РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 463/2014 НА КОМИСИЯТА
от 5 май 2014 година
за определяне на условията и реда, приложими към електронната система за обмен на данни между държавите членки и Комисията, в съответствие с Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2014 г. относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (1), и по-специално член 30, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
Съгласно член 30, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 223/2014 всеки официален обмен на информация между държавите членки и Комисията се извършва посредством електронна система за обмен на данни. Ето защо е необходимо да се установят условията и редът, на които трябва да отговаря тази електронна система за обмен на данни.
(2)
С цел да се гарантира подобряване на качеството на информацията относно изпълнението на оперативните програми, повишаване на ефективността на системата и опростяване е необходимо да се определят основните изисквания за формата и обхвата на информацията, която ще се обменя.
(3)
Необходимо е да се уточнят принципите, както и приложимите правила за функционирането на системата по отношение на идентифицирането на страната, която отговаря за качването на документите и тяхното актуализиране.
(4)
С цел да се гарантира намаляване на административната тежест за държавите членки и Комисията, като същевременно се гарантира ефективен и ефикасен електронен обмен на информация, е необходимо да се установят техническите характеристики на системата.
(5)
Държавите членки и Комисията следва също така да имат възможност да въвеждат и прехвърлят данни по два различни начина, чието уточняване предстои. Необходимо е да се предвидят и правила в случай на непреодолима сила, която затруднява използването на електронната система за обмен на данни, за да се гарантира, че както държавите членки, така и Комисията могат да продължат да обменят информация чрез алтернативни средства.
(6)
Държавите членки и Комисията следва да гарантират, че прехвърлянето на данни чрез електронната система за обмен на данни се осъществява по сигурен начин, който позволява осигуряване на наличност, цялост, автентичност, поверителност и невъзможност за отричане на действията. Поради това следва да бъдат определени правила за сигурността.
(7)
С настоящия регламент следва да се зачитат основните права и принципите, заложени в Хартата на основните права на Европейския съюз, по-специално правото на защита на личните данни. Поради това настоящият регламент следва да се прилага в съответствие с тези права и принципи. По отношение на личните данни, обработвани от държавите членки, се прилага Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (2). По отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Съюза и свободното движение на тези данни се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (3).
(8)
За да се създадат условия за незабавното прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки, той следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на комитета, отговарящ за Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
РАЗПОРЕДБИ ЗА ПРИЛАГАНЕ НА РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 223/2014 ПО ОТНОШЕНИЕ НА ФОНДА ЗА ЕВРОПЕЙСКО ПОДПОМАГАНЕ НА НАЙ-НУЖДАЕЩИТЕ СЕ ЛИЦА
ЕЛЕКТРОННА СИСТЕМА ЗА ОБМЕН НА ДАННИ
(Оправомощаване съгласно член 30, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
Член 1
Създаване на електронната система за обмен на данни
Комисията създава електронна система за обмен на данни за целия официален обмен на информация между държавите членки и Комисията.
Член 2
Съдържание на електронната система за обмен на данни
Електронната система за обмен на данни (наричана по-долу „SFC2014“) съдържа като минимум информацията, която е посочена в моделите, форматите и образците, установени в съответствие с Регламент (ЕС) № 223/2014. Информацията, предоставена във вградените в SFC2014 електронни формуляри (наричана по-долу „структурирани данни“), не може да бъде заменена от неструктурирани данни, включително електронни препратки или други видове неструктурирани данни, като например прилагане на документи или изображения. Когато дадена държава членка предаде една и съща информация под формата на структурирани данни и неструктурирани данни, в случай на несъответствия се използват структурираните данни.
Член 3
Функциониране на SFC2014
1. Комисията, органите, определени от държавата членка в съответствие с член 59, параграф 3 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (4) и член 31 от Регламент (ЕС) № 223/2014, както и организациите, на които са делегирани функции на тези органи, въвеждат в SFC2014 информацията, за чието предаване отговарят, и всички актуализации в нея.
2. Всяка информация, предавана на Комисията, се проверява и предоставя от лице, различно от лицето, което е въвело предадените данни. Това разделение на функциите се поддържа от SFC2014 или от информационните системи за управление и контрол на държавата членка, които са автоматично свързани със SFC2014.
