РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 1011/2014 НА КОМИСИЯТА
от 22 септември 2014 година
за определяне на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕС) № 1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на образците за предоставяне на определена информация на Комисията и подробни правила за обмен на информация между бенефициерите и управляващите органи, сертифициращите органи, одитните органи и междинните звена
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 17 декември 2013 г. за определяне на общоприложими разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и Европейския фонд за морско дело и рибарство и за определяне на общи разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд и Европейския фонд за морско дело и рибарство, и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1083/2006 на Съвета (1), и по-специално член 41, параграф 4, член 102, параграф 1, член 112, параграф 5, член 122, параграф 3, член 124, параграф 7, член 131, параграф 6 и член 137, параграф 3 от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент за изпълнение (ЕС) № 184/2014 на Комисията (2) се определят разпоредбите, необходими за подготовката на програмите. С цел да се осигури изпълнението на програмите, финансирани от европейските структурни и инвестиционни фондове („ЕСИ фондовете“), е необходимо да се определят допълнителни разпоредби във връзка с прилагането на Регламент (ЕС) № 1303/2013. За да се даде възможност за един цялостен поглед и да се улесни достъпът до тези разпоредби, въпросните разпоредби следва да бъдат определени в един акт за изпълнение.
(2)
С цел да се гарантират съгласуваността и качеството на информацията, предоставяна от управляващия орган на Комисията, включително ясни изявления относно осъществимостта на инвестицията и икономическата жизнеспособност на големия проект, следва да бъде установен стандартен формат, с който да се определят единни изисквания към структурата и съдържанието на предоставяната информация във връзка с нотифицирането на Комисията за избраните големи проекти.
(3)
С цел да се гарантират по-голяма ефикасност и прозрачност при изпълнението на програмите, финансирани от европейските структурни и инвестиционни фондове, следва да бъдат установени образецът за предаване на финансови данни, образецът на заявления за плащане и, в съответствие с член 41, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, образецът, който да бъде използван при предоставянето на допълнителна информация за финансовите инструменти заедно със заявленията за плащане до Комисията, както и образецът за отчетите за оперативните програми.
(4)
За същата цел следва да бъдат установени образецът за описание на действащите функции и процедури, свързани с управляващия орган и, в зависимост от случая, със сертифициращия орган, и образецът за доклад и становище на независимата одитна структура. С тези образци следва да се определят техническите характеристики на всяко поле в електронната система за обмен на данни. Тъй като тези образци ще послужат за основа при разработването на електронната система за обмен на данни, предвидена в член 74, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, с тях също така следва да се определи по какъв начин данните за допустимите разходи ще бъдат въвеждани в тази система за електронен обмен на информация.
(5)
Следва да бъдат установени подробни правила относно обхвата и характеристиките на системите, поддържащи електронния обмен на информация между бенефициерите и управляващия орган, сертифициращия орган, одитния орган и междинните звена, така че на държавите членки да се предостави правна сигурност по отношение на задълженията, които те трябва да изпълнят в нормативно установения срок, посочен в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
(6)
За да се намали административната тежест за бенефициерите по ефективен, ефикасен и задоволителен за тях начин, като същевременно се гарантира ефикасният, ефективен и сигурен електронен обмен на информация, следва да бъдат уточнени някои основни изисквания и технически характеристики за системите, посочени в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
(7)
Следва да бъдат определени принципите и приложимите правила по отношение на предаването на документи и данни чрез системите, свързани с идентифицирането на страната, отговаряща за качването на документите и всяка тяхна актуализация, включително алтернативно решение, в случай че непреодолима сила попречи на използването на системите.
(8)
С настоящия регламент следва да се зачитат основните права и принципите, заложени в Хартата на основните права на Европейския съюз, и по-специално правото на защита на личните данни. Поради това настоящият регламент следва да се прилага в съответствие с тези права и принципи. По отношение на личните данни, обработвани от държавите членки, се прилага Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (3). По отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Съюза и свободното движение на тези данни се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4).
(9)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета за координация на европейските структурни и инвестиционни фондове,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБРАЗЦИ И ФОРМАТ ЗА ИЗПОЛЗВАНЕ ПРИ ПРЕДОСТАВЯНЕТО НА ОПРЕДЕЛЕНА ИНФОРМАЦИЯ НА КОМИСИЯТА
Член 1
Формат на нотификацията за избран голям проект
Нотификацията за избран голям проект от управляващия орган до Комисията в съответствие с член 102, параграф 1, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с формата, установен в приложение I към настоящия регламент.
