РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2015/496 НА СЪВЕТА
от 17 март 2015 година
за изменение на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 по отношение на депозирането на историческите архиви на институциите в Европейския университетски институт във Флоренция
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 352 от него,
като взе предвид предложението на Европейската комисия,
след предаване на проекта на законодателния акт на националните парламенти,
като взе предвид одобрението на Европейския парламент,
в съответствие със специална законодателна процедура,
като има предвид, че:
(1)
В съответствие с Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 на Съвета от 1 февруари 1983 г. относно отваряне за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия (1) историческите архиви на Съюза се съхраняват и се предоставят на разположение на обществеността, когато е възможно, след изтичането на срок от 30 години.
(2)
Задължението за създаване на исторически архиви и за предоставянето им на разположение на обществеността, когато е възможно, се прилага спрямо всяка от институциите, посочени в Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 („институциите“), съгласно установените в него условия.
(3)
В Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се предвижда, че всяка институция разполага своите исторически архиви на мястото, което тя смята за най-подходящо.
(4)
През 1984 г. Европейският парламент, Съветът и Комисията решиха да депозират историческите си архиви в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция, където те се предоставят на разположение на обществеността. За тази цел на 17 декември 1984 г. бе подписан договор между Европейските общности, представлявани от Комисията, и ЕУИ („договор за депозиране“).
(5)
Впоследствие Европейският икономически и социален комитет и Европейската сметна палата взеха решение да се присъединят към условията на договора за депозиране. Европейската инвестиционна банка депозира своите исторически архиви в ЕУИ по силата на отделно съглашение с него, което беше подписано на 1 юли 2005 г., и съгласно„Правилата за историческите архиви“, които бяха приети от управителния комитет на банката на 7 октомври 2005 г. (2)
(6)
Правителството на Италия предостави на ЕУИ безсрочно и безплатно подходящи помещения, за да се осигурят съхранението и защитата на депозираните архиви в съответствие с международно признатите стандарти и да се даде възможност за извършване на справки на място.
(7)
С депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ се цели да се осигури достъп до архивите от едно-единствено място, да се насърчи извършването на справки в тях и да се стимулира изследователската дейност във връзка с историята на европейската интеграция и европейските институции. ЕУИ е реномиран център за академични изследвания и обучение с акцент върху Европа и европейската интеграция. Той е натрупал близо 30-годишен опит в управлението на историческите архиви на Съюза, осигурява съвременни научноизследователски съоръжения и хранилище, изградени специално за съхранението на тези архиви и извършването на справки в тях, и е международно признат като център за тези архиви.
(8)
Продължаващото депозиране на историческите архиви на институциите в ЕУИ следва да бъде включено в законодателството на Съюза, с цел да бъде отразена ролята на ЕУИ като партньор на институциите в управлението на техните исторически архиви.
(9)
Настоящият регламент следва да се прилага по отношение на всички институции и не следва да променя нито тяхната отговорност да отворят своите исторически архиви за обществеността, нито факта, че всяка институция остава собственик на историческите си архиви.
(10)
Специфичното естество на дейностите на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ) обаче оправдава освобождаването им от предвиденото в настоящия регламент задължение да депозират историческите си архиви в ЕУИ. Съдът и ЕЦБ могат да депозират историческите си архиви в ЕУИ на доброволни начала.
(11)
Когато е възможно, институциите и ЕУИ следва да предоставят на обществеността достъп до историческите архиви в цифров вид с цел по-лесното извършване на справки по интернет.
(12)
Личните данни, които се съдържат в историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ, следва да бъдат обработвани в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3).
(13)
В съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 Комисията проведе консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните във връзка със законодателното предложение за настоящия регламент, като той представи становище на 10 октомври 2012 г. (4)
(14)
Подробните разпоредби за управлението на историческите архиви в ЕУИ, включително тяхното депозиране, достъпът до тях и предоставянето им на разположение на обществеността, както и за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ, следва да бъдат предвидени в рамково споразумение за партньорство.
(15)
Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза от страна на ЕУИ следва да се финансират от общия бюджет на Съюза и тези разходи следва да се поемат от всички депозиращи институции.
(16)
Следователно Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 следва да бъде съответно изменен,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се изменя, както следва:
1)
Член 8 се изменя, както следва:
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция, с изключение на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ), депозира в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция документите, които са част от нейните исторически архиви и които тя е отворила за обществеността в съответствие с настоящия регламент. Депозирането се извършва съгласно приложението.
Независимо от първа алинея, по юридически или административни причини депозиращите институции могат да изключат от депозиране в ЕУИ определени оригинални документи. В такъв случай те депозират микрофилм или цифрово копие на тези документи.“
;
б)
добавят се следните параграфи:
„3. Съдът на Европейския съюз и ЕЦБ могат да депозират своите исторически архиви в ЕУИ на доброволни начала.
