РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1417/2013 НА СЪВЕТА
от 17 декември 2013 година
за определяне на формата на разрешенията за преминаване, издавани от Европейския съюз
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз, Договора за функционирането на Европейския съюз и Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия, и по-специално член 6, първа алинея от него,
като има предвид, че:
(1)
Член 6, първа алинея от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз („Протоколът“) предвижда, че Съветът определя формата на разрешението за преминаване (laissez-passer), което се признава за документ, валиден за пътуване от органите на държавите-членки.
(2)
За целите на настоящия регламент се припомня, че член 6, първа алинея от Протокола се прилага за членовете на институциите на Съюза и за служителите на Съюза, които подлежат на Правилника за длъжностните лица или на Условията за работа на другите служители на Съюза (1).
(3)
В член 23 от Правилника за длъжностните лица и в членове 11 и 81 от Условията за работа на другите служители на Съюза се определят условията, при които разрешенията за преминаване се издават на служителите на Съюза.
(4)
В интерес на Съюза и за да се спази задължението за полагане на необходимото старание, ползването на разрешения за преминаване може да се разшири в изключителни и надлежно обосновани случаи, така че да включва специални заявители.
(5)
При всички случаи разрешението за преминаване не дава привилегии и имунитети на неговия притежател.
(6)
Разрешението за преминаване трябва да се признава за валиден документ за пътуване от органите на държавите-членки. Комисията следва да използва възможността, предвидена в член 6, първа алинея от Протокола, за да сключи необходимите споразумения с трети държави с оглед признаването на разрешенията за преминаване за валидни документи за пътуване при пресичането на граници и в рамките на територията на третите държави.
(7)
Промените на равнището на Съюза, и по-конкретно създаването на Европейската служба за външна дейност, допълнително засилиха необходимостта от съгласуван подход на международно равнище и на равнището на Съюза.
(8)
Формата на разрешението за преминаване следва да се усъвършенства с цел подобряване на стандартите за сигурност и принос към осигуряването на подходящо ниво на защита срещу подправяне и фалшифициране. Общите стандарти за сигурност и оперативно съвместимите биометрични идентификатори следва да се интегрират в разрешенията за преминаване, за да се осигури надеждна връзка между законния притежател на разрешението за преминаване и самия документ, като важен принос за осигуряването на защита срещу използването му с цел измама.
(9)
По-конкретно, формата на разрешението за преминаване следва да съответства на стандартите за сигурност и техническите спецификации, приложими към националните документи за пътуване, които държавите-членки издават в съответствие с Регламент (ЕО) № 2252/2004 на Съвета (2). По този начин се осигурява спазването на спецификациите на Международната организация за гражданско въздухоплаване (ИКАО), по-конкретно на посочените в документ 9303 на ИКАО относно машинночетимите документи за пътуване, тъй като те ще допринесат за защитата на разрешението за преминаване срещу използване с цел измама и ще го превърнат в международно признат валиден документ за пътуване. ЕС следва също така да участва в регистъра на публичните ключове на ИКАО, като следва приложимите стандарти и препоръчителни практики на ИКАО, така че да се улесни валидирането в световен план на разрешенията за преминаване.
(10)
За да се гарантира, че уеднаквените условия за бъдещите стандарти за сигурност и технически спецификации за паспортите и документите за пътуване, издадени от държавите-членки, се прилагат, когато това е уместно, и по отношение на разрешенията за преминаване на Съюза, на Комисията следва да бъдат предоставени изпълнителни правомощия. Освен това на Комисията следва да се предоставят изпълнителни правомощия за установяването на правила за институциите, агенциите и другите органи на Съюза, както и на Европейската служба за външна дейност (по-нататък „институциите“) в случай на загуба, кражба, издаване на дубликат или връщане на разрешение за преминаване. Тези правомощия следва да се упражняват в съответствие с Регламент (ЕС) № 182/2011 на Европейския парламент и на Съвета (3).
(11)
Процедурата по консултиране следва да се използва за приемането на актове за изпълнение, осигуряващи, когато това е уместно, съответствие с бъдещите минимални стандарти за сигурност и технически спецификации за паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, приети съгласно Регламент (ЕО) № 2252/2004, които могат да останат секретни, за да се предотврати рискът от подправяне и фалшифициране. Процедурата по консултиране следва да се използва и за приемането на актове за изпълнение относно третирането на случаите на загуба, кражба, издаване на дубликат или връщане на разрешение за преминаване от страна на институциите. Съгласно процедурата по консултиране Комисията следва да бъде подпомагана от комитета, установен съгласно член 6 от Регламент (ЕО) № 1683/95 на Съвета (4).
(12)
Следва да се направи необходимото в електронния носител на разрешение за преминаване да не се съхранява информация, различна от предвидената в настоящия регламент и приложенията към него.