Член 2
Образец за предаване на финансови данни
При подаването на финансови данни до Комисията за целите на мониторинга в съответствие с член 112 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 държавите членки използват образеца, установен в приложение II към настоящия регламент.
Член 3
Образец за описанието на действащите функции и процедури, свързани с управляващия орган и сертифициращия орган
1. Описанието на функциите и процедурите, свързани с управляващия орган и - в зависимост от случая - сертифициращия орган, се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение III към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единно описание на функциите и процедурите, посочени в параграф 1.
Член 4
Образец на доклад на независимата одитна структура
1. Одитният доклад на независимата одитна структура по член 124, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение IV към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единен одитен доклад в съответствие с предвиденото в параграф 1.
Член 5
Образец на становище на независимата одитна структура
1. Становището на независимата одитна структура по член 124, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение V към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единно становище в съответствие с предвиденото в параграф 1.
Член 6
Образец на заявлението за плащане, включващ допълнителна информация за финансовите инструменти
Заявлението за плащане, посочено в член 41, параграф 4 и член 131, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение VI към настоящия регламент, и включва, ако е приложимо, допълнителна информация за финансовите инструменти.
Член 7
Образец за отчетите
Отчетите по член 137, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се представят на Комисията в съответствие с образеца, установен в приложение VII към настоящия регламент.
ГЛАВА II
ПОДРОБНИ ПРАВИЛА ОТНОСНО ОБМЕНА НА ИНФОРМАЦИЯ МЕЖДУ БЕНЕФИЦИЕРИТЕ И УПРАВЛЯВАЩИТЕ ОРГАНИ, СЕРТИФИЦИРАЩИТЕ ОРГАНИ, ОДИТНИТЕ ОРГАНИ И МЕЖДИННИТЕ ЗВЕНА
Член 8
Определение и обхват на електронните системи за обмен на данни
1. Терминът „електронни системи за обмен на данни“, позоваване на който се съдържа в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, означава механизми и инструменти, позволяващи електронен обмен на документи и данни, включително аудио-визуални медийни носители, сканирани документи и електронни файлове.
Обменът на документи и данни включва информацията за постигнатия напредък, исканията за плащания и обмена на информация във връзка с проверките на управлението и одитите.
2. Електронните системи за обмен на данни дават възможност да се извършват административни проверки по отношение на всяко заявление за възстановяване, подадено от бенефициерите по силата на член 125, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, и одитите да се основават на информацията и документите, достъпни чрез електронните системи за обмен на данни, когато такава информация и документи се обменят в електронен вид в съответствие с член 122, параграф 3 от посочения регламент. Документи на хартиен носител могат да бъдат изисквани от компетентните органи само в изключителни случаи, след извършен анализ на риска и само ако документите на хартиен носител са истинският източник на сканираните документи, качени в електронните системи за обмен на данни.
Член 9
Характеристики на електронните системи за обмен на данни
1. Електронните системи за обмен на данни гарантират сигурността, неприкосновеността и поверителността на данните, както и автентификацията на изпращача в съответствие с член 122, параграф 3, член 125, параграф 4, буква г) и параграф 8 и член 140 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
Електронните системи за обмен на данни са достъпни и функционират по време на и извън стандартното работно време, с изключение на дейностите по техническа поддръжка.
2. Ако по своя собствена инициатива отделна държава членка наложи на бенефициерите задължителното използване на електронни системи за обмен на данни, тя гарантира, че техническите характеристики на тези системи няма да попречат на нормалното усвояване на фондовете, нито ще ограничат достъпа на отделни бенефициери.
Това изискване не се прилага за електронните системи за обмен на данни за бенефициерите, чието използване е било направено задължително от държава членка по време на предходния програмен период и които отговарят на другите изисквания, предвидени в настоящия регламент.
3. Електронните системи за обмен на данни притежават като минимум следните функционални характеристики:
а)
интерактивни и/или предварително попълнени от системата формуляри въз основа на данните, които се съхраняват по време на последователните етапи от процедурите;
б)
автоматични изчисления, ако е приложимо;
в)
вградени автоматични средства за контрол, които намаляват в рамките на възможното повторния обмен на документи или информация;
г)
генерирани от системата сигнали с цел уведомяване на бенефициера за това, че могат да бъдат изпълнени определени дейности;
д)
онлайн проследяване на статуса, позволяващо на бенефициера да следи текущото състояние на проекта;
е)
достъпност на всички предходни данни и документи, обработени чрез системата за електронен обмен на данни.
