РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА
от 13 ноември 2014 година
относно Системата за ранно предупреждение, която трябва да се използва от разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и от изпълнителните агенции
(2014/792/EC)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 56, параграф 1 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 215/2008 на Съвета от 18 февруари 2008 г. относно Финансовия регламент, приложим за 10-ия Европейски фонд за развитие (2), и по-специално член 17 от него,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF), и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 (3), и по-специално член 7, параграф 6 и член 11 от него,
като има предвид, че:
(1)
Комисията, която отговаря за изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз и на всички други средства, управлявани от Съюза, при надлежно спазване на принципа на добро финансово управление, посочен в членове 30-33 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, има задължение да се бори с измамите и всички други незаконни дейности, засягащи финансовите интереси на Съюза. За да се гарантира, че разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции са информирани в пълна степен за заплахите за финансовите интереси на Съюза, е необходимо да бъдат определени вътрешни правила в допълнение към Решение C(2014) 2784 на Комисията (4).
(2)
С цел борба с измамите и защита на финансовите интереси на Съюза Комисията използва централната база данни за отстраняванията (ЦБДО), посочена в член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Регламент (ЕО, Евратом) № 1302/2008 на Комисията от 17 декември 2008 г. относно централната база данни за отстраняванията (5), и Системата за ранно предупреждение (СРП), посочена в Решение 2008/969/ЕО, Евратом от 16 декември 2008 г. относно Системата за ранно предупреждение за ползване от разпоредителите с бюджетни средства на Комисията и на изпълнителните агенции (6). В очакване на приемането от законодателния орган на предложението относно изменението на Финансовия регламент (7) е необходимо да се гарантира, че СРП продължава да бъде ефективна.
(3)
През преходния период целта на СРП следва да се запази по същество. Системата следва да обезпечи в рамките на Комисията и на нейните изпълнителни агенции разпространението на информация с ограничен достъп посредством регистриране на предупреждения в СРП във връзка с лицата, които могат да представляват заплаха за финансовите интереси и репутацията на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза.
(4)
Като се има предвид, че директорите на изпълнителните агенции имат статут на оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията за изпълнението на бюджетните кредити за оперативни разходи, те следва да разполагат с достъп до СРП по същия начин като службите на Комисията за управлението на бюджетните кредити за административни и за оперативни разходи.
(5)
Като се има предвид, че ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията в съответствие с член 56, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, имат статут на оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията за изпълнението на бюджетните кредити за оперативни разходи, те следва да разполагат с достъп до СРП по същия начин като службите на Комисията за управлението на бюджетните кредити за административни и за оперативни разходи.
(6)
По силата на член 7, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF), и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 на Европейския парламент и на Съвета и Регламент (Евратом) № 1074/1999 на Съвета Европейската служба за борба с измамите (OLAF) има задължението да предоставя незабавно на съответните служби на Комисията информация за текущи разследвания, когато те показват, че може да е целесъобразно да бъдат предприети предпазни административни мерки за защита на финансовите интереси на Съюза. По силата на член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 тя има също задължението след приключването на разследване да изготви доклад и да отправи препоръки, в които се посочват, когато това е уместно, всички действия, които трябва да бъдат предприети, и по-специално действията, които трябва да предприемат институциите. За да може отговорният разпоредител с бюджетни кредити да поиска предупреждение, е необходимо да се определи каква информация OLAF трябва да предоставя на Комисията.
(7)
OLAF следва да разполага с достъп до СРП за осъществяването на регулаторните си задачи по разследване и за провеждането на разузнавателните си дейности и на дейностите си по предотвратяване на измами, упражнявани съгласно Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
(8)
Поради съображения за опростяване функционирането на СРП следва да бъде опростено, броят на категориите предупреждения следва да бъде намален, техният обхват следва да бъде разяснен и наименованието на предупрежденията следва да се разбира от само себе си.
(9)
Предупрежденията за проверка, основани на предоставената от OLAF информация, следва да бъдат предлагани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити след консултации с Генерална дирекция „Бюджет“ и с Правната служба в тясно сътрудничество с OLAF.
(10)
Предупрежденията за отстраняване следва да бъдат предлагани на Комисията от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и следва да бъдат оценявани централизирано от Генерална дирекция „Бюджет“ и от Правната служба, когато това е целесъобразно. Когато тези предупреждения за отстраняване са предложени въз основа на информация, предоставена от OLAF, те следва да бъдат оценявани в тясно сътрудничество с OLAF. Същата процедура следва да се прилага, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно върху правата на засегнатото лице.
(11)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да взема решения за последиците, необходими, за да бъдат защитени финансовите интереси на Съюза, в тясно сътрудничество с OLAF и следва да уведомява OLAF за тези решения.
(12)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да отговаря за отправянето на искания за въвеждане, промяна, заличаване или подновяване на предупреждения. За да се запази подходяща степен на контрол, такива искания следва да бъдат отправяни на йерархичното равнище, посочено в Решение C(2014) 2784 на Комисията.
(13)
Счетоводителят следва да осигури подходящи технически мерки за ефективно прилагане на СРП чрез централната счетоводна система на Комисията.
(14)
Подробна информация за нарежданията за събиране на вземания и за запорите ще бъде предоставяна на всички служби на Комисията и на изпълнителните агенции чрез централната счетоводна система на Комисията. Предупрежденията W3a (запор) и W4 (нареждане за събиране на вземания), предвидени в Решение 2008/969/ЕО, Евратом, следва да бъдат спрени от употреба. Тази информация сама по себе си не оправдава винаги използването на предупреждение. Тя налага извършването на анализ на всички специфични обстоятелства, свързани със случая, от страна на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се реши дали е необходимо предупреждение.
(15)
В Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (8) се предвижда, че при обработката на лични данни от Комисията трябва да се спазват законовите изисквания за обработка и изискванията, свързани с предаването на данни, определени в същия регламент, както и че тази обработка подлежи на предварителна проверка от Европейския надзорен орган по защита на данните след уведомление от длъжностното лице за защита на данните от Комисията.
(16)
Разпоредбите за защита на данните следва да определят правата на лицата, чиито данни са въведени или могат да бъдат въведени в СРП.
(17)
За определени права за защита на данните се прилагат изключенията, посочени в член 20 от Регламент (ЕО) № 45/2001, които трябва да бъдат анализирани за всеки отделен случай и прилагани временно. Службата, която отговаря за исканията за въвеждане, промяна, включително корекция, или заличаване на съответната информация, следва да вземе решение за прилагането на тези изключения.
(18)
На лицето, по отношение на което може да бъде въведено предупреждение за отстраняване, следва да бъде предоставена възможност да изрази своето становище в писмен вид, преди да бъде отправено искането за регистриране в СРП на предупреждението по отношение на това лице. Същата възможност следва да бъде предоставяна, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице.
(19)
По изключение тази възможност следва да бъде отложена с цел запазване на поверителността на разследването или на националното съдебно производство, ако са налице необорими законови основания.
(20)
Решение 2008/969/ЕО, Евратом следва да продължи да се прилага до 1 юли 2015 г., доколкото е необходимо да се гарантира спазването на регламентите на Съвета относно ограничителните мерки, взети на основание на член 215 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС), докато системата за счетоводна отчетност на базата на текущо начисляване (ABAC) вземе предвид информацията, съдържаща се в съответната база данни на службата, която отговаря за инструментите в областта на външната политика. Това се извършва под формата на регистриране на предупреждение W5b, посочено в Решение 2008/969/ЕО, Евратом.
(21)
Решение 2008/969/ЕО, Евратом следва да продължи да се прилага по отношение на предупрежденията W3a и W4 до 1 юли 2015 г., които дотогава следва да бъдат приравнени към предупреждения за проверка за прилагането на раздел 4 от настоящото решение.
(22)
Изпълнението на настоящото решение налага извършването на редовна оценка на функционирането на СРП и на нейния ефективен принос за защитата на финансовите интереси на Съюза,
РЕШИ:
РАЗДЕЛ 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет, обхват и цел
1. С настоящото решение се създава Система за ранно предупреждение (СРП), която трябва да се използва от разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции, когато те изпълняват общия бюджет на Европейския съюз и всички други средства, управлявани от Съюза.
2. СРП подпомага защитата на финансовите интереси на Съюза и опазването на имиджа на Съюза, борбата с измамите и доброто финансово управление.
3. СРП има следните цели:
а)
да уведомява чрез регистриране на предупреждения отговорните разпоредители с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции, че дадено лице може да представлява заплаха за финансовите интереси и имиджа на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза; и
б)
да позволи на отговорния разпоредител с бюджетни кредити да прави проверки или да предприема подходящи мерки, включително мерките, посочени в раздел 4, въз основа на предупреждения.
4. Информацията допринася да се гарантира следното:
а)
предотвратяването на рискове посредством проверка въз основа на ранна информация за лице, за което има съмнение или констатации, свързани с което и да е от следните действия:
-
съществена грешка или нередност;
-
нарушение при упражняване на професионалната дейност;
-
сериозно нарушение на договор; или
-
измама, корупция или всяка незаконна дейност в ущърб на финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 (9);
б)
отстраняването на лице по силата на член 106, параграф 1 и член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (Финансовия регламент).
