ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1042/2014 НА КОМИСИЯТА
от 25 юли 2014 година
за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 26, параграф 4 и член 29, параграф 1 от него,
като има предвид, че:
(1)
За да се гарантира приемственост между изпълнението на предходните фондове по линия на общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ по рамката за периода 2007 - 2013 г. и изпълнението на специалните регламенти по рамката за периода 2014 - 2020 г., Регламент (ЕС) № 514/2014 бе до голяма степен изготвен съобразно действащите правила за предходните фондове, но при вземане под внимание на промените, въведени в споделеното управление с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (2).
(2)
За да се гарантира, че органите, които изпълняват националните програми, разполагат с капацитета да изпълняват своите задачи ефикасно и в съответствие с целите и приоритетите, определени в специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, следва да се определят правила за определянето на тези органи, за упражняването на надзор върху тяхното определяне и за прекратяването на техните правомощия, когато е необходимо.
(3)
За да се гарантира, че обхватът на техните отговорности им позволява да изпълняват националната програма, е необходимо да се въведат правила, определящи отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи, и по-специално условията, при които те могат да делегират или да възлагат на външни изпълнители някои от своите задачи.
(4)
Процедурата за подбор и за отпускане на средствата на Съюза по линия на националните програми следва да съблюдава принципите на прозрачност, недопускане на дискриминация и равно третиране. Поради това е необходимо да се определят условията, при които държавите членки следва да изпълняват дейностите в рамките на националните програми, и по-специално да се посочи при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява проектите пряко.
(5)
Във всички държави членки одитите следва да бъдат ефективни, да имат подходящ обхват и да се извършват в съответствие с Международните одиторски стандарти. За тази цел статутът на одитните органи и одиторските стандарти, които те трябва да съблюдават, следва да бъдат ясно определени.
(6)
За да се гарантира, че одитните дейности на одитните органи им позволяват да подкрепят одитните си становища, следва да бъдат определени различните видове одитни дейности.
(7)
Важно е резултатите от дейността на одитния орган да бъдат съобщавани своевременно и по подходящ начин на определящия орган и на Европейската комисия. По-специално важно е декларацията за управлението и годишното обобщение на окончателните одитни доклади и на извършените проверки, предоставени в рамките на годишното искане за плащане, да отразяват добре резултата от работата и заключенията на одитния орган. Поради това в рамките на своята одитна дейност одитният орган следва да гарантира, че информацията, свързана с одитната му дейност, се включва по подходящ начин в тези документи.
(8)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забавят одобряването и изпълнението на националните програми, регламентът следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(10)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията в Регламент (ЕС) № 514/2014. Прилагат се също следните определения:
а)
„определящ орган“ означава орган на държава членка на министерско равнище по член 26, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014, който определя отговорния орган;
б)
„компетентни органи“ означава отговорния орган, одитния орган и когато е целесъобразно, упълномощения орган, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
„SFC2014“ означава електронната информационна система, създадена с член 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията (3);
г)
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“ означава споразумение или еквивалентна форма на правен инструмент, въз основа на който отговорният орган отпуска безвъзмездни средства на бенефициера с цел изпълнение на проект в рамките на националната програма.
ГЛАВА II
ОТГОВОРЕН ОРГАН
РАЗДЕЛ I
Определяне на отговорния орган
Член 2
Критерии и процедура за определяне на отговорния орган
1. Органът, който ще бъде определен за отговорен орган, разполага с административна организация и система за вътрешен контрол, които изпълняват критериите, формулирани в приложението към настоящия регламент („критерии за определяне“). Критериите за определяне са свързани със следното:
а)
вътрешната среда;
б)
контролните дейности;
в)
вътрешната информация и комуникация;
г)
вътрешното наблюдение и докладване.
Държавите членки могат да предвидят допълнителни критерии за определяне с цел вземане под внимание на размера, отговорностите и други характеристики на отговорния орган.
2. Одитният орган по член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 514/2014 преценява дали бъдещият отговорен орган отговаря на критериите за определяне, формулирани в приложението, и документира своите одитни констатации, заключения и становище в одитен доклад, предназначен за определящия орган.
3. Ако определящият орган счита, че бъдещият отговорен орган не изпълнява критериите за определяне, той дава на този орган конкретни указания да отстрани констатираните несъответствия в определен срок, преди да може да бъде определен за отговорен орган.
До постигането на съответствие с критериите органът може да бъде временно определен за отговорен орган за срок от не повече от 12 месеца. Продължителността на този временен срок е пропорционална на установените несъответствия.
4. При определяне на отговорния орган държавата членка незабавно уведомява Комисията посредством SFC2014. С това уведомление държавата членка изпраща документация за:
а)
основното разпределение на отговорностите между организационните единици на отговорния орган;
б)
когато е целесъобразно, неговите отношения с упълномощените органи, дейностите, които ще бъдат делегирани, и основните процедури за упражняване на надзор върху тези делегирани дейности; и
в)
обобщение на основните процедури за обработка на исканията за плащане, изпратени от бенефициерите, и за разрешаване и регистриране на разходите.
Член 3
Упражняване на надзор върху отговорния орган и преразглеждане на определянето
1. Определящият орган упражнява надзор върху отговорния орган, по-специално въз основа на информацията по член 14, параграф 2 от настоящия регламент, и проследява констатираните недостатъци.
2. Държавите членки гарантират, че информацията, според която отговорният орган вече не изпълнява критериите за определяне, незабавно се съобщава на определящия орган.
3. Когато отговорният орган вече не изпълнява изцяло критериите за определяне или системата му за вътрешен контрол има толкова недостатъци, че препятства способността му да изпълнява своите задачи, определящият орган поставя отговорния орган под наблюдение. В такива случаи определящият орган изготвя план с коригиращи мерки, който отговорният орган трябва да изпълни в срок, съобразен със сериозността на несъответствието или на недостатъка. Този срок не надвишава 12 месеца от началото на срока за наблюдение.
4. Определящият орган незабавно уведомява Комисията за всеки план с коригиращи мерки, изготвен по силата на параграф 3, и държи Комисията в течение за постигнатия по изпълнението на този план напредък.
5. Ако правомощията на отговорния орган бъдат прекратени, определящият орган незабавно определя друг отговорен орган в съответствие с член 26 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и с член 2 от настоящия регламент, за да се гарантира, че плащанията към бенефициерите продължават без прекъсване.