3. Държавите членки определят на национално равнище лицето или лицата, отговорни за управлението на правата за достъп до SFC2014 и които имат следните задачи:
а)
да идентифицират потребителите, подали искане за достъп, като се уверяват, че те действително са служители на съответната организация;
б)
да информират потребителите за техните задължения да поддържат сигурността на системата;
в)
да проверяват дали потребителите имат право на привилегиите на изискваното равнище в зависимост от техните задачи и позицията им в йерархията;
г)
да отправят искане за прекратяване на правата на достъп, когато те вече не са необходими или липсва основание за достъп;
д)
да докладват своевременно за всяко съмнително събитие, което би могло да засегне сигурността на системата;
е)
да гарантират постоянно точността на данните за идентифициране на потребителите, като докладват за всяка промяна;
ж)
да вземат необходимите предпазни мерки за защита на данните и търговската тайна в съответствие с разпоредбите на Съюза и националните разпоредби;
з)
да информират Комисията за всички промени, които засягат способността на органите на държавите членки или потребителите на SFC2014 да изпълняват задълженията по параграф 1 или личната им способност да изпълняват задълженията по букви а) - ж).
4. Обменът на данни и трансакциите се извършват задължително с електронен подпис по смисъла на Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5). Държавите членки и Комисията признават юридическата валидност и допустимостта на използвания в SFC2014 електронен подпис като доказателство в съдебни производства.
Информацията, обработена чрез SFC2014, трябва да отговаря на разпоредбите за защита на неприкосновеността на личния живот и личните данни за физически лица и търговската тайна за юридически лица в съответствие с Директива 2002/58/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (6), Директива 2009/136/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (7), Директива 1995/46/ЕО и Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 4
Характеристики на SFC2014
С цел да се гарантира ефикасен и ефективен електронен обмен на информация SFC2014 трябва да има следните характеристики:
а)
интерактивни формуляри или предварително попълнени от системата формуляри въз основа на вече записани в нея данни;
б)
автоматични изчисления, улесняващи въвеждането на данни от страна на потребителите;
в)
вградени автоматични средства за проверка, които следят за вътрешната съгласуваност на предаваните данни и съгласуваността им с приложимите правила;
г)
генерирани от системата сигнали, които предупреждават потребителите на SFC2014 за възможността или невъзмжоността да извършват определени действия;
д)
онлайн проследяване на стадия на обработка на информацията, въведена в системата;
е)
наличност на данни за минали периоди по отношение на цялата информация, въведена за дадена оперативна програма.
Член 5
Предаване на данни чрез SFC2014
1. Всички държави членки и Комисията разполагат с достъп до SFC2014 или пряко чрез интерактивен потребителски интерфейс (т.е. уеб приложение), или чрез технически интерфейс, използващ предварително зададени протоколи (т.е. уеб услуги), който позволява автоматично синхронизиране и предаване на данни между информационните системи на държавите членки и SFC2014.
2. Датата на електронното предаване на информацията от държавата членка до Комисията, както и обратното, се счита за датата на подаване на съответния документ.
3. При непреодолима сила, неизправност на SFC2014 или липса на връзка със SFC2014 за период, по-дълъг от един работен ден през последната седмица преди изтичане на нормативно определен срок за подаване на информация, или в периода 23 - 31 декември, или по-дълъг от пет работни дни в останалите случаи, обменът на информация между държавите членки и Комисията може да се извършва на хартиен носител, като се използват моделите, форматите и образците, посочени в член 2, параграф 1 от настоящия регламент.
Когато неизправността на електронната система за обмен на данни или причината за непреодолимата сила бъде отстранена или връзката с тази система бъде възстановена, съответната страна незабавно въвежда в SFC2014 информацията, която вече е изпратена на хартиен носител.
4. В случаите по параграф 3 датата на пощенското клеймо се счита за датата на подаване на съответния документ.
Член 6
Сигурност на данните, предавани чрез SFC2014
1. Комисията установява политика за сигурността на информационните технологии за SFC2014 (наричана по-долу „политика за сигурността на ИТ за SFC2014“), която се прилага по отношение на персонала, използващ SFC2014 по силата на съответните разпоредби на Съюза, и по-конкретно Решение C(2006) 3602 на Комисията (8) и разпоредбите за изпълнението му. Комисията определя лицето или лицата, отговорни за определяне, поддържане и осигуряване на правилното прилагане на политиката за сигурността по отношение на SFC2014.