Член 2
Определения
За целите на настоящото решение се прилагат следните определения:
а)
„счетоводител“ означава счетоводителя на Комисията или подчинения служител, на когото счетоводителят е делегирал определени задачи съгласно член 69 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
„отговорен разпоредител с бюджетни кредити“ означава оправомощения разпоредител с бюджетни кредити на Комисията по смисъла на член 65 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, който в съответствие с вътрешните правила отговаря за изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз (наричан по-нататък „бюджетът“), включително директорите на изпълнителните агенции, вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити по смисъла на член 65 от посочения регламент, изпълняващи функциите на директор, и ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията в съответствие с член 56, параграф 2 от посочения регламент;
в)
„субект на данни“ означава физическо лице, чиято самоличност може да бъде установена, посочено в Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни;
г)
„констатации“ означава установени факти, открити по време на изпълнението на правно задължение или регистрирани в контекста на одитите или разследванията, проведени от Сметната палата, Европейската служба за борба с измамите (OLAF) и Службата за вътрешен одит (IAS), или всякакъв друг одит или проверка, извършени на отговорност на отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
д)
„правно задължение“ означава задължение, поето от Комисията по силата на дялове V-VIII от част 1 и по силата на част 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
е)
„лице“ означава всяко физическо или юридическо лице или всяко сдружение, което няма правосубектност, изброени по-долу:
-
получател съгласно определението в член 2, буква и) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
-
кандидат или оферент;
-
заявител на безвъзмездни средства;
-
участник в конкурс с награди;
-
платен външен експерт съгласно член 204 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
-
лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо друго юридическо лице съгласно член 106, параграф 1, букви б) и д) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
ж)
„нарушение при упражняване на професионалната дейност“ означава нарушение на законови или подзаконови разпоредби или на етични стандарти на професията, която лицето практикува, както и всяко неправомерно поведение, което оказва влияние върху професионалното доверие в лицето;
з)
„подизпълнител“ означава икономически оператор, предложен от кандидат, оферент или изпълнител с цел да изпълни част от поръчка, като възлагащият орган не поема пряко правно задължение към него;
и)
„съществена грешка или нередност“ означава съществена грешка или нередност съгласно определението в член 166, параграф 2 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
й)
„лице за контакт за предупреждението“ означава лицето в отговорната за искането служба, което отговаря за досието, свързано с предупреждението, до заличаването на предупреждението.
Член 3
Функциониране на СРП
1. Счетоводителят осигурява подходящи технически мерки за ефективното функциониране на СРП и за нейното наблюдение.
Счетоводителят въвежда, променя, подновява или заличава предупреждения в СРП, поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. Счетоводителят приема мерки за изпълнение във връзка с техническите аспекти и определя свързаните с тези мерки процедури, включително в областта на сигурността.
Той уведомява службите на Комисията и изпълнителните агенции за тези мерки.
Член 4
Правомощия и процедура за отправяне на искане, за промяна, за подновяване или за заличаване на предупреждение
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити е единственият, който може да поиска регистриране, промяна, подновяване или заличаване на предупреждение.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искането за регистрация, промяна, подновяване или заличаване на предупреждение до счетоводителя. За тази цел отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва формуляра в приложението към настоящото решение.
3. Посоченото в член 8 лице за контакт за предупреждението се уверява, че са изпълнени изискванията по членове 11 и 12, преди да изпрати искането на счетоводителя.
Член 5
Достъп до СРП
Службите на Комисията и изпълнителните агенции разполагат с пряк достъп до информацията, която се съдържа в СРП, посредством централната счетоводна система на Комисията.
Службите на Комисията или изпълнителните агенции, които отговарят за местна система, могат да използват тази централна счетоводна система за достъп до информацията, съхранявана в СРП, ако е гарантирана съвместимостта на данните между местната система и централната счетоводна система.
Член 6
Използване на СРП
Информацията, съхранявана в СРП, може да бъде използвана само с цел изпълнение на бюджета или на които и да е други средства, управлявани от Съюза. Това не засяга информацията, която се съдържа в централната база данни за отстраняванията (ЦБДО) по член 1, параграфи 2 и 3 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1302/2008 (10).
OLAF може да използва информацията, която се съдържа в СРП и в ЦБДО, за своите разследвания по силата на Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от OLAF, и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 (Регламентът за OLAF), както и за дейности по предотвратяване на измами, включително за анализ на риска.
Член 7
Кога се прави справка в СРП
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали в СРП има предупреждение за дадено лице на следните етапи:
а)
преди да бъде поето индивидуално бюджетно задължение;
б)
преди да бъде поето глобално бюджетно задължение, ако лицето е известно на този етап;
в)
в случай на временни бюджетни задължения - преди поемането на правното задължение, пораждащо право на последващи плащания, освен ако е свързано с плащания за персонала и с възстановяването на пътни разходи за участие в срещи и конкурси;
г)
в случай на възлагане на обществени поръчки или процедури за отпускане на безвъзмездни средства, конкурси с награди и покани за изразяване на интерес - най-късно преди решението за възлагане, за отпускане или за присъждане;
д)
в случай на процедури за възлагане на обществени поръчки, ако възлагащият орган ограничава броя на кандидатите, поканени да представят оферта - преди да приключи подборът на кандидатите;
е)
преди всяко плащане, освен ако е свързано с плащания за персонала и с възстановяването на пътни разходи за участие в срещи и конкурси.
Член 8
Лице за контакт за предупреждението
Лицето за контакт за предупреждението:
а)
изготвя искането за регистриране на предупреждение;
б)
изпраща на счетоводителя искането и всяка друга информация, свързана с предупреждението;
в)
предоставя информацията, която позволява на другите отговорни разпоредители с бюджетни кредити да правят проверки или да вземат решение за последиците, посочени в раздел 4.
РАЗДЕЛ 2
ИНФОРМАЦИЯ, КОЯТО СЕ ВЪВЕЖДА В СРП
Член 9
Категории предупреждения
1. Предупрежденията в СРП се разделят на следните две категории:
а)
„предупреждения за проверка“, когато дадено лице е заподозряно или за него са направени констатации за измама, корупция или каквито и да е незаконни дейности, засягащи финансовите интереси на Съюза и посочени в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за съществени грешки или нередност, за нарушение при упражняване на професионалната дейност или за сериозно нарушение на договор;
б)
„предупреждения за отстраняване“, когато дадено лице е отстранено в съответствие с основанията за отстраняване, предвидени в член 106, параграф 1 и член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. По отношение на дадено лице могат да бъдат въведени различни предупреждения, регистрирани по различни причини.
Член 10
Информация, която се съдържа в предупрежденията в СРП
Предупрежденията в СРП съдържат следната информация:
а)
идентификацията на лицето;
б)
вида на предупреждението;
в)
срока на предупреждението;
г)
основанията, поради които лицето представлява заплаха за финансовите интереси и имиджа на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза;
д)
информацията във връзка със състезателната процедура;
е)
името на отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
ж)
името на лицето за контакт за предупреждението по член 8 от настоящото решение.
Член 11
Предупреждения за проверка
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска предупреждение за проверка, когато е изпълнено някое от следните условия:
а)
OLAF е уведомила отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, когато разследванията ѝ показват, че може да е целесъобразно да се предприемат мерки за защита на финансовите интереси на Съюза;
б)
Европейската сметна палата е изпратила на Комисията информация или IAS е изпратила на отговорния разпоредител с бюджетни кредити информация, според която е налице измама, корупция или каквато и да е друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, съществени грешки или нередност, нарушение при упражняване на професионалната дейност или сериозно нарушение на договор във връзка с дадено лице;
в)
отговорният разпоредител с бюджетни кредити е извършил проверка, одит или контрол, които сочат наличие на измама, корупция или каквато и да е друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, или съществени грешки, нередност, нарушение при упражняване на професионалната дейност или сериозно нарушение на договор във връзка с дадено лице, или е получил информация за такава проверка или такъв одит или контрол.
2. Срокът на предупреждението за проверка е максимум една година. Предупреждението за проверка се заличава, когато бъде поискано предупреждение за отстраняване или когато вече няма необходимост от извършването на проверка.
3. В края на срока по параграф 2 предупреждението за проверка се заличава автоматично.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска предупреждението за проверка да бъде подновено, когато OLAF го уведоми, че заключенията от разследванията по параграф 1 все още не са изготвени, но че разследванията оправдават запазването на предупреждението за проверка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да поиска подновяване на предупреждението за проверка, когато продължават да са изпълнени условията, посочени в параграф 1, букви б) и в).
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити посочва причините, поради които подновяването е необходимо за защитата на финансовите интереси и имиджа на Съюза.
6. Подновяването се разглежда като ново искане за предупреждение за проверка.
Член 12
Предупреждения за отстраняване
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искане за предупреждение за отстраняване за случаите по член 106, параграф 1 или член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. Предупреждението за отстраняване се заличава в края на срока на отстраняването.
3. Предупреждението за отстраняване се въвежда автоматично в ЦБДО от СРП.
