ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1271/2013 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 208 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 (2) на Комисията относно рамковия Финансов регламент за органите, създадени от Общностите, се основаваше на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (3) на Съвета. Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета бе заменен от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012. Следователно е необходимо да се преразгледа Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 да бъде заменен.
(2)
Необходимо е да се вземе под внимание съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета на ЕС и Европейската комисия по въпросите на децентрализираните агенции от 19 юли 2012 г.
(3)
Някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 следва да бъдат преразгледани, за да се вземе предвид опитът, натрупан при тяхното прилагане.
(4)
С настоящия регламент следва да се установят общите принципи и основните правила, приложими за органите, създадени съгласно ДФЕС и Договора за Евратом (по-нататък наричани „органи на Съюза“), които получават средства от бюджета, и без да се засягат разпоредбите на учредителния акт. Въз основа на този регламент органите на Съюза следва да приемат свои собствени финансови правила, които не могат да се отклоняват от регламента, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
(5)
Въпреки това органите на Съюза, които са изцяло самофинансиращите се, спрямо които не се прилага настоящият регламент, следва да установят сходни правила, за да се осигури последователност, когато това е уместно. Във връзка със съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г. тези органи следва да представя на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията годишен доклад за изпълнението на своя бюджет и да вземат надлежно предвид техните искания и препоръки.
(6)
Органите на Съюза следва да определят и приложат своя бюджет в съответствие с петте основни принципа на бюджетното право (единство, точност, универсалност, специфичност и ежегодност), както и принципите на балансираност, разчетна единица, добро финансово управление и прозрачност.
(7)
Следва да се подчертае балансираният характер на финансовата вноска на Съюза. Частта от положителния бюджетен резултат на органите на Съюза, надвишаваща размера на вноската на Съюза, платена през годината, следва да бъде върната в бюджета на Съюза.
(8)
Когато учредителния акт предвижда, че приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза и че приходите от такси са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органите на Съюза следва да разполагат с възможност за пренасяне на остатъка под формата на целеви приходи.
(9)
Необходимо е да се гарантира, че таксите се определят на подходящо ниво за покриване на разходите за предоставяне на услуги и за избягване на значителни излишъци.
(10)
Делегирането на задачи по изпълнението на бюджета на органите на Съюза трябва да бъде надлежно обосновано от характеристиките на задачите и специфичните познания на органа на Съюза, като същевременно се гарантира добро финансово управление и ефективност на разходите. Делегираните задачи следва да бъдат съвместими с учредителния акт.
(11)
Органите на Съюза следва да могат да получават ad hoc безвъзмездни средства само ако това е изрично предвидено в съответните основни актове, както и в учредителния акт.
(12)
Съгласно член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 органът на Съюз орган трябва да участва в съпоставителна оценка с други институции и органи на Съюза.
(13)
Необходимо е да се установят правила за плана за действие за последващи действия във връзка със заключенията от цялостните периодични оценки, с цел да се осигури ефективното им прилагане.
(14)
С цел да се осигури съгласувано програмиране, органът на Съюз следва да изготви документ, съдържащ годишно и многогодишно програмиране, в което се вземат под внимание насоките на Комисията.
(15)
Органът на Съюза следва да адаптира графика за годишното и многогодишното програмиране с бюджетната процедура, за да се гарантира неговата ефективност и съгласуваността на всички програмни документи.
(16)
Необходимо е да се изясни сегашната архитектура на вътрешния одит и функциите за вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органа на Съюза следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одити, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Необходимо е да се предвидят правила за създаването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(17)
Задълженията за докладване следва да бъдат опростени. Органите на Съюза следва да представят консолидиран годишен отчет за дейността, който включва подробни данни за прилагането на тяхната работна програма, бюджет, план за политиката относно персонала, тяхното управление и системи за вътрешен контрол.
(18)
С цел да се подобри ефективността от гледна точка на разходите на органите на Съюза, е необходимо да се предвиди възможност за споделяне на услуги или тяхното прехвърляне към друг орган на Съюза или към Комисията. По-специално ефективността на разходите може да се подобри, като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза.
(19)
Съгласно предвиденото в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 възможността да разделят многогодишни задължения под формата на годишни вноски следва да бъде разрешена само ако това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
(20)
С цел хармонизиране на разпоредбите относно целевите приходи с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвидят правила за диференциране на целевите приходи (вътрешни и външни) и за тяхното пренасяне.
(21)
С цел хармонизиране на правилата за третиране на лихвите, получени от вноската на Съюза в орган на Съюза, с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвиди, че не се дължи лихвата на бюджета.
(22)
Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 предвижда възможност в специфични случаи за вписване на правно задължение преди бюджетно задължение. Органите на Съюза следва да имат тази възможност.
(23)
С цел да се гарантира съгласуваност между Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 и Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, някои разпоредби за обществените поръчки и за безвъзмездните средства не трябва да бъдат разрешени. Прилагането на единен набор от норми гарантира опростяване на дейността на органа на Съюза и позволява използването на насоките и моделите, изготвени от Комисията.
(24)
Следва да се въведе възможността за присъждане на награди от орган на Съюза, за да се приведат в съответствие разпоредбите на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
(25)
Да се идентифицира и да се управляват правилно рискът от фактически или предполагаеми конфликти на интереси, органите на Съюза следва да приемат правила за предотвратяване и управление на конфликта на интереси. Такива правила следва да вземат предвид разработените от Комисията насоки след съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г.
(26)
Разпоредбите относно политиката за сградния фонд, включително въвеждането на възможността и условията, позволяващи на органите на Съюза да сключват заеми, следва да бъдат приведени в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, за да се гарантира съгласувано прилагане на нововъведените правила от всички органи и институции на Съюза.
(27)
Необходимо е да се предвидят преходни разпоредби за програмирането и докладването, като се има предвид, че Комисията се нуждае от време за разработването на подходящи насоки в сътрудничество с органите на Съюза.
(28)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите на Съюза до 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ДЯЛ I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните финансови правила, въз основа на които органите на Съюза трябва да приемат собствени финансови правила. Финансовите правила на органите на Съюза не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„учредителен акт“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа на Съюза,
-
„бюджет на органа на Съюза“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза,
-
„орган на Съюза“ означава всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012,
-
„управителен съвет“ означава главният вътрешен орган на органа на Съюза, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния акт,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа на Съюза като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния акт,
-
„изпълнителния съвет“ означава вътрешният орган на органа на Съюза, който подпомага управителния съвет и чиито отговорности и процедурен правилник са посочени в учредителния акт.
Член 3
Срокове, дати и крайни срокове
Освен ако не е предвидено друго, Регламент (ЕИО, Евратом) № 1182/71 на Съвета (4) се прилага за крайните срокове, определени с настоящия регламент.
Член 4
Защита на личните данни
Настоящият регламент не засяга изискванията на Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (6).
Член 5
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 6
Обхват на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се състои от:
а)
собствени приходи, които представляват всички такси, които органът на Съюза има право да събира по силата на възложените му задачи, както и всички останали приходи;
б)
приходи от евентуални финансови вноски на държавите членки, които са домакини на съответните органи;
в)
вноска, предоставена от Съюза;
г)
целеви приходи за финансиране на определени разходи в съответствие с член 23, параграф 1;
д)
разходите на органа на Съюза, включително административните разходи.
2. Приходите, състоящи се от такси и вноски, се заделят само в изключителни и надлежно обосновани случаи, предвидени в учредителния акт.
3. Когато един или няколко учредителни актове предвиждат, че ясно определени задачи се финансират отделно, или когато органът на Съюза изпълнява задачи, възложени му по силата на споразумение за възлагане, той води отделно счетоводство за приходните и за разходните операции. Органът на Съюз ясно посочва всяка група задачи в своето планиране на човешките ресурси, включено в документа за годишно и многогодишно програмиране, посочен в член 32.
Член 7
Ad hoc безвъзмездни средства
1. Органите на Съюза не могат да получават ad hoc безвъзмездни средства от бюджета, освен ако не е разрешено в учредителния акт и изрично предвидено в основния акт.
2. Когато органът на Съюза е бил упълномощен да получава ad hoc безвъзмездни средства, задачите, финансирани от тези безвъзмездни средства, са включени в годишната работна програма, посочена в член 32, параграф 3.
Член 8
Споразумения за възлагане
1. Комисията не възлага задачи по изпълнението на бюджета на органа на Съюза с изключение на случаите, когато това е надлежно обосновано от специфичния характер на дейността и специфичния опит на органа на Съюза.
2. При избора на орган на Съюза се отчетат надлежно:
а)
разходната ефективност при възлагането на задачи;
б)
въздействието върху структурата на управление на органа и върху неговите финансови и човешки ресурси.
3. Когато по изключение Комисията възлага задачи на органа на Съюза:
а)
член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 се прилага за органа на Съюза по отношение на средства, отпуснати за тези задачи, а членове 108 и 109 от настоящия регламент не се прилагат;
б)
възложените задачи се посочват в годишната работна програма на органа на Съюза, посочена в член 32, параграф 3, само за информационни цели.
4. Без да се засяга параграф 2, разпоредителят с бюджетни кредити се консултира с управителния съвет преди подписването на споразумението за възлагане.
Член 9
Специални правила относно принципите на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват, само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа на Съюза.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа на Съюза.
3. В бюджета на органа на Съюза могат да се записват бюджетни кредити, само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа на Съюза, не се дължат на органа на Съюза.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 10
Определение
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
Член 11
Вид бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа на Съюза съдържа едногодишни бюджетни кредити и когато това е оправдано от оперативните нужди, многогодишни бюджетни кредити. Многогодишни бюджетни кредити се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
Член 12
Счетоводни правила за приходите и бюджетните кредити
1. Приходите на органа на Съюза, посочени в член 6, се вписват в счетоводните сметки за финансовата година на основата на сумите, събрани през тази финансова година.
2. Приходите на органа на Съюза водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.
3. Разрешените за дадена финансова година бюджетни кредити се използват единствено за покриване на разходи, поети като задължение и платени през тази финансова година, както и за покриване на дължими суми по поети през предходни финансови години задължения.
4. Бюджетните задължения се записват в сметките въз основа на поетите до 31 декември правни задължения.
5. Плащанията се записват в сметките за определена финансова година въз основа на плащанията, извършени от счетоводителя до 31 декември същата година.
Член 13
Поемане на задължение за бюджетни кредити
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, могат да бъдат поети като задължение, считано от 1 януари, след като бюджетът на органа на Съюза бъде окончателно приет.
Член 14
Анулиране и пренос на бюджетни кредити
1. Бюджетните кредити, които са останали неизползвани в края на финансовата година, за която са били записани, се анулират. Въпреки това те могат да бъдат пренесени, но само за следващата финансова година, с решение, взето до 15 февруари от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, в съответствие с параграфи 3 и 4, или могат да бъдат пренесени по право в съответствие с параграф 5.
2. Бюджетните кредити, свързани с разходи за персонала, не могат да се пренасят.
3. Многогодишни бюджетни кредити за поети задължения, както и едногодишни бюджетни кредити, за които все още не е поето задължение в края на финансовата година, могат да се пренасят, когато се отнасят до:
а)
суми, съответстващи на бюджетни кредити за поети задължения;
б)
суми, съответстващи на едногодишни бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, за които повечето от подготвителните етапи на процедурата по поемането на задължения са завършени към 31 декември. Подготвителният етап на процедурата по поемането на задължения се определя в Правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки орган на Съюза.
Задължения за тези суми могат да бъдат поети до 31 март следващата година или до 31 декември следващата година за суми, свързани с проекти за недвижими имоти.
4. Бюджетни кредити за плащания могат да се пренасят по отношение на суми, необходими за покриване на съществуващи задължения или на задължения, свързани с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити за плащания са недостатъчни за покриване на нуждите.
Органът на Съюза усвоява първо бюджетните кредити, разрешени за текущата финансова година, и не може да усвоява пренесени бюджетни кредити, докато първите не бъдат изчерпани.
5. Едногодишни бюджетни кредити, които отговарят на надлежно договорени задължения в края на финансовата година, се пренасят по право само за следващата финансова година.
6. Пренесените бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година N + 1, автоматично се анулират и се посочват в счетоводните отчети.
Член 15
Правила за пренос на целеви приходи
Преносът на целевите приходи, посочени в член 23, и на неизползваните и налични към 31 декември бюджетни кредити, които произтичат от такива приходи, се извършва в съответствие със следните правила:
а)
външните целеви приходи се пренасят по право и се усвояват изцяло, докато бъдат извършени всички операции във връзка с програмата или действието, за които са предназначени; външни целеви приходи, получени през последната година от програмата или дейността, могат да се използват през първата година от следващата програма или дейност;
б)
вътрешните целеви приходи се пренасят само за една година, с изключение на вътрешните целеви приходи, определени в член 23, параграф 3, буква е), които се пренасят по право.
Най-късно до 1 юни на година N + 1 органът на Съюза информира Комисията за изпълнението на пренесените целеви приходи.
Член 16
Отмяна на бюджетни кредити
Когато се отменят бюджетни кредити през финансова година след тази, за която тези кредити са били записани в бюджета на органа на Съюза, в резултат на цялостно или частично неизпълнение на дейностите, за които са били заделени, съответните бюджетни кредити се анулират.
Член 17
Поети задължения
1. От 15 октомври на всяка година задължения за обичайните административни разходи може да се поемат авансово по бюджетните кредити, предвидени за следващата финансова година. Тези задължения обаче не надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити, определени с решение на управителния съвет, по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не може да се прилагат за нови разходи от естество, което все още не е принципно одобрено с последния надлежно приет бюджет на органа на Съюза.
2. Разходите, които се плащат авансово, например наемите, могат да породят плащания от 1 декември нататък, които са за сметка на бюджетните кредити за следващата финансова година. В такъв случай ограничението, посочено в параграф 1, не се прилага.
Член 18
Приложими правила в случай на късно приемане на бюджета на органа на Съюза
1. Ако бюджетът на органа на Съюза не е окончателно приет в началото на финансовата година, се прилагат правилата, установени в параграфи 2-6.
2. Задълженията може да се поемат и плащанията може да се извършват в границите, посочени в параграф 3.
3. Задълженията може да се поемат по глави до максимален размер от една четвърт от общия размер на разрешените бюджетни кредити в съответната глава за предходната финансова година плюс една дванадесета за всеки изтекъл месец.
Ограничението за бюджетните кредити, предвидено в предварителния разчет за приходите и разходите, не може да бъде надхвърляно.
Плащанията може да се извършват по глави с месечна периодичност до максимален размер от една дванадесета от разрешените по съответната глава бюджетни кредити за предходната финансова година. Тази сума обаче не надвишава една дванадесета от бюджетните кредити, предвидени в същата глава в предварителния разчет за приходите и разходите.
4. Разрешените бюджетни кредити по съответната глава от предходната финансова година, посочени в параграфи 2 и 3, представляват бюджетните кредити, приети чрез гласуване по бюджета на органа на Съюза, включително чрез коригиращи бюджети, и след коригиране с оглед на направените през въпросната финансова година трансфери.
5. По искане на директора, в случай че съображения за непрекъснатост на дейностите на органа на Съюза и нуждите на управлението го налагат, управителния съвет може да разреши да бъдат извършени разходи, които надвишават една временна сума от една дванадесета, но не надхвърлят общия размер на четири временни суми от една дванадесета, освен в надлежно обосновани случаи, както за поемане на задължения, така и за плащания в допълнение на автоматично предоставените суми от една дванадесета в съответствие с параграфи 2 и 3.
Допълнителните суми от една дванадесета се разрешават в цялост и са неделими.
6. В случай че за дадена глава разрешаването на четири временни суми от една дванадесета, предоставени съгласно параграф 5, е недостатъчно за покриване на разходите, необходими, за да се избегне прекъсване на дейността на органа на Съюза в област, уредена от въпросната глава, по изключение може да се даде разрешение за надвишаване на размера на бюджетните кредити, записани в съответната глава от бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година. Управителният съвет действа в съответствие с процедурите, предвидени в параграф 5. Въпреки това общият размер на наличните бюджетни кредити в бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година или в предложения проектобюджет на органа на Съюза не може при никакви обстоятелства да бъде надвишен.
ГЛАВА 3
Принцип на балансираност
Член 19
Определение и обхват
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетните кредити за поети задължения не могат да надхвърлят размера на вноската от Съюза, увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 6.
3. За органи, за които приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза, таксите следва да се определят на такова равнище, че да се избегне значително натрупване на излишък. Когато значителен положителен или отрицателен бюджетен резултат по смисъла на член 97 стане постоянен, размерът на таксите и вноските трябва да бъде преразгледан.
4. Органът на Съюза не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа на Съюза.
5. Вноската на Съюза за органа на Съюза представлява за бюджета на органа на Съюза изравнителна вноска и може да се раздели на няколко плащания.
6. Органът на Съюза извършва строго управление на паричните средства, като отчита надлежно целевите приходи, за да гарантира, че наличните средства са ограничени до надлежно обоснованите нужди. Със своите заявки за плащания органът предоставя подробни и актуализирани прогнози за реалните си нужди от парични средства през цялата година, включително информация за целевите приходи.
Член 20
Бюджетен резултат от финансовата година
1. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е положителен, той се възстановява на Комисията до размера на вноската, платена през годината. Частта от бюджетния резултат, надвишаваща размера на финансовата вноска на Съюза, изплатена през годината, се записва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като приход.
Първа алинея се прилага също и когато приходите на органа на Съюза се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската на Съюза.
Разликата между вноската, вписана в бюджета, и действително изплатената вноска за органа на Съюза, се анулира.
Органът на Съюза представя, не по-късно от 31 януари на съответната година N, разчет на бюджетния резултат от година N - 1, който трябва да се върне в бюджета по-късно през година N, за да се допълни вече наличната информация за бюджетния резултат за година N - 2. Тази информация се взима надлежно под внимание от Комисията при оценяването на финансовите нужди на органа на Съюза за година N + 1.
2. В изключителни случаи, когато учредителният акт предвижда, че приходите от такси и вноски са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органът на Съюз може да пренесе остатъка от таксите и вноските като целеви приходи за дейностите, свързани с предоставянето на услугите, за които са дължат тези такси.
3. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е отрицателен, той се вписва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания или, когато това е подходящо, се прихваща от положителния бюджетен резултат на органа на Съюза през следващите финансови години.
4. Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета на органа на Съюза по време на бюджетната процедура чрез писмо за внасяне на корекции, посочено в член 39 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или, когато изпълнението на бюджета на орган на Съюза е започнало, чрез коригиращ бюджет.
ГЛАВА 4
Принцип на разчетна единица
Член 21
Използване на еврото
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на касата, счетоводителят и, в случай на сметки за авансови средства, и администраторите на авансови средства имат право да извършват операции в други валути, както е установено във финансовите правила на всеки орган на Съюза.
ГЛАВА 5
Принцип на универсалност
Член 22
Определение и обхват
Без да се засяга член 23, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Без да се засяга член 25, всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции.
Член 23
Целеви приходи
1. Външните целеви приходи и вътрешните целеви приходи се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
2. Външните целеви приходи представляват:
а)
финансовите вноски за органите на Съюза от държавите членки и трети държави, включително и в двата случая техните държавни агенции, субекти или физически лица, за определени дейности, доколкото това е предвидено в споразумението, сключено между органа на Съюза и държавите членки, съответните трети държави или държавни агенции, субекти или физически лица;
б)
приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
в)
финансовите участия, които не са обхванати в буква а), за дейностите на органите на Съюза, идващи от трети държави или от различни организации извън Съюза;
-
приходи от ad hoc безвъзмездни средства, посочени в член 7,
-
приходи от споразуменията за възлагане, посочена в член 8;
г)
вътрешните целеви приходи, посочени в параграф 3, доколкото са с допълнителен характер спрямо другите приходи, посочени в букви а)-в) от настоящия параграф;
д)
приходите от такси и вноски, посочени в член 6, параграф 2.
3. Вътрешни целеви приходи представляват:
а)
приходи от трети страни във връзка със стоки, услуги или работа, извършена по тяхно искане, с изключение на таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а);
б)
постъпленията от продажба на моторни превозни средства, оборудване, съоръжения, материали и научна и техническа апаратура, които се подменят или бракуват, когато балансовата стойност е напълно амортизирана;
в)
приходите, които възникват от възстановяване, в съответствие с член 62, на недължимо платени суми;
г)
постъпленията от доставки на стоки, услуги и строителни работи за институциите на Съюза или други органи на Съюза;
д)
получените застрахователни обезщетения;
е)
приходите от наеми;
ж)
приходите от продажба на публикации и филми, включително такива на електронен носител;
з)
приходите, които възникват от последващото възстановяване на данъци съгласно член 25, параграф 3, буква б).
4. Без да се засяга член 23, параграф 2, буква д), съответният учредителен акт може също да предвижда разпределяне на приходите за специфични разходи. Освен когато е посочено друго в съответния учредителен акт, тези приходи представляват вътрешни целеви приходи.
5. Всички приходни позиции по смисъла на параграф 2, букви а), б) и в) и параграф 3, букви а) и г) трябва да покриват всички преки и косвени разходи, направени за въпросната дейност или цел.
6. В бюджета на органа на Съюза се включват редове за отразяване на външните целеви приходи и на вътрешните целеви приходи, а когато е възможно, се посочва и размерът.
Целевите приходи могат да се включват в разчета за приходите и разходите само за сумите, които са сигурни към датата на съставяне на разчета.
Член 24
Безвъзмездни сделки
1. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа на Съюза, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
2. Приемането на дарения, при които може да има финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не вземат решение в този срок, безвъзмездната сделка се счита за приета.
Член 25
Правила относно приспаданията и корекциите на обменните курсове
1. Следните приспадания може да се направят от заявки за плащане, които впоследствие се предават за плащане на нетната сума:
а)
санкции, наложени върху страни по договори за възлагане на обществена поръчка или бенефициери;
б)
отбиви, възстановени суми и рабати по отделни фактури и отчети за разходи;
в)
корекции за недължимо платени суми.
Корекциите, посочени в първа алинея, буква в), може да се извършват чрез пряко приспадане срещу ново междинно плащане или плащане на остатъка на същия получател по главата, статията и финансовата година, за които е извършено плащане, надвишаващо дължимото.
Счетоводните правила на Съюза се прилагат по отношение на приспаданията, посочени в първа алинея, буква в).
2. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от държавите членки по силата на Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, е за сметка на бюджета на органа на Съюза, след като от нея бъде приспаднат данъкът, при условие че той се прилага за органа на Съюза.
3. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от трети държави въз основа на съответните спогодби, може да бъде за сметка на бюджета на органа на Съюза, за всяко от следните:
а)
след като от нея бъде приспаднат данъкът;
б)
за стойността с включен данък. В този случай впоследствие възстановените данъци се третират като вътрешен целеви приход.
4. Всички национални данъци, които временно се поемат от органа на Съюза по силата на параграфи 2 и 3, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответната държава.
5. Всички отрицателни бюджетни резултати се записват в бюджета на органа на Съюза като разход.
6. За курсови разлики, възникнали при изпълнение на бюджета на органа на Съюза, може да се внасят корекции. Окончателната печалба или загуба се включва в бюджетния резултат за финансовата година.
ГЛАВА 6
Принцип на специфичност
Член 26
Общи разпоредби
Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели по дялове и глави. Главите допълнително се подразделят на статии и позиции.
Член 27
Трансфери
1. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити:
а)
от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът;
б)
от една глава в друга и от една статия в друга - без ограничение.
2. Над границата, посочена в параграф 1, директорът може да предложи на управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителния съвет прехвърля бюджетни кредити от един дял към друг. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет разполагат с три седмици, за да се противопоставят на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
3. Предложенията за трансфери и трансферите, извършени в съответствие с параграфи 1 и 2, се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, посочващи изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година както за бюджетните редове, които ще бъдат кредитирани, така и за тези, от които бюджетните кредити се теглят.
4. Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички извършени трансфери. Директорът информира Европейския парламент и Съвета за всички трансфери, извършени съгласно параграф 2.
