ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 532/2014 НА КОМИСИЯТА
от 13 март 2014 година
за допълнение на Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица
ЕВРОПЕЙСКАТA КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2014 г. относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (1), и по-специално член 32, параграфи 8 и 9, член 34, параграфи 7 и 8 и член 55, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент (ЕС) № 223/2014 се дава възможност на Комисията да приема делегирани актове за допълване на несъществени елементи в него по отношение на Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (ФЕПЛ).
(2)
По силата на Регламент (ЕС) № 223/2014 от управляващия орган се изисква да създаде система за записване и съхраняване в електронна форма на данни за всяка операция, необходими за мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверката и одита, включително - по отношение на оперативните програми за социално приобщаване на най-нуждаещите се лица (ОП II) - на данни за отделните участници. Поради това е необходимо да се състави списък на данните, които трябва да се записват и съхраняват в тази система.
(3)
Някои данни са от значение за определени типове операции или само за един от видове оперативни програми; поради това следва да се уточни приложимостта на изискванията относно данните. С Регламент (ЕС) № 223/2014 се определят специфични изисквания за записване и съхранение на данни за отделните участници в операциите, подпомагани от ОП II, които е необходимо да бъдат взети предвид.
(4)
При съставянето на списъка на данните следва да се вземат предвид изискванията за докладване, установени по силата на Регламент (ЕС) № 223/2014, за да се гарантира, че данните, необходими за финансовото управление и мониторинга, включително данните, необходими за изготвянето на заявления за плащане, финансови отчети и доклади за изпълнението, са налични за всяка операция във форма, която позволява лесно обобщаване и равняване. При съставянето на списъка следва да се вземе предвид, че за ефективното финансово управление на операциите и за изпълнението на изискването за публикуване на основна информация относно операциите са необходими някои основни съхранявани в електронна форма данни за операциите. За ефективното планиране и извършване на проверките и одитната дейност са необходими и някои други данни.
(5)
Списъкът на данните, които трябва да се записват и съхраняват, не трябва да предпоставя техническите характеристики или структурата на компютризираните системи, създадени от управляващите органи, и не предопределя формата на записваните и съхраняваните данни, освен ако това изрично не е посочено в настоящия регламент. Той също така не трябва да предпоставя средствата, чрез които данните се въвеждат или генерират в рамките на системата; в някои случаи по отношение на данните, включени в списъка, може да се окаже необходимо въвеждането на няколко стойности. При все това е необходимо да се установят определени правила относно естеството на тези данни, за да се гарантира, че управляващият орган може да изпълнява отговорностите си във връзка с мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверките и одита, включително когато това изисква обработването на данни за отделните участници.
(6)
За да се осигури възможността за проверяване и одитиране на разходите, извършвани по оперативните програми, е необходимо да се определят критериите, на които следва да отговаря одитната следа, за да бъде счетена за подходяща.
(7)
Във връзка с одитната дейност по реда на Регламент (ЕС) № 223/2014 е необходимо да се предвиди, че Комисията и държавите членки следва да предотвратяват разкриването или получаването на достъп до лични данни без разрешение, и да се определи за какви цели Комисията и държавите членки имат право да обработват такива данни.
(8)
Одитният орган отговаря за одитите на операциите. За да се гарантира, че обхватът и ефективността на тези одити са подходящи, както и че те се извършват по едни и същи стандарти във всички държави членки, е необходимо да се определят изискванията, на които следва да отговарят тези одити.
(9)
Необходимо е подробно да се определят основните правила за формирането на извадки от операциите за одитиране, които одитният орган следва да съблюдава при установяването или одобряването на метода за формиране на извадките, включително определянето на статистическата единица, някои технически критерии, които трябва да се използват за извадката, и - при нужда - факторите, които трябва да бъдат взети под внимание при формиране на допълнителни извадки.
(10)
Одитният орган следва да изготви одитно становище, обхващащо отчетите по Регламент (ЕС) № 223/2014. За да се гарантира, че обхватът и съдържанието на одитите на отчети са подходящи, както и че те се извършват по едни и същи стандарти във всички държави членки, е необходимо да се определят изискванията, на които следва да отговарят тези одити.
(11)
За да се гарантират правната сигурност и еднаквото третиране на всички държави членки при налагането на финансови корекции в съответствие с принципа на пропорционалността, е необходимо да се определят критериите за установяване на сериозни недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол, основните видове такива недостатъци, критериите за определяне на размера на приложимата финансова корекция и критериите за налагане на екстраполирани финансови корекции или финансови корекции с единни ставки.
(12)
За да се създадат условия за своевременното прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки, той следва да влезе в сила на следващия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се установяват следните разпоредби за допълнение на Регламент (ЕС) № 223/2014:
а)
правилата за определяне на данните, които трябва да се записват и съхраняват в електронна форма в рамките на системата за мониторинг, създадена от управляващия орган;
б)
подробните минимални изисквания за одитната следа по отношение на счетоводните регистри, които трябва да се водят, и разходооправдателните документи, които трябва да се съхраняват на равнището на сертифициращия орган, управляващия орган, междинните звена и бенефициерите;
в)
обхвата и съдържанието на одитите на операциите и одитите на отчетите, както и методиката за формиране на извадката от операции;
г)
подробните правила за използването на данните, които се събират по време на одитите, извършвани от длъжностни лица на Комисията или от упълномощени представители на Комисията;
д)
подробните правила относно критериите за установяване на сериозни недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол, включително основните видове такива недостатъци, критериите за определяне на размера на приложимата финансова корекция и критериите за прилагане на единни ставки или екстраполирани финансови корекции.
ГЛАВА II
СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА СИСТЕМИТЕ ЗА УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ
Член 2
Данни, които трябва да се записват и съхраняват в електронна форма
(член 32, параграф 8 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Данните, които трябва да се записват и съхраняват в електронна форма за всяка операция в рамките на системата за мониторинг, установена по член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, са посочени в приложение I към настоящия регламент.
2. За всяка операция се записват и съхраняват съответните данни, включително - за операции, подпомагани от ОП II - данни за отделните участници, с разпределение по пол, когато това е приложимо, за да се осигури възможност за обобщаване, когато това е необходимо за целите на мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверките и одита. Тези данни също така трябва да позволяват обобщаването им чрез натрупване за целия програмен период.