(13)
Всяка институция, която отговаря за обработването на лични данни на своя персонал или на други служители, поотделно или заедно въз основата на споразумения за нивото на обслужване, както и Комисията в качеството си на централно звено за целите на обработването, следва да осигурят съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001на Европейския парламент и на Съвета (5).
(14)
За да се гарантира, че личните данни не се предоставят на по-голям брой лица, отколкото е необходимо, важно е Комисията да координира прилагането на настоящия регламент и да определи едно-единствено образувание, което да отговаря за отпечатването и персонализирането на разрешенията за преминаване. Комисията следва да обърне особено внимание на осигуряването на сигурен достъп до личните данни, съдържащи се в разрешенията за преминаване, за целите на отпечатването и персонализирането от страна на оправомощеното образувание, като се гарантира адекватно ниво на защита на данните.
(15)
Личните данни следва да се съхраняват в регистър или от образуванието само за времето, което е необходимо за постигане на целите, за които са събрани, и за да се гарантира, че субектите на данните имат достъп до своите лични данни, за да упражнят своите права. Личните данни следва да се заличават автоматично в рамките на определен период след приключването на процедурата. Този период следва да е обоснован и мотивиран.
(16)
За да се предотврати фалшифицирането и използването с цел измама на разрешенията за преминаване, образуванието, което Комисията е определила за отпечатването и персонализирането на разрешенията за преминаване, следва да се подбере в съответствие с разпоредбите, приложими към възлагането на договори, по-конкретно Регламент (ЕО, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (6), при надлежно отчитане на чувствителният характер на документите, които трябва да се отпечатат.
(17)
В съответствие с принципа на пропорционалност настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигане на целите, поставени в съответствие с член 5, параграф 4, втора алинея от Договора за Европейския съюз.
(18)
Настоящият регламент следва да замени Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 на Съвета (7). Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 следва да се отмени считано от 25 ноември 2015 г. след преходен период.
(19)
Необходимо е да се предвиди преходен период след влизането в сила на настоящия регламент до 24 ноември 2015 г., през който все още да е възможно издаването и използването на разрешения за преминаване съгласно Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69. Този преходен период обаче следва да се прилага така, че от момента, в който започне издаването на разрешения за преминаване съгласно настоящия регламент, да не се издават повече разрешения за преминаване съгласно Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69, като разрешенията за преминаване, които все още са в обращение, да се заменят системно до 24 ноември 2015 г. Този подход ще ограничи в максимално възможна степен периода, през който двете форми на разрешения за преминаване се използват едновременно,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Обхват
1. Разрешението за преминаване са предоставя единствено в интерес на Съюза на членове на институциите на Съюза, посочени в параграф 2, и на неговите служители. То се издава на служители в съответствие с условията, посочени в член 23 от Правилника за длъжностните лица, както и с членове 11 и 81 от Условията за работа на другите служители на Европейския съюз. Разрешението за преминаване може да се издаде единствено в интерес на Съюза, в изключителни и надлежно обосновани случаи, на специални заявители, съгласно приложение II.
2. Настоящият регламент се прилага за институциите, агенциите и другите органи на Европейския съюз, както и за Европейската служба за външна дейност (наричани по-нататък „институциите“).
Член 2
Процедура
1. За целите на настоящия регламент всяка институция може да сключва споразумения с други институции с оглед създаване на взаимодействия и намаляване на разходите. Тези институции са отговорни за обработването на лични данни на персонала или специалните заявители, посочени в член 1, параграф 1. Тези данни включват биографичните и биометричните данни, които се използват за недвусмислено идентифициране на заявителя за разрешение за преминаване, както и изображението на лицето и двата пръстови отпечатъка като биометрични идентификатори.
2. За целите на настоящия регламент Комисията действа като централно звено за целите на предаването на личните данни, обработени от институциите, на образуванието, посочено в параграф 3.
3. Комисията определя образувание, което да отговаря за проектирането, отпечатването и персонализирането на разрешението за преминаване, с оглед на чувствителния характер на документите, които трябва да бъдат отпечатани. Тя извършва това в съответствие с разпоредбите, приложими към възлагането на договори, по-конкретно предвидените в Регламент (ЕО, Евратом) № 966/2012. Прехвърлянето на лични данни в хода на процедурата следва да се прави в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001.
4. Всяко разрешение за преминаване е собственост на Съюза.
Член 3
Езиков режим
Разрешението за преминаване се издава на всички официални езици на институциите на Съюза, посочени в приложение I. Представянето на биографични данни се извършва в съответствие с препоръките на ИКАО.