Член 28
Специфични правила за трансферите
1. Трансфери на бюджетни кредити може да се извършват само към редове на бюджета на органа на Съюза, за които в бюджета са разрешени бюджетни кредити или има символично записване „pro memoria“.
2. Трансфери на бюджетни кредити, които съответстват на целеви приходи, може да се извършват само ако тези приходи се използват за целите, за които са предназначени.
ГЛАВА 7
Принцип на добро финансово управление
Член 29
Принципи на икономичност, ефикасност и ефективност/принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа на Съюза за осъществяване на нейните дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. Органът на Съюз трябва да направи сравнителен анализ, посочен в член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Сравнителният анализ следва да включва:
-
преглед на ефективността на хоризонталните служби на органа на Съюза,
-
анализ на ползите и разходите от споделянето на службите или прехвърлянето им изцяло на друг орган на Съюза или на Комисията.
При извършване на сравнителния анализ, посочен в първа и втора алинея, органът на Съюза взема необходимите мерки, за да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
4. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа на Съюза, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението за всяка дейност и директорът предоставя информацията на управителния съвет. Тази информация се предоставя ежегодно и най-късно в документите, приложени към проектобюджета на органа на Съюза.
5. С цел да се усъвършенства механизмът на вземане на решения, органите на Съюза провеждат както предварителни, така и последващи оценки съобразно насоките, предоставени от Комисията. Тези оценки се прилагат за всички програми и дейности, при които има значителни разходи, като резултатите от оценките се представят на управителния съвет.
6. Директорът подготвя план за действие за последващи действия по отношение на заключенията от оценките, посочени в параграф 5, и докладва за постигнатия напредък два пъти годишно на Комисията и редовно пред управителния съвет.
7. Управителният съвет упражнява контрол над прилагането на плана за действие, посочен в параграф 6.
Член 30
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа на Съюза се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа на Съюза вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
спазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, като се взема предвид многогодишният характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективният вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално следното:
а)
разделение на задачите;
б)
подходяща стратегия за контрол и управление на риска, включваща контрол на ниво получател;
в)
предотвратяване на конфликти на интереси;
г)
адекватни одитни следи и пълнота на данните в системите за данни;
д)
процедури за наблюдение на работата и проследяване на установените слабости и изключения във вътрешния контрол;
е)
периодична оценка на доброто функциониране на системата за вътрешен контрол.
4. Ефикасният вътрешен контрол се основава на следните елементи:
а)
прилагане на подходяща стратегия за контрол и управление на риска, съгласувана между съответните участници във веригата за контрол;
б)
достъпност на резултатите от извършения контрол за всички съответни участници във веригата за контрол;
в)
опиране, когато това е целесъобразно, на независимите одиторски становища, при условие че качеството на свързаните дейности е съответстващо и приемливо и че те са извършени в съответствие с договорените стандарти;
г)
навременно прилагане на корективни мерки, включително, при необходимост, санкции с възпиращ ефект;
д)
елиминиране на многократния контрол;
е)
подобряване на съотношението между разходите и ползите от контрола.
ГЛАВА 8
Принцип на прозрачност
Член 31
Публикуване на отчетите, бюджетите и докладите
1. Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Обобщение на бюджета на органа на Съюза и всеки коригиращ бюджет на органа на Съюза, както са окончателно приети, се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз в рамките на три месеца от тяхното приемане.
Обобщението показва петте основни приходни бюджетни реда, петте основни разходни бюджетни реда за административния и оперативния бюджет на органа на Съюза, щатното разписание и прогноза за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти. То показва и цифрите за предходната година.
3. Бюджетът на органа на Съюза, включващ щатното разписание и коригиращите бюджети на органа на Съюза, съгласно окончателното им приемане, както и приблизителна оценка за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти, се предава за информация на Европейския парламент и Съвета, на Сметната палата и Комисията и се публикува на интернет сайта на съответния орган на Съюза в срок от четири седмици след тяхното приемане.
4. Органът на Съюза предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за бенефициерите на средства, получени от бюджета на органа на Съюза, включително експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 89, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията (7) вследствие на стандартното представяне. Публикуваната информация е лесно достъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета на органа на Съюза
Член 32
Годишно и многогодишно програмиране
1. Органът на Съюза изготвя програмен документ, съдържащ многогодишно и годишно планиране, като взема под внимание насоките, определени от Комисията.
2. Многогодишната програма определя:
-
цялостното стратегическо програмиране, включително целите, очакваните резултати и показателите за постигнатите резултати,
-
ресурсно програмиране, включващо многогодишен бюджет и персонал.
Ресурсното програмиране включва количествена и качествена информация за човешките ресурси и бюджетните въпроси за целите на докладването, по-специално:
-
за години N - 1 и n информация за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица, както и на командированите национални експерти,
-
за година N - 1 оценка за бюджетните операции по смисъла на член 97 и информация за вноската в натура, предоставена от държавата членка, домакин на органа на Съюза,
-
за година N + 1 прогноза за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица,
-
за следващите години индикативно ресурсно програмиране на бюджета и персонала.
Комисията изпраща до органа на Съюза становището на съответните си служби по проекта на програмиране на човешките ресурси.
Ако органът на Съюза не вземе изцяло предвид становището на службите на Комисията, той представя на Комисията необходимите обяснения.
Планирането на ресурсите се актуализира ежегодно. Стратегическото програмиране се актуализира при необходимост, и по-специално за приемане на мерки във връзка с резултатите от цялостните оценки, посочени в учредителния акт.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза съдържа подробни цели и очаквани резултати, включително показатели за постигнатите резултати. Тя съдържа също така описание на дейностите, които ще се финансират, и размера на финансовите и човешките ресурси, разпределени за всяка дейност. Годишната работна програма е съгласувана с многогодишната работна програма, посочена в параграф 1.
В нея ясно се посочва кои задачи на органа на Съюза са добавени, променени или отменени в сравнение с предходната финансова година.
4. Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в годишната работна програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа на Съюза.
Член 33
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът се съставя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт.
2. Органът на Съюза изпраща на Комисията предварителна прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на тези прогнози, не по-късно от 31 януари всяка година.
3. В съответствие с член 37 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 всяка година органът на Съюза изпраща на Комисията, Европейския парламент и на Съвета прогноза за своите приходи и разходи, както е определено в учредителния акт.
4. Прогнозата за приходите и разходите на органа на Съюза включва:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочните длъжности, одобрено в рамките на бюджетните кредити, по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности. Резултатите от оценката се разглеждат и използват като доказателство за вероятните предимства на увеличение или намаление на предложения бюджет на органа на Съюза в сравнение с бюджета му за година N.
5. Органът на Съюза изпраща на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета проекта на програмен документ, посочен в член 32, не по-късно от 31 януари всяка година, както и всякакви по-нови актуализирани версии на този документ.
6. Като част от процедурата по приемане на бюджета, Комисията изпраща прогнозния разчет на органа на Съюза на Европейския парламент и на Съвета и предлага размера на вноската за органа на Съюза и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа. Комисията предоставя проекта за щатно разписание на органите на Съюза и прогноза за броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които се предлагат бюджетни кредити, веднага след като Комисията определи проектобюджета.
7. Европейският парламент и Съветът приемат щатното разписание на органа на Съюза и всички последващи изменения по него в съответствие с член 38, параграф 1. Щатното разписание се публикува в приложение към раздел III - „Комисия“ - на бюджета.
8. Бюджетът на орган на Съюза и щатното разписание, заедно с програмния документ, посочен в член 32, се приема от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на бюджета, в който се определя размерът на вноската и щатното разписание, като при необходимост бюджетът на органа на Съюза и щатното разписание съответно се коригират.
9. Когато Комисията възлага нови задачи на органа на Съюза, без да се засягат законодателните процедури за изменение на учредителния акт, тя представя на Европейския парламент и Съвета необходимите сведения, за да се оцени въздействието на новите задачи върху ресурсите на органа на Съюза, с цел да се преразгледа, при необходимост, неговото финансиране.
Член 34
Коригиращи бюджети
Всяко изменение в бюджета на органа на Съюза, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет, приет съгласно същата процедурата както и първоначалния бюджет на органа на Съюза, в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета на органа на Съюза
Член 35
Устройство на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза се състои от приходна и разходна част.
Член 36
Бюджетна номенклатура
Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на органа на Съюза, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от съответния орган на Съюза и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.
Член 37
Представяне на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза съдържа:
1.
В приходната част:
а)
прогнозните приходи на органа на Съюза за съответната финансова година („година N“);
б)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година N - 2;
в)
съответни бележки към всеки ред приходи.
2.
В разходната част:
а)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината N;
б)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година N - 2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа на Съюза за годината N;
в)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
г)
съответни бележки към всеки подраздел.
Член 38
Правила за щатното разписание на персонала
1. В посоченото в член 33 щатно разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Това представлява абсолютно ограничение за съответния орган на Съюза. Не може да се извършват назначения, с които се надхвърля установеното ограничение.
Въпреки това, с изключение на степени AD 16, AD 15, AD 14 и AD 13, управителният съвет може да изменя щатното разписание в рамките до 10 % от разрешените длъжности при следните условия:
а)
да не се отразява на размера на бюджетните кредити за персонала, които съответстват на пълната финансова година;
б)
да не се надхвърля ограничението за общия брой на длъжностите, разрешени в щатното разписание;
в)
органът на Съюза да е участвал в съпоставителна оценка с други органи на Съюза, инициирана в рамките на процедурата по аналитичен преглед на персонала на Комисията.
2. Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея работата на непълно работно време, разрешена от органа по назначаването в съответствие с Правилника за длъжностните лица, може да се компенсира с други назначения. Когато член на персонала поиска оттегляне на разрешението преди изтичане на дадения срок, органът на Съюза взема във възможно най-кратък срок подходящи мерки за спазване на ограничението по параграф 1, втора алинея, буква б).
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА НА ОРГАНА НА СЪЮЗА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 39
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Той изпълнява приходите и разходите на бюджета в съответствие с финансовите правила на органа на Съюза и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити.
2. Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът на Съюза участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите по предотвратяване на измамите.
Член 40
Делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета
1. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа на Съюза, подчинени на Правилника за длъжностните лица, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа на Съюза, приети от управителния съвет. Така оправомощените лица могат да действат единствено в границите на изрично предоставените им правомощия.
2. Оправомощените лица могат на свой ред вторично да делегират предоставените им правомощия съгласно правилата за прилагането на настоящия регламент съгласно член 114. Всеки акт на вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.
Член 41
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа на Съюза.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до компетентния орган, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Компетентният орган предприема по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
3. Посочения в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния служител. Ако този служител е директорът, компетентният орган е управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет.
4. Органът на Съюза приеме правила за предотвратяване и управление на конфликти на интереси.
Член 42
Метод на изпълнение на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
ГЛАВА 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Член 43
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 44
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципа на добро финансово управление и следи за спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
2. За целите на параграф 1 разпоредителят с бюджетни кредити, в съответствие с минималните стандарти, които са приети от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, въз основа на еквивалентни стандарти, определени от Комисията за нейните собствени служби, и като отчита надлежно рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на функциите на разпоредител с бюджетни кредити.
Създаването на тази структура и на тези системи се основава на пълен анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Разпоредителят с бюджетни кредити може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
3. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходите и разрешават плащанията, както и извършват подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
4. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и издаване на нарежданията за събиране. Това включва отказ от установени вземания по целесъобразност.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на органа на Съюза. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 45
Предварителни проверки
1. Всяка операция, посочена в член 44, се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа на Съюза от разпоредителите с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от разпоредителя с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация. Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 29.
За целта на проверките група от подобни отделни операции, свързани с обичайните разходи за заплати, пенсии, възстановяване на направени по време на мисии разходи и на медицински разходи, могат да се разглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити като една операция.
5. Проверката за дадена операция се извършва от служители, различни от тези, които са инициирали операцията. Служителите, извършващи проверката, не може да са подчинени на служителите, инициирали операцията.
Член 46
Последващи проверки
1. Разпоредителят с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
2. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали операциите, финансирани от бюджета на органа на Съюза, са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в член 45, параграф 4.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Разпоредителят с бюджетни кредити предприема мерки за справяне с тези проблеми.
Анализът на риска, посочен в параграф 1, се преразглежда в светлината на резултатите от проверките, както и друга подходяща информация.
В случай на многогодишни програми разпоредителят с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
3. Предварителният контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за последващия контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Когато разпоредителят с бюджетни кредити извършва финансови одити на бенефициери под формата на последващ контрол, съответните правила за извършване на одит са ясни, последователни и прозрачни и зачитат както правата на органа на Съюза, така и тези на одитираните лица.
4. Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, посочени в параграф 3, притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от съответния орган на Съюза, на основата на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.
Член 47
Консолидиран годишен отчет за дейността
1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва на управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на консолидиран годишен отчет за дейността, които съдържа:
а)
информация за:
-
изпълнението на годишната работна програма, използването на бюджета и човешките ресурси на органа на Съюза, посочени в член 38,
-
системите за управление и вътрешен контрол, включително обобщение на броя и вида на одитите, проведени от вътрешния одитор, структурите за вътрешен одит, отправените препоръки и действията, предприети по тези препоръки и по препоръките от предходни години, както е посочено в членове 82 и 83,
-
всички забележки на Сметната палата и н действията, предприети във връзка с тези забележки,
-
отчетите и доклада за бюджетното и финансовото управление, без да се засягат членове 92, 96 и 97;
б)
декларация на разпоредителя с бюджетни кредити, в която се посочва дали той има достатъчна увереност (освен ако не е указано друго в някоя от резервите, свързани с определени части за приходите и разходите), че:
-
информацията в отчета дава вярна и точна представа,
-
ресурсите, предназначени за описаните в отчета дейности, са използвани по предназначение и в съответствие с принципа на добро финансово управление,
-
въведените процедури за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции.
В консолидирания годишен отчет за дейността се посочват резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол, в това число цялостна оценка на разходите, свързани с контрола, и ползите от него.
Консолидираният годишен отчет се представя на управителния съвет за оценка.
2. Не по-късно от 1 юли всяка година консолидираният годишен отчет за дейността заедно с неговата оценка се изпраща от управителния съвет на Сметната палата, на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета.
3. Допълнителни изисквания за докладване могат да бъдат посочени в учредителния акт в надлежно обосновани случаи, по-специално когато това се налага от естеството на съответната област, в която органът работи.
Член 48
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 54, параграф 5, както и управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа на Съюза, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза.
Член 49
Делегиране на изпълнението на бюджета
При делегиране или вторично делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета в съответствие с член 40 към оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 44, параграфи 1, 2 и 3.
Раздел 3
Счетоводител
Член 50
Правомощия и функции на счетоводителя
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, който е напълно независим при изпълнение на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа на Съюза за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с дял IХ;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял IХ;
г)
изпълнението в съответствие с дял IХ на счетоводните правила и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
е)
управлението на касата.
2. Два или повече органа на Съюза могат да назначат един и същ счетоводител.
Органът на Съюза може също да се уговори с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа на Съюза.
Органът на Съюза може също да възложи на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза, като вземе под внимание анализа на разходите и ползите по член 29.
В случаите, посочени в тази алинея, трябва да се направят необходимите договорености, с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа на Съюза и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че счетоводителят е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна картина на финансовото състояние на органа на Съюза.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Разпоредителят с бюджетни кредити изпраща цялата информация, необходима на счетоводителя за изпълнение на неговите задължения.
Разпоредителите с бюджетни кредити остават изцяло отговорни за правилното използване на средствата, които управляват, за законосъобразността и редовността на разходите под техен контрол и за изчерпателността и точността на изпратената на счетоводителя информация.
5. Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
6. При условията на параграф 7 на настоящия член и на член 51 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
7. При изпълнението на своите задължения счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени, обхванати от Правилника за длъжностните лица, когато това е наложително за изпълнението на неговите задължения.
8. Актът за делегиране установява възложените на оправомощените служители задачи, както и техните права и задължения.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 51
Сметки за авансови средства
Когато е необходимо за плащането на дребни суми и за събирането на други приходи, посочени в член 6, могат да се открият сметки за авансови средства. Сметките за авансови средства се захранват от счетоводителя и се поставят под отговорността на администраторите на авансови средства, назначени от него.
Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не надхвърля 60 000 EUR и се определя от съответния орган на Съюза за всеки разход или приход. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо, посочена в член 74, параграф 1, чекове или други платежни средства, в съответствие с указанията, определени от счетоводителя.
ГЛАВА 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 52
Оттегляне на делегиране и временно прекратяване на правомощия, делегирани на финансовите участници
1. Оправомощаването и вторичното оправомощаване на разпоредителите с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат оттегляни временно или окончателно от органа, който ги е назначил. Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.
2. Счетоводителят или администраторът на авансови средства може по всяко време да бъде отстранен временно или окончателно от длъжност от управителния съвет. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
3. Параграфи 1 и 2 не засягат дисциплинарните мерки, взети по отношение на финансовите участници, посочени в тези параграфи.
Член 53
Отговорност на финансовите участници за незаконна дейност, измама или корупция
1. Членове 52-56 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници, посочени в член 52, съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна отговорност и дължи обезщетение, както е указано в Правилника за длъжностните лица, без да се засягат членове 54, 55 и 56. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на Европейската служба за борба с измамите.
Раздел 2
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
Член 54
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно предвиденото в Правилника за длъжностните лица.
2. Имуществената отговорност възниква по-специално, ако разпоредителят с бюджетни кредити, умишлено или поради груба небрежност от негова страна:
а)
установи подлежащи на събиране вземания или издаде нареждания за събиране, поеме задължение за разходи или подпише платежно нареждане, без да съблюдава настоящия регламент и, когато е подходящо, правилата за прилагане на Финансовия регламент на органа на Съюза;
б)
пропусне да изготви документ, с който се установява вземане, пропусне или забави издаването на нареждане за събиране или забави издаването на платежно нареждане, което води до възникването на гражданска отговорност на органа на Съюза спрямо трети лица.
3. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който прецени, че определено решение, за чието вземане отговаря, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление, информира писмено делегиращия орган. В случай че след това делегиращият орган даде на оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредити мотивирано указание в писмен вид за вземане на това решение, този разпоредител с бюджетни кредити бива освободен от отговорност.
4. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефикасността и ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
5. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа на Съюза, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа на Съюза. За случаите, подадени от органите на Съюза, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа на Съюза.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити и до вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя годишен отчет за дейността и посочва предприетите мерки.
6. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа на Съюза вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в Правилника за длъжностните лица по отношение на дисциплинарните мерки.
Раздел 3
Правила, приложими за счетоводителите и администраторите на авансови средства
Член 55
Правила, приложими за счетоводителите
Счетоводителят носи дисциплинарна и имуществена отговорност по реда и при условията на Правилника за длъжностните лица. По-специално счетоводителят може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи или документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
неправомерна промяна на банкови сметки или сметки, открити в пощенските служби;
в)
събиране или изплащане на суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране или платежни нареждания;
г)
несъбиране на дължими приходи.
Член 56
Правила, приложими за администраторите на авансови средства
Администраторът на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е указано в Правилника за длъжностните лица. По-специално администраторът на авансови средства може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи и документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
непредставяне на необходимите оправдателни документи за плащанията, които е извършил;
в)
извършване на плащания в полза на лица, различни от лицата, които имат право на тях;
г)
несъбиране на дължими приходи.
ГЛАВА 4
Приходни операции
Член 57
Заявка за плащане
Органът на Съюза представя на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на вноската на Съюза съгласно член 19, параграф 6 при условия и интервали, договорени с Комисията.
Член 58
Третиране на лихвите
Лихвата, начислена по суми, платени на органа на Съюза от Комисията под формата на вноска, не се дължи на бюджета.
Член 59
Прогноза за вземанията
1. Когато разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчна и надеждна информация относно каквато и да е мярка или ситуация, която може да е основание за възникване на вземане на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити прави прогноза за вземането.
2. Прогнозата за вземането се коригира от разпоредителя с бюджетни кредити веднага след като той узнае за събитие, което променя мярката или ситуацията, довела до изготвянето на прогнозата.
При изготвяне на нареждането за събиране относно мярка или ситуация, която е била основание да бъде направена по-рано прогноза за вземане, разпоредителят с бюджетни кредити коригира съответно прогнозата.
Ако нареждането за събиране е съставено за сума, която е равна на първоначалната прогноза за вземането, тази прогноза се намалява до нула.
Член 60
Установяване на вземания
1. Установяването на вземане представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
проверява наличието на задължението;
б)
определя или проверява действителността и размера на задължението;
в)
проверява условията, съгласно които задължението е изискуемо.
2. Всички вземания, които са определени като безспорни, ликвидни и изискуеми, се установяват чрез нареждане за събиране до счетоводителя, последвано от дебитно известие, изпратено на длъжника, като и двете се съставят от разпоредителя с бюджетни кредити.
3. Недължимо платените суми се събират.
4. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
5. В надлежно обосновани случаи някои обичайни приходи могат да се установят временно. Временното установяване обхваща събирането на няколко отделни вземания, които следователно не се налага да бъдат установявани поотделно. Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира временно установените суми, за да гарантира, че те съответстват на действително установените вземания.
Член 61
Разпореждане за събиране
Разпореждането за събиране представлява действие, с което разпоредителят с бюджетни кредити дава указание на счетоводителя чрез издаване на нареждане за събиране да събере вземане, което е установено от разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 62
Правила относно събирането
1. Счетоводителят предприема действия по нарежданията за събиране на вземания, надлежно съставени от разпоредителя с бюджетни кредити. Счетоводителят полага необходимата грижа, за да гарантира, че органът на Съюза получава своите приходи, и следи за гарантиране на неговите права.
2. Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното съобщение, счетоводителят информира разпоредителя с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
3. Счетоводителят пристъпва към събиране на вземанията на органа на Съюза чрез прихващане с насрещно вземане на всеки длъжник, който от своя страна има вземане към органа на Съюза. Тези вземания трябва да бъдат безспорни, ликвидни и изискуеми.
4. Когато разпоредителят с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. Разпоредителят с бюджетни кредити може да делегира решението за отказ само за вземания за суми, по-малки от 5 000 EUR.
В решението за отказ се посочва какви действия са били предприети, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити отменя установено вземане изцяло или частично, когато при откриване на грешка стане ясно, че сумата не е била правилно установена. Отмяната се извършва с решение на разпоредителя с бюджетни кредити и трябва да бъде подходящо обоснована.
Член 63
Формалности по събирането
1. При действителното събиране на дължимата сума счетоводителят го осчетоводява и информира разпоредителя с бюджетни кредити.
2. Издава се и разписка за всички парични плащания, получени от счетоводителя.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 64
Допълнителен срок за плащане
1. В сътрудничество с разпоредителя с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и ако са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да заплати лихва в размер, определен в член 83 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за целия допълнителен период, започващ от крайния срок, посочена в член 80, параграф 3, буква б) от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
б)
за да се защитят правата на органа на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на органа на Съюза.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на органа на Съюза.
2. При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по параграф 1, първа алинея, буква б), когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 65
Списък на вземанията
1. Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
2. Органът на Съюза съставя списък на своите вземания, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да плати чрез влязло в сила съдебно решение и когато една година след неговото произнасяне не е било направено никакво или съществено плащане. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на органа на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 66
Давностен срок
Вземанията на органа на Съюза по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа на Съюза подлежат на давностен срок от пет години.
Член 67
Специални разпоредби, приложими по отношение на таксите
Когато органът на Съюза събира таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а), в началото на всяка финансова година се прави обща предварителна прогноза за постъпленията от такива такси.
Когато таксите са изцяло определени със законов акт или решения на управителния съвет, разпоредителят с бюджетни кредити може да не издава нареждания за събиране на вземания, а направо да състави дебитни известия след установяване на размера на вземането. В този случай се регистрират всички подробности за вземането на органа на Съюза. Счетоводителят води списък на всички дебитни известия и посочва броя на дебитните известия и общата сума в доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
Когато органът на Съюза използва отделна система за фактуриране, счетоводителят редовно и поне веднъж в месеца вписва в счетоводните сметки натрупаната сума от получени такси.