Член 3
Подробни минимални изисквания за одитната следа
(член 32, параграф 9 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Подробните минимални изисквания за одитната следа по отношение на счетоводните регистри, които трябва да се водят, и разходооправдателните документи, които трябва да се съхраняват, са следните:
а)
одитната следа следва да дава възможност да се провери прилагането на критериите за подбор, установени в оперативната програма (ОП I) за храни и/или основно материално подпомагане или от мониторинговия комитет за OП II;
б)
по отношение на безвъзмездните средства по член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 223/2014 одитната следа осигурява възможност за равняване на сертифицираните пред Комисията обобщени суми с подробните данни от счетоводните регистри и разходооправдателните документи, с които разполагат сертифициращият орган, управляващият орган, междинните звена и бенефициерите по отношение на операциите, съфинансирани по оперативната програма;
в)
по отношение на безвъзмездните средства по член 25, параграф 1, букви б) и в) одитната следа осигурява възможност за равняване на сертифицираните пред Комисията обобщени суми с подробните данни относно крайните продукти или резултатите и с разходооправдателните документи, с които разполагат сертифициращият орган, управляващият орган, междинните звена и бенефициерите, в т.ч. в съответните случаи - документи относно метода за определяне на стандартните таблици на единичните разходи и еднократните суми, по отношение на операциите, съфинансирани по оперативната програма;
г)
по отношение на разходите, определени по реда на член 25, параграф 1, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, чрез одитната следа се показва и обосновава методът на изчисление (в съответните случаи) и базата, въз основа на която са били определени единните ставки и допустимите преки разходи или разходите, декларирани съгласно други избрани категории, за които се прилага единната ставка;
д)
във връзка с разходи, определени по реда на член 26, параграф 2, букви б), в) и д) и на член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 223/2014, одитната следа осигурява възможност за обосноваване на допустимите преки разходи или разходите, декларирани съгласно други категории разходи, за които се прилага единната ставка;
е)
одитната следа осигурява възможност за проверка на плащането на публичните средства към бенефициера;
ж)
за всяка операция според случая одитната следа включва техническата спецификация и плана за финансиране, документите, свързани с одобряването на отпускането на безвъзмездните средства, документите, свързани с процедурите за възлагане на обществени поръчки, както и отчетите на бенефициера и докладите относно извършените проверки и одити;
з)
одитната следа включва информация за проверките и одитите на управлението, извършени във връзка с операцията;
и)
одитната следа осигурява възможност за равняването на данните за показателите за крайните продукти по операцията с отчетените данни и резултати и, при възможност, с целите по програмата.
За разходите по букви в) и г) одитната следа осигурява възможност да се провери съответствието на използвания от управляващия орган метод на изчисление с член 25, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
2. Управляващият орган гарантира, че се води регистър, в който се вписват идентификационните данни и адресите на организациите, съхраняващи всички разходооправдателни документи, необходими за осигуряването на одитна следа, отговаряща на всички минимални изисквания по параграф 1.
Член 4
Използване на данните, които се събират по време на одитите, извършвани от длъжностни лица на Комисията или от упълномощени представители на Комисията
(член 34, параграф 8 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Комисията взема всички необходими мерки, за да предотврати разкриването или получаването на достъп без разрешение до лични данни, събирани от нея по време на одитите.
2. Комисията използва данните, които събира по време на одитите си, единствено с цел изпълнение на своите задължения по член 36 от Регламент (ЕС) № 223/2014. Европейската сметна палата и Европейската служба за борба с измамите имат достъп до събираните данни.
3. Събираните данни не се изпращат на други лица освен на лица в държавите членки или в рамките на институциите на Съюза, чиито задължения изискват те да имат достъп до тях в съответствие с приложимите разпоредби без изричното съгласие на държавата членка, която предоставя данните.
Член 5
Одити на операции
(член 34, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Одити на операциите се извършват за всяка счетоводна година въз основа на извадка от операциите, която се формира по метод, установен или одобрен от одитния орган в съответствие с член 6 от настоящия регламент.
2. Одитите на операциите се извършват въз основа на разходооправдателните документи, съставляващи одитната следа, и чрез тях се проверяват законосъобразността и редовността на декларираните пред Комисията разходи, включително следните аспекти:
а)
дали операцията е била избрана съгласно критериите за подбор за оперативната програма, дали не е била физически приключена или изцяло изпълнена, преди бенефициерът да представи заявлението за финансиране по оперативната програма, дали е била изпълнена в съответствие с решението за одобрение и дали са изпълнени приложимите към момента на одита условия по отношение на функционалността, предназначението и преследваните цели;
б)
дали разходите, декларирани пред Комисията, съответстват на счетоводните регистри и дали изискваните разходооправдателни документи показват наличието на подходяща одитна следа съгласно посоченото в член 3 от настоящия регламент;
в)
за декларираните пред Комисията разходи, определени по реда на член 25, параграф 1, букви б) и в) - дали са били постигнати крайните продукти и резултатите, на които се основават плащанията за бенефициера, дали данните за участниците - според случая - или данните от другите регистри, свързани с крайните продукти и резултатите, съответстват на информацията, представена на Комисията, и дали изискваните разходооправдателни документи показват наличието на подходяща одитна следа съгласно посоченото в член 3 от настоящия регламент.
Чрез одитите се проверява също така дали публичните средства са били платени на бенефициера в съответствие с член 42, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
3. Одитите на операциите включват, когато това е приложимо, проверка на място на физическото изпълнение на операцията.
4. Чрез одитите на операциите се проверяват точността и пълнотата на съответните разходи, регистрирани от сертифициращия орган в неговата счетоводна система, и равнението на одитната следа на всички равнища.
5. Когато е видно, че установените проблеми са от системен характер и следователно създават риск за други операции по оперативната програма, одитният орган взема мерки за извършването на допълнителен преглед, включително на допълнителни одити при необходимост, за да установи мащаба на тези проблеми, и отправя препоръки за необходимите коригиращи действия.
6. Само разходите, попадащи в обхвата на извършен по реда на параграф 1 одит, се включват в общия размер на одитираните разходи при докладването пред Комисията за годишното покритие. За тези цели се използва образецът за контролния доклад, изготвен по силата на член 34, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
Член 6
Методика за формиране на извадката от операции
(член 34, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Одитният орган установява метода за формиране на извадката (т.е. метода за подбор на единиците в извадката) в съответствие с посочените в настоящия член изисквания, като взема под внимание международно приетите одитни стандарти - одитните стандарти на Международната организация на върховните одитни институции (INTOSAI), Международната федерация на счетоводителите (IFAC) или Института на вътрешните одитори (IIA).