Член 10
Предаване на документи и данни чрез електронната система за обмен на данни
1. Бенефициерите и органите, посочени в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, добавят документите и данните, за които отговарят, и всички техни актуализации в електронната система за обмен на данни в електронен формат, определен от държавата членка.
Държавата членка определя подробните условия за електронния обмен на данни в документа, в който се определят условията за предоставяне на подкрепа за всяка операция, посочена в член 125, параграф 3, буква в) от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
2. Обменът на данни и трансакциите са придружени от електронен подпис, съвместим с един от трите вида електронни подписи, определени от Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5).
3. За дата на предаване на документите и данните от бенефициера на органите, посочени в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, и обратно се счита датата на подаване по електронен път на информацията, която се съхранява в електронната система за обмен на данни.
4. Предоставянето на документи и данни чрез електронната система за обмен на данни става само чрез еднократно предаване, както е посочено в член 122, параграф 3, втора алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, по отношение на същата операция за всички органи, изпълняващи една и съща програма.
Тези органи си сътрудничат на правно, организационно, семантично и техническо равнище, което гарантира ефикасната комуникация помежду им, както и обмена и повторната употреба на съответната информация и знания.
Тези разпоредби се прилагат, без да се засягат процедурите, които позволяват на бенефициера да актуализира грешни или остарели данни или нечетливи документи.
5. Електронните системи за обмен на данни са достъпни било пряко чрез интерактивен потребителски интерфейс (уеб приложение), било чрез технически интерфейс, който позволява автоматичното синхронизиране и предаване на данни между системите на бенефициерите и на държавите членки.
6. По време на обработката на информацията електронните системи за обработка на данни гарантират защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни за физическите лица и опазването на търговската тайна за юридическите лица в съответствие с Директива 2002/58/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (6), Директива 2009/136/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (7) и Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (8).
7. В случай на непреодолима сила, и по-специално в случай на неизправност на системата за електронен обмен на данни или липса на стабилна връзка за данни, съответният бенефициер може да предостави изискуемата информация на компетентните органи под формата и при използване на средствата, определени от държавата членка за подобни случаи. Веднага след като отпадне причината за непреодолимата сила, държавата членка гарантира, че съответните документи са включени в базата данни, свързана с електронната система за обмен на данни.
Чрез дерогация от параграф 3, за дата на предоставяне на изискуемата информация се счита датата на изпращане на документите в изискуемата форма.
8. Държавите членки гарантират, че всички бенефициери могат да използват електронните системи за обмен на данни, посочени в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, включително бенефициерите по текущи операции към датата, на която се въвеждат в редовна експлоатация електронните системи за обмен на данни, за които се прилага електронният обмен на данни.
Член 11
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 22 септември 2014 година.
REGULAMENTUL DE PUNERE ÎN APLICARE (UE) NR. 1011/2014 AL COMISIEI
din 22 septembrie 2014
de stabilire a normelor detaliate de punere în aplicare a Regulamentului (UE) nr. 1303/2013 al Parlamentului European și al Consiliului cu privire la modelele de prezentare a anumitor informații către Comisie și normele detaliate referitoare la schimbul de informații între beneficiari și autoritățile de management, autoritățile de certificare, autoritățile de audit și organismele intermediare
COMISIA EUROPEANĂ,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,
având în vedere Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 17 decembrie 2013 de stabilire a unor dispoziții comune privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune, Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală și Fondul european pentru pescuit și afaceri maritime, precum și de stabilire a unor dispoziții generale privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune și Fondul european pentru pescuit și afaceri maritime și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului (1), în special articolul 41 alineatul (4), articolul 102 alineatul (1), articolul 112 alineatul (5), articolul 122 alineatul (3), articolul 124 alineatul (7), articolul 131 alineatul (6) și articolul 137 alineatul (3),
întrucât:
(1)
Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 184/2014 al Comisiei (2) stabilește dispozițiile necesare pentru pregătirea programelor. Pentru a asigura punerea în aplicare a programelor finanțate de fondurile structurale și de investiții europene („fondurile ESI”), este necesar să se stipuleze dispoziții suplimentare pentru aplicarea Regulamentului (UE) nr. 1303/2013. Pentru a facilita o imagine de ansamblu cuprinzătoare și accesul la aceste dispoziții, ele ar trebui să fie prevăzute într-un act de punere în aplicare.