Член 4
Валидност
1. Без да се засяга член 5, параграф 2, разрешението за преминаване се издава за максимален срок от шест години и за не по-малко от дванадесет месеца, като се прилагат условията за връщане, посочени в актовете за изпълнение, приети в съответствие с член 6, параграф 4. Срокът на валидност се адаптира към продължителността на мандата на члена на дадена институция, продължителността на престоя или на командировката на длъжностното лице или продължителността на договора на срочно наетия или договорно наетия служител.
2. Всички разрешения за преминаване, които са изтекли или нямат празна страница за поставянето на виза, трябва да бъдат върнати на издаващия орган с цел официалното им анулиране или подновяване. Разрешението за преминаване се връща и когато неговият притежател напусне длъжността или службата. Настоящият параграф се прилагат и по отношение на специалните заявители, посочени в член 1, параграф 1. В случай когато първоначалният притежател върне своето разрешение за преминаване, зависим член на семейството също връща своето разрешение за преминаване.
Член 5
Лични данни - Права на лицата
1. Лицата, на които е издадено разрешение за преминаване, имат право да проверят вписаните в него лични данни съгласно разпоредбите на Регламент (ЕО) № 45/2001 и, когато това е уместно, да поискат тяхното коригиране или заличаване.
2. Лицата с физическа невъзможност за снемане на пръстови отпечатъци са освободени от задължението да ги предоставят. Когато снемането на отпечатъци от определените за това пръсти е временно невъзможно, се разрешава снемане на отпечатъци от други пръсти. Когато временно е невъзможно да бъдат снети отпечатъци от който и да било от другите пръсти, може да се издаде временно разрешение за преминаване, чийто срок на валидност е 12 месеца или по-малко.
3. Разрешението за преминаване не включва никаква информация във форма за машинно четене освен предвидената в настоящия регламент.
4. За целите на настоящия регламент биометричните идентификатори в разрешенията за преминаване се използват само за потвърждаване на:
-
автентичността на документа;
-
самоличността на притежателя с помощта на налични в момента, сравними отличителни знаци.
5. Личните данни се защитават, по-конкретно по отношение на неразрешен достъп, и тяхната цялост, автентичност и поверителност се гарантират.
6. Комисията предоставя на трети държави достъп до пръстови отпечатъци върху носителя на информация в разрешението за преминаване само при спазване на условията по член 9 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 6
Технически спецификации и стандарти за сигурност
1. За да се гарантира еквивалентно равнище на сигурност, разрешението за преминаване спазва основните стандарти за сигурност, предвидени в Регламент (ЕО) № 2252/2004 и в Решение C(2005) 409 на Комисията от 28 февруари 2005 г. относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2006) 2909 на Комисията от 28 юни 2006 г. относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2008) 8657 на Комисията от 22 декември 2008 г. за установяване на политика за сертифициране, както се изисква в техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, и за актуализиране на референтните нормативни документи, Решение C(2009) 7476 на Комисията от 5 октомври 2009 г. за изменение на Решение (C( 2008) 8657 окончателен) за установяване на политика за сертифициране, както се изисква в техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2011) 5499 на Комисията от 4 август 2011 г. за изменение на Решение C(2006) 2909 окончателен на Комисията относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки и Решение за изпълнение C(2013) 6181 на Комисията от 30 септември 2013 г. за изменение на Решение C(2006) 2909 окончателен на Комисията относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки.
2. За да се осигури, когато е уместно, съответствие на разрешението за преминаване с бъдещите минимални стандарти за сигурност, приети съгласно Регламент (ЕО) № 2252/2004, Комисията решава да установи, посредством актове за изпълнение, допълнителни технически спецификации в съответствие с международните стандарти, включително по-конкретно стандартите и препоръчителните практики на ИКАО за разрешенията за преминаване, по отношение на следното:
a)
допълнителни елементи за сигурност и изисквания, включващи завишени стандарти срещу подправяне и фалшифициране;
б)
технически спецификации, свързани с носителя на информация за биометричните идентификатори и тяхната сигурност, включително предотвратяване на неразрешен достъп и улесняване на валидирането;
в)
изисквания за качество и общи технически стандарти за портретната снимка и пръстовите отпечатъци.
Тези актове за изпълнение се приемат в съответствие с процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2.
3. В съответствие с процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2, може да бъде решено спецификациите, посочени в параграф 2 от настоящия член, да бъдат секретни и да не се публикуват. В този случай те се предоставят само на образуванието, определено от Комисията, в съответствие с член 2, параграф 3, и при условие че образуванието гарантира адекватно равнище на защита.
4. Комисията установява чрез актове за изпълнение правила за институциите в случай на загуба, кражба, издаване на дубликат и връщане на разрешение за преминаване. Тези актове за изпълнение се прилагат за всички разрешения за преминаване. Те се приемат в съответствие процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2.
