ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1042/2014 НА КОМИСИЯТА
от 25 юли 2014 година
за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 26, параграф 4 и член 29, параграф 1 от него,
като има предвид, че:
(1)
За да се гарантира приемственост между изпълнението на предходните фондове по линия на общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ по рамката за периода 2007 - 2013 г. и изпълнението на специалните регламенти по рамката за периода 2014 - 2020 г., Регламент (ЕС) № 514/2014 бе до голяма степен изготвен съобразно действащите правила за предходните фондове, но при вземане под внимание на промените, въведени в споделеното управление с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (2).
(2)
За да се гарантира, че органите, които изпълняват националните програми, разполагат с капацитета да изпълняват своите задачи ефикасно и в съответствие с целите и приоритетите, определени в специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, следва да се определят правила за определянето на тези органи, за упражняването на надзор върху тяхното определяне и за прекратяването на техните правомощия, когато е необходимо.
(3)
За да се гарантира, че обхватът на техните отговорности им позволява да изпълняват националната програма, е необходимо да се въведат правила, определящи отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи, и по-специално условията, при които те могат да делегират или да възлагат на външни изпълнители някои от своите задачи.
(4)
Процедурата за подбор и за отпускане на средствата на Съюза по линия на националните програми следва да съблюдава принципите на прозрачност, недопускане на дискриминация и равно третиране. Поради това е необходимо да се определят условията, при които държавите членки следва да изпълняват дейностите в рамките на националните програми, и по-специално да се посочи при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява проектите пряко.
(5)
Във всички държави членки одитите следва да бъдат ефективни, да имат подходящ обхват и да се извършват в съответствие с Международните одиторски стандарти. За тази цел статутът на одитните органи и одиторските стандарти, които те трябва да съблюдават, следва да бъдат ясно определени.
(6)
За да се гарантира, че одитните дейности на одитните органи им позволяват да подкрепят одитните си становища, следва да бъдат определени различните видове одитни дейности.
(7)
Важно е резултатите от дейността на одитния орган да бъдат съобщавани своевременно и по подходящ начин на определящия орган и на Европейската комисия. По-специално важно е декларацията за управлението и годишното обобщение на окончателните одитни доклади и на извършените проверки, предоставени в рамките на годишното искане за плащане, да отразяват добре резултата от работата и заключенията на одитния орган. Поради това в рамките на своята одитна дейност одитният орган следва да гарантира, че информацията, свързана с одитната му дейност, се включва по подходящ начин в тези документи.
(8)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забавят одобряването и изпълнението на националните програми, регламентът следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(10)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията в Регламент (ЕС) № 514/2014. Прилагат се също следните определения:
а)
„определящ орган“ означава орган на държава членка на министерско равнище по член 26, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014, който определя отговорния орган;
б)
„компетентни органи“ означава отговорния орган, одитния орган и когато е целесъобразно, упълномощения орган, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
„SFC2014“ означава електронната информационна система, създадена с член 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията (3);
г)
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“ означава споразумение или еквивалентна форма на правен инструмент, въз основа на който отговорният орган отпуска безвъзмездни средства на бенефициера с цел изпълнение на проект в рамките на националната програма.
ГЛАВА II
ОТГОВОРЕН ОРГАН
РАЗДЕЛ I
Определяне на отговорния орган
Член 2
Критерии и процедура за определяне на отговорния орган
1. Органът, който ще бъде определен за отговорен орган, разполага с административна организация и система за вътрешен контрол, които изпълняват критериите, формулирани в приложението към настоящия регламент („критерии за определяне“). Критериите за определяне са свързани със следното:
а)
вътрешната среда;
б)
контролните дейности;
в)
вътрешната информация и комуникация;
г)
вътрешното наблюдение и докладване.
Държавите членки могат да предвидят допълнителни критерии за определяне с цел вземане под внимание на размера, отговорностите и други характеристики на отговорния орган.
2. Одитният орган по член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 514/2014 преценява дали бъдещият отговорен орган отговаря на критериите за определяне, формулирани в приложението, и документира своите одитни констатации, заключения и становище в одитен доклад, предназначен за определящия орган.
3. Ако определящият орган счита, че бъдещият отговорен орган не изпълнява критериите за определяне, той дава на този орган конкретни указания да отстрани констатираните несъответствия в определен срок, преди да може да бъде определен за отговорен орган.
До постигането на съответствие с критериите органът може да бъде временно определен за отговорен орган за срок от не повече от 12 месеца. Продължителността на този временен срок е пропорционална на установените несъответствия.
4. При определяне на отговорния орган държавата членка незабавно уведомява Комисията посредством SFC2014. С това уведомление държавата членка изпраща документация за:
а)
основното разпределение на отговорностите между организационните единици на отговорния орган;
б)
когато е целесъобразно, неговите отношения с упълномощените органи, дейностите, които ще бъдат делегирани, и основните процедури за упражняване на надзор върху тези делегирани дейности; и
в)
обобщение на основните процедури за обработка на исканията за плащане, изпратени от бенефициерите, и за разрешаване и регистриране на разходите.
Член 3
Упражняване на надзор върху отговорния орган и преразглеждане на определянето
1. Определящият орган упражнява надзор върху отговорния орган, по-специално въз основа на информацията по член 14, параграф 2 от настоящия регламент, и проследява констатираните недостатъци.
2. Държавите членки гарантират, че информацията, според която отговорният орган вече не изпълнява критериите за определяне, незабавно се съобщава на определящия орган.
3. Когато отговорният орган вече не изпълнява изцяло критериите за определяне или системата му за вътрешен контрол има толкова недостатъци, че препятства способността му да изпълнява своите задачи, определящият орган поставя отговорния орган под наблюдение. В такива случаи определящият орган изготвя план с коригиращи мерки, който отговорният орган трябва да изпълни в срок, съобразен със сериозността на несъответствието или на недостатъка. Този срок не надвишава 12 месеца от началото на срока за наблюдение.
4. Определящият орган незабавно