4. Депозиращите институции запазват собствеността върху архивите си, както и изключителната отговорност за състава на документите и досиетата, които се депозират или се предоставят по друг начин на ЕУИ.
5. Депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ не засяга неприкосновеността на архивите, предвидена в член 2 от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз и Договора за функционирането на Европейския съюз.
6. ЕУИ осигурява съхранението и защитата на депозираните архиви. Съхранението и защитата трябва да са съобразени с международно признатите стандарти за физическа защита на архивите и трябва да отговарят поне на техническите правила и правилата за сигурност, съответстващи на тези, които се използват за съхранение и управление на публичните архиви в Италия. За тази цел депозираните документи се съхраняват в специално изградено хранилище.
7. Единствено ЕУИ носи отговорност за персонала, натоварен с управлението на историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ. ЕУИ прави необходимото персоналът, на който е поверено управлението на историческите архиви, да притежава съответните професионални квалификации, необходими за работа в тази област.
8. Всяка депозираща институция има правото да получава информация за извършваното от ЕУИ управление на архивите ѝ и да прави проверки на архивите, които е депозирала там.
9. ЕУИ предоставя на обществеността достъп до историческите архиви, които е получил съгласно параграфи 1 и 3. Институциите също могат да предоставят на обществеността копие на същите исторически архиви.
10. Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза се финансират с вноски от всички депозиращи институции по съответния бюджетен ред, в рамките на годишните бюджетни кредити, разпределени от бюджетния орган в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза (5). С тези финансови вноски не се покриват разходите, свързани с осигуряването и приспособяването на сградите и хранилищата, които да поемат архивите и съответния персонал.
Размерът на вноските, посочени в първа алинея, е пропорционален на размера на съответните щатни разписания на депозиращите институции. Всички вноски се преизчисляват, когато нови институции започнат да депозират в ЕУИ своите исторически архиви или поне на всеки пет години.
11. ЕУИ действа като обработващо лице в съответствие с член 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001, следвайки инструкциите на депозиращите институции. ЕУИ обработва всички лични данни, съдържащи се в историческите архиви на институциите, в съответствие с гаранциите, предвидени в посочения по-горе регламент.
12. Европейският надзорен орган по защита на данните запазва надзорните правомощия по отношение на институциите във връзка с обработването на личните данни, съдържащи се в историческите архиви, депозирани в ЕУИ.
2)
Член 9 се изменя, както следва
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция приема вътрешни правила за прилагането на настоящия регламент. Те включват правила за съхранението и отварянето на историческите архиви за обществеността, както и за защитата на личните данни, съдържащи се в тях. Доколкото е възможно, институциите предоставят на обществеността достъп до своите архиви чрез електронни средства, включително цифровизирани архиви и създадени в цифров вид архиви, и улесняват извършването на справки по интернет. Те съхраняват и документи, които съществуват във формат, предназначен за специални нужди (Брайлово писмо, едър шрифт или записи).“
;
б)
добавя се следният параграф:
„3. От името на депозиращите институции Комисията сключва с ЕУИ рамково споразумение за партньорство. Това рамково споразумение за партньорство съдържа подробни разпоредби за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ във връзка с управлението на историческите архиви на Съюза, включително тяхното депозиране, съхранение, достъпа до тях и предоставянето им на разположение на обществеността.“
3)
Текстът в приложението се добавя като приложение към Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83.
Член 2
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 17 март 2015 година.
REGULAMENTUL (UE) 2015/496 AL CONSILIULUI
din 17 martie 2015
de modificare a Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83 în ceea ce privește depozitarea arhivelor istorice ale instituțiilor la Institutul Universitar European din Florența
CONSILIUL UNIUNII EUROPENE,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, în special articolul 352,
având în vedere propunerea Comisiei Europene,
după transmiterea proiectului de act legislativ către parlamentele naționale,
având în vedere aprobarea Parlamentului European,
hotărând în conformitate cu o procedură legislativă specială,
întrucât:
(1)
În conformitate cu Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 al Consiliului din 1 februarie 1983 privind deschiderea către public a arhivelor istorice ale Comunității Economice Europene și ale Comunității Europene a Energiei Atomice (1), arhivele istorice ale Uniunii sunt păstrate și puse la dispoziția publicului, în măsura în care este posibil, la expirarea unei perioade de 30 de ani.
(2)
Obligația de a constitui arhive istorice și de a le pune la dispoziția publicului, în măsura în care este posibil, se aplică fiecăreia dintre instituțiile menționate în Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 („instituțiile”) în condițiile prevăzute de respectivul regulament.