Член 7
Процедура на комитет
1. Комисията се подпомага от комитета, установен съгласно член 6 от Регламент (ЕО) № 1683/95. Този комитет е комитет по смисъла на Регламент (ЕС) № 182/2011.
2. Когато се прави позоваване на настоящия параграф се прилага член 4 от Регламент (ЕС) № 182/2011.
Член 8
Отмяна и преходни разпоредби
1. Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 се отменя, считано от 25 ноември 2015 г. През периода от 1 януари 2014 г. до 24 ноември 2015 г. Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 продължава да се прилага.
2. Всички разрешения за преминаване, издадени съгласни Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69, престават да са валидни, считано от 25 ноември 2015 г.
Член 9
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на четвъртия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 17 декември 2013 година.
REGOLAMENT TAL-KUNSILL (UE) Nru 1417/2013
tas-17 ta’ Diċembru 2013
li jistabbilixxi l-forma tal-laissez-passer maħruġin mill-Unjoni Ewropea
IL-KUNSILL TAL-UNJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidra l-Protokoll Nru 7 dwar il-privileġġi u l-immunitajiet tal-Unjoni Ewropea anness mat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea, mat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea u mat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika, u b'mod partikolari l-ewwel paragrafu tal-Artikolu 6 tiegħu,
Billi:
(1)
L-ewwel paragrafu tal-Artikolu 6 tal-Protokoll Nru 7 dwar il-privileġġi u l-immunitajiet tal-Unjoni Ewropea (“Protokoll”) jipprevedi li l-Kunsill jippreskrivi l-forma tal-laissez-passer li għandhom jiġu rikonoxxuti bħala dokumenti tal-ivvjaġġar validi mill-awtoritajiet tal-Istati Membri.
(2)
Jiġi mfakkar li l-ewwel paragrafu tal-Artikolu 6 tal-Protokoll japplika għall-membri tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni u l-aġenti tal-Unjoni, li huma soġġetti għar-Regolamenti tal-Persunal tal-Uffiċjali jew għall-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea (1).
(3)
L-Artikolu 23 tar-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali, kif ukoll l-Artikoli 11 u 81 tal-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea, jistabbilixxi l-kondizzjonijiet li taħthom jinħareġ il-laissez-passer lill-aġenti tal-Unjoni.
(4)
Fl-interess tal-Unjoni u sabiex ikun hemm konformità mad-dmir ta' attenzjoni, il-benefiċċju tal-laissez-passer jista' jiġi estiż, fuq bażi eċċezzjonali u bl-għoti ta' motivazzjoni debita, lil applikanti speċjali.
(5)
Fi kwalunkwe każ, laissez-passer ma jagħtix privileġġi u immunitajiet lid-detentur tiegħu.
(6)
Il-laissez-passer għandu jkun rikonoxxut bħala dokument tal-ivvjaġġar validu mill-awtoritajiet tal-Istati Membri. Il-Kummissjoni għandha tuża l-possibbiltà prevista fit-tieni paragrafu tal-Artikolu 6 tal-Protokoll biex tikkonkludi l-ftehimiet meħtieġa ma' pajjiżi terzi bil-ħsieb li l-laissez-passer jiġi rikonoxxut bħala dokument tal-ivvjaġġar valid għall-qsim tal-fruntieri u fit-territorju ta' pajjiżi terzi.
(7)
L-iżviluppi fil-livell tal-Unjoni, b'mod partikolari l-istabbiliment tas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna, saħħu aktar il-ħtieġa għal approċċ koerenti fil-livell internazzjonali u dak tal-Unjoni.
(8)
Il-forma tal-laissez-passer għandha tkun aġġornata biex jintlaħqu standards ta' sigurtà aħjar u biex jingħata kontribut għall-iżgurar ta' livell adatt ta' protezzjoni kontra l-kontrafazzjoni u l-falsifikazzjoni. L-istandards ta' sigurtà komuni u l-identifikaturi bijometriċi interoperabbli għandhom ikunu integrati fil-laissez-passer sabiex jiżguraw rabta affidabbli bejn id-detentur leġittimu u d-dokument, u b'hekk jikkontribwixxu għall-iżgurar ta' protezzjoni kontra l-użu frodulenti tiegħu.