2. Като допълнение към разясненията, включени в стратегията за одитите, одитният орган води регистър на документацията и извършените професионални преценки, използвани за установяване на методите за формиране на извадките, които обхващат етапите на планиране, подбор, проверка и оценяване, за да се докаже, че установеният метод е подходящ.
3. Извадката трябва да бъде представителна за съвкупността, от която е формирана, за да се осигури възможност за одитния орган да изготви валидно одитно становище в съответствие с член 34, параграф 5, буква а) от Регламент (ЕС) № 223/2014. Съвкупността се състои от разходите по дадена оперативна програма, които са включени в заявленията за плащане, подадени до Комисията по реда на член 41 от Регламент (ЕС) № 223/2014 за дадена счетоводна година. Извадката може да бъде формирана през счетоводната година или след изтичането ѝ.
4. За прилагането на член 34, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014 даден метод на формиране на извадка е статистически, когато с него се осигурява следното:
i)
случаен подбор на единиците в извадката;
ii)
използване на теорията на вероятностите за оценяване на резултатите от извадката, в т.ч. измерване и контрол на риска от грешка на представителността, както и на планираната и постигнатата точност.
5. Методът за формиране на извадката гарантира случайния подбор на всяка единица от съвкупността чрез използването на случайни числа, генерирани за всяка единица от съвкупността, за да се подберат единиците в извадката, или чрез систематичен подбор, като се използва отправна точка, избрана на случаен принцип, и след това се прилага подборна крачка за избирането на останалите единици.
6. Статистическата единица се определя от одитния орган въз основа на професионална преценка. Статистическата единица може да бъде операция, проект в рамките на дадена операция или искане за плащане от бенефициер. Информацията относно определената статистическа единица и професионалната преценка, използвана за тази цел, се включва в контролния доклад.
7. Когато свързаните с дадена статистическа единица общи разходи за счетоводната година са отрицателна величина, те се изключват от съвкупността по горния параграф 3 и се одитират отделно. Одитният орган може да формира извадка и от тази отделна съвкупност.
8. Когато се прилагат условията за пропорционалния контрол по член 58, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014, одитният орган може да изключи единиците по посочения член от съвкупността, от която се формира извадка. Ако съответната операция вече е била избрана в извадката, одитният орган я заменя чрез подходящ случаен подбор.
9. Одитират се всички декларирани пред Комисията разходи в извадката.
Когато избраните статистически единици са свързани с голям брой искания за плащане или фактури, одитният орган може да ги одитира чрез подизвадки, като подбира свързаните с тях искания за плащане или фактури, използвайки същите параметри за формирането на извадка, използвани за подбора на статистическите единици в основната извадка.
В този случай подходящите обеми на извадките се изчисляват в рамките на всяка статистическа единица, която трябва да бъде одитирана, и във всички случаи за всяка статистическа единица обемът е най-малко 30 искания за плащане или фактури.
10. Одитният орган може да приложи райониране, като раздели генералната съвкупност на подсъвкупности - райони, всеки от които представлява група от статистически единици, които притежават сходни характеристики, по-специално по отношение на риска или очаквания процент на грешките или когато генералната съвкупност включва операции, които са съставени от финансовите средства от дадена оперативна програма за единици с висока стойност.
11. Одитният орган оценява надеждността на системата като висока, средна или ниска, като взема под внимание резултатите от одитите на системите, за да определи техническите параметри за формирането на извадките, така че комбинираното ниво на увереност при одитите на системите и одитите на операциите да е високо. За система, оценена като система с висока надеждност, използваната гаранционна вероятност при формирането на извадка от операциите трябва да бъде най-малко 60 %. За система, оценена като система с ниска надеждност, използваната гаранционна вероятност при формирането на извадка от операциите трябва да бъде най-малко 90 %. Максималният праг на същественост трябва да бъде 2 % от разходите по параграф 3.
12. Когато бъдат открити нередности или риск от нередности, одитният орган решава въз основа на професионална преценка дали е необходимо да одитира чрез допълнителна извадка още операции или части от операции, които не са били одитирани чрез случайната извадка, за да се отчетат установените специфични рискови фактори.
13. Одитният орган анализира резултатите от одитите на допълнителната извадка отделно, изготвя заключения въз основа на тези резултати и ги съобщава на Комисията чрез годишния контролен доклад. Откритите в допълнителната извадка нередности не се включват в изчисляването на прогнозираната стохастична грешка на случайната извадка.
14. Въз основа на резултатите от одитите на операциите за целите на одитното становище и контролния доклад по член 34, параграф 5, букви а) и б) от Регламент (ЕС) № 223/2014, одитният орган изчислява общия процент на грешките, който е сборът от прогнозираните стохастични грешки и в съответните случаи системните грешки и некоригираните необичайни грешки, разделен на обема на съвкупността.
Член 7
Одити на отчетите
(член 34, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Одитите на отчетите по член 49, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014 се извършват от одитния орган за всяка счетоводна година.
2. Чрез одита на отчетите се осигурява достатъчна увереност относно пълнотата, точността и верността на сумите, декларирани в отчетите.
3. За целите на параграфи 1 и 2 одитният орган по-специално взема под внимание резултатите от одитите на системите, извършени по отношение на сертифициращия орган, и от одитите на операциите.
4. Одитът на системата включва проверка на надеждността на счетоводната система на сертифициращия орган и проверка чрез извадка на точността на разходите по отношение на отменените и възстановените суми, регистрирани в счетоводната система на сертифициращия орган.
5. За целите на одитното становище, за да направи заключение, че отчетите дават вярна и честна представа, по време на извършваната от него одитна дейност одитният орган проверява дали всички данни, изисквани по член 49 от Регламент (ЕС) № 223/2014, са правилно включени в отчетите и съответстват на счетоводните регистри, водени от всички съответни органи или организации или бенефициери. По-конкретно, одитният орган проверява следното въз основа на отчетите, които трябва да му бъдат представени от сертифициращия орган:
а)
дали общият размер на декларираните допустими публични разходи по член 49, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 223/2014, се равнява с разходите и съответните публични средства, включени в заявленията за плащане, подадени до Комисията за съответната счетоводна година, и - в случай на разлики - дали в отчетите са включени подходящи разяснения за разликите;
б)
дали отменените и възстановените през счетоводната година суми, сумите, които трябва да бъдат възстановени към края на счетоводната година, и неподлежащите на възстановяване суми, представени в отчетите, съответстват на сумите, регистрирани в счетоводните системи на сертифициращия орган, и се основават на решения от страна на отговорния управляващ орган или сертифициращ орган;
в)
дали определени разходи са били изключени от отчетите в съответните случаи по силата на член 49, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 223/2014 и дали всички изискани корекции са отразени в отчетите за съответната счетоводна година.