(3)
Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 dispune că fiecare instituție își poate depozita arhivele istorice în locul pe care îl consideră cel mai adecvat.
(4)
În 1984, Parlamentul European, Consiliul și Comisia au decis să își depoziteze arhivele istorice la Institutul Universitar European („IUE”) din Florența, unde acestea sunt puse la dispoziția publicului. La 17 decembrie 1984, a fost semnat un contract în acest sens („contract de depozitare”) între Comunitățile Europene, reprezentate de Comisie, și IUE.
(5)
De atunci, Comitetul Economic și Social European și Curtea de Conturi Europeană au convenit să respecte condițiile contractului de depozitare. Banca Europeană de Investiții își depozitează arhivele istorice la IUE în temeiul unei convenții distincte cu IUE, care a fost semnată la 1 iulie 2005, și al „Normelor privind arhivele istorice”, care au fost adoptate la 7 octombrie 2005 (2) de către Comitetul de direcție al băncii.
(6)
Guvernul italian a pus la dispoziția IUE, în mod permanent și gratuit, spații corespunzătoare pentru a garanta că arhivele depozitate sunt păstrate și protejate în conformitate cu standardele internaționale recunoscute și pentru ca acestea să poată fi consultate la fața locului.
(7)
Depozitarea arhivelor istorice la IUE urmărește să ofere acces la aceste arhive într-un amplasament unic, să promoveze consultarea acestora și să încurajeze activitățile de cercetare referitoare la istoria integrării europene și a instituțiilor europene. IUE este un centru universitar de studiu și de cercetare renumit, ale cărui activități sunt axate pe Europa și pe integrarea europeană. Având aproape 30 de ani de experiență în gestionarea arhivelor istorice ale Uniunii, acesta oferă structuri de stocare și de cercetare de vârf, construite special pentru păstrarea și consultarea acestor arhive, și se bucură de o reputație internațională în calitate de centru de arhivare.
(8)
Depozitarea în continuare a arhivelor istorice ale Uniunii la IUE ar trebui să fie inclusă în legislația Uniunii, pentru a se reflecta rolul jucat de IUE în calitate de partener al instituțiilor în ceea ce privește gestionarea arhivelor istorice ale acestora.
(9)
Prezentul regulament ar trebui să se aplice tuturor instituțiilor și nu ar trebui să aducă atingere responsabilității care revine acestora de a pune arhivele lor istorice la dispoziția publicului și nici dreptului de proprietate al fiecărei instituții asupra propriilor sale arhive istorice.
(10)
Cu toate acestea, natura specifică a activităților desfășurate de Curtea de Justiție a Uniunii Europene („CJUE”) și de Banca Centrală Europeană („BCE”) justifică exonerarea acestor instituții de la obligația prevăzută prin prezentul regulament de a-și depozita arhivele istorice la IUE. CJUE și BCE își pot depozita arhivele istorice la IUE, în mod voluntar.
(11)
Instituțiile și IUE ar trebui, în măsura posibilului, să pună arhivele istorice la dispoziția publicului sub formă digitizată și digitală, în vederea facilitării consultării acestora pe internet.
(12)
Datele cu caracter personal conținute în arhivele istorice ale Uniunii depozitate la IUE ar trebui să fie prelucrate în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (3).
(13)
Comisia a consultat Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 referitor la proiectul legislativ privind prezentul regulament și aceasta a emis un aviz referitor la acesta la 10 octombrie 2012 (4).
(14)
Într-un acord-cadru de parteneriat ar trebui prevăzute dispoziții detaliate privind gestionarea arhivelor istorice la IUE, inclusiv depozitarea acestora, accesul la acestea și consultarea lor de către public, precum și atribuțiile și responsabilitățile reciproce care revin instituțiilor și IUE.
(15)
Costurile de gestionare a arhivelor istorice ale Uniunii de către IUE ar trebui să fie finanțate de la bugetul general al Uniunii și ar trebui să fie suportate de către toate instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare.
(16)
Prin urmare, Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 ar trebui modificat în consecință,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
Articolul 1
Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 se modifică după cum urmează:
1.
Articolul 8 se modifică după cum urmează:
(a)
alineatul (1) se înlocuiește cu următorul text:
„(1) Fiecare instituție, cu excepția Curții de Justiție a Uniunii Europene (CJUE) și a Băncii Centrale Europene (BCE), depozitează la Institutul Universitar European (IUE) din Florența documentele care fac parte din arhivele sale istorice și pe care le-a pus la dispoziția publicului, în conformitate cu prezentul regulament. Depozitarea se efectuează în conformitate cu dispozițiile din anexă.