2. Държавите членки и европейските институции, различни от Комисията, които са получили право на достъп до SFC2014, спазват условията за сигурността на ИТ, публикувани в портала на SFC2014, и мерките, прилагани от Комисията в рамките на SFC2014, за да се гарантира сигурността на предаването на данни, по-конкретно във връзка с използването на техническия интерфейс, посочен в член 5, параграф 1 от настоящия регламент.
3. Държавите членки и Комисията изпълняват и осигуряват ефективността на мерките за сигурност, приети за защита на данните, които са съхранили и предали чрез SFC2014.
4. Държавите членки установяват политики за информационната сигурност на национално, регионално или местно равнище, които обхващат достъпа до SFC2014 и автоматичното въвеждане на данни в нея, като гарантират наличие на минимален набор от изисквания за сигурност. Тези политики за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище могат да препращат към други документи по сигурността. Всяка държава членка гарантира, че тези политики за сигурността на ИТ се прилагат за всички органи, използващи SFC2014.
5. Посочените политики за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище включват:
а)
в случай на пряко използване - аспектите, свързани със сигурността на ИТ в работата, извършвана от лицето или лицата, отговорни за управлението на правата на достъп по член 3, параграф 3 от настоящия регламент;
б)
в случай на национални, регионални или местни компютърни системи, свързани към SFC2014 чрез техническия интерфейс по член 5, параграф 1 от настоящия регламент - мерките за сигурност за тези системи, които позволяват да бъдат приведени в съответствие с изискванията за сигурност на SFC2014.
За целите на първа алинея, буква б) трябва да бъдат обхванати - според случая - следните аспекти на политиката за сигурността на ИТ:
а)
физическа сигурност;
б)
контрол на носителите на данни и на достъпа;
в)
контрол на съхранението;
г)
контрол на достъпа и паролите;
д)
мониторинг;
е)
взаимосвързаност с SFC2014;
ж)
съобщителна инфраструктура;
з)
управление на човешките ресурси преди наемане на работа, по време на работа и след напускане;
и)
управление на извънредни ситуации.
6. Посочените политики за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище се изготвят въз основа на оценка на риска, като описаните мерки трябва да бъдат пропорционални на установените рискове.
7. При поискване документите, в които се определят политиките за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище, се предоставят на Комисията.
8. Държавите членки определят на национално равнище лицето или лицата, отговорни за поддържане и осигуряване на прилагането на политиките за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище. Това лице (или лица) изпълнява задачите на лице за контакт с определеното от Комисията лице (или лица) по член 6, параграф 1 от настоящия регламент.
9. Както политиката за сигурността на ИТ за SFC2014, така и съответните политики за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище се актуализират при промени в технологиите, при установяване на нови заплахи или при други значими промени. При всички положения те се подлагат на преглед веднъж годишно, за да се гарантира, че продължават да бъдат адекватни.
ГЛАВА II
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 7
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 5 май 2014 година.
REGOLAMENT TA' IMPLIMENTAZZJONI TAL-KUMMISSJONI (UE) Nru 463/2014
tal-5 ta' Mejju 2014
li jistabbilixxi skont ir-Regolament (UE) Nru 223/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar il-Fond għal Għajnuna Ewropea għall-Persuni l-Aktar fil-Bżonn, it-termini u l-kondizzjonijiet applikabbli għas-sistema ta' skambju elettroniku ta' dejta bejn l-Istati Membri u l-Kummissjoni
IL-KUMMISSJONI EWROPEA
Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE) Nru 223/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-11 ta' Marzu 2014 dwar il-Fond għal Għajnuna Ewropea għall-Persuni l-Aktar fil-Bżonn (1), u b'mod partikolari l-Artikolu 30(4) tiegħu,
Billi:
(1)
Skont l-Artikolu 30(4) tar-Regolament (UE) Nru 223/2014 l-iskambji tal-informazzjoni uffiċjali kollha bejn l-Istat Membru u l-Kummissjoni għandhom jitwettqu permezz ta' sistema ta' skambju elettroniku ta' dejta. Huwa għalhekk meħtieġ li jiġu stabbiliti t-termini u l-kondizzjonijiet li s-sistema ta' skambju elettroniku ta' dejta għandha tikkonforma magħhom.