6. Когато Комисията установи, че държава членка не е изпълнила задължението си за изготвяне на план с коригиращи мерки съгласно параграф 3 или че отговорният орган запазва правомощията си, при все че не е изпълнил плана с коригиращи мерки в определения срок, Комисията предприема мерки за отстраняване на оставащите недостатъци посредством процедурата за уравняване с оглед на съответствието, предвидена в член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
РАЗДЕЛ II
Отговорности в областта на управлението и контрола на отговорния орган
Член 4
Задачи на отговорния орган
Отговорният орган управлява и изпълнява националната програма в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Той е натоварен със следните задачи:
а)
да се консултира с партньорите в съответствие с член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
б)
да направи необходимото за осигуряване на доброто функциониране на комитета за наблюдение по член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
да внася пред Комисията предложение за национална програма съгласно член 14 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и всички следващи преразглеждания, като използва SFC2014;
г)
да определя и въвежда правилата за допустимост на проектите и на разходите по проектите за всички дейности, като гарантира равно третиране и избягва всички конфликти на интереси, в съответствие с принципите на доброто финансово управление;
д)
да организира и публикува покани за представяне на оферти и на предложения, както и последващия подбор и възлагане на проекти за финансиране по линия на националната програма, в съответствие с приложното поле и целите на специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, и с критериите, формулирани в член 9 от настоящия регламент;
е)
да се увери, че съществуват и се използват системи за събиране на данните, необходими за съобщаване на Комисията на общите и специфичните за програмата показатели, както и на други данни за изпълнението на програмата и на проектите;
ж)
да получава плащанията от Комисията и да извършва плащанията в полза на бенефициерите;
з)
да осигурява съгласуваност и взаимно допълване между съфинансирането по силата на специалните регламенти и други приложими национални инструменти и инструменти на Съюза;
и)
да наблюдава проектите и да се уверява, че декларираните разходи по проектите действително са извършени и са в съответствие с националните правила и с правилата на Съюза;
й)
да се увери, че съществува система за въвеждане и съхранение в електронен вид на счетоводната документация за всеки проект по линия на националната програма и че се събират данните за изпълнението, необходими за финансовото управление, наблюдението, контрола и оценката;
к)
без да се засягат националните счетоводни правила, да гарантира, че бенефициерите и другите органи, които участват в изпълнението на проектите, финансирани по националната програма, поддържат или отделна счетоводна система, или подходящ счетоводен код за всички операции, свързани с проекта;
л)
да се увери, че оценяването на националната програма по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 се извършва в съответните срокове;
м)
да гарантира, че за целите на извършването на оценката по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на становище по оценката независимите оценители получават цялата необходима информация за управлението на националната програма;
н)
да въведе процедури, с които се гарантира, че за всички документи, свързани с разходите, с решенията и с контролните дейности, съществува необходимата одитна следа и че тези документи се съхраняват в съответствие с регламентите за изпълнение на Комисията, приети въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
о)
да гарантира, че за целите на извършването на одитите по член 29 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на одитното становище одитният орган получава цялата необходима информация за прилаганите процедури за управление и контрол и за разходите, финансирани по линия на специалните регламенти;
п)
да изготвя докладите за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и докладите за оценка по член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да ги предоставя на Комисията посредством SFC2014;
р)
да изготвя искането за плащане в съответствие с член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да го представя на Комисията посредством SFC2014;
с)
да провежда дейности за информиране и популяризиране и да разпространява резултатите от програмата, в съответствие с член 53 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
т)
да извършва административни проверки и проверки на място съгласно член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
у)
да си сътрудничи с Комисията и с отговорните органи в останалите държави членки; и
ф)
да реагира на констатациите на одитния орган или чрез предприемане на мерки по тях, или, при оспорване на констатациите на одитния орган, чрез предоставяне на подробна обосновка.
Член 5
Упълномощен орган
1. Отговорният орган може да делегира част от своите задачи или всички от тях на упълномощен орган в съответствие с член 25, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 514/2014. Всяко делегиране на задачи съблюдава принципите на доброто финансово управление и гарантира спазването на принципа на недопускане на дискриминация, както и видимост на финансирането от Съюза. Делегираните задачи не пораждат конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган, и подробните процедури за тяхното изпълнение се описват в документ, който се подписва от отговорния орган и от упълномощения орган. Този акт за делегиране включва поне следното:
а)
съответния специален регламент;
б)
задачата или задачите, делегирани на упълномощения орган;
в)
задължението на упълномощения орган да проверява дали бенефициерите спазват правилата на Съюза и националните правила;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и поддържа организационна структура и система за управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите задължения;
д)
информацията и подкрепящите документи, които упълномощеният орган трябва да представя на отговорния орган, и сроковете, които трябва да спазва; и
е)
механизма на отговорния орган за упражняване на надзор върху упълномощения орган.
3. В съответствие с член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014 комуникацията с Комисията не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е публична администрация или частен орган със задължение за обществена услуга, регламентиран от националното право, отговорният орган не може да му делегира изпълнителни правомощия, които включват голяма свобода на преценка, предполагаща политически избор.
5. Отговорният орган остава отговорен за задачите, които е делегирал. Отговорният орган редовно прави преглед на делегираните задачи, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
6. Що се отнася до делегираните задачи, настоящият регламент се прилага по отношение на упълномощения орган по аналогия.
Член 6
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Отговорният орган може да възлага някои от своите задачи на външни изпълнители. Той обаче продължава да носи отговорност за тях.
Отговорният орган редовно прави преглед на задачите, възложени на външни изпълнители, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
РАЗДЕЛ III
Задължения на отговорния орган по отношение на публичната интервенция
Член 7
Роля на отговорния орган като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. По правило отговорният орган отпуска безвъзмездни средства за проекти по линия на националната програма въз основа на открити покани за представяне на предложения.
2. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства за проекти въз основа на ограничена покана за представяне на предложения.
В ограничените покани за представяне на предложения могат да участват само избрани организации поради специфичния характер на проекта или техническите или административни компетенции на органите, поканени да представят предложения.
Основанията за използването на ограничена покана за представяне на предложения се посочват в поканата за представяне на предложения.
3. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства пряко, когато специфичният характер на проекта или техническите или административни компетенции на съответните органи го налагат, като например в случай на de jure или de facto монополи.
Основанията за използването на пряко отпускане на безвъзмездни средства се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
4. В надлежно обосновани случаи, включително продължаването на многогодишни проекти, избрани в рамките на предходна покана за представяне на предложения, или в спешни ситуации, безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за представяне на предложения.