(9)
B'mod partikolari, il-forma tal-laissez-passer għandha tikkonforma mal-istandards ta' sigurtà u l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi applikabbli għad-dokumenti tal-ivvjaġġar nazzjonali maħruġa mill-Istati Membri skont ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 2252/2004 (2). Dan jippermetti konformità mal-ispeċifikazzjonijiet tal-Organizzazzjoni tal-Avjazzjoni Ċivili Internazzjonali (minn issa 'l quddiem: “ICAO”), b'mod partikolari dawk li jidhru fid-Dokument tal-ICAO 9303 dwar id-dokumenti tal-ivvjaġġar li jinqraw minn magna, minħabba li dawn ser jikkontribwixxu għall-protezzjoni tal-laissez-passer kontra l-użu frodulenti u biex dan ikun rikonoxxut internazzjonalment bħala dokument tal-ivvjaġġar validu. Bl-istess mod, l-Unjoni għandha tipparteċipa fid-Direttorju Pubbliku Ewlieni tal-ICAO skont l-istandards applikabbli tal-ICAO u l-prattiki rakkomandati bil-ħsieb li tkun permessa validazzjoni ffaċilitata mad-dinja kollha tal-laissez-passer.
(10)
Il-Kummissjoni għandha tingħata setgħat ta' implimentazzjoni sabiex jiġi żgurat li l-kondizzjonijiet uniformi għall-istandards ta' sigurtà futuri u l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi għall-passaporti u d-dokumenti tal-ivvjaġġar maħruġa mill-Istati Membri japplikaw bl-istess mod, fejn ikun adatt, għal-laissez-passer tal-Unjoni. Barra minn hekk, il-Kummissjoni għandha tingħata setgħat ta' implimentazzjoni biex jiġu stabbiliti regoli għall-istituzzjonijiet, l-aġenziji jew korpi oħrajn tal-Unjoni, kif ukoll għas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna, f'każijiet ta' telf, serq, ħruġ ta' duplikati u ta' ritorni ta' laissez-passer. Dawk is-setgħat għandhom jiġu eżerċitati skont ir-Regolament (UE) Nru 182/2011 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (3).
(11)
Il-proċedura ta' konsulenza għandha tintuża għall-adozzjoni ta' atti ta' implimentazzjoni li jiżguraw, fejn ikun adatt, konformità mal-istandards minimi ta' sigurtà futuri u l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi għall-passaporti u d-dokumenti tal-ivvjaġġar maħruġa mill-Istati Membri skont ir-Regolament (KE) Nru 2252/2004, li jibqgħu sigrieti biex jiġi evitat ir-riskju ta' kontrafazzjoni u falsifikazzjonijiet. Il-proċedura ta' konsulenza għandha tintuża wkoll għall-adozzjoni ta' atti ta' implimentazzjoni dwar it-trattament ta' każijiet ta' telf, serq, ħruġ ta' duplikati u ta' ritorni ta' laissez-passer mill-istituzzjonijiet. Taħt il-proċedura ta' konsulenza l-Kummissjoni għandha tiġi assistita mill-Kumitat stabbilit bl-Artikolu 6 tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1683/95 (4).
(12)
Għandu jiġi żgurat li ma tinħażen l-ebda informazzjoni oħra fil-mezz elettroniku tal-laissez-passer minbarra dik prevista f'dan ir-Regolament u l-Annessi tiegħu.
(13)
Kull istituzzjoni, individwalment jew flimkien abbażi ta' ftehimiet fuq il-livell tas-servizz, responsabbli mill-ipproċessar tad-data personali tal-persunal tagħha stess jew ta' aġenti oħra, u bil-Kummissjoni li taġixxi bħala punt ċentrali għal skopijiet ta' pproċessar, għandha tiżgura l-konformità mar-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (5).
(14)
Sabiex jiġi żgurat li l-data personali ma tkunx disponibbli għal aktar persuni minn kemm ikun meħtieġ, huwa essenzjali l-Kummissjoni tikkoordina l-implimentazzjoni ta' dan ir-Regolament u tinnomina entità unika bir-responsabbiltà li tipproteġi u tippersonalizza l-laissez-passer. Għandha tingħata kunsiderazzjoni speċifika mill-Kummissjoni biex jiġi żgurat aċċess sigur għad-data personalizzata li tinsab fil-laissez-passer għall-iskopijiet tal-produzzjoni u l-personalizzazzjoni mill-entità unika awtorizzata li jiżguraw livell adegwat ta' protezzjoni tad-data.
(15)
Id-data personali għandha tinżamm f'reġistru jew mill-entità għaż-żmien meħtieġ biss biex jintlaħqu l-iskopijiet li għalihom din tkun inġabret u biex jiġi żgurat li s-suġġetti tad-data jistgħu jkollhom aċċess għad-data personali tagħhom biex jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom. Id-data personali għandha titħassar awtomatikament wara perijodu wara l-għeluq tal-proċediment. Dan il-perijodu ta' żmien għandu jkun ġustifikat u motivat.
(16)
Sabiex jiġu evitati l-falsifikazzjoni u l-użu frodulenti tal-laissez-passer, l-entità unika nominata mill-Kummissjoni biex tipproduċi u tippersonalizza l-laissez-passer għandha tintgħażel f'konformità mad-dispożizzjonijiet applikabbli għall-għoti ta' kuntratti, b'mod partikolari dawk tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (6), u b'kont debitu meħud tan-natura sensittiva tad-dokumenti li għandhom jiġu prodotti.