Органът на Съюза предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след като съответната такса бъде изцяло платена. При изключителни обстоятелства обаче дадена услуга може да бъде предоставена без предварително заплащане на дължимата такса. В случаите когато е предоставена услуга без предварително заплащане на дължимата такса, се прилагат членове 60-66.
ГЛАВА 5
Разходни операции
Член 68
Решение за финансиране
1. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
2. Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, посочени в член 32, параграф 3, са ясно идентифицирани.
4. Административните кредити могат да бъдат изпълнени без предварително решение за финансиране.
Член 69
Видове поети задължения
1. Поемането на бюджетно задължение представлява операцията по заделяне на бюджетните кредити, необходими за покриване на последващи плащания в изпълнение на правни задължения.
2. Правното задължение представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити поема или установява задължение за извършване на разход.
3. Бюджетните задължения попадат в една от следните три категории:
а)
индивидуални: бюджетното задължение е индивидуално, когато получателят и размерът на разхода са известни;
б)
глобални: бюджетното задължение е глобално, когато най-малко един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, е все още неизвестен;
в)
временни: бюджетното задължение е временно, когато е предназначено за покриване на обичайни административни разходи, при които размерът или крайните получатели на сумите не са окончателно известни.
Временното бюджетно задължение се изпълнява или чрез сключване на едно или повече правни индивидуални задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.
4. Бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, може да се разпределят за няколко години под формата на годишни вноски единствено когато това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 70
Правила, приложими за поемането на задължения
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Предвиденото в параграф 1 задължение за поемане на бюджетно задължение, преди да се поеме правно задължение, не се прилага по отношение на правните задължения, сключени вследствие на обявяване на кризисно положение в рамките на плана за непрекъснатост на дейността, в съответствие с процедурите, приети от органа на Съюза.
3. Глобалните бюджетни задължения покриват всички разходи по съответните индивидуални правни задължения, поети до 31 декември на година N + 1.
При спазване на член 69, параграф 4 и член 87, параграф 2, индивидуалните правни задължения, свързани с индивидуални или временни бюджетни задължения, се сключват до 31 декември на година N.
В края на периодите, посочени в първа и втора алинея, неусвоеният остатък по такива бюджетни задължения се отменя от разпоредителя с бюджетни кредити.
Преди подписването му размерът на всяко индивидуално правно задължение, прието вследствие на глобално бюджетно задължение, се записва от разпоредителя с бюджетни кредити в бюджетните сметки и се осчетоводява към глобалното бюджетно задължение.
4. С изключение на случаите на разходи за персонала бюджетните и правните задължения, поети за дейности, които надхвърлят една финансова година, имат крайна дата на изпълнение, определена в съответствие с принципа на добро финансово управление.
Всички части от такива задължения, които не са били изпълнени шест месеца след датата, посочена в първа алинея от настоящия параграф, се отменят в съответствие с член 16.
Размерът на бюджетно задължение, отговарящо на правно задължение, за което не е извършено плащане по смисъла на член 75 в срок от две години след датата на подписването на правното задължение, се отменя освен когато сумата е свързана със случай, който е предмет на спор пред съд или арбитражен орган, или когато съществуват специални разпоредби, определени в основните актове.
Член 71
Проверки, приложими за поемането на задължения
1. Когато приема бюджетно задължение, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
разходът е начислен в правилната бюджетна позиция на органа на Съюза;
б)
бюджетните кредити са налични;
в)
разходът съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
г)
е спазен принципът на добро финансово управление.
2. Когато регистрира правно задължение посредством физически или електронен подпис, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
задължението е обезпечено със съответно поето бюджетно задължение;
б)
разходът е законосъобразен и редовен и съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
в)
е спазен принципът на добро финансово управление.
Член 72
Утвърждаване на разход
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
потвърждава наличието на право на кредитора;
б)
определя или проверява действителността и размера на вземането;
в)
проверява условията, съгласно които плащането е дължимо.
Член 73
Утвърждаване и материална форма на „предаването за плащане“
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително периодичните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от разпоредителя с бюджетни кредити.
4. При некомпютризирана система „прието за плащане“ има формата на печат, включващ подписа на разпоредителя с бюджетни кредити.
При компютризирана система „прието за плащане“ има формата на валидиране чрез използване на персонална парола на разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 74
Разрешаване на разход
1. Разрешаването на разход представлява действието, с което разпоредителят с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя, посредством издаване на платежно нареждане, да плати утвърдения от разпоредителя с бюджетни кредити разход.
Когато се извършват периодични плащания във връзка с извършени услуги, включително наем, или доставка на стоки, и в зависимост от извършената от разпоредителя с бюджетни кредити оценка на риска, разпоредителят с бюджетни кредити може да нареди използването на системата за плащания незабавно инкасо.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 44, параграф 5.
3. Когато е уместно, изпратеното на счетоводителя платежно нареждане се придружава от документ, които сертифицира, че стоките са заведени в инвентарния опис съгласно член 106, параграф 1.
Член 75
Видове плащания
1. Плащането се извършва при представяне на доказателство, че съответната дейност е извършена в съответствие с разпоредбите на основния акт, договора или споразумението за безвъзмездни средства, и обхваща една от следните операции:
а)
плащане на цялата дължима сума;
б)
плащане на дължимата сума по един от следните начини:
1)
предварително финансиране, което може да се раздели на няколко плащания след подписване на договора или споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или след съобщаване на решението за отпускане на безвъзмездни средства;
2)
едно или повече междинни плащания в замяна на частично изпълнение на дейността;
3)
плащане на остатъка по дължимите суми, когато дейността е изпълнена изцяло.
Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
Междинно плащане, което може да се извършва няколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
2. В бюджетното счетоводство се прави разграничение между различните видове плащания, посочени в параграф 1, към момента на извършване на всяко плащане.
Член 76
Плащане, ограничено до наличните средства
Плащането на разхода се извършва от счетоводителя в рамките на наличните средства.
Член 77
Срокове
Плащането на разходите се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 6
Информационни системи
Член 78
Електронно управление на операциите
Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите може да се подписват посредством компютъризирана или електронна процедура.
Член 79
Електронно управление
Органът на Съюза установява и прилага единни стандарти за обмен на информация по електронен път с трети лица, участващи в процедури за обществени поръчки и за отпускане на безвъзмездни средства. В частност те изготвят и изпълняват във възможно най-голяма степен решения за предаване, съхранение и обработка на данни, предавани при процедури за отпускане на безвъзмездни средства и възлагане на обществени поръчки, като за тази цел въвеждат единна зона за електронен обмен на данни за заявители, кандидати и оференти.
Член 80
Добра администрация
1. Разпоредителят с бюджетни кредити обявява без забавяне необходимостта да се представят доказателства и/или документация, тяхната форма и предварително определеното съдържание, както и, по целесъобразност, примерният график за приключване на процедурите за възлагане.
2. Когато поради явна техническа грешка от страна на заявителя или оферента или когато заявителят или оферентът не предаде доказателство или не даде декларация, комисията за оценка или, по целесъобразност, разпоредителят с бюджетни кредити приканва, освен в надлежно обосновани случаи, заявителя или оферента да предостави липсващата информация или да изясни оправдателните документи. Информация или разяснения от този тип не може да изменят в значителна степен предложението или условията на офертата.
Член 81
Посочване на средствата за обжалване
Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
ГЛАВА 7
Вътрешен одитор
Член 82
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът на Съюза въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити или като счетоводител нито на органа на Съюза, нито на Комисията.
3. Вътрешният одитор консултира органа на Съюза по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценката на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа на Съюза. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид консолидирания годишен отчет за дейността на разпоредителя с бюджетни кредити и всяка друга налична информация.
6. Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет проучват информацията, посочена в член 47, параграф 1, буква а), както и дали препоръките са напълно и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа на Съюза на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 83
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, неговата отговорност за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да завежда дела пред Съда на Европейския съюз, се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 84
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет могат да създадат, като вземат предвид икономическата ефективност и добавената стойност, структура за вътрешен одит, която изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на структурата за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Годишният одитен план на структурата за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на структурата за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора на органа на Съюза.
Той се разглежда и одобрява от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Структурата за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
2. Ако структурата за вътрешен одит на даден орган на Съюза не е икономически изгодна или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът на Съюза може да реши да използва обща структура за вътрешен одит с други органи на Съюза, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителните съвети на съответните органи на Съюза се договарят относно практическите условия на общата структура за вътрешен одит.
3. Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на структурата за вътрешен одит.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Член 85
Общи разпоредби
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на член 86.
2. Органът на Съюза може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи на Съюза.
3. Органът на Съюза взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 86
Процедури за възлагане
1. Органът на Съюза може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби и с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (8), за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
2. Органът на Съюза може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възложители на държавата-членка домакин за удовлетворяване на административните си нужди. В такъв случай член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
ДЯЛ VI
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО БЮДЖЕТНИТЕ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 87
Бюджетни кредити за административни разходи
1. Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни бюджетни кредити.
2. Административните разходи, произтичащи от договори за периоди, които надхвърлят финансовата година или в съответствие с местната практика, или поради това, че са свързани с доставката на оборудване, са за сметка на бюджета на органа на Съюза за финансовата година, в която се извършват.
3. Органът на Съюза предоставя на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли всяка година работен документ относно своята политика по сградния фонд, в който се включва следната информация:
а)
за всеки недвижим имот - разходи и площ, които се покриват от бюджетните кредити от съответните бюджетни редове от бюджета на органа на Съюза;
б)
очаквана промяна в глобалното планиране на площите и местоположенията през идните години с описание на вече идентифицираните проекти за недвижими имоти, които са на етап планиране;
в)
окончателни условия и разходи, както и съответната информация относно изпълнението на новите проекти за недвижими имоти, които преди това са били представени на Европейския парламент и на Съвета в рамките на процедурата, установена в член 88, но не са били включени в работните документи за предходната година.
Член 88
Проекти за недвижими имоти
1. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза информира Европейския парламент и Съвета във възможно най-кратки срокове относно необходимата строителна площ и предварителното планиране, преди да започне проучването на местните пазари, в случай на договори за недвижими имоти, или преди публикуването на поканите за участие в процедура за възлагане на поръчка или нейното провеждане, в случай на строителни работи.
2. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза представя проекта за недвижим имот, включително подробна прогноза за разходите по него и финансирането му, както и списък на проектодоговорите, които се планира да бъдат използвани, и изисква одобрението на Европейския парламент и на Съвета преди сключването на договорите. По искане на органа на Съюза документите, представени във връзка с проекти за недвижими имоти, се третират като поверителни.
Освен в случаи на непреодолима сила Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от четири седмици от получаването му от двете институции.
Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на четириседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
Ако в рамките на четириседмичния срок Европейският парламент и/или Съветът изразят надлежно обоснована загриженост, срокът се удължава еднократно с две седмици.
Ако Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на проекта за недвижим имот, органът на Съюза оттегля предложението си и може да представи ново предложение.
3. При случаи на непреодолима сила предвидената в параграф 4 информация може да се предаде заедно с проекта за недвижим имот. Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от две седмици от получаването му от двете институции. Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на двуседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент и/или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
4. Следното се счита за проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат съществени финансови последици за бюджета на органа на Съюза:
а)
придобиването на земя;
б)
придобиването, продажбата, структурния ремонт, изграждането на сгради или проекти, които съчетават тези елементи и трябва да бъдат изпълнени в рамките на същия срок, за сума над 3 000 000 EUR;
в)
новите договори за недвижими имоти (включително плодоползване, дългосрочно наемане и подновяването на действащи договори за недвижими имоти при по-неблагоприятни условия), които не попадат в обхвата на буква б), с годишни разходи в размер на най-малко 750 000 EUR;
г)
удължаването или подновяването на действащи договори за недвижими имоти (включително правоползване и дългосрочно наемане) при същите или по-благоприятни условия, с годишни разходи в размер на най-малко 3 000 000 EUR.
5. Без да се засяга член 19, параграф 4, проект за придобиването на недвижим имот може да се финансира чрез заем само след като бъде предварително одобрен от Европейския парламент и Съвета.
Заемите се сключват и изплащат в съответствие с принципа на добро финансово управление и при надлежно спазване на финансовите интереси на Съюза.
Когато органът на Съюза предложи да финансира придобиването със заем, в плана за финансиране, който трябва да се представи, заедно с искането за предварително одобрение от органа на Съюза, се посочват по-конкретно максималният размер на финансиране, срокът на финансиране, видът финансиране, условията на финансиране и икономиите в сравнение с други видове договорни условия.
Европейският парламент и Съветът обсъждат искането за предварително одобрение в срок от четири седмици, който може да бъде удължен еднократно с две седмици, от получаването му от двете институции. Придобиването чрез заем се счита за отхвърлено, ако Европейският парламент и Съветът не са го одобрили изрично в рамките на крайния срок.
ДЯЛ VII
ЕКСПЕРТИ
Член 89
Външни експерти, получаващи възнаграждение
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат mutatis mutandis за подбора на експерти. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества. Подборът се извършва въз основа на критерии за подбор, които са в съответствие с принципите на недискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
ДЯЛ VIII
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА И НАГРАДИ, ПРЕДОСТАВЕНИ ОТ ОРГАНА НА СЪЮЗА
Член 90
Безвъзмездни средства
Когато органът на Съюза може да отпуска безвъзмездни средства в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
Член 91
Награди
Когато органът на Съюза може да присъжда награди в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 92
Устройство на отчетите
Отчетите на органа на Съюза се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа на Съюза;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа на Съюза.
Член 93
Доклад за бюджетното и финансовото управление
1. Всеки орган на Съюза изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година.
2. Директорът изпраща доклада на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията и на Сметната палата до 31 март, следващ финансовата година.
3. Докладът, посочен в параграф 2, отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Член 94
Правила относно отчетите
1. Счетоводителят на органа на Съюза прилага правилата, приети от счетоводителя на Комисията, въз основа на международно възприетите счетоводни стандарти в публичния сектор.
2. Отчетите на органа на Съюза, посочени в член 92, са съобразени с бюджетните принципи, определени в членове от 5-31. Те дават вярна и точна представа за бюджетните приходни и разходни операции.
Член 95
Счетоводни принципи
Финансовите отчети, посочени в член 92, представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 96
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа на Съюза.
Член 97
Отчети за изпълнението на бюджета
1. Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
2. Бюджетният резултат се състои от разликата между:
-
всички събрани приходи за съответната финансова година, и
-
размера на плащанията, направени за бюджетните кредити за финансовата година, увеличен с размера на пренесените бюджетни кредити за същата финансова година.
Разликата, посочена в първа алинея, се увеличава или намалява, от една страна, с нетния размер на бюджетните кредити, пренесени от предходни финансови години, които са отменени и, от друга страна, със:
-
извършените в повече плащания спрямо едногодишните бюджетни кредити, пренесени от предходната финансова година, в резултат на промяна в курса на еврото,
-
салдото в резултат на положителни или отрицателни курсови разлики през финансовата година, както реализирани, така и нереализирани.
3. Структурата на отчетите за изпълнението на бюджета е същата като тази на бюджета на органа на Съюза.
Член 98
Междинни отчети
1. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща междинните отчети на счетоводителя на Комисията и на Сметната палата до 1 март на следващата година.
2. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 март на следващата година.
Член 99
Одобряване на окончателните отчети
1. В съответствие с член 148, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 най-късно до 1 юни следващата година Сметната палата представя своите забележки по междинните отчети на органа на Съюза.
2. След като получи забележките на Сметната палата по междинните отчети на органа на Съюза, счетоводителят съставя окончателните финансови отчети на органа на Съюза в съответствие с разпоредбите на член 50. Директорът ги изпраща на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Счетоводителят изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година.
Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
4. На същата дата, на която предава своите окончателни отчети, счетоводителят на органа на Съюза изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията също така представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящия дял и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните отчети на органа на Съюза се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от 15 ноември на следващата година.
5. Директорът изпраща на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември на следващата година. Отговорите на органа на Съюза се изпращат същевременно и на Комисията.
ГЛАВА 2
Счетоводно отчитане и инвентарни описи
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 100
Счетоводна система
1. Счетоводната система на органа на Съюза служи за организиране на бюджетната и финансовата информация така, че цифрите да могат да се записват, архивират и регистрират.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. Разпоредителят с бюджетни кредити може да води и аналитични сметки.
Член 101
Обща разпоредба за счетоводната система на институциите
Правилата за счетоводна отчетност и хармонизираният сметкоплан, които ще се прилагат от органа на Съюза, се приемат от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Раздел 2
Общи и бюджетни сметки
Член 102
Общи сметки
В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа на Съюза.
Член 103
Записвания в общите сметки
1. Салдата и движенията по общите сметки се записват в счетоводните книги.
2. Всички счетоводни записвания, включително корекциите по сметките, се основават на оправдателни документи, на които записванията се позовават.
3. Счетоводната система е такава, че оставя ясна одитна следа за всички счетоводни записвания.
Член 104
Счетоводни корекции
След приключване на финансовата година и до датата на представяне на окончателните отчети счетоводителят на органа на Съюза извършва корекции, които, без да водят до отпускане или събиране на суми за тази година, са необходими за вярното и точно представяне на отчетите. Корекциите спазват правилата за счетоводна отчетност, посочени в член 101.
Член 105
Бюджетно счетоводство
1. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
2. За целите на параграф 1 в бюджетните сметки се записват всички бюджетни приходни и разходни операции, предвидени в дял IV.
Член 106
Инвентарен опис
1. Органът на Съюза води инвентарен опис, в който се отразяват количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи на Съюза в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията.
Органът на Съюза проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
2. Продажбата на материални активи на органа на Съюза се обявява по подходящ начин.
ДЯЛ X
ВЪНШЕН ОДИТ, ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 107
Външен одит
1. Независим външен одитор проверява дали годишните отчети на органа на Съюза отразяват правилно приходите, разходите и финансовото състояние на органа на Съюза преди консолидацията в окончателните отчети на органа на Съюза.
Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, Сметната палата изготвя специфичен годишен доклад за органа на Съюза в съответствие с изискванията на член 287, параграф 1 от ДФЕС.
При изготвянето на доклада, посочен във втора алинея, Палатата взема предвид одита на независимия външен одитор, посочен в първа алинея, и действията, предприети в отговор на неговите констатации.
2. Органът на Съюз изпраща на Сметната палата бюджета на органа на Съюза, както е окончателно приет. Той информира във възможно най-кратки срокове Сметната палата за всички решения и актове, приети съгласно членове 10, 14, 19 и 23.
3. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 108
График на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Европейският парламент, по препоръка на Съвета, преди 15 май на годината N + 2, освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, освобождава от отговорност директора по отношение на изпълнението на бюджета за година N. Директорът информира управителния съвет за забележките на Европейския парламент, съдържащи се в резолюцията, придружаваща решението за освобождаване от отговорност.
2. Ако датата, предвидена в параграф 1, не може да бъде спазена, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. В случай че Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, директорът в сътрудничество с управителния съвет полага всички усилия за възможно най-бързо предприемане на мерки за отстраняване или улесняване на отстраняването на препятствията пред това решение.
Член 109
Процедура по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на органа на Съюза, бюджетния резултат, както и активите и пасивите на органа на Съюза според финансовия отчет.
2. С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета Европейският парламент, след като Съветът е извършил същото, проверява сметките и финансовите отчети на органа на Съюза. Той проверява и изготвения от Сметната палата годишен доклад заедно с отговорите на директора на органа на Съюза, всички съществени специални доклади на Сметната палата във връзка със съответната финансова година, както и декларацията за достоверност на Сметната палата относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции.
3. Директорът предоставя на Европейския парламент, по негово искане, по същия начин както е предвидено в член 165, параграф 3 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, всяка информация, необходима за безпрепятственото прилагане на процедурата по освобождаване от отговорност за съответната финансова година.
Член 110
Последващи мерки
1. Директорът предприема всички необходими стъпки за действие по съображенията, приложени към решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, както и по съображенията, приложени към препоръката на Съвета за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
2. По искане на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези наблюдения и коментари. Директорът изпраща копие от доклада на Комисията и на Сметната палата.
Член 111
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Органът на Съюза предоставя на службите на Комисията и на други упълномощени от нея лица, както и на Сметната палата, достъп до своите обекти и помещения, а също и до цялата информация, включително информацията в електронен формат, необходима за извършването на одити от тях.
2. Европейската служба за борба с измамите (OLAF) може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (9) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (10), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, предоставени съгласно настоящия регламент.
3. Без да се засягат разпоредбите на параграфи 1 и 2, споразуменията с трети страни и международни организации, договорите, безвъзмездните средства и поръчките от страна на органа на Съюза, съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ДЯЛ XI
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 112
Искания за информация, отправени от Европейския парламент и Съвета
Европейският парламент, Съветът и Комисията имат право да получават всякаква информация или пояснения от органа на Съюза по въпроси на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 113
Приемане на новия финансов регламент на органа на Съюза
Всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нов финансов регламент с оглед на неговото влизане в сила на 1 януари 2014 г. и, във всеки случай, в рамките на шест месеца от датата, на която органът попада в обхвата на член 208 от този регламент, след предоставяне на вноска за сметка на бюджета.
Член 114
Правила за прилагане на финансовия регламент на органа на Съюза
Управителният съвет, доколкото е необходимо и с предварителното съгласие на Комисията, приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на органа на Съюза по предложение на неговия директор.
Член 115
Отменяне
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 се отменя, считано от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 40 продължава да се прилага до 31 декември 2014 г., а параграфи 4 и 7 от член 27 продължават да се прилагат до 31 декември 2015 г.
Член 116
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз. Той се прилага от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 47 и член 82, параграф 5 се прилагат от 1 януари 2015 г., а член 32 и параграфи 5 и 8 от член 33 се прилагат от 1 януари 2016 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
REGULAMENTUL DELEGAT (UE) NR. 1271/2013 AL COMISIEI
din 30 septembrie 2013
privind regulamentul financiar cadru pentru organismele menționate la articolul 208 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului
COMISIA EUROPEANĂ,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,
având în vedere Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (1), în special articolul 208,
întrucât:
(1)
Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002 al Comisiei (2) privind regulamentul financiar cadru pentru organismele instituite de Comunități a avut drept bază Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (3). Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 a fost înlocuit de Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012. Prin urmare, este necesar să se revizuiască Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002. Din motive de claritate, este necesar să se înlocuiască Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002.
(2)
Este necesar să se ia în considerare Declarația comună a Parlamentului European, a Consiliului UE și a Comisiei Europene privind agențiile descentralizate din 19 iulie 2012.
(3)
Este necesar ca anumite dispoziții ale Regulamentului (CE, Euratom) nr. 2343/2002 să fie revizuite, pentru a se lua în considerare experiența dobândită în aplicarea acestuia.
(4)
Prezentul regulament ar trebui să stabilească principiile generale și normele de bază aplicabile organismelor instituite în temeiul TFUE și al Tratatului Euratom (denumite în continuare „organisme ale Uniunii”) care beneficiază de contribuții de la buget, fără a se aduce atingere actului constitutiv. Pe baza prezentului regulament, organismele Uniunii ar trebui să adopte propriile norme financiare care nu se pot îndepărta de regulament decât în cazul în care nevoile lor specifice impun acest lucru și cu acordul prealabil al Comisiei.
(5)
Totuși organismele Uniunii care se autofinanțează integral, cărora nu li se aplică prezentul regulament, ar trebui să stabilească, pentru a asigura coerența, norme similare atunci când este cazul. În conformitate cu Declarația comună a Parlamentului European, a Consiliului și a Comisiei din 19 iulie 2012, aceste organisme ar trebui să prezinte Parlamentului European, Consiliului și Comisiei un raport anual privind execuția bugetului lor și să țină seama cu strictețe de cererile și recomandările acestora.
(6)
Organismele Uniunii ar trebui să-și întocmească bugetul și să realizeze execuția acestuia în conformitate cu cele cinci principii fundamentale ale legislației bugetare (unitate, exactitate, universalitate, specificitate și anualitate, precum și cu principiile echilibrului, unității de cont, bunei gestiuni financiare și transparenței.
