РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 1244/2014 НА КОМИСИЯТА
от 20 ноември 2014 година
за определяне на правилата за изпълнение на Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“)
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“) (1), и по-специално член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него,
като има предвид, че:
(1)
По силата на Регламент (ЕС) № 375/2014 Комисията следва да установява стандарти и процедури, обхващащи необходимите условия, договорености и изисквания, които трябва да бъдат прилагани от изпращащите и приемащите организации при определянето, подбора, подготовката, управлението и изпращането на терен на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ за подпомагане на операциите за оказване на хуманитарна помощ в трети държави. В Регламент (ЕС) № 375/2014 се предвижда, че тези стандарти следва да се приемат чрез делегирани актове, а процедурите - чрез актове за изпълнение.
(2)
Всички заинтересовани страни по отношение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително самите доброволци, както и изпращащите и приемащите организации, следва да се насърчават да споделят чувство за принадлежност към инициативата.
(3)
Важно е кандидатите за доброволци да бъдат определяни и подбирани съгласно честна и прозрачна процедура, изключваща дискриминацията, въз основа на партньорство между изпращащите и приемащите организации, отговарящо на реалните нужди, изразени на местно равнище от приемащите организации.
(4)
Изпращащите и приемащите организации следва да предоставят задълбочени курсове за въвеждане в длъжност с цел избягване на недоразумения по отношение на ролите и очакванията, както и да предоставят на доброволците подходяща практическа подготовка за работата като доброволец. Това ще изгради основи за доверие и за приема в приемащите общности, като бъдат взети предвид всички културни особености.
(5)
Обучението е основна част от подготовката преди изпращането на терен и то следва да бъде предоставяно на всички кандидати за доброволци в рамките на структурирана програма, състояща се от задължителни и незадължителни курсове. Освен това за младшите специалисти следва да се предвиди възможност, когато това е уместно - чрез стажове, да доразвият своите компетентности и да придобият нови конкретни познания и умения, които са от значение за хуманитарния сектор. В частност това следва да е подходящо за дейностите и контекста на изпращащите и приемащите организации.
(6)
Изпращащите и приемащите организации следва да създават подходяща система за надзор и управление. Те следва съвместно да упражняват надзор и да оценяват резултатите и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и да предоставят обратна информация относно възложените им задачи и целите им. Това ще спомогне за подобряване на отчетността на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
(7)
Наставничеството следва да допълва надзора и управлението, както и да предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допълнителна подкрепа преди, по време на и след изпращането им на терен.
(8)
По време на изпращането на терен в трети държави изпращащата организация установява начин за поддържане на постоянна комуникация и предоставяне на допълнителна подкрепа. За всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да се предвидят отчет за мисията и подкрепа след приключване на работата на терен.
(9)
Необходимо е да се осигурят подходящи условия за работа и живот, които да позволят на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да изпълняват своите мисии в сигурна и хигиенична среда, както и безпроблемно да удовлетворят своите основни нужди, водейки скромен и лишен от показност начин на живот на доброволци. Предназначението на плащанията за дневна издръжка и на другите плащания за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ не е да представляват заплата за редовна трудова дейност. Размерът на тези плащания не следва да се определя спрямо професионалния и експертния опит на доброволеца или спрямо резултатите от изпълнението на възложените му задачи: единствената им цел е да покрият разходите за живот по време на изпращането на терен. С цел да се осигури високо и еднакво равнище на защита, всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на изпращането им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
(10)
Задължението за полагане на грижа е от първостепенно значение и представлява споделена отговорност. Доколкото е възможно, изпращащите и приемащите организации се грижат за здравето, безопасността, сигурността и добруването на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и разработват подходящи процедури по отношение на сигурността, здравето и безопасността. По същия начин доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да правят всичко възможно, за да гарантират своето здраве, безопасност и сигурност, както и тези на други лица, на работното място.
(11)
Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да бъдат непрекъснат процес през целия период на мисията. Те следва да се основават на система за надзор и управление на изпълнението на дейностите и да предоставят данни, които да показват до каква степен индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - по отношение на резултатите и въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло.
(12)
Необходим е стабилен механизъм за сертифициране, за да се гарантира, че изпращащите и приемащите организации спазват стандартите, установени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и процедурите, предвидени в настоящия регламент. Този механизъм за сертифициране следва да се основава на принципите на опростяване и избягване на дублирането, диференциация между изпращащите и приемащите организации, разходна ефективност, прозрачност и безпристрастност, като насърчава многообразието и достъпността.
(13)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета, създаден съгласно член 26 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
(14)
С цел гарантиране на своевременното изпълнение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ е необходимо настоящият регламент спешно да влезе в сила, тъй като с него се определят разпоредбите, въз основа на които изпълняващите организации ще изпращат на терен доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се определят правилата за прилагане на Регламент (ЕС) № 375/2014 по отношение на следните въпроси, изброени в член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него:
а)
процедурите, които се следват при намирането, подбора и необходимата подготовка на кандидатите за доброволци преди изпращането на терен, включително стажове, когато е уместно;
б)
условията и реда за програмата за обучение и процедурата за оценяване на подготвеността на кандидатите за доброволци за изпращане на терен;
в)
разпоредбите за изпращане на терен и управление на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави, включително, наред с другото, наблюдение на място, продължаваща подкрепа чрез обучение, наставничество, допълнително обучение, необходими условия на труд, подкрепа след завръщането от терен;
г)
осигуряването на застрахователно покритие и условия на живот на доброволците, включително поемането на дневните разходи, на разходите за жилищно настаняване и за пътуване и на други съответни разходи;
д)
процедурите, които трябва да бъдат следвани преди, по време на и след изпращане на терен, за да се гарантират задължение за полагане на грижа и подходящи мерки за безопасност и сигурност, включително протоколи за евакуация по медицински причини и планове за сигурност, които обхващат спешната евакуация от трети държави, включително необходимите процедури за връзка с националните органи;
е)
процедурите за мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ;
ж)
механизъм за сертифициране, с който се гарантира спазването от страна на изпращащите организации на стандартите и процедурите, посочени в член 9 от Регламент (ЕС) № 375/2014, както и диференциран механизъм за сертифициране за приемащите организации.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията, посочени в член 3 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определенията, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Прилагат се също така следните определения:
а)
„рамка на компетентностите“ означава рамка по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
б)
„план за учене и развитие“ означава план по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
в)
„инструктор“ означава лице, наето от доставчика на обучението да провежда един или повече модули на обучение или да ръководи симулационни учения, основани на сценарии, и да оценява уменията на кандидатите за доброволци;
г)
„координиращ инструктор“ означава назначен от доставчика на обучението инструктор, който има координационна роля да оцени допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен. Той носи отговорност за група от кандидати за доброволци. Той координира оценяването на компетентностите им въз основа на обратната информация от други инструктори и работи с всеки отделен кандидат за доброволец с цел да се анализират неговата самооценка и оценката на инструкторите;
д)
„наставничество“ означава процес на неформално предаване на знания, социален капитал и психо-социална подкрепа във връзка с работата, кариерата или професионалното развитие. Наставничеството предполага неформална и обикновено директна и продължителна комуникация между, от една страна, лицето, определено от приемащата организация за наставник, за което се счита, че разполага със съответните знания, експертни умения и опит, и от друга страна, доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ;
е)
„отчет за мисията“ означава процес, чрез който на изпращащата и приемащата организация, както и на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се предоставят ясна информация относно резултатите от мисията и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, препоръки или поуки от техния опит, както и възможност за капитализиране, извличане на поуки и положително приключване на професионалните аспекти на работата.
ГЛАВА 2
ПРОЦЕДУРИ ЗА НАМИРАНЕ И ПОДБОР НА КАНДИДАТИ ЗА ДОБРОВОЛЦИ
Член 3
Процедура за намиране и подбор
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно процедура за намиране и подбор. Ролите, отговорностите и процесите се определят така, че да се осигури прозрачен, справедлив и ефективен процес на набиране на доброволци в съответствие със стандартите за равно третиране, равни възможности и недискриминация, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. Процедурата за намиране и подбор се основава на партньорство между изпращащата и приемащата организация и с нея се гарантира навременна и постоянна комуникация. Изпращащата организация осигурява систематичното участие на приемащата организация участва в целия процес по набиране.
3. Договорената процедура за намиране и подбор се прилага на всички етапи от процеса по набиране.
4. Процедурата за намиране и подбор включва най-малкото:
а)
определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ съгласно предвиденото в член 4;
б)
обявление и кандидатстване съгласно предвиденото в член 5;
в)
оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати съгласно предвиденото в член 6;
г)
подбор съгласно предвиденото в член 7.
Член 4
Определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на оценка на потребностите, извършвана в съответствие с делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, приемащата организация предлага, в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение I, възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи, включително елементи, позволяващи гъвкавост, за да се вземат предвид идеите на доброволеца след набирането му.
2. Изпращащата организация извършва преглед на тези задачи, за да съдейства за изменението им, ако е необходимо, с цел да се гарантира подходящо и реалистично съответствие, при което са вземат предвид очакваните компетентности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и капацитетът за усвояване и потребностите на приемащата организация.
3. Въз основа на възложените задачи и на рамката на компетентностите изпращащата и приемащата организация определят профил на компетентностите на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, както и критерии за подбор и минимални изисквания, които да се прилагат в процеса на набиране. В профила на компетентностите се посочва също така дали доброволецът е утвърден, или младши специалист и дали е необходимо да премине стаж.
Член 5
Обявление и кандидатстване
1. Изпращащата организация отговаря за обявлението на работата на доброволеца. С принос от приемащата организация тя изготвя информационен пакет за обявлението с цел да информира за инициативата и да привлече кандидати за доброволци.
2. Обявлението се изготвя най-малкото на английски език, написано е по ясен, конкретен и достъпен начин и предоставя информация за предлаганата на кандидата за доброволец длъжност в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение I.
3. Публикува се за период от най-малко един месец на централната платформа на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като могат да се използват и други възможности за привличането на кандидати към централната платформа. При надлежно обосновани обстоятелства за мисии в отговор на кризи, свързани с хуманитарна помощ, обявлението може да бъде публикувано за период от по-малко от един месец, но за не по-малко от една седмица.
4. Кандидатите представят кандидатурите си, като използват стандартизиран формуляр за кандидатстване, включващ структурирана автобиография. Кандидатите също така попълват стандартизиран въпросник за самооценка с цел да се оценят техните компетентности във връзка с рамката на компетентностите и тяхната приспособимост към възлаганите задачи и условията на живот и труд, посочени в обявлението, за които кандидатите трябва да дадат своето съгласие.
Член 6
Оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати
1. Изпращащата организация оценява кандидатите въз основа на предоставената във формуляра за кандидатстване и във въпросника за самооценка информация, въз основа на писмено изложение на техните мотиви за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ - и в конкретната мисия - и въз основа на оценка, посредством писмен тест, есе или подобни тестове, на тяхната способност да анализират съответен сценарий за предоставяне на хуманитарна помощ.
2. Въз основа на оценката изпращащата организация представя на приемащата организация списък с подходящите кандидати, от който съвместно да определят списък с предварително подбраните кандидати, които да бъдат поканени на събеседване.
3. Предварително подбраните кандидати се поканват на структурирано събеседване въз основа на рамката на компетентностите. Събеседването може да се проведе на живо или чрез телекомуникационни технологии, когато това е възможно, с участието на приемащата организация. Като допълнителни методи за оценка могат да се използват центрове за оценка, групови дейности и симулационни упражнения.
4. Преди окончателния подбор при необходимост изпращащата организация може да извършва проверки на личната и професионалната информация. Кандидатите се информират относно тази проверка в началото на процеса в обявлението.
Член 7
Подбор
1. Приемащата организация взема окончателното решение относно избрания кандидат за доброволец и потвърждава своя избор на изпращащата организация, която отговаря за предлагането на длъжност и за подготовката на фазата за въвеждане в длъжност. За всяка длъжност могат да бъдат избрани заместник доброволци, които да заместят кандидата, в случай че той подаде оставка или вече не е на разположение.
2. Изпращащата и приемащата организация трябва да са в състояние да покажат и да обосноват начина, по който са взели решението за подбор при спазване на принципите на равно третиране, равни възможности и недискриминация в хода на целия процес на намиране и подбор на доброволци.
3. Процедурата за подбор се извършва в рамките на разумен период от време. Изпращащата организация уведомява всички кандидати за решението относно подбора, както и за възможността да получат обратна информация. Тя приканва избрания кандидат за доброволец да потвърди писмено своя интерес за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
4. Изпращащата организация гарантира, че документацията, свързана с процеса на намиране и подбор, може да бъде проследена и се съхранява в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
Член 8
Оценка на нуждите от обучение
1. Въз основа на резултатите от процеса на набиране на доброволци, нуждите на приемащата организация и предвиденото изпращане на терен изпращащата организация прави оценка на нуждите от обучение, като се консултира с приемащата организация и с кандидата за доброволец, и определя модулите на програмата за обучение, в които да участва кандидатът, въз основа на следните критерии:
а)
старшинство, като на утвърдените специалисти се дава възможност да се съсредоточат върху задължителните модули и да изберат съответното ниво от обучението за управление на проекти и незадължителни специализирани модули;
б)
нуждите на приемащата организация от конкретни компетентности, които да бъдат развити чрез участие на кандидата за доброволец в незадължителни модули;
в)
общите компетентности на кандидата за доброволец, които да бъдат развити чрез участие в незадължителни модули.
2. Изпращащата организация попълва плана за обучение и развитие, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определя оценените компетентности на успешно преминалите процеса на подбор кандидати за доброволци и нуждите им от обучение, като уведомява за тях доставчиците на обучение.
ГЛАВА 3
ПРОГРАМА ЗА ОБУЧЕНИЕ НА ИНИЦИАТИВАТА „ДОБРОВОЛЦИ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ“
Член 9
Програма за обучение
1. За всички успешно преминали процеса на подбор кандидати за доброволци се прилага програма за обучение, изпълнявана от доставчици на обучение, в която е включен, когато е целесъобразно, и принос на изпращащата и приемащата организация и на бивши доброволци.
2. Програмата за обучение се основава на рамката на компетентностите и е приспособима към нуждите както на младшите, така и на утвърдените специалисти.
3. Програмата за обучение е съставена от комбиниран подход за учене, основан на модули за електронно обучение и на модули за учене в класна стая.
4. Задължителните за всички кандидати за доброволци модули включват:
а)
общо представяне на ЕС, неговите външни отношения и системата му за реакция при кризи,
б)
въведение в хуманитарното дело, политиката на Съюза в областта на хуманитарната помощ и инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
в)
управление на личната безопасност, сигурност и здраве,
г)
управление на проекти,
д)
съзнание за междукултурните различия (и хоризонтални въпроси),
е)
симулационно учение, основано на сценарий, в което кандидатите за доброволци трябва да демонстрират придобитите компетентности.
5. Незадължителните модули включват:
а)
застъпничество и комуникация,
б)
психологическа първа помощ,
в)
обучение на разпространители на умения,
г)
управление на доброволци,
д)
организационно развитие,
е)
при необходимост специфични модули, по-специално във връзка с адаптирането на техническите компетентности на кандидатите за доброволци към контекста на операциите за предоставяне на хуманитарна помощ.
6. Кандидатите за доброволци присъстват на всички задължителни модули и могат да присъстват на един или повече незадължителни модули, които избират в съответствие с член 8.
7. Програмата за обучение, съдържаща подробна информация за всеки модул, включително неговия статут, целева група, график, разгледаните в него компетентности и свързаните с тях учебни резултати, е посочена в приложение II.
Член 10
Оценка на кандидатите за доброволци по време на и след обучението
1. По време на обучението и след приключването му кандидатите за доброволци се оценяват относно готовността им за изпращане на терен въз основа на рамката на компетентностите.
2. Оценяването се организира съвместно от инструкторите, като координиращият инструктор на кандидата за доброволец има ключова координационна роля.
3. Оценката на компетентностите се основава на оценката от инструкторите на познанията, уменията и нагласите на кандидата за доброволец, включително:
а)
самооценката, която кандидатът за доброволец попълва след симулационното учение, основано на сценарий,
б)
бележките от наблюдението, предоставени от инструкторите след приключване на всеки модул и след симулационното учение, основано на сценарий,
в)
оценката от координиращия инструктор, в която се прави критичен преглед на самооценката, и бележките от индивидуална наставническа сесия между координиращия инструктор и кандидата за доброволец въз основа на обратната информация от инструкторите.
4. Оценката на всички компетентности се включва в плана за обучение и развитие на кандидата за доброволец, който се актуализира след приключване на обучението и в който се посочват посещаваните курсове и постигнатите резултати.
5. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения по някоя от тези хоризонтални или специфични компетентности, се изключват от по-нататъшно участие. Инструкторите и координиращият инструктор трябва да могат да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
ГЛАВА 4
ПРОЦЕДУРИ ЗА ПОДГОТОВКА НА КАНДИДАТА ЗА ДОБРОВОЛЕЦ ПРЕДИ ИЗПРАЩАНЕТО МУ НА ТЕРЕН
Член 11
Програма за въвеждане в длъжност
1. Целта на процеса на въвеждане в длъжност е запознаването на кандидата или на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с културата, политиките и практиките на изпращащата и приемащата организация, както и с очакванията спрямо възложените задачи.
2. Изпращащата и приемащата организация изготвят съвместно програма за въвеждане в длъжност. В програмата се определят техните роли и отговорности, когато е възможно - въз основа на приноса, получен от завърнали се от мисия доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, с цел възползване от техния непосредствен опит и учене. Програмата се състои от:
а)
въвеждане в длъжност преди изпращането на терен, което въвеждане се предоставя от изпращащата организация съгласно предвиденото в член 12,
б)
въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, което въвеждане се предоставя от приемащата организация съгласно предвиденото в член 18.