Fără a aduce atingere primului paragraf, instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare pot, din motive juridice sau administrative, să excludă depozitarea la IUE a anumitor documente originale. În acest caz, acestea depozitează o copie în microformat sau o copie digitală a respectivelor documente.”
;
(b)
se adaugă următoarele alineate:
„(3) CJUE și BCE își pot depozita arhivele istorice la IUE, în mod voluntar.
(4) Instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare își păstrează dreptul de proprietate asupra arhivelor lor, precum și competența exclusivă privind componența documentelor și a dosarelor depozitate sau puse, în vreun alt mod, la dispoziția IUE.
(5) Depozitarea la IUE a arhivelor istorice ale Uniunii nu aduce atingere protecției arhivelor, în conformitate cu articolul 2 din Protocolul nr. 7 privind privilegiile și imunitățile Uniunii Europene, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene.
(6) IUE asigură păstrarea și protecția arhivelor depozitate. Modalitățile de păstrare și protecție trebuie să fie conforme cu standardele internaționale recunoscute pentru protecția fizică a arhivelor și trebuie să respecte cel puțin normele tehnice și de securitate care corespund celor utilizate pentru păstrarea și gestionarea arhivelor publice din Italia. Astfel, documentele depozitate sunt păstrate într-un depozit conceput special în acest scop.
(7) IUE este unic responsabil pentru personalul desemnat să gestioneze arhivele istorice ale Uniunii depozitate la IUE. IUE se va asigura că personalul desemnat să gestioneze arhivele istorice are calificările profesionale necesare pentru îndeplinirea activității din acest domeniu.
(8) Fiecare instituție care beneficiază de serviciile de depozitare are dreptul de a primi informații cu privire la gestionarea de către IUE a arhivelor sale și de a efectua o inspecție a arhivelor pe care le-a depozitat acolo.
(9) IUE pune la dispoziția publicului arhivele istorice care i s-au încredințat în temeiul alineatelor (1) și (3). Instituțiile pot pune, de asemenea, la dispoziția publicului o copie a acelorași arhive istorice.
(10) Costurile pentru gestionarea arhivelor istorice ale Uniunii sunt finanțate prin contribuții din partea tuturor instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare către linia bugetară relevantă, în limitele creditelor anuale puse la dispoziție de autoritatea bugetară în conformitate cu Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii (5). Respectivele contribuții financiare nu acoperă costurile legate de furnizarea și adaptarea clădirilor și a depozitelor pentru a găzdui arhivele și personalul aferent.
Valoarea contribuțiilor menționate la primul paragraf sunt proporționale cu dimensiunea schemelor de personal corespunzătoare ale instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare. Fiecare contribuție se recalculează de fiecare dată când alte instituții încep să își depoziteze arhivele istorice la IUE sau cel puțin la fiecare cinci ani.
(11) IUE exercită prelucrarea datelor, în conformitate cu articolul 2 din Regulamentul (CE) nr. 45/2001, pe baza instrucțiunilor primite din partea instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare. IUE prelucrează toate datele cu caracter personal conținute în arhivele istorice ale instituțiilor în conformitate cu garanțiile stabilite în regulamentul menționat.
(12) Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor exercită în continuare competențe în materie de supraveghere a instituțiilor în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal conținute în arhivele istorice depozitate la IUE.
2.
Articolul 9 se modifică după cum urmează:
(a)
alineatul (1) se înlocuiește cu următorul text:
„(1) Fiecare instituție adoptă norme interne de aplicare a prezentului regulament. Printre acestea se numără normele privind conservarea și punerea la dispoziția publicului a arhivelor istorice, precum și privind protecția datelor cu caracter personal pe care acestea le conțin. Ori de câte ori este posibil, instituțiile își pun arhivele la dispoziția publicului prin mijloace electronice, inclusiv arhivele sub formă digitizată și de proveniență digitală, și facilitează consultarea acestora pe internet. De asemenea, păstrează documentele care sunt disponibile în formate adaptate la nevoi speciale (ca de exemplu, Braille, text cu caractere mari sau înregistrări).”
;
(b)
se adaugă următorul alineat:
„(3) În numele instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare, Comisia încheie un acord-cadru de parteneriat cu IUE. Acordul-cadru de parteneriat va include dispoziții detaliate privind rolurile și responsabilitățile reciproce ale instituțiilor și ale IUE privind gestionarea arhivelor istorice ale Uniunii, inclusiv depozitarea, accesul la acestea și consultarea lor de către public.”
3.
Textul din anexa la prezentul regulament se adaugă, ca anexă, la Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83.
Articolul 2
Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 17 martie 2015.