Проверките по букви б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
ГЛАВА III
СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ФИНАНСОВОТО УПРАВЛЕНИЕ И ФИНАНСОВИТЕ КОРЕКЦИИ
Член 8
Критерии за определяне на сериозните недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол
(член 55, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Комисията извършва оценка на функционирането на системите за управление и контрол въз основа на всички налични резултати от одитите на системите, в т.ч. изпитванията на контролните функции, и от одитите на операциите.
Оценката обхваща условията за вътрешен контрол по програмата, дейностите по управление и контрол на управляващия и сертифициращия орган, мониторинга от страна на управляващия и сертифициращия орган и дейностите по контрол на одитния орган и се основава на проверка за спазването на ключовите изисквания, изложени в таблица 1 от приложение II.
Изпълнението на тези ключови изисквания се оценява въз основа на категориите по таблица 2 от приложение II.
2. Основните видове сериозни недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол са случаите, в които се преценява, че някое от ключовите изисквания по таблица 1, точки 2, 4, 5, 13, 15, 16 и 18 от приложение II или две или повече други ключови изисквания от таблица 1 от приложение II попадат в категория 3 или 4 от таблица 2 от приложение II.
Член 9
Критерии за прилагане на единни ставки или екстраполирани финансови корекции и критерии за определяне на размера на финансовата корекция
(член 55, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Финансови корекции се налагат за цяла оперативна програма или за част от нея, когато Комисията установи един или повече сериозни недостатъци във функционирането на системата за управление и контрол.
Независимо от първата алинея екстраполирани финансови корекции се налагат за цяла оперативна програма или за част от нея, когато Комисията установи системни нередности в представителна извадка от операции, като по този начин се осигурява възможност за по-точно количествено измерване на риска за бюджета на Съюза. В такъв случаи резултатите от проучването на представителната извадка се екстраполират върху останалата част от съвкупността, от която е била формирана извадката, с цел определяне на финансовата корекция.
2. Размерът на корекцията с единна ставка се определя чрез отчитане на следните елементи:
а)
относителното значение на сериозния недостатък или сериозните недостатъци в рамките на системата за управление и контрол като цяло;
б)
честотата и обхвата на сериозния недостатък или сериозните недостатъци;
в)
размера на риска от загуба за бюджета на Съюза.
3. Като се отчитат тези елементи, размерът на финансовата корекция се определя по следния начин:
а)
единна ставка на корекцията от 100 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол са толкова съществени, чести или широкоразпространени, че водят до пълна неизправност на системата, която излага на риск законосъобразността и редовността на всички съответни разходи;
б)
единна ставка на корекцията от 25 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол са толкова чести и широкоразпространени, че водят до изключително сериозна неизправност на системата, която излага на риск законосъобразността и редовността на много голям дял от съответните разходи;
в)
единна ставка на корекцията от 10 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол се дължат на непълно, неефективно или нередовно функциониране на системата, което излага на риск законосъобразността и редовността на голям дял от съответните разходи;
г)
единна ставка на корекцията от 5 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол се дължат на непоследователно функциониране на системата, което излага на риск законосъобразността и редовността на значителен дял от съответните разходи.
4. Когато налагането на корекция с единна ставка, определена по реда на параграф 3, би било непропорционално, размерът на корекцията се намалява.
5. Когато поради факта, че отговорните органи не са предприели подходящи корективни мерки след налагането на финансова корекция през дадена счетоводна година, същият сериозен недостатък или същите сериозни недостатъци бъдат установени в следваща счетоводна година, въз основа на продължаващото наличие на този недостатък или тези недостатъци корекцията може да бъде увеличена до размер, който не надвишава следващия предвиден по-висок размер.
Член 10
Настоящият регламент влиза в сила на следващия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 3 се прилага от 1 декември 2014 г., що се отнася до информацията относно регистрираните и съхранени данни, посочени в приложение I.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 13 март 2014 година.
REGULAMENTUL DELEGAT (UE) NR. 532/2014 AL COMISIEI
din 13 martie 2014
de completare a Regulamentului (UE) nr. 223/2014 al Parlamentului European și al Consiliului privind Fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane
COMISIA EUROPEANĂ,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,
având în vedere Regulamentul (UE) nr. 223/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 11 martie 2014 privind Fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane (1), în special articolul 32 alineatele (8) și (9), articolul 34 alineatele (7) și (8) și articolul 55 alineatul (4),
întrucât:
(1)
Regulamentul (UE) nr. 223/2014 îi permite Comisiei să adopte actele delegate care completează elementele neesențiale din acesta cu privire la Fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane (FEAD).
(2)
Regulamentul (UE) nr. 223/2014 prevede ca autoritatea de management să înființeze un sistem de înregistrare și stocare în formă electronică a datelor privind fiecare operațiune necesară pentru monitorizare, evaluare, gestiune financiară, verificări și audituri, inclusiv, în privința programelor operaționale pentru incluziunea socială a celor mai defavorizate persoane (PO II), a datelor privind participanții. Prin urmare, este necesar să se stabilească lista datelor care trebuie înregistrate și stocate în respectivul sistem.
(3)
Anumite date sunt relevante pentru anumite tipuri de operațiuni sau doar pentru unele dintre tipurile de program operațional; prin urmare, ar trebui specificată aplicabilitatea cerințelor privind datele. Regulamentul (UE) nr. 223/2014 stabilește cerințe specifice pentru înregistrarea și stocarea datelor privind participanții la operațiunile sprijinite de PO II, care trebuie avute în vedere.
(4)
Lista datelor ar trebui să țină seama de cerințele de raportare stabilite în Regulamentul (UE) nr. 223/2014 pentru a garanta faptul că datele necesare pentru gestiunea financiară și monitorizare, inclusiv cele necesare pentru pregătirea cererilor de plată, a conturilor și a rapoartelor de implementare există pentru fiecare operațiune într-o formă în care pot fi ușor agregate și reconciliate. Această listă ar trebui să țină seama de faptul că sunt necesare anumite date de bază privind operațiunile în format electronic pentru a garanta eficiența gestiunii financiare a operațiunilor și pentru a îndeplini cerința privind publicarea informațiilor de bază privind operațiunile. Sunt necesare și alte date pentru a planifica și a efectua în mod eficient verificările și activitatea de audit.