(2)
Sabiex tiġi garantita kwalità mtejba ta' informazzjoni dwar l-implimentazzjoni ta' programmi operazzjonali, użu mtejjeb tas-sistema u simplifikazzjoni, jeħtieġ li jiġu speċifikati r-rekwiżiti bażiċi għall-forma u l-ambitu tal-informazzjoni li għandha tiġi skambjata.
(3)
Jeħtieġ li jiġu speċifikati prinċipji, kif ukoll regoli applikabbli għat-tħaddim tas-sistema fir-rigward tal-identifikazzjoni tal-parti responsabbli biex ittella' d-dokumenti u jsiru xi aġġornamenti fuqhom.
(4)
Sabiex jiġi garantit tnaqqis fil-piż amministrattiv fuq l-Istati Membri u l-Kummissjoni waqt li jiġi żgurat l-iskambju elettroniku effiċjenti u effettiv ta' informazzjoni, jeħtieġ li jiġu stabbiliti karatteristiċi tekniċi għas-sistema.
(5)
L-Istati Membri u l-Kummissjoni għandu jkollhom ukoll il-possibbiltà li jikkodifikaw u jittrasferixxu d-dejta b'żewġ modi differenti li għandhom jiġu speċifikati. Jeħtieġ ukoll li jiġu pprovvduti regoli fil-każ ta' force majeure li xxekkel l-użu ta' sistema ta' skambju elettroniku ta' dejta, biex jiġi żgurat li kemm l-Istati Membri kif ukoll il-Kummissjoni jkunu jistgħu ikomplu bl-iskambju ta' informazzjoni permezz ta' mezzi alternattivi.
(6)
L-Istati Membri u l-Kummissjoni għandhom jiżguraw li t-trasferiment tal-informazzjoni permezz tas-sistema ta' skambju elettroniku ta' dejta jitwettaq b'mod sigur li jiżgura d-disponibbiltà, l-integrità, l-awtentiċità, il-konfidenzjalità u n-nonripudju tal-informazzjoni. Għalhekk, għandhom jiġu stabbiliti r-regoli dwar is-sigurtà.
(7)
Dan ir-Regolament jirrispetta d-drittijiet fundamentali u josserva l-prinċipji rikonoxxuti mill-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea, u b'mod partikolari d-dritt għall-protezzjoni tad-dejta personali. B'hekk dan ir-Regolament għandu jiġi applikat skont dawn id-drittijiet u prinċipji. Dwar dejta personali pproċessata mill-Istati Membri, tapplika d-Direttiva 95/46/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (2). Rigward l-ipproċessar ta' dejta personali mill-Istituzzjonijiet u l-korpi tal-Unjoni u l-moviment liberu ta' tali dejta, japplika r-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (3).
(8)
Sabiex tiġi żgurata l-applikazzjoni immedjata tal-miżuri previsti f'dan ir-Regolament, dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fil-jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
(9)
Il-miżuri pprovduti f'dan ir-Regolament huma skont l-opinjoni tal-Kumitat għall-Fond għal Għajnuna Ewropea għall-Persuni l-Aktar fil-Bżonn,
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
KAPITOLU I
DISPOŻIZZJONIJIET LI JIMPLIMENTAW IR- REGOLAMENT (UE) NRU 223/2014 RIGWARD IL-FOND GĦAL GĦAJNUNA EWROPEA GĦALL-PERSUNI L-AKTAR FIL-BŻONN (FEAD)
SISTEMA TA' SKAMBJU ELETTRONIKU TA' DEJTA
(Awtorizzazzjoni skont l-Artikolu 30(4) tar-Regolament (UE) Nru 223/2014)
Artikolu 1
It-twaqqif ta' sistema ta' skambju elettroniku ta' dejta
Il-Kummissjoni għandha tistabbilixxi sistema ta' skambju elettroniku ta' dejta għall-iskambji tal-informazzjoni uffiċjali kollha bejn l-Istat Membru u l-Kummissjoni.
Artikolu 2
Il-kontenut ta' sistema ta' skambju elettroniku ta' dejta
Is-sistema ta' skambju elettroniku ta' dejta (minn hawn 'il quddiem imsemmija bħala “SFC2014”) għandha tinkludi mill-inqas l-informazzjoni speċifikata fil-mudelli, il-formati u l-formuli stabbiliti skont ir-Regolament (UE) Nru 223/2014. L-informazzjoni mogħtija fil-formoli elettroniċi integrati fl-SFC2014 (minn hawn 'il quddiem “dejta strutturata”) ma tistax tiġi sostitwita b'dejta mhux strutturata, inkluż l-użu ta' hyperlinks jew tipi oħra ta' dejta bħal dejta mhux strutturata bħal tehmiż ta' dokumenti jew immaġnijiet. Fejn Stat Membru jittrażmetti l-istess informazzjoni f'forma ta' dejta strutturata u dejta mhux strutturata, id-dejta strutturata għandha tintuża fil-każ ta' inkonsistenzi.