Член 13
Информация, изпращана от OLAF
Когато OLAF изпрати информация в съответствие с член 7, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, за да окаже съдействие на отговорния разпоредител с бюджетни кредити при вземането на решение за предприемане на предпазни мерки за защита на финансовите интереси на Европейския съюз, или в съответствие с член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, тази информация трябва да съдържа:
а)
самоличността на лицето, за което се отнася информацията;
б)
обобщение на съответните факти и на установените по време на разследването рискове. Обобщението трябва да бъде достатъчно, за да може лицето да бъде изслушано ефективно съгласно член 16 от настоящото решение;
в)
всички препоръчани специални мерки за поверителност, по-специално в случаите, водещи до използване на мерки за разследване, които са от компетентността на национален съдебен орган или - в случая на външно разследване - от компетентността на национален орган в съответствие с националните разпоредби, приложими към разследванията.
РАЗДЕЛ 3
ПРОЦЕДУРНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА РЕГИСТРИРАНЕТО НА ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ
Член 14
Предварителни консултации с централните служби във връзка с предупрежденията за проверка
Преди да вземе решение да поиска регистриране на предупреждение за проверка въз основа на информацията, предоставена от OLAF в съответствие с член 7, параграф 6 и член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, отговорният разпоредител с бюджетни кредити се консултира с Генерална дирекция „Бюджет“ (централната финансова служба) и когато е уместно, с Правната служба, в тясно сътрудничество с OLAF в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
Член 15
Оценка на предупрежденията за отстраняване, извършвана от централните служби
Преди да бъде поискано предупреждение за отстраняване за случаите по член 106, параграф 1, букви б), в) и д) и член 109, параграф 1 по предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити и да бъде поискан подходящият срок за това предупреждение, Генерална дирекция „Бюджет“ и Правната служба извършват централизирана оценка. Когато предупреждението за отстраняване, предложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, се основава на информация, предоставена от OLAF, тази оценка се прави в тясно сътрудничество с OLAF.
Член 16
Право на изслушване
1. При регистрирането на предупреждения се съблюдават следните правила:
а)
Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да поиска регистрирането на предупреждение за отстраняване или да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице, той първо предоставя на засегнатото лице възможност да изрази своето становище в писмен вид. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити предоставя на лицето поне 14 календарни дни да направи това. Същевременно отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето, че ако не изпрати отговор, предупреждението ще бъде регистрирано.
Когато е целесъобразно, отговорният разпоредител с бюджетни кредити предоставя на лицето възможност да изрази своето становище въз основа на информацията, предоставена от OLAF.
б)
Ако лицето представи коментари, които не променят преценката на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, последният отправя искане до счетоводителя да задейства предупреждението.
Ако лицето представи коментари, които по мнението на отговорния разпоредител с бюджетни кредити правят предупреждението непропорционално или ненужно, предупреждението не се задейства и лицето се уведомява за това.
Счетоводителят изпраща на отговорния разпоредител с бюджетни кредити потвърждение за регистрацията на предупреждението в СРП, ако това е целесъобразно.
в)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето за задействането на предупреждението и за неговия срок. При все това уведомяването не е необходимо, ако лицето не е отговорило на поканата да представи в писмен вид своите коментари.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска регистриране на предупреждение за отстраняване за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, в очакване на решението за срока на отстраняването, още преди да е дал възможност на лицето да изрази своето становище. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити дава възможност на лицето да представи становището си за срока на отстраняването.
3. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска регистриране на предупреждение за отстраняване за положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, още преди да е дал възможност на лицето да изрази своето становище, ако разпоредителят разполага с официален документ, удостоверяващ положението. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето за регистрирането на предупреждението за отстраняване.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може по изключение да отложи предоставянето на лицето на възможност да изрази писмено своето становище преди искането за регистриране на предупреждение за отстраняване или преди да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице, при условие че са налице необорими законови основания за запазване на поверителността на разследването или на националното съдебно производство, като при все това пристъпи към регистрирането на предупреждението.
5. Когато OLAF уведомява отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 13, тя посочва дали трябва да бъде запазена поверителността на разследването или на националното съдебно производство и дали е необходимо да бъде отложено предоставянето на лицето на възможност да изрази своето становище.
6. На лицето се предоставя възможност да изрази становището си веднага след като основанията за защита на разследване или на национално съдебно производство престанат да съществуват.
Член 17
Защита на данните и права на субектите на данни
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява субектите на данни, че данните, които се отнасят до тях, могат да бъдат включени в СРП, и за това на кого могат да бъдат съобщени тези данни. Тази обща информация се съобщава в писмен вид, по-специално в поканите за участие в търг, в поканите за представяне на предложения и в конкурсите с награди, а при липса на покани - преди възлагането на поръчки или отпускането на безвъзмездни средства.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити, който отправя искане за регистриране на предупреждение, отговаря за отношенията с лицето, чиито данни са въведени в СРП. Той отговаря на исканията на засегнато лице за поправяне на неточни или непълни лични данни и на всички други искания или въпроси на това лице.
3. Всяко лице може също да поиска писмено от счетоводителя информация за това дали е регистрирано в СРП.
Счетоводителят предоставя тази информация, освен ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост със съгласието на OLAF, реши, че се прилагат ограниченията, предвидени в член 20, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
4. Заличените предупреждения са достъпни само за целите на одитите и на разследванията и не са видими за потребителите на СРП.
При все това личните данни, които се съдържат в предупрежденията по отношение на физическите лица, остават достъпни за тези цели само за срок от пет години след заличаването на предупреждението.
Член 18
Преглед на предупреждението
Ако лицето, за което е регистрирано предупреждение в СРП, представи нови елементи, доказващи, че основанията за регистриране вече не съществуват, отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искане за заличаване на предупреждението.
Лице, за което е регистрирано предупреждение за отстраняване в СРП, може да подаде жалба до омбудсмана и да поиска да бъде извършен съдебен контрол.
РАЗДЕЛ 4
ПОСЛЕДИЦИ ОТ ПРЕДУПРЕЖДЕНИЯТА
Член 19
Общи правила, уреждащи последиците
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити изисква необходимата информация от лицето за контакт за предупреждението, за да може да прецени какви да бъдат последиците, посочени в настоящия раздел.
2. Когато въз основа на предоставената от OLAF информация отговорният разпоредител с бюджетни кредити поиска да бъде регистрирано предупреждение за проверка съгласно член 11, отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва процедурата, предвидена в членове 14 и 15 от настоящото решение, и определя последиците в тясно сътрудничество с OLAF в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
3. При определянето на последиците отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема под внимание следните критерии за всички предупреждения:
а)
рисковете за финансовите интереси и имиджа на Съюза;
б)
размера и срока на правното задължение;
в)
неотложността на изпълнението на правното задължение;
г)
естеството на фактите;
д)
сериозността на фактите; и
е)
възможните последици за изпълнението на правното задължение.
По отношение на предупрежденията за отстраняване отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема също под внимание естеството и сериозността на основанията за отстраняване и необходимостта да се осигури непрекъснатост на услугата.
4. Във всеки случай отговорният разпоредител с бюджетни кредити обосновава писмено своето решение за последиците.
Член 20
Последица от предупрежденията за проверка
1. В случай на процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства или в случай на конкурси с награди проверката може да бъде, както следва:
а)
отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска допълнителни подкрепящи документи, посочени в процедурата за възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства или в конкурса с награди;
б)
при процедура за отпускане на безвъзмездни средства - анализ на риска, свързан с предварителното финансиране.
2. В случай на правно задължение проверката може да бъде, както следва:
а)
проверка дали дейността съответства на правното задължение, включително дали са спазени сроковете и съдържанието на предоставените услуги или продукти;
б)
за съществуващите безвъзмездни средства - проверка на допустимостта на разходите преди извършване на плащане или извършване на одит или на проверки на място.
Член 21
Право на изслушване след предупреждение за проверка
Процедурата, предвидена в член 15 от настоящото решение, и правото на изслушване по член 16 от настоящото решение се прилагат също, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява, след предупреждение за проверка, да предприеме действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице.
Член 22
Последици от предупрежденията за отстраняване за процедурите и правните задължения
1. В случай на процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства или в случай на конкурси с награди отговорният разпоредител с бюджетни кредити не позволява на лице, по отношение на което е въведено предупреждение за отстраняване, да участва в процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства, освен ако са изпълнени условията, посочени в член 106, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, когато лицето се намира в монополно положение.
2. В случай на съществуващи правни задължения отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя последиците, включително която и да е от следните последици:
а)
да продължи изпълнението на договора или отпускането на безвъзмездните средства и да бъдат извършени всички необходими проверки;
б)
да бъде спрян срокът за плащане в съответствие с член 92, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
в)
да бъдат спрени плащанията в съответствие с член 208 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
г)
да бъде спряно изпълнението на договора или отпускането на безвъзмездните средства в съответствие с член 116 и член 135, параграф 5 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
д)
да бъде прекратено правното задължение, ако разпоредбата за правното задължение предвижда прекратяване въз основа на информацията, поради която е регистрирано предупреждението.