(17)
F'konformità mal-prinċipju tal-proporzjonalità, dan ir-Regolament ma jmurx lil hinn minn dak li hu meħtieġ biex jintlaħqu l-objettivi f'konformità mat-tieni subparagrafu tal-Artikolu 5(4) tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea.
(18)
Dan ir-Regolament għandu jissostitwixxi r-Regolament (KEFA, KEE, Euratom) Nru 1826/69 tal-Kunsill (7). Ir-Regolament (KEFA, KEE, Euratom) Nru 1826/69 għandu għalhekk jitħassar b'effett mill-25 ta' Novembru 2015 wara perijodu tranżitorju.
(19)
Huwa meħtieġ li jiġi pprovdut perijodu tranżitorju mid-dħul fis-seħħ ta' dan ir-Regolament sal-24 ta' Novembru 2015, meta jkun għadu possibbli li jinħareġ u jintuża laissez-passer skont ir-Regolament (KEFA, KEE, Euratom) Nru 1826/69 tal-Kunsill. Madankollu, din il-possibbiltà tranżitorja għandha tkun applikata b'tali mod li, mill-mument li fih il-laissez-passer jibdew jinħarġu skont dan ir-Regolament, ma jinħarġux aktar laissez-passer skont ir-Regolament (KEFA, KEE, Euratom) Nru 1826/69, u laissez-passer bħal dawn li jkunu għadhom jiċċirkolaw jiġu sostitwiti b'mod sistematiku sal-24 ta' Novembru 2015. Dan l-approċċ ser jillimita kemm jista' jkun il-perijodu li fih jiċċirkolaw b'mod simultanju ż-żewġ forom ta' laissez-passer,
ADOTTA DAN IR-REGOLAMENT:
Artikolu 1
Kamp ta’ applikazzjoni
1. Il-laissez-passer għandu jingħata biss fl-interess tal-Unjoni lill-membri tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni msemmija fil-paragrafu 2 u l-aġenti tagħha. Huwa għandu jinħareġ lill-aġenti f'konformità mal-kondizzjonijiet stipulati fl-Artikolu 23 tar-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali, kif ukoll l-Artikoli 11 u 81 tal-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea. Il-laissez-passer jista' jinħareġ, biss fl-interess tal-Unjoni f'każijiet eċċezzjonali u bil-motivazzjoni dovuta, lil applikanti speċjali, skont l-Anness II.
2. Dan ir-Regolament għandu japplika għall-istituzzjonijiet, l-aġenziji u l-korpi l-oħra tal-Unjoni Ewropea, kif ukoll lis-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (minn hawn 'il quddiem imsejħa l-“istituzzjonijiet”).
Artikolu 2
Proċess
1. Għall-finijiet ta' dan ir-Regolament, kull istituzzjoni tista' tikkonkludi ftehimiet ma' istituzzjonijiet oħra bil-ħsieb li jinħolqu sinerġiji u jitnaqqsu l-ispejjeż. Dawn l-istituzzjonijiet għandhom ikunu responsabbli mill-ipproċessar ta' data personali tal-persunal jew ta' applikanti speċjali msemmija fl-Artikolu 1(1). Dik id-data għandha tinkludi d-data bijografika u bijometrika użata biex jiġi identifikat b'mod mhux ambigwu l-applikant tal-laissez-passer, inklużi l-immaġni tal-wiċċ u żewġ marki diġitali tas-swaba' bħala karatteristiċi bijometriċi.
2. Għall-finijiet ta' dan ir-Regolament, il-Kummissjoni għandha taġixxi bħala punt ċentrali bil-ħsieb li tiġi trasmessa d-data personali pproċessata mill-istituzzjonijiet lill-entità msemmija fil-paragrafu 3.
3. Il-Kummissjoni għandha taħtar entità li tkun responsabbli mid-disinn, il-produzzjoni u l-personalizzazzjoni tal-laissez-passer, filwaqt li tieħu kont tan-natura sensittiva tad-dokumenti li għandhom jiġu prodotti. Hija għandha tagħmel dan f'konformità mad-dispożizzjonijiet applikabbli għall-għoti ta' kuntratti, b'mod partikolari dawk fir-Regolament (KE, Euratom) Nru 966/2012. Kwalunkwe trasferiment ta' data personali matul il-proċess għandu jsir f'konformità mar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
4. Kull laissez-passer għandu jibqa' proprjetà tal-Unjoni.
Artikolu 3
Reġim lingwistiku
Il-laissez-passer għandu jinħareġ fil-lingwi uffiċjali kollha tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni kif indikat fl-Anness I. Il-preżentazzjoni ta' data bijografika għandha tieħu kont tar-rakkomandazzjonijiet tal-ICAO.