(5)
Lista datelor care trebuie înregistrate și stocate nu ar trebui să aducă atingere caracteristicilor tehnice sau structurii sistemelor informatice instituite de autoritățile de management sau să predetermine formatul datelor înregistrate și stocate, decât dacă acest lucru este prevăzut în mod expres în prezentul regulament. De asemenea, aceasta nu ar trebui să aducă atingere mijloacelor prin care datele sunt introduse sau generate în cadrul sistemului; în unele cazuri, datele incluse în listă pot necesita introducerea unor valori multiple. Cu toate acestea, este necesar să se stabilească anumite norme privind natura acestor date pentru a se asigura faptul că autoritatea de management își poate îndeplini obligațiile în ceea ce privește monitorizarea, evaluarea, gestiunea financiară, verificarea și auditul, inclusiv în cazul în care acestea necesită prelucrarea datelor privind participanții.
(6)
Pentru a se asigura posibilitatea de a controla și a audita cheltuielile din cadrul programelor operaționale, este necesar să se stabilească criteriile pe care ar trebui să le respecte o pistă de audit pentru a fi considerată adecvată.
(7)
Este necesar să se prevadă, în legătură cu activitatea de audit desfășurată în temeiul Regulamentului (UE) nr. 223/2014, faptul că statele membre și Comisia ar trebui să prevină orice dezvăluire neautorizată a datelor cu caracter personal sau acces neautorizat la acestea și să specifice scopul în care Comisia și statele membre pot prelucra astfel de date.
(8)
Autoritatea de audit este responsabilă pentru auditul operațiunilor. Pentru ca aceste audituri să aibă o sferă de aplicare și o eficiență adecvată și să fie realizate cu respectarea acelorași standarde în toate statele membre, este necesar să se stabilească condițiile pe care ar trebui să le respecte.
(9)
Este necesar să se stabilească în detaliu baza de eșantionare pentru operațiunile care urmează să fie auditate, pe care autoritatea de audit ar trebui să o respecte atunci când stabilește sau aprobă metoda de eșantionare, inclusiv determinarea unității de eșantionare, anumite criterii tehnice care trebuie folosite pentru eșantion și, după caz, factorii care trebuie luați în considerare pentru eventualele eșantioane suplimentare.
(10)
Autoritatea de audit ar trebui să elaboreze o opinie de audit privind conturile menționate în Regulamentul (UE) nr. 223/2014. Pentru ca aceste audituri ale conturilor să aibă o sferă de aplicare și un conținut adecvat și să fie realizate cu respectarea acelorași standarde în toate statele membre, este necesar să se stabilească condițiile pe care trebuie să le respecte.
(11)
Pentru a garanta certitudinea juridică și tratamentul egal al tuturor statelor membre atunci când se fac corecții financiare, în conformitate cu principiul proporționalității, este necesar să se stabilească criteriile pentru determinarea deficiențelor semnificative în funcționarea eficace a sistemelor de gestiune și control, principalele tipuri ale acestor deficiențe și criteriile pentru stabilirea nivelului corecției financiare care trebuie aplicat, precum și criteriile de aplicare a corecțiilor financiare extrapolate sau forfetare.
(12)
Pentru a asigura aplicarea cu promptitudine a măsurilor prevăzute în prezentul regulament, acesta ar trebui să intre în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
CAPITOLUL I
DISPOZIȚII GENERALE
Articolul 1
Obiect
Prezentul regulament prevede următoarele dispoziții de completare a Regulamentului (UE) nr. 223/2014:
(a)
normele care precizează informațiile privind datele care trebuie înregistrate și stocate sub formă electronică în sistemul de monitorizare instituit de autoritatea de management;
(b)
cerințele minime detaliate pentru pista de audit cu privire la evidențele contabile care trebuie menținute și documentele justificative care trebuie păstrate la nivelul autorității de certificare, al autorității de management, al organismelor intermediare și al beneficiarilor;
(c)
sfera de aplicare și conținutul auditurilor operațiunilor și al auditurilor conturilor și metoda de selecție a eșantionului de operațiuni;
(d)
normele detaliate privind utilizarea datelor colectate cu ocazia auditurilor efectuate de funcționarii Comisiei sau de reprezentanții autorizați ai Comisiei;
(e)
normele detaliate privind criteriile pentru determinarea deficiențelor semnificative în funcționarea eficace a sistemelor de gestiune și control, inclusiv principalele tipuri de astfel de deficiențe, criteriile pentru stabilirea nivelului corecției financiare care trebuie aplicat și criteriile pentru aplicarea corecțiilor financiare forfetare sau extrapolate.
CAPITOLUL II
DISPOZIȚII SPECIFICE PRIVIND SISTEMELE DE GESTIUNE ȘI CONTROL
Articolul 2
Datele care trebuie înregistrate și stocate sub formă electronică
[articolul 32 alineatul (8) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]
(1) Informațiile privind datele care trebuie înregistrate și stocate sub formă electronică pentru fiecare operațiune în cadrul sistemului de monitorizare creat în temeiul articolului 32 alineatul (2) litera (d) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 sunt prevăzute în anexa I la prezentul regulament.
(2) Se înregistrează și se stochează datele pentru fiecare operațiune, inclusiv, în cazul operațiunilor sprijinite prin PO II, datele privind participanții, defalcate pe sex când acesta se cunoaște, pentru a permite agregarea acestor date în cazul în care este necesară în scopuri de monitorizare, evaluare, gestiune financiară, verificare și audit. Acest lucru permite, de asemenea, agregarea datelor în mod cumulativ pentru întreaga perioadă de programare.