(7)
Ar trebui să fie evidențiat caracterul de element de echilibru al contribuției Uniunii. Partea din rezultatul pozitiv al bugetului organismului Uniunii care depășește valoarea contribuției Uniunii plătite în timpul exercițiului trebuie returnată bugetului Uniunii.
(8)
În cazul în care actul constitutiv prevede că veniturile constau în redevențe și taxe în plus față de contribuția Uniunii, și că veniturile rezultate din redevențe și taxe sunt alocate pentru finanțarea unor anumite cheltuieli, organismele Uniunii ar trebui să aibă posibilitatea de a reporta soldul sub formă de venituri alocate.
(9)
Este necesar să se asigure că redevențele sunt stabilite la un nivel adecvat pentru a acoperi costurile furnizării serviciilor și pentru a se evita excedente semnificative.
(10)
Delegarea de sarcini de execuție bugetară organismelor Uniunii trebuie să fie justificată în mod corespunzător de caracteristicile sarcinilor și de expertiza specifică a organismului Uniunii, asigurându-se totodată o bună gestiune financiară și eficiența din punctul de vedere al costurilor. Sarcinile delegate ar trebui să fie compatibile cu actul constitutiv.
(11)
Organismelor Uniunii ar trebui să li se permită să primească granturi ad-hoc numai în cazul în care acest lucru este prevăzut în mod expres în actele de bază relevante și este autorizat prin actul constitutiv.
(12)
În temeiul articolului 50 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, organismul Uniunii trebuie să ia parte la o analiză comparativă realizată împreună cu alte organisme și instituții ale UE.
(13)
Este necesar să se stabilească norme privind planul de acțiune în urma concluziilor evaluărilor periodice generale, pentru a se asigura punerea în aplicare eficientă a acestuia.
(14)
În scopul de a asigura o programare coerentă, organismul Uniunii ar trebui să elaboreze un document care să conțină programarea anuală și multianuală luându-se în considerare orientările Comisiei.
(15)
Organismul Uniunii ar trebui să alinieze calendarul programării anuale și multianuale la procedura bugetară pentru a asigura eficiența și coerența tuturor documentelor de programare.
(16)
Este necesar să se clarifice actuala arhitectură a auditului intern și a funcțiilor de control intern și să se raționalizeze cerințele în materie de raportare. Funcția de audit intern din cadrul organismului Uniunii ar trebui să fie îndeplinită de auditorul intern al Comisiei, care ar trebui să efectueze audituri în cazul în care riscurile implicate le justifică. Este necesar să se prevadă norme privind stabilirea și funcționarea capacităților de audit intern.
(17)
Obligațiile în materie de raportare ar trebui să fie raționalizate. Organismele Uniunii ar trebui să furnizeze un raport anual de activitate consolidat care să includă informații complete cu privire la punerea în aplicare a programului său de lucru, la buget, la planul de politică de personal, la sistemele de gestiune și de control intern.
(18)
În vederea îmbunătățirii eficienței din punctul de vedere al costurilor a organismelor Uniunii, este necesar să se prevadă posibilitatea de a partaja servicii sau de a le transfera unui alt organism al Uniunii sau Comisiei. În special eficiența din punctul de vedere al costurilor poate fi îmbunătățită, permițându-i contabilului Comisiei să preia toate sarcinile contabilului organismului Uniunii sau o parte a acestora.
(19)
Astfel cum se prevede în Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, posibilitatea de a defalca în tranșe anuale angajamente care se întind pe mai mulți ani ar trebui să fie permisă numai în cazul în care actul constitutiv sau actul de bază prevede acest lucru sau în cazul în care acestea sunt legate de cheltuieli administrative.
(20)
Pentru a alinia normele privind veniturile alocate la cele din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, este necesar să se prevadă norme pentru o diferențierea veniturilor alocate (interne și externe) și pentru reportarea lor.
(21)
Pentru a alinia normele privind regimul aplicat dobânzii generate de contribuția Uniunii la organismul Uniunii la cele din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, este necesar să se prevadă că dobânda nu revine bugetului.
(22)
Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 prevede posibilitatea de a se încheia un angajament juridic înaintea unui angajament bugetar, în anumite cazuri. Organismele Uniunii ar trebui, de asemenea, să prevadă această posibilitate.
(23)
Pentru a asigura coerența dintre Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002 și Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, nu ar trebui să fie permise dispoziții specifice privind achizițiile publice și granturile. Aplicarea unui set unic de norme asigură simplificarea activității organismului Uniunii și permite utilizarea orientărilor și modelelor pregătite de Comisie.
(24)
Posibilitatea de a se acorda premii de către organismul Uniunii ar trebui să fie introdusă pentru a alinia dispozițiile Regulamentului (CE, Euratom) nr. 2343/2002 la Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
(25)
Pentru a identifica și gestiona în mod corect riscul de conflict de interese real sau perceput, organismele Uniunii ar trebui să fie obligate să adopte norme privind prevenirea și gestionarea conflictelor de interese. Astfel de norme ar trebui să țină seama de orientările elaborate de Comisie în urma declarației comune a Parlamentului European, a Consiliului și a Comisiei din 19 iulie 2012.
(26)
Dispozițiile privind politica imobiliară, inclusiv introducerea posibilității și condițiilor care permit organismelor Uniunii să contracteze împrumuturi, ar trebui să fie aliniate la Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 pentru a se asigura o aplicare coerentă a noilor norme de către toate organismele și instituțiile Uniunii.
(27)
Este necesar să se prevadă dispoziții tranzitorii în materie de programare și raportare, având în vedere faptul că este necesar un anumit timp pentru Comisie, pentru a elabora orientări corespunzătoare în cooperare cu organismele Uniunii.
(28)
Prezentul regulament ar trebui să intre în vigoare în ziua care urmează datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, pentru a permite adoptarea la timp, de la 1 ianuarie 2014, a regulamentelor financiare revizuite ale organismelor Uniunii, astfel încât să se asigure norme coerente pentru următorul cadru financiar multianual,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
TITLUL I
DISPOZIȚII GENERALE
Articolul 1
Obiectul
Prezentul regulament stabilește normele financiare esențiale pe baza cărora organismul Uniunii își adoptă propriile norme financiare. Normele financiare ale organismului Uniunii nu se depărtează de la prezentul regulament decât în cazul în care nevoile sale specifice impun acest lucru și cu acordul prealabil al Comisiei.
Articolul 2
Definiții
În sensul prezentului regulament, se aplică următoarele definiții:
-
„act constitutiv” înseamnă instrumentul legislativ al Uniunii care reglementează principalele aspecte ale creării și funcționării organismului Uniunii;
-
„bugetul organismului Uniunii” înseamnă un instrument care, pentru fiecare exercițiu financiar, prevede și autorizează toate veniturile și cheltuielile considerate necesare pentru organismul Uniunii;
-
„organism al Uniunii” înseamnă orice organism menționat la articolul 208 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012;
-
„consiliu de administrație” înseamnă principala entitate internă a organismului Uniunii care este responsabilă pentru luarea deciziilor în domeniul financiar și bugetar, indiferent de denumirea dată în actul constitutiv;
-
„director” înseamnă persoana responsabilă pentru punerea în aplicare a deciziilor consiliului de administrație și pentru execuția bugetului organismului Uniunii în calitate de ordonator de credite, indiferent de titlul atribuit persoanei respective în actul constitutiv;
-
„comitet executiv” înseamnă entitatea internă a organismului Uniunii care asistă consiliul de administrație și ale cărui responsabilități și norme de procedură sunt stabilite în actul constitutiv.
Articolul 3
Perioade, date și termene
Cu excepția cazului în care se prevede altfel, Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 1182/71 al Consiliului (4) se aplică în termenele prevăzute de prezentul regulament.
Articolul 4
Protecția datelor cu caracter personal
Prezentul regulament nu aduce atingere dispozițiilor Directivei 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului (5) și ale Regulamentului (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (6).
Articolul 5
Respectarea principiilor bugetare
Bugetul organismului Uniunii se întocmește și se execută în conformitate cu principiile unității, exactității bugetare, anualității, echilibrului, unității de cont, universalității, specificității, bunei gestiuni financiare, care necesită un control intern eficace și eficient, precum și al transparenței, în conformitate cu prezentul regulament.
TITLUL II
PRINCIPII BUGETARE
CAPITOLUL 1
Principiile unității și exactității bugetare
Articolul 6
Domeniul de aplicare al bugetului organismului Uniunii
(1) Bugetul organismului Uniunii cuprinde:
(a)
venituri proprii constituite din redevențe și taxe pe care organismul Uniunii este autorizat să le colecteze în temeiul sarcinilor care i-au fost încredințate, precum și orice alte venituri;
(b)
venituri constituite din orice contribuții financiare ale statelor membre gazdă;
(c)
o contribuție acordată de Uniune;
(d)
venituri alocate unor cheltuieli specifice în conformitate cu articolul 23 alineatul (1);
(e)
cheltuielile organismului Uniunii, inclusiv cheltuieli administrative.
(2) Veniturile constituite din redevențe și taxe nu se alocă decât în cazuri excepționale și justificate în mod corespunzător menționate în actul constitutiv.
(3) Atunci când unul sau mai multe acte constitutive prevăd că unele sarcini clar definite sunt finanțate separat sau atunci când organismul Uniunii execută sarcini care îi sunt încredințate printr-un acord de delegare, acesta deține conturi separate privind operațiunile de venituri și cheltuieli. Organismul Uniunii identifică în mod clar fiecare grup de sarcini în programarea resurselor sale umane care este inclusă în documentul de programare anuală și multianuală menționat la articolul 32.
Articolul 7
Granturi ad hoc
(1) Organismele Uniunii nu pot primi granturi ad hoc de la buget, cu excepția cazului în care acest lucru este autorizat în actul constitutiv și prevăzut în mod expres în actul de bază.
(2) În cazul în care organismul Uniunii a fost autorizat să primească granturi ad hoc, sarcinile finanțate de aceste granturi se includ în programul de lucru anual menționat la articolul 32 alineatul (3).
Articolul 8
Acorduri de delegare
(1) Organismului Uniunii nu i se pot încredința sarcini de execuție bugetară de către Comisie, cu excepția cazului în care acest lucru este justificat în mod corespunzător de natura specială a acțiunii și de expertiza specifică a organismului Uniunii.
(2) Alegerea organismului Uniunii ține seama în mod corespunzător de:
(a)
eficiența din punctul de vedere al costurilor a încredințării acestor sarcini;
(b)
impactul asupra structură de guvernanță a organismului și asupra resurselor sale financiare și umane.
(3) În cazul în care Comisia încredințează în mod excepțional sarcini organismului Uniunii:
(a)
pentru fondurile alocate acestor sarcini se aplică articolul 60 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 organismului Uniunii, nu articolele 108 și 109 din prezentul regulament;
(b)
sarcinile încredințate ar trebui să fie prevăzute în programul de lucru anual al organismului Uniunii, menționat la articolul 32 alineatul (3), numai în scop informativ.
(4) Fără a se aduce atingere alineatului (2), ordonatorul de credite se consultă cu consiliul de administrație înainte de semnarea acordului de delegare.
Articolul 9
Norme speciale privind principiile unității și exactității bugetare
(1) Nu se colectează venituri și nu se efectuează cheltuieli decât dacă sunt înregistrate la o linie din bugetul organismului Uniunii.
(2) Nu poate fi angajată sau autorizată nicio cheltuială în plus față de creditele autorizate prin bugetul organismului Uniunii.
(3) Nici un credit nu poate fi înregistrat în buget organismului Uniunii decât dacă se referă la un articol de cheltuieli considerat necesar.
(4) Dobânzile generate de plăți de prefinanțare efectuate de la bugetul organismului Uniunii nu revin organismului Uniunii.
CAPITOLUL 2
Principiul anualității
Articolul 10
Definiție
Creditele înregistrate în bugetul organismului Uniunii se autorizează pentru exercițiul financiar care începe la data de 1 ianuarie și se încheie la data de 31 decembrie.
Articolul 11
Tipuri de credite
(1) Bugetul organismului Uniunii conține credite nediferențiate și, în cazul în care este justificat de necesități operaționale, credite diferențiate. Creditele diferențiate sunt formate din credite de angajament și credite de plată.
(2) Creditele de angajament acoperă costurile totale ale angajamentelor juridice asumate în cursul exercițiului financiar.
(3) Creditele de plată acoperă plăți efectuate pentru onorarea angajamentelor juridice asumate în cursul exercițiului financiar sau al exercițiilor financiare anterioare.
Articolul 12
Contabilizarea veniturilor și a creditelor
(1) Veniturile organismului Uniunii menționate la articolul 6 se înregistrează în contabilitate pentru un exercițiu financiar pe baza sumelor colectate în cursul exercițiului financiar respectiv.
(2) Veniturile organismului Uniunii dau naștere unor credite de plată în cuantum echivalent.
(3) Creditele autorizate pentru un exercițiu financiar se utilizează numai pentru acoperirea cheltuielilor angajate și plătite în exercițiul financiar în cauză, și pentru acoperirea sumelor datorate pentru angajamente din exercițiile financiare anterioare.
(4) Angajamentele se înregistrează în contabilitate în temeiul angajamentelor juridice asumate până la data de 31 decembrie.
(5) Plățile se înregistrează în contabilitatea unui exercițiu financiar pe baza plăților efectuate de contabil până la data de 31 decembrie a exercițiului financiar în cauză.
Articolul 13
Angajarea creditelor
Creditele înscrise în bugetul organismului Uniunii pot fi angajate cu efect de la 1 ianuarie de îndată ce bugetul organismului Uniunii a fost adoptat definitiv.
Articolul 14
Anularea și reportarea creditelor
(1) Creditele care nu au fost utilizate până la sfârșitul exercițiului financiar pentru care au fost înregistrate se anulează. Totuși, acestea pot fi reportate, dar numai pentru exercițiul financiar următor, printr-o decizie adoptată până la 15 februarie de către consiliul de administrație sau, în cazul în care actul constitutiv permite aceasta, de către comitetul executiv, în conformitate cu alineatele (3) și (4), sau pot fi reportate în mod automat, în conformitate cu alineatul (5).
(2) Creditele de cheltuieli cu personalul nu pot fi reportate.
(3) Pentru creditele de angajament diferențiate și pentru creditele de angajament nediferențiate încă neangajate la sfârșitul exercițiului financiar pot fi reportate:
(a)
sumele corespunzătoare creditelor de angajament;
(b)
sumele corespunzătoare creditelor de angajament nediferențiate legate de proiecte imobiliare pentru care majoritatea etapelor pregătitoare ale procedurii de angajament au fost finalizate până la 31 decembrie; etapa pregătitoare a procedurii de angajament se precizează în normele de aplicare a regulamentului financiar al fiecărui organism al Uniunii.
Sumele în cauză pot fi angajate până la data de 31 martie a exercițiului financiar următor sau până la data de 31 decembrie a exercițiului financiar următor pentru sume destinate proiectelor imobiliare.
(4) Creditele de plată se pot reporta pentru sumele necesare pentru acoperirea angajamentelor existente sau a angajamentelor legate de creditele de angajament reportate, dacă creditele de plată prevăzute pentru liniile relevante din bugetul pentru exercițiul financiar următor nu sunt suficiente pentru a acoperi nevoile.
Organismul Uniunii respectiv utilizează mai întâi creditele autorizate pentru exercițiul financiar în curs și nu utilizează creditele reportate înainte de epuizarea primelor credite.
(5) Creditele nediferențiate care corespund unor obligații contractate în mod corespunzător la sfârșitul exercițiului financiar se reportează automat numai pentru exercițiul financiar următor.
(6) Creditele reportate care nu au fost angajate până la data de 31 martie a anului N + 1 se anulează automat și se identifică în contabilitate.
Articolul 15
Norme privind reportarea veniturilor alocate
Reportarea veniturilor alocate menționate la articolul 23 și a creditelor neutilizate, disponibile la data de 31 decembrie, provenind din veniturile alocate se efectuează în conformitate cu următoarele norme:
(a)
veniturile alocate externe se reportează în mod automat și se utilizează în totalitate până la efectuarea tuturor operațiunilor legate de programul sau de acțiunea pentru care acestea au fost alocate; veniturile alocate externe încasate în ultimul an al programului sau al acțiunii pot fi utilizate în primul an al programului sau al acțiunii următoare;
(b)
veniturile alocate interne se reportează numai în limita unui an, cu excepția veniturilor interne alocate menționate la articolul 23 alineatul (3) litera (f), care se reportează automat.
Cel târziu până la 1 iunie a anului N + 1, organismul Uniunii informează Comisia cu privire la execuția veniturilor alocate reportate.
Articolul 16
Dezangajarea creditelor
În cazul în care se dezangajează credite în orice exercițiu financiar ulterior celui în care creditele au fost înregistrate în bugetul organismului Uniunii ca urmare a neaplicării totale sau parțiale a acțiunilor pentru care fuseseră afectate, creditele corespunzătoare se anulează.
Articolul 17
Angajamente
(1) Începând cu data de 15 octombrie a fiecărui an, cheltuielile administrative curente pot fi angajate în avans din creditele prevăzute pentru exercițiul financiar următor. Cu toate acestea, astfel de angajamente nu depășesc un sfert din creditele stabilite de consiliul de administrație în cadrul liniei bugetare corespunzătoare pentru exercițiul financiar curent. Angajamentele respective nu se aplică unui nou tip de cheltuieli, care nu a fost, de principiu, aprobat încă în ultimul buget al organismului Uniunii, adoptat în mod corespunzător.
(2) Cheltuielile care se plătesc în avans, de exemplu chiriile, pot genera plăți începând cu data de 1 decembrie, care vor fi contabilizate în contul creditelor pentru exercițiul financiar următor. În acest caz, limita menționată la alineatul (1) nu se aplică.
Articolul 18
Norme aplicabile în cazul adoptării cu întârziere a bugetului organismului Uniunii
(1) În cazul în care bugetul organismului Uniunii nu a fost adoptat definitiv la începutul exercițiului financiar, se aplică normele prevăzute la alineatele (2)-(6).
(2) Angajamentele și plățile se pot efectua în limitele prevăzute la alineatul (3).
(3) Se pot asuma angajamente pe capitole până la maximum o pătrime din creditele totale autorizate în capitolul relevant pentru exercițiul financiar anterior, plus o douăsprezecime pentru fiecare lună scursă.
Nu se depășește limita creditelor prevăzute în situația estimărilor de venituri și cheltuieli.
Plățile se pot efectua lunar pe capitole până la cel mult o douăsprezecime din creditele autorizate în capitolul relevant pentru exercițiul financiar anterior. Cu toate acestea, suma nu depășește o douăsprezecime din creditele prevăzute pentru același capitol în situația estimărilor de venituri și cheltuieli.
(4) Creditele autorizate în capitolul relevant din exercițiul financiar anterior, după cum se menționează la alineatele (2) și (3), se interpretează ca referindu-se la creditele votate în bugetul organismului Uniunii, inclusiv prin bugete rectificative, și în urma ajustării pentru transferurile efectuate în cursul exercițiului financiar respectiv.
(5) La solicitarea directorului, dacă este necesar pentru continuitatea acțiunilor organismului Uniunii și pentru necesitățile de gestiune, consiliul de administrație poate autoriza cheltuieli care depășesc o douăsprezecime provizorie, dar care nu depășesc totalul de patru douăsprezecimi provizorii, cu excepția cazurilor justificate în mod corespunzător, atât pentru angajamente, cât și pentru plăți, în plus față de cele puse în mod automat la dispoziție în conformitate cu alineatele (2) și (3).
Douăsprezecimile suplimentare se autorizează integral și nu sunt divizibile.
(6) Dacă, pentru un anumit capitol, autorizarea a patru douăsprezecimi provizorii acordate în conformitate cu alineatul (5) nu este suficientă pentru acoperirea cheltuielilor necesare pentru a se evita o întrerupere a acțiunii organismului Uniunii în domeniul acoperit de capitolul în cauză, se poate autoriza în mod excepțional depășirea valorii creditelor înscrise în capitolul corespunzător din bugetul exercițiului financiar anterior al organismului Uniunii. Consiliul administrativ hotărăște în conformitate cu procedurile prevăzute la alineatul (5). Cu toate acestea, valoarea globală a creditelor disponibile în bugetul organismului Uniunii al exercițiului financiar anterior sau în proiectul de buget al organismului Uniunii, astfel cum sunt propuse, nu poate fi depășită în nici un caz.
CAPITOLUL 3
Principiul echilibrului
Articolul 19
Definiție și domeniul de aplicare
(1) Veniturile și creditele de plată sunt echilibrate.
(2) Creditele de angajament nu pot depăși cuantumul contribuției Uniunii, la care se adaugă veniturile proprii și orice alte venituri menționate la articolul 6.
(3) Pentru organismele pentru care veniturile sunt constituite din redevențe și taxe, în plus față de contribuția Uniunii, redevențele ar trebui stabilite la un nivel care să evite o acumulare importantă a surplusului. În cazul în care un rezultat bugetar pozitiv sau negativ important, în sensul articolului 97, devine recurent, nivelul redevențelor și taxelor este revizuit.
(4) Organismul Uniunii nu poate realiza împrumuturi în cadrul bugetului său.
(5) Contribuția Uniunii la organismul Uniunii constituie pentru bugetul organismului Uniunii o contribuție de echilibrare și poate fi împărțită în mai multe plăți.
(6) Organismul Uniunii aplică o gestiune riguroasă a numerarului, ținând seama de veniturile alocate, pentru a se asigura că soldurile sale de numerar se limitează la cerințele justificate în mod corespunzător. Odată cu solicitările sale de plată, organismul prezintă previziuni detaliate și actualizate ale necesarului său de numerar pe parcursul unui an, inclusiv informații privind veniturile alocate.
Articolul 20
Rezultatul bugetar din exercițiul financiar
(1) În cazul în care rezultatul bugetar în sensul articolului 97 este pozitiv, acesta este rambursat Comisiei până la valoarea contribuției plătite în cursul exercițiului. Partea rezultatului bugetar care depășește valoarea contribuției Uniunii plătite în cursul exercițiului se înregistrează în bugetul organismului Uniunii pentru exercițiul financiar următor ca venit.
Primul paragraf se aplică, de asemenea, atunci când veniturile organismului Uniunii sunt constituite din redevențe și taxe în plus față de contribuția Uniunii.
Diferența dintre contribuția înscrisă în buget și cea plătită efectiv organismului Uniunii se anulează.
Organismul Uniunii prezintă, până la data de 31 ianuarie a exercițiului N cel târziu, o estimare a rezultatului bugetar din exercițiul N - 1, care trebuie restituit bugetului ulterior în exercițiul N, pentru a completa informațiile deja disponibile privind rezultatul bugetar din exercițiul N - 2. Comisia ține seama în mod corespunzător de aceste informații atunci când evaluează nevoile financiare ale organismului Uniunii aferente exercițiului N + 1.
(2) În situații excepționale, în cazul în care actul constitutiv prevede că veniturile rezultate din redevențe și taxe sunt alocate pentru anumite cheltuieli, organismul Uniunii poate reporta soldul redevențelor și taxelor ca venituri alocate pentru activitățile legate de furnizarea serviciilor pentru care se datorează redevențe.
(3) În cazul în care rezultatul bugetar în sensul articolului 97 este negativ, acesta se înregistrează în bugetul organismului Uniunii pentru exercițiul următor drept credite de plată sau, după caz, este dedus din rezultatul bugetar pozitiv al organismului Uniunii din următoarele exerciții financiare.
(4) Veniturile sau creditele de plată se înregistrează în bugetul organismului Uniunii în cursul procedurii bugetare recurgându-se la procedura scrisorii rectificative prevăzută la articolul 39 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 sau, în timpul execuției bugetului organismului Uniunii, prin intermediul unui buget rectificativ.
CAPITOLUL 4
Principiul unității de cont
Articolul 21
Utilizarea monedei euro
Bugetul organismului Uniunii se întocmește și se execută în euro, iar conturile se prezintă în euro. Cu toate acestea, pentru fluxurile de numerar, contabilul și, în cazul conturilor de avans, administratorii de avans sunt autorizați să efectueze operațiuni în alte monede, în conformitate cu normele financiare ale fiecărui organism al Uniunii.
