изплащан от администратора на авансови средства в полза на трети страни или да се събира от тях;
г)
честотата на изготвяне на оправдателната документация, процедурата за изготвянето ѝ и договореностите за предаването ѝ на разпоредителя с бюджетни кредити за осчетоводяване;
д)
процедурата за евентуално попълване на авансовите средства;
е)
обстоятелството, че операциите с авансови средства се осчетоводяват от разпоредителя с бюджетни кредити не по-късно от края на следващия месец, за да може да се направи равнение между счетоводното и банковото салдо;
ж)
срокът на валидност на мандата, предоставен на администратора на авансови средства от счетоводителя;
з)
самоличността на определения администратор на авансови средства.
2. В предложенията за решения за откриване на сметки за авансови средства отговорният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за следното:
а)
да се даде приоритет на използването на бюджетните процедури, когато има достъп до централната компютризирана система за счетоводна отчетност;
б)
сметките за авансови средства да се използват само в обосновани случаи.
Максималният размер на плащането, което може да бъде извършено от администратора на авансови средства, когато е практически невъзможно или неефективно разплащателните операции да бъдат извършени чрез използване на бюджетните процедури, не може да надхвърля 60 000 EUR за всеки разход.
3. Администраторът на авансови средства може да извършва плащания в полза на трети страни въз основа и в рамките на:
а)
предварителните бюджетни и правни задължения, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
б)
положителното остатъчно салдо по сметките за авансови средства в наличност или в банката.
4. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо по член 89 от Финансовия регламент, чрез чек или други платежни средства, включително дебитни карти, в съответствие с инструкциите, определени от счетоводителя.
5. След извършването на плащанията се вземат официални окончателни решения за тяхното утвърждаване и/или се издават платежни нареждания, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 68
Избор на администратор на авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
Администраторите на авансови средства се избират измежду длъжностните лица или, при необходимост и само в надлежно обосновани случаи, измежду другите служители. Администраторите на авансови средства се избират въз основа на техните знания, умения и специфична квалификация, които се доказват с дипломи или подходящ професионален опит, или след подходяща програма за обучение.
Член 69
Захранване на сметките за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят извършва плащания за захранване на сметките за авансови средства и осъществява мониторинг на тези сметки от гледна точка на откриването на банкови сметки и делегирането на подписването, както и на проверките на място и в централизираното счетоводство. Счетоводителят захранва сметките за авансови средства. Авансовите средства се изплащат по откритата за целта банкова сметка.
Сметките за авансови средства могат да бъдат захранвани и пряко от различни местни приходи, като например възникващите от:
а)
продажбата на оборудване;
б)
публикации;
в)
разни възстановени суми;
г)
лихви.
Авансовите средства се осчетоводяват като разходи или разни или целеви приходи съгласно решението за откриване на сметката за авансови средства по член 67 и разпоредбите на Финансовия регламент. Съответните суми се приспадат от разпоредителя с бюджетни кредити при следващото захранване на сметките за авансови средства.
2. За да може по-конкретно да се избегнат загубите от курсови разлики, администраторът на авансови средства може да извършва преводи между различни банкови сметки, свързани със същите авансови средства.
Член 70
Проверки от разпоредителите с бюджетни кредити и счетоводителите
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Администраторът на авансови средства води счетоводство за средствата на негово разположение в наличност и в банката, както и за извършените плащания и получените суми, в съответствие с правилата и дадените от счетоводителя инструкции. Отчетите на това счетоводство са достъпни във всеки един момент за отговорния разпоредител с бюджетни кредити и поне веднъж в месеца се изготвя справка за операциите, която се изпраща през следващия месец заедно с оправдателна документация от администратора на авансови средства на разпоредителя с бюджетни кредити, който отговаря за осчетоводяването на операциите с авансови средства.
2. Счетоводителят извършва или нарежда да бъдат извършени от специално оправомощен за целта служител на неговата служба или на службата разпоредител проверки, които по правило следва да бъдат извършвани на място и без предупреждение, с цел да се проверят наличието на средствата, предоставени на администраторите на авансови средства, счетоводството и това дали операциите с авансови средства се осчетоводяват в предвидения срок. Счетоводителят съобщава резултатите от тези проверки на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 71
Процедура за възлагане на обществени поръчки
(член 70 от Финансовия регламент)
Плащанията от сметките за авансови средства могат, в рамките на ограниченията по член 137, параграф 3, да се състоят просто от плащане по фактури, без предварително да е била приета оферта.
Член 72
Откриване на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
За плащането на определени категории разходи могат да се откриват една или повече сметки за авансови средства във всяко местно звено извън Съюза съгласно член 70 от Финансовия регламент. Местно звено е например делегация на Съюза, служба или клон в трета държава.
Решението за откриване на такава сметка за авансови средства определя условията на нейното функциониране съгласно член 70 от Финансовия регламент и въз основа на специфичните нужди на всяко местно звено.
Член 73
Администратори на авансови средства и лица, оправомощени да се разпореждат със сметки в делегациите на Съюза
(член 70 от Финансовия регламент)
При извънредни обстоятелства и за да не се прекъсва дейността, задълженията на администратора на авансови средства на ЕСВД в делегациите на Съюза могат да бъдат изпълнявани от служители на Комисията. При същите условия служителите на ЕСВД могат да бъдат определяни за администратори на авансови средства за Комисията в делегациите на Съюза.
В делегациите на Съюза правилата и условията, определени в първа алинея, се прилагат за определянето на лицата, оправомощени от счетоводителя да извършват банкови операции.
ГЛАВА 4
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 74
Органи, отговорни по въпросите, свързани с измами
(член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент)
Властите и органите по член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент са органите, определени в Правилника за персонала и решенията на институциите на Съюза относно реда и условията за вътрешно разследване във връзка с предотвратяването на измами, корупция и други незаконни дейности в ущърб на интересите на Съюза.
Раздел 2
Правила, приложими за оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
Член 75
Финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
Без да се засягат правомощията на OLAF, органът за разглеждане на финансови нередности по член 29 (наричан по-нататък „органът за финансови нередности“) е компетентен по отношение на всяко нарушение на разпоредба на Финансовия регламент или на разпоредба, свързана с финансовото управление или проверката на операциите, в резултат на действие или бездействие от страна на служител.
Член 76
Орган за разглеждане на финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
1. Органът по назначаването отнася случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент до органа за финансови нередности за становище по член 73, параграф 6, втора алинея от Финансовия регламент.
Когато ръководителите на делегациите на Съюза действат като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се обръща директно към органа за финансови нередности за становище по случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент.
Оправомощен разпоредител с бюджетни кредити може да отнесе въпрос до органа за финансови нередности, ако счита, че е извършена финансова нередност. Органът за финансови нередности излиза със становище относно това дали са извършени нередности по смисъла на член 75, тяхната тежест и какви биха могли да бъдат последствията от тях. Ако анализът на органа за финансови нередности сочи, че случаят, който му е изпратен за разглеждане, следва да бъде отнесен до OLAF, той незабавно изпраща преписката на органа по назначаването и веднага уведомява OLAF.
Когато органът за финансови нередности пряко получи сигнал от служител съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент, той предава преписката на органа по назначаването и уведомява служителя за това. Органът по назначаването може да поиска становището на органа за финансови нередности по този случай.
2. Институцията или, когато органът за финансови нередности е съвместен - участващите институции, в зависимост от вътрешната си организация, определят реда и условията за дейността на органа за финансови нередности и неговия състав, който включва външен участник с необходимата квалификация и опит.
Член 77
Потвърждаване на инструкциите
(член 73, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който получи задължителна инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, по-конкретно поради това че инструкцията не може да бъде изпълнена с предоставените му ресурси, писмено уведомява за това оправомощилия го или вторично оправомощилия го орган. Ако инструкцията бъде потвърдена писмено и това потвърждение бъде получено своевременно и е достатъчно ясно, в смисъл че се отнася изрично до аспектите, които оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити оспорва, разпоредителят с бюджетни кредити се освобождава от отговорност. Той изпълнява инструкцията, освен ако е очевидно незаконна или е в нарушение на действащите норми за безопасност.
2. Разпоредбите на параграф 1 се прилагат и в случаите, когато разпоредител с бюджетни кредити узнае в хода на действията си по изпълнение на задължителна инструкция, че обстоятелствата по случая могат да доведат до нередност.
Всички потвърдени инструкции при обстоятелствата, описани в член 73, параграф 3 от Финансовия регламент, се записват от отговорния оправомощен разпоредител с бюджетни кредити и се включват в годишния му отчет за дейността.
ГЛАВА 5
Приходни операции
Раздел 1
Собствени ресурси
Член 78
Правила, които се прилагат за собствените ресурси
(член 76 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя график, който посочва кога ще бъдат предоставени на Комисията собствените ресурси, определени в Решението за системата на собствените ресурси на Съюза.
Собствените ресурси се установяват и събират в съответствие с правилата, приети по силата на решението по първа алинея.
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Член 79
Прогноза за вземанията
(член 77 от Финансовия регламент)
1. Прогнозите за вземанията посочват вида приходи и бюджетната позиция, в която тези приходи трябва да бъдат записани, и доколкото е възможно, данните за длъжника и очакваната сума.
При изготвянето на прогноза за вземанията отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява по-конкретно дали:
а)
приходът е записан в правилната бюджетна позиция;
б)
прогнозата е правилна и в съответствие с приложимите разпоредби и принципа на добро финансово управление.
2. При спазване на разпоредбите на член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент и на член 7, параграф 2 от настоящия регламент прогнозата за вземанията няма като ефект предоставянето на бюджетни кредити за поети задължения. В случаите по член 21 от Финансовия регламент бюджетни кредити могат да бъдат предоставяни само след като Съюзът реално е събрал дължимите суми.
Раздел 3
Установяване на вземания
Член 80
Процедура
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане от отговорния разпоредител с бюджетни кредити представлява признаване на правото на Съюза по отношение на даден длъжник и установяване на правото да се предяви пред длъжника искане за плащане на задължението.
2. Нареждането за събиране е операцията, чрез която отговорният разпоредител с бюджетни кредити нарежда на счетоводителя да събере установената сума.
3. Дебитното известие уведомява длъжника, че:
а)
Съюзът е установил вземането;
б)
ако плащането на задължението бъде извършено преди крайния срок, не се дължи лихва за забава;
в)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), по задължението се дължи лихва, чийто размер е посочен в член 83, без да се засягат приложимите специфични разпоредби;
г)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), институцията събира средствата или чрез прихващане, или чрез задействане на предварително предоставена гаранция;
д)
счетоводителят може да събира средствата чрез прихващане преди крайния срок по буква б) в случаите, в които това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза, когато има основания да счита, че дължимата на Комисията сума ще бъде загубена, след като длъжникът бъде уведомен за мотивите и датата на събирането на средствата чрез прихващане;
е)
ако след предприемането на всички мерки, посочени в букви а)-д) от настоящия параграф, сумата не е събрана изцяло, институцията извърша събирането чрез прилагане на решение, осигурено или по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент, или чрез съдебно дело.
Разпоредителят с бюджетни кредити разпечатва дебитното известие и го изпраща на длъжника. Счетоводителят се уведомява за това изпращане чрез финансовата информационна система.
Член 81
Установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
За да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали:
а)
вземането е безспорно, в смисъл че е безусловно;
б)
вземането е ликвидно, в точно парично изражение;
в)
вземането е изискуемо и не е обвързано със срок за плащане;
г)
данните за длъжника са верни;
д)
вземането е записано в правилната бюджетна позиция;
е)
оправдателните документи са редовни; и
ж)
принципът на добро финансово управление е спазен, по-специално по отношение на критериите по член 91, параграф 1, буква а).
Член 82
Оправдателна документация за установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане се основава на оправдателна документация, която доказва правото на Съюза.
2. Преди да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че това е направено.
3. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Член 83
Лихва за забава
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, върху всяко вземане, което не е изплатено на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), се начислява лихва съгласно параграфи 2 и 3 от настоящия член.
2. Лихвата за вземанията, неизплатени на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата, прилагана от Европейската централна банка за нейните основни операции по рефинансиране, публикувана в Официален вестник на Европейския съюз, серия С, в сила на първия календарен ден на месеца, в който попада крайната дата, увеличена със:
а)
осем процентни пункта, когато дългът е по договор за обществена поръчка за доставки и услуги по дял V;
б)
три и половина процентни пункта във всички останали случаи.
3. Размерът на лихвите се изчислява от календарния ден, следващ крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) и посочен в дебитното известие, до календарния ден, на който дългът е издължен в пълен размер.
Нареждането за събиране, съответстващо на размера на лихвите за забава, се издава, когато тези лихви бъдат реално получени.
4. В случай на глоби, когато длъжникът предостави финансова гаранция, приета от счетоводителя вместо плащане, дължимата лихва, считано от крайния срок, посочен в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата по параграф 2 от настоящия член, която е в сила на първия ден на месеца, през който е прието решението за налагане на глоба, увеличена само с един и половина процентни пункта.
Раздел 4
Разпореждане за събиране
Член 84
Изготвяне на нареждането за събиране
(член 79 от Финансовия регламент)
1. Нареждането за събиране посочва:
а)
финансовата година, за която трябва да бъде осчетоводен приходът;
б)
акта или правното задължение, който или което е източник на задължението и поражда правото на събиране;
в)
приложимата бюджетна статия и всяко друго подразделение, включително, при необходимост, съответното бюджетно задължение;
г)
сумата, която подлежи на събиране, изразена в евро;
д)
името и адреса на длъжника;
е)
крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
ж)
възможния метод на събиране, включително по-специално събиране чрез прихващане или задействане на предоставена гаранция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата на нареждането за събиране и го подписва, след което то се изпраща на счетоводителя.
3. Счетоводителят на всяка институция съхранява списък на несъбраните дължими суми. Вземанията на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Той предава този списък на счетоводителя на Комисията.
Счетоводителят на Комисията изготвя консолидиран списък на дължимите суми за всяка институция по дата на издаване на нареждането за събиране. Списъкът се добавя към доклада на Комисията за бюджетното и финансовото управление.
4. За да подсили защитата на финансовите интереси на Съюза, Комисията съставя списък на вземанията на Съюза, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да възстанови средствата, които дължи, чрез съдебно решение със сила на пресъдено нещо и ако една година след неговото произнасяне не е възстановена никаква сума или е възстановена незначителна по размер сума. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 85
Решение, което представлява изпълнително основание, в полза на други институции
(член 79, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Извънредните обстоятелства по член 79, параграф 2 от Финансовия регламент са налице, когато съответната институция е изчерпала възможността за доброволно плащане и за събиране на дълга чрез прихващане, съгласно предвиденото в член 80, параграф 1 от Финансовия регламент, и дългът е значителен по размер.
2. В случая по параграф 1 съответните институции, различни от посочените в член 299 от ДФЕС, могат да поискат от Комисията да приеме решение, което представлява изпълнително основание.
3. Във всички случаи в решението, което представлява изпълнително основание, се посочва, че събраните суми се записват в частта на бюджета, предназначена за съответната институция, която действа като разпоредител с бюджетни кредити. Приходите се записват като общи приходи, освен когато попадат в обхвата на специфичните случаи на целевите приходи съгласно предвиденото в член 21, параграф 3 от Финансовия регламент.
4. Отправилата искането институция уведомява Комисията за всяко събитие, което има вероятност да повлияе на събирането на средствата, и се намесва в подкрепа на Комисията в случай на обжалване на решение, което представлява изпълнително основание.
5. Комисията и съответната институция се договарят относно практическите начини за изпълнение на настоящия член.
Раздел 5
Събиране
Член 86
Формалности по събирането
(член 80 от Финансовия регламент)
1. След като бъде събрано вземане, счетоводителят прави запис в сметките и уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. За всички плащания в брой, извършени пред счетоводителя или администратора на авансови средства, се издава разписка.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране на вземания, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 87
Събиране чрез прихващане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Когато длъжникът има вземане по отношение на Съюза, което е безспорно, съгласно определението в член 81, буква а), ликвидно и изискуемо и се отнася до сума, установена с платежно нареждане, след изтичане на крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) счетоводителят събира установените вземания чрез прихващане.
В изключителни случаи, когато това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза и счетоводителят има основания да счита, че дължимата на Съюза сума ще бъде загубена, счетоводителят събира вземането чрез приспадане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б).
Счетоводителят извършва събирането и чрез прихващане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), когато длъжникът даде своето съгласие за това.
2. Преди да пристъпи към каквото и да е събиране съгласно параграф 1, счетоводителят се консултира с отговорния разпоредител с бюджетни кредити и уведомява съответните длъжници.
Когато длъжникът е национален орган или една от неговите административни единици, счетоводителят уведомява също съответната държава членка поне десет работни дни предварително за намерението си да пристъпи към събиране чрез прихващане. При все това със съгласието на държавата членка или съответната административна единица счетоводителят може да пристъпи към събирането чрез прихващане, преди да е изтекъл крайният срок.
3. Прихващането по параграф 1 има ефекта на плащане и освобождава Съюза от съответния дълг и ако е уместно, от дължимите лихви.
Член 88
Процедура за събиране при неизвършване на доброволно плащане
(членове 79 и 80 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на член 87, ако сумата не бъде събрана в пълен размер до крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), посочен в дебитното известие, счетоводителят уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно открива процедурата за събиране по всички предвидени в закона начини, включително, ако е уместно, чрез задействане на предварително предоставена гаранция.
2. Без да се засягат разпоредбите на член 87, когато методът на събиране по параграф 1 от настоящия член не може да бъде използван и длъжникът не плати въпреки официалното уведомително писмо, изпратено от счетоводителя, счетоводителят пристъпва към изпълнение на решение за събиране, осигурено по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент или чрез съдебно дело.
Член 89
Удължаване на срока за плащане
(член 80 от Финансовия регламент)
В сътрудничество с отговорния разпоредител с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и при условие че са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да плати лихвата, посочена в член 83, за целия допълнителен период от време, считано от крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
б)
за да се защитят правата на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на институцията.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на институцията.
При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по буква б) от първа алинея, когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 90
Събиране на глоби или други санкции
(членове 80 и 83 от Финансовия регламент)
1. Когато пред Съда на Европейския съюз бъде заведено дело срещу решение на Комисията за налагане на глоба или други санкции съгласно ДФЕС или Договора за Евратом и докато не бъдат изчерпани всички правни средства за защита, длъжникът или плаща условно съответните суми по банковата сметка, посочена от счетоводителя, или предоставя финансова гаранция, приемлива за счетоводителя. Гаранцията е независима от задължението за плащане на глобата, имуществената санкция или други санкции и е изпълнима при първо поискване. Тя покрива главницата и лихвите, дължими съгласно член 83, параграф 4.
2. Комисията обезпечава условно платените суми, като ги инвестира във финансови активи и по този начин гарантира сигурността и ликвидността на средствата, като същевременно се стреми да получи и финансов приход.
3. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е потвърдена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
условно събраните суми и лихвите и другите суми, които те са генерирали, се записват в бюджета в съответствие с член 83 от Финансовия регламент най-късно през финансовата година, следваща годината, през която са изчерпани всички правни средства за защита;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя се привежда в действие и съответните суми се записват в бюджета.
Когато размерът на глобата или на санкцията е увеличен от Съда, букви а) и б) от първа алинея се прилагат до сумите в решението на Комисията и счетоводителят събира съответстващата на увеличението сума, която се записва в бюджета.
4. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е отменена или намалена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
недължимо събраните суми заедно с начислените лихви се връщат на съответната трета страна. В случаите, в които цялостният генериран приход за съответния период е отрицателен, се възстановява номиналната стойност на недължимо събраните суми;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя съответно се освобождава.
Член 91
Отказ от събиране на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се откаже от цялостното или частично събиране на установено вземане само в следните случаи:
а)
когато предвидимите разходи по събирането ще надхвърлят дължимата сума и отказът от събиране няма да навреди на престижа на Съюза;
б)
когато вземането не може да бъде събрано поради изтеклото време или несъстоятелност на длъжника;
в)
когато събирането противоречи на принципа на пропорционалност.
2. В случаите по параграф 1, буква в) отговорният разпоредител с бюджетни кредити действа съгласно предварително установените в рамките на всяка институция процедури и прилага следните критерии, които са задължителни и приложими при всички обстоятелства:
а)
фактите, имащи отношение към сериозността на нередността, поради която е установено вземането (измама, повторно нарушение, умисъл, грижа, добросъвестност, явна грешка);
б)
отражението, което отказът от събиране ще има върху функционирането на Съюза и неговите финансови интереси (размер на сумата, риск от създаване на прецедент, уронване на авторитета на закона).
В зависимост от обстоятелствата по случая на отговорния разпоредител с бюджетни кредити може също да се наложи да вземе предвид следните допълнителни критерии:
а)
всяко нарушение на конкуренцията, което ще бъде причинено от отказа от събиране;
б)
икономическите и социалните щети, които ще бъдат причинени от събирането на вземането в пълен размер.
3. Решението за отказ от събиране по член 80, параграф 2 от Финансовия регламент се мотивира и упоменава положената грижа за обезпечаване на събирането и правните и фактическите основания за отказа. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити се отказва от събирането на вземане в съответствие с член 84.
4. Институцията не може да делегира правомощия за отказ от събиране на установено вземане в никой от следните случаи:
а)
когато сумата, предмет на отказването, е 1 000 000 EUR или повече;
б)
когато сумата, предмет на отказването, е 100 000 EUR или повече в случаите, в които това представлява 25 % или повече от установеното вземане.
Под праговете, посочени в първа алинея, всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отказ от събиране на установено вземане.
5. Всяка институция ежегодно изпраща на Европейския парламент и на Съвета доклад за отказите по параграфи 1-4 от настоящия член, отнасящи се до суми в размер на 100 000 EUR или повече. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Член 92
Отмяна на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. В случай на грешка отговорният разпоредител с бюджетни кредити отменя изцяло или частично установеното вземане в съответствие с членове 82 и 84 и посочва подходящи мотиви.
2. Всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отмяна на установено вземане.
Член 93
Правила относно давностните срокове
(член 81 от Финансовия регламент)
1. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни започва да тече при изтичане на крайния срок, съобщен на длъжника в дебитното известие съгласно член 80, параграф 3, буква б).
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза започва да тече от датата, на която плащането на вземането на третата страна стане дължимо съгласно съответното правно задължение.
2. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни се прекъсва от всяко действие на институция или на държава членка, действаща по искане на институция, за което третата страна е уведомена и което има за цел събирането на дълга.
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза се прекъсва от всяко действие, за което Съюзът е уведомен от своите кредитори или от името на своите кредитори и което има за цел събирането на дълга.
3. Нов давностен срок от пет години започва да тече в деня след прекъсването по параграф 2.
4. Всяко съдебно дело във връзка с вземане по параграф 1, включително делата пред съд, който по-късно се самообявява за некомпетентен по делото, прекъсва давностния срок. Новият давностен срок от пет години не започва, докато не бъде постановено съдебно решение със сила на пресъдено нещо или не бъде постигнато извънсъдебно споразумение между същите страни по същото дело.
5. Когато счетоводителят предостави на длъжника допълнително време за плащане съгласно член 89, това се счита за прекъсване на давностния срок. Новият давностен срок от пет години започва да тече от деня след този на изтичане на удължения срок за плащане.
6. Вземания не се събират след изтичане на давностния срок, установен в параграфи 1-5.
ГЛАВА 6
Разходни операции
Член 94
Решение за финансиране
(член 84 от Финансовия регламент)
1. Решението за финансиране съдържа съществените елементи на действие, при което се извършва разход от бюджета.
2. По-конкретно решението за финансиране излага следното:
а)
за безвъзмездните средства:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
приоритетите за годината, целите за изпълнение и предвидените резултати с разрешените бюджетни кредити за финансовата година;
iii)
съществените критерии за допустимост, подбор и отпускане, които ще бъдат използвани за подбор на предложения;
iv)
максималния възможен процент на съфинансиране и ако се предвиждат различни проценти, критериите, които следва да се спазват за всеки от тях;
v)
графика и индикативната стойност на поканите за представяне на предложения;
б)
за обществените поръчки:
i)
цялостния бюджетен пакет, предназначен за възлагането на обществени поръчки през годината;
ii)
индикативния брой и вида на предвидените обществени поръчки и ако е възможно, общо описание на техния предмет;
iii)
индикативния календар за започването на процедурите за възлагане на обществени поръчки;
в)
за доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
бюджетните кредити, заделени за доверителния фонд за годината, и сумите, предвидени за целия му срок на действие;
iii)
целите на доверителния фонд и неговия срок на действие;
iv)
правилата за управление на доверителния фонд;
v)
възможността за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субектите и лицата по член 187, параграф 2 от Финансовия регламент;
г)
за наградите:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
съществените условия за участие и критериите за присъждане;
iv)
графика на конкурса и размера на наградата или наградите;
д)
за финансовите инструменти:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
сумата, отпусната за финансовия инструмент;
iv)
индикативния график на изпълнението.
3. Когато работната програма по член 128 от Финансовия регламент съдържа информацията по буква а) от параграф 2 от настоящия член за безвъзмездните средства, финансирани от разрешените за финансовата година бюджетни кредити, решението за приемането ѝ се счита за решение за финансиране за тези безвъзмездни средства.
Що се отнася до обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти, когато изпълнението на съответните бюджетни кредити, разрешени за финансовата година, е предвидено в работна програма, съдържаща информацията по букви б), в), г) и д) от параграф 2 от настоящия член, решението за приемане на тази работна програма също се счита за решение за финансиране за съответните обществени поръчки, доверителни фондове, награди и финансови инструменти.
Ако работната програма не съдържа тази информация за една или повече дейности, тя трябва да претърпи съответните изменения или за съответната дейност да бъде прието индивидуално решение за финансиране.
4. Без да се засяга която и да е специфична разпоредба на основен акт, всяко съществено изменение на вече прието решение за финансиране следва същата процедура като първоначалното решение.
Раздел 1
Поемане на задължение за разход
Член 95
Глобални и временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобалното бюджетно задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, което само по себе си предвижда последващо поемане на едно или повече правни задължения, или чрез поемане на едно или повече правни задължения.
Споразуменията за финансиране в сферата на пряката финансова помощ за трети държави, включително бюджетната подкрепа, които представляват правни задължения, могат да пораждат плащания без поемане на други правни задължения.
2. Временното бюджетно задължение се изпълнява чрез поемане на едно или повече правни задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, в случай на разходи за управление на персонала или комуникационни разходи на институциите за отразяване на събития на Съюза, пряко чрез плащания.
Член 96
Приемане на глобално задължение
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобално задължение се поема въз основа на решение за финансиране.
Глобалното задължение се поема най-късно преди приемането на решението за подбор на получатели, а когато изпълнението на съответните бюджетни кредити включва приемане на работна програма по смисъла на член 188 - в най-кратки срокове след приемането на програмата.
2. Когато глобалното поето задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, втората алинея от параграф 1 не се прилага.
Член 97
Един подпис
(член 85 от Финансовия регламент)
1. От правилото, че бюджетното задължение и съответстващото му правно задължение се подписват от едно и също лице, се допускат изключения само в следните случаи:
а)
когато задълженията са временни;
б)
когато глобалните задължения се отнасят до споразумения за финансиране с трети държави;
в)
когато решението на институцията представлява правно задължение;
г)
когато глобалното задължение се изпълнява чрез няколко правни задължения, за които са отговорни различни разпоредители с бюджетни кредити;
д)
когато във връзка със сметки за авансови средства, предназначени за външните дейности, правните задължения трябва да бъдат подписани от служители на местните звена по член 72 по инструкция на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който обаче остава изцяло отговорен за съответните операции;
е)
когато институция е делегирала правомощия на разпоредител с бюджетни кредити на директора на междуинституционална европейска служба съгласно член 199, параграф 1 от Финансовия регламент.
2. Ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, подписал бюджетното задължение, отсъства и продължава да отсъства за период, несъвместим със сроковете за поемане на правното задължение, последното се поема от лицето, определено по приетите от всяка институция правила за заместване, при условие че това лице притежава статута на разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 65, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 98
Административни разходи, покривани с временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
Позициите, разглеждани като обичайни административни разходи, които могат да породят временни задължения, включват следното:
а)
разходи за персонал, независимо от това дали този персонал попада в обхвата на Правилника за персонала, или не, за други човешки ресурси и пенсии и за възнаграждение на експерти;
б)
разходи, отнасящи се до членовете на институцията;
в)
разходи за обучение;
г)
разходи за конкурси, подбор и назначаване;
д)
командировъчни;
е)
представителни разходи;
ж)
разходи за срещи;
з)
устни и писмени преводачи;
и)
обмен на длъжностни лица;
й)
редовен наем на движимо и недвижимо имущество или рутинни плащания по договори за недвижими имоти по смисъла на член 121 от настоящия регламент или вноски по заеми съгласно член 203, параграф 8 от Финансовия регламент;
к)
разни застраховки;
л)
почистване, поддръжка и сигурност;
м)
социални и медицински разходи;
н)
използване на далекосъобщителни услуги;
о)
финансови такси;
п)
правни разноски;
р)
обезщетения, включително лихви;
с)
работно оборудване;
т)
вода, газ и електроенергия;
у)
публикации на хартиен носител или в електронен формат;
ф)
комуникационни дейности, в които институциите участват с цел отразяване на събития на Съюза.
Член 99
Вписване на индивидуални правни задължения
(член 86 от Финансовия регламент)
В случай на глобално бюджетно задължение, последвано от едно или няколко индивидуални правни задължения, отговорният разпоредител с бюджетни кредити регистрира в централното счетоводство сумите по това или тези последователни индивидуални правни задължения.
При вписването в сметките се посочва съответното глобално задължение, към което се отнасят индивидуалните задължения.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити вписва сумите по сметките, преди да подпише съответното индивидуално правно задължение, освен в случаите по член 86, параграф 4, четвърта алинея от Финансовия регламент.
Във всички случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали съвкупната сума не надхвърля размера на глобалното задължение, което ги обхваща.
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Член 100
Утвърждаване и приемане за плащане
(член 88 от Финансовия регламент)
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи по смисъла на член 110, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително рутинните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен с официално решение на разпоредителя с бюджетни кредити и на негова отговорност в съответствие с член 65, параграф 5 от Финансовия регламент. Тези решения за оправомощаване се съхраняват за бъдещи справки.
Член 101
Резолюция „удостоверено вярно“ за плащанията по предварително финансиране
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията по предварително финансиране отговорният разпоредител с бюджетни кредити или технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява с резолюция „удостоверено вярно“, че условията, които се изискват в правното задължение за изплащане на предварителното финансиране, са изпълнени.
Член 102
Приемане за плащане на договори за възлагане на обществени поръчки за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до договори за възлагане на обществени поръчки, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвена от изпълнителя фактура;
б)
на самата фактура, или на вътрешен документ, придружаващ получената фактура, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на фактурата са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
Посочената в буква б) от първа алинея резолюция „удостоверено вярно“ удостоверява, че предвидените по договора услуги, доставки или строителни работи са надлежно извършени. За доставките и строителните работи длъжностното лице или друг технически компетентен служител съставят предварителен приемо-предавателен протокол и впоследствие окончателен такъв при изтичането на гаранционния срок, посочен в договора. Тези два протокола се считат за резолюция „удостоверено вярно“.
За рутинните плащания, включително плащанията за абонаменти или за курсове за обучение, резолюцията „удостоверено вярно“ удостоверява, че правото на кредитора е в съответствие с документите, оправдаващи плащането.
Член 103
Приемане за плащане на безвъзмездни средства за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до безвъзмездни средства, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвената от бенефициера заявка за плащане;
б)
на самата заявка за плащане, или на вътрешен документ, придружаващ получения отчет за разходи, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от длъжностно лице или друг технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на заявката за плащане са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
с резолюцията по буква б) от първа алинея длъжностното лице или другият технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява, че дейността или работната програма, изпълнена от бенефициера, е в пълно съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, включително, ако е приложимо, че декларираните от бенефициера разходи са допустими.
Член 104
Приемане за плащане на разходи за персонал
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията, които съответстват на разходи за персонала, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че са налични следните оправдателни документи:
а)
по отношение на месечната заплата:
i)
пълен списък на персонала с всички елементи на възнаграждението;
ii)
формуляр (личен информационен фиш) въз основа на взетите във всеки отделен случай решения, показващ при настъпване на промяна всяка промяна във всеки елемент на възнаграждението;
iii)
при назначаване на работа или на длъжност - заверено копие на решението за назначаване на работа или на длъжност, придружаващо утвърждаването на изплащането на първата заплата;
б)
по отношение на другите възнаграждения, като тези на служителите, на които се заплаща на час или на ден: справка, подписана от оправомощения служител, за отработените дни и часове;
в)
по отношение на извънредния труд: справка, подписана от оправомощения служител, за количеството извънреден труд;
г)
по отношение на командировъчните:
i)
заповедта за командироване, подписана от компетентния орган;
ii)
отчет за командировъчните, подписан от командирования и от по-висшестоящия служител, оправомощен за целта, в случай че командировъчните се различават от заповедта за командироване.
д)
по отношение на някои други административни разходи, свързани с персонала, включително абонаментите или курсовете за обучение, които според договора трябва да се платят предварително: оправдателната документация във връзка с решението, на което се основават разходите, съдържаща всички елементи за изчисляването им.
в отчета за командировъчните по буква г), подточка ii) от първа алинея се посочват мястото на командировката, датата и часът на заминаване и пристигане на мястото на командировката, пътните и дневните разходи и други надлежно разрешени разходи, при условие че бъдат представени оправдателни документи.
Член 105
Материална форма на резолюцията „прието за плащане“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 100. При компютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 106
Материална форма на резолюцията „удостоверено вярно“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 101. При компютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ може да бъде под формата на утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от технически компетентния служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Раздел 3
Разрешаване на плащане
Член 107
Проверки на плащанията от разпоредителя с бюджетни кредити
(член 89 от Финансовия регламент)
При съставянето на платежното нареждане отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че:
а)
платежното нареждане е надлежно издадено, което означава, че предварително е взето решение за утвърждаване под формата на резолюция „прието за плащане“, данните на бенефициера са верни и сумата е изискуема;
б)
платежното нареждане съответства на бюджетното задължение, към което е отнесено;
в)
разходът е отнесен към правилната бюджетна позиция;
г)
има налични бюджетни кредити.
Член 108
Задължителни реквизити на платежните нареждания и предаването им на счетоводителя
(член 89 от Финансовия регламент)
1. Платежното нареждане съдържа:
а)
финансовата година, за която трябва да се осчетоводи разходът;
б)
бюджетната статия и всяко друго евентуално подразделение;
в)
правното задължение, пораждащо право на плащане;
г)
бюджетното задължение, към което трябва да бъде отнесено;
д)
сумата, която подлежи на плащане, изразена в евро;
е)
името, адреса и данните на банковата сметка на бенефициера;
ж)
предмета на разхода;
з)
начина на извършване на плащането;
и)
инвентаризиране на активите в съответствие с член 248.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя.
Раздел 4
Плащане на разход
Член 109
Видове плащане
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
2. Междинно плащане, което може да се извършва неколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
3. Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
Член 110
Оправдателна документация
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране, включително когато се разделя на няколко плащания, се изплаща въз основа на договора, решението, споразумението или основния акт или въз основа на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали условията на въпросния договор, решение или споразумение са спазени. Ако датата на плащане на предварителното финансиране е определена в тези инструменти, изплащането на дължимата сума не подлежи на допълнително искане.
2. Междинните плащания и плащанията на остатъка се основават на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали финансираната дейност е извършена в съответствие с основния акт или решението или в съответствие с условията на договора или споразумението.
3. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя, при съблюдаване на принципа на добро финансово управление, характера на оправдателната документация по настоящия член в съответствие с основния акт, решенията, договорите и споразуменията. Междинните и окончателните доклади за техническото и финансовото изпълнение представляват оправдателни документи за целите на параграф 2.
4. Оправдателните документи се съхраняват от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Член 111
Срокове за плащане и лихва за забава
(член 92 от Финансовия регламент)
1. Под срок, предвиден за извършване на плащанията, се разбира срокът за утвърждаване, разрешаване и плащане на разходите.
Той започва да тече от датата на получаване на заявка за плащане.
Заявката за плащане се регистрира от оправомощената служба на отговорния разпоредител с бюджетни кредити във възможно най-кратък срок и се счита за получена на датата на своето регистриране.
Под дата на плащане се разбира датата, на която се дебитира сметката на институцията.
2. Заявката за плащане съдържа следните съществени елементи:
а)
име на кредитора;
б)
сума;
в)
валута;
г)
дата;
При липса на поне един съществен елемент заявката се отхвърля.
Кредиторът се уведомява писмено за отхвърлянето и за мотивите за него във възможно най-кратък срок и при всички случаи в срок от 30 календарни дни от датата на получаване на заявката за плащане.
3. В случай на спиране по член 92, параграф 2 от Финансовия регламент оставащият срок за плащане започва да тече отново от датата на получаване на изисканата информация или преработените документи или на датата на извършване на необходимата допълнителна проверка, включително проверки на място.
4. При изтичане на сроковете, определени в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, кредиторът има право на лихва в съответствие със следните условия:
а)
лихвените проценти са тези, посочени в член 83, параграф 2 от настоящия регламент;
б)
лихвата се дължи за периода от календарния ден, следващ датата на изтичане на срока за плащане, определен в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, до датата на плащането.
При все това, когато лихвата, изчислена в съответствие с разпоредбите на първа алинея, е по-ниска от 200 EUR или равна на 200 EUR, тя се изплаща на кредитора само при поискване, подадено в срок от два месеца от получаване на закъснялото плащане.
5. Всяка институция представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно спазването на сроковете и спирането на сроковете по член 92 от Финансовия регламент. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 7
Информационни системи
Член 112
Описание на информационните системи
(член 93 от Финансовия регламент)
Когато за обработка на операциите по изпълнението на бюджета се използват компютърни системи и подсистеми, се изисква изчерпателно и актуално описание на всяка система или подсистема.
Всяко описание определя съдържанието на всички полета за данни и описва как системата обработва всяка отделна операция. То показва подробно как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция.
Член 113
Периодично запаметяване
(член 93 от Финансовия регламент)
Данните в компютърните системи и подсистеми се запаметяват периодично и се съхраняват на сигурно място.
ГЛАВА 8
Вътрешен одитор
Член 114
Назначаване на вътрешния одитор
(член 98 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава своя вътрешен одитор съгласно правила, съобразени със специфичните ѝ особености и нужди. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета за назначаването на вътрешния одитор.
2. Всяка институция определя в зависимост от специфичните си особености и нужди обхвата на мисията на вътрешния одитор и подробно определя целите и процедурите за упражняването на функцията вътрешен одит при надлежно съблюдаване на международните стандарти за вътрешен одит.
3. Институцията може да назначава за вътрешен одитор на основание на конкретната му компетентност длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала и гражданин на някоя от държавите членки.
4. Ако две или повече институции назначат един и същ вътрешен одитор, те определят необходимите условия за търсенето на отговорност от него съгласно член 119.
5. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета при прекратяване на задълженията на вътрешния одитор.
Член 115
Ресурси за вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
Институцията осигурява на вътрешния одитор ресурсите, от които той се нуждае за правилно изпълнение на одиторската си функция, и устав за мисията, в който се посочват подробно неговите задачи, функции и задължения.
Член 116
Работна програма
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор приема работната си програма и я представя на институцията.
2. Институцията може да поиска от вътрешния одитор да извършва одити, които не са включени в работната програма по параграф 1.
Член 117
Докладване от вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор представя на институцията годишния отчет за вътрешния одит, предвиден в член 99, параграф 3 от Финансовия регламент, в който се посочват броят и видът на извършените вътрешни одити, основните отправени препоръки и предприетите по тези препоръки действия.
В годишния отчет се посочват и всички системни проблеми, открити от специалния орган, създаден по силата на член 73, параграф 6 от Финансовия регламент.
2. Всяка институция преценява дали отправените в отчетите на вътрешния ѝ одитор препоръки са подходящи за обмен на най-добри практики с останалите институции.
3. По време на изготвяне на своя отчет вътрешният одитор обръща особено внимание на цялостното спазване на принципа на добро финансово управление и се уверява, че са предприети подходящи мерки за постоянно подобряване и засилване на неговото прилагане.
Член 118
Независимост
(член 100 от Финансовия регламент)
Вътрешният одитор е изцяло независим при извършване на своите одити. Той не може да получава никакви указания, нито да бъде ограничаван по какъвто и да е начин по отношение на изпълнението на своите функции, които по силата на неговото назначаване му се възлагат съгласно Финансовия регламент.
Член 119
Отговорност на вътрешния одитор
(член 100 от Финансовия регламент)
Само институцията, действайки в съответствие с разпоредбите на настоящия член, може да търси отговорност от вътрешния одитор за неговите действия като длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала.
Институцията взема мотивирано решение за започване на разследване. Решението се съобщава на заинтересованата страна. Институцията може да възложи разследването, под своята пряка отговорност, на едно или повече длъжностни лица със степен, равна на степента на съответния служител или по-висока от нея. В хода на разследването се изслушва мнението на заинтересованата страна.
Докладът за разследването се предоставя на заинтересованата страна, която след това се изслушва от институцията по предмета на доклада.
Въз основа на доклада и изслушването институцията приема мотивирано решение за приключване на производството или мотивирано решение съгласно членове 22 и 86 от Правилника за персонала и приложение IХ към него. Решенията за налагане на дисциплинарни или финансови санкции се съобщават на заинтересованата страна и за информация - на другите институции и Сметната палата.
Заинтересованата страна има право да обжалва тези решения пред Съда на Европейския съюз съгласно предвиденото в Правилника за персонала.
Член 120
Обжалване пред Съда на Европейския съюз
(член 100 от Финансовия регламент)
Без да се засягат начините за обжалване, предвидени в Правилника за персонала, вътрешният одитор има право да обжалва пряко пред Съда на Европейския съюз всеки акт във връзка с изпълнението на неговите задължения като вътрешен одитор. Жалбата се подава в тримесечен срок от календарната дата, на която той е уведомен за съответния акт.
По такива жалби се провеждат разследване и изслушване съгласно предвиденото в член 91, параграф 5 от Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Раздел 1
Обхват и принципи на възлагането
Член 121
Определения и обхват
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Договорите за недвижими имоти обхващат закупуването, дългосрочното наемане, плодоползването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на земя, съществуващи сгради или други недвижими имоти.
2. Договорите за доставки обхващат закупуването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на стоки. Договор за доставка на стоки и евентуално за монтаж и инсталиране се счита за договор за доставка.
3. Договорите за строителство обхващат изпълнението или проектирането и изпълнението на строителни работи или на строеж, свързани с една от дейностите, посочени в приложение I към Директива 2004/18/ЕО, или изпълнението, по какъвто и да е начин, на строеж, съответстващ на посочените от възложителя изисквания. Понятието „строеж“ означава резултатът от строителство или от граждански инженеринг, взети като цяло, който е достатъчен сам по себе си за изпълнение на икономическа или техническа функция.
4. Договорите за услуги обхващат всички интелектуални и неинтелектуални услуги, различни от тези в обхвата на договорите за доставки, договорите за строителство и договорите за недвижими имоти.
Договор, който обхваща два или повече вида обществени поръчки (за строителство, услуги или доставки), се възлага в съответствие с разпоредбите, които се прилагат за вида обществена поръчка, характеризираща основния предмет на този договор.
В случай на смесени договори, състоящи се от услуги и доставки, основният предмет се определя чрез сравняване на стойностите на съответните услуги или доставки.
Всяко позоваване на номенклатурите в контекста на обществените поръчки се прави, като се използва Общият терминологичен речник, свързан с обществените поръчки (CPV), изложен в Регламент (ЕО) № 2195/2002 на Европейския парламент и на Съвета (11).
5. Понятията „изпълнител на строителни работи“, „доставчик“ и „доставчик на услуги“ се отнасят до всяко физическо или юридическо лице, публичноправен субект или обединение на такива лица и/или органи, които предлагат да извършат строителни работи, да доставят стоки и да предоставят услуги. Понятието „икономически оператор“ включва изпълнителите на строителни работи, доставчиците и доставчиците на услуги. „Оференти“ означава икономическите оператори, подали оферта. „Кандидати“ означава лицата, поискали да бъдат допуснати до участие в ограничена процедура, състезателен диалог или процедура на договаряне. „Потенциални оференти“ означава икономическите оператори, включени в списък на потенциалните оференти съгласно член 136, параграф 1, буква б).
Обединенията на икономически оператори имат право да представят оферти или да кандидатстват. Възложителите не могат да изискват от обединенията да имат определена правна форма, за да бъдат допуснати да представят оферта или заявление за участие, но от избраното обединение може да бъде изискано да приеме определена правна форма, след като му бъде възложена поръчката, ако тази промяна е необходима за доброто изпълнение на поръчката.
6. Службите на институциите на Съюза се считат за възложители освен в случаите, в които сключват помежду си административни споразумения за предоставяне на услуги, доставка на стоки, извършване на строителни работи или изпълняване на договори за недвижими имоти.
7. „Техническа помощ“ означава дейностите за оказване на подкрепа и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, по-конкретно подготвителните, управленските, мониторинговите, оценъчните, одитните и контролните дейности.
8. Всички контакти с изпълнителите, включително сключването на договори и техните изменения, могат да бъдат извършвани посредством системи за електронен обмен, осигурени от възложителя.
9. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, които се предават чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат да подписват електронно или да предават документ чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да се идентифицират чрез системата по установен начин;
г)
трябва да бъдат точно определени часът и датата на електронната операция;
д)
трябва да се запазва целостта на документите;
е)
документите трябва да продължат да бъдат налични;
ж)
при необходимост, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
гарантират защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
10. За изпратените или получените чрез такава система данни важи правната презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, който е изпратен или за който е изпратено уведомление чрез такава система, се счита за еквивалентен на документ на хартиен носител, допустим е като доказателство в правни производства, счита се за оригинален и се ползва с правната презумпция за автентичност и цялост, при условие че не притежава никакви динамични характеристики, които могат да доведат до автоматичната му промяна.
Електронните подписи по буква б) от параграф 9 имат равностойно правно действие на писмено положени подписи.
Член 122
Рамкови споразумения и отделни договори
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Срокът на действие на рамково споразумение не може да превишава четири години освен в изключителни случаи, надлежно обосновани по-специално от предмета на рамковото споразумение.
Отделните договори, които се основават на рамковите споразумения, се възлагат в съответствие с условията на рамковото споразумение само между възложителите и изпълнителите по рамковото споразумение.
При възлагането на отделни договори страните не могат да внасят съществени изменения в рамковото споразумение.
2. Когато рамково споразумение се сключва с един икономически оператор, отделните договори се възлагат в рамките на условията, установени в рамковото споразумение.
При надлежно обосновани обстоятелства възложителите могат да се консултират писмено с изпълнителя, като поискат от него при необходимост да допълни своята оферта.
3. Когато рамково споразумение трябва да бъде сключено с няколко икономически оператори, то се сключва с поне трима оператори, при условие че има достатъчен брой икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор, или достатъчен брой допустими оферти, които отговарят на критериите за възлагане.
Рамково споразумение с няколко икономически оператори може да приеме формата на отделни договори, съдържащи еднакви условия.
Отделните договори, основаващи се на рамковите споразумения, сключени с няколко икономически оператори, се възлагат при спазване на следните условия:
а)
при рамкови споразумения без повторно провеждане на конкурс - чрез прилагане на условията, установени в рамковото споразумение;
б)
при рамкови споразумения с повторно провеждане на конкурс - след като страните отново са се конкурирали въз основа на същите и ако е необходимо, на по-точно формулирани условия, както и когато е уместно, въз основа на други условия, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
За всеки отделен договор, който трябва да бъде възложен в съответствие с условията на трета алинея, буква б), възложителите се консултират писмено с изпълнителите по рамковото споразумение, като определят срок, който е достатъчно дълъг за представяне на офертите. Офертите се представят в писмена форма. Възложителите възлагат всеки отделен договор на оферента, представил най-добрата оферта въз основа на критериите за възлагане, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
4. В секторите, характеризиращи се с бързи промени на цените и бързо технологично развитие, рамковите споразумения без повторно провеждане на конкурс съдържат клауза или за преразглеждане в средата на периода, или за система за сравнителен анализ. След преразглеждането в средата на периода, ако първоначално определените условия вече не са адаптирани към изменението на цените или към развитието на технологиите, възложителят може да не използва въпросното рамково споразумение и предприема необходимите мерки за неговото прекратяване.
5. Само отделните договори, които се основават на рамкови споразумения, се предшестват от поемане на бюджетно задължение.
Раздел 2
Публикуване
Член 123
Обявяване на поръчките, попадащи в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Публикуването на поръчки на стойност, равна на праговете, установени в член 170, параграф 1, или по-голяма тях, се извършва под формата на обявление за обществена поръчка, без да се засягат разпоредбите на член 134, и под формата на обявление за възлагане. Обявлението за предварителна информация е задължително само когато възложителят възнамерява да използва възможността за съкращаване на сроковете за получаване на оферти съгласно член 152, параграф 4.
2. Обявлението за предварителна информация е обявлението, чрез което възложителите оповестяват индикативно прогнозите за общата стойност и предмета на поръчките и рамковите споразумения, които възнамеряват да възложат през дадена финансова година, с изключение на поръчките по процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
Обявлението за предварителна информация се публикува или от Службата за публикации на Европейския съюз (наричана по-нататък „Службата за публикации“), или от самите възложители в своя профил на купувач.
Задължителното обявление за предварителна информация се изпраща на Службата за публикации или се публикува в профила на купувач във възможно най-кратък срок и във всички случаи не по-късно от 31 март на всяка финансова година.
Възложителите, които публикуват обявлението за предварителна информация в своя профил на купувач, изпращат на Службата за публикации, по електронен път и като използват формата и процедурите за изпращане, посочени в точка 3 от приложение VIII към Директива 2004/18/ЕО, обявление, в което се съобщава публикуването на обявление за предварителна информация в профил на купувач.
3. Обявлението за обществена поръчка е начинът, по който възложителите обявяват намерението си да започнат процедура за възлагане на обществена поръчка, сключване на рамково споразумение или създаване на динамична система за покупки в съответствие с член 131. Без да се засягат договорите, сключени след процедура на договаряне съгласно член 134, обявлението за поръчка е задължително за договорите с прогнозна стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1.
То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
При открита процедура в обявлението за поръчка се посочват датата, часът, а когато е уместно, и мястото на заседанието на комисията за отваряне на офертите, на което могат да присъстват оферентите.
Възложителите съобщават дали допускат варианти и посочват минималните нива на капацитет, които изискват, ако използват възможността, предвидена в член 146, параграф 2, втора алинея. Те определят критериите за подбор по член 146, които възнамеряват да използват, минималния брой кандидати, които планират да поканят като оференти, и когато е уместно, максималния брой на тези кандидати, както и обективните и недискриминационни критерии, които възнамеряват да прилагат, за да ограничат броя, в съответствие с член 128, параграф 1, втора алинея.
При неограничен, пряк и пълен достъп до процедурата за възлагане на поръчка по електронен път, и по-специално в динамичните системи за покупки по член 131, в обявлението за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който могат да бъдат разгледани тези документи.
Възложителите, които желаят да организират конкурс, оповестяват намерението си чрез обявление.
Когато е уместно, възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, че процедурата за възлагане на обществена поръчка е междуинституционална процедура за възлагане на обществена поръчка. В тези случаи в обявлението за обществена поръчка се посочват институциите, изпълнителните агенции или органите по член 208 от Финансовия регламент, които участват в процедурата за обществена поръчка, институцията, отговаряща за процедурата за обществена поръчка, и общият обем на договорите за всички тези институции, изпълнителни агенции или органи.
4. Обявлението за възлагане съдържа резултатите от процедурата за възлагане на поръчки, за сключване на рамкови споразумения или за възлагане на поръчки, основани на динамична система за покупки. При поръчките, чиято стойност е равна на праговете или превишава праговете, определени в член 170, параграф 1, обявлението за възлагане е задължително. То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
Обявлението за възлагане се изпраща на Службата за публикации не по-късно от 48 календарни дни от датата на подписване на договора или рамковото споразумение. При все това обявленията, които се отнасят до поръчки, основани на динамична система за покупки, могат да се групират по тримесечия. В тези случаи те се изпращат на Службата за публикации не по-късно от 48 дни след края на всяко тримесечие.
Възложителите, които са провели конкурс за проект, изпращат на Службата за публикации обявление за резултатите от него.
В случай на междуинституционални процедури обявлението за възлагане се изпраща от отговорния за процедурата възложител.
Обявлението за възлагане се изпраща и на Службата за публикации в случай на договор или рамково споразумение на стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1, и възложени съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, достатъчно рано, за да може публикуването да се направи преди подписване на договора, в съответствие с реда и условията, предвидени в член 171, параграф 1.
Без да се засягат разпоредбите на член 21, информацията относно стойността и изпълнителите на отделните договори, основани на рамково споразумение, през дадена финансова година се публикува на интернет сайта на възложителя не по-късно от 30 юни след края на тази финансова година, ако в резултат на сключването на отделен договор или на съвкупния обем на отделните договори праговете по член 170, параграф 1 бъдат надвишени.
5. Обявленията се съставят в съответствие със стандартните формуляри, приети от Комисията по силата на Директива 2004/18/ЕО.
Член 124
Обявяване на поръчките, които не попадат в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Поръчките на стойност под праговете, посочени в член 170, параграф 1, се обявяват по подходящ начин, за да се гарантират конкурентна процедура и безпристрастност на процедурата за възлагане на обществена поръчка. Обявяването включва:
а)
обявление за обществена поръчка съгласно член 123, параграф 3 или обявление за покана за изразяване на интерес за поръчките със сходен предмет, чиято стойност е по-голяма от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
подходящо предварително оповестяване по интернет за поръчките на стойност, по-голяма от сумата, посочена в член 137, параграф 2.
2. Списък на изпълнителите, на които са възложени поръчки за недвижими имоти и поръчки, обявени за секретни в съответствие с член 134, параграф 1, буква й) от настоящия регламент, се публикува само веднъж годишно, като в него се посочват предметът и стойността на възложените поръчки. Този списък се изпраща на Европейския парламент и на Съвета. Когато става дума за Комисията, той се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността съгласно член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
3. Информацията за поръчките на стойност, по-голяма от посочената в член 137, параграф 1, които не са били предмет на отделно обявление за възлагане, се изпраща на Службата за публикации. Годишните списъци на изпълнителите се изпращат не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
4. Информацията във връзка с поръчките на стойност, по-голяма от сумата по параграф 137, параграф 2, се публикува на интернет сайта на институцията не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
Член 125
Публикуване на обявленията
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Службата за публикации публикува обявленията по членове 123 и 124 в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от дванадесет календарни дни след тяхното изпращане.
Посоченият в първа алинея срок се съкращава на пет календарни дни за ускорените процедури по член 154.
2. Възложителите трябва да могат да представят доказателство за датата на изпращане.
Член 126
Други форми на обявяване
(член 103 от Финансовия регламент)
Освен обявяването, предвидено в членове 123, 124 и 125, поръчките могат да бъдат обявявани и по всякакъв друг начин, и по-специално в електронна форма. Всяко обявяване упоменава обявлението, публикувано в Официален вестник на Европейския съюз съгласно член 125, ако е публикувано обявление, и не може да предшества публикуването на това обявление, което е единственото действително.
Това обявяване не може да въвежда никаква дискриминация между кандидатите или оферентите, нито да съдържа данни, различни от данните, които се съдържат в обявлението за обществена поръчка, ако такова е публикувано.
Раздел 3
Процедури за възлагане на обществени поръчки
Член 127
Видове процедури за възлагане на обществени поръчки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Поръчките се възлагат чрез процедура за възлагане, като се използва откритата процедура, ограничената процедура или процедурата на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, или чрез процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е уместно след провеждане на конкурс.
2. Процедурите за възлагане на обществени поръчки са открити, когато всички заинтересовани икономически оператори имат право да подадат оферта. Това важи и за динамичните системи за покупки по член 131.
Процедурите за възлагане на обществени поръчки са ограничени, когато всички икономически оператори могат да поискат да участват, но да представят оферта или решение съгласно процедурата на състезателен диалог, посочена в член 132, имат право само кандидатите, които отговарят на критериите за подбор по член 146 и са поканени едновременно и в писмена форма от възложителите.
Етапът на подбор може да бъде повтарян за всяка отделна поръчка, също и при състезателен диалог, или може да включва съставянето на списък на потенциални кандидати в рамките на процедурата по член 136, параграф 1, буква а).
3. При процедурата на договаряне възложителите се обръщат към избрани от тях оференти, които отговарят на критериите за подбор по член 146, и договарят условията на техните оферти с един или повече от тях.
При процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка по член 135 възложителите едновременно и писмено отправят покана към избраните кандидати за участие в договаряне.
4. Конкурсите са процедури, които дават възможност на възложителите да получат, главно в областта на архитектурата и гражданския инженеринг или обработката на данни, план или проект, предложени от тръжна комисия след тръжна процедура със или без присъждане на награди.
Член 128
Брой на кандидатите при ограничените процедури или процедурите на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
1. При ограничената процедура и процедурите по член 136, параграф 1, букви а) и б) броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, не може да бъде по-малък от петима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Възложителят може също да предвиди максимален брой кандидати в зависимост от предмета на поръчката и въз основа на обективни и недискриминационни критерии за подбор. В такива случаи максималният брой кандидати и критериите се посочват в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес по членове 123 и 124.
Във всички случаи броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. При процедурите на договаряне и след състезателен диалог броят на кандидатите, поканени за участие в преговори или да подадат оферта, не може да бъде по-малък от трима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
Първа и втора алинея не се прилагат за следното:
а)
поръчките с много ниска стойност съгласно член 137, параграф 2;
б)
поръчките за правни услуги съгласно номенклатурата CPV;
в)
поръчките, които са обявени за секретни съгласно член 134, параграф 1, буква й).
3. Когато броят на кандидатите, които отговарят на критериите за подбор и на минималните изисквания, е под минималния брой, определен в параграфи 1 и 2, възложителят може да продължи процедурата, като покани кандидата или кандидатите с необходимия капацитет. При все това възложителят не може да включва други икономически оператори, които не са били първоначално поканени да участват в процедурата, или кандидати, които не разполагат с нужния капацитет.
Член 129
Протичане на процедурата на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
Възложителите се договарят с оферентите по подадените от тях оферти, за да ги приспособят към изискванията, изложени в обявлението за обществена поръчка по член 123 или в спецификациите и във всички допълнителни документи, и за да преценят коя е икономически най-изгодната оферта.
По време на преговорите възложителите гарантират равно третиране на всички оференти.
Когато възложителите могат, в съответствие с член 135, да възлагат поръчки чрез процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, те могат да организират процедурата на договаряне да се проведе на етапи, за да се намали броят на офертите, по които ще се водят преговори, като същевременно прилагат критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка или спецификациите. В обявлението за обществена поръчка или спецификациите се посочва, че тази възможност ще бъде използвана.
Член 130
Конкурси
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Заинтересованите от участие в конкурса се уведомяват за правилата за неговото организиране.
Броят на поканените да участват кандидати трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава тръжна комисия. В нея участват изключително физически лица, които са независими от участниците в конкурса. Когато за участие в конкурс се изисква конкретна професионална квалификация, минимум една трета от членовете на тръжната комисия трябва да притежават същата или равностойна квалификация.
Тръжната комисия изразява становищата си независимо. Нейните становища се приемат въз основа на проекти, внесени от кандидатите анонимно, и единствено с оглед на критериите, посочени в обявлението за конкурс.
3. Предложенията на тръжната комисия въз основа на качествата на всеки проект и нейните бележки се отразяват в протокол, подписан от нейните членове.
Кандидатите запазват своята анонимност, докато тръжната комисия изрази становище.
Тръжната комисия може да поиска от кандидатите да отговорят на въпросите, записани в протокола, за да разяснят даден проект. За последвалия диалог се съставя пълен протокол.
4. След това възложителят взема решение, в което се посочват името и адресът на избрания кандидат и мотивите за избора съобразно критериите, посочени в обявлението за конкурс, особено ако изборът се отклонява от предложенията в становището на тръжната комисия.
Член 131
Динамична система за покупки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Динамичната система за покупки е изцяло електронен процес за обичайни покупки, която е отворена по време на функционирането си за всички икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор и са представили примерна оферта, която съответства на спецификацията, както и на всички допълнителни документи. Примерните оферти могат да бъдат усъвършенствани във всеки един момент, при условие че продължават да отговарят на спецификацията.
2. За целите на създаването на динамичната система за покупки възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което се посочва, че се използва динамична система за покупки, и което съдържа интернет адреса за неограничен, пряк и пълен достъп до спецификацията и всички допълнителни документи от момента на публикуване на обявлението до преустановяване на функционирането на системата.
Те посочват в спецификацията, наред с другите въпроси, естеството на планираните покупки съгласно тази система, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
3. По време на функционирането на динамичната система за покупки възложителите предоставят на всеки икономически оператор възможност да представи примерна оферта с цел да бъде приет в системата съгласно условията, посочени в параграф 1. Те завършват оценката в максимален срок от 15 дни от датата на представянето на примерната оферта. Въпреки това те могат да удължат периода за оценка, при условие че междувременно не бъде обявена покана за представяне на оферти.
При първа възможност възложителят уведомява оферентите, че са приети в динамичната система за покупки или че офертата им е отхвърлена.
4. Всяка отделна поръчка подлежи на покана за представяне на оферти. Преди издаването на тази покана възложителите публикуват опростено обявление за обществена поръчка, с което всички заинтересовани икономически оператори се поканват да представят примерна оферта в рамките на срок, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено опростеното обявление. Възложителите не могат да продължат тръжната процедура, преди да са завършили оценяването на всички примерни оферти, получени преди този краен срок.
Възложителите поканват всички приети в системата оференти да представят оферта в рамките на разумен срок. Те възлагат поръчката на оферента, който е представил икономически най-изгодната оферта на базата на критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка за създаване на динамична система за покупки. Тези критерии, ако е уместно, могат да бъдат формулирани по-прецизно в поканата за представяне на оферти.
5. Динамичната система за покупки не може да функционира повече от четири години, освен в надлежно оправдани извънредни случаи.
Възложителите не могат да използват тази система, за да предотвратяват, ограничават или нарушават конкуренцията.
Не се начисляват такси на заинтересованите икономически оператори или на страните по системата.
Член 132
Състезателен диалог
(член 104 от Финансовия регламент)
1. В случай на особено сложни поръчки, при които възложителят счита, че директното използване на откритата процедура или до съществуващите условия, уреждащи ограничената процедура, няма да позволи поръчката да бъде възложена на оферента, чиято оферта е икономически най-изгодна, възложителят може да използва състезателния диалог, посочен в член 29 от Директива 2004/18/ЕО.
За „особено сложна“ се счита поръчка, при която възложителят не може по обективен начин да определи техническите средства за удовлетворяване на своите нужди или цели или да установи правната или финансовата рамка на проекта.
2. Възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което излагат своите нужди и изисквания, дефинирани в това обявление и/или в описателен документ.
3. Възложителите започват диалог с кандидатите, които отговарят на критериите за подбор, установени в член 146, с цел да установят и определят средствата, които са най-подходящи за удовлетворяването на техните нужди.
По време на диалога възложителите гарантират равно третиране на всички оференти, както и поверителност на предложените решения или на предадената друга информация от кандидат, който участва в диалога, освен ако кандидатът се съгласи с тяхното оповестяване.
Възложителите могат да предвидят процедурата да се осъществи на последователни етапи с цел да се намали броят на решенията, които ще бъдат обсъдени по време на диалога, чрез прилагането на посочените в обявлението за обществена поръчка или описателния документ критерии за възлагане, ако възможността за това е предвидена в обявлението за обществена поръчка или в описателния документ.
4. След като информират участниците, че диалогът е приключил, възложителите ги канят да представят окончателните си оферти на базата на решението или решенията, изложени и определени по време на диалога. Тези оферти съдържат всички елементи, изисквани и необходими за изпълнението на проекта.
По искане на възложителя тези оферти могат да бъдат изяснявани, уточнявани и усъвършенствани, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или поканата за представяне на оферти, чиито промени биха могли да нарушат конкуренцията или да имат дискриминиращ ефект.
По искане на възложителя оферентът, за който е установено, че е представил икономически най-изгодната оферта, може да бъде приканен да изясни аспекти на офертата или да потвърди съдържащите се в офертата ангажименти, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или на поканата за представяне на оферти, както и че няма риск от нарушаване на конкуренцията или причиняване на дискриминация.
5. Възложителите могат да определят цените или плащанията за участниците в диалога.
Член 133
Съвместна процедура за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
В случай на съвместна процедура за обществена поръчка между една институция и възложителя от една или повече държави членки, държави от ЕАСТ или страни, кандидатки за членство в ЕС, се прилагат процедурните разпоредби, приложими за институцията.
Когато принадлежащият на възложителя от държава членка или управляван от него дял от общата прогнозна стойност на поръчката е 50 % или повече, или в други надлежно обосновани случаи, институцията може да реши да прилага процедурните правила, приложими за възложителя от държавата членка, при условие че те могат да се приемат за еквивалентни на правилата на институцията.
Институцията и възложителят от държавите членки, държавите от ЕАСТ или страните, кандидатки за членство в ЕС, засегнати от съвместната процедура за обществена поръчка, се споразумяват по-специално за практическите правила за оценката на заявленията за участие или на офертите, за възлагането на обществената поръчка, за приложимото към договора право и за компетентния съд за разрешаване на спорове.
Член 134
Прилагане на процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато не са подадени оферти или подходящи оферти, или заявления за участие в отговор на открита или ограничена процедура след приключването на първоначалната процедура, при условие че първоначалните условия на поръчката, изложени в тръжните документи, посочени в член 138, не са съществено променени;
б)
когато по технически или художествени причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен икономически оператор;
в)
доколкото това е наложително, когато поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на възложителя, е невъзможно да се спазят сроковете за другите процедури, посочени в членове 152, 153 и 154;
г)
когато след проведен конкурс следва да се възложи поръчка за услуги и в съответствие с приложимите правила тя следва да се възложи на успелия кандидат или на някой от успелите кандидати; във втория случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
д)
за допълнителни услуги и строителни работи, които не са включени в първоначално планирания проект, нито в първоначалната поръчка, но които поради непредвидени обстоятелства са станали необходими за предоставянето на услугите или извършването на работите в съответствие с условията по параграф 2;
е)
за нови услуги или строителни работи, които представляват повторение на сходни услуги или работи, възложени на икономическия оператор, изпълняващ първоначалната поръчка, от същия възложител, при условие че тези услуги или работи съответстват на основния проект и че този проект е бил предмет на първоначална поръчка, възложена при условията на открита или ограничена процедура съгласно посочените в параграф 3 условия;
ж)
при поръчки за доставки:
i)
за допълнителни доставки, чиято цел е или частична подмяна на обичайни доставки или монтажи, или разширяване на съществуващи доставки или монтажи, когато евентуалната смяна на доставчика би задължила възложителя да придобие оборудване с различни технически характеристики, водещо до несъвместимост или непропорционални технически трудности при експлоатацията и поддръжката; срокът на такива поръчки не може да надхвърля три години;
ii)
когато стоките се произвеждат единствено за целите на научни изследвания, експерименти, проучвания или развойна дейност, с изключение на тестовете за търговска жизнеспособност и широкомащабното производство с цел възстановяване на разходите за научна и развойна дейност;
iii)
по отношение на доставки, които се котират и купуват на стокова борса;
iv)
по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
при поръчки за недвижими имоти след проучване на местния пазар;
и)
за поръчки за правни услуги съгласно номенклатурата CPV, при условие че тези поръчки са оповестени по подходящ начин;
й)
за поръчки, обявени като секретни от институцията или от органите, оправомощени от тази институция, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде придружавано от специални мерки за сигурност в съответствие с действащите административни разпоредби или когато се налага за защита на основни интереси на Съюза.
2. За допълнителните услуги и строителни работи по параграф 1, буква д) възложителят може да приложи процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, при условие че поръчката се възлага на изпълнителя, който изпълнява поръчката в следните случаи:
а)
когато допълнителните поръчки не могат да бъдат технически или икономически отделени от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства на възложителя;
б)
когато услугите или строителните работи, макар и отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване.
Съвкупната стойност на допълнителните поръчки не може да надхвърля 50 % от стойността на първоначалната поръчка.
3. В случаите, посочени в параграф 1, буква е) от настоящия член, възможността за прилагане на процедура на договаряне се посочва незабавно след обявяването на тръжната процедура за първата поръчка, а оценката на общата стойност на последващите услуги или работи се взема предвид при изчисляването на праговете по член 170, параграф 1. Тази процедура може да се прилага само по време на изпълнението на първоначалната поръчка и най-късно в срок от три години след подписването на договора.
Член 135
Прилагане на процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато са подадени нередовни или неприемливи оферти, по-конкретно по отношение на критериите за подбор и възлагане, в отговор на открита или ограничена процедура или състезателен диалог, които са приключили, при условие че първоначалните условия на поръчката, посочени в поканата за представяне на оферти по член 138, не са съществено променени, без да се засяга прилагането на параграф 2 от настоящия член;
б)
в изключителни случаи, включващи строителни работи, доставки или услуги, когато техният характер или рискове не позволяват предварително общо ценообразуване от оферента;
в)
когато характерът на услугата, която ще бъде възложена, особено в случаите на финансови и интелектуални услуги, не позволява условията на поръчката да бъдат определени с достатъчна точност, за да може да бъде възложена след избор на най-добрата оферта в съответствие с правилата за провеждане на открита или ограничена процедура;
г)
при поръчките за строителни работи, когато работите се извършват единствено за целите на научни изследвания, изпитвания или развойна дейност, а не с цел осигуряване на печалба или възстановяване на разходи за научни изследвания и развойна дейност;
д)
при поръчките за услуги, посочени в приложение IIБ към Директива 2004/18/ЕО, при условията на член 134, параграф 1, букви и) и й) от настоящия регламент, както и на параграф 2 от него;
е)
за научноизследователски и развойни услуги, различни от тези, при които ползите остават изключително на възложителя за негова употреба при упражняване на собствената му дейност, при условие че предоставената услуга е изцяло платена от възложителя;
ж)
за поръчки за услуги за придобиване, разработване, производство или съвместно производство на програмен материал, предназначен за излъчване от радио- и телевизионни оператори, и поръчки за програмно време.
2. В случаите по параграф 1, буква а) възложителите могат да се въздържат от публикуване на обявление за обществена поръчка, ако в процедурата на договаряне са включени всички оференти и само оферентите, отговарящи на критериите за подбор, които при предишната процедура са подали оферти в съответствие с формалните изисквания на процедурата за обществени поръчки.
Член 136
Процедура с покана за изразяване на интерес
(член 104 от Финансовия регламент)
1. За поръчките на стойност, непревишаваща сумата, посочена в член 170, параграф 1, и без да се засягат разпоредбите на членове 134 и 135, възложителите могат да използват покана за изразяване на интерес за следното:
а)
да направят предварителен подбор на кандидатите, които ще бъдат поканени да изпратят оферти в отговор на предстоящи покани за участие в ограничени тръжни процедури;
б)
да изготвят списък с потенциални оференти, които ще бъдат поканени да подадат заявления за участие или оферти.
2. Списъкът, който се съставя след покана за изразяване на интерес, е валиден за следния период:
а)
не повече от три години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая, посочен в параграф 1, буква а) от настоящия член;
б)
не повече от пет години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая на списък с потенциални оференти, посочен в параграф 1, буква б) от настоящия член.
Списъкът, посочен в първа алинея, може да включва подсписъци.
Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период.
3. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички кандидати или потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да предприемат едно от следните действия:
а)
да подадат оферта в случая по параграф 1, буква а);
б)
в случая на списък по параграф 1, буква б) да подадат едно от следните:
i)
оферти, съдържащи документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор;
ii)
документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор и на втори етап, оферти - за тези, които изпълняват тези критерии.
Член 137
Поръчки с ниска стойност
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка с консултация с най-малко трима кандидати може да се използва за поръчки с ниска стойност, която не надвишава 60 000 EUR.
Ако след консултация с кандидатите възложителят получи само една оферта, която е технически и административно приемлива, поръчката може да се възложи, при условие че са изпълнени критериите за възлагане.
2. Поръчки с много ниска стойност, която не надвишава 15 000 EUR, могат да бъдат възложени въз основа на една оферта след процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
3. Плащанията на разходи, които не надвишават 1 000 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Член 138
Тръжна документация
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация включва най-малко:
а)
поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога съгласно процедурата, посочена в член 132;
б)
приложената спецификация или, в случай на състезателен диалог по член 132, документ, който описва нуждите и изискванията на възложителя, или интернет адреса, на който са публикувани спецификацията или документът;
в)
проектодоговора, базиран на образеца на договор.
Буква в) от първа алинея не се прилага за случаите, в които поради извънредни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да бъде използван.
В тръжната документация се посочват мерките за оповестяване, предприети съгласно членове 123-126.
2. В поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога се съдържа поне следното:
а)
правилата за подаване и представяне на офертите, и по-специално крайната дата и час за подаване, евентуалното изискване за използване на стандартен формуляр за отговор, документацията, която трябва да бъде приложена, включително документите за доказване на финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности съгласно член 146, ако не са посочени в обявлението за обществена поръчка, както и адреса, на който трябва да бъдат изпратени;
б)
декларация, че изпращането на оферта предполага приемане на спецификацията по параграф 1, за която се отнася офертата, и че изпращането на оферта обвързва изпълнителя, на когото се възлага поръчката, за целия срок на нейното изпълнение;
в)
срока, за който офертата е валидна и не може да бъде променяна по никакъв начин;
г)
забрана на контактите между възложителя и оферента по време на процедурата, освен по изключение в случаите по член 160 и когато се предвижда посещение на място, като се определят условията за извършване на посещението;
д)
при състезателен диалог - датата и адреса, определени за започване на етапа на консултации.
3. В спецификациите се определят най-малко:
а)
критериите за отстраняване и подбор, които се прилагат към поръчката, освен при състезателен диалог, ограничена процедура и процедура на договаряне след публикуване на обявление съгласно член 135; в такива случаи критериите се посочват единствено в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес;
б)
критериите за възлагане и относителната им тежест или, когато е уместно, тяхната подредба по значимост в низходящ ред, ако това не е посочено в обявлението за обществена поръчка;
в)
техническите спецификации, посочени в член 139;
г)
минималните изисквания, чиито варианти трябва да бъдат изпълнени в процедурите по член 149, параграф 2, съгласно които поръчката се възлага на участника, предложил икономически най-изгодната оферта, когато възложителят е посочил в обявлението за обществена поръчка, че подобни варианти се допускат;
д)
указание, че се прилага Протоколът за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз или, при необходимост, Виенската конвенция за дипломатическите отношения или Виенската конвенция за консулските отношения;
е)
доказателствата, позволяващи участие в процедура за обществена поръчка съгласно член 172;
ж)
в динамичната система за покупки, посочена в член 131, уточняване на естеството на планираните покупки, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Образецът на договор определя по-конкретно:
а)
обезщетенията за загуби и пропуснати ползи за неизпълнение на клаузите на договора;
б)
подробностите, които трябва да се съдържат във фактурите или съответните оправдателни документи съгласно член 102;
в)
когато институциите са възложители, правото на Съюза е приложимото към договора право, допълнено при необходимост от националното право, посочено в договора.
г)
компетентния съд за разрешаване на спорове.
За целите на буква в) от първа алинея от настоящия параграф в случай на договори по член 121, параграф 1 проектодоговорът може да препраща изключително към националното право.
5. Възложителите могат да поискат информация от оферента за всяка част от поръчката, която оферентът възнамерява да възложи на трети страни като подизпълнители, както и за самоличността на подизпълнителите. В допълнение към информацията, посочена в член 143, възложителят може да поиска още от кандидата или оферента да предостави сведения за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на планирания подизпълнител съгласно членове 146, 147 и 148, по-специално когато значителна част от поръчката се изпълнява от подизпълнители.
Член 139
Технически спецификации
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Техническите спецификации трябва да осигуряват равен достъп на кандидатите и оферентите и да не създават неоправдани препятствия за конкурентната тръжна процедура.
Те определят изискваните характеристики на стоките, услугите, материалите или строителните работи според определеното от възложителя предназначение.
2. Характеристиките по параграф 1 включват:
а)
нивата на качество;
б)
екологичните характеристики;
в)
когато е възможно, критериите за достъпност за хора с увреждания или проектирането за всички ползватели;
г)
равнищата и процедурите за оценка на съответствието;
д)
годността за употреба;
е)
безопасността или размерите, включително за доставките, търговското наименование и указанията за употреба, както и за всички поръчки - терминологията, символите, тестовете и методите за тестване, опаковката, маркировката и етикетирането, производствените процедури и методи;
ж)
при поръчките за строителни работи - процедурите във връзка с гарантирането на качеството и правилата във връзка с проектирането и остойностяването, условията за тестване, проверка и приемане на извършените работи и строителните методи или способи, както и всички останали технически условия, които възложителят може да наложи в съответствие с общи или специални разпоредби във връзка със завършените работи и вложените материали или части.
3. Техническите спецификации се формулират по един от следните начини:
а)
чрез позоваване на европейските стандарти, на европейските технически одобрения или на общите технически спецификации, когато има такива, на международните стандарти, на други технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, или, ако няма такива, на техните национални еквиваленти; всяко позоваване е последвано от израза „или равностоен“;
б)
от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, които могат да включват екологични характеристики и които следва да бъдат достатъчно подробни, за да могат оферентите да определят предмета на поръчката, а възложителите да я възложат;
в)
чрез съчетаване на горепосочените два метода на формулиране.
4. Когато възложителите използват възможността да се позоват на спецификациите по параграф 3, буква а), те нямат право да отхвърлят оферта на основание, че не отговаря на спецификациите, ако оферентът или кандидатът докаже удовлетворително за възложителя чрез подходящи средства, че офертата изпълнява определените условия по равностоен начин.
За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
5. Когато възложителите използват възможността, предоставена в параграф 3, буква б), да определят спецификациите от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, те нямат право да отхвърлят оферта, която отговаря на национален стандарт, който транспонира европейски стандарт, на европейско техническо одобрение или общи технически спецификации, на международен стандарт или технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, ако тези спецификации се отнасят до изискваното изпълнение или функционалните изисквания.
Оферентът трябва да докаже по удовлетворителен начин за възложителя и с всички подходящи средства, че офертата отговаря на условията за изпълнение или функционалните изисквания, определени от възложителя. За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
6. Когато възложителите установяват екологични характеристики по отношение на изпълнението или функционалните изисквания, те могат да използват подробните спецификации или, ако е необходимо, части от тях, както са определени от европейските, мултинационалните или националните екоетикети или от всякакъв друг екоетикет, при условие че са изпълнени следните условия:
а)
използваните спецификации са подходящи за определяне на характеристиките на доставките или услугите, които са предмет на поръчката;
б)
изискванията за етикета са изготвени на базата на научна информация;
в)
екоетикетите са приети при използването на процедура, в която могат да участват всички заинтересовани страни, като държавни органи, потребители, производители, дистрибутори и екологични организации;
г)
всички заинтересовани страни имат достъп до екоетикетите.
7. Възложителите могат да посочат, че за продуктите или услугите, които носят екоетикет, се предполага, че отговарят на техническите спецификации, установени в документите за поръчката. Те приемат всички други подходящи доказателства, като техническо досие на производителя или доклад от тестването, представен от признат орган. Признатият орган за целите на параграфи 4, 5 и 6 е лаборатория за тестване и калибриране или орган за сертифициране и инспекции, който отговаря на приложимите европейски стандарти.
8. Освен в изключителни случаи поради предмета на поръчката, спецификациите не могат да се позовават на конкретен модел или източник, определен процес, търговска марка, патент, тип, определен произход или производство, които биха облагодетелствали или изключили определени продукти или икономически оператори.
Когато не е възможно да се представи достатъчно подробно и разбираемо описание на предмета на поръчката, позоваването е последвано от израза „или равностоен“.