3. Изпращащата и приемащата организация организират, когато е целесъобразно, съвместни сесии, в които участват всички кандидати или доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
Член 12
Въвеждане в длъжност преди изпращането на терен
1. Изпращащите организации гарантират, че всички кандидати за доброволци получават пълно и подходящо пряко въвеждане в длъжност преди изпращането си на терен. То включва най-малкото следната информация:
а)
структурата и процесите на организация и управление, екипите, участващи в проекта (включително ръководителя на проекта, служителя по управлението на кризи, човешките ресурси), организационната мисия и целите във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
подробна информация относно контекста на проекта, в който кандидатът за доброволец ще работи, възложените задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите и предвидените условия на живот и труд съгласно предвиденото в членове 22 и 24-27,
в)
съответната правна рамка, която се прилага за доброволеца, посочена в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
г)
стандартите и процедурите, които се отнасят за доброволеца, включително дисциплинарната политика и оплакванията, въпросите, свързани с измамите и корупцията, защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица и кодекса за поведение, съгласно предвиденото в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
д)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността (включително медицински преглед преди заминаването)съгласно предвиденото в членове 28 и 30,
е)
системата и процедурата за надзор и за управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
ж)
плана за обучение и развитие,
з)
информация за мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и начина, по който тя подкрепя доброволците преди, по време на и след изпращането им на терен,
и)
информация относно комуникацията и видимостта на дейностите, предвидени в проекта, въз основа на плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014, включително информацията за контакт със служителя на Комисията, отговорен по въпросите на информацията.
й)
процеса, свързан с отчета за мисията, съгласно предвиденото в член 23.
2. В контекста на въвеждането в длъжност изпращащата организация предоставя също така информация относно местното бюро за хуманитарна помощ на Комисията, което отговаря за държавата, в която се изпращат доброволците, и информира това бюро относно предстоящото изпращане на терен на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Изпращащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност, е прочетена и разбрана от кандидатите за доброволци и че е лесно достъпна през целия период на тяхното участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 13
Стаж за младши специалисти
1. От кандидатите за доброволци, които са младши специалисти, може да се изисква, в допълнение към обучението, да преминат през стаж в изпращащата организация, за да се запознаят чрез опит с процедурите, етиката и контекста на хуманитарната дейност и да се подготвят допълнително за планираното им изпращане на терен като доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Продължителността на стажа е максимум шест месеца с възможност за ограничено удължаване при надлежно обосновани извънредни обстоятелства.
2. Изпращащата организация, в консултация с приемащата организация и стажанта доброволец, преразглежда и актуализира учебните нужди в плана за обучение и развитие въз основа на нуждите на стажа. В плана за обучение и развитие се определят по-специално:
а)
резултатите от обучението, които се очаква да постигне стажантът доброволец през периода на стажа,
б)
задачите, които стажантът доброволец ще извършва като част от процеса на учене, и необходимите ресурси,
в)
целите и резултатите, които се очаква да постигне стажантът доброволец след приключване на периода на стажа.
3. Следните членове от настоящия регламент се прилагат mutatis mutandis към стажовете и налагат задължения за изпращащите организации, които приемат стажантите доброволци:
а)
член 19, параграфи 4, 5, 6 и 9 и членове 21 и 22;
б)
член 24, с изключение на параграф 5. Кандидатите за доброволци от държави от ЕС или от трети държави, посочени в член 23, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 375/2014, при условията, посочени в същия член, които кандидати са обхванати от своята национална схема за социална сигурност или за застраховане в държавата на своето пребиваване и които предприемат стажове в горепосочените държави, получават само допълнително покритие. Това означава, че тяхното застрахователно покритие се ограничава до разходите над покритието на националната схема за социална сигурност или за застраховане. По изключение в надлежно обосновани случаи, когато националната схема за социална сигурност или за застраховане покрива само частично или изобщо не покрива разходите, предвидени в член 24, параграф 5, направените разходи се покриват изцяло;
в)
член 25, с изключение на параграф 6, член 26 и член 27, параграф 1, когато е приложимо;
г)
член 28, параграфи 1, 8 и 14 и член 30, параграфи 1, 4, 5, 6 и 7.
Член 14
Оценка на кандидатите за доброволци след стажа
1. В края на стажа стажантът доброволец извършва самооценка въз основа на рамката на компетентностите и плана за обучение и развитие.
2. Прекият ръководител от изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, прави преглед на самооценката и оценява стажанта доброволец, като по-специално:
а)
оценява постиженията на стажанта доброволец спрямо целите му,
б)
прави преглед на това дали договорените резултати са били постигнати,
в)
установява резултатите от обучението.
3. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения в някоя от хоризонталните или специфичните компетентности, се изключват от по-нататъшно участие и не се допускат да станат доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Прекият ръководител от изпращащата организация трябва да е в състояние да обясни и да обоснове, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
Член 15
Допълнително обучение преди изпращането на терен
Без да се засяга участието на кандидата за доброволец в програмата за обучение или в стажа, изпращащата организация може да предостави допълнително подходящо обучение преди изпращането на терен, като например обучение, свързано с адаптирането на техническите компетенции на кандидатите за доброволци към нуждите на приемащата организация, езиково обучение, необходимо за държавата на изпращане, и т.н.
Член 16
Договор с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на резултатите от въвеждането в длъжност преди изпращането на терен и когато е целесъобразно, от стажа и друго обучение преди изпращането на терен, посочени в членове 13-15, изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, потвърждава окончателната оценка за допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен като доброволец на EС за хуманитарна помощ.
2. Изпращащата организация и доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, преминал успешно оценяването, подписват договор за изпращане, както е посочено в член 14, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
3. В договора, който се определя в тясна консултация с приемащите организации, се определят конкретният ред и условия за изпращане и правата и задълженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. В него се посочва също законодателството, приложимо към юрисдикцията на договора по силата на делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и се включват минимум следните елементи:
а)
ролята и длъжността на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, продължителността и мястото на работа и задачите, които трябва да бъдат извършени, както са определени във възложените задачи, включително елементите, произтичащи от плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
б)
продължителността на договора, включително началната и крайната дата,
в)
управлението на изпълнението на дейностите, включително:
-
договореностите за управление, включително отговорния пряк ръководител от приемащата организация и звеното за контакт за постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация,
-
договореностите за наставничество,
г)
условията на труд, включително работното време и отпуските,
д)
финансовите права и задължения на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, включително реда и условията, необходими за тяхното изпълнение:
-
дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване,
-
информация за приложимите данъчни правила и правила за социална сигурност,
-
застрахователно покритие,
-
жилищно настаняване,
-
пътувания,
е)
практическите договорености:
-
медицински прегледи,
-
виза и разрешения за работа,
ж)
поверителността,
з)
към договора се прилагат разпоредби относно очакваното поведение от страна на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, в т.ч. морал и кодекс за поведение, и защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица, включително нулева търпимост по отношение на сексуалното насилие,
и)
дисциплинарната политика и прекратяването на статута на доброволец,
й)
механизмът за медиация за решаване на проблеми, оплаквания и решаване на спорове,
к)
отговорностите и политиките по отношение на управлението на сигурността и по отношение на здравето и безопасността,
л)
ученето и развитието:
-
обучение и въвеждане в длъжност,
-
отчет за мисията.
4. В случай на спор между приемащата или изпращащата организация и доброволец на ЕС за хуманитарна помощ той има право на ефективни правни средства за защита, в съответствие с националните разпоредби, приложими за изпращащата организация.
Член 17
Въвеждане в базата данни
След получаване на изричното съгласие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация въвежда данните за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ в базата данни, посочена в член 13 от Регламент (ЕС) № 375/2014 („базата данни“). Всяко обработване на лични данни във връзка с тази база данни трябва да се извършва в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. За всяко обработване на лични данни, извършвано от Комисията във връзка с тази база данни, се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 (2).
ГЛАВА 5
ПРОЦЕДУРИ ЗА ИЗПРАЩАНЕ НА ТЕРЕН И УПРАВЛЕНИЕ НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 18
Въвеждане в длъжност в държавата на изпращане
1. Приемащите организации гарантират, че всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ получават изчерпателно и подходящо въвеждане в длъжност в държавата на изпращане при пристигането си, което въвеждане обхваща най-малко следното:
а)
структурата и процесите на организация и управление, участващите в проекта екипи (включително служителя за управление на проекти, оперативния и техническия екип, служителя за управление на кризи, подкрепящите екипи, като например човешките ресурси и финансовия отдел), мястото/местата на провеждане на проекта и организационната мисия и цели във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
изчерпателна информация относно мисията, компетенциите и проектите на приемащата организация, участващите общности, оперативния контекст и очакванията относно крайните продукти и резултатите от възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите,
в)
съответната местна правна рамка, приложима за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
г)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността, както е предвидено в членове 28 и 30,
д)
системата и процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
е)
информация относно културата в държавата, региона и населеното място на изпращане, включително насоки за подходящото поведение,
ж)
процеса на извършване на отчет за мисията в държавата на изпращане съгласно предвиденото в член 23.
2. Приемащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, е прочетена и разбрана от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и че е лесно достъпна през целия период на неговото участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 19
Надзор и управление на изпълнението на дейностите
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно система за управление на изпълнението на дейностите, основана на целите за ефективност, очакваните крайни продукти и резултати, с цел измерване на напредъка и на качеството на работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо възложените му задачи.
2. В процедурата за управление на изпълнението на дейностите се определят съответните роли и отговорности на изпращащата и приемащата организация във връзка с надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
3. По време на въвеждането в длъжност изпращащата и приемащата организация определят, заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, неговите цели във връзка с изпълнението и му предоставят възможност да коментира елементите във възложените задачи, които позволяват гъвкавост.
4. Приемащата организация определя прекия ръководител, отговарящ за надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с когото той провежда срещи за надзор с разумна и практична честота.
5. Когато е целесъобразно, в зависимост от продължителността на мисията, изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършват заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ съвместен междинен преглед на изпълнението на дейностите, за да оценят официално процеса на интеграция и напредъка по отношение на целите и да внесат корекции в целите, възложените задачи и плана за обучение и развитие.
6. Когато при междинния преглед се установи, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ показва слаби резултати по отношение на някоя от общите или специфичните компетентности, приемащата организация, със съгласието на изпращащата организация, може да вземе решение да преустанови преждевременно работата на доброволеца в държавата на изпращане. Те трябва да са в състояние да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
7. Изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършат заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ окончателен преглед на изпълнението на дейностите с цел в края на мисията да се оценят постиженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо целите, предвидени във възложените задачи и плана за обучение и развитие.
8. Резултатите от прегледа на изпълнението се включват в плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
9. Изпращащата организация съхранява записи от прегледа на изпълнението на дейностите в съответствие със стандартите за защита на данните, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и изпраща в базата данни потвърждение за успешното приключване на мисията, а ако тя не е приключила успешно - причините за това.
Член 20
Постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация
1. Преди изпращането на терен изпращащата организация определя лице за контакт, което е на разположение през цялото изпращане на терен и което има редовни контакти с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с цел:
а)
подкрепа при настаняването и прехода на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
б)
предоставяне на необходимата допълнителна подкрепа за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и приемащата организация,
в)
участие в междинния и окончателния преглед и в други срещи, ако е необходимо, както и
г)
осигуряване на подкрепа за посредничество в случай на несъгласие между приемащата организация и доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
2. Ако определеното лице за контакт вече не е в състояние да изпълнява тази роля по време на работата на терен на доброволеца, възможно най-бързо се предвижда заместник с цел осигуряване на непрекъснатост на подкрепата.
Член 21
Наставничество
1. Приемащата организация определя един или повече наставници за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които да предоставят подкрепа в области, като:
а)
развитието на професионалните умения и подобряването на ефективността и знанията,
б)
културната интеграция и аклиматизацията,
в)
даването на напътствия във връзка с възложените задачи, както и
г)
справянето с психо-социалните въпроси.
2. Определените наставници имат достъп до плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и до възложените му задачи и основават своята подкрепа на този план и тези задачи. Наставниците се срещат редовно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, за да обсъдят неговия напредък и да съдействат за решаването на всички въпроси, свързани с мисията, и лични въпроси.
3. При наставничеството се вземат предвид местните реалности и когато е възможно, то е подходящо и за местните доброволци.
4. Изпращащата организация улеснява предоставянето на наставничество, като работи в партньорство с приемащата организация за предоставяне на подкрепа за анализ, подкрепа за обучение и друга подкрепа за изграждане на капацитет и като установява в собствените си структури и мрежи определените лица, които притежават подходящи и допълнителни умения, в случай че на място липсват подходящи умения.
5. Когато е целесъобразно, може да се предвиди наставничество от разстояние, по-конкретно като се използва мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 22
Условия на труд
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ разполагат с подходящи условия на труд, за да могат да изпълняват добре работата си на място и за да се гарантират тяхното благополучие, мотивация, здраве и безопасност. Тези условия трябва да отговарят на съответните разпоредби от Директива 89/391/ЕО (3) и Директива 2003/88/ЕО (4).
2. Изпращащата и приемащата организация работят съвместно за определянето на подходящи условия на труд въз основа на местните и националните оперативни условия.
3. Приемащата организация осигурява необходимата информация и предлага условия на труд, чиято пригодност и целесъобразност се оценяват от изпращащата организация, за да се осигури съгласуваност със задължението за полагане на грижа и с общите политики и практики на изпращащата организация.
4. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложените условия на труд са в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че отговарят на изискванията за работното време, отпуските, минималните дневни и седмични периоди за почивка и работното пространство, посочени в точка 3 от приложение I.
Член 23
Подкрепа след приключването на мисията и подкрепа след завръщането
1. Изпращащата и приемащата организация вземат съвместно решение относно съдържанието и процеса във връзка с отчета за мисията, който е предвиден за всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, включително за тези, които се завръщат преждевременно.
2. Приемащата организация провежда с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, включително окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, параграф 7, и когато е уместно, предаване на проекта на екипа и на партньорите, които ще продължат дейностите, извършвани от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с цел да се осигурят трайност и последователност.
3. Изпращащата организация своевременно провежда със завърналия се доброволец на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, както и срещи за отчети за мисията по оперативни въпроси или по проекта въз основа на обратната информация от приемащата организация и приключването на плана за учене и развитие.
4. Изпращащата организация съдейства за извършването на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси и съвети, в които доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ може да участва по желание.
5. Изпращащата и приемащата организация насочват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ към възможности да остане ангажиран с въпроси, свързани с хуманитарната помощ и активното европейско гражданство, включително популяризирането на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и участието в нея.
6. Изпращащата организация приканва завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ да предоставят конструктивна обратна информация относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително като обяснят как техният принос може да спомогне за бъдещи мисии.
ГЛАВА 6
РАЗПОРЕДБИ ЗА ЗАСТРАХОВАНЕТО И УСЛОВИЯТА НА ЖИВОТ
Член 24
Застрахователно покритие
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на работата им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
2. Застрахователното покритие е за целия свят и 24 часа в денонощието. То започва от деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне дома си, за да замине за третата държава, в която е изпратен, до деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне третата държава, в която е изпратен, за да се завърне, и пристигне у дома си (първи период на покритие).
3. Застрахователното покритие за повече от 12 седмици се удължава с още 8 седмици, след като доброволецът се е завърнал в родната си страна, с цел покриване на последващо медицинско лечение за заболявания и увреждания, настъпили по време на първия период на покритие.
4. Покритието се прилага за всички дейности, свързани с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, както и за частните дейности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ през първия период на покритие.
5. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ се ползват от 100 % покритие (цялостно покритие) за следното:
а)
медицински и зъболекарски грижи,
б)
бременност и раждане,
в)
злополука,
г)
репатриране,
д)
животозастраховане,
е)
постоянни и временни увреждания или нетрудоспособност,
ж)
отговорност за щети, нанесени на трети страни,
з)
загуба или кражба на документи, билети за пътуване и лични вещи,
и)
допълнително съдействие.
6. С цел да се гарантират равното третиране и включването на всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да сключва договори с един или няколко доставчици на застрахователни услуги посредством процедура за възлагане на обществена поръчка.
Член 25
Дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване
1. Изпращащата организация предоставя дневна издръжка на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ в качеството им на незаети лица под формата на еднократни плащания, които се извършват в подходящо време и на редовни вноски.
2. Еднократните плащания за дневна издръжка се основават на потребителска кошница, обхващаща редовните разходи на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ за следните стоки:
а)
храна,
б)
лични принадлежности и стоки за бита,
в)
дрехи,
г)
обществен транспорт и транспорт в страната,
д)
други разходи, считани за необходими, за да се гарантират подходящ стандарт на живот и участие в местното общество (могат да се добавят максимум 20 % от общата сума за стоките, изброени в букви от а) до г), за да се включат и други разходи, като например развлекателни дейности, фризьорски услуги, вестници и канцеларски материали).
е)
допълнителна сума за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, пребиваващи в райони с индекс над средния за страната (максимум 10 % за стоките, изброени в букви а) до г).
3. Разходите за жилищно настаняване не следва да са част от еднократните суми за дневна издръжка.
4. Комисията публикува информация относно еднократните суми за дневна издръжка за страните, в които заминават да работят доброволците, на базата на индекси за страните. Разходите за специалните нужди, свързани с увреждане или с други надлежно обосновани извънредни обстоятелства, могат да се възстановяват в допълнение към плащанията за дневна издръжка.
5. Доброволците на ЕС за хуманитарна помощ се информират своевременно за евентуалните промени на индексите и ставките за дневна издръжка, които ги засягат по време на мисията, по-специално в страните с високи проценти на инфлация или на дефлация.
6. След успешното приключване на изпращането на терен изпращащата организация предоставя на завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ редовно индексирана финансова помощ за пренастаняване в размер на 100 EUR месечно, в зависимост от продължителността на изпращането им на терен.