Основанията за отпускане на безвъзмездни средства без покана за представяне на предложения се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
5. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган може да бъде бенефициер на безвъзмездни средства, отпуснати в съответствие с настоящия член.
6. Отговорният орган определя кой отпуска безвъзмездните средства и гарантира, че се избягват конфликтите на интереси, по-специално когато кандидатите са национални органи.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Отговорният орган може да реши да изпълнява проекти пряко - самостоятелно или съвместно с друг национален орган, поради административни правомощия или технически експертен опит или поради това, че характеристиките на проекта налагат този избор на изпълнение, като например de jure монопол или изисквания, свързани със сигурността. В такива случаи отговорният орган е бенефициер на безвъзмездните средства.
2. Мотивите на отговорния орган за действане като изпълнителен орган и за избиране на национални органи за съвместно изпълнение, както е описано в параграф 1, се съобщават на Комисията в годишния доклад за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
3. При изпълнението на проекти като изпълнителен орган отговорният орган съблюдава принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликтите на интереси.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на националната програма включва всяка информация, необходима за наблюдаване на изпълнението на съфинансираните продукти и услуги и за проверка на направените разходи.
5. Ако съществува вероятност отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган:
а)
отговорният орган и одитният орган не са част от един и същ орган, освен ако одитният орган докладва пред външен орган и одитната му независимост е гарантирана; и
б)
задачите на отговорния орган, определени в член 4, не се засягат.
Член 9
Процедура за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за представяне на предложения по член 7, параграф 1 се оповестяват по начин, който гарантира открита конкуренция и подходяща публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка съществена промяна в поканите се оповестява по същия начин.
В поканите за представяне на предложения по член 7, параграфи 1 и 2 се посочва поне следното:
а)
целите;
б)
критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
договореностите във връзка с финансирането от Съюза и ако е приложимо, с националното финансиране, включително, когато е приложимо, възможността да се прилага по-висока ставка на съфинансиране в съответствие с член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
г)
условията и редът и срокът за подаване на предложенията;
д)
правилата за допустимост на разходите;
е)
срокът на проекта; и
ж)
финансовата и друга информация, която трябва да се запазва и съобщава.
2. Преди да бъде взето решението за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че бенефициерите по проекта могат да изпълнят критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
3. Отговорният орган определя процедурите за получаване на предложения. Той подлага предложенията на формален, технически и бюджетен анализ и на качествена оценка, като прилага критериите, посочени в поканата за представяне на предложения, по прозрачен и недискриминиращ начин. Отговорният орган документира в писмен вид основанията за отхвърлянето на другите предложения.
4. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочват поне името на бенефициерите, съществените данни за проекта и оперативните му цели, максималният размер на средствата, които отпуска Съюзът, и максималната ставка на съфинансиране на общите допустими разходи.
5. Отговорният орган уведомява всички кандидати за своето решение в писмена форма. Той съобщава на неуспелите кандидати основанията за тяхното отхвърляне въз основа на критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 10
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с бенефициерите; и
б)
наблюдение на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, включително на всички техни изменения, чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, големите задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението, включително разпоредбите за задълженията за докладване, за измененията на споразумението и за неговото прекратяване;
з)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се съобщават;
и)
разпоредба, според която бенефициерът трябва да събира своевременно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
й)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
к)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
л)
условията, свързани с одитната следа;
м)
разпоредбите относно защитата на данните; и
н)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се подписва преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
Член 11
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като изпълняващ орган
1. Когато отговорният орган действа като изпълняващ орган, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
формализиране на административно решение за съфинансиране на проектите; и
б)
наблюдение на административното решение и на всички негови изменения чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В административното решение се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, важните задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се използват;
з)
разпоредба, според която отговорният орган трябва да събира и съобщава поне веднъж годишно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
и)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
й)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
к)
условията, свързани с одитната следа;
л)
разпоредбите относно защитата на данните; и
м)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило административното решение се взема преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В административното решение се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
ГЛАВА III
СТАТУТ НА ОДИТНИЯ ОРГАН И ЗАДЪЛЖЕНИЯ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОДИТИТЕ
Член 12
Статут на одитния орган
1. В съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и с член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 514/2014 одитният орган функционира независимо от отговорния орган. Счита се, че функционална независимост съществува, когато няма пряка йерархична връзка между одитния орган и отговорния орган и одитният орган разполага с пълна автономност в своите становища и декларации.
2. Всички одитни дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
Член 13
Възлагане на одитни дейности на външни изпълнители
Одитният орган може да възложи част от одитната си работа на друг одитен орган, при условие че този орган е функционално независим от отговорния орган. Одитният орган остава отговорен за работата, която възлага на външен изпълнител.
Одитите, които са възложени на външен изпълнител, се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит и под внимателното наблюдение и надзор от страна на одитния орган.
Член 14
Одити
1. За да излезе със становището по член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, одитният орган прави системни и финансови одити.
2. Системните одити проверяват дали системите за управление и контрол на отговорния орган са функционирали ефективно, за да се предоставят разумни гаранции, че разходите, включени в годишните отчети, са законосъобразни и редовни.Въз основа на тези одити одитният орган преценява дали отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне, посочени в приложението.
3. Финансовите одити се извършват, за да се предоставят разумни гаранции, че годишните отчети дават вярна и честна представа за разходите, декларирани от отговорния орган.
За да прецени дали отчетите дават вярна и честна представа, одитният орган проверява дали всички елементи на платените разходи и на получените публични средства, записани в сметките на отговорния орган през финансовата година, са заведени правилно в счетоводната система и съответстват на подкрепящата счетоводна документация, съхранявана от отговорния орган. По-специално въз основа на тези сметки одитният орган проверява следното:
а)
дали общият размер на допустимите разходи, декларирани в искането за плащане на годишното салдо, представено на Комисията, съответства на разходите в сметките на отговорния орган и ако има разлики, дали са предоставени подходящи разяснения в сметките за сумите за равнение;
б)
дали оттеглените и събраните суми, сумите, които трябва да бъдат събрани, и несъбираемите суми към края на финансовата година съответстват на сумите, записани в счетоводната система на отговорния орган, и са подкрепени с документирани решения на отговорния орган;
в)
дали отговорният орган е извършил административните проверки и проверките на място в съответствие с член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
Проверките по букви а), б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
4. В рамките на своите системни и финансови одити одитният орган повтаря някои от административните проверки или проверките на място, извършени от отговорния орган. Одитният орган определя обхвата на повторно извършената одитна дейност въз основа на своята оценка на риска.