(2)
Pentru a asigura consecvența și calitatea informațiilor prezentate de autoritatea de management Comisiei, inclusiv declarații clare cu privire la fezabilitatea și viabilitatea economică a investiției asociate unui proiect major, ar trebui prevăzut un format standard care să stabilească cerințe uniforme pentru structura și conținutul informațiilor în vederea comunicării către Comisie a proiectelor majore selectate.
(3)
În vederea asigurării unei eficiențe și transparențe sporite în punerea în aplicare a programelor finanțate de fondurile ESI, ar trebui stabilite modelul pentru transmiterea datelor financiare, modelul de cerere de plată și, în temeiul articolului 41 alineatul (4) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013, modelul care urmează să fie utilizat în cazul în care se prezintă Comisiei informații suplimentare privind instrumentele financiare împreună cu cererea de plată, precum și modelul pentru situațiile contabile aferente programelor operaționale.
(4)
În același scop, ar trebui prevăzute modelul pentru descrierea funcțiilor și procedurilor implementate la nivelul autorității de management și, dacă este cazul, al autorității de certificare, precum și modelul de raport și de aviz al organismului de audit independent. Aceste modele ar trebui să stabilească caracteristicile tehnice ale fiecărui câmp din sistemul de schimb electronic de date. Întrucât aceste modele vor forma baza pentru dezvoltarea sistemului electronic de schimb de date menționat la articolul 74 alineatul (4) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013, ele ar trebui, de asemenea, să stabilească și metoda prin care datele privind cheltuielile eligibile vor fi introduse în acest sistem de schimb electronic de date.
(5)
Este necesar să se stabilească norme detaliate cu privire la domeniul de aplicare și caracteristicile sistemelor care sprijină schimbul electronic de informații între beneficiari și o autoritate de management, o autoritate de certificare, o autoritate de audit și organismele intermediare astfel încât să li se confere statelor membre securitate juridică privind obligațiile pe care trebuie să le îndeplinească la termenul reglementar stipulat la articolul 122 alineatul (3) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013.
(6)
Pentru a reduce sarcina administrativă a beneficiarilor într-un mod eficient, eficace și satisfăcător pentru aceștia, în paralel cu asigurarea unui schimb electronic de informații eficient, eficace și sigur, ar trebui specificate anumite cerințe de bază și caracteristici tehnice în ceea ce privește sistemele menționate la articolul 122 alineatul (3) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013.
(7)
Ar trebui să se prevadă, cu privire la transmiterea documentelor și datelor prin sisteme, principiile și normele aplicabile referitoare la identificarea părții responsabile pentru încărcarea documentelor și a oricăror versiuni actualizate ale acestora, inclusiv o soluție alternativă pentru cazul în care un eveniment de forță majoră împiedică utilizarea sistemelor.
(8)
Prezentul regulament ar trebui să respecte drepturile fundamentale și principiile recunoscute prin Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene, în special dreptul la protecția datelor cu caracter personal. Prin urmare, prezentul regulament ar trebui să se aplice în conformitate cu drepturile și principiile respective. În ceea ce privește datele cu caracter personal prelucrate de către statele membre, se aplică Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului (3). În ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele Uniunii și libera circulație a acestor date, se aplică Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (4).
(9)
Măsurile prevăzute de prezentul regulament sunt conforme cu avizul Comitetului de coordonare pentru fondurile structurale și de investiții europene,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
CAPITOLUL I
MODELELE ȘI FORMATUL CARE TREBUIE UTILIZATE PENTRU PREZENTAREA ANUMITOR INFORMAȚII COMISIEI
Articolul 1
Formatul pentru notificarea unui proiect major selectat
Notificarea unui proiect major selectat Comisiei de către autoritatea de management în conformitate cu articolul 102 alineatul (1) primul paragraf din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 se efectuează în conformitate cu formatul stabilit în anexa I la prezentul regulament.
Articolul 2
Model pentru transmiterea datelor financiare
În cazul în care se prezintă Comisiei date financiare în scop de monitorizare, în conformitate cu articolul 112 din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013, statele membre trebuie să folosească modelul stabilit în anexa II la prezentul regulament.