CAPITOLUL 5
Principiul universalității
Articolul 22
Definiție și domeniul de aplicare
Fără a se aduce atingere articolului 23, veniturile totale acoperă creditele totale de plată. Fără a se aduce atingere articolului 25, toate veniturile și cheltuielile se înregistrează integral fără a fi compensate între ele.
Articolul 23
Venituri alocate
(1) Veniturile alocate externe și veniturile alocate interne se utilizează pentru finanțarea unor cheltuieli specifice.
(2) Următoarele elemente constituie venituri alocate externe:
(a)
contribuțiile financiare din partea statelor membre și a țărilor terțe, inclusiv, în ambele cazuri, din partea agențiilor publice ale acestora, a entităților sau a persoanelor fizice pentru anumite activități ale organismelor Uniunii, în măsura în care acest lucru este prevăzut în acordul încheiat între organismul Uniunii și statele membre, țările terțe sau agențiile publice, entitățile sau persoanele fizice în cauză;
(b)
veniturile alocate pentru o anumită destinație, precum veniturile din fundații, subvenții, donații și moșteniri;
(c)
contribuțiile financiare, altele decât cele de la litera (a), la activitățile organismelor Uniunii din partea țărilor terțe sau a unor diverse alte organisme care nu sunt ale Uniunii:
-
venituri din granturile ad hoc menționate la articolul 7;
-
venituri provenite din acordurile de delegare menționate la articolul 8;
(d)
veniturile alocate interne menționate la alineatul (3), în măsura în care sunt auxiliare celorlalte venituri menționate la literele (a)-(c) ale prezentului alineat;
(e)
veniturile provenite din redevențe și taxe menționate la articolul 6 alineatul (2).
(3) Următoarele elemente constituie venituri alocate interne:
(a)
venituri de la terți pentru bunuri, servicii sau activități prestate la cererea acestora, cu excepția redevențelor și taxelor menționate la articolul 6 alineatul (1) litera (a);
(b)
veniturile din vânzarea de vehicule, echipamente, instalații, materiale și aparatură științifică și tehnică, înlocuite sau casate după amortizarea completă a valorii contabile a acestora;
(c)
veniturile obținute din rambursarea, în conformitate cu articolul 62, a sumelor plătite în mod necuvenit;
(d)
încasările din livrări de bunuri, prestări de servicii sau efectuarea de lucrări pentru instituțiile Uniunii sau pentru alte organisme ale Uniunii;
(e)
plățile asigurărilor încasate;
(f)
veniturile din închirieri;
(g)
veniturile din vânzarea publicațiilor și a filmelor, inclusiv a celor pe suport electronic;
(h)
venituri provenite din rambursări ulterioare ale impozitelor, în conformitate cu articolul 25 alineatul (3) litera (b).
(4) Fără a se aduce atingere articolului 23 alineatul (2) litera (e), actul constitutiv relevant poate, de asemenea, să aloce venitul care este prevăzut pentru cheltuieli specifice. În absența unor dispoziții contrare în actul constitutiv relevant, respectivele venituri constituie venituri alocate interne.
(5) Toate veniturile în sensul alineatului (2) literele (a)-(c) și al alineatului (3) literele (a) și (d) acoperă toate cheltuielile directe sau indirecte efectuate pentru activitatea sau scopul respectiv.
(6) Bugetul organismului Uniunii include linii pentru înregistrarea veniturilor alocate externe și a veniturilor alocate interne și, în măsura posibilului, precizează valoarea acestora.
Veniturile alocate pot fi incluse în estimările de venituri și cheltuieli numai în limita valorilor care sunt sigure la data întocmirii estimării.
Articolul 24
Donații
(1) Directorul poate accepta orice donație făcută organismului Uniunii, precum fundații, subvenții, cadouri și moșteniri.
(2) Acceptarea unor donații care pot implica obligații financiare este supusă aprobării prealabile a consiliului de administrație sau, când actul constitutiv permite aceasta, a comitetului executiv care hotărăște în termen de două luni de la data la care i-a fost prezentată solicitarea. Dacă consiliul de administrație sau, când actul constitutiv permite aceasta, comitetul executiv nu reușește să ia o hotărâre în această perioadă, donația se consideră a fi acceptată.
Articolul 25
Norme privind deducerile și regularizări datorate cursului de schimb
(1) Se pot face următoarele deduceri din cererile de plată, care apoi sunt ordonanțate în sumă netă:
(a)
penalități impuse părților la contracte de achiziții publice sau beneficiarilor;
(b)
sconturi, rambursări și rabaturi la facturi și declarații de cheltuieli individuale;
(c)
regularizări ale sumelor plătite în mod necuvenit.
Regularizările menționate la primul paragraf litera (c) se pot face prin deducere directă dintr-o nouă plată interimară sau din plata soldului către același beneficiar în cadrul capitolului, articolului și exercițiului financiar în care s-a efectuat plata excedentară.
Deducerilor menționate la alineatul (1) litera (c) li se aplică normele contabile ale Uniunii.
(2) Costul produselor și serviciilor furnizate organismului Uniunii care includ impozite rambursate de statele membre în temeiul Protocolului privind privilegiile și imunitățile Uniunii Europene, se impută bugetului organismului Uniunii pentru suma fără impozite, cu condiția ca acestea să se aplice organismului Uniunii.
(3) Costul produselor și serviciilor furnizate organismului Uniunii care includ impozite rambursate de țări terțe în temeiul unor acorduri relevante, se poate imputa bugetului organismului Uniunii pentru oricare din următoarele:
(a)
suma fără impozite;
(b)
suma care include impozitele. În acest caz, rambursările ulterioare ale impozitelor sunt considerate venituri alocate interne.
(4) Orice impozite naționale suportate temporar de către organismul Uniunii în temeiul alineatelor (2) și (3) se înregistrează într-un cont de așteptare până la rambursarea lor de către statul în cauză.
(5) Orice rezultat bugetar negativ se înregistrează în bugetul organismului Uniunii drept cheltuieli.
(6) Se pot face regularizări cu privire la diferențele de curs de schimb apărute în execuția bugetară a organismului Uniunii. Rezultatul final - profit sau pierdere - se înregistrează în rezultatul bugetar al exercițiului.
CAPITOLUL 6
Principiul specificității
Articolul 26
Dispoziții generale
Creditele se alocă unor destinații specifice pe titluri și capitole. Capitolele sunt subîmpărțite în articole și rubrici.
Articolul 27
Transferuri
(1) Directorul poate efectua transferuri de credite:
(a)
de la un titlu la altul, în limita a 10 % din creditele exercițiului financiar indicat în linia din care se efectuează transferul;
(b)
de la un capitol la altul și de la un articol la altul, nelimitat.
(2) Peste limita prevăzută la alineatul (1), directorul poate propune consiliului de administrație sau, când actul constitutiv permite aceasta, comitetului executiv, transferuri de credite de la un titlu la altul. Consiliul de administrație sau, când actul constitutiv permite aceasta, comitetul executiv are trei săptămâni la dispoziție pentru a se opune unor astfel de transferuri. După expirarea acestui termen, se consideră că transferurile au fost acceptate.
(3) Propunerile de transferuri și transferurile efectuate în temeiul alineatelor (1) și (2) sunt însoțite de documente justificative corespunzătoare și detaliate care prezintă execuția creditelor și estimarea necesarului până la sfârșitul exercițiului financiar, atât pentru rubricile bugetare care urmează să fie creditate, cât și pentru acelea din care se repartizează creditele.
(4) Directorul informează consiliul de administrație, cât mai curând posibil, cu privire la toate transferurile efectuate. Directorul informează Parlamentul European și Consiliul cu privire la toate transferurile efectuate în temeiul alineatului (2).
Articolul 28
Norme speciale privind transferurile
(1) Creditele pot fi transferate numai la linii din bugetul organismului Uniunii pentru care bugetul organismului Uniunii a autorizat credite sau care poartă o mențiune simbolică „pro memoria”.
(2) Creditele corespunzătoare veniturilor alocate pot fi transferate numai dacă aceste venituri sunt utilizate în scopul pentru care sunt alocate.
CAPITOLUL 7
Principiul bunei gestiuni financiare
Articolul 29
Principiile economiei, eficienței și eficacității/principiul bunei gestiuni financiare
(1) Creditele se utilizează în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, și anume în conformitate cu principiile economiei, eficienței și eficacității.
(2) Principiul economiei prevede ca resursele utilizate de organismul Uniunii pentru desfășurarea activităților sale să fie puse la dispoziție în timp util, în cantitatea și la calitatea adecvate și la cel mai bun preț.
Principiul eficienței privește raportul optim dintre resursele utilizate și rezultatele obținute.
Principiul eficacității privește îndeplinirea obiectivelor specifice stabilite și obținerea rezultatelor scontate.
(3) Organismul Uniunii efectuează un exercițiu de analiză comparativă, menționată la articolul 50 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
Analiza comparativă include:
-
o examinare a eficienței serviciilor orizontale ale organismului Uniunii;
-
o analiză costuri-beneficii a schimbului de servicii sau a transferului lor integral la alte organisme ale Uniunii sau la Comisie.
Atunci când efectuează analiza comparativă menționată la primul și al doilea paragraf, organismul Uniunii ia măsurile necesare pentru a se evita orice conflict de interese.
(4) Pentru toate sectoarele de activitate acoperite de bugetul organismului Uniunii se stabilesc obiective specifice, măsurabile, realizabile, relevante și datate. Realizarea acestor obiective se monitorizează prin indicatori de performanță pentru fiecare activitate, iar directorul transmite aceste informații consiliului de administrație. Aceste informații sunt furnizate anual și, cel mai târziu, în documentele care însoțesc proiectul de buget al organismului Uniunii.
(5) Pentru a îmbunătăți procesul decizional, organismul Uniunii efectuează evaluări ex ante și ex post, în conformitate cu orientările furnizate de Comisie. Respectivele evaluări se aplică tuturor programelor și activităților care implică cheltuieli semnificative, iar rezultatele evaluării se transmit consiliului de administrație.
(6) Directorul pregătește un plan de acțiune pentru a da curs concluziilor evaluărilor menționate la alineatul (5) și trimite rapoarte cu privire la progresele înregistrate de două ori pe an Comisiei și periodic consiliului de administrație.
(7) Consiliul de administrație examinează aplicarea planului de acțiune menționat la alineatul (6)
Articolul 30
Controlul intern al execuției bugetare
(1) Execuția bugetului organismului Uniunii se realizează în conformitate cu un control intern efectiv și eficient.
(2) În scopul execuției bugetului organismului Uniunii, controlul intern este definit drept un proces aplicabil la toate nivelurile gestiunii și menit să asigure în mod rezonabil realizarea următoarelor obiective:
(a)
eficacitatea, eficiența și economia operațiunilor;
(b)
fiabilitatea informațiilor;
(c)
protecția activelor și a informațiilor;
(d)
prevenirea, depistarea, corectarea și monitorizarea fraudelor și a neregulilor;
(e)
buna gestionare a riscurilor legate de legalitatea și regularitatea tranzacțiilor aferente, avându-se în vedere caracterul multianual al programelor, precum și natura plăților respective.
(3) Eficacitatea controlului intern se bazează pe cele mai bune practici internaționale și include, în special, următoarele:
(a)
separarea sarcinilor;
(b)
o strategie adecvată de gestionare și de control al riscurilor, inclusiv prin controale la nivelul beneficiarilor;
(c)
evitarea conflictelor de interese;
(d)
piste de audit corespunzătoare și integritatea datelor în sistemele de date;
(e)
proceduri pentru monitorizarea rezultatelor și de adoptare a măsurilor necesare ulterioare în ceea ce privește vulnerabilitățile constatate în materie de control intern și excepțiile;
(f)
evaluarea periodică a bunei funcționări a sistemului de control intern.
(4) Eficiența controlului intern se bazează pe următoarele elemente:
(a)
punerea în aplicare a unei strategii adecvate de gestionare și control al riscurilor, în urma coordonării între actorii interesați implicați în lanțul de control;
(b)
accesibilitatea rezultatelor controalelor efectuate la nivelul tuturor părților adecvate implicate în lanțul de control;
(c)
utilizarea, după caz, a avizelor de audit independent, cu condiția ca, în ceea ce privește activitatea subiacentă, calitatea acesteia să fie adecvată și acceptabilă și ca aceste activități să fi fost realizate în conformitate cu standardele convenite;
(d)
aplicarea la timp a unor măsuri corective, inclusiv, după caz, a unor sancțiuni disuasive;
(e)
eliminarea controalelor multiple;
(f)
ameliorarea raportului cost-beneficiu al controalelor.
CAPITOLUL 8
Principiul transparenței
Articolul 31
Publicarea conturilor, a bugetelor și a rapoartelor
(1) Bugetul organismului Uniunii se întocmește și se execută, iar conturile se prezintă în conformitate cu principiul transparenței.
(2) Un rezumat al bugetului organismului Uniunii și orice modificare a bugetului organismului Uniunii, astfel cum au fost adoptate definitiv, se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene în termen de trei luni de la adoptarea lor.
Rezumatul cuprinde principalele cinci linii bugetare de venituri, principalele cinci linii bugetare de cheltuieli pentru bugetul administrativ și operațional al organismului Uniunii, schema de personal și o estimare a numărului de agenți contractuali exprimat în echivalent normă întreagă pentru care se înscriu credite în buget, precum și a numărului de experți naționali detașați. De asemenea, indică cifrele pentru anul precedent.
(3) Bugetul organismului Uniunii, inclusiv schema de personal și bugetele rectificative ale organismului Uniunii, în forma finală în care au fost adoptate, precum și precizarea numărului de agenți contractuali exprimat în echivalent normă întreagă pentru care se înscriu credite în buget, precum și al experților naționali detașați, se transmit spre informare Parlamentului European și Consiliului, Curții de Conturi și Comisiei și se publică pe site-ul internet al organismului Uniunii respectiv în termen de patru săptămâni de la adoptarea lor.
(4) Organismul Uniunii pune la dispoziție pe site-ul său internet până cel târziu la data de 30 iunie a următorului exercițiu financiar, informații cu privire la beneficiarii fondurilor provenite din bugetul organismului Uniunii, inclusiv cu privire la experții contractați în temeiul articolului 89, în conformitate cu articolul 21 alineatele (2), (3) și (4) din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012 al Comisiei (7), într-un format standard. Informațiile publicate sunt ușor accesibile, transparente și complete. Informațiile se pun la dispoziție cu respectarea întocmai a cerințelor de confidențialitate și securitate, în special cu privire la protecția datelor cu caracter personal, prevăzute de Regulamentul (CE) nr. 45/2001.
TITLUL III
ÎNTOCMIREA ȘI STRUCTURA BUGETULUI
CAPITOLUL 1
Întocmirea bugetului organismului Uniunii
Articolul 32
Programare anuală și multianuală
(1) Organismul Uniunii elaborează un document de programare care conține programare multianuale și anuale luând în considerare orientările stabilite de către Comisie.
(2) Programul multianual stabilește:
-
programarea strategică generală, inclusiv obiectivele, rezultatele preconizate și indicatorii de performanță;
-
programarea resurselor, care include bugetul multianual și resursele de personal.
Programarea resurselor include informații calitative și cantitative privind resursele umane și aspecte bugetare pentru raportare, în special:
-
pentru anii N - 1 și N, informațiile referitoare la numărul de funcționari, agenți temporari sau contractuali, astfel cum sunt definiți în statut, precum și la experții naționali detașați.
-
pentru anul N - 1, o estimare a operațiunilor bugetare în sensul articolului 97 și informații privind contribuțiile în natură ale statului membru gazdă acordate organismului Uniunii;
-
pentru anul N + 1 o estimare a numărului de funcționari, agenți temporari sau contractuali, astfel cum sunt definiți în statut;
-
pentru anii următori, un buget indicativ și programarea resurselor de personal.
Comisia trimite organismului Uniunii avizul serviciilor sale relevante cu privire la programarea resurselor umane.
În cazul în care organismul Uniunii nu ține seama pe deplin de avizele serviciilor Comisiei, acesta furnizează Comisiei explicații adecvate.
Programarea resurselor se actualizează anual. Programarea strategică se actualizează dacă este cazul, și în special pentru a reflecta rezultatul evaluărilor globale menționate în actul constitutiv.
(3) Programul anual de lucru al organismului Uniunii cuprinde obiective detaliate și rezultate preconizate, inclusiv indicatori de performanță. Acesta cuprinde, de asemenea, o descriere a acțiunii (acțiunilor) care urmează să fie finanțate și precizarea valorii resurselor financiare și a resurselor umane alocate fiecărei acțiuni. Programul de lucru anual se stabilește în concordanță cu programul de lucru multianual menționat la alineatul (1).
Acesta indică în mod clar ce sarcini ale organismului Uniunii au fost adăugate, modificate sau anulate față de exercițiul financiar anterior.
(4) Orice modificare substanțială a programului de lucru anual se adoptă în conformitate cu aceeași procedură folosită pentru programul de lucrul inițial, în conformitate cu dispozițiile actului constitutiv și cu articolul 33 din prezentul regulament.
Consiliul de administrație poate delega competența de a face modificări nesubstanțiale la programul de lucru anual ordonatorului de credite al organismului Uniunii.
Articolul 33
Întocmirea bugetului
(1) Bugetul se întocmește în conformitate cu dispozițiile actului constitutiv.
(2) Organismul Uniunii trimite Comisiei un proiect provizoriu de estimare a veniturilor și cheltuielilor sale și orientările generale care stau la baza estimării, până la data de 31 ianuarie a fiecărui an.
(3) În conformitate cu articolul 37 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, în fiecare an, organismul Uniunii transmite Comisiei, Parlamentului European și Consiliului o estimare a veniturilor și a cheltuielilor sale, astfel cum se precizează în actul constitutiv.
(4) Estimarea veniturilor și cheltuielilor organismului Uniunii include:
(a)
o schemă de personal care stabilește numărul de posturi permanente și temporare autorizate în limitele creditelor bugetare, pe grade și categorii;
(b)
dacă se modifică numărul persoanelor încadrate, o declarație de justificare a solicitării de noi posturi;
(c)
o estimare trimestrială a plăților și încasărilor în numerar;
(d)
informații privind realizarea tuturor obiectivelor stabilite anterior pentru diversele activități. Rezultatele evaluărilor sunt consultate și utilizate pentru a demonstra eventualele avantaje ale unei creșteri sau diminuări a bugetului propus al organismului Uniunii în comparație cu bugetul pentru anul N.
(5) Organismul Uniunii trimite Comisiei, Parlamentului European și Consiliului proiectul documentului de programare menționat la articolul 32 nu mai târziu de data de 31 ianuarie a fiecărui an, precum și orice versiune ulterioară actualizată a respectivului document.
(6) Ca parte a procedurii de adoptare a bugetului, Comisia trimite estimarea organismului Uniunii către Parlamentul European și Consiliu și propune valoarea contribuției pentru organismul Uniunii și numărul de angajați de care consideră că are nevoie organismul. Comisia furnizează proiectul de schemă de personal al organismelor Uniunii și o estimare a numărului de agenți contractuali și de experți naționali detașați exprimată în echivalent normă întreagă pentru care sunt propuse credite, imediat după ce Comisia a stabilit proiectul de buget.
(7) Parlamentul European și Consiliul adoptă schema de personal a organismului Uniunii și orice modificare ulterioară a acesteia, în conformitate cu articolul 38 alineatul (1). Schema de personal se publică într-o anexă la secțiunea III - Comisia - a bugetului.
(8) Bugetul organismului Uniunii și schema de personal, împreună cu documentul de programare menționat la articolul 32 se adoptă de către consiliul de administrație. Acestea devin definitive după adoptarea finală a bugetului care stabilește valoarea contribuției și schema de personal, iar dacă este nevoie, bugetul organismului Uniunii și schema de personal se modifică în mod corespunzător.
(9) Atunci când încredințează sarcini noi unui organism al Uniunii, Comisia, fără a aduce atingere procedurilor legislative de modificare a actului constitutiv, prezintă Parlamentului European și Consiliului informațiile necesare pentru a evalua impactul noilor sarcini asupra resurselor organismului Uniunii, pentru a se revizui, în cazul în care este necesar, finanțarea acestuia.
Articolul 34
Bugete rectificative
Orice modificare a bugetului organismului Uniunii, inclusiv a schemei de personal, face obiectul unui buget rectificativ adoptat pe baza aceleași proceduri ca și bugetul inițial al organismului Uniunii, în conformitate cu dispozițiile actului constitutiv și cu articolul 33 al prezentului regulament.
CAPITOLUL 2
Structura și prezentarea bugetului organismului uniunii
Articolul 35
Structura bugetului organismului Uniunii
Bugetul organismului Uniunii cuprinde o situație a veniturilor și o situație a cheltuielilor.
Articolul 36
Nomenclatorul bugetar
În măsura în care acest lucru se justifică prin natura activităților organismului Uniunii, situația cheltuielilor trebuie stabilită pe baza unui nomenclator cu o clasificare în funcție de destinație. Acest nomenclator se determină de organismul Uniunii și face o distincție clară între creditele administrative și creditele de funcționare.
Articolul 37
Prezentarea bugetului organismului Uniunii
Bugetul organismului Uniunii prezintă:
1.
în situația veniturilor:
(a)
veniturile estimate ale organismului Uniunii în exercițiul financiar respectiv („exercițiul N”);
(b)
veniturile estimate pentru exercițiul financiar anterior și veniturile exercițiului N - 2;
(c)
comentarii adecvate pentru fiecare linie de venituri;
2.
în situația cheltuielilor:
(a)
creditele de angajament și creditele de plată pentru exercițiul N;
(b)
creditele de angajament și creditele de plată pentru exercițiul financiar anterior și cheltuielile angajate și cheltuielile plătite în exercițiul N - 2, acestea din urmă fiind exprimate, de asemenea, ca procentaj din bugetul organismului Uniunii pentru exercițiul N;
(c)
un raport sintetic al plăților scadente de efectuat în exercițiile financiare ulterioare pentru acoperirea angajamentelor bugetare înregistrate în exerciții financiare anterioare;
(d)
comentarii adecvate pentru fiecare subdiviziune.
Articolul 38
Norme privind schemele de personal
(1) Schema de personal menționată la articolul 33 prezintă, în paralel cu numărul de posturi autorizate pentru exercițiul financiar, numărul autorizat pentru exercițiul anterior și numărul de posturi efectiv ocupate. Schema de personal reprezintă o limită absolută pentru organismul Uniunii; nu se poate face nicio încadrare de personal peste limita stabilită.
Cu toate acestea, cu excepția gradelor AD 16, AD 15, AD 14 și AD 13, consiliul de administrație poate modifica schema de personal cu până la 10 % din posturile autorizate, cu următoarele condiții:
(a)
să nu fie afectat volumul creditelor pentru personal corespunzător unui exercițiu financiar complet;
(b)
să nu fie depășită limita numărului total de posturi autorizate de schema de personal;
(c)
organismul Uniunii respectiv să fi participat la o analiză comparativă realizată împreună cu alte organisme ale Uniunii, analiză inițiată prin exercițiul Comisiei de evaluare a personalului.
(2) Prin derogare de la al doilea paragraf al alineatului (1), efectele desfășurării de activități cu program parțial autorizate de autoritatea de numire în conformitate cu Statutul personalului pot fi compensate cu alte numiri. În cazul în care un angajat solicită retragerea autorizației înainte de expirarea perioadei pentru care a fost acordată, organismul Uniunii ia, în cel mai scurt timp posibil, măsurile adecvate pentru respectarea limitei prevăzute de alineatul (1) litera (b) al doilea paragraf.
TITLUL IV
EXECUȚIA BUGETULUI ORGANISMULUI UNIUNII
CAPITOLUL 1
Dispoziții generale
Articolul 39
Execuție bugetară în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare
(1) Directorul îndeplinește îndatoririle de ordonator de credite. Acesta execută veniturile și cheltuielile bugetare în conformitate cu normele financiare ale organismului Uniunii și cu principiul bunei gestiuni financiare pe propria sa răspundere și în limitele creditelor autorizate.