5. Ако при системните или финансовите одити от страна на одитния орган бъдат установени съществени слабости в ефективното функциониране на системите за управление и контрол на отговорния орган, одитният орган предприема следното:
а)
оценява финансовите и оперативните последици от тези слабости;
б)
отправя подходящи препоръки към отговорния орган за коригиращи и превантивни мерки;
в)
проследява начина, по който отговорният орган изпълнява тези мерки, и проверява дали се прилага план за действие за възстановяване на ефективното функциониране на системите за управление и контрол.
6. След приключване на одитната си дейност по параграфи 1, 2 и 3 одитният орган съобщава своите констатации на определящия орган, включително това дали, по негово мнение, отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне.
7. Одитният орган се уверява, че отговорният орган съобщава по подходящ начин на Европейската комисия цялата информация, свързана с одитната му дейност по параграфи 1, 2 и 3.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 15
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година.
REGULAMENTUL DELEGAT (UE) NR. 1042/2014 AL COMISIEI
din 25 iulie 2014
de completare a Regulamentului (UE) nr. 514/2014 cu privire la desemnarea și la responsabilitățile de gestionare și control ale autorităților responsabile și cu privire la statutul și la obligațiile autorităților de audit
COMISIA EUROPEANĂ,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,
având în vedere Regulamentul (UE) nr. 514/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 16 aprilie 2014 de stabilire a dispozițiilor generale privind Fondul pentru azil, migrație și integrare, precum și instrumentul de sprijin financiar pentru cooperarea polițienească, prevenirea și combaterea criminalității și gestionarea crizelor (1), în special articolul 26 alineatul (4) și articolul 29 alineatul (1),
întrucât:
(1)
Pentru a asigura continuitatea între implementarea fondurilor precedente în cadrul programului general „Solidaritatea și gestionarea fluxurilor migratorii” 2007-2013 și regulamentele specifice corespunzătoare cadrului 2014-2020, Regulamentul (UE) nr. 514/2014 se inspiră, în mare parte, din normele în vigoare pentru fondurile precedente, dar ținând seama de modificările introduse de Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului (2) în ceea ce privește gestiunea partajată.
(2)
Pentru a se garanta că organismele care pun în aplicare programele naționale au capacitatea de a-și îndeplini îndatoririle în mod eficient și în conformitate cu obiectivele și prioritățile stabilite în cadrul reglementărilor specifice menționate la articolul 2 litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, ar trebui să se stabilească norme privind desemnarea acestora, supravegherea desemnării și încetarea desemnării, dacă este necesar.
(3)
Pentru a se asigura că domeniul de aplicare al responsabilităților lor le permite să pună în aplicare programul național, este necesar să se stabilească norme care să definească responsabilitățile în materie de gestiune și de control ale autorităților responsabile, în special condițiile în care acestea își pot delega sau externaliza o parte din sarcini.
(4)
Procedura de selecție și de atribuire a contribuției Uniunii în cadrul programelor naționale ar trebui să respecte principiile transparenței, nediscriminării și egalității de tratament. Prin urmare, este necesar să se stabilească condițiile în care statele membre ar trebui să pună în aplicare acțiunile în cadrul programelor naționale și să se identifice în special situațiile în care autoritatea responsabilă poate executa proiecte în mod direct.
(5)
În toate statele membre, auditurile ar trebui să fie eficiente, să aibă un domeniu de aplicare adecvat și să respecte standardele internaționale de audit. În acest scop, ar trebui să se definească în mod clar statutul autorităților de audit și standardele de audit pe care trebuie să le aplice acestea.
(6)
Pentru a se asigura că activitățile de audit ale autorităților de audit le permit acestora să își formuleze opiniile de audit, ar trebui definite diferitele tipuri de activități de audit.
(7)
Este important ca rezultatele activității autorității de audit să fie raportate în mod corespunzător și la timp atât autorității de desemnare, cât și Comisiei Europene. În special, este important ca declarația de gestiune, rezumatul anual al rapoartelor finale de audit și al controalelor efectuate, transmis în cadrul unei cereri anuale de plată să reflecte bine rezultatul activității și al concluziilor autorității de audit. Prin urmare, autoritatea de audit ar trebui, ca parte a activității sale de audit, să se asigure că informațiile legate de activitatea sa de audit sunt raportate în mod corespunzător în aceste documente.
(8)
Pentru a permite aplicarea rapidă a măsurilor prevăzute în prezentul regulament și pentru a nu întârzia aprobarea și punerea în aplicare a programelor naționale, regulamentul ar trebui să intre în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
(9)
Regulamentul (UE) nr. 514/2014 este obligatoriu pentru Regatul Unit și Irlanda și, în consecință, prezentul regulament li se aplică în mod obligatoriu.
(10)
Danemarcei nu i se aplică Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și nici prezentul regulament,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
CAPITOLUL I
DISPOZIȚII GENERALE
Articolul 1
Definiții
În sensul prezentului regulament, se aplică definițiile prevăzute în Regulamentul (UE) nr. 514/2014. Se aplică, de asemenea, următoarele definiții:
(a)
„autoritate de desemnare” înseamnă autoritatea ministerială a unui stat membru la care se face referire la articolul 26 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 care desemnează autoritatea responsabilă;
(b)
„autorități competente” înseamnă autoritatea responsabilă, autoritatea de audit și, dacă este cazul, autoritatea delegată prevăzută la articolul 25 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
(c)
„SFC 2014” înseamnă sistemul electronic de informații instituit prin articolul 2 din Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 802/2014 al Comisiei (3);
(d)
„acord de grant” înseamnă un acord sau un alt instrument juridic echivalent în baza căruia autoritatea responsabilă acordă granturi beneficiarului în scopul executării unui proiect în cadrul programului național.
CAPITOLUL II
AUTORITATEA RESPONSABILĂ
SECȚIUNEA I
Desemnarea autorității responsabile
Articolul 2
Criteriile și procedura de desemnare a autorității responsabile
(1) Organismul care urmează să fie desemnat autoritate responsabilă dispune de o structură administrativă și de un sistem de control intern care respectă criteriile stabilite în anexa la prezentul regulament („criteriile de desemnare”). Criteriile de desemnare se referă la:
(a)
mediul intern;
(b)
activitățile de control;
(c)
comunicarea și informarea internă;
(d)
monitorizarea și raportarea internă.