Artikolu 3
L-operat tal-SFC2014
1. Il-Kummissjoni, l-awtoritajiet magħżula mill-Istati Membri skont l-Artikolu 59(3) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4) u l-Artikolu 31 tar-Regolament (UE) Nru 223/2014 kif ukoll il-korpi li l-kompiti ta' dawk l-awtoritajiet ġew delegati lilhom se jdaħħlu fl-SFC2014 l-informazzjoni għat-trażmissjoni li huma responsabbli għaliha, u kull aġġornament dwarha.
2. Kull trażmissjoni ta' informazzjoni lill-Kummissjoni għandha tiġi vverifikata u sottomessa minn persuna oħra għajr il-persuna li daħħlet id-dejta għal dik it-trażmissjoni. Din is-separazzjoni ta' kompiti għandha tkun appoġġata mill-SFC2014 jew permezz tas-sistemi ta' ġestjoni u kontroll tal-Istat Membru li jkunu konnessi awtomatikament mal-SFC2014.
3. L-Istati Membri għandhom jinnominaw, fil-livell nazzjonali persuna jew persuni responsabbli għall-ġestjoni ta' drittijiet ta' aċċess għall-SFC2014 li għandhom iwettqu l-kompiti li ġejjin:
(a)
jidentifikaw lill-utenti li jitolbu aċċess, filwaqt li jiżguraw li dawk l-utenti huma impjegati mill-organizzazzjoni;
(b)
jinfurmaw lill-utenti dwar l-obbligi tagħhom biex tinżamm is-sigurtà tas-sistema;
(c)
jivverifikaw l-intitolament tal-utenti għal-livell ta' privileġġ meħtieġ skont il-kompiti tagħhom u l-pożizzjoni ġerarkika tagħhom.
(d)
jitolbu t-terminazzjoni tad-drittijiet ta' aċċess meta dawk id-drittijiet ta' aċċess ma jkunux għadhom meħtieġa jew iġġustifikati;
(e)
jirrappurtaw minnufih avvenimenti suspettużi li jistgħu jippreġudikaw is-sigurtà tas-sistema;
(f)
jassiguraw l-eżattezza kontinwa tad-dejta tal-identifikazzjoni tal-utent billi jirrappurtaw kwalunkwe tibdil;
(g)
jittieħdu l-prekawzjonijiet neċessarji għall-protezzjoni tad-dejta u l-kunfidenzjalità kummerċjali skont ir-regoli nazzjonali u tal-Unjoni;
(h)
jgħarrfu lill-Kummissjoni bi kwalunkwe bidliet li jaffettwaw il-kapaċità tal-awtoritajiet tal-Istati Membri jew utenti tal-SFC2014 milli jwettqu r-responsabbiltajiet imsemmija fil-paragrafu 1 jew il-kapaċità personali tagħhom milli jwettqu r-responsabbiltajiet imsemmija f'punti (a) sa (g).
4. L-iskambji tad-dejta u t-tranżazzjonijiet se jkollhom fuqhom firma elettronika obbligatorja skont it-tifsira tad-Direttiva 1999/93/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (5). L-Istati Membri u l-Kummissjoni għandhom jirrikonoxxu l-effikaċja u l-ammissibilità ġuridika tal-firma elettronika użata fl-SFC2014 bħala evidenza fi proċedimenti ġuridiċi.
Informazzjoni pproċessata permezz tal-SFC2014 għandha tirrispetta l-protezzjoni tal-privatezza tad-dejta personali għal individwi u l-kunfidenzjalità kummerċjali għal entitajiet ġuridiċi skont id-Direttiva 2002/58/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (6), id-Direttiva 2009/136/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (7), id-Direttiva 1995/46/KE u r-Regolament (KE) Nru 45/2001.