Член 26
Жилищно настаняване
1. Изпращащата организация гарантира, че приемащата организация предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ подходящо жилищно настаняване на разумна цена в местния контекст.
2. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и за здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложеното жилище е в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че изпълнява изискванията, посочени в точка 4 от приложение I.
3. Разходите за жилищно настаняване, отопление и други пряко свързани разходи се поемат пряко от приемащата организация, когато това е възможно. Приемащата организация поема договорните отношения със собствениците на жилището и предприема всички необходими стъпки за информиране на домакините и наемодателите относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 27
Пътни разходи и други свързани разходи
1. Изпращащата организация организира пътуването на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ до и от мястото на изпращане на терен, включително в случаите на преждевременно завръщане, и поема пътните разходи.
2. По искане на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация организира и поема разходите за допълнителни пътувания за връщане в следните случаи:
а)
домашен отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, чийто период на изпращане на терен надхвърля 18 месеца,
б)
родителски отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които имат едно или повече зависими деца под 12-годишна възраст, ако периодът на изпращане на терен надхвърля 6 месеца,
в)
специален отпуск в случай на погребение или медицински удостоверено сериозно заболяване на възходящ или низходящ пряк роднина, съпруг(а) или регистриран партньор, брат или сестра.
3. Пътните разходи могат да се основават на действителните разходи за икономична или втора класа или да се възстановяват под формата на еднократни суми, определени въз основа на разумна методика за изчисляване на разстоянието.
4. Изпращащата организация осигурява информация и логистична подкрепа за получаването на виза за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, а приемащата организация помага в процеса на получаване на виза, ако е необходимо. Изпращащата организация покрива разходите, свързани с получаването на виза, включително необходимите пътни разноски.
ГЛАВА 7
ПРОЦЕДУРИ ЗА ГАРАНТИРАНЕ НА ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА ПОЛАГАНЕ НА ГРИЖА, БЕЗОПАСНОСТ И СИГУРНОСТ
Член 28
Управление на сигурността и оценка на риска
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за сигурността и с процедури за оценка на риска, които са подходящи и приложими за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и, когато е необходимо, се адаптират.
2. Въз основа на организационната политика за сигурността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно план за управление на сигурността и за евакуация за дейностите по инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“. Като минимум тези планове съответстват на изискванията, посочени в точка 5 от приложение I.
3. Изпращащата и приемащата организация разработват съвместно писмена оценка на рисковете по отношение на сигурността, пътуването и здравето в държавата на изпращане. Като минимум тези оценки съответстват на изискванията, посочени в точка 6 от приложение I.
4. Оценката на риска, посочена в параграф 3, се преразглежда и актуализира толкова често, колкото го изисква контекстът и поне преди изпращането на терен на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. Когато оценката на риска води до заключението, че изпращането на терен ще се проведе в условията на международен или местен въоръжен конфликт или при заплаха от такъв конфликт, изпращането на терен не се предвижда или се отменя, в случай че вече е бил избран доброволец на ЕС за хуманитарна помощ.
5. Изискванията във връзка с осведомеността относно сигурността и подходящото поведение във връзка с управлението на риска и сигурността се включват в описанието на възложените задачи и в процеса на набиране на доброволци.
6. Изпращащата организация уведомява съответните национални органи на държавите членки и на другите участващи държави в съответствие с член 23 от Регламент (ЕС) № 375/2014, преди някой от техните граждани да бъде изпратен на терен като доброволец на ЕС за хуманитарна помощ. Преди изпращането на терен изпращащата организация, която изпраща доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, които не са граждани на Съюза, проверява правилата за консулска закрила, предоставяна от държавата, чийто гражданин е доброволецът, или друга държава.
7. Изпращащата и приемащата организация гарантират, че цялата информация за процедурите за сигурността и безопасността се предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и се разбира от него. По време на въвеждането в длъжност преди заминаването и в рамките на 24 часа след пристигането в държавата на изпращане се предоставя съобразена с контекста информация, свързана със сигурността. Тя трябва да включва резултатите от оценката на риска, плана за евакуация и за управление на сигурността, включително докладването за инциденти, свързани със сигурността, процедурите за евакуация и за репатриране, йерархията на комуникацията, служителят(ите) за връзка относно управлението на кризи и данните за посолствата, полицейските и противопожарните служби и болниците.
8. Изпращащата организация гарантира, че доброволците на ЕС за хуманитарна помощ са покрити, като минимум, от застраховката, предвидена в член 24.
9. В допълнение към задължителното обучение по сигурност в контекста на програмата за обучение, изпращащата организация предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ всякакво друго подходящо обучение, свързано със сигурността, което предоставя и на своя международен персонал.
10. При подписването на договора, посочен в член 16, параграф 2, доброволците на ЕС за хуманитарна помощ потвърждават, че са осведомени за процедурите за управление на сигурността и че ще ги спазват, включително задължението да се информират за актуалната ситуация, свързана със сигурността, да носят лична отговорност по отношение на управлението на собствената си сигурност и на сигурността на други лица и на организацията, както и да се въздържат от поемането на рискове. Изпращащата и приемащата организация осведомяват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно последствията от всяко нарушение на процедурите за сигурност, особено тези, водещи до преждевременно принудително прекратяване на работата му.
11. Изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да се регистрират в посолството или консулството на държавата, на която са граждани, при пристигането си в държавата на изпращане и ги информира за възможността да отправят искане за консулска помощ. Ако държавата, на която е гражданин доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, няма консулско представителство в държавата на изпращане, изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които са граждани на Съюза, да се регистрират в консулство или посолство на друга държава членка и ги информира за възможността да отправят искане за консулско съдействие от него.
12. Въз основа на актуализирана информация от приемащата организация, изпращащата и приемащата организация редовно актуализират плана за евакуация, за да се гарантира, че той съответства на оперативната среда по всяко време. Резултатът от оценката на риска дава информация относно честотата, с която се преразглежда планът, и приемащата организация използва предходни данни и текущи актуализации, за да го коригира, ако е необходимо. Планът за евакуация се съхранява на място, което е лесно достъпно за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
13. Приемащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ получава актуализирана информация за всяка промяна в оперативната среда и произтичащата от това промяна на която и да е от процедурите и протоколите за сигурността.
14. Приемащата организация е осведомена за местоположението на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и за телефонния номер за връзка с него по всяко време, включително когато е в отпуск.
Член 29
Процедури в случай на произшествие или евакуация
1. В случай на нарушаване на сигурността доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ се информира възможно най-бързо. В зависимост от сериозността на инцидента и действащите процедури в изпращащата и приемащата организация тази информация може да се предоставя от прекия ръководител или от наставника от приемащата организация, или от служителя, отговарящ за управлението на кризи в изпращащата организация, и може да включва професионална психологическа подкрепа.
2. В случай на евакуация се следва планът за евакуация и за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се полагат грижи през цялото време, като се следват, когато е целесъобразно, процедурите, въведени в консулствата и посолствата, където доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е регистриран в съответствие с член 28, параграф 11.
3. След завръщането на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация се свързва с тях и гарантира, че те са обект на подходящи последващи действия, включително отчет за мисията и психологическа и медицинска подкрепа.
4. Сигурността се включва в рамката за мониторинг и оценка на изпращащата и приемащата организация и изводите от инцидентите, свързани със сигурността, се използват при прегледа на проекта и мерките за подобряване.
Член 30
Здраве и безопасност
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за здравето и безопасността, която е подходяща и приложима за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и когато е необходимо, се адаптира, включително с насоки за:
а)
личното здраве, като физическото здраве (предотвратяване на болести, съвети, свързани с храненето и съня, осведоменост за рисковете по отношение на опасностите, свързани с климата и географското местоположение, достъп до лечение);
б)
психичното здраве (съвети за баланс между професионалния и личния живот, управление на стреса, механизми за справяне и методи за релаксация, лица за контакт за психо-социална подкрепа).
2. Въз основа на организационната политика за здравето и безопасността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно всеобхватен набор от политики и насоки за здравето и безопасността, за да изпълнят задълженията си за полагане на грижа и за да гарантират физическото и психическото здраве на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Като част от оценката на риска, посочена в член 28, параграф 3, и преди определянето на възложените задачи изпращащата и приемащата организация съвместно оценяват дали работата гарантира безопасни и сигурни условия на труд и живот за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ въз основа на показателите, посочени в точка 7 от приложение I.
4. Изпращащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е покрит, като минимум, от пълна медицинска застраховка и застраховка за пътуване съгласно член 24.
5. По време на въвеждането в длъжност изпращащата организация информира доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно политиките и насоките за здравето и безопасността, посочени в параграфи 1 и 2, включително за болестите, първата помощ, поддръжката за всички места на провеждане на мисията, поддръжката на превозните средства и оборудването, работните места, съвместяването на професионалния и личния живот, инцидентите, свързани със здравето и сигурността, процедурата за медицинска евакуация.
6. Изпращащата организация гарантира, че преди заминаването доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ преминава през пълен медицински преглед, и предоставя препоръчваните лекарствени средства и ваксини срещу рисковете в страната на изпращане, както и оборудване, като например комплекти за оказване на първа помощ и против ухапвания от комари.
7. Приемащата организация гарантира, че задължението за полагане на грижа е включено в ежедневното управление на доброволците, и по време на въвеждането в длъжност предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ:
а)
актуална информация за местните ресурси, свързани със здравето и безопасността, като например данните за контакт на лекари, болници, парамедицински услуги;
б)
насоки за местните обичаи и норми, като част от предоставяната на място информация с цел ограничаване на рисковете по отношение на безопасността и улесняване на интеграцията.
8. Изпращащата организация улеснява организирането на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси или съвети като част от процеса, свързан с отчета за мисията. Изпращащата и приемащата организация насърчават използването на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ като алтернативен механизъм за подкрепа преди, по време на и след изпращането на терен.
ГЛАВА 8
ПРОЦЕДУРИ ЗА МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА НА ИНДИВИДУАЛНИТЕ РЕЗУЛТАТИ ОТ ДЕЙНОСТТА НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 31
Мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, посочена в член 19, изпращащата и приемащата организация извършват мониторинг и оценка на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, като измерват напредъка, постиженията и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
2. Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ е непрекъснат процес по време на целия период на работа, като се провеждат специфични прегледи най-малкото на следните етапи:
а)
в края на стажа, посочен в член 14, ако се провежда такъв стаж,
б)
по време на окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, и когато се счита, че е необходимо извършването на междинен преглед,
в)
по време на представянето на отчета за мисията, посочен в член 23.
3. Изпращащата и приемащата организация предоставят данни, които показват до каква степен индивидуалните резултати на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - на равнището на крайните резултати и на въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло, като се вземат под внимание показателите, посочени в член 7 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Данните съдържат записи за качеството на крайните продукти и резултатите от работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които следва да бъдат анонимни и да са на разположение за извършването на оценка. Тези данни се обработват в съответствие със стандартите за защита на личните данни, посочени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
4. Изпращащите организации предоставят подкрепа за изграждане на капацитет на приемащите организации за измерване на напредъка, крайните продукти и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
ГЛАВА 9
МЕХАНИЗЪМ ЗА СЕРТИФИЦИРАНЕ НА ИЗПРАЩАЩИ И ПРИЕМАЩИ ОРГАНИЗАЦИИ
Член 32
Механизъм за сертифициране на приемащи организации
1. Приемащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията, свързани със стандартите и процедурите по отношение на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, посочени в настоящия регламент и в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. В самооценката приемащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужно да се изгради капацитет, за да се постигне на пълно съответствие.
3. Заедно със самооценката приемащата организация предоставя три референции в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, с цел предоставяне на изчерпателна информация относно всички изисквания във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ. Референциите са от най-малко две от следните групи заинтересовани страни:
а)
сертифицирана изпращаща или приемаща организация, с която кандидатстващата приемаща организация вече е имала или предвижда да създаде партньорство за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
партньор на Комисията в областта на хуманитарната помощ, за когото е в сила рамково (партньорско) споразумение и с когото кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
в)
съответна международна организация или организация с нестопанска цел или публичноправен орган с граждански характер, с които кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
г)
организация за акредитиране или одит, която е сертифицирала кандидатстващата приемаща организация в области от значение за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като в този случай се предоставят съответните документи за акредитацията или одита.
4. Попълнената самооценка се подписва от лицето, упълномощено да представлява приемащата организация и правно обвързвано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с документите, посочени в параграф 3.
5. Въз основа на самооценката и на референциите Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите,
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
6. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата приемаща организация относно резултата от сертифицирането, като посочва също така възможности за подкрепа за изграждане на капацитет, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за изграждане на капацитет, която да бъде представена от кандидатстващата приемаща организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на подкрепа за изграждане на капацитет.
Член 33
Механизъм за сертифициране на изпращащи организации
1. Изпращащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
2. В самооценката, основана на доказателства, изпращащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужна техническа подкрепа, за да се постигне пълно съответствие. Тя включва също така извадка от доказателства и начини за проверка на това, че се изпълняват политиките и практиките, посочени във всяко от изискванията във връзка с стандартите и процедурите, особено що се отнася до доброволците.
3. Попълнената основана на доказателства самооценка се подписва от лицето, което е упълномощено да представлява изпращащата организация и е правно обвързано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с придружаващите документи, посочени в параграф 2.
4. На база на основаната на доказателства самооценка и на предоставените придружаващи документи Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите;
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
5. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата изпращаща организация относно резултатите от сертифицирането, като посочва също така възможности за техническа подкрепа, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за техническа подкрепа, която да бъде предоставена от изпращащата организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на техническа подкрепа.
Член 34
Средства за правна защита
1. В решенията на Комисията да не предостави сертификация и да отхвърли кандидатурата се посочва, че кандидатстващата организация, чиято кандидатура е отхвърлена, може да кандидатства отново едва след изтичането на дванадесетмесечен период, започващ от датата на получаване от кандидата на решението за отхвърляне. В решенията се уточняват също така наличните средства за правна защита срещу тези решения.
2. По силата на членове 256 и 263 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС) Общият съд е компетентен да се произнася по актовете на Европейската комисия, предназначени да произведат правно действие по отношение на трети страни. В съответствие с членове 256, 268 и 340 от ДФЕС Общият съд е компетентен също така по споровете, свързани с обезщетения за вреди, причинени от Европейската комисия в случай на извъндоговорна отговорност.
Член 35
Финансова жизненоспособност и организационен капацитет на организациите
Оценката на финансовата жизнеспособност и организационния капацитет на сертифицираните изпращащи и приемащи организации е извън обхвата на процедурата по сертифициране. Като предварително условие за получаване на финансова помощ от Съюза тази жизнеспособност и този капацитет се оценяват на етапа на процеса на подаване на кандидатури в резултат на покана за представяне на предложения.
Член 36
Валидност на сертификацията и редовни проверки
1. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации преминават през повторно сертифициране три години след получаването на решението на Комисията за предоставяне на сертификация или по всяко време в случай на съществени изменения в стандартите или процедурите, свързани със съответните въпроси.
2. В рамките на срока на валидност на сертификацията може да се изиска, когато е необходимо, сертифицираните изпращащи и приемащи организации да преминат редовни проверки, които се извършват от Комисията.
3. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации информират незабавно Комисията за всяка промяна в своето правно, финансово, техническо или организационно състояние, която може да постави под въпрос спазването от тяхна страна на стандартите и процедурите или може да породи конфликт на интереси. Те също така уведомяват Комисията за всяка промяна в своето име, адрес или правен представител.
Член 37
Спиране или прекратяване на сертификацията
1. Въз основа на информацията, получена от сертифицираните изпращащи или приемащи организации, включително от редовните проверки, посочени в член 36, параграф 2, или на информацията, получена чрез други средства, Комисията може да прецени, че сертифицираната изпращаща или приемаща организация вече не изпълнява един или повече от изброените стандарти или процедури. В такива случаи Комисията може да предприеме подходящи действия, включително спирането или прекратяването на сертификацията, в съответствие с процедурата, посочена в точка 3 от приложение III.
2. Изпращащата или приемаща организация, чиято сертификация е спряна или прекратена, не може да изпраща на терен или да приема доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, считано от датата на спирането или прекратяването, и не отговаря на условията за получаване на финансово подпомагане от Съюза за тази цел.
3. С оглед на причините за спирането или прекратяването на сертификацията, по-специално безопасността и сигурността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да поиска репатриране на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, изпратени на терен в момента на спирането или прекратяването.
4. Изпращащата или приемаща организация няма право да предявява искане за компенсация поради спиране или прекратяване на сертификацията.
Член 38
Отговорност за вреди
Комисията не носи отговорност за загуби или вреди, причинени или претърпени от изпращащата или приемаща организация, или от трети страни, вследствие на сертифицирания статут на изпращащата или приемаща организация.
ГЛАВА 10
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 39
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на третия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 20 ноември 2014 година.
REGOLAMENT TA' IMPLIMENTAZZJONI TAL-KUMMISSJONI (UE) Nru 1244/2014
tal-20 ta’ Novembru 2014
li jistabilixxi r-regoli għall-implimentazzjoni tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill li jistabbilixxi l-Korp Volontarju Ewropew tal-Għajnuna Umanitarja (“l-Inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE”)
(Test b'rilevanza għaż-ŻEE)
IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE) Nru 375/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill li jistabbilixxi l-Korp Volontarju Ewropew tal-Għajnuna Umanitarja (“l-Inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE”) (1), u b'mod partikolari l-Artikoli 9(3), 10(1) u 12(6) tiegħu,
Billi:
(1)
Skont ir-Regolament (UE) Nru 375/2014, il-Kummissjoni għandha tistabbilixxi standards u proċeduri li jkopru l-kundizzjonijiet, l-arranġamenti u r-rekwiżiti meħtieġa li għandhom jiġu applikati mill-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti meta jidentifikaw, jagħżlu, iħejju, jimmaniġġaw u jimmobilizzaw il-voluntiera kandidati u l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE biex jappoġġjaw l-operazzjonijiet tal-Għajnuna umanitarja fil-pajjiżi terzi. Ir-Regolament (UE) Nru 375/2014 jipprovdi biex dawn l-istandards jiġu adottati permezz ta' atti delegati u l-proċeduri li għandhom jiġu adottati permezz ta' atti ta' implimentazzjoni.