Statele membre pot stabili și alte criterii de desemnare pentru a ține seama de dimensiunea, de responsabilitățile și de alte caracteristici ale autorității responsabile.
(2) Organismul de audit menționat la articolul 26 alineatul (3) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 evaluează dacă autoritatea responsabilă propusă respectă criteriile de desemnare prevăzute în anexă și își prezintă constatările, concluziile și avizul de audit într-un raport de audit adresat autorității de desemnare.
(3) În cazul în care autoritatea de desemnare consideră că autoritatea responsabilă nu respectă criteriile de desemnare, aceasta îi adresează organismului respectiv instrucțiuni specifice pentru remedierea problemelor într-un anumit termen-limită, înainte ca organismul să poată fi desemnat autoritate responsabilă.
În așteptarea remedierii problemelor, organismul poate fi desemnat, cu titlu provizoriu, autoritate responsabilă pentru cel mult 12 luni. Durata acestei perioade provizorii este proporțională cu problemele identificate.
(4) Atunci când desemnează autoritatea responsabilă, statul membru notifică fără întârziere Comisia prin intermediul SFC 2014. Odată cu această notificare, statul membru transmite documentele care stabilesc:
(a)
împărțirea de bază a responsabilităților între unitățile organizaționale ale autorității responsabile;
(b)
dacă este cazul, relația sa cu autoritățile delegate, activitățile care urmează să fie delegate și procedurile principale pentru supravegherea activităților delegate respective; precum și
(c)
un rezumat al principalelor proceduri de tratare a creanțelor financiare primite de la beneficiari și de autorizare și înregistrare a cheltuielilor aferente.
Articolul 3
Supravegherea autorității responsabile și reexaminarea desemnării
(1) Autoritatea de desemnare supraveghează autoritatea responsabilă, în special pe baza informațiilor menționate la articolul 14 alineatul (2) din prezentul regulament, și urmărește eventualele deficiențe identificate.
(2) Statele membre se asigură că informațiile care indică faptul că autoritatea responsabilă nu mai respectă criteriile de desemnare sunt comunicate fără întârziere autorității de desemnare.
(3) Atunci când autoritatea competentă nu mai respectă pe deplin criteriile de desemnare sau sistemul său de control intern este atât de deficient încât îi afectează capacitatea de a-și îndeplini sarcinile, autoritatea de desemnare plasează autoritatea responsabilă sub supraveghere. În astfel de cazuri, autoritatea de desemnare redactează un plan de redresare pe care autoritatea responsabilă trebuie să îl pună în aplicare pe o perioadă proporțională cu gravitatea neconformității sau a deficienței. Această perioadă nu trebuie să depășească 12 de luni de la începutul perioadei de probă.
(4) Autoritatea de desemnare informează imediat Comisia cu privire la orice plan de redresare întocmit în conformitate cu alineatul (3) și la evoluția situației.
(5) În cazul în care expiră desemnarea autorității responsabile, autoritatea de desemnare desemnează imediat o altă autoritate responsabilă în conformitate cu articolul 26 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și cu articolul 2 din prezentul regulament pentru a asigura continuitatea plăților către beneficiari.
(6) În cazul în care constată că un stat membru nu și-a îndeplinit obligația de a elabora un plan de redresare în temeiul alineatului (3) sau în cazul în care autoritatea responsabilă continuă să fie desemnată fără să fi pus în aplicare planul respectiv în termenul stabilit, Comisia acționează în ceea ce privește deficiențele restante în conformitate cu procedura de verificare a conformității prevăzută la articolul 47 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.
SECȚIUNEA II
Responsabilitățile autorității responsabile în materie de gestionare și control
Articolul 4
Sarcinile autorității responsabile
Autoritatea responsabilă gestionează și pune în aplicare programul național în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare. Aceasta:
(a)
consultă partenerii în conformitate cu articolul 12 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
(b)
asigură buna funcționare a comitetului de monitorizare menționat la articolul 12 alineatul (4) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
(c)
înaintează Comisiei, în conformitate cu articolul 14 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, o propunere de program național și eventualele revizuiri ulterioare, utilizând SFC2014;
(d)
definește și stabilește regulile de eligibilitate pentru proiecte și cheltuielile aferente tuturor activităților, asigurând egalitatea de tratament și evitând conflictele de interese, în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare;
(e)
organizează și publică anunțurile privind procedurile de ofertare și cererile de oferte, organizează și asigură publicitatea ulterioară, selectarea și atribuirea proiectelor pentru finanțare în cadrul programului național, în conformitate cu domeniul de aplicare și obiectivele regulamentelor specifice menționate la articolul 2 litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și cu criteriile prevăzute la articolul 9 din prezentul regulament;
(f)
asigură că există sisteme pentru colectarea datelor necesare pentru informarea Comisiei cu privire la indicatorii comuni, la cei specifici fiecărui program, precum și alte date privind punerea în aplicare a programului și a proiectelor;
(g)
primește plăți din partea Comisiei și face plăți către beneficiari;
(h)
asigură coerența și complementaritatea dintre cofinanțarea în temeiul regulamentelor specifice și alte instrumente ale Uniunii și naționale relevante;
(i)
monitorizează proiectele și verifică dacă cheltuielile declarate pentru proiecte au fost suportate efectiv și dacă sunt în conformitate cu normele UE și cele naționale;
(j)
asigură existența unui sistem de înregistrare și stocare pe suport electronic a înregistrărilor contabile aferente fiecărui proiect din cadrul programului național, precum și colectarea datelor privind punerea în aplicare necesară pentru gestiunea financiară, monitorizare, control și evaluare;
(k)
fără a aduce atingere normelor contabile naționale, se asigură că beneficiarii și celelalte organisme implicate în punerea în aplicare a proiectelor finanțate în cadrul programului național utilizează fie un sistem contabil separat, fie un cod contabil adecvat pentru toate tranzacțiile referitoare la proiect;
(l)
se asigură că evaluările programelor naționale menționate la articolul 56 și la articolul 57 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 sunt efectuate în termenele stabilite;
(m)
se asigură că evaluatorii independenți primesc, pentru a realiza evaluarea menționată la articolul 56 și la articolul 57 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și pentru a formula avizul de evaluare, toate informațiile necesare privind gestionarea programului național;
(n)
stabilește proceduri pentru a se asigura că există pista de audit necesară pentru toate documentele privind cheltuielile, deciziile și activitățile de control că acestea sunt păstrate în conformitate cu regulamentele de aplicare ale Comisiei adoptate în temeiul articolului 27 alineatul (5) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
(o)
se asigură că autoritatea de audit primește, pentru a realiza auditurile menționate la articolul 29 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și pentru a formula avizul de audit, toate informațiile necesare privind procedurile de gestionare și de control aplicate și cheltuielile finanțate în temeiul regulamentelor specifice;
(p)
întocmește rapoartele de punere în aplicare prevăzute la articolul 54 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și rapoartele de evaluare menționate la articolul 57 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și le prezintă Comisiei prin intermediul SFC 2014;
(q)
întocmește cererea de plată în conformitate cu articolul 44 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și o transmite Comisiei prin intermediul SFC 2014;
(r)
desfășoară activități de informare și publicitate și difuzează rezultatele programului, în conformitate cu articolul 53 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
(s)
efectuează controale administrative și controale la fața locului în conformitate cu articolul 27 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.