Artikolu 4
Validità
1. Mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 5(2), il-laissez-passer għandu jinħareġ għal perijodu massimu ta' sitt snin u mhux inqas minn tnax-il xahar soġġett għall-kondizzjonijiet ta' ritorn speċifikati fl-att ta' implimentazzjoni adottat f'konformità mal-Artikolu 6(4). Il-perijodu tal-validità tiegħu għandu jiġi adattat għat-tul tal-mandat ta' membru ta' istituzzjoni, għat-tul ta' soġġorn jew ta' stazzjonament għal uffiċjal jew għat-tul tal-kuntratt għal aġent temporanju jew aġent kuntrattwali.
2. Il-lasissez-passer kollha li jkunu skadew jew li ma jkollhom l-ebda paġna vojta fejn ikunu jistgħu jitwaħħlu viżi għandhom jiġu rritornati lill-awtorità li toħroġhom għal tħassir formali jew tiġdid. Il-laissez-passer għandu jiġi rritornat ukoll meta l-detentur tiegħu jħalli l-funzjoni jew is-servizz tiegħu. Dan il-paragrafu għandu japplika wkoll għall-applikati speċjali msemmija fl-Artikolu 1(1). Fi kwalunkwe każ, meta detentur oriġinali jirritorna l-laissez-passer tiegħu, membru dipendenti tal-familja għandu wkoll jirritorna l-laissez-passer tiegħu.
Artikolu 5
Data personali - Drittijiet tal-individwi
1. Persuni li jingħataw laissez-passer għandu jkollhom id-dritt li jivverifikaw id-data personali li tinsab fih, skont ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u, fejn adatt, jitolbu għar-rettifika jew it-tħassir tagħha.
2. Persuni li għalihom it-teħid ta' marki tas-swaba' huwa fiżikament impossibbli għandhom jiġu eżentati milli jipprovduhom. Fejn it-teħid ta' marki tas-swaba' tas-swaba' magħżula jkun temporanjament impossibbli, it-teħid ta' marki tas-swaba' tas-swaba' l-oħra għandu jkun permess. Fejn ikun ukoll temporanjament impossibbli li jittieħdu marki tas-swaba' ta' kwalunkwe saba' mill-oħrajn, jista' jinħareġ laissez-passer temporanju, li jkun validu għal tnax-il xahar jew inqas.
3. Il-laissez-passer ma għandux ikun fih informazzjoni li tinqara minn magna ħlief l-informazzjoni prevista f'dan ir-Regolament.
4. Għall-finijiet ta' dan ir-Regolament, il-karatteristiċi bijometriċi tal-laissez-passer għandhom jintużaw biss għall-verifikar ta':
-
l-awtentiċità tad-dokument;
-
l-identità tad-detentur permezz ta' karatteristiċi komparabbli disponibbli direttament.
5. Id-data personali għandha tiġi sekurizzata, b'mod partikolari kontra l-aċċess mhux awtorizzat, u għandhom jiġu garantiti l-integrità, l-awtentiċità u l-kunfidenzjalità tagħha.
6. L-aċċess għal marki tas-swaba' f'apparat għall-ħżin fil-laissez-passer għandu jiġi garantit biss mill-Kummissjoni għal pajjiżi terzi taħt il-kondizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 9 tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
Artikolu 6
Speċifikazzjonijiet tekniċi u standards ta' sigurtà
1. Sabiex jiġi ggarantit livell ta' sigurtà ekwivalenti, il-laissez-passer għandu jikkonforma mal-istandards minimi ta' sigurtà previsti fir-Regolament (KE) Nru 2252/2004 u fid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2005) 409 tat-28 ta' Frar 2005 li tistabbilixxi l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi dwar l-istandards għall-karatteristiċi ta' sigurtà u l-bijometriċi f'passaporti u dokumenti tal-ivvjaġġar maħruġa mill-Istati Membri, id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2006) 2909 tat-28 ta' Ġunju 2006 li tistabbilixxi l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi dwar l-istandards għall-karatteristiċi ta' sigurtà u l-bijometriċi f'passaporti u dokumenti tal-ivvjaġġar maħruġa mill-Istati Membri, id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2008) 8657 tat-22 ta' Diċembru 2008 li tistabbilixxi politika ta' ċertifikazzjoni kif meħtieġ għall-ispeċifikazzjonijiet tekniċi dwar l-istandards għall-karatteristiċi ta' sigurtà u l-bijometriċi f'passaporti u dokumenti tal-ivvjaġġar maħruġa mill-Istati Membri u li taġġorna d-dokumenti normattivi ta' referenza, id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2009) 7476 tal-5 ta' Ottubru 2009 li temenda d-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (C(2008) 8657 final) li tistabbilixxi politika ta' ċertifikazzjoni kif meħtieġ għall-ispeċifikazzjonijiet tekniċi dwar l-istandards għall-karatteristiċi ta' sigurtà u l-bijometriċi f'passaporti u dokumenti tal-ivvjaġġar maħruġa mill-Istati Membri, id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2011) 5499 tal-4 ta' Awwissu 2011 li temenda d-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2006) 2909 final li tistabbilixxi l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi dwar l-istandards għall-karatteristiċi ta' sigurtà u l-bijometriċi f'passaporti u dokumenti tal-ivvjaġġar maħruġa mill-Istati Membri u d-Deċiżjoni ta' Implimentazzjoni tal-Kummissjoni C(2013) 6181 tat-30 ta' Settembru 2013 li temenda d-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2006) 2909 final li tistabbilixxi l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi dwar l-istandards għall-karatteristiċi ta' sigurtà u l-bijometriċi f'passaporti u dokumenti tal-ivvjaġġar maħruġa mill-Istati Membri.