(2) Fără a se aduce atingere responsabilităților ordonatorului de credite în ceea ce privește prevenirea și detectarea fraudei și a neregulilor, organismul Uniunii participă la activitățile de prevenire a fraudei ale Oficiului European de Luptă Antifraudă.
Articolul 40
Delegarea competențelor de execuție bugetară
(1) Directorul poate delega competențele de execuție bugetară unor membri ai personalului organismului Uniunii care intră sub incidența Statutului funcționarilor, în conformitate cu condițiile stabilite în normele financiare ale organismului Uniunii adoptate de către consiliul de administrație. Cei împuterniciți în acest mod pot acționa numai în limitele atribuțiilor care le-au fost conferite în mod expres.
(2) Delegatul poate subdelega atribuțiile primite în conformitate cu normele de aplicare a prezentului regulament menționate la articolul 114. Fiecare act de subdelegare necesită acordul explicit al directorului.
Articolul 41
Conflictul de interese
(1) Actorilor financiari, în sensul capitolului 2 din prezentul titlu, și altor persoane implicate în execuția și gestionarea bugetului, inclusiv în elaborarea actelor pregătitoare corespunzătoare, precum și în auditarea sau controlul bugetului, le este interzis să ia măsuri care pot genera un conflict între propriile lor interese și cele ale organismului Uniunii.
Dacă există acest risc, persoana în cauză se abține de la astfel de măsuri și prezintă situația autorității competente care constată în scris prezența sau absența unui conflict de interese. În cazul în care se constată existența unui conflict de interese, persoana în cauză își întrerupe toate activitățile legate de subiectul în cauză. Autoritatea competentă ia orice măsuri suplimentare necesare.
(2) În sensul alineatului (1), un conflict de interese există în cazul în care exercitarea imparțială și obiectivă a funcțiilor unui actor financiar sau ale unei alte persoane, astfel cum sunt menționate la alineatul (1), este compromisă din motive care implică familia, viața sentimentală, afinitățile politice sau naționale, interesul economic sau orice alt interes comun cu cel al destinatarului.
(3) Autoritatea competentă menționată la alineatul (1) este superiorul direct al angajatului în cauză. Dacă membrul personalului este directorul, autoritatea competentă este consiliul de administrație sau, când actul constitutiv permite aceasta, comitetul executiv.
(4) Organismul Uniunii adoptă norme privind prevenirea și gestionarea conflictelor de interese.
Articolul 42
Metoda de execuție bugetară a organismului Uniunii
(1) Bugetul organismului Uniunii se execută de către director în cadrul departamentelor aflate sub autoritatea sa.
(2) Sarcinile de expertiză tehnică și sarcinile administrative, preparatorii și auxiliare care nu implică exercitarea autorității publice sau utilizarea competenței de apreciere discreționară pot fi încredințate prin contract unor entități sau organisme externe din sectorul privat, dacă acest lucru se dovedește indispensabil.
CAPITOLUL 2
Actorii financiari
Secțiunea 1
Principiul separării sarcinilor
Articolul 43
Separarea sarcinilor
Sarcinile ordonatorului de credite și cele ale contabilului sunt separate și incompatibile între ele.
Secțiunea 2
Ordonatorul de credite
Articolul 44
Competențele și sarcinile ordonatorului de credite
(1) Ordonatorul de credite răspunde de execuția veniturilor și a cheltuielilor în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, precum și de asigurarea respectării cerințelor de legalitate și regularitate.
(2) În sensul alineatului (1), ordonatorul de credite, în conformitate cu standardele minime adoptate de consiliul de administrație și, când actul constitutiv permite aceasta, de comitetul executiv, pe baza unor standarde echivalente stabilite de Comisie pentru propriile departamente și ținând cont în mod adecvat de riscurile asociate mediului de gestionare și de natura acțiunilor finanțate, instituie structura organizațională, precum și sistemele de control intern adaptate executării sarcinilor ordonatorului de credite.
Instituirea acestei structuri și a acestor sisteme se bazează pe o analiză exhaustivă a riscurilor, care ține seama de raportul lor cost-eficacitate.
Ordonatorul de credite poate institui, în cadrul departamentelor sale, o funcție de expert și consilier care să îl ajute să controleze riscurile aferente activităților sale.
(3) Pentru execuția cheltuielilor, ordonatorul de credite procedează la angajamente bugetare și juridice, lichidează cheltuieli și ordonanțează plăți și desfășoară activitățile preliminare în vederea execuției creditelor.
(4) Execuția veniturilor include estimarea creanțelor, constatarea creanțelor de recuperat și emiterea ordinelor de recuperare. Această operațiune implică, de asemenea, renunțarea la creanțele constatate, dacă este cazul.
(5) Ordonatorul de credite păstrează documentele justificative pentru operațiunile desfășurate pentru o perioadă de cinci ani de la data deciziei de aprobare a descărcării de gestiune pentru execuția bugetară a organismului Uniunii. Datele cu caracter personal conținute de documentele justificative se șterg, dacă este posibil, atunci când datele respective nu mai sunt necesare în scopul descărcării bugetare, al controlului și al auditului. În orice caz, în ceea ce privește păstrarea datelor privind traficul, se aplică dispozițiile articolului 37 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001.
Articolul 45
Controalele ex ante
(1) Fiecare operațiune menționată la articolul 44 face obiectul a cel puțin unui control ex ante, bazat pe o analiză a documentelor și a rezultatelor disponibile în urma controalelor efectuate deja, referitoare la aspectele operaționale și financiare ale operațiunii.
Controalele ex ante constau în inițierea și verificarea unei operațiuni.
(2) Prin inițierea unei operațiuni se înțelege ansamblul operațiunilor de pregătire a adoptării actelor de execuție bugetară ale organismului Uniunii de către ordonatorii de credite menționați la articolele 33 și 34.
(3) Prin verificarea ex ante a unei operațiuni se înțelege ansamblul controalelor ex ante instituite de ordonatorul de credite pentru verificarea aspectelor operaționale și financiare ale operațiunii.
(4) Prin controalele ex ante se verifică coerența documentelor justificative solicitate și orice alte informații disponibile. Frecvența și intensitatea controalelor ex ante se stabilesc de ordonatorul de credite competent, ținând seama de considerații bazate pe analiza riscurilor și raportul cost-eficacitate. În cazul în care există îndoieli, ordonatorul de credite responsabil pentru validarea plății respective solicită informații suplimentare sau efectuează un control la fața locului în vederea obținerii unei asigurări rezonabile în cadrul controlului ex ante.
Scopul controalelor ex ante este acela de a stabili dacă:
(a)
cheltuielile sunt în ordine și respectă dispozițiile aplicabile;
(b)
s-a aplicat principiul bunei gestiuni financiare prevăzut la articolul 29.
În scopul controalelor, o serie de tranzacții individuale similare legate de cheltuielile curente cu salarii, pensii, rambursarea cheltuielilor de delegație și a cheltuielilor medicale pot fi considerate de către ordonatorul de credite ca fiind o singură operațiune.
(5) Pentru o operațiune dată, verificarea se realizează de membri ai personalului, alții decât cei care au inițiat operațiunea. Membrii personalului care efectuează verificarea nu pot fi în subordinea membrilor personalului care au inițiat operațiunea.
Articolul 46
Controalele ex post
(1) Ordonatorul de credite poate institui controale ex post pentru a verifica operațiunile aprobate deja în urma controalelor ex ante. Aceste controale pot fi organizate prin sondaj, în funcție de riscuri.
(2) Controalele ex post pot fi efectuate pe baza documentelor și, dacă este cazul, la fața locului.
Controalele ex post verifică dacă operațiunile finanțate de la bugetul organismului Uniunii sunt executate în mod corect și, în special, dacă sunt respectate criteriile menționate la articolul 45 alineatul (4).
Rezultatele controalelor ex post se revizuiesc cel puțin anual de către ordonatorul de credite pentru a identifica orice potențială problemă sistemică. Ordonatorul de credite ia măsuri pentru a soluționa aceste probleme.
Analiza de risc menționată la alineatul (1) se examinează luându-se în considerare rezultatele controalelor și alte informații relevante.
În cazul programelor multianuale, ordonatorul de credite stabilește o strategie de control multianuală, care precizează natura și amploarea controalelor în perioada respectivă și modul în care rezultatele vor fi măsurate de la un an la altul în vederea procesului anual de asigurare.
(3) Controalele ex ante se efectuează de alți membri ai personalului decât cei care efectuează controalele ex post. Membrii personalului însărcinați cu efectuarea controalelor ex post nu trebuie să se afle în subordinea membrilor personalului însărcinați cu efectuarea controalelor ex ante.
Atunci când ordonatorul de credite execută audituri financiare ale beneficiarilor sub formă de controale ex post, normele de audit aplicabile sunt precise, coerente și transparente și respectă atât drepturile organismului Uniunii, cât și ale celor auditați.
(4) Personalul responsabil de controlul gestionării operațiunilor financiare menționate la alineatul (3) are competențele profesionale necesare. Acesta respectă un anumit cod de standarde profesionale adoptat de organismul Uniunii și bazat pe standardele stabilite de Comisie pentru propriile servicii.
Articolul 47
Raportul anual de activitate consolidat
(1) Ordonatorul de credite raportează consiliului de administrație cu privire la îndeplinirea sarcinilor sale sub forma unui raport anual de activitate consolidat care conține:
(a)
informații privind:
-
punerea în aplicare a programului de lucru anual al organismului, bugetul și resursele de personal menționate la articolul 38;
-
sistemele de gestionare și de control intern, inclusiv un rezumat al numărului și tipului auditurilor interne efectuate de auditorul intern, structurile de audit intern, recomandările făcute și acțiunile întreprinse pe baza acestor recomandări și pe recomandările din anii anteriori, astfel cum se menționează la articolele 82 și 83;
-
orice observații ale Curții de Conturi și acțiunile întreprinse ca urmare a acestor observații;
-
situația contabilă și raportul privind gestiunea bugetară și financiară, fără a se aduce atingere articolelor 92, 96 și 97;
(b)
o declarație a ordonatorului de credite în care precizează dacă a obținut asigurări rezonabile privind faptul că, exceptând cazul în care există dispoziții contrare referitoare la domeniile precise ale veniturilor și cheltuielilor:
-
informațiile cuprinse în raport oferă o imagine reală și fidelă;
-
resursele alocate activităților descrise în raport au fost utilizate în scopul preconizat și în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare;
-
procedurile de control instituite oferă garanțiile necesare cu privire la legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente.
Raportul anual de activitate consolidat precizează rezultatele operațiunilor în raport cu obiectivele stabilite, riscurile aferente operațiunilor respective, utilizarea resurselor furnizate, precum și funcționarea eficace și eficientă a sistemelor de control intern, inclusiv o evaluare globală a costurilor și beneficiilor controalelor.
Raportul anual consolidat se prezintă consiliului de administrație în vederea evaluării.
(2) Până la data de 1 iulie a fiecărui an, cel târziu, raportul anual de activitate consolidat, împreună cu evaluarea acestuia se transmit de către consiliul de administrație Curții de Conturi, Comisiei, Parlamentului European și Consiliului.
(3) Pot fi prevăzute cerințe suplimentare de raportare în actul constitutiv în cazuri justificate în mod corespunzător, în special atunci când natura domeniului în care organismul își desfășoară activitatea impune acest lucru.
Articolul 48
Protecția intereselor financiare ale Uniunii
(1) Dacă un membru al personalului implicat în gestiunea financiară și în controlul operațiunilor consideră că o decizie pe care trebuie să o aplice sau să o accepte la solicitarea superiorului său implică nereguli sau este contrară principiilor bunei gestiuni financiare sau normelor profesionale pe care trebuie să le respecte acel membru al personalului, acesta își informează în scris directorul, care, la rândul lui, îi răspunde tot în scris. În cazul în care directorul nu ia măsuri sau confirmă decizia sau instrucțiunea inițială, iar membrul personalului consideră că această confirmare nu constituie un răspuns rezonabil la preocuparea sa, membrul personalului informează în scris grupul de experți menționat la articolul 54 alineatul (5) și comitetul executiv.
(2) În eventualitatea unor activități ilegale, de fraudă sau de corupție care pot prejudicia interesele Uniunii, membrul personalului informează autoritățile și organismele desemnate de legislația aplicabilă. Contractele cu auditorii externi care auditează gestiunea financiară a organismului Uniunii prevăd obligația care revine auditorului extern de a informa ordonatorul de credite despre orice activitate bănuită a fi ilegală, de fraudă sau de corupție, care poate prejudicia interesele Uniunii.
Articolul 49
Delegarea competențelor de execuție bugetară
În cazul în care atribuțiile privind execuția bugetară sunt delegate sau subdelegate în temeiul articolului 40, în cazul ordonatorilor de credite cu delegație sau subdelegație se aplică, mutatis mutandis, articolul 44 alineatele (1), (2) și (3).
Secțiunea 3
Contabilul
Articolul 50
Competențele și sarcinile contabilului
(1) Consiliul de administrație numește un contabil care intră sub incidența Statutului personalului și care acționează pe deplin independent în îndeplinirea sarcinilor sale. În cadrul organismului Uniunii, contabilul este responsabil de:
(a)
execuția corectă a plăților, încasarea veniturilor și recuperarea creanțelor constatate;
(b)
pregătirea și prezentarea conturilor în conformitate cu titlul IX;
(c)
ținerea contabilității în conformitate cu titlul IX;
(d)
punerea în aplicare, în conformitate cu titlul IX, a normelor contabile, precum și a planului de conturi, în conformitate cu dispozițiile adoptate de contabilul Comisiei;
(e)
instituirea și validarea sistemelor contabile și, dacă este cazul, validarea sistemelor instituite de ordonatorul de credite pentru furnizarea sau justificarea informațiilor contabile; în acest sens, contabilul este împuternicit să verifice în orice moment conformitatea cu criteriile de validare;
(f)
gestionarea trezoreriei.
(2) Două sau mai multe organisme ale Uniunii pot numi același contabil.
Organismele Uniunii pot, de asemenea, conveni cu Comisia ca contabilul acesteia să acționeze și în calitate de contabil al organismului Uniunii.
Organismele Uniunii pot, de asemenea, să încredințeze contabilului Comisiei o parte din sarcinile unui contabil al organismului Uniunii, ținând seama de analiza costuri-beneficii menționată la articolul 29.
În cazul menționat în prezentul paragraf, acestea fac demersurile necesare pentru a se evita orice conflict de interese.
(3) Contabilul obține de la ordonatorul de credite toate informațiile necesare pentru întocmirea conturilor care oferă o imagine reală și corectă a situației financiare a organismului Uniunii și a execuției bugetare. Ordonatorul de credite garantează fiabilitatea informațiilor.
(4) Înainte ca directorul să adopte conturile, contabilul le semnează, în acest fel certificând faptul că are garanția necesară conform căreia conturile prezintă o imagine fidelă și corectă a situației financiare a organismului Uniunii.
În sensul primului paragraf, contabilul se asigură că întocmirea conturilor s-a făcut în conformitate cu normele contabile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și că toate veniturile și cheltuielile sunt înregistrate în conturi.
Ordonatorul de credite transmite toate informațiile care îi sunt necesare contabilului pentru a-și îndeplini obligațiile.
Ordonatorii de credite continuă să fie pe deplin răspunzători de utilizarea corectă a fondurilor pe care le gestionează, de legalitatea și regularitatea cheltuielilor supuse controlului lor și de exhaustivitatea și exactitatea informațiilor transmise contabilului.
(5) Contabilul este împuternicit să verifice informațiile primite și să efectueze orice alte verificări pe care le consideră necesare pentru semnarea conturilor.
Contabilul formulează rezerve, după caz, și oferă explicații cu privire la natura și sfera de aplicare a acestora.
(6) Sub rezerva aplicării alineatului (7) din prezentul articol și a articolului 51, contabilul este singurul împuternicit să gestioneze numerar și echivalent în numerar. Contabilul este răspunzător pentru păstrarea în siguranță a acestora.
(7) Dacă este indispensabil pentru îndeplinirea sarcinilor, contabilul poate să delege anumite sarcini unor subordonați care se află sub incidența Statutului personalului.
(8) Instrumentul de delegare prevede sarcinile încredințate delegaților, precum și drepturile și obligațiile acestora.
Secțiunea 4
Administratorul contului de avans
Articolul 51
Conturi de avans
Dacă acest lucru se dovedește indispensabil pentru plata unor sume mici și pentru colectarea altor venituri menționate la articolul 6, se pot constitui conturi de avans. Conturile de avans se alimentează de către contabil și reprezintă responsabilitatea administratorilor de avans desemnați de acesta.
Cuantumul maxim al fiecărei cheltuieli sau încasări, care poate fi plătit de către administratorul de avans unor terțe părți, nu depășește 60 000 EUR și este precizat de fiecare organism al Uniunii pentru fiecare sumă cheltuită sau încasată. Plățile din conturile de avans pot fi efectuate prin virament bancar, inclusiv prin sistemul de debitare directă menționat la articolul 74 alineatul (1), prin cec sau prin alte mijloace de plată, în conformitate cu instrucțiunile stabilite de contabil.
CAPITOLUL 3
Răspunderea actorilor financiari
Secțiunea 1
Reguli generale
Articolul 52
Retragerea delegațiilor și suspendarea sarcinilor acordate actorilor financiari
(1) Ordonatorilor de credite delegați și subdelegați li se poate retrage în orice moment, temporar sau definitiv, delegarea sau subdelegarea de către autoritatea care i-a numit. Ordonatorul de credite își poate retrage în orice moment acordul pentru o anumită subdelegare.
(2) Contabilul și/sau administratorul conturilor de avans pot fi suspendați din funcție în orice moment, temporar sau definitiv, de către consiliul de administrație. În acest caz, consiliul de administrație numește un contabil interimar.
(3) Alineatele (1) și (2) se aplică fără a se aduce atingere eventualelor măsuri disciplinare luate cu privire la actorii financiari menționați la alineatele respective.
Articolul 53
Răspunderea actorilor financiari în cazul unei activități ilegale, al fraudei sau al corupției
(1) Articolele 52-56 nu aduc atingere răspunderii penale care poate să revină actorilor financiari menționați la articolul 52, în conformitate cu legislația națională aplicabilă și cu dispozițiile în vigoare privind protecția intereselor financiare ale Uniunii și combaterea corupției care implică funcționari ai Uniunii sau ai statelor membre.
(2) Fără a se aduce atingere articolelor 54, 55 și 56, fiecare ordonator de credite, contabil sau administrator al conturilor de avans răspunde disciplinar și pecuniar în conformitate cu Statutul funcționarilor. În cazul unor activități ilegale, al fraudei sau al corupției care pot prejudicia interesele Uniunii, sunt sesizate autoritățile și organismele desemnate de legislația aplicabilă, în special Oficiul European de Luptă Antifraudă.
Secțiunea 2
Reguli aplicabile ordonatorilor de credite
Articolul 54
Reguli aplicabile ordonatorilor de credite
(1) Ordonatorul de credite răspunde pecuniar în conformitate cu Statutul funcționarilor.
(2) Răspunderea pecuniară se aplică în special dacă ordonatorul de credite, în mod intenționat sau dintr-o neglijență gravă:
(a)
stabilește drepturile de recuperat sau emite ordine de recuperare, angajează cheltuieli sau semnează un ordin de plată fără respectarea prezentului regulament și, după caz, a normelor de punere în aplicare a Regulamentului financiar al organismului Uniunii;
(b)
omite să întocmească un document de constatare a unei creanțe, neglijează să emită un ordin de recuperare sau îl emite cu întârziere sau emite cu întârziere un ordin de plată, angajând astfel răspunderea civilă a organismului Uniunii față de terți.
(3) Un ordonator de credite delegat sau subdelegat care consideră că o decizie care îi revine implică nereguli sau este contrară principiului bunei gestiuni financiare informează în scris autoritatea de delegare. Dacă autoritatea de delegare dă în scris o dispoziție motivată ordonatorului de credite delegat sau subdelegat de a lua decizia în cauză, acesta din urmă este exonerat de răspundere.
(4) În cazul delegării, ordonatorul de credite continuă să fie răspunzător de eficacitatea și eficiența sistemelor interne de gestiune și control instituite și de alegerea ordonatorului de credite delegat.
(5) Grupul specializat în domeniul neregulilor financiare instituit de Comisie sau din care Comisia face parte în conformitate cu articolul 73 alineatul (6) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 exercită aceleași atribuții în ceea ce privește organismul Uniunii ca în cazul departamentelor Comisiei, cu excepția cazului în care consiliul de administrație sau, dacă este permis prin actul constitutiv, comitetul executiv decide să constituie un grup independent din punct de vedere funcțional sau să facă parte dintr-un grup comun instituit de mai multe organisme. Pentru cazurile prezentate de organisme ale Uniunii, grupul specializat în domeniul neregulilor financiare instituit de Comisie sau în care Comisia participă include un membru al personalului aparținând unui organism al Uniunii.
Pe baza avizului grupului menționat la primul paragraf, directorul decide cu privire la inițierea procedurii care impune răspunderea disciplinară sau pecuniară. În cazul în care constată probleme sistemice, grupul înaintează un raport însoțit de recomandări atât ordonatorului de credite, cât și auditorului intern al Comisiei. Dacă avizul se referă la director, grupul transmite acest raport comitetului director și auditorului intern al Comisiei. În raportul său anual de activitate, directorul face referire, sub formă anonimă, la avizele grupului și indică măsurile de monitorizare luate.
(6) Fiecărui angajat i se poate solicita să repare, parțial sau integral, prejudiciul cauzat organismului Uniunii ca urmare a comiterii unor erori profesionale grave în timpul exercitării atribuțiilor sale sau legat de acestea. Autoritatea de desemnare adoptă o decizie motivată, după îndeplinirea formalităților prevăzute de Statutul personalului cu privire la măsurile disciplinare.
Secțiunea 3
Reguli aplicabile contabililor și administratorilor conturilor de avans
Articolul 55
Reguli aplicabile contabililor
Contabilul răspunde disciplinar și pecuniar, în condițiile și în conformitate cu procedurile prevăzute în Statutul funcționarilor. Următoarele fapte, în special, reprezintă acte susceptibile să antreneze răspunderea sa:
(a)
pierderea sau deteriorarea fondurilor, a activelor sau a documentelor aflate în păstrarea sa ori care riscă să fie pierdute sau deteriorate în urma neglijenței sale;
(b)
modificarea nejustificată a unor conturi bancare sau a unor conturi curente poștale;
(c)
recuperarea sau plata unor sume care nu sunt conforme cu ordinele de recuperare sau de plată corespunzătoare;
(d)
necolectarea veniturilor exigibile.
Articolul 56
Reguli aplicabile administratorilor conturilor de avans
Administratorul contului de avans răspunde disciplinar și pecuniar, în condițiile și în conformitate cu procedurile prevăzute în Statutul funcționarilor. Următoarele fapte ale administratorului contului de avans, reprezintă, în special, acte susceptibile să antreneze răspunderea sa:
(a)
pierderea sau deteriorarea fondurilor, a activelor sau a documentelor aflate în păstrarea sa ori care riscă să fie pierdute sau deteriorate în urma neglijenței sale;
(b)
incapacitatea de a furniza documente justificative adecvate cu privire la plățile pe care le-a efectuat;
(c)
efectuarea de plăți către alți beneficiari decât cei îndreptățiți la astfel de plăți;
(d)
necolectarea veniturilor exigibile.
CAPITOLUL 4
Operațiuni de venituri
Articolul 57
Solicitare de plată
Organismul Uniunii prezintă Comisiei solicitări pentru plata integrală sau parțială a contribuției Uniunii în temeiul articolului 19 alineatul (6), în condițiile și la intervalele convenite cu Comisia.
Articolul 58
Tratamentul dobânzilor
Dobânzile generate de fondurile plătite organismului Uniunii de către Comisie prin intermediul contribuției nu sunt datorate bugetului.
Articolul 59
Estimarea creanțelor
(1) Atunci când ordonatorul de credite dispune de informații suficiente și fiabile cu privire la orice măsură sau situație de natură să dea naștere unei creanțe față de Uniune, ordonatorul de credite efectuează o estimare a creanței respective.