(t)
cooperează cu Comisia și cu autoritățile responsabile din celelalte state membre; și
(u)
răspunde la constatările autorității de audit, fie conformându-se acestora, fie furnizând o justificare detaliată, în cazul în care constatările autorității de audit nu sunt acceptate.
Articolul 5
Autoritatea delegată
(1) Autoritatea responsabilă poate delega o parte sau totalitatea sarcinilor care îi revin unei autorități delegate în conformitate cu articolul 25 alineatul (1) litera (c) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014. Orice delegare de sarcini respectă principiile bunei gestiuni financiare și asigură respectarea principiului nediscriminării și vizibilitatea finanțării din partea Uniunii. Sarcinile delegate nu pot da naștere unor conflicte de interese.
(2) Sfera de aplicare a sarcinilor delegate de autoritatea responsabilă autorității delegate și procedurile detaliate privind îndeplinirea acestora sunt prezentate într-un document semnat de autoritatea responsabilă și de autoritatea delegată. Actul de delegare menționează cel puțin:
(a)
regulamentul specific relevant;
(b)
sarcina (sarcinile) delegată (delegate) autorității delegate;
(c)
obligația autorității delegate de a verifica dacă beneficiarii respectă normele Uniunii și cele naționale;
(d)
obligația autorității delegate de a institui și a menține o structură organizatorică și un sistem de gestiune și control adaptate sarcinilor care îi revin;
(e)
informațiile și documentele justificative pe care autoritatea delegată trebuie să le prezinte autorității responsabile și termenele pe care trebuie să le respecte; și
(f)
mecanismul prin care autoritatea responsabilă supraveghează autoritatea delegată.
(3) În conformitate cu articolul 25 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, comunicarea cu Comisia nu poate fi delegată. Autoritatea delegată comunică cu Comisia prin intermediul autorității responsabile.
(4) În cazul în care autoritatea delegată nu este o administrație publică sau un organism de drept privat cu o misiune de serviciu public reglementată de legislația națională, autoritatea responsabilă nu îi poate delega puteri executive care presupun o marjă largă de discreție implicând opțiuni de natură politică.
(5) Autoritatea responsabilă rămâne responsabilă pentru sarcinile pe care le-a delegat. Autoritatea responsabilă verifică periodic sarcinile delegate pentru a confirma dacă acestea sunt îndeplinite în mod satisfăcător și în conformitate cu normele Uniunii și cu cele naționale.
(6) Pentru sarcinile delegate, prezentul regulament se aplică prin analogie autorității delegate.
Articolul 6
Externalizarea sarcinilor
Autoritatea responsabilă poate externaliza o parte din sarcinile care îi revin. Autoritatea rămâne însă responsabilă în privința acestora.
Autoritatea responsabilă verifică periodic sarcinile externalizate pentru a confirma dacă acestea sunt îndeplinite în mod satisfăcător și în conformitate cu normele Uniunii și cu cele naționale.
SECȚIUNEA III
Obligațiile autorității responsabile în ceea ce privește intervenția publică
Articolul 7
Rolul autorității responsabile ca organism de atribuire
(1) Ca regulă generală, autoritatea responsabilă acordă granturi pentru proiecte în cadrul programului național pe baza unei cereri deschise de propuneri.
(2) Autoritatea responsabilă poate acorda granturi pentru proiecte în baza unei cereri restrânse de propuneri.
Cererile restrânse de propuneri sunt deschise numai pentru organismele selecționate, din cauza naturii specifice a proiectului sau a competenței tehnice ori administrative a organismelor invitate să prezinte propuneri.
Motivele care justifică recurgerea la o cerere restrânsă de propuneri se stabilesc în cererea de propuneri.
(3) Autoritatea responsabilă poate acorda granturi direct în cazul în care natura specifică a proiectului sau competența tehnică ori administrativă a organismelor relevante nu permit alte opțiuni, așa cum este cazul unor monopoluri de jure sau de facto.
Motivele care justifică recurgerea la o atribuire directă se stabilesc în decizia de atribuire.
(4) În cazuri justificate în mod corespunzător, inclusiv în cazul continuării unor proiecte multianuale care au fost selectate în urma unei cereri de propuneri anterioare sau în situații de urgență, se pot acorda granturi fără a lansa o nouă cerere de propuneri.
Motivele care justifică acordarea grantului fără a se recurge la o cerere de propuneri se stabilesc în decizia de atribuire.
(5) Atunci când autoritatea responsabilă acționează în calitate de organism de atribuire, nici autoritatea responsabilă, nici o autoritate delegată nu poate beneficia de un grant acordat în conformitate cu prezentul articol.
(6) Autoritatea responsabilă stabilește autoritățile care acordă granturi și se asigură că nu există conflicte de interese, în special atunci când solicitanții sunt organisme naționale.
Articolul 8
Condiții în care autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv
(1) Autoritatea responsabilă poate decide să pună în aplicare proiectele în mod direct, singură sau împreună cu oricare dintre celelalte autorități naționale, din cauza competențelor administrative sau a expertizei tehnice ori din cauza faptului că nu există alte opțiuni de punere în aplicare având în vedere caracteristicile proiectului, precum un monopol de jure sau cerințele de securitate. În astfel de cazuri, autoritatea responsabilă este beneficiarul grantului.
(2) Motivele care justifică intervenția autorității responsabile în calitate de organism executiv și selectarea autorităților naționale asociate, în temeiul articolului 1, trebuie comunicate Comisiei în raportul anual de punere în aplicare menționat la articolul 54 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.
(3) În momentul punerii în aplicare a proiectelor în calitate de organism executiv, autoritatea responsabilă veghează la respectarea principiului unui bun raport calitate/preț și la evitarea conflictelor de interese.
