РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) 2015/212 НА КОМИСИЯТА
от 11 февруари 2015 година
за определяне на правила за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на техническите спецификации на системата за записване и съхранение на данни за всяка операция, необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита, включително данни за отделните участници в операциите, съфинансирани от ОП II
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2014 г. относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (1), и по-специално член 32, параграф 8, втора алинея от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент за изпълнение (ЕС) № 463/2014 на Комисията (2) се определят разпоредби, необходими за подготовката на програми. С цел да се осигури изпълнението на програмите, финансирани от Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица („FEAD“), е необходимо да се определят допълнителни разпоредби за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014.
(2)
За целите на член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014 е необходимо да се определят техническите спецификации на системата за записване и съхранение в компютъризирана форма на данни за всяка операция, които са необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(3)
Подробните технически спецификации на системата за записване и съхранение на данни следва да бъдат достатъчно документирани, за да се осигури одитна пътека на съответствието с правните изисквания.
(4)
Системата за записване и съхранение на данни следва също така да включва подходящи инструменти за търсене и функции за докладване, за да може лесно да се извлича и обединява информацията, съхранявана в нея, за целите на мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(5)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на комитета, отговарящ за Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Общи разпоредби
Системата за записване и съхранение на данни за операциите, посочена в член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, е в съответствие с техническите спецификации, определени в членове 2-5.
Член 2
Защита и запазване на данни и документи, както и на тяхната цялост
1. Достъпът до системата се основава на предварително определени права за различните видове ползватели и се прекратява, когато повече не е необходим.
2. Системата регистрира информация за всеки запис, промяна и заличаване на документи и данни.
3. Системата не позволява промяна на съдържанието на документите с електронен подпис. Генерира се и се свързва с документа, носещ електронен подпис, времеви печат, който удостоверява депозирането на документа и който не може да се променя. Заличаването на такъв документ се регистрира съгласно параграф 2.
4. Данните редовно се подсигуряват в резервен обект. Резервният обект с точно копие на цялото съдържание на електронния архив трябва в случай на извънредна ситуация да бъде готов за незабавно използване.
5. Съоръжението за електронно съхранение се защитава срещу всяка опасност от загуба или промяна на неговата цялост. Тази защита включва физическа защита срещу неподходяща температура и нива на влажност, системи за откриване на пожар и на кражба, подходящи защитни системи срещу вирусни атаки, хакери и всякакъв друг неразрешен достъп.
6. Системата трябва да дава възможност за миграция на данни, формат и компютърни среда на интервали от време, достатъчни, за да се гарантира четливостта и достъпността на документи и данни до края на съответния период, посочен в член 51, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
Член 3
Функции за търсене и докладване
Системата включва:
а)
подходящи инструменти за търсене, позволяващи лесно извличане на документи, данни и техните метаданни;
б)
функция за докладване, даваща възможност за генериране на доклади въз основа на предварително определени критерии, по-специално за данните, определени в Делегиран регламент (ЕС) № 532/2014 на Комисията (3);
в)
възможност за запазване, експортиране или отпечатване на докладите, посочени в буква б), или препратка към външно приложение, предлагащо тази възможност.
Член 4
Документация на системата
Управляващият орган предоставя подробна и актуална функционална и техническа документация за функционирането и характеристиките на системата, достъпна при поискване от съответните лица, отговорни за управлението на програмата, от Комисията и от Европейската сметна палата.
Документацията, посочена в първата алинея, представя доказателства за изпълнението на Регламент (ЕС) № 223/2014 в засегнатите държави членки.
Член 5
Сигурност на обмена на информация
Използваната система, се защищава чрез адекватни мерки за сигурност по отношение на класификацията на документите, защитата на информационните системи и личните данни. Тези мерки трябва да са в съответствие с международните стандарти и националните законодателни изисквания.
Мерките за сигурност, посочени в първата алинея, защитават мрежите и предавателните съоръжения, когато използваната система взаимодейства с други модули и системи.
Член 6
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 11 февруари 2015 година.
REGULAMENTUL DE PUNERE ÎN APLICARE (UE) 2015/212 AL COMISIEI
din 11 februarie 2015
de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (UE) nr. 223/2014 al Parlamentului European și al Consiliului în ceea ce privește specificațiile tehnice ale sistemului de înregistrare și de stocare a datelor referitoare la fiecare operațiune, necesare pentru monitorizare, evaluare, gestiune financiară, verificare și audit, inclusiv a datelor privind participanții individuali la operațiunile cofinanțate prin PO II
COMISIA EUROPEANĂ,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,
având în vedere Regulamentul (UE) nr. 223/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 11 martie 2014 privind Fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane (1), în special articolul 32 alineatul (8) al doilea paragraf,
întrucât:
(1)
Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 463/2014 al Comisiei (2) stabilește dispozițiile necesare pentru pregătirea programelor. Pentru a asigura punerea în aplicare a programelor finanțate prin Fondul de ajutor european pentru cele mai defavorizate persoane (denumit în continuare „FEAD”), este necesar să se stabilească dispoziții suplimentare privind aplicarea Regulamentului (UE) nr. 223/2014.