Artikolu 4
Karatteristiċi tal-SFC2014
Sabiex jiġi żgurat skambju elettroniku effiċjenti u effettiv ta' informazzjoni, l-SFC2014 għandu jkollu l-karatteristiċi li ġejjin:
(a)
forom interattivi jew formoli mimlija minn qabel mis-sistema fuq il-bażi tad-dejta diġà rreġistrata fis-sistema qabel;
(b)
kalkoli awtomatiċi, fejn dawn inaqqsu l-isforz tal-utenti biex jikkodifikaw;
(c)
kontrolli integrati awtomatiċi li jivverifikaw il-konsistenza interna tad-dejta trażmessa u l-konsistenza ta' din id-dejta mar-regoli applikabbli;
(d)
avviżi maħluqa mis-sistema SFC2014 li jwissu lill-utent li ċerti azzjonijiet jistgħu jew ma jistgħux jitwettqu;
(e)
monitoraġġ onlajn tal-istatus tat-trattament ta' informazzjoni mdaħħla fis-sistema;
(f)
disponibbiltà ta' dejta storika rigward l-informazzjoni kollha mdaħħla għal programm operazzjonali.
Artikolu 5
Trażmissjoni ta' dejta permezz tal-SFC2014
1. L-SFC2014 għandha tkun aċċessibbli għall-Istati Membri u l-Kummissjoni jew direttament permezz ta' interfaċċa interattiva għall-utent (jiġifieri applikazzjoni fuq l-Internet) jew permezz ta' interfaċċa teknika bl-użu ta' protokolli definiti minn qabel (jiġifieri servizzi tal-Internet) li tippermetti s-sinkronizzazzjoni awtomatika u t-trażmissjoni ta' dejta bejn is-sistemi ta' informazzjoni tal-Istati Membriu u l-SFC2014.
2. Id-data ta' trażmissjoni elettronika tal-informazzjoni mill-Istat Membru lill-Kummissjoni u viċi versa għandha titqies bħala d-data tas-sottomissjoni tad-dokument ikkonċernat.
3. F'każ ta' force majeure, funzjonament ħażin tal-SFC2014 jew nuqqas ta' konnessjoni mal-SFC2014 għal aktar minn ġurnata waħda tax-xogħol fl-aħħar ġimgħa qabel iż-żmien regolatorju għas-sottomissjoni ta' informazzjoni jew fil-perjodu mit-23 sal-31 ta' Diċembru, jew ħamest ijiem tax-xogħol fi żminijiet oħra, l-iskambju ta' informazzjoni bejn l-Istat Membru u l-Kummissjoni jista' jsir f'forma stampata bl-użu ta' mudelli, formati u l-formoli msemmija fl-Artikolu 2 ta' dan ir-Regolament.
Meta s-sistema ta' skambju elettroniku tieqaf taħdem ħażin, il-konnessjoni ma' dik is-sistema tiġi stabbilita mill-ġdid jew tieqaf il-kawża tal-force majeure, il-parti kkonċernata għandha ddaħħal mingħajr dewmien l-informazzjoni li tkun intbagħtet diġà f'forma stampata fl-SFC2014 ukoll.
4. Fil-każijiet imsemmija fil-paragrafu 3, id-data ttimbrata mill-posta għandha titqies bħala d-data ta' sottomissjoni tad-dokument ikkonċernat.
Artikolu 6
Sigurtà ta' dejta trażmessa permezz tal-SFC2014
1. Il-Kummissjoni għandha tistabbilixxi politika ta' sigurtà tat-teknoloġija tal-informazzjoni (minn hawn 'il quddiem “il-politika ta' sigurtà tal-IT”) għall-SFC2014 applikabbli għall-persunal li jagħmel użu mill-SFC2014 skont ir-regoli rilevanti tal-Unjoni, b'mod partikolari d-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2006) 3602 (8) u r-regoli implimentattivi tagħha. Il-Kummissjoni għandha tinnomina persuna jew persuni responsabbli biex jiddefinixxu, jżommu u jiżguraw l-applikazzjoni korretta tal-politika ta' sigurtà għall-SFC2014.
2. L-Istati Membri u l-Istituzzjonijiet Ewropej kollha għajr il-Kummissjoni, li rċevew drittijiet ta' aċċess għall-SFC2014, għandhom iħarsu t-termini u l-kondizzjonijiet tal-IT ippubblikati fil-portal tal-SFC2014 u l-miżuri li huma implimentati fl-SFC2014 mill-Kummissjoni biex tiġi żgurata t-trażmissjoni ta' dejta, partikolarment fir-rigward tal-użu tal-interfaċċa teknika msemmija fl-Artikolu 5(1) ta' dan ir-Regolament.