Articolul 3
Cerințe minime detaliate pentru pista de audit
[articolul 32 alineatul (9) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]
(1) Cerințele minime detaliate pentru pista de audit cu privire la evidențele contabile care trebuie ținute și documentele justificative care trebuie păstrate sunt următoarele:
(a)
pista de audit permite verificarea aplicării criteriilor de selecție stabilite în programul operațional menit să furnizeze ajutor în distribuția hranei și asistență materială de bază (PO I) sau de comitetul de monitorizare pentru programul operațional PO II;
(b)
în ceea ce privește granturile prevăzute la articolul 25 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, pista de audit permite reconcilierea sumelor agregate certificate Comisiei cu evidențele contabile detaliate și cu documentele justificative deținute de către autoritatea de certificare, autoritatea de management, organismele intermediare și beneficiari cu privire la operațiunile cofinanțate în cadrul programului operațional;
(c)
în ceea ce privește granturile prevăzute la articolul 25 alineatul (1) literele (b) și (c), pista de audit permite reconcilierea sumelor agregate certificate Comisiei cu datele detaliate legate de realizări sau rezultate și cu documentele justificative deținute de autoritatea de certificare, autoritatea de management, organismele intermediare și beneficiari, inclusiv, după caz, documentele privind metoda de stabilire a baremelor standard pentru costurile unitare și sumele forfetare în legătură cu operațiunile cofinanțate în cadrul programului operațional;
(d)
în ceea ce privește costurile determinate în conformitate cu articolul 25 alineatul (1) litera (d) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, pista de audit demonstrează și justifică metoda de calcul, după caz, și baza pe care au fost decise sumele forfetare, precum și costurile eligibile directe sau costurile declarate în cadrul altor categorii alese cărora și se aplică rata forfetară;
(e)
în ceea ce privește costurile determinate în conformitate cu articolul 26 alineatul (2) literele (b), (c) și (e) și cu articolul 26 alineatul (3) partea a doua din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, pista de audit permite justificarea costurilor directe eligibile sau a costurilor declarate în cadrul altor categorii cărora li se aplică rata forfetară;
(f)
pista de audit permite verificarea plăților către beneficiar din contribuția publică;
(g)
pista de audit conține, pentru fiecare operațiune, după caz, specificații tehnice și planul de finanțare, documente privind aprobarea grantului, documente referitoare la procedurile de achiziții publice, rapoarte întocmite de beneficiar și rapoarte privind verificările și auditurile efectuate;
(h)
pista de audit include informații privind controlul gestionării și auditurile efectuate cu privire la operațiune;
(i)
pista de audit permite reconcilierea datelor în ceea ce privește indicatorii de realizare pentru operațiune cu datele raportate și cu rezultatele și, dacă e cazul, obiectivele programului.
Pentru costurile menționate la literele (c) și (d), pista de audit permite verificarea conformității metodei de calcul utilizată de autoritatea de management cu articolul 25 alineatul (3) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014.
(2) Autoritatea de management se asigură că există o evidență a identității și localizării organismelor care păstrează toate documentele justificative necesare pentru a asigura conformitatea unei piste de audit adecvate cu toate cerințele minime prevăzute la alineatul (1).
Articolul 4
Utilizarea datelor colectate cu ocazia auditurilor efectuate de funcționarii Comisiei sau de reprezentanții autorizați ai acesteia
[articolul 34 alineatul (8) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]
(1) Comisia ia toate măsurile necesare pentru a preveni divulgarea neautorizată a datelor colectate de Comisie în cursul auditurilor sale sau accesul neautorizat la acestea.
(2) Comisia utilizează datele colectate în cursul auditurilor sale exclusiv în scopul de a-și exercita responsabilitățile care îi revin în temeiul articolului 36 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014. Curtea de Conturi Europeană și Oficiul European de Luptă Antifraudă au acces la datele colectate.
(3) Datele colectate sunt transmise doar persoanelor din statele membre sau din cadrul instituțiilor Uniunii ale căror îndatoriri presupun accesul lor la informațiile respective în conformitate cu normele aplicabile fără acordul expres al statului membru care furnizează datele.
Articolul 5
Auditurile operațiunilor
[articolul 34 alineatul (7) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]
(1) Auditurile operațiunilor sunt efectuate pentru fiecare exercițiu contabil pe un eșantion de operațiuni selectate după o metodă stabilită sau aprobată de autoritatea de audit în conformitate cu articolul 6 din prezentul regulament.
(2) Auditurile operațiunilor sunt efectuate pe baza documentelor justificative care constituie pista de audit și verifică legalitatea și regularitatea cheltuielilor declarate Comisiei, inclusiv în ceea ce privește următoarele aspecte:
(a)
dacă operațiunea a fost selectată în conformitate cu criteriile de selecție pentru programul operațional, nu a fost finalizată fizic sau complet implementată înainte ca beneficiarul să depună cererea de finanțare prin programul operațional, este implementată în conformitate cu decizia de aprobare și îndeplinește, la momentul efectuării auditului, toate condițiile aplicabile privind funcționarea și utilizarea acesteia și obiectivele de atins;
(b)
dacă cheltuielile declarate Comisiei corespund evidențelor contabile, iar documentele justificative solicitate demonstrează o pistă de audit adecvată în conformitate cu articolul 3 din prezentul regulament;
(c)
dacă pentru cheltuielile declarate Comisiei, determinate în conformitate cu articolul 25 alineatul (1) literele (b) și (c), au fost îndeplinite realizările și rezultatele plăților efectuate către beneficiar, datele privind participanții sau alte evidențe legate de realizări și rezultate sunt conforme cu informațiile prezentate Comisiei, iar documentele justificative solicitate demonstrează o pistă de audit adecvată în conformitate cu articolul 3 din prezentul regulament.
Auditurile verifică, de asemenea, dacă a fost plătită beneficiarului contribuția publică în conformitate cu articolul 42 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014.
(3) Auditurile operațiunilor includ, acolo unde este cazul, verificări la fața locului privind implementarea concretă a operațiunii.
(4) Auditurile operațiunilor verifică exactitatea și integralitatea cheltuielilor corespunzătoare înregistrate de autoritatea de certificare în sistemul său contabil și reconcilierea pistei de audit la toate nivelurile.
(5) Atunci când problemele constatate par să fie de natură sistemică și, în consecință, determină riscuri pentru alte operațiuni în cadrul programului operațional, autoritatea de audit asigură efectuarea unei examinări suplimentare, inclusiv, după caz, a unor audituri suplimentare și recomandă măsurile corective necesare.
(6) Numai cheltuielile care fac obiectul unui audit efectuat în temeiul alineatului (1) sunt luate în considerare pentru suma cheltuielilor auditate, în scopul raportării către Comisie cu privire la acoperirea anuală. În acest scop, se utilizează modelul de raport de control stabilit în conformitate cu articolul 34 alineatul (6) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014.
Articolul 6
Metoda de selecție a eșantionului de operațiuni
[articolul 34 alineatul (7) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]
(1) Autoritatea de audit stabilește metoda de selecție a eșantionului (denumită în continuare „metoda de eșantionare”) în conformitate cu cerințele stabilite la prezentul articol ținând seama de standardele de audit acceptate la nivel internațional, precum cele ale INTOSAI, IFAC sau IIA.