(2)
În sensul articolului 32 alineatul (2) litera (d) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, este necesar să se stabilească specificațiile tehnice ale sistemului de înregistrare și de stocare în format electronic a datelor referitoare la fiecare operațiune, necesare pentru monitorizare, evaluare, gestiune financiară, verificare și audit.
(3)
Specificațiile tehnice detaliate ale sistemului de înregistrare și de stocare a datelor ar trebui să fie suficient de bine documentate pentru a asigura o pistă de audit pentru conformitatea cu cerințele juridice.
(4)
Sistemul de înregistrare și de stocare a datelor ar trebui să includă, de asemenea, instrumente de căutare și funcții de raportare adecvate, pentru a putea regăsi și agrega cu ușurință informațiile pe care le stochează în vederea monitorizării, evaluării, gestiunii financiare, verificării și auditului.
(5)
Măsurile prevăzute în prezentul regulament sunt conforme cu avizul Comitetului pentru Fondul de ajutor european pentru cele mai defavorizate persoane,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
Articolul 1
Dispoziții generale
Sistemul de înregistrare și de stocare a datelor referitoare la operațiuni menționat la articolul 32 alineatul (2) litera (d) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 respectă specificațiile tehnice stabilite la articolele 2-5.
Articolul 2
Protejarea și păstrarea datelor și a documentelor și a integrității acestora
(1) Accesul la sistem se bazează pe drepturi predefinite pentru diferite tipuri de utilizatori și este suprimat în cazul în care nu mai este necesar.
(2) Sistemul păstrează evidența oricărei înregistrări, modificări și ștergeri de documente și date.
(3) Sistemul nu permite modificarea conținutului documentelor care poartă o semnătură electronică. Se generează și se atașează la document un marcaj de timp nemodificabil, care atestă depunerea documentului ce poartă semnătura electronică. Ștergerea unor astfel de documente se inventariază în conformitate cu alineatul (2).
(4) Datele fac obiectul unor backup-uri periodice. Backup-ul cu o replică a întregului conținut al depozitului electronic de fișiere trebuie să fie pregătit pentru utilizare în caz de urgență.
(5) Dispozitivul de stocare electronică trebuie să fie protejat împotriva oricărui risc de pierdere sau de alterare a integrității sale. Această protecție include protecție fizică împotriva nivelurilor de temperatură și de umiditate inadecvate, sisteme de detectare a incendiilor și a furturilor, sisteme adecvate de protecție împotriva virușilor informatici, a hackerilor sau a oricărui alt tip de acces neautorizat.
(6) Sistemul permite migrarea datelor, a formatului și a mediului informatic la intervale suficiente pentru a asigura lizibilitatea și accesibilitatea documentelor și a datelor până la sfârșitul perioadei relevante menționate la articolul 51 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014.
Articolul 3
Funcții de căutare și de raportare
Sistemul cuprinde:
(a)
instrumente de căutare adecvate care să permită accesarea ușoară a documentelor, a datelor și a metadatelor lor;
(b)
o funcție de raportare care să permită generarea de rapoarte pe baza unor criterii predefinite, în special în ceea ce privește datele stabilite în Regulamentul delegat (UE) nr. 532/2014 al Comisiei (3);
(c)
posibilitatea de a înregistra, a exporta sau a imprima rapoartele menționate la litera (b) sau un link către o aplicație externă care oferă o astfel de posibilitate.
Articolul 4
Documentația referitoare la sistem
Autoritatea de management furnizează o documentație funcțională și tehnică detaliată și actualizată privind funcționarea și caracteristicile sistemului, accesibilă la cerere entităților relevante responsabile cu gestionarea programului, Comisiei și Curții de Conturi Europene.
Documentația la care se face referire în primul paragraf prezintă dovezi privind punerea în aplicare a Regulamentului (UE) nr. 223/2014 în statul membru în cauză.
Articolul 5
Securitatea schimbului de informații
Sistemul utilizat este protejat prin luarea unor măsuri de securitate adecvate referitoare la clasificarea documentelor, protecția sistemelor de informații și protecția datelor cu caracter personal. Aceste măsuri sunt conforme cu standardele internaționale și cu cerințele juridice naționale.
Măsurile de securitate menționate la primul paragraf asigură protecția rețelelor și a dispozitivelor de transmitere în cazul în care sistemul utilizat interacționează cu alte module și sisteme.
Articolul 6
Intrarea în vigoare
Prezentul regulament intră în vigoare în a douăzecea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 11 februarie 2015.