Член 140
Преразглеждане на цената
(член 105 от Финансовия регламент)
1. В тръжната документация ясно се посочва дали трябва да се определи твърда цена, която не подлежи на преразглеждане.
2. В противен случай в тръжната документация се посочват условията и/или формулите за преразглеждане на цените по време на действието на договора. В такива случаи възложителят взема предвид по-специално:
а)
предмета на процедурата за обществена поръчка и икономическата ситуация, в която тя се извършва;
б)
вида задачи и договор и техните срокове;
в)
финансовите си интереси.
Член 141
Незаконни действия, водещи до отстраняване
(член 106 от Финансовия регламент)
Случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, включват всички незаконни дейности в ущърб на финансовите интереси на Съюза, и по-специално следните:
а)
случаи на измама по член 1 от Конвенцията за защита на финансовите интереси на Европейските общности, изготвена с акт на Съвета от 26 юли 1995 г. (12);
б)
случаи на корупция по член 3 от Конвенция за борбата с корупцията, в която участват длъжностни лица на Европейските общности или длъжностни лица на държавите - членки на Европейския съюз, изготвена с акт на Съвета от 26 май 1997 г. (13);
в)
случаи на участие в престъпни организации съгласно член 2 от Рамково решение 2008/841/ПВР на Съвета (14);
г)
случаи на изпиране на пари, определени в член 1 от Директива 2005/60/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (15);
д)
случаи на терористични престъпления, престъпления, свързани с терористични дейности, както и подбудителство, помагачество, съучастие или опит за извършване на такива престъпления, определени в членове 1, 3 и 4 от Рамково решение 2002/475/ПВР на Съвета (16).
Член 142
Прилагане на критериите за отстраняване и продължителност на отстраняването
(членове 106, 107, 108 и 109 от Финансовия регламент)
1. За да се определи продължителността на отстраняването и да се гарантира спазване на принципа на пропорционалност, отговорната институция отчита по-специално сериозността на фактите, включително тяхното въздействие върху финансовите интереси и репутацията на Съюза, изминалото време, продължителността и повторяемостта на нарушението, наличието на умисъл или степента на небрежност на въпросния субект и предприетите от субекта мерки за поправяне на положението.
При определяне на срока на отстраняване отговорната институция дава възможност на съответния кандидат или оферент да изрази своето становище.
Когато срокът на отстраняването е определен съгласно приложимото право от органите или организациите по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, Комисията прилага този срок в рамките на максималната продължителност, посочена в член 106, параграф 4 от Финансовия регламент. Срокът по член 106, параграф 4 от Финансовия регламент се определя на най-много пет години, считано от следните дати:
а)
от датата на съдебното решение със сила на пресъдено нещо - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, букви б) и д) от Финансовия регламент;
б)
от датата на извършване на нарушението или, в случаи на продължаващи или повтарящи се нарушения, от датата на прекратяване на нарушението - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, когато нарушението е свързано с договори със съответната институция.
За целите на буква б) от трета алинея ако тежкото професионално нарушение е установено с решение на публичен орган или международна организация, се прилага датата на решението.
Срокът на отстраняване може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в букви а) и б) от трета алинея, при спазване разпоредбите на параграф 1.
2. Кандидатите или оферентите се отстраняват от участие в процедури за обществени поръчки и безвъзмездни средства, докато се намират в едно от положенията, посочени в член 106, параграф 1, букви а) и г) от Финансовия регламент.
Член 143
Доказателства
(членове 106 и 107 от Финансовия регламент)
1. Кандидатите и оферентите подават декларация с дата и подпис, в която заявяват, че не попадат в никое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
Въпреки това в случай на ограничена процедура, състезателен диалог и процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато възложителят ограничава броя на кандидатите, които ще покани да преговарят или да изпратят оферта, всички кандидати представят сертификатите, посочени в параграф 3.
В зависимост от своята оценка на риска възложителят може да не поиска декларацията по първа алинея за поръчките, посочени в член 137, параграф 2. Въпреки това за поръчките, посочени в член 265, параграф 1, член 267, параграф 1 и член 269, параграф 1, възложителят може да не поиска тази декларация за поръчки на стойност от 20 000 EUR или по-малко.
2. Оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, представя в срок, указан от възложителя и предхождащ подписването на договора, доказателството, посочено в параграф 3 от настоящия член, за потвърждение на декларацията по параграф 1 от настоящия член в следните случаи:
а)
за обществените поръчки, възложени от институциите за техни нужди, на стойност, равна на посочените в член 170, параграф 1 прагове или по-голяма от тях;
б)
за обществените поръчки в областта на външните дейности, чиято стойност е равна на праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а), или по-голяма от тях.
За обществените поръчки на стойност, по-ниска от праговете, посочени в букви а) и б) от първа алинея от настоящия параграф, възложителят, ако има съмнения, че оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, попада в някое от положенията на отстраняване, може да изиска от него да предостави доказателството, посочено в параграф 3.
3. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, букви а), б) или д) от Финансовия регламент, наскоро издадено свидетелство за съдимост или, при липса на такова, еквивалентен документ, издаден наскоро от съдебен или административен орган на страната по произход, доказващ, че тези изисквания са изпълнени. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, буква а) или г) от Финансовия регламент, наскоро издаден сертификат от компетентния орган на съответната държава.
Когато документът или сертификатът, посочен в параграф 1 от настоящия член, не е издаден в съответната държава, и за останалите случаи на отстраняване, посочени в член 106 от Финансовия регламент, той може да бъде заместен от клетвена декларация или при невъзможност от официална декларация на заинтересованото лице пред съдебен или административен орган, нотариус или квалифицирана професионална организация в страната му по произход.
4. Съгласно националното законодателство на страната, където е установен кандидатът или оферентът, документите, посочени в параграфи 1 и 3, се отнасят за физическите и юридическите лица, включително когато възложителят прецени, че е необходимо, директорите на предприятия и всяко друго лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо кандидата или оферента.
5. Когато имат съмнения дали кандидатите или оферентите попадат в някое от положенията на отстраняване, възложителите могат да се обърнат към компетентните органи, посочени в параграф 3, за да получат информацията, която счетат за необходима за тази ситуация.
6. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документното доказателство, посочено в параграф 3, ако това доказателство вече му е било представено за целите на друга процедура за обществена поръчка и ако документите не са издадени преди повече от една година и още са валидни.
В този случай кандидатът или оферентът декларира, че документното доказателство вече е било предоставено при предишна процедура за обществена поръчка и че няма промяна в неговото положение.
7. При поискване от възложителя кандидатът или оферентът представят декларация от планирания подизпълнител, удостоверяваща, че той не е в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
При съмнение относно декларацията възложителят поисква доказателството, посочено в параграфи 3 и 4. Параграф 5 се прилага, когато е подходящо.
Член 144
Централна база данни
(член 108 от Финансовия регламент)
1. Институциите, изпълнителните агенции и органите, посочени в член 108, параграф 1 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, причините и срока на отстраняване.
Те предоставят още информация относно лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, когато тези лица се намират в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент.
Органите и структурите, посочени в член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, когато тяхното поведение е навредило на финансовите интереси на Съюза, както и лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, като:
а)
вида на тяхната присъда;
б)
продължителността на отстраняването от процедури за обществена поръчка, когато е приложимо.
2. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 определят лицата, упълномощени да съобщават на Комисията и да получават от нея информацията, съдържаща се в базата данни.
В случая на институциите, агенциите, органите и структурите по член 108, параграф 1 от Финансовия регламент определените лица предоставят възможно най-бързо информацията на счетоводителя на Комисията и при необходимост правят заявка за въвеждане, промяна или заличаване на данни в базата.
В случая на органите и структурите по член 108, параграф 2 от Финансовия регламент определените лица предоставят исканата информация на разпоредителя с бюджетни кредити на Комисията, отговорен за съответната програма или действие, в срок от три месеца след постановяване на присъдата.
Счетоводителят на Комисията въвежда, променя или заличава данни в базата. Посредством защитен протокол той предоставя всеки месец на определените лица утвърдени данни, съдържащи се в базата.
3. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 удостоверяват пред Комисията, че съобщената от тях информация е изготвена и предадена в съответствие с принципите, определени в Регламент (ЕО) № 45/2001 и в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (17) относно защитата на личните данни.
По-специално те уведомяват предварително всички трети страни или лица, посочени в параграф 1, че техните данни могат да бъдат включени в база данни и съобщавани от Комисията на определените лица по параграф 2. При необходимост те актуализират предадената информация след поправка, заличаване или промяна на данните.
Всяко лице, включено в базата данни, има право да получи информация за данните, които се съхраняват за него, като отправи искане до счетоводителя на Комисията.
4. Държавите членки предприемат необходимите мерки за подпомагане на Комисията за ефикасното управление на базата данни в съответствие с Директива 95/46/ЕО.
В споразуменията с органите на трети държави и всички структури по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент се предвиждат съответните правила за гарантиране на спазването на тези разпоредби и на принципите относно защитата на личните данни.
Член 145
Административни и финансови санкции
(членове 109 и 131 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на предвидените в договора санкции, кандидатите или оферентите и изпълнителите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама или тежко са нарушили договорните си задължения, могат да бъдат отстранени от всички поръчки и безвъзмездни средства, финансирани от бюджета на Съюза, за максимум пет години от датата на потвърждаване на нарушението, след състезателна процедура с участието на кандидата, оферента и изпълнителя.
Този период може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата по първа алинея.
2. На оферентите или кандидатите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама, може също така да се налага финансова санкция в размер от 2 % до 10 % от общата предвидена стойност на възлаганата поръчка.
На изпълнителите, които тежко са нарушили договорните си задължения, могат да се налагат финансови санкции в размер от 2 % до 10 % от общата стойност на въпросния договор.
Размерът на санкцията може да се увеличи на 4 % до 20 % при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в параграф 1, първа алинея.
3. Институцията определя административните или финансовите санкции, отчитайки по-специално елементите по член 142, параграф 1.
Член 146
Критерии за подбор
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят ясни и недискриминационни критерии за подбор.
2. Критериите за подбор се прилагат за всяка процедура за обществена поръчка, за да се оценят финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите.
Възложителят може да определи минимални нива на възможностите, под които кандидатите не могат да бъдат избрани.
3. От всеки оферент или кандидат могат да се поискат доказателства за неговата правоспособност според националното законодателство да изпълни поръчката, като вписване в търговски или професионален регистър, клетвена декларация или удостоверение, членство в определена организация, изрично пълномощно или вписване в регистъра по данъка върху добавената стойност (наричан по-нататък „ДДС“).
4. В обявлението за обществена поръчка, в поканата за изразяване на интерес или в поканата за представяне на оферта възложителите посочват избраните документи за проверка на статута и правния капацитет на оферентите или кандидатите.
5. Информацията, поискана от възложителя като доказателство за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, както и минималните изисквани нива на възможностите съгласно параграф 2, не могат да излизат извън предмета на поръчката и отчитат законните интереси на икономическите оператори, по-конкретно по отношение на защитата на техническите и търговските тайни на дружеството.
6. Възложителят може, според своята преценка на риска, да реши да не изисква доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите при следните поръчки:
а)
поръчки, възлагани от институциите за техни нужди, на стойност, не по-висока от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
поръчки, възлагани в областта на външните дейности, на стойност, по-ниска от праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а).
Когато възложителят реши да не изиска доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, не се извършва предварително финансиране, освен ако се предостави финансова гаранция в размер на съответната сума.
Член 147
Икономически и финансови възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Доказателство за икономическите и финансовите възможности може по-специално да се представи чрез един или повече от следните документи:
а)
подходящи декларации от банки или, ако е необходимо, доказателство за подходяща застраховка за обезщетение при професионален риск;
б)
финансови отчети за не повече от последните три години, за които сметките са били приключени;
в)
справка за общия оборот и оборота във връзка със строителните работи, доставките или услугите, до които се отнася поръчката, за период от не повече от последните налични три финансови години.
2. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документните доказателства, посочени в параграф 1, ако тези доказателства вече са му били представени за целите на друга процедура за обществена поръчка и все още отговарят на изискванията по параграф 1.
Ако по изключителни причини, които възложителят сметне за основателни, оферентът или кандидатът не е в състояние да представи поисканите от възложителя справки, той може да докаже икономическите и финансовите си възможности чрез други средства, които възложителят приеме за подходящи.
3. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
Възложителят може да изиска от икономическия оператор и субектите, посочени в първа алинея, да бъдат солидарно отговорни за изпълнението на поръчката.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на възможностите на членовете на обединението или на други субекти.
Член 148
Технически и професионални възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Техническите и професионалните възможности на икономическите оператори се оценяват и проверяват в съответствие с параграфи 2 и 3. При процедури за обществени поръчки за доставки, изискващи монтаж и инсталиране, услуги и/или строителни работи, възможностите се оценяват по-специално по отношение на тяхното ноу-хау, ефективност, опит и надеждност.
2. В зависимост от характера, количеството или мащаба и целта на доставките, услугите или строителните работи, които следва да бъдат извършени, доказателство за техническите и професионалните възможности на икономическите оператори може да се представи въз основа на един или повече от следните документи:
а)
образователната и професионалната квалификация на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи и/или на ръководния екип на фирмата, и по-конкретно на лицето/лицата, което/които отговаря(т) за предоставянето на услугите или извършването на работите;
б)
списък:
i)
на най-важните предоставени услуги и извършени доставки през последните три години с посочване на сумите, датите и обществените или частните бенефициери;
ii)
на извършените строителни работи през последните пет години с посочване на сумите, датите и мястото;
в)
описание на техническото оборудване, инструментите и материалната база, които фирмата ще използва за изпълнение на поръчката за услуги или за строителни работи;
г)
описание на техническото оборудване и мерките за осигуряване на качеството на доставките и услугите, както и описание на базата на фирмата за проучвания и изследвания;
д)
посочване на участващите технически лица или органи, независимо дали пряко принадлежат към фирмата, особено на отговарящите за контрола на качеството;
е)
по отношение на доставките: мостри, описания и/или автентични снимки и/или удостоверения от признати официални институти или служби за контрол на качеството, които удостоверяват съответствието на стоките с действащите спецификации или стандарти;
ж)
справка за средногодишния брой служители и броя ръководни кадри на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи за последните три години;
з)
посочване на дела от поръчката, която доставчикът на услуги възнамерява да възложи на подизпълнители;
и)
при поръчки за строителни работи и услуги и само в подходящи случаи, посочване на мерките за екологично управление, които икономическият оператор ще може да приложи при изпълнението на поръчката.
Когато услугите или доставките по буква б), подточка i) от първа алинея се доставят на възложителя, доказателството за изпълнение е под формата на удостоверения, издадени или заверени от компетентния орган.
За целите на буква б), подточка ii) от първа алинея към списъка на най-важните извършени строителни работи се прилагат удостоверения за удовлетворително изпълнение, в които се посочва дали строителните работи са извършени професионално и изцяло.
3. Когато услугите или стоките, които ще бъдат доставени, са сложни или по изключение се изискват за специфична цел, доказателството за техническите и професионалните възможности може да се осигури чрез проверка от страна на възложителя или от негово име от компетентен официален орган на страната на установяване на доставчика на услуги или стоки със съгласието на този орган. Проверките се отнасят до техническите възможности на доставчика и неговите производствени мощности, както и, при необходимост, до базата му за проучвания и изследвания и мерките за контрол на качеството.
4. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски серии стандарти, сертифицирани от акредитирани организации. Въпреки това възложителите приемат и други доказателства за еквивалентни мерки за гарантиране на качеството от икономическите оператори, които нямат достъп до такива сертификати или нямат възможност да ги получат в съответните срокове.
5. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор съблюдава определени схеми или стандарти за екологично управление, те се позовават на Схемата на Европейския съюз за екологично управление и одит или на други схеми за екологично управление, признати съгласно член 45 от Регламент (ЕО) № 1221/2009 на Европейския парламент и на Съвета (18), или на други стандарти за екологично управление, основани на съответните европейски или международни стандарти от акредитирани организации. Възложителите признават еквивалентни сертификати от организации, установени в други държави членки. Те приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за екологично управление.
6. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на капацитета на членовете на обединението или на други субекти.
7. В случай на поръчка за строителни работи, за услуги, както и при монтаж и инсталиране в контекста на поръчка за доставки, възложителят може да изиска определени задачи от ключово значение да бъдат изпълнени пряко от самия оферент или, ако офертата е подадена от обединение на икономически оператори, посочено в член 121, параграф 6, от даден участник в обединението.
8. Възложителите могат да заключат, че икономическите оператори няма да изпълнят поръчката съобразно подходящия стандарт за качество, ако установят, че те имат конфликт на интереси, който може да засегне по негативен начин изпълнението на поръчката.
Член 149
Условия и критерии за възлагане
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга член 107 от Финансовия регламент, поръчките се възлагат по един от следните два начина:
а)
чрез процедурата за автоматично възлагане, като в този случай поръчката се възлага на оферента, чиято оферта предлага най-ниската цена при редовност и изпълнение на определените условия;
б)
чрез процедурата за възлагане на оферента, предложил икономически най-изгодната оферта.
2. За да определи коя е икономически най-изгодната оферта, възложителят взема предвид посочената цена и други качествени критерии, оправдани от предмета на поръчката, като например технически предимства, естетически и функционални характеристики, екологични характеристики, оперативни разходи, рентабилност, срокове на изпълнение, следпродажбено обслужване и техническа помощ. Възложителят може да определи минимални равнища на качеството. Офертите под тези равнища на качеството се отхвърлят.
3. Възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, в спецификацията или в описателния документ тежестта, която придава на всеки от критериите за определяне на икономически най-изгодната оферта. Тази тежест може да бъде изразена като интервал с подходящ максимален диапазон.
Тежестта, която се дава на цената спрямо другите критерии, не трябва да има за резултат неутрализирането на критерия цена при избора на изпълнител, без да се засягат рамките, определени от институцията за заплащането на определени услуги, като експертните услуги за извършване на оценка.
Ако по изключение претеглянето е технически невъзможно, особено с оглед на предмета на поръчката, възложителят само подрежда приложимите критерии в низходящ ред по важност.
Член 150
Използване на електронни търгове
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да използват електронни търгове, в които се представят новите цени, преразгледани в посока понижаване, и/или новите стойности, засягащи някои елементи от офертата.
За целите на първа алинея възложителите използват повтарящ се електронен процес (електронен търг), който се извършва след първоначално цялостно оценяване на офертите, позволяващо тяхното класиране чрез методи на автоматичното оценяване.
2. При открити процедури, ограничени процедури или процедури на договаряне в посочения в член 135, параграф 1, буква а) случай възложителите могат да решат, че възлагането на обществена поръчка ще бъде предшествано от електронен търг, когато тръжните спецификации могат да бъдат прецизно описани.
При същите обстоятелства електронен търг може да бъде проведен при повторното откриване на конкурс между страните по рамков договор, както е посочено в член 122, параграф 3, буква б), както и при откриване на конкурс за поръчки, които ще бъдат възложени съгласно динамичната система за покупки, посочена в член 131.
Електронният търг се базира или единствено на цените, като в този случай поръчката се възлага по най-ниската цена, или на цените и/или стойностите на компонентите на офертите, посочени в спецификацията, като тогава поръчката се възлага на оферента с най-изгодната оферта.
3. Възложителите, които вземат решение да проведат електронен търг, посочват този факт в обявлението за обществена поръчка.
Спецификацията включва следните подробности:
а)
компонентите, чиито стойности ще бъдат предмет на електронния търг, при условие че тези компоненти са количествено измерими и могат да бъдат изразени в цифри или проценти;
б)
всички ограничения на стойностите, които могат да бъдат представени, както произтичат от спецификациите, свързани с предмета на поръчката;
в)
информацията, която ще бъде предоставена на оферентите в хода на електронния търг, и когато е уместно, момента на предоставянето ѝ;
г)
съответната информация за хода на електронния търг;
д)
условията, при които оферентите ще могат да правят оферта, по-специално минималните разлики, които ще бъдат изисквани при предлагането на оферти, когато е уместно;
е)
съответната информация относно използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Преди стартирането на електронния търг възложителите извършват цялостна първоначална оценка на офертите в съответствие с определените критерии за възлагане и тяхната тежест.
Всички оференти, които са представили приемливи оферти, биват поканени едновременно по електронен път да представят нови цени и/или нови стойности; поканата съдържа всякаква необходима информация относно индивидуалната връзка с използваното електронно оборудване, като в нея се посочват датата и часът на стартиране на електронния търг. Електронният търг може да се проведе на няколко последователни етапа. Електронният търг не може да стартира по-рано от два работни дни след датата, на която са изпратени поканите.
5. Когато поръчката ще бъде възложена на базата на икономически най-изгодната оферта, поканата се придружава от резултатите от цялостната оценка на съответната оферта, извършена в съответствие с тежестта на всеки от критериите, предвидена в член 149, параграф 3, първа алинея.
В поканата се посочва и математическата формула, която трябва да се използва в електронния търг за определяне на автоматичните нови класирания на базата на представените нови цени и/или нови стойности. Тази формула включва тежестта на всички критерии, които са определени с цел идентифициране на икономически най-изгодната оферта, както е посочено в обявлението за обществената поръчка или в спецификацията. За тази цел обаче всички интервали се намаляват предварително до определена стойност.
Когато са разрешени варианти, за всеки вариант се предвижда отделна формула.
6. На всеки етап от електронния търг възложителите незабавно съобщават на всички оференти поне достатъчна информация, която да им позволи да определят относителното си класиране във всеки един момент. Те могат да съобщават и друга информация, свързана с другите предложени цени или стойности, при условие че това е посочено в спецификацията. Също така възложителите могат по всяко време да съобщават броя на участниците на съответния етап на търга. Те не могат обаче да разкриват самоличността на оферентите на който и да е етап от електронния търг.
7. Възложителите закриват електронния търг по един или повече от следните начини:
а)
като посочват в поканата за участие в търга предварително определената дата и час;
б)
когато не получават повече нови цени или нови стойности, които отговарят на изискванията относно минималните разлики;
в)
когато завършат всички етапи от търга, чийто брой е определен в поканата за участие.
За целите на буква б) от първа алинея възложителите посочват в поканата за участие в търга срока, който ще спазят след получаването на последната оферта, преди да приключат електронния търг.
Когато възложителите са взели решение да закрият електронния търг в съответствие с буква в) от първа алинея, евентуално в съчетание с условията по буква б) от първа алинея, в поканата за участие в търга следва да се посочи времевият график за всеки етап на търга.
8. След приключването на електронния търг възложителите възлагат поръчката в съответствие с член 149 на базата на резултатите от електронния търг.
Възложителите не могат да използват по некоректен начин електронните търгове, както и не могат да ги използват по начин, който възпрепятства, ограничава или нарушава конкуренцията или променя предмета на поръчката, описан в публикуваното обявление за обществената поръчка и дефиниран в спецификацията.
Член 151
Оферти с необичайно ниска стойност
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Ако за дадена поръчка офертите изглеждат с необичайно ниска стойност, възложителят, преди да ги отхвърли единствено на това основание, отправя искане в писмена форма за подробности относно съставните елементи на офертата, които смята за значими, и проверява тези съставни елементи след надлежно изслушване на страните, като взема предвид представените обяснения. Тези подробности могат да се отнасят по-специално до изпълнението на разпоредбите относно защитата на заетостта и условията на труд, които са в сила на мястото, където ще се извършат строителните работи, услугата или доставката.
Възложителят може по-конкретно да вземе предвид обясненията във връзка с:
а)
икономическите аспекти на производствения процес, на предоставянето на услугите или строителния метод;
б)
избраните технически решения или изключително благоприятните условия на разположение на оферента;
в)
оригиналността на офертата.
2. Когато установи, че офертата е с необичайно ниска стойност в резултат на предоставена държавна помощ, възложителят може да отхвърли офертата единствено на това основание само ако оферентът не е в състояние да докаже в разумен срок, определен от възложителя, че съответната помощ е предоставена окончателно и в съответствие с процедурите и решенията, посочени в правилата на Съюза относно държавните помощи.
Член 152
Срок за получаване на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят в календарни дни задължителен срок за получаване на офертите и заявленията за участие. Срокът е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и подходящ период за подготовка и подаване на офертите, като отчита по-конкретно сложността на поръчката или необходимостта от посещение на мястото или справка на място с документите, приложени към спецификациите.
2. При открити процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 52 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществената поръчка.
3. При ограничените процедури при случаи, в които се използва състезателният диалог съгласно член 132, и при процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на заявленията за участие е не по-кратък от 37 дни от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка.
При ограничените процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 40 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти.
Въпреки това след изпращането на посочената в член 136, параграф 1 покана за изразяване на интерес при процедурите срокът е:
а)
не по-кратък от 21 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти, за получаване на оферти по процедурата, посочена в член 136, параграф 1, буква а) и член 136, параграф 3, буква б), подточка i);
б)
не по-кратък от 10 дни за получаване на заявления за участие и не по-кратък от 21 дни за получаване на оферти в случая на двуетапната процедура, посочена в член 136, параграф 3, буква б), подточка ii).
4. Когато в съответствие с член 123, параграф 2 възложителите са изпратили за публикуване обявление за предварителна информация или самите те са публикували обявление за предварителна информация в профила си на купувач за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на оферти може да бъде принципно съкратен на 36 дни, но при никакви обстоятелства не е по-кратък от 22 дни от датата на изпращане на обявлението за обществената поръчка или поканата за представяне на оферти.
Съкратените срокове, посочени в първа алинея, са разрешени само ако обявлението за предварителна информация отговаря на следните условия:
а)
то съдържа цялата необходима информация за обявлението за обществена поръчка, доколкото тази информация е налична към момента на публикуване на обявлението;
б)
то е било изпратено за публикуване между 52 дни и 12 месеца преди датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка.
5. Сроковете за получаване на оферти могат да бъдат съкратени с пет дни, ако от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка или поканата за изразяване на интерес е налице неограничен и директен достъп по електронен път до всички документи, които съставляват поканата за представяне на оферти.
Член 153
Срокове за достъп до тръжната документация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, спецификацията или описателните документи в посочената в член 132 процедура, както и допълнителните документи, се изпращат в рамките на пет календарни дни от получаването на искането на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти, при спазване на разпоредбите на параграф 4. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за документи, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представянето на офертите.
2. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, допълнителна информация относно спецификацията, или описателните или допълнителните документи се предоставя едновременно на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти възможно най-бързо и не по-късно от шест календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите или, в случай на искания за информация, получени по-малко от осем календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите, възможно най-бързо след получаване на искането. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за допълнителна информация, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представяне на офертите.
3. Ако по някакви причини спецификациите и допълнителните документи или информация не могат да бъдат предоставени в сроковете по параграфи 1 и 2 от настоящия член или когато офертите могат да бъдат направени само след посещение на място или справка на място с приложените към спецификациите документи, срокът за получаване на оферти по член 152 се удължава, за да се даде възможност на всички икономически оператори да се запознаят с необходимата информация за изготвяне на офертите. Удължаването се обявява по подходящ начин в съответствие с разпоредбите на членове 123-126.
4. Параграф 1 от настоящия член не се прилага при откритата процедура, включително при посочената в член 131 динамична система за покупки, ако е налице неограничен и пълен директен достъп по електронен път до цялата покана за представяне на оферти, както и до всички допълнителни документи. В посоченото в член 123, параграф 3 обявление за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който може да бъде направена справка с тези документи.
Член 154
Срокове при спешни случаи
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Когато поради обоснована неотложност е невъзможно спазването на минималните срокове, установени в член 152, параграф 3 за ограничените процедури и процедурите на договаряне, при които е публикувано обявление за обществена поръчка, възложителите могат да определят следните срокове в календарни дни:
а)
срок за получаване на заявленията за участие, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка, или 10 дни, ако обявлението е изпратено по електронен път на Службата за публикации;
б)
срок за получаване на офертите, който не може да бъде по-кратък от 10 дни от датата на изпращане на поканата за представяне на оферти.
2. При ограничените процедури и ускорените процедури на договаряне, при условие че е поискана навреме, на всички кандидати или оференти се предава допълнителна информация за спецификациите не по-късно от четири календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите.
Член 155
Методи на комуникация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Условията за подаване на офертите и заявленията за участие се определят от възложителя, който може да избере един-единствен метод за подаване. Офертите и заявленията за участие могат да бъдат подавани с писмо или по електронен път. Заявленията за участие могат да бъдат подавани и по факс.
Избраните начини за комуникация са общодостъпни и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на офертите и заявленията за участие е запазена и възложителите проверяват съдържанието на офертите и заявленията за участие само след като е изтекъл определеният за тяхното подаване срок;
г)
осигурена е защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Когато е необходимо, за целите на доказателствата с правна сила възложителите могат да вземат решение, съгласно което представените по факс заявления за участие трябва да бъдат потвърдени с писмо или по електронен път възможно най-бързо и при всички случаи преди определената в член 152 крайна дата.
2. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, използваните инструменти и техническите им характеристики са недискриминиращи по естеството си, общодостъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии, както и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
3. С изключение на поръчките под прага по член 170, параграф 1, устройствата за електронното получаване на оферти и заявления за участие гарантират чрез технически средства и подходящи процедури, че:
а)
икономическият оператор може да бъде идентифициран със сигурност;
б)
точният час и дата на получаване на офертите и заявленията за участие може да се определи точно;
в)
може в разумна степен да се гарантира, че никой няма достъп до данните, предавани съгласно тези изисквания, преди посочения краен срок;
г)
ако тази забрана за достъп бъде нарушена, може в разумна степен да се гарантира, че нарушението може да бъде недвусмислено установено;
д)
само упълномощени лица могат да определят или променят датите за отварянето на получените данни;
е)
по време на различните етапи на процедурата за обществена поръчка достъпът до цялата предоставена информация или до част от нея трябва да бъде възможен единствено чрез едновременни действия на упълномощените лица;
ж)
едновременните действия на упълномощените лица трябва да дават достъп до предадените данни само след определената дата;
з)
данните, получени и отворени в съответствие с тези изисквания, трябва да останат достъпни само за лицата, упълномощени да се запознаят с тях.
4. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, електронните документи, изпратени чрез такива системи, се приемат за оригинали и се смята, че са подписани от упълномощен представител на икономическия оператор.
5. Когато представянето се извършва с писмо, оферентите или кандидатите могат да изберат да представят оферти или заявления за участие:
а)
по пощата или по куриер, при което в поканата за представяне на оферти се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата на разписката за предаване;
б)
с доставка на ръка до помещенията на институцията, лично от оферента или кандидата или чрез посредник; за тази цел в поканата за представяне на оферти в допълнение към посочената в член 138, параграф 2, буква а) информация се посочва отделът, на който трябва да бъдат предоставени офертите или заявленията за участие срещу подписана и датирана разписка.
6. С цел запазване на тайната и избягване на затрудненията при изпращането на офертите с писмо поканата за представяне на оферти трябва да съдържа следната разпоредба:
Офертите се подават в запечатан плик, който на свой ред е поставен в друг запечатан плик. На вътрешния плик се отбелязват наименованието на отдела, до когото е адресиран пликът съгласно поканата за подаване на оферти, както и думите „Покана за представяне на оферти - да не се отваря от пощенските служби“. Ако се използват самозалепващи се пликове, те трябва да бъдат запечатани със залепваща се лента и подателят трябва да се подпише върху нея.
Член 156
Тръжни гаранции
(член 111, параграф 3 от Финансовия регламент)
Възложителят може да поиска тръжна гаранция, която се предоставя съгласно член 163 и представлява от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката.
Тръжната гаранция се освобождава, когато обществената поръчка бъде възложена. Ако в предвидения срок не бъде представена оферта или ако офертата впоследствие бъде оттеглена, гаранцията се задържа.
Член 157
Отваряне на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 4 от Финансовия регламент)
1. Отварят се всички заявления за участие и оферти, които отговарят на изискванията на член 155.
2. За поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1, отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за отваряне на офертите.
Комисията за отваряне на офертите се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на засегнатата институция и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент. В представителствата или местните звена, посочени в член 72 от настоящия регламент или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията по отварянето се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията по отварянето трябва, доколкото това е възможно, да отразява междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Когато офертите се представят по пощата, един или повече от членовете на комисията за отваряне на офертите парафират документите, като удостоверяват датата и часа на изпращане на всяка оферта.
Те също така парафират едно от следните:
а)
всяка страница от всяка оферта;
б)
заглавната страница и страниците, които съдържат финансова информация, във всяка оферта, като целостта на първоначалната оферта се гарантира чрез съответните средства, използвани от отдел, който е независим от службата на разпоредителя с бюджетни кредити, с изключение на случаите, посочени във втора алинея от параграф 2.
При автоматично възлагане на обществената поръчка съгласно разпоредбите на член 149, параграф 1, буква а), посочените в офертите цени, които отговарят на изискванията, се обявяват публично.
Членовете на комисията подписват протокол за отварянето на получените оферти, в който се посочва кои оферти отговарят на изискванията на член 155 и кои не, както и се излагат основанията, на които офертите са отхвърлени поради несъответствие с изискванията във връзка с методите за представяне на оферти по член 155. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Член 158
Комисия за оценка на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за отговарящи на изискванията на член 155, се оценяват и класират от комисия за оценка, която се сформира за всеки от двата етапа, въз основа, съответно, на предварително съобщените критерии за отстраняване и подбор и на критериите за възлагане.
Тази комисия се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да изготви консултативно становище за поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1.
Независимо от това отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да реши, че комисията за оценка следва да оцени и класира офертите на базата само на критериите за възлагане, а критериите за отстраняване и за подбор трябва да се оценят по друг подходящ начин, който да гарантира отсъствието на конфликти на интереси.
2. Комисията за оценка се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент, и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези лица изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата или местните звена, посочени в член 72 или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
Комисията за оценка може да има същия състав както комисията за отваряне на офертите.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията за оценка се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията за оценка отразява, доколкото това е възможно, междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Заявленията за участие и офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят могат да поискат от кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване и подбор, в рамките на определен от нея/него срок.
Заявленията за участие и офертите, които не са отхвърлени и които отговарят на критериите за подбор, се считат за приемливи.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за представяне на необходимата информация във връзка със съдържанието на офертата.
Член 159
Резултати от оценката
(член 112 от Финансовия регламент)
1. За оценката и класирането на заявленията за участие и офертите, които са обявени за отговарящи на изискванията, се съставя писмен протокол с дата на съставяне.
Той се подписва от всички членове на комисията за оценка. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Ако комисията за оценка не носи отговорност да проверява офертите на базата на критериите за отстраняване и подбор, писменият протокол се подписва и от лицата, на които това е възложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Писменият протокол се съхранява за бъдещи справки.
2. Писменият протокол, посочен в параграф 1, съдържа най-малко следното:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката, рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на предложените кандидати или изпълнители и основанията за избора, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен.
3. След това възложителят взема решение, което има следното минимално съдържание:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката или предмета и максималната стойност на рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на избраните кандидати или изпълнители и основанията за избора чрез позоваване на предварително обявените критерии за подбор и възлагане, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен;
е)
в случай на процедури на договаряне и състезателен диалог, обстоятелствата, посочени в членове 132, 134, 135, 266, 268, 270 и 271, които оправдават тяхното използване;
ж)
при необходимост, причините, поради които възложителят взема решение да не възложи обществена поръчка.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, решението по първа алинея се взема от възложителя, отговорен за процедурата.
Член 160
Контакти между възложителите и оферентите
(член 112 от Финансовия регламент)
1. Между възложителите и оферентите могат да се осъществяват контакти по време на процедурата за възлагане на обществена поръчка по изключение при условията, посочени в параграфи 2 и 3.
2. Преди крайния срок за подаване на оферти по отношение на допълнителната документация и информация по член 153 възложителят може:
а)
по инициатива на оферентите да представи допълнителна информация единствено за изясняване същността на поръчката, като тази информация се съобщава на една и съща дата на всички оференти, които са поискали спецификациите;
б)
по собствена инициатива, при откриване на грешка, неточност, пропуск или друг технически недостатък в текста на обявлението за обществена поръчка, поканата за представяне на оферти или спецификациите, да уведоми заинтересованите лица на една и съща дата и по начин, идентичен на този, използван по отношение на първоначалната покана за представяне на оферти.
3. Ако след отварянето на офертите се налага някакво пояснение във връзка с дадена оферта или следва да се коригира явна техническа грешка в офертата, възложителят може да установи контакт с оферента, въпреки че този контакт не може да доведе до промени в условията на офертата.
4. Във всеки случай, когато е бил осъществен контакт, както и в надлежно обоснованите случаи, когато не е бил осъществен контакт, както е посочено в член 96 от Финансовия регламент, това се записва в досието за обществената поръчка.
Член 161
Информация за кандидатите и оферентите
(членове 113, 114 и 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителите информират възможно най-бързо кандидатите и оферентите за взетите решения относно възлагането на поръчката или рамковото споразумение или приемането в динамичната система за покупки, включително за мотивите за всяко решение да не се възлага поръчката или рамковото споразумение или да не се създава динамична система за поръчки, за които е проведен конкурентен търг, или за решението да се започне нова процедура.
2. В срок от не повече от 15 календарни дни след датата на получаване на писмено искане, възложителят съобщава информацията по член 113, параграф 2 от Финансовия регламент.
3. В случай на поръчки, възложени от институциите на Съюза за техни нужди, на стойност, равна на праговете по член 170, параграф 1 или по-висока от тях, и които не са изключени от обхвата на Директива 2004/18/ЕО, възложителят уведомява отпадналите оференти или кандидати, едновременно и индивидуално, по електронен път, че тяхното заявление или оферта не са били приети, на един от следните етапи:
а)
в кратък срок след вземане на решенията на базата на критериите за отстраняване и подбор и преди решението за възлагане в случай на процедура за обществена поръчка, организирана на два етапа;
б)
по отношение на решенията за възлагане и решенията за отхвърляне на оферти, възможно най-скоро след решението за възлагане и най-късно до една седмица след него.
Във всеки случай възложителят посочва причините, поради които офертата или заявлението не са били приети, и съществуващите правни средства за обжалване.
Неуспелите оференти или кандидати могат да поискат допълнителна информация относно мотивите за отхвърлянето им в писмена форма по пощата, по факс или по електронна поща; всички избрани оференти, чиито оферти не са елиминирани, могат да получат информация за характеристиките и относителните предимства на приетата оферта, както и за името на успелия оферент, без да се засяга член 113, параграф 2, втора алинея от Финансовия регламент. Възложителят отговаря в рамките на не повече от петнадесет календарни дни от получаване на искането.
Член 162
Подписване на договора
(членове 113 и 118 от Финансовия регламент)
Изпълнението на договора не може да започне, преди договорът да бъде подписан.
Раздел 4
Гаранции и корективни мерки
Член 163
Гаранции
(член 115 от Финансовия регламент)
1. Когато от изпълнителите се изисква да предоставят предварителна гаранция, тя трябва да бъде в размер и за срок, които са достатъчни за нейното активиране.
2. Гаранцията се предоставя от банка или упълномощена финансова институция. Тя може да се замени от солидарна гаранция от трета страна, при съгласието на възложителя.
Гаранцията се предоставя в евро.
С нея банката или финансовата институция, или третата страна осигурява неотменимо обезпечение или действа като пръв гарант за задълженията на изпълнителя.
Член 164
Гаранция за изпълнението
(член 115 от Финансовия регламент)
1. За да се гарантира, че строителните работи, доставките или услугите са напълно извършени, и когато окончателно приемане в съответствие с условията на договора не може да се извърши при окончателното плащане, разпоредителят с бюджетни кредити може да поиска гаранция за изпълнението за всеки отделен случай и въз основа на предварителен анализ на риска.
2. Гаранция в размер на 10 % от общата стойност на поръчката може да се учреди чрез приспадане от плащанията при тяхното извършване.
Тя може да се замени от сума, която се удържа от окончателното плащане, за да представлява гаранция до окончателното приемане на услугите, доставките или строителните работи. Сумата се определя от разпоредителя с бюджетни кредити и е пропорционална на установените рискове във връзка с изпълнението на договора, като се вземе предвид неговият предмет, както и обичайните търговски условия, приложими за сектора.
Условията за такава гаранция се обявяват в тръжните документи.
3. След окончателното приемане на строителните работи, услугите или доставките гаранциите се освобождават в съответствие с условията на договора.
Член 165
Гаранция за предварително финансиране
(член 115 от Финансовия регламент)
1. След като възложителят е установил необходимостта от предварително финансиране, той прави оценка на рисковете, свързани с плащанията по предварителното финансиране, преди стартирането на процедурата за обществена поръчка, като взема предвид по-специално следните критерии:
а)
прогнозната стойност на поръчката;
б)
нейния предмет;
в)
нейната продължителност и ритъм на извършване;
г)
структурата на пазара.
2. Изисква се гаранция в замяна на плащането по предварителното финансиране в случая, посочен в член 146, параграф 6, втора алинея, или когато разпоредителят с бюджетни кредити реши да поиска гаранция съгласно параграф 1.
Не се изисква гаранция за поръчки с ниска стойност съгласно член 137, параграф 1.
Гаранцията се освобождава, когато предварителното финансиране се приспадне от междинните плащания или плащанията на остатъка в полза на изпълнителя в съответствие с условията на договора.
Член 166
Временно спиране при допуснати грешки или нередности
(член 116 от Финансовия регламент)
1. Поръчките могат да бъдат временно спрени съгласно член 116 от Финансовия регламент с цел да се провери дали наистина са допуснати съществени грешки, нередности или измами, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението на поръчката се възобновява във възможно най-кратък срок.
2. Съществена грешка или нередност означава всяко нарушение на клауза в договора или нормативна разпоредба в резултат на действие или бездействие, което причинява или би могло да причини загуби за бюджета на Съюза.
ГЛАВА 2
Разпоредби, приложими за поръчките, възлагани от институциите на Съюза за техни нужди
Член 167
Определяне на подходящото ниво за изчисляване на праговете
(членове 117 и 118 от Финансовия регламент)
Всеки оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити в съответната институция преценява дали са достигнати праговете по член 118 от Финансовия регламент.
Член 168
Отделни поръчки и поръчки с лотове
(членове 104 и 118 от Финансовия регламент)
1. Прогнозната стойност на дадена поръчка не може да се определя с цел избягване на изискванията по настоящия регламент, нито поръчка може да бъде разделяна със същата цел.
Когато е подходящо, технически осъществимо и рентабилно, поръчките на стойност, равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, се възлагат едновременно под формата на отделни лотове.
2. Когато предметът на поръчка за доставка, услуга или строителни работи е разделен на няколко лота, всеки един от които е предмет на индивидуална поръчка, общата стойност на всички лотове се взема предвид за общата оценка на приложимия праг.
Когато общата стойност на всички лотове е равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, то за всеки един от лотовете се прилагат член 97, параграф 1 и член 104, параграфи 1 и 2 от Финансовия регламент.
3. Когато поръчката се възлага на отделни лотове, офертите се оценяват поотделно за всеки лот. Ако на един оферент се възлагат няколко лота, може да се подпише един договор, който да обхваща тези лотове.
Член 169
Условия за определяне на стойността на някои поръчки
(член 118 от Финансовия регламент)
1. За изчисляване на прогнозната стойност на поръчката възложителят включва прогнозното общо възнаграждение на изпълнителите.
Когато поръчката предвижда опции или възможно подновяване, основата за изчисляването е допустимата максимална сума, включително използването на клаузите за опциите и подновяването.
Тази оценка се прави, когато е изпратено обявлението за обществената поръчка или, в случай че няма такава публичност, когато възложителят започне процедурата по възлагането.
2. За рамковите споразумения и динамичните системи за покупки стойността, която трябва да се вземе предвид, е максималната стойност на всички планирани поръчки по време на действието на рамковото споразумение или динамичната система за покупки.
3. При поръчките за услуги се вземат предвид:
а)
в случай на застрахователни услуги, платимата премия и другите форми на възнаграждение;
б)
при банкови или финансови услуги, таксите, комисионните, лихвите и останалите видове възнаграждения;
в)
в случай на поръчки за проектиране, платимите такси и комисионни и другите форми на възнаграждение.
4. При поръчките за услуги, в които не се посочва общата цена, или при поръчките за доставки за лизинг, вземане под наем или покупка на изплащане на стоки стойността, която се взема като основа за изчисляване на прогнозната стойност, представлява:
а)
при поръчки с фиксиран срок:
i)
когато срокът е 48 месеца или по-малко при поръчките за услуги или 12 месеца или по-малко при поръчките за доставки - общата договорна стойност за целия срок;
ii)
когато срокът е над 12 месеца при поръчките за доставки - общата стойност, включително прогнозната остатъчна стойност;
б)
при поръчки за неопределен срок или, при поръчките за услуги, за срок над 48 месеца - месечната стойност, умножена по 48.
5. При поръчки за услуги или доставки, които се възлагат периодично или се подновяват на определен период, стойността на поръчката се определя въз основа на:
а)
или реалните съвкупни разходи за сходни поръчки за същите видове услуги или стоки, възложени през предходната финансова година или предходните 12 месеца, коригирани по възможност с очакваните промени в количествата или стойността през 12-те месеца след първоначалния договор;
б)
или прогнозните съвкупни разходи за последващи поръчки, възложени през 12-те месеца след извършването на първата услуга или първата доставка или през срока на договора, когато той е по-дълъг от 12 месеца.
6. При поръчките за строителни работи се взема предвид не само стойността на строителните работи, но и прогнозната обща стойност на необходимите доставки за извършване на работите, които изпълнителят получава от възложителя.
Член 170
Прагове за прилагане на процедурите съгласно Директива 2004/18/ЕО
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Праговете, посочени в член 118 на Финансовия регламент, са тези по Директива 2004/18/ЕО съответно за поръчките за доставки, услуги и строителни работи.
2. Сроковете по член 118 от Финансовия регламент са посочените в членове 152, 153 и 154.
Член 171
Период на изчакване преди подписването на договора
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителят не подписва договора или рамковото споразумение, обхванати от Директива 2004/18/ЕО, с успелия оферент, преди да изтекат 14 календарни дни.
Този срок започва да тече от една от следните дати:
а)
деня след едновременното изпращане на уведомленията на успелите и неуспелите оференти;
б)
ако договорът или рамковото споразумение се възлага съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, деня след публикуването на обявлението за възлагане по член 123 в Официален вестник на Европейския съюз.
Ако за изпращането се използват факс или електронни средства съгласно втора алинея, буква а), периодът на изчакване е 10 календарни дни.
При необходимост възложителят може да преустанови подписването на договора за допълнително разглеждане, ако това е оправдано поради искания или коментари, изпратени от отпаднали или недоволни оференти или кандидати, или поради всяка друга получена информация от значение. Исканията, коментарите или информацията трябва да бъдат получени в срока, посочен в първа алинея. В случай на преустановяване всички кандидати или оференти се уведомяват в рамките на три работни дни от решението за преустановяване.
Освен в случаите по параграф 2, всеки договор, подписан преди изтичане на срока, посочен в първа алинея, е нищожен.
Когато договорът или рамковото споразумение не може да бъде възложен(о) на успелия оферент, възложителят може да го възложи на следващия в класирането оферент.
2. Срокът, посочен в параграф 1, не се прилага в следните случаи:
а)
открити процедури, ограничени процедури или процедури по договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е подадена само една оферта;
б)
отделни договори, основани на рамково споразумение;
в)
процедури на договаряне, посочени в член 134, параграф 1, буква в), член 134, параграф 1, буква ж), подточка iii), член 134, параграф 1, буква з) и член 134, параграф 1, буква й).
Член 172
Доказателства, позволяващи участие в процедури за обществени поръчки
(член 119 от Финансовия регламент)
В спецификациите се изисква от оферентите да посочат в коя държава се намира тяхното седалище или място на установяване и да представят съответните доказателства, които са обичайно приемливи съгласно националното им законодателство.
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА
ГЛАВА 1
Обхват и форма на безвъзмездните средства
Член 173
Вноски
(член 121 от Финансовия регламент)
Вноските по член 121, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент са суми, изплащани на органи, в които членува Съюзът, в съответствие с бюджетните решения и условията за плащане, определени от съответния орган.
Член 174
Споразумение и решение за безвъзмездни средства
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства се регламентират с решение или с писмено споразумение.
2. За определяне на приложимия инструмент се отчитат следните елементи:
а)
местоположение на бенефициера, в рамките на Съюза или извън него;
б)
сложност и стандартизация на съдържанието на финансираните дейности или работни програми.
Член 175
Разходи за членовете на институциите
(член 121 от Финансовия регламент)
Разходите за членовете на институциите, посочени в член 121, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, включват вноските за асоциации на настоящи и бивши депутати от Европейския парламент. Тези вноски се правят в съответствие с вътрешните административни правила на Европейския парламент.
Член 176
Дейности, за които могат да се получават безвъзмездни средства
(член 121 от Финансовия регламент)
Дейностите, за които могат да се получават безвъзмездни средства по смисъла на член 121 от Финансовия регламент, трябва да бъдат ясно определени.
Не се допуска разделяне на дейност на различни дейности с цел заобикаляне на правилата за финансиране, посочени в настоящия регламент.
Член 177
Органи, преследващи цел от общ интерес на Съюза
(член 121 от Финансовия регламент)
Орган, който преследва цел от общ интерес на Съюза, е:
а)
орган, занимаващ се с образование, обучение, информация, иновации или научноизследователска дейност и изследване на европейските политики, всякакви дейности, които допринасят за развитие на гражданското общество или правата на човека, или европейски орган по стандартизация;
б)
субект, който представлява органи с нестопанска цел в държавите членки, страните кандидатки или потенциални кандидатки и отстоява принципи и политики, съответстващи на целите на Договорите.
Член 178
Партньорства
(член 121 от Финансовия регламент)
1. Специфични безвъзмездни средства за дейности и оперативни безвъзмездни средства могат да бъдат част от рамково партньорство.
2. Рамково партньорство може да се установи като механизъм за дългосрочно сътрудничество между Комисията и бенефициерите на безвъзмездните средства. То може да бъде под формата на споразумение за рамково партньорство или решение за рамково партньорство.
В споразумението или решението за рамково партньорство се посочват общите цели, естеството на планираните дейности - еднократни или като част от одобрена годишна работна програма, процедурата за отпускане на специфични безвъзмездни средства, в съответствие с принципите и процедурните правила от настоящия дял, както и общите права и задължения на всяка от страните по специфичните споразумения или решения.
Продължителността на партньорството не може да надхвърля четири години, освен в изключителни случаи, обосновани по-специално от предмета на рамковото партньорство.
Разпоредителите с бюджетни кредити не могат да използват неоснователно споразуменията или решенията за рамково партньорство, нито да ги използват по начин, чиято цел или резултат противоречи на принципите на прозрачност или равно третиране на заявителите.
3. Рамковите партньорства се разглеждат като безвъзмездни средства, що се отнася до програмирането, предварителното публикуване и отпускането.
4. Специфични безвъзмездни средства, основани на споразумения или решения за рамково партньорство, се отпускат в съответствие с процедурите, определени в тези споразумения или решения, и съгласно настоящия дял.
Те подлежат на процедурите на последващо публикуване по член 191.
Член 179
Електронни системи за обмен
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Всички контакти с бенефициерите, включително сключването на споразумения за безвъзмездни средства, уведомяването за решения за безвъзмездни средства и всички изменения към тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от Комисията.
2. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
3. Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните,.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени в параграф 2, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
Член 180
Съдържание на споразуменията и решенията за безвъзмездни средства
(член 122 от Финансовия регламент)
1. Споразумението за безвъзмездни средства съдържа най-малко следното:
а)
предмета;
б)
бенефициера;
в)
продължителността, а именно:
i)
датата на неговото влизане в сила;
ii)
началната дата и продължителността на дейността или финансовата година, които се финансират;
г)
максималната сума на финансирането от страна на Съюза, изразена в евро, и формата на безвъзмездните средства, евентуално допълнени от:
i)
общия размер на прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма и процента на финансиране на допустимите разходи;
ii)
единичните разходи, еднократната сума или единната ставка по член 123, букви б), в) и г) от Финансовия регламент, когато са определени;
iii)
комбинация от елементите, посочени подточки i) и ii) от настоящата буква;
д)
описание на дейността или при оперативните безвъзмездни средства - на работната програма, одобрена от разпоредителя с бюджетни кредити за тази финансова година, заедно с описание на очакваните резултати от изпълнението на дейността или на работната програма;
е)
общия ред и условия, приложими към всички споразумения от този вид, като приемането от страна на бенефициера на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата;
ж)
прогнозния общ бюджет за дейността или работната програма;
з)
когато изпълнението на дейността включва обществена поръчка, принципите по член 209 или правилата за възлагане на обществени поръчки, които бенефициерът е длъжен да спазва;
и)
отговорностите на бенефициера, по-специално:
i)
по отношение на доброто финансово управление и представянето на отчети за дейността и финансови отчети; при необходимост се определят междинни цели, при постигането на които тези отчети стават изискуеми;
ii)
в случай на споразумение между Комисията и няколко бенефициери, специфичните задължения на координатора, ако има такъв, както и задълженията на другите бенефициери към координатора, както и финансовата отговорност на бенефициерите за сумите, дължими на Комисията;
й)
условията и сроковете за одобряване на отчетите и за извършване на плащане от страна на Комисията;
к)
при необходимост, подробности във връзка с допустимите разходи за дейността или одобрената работна програма или единичните разходи, еднократните суми или единните ставки по член 123 от Финансовия регламент;
л)
разпоредби относно видимостта на финансовата помощ от Съюза, освен в надлежно обосновани случаи, когато публичното оповестяване не е възможно или подходящо.
Общият ред и условията, посочени в буква е) от първа алинея, определят най-малко:
i)
че правото на ЕС е приложимото право по отношение на споразумението за безвъзмездни средства, допълнено при необходимост от национално право, посочено в споразумението за безвъзмездни средства. Дерогация може да се направи в споразуменията, сключени с международни организации;
ii)
компетентния съд или арбитражния съд за решаване на спорове.
2. В споразумението за безвъзмездни средства могат да се предвидят условията и сроковете за преустановяване или прекратяване в съответствие с член 135 от Финансовия регламент.
3. В случаите по член 178 решението или споразумението за рамково партньорство определя информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) и б), буква в), подточка i), буква е), букви з)-й) и буква л) от настоящия член.
Конкретното решение или споразумение за безвъзмездни средства съдържа информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) -д), букви ж) и к) и при необходимост буква и).
4. Изменения към споразуменията за безвъзмездни средства се правят само в писмена форма. Такива изменения, включително тези, с които се добавя или премахва бенефициер, не могат по замисъл или резултат да променят споразуменията по такъв начин, че да поставят под въпрос решението за отпускане на безвъзмездни средства или да противоречат на равното третиране на заявителите.
5. Параграфи от 1, 2, 3 и 4 се прилагат mutatis mutandis към решенията за безвъзмездни средства.
Част от сведенията по параграф 1 могат да се предоставят в поканата за предложения или в друг подобен документ вместо в решението за безвъзмездни средства.
Член 181
Форми на безвъзмездните средства
(член 123 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, се изчисляват въз основа на допустимите разходи, действително направени от бенефициера, и са предмет на предварителна прогноза за бюджета, представена заедно с предложението и включена в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
2. Единичните разходи, посочени в член 123, параграф 1, буква б) от Финансовия регламент, обхващат всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на сума за единица.
3. Еднократните суми, посочени в член 123, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, обхващат като цяло всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително.
4. Финансирането с единни ставки, посочено в член 123, параграф 1, буква г) от Финансовия регламент, обхваща специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на процент.
Член 182
Еднократни суми, единични разходи и финансиране с единни ставки
(член 124 от Финансовия регламент)
1. Разрешението за използване на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, посочени в член 124, параграф 1 от Финансовия регламент, се прилага за продължителността на програмата. Това разрешение може да бъде преразгледано, ако са необходими съществени промени. Данните и сумите се оценяват периодично и ако е необходимо, еднократните суми, единичните разходи или финансирането с единни ставки се коригират.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери максималните стойности, посочени в член 124, параграф 1, втора алинея от Финансовия регламент, се прилагат към всеки бенефициер.
2. Споразумението или решението за безвъзмездни средства съдържа всички необходими разпоредби за проверка, че са изпълнени условията за изплащане на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
3. Плащането на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки не засяга правото на достъп до задължителните записи за бенефициерите за целите, предвидени в първа алинея от параграф 1 и член 137, параграф 2 от Финансовия регламент.
4. Когато последваща проверка покаже, че правопораждащото събитие не е настъпило и на бенефициера е направено недължимо плащане на безвъзмездни средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, Комисията има правото да си възстанови сумата на безвъзмездните средства, без да се засягат санкциите, посочени в член 109 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принципи
Член 183
Принцип на съфинансиране
(член 125, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Според принципа на съфинансиране ресурсите, необходими за изпълнение на дейността или работната програма, не се предоставят изцяло чрез вноска от Съюза.
Съфинансирането може да бъде под формата на собствени ресурси на бенефициера, приходи, получени от дейността или работната програма, или финансови вноски или вноски в натура от трети страни.
2. Вноските в натура представляват нефинансови ресурси, предоставени безвъзмездно от трети страни на бенефициера.
Член 184
Принцип на недопускане на печалба
(член 125, параграф 5 от Финансовия регламент)
Финансовите вноски от трети страни, които могат да бъдат използвани от бенефициера за покриване на разходи, различни от допустимите разходи за безвъзмездни средства от Съюза, или които не са дължими на третата страна, когато не се използват в края на дейността или работната програма, не могат да бъдат разглеждани като целеви финансови вноски от донорите за финансиране на допустимите разходи по смисъла на член 125, параграф 5 от Финансовия регламент.
Член 185
Безвъзмездни средства с ниска стойност
(член 125, параграф 4 от Финансовия регламент)
За безвъзмездни средства с ниска стойност се считат безвъзмездните средства, които не надвишават 60 000 EUR.
Член 186
Техническа помощ
(членове 101 и 125 от Финансовия регламент)
„Техническа помощ“ означава дейности по поддръжка и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, в частност дейностите по подготовка, управление, наблюдение, оценка, одит и контрол.
Член 187
Допустими разходи
(член 126, параграф 3, буква в) от Финансовия регламент)
ДДС се разглежда като неподлежащ на възстановяване съгласно приложимото национално законодателство за ДДС, ако в съответствие с националното законодателство данъкът се дължи за някоя от следните дейности:
а)
освободени дейности без право на приспадане;
б)
дейности, които попадат извън обхвата на ДДС;
в)
дейности, посочени в буква а) или б), по отношение на който ДДС не подлежи на приспадане, а се възстановява чрез специфични схеми за възстановяване или компенсационни фондове, които не са предвидени в Директива 2006/112/ЕО, дори ако тази схема или фонд са установени с националното законодателство за ДДС.
ДДС, свързан с дейностите, изброени в член 13, параграф 2 от Директива 2006/112/ЕО, се счита за платен от бенефициер, различен от данъчно незадължено лице, определено в член 13, параграф 1, първа алинея от тази директива, независимо дали тези дейности се разглеждат от съответната държава членка като дейности, извършвани от публичноправни органи, действащи в качеството си на публични органи.
Член 188
Програмиране
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за безвъзмездни средства. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта за безвъзмездните средства на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на поканите за предложения с примерните суми и максималният процент на съфинансиране.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране за безвъзмездните средства през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 189
Съдържание на поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Поканите за предложения съдържат:
а)
поставените цели;
б)
критериите за допустимост, отстраняване, подбор и отпускане по членове 131 и 132 от Финансовия регламент и съответните оправдателни документи;
в)
условията за финансиране от Съюза;
г)
условията и крайния срок за подаване на предложения, както и планираната дата, до която всички заявители трябва да бъдат информирани за резултатите от оценката на тяхното заявление, и ориентировъчната дата за подписване на споразуменията за безвъзмездни средства или за уведомяване относно решенията за безвъзмездни средства.
2. Поканите за предложения се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза, както и чрез всякакви други подходящи средства, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходимо да се осигури допълнителна публичност сред потенциалните бенефициери. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на поканите за предложения подлежат на публикуване при същите условия като тези за поканите за предложения.
Член 190
Изключения от поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за предложения само в следните случаи:
а)
за целите на операции по хуманитарна помощ и гражданска защита или за помощ за управление на кризи по смисъла на параграф 2;
б)
в други изключителни и надлежно обосновани извънредни ситуации;
в)
в полза на органи, които имат монопол de jure или de facto, с подходяща обосновка в решението за отпускане;
г)
в полза на органи, определени в основен акт по смисъла на член 54 от Финансовия регламент като бенефициери на безвъзмездни средства, или на органи, определени от държавите членки, под тяхна отговорност, когато тези държави членки са определени с основен акт като бенефициери на безвъзмездни средства;
д)
в случай на научни изследвания и технологично развитие, на органи, определени в работната програма по член 128 от Финансовия регламент, когато основният акт изрично предвижда тази възможност и при условие че проектът не попада в обхвата на покана за предложения;
е)
за дейности със специфични характеристики, които изискват определен вид орган поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия, при условие че тези дейности не попадат в обхвата на покана за предложения.
Случаите, посочени в буква е) от първа алинея, се обосновават надлежно в решението за отпускане.
2. „Кризисни ситуации в трети държави“ означава ситуации на непосредствена или предстояща опасност, застрашаваща да ескалира във въоръжен конфликт или да дестабилизира страната. „Кризисни ситуации“ означава също ситуации, предизвикани от природни бедствия, причинени от човека кризи, като войни и други конфликти, или извънредни обстоятелства, имащи подобни отражения, свързани inter alia с изменение на климата, влошаване на околната среда, лишаване от достъп до енергия и природни ресурси или крайна бедност.
Член 191
Последващо публикуване
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до безвъзмездни средства, отпуснати в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на заявителите през изминалата година;
б)
броя и дела на успешните заявления за всяка покана за предложения;
в)
средната продължителност на процедурата от датата на приключване на поканата за предложения до отпускането на безвъзмездните средства;
г)
броя и размера на безвъзмездните средства, при които задължението за последващо публикуване е било отменено през изминалата година в съответствие с член 21, параграф 4.
Член 192
Информация за заявителите
(член 128 от Финансовия регламент)
Комисията предоставя информация и съвети на заявителите чрез следните средства:
а)
определяне на съвместни стандарти за формулярите за заявление за сходни безвъзмездни средства и контрол на дължината и яснотата на формулярите;
б)
предоставяне на информация на потенциалните заявители, по-конкретно чрез провеждане на семинари и разпространяване на справочници;
в)
поддържане на постоянни данни за бенефициерите в досиетата на юридическите лица по член 63.
Член 193
Финансиране от отделни бюджетни редове
(член 129 от Финансовия регламент)
Дейностите могат да се финансират съвместно от отделни бюджетни редове от различни отговорни разпоредители с бюджетни кредити.
Член 194
Ретроактивно действие на финансирането в случаи на изключителна спешност и предотвратяване на конфликти
(член 130 от Финансовия регламент)
В рамките на член 130, параграф 1 от Финансовия регламент разходите на бенефициера преди датата на подаване на заявлението са допустими за финансиране от Съюза при следните условия:
а)
причините за такава дерогация са подходящо обяснени в решението за финансиране;
б)
решението за финансиране и споразумението или решението за безвъзмездни средства изрично предвиждат начална дата за признаване на разходите преди датата на подаване на заявленията.
Член 195
Подаване на заявления за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Правилата за подаване на заявления за безвъзмездни средства се определят от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който може да избере метода на подаване. Заявленията за безвъзмездни средства могат да се подават с писмо или по електронен път.
Избраното средство за комуникация е недискриминиращо по своето естество и не води до ограничаване на достъпа на заявителите до процедурата за отпускане на средства.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
трябва да се запази целостта на данните;
в)
трябва да се запази поверителността на предложенията;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
За целите на буква в) от трета алинея отговорният разпоредител с бюджетни кредити разглежда съдържанието на заявленията само след изтичане на срока за тяхното подаване.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска електронните заявления да бъдат придружавани от усъвършенстван електронен подпис по смисъла на Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (19).
2. Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити разреши подаване на заявления по електронен път, използваните средства и техните технически характеристики са недискриминиращи по своето естество, всеобщо достъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии. Информацията относно техническите изисквания за формата на заявленията, включително криптирането, се предоставя на заявителите.
Освен това устройствата за електронно приемане на заявленията гарантират сигурност и поверителност. Те гарантират също, че могат да се определят точно часът и датата на получаване на заявленията.
3. Когато заявленията се подават с писмо, заявителите могат да избират един от следните начини:
а)
да изпратят заявлението по пощата или с куриерска служба, като в този случай в поканата за предложения се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата върху разписката за предаване;
б)
да занесат заявлението лично или чрез пълномощник в сградата на институцията, като в този в случай поканата за предложения се посочва отделът, в който заявленията трябва да бъдат доставени срещу разписка с дата и подпис.
ГЛАВА 3
Процедура за отпускане на безвъзмездни средства
Член 196
Съдържание на заявленията за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Заявления се подават чрез формуляра, установен в съответствие с общите стандарти по член 192, буква а) и предоставян от отговорните разпоредители с бюджетни кредити, и в съответствие с критериите, посочени в основния акт и в поканата за предложения.
Оправдателните документи, посочени в член 131, параграф 3, втора алинея от Финансовия регламент, могат да бъдат по-специално отчетът за приходите и разходите и счетоводният баланс за последната финансова година, за която сметките са приключени.
2. В прогнозния бюджет за дейността или работната програма, приложен към заявлението, приходите са равни на разходите, при условие че са заделени провизии за непредвидени разходи или евентуални колебания на валутните курсове, което може да е разрешено в надлежно обосновани случаи, и се посочват прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма.
3. Когато заявлението е за безвъзмездни средства за дейност, чиято стойност надхвърля 750 000 EUR, или за оперативни безвъзмездни средства над 100 000 EUR, се представя одитен доклад, изготвен от одобрен външен одитор. Този доклад удостоверява отчетите за последната налична финансова година.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага само към първото заявление, подадено от даден бенефициер до отговорен разпоредител с бюджетни кредити в рамките на една бюджетна година.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери праговете, посочени в първа алинея, се прилагат за всеки бенефициер.
В случаите на партньорства, посочени в член 178, одитният доклад по първа алинея от настоящия параграф, който обхваща последните две налични финансови години, трябва да бъде представен преди подписването на споразумението за рамково партньорство или уведомяването за решението за рамково партньорство.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, в зависимост от оценка на риска, да отмени изискването за одитен доклад, посочено в първа алинея, за учебни заведения и в случай на споразумение с няколко бенефициери, за бенефициерите, поели солидарна отговорност или които не носят финансова отговорност.
Първа алинея от настоящия параграф не се прилага по отношение на публичните органи и международните организации, посочени в член 43.
4. Заявителят посочва източниците и размерите на финансирането от Съюза, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност или част от дейност или за неговото функциониране по време на същата финансова година, както и всяко друго финансиране, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност.
Член 197
Доказателства за отсъствие на основания за отстраняване
(член 131 от Финансовия регламент)
Заявителите декларират, че не се намират в някое от положенията, изброени в член 106, параграф 1 и член 107 от Финансовия регламент, с изключение на случаите, посочени в член 131, параграф 4, букви а) и б) от Финансовия регламент. В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от успелите заявители да представят доказателствата по член 143. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити успелите заявители представят тези доказателства, освен ако е налице физическа невъзможност, призната от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, или ако тези доказателства вече са били представени за целите на друга процедура за безвъзмездни средства или за обществена поръчка, при условие че документите са издадени преди не повече от една година и все още са валидни.
Член 198
Заявители, които не са юридически лица
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато заявление за безвъзмездни средства е подадено от заявител, който не е юридическо лице, в съответствие с член 131, параграф 2 от Финансовия регламент, представителите на този заявител трябва да докажат, че имат способност да поемат правни задължения от името на заявителя и че заявителят има финансова и оперативна способност, еквивалентна на способността на юридическите лица.
Член 199
Субекти, които формират един заявител
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато няколко субекти отговарят на критериите за кандидатстване за безвъзмездни средства и заедно формират един субект, този субект може да се третира от отговорния разпоредител с бюджетни кредити като единствен кандидат, при условие че в заявлението лицата, участващи в предложената дейност или работна програма, се посочват като част от заявителя.
Член 200
Финансови и административни санкции
(член 131 от Финансовия регламент)
Финансови и/или административни санкции могат да се налагат на заявители, които са направили декларации с невярно съдържание или съществени грешки или са извършили нарушения или измама, в съответствие с условията на член 145.
Такива финансови и/или административни санкции могат да се налагат и на бенефициери, за които е установено, че са извършили тежко нарушение на договорните си задължения.
Член 201
Критерии за допустимост
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Критериите за допустимост се публикуват в поканата за предложения.
2. Критериите за допустимост определят условията за участие в покана за предложения. Тези критерии се изготвят при надлежно отчитане на целите на дейността и отговарят на принципите на прозрачност и недискриминация.
Член 202
Критерии за подбор
(член 132, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Критериите за подбор се публикуват в поканата за предложения и са такива, че позволяват оценка на финансовия и оперативния капацитет на заявителя за изпълнение на предложената дейност или работна програма.
2. Заявителят трябва да разполага със стабилни и достатъчни източници на финансиране за поддържане на своята дейност през целия период на изпълнение на дейността или през годината, за която се отпускат безвъзмездните средства, и за участие в нейното финансиране. Заявителят трябва да притежава необходимата професионална компетентност и квалификация за извършване на предложената дейност или работна програма, освен ако в основния акт изрично е предвидено друго.
3. Финансовият и оперативният капацитет се проверяват по-специално въз основа на анализ на всички оправдателни документи, посочени в член 196 и поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в поканата за предложения.
Ако в поканата за предложения не се изискват оправдателни документи и ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити има съмнения относно финансовия или оперативния капацитет на заявителите, той може да поиска от тях да представят съответните документи.
В случаите на партньорства по член 178 проверката се извършва преди подписване на споразумението за рамково партньорство или уведомяване за решението за рамково партньорство.
Член 203
Критерии за отпускане на безвъзмездни средства
(член 132, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се публикуват в поканата да предложения.
2. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства следва да позволяват отпускането на безвъзмездни средства за дейностите, които осигуряват максимална обща ефективност на програмата на Съюза, която те изпълняват, или на органите, чиито работни програми са разработени за постигане на същия резултат. Критериите се определят по такъв начин, че да осигуряват и правилно управление на средствата на Съюза.
Критериите се прилагат по такъв начин, че да позволят подбор на планирани дейности или работни програми, за които Комисията може да бъде уверена, че съответстват на целите и приоритетите и гарантират видимостта на финансирането от Съюза.
3. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се определят по такъв начин, че да позволяват последваща оценка.
Член 204
Оценка на заявленията и отпускане на безвъзмездни средства
(член 133 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за оценка на предложенията, освен ако Комисията реши друго в рамките на конкретна секторна програма.
Комисията се състои от най-малко трима членове, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка помежду им. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата и местните звена по член 72 от настоящия регламент и в органите, на които са делегирани правомощия, по членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма обособени структури, не се прилага изискването за организационни единици без йерархична връзка помежду им.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити при необходимост разделя процеса на няколко процедурни етапа. Правилата, регламентиращи процеса, се съобщават в поканата за предложения.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за подаване на заявленията, само заявителите, чиито предложения отговарят на критериите за оценка на първия етап, се поканват да изпратят пълно предложение на втория етап.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за оценка, само предложенията, които преминат успешно първия етап, състоящ се в оценка спрямо ограничен брой критерии, продължават към по-нататъшна оценка.
Заявителите, чиито предложения са отхвърлени на някой от етапите, се уведомяват в съответствие с член 133, параграф 3 от Финансовия регламент.
Всеки следващ етап на процедурата трябва да бъде ясно разграничен от предходния.
Едни и същи документи и информация не се изискват повече от веднъж по време на една и съща процедура.
3. Комисията за оценка на предложенията или, когато е приложимо, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявителя да предостави допълнителна информация или да поясни приложената към заявлението документация, при условие че тази информация или пояснение не изменя съществено предложението. В съответствие с член 96 от Финансовия регламент в случай на очевидни технически грешки комисията за оценка или отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да не поиска такава информация или пояснение само в надлежно обосновани случаи. Разпоредителят с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
4. След като приключат своята работа, членовете на комисията за оценка на предложенията подписват протокол с всички проверени предложения и с оценка на тяхното качество, както и с посочване на предложенията, които могат да получат финансиране. Тези протоколи могат да бъдат подписани в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
При необходимост в протокола се извършва класиране на оценените предложения и се правят препоръки за максималната сума, която да бъде предоставена, и за евентуални несъществени корекции по заявлението за безвъзмездни средства.
Протоколът се съхранява за справки в бъдеще.
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявител да коригира заявлението си с оглед на препоръките на комисията за оценка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
След оценката отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема решение, което съдържа най-малко:
а)
предмета и общата сума на решението;
б)
имената на успелите заявители, наименованието на дейностите, приетите суми и мотивите за избора, включително когато той не съвпада със становището на комисията за оценка;
в)
имената на отхвърлените заявители и мотивите за тяхното отхвърляне.
6. Параграфи 1, 2 и 4 от настоящия член не са задължителни за отпускането на безвъзмездни средства съгласно член 190 от настоящия регламент и член 125, параграф 7 от Финансовия регламент.
Член 205
Информация за заявителите
(член 133 от Финансовия регламент)
Отхвърлените заявители се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните заявления и при всички случаи в срок от 15 календарни дни след уведомяването на успелите заявители.
ГЛАВА 4
Плащане и контрол
Член 206
Гаранция за предварителното финансиране
(член 134 от Финансовия регламент)
1. За ограничаване на финансовите рискове, свързани с плащането на предварително финансиране, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, по преценка на риска, да изиска от бенефициера предварителна гаранция в размер до този на предварителното финансиране, освен за безвъзмездните средства с ниска стойност, или да раздели плащането на няколко вноски.
2. Когато се изисква гаранция, тя се оценява и одобрява от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията е валидна за достатъчно дълъг период, за да може да бъде активирана.
3. Гаранцията се предоставя от одобрена банка или финансова институция, установена в една от държавите членки. Когато бенефициерът е установен в трета държава, отговорният разпоредител с бюджетни средства може да се съгласи установена в тази трета държава банка или финансова институция да предостави гаранцията, ако счете, че банката или финансовата институция предлага еквивалентна сигурност и характеристики като тези, които се предлагат от банка или финансова институция, установена в държава членка.
По искане на бенефициера гаранцията, посочена в първа алинея, може да бъде заменена от солидарна гаранция от трета страна или от неотменимата и безусловна съвместна гаранция от бенефициерите по дейност, които са страни по същото споразумение или решение за безвъзмездни средства, след съгласието на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията се предоставя в евро.
С гаранцията банката или финансовата институция, третата страна или останалите бенефициери осигуряват неотменимо обезпечение или действат като пръв гарант за изпълнението на задълженията на бенефициера на безвъзмездните средства.
4. Гаранцията се освобождава при постепенното изчистване на предварителното финансиране чрез междинните плащания или плащанията на остатъка за бенефициера в съответствие с условията в споразумението или решението за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 207
Оправдателни документи при заявки за плащания
(член 135 от Финансовия регламент)
1. За всяко предоставяне на безвъзмездни средства предварителното финансиране може да се раздели на няколко плащания в съответствие с доброто финансово управление.
Новото плащане по предварителното финансиране се извършва в пълен размер само ако са усвоени поне 70 % от общата стойност на предишното.
Когато са усвоени по-малко от 70 % от предишното плащане по предварителното финансиране, размерът на новото плащане се намалява с неусвоената част на предишното плащане по предварителното финансиране.
Отчетът за разходите на бенефициера се представя в подкрепа на всяка заявка за ново плащане.
2. Без да се засяга член 110, бенефициерът удостоверява от свое име, че съдържащата се в заявките за плащания информация е пълна, надеждна и вярна. Той удостоверява също така, че извършените разходи могат да бъдат разглеждани като допустими в съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, както и че заявките за плащания са мотивирани с подходящи оправдателни документи, които могат да бъдат проверени.
3. Въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител на бюджетни кредити може да поиска в подкрепа на всяко плащане сертификат за финансовите отчети и съответните сметки за дейността или работната програма, издаден от одобрен външен одитор или в случай на публични органи - от квалифициран и независим обществен служител. Сертификатът се прилага към заявката за плащане. Сертификатът удостоверява съгласно методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и въз основа на договорени процедури в съответствие с международните стандарти, че разходите, обявени от бенефициера във финансовите отчети, на които се основава заявката за плащане, са действителни, точно осчетоводени и допустими съгласно разпоредбите на споразумението или решението за безвъзмездни средства.
В специфични и надлежно обосновани случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска сертификат под формата на становище или под друга форма в съответствие с международните стандарти.
Сертификатът за финансовите отчети и съответните сметки е задължителен за междинните плащания и за плащанията на остатъка в следните случаи:
а)
безвъзмездни средства за дейност, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 750 000 EUR или по-висока, когато съвкупните суми на заявките за плащане под тази форма са най-малко 325 000 EUR;
б)
оперативни безвъзмездни средства, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 100 000 EUR или по-висока.
В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може освен това да отмени задължението да се представи такъв сертификат за финансовите отчети и съответните сметки в случай на:
а)
публични органи и международни организации, посочени в член 43;
б)
бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, спешни операции по гражданска защита и управление на кризисни ситуации, с изключение на плащанията на остатъка;
в)
плащания на остатъка за бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, които са подписали споразумение за рамково партньорство или са били уведомени за решение за рамково партньорство, съгласно посоченото в член 178, и които имат система за контрол, предоставяща еквивалентни гаранции за такива плащания;
г)
бенефициери на многократни безвъзмездни средства, които са представили независими сертификати с еквивалентни гаранции за системите за контрол и методиката, използвани за определяне на техните вземания.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да отмени задължението за предоставяне на сертификат за финансовите отчети и съответните сметки, когато е бил или ще бъде направен одит пряко от персонала на Комисията или от орган, упълномощен да извърши такъв одит от нейно име, който одит предоставя еквивалентни гаранции относно декларираните разходи.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери посочените прагове по букви а) и б) от трета алинея се прилагат за всеки бенефициер.
4. В подкрепа на плащане и въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска доклад от оперативна проверка, издаден от независима трета страна и одобрен от отговорния разпоредител,. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити докладът от проверката се прилага към заявката за плащане и съответните разходи се смятат за допустими при същите условия като тези за разходите, свързани с одитните сертификати, както е предвидено в член 126 от Финансовия регламент. В доклада от проверката се посочва, че оперативната проверка е извършена според методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, както и дали дейността или работната програма са реално изпълнени съгласно условията, посочени в споразумението или решението за безвъзмездни средства.
Член 208
Преустановяване и намаляване на безвъзмездни средства
(член 135 от Финансовия регламент)
1. Изпълнението на споразумението или решението за безвъзмездни средства, участието на бенефициер в тяхното изпълнение или плащанията могат да бъдат преустановени с цел да се провери дали наистина са допуснати съществените грешки, нередности, измами или нарушения на задължения, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението се възобновява възможно най-бързо.
2. Когато договорената дейност или работна програма не са изпълнени или не са изпълнени правилно, изцяло или навреме, отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при условие че на бенефициера е била дадена възможност да представи своите коментари, намалява или си възстановява безвъзмездните средства пропорционално в зависимост от етапа на процедурата.
ГЛАВА 5
Изпълнение
Член 209
Договори за изпълнение
(член 137 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на Директива 2004/18/ЕО, когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка, бенефициерът възлага поръчката на икономически най-изгодната оферта или, ако е подходящо, на офертата с най-ниската цена, като следи за избягването на конфликт на интереси.
2. Когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка на стойност над 60 000 EUR, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да наложи на бенефициера специални правила в допълнение към тези по параграф 1.