3. Ако лицето е подизпълнител, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изисква от оферента, кандидата или изпълнителя да смени подизпълнителя.
Член 23
Последици от предупрежденията за отстраняване за бюджетните операции
1. В случай на предупреждение за отстраняване, когато е целесъобразно, отговорният разпоредител с бюджетни кредити потвърждава в счетоводната система, че плащането следва да бъде извършено въпреки наличието на предупреждение.
2. Когато бъде регистрирано предупреждение за отстраняване, не се поема индивидуално бюджетно задължение, не се регистрира индивидуално правно задължение в бюджетните сметки въз основа на глобално задължение и не се поема правно задължение въз основа на временно задължение, с изключение на случаите, в които лицето е в монополно положение при условията, предвидени в член 106, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
РАЗДЕЛ 5
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 24
Отмяна
Решение 2008/969/ЕО, Евратом относно Системата за ранно предупреждение за ползване от разпоредителите с бюджетни средства на Комисията и на изпълнителните агенции се отменя.
Член 25
Преходни разпоредби
1. Предупрежденията за отстраняване, регистрирани по силата на Решение 2008/969/ЕО, Евратом, остават активни до края на своя срок в съответствие с посоченото решение.
2. Предупрежденията W1, W2 и W3b, регистрирани по силата на Решение 2008/969/ЕО, Евратом, се считат за предупреждения за проверка съгласно настоящото решение.
3. Предупрежденията W3a и W4 продължават да бъдат регистрирани до 1 юли 2015 г. при условията, предвидени в Решение 2008/969/ЕО, Евратом. За целите на прилагането на раздел 4 от настоящото решение предупрежденията W3a и W4 се считат за предупреждения за проверка съгласно настоящото решение. Решение 2008/969/ЕО, Евратом продължава да се прилага за предупрежденията W5b до 1 юли 2015 г.
Член 26
Публикуване
Настоящото решение се публикува в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел на 13 ноември 2014 година.
DEĊIŻJONI TAL-KUMMISSJONI
tat-13 ta' Novembru 2014
dwar is-Sistema ta' Twissijiet Bikrija li għandha tintuża mill-uffiċjali awtorizzanti tal-Kummissjoni u tal-aġenziji eżekuttivi
(2014/792/UE)
IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta' Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (1), u partikolarment l-Artikolu 56(1) tiegħu,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 215/2008 tat-18 ta' Frar 2008 dwar ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-Għaxar Fond Ewropew għall-Iżvilupp (2), u b'mod partikolari l-Artikolu 17 tiegħu,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-11 ta' Settembru 2013 dwar investigazzjonijiet li saru mill-Uffiċċju Ewropew ta' Kontra l-Frodi (OLAF) u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1073/1999 (3), u partikolarment l-Artikoli 7(6) u 11 tiegħu,
Billi:
(1)
Il-Kummissjoni, li hija responsabbli għall-implimentazzjoni tal-baġit ġenerali tal-Unjoni Ewropea u ta' kwalunkwe fondi oħra ġestiti mill-Unjoni b'kunsiderazzjoni dovuta tal-prinċipju ta' ġestjoni finanzjarja soda stipulat fl-Artikoli 30 sa 33 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, hija obbligata li tiġġieled kontra l-frodi u kontra kwalunkwe attività illegali oħra li taffettwa l-interessi finanzjarji tal-Unjoni. Sabiex tiżgura li l-uffiċjali awtorizzanti tal-Kummissjoni u tal-aġenziji eżekuttivi huma infurmati b'mod sħiħ dwar it-theddid għall-interess finanzjarju tal-Unjoni, huwa meħtieġ li jiġu tistabbilxxti regoli interni flimkien mad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C (2014) 2784 (4).
(2)
Bil-għan li tiġi miġġielda l-frodi u jitħarsu l-interessi finanzjarji tal-Unjoni, il-Kummissjoni tuża l-Bażi tad-Dejta Ċentrali tal-Esklużjonijiet (CED) msemmija fl-Artikolu 108 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 u r-Regolament tal-Kummissjoni (KE, Euratom) Nru 1302/2008 tas-17 ta' Diċembru 2008 dwar il-bażi tad-dejta ċentrali tal-esklużjonijiet (5) u s-Sistema ta' Twissija Bikrija (EWS) tad-Deċiżjoni 2008/969/KE, Eurarom tas-16 ta' Diċembru 2008 dwar is-Sistema ta' Twissija Bikrija għall-użu tal-uffiċjali awtorizzanti tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi (6). Soġġett għall-adozzjoni mill-awtorità leġiżlattiva tal-proposta dwar l-emenda tar-Regolament Finanzjarju (7), huwa meħtieġ li jiġi żgurat li s-STB tibqa' effiċjenti.
(3)
Fil-perjodu interim, l-għan tas-STB għandu jibqa' l-istess fis-sustanza. Hija għandha tiżgura, fi ħdan il-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi tagħha, iċ-ċirkolazzjoni ta' informazzjoni ristretta permezz tar-reġistrazzjoni ta' twissijiet fis-STB dwar persuni li jistgħu jirrappreżentaw theddida għall-interessi u r-reputazzjoni finanzjarji tal-Unjonijew għal kwalunkwe fond ieħor ġestit mill-Unjoni.
(4)
Minħabba li d-Diretturi tal-aġenziji eżekuttivi jgawdu status ta' uffiċjal awtorizzanti b'delegazzjoni tal-Kummissjoni għall-implimentazzjoni ta' approprjazzjonijiet operazzjonali, huma għandu jkollhom aċċess għas-STB bl-istess mod li għandhom is-servizzi tal-Kummissjoni għall-ġestjoni tal-approprjazzjonijiet amministrattivi u operazzjoanli.
(5)
Minħabba li l-Kapijiet tad-Delegazzjonijiet tal-Unjoni li jkunu qed jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b'sottodelega tal-Kummissjoni, f'konformità mal-Artikolu 56(2) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 għandhom l-istatus ta' uffiċjal awtorizzanti b'delega tal-Kummissjoni għall-implimentazzjoni ta' approprjazzjonijiet operazzjonali, dawn għandu jkollhom aċċess għas-STB bl-istess mod bħas-servizzi tal-Kummissjoni għall-ġestjoni tal-approprjazzjonijeit amministrattivi u operazzjonali.
(6)
L-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF) għandu l-obbligu, skont l-Artikolu 7(6) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-11 ta' Settembru 2013 dwar investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċċju Ewropew ta' Kontra l-Frodi (OLAF) u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 1073/1999 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill u r-Regolament tal-Kunsill (Euratom) Nru 1074/1999 li jipprovdi informazzjoni mingħajr dewmien lis-servizzi tal-Kummissjoni kkonċernati dwar investigazzjonijiet li jkunu għaddejjin fejn juru li jista' jkun xieraq li jittieħdu miżuri amminisstrattivi ta' prekawzjoni biex ikunu protetti l-interessi finanzjarji tal-Unjoni. Skont l-Artikolu 11 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 huwa għandu wkoll l-obbligu li jfassal rapport malli titlesta investigazzjoni u li jagħmel rakkomandazzjonijiet li jindikaw, fejn xieraq, kwalunkwe azzjoni li għandha tittieħed, b'mod partikolari mill-istituzzjonijiet. Sabiex l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkun f'pożizzjoni li jitlob twissija, hu neċessarju li jiġi stabbilit liema informazzjoni l-OLAF għandu jressaq quddiem il-Kummissjoni.
(7)
L-OLAF għandu jkollu aċċess għaSTB biex iwettaq il-kompiti ta' investigazzjoni regolatorja tiegħu u l-attivitajiet tiegħu ta' intelligence u l-prevenzjoni tal-frodi eżerċitati skont ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013.
(8)
Għal raġunijiet ta' simplifikazzjoni, il-funzjonament taS-STB għandu jiġi ssimplifikat, in-numru ta' kategoriji ta' twissija għandu jitnaqqas, l-ambitu tagħhom ċċarat u l-ismijiet tat-twissijiet għandhom ikunu awtospjegattivi.
(9)
It-twissijiet ta' verifika bbażati fuq l-informazzjoni mibgħuta mill-OLAF għandom jiġu proposti mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli wara konsultazzjoni mad-Direttorat Ġenerali għall-Baġit u s-Servizz Legali, f'kooperazzjoni mill-qrib mal-OLAF.
(10)
It-twissijiet ta' esklużjoni għandhom jiġu proposti mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli lill-Kummissjoni u għandhom jiġu ivvalutati b'mod ċentralizzat mid-Direttorat Ġenerali għall-baġit u s-Servizz Legali fejn xieraq. Meta dawn it-twissijiet ta' esklużjoni jiġu proposti fuq il-bażi ta' informazzjoni mibgħuta mill-OLAF, għandhom jiġu vvalutati b'kooperazzjoni mill-qrib mal-OLAF. L-istess proċedura għandha tapplika meta l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkun fi ħsiebu jieħu kwalunkwe azzjoni li tista' taffettwa b'mod negattiv id-drittijiet tal-persuna kkonċernata.