(2) Pe lângă explicațiile furnizate în strategia de audit, autoritatea de audit ține o evidență a documentelor și a raționamentului profesional utilizat pentru stabilirea metodelor de eșantionare, acoperind etapele de planificare, selectare, testare și evaluare pentru a demonstra că metoda stabilită este adecvată.
(3) Un eșantion este reprezentativ pentru populația din care este selectat, permițând astfel autorității de audit să elaboreze o opinie de audit valabilă, în conformitate cu articolul 34 alineatul (5) litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014. Populația respectivă cuprinde cheltuielile aferente unui program operațional care sunt incluse în cererile de plată transmise Comisiei în conformitate cu articolul 41 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 pentru un anumit exercițiu contabil. Eșantionul poate fi selectat pe parcursul sau după încheierea exercițiului contabil.
(4) În scopul aplicării articolului 34 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, o metodă de selecție este statistică atunci când asigură:
(i)
o selecție aleatorie a elementelor eșantionului;
(ii)
utilizarea teoriei probabilității pentru a evalua rezultatele eșantionului, inclusiv pentru a măsura și a controla riscurile eșantionării și a preciziei prevăzute și atinse.
(5) Metoda de eșantionare asigură o selecție aleatorie a fiecărei unități de eșantionare din populație prin intermediul unor numere aleatorii generate pentru fiecare unitate de populație pentru a selecta unitățile care formează eșantionul sau printr-o selectare sistematică folosind un punct de plecare aleatoriu și aplicând o regulă sistematică pentru a selecta elemente suplimentare.
(6) Unitatea de eșantionare este determinată de autoritatea de audit, pe baza raționamentului profesional. Unitatea de eșantionare poate fi o operațiune, un proiect din cadrul unei operațiuni sau o cerere de plată din partea unui beneficiar. Informațiile privind tipul unității de eșantionare determinate și raționamentul profesional folosit în acest scop sunt incluse în raportul de control.
(7) În cazul în care cheltuielile totale aferente unei unități de eșantionare pentru exercițiul contabil constituie o sumă negativă, acestea sunt excluse din populația menționată la alineatul (3) de mai sus și sunt auditate separat. Autoritatea de audit poate extrage, de asemenea, un eșantion din această populație distinctă.
(8) Atunci când se aplică condițiile pentru controlul proporțional prevăzute la articolul 58 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, autoritatea de audit poate exclude din populația care urmează a fi inclusă în eșantion elementele menționate la articolul respectiv. Dacă operațiunea vizată a fost deja inclusă în eșantion, autoritatea de audit o înlocuiește folosind o metodă adecvată de selecție aleatorie.
(9) Toate cheltuielile declarate Comisiei aferente eșantionului fac obiectul auditării.
Atunci când unitățile de eșantionare selectate includ un număr mare de cereri de plată sau facturi subiacente, autoritatea de audit le poate audita prin subeșantionare, selectând cererile de plată sau facturile subiacente folosind aceeași parametri de eșantionare, precum în cazul selectării unităților de eșantionare ale eșantionului principal.
În acest caz, dimensiunile adecvate ale eșantioanelor se calculează în cadrul fiecărei unități de eșantionare care urmează să fie auditate și, în orice caz, nu sunt formate dintr-un număr mai mic de 30 de cereri de plată sau facturi subiacente pentru fiecare unitate de eșantionare.
(10) Autoritatea de audit poate să stratifice o populație, împărțind-o în subpopulații, fiecare dintre acestea fiind un grup de unități de eșantionare cu caracteristici similare, în special în termeni de risc sau de indice de eroare așteptat sau atunci când populația include operațiuni constituite din contribuții financiare dintr-un program operațional către elemente cu valoare ridicată.
(11) Autoritatea de audit evaluează fiabilitatea sistemului ca fiind ridicată, medie sau scăzută ținând cont de rezultatele auditurilor sistemului pentru a determina parametrii tehnici ai eșantionării astfel încât nivelul de asigurare combinat obținut din auditurile sistemelor și auditurile operațiunilor să fie ridicat. Pentru un sistem evaluat ca având un grad de fiabilitate ridicat, nivelul de încredere folosit pentru operațiunile de eșantionare nu este mai mic de 60 %. Pentru un sistem evaluat ca având un grad de fiabilitate scăzut, nivelul de încredere folosit pentru operațiunile de eșantionare nu este mai mic de 90 %. Pragul maxim de semnificație este de 2 % din cheltuielile menționate la alineatul (3).
(12) În cazul constatării unor nereguli sau a unui risc de nereguli, autoritatea de audit decide, pe baza unui raționament profesional, dacă este necesară auditarea unui eșantion suplimentar de operațiuni sau părți ale operațiunilor care nu au fost auditate în eșantionul aleatoriu, pentru a lua în considerare factorii de risc specifici identificați.
(13) Autoritatea de audit analizează separat rezultatele auditurilor eșantionului suplimentar, stabilește concluziile pe baza acestor rezultate și le comunică Comisiei în cadrul raportului anual de control. Neregulile detectate în eșantionul suplimentar nu sunt incluse în calculul erorii aleatorii prevăzute a eșantionului aleatoriu.
(14) Pe baza rezultatelor auditurilor operațiunilor în scopul elaborării opiniei de audit și a raportului de control menționat la articolul 34 alineatul (5) literele (a) și (b) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, autoritatea de audit calculează un indice de eroare total care corespunde sumei erorilor aleatorii prevăzute și, dacă este cazul, a erorilor sistemice și a erorilor conjuncturale necorectate, împărțită la populație.
Articolul 7
Auditurile conturilor
[articolul 34 alineatul (7) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]
(1) Auditurile conturilor menționate la articolul 49 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 sunt efectuate de autoritatea de audit pentru fiecare exercițiu contabil.
(2) Auditul conturilor furnizează o asigurare rezonabilă cu privire la integralitatea, exactitatea și veridicitatea sumelor declarate în conturi.
(3) În sensul alineatelor (1) și (2), autoritatea de audit ia în considerare, în special, rezultatele auditurilor sistemelor privind autoritatea de certificare și ale auditurilor operațiunilor.
(4) Auditul sistemului include verificarea fiabilității sistemului contabil al autorității de certificare și, prin eșantionare, a exactității cheltuielilor, a sumelor retrase și a celor recuperate înregistrate în sistemul contabil al autorității de certificare.