(2)
Il-partijiet interessati kollha tal-Inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, inkluż il-voluntiera nfushom u l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti, għandhom jiġu mħeġġa jaqsmu sens ta' identità fl-inizjattiva.
(3)
Huwa importanti li l-voluntiera kandidati huma identifikati u magħżula b'mod mhux diskriminatorju, permezz ta' proċedura ġusta u trasparenti, abbażi ta' sħubija bejn l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti, li jissodisfa r-rekwiżiti reali espressi fil-livell lokali mill-organizzazzjonijiet ospitanti.
(4)
Induzzjoni bir-reqqa għandha tiġi pprovduta miż-żewġ organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti biex tiġi evitata konfużjoni dwar ir-rwoli u l-aspettattivi u sabiex jipprovdu lill-voluntiera bi tħejjija prattika u xierqa ta' esperjenzi għal kollokamenti. Dan kieku jistabbilixxi l-bażi għall-fiduċja u l-aċċettazzjoni fi ħdan komunitajiet ospitanti b'kont sħiħ meħud ta' sensitivitajiet kulturali rilevanti.
(5)
It-taħriġ huwa parti essenzjali tat-tħejjija ta' qabel l-iskjerament li għandha tingħata lill-voluntiera kandidati kollha f'programm strutturat ta' korsijiet obbligatorji u fakultattivi. Barra minn hekk, professjonisti żgħażagħ għandhom ikunu awtorizzati, fejn rilevanti permezz ta' kollokamenti ta' apprendistat, biex ikomplu jiżviluppaw il-kompetenzi tagħhom u jakkwistaw għarfien speċifiku u ħiliet rilevanti għas-settur umanitarju. B'mod partikolari, dan għandu jkun xieraq għall-attivitajiet u l-kuntest tal-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti.
(6)
Għandha tiġi implimentata sistema ta' sorveljanza xierqa u ta' ġestjoni mill-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti. Huma għandhom ukoll konġuntament jissorveljaw u jivvalutaw il-prestazzjoni u l-kisbiet ta' Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u jipprovdu feedback dwar il-kompiti u l-objettivi tagħhom. Dan għandu jgħin biex titjieb ir-responsabbiltà tal-inizjattiva tal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE.
(7)
Mentoring għandu jikkumplimenta s-superviżjoni u l-ġestjoni u jipprovdi lill-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE b'appoġġ addizzjonali qabel, matul u wara l-iskjerament.
(8)
Għandu jiġi stabbilit kanal għal komunikazzjoni kontinwa u appoġġ addizzjonali mingħand l-organizzazzjoni emittenti waqt l-iskjerament f'pajjiżi terzi. Debriefing u t-tmiem ta' appoġġ ta' kollokament għandu jingħata lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE kollha.
(9)
Provvista ta' kundizzjonijiet adegwati ta' xogħol u għajxien huma meħtieġa biex jippermettu lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE biex iwettqu l-karigi tagħhom f'ambjent sikur u sanitarju, u biex jilħqu l-bżonnijiet bażiċi tagħhom mingħajr ma jsofru tbatija personali, filwaqt li jirrispettaw l-ispirtu ta' stil ta' ħajja modest u mhux fieragħ bħala voluntier. Provvedimenti ta' sussistenza u pagamenti oħra allokati lil Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE mhumiex maħsuba li jirrappreżentaw is-salarju għal impjieg regolari. Ir-rati għal dawn il-pagamenti m'għandhomx jiġu stabbiliti fid-dawl ta' esperjenza professjonali, għarfien espert jew ir-riżultati ta' assenjazzjoni ta' kompiti tal-voluntier: huma jimmiraw b'mod uniku biex ikopru l-ispejjeż tal-ħajja matul l-iskjerament. Sabiex jiġi żgurat livell għoli u ugwali ta' ħarsien, il-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE għandhom ikunu koperti minn polza tal-assigurazzjoni komprensiva mfassla speċifikament biex tipproteġihom matul il-perjodu kollu tal-iskjerament tagħhom f'pajjiżi terzi u kwalunkwe perjodi rilevanti qabel u wara.
(10)
L-obbligu ta' diliġenza huwa tal-akbar importanza u huwa responsabbiltà konġunta. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom, sa fejn huwa possibbli, jieħdu ħsieb is-saħħa, is-sikurezza, is-sigurtà u l-benesseri tal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE u jiżviluppaw proċeduri ta' sigurtà, saħħa u sikurezza. Il-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE għandhom, bl-istess mod, jagħmlu dak kollu possibbli biex jiżguraw is-saħħa, is-sikurezza u s-sigurtà, u dik tal-oħrajn, fuq il-post tax-xogħol.
(11)
Il-monitoraġġ u l-valutazzjoni tal-prestazzjoni individwali tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE għandha tkun proċess kontinwu fis-sistema kollha ta' kollokament. Dan għandu jkun ibbażat fuq is-superviżjoni u sistema ta' ġestjoni tal-prestazzjoni u billi tiġi pprovduta dejta li turi sa liema punt il-prestazzjoni individwali tal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE tikkontribwixxi - fuq il-livell tar-riżultati u l-impatti - għall-objettivi tal-proġett u l-inizjattiva globali.
(12)
Huwa meħtieġ mekkaniżmu robust ta' ċertfikazzjoni li jiżgura li l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti jikkonformaw mal-istandards stabbiliti fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandhom jiġu adottati fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 u l-proċeduri stabbiliti f'dan ir-Regolament. Tali mekkaniżmu ta' ċertifikazzjoni għandu jkun ibbażat fuq il-prinċipji tas-simplifikazzjoni u n-nonduplikazzjoni, id-differenzjazzjoni bejn l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti, il-kost-effettività, it-trasparenza u l-imparzjalità, l-inkoraġġiment tad-diversità u l-aċċessibbiltà.
(13)
Il-miżuri previsti f'dan ir-Regolament huma skont l-opinjoni tal-Kumitat stabbilit bl-Artikolu 26 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014.
(14)
Sabiex tassigura implimentazzjoni fil-ħin tal-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, huwa meħtieġ li dan ir-Regolament jidħol fis-seħħ bħala kwistjoni urġenti peress li din tistabbilixxi d-dispożizzjonijiet ibbażati fuq liema organizzazzjonijiet ta' implimentazzjoni għandhom jibagħtu Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE f'pajjiżi terzi.
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
KAPITOLU 1
DISPOSIZZJONIJIET ĠENERALI
Artikolu 1
Suġġett
Dan ir-Regolament jistabbilixxi r-regoli għall-implimentazzjoni tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 fir-rigward tal-kwistjonijiet li ġejjin elenkati fl-Artikoli 9(3), 10(1) u 12(6) tiegħu:
(a)
il-proċeduri li għandhom jiġu segwiti għall-identifikazzjoni, l-għażla u t-tħejjija neċessarja ta' qabel l-iskjerament tal-voluntiera kandidati, inklużi l-kollokamenti ta' apprendistat, meta rilevanti;
(b)
l-arranġamenti għall-programm ta' taħriġ u l-proċedura għall-valutazzjoni ta' kemm il-voluntiera kandidati huma preparati biex jiġu mmobilizzati;
(c)
dispożizzjonijiet għall-iskjerament u l-ġestjoni tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE f'pajjiżi terzi, inklużi fost l-oħrajn, superviżjoni fil-post, appoġġ kontinwu permezz tal-ikkowċjar, mentoring, taħriġ addizzjonali, il-kundizzjonijiet ta' ħidma neċessarji, appoġġ wara l-mobilizzazzjoni;
(d)
dispożizzjonijiet għall-kopertura tal-assigurazzjoni u l-kundizzjonijiet tal-għajxien tal-voluntiera, inklużi l-kopertura tas-sussistenza, l-akkomodazzjoni, l-ivvjaġġar u spejjeż oħra rilevanti;
(e)
il-proċeduri li għandhom jiġu segwiti qabel, matul u wara l-iskjerament sabiex ikunu żgurati d-dover ta' attenzjoni u miżuri ta' sikurezza u sigurtà xierqa, inklużi protokolli ta' evakwazzjoni medika u pjanijiet ta' sigurtà li jkopru l-evakwazzjoni ta' emerġenza minn pajjiżi terzi, inklużi l-proċeduri neċessarji għall-koordinazzjoni mal-awtoritajiet nazzjonali;
(f)
il-proċeduri għall-monitoraġġ u l-valutazzjoni tal-prestazzjoni individwali tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE;
(g)
mekkaniżmu ta' ċertfikazzjoni li jiżgura li l-organizzazzjonijiet emittenti jikkonformaw mal-istandards u l-proċeduri msemmija fl-Artikolu 9 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014, u mekkaniżmu ta' ċertifikazzjoni differenzjat għall-organizzazzjonijiet ospitanti.
Artikolu 2
Definizzjonijiet
Għar-raġunijiet ta' dan ir-Regolament, se japplikaw id-definizzjonijiet fl-Artikolu 3 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 u d-definizzjonijiet li hemm fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandhom jiġu adottati fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014. Għandhom japplikaw ukoll id-definizzjonijiet li ġejjin:
(a)
“Qafas ta' Kompetenza” tfisser qafas skont it-tifsira stabbilita bir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014;
(b)
“Pjan ta' Tagħlim u żvilupp” tfisser pjan skont it-tifsira stabbilita bir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014;
(c)
“Ħarrieġ” tfisser persuna impjegata mill-fornitur tat-taħriġ li twassal moduli ta' taħriġ wieħed jew aktar jew l-iffaċilitar ta' eżerċizzji ta' simulazzjoni bbażata fuq il-kuntest u biex tevalwa l-kompetenzi tal-voluntiera kandidati;
(d)
“Ħarrieġ mentor” tfisser ħarrieġ, impjegat mill-fornitur tat-taħriġ, bi rwol ta' koordinament biex jivvaluta l-eliġibbiltà ta' voluntiera kandidati għall-iskjerament. Huwa jew hija j/tkun responsabbli għal grupp ta' voluntiera kandidati. J/tikkoordina l-valutazzjoni tal-kompetenzi tagħhom abbażi ta' feedback minn ħarrieġa oħrajn, u j/tinvolvi ruħu/ruħha ma' voluntiera kandidati individwalment biex jirriflettu dwar il-valutazzjoni tagħhom stess u l-valutazzjoni tal-għalliema;
(e)
“Mentoring” tfisser proċess ta' komunikazzjoni informali ta' għarfien, il-kapital soċjali u l-appoġġ psikosoċjali rilevanti għax-xogħol, il-karriera jew l-iżvilupp professjonali. Mentoring jinvolvi komunikazzjoni informali, ġeneralment wiċċ imb' wiċċ u fuq tul ta' żmien, bejn persuna identifikata mill-organizzazzjoni ospitanti bħala l-mentor, minn naħa waħda, li hu pperċepit li għandu l-għarfien, il-kompetenzi u l-esperjenza rilevanti, u l-Volontier tal-Għajnuna tal-UE, min-naħa l-oħra;
(f)
“Debriefing” tfisser proċess li jipprovdi lill-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti u lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE b'informazzjoni ċara dwar ir-riżultati tal-assenjar, il-kisbiet tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, u rakkomandazzjonijiet jew tagħlim mill-esperjenza tagħhom kif ukoll il-kapitalizzazzjoni, it-tagħlimiet miksuba u l-għeluq professjonali pożittiv tal-kollokament.
KAPITOLU 2
PROĊEDURI GĦALL-IDENTIFIKAZZJONI U L-GĦAŻLA TA' VOLUNTIERA KANDIDATI
Artikolu 3
L-identifikazzjoni u l-proċedura ta' għażla
1. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jistabbilixxu flimkien il-proċedura tal-identifikazzjoni u l-għażla. Ir-rwoli, ir-responsabbiltajiet u l-proċessi għandhom ikunu definiti biex tkun żgurata proċedura trasparenti, ġusta u effettiva fil-proċess ta' reklutaġġ fir-rigward tal-istandard dwar it-trattament ugwali, l-opportunitajiet indaqs u n-non-diskriminazzjoni, kif stabbilit fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014.
2. Il-proċeduri tal-identifikazzjoni u l-għażla għandhom ikunu bbażati fuq sħubija bejn l-organizzazzjonijiet emittenti u dawk ospitanti u komunikazzjoni f'waqtha u kontinwa. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiżgura li l-organizzazzjoni ospitanti hija konsistentement involuta tul il-proċess kollu ta' reklutaġġ.
3. Il-proċedura ta' identifikazzjoni u ta' għażla maqbula għandha tkun applikabbli għall-istadji kollha tal-proċess ta' reklutaġġ.
4. Il-proċedura ta' identifikazzjoni u ta' għażla għandha tinkludi bħala minimu:
(a)
Definizzjoni ta' assenjazzjoni ta' kompiti, il-profil tal-kompetenza u l-kriterji tal-għażla tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE kif stabbilit fl-Artikolu 4;
(b)
It-tħabbir u l-applikazzjoni kif imsemmija fl-Artikolu 5;
(c)
Il-valutazzjoni, it-tniżżil fil-preselezzjoni u l-ewwel selezzjoni tal-applikanti kif stabbilit fl-Artikolu 6;
(d)
L-għażla kif imsemmija fl-Artikolu 7.
Artikolu 4
Definizzjoni ta' assenjazzjoni ta' kompiti, il-profil tal-kompetenza u l-kriterji tal-għażla għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE
1. Fuq il-bażi ta' valutazzjoni tal-ħtiġijiet li għandha ssir skont ir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġu adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014, l-organizzazzjoni ospitanti għandha tipproponi, skont ir-rekwiżiti stabbiliti fil-punt 1 tal-Anness I, l-assenjazzjoni ta' kompiti għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, inklużi elementi ta' flessibbiltà biex jitqiesu ladarba jiġi impjegat l-input tal-voluntier meta jkun magħżul.
2. L-organizzazzjoni emittenti għandha tirrevedi l-assenjazzjoni ta' kompiti biex timmodifikaha, kif meħtieġ, sabiex jiġi żgurat tqabbil xieraq u realistiku, b'kont meħud tal-kompetenzi mistennija tal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE u l-kapaċità ta' assorbiment u l-ħtiġijiet tal-organizzazzjoni ospitanti.
3. Abbażi tal-assenjazzjoni ta' kompiti u l-qafas ta' kompetenza, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiddefinixxu profil ta' kompetenza tal-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE b'rekwiżiti minimi li għandhom jintużaw fil-proċess tar-reklutaġġ. Il-profil tal-kompetenza għandu jindika wkoll jekk il-voluntier huwiex uffiċjal anzjan jew żagħżugħ professjonali u l-ħtieġa għal kwalunkwe kollokament ta' apprendistat.
Artikolu 5
It-tħabbir u l-applikazzjoni
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha tkun responsabbli għat-tħabbir ta' dan il-kollokament. B'input mill-organizzazzjoni ospitanti, għandha tagħmel pakkett ta' informazzjoni ta' tħabbir sabiex tinfurma dwar l-inizjattiva u tattira voluntiera kandidati.
2. It-tħabbir għandu jkun mill-inqas bl-Ingliż, miktub b'lingwaġġ ċar, konkret u aċċessibbli, u jipprovdi informazzjoni dwar il-pożizzjoni offruta lill-voluntier kandidat skont ir-rekwiżiti stabbiliti fil-punt 2 tal-Anness I.
3. Għandu jiġi ppubblikat għal minimu ta' xahar fuq il-pjattaforma ċentrali tal-inizjattiva tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE bil-possibbiltà li jintużaw iktar opportunitajiet ta' promozzjoni biex jiġu attirati applikanti mal-pjattaforma ċentrali. F'ċirkostanzi debitament ġustifikati għal kollokamenti għal reazzjoni għal kriżi għall-għajnuna umanitarja, it-tħabbir jista' jiġi assenjat għal inqas minn xahar, iżda mhux inqas minn ġimgħa.
4. L-applikanti għandhom japplikaw billi jużaw formola ta' applikazzjoni standard, inkluż CV strutturat. L-applikanti għandhom ukoll jimlew kwestjonarju ta' awtovalutazzjoni standardizzat li jivvaluta l-kompetenzi tagħhom kif meħtieġ għall-qafas ta' kompetenza u l-adattabilità tagħhom għal assenjazzjoni ta' kompiti u l-kundizzjonijiet tal-ħajja u tax-xogħol imsemmi fit-tħabbir. Fuq dawn, huma għandhom ikunu meħtieġa jagħtu l-kunsens tagħhom.
Artikolu 6
il-Valutazzjoni, it-tqegħid fil-preselezzjoni u l-ewwel selezzjoni
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha tivvaluta applikanti abbażi tal-informazzjoni mogħtija fil-formola tal-applikazzjoni u kwestjonarju ta' awtovalutazzjoni, dikjarazzjoni tal-motivazzjoni tagħhom biex jipparteċipaw fl-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE - u l-kollokament speċifiku - u l-valutazzjoni tal-kapaċità tagħhom li jiġi analizzat xenarju rilevanti ta' għajnuna umanitarja permezz ta' test bil-miktub, f'forma ta' komponiment jew testijiet simili.
2. Abbażi tal-valutazzjoni, l-organizzazzjoni emittenti għandha tipprovdi preselezzjoni tal-applikanti lill-organizzazzjoni ospitanti bil-ħsieb ta' ftehim konġunt dwar lista qasira ta' applikanti li jridu jiġu intervistati.