3. L-Istati Membri u l-Kummissjoni għandhom jimplimentaw u jiżguraw l-effikaċja tal-miżuri ta' sigurtà adottati għall-protezzjoni tad-dejta li jkunu ħażnu u bagħtu permezz tal-SFC2014.
4. L-Istati Membri għandhom jadottaw politika ta' sigurtà nazzjonali, reġjonali jew lokali li tkopri l-aċċess għall-SFC2014 u d-dħul awtomatiku ta' dejta fih, billi jiżguraw sett minimu ta' rekwiżiti ta' sigurtà. Din il-politika ta' sigurtà tal-IT lokali, nazzjonali jew reġjonali tista' tirreferi għal dokumenti oħra ta' sigurtà. Kull Stat Membru għandu jiżgura li din il-politika ta' sigurtà tal-IT tapplika għall-awtoritajiet kollha li jagħmlu użu mill-SFC2014.
5. Din il-politika ta' sigurtà nazzjonali, reġjonali jew lokali għandha tinkludi:
(a)
l-aspetti ta' sigurtà tal-IT tal-ħidma magħmula mill-persuna jew persuni responsabbli għall-ġestjoni tad-drittijiet ta' aċċess imsemmija fl-Artikolu 3(3) ta' dan ir-Regolament, f'każ ta' applikazzjoni ta' użu dirett;
(b)
f'każ ta' sistemi tal-kompjuter nazzjonali, reġjonali jew lokali konnessi mal-SFC2014, permezz ta' interfaċċa teknika msemmija fl-Artikolu 5(1) ta' dan ir-Regolament, miżuri ta' sigurtà għal dawk is-sistemi li jippermettu li jiġu allinjati mar-rekwiżiti ta' sigurtà tal-SFC2014.
Għall-finijiet tal-punt (b) tal-ewwel subparagrafu, għandhom jiġu koperti l-aspetti li ġejjin, kif xieraq:
(a)
is-sigurtà fiżika;
(b)
il-midja tad-dejta u l-kontroll tal-aċċess;
(c)
il-kontroll tal-ħażna;
(d)
il-kontroll tal-aċċess u tal-password;
(e)
il-monitoraġġ;
(f)
l-interkonnessjoni mal-SFC2014;
(g)
l-infrastruttura tal-komunikazzjoni;
(h)
il-ġestjoni tar-riżorsi umani qabel l-impjieg, matul l-impjeg u wara l-impjieg;
(i)
il-ġestjoni tal-inċidenti.
6. Din il-politika ta' sigurtà nazzjonali, reġjonali jew lokali għandha tkun bbażata fuq valutazzjoni tar-riskju u l-miżuri deskritti għandhom ikunu proporzjonali mar-riskji identifikati.
7. Id-dokumenti li jistabbilixxu l-politika tas-sigurtà tal-IT nazzjonali, reġjonali jew lokali għandhom ikunu disponibbli għall-Kummissjoni kull meta jintalbu.
8. L-Istati Membri għandhom jinnominaw, fuq livell nazzjonali, persuna jew persuni responsabbli għaż-żamma u l-iżgurar tal-applikazzjoni tal-politika tas-sigurtà tal-IT nazzjonali, reġjonali jew lokali. Dik il-persuna jew persuni għandha/għandhom taġixxi/jaġixxu bħala punt ta' kuntatt mal-persuna jew persuni nnominati mill-Kummissjoni u msemmija fl-Artikolu 6(1) ta' dan ir-Regolament.
9. Kemm il-politika tas-sigurtà tal-IT tal-SFC kif ukoll dik nazzjonali, reġjonali u lokali rilevanti għandhom jiġu aġġornati f'każ ta' bidliet teknoloġiċi, l-identifikazzjoni ta' theddid ġdid jew żviluppi oħra rilevanti. Fi kwalunkwe każ, huma għandhom jiġu riveduti fuq bażi annwali biex ikun żgurat li dawn ikomplu jipprovdu rispons xieraq.
KAPITOLU II
DISPOŻIZZJONI FINALI
Artikolu 7
Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fil-jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussell, il-5 ta' Mejju 2014.