(4) Decizia administrativă de a cofinanța un proiect în cadrul programului național cuprinde toate informațiile necesare pentru a monitoriza execuția produselor și a serviciilor cofinanțate, precum și pentru a verifica cheltuielile suportate.
(5) În cazul în care este probabil ca autoritatea responsabilă să acționeze în calitate de organism executiv în mod regulat:
(a)
autoritatea responsabilă și autoritatea de audit nu fac parte din același organism, cu excepția cazului în care autoritatea de audit răspunde în fața unui organism extern, iar independența sa în materie de audit este garantată; și
(b)
sarcinile autorității responsabile prevăzute la articolul 4 nu sunt afectate.
Articolul 9
Procedura de selecție și de atribuire
(1) Cererile de propuneri menționate la articolul 7 alineatul (1) se publică într-un mod care să asigure o concurență deschisă și o publicitate adecvată în rândul potențialilor beneficiari. Orice modificare substanțială a cererilor se publică în același mod.
Cererile de propuneri menționate la articolul 7 alineatele (1) și (2) specifică cel puțin următoarele elemente:
(a)
obiectivele;
(b)
criteriile de selecție și de atribuire;
(c)
modalitățile de finanțare din partea Uniunii și, dacă este cazul, de finanțare națională, inclusiv, după caz, posibilitatea aplicării unei rate de cofinanțare mai mari, în conformitate cu articolul 16 alineatul (5) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
(d)
modalitățile și data-limită de depunere a propunerilor;
(e)
normele privind eligibilitatea cheltuielilor;
(f)
durata proiectului; și
(g)
informațiile financiare și de altă natură care trebuie păstrate și comunicate.
(2) Înainte de adoptarea deciziei de atribuire, autoritatea responsabilă se asigură că beneficiarii din cadrul proiectului sunt în măsură să îndeplinească criteriile de selecție și de atribuire.
(3) Autoritatea responsabilă stabilește procedurile de primire a propunerilor. Ea supune propunerile unei analize tehnice și bugetare formale și unei evaluări calitative prin aplicarea criteriilor prevăzute în cererea de propuneri într-un mod transparent și nediscriminatoriu. Autoritatea responsabilă înregistrează în scris motivele respingerii celorlalte propuneri.
(4) Decizia de atribuire indică cel puțin numele beneficiarilor, detaliile esențiale ale proiectului și obiectivele sale operaționale, valoarea maximă a contribuției Uniunii și rata maximă de cofinanțare a costurilor eligibile totale.
(5) Autoritatea responsabilă îi informează în scris pe toți solicitanții cu privire la decizia sa. Aceasta le comunică candidaților respinși motivele respingerii lor cu trimitere la criteriile de selecție și de atribuire.
Articolul 10
Documente care oficializă acordarea granturilor atunci când autoritatea responsabilă acționează în calitate de organism de atribuire
(1) În cazurile în care autoritatea responsabilă acționează în calitate de organism de atribuire, aceasta stabilește procedurile de gestionare a proiectelor care necesită cel puțin:
(a)
semnarea acordurilor de grant cu beneficiarii; și
(b)
monitorizarea acordurilor de grant, inclusiv eventualele modificări aduse acestora, prin mijloace administrative, cum ar fi schimburile de scrisori sau rapoarte scrise.
(2) Acordul de finanțare include sau indică următoarele:
(a)
valoarea maximă a contribuției Uniunii;
(b)
procentul maxim din contribuția Uniunii în conformitate cu regulamentul specific relevant;
(c)
descrierea detaliată și un calendar al proiectului;
(d)
dacă este cazul, orice sarcină majoră pe care beneficiarul intenționează să o subcontracteze unor părți terțe, precum și costurile aferente;
(e)
bugetul previzional și planul de finanțare convenite pentru proiect, inclusiv cheltuielile și veniturile, în conformitate cu normele de eligibilitate stabilite;
(f)
metoda de calcul al cuantumului contribuției Uniunii la încheierea proiectului;
(g)
calendarul și dispozițiile de punere în aplicare a acordului, inclusiv dispozițiile privind obligațiile de raportare, modificările la acord, precum și denunțarea acordului;
(h)
obiectivele operaționale ale proiectului, inclusiv obiectivele cuantificate și indicatorii care urmează a fi comunicați;
(i)
o dispoziție prin care se stabilește obligația beneficiarului de a colecta, în timp util, datele necesare pentru indicatorii comuni prevăzuți în regulamentul specific, precum și orice indicator specific programului, și de a comunica aceste date cel puțin o dată pe an;
(j)
definirea costurilor eligibile, inclusiv, dacă este cazul, o descriere a metodologiei de stabilire a baremelor pentru costurile unitare, a sumelor forfetare și a finanțării la rate forfetare;
(k)
cerințele de evidență contabilă și condițiile legate de plata grantului;
(l)
condițiile legate de pista de audit;
(m)
dispozițiile referitoare la protecția datelor; și
(n)
dispoziții privind publicitatea.
(3) Ca regulă generală, acordul de grant se semnează înainte de începerea oricărei activități din cadrul proiectului aferent programului național.
(4) Acordul de grant trebuie să prevadă în mod expres faptul că atât Comisia sau reprezentanții săi, cât și Curtea de Conturi au competențe de audit cu privire la toți beneficiarii de granturi, contractanții și subcontractanții care primesc finanțare din partea Uniunii în cadrul programelor naționale, și vor face acest lucru, pe baza verificării documentelor și a controalelor la fața locului.
Articolul 11
Documente care oficializă acordarea granturilor atunci când autoritatea responsabilă acționează în calitate de organism executiv
(1) În cazurile în care autoritatea responsabilă acționează în calitate de organism executiv, aceasta stabilește procedurile de gestionare a proiectelor care necesită cel puțin:
(a)
formalizarea unei decizii administrative privind cofinanțarea de proiecte; și
(b)
monitorizarea deciziei administrative și a eventualelor modificări aduse acestora, prin mijloace administrative, cum ar fi schimburile de scrisori sau rapoarte scrise.