3. Kandidati tal-ewwel selezzjoni għandhom jiġu mistiedna għal intervista strutturata bbażata fuq il-qafas ta' kompetenza. L-intervista tista' ssir wiċċ imb wiċċ jew bl-użu ta' teknoloġiji tat-telekomunikazzjoni, fejn possibbli, bil-parteċipazzjoni tal-organizzazzjoni ospitanti. Metodi ta' valutazzjoni addizzjonali jistgħu jinkludu ċ-ċentri tal-valutazzjoni, l-attivitajiet tal-grupp u eżerċizzji ta' simulazzjoni tax-xogħol.
4. L-organizzazzjoni emittenti tista' twettaq, fejn meħtieġ, referenza personali u professjonali ta' verifiki ta' referenza qabel l-għażla finali. L-applikanti għandhom ikunu informati dwar il-proċess analitiku fil-bidu tal-proċess fit-tħabbir.
Artikolu 7
L-Għażla
1. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tieħu d-deċiżjoni finali dwar il-voluntier kandidat magħżul u għandha tikkonferma l-għażla tagħha lill-organizzazzjoni emittenti, li se tkun responsabbli għall-għoti ta' pożizzjoni u tħejji l-fażi ta' induzzjoni. Għal kull pożizzjoni, voluntiera sostituti jistgħu jintgħażlu biex jissostitwixxu l-kandidat f'każ li huwa jew hija j/tirriżenja jew ma għadux/għadhiex disponibbli.
2. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom ikunu kapaċi li juru u jiġġustifikaw kif ikunu ħadu d-deċiżjoni tal-għażla tagħhom fir-rigward tal-prinċipji ta' trattament ugwali, l-opportunitajiet indaqs u n-nondiskriminazzjoni fis-sistema kollha ta' identifikazzjoni u l-proċess tal-għażla.
3. Il-proċedura tal-għażla għandha titlesta fi żmien raġonevoli. L-organizzazzjoni emittenti għandha tinforma l-applikanti kollha dwar id-deċiżjoni tal-għażla u tinfurmahom dwar il-possibbiltà li jingħataw feedback. Hija għandha tistieden lill-voluntier kandidat magħżul b'suċċess biex jikkonferma bil-miktub l-interess tiegħu biex jipparteċipa fl-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
4. L-organizzazzjoni emittenti għandha tassigura li d-dokumentazzjoni relatata mal-identifikazzjoni u l-proċess ta' għażla tkun traċċabbli u miżmuma skont l-istandard għall-protezzjoni tad-dejta kif stabbilit fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014.
Artikolu 8
il-Valutazzjoni tal-ħtiġijiet ta' tagħlim
1. Abbażi tar-riżultati tal-proċess ta' reklutaġġ, il-ħtiġijiet tal-organizzazzjoni emittenti u l-iskjerament previst, l-organizzazzjoni emittenti għandha tivvaluta, b'konsultazzjoni mal-organizzazzjoni ospitanti u l-voluntier kandidat, il-ħtiġijiet tat-tagħlim u jidentifikaw moduli ta' taħriġ għal parteċipazzjoni abbażi tal-kriterji li ġejjin:
(a)
Anzjanità, bil-possibbiltà għal professjonisti anzjani li jiffokaw fuq moduli obbligatorji u li jagħżlu l-livell xieraq ta' tmexxija ta' proġetti ta' taħriġ u moduli ottiċi speċjalizzati;
(b)
Il-ħtiġijiet tal-organizzazzjoni ospitanti għal kompetenzi speċifiċi, li għandha tiġi indirizzata permezz ta' parteċipazzjoni tal-voluntier kandidat f'moduli ottiċi;
(c)
Kompetenzi ġenerali tal-voluntier kandidat, li għandhom jiġu indirizzati permezz ta' parteċipazzjoni f'moduli ottiċi.
2. L-organizzazzjoni emittenti għandha timla l-pjan ta' tagħlim u ta' żvilupp kif stabbilit fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 u jiġu identifikati l-kompetenzi valutati tal-voluntiera kandidati magħżula b'suċċess u l-ħtiġijiet ta' tagħlim tagħhom, li għandhom jiġu trasmessi lill-fornituri tat-taħriġ.
KAPITOLU 3
IL-PROGRAMM TA' TAĦRIĠ TAL-INIZJATTIVA VOLONTIERA TAL-GĦAJNUNA TAL-UE
Artikolu 9
Il-programm ta' taħriġ
1. Programm ta' taħriġ għall-voluntiera kandidati magħżula b'suċċess għandu jiġi implimentat permezz ta' taħriġ tal-fornitur(i), fejn rilevanti, minn organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti u voluntiera tal-passat.
2. Il-programm ta' taħriġ għandu jkun ibbażat fuq il-qafas ta' kompetenza u għandu jkun adattabbli għall-ħtiġijiet kemm ta' professjonisti żgħażagħ u anzjani.
3. Il-programm ta' taħriġ għandu jkun jikkonsisti f'approċċ ta' tagħlim magħqud imsejjes fuq it-tagħlim elettroniku u l-moduli fil-klassi.
4. Moduli obbligatorji għall-voluntiera kandidati kollha għandhom jinkludu:
(a)
Introduzzjoni ġenerali lill-Unjoni fir-relazzjonijiet esterni tagħha u s-sistema ta' rispons għal kriżijiet;
(b)
Introduzzjoni għal azzjoni umanitarja, il-politika ta' għajnuna umanitarja tal-Unjoni u l-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE;
(c)
Il-ġestjoni tas-sikurezza personali, is-sigurtà u s-saħħa;
(d)
Il-ġestjoni tal-proġett;
(e)
L-għarfien interkulturali (u kwistjonijiet trasversali);
(f)
Eżerċizzju ta' simulazzjoni bbażat fuq il-kuntest ta' voluntiera kandidati li jeħtieġu juru l-kompetenzi miksuba.
5. Il-moduli ottiċi għandhom jinkludu:
(a)
Il-promozzjoni u l-komunikazzjoni;
(b)
L-ewwel għajnuna psikoloġika;
(c)
It-taħriġ tal-multiplikaturi;
(d)
Il-ġestjoni tal-volontiera;
(e)
L-iżvilupp organizzazzjonali;
(f)
Moduli mfassla apposta, fejn ikun meħtieġ, b'mod partikolari li jirrigwardaw l-adattament tal-kompetenzi tekniċi ta' voluntiera kandidati għall-kuntest tal-għajnuna umanitarja.
6. Voluntiera kandidati għandhom jattendu l-moduli kollha obbligatorji u jistgħu jattendu modulu/i fakultattiv/i wieħed jew aktar li għandhom jintgħażlu skont l-Artikolu 8.
7. Il-kurrikulu ta' taħriġ, b'dettalji ta' kull modulu, inkluż l-istatus tiegħu, il-grupp fil-mira, l-iskeda taż-żmien, il-kompetenzi indirizzati u l-eżiti tat-tagħlim marbutin, għandu jkun kif stabbilit fl-Anness II.
Artikolu 10
Il-valutazzjoni ta' voluntiera kandidati matul u wara t-taħriġ
1. Matul it-taħriġ u mat-tlestija, voluntiera kandidati għandhom jiġu vvalutati għal kemm ikunu ppreparati għall-iskjerament ibbażat fuq il-qafas ta' kompetenza.
2. Il-valutazzjoni għandha tiġi organizzata konġuntament mal-ħarrieġa, bi rwol ewlieni fil-koordinazzjoni li għandu jkollu l-mentor tat-taħriġ tal-voluntiera kandidati.
3. Il-valutazzjoni tal-kompetenzi għandha tkun ibbażata fuq il-valutazzjoni tal-ħarrieġa tal-voluntier kandidat, l-għarfien, il-ħiliet u l-attitudni, fosthom:
(a)
L-awtovalutazzjoni għandha timtela mill-voluntier kandidat wara l-eżerċizzju ta' simulazzjoni bbażat fuq il-kuntest;
(b)
Noti ta' osservazzjoni li għandhom jiġu pprovduti mill-ħarrieġa wara kull modulu u wara l-eżerċizzju ta' simulazzjoni bbażat fuq il-kuntest;
(c)
Valutazzjoni tat-taħriġ tal-mentor li tipprovdi analiżi kritika tal-awtovalutazzjoni u n-noti ta' osservazzjoni minn sessjoni ta' mentoring personali bejn il-mentor tat-taħriġ u l-voluntier kandidat abbażi ta' feedback mill-ħarrieġa.
4. Il-valutazzjoni tal-kompetenzi kollha għandha tiġi inkluża fil-pjan ta' tagħlim u żvilupp tal-voluntier kandidat li għandu jiġi aġġornat wara t-tlestija tat-taħriġ u jindika l-korsijiet segwiti u r-riżultati miksuba.
5. Il-voluntiera kandidati li jkollhom livell ta' profiċjenza baxxa fi kwalunkwe mill-kompetenzi transversali jew speċifiċi għandhom jiġu skwalifikati. Il-ħarrieġa u l-mentor tat-taħriġ għandhom ikunu kapaċi jispjegaw u jiġġustifikaw, jekk ikun meħtieġ, tali valutazzjoni u deċiżjoni.
KAPITOLU 4
IL-PROĊEDURI TA' TĦEJJIJA TA' QABEL L-ISKJERAMENT TA' VOLUNTIERA KANDIDATI
Artikolu 11
Il-programm ta' induzzjoni
1. Il-proċess ta' induzzjoni għandu jiffamiljarizza l-kandidat jew il-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE permezz tal-kultura, il-politiki u l-prattiki tal-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti, u l-aspettattivi tal-assenjazzjoni ta' kompiti.
2. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżviluppaw b'mod konġunt programm ta' induzzjoni. Il-programm għandu jiddefinixxi r-rwoli u r-responsabbiltajiet tagħhom abbażi tal-inputs mibgħuta lura minn Volontiera tal-Għajnuna tal-UE, fejn possibbli, biex jibbenefikaw mit-tagħlim u l-esperjenza diretta tagħhom. Il-programm għandu jinkludi:
(a)
Induzzjoni ta' qabel l-iskjerament mill-organizzazzjoni emittenti prevista fl-Artikolu 12;
(b)
Induzzjoni ta' qabel l-iskjerament mill-organizzazzjoni emittenti prevista fl-Artikolu 18.
3. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom, fejn huwa xieraq, jorganizzaw sessjonijiet konġunti li jinvolvu Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE jew il-kandidati kollha flimkien.
Artikolu 12
L-induzzjoni ta' qabel l-iskjerament
1. L-organizzazzjonijiet emittenti għandhom jiżguraw li l-voluntiera kandidati kollha jirċievu induzzjoni bir-reqqa u xierqa wiċċ imb' wiċċ qabel l-iskjerament tagħhom. Din għandha tinkludi bħala minimu, li ġej:
(a)
L-organizzazzjoni u l-istruttura ta' ġestjoni u l-proċessi, it-timijiet involuti fil-proġett (inkluż il-maniġer tal-proġett, l-uffiċjal tal-ġestjoni tal-kriżi, ir-riżorsi umani), il-missjoni u l-objettivi organizzjonali fir-rigward tal-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE;
(b)
Informazzjoni komprensiva għall-kuntest tal-proġett li fih il-voluntier kandidat għandu jopera, l-assenjazzjoni ta' kompiti tiegħu u l-valutazzjoni tal-ħtiġijiet li hija bbażata fuqu; u l-kundizzjonijiet tax-xogħol u tal-għajxien maħsuba kif ipprovduti fl-Artikoli 22 u 24-27;
(c)
Il-qafas legali rilevanti applikabbli lill-volontier kif stabbilit bir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014;
(d)
L-istandards u l-proċeduri rilevanti lill-volontier, inklużi lmenti u azzjonijiet dixxiplinarji, kontra l-frodi u l-korruzzjoni, il-ħarsien tat-tfal u tal-adulti vulnerabbli, il-kodiċi ta' kondotta kif stabbilit fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandhom jiġu adottati fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014;
(e)
Briefing tas-sigurtà obbligatorju speċifiku għall-kuntest u tgħarrif tas-saħħa u s-sigurtà (inkluż eżami mediku qabel it-tluq) kif stabbilit fl-Artikoli 28 u 30;
(f)
Superviżjoni u s-sistema ta' ġestjoni tal-prestazzjoni u ta' proċedura, u mekkaniżmi ta' appoġġ eżistenti, inkluż mentoring u appoġġ ieħor kif stabbilit fl-Artikoli 19, 20 u 21;
(g)
Il-pjan ta' taħriġ u żvilupp;
(h)
Informazzjoni dwar in-netwerk għall-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u kif hi tappoġġja l-voluntieri qabel, matul u wara l-iskjerament;
(i)
Informazzjoni dwar il-komunikazzjoni u l-viżibbiltà tal-attivitajiet previsti fil-proġett, ibbażat fuq il-pjan ta' komunikazzjoni msemmija fl-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014, inkluż l-Uffiċjal tal-Informazzjoni Reġjonali responsabbli tal-Kummissjoni.
(j)
Debriefing permezz ta' mistoqsijiet fl-Artikolu 23;
2. Fil-kuntest tal-induzzjoni, l-organizzazzjoni emittenti għandha wkoll tipprovdi informazzjoni dwar l-uffiċċju tal-għajnuna umanitarja fuq il-post tal-Kummissjoni responsabbli għall-pajjiż ta' skjerament u tgħarraf dan l-uffiċċju bl-iskjerament imminenti tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
3. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiżgura li l-informazzjoni kollha pprovduta matul il-proċess tal-induzzjoni tinqara u tinftiehem faċilment mill-voluntiera kandidati u tibqa' faċilment aċċessibbli matul il-parteċipazzjoni tagħhom fl-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
Artikolu 13
Kollokamenti ta' apprendistat għal professjonisti żgħażagħ
1. Voluntiera kandidati li huma professjonisti żgħażagħ jistgħu jkunu meħtieġa, apparti t-taħriġ, li jagħmlu kollokament ta' apprendistat ma' organizzazzjoni emittenti biex jitgħallmu l-proċeduri, l-etika u l-kuntest għall-ħidma umanitarja u biex ikomplu jitħejjew għal skjerament previst bħala Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. It-tul ta' żmien tal-apprendistat għandu jkun għal perjodu massimu ta' sitt xhur b'possibbiltà għal estensjoni limitata f'każijiet eċċezzjonali debitament ġustifikati.
2. L-organizzazzjoni emittenti, f'konsultazzjoni mal-organizzazzjoni emittenti u l-apprentist voluntier, għandha tirrevedi u taġġorna l-ħtiġijiet tat-tagħlim u l-pjan ta' żvilupp tat-tagħlim skont il-ħtiġijiet ta' kollokament ta' apprendistat. Il-pjan ta' taħriġ u żvilupp għandu jiddefinixxi b'mod partikolari:
(a)
Ir-riżultati tat-tagħlim tal-apprentist voluntier li huwa mistenni li jilħaq matul il-perjodu tal-apprendistat tiegħu;
(b)
Il-kompiti l-apprentist voluntier se jwettaq bħala parti mill-proċess ta' tagħlim u r-riżorsi li għandhom jiġu stabbiliti;
(c)
L-objettivi u r-riżultati li l-apprentist voluntier huwa mistenni li jilħaq fi tmiem il-perjodu ta' apprendistat.
3. L-artikoli li ġejjin ta' dan ir-Regolament għandhom japplikaw mutatis mutandis għall-kollokamenti ta' apprendistat ma' obbligi għal organizzazzjonijiet emittenti li jospitaw l-apprentisti voluntiera:
(a)
L-Artikolu 19(4), (5), (6) u (9), l-Artikoli 21 u 22.
(b)
L-Artikolu 24 ħlief għall-paragrafu 5. Voluntiera kandidati li jiġu minn pajjiżi tal-UE jew minn pajjiżi terzi msemmija fl-Artikolu 23(1)(b) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 skont il-kundizzjonijiet imsemmija f'dak l-Artikolu, li huma koperti minn skema nazzjonali ta' sigurtà soċjali jew assigurazzjoni fil-pajjiż ta' residenza tagħhom u li qed jagħmlu kollokament ta' apprendistat fil-pajjiżi msemmija hawn fuq għandhom jirċievu biss kopertura komplementari. Dan ifisser li l-kopertura tal-assigurazzjoni tagħhom għandha tkun limitata għall-ispejjeż minbarra l-kopertura pprovduta mis-sistema nazzjonali ta' sigurtà soċjali jew l-iskema ta' assigurazzjoni. F'każijiet ġustifikati b'mod eċċezzjonali, fejn jew l-iskema tal-assigurazzjoni tas-sigurtà soċjali nazzjonali tkopri biss parti jew xejn mill-ispejjeż stabbiliti fl-Artikolu 24(5), 100 % tal-ispejjeż għandhom ikunu koperti.
(c)
L-Artikolu 25, ħlief għall-paragrafu 6, l-Artikolu 26 u l-Artikolu 27(1), fejn rilevanti.
(d)
L-Artikolu 28(1), (8) u (14) u l-Artikolu 30(1), (4), (5), (6) and (7).
Artikolu 14
Valutazzjoni tal-voluntiera kandidati wara l-apprendistat
1. Fi tmiem l-apprendistat, l-apprendist volontier għandu jimla awtovalutazzjoni abbażi tal-qafas ta' kompetenzi u l-pjan ta' tagħlim u ta' żvilupp.
2. Is-superjur mill-organizzazzjoni emittenti, f'konsultazzjoni mal-organizzazzjoni ospitanti, għandu jirrevedi l-istima tagħha stess u jivvaluta l-apprentist volontier b'mod partikolari:
(a)
Jivvaluta l-prestazzjoni tal-apprentist volontier skont l-objettivi tiegħu;
(b)
Jirrieżamina jekk ir-riżultati miftehma intlaħqux;
(c)
Jidentifika r-riżultati tat-tagħlim.