(2) Valoarea estimativă a creanței se ajustează de către ordonatorul de credite de îndată ce acesta ia notă de un eveniment care modifică măsura ori situația care a condus la efectuarea estimării.
În momentul emiterii ordinului de recuperare cu privire la o măsură sau o situație care a condus anterior la efectuarea unei estimări a creanțelor, estimarea respectivă se ajustează în mod corespunzător de către ordonatorul de credite.
Atunci când ordinul de recuperare este întocmit pentru o aceeași sumă ca cea prevăzută în estimarea inițială, valoarea estimativă a creanțelor se reduce la zero.
Articolul 60
Constatarea creanțelor
(1) Constatarea unei creanțe este actul prin care ordonatorul de credite:
(a)
verifică existența datoriei;
(b)
determină sau verifică realitatea și cuantumul datoriei;
(c)
verifică condițiile de exigibilitate a datoriei.
(2) Orice creanță identificată ca fiind certă, în sumă fixă și exigibilă, este constatată printr-un ordin de recuperare înaintat contabilului, urmat de o notă de debit transmisă debitorului, ambele documente fiind întocmite de ordonatorul de credite.
(3) Sumele plătite în mod necuvenit se recuperează.
(4) Creanța care nu a fost rambursată la data scadenței prevăzute în nota de debit este purtătoare de dobândă în conformitate cu Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012.
(5) În cazuri justificate corespunzător, unele venituri curente pot face obiectul unei constatări cu caracter estimativ. Constatarea estimativă se referă la recuperarea mai multor sume individuale care, prin urmare, nu fac obiectul unei constatări individuale. Înainte de sfârșitul exercițiului financiar, ordonatorul de credite este obligat să opereze modificările necesare în sumele constatate cu caracter estimativ pentru ca acestea să fie egale cu creanțele constatate.
Articolul 61
Ordonanțarea recuperărilor
Ordonanțarea recuperărilor este actul prin care ordonatorul de credite dă dispoziție contabilului, prin emiterea unui ordin de recuperare, să recupereze o creanță pe care a constatat-o respectivul ordonator de credite.
Articolul 62
Reguli privind recuperările
(1) Contabilul se ocupă de ordinele de recuperare a creanțelor constatate în mod corespunzător de ordonatorul de credite. Contabilul depune toate eforturile pentru a se asigura că organismul Uniunii își încasează veniturile și, de asemenea, veghează că drepturile acestuia sunt respectate.
(2) În cazul în care recuperarea nu s-a efectuat până la scadența prevăzută în nota de debit, contabilul informează ordonatorul de credite și inițiază imediat procedura de recuperare prin orice mijloace legale, inclusiv, dacă este cazul, prin compensare și, dacă acest lucru nu este posibil, prin executare silită.
(3) Contabilul recuperează sumele prin compensarea lor cu creanțele echivalente pe care organismul Uniunii le are asupra oricărui debitor care, la rândul lui, are o creanță asupra organismului Uniunii. Aceste creanțe trebuie să fie certe, în sumă fixă și exigibile.
(4) Atunci când intenționează să renunțe, total sau parțial, la recuperarea unei creanțe constatate, ordonatorul de credite se asigură că renunțarea este corectă și conformă cu principiul bunei gestiuni financiare și al proporționalității. Decizia de renunțare trebuie motivată. Ordonatorul de credite poate delega decizia de renunțare numai pentru creanțe mai mici de 5 000 EUR.
Decizia de renunțare menționează eforturile de recuperare, precum și elementele de drept și de fapt pe care se bazează.
(5) Ordonatorul de credite anulează o creanță constatată, integral sau parțial, în cazul în care în urma descoperii unei greșeli rezultă că respectiva creanță nu fusese corect constatată. Anularea se exprimă prin decizia ordonatorului de credite și se motivează corespunzător.
Articolul 63
Formalitățile de încasare
(1) Recuperarea efectivă a unei creanțe exigibile implică înregistrarea ei în contabilitate de către contabil și informarea ordonatorului de credit.
(2) Plata în numerar efectuată la casieria contabilului este însoțită de eliberarea unei chitanțe.
(3) Rambursarea parțială de către un debitor care face obiectul mai multor ordine de recuperare se impută în primul rând asupra creanței celei mai vechi, cu excepția cazului în care se specifică altfel de către debitor.
Orice plată parțială acoperă mai întâi dobânda.
Articolul 64
Termen suplimentar pentru efectuarea plății
(1) Contabilul, în colaborare cu ordonatorul de credite, poate acorda un termen suplimentar pentru efectuarea plății numai la cererea scrisă și motivată corespunzător a debitorului și sub rezerva îndeplinirii următoarelor două condiții:
(a)
debitorul se angajează să plătească dobândă, la rata specificată la articolul 83 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, pentru întreaga perioadă suplimentară acordată, începând cu scadența prevăzută la articolul 80 alineatul (3) litera (b) din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012;
(b)
pentru protejarea drepturilor organismului Uniunii, debitorul depune o garanție financiară, acceptată de contabilul organismului Uniunii, care acoperă creanța exigibilă, atât în ceea ce privește suma principală, cât și dobânda.
Garanția menționată în primul paragraf litera (b) poate fi înlocuită cu o garanție personală și solidară depusă de un terț aprobat de contabilul organismului Uniunii.
(2) În circumstanțe excepționale, în urma unei solicitări din partea debitorului, contabilul poate renunța la cerința unei garanții menționate la alineatul (1) primul paragraf litera (b) în cazul în care, pe baza evaluării sale, debitorul este dispus și în măsură să efectueze plata în perioada suplimentară, dar nu mai poate depune o astfel de garanție și se află într-o situație dificilă.
Articolul 65
Lista creanțelor
(1) Contabilul păstrează o listă a sumelor scadente care trebuie recuperate. Creanțele organismului Uniunii se grupează în listă în funcție de data emiterii ordinului de recuperare. Contabilul precizează, de asemenea, deciziile de renunțare totală sau parțială la recuperarea sumelor constatate. Lista se anexează la raportul organismului Uniunii privind gestiunea bugetară și financiară.
(2) Organismul Uniunii întocmește lista creanțelor sale, precizând numele debitorilor și cuantumul datoriei, atunci când debitorul a fost somat printr-o hotărâre judecătorească având forță de res judicata să ramburseze suma și atunci când nu s-a efectuat nicio rambursare substanțială în termen de un an de la pronunțarea hotărârii. Lista se publică, ținând seama în mod corespunzător de protecția datelor cu caracter personal, în conformitate cu cerințele Regulamentului (CE) nr. 45/2001.
În ceea ce privește datele cu caracter personal care se referă la persoane fizice, informațiile publicate se elimină după rambursarea integrală a sumei datorate. Aceeași dispoziție se aplică în cazul datelor cu caracter personal care se referă la persoane juridice a căror denumire oficială identifică una sau mai multe persoane fizice.
Decizia de includere a debitorului pe lista creanțelor organismului Uniunii se ia în conformitate cu principiul proporționalității și ține seama, în special, de importanța sumei.
Articolul 66
Termen de prescripție
Creanțele organismului Uniunii față de terți și creanțele terților față de organismul Uniunii fac obiectul unei perioade de prescripție de cinci ani.
Articolul 67
Dispoziții specifice aplicabile redevențelor și taxelor
Atunci când organismul Uniunii colectează redevențele și taxele menționate la articolul 6 alineatul (1) litera (a), la începutul fiecărui exercițiu financiar se întocmește o estimare provizorie generală a acestor redevențe și taxe.
Atunci când redevențele și taxele sunt determinate în întregime prin legislație sau decizii ale consiliului de administrație, ordonatorul de credite poate să se abțină de la emiterea de ordine de recuperare și poate întocmi direct note de debit în urma constatării creanței de recuperat. În acest caz se înregistrează toate detaliile privind creanța organismului Uniunii. Contabilul păstrează o listă a tuturor notelor de debit și furnizează numărul acestora și valoarea globală în raportul organismului Uniunii privind gestiunea bugetară și financiară.
Dacă organismul Uniunii utilizează un sistem separat de facturare, contabilul va înregistra în mod regulat, cel puțin o dată pe lună, în conturi suma acumulată a redevențelor și taxelor încasate.
Organismul Uniunii prestează servicii în temeiul sarcinilor care i-au fost încredințate numai după plata integrală a redevenței sau taxei corespunzătoare. Cu toate acestea, în situații excepționale, un serviciu poate fi furnizat fără plata prealabilă a taxei sau redevenței corespunzătoare. În cazurile în care au fost furnizate servicii fără plata prealabilă a taxei sau redevenței corespunzătoare, se aplică articolele 60-66.
CAPITOLUL 5
Operațiuni de cheltuieli
Articolul 68
Deciziile de finanțare
(1) Fiecare cheltuială se angajează, se lichidează, se ordonanțează și se plătește.
(2) Orice angajare a unei cheltuieli se face în temeiul unei decizii de finanțare.
(3) Programul de lucru anual al organismului Uniunii este echivalent cu o decizie de finanțare a activităților derulate, cu condiția ca elementele menționate la articolul 32 alineatul (3) să fie clar identificate.
(4) Creditele administrative pot fi executate fără o decizie prealabilă de finanțare.
Articolul 69
Tipuri de angajamente
(1) Angajamentul bugetar este operațiunea de rezervare a creditului necesar pentru acoperirea plăților ulterioare de onorare a angajamentelor juridice.
(2) Angajamentul juridic este actul prin care ordonatorul de credite creează sau constată o obligație care determină o cheltuială.
(3) Angajamentele bugetare se încadrează în una dintre următoarele trei categorii:
(a)
individuale: angajamentul bugetar este individual dacă se cunosc beneficiarul și cuantumul cheltuielii;
(b)
globale: angajamentul bugetar este global dacă cel puțin unul dintre elementele necesare identificării angajamentului individual este necunoscut;
(c)
provizorii: angajamentul bugetar este provizoriu dacă este destinat acoperirii cheltuielilor administrative curente și dacă nu se cunoaște definitiv care este cuantumul sau cine sunt beneficiarii finali.
Angajamentul bugetar provizoriu se execută prin încheierea unuia sau mai multor angajamente juridice individuale care implică dreptul la plăți ulterioare sau, în cazuri excepționale privind cheltuielile cu gestionarea personalului, direct prin plăți.
(4) Angajamentele bugetare pentru acțiuni a căror realizare necesită mai mult de un exercițiu financiar nu se pot repartiza pe mai multe exerciții în tranșe anuale decât în cazurile prevăzute în actul constitutiv ori în actul de bază sau în cazul în care se referă la cheltuieli administrative.
Articolul 70
Reguli aplicabile angajamentelor
(1) Pentru orice măsură care poate genera o cheltuială în bugetul organismului Uniunii, ordonatorul de credite procedează la un angajament bugetar înainte de a stabili un angajament juridic față de terți.
(2) Obligația de a efectua un angajament bugetar înainte de a proceda la un angajament juridic, astfel cum se prevede la alineatul (1), nu se aplică angajamentelor juridice încheiate în urma unei declarații cu privire la o situație de criză în cadrul planului de continuitate a activității, în conformitate cu procedurile adoptate de organismul Uniunii.
(3) Angajamentele bugetare globale acoperă costul total al angajamentelor juridice individuale corespunzătoare, încheiate până la data de 31 decembrie a exercițiului N + 1.
Sub rezerva articolului 69 alineatul (4) și a articolului 87 alineatul (2), angajamentele juridice individuale referitoare la angajamente bugetare individuale sau provizorii se încheie până la data de 31 decembrie a exercițiului N.
La expirarea termenelor prevăzute la primul și la al doilea paragraf, soldul neutilizat al acestor angajamente bugetare este dezangajat de ordonatorul de credite.
Cuantumul fiecărui angajament juridic individual adoptat în urma unui angajament bugetar global este înregistrat în contabilitatea bugetară de către ordonatorul de credite înainte de semnarea sa și se contabilizează la angajamentul bugetar global.
(4) Angajamentele bugetare și juridice încheiate pentru acțiuni desfășurate pe parcursul a mai mult de un exercițiu financiar au, cu excepția cheltuielilor cu personalul, o dată finală de execuție stabilită în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare.
Orice parte a acestor angajamente care nu a fost executată în termen de șase luni de la data menționată la primul paragraf al prezentului alineat se dezangajează în conformitate cu articolul 16.
Cuantumul unui angajament bugetar corespunzător unui angajament juridic care nu a antrenat nicio plată în sensul articolului 75 într-o perioadă de doi ani de la semnarea angajamentului juridic face obiectul unei dezangajări, cu excepția cazului în care cuantumul respectiv face obiectul unei acțiuni judiciare aflate pe rolul unei instanțe de judecată sau al unui organism arbitral sau a cazului în care există dispoziții speciale în actele de bază.
Articolul 71
Verificări aplicabile angajamentelor
(1) La adoptarea unui angajament bugetar, ordonatorul de credite se asigură că:
(a)
cheltuiala a fost contabilizată la postul corect din bugetul organismului Uniunii;
(b)
creditele sunt disponibile;
(c)
cheltuiala este conformă cu dispozițiile în vigoare, în special cele ale actului constitutiv, ale normelor financiare ale fiecărui organism al Uniunii și ale tuturor actelor adoptate în temeiul acestora;
(d)
se respectă principiul bunei gestiuni financiare.
(2) La înregistrarea unui angajament juridic prin semnătură olografă sau electronică, ordonatorul de credite se asigură că:
(a)
angajamentul este acoperit de un angajament bugetar corespunzător;
(b)
cheltuiala este legală, corectă și conformă cu dispozițiile în vigoare, în special cu dispozițiile actului constitutiv, ale normelor financiare ale fiecărui organism al Uniunii și ale tuturor actelor adoptate în temeiul acestora;
(c)
se respectă principiul bunei gestiuni financiare.
Articolul 72
Lichidarea cheltuielilor
Lichidarea cheltuielilor este acțiunea prin care ordonatorul de credite:
(a)
verifică existența dreptului creditorului;
(b)
determină sau verifică realitatea și cuantumul creanței;
(c)
verifică îndeplinirea condițiilor de exigibilitate a creanței.
Articolul 73
Lichidarea și acordarea mențiunii „bun de plată”
(1) Lichidarea oricărei cheltuieli se bazează pe documente justificative care atestă dreptul creditorului, pe baza unei situații a serviciilor efectiv prestate, a bunurilor efectiv livrate sau a lucrărilor efectiv executate ori pe baza altor documente care justifică plata, inclusiv plățile recurente aferente abonamentelor sau cursurilor de formare.
(2) Ordonatorul de credite verifică personal documentele justificative sau atestă, pe propria răspundere, efectuarea verificării, înainte de luarea deciziei de lichidare a cheltuielii.
(3) Decizia de lichidare se exprimă prin semnarea unei mențiuni „bun de plată” de către ordonatorul competent.
(4) Într-un sistem necomputerizat, mențiunea „bun de plată” ia forma unei ștampile care include semnătura ordonatorului de credite.
Într-un sistem computerizat, mențiunea „bun de plată” ia forma lichidării prin utilizarea parolei personale a ordonatorului de credite.
Articolul 74
Ordonanțarea cheltuielilor
(1) Ordonanțarea cheltuielilor este actul prin care ordonatorul de credite, după verificarea disponibilității creditelor și prin emiterea unui ordin de plată, dispune contabilului să plătească cuantumul unei cheltuieli pe care ordonatorul de credite a lichidat-o.
Atunci când se efectuează plăți periodice pentru serviciile prestate, inclusiv pentru serviciile de închiriere sau livrări de bunuri, și în funcție de analiza riscului pe care o efectuează, ordonatorul de credite poate decide aplicarea unui sistem de debitare directă.
(2) Ordinul de plată se datează și se semnează de către ordonatorul de credite, apoi se trimite contabilului. Documentele justificative se păstrează de ordonatorul de credite în conformitate cu articolul 44 alineatul (5).
(3) Dacă este cazul, la ordinul de plată trimis contabilului se anexează un document care certifică înregistrarea bunurilor în inventarele menționate la articolul 106 alineatul (1).
Articolul 75
Tipuri de plăți
(1) Plata se efectuează după ce s-a demonstrat faptul că acțiunea relevantă este conformă cu dispozițiile actului de bază, ale contractului sau ale acordului de grant și acoperă una dintre următoarele operațiuni:
(a)
plata întregii sume datorate;
(b)
plata sumei datorate în oricare dintre următoarele moduri:
1.
prefinanțare, care poate fi împărțită în mai multe plăți după semnarea contractului sau a acordului de grant sau după comunicarea deciziei de grant;
2.
una sau mai multe plăți intermediare cu titlu de contrapartidă a executării parțiale a acțiunii;
3.
plata soldului sumelor datorate atunci când acțiunea a fost executată în întregime.
Prefinanțarea furnizează un fond de trezorerie. Aceasta poate fi defalcată în mai multe plăți, în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare.
O plată intermediară, care poate fi repetată, poate acoperi cheltuielile suportate pentru punerea în aplicare a deciziei sau acordului sau pentru plata serviciilor, bunurilor sau lucrărilor realizate și/sau livrate în etapele intermediare ale contractului. Aceasta poate solda prefinanțarea integral sau parțial, fără să aducă atingere dispozițiilor actului de bază.
Închiderea cheltuielilor se realizează sub forma plății soldului, care nu poate fi repetată și care soldează toate plățile precedente, sau a unui ordin de recuperare.
(2) În contabilitatea bugetară se face o distincție între diferitele tipuri de plăți menționate la alineatul (1) în momentul efectuării fiecărei plăți.
Articolul 76
Plata în limita fondurilor disponibile
Plata cheltuielilor se efectuează de către contabil în limitele fondurilor disponibile.
Articolul 77
Termene
Plata cheltuielilor se efectuează în termenele prevăzute de Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și de Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012 și în conformitate cu acestea.
CAPITOLUL 6
Sisteme Informatice
Articolul 78
Gestionarea electronică a operațiunilor
În cazul în care operațiunile de venituri și cheltuieli sunt gestionate prin intermediul unor sisteme computerizate, documentele pot fi semnate printr-o procedură computerizată sau electronică.
Articolul 79
e-guvernare
Organismul Uniunii stabilește și aplică standarde uniforme pentru schimbul electronic de informații cu terții care participă la procedurile de achiziții și de atribuire a granturilor. În special, acestea elaborează și aplică, în măsura posibilului, soluții pentru prezentarea, stocarea și prelucrarea datelor prezentate în cadrul procedurilor de achiziții și de atribuire a granturilor și, în acest scop, creează un spațiu unic pentru schimburi de date electronice destinat solicitanților, candidaților și ofertanților.
Articolul 80
Buna gestiune
(1) Ordonatorul de credite face cunoscută, fără întârziere, necesitatea de a prezenta elemente justificative și/sau documente, forma acestora și conținutul lor obligatoriu, precum și, după caz, calendarul orientativ pentru finalizarea procedurii de atribuire.
(2) În cazul în care, din cauza unei erori administrative evidente comisă de candidat sau de ofertant, acesta nu prezintă documente justificative sau nu face declarații, comitetul de evaluare sau, după caz, ordonatorul de credite solicită, cu excepția unor cazuri justificate corespunzător, candidatului sau ofertantului să furnizeze informațiile lipsă sau să clarifice documentele justificative. Informațiile sau clarificările respective nu pot modifica substanțial propunerea sau termenii ofertei.
Articolul 81
Precizarea căilor de atac
În cazul în care un act procedural al unui ordonator de credite prejudiciază drepturile unui candidat sau ofertant, beneficiar sau contractant, actul în cauză precizează căile de atac administrative și/sau judiciare care pot fi utilizate pentru contestarea acestui act.
Se precizează în mod special natura căii de atac, organismul sau organismele în fața cărora se poate înainta acțiunea, precum și termenele pentru exercitarea acesteia.
CAPITOLUL 7
Auditorul Intern
Articolul 82
Competențele și sarcinile auditorului intern
(1) Organismul Uniunii dispune de o funcție de audit intern care se îndeplinește în conformitate cu standardele internaționale relevante.
(2) Funcția de audit intern se îndeplinește de auditorul intern al Comisiei. Auditorul intern nu poate fi nici ordonator de credite, nici contabil în cadrul organismului Uniunii sau al Comisiei.
(3) Auditorul intern consiliază organismul Uniunii în domeniul gestionării riscurilor, prin emiterea unor avize independente privind calitatea sistemelor de gestiune și de control și a unor recomandări pentru îmbunătățirea condițiilor de aplicare a operațiunilor și pentru promovarea bunei gestiuni financiare.
În principal, răspunderea auditorului intern constă în:
(a)
a evalua dacă sistemele de gestiune internă sunt corespunzătoare și eficace, precum și performanța serviciilor în realizarea programelor și acțiunilor, în strânsă legătură cu riscurile asociate acestora;
(b)
a evalua eficiența și eficacitatea sistemelor de control intern și a sistemelor de audit aplicabile fiecărei operațiuni de execuție a bugetului organismului Uniunii.
(4) Auditorul intern își îndeplinește sarcinile privind toate activitățile și departamentele organismului Uniunii. Auditorul intern beneficiază de acces complet și nelimitat la toate informațiile necesare pentru îndeplinirea sarcinilor sale.
(5) Auditorul intern ia notă de raportul anual de activitate consolidat al ordonatorului de credite și de orice alte informații identificate.
(6) Auditorul intern raportează consiliului de administrație și directorului cu privire la constatările și recomandările sale.
Auditorul intern prezintă, de asemenea, un raport în oricare dintre următoarele cazuri:
-
nu au fost soluționate riscuri și recomandări importante;
-
există întârzieri semnificative în punerea în aplicare a recomandărilor formulate în anii precedenți.
Consiliul de administrație sau, în cazul în care actul constitutiv permite acest lucru, comitetul executiv și directorul asigură monitorizarea periodică a punerii în aplicare a recomandărilor de audit. Consiliul de administrație sau, în cazul în care actul constitutiv permite acest lucru, comitetul executiv examinează informațiile menționate la articolul 47 alineatul (1) litera (a) și dacă recomandările au fost puse în aplicare în totalitate și la timp.
(7) Organismul Uniunii pune la dispoziția oricărei persoane fizice sau juridice implicate în operațiunile de cheltuieli datele de contact ale auditorului intern, în scopul contactării confidențiale a acestuia.
(8) Rapoartele și constatările auditorului intern sunt accesibile publicului numai după validarea de către auditorul intern a măsurilor adoptate pentru punerea lor în aplicare.
Articolul 83
Independența auditorului intern
Independența auditorului intern, răspunderea acestuia pentru acțiunile întreprinse în îndeplinirea sarcinilor sale și dreptul auditorului intern de a iniția acțiuni în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene se stabilesc în conformitate cu articolul 100 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
Articolul 84
Înființarea structurilor de audit intern
(1) Consiliul de administrație sau, în cazul în care actul constitutiv permite acest lucru, comitetul executiv, ținând cont de eficiența costurilor și de valoarea adăugată, poate înființa structuri de audit intern, care își îndeplinesc atribuțiile în conformitate cu standardele internaționale relevante.
Scopul, autoritatea și responsabilitatea structurilor de audit intern sunt prevăzute în carta de audit intern și sunt supuse aprobării consiliului de administrație sau, în cazul în care actul constitutiv permite acest lucru, a comitetului executiv.
Planul anual de audit al structurilor de audit intern se întocmește de directorul acestor structuri, care ia în considerare, printre altele, evaluarea riscurilor în cadrul organismului Uniunii, efectuată de către director.
Acest plan se revizuiește și se aprobă de consiliul de administrație sau, în cazul în care actul constitutiv permite acest lucru, de către comitetul executiv.
Structurile de audit intern raportează consiliului de administrație și directorului cu privire la constatările și recomandările sale.
(2) Dacă structurile de audit intern ale unui singur organism al Uniunii nu sunt eficiente din punct de vedere al costurilor sau nu sunt în măsură să se conformeze standardelor internaționale, organismul Uniunii poate decide să împartă structurile de audit intern cu alte organisme ale Uniunii care funcționează în același domeniu de politică.