Articolul 3
Model pentru descrierea funcțiilor și procedurilor implementate destinat autorității de management și autorității de certificare
(1) Descrierea funcțiilor și procedurilor implementate în cazul autorității de management și, dacă e cazul, al autorității de certificare se realizează în conformitate cu modelul stabilit în anexa III la prezentul regulament.
(2) În cazul în care un sistem comun se aplică mai multor programe operaționale, se poate realiza o singură descriere a funcțiilor și procedurilor menționate la alineatul (1).
Articolul 4
Model de raport pentru organismul de audit independent
(1) Raportul de audit al unui organism de audit independent menționat la articolul 124 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 se întocmește în conformitate cu modelul stabilit în anexa IV la prezentul regulament.
(2) În cazul în care un sistem comun se aplică mai multor programe operaționale, se poate realiza o singură descriere a funcțiilor și procedurilor menționate la alineatul (1).
Articolul 5
Model de opinie pentru organismul de audit independent
(1) Opinia unui organism de audit independent menționat în articolul 124 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 se întocmește în conformitate cu modelul stabilit în anexa V la prezentul regulament.
(2) În cazul în care un sistem comun se aplică mai multor programe operaționale, se poate realiza o singură descriere a funcțiilor și procedurilor menționate la alineatul (1).
Articolul 6
Model de cerere de plată, inclusiv informații suplimentare referitoare la instrumentele financiare
Cererea de plată menționată la articolul 41 alineatul (4) și la articolul 131 alineatul (6) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 se întocmește în conformitate cu modelul stabilit în anexa VI la prezentul regulament și include, atunci când este cazul, informații suplimentare referitoare la instrumentele financiare.
Articolul 7
Model pentru situațiile contabile
Situațiile contabile menționate la articolul 137 alineatul (1) din regulamentul (UE) nr. 1303/2013 se prezintă Comisiei în conformitate cu modelul stabilit în anexa VII la prezentul regulament.
CAPITOLUL II
NORME DETALIATE PRIVIND SCHIMBURILE DE INFORMAȚII ÎNTRE BENEFICIARI ȘI AUTORITĂȚILE DE MANAGEMENT, AUTORITĂȚILE DE CERTIFICARE, AUTORITĂȚILE DE AUDIT ȘI ORGANISMELE INTERMEDIARE
Articolul 8
Definiția și domeniul de aplicare ale sistemelor de schimb electronic de date
(1) „Sistemele de schimb electronic de date” menționate la articolul 122 alineatul (3) primul paragraf din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 înseamnă mecanismele și instrumentele care permit schimbul electronic de documente și date, inclusiv suport media audiovizual, documente scanate și fișiere electronice.
Schimbul de date și documente include raportarea referitoare la progresul proiectelor, cereri de plată și schimbul de informații în legătură cu verificările și auditurile privind gestionarea.
(2) Sistemele de schimb electronic de date fac posibile controale administrative în legătură cu fiecare solicitare de rambursare a beneficiarilor în temeiul articolului 125 alineatul (5) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 și audituri care se bazează pe informațiile și documentele disponibile prin sistemele de schimb electronic de informații, în cazul în care respectivele informații și documente sunt comunicate sub formă electronică în conformitate cu articolul 122 alineatul (3) din regulament. Documentele pe hârtie pot să fie solicitate doar de către aceste autorități responsabile în situații excepționale, în urma unei analize a riscurilor, și numai dacă documentele pe hârtie reprezintă sursa reală a documentelor scanate încărcate în sistemele de schimb electronic de date.
Articolul 9
Caracteristicile sistemelor de schimb electronic de date
(1) Sistemele de schimb electronic de date asigură securitatea, integritatea și confidențialitatea datelor, precum și autentificarea expeditorului în conformitate cu articolul 122 alineatul (3), articolul 125 alineatul (4) litera (d), articolul 125 alineatul (8) și articolul 140 din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013.
Sistemele de schimb electronic de date sunt disponibile și utilizabile pe parcursul și în afara programului de lucru standard, cu excepția intervalelor de timp afectate activităților de întreținere.
(2) Dacă un stat membru, la propria sa inițiativă, impune beneficiarilor obligativitatea de a utiliza sistemele de schimb electronic de date, acesta trebuie să se asigure că respectivele caracteristici tehnice ale sistemelor nu vor perturba buna punere în aplicare a fondurilor și nici nu vor restricționa accesul beneficiarilor.