Тези специални правила се основават на правилата от Финансовия регламент и се определят, като се отчитат стойността на съответните поръчки, относителният размер на вноската на Съюза спрямо общите разходи за дейността и рискът. Такива специални правила се включват в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
Член 210
Финансова подкрепа за трети страни
(член 137 от Финансовия регламент)
При условие че целите или резултатите, които следва да бъдат постигнати, са достатъчно подробно описани в условията по член 137, параграф 1 от Финансовия регламент, може да се счита, че не съществува свобода на преценка само ако решението или споразумението за безвъзмездни средства посочва следното:
а)
максималния размер на финансовата подкрепа, която може да бъде платена на трета страна, като тя не може да надвишава 60 000 EUR, освен в случаите, когато финансовата подкрепа е основната цел на дейността, както и критериите за определяне на точната сума;
б)
различните видове дейности, които могат да получат такава финансова подкрепа, въз основа на определен списък;
в)
определението на лицата или категориите лица, които могат да получават такава финансова подкрепа, и критериите за отпускането ѝ.
ДЯЛ VII
НАГРАДИ
Член 211
Програмиране
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за награди. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на конкурсите с примерния размер на наградите.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране на наградите през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 212
Правила на конкурсите
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. В правилата на конкурсите се посочва следното:
а)
условията за участие, в които се посочват поне:
i)
критериите за допустимост;
ii)
условията и крайният срок за регистрация на участниците, ако е необходимо, както и за подаване на проекти от участниците при условията, посочени в параграф 2;
iii)
условията за отстраняване на участници, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент;
iv)
еднолична отговорност на участниците в случай на иск, свързан с дейностите, извършвани в рамките на конкурса;
v)
приемане от страна на победителите на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата, както и на задълженията за публичност, както е посочено в правилата на конкурса;
vi)
че правото на Съюза е приложимото право по отношение на конкурса, допълнено при необходимост от национално право, посочено в правилата на конкурса;
vii)
компетентният съд или арбитражният съд за решаване на спорове;
viii)
че на заявителите, които са направили декларации с невярно съдържание или са извършили нарушения или измама, могат да се налагат финансови и/или административни санкции в съответствие с условията на член 145 и пропорционално на стойността на съответните награди;
б)
критериите за присъждане, които трябва да бъдат такива, че да може да се оцени качеството на проектите на участниците спрямо преследваните цели и очакваните резултати, както и да се определи обективно дали проектите заслужават да спечелят конкурса;
в)
размерът на наградата или наградите;
г)
условията на плащане на наградите на победителите след тяхното присъждане.
За целите на буква а), подточка i) от първа алинея бенефициерите на безвъзмездни средства на Съюза са допустими, освен ако изрично е посочено друго в правилата на конкурса.
За целите на буква а), подточка vi) от първа алинея може да се направи дерогация в случай на участие на международни организации.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити избира начини за комуникация, които са с недискриминационен характер за подаване на проекти от участниците и които не ограничават достъпа на участниците до конкурса.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всеки проект на участник съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на проектите на участниците е запазена;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
3. В правила на конкурсите могат да се определят условията за анулиране на конкурса, по-специално когато неговите цели не могат да бъдат изпълнени или когато юридическо или физическо лице, което не отговаря на условията за участие, следва да бъде наградено като победител.
4. Правилата на конкурсите се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза. Освен на интернет сайта правилата на конкурсите могат да бъдат публикувани и чрез всякакви други подходящи начини, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходима допълнителна публичност сред потенциалните участници. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на правилата на конкурсите също подлежат на публикуване при същите условия.
Член 213
Последващо публикуване
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до наградите, присъдени в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на участниците през изминалата година;
б)
броя на участниците и процента на успешните проекти на участници за всеки конкурс;
в)
списък с експертите, взели участие в конкурсните комисии през изминалата година, заедно със справка за процедурата за техния подбор.
Член 214
Оценка
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. За целите на оценката на проектите на участниците отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия от най-малко трима експерти, които могат да бъдат външни експерти или лица, представляващи най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка между тях, с изключение на представителствата или местните органи, посочени в член 72 от настоящия регламент, и органите, на които са делегирани правомощия, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма отделни структури.
Експертите, посочени в първа алинея, подлежат на изискванията относно конфликтите на интереси, посочени в член 57 от Финансовия регламент.
Външните експерти декларират, че не са в ситуация на конфликт на интереси към момента на назначаването и че се задължават да информират разпоредителя с бюджетни кредити, ако възникне такъв конфликт на интереси в хода на процедурата по оценяване.
2. След като приключат своята работа, членовете на комисията подписват протокол с всички проучени проекти на участници, който съдържа оценка на тяхното качество, като се определят проектите, на които могат да бъдат присъдени награди. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Протоколът, посочен в първа алинея, се съхранява за справки в бъдеще.
3. След това отговорният разпоредител с бюджетни кредити решава дали да присъди наградите. В това решение се посочва също следното:
а)
предметът и общият размер на присъдените награди, ако има такива;
б)
имената на спечелилите участници, ако има такива, размерът на наградите, присъдени на всеки спечелил участник, както и причините за избора;
в)
имената на отхвърлените участници и мотивите за тяхното отхвърляне.
Член 215
Информация и уведомяване
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Участниците се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните проекти и при всички случаи в срок от 15 календарни дни, след като разпоредителят с бюджетни кредити вземе решение за присъждане на наградата.
2. Решението за присъждане на наградата се съобщава на спечелилия участник и служи като правно задължение по смисъла на член 86 от Финансовия регламент.
ДЯЛ VIII
ФИНАНСОВИ ИНСТРУМЕНТИ
Член 216
Подбор на субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. За изпълнението на финансовите инструменти в условията на непряко управление Комисията получава доказателства, че упълномощеният субект отговаря на изискванията на член 60, параграф 2 от Финансовия регламент. След получаването на тези доказателства те са валидни за всяко бъдещо изпълнение на финансови инструменти от съответния субект, освен ако са внесени съществени промени в системите, правилата и процедурите на тези упълномощени субекти, обхванати от тези изисквания.
2. При подбора на субектите, натоварени с изпълнението на финансовите инструменти съгласно член 61, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията публикува покана за потенциалните упълномощени субекти. Тази покана включва критериите за подбор и за възлагане.
В поканата по първа алинея се посочва също дали упълномощеният субект трябва да задели собствени финансови ресурси за определения финансов инструмент или да сподели риска. Когато се направи такова обозначение и когато е необходимо да се намали възможен конфликт на интереси, в поканата се посочва също така, че от упълномощения субект се изисква да предложи мерки за хармонизиране на интересите, както е посочено в член 140, параграф 2 от Финансовия регламент. Мерките за хармонизиране на интересите трябва да бъдат включени в споразумението за конкретния финансов инструмент.
Комисията започва диалог със субектите, които отговарят на критериите за подбор, по прозрачен и обективен начин и без това да води до конфликт на интереси. След диалога Комисията подписва споразумения за делегиране със субекта или субектите, които са представили икономически най-изгодните предложения, включително, ако е приложимо, заделяне на собствени финансови ресурси или споделяне на риска.
3. Комисията може да проведе директни преговори с потенциалните упълномощени субекти, преди да подпише споразуменията за делегиране, когато упълномощеният субект е определен в съответния основен акт или е посочен в член 58, параграф 1, буква в), подточка iii) от Финансовия регламент или в надлежно обосновани и подходящо документирани изключителни случаи, по-специално когато:
а)
не са представени подходящи предложения след покана за потенциални упълномощени субекти;
б)
финансовите инструменти със специфични характеристики изискват определен вид упълномощен субект поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия;
в)
поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на Съюза, е невъзможно да се спази процедурата, посочена в параграф 2.
Член 217
Съдържание на споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
В допълнение към изискванията, изброени в член 40, споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, включва подходящи мерки за осигуряване на съответствие с принципите и условията, посочени в член 140 от Финансовия регламент. По-специално споразуменията за делегиране съдържат:
а)
описание на финансовия инструмент, включително инвестиционната му стратегия или политика, вида на предоставената подкрепа, критериите за допустимост на финансови посредници и крайни получатели, както и допълнителни оперативни изисквания за транспониране на целите на политиката на инструмента;
б)
изискванията за целеви обхват на стойностите за ефекта на лоста;
в)
определение на недопустимите дейности и критериите за отстраняване;
г)
разпоредби, гарантиращи хармонизиране на интересите и преодоляване на възможните конфликти на интереси;
д)
разпоредби за подбор на финансовите посредници съгласно член 139, параграф 4, втора алинея от Финансовия регламент и за създаването на специализирани инвестиционни средства, ако е приложимо;
е)
разпоредби относно отговорността на упълномощените субекти и на други субекти, участващи в изпълнението на финансовия инструмент;
ж)
разпоредби за уреждане на спорове;
з)
разпоредби за управление на финансовия инструмент;
и)
разпоредби относно използването и повторното използване на вноската на Съюза в съответствие с член 140, параграф 6 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби за управлението на вноските на Съюза и на доверителни сметки, включително рисковете за контрагента, приемливи касови операции, отговорностите на съответните страни, коригиращи действия в случай на прекалено големи салда по доверителните сметки, водене на документация и докладване;
к)
разпоредби относно възнаграждението на упълномощения субект, включително таксите за управление, както и относно изчисляването и плащането на разходи и такси за управление на упълномощения субект в съответствие с член 218;
л)
когато е целесъобразно, разпоредби относно рамка на условията за вноските от фондовете, посочени в член 175 от Финансовия регламент, по-специално Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и бъдещия Фонд за морско дело и рибарство (наричани по-долу „фондовете по ОСР“);
м)
разпоредби относно срока, възможността за удължаване и прекратяване на финансовия инструмент, включително условията за предсрочно прекратяване и когато е уместно, стратегии за излизане;
н)
разпоредби относно мониторинга на изпълнението на подкрепата за финансовите посредници и крайните получатели, включително докладване от страна на финансовите посредници;
о)
когато е приложимо, вида и характера на операциите по хеджиране, посочени в член 219.
Член 218
Разходи и такси за управление на упълномощените субекти
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Комисията заплаща възнаграждение на упълномощените субекти за изпълнението на финансови инструменти, което се изразява в такси, основани на резултатите, възстановяване на извънредни разноски, както и такси за управление на касовите средства, когато упълномощеният субект управлява касовите средства на финансовия инструмент.
2. Таксите, основани на резултатите, включват административни такси за упълномощените субекти като възнаграждение за работата, извършена при изпълнението на даден финансов инструмент. Когато е уместно, те могат да включват също така и стимули, свързани с политиката, за насърчаване на постигането на целите на политиката или за стимулиране на финансовите постижения на финансовия инструмент.
Член 219
Специфични правила за доверителните сметки при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, могат да откриват доверителни сметки по смисъла на член 68, параграф 7 от Финансовия регламент на свое име и изключително от името на Комисията. Тези упълномощени субекти изпращат съответните извлечения от сметките на отговорната служба на Комисията.
2. По доверителните сметки се поддържа подходяща ликвидност и активите, държани по тези доверителни сметки, се управляват в съответствие с принципите на доброто финансово управление, като се спазват подходящи пруденциални правила в съответствие с член 140, параграф 7 от Финансовия регламент.
3. За изпълнението на финансовите инструменти упълномощените субекти не извършват хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията за делегиране, посочени в член 217.
Член 220
Финансови инструменти, изпълнявани пряко
(член 139 от Финансовия регламент)
1. В изключителни случаи финансовите инструменти могат да се изпълняват пряко в съответствие с член 139, параграф 4 от Финансовия регламент чрез следните средства:
а)
специален инвестиционен механизъм, в който Комисията участва заедно с други публични или частни инвеститори с цел увеличаване на ефекта на лоста на финансовото участие на Съюза;
б)
заеми, гаранции, капиталови участия и други инструменти за споделяне на риска, различни от инвестиции в специализирани инвестиционни механизми, предоставяни пряко на крайните получатели или чрез финансови посредници.
2. За изпълнението на финансовите инструменти Комисията не извършва хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията със субектите, изпълняващи финансовия инструмент.
Член 221
Подбор на финансови посредници, ръководители на специални инвестиционни механизми и крайни получатели
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Когато Комисията изпълнява финансови инструменти пряко или непряко чрез специални инвестиционни механизми, тези механизми се създават в съответствие със законите на държава членка. Те могат също така да бъдат създадени в съответствие със законите на държава, различна от държава членка, в областта на външната дейност. Ръководителите на такива механизми са задължени от закона или чрез договор да действат добросъвестно като професионални ръководители.
2. Ръководителите на специалните инвестиционни механизми, посочени в параграф 1, и финансовите посредници или крайните получатели на финансовите инструменти се подбират, като се отчитат естеството на финансовия инструмент, който трябва да се изпълни, опитът и оперативният и финансовият капацитет на съответните субекти и/или икономическата жизнеспособност на проектите на крайните получатели. Изборът трябва да бъде прозрачен, обоснован от обективни причини и не трябва да поражда конфликт на интереси.
3. Не се предоставя финансова подкрепа за ръководители на специални инвестиционни механизми, на финансови посредници и на крайни получатели, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент.
Член 222
Условия за използване на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към преодоляване на пазарни несъвършенства или неефективности или неоптимални инвестиционни ситуации, както и към предоставяне на подкрепа само за крайните получатели, които се считат за потенциално икономически жизнеспособни в момента на предоставяне на подкрепата от Съюза чрез финансов инструмент.
2. Финансовите инструменти осигуряват подкрепа на крайните получатели по пропорционален начин. По-специално, преференциалното третиране на инвеститорите, предоставящи съвместни инвестиции или споделяне на риска, трябва да бъде обосновано и пропорционално на рисковете, поети от инвеститорите по даден финансов инструмент, и да бъде ограничено до необходимия минимум, за да се гарантира тяхната инвестиция или споделяне на риска.
Член 223
Ефект на лоста
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към постигане на ефект на лоста от финансовия принос на Съюза чрез мобилизиране на глобални инвестиции, надхвърлящи размера на финансовия принос на Съюза.
Ефектът на лоста от средствата на Съюза е равен на сумата за финансиране на допустимите крайни получатели, разделена на размера на финансовия принос на Съюза.
2. Целевият обхват на стойностите за ефекта на лоста се основава на предварителна оценка за съответния финансов инструмент.
Член 224
Предварителна оценка на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти се основават на предварителни оценки, които определят пазарните несъвършенства или неефективности или неоптималните инвестиционни ситуации, както и нуждите от инвестиции с оглед на целите на политиката.
2. Предварителната оценка доказва, че идентифицираните пазарни нужди не могат да бъдат посрещнати подходящо и своевременно чрез ръководени от пазара дейности или чрез интервенции на Съюза, различни от финансирането с финансов инструмент, като например регулиране, либерализация, реформа или други действия на политиката. Чрез нея се оценява вероятността финансовите инструменти да доведат до пазарни нарушения и изключване на частното финансиране, както и свързаните с това евентуални разходи,, и се определят средства за свеждане до минимум на отрицателните ефекти от такива нарушения.
3. В съответствие с принципа на субсидиарност предварителната оценка доказва, че даден финансов инструмент на ниво ЕС е по-подходящ за преодоляване на установените пазарни нужди от подобни финансови инструменти на национално или регионално ниво, включително тези, финансирани по линия на фондовете по ОСР. Когато се оценява добавената стойност от участието на Съюза, трябва да бъдат взети под внимание фактори като трудният достъп до финансиране на национално равнище, по-специално за трансгранични проекти, икономиите от мащаба или силният демонстрационен ефект, свързан с разпространението на най-добрите практики в държавите членки.
4. Предварителната оценка определя най-ефективния начин за изпълнение на финансовия инструмент.
5. Предварителната оценка доказва също, че планираният финансов инструмент е в съответствие с:
а)
новите и съществуващите финансови инструменти, за да се избегнат нежелани припокривания и да се постигнат синергии и икономии от мащаба;
б)
финансовите инструменти и другите форми на публична интервенция, насочени към същата пазарна среда, за да се избегнат несъответствия и да се проучат потенциалните синергии.
6. С предварителната оценка се оценяват пропорционалността на предвидената намеса по отношение на размера на установения недостиг на финансиране, очакваният ефект на лоста на планирания финансов инструмент и допълнителното качествено въздействие, като разпространението на най-добри практики, ефективното насърчаване на целите на политиката на Съюза по веригата на изпълнение или достъпът до специфични експертни познания на участниците във веригата на изпълнение.
7. Предварителната оценка установява набор от подходящи показатели за изпълнението за предложените финансови инструменти и показва очаквания продукт, резултати и въздействие.
8. Отделна предварителна оценка на финансовите инструменти се извършва само когато такава оценка, напълно съобразена с критериите в параграфи 1-7, не е включена в предварителната оценка или оценка на въздействието на програмата или дейността, обхваната от основен акт.
Член 225
Мониторинг на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. С цел да се осигури хармонизиран мониторинг на финансовите инструменти, посочени в член 140, параграф 12 от Финансовия регламент, се въвежда система за мониторинг от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се допринесе за осигуряването на достатъчна увереност, че средствата на Съюза се използват в съответствие с член 32, параграф 2 от Финансовия регламент.
2. Системата за мониторинг се използва за оценяване на напредъка на изпълнението по отношение на постигането на целите на политиката, отразени в съответните показатели за осъществените дейности и резултатите, установени съгласно предварителната оценка, за анализ на съответствието на изпълнението с определените изисквания съгласно член 140, параграф 2 от Финансовия регламент и за осигуряване на основа за докладването от Комисията, както се изисква съгласно член 38, параграф 5 и член 140, параграф 8 от Финансовия регламент.
3. В случай на непряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, представени от упълномощените субекти, и на наличните одити и проверки, извършени от упълномощените субекти, като се вземат предвид декларацията за управлението на упълномощените субекти и становището на независимия одитен орган, посочен в член 60, параграф 5 от Финансовия регламент. Комисията преглежда информацията, предоставена от упълномощените субекти, и може да извърши проверки, включително на извадков принцип, на подходящо равнище на изпълнение до крайните получатели.
Мониторингът от упълномощения субект се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници, и на наличните одити и проверки, извършени от финансовия посредник, като се вземат предвид декларацията за управлението на финансовия посредник и становището на независими одитори.
Когато не съществуват финансови посредници, упълномощеният субект пряко наблюдава използването на финансовия инструмент въз основа на докладите и отчетите, представени от крайните получатели.
Упълномощеният субект преразглежда, когато е уместно на базата на извадка, информацията, предоставена от финансовите посредници или от крайните получатели, и извършва проверки, както е определено в споразумението, посочено в член 217.
4. В случай на пряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници и от крайните получатели, подлежащи на съответните проверки. Разпоредбите на параграф 3 се прилагат за прякото управление mutatis mutandis.
5. Споразуменията за изпълнение на финансов инструмент съдържат необходимите разпоредби за прилагането на параграфи 1-4.
Член 226
Обработка на вноските от фондовете по ОСР
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Водят се отделни записи за вноските от фондовете по ОСР за финансовите инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент и подкрепяни от фондовете по ОСР съгласно специфичните за сектора правила.
2. Вноските от фондовете по ОСР се записват в отделни сметки и се използват в съответствие с целите на съответните фондове по ОСР за действия и крайни получатели, които са в съответствие с програмата или програмите, от които се правят вноските.
3. По отношение на вноските от фондовете по ОСР за финансови инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент, се прилагат специфичните за сектора правила.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 227
Доклад за бюджетното и финансовото управление през годината
(член 142 от Финансовия регламент)
Докладът за бюджетното и финансовото управление през годината съдържа точно описание на:
а)
постигането на целите за годината в съответствие с принципа на доброто финансово управление;
б)
финансовото състояние и събитията със съществено влияние върху дейностите през годината.
Докладът за бюджетното и финансовото управление е отделен от докладите за изпълнението на бюджета.
Член 228
Изключения от счетоводните принципи
(член 144 от Финансовия регламент)
Когато в конкретен случай счетоводителите смятат, че следва да бъде направено изключение от съдържанието на някой от счетоводните принципи, определени в счетоводните правила на Съюза, изключението надлежно се мотивира и докладва в бележките към финансовите отчети, посочени в член 232.
Член 229
Оправдателни документи
(член 144 от Финансовия регламент)
1. Всяко вписване се основава на оправдателни документи с дата и номер на хартиен носител или на носител, който гарантира надеждността и запазването на съдържанието им за сроковете, посочени в член 48.
2. Операциите от един и същ вид, извършени на едно и също място и на една и съща дата, могат да се обобщят в единен оправдателен документ.
Член 230
Отчет за финансовия резултат
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за финансовия резултат отразява приходите и разходите за годината, класифицирани по тяхното естество.
Член 231
Отчет за паричните потоци
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за паричните потоци представя паричните потоци през периода, като показва движението между откриването и закриването на касови наличности.
Касата е съставена от:
а)
касова наличност;
б)
банкови сметки и депозити, платими при поискване;
в)
други разполагаеми активи, които са високоликвидни и чиято стойност е стабилна.
Член 232
Бележки към финансовите отчети
(член 145 от Финансовия регламент)
Бележките съгласно член 145 от Финансовия регламент са неразделна част от финансовите отчети. Те съдържат най-малко следните данни:
а)
счетоводни принципи, правила и методи;
б)
обяснителни записки с допълнителна информация, която не се съдържа в основния текст на финансовите отчети, но е необходима за съставяне на вярна и точна представа.
Член 233
Отчети за изпълнението на бюджета
(член 146 от Финансовия регламент)
1. Отчетите за изпълнението на бюджета съдържат:
а)
данни за приходите, включително:
i)
промените в прогнозните бюджетни приходи;
ii)
изпълнението на приходите;
iii)
установените вземания;
б)
данни за промените в общия размер на наличните бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
в)
данни за усвояването на общите налични бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
г)
данни за неизпълнените поети задължения, за пренесените от предходната година и за поетите през текущата година задължения.
2. По отношение на данните за приходите се прилага справка с разбивка по държави членки за размера на вноските в системата на собствените ресурси, които подлежат на събиране към края на финансовата година и за които е издадено нареждане за събиране.
Член 234
Условия за предаване на отчетите
(член 148 от Финансовия регламент)
Междинните и окончателните отчети, посочени в членове 147 и 148 от Финансовия регламент, могат да се изпращат по електронен път.
ГЛАВА 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Счетоводна система
Член 235
Счетоводна система
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят на всяка институция и орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставя и съхранява актуализирани документи, които описват счетоводната система и счетоводните процедури в неговата институция и орган.
2. Бюджетните приходи и разходи се регистрират в компютризираната система по член 236 според икономическия характер на операцията като текущи приходи и разходи или като капитал.
Член 236
Компютризирани системи
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Сметките се водят с помощта на интегрирана компютризирана система.
2. Когато сметките се водят с компютризирани системи и подсистеми, всяка система и подсистема се описва подробно.
Описанието определя съдържанието на всички полета с данни и посочва как системата обработва отделните операции. В него се посочва как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция и за всяка промяна в компютризираните системи и подсистеми, така че по всяко време да е възможно определяне на характера на промените и лицето, което ги е внесло.
Описанието на компютризираните счетоводни системи и подсистеми посочва връзките между тези системи и централната счетоводна система, по-специално по отношение на преноса на данни и равняването на салдата.
3. Достъп до компютризираните системи и подсистеми имат единствено лицата, включени в списък на упълномощените потребители, който всяка институция съставя и актуализира.
Раздел 2
Счетоводни книги
Член 237
Счетоводни книги
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент води регистър, главна книга и поне подглавни книги за длъжниците, кредиторите и дълготрайните активи, освен ако това е икономически неоправдано.
Счетоводните книги се състоят от електронни документи, които се идентифицират от счетоводителя и осигуряват пълни гаранции за доказателствената си сила.
Записванията в регистъра се прехвърлят в главната книга, структурирана според сметкоплана по член 212.
Регистърът и главната книга могат да се разделят на толкова специални регистри и специални книги, колкото е необходимо, за да се изпълнят изискванията.
Вписванията в специалните регистри и специалните книги се централизират поне веднъж месечно в регистъра и в главната книга.
Член 238
Оборотна ведомост
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставят оборотна ведомост, която обхваща всички сметки от общата счетоводна отчетност, включително уравнените през годината, като във всички случаи посочва:
а)
номер на сметката;
б)
описание;
в)
общо дебит;
г)
общо кредит;
д)
салдо.
Член 239
Счетоводно равняване
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Данните от главната счетоводна книга се съхраняват и организират така, че да отговарят на съдържанието на всяка сметка, включена в оборотната ведомост.
2. По отношение на инвентарния опис на дълготрайните активи се прилагат разпоредбите на членове 246-253.
Раздел 3
Записване
Член 240
Записи по сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записите се извършват по метода на двустранното счетоводно записване, при който всяко движение или изменение по сметките се отразява със запис, осигуряващ равностойност между дебитираната и кредитираната сума по различните сметки, до които се отнася записът.
2. За операция във валута, различна от еврото, се изчислява равностойността в евро и се записва в сметките.
Операциите в чуждестранна валута по сметки, които могат да се преоценят, подлежат на преоценка най-малко всеки път, когато сметките се приключват.
Преоценката се извършва по курсовете, посочени в член 6.
Обменният курс на еврото спрямо друга валута, който се използва за изготвяне на баланса към 31 декември от година N, е курсът за последния работен ден на година N.
3. Счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент, уточняват правилата за обмен и преоценка, необходими за целите на счетоводната отчетност с текущо начисляване.
Член 241
Счетоводни записи
(член 154 от Финансовия регламент)
При всички счетоводни записи се посочват произходът, съдържанието и счетоводните референции на всички данни, както и съответните оправдателни документи.
Член 242
Записване в регистъра
(член 154 от Финансовия регламент)
Счетоводните операции се записват в регистъра по един от следните методи, които не са взаимно изключващи се:
а)
по дни и по операции;
б)
под формата на месечно обобщение на общите суми по операциите, при условие че се съхранява цялата документация, която позволява проверка на отделните операции по дни.
Член 243
Утвърждаване на записванията
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записванията в регистъра и в подглавните книги стават окончателни чрез процедура на утвърждаване, която забранява промени или изтриване на записванията.
2. Най-късно преди представянето на окончателните финансови отчети се прилага процедура за приключване, чиято цел е да замрази хронологията на регистрираните данни и да гарантира тяхната ненарушимост.
Раздел 4
Равняване и проверка
Член 244
Равняване на сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Салдото по сметките в оборотната ведомост се равнява периодично и най-малко при годишното приключване с данните от управленските системи, използвани от разпоредителите с бюджетни кредити за управление на активите и пасивите и за ежедневното регистриране на данни в счетоводната система.
2. Периодично и най-малко винаги когато сметките се приключват, счетоводителят проверява дали банковите салда съответстват на реалната ситуация, по-специално по отношение на:
а)
парични средства в банки чрез равняване с предоставените от финансовите институции извлечения от сметките;
б)
касовите наличности чрез равняване с данните от касовата книга.
Сметките за дълготрайните активи подлежат на преглед съгласно член 250.
3. Междуинституционалните свързващи сметки се равняват ежемесечно.
4. Временните сметки се откриват и преглеждат ежегодно от счетоводителя. Тези сметки са под отговорността на разпоредителя с бюджетни кредити и той ги изчиства възможно най-скоро.
Раздел 5
Бюджетни сметки
Член 245
Съдържание и водене на бюджетните сметки
(член 156 от Финансовия регламент)
1. За всяко подразделение на бюджета бюджетните сметки отразяват:
а)
по отношение на разходите:
i)
разрешените в първоначалния бюджет бюджетни кредити, включените в коригиращите бюджети бюджетни кредити, пренесените бюджетни кредити, наличните бюджетни кредити след събирането на целеви приходи, трансферите на бюджетни кредити, както и общия размер на наличните бюджетни кредити;
ii)
поетите задължения и плащанията за финансовата година;
б)
по отношение на приходите:
i)
прогнозите в първоначалния бюджет, прогнозите в коригиращите бюджети, целевите приходи и установения по този начин общ размер на прогнозните приходи;
ii)
установените вземания и събраните суми за съответната финансова година;
в)
неизплатените поети задължения и несъбраните приходи, които са пренесени от предходни финансови години.
Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания по буква а) от първа алинея се записват и отразяват отделно.
Глобалните временни поети задължения във връзка с Европейския фонд за гарантиране на земеделието (наричан по-нататък „ЕФГЗ“) и съответните плащания по тях също се записват в бюджетните сметки.
Тези задължения се представят спрямо общия размер на бюджетните кредити за ЕФГЗ.
2. Бюджетните сметки отразяват отделно:
а)
усвояването на бюджетните кредити, които са пренесени, и бюджетните кредити за годината;
б)
изчистването на неизплатени задължения.
В приходната част подлежащите на събиране приходи от предходни финансови години се представят отделно.
3. Бюджетните сметки могат да бъдат организирани по такъв начин, че да се изгради система на разходно осчетоводяване.
4. Бюджетните сметки се водят чрез компютърни системи, в книги или в картотеки.
ГЛАВА 3
Инвентарен опис
Член 246
Инвентарен опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Системата на инвентарен опис се изгражда от разпоредителя с бюджетни кредити с техническото съдействие на счетоводителя. Тази система трябва да съдържа цялата информация, която се изисква за водене на счетоводството и опазване на активите.
Член 247
Опазване на имуществото
(член 157 от Финансовия регламент)
Всяка институция и орган, посочени в член 141 от Финансовия регламент, приемат разпоредби за опазване на активите, отразени в съответните им счетоводни баланси, и вземат решение кои административни отдели отговарят за системата на инвентарен опис.
Член 248
Вписване в инвентарния опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Подлежат на вписване в инвентарния опис и в счетоводните сметки за дълготрайните активи всички придобити активи, чийто срок на употреба е над една година, които не са консумативи и чиято покупна цена или производствена цена е по-висока от указаната в счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент.
Член 249
Съдържание на описа по елементи
(член 157 от Финансовия регламент)
Инвентарният опис съдържа подходящо описание на всеки елемент и посочва неговото местонахождение или за движимите вещи - отговорната служба или лице, датата на придобиване и единичната цена.
Член 250
Инвентаризация на движимо имущество
(член 157 от Финансовия регламент)
Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, извършват инвентаризация по такъв начин, че да се провери физическото наличие на всяка вещ и нейното съответствие със записа в инвентарния опис. Проверките се извършват в рамките на годишна програма за проверки, с изключение на дълготрайните материални и нематериални активи, които се проверяват най-малко веднъж на три години.
Член 251
Препродажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Членовете, длъжностните лица и останалите служители на институциите и органите по член 141 от Финансовия регламент нямат право да придобиват вещи, които институциите и органите препродават, с изключение на продадените чрез публичен търг.
Член 252
Процедура за продажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
1. Продажбата на материални активи се обявява на местно равнище по подходящ начин, ако единичната покупна цена е 8 100 EUR или над тази стойност. Между публикуването на последната обява и сключването на договора за продажба следва да изминат най-малко 14 календарни дни.
Продажбите, посочени в първа алинея, се извършват чрез обяви за продажба, които се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз, ако единичната покупна цена е 391 100 EUR или над тази стойност. Подходящи обяви могат да се публикуват и в печатните издания на държавите членки. Между датата на публикуване в Официален вестник на Европейския съюз и сключването на договора за продажба трябва да измине най-малко един месец.
2. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, могат да се откажат от обяви, ако разходите за тях надхвърлят очакваните постъпления от операцията.
3. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, във всички случаи се стремят да постигнат най-добрата цена при продажбата на материални активи.
4. Параграфи 1, 2 и 3 не се прилагат за продажби между институциите на Съюза и неговите органи, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 253
Процедура за освобождаване от материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя декларация или протокол във всички случаи, когато елемент от инвентарния опис, включително сградите, се продава, предоставя безплатно, бракува, отдава под наем или липсва поради загуба, кражба или по друга причина.
В декларацията или протокола се посочва по-конкретно дали вещта следва да се подмени за сметка на длъжностно лице или друг служител на Съюза или друго лице.
Когато недвижимо имущество или големи съоръжения се предоставят безплатно, трябва да се състави договор и случаят да се опише в годишен доклад, който се изпраща на Европейския парламент и Съвета при представянето на проектобюджета.
Членовете, длъжностните лица или другите служители на институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, не могат да бъдат получатели на собствеността от инвентарния опис, която е предоставена безплатно или бракувана.
Член 254
Инвентарен опис и обявяване на продажби в делегациите на Съюза
(член 157 от Финансовия регламент)
1. В случая на делегациите на Съюза постоянните инвентарни описи на движимото имущество, принадлежащо на Съюза, се съхраняват по места. Те се изпращат редовно на централните отдели в съответствие с приетите от всяка институция правила.
Движимото имущество, което е в транзит до делегациите на Съюза, се вписва във временен опис, преди да бъде заведено в постоянния опис.
2. Обявяването на продажбите на движимо имущество на делегациите на Съюза се извършва съгласно местните обичаи.
ЧАСТ ВТОРА
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
НАУЧНИ ИЗСЛЕДВАНИЯ
Член 255
Видове дейности
(член 181 от Финансовия регламент)
1. Преките дейности се изпълняват от структурите на Съвместния изследователски център (наричан по-нататък „JRC“) и по принцип се финансират изцяло от бюджета. Те включват:
а)
научноизследователски програми;
б)
проучвателни изследователски дейности;
в)
дейности за научно-техническа подкрепа от институционален характер.
2. JRC може да участва в непреки дейности при условията, посочени в член 183 от Финансовия регламент.
3. Прогнозите за вземанията по член 181, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
Член 256
Допълнителни правила, приложими към JRC
(член 183 от Финансовия регламент)
1. Дейностите на конкурентна основа, реализирани от JRC, включват:
а)
дейности, извършвани след процедури за безвъзмездни средства или за обществени поръчки;
б)
дейности от името на трети страни;
в)
дейности, предприети съгласно административно споразумение с други институции или други служби на Комисията за предоставяне на научно-технически услуги.
2. Когато провежданите от JRC дейности за трети страни включват обществени поръчки, процедурата за възлагане на обществените поръчки е съобразена с принципите на прозрачност и равно третиране.
3. Прогнозите за вземанията по член 183, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
ДЯЛ II
ВЪНШНИ ДЕЙНОСТИ
ГЛАВА I
Общи разпоредби
Член 257
Дейности, които могат да бъдат финансирани
(член 184 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за дейностите, посочени в част 2, дял IV, глава 1 от Финансовия регламент, могат по-конкретно да финансират обществени поръчки, безвъзмездни средства, включително лихвени субсидии, специални заеми, гаранции по заеми, финансова помощ, бюджетна подкрепа и други специфични форми на бюджетно подпомагане.
ГЛАВА II
Бюджетна подкрепа и доверителни фондове с няколко донори
Член 258
Използване на бюджетната подкрепа
(член 186 от Финансовия регламент)
1. Когато е предвидено в съответните основни актове, Комисията може да използва секторна или обща бюджетна подкрепа в рамките на трета държава, ако са изпълнени следните условия:
а)
управлението на публичните финанси на държавата партньор е достатъчно прозрачно, надеждно и ефективно;
б)
държавата партньор е въвела достатъчно надеждни и подходящи секторни или национални политики и;
в)
държавата партньор е въвела макроикономически политики, ориентирани към стабилността.
2. Споразуменията, сключени с държавата партньор, трябва да съдържат задължение тази държава да предостави на Комисията надеждна и своевременна информация, която позволява на Комисията да направи оценка на изпълнението на условията, посочени в параграф 1.
Член 259
Доверителни фондове на Съюза за външни дейности
(член 187 от Финансовия регламент)
Вноските на другите донори се вземат предвид при постъпването им в специфичната банкова сметка на доверителния фонд и в размера в евро, получен при валутния обмен в момента на получаването им по специфичната банкова сметка.
Вноската на Съюза се прехвърля своевременно за покриване на правните задължения на доверителния фонд, като се вземат предвид наличните средства, предоставени от други донори.
Лихвите, натрупани по специфичната банкова сметка на доверителния фонд, се инвестират в доверителния фонд, освен ако е предвидено друго в учредителния акт на доверителния фонд.
Всички трансакции, направени през годината по банковата сметка, посочена в третата алинея, се записват съответно в сметките на доверителния фонд.
Финансовото отчитане на операциите, извършени от всеки доверителен фонд, се извършва два пъти годишно от разпоредителя с бюджетни кредити.
Доверителните фондове подлежат всяка година на независим външен одит.
Съветът на доверителния фонд одобрява годишния доклад на доверителния фонд, изготвен от разпоредителя с бюджетни кредити, заедно с годишните отчети, изготвени от счетоводителя. Тези доклади се прилагат към годишния доклад на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити и се представят на Европейския парламент и Съвета в рамките на процедурата за освобождаване от отговорност на Комисията.
Правилата за съставяне на съвета и неговият вътрешен правилник се определят в учредителния акт на доверителния фонд, приет от Комисията и спазван от донорите. Тези правила гарантират справедливо представяне на донорите и включват изискването за положителен вот от Комисията за окончателното решение за използването на средствата.
ГЛАВА III
Обществени поръчки
Член 260
Ползване на сгради под наем
(член 190 от Финансовия регламент)
Единствените поръчки за недвижими имоти, които могат да бъдат финансирани от оперативните бюджетни кредити за външни дейности, са тези за ползване под наем на сгради, които вече са били построени към датата на сключване на договора за наем. Поръчките се публикуват съгласно член 124.
Член 261
Определения
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за услуги включват поръчки за проучвания и техническа помощ.
Поръчката за проучване е договор за услуга, сключен между доставчик и възложител, който включва проучвания за определяне и подготовка на проекти, проучвания за приложимост, икономически и пазарни проучвания, технически проучвания и одити.
Поръчката за техническа помощ е поръчка, при която от доставчика се изисква да има консултантска роля, да управлява или да надзирава проект или да осигури посочените в условията на поръчката консултанти.
2. Когато трета държава разполага с квалифициран управленски персонал в своите отдели или структури с публично участие, поръчките могат да се изпълняват пряко от тези отдели или структури чрез пряко влагане на труд.
Член 262
Специални разпоредби във връзка с праговете и условията за възлагане на външни обществени поръчки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Членове 123-126, с изключение на определенията, член 127, параграфи 3 и 4, членове 128, 134-137, член 139, параграфи 3-6, член 148, параграф 4, член 151, параграф 2 и членове 152-158, 160 и 164 от настоящия регламент не се прилагат към договорите за обществени поръчки, сключени от възложителите по член 190, параграф 2 от Финансовия регламент или от тяхно име.
Решението за изпълнение на разпоредбите във връзка с обществените поръчки по тази глава се взема от Комисията, включително за подходящите проверки, извършвани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, когато Комисията не е възложител.
2. При неспазване на процедурите по параграф 1 разходите за съответните операции не могат да се финансират от Съюза.
3. Настоящата глава не се прилага за възложителите по член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, когато след проверките съгласно член 61 от Финансовия регламент Комисията им е разрешила да прилагат собствени процедури за обществени поръчки.
Член 263
Обявяване и недопускане на дискриминация
(членове 190 и 191 от Финансовия регламент)
1. Комисията предприема необходимите мерки за гарантиране на максимално широко участие при равни условия в конкурентните процедури за възлагане на обществени поръчки, финансирани от Съюза. За целта по-конкретно се полагат грижи за:
а)
осигуряване на адекватно публикуване в разумен срок на предварителните обявления, обявленията за обществена поръчка и обявленията за възлагане;
б)
премахване на всички дискриминационни практики или технически спецификации, които биха могли да затруднят широкото участие при равни условия на всички физически и юридически лица, посочени в член 182 от Финансовия регламент.
2. Член 265, параграф 5, член 267, параграф 3 и член 269, параграф 4 не засягат използването на електронни обществени поръчки.
Член 264
Обявяване
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Обявлението за предварителна информация за международни покани за представяне на оферти се изпраща на Службата за публикации във възможно най-кратки срокове при поръчките за доставки и услуги и възможно най-бързо след решението за одобряване на програмата при договорите за строителни работи.
2. За целите на тази глава обявлението за обществена поръчка се публикува:
а)
най-малко в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет за международните покани за представяне на оферти;
б)
най-малко в държавния вестник на държавата получател или в равностойно издание за местните покани за представяне на оферти.
Когато обявлението за обществена поръчка се публикува и на местно равнище, то трябва да е идентично на публикуваното в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет и да се публикува едновременно с него. Комисията отговаря за публикуването в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет. Ако обявлението се публикува на местно равнище, това може да се извърши от структурите, посочени в член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент.
3. Обявлението за възлагане се изпраща при подписването на договора, освен когато, ако все още е необходимо, поръчката е обявена за тайна или когато изпълнението на поръчката трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност с цел защита на основните интереси на Европейския съюз или на държавата бенефициер, както и когато публикуването на обявлението за възлагане се счита за неподходящо.
Член 265
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за услуги са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече:
i)
международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
ii)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 3 от настоящия член или рамково споразумение.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
Плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
2. При международната ограничена процедура по параграф 1, буква а) в обявлението за обществена поръчка се посочва броят на кандидатите, които ще бъдат поканени да подадат оферти. За поръчки за услуги се канят най-малко четирима кандидати. Броят на кандидатите, допуснати да подадат оферти, трябва да бъде достатъчен, за да осигури реална конкуренция.
Списъкът на избраните кандидати се публикува на интернет сайта на Комисията.
Ако броят на кандидатите, отговарящи на критериите за подбор или на минималните нива на капацитет, е по-нисък от минималния брой, възложителят може да покани да представят оферти само кандидатите, отговарящи на критериите за представяне на оферта.
3. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), възложителят съставя списък на най-малко трима оференти по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Оферентите при състезателната процедура на договаряне могат да бъдат избрани от подходящо обявен списък на потенциални оференти, посочен в член 136, параграф 1, буква б). Този списък се изготвя след покана за изразяване на интерес и е валиден за не повече от пет години от датата на обявлението. Списъкът може да включва подсписъци. Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да представят оферта.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с оферентите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
4. За правни услуги съгласно номенклатурата CPV възложителите могат да използват състезателна процедура на договаряне, независимо от прогнозната стойност на поръчката.
5. Офертите се изпращат в пакет или във външен плик, съдържащ два отделни запечатани плика - един с надпис „Плик А - Техническа оферта“ и друг с надпис „Плик Б - Финансова оферта“. На външния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Ако тръжната документация предвижда събеседвания, комисията за оценка може да ги проведе с главните членове на екипа от експерти, предложен в технически приемливите оферти, след като изготви писмени междинни заключения и преди да приключи окончателно оценката на техническите оферти. В такива случаи събеседването с експертите се провежда от комисията за оценка, за предпочитане колективно, ако те образуват екип, и на достатъчно близки времеви интервали, за да може да се направи сравнение. Събеседванията се провеждат в съответствие с образец, одобрен предварително от тръжната комисия и прилаган към всички поканени за събеседване експерти или екипи. Датата и часът на събеседването се съобщават на оферентите най-малко десет календарни дни предварително. В случаи на непреодолима сила, при които оферентът е възпрепятстван да се яви на събеседването, следва да му се изпратят нова дата и час.
6. Критериите за възлагане на поръчка служат за определяне на икономически най-изгодната оферта.
Икономически най-изгодната оферта се избира чрез претегляне в съотношение 80/20 на техническите качества и цената. За тази цел:
а)
полученият резултат за техническата оферта се умножава по 0,80;
б)
полученият резултат за ценовата оферта се умножава по 0,20.
Член 266
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. За поръчките за услуги възложителят може да използва процедура на договаряне въз основа само на една оферта в следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 104, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато услугите се възлагат на организации от публичния сектор или институции или сдружения с нестопанска цел и се отнасят до дейности от институционален характер или целят да предоставят помощ на хора в социалната сфера;
в)
за услуги, които представляват продължение на вече започнали услуги, при условията, изброени в параграф 2;
г)
когато тръжната процедура или опитът за използване на рамково споразумение до момента са неуспешни, т.е. когато не е получена нито една качествено и/или финансово подходяща оферта, като в такъв случай след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено;
д)
когато съответната поръчка следва конкурс и съгласно приложимите правила трябва да бъде възложена на успелия кандидат или на един от успелите кандидати, като в такъв случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
е)
когато по технически причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен доставчик на услуги;
ж)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Дейностите от институционален характер, посочени в буква б) от първа алинея, включват услуги, които са пряко свързани със законоустановената мисия на публичните органи.
2. Услугите, които са продължение на вече започнали услуги по параграф 1, буква в), са следните:
а)
допълнителни услуги, които не са обхванати от основната поръчка, но в резултат на непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на поръчката, при условие че допълнителната услуга не може технически и икономически да се отдели от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя, и че съвкупната стойност на допълнителните услуги не надхвърля 50 % от стойността на основната поръчка;
б)
допълнителни услуги, представляващи повторение на подобни услуги, възложени на изпълнителя на първоначална поръчка, при условие че:
i)
за първата услуга е било публикувано обявление за обществена поръчка и възможността да се използва процедура на договаряне за нови услуги за проекта, както и прогнозната цена са били ясно посочени в обявлението за обществена поръчка, публикувано за първата услуга;
ii)
продължението на поръчката е само за стойност и за продължителност, които не надхвърлят стойността и продължителността на първоначалната поръчка.
Член 267
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за доставки са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече: международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: рамково споразумение или:
i)
за поръчки на стойност от 100 000 EUR или повече, но по-малка от 300 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
ii)
за поръчки на стойност под 100 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2.
в)
плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), подточка ii) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима доставчици по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с доставчиците възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
4. При поръчки за доставки без предвидено следпродажбено обслужване единственият критерий за възлагане на поръчката е цената.
Когато предложенията за следпродажбено обслужване или за обучение имат особено значение, се избира офертата с най-ниската цена или икономически най-изгодната оферта, като се отчита техническото качество на предложеното обслужване и цената.
Член 268
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за доставки могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на едно предложение при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато това се определя от характера или особените характеристики на доставките, например когато изпълнението на поръчката е запазено изключително за притежатели на патенти или лицензи за ползване на патенти;
в)
за допълнителни доставки от първоначалния доставчик с цел частично да се заменят обичайните доставки или монтажи или да се разширят съществуващите доставки или монтажи, когато евентуална промяна на доставчика би задължила възложителя да придобие съоръжения с различни технически характеристики и това би довело до несъвместимост или прекомерни технически трудности при експлоатацията и поддръжката;
г)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
д)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
е)
за поръчки относно котирани доставки и покупки на стоковата борса;
ж)
за поръчки по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
В случаите, посочени в буква г) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. За целите на параграф 1, буква а) от настоящия член операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Член 269
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за строителни работи са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 5 000 000 EUR или повече:
i)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
ii)
с оглед на характеристиките на някои строителни работи, международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече, но по-малка от 5 000 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
в)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2 от настоящия член;
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква в) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима изпълнители по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с изпълнителите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Критериите за подбор обхващат капацитета на оферента да изпълнява подобни поръчки, по-специално с оглед на извършени строителни работи през последните години. След извършване на подбора и след отхвърляне на недопустимите оферти единственият критерий за възлагане на обществената поръчка е цената.
4. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
Член 270
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за строителни работи могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на една оферта при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
за допълнителни строителни работи, които не са включени в първоначалната поръчка, но поради непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на описаните в нея работи, при условията по параграф 2;
в)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
г)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
д)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
В случаите, посочени в буква в) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. Допълнителните строителни работи по параграф 1, буква б) се възлагат на изпълнителя на строителни работи, който вече извършва работите:
а)
когато тези работи не могат технически и икономически да се отделят от главната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя;
б)
когато тези работи, макар отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване;
в)
когато съвкупната стойност на поръчката за допълнителни работи не надхвърля 50 % от стойността на главната поръчка.
Член 271
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за недвижими имоти
(член 190 от Финансовия регламент)
Поръчките за недвижими имоти по член 260 могат да се възлагат чрез процедура на договаряне, след като е проучен местният пазар.
Член 272
Избор на процедура за възлагане на обществени поръчки при смесени договори
(член 190 от Финансовия регламент)
При поръчки както за доставка на услуги, така и за доставка на стоки или за извършване на строителни работи, възложителят със съгласието на Комисията, ако тя самата не е възложител, определя приложимите прагове и процедури с оглед на преобладаващия аспект, който се оценява въз основа на относителната стойност и оперативното значение на различните елементи на поръчката.
Член 273
Тръжна документация
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация по член 138 се изготвя въз основа на най-добрите международни практики и в съответствие с разпоредбите на настоящата глава по отношение на обявяването и контактите между възложителя и оферентите.
2. При поръчките за услуги тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
вида поръчка;
ii)
критериите за възлагане и тяхната тежест;
iii)
възможността за събеседвания и графика за тяхното провеждане;
iv)
информация дали се допускат варианти;
v)
разрешения дял, който може да се възлага на подизпълнители;
vi)
максималния бюджет, наличен за поръчката;
vii)
валутата на офертите;
б)
списък на избраните кандидати (с посочване на забраната за сдружаване);
в)
общите условия на поръчките за услуги;
г)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
д)
заданието с планирания график за проекта и датите, от които според плана главните експерти трябва да бъдат на разположение;
е)
ценовата таблица (за попълване от оферента);
ж)
образец на офертата;
з)
образец на договора;
и)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за плащане на предварителното финансиране.
Буква з) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
3. При поръчките за доставки тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за доставки;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
техническо приложение с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
4. При поръчките за строителни работи тръжната документация съдържа следните документи:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за строителни работи;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
технически приложения с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
5. Ако възникнат противоречия между специфичните условия, посочени в параграф 2, буква г), параграф 3, буква в) и параграф 4, буква в), и общите условия, се прилагат тези специфични условия.
6. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски стандарти или, ако е подходящо, международни стандарти, които са сертифицирани от организациите, отговарящи на европейските или международните стандарти относно сертифицирането. Възложителите приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за осигуряване на качеството.
Член 274
Гаранции
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Чрез дерогация от член 163 предварителните гаранции са в евро или във валутата на договора, за който се отнасят.
2. Възложителят може да поиска тръжна гаранция по смисъла на настоящата глава в размер от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката за доставки или строителни работи. Тя трябва да бъде в съответствие с член 163. Гаранцията се освобождава при подписване на договора. Тя се задържа, ако офертата, представена преди крайния срок за представяне на офертите, впоследствие бъде оттеглена.
3. При поръчки за доставки и строителни работи възложителят може да изиска гаранция за изпълнението на стойност, определена в тръжните документи, между 5 % и 10 % от общата стойност на поръчката. Тази гаранция се определя въз основа на обективни критерии като вида и стойността на поръчката.
Независимо от това се изисква гаранция за изпълнението, когато са надхвърлени следните прагове:
а)
345 000 EUR за поръчки за строителни работи;
б)
150 000 EUR за поръчки за доставки.
Тази гаранция остава валидна поне до окончателното приемане на доставките или строителните работи. В случай на лошо изпълнение на поръчката се задържа целият размер на гаранцията.
Член 275
Срокове за процедурите
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Офертите трябва да бъдат получени от възложителя на адреса и преди крайния срок, посочени в поканата за представяне на оферти. Определеният от възложителя срок за получаване на оферти и заявки за участие е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и достатъчен период за подготовка и представяне на офертите.
При поръчките за услуги минималният срок между датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти и крайната дата за получаване на офертите е 50 дни. При неотложни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
2. Оферентите могат да задават въпроси в писмена форма преди крайната дата за получаване на офертите. Възложителят предоставя отговорите на въпросите преди крайната дата за получаване на офертите.
3. При международните ограничени процедури срокът за получаване на заявления за участие е най-малко 30 дни от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка. Периодът между датата на изпращане на писмото с поканата и крайния срок за получаване на офертите е най-малко 50 дни. При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
4. При международните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
90 дни за поръчки за строителни работи;
б)
60 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
5. При местните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
60 дни за поръчки за строителни работи;
б)
30 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
6. При състезателните процедури на договаряне, посочени в член 265, параграф 1, буква б), член 267, параграф 1, буква в) и член 269, параграф 1, буква в), на кандидатите се дава срок от най-малко 30 дни от датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти, в който те могат да представят оферти.
7. Сроковете по параграфи 1-6 се изразяват в календарни дни.
Член 276
Комисия за оценка
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за изпълняващи изискванията, се оценяват и класират от комисия за оценка въз основа на предварително обявените критерии за отстраняване, подбор и възлагане. Тази комисия се състои от нечетен брой членове, най-малко трима, с необходимите технически и административни експертни познания за оценка на офертите.
2. Ако Комисията не е възложител, тя може да поиска копие от тръжните документи, офертите, оценката на офертите и подписаните договори. Тя също може да участва като наблюдател при отварянето и оценката на офертите.
3. Офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, или на посочените в нея специфични изисквания, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят може да покани кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване, подбор и възлагане, в определен от нея/него срок и при зачитане на принципа за равно третиране.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за необходимите пояснения във връзка със съдържанието на офертата.
5. Задължението за съставяне на комисия за оценка може да бъде отменено за процедури на стойност, ненадвишаваща 20 000 EUR.
ГЛАВА IV
Безвъзмездни средства
Член 277
Финансиране в пълен размер
(член 192 от Финансовия регламент)
В случай на дерогация от изискването за съфинансиране в решението за отпускане се излагат мотивите.
ДЯЛ III
ЕВРОПЕЙСКИ СЛУЖБИ
Член 278
Европейските служби и създаване на допълнителни служби
(член 195 от Финансовия регламент)
Посочените в член 195 от Финансовия регламент европейски служби са следните:
а)
Службата за публикации;
б)
Европейската служба за борба с измамите;
в)
Европейската служба за подбор на персонал и Европейското училище по администрация, което е административно прикрепено към нея;
г)
Службата за управление и плащане по индивидуални права;
д)
Службата за инфраструктура и логистика в Брюксел и Службата за инфраструктура и логистика в Люксембург.
Една или повече институции могат да създават допълнителни служби, при условие че това се оправдава от анализа на разходите и ползите и се гарантира видимостта на действията на Съюза.
Член 279
Делегиране от институциите на европейските междуинституционални служби
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
Всяка институция е отговорна за бюджетните задължения. Институциите могат да делегират на директора на съответната междуинституционална европейска служба всяко последващо действие, по-специално правните задължения, утвърждаването на разходи, разрешаването на плащания и изпълнението на приходи, като определят границите и условията на делегираните правомощия.
Член 280
Специални правила за Службата за публикации
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
По отношение на Службата за публикации всяка институция взема решение относно своята политика на публикуване. В съответствие с член 21 от Финансовия регламент нетните приходи от продажбата на публикации се използват като целеви приходи от институцията, която е автор на публикациите.
Член 281
Делегиране на определени функции от счетоводителя
(член 196 от Финансовия регламент)
Счетоводителят на Комисията, по предложение на управителния комитет на съответната служба, може да делегира на служител на службата някои от функциите си във връзка със събирането на приходите и плащането на разходите, които се извършват пряко от съответната служба.
Член 282
Каса - банкови сметки
(член 196 от Финансовия регламент)
За да се покрият касовите потребности на дадена междуинституционална служба, Комисията може да открива банкови сметки или пощенски джиро сметки на името на службата по предложение на управителния комитет на службата. Крайното салдо на касата за всяка година се равнява и коригира между съответната служба и Комисията в края на финансовата година.
ДЯЛ IV
БЮДЖЕТНИ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 283
Общи разпоредби
(член 201 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за административни разходи, обхванати от настоящия дял, са тези, посочени в член 41 от Финансовия регламент.
Поетите бюджетни задължения, съответстващи на бюджетните кредити за административни разходи, чието естество е общо за няколко дяла и които се управляват общо, могат да бъдат записани общо в бюджетното счетоводство съгласно обобщената класификация по видове, посочена в член 25.
Съответните разходи се вписват по бюджетните редове на всеки дял съгласно същото разпределение като за бюджетните кредити.
Член 284
Гаранции по договори за наем
(член 201 от Финансовия регламент)
Предоставените от институциите гаранции по договори за наем са под формата на банкови гаранции или депозит в блокирана банкова сметка на името на институцията или на наемодателя, изразени в евро, освен в надлежно мотивирани случаи.
Въпреки това, когато за трансакции в трети държави не е възможно да се използва никоя от тези форми на гаранции, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме други форми, при условие че те гарантират еквивалентна защита на финансовите интереси на Съюза.
Член 285
Аванси за служители и членове на институциите
(член 201 от Финансовия регламент)
На служителите и членовете на институциите могат да се изплащат аванси в съответствие с условията на Правилника за персонала.
Член 286
Сгради
(член 203 от Финансовия регламент)
1. Разходите, посочени в член 203, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудване на сгради. В тях не се включват допълнителни разходи.
2. Процедурата за ранно информиране, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент, и процедурата за предварително одобрение, посочена в член 203, параграф 5 от Финансовия регламент, не се прилагат по отношение на придобиването на земя безвъзмездно или срещу символична сума.
3. Процедурата за ранно информиране и процедурата за предварително одобрение, определени в член 203, параграфи 3-7 от Финансовия регламент, не се прилагат за жилищни сгради. Европейският парламент и Съветът могат да поискат от компетентната институция всякаква информация, свързана с жилищни сгради.
4. При извънредни или спешни политически обстоятелства ранната информация, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент относно проектите за недвижими имоти, свързани с делегациите на Съюза или службите му в трети държави, може да бъде представена заедно с проекта за недвижими имоти в съответствие с член 203, параграф 5 от Финансовия регламент. В такива случаи процедурите за ранно информиране и за предварително одобрение се провеждат при първа възможност.
5. Процедурата за предварително одобрение, предвидена в член 203, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент, не се прилага за подготвителни договори или проучвания, необходими за оценка на подробните разходи и финансиране на проекта за недвижими имоти.
6. Праговете от 750 000 EUR или 3 000 000 EUR, посочени в член 203, параграф 7, подточки ii), iii) и iv) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудването на сградата. За договори за наеми и плодоползване в тези прагове се вземат предвид разходите за оборудването на сградата, но не и допълнителните разходи.
7. Една година след датата на влизане в сила на Финансовия регламент Комисията изготвя доклад за прилагането на процедурите, посочени в член 203, параграфи 3-8 от Финансовия регламент.
ДЯЛ V
ЕКСПЕРТИ
Член 287
Външни експерти, които получават възнаграждение
(член 204 от Финансовия регламент)
1. За стойности под праговете по член 170, параграф 1 могат да бъдат избрани външни експерти, които получават възнаграждение, въз основа на процедурата, посочена в параграф 2.
2. Публикува се покана за изразяване на интерес в Официален вестник на Европейския съюз или на интернет сайта на съответната институция, ако е необходимо да се осигури публичност сред потенциалните кандидати.
Поканата за изразяване на интерес включва описание на задачите, тяхната продължителност и условията за възнаграждението. Тези условия могат да се основават на единични цени.
Изготвя се списък с експерти в резултат на поканата за изразяване на интерес. Той е валиден за срок, не по-дълъг от пет години от неговото публикуване, или за срока на многогодишна програма, свързана със задачите.
3. Всяко заинтересовано физическо лице може да представи заявление за участие по всяко време през периода му на валидност, с изключение на последните три месеца от този период. Външните експерти, които получават възнаграждение, не се избират да изпълняват задачите, посочени в член 204 от Финансовия регламент, ако са в някое от положенията на изключване, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
4. Всички контакти с подбраните експерти, включително сключването на договори и измененията в тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от институцията.
Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени във втора алинея, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
5. Списъкът с експерти и предметът на задачите се публикуват ежегодно. Възнаграждението се публикува, когато надвишава 15 000 EUR за изпълняваната задача.
6. Параграф 5 не се прилага, ако такова публикуване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, гарантирани по силата на Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на експертите.
ТРЕТА ЧАСТ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 288
Преходни разпоредби
Членове 35-43 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 продължават да се прилагат за задълженията, поети до 31 декември 2013 г. Членове 33-44 от настоящия регламент се прилагат само за задълженията, поети от 1 януари 2014 г.
Дял VI на първа част от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 може да продължи да се прилага за подписаните до 31 декември 2013 г. споразумения за безвъзмездни средства и решенията за безвъзмездни средства, за които е изпратено уведомление до 31 декември 2013 г., в рамките на глобалните поети задължения по бюджета за 2012 г. или за предходни години, ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити реши това, като се вземат надлежно предвид принципите на равно третиране и прозрачност.
Член 289
Отмяна
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 се отменя.
Позоваванията на отменения регламент се считат за позовавания на настоящия регламент и се четат в съответствие с таблицата на съответствията в приложението.
Член 290
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Той се прилага от 1 януари 2013 г.
Въпреки това членове 216-226 се прилагат от 1 януари 2014 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 29 октомври 2012 година.
REGULAMENTUL DELEGAT (UE) NR. 1268/2012 AL COMISIEI
din 29 octombrie 2012
privind normele de aplicare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii
COMISIA EUROPEANĂ,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,
având în vedere Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (1), în special articolele 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 și 209,
întrucât:
(1)
Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (2) a fost modificat în mod substanțial și înlocuit cu Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 (denumit în continuare „Regulamentul financiar”). Prin urmare, este necesar să se alinieze Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (3) la Regulamentul financiar. Din motive de claritate, este necesar să se înlocuiască Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002.
(2)
În temeiul articolului 290 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene (denumit în continuare „TFUE”), un act legislativ poate delega Comisiei competența de a adopta acte fără caracter legislativ doar pentru a completa sau a modifica anumite elemente neesențiale ale actelor legislative. În consecință, unele dispoziții prevăzute de Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 au fost încorporate în Regulamentul financiar. Prin urmare, aceste dispoziții nu ar trebui să fie incluse în prezentul regulament.
(3)
Pe durata activității sale pregătitoare, Comisia a desfășurat consultări corespunzătoare, inclusiv la nivel de experți, și a asigurat transmiterea simultană, promptă și adecvată a documentelor relevante către Parlamentul European și Consiliu.
(4)
În ceea ce privește principiile bugetare, în special principiul unității, simplificarea normelor care reglementează generarea și recuperarea dobânzii aferente prefinanțării și, în special, exonerarea beneficiarilor de granturi de obligația de a genera astfel de dobânzi fac ca dispozițiile privind domeniul de aplicare și condițiile pentru recuperarea dobânzii să devină caduce. În cazul în care o astfel de o obligație ar fi în continuare impusă entităților cărora le sunt încredințate sarcini de execuție bugetară, normele care reglementează identificarea, utilizarea și contabilizarea dobânzii generate ar trebui să fie incluse în acordurile de delegare cu entitățile respective. În cazurile în care dobânda generată de prefinanțare este datorată Uniunii în baza acestor acorduri, dobânda respectivă ar trebui plătită la buget ca venituri alocate.
(5)
Pentru principiul anualității, este important să se clarifice semnificația creditelor anuale și etapele pregătitoare ale procedurii de angajament care, dacă este finalizată până la 31 decembrie, poate permite reportarea creditelor de angajament.
(6)
În ceea ce privește principiul unității de cont, ar trebui să se precizeze cursul de schimb de utilizat pentru conversia dintre euro și celelalte monede pentru necesitățile gestionării fluxului de numerar și ale contabilității. În plus, transparența în contabilizarea rezultatelor unor astfel de operațiuni de conversie monetară ar trebui să fie consolidată în continuare. Ca urmare a introducerii monedei euro, obligația Comisiei de a furniza statelor membre informații privind transferurile de numerar efectuate între diverse monede ar trebui să fie eliminată.
(7)
În ceea ce privește derogările de la principiul universalității, ar trebui să se precizeze tratamentul bugetar care urmează să fie aplicat veniturilor alocate, în special contribuțiilor statelor membre sau ale țărilor terțe la anumite programe ale Uniunii, precum și limitele pentru compensarea cheltuielilor și a veniturilor. În special, având în vedere practica actuală, din motive de securitate juridică, este necesar să se clarifice ca regulă generală că veniturile alocate ar trebui să genereze în mod automat credite de angajament și de plată, de îndată ce veniturile au fost încasate de instituție. Este, de asemenea, necesar să se specifice cazurile în care, în mod excepțional, veniturile alocate se pot pune la dispoziție înainte ca acestea să fi fost efectiv încasate de instituție.
(8)
În ceea ce privește principiul specificității, ar trebui să se stabilească o definiție precisă a modului de calcul al procentului creditelor pe care instituțiile sunt autorizate să le transfere în temeiul autonomiei lor. Parlamentul European și Consiliul ar trebui să primească informații complete printr-o justificare detaliată a cererilor de transfer care trebuie să le fie prezentate.
(9)
Referitor la buna gestiune financiară, este necesar să se specifice obiectivele și frecvența minimă a evaluărilor ex ante, intermediare și ex post ale programelor și ale activităților, precum și informațiile care trebuie furnizate în fișa financiară legislativă.
(10)
În ceea ce privește principiul transparenței, publicarea datelor nominale referitoare la beneficiarii în cauză și a sumelor exacte primite de aceștia sporește transparența în materie de utilizare a fondurilor respective. Punerea la dispoziția cetățenilor a unor astfel de informații întărește controlul public asupra utilizării sumelor respective și contribuie la utilizarea optimă a fondurilor publice. În același timp, în cazul în care beneficiarii sunt persoane fizice, o astfel de publicare face obiectul normelor privind protecția datelor cu caracter personal. Prin urmare, datele cu caracter personal ar trebui să fie publicate numai dacă această publicare este necesară și proporțională cu obiectivul legitim urmărit.
(11)
Informațiile privind utilizarea fondurilor Uniunii ar trebui să fie publicate pe un site internet al instituțiilor și ar trebui să includă cel puțin numele, localitatea, suma și scopul fondurilor. Informațiile respective ar trebui să ia în considerare criteriile stabilite la articolul 35 alineatul (3) din Regulamentul financiar, în special tipul și importanța atribuirii.
(12)
Numele și localitatea beneficiarilor fondurilor Uniunii ar trebui să fie publicate pentru premii, granturi și contracte atribuite în urma unei proceduri publice concurențiale, astfel cum este cazul, în special, în ceea ce privește concursurile, cererile de propuneri și cererile de oferte, cu respectarea principiilor TFUE și, în particular, a principiilor transparenței, proporționalității, egalității de tratament și nediscriminării. Mai mult, o astfel de publicare ar trebui să contribuie la controlul procedurilor publice de selecție de către solicitanții concurenți respinși.
(13)
Publicarea datelor cu caracter personal care se referă la persoane fizice nu ar trebui să depășească durata de utilizare a fondurilor de către beneficiari și, prin urmare, ar trebui eliminată după doi ani. Aceeași dispoziție ar trebui să se aplice în cazul datelor cu caracter personal care se referă la persoane juridice a căror denumire oficială identifică una sau mai multe persoane fizice.
(14)
În majoritatea cazurilor care fac obiectul prezentului regulament, publicarea se referă la persoane juridice.
(15)
Atunci când sunt vizate persoane fizice, o astfel de publicare ar trebui avută în vedere doar respectându-se principiul proporționalității dintre valoarea sumei acordate și necesitatea de a controla utilizarea optimă a fondurilor. În ceea ce privește persoanele fizice, publicarea regiunii la nivelul NUTS 2 este în concordanță cu obiectivul publicării beneficiarilor, asigură egalitatea de tratament între state membre de dimensiuni diferite, respectând, totodată, dreptul beneficiarilor la viață privată și, în special, la protecția datelor lor cu caracter personal.
(16)
Informațiile privind bursele și alte modalități de sprijin direct acordat persoanelor fizice aflate în nevoie ar trebui să fie în continuare scutite de publicare.
(17)
Pentru a asigura respectarea principiului egalității de tratament între beneficiari, publicarea de informații referitoare la persoanele fizice ar trebui, de asemenea, să fie asigurată în conformitate cu obligația statelor membre de a institui o transparență amplă a contractelor care depășesc suma prevăzută în Directiva 2004/18/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 31 martie 2004 privind coordonarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziții publice de lucrări, de bunuri și de servicii (4).
(18)
Numele și localitatea beneficiarului, precum și suma și scopul fondurilor nu ar trebui să fie publicate dacă riscă să pună în pericol integritatea beneficiarului, astfel cum este protejată de Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene, sau dacă ar aduce atingere intereselor comerciale legitime ale beneficiarului.
(19)
Nomenclatura bugetară ar trebui să furnizeze claritatea și transparența necesare pentru procesul bugetar.
(20)
Actele care ar putea constitui un conflict de interese ar trebui, de asemenea, să fie definite.
(21)
În ceea ce privește gestiunea indirectă, este necesar să se prevadă cadrul unei astfel de delegări de competențe și conținutul acordului de delegare. Orice entitate sau persoană căreia i-au fost încredințate sarcini de execuție bugetară ar trebui să garanteze un nivel de protecție a intereselor financiare ale Uniunii care este echivalent cu cel prevăzut de Regulamentul financiar. Condițiile în care Comisia poate accepta că sistemele, normele și procedurile acestor entități sau persoane sunt echivalente cu cele proprii ar trebui stabilite în vederea asigurării bunei gestiuni financiare a fondurilor Uniunii de către entitățile cărora le-a fost încredințată execuția.
(22)
Agențiile executive, care rămân sub controlul Comisiei, ar trebui să fie recunoscute ca ordonatori de credite delegați ai instituției respective pentru execuția bugetului Uniunii.
(23)
În cazul gestiunii indirecte cu organizații internaționale, ar trebui să se identifice organizațiile eligibile pentru acest tip de gestiune.
(24)
În cazul în care sarcinile de execuție bugetară sunt încredințate organismelor de drept public sau organismelor de drept privat cu o misiune de serviciu public, condițiile desemnării lor ar trebui să fie stabilite.
(25)
În ceea ce privește gestiunea indirectă, este necesar să se stabilească norme detaliate pentru procedurile de verificare și acceptare a conturilor și pentru excluderea din finanțarea acordată de Uniune a cheltuielilor în legătură cu care au fost efectuate plăți cu încălcarea normelor aplicabile.
(26)
Entitățile de drept privat care îndeplinesc sarcini pregătitoare sau auxiliare în numele Comisiei ar trebui să fie selectate în conformitate cu procedurile de achiziții.
(27)
În ceea ce privește rolul actorilor financiari, reforma gestiunii financiare, precum și eliminarea controalelor centralizate ex ante sporesc responsabilitățile ordonatorilor de credite în toate operațiunile de venituri și cheltuieli, inclusiv în privința sistemelor de control intern. Pe viitor, Parlamentul European și Consiliul ar trebui să fie informate cu privire la numirea sau eliberarea din funcție a unui ordonator de credite delegat. În consecință, ar trebui, de asemenea, să se stabilească sarcinile, responsabilitățile și principiile procedurilor de urmat. Internalizarea controalelor ex ante impune, în special, o distincție clară între sarcinile referitoare la inițierea operațiunilor de execuție bugetară și sarcinile referitoare la verificarea unor astfel de operațiuni. În plus, fiecare instituție ar trebui să adopte un cod de standarde profesionale aplicabil personalului responsabil pentru verificările ex ante și ex post. Este, de asemenea, necesar să se prevadă că responsabilitățile asumate sunt prezentate într-un raport anual către instituția care este însărcinată, inter alia, cu verificările ex post. Documentele justificative referitoare la operațiunile efectuate ar trebui păstrate. În cele din urmă, toate diversele forme de proceduri negociate pentru atribuirea contractelor publice, întrucât aceste contracte reprezintă derogări de la procedurile obișnuite de atribuire, ar trebui să facă obiectul unui raport special adresat instituției și al unei comunicări către Parlamentul European și Consiliu.
(28)
Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 ar trebui să fie adaptat pentru a lua în considerare rolul dublu al șefului de delegație în calitate de ordonator de credite subdelegat pentru Serviciul European de Acțiune Externă (denumit în continuare „SEAE”) și, în ceea ce privește creditele operaționale, pentru Comisie.
(29)
Pentru a clarifica responsabilitățile, ar trebui să se stabilească, de asemenea, o definiție precisă a sarcinilor și a responsabilităților ordonatorului de credite în ceea ce privește sistemele contabile, gestionarea trezoreriei, gestionarea conturilor bancare și dosarele terților. De asemenea, ar trebui să se precizeze dispozițiile privind eliberarea din funcție a ordonatorului de credite.
(30)
De asemenea, ar trebui stabilite condițiile de utilizare a conturilor de avans, un sistem de gestiune care constituie o excepție de la procedurile bugetare uzuale, și ar trebui precizate sarcinile și responsabilitățile administratorilor contului de avans, precum și cele ale ordonatorului de credite și ale contabilului în ceea ce privește controlul conturilor de avans. Parlamentul European și Consiliul ar trebui să fie informate cu privire la orice numire sau eliberare din funcție. Din motive de eficiență, în delegații ar trebui să se constituie doar un singur cont de avans, pentru credite atât din secțiunile din buget ale Comisiei, cât și din cele ale SEAE. S-a dovedit necesar să se introducă posibilitatea de a utiliza carduri de debit legate de conturile de avans pentru a facilita plățile, în special în cadrul delegațiilor Uniunii și al reprezentanțelor, și pentru a evita riscurile asociate manipulării de numerar.
(31)
Odată definite sarcinile și responsabilitățile fiecărui actor financiar, aceștia pot fi considerați răspunzători numai în condițiile prevăzute de Statutul funcționarilor Uniunii Europene și de Regimul aplicabil altor agenți ai Uniunii Europene. Grupul specializat în domeniul neregulilor financiare înființat în cadrul fiecărei instituții s-a dovedit a fi un mecanism eficient pentru a stabili dacă au survenit nereguli de natură financiară și, prin urmare, ar trebui menținut. Este necesar să se stabilească procedura prin care un ordonator de credite poate solicita confirmarea unei instrucțiuni despre care consideră că implică nereguli sau pe care o consideră contrară principiului bunei gestiuni financiare, fiind astfel exonerat de orice răspundere.
(32)
În ceea ce privește veniturile, cu excepția cazului special al resurselor proprii reglementat de Decizia 2007/436/CE, Euratom a Consiliului din 7 iunie 2007 privind sistemul de resurse proprii al Comunităților Europene (5), este necesar să se precizeze sarcinile și controalele care sunt de responsabilitatea ordonatorilor de credite în diferite etape ale procedurii: întocmirea unei estimări a creanțelor, ordinul de recuperare, expedierea notei de debit care informează debitorul cu privire la constatarea creanței, calculul eventualelor dobânzi penalizatoare datorate și decizia, dacă este necesar, de a renunța la creanță în conformitate cu criteriile care garantează respectarea bunei gestiuni financiare pentru a asigura o colectare eficientă a veniturilor.
(33)
Este necesar să se specifice rolul contabilului în colectarea veniturilor și în acordarea oricărui termen suplimentar pentru plata cheltuielilor. Contabilul ar trebui să dispună, de asemenea, de flexibilitate în recuperarea plăților, cum ar fi posibilitatea de a compensa creanțele în mod direct, sau, în situații excepționale, să renunțe la cerința depunerii unei garanții pentru a rambursa o datorie, în cazul în care debitorul este dispus și în măsură să efectueze plata în perioada suplimentară, dar nu mai poate să depună o astfel de garanție ținând seama în mod corespunzător de principiul proporționalității.
(34)
Pentru a asigura gestionarea activelor, obținându-se, totodată, remunerații financiare, este necesar să se investească sumele încasate provizoriu, cum ar fi amenzile în domeniul concurenței care sunt contestate, în active financiare și să se stabilească atribuirea dobânzilor generate de aceste investiții.
(35)
În vederea asigurării faptului că toate informațiile necesare pentru adoptarea deciziilor de finanțare se află la dispoziția Comisiei, este necesar să se stabilească cerințele minime referitoare la conținutul deciziilor de finanțare privind granturi, achiziții, fonduri fiduciare, premii și instrumente financiare.
(36)
În ceea ce privește cheltuielile, relația dintre deciziile de finanțare, angajamentele globale și angajamentele individuale, precum și caracteristicile acestor diverse etape ar trebui să fie definite pentru a stabili un cadru clar pentru diferitele faze de execuție a bugetului.
(37)
Este necesar să se clarifice relația dintre operațiunile de validare, de ordonanțare și de plată și controalele care trebuie efectuate de ordonatorul de credite la validarea cheltuielilor, cu andosarea „bun de plată”. Ar trebui să se precizeze documentele justificative de întocmit pentru plăți și ar trebui stabilite normele pentru închiderea prefinanțărilor și a plăților intermediare.
(38)
Ar trebui să se stabilească norme detaliate pentru aplicarea termenelor aferente operațiunilor de validare și de plată, ținându-se seama de Directiva 2011/7/UE a Parlamentului European și a Consiliului din 16 februarie 2011 privind combaterea întârzierii în efectuarea plăților în tranzacțiile comerciale (6) în vederea asigurării faptului că nu există nicio întârziere nejustificată pentru plățile către beneficiari.
(39)
În ceea ce privește auditul intern, este necesar să se stabilească procedura pentru numirea auditorului și să se garanteze independența acestuia în cadrul instituției care l-a numit și căreia trebuie să-i prezinte rapoarte referitoare la activitățile sale. Parlamentul European și Consiliul ar trebui să fie informate cu privire la orice numire sau eliberare din funcție pentru a se asigura transparența în relația cu Parlamentul European și Consiliul.
(40)
Normele privind achizițiile ar trebui să se bazeze pe Directiva 2004/18/CE. Este necesar să se definească diversele tipuri de proceduri de achiziții, măsurile de publicitate și de publicare aplicabile, condițiile în care se poate utiliza un anumit tip de procedură și principalele caracteristici ale procedurilor existente, specificarea criteriilor de selecție și de atribuire, normele de acces la documentele de licitație și modalitățile de comunicare cu ofertanții sau candidații și, pentru cazurile în care Comisia atribuie contracte în nume propriu, pragurile aplicabile și normele de estimare a valorii contractelor care trebuie atribuite.
(41)
Scopul procedurilor de atribuire a contractelor este acela de a satisface nevoile instituțiilor în cele mai bune condiții posibile, garantându-se, totodată, egalitatea accesului la contracte publice și respectarea principiilor transparenței și nediscriminării. În vederea asigurării transparenței și a egalității de tratament al candidaților și al ofertanților, precum și a deplinei responsabilități a ordonatorilor de credite în alegerea finală, este necesar să se stabilească procedura pentru deschiderea și apoi evaluarea ofertelor și a cererilor de participare, de la numirea unei comisii până la decizia motivată și documentată de atribuire, care aparține în final autorității contractante.
(42)
Pe baza experienței anterioare, este necesar să se stabilească o nouă procedură de achiziții pentru contracte cu valoare medie. Este necesar să se permită utilizarea „listei vânzătorilor” în aceleași condiții ca „cererea de exprimare a interesului” existentă, întrucât lista respectivă generează o sarcină administrativă mai redusă pentru potențialii ofertanți.
(43)
În scopul de a proteja interesele financiare ale Uniunii pe durata executării contractului, este necesar să se prevadă posibilitatea de a impune entităților care furnizează capacitate financiară în cadrul procedurilor de achiziții să fie răspunzătoare în solidar pentru executarea contractului corespunzător.
(44)
Pentru a proteja interesele financiare ale Uniunii și a garanta controlul asupra executării contractului, este necesar să se prevadă posibilitatea de a impune contractantului să efectueze el însuși în mod direct anumite sarcini fundamentale.
(45)
În scopul de a garanta executarea unui contract la cele mai înalte standarde profesionale, este necesar să se prevadă posibilitatea de a respinge ofertanții susceptibili să se afle într-o situație de conflict de interese.
(46)
Având în vedere că cerința privind garanțiile financiare nu mai este automată, este necesar să se stabilească criteriile conform cărora acestea pot fi solicitate.
(47)
Este necesar să se clarifice domeniul de aplicare al titlului privind granturile, în special în ceea ce privește tipul de acțiune sau organismul de interes general european eligibil pentru granturi, precum și cu privire la tipurile de angajamente juridice care pot fi utilizate pentru a acoperi granturile. Pentru angajamentele juridice respective, ar trebui să se precizeze criteriile de alegere între acorduri și decizii, conținutul lor minim și posibilitatea de a încheia un acord specific de grant sau o decizie specifică de grant în contextul parteneriatelor-cadru, astfel încât să se asigure egalitatea de tratament și să se evite restricționarea accesului la finanțare din partea Uniunii.
(48)
Domeniul de aplicare al titlului privind granturile ar trebui, de asemenea, să țină seama de introducerea în Regulamentul financiar, pe de-o parte, a titlurilor specifice privind premiile și instrumentele financiare și, pe de altă parte, a principalelor norme aplicabile granturilor, de costurile eligibile, de eliminarea principiului degresivității, de utilizarea formelor simplificate de granturi (sume forfetare, costuri unitare și rate forfetare) și de eliminarea prezentării obligatorii a garanțiilor de prefinanțare.