3. Voluntiera kandidati li jkollhom livell ta' profiċjenza baxx fi kwalunkwe waħda mill-kompetenzi transversali jew speċifiċi għandhom jiġu skwalifikati u m'għandhomx ikunu eliġibbli biex isiru Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. Is-superjur mill-organizzazzjoni emittenti għandu jkun kapaċi jispjega u jiġġustifika, jekk ikun meħtieġ, tali valutazzjoni u deċiżjoni.
Artikolu 15
Taħriġ ta' qabel l-iskjerament addizzjonali
Mingħajr preġudizzju għall-parteċipazzjoni tal-voluntier kandidat fil-programm ta' taħriġ jew bħala apprendist volontier, l-organizzazzjoni emittenti tista' tipprovdi taħriġ xieraq addizzjonali ta' qabel l-iskjerament, bħal taħriġ li jirrigwarda l-adattament tal-kompetenzi tekniċi ta' voluntiera kandidati biex jissodisfaw il-ħtiġijiet tal-organizzazzjoni ospitanti, it-taħriġ fil-lingwi meħtieġa għall-pajjiż ta' skjerament, eċċ.
Artikolu 16
Il-kuntratt mal-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE
1. Abbażi ta' dak li joħroġ mill-induzzjoni ta' qabel l-iskjerament u, fejn rilevanti, il-kollokament ta' apprendistat u t-taħriġ ieħor ta' qabel l-iskjerament imsemmi fl-Artikoli 13-15, l-organizzazzjoni emittenti, f'konsultazzjoni mal-organizzazzjoni ospitanti, għandha tikkonferma il-valutazzjoni finali għall-eliġibbiltà tal-voluntier kandidat biex jiġi mobilizzat bħala Volontier tal-Għajnuna tal-UE.
2. L-organizzazzjoni emittenti u l-Volontier tal-Għajnuna tal-UE vvalutat b'suċċess għandhom jiffirmaw kuntratt ta' skjerament kif stabbilit fl-Artikolu 14(5) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014.
3. Il-kuntratt, li għandu jiġi ddefinit f'konsultazzjoni mill-qrib mal-organizzazzjonijiet ospitanti, għandu jistipula t-termini speċifiċi tal-iskjerament u d-drittijiet u l-obbligi tal-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE. Għandu jindika wkoll il-leġiżlazzjoni applikabbli għall-ġurisdizzjoni tal-kuntratt skont ir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni (UE) li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 u jinkludi bħala minimu l-elementi li ġejjin:
(a)
Speċifikazzjoni dwar ir-rwol tal-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE, it-titolu, it-tul ta' żmien u l-post ta' kollokament, u l-kompiti li għandhom jitwettqu kif definit fl-assenjazzjoni ta' kompiti inklużi l-elementi li ġejjin mill-pjan ta' komunikazzjoni msemmija fl-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014;
(b)
It-tul ta' żmien tal-kuntratt, inkluża d-data tal-bidu u tat-tmiem;
(c)
Il-ġestjoni tal-prestazzjoni, inklużi:
-
L-arranġamenti ta' ġestjoni, inkluż is-superjur responsabbli mill-organizzazzjoni ospitanti u punt ta' kuntatt għal appoġġ kontinwu mingħand l-organizzazzjoni emittenti;
-
L-arranġamenti ta' mentoring;
(d)
Il-kondizzjonijiet tax-xogħol, inklużi s-sigħat tax-xogħol u liv;
(e)
Id-drittijiet u l-obbligi finanzjarji tal-Volontier ta' Għajnuna tal-UE, inklużi l-arranġamenti meħtieġa għall-provvista tagħhom:
-
Il-kwota għas-sussistenza u għall-istabbiliment mill-ġdid;
-
L-informazzjoni dwar ir-regoli tas-sigurtà soċjali u tat-taxxa applikabbli;
-
Il-kopertura tal-assigurazzjoni;
-
L-akkomodazzjoni;
-
L-ivvjaġġar;
(f)
L-arranġamenti prattiċi:
-
L-eżamijiet mediċi;
-
Il-viża u l-permessi ta' xogħol;
(g)
Il-kunfidenzjalità;
(h)
Il-kondotta mistennija mill-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE, inkluża l-integrità u l-kodiċi ta' kondotta, u li jħarsu lit-tfal u l-adulti vulnerabbli inkluża tolleranza żero lejn l-abbuż sesswali, li tiġi annessa mal-kuntratt;
(i)
Il-politika dixxiplinari u t-terminazzjoni tal-istatus ta' voluntier;
(j)
Il-mekkaniżmu ta' medjazzjoni għal riżoluzzjoni ta' problemi, ilmenti u tilwim;
(k)
Ir-responsabbiltajiet u l-linji politiċi applikabbli għal ġestjoni tas-sigurtà u s-saħħa u s-sikurezza;
(l)
It-tagħlim u l-iżvilupp:
-
It-taħriġ u l-induzzjoni:
-
Debriefing.
4. F'każ ta' tilwim bejn l-organizzazzjoni li topsita jew emittenti u l-Volontier tal-Għajnuna tal-UE, il-Volontier tal-Għajnuna tal-UE għandu jkollu d-dritt għal rimedju legali effettiv, skont id-dispożizzjonijiet nazzjonali applikabbli lill-organizzazzjoni emittenti.
Artikolu 17
Dħul fil-bażi tad-dejta
Malli tirċievi l-kunsens espliċitu mill-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE, l-organizzazzjoni emittenti għandha tidħol fil-bażi tad-dejta tal-Volontier tal-Għajnuna tal-UE msemmija fl-Artikolu 13 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 (“il-bażi tad-dejta”). Kwalunkwe pproċessar ta' dejta personali b'rabta ma' din il-bażi tad-dejta għandu jsir skont l-istandard għall-protezzjoni tad-dejta kif stabbilit fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014. Għal kwalunkwe pproċessar ta' dejta personali b'rabta ma' din il-bażi ta' dejta mill-Kummissjoni, ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 (2) huwa applikabbli.
KAPITOLU 5
IL-PROĊEDURI GĦALL-ISKJERAMENT U L-ĠESTJONI TA' VOLONTIERA TAL-GĦAJNUNA TAL-UE
Artikolu 18
L-induzzjoni fil-pajjiż stess
1. L-organizzazzjonijiet ospitanti għandhom jiżguraw li l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE jirċievu kollha induzzjoni bir-reqqa u xierqa fil-pajjiż mal-wasla tagħhom fil-pajjiż ta' skjerament li, bħala minimu, tkopri li ġej:
(a)
L-organizzazzjoni u l-istruttura ta' ġestjoni u l-proċessi; it-timijiet involuti fil-proġett (inklużi l-uffiċjal ta' ġestjoni tal-proġett, it-tim operazzjonali u tekniku, l-uffiċjal tal-ġestjoni ta' kriżi, it-timijiet ta' appoġġ bħar-riżorsi umani u l-finanzi); is-sit(i) tal-proġett; u l-missjoni u l-objettivi organizzazzjonali fir-rigward tal-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE;
(b)
Informazzjoni komprensiva dwar il-missjoni, il-mandat u l-proġetti tal-organizzazzjoni li qed tospita; il-komunitajiet involuti; il-kuntest operazzjonali; u l-aspettativi dwar l-eżiti u r-riżultati mill-assenjazzjoni ta' kompiti u valutazzjoni tal-ħtiġijiet tal-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE li hija bbażata fuqha;
(c)
Il-qafas legali lokali rilevanti applikabbli għall-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE;
(d)
Briefing tas-sigurtà obbligatorju speċifiku għall-kuntest u briefing tas-saħħa u s-sigurtà kif stabbilit fl-Artikoli 28 u 30;
(e)
Superviżjoni u s-sistema ta' ġestjoni tal-prestazzjoni u ta' proċedura, u mekkaniżmi ta' appoġġ eżistenti, inkluż mentoring u appoġġ ieħor kif stabbilit fl-Artikoli 19, 20 u 21;
(f)
Briefing kulturali dwar il-pajjiż, ir-reġjun u l-lokalità ta' skjerament, inkluża gwida dwar imġiba xierqa;
(g)
Debriefing tal-pajjiż permezz ta' mistoqsijiet kif stabbilit fl-Artikolu 23.
2. L-organizzazzjoni li qed tospita għandha tiżgura li l-informazzjoni kollha pprovduta matul il-proċess tal-induzzjoni tinqara u tinftiehem faċilment mill-voluntiera kandidati u tibqa' faċilment aċċessibbli matul il-parteċipazzjoni tagħhom fl-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
Artikolu 19
Is-superviżjoni u l-ġestjoni tal-prestazzjoni
1. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżviluppaw flimkien sistema ta' ġestjoni tal-prestazzjoni, abbażi tar-riżultati mistennija, biex jitkejjel il-progress u l-kwalità tal-ħidma tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE skont il-kompitu assenjat.
2. Il-proċedura ta' ġestjoni ta' prestazzjoni għandha tispeċifika r-rwoli u r-responsabbiltajiet rispettivi tal-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għas-superviżjoni tal-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE.
3. Matul iż-żmien ta' induzzjoni, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jistabbilixxu, flimkien mal-Volontier tal-Għajnuna tal-UE, l-objettivi tagħhom tal-prestazzjoni u tagħtihom l-opportunità li jikkummentaw dwar elementi ta' flessibbiltà fl-assenjazzjoni ta' kompiti.
4. L-organizzazzjoni li qed tospita għandha taħtar superjur li ser ikun responsabbli biex jissorvelja l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, li magħhom is-superjur għandu jkollu frekwenza raġonevoli u prattika ta' laqgħat ta' superviżjoni.
5. Fejn xieraq, skont it-tul tal-kollokament, l-organizzazzjoni emittenti u s-superjur mill-organizzazzjoni ospitanti, flimkien mal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE, għandha twettaq analiżi konġunta tal-prestazzjoni ta' nofs it-terminu biex formalment tevalwa l-proċess ta' integrazzjoni, il-progress fuq l-objettivi, u li taġġusta mill-ġdid l-objettivi u l-assenjazzjoni ta' kompiti u l-pjan ta' tagħlim u ta' żvilupp.
6. Meta l-konklużjoni tar-rieżami ta' nofs il-perjodu huwa li l-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE juru profiċjenza baxxa fi kwalunkwe kompetenza trasversali jew speċifika, l-organizzazzjoni ospitanti bi ftehim mal-organizzazzjoni emittenti tista' tieħu d-deċiżjoni li ttemm l-iskjerament qabel iż-żmien. Għandhom ikunu kapaċi jispjegaw u jiġġustifikaw, jekk ikun meħtieġ, tali valutazzjoni u deċiżjoni.
7. L-organizzazzjoni emittenti u s-superjur mill-organizzazzjoni ospitanti, flimkien mal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE, għandhom iwettqu rieżami tal-prestazzjoni finali biex jevalwaw fi tmiem il-kollokament il-kisbiet tal-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE mal-objettivi għal assenjazzjoni tal-kompiti tagħhom u l-pjan tat-tagħlim u ta' żvilupp.
8. Ir-riżultati minn dan ir-rieżami tal-prestazzjoni għandhom jiġu integrati fil-pjan tat-tagħlim u ta' żvilupp tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE
9. L-organizzazzjoni emittenti għandha żżomm rekords tar-rieżami tal-prestazzjoni skont l-istandards tal-protezzjoni tad-dejta kif stabbilit fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014 u tibgħat konferma għall-bażi ta' dejta jekk il-kollokament tlestiex b'suċċess u, jekk le, ir-raġuni tagħha.
Artikolu 20
Appoġġ kontinwu minn organizzazzjonijiet emittenti
1. Qabel l-iskjerament, l-organizzazzjoni emittenti għandha taħtar persuna ta' kuntatt li għandha tkun disponibbli għat-tul tal-iskjerament u li għandha jkollha kuntatti regolari mal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE biex
(a)
tappoġġja s-sistemazzjoni u t-tranżizzjoni tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE;
(b)
tipprovdi appoġġ addizzjonali meħtieġ lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u l-organizzazzjoni ospitanti;
(c)
tieħu sehem f'dan ir-rieżami ta' nofs il-perjodu u finali u f'laqgħat oħra, jekk meħtieġ; kif ukoll
(d)
tipprovdi appoġġ ta' medjazzjoni f'każ ta' nuqqas ta' qbil bejn l-organizzazzjoni ospitanti u l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
2. Jekk il-persuna ta' kuntatt maħtura m'għadhiex kapaċi taqdi dan ir-rwol matul l-iskjerament, għandu jinstab sostitut malajr kemm jista' jkun sabiex tiġi żgurata l-kontinwità ta' appoġġ.
Artikolu 21
Il-Mentoring
1. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tinnomina wieħed jew aktar mentors għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li jipprovdi/u appoġġ f'oqsma bħal:
(a)
l-iżvilupp ta' ħiliet professjonali u t-titjib tal-prestazzjoni u l-għarfien;
(b)
l-integrazzjoni kulturali u l-akklimatizzazzjoni;
(c)
it-taħriġ relatat mal-kompitu assenjat; kif ukoll
(d)
jittrattaw kwistjonijiet psikosoċjali.
2. Il-mentors maħtura(in) għandu/hom ikollu/hom aċċess għal, u jibbaża/w l-appoġġ tagħhom, fuq il-pjan ta' tagħlim u żvilupp u l-assenjazzjoni ta' kompiti tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. Il-mentor(s) għandu/hom jiltaqgħu regolarment mal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li jirrifletti fuq il-progress tagħhom u jgħin biex issolvi kwalunkwe kwistjonijiet personali u relatati mal-kollokament;
3. Il-mentoring għandu jqis ir-realtajiet lokali u għandu, fejn possibbli, ikun adattat għal voluntiera lokali wkoll.
4. L-organizzazzjoni emittenti għandha tħaffef il-provvista ta' mentoring permezz ta' ħidma fi sħubija mal-organizzazzjoni ospitanti biex tipprovdi analiżi, taħriġ u appoġġ għall-bini tal-kapaċità, u billi jiġu identifikati fl-istrutturi u fin-netwerks tagħhom stess individwi b'ħiliet komplimentari u maħtura f'każ ta' livell baxx ta' disponibbiltà ta' għarfien lokali.
5. Fejn xieraq, mentoring remot jista' jiġi kkunsidrat, b'mod partikolari bl-użu tan-netwerk għall-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
Artikolu 22
Il-kondizzjonijiet tax-xogħol
1. Il-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE kollha se jkollhom kundizzjonijiet adegwati tax-xogħol sabiex ikollhom prestazzjoni tajba waqt il-kollokamenti tagħhom u biex jiġi żgurat il-benesseri tagħhom, il-motivazzjoni, is-saħħa u s-sigurtà. Huma għandhom ikunu konformi mad-dispożizzjonijiet rilevanti tad-Direttiva 89/391/KE (3) u d-Direttiva 2003/88/KE (4).
2. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jaħdmu flimkien biex jiddefinixxu l-kundizzjonijiet tax-xogħol adegwati bbażati fuq kuntesti operattivi lokali u nazzjonali.
3. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tipprovdi l-informazzjoni meħtieġa u tipproponi l-kondizzjonijiet tax-xogħol sakemm huma adattati u xierqa li għandhom jiġu vvalutati mill-organizzazzjoni emittenti biex tiġi żgurata l-konsistenza mal-obbligu tagħhom ta' diliġenza u mal-politiki u l-prattiki ġenerali tal-organizzazzjoni emittenti.
4. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżguraw b'mod konġunt li r-riskji tas-sigurtà u s-saħħa jiġu prevenuti, ġestiti u mnaqqsa u li l-kundizzjonijiet tax-xogħol proposti maqbula jsegwu l-proċeduri ta' sigurtà, saħħa u sikurezza msemmija fl-Artikoli 28, 29 u 30, u jkunu konformi mar-rekwiżiti ta' sigħat tax-xogħol, il-liv, il-perjodi minimi ta' serħan kuljum u fil-ġimgħa u mal-ispazju għax-xogħol imsemmija fil-punt 3 tal-Anness I.
Artikolu 23
It-tmiem tal-kollokament u l-appoġġ post-skjerament
1. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti se jiddeċiedu flimkien dwar il-kontenut u l-proċess tad-debriefing li għandhom jiġu previsti għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE kollha, inklużi dawk li jirritornaw qabel iż-żmien.
2. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tipprovdi lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE b'debriefing personali jew ta' grupp, bl-inklużjoni tal-aħħar rieżami tal-prestazzjoni msemmi fl-Artikolu 19(7), u, fejn xieraq, trasferiment tal-proġett sabiex it-tim u l-kontropartijiet li ser ikomplu l-attivitajiet imwettqa mill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, bil-għan li jiġu żgurati s-sostenibbiltà u l-kontinwità.
3. L-organizzazzjoni emittenti għandha tagħti lill-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE li jkunu rritornaw b'debriefing personali jew ta' grupp u operazzjonali jew debriefing tal-proġett abbażi tal-feedback mill-organizzazzjoni ospitanti u l-finalizzazzjoni tal-pjan tat-tagħlim u ta' żvilupp.
4. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiffaċilita kontroll mediku ta' wara l-iskjerament mar-ritorn tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u toffri sessjoni(jiet) ta' debriefing psikosoċjali u appoġġ ta' pariri li l-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE jistgħu jattendu volontarjament.
5. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiggwidaw lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE f'opportunitajiet biex jibqgħu involuti fi kwistjonijiet relatati mal-għajnuna umanitarja u ċ-ċittadinanza Ewropea attiva, inkluża l-promozzjoni u l-involviment man-netwerk għall-inizjattiva għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
6. L-organizzazzjoni emittenti għandha tistieden lill-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE li jkunu rritornaw biex jipprovdu feedback kostruttiv dwar l-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, inkluż billi tispjega kif il-kontribuzzjonijiet tagħhom ikunu jistgħu jinfurmaw kollokamenti fil-futur.