(2) Decizia administrativă include sau indică următoarele:
(a)
valoarea maximă a contribuției Uniunii;
(b)
procentul maxim din contribuția Uniunii în conformitate cu regulamentul specific relevant;
(c)
descrierea detaliată și un calendar al proiectului;
(d)
dacă este cazul, orice sarcină majoră pe care beneficiarul intenționează să o subcontracteze unor părți terțe, precum și costurile aferente;
(e)
bugetul previzional și planul de finanțare convenite pentru proiect, inclusiv cheltuielile și veniturile, în conformitate cu normele de eligibilitate stabilite;
(f)
metoda de calcul al cuantumului contribuției Uniunii la încheierea proiectului;
(g)
obiectivele operaționale ale proiectului, inclusiv obiectivele cuantificate și indicatorii care urmează a fi utilizați;
(h)
o dispoziție prin care se stabilește obligația autorității responsabile de a colecta și de a comunica, cel puțin o dată pe an, datele necesare pentru indicatorii comuni prevăzuți în regulamentul specific, precum și orice indicator specific programului;
(i)
definirea costurilor eligibile, inclusiv, dacă este cazul, o descriere a metodologiei de stabilire a baremelor pentru costurile unitare, a sumelor forfetare și a finanțării la rate forfetare;
(j)
cerințele de evidență contabilă și condițiile legate de plata grantului;
(k)
condițiile legate de pista de audit;
(l)
dispozițiile referitoare la protecția datelor; și
(m)
dispoziții privind publicitatea.
(3) Ca regulă generală, decizia administrativă se adoptă înainte de începerea oricărei activități din cadrul proiectului aferent programului național.
(4) Decizia administrativă trebuie să prevadă în mod expres faptul că atât Comisia sau reprezentanții săi, cât și Curtea de Conturi au competențe de audit cu privire la toți beneficiarii de granturi, contractanții și subcontractanții care primesc finanțare din partea Uniunii în cadrul programelor naționale, și vor face acest lucru, pe baza verificării documentelor și a controalelor la fața locului.
CAPITOLUL III
STATUTUL AUTORITĂȚII DE AUDIT ȘI OBLIGAȚIILE CU PRIVIRE LA AUDITURI
Articolul 12
Statutul autorității de audit
(1) În conformitate cu articolul 59 alineatul (5) al doilea paragraf din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și cu articolul 25 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, autoritatea de audit funcționează independent de autoritatea responsabilă. Se consideră că există independență funcțională atunci când nu există o legătură ierarhică directă între autoritatea de audit și autoritatea responsabilă, iar autoritatea de audit are o autonomie totală în formularea avizelor și a declarațiilor.
(2) Toate activitățile de audit se efectuează în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internațional.
Articolul 13
Externalizarea activităților de audit
Autoritatea de audit poate să externalizeze o parte din activitatea sa de audit unui alt organism de audit, cu condiția ca acest organism să fie independent din punct de vedere funcțional de autoritatea responsabilă. Autoritatea de audit rămâne responsabilă pentru activitățile pe care le externalizează.
Auditurile externalizate se efectuează în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internațional, sub monitorizarea și supravegherea atentă a autorității de audit.
Articolul 14
Audituri
(1) Pentru a emite avizul menționat la articolul 59 alineatul (5) al doilea paragraf din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, autoritatea de audit efectuează audituri de sistem și financiare.
(2) Prin auditurile de sistem se verifică dacă sistemele de gestionare și control ale autorității responsabile funcționează în mod eficace, astfel încât să ofere o asigurare rezonabilă că cheltuielile incluse în conturile anuale sunt legale și conforme.Pe baza acestor audituri, autoritatea de audit determină dacă autoritatea responsabilă continuă să respecte criteriile de desemnare prevăzute în anexă.
(3) Auditurile financiare se efectuează pentru a oferi o asigurare rezonabilă că conturile anuale oferă o imagine reală și fidelă a cheltuielilor declarate de autoritatea responsabilă.
Pentru a stabili dacă conturile redau o imagine reală și fidelă, autoritatea de audit verifică dacă toate elementele de cheltuieli plătite și contribuțiile publice primite și înregistrate în conturile autorității responsabile în cursul exercițiului financiar sunt înregistrate corect în sistemul contabil și corespund înregistrărilor contabile justificative păstrate de autoritatea responsabilă. Pe baza acestor conturi, autoritatea de audit verifică, în special, dacă:
(a)
valoarea totală a cheltuielilor eligibile declarate în cererea de plată a soldului anual prezentată Comisiei corespunde cheltuielilor înscrise în contabilitatea autorității responsabile și, în cazul în care există diferențe, dacă au fost furnizate explicații adecvate în contabilitate pentru sumele reconciliate;
(b)
dacă sumele retrase și recuperate, sumele care urmează a fi recuperate, precum și sumele nerecuperabile la finalul exercițiului financiar corespund sumelor înscrise în sistemul contabil al autorității responsabile și sunt sprijinite de decizii documentate ale autorității responsabile;
(c)
dacă autoritatea responsabilă a efectuat controale administrative și controale la fața locului în conformitate cu articolul 27 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.
Verificările menționate la literele (a), (b) și (c) se pot efectua prin eșantionare.
(4) În cadrul auditurilor de sistem și al auditurilor financiare pe care le efectuează, autoritatea de audit efectuează din nou o parte din controalele administrative sau la fața locului efectuate de autoritatea responsabilă. Autoritatea de audit stabilește ponderea controalelor efectuate din nou, în funcție de evaluarea riscului.
(5) Dacă, în urma auditurilor de sistem sau a auditurilor financiare, identifică deficiențe semnificative în funcționarea eficace a sistemelor de gestionare și control ale autorității responsabile, autoritatea de audit:
(a)
evaluează impactul financiar și operațional al acestor deficiențe;
(b)
adresează autorității responsabile recomandările corespunzătoare privind luarea de măsuri corective și preventive;
(c)
monitorizează punerea în aplicare a acestor măsuri de către autoritatea responsabilă și evaluează dacă există un plan de acțiune pentru a restabili funcționarea eficientă a sistemelor de gestionare și de control.
(6) La finalizarea activităților sale de audit menționate la alineatele (1), (2) și (3), autoritatea de audit prezintă constatările sale autorității de desemnare și precizează inclusiv dacă, în opinia sa, autoritatea responsabilă continuă să respecte criteriile de desemnare.
(7) Autoritatea de audit se asigură că autoritatea responsabilă comunică în mod corespunzător Comisiei Europene toate informațiile legate de activitățile sale de audit menționate la alineatele (1), (2) și (3).
CAPITOLUL IV
DISPOZIȚIE FINALĂ
Articolul 15
Intrarea în vigoare
Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în statele membre în conformitate cu tratatele.
Adoptat la Bruxelles, 25 iulie 2014.