(49)
Progresele înregistrate în direcția schimbului electronic de informații și a transmiterii electronice a documentelor, care constituie o măsură majoră de simplificare, ar trebui să fie însoțite de condiții clare de acceptare a sistemelor care urmează să fie utilizate, astfel încât să se instituie un mediu solid din punct de vedere juridic.
(50)
Principiile nonprofitului și cofinanțării ar trebui să fie revizuite în conformitate cu clarificările și măsurile de simplificare introduse în Regulamentul financiar. În special, din motive de claritate, este necesar să se stabilească norme detaliate privind tipurile de venituri care trebuie recunoscute în baza principiului nonprofitului, precum și privind formele de cofinanțare externă și contribuțiile în natură.
(51)
În ceea ce privește principiul transparenței, adoptarea și publicarea programelor de lucru multianuale ar trebui să fie autorizate, întrucât acestea au o valoare adăugată pentru solicitanți, care pot să anticipeze mai ușor și să se pregătească mai bine pentru cererile de propuneri. În acest context, ar trebui să se precizeze condițiile în care programele de lucru pot fi considerate decizii de finanțare. Pentru a asigura transparența, este necesar, de asemenea, să se publice cererile de propuneri, cu excepția cazurilor de urgență sau a celor în care acțiunea nu poate fi pusă în aplicare decât de o singură entitate. Este necesar să se specifice conținutul minim al unei astfel de publicări.
(52)
Întrucât condițiile de eligibilitate pentru taxa pe valoarea adăugată (TVA) plătită de beneficiari sunt susceptibile să genereze erori și discrepanțe, este necesar să se asigure faptul că noțiunea de TVA nerecuperabil și cea de persoane neimpozabile, în sensul articolului 13 alineatul (1) din Directiva 2006/112/CE a Consiliului din 28 noiembrie 2006 privind sistemul comun al taxei pe valoarea adăugată (7) sunt înțelese și aplicate în mod consecvent, prin trimitere la activitățile pe care aceste noțiuni le înglobează.
(53)
În vederea asigurării transparenței, a egalității de tratament pentru solicitanți și a consolidării responsabilității ordonatorilor de credite, este necesar să se stabilească procedura de atribuire, de la cererea de grant, referitor la care Comisia ar fi trebuit să furnizeze informații minime pentru solicitanți, până la evaluarea acesteia în funcție de criteriile de eligibilitate, de selecție și de atribuire precizate anterior, înainte ca ordonatorul de credite competent să ia decizia sa finală, documentată în mod corespunzător. Este necesar să se stabilească norme detaliate privind componența și sarcinile comitetului responsabil de evaluarea propunerilor în funcție de criteriile de selecție și de atribuire, precum și posibilitățile de a-i contacta pe solicitanți în cursul procedurii de atribuire sau de a-i invita să își ajusteze propunerile. Aceste posibilități ar trebui să reflecte în mod corespunzător cerințele în materie de bună administrare introduse în Regulamentul financiar și ar trebui să includă condițiile în care propunerile pot fi ajustate înainte de semnarea acordurilor de grant sau de notificarea deciziilor de grant, asigurând, totodată, egalitatea de tratament al solicitanților și respectarea principiului conform căruia inițiativa acțiunilor revine exclusiv solicitanților.
(54)
Utilizarea sumelor forfetare, a costurilor unitare și a ratelor forfetare fiind facilitată și extinsă în temeiul Regulamentului financiar, definițiile acestor forme simplificate de granturi ar trebui să fie clarificate. Este necesar, în special, să se clarifice faptul că acestea sunt menite, ca orice formă de grant, să acopere categorii de costuri eligibile și să se indice că valorile lor nu ar trebui în mod obligatoriu să fie stabilite ex ante, ceea ce este deosebit de relevant atunci când acestea sunt calculate pe baza practicilor obișnuite ale beneficiarului de contabilizare a costurilor. Este necesar, de asemenea, să se asigure stabilitatea normelor de finanțare în cadrul unui program specific. În acest scop, ar trebui să se permită utilizarea formelor simplificate de granturi pe parcursul întregii sale durate. În scopuri statistice, metodologice sau de prevenire și detectare a fraudelor, este necesar să existe acces la informațiile contabile generale furnizate de un beneficiar, chiar și în cazul în care granturile sunt finanțate prin sume forfetare, costuri unitare sau rate forfetare. Aceste verificări, însă, nu ar trebui să fie utilizate pentru punerea sub semnul întrebării a valorilor unitare ale sumelor forfetare, ale costurilor unitare sau ale ratelor forfetare convenite deja.
(55)
Buna gestiune financiară impune Comisiei să se protejeze prin garanții: în etapa cererilor de grant, prin efectuarea unor audituri financiare pentru solicitările care implică sume mai mari; în etapa plății prefinanțărilor, în cazul în care riscurile evaluate de ordonatorul de credite justifică acest lucru, prin solicitarea unor garanții financiare în avans și, în etapa de plată intermediară sau de plată a soldului, prin prezentarea certificatelor stabilite de auditori pentru cererile de plată care implică sumele cele mai mari și care prezintă riscurile cele mai însemnate.
(56)
Condițiile și procedurile pentru suspendarea și reducerea granturilor ar trebui să fie clarificate, astfel încât să se definească mai bine motivele unei astfel de suspendări sau reduceri, să se furnizeze informații corespunzătoare beneficiarilor și să se asigure că aceștia au posibilitatea de a-și exercita dreptul la apărare în orice etapă.
(57)
Buna gestionare a fondurilor Uniunii înseamnă, de asemenea, că beneficiarii granturilor Uniunii le utilizează în mod economic și eficient. În special, costurile contractelor atribuite de beneficiari pentru punerea în aplicare a acțiunii ar trebui să fie eligibile, cu condiția ca aceste contracte de executare să fie atribuite ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic.
(58)
Întrucât restricțiile privind acordarea de sprijin financiar terților sunt atenuate în Regulamentul financiar, este necesar să se stabilească dispoziții minime care să fie convenite la nivelul acordului de grant sau care să fie introduse în decizia de grant pentru a se face în mod clar diferența între acordarea de sprijin financiar terților de către un beneficiar și execuția sarcinilor bugetare de către un delegatar în cadrul gestiunii indirecte.
(59)
Competențele de a impune penalități beneficiarilor granturilor ar trebui să fie aliniate la cele atribuite în contextul achizițiilor, luându-se în considerare faptul că acestea sunt de aceeași natură și ar trebui să facă obiectul acelorași norme din punctul de vedere al eficacității și al proporționalității.
(60)
Ca și granturile, premiile ar trebui să facă obiectul principiilor transparenței și egalității de tratament. În acest context, caracteristicile minime ale programelor de lucru și ale concursurilor ar trebui, de asemenea, să fie stabilite, ținând seama de cerințele corespunzătoare pentru granturi. În special, ar trebui să se precizeze condițiile în care programele de lucru pot fi considerate drept decizii de finanțare, precum și conținutul minim al regulilor de concurs, mai ales condițiile pentru plata premiului către câștigători în cazul atribuirii, și mijloacele de publicare corespunzătoare.
(61)
Respectarea principiului transparenței și al egalității de tratament impune, de asemenea, stabilirea unei proceduri de atribuire clar definite, de la data prezentării dosarelor de participare, la informarea solicitanților și la notificarea câștigătorului. Această procedură ar trebui să includă evaluarea dosarelor de participare de către un grup de experți numiți de ordonatorul de credite competent, utilizând criteriile de atribuire anunțate în regulile de concurs pentru a asigura competența și neutralitatea în evaluarea dosarelor de participare. Pe baza recomandărilor lor, ordonatorul de credite competent ar trebui să adopte decizia finală cu privire la acordarea premiului, întrucât responsabilitatea pentru execuția bugetară revine întotdeauna Comisiei.
(62)
Pentru a asigura o punere în aplicare armonizată a diverselor instrumente financiare în interiorul Comisiei, cadrul general inclus în titlul VIII din Regulamentul financiar ar trebui să fie completat de norme detaliate pentru gestionarea instrumentelor financiare, inclusiv dispoziții privind selecția entităților cărora le este încredințată execuția, conținutul acordurilor de delegare, costurile și onorariile de gestiune, și pentru conturile fiduciare.
(63)
Normele pentru selecția intermediarilor financiari și a beneficiarilor finali ar trebui să fie definite în special atunci când instrumentele financiare sunt gestionate în mod direct în cazuri excepționale, fie prin vehicule investiționale special concepute, fie prin alte mecanisme de execuție, asigurând astfel utilizarea eficientă a fondurilor Uniunii.
(64)
Este necesar să se determine condițiile de utilizare a instrumentelor financiare, inclusiv efectul de pârghie, și cadrul de monitorizare. Este necesar, de asemenea, să se asigure că instrumentele financiare sunt aplicate pe baza unei evaluări ex ante solide, care să permită Comisiei să le conceapă în mod specific pentru a răspunde disfuncționalităților pieței și situațiilor investiționale suboptime.
(65)
În ceea ce privește ținerea contabilității și prezentarea conturilor, principiile contabile general acceptate pe care trebuie să se bazeze situațiile financiare sunt definite în normele contabile ale Uniunii. Aceste norme contabile specifică, de asemenea, condițiile de înregistrare în contabilitate a unei tranzacții, normele de evaluare a activelor și pasivelor și de constituire a provizioanelor pentru a se asigura că informațiile sunt prezentate în mod adecvat, complet și exact.
(66)
În ceea ce privește aspectele contabile, ar trebui să se precizeze obligația contabilului fiecărei instituții de a întocmi documente care să descrie organizarea conturilor și procedurile contabile ale instituției respective și de a defini condițiile care trebuie respectate de sistemele computerizate de contabilitate, în special în scopul de a se asigura securitatea accesului și pista de audit pentru orice modificări aduse sistemelor.
(67)
În ceea ce privește ținerea evidențelor, este necesar să se precizeze principiile aplicabile registrelor contabile, balanței de verificare, reconcilierii periodice a soldurilor totale din această balanță și stocurilor și să se specifice componentele planului de conturi adoptat de contabilul Comisiei. Ar trebui să se prevadă normele aplicabile înregistrării operațiunilor, în special metoda înregistrării în partidă dublă, normele de conversie a operațiunilor care nu sunt exprimate în euro și documentele justificative pentru înregistrările contabile. De asemenea, ar trebui să se precizeze conținutul evidențelor contabile.
(68)
În vederea unei gestionări eficiente a activelor, este necesar să se stabilească normele referitoare la inventarierea patrimoniului și să se clarifice responsabilitățile care revin în acest domeniu contabililor și ordonatorilor de credite, precum și normele aplicabile revânzării bunurilor înscrise în inventar.
(69)
Pentru acțiunile externe, prezentul regulament, în conformitate cu Regulamentul financiar, ar trebui să prevadă excepțiile care reflectă caracteristicile operaționale specifice sectorului respectiv, în principal în ceea ce privește achizițiile și atribuirea granturilor, în special pentru că aceste proceduri sunt efectuate de autoritățile țărilor terțe care beneficiază de sprijin financiar din partea Uniunii. În ceea ce privește achizițiile, astfel de diferențe ar trebui să se refere, în principal, la tipurile de proceduri și la pragurile de la care acestea se aplică. În ceea ce privește granturile, finanțarea integrală ar trebui permisă în anumite cazuri, mai ales pentru a lua în considerare capacitatea redusă de cofinanțare a beneficiarilor.
(70)
Este necesar să se stabilească dispoziții detaliate privind utilizarea sprijinului bugetar, specificându-se condițiile în care se poate recurge la sprijin bugetar și obligația partenerului de a furniza Comisiei informații prompte și fiabile pentru a evalua îndeplinirea acestor condiții.
(71)
În ceea ce privește fondurile fiduciare ale Uniunii, este necesar să se specifice principiile aplicabile contribuției Uniunii la fondurile fiduciare ale Uniunii, precum și contribuțiile celorlalți donatori, să se stabilească normele contabile și normele de raportare pentru fondurile fiduciare ale Uniunii, în special pentru dobânzile acumulate în contul bancar al fondului fiduciar, să se clarifice responsabilitățile care revin actorilor financiari și Consiliului de administrație al fondului fiduciar, precum și să definească obligațiile de audit extern. Este necesar, de asemenea, să se garanteze o reprezentare echitabilă a donatorilor participanți în cadrul Consiliului de administrație al fondului fiduciar și să se asigure un vot pozitiv obligatoriu al Comisiei pentru utilizarea fondurilor.
(72)
În vederea simplificării procedurilor de achiziții în cadrul acțiunilor externe, unele praguri au fost modificate, iar alte praguri și proceduri de gestionare rezultate din dispozițiile comune au fost adăugate și adaptate.
(73)
În ceea ce privește granturile, condițiile de derogare de la principiul cofinanțării ar trebui să fie raționalizate în conformitate cu Regulamentul financiar.
(74)
Pentru a garanta buna gestiune a creditelor Uniunii, este necesar, de asemenea, să se specifice condițiile prealabile și normele care trebuie incluse în acorduri atunci când gestionarea creditelor este descentralizată sau dacă se utilizează conturi de avans.
(75)
Este oportun să se definească oficiile europene și să se stabilească norme specifice privind Oficiul pentru Publicații și dispoziții de autorizare a contabilului Comisiei să delege o parte din sarcinile sale personalului acestor oficii. Ar trebui, de asemenea, să se prevadă proceduri de operare pentru conturile bancare pe care oficiile europene pot fi autorizate să le deschidă în numele Comisiei.
(76)
Prin analogie cu publicarea informațiilor privind beneficiarii fondurilor Uniunii, ar trebui să se publice lista experților menționați la articolul 204 din Regulamentul financiar, selectați în urma unei cereri de exprimare a interesului, și obiectul sarcinilor acestora. De asemenea, ar trebui să se publice remunerația acestora, în cazul în care depășește suma de 15 000 EUR.
(77)
Noua procedură introdusă la articolul 203 din Regulamentul financiar ar trebui să fie completată, în special în ceea ce privește tipul costurilor care trebuie incluse în pragurile stabilite la acest articol. Este necesar să se stabilească norme detaliate privind proiectele imobiliare în delegațiile Uniunii, având în vedere particularitățile acestora, în special în cazuri de urgență. În cazul clădirilor rezidențiale care trebuie să fie închiriate sau achiziționate pentru o perioadă scurtă, și anume cele din delegații, este oportun să se prevadă că ar trebui să fie excluse din procedura prevăzută la articolul 203 din Regulamentul financiar. Achiziționarea de terenuri cu titlu gratuit sau pentru o sumă simbolică nu ar trebui să facă obiectul procedurii prevăzute la articolul 203 din Regulamentul financiar, întrucât aceasta nu impune în sine o sarcină suplimentară asupra bugetului.
(78)
Pentru a asigura coerența cu dispozițiile Regulamentului financiar, este necesar să se stabilească dispoziții tranzitorii. În plus, în vederea asigurării coerenței cu temeiul juridic sectorial, este oportun să se amâne aplicarea dispozițiilor privind modurile de gestionare și instrumentele financiare până la 1 ianuarie 2014,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
PARTEA I
DISPOZIȚII COMUNE
TITLUL I
OBIECTUL
Articolul 1
Obiectul
Prezentul regulament stabilește normele de aplicare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012 (denumit în continuare „Regulamentul financiar”).
TITLUL II
PRINCIPII BUGETARE
CAPITOLUL 1
Principiul unității și al exactității bugetare
Articolul 2
Contabilizarea dobânzii generate de prefinanțare
[articolul 8 alineatul (4) din Regulamentul financiar]
În cazul în care dobânda este datorată bugetului, acordul încheiat cu entitățile sau persoanele enumerate la articolul 58 alineatul (1) litera (c) punctele (ii)-(viii) din Regulamentul financiar prevede că prefinanțarea se plătește în conturi sau subconturi bancare care permit identificarea fondurilor și a dobânzilor aferente. În caz contrar, metodele contabile ale beneficiarilor sau ale intermediarilor trebuie să facă posibilă identificarea fondurilor plătite de Uniune și a dobânzilor sau a altor beneficii generate de fondurile respective.
Dispozițiile prezentului regulament privind dobânzile la prefinanțare nu aduc atingere înregistrării prefinanțărilor în partea de active a situațiilor financiare, astfel cum se prevede în normele contabile menționate la articolul 143 din Regulamentul financiar.
CAPITOLUL 2
Principiul anualității
Articolul 3
Creditele pentru exercițiul financiar
[articolul 11 alineatul (3) din Regulamentul financiar]
Creditele de angajament și creditele de plată autorizate pentru exercițiul financiar constau în:
(a)
credite prevăzute în buget, inclusiv bugetele rectificative;
(b)
credite reportate;
(c)
credite reconstituite în conformitate cu articolele 178 și 182 din Regulamentul financiar;
(d)
credite rezultate din plăți de prefinanțare care au fost rambursate în conformitate cu articolul 177 alineatul (3) din Regulamentul financiar;
(e)
credite prevăzute ca urmare a încasării de venituri alocate în cursul exercițiului financiar sau al exercițiilor financiare anterioare și neutilizate.
Articolul 4
Anularea și reportarea creditelor
[articolul 13 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
(1) Creditele de angajament și creditele nediferențiate aferente proiectelor imobiliare menționate la articolul 13 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul financiar pot fi reportate numai dacă angajamentele nu au putut fi realizate înainte de data de 31 decembrie a exercițiului financiar din motive independente de ordonatorul de credite și dacă etapele pregătitoare sunt suficient de avansate pentru a permite să se estimeze în mod rezonabil că angajamentul va fi realizat până la data de 31 martie a anului următor, sau până la data de 31 decembrie, în cazul proiectelor imobiliare.
(2) Etapele pregătitoare menționate la articolul 13 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul financiar, care trebuie finalizate până la data de 31 decembrie a exercițiului financiar în scopul de a permite reportarea pentru exercițiul următor, sunt în special:
(a)
pentru angajamente globale în sensul articolului 85 din Regulamentul financiar, adoptarea unei decizii de finanțare sau finalizarea până la data în cauză a consultării cu departamentele vizate din fiecare instituție pentru adoptarea deciziei;
(b)
pentru angajamente individuale în sensul articolului 85 din Regulamentul financiar, finalizarea selecției potențialilor contractanți, beneficiari, câștigători ai premiilor sau delegatari.
(3) Creditele reportate în conformitate cu articolul 13 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul financiar care nu au fost angajate până la data de 31 martie a exercițiului financiar următor, sau până la data de 31 decembrie a anului următor în cazul sumelor destinate proiectelor imobiliare, se anulează automat.
Comisia informează Parlamentul European și Consiliul cu privire la creditele astfel anulate în termen de o lună de la anularea în conformitate cu primul paragraf.
(4) Creditele reportate în conformitate cu articolul 13 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul financiar pot fi utilizate până la data de 31 decembrie a exercițiului financiar următor.
(5) Creditele reportate în conformitate cu alineatele (1)-(4) se identifică în situațiile contabile.
CAPITOLUL 3
Principiul unității de cont
Articolul 5
Cursul de schimb între euro și alte monede
(articolul 19 din Regulamentul financiar)
(1) Fără a aduce atingere dispozițiilor specifice rezultate din aplicarea regulamentelor sectoriale, ordonatorul de credite competent efectuează conversia dintre euro și alte monede utilizând cursul de schimb zilnic pentru euro, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, seria C.
În cazul în care conversia dintre euro și alte monede este efectuată de contractanți sau de beneficiari, se aplică dispozițiile specifice de conversie prevăzute de contractele de achiziție, acordurile de grant sau acordurile de finanțare.
(2) Pentru a evita ca operațiunile de conversie monetară să aibă un impact semnificativ asupra nivelului cofinanțării Uniunii sau un impact negativ asupra bugetului Uniunii, dispozițiile specifice privind conversia menționate la alineatul (1) prevăd, după caz, calcularea unei rate de schimb între euro și alte monede prin utilizarea valorii medii a cursului de schimb zilnic într-o perioadă dată.
(3) În cazul în care cursul de schimb zilnic pentru euro nu este publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene pentru moneda în cauză, ordonatorul de credite competent utilizează cursul contabil menționat la alineatul (4).
(4) În scopurile contabile prevăzute la articolele 151-156 din Regulamentul financiar și sub rezerva articolului 240 din prezentul regulament, conversia dintre euro și o altă monedă se realizează utilizând cursul de schimb contabil lunar pentru euro. Contabilul Comisiei stabilește cursul de schimb contabil în cauză prin utilizarea oricărei surse de informare pe care o consideră fiabilă, pe baza cursului de schimb din penultima zi lucrătoare a lunii anterioare celei pentru care se stabilește rata.
(5) Rezultatele operațiunilor monetare menționate la prezentul articol alineatul (4) se înscriu într-o rubrică separată în conturile instituției respective.
Prezentul alineat primul paragraf se aplică mutatis mutandis organismelor menționate la articolul 208 din Regulamentul financiar.
Articolul 6
Cursul utilizat pentru conversia dintre euro și alte monede
(articolul 19 din Regulamentul financiar)
(1) Fără a aduce atingere dispozițiilor specifice rezultate din aplicarea regulamentelor sectoriale sau a contractelor specifice de achiziții, a acordurilor de grant sau a deciziilor de grant și a acordurilor de finanțare, cursul utilizat pentru conversia dintre euro și alte monede, în cazurile în care conversia este efectuată de ordonatorul de credite competent, este cel al zilei în care departamentul de ordonanțare întocmește ordinul de plată sau de recuperare.
(2) În cazul conturilor de avans în euro, cursul utilizat pentru conversia dintre euro și alte monede este stabilit de data plății efectuate de bancă.
(3) În scopul regularizării conturilor de avans în monede naționale, astfel cum se prevede la articolul 19 din Regulamentul financiar, cursul utilizat pentru conversia dintre euro și alte monede este cel al lunii în care se efectuează cheltuiala respectivă din contul de avans.
(4) Pentru rambursarea cheltuielilor forfetare sau a cheltuielilor rezultate din Statutul funcționarilor Uniunii Europene și din Regimul aplicabil altor agenți ai Uniunii Europene (denumit în continuare „Statutul funcționarilor”), a căror valoare este plafonată și care se plătesc într-o monedă diferită de euro, cursul utilizat este cel în vigoare la nașterea creanței.
CAPITOLUL 4
Principiul universalității
Articolul 7
Structura pentru înregistrarea veniturilor alocate și constituirea creditelor corespunzătoare
(articolul 21 din Regulamentul financiar)
(1) Fără a aduce atingere articolelor 9 și 10, structura pentru înregistrarea în buget a veniturilor alocate include:
(a)
în situația veniturilor din secțiunea corespunzătoare fiecărei instituții, o linie bugetară pentru înregistrarea veniturilor;
(b)
în situația cheltuielilor, prin observațiile privind bugetul, inclusiv prin observațiile generale, se indică liniile care pot primi creditele deschise corespunzătoare veniturilor alocate.
În cazul menționat la primul paragraf litera (a), în rubrica în cauză se introduce o linie cu o mențiune simbolică „pro memoria”, iar venitul estimat se indică pentru informare în observații.
(2) Creditele corespunzătoare veniturilor alocate sunt puse la dispoziție automat, atât ca credite de angajament, cât și ca credite de plată, după încasarea veniturilor de către instituție, cu excepția oricăruia dintre următoarele cazuri:
(a)
în cazurile prevăzute la articolul 181 alineatul (2) și la articolul 183 alineatul (2) din Regulamentul financiar;
(b)
în cazul prevăzut la articolul 21 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul financiar pentru statele membre al căror acord de contribuție este exprimat în euro.
În cazul menționat la primul paragraf litera (b), creditele de angajament pot fi puse la dispoziție în momentul semnării de către statul membru a acordului de contribuție.
Articolul 8
Contribuțiile din partea statelor membre la programe de cercetare
[articolul 21 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul financiar]
(1) Contribuțiile statelor membre la finanțarea anumitor programe suplimentare de cercetare, prevăzute la articolul 5 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1150/2000 al Consiliului (8), se plătesc după cum urmează:
(a)
șapte douăsprezecimi din suma înregistrată în buget se plătesc până la data de 31 ianuarie a exercițiului financiar curent;
(b)
restul de cinci douăsprezecimi se plătesc până la data de 15 iulie a exercițiului financiar curent.
(2) Dacă bugetul nu a fost adoptat în forma finală până la începutul exercițiului financiar, contribuțiile prevăzute la alineatul (1) se bazează pe suma înregistrată în bugetul pentru exercițiul financiar precedent.
(3) Orice contribuție sau plată suplimentară datorată de statele membre la buget se înregistrează în contul sau conturile Comisiei în termen de 30 de zile calendaristice de la solicitarea de fonduri.
(4) Plățile efectuate se înregistrează în contul prevăzut în Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1150/2000 și fac obiectul condițiilor prevăzute în regulamentul în cauză.
Articolul 9
Venituri alocate rezultate din participarea statelor AELS la anumite programe ale Uniunii
[articolul 21 alineatul (2) litera (e) din Regulamentul financiar]
(1) Structura bugetului pentru înregistrarea participării statelor membre ale Asociației Europene a Liberului Schimb (denumite în continuare „statele AELS”) la anumite programe ale Uniunii este următoarea:
(a)
în situația veniturilor, se introduce o linie cu o mențiune simbolică „pro memoria” pentru înregistrarea cuantumului total al contribuției statelor AELS aferente exercițiului financiar în cauză;
(b)
în situația cheltuielilor:
(i)
observațiile privind fiecare linie referitoare la activitățile Uniunii la care participă statele AELS indică „pentru informare” cuantumul estimat al participării;
(ii)
o anexă, făcând parte integrantă din buget, prezintă toate liniile referitoare la activitățile Uniunii la care participă statele AELS.
În sensul primului paragraf litera (a), cuantumul estimat este prezentat în observațiile privind bugetul.
Anexa menționată în primul paragraf litera (b) punctul (ii) reflectă și face parte din structura pentru înregistrarea creditelor corespunzătoare unei astfel de participări, astfel cum se prevede la alineatul (2), și pentru executarea cheltuielilor.
(2) În temeiul articolului 82 din Acordul privind Spațiul Economic European (denumit în continuare „Acordul privind SEE”), cuantumul participării anuale a statelor AELS, confirmat Comisiei de Comitetul mixt al Spațiului Economic European în conformitate cu articolul 1 alineatul (5) din Protocolul 32 anexat la Acordul privind SEE, determină stabilirea, la începutul exercițiului financiar, a întregului cuantum al creditelor corespunzătoare de angajament și de plată.
(3) Dacă în cursul exercițiului financiar se prevăd credite suplimentare pentru liniile bugetare la care participă statele AELS, fără ca acestea din urmă să poată, în exercițiul respectiv, să își ajusteze în consecință contribuțiile pentru a respecta „factorul de proporționalitate” prevăzut la articolul 82 din Acordul privind SEE, Comisia poate, ca măsură provizorie și excepțională, să utilizeze resursele proprii de numerar pentru a prefinanța cota-parte a statelor AELS. Ori de câte ori se prevăd astfel de credite suplimentare, Comisia solicită, cât mai curând posibil, contribuțiile corespunzătoare din partea statelor AELS. Comisia informează în fiecare an Parlamentul European și Consiliul cu privire la orice astfel de decizie adoptată.
Prefinanțarea se regularizează cât mai curând posibil în bugetul pentru exercițiul financiar următor.
(4) În conformitate cu articolul 21 alineatul (2) litera (e) din Regulamentul financiar, contribuțiile financiare ale statelor AELS constituie venituri alocate externe. Contabilul adoptă măsurile corespunzătoare pentru a asigura că utilizarea veniturilor provenite din aceste contribuții și a creditelor corespunzătoare este monitorizată separat.
În raportul prevăzut la articolul 150 alineatul (2) din Regulamentul financiar, Comisia prezintă separat stadiul de executare atât pentru veniturile, cât și pentru cheltuielile corespunzătoare participării statelor AELS.
Articolul 10
Venituri din sancțiunile aplicate statelor membre declarate în situație de deficit excesiv
[articolul 21 alineatul (2) litera (c) din Regulamentul financiar]
Structura bugetului de înregistrare a veniturilor din sancțiunile menționate în secțiunea 4 din Regulamentul (CE) nr. 1467/97 al Consiliului (9) este următoarea:
(a)
în situația veniturilor, se introduce o linie cu o mențiune simbolică „pro memoria” pentru înregistrarea dobânzii aferente unor astfel de sume;
(b)
în același timp, fără a aduce atingere articolului 77 din Regulamentul financiar, înregistrarea sumelor în cauză în situația veniturilor determină deschiderea, în situația cheltuielilor, a unor credite de angajament și a unor credite de plată.
Creditele menționate la primul paragraf litera (b) se execută în conformitate cu articolul 20 din Regulamentul financiar.
Articolul 11
Cheltuieli rezultate din acceptarea de donații în favoarea Uniunii
(articolul 22 din Regulamentul financiar)
În scopul obținerii aprobării Parlamentului European și a Consiliului, menționată la articolul 22 alineatul (2) din Regulamentul financiar, Comisia estimează și explică în mod corespunzător cheltuielile financiare, inclusiv costurile ulterioare, rezultate din acceptarea de donații în favoarea Uniunii.
Articolul 12
Conturile de taxe recuperabile
[articolul 23 alineatul (3) din Regulamentul financiar]
Toate taxele suportate de Uniune în temeiul articolului 23 alineatul (2) și al articolului 23 alineatul (3) litera (a) din Regulamentul financiar se înregistrează într-un cont de regularizare până la rambursarea lor de către statele în cauză.
CAPITOLUL 5
Principiul specificității
Articolul 13
Norme privind calcularea procentajelor transferurilor efectuate de alte instituții decât Comisia
(articolul 25 din Regulamentul financiar)
(1) Procentajele menționate la articolul 25 din Regulamentul financiar se calculează în momentul introducerii solicitării de transfer și cu privire la creditele prevăzute în buget, inclusiv bugetele rectificative.
(2) Valoarea care trebuie luată în considerare este suma transferurilor care urmează să fie efectuate în cadrul liniei din care se fac transferurile, după ajustarea transferurilor anterioare.
Valoarea corespunzătoare transferurilor care pot fi efectuate în mod autonom de instituția în cauză fără o decizie a Parlamentului European și a Consiliului nu este luată în considerare.
Articolul 14
Norme privind calcularea procentajelor transferurilor efectuate de Comisie
(articolul 26 din Regulamentul financiar)
(1) Procentajele menționate la articolul 26 alineatul (1) din Regulamentul financiar se calculează în momentul introducerii solicitării de transfer și cu privire la creditele prevăzute în buget, inclusiv bugetele rectificative.
(2) Valoarea care trebuie luată în considerare este suma transferurilor care urmează să fie efectuate în cadrul liniei din care sau către care se fac transferurile, după ajustarea transferurilor anterioare.
Valoarea corespunzătoare transferurilor care pot fi efectuate în mod autonom de Comisie fără o decizie a Parlamentului European și a Consiliului nu este luată în considerare.
Articolul 15
Cheltuielile administrative
(articolul 26 din Regulamentul financiar)
Cheltuielile menționate la articolul 26 alineatul (1) primul paragraf litera (b) din Regulamentul financiar acoperă, pentru fiecare domeniu de politică, posturile prevăzute la articolul 44 alineatul (3) din Regulamentul financiar.
Articolul 16
Motivele pentru solicitările de transferuri de credite
(articolele 25 și 26 din Regulamentul financiar)
Propunerile de transferuri și toate informațiile adresate Parlamentului European și Consiliului cu privire la transferurile efectuate în temeiul articolelor 25 și 26 din Regulamentul financiar sunt însoțite de documente justificative corespunzătoare și detaliate care prezintă executarea creditelor și estimări ale necesarelor până la sfârșitul exercițiului financiar, atât pentru liniile către care se transferă creditele, cât și pentru cele din care sunt transferate creditele.
Articolul 17
Motivele pentru solicitările de transferuri din rezerva pentru ajutoare de urgență
(articolul 29 din Regulamentul financiar)
Propunerile de transferuri menite să permită utilizarea rezervei pentru ajutoare de urgență, menționate la articolul 29 din Regulamentul financiar, sunt însoțite de documente justificative corespunzătoare și detaliate care prezintă:
(a)
pentru linia către care se efectuează transferul, cele mai recente informații disponibile privind executarea creditelor și estimarea necesarului până la sfârșitul exercițiului financiar;
(b)
pentru toate liniile referitoare la acțiuni externe, executarea creditelor până la sfârșitul lunii anterioare solicitării de transfer și o estimare a necesarului până la sfârșitul exercițiului financiar, inclusiv o comparație cu estimarea inițială;
(c)
o analiză a posibilităților de realocare a creditelor.
CAPITOLUL 6
Principiul bunei gestiuni financiare
Articolul 18
Evaluarea
(articolul 30 din Regulamentul financiar)
(1) Toate propunerile de programe sau de activități care generează cheltuieli bugetare fac obiectul unei evaluări ex ante, care vizează:
(a)
necesarul de acoperit pe termen scurt sau lung;
(b)
valoarea adăugată a implicării Uniunii;
(c)
politica și gestionarea obiectivelor care trebuie atinse, care includ măsurile necesare pentru a proteja interesele financiare ale Uniunii în domeniul prevenirii, detectării și investigării fraudelor, precum și în cel al acordării de despăgubiri pentru prejudiciul suferit în urma unei fraude și al aplicării de sancțiuni în cazul comiterii unor fraude;
(d)
opțiunile de politică disponibile, inclusiv riscurile asociate acestora;
(e)
rezultatele și efectele preconizate, în special impactul economic, social și de mediu, și indicatorii și modalitățile de evaluare necesare pentru măsurarea acestora;
(f)
cea mai potrivită metodă de punere în aplicare pentru opțiunea (opțiunile) preferată (preferate);
(g)
coerența internă a programului propus sau a activității propuse și relațiile sale cu alte instrumente relevante;
(h)
volumul creditelor, al resurselor umane și al altor cheltuieli administrative care trebuie alocate, luând în considerare în mod corespunzător principiul eficacității din punctul de vedere al costurilor;
(i)
lecțiile învățate din experiențe anterioare similare.
(2) Propunerea stabilește dispoziții în materie de monitorizare, raportare și evaluare, ținând seama în mod corespunzător de responsabilitățile respective ale tuturor nivelurilor de guvernare care vor fi implicate în punerea în aplicare a programului propus sau a activității propuse.
(3) Toate programele sau activitățile, inclusiv proiectele-pilot și acțiunile pregătitoare, în cazul în care resursele alocate depășesc suma de 5 000 000 EUR fac obiectul unei evaluări interimare și/sau al unei evaluări ex post în ceea ce privește resursele umane și financiare alocate și rezultatele obținute, pentru verificarea conformității acestora cu obiectivele stabilite, după cum urmează:
(a)
rezultatele obținute în punerea în aplicare a unui program multianual sunt evaluate periodic în conformitate cu un calendar care permite luarea în considerare a concluziilor evaluării respective pentru orice decizie privind reînnoirea, modificarea sau suspendarea programului;
(b)
rezultatele activităților finanțate anual sunt evaluate cel puțin o dată la șase ani.
Literele (a) și (b) de la primul paragraf nu se aplică pentru fiecare dintre proiectele sau acțiunile realizate în cadrul acestor activități, în cazul cărora această cerință poate fi îndeplinită de rapoartele finale trimise de organismele care au pus în aplicare acțiunea.
(4) Evaluările menționate la alineatele (1) și (3) sunt proporționale cu resursele mobilizate și cu impactul programului și al activității în cauză.
Articolul 19
Fișa financiară
(articolul 31 din Regulamentul financiar)
Fișa financiară conține datele financiare și economice pentru evaluarea, de către autoritatea legislativă, a necesității unei acțiuni a Uniunii. Aceasta furnizează informații relevante privind coerența și orice posibilă sinergie cu alte activități ale Uniunii.
În cazul operațiunilor multianuale, fișa financiară conține programul preconizat al necesarului anual de credite și de posturi, inclusiv pentru personalul extern, și o evaluare a impactului lor financiar pe termen mediu.
CAPITOLUL 7
Principiul transparenței
Articolul 20
Publicarea provizorie a bugetului
(articolul 34 din Regulamentul financiar)
Cât mai curând posibil și în termen de cel mult patru săptămâni după adoptarea finală a bugetului, pe site-ul internet al instituțiilor se publică în toate limbile, la inițiativa Comisiei, cifrele detaliate ale bugetului definitiv, în așteptarea publicării oficiale în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Articolul 21
Publicarea de informații privind valoarea și beneficiarii fondurilor Uniunii
(articolul 35 din Regulamentul financiar)
(1) Informațiile privind beneficiarii fondurilor Uniunii acordate în cadrul gestiunii directe se publică pe un site internet al instituțiilor Uniunii, până la data de 30 iunie a anului care urmează exercițiului financiar în care fondurile au fost atribuite.
Pe lângă publicarea menționată la primul paragraf, informațiile pot fi publicate, de asemenea, conform unei prezentări standard, prin alte mijloace adecvate.
(2) Următoarele informații se publică cu excepția cazului în care se prevede altfel în prezentul regulament și în normele sectoriale, ținând seama de criteriile stabilite la articolul 35 alineatul (3) din Regulamentul financiar:
(a)
numele beneficiarului;
(b)
localitatea beneficiarului;
(c)
suma acordată;
(d)
natura și scopul măsurii.
În sensul literei (b), termenul „localitate” înseamnă:
(i)
adresa beneficiarului, în cazul în care acesta din urmă este o persoană juridică;
(ii)
regiunea la nivelul NUTS 2, în cazul în care beneficiarul este o persoană fizică.
În ceea ce privește datele cu caracter personal care se referă la persoane fizice, informațiile publicate se elimină la doi ani după încheierea exercițiului financiar în care fondurile au fost atribuite. Aceeași dispoziție se aplică în cazul datelor cu caracter personal care se referă la persoane juridice a căror denumire oficială identifică una sau mai multe persoane fizice.
(3) Informațiile menționate la alineatul (2) se publică doar pentru premiile, granturile și contractele care au fost atribuite în urma unor concursuri sau proceduri de atribuire de granturi sau proceduri de achiziții publice. Informațiile nu se publică pentru:
(a)
burse plătite persoanelor fizice și alte modalități de sprijin direct acordat persoanelor fizice aflate în nevoie, menționate la articolul 125 alineatul (4) litera (c) din Regulamentul financiar;
(b)
contracte cu o valoare inferioară sumei menționate la articolul 137 alineatul (2) din prezentul regulament.
(4) Se renunță la cerința de publicare dacă o astfel de divulgare riscă să amenințe drepturile și libertățile persoanelor fizice vizate, astfel cum sunt protejate de Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene, sau aduce atingere intereselor comerciale ale beneficiarilor.
Articolul 22
Link către publicarea de informații privind beneficiarii fondurilor Uniunii acordate în cadrul gestiunii directe
(articolul 35 din Regulamentul financiar)
În cazul în care gestiunea fondurilor Uniunii este delegată autorităților și organismelor menționate la articolul 58 alineatul (1) litera (c) din Regulamentul financiar, acordurile de delegare prevăd că informațiile menționate la articolul 21 alineatele (2) și (3) sunt publicate, conform unei prezentări standard, de către autoritățile și organismele respective cărora le-a fost încredințată execuția pe site-ul lor internet.
Site-ul internet al instituțiilor Uniunii conține cel puțin o referință la adresa site-ului internet unde pot fi găsite informațiile, dacă acestea nu sunt publicate direct în locul rezervat în acest scop pe site-ul internet al instituțiilor Uniunii.
Pe lângă publicarea menționată la primul paragraf, informațiile pot fi publicate, de asemenea, conform unei prezentări standard, prin orice alte mijloace adecvate.
Articolul 21 alineatele (2)-(4) se aplică publicării menționate la primul paragraf din prezentul articol.
TITLUL III
ÎNTOCMIREA ȘI STRUCTURA BUGETULUI
Articolul 23
Programarea financiară
(articolul 38 din Regulamentul financiar)
Programarea financiară menționată la articolul 38 din Regulamentul financiar este structurată în funcție de categoria de cheltuieli, domeniul de politică și linia bugetară. Programarea financiară completă vizează toate categoriile de cheltuieli, cu excepția agriculturii, a politicii de coeziune și a administrației, pentru care se furnizează doar date sintetice.
Articolul 24
Proiecte de bugete rectificative
[articolul 41 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
Proiectele de bugete rectificative sunt însoțite de o declarație justificativă și de informațiile privind execuția bugetară pentru exercițiul financiar precedent și pentru cel curent disponibile la momentul întocmirii lor.
Articolul 25
Nomenclatorul bugetar
(articolul 44 din Regulamentul financiar)
Nomenclatorul bugetar respectă principiile specificității, transparenței și bunei gestiuni financiare. Acesta furnizează claritatea și transparența necesare pentru procesul bugetar, facilitând identificarea principalelor obiective, astfel cum sunt reflectate în temeiurile juridice relevante, făcând posibilă alegerea priorităților politice și permițând o execuție eficientă și eficace.
Articolul 26
Cheltuielile efective din ultimul exercițiu financiar pentru care conturile au fost închise
[articolul 49 alineatul (1) litera (a) punctul (v) din Regulamentul financiar]
Pentru întocmirea bugetului, cheltuielile efective din ultimul exercițiu financiar pentru care conturile au fost închise se stabilesc după cum urmează:
(a)
în angajamente: angajamentele înscrise în conturi în cursul exercițiului financiar raportat la creditele aferente exercițiului financiar respectiv, astfel cum sunt definite la articolul 3;
(b)
în plăți: plățile efectuate în cursul exercițiului financiar, și anume pentru care ordinul de plată a fost trimis băncii, raportat la creditele aferente exercițiului financiar respectiv, astfel cum sunt definite la articolul 3.
Articolul 27
Observații privind bugetul
[articolul 49 alineatul (1) litera (a) punctul (vi) din Regulamentul financiar]
Observațiile privind bugetul cuprind:
(a)
trimiteri la actul de bază, dacă acesta există;
(b)
toate explicațiile adecvate privind natura și scopul creditelor.
Articolul 28
Schema de personal
[articolul 49 alineatul (1) litera (c) punctul (i) din Regulamentul financiar]
Personalul Agenției de Aprovizionare este prevăzut separat în cadrul schemei de personal a Comisiei.
TITLUL IV
EXECUȚIA BUGETARĂ
CAPITOLUL 1
Dispoziții generale
Articolul 29
Informații privind transferurile de date cu caracter personal în scopuri de audit
(articolul 53 din Regulamentul financiar)
În orice cerere lansată în contextul granturilor, al achizițiilor sau al premiilor puse în aplicare în cadrul gestiunii directe, potențialii beneficiari, candidați, ofertanți și participanți sunt informați, în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (10), că, în scopul protejării intereselor financiare ale Uniunii, datele lor cu caracter personal pot fi transferate serviciilor de audit intern, Curții de Conturi Europene, grupului specializat în domeniul neregulilor financiare sau Oficiului European de Luptă Antifraudă (denumit în continuare „OLAF”) și între ordonatorii de credite ai Comisiei și agențiile executive.
Articolul 30
Măsuri pregătitoare în domeniul politicii externe și de securitate comună
[articolul 54 alineatul (2) litera (c) din Regulamentul financiar]
Finanțarea măsurilor convenite de Consiliu pentru pregătirea operațiunilor de gestionare a crizei de către Uniune în temeiul titlului V din Tratatul privind Uniunea Europeană acoperă costurile marginale care decurg în mod direct din desfășurarea într-un teatru de operațiuni specific a unei misiuni sau a unei echipe care include, inter alia, personal din instituțiile Uniunii, inclusiv asigurarea pentru un grad ridicat de risc, costurile de călătorie și de cazare și diurnele.
Articolul 31
Competențe specifice ale Comisiei în temeiul tratatelor
[articolul 54 alineatul (2) litera (d) din Regulamentul financiar]
(1) Articolele din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene (denumit în continuare „TFUE”), care atribuie în mod direct competențe specifice Comisiei, sunt următoarele:
(a)
articolul 154 (dialog social);
(b)
articolul 156 (studii, avize și consultări în domeniul social);
(c)
articolele 159 și 161 (rapoarte speciale în domeniul social);
(d)
articolul 168 alineatul (2) (inițiative pentru promovarea coordonării în domeniul protecției sănătății);
(e)
articolul 171 alineatul (2) (inițiative pentru promovarea coordonării în domeniul rețelelor transeuropene);
(f)
articolul 173 alineatul (2) (inițiative pentru promovarea coordonării în domeniul industriei);
(g)
articolul 175 al doilea paragraf (raport privind progresele înregistrate în realizarea coeziunii economice, sociale și teritoriale);
(h)
articolul 181 alineatul (2) (inițiative pentru promovarea coordonării în domeniul cercetării și al dezvoltării tehnologice);
(i)
articolul 190 (raport privind cercetarea și dezvoltarea tehnologică);
(j)
articolul 210 alineatul (2) (inițiative pentru promovarea coordonării politicilor de cooperare pentru dezvoltare);
(k)
articolul 214 alineatul (6) (inițiative pentru promovarea coordonării în domeniul măsurilor de ajutor umanitar).
(2) Articolele din Tratatul de instituire a Comunității Europene a Energiei Atomice (denumit în continuare „Tratatul Euratom”), care atribuie în mod direct competențe specifice Comisiei, sunt următoarele:
(a)
articolul 70 (sprijin financiar, în limitele stabilite de buget, pentru programe de prospectare pe teritoriile statelor membre);
(b)
articolele 77-85.
(3) La prezentarea proiectului de buget, listele prevăzute la alineatele (1) și (2) pot fi completate, cu indicarea articolelor în cauză și a sumelor implicate.
Articolul 32
Acte care ar putea constitui un conflict de interese și procedură
(articolul 57 din Regulamentul financiar)
(1) Actele susceptibile să fie viciate de un conflict de interese în sensul articolului 57 alineatul (2) din Regulamentul financiar pot, inter alia, să aibă una dintre următoarele forme, fără a aduce atingere încadrării lor ca activități ilegale în temeiul articolului 141:
(a)
acordarea în folos propriu sau în folosul altora de avantaje nejustificate directe sau indirecte;
(b)
refuzul de a acorda unui beneficiar drepturile sau avantajele care i se cuvin;
(c)
comiterea de acte nejustificate sau abuzive sau neîndeplinirea unor acte obligatorii.
Alte acte susceptibile să fie viciate de un conflict de interese sunt cele care pot afecta îndeplinirea imparțială și obiectivă a îndatoririlor unei persoane, cum ar fi, inter alia, participarea la un comitet de evaluare pentru o procedură de achiziții publice sau o procedură de grant în cazul în care persoana respectivă poate beneficia, în mod direct sau indirect, din punct de vedere financiar de rezultatul acestor proceduri.
(2) Se prezumă că există un conflict de interese în cazul în care un solicitant, un candidat sau un ofertant este membru al personalului care face obiectul Statutului funcționarilor, cu excepția cazului în care participarea acestuia la procedură a fost autorizată în prealabil de superiorul său.
(3) În cazul unui conflict de interese, ordonatorul de credite delegat ia măsurile corespunzătoare pentru a evita orice influență abuzivă a persoanei respective asupra procesului sau a procedurii în cauză.
CAPITOLUL 2
Modalități de execuție
Secțiunea 1
Dispoziții generale
Articolul 33
Modul de gestiune
(articolul 58 din Regulamentul financiar)
Sistemul contabil al Comisiei identifică modul de gestiune și, în cadrul fiecărui mod de gestiune, tipul de entitate sau de persoană enumerată la articolul 58 alineatul (1) litera (c) din Regulamentul financiar căreia i-au fost încredințate sarcini de execuție bugetară.
În ceea ce privește gestiunea directă de către Comisie în conformitate cu articolul 58 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul financiar, sistemul contabil face o distincție în materie de gestiune în funcție de următoarele cazuri:
(a)
departamente ale Comisiei;
(b)
agenții executive;
(c)
șefi ai delegațiilor Uniunii;
(d)
fonduri fiduciare menționate la articolul 187 din Regulamentul financiar.
Secțiunea 2
Gestiunea directă
Articolul 34
Gestiunea directă
[articolul 58 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul financiar]
În cazul în care Comisia execută bugetul în mod direct în departamentele sale, sarcinile de execuție sunt îndeplinite de actorii financiari în sensul articolelor 64-75 din Regulamentul financiar și în conformitate cu condițiile stabilite în prezentul regulament.
Articolul 35
Exercitarea competențelor delegate agențiilor executive
[articolul 58 alineatul (1) litera (a) și articolul 62 din Regulamentul financiar]
(1) Deciziile de delegare de competențe către agențiile executive le autorizează pe acestea, în calitate de ordonatori de credite delegați, să execute creditele aferente programului Uniunii a cărui gestionare le este încredințată.
(2) Instrumentul de delegare al Comisiei conține cel puțin dispozițiile prevăzute la articolul 40 literele (a)-(d) și (h). Instrumentul este acceptat formal în scris de către director, în numele agenției executive.
Articolul 36
Respectarea normelor privind achizițiile
(articolul 63 din Regulamentul financiar)
În cazul în care Comisia încredințează sarcini unor organisme private în temeiul articolului 63 alineatul (2) din Regulamentul financiar, Comisia încheie un contract în conformitate cu partea întâi titlul V și partea a doua titlul IV capitolul III din Regulamentul financiar.
Secțiunea 3
Gestiune partajată cu statele membre
Articolul 37
Dispoziții specifice privind gestiunea partajată cu statele membre - măsuri de promovare a celor mai bune practici
(articolul 59 din Regulamentul financiar)
Comisia alcătuiește un registru al organismelor responsabile de activitățile de gestionare, de certificare și de audit, în temeiul reglementărilor sectoriale.
În vederea promovării celor mai bune practici în punerea în aplicare a fondurilor structurale, a Fondului de coeziune, a Fondului european agricol pentru dezvoltare rurală, a Fondului european de garantare agricolă și a Fondului european pentru pescuit, Comisia poate pune la dispoziția organismelor responsabile de activitățile de gestionare și de control, spre informare, un ghid metodologic care prezintă propria sa strategie și abordare în materie de control, inclusiv liste de verificare, și exemple de cele mai bune practici. Acest ghid este actualizat ori de câte ori se dovedește a fi necesar.
Secțiunea 4
Gestiunea indirectă
Articolul 38
Echivalența sistemelor, a normelor și a procedurilor în cadrul gestiunii indirecte
(articolul 60 din Regulamentul financiar)
(1) Comisia poate accepta că normele și procedurile de achiziții sunt echivalente cu cele proprii dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:
(a)
acestea respectă principiul concurenței extinse între ofertanți pentru a obține cel mai bun raport cost-eficacitate, iar procedurile negociate sunt limitate la sume rezonabile sau sunt justificate în mod corespunzător;
(b)
acestea asigură transparența datorită unei publicări ex ante adecvate, în special a procedurilor de ofertare, și datorită unei publicări ex post adecvate a contractanților;
(c)
acestea asigură egalitatea de tratament, proporționalitatea și nediscriminarea;
(d)
acestea previn conflictele de interese pe durata întregii proceduri de achiziții.
Legislația națională a statelor membre sau a țărilor terțe de transpunere a Directivei 2004/18/CE se consideră echivalentă cu normele aplicate de instituții în conformitate cu Regulamentul financiar.
(2) Comisia poate accepta că normele și procedurile referitoare la granturi sunt echivalente cu cele proprii dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:
(a)
acestea respectă principiul proporționalității, al bunei gestiuni financiare, al egalității de tratament și al nediscriminării;
(b)
acestea asigură transparența datorită unei publicări adecvate a cererilor de propuneri, procedurile de atribuire directă fiind limitate la sume rezonabile sau fiind justificate în mod corespunzător, și datorită unei publicări ex post adecvate a beneficiarilor, ținând seama de principiul proporționalității;
(c)
acestea previn conflictele de interese pe durata întregii proceduri de atribuire de granturi;
(d)
acestea prevăd că granturile nu pot fi cumulate sau acordate retroactiv, că acestea trebuie, ca regulă, să implice cofinanțare și că acestea nu pot avea ca obiectiv sau efect realizarea unui profit de către beneficiar.
(3) Comisia poate accepta că sistemele contabile și sistemele de control intern utilizate de entități și persoane cărora li se vor încredința sarcini de execuție bugetară în numele Comisiei oferă niveluri echivalente de protecție a intereselor financiare ale Uniunii și de asigurare rezonabilă a realizării obiectivelor în materie de gestionare, dacă acestea respectă principiile prevăzute la articolul 32 din Regulamentul financiar.
Articolul 39
Evaluarea ex ante a normelor și a procedurilor entităților și persoanelor în cadrul gestiunii indirecte
[articolul 61 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
În scopul evaluării ex ante în temeiul articolului 61 alineatul (1) din Regulamentul financiar, ordonatorul de credite competent se poate baza pe o evaluare ex ante efectuată de un alt ordonator de credite, cu condiția ca respectivele concluzii să fie relevante în ceea ce privește riscurile specifice ale sarcinilor care vor fi încredințate, în special referitor la natura acestora și la sumele implicate.
Ordonatorul de credite competent se poate baza pe o evaluare ex ante efectuată de alți donatori în măsura în care această evaluare a fost realizată respectându-se condiții echivalente celor aplicabile gestiunii indirecte prevăzute la articolul 60 din Regulamentul financiar.
Articolul 40
Conținutul acordului de încredințare a sarcinilor de execuție a bugetului entităților și persoanelor
[articolul 61 alineatul (3) din Regulamentul financiar]
Acordurile de delegare includ dispoziții detaliate care asigură protecția intereselor financiare ale Uniunii și transparența operațiunilor efectuate. Acestea includ cel puțin următoarele:
(a)
o definiție clară a sarcinilor atribuite și limitele acestora, în special în ceea ce privește modificarea sarcinilor încredințate, scutirea de la plata datoriilor, utilizarea fondurilor rambursate sau neutilizate;
(b)
condițiile și dispozițiile detaliate de îndeplinire a sarcinilor, responsabilitățile și organizarea controalelor care trebuie efectuate, inclusiv evaluarea programelor;
(c)
condițiile privind plata contribuției Uniunii, inclusiv rambursarea costurilor suportate în ceea ce privește execuția, precum și remunerarea entității căreia i-a fost încredințată execuția, însoțite de norme în temeiul cărora sunt necesare documente justificative pentru motivarea plăților;
(d)
normele de raportare către Comisie privind modul de îndeplinire a sarcinilor, rezultatele preconizate, neregulile survenite și măsurile luate, condițiile în care plățile pot fi suspendate sau întrerupte, precum și condițiile în care încetează îndeplinirea sarcinilor;
(e)
termenul în care se încheie contractele și acordurile individuale de punere în aplicare a acordului de delegare; acest termen este proporțional cu natura sarcinilor încredințate;
(f)
normele de excludere care permit entității sau persoanei să excludă entitățile care se află într-o situație menționată la articolul 106 alineatul (1) literele (a), (b) și (e) și la articolul 107 literele (a) și (b) din Regulamentul financiar de la participarea la proceduri de achiziții sau de atribuire de granturi sau de premii sau să beneficieze de contracte de achiziții, granturi sau premii;
(g)
dispozițiile detaliate privind exercitarea controlului de către Comisie, precum și dispoziții care acordă Comisiei, OLAF și Curții de Conturi acces la informațiile necesare pentru îndeplinirea îndatoririlor acestora, precum și competența de a efectua audituri și investigații, inclusiv verificări la fața locului;
(h)
dispozițiile care prevăd:
(i)
un angajament al entității căreia i-a fost încredințată execuția de a informa fără întârziere Comisia cu privire la orice fraudă în gestionarea fondurilor Uniunii și măsurile luate;
(ii)
desemnarea unui punct de contact care are competențele corespunzătoare de a coopera în mod direct cu OLAF pentru a facilita activitățile operaționale ale acestuia din urmă;
(i)
condițiile care reglementează utilizarea conturilor bancare și a dobânzii generate, astfel cum se prevede la articolul 8 alineatul (4) din Regulamentul financiar;
(j)
dispozițiile care garantează vizibilitatea acțiunii Uniunii față de celelalte activități ale organismului.
Articolul 41
Declarația de gestiune și declarația de conformitate
[articolul 60 alineatul (5) din Regulamentul financiar]
În cazul acțiunilor care se încheie înainte de sfârșitul exercițiului financiar respectiv, raportul final al entității sau al persoanei căreia i-a fost încredințată execuția unei astfel de acțiuni poate înlocui declarația de gestiune prevăzută la articolul 60 alineatul (5) litera (b) din Regulamentul financiar, cu condiția ca aceasta să fie depusă înainte de data de 15 februarie a anului care urmează exercițiului financiar respectiv.
Atunci când organizații internaționale și țări terțe pun în aplicare acțiuni care nu sunt multianuale și a căror durată se limitează la 18 luni, declarația de conformitate menționată la articolul 60 alineatul (5) din Regulamentul financiar poate fi încorporată în raportul final.
Articolul 42
Proceduri pentru verificarea și acceptarea conturilor și pentru excluderea din finanțarea Uniunii a cheltuielilor care au fost efectuate cu încălcarea normelor aplicabile în cadrul gestiunii indirecte
[articolul 60 alineatul (6) literele (b) și (c) din Regulamentul financiar]
(1) Fără a aduce atingere dispozițiilor specifice prevăzute de normele sectoriale, procedurile menționate la articolul 60 alineatul (6) literele (b) și (c) din Regulamentul financiar includ:
(a)
controale ale documentelor și, dacă este cazul, verificări la fața locului efectuate de Comisie;
(b)
stabilirea de către Comisie a cuantumului cheltuielilor recunoscute ca acceptate, în urma unei proceduri contradictorii cu autoritățile și organismele, dacă este necesar, și după informarea acestor autorități și organisme;
(c)
dacă este cazul, calcularea de către Comisie a corecțiilor financiare;
(d)
recuperarea sau plata de către Comisie a soldului rezultat din diferența dintre cheltuielile acceptate și sumele deja plătite autorităților sau organismelor.
În sensul primului paragraf litera (d), Comisia recuperează sumele datorate de preferință prin compensare, în condițiile prevăzute la articolul 87.
(2) În cazul în care sarcinile de execuție bugetară sunt încredințate unei entități care pune în aplicare o acțiune întreprinsă de donatori multipli, procedurile menționate la articolul 60 alineatul (6) literele (b) și (c) din Regulamentul financiar constau în verificarea faptului că o sumă corespunzătoare celei plătite de Comisie pentru acțiunea în cauză a fost utilizată de către entitate pentru acțiune și că cheltuielile au fost efectuate în conformitate cu obligațiile stabilite în acordul semnat cu entitatea.
În sensul prezentului regulament, o acțiune întreprinsă de donatori multipli înseamnă orice acțiune în cadrul căreia fondurile Uniunii sunt puse în comun cu cel puțin un alt donator.
Articolul 43
Dispoziții specifice privind gestiunea indirectă cu organizații internaționale
[articolul 58 alineatul (1) litera (c) punctul (ii) și articolul 188 din Regulamentul financiar]
(1) Organizațiile internaționale menționate la articolul 58 alineatul (1) litera (c) punctul (ii) din Regulamentul financiar sunt:
(a)
organizații internaționale din sectorul public constituite prin acorduri interguvernamentale și agenții specializate înființate de astfel de organizații;
(b)
Comitetul Internațional al Crucii Roșii;
(c)
Federația Internațională a Societăților Naționale de Cruce Roșie și Semilună Roșie;
(d)
alte organizații nonprofit asimilate organizațiilor internaționale printr-o decizie a Comisiei.
(2) În cazul în care Comisia execută bugetul în cadrul gestiunii indirecte cu organizații internaționale, se aplică acordurile de verificare încheiate cu acestea.
Articolul 44
Desemnarea organismelor de drept public sau a organismelor de drept privat cu misiune de serviciu public
[articolul 58 alineatul (1) litera (c) punctele (v) și (vi) din Regulamentul financiar]
(1) Organismele de drept public sau organismele de drept privat cu misiune de serviciu public fac obiectul legislației statului membru sau a țării în care au fost constituite.
(2) În cazurile de gestiune în rețea, care necesită desemnarea a cel puțin unui organism sau a unei entități pe stat membru sau pe țară vizată, organismul sau entitatea este desemnată de statul membru sau de țara vizată în conformitate cu actul de bază.
În toate celelalte cazuri, Comisia desemnează astfel de organisme sau entități de comun acord cu statele membre sau țările în cauză.
CAPITOLUL 3
Actorii financiari
Secțiunea 1
Drepturile și obligațiile actorilor financiari
Articolul 45
Drepturile și obligațiile actorilor financiari
(articolul 64 din Regulamentul financiar)
(1) Fiecare instituție pune la dispoziția fiecărui actor financiar resursele necesare pentru îndeplinirea îndatoririlor sale și o cartă în care sunt descrise în detaliu sarcinile, drepturile și obligațiile sale.
(2) Șefii delegațiilor Uniunii care acționează în calitate de ordonatori de credite subdelegați în conformitate cu articolul 56 alineatul (2) din Regulamentul financiar fac obiectul dispozițiilor cartei furnizate de Comisie pentru punerea în aplicare a sarcinilor de gestiune financiară care le-au fost subdelegate.
Secțiunea 2
Ordonatorul de credite
Articolul 46
Asistența pentru ordonatorii de credite delegați și subdelegați
(articolul 65 din Regulamentul financiar)
Ordonatorul de credite competent poate fi asistat în îndatoririle sale de personal însărcinat să efectueze, sub responsabilitatea sa, anumite sarcini necesare pentru execuția bugetului și generarea de informații financiare și de gestiune. Pentru a preveni orice conflict de interese, personalul care asistă ordonatorii de credite delegați sau subdelegați fac obiectul obligațiilor menționate la articolul 57 din Regulamentul financiar.
Șefii delegațiilor Uniunii care acționează în calitate de ordonatori de credite subdelegați în conformitate cu articolul 56 alineatul (2) al doilea paragraf din Regulamentul financiar pot fi asistați în îndatoririle lor de personalul Comisiei.
Articolul 47
Dispoziții interne de reglementare a delegărilor
(articolul 65 din Regulamentul financiar)
În conformitate cu Regulamentul financiar și cu prezentul regulament, fiecare instituție stabilește în normele sale interne măsurile de gestionare a creditelor pe care le consideră necesare pentru buna execuție a secțiunii sale din buget.
Șefii delegațiilor Uniunii care acționează în calitate de ordonatori de credite subdelegați în conformitate cu articolul 56 alineatul (2) al doilea paragraf din Regulamentul financiar fac obiectul normelor interne ale Comisiei pentru punerea în aplicare a sarcinilor de gestiune financiară care le-au fost subdelegate.
Articolul 48
Păstrarea documentelor justificative de către ordonatorii de credite
[articolul 66 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
Ordonatorul de credite instituie un sistem pe suport de hârtie sau electronic pentru păstrarea documentelor justificative originale referitoare la executarea bugetului și la măsurile de execuție bugetară, precum și a documentelor ulterioare. Sistemul prevede:
(a)
numerotarea unor astfel de documente;
(b)
datarea unor astfel de documente;
(c)
păstrarea unor registre, care pot fi computerizate, de identificare a amplasării exacte a unor astfel de documente;
(d)
păstrarea unor astfel de documente pentru o perioadă de cel puțin cinci ani de la data la care Parlamentul European aprobă descărcarea de gestiune aferentă exercițiului bugetar la care se referă documentele;
(e)
păstrarea documentelor referitoare la garanții de prefinanțare pentru instituție și păstrarea unui registru în scopul de a permite o monitorizare adecvată a unor astfel de garanții.
Documentele referitoare la operațiuni care nu au fost definitiv închise se păstrează pentru o perioadă mai îndelungată decât cea prevăzută la primul paragraf litera (d), și anume până la sfârșitul anului următor celui în care operațiunile au fost închise.
Datele cu caracter personal conținute de documente justificative se șterg, dacă este posibil, atunci când datele respective nu mai sunt necesare în scopul descărcării bugetare, al controlului și al auditului. Articolul 37 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001 se aplică păstrării datelor privind traficul.
Articolul 49
Controalele ex ante și ex post
[articolul 66 alineatele (5) și (6) din Regulamentul financiar]
(1) Prin inițierea unei operațiuni se înțelege ansamblul operațiunilor care sunt efectuate în mod uzual de către personalul menționat la articolul 46 și care pregătesc adoptarea actelor de execuție bugetară de către ordonatorul de credite competent.
(2) Prin verificarea ex ante a unei operațiuni se înțelege ansamblul controalelor ex ante instituite de ordonatorul de credite competent pentru verificarea aspectelor operaționale și financiare ale operațiunii.
(3) Controalele ex ante verifică coerența documentelor justificative solicitate și orice alte informații disponibile.
Frecvența și intensitatea controalelor ex ante sunt stabilite de ordonatorul de credite competent, ținând seama de considerații bazate pe analiza riscurilor și privind eficiența din punctul de vedere al costurilor. În cazul în care există îndoieli, ordonatorul de credite competent pentru validarea plății respective solicită informații suplimentare sau efectuează un control la fața locului în vederea obținerii unei asigurări rezonabile în cadrul controlului ex ante.
Scopul controalelor ex ante este acela de a constata dacă:
(a)
cheltuielile și veniturile sunt conforme și respectă dispozițiile aplicabile, în special cele ale bugetului și ale reglementărilor relevante, precum și dispozițiile oricăror acte adoptate în punerea în aplicare a tratatelor sau a regulamentelor și, dacă este cazul, condițiile contractuale;
(b)
este aplicat principiul bunei gestiuni financiare menționat în partea întâi titlul II capitolul 7 din Regulamentul financiar.
În scopul controalelor, o serie de tranzacții individuale similare legate de cheltuielile curente cu salarii, pensii, rambursarea cheltuielilor de delegație și a cheltuielilor medicale pot fi considerate de către ordonatorul de credite competent ca fiind o singură operațiune.
(4) Controalele ex post pot fi efectuate pe baza documentelor și, dacă este cazul, la fața locului.
Controalele ex post verifică dacă operațiunile finanțate de la buget sunt executate în mod corect și, în special, dacă sunt respectate criteriile menționate la alineatul (3).
Rezultatele controalelor ex post sunt analizate cel puțin anual de către ordonatorul de credite delegat pentru a identifica orice potențială problemă sistemică. Ordonatorul de credite delegat ia măsuri pentru a soluționa aceste probleme.
Analiza de risc menționată la articolul 66 alineatul (6) din Regulamentul financiar este examinată luând în considerare rezultatele controalelor și alte informații relevante.
În cazul programelor multianuale, ordonatorul de credite delegat stabilește o strategie de control multianuală, care specifică natura și amploarea controalelor în perioada respectivă și modul în care rezultatele vor fi măsurate de la un an la altul în vederea procesului anual de asigurare.
Articolul 50
Codul de standarde profesionale
[articolul 66 alineatul (7) și articolul 73 alineatul (5) din Regulamentul financiar]
(1) Personalul desemnat de ordonatorul de credite competent pentru a verifica operațiunile financiare este ales ținând seama de cunoștințele, aptitudinile și calificările speciale ale acestuia dovedite pe baza diplomelor de studii sau a experienței profesionale corespunzătoare sau în urma participării la un program adecvat de formare.
(2) Fiecare instituție elaborează un cod de standarde profesionale care determină, în materie de control intern:
(a)
nivelul de competență tehnică și financiară impus personalului menționat la alineatul (1);
(b)
obligația personalului în cauză de a urma o formare continuă;
(c)
misiunea, rolul și sarcinile alocate acestora;
(d)
normele de conduită, în special standardele de etică și integritate pe care trebuie să le respecte și drepturile de care se bucură.
(3) Șefii delegațiilor Uniunii care acționează în calitate de ordonatori de credite subdelegați în conformitate cu articolul 56 alineatul (2) al doilea paragraf din Regulamentul financiar fac obiectul codului de standarde profesionale al Comisiei menționat la prezentul articol alineatul (2) pentru punerea în aplicare a sarcinilor de gestiune financiară care le-au fost subdelegate.
(4) Fiecare instituție înființează structurile corespunzătoare pentru a distribui către departamentele de ordonanțare și a actualiza periodic informațiile relevante privind standardele de control, precum și metodele și tehnicile disponibile în acest sens.
Articolul 51
Neluarea de măsuri de către ordonatorul de credite delegat
[articolul 66 alineatul (8) din Regulamentul financiar]
Neluarea de măsuri de către ordonatorul de credite delegat, astfel cum se prevede la articolul 66 alineatul (8) din Regulamentul financiar, înseamnă absența oricărui răspuns într-un interval rezonabil, date fiind circumstanțele cazului și, în orice situație, în termen de cel mult o lună.
Articolul 52
Transmiterea informațiilor financiare și de gestiune către contabil
(articolul 66 din Regulamentul financiar)
Ordonatorul de credite delegat trimite contabilului, în conformitate cu regulile adoptate de către acesta din urmă, informațiile financiare și de gestiune necesare pentru îndeplinirea sarcinilor contabilului.
Contabilul este informat de ordonatorul de credite, în mod periodic și cel puțin pentru închiderea conturilor, cu privire la datele financiare relevante ale conturilor bancare fiduciare în scopul de a permite reflectarea utilizării fondurilor Uniunii în conturile Uniunii.
Articolul 53
Raportul privind procedurile negociate
(articolul 66 din Regulamentul financiar)
Ordonatorii de credite delegați înregistrează, pentru fiecare exercițiu financiar, contractele încheiate prin procedurile negociate menționate la articolul 134 alineatul (1) literele (a)-(g), la articolul 135 alineatul (1) literele (a)-(d) și la articolele 266, 268 și 270 din prezentul regulament. Dacă proporția procedurilor negociate în raport cu numărul contractelor atribuite de același ordonator de credite delegat crește considerabil față de exercițiile anterioare sau dacă proporția în cauză este în mod clar mai mare decât media înregistrată pentru instituție, ordonatorul de credite competent prezintă instituției un raport în care precizează toate măsurile luate pentru inversarea tendinței respective. Fiecare instituție trimite Parlamentului European și Consiliului un raport privind procedurile negociate. În cazul Comisiei, raportul respectiv se anexează la rezumatul rapoartelor anuale de activitate menționate la articolul 66 alineatul (9) din Regulamentul financiar.
Secțiunea 3
Contabilul
Articolul 54
Numirea contabilului
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
(1) Fiecare instituție numește un contabil din rândul membrilor personalului care fac obiectul Statutului funcționarilor Uniunii Europene.
Contabilul este ales de instituție ținând seama de competența sa deosebită dovedită pe baza diplomelor de studii sau a experienței profesionale echivalente.
(2) Două sau mai multe instituții sau organisme pot numi același contabil.
În acest caz, ele iau măsurile necesare pentru evitarea oricărui conflict de interese.
Articolul 55
Eliberarea din funcție a contabilului
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
(1) În cazul eliberării din funcție a contabilului se întocmește fără întârziere o balanță de verificare.
(2) Balanța de verificare însoțită de un raport de predare este transmisă de contabilul eliberat din funcție sau, dacă acest lucru nu este posibil, de către un funcționar din departamentul său, noului contabil.
Noul contabil semnează balanța de verificare, în semn de acceptare, în termen de cel mult o lună de la data transmiterii și poate formula rezerve.
Raportul de predare conține, de asemenea, rezultatul balanței de verificare și orice altă rezervă formulată.
(3) Fiecare instituție sau organism menționat la articolul 208 din Regulamentul financiar informează, în termen de două săptămâni, Parlamentul European, Consiliul și contabilul Comisiei cu privire la numirea sau eliberarea din funcție a contabilului său.
Articolul 56
Validarea sistemelor contabile și a sistemelor de inventariere
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
Ordonatorul de credite competent îl informează pe contabil cu privire la toate evoluțiile sau modificările semnificative ale unui sistem de gestiune financiară, sistem de inventariere sau sistem de evaluare a activelor și a pasivelor, dacă un astfel de sistem furnizează date pentru contabilitatea instituției sau dacă este utilizat în scopul justificării datelor acesteia, astfel încât contabilul să poată verifica respectarea criteriilor de validare.
În orice moment, contabilul poate reexamina un sistem de gestiune financiară deja validat. În cazul în care un sistem de gestiune financiară instituit de ordonatorul de credite nu este sau nu mai este validat de contabil, ordonatorul de credite competent stabilește un plan de acțiune pentru a corecta, în timp util, deficiențele din cauza cărora validarea a fost respinsă.
Ordonatorul de credite competent este responsabil de exhaustivitatea informațiilor transmise contabilului.
Articolul 57
Gestionarea trezoreriei
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
(1) Contabilul se asigură că instituția sa are la dispoziție fonduri suficiente pentru a acoperi necesarul de numerar rezultat din execuția bugetară.
(2) În scopul prevăzut la alineatul (1), contabilul instituie sisteme de gestiune a trezoreriei care îi permit să facă previziuni privind fluxul de numerar.
(3) Contabilul Comisiei împarte fondurile disponibile în conformitate cu Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1150/2000.
Articolul 58
Gestionarea conturilor bancare
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru gestionarea trezoreriei, contabilul poate să deschidă sau să dispună deschiderea de conturi în numele instituției la instituții financiare sau la bănci centrale naționale. În circumstanțe justificate în mod corespunzător, contabilul poate deschide conturi în alte monede decât în euro.
(2) Contabilului îi revine responsabilitatea de a închide conturile menționate la alineatul (1) sau de a se asigura că acestea sunt închise.
(3) Contabilul stabilește cu instituțiile financiare condițiile de operare a conturilor menționate la alineatul (1), în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare, eficienței și concurenței între ofertanți.
(4) Cel puțin o dată la fiecare cinci ani, contabilul relansează procedura concurențială de ofertare între instituțiile financiare la care ar putea fi deschise conturi, în conformitate cu alineatul (1).
În cazul în care condițiile bancare locale o permit, conturile bancare aferente conturilor de avans deschise la instituții financiare situate în afara Uniunii fac, în mod periodic, obiectul unui studiu concurențial. Un astfel de studiu se efectuează cel puțin o dată la fiecare cinci ani, la inițiativa titularului contului de avans, care prezintă apoi contabilului o propunere motivată privind selecția unei bănci pentru o perioadă de maximum cinci ani.
(5) Contabilul asigură respectarea strictă a condițiilor de operare a conturilor deschise la instituții financiare în conformitate cu alineatul (1).
În ceea ce privește conturile bancare aferente conturilor de avans deschise la instituții financiare situate în afara Uniunii, titularul contului de avans își asumă această responsabilitate luând în considerare legislația aplicabilă în țara în care titularul își exercită mandatul.
(6) Contabilul Comisiei informează contabilii celorlalte instituții și ai organismelor menționate la articolul 208 din Regulamentul financiar cu privire la condițiile de operare a conturilor deschise la instituții financiare. Contabilii celorlalte instituții și ai organismelor menționate la articolul 208 din Regulamentul financiar armonizează, pe baza acestor condiții de operare, condițiile de operare ale conturilor pe care le deschid.
Articolul 59
Semnăturile pe conturi
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
Condițiile pentru deschiderea, operarea și utilizarea conturilor prevăd, în funcție de cerințele de control intern, ca cecurile, ordinele de virament bancar sau orice alte operațiuni bancare să fie semnate de unul sau mai mulți membri ai personalului autorizați în mod corespunzător. Instrucțiunile manuale se semnează de cel puțin doi membri ai personalului autorizați în mod corespunzător sau de contabil.
În sensul primului paragraf, contabilul fiecărei instituții comunică tuturor instituțiilor financiare la care instituția respectivă a deschis conturi numele și specimenele de semnătură ale membrilor personalului autorizați.
Articolul 60
Gestionarea soldurilor conturilor
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
(1) Contabilul se asigură că soldul conturilor bancare prevăzute la articolul 58 nu deviază în mod semnificativ de la previziunile privind fluxul de numerar menționate la articolul 57 alineatul (2) și în orice caz:
(a)
că niciunul dintre aceste conturi nu are sold debitor;
(b)
că soldul conturilor deschise în alte monede este convertit periodic în euro.
(2) Contabilul nu poate să păstreze în conturile în valută solduri susceptibile să cauzeze instituției pierderi excesive generate de fluctuațiile cursurilor de schimb.
Articolul 61
Transferuri și operațiuni de conversie
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
Fără să aducă atingere articolului 69, contabilul efectuează transferuri între conturile pe care le-a deschis în numele instituției la instituții financiare și efectuează operațiuni de conversie monetară.
Articolul 62
Metodele de plată
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
Plățile se efectuează prin virament bancar, prin cec sau din conturile de avans cu ajutorul cardurilor de debit în conformitate cu articolul 67 alineatul (4).
Articolul 63
Dosarele persoanelor juridice
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
(1) Contabilul poate efectua plăți prin virament bancar numai în cazul în care datele privind contul bancar al beneficiarului și informațiile care confirmă identitatea acestuia, sau orice modificare, au fost înregistrate în prealabil într-un dosar comun pe instituție.
Orice astfel de înregistrare în dosar a datelor juridice și a celor privind contul bancar al beneficiarului sau modificarea acestor date se bazează pe un document justificativ, a cărui formă este definită de contabil.
(2) În vederea efectuării de plăți prin virament bancar, ordonatorii de credite pot să se angajeze față de un terț în numele instituției lor numai dacă terțul în cauză a furnizat documentația necesară pentru înregistrarea sa în dosar.
Ordonatorii de credite informează contabilul cu privire la orice modificare a datelor juridice și a celor privind contul bancar care le-a fost comunicată de către beneficiar și verifică validitatea acestor date înainte de efectuarea plății.
În ceea ce privește ajutorul de preaderare, pot fi încheiate angajamente individuale cu autoritățile publice în țările candidate la aderarea la Uniunea Europeană fără înscrierea prealabilă în dosarul terților. În astfel de cazuri, ordonatorul de credite face tot posibilul pentru a asigura efectuarea înscrierii cât mai rapid posibil. Acordurile prevăd drept condiție prealabilă pentru efectuarea primei plăți comunicarea către Comisie a datelor privind contul bancar al beneficiarului.
Articolul 64
Păstrarea documentelor justificative de către contabil
(articolul 68 din Regulamentul financiar)
Documentele justificative referitoare la sistemul contabil și la întocmirea conturilor prevăzute la articolul 141 din Regulamentul financiar se păstrează pentru o perioadă de cel puțin cinci ani de la data la care Parlamentul European aprobă descărcarea de gestiune aferentă exercițiului bugetar la care se referă documentele.
Cu toate acestea, documentele privind operațiunile care nu au fost definitiv închise se păstrează pentru o perioadă mai îndelungată, și anume până la sfârșitul anului următor celui în care operațiunile au fost închise. Articolul 37 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001 se aplică păstrării datelor privind traficul.
Fiecare instituție decide în ce departament trebuie păstrate documentele justificative.
Articolul 65
Persoanele împuternicite să administreze conturile
(articolul 69 din Regulamentul financiar)
Fiecare instituție stabilește condițiile în care personalul pe care îl desemnează și îl împuternicește să administreze conturile în unitățile locale menționate la articolul 72 este autorizat să comunice numele și specimenele de semnătură instituțiilor financiare locale.
Secțiunea 4
Administratorul contului de avans
Articolul 66
Condițiile de utilizare a conturilor de avans
(articolul 70 din Regulamentul financiar)
(1) Atunci când, din cauza sumelor limitate implicate, este practic imposibil sau ineficient să se efectueze operațiuni de plată prin proceduri bugetare, se pot constitui conturi de avans pentru plata unor astfel de cheltuieli.
(2) Administratorul contului de avans poate să valideze provizoriu și să plătească cheltuieli, pe baza unui cadru detaliat stabilit în conformitate cu instrucțiunile ordonatorului de credite competent. Aceste instrucțiuni specifică normele și condițiile în care se efectuează validarea provizorie și plățile și, după caz, termenii pentru semnarea angajamentelor juridice în sensul articolului 97 alineatul (1) litera (e).
(3) Crearea unui cont de avans și numirea unui administrator al contului de avans fac obiectul unei decizii a contabilului, la propunerea motivată în mod corespunzător a ordonatorului de credite competent. Decizia respectivă stabilește responsabilitățile și obligațiile administratorului contului de avans și ale ordonatorului de credite.
Modificarea condițiilor de operare a unui cont de avans face, de asemenea, obiectul unei decizii a contabilului, la propunerea motivată în mod corespunzător a ordonatorului de credite competent.
(4) În delegațiile Uniunii, se constituie conturi de avans pentru plata cheltuielilor atât din secțiunea din buget a Comisiei, cât și din cea a Serviciului European de Acțiune Externă (denumit în continuare „SEAE”), asigurându-se trasabilitatea completă a cheltuielilor.