În astfel de cazuri, consiliul de administrație sau, în cazul în care actul constitutiv permite acest lucru, comitetul executiv al organismelor în cauză ale Uniunii convin asupra modalităților practice ale structurilor comune de audit intern.
(3) Actorii de audit intern cooperează în mod eficient prin schimburi de informații și rapoarte de audit și, după caz, prin stabilirea de evaluări comune ale riscurilor, precum și prin realizarea de misiuni comune de audit.
Consiliul de administrație sau, în cazul în care actul constitutiv permite acest lucru, comitetul executiv și directorul asigură monitorizarea periodică a punerii în aplicare a recomandărilor formulate de structurile de audit intern.
TITLUL V
ACHIZIȚII
Articolul 85
Dispoziții generale
(1) În ceea ce privește achizițiile, se aplică titlul V din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, sub rezerva dispozițiilor de la articolul 86.
(2) Organismul Uniunii poate fi asociat, la cererea acestuia, în calitate de autoritate contractantă, la atribuirea de contracte ale Comisiei sau de contracte interinstituționale, precum și la atribuirea de contracte ale altor organisme ale Uniunii.
(3) Organismul Uniunii participă la baza centrală de date privind excluderile, care este creată și administrată de către Comisie în temeiul articolului 108 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
Articolul 86
Proceduri de achiziții
(1) Organismul Uniunii poate încheia, fără a recurge la procedura de achiziții publice, un contract cu Comisia, cu birourile interinstituționale și cu Centrul de Traduceri pentru Organismele Uniunii Europene înființat prin Regulamentul (CE) nr. 2965/94 al Consiliului (8) pentru furnizare de bunuri, prestare de servicii sau alte activități prevăzute de regulament.
(2) Organismul Uniunii poate să recurgă la procedurile comune de achiziții cu autoritățile contractante din statul membru gazdă pentru acoperirea nevoilor sale administrative. În acest caz, se aplică mutatis mutandis articolul 133 al Regulamentului delegat (UE) nr. 1268/2012.
TITLUL VI
DISPOZIȚII SPECIALE PRIVIND CREDITELE ADMINISTRATIVE
Articolul 87
Credite administrative
(1) Creditele administrative sunt credite nediferențiate.
(2) Cheltuielile administrative rezultate din contracte încheiate pentru perioade care depășesc durata exercițiului, fie în conformitate cu practica locală, fie pentru furnizarea de echipamente, se contabilizează în bugetul organismului Uniuni aferent exercițiului financiar în care sunt efectuate.
(3) Organismul Uniunii prezintă Parlamentului European și Consiliului, până la data de 1 iulie a fiecărui an, un document de lucru privind politica sa imobiliară, care conține următoarele informații:
(a)
pentru fiecare clădire, cheltuielile și suprafața vizată de creditele de la liniile corespunzătoare în bugetul organismului Uniunii;
(b)
evoluția preconizată a programării generale a suprafeței și a locațiilor pentru anii viitori, cu o descriere a proiectelor imobiliare în faza de planificare, care sunt deja identificate;
(c)
condițiile și costurile finale, precum și informații pertinente privind punerea în aplicare a noilor proiecte imobiliare depuse anterior la Parlamentul European și la Consiliu în conformitate cu procedura stabilită la articolul 88 și neincluse în documentele de lucru aferente exercițiului anterior.
Articolul 88
Proiecte imobiliare
(1) În cazul proiectelor imobiliare care ar putea avea implicații financiare importante pentru bugetul organismului Uniunii, acesta informează în cel mai scurt timp Parlamentul European și Consiliul cu privire la suprafața de construcție necesară și la planificarea provizorie înainte de a se întreprinde orice prospectare a pieței locale, în cazul contractelor de construcție, și înainte de a se lansa invitații la procedura de ofertare, în cazul lucrărilor de construcție.
(2) În cazul proiectelor imobiliare care ar putea avea implicații financiare importante pentru bugetul organismului Uniunii, acesta prezintă proiectul de construcție, inclusiv estimarea detaliată a costurilor și finanțarea, precum și o listă a proiectelor de contracte preconizate pentru proiectul în cauză și solicită aprobarea Parlamentului European și a Consiliului înainte de a încheia contracte. La cererea organismului Uniunii, documentele prezentate care se referă la proiectul de construcție se tratează în condiții de confidențialitate.
Cu excepția situațiilor de forță majoră, Parlamentul European și Consiliul deliberează pe marginea proiectului imobiliar în termen de patru săptămâni de la data primirii acestuia de către ambele instituții.
Proiectul imobiliar se consideră aprobat la expirarea termenului de patru săptămâni, cu excepția cazului în care Parlamentul European sau Consiliul adoptă o decizie nefavorabilă propunerii în termenul menționat.
În cazul în care Parlamentul European și/sau Consiliul exprimă preocupări justificate în termenul de patru săptămâni, acesta se prelungește o singură dată cu două săptămâni.
În cazul în care Parlamentul European sau Consiliul adoptă o decizie nefavorabilă cu privire la proiectul imobiliar, organismul Uniunii își retrage propunerea și poate depune o altă propunere.
(3) În caz de forță majoră, informațiile prevăzute la alineatul (4) pot fi prezentate odată cu proiectul imobiliar. Parlamentul European și Consiliul deliberează pe marginea proiectului imobiliar în termen de două săptămâni de la data primirii acestuia de către ambele instituții. Proiectul imobiliar se consideră aprobat la expirarea termenului de două săptămâni, cu excepția cazului în care Parlamentul European și/sau Consiliul adoptă o decizie nefavorabilă propunerii în termenul menționat.
(4) Reprezintă proiecte imobiliare care pot avea implicații financiare semnificative pentru bugetul organismului Uniunii următoarele:
(a)
orice achiziție de terenuri;
(b)
achiziția, vânzarea, renovarea structurală, construcția de clădiri sau orice proiect în care se combină aceste elemente și care urmează să fie implementat în aceleași termene, în valoare de peste 3 000 000 EUR;
(c)
toate contractele imobiliare noi (inclusiv uzufructul, închirierile pe termen lung și reînnoirea contractelor imobiliare existente în condiții mai puțin favorabile) care nu sunt menționate la litera (b), cu o taxă anuală de cel puțin 750 000 EUR;
(d)
prelungirea sau reînnoirea contractelor imobiliare existente (inclusiv uzufructul și închirierile pe termen lung) în aceleași condiții sau în condiții mai favorabile, cu o taxă anuală de cel puțin 3 000 000 EUR.
(5) Fără a aduce atingere articolului 19 alineatul (4), un proiect de achiziție imobiliară poate fi finanțat prin intermediul unui împrumut care face obiectul unei aprobări prealabile de către Parlamentul European și Consiliu.
Împrumuturile sunt contractate și rambursate în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare și în interesul financiar suprem al Uniunii.
În cazul în care organismul Uniunii propune ca achiziția să fie finanțată prin intermediul unui împrumut, în planul de finanțare, care trebuie depus de organismul Uniunii împreună cu cererea de aprobare prealabilă, se precizează, în special, nivelul maxim al finanțării, perioada de finanțare, tipul finanțării, condițiile de finanțare și economiile în raport cu alte tipuri de mecanisme contractuale.
Parlamentul European și Consiliul deliberează pe marginea cererii de aprobare prealabilă în termen de patru săptămâni de la data primirii acesteia de către ambele instituții, termenul putând fi prelungit o singură dată cu două săptămâni. Achiziția prin intermediul unui împrumut se consideră respinsă în cazul în care Parlamentul European și Consiliul nu au aprobat-o în mod explicit în termenul menționat.
TITLUL VII
EXPERȚI
Articolul 89
Experți remunerați
Pentru selectarea experților se aplică, mutatis mutandis, articolul 287 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012. Experții respectivi vor fi remunerați pe baza unei sume fixe anunțate în prealabil și vor fi aleși pe baza capacității lor profesionale. Selecția se va face pe baza criteriilor de selecție, cu respectarea principiilor privind nediscriminarea, egalitatea de tratament și absența conflictului de interese.
TITLUL VIII
GRANTURI ATRIBUITE ȘI PREMII ACORDATE DE ORGANISMUL UNIUNII
Articolul 90
Granturi
În cazul în care organismul Uniunii poate atribui granturi în conformitate cu actul constitutiv sau prin delegare din partea Comisiei în temeiul articolului 58 alineatul (1) litera (c) punctul (iv) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, se aplică dispozițiile relevante din respectivul regulament și din Regulamentului delegat (UE) nr. 1268/2012.
Articolul 91
Premii
În cazul în care organismul Uniunii poate acorda premii în conformitate cu actul constitutiv sau prin delegare din partea Comisiei în temeiul articolului 58 alineatul (1) litera (c) punctul (iv) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, se aplică dispozițiile relevante din respectivul regulament și din Regulamentului delegat (UE) nr. 1268/2012.
TITLUL IX
PREZENTAREA CONTURILOR ȘI CONTABILITATEA
CAPITOLUL 1
Prezentarea conturilor
Articolul 92
Structura conturilor
Conturile organismului Uniunii cuprind:
(a)
situațiile financiare ale organismului Uniunii;
(b)
rapoartele privind execuția bugetară a organismului Uniunii.
Articolul 93
Raportul privind gestiunea bugetară și financiară
(1) Fiecare organism al Uniunii elaborează un raport privind gestiunea bugetară și financiară din timpul exercițiului financiar.
(2) Directorul transmite acest raport Parlamentului European, Consiliului, Comisiei și Curții de Conturi până la data de 31 martie a următorului exercițiu financiar.
(3) Raportul menționat la alineatul (2) prezintă, atât în termeni absoluți, cât și relativi, cel puțin rata de execuție a creditelor, precum și informații sintetice privind transferurile de credite între diverse posturi bugetare.
Articolul 94
Reguli privind conturile
(1) Contabilul organismului Uniunii aplică normele adoptate de contabilul Comisiei pe baza standardelor contabile acceptate la nivel internațional pentru sectorul public.
(2) Conturile organismului Uniunii menționat la articolul 92 respectă principiile bugetare stabilite la articolele 5-31. Acestea prezintă o imagine reală și corectă a operațiunilor bugetare de venituri și cheltuieli.
Articolul 95
Principii contabile
Situațiile financiare menționate la articolul 92 prezintă informații, inclusiv cu privire la politicile contabile, într-un mod de natură să asigure furnizarea unor informații relevante, fiabile, comparabile și inteligibile. Situațiile financiare se întocmesc în conformitate cu principiile contabile general acceptate, definite în normele contabile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
Articolul 96
Situații financiare
(1) Situațiile financiare se prezintă în euro și cuprind:
(a)
bilanțul și contul de rezultat, care reprezintă toate activele și pasivele și situația financiară, precum și rezultatul economic la data de 31 decembrie a exercițiului anterior; acestea sunt prezentate în conformitate cu normele contabile menționate la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012;
(b)
situația fluxurilor de numerar, care prezintă sumele colectate și plătite în cursul exercițiului și situația finală de trezorerie;
(c)
situația privind modificările activelor nete, în care se prezintă o sinteză a mișcărilor înregistrate în cursul exercițiului la rezerve și la rezultatele acumulate.
(2) Notele la situațiile financiare completează și comentează informațiile prezentate în situațiile menționate la alineatul (1) și furnizează toate informațiile suplimentare prevăzute de practica contabilă acceptată la nivel internațional, în cazul în care aceste informații sunt relevante pentru activitățile organismului Uniunii.
Articolul 97
Rapoarte privind execuția bugetară
(1) Rapoartele privind execuția bugetară se prezintă în euro. Acestea sunt formate din:
(a)
rapoartele care agregă toate operațiunile bugetare ale exercițiului, defalcate pe venituri și cheltuieli;
(b)
notele explicative, care completează și comentează informațiile prezentate în rapoarte.
(2) Rezultatul bugetar constă din diferența dintre:
-
totalul veniturilor colectate în exercițiul financiar respectiv; și
-
valoarea plăților efectuate în contul creditelor exercițiului financiar respectiv, majorată cu valoarea creditelor reportate, aferente aceluiași exercițiu financiar.
Diferența prevăzută la primul paragraf se majorează sau se diminuează, pe de o parte, cu valoarea netă a creditelor reportate din exercițiile financiare anterioare care au fost anulate și, pe de altă parte, prin:
-
valoarea plăților efectuate în plus față de creditele nediferențiate reportate din exercițiul financiar precedent, ca urmare a modificării cursului de schimb al euro;
-
soldul care rezultă din câștigurile și pierderile de schimb în cursul exercițiului financiar, atât realizate, cât și nerealizate.
(3) Rapoartele privind execuția bugetară au aceeași structură ca și bugetul organismului Uniunii în sine.
Articolul 98
Conturi provizorii
(1) Contabilul organismului Uniunii transmite conturile provizorii contabilului Comisiei și Curții de Conturi până la data de 1 martie a exercițiului următor.
(2) Contabilul organismului Uniunii trebuie, de asemenea, să trimită până la data de 1 martie a exercițiului următor, un pachet de rapoarte adresate contabilului Comisiei, într-un format standardizat stabilit de contabilul Comisiei în vederea consolidării.
Articolul 99
Aprobarea conturilor finale
(1) În conformitate cu articolul 148 alineatul (1) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, până la data de 1 iunie a exercițiului următor, cel târziu, Curtea de Conturi formulează observații cu privire la conturile provizorii ale organismului Uniunii.
(2) La primirea observațiilor Curții de Conturi cu privire la conturile provizorii ale organismului Uniunii, contabilul întocmește conturile finale ale organismului Uniunii în conformitate cu articolul 50. Directorul le trimite consiliului de administrație, care emite un aviz cu privire la conturile în cauză.
(3) Contabilul trimite conturile finale, însoțite de avizul consiliului de administrație, contabilului Comisiei, Curții de Conturi, Parlamentului European și Consiliului, până la data de 1 iulie a exercițiului financiar următor.
De asemenea, contabilul organismului Uniunii trimite până la data de 1 iulie un pachet de rapoarte adresate contabilului Comisiei, într-un format standardizat stabilit de contabilul Comisiei în vederea consolidării.
(4) Contabilul organismului Uniunii transmite, de asemenea, Curții de Conturi și, în copie, contabilului Comisiei, la aceeași dată la care transmite conturile finale, o scrisoare cuprinzând declarațiile conducerii cu privire la aceste conturi finale.
Conturile finale sunt însoțite de o notă redactată de contabil, prin care acesta declară că respectivele conturi finale au fost întocmite în conformitate cu prevederile prezentului titlu și cu principiile, normele și metodele contabile aplicabile.
Conturile finale ale organismului Uniunii se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene până la data de 15 noiembrie a exercițiului financiar următor.
(5) Directorul trimite Curții de Conturi până cel târziu la 30 septembrie a exercițiului financiar următor un răspuns la observațiile formulate cu privire la raportul său anual. Răspunsul organismului Uniunii se trimite concomitent și Comisiei.
CAPITOLUL 2
Contabilitatea și inventarierea patrimoniului
Secțiunea 1
Dispoziții comune
Articolul 100
Sistemul contabil
(1) Sistemul contabil al organismului Uniunii are scopul de a organiza informațiile bugetare și financiare în așa fel încât cifrele să poată fi introduse, clasate și înregistrate.
(2) Sistemul contabil este format din contabilitatea generală și din contabilitatea bugetară. Aceste contabilități se țin în euro, pe baza anului calendaristic.
(3) Ordonatorul de credite poate ține, de asemenea, o contabilitate analitică.
Articolul 101
Cerințe comune privind sistemul contabil al instituțiilor
Normele contabile și planul de conturi armonizat care urmează să fie aplicate de organismul Uniunii se adoptă de contabilul Comisiei în conformitate cu articolul 152 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 966/2012.
Secțiunea 2
Contabilitatea generală și bugetară
Articolul 102
Contabilitatea generală
Contabilitatea generală înregistrează, în ordine cronologică, prin aplicarea metodei în partidă dublă, toate evenimentele și operațiunile care afectează situația economică și financiară, precum și activele și pasivele organismului Uniunii.
Articolul 103
Înregistrările în contabilitatea generală
(1) Mișcările din conturi și soldurile din conturile generale se înregistrează în registre contabile.
(2) Toate înregistrările contabile, inclusiv ajustările contabile, se bazează pe documente justificative, la care fac trimitere.
(3) Sistemul contabil permite urmărirea clară prin audit a tuturor înregistrărilor contabile.
Articolul 104
Ajustări contabile
După încheierea exercițiului financiar și până la data prezentării conturilor finale, contabilul organismului Uniunii face orice ajustări care, fără să implice plăți sau încasări pentru exercițiul în cauză, sunt necesare pentru o prezentare fidelă și corectă a conturilor respective. Aceste ajustări se fac cu respectarea normelor contabile menționate la articolul 101.
Articolul 105
Contabilitatea bugetară
(1) Contabilitatea bugetară prezintă o înregistrare detaliată a execuției bugetului aferent organismului Uniunii.
(2) În sensul alineatului (1), contabilitatea bugetară înregistrează toate operațiunile de venituri și cheltuieli prevăzute în titlul IV.
Articolul 106
Inventarierea patrimoniului
(1) Organismul Uniunii ține inventarul tuturor activelor corporale, incorporale și financiare care constituie patrimoniul Uniunii, cu prezentarea cantității și a valorii acestora, în conformitate cu modelul întocmit de contabilul Comisiei.
Organismul Uniunii verifică dacă intrările de inventar corespund situației reale.
(2) Vânzarea bunurilor corporale ale organismului Uniunii face obiectul unei publicități adecvate.
TITLUL X
AUDITUL EXTERN, DESCĂRCAREA DE GESTIUNE ȘI COMBATEREA FRAUDEI
Articolul 107
Auditul extern
(1) Conturile anuale ale organismului Uniunii, prezentarea corespunzătoare a veniturilor, a cheltuielilor și a poziției financiare a organismului Uniunii se verifică de un auditor extern independent înainte de consolidare în conturile finale ale organismului respectiv.
Cu excepția cazului în care se prevede altfel în actul constitutiv, Curtea de Conturi întocmește un raport anual specific pentru organismul Uniunii, în conformitate cu cerințele prevăzute la articolul 287 alineatul (1) din TFUE.
La elaborarea raportului menționat la al doilea paragraf, Curtea ia în considerare activitatea de audit desfășurată de auditorul extern independent, menționat la primul paragraf, precum și măsurile luate pe baza constatărilor acestuia.
(2) Organismul Uniunii transmite bugetul său Curții de Conturi, în forma finală în care a fost adoptat. Acesta informează Curtea de Conturi, cât mai curând posibil, cu privire la toate deciziile și actele adoptate în temeiul articolelor 10, 14, 19 și 23.
(3) Verificarea efectuată de Curtea de Conturi este reglementată de articolele 158-163 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.
Articolul 108
Calendarul procedurii de descărcare de gestiune
(1) La recomandarea Consiliului, Parlamentul European aprobă, înaintea datei de 15 mai a exercițiului N + 2, în afara cazului în care există dispoziții contrare în actul constitutiv, descărcarea de gestiune a directorului pentru execuția bugetară a exercițiului N. Directorul informează consiliul de administrație cu privire la observațiile formulate de Parlamentul European, incluse în rezoluția care însoțește decizia de descărcare de gestiune.
(2) În cazul în care nu poate fi respectată data prevăzută la alineatul (1), Parlamentul European și Consiliul informează directorul asupra motivelor amânării.
(3) În cazul în care Parlamentul European amână luarea deciziei de descărcare de gestiune, directorul, în cooperare cu consiliul de administrație, depune toate eforturile pentru a lua, cât mai curând posibil, măsuri prin care să înlăture ori să faciliteze înlăturarea obstacolelor la decizia în cauză.
Articolul 109
Procedura de descărcare de gestiune
(1) Decizia de descărcare de gestiune se referă la conturile tuturor veniturilor și cheltuielilor organismului Uniunii, rezultatul bugetar, activele și pasivele organismului Uniunii prezentate în situația financiară.
(2) În vederea acordării descărcării de gestiune, Parlamentul European examinează conturile și situațiile financiare ale organismului Uniunii, după ce Consiliul a făcut deja acest lucru. De asemenea, Parlamentul European examinează raportul anual întocmit de Curtea de Conturi, însoțit de răspunsurile directorului organismului Uniunii, precum și rapoartele speciale relevante ale Curții de Conturi cu privire la exercițiul financiar în cauză și declarația de asigurare a Curții de Conturi privind fiabilitatea conturilor și legalitatea și regularitatea tranzacțiilor subiacente.
(3) Directorul prezintă Parlamentului European, la cererea acestuia, în modul prevăzut la articolul 165 alineatul (3) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 orice informații necesare pentru buna derulare a procedurii de descărcare de gestiune pentru exercițiul financiar în cauză.
Articolul 110
Măsuri adoptate în urma descărcării de gestiune
(1) Directorul ia toate măsurile necesare pentru a da curs atât observațiilor care însoțesc decizia de descărcare de gestiune a Parlamentului European, cât și comentariilor anexate recomandării de descărcare adoptate de Consiliu.
(2) La solicitarea Parlamentului European sau a Consiliului, directorul prezintă un raport privind măsurile luate ca urmare a observațiilor și a comentariilor respective. Directorul transmite Comisiei și Curții de Conturi o copie a raportului.
Articolul 111
Controale la fața locului efectuate de Comisie, Curtea de Conturi și OLAF
(1) Organismul Uniunii acordă personalului Comisiei și altor persoane autorizate de aceasta, precum și Curții de Conturi, accesul la locațiile și sediile sale și la toate datele și informațiile, inclusiv la datele și informațiile în format electronic, necesare pentru efectuarea auditurilor.
(2) Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) poate efectua investigații, inclusiv controale la fața locului și inspecții, în conformitate cu dispozițiile și procedurile prevăzute de Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 al Parlamentului European și al Consiliului (9) și de Regulamentul (Euratom, CE) nr. 2185/96 al Consiliului (10), obiectivul fiind acela de a stabili dacă au avut loc fraude, cazuri de corupție sau orice altă activitate ilegală care aduce atingere intereselor financiare ale Uniunii în legătură cu un grant sau contract atribuit în conformitate cu prezentul regulament.
(3) Fără a aduce atingere alineatelor (1) și (2), acordurile cu țări terțe și organizații internaționale, contractele, subvențiile și achizițiile publice ale organismului UE conțin dispoziții care mandatează în mod expres Curtea de Conturi Europeană și OLAF să efectueze astfel de audituri și investigații, în conformitate cu competențele lor respective.
TITLUL XI
DISPOZIȚII FINALE ȘI TRANZITORII
Articolul 112
Cereri de informații din partea Parlamentului European și a Consiliului
Parlamentul European, Consiliul și Comisia sunt împuternicite să obțină din partea organismului Uniunii informațiile sau explicațiile necesare privind probleme bugetare în domeniile lor de competență.
Articolul 113
Adoptarea noului Regulament financiar al organismului Uniunii
Fiecare organism menționat la articolul 208 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 adoptă un nou Regulament financiar care să intre în vigoare la 1 ianuarie 2014 sau, în orice caz, în termen de șase luni de la data la care un organism intră în domeniul de aplicare al articolului 208 din regulamentul respectiv, ulterior acordării unei contribuții de la buget.
Articolul 114
Normele de punere în aplicare a Regulamentului financiar al organismului Uniunii
La propunerea directorului, consiliul de administrație adoptă, atunci când este necesar și cu acordul prealabil al Comisiei, norme detaliate de punere în aplicare a Regulamentului financiar al organismului Uniunii.
Articolul 115
Abrogare
Începând cu 1 ianuarie 2014, Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002 se abrogă. Cu toate acestea, articolul 40 continuă să se aplice până la 31 decembrie 2014, iar articolul 27 alineatele (4) și (7) continuă să se aplice până la 31 decembrie 2015.
Articolul 116
Intrarea în vigoare
Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene. Se aplică de la 1 ianuarie 2014. Cu toate acestea, articolele 47 și articolul 82 alineatul (5) se aplică de la 1 ianuarie 2015, iar articolul 32 și articolul 33 alineatele (5) și (8) se aplică de la 1 ianuarie 2016.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 30 septembrie 2013.