(5) În scopul opiniei de audit, pentru a ajunge la concluzia potrivit căreia conturile oferă o imagine reală și echitabilă, autoritatea de audit verifică dacă toate elementele prevăzute la articolul 49 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 sunt incluse în mod corect în conturi și corespund documentelor contabile justificative ținute de toate autoritățile sau organismele competente și de beneficiari în cursul activității de audit efectuate de autoritatea de audit. Autoritatea de audit verifică în special, pe baza conturilor care urmează să îi fie furnizate de către autoritatea de certificare, că:
(a)
suma totală a cheltuielilor eligibile declarată în conformitate cu articolul 49 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 este comparabilă cu cheltuielile și cu contribuția publică corespunzătoare inclusă în cererile de plată transmise Comisiei pentru exercițiul contabil relevant și, în cazul unor diferențe, că au fost oferite explicații adecvate în conturi pentru sumele reconciliate;
(b)
sumele retrase și recuperate pe parcursul exercițiului contabil, sumele care urmează a fi recuperate la sfârșitul exercițiului contabil și sumele nerecuperabile prezentate în conturi corespund sumelor introduse în sistemele contabile ale autorității de certificare și se bazează pe decizii luate de autoritatea de management sau de autoritatea de certificare responsabilă;
(c)
cheltuielile au fost excluse, după caz, din conturi, în conformitate cu articolul 49 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, și că toate corecțiile necesare se reflectă în conturile aferente exercițiului contabil în cauză.
Verificările menționate la literele (b) și (c) pot fi efectuate prin eșantionare.
CAPITOLUL III
DISPOZIȚII SPECIFICE GESTIUNII FINANCIARE ȘI CORECȚIILOR FINANCIARE
Articolul 8
Criterii pentru stabilirea deficiențelor semnificative în funcționarea eficace a sistemelor de gestiune și control
[articolul 55 alineatul (4) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]
(1) La evaluarea funcționării eficace a sistemelor de gestiune și control, Comisia se bazează pe rezultatele tuturor auditurilor disponibile ale sistemelor, inclusiv testele controalelor, și ale auditurilor operațiunilor.
Evaluarea vizează mediul de control intern al programului, activitățile de gestiune și control ale autorităților de management și de certificare, monitorizarea de către autoritatea de management și de certificare și activitățile de control ale autorității de audit și se bazează pe verificarea conformității cu cerințele cheie stabilite în tabelul 1 din anexa II.
Evaluarea respectării acestor cerințe cheie se bazează pe categoriile stabilite în tabelul 2 din anexa II.
(2) Principalele tipuri de deficiențe semnificative în funcționarea eficace a sistemului de gestiune și control sunt cazurile în care una dintre cerințele cheie menționate la punctele 2, 4, 5, 13, 15, 16 și 18 ale tabelului 1 din anexa II sau două sau mai multe dintre celelalte cerințe cheie din tabelul 1 din anexa II sunt considerate ca fiind încadrate la categoriile 3 sau 4 menționate în tabelul 2 din anexa II.
Articolul 9
Criterii pentru aplicarea corecțiilor financiare forfetare sau extrapolate și criteriile pentru stabilirea nivelului corecției financiare
[articolul 55 alineatul (4) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]
(1) Se aplică corecții financiare întregului program operațional sau unei părți a acestuia atunci când Comisia identifică una sau mai multe deficiențe semnificative în funcționarea sistemului de gestiune și control.
Fără a se aduce atingere primului paragraf, se aplică corecții financiare extrapolate întregului program operațional sau unei părți a acestuia atunci când Comisia identifică nereguli de natură sistemică într-un eșantion reprezentativ de operațiuni, ceea ce permite o cuantificare mai precisă a riscurilor pentru bugetul Uniunii. În acest caz, rezultatele examinării eșantionului reprezentativ sunt extrapolate asupra restului populației din care s-a extras eșantionul în scopul stabilirii corecției financiare.
(2) Nivelul corecției forfetare se stabilește ținând seama de următoarele elemente:
(a)
importanța relativă a deficienței semnificative sau a deficiențelor semnificative în contextul sistemului de gestiune și control în ansamblul lui;
(b)
frecvența și amploarea deficienței semnificative sau a deficiențelor semnificative;
(c)
gradul de risc de pierderi pentru bugetul Uniunii.
(3) Ținând seama de aceste elemente, nivelul corecției financiare se stabilește după cum urmează:
(a)
dacă deficiența semnificativă sau deficiențele semnificative în funcționarea sistemului de gestiune și control sunt atât de importante, frecvente sau răspândite încât reprezintă un eșec total al sistemului, care pune în pericol legalitatea și regularitatea tuturor cheltuielilor în cauză, se aplică o rată forfetară de 100 %;
(b)
dacă deficiența semnificativă sau deficiențele semnificative în funcționarea sistemului de gestiune și control sunt atât de frecvente sau răspândite încât reprezintă un eșec extrem de grav al sistemului, care pune în pericol legalitatea și regularitatea unei proporții foarte mari a cheltuielilor în cauză, se aplică o rată forfetară de 25 %;
(c)
dacă deficiența semnificativă sau deficiențele semnificative în funcționarea sistemului de gestiune și control sunt determinate de faptul că sistemul nu este total operațional sau funcționează atât de nesatisfăcător încât pune în pericol legalitatea și regularitatea unei proporții mari a cheltuielilor în cauză, se aplică o rată forfetară de 10 %;
(d)
dacă deficiența semnificativă sau deficiențele semnificative în funcționarea sistemului de gestiune și control sunt determinate de faptul că sistemul nu funcționează în mod coerent, punând în pericol legalitatea și regularitatea unei proporții semnificative a cheltuielilor în cauză, se aplică o rată forfetară de 5 %.
(4) În cazul în care aplicarea unei rate forfetare stabilite în conformitate cu alineatul (3) ar fi disproporționată, nivelul corecției este redus.
(5) În cazul în care, ca urmare a faptului că autoritățile responsabile nu au adoptat măsurile corective adecvate în urma aplicării unei corecții financiare în cursul unui exercițiu contabil, aceeași deficiență semnificativă sau aceleași deficiențe semnificative sunt identificate în următorul exercițiu contabil, rata de corecție poate fi majorată la un nivel care nu depășește rata aferentă categoriei superioare, din cauza persistenței deficienței semnificative sau a deficiențelor semnificative.
Articolul 10
Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Articolul 3 se aplică de la 1 decembrie 2014 în ceea ce privește informațiile referitoare la datele înregistrate și stocate menționate în anexa I.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 13 martie 2014.