Această cerință nu se aplică sistemelor de schimb electronic de date a căror utilizare a fost impusă beneficiarilor de un stat membru în timpul unei perioade de programare anterioare și care sunt în conformitate cu alte cerințe stabilite de prezentul regulament.
(3) Sistemele de schimb electronic de date trebuie să fie prevăzute cel puțin cu următoarele funcționalități:
(a)
formulare interactive și/sau precompletate de sistem pe baza datelor care sunt stocate în etapele succesive ale procedurilor;
(b)
calcule automate, după caz;
(c)
controale automate integrate care reduc schimburile repetate de documente sau informații, pe cât de mult posibil;
(d)
alerte generate de sistem pentru a informa beneficiarul că se pot executa anumite acțiuni;
(e)
urmărirea stadiului online care permite beneficiarului să monitorizeze stadiul actual al proiectului;
(f)
disponibilitatea tuturor datelor și documentelor anterioare prelucrate de sistemul de schimb electronic de date.
Articolul 10
Transmiterea datelor și documentelor prin sistemele de schimb electronic de date
(1) Beneficiarii și autoritățile menționate la articolul 122 alineatul (3) prima teză din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 trebuie să adauge documentele și datele pentru care sunt răspunzători, precum și toate versiunile actualizate ale acestora, în sistemele de schimb electronic de date, în formatul electronic definit de statul membru.
Statul membru trebuie să prevadă termenii și condițiile schimbului electronic de date în documentul care stabilește condițiile referitoare la suportul pentru fiecare operațiune menționată la articolul 125 alineatul (3) litera (c) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013.
(2) Schimburile de date și tranzacțiile sunt însoțite de o semnătură electronică compatibilă cu unul din cele trei tipuri de semnături electronice definite de Directiva 1999/93/CE a Parlamentului European și a Consiliului (5).
(3) Data transmiterii datelor și documentelor de către beneficiar autorităților menționate la articolul 122 alineatul (3) primul paragraf din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 și viceversa se consideră a fi data prezentării sub formă electronică a informațiilor care sunt stocate în sistemele de schimb electronic de date.
(4) Prezentarea datelor și documentelor prin intermediul sistemelor de schimb electronic de date se face numai o singură dată, așa cum se menționează la articolul 122 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013, în legătură cu aceeași operațiune, la toate autoritățile care pun în aplicare același program.
Aceste autorități trebuie să colaboreze la nivel juridic, organizațional, semantic și tehnic, pentru a asigura o comunicare eficace, precum și schimbul și reutilizarea informațiilor și cunoștințelor.
Acest lucru nu aduce atingere proceselor care permit beneficiarilor să actualizeze date eronate sau caduce sau documente ilizibile.
(5) Sistemele de schimb electronic de date trebuie să fie accesibile fie în mod direct, printr-o interfață de utilizator interactivă (o aplicație web), fie printr-o interfață tehnică care permite sincronizarea automată și transmisia de date între sistemele beneficiarilor și cele ale statelor membre.
(6) Când se prelucrează informațiile, sistemele de schimb electronic de date garantează protecția vieții private și a datelor cu caracter personal, în cazul persoanelor fizice, și confidențialitatea comercială, în cazul persoanelor juridice, în conformitate cu Directiva 2002/58/CE a Parlamentului European și a Consiliului (6), cu Directiva 2009/136/CE a Parlamentului European și a Consiliului (7) și cu Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului (8).
(7) În caz de forță majoră, în special de defecțiune a sistemelor de schimb electronic de date sau de absență a unei conexiuni de date stabilă, beneficiarul în cauză poate să prezinte informațiile solicitate autorităților competente în forma și prin metodele stabilite de statul membru pentru astfel de situații. De îndată ce forța majorăîncetează, statul membru trebuie să se asigure că documentele respective sunt integrate în baza de date legată de sistemele de schimb electronic de date.
Prin derogare de la alineatul (3), data luată în considerare în vederea prezentării informațiilor solicitate se consideră a fi data transmiterii documentelor sub forma formularelor prevăzute.
(8) Statele membre se asigură că toți beneficiarii pot utiliza sistemele de schimb electronic de date menționate la articolul 122 alineatul (3) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013, inclusiv beneficiarii unor operațiuni în curs la data la care sistemele de schimb electronic de date devin exploatabile și la care se aplică schimbul electronic de date.
Articolul 11
Prezentul regulament intră în vigoare în a douăzecea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 22 septembrie 2014.