Articolul 67
Condițiile care reglementează constituirea și plata
(articolul 70 din Regulamentul financiar)
(1) Decizia de constituire a unui cont de avans și de numire a unui administrator al contului de avans și decizia de modificare a condițiilor de operare a unui cont de avans precizează în special:
(a)
suma maximă care poate fi furnizată inițial ca avans și scopul avansului;
(b)
dacă se deschide un cont bancar sau un cont giro la un oficiu poștal în numele instituției;
(c)
natura și cuantumul maxim pentru fiecare cheltuială care poate fi plătită de administratorul contului de avans terților sau încasată de la aceștia;
(d)
frecvența cu care trebuie prezentate documente justificative, procedura de prezentare a acestora și dispozițiile privind transmiterea acestora către ordonatorul de credite pentru regularizare;
(e)
procedura de urmat dacă avansul trebuie realimentat;
(f)
faptul că tranzacțiile de avans vor fi regularizate de ordonatorul de credite până la sfârșitul lunii următoare, astfel încât soldul contabil și soldul bancar să poată fi reconciliate;
(g)
perioada de valabilitate a autorizației acordate administratorului contului de avans de către contabil;
(h)
identitatea administratorului contului de avans numit.
(2) În propunerile de decizii de constituire a unor conturi de avans, ordonatorul de credite competent asigură că:
(a)
se acordă prioritate utilizării procedurilor bugetare în cazul în care există acces la sistemul contabil computerizat central;
(b)
conturile de avans sunt utilizate numai în cazuri bine întemeiate.
Suma maximă care poate fi plătită de administratorul contului de avans, atunci când este practic imposibil sau ineficient să se efectueze operațiuni de plată prin proceduri bugetare, nu depășește 60 000 EUR pentru fiecare cheltuială.
(3) Administratorul contului de avans poate efectua plăți către terți pe baza și în limitele:
(a)
angajamentelor bugetare și juridice prealabile semnate de ordonatorul de credite competent;
(b)
soldului rezidual pozitiv al contului de avans, în numerar sau la bancă.
(4) Plățile din conturile de avans pot fi efectuate prin virament bancar, inclusiv prin sistemul de debitare directă menționat la articolul 89 din Regulamentul financiar, prin cec sau prin alte mijloace de plată, inclusiv carduri de debit, în conformitate cu instrucțiunile stabilite de contabil.
(5) Plățile efectuate sunt urmate de decizii formale de validare finală și/sau de ordine de plată semnate de ordonatorul de credite competent.
Articolul 68
Alegerea administratorului contului de avans
(articolul 70 din Regulamentul financiar)
Administratorii conturilor de avans sunt aleși din rândul funcționarilor sau, în eventualitatea în care este necesar și doar în cazuri bine întemeiate, din rândul altor membri ai personalului. Administratorii conturilor de avans sunt aleși ținând seama de cunoștințele, aptitudinile și calificările speciale ale acestora dovedite pe baza diplomelor de studii sau a experienței profesionale corespunzătoare sau în urma participării la un program adecvat de formare.
Articolul 69
Alimentarea conturilor de avans
(articolul 70 din Regulamentul financiar)
(1) Contabilul face plăți de alimentare a conturilor de avans și monitorizează conturile în cauză din punctul de vedere al deschiderii de conturi bancare și al delegării de semnături, precum și al controalelor la fața locului și în contabilitatea centralizată. Contabilul alimentează conturile de avans. Avansurile sunt plătite în contul bancar deschis în acest sens.
Conturile de avans pot fi, de asemenea, alimentate direct din venituri locale diverse, cum ar fi cele generate din:
(a)
vânzarea de echipamente;
(b)
publicații;
(c)
rambursări diverse;
(d)
dobânzi.
Regularizarea avansurilor, pentru cheltuieli ori venituri diverse sau alocate, se efectuează în conformitate cu decizia de constituire a contului de avans menționată la articolul 67 și cu dispozițiile Regulamentului financiar. Ordonatorul de credite deduce sumele în cauză la realimentarea ulterioară a conturilor de avans respective.
(2) În special în vederea evitării pierderilor cauzate de cursul de schimb, administratorul contului de avans poate efectua transferuri între diverse conturi bancare deschise pentru același avans.
Articolul 70
Controalele efectuate de ordonatorul de credite și de contabil
(articolul 70 din Regulamentul financiar)
(1) Administratorul contului de avans ține evidența fondurilor puse la dispoziția sa, în numerar și la bancă, a plăților efectuate și a sumelor primite, în conformitate cu regulile și instrucțiunile furnizate de contabil. Situațiile privind contul în cauză sunt accesibile în orice moment ordonatorului de credite competent și, cel puțin o dată pe lună, se întocmește o listă a tranzacțiilor pe care administratorul contului de avans o transmite în luna următoare, împreună cu documentele justificative, ordonatorului de credite competent pentru regularizarea operațiunilor de avans.
(2) Contabilul efectuează controale sau dispune efectuarea de controale de către un membru al personalului din propriul său departament sau din departamentul ordonator special împuternicit în acest scop, care, de regulă, trebuie efectuate la fața locului și inopinat, pentru a verifica existența fondurilor alocate administratorilor conturilor de avans și a evidențelor contabile și pentru a controla respectarea termenului stabilit în ceea ce privește regularizarea tranzacțiilor de avans. Contabilul comunică rezultatele controalelor respective ordonatorului de credite competent.
Articolul 71
Procedura de achiziții
(articolul 70 din Regulamentul financiar)
În limitele prevăzute la articolul 137 alineatul (3), plățile efectuate din conturi de avans pot constitui simple plăți pentru acoperirea cheltuielilor în baza unor facturi, fără acceptarea prealabilă a unei oferte.
Articolul 72
Crearea conturilor de avans
(articolul 70 din Regulamentul financiar)
Pentru plata anumitor categorii de cheltuieli, este posibil să se constituie unul sau mai multe conturi de avans în fiecare unitate locală din afara Uniunii, în conformitate cu articolul 70 din Regulamentul financiar. O unitate locală este, de exemplu, o delegație, un birou sau o antenă a Uniunii într-o țară terță.
Decizia de constituire a unui astfel de cont de avans stabilește condițiile de operare a acestuia în conformitate cu articolul 70 din Regulamentul financiar și pe baza nevoilor specifice ale fiecărei unități locale.
Articolul 73
Administratorii conturilor de avans și persoanele împuternicite să administreze conturile în delegațiile Uniunii
(articolul 70 din Regulamentul financiar)
În circumstanțe excepționale și pentru continuitatea serviciului, îndatoririle administratorului conturilor de avans ale SEAE în delegațiile Uniunii pot fi îndeplinite de personalul Comisiei. În aceleași condiții, membri ai personalului SEAE pot fi desemnați ca administratori ai conturilor de avans pentru Comisie în delegațiile Uniunii.
În delegațiile Uniunii, normele și condițiile prevăzute la primul paragraf se aplică la numirea persoanelor autorizate de către contabil să efectueze operațiuni bancare.
CAPITOLUL 4
Răspunderea actorilor financiari
Secțiunea 1
Reguli generale
Articolul 74
Organisme responsabile în chestiuni de fraudă
[articolul 66 alineatul (8) și articolul 72 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
Autoritățile și organismele menționate la articolul 66 alineatul (8) și la articolul 72 alineatul (2) din Regulamentul financiar înseamnă organismele desemnate în Statutul funcționarilor și în deciziile instituțiilor Uniunii privind termenii și condițiile pentru investigațiile interne referitoare la prevenirea fraudei, a corupției și a oricărei alte activități ilegale care dăunează intereselor Uniunii.
Secțiunea 2
Reguli aplicabile ordonatorilor de credite delegați și subdelegați
Articolul 75
Nereguli financiare
[articolul 66 alineatul (7) și articolul 73 alineatul (6) din Regulamentul financiar]
Fără a aduce atingere competențelor OLAF, grupul specializat în domeniul neregulilor financiare menționat la articolul 29 (denumit în continuare „grupul”) este competent în ceea ce privește orice încălcare a unei dispoziții a Regulamentului financiar sau a unei dispoziții referitoare la gestiunea financiară sau la verificarea operațiunilor, care rezultă dintr-un act sau dintr-o omisiune a unui membru al personalului.
Articolul 76
Grupul specializat în domeniul neregulilor financiare
[articolul 66 alineatul (7) și articolul 73 alineatul (6) din Regulamentul financiar]
(1) Cazurile de nereguli financiare prevăzute la articolul 75 din prezentul regulament sunt înaintate grupului de către autoritatea împuternicită să facă numiri pentru ca acesta să emită avizul menționat la articolul 73 alineatul (6) al doilea paragraf din Regulamentul financiar.
Atunci când șefii delegațiilor Uniunii acționează în calitate de ordonatori de credite subdelegați în conformitate cu articolul 56 alineatul (2) din Regulamentul financiar, ordonatorul de credite competent poate sesiza în mod direct grupul pentru emiterea unui aviz cu privire la cazurile de nereguli financiare menționate la articolul 75 din prezentul regulament.
Un ordonator de credite delegat poate sesiza grupul în cazul în care consideră că a survenit o neregulă financiară. Grupul emite un aviz care evaluează dacă au survenit nereguli în sensul articolului 75, gravitatea acestora și eventualele lor consecințe. În cazul în care analiza grupului sugerează că respectivul caz este de competența OLAF, grupul transmite fără întârziere dosarul autorității împuternicite să facă numiri și informează de îndată OLAF.
Atunci când este informat în mod direct cu privire la un caz de către un membru al personalului, în conformitate cu articolul 66 alineatul (8) din Regulamentul financiar, grupul transmite dosarul autorității împuternicite să facă numiri și îl informează în consecință pe membrul personalului. Autoritatea împuternicită să facă numiri poate solicita avizul grupului cu privire la caz.
(2) În funcție de organizarea sa internă, instituția sau, în cazul unui grup mixt, instituțiile participante specifică procedurile de funcționare a grupului și compoziția acestuia, care include un participant extern având calificările și expertiza necesare.
Articolul 77
Confirmarea instrucțiunilor
[articolul 73 alineatul (3) din Regulamentul financiar]
(1) Un ordonator de credite delegat sau subdelegat care primește o instrucțiune cu forță de constrângere despre care consideră că implică nereguli sau pe care o consideră contrară principiului bunei gestiuni financiare, în special din cauză că instrucțiunea nu poate fi pusă în aplicare cu resursele care i-au fost alocate, informează în scris autoritatea de la care a primit delegarea sau subdelegarea cu privire la aceasta. Dacă instrucțiunea este confirmată în scris, iar confirmarea este primită în timp util și este suficient de clară, făcând trimitere explicită la punctele pe care ordonatorul de credite delegat sau ordonatorul de credite subdelegat le-a contestat, acesta din urmă nu poate fi considerat răspunzător. Acesta pune în aplicare instrucțiunea, cu excepția cazului în care respectiva instrucțiune este în mod evident ilegală sau constituie o încălcare a standardelor de siguranță relevante.
(2) Alineatul (1) se aplică, de asemenea, în cazurile în care ordonatorul de credite, în cursul executării unei instrucțiuni cu forță de constrângere, constată că circumstanțele cazului pot genera o situație care implică nereguli.
Orice instrucțiune confirmată în circumstanțele descrise la articolul 73 alineatul (3) din Regulamentul financiar este înregistrată de ordonatorul de credite delegat competent și menționată în raportul său anual de activitate.
CAPITOLUL 5
Operațiuni de venituri
Secțiunea 1
Resurse proprii
Articolul 78
Norme aplicabile resurselor proprii
(articolul 76 din Regulamentul financiar)
Ordonatorul de credite stabilește un calendar indicativ referitor la punerea la dispoziția Comisiei a resurselor proprii definite în decizia privind sistemul de resurse proprii ale Uniunii.
Resursele proprii se stabilesc și se recuperează în conformitate cu normele adoptate în temeiul deciziei menționate la primul paragraf.
Secțiunea 2
Estimarea creanțelor
Articolul 79
Estimarea creanțelor
(articolul 77 din Regulamentul financiar)
(1) Estimările creanțelor specifică tipul de venit și postul bugetar la care vor fi contabilizate și, în măsura posibilului, informații privind debitorul și cuantumul estimat al creanțelor.
La întocmirea estimării creanțelor, ordonatorul de credite competent verifică în special:
(a)
contabilizarea venitului la postul bugetar corect;
(b)
corectitudinea și conformitatea estimării cu dispozițiile aplicabile și cu principiul bunei gestiuni financiare.
(2) Sub rezerva articolului 181 alineatul (2) și a articolului 183 alineatul (2) din Regulamentul financiar și a articolului 7 alineatul (2) din prezentul regulament, o estimare a creanțelor nu are ca efect punerea la dispoziție a creditelor de angajament. În cazurile menționate la articolul 21 din Regulamentul financiar, creditele pot fi puse la dispoziție numai după recuperarea efectivă de către Uniune a sumelor datorate.
Secțiunea 3
Constatarea creanțelor
Articolul 80
Procedură
(articolul 78 din Regulamentul financiar)
(1) Constatarea de către ordonatorul de credite competent a unei creanțe constituie recunoașterea dreptului Uniunii asupra unui debitor și stabilirea dreptului de a cere debitorului în cauză plata datoriei.
(2) Ordinul de recuperare este operațiunea prin care ordonatorul de credite competent dă contabilului instrucțiuni pentru recuperarea cuantumului constatat.
(3) Nota de debit informează debitorul că:
(a)
Uniunea a constatat creanța;
(b)
în cazul plății datoriei înainte de scadență, nu se percepe dobândă penalizatoare;
(c)
în cazul nerambursării până la scadența prevăzută la litera (b), datoria este purtătoare de dobândă la rata menționată la articolul 83, fără a aduce atingere niciunei reglementări specifice aplicabile;
(d)
în cazul nerambursării până la scadența menționată la litera (b), instituția recuperează creanța fie prin compensare, fie prin executarea oricărei garanții depuse în avans;
(e)
contabilul poate recupera creanța prin compensare înainte de scadența menționată la litera (b), în cazul în care este necesar să se protejeze interesele financiare ale Uniunii atunci când acesta are motive întemeiate să considere că suma datorată Comisiei ar putea fi pierdută, după ce debitorul a fost informat cu privire la motive și la data recuperării prin compensare;
(f)
dacă, după ce a luat toate măsurile prevăzute la prezentul paragraf literele (a)-(e), suma nu a fost recuperată integral, instituția efectuează recuperarea prin executarea unei decizii obținute fie în conformitate cu articolul 79 alineatul (2) din Regulamentul financiar, fie prin acțiune în justiție.
Ordonatorul de credite imprimă nota de debit și o trimite debitorului. Contabilul este informat cu privire la expedierea acesteia prin sistemul de informare financiară.
Articolul 81
Constatarea creanțelor
(articolul 78 din Regulamentul financiar)
Pentru constatarea unei creanțe, ordonatorul de credite competent se asigură că:
(a)
creanța este certă, în sensul că nu este condiționată;
(b)
creanța este lichidă, exprimată exact în unități monetare;
(c)
creanța este exigibilă și nu face obiectul vreunui termen de plată;
(d)
informațiile privind debitorul sunt corecte;
(e)
suma care trebuie recuperată este contabilizată la postul bugetar corect;
(f)
documentele justificative sunt conforme; și că
(g)
se respectă principiul bunei gestiuni financiare, în special în ceea ce privește criteriile menționate la articolul 91 alineatul (1) litera (a).
Articolul 82
Documentele justificative pentru constatarea creanțelor
(articolul 78 din Regulamentul financiar)
(1) Constatarea unei creanțe se bazează pe documente justificative care certifică dreptul Uniunii.
(2) Înainte de constatarea unei creanțe, ordonatorul de credite competent verifică personal documentele justificative sau confirmă, pe propria sa răspundere, că s-a efectuat această verificare.
(3) Documentele justificative sunt păstrate de ordonatorul de credite în conformitate cu articolul 48.
Articolul 83
Dobândă penalizatoare
(articolul 78 din Regulamentul financiar)
(1) Fără a aduce atingere niciunei dispoziții specifice care derivă din aplicarea reglementărilor sectoriale, orice creanță neplătită la scadența prevăzută la articolul 80 alineatul (3) litera (b) este purtătoare de dobândă în conformitate cu prezentul articol alineatele (2) și (3).
(2) Rata dobânzii pentru creanțele neplătite la scadența prevăzută la articolul 80 alineatul (3) litera (b) este rata utilizată de Banca Centrală Europeană pentru principalele sale operațiuni de refinanțare, astfel cum este publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, seria C, în vigoare în prima zi calendaristică a lunii în care datoria devine scadentă, majorată cu:
(a)
opt puncte procentuale în cazul în care evenimentul generator este un contract de achiziții publice de bunuri și servicii menționat în titlul V;
(b)
trei puncte procentuale și jumătate în toate celelalte cazuri.
(3) Dobânda se calculează de la data calendaristică următoare scadenței prevăzute la articolul 80 alineatul (3) litera (b) și specificată în nota de debit, până la data calendaristică în care creanța este plătită integral.
Ordinul de recuperare corespunzător valorii dobânzii penalizatoare este emis atunci când această dobândă este efectiv încasată.
(4) În cazul amenzilor, dacă debitorul oferă o garanție financiară care este acceptată de contabil în locul plății, rata dobânzii aplicabile de la scadența menționată la articolul 80 alineatul (3) litera (b) este rata menționată la prezentul articol alineatul (2), în vigoare în prima zi a lunii în care decizia privind impunerea unei amenzi a fost adoptată și majorată doar cu un punct procentual și jumătate.
Secțiunea 4
Ordonanțarea recuperărilor
Articolul 84
Întocmirea ordinului de recuperare
(articolul 79 din Regulamentul financiar)
(1) Ordinul de recuperare specifică:
(a)
exercițiul financiar pentru care urmează să se contabilizeze venitul;
(b)
trimiterile la actul sau angajamentul juridic care generează creanța și dă naștere dreptului de recuperare;
(c)
articolul din buget și orice altă subdiviziune care poate fi aplicabilă, inclusiv, dacă este cazul, referințele angajamentului bugetar corespunzător;
(d)
suma de recuperat, exprimată în euro;
(e)
numele și adresa debitorului;
(f)
scadența menționată la articolul 80 alineatul (3) litera (b);
(g)
metoda posibilă de recuperare, inclusiv, în special, recuperarea prin compensare sau executarea oricărei garanții depuse.
(2) Ordinul de recuperare este datat și semnat de ordonatorul de credite competent, apoi trimis contabilului.
(3) Contabilul fiecărei instituții păstrează o listă a sumelor scadente care trebuie recuperate. Creanțele Uniunii sunt grupate în listă în funcție de data emiterii ordinului de recuperare. Contabilul transmite această listă contabilului Comisiei.
Contabilul Comisiei pregătește o listă consolidată care indică sumele scadente pe instituție și pe data emiterii ordinului de recuperare. Lista se anexează la raportul Comisiei privind gestiunea bugetară și financiară.
(4) Pentru a consolida protecția intereselor financiare ale Uniunii, Comisia întocmește o listă a creanțelor Uniunii, precizând numele debitorilor și cuantumul creanței, atunci când debitorul a fost obligat printr-o hotărâre judecătorească având forță de res judicata să ramburseze suma și atunci când nu s-a efectuat nicio rambursare substanțială în termen de un an de la pronunțarea hotărârii. Lista se publică, ținând seama în mod corespunzător de protecția datelor cu caracter personal, în conformitate cu cerințele Regulamentului (CE) nr. 45/2001.
În ceea ce privește datele cu caracter personal care se referă la persoane fizice, informațiile publicate se elimină după rambursarea integrală a sumei datorate. Aceeași dispoziție se aplică în cazul datelor cu caracter personal care se referă la persoane juridice a căror denumire oficială identifică una sau mai multe persoane fizice.
Decizia de includere a debitorului pe lista creanțelor Uniunii este luată în conformitate cu principiul proporționalității și ține seama, în special, de importanța sumei.
Articolul 85
Decizie executorie în beneficiul altor instituții
[articolul 79 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
(1) Situațiile excepționale menționate la articolul 79 alineatul (2) din Regulamentul financiar survin atunci când posibilitatea ca plata să fie efectuată în mod voluntar și ca creanța să fie recuperată prin compensare, astfel cum se prevede la articolul 80 alineatul (1) din Regulamentul financiar, a fost epuizată de instituția în cauză, iar creanța reprezintă o sumă semnificativă.
(2) În cazul menționat la alineatul (1), instituțiile vizate, altele decât cele menționate în temeiul articolului 299 din TFUE, pot solicita Comisiei să adopte o decizie executorie.
(3) În toate cazurile, decizia executorie specifică faptul că sumele revendicate sunt înscrise în secțiunea din buget corespunzătoare instituției respective, care acționează în calitate de ordonator de credite. Veniturile se înregistrează ca venituri generale, cu excepția situației în care acestea se încadrează în cazurile specificate de venituri alocate, astfel cum se prevede la articolul 21 alineatul (3) din Regulamentul financiar.
(4) Instituția solicitantă informează Comisia cu privire la orice eveniment care ar putea să afecteze recuperarea și intervine în sprijinul Comisiei în cazul exercitării unei căi de atac împotriva deciziei executorii.
(5) Comisia și instituția respectivă convin asupra modalităților practice de punere în aplicare a prezentului articol.
Secțiunea 5
Recuperarea
Articolul 86
Formalități de încasare
(articolul 80 din Regulamentul financiar)
(1) La recuperarea unei creanțe, contabilul o înregistrează în contabilitate și informează ordonatorul de credite competent.
(2) Pentru fiecare plată în numerar făcută contabilului sau administratorului contului de avans se eliberează o chitanță.
(3) Rambursarea parțială de către un debitor care face obiectul mai multor ordine de recuperare se impută în primul rând asupra creanței celei mai vechi, cu excepția cazului în care se specifică altfel de către debitor.
Orice plată parțială acoperă mai întâi dobânda.
Articolul 87
Recuperarea prin compensare
(articolul 80 din Regulamentul financiar)
(1) În cazul în care debitorul are asupra Uniunii o creanță care este certă, astfel cum este definită la articolul 81 litera (a), lichidă și exigibilă pentru o sumă stabilită printr-un ordin de plată, după scadența prevăzută la articolul 80 alineatul (3) litera (b), contabilul recuperează creanța constatată prin compensare.
În circumstanțe excepționale, atunci când este necesar să se protejeze interesele financiare ale Uniunii, în cazul în care contabilul are motive întemeiate să considere că sumele datorate Uniunii ar putea fi pierdute, acesta recuperează creanțele prin compensare înainte de scadența menționată la articolul 80 alineatul (3) litera (b).
Contabilul recuperează, de asemenea, creanțele prin compensare înainte de scadența menționată la articolul 80 alineatul (3) litera (b) în cazul în care debitorul este de acord.
(2) Înainte de efectuarea unei recuperări în conformitate cu alineatul (1), contabilul consultă ordonatorul de credite competent și informează debitorii implicați.
Atunci când debitorul este o autoritate națională sau una dintre entitățile administrative ale acesteia, contabilul informează, de asemenea, statul membru respectiv cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte cu privire la intenția sa de a recurge la recuperare prin compensare. Cu toate acestea, de comun acord cu statul membru sau entitatea administrativă în cauză, contabilul poate efectua recuperarea prin compensare înaintea de expirarea scadenței.
(3) Compensarea menționată la alineatul (1) are același efect ca și o plată, prin aceasta achitându-se Uniunii creanța și, dacă este cazul, dobânda datorată.
Articolul 88
Procedura de recuperare în urma neefectuării plății în mod voluntar
(articolele 79 și 80 din Regulamentul financiar)
(1) Fără a aduce atingere articolului 87, dacă creanța nu a fost recuperată integral până la scadența prevăzută la articolul 80 alineatul (3) litera (b) și specificată în nota de debit, contabilul informează ordonatorul de credite competent și inițiază fără întârziere procedura de recuperare prin orice mijloace legale, inclusiv, dacă este cazul, prin executarea oricărei garanții depuse în avans.
(2) Fără a aduce atingere articolului 87, în cazul în care nu se poate utiliza metoda de recuperare menționată la prezentul articol alineatul (1) și debitorul nu plătește ca răspuns la scrisoarea de punere în întârziere trimisă de contabil, acesta din urmă execută o decizie de recuperare obținută fie în conformitate cu articolul 79 alineatul (2) din Regulamentul financiar, fie prin acțiune în justiție.
Articolul 89
Termen suplimentar pentru efectuarea plății
(articolul 80 din Regulamentul financiar)
Contabilul, în colaborare cu ordonatorul de credite competent, poate acorda un termen suplimentar pentru efectuarea plății numai la cererea scrisă și motivată corespunzător a debitorului și sub rezerva îndeplinirii următoarelor două condiții:
(a)
debitorul se angajează să plătească dobândă, la rata specificată la articolul 83, pentru întreaga perioadă suplimentară acordată, începând cu scadența prevăzută la articolul 80 alineatul (3) litera (b);
(b)
pentru protejarea drepturilor Uniunii, debitorul depune o garanție financiară, acceptată de contabilul instituției, care acoperă creanța exigibilă, atât în ceea ce privește suma principală, cât și dobânda.
Garanția menționată la primul paragraf litera (b) poate fi înlocuită cu o garanție personală și solidară depusă de un terț aprobată de contabilul instituției.
În circumstanțe excepționale, în urma unei solicitări din partea debitorului, contabilul poate renunța la cerința unei garanții menționate la primul paragraf litera (b) în cazul în care, pe baza evaluării sale, debitorul este dispus și în măsură să efectueze plata în perioada suplimentară, dar nu mai poate depune o astfel de garanție și se află într-o situație dificilă.
Articolul 90
Recuperarea amenzilor sau a altor penalități
(articolele 80 și 83 din Regulamentul financiar)
(1) În cazul în care se introduce o acțiune în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene împotriva unei decizii a Comisiei de impunere a unei amenzi sau a altor penalități în temeiul TFUE sau al Tratatului Euratom și până când toate căile legale de atac au fost epuizate, debitorul fie plătește cu titlu provizoriu sumele respective în contul bancar desemnat de contabil, fie furnizează o garanție financiară acceptată de contabil. Garanția este independentă de obligația plății amenzii sau a penalității cu titlu cominatoriu sau a altor penalități și se execută de la primul apel. Aceasta acoperă valoarea creanței principale și a dobânzii datorate, astfel cum se prevede la articolul 83 alineatul (4).
(2) Comisia asigură sumele încasate cu titlu provizoriu prin investirea acestora în active financiare, garantând astfel securitatea și lichiditatea fondurilor și vizând, de asemenea, generarea unui randament pozitiv.
(3) După epuizarea tuturor căilor legale de atac și în cazul în care amenda sau penalitatea a fost confirmată, se iau oricare dintre următoarele măsuri:
(a)
sumele încasate cu titlu provizoriu, dobânda și alte sume generate de acestea sunt înscrise în buget în conformitate cu articolul 83 din Regulamentul financiar, cel târziu în exercițiul financiar următor anului în care toate căile legale de atac au fost epuizate;
(b)
în cazul în care s-a depus o garanție financiară, aceasta este executată și sumele corespunzătoare sunt înscrise în buget.
În cazul în care valoarea amenzii sau a penalității a fost majorată de Curte, primul paragraf literele (a) și (b) se aplică sumelor prevăzute în decizia Comisiei și contabilul încasează suma corespunzătoare majorării, care va fi înscrisă în buget.
(4) După ce toate căile legale de atac au fost epuizate și în cazul în care amenda sau penalitatea a fost anulată sau redusă, se iau oricare dintre următoarele măsuri:
(a)
sumele încasate în mod nejustificat și dobânda generată sunt rambursate terțului respectiv. În cazurile în care rentabilitatea globală generată pentru perioada relevantă a fost negativă, valoarea nominală a sumelor încasate în mod nejustificat se rambursează;
(b)
în cazul în care s-a depus o garanție financiară, aceasta se eliberează în consecință.
Articolul 91
Renunțarea la recuperarea unei creanțe constatate
(articolul 80 din Regulamentul financiar)
(1) Ordonatorul de credite competent poate renunța integral sau parțial la o creanță constatată numai în următoarele cazuri:
(a)
atunci când costurile previzibile ale recuperării ar depăși suma care trebuie recuperată și renunțarea nu ar dăuna imaginii Uniunii;
(b)
atunci când creanța nu poate fi recuperată din cauza vechimii ei sau a insolvabilității debitorului;
(c)
atunci când recuperarea nu este conformă cu principiul proporționalității.
(2) În cazurile menționate la alineatul (1) litera (c), ordonatorul de credite competent acționează în conformitate cu procedurile instituite în prealabil în cadrul fiecărei instituții și aplică, în toate circumstanțele, următoarele criterii obligatorii:
(a)
faptele, ținând cont de gravitatea neregulii care generează constatarea creanței (fraudă, recidivă, intenție, diligență, bună credință, eroare manifestă);
(b)
impactul pe care renunțarea la recuperare l-ar avea asupra funcționării Uniunii și asupra intereselor financiare ale acesteia (suma în cauză, riscul de stabilire a unui precedent, subminarea autorității legii).
În funcție de circumstanțele cazului, ordonatorul de credite competent poate ține seama, de asemenea, de următoarele criterii suplimentare:
(a)
orice denaturare a concurenței care ar fi cauzată de renunțarea la recuperare;
(b)
daunele economice și sociale care ar fi cauzate de recuperarea integrală a creanței.
(3) Decizia de renunțare menționată la articolul 80 alineatul (2) din Regulamentul financiar este motivată și menționează eforturile depuse pentru asigurarea recuperării și elementele de drept și de fapt pe care se bazează renunțarea. Ordonatorul de credite competent renunță la recuperare în conformitate cu articolul 84.
(4) Renunțarea la recuperarea unei creanțe constatate nu poate fi delegată de instituție în niciunul dintre următoarele cazuri:
(a)
dacă suma la care se renunță este egală cu sau mai mare de 1 000 000 EUR;
(b)
dacă suma la care se renunță este egală cu sau mai mare de 100 000 EUR, în cazul în care reprezintă sau depășește 25 % din creanța constatată.
Sub limitele prevăzute la primul paragraf, fiecare instituție stabilește în normele sale interne condițiile și procedura de delegare a competenței de renunțare la recuperarea unei creanțe constatate.
(5) Fiecare instituție transmite Parlamentului European și Consiliului un raport anual privind renunțările menționate la prezentul articol alineatele (1)-(4), care implică 100 000 EUR sau mai mult. În cazul Comisiei, raportul respectiv se anexează la rezumatul rapoartelor anuale de activitate menționate la articolul 66 alineatul (9) din Regulamentul financiar.
Articolul 92
Anularea unei creanțe constatate
(articolul 80 din Regulamentul financiar)
(1) În cazul unei erori, ordonatorul de credite competent anulează total sau parțial creanța constatată în conformitate cu articolele 82 și 84 și motivează corespunzător această decizie.
(2) Fiecare instituție stabilește în normele sale interne condițiile și procedura de delegare a competenței de anulare a unei creanțe constatate.
Articolul 93
Norme în materie de termene de prescripție
(articolul 81 din Regulamentul financiar)
(1) Termenul de prescripție pentru creanțele deținute de Uniune în raport cu terți începe să curgă la expirarea scadenței comunicate debitorului în nota de debit, astfel cum se prevede la articolul 80 alineatul (3) litera (b).
Termenul de prescripție pentru creanțele deținute de terți în raport cu Uniunea începe să curgă la data la care este exigibilă plata creanței terțului în cauză, în conformitate cu angajamentul juridic corespunzător.
(2) Termenul de prescripție pentru creanțele deținute de Uniune în raport cu terți este întrerupt prin orice act al unei instituții sau al unui stat membru care acționează la solicitarea unei instituții, notificat terțului și vizând recuperarea creanței.
Termenul de prescripție pentru creanțele terților față de Uniune este întrerupt prin orice act notificat Uniunii de către creditorii acesteia, sau în numele acestora, care vizează recuperarea creanței.
(3) Un nou termen de prescripție de cinci ani începe să curgă în ziua următoare întreruperilor menționate la alineatul (2).
(4) Orice acțiune în justiție referitoare la o creanță, astfel cum este menționată la alineatul (1), inclusiv acțiunile introduse în fața unei instanțe care declară ulterior că nu are competență în materie, întrerupe termenul de prescripție. Noul termen de prescripție de cinci ani începe să curgă numai de la data pronunțării unei hotărâri cu forță de res judicata sau de la data la care se ajunge la o soluționare extrajudiciară între părțile la aceeași acțiune.
(5) Atunci când contabilul acordă debitorului un termen de plată suplimentar, în conformitate cu articolul 89, aceasta se consideră a fi o întrerupere a termenului de prescripție. Noul termen de prescripție de cinci ani începe să curgă în ziua următoare expirării termenului de plată prelungit.
(6) Creanțele nu se recuperează după expirarea termenului de prescripție, astfel cum este stabilit la alineatele (1)-(5).
CAPITOLUL 6
Operațiuni de cheltuieli
Articolul 94
Decizia de finanțare
(articolul 84 din Regulamentul financiar)
(1) Decizia de finanțare precizează elementele esențiale ale unei acțiuni care implică cheltuieli bugetare.
(2) Decizia de finanțare menționează în special următoarele:
(a)
în cazul granturilor:
(i)
trimiterea la actul de bază și la linia bugetară;
(ii)
prioritățile pentru anul respectiv, obiectivele de îndeplinit și rezultatele preconizate pentru creditele autorizate pentru exercițiul financiar;
(iii)
criteriile esențiale de eligibilitate, selecție și atribuire care trebuie utilizate în alegerea propunerilor;
(iv)
rata maximă posibilă de cofinanțare și, în cazul în care se anticipează rate diferite, criteriile de urmat pentru fiecare rată;
(v)
planificarea și valoarea indicativă a cererilor de propuneri;
(b)
în cazul achizițiilor:
(i)
pachetul bugetar global rezervat achizițiilor pentru anul respectiv;
(ii)
numărul aproximativ și tipul contractelor preconizate și, în cazul în care este posibil, subiectul acestora în termeni generici;
(iii)
calendarul orientativ pentru lansarea procedurilor de achiziții;
(c)
în cazul fondurilor fiduciare menționate la articolul 187 din Regulamentul financiar:
(i)
trimiterea la actul de bază și la linia bugetară;
(ii)
creditele rezervate fondului fiduciar pentru anul respectiv, împreună cu sumele planificate pe durata sa;
(iii)
obiectivele fondului fiduciar și durata sa;
(iv)
regulile de administrare a fondului fiduciar;
(v)
posibilitatea de a încredința sarcini de execuție bugetară entităților și persoanelor menționate la articolul 187 alineatul (2) din Regulamentul financiar;
(d)
în cazul premiilor:
(i)
trimiterea la actul de bază și la linia bugetară;
(ii)
obiectivele care trebuie îndeplinite și rezultatele preconizate;
(iii)
condițiile esențiale de participare și criteriile de atribuire;
(iv)
calendarul concursului și valoarea premiului sau a premiilor;
(e)
în cazul instrumentelor financiare:
(i)
trimiterea la actul de bază și la linia bugetară;
(ii)
obiectivele care trebuie îndeplinite și rezultatele preconizate;
(iii)
suma alocată instrumentului financiar;
(iv)
calendarul orientativ de punere în aplicare.
(3) În cazul în care programul de lucru menționat la articolul 128 din Regulamentul financiar conține informațiile prevăzute la alineatul (2) litera (a) din prezentul articol privind granturile finanțate din creditele autorizate pentru exercițiul financiar, decizia de adoptare a acestora se consideră a fi decizia de finanțare pentru aceste granturi.
În ceea ce privește achizițiile, fondurile fiduciare, premiile și instrumentele financiare, în cazul în care executarea creditelor corespunzătoare autorizate pentru exercițiul financiar este prevăzută de un program de lucru care conține informațiile menționate la alineatul (2) literele (b), (c), (d) și (e) din prezentul articol, decizia de adoptare a acestui program de lucru este, de asemenea, considerată a fi decizia de finanțare pentru contractele de achiziții, fondurile fiduciare, premiile și instrumentele financiare în cauză.
În cazul în care programul de lucru nu conține astfel de informații privind una sau mai multe acțiuni, acesta trebuie modificat în consecință sau trebuie adoptată o decizie specifică de finanțare pentru acțiunile în cauză.
(4) Fără a aduce atingere niciunei dispoziții specifice a unui act de bază, orice modificare semnificativă a unei decizii de finanțare deja adoptate urmează aceeași procedură ca și decizia inițială.
Secțiunea 1
Angajarea cheltuielilor
Articolul 95
Angajamente globale și provizorii
(articolul 85 din Regulamentul financiar)
(1) Angajamentul bugetar global se execută fie prin încheierea unui acord de finanțare, care prevede la rândul său încheierea unuia sau mai multor angajamente juridice ulterioare, fie prin încheierea unuia sau mai multor angajamente juridice.
Acordurile de finanțare din domeniul asistenței financiare directe acordate țărilor terțe - în care se încadrează și sprijinul bugetar - care constituie angajamente juridice, pot conduce la plăți fără încheierea unor alte angajamente juridice.
(2) Angajamentul bugetar provizoriu se execută fie prin încheierea unuia sau mai multor angajamente juridice care dau naștere unui drept la plăți ulterioare, fie direct prin plăți, în cazul cheltuielilor aferente gestiunii personalului sau în cazul activităților de comunicare efectuate de către instituții pentru acoperirea evenimentelor Uniunii.
Articolul 96
Adoptarea unui angajament global
(articolul 85 din Regulamentul financiar)
(1) Un angajament global se constituie în temeiul unei decizii de finanțare.
Angajamentul global se constituie cel târziu înainte de luarea deciziei privind selectarea beneficiarilor și, în cazul în care executarea creditelor în cauză implică adoptarea unui program de lucru în sensul articolului 188, cel mai devreme după adoptarea programului în cauză.
(2) Dacă angajamentul global se execută prin încheierea unui acord de finanțare, alineatul (1) al doilea paragraf nu se aplică.
Articolul 97
Semnătura unică
(articolul 85 din Regulamentul financiar)
(1) Regula conform căreia trebuie să existe un semnatar unic pentru angajamentul bugetar și pentru angajamentul juridic aferent poate să nu se aplice doar în următoarele cazuri:
(a)
atunci când angajamentele sunt provizorii;
(b)
atunci când angajamentele globale se referă la acorduri de finanțare cu țări terțe;
(c)
atunci când decizia instituției constituie angajamentul juridic;
(d)
atunci când angajamentul global este executat printr-o serie de angajamente juridice, pentru care sunt responsabili ordonatori de credite diferiți;
(e)
atunci când, în cadrul conturilor de avans disponibile pentru acțiuni externe, angajații unităților locale menționate la articolul 72 trebuie să semneze angajamente juridice pe baza instrucțiunilor ordonatorului de credite competent, care rămâne, cu toate acestea, competent pe deplin pentru tranzacția de bază;
(f)
atunci când o instituție a delegat competențe de ordonator de credite directorului unui oficiu european interinstituțional în temeiul articolului 199 alineatul (1) din Regulamentul financiar.
(2) Dacă ordonatorul de credite competent care a semnat angajamentul bugetar este și rămâne indisponibil pentru o perioadă incompatibilă cu termenele-limită de încheiere a angajamentului juridic, angajamentul juridic în cauză este încheiat de către persoana desemnată conform regulilor de suplinire adoptate de fiecare instituție, cu condiția ca persoana în cauză să aibă statutul de ordonator de credite în conformitate cu articolul 65 alineatul (3) din Regulamentul financiar.
Articolul 98
Cheltuieli administrative acoperite de angajamente provizorii
(articolul 85 din Regulamentul financiar)
Printre elementele considerate drept cheltuieli administrative curente care pot da naștere unor angajamente provizorii se numără următoarele:
(a)
cheltuielile cu personalul, supus sau nu Statutului funcționarilor, cheltuielile cu alte resurse umane, cu pensiile și cu remunerarea experților;
(b)
cheltuielile legate de membrii instituției;
(c)
cheltuielile de formare;
(d)
cheltuielile pentru concursuri, selecție și recrutare;
(e)
cheltuieli de delegație;
(f)
cheltuielile de reprezentare;
(g)
cheltuielile aferente reuniunilor;
(h)
interpreții și traducătorii independenți;
(i)
schimburile de funcționari;
(j)
închirierile repetate de bunuri mobile și imobile sau plățile recurente legate de contracte de achiziții de bunuri imobiliare în sensul articolului 121 din prezentul regulament sau tranșele de împrumut în temeiul articolului 203 alineatul (8) din Regulamentul financiar;
(k)
asigurările diverse;
(l)
curățenia, întreținerea și securitatea;
(m)
cheltuielile sociale și medicale;
(n)
utilizarea de servicii de telecomunicații;
(o)
cheltuielile financiare;
(p)
cheltuielile de judecată;
(q)
daunele, inclusiv dobânzile;
(r)
echipamentele de lucru;
(s)
apa, gazul și electricitatea;
(t)
publicațiile pe suport de hârtie sau în versiune electronică;
(u)
activitățile de comunicare efectuate de către instituții pentru mediatizarea evenimentelor Uniunii.
Articolul 99
Înregistrarea angajamentelor juridice individuale
(articolul 86 din Regulamentul financiar)
În cazul unui angajament bugetar global urmat de unul sau mai multe angajamente juridice individuale, ordonatorul de credite competent înregistrează în contabilitatea centrală cuantumurile acestor angajamente juridice individuale succesive.
Înregistrarea în contabilitate indică referințele angajamentului global în contul căruia sunt contabilizate angajamentele individuale.
Ordonatorul de credite competent înregistrează sumele în contabilitate înainte de a semna angajamentul juridic individual corespondent, cu excepția cazurilor menționate la articolul 86 alineatul (4) al patrulea paragraf din Regulamentul financiar.
În toate cazurile, ordonatorul de credite competent se asigură că suma cumulată nu este mai mare decât cuantumul angajamentului global care acoperă aceste sume.
Secțiunea 2
Lichidarea cheltuielilor
Articolul 100
Lichidarea și acordarea mențiunii „bun de plată”
(articolul 88 din Regulamentul financiar)
(1) Lichidarea oricărei cheltuieli se bazează pe documente justificative în sensul articolului 110 care atestă dreptul creditorului, pe baza unei situații a serviciilor efectiv prestate, a bunurilor efectiv livrate sau a lucrărilor efectiv executate ori pe baza altor documente care justifică plata, inclusiv plățile recurente aferente abonamentelor sau cursurilor de formare.
(2) Ordonatorul de credite competent verifică personal documentele justificative sau atestă, pe propria răspundere, efectuarea verificării, înainte de luarea deciziei de lichidare a cheltuielii.
(3) Decizia de lichidare este exprimată prin semnarea unei mențiuni „bun de plată” de către ordonatorul de credite competent sau de către angajatul competent din punct de vedere tehnic, împuternicit în mod corespunzător printr-o decizie oficială a ordonatorului de credite și sub responsabilitatea acestuia, în conformitate cu articolul 65 alineatul (5) din Regulamentul financiar. Aceste decizii de împuternicire se păstrează pentru referințe ulterioare.
Articolul 101
Acordarea mențiunii „conform cu realitatea” pentru plățile de prefinanțare
(articolul 88 din Regulamentul financiar)
În cazul plăților de prefinanțare, ordonatorul de credite competent sau un angajat competent din punct de vedere tehnic, împuternicit în mod corespunzător de către ordonatorul de credite competent, acordă mențiunea „conform cu realitatea” pentru a certifica faptul că au fost respectate condițiile impuse în angajamentul juridic pentru plata prefinanțării.
Articolul 102
Acordarea mențiunii „bun de plată” pentru plățile intermediare și plata soldului în cazul contractelor de achiziție
(articolul 88 din Regulamentul financiar)
Pentru plățile intermediare și plata soldului corespunzătoare contractelor de achiziție, mențiunea „bun de plată” certifică faptul că:
(a)
instituția a primit și a înregistrat oficial o factură întocmită de către contractant;
(b)
factura în sine sau un document intern care însoțește factura primită a primit mențiunea „conform cu realitatea” și a fost semnată de către ordonatorul de credite competent sau de un angajat competent din punct de vedere tehnic, împuternicit în mod corespunzător de către ordonatorul de credite competent;
(c)
toate aspectele facturii au fost verificate de către ordonatorul de credite competent sau pe răspunderea sa pentru a se stabili în special suma de plată și valabilitatea plății ca stingere a datoriei.
Mențiunea „conform cu realitatea” de la primul paragraf litera (b) certifică faptul că serviciile prevăzute în contract au fost prestate în mod corespunzător, că bunurile prevăzute în contract au fost livrate în mod corespunzător sau că lucrările prevăzute în contract au fost executate în mod corespunzător. Pentru bunuri și lucrări, funcționarul sau un alt angajat competent din punct de vedere tehnic întocmește un certificat provizoriu de recepție, apoi un certificat final de recepție la sfârșitul perioadei de garanție prevăzute în contract. Aceste două certificate sunt echivalente cu mențiunea „conform cu realitatea”.
Pentru plățile recurente, inclusiv plata abonamentelor sau cursurilor de formare, mențiunea „conform cu realitatea” certifică faptul că dreptul creditorului este atestat de documentele relevante care justifică plata.
Articolul 103
Acordarea mențiunii „bun de plată” pentru plățile intermediare și plata soldului în cazul granturilor
(articolul 88 din Regulamentul financiar)
Pentru plățile intermediare și plata soldului corespunzătoare granturilor, mențiunea „bun de plată” certifică faptul că:
(a)
instituția a primit și a înregistrat oficial o solicitare de plată întocmită de beneficiar;
(b)
solicitarea de plată în sine sau un document intern care însoțește declarația de cheltuieli primită a obținut mențiunea „conform cu realitatea” și a fost semnată de un funcționar sau de un alt agent competent din punct de vedere tehnic, împuternicit în mod corespunzător de către ordonatorul de credite competent;
(c)
toate aspectele solicitării de plată au fost verificate de către ordonatorul de credite competent sau pe răspunderea sa pentru a se determina în special suma de plată și valabilitatea plății ca stingere a datoriei.
Prin acordarea mențiunii prevăzute la primul paragraf litera (b), funcționarul sau un alt agent competent din punct de vedere tehnic, împuternicit în mod corespunzător de către ordonatorul de credite competent, certifică faptul că acțiunea sau programul de lucru desfășurat de către beneficiar respectă din toate punctele de vedere acordul de grant sau decizia privind grantul, precum și faptul că, acolo unde este cazul, costurile declarate de beneficiar sunt eligibile.
Articolul 104
Acordarea mențiunii „bun de plată” pentru cheltuielile cu personalul
(articolul 88 din Regulamentul financiar)
Pentru plățile corespunzătoare cheltuielilor cu personalul, mențiunea „bun de plată” certifică existența următoarelor documente justificative:
(a)
pentru salariul lunar:
(i)
lista completă a personalului, cu menționarea tuturor componentelor remunerației;
(ii)
un formular (fișă de informații personale) întocmit pe baza deciziilor luate pentru fiecare caz separat, care să prezinte, ori de câte ori are loc o astfel de modificare, orice modificare a oricărei componente a remunerației;
(iii)
în cazul recrutărilor sau numirilor de personal, o copie autentificată a deciziei de recrutare sau de numire care însoțește validarea primei plăți a salariului;
(b)
pentru alte remunerații, precum cele pentru personalul plătit cu ora sau cu ziua: o declarație semnată de membrul autorizat al personalului care să indice zilele și orele lucrate;
(c)
pentru orele suplimentare: o declarație semnată de membrul autorizat al personalului care să ateste numărul de ore suplimentare lucrate;
(d)
pentru cheltuielile de delegație:
(i)
ordinul de deplasare semnat de autoritatea competentă;
(ii)
decontul cheltuielilor de delegație, semnat de membrul personalului aflat în delegație și de superiorul administrativ căruia i-au fost delegate competențele adecvate, în cazul în care cheltuielile de delegație sunt diferite față de ordinul de delegație;
(e)
pentru alte cheltuieli administrative aferente personalului, printre care și abonamentele sau cursurile de formare care, conform contractului, trebuie plătite în avans: documentele justificative privind decizia în temeiul căreia s-a efectuat cheltuiala, cu prezentarea tuturor componentelor calculului.
Decontul cheltuielilor de delegație menționat la primul paragraf litera (d) punctul (ii) indică locul delegației, data și ora de plecare și sosire la locul misiunii, cheltuielile de călătorie, de ședere și alte cheltuieli autorizate în mod corespunzător pe baza documentelor justificative.
Articolul 105
Forma materială a mențiunii „bun de plată”
(articolul 88 din Regulamentul financiar)
Într-un sistem necomputerizat, mențiunea „bun de plată” ia forma unei ștampile care încorporează semnătura ordonatorului de credite competent sau a unui angajat competent din punct de vedere tehnic, împuternicit în mod corespunzător de ordonatorul de credite competent în conformitate cu articolul 100. Într-un sistem computerizat, mențiunea „bun de plată” ia forma unei validări electronice securizate de către ordonatorul de credite competent sau de un angajat competent din punct de vedere tehnic, împuternicit în mod corespunzător de ordonatorul de credite competent.
Articolul 106
Forma materială a mențiunii „conform cu realitatea”
(articolul 88 din Regulamentul financiar)
Într-un sistem necomputerizat, mențiunea „conform cu realitatea” ia forma unei ștampile care încorporează semnătura ordonatorului de credite competent sau a unui angajat competent din punct de vedere tehnic, împuternicit în mod corespunzător de ordonatorul de credite competent în conformitate cu articolul 101. Într-un sistem computerizat, mențiunea „conform cu realitatea” poate lua forma unei validări electronice securizate de către angajatul competent din punct de vedere tehnic, împuternicit în mod corespunzător de ordonatorul de credite competent.
Secțiunea 3
Ordonanțarea plăților
Articolul 107
Verificarea plăților de către ordonatorul de credite
(articolul 89 din Regulamentul financiar)
La întocmirea ordinului de plată, ordonatorul de credite competent se asigură că:
(a)
ordinul de plată a fost emis corespunzător, adică a fost luată o decizie prealabilă de validare sub forma mențiunii „bun de plată”, informațiile despre beneficiar sunt corecte și creanța acestuia este exigibilă;
(b)
ordinul de plată corespunde angajamentului bugetar în contul căruia a fost înregistrat;
(c)
cheltuiala este înregistrată la postul bugetar corect;
(d)
există credite disponibile.
Articolul 108
Mențiuni obligatorii pe ordinele de plată și transmiterea către contabil
(articolul 89 din Regulamentul financiar)
(1) Ordinul de plată menționează:
(a)
exercițiul financiar pentru care se contabilizează cheltuiala;
(b)
articolul din buget și orice altă subdiviziune aplicabilă;
(c)
referințele angajamentului juridic care dă naștere dreptului la plată;
(d)
referințele angajamentului bugetar în contul căruia este contabilizat;
(e)
suma de plată, exprimată în euro;
(f)
numele, adresa și coordonatele bancare ale beneficiarului;
(g)
obiectul cheltuielii;
(h)
mijlocul de plată;
(i)
înregistrarea bunurilor în stoc în conformitate cu articolul 248.
(2) Ordinul de plată este datat și semnat de către ordonatorul de credite competent, fiind apoi trimis contabilului.
Secțiunea 4
Plata cheltuielii
Articolul 109
Tipuri de plăți
(articolul 90 din Regulamentul financiar)
(1) Prefinanțarea furnizează un fond de trezorerie. Aceasta poate fi defalcată în mai multe plăți în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare.
(2) O plată intermediară, care poate fi repetată, poate acoperi cheltuielile suportate pentru punerea în aplicare a deciziei sau acordului sau pentru plata serviciilor, bunurilor sau lucrărilor realizate și/sau livrate în etapele intermediare ale contractului. Aceasta poate solda prefinanțarea integral sau parțial, fără să aducă atingere dispozițiilor actului de bază.
(3) Soldarea cheltuielilor se realizează sub forma plății soldului, care nu poate fi repetată și care soldează toate plățile precedente, sau a unui ordin de recuperare.
Articolul 110
Documente justificative
(articolul 90 din Regulamentul financiar)
(1) Prefinanțarea, inclusiv în cazurile în care este defalcată în mai multe plăți, se plătește fie pe baza contractului, deciziei, acordului sau actului de bază, fie pe baza documentelor justificative care permit verificarea respectării termenilor contractului, deciziei sau acordului în cauză. În cazul în care în acele instrumente este stabilită o dată pentru plata unei prefinanțări, plata sumei datorate nu depinde de o cerere suplimentară.
(2) Plățile intermediare și plățile soldurilor se bazează pe documente justificative care permit să se verifice dacă acțiunea finanțată s-a desfășurat în conformitate cu actul de bază sau cu decizia sau în conformitate cu termenii contractului sau ai acordului.
(3) Ordonatorul de credite competent stabilește, cu respectarea principiului bunei gestiuni financiare, natura documentelor justificative menționate la prezentul articol, în conformitate cu actul de bază, deciziile, contractele și acordurile. Rapoartele intermediare și finale de execuție tehnică și financiară constituie documentele justificative în sensul alineatului (2).
(4) Documentele justificative sunt păstrate de ordonatorul de credite competent, în conformitate cu articolul 48.
Secțiunea 5
Termenele pentru operațiunile de cheltuieli
Articolul 111
Termene de plată și dobânzi penalizatoare
(articolul 92 din Regulamentul financiar)
(1) Se consideră că termenul permis pentru efectuarea plăților include lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor.
Acesta începe să curgă de la data la care este primită o cerere de plată.
Cererea de plată se înregistrează de către departamentul autorizat al ordonatorului de credite competent cât mai curând posibil și se consideră ca fiind primită la data la care este înregistrată.
Data plății se consideră a fi data la care se debitează contul instituției.
(2) O cerere de plată include următoarele elemente esențiale:
(a)
datele de identificare ale creditorului;
(b)
suma;
(c)
moneda;
(d)
data.
În cazul în care cel puțin un element esențial lipsește, cererea de plată este respinsă.
Creditorul este informat în scris cu privire la respingere și la motivele acesteia cât mai curând posibil și, în orice caz, în termen de 30 de zile calendaristice de la data la care cererea de plată a fost primită.
(3) În cazul suspendării prevăzute la articolul 92 alineatul (2) din Regulamentul financiar, termenul de plată restant începe să curgă din nou de la data la care sunt primite informațiile solicitate sau documentele revizuite sau la care sunt efectuate verificările suplimentare necesare, inclusiv verificările la fața locului.
(4) La expirarea termenelor de plată prevăzute la articolul 92 alineatul (1) din Regulamentul financiar, creditorul are dreptul la plata unor dobânzi, în conformitate cu următoarele condiții:
(a)
ratele dobânzilor sunt cele menționate la articolul 83 alineatul (2) din prezentul regulament;
(b)
dobânda se plătește pentru perioada scursă începând din ziua calendaristică ce urmează datei expirării termenului-limită de plată prevăzut la articolul 92 alineatul (1) din Regulamentul financiar și până în ziua plății.
Cu toate acestea, atunci când dobânda calculată în conformitate cu dispozițiile primului paragraf este mai mică sau egală cu 200 EUR, aceasta se plătește creditorului numai la cererea acestuia, depusă în termen de două luni de la primirea plății întârziate.
(5) Fiecare instituție transmite Parlamentului European și Consiliului un raport cu privire la respectarea termenelor-limită și la suspendarea termenelor-limită prevăzute la articolul 92 din Regulamentul financiar. Raportul Comisiei se anexează la rezumatul rapoartelor anuale de activitate menționate la articolul 66 alineatul (9) din Regulamentul financiar.
CAPITOLUL 7
Sistemele informatice
Articolul 112
Descrierea sistemelor informatice
(articolul 93 din Regulamentul financiar)
Atunci când se utilizează sisteme și subsisteme computerizate pentru procesarea operațiunilor de execuție bugetară, este necesară o descriere completă și actualizată a fiecărui sistem sau subsistem.
Fiecare descriere definește conținutul fiecărui câmp de date și prezintă modul în care sistemul tratează fiecare operațiune. Fiecare descriere prezintă în detaliu modul în care sistemul garantează existența unei piste complete de audit pentru fiecare operațiune.
Articolul 113
Salvarea periodică
(articolul 93 din Regulamentul financiar)
Datele din sistemele și subsistemele computerizate se salvează periodic și se păstrează într-un loc sigur.
CAPITOLUL 8
Auditorul intern
Articolul 114
Numirea auditorului intern
(articolul 98 din Regulamentul financiar)
(1) Fiecare instituție numește un auditor intern în conformitate cu modalitățile adaptate caracteristicilor și cerințelor sale proprii. Instituția informează Parlamentul European și Consiliul cu privire la numirea auditorului intern.
(2) Fiecare instituție determină, în conformitate cu caracteristicile și cerințele sale proprii, sfera misiunii auditorului intern și stabilește obiectivele și procedurile detaliate pentru exercitarea funcției de auditor intern cu respectarea standardelor internaționale pentru auditul intern.
(3) Instituția poate numi ca auditor intern, grație competențelor sale speciale, un funcționar sau un alt angajat care intră sub incidența Statutului funcționarilor, ales din rândul resortisanților statelor membre.
(4) Dacă două sau mai multe instituții numesc același auditor intern, acestea iau măsurile necesare pentru ca auditorul în cauză să fie declarat răspunzător pentru acțiunile sale în conformitate cu articolul 119.
(5) În momentul în care sarcinile auditorului intern încetează, instituția informează Parlamentul European și Consiliul cu privire la acest lucru.
Articolul 115
Resursele de care dispune auditorul intern
(articolul 99 din Regulamentul financiar)
Instituția pune la dispoziția auditorului intern resursele necesare desfășurării corespunzătoare a activității sale de audit și o fișă a misiunii cu detalierea sarcinilor, atribuțiilor și obligațiilor sale.
Articolul 116
Programul de lucru
(articolul 99 din Regulamentul financiar)
(1) Auditorul intern își întocmește programul de lucru și îl prezintă instituției.
(2) Instituția îi poate cere auditorului intern să efectueze auditări care nu sunt incluse în programul de lucru prevăzut la alineatul (1).
Articolul 117
Rapoartele auditorului intern
(articolul 99 din Regulamentul financiar)
(1) Auditorul intern prezintă instituției raportul anual de audit intern prevăzut la articolul 99 alineatul (3) din Regulamentul financiar, indicând numărul și tipul de audituri interne efectuate, principalele recomandări formulate și acțiunile efectuate ca urmare a acestor recomandări.
Raportul anual menționează de asemenea problemele sistemice depistate de grupul specializat constituit în temeiul articolului 73 alineatul (6) din Regulamentul financiar.
(2) Fiecare instituție analizează posibilitatea ca recomandările făcute în rapoartele auditorului său intern să fie adecvate pentru un schimb de bune practici cu celelalte instituții.
(3) În timpul elaborării raportului său, auditorul intern se concentrează în special asupra respectării generale a principiului bunei gestiuni financiare și se asigură că au fost luate măsurile corespunzătoare în vederea îmbunătățirii constante și a consolidării aplicării acesteia.
Articolul 118
Independența
(articolul 100 din Regulamentul financiar)
Auditorul intern se bucură de independență deplină în efectuarea auditurilor sale. Auditorului nu i se poate da nicio instrucțiune și nu i se poate impune nicio limită în ceea ce privește exercitarea atribuțiilor care îi revin, în temeiul numirii sale, conform Regulamentului financiar.
Articolul 119
Răspunderea auditorului intern
(articolul 100 din Regulamentul financiar)
Instituția este singura care, acționând în conformitate cu prezentul articol, poate cere ca auditorul intern, în calitate de funcționar sau angajat care intră sub incidența Statutului funcționarilor, să fie declarat răspunzător pentru acțiunile sale.
Pentru a iniția o investigație, instituția ia o decizie motivată. Decizia respectivă este comunicată părții interesate. Instituția poate încredința investigația, sub directa sa responsabilitate, unuia sau mai multor funcționari având un grad cel puțin egal cu al angajatului implicat. În cursul investigației, partea interesată este audiată.
Raportul investigației se comunică părții interesate, care este apoi audiată de instituție pe baza raportului.
Pe baza raportului și a audierii, instituția adoptă fie o decizie motivată de încheiere a procedurii, fie o decizie motivată în conformitate cu articolul 22, articolul 86 și anexa IX din Statutul funcționarilor. Deciziile care impun măsuri disciplinare sau penalități financiare sunt notificate părții interesate și comunicate, spre informare, celorlalte instituții și Curții de Conturi.
Partea interesată poate ataca aceste decizii în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene, în conformitate cu Statutul funcționarilor.
Articolul 120
Acțiunea în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene
(articolul 100 din Regulamentul financiar)
Fără a aduce atingere căilor de atac prevăzute de Statutul funcționarilor, auditorul intern poate introduce o acțiune direct în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene în legătură cu orice act referitor la exercitarea atribuțiilor sale de auditor intern. O astfel de acțiune trebuie introdusă în termen de trei luni din ziua calendaristică în care este notificat actul în cauză.
Aceste acțiuni sunt cercetate și audiate în conformitate cu dispozițiile articolului 91 alineatul (5) din Statutul funcționarilor Uniunii Europene.
TITLUL V
ACHIZIȚII
CAPITOLUL 1
Dispoziții generale
Secțiunea 1
Domeniul de aplicare și principiile de atribuire
Articolul 121
Definiții și domeniu de aplicare
(articolul 101 din Regulamentul financiar)
(1) Contractele de achiziții de bunuri imobiliare au ca obiect achiziționarea, închirierea pe termen lung, uzufructul, leasingul, închirierea sau cumpărarea în rate, cu sau fără opțiunea de cumpărare, de terenuri, clădiri existente sau alte bunuri imobiliare.
(2) Contractele de achiziții de bunuri au ca obiect achiziționarea, leasingul, închirierea sau cumpărarea în rate, cu sau fără opțiune de cumpărare, de produse. Un contract de furnizare de bunuri și, ocazional, de amplasare și instalare este considerat drept un contract de achiziții de bunuri.
(3) Contractele de achiziții de lucrări au ca obiect fie execuția, fie atât execuția, cât și proiectarea unor lucrări sau a unei lucrări legate de una dintre activitățile menționate în anexa I la Directiva 2004/18/CE, fie realizarea, prin orice mijloace, a unei lucrări corespunzătoare cerințelor specificate de autoritatea contractantă. O „lucrare” înseamnă rezultatul unor lucrări de construcții sau de geniu civil luate în ansamblu care este suficient prin el însuși pentru a îndeplini o funcție economică sau tehnică.
(4) Contractele de achiziții de servicii au ca obiect toate serviciile intelectuale și neintelectuale, altele decât cele care fac obiectul contractelor de achiziții de bunuri, contractelor de achiziții de lucrări și contractelor de achiziții de bunuri imobiliare.
Un contract care are drept obiect două sau mai multe tipuri de achiziții publice (lucrări, servicii sau bunuri) se atribuie în conformitate cu dispozițiile aplicabile tipului de procedură de achiziții publice care caracterizează principalul obiect al contractului în cauză.
În cazul unor contracte mixte compuse din servicii și bunuri, principalul obiect este determinat de o comparație între valorile respectivelor servicii sau bunuri.
Orice trimitere la nomenclaturi în contextul achizițiilor publice se efectuează cu ajutorul „Vocabularului comun privind achizițiile publice” prevăzut în Regulamentul (CE) nr. 2195/2002 al Parlamentului European și al Consiliului (11).
(5) Termenii „contractant de lucrări”, „furnizor” și „prestator de servicii” se referă la orice persoană fizică, juridică, entitate publică sau consorțiu de astfel de persoane și/sau organisme care se oferă să execute lucrări, să livreze produse și să presteze servicii. Termenul „agent economic” se referă la „contractanții de lucrări”, „furnizorii” și „prestatorii de servicii”. „Ofertanți” înseamnă agenți economici care au depus o ofertă. „Candidați” înseamnă cei care au solicitat permisiunea de a participa la o procedură restrânsă, la un dialog competitiv sau la o procedură negociată. „Vânzători” înseamnă agenții economici înscriși pe o listă de vânzători în conformitate cu articolul 136 alineatul (1) litera (b).
Consorțiile de agenți economici sunt autorizate să depună oferte sau să fie candidați. Autoritățile contractante pot să nu impună consorțiilor să aibă o anumită formă juridică pentru a putea depune o ofertă sau o cerere de participare, însă consorțiului ales i se poate cere să adopte o anumită formă juridică după atribuirea contractului, în cazul în care această modificare este necesară pentru executarea corespunzătoare a contractului.
(6) Departamentele instituțiilor Uniunii sunt considerate drept autorități contractante, cu excepția cazului în care încheie între ele acorduri administrative pentru prestarea de servicii, furnizarea de produse, executarea de lucrări sau executarea contractelor de achiziții de bunuri imobiliare.
(7) „Asistență tehnică” înseamnă activitățile de sprijin și de consolidare a capacităților necesare pentru implementarea unui program sau a unei acțiuni, în special activitățile de pregătire, gestionare, monitorizare, evaluare, audit și control.
(8) Toate schimburile de informații cu contractanții, inclusiv încheierea de contracte și orice modificare a acestora, pot fi realizate prin intermediul unor sisteme de schimb de informații electronice instituite de autoritatea contractantă.
(9) Aceste sisteme respectă următoarele cerințe:
(a)
numai persoanele autorizate pot avea acces la sistem și la documentele transmise prin intermediul său;
(b)
numai persoanele autorizate pot semna sau transmite electronic un document prin intermediul sistemului;
(c)
persoanele autorizate trebuie identificate în cadrul sistemului prin mijloacele convenite;
(d)
ora și data tranzacției electronice trebuie să fie stabilite cu exactitate;
(e)
integritatea documentelor trebuie păstrată;
(f)
disponibilitatea documentelor trebuie păstrată;
(g)
după caz, caracterul confidențial al documentelor trebuie păstrat;
(h)
protecția datelor cu caracter personal trebuie asigurată în conformitate cu cerințele Regulamentului (CE) nr. 45/2001.
(10) Datele transmise sau primite prin intermediul unui astfel de sistem se bucură de prezumția legală a integrității datelor și de acuratețea datei și a orei de transmitere sau de primire a datelor indicate de sistem.
Un document transmis sau notificat prin intermediul unui astfel de sistem este considerat ca fiind echivalent cu un document pe suport de hârtie, este admisibil ca probă în procedurile judiciare, se consideră original și se bucură de prezumția legală a autenticității și integrității sale, cu condiția ca acesta să nu conțină niciun element dinamic în măsură să permită modificarea sa automată.
Semnăturile electronice menționate la alineatul (9) litera (b) au efectul juridic echivalent al semnăturilor olografe.
Articolul 122
Contracte-cadru și contracte specifice
(articolul 101 din Regulamentul financiar)
(1) Durata unui contract-cadru nu poate fi mai mare de patru ani, cu excepția unor cazuri excepționale corespunzător justificate, în special de obiectul contractului-cadru.
Contractele specifice bazate pe contracte-cadru se atribuie, în conformitate cu termenii contractului-cadru, numai între autoritățile contractante și contractanții contractului-cadru.
Atunci când atribuie contracte specifice, părțile nu pot aduce modificări substanțiale la contractul-cadru.
(2) Atunci când un contract-cadru este încheiat cu un singur agent economic, contractele specifice se atribuie în limitele termenilor prevăzuți în contractul-cadru.
În cazurile justificate în mod corespunzător, autoritățile contractante pot consulta în scris contractantul, cerându-i să completeze oferta, dacă este necesar.
(3) Atunci când un contract-cadru urmează să fie încheiat cu mai mulți agenți economici, acesta trebuie să fie încheiat cu cel puțin trei agenți, cu condiția să existe un număr suficient de agenți economici care îndeplinesc criteriile de selecție sau un număr suficient de oferte admisibile care îndeplinesc criteriile de atribuire.
Un contract-cadru cu mai mulți agenți economici poate lua forma unor contracte separate, care conțin termeni identici.
Contractele specifice bazate pe contracte-cadru încheiate cu mai mulți agenți economici se atribuie în conformitate cu următoarele dispoziții:
(a)
în cazul contractelor-cadru fără restabilirea concurenței, prin aplicarea termenilor prevăzuți în contractul-cadru;
(b)
în cazul contractelor-cadru cu restabilirea concurenței, după ce părțile au concurat din nou pe baza acelorași termeni sau, dacă este necesar, a acelorași termeni formulați mai precis și, după caz, pe baza altor termeni menționați în caietul de sarcini pentru contractul-cadru.
Pentru fiecare contract specific care urmează să fie atribuit în conformitate cu dispozițiile de la al treilea paragraf litera (b), autoritățile contractante consultă în scris contractanții contractului-cadru, fixând un termen-limită suficient de lung pentru depunerea ofertelor. Ofertele se prezintă în scris. Autoritățile contractante atribuie fiecare contract specific ofertantului care prezintă cea mai bună ofertă, în temeiul criteriilor de atribuire stabilite de caietul de sarcini pentru contractul-cadru.
(4) În sectoarele în care se înregistrează o tendință de evoluție rapidă a prețurilor și a tehnologiei, contractele-cadru fără restabilirea concurenței conțin o clauză care prevede fie o evaluare la jumătatea perioadei, fie un sistem de analiză comparativă. După evaluarea la jumătatea perioadei, în cazul în care condițiile stabilite inițial nu mai corespund evoluției prețurilor sau a tehnologiei, autoritatea contractantă nu poate utiliza contractul-cadru în cauză și ia măsurile corespunzătoare pentru a-l rezilia.
(5) Numai contractele specifice încheiate în temeiul unor contracte-cadru sunt precedate de un angajament bugetar.
Secțiunea 2
Publicare
Articolul 123
Publicarea contractelor reglementate de Directiva 2004/18/CE
(articolul 103 din Regulamentul financiar)
(1) Publicarea contractelor cu o valoare egală sau mai mare decât cea a pragurilor stabilite la articolul 170 alineatul (1) constă într-un anunț de participare, fără a se aduce atingere articolului 134, și într-un anunț de atribuire. Un anunț de intenție va fi obligatoriu doar atunci când autoritatea contractantă intenționează să facă uz de posibilitatea reducerii termenelor-limită stabilite pentru primirea ofertelor, în conformitate cu articolul 152 alineatul (4).
(2) Anunțul de intenție este anunțul prin care autoritățile contractante fac cunoscute, cu titlu orientativ, valoarea totală estimată și obiectul contractelor și contractelor-cadru pe care intenționează să le atribuie pe durata unui exercițiu financiar, însă cu excluderea contractelor cu procedură negociată fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare.
Anunțul de intenție se publică fie de către Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene (denumit în continuare „Oficiul pentru Publicații”), fie de către autoritățile contractante propriu-zise pe profilul cumpărătorului.
Anunțul de intenție obligatoriu se trimite Oficiului pentru Publicații sau se publică pe profilul cumpărătorului în cel mai scurt timp posibil și, în orice caz, până cel târziu la data de 31 martie a fiecărui exercițiu financiar.
Autoritățile contractante care publică anunțul de intenție pe profilul cumpărătorului trimit Oficiului pentru Publicații, pe cale electronică și utilizând formatul și procedurile de transmitere prevăzute în anexa VIII punctul 3 din Directiva 2004/18/CE, un anunț privind publicarea unui anunț de intenție pe profilul cumpărătorului.
(3) Anunțul de participare este mijlocul prin care autoritățile contractante își fac cunoscută intenția de a lansa o procedură de atribuire a unui contract sau a unui contract-cadru sau de a institui un sistem dinamic de achiziție, în conformitate cu articolul 131. Fără a aduce atingere contractelor încheiate în urma procedurii negociate menționate la articolul 134, anunțul de participare este obligatoriu pentru contractele a căror valoare estimată este egală sau mai mare decât cea a pragurilor stabilite la articolul 170 alineatul (1).
Anunțul de participare nu este obligatoriu pentru contractele specifice bazate pe contracte-cadru.
Într-o procedură deschisă, anunțul de participare specifică data, ora și, dacă este cazul, locul întrunirii comisiei de deschidere, care va fi deschisă ofertanților.
În cazul în care fac uz de posibilitatea prevăzută la articolul 146 alineatul (2) al doilea paragraf, autoritățile contractante menționează dacă autorizează sau nu variante și precizează nivelurile minime de capacitate pe care le solicită. Autoritățile contractante stabilesc criteriile de selecție menționate la articolul 146 pe care intenționează să le utilizeze, numărul minim și, după caz, numărul maxim de candidați pe care intenționează să-i invite la procedura de ofertare, precum și criteriile obiective și nediscriminatorii pe care intenționează să le aplice în scopul limitării numărului acestora, în conformitate cu articolul 128 alineatul (1) al doilea paragraf.
În cazul în care se asigură accesul liber, direct și deplin la procedura de ofertare prin mijloace electronice, în special în sistemele dinamice de achiziție menționate la articolul 131, adresa internet la care pot fi consultate aceste documente apare în anunțul de participare.
Autoritățile contractante care doresc să organizeze un concurs publică o notificare prin care își comunică intenția.
După caz, autoritățile contractante specifică în anunțul de participare că procedura de atribuire a contractelor este o procedură interinstituțională. În astfel de cazuri, în anunțul de participare se indică instituțiile, agențiile executive sau organismele menționate la articolul 208 din Regulamentul financiar care sunt implicate în procedura de atribuire a contractelor, instituția responsabilă de procedura de atribuire a contractelor și volumul global al contractelor pentru toate aceste instituții, agenții executive sau organisme.
(4) Anunțul de atribuire comunică rezultatul procedurii de atribuire a contractelor, a contractelor-cadru sau a contractelor bazate pe un sistem dinamic de achiziție. În cazul contractelor cu o valoare egală sau mai mare decât cea a pragurilor prevăzute la articolul 170 alineatul (1), anunțul de atribuire este obligatoriu. Acesta nu este obligatoriu pentru contractele specifice bazate pe contracte-cadru.
Anunțul de atribuire se transmite Oficiului pentru Publicații în termen de cel mult 48 de zile calendaristice de la data semnării contractului sau a contractului-cadru. Cu toate acestea, anunțurile referitoare la contractele bazate pe un sistem dinamic de achiziție pot fi grupate trimestrial. În astfel de cazuri, anunțurile se transmit Oficiului pentru Publicații în termen de cel mult 48 de zile de la încheierea fiecărui trimestru.
Autoritățile contractante care au organizat un concurs de proiecte transmit Oficiului pentru Publicații un anunț privind rezultatele concursului.
În cazul procedurilor interinstituționale, anunțul de atribuire este trimis de autoritatea contractantă responsabilă de procedură.
Anunțul de atribuire este trimis, de asemenea, Oficiului pentru Publicații în cazul unui contract sau al unui contract-cadru cu o valoare egală sau mai mare decât cea a pragurilor stabilite la articolul 170 alineatul (1) și care este atribuit în temeiul unei proceduri negociate fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare, într-un termen care să permită publicarea înainte de semnarea contractului, în conformitate cu termenii și condițiile prevăzute la articolul 171 alineatul (1).
Fără a aduce atingere articolului 21, informațiile referitoare la valoarea și contractanții unor contracte specifice bazate pe un contract-cadru în cursul unui exercițiu financiar sunt publicate pe site-ul autorității contractante cel târziu la data de 30 iunie care urmează încheierii exercițiului financiar respectiv, în cazul în care, ca urmare a încheierii unui contract specific sau a volumului cumulat al contractelor specifice, pragurile menționate la articolul 170 alineatul (1) sunt depășite.
(5) Anunțurile se întocmesc în conformitate cu formularele standard adoptate de Comisie în temeiul Directivei 2004/18/CE.
Articolul 124
Publicarea contractelor nereglementate de Directiva 2004/18/CE
(articolul 103 din Regulamentul financiar)
(1) Contractele cu o valoare mai mică decât cea a pragurilor prevăzute la articolul 170 alineatul (1) sunt publicate prin mijloacele adecvate pentru a asigura competitivitatea procedurii de ofertare și imparțialitatea procedurii de achiziții. Această publicare include:
(a)
anunțul de participare menționat la articolul 123 alineatul (3) sau anunțul unei cereri de exprimare a interesului, în cazul contractelor având un obiect similar, cu o valoare mai mare decât suma prevăzută la articolul 137 alineatul (1);
(b)
publicitate adecvată ex ante pe internet, în cazul contractelor cu o valoare mai mare decât suma prevăzută la articolul 137 alineatul (2).
(2) Lista contractanților cărora le-au fost atribuite contracte de achiziții de bunuri imobiliare și contracte declarate secrete în conformitate cu articolul 134 alineatul (1) litera (j) din prezentul regulament se publică numai o dată pe an, cu menționarea obiectului și valorii contractelor atribuite. Respectiva listă se trimite Parlamentului European și Consiliului. În cazul Comisiei, lista se anexează la rezumatul rapoartelor anuale de activitate prevăzute la articolul 66 alineatul (9) din Regulamentul financiar.
(3) Informațiile privind contractele cu o valoare mai mare decât suma prevăzută la articolul 137 alineatul (1) care nu au făcut obiectul unui anunț de atribuire individual se transmit Oficiului pentru Publicații. Listele anuale ale contractanților se transmit până cel târziu la data de 30 iunie a următorului exercițiu financiar.
(4) Informațiile privind contractele cu o valoare mai mare decât suma menționată la articolul 137 alineatul (2) sunt publicate pe site-ul instituției până cel târziu la data de 30 iunie a următorului exercițiu financiar.
Articolul 125
Publicarea anunțurilor
(articolul 103 din Regulamentul financiar)
(1) Oficiul pentru Publicații publică anunțurile prevăzute la articolele 123 și 124 în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, în termen de cel mult 12 zile calendaristice de la trimiterea lor.
Perioada specificată la primul paragraf se reduce la cinci zile calendaristice în cazul procedurilor accelerate menționate la articolul 154.
(2) Autoritățile contractante trebuie să poată furniza dovezi cu privire la data trimiterii.
Articolul 126
Alte forme de publicitate
(articolul 103 din Regulamentul financiar)
Pe lângă publicitatea prevăzută la articolele 123, 124 și 125, contractele pot face obiectul oricărei alte metode de publicitate, în special sub formă electronică. Orice astfel de publicitate se referă la anunțul publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, după cum se prevede la articolul 125, în cazul în care respectivul anunț se publică, și nu poate precede publicarea respectivului anunț, care este singurul autentic.
Această publicitate nu poate introduce nicio discriminare între candidați sau ofertanți și nu poate conține alte detalii decât cele incluse în anunțul de participare, dacă acesta se publică.
Secțiunea 3
Procedurile de achiziții
Articolul 127
Tipurile de proceduri de achiziții
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
(1) Contractele se atribuie printr-o procedură de ofertare, cu ajutorul procedurii deschise, restrânse sau negociate, după publicarea unui anunț de participare, sau printr-o procedură negociată fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare, dacă este cazul, după un concurs.
(2) Procedurile de achiziții sunt deschise atunci când toți agenții economici interesați pot depune o ofertă. Acest lucru se aplică și în cazul sistemelor dinamice de achiziție menționate la articolul 131.
Procedurile de achiziții sunt restrânse atunci când toți agenții economici pot cere să participe, dar numai candidații care îndeplinesc criteriile de selecție prevăzute la articolul 146 și care sunt invitați simultan, în scris, de către autoritățile contractante, pot depune o ofertă sau o soluție în cadrul procedurii de dialog competitiv menționate la articolul 132.
Faza de selecție poate fi repetată pentru fiecare contract individual și în cazul unui dialog competitiv sau poate implica întocmirea unei liste a candidaților potențiali în cadrul procedurii menționate la articolul 136 alineatul (1) litera (a).
(3) Într-o procedură negociată, autoritățile contractante consultă ofertanții pe care îi aleg, care îndeplinesc criteriile de selecție prevăzute la articolul 146, și negociază condițiile ofertelor cu unul sau mai mulți dintre aceștia.
În cadrul procedurilor negociate în care se publică un anunț de participare, în conformitate cu articolul 135, autoritățile contractante invită simultan, în scris, candidații selectați la negociere.
(4) Concursurile sunt proceduri care permit autorității contractante să obțină, în special în domeniul arhitecturii și al geniului civil sau al prelucrării datelor, un plan sau un proiect propus de o comisie de selecție după participarea la o procedură competitivă de ofertare cu sau fără premii.