(11)
L-uffiċjal Awtorizzanti responsabbli għandu jiddeċiedi dwar il-konsegwenzi meħtieġa għall-protezzjoni tal-interess finanzjarju tal-Unjoni, b'kooperazzjoni mill-qrib mal-OLAF u għandu jinfurma lill-OLAF dwar din id-deċiżjoni.
(12)
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli għandu jkun responsabbli mit-talba biex jiddaħħlu, jkunu modifikati jew jitneħħew jew jiġġeddu twissijiet. Sabiex jiġi ppreservat livell adegwat ta' kontroll, talbiet bħal dawn għandhom isiru fuq il-livell ġerarkiku stabbilit fid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2014)2784.
(13)
L-uffiċjal tal-kontabilità għandu jiżgura l-arranġamenti tekniċi xierqa għall-applikazzjoni effettiva tas-STB permezz tas-sistema ċentrali tal-kontabilità tal-Kummissjoni.
(14)
Informazzjoni dettaljata dwar ordnijiet ta' rkupru u ordnijiet ta' sekwestru għandha tkun disponibbli għas-servizzi kollha tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi permezz tas-sistema ċentrali tal-kontabilità tal-Kummissjoni. It-twissijiet W3a (ordni ta' sekwestru) u W4 (ordni ta' irkupru) previsti skont id-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom għandhom jieqfu. Din l-iformazzjoni waħedha ma tiġġustifikax twissija sistematikament. Dan jirrikjedi analiżi taċ-ċirkustanzi kollha fattwali tal-każ mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli sabiex jiddeċiedi jekk it-twissija hix meħtieġa jew le.
(15)
Ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta' individwu fir-rigward tal-ipproċessar ta' dejta personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-movement liberu ta' dik id-dejta (8) jistipula li l-ipproċessar ta' dejta personali mill-Kummissjoni jrid jirrispetta r-rekwiżiti leġittimi tal-ipproċessar u r-rekwiżiti marbuta mat-trasferiment tad-dejta stabbiliti fih, u li dan l-ipproċessar huwa soġġett għal iċċekkjar minn qabel mill-Kontrollur Ewropew tal-Protezzjoni tad-Dejta li jsegwi wara notifika mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Dejta tal-Kummissjoni.
(16)
Id-dispożizzjonijiet tal-protezzjoni tad-dejta għandhom jistipulaw x'inhuma d-drittijiet tal-persuni li d-dejta tagħhom hi jew tista' tkun imdaħħla fis-STB
(17)
Ċerti drittijiet ta' protezzjoni tad-dejta huma soġġetti għal eċċezzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 20 tar-Regolament (KE) Nru 45/2001, li għandhom jitqiesu każ b'każ u li għandhom jiġu applikati fuq bażi temporanja. Is-servizz responsabbli għat-talba ta' dħul, il-modifika, inkluż retifika jew tneħħija ta' informazzjoni rilevanti għandu jiddeċiedi dwar l-applikazzjoni ta' dawn l-eċċezzjonijiet.
(18)
Il-persuna li tkun soġġett ta' mandat ta' twissija ta' esklużjoni possibbli għandha tingħata l-opportunità li tesprimi l-fehmiet tagħha bil-miktub qabel issir it-talba ta' reġistrazzjoni ta' twissija dwar dik il-persuna fis-STB. L-istess opportunità għandha tingħata meta l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkun fi ħsiebu jieħu kwalunkwe azzjoni li tista' taffettwa b'mod negattiv id-drittijiet tal-persuna kkonċernata.
(19)
Din l-opportunità għandha tiġi eċċezzjonalment diferita sabiex tiġi ppreservata l-kunfidenzjalità tal-investigazzjoni jew tal-proċedimenti legali nazzjonali jekk ikun hemm raġunijiet leġittimi obbligatorji.
(20)
Id-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom għandha tibqa' tapplika sal-1 ta' Lulju 2015, sa fejn dan huwa neċessarju biex jiġi żgurat ir-rispett tar-regolamenti tal-Kunsill dwar miżuri restrittivi, meħuda fuq il-bażi tal-Artikolu 215 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE), sakemm il-kontabilità bbażata fuq id-dovuti (ABAC) tikkunsidra l-informazzjoni li tinsab fil-bażi tad-dejta tas-servizz responsabbli tal-Istrumenti tal-Politika Barranija. Din tieħu l-forma tar-reġistrazzjoni ta' twissija W5b imsemmija fid-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom.
(21)
Id-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom għandha tibqa' tapplika għat-twissijiet W3a u W4 sal-1 ta' Lulju 2015, li sa dak iż-żmien għandhom ikunu assimilati ma' twissijiet ta' verifika għall-applikazzjoni tat-Taqsima 4 ta' din id-Deċiżjoni.
(22)
L-implimentazzjoni ta' din id-Deċiżjoni teħtieġ valutazzjoni regolari tal-funzjonament tas-STB u l-kontribut effettiv tagħha għall-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni.
IDDEĊIDIET KIF ĠEJ:
TAQSIMA 1
DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI
Artikolu 1
Suġġett, ambitu u skop
1. Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi Sistema ta' Twissija Bikrija (“STB”) għall-użu mill-uffiċjali awtorizzanti tal-Kummissjoni u tal-aġenziji eżekuttivi meta dawn jimplimentaw il-baġit ġenerali tal-Unjoni Ewropea u għal kull fond ieħor ġestit mill-Unjoni.
2. L-STB tikkontribwixxi għall-ħarsien tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni u s-salvagwardja tal-immaġni tal-Unjoni, il-ġlieda kontra l-frodi u l-ġestjoni finanzjarja soda.
3. L-għan tas-STB huwa li:
(a)
permezz ta' reġistrazzjoni ta' twissijiet tinforma lill-uffiċjali awtorizzanti responsabbli tal-Kummissjoni u tal-aġenziji eżekuttivi li persuna tista' tirrappreżenta theddida għall-interessi finanzjarji u l-immaġni tal-Unjoni jew għal kull fond ieħor ġestit mill-Unjoni; kif ukoll
(b)
tippermetti lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli li jagħmel verifiki jew jieħu miżuri xierqa, inklużi dawk imsemmija fit-Taqsima 4 abbażi ta' twissijiet.
4. L-informazzjoni tikkontribwixxi biex tiżgura:
(a)
l-prevenzjoni tar-riskji permezz ta' mezzi ta' verifika abbażi ta' informazzjoni bikrija dwar persuna għal suspett jew sejbiet relatati ma' xi wieħed mill-atti li ġejjin:
-
errur sostanzjali jew irregolarità;
-
imġiba professjonali ħażina;
-
ksur serju tal-kuntratt; jew
-
frodi, korruzzjoni jew kull attività illegali ta' detriment għall-interessi finanzjarji tal-Unjoni kif imsemmi fl-Artikolu 141 tar-Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012 (9);
(b)
L-esklużjoni ta' persuna skont l-Artikoli 106(1) u 109(1), tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta' Ottubru 2012 rigward ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (l-“FR”).
Artikolu 2
Definizzjonijiet
Għall-finijiet ta' din id-deċiżjoni, jiġu applikati d-definizzjonijiet li ġejjin:
(a)
“l-uffiċjal tal-kontabilità” tfisser l-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni jew membru subordinat tal-persunal li lilu l-uffiċjal tal-kontabilità jkun iddelega ċerti kompiti skont l-Artikolu 69 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;
(b)
“l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli” tfisser l-uffiċjal awtorizzanti b'delega tal-Kummissjoni skont it-tifsira tal-Artikolu 65 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 responsabbli skont ir-regoli interni għall-implimentazzjoni tal-baġit ġenerali tal-Unjoni Ewropea (il-“baġit”), inklużi d-diretturi tal-aġenziji eżekuttivi, l-uffiċjali awtorizzanti b'sottodelega skont it-tifsira tal-Artikolu 65 ta' dak ir-Regolament li jeżerċitaw il-funzjoni ta' direttur, u l-Kapijiet tad-Delegazzjonijiet tal-Unjoni li jkunu qed jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b'sottodelega tal-Kummissjoni, f'konformità mal-Artikolu 56(2) ta' dak ir-Regolament;
(c)
“suġġett tad-dejta” tfisser persuna identifikabbli kif imsemmi fir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta' individwi fir-rigward tal-ipproċessar ta' dejta personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-moviment liberu ta' dik id-dejta;
(d)
“riżultati” tfisser fatti stabbiliti misjuba matul l-implimentazzjoni ta' impenn legali, jew irreġistrati fil-kuntest ta' awditi jew investigazzjonijiet imwettqa mill-Qorti tal-Awdituri, l-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF), mis-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) jew kull awditu jew kontroll ieħor li jsir taħt ir-responsabbiltà tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli;
(e)
“impenn legali” ifisser impenn meħud mill-Kummissjoni fit-Titoli V sa VIII tal-Parti 1, u Parti 2 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;
(f)
“persuna” tfisser kwalunkwe persuna fiżika jew kwalunkwe persuna ġuridika jew kwalunkwe assoċjazzjoni mingħajr personalità ġuridika kif elenkati hawn taħt:
-
riċevitur kif definit fl-Artikolu 2(i) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012,
-
kandidat jew offerent,
-
applikant għall-għotja,
-
parteċipant f'kompetizzjoni bi premju
-
espert estern remunerat skont l-Artikolu 204(i) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012,
-
persuna b'setgħat ta' rappreżentanza, teħid ta' deċiżjonijiet jew kontroll fuq persuna ġuridika oħra msemmija fl-Artikolu 106(1)(b) u (e) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;
(g)
“imġiba ħażina professjonali” tfisser ksur ta' liġijiet jew regolamenti jew standards etiċi tal-professjoni li tappartjeni għaliha l-persuna, kif ukoll kwalunkwe aġir illegali li għandu impatt fuq l-kredibilità professjonali tagħha;
(h)
“Subkuntrattur” tfisser operatur ekonomiku li huwa propost minn kandidat jew offerent jew kuntrattur biex iwettaq parti minn kuntratt, filwaqt li l-awtorità kontraenti m'għandha l-ebda impenn legali dirett miegħu;
(i)
“errur sostanzjali jew irregolarità” tfisser errur sostanzjali jew irregolarità kif definiti fl-Artikolu 166(2) tar-Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012;
(j)
“persuna ta' kuntatt tat-twissija” tfisser il-persuna fi ħdan is-servizz responsabbli għat-talba li hi inkarigata mill-fajl tat-twissija sakemm titneħħa;
Artikolu 3
Il-Funzjonament tas-STB
1. L-uffiċjal tal-kontabilità jiżgura l-arranġamenti tekniċi xierqa għal funzjonament effettiv tas-STBS u l-monitoraġġ tagħha.