KAPITOLU 6
ID-DISPOŻIZZJONIJIET GĦALL-ASSIGURAZZJONI U L-KUNDIZZJONIJIET TAL-GĦAJXIEN
Artikolu 24
Il-kopertura tal-assigurazzjoni
1. Il-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE kollha għandhom ikunu koperti minn polza tal-assigurazzjoni komprensiva mfassla speċifikament biex jipproteġuhom matul il-perjodu kollu tal-użu tagħhom f'pajjiżi terzi u kwalunkwe perjodi rilevanti qabel u wara.
2. Il-kopertura tal-assigurazzjoni għandha tgħodd madwar id-dinja kollha, 24 siegħa kuljum. Dan għandu jibda mill-jum minn meta l-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE jitilqu mid-dar fit-triq lejn il-pajjiż terz ta' skjerament sal-jum li fih il-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE iħallu l-pajjiż terz ta' skjerament fit-triq lejn, u jaslu lura fid-djar tagħhom (“l-ewwel perjodu ta' kopertura”).
3. Għal kopertura tal-assigurazzjoni itwal minn 12-il ġimgħa, din se tiġi estiża għal perjodu ta' 8 ġimgħat fil-pajjiż tad-domiċilju tal-persuna assigurata għall-kopertura ta' kura medika ta' mard u korrimenti li seħħew matul l-ewwel perjodu ta' kopertura.
4. Il-kopertura għandha tkun applikabbli għal kull attività marbuta mal-inizjattiva Volontiera tal-Għajnuna tal-UE u l-attivitajiet privati tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE wkoll matul l-ewwel perjodu ta' kopertura.
5. Il-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE kollha għandhom ikunu koperti għal 100 % (kopertura totali) għal dan li ġej:
(a)
kura medika u tas-snien;
(b)
tqala u l-ħlas;
(c)
aċċident;
(d)
ripatrijazzjoni;
(e)
assigurazzjoni tal-ħajja;
(f)
diżabilità u inkapaċità permanenti jew temporanja;
(g)
responsabbiltà ta' parti terza;
(h)
telf jew serq ta' dokumenti, biljetti tal-ivvjaġġar u affarijiet personali;
(i)
assistenza kumplimentari.
6. Sabiex jiġi żgurat trattament ugwali u l-kopertura tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE kollha, il-Kummissjoni tista' tagħti kuntratt lil wieħed jew diversi fornituri tal-assigurazzjoni permezz ta' proċedura ta' akkwist.
Artikolu 25
Konċessjoni għas-sussistenza u għal stabbiliment mill-ġdid
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha tipprovdi l-għajxien għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE fil-kapaċità tagħhom bħala persuni qiegħda fil-forma ta' ħlasijiet ta' somma f'daqqa li għandhom jitħallsu fi żmien xieraq u b'pagamenti akkont regolari.
2. Ħlasijiet ta' somom f'daqqa ta' sussistenza għandhom ikunu bbażati fuq ir-rata ta' konsum li jkopru spejjeż regolari tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE għal dawn li ġejjin:
(a)
ikel;
(b)
prodotti iġjeniċi u prodotti tad-djar;
(c)
ħwejjeġ;
(d)
trasport lokali u t-trasport fil-pajjiż;
(e)
spejjeż mixxellanji meqjusa bħala meħtieġa sabiex jiġi żgurat livell xieraq ta' għajxien u l-parteċipazzjoni fis-soċjetà lokali (massimu ta' 20 % tal-ammont totali tal-oġġetti elenkati fil-punti (a) sa (d) jistgħu jiżdiedu biex jinkludu spejjeż oħra bħal attivitajiet ta' divertiment, kura tax-xagħar, gazzetti u kartolerija).
(f)
ammont ta' kontinġenza għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li joqogħdu f'żoni b'indiċijiet 'il fuq mill-medja tal-pajjiż (massimu ta' 10 % għall-oġġetti elenkati fil-punti (a) sa (d)).
3. L-ispejjeż ta' akkomodazzjoni ma għandhomx ikunu parti tas-somom f'daqqa tas-sussistenza.
4. Il-Kummissjoni għandha tippubblika informazzjoni dwar somom f'daqqa tas-sussistenza għal pajjiżi ta' skjerament fuq il-bażi ta' indiċijiet tal-pajjiż. Bżonnijiet speċjali marbuta ma' diżabbiltà jew ċirkostanzi oħra debitament ġustifikati b'mod eċċezzjonali jistgħu jiġu rimborżati flimkien mal-kumpens għall-pagament tas-sussistenza.
5. Il-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE għandhom ikunu infurmati fil-ħin dwar il-bidliet fl-indiċijiet u fir-rati ta' sussitenza li jaffettwawhom matul il-kollokament tagħhom, b'mod partikolari f'pajjiżi b'inflazzjoni għolja jew rati ta' tnaqqis (deflation).
6. Meta jitlesta b'suċċess l-iskjerament, l-organizzazzjoni emittenti għandha tipprovdi għal Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li jirritornaw b'konċessjoni ta' stabbiliment mill-ġdid indiċjat b'mod regolari ta' EUR 100 fix-xahar, skont it-tul tal-iskjerament tagħhom.
Artikolu 26
L-Akkomodazzjoni
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiżgura li l-organizzazzjoni ospitanti tipprovdi akkomodazzjoni xierqa għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE bi spiża raġonevoli fil-kuntest lokali.
2. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżguraw b'mod konġunt li r-riskji tas-sigurtà u s-saħħa jiġu prevenuti, ġestiti u mnaqqsa u li l-akkomodazzjoni proposta maqbula ssegwi l-proċeduri ta' sigurtà, saħħa u sikurezza msemmija fl-Artikoli 28, 29 u 30, u jkunu konformi mar-rekwiżiti stabbiliti fil-punt 4 tal-Anness I.
3. L-ispejjeż ta' akkomodazzjoni, tisħin u spejjeż oħra li jkollhom x'jaqsmu direttament għandhom jitħallsu direttament mill-organizzazzjoni ospitanti, fejn possibbli. L-organizzazzjoni ospitanti għandha twettaq ir-relazzjonijiet kuntrattwali bejn is-sidien u tieħu l-passi kollha meħtieġa biex tinforma l-korpi ospitanti u s-sidien dwar l-inizjattiva tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
Artikolu 27
Spejjeż tal-ivvjaġġar u dawk relatati
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha torganizza l-ivvjaġġar għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE lejn u mill-post tal-iskjerament, inkluż f'każijiet ta' ritorn kmieni, u għandha tkopri l-ispejjeż tal-ivvjaġġar.
2. Fuq talba tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, l-organizzazzjoni emittenti għandha torganizza u tkopri l-ispejjeż tal-vjaġġ ta' ritorn addizzjonali għal:
(a)
Liv għad-dar tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE liema perjodu ta' skjerament jaqbeż 18-il xahar;
(b)
Il-liv tal-ġenituri tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li jkollhom wild wieħed jew aktar dipendenti mhux miżżewweġ fl-età ta' 12, jekk il-perjodu tagħhom ta' skjerament jaqbeż sitt xhur;
(c)
Liv speċjali f'każ ta' funeral jew mard serju medikament iċċertifikat ta' qarib dirett axxendenti jew dixxendenti, konjuġi jew sieħeb reġistrat jew ħu, oħt.
3. L-ispejjeż tal-ivvjaġġar jistgħu jkunu bbażati jew fuq l-ispejjeż reali tal-ekonomija jew fuq tariffi tat-tieni klassi jew rimborżati fil-forma ta' somma waħda bbażata fuq metodoloġija raġonevoli għal kalkolu tad-distanza.
4. L-organizzazzjoni emittenti għandha tipprovdi informazzjoni u appoġġ loġistiku għall-organizzazzjoni tal-viża għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u l-organizzazzjoni ospitanti għandha tappoġġa l-proċess tal-viża, kif meħtieġ. L-organizzazzjoni emittenti għandha tkopri l-ispejjeż relatati għall-ksib tal-viża, inkluż l-ispejjeż tal-ivvjaġġar meħtieġa.
KAPITOLU 7
PROĊEDURI LI JIŻGURAW L-OBBLIGU TA' KURA, IS-SIKUREZZA U S-SIGURTÀ
Artikolu 28
Il-ġestjoni tas-sigurtà u l-valutazzjoni tar-riskju
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha tistabbilixxi politika ta' sigurtà organizzattiva u proċeduri ta' valutazzjoni tar-riskju li għandhom ikunu adattati u applikabbli għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u, fejn ikun meħtieġ, għandhom jiġu adattati.
2. Fuq il-bażi tal-politika ta' sigurtà organizzattiva tal-organizzazzjoni emittenti, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżviluppaw b'mod konġunt pjanijiet ta' amministrazzjoni ta' sigurtà u pjan ta' evakwazzjoni għal azzjonijiet skont l-inizjattiva tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. Dawn il-pjanijiet għandhom mill-inqas ikunu konformi mar-rekwiżiti stabbiliti fil-punt 5 tal-Anness I.
3. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżviluppaw b'mod konġunt valutazzjoni bil-miktub tar-riskji għas-saħħa u s-sigurtà u għall-ivvjaġġar għall-pajjiż ta' skjerament. Dawn il-valutazzjonijiet għandhom mill-inqas ikunu konformi mar-rekwiżiti stabbiliti fil-punt 6 tal-Anness I.
4. Il-valutazzjoni tar-riskju msemmija fil-paragrafu 3 għandha tiġi rieżaminata u aġġornata regolarment kif meħtieġ skont il-kuntest u, bħala minimu, qabel l-iskjerament tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. Fejn il-valutazzjoni tar-riskju twassal għall-konklużjoni li skjerament sseħħ fiż-żona ta' konflitt armat internazzjonali jew mhux internazzjonali, jew fejn hemm theddid, l-iskjerament ma għandux ikun previst jew għandu jiġi kkanċellat f'każ li diġà ġew magħżula l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
5. Rekwiżiti relatati mal-għarfien tas-sigurtà u mġiba xierqa fir-rigward tal-ġestjoni tar-riskju u tas-sigurtà għandhom jiġu inklużi fid-deskrizzjoni ta' assenjazzjoni ta' kompiti u fil-proċess ta' reklutaġġ.
6. L-organizzazzjoni emittenti għandha tinforma lill-awtoritajiet nazzjonali rilevanti tal-Istati Membri u ta' pajjiżi parteċipanti oħra, f'konformità mal-Artikolu 23 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014, qabel ma wieħed miċ-ċittadini tagħhom jiġi mobilizzat bħala Voluntier tal-Għajnuna tal-UE. Qabel l-iskjerament, l-organizzazzjoni emittenti li qed timmobilizza l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li ma jkunux ċittadini tal-Unjoni għandha taċċerta r-regoli għall-protezzjoni konsulari pprovduta mill-pajjiż tal-volontier ta' nazzjonalità jew pajjiż ieħor.
7. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jiżguraw li l-informazzjoni kollha dwar il-proċeduri ta' sikurezza u ta' sigurtà huma kondiviżi u mifhuma mill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. Matul iż-żmien ta' induzzjoni, għandu jiġi pprovdut briefing ta' sigurtà speċifiku għall-kuntest qabel it-tluq u fi żmien 24 siegħa wara l-wasla fil-pajjiż ta' skjerament. Din għandha tinkludi r-riżultati mill-valutazzjoni tar-riskju, l-evakwazzjoni u l-pjan ta' ġestjoni tas-sigurtà, inkluż ir-rappurtaġġ tal-inċidenti ta' sigurtà, il-proċeduri għall-evakwazzjoni u r-ripatrijazzjoni, il-komunikazzjoni, l-uffiċjal(i) ta' kuntatt għall-immaniġġar ta' kriżijiet, u d-dettalji ta' ambaxxati, tal-pulizija u l-istazzjonijiet għat-tifi tan-nar, u l-isptarijiet.
8. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiżgura li l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE huma koperti, bħala minimu, mill-assigurazzjoni pprovduta skont l-Artikolu 24.
9. Minbarra taħriġ obbligatorju ta' sigurtà fil-kuntest tal-programm ta' taħriġ, l-organizzazzjoni emittenti għandha tipprovdi lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE b'kull taħriġ ta' sigurtà ieħor rilevanti ipprovdut lil persunal internazzjonali tagħha stess.
10. Mal-iffirmar tal-kuntratt li hemm referenza għalih fl-Artikolu 16(2), il-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE għandhom jagħrfu l-għarfien u l-konformità mal-proċeduri ta' ġestjoni ta' sigurtà, inkluż l-impenn li jżommu ruħhom informati u aġġornati b'sitwazzjonijiet attwali ta' sigurtà; ir-responsabbiltà personali tagħhom li jikkonċerna l-ġestjoni għalihom infushom, l-oħrajn u l-organizzazzjoni; u l-impenn li jieqfu minn imġiba ta' riksju. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jagħmlu l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE konxji mill-konsegwenzi ta' kwalunkwe ksur tal-proċeduri tas-sigurtà, b'mod partikolari dawk li jirriżultaw fi tmiem prematur ta' kollokament.
11. L-organizzazzjoni emittenti għandha tirrakkomanda li l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE biex jirreġistraw mal-ambaxxata jew il-konsolat tan-nazzjonalità tagħhom mal-wasla fil-pajjiż ta' skjerament, u jinfurmawhom dwar il-possibbiltà li jitolbu għal assistenza konsulari. Jekk il-pajjiż ta' nazzjonalità tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE ma jkollux rappreżentanza konsulari fil-pajjiż ta' skjerament, l-organizzazzjoni emittenti għandha tirrakkomanda lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li huma ċittadini tal-Unjoni sabiex jirreġistraw ma' konsulat jew ambaxxata ta' Stat Membru ieħor, u jinfurmawhom dwar il-possibbiltà li jitolbu għall-assistenza konsulari tagħha.
12. Abbażi tal-aġġornamenti mill-organizzazzjoni ospitanti, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom regolarment jaġġornaw il-pjan ta' evakwazzjoni biex ikun żgurat li jibqa' tajjeb għall-ambjent operattiv f'kull ħin. Ir-riżultat tal-valutazzjoni tar-riskju għandu jinforma l-frekwenza li biha l-pjan għandu jiġi rieżaminat u l-organizzazzjoni ospitanti għandha tuża d-dejta tal-passat u aġġornamenti attwali biex taġġustaha, kif meħtieġ. Il-pjan ta' evakwazzjoni għandu jinżamm f'post li jkun faċilment aċċessibbli għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
13. L-organizzazzjoni ospitanti għanda tiżgura li l-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE jiġi aġġornat f'każ ta' tibdil fl-ambjent operattiv u l-emenda konsegwenti fi kwalunkwe mill-proċeduri jew protokolli ta' sigurtà.
14. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tkun taf fejn jinsab il-Volontier tal-Għajnuna tal-UE, u n-numru ta' kuntatt sabiex jintlaħaq f'kull ħin, inkluż meta jkun bil-liv.
Artikolu 29
Il-proċeduri li għandhom jiġu segwiti fil-każ ta' inċident jew ta' evakwazzjoni
1. Fil-każ ta' inċident relatat mas-sigurtà, il-Volontier tal-Għajnuna tal-UE għandu jiġi infurmat mill-aktar fis possibbli. Skont il-gravità tal-inċident u l-proċeduri fis-seħħ fl-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti, dan id-debriefing jista' jittieħed mis-superjur jew mill-mentor mill-organizzazzjoni ospitanti, jew mill-uffiċjal tal-ġestjoni ta' kriżijiet fl-organizzazzjoni emittenti, u tista' tinkludi appoġġ psikoloġiku professjonali.
2. Fil-każ ta' evakwazzjoni, għandu jiġi segwit pjan ta' evakwazzjoni u l-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE għandu jingħata l-attenzjoni xieraq f'kull ħin, wara, fejn rilevanti, il-proċeduri stabbiliti f'konsulati jew ambaxxati fejn il-Voluntier tal-Għajnuna tal-UE jkun ġie rreġistrat skont l-Artikolu 28(11).
3. L-organizzazzjoni emittenti għandha tikkuntattja lill-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE mal-wasla lura tagħhom u jiżguraw li jirċievu segwitu adegwat, inkluż debriefing, appoġġ mediku u psikosoċjali.
4. Is-sigurtà għandha tiġi inkluża fil-qafas ta' monitoraġġ u evalwazzjoni tal-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti u t-tagħlimiet miksuba minn inċidenti ta' sigurtà għandhom iservu bħala informazzjoni ta' rieżami tal-proġett u titjib.
Artikolu 30
Is-saħħa u s-sigurtà
1. L-organizzazzjoni emittenti għandha tistabbilixxi politika ta' saħħa u sigurtà organizzattiva li għandha tkun adattata u applikabbli għall-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u, fejn ikun meħtieġ, għandhom jiġu adattati, inklużi linji gwida:
(a)
dwar is-saħħa personali, bħalma huma s-saħħa fiżika (il-prevenzjoni ta' mard, ikel u pariri tal-irqad, l-għarfien tar-riskji dwar perikli klimatiċi u ġeografiċi, aċċess għal trattament);
(b)
saħħa mentali (pariri dwar il-bilanċ bejn il-ħajja privata u dik professjonali, il-maniġment tal-istress, il-mekkaniżmi ta' sopravvivenza u metodi ta' rilassament, il-punti ta' kuntatt għal appoġġ psikosoċjali).
2. Fuq il-bażi tal-politika ta' saħħa u sigurtà organizzattiva tal-organizzazzjoni emittenti, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom b'mod konġunt jiżviluppaw sett komprensiv ta' politiki tas-saħħa u tas-sikurezza u linji gwida biex jintlaħqu l-obbligi mid-dmir ta' diliġenza tagħhom u li jiżguraw il-benesseri fiżiku u emozzjonali tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
3. Bħala parti tal-valutazzjoni tar-riskju msemmija fl-Artikolu 28(3) u qabel ma jiddefinixxu l-assenjazzjoni ta' kompiti, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jivvalutaw b'mod konġunt jekk il-kollokament jipprovdi l-kundizzjonijiet tax-xogħol u tal-għajxien sikuri għall-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE bbażati fuq il-bażi tal-indikaturi stabbiliti fil-punt 7 tal-Anness I.
4. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiżgura li l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE huma koperti, bħala minimu, minn assigurazzjoni medika u tal-ivvjaġġar ipprovduta skont l-Artikolu 24.
5. Matul iż-żmien ta' induzzjoni, l-organizzazzjoni emittenti għandha tinfurma lill-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE dwar politiki tas-saħħa u tas-sikurezza u l-linji gwida msemmija fil-paragrafi 1 u 2, inkluż il-mard, l-appoġġ tal-ewwel għajnuna, il-manutenzjoni għal kull post, il-manutenzjoni ta' vetturi u tagħmir, stazzjonijiet tax-xogħol, il-bilanċ bejn ix-xogħol u l-ħajja, l-inċidenti tas-saħħa u tas-sigurtà, il-proċedura ta' evakwazzjoni medika.
6. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiżgura li l-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE jikkompletaw eżami mediku bir-reqqa qabel it-tluq, u jipprovdu mediċina u tilqim rakkomandat għar-riskji fil-pajjiż ta' skjerament u t-tagħmir, bħal kitts tal-ewwel għajnuna u tan-nemus, fejn meħtieġ.
7. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tiżgura li l-obbligu ta' diliġenza huwa integrat fil-ġestjoni tal-volontarjat ta' kuljum u, matul iż-żmien ta' induzzjoni, jipprovdi lill-Volontiera tal-Għajnuna tal-UE:
(a)
b'informazzjoni aġġornata dwar ir-riżorsi lokali li jikkonċernaw is-saħħa u s-sigurtà bħalma huma d-dettalji ta' kuntatt ta' tobba, l-isptarijiet, is-servizzi paramediċi;
(b)
gwida dwar id-dwana lokali u n-normi fil-pajjiż tagħhom bħala parti mill-briefing sabiex jiġu limitati r-riskji għas-sikurezza u biex tiġi ffaċilitata l-integrazzjoni.
8. L-organizzazzjoni emittenti għandha tiffaċilita kontroll mediku ta' wara l-iskjerament mar-ritorn tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u toffri sessjoni(jiet) ta' debriefing psikosoċjali jew appoġġ ta' pariri bħala parti mill-proċess ta' informazzjoni. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jippromwovu netwerk għall-inizjattiva tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE bħala mekkaniżmu alternattiv ta' appoġġ qabel, matul u wara l-iskjerament.
KAPITOLU 8
IL-PROĊEDURI GĦALL-MONITORAĠĠ U L-VALUTAZZJONI TAL-PRESTAZZJONI INDIVIDWALI TAL-VOLUNTIERA TAL-GĦAJNUNA TAL-UE
Artikolu 31
Il-proċeduri għall-monitoraġġ u l-valutazzjoni tal-prestazzjoni individwali tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE
1. Ibbażata fuq il-proċedura ta' ġestjoni ta' superviżjoni u mmaniġġjar tal-prestazzjoni msemmija fl-Artikolu 19, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jimmonitorjaw u jivvalutaw il-prestazzjoni individwali tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, il-kejl tal-progress, il-produzzjoni u r-riżultati b'referenza għal assenjazzjoni ta' kompiti tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u l-objettivi tagħha.
2. Il-monitoraġġ u l-valutazzjoni tal-prestazzjoni individwali tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE għandhom ikunu proċess kontinwu fis-sistema kollha ta' kollokament ma' rieżamijiet speċifiċi, bħala minimu, f'dawn l-istadji li ġejjin:
(a)
fejn rilevanti, fi tmiem ta' kollokament ta' apprendistat imsemmi fl-Artikolu 14;
(b)
matul l-aħħar rieżami tal-prestazzjoni msemmi fl-Artikolu 19 u fil-każ ta' li rieżami ta' nofs it-terminu huwa meqjus xieraq li għandu jitwettaq;
(c)
matul id-debriefing imsemmi fl-Artikolu 23.
3. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jipprovdu informazzjoni li turi sa liema punt tal-prestazzjoni individwali l-Volontier tal-Għajnuna tal-UE jikkontribwixxi - fuq il-livell tar-riżultati u l-impatti - għall-objettivi tal-proġett u tal-inizjattiva globali, filwaqt li jitqiesu l-indikaturi msemmija fl-Artikolu 7 tar-Regolament (UE) Nru 375/2014. Id-dejta għandha tinkludi reġistri tal-kwalità tal-outputs u tar-riżultati tal-ħidma tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li se tiġi anonimizzata u tkun disponibbli għal finijiet ta' evalwazzjoni. Din id-dejta se tiġi pproċessata skont l-istandards ta' protezzjoni ta' dejta kif stabbilit bir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandu jiġi adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014.
4. L-organizzazzjonijiet emittenti għandhom jipprovdu appoġġ biex jinbnew il-kapaċitajiet tal-organizzazzjonijiet ospitanti sabiex jitkejjel il-progress, il-produzzjoni u r-riżultati b'referenza għal assenjazzjoni ta' kompiti tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE u l-objettivi.
KAPITOLU 9
MEKKANIŻMU TA' ĊERTIFIKAZZJONI GĦALL-ORGANIZZAZZJONIJIET EMITTENTI U OSPITANTI
Artikolu 32
Il-mekkaniżmu ta' ċertifikazzjoni għall-organizzazzjonijiet ospitanti
1. L-organizzazzjonijiet ospitanti li jaspiraw għaċ-ċertifikazzjoni għandhom jipprovdu objettiv ta' awtovalutazzjoni oġġettiv u onest skont ir-rekwiżiti msemmija fil-punt 1 tal-Anness III, biex jivvalutaw il-politiki u l-prattiki eżistenti kontra r-rekwiżiti tal-istandards u l-proċeduri dwar il-voluntiera kandidati u l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE stabbiliti f'dan ir-Regolament u fir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni li għandhom jiġu adottati fuq il-bażi tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament (UE) Nru 375/2014.
2. Fl-awtovalutazzjoni, l-organizzazzjoni ospitanti għandha tiżvela kwalunkwe nuqqasijiet u oqsma ta' ħtieġa għal titjib li jista' jeħtieġ it-tisħiħ fil-kapaċitajiet sabiex jintlaħaq livell ta' konformità sħiħa.
3. L-organizzazzjoni ospitanti għandha tipprovdi flimkien mal-awtovalutazzjoni tliet referenzi skont ir-rekwiżiti stabbiliti fil-punt 1 tal-Anness III sabiex tipprovdi informazzjoni komprensiva dwar kull rekwiżit tal-istandards u l-proċeduri dwar il-voluntiera kandidati u l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE. Ir-referenzi għandhom jiġu minn minimu ta' żewġ gruppi tal-partijiet interessati li ġejjin:
(a)
Ċertifikat ta' organizzazzjoni emittenti jew dawk ospitanti li l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti diġà kellu, jew biħsiebhu jwaqqaf, sħubija għall-parteċipazzjoni fl-inizjattiva Volontiera tal-Għajnuna tal-UE;
(b)
Sħab ta' għajnuna umanitarja tal-Kummissjoni b'qafas (sħubija) ta' ftehim fis-seħħ, li miegħu l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti jkun ħadem b'suċċess proġett ta' għajnuna umanitarja;
(c)
Organizzazzjoni internazzjonali rilevanti jew organizzazzjoni bla profitt jew korp tad-dritt pubbliku ta' natura ċivili li bih l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti jkun ħadem b'suċċess proġett ta' għajnuna umanitarja;
(d)
Organizzazzjoni ta' akkreditazzjoni jew tal-awditjar li tkun iċċertifikat l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti f'oqsma rilevanti għall-inizjattiva Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, f'liema każ l-akkreditament rilevanti jew id-dokumenti ta' awditjar għandhom jiġu pprovduti wkoll.
4. L-awtovalutazzjoni mimlija għandha tiġi ffirmata minn persuna awtorizzata biex tirrappreżenta u torbot legalment l-organizzazzjoni ospitanti u emittenti, flimkien mar-referenzi imsemmija fil-paragrafu 3, lill-Kummissjoni.
5. Abbażi tal-awtovalutazzjoni u r-referenzi, il-Kummissjoni għandha tevalwa l-applikazzjoni u tista' tieħu waħda mid-deċiżjonijiet li ġejjin:
(a)
Biex tagħti ċertifikazzjoni f'każijiet fejn l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti huwa vvalutat bħala totalment konformi mar-rekwiżiti tal-istandards u l-proċeduri;
(b)
Biex tagħti ċertifikazzjoni f'każijiet fejn l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti huwa vvalutat bħala mhux totalment konformi mar-rekwiżiti tal-istandards u l-proċeduri.
6. Fi żmien sitt xhur minn meta tirċievi l-applikazzjoni, il-Kummissjoni għandha tgħarraf lill-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti dwar l-eżitu ta' ċertifikazzjoni, fejn tispeċifika wkoll opportunitajiet għal appoġġ għall-bini ta' kapaċità, jekk meħtieġ, bil-ħsieb li jerġa' jissottometti applikazzjoni. F'każ li jkun hemm kwalunkwe ħtiġijiet identifikati li huma sodisfatti skont strateġija għall-bini ta' kapaċità biex tiġi pprovduta mill-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti, dan tal-aħħar għandu jkun eliġibbli u jkollu prijorità għas-sostenn għall-bini tal-ħiliet.
Artikolu 33
Il-mekkaniżmu ta' ċertifikazzjoni għall-organizzazzjonijiet emittenti
1. Organizzazzjonijiet emittenti li jaspiraw għaċ-ċertifikazzjoni għandhom jipprovdu qafas ta' awtoevalwazzjoni bbażat fuq il-provi oġġettivi u veri skont ir-rekwiżiti msemmija fil-punt 2 tal-Anness III, jivvalutaw il-politiki u l-prattiki eżistenti kontra r-rekwiżiti tal-istandards u l-proċeduri dwar il-voluntiera kandidati u l-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE.
2. Fl-awtovalutazzjoni ibbażat fuq evidenza, l-organizzazzjoni ospitanti għandha tiżvela kwalunkwe nuqqasijiet u oqsma ta' ħtieġa għal titjib li jista' jeħtieġ it-tisħiħ fil-kapaċitajiet sabiex jintlaħaq livell ta' konformità sħiħa. Hija għandha tinkludi wkoll evidenza tal-kampjun u mezzi ta' verifika li l-politiki u l-prattiki msemmija f'kull rekwiżit tal-istandards u l-proċeduri huma implimentati, partikolarment fir-rigward ta' voluntiera.
3. L-awtovalutazzjoni mimlija bbażata fuq evidenza għandha tiġi ffirmata minn persuna awtorizzata biex tirrappreżenta u torbot legalment l-organizzazzjoni ospitanti u emittenti, flimkien mar-referenzi msemmija fil-paragrafu 2, lill-Kummissjoni.
4. Ibbażata fuq l-awtovalutazzjoni bbażata fuq evidenza u d-dokumenti li jakkumpanjaw, il-Kummissjoni għandha tevalwa l-applikazzjoni u tista' tieħu waħda mid-deċiżjonijiet li ġejjin:
(a)
Biex tagħti ċertifikazzjoni f'każijiet fejn l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti huwa vvalutat bħala totalment konformi mar-rekwiżiti tal-istandards u l-proċeduri;
(b)
Biex ma tagħtix ċertifikazzjoni f'każijiet fejn l-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti huwa vvalutat bħala mhux totalment konformi mar-rekwiżiti tal-istandards u l-proċeduri.
5. Fi żmien sitt xhur minn meta tirċievi l-applikazzjoni, il-Kummissjoni għandha tgħarraf lill-applikant mill-organizzazzjoni ospitanti dwar l-eżitu ta' ċertifikazzjoni, fejn tispeċifika wkoll opportunitajiet għal assistenza teknika, jekk meħtieġ, bil-ħsieb li jerġa' jissottometti applikazzjoni. F'każ li jkun hemm kwalunkwe ħtiġijiet identifikati li huma sodisfatti skont strateġija għall-assistenza teknika biex tiġi pprovduta mill-organizzazzjoni ospitanti, din tal-aħħar għandha tkun eliġibbli u jkollha prijorità għas-sostenn għall-bini tal-ħiliet.
Artikolu 34
Rimedji legali
1. Deċiżjoni tal-Kummissjoni li ma tagħtix ċertifikazzjoni u tirrifjuta l-applikazzjoni għandha tindika li l-organizzazzjoni miċħuda li qed tapplika tista' biss tapplika mill-ġdid wara perjodu ta' tnax-il xahar, li jibda mid-data tal-wasla għand l-applikant tad-deċiżjoni ta' rifjut. Id-deċiżjoni għandha tispeċifika wkoll ir-rimedji legali disponibbli kontra d-deċiżjoni.
2. Skont l-Artikoli 256 u 263 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE), il-Qorti Ġenerali għandha ġurisdizzjoni fuq atti tal-Kummissjoni Ewropea maħsuba biex jipproduċu effetti legali fil-konfront ta' partijiet terzi. Bl-istess mod, skont l-Artikoli 256, 268 u 340 tat-TFUE, il-Qorti Ġenerali għandha ġurisdizzjoni f'tilwim relatat ma' kumpens għal danni kkawżati mill-Kummissjoni Ewropea fil-każ ta' responsabbiltà mhux kuntrattwali.
Artikolu 35
Il-vijabbiltà finanzjarja u l-kapaċità organizzjonali tal-organizzazzjonijiet
Il-valutazzjoni tal-vijabbiltà finanzjarja u l-kapaċità ta' organizzazzjoni tal-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti ċċertifikati huwa barra l-ambitu tal-proċedura ta' ċertifikazzjoni. Bħala prekundizzjoni biex tiġi riċevuta l-assistenza finanzjarja mill-Unjoni, din il-vijabbiltà u kapaċità għandha tkun ivvalutata fl-istadju tal-proċess ta' applikazzjoni wara sejħa għal proposti.
Artikolu 36
Il-validità taċ-ċertifikazzjoni u kontrolli regolari
1. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti għandhom jgħaddu minn ċertifikazzjoni mill-ġdid wara tliet snin mill-wasla tad-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tagħti ċ-ċertifikazzjoni jew f'kull ħin fil-każ ta' emendi sostanzjali għall-istandards jew il-proċeduri tal-kwistjonijiet ikkonċernati.
2. Fi żmien il-perjodu ta' validità ta' ċertifikati taċ-ċertifikazzjoni, l-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti ċertifikati jistgħu jkunu meħtieġa, meta meħtieġ, li jgħaddu minn kontrolli regolari li għandhom jittieħdu mill-Kummissjoni.
3. L-organizzazzjonijiet emittenti u ospitanti iċċertifikati għandhom jgħarrfu minnufih lill-Kummissjoni bi kwalunkwe bidla fis-sitwazzjoni legali, finanzjarja, teknika jew organizzattiva tagħhom li tista' tqiegħed fid-dubju l-konformità tagħhom mal-istandards u proċeduri, jew li jistgħu joħolqu kunflitti ta' interessi. Huma għandhom jinfurmaw ukoll lill-Kummissjoni dwar kwalunkwe bidla f'isimhom, fl-indirizz jew fir-rappreżentant ġuridiku.
Artikolu 37
Is-sospensjoni u t-tmiem taċ-ċertifikazzjoni
1. Ibbażata fuq l-informazzjoni miksuba mill-organizzazzjoni emittenti jew ospitanti, inkluż minn verifiki regolari msemmija fl-Artikolu 36(2) jew l-informazzjoni miksuba permezz ta' kwalunkwe mezz ieħor, il-Kummissjoni tista' tikkunsidra li l-organizzazzjoni emittenti jew ospitanti ċċertifikata ma tkunx għadha tikkonforma ma' wieħed jew aktar minn dawn l-istandards jew proċeduri. F'każijiet bħal dawn, il-Kummissjoni tista' tieħu azzjoni xierqa, inkluż li tissospendi jew ittemm iċ-ċertifikazzjoni, skont il-proċedura stipulata fil-punt 3 tal-Anness III.
2. L-organizzazzjoni emittenti jew ospitanti soġġetta għal ċertifikazzjoni sospiża jew itterminata m'għandhiex tuża jew tospita Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE mid-data tas-sospensjoni jew it-terminazzjoni u m'għandhomx ikunu eliġibbli li jirċievu assistenza finanzjarja mill-Unjoni għal dak l-għan.
3. Fid-dawl tar-raġunijiet għas-sospensjoni jew terminazzjoni taċ-ċertifikazzjoni, b'mod partikolari s-sikurezza u s-sigurtà tal-Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE, il-Kummissjoni tista' tesiġi r-ripatrijazzjoni ta' Voluntiera tal-Għajnuna tal-UE li huma skjerati fiż-żmien tas-sospensjoni jew it-terminazzjoni.
4. L-organizzazzjoni emittenti jew ospitanti m'għandhiex tkun intitolata li titlob kumpens minħabba s-sospensjoni jew it-terminazzjoni ta' ċertifikazzjoni.
Artikolu 38
Responsabbiltà għad-danni
Il-Kummissjoni m'għandhiex tkun responsabbli għal kwalunkwe telf jew dannu kkawżat jew imġarrab mill-organizzazzjonijiet emittenti jew ospitanti, jew partijiet terzi, minħabba l-istatus ċertifikat tal-organizzazzjoni emittenti jew ospitanti.
KAPITOLU 10
DISPOŻIZZJONIJIET FINALI
Artikolu 39
Dħul fis-seħħ
Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fit-tielet jum wara l-pubblikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussell, l-20 ta’ Novembru 2014.