Articolul 128
Numărul de candidați în procedurile restrânse sau negociate
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
(1) Într-o procedură restrânsă și în cazul procedurilor menționate la articolul 136 alineatul (1) literele (a) și (b), numărul de candidați invitați să depună o ofertă nu poate fi mai mic de cinci, cu condiția ca un număr suficient de candidați să îndeplinească criteriile de selecție.
Autoritatea contractantă poate prevedea, de asemenea, un număr maxim de candidați, în funcție de obiectul contractului și pe baza unor criterii de selecție obiective și nediscriminatorii. În aceste cazuri, categoria vizată și criteriile se indică în anunțul de participare sau în cererea de exprimare a interesului la care se face referire la articolele 123 și 124.
În orice caz, numărul candidaților invitați să depună oferte trebuie să fie suficient pentru a asigura o concurență reală.
(2) În procedurile negociate și după dialogul competitiv, numărul de candidați invitați să negocieze sau să depună oferte nu poate fi mai mic de trei, cu condiția ca un număr suficient de candidați să îndeplinească criteriile de selecție.
Numărul candidaților invitați să depună oferte trebuie să fie suficient pentru a asigura o concurență reală.
Primul și al doilea paragraf nu se aplică următoarelor contracte:
(a)
contractelor cu o valoare foarte mică, menționate la articolul 137 alineatul (2);
(b)
contractelor pentru servicii juridice, în conformitate cu nomenclatura Vocabularului comun privind achizițiile publice;
(c)
contractelor declarate secrete, menționate la articolul 134 alineatul (1) litera (j).
(3) Atunci când numărul candidaților care îndeplinesc criteriile de selecție și nivelurile minime este mai mic decât numărul minim specificat la alineatele (1) și (2), autoritatea contractantă poate continua procedura prin invitarea candidatului sau a candidaților care posedă capacitățile necesare. Cu toate acestea, autoritatea contractantă nu poate să includă alți agenți economici care nu au fost invitați inițial să participe la procedură sau candidați care nu posedă capacitățile necesare.
Articolul 129
Derularea procedurilor negociate
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
Autoritățile contractante negociază cu ofertanții ofertele pe care aceștia le-au depus pentru a le adapta la cerințele prevăzute în anunțul de participare menționat la articolul 123 sau în caietul de sarcini și în orice alt document suplimentar și pentru a găsi oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic.
În cursul negocierii, autoritățile contractante asigură un tratament egal pentru toți ofertanții.
Atunci când autoritățile contractante pot să atribuie contracte, în conformitate cu articolul 135, pe baza unei proceduri negociate, după publicarea unui anunț de participare, acestea pot dispune derularea în mai multe etape a procedurii negociate, astfel încât să se reducă numărul ofertelor de negociat, aplicându-se totodată criteriile de atribuire prezentate în anunțul de participare sau în caietul de sarcini al contractului. Anunțul de participare sau caietul de sarcini precizează că se va face uz de această posibilitate.
Articolul 130
Concursuri
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
(1) Normele de organizare a unui concurs se comunică celor interesați să participe.
Numărul candidaților invitați să participe trebuie să fie suficient pentru a asigura o concurență reală.
(2) Comisia de selecție este numită de către ordonatorul de credite competent. Comisia este formată exclusiv din persoane fizice independente față de participanții la concurs. Dacă pentru participarea la concurs este necesară o anumită calificare profesională, cel puțin o treime din membrii comisiei de selecție trebuie să aibă aceeași calificare sau o calificare echivalentă.
Comisia de selecție dispune de autonomie în emiterea avizului său. Avizele sale se adoptă pe baza proiectelor care îi sunt transmise anonim de către candidați și numai în funcție de criteriile stabilite în anunțul de concurs.
(3) Propunerile comisiei de selecție, bazate pe meritele fiecărui proiect, și observațiile sale sunt înregistrate într-un raport semnat de toți membrii săi.
Candidații rămân anonimi până la emiterea avizului de către comisia de selecție.
Comisia de selecție le poate cere candidaților să răspundă la întrebările înregistrate în raport pentru a clarifica un proiect. Se va redacta un raport complet al dialogului respectiv.
(4) Autoritatea contractantă adoptă apoi o decizie în care se indică numele și adresa candidatului selectat și motivele acestei alegeri, cu trimitere la criteriile anunțate în anunțul de concurs, în special dacă alegerea se îndepărtează de propunerile cuprinse în avizul comisiei de selecție.
Articolul 131
Sistemul dinamic de achiziție
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
(1) Sistemul dinamic de achiziție este un proces în totalitate informatizat pentru efectuarea de achiziții uzuale, care este deschis pe toată durata sa oricărui agent economic care îndeplinește criteriile de selecție și care a depus o ofertă indicativă ce respectă caietul de sarcini și orice documentație complementară. Ofertele indicative pot fi îmbunătățite în orice moment, cu condiția respectării în continuare a caietului de sarcini.
(2) În scopul instituirii sistemului dinamic de achiziție, autoritățile contractante publică un anunț de participare în care se precizează faptul că se utilizează un sistem dinamic de achiziție și se include o trimitere la site-ul care oferă acces liber, direct și deplin la caietul de sarcini și la orice document suplimentar de la data publicării anunțului și până la expirarea sistemului.
Autoritățile contractante indică în caietul de sarcini, între altele, natura achizițiilor avute în vedere în cadrul sistemului, precum și toate informațiile necesare privind sistemul de achiziții, echipamentele electronice utilizate, modalitatea de conectare și specificațiile tehnice ale acesteia.
(3) Autoritățile contractante acordă tuturor agenților economici, pe toată durata funcționării sistemului dinamic de achiziție, posibilitatea de a depune o ofertă indicativă, în scopul admiterii în sistem în condițiile menționate la alineatul (1). Acestea finalizează evaluarea în termen de cel mult 15 zile de la data depunerii ofertei indicative. Cu toate acestea, autoritățile contractante pot prelungi perioada de evaluare, cu condiția să nu se emită între timp nicio invitație de participare la procedura de ofertare.
Autoritatea contractantă informează ofertanții cât mai curând posibil în legătură cu admiterea lor în sistemul dinamic de achiziție sau cu respingerea ofertei lor.
(4) Fiecare contract specific face obiectul unei invitații de participare la procedura de ofertare. Înainte de emiterea acestei invitații, autoritățile contractante publică un anunț de participare simplificat prin care invită toți agenții economici interesați să depună o ofertă indicativă, într-un termen care nu poate fi mai mic de 15 zile de la data trimiterii anunțului simplificat. Autoritățile contractante nu pot demara procedura de ofertare decât după finalizarea evaluării tuturor ofertelor indicative primite în termenul respectiv.
Autoritățile contractante invită toți ofertanții admiși în sistem să depună o ofertă într-un termen rezonabil. Acestea atribuie contractul ofertantului care prezintă oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic, pe baza criteriilor de atribuire precizate în anunțul de participare pentru instituirea sistemului dinamic de achiziție. După caz, aceste criterii pot fi formulate mai exact în invitația de participare la procedura de ofertare.
(5) Un sistem dinamic de achiziție nu poate dura mai mult de patru ani, cu excepția unor cazuri excepționale justificate în mod corespunzător.
Autoritățile contractante nu pot recurge la acest sistem pentru a împiedica, a limita sau a denatura concurența.
Nu se percep taxe de la agenții economici interesați sau de la părțile participante la sistem.
Articolul 132
Dialogul competitiv
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
(1) În cazul unor contracte deosebit de complexe, atunci când autoritatea contractantă consideră că utilizarea directă a procedurii deschise sau a acordurilor existente de reglementare a procedurii restrânse nu permite atribuirea contractului celei mai avantajoase oferte din punct de vedere economic, se poate utiliza dialogul competitiv menționat la articolul 29 din Directiva 2004/18/CE.
Un contract este considerat a fi „deosebit de complex” atunci când autoritatea contractantă nu poate să stabilească în mod obiectiv mijloacele tehnice capabile să satisfacă necesitățile sau obiectivele sau să specifice cadrul juridic sau financiar al proiectului.
(2) Autoritățile contractante publică un anunț de participare în care își prezintă necesitățile și cerințele, pe care le definesc în anunțul respectiv și/sau într-un document descriptiv.
(3) Autoritățile contractante deschid un dialog cu candidații care îndeplinesc criteriile de selecție prevăzute la articolul 146, în scopul identificării și stabilirii celor mai adecvate mijloace de satisfacere a necesităților identificate.
Pe durata dialogului, autoritățile contractante asigură tratamentul egal al tuturor ofertanților și confidențialitatea soluțiilor propuse sau a altor informații comunicate de un candidat participant la dialog, cu excepția cazurilor în care acesta este de acord cu dezvăluirea lor.
Autoritățile contractante pot decide derularea în mai multe etape a procedurii, în scopul reducerii numărului de soluții care urmează să fie discutate în cursul dialogului prin aplicarea criteriilor de atribuire din anunțul de participare sau din documentul descriptiv, în cazul în care o asemenea posibilitate este prevăzută în anunțul de participare sau în documentul descriptiv.
(4) După informarea participanților în legătură cu închiderea dialogului, autoritățile contractante le cer acestora să își prezinte ofertele finale pe baza soluției sau soluțiilor prezentate și specificate pe parcursul dialogului. Aceste oferte trebuie să cuprindă toate elementele solicitate care sunt necesare pentru realizarea proiectului.
La cererea autorității contractante, aceste oferte pot fi clarificate, explicate și perfecționate, cu condiția ca acest lucru să nu aibă drept consecință modificarea aspectelor de bază ale ofertei sau ale invitației de participare la procedura de ofertare, ale căror variații pot denatura concurența sau pot avea un efect discriminatoriu.
La cererea autorității contractante, ofertantului identificat ca fiind cel care a depus oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic i se poate cere să clarifice unele aspecte ale ofertei sau să confirme unele angajamente din ofertă, cu condiția ca acest lucru să nu aibă drept consecință modificarea aspectelor esențiale ale ofertei sau ale procedurii de ofertare și să nu riște să denatureze concurența sau să producă discriminare.
(5) Autoritățile contractante pot informa participanții la dialog cu privire la prețuri sau plăți.
Articolul 133
Achiziții comune
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
În cazul unei proceduri comune de achiziții, organizate între o instituție și autoritatea contractantă din unul sau mai multe state membre, state AELS sau țări candidate la UE, se aplică dispozițiile procedurale aplicabile instituției.
În cazul în care partea care revine sau care este gestionată de autoritatea contractantă a unui stat membru este egală cu sau mai mare de 50 % din valoarea totală estimată a contractului sau în alte cazuri justificate corespunzător, instituția poate decide ca regulile procedurale aplicabile autorității contractante a unui stat membru să se aplice, cu condiția ca acestea să poată fi considerate echivalente cu cele ale instituției.
Instituția și autoritatea contractantă din statele membre, statele AELS sau statele candidate la UE, interesate de procedura comună de achiziții, convin în special asupra modalităților practice de evaluare a cererilor de participare sau a ofertelor, precum și în privința atribuirii contractului, a legii aplicabile contractului și a instanței competente pentru soluționarea litigiilor.
Articolul 134
Utilizarea unei proceduri negociate fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
(1) Autoritățile contractante pot utiliza procedura negociată fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare, indiferent de valoarea estimată a contractului, în următoarele cazuri:
(a)
dacă, în urma unei proceduri deschise sau restrânse, după încheierea procedurii inițiale, nu a fost depusă nicio ofertă sau nu au fost depuse oferte corespunzătoare sau cereri de participare, cu condiția ca termenii inițiali ai contractului prevăzuți în documentele aferente procedurii de ofertare, menționate la articolul 138, să nu fie modificați substanțial;
(b)
dacă, din motive tehnice sau artistice sau din motive care țin de protecția unor drepturi exclusive, contractul poate fi atribuit numai unui anumit agent economic;
(c)
în măsura în care este absolut necesar, dacă, din motive de extremă urgență determinate de evenimente neprevăzute care nu pot fi imputate autorităților contractante, respectarea termenelor stabilite pentru celelalte proceduri și prevăzute la articolele 152, 153 și 154 este imposibilă;
(d)
dacă un contract de achiziții de servicii este încheiat în urma unui concurs și trebuie, conform normelor aplicabile, să fie atribuit candidatului câștigător sau unuia dintre candidații câștigători; în cel de al doilea caz, toți candidații câștigători sunt invitați să participe la negocieri;
(e)
pentru servicii și lucrări suplimentare care nu au fost incluse în proiectul avut în vedere inițial și nici în contractul inițial, dar care, ca urmare a unor situații neprevăzute, au devenit necesare pentru executarea serviciilor sau lucrărilor, sub rezerva condițiilor prevăzute la alineatul (2);
(f)
pentru servicii sau lucrări noi care constau în repetarea unor servicii sau lucrări similare încredințate agentului economic căruia i s-a atribuit contractul inițial de către aceeași autoritate contractantă, cu condiția ca aceste servicii sau lucrări să fie conforme cu proiectul de bază și ca acest proiect să fi făcut obiectul unui contract inițial atribuit printr-o procedură deschisă sau restrânsă, sub rezerva condițiilor prevăzute la alineatul (3);
(g)
pentru contractele de achiziții de bunuri:
(i)
în cazul livrărilor suplimentare destinate fie înlocuirii parțiale a bunurilor sau instalațiilor de uz curent, fie extinderii bunurilor sau instalațiilor existente, dacă schimbarea unui furnizor ar obliga autoritatea contractantă să achiziționeze echipamente cu caracteristici tehnice diferite care ar cauza incompatibilități sau dificultăți tehnice disproporționate de utilizare și întreținere; durata unor astfel de contracte nu poate depăși trei ani;
(ii)
dacă produsele sunt fabricate numai pentru cercetare, experimentare, studiu sau dezvoltare, cu excepția testelor de viabilitate comercială și a producției pe scară largă destinate recuperării costurilor de cercetare și dezvoltare;
(iii)
în ceea ce privește bunurile cotate și achiziționate pe o piață de materii prime;
(iv)
în ceea ce privește achizițiile în condiții deosebit de avantajoase, fie de la un furnizor care și-a încetat definitiv activitățile comerciale, fie de la administratori sau lichidatori ai unei întreprinderi în faliment, ai unui acord cu creditorii sau ai unei proceduri similare în conformitate cu legislația națională;
(h)
pentru contractele de achiziții de bunuri imobiliare, după prospectarea pieței locale;
(i)
pentru contractele de servicii juridice în conformitate cu nomenclatura Vocabularului comun privind achizițiile publice, cu condiția ca astfel de contracte să fie publicate în mod corespunzător;
(j)
pentru contractele declarate secrete de către instituție sau de autoritățile delegate de instituție, pentru contractele a căror executare trebuie să fie însoțită de măsuri de securitate speciale, în conformitate cu dispozițiile administrative în vigoare sau atunci când acest lucru este necesar pentru protejarea intereselor esențiale ale Uniunii.
(2) Pentru serviciile și lucrările suplimentare prevăzute la alineatul (1) litera (e), autoritatea contractantă poate utiliza procedura negociată fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare, cu condiția ca atribuirea să i se facă contractantului care execută contractul, în oricare dintre cazurile următoare:
(a)
dacă aceste contracte suplimentare nu pot fi separate din punct de vedere tehnic sau economic de contractul principal fără a cauza inconveniente majore autorității contractante;
(b)
dacă serviciile sau lucrările în cauză, deși separabile de executarea contractului inițial, sunt strict necesare pentru finalizarea acestuia.
Valoarea cumulată a contractelor suplimentare nu poate depăși 50 % din cuantumul contractului inițial.
(3) În cazurile menționate la alineatul (1) litera (f) din prezentul articol, opțiunea utilizării procedurii negociate trebuie subliniată de îndată ce prima operațiune este supusă unei proceduri competitive de ofertare, iar suma totală estimată pentru serviciile sau lucrările ulterioare se ia în considerare la calculul pragurilor menționate la articolul 170 alineatul (1). Această procedură nu poate fi aplicată decât în timpul executării contractului inițial și cel târziu în termen de trei ani de la semnarea acestuia.
Articolul 135
Utilizarea unei proceduri negociate după publicarea prealabilă a unui anunț de participare
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
(1) Autoritățile contractante pot utiliza procedura negociată după publicarea unui anunț de participare, indiferent de valoarea estimată a contractului, în următoarele cazuri:
(a)
dacă se depun oferte care sunt incorecte sau inacceptabile, luând în special în considerare criteriile de selecție și de atribuire, ca urmare a unei proceduri deschise sau restrânse sau a unui dialog competitiv care a fost finalizat, cu condiția ca termenii inițiali ai contractului, indicați în procedura de ofertare menționată la articolul 138, să nu fie modificați substanțial, fără a aduce atingere aplicării alineatului (2) din prezentul articol;
(b)
în cazuri excepționale, atunci când este vorba de lucrări, bunuri sau servicii a căror natură sau riscuri nu permit calcularea prealabilă a prețului global de către ofertant;
(c)
atunci când natura serviciilor care vor fi achiziționate, în special în cazul serviciilor financiare și intelectuale, face imposibilă stabilirea specificațiilor contractuale cu o precizie suficientă pentru a permite atribuirea contractului prin alegerea celei mai bune oferte în conformitate cu reglementările în materie de proceduri deschise sau restrânse;
(d)
pentru contractele de achiziții de lucrări, atunci când lucrările executate sunt destinate numai cercetării, testării sau dezvoltării și nu asigurării profitabilității sau recuperării costurilor de cercetare și dezvoltare;
(e)
pentru contractele de achiziții de servicii menționate în anexa IIB la Directiva 2004/18/CE, sub rezerva dispozițiilor articolului 134 alineatul (1) literele (i) și (j) și alineatul (2) din prezentul regulament;
(f)
pentru servicii de cercetare și dezvoltare, altele decât cele în cazul cărora beneficiarii exclusivi sunt autoritățile contractante care le utilizează în desfășurarea propriilor activități, cu condiția ca serviciile oferite să fie remunerate în întregime de autoritatea contractantă;
(g)
pentru contractele de achiziții de servicii pentru achiziționarea, dezvoltarea, producția sau coproducția programelor destinate difuzării de către organismele de radiodifuziune și pentru contractele privind timpul de difuzare.
(2) În cazurile menționate la alineatul (1) litera (a), autoritățile contractante pot să renunțe la publicarea anunțului de participare în cazul în care includ în procedura negociată toți ofertanții și doar ofertanții care îndeplinesc criteriile de selecție și care, în procedura anterioară, au depus oferte în conformitate cu cerințele formale ale procedurii de achiziții.
Articolul 136
Procedura cu cerere de exprimare a interesului
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru contractele cu o valoare care nu o depășește pe cea menționată la articolul 170 alineatul (1) și fără a aduce atingere articolelor 134 și 135, autoritățile contractante pot utiliza o cerere de exprimare a interesului pentru:
(a)
preselectarea candidaților care urmează să fie invitați să depună oferte în cadrul unor proceduri restrânse de ofertare viitoare;
(b)
constituirea unei liste de vânzători care să fie invitați să depună cereri de participare sau oferte.
(2) Lista întocmită în urma unei cereri de exprimare a interesului este valabilă o perioadă de timp:
(a)
de cel mult trei ani de la data la care anunțul prevăzut la articolul 124 alineatul (1) litera (a) este transmis Oficiului pentru Publicații în cazul menționat la alineatul (1) litera (a) din prezentul articol;
(b)
de cel mult cinci ani de la data la care anunțul prevăzut la articolul 124 alineatul (1) litera (a) este transmis Oficiului pentru Publicații în cazul listei vânzătorilor menționate la alineatul (1) litera (b) din prezentul articol.
Lista menționată la primul paragraf poate include subliste.
Orice persoană interesată poate depune o cerere în orice moment pe parcursul perioadei de valabilitate a listei, cu excepția ultimelor trei luni din perioada în cauză.
(3) În cazul în care urmează să se atribuie un contract, autoritatea contractantă îi invită pe toți candidații sau vânzătorii înscriși pe lista sau sublista în cauză:
(a)
să depună o ofertă în cazul menționat la alineatul (1) litera (a);
(b)
să depună, în cazul listei menționate la alineatul (1) litera (b), oricare dintre următoarele:
(i)
oferte care includ documente legate de criterii de excludere și de selecție;
(ii)
documente legate de criterii de excludere și de selecție și, într-o a doua etapă, oferte pentru cei care îndeplinesc aceste criterii.
Articolul 137
Contracte cu valoare mică
(articolul 104 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru contractele cu valoare mică, ce nu depășesc 60 000 EUR, se poate utiliza o procedură negociată fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare, implicând consultarea a minimum trei candidați.
În cazul în care, în urma consultării candidaților, autoritatea contractantă primește doar o ofertă valabilă din punct de vedere administrativ și tehnic, contractul poate fi atribuit, cu condiția îndeplinirii criteriilor de atribuire.
(2) Contractele cu o valoare foarte mică ce nu depășește 15 000 EUR pot fi atribuite pe baza unei singure oferte în urma unei proceduri negociate fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare.
(3) Plățile în valoare mai mică de 1 000 EUR pentru cheltuieli se pot realiza prin plata pe baza unei facturi, fără acceptarea prealabilă a unei oferte.
Articolul 138
Documentele aferente procedurii de ofertare
(articolul 105 din Regulamentul financiar)
(1) Documentele aferente procedurii de ofertare includ cel puțin:
(a)
invitația de a depune o ofertă, de a negocia sau de a participa la dialog în conformitate cu procedura menționată la articolul 132;
(b)
caietul de sarcini anexat sau, în cazul dialogului competitiv prevăzut la articolul 132, un document care să descrie necesitățile și cerințele autorității contractante sau trimiterea la adresa internet la care se poate consulta caietul de sarcini sau documentul respectiv;
(c)
proiectul de contract bazat pe modelul de contract.
Litera (c) de la primul paragraf nu se aplică atunci când, din cauza unor circumstanțe excepționale și justificate în mod corespunzător, modelul de contract nu poate fi utilizat.
Documentele aferente procedurii de ofertare conțin o trimitere la măsurile de publicitate luate în temeiul articolelor 123-126.
(2) Invitația de a depune o ofertă, de a negocia sau de a participa la dialog îndeplinește cel puțin următoarele condiții:
(a)
specifică normele care reglementează depunerea și prezentarea ofertelor, în special data și ora-limită de depunere, cerințele privind utilizarea unui formular standard de răspuns, documentele care trebuie anexate, inclusiv cele care demonstrează capacitatea financiară, economică, tehnică și profesională menționate la articolul 146, în cazul în care acestea nu sunt specificate în anunțul de participare, precum și adresa la care trebuie trimise;
(b)
precizează că depunerea ofertei implică acceptarea caietului de sarcini menționat la alineatul (1) la care se referă oferta și că depunerea ofertei obligă contractantul căruia îi este atribuit contractul pe perioada de execuție a contractului;
(c)
precizează perioada în care oferta va rămâne valabilă și nu va putea fi modificată în niciun fel;
(d)
interzice orice contact între autoritatea contractantă și ofertant pe parcursul procedurii, mai puțin, în cazuri excepționale, în condițiile prevăzute la articolul 160 și, dacă se prevede o vizită la fața locului, precizează detaliile pentru vizita în cauză;
(e)
specifică, în cazul unui dialog competitiv, data fixată și adresa pentru începerea fazei de consultare.
(3) Caietul de sarcini răspunde cel puțin următoarelor cerințe:
(a)
precizează criteriile de excludere și de selecție aplicabile contractului, cu excepția cazului unui dialog competitiv, al unei proceduri restrânse și al unei proceduri negociate cu publicarea prealabilă a anunțului menționat la articolul 135; în aceste cazuri, criteriile respective sunt prevăzute numai în anunțul de participare sau în cererea de exprimare a interesului;
(b)
precizează criteriile de atribuire și ponderea relativă a acestora sau, după caz, ordinea descrescătoare a importanței, în cazul în care aceasta nu este precizată în anunțul de participare;
(c)
prezintă specificațiile tehnice prevăzute la articolul 139;
(d)
precizează cerințele minime pe care trebuie să le îndeplinească variantele în procedurile prevăzute la articolul 149 alineatul (2), în temeiul cărora contractul este atribuit ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic, în cazul în care autoritatea contractantă a precizat în anunțul de participare că sunt permise astfel de variante;
(e)
afirmă că se aplică Protocolul privind privilegiile și imunitățile Uniunii Europene sau, după caz, Convenția de la Viena privind relațiile diplomatice sau Convenția de la Viena privind relațiile consulare;
(f)
menționează dovada accesului la contracte, în condițiile prevăzute la articolul 172;
(g)
precizează, în cazul sistemelor dinamice de achiziție menționate la articolul 131, natura achizițiilor avute în vedere și oferă toate informațiile necesare privind sistemul de achiziții, echipamentele electronice utilizate și modalitatea de conectare și specificațiile tehnice ale acesteia.
(4) În special, modelul de contract răspunde următoarelor cerințe:
(a)
precizează daunele-interese pentru neîndeplinirea clauzelor contractuale;
(b)
precizează detaliile care trebuie menționate pe facturi sau în documentele justificative relevante în conformitate cu articolul 102;
(c)
menționează că, atunci când instituțiile sunt autorități contractante, contractului i se aplică dreptul Uniunii, completat, dacă este necesar, de legea națională specificată în contract;
(d)
precizează care este instanța competentă pentru soluționarea litigiilor.
În sensul prezentului alineat primul paragraf litera (c), în cazul contractelor menționate la articolul 121 alineatul (1), modelul de contract se poate referi exclusiv la legislația națională.
(5) Autoritățile contractante pot solicita din partea ofertantului informații privind orice parte a contractului pe care ofertantul ar putea dori să o subcontracteze unor părți terțe și privind identitatea eventualilor subcontractanți. Pe lângă informațiile menționate la articolul 143, autoritatea contractantă poate, de asemenea, solicita candidatului sau ofertantului să prezinte informații privind capacitatea financiară, economică, tehnică și profesională a subcontractantului avut în vedere, astfel cum se menționează la articolele 146, 147 și 148, în special în cazul în care subcontractarea reprezintă o parte semnificativă a contractului.
Articolul 139
Specificații tehnice
(articolul 105 din Regulamentul financiar)
(1) Specificațiile tehnice trebuie să permită accesul egal al candidaților și ofertanților și să nu aibă ca efect crearea unor obstacole nejustificate în calea unei proceduri concurențiale de ofertare.
Acestea definesc caracteristicile impuse pentru un produs, serviciu sau material ori lucrare, ținând seama de destinația pe care intenționează să le-o dea autoritatea contractantă.
(2) Caracteristicile menționate la alineatul (1) includ:
(a)
nivelurile de calitate;
(b)
performanța de mediu;
(c)
ori de câte ori este posibil, criteriile de accesibilitate pentru persoanele cu handicap sau proiectarea pentru toate categoriile de utilizatori;
(d)
nivelurile și procedurile pentru evaluarea conformității;
(e)
adecvarea pentru utilizare;
(f)
siguranța sau dimensiunile, inclusiv pentru bunuri, denumirea la vânzare și instrucțiunile de utilizare și, pentru toate contractele, terminologia, simbolurile, metodele de încercare și testare, ambalarea, marcarea și etichetarea, procedurile și metodele de producție;
(g)
pentru contractele de achiziții de lucrări, procedurile de asigurare a calității și normele de proiectare și evaluare a costurilor, condițiile de testare, verificare și recepție pentru lucrări și metodele sau tehnicile de construcție, precum și toate celelalte condiții tehnice pe care autoritatea contractantă le poate impune în temeiul reglementărilor generale sau specifice pentru lucrări finalizate și pentru materialele și piesele componente.
(3) Specificațiile tehnice sunt formulate într-unul dintre următoarele moduri:
(a)
prin trimitere la standarde europene sau la agremente tehnice europene sau specificații tehnice comune, dacă acestea există, la standarde internaționale, la alte sisteme tehnice de referință stabilite de organismele europene de standardizare sau, în absența acestora, la echivalentele lor naționale; fiecare referință este urmată de mențiunea „sau echivalent”;
(b)
din punctul de vedere al performanțelor sau al cerințelor funcționale, care pot include caracteristicile de mediu și care trebuie să fie suficient de detaliate pentru a permite ofertanților să determine scopul contractului, iar autorităților contractante să atribuie contractul;
(c)
printr-o combinație a acestor două metode de formulare.
(4) Atunci când recurg la posibilitatea de a face trimitere la specificațiile prevăzute la alineatul (3) litera (a), autoritățile contractante nu pot respinge o ofertă pe motiv că nu respectă specificațiile în cauză dacă ofertantul sau candidatul face dovada față de autoritatea contractantă, în mod satisfăcător și prin orice mijloc adecvat, că oferta îndeplinește în mod echivalent cerințele impuse.
Mijlocul adecvat poate lua forma unui dosar tehnic al fabricantului sau a unui raport de încercare din partea unui organism autorizat.
(5) Atunci când recurg la posibilitatea prevăzută la alineatul (3) litera (b) de a întocmi specificațiile din punctul de vedere al performanțelor sau al cerințelor funcționale, autoritățile contractante nu pot respinge o ofertă care este conformă cu un standard național de transpunere a unui standard european, cu un agrement tehnic european sau cu specificațiile tehnice comune, cu un standard internațional sau cu sistemele tehnice de referință întocmite de organismele europene de standardizare, dacă specificațiile în cauză fac trimitere la cerințele de performanță sau funcționale necesare.
Ofertantul trebuie să facă dovada față de autoritatea contractantă, în mod satisfăcător și prin orice mijloc adecvat, că oferta îndeplinește cerințele de performanță sau funcționale stabilite de autoritatea contractantă. Mijlocul adecvat poate lua forma unui dosar tehnic al fabricantului sau a unui raport de încercare din partea unui organism autorizat.
(6) Atunci când stabilesc caracteristicile de mediu din punctul de vedere al performanței sau al cerințelor funcționale, autoritățile contractante pot utiliza specificațiile detaliate sau, după caz, părți din acestea, în conformitate cu etichetele ecologice europene, multinaționale sau naționale sau cu orice altă etichetă ecologică, dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:
(a)
specificațiile utilizate permit definirea caracteristicilor bunurilor sau serviciilor care fac obiectul contractului;
(b)
cerințele privind eticheta sunt stabilite pe baza unor informații științifice;
(c)
etichetele ecologice sunt adoptate pe baza unei proceduri la care pot participa toate părțile interesate, precum organismele guvernamentale, consumatorii, fabricanții, distribuitorii și organizațiile de mediu;
(d)
etichetele ecologice sunt accesibile tuturor părților interesate.
(7) Autoritățile contractante pot indica faptul că se presupune că produsele sau serviciile care poartă eticheta ecologică respectă specificațiile tehnice definite în documentele contractului. Autoritățile contractante acceptă orice alt mijloc de probă adecvat, cum ar fi un dosar tehnic al fabricantului sau un raport de încercare din partea unui organism autorizat. Un organism autorizat în sensul alineatelor (4), (5) și (6) este un laborator de testare și calibrare sau un organism de certificare și control care respectă standardele europene aplicabile.
(8) În afara cazurilor excepționale, justificate corespunzător de obiectul contractului, aceste specificații nu pot menționa o anumită marcă sau sursă, un proces specific, mărci comerciale, brevete, tipuri sau o anumită origine sau producție, care ar putea avea ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor produse sau agenți economici.
În cazul în care nu este posibil să se prezinte o descriere suficient de amănunțită și inteligibilă a obiectului contractului, trimiterea este urmată de mențiunea „sau echivalent”.
Articolul 140
Revizuirea prețului
(articolul 105 din Regulamentul financiar)
(1) Documentele aferente procedurii de ofertare precizează clar dacă este necesar să se precizeze un preț ferm, nemodificabil.
(2) Dacă acest lucru nu este necesar, documentele aferente procedurii de ofertare precizează condițiile și/sau formulele de revizuire a prețurilor pe durata contractului. În aceste cazuri, autoritatea contractantă ține seama în special de:
(a)
obiectul procedurii de achiziții și situația economică în care are loc;
(b)
tipul și durata sarcinilor și ale contractului;
(c)
interesele sale financiare.
Articolul 141
Activități ilegale care conduc la excludere
(articolul 106 din Regulamentul financiar)
Cazurile menționate la articolul 106 alineatul (1) litera (e) din Regulamentul financiar includ toate activitățile ilegale care dăunează intereselor financiare ale Uniunii, în special următoarele:
(a)
cazurile de fraudă menționate la articolul 1 din Convenția privind protejarea intereselor financiare ale Comunităților Europene, întocmită prin Actul Consiliului din 26 iulie 1995 (12);
(b)
cazurile de corupție menționate la articolul 3 din Convenția privind lupta împotriva corupției care implică funcționari ai Comunităților Europene sau funcționari ai statelor membre ale Uniunii Europene, elaborată prin Actul Consiliului din 26 mai 1997 (13);
(c)
cazurile de participare la o organizație criminală, în sensul articolului 2 din Decizia-cadru 2008/841/JAI a Consiliului (14);
(d)
cazurile de spălare de bani, conform definiției de la articolul 1 din Directiva 2005/60/CE a Parlamentului European și a Consiliului (15);
(e)
cazurile de infracțiuni teroriste, infracțiuni legate de activitățile teroriste, precum și instigarea sau complicitatea la astfel de infracțiuni sau tentativa de a comite astfel de infracțiuni, conform definițiilor de la articolele 1, 3 și 4 din Decizia-cadru 2002/475/JAI a Consiliului (16).
Articolul 142
Aplicarea criteriilor de excludere și durata excluderii
(articolele 106, 107, 108 și 109 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru a stabili durata excluderii și a asigura respectarea principiului proporționalității, instituția competentă ia în considerare în special gravitatea faptelor, inclusiv impactul asupra intereselor financiare și a imaginii Uniunii, precum și timpul scurs, durata și recurența infracțiunii, intenția sau gradul de neglijență al entității în cauză și măsurile luate de către aceasta pentru remedierea situației.
Atunci când stabilește perioada de excludere, instituția competentă oferă candidatului sau ofertantului în cauză posibilitatea să își exprime punctul de vedere.
Atunci când perioada de excludere se stabilește, în conformitate cu legea aplicabilă, de către autoritățile sau organismele menționate la articolul 108 alineatele (2) și (3) din Regulamentul financiar, Comisia aplică această perioadă care nu poate depăși durata maximă prevăzută la articolul 106 alineatul (4) din Regulamentul financiar. Perioada menționată la articolul 106 alineatul (4) din Regulamentul financiar este fixată la cel mult cinci ani, calculată de la următoarele date:
(a)
de la data sentinței cu putere de res judicata, în cazurile menționate la articolul 106 alineatul (1) literele (b) și (e) din Regulamentul financiar;
(b)
de la data la care a fost comisă abaterea sau, dacă aceasta continuă sau se repetă, data la care aceasta ia sfârșit, în cazurile menționate la articolul 106 alineatul (1) litera (c) din Regulamentul financiar, atunci când conduita necorespunzătoare este legată de contracte încheiate cu instituția în cauză.
În sensul celui de al treilea paragraf litera (b), în cazul în care s-a constatat comiterea unei greșeli profesionale grave printr-o hotărâre a unei autorități publice sau a unei organizații internaționale, se ia în considerare data pronunțării hotărârii respective.
Perioada de excludere poate fi prelungită la 10 ani în cazul repetării abaterii în termen de cinci ani de la data menționată la cel de al treilea paragraf literele (a) și (b), sub rezerva dispozițiilor alineatului (1).(2) Candidații și ofertanții sunt excluși din procedura de achiziții sau de atribuire de granturi dacă se află într-una dintre situațiile menționate la articolul 106 alineatul (1) literele (a) și (d) din Regulamentul financiar.
Articolul 143
Dovezi
(articolele 106 și 107 din Regulamentul financiar)
(1) Candidații și ofertanții prezintă o declarație pe propria răspundere, semnată și datată în mod corespunzător, în care menționează că nu se află în niciuna dintre situațiile prevăzute la articolele 106 și 107 din Regulamentul financiar.
Cu toate acestea, în cazul procedurii restrânse, al dialogului competitiv și al procedurii negociate în urma publicării unui anunț de participare, ori de câte ori autoritatea contractantă limitează numărul de candidați care urmează să fie invitați să negocieze sau să depună o ofertă, toți candidații prezintă certificatele menționate la alineatul (3).
În funcție de evaluarea riscurilor, autoritatea contractantă poate să nu solicite declarația prevăzută la primul paragraf pentru contractele menționate la articolul 137 alineatul (2). Cu toate acestea, pentru contractele menționate la articolul 265 alineatul (1), articolul 267 alineatul (1) și articolul 269 alineatul (1), autoritatea contractantă poate să nu solicite această declarație pentru contractele cu o valoare mai mică sau egală cu 20 000 EUR.
(2) Ofertantul căruia urmează să i se atribuie contractul prezintă, într-un termen definit de autoritatea contractantă și anterior semnării contractului, dovezile menționate la alineatul (3) din prezentul articol, confirmând declarația menționată la alineatul (1) din prezentul articol în următoarele cazuri:
(a)
în cazul contractelor atribuite de instituții în nume propriu, cu o valoare egală sau care depășește pragurile prevăzute la articolul 170 alineatul (1);
(b)
în cazul contractelor în domeniul acțiunilor externe cu o valoare egală sau care depășește pragurile stabilite la articolul 265 alineatul (1) litera (a), articolul 267 alineatul (1) litera (a) sau articolul 269 alineatul (1) litera (a).
În cazul contractelor cu o valoare inferioară pragurilor menționate la prezentul alineat primul paragraf literele (a) și (b), în cazul în care nu știe dacă ofertantul căruia urmează să i se atribuie contractul se află într-una dintre situațiile de excludere, autoritatea contractantă îi poate solicita ofertantului să prezinte dovezile menționate la alineatul (3).
(3) Autoritatea contractantă acceptă, ca dovadă satisfăcătoare că ofertantul sau candidatul căruia urmează să i se atribuie contractul nu se află într-una dintre situațiile descrise la articolul 106 alineatul (1) literele (a), (b) sau (e) din Regulamentul financiar, un extras recent din cazierul judiciar sau, în absența acestuia, un document echivalent emis recent de o autoritate judiciară sau administrativă din țara de origine sau de proveniență, din care să rezulte îndeplinirea cerințelor în cauză. Autoritatea contractantă acceptă, ca dovadă satisfăcătoare a faptului că ofertantul sau candidatul nu se află în situația descrisă la articolul 106 alineatul (1) literele (a) sau (d) din Regulamentul financiar, un certificat recent emis de autoritatea competentă din statul în cauză.
În cazul în care țara în cauză nu emite documentul sau certificatul menționat la alineatul (1) din prezentul articol și în celelalte cazuri de excludere menționate la articolul 106 din Regulamentul financiar, acesta poate fi înlocuit cu o declarație sub jurământ sau, în absența acesteia, cu o declarație solemnă a părții interesate în fața unei autorități judiciare sau administrative, a unui notar sau a unui organism profesional calificat din țara de origine sau de proveniență.
(4) În funcție de legislația națională a țării în care este stabilit candidatul sau ofertantul, documentele menționate la alineatele (1) și (3) au ca obiect persoane juridice și/sau fizice, inclusiv, în cazul în care autoritatea contractantă consideră acest lucru necesar, directori de societăți sau orice persoană cu competențe de reprezentare, de decizie sau de control în ceea ce privește candidatul sau ofertantul.
(5) În cazul în care autoritățile contractante nu știu dacă ofertanții sau candidații se află într-una dintre situațiile de excludere, acestea pot solicita autorităților competente menționate la alineatul (3) să obțină orice tip de informație pe care o consideră necesară în legătură cu situația respectivă.
(6) Autoritatea contractantă poate exonera un candidat sau ofertant de obligația de a depune documentele justificative menționate la alineatul (3) în cazul în care astfel de dovezi au fost depuse deja în scopul unei alte proceduri de achiziții, cu condiția ca data de emitere a documentelor eliberate să nu depășească un an și ca acestea să fie încă valabile.
În acest caz, candidatul sau ofertantul declară pe proprie răspundere că documentele justificative au fost deja depuse în cadrul unei proceduri de achiziții anterioare și confirmă că nu au intervenit schimbări în ceea ce privește situația sa.
(7) Ori de câte ori autoritatea contractantă solicită acest lucru, candidatul sau ofertantul prezintă o declarație pe propria răspundere întocmită de subcontractantul avut în vedere, în care menționează că nu se află într-una dintre situațiile menționate la articolele 106 și 107 din Regulamentul financiar.
În cazul în care are îndoieli privind această declarație pe propria răspundere, autoritatea contractantă solicită dovezile menționate la alineatele (3) și (4). Dacă este cazul, se aplică alineatul (5).
Articolul 144
Baza de date centrală
(articolul 108 din Regulamentul financiar)
(1) Instituțiile, agențiile executive și organismele menționate la articolul 108 alineatul (1) din Regulamentul financiar transmit Comisiei, în formatul stabilit de către aceasta, informații privind părțile terțe care se află într-una dintre situațiile menționate la articolele 106, 107, la articolul 109 alineatul (1) litera (b) și alineatul (2) litera (a) din Regulamentul financiar, motivele excluderii și durata perioadei de excludere.
De asemenea, acestea transmit informații privind persoanele cu competențe de reprezentare, de decizie sau de control asupra unor părți terțe care au statut de entitate juridică, în cazul în care aceste persoane s-au aflat într-una dintre situațiile menționate la articolele 106, 107, la articolul 109 alineatul (1) litera (b) și alineatul (2) litera (a) din Regulamentul financiar.
Autoritățile și organismele menționate la articolul 108 alineatele (2) și (3) din Regulamentul financiar transmit Comisiei, în formatul stabilit de către aceasta, informațiile de identificare a părților terțe care se află într-una dintre situațiile menționate la articolul 106 alineatul (1) litera (e) din Regulamentul financiar, atunci când conduita lor a dăunat intereselor financiare ale Uniunii și persoanelor cu competențe de reprezentare, de decizie sau de control asupra părților terțe care sunt entități juridice, cum ar fi:
(a)
tipul condamnării;
(b)
durata excluderii din cadrul procedurii de achiziții, dacă este cazul.
(2) Instituțiile, agențiile, autoritățile și organismele menționate la alineatul (1) desemnează persoanele autorizate să comunice Comisiei și să primească de la aceasta informațiile conținute în baza de date.
În cazul instituțiilor, al agențiilor, al autorităților și al organismelor menționate la articolul 108 alineatul (1) din Regulamentul financiar, persoanele desemnate transmit informațiile contabilului Comisiei cât mai curând posibil și solicită, după caz, ca unele date să fie înregistrate, modificate sau șterse din baza de date.
În cazul autorităților și al organismelor menționate la articolul 108 alineatul (2) din Regulamentul financiar, persoanele desemnate transmit informațiile necesare ordonatorului de credite al Comisiei responsabil de programul sau de acțiunea respectivă, în termen de trei luni de la data pronunțării hotărârii judecătorești relevante.
Contabilul Comisiei înregistrează, modifică sau șterge datele din baza de date. Prin intermediul unui protocol securizat, acesta furnizează persoanelor desemnate, în fiecare lună, date validate conținute în baza de date.
(3) Instituțiile, agențiile, autoritățile și organismele menționate la alineatul (1) atestă Comisiei că informațiile pe care le-au comunicat au fost înscrise și transmise în conformitate cu principiile prevăzute de Regulamentul (CE) nr. 45/2001 și de Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului (17) privind protecția datelor cu caracter personal.
În special, acestea informează în prealabil toate părțile terțe sau persoanele menționate la alineatul (1) cu privire la faptul că datele lor cu caracter personal pot fi introduse în baza de date și comunicate de către Comisie persoanelor desemnate menționate la alineatul (2). Ele actualizează, dacă este cazul, informațiile transmise, ca urmare a unei rectificări, ștergeri sau a oricărei modificări a datelor.
Orice parte înregistrată în baza de date are dreptul să fie informată în legătură cu datele care o privesc, pe baza unei cereri adresate contabilului Comisiei.
(4) Statele membre iau măsurile care se impun pentru a asista Comisia în vederea gestionării eficiente a bazei de date, în conformitate cu Directiva 95/46/CE.
În acordurile cu autoritățile țărilor terțe și cu toate organismele menționate la articolul 108 alineatele (2) și (3) din Regulamentul financiar se prevăd modalități adecvate pentru a se asigura respectarea acestor dispoziții și a principiilor privind protecția datelor cu caracter personal.
Articolul 145
Sancțiuni administrative și financiare
(articolele 109 și 131 din Regulamentul financiar)
(1) Fără a aduce atingere aplicării sancțiunilor prevăzute în contract, candidații sau ofertanții și contractanții care au făcut declarații false sau erori substanțiale, care au comis nereguli sau fraude ori despre care s-a dovedit că și-au încălcat grav obligațiile contractuale pot fi excluși de la toate contractele și granturile finanțate de la bugetul Uniunii pentru o perioadă de maximum cinci ani de la data la care s-a constatat abaterea, confirmată după o procedură contradictorie cu candidatul, ofertantul sau contractantul.
Această perioadă poate fi prelungită la 10 ani în cazul repetării infracțiunii în termen de cinci ani de la data menționată la primul paragraf.
(2) Ofertanților sau candidaților care au făcut declarații false, au comis erori substanțiale, nereguli sau fraude li se pot aplica, de asemenea, sancțiuni financiare reprezentând între 2 % și 10 % din valoarea totală estimată a contractului care le este atribuit.
Contractanții care s-au făcut vinovați de neîndeplinirea gravă a obligațiilor contractuale pot fi supuși unor sancțiuni financiare reprezentând între 2 % și 10 % din valoarea totală a contractului în cauză.
Acest procent poate fi majorat la 4 % până la 20 %, în cazul repetării abaterii în termen de cinci ani de la data la care se face referire la alineatul (1) primul paragraf.
(3) Instituția stabilește sancțiunile administrative sau financiare ținând seama, în special, de elementele menționate la articolul 142 alineatul (1).
Articolul 146
Criterii de selecție
[articolul 110 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Autoritățile contractante stabilesc criterii de selecție clare și nediscriminatorii.
(2) Criteriile de selecție se aplică în orice procedură de achiziții în scopul evaluării capacității financiare, economice, tehnice și profesionale a candidatului sau a ofertantului.
Autoritatea contractantă poate stabili niveluri minime de capacitate sub care candidații nu pot fi selectați.
(3) Oricărui ofertant sau candidat i se poate cere să dovedească că este autorizat să execute contractul conform dreptului național, lucru dovedit prin înscrierea în registrul comerțului sau într-un registru profesional, printr-o declarație sub jurământ sau cu un certificat, prin calitatea de membru al unei organizații specifice, prin autorizare expresă sau prin înscrierea în registrul taxei pe valoarea adăugată (denumit în continuare „registrul TVA”).
(4) Autoritățile contractante precizează în anunțul de participare, în cererea de exprimare a interesului sau în invitația de a depune o ofertă referințele alese pentru testarea statutului și a capacității juridice a ofertanților sau a candidaților.
(5) Informațiile solicitate de autoritatea contractantă, necesare pentru a dovedi capacitatea financiară, economică, tehnică și profesională a candidatului sau a ofertantului și nivelurile minime de capacitate cerute în conformitate cu alineatul (2) nu pot depăși obiectul contractului și țin seama de interesele legitime ale agenților economici în special în ceea ce privește protecția secretelor tehnice și de afaceri ale întreprinderii.
(6) În funcție de evaluarea riscurilor, autoritatea contractantă poate hotărî să nu solicite dovada capacității financiare, economice, tehnice și profesionale a candidaților sau a ofertanților în cazul următoarelor contracte:
(a)
contracte atribuite de instituții în nume propriu, cu o valoare care nu o depășește pe cea menționată la articolul 137 alineatul (1);
(b)
contracte atribuite în domeniul acțiunilor externe, cu o valoare inferioară pragurilor menționate la articolul 265 alineatul (1) litera (a), articolul 267 alineatul (1) litera (a) sau articolul 269 alineatul (1) litera (a).
În cazul în care autoritatea contractantă hotărăște să nu solicite dovada capacității financiare, economice, tehnice și profesionale a candidaților sau a ofertanților, nu se realizează o prefinanțare decât dacă se oferă o garanție financiară cu o valoare echivalentă.
Articolul 147
Capacitatea economică și financiară
[articolul 110 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Se poate face dovada capacității economice și financiare în special printr-unul sau mai multe dintre următoarele documente:
(a)
declarații bancare corespunzătoare sau, după caz, dovada unei asigurări împotriva riscurilor profesionale;
(b)
situații financiare pentru cel mult ultimele trei exerciții încheiate;
(c)
o declarație privind cifra de afaceri totală și cifra de afaceri pentru lucrările, bunurile sau serviciile care fac obiectul contractului pentru o perioadă care nu poate fi mai mare decât ultimele trei exerciții financiare disponibile.
(2) Autoritatea contractantă poate exonera un candidat sau ofertant de obligația de a depune documentele justificative menționate la alineatul (1) în cazul în care astfel de dovezi i-au fost deja prezentate în scopul unei alte proceduri de achiziții și respectă în continuare dispozițiile alineatului (1).
În cazul în care, dintr-un motiv excepțional pe care autoritatea contractantă îl consideră justificat, ofertantul sau candidatul nu este în măsură să furnizeze referințele cerute de autoritatea contractantă, acesta își poate demonstra capacitatea economică și financiară prin orice alt mijloc considerat adecvat de către autoritatea contractantă.
(3) Un agent economic poate, dacă este cazul și pentru un anumit contract, să se bazeze pe capacitățile altor entități, indiferent de natura juridică a legăturilor pe care le are cu acestea. În acest caz, trebuie să demonstreze autorității contractante că va avea la dispoziție resursele necesare pentru executarea contractului, de exemplu prin prezentarea unui angajament din partea entităților în cauză de a pune resursele respective la dispoziția sa.
Autoritatea contractantă poate solicita ca agentul economic și entitățile menționate la primul paragraf să fie solidar răspunzători pentru executarea contractului.
În aceleași condiții, grupul de agenți economici menționat la articolul 121 alineatul (5) poate să se bazeze pe capacitățile membrilor grupului sau ale altor entități.
Articolul 148
Capacitatea tehnică și profesională
[articolul 110 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Capacitatea tehnică și profesională a agenților economici se evaluează și se verifică în conformitate cu alineatele (2) și (3). În procedurile de achiziții de bunuri care necesită operațiuni de amplasare și instalare, de servicii și/sau lucrări, această capacitate se evaluează în special din punctul de vedere al know-how-ului, eficienței, experienței și fiabilității.
(2) În funcție de natura, cantitatea sau importanța și destinația bunurilor, serviciilor sau lucrărilor de furnizat, dovada capacității tehnice și profesionale a agenților economici se poate face cu unul sau mai multe dintre următoarele documente:
(a)
diplomele sau calificările profesionale ale prestatorului de servicii sau contractantului lucrărilor și/sau ale membrilor personalului de conducere al firmei și, în special, ale persoanei sau persoanelor responsabile pentru prestarea serviciilor sau executarea lucrărilor;
(b)
o listă:
(i)
a principalelor servicii prestate și a bunurilor livrate în ultimii trei ani, cu indicarea valorilor lor, a datelor și a beneficiarilor, publici sau privați;
(ii)
a lucrărilor efectuate în ultimii cinci ani, cu indicarea valorilor lor, a datei și a locului;
(c)
o descriere a echipamentelor tehnice, a instrumentelor și a utilajelor care urmează a fi utilizate de firmă pentru executarea contractului de achiziții de servicii sau de lucrări;
(d)
o descriere a echipamentelor tehnice și a măsurilor aplicate pentru asigurarea calității bunurilor și serviciilor și o descriere a mijloacelor de studiu și cercetare ale firmei;
(e)
o indicație privind tehnicienii sau organismele tehnice implicate, indiferent dacă aparțin sau nu direct firmei, în special cei responsabili de controlul calității;
(f)
în ceea ce privește bunurile: eșantioane, descrieri și/sau fotografii autentice și/sau certificate emise de instituții sau agenții oficiale de control al calității cu competențe recunoscute care atestă conformitatea produselor cu specificațiile sau standardele în vigoare;
(g)
o declarație care indică cifra medie anuală a forței de muncă și numărul personalului de conducere al prestatorului de servicii sau al contractantului de lucrări în ultimii trei ani;
(h)
o indicație a proporției din contract pe care prestatorul de servicii ar putea avea intenția să o subcontracteze;
(i)
pentru contractele publice de achiziții de lucrări și pentru contractele de achiziții publice de servicii și numai atunci când este cazul, o indicație privind măsurile de management de mediu pe care agentul economic le poate aplica în executarea contractului.
Dacă serviciile și bunurile menționate la primul paragraf litera (b) punctul (i) sunt furnizate autorităților contractante, dovada execuției ia forma unor certificate emise sau contrasemnate de autoritatea competentă.
În scopul aplicării dispozițiilor primului paragraf litera (b) punctul (ii), lista celor mai importante lucrări este însoțită de certificate de bună execuție, care precizează dacă lucrările au fost executate în mod profesionist și dacă au fost finalizate integral.
(3) Dacă serviciile și produsele care urmează să fie furnizate sunt complexe sau, în mod excepțional, sunt necesare pentru un scop special, dovada capacității tehnice și profesionale poate fi făcută prin intermediul unei verificări efectuate de autoritatea contractantă sau în numele acesteia de un organism oficial competent din țara în care este stabilit prestatorul de servicii sau furnizorul, cu acordul organismului în cauză. Aceste verificări vizează capacitatea tehnică și de producție a furnizorului și, dacă este necesar, mijloacele de studiu și cercetare și măsurile de control al calității.
(4) Atunci când solicită prezentarea unor certificate eliberate de organisme independente care să ateste faptul că agentul economic respectă anumite standarde de asigurare a calității, autoritățile contractante fac trimitere la sistemele de asigurare a calității bazate pe seria de standarde europene relevante certificate de organisme acreditate. Cu toate acestea, autoritățile contractante acceptă și alte dovezi ale unor măsuri echivalente de asigurare a calității de la agenții economici care nu au acces la astfel de certificate sau care nu au nicio posibilitate de a le obține în termenele stabilite.
(5) Atunci când solicită prezentarea unor certificate eliberate de organisme independente care să ateste faptul că agentul economic respectă anumite standarde sau sisteme de management de mediu, autoritățile contractante fac trimitere la sistemul de management de mediu și audit al Uniunii Europene sau la alte sisteme de management de mediu recunoscute în conformitate cu articolul 45 din Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European și al Consiliului (18) sau la alte standarde de management de mediu bazate pe standardele europene sau internaționale relevante emise de organisme acreditate. Autoritățile contractante recunosc certificatele echivalente emise de organisme din alte state membre. De asemenea, acestea acceptă și alte dovezi ale măsurilor echivalente de management al mediului, prezentate de agenții economici.
(6) Un agent economic poate, dacă este cazul și pentru un anumit contract, să se bazeze pe capacitățile altor entități, indiferent de natura juridică a legăturilor pe care le are cu acestea. În acest caz, trebuie să demonstreze autorității contractante că va avea la dispoziție resursele necesare pentru executarea contractului, de exemplu prin prezentarea unui angajament din partea entităților în cauză de a pune resursele respective la dispoziția sa.
În aceleași condiții, grupul de agenți economici menționat la articolul 121 alineatul (5) poate să se bazeze pe capacitățile membrilor grupului sau ale altor entități.
(7) În cazul contractelor de achiziții de lucrări, al contractelor de achiziții de servicii și al lucrărilor de amplasare și de instalare din cadrul unui contract de achiziții de bunuri, autoritatea contractantă poate impune ca anumite sarcini critice să fie efectuate direct de ofertantul însuși sau, în cazul unei oferte depuse de un grup de agenți economici de tipul celui prevăzut la articolul 121 alineatul (6), de un participant din cadrul grupului.
(8) Autoritățile contractante pot ajunge la concluzia că agenții economici nu vor executa contractul la un standard de calitate corespunzător în cazul în care autoritatea contractantă stabilește că aceștia se află într-o situație de conflict de interese care ar putea afecta executarea contractului.
Articolul 149
Modalități și criterii de atribuire
[articolul 110 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
(1) Fără a aduce atingere articolului 107 din Regulamentul financiar, contractele se atribuie prin intermediul uneia dintre următoarele două modalități:
(a)
prin procedura de atribuire automată, caz în care contractul este atribuit ofertei care prezintă cel mai mic preț și, în același timp, este corectă și respectă condițiile stabilite;
(b)
prin procedura ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic.
(2) Pentru a stabili care dintre oferte este cea mai avantajoasă din punct de vedere economic, autoritatea contractantă ia în considerare prețul oferit și alte criterii de calitate justificate de obiectul contractului, precum meritele tehnice, caracteristicile estetice și funcționale, caracteristicile de mediu, costurile de funcționare, rentabilitatea, termenele de finalizare sau de livrare, serviciile postvânzare și asistența tehnică. Autoritatea contractantă poate stabili niveluri minime de calitate. Ofertele aflate sub aceste niveluri de calitate sunt respinse.
(3) Autoritatea contractantă specifică, în anunțul de participare, în caietul de sarcini sau în documentul descriptiv, ponderea pe care o va aplica fiecărui criteriu pentru identificarea ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic. Această pondere poate fi exprimată ca un interval a cărui întindere maximă trebuie să fie adecvată.
Ponderarea aplicată prețului față de celelalte criterii nu trebuie să ducă la neutralizarea criteriului prețului în alegerea contractantului, fără a aduce atingere grilei stabilite de instituție pentru remunerarea anumitor servicii, cum ar fi serviciile furnizate de experți în scop de evaluare.
Dacă, în cazuri excepționale, ponderarea este practic imposibilă, în special din cauza obiectului contractului, autoritatea contractantă precizează numai ordinea descrescătoare a importanței în care criteriile urmează a fi aplicate.
Articolul 150
Utilizarea licitațiilor electronice
[articolul 110 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
(1) Autoritățile contractante pot recurge la licitații electronice, în cadrul cărora sunt prezentate noi prețuri, revizuite în sens descrescător, și/sau noi valori aferente anumitor elemente ale ofertelor.
În sensul primului paragraf, autoritățile contractante utilizează un proces electronic repetitiv (licitații electronice), care trebuie să aibă loc după o evaluare inițială completă a ofertelor, permițând clasarea lor prin metode de evaluare automată.
(2) În procedurile deschise, restrânse sau negociate, în cazul prevăzut la articolul 135 alineatul (1) litera (a), autoritățile contractante pot decide ca atribuirea unui contract de achiziții publice să fie precedată de o licitație electronică, în cazul în care caietul de sarcini poate fi stabilit cu exactitate.
În aceleași circumstanțe se poate desfășura o licitație electronică în momentul restabilirii concurenței între părțile la un contract-cadru, în conformitate cu articolul 122 alineatul (3) litera (b) și cu ocazia lansării unei invitații la o procedură concurențială de ofertare pentru contractele care urmează să fie atribuite prin sistemul dinamic de achiziție menționat la articolul 131.
Licitația electronică se bazează fie exclusiv pe prețuri, caz în care contractul se atribuie ofertei cu prețul cel mai scăzut, fie pe prețuri și/sau pe valorile caracteristicilor ofertelor indicate în caietul de sarcini, caz în care contractul se atribuie ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic.
(3) Autoritățile contractante care decid să organizeze o licitație electronică precizează acest lucru în anunțul de participare.
Caietul de sarcini cuprinde următoarele detalii:
(a)
caracteristicile, valorile care vor face obiectul licitației electronice, cu condiția ca aceste caracteristici să fie cuantificabile și să poată fi exprimate în cifre sau procente;
(b)
orice limită a valorilor care pot fi prezentate, astfel cum rezultă din caietul de sarcini aferent obiectului contractului;
(c)
informațiile care vor fi puse la dispoziția ofertanților în timpul licitației electronice și, după caz, momentul în care acestea vor fi disponibile;
(d)
informațiile relevante privind desfășurarea licitației electronice;
(e)
condițiile în care ofertanții vor putea licita și, în special, diferențele minime care, după caz, vor fi solicitate pentru licitare;
(f)
informațiile relevante privind echipamentele electronice utilizate și modalitățile și specificațiile tehnice de conectare.
(4) Înainte de a demara licitația electronică, autoritățile contractante trebuie să procedeze la o evaluare inițială completă a ofertelor în conformitate cu criteriile de atribuire stabilite și cu ponderarea aferentă acestora.
Toți ofertanții care au depus oferte admisibile sunt invitați simultan prin mijloace electronice să prezinte prețuri noi și/sau valori noi; invitația cuprinde toate informațiile relevante privind conectarea individuală la echipamentele electronice utilizate și precizează data și ora începerii licitației electronice. Licitația electronică poate avea loc în mai multe etape succesive. Licitația electronică nu poate începe mai devreme de două zile lucrătoare de la data trimiterii invitațiilor.
(5) Atunci când contractul se atribuie pe baza ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic, invitația este însoțită de rezultatul evaluării complete a ofertei relevante, efectuată în conformitate cu ponderarea prevăzută la articolul 149 alineatul (3) primul paragraf.
Invitația precizează, de asemenea, formula matematică ce va fi utilizată în licitația electronică pentru a se determina reclasările automate în funcție de noile prețuri și/sau de noile valori prezentate. Formula respectivă include ponderarea tuturor criteriilor stabilite pentru identificarea ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic, menționată în anunțul de participare sau în caietul de sarcini. În acest scop, eventualele intervale valorice se reduc în prealabil la o valoare determinată.
În cazul în care sunt autorizate variante, pentru fiecare variantă în parte trebuie furnizată o formulă.
(6) Pe durata fiecărei etape a unei licitații electronice, autoritățile contractante comunică de îndată tuturor ofertanților informații suficiente pentru a le permite acestora să calculeze cu aproximație, în orice moment, pe ce poziție se află. De asemenea, autoritățile contractante pot comunica alte informații referitoare la alte prețuri sau valori oferite, cu condiția ca acest lucru să fie menționat în caietul de sarcini. În orice moment, autoritățile contractante pot anunța și numărul de participanți din etapa respectivă a licitației. Cu toate acestea, ele nu pot dezvălui identitatea ofertanților în niciuna dintre etapele unei licitații electronice.
(7) Autoritățile contractante închid o licitație electronică într-unul sau mai multe dintre. următoarele moduri:
(a)
în invitația de participare la licitație, autoritățile contractante indică data și ora stabilite în prealabil;
(b)
în cazul în care nu mai primesc prețuri noi sau valori noi care să corespundă cerințelor privind diferențele minime;
(c)
atunci când s-au finalizat etapele unei licitații, stabilite în invitația de participare la licitație.
În sensul primului paragraf litera (b), autoritățile contractante precizează în invitația de participare la licitație intervalul de timp de la primirea ultimei oferte până la închiderea licitației electronice.
Atunci când autoritățile contractante decid să închidă o licitație electronică în conformitate cu dispozițiile primului paragraf litera (c), eventual coroborate cu dispozițiile primului paragraf litera (b), invitația de participare la licitație trebuie să indice calendarul fiecărei etape a licitației.
(8) După închiderea unei licitații electronice, autoritățile contractante atribuie contractul, pe baza rezultatelor licitației electronice, în conformitate cu articolul 149.
Autoritățile contractante nu pot recurge în mod necorespunzător la licitațiile electronice și nici să le utilizeze astfel încât să împiedice, să restricționeze sau să denatureze concurența ori să schimbe obiectul contractului, astfel cum se precizează în anunțul de participare publicat și definit în caietul de sarcini.
Articolul 151
Oferte cu prețuri anormal de mici
[articolul 110 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
(1) Dacă, pentru un anumit contract, ofertele par să aibă prețuri anormal de mici, înainte de a respinge ofertele în cauză numai din acest motiv, autoritatea contractantă solicită în scris detalii privind elementele constitutive ale ofertei pe care le consideră relevante și verifică aceste elemente constitutive, după audierea corespunzătoare a părților, ținând cont de explicațiile primite. Aceste detalii se referă în special la respectarea dispozițiilor privind protecția muncii și condițiile de muncă aflate în vigoare în locul unde urmează să se execute lucrarea, să se presteze serviciul sau să se furnizeze bunurile.
Autoritatea contractantă poate, în special, să ia în considerare explicații referitoare la următoarele:
(a)
economia procesului de producție, a prestării de servicii sau a metodei de construcție;
(b)
soluțiile tehnice alese sau condițiile extrem de favorabile de care dispune ofertantul;
(c)
originalitatea ofertei.
(2) În cazul în care constată că prețul unei oferte este anormal de mic ca urmare a unui ajutor acordat de stat, autoritatea contractantă poate respinge oferta exclusiv pentru acest motiv numai dacă ofertantul nu este în măsură să dovedească, într-un termen rezonabil stabilit de autoritatea contractantă, că ajutorul respectiv a fost acordat cu titlu definitiv și în conformitate cu procedurile și deciziile specificate în normele Uniunii privind ajutoarele de stat.
Articolul 152
Termene-limită pentru primirea ofertelor și a cererilor de participare
[articolul 111 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Autoritățile contractante stabilesc, în zile calendaristice, termenele-limită fixe și obligatorii pentru primirea ofertelor și a cererilor de participare. Termenele-limită trebuie să fie suficient de lungi pentru a acorda părților interesate o perioadă rezonabilă și adecvată pentru pregătirea și depunerea ofertelor lor, ținând seama în special de complexitatea contractului sau de necesitatea de a face o vizită la fața locului sau de a consulta la fața locului documentele anexate caietului de sarcini.
(2) În procedurile deschise pentru contractele cu o valoare egală sau mai mare decât cea a pragurilor stabilite la articolul 170 alineatul (1), termenul-limită pentru primirea ofertelor este de minimum 52 de zile de la data trimiterii anunțului de participare.
(3) În procedurile restrânse, în cazurile în care se utilizează dialogul competitiv menționat la articolul 132 și în procedurile negociate cu publicarea unui anunț de participare pentru contractele cu o valoare egală sau mai mare decât cea a pragurilor stabilite la articolul 170 alineatul (1), termenul-limită pentru primirea cererilor de participare este de cel puțin 37 de zile de la data trimiterii anunțului de participare.
În procedurile restrânse pentru contractele cu o valoare egală sau mai mare decât cea a pragurilor fixate la articolul 170 alineatul (1), termenul-limită pentru primirea ofertelor este de minimum 40 de zile de la data trimiterii invitației la procedura de ofertare.
Cu toate acestea, în procedurile inițiate în urma unei cereri de exprimare a interesului menționate la articolul 136 alineatul (1), termenul-limită este:
(a)
de minimum 21 de zile de la data trimiterii invitației de participare la procedura de ofertare pentru primirea ofertelor în cazul procedurii menționate la articolul 136 alineatul (1) litera (a) și alineatul (3) litera (b) punctul (i);
(b)
de minimum 10 zile de la data primirii cererilor de participare la procedura de ofertare și de cel puțin 21 de zile de la primirea ofertelor în cazul procedurii în două etape menționate la articolul 136 alineatul (3) litera (b) punctul (ii).
(4) În cazul în care, în conformitate cu articolul 123 alineatul (2), autoritățile contractante trimit spre publicare un anunț de intenție sau publică ele însele un anunț de intenție pe profilul cumpărătorului pentru contractele care depășesc pragurile stabilite la articolul 170 alineatul (1), termenul-limită pentru primirea ofertelor poate fi, în general, redus la 36 de zile, dar în nici un caz la mai puțin de 22 de zile de la data trimiterii anunțului de participare sau a invitației de participare la procedura de ofertare.
Termenele-limită reduse menționate la primul paragraf sunt permise numai dacă anunțul de intenție îndeplinește următoarele condiții:
(a)
cuprinde toate informațiile necesare pentru anunțul de participare, în măsura în care aceste informații sunt disponibile la momentul publicării anunțului;
(b)
a fost trimis spre publicare într-un interval cuprins între 52 de zile și 12 luni înainte de data trimiterii anunțului de participare.
(5) Termenele-limită pentru primirea ofertelor pot fi reduse cu cinci zile în cazul în care se asigură accesul liber și direct, prin mijloace electronice, la toate documentele care constituie invitația la procedura de ofertare, începând de la data publicării anunțului de participare sau a cererii de exprimare a interesului.
Articolul 153
Termenul acordat pentru accesul la documentele aferente procedurii de ofertare
[articolul 111 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Cu condiția ca cererea să fi fost făcută în timp util înainte de data-limită pentru depunerea ofertelor, caietul de sarcini sau documentele descriptive din cadrul procedurii menționate la articolul 132 și documentele suplimentare se trimit, în termen de cinci zile lucrătoare de la primirea cererii, tuturor agenților economici care au solicitat caietul de sarcini sau și-au exprimat interesul de a participa la un dialog sau de a depune o ofertă, în conformitate cu dispozițiile alineatului (4). Autoritățile contractante nu sunt obligate să răspundă solicitărilor de documente formulate cu mai puțin de cinci zile lucrătoare înainte de termenul-limită pentru depunerea ofertelor.
(2) Cu condiția să fi fost solicitate în timp util înainte de termenul-limită pentru depunerea ofertelor, informațiile suplimentare privind caietul de sarcini, documentele descriptive sau documentele suplimentare sunt furnizate simultan - în cel mai scurt timp și cu cel puțin șase zile calendaristice înainte de data-limită pentru primirea ofertelor - tuturor agenților economici care au solicitat caietul de sarcini sau și-au exprimat interesul de a participa la un dialog sau de a depune o ofertă sau, în cazul unor cereri de informații primite cu mai puțin de opt zile calendaristice înainte de data-limită pentru primirea ofertelor, cât mai curând posibil după primirea cererii. Autoritățile contractante nu sunt obligate să răspundă cererilor de informații suplimentare făcute cu mai puțin de cinci zile lucrătoare înainte de data-limită pentru depunerea ofertelor.
(3) În cazul în care, dintr-un motiv oarecare, caietul de sarcini și documentele sau informațiile suplimentare nu pot fi furnizate în termenele prevăzute la alineatele (1) și (2) din prezentul articol sau în cazul în care ofertele nu pot fi întocmite decât în urma unei vizite la fața locului sau după consultarea la fața locului a documentelor anexate la caietul de sarcini, termenele-limită pentru primirea ofertelor prevăzute la articolul 152 se prelungesc pentru a permite tuturor agenților economici să ia cunoștință de toate informațiile necesare pentru întocmirea ofertelor. Această prelungire face obiectul unei publicități adecvate, în conformitate cu modalitățile prevăzute la articolele 123-126.
(4) În procedura deschisă, inclusiv în sistemele dinamice de achiziție menționate la articolul 131, în cazul în care se asigură accesul direct, liber și deplin prin mijloace electronice la toate documentele aferente procedurii de ofertare și la toate documentele suplimentare, alineatul (1) din prezentul articol nu se aplică. Anunțul de participare menționat la articolul 123 alineatul (3) precizează adresa internet la care pot fi consultate documentele în cauză.
Articolul 154
Termene-limită în cazuri urgente
[articolul 111 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Atunci când o urgență bine justificată face imposibilă respectarea termenelor-limită minime prevăzute la articolul 152 alineatul (3) pentru procedurile restrânse și procedurile negociate cu publicarea unui anunț de participare, autoritățile contractante pot stabili următoarele termene-limită, exprimate în zile calendaristice:
(a)
un termen-limită pentru primirea cererilor de participare de minimum 15 zile de la data trimiterii anunțului de participare sau de 10 zile, în cazul în care anunțul este trimis la Oficiul pentru Publicații pe cale electronică;
(b)
un termen-limită pentru primirea ofertelor de minimum de 10 zile de la data trimiterii invitației de participare la procedura de ofertare.
(2) În procedurile restrânse și în procedurile negociate accelerate, informațiile suplimentare privind caietul de sarcini sunt comunicate, cu condiția să fi fost solicitate în timp util, tuturor candidaților sau ofertanților cu cel puțin patru zile calendaristice înainte de data-limită pentru primirea ofertelor.
Articolul 155
Metode de comunicare
[articolul 111 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Modalitățile de depunere a ofertelor și a cererilor de participare se stabilesc de către autoritatea contractantă, care poate opta pentru o metodă exclusivă de depunere. Ofertele și cererile de participare pot fi depuse prin scrisoare sau prin mijloace electronice. Cererile de participare pot fi depuse și prin fax
Mijloacele de comunicare alese trebuie să aibă disponibilitate generală și să nu restricționeze accesul agenților economici la procedura de achiziții.
Mijloacele de comunicare alese sunt de așa natură încât să asigure îndeplinirea următoarelor condiții:
(a)
fiecare document depus trebuie să cuprindă toate informațiile necesare evaluării sale;
(b)
integritatea datelor trebuie să fie păstrată;
(c)
confidențialitatea ofertelor și a cererilor de participare trebuie să fie păstrată, iar autoritățile contractante trebuie să examineze conținutul ofertelor și cererilor de participare numai după expirarea termenului-limită fixat pentru depunerea acestora;
(d)
protecția datelor cu caracter personal trebuie asigurată în conformitate cu cerințele Regulamentului (CE) nr. 45/2001.
Atunci când acest lucru este necesar în vederea furnizării unei probe juridice, autoritățile contractante pot decide ca cererile de participare depuse prin fax să fie confirmate prin scrisoare sau pe cale electronică cât mai curând posibil și, în orice caz, înainte de data-limită stabilită la articolul 152.
(2) Atunci când autoritatea contractantă autorizează depunerea ofertelor și a cererilor de participare prin mijloace electronice, instrumentele utilizate și caracteristicile tehnice ale acestora trebuie să fie nediscriminatorii, disponibile publicului larg și compatibile cu produsele tehnologiei informației și comunicațiilor utilizate pe scară largă și nu trebuie să restrângă accesul agenților economici la procedura de achiziții.
(3) Cu excepția contractelor a căror valoare se află sub pragul prevăzut la articolul 170 alineatul (1), dispozitivele de primire în format electronic a ofertelor și a cererilor de participare trebuie să garanteze, prin mijloace tehnice și proceduri adecvate, că:
(a)
agentul economic poate fi identificat cu certitudine;
(b)
data și ora exactă a primirii ofertelor și a cererilor de participare pot fi stabilite cu exactitate;
(c)
se poate garanta în mod rezonabil faptul că, înainte de termenele specificate, nimeni nu poate avea acces la informațiile transmise conform prezentelor cerințe;
(d)
în cazul încălcării interdicției de acces, se poate garanta în mod rezonabil că încălcarea poate fi ușor detectată;
(e)
numai persoanele autorizate pot stabili sau modifica datele pentru deschiderea informațiilor primite;
(f)
în cursul diferitelor etape ale procedurii de achiziții, se poate avea acces la toate sau la o parte din informațiile primite numai prin acțiunea simultană a persoanelor autorizate;
(g)
acțiunea simultană a persoanelor autorizate trebuie să permită accesul la informațiile trimise numai după data stabilită;
(h)
informațiile primite și deschise în temeiul prezentelor cerințe continuă să le fie accesibile doar persoanelor autorizate în acest sens.
(4) În cazul în care autoritatea contractantă autorizează depunerea ofertelor și a cererilor de participare prin mijloace electronice, documentele electronice transmise prin intermediul unor astfel de sisteme sunt considerate a fi originale și a fi semnate de un reprezentant autorizat al operatorului economic.
(5) În cazul în care depunerea se face prin scrisoare, ofertanții sau candidații pot opta să depună oferte sau cereri de participare:
(a)
fie prin poștă, fie printr-un serviciu de curierat, caz în care documentele aferente procedurii de ofertare specifică faptul că dovada o constituie data expedierii, ștampila poștei sau data avizului de trimitere;
(b)
fie prin livrare directă la sediul instituției, personal de către ofertant sau candidat sau de un mandatar; în acest scop, documentele aferente procedurii de ofertare specifică, în plus față de informațiile menționate la articolul 138 alineatul (2) litera (a), departamentul la care trebuie depuse ofertele sau cererile de participare, pe baza unei confirmări de primire semnate și datate.
(6) Pentru a menține confidențialitatea și pentru a evita eventualele dificultăți la expedierea prin poștă a ofertelor, invitația la licitație trebuie să includă următoarea dispoziție:
Ofertele trebuie să fie depuse într-un plic sigilat, care la rândul său să fie introdus într-un al doilea plic sigilat. Pe plicul interior se înscrie, în plus față de departamentul căruia îi este adresat, conform indicației din invitația de participare la procedura de ofertare, mențiunea „Invitație la procedura de ofertare - A nu se deschide de către serviciul poștal”. În cazul în care se utilizează plicuri autoadezive, acestea trebuie sigilate cu bandă adezivă, pe care expeditorul trebuie să își aplice semnătura.
Articolul 156
Garanții de participare la procedura de ofertare
[articolul 111 alineatul (3) din Regulamentul financiar]
Autoritatea contractantă poate solicita o garanție de participare la procedura de ofertare, depusă în conformitate cu articolul 163, reprezentând între 1 % și 2 % din valoarea totală a contractului.
Garanția de participare la licitație este eliberată după atribuirea contractului. Dacă nu se depune nicio ofertă până la data-limită stabilită sau dacă oferta este retrasă ulterior, garanția este reținută.
Articolul 157
Deschiderea ofertelor și a cererilor de participare
[articolul 111 alineatul (4) din Regulamentul financiar]
(1) Se deschid toate cererile de participare și ofertele care îndeplinesc cerințele prevăzute la articolul 155.
(2) În cazul în care valoarea unui contract depășește pragul stabilit la articolul 137 alineatul (1), ordonatorul de credite competent numește o comisie de deschidere a ofertelor.
Comisia de deschidere este formată din cel puțin trei persoane reprezentând cel puțin două entități organizaționale ale instituției implicate, fără nicio legătură ierarhică între ele, dintre care cel puțin una nu este subordonată ordonatorului de credite competent. Pentru a evita eventualele conflicte de interese, persoanele în cauză sunt supuse obligațiilor prevăzute la articolul 57 din Regulamentul financiar. În cazul reprezentanțelor sau unităților locale menționate la articolul 72 din prezentul regulament sau izolate într-un stat membru, dacă nu există entități separate, cerința privind entitățile organizaționale fără o legătură ierarhică între ele nu se aplică.
În cazul unei proceduri de achiziții lansate la nivel interinstituțional, comisia de deschidere este numită de ordonatorul de credite competent de la instituția responsabilă de procedura de achiziții. Componența comisiei de deschidere reflectă, pe cât posibil, caracterul interinstituțional al procedurii de achiziții.
(3) Atunci când ofertele se depun prin poștă, unul sau mai mulți membri din comisia de deschidere parafează documentele care certifică data și ora de trimitere a fiecărei oferte.
Aceștia parafează, de asemenea, unul dintre următoarele elemente:
(a)
fiecare pagină a fiecărei oferte;
(b)
pagina de titlu și paginile care conțin detaliile financiare ale fiecărei oferte, integritatea ofertei inițiale fiind garantată printr-o tehnică adecvată utilizată de un departament independent de serviciul ordonator, cu excepția cazurilor menționate la alineatul (2) al doilea paragraf.
În cazul în care contractul este atribuit prin procedura de atribuire automată, în conformitate cu articolul 149 alineatul (1) litera (a), prețurile menționate în ofertele care îndeplinesc cerințele sunt făcute publice.
Membrii comisiei semnează procesul-verbal de deschidere a ofertelor primite, care identifică ofertele care respectă cerințele prevăzute la articolul 155 și cele care nu le îndeplinesc și precizează motivele pentru care ofertele au fost respinse ca neconforme, prin trimitere la metodele de depunere a ofertelor menționate la articolul 155. Acest proces-verbal poate fi semnat printr-un sistem electronic care să ofere o identificare suficientă a semnatarului.
Articolul 158
Comitetul de evaluare a ofertelor și a cererilor de participare
[articolul 111 alineatul (5) din Regulamentul financiar]
(1) Toate cererile de participare și ofertele declarate conforme cerințelor prevăzute la articolul 155 sunt evaluate și ierarhizate de un comitet de evaluare instituit pentru fiecare din cele două etape, pe baza criteriilor de excludere, selecție și atribuire anunțate în prealabil.
Comitetul respectiv este numit de ordonatorul de credite competent pentru a emite un aviz consultativ asupra contractelor având o valoare care depășește pragul menționat la articolul 137 alineatul (1).
Cu toate acestea, ordonatorul de credite competent poate decide ca evaluarea și ierarhizarea ofertanților să fie realizată de comitetul de evaluare exclusiv pe baza criteriilor de atribuire și ca respectivele criterii de excludere și de selecție să fie evaluate prin alte mijloace adecvate care garantează absența conflictelor de interese.