L-uffiċjal tal-kontabilità jdaħħal, jimmodifika, iġedded jew ineħħi t-twissijiet tas-STB mitluba mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
2. L-uffiċjal tal-kontabilità jadotta miżuri ta' implimentazzjoni li jikkonċernaw l-aspetti tekniċi u jiddefinixxi proċeduri assoċjati, inkluż fil-qasam tas-sigurtà.
L-uffiċjal tal-kontabilità javża lis-servizzi tal-Kummissjoni u lill-aġenziji eżekuttivi dwar dawn il-miżuri.
Artikolu 4
Is-setgħa li wieħed jitlob, jimmodifika, iġedded jew ineħħi twissija
1. Huma biss l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli li jistgħu jitlobu r-reġistrazzjoni, il-modifika, it-tiġdid jew it-tneħħija ta' twissija.
2. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jindirizzaw it-talba għar-reġistrazzjoni, il-modifika, it-tiġdid jew it-tneħħija ta' twissijiet lill-uffiċjal tal-kontabilità. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli juża l-formola stabbilita fl-Anness ta' din id-Deċiżjoni.
3. Il-persuna ta' kuntatt tat-twissija imsemmi fl-Artikolu 8 jivverifika li r-rekwiżiti tal-Artikoli 11 jew 12 jiġu ssodisfatti qabel ma jibgħat it-talba lill-uffiċjal tal-kontabilità.
Artikolu 5
Aċċess għas-STB
Is-servizzi tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi jkollhom aċċess dirett għall-informazzjoni li tinsab fis-STB permezz tas-sistema ċentrali ta' kontabilità pprovduta mill-Kummissjoni.
Is-servizz tal-Kummissjoni jew l-aġenzija eżekuttiva responsabbli għal sistema lokali jistgħu jużaw din is-sistema biex jiksbu aċċess għad-dejta maħżuna fis-STB, dment li tiġi garantita konsistenza fid-dejta bejn is-sistema lokali u s-sistema ċentrali ta' kontabilità.
Artikolu 6
L-użu tas-STB
Informazzjoni maħżuna fis-sistema ta' twissija bikrija tista' tintuża biss għall-iskop tal-implimentazzjoni tal-baġit jew ta' kwalunkwe fond ieħor ġestit mill-Unjoni. Dan m'għandux jaffettwa l-informazzjoni li tinsab fil-bażi tad-dejta ċentrali tal-esklużjoni (minn hawn' il quddiem “CED”) imsemmija fl-Artikolu 1(2) u 1 (3) tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 1302/2008 (10).
L-OLAF jista' juża l-informazzjoni li tinsab fis-STB u CED għall-investigazzjonijiet tiegħu skont ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-11 ta' Settembru 2013 dwar investigazzjonijiet immexxija mill-OLAF u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 1073/1999 (“ir-Regolament OLAF”), u għall-attivitajiet ta' prevenzjoni tal-frodi, inkluż l-analiżi tar-riskji.
Artikolu 7
L-għażla ta' żmien tal-konsultazzjoni tas-STB
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jivverifika jekk hemmx twissija fis-STB li tikkonċerna terzi persuni fl-istadji li ġejjin:
(a)
qabel ma jiddaħħal impenn baġitarju individwali;
(b)
qabel ma jiddaħħal impenn baġitarju globalijekk il-persuna tkun magħrufa f'dak l-istadju;
(c)
fil-każ ta' impenji baġitarji proviżorji, qabel ma jiġi konkluż l-impenn legali li jagħti lok għal intitolament ta' ħlasijiet sussegwenti sakemm ma jikkonċernawx il-ħlas tal-persunal u rimbors tal-ispejjeż tal-ivjaġġar relatati ma' parteċipazzjoni f'laqgħat u kompetizzjonijiet;
(d)
fil-każ ta' proċeduri ta' akkwist jew għotja, kompetizzjonijiet bi premju u sejħiet għal espressjoni ta' interess, mhux aktar tard minn qabel id-deċiżjoni tal-għotja;
(e)
fil-każ ta' akkwist, jekk l-awtorità kontraenti tillimita n-numru ta' kandidati mistiedna biex jissottomettu offerta, qabel l-għażla tal-kandidati tkun tlestiet;
(f)
qabel kwalunkwe ħlas sakemm ma jikkonċernax il-ħlas tal-persunal u rimbors tal-ispejjeż tal-ivjaġġar relatati ma' parteċipazzjoni f'laqgħat u kompetizzjonijiet.
Artikolu 8
Persuna ta' kuntatt ta' twissija
Il-persuna ta' kuntatt ta' twissija għandha:
(a)
tħejji t-talba għal reġistrazzjoni ta' twissija;
(b)
tgħaddi t-talba u kwalunkwe informazzjoni oħra relatata mat-twissija lill-uffiċjal tal-kontabilità;
(c)
tipprovdi l-informazzjoni li tippermetti lill-uffiċjali awtorizzanti responsabbli li jagħmel verifiki jew tiddeċiedi dwar il-konsegwenzi msemmija fit-Taqsima 4.
TAQSIMA 2
INFORMAZZJONI MDAĦĦLA fis-STB
Artikolu 9
Kategoriji ta' twissijiet
1. It-twissijiet tas-STB jinqasmu fiż-żewġ kategoriji li ġejjin:
(a)
“twissijiet ta' verifika”, meta persuna tkun suspettata jew soġġetta għal sejbiet ta' frodi, korruzzjoni jew kull attività illegali oħra li taffettwa l-interessi finanzjarji tal-Unjoni kif imsemmi fl-Artikolu 141 ta' Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012, ta' erruri sostanzjali jew irregolarità, ta' mġiba professjonali ħażina jew ta' ksur serju tal-kuntratt;
(b)
“twissijiet ta' esklużjoni”, fejn persuna hija eskluża skont il-motivi ta' esklużjoni previsti fl-Artikoli 106 (1) u 109 (1) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
2. Persuna tista' tkun soġġetta għal twissijiet reġistrati distinti għal raġunijiet differenti.
Artikolu 10
Informazzjoni li tinsab fit-twissijiet tas-STB
It-twissijiet tas-STB jinkludu l-informazzjoni li ġejja:
(a)
l-identifikazzjoni tal-persuna;
(b)
it-tip ta' twissija;
(c)
it-tul ta' żmien tat-twissija;
(d)
ir-raġunijiet li għalihom il-persuna tirrappreżenta theddida għall-interessi finanzjarji u l-immaġni tal-Unjoni jew għal kwalunkwe fond ieħor ġestit mill-Unjoni;
(e)
l-informazzjoni relatata ma' proċedura kontradittorja;
(f)
l-isem tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli;
(g)
l-isem tal-persuna ta' kuntatt ta' twissija msemmija fl-Artikolu 8 ta' din id-Deċiżjoni.
Artikolu 11
Twissijiet ta' verifika
1. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista' jitlob twissija ta' verifika fejn tkun sodisfatta waħda mill-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
L-OLAF ikun informa lill-uffiċċjal awtorizzanti responsabbli skont ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013, meta l-investigazzjonijiet tiegħu juru li jista' jkun xieraq li jittieħdu miżuri biex jiġu protetti l-interessi finanzjarji tal-Unjoni;
(b)
il-Qorti Ewropea tal-Awdituri tkun għaddiet informazzjoni lill-Kummissjoni jew l-IAS tkun għaddiet informazzjoni lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli li tindika frodi, korruzzjoni jew kwalunkwe attività illegali oħra li taffettwa l-interessi finanzjarji tal-Unjoni kif imsemmi fl-Artikolu 141 ta' Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012, jew erruri sostanzjali jew irregolarità, jew mġiba professjonali ħażina jew ta' ksur serju ta' kuntratt fir-rigward ta' persuna;
(c)
l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkun wettaq verifika, awditu jew kontroll li jindika frodi, korruzzjoni, kwalunkwe attività illegali oħra li taffettwa l-interessi finanzjarji tal-Unjoni kif imsemmi fl-Artikolu 141 ta' Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012, erruri sostanzjali, irregolaritajiet jew kondotta professjonali ħażina jew ta' ksur serju ta' kuntratt fir-rigward ta' persuna jew ikun irċieva informazzjoni dwar tali verifika, awditu jew kontroll.