2. Sabiex tiġi żgurata, fejn adatt, il-konformità tal-laissez-passer ma' standards minimi futuri ta' sigurtà adottati skont ir-Regolament (KE) Nru 2252/2004, il-Kummissjoni għandha tistabbilixxi, permezz ta' atti ta' implimentazzjoni, speċifikazzjonijiet tekniċi addizzjonali f'konformità ma' standards internazzjonali, inklużi b'mod partikolari l-istandards u l-prattiki rakkomandati tal-ICAO għal-laissez-passer, b'rabta ma' li ġej:
(a)
karatteristiċi u rekwiżiti ta' sigurtà addizzjonali, inklużi standards imsaħħa ta' protezzjoni kontra l-falsifikazzjoni, u l-kontrafazzjoni;
(b)
speċifikazzjonijiet tekniċi dwar l-apparat għall-ħżin tal-karatteristiċi bijometriċi u s-sikurezza tagħhom, inkluż il-prevenzjoni ta' aċċess mhux awtorizzat u l-validazzjoni ffaċilitata;
(c)
rekwiżiti għall-kwalità u standards tekniċi komuni għall-immaġni tal-wiċċ u l-marki tas-swaba'.
Dawk l-atti ta’ implimentazzjoni għandhom jiġu adottati f’konformità mal-proċedura konsultattiva msemmija fl-Artikolu 7(2).
3. F'konformità mal-proċedura konsultattiva msemmija fl-Artikolu 7(2), jista’ jiġi deċiż li l-ispeċifikazzjonijiet imsemmija fil-paragrafu 2 ta' dan l-Artikolu għandhom ikunu sigrieti u ma jiġux ippubblikati. F'dak il-każ, għandhom ikunu disponibbli biss għall-entità unika maħtura mill-Kummissjoni skont l-Artikolu 2(3) u bil-kondizzjoni li din l-entità unika tiggarantixxi livell adegwat ta' protezzjoni.
4. Il-Kummissjoni għandha tistabbilixxi, permezz ta' atti ta' implimentazzjoni, regoli għall-istituzzjonijiet f'każijiet ta' telf, serq, ħruġ ta' duplikati u ritorn ta' laissez-passer. Dawk l-atti ta' implimentazzjoni għandhom japplikaw għal-laissez-passer kollha. Dawn għandhom jiġu adottati f'konformità mal-proċedura konsultattiva msemmija fl-Artikolu 7(2).
Artikolu 7
Proċedura ta' kumitat
1. Il-Kummissjoni għandha tiġi assistita mill-Kumitat stabbilit bl-Artikolu 6 tar-Regolament (KE) Nru 1683/95. Dak il-Kumitat għandu jkun kumitat fit-tifsira tar-Regolament (UE) Nru 182/2011.
2. Fejn issir referenza għal dan il-paragrafu, għandu japplika l-Artikolu 4 tar-Regolament (UE) Nru 182/2011.
Artikolu 8
Dispożizzjonijiet ta' tħassir u ta' transizzjoni
1. Ir-Regolament (KEFA, KEE, Euratom) Nru 1826/69 huwa mħassar b’effett mill-25 ta’ Novembru 2015. Matul il-perijodu mill-1 Jannar 2014 sal-24 ta' Novembru 2015, għandu jkompli japplika r-Regolament (KEFA, KEE, Euratom) Nru 1826/69.
2. Kwalunkwe laissez-passer maħruġ skont ir-Regolament (KEFA, KEE, Euratom) Nru 1826/69 għandu jieqaf ikun validu b'effett mill-25 ta' Novembru 2015.
Artikolu 9
Dħul fis-seħħ
Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fir-raba' jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussell, is-17 ta’ Diċembru 2013.