(2) Comitetul de evaluare este format din cel puțin trei persoane reprezentând cel puțin două entități organizaționale ale instituțiilor sau ale organismelor menționate la articolul 208 din Regulamentul financiar, fără nicio legătură ierarhică între ele, din care cel puțin una nu este subordonată ordonatorului de credite competent. Ordonatorul de credite competent se asigură că aceste persoane îndeplinesc obligațiile prevăzute la articolul 57 din Regulamentul financiar.
În cazul reprezentanțelor și al unităților locale prevăzute la articolul 72 sau izolate într-un stat membru, dacă nu există entități separate, cerința privitoare la entitățile organizaționale fără o legătură ierarhică între ele nu se aplică.
Comitetul de evaluare poate avea aceiași membri ca și comisia de deschidere a ofertelor.
În temeiul unei decizii a ordonatorului de credite competent, comitetul poate beneficia de asistență din partea unor experți externi. Ordonatorul de credite competent se asigură că acești experți îndeplinesc obligațiile prevăzute la articolul 57 din Regulamentul financiar.
În cazul unei proceduri de achiziții lansate la nivel interinstituțional, comitetul de evaluare este numit de ordonatorul de credite competent de la instituția responsabilă de procedura de achiziții. Componența comitetului de evaluare trebuie să reflecte, pe cât posibil, caracterul interinstituțional al procedurii de achiziții.
(3) Cererile de participare și ofertele care nu îndeplinesc toate cerințele esențiale prevăzute în documentele aferente procedurii de ofertare sunt eliminate.
Cu toate acestea, comitetul de evaluare sau autoritatea contractantă poate cere candidaților sau ofertanților să furnizeze materiale suplimentare sau să clarifice documentele justificative depuse în ceea ce privește criteriile de excludere și de selecție, într-un termen-limită pe care îl specifică.
Cererile de participare și ofertele care nu sunt eliminate și care îndeplinesc criteriile de selecție sunt considerate admisibile.
(4) În cazul ofertelor cu prețuri anormal de mici prevăzute la articolul 151, comitetul de evaluare solicită orice informație pertinentă privind compoziția ofertei.
Articolul 159
Rezultatele evaluării
(articolul 112 din Regulamentul financiar)
(1) Se întocmește și se datează un proces-verbal de evaluare și ierarhizare a cererilor de participare și a ofertelor declarate conforme cu cerințele.
Procesul-verbal este semnat de către toți membrii comitetului de evaluare. Acest proces-verbal poate fi semnat printr-un sistem electronic care să ofere o identificare suficientă a semnatarului.
În cazul în care comitetul de evaluare nu a fost însărcinat cu verificarea ofertelor pe baza criteriilor de excludere și de selecție, procesul-verbal este semnat, de asemenea, de către persoanele cărora ordonatorul de credite competent le-a încredințat această responsabilitate. Procesul-verbal în cauză se păstrează pentru a putea fi consultat ulterior.
(2) Procesul-verbal menționat la alineatul (1) conține cel puțin:
(a)
numele și adresa autorității contractante, precum și obiectul și valoarea contractului, ale contractului-cadru sau ale sistemului dinamic de achiziție;
(b)
numele candidaților sau ale ofertanților respinși și motivele respingerii acestora;
(c)
numele candidaților și ale ofertanților care urmează să fie evaluați și motivele pentru care au fost selectați;
(d)
motivele respingerii ofertelor considerate ca având prețuri anormal de mici;
(e)
numele candidaților sau al contractantului propus și motivele acestei alegeri și, dacă se cunoaște, proporția din contract sau din contractul-cadru pe care contractantul intenționează să o subcontracteze unor părți terțe.
(3) Autoritatea contractantă ia apoi o decizie, precizând cel puțin:
(a)
numele și adresa autorității contractante, obiectul și valoarea contractului sau obiectul și valoarea maximă a contractului-cadru sau ale sistemului dinamic de achiziție;
(b)
numele candidaților sau ale ofertanților respinși și motivele respingerii acestora;
(c)
numele candidaților și ale ofertanților care urmează să fie evaluați și motivele pentru care au fost selectați;
(d)
motivele respingerii ofertelor considerate ca având prețuri anormal de mici;
(e)
numele candidaților sau al contractantului selectat și motivele acestei alegeri prin trimitere la criteriile de selecție și atribuire anunțate în prealabil și, dacă se cunoaște, proporția din contract sau din contractul-cadru pe care contractantul intenționează să o subcontracteze unor părți terțe;
(f)
în cazul procedurilor negociate și al dialogului competitiv, circumstanțele menționate la articolele 132, 134, 135, 266, 268, 270 și 271 care justifică recurgerea la acestea;
(g)
dacă este cazul, motivele pentru care autoritatea contractantă a decis să nu atribuie un contract.
În cazul unei proceduri de achiziții lansate pe o bază interinstituțională, decizia menționată la primul paragraf este luată de către autoritatea contractantă responsabilă de procedura de achiziții.
Articolul 160
Contactele între autoritățile contractante și ofertanți
(articolul 112 din Regulamentul financiar)
(1) Autoritatea contractantă și ofertanții pot avea contacte pe durata procedurii de atribuire a contractului, în mod excepțional, în condițiile prevăzute la alineatele (2) și (3).
(2) Înainte de data-limită pentru depunerea ofertelor, în ceea ce privește documentele și informațiile suplimentare menționate la articolul 153, autoritatea contractantă poate:
(a)
să comunice, la inițiativa ofertanților, informații suplimentare numai în scopul clarificării naturii contractului, informațiile în cauză fiind comunicate la aceeași dată tuturor ofertanților care au solicitat caietul de sarcini;
(b)
din proprie inițiativă, dacă descoperă o eroare, o lipsă de precizie, o omisiune sau orice alt tip de greșeală de redactare în textul anunțului de participare, al invitației de participare la procedura de ofertare sau al caietului de sarcini, să informeze cu privire la aceasta persoanele interesate, la aceeași dată și prin metoda aplicabilă invitației inițiale de participare la procedura de ofertare.
(3) Dacă, după deschiderea ofertelor, sunt necesare clarificări cu privire la o ofertă sau dacă trebuie corectate greșeli evidente de redactare în ofertă, autoritatea contractantă poate să contacteze ofertantul, însă acest contact nu poate conduce la o modificare a termenilor ofertei.
(4) De fiecare dată când are loc un contact, precum și în cazurile, justificate corespunzător, în care nu s-a efectuat un contact în conformitate cu articolul 96 din Regulamentul financiar, se ține o evidență în dosarul de achiziții.
Articolul 161
Informații pentru candidați și ofertanți
(articolele 113, 114 și 118 din Regulamentul financiar)
(1) Autoritățile contractante informează cât mai curând posibil candidații și ofertanții cu privire la deciziile luate în ceea ce privește atribuirea contractului sau a contractului-cadru sau admiterea în cadrul unui sistem dinamic de achiziție, inclusiv cu privire la motivele oricărei decizii de a nu atribui un contract sau un contract-cadru, de a nu institui un sistem dinamic de achiziție pentru care a avut loc procedura concurențială de ofertare sau de a reîncepe procedura.
(2) Autoritatea contractantă comunică, în termen de maximum 15 zile calendaristice de la primirea unei cereri scrise, informațiile prevăzute la articolul 113 alineatul (2) din Regulamentul financiar.
(3) În cazul contractelor atribuite de instituțiile Uniunii în nume propriu, care au o valoare egală sau mai mare decât cea a pragurilor menționate la articolul 170 alineatul (1) și care nu sunt excluse din domeniul de aplicare al Directivei 2004/18/CE, autoritatea contractantă îi informează pe toți ofertanții sau candidații declarați necâștigători, în mod simultan și individual, prin mijloace electronice, cu privire la neacceptarea cererii sau a ofertei lor, în oricare din etapele următoare:
(a)
la scurt timp de la luarea deciziilor pe baza criteriilor de excludere și de selecție și înaintea deciziei de atribuire în cazul procedurilor de achiziții organizate în două etape separate;
(b)
în ceea ce privește deciziile de atribuire și de respingere a ofertelor, cât mai curând posibil după decizia de atribuire și cel târziu în cursul săptămânii următoare.
Autoritatea contractantă precizează, pentru fiecare caz, motivele pentru care oferta sau cererea nu a fost acceptată și căile de atac disponibile.
Ofertanții sau candidații necâștigători pot solicita în scris, prin poștă, fax sau e-mail informații suplimentare cu privire la motivele respingerii, iar toți ofertanții selectați ale căror oferte nu au fost respinse pot obține informații despre caracteristicile și meritele relative ale ofertei acceptate și numele ofertantului câștigător, fără a aduce atingere dispozițiilor articolului 113 alineatul (2) al doilea paragraf din Regulamentul financiar. Autoritatea contractantă răspunde în termen de cel mult 15 zile calendaristice de la data primirii solicitării.
Articolul 162
Semnarea contractului
(articolele 113 și 118 din Regulamentul financiar)
Executarea contractului nu poate începe înainte ca acesta să fie semnat.
Secțiunea 4
Garanții și acțiuni corective
Articolul 163
Garanții
(articolul 115 din Regulamentul financiar)
(1) În cazul în care contractanților li se solicită să depună o garanție în avans, aceasta trebuie să acopere o sumă și o perioadă suficiente pentru activarea ei.
(2) Garanția este oferită de către o bancă sau o instituție financiară autorizată. Ea poate fi înlocuită cu o garanție personală și solidară depusă de o parte terță, după acceptarea sa de către autoritatea contractantă.
Garanția se stabilește în euro.
Prin această garanție, banca, instituția financiară sau partea terță oferă o garanție colaterală irevocabilă sau devine garant la prima solicitare pentru obligațiile contractantului.
Articolul 164
Garanția de bună execuție
(articolul 115 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru a se asigura că lucrările, bunurile sau serviciile au fost pe deplin livrate și atunci când acceptarea finală în conformitate cu termenii contractului nu poate fi acordată în momentul plății finale, ordonatorul de credite poate solicita o garanție de bună execuție de la caz la caz, sub rezerva unei analize de risc preliminare.
(2) O garanție corespunzătoare unui procent de 10 % din valoarea totală a contractului se poate constitui prin deduceri din plăți, în momentul în care și pe măsură ce acestea se efectuează.
Garanția poate fi înlocuită cu o sumă reținută din plata finală pentru a constitui o garanție până la acceptarea finală a serviciilor, a bunurilor sau a lucrărilor. Suma este determinată de către ordonatorul de credite și trebuie să fie proporțională cu riscurile identificate în legătură cu executarea contractului, ținând cont de obiectul său, precum și de clauzele comerciale uzuale aplicabile acestui sector.
Condițiile unei astfel de garanții sunt anunțate în documentele aferente procedurii de ofertare.
(3) După acceptarea finală a lucrărilor, a serviciilor sau a bunurilor, garanțiile sunt eliberate în conformitate cu termenii contractului.
Articolul 165
Garanții pentru prefinanțare
(articolul 115 din Regulamentul financiar)
(1) Odată ce a stabilit necesitatea unei prefinanțări, autoritatea contractantă evaluează riscurile asociate plăților de prefinanțare, înainte de lansarea procedurii de achiziții, luând în considerare în special următoarele criterii:
(a)
valoarea estimată a contractului;
(b)
obiectul său;
(c)
durata și ritmul acestuia;
(d)
structura pieței.
(2) Se solicită o garanție pentru plata prefinanțării în cazul menționat la articolul 146 alineatul (6) al doilea paragraf sau în cazul în care ordonatorul de credite decide să facă acest lucru în temeiul alineatului (1) al prezentului articol.
Nu se cere nicio garanție pentru contractele cu valoare mică menționate la articolul 137 alineatul (1).
Garanția se eliberează pe parcurs în momentul deducerii prefinanțării din plățile intermediare sau din plățile de solduri efectuate în beneficiul contractantului, în conformitate cu termenii contractului.
Articolul 166
Suspendarea în cazul unor erori sau nereguli
(articolul 116 din Regulamentul financiar)
(1) Contractele pot fi suspendate în conformitate cu articolul 116 din Regulamentul financiar pentru a se verifica dacă au avut într-adevăr loc presupuse erori substanțiale, nereguli sau fraude. Dacă acestea nu sunt confirmate, executarea contractului se reia cât mai curând posibil.
(2) O eroare sau o neregulă substanțială este orice încălcare a unei dispoziții dintr-un contract sau dintr-o reglementare, în urma unei acțiuni sau omisiuni care cauzează sau poate cauza o pierdere bugetului Uniunii.
CAPITOLUL 2
Dispoziții aplicabile contractelor atribuite de instituțiile Uniunii în cont propriu
Articolul 167
Identificarea nivelului adecvat pentru calcularea pragurilor
(articolele 117 și 118 din Regulamentul financiar)
Fiecărui ordonator de credite delegat sau subdelegat îi revine sarcina de a evalua dacă pragurile prevăzute la articolul 118 din Regulamentul financiar au fost atinse.
Articolul 168
Contracte separate și contracte pentru loturi
(articolele 104 și 118 din regulamentul financiar)
(1) Valoarea estimată a unui contract nu poate fi determinată astfel încât să se sustragă cerințelor prevăzute în prezentul regulament; un contract nu poate fi scindat în acest scop.
După caz, dacă acest lucru este realizabil din punct de vedere tehnic și este rentabil, contractele a căror valoare este egală sau superioară pragurilor stabilite la articolul 170 alineatul (1) sunt atribuite simultan, sub forma unor loturi separate.
(2) Atunci când obiectul unui contract de achiziții de bunuri, de servicii sau de lucrări este subdivizat în mai multe loturi, fiecare făcând obiectul unui contract individual, pentru evaluarea globală a pragului aplicabil se ia în considerare valoarea totală a tuturor loturilor.
În cazul în care valoarea totală a tuturor loturilor este egală sau mai mare decât cea a pragurilor stabilite la articolul 170 alineatul (1), se aplică articolul 97 alineatul (1) și articolul 104 alineatele (1) și (2) din Regulamentul financiar pentru fiecare lot.
(3) În cazul în care un contract trebuie atribuit sub formă de loturi separate, ofertele sunt evaluate separat pentru fiecare lot. Dacă mai multe loturi sunt atribuite aceluiași ofertant, se poate semna un contract unic pentru toate aceste loturi.
Articolul 169
Modalitățile de estimare a valorii anumitor contracte
(articolul 118 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru calcularea valorii estimate a unui contract, autoritatea contractantă include remunerația totală estimată a contractantului.
În cazul în care un contract prevede opțiuni sau posibilitatea reînnoirii, baza de calcul este suma maximă autorizată, care include utilizarea clauzelor de opțiuni și reînnoire.
Această estimare se face atunci când se trimite anunțul de participare sau, în cazul în care nu există o astfel de publicitate, atunci când autoritatea contractantă inițiază procedura de atribuire.
(2) În cazul contractelor-cadru și a sistemelor dinamice de achiziție, valoarea care se ia în calcul este valoarea maximă a tuturor contractelor preconizate pentru întreaga durată a contractului-cadru sau a sistemului dinamic de achiziție.
(3) Pentru contractele de achiziții de servicii, se ține seama de:
(a)
în cazul serviciilor de asigurare, prima care poate fi plătită și alte tipuri de remunerație;
(b)
în cazul serviciilor bancare și financiare, onorariile, comisioanele, dobânda și alte tipuri de remunerație;
(c)
în cazul contractelor de proiectare, onorariile, comisioanele de plată și alte tipuri de remunerație.
(4) În cazul contractelor de achiziții de servicii care nu precizează un preț total sau al contractelor de achiziții de bunuri având ca obiect leasingul, închirierea sau cumpărarea de produse în rate, valoarea de luat ca bază de calcul pentru valoarea estimată este:
(a)
în cazul contractelor cu durată determinată:
(i)
dacă durata acestora este de maximum 48 de luni în cazul serviciilor sau de maximum 12 luni în cazul bunurilor, valoarea totală a contractului pe durata acestor contracte;
(ii)
dacă durata acestora este de peste 12 luni în cazul bunurilor, valoarea totală, inclusiv valoarea reziduală estimată;
(b)
în cazul contractelor cu durată nedeterminată sau, în cazul serviciilor, cu o durată de peste 48 de luni, valoarea lunară înmulțită cu 48.
(5) În cazul contractelor de achiziții de servicii sau de bunuri care sunt atribuite periodic sau care urmează să fie reînnoite într-o perioadă determinată, valoarea contractului se stabilește pe baza:
(a)
costului cumulat real al contractelor similare pentru același tip de servicii sau produse atribuite în cursul exercițiului financiar anterior sau al ultimelor 12 luni, ajustat, dacă este posibil, în funcție de modificările anticipate ale cantității și valorii în cursul celor 12 luni ulterioare contractului inițial;
(b)
sau a costului cumulat estimat al contractelor succesive atribuite în cursul celor 12 luni ulterioare primului serviciu prestat sau primei livrări sau pe durata contractului, dacă aceasta depășește 12 luni.
(6) În cazul contractelor de achiziții lucrări, se ține seama nu numai de valoarea lucrărilor, ci și de valoarea totală estimată a bunurilor necesare pentru executarea lucrărilor și puse la dispoziția contractantului de către autoritatea contractantă.
Articolul 170
Praguri pentru aplicarea procedurilor prevăzute de Directiva 2004/18/CE
(articolul 118 din Regulamentul financiar)
(1) Pragurile prevăzute la articolul 118 din Regulamentul financiar sunt cele prevăzute de Directiva 2004/18/CE pentru contractele de achiziții de bunuri, de servicii și, respectiv, de lucrări.
(2) Termenele-limită menționate la articolul 118 din Regulamentul financiar sunt cele prevăzute la articolele 152, 153 și 154.
Articolul 171
Perioada de așteptare dinaintea semnării contractului
(articolul 118 din Regulamentul financiar)
(1) Autoritatea contractantă nu semnează contractul sau contractul-cadru, reglementat de Directiva 2004/18/CE, cu ofertanții câștigători decât după trecerea a 14 zile calendaristice.
Acest termen începe să curgă de la oricare dintre datele următoare:
(a)
din ziua următoare datei transmiterii simultane a anunțurilor ofertanților declarați câștigători și celor declarați necâștigători;
(b)
în cazul în care contractul sau contractul-cadru este atribuit în urma unei proceduri negociate fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare, din ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene a anunțului de atribuire a contractului menționat la articolul 123.
În cazul în care se utilizează faxul sau mijloacele electronice pentru transmiterea menționată la al doilea paragraf litera (a), perioada de așteptare este de 10 zile calendaristice.
Dacă este necesar, autoritatea contractantă poate suspenda semnarea contractului în scopul efectuării unei analize suplimentare, în cazul în care acest lucru este justificat de solicitările sau observațiile formulate de ofertanții sau candidații necâștigători sau lezați sau de orice altă informație relevantă primită. Solicitările, observațiile sau informațiile respective trebuie primite în termenul stabilit la primul paragraf. În caz de suspendare, toți candidații sau ofertanții sunt informați în termen de trei zile lucrătoare de la data deciziei de suspendare.
Cu excepția cazurilor prevăzute la alineatul (2), orice contract semnat înainte de expirarea termenului stabilit la primul paragraf este nul și neavenit.
În cazul în care contractul sau contractul-cadru nu poate fi atribuit ofertantului câștigător avut în vedere, autoritatea contractantă îl poate atribui ofertantului clasat pe locul doi.
(2) Termenul stabilit la alineatul (1) nu se aplică în următoarele cazuri:
(a)
în cazul procedurilor deschise, restrânse sau negociate în urma publicării unui anunț de participare, atunci când a fost depusă o singură ofertă;
(b)
în cazul contractelor specifice bazate pe un contract-cadru;
(c)
în cazul procedurilor negociate menționate la articolul 134 alineatul (1) litera (c), articolul 134 alineatul (1) litera (g) punctul (iii), articolul 134 alineatul (1) litera (h) și articolul 134 alineatul (1) litera (j).
Articolul 172
Dovada accesului la contracte
(articolul 119 din Regulamentul financiar)
Caietul de sarcini solicită ofertanților să indice statul în care își au sediul principal sau domiciliul și să prezinte documente justificative în acest sens acceptabile uzual conform legislației lor.
TITLUL VI
GRANTURI
CAPITOLUL 1
Domeniul de aplicare și forma granturilor
Articolul 173
Cotizații
(articolul 121 din Regulamentul financiar)
Cotizațiile menționate la articolul 121 alineatul (2) litera (d) din Regulamentul financiar sunt sume plătite organismelor din care face parte Uniunea, în conformitate cu deciziile bugetare și condițiile de plată stabilite de organismul respectiv.
Articolul 174
Acord și decizie de grant
[articolul 121 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Granturile sunt reglementate de o decizie sau de un acord scris.
(2) Pentru stabilirea instrumentului care trebuie folosit, se iau în considerare următoarele elemente:
(a)
localizarea beneficiarului în cadrul sau în afara Uniunii;
(b)
complexitatea și standardizarea conținutului acțiunilor sau al programelor de lucru finanțate.
Articolul 175
Cheltuieli cu membrii instituțiilor
(articolul 121 din Regulamentul financiar)
Cheltuielile cu membrii instituțiilor, menționate la articolul 121 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul financiar, includ contribuțiile către asociațiile actualilor și foștilor deputați în Parlamentul European. Aceste contribuții sunt puse în aplicare în conformitate cu normele administrative interne ale Parlamentului European.
Articolul 176
Acțiuni care pot beneficia de granturi
(articolul 121 din Regulamentul financiar)
O acțiune care poate beneficia de un grant în sensul articolului 121 din Regulamentul financiar trebuie să fie clar identificată.
Nicio acțiune nu poate fi scindată în diverse acțiuni pentru a se sustrage normelor financiare prevăzute în prezentul regulament.
Articolul 177
Organisme care urmăresc un obiectiv de interes general al Uniunii
(articolul 121 din Regulamentul financiar)
Un organism care urmărește un obiectiv de interes general al Uniunii este:
(a)
un organism implicat în educația, formarea profesională, informarea, inovarea sau cercetarea și studiul în domeniul politicilor europene, orice activitate care contribuie la promovarea cetățeniei sau a drepturilor omului sau un organism european de standardizare;
(b)
o entitate care reprezintă organisme nonprofit care își desfășoară activitatea în statele membre, în țările candidate sau în țările potențial candidate și care promovează principii și politici conforme cu obiectivele tratatelor.
Articolul 178
Parteneriate
(articolul 121 din Regulamentul financiar)
(1) Granturile specifice pentru acțiuni și granturile de funcționare pot face parte dintr-un parteneriat-cadru.
(2) Un parteneriat-cadru poate fi instituit ca mecanism de cooperare pe termen lung între Comisie și beneficiarii granturilor. Acesta poate lua forma unui acord-cadru de parteneriat sau a unei decizii-cadru de parteneriat.
Acordul sau decizia-cadru de parteneriat precizează obiectivele comune, natura acțiunilor planificate ocazional sau ca parte a unui program anual de lucru aprobat, procedura de atribuire a unor granturi speciale, în conformitate cu principiile și normele procedurale din prezentul titlu, precum și drepturile și obligațiile generale ale fiecărei părți în temeiul acordurilor sau al deciziilor speciale.
Durata parteneriatului nu poate depăși patru ani, în afară de cazurile excepționale, justificate în special de obiectul parteneriatului-cadru.
Ordonatorii de credite nu pot să facă uz nejustificat de acorduri sau decizii-cadru de parteneriat sau să le utilizeze astfel încât acestea să aibă ca scop sau efect nerespectarea principiului transparenței sau al egalității de tratament a solicitanților.
(3) Parteneriatele-cadru sunt asimilate granturilor în ceea ce privește programarea, publicarea ex ante și atribuirea.
(4) Granturile specifice întemeiate pe acorduri sau decizii-cadru de parteneriat se atribuie în conformitate cu procedurile prevăzute de acordurile sau deciziile în cauză și cu respectarea prezentului titlu.
Acestea fac obiectul procedurilor de publicare ex post prevăzute la articolul 191.
Articolul 179
Sisteme electronice de schimb
[articolul 121 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Toate schimburile cu beneficiarii, inclusiv încheierea unor acorduri de grant, notificarea deciziilor de grant și orice modificare a acestora, se pot realiza prin intermediul unor sisteme electronice de schimb instituite de către Comisie.
(2) Aceste sisteme respectă următoarele cerințe:
(a)
numai persoanele autorizate pot avea acces la sistem și la documentele transmise prin intermediul său;
(b)
numai persoanele autorizate pot semna sau transmite electronic un document prin intermediul sistemului;
(c)
persoanele autorizate trebuie identificate în cadrul sistemului prin mijloacele convenite;
(d)
ora și data operațiunii electronice trebuie stabilite cu exactitate;
(e)
integritatea documentelor trebuie păstrată;
(f)
disponibilitatea documentelor trebuie păstrată;
(g)
după caz, caracterul confidențial al documentelor trebuie păstrat;
(h)
protecția datelor cu caracter personal trebuie asigurată în conformitate cu cerințele Regulamentului (CE) nr. 45/2001.
(3) Datele transmise sau primite prin intermediul unui astfel de sistem se bucură de prezumția legală a integrității datelor și a exactității datei și a orei de transmitere sau de primire a datelor indicate de sistem.
Un document transmis sau notificat prin intermediul unui astfel de sistem este considerat ca fiind echivalent cu un document pe suport de hârtie, este admisibil ca probă în procedurile judiciare, se consideră original și se bucură de prezumția legală a autenticității și integrității sale, cu condiția ca acesta să nu conțină niciun element dinamic în măsură să permită modificarea sa automată.
Semnăturile electronice menționate la alineatul (2) litera (b) au efectul juridic echivalent al semnăturilor olografe.
Articolul 180
Conținutul acordurilor și al deciziilor de grant
(articolul 122 din Regulamentul financiar)
(1) Acordul de grant precizează cel puțin următoarele:
(a)
obiectul;
(b)
beneficiarul;
(c)
durata, adică:
(i)
data intrării sale în vigoare;
(ii)
data de începere și durata acțiunii sau exercițiul financiar finanțat;
(d)
valoarea maximă, exprimată în euro, a finanțării din partea Uniunii și forma grantului, la care se adaugă, dacă este cazul:
(i)
costurile totale eligibile estimate ale acțiunii sau ale programului de lucru și rata de finanțare a costurilor eligibile;
(ii)
costul unitar, suma forfetară sau rata forfetară menționate la articolul 123 literele (b), (c) și (d) din Regulamentul financiar, după caz;
(iii)
o combinație a elementelor menționate la punctele (i) și (ii) ale acestei litere;
(e)
o descriere a acțiunii sau, pentru un grant de funcționare, a programului de lucru aprobat pentru exercițiul financiar în cauză de către ordonatorul de credite, însoțită de o descriere a rezultatelor scontate în urma implementării acțiunii sau a programului de lucru;
(f)
termenii și condițiile generale aplicabile tuturor acordurilor de acest tip, precum acceptarea de către beneficiar a controalelor și a auditurilor efectuate de Comisie, OLAF și Curtea de Conturi;
(g)
bugetul general estimat al acțiunii sau al programului de lucru;
(h)
dacă implementarea acțiunii implică achiziții, principiile menționate la articolul 209 sau normele privind achizițiile pe care beneficiarul trebuie să le respecte;
(i)
responsabilitățile beneficiarului, în special:
(i)
în ceea ce privește buna gestiune financiară și depunerea de rapoarte financiare și de activitate; dacă este cazul, rapoartele se depun atunci când sunt îndeplinite anumite obiective intermediare, stabilite în prealabil;
(ii)
în cazul unui acord între Comisie și mai mulți beneficiari, obligațiile specifice ale coordonatorului, în cazul în care există, și ale celorlalți beneficiari față de coordonator, precum și responsabilitatea financiară a beneficiarilor pentru sumele datorate Comisiei;
(j)
modalitățile și termenele-limită pentru aprobarea rapoartelor în cauză și pentru efectuarea plăților de către Comisie;
(k)
dacă este cazul, detalii privind costurile eligibile ale acțiunii sau ale programului de lucru aprobat ori ale costurilor unitare, ale sumelor forfetare sau ale ratelor forfetare menționate la articolul 123 din Regulamentul financiar;
(l)
dispozițiile care reglementează vizibilitatea asistenței financiare acordate de Uniune, cu excepția cazurilor justificate în mod corespunzător, în care punerea la dispoziția publicului nu este posibilă sau adecvată.
Termenii și condițiile generale menționate la litera (f) din primul paragraf cel puțin:
(i)
menționează că acordului de grant i se aplică dreptul Uniunii, completat, dacă este cazul, de legea națională specificată în acordul de grant. Se poate face o derogare în acordurile încheiate cu organizațiile internaționale;
(ii)
specifică instanța sau curtea de arbitraj competentă pentru soluționarea litigiilor.
(2) Acordul de grant poate stabili modalitățile și termenele pentru suspendare sau reziliere în conformitate cu articolul 135 din Regulamentul financiar.
(3) În cazurile menționate la articolul 178, decizia-cadru de parteneriat sau acordul-cadru de parteneriat precizează informațiile menționate la alineatul (1) primul paragraf literele (a), (b), litera (c) punctul (i), literele (f), (h)-(j) și (l) din prezentul articol.
Decizia sau acordul de grant specific conține informațiile menționate la alineatul (1) primul paragraf literele (a)-(e), (g) și (k) și, dacă este necesar, la alineatul (1) primul paragraf litera (i).
(4) Acordurile de grant pot fi modificate numai în scris. Astfel de modificări, inclusiv cele care vizează adăugarea sau eliminarea unui beneficiar, nu au ca scop sau efect efectuarea de modificări ale acordurilor care să conteste decizia de atribuire a grantului sau care să nu respecte egalitatea de tratament a solicitanților.
(5) Dispozițiile alineatelor (1), (2), (3) și (4) se aplică mutatis mutandis deciziilor de grant.
O parte dintre informațiile menționate la alineatul (1) pot fi prevăzute în cererea de propuneri sau în orice document asociat, în loc să fie precizate în decizia de grant.
Articolul 181
Forme de granturi
(articolul 123 din Regulamentul financiar)
(1) Granturile sub forma menționată la articolul 123 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul financiar sunt calculate pe baza costurilor eligibile suportate efectiv de beneficiar și fac obiectul unei estimări bugetare preliminare care însoțește propunerea și este inclusă în decizia sau acordul de grant.
(2) Costurile unitare menționate la articolul 123 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul financiar includ toate categoriile specifice de costuri eligibile sau anumite categorii de acest tip care sunt clar identificate în prealabil printr-o trimitere la o sumă pe unitate.
(3) Sumele forfetare menționate la articolul 123 alineatul (1) litera (c) din Regulamentul financiar includ, în mod global, toate categoriile specifice de costuri eligibile sau anumite categorii de acest tip care sunt clar identificate în prealabil.
(4) Finanțarea forfetară menționată la articolul 123 alineatul (1) litera (d) din Regulamentul financiar include categorii specifice de costuri eligibile care sunt clar identificate în prealabil prin aplicarea unui procentaj.
Articolul 182
Sume forfetare, costuri unitare și finanțare forfetară
(articolul 124 din Regulamentul financiar)
(1) Autorizația de utilizare a sumelor forfetare, a costurilor unitare sau a finanțării forfetare menționată la articolul 124 alineatul (1) din Regulamentul financiar se aplică pe întreaga durată a programului. Această autorizație poate fi revizuită în cazul în care sunt necesare modificări substanțiale. Datele și sumele sunt evaluate periodic, și, dacă este cazul, sumele forfetare, costurile unitare sau finanțarea forfetară se ajustează.
În cazul unui acord între Comisie și mai mulți beneficiari, plafonul menționat la articolul 124 alineatul (1) al doilea paragraf din Regulamentul financiar se aplică fiecărui beneficiar.
(2) Decizia sau acordul de grant conține toate dispozițiile necesare pentru a verifica dacă au fost respectate condițiile de plată a grantului pe baza sumelor forfetare, a costurilor unitare sau a finanțării forfetare.
(3) Plata grantului pe baza sumelor forfetare, a costurilor unitare sau a finanțării forfetare nu aduce atingere dreptului beneficiarilor de acces la documentele statutare în scopurile prevăzute la alineatul (1) primul paragraf și la articolul 137 alineatul (2) din Regulamentul financiar.
(4) Atunci când se constată, în urma unui control ex post, că evenimentul generator nu s-a produs și că a fost efectuată o plată necuvenită către beneficiar pentru un grant bazat pe sume forfetare, costuri unitare sau finanțare forfetară, Comisia are dreptul de a recupera suma respectivă, care poate fi echivalentă chiar cu valoarea totală a grantului, fără a aduce atingere sancțiunilor menționate la articolul 109 din Regulamentul financiar.
CAPITOLUL 2
Principii
Articolul 183
Principiul cofinanțării
[articolul 125 alineatul (3) din Regulamentul financiar]
(1) În conformitate cu principiul cofinanțării, resursele care sunt necesare pentru desfășurarea acțiunii sau a programului de lucru nu sunt furnizate integral prin contribuția Uniunii.
Cofinanțarea poate lua forma resurselor proprii ale beneficiarului, a veniturilor generate de acțiunea sau programul de lucru ori a contribuțiilor financiare sau în natură din partea unor terți.
(2) Contribuțiile în natură înseamnă resurse nefinanciare puse gratuit la dispoziția beneficiarului de către terți.
Articolul 184
Principiul nonprofitului
[articolul 125 alineatul (5) din Regulamentul financiar]
Contribuțiile financiare din partea terților care ar putea fi utilizate de către beneficiar pentru a acoperi alte costuri decât cele eligibile în temeiul grantului atribuit de Uniune sau care nu se datorează terțului în cazul în care acestea nu sunt folosite până la încheierea acțiunii sau a programului de lucru nu sunt considerate contribuții financiare alocate în mod expres de către donatori în vederea finanțării costurilor eligibile în sensul articolului 125 alineatul (5) din Regulamentul financiar.
Articolul 185
Granturi de valoare mică
[articolul 125 alineatul (4) din Regulamentul financiar]
Granturile de valoare mică sunt considerate acele granturi care sunt mai mici sau egale cu 60 000 EUR.
Articolul 186
Asistență tehnică
(articolele 101 și 125 din Regulamentul financiar)
„Asistență tehnică” înseamnă activitățile de sprijin și de consolidare a capacităților necesare pentru implementarea unui program sau a unei acțiuni, în special activitățile de pregătire, gestionare, monitorizare, evaluare, audit și control.
Articolul 187
Costuri eligibile
[articolul 126 alineatul (3) litera (c) din Regulamentul financiar]
TVA-ul este considerat ca fiind nerecuperabil în temeiul legislației naționale aplicabile în materie de TVA, în cazul în care, în conformitate cu legislația națională, se poate atribui uneia dintre următoarele activități:
(a)
activitățile scutite fără drept de deducere;
(b)
activitățile care nu intră în sfera de aplicare a TVA-ului;
(c)
activitățile menționate la literele (a) sau (b), pentru care TVA-ul nu este deductibil, dar este rambursat prin intermediul unor sisteme specifice de rambursare sau al unor fonduri de compensare care nu sunt prevăzute de Directiva 2006/112/CE, chiar dacă sistemul sau fondul respectiv este instituit prin legislația națională în materie de TVA.
TVA-ul aferent activităților enumerate la articolul 13 alineatul (2) din Directiva 2006/112/CE este considerat ca fiind plătit de un alt beneficiar decât o persoană neimpozabilă în sensul definiției de la articolul 13 alineatul (1) primul paragraf din directiva respectivă, indiferent dacă aceste activități sunt considerate de statul membru în cauză ca activități desfășurate de către organisme de drept public care acționează în calitate de autorități publice.
Articolul 188
Programare
(articolul 128 din Regulamentul financiar)
(1) Fiecare ordonator de credite competent elaborează un program de lucru anual sau multianual privind granturile. Programul de lucru este adoptat de instituție și publicat pe site-ul său internet consacrat granturilor cât mai curând posibil și cel târziu până la data de 31 martie a anului de execuție.
Programul de lucru specifică perioada pe care o acoperă, actul de bază, dacă este cazul, obiectivele urmărite, rezultatele scontate, calendarul orientativ al cererilor de propuneri, precizând cuantumul orientativ și rata maximă de cofinanțare.
În plus, programul de lucru conține informațiile prevăzute la articolul 94 pentru ca decizia de adoptare a acestuia să fie considerată decizia de finanțare pentru granturile din anul în cauză.
(2) De asemenea, orice modificare substanțială a programului de lucru se adoptă și se publică în conformitate cu dispozițiile alineatului (1).
Articolul 189
Conținutul cererilor de propuneri
(articolul 128 din Regulamentul financiar)
(1) Cererile de propuneri precizează:
(a)
obiectivele urmărite;
(b)
criteriile de eligibilitate, excludere, selecție și atribuire menționate la articolele 131 și 132 din Regulamentul financiar și documentele justificative relevante;
(c)
modalitățile de finanțare acordată de Uniune;
(d)
modalitățile și data-limită pentru depunerea propunerilor și data planificată până la care toți solicitanții trebuie să fie informați cu privire la rezultatul evaluării cererii lor și data orientativă pentru semnarea acordurilor de grant sau pentru notificarea deciziilor de grant.
(2) Cererile de propuneri se publică pe site-ul internet al instituțiilor Uniunii și, în afară de publicarea pe site-ul internet, prin orice alt mijloc adecvat, inclusiv în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, în cazul în care este necesar să se asigure publicitate suplimentară în rândul potențialilor beneficiari. Acestea pot fi publicate începând cu adoptarea deciziei de finanțare menționate la articolul 84 din Regulamentul financiar, inclusiv în anul care precedă execuția bugetară. Orice modificare a conținutului cererilor de propuneri face obiectul publicării în aceleași condiții precum cele pentru cererile de propuneri.
Articolul 190
Derogări de la cererile de propuneri
(articolul 128 din Regulamentul financiar)
(1) Granturile pot fi atribuite fără o cerere de propuneri numai:
(a)
în cazul ajutoarelor umanitare, al operațiunilor de protecție civilă sau al ajutoarelor pentru gestionarea crizelor în sensul alineatului (2);
(b)
în alte situații de urgență excepționale și justificate corespunzător;
(c)
în cazul organismelor care dețin un monopol de jure sau de facto, justificat în mod corespunzător în decizia de atribuire;
(d)
în cazul organismelor identificate ca beneficiari ai unui grant printr-un act de bază, în sensul articolului 54 din Regulamentul financiar sau al organismelor desemnate de statele membre, sub responsabilitatea acestora, atunci când statele membre respective sunt identificate ca beneficiari ai unui grant printr-un act de bază;
(e)
în cazul cercetării și dezvoltării tehnologice, organismelor identificate în programul de lucru menționat la articolul 128 din Regulamentul financiar, în cazul în care actul de bază prevede în mod expres această posibilitate și cu condiția ca proiectul să nu facă obiectul unei cereri de propuneri;
(f)
în cazul acțiunilor cu caracteristici specifice care necesită un anumit tip de organism datorită competenței sale tehnice, gradului ridicat de specializare sau competenței administrative, cu condiția ca acțiunile respective să nu intre în domeniul de aplicare al unei cereri de propuneri.
Cazurile menționate la primul paragraf litera (f) sunt justificate corespunzător în decizia de atribuire.
(2) Prin situații de criză în țările terțe se înțelege situații de pericol imediat sau iminent care amenință să degenereze într-un conflict armat sau să destabilizeze țara. De asemenea, prin situații de criză se înțelege situații provocate de dezastre naturale, crize provocate de om, cum ar fi războaiele și alte conflicte sau circumstanțe excepționale cu efecte comparabile, legate, de exemplu, de schimbările climatice, de degradarea mediului, de privarea de acces la resursele energetice și naturale sau de sărăcia extremă.
Articolul 191
Publicarea ex post
(articolul 128 din Regulamentul financiar)
(1) Informațiile referitoare la granturile atribuite în cursul unui exercițiu financiar se publică în conformitate cu articolul 21.
(2) În urma publicării efectuate în conformitate cu alineatul (1), la solicitarea Parlamentului European și a Consiliului, Comisia le transmite acestora un raport privind:
(a)
numărul de solicitanți din ultimul an;
(b)
numărul și procentajul de solicitări câștigătoare pentru fiecare cerere de propuneri;
(c)
durata medie a procedurii de la data încheierii cererii de propuneri până la data atribuirii unui grant;
(d)
numărul și valoarea granturilor care au beneficiat de o derogare de la obligația de publicare ex post în ultimul an, în conformitate cu articolul 21 alineatul (4).
Articolul 192
Informații pentru solicitanți
(articolul 128 din Regulamentul financiar)
Comisia furnizează solicitanților informații și consultanță prin următoarele acțiuni:
(a)
stabilirea unor norme comune pentru formularele de solicitare de granturi similare și monitorizarea dimensiunilor și lizibilității formularelor respective;
(b)
furnizarea de informații potențialilor solicitanți, în special prin organizarea de seminare și punerea la dispoziție de manuale;
(c)
păstrarea, în fișierul entităților juridice menționat la articolul 63, a datelor permanente referitoare la beneficiari.
Articolul 193
Finanțare din linii bugetare separate
(articolul 129 din Regulamentul financiar)
O acțiune poate fi finanțată în comun din linii bugetare separate de mai mulți ordonatori de credite competenți.
Articolul 194
Efectul retroactiv al finanțării în cazuri de urgență extremă și de prevenire a conflictelor
(articolul 130 din Regulamentul financiar)
În cadrul domeniului de aplicare al articolului 130 alineatul (1) din Regulamentul financiar, cheltuielile efectuate de beneficiar înainte de data depunerii solicitării sunt eligibile pentru finanțare din partea Uniunii în următoarele condiții:
(a)
motivele care stau la baza acestei derogări au fost justificate în mod corespunzător în decizia de finanțare;
(b)
decizia de finanțare și acordul sau decizia de grant fixează în mod explicit data de eligibilitate înainte de data depunerii cererilor.
Articolul 195
Depunerea cererilor de grant
(articolul 131 din Regulamentul financiar)
(1) Modalitățile de depunere a cererilor de grant sunt stabilite de ordonatorul de credite competent, care poate alege modalitatea de depunere. Cererile de grant pot fi trimise prin scrisoare sau prin mijloace electronice.
Mijloacele de comunicare alese au un caracter nediscriminatoriu și nu au drept efect restrângerea accesului solicitanților la procedura de atribuire.
Mijloacele de comunicare alese sunt de așa natură încât să asigure îndeplinirea următoarelor condiții:
(a)
fiecare document depus cuprinde toate informațiile necesare evaluării sale;
(b)
se păstrează integritatea datelor;
(c)
se păstrează confidențialitatea propunerilor;
(d)
protecția datelor cu caracter personal se asigură în conformitate cu cerințele Regulamentului (CE) nr. 45/2001.
În sensul literei (c) al treilea paragraf, ordonatorul de credite competent examinează conținutul cererilor numai după expirarea termenului-limită fixat pentru depunerea acestora.
Ordonatorul de credite competent poate solicita ca documentele trimise electronic să fie însoțite de o semnătură electronică avansată, în sensul Directivei 1999/93/CE a Parlamentului European și a Consiliului (19).
(2) Atunci când ordonatorul de credite competent autorizează depunerea electronică a cererilor, instrumentele utilizate și caracteristicile tehnice ale acestora sunt nediscriminatorii, disponibile la scară largă și compatibile cu produsele de tehnologie a informației și a comunicațiilor folosite în general. Informațiile privind specificațiile necesare pentru prezentarea cererilor, inclusiv criptarea, se pun la dispoziția solicitanților.
De asemenea, dispozitivele de recepție electronică a cererilor asigură securitatea și confidențialitatea. Acestea garantează, de asemenea, că ora și data exactă de primire a cererilor pot fi stabilite cu precizie.
(3) În cazul în care depunerea se face prin scrisoare, solicitanții pot opta să depună cererile folosind una dintre următoarele căi:
(a)
prin poștă sau printr-un serviciu de curierat, caz în care cererea de propuneri specifică faptul că dovada o constituie data expedierii, ștampila poștei sau data avizului de trimitere;
(b)
prin depunere directă la sediul instituției, personal de către solicitant sau de către un mandatar, caz în care cererea de propuneri specifică departamentul la care trebuie depuse cererile pe baza unei confirmări de primire semnate și datate.
CAPITOLUL 3
Procedura de atribuire
Articolul 196
Conținutul cererilor de grant
(articolul 131 din Regulamentul financiar)
(1) Cererile se fac prin completarea formularului stabilit în conformitate cu standardele comune, elaborate în temeiul articolului 192 litera (a), și pus la dispoziție de către ordonatorii de credite competenți, precum și în conformitate cu criteriile prevăzute în actul de bază și în cererea de propuneri.
Documentele justificative menționate la articolul 131 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul financiar sunt, în special, contul de profit și pierdere și bilanțul ultimului exercițiu financiar pentru care conturile au fost închise.
(2) Bugetul estimat pentru acțiune sau programul de lucru anexat la cerere este echilibrat în privința cheltuielilor și veniturilor, sub rezerva dispozițiilor privind cheltuielile neprevăzute sau posibilele variații ale cursului de schimb care pot fi autorizate în cazuri justificate corespunzător, și indică costurile eligibile estimate ale acțiunii sau ale programului de lucru.
(3) În cazul în care cererea privește granturi pentru o acțiune a cărei valoare depășește 750 000 EUR sau granturi de funcționare care depășesc 100 000 EUR, se depune un raport de audit întocmit de un auditor extern autorizat. Acest raport certifică conturile pentru ultimul exercițiu financiar disponibil.
Primul paragraf din prezentul alineat se aplică numai primei cereri introduse de un beneficiar în atenția unui ordonator de credite competent în cursul unui exercițiu financiar.
În cazul acordurilor între Comisie și mai mulți beneficiari, plafoanele stabilite la primul paragraf se aplică fiecărui beneficiar.
În cazul parteneriatelor menționate la articolul 178, înainte de semnarea acordului-cadru de parteneriat sau de notificarea deciziei-cadru de parteneriat, trebuie întocmit, pentru ultimele două exerciții financiare disponibile, raportul de audit menționat la primul paragraf din prezentul alineat.
În funcție de evaluarea riscurilor, ordonatorul de credite competent poate să exonereze de obligația întocmirii raportului de audit menționat la primul paragraf instituțiile de învățământ și de formare și, în cazul acordurilor cu mai mulți beneficiari, beneficiarii care au acceptat răspunderea solidară sau care nu au nicio răspundere financiară.
Primul paragraf din prezentul alineat nu se aplică organismelor publice și organizațiilor internaționale menționate la articolul 43.
(4) Solicitantul indică sursele și cuantumul finanțării din partea Uniunii primite sau solicitate pentru aceeași acțiune sau o parte a acțiunii ori pentru funcționarea sa în cursul aceluiași exercițiu financiar, precum și orice altă finanțare primită sau solicitată pentru aceeași acțiune.
Articolul 197
Dovada neaplicării unei situații de excludere
(articolul 131 din Regulamentul financiar)
Solicitanții declară pe propria răspundere că nu se află în una dintre situațiile menționate la articolul 106 alineatul (1) și la articolul 107 din Regulamentul financiar, cu excepția cazurilor prevăzute la articolul 131 alineatul (4) literele (a) și (b) din Regulamentul financiar. În funcție de evaluarea riscurilor, ordonatorul de credite competent le poate cere solicitanților selectați să prezinte dovezile menționate la articolul 143. La cererea ordonatorului de credite competent, solicitanții selectați furnizează dovezile în cauză, cu excepția cazului în care există o imposibilitate materială recunoscută de ordonatorul de credite competent sau a cazului în care aceste dovezi au fost deja prezentate în scopul unei alte proceduri de atribuire a granturilor sau de achiziții, cu condiția ca documentele să nu fi fost eliberate de mai mult de un an și să fie încă valabile.
Articolul 198
Solicitanții fără personalitate juridică
(articolul 131 din Regulamentul financiar)
În cazul în care cererea de grant este depusă de un solicitant care nu are personalitate juridică, în conformitate cu articolul 131 alineatul (2) din Regulamentul financiar, reprezentanții solicitantului respectiv dovedesc că au capacitatea de a-și asuma obligațiile juridice în numele solicitantului și că solicitantul dispune de o capacitate financiară și operațională echivalentă cu cea a persoanelor juridice.
Articolul 199
Entități care reprezintă un solicitant unic
(articolul 131 din Regulamentul financiar)
În cazul în care mai multe entități îndeplinesc criteriile de solicitare a unui grant și împreună formează o singură entitate, aceasta poate fi considerată solicitant unic de către ordonatorul de credite competent, cu condiția ca, în cerere, entitățile implicate în acțiunea sau programul de lucru propus să fie identificate drept parte a solicitantului.
Articolul 200
Sancțiuni financiare și administrative
(articolul 131 din Regulamentul financiar)
În conformitate cu condițiile prevăzute la articolul 145, se pot aplica sancțiuni financiare și/sau administrative solicitanților care au făcut declarații false sau au săvârșit erori substanțiale ori care au comis nereguli sau fraude.
Aceste sancțiuni financiare și/sau administrative se pot aplica și beneficiarilor care s-au făcut vinovați de neîndeplinirea gravă a obligațiilor contractuale.
Articolul 201
Criterii de eligibilitate
(articolul 131 din Regulamentul financiar)
(1) Criteriile de eligibilitate se publică în cererea de propuneri.
(2) Criteriile de eligibilitate determină condițiile de participare la o cerere de propuneri. Aceste criterii se stabilesc în funcție de obiectivele acțiunii și respectă principiile transparenței și nediscriminării.
Articolul 202
Criterii de selecție
[articolul 132 alineatul (1) din Regulamentul financiar]
(1) Criteriile de selecție se publică în cererea de propuneri și sunt stabilite astfel încât să permită evaluarea capacității financiare și operaționale a solicitantului de a finaliza acțiunea sau programul de lucru propus.
(2) Solicitantul trebuie să dețină surse stabile și suficiente de finanțare pentru a-și menține activitatea pe tot parcursul perioadei de desfășurare a acțiunii sau a exercițiului pentru care se atribuie grantul și pentru a participa la finanțarea acestuia. Solicitantul trebuie să aibă competențele și calificările profesionale necesare pentru finalizarea acțiunii sau a programului de lucru propus, cu excepția cazului în care actul de bază conține dispoziții care prevăd în mod expres contrariul.
(3) Capacitatea financiară și funcțională se verifică în special pe baza unei analize a oricăruia din documentele justificative menționate la articolul 196 și solicitate de ordonatorul de credite competent în cadrul cererii de propuneri.
În cazul în care în cererea de propuneri nu s-au solicitat documente justificative și ordonatorul de credite competent are îndoieli privind capacitatea financiară și operațională a solicitanților, acesta le poate solicita furnizarea oricăror documente adecvate.
În cazul parteneriatelor menționate la articolul 178, verificarea în cauză se efectuează înainte de semnarea acordului-cadru de parteneriat sau de notificarea deciziei-cadru de parteneriat.
Articolul 203
Criterii de atribuire
[articolul 132 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
(1) Criteriile de atribuire se publică în cererea de propuneri.
(2) Criteriile de atribuire sunt stabilite astfel încât să permită atribuirea granturilor în beneficiul acțiunilor care maximizează eficiența totală a programului Uniunii pe care îl pun în aplicare sau al organismelor al căror program de lucru este conceput astfel încât să obțină același rezultat. Aceste criterii sunt definite astfel încât să asigure buna gestionare a fondurilor Uniunii.
Criteriile de atribuire se aplică astfel încât să permită selectarea acțiunilor sau a programelor de lucru planificate despre care Comisia poate fi sigură că vor respecta obiectivele și prioritățile sale și că vor garanta vizibilitatea finanțării Uniunii.
(3) Criteriile de atribuire sunt definite astfel încât să permită efectuarea ulterioară a unei evaluări.
Articolul 204
Evaluarea cererilor și atribuire
(articolul 133 din Regulamentul financiar)
(1) Ordonatorul de credite competent numește un comitet de evaluare a propunerilor, cu excepția cazului în care Comisia decide altfel în cadrul unui program sectorial special.
Comitetul este format din cel puțin trei persoane reprezentând cel puțin două entități organizaționale ale instituțiilor sau organismelor menționate la articolele 62 și 208 din Regulamentul financiar fără o legătură ierarhică între ele. Pentru a evita eventualele conflicte de interese, persoanele în cauză sunt supuse obligațiilor prevăzute la articolul 57 din Regulamentul financiar.
În cazul reprezentanțelor și al unităților locale menționate la articolul 72 din prezentul regulament și al organismelor delegate menționate la articolele 62 și 208 din Regulamentul financiar, dacă nu există entități separate, cerința privind entitățile organizaționale fără o legătură ierarhică între ele nu se aplică.
În temeiul unei decizii a ordonatorului de credite competent, comitetul poate beneficia de asistență din partea unor experți externi. Ordonatorul de credite competent se asigură că acești experți îndeplinesc obligațiile prevăzute la articolul 57 din Regulamentul financiar.
(2) Dacă este cazul, ordonatorul de credite competent împarte procesul în mai multe etape procedurale. Regulile care reglementează procesul sunt anunțate în cererea de propuneri.
În cazul cererilor de propuneri care presupun o procedură de depunere în două etape, se solicită depunerea unei propuneri complete în etapa a doua numai solicitanților ale căror propuneri îndeplinesc criteriile de evaluare aplicate în prima etapă.
În cazul cererilor de propuneri care presupun o procedură de evaluare în două etape, fac obiectul unei evaluări aprofundate numai propunerile care au trecut de prima etapă, pe baza evaluării efectuate în funcție de o serie limitată de criterii.
Solicitanții ale căror propuneri sunt respinse în una dintre etape sunt informați în conformitate cu articolul 133 alineatul (3) din Regulamentul financiar.
Fiecare etapă ulterioară a procedurii trebuie să fie în mod clar distinctă de precedenta.
Documente și informații identice nu vor fi solicitate de mai multe ori în cursul aceleiași proceduri.
(3) Comitetul de evaluare sau, dacă este cazul, ordonatorul de credite competent poate cere unui solicitant să furnizeze informații suplimentare sau să clarifice documentele justificative depuse în sprijinul solicitării, cu condiția ca astfel de informații sau clarificări să nu modifice substanțial propunerea. În conformitate cu articolul 96 din Regulamentul financiar, în cazul unor erori materiale evidente, comitetul de evaluare sau ordonatorul de credite poate decide să nu procedeze astfel numai în cazuri justificate în mod corespunzător. Ordonatorul de credite ține în mod corespunzător evidența contactelor avute cu solicitanții în cursul procedurii.
(4) La finalizarea lucrărilor, membrii comitetului de evaluare semnează un proces-verbal al tuturor propunerilor examinate, care conține o evaluare a calității acestora și le identifică pe cele care pot beneficia de finanțare. Aceste procese-verbale pot fi semnate printr-un sistem electronic care să ofere o autentificare suficientă a semnatarului.
Dacă este necesar, procesul-verbal în cauză ierarhizează propunerile examinate, prezintă recomandări privind suma maximă care poate fi atribuită și eventualele ajustări neesențiale ale cererii de grant.
Procesul-verbal în cauză se păstrează pentru referințe ulterioare.
(5) Ordonatorul de credite competent poate invita un solicitant să își adapteze propunerea în funcție de recomandările comitetului de evaluare. Ordonatorul de credite competent ține în mod corespunzător evidența contactelor avute cu solicitanții în cursul procedurii.
După evaluare, ordonatorul de credite competent ia decizia, precizând cel puțin:
(a)
obiectul și cuantumul total al deciziei;
(b)
numele solicitanților selectați, denumirea acțiunilor, sumele acceptate și motivele acestei alegeri, inclusiv în cazul în care nu este conformă cu avizul comitetului de evaluare;
(c)
numele solicitanților respinși și motivele respingerii.
(6) Alineatele (1), (2) și (4) din prezentul articol nu sunt obligatorii pentru atribuirea de granturi în temeiul articolului 190 din prezentul regulament și al articolului 125 alineatul (7) din Regulamentul financiar.
Articolul 205
Informații pentru solicitanți
(articolul 133 din Regulamentul financiar)
Solicitanții respinși sunt informați cât mai curând posibil cu privire la rezultatul evaluării cererii lor și, în orice caz, în termen de 15 zile calendaristice de la transmiterea informației către solicitanții selectați.
CAPITOLUL 4
Plăți și control
Articolul 206
Garanția de prefinanțare
(articolul 134 din Regulamentul financiar)
(1) În vederea limitării riscurilor financiare legate de plata prefinanțării, ordonatorul de credite competent poate, pe baza evaluării riscurilor, fie să solicite beneficiarului depunerea unei garanții în avans care să fie echivalentă cu valoarea prefinanțării, cu excepția granturilor de valoare redusă, fie să fracționeze plata în mai multe tranșe.
(2) Ori de câte ori se solicită o garanție, aceasta este supusă evaluării și aprobării ordonatorului de credite competent.
Garanția este valabilă pentru o perioadă suficient de lungă pentru a permite activarea acesteia.
(3) Garanția se oferă de către o bancă sau instituție financiară autorizată cu sediul într-un stat membru. Atunci când beneficiarul este stabilit într-o țară terță, ordonatorul de credite competent poate permite ca o bancă sau instituție financiară stabilită în țara terță respectivă să ofere garanția, în cazul în care consideră că banca sau instituția financiară respectivă oferă o siguranță echivalentă și caracteristici similare celor oferite de o bancă sau instituție financiară stabilită/cu sediul într-un stat membru.
La cererea beneficiarului, garanția menționată la primul paragraf poate fi înlocuită cu o garanție solidară a unui terț sau cu o garanție solidară irevocabilă și necondiționată a beneficiarilor unei acțiuni care sunt părți la același acord de grant sau la aceeași decizie de grant, după acordul ordonatorului de credite competent.
Garanția se stabilește în euro.
Prin această garanție, banca, instituția financiară, terțul sau ceilalți beneficiari oferă o garanție solidară irevocabilă sau devin garanți la prima cerere pentru obligațiile beneficiarului grantului.
(4) Garanția se eliberează pe măsură ce prefinanțarea este compensată treptat din plăți intermediare sau din plata soldului către beneficiar, în conformitate cu condițiile prevăzute în acordul sau decizia de grant.
Articolul 207
Documente justificative pentru cererile de plată
(articolul 135 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru fiecare grant, prefinanțarea poate fi fracționată în mai multe tranșe, cu respectarea principiului bunei gestiuni financiare.
Vărsarea integrală a noii plăți de prefinanțare este condiționată de consumul a cel puțin 70 % din valoarea totală a oricărei prefinanțări anterioare.
În cazul în care valoarea consumată a prefinanțării anterioare este mai mică de 70 %, cuantumul plății noii prefinanțări se reduce cu sumele neutilizate din prefinanțarea anterioară.
Declarația privind situația cheltuielilor beneficiarului se depune în sprijinul oricărei cereri pentru o nouă plată.
(2) Fără a aduce atingere articolului 110, beneficiarul certifică, pe propria răspundere, că informațiile cuprinse în cererile de plată sunt complete, corecte și reale. De asemenea, beneficiarul certifică faptul că toate costurile suportate pot fi considerate eligibile în conformitate cu acordul sau decizia de grant și că cererile de plată sunt justificate prin documente justificative adecvate care pot fi verificate.
(3) În sprijinul oricărei plăți, ordonatorul de credite competent poate solicita, pe baza evaluării riscurilor, un certificat privind declarațiile financiare ale acțiunii sau ale programului de lucru și conturile subiacente, întocmit de un auditor extern autorizat sau, în cazul organismelor publice, de un funcționar public competent și independent. Certificatul se anexează la cererea de plată. Certificatul atestă, în conformitate cu metodologia aprobată de ordonatorul de credite competent și pe baza procedurilor convenite în conformitate cu standardele internaționale, că toate costurile declarate de beneficiar în declarațiile financiare pe care se bazează cererea de plată sunt reale, sunt înregistrate în mod clar și sunt eligibile în conformitate cu acordul sau decizia de grant.
În cazuri specifice și justificate în mod corespunzător, ordonatorul de credite competent poate solicita certificatul sub forma unui aviz sau sub orice altă formă care respectă standardele internaționale.
Certificatul privind declarațiile financiare și conturile subiacente este obligatoriu pentru plățile intermediare și pentru plata soldurilor în următoarele cazuri:
(a)
granturi pentru o acțiune pentru care suma atribuită sub forma menționată la articolul 123 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul financiar este de cel puțin 750 000 EUR, în cazul în care valoarea cumulativă a cererilor de plată în cadrul formei respective este de cel puțin 325 000 EUR;
(b)
granturi de funcționare pentru care suma atribuită sub forma menționată la articolul 123 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul financiar este de cel puțin 100 000 EUR.
În funcție de evaluarea riscurilor, ordonatorul de credite competent poate să exonereze de obligația de a prezenta un astfel de certificat privind declarațiile financiare și conturile subiacente:
(a)
organismele publice și organizațiile internaționale menționate la articolul 43;
(b)
beneficiarii granturilor în materie de ajutor umanitar, protecție civilă în cadrul operațiunilor de urgență și gestionarea situațiilor de criză, cu excepția plății soldurilor;
(c)
pentru plata soldurilor, beneficiarii de granturi în materie de ajutor umanitar care au semnat un acord-cadru de parteneriat sau cărora li s-a notificat o decizie-cadru de parteneriat, în conformitate cu articolul 178, și care au instituit un sistem de control ce oferă garanții echivalente pentru aceste plăți;
(d)
beneficiarii de granturi multiple care au furnizat certificate independente oferind garanții echivalente în ceea ce privește sistemul de control și metodologia folosite în pregătirea cererilor lor de plată.
Ordonatorul de credite responsabil poate să exonereze de obligația de a prezenta un certificat privind declarațiile financiare și conturile subiacente în cazul în care un audit a fost sau va fi efectuat direct de către personalul Comisiei sau de către un organism autorizat în numele său în acest sens, care oferă garanții echivalente cu privire la costurile declarate.
În cazul unui acord între Comisie și mai mulți beneficiari, limitele menționate la al treilea paragraf literele (a) și (b) se aplică fiecărui beneficiar.
(4) În sprijinul oricărei plăți, ordonatorul de credite competent poate solicita, pe baza evaluării riscurilor, un raport de verificare operațională, efectuat de un terț independent, aprobat de ordonatorul de credite competent. În cazul în care este solicitat de ordonatorul de credite competent, raportul de verificare se anexează la cererea de plată, iar costurile aferente sunt eligibile în aceleași condiții precum costurile legate de certificatele de audit, astfel cum se prevede la articolul 126 din Regulamentul financiar. Raportul de verificare precizează că verificarea operațională a fost efectuată în conformitate cu metodologia aprobată de ordonatorul de credite competent și menționează dacă acțiunea sau programul de lucru s-a implementat efectiv în conformitate cu condițiile stabilite în acordul de grant sau în decizia de grant.
Articolul 208
Suspendarea și reducerea granturilor
(articolul 135 din Regulamentul financiar)
(1) Implementarea acordului sau a deciziei de grant, participarea unui beneficiar la punerea în aplicare a acestora sau plățile pot fi suspendate pentru a se verifica dacă s-au produs efectiv erorile substanțiale, neregulile sau actele de fraudă presupuse sau dacă nu s-au respectat obligațiile. Dacă acestea nu sunt confirmate, implementarea se reia cât mai curând posibil.
(2) În cazul în care acțiunea sau programul de lucru convenit nu se implementează sau nu se desfășoară în mod corespunzător, integral sau la timp, ordonatorul de credite competent reduce sau recuperează proporțional grantul, în funcție de stadiul procedurii, cu condiția ca beneficiarului să i se fi acordat ocazia de a-și prezenta observațiile.
CAPITOLUL 5
Punerea în aplicare
Articolul 209
Contracte de executare
(articolul 137 din Regulamentul financiar)
(1) Fără a aduce atingere aplicării Directivei 2004/18/CE, în cazul în care implementarea acțiunii sau a programului de lucru impune atribuirea unui contract de achiziție publică, beneficiarul atribuie contractul ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic sau, după caz, ofertei care prezintă cel mai mic preț, evitând în același timp orice conflict de interese.
(2) În cazul în care implementarea acțiunilor sau a programului de lucru impune atribuirea unui contract de achiziție cu o valoare mai mare de 60 000 EUR, ordonatorul de credite competent poate solicita beneficiarului să respecte norme speciale, pe lângă cele menționate la alineatul (1).
Aceste norme speciale se bazează pe normele incluse în Regulamentul financiar și se stabilesc ținându-se seama în mod corespunzător de valoarea contractelor respective, de volumul relativ al contribuției Uniunii în raport cu costul total al acțiunii și de risc. Astfel de norme speciale sunt incluse în decizia sau acordul de grant.
Articolul 210
Sprijin financiar acordat terților
(articolul 137 din Regulamentul financiar)
Cu condiția ca obiectivele și rezultatele care trebuie obținute să fie suficient de detaliate în condițiile menționate la articolul 137 alineatul (1) din Regulamentul financiar, marja de apreciere poate fi considerată epuizată numai dacă decizia sau acordul de grant precizează, de asemenea:
(a)
cuantumul maxim al sprijinului financiar care poate fi plătit unui terț, care nu poate depăși 60 000 EUR, cu excepția cazului în care sprijinul financiar este scopul principal al acțiunii, precum și criteriile de stabilire a cuantumului exact;
(b)
diferitele tipuri de activități care pot primi un astfel de sprijin financiar, pe baza unei liste fixe;
(c)
definirea peroanelor sau a categoriilor de persoane care pot primi un astfel de sprijin financiar, precum și a criteriilor de acordare a acestuia.
TITLUL VII
PREMII
Articolul 211
Programare
[articolul 138 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
(1) Fiecare ordonator de credite competent elaborează un program de lucru anual sau multianual pentru premii. Programul de lucru este adoptat de instituție și publicat pe site-ul său internet cât mai curând posibil și cel târziu până la data de 31 martie a anului de execuție.
Programul de lucru specifică perioada pe care o acoperă, actul de bază, dacă este cazul, obiectivele urmărite, rezultatele scontate, calendarul orientativ al concursurilor, precizând cuantumul orientativ al premiilor.
În plus, programul de lucru conține informațiile prevăzute la articolul 94 pentru ca decizia de adoptare a acestuia să fie considerată decizia de finanțare pentru premiile din anul în cauză.
(2) De asemenea, orice modificare substanțială a programului de lucru se adoptă și se publică în conformitate cu dispozițiile alineatului (1).
Articolul 212
Reguli de concurs
[articolul 138 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
(1) Regulile de concurs stabilesc următoarele:
(a)
condițiile de participare, care cel puțin:
(i)
precizează criteriile de eligibilitate;
(ii)
precizează modalitățile și data-limită pentru înscrierea participanților, dacă este necesar, și pentru prezentarea de dosare de participare, în condițiile prevăzute la alineatul (2);
(iii)
prevăd excluderea participanților care se află în una dintre situațiile menționate la articolul 106 alineatul (1) și la articolele 107, 108 și 109 din Regulamentul financiar;
(iv)
prevăd răspunderea exclusivă a participanților în cazul unei reclamații referitoare la activitățile desfășurate în cadrul concursului;
(v)
prevăd acceptarea de către câștigători a controalelor și a auditurilor efectuate de Comisie, OLAF și Curtea de Conturi și a obligațiilor de publicitate, astfel cum se prevede în regulile de concurs;
(vi)
precizează că dreptul Uniunii este legea aplicabilă concursului, completată, dacă este necesar, de dreptul național specificat în regulile de concurs;
(vii)
specifică instanța sau curtea de arbitraj competentă pentru soluționarea litigiilor;
(viii)
indică faptul că se pot aplica sancțiuni financiare și/sau administrative participanților care au făcut declarații false sau care au comis nereguli sau fraude, în conformitate cu condițiile stabilite la articolul 145 și proporțional cu valoarea premiilor în cauză;
(b)
criteriile de acordare, care sunt de așa natură încât să se poată evalua calitatea dosarelor de participare în ceea ce privește obiectivele urmărite și rezultatele scontate și să se poată stabili în mod obiectiv dacă dosarele pot fi declarate câștigătoare;
(c)
valoarea premiului sau a premiilor;
(d)
modalitățile de plată a premiilor câștigătorilor după acordarea lor.
În sensul literei (a) punctul (i) din primul paragraf, beneficiarii granturilor Uniunii sunt eligibili, cu excepția cazului în care se specifică altfel în regulile de concurs.
În sensul literei (a) punctul (vi) din primul paragraf, se poate obține o derogare în cazul participării unor organizații internaționale.
(2) Ordonatorul de credite competent alege mijloace de comunicare cu caracter nediscriminatoriu pentru prezentarea dosarelor de participare, care nu au ca efect restrângerea accesului participanților la concurs.
Mijloacele de comunicare alese sunt de așa natură încât să asigure îndeplinirea următoarelor condiții:
(a)
includerea în fiecare dosar de participare a tuturor informațiilor necesare pentru evaluarea sa;
(b)
păstrarea integrității datelor;
(c)
păstrarea confidențialității dosarelor de participare;
(d)
protecția datelor cu caracter personal se asigură în conformitate cu cerințele Regulamentului (CE) nr. 45/2001.
(3) Regulile de concurs pot stabili condițiile pentru anularea concursului, în special în cazul în care obiectivele acestuia nu pot fi îndeplinite sau în cazul în care ar fi câștigătoare o persoană fizică sau juridică care nu îndeplinește condițiile de participare.
(4) Regulile de concurs se publică pe site-ul internet al instituțiilor Uniunii. În afară de publicarea pe site-ul internet, regulile de concurs pot fi, de asemenea, publicate prin orice alt mijloc adecvat, inclusiv în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, în cazul în care este necesar să se asigure publicitate suplimentară în rândul potențialilor participanți. Acestea pot fi publicate începând cu adoptarea deciziei de finanțare menționate la articolul 84 din Regulamentul financiar, inclusiv în anul care precedă execuția bugetară. Orice modificare a conținutului regulilor de concurs face, de asemenea, obiectul publicării în aceleași condiții.
Articolul 213
Publicarea ex post
[articolul 138 alineatul (2) din Regulamentul financiar]
(1) Informațiile referitoare la premiile acordate în cursul unui exercițiu financiar se publică în conformitate cu articolul 21.
(2) Ca urmare a publicării efectuate în conformitate cu alineatul (1), la solicitarea Parlamentului European și a Consiliului, Comisia le transmite acestora un raport privind:
(a)
numărul de participanți din ultimul an;
(b)
numărul de participanți și procentul de dosare de participare acceptate pentru fiecare concurs;
(c)
o listă a experților care au făcut parte din grupuri în ultimul an, împreună cu o trimitere la procedura de selecție a acestora.
Articolul 214
Evaluare
[articolul 138 alineatul (3) din Regulamentul financiar]
(1) În scopul evaluării dosarelor de participare, ordonatorul de credite competent numește un grup format din cel puțin trei experți, care pot fi experți externi sau persoane reprezentând cel puțin două entități organizaționale ale instituțiilor sau organismelor menționate la articolele 62 și 208 din Regulamentul financiar, fără o legătură ierarhică între ele, cu excepția reprezentanțelor sau a organismelor locale menționate la articolul 72 din prezentul regulament și a organismelor delegate menționate la articolele 62 și 208 din Regulamentul financiar, în cazul în care nu există entități separate.
Experții menționați la primul paragraf sunt supuși cerințelor privind conflictul de interese prevăzute la articolul 57 din Regulamentul financiar.
Experții externi declară că nu se află într-o situație de conflict de interese în momentul numirii și că se angajează să informeze ordonatorul de credite în cazul în care pe parcursul procedurii de evaluare apare vreun conflict de interese.
(2) La finalizarea activității lor, membrii grupului semnează un proces-verbal privind toate dosarele de participare examinate, care conține o evaluare a calității acestora și le identifică pe cele cărora le pot fi acordate premiile. Acest proces-verbal poate fi semnat printr-un sistem electronic care să ofere o autentificare suficientă a semnatarului.
Procesul-verbal menționat la primul paragraf se păstrează pentru referințe ulterioare.
(3) Ordonatorul de credite competent decide dacă acordă sau nu premiile. Această decizie precizează, de asemenea, următoarele:
(a)
obiectul și valoarea totală a premiilor acordate, în cazul în care există;
(b)
numele participanților câștigători, dacă este cazul, valoarea premiilor acordate fiecărui participant câștigător și motivele pentru această alegere;
(c)
numele participanților respinși și motivele respingerii.
Articolul 215
Informare și notificare
[articolul 138 alineatul (3) din Regulamentul financiar]
(1) Participanții sunt informați cât mai repede posibil cu privire la rezultatul evaluării dosarului lor de participare și, în orice caz, în termen de 15 zile calendaristice după ce ordonatorul de credite adoptă decizia de acordare a premiului.
(2) Decizia de a acorda premiul este notificată participantului câștigător și servește ca angajament juridic în sensul articolului 86 din Regulamentul financiar.
TITLUL VIII
INSTRUMENTE FINANCIARE
Articolul 216
Selecția entităților cărora li se încredințează executarea instrumentelor financiare prin gestiune indirectă
(articolul 139 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru executarea instrumentelor financiare prin gestiune indirectă, Comisia obține dovada îndeplinirii de către entitatea căreia i se încredințează executarea a cerințelor prevăzute la articolul 60 alineatul (2) din Regulamentul financiar. Odată obținută, această dovadă este valabilă pentru orice executare viitoare a instrumentelor financiare de către entitatea relevantă, cu excepția cazului în care s-au efectuat modificări substanțiale ale sistemelor, regulilor și procedurilor care aparțin entităților cărora li se încredințează executarea și care sunt acoperite de aceste cerințe.
(2) Pentru selecția entităților cărora li se încredințează executarea instrumentelor financiare în conformitate cu articolul 61 alineatul (2) din Regulamentul financiar, Comisia publică o cerere adresată unor potențiale astfel de entități. Această cerere include criteriile de selecție și de atribuire.
Cererea menționată la primul paragraf indică, de asemenea, dacă entitatea căreia i se încredințează executarea este obligată să aloce resurse financiare proprii instrumentului financiar specific sau să partajeze riscurile. În cazul în care există o astfel de indicație și în cazul în care este necesară atenuarea unui posibil conflict de interese, cererea precizează, de asemenea, dacă entitatea căreia i se încredințează executarea este obligată să propună măsuri de aliniere a intereselor, astfel cum se prevede la articolul 140 alineatul (2) din Regulamentul financiar. Măsurile de aliniere a intereselor sunt incluse în acordul privind instrumentul financiar specific.
Comisia inițiază, cu entitățile care îndeplinesc criteriile de selecție, un dialog transparent și obiectiv, fără a genera un conflict de interese. După desfășurarea dialogului, Comisia semnează acorduri de delegare cu entitatea sau entitățile care au prezentat propunerile cele mai avantajoase din punct de vedere economic, care includ, dacă este cazul, alocarea de resurse financiare proprii sau partajarea riscurilor.
(3) Comisia poate iniția negocieri directe cu potențiale entități cărora să li se încredințeze executarea înainte de semnarea acordurilor de delegare în care o astfel de entitate este identificată în actul de bază relevant sau este menționată la articolul 58 alineatul (1) litera (c) punctul (iii) din Regulamentul financiar sau în cazurile justificate în mod corespunzător și documentate în mod adecvat, în special în cazul în care:
(a)
nu au fost prezentate propuneri adecvate în urma unei cereri adresate unor potențiale entități cărora să li se încredințeze executarea;
(b)
instrumentele financiare cu caracteristici specifice necesită un anumit tip de entitate căreia i se încredințează executarea, pe baza competenței sale tehnice, a gradului său ridicat de specializare sau a atribuțiilor sale administrative;
(c)
din motive de extremă urgență determinate de evenimente neprevăzute care nu pot fi imputate Uniunii, este imposibil să se respecte procedura menționată la alineatul (2).
Articolul 217
Conținutul acordului de delegare cu entitățile cărora li se încredințează executarea instrumentelor financiare prin gestiune indirectă
(articolul 139 din Regulamentul financiar)
Pe lângă cerințele enumerate la articolul 40, acordul de delegare cu entitățile cărora li se încredințează executarea instrumentelor financiare include dispoziții adecvate pentru asigurarea respectării principiilor și a condițiilor prevăzute la articolul 140 din Regulamentul financiar. Acordurile de delegare cuprind în special:
(a)
descrierea instrumentului financiar, inclusiv a strategiei sau a politicii de investiții a acestuia, tipul de sprijin furnizat, criteriile de eligibilitate pentru intermediarii financiari și beneficiarii finali, precum și cerințele operaționale suplimentare care transpun obiectivele de politică ale instrumentului;
(b)
cerințele pentru o serie de valori țintă pentru efectul de pârghie;
(c)
o definiție a activităților neeligibile și a criteriilor de excludere;
(d)
dispoziții care să asigure alinierea intereselor și să soluționeze eventuale conflicte de interese;
(e)
dispoziții privind selecția intermediarilor financiari în conformitate cu articolul 139 alineatul (4) al doilea paragraf din Regulamentul financiar și stabilirea unor vehicule investiționale special concepute, dacă este cazul;
(f)
dispoziții privind răspunderea entității căreia i se încredințează executarea și a altor entități implicate în executarea instrumentului financiar;
(g)
dispoziții privind soluționarea litigiilor;
(h)
dispoziții privind guvernanța instrumentului financiar;
(i)
dispoziții privind utilizarea și reutilizarea contribuției din partea Uniunii în conformitate cu articolul 140 alineatul (6) din Regulamentul financiar;
(j)
dispoziții privind gestionarea contribuțiilor din partea Uniunii și a conturilor fiduciare, inclusiv a riscurilor de contrapartidă, a operațiunilor de trezorerie acceptabile, a responsabilităților părților în cauză, a măsurilor de remediere în cazul unor solduri excesive în conturile fiduciare, a păstrării evidențelor și a raportării;
(k)
dispoziții privind remunerarea entității căreia i se încredințează executarea, inclusiv nivelurile onorariilor de gestiune, și privind calcularea și plata costurilor și a onorariilor de gestiune în favoarea entității căreia i se încredințează executarea, în conformitate cu articolul 218;
(l)
după caz, dispoziții privind un cadru al condițiilor pentru contribuțiile din partea fondurilor menționate la articolul 175 din Regulamentul financiar, în special Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune, Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală și viitorul Fond pentru pescuit (denumite în continuare „fondurile CSC”);
(m)
dispoziții privind durata, posibilitatea de prelungire și încetarea instrumentului financiar, inclusiv privind condițiile pentru încetarea anticipată și, după caz, strategiile de ieșire;
(n)
dispoziții privind monitorizarea punerii în aplicare a sprijinului în favoarea intermediarilor financiari și a beneficiarilor finali, inclusiv rapoartele pe care urmează să le prezinte intermediarii financiari;
(o)
după caz, tipul și natura oricărei operațiuni de acoperire menționate la articolul 219.
Articolul 218
Costurile și onorariile de gestiune ale entităților cărora li se încredințează executarea
(articolul 139 din Regulamentul financiar)
(1) Comisia acordă o remunerație entităților cărora li se încredințează executarea unui instrument financiar prin intermediul unor onorarii pe bază de performanță, al rambursării cheltuielilor excepționale și, în cazul în care entitățile în cauză gestionează trezoreria instrumentului financiar, al onorariilor de gestiune a trezoreriei.
(2) Onorariile pe bază de performanță cuprind onorariile administrative pentru remunerarea entității căreia i se încredințează executarea pentru activitatea desfășurată în ceea ce privește executarea unui instrument financiar. După caz, acestea pot cuprinde, de asemenea, stimulente legate de politică pentru a promova îndeplinirea obiectivelor de politică sau pentru a stimula performanța financiară a instrumentului financiar.
Articolul 219
Norme specifice pentru conturile fiduciare în gestiunea indirectă
(articolul 139 din Regulamentul financiar)
(1) Entitățile cărora li se încredințează executarea instrumentelor financiare pot deschide conturi fiduciare în sensul articolului 68 alineatul (7) din Regulamentul financiar, în numele lor și exclusiv din partea Comisiei. Aceste entități transmit extrasele de cont corespunzătoare serviciilor responsabile din cadrul Comisiei.