2. Twissija ta' verifika jkollha durata massima ta' sena. Hija titneħħa meta tintalab twissija ta' esklużjoni, jew meta ma jkunx hemm aktar bżonn ta' verifika.
3. Fi tmiem il-perjodu msemmi fil-paragrafu 2, it-twissija ta' verifika titneħħa awtomatikament
4. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista' jitlob it-tiġdid tat-twissija ta' verifika fejn l-OLAF jinformah li l-konklużjonijiet dwar l-investigazzjonijiet imsemmijin fil-paragrafu 1 għadhom ma ġewx ikkompilati iżda li l-investigazzjonijiet jiġġustifikaw iż-żamma ta' twissija ta' verifika. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista' wkoll jitlob it-tiġdid tat-twissija ta' verifika meta l-kundizzjonijiet stabbiliti fil-paragrafu 1 (b) u (c), għadhom issodisfati.
5. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jipprovdi r-raġunijiet għaliex it-tiġdid huwa neċessarju għall-protezzjoni tal-interessi finanzjarji u l-immaġni tal-Unjoni.
6. Tiġdid ikun meqjus bħala talba ġdida għal twissija ta' verifika.
Artikolu 12
Twissijiet ta' esklużjoni
1. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jitlob twissija ta' esklużjoni għall-każijiet imsemmija fl-Artikolu 106(1) jew 109(1) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
2. It-twissija ta' esklużjoni titneħħa fi tmiem il-perjodu tal-esklużjoni.
3. It-twissija ta' esklużjoni tiddaħħal b'mod awtomatiku fis-CED mis-STB.
Artikolu 13
Informazzjoni trażmessa mill-OLAF
Meta l-OLAF jittrażmetti informazzjoni skont l-Artikolu 7(6) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 biex jassisti lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli biex jiddeċiedi li jieħu miżuri ta' prekawzjoni biex jiġu protetti l-interessi finanzjarji tal-Unjoni Ewropea jew f'konformità mal-Artikolu 11 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013, din l-informazzjoni tinkludi:
(a)
l-identità tal-persuna kkonċernata;
(b)
sommarju tal-fatti rilevanti u tar-riskji identifikati mill-investigazzjoni. Is-sommarju jkun biżżejjed biex jippermetti l-persuna biex tinstema' b'mod effettiv skont l-Artikolu 16 ta' din id-Deċiżjoni;
(c)
kwalunkwe miżuri speċjali ta' kunfidenzjalità rakkomandati f'każijiet partikolari li jinvolvu l-użu ta' miżuri investigattivi li jaqgħu fil-kompetenza ta' awtorità ġudizzjarja nazzjonali jew, fil-każ ta' investigazzjoni esterna, fil-kompetenza ta' awtorità nazzjonali, skont ir-regoli nazzjonali applikabbli għal investigazzjonijiet.
TAQSIMA 3
DISPOŻIZZJONIJIET PROĊEDURALI GĦAR-REĠISTRAZZJONI TA' TWISSIJA
Artikolu 14
Konsultazzjoni minn qabel ta' servizzi ċentrali għal twissijiet ta' verifika
Qabel ma jiddeċiedi li jitlob reġistrazzjoni ta' twissija ta' verifika fuq il-bażi tal-informazzjoni mibgħuta mill-OLAF skont l-Artikoli 7(6) u 11 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jikkonsulta mad-Direttorat Ġenerali għall-Baġit (servizz finanzjarju ċentrali) u, fejn xieraq, is-Servizz Legali, f'kooperazzjoni mill-qrib mal-OLAF f'konformità mar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013.
Artikolu 15
Valutazzjoni tat-twissijiet ta' esklużjoni mis-servizzi ċentrali
Qabel ma tintalab twissija ta' esklużjoni għall-każijiet imsemmija fl-Artikoli 106(1) (b), (c), (e) u Artikolu 109(1) proposta mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u tul ta' żmien xieraq tagħha trid issir valutazzjoni ċentralizzata mid-Direttorat Ġenerali għall-Baġit u s-Servizz Legali. Meta t-twissija ta' esklużjoni proposta mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli hija bbażata fuq informazzjoni mibgħuta mill-OLAF, din il-valutazzjoni ssir b'kooperazzjoni mill-qrib mal-OLAF.
Artikolu 16
Dritt tas-smigħ
1. Ir-reġistrazzjoni ta' twissijiet hija soġġetta għar-regoli li ġejjin:
(a)
Kull meta l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jipprevedi li jitlob reġistrazzjoni ta' twissija ta' esklużjoni jew jikkunsidra li jieħu kwalunkwe azzjoni li tista' taffettwa b'mod negattiv id-drittijiet tal-persuna kkonċernata, huwa -ewwel jagħti lill-persuna kkonċernata l-opportunità li tesprimi l-opinjonijiet tagħha bil-miktub. l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jagħti lill-persuna mill-inqas 14-il jum kalendarju biex tagħmel dan. Fl-istess ħin, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jinforma lill-persuna li, fin-nuqqas ta' tweġiba, it-twissija tiġi rreġistrata.
Fejn ikun xieraq, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jagħti lill-persuna l-opportunità li tesprimi l-fehmiet tagħha fuq il-bażi tal-informazzjoni pprovduta mill-OLAF.
(b)
Jekk il-persuna tippreżenta kummenti li ma jbiddlux il-valutazzjoni tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, dan tal-aħħar jitlob lill-uffiċjal tal-kontabilità biex jattiva t-twissija.
Jekk il-persuna tippreżenta kummenti li, fil-fehma tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, jrendu twissija sproporzjonata jew mhux neċessarja, it-twissija ma tkunx attivata u l-persuna tiġi mgħarrfa kif xieraq.
L-Uffiċjal tal-Kontabilità jikkonferma r-reġistrazzjoni tat-twissija fis-STB lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, kif xieraq.
(c)
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jinnotifika lill-persuna bl-attivazzjoni tat-twissija u bit-tul tagħha. Madankollu, in-notifika ma tkunx meħtieġa jekk il-persuna ma tweġibx għall-istedina biex tippreżenta l-kummenti tagħha bil-miktub.
2. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista' jitlob ir-reġistrazzjoni ta' twissija ta' esklużjoni għall-każijiet imsemmija fl-Artikolu 106(1)(e) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 sakemm tittieħed deċiżjoni dwar it-tul taż-żmien tal-esklużjoni, diġà qabel ma tingħata lill-persuna l-opportunità li tesprimi l-fehmiet tagħha. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jagħti lill-persuna l-opportunità li tippreżenta l-fehmiet tagħha dwar it-tul taż-żmien tal-esklużjoni.
3. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista' jitlob ir-reġistrazzjoni ta' twissija ta' esklużjoni għas-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 106(1)(a) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 diġà qabel ma tingħata lill-persuna l-opportunità li tesprimi l-fhemiet tagħha jekk ikollha dokument uffiċjali li jistabbilixxi s-sitwazzjoni. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jinnotifika lill-persuna bir-reġistrazzjoni tat-twissija ta' esklużjoni.
4. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista', b'mod eċċezzjonali, jipposponi l-opportunità mogħtija lill-persuna li tesprimi l-fhemiet tagħha bil-miktub qabel it-talba għal reġistrazzjoni ta' twissija ta' esklużjoni jew qabel jieħu kwalunkwe azzjoni li tista' taffettwa b'mod negattiv id-drittijiet tal-persuna kkonċernata, sakemm hemm raġunijiet leġittimi obbligatorji li tiġi ppreservata l-kunfidenzjalità tal-investigazzjoni jew tal-proċedimenti legali nazzjonali filwaqt li jkompli jipproċedi bir-reġistrazzjoni tat-twissija.
5. Meta l-OLAF jinforma lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli skont l-Artikolu 13, huwa jindika jekk hux meħtieġ li tinżamm il-kunfidenzjalità tal-proċedura tal-investigazzjoni jew dik ta' proċediment ġudizzjarju nazzjonali u jekk hux meħtieġ li l-opportunità mogħtija lill-persuna li tesprimi l-opinjonijiet tiġi differita.
6. Il-persuna tingħata l-opportunità li tesprimi l-opinjonijiet tagħha hekk kif ir-raġunijiet għall-protezzjoni ta' investigazzjoni jew proċeduri legali nazzjonali ma jibqgħux jeżistu.
Artikolu 17
Il-protezzjoni tad-dejta u d-drittijiet tas-suġġetti tad-dejta
1. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jinforma lis-suġġetti tad-dejta li d-dejta dwarhom tista' tiġi inkluża fis-STB u li lil min id-dejta tista' tiġi kkomunikata. Din l-informazzjoni ġenerali tkun ikkomunikata bil-miktub, b'mod partikolari, fis-sejħiet għall-offerti, sejħiet għall-proposti, kompetizzjonijiet bi premju u fl-assenza ta' sejħiet, qabel ma jingħataw il-kuntratti jew l-għotjiet.
2. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli li jitlob ir-reġistrazzjoni ta' twissija jkun responsabbli għar-relazzjonijiet mal-persuna li d-dejta tagħha tiddaħħal fis-STB. Hu jwieġeb għal talbiet magħmula mill-persuna kkonċernata biex tiġi retifikata dejta personali mhux akkurata jew kompluta u għal kull talba jew mistoqsija oħra minn din il-persuna.
3. Persuna tista' wkoll titlob bil-miktub informazzjoni mingħand l-uffiċjal tal-kontabilità dwar jekk hiex irreġistrata fis-STB.
L-uffiċjal tal-kontabilità jipprovdi din l-informazzjoni sakemm l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, fejn addattat bi ftehim mal-OLAF, ma jiddeċiedix li japplikaw ir-restrizzjonijiet tal-Artikolu 20(1) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
4. It-twissijiet imneħħija jkunu aċċessibbli għall-finijiet ta' awditu u investigazzjoni biss u m'għandhomx ikunu viżibbli għall-utenti tas-STB.
Madankollu, id-dejta personali li jkun fihom it-twissijiet li jirreferu għal persuni fiżiċi tibqa' aċċessibbli għal dawn il-finijietgħal ħames snin biss wara li tkun tneħħiet it-twissija.
Artikolu 18
Rieżami tat-twissija
Jekk il-persuna li għaliha hija rreġistrata twissija fis-STB tipprovdi elementi ġodda li juru li r-raġunijiet għar-reġistrazzjoni ma għadhomx jeżistu, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jitlob it-tneħħija tat-twissija.
Il-persuna li għaliha twissija ta' esklużjoni hija rreġistrata fis-STB tista' tilmenta mal-Ombudsman u tfittex stħarriġ ġudizzjarju.
TAQSIMA 4
KONSEGWENZI TAT-TWISSIJIET
Artikolu 19
Regoli ġenerali li jirregolaw il-konsegwenzi
1. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jitlob kull informazzjoni rilevanti mill-persuna ta' kuntatt tat-twissija sabiex ikun jista' jiddeċiedi dwar il-konsegwenzi stabbiliti f'din it-taqsima.
2. Meta, fuq il-bażi tal-informazzjoni mogħtija mill-OLAF l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jitlob reġistrazzjoni ta' twissija ta' verifika skont l-Artikolu 11, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jsegwi l-proċedura stabbilita fl-Artikoli 14 jew 15 ta' din id-deċiżjoni u jiddeċiedi dwar il-konsegwenzi f'kooperazzjoni mill-qrib mal-OLAF f'konformità mar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013.
3. Meta jkun qed jiddeċiedi dwar il-konsegwenzi, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jqis il-kriterji li ġejjin għat-twissijiet kollha:
(a)
ir-riskji għall-interessi finanzjarji u l-immaġni tal-Unjoni;
(b)
l-ammont u t-tul ta' żmien tal-impenn legali;
(c)
l-urġenza fl-implimentazzjoni tal-impenn legali;
(d)
in-natura tal-fatti;
(e)
is-serjetà tal-fatti; kif ukoll
(f)
il-konsegwenzi possibbli tal-implimentazzjoni tal-impenn legali;
Għat-twissijiet ta' esklużjoni, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jqis ukoll in-natura u l-gravità tan-nuqqas ta' raġunijiet għall-esklużjoni u l-ħtieġa ta' kontinwità tas-servizz.
4. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, f'kull każ, jiġġustifika d-deċiżjoni tiegħu dwar il-konsegwenzi bil-miktub.
Artikolu 20
Konsegwenza tat-twissijiet ta' verifika
1. Fil-każ ta' proċeduri ta' akkwist jew aġġudikazzjoni ta' għotja jew kompetizzjonijiet għall-premjijiet, il-verifika mseemmija tista' tkun dan li ġej:
(a)
l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista' jitlob dokumenti ta' sostenn addizzjonali kif stabbilit fil-proċedura ta' akkwist jew aġġudikazzjoni ta' għotja jew kompetizzjonijiet għall-premjijiet;
(b)
għal proċedura ta' għotja, analiżi tar-riskju relatata mal-prefinanzjament.
2. Fil-każ ta' impenn legali, il-verifika msemmija tista' tkun dan li ġej:
(a)
verifika li l-azzjoni hija konformi mal-impenn legali, inkluż ir-rispett tal-iskadenzi u l-kontenut ta' riżultati tanġibbli;
(b)
għal għotjiet eżistenti, il-verifika tal-eliġibbiltà tal-kostijiet qabel il-ħlas jew it-twettiq ta' awditjar jew kontrolli fuq il-post.
Artikolu 21
Id-dritt tas-smigħ wara twissija ta' verifika
Il-proċedura stabbilita fl-Artikolu 15 ta' din id-Deċiżjoni u d-dritt ta' smigħ stabbilit fl-Artikolu 16 ta' din id-Deċiżjoni japplika wkoll meta uffiċjal awtorizzanti responsabbli wara twissija ta' verifika jipprevedi li jieħu kwalunkwe azzjoni li tista' taffettwa b'mod negattiv id-drittijiet tal-persuna kkonċernata.
Artikolu 22
Konsegwenzi tat-twissijiet ta' esklużjoni dwar proċeduri u impenji legali
1. Fil-każ ta' proċeduri ta' akkwist jew aġġudikazzjoni ta' għotja jew kompetizzjonijiet bi premju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jeskludi persuna soġġetta għal twissija ta' esklużjoni milli tipparteċipa fi proċeduri ta' akkwist jew għotja, sakemm il-kundizzjonijiet stipulati fl-Artikolu 106(2) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 jiġu ssodisfati, meta persuna tkun f'sitwazzjoni ta' monopolju.
2. F'każ ta' impenji legali eżistenti, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiddeċiedi dwar il-konsegwenzi, inkluż kwalunkwe minn dawn li ġejjin:
(a)
li jipproċedi bl-implimentazzjoni tal-kuntratt jew tas-sussidju u jagħmel kull verifika xierqa;
(b)
li jissospendi l-limitu ta' żmien għall-pagament f'konformità mal-Artikolu 92(2) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;
(c)
li jissospendi l-pagamenti f'konformità mal-Artikolu 208 tar-Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012;
(d)
li jissospendi l-implimentazzjoni tal-kuntratt jew għotja f'konformità mal-Artikoli 116 u 135(5) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;
(e)
li jittermina l-impenn legali jekk il-forniment tal-impenn legali jipprevedi t-terminazzjoni abbażi tal-informazzjoni li għaliha t-twissija kienet ġiet irreġistrata.
3. Jekk il-persuna hija subkuntrattur, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jitlob lill-offerent jew il-kandidat jew l-offerent biex jissostitwixxi s-sottokuntrattur.
Artikolu 23
Kosengwenzi tat-twissijiet ta' esklujoni fuq tranżazzjonijiet baġitarji
1. F'każ ta' twissija ta' esklużjoni, fejn ikun xieraq, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jikkonferma fis-sistema ta' kontabilità li l-ħlas għandu jsir minkejja l-eżistenza tat-twissija.
2. Fejn tkun irreġistrata twissija ta' esklużjoni, ma jsiru l-ebda impenn baġitarju, l-ebda reġistrazzjoni ta' impenn legali individwali fil-kontijiet baġitarji fuq il-bażi ta' impenn globali u l-ebda konklużjoni ta' impenn legali fuq il-bażi ta' impenn proviżorju, ħlief meta persuna tkun f'sitwazzjoni ta' monopolju skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 106(2) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.
TAQSIMA 5
DISPOŻIZZJONIJIET FINALI
Artikolu 24
Tħassir
Id-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom dwar is-Sistema ta' Twissijiet Bikrija għall-użu mill-uffiċjali awtorizzanti tal-Kummissjoni u tal-aġenziji eżekuttivi hija mħassra.
Artikolu 25
Dispożizzjonijiet tranżizzjonali
1. It-twissijiet ta' esklużjoni rreġistrati fid-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom jibqgħu attivi sa tmiem it-tul tagħhom skont dik id-Deċiżjoni.
2. It-twissijiet W1, W2 u W3b rreġistrati skont id-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom jitqiesu bħala twissijiet ta' verifika skont din id-Deċiżjoni.
3. It-twissijiet W3a u W4 jibqgħu jiġu rreġistrati sal-1 ta' Lulju 2015 skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fid-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom. Għall-applikazzjoni tat-Taqsima 4 ta' din id-Deċiżjoni, it-twissijiet W3a u W4 jitqiesu bħala twissijiet ta' verifika skont din id-Deċiżjoni. Id-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom tkompli tapplika għat-twissijiet W5b sal-1 ta' Lulju 2015.
Artikolu 26
Pubblikazzjoni
Din id-Deċiżjoni tiġi ppubblikata f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Magħmul fi Brussell, it-13 ta' Novembru 2014.