(2) Conturile fiduciare mențin lichidități adecvate, iar activele deținute în aceste conturi fiduciare sunt gestionate în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare și respectă normele prudențiale corespunzătoare, potrivit articolului 140 alineatul (7) din Regulamentul financiar.
(3) Pentru executarea instrumentelor financiare, entităților cărora li se încredințează executarea nu efectuează operațiuni de acoperire în scopuri speculative. Tipul și natura oricărei operațiuni de acoperire sunt convenite ex ante de către Comisie și sunt incluse în acordurile de delegare menționate la articolul 217.
Articolul 220
Instrumentele financiare executate direct
(articolul 139 din Regulamentul financiar)
(1) În cazuri excepționale, instrumentele financiare pot fi executate în mod direct în temeiul articolului 139 alineatul (4) din Regulamentul financiar, prin unul dintre următoarele mijloace:
(a)
un vehicul investițional special conceput la care Comisia participă împreună cu alți investitori publici sau privați cu scopul de a spori efectul de pârghie al contribuției din partea Uniunii;
(b)
împrumuturi, garanții, participații la capital și alte instrumente cu partajarea riscului, altele decât investițiile în vehicule investiționale special concepute, oferite direct beneficiarilor finali sau prin intermediari financiari.
(2) Pentru executarea instrumentelor financiare, Comisia nu efectuează operațiuni de acoperire în scopuri speculative. Tipul și natura oricărei operațiuni de acoperire sunt convenite ex ante de către Comisie și sunt incluse în acordurile cu entitățile care execută instrumentul financiar.
Articolul 221
Selecția intermediarilor financiari, a administratorilor de vehicule investiționale special concepute și a beneficiarilor finali
(articolul 139 din Regulamentul financiar)
(1) În cazul în care Comisia execută instrumentele financiare în mod direct sau indirect, prin intermediul unor vehicule investiționale special concepute, astfel de vehicule sunt instituite în conformitate cu legislația unui stat membru. Acestea pot fi, de asemenea, instituite în conformitate cu legislația unei alte țări decât cea a unui stat membru în domeniul acțiunii externe. Administratorii acestor vehicule sunt obligați prin lege sau contract să acționeze cu diligența unui administrator specializat și de bună credință.
(2) Administratorii vehiculelor investiționale special concepute menționate la alineatul (1) și intermediarii financiari sau beneficiarii finali ai instrumentelor financiare sunt selectați ținându-se seama în mod corespunzător de natura instrumentului financiar care urmează să fie executat, de experiența și capacitatea operațională și financiară a entităților în cauză și/sau de viabilitatea economică a proiectelor beneficiarilor finali. Această alegere este transparentă, justificată de motive obiective și nu generează niciun conflict de interese.
(3) Nu se acordă niciun sprijin financiar administratorilor de vehicule investiționale special concepute, intermediarilor financiari și beneficiarilor finali care se află în una dintre situațiile menționate la articolul 106 alineatul (1), la articolele 107, 108 și 109 din Regulamentul financiar.
Articolul 222
Condițiile de utilizare a instrumentelor financiare
(articolul 140 din Regulamentul financiar)
(1) Instrumentele financiare abordează imperfecțiunile sau disfuncționalitățile pieței sau situațiile investiționale inadecvate și oferă sprijin numai beneficiarilor finali care sunt considerați potențial viabili din punct de vedere economic în momentul acordării sprijinului din partea Uniunii prin intermediul unui instrument financiar.
(2) Instrumentele financiare oferă sprijin beneficiarilor finali în mod proporțional. În special, tratamentul preferențial al investitorilor care asigură coinvestiții sau partajează riscurile ar trebui să fie justificat, proporțional cu riscurile asumate de către investitori în cadrul unui instrument financiar și ar trebui să se limiteze la minimul necesar pentru asigurarea investiției sau partajarea riscurilor.
Articolul 223
Efectul de pârghie
(articolul 140 din Regulamentul financiar)
(1) Instrumentele financiare urmăresc obținerea unui efect de pârghie al contribuției Uniunii prin mobilizarea unei investiții globale care depășește dimensiunea contribuției din partea Uniunii.
Efectul de pârghie al fondurilor Uniunii este egal cu valoarea finanțării acordate beneficiarilor finali eligibili împărțită la valoarea contribuției Uniunii.
(2) Seria de valori țintă pentru efectul de pârghie se bazează pe o evaluare ex ante a instrumentului financiar corespunzător.
Articolul 224
Evaluarea ex ante a instrumentelor financiare
(articolul 140 din Regulamentul financiar)
(1) Instrumentele financiare se bazează pe evaluările ex ante care identifică imperfecțiunile sau disfuncționalitățile pieței sau situațiile investiționale inadecvate și estimează nevoile de investiții în vederea obiectivelor de politică.
(2) Evaluarea ex ante demonstrează că nevoile identificate pe piață nu pot fi abordate în mod corespunzător și în timp util nici prin activitățile determinate de piață, nici prin alte tipuri de intervenție din partea Uniunii decât finanțarea prin intermediul unui instrument financiar, precum reglementarea, liberalizarea, reforma sau alte acțiuni de politică. Aceasta analizează probabilitatea și posibilele costuri de denaturare a pieței și de eliminare a finanțării private prin intermediul instrumentelor financiare și identifică mijloacele de reducere la minimum a efectelor negative ale unor astfel de denaturări.
(3) În conformitate cu principiul subsidiarității, evaluarea ex ante demonstrează că un instrument financiar la nivelul Uniunii răspunde nevoilor identificate pe piață într-un mod mai adecvat decât instrumentele financiare similare existente la nivel național sau regional, inclusiv cele finanțate din fondurile CSC. La evaluarea valorii adăugate a contribuției din partea Uniunii sunt luați în considerare factori precum accesul dificil la finanțare la nivel național, în special pentru proiectele transfrontaliere, economiile de scară sau efectele demonstrative puternice legate de difuzarea de bune practici în rândul statelor membre.
(4) Evaluarea ex ante determină modul cel mai eficient de executare a instrumentului financiar.
(5) Evaluarea ex ante demonstrează, de asemenea, că instrumentul financiar planificat este în concordanță cu:
(a)
instrumentele financiare noi și existente, evitând suprapunerile nedorite și obținând sinergii și economii de scară;
(b)
instrumentele financiare și alte forme de intervenție publică care abordează același mediu de piață, evitând inconsecvențele și explorând posibile sinergii.
(6) Evaluarea ex ante analizează proporționalitatea intervenției prevăzute în ceea ce privește dimensiunea deficitului de finanțare identificat, efectul de levier scontat al instrumentului financiar planificat și, de asemenea, examinează efectele calitative suplimentare, cum ar fi difuzarea de bune practici, promovarea eficientă a obiectivelor de politică ale Uniunii pe parcursul lanțului de executare sau accesul la cunoștințe de specialitate specifice de care dispun actorii implicați în lanțul de executare.
(7) Evaluarea ex ante stabilește un set de indicatori de performanță corespunzători pentru instrumentele financiare propuse și specifică performanța, rezultatele și impactul care se preconizează.
(8) O altă evaluare ex ante a instrumentelor financiare se efectuează numai în cazul în care o astfel de evaluare care respectă în totalitate criteriile de la alineatele (1)-(7) nu este inclusă în evaluarea ex ante sau într-o evaluare a impactului programului sau al activității reglementate de un act de bază.
Articolul 225
Monitorizarea instrumentelor financiare
(articolul 140 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru a asigura monitorizarea armonizată a instrumentelor financiare menționate la articolul 140 alineatul (12) din Regulamentul financiar, ordonatorul de credite competent instituie un sistem de monitorizare pentru a contribui la furnizarea unei asigurări rezonabile cu privire la utilizarea fondurilor Uniunii în conformitate cu articolul 32 alineatul (2) din Regulamentul financiar.
(2) Sistemul de monitorizare se utilizează pentru a evalua progresul executării în vederea atingerii obiectivelor de politică reflectate în indicatorii relevanți de realizare și de rezultat stabiliți în conformitate cu evaluarea ex ante și pentru a analiza conformitatea executării cu cerințele definite în temeiul articolului 140 alineatul (2) din Regulamentul financiar și pentru a oferi baza pentru raportul pe care Comisia trebuie să îl prezinte în temeiul articolului 38 alineatul (5) și al articolului 140 alineatul (8) din Regulamentul financiar.
(3) În cazul gestiunii indirecte, monitorizarea de către Comisie se bazează pe rapoartele și conturile furnizate de entitățile cărora li se încredințează executarea și pe auditurile disponibile și controalele efectuate de către o astfel de entitate, ținând cont în mod corespunzător de declarația de gestiune a entității în cauză și de avizul organismului independent de audit menționat la articolul 60 alineatul (5) din Regulamentul financiar. Comisia examinează informațiile furnizate de către entitățile cărora li se încredințează executarea și poate efectua controale, inclusiv pe baza unui eșantion, la nivelurile de executare adecvate, până la beneficiarii finali.
Monitorizarea de către entitatea căreia i se încredințează executarea se bazează pe rapoartele și conturile furnizate de intermediarii financiari și pe auditurile disponibile și controalele efectuate de către intermediarul financiar, ținând cont în mod corespunzător de declarația de gestiune a intermediarului financiar și de avizul auditorilor independenți.
În cazul în care nu există niciun intermediar financiar, entitatea căreia i se încredințează executarea monitorizează direct utilizarea instrumentului financiar pe baza rapoartelor și a conturilor furnizate de către beneficiarii finali.
Entitatea căreia i se încredințează executarea examinează, pe baza unui eșantion, dacă este cazul, informațiile furnizate de intermediarii financiari sau de beneficiarii finali și efectuează controalele prevăzute în acordul menționat la articolul 217.
(4) În cazul gestiunii directe, monitorizarea de către Comisie se bazează pe rapoartele și conturile furnizate de intermediarii financiari și beneficiarii finali, sub rezerva unor controale adecvate. Dispozițiile alineatului (3) se aplică gestiunii directe mutatis mutandis.
(5) Acordurile de executare a instrumentului financiar conțin dispozițiile necesare pentru punerea în aplicare a alineatelor (1)-(4).
Articolul 226
Tratamentul aplicat contribuțiilor din partea fondurilor CSC
(articolul 140 din Regulamentul financiar)
(1) Se păstrează evidențe separate pentru contribuțiile din partea fondurilor CSC pentru instrumentele financiare instituite în temeiul titlului VIII din Regulamentul financiar și sprijinite de fondurile CSC conform normelor sectoriale.
(2) Contribuțiile din partea fondurilor CSC se introduc în conturi separate și se utilizează în conformitate cu obiectivele fondurilor CSC respective pentru acțiuni și beneficiari finali, în concordanță cu programul sau programele din care sunt plătite contribuțiile.
(3) În cazul contribuțiilor din partea fondurilor CSC pentru instrumentele financiare instituite în temeiul titlului VIII din Regulamentul financiar, se aplică normele sectoriale.
TITLUL IX
PREZENTAREA CONTURILOR ȘI CONTABILITATEA
CAPITOLUL 1
Prezentarea conturilor
Articolul 227
Raportul privind gestiunea bugetară și financiară în cursul exercițiului
(articolul 142 din Regulamentul financiar)
Raportul privind gestiunea bugetară și financiară în cursul exercițiului oferă o descriere exactă a:
(a)
realizării obiectivelor pentru exercițiul în cauză, în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare;
(b)
situației financiare și a evenimentelor care au avut o influență semnificativă asupra activităților desfășurate în cursul exercițiului.
Raportul privind gestiunea bugetară și financiară este diferit de rapoartele privind execuția bugetară.
Articolul 228
Derogarea de la principiile contabile
(articolul 144 din Regulamentul financiar)
Dacă, într-un anumit caz, contabilii consideră că ar trebui să se facă o derogare de la conținutul unuia dintre principiile contabile definite în normele contabile ale Uniunii, derogarea în cauză este motivată corespunzător și semnalată în notele la situațiile financiare menționate la articolul 232.
Articolul 229
Documente justificative
(articolul 144 din Regulamentul financiar)
(1) Fiecare înscriere se bazează pe documente justificative datate și numerotate, pe suport de hârtie sau un suport care garantează fiabilitatea și conservarea conținutului acesteia pentru perioadele prevăzute la articolul 48.
(2) Operațiunile de același tip, efectuate în același loc și în aceeași zi, pot fi rezumate într-un singur document justificativ.
Articolul 230
Contul de rezultat
(articolul 145 din Regulamentul financiar)
Contul de rezultat prezintă veniturile și cheltuielile aferente exercițiului, clasificate în funcție de natura acestora.
Articolul 231
Situația fluxurilor de numerar
(articolul 145 din Regulamentul financiar)
Situația fluxurilor de numerar raportează fluxurile de numerar din cursul perioadei, indicând circulația dintre sumele de trezorerie de deschidere și de închidere.
Trezoreria este compusă din:
(a)
lichidități;
(b)
conturi și depozite bancare la vedere;
(c)
alte active disponibile care pot fi transformate ușor în numerar și a căror valoare este stabilă.
Articolul 232
Note la situațiile financiare
(articolul 145 din Regulamentul financiar)
Notele menționate la articolul 145 din Regulamentul financiar fac parte integrantă din situațiile financiare. Notele conțin cel puțin următoarele informații:
(a)
principiile, normele și metodele contabile;
(b)
note explicative, care prezintă informații suplimentare ce nu sunt incluse în cuprinsul situațiilor financiare și sunt necesare pentru o imagine reală și fidelă.
Articolul 233
Conturile rezultatului bugetar
(articolul 146 din Regulamentul financiar)
(1) Conturile rezultatului bugetar conțin:
(a)
informații privind veniturile, și anume:
(i)
modificările estimărilor bugetare privind veniturile;
(ii)
veniturile rezultate;
(iii)
drepturile constatate;
(b)
informații privind modificările survenite în totalul creditelor de angajament și de plată disponibile;
(c)
informații privind utilizarea totalului creditelor de angajament și de plată disponibile;
(d)
informații privind angajamentele restante, angajamentele reportate din exercițiul anterior și angajamentele făcute în cursul exercițiului.
(2) În ceea ce privește informațiile privind veniturile, se anexează, de asemenea, o situație care prezintă, pentru fiecare stat membru, defalcarea sumelor din resurse proprii care nu au fost încă recuperate la sfârșitul exercițiului financiar și care fac obiectul unui ordin de recuperare.
Articolul 234
Modalități de transmitere a conturilor
(articolul 148 din Regulamentul financiar)
Conturile provizorii și conturile finale menționate la articolele 147 și 148 din Regulamentul financiar pot fi trimise pe cale electronică.
CAPITOLUL 2
Contabilitatea
Secțiunea 1
Organizarea contabilă
Articolul 235
Organizarea contabilă
(articolul 151 din Regulamentul financiar)
(1) Contabilul fiecărei instituții și al fiecărui organism menționat la articolul 141 din Regulamentul financiar întocmește și păstrează la zi o documentație care descrie organizarea și procedurile contabile din instituția sau organismul său.
(2) Veniturile și cheltuielile bugetare se înregistrează în sistemul computerizat menționat la articolul 236, în funcție de natura economică a operațiunii, drept venituri sau cheltuieli curente sau drept capital.
Articolul 236
Sisteme computerizate
(articolul 151 din Regulamentul financiar)
(1) Contabilitatea este ținută cu ajutorul unui sistem computerizat integrat.
(2) Atunci când se utilizează sisteme și subsisteme computerizate pentru contabilitate, sistemele și subsistemele în cauză sunt descrise integral.
Această descriere definește conținutul fiecărui câmp de date și prezintă modul în care sistemul tratează fiecare operațiune. Ea precizează modul în care sistemul garantează existența unei piste complete de audit pentru fiecare operațiune și pentru fiecare modificare adusă sistemelor și subsistemelor computerizate, astfel încât să se poată identifica în orice moment natura modificării și persoana care a operat-o.
Descrierea sistemelor și subsistemelor contabile computerizate indică toate eventualele legături existente între acestea și sistemul contabil central, în special în ceea ce privește transferul de date și regularizarea soldurilor.
(3) Accesul la sistemele și subsistemele computerizate este restrâns la persoanele incluse pe o listă a utilizatorilor autorizați, întocmită și actualizată de fiecare instituție.
Secțiunea 2
Registrele contabile
Articolul 237
Registrele contabile
(articolul 154 din Regulamentul financiar)
Fiecare instituție și fiecare organism menționat la articolul 141 din Regulamentul financiar ține un registru-jurnal, o Carte mare și cel puțin registre auxiliare pentru debitori, creditori și active fixe, cu excepția cazului în care acestea nu se justifică din considerente care țin de raportul cost-beneficiu.
Registrele contabile sunt formate din documente electronice identificate de contabil și oferă garanții complete pentru utilizarea ca dovezi.
Înregistrările din registrul-jurnal sunt transferate în Cartea mare, detaliate conform planului de conturi menționat la articolul 212.
Registrul-jurnal și Cartea mare pot fi divizate în atâtea jurnale speciale și registre speciale câte sunt necesare pentru îndeplinirea cerințelor.
Intrările înregistrate în jurnale speciale și în registre speciale sunt centralizate cel puțin o dată pe lună în registrul-jurnal și în Cartea mare.
Articolul 238
Balanța de verificare
(articolul 154 din Regulamentul financiar)
Fiecare instituție și organism menționat la articolul 141 din Regulamentul financiar întocmește o balanță de verificare pentru toate conturile din contabilitatea generală, inclusiv conturile închise în cursul exercițiului, precizând, pentru fiecare caz:
(a)
numărul contului;
(b)
descrierea;
(c)
totalul sumelor debitoare;
(d)
totalul sumelor creditoare;
(e)
soldul.
Articolul 239
Reconcilieri contabile
(articolul 154 din Regulamentul financiar)
(1) Datele din Cartea mare se păstrează și se organizează astfel încât să justifice conținutul fiecărui cont inclus în balanța de verificare.
(2) În ceea ce privește inventarul activelor fixe, se aplică dispozițiile articolelor 246-253.
Secțiunea 3
Înregistrarea
Articolul 240
Înregistrările în contabilitatea generală
(articolul 154 din Regulamentul financiar)
(1) Înregistrările se fac utilizând metoda înregistrării în partidă dublă, conform căreia orice mișcare sau variație înregistrată în contabilitate este reprezentată de o înregistrare care stabilește o echivalență între suma debitată și suma creditată în diversele conturi afectate de înregistrarea în cauză.
(2) Pentru fiecare tranzacție exprimată într-o altă monedă decât euro se calculează și se înregistrează în contabilitate echivalentul în euro.
Tranzacțiile în valute din conturile care pot fi reevaluate sunt reevaluate cel puțin în momentul fiecărei închideri.
Această reevaluare se efectuează pe baza cursurilor stabilite în conformitate cu articolul 6.
Cursul care trebuie utilizat pentru conversia între euro și o altă monedă pentru întocmirea bilanțului la 31 decembrie al anului N este cel al ultimei zile lucrătoare din anul N.
(3) Normele contabile ale Uniunii adoptate în temeiul articolului 152 din Regulamentul financiar specifică normele de conversie și de reevaluare ce trebuie stabilite în scopul contabilității de angajamente.
Articolul 241
Înregistrări contabile
(articolul 154 din Regulamentul financiar)
Toate înregistrările contabile precizează originea, conținutul și apartenența fiecărei date și referințele documentelor justificative relevante.
Articolul 242
Înregistrare în registrul-jurnal
(articolul 154 din Regulamentul financiar)
Operațiunile contabile se înregistrează în registrul-jurnal prin una dintre următoarele metode care nu se exclud reciproc:
(a)
zi de zi, operațiune cu operațiune;
(b)
sub forma unui rezumat lunar al sumelor totale corespunzătoare operațiunilor, cu condiția să fie păstrate toate documentele care permit verificarea operațiunilor individuale de zi cu zi.
Articolul 243
Validarea înregistrărilor
(articolul 154 din Regulamentul financiar)
(1) Înregistrările în registrul-jurnal și în registrele auxiliare sunt definitivate prin intermediul unei proceduri de validare care interzice orice modificare sau ștergere a înregistrării.
(2) O procedură de închidere destinată să înghețe cronologia înregistrărilor și să garanteze inviolabilitatea acestora este aplicată cel târziu înainte de prezentarea situațiilor financiare finale.
Secțiunea 4
Reconcilierea și verificarea conturilor
Articolul 244
Reconcilierea conturilor
(articolul 154 din Regulamentul financiar)
(1) Soldul conturilor din balanța de verificare se reconciliază periodic, cel puțin la închiderea exercițiului, cu datele din sistemele de gestiune utilizate de ordonatorii de credite pentru gestionarea activelor și pasivelor și pentru înregistrarea zilnică în sistemul contabil.
(2) Periodic și cel puțin de fiecare dată când conturile sunt închise, contabilul verifică dacă datele din soldurile bancare corespund situației reale, în special în ceea ce privește:
(a)
disponibilitățile la bănci, prin reconcilierea extraselor de cont comunicate de instituțiile financiare;
(b)
disponibilitățile din casă, prin reconcilierea cu datele din registrul de casă.
Conturile de active fixe se revizuiesc în conformitate cu articolul 250.
(3) Conturile de legături interinstituționale se reconciliază lunar.
(4) Conturile de așteptare se deschid și se revizuiesc anual de către contabil. Aceste conturi sunt sub responsabilitatea ordonatorului de credite, care trebuie să le verifice și să le închidă cât mai curând posibil.
Secțiunea 5
Contabilitatea bugetară
Articolul 245
Conținutul și ținerea contabilității bugetare
(articolul 156 din Regulamentul financiar)
(1) Contabilitatea bugetară prezintă, pentru fiecare subdiviziune din buget:
(a)
în cazul cheltuielilor:
(i)
creditele autorizate în bugetul inițial, creditele introduse în bugetele rectificative, creditele reportate, creditele disponibile după colectarea veniturilor alocate, transferurile de credite și totalul creditelor astfel disponibile;
(ii)
angajamentele și plățile aferente exercițiului financiar;
(b)
în cazul veniturilor:
(i)
estimările din bugetul inițial, estimările din bugetele rectificative, veniturile alocate și totalul estimărilor astfel determinate;
(ii)
drepturile constatate și sumele recuperate pentru exercițiul financiar în cauză;
(c)
angajamentele neplătite încă și veniturile nerecuperate încă reportate din exercițiul financiar anterior.
Creditele de angajament și creditele de plată menționate la primul paragraf litera (a) se înregistrează și se prezintă separat.
Angajamentele provizorii globale privind Fondul european de garantare agricolă (denumit în continuare FEGA) și plățile corespunzătoare se înregistrează, de asemenea, în contabilitatea bugetară.
Angajamentele în cauză sunt prezentate cu privire la creditele totale ale FEGA.
(2) Contabilitatea bugetară prezintă separat:
(a)
utilizarea creditelor reportate și a creditelor aferente exercițiului;
(b)
lichidarea angajamentelor restante.
În ceea ce privește veniturile, sumele nerecuperate încă din exercițiul financiar anterior sunt prezentate separat.
(3) Contabilitatea bugetară poate fi organizată astfel încât să dezvolte un sistem de contabilitate analitică.
(4) Contabilitatea bugetară este ținută cu ajutorul sistemelor computerizate, în registre sau pe fișe.
CAPITOLUL 3
Inventarierea patrimoniului
Articolul 246
Inventarierea patrimoniului
(articolul 157 din Regulamentul financiar)
Sistemul de inventariere a patrimoniului este stabilit de către ordonatorul de credite cu asistență tehnică din partea contabilului. Acest sistem de inventariere trebuie să furnizeze toate informațiile necesare pentru ținerea contabilității și conservarea activelor.
Articolul 247
Conservarea patrimoniului
(articolul 157 din Regulamentul financiar)
Fiecare dintre instituțiile și organismele menționate la articolul 141 din Regulamentul financiar adoptă dispoziții privind conservarea activelor incluse în bilanțul său și stabilește care sunt departamentele administrative responsabile pentru sistemul de inventariere.
Articolul 248
Înregistrarea bunurilor în inventar
(articolul 157 din Regulamentul financiar)
Toate bunurile achiziționate care au o perioadă de utilizare mai mare de un an, care nu sunt consumabile și al căror preț de achiziționare sau cost de producție este mai mare decât cel indicat în normele contabile ale Uniunii adoptate în temeiul articolului 152 din Regulamentul financiar sunt înregistrate în inventar și în conturile de imobilizări.
Articolul 249
Conținutul inventarului pentru fiecare bun
(articolul 157 din Regulamentul financiar)
Inventarul conține o descriere adecvată a fiecărui bun și precizează amplasarea sau, pentru bunurile mobiliare, serviciul sau persoana responsabilă, data achiziționării și costul unitar ale acestuia.
Articolul 250
Verificările inventarului pentru bunurile mobiliare
(articolul 157 din Regulamentul financiar)
Verificările inventarului realizate de către instituțiile și organismele menționate la articolul 141 din Regulamentul financiar se efectuează astfel încât să se asigure existența fizică a fiecărui bun și corespondența acestuia cu înregistrarea relevantă din inventar. Aceste verificări se efectuează în cadrul unui program anual de verificare, cu excepția imobilizărilor corporale și necorporale, care sunt verificate cel puțin o dată la trei ani.
Articolul 251
Revânzarea imobilizărilor corporale
(articolul 157 din Regulamentul financiar)
Membrii, funcționarii sau ceilalți agenți, precum și orice altă categorie de personal din cadrul instituțiilor și al organismelor menționate la articolul 141 din Regulamentul financiar nu pot achiziționa bunuri care sunt revândute de instituțiile și organismele în cauză, cu excepția cazului în care bunurile în cauză sunt revândute prin procedură de atribuire publică.
Articolul 252
Procedura de vânzare a imobilizărilor corporale
(articolul 157 din Regulamentul financiar)
(1) Vânzările imobilizărilor corporale fac obiectul unei publicități locale adecvate, dacă valoarea unitară de achiziție este egală sau mai mare de 8 100 EUR. Perioada dintre publicarea ultimului anunț și încheierea contractului de vânzare este de cel puțin 14 zile calendaristice.
Vânzările menționate la primul paragraf fac obiectul unui anunț de vânzare publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, dacă valoarea unitară de achiziție este egală sau mai mare de 391 100 EUR. O publicitate adecvată se poate face, de asemenea, în presa statelor membre. Perioada dintre data publicării anunțului în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene și încheierea contractului de vânzare este de cel puțin o lună.
(2) Instituțiile și organismele menționate la articolul 141 din Regulamentul financiar pot renunța la publicitate în cazul în care costul publicității depășește beneficiul estimat al operațiunii.
(3) Instituțiile și organismele menționate la articolul 141 din Regulamentul financiar depun întotdeauna toate eforturile pentru a obține cel mai bun preț pentru vânzarea imobilizărilor corporale.
(4) Alineatele (1), (2) și (3) nu se aplică vânzărilor între instituțiile Uniunii și organismele acestora menționate la articolul 208 din Regulamentul financiar.
Articolul 253
Procedura de înstrăinare a imobilizărilor corporale
(articolul 157 din Regulamentul financiar)
Ordonatorul de credite întocmește o declarație sau un proces-verbal ori de câte ori un bun din inventar, inclusiv clădirile, este vândut, cedat cu titlu gratuit, casat, închiriat sau lipsește pentru că a fost pierdut, furat sau din orice alt motiv.
Declarația sau procesul-verbal indică în special dacă bunul în cauză trebuie înlocuit pe cheltuiala unui funcționar sau a unui alt agent al Uniunii sau a unei alte persoane.
Dacă se cedează cu titlu gratuit bunuri imobiliare sau instalații de mari dimensiuni, trebuie încheiat un contract, iar cazul trebuie notificat într-un raport anual trimis Parlamentului European și Consiliului la prezentarea proiectului de buget.
Membrii, funcționarii sau alți agenți și orice altă categorie de personal din cadrul instituțiilor și al organismelor menționate la articolul 141 din Regulamentul financiar nu pot fi beneficiarii bunurilor de inventar cedate cu titlu gratuit sau casate.
Articolul 254
Inventarul și publicitatea vânzărilor în delegațiile Uniunii
(articolul 157 din Regulamentul financiar)
(1) În cazul delegațiilor Uniunii, inventarele permanente ale bunurilor mobiliare aparținând Uniunii se întocmesc la nivel local. Acestea sunt trimise periodic departamentelor centrale în conformitate cu normele adoptate de fiecare instituție.
Bunurile mobiliare în tranzit spre delegațiile Uniunii sunt înregistrate pe o listă provizorie, iar apoi sunt înregistrate în inventarele permanente.
(2) Publicitatea pentru vânzarea bunurilor mobiliare ale delegațiilor Uniunii se face conform uzanțelor locale.
PARTEA A DOUA
DISPOZIȚII SPECIALE
TITLUL I
CERCETARE
Articolul 255
Tipuri de operațiuni
(articolul 181 din Regulamentul financiar)
(1) Acțiunile directe sunt realizate de către instituțiile din cadrul Centrului Comun de Cercetare (denumit în continuare „JRC”) și, în principiu, sunt finanțate integral de la buget. Acestea constau în:
(a)
programe de cercetare;
(b)
activități de cercetare exploratorie;
(c)
activități de sprijin științific și tehnic de natură instituțională.
(2) JRC poate participa la acțiuni indirecte în condițiile prevăzute la articolul 183 din Regulamentul financiar.
(3) Estimarea creanțelor prevăzute la articolul 181 alineatul (2) din Regulamentul financiar se trimite contabilului pentru înregistrare.
Articolul 256
Norme suplimentare aplicabile JRC
(articolul 183 din Regulamentul financiar)
(1) Activitățile de natură competitivă desfășurate de JRC constau în:
(a)
activități întreprinse după procedurile de atribuire a granturilor sau de achiziții;
(b)
activități în numele unor terți;
(c)
activități întreprinse în cadrul unui acord administrativ cu alte instituții sau cu alte departamente ale Comisiei pentru furnizarea de servicii tehnice și științifice.
(2) În cazul în care activitățile desfășurate de JRC pentru terți implică achiziții, procedura de achiziție respectă principiile transparenței și tratamentului egal.
(3) Estimările creanțelor prevăzute la articolul 183 alineatul (2) din Regulamentul financiar sunt trimise contabilului pentru a fi înregistrate.
TITLUL II
ACȚIUNI EXTERNE
CAPITOLUL I
Dispoziții generale
Articolul 257
Acțiuni care pot fi finanțate
(articolul 184 din Regulamentul financiar)
Creditele pentru acțiunile menționate în partea II titlul IV capitolul 1 din Regulamentul financiar pot finanța în special contracte de achiziții, granturi, inclusiv subvenții pentru rata dobânzii, împrumuturi speciale, garanții pentru împrumuturi și asistență financiară, sprijin bugetar și alte forme specifice de ajutor bugetar.
CAPITOLUL II
Sprijin bugetar și fonduri fiduciare cu donatori multipli
Articolul 258
Utilizarea sprijinului bugetar
(articolul 186 din Regulamentul financiar)
(1) În cazul în care acest lucru este prevăzut în actele de bază relevante, Comisia poate utiliza sprijinul bugetar sectorial sau general într-o țară terță, dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:
(a)
gestionarea finanțelor publice ale țării partenere este suficient de transparentă, de fiabilă și de eficace;
(b)
țara parteneră a pus în practică politici sectoriale sau naționale suficient de credibile și de relevante; și
(c)
țara parteneră a pus în practică politici macroeconomice orientate spre stabilitate.
(2) Acordurile încheiate cu țara parteneră conțin o obligație potrivit căreia această țară trebuie să furnizeze la timp Comisiei informații fiabile care să îi permită Comisiei să evalueze îndeplinirea condițiilor prevăzute la alineatul (1).
Articolul 259
Fondurile fiduciare ale Uniunii pentru acțiuni externe
(articolul 187 din Regulamentul financiar)
Contribuțiile altor donatori sunt luate în considerare atunci când sunt încasate în contul bancar specific al fondului fiduciar, la valoarea în euro care rezultă din conversie la primirea lor în contul bancar specific.
Contribuția Uniunii se transferă în timp util pentru a acoperi angajamentele juridice ale fondului fiduciar, ținând seama în mod corespunzător de fondurile disponibile furnizate de ceilalți donatori.
Dobânzile acumulate în contul bancar specific al fondului fiduciar sunt investite în fond, cu excepția cazului în care se prevede altfel în actul de constituire a fondului fiduciar respectiv.
Toate tranzacțiile efectuate în cursul anului în contul bancar menționat la al treilea paragraf sunt contabilizate în mod corespunzător în conturile fondului fiduciar.
Raportarea financiară privind operațiunile efectuate de fiecare fond fiduciar este realizată de două ori pe an de către ordonatorul de credite.
În fiecare an, fondurile fiduciare fac obiectul unui audit extern independent.
Consiliul de administrație al fondului fiduciar aprobă rapoartele anuale privind fondul fiduciar elaborate de ordonatorul de credite, precum și conturile anuale întocmite de contabil. Aceste rapoarte sunt anexate la raportul anual al ordonatorului de credite delegat și sunt prezentate autorității bugetare în cadrul procedurii de descărcare de gestiune a Comisiei.
Normele privind componența consiliului de administrație și regulamentul intern al acestuia sunt stabilite în actul de constituire a fondului fiduciar, care este adoptat de Comisie și respectat de donatori. Aceste norme asigură o reprezentare echitabilă a donatorilor și prevăd necesitatea obținerii unui vot pozitiv din partea Comisiei cu privire la decizia finală de utilizare a fondurilor.
CAPITOLUL III
Achiziții
Articolul 260
Închirierea clădirilor
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
Singurele contracte de achiziții de bunuri imobiliare care pot fi finanțate din creditele de funcționare pentru acțiuni externe sunt cele privind închirierea clădirilor deja construite la data semnării contractului de închiriere. Aceste contracte se publică în conformitate cu articolul 124.
Articolul 261
Definiții
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Contractele de achiziții de servicii includ contractele de studiu și de asistență tehnică.
Un contract de studiu este un contract de achiziții de servicii încheiat între un furnizor și autoritatea contractantă care include studii pentru identificarea și pregătirea proiectelor, studii de fezabilitate, studii economice și de piață, studii tehnice și auditări.
Un contract de asistență tehnică este contractul în temeiul căruia furnizorul este însărcinat să joace un rol consultativ, să gestioneze și să supravegheze un proiect sau să pună la dispoziție consultanții prevăzuți în contract.
(2) Dacă o țară terță dispune de personal de gestiune calificat în cadrul departamentelor sale sau în entități cu participare publică, contractele pot fi executate direct de către aceste departamente sau entități în regie proprie.
Articolul 262
Dispoziții speciale privind pragurile și modalitățile de atribuire a contractelor externe
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Articolele 123-126, cu excepția definițiilor, articolul 127 alineatele (3) și (4), articolul 128, articolele 134-137, articolul 139 alineatele (3)-(6), articolul 148 alineatul (4), articolul 151 alineatul (2), articolele 152-158, articolele 160 și 164 din prezentul regulament nu se aplică în cazul contractelor de achiziție încheiate de autoritățile contractante menționate la articolul 190 alineatul (2) din Regulamentul financiar sau în numele acestora.
Aplicarea dispozițiilor privind achizițiile din prezentul capitol, inclusiv controalele corespunzătoare care trebuie efectuate de ordonatorul de credite competent atunci când Comisia nu este autoritatea contractantă, face obiectul unei decizii a Comisiei.
(2) În cazul nerespectării procedurilor prevăzute la alineatul (1), cheltuielile cu operațiunile în cauză nu sunt eligibile pentru finanțare din partea Uniunii.
(3) Prezentul capitol nu se aplică autorităților contractante menționate la articolul 190 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul financiar dacă, în urma verificărilor menționate la articolul 61 din Regulamentul financiar, Comisia le-a autorizat să utilizeze propriile proceduri de achiziții.
Articolul 263
Publicitate și nediscriminare
(articolele 190 și 191 din Regulamentul financiar)
(1) Comisia adoptă măsurile de aplicare necesare pentru a garanta o participare cât mai largă, în condiții egale, la procedurile de atribuire competitive pentru atribuirea contractelor finanțate de Uniune. În acest scop, se acordă o atenție specială:
(a)
asigurării unei publicări adecvate, în termene rezonabile, a anunțurilor de intenție, a anunțurilor de participare și a anunțurilor de atribuire;
(b)
eliminării oricărei practici discriminatorii sau specificații tehnice care ar putea să împiedice o participare largă, în condiții egale, a tuturor persoanelor fizice sau juridice menționate la articolul 182 din Regulamentul financiar.
(2) Articolul 265 alineatul (5), articolul 267 alineatul (3) și articolul 269 alineatul (4) nu aduc atingere utilizării achizițiilor publice electronice.
Articolul 264
Publicitate
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Anunțul de intenție pentru procedurile de ofertare internaționale se transmite Oficiului pentru Publicații cât mai curând posibil pentru contractele de achiziții de bunuri și de servicii și cât mai repede posibil după decizia de autorizare a programului pentru contracte de achiziții de lucrări.
(2) În sensul prezentului capitol, anunțul de participare se publică:
(a)
cel puțin în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene și pe site-ul internet pentru invitații la proceduri de ofertare internaționale;
(b)
cel puțin în monitorul oficial al statului beneficiar sau într-o publicație echivalentă pentru invitații de participare la proceduri de ofertare locale.
Dacă anunțul de participare este publicat și la nivel local, acesta trebuie să fie identic cu cel publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene și pe internet și trebuie publicat simultan. Comisia este responsabilă de publicarea în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene și pe internet. Dacă anunțul este publicat la nivel local, publicarea poate fi făcută de către entitățile menționate la articolul 190 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul financiar.
(3) Anunțul de atribuire se trimite după semnarea contractului, cu excepția cazului în care, dacă mai este necesar, contractul a fost declarat secret sau dacă execuția contractului trebuie însoțită de măsuri speciale de securitate sau dacă protecția intereselor esențiale ale Uniunii Europene sau ale țării beneficiare o impune și în cazul în care publicarea anunțului de atribuire este considerată a fi inadecvată.
Articolul 265
Praguri și proceduri pentru atribuirea contractelor de achiziții de servicii
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Pragurile și procedurile menționate la articolul 190 din Regulamentul financiar sunt stabilite după cum urmează pentru contractele de achiziții de servicii:
(a)
pentru contracte cu o valoare egală sau mai mare de 300 000 EUR:
(i)
o invitație de participare la o procedură de ofertare internațională restrânsă în sensul articolului 127 alineatul (2) și al articolului 264 alineatul (2) litera (a);
(ii)
o invitație de participare la o procedură de ofertare internațională deschisă în sensul articolului 127 alineatul (2) și al articolului 264 alineatul (2) litera (a);
(b)
pentru contracte cu o valoare mai mică de 300 000 EUR: o procedură negociată competitivă în sensul alineatului (3) al prezentului articol sau un contract-cadru.
Contractele cu o valoare mai mică sau egală cu 20 000 EUR pot fi atribuite pe baza unei singure oferte.
Plățile pentru cheltuieli cu o valoare mai mică de sau egală cu 2 500 EUR se pot realiza pe baza unei simple facturi, fără acceptarea prealabilă a unei oferte.
(2) În cadrul procedurii internaționale restrânse menționate la alineatul (1) litera (a), anunțul de participare precizează numărul de candidați care urmează să fie invitați să depună oferte. Pentru contractele de achiziții de servicii sunt invitați cel puțin patru candidați. Numărul candidaților cărora li se permite să depună oferte trebuie să fie suficient pentru a asigura o concurență reală.
Lista candidaților selectați se publică pe site-ul internet al Comisiei.
În cazul în care numărul candidaților care îndeplinesc criteriile de selecție sau nivelurile minime de capacitate este inferior numărului minim, autoritatea contractantă poate invita să depună o ofertă numai pe acei candidați care îndeplinesc criteriile de depunere a unei oferte.
(3) În cadrul procedurii negociate menționate la alineatul (1) litera (b), autoritatea contractantă întocmește o listă cu minimum trei ofertanți la alegere. Procedura implică o procedură de atribuire competitivă limitată, fără publicarea unui anunț și poartă denumirea de procedură negociată competitivă, care nu intră sub incidența articolului 129.
Ofertanții pentru procedura negociată competitivă pot fi aleși dintre cei înscriși pe o listă de furnizori care a beneficiat de o publicitate adecvată, astfel cum se prevede la articolul 136 alineatul (1) litera (b). Această listă se întocmește în urma unei cereri de exprimare a interesului și este valabilă o perioadă de cel mult cinci ani de la data publicării. Această listă poate include subliste. Orice persoană interesată poate să își depună candidatura în orice moment pe parcursul perioadei de valabilitate a listei, cu excepția ultimelor trei luni din perioada în cauză. Atunci când se atribuie un contract, autoritatea contractantă invită toți furnizorii înscriși pe lista sau sublista în cauză să depună o ofertă.
Ofertele sunt deschise și evaluate de un comitet de evaluare care dispune de expertiza tehnică și administrativă necesară. Membrii comitetului de evaluare trebuie să semneze o declarație de imparțialitate.
În cazul în care, în urma consultării ofertanților, autoritatea contractantă primește o singură ofertă valabilă din punct de vedere administrativ și tehnic, contractul poate fi atribuit cu condiția îndeplinirii criteriilor de atribuire.
(4) Pentru serviciile juridice în sensul nomenclaturii CPV, autoritățile contractante pot utiliza procedura negociată competitivă, indiferent de valoarea estimată a contractului.
(5) Ofertele se trimit într-un pachet sau un plic exterior care conține două plicuri sigilate separate, unul purtând mențiunea Plicul A - Oferta tehnică, iar celălalt, mențiunea Plicul B - Oferta financiară. Pe plicul exterior se înscriu:
(a)
adresa de depunere a ofertelor indicată în documentele aferente procedurii de ofertare;
(b)
trimiterea la procedura de ofertare la care răspunde ofertantul;
(c)
dacă este cazul, numerele loturilor pentru care este depusă oferta;
(d)
fraza „A nu se deschide înainte de ședința de deschidere a ofertelor”, în limba în care sunt întocmite documentele aferente procedurii de ofertare.
Dacă documentele aferente procedurii de ofertare prevăd desfășurarea de interviuri, comitetul de evaluare îi poate intervieva pe principalii membri ai echipei de experți propuse în ofertele acceptabile din punct de vedere tehnic, după elaborarea în scris a concluziilor sale provizorii și înainte de finalizarea definitivă a evaluării ofertelor tehnice. În aceste cazuri, experții sunt intervievați de comitetul de evaluare, de preferat împreună dacă formează o echipă, și la intervale destul de scurte pentru a permite efectuarea de comparații. Interviurile se desfășoară în conformitate cu un model standard convenit în prealabil de către comitetul de selecție și aplicat tuturor experților sau echipelor invitate la interviu. Data și ora interviului trebuie comunicate ofertanților cu cel puțin 10 zile calendaristice înainte. În cazuri de forță majoră care împiedică ofertantul să participe la interviu, acestuia i se comunică o nouă dată și oră.
(6) Criteriile de atribuire a contractului sunt utilizate pentru identificarea ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic.
Oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic este selectată utilizând un raport de ponderare de 80/20 între calitatea tehnică și preț. În acest scop:
(a)
punctajul acordat pentru ofertele tehnice se înmulțește cu 0,80;
(b)
punctajul acordat pentru ofertele financiare se înmulțește cu 0,20.
Articolul 266
Utilizarea procedurii negociate pentru contracte de achiziții de servicii
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru contractele de achiziții de servicii, autoritățile contractante pot utiliza procedura negociată pe baza unei singure oferte în următoarele cazuri:
(a)
atunci când, din motive de extremă urgență determinate de evenimente pe care autoritățile contractante nu le-ar fi putut prevedea și care, în niciun caz, nu le pot fi imputate acestora, termenul-limită pentru procedurile prevăzute la articolul 104 alineatul (1) literele (a), (b) și (c) din Regulamentul financiar nu poate fi respectat;
(b)
atunci când serviciile sunt încredințate unor organisme din sectorul public sau unor instituții ori asociații nonprofit și privesc activități de natură instituțională sau sunt destinate să acorde asistență populațiilor în domeniul social;
(c)
pentru servicii care reprezintă o prelungire a serviciilor deja demarate, sub rezerva condițiilor prevăzute la alineatul (2);
(d)
atunci când procedura de atribuire sau încercarea de a utiliza un contract-cadru a eșuat, adică dacă nu s-a primit nicio ofertă adecvată din punct de vedere calitativ și/sau financiar, caz în care, după anularea procedurii de atribuire, autoritatea contractantă poate negocia cu unul sau mai mulți ofertanți aleși de ea, dintre cei care au participat la procedura de ofertare, cu condiția să nu fie modificate substanțial condițiile originale de contractare;
(e)
atunci când contractul în cauză este încheiat în urma unui concurs și, conform normelor aplicabile, acesta trebuie să fie atribuit solicitantului selectat sau unuia dintre solicitanții selectați, caz în care toți solicitanții selectați sunt invitați să participe la negocieri;
(f)
atunci când, din motive tehnice sau din motive legate de protecția unor drepturi exclusive, contractul poate fi atribuit numai unui anumit prestator de servicii;
(g)
pentru contractele declarate secrete sau a căror execuție trebuie însoțită de măsuri speciale de securitate sau atunci când protecția intereselor esențiale ale Uniunii sau ale țării beneficiare o impune;
(h)
atunci când trebuie încheiat un nou contract în urma rezilierii anticipate a unui contract existent.
În sensul prezentului alineat primul paragraf litera (a), se consideră că operațiunile desfășurate în situații de criză menționate la articolul 190 alineatul (2) sunt asimilate situațiilor de extremă urgență. Ordonatorul de credite delegat, dacă este cazul în colaborare cu ceilalți ordonatori de credite delegați implicați, constată existența unei situații de extremă urgență și își revizuiește periodic decizia ținând cont de principiul bunei gestiuni financiare.
Activitățile de natură instituțională menționate la primul paragraf litera (b) includ servicii direct legate de misiunea statutară a organismelor din sectorul public.
(2) Serviciile care reprezintă o extindere a unor servicii deja demarate, conform alineatului (1) litera (c), sunt următoarele:
(a)
servicii suplimentare care nu fac obiectul contractului principal, dar care, datorită unor circumstanțe neprevăzute, au devenit necesare pentru executarea contractului, cu condiția ca serviciile suplimentare să nu poată fi separate tehnic și economic de contractul principal fără inconveniente semnificative pentru autoritatea contractantă, iar valoarea cumulată a serviciilor suplimentare să nu fie mai mare de 50 % din valoarea contractului principal;
(b)
servicii suplimentare care constau în repetarea unor servicii similare celor încredințate contractantului în cadrul primului contract, cu condiția ca:
(i)
un anunț de participare să fi fost publicat pentru primul serviciu, iar posibilitatea utilizării procedurii negociate pentru noile servicii aferente proiectului și costurile estimate să fi fost indicate în mod clar în anunțul de participare publicat pentru primul serviciu;
(ii)
valoarea și durata extinderii contractului să nu depășească valoarea și durata contractului inițial.
Articolul 267
Praguri și proceduri pentru atribuirea contractelor de achiziții de bunuri
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru contractele de achiziții de bunuri, pragurile și procedurile menționate la articolul 190 din Regulamentul financiar sunt stabilite după cum urmează:
(a)
pentru contracte cu o valoare egală sau mai mare de 300 000 EUR: o invitație de participare la o procedură de ofertare internațională deschisă în sensul articolului 127 alineatul (2) și al articolului 264 alineatul (2) litera (a);
(b)
pentru contracte cu o valoare mai mică de 300 000 EUR: un contract-cadru; sau:
(i)
pentru contracte cu o valoare egală sau mai mare de 100 000 EUR, dar mai mică de 300 000 EUR: o invitație de participare la o procedură de ofertare locală deschisă în sensul articolului 127 alineatul (2) și al articolului 264 alineatul (2) litera (b);
(ii)
pentru contracte cu o valoare mai mică de 100 000 EUR: procedura negociată competitivă în sensul alineatului (2);
(c)
plățile pentru cheltuieli cu o valoare mai mică sau egală cu 2 500 EUR se pot realiza pe baza unei simple facturi, fără acceptarea prealabilă a unei oferte.
Contractele cu o valoare mai mică sau egală cu 20 000 EUR pot fi atribuite pe baza unei singure oferte.
(2) În cadrul procedurii negociate menționate la prezentul articol alineatul (1) litera (b) punctul (ii), autoritatea contractantă întocmește o listă cu minimum trei furnizori la alegere. Procedura implică o procedură de atribuire competitivă limitată, fără publicarea unui anunț și poartă denumirea de procedură negociată competitivă, care nu intră sub incidența articolului 129.
Ofertele sunt deschise și evaluate de un comitet de evaluare care dispune de expertiza tehnică și administrativă necesară. Membrii comitetului de evaluare trebuie să semneze o declarație de imparțialitate.
În cazul în care, în urma consultării furnizorilor, autoritatea contractantă primește o singură ofertă valabilă din punct de vedere administrativ și tehnic, contractul poate fi atribuit cu condiția respectării criteriilor de atribuire.
(3) Fiecare ofertă tehnică și financiară trebuie introdusă într-un singur plic sigilat, introdus la rândul său într-un pachet sau un plic exterior. Pe plicul din interior se înscriu:
(a)
adresa de depunere a ofertelor indicată în documentele aferente procedurii de ofertare;
(b)
trimiterea la procedura de ofertare la care răspunde ofertantul;
(c)
dacă este cazul, numerele loturilor pentru care este depusă oferta;
(d)
fraza „A nu se deschide înainte de ședința de deschidere a ofertelor”, în limba în care sunt întocmite documentele aferente procedurii de ofertare.
În locul și momentul stabilite în documentele aferente procedurii de ofertare, ofertele sunt deschise în public de către comitetul de evaluare. La ședința publică de deschidere a ofertelor trebuie anunțate numele ofertanților, prețurile oferite, depunerea garanției de participare necesare și orice altă formalitate considerată necesară de către autoritatea contractantă.
(4) În cazul unui contract de achiziții de bunuri care nu implică servicii postvânzare, singurul criteriu de atribuire este prețul.
Atunci când propunerile de servicii postvânzare sau de formare profesională sunt deosebit de importante, este aleasă oferta cu prețul cel mai mic sau cea mai avantajoasă din punct de vedere economic, ținându-se seama în mod adecvat de calitatea tehnică a serviciilor oferite și de prețul oferit.
Articolul 268
Utilizarea procedurii negociate pentru contractele de achiziții de bunuri
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Contractele de achiziții de bunuri pot fi atribuite prin procedură negociată pe baza unei singure oferte în următoarele cazuri:
(a)
atunci când, din motive de extremă urgență determinate de evenimente pe care autoritățile contractante nu le-ar fi putut prevedea și care, în nici un caz, nu le pot fi imputate acestora, termenul-limită pentru procedurile prevăzute la articolul 111 alineatul (1) literele (a), (b) și (c) din Regulamentul financiar nu poate fi respectat;
(b)
atunci când se justifică prin natura sau caracteristicile speciale ale bunurilor, de exemplu, dacă executarea contractului este rezervată exclusiv deținătorilor de brevete sau licențe de utilizare a brevetelor;
(c)
pentru livrări suplimentare de la furnizorul inițial, destinate înlocuirii parțiale a produselor sau a instalațiilor de uz curent sau suplimentării produselor sau a instalațiilor existente, dacă o înlocuire a furnizorului ar obliga autoritatea contractantă să achiziționeze echipamente cu caracteristici tehnice diferite, ceea ce ar conduce la incompatibilități sau dificultăți tehnice disproporționate în ceea ce privește funcționarea și întreținerea;
(d)
atunci când procedura de atribuire a eșuat, adică dacă nu s-a primit nicio ofertă adecvată din punct de vedere calitativ sau financiar;
(e)
pentru contractele declarate secrete sau a căror execuție trebuie însoțită de măsuri speciale de securitate sau atunci când protecția intereselor esențiale ale Uniunii sau ale țării beneficiare o impune;
(f)
pentru contracte care vizează bunuri cotate și achizițiile efectuate la o bursă de materii prime;
(g)
pentru contracte care vizează achiziții în condiții deosebit de avantajoase, fie de la un furnizor care își încetează definitiv activitățile comerciale, fie de la administratori sau lichidatori ai unui faliment, un acord cu creditorii sau o procedură similară în conformitate cu legislația națională;
(h)
atunci când trebuie încheiat un nou contract în urma rezilierii anticipate a unui contract existent.
În cazurile menționate la primul paragraf litera (d), după anularea procedurii de atribuire, autoritatea contractantă poate negocia cu unul sau mai mulți ofertanți, la alegere, dintre cei care au luat parte la invitația de participare la procedura de ofertare, cu condiția să nu fie modificate substanțial condițiile inițiale de contractare.
(2) În sensul prezentului articol alineatul (1) litera (a), se consideră că operațiunile desfășurate în situații de criză conform dispozițiilor articolului 190 alineatul (2) sunt asimilate situațiilor de extremă urgență. Ordonatorul de credite delegat, dacă este cazul în colaborare cu ceilalți ordonatori de credite delegați implicați, stabilește/constată existența unei situații de extremă urgență și își revizuiește periodic decizia ținând cont de principiul bunei gestiuni financiare.
Articolul 269
Praguri și proceduri pentru atribuirea contractelor de achiziții de lucrări
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru contractele de achiziții de lucrări, pragurile și procedurile menționate la articolul 190 din Regulamentul financiar sunt stabilite după cum urmează:
(a)
pentru contracte cu o valoare de cel puțin 5 000 000 EUR, una dintre următoarele două posibilități:
(i)
o invitație de participare la o procedură de ofertare internațională deschisă în sensul articolului 127 alineatul (2) și al articolului 264 alineatul (2) litera (a);
(ii)
având în vedere caracteristicile anumitor lucrări, o invitație de participare la o procedură de ofertare internațională restrânsă în sensul articolului 127 alineatul (2) și al articolului 264 alineatul (2) litera (a);
(b)
pentru contracte cu o valoare egală sau mai mare de 300 000 EUR, dar mai mică de 5 000 000 EUR: o invitație de participare la o procedură de ofertare locală deschisă în sensul articolului 127 alineatul (2) și al articolului 264 alineatul (2) litera (b);
(c)
pentru contracte cu o valoare mai mică de 300 000 EUR: o procedură de negociere competitivă în sensul alineatului (2) din prezentul articol.
Contractele cu o valoare mai mică sau egală cu 20 000 EUR pot fi atribuite pe baza unei singure oferte.
(2) În cadrul procedurii negociate menționate la prezentul articol alineatul (1) litera (c), autoritatea contractantă întocmește o listă cu cel puțin trei contractanți, la alegere. Procedura implică o procedură de atribuire competitivă limitată, fără publicarea unui anunț și poartă denumirea de procedură negociată competitivă, care nu intră sub incidența articolului 129.
Ofertele sunt deschise și evaluate de un comitet de evaluare care dispune de expertiza tehnică și administrativă necesară. Membrii comitetului de evaluare trebuie să semneze o declarație de imparțialitate.
În cazul în care, în urma consultării contractanților, autoritatea contractantă primește o singură ofertă valabilă din punct de vedere administrativ și tehnic, contractul poate fi atribuit cu condiția îndeplinirii criteriilor de atribuire.
(3) Criteriile de selecție includ capacitatea ofertantului de a executa contracte similare, în special prin trimitere la lucrări executate în ultimii ani. Odată ce selecția este realizată, întrucât ofertele inadmisibile au fost deja eliminate, singurul criteriu de atribuire este prețul.
(4) Fiecare ofertă tehnică și financiară trebuie introdusă într-un singur plic sigilat, introdus la rândul său într-un pachet sau un plic exterior. Pe plicul din interior se înscriu:
(a)
adresa de depunere a ofertelor indicată în documentele aferente procedurii de ofertare;
(b)
trimiterea la procedura de ofertare la care răspunde ofertantul;
(c)
dacă este cazul, numerele loturilor pentru care este depusă oferta;
(d)
fraza „A nu se deschide înainte de ședința de deschidere a ofertelor”, în limba în care sunt întocmite documentele aferente procedurii de ofertare.
În locul și momentul stabilite în documentele aferente procedurii de ofertare, ofertele sunt deschise în public de către comitetul de evaluare. La ședința publică de deschidere a ofertelor, trebuie anunțate numele ofertanților, prețurile oferite, depunerea garanției de participare necesare și orice altă formalitate considerată necesară de către autoritatea contractantă.
Articolul 270
Utilizarea procedurii negociate pentru contractele de achiziții de lucrări
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Contractele de achiziții de lucrări pot fi atribuite prin procedură negociată pe baza unei singure oferte în următoarele cazuri:
(a)
atunci când, din motive de extremă urgență determinate de evenimente pe care autoritățile contractante nu le-ar fi putut prevedea și care nu le pot fi imputate acestora, termenul-limită pentru procedurile prevăzute la articolul 111 alineatul (1) literele (a), (b) și (c) din Regulamentul financiar nu poate fi respectat;
(b)
pentru lucrări suplimentare care nu fac obiectul contractului inițial, dar care, datorită unor circumstanțe neprevăzute, au devenit necesare pentru executarea lucrării descrise în contractul inițial, sub rezerva condițiilor prevăzute la alineatul (2);
(c)
atunci când procedura de atribuire a eșuat, adică atunci când nu s-a primit nicio ofertă adecvată din punct de vedere calitativ sau financiar;
(d)
pentru contractele declarate secrete sau a căror execuție trebuie însoțită de măsuri speciale de securitate ori atunci când protecția intereselor esențiale ale Uniunii sau ale țării beneficiare o impune;
(e)
atunci când trebuie încheiat un nou contract în urma rezilierii anticipate a unui contract existent.
În sensul prezentului alineat primul paragraf litera (a), se consideră că operațiunile desfășurate în situații de criză conform dispozițiilor articolului 190 alineatul (2) sunt asimilate situațiilor de extremă urgență. Ordonatorul de credite delegat, dacă este cazul în colaborare cu ceilalți ordonatori de credite delegați implicați, constată existența unei situații de extremă urgență și își revizuiește periodic decizia ținând cont de principiul bunei gestiuni financiare.
În cazurile menționate la primul paragraf litera (c), după anularea procedurii de atribuire, autoritatea contractantă poate negocia cu unul sau mai mulți ofertanți, la alegere, dintre cei care au luat parte la invitația de participare la procedura de ofertare, cu condiția să nu fie modificate substanțial condițiile inițiale de contractare.
(2) Lucrările suplimentare menționate la alineatul (1) litera (b) sunt atribuite contractantului care execută deja lucrarea:
(a)
atunci când aceste lucrări nu pot fi separate din punct de vedere tehnic și economic de contractul principal fără inconveniente semnificative pentru autoritatea contractantă;
(b)
atunci când aceste lucrări, deși separabile de executarea contractului inițial, sunt strict necesare pentru finalizarea acestuia;
(c)
atunci când valoarea cumulată a contractelor atribuite pentru lucrările suplimentare nu depășește 50 % din valoarea contractului principal.
Articolul 271
Utilizarea procedurii negociate pentru contractele de achiziții de bunuri imobiliare
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
Contractele de achiziții de bunuri imobiliare menționate la articolul 260 pot fi atribuite prin procedură negociată după prospectarea pieței locale.
Articolul 272
Alegerea procedurii de achiziții pentru contracte mixte
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
În cazul contractelor care au ca obiect atât prestarea de servicii, cât și furnizarea de bunuri sau executarea de lucrări, autoritatea contractantă, după obținerea acordului din partea Comisiei, dacă aceasta nu este autoritatea contractantă, determină pragurile și procedurile aplicabile prin trimitere la aspectul predominant evaluat pe baza valorii relative și a importanței operaționale a diverselor componente ale contractului.
Articolul 273
Documentele aferente procedurii de ofertare
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Documentele aferente procedurii de ofertare menționate la articolul 138 se întocmesc pe baza celor mai bune practici internaționale și în conformitate cu dispozițiile din prezentul capitol privind publicitatea și contactele dintre autoritatea contractantă și ofertanți.
(2) Pentru contractele de achiziții de servicii, dosarul aferent procedurii de ofertare trebuie să conțină următoarele documente:
(a)
instrucțiuni pentru ofertanți, care trebuie să precizeze:
(i)
tipul de contract;
(ii)
criteriile de atribuire și ponderea acestora;
(iii)
posibilitatea organizării de interviuri și calendarul acestora;
(iv)
dacă sunt permise variante;
(v)
proporția de subcontractare care poate fi autorizată;
(vi)
bugetul maxim disponibil pentru contract;
(vii)
moneda ofertelor;
(b)
lista restrânsă a candidaților selectați (menționând interzicerea asocierilor);
(c)
condițiile generale pentru contractele de achiziții de servicii;
(d)
condițiile speciale care detaliază, completează sau permit derogări de la condițiile generale;
(e)
termenii de referință care precizează calendarul planificat pentru proiect și datele estimate de la care principalii experți trebuie să fie disponibili;
(f)
centralizatorul prețurilor (de completat de către ofertant);
(g)
formularul de ofertă;
(h)
formularul de contract;
(i)
după caz, formularele pentru garanții bancare (sau similare) pentru plata prefinanțării.
Litera (h) de la primul paragraf nu se aplică atunci când, din cauza unor circumstanțe excepționale și justificate în mod corespunzător, modelul de contract nu poate fi utilizat.
(3) Pentru contractele de achiziții de bunuri, dosarul aferent procedurii de ofertare trebuie să conțină următoarele documente:
(a)
instrucțiuni pentru ofertanți, care trebuie să precizeze:
(i)
criteriile de selecție și atribuire;
(ii)
dacă sunt permise variante;
(iii)
moneda ofertelor;
(b)
condițiile generale pentru contractele de achiziții de bunuri;
(c)
condițiile speciale care detaliază, completează sau permit derogări de la condițiile generale;
(d)
o anexă tehnică conținând eventualele planșe, specificații tehnice și calendarul planificat pentru executarea contractului;
(e)
centralizatorul prețurilor (de completat de către ofertant) și defalcarea prețurilor;
(f)
formularul de ofertă;
(g)
formularul de contract;
(h)
dacă este cazul, garanții bancare (sau similare) pentru:
(i)
oferta;
(ii)
plata prefinanțărilor;
(iii)
buna execuție.
Litera (g) de la primul paragraf nu se aplică atunci când, din cauza unor circumstanțe excepționale și justificate în mod corespunzător, modelul de contract nu poate fi utilizat.
(4) Pentru contractele de achiziții de lucrări, dosarul aferent procedurii de ofertare trebuie să conțină următoarele documente:
(a)
instrucțiuni pentru ofertanți, care trebuie să precizeze:
(i)
criteriile de selecție și atribuire;
(ii)
dacă sunt permise variante;
(iii)
moneda ofertelor;
(b)
condițiile generale pentru contractele de achiziții de lucrări;
(c)
condițiile speciale care detaliază, completează sau permit derogări de la condițiile generale;
(d)
anexe tehnice conținând planșe, specificații tehnice și calendarul planificat pentru executarea contractului;
(e)
centralizatorul prețurilor (de completat de către ofertant) și defalcarea prețurilor;
(f)
formularul de ofertă;
(g)
formularul de contract;
(h)
dacă este cazul, garanții bancare (sau similare) pentru:
(i)
oferta;
(ii)
plata prefinanțărilor;
(iii)
buna execuție.
Litera (g) de la primul paragraf nu se aplică atunci când, din cauza unor circumstanțe excepționale și justificate în mod corespunzător, modelul de contract nu poate fi utilizat.
(5) În cazul unor contradicții între condițiile speciale menționate la alineatul (2) litera (d), alineatul (3) litera (c) și alineatul (4) litera (c) și condițiile generale, prevalează condițiile speciale.
(6) Atunci când autoritățile contractante solicită prezentarea unor certificate întocmite de organisme independente care să ateste respectarea de către agentul economic a anumitor standarde de asigurare a calității, acestea se referă la sistemele de asigurare a calității bazate pe standardele europene sau, dacă este cazul, pe standardele internaționale relevante certificate de organisme care respectă standardele europene sau internaționale privind certificarea. De asemenea, acestea acceptă și alte dovezi ale măsurilor echivalente de garantare a calității prezentate de agenții economici.
Articolul 274
Garanții
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Prin derogare de la articolul 163, garanțiile depuse în avans se exprimă în euro sau în moneda contractului pe care îl acoperă.
(2) Autoritatea contractantă poate să solicite o garanție de participare la procedura de ofertare, în sensul prezentului capitol, reprezentând 1 %-2 % din valoarea totală a contractului pentru contractele de achiziții de bunuri și de lucrări; garanția respectă dispozițiile articolului 163 și se eliberează la semnarea contractului. Garanția se reține dacă o ofertă depusă până la data-limită de depunere este retrasă ulterior.
(3) Autoritatea contractantă poate solicita o garanție de bună execuție pentru o sumă stabilită în dosarul aferent procedurii de ofertare, care corespunde unui procent cuprins între 5 % și 10 % din valoarea totală a contractului pentru contractele de achiziții de bunuri și de lucrări. Această garanție se stabilește pe baza unor criterii obiective, precum tipul și valoarea contractului.
Cu toate acestea, se solicită o garanție de bună execuție atunci când se depășesc următoarele praguri:
(a)
345 000 EUR pentru contractele de achiziții de lucrări;
(b)
150 000 EUR pentru contractele de achiziții de bunuri.
Garanția rămâne valabilă cel puțin până la recepția finală a bunurilor și a lucrărilor. În cazul în care contractul nu este respectat în mod corespunzător, se reține întreaga garanție.
Articolul 275
Termenele-limită pentru proceduri
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Ofertele trebuie să ajungă la autoritatea contractantă la adresa și până la data și ora indicate în invitația de participare la procedura de ofertare. Termenul-limită pentru primirea ofertelor sau a solicitărilor de participare, prevăzut de autoritatea contractantă, este suficient de îndepărtat pentru a acorda părților interesate o perioadă rezonabilă și adecvată pentru pregătirea și depunerea ofertelor.
Pentru contractele de achiziții de servicii, termenul minim dintre data de expediere a scrisorii de invitație de participare la procedura de ofertare și data-limită de primire a ofertelor este de 50 de zile. Cu toate acestea, în cazuri urgente pot fi autorizate alte termene-limită.
(2) Ofertanții pot adresa întrebări în scris înainte de data-limită pentru primirea ofertelor. Autoritatea contractantă transmite răspunsurile la întrebări înainte de data-limită pentru primirea ofertelor.
(3) În procedurile internaționale restrânse, termenul-limită pentru primirea cererilor de participare este de cel puțin 30 de zile de la data publicării anunțului de participare. Perioada dintre data expedierii scrisorii de invitație și data-limită pentru primirea ofertelor este de cel puțin 50 de zile. Cu toate acestea, în anumite cazuri excepționale, pot fi autorizate alte termene-limită.
(4) În procedurile internaționale deschise, termenele-limită pentru primirea ofertelor, calculate de la data trimiterii anunțului de participare, sunt de cel puțin:
(a)
90 de zile pentru contractele de achiziții de lucrări;
(b)
60 de zile pentru contractele de achiziții de bunuri.
Cu toate acestea, în anumite cazuri excepționale, pot fi autorizate alte termene-limită.
(5) În procedurile locale deschise, termenele-limită pentru primirea ofertelor, calculate de la data trimiterii anunțului de participare, sunt de cel puțin:
(a)
60 de zile pentru contractele de achiziții de lucrări;
(b)
30 de zile pentru contractele de achiziții de bunuri.
Cu toate acestea, în anumite cazuri excepționale, pot fi autorizate alte termene-limită.
(6) Pentru procedurile negociate competitive menționate la articolul 265 alineatul (1) litera (b), la articolul 267 alineatul (1) litera (c) și la articolul 269 alineatul (1) litera (c), candidații trebuie să poată avea cel puțin 30 de zile de la data de expediere a scrisorii de invitație de participare la procedura de ofertare în care să își prezinte ofertele.
(7) Termenele-limită precizate la alineatele (1)-(6) sunt exprimate în zile calendaristice.
Articolul 276
Comitetul de evaluare
(articolul 190 din Regulamentul financiar)
(1) Toate solicitările de participare și ofertele declarate conforme cu cerințele sunt evaluate și ierarhizate de către un comitet de evaluare pe baza criteriilor de excludere, de selecție și de atribuire anunțate în prealabil. Acest comitet este format dintr-un număr impar de membri, cel puțin trei, care dispun de expertiza tehnică și administrativă necesară pentru evaluarea ofertelor.
(2) În cazul în care Comisia nu este autoritatea contractantă, aceasta poate solicita să primească o copie a documentelor aferente procedurii de ofertare, a ofertelor, a evaluării ofertelor și a contractelor semnate. De asemenea, Comisia poate participa în calitate de observator la deschiderea și evaluarea ofertelor.
(3) Ofertele care nu conțin toate elementele esențiale solicitate în documentele aferente procedurii de ofertare sau care nu corespund cerințelor speciale prevăzute sunt eliminate.
Cu toate acestea, comitetul de evaluare sau autoritatea contractantă poate solicita candidaților sau ofertanților să furnizeze materiale suplimentare sau să clarifice documentele explicative depuse în legătură cu criteriile de excludere, de selecție și de atribuire, în intervalul de timp specificat de aceasta și având în vedere principiul egalității de tratament.
(4) În cazul unor oferte cu prețuri anormal de mici, potrivit articolului 151, comitetul solicită clarificările necesare privind conținutul ofertei.
(5) Obligația de a institui un comitet de evaluare poate fi eliminată în cazul procedurilor cu o valoare mai mică sau egală cu 20 000 EUR.
CAPITOLUL IV
Granturi
Articolul 277
Finanțarea integrală
(articolul 192 din Regulamentul financiar)
În cazul derogării de la cerința de cofinanțare, motivele derogării sunt precizate în decizia de atribuire.
TITLUL III
OFICIILE EUROPENE
Articolul 278
Oficiile europene și înființarea de oficii suplimentare
(articolul 195 din Regulamentul financiar)
Oficiile menționate la articolul 195 din Regulamentul financiar sunt următoarele:
(a)
Oficiul pentru Publicații;
(b)
Oficiul European de Luptă Antifraudă;
(c)
Oficiul European pentru Selecția Personalului și Școala Europeană de Administrație, care depinde din punct de vedere administrativ de acesta;
(d)
Oficiul pentru Administrarea și Plata Drepturilor Individuale;
(e)
Oficiul pentru Infrastructură și Logistică la Bruxelles și Oficiul pentru Infrastructură și Logistică la Luxemburg.
Una sau mai multe instituții pot înființa oficii suplimentare cu condiția ca înființarea acestora să fie justificată de studiul de rentabilitate și să garanteze vizibilitatea acțiunii Uniunii.
Articolul 279
Delegări din partea instituțiilor către oficii interinstituționale europene
(articolele 195 și 199 din Regulamentul financiar)
Fiecare instituție este responsabilă de angajamentele bugetare. Instituțiile pot delega directorului oficiului interinstituțional european în cauză toate actele ulterioare, în special angajamentele juridice, validarea cheltuielilor, autorizarea plăților și executarea veniturilor, și stabilește limitele și condițiile acestor delegări de competențe.
Articolul 280
Norme speciale privind Oficiul pentru Publicații
(articolele 195 și 199 din Regulamentul financiar)
În ceea ce privește Oficiul pentru Publicații, fiecare instituție decide asupra politicii sale în materie de publicare. Veniturile nete rezultate din vânzarea publicațiilor se reutilizează ca venituri alocate de către instituția care este autorul publicațiilor în cauză, în conformitate cu articolul 21 din Regulamentul financiar.
Articolul 281
Delegarea anumitor sarcini de către contabil
(articolul 196 din Regulamentul financiar)
Contabilul Comisiei, hotărând la propunerea comitetului de conducere al oficiului în cauză, poate delega unui membru al personalului oficiului unele dintre sarcinile sale de colectare a veniturilor și de plată a cheltuielilor efectuate direct de către oficiul în cauză.
Articolul 282
Trezoreria - conturile bancare
(articolul 196 din Regulamentul financiar)
Pentru acoperirea necesarului de numerar al unui oficiu interinstituțional, Comisia, hotărând pe baza unei propuneri a comitetului de conducere, poate deschide conturi bancare sau conturi curente poștale în numele său. Soldul anual de trezorerie se regularizează și se ajustează între oficiul în cauză și Comisie la sfârșitul exercițiului financiar.
TITLUL IV
CREDITE ADMINISTRATIVE
Articolul 283
Dispoziții generale
(articolul 201 din Regulamentul financiar)
Creditele administrative reglementate de prezentul titlu sunt cele stabilite la articolul 41 din Regulamentul financiar.
Angajamentele bugetare corespunzătoare creditelor administrative care, prin natura lor, sunt comune pentru mai multe titluri și care sunt gestionate global pot fi înregistrate global în contabilitatea bugetară în funcție de clasificarea sintetică pe tipuri menționată la articolul 25.
Cheltuielile corespunzătoare se înscriu la liniile bugetare pentru fiecare titlu în funcție de aceeași distribuție ca pentru credite.
Articolul 284
Garanțiile locative
(articolul 201 din Regulamentul financiar)
Instituțiile furnizează garanții locative sub formă de garanții bancare sau depozite în conturi bancare blocate în numele instituției sau al locatorului, exprimate în euro, cu excepția unor cazuri justificate corespunzător.
Cu toate acestea, atunci când, în cazul operațiunilor din țări terțe, nu este posibilă utilizarea uneia dintre formele de garanții locative, ordonatorul de credite competent poate accepta alte forme cu condiția ca aceste forme să asigure o protecție echivalentă a intereselor financiare ale Uniunii.
Articolul 285
Avansurile plătite personalului și membrilor instituțiilor
(articolul 201 din Regulamentul financiar)
Personalului și membrilor instituțiilor li se pot plăti avansuri, în conformitate cu condițiile prevăzute în Statutul personalului.
Articolul 286
Clădiri
(articolul 203 din Regulamentul financiar)
(1) Cheltuielile menționate la articolul 203 alineatul (3) litera (a) din Regulamentul financiar includ costurile de amenajare a clădirilor. Acestea nu includ taxele.
(2) Procedura de informare rapidă prevăzută la articolul 203 alineatul (4) din Regulamentul financiar și procedura de aprobare prealabilă prevăzută la articolul 203 alineatul (5) din Regulamentul financiar nu se aplică în cazul achiziționării de terenuri cu titlu gratuit sau pentru o sumă simbolică.
(3) Procedurile de informare rapidă și de aprobare prealabilă prevăzute la articolul 203 alineatele (3)-(7) din Regulamentul financiar nu se aplică în cazul clădirilor rezidențiale. Parlamentul European și Consiliul pot solicita din partea instituției responsabile orice informație referitoare la clădirile rezidențiale.
(4) În circumstanțe politice excepționale sau urgente, procedura de informare rapidă menționată la articolul 203 alineatul (4) din Regulamentul financiar referitoare la proiectele imobiliare ale delegațiilor sau oficiilor Uniunii în țări terțe pot fi transmise împreună cu proiectul imobiliar în temeiul articolului 203 alineatul (5) din Regulamentul financiar. În astfel de cazuri, procedurile de informare rapidă și de aprobare prealabilă se aplică în cel mai scurt timp posibil.
(5) Procedura de aprobare prealabilă prevăzută la articolul 203 alineatele (5) și (6) din Regulamentul financiar nu se aplică în cazul contractelor sau al studiilor pregătitoare necesare pentru evaluarea detaliată a costurilor și finanțarea proiectului imobiliar.
(6) Limitele de 750 000 EUR sau 3 000 000 EUR menționate la articolul 203 alineatul (7) punctele (ii), (iii) și (iv) din Regulamentul financiar includ costurile de amenajare a clădirii. În cazul chiriilor și al contractelor de uzufruct, limitele în cauză iau în considerare costurile de amenajare a clădirii, dar nu și celelalte taxe.
(7) La un an de la data punerii în aplicare a Regulamentului financiar, Comisia prezintă un raport cu privire la aplicarea procedurilor prevăzute la articolul 203 alineatele (3)-(8) din Regulamentul financiar.
TITLUL V
EXPERȚI
Articolul 287
Experți externi remunerați
(articolul 204 din Regulamentul financiar)
(1) Pentru valori inferioare pragurilor prevăzute la articolul 170 alineatul (1), se pot selecta experți externi remunerați pe baza procedurii stabilite la alineatul (2).
(2) O cerere de exprimare a interesului se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene sau, în cazul în care este necesar să se asigure publicitate în rândul candidaților potențiali, pe site-ul internet al instituției în cauză.
Cererea de exprimare a interesului cuprinde o descriere a sarcinilor, durata acestora și condițiile de remunerare stabilite. Aceste condiții se pot baza pe prețuri unitare.
În urma cererii de exprimare a interesului se întocmește o listă de experți. Aceasta este valabilă cel mult cinci ani de la data publicării sau pe durata unui program multianual legat de sarcinile în cauză.
(3) Orice persoană fizică interesată poate să își depună candidatura în orice moment pe parcursul validității listei, cu excepția ultimelor trei luni din perioada în cauză. Experții externi remunerați nu sunt selectați pentru a îndeplini sarcinile menționate la articolul 204 din Regulamentul financiar în cazul în care se găsesc într-una dintre situațiile de excludere menționate la articolele 106 și 107 din Regulamentul financiar.
(4) Toate schimburile de informații cu experții selectați, inclusiv încheierea de contracte și orice modificare a acestora, pot fi realizate prin intermediul unor sisteme de schimb de informații electronice instituite de instituția în cauză.
Aceste sisteme respectă următoarele cerințe:
(a)
numai persoanele autorizate pot avea acces la sistem și la documentele transmise prin intermediul său;
(b)
numai persoanele autorizate pot semna sau transmite electronic un document prin intermediul sistemului;
(c)
persoanele autorizate trebuie identificate în cadrul sistemului prin mijloacele convenite;
(d)
ora și data operațiunii electronice trebuie să fie stabilite cu exactitate;
(e)
integritatea documentelor trebuie păstrată;
(f)
disponibilitatea documentelor trebuie păstrată;
(g)
după caz, caracterul confidențial al documentelor trebuie păstrat;
(h)
protecția datelor cu caracter personal trebuie asigurată în conformitate cu cerințele Regulamentului (CE) nr. 45/2001.
Datele transmise sau primite prin intermediul unui astfel de sistem se bucură de prezumția legală a integrității datelor și a exactității datei și a orei de transmitere sau de primire a datelor indicate de sistem.
Un document transmis sau notificat prin intermediul unui astfel de sistem este considerat ca fiind echivalent cu un document pe suport de hârtie, este admisibil ca probă în procedurile judiciare, se consideră original și se bucură de prezumția legală a autenticității și integrității sale, cu condiția ca acesta să nu conțină niciun element dinamic în măsură să permită modificarea sa automată.
Semnăturile electronice menționate la al doilea paragraf litera (b) au efectul juridic echivalent al semnăturilor olografe.
(5) Lista de experți și obiectul sarcinilor se publică anual. Remunerația se publică în cazul în care aceasta depășește 15 000 EUR pentru sarcina îndeplinită.
(6) Alineatul (5) nu se aplică în cazul în care o astfel de publicare riscă să amenințe drepturile și libertățile persoanelor în cauză, astfel cum sunt protejate acestea de Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene, sau riscă să prejudicieze interesele comerciale ale experților.
PARTEA III
DISPOZIȚII FINALE ȘI TRANZITORII
Articolul 288
Dispoziții tranzitorii
Articolele 35-43 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 se aplică în continuare angajamentelor asumate până la 31 decembrie 2013. Articolele 33-44 din prezentul regulament se aplică doar angajamentelor asumate începând cu 1 ianuarie 2014.
Titlul VI din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 poate continua să se aplice acordurilor de grant semnate și deciziilor de grant notificate până la 31 decembrie 2013 în cadrul angajamentelor globale din bugetul pentru 2012 sau pentru anii anteriori, în cazul în care ordonatorul de credite competent decide astfel, ținând seama în mod adecvat de principiile egalității de tratament și transparenței.
Articolul 289
Abrogare
Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 se abrogă.
Trimiterile la regulamentul abrogat se interpretează ca trimiteri la prezentul regulament și se citesc în conformitate cu tabelul de corespondență din anexă.
Articolul 290
Intrarea în vigoare
Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Se aplică de la 1 ianuarie 2013.
Cu toate acestea, articolele 216-226 se aplică de la 1 ianuarie 2014.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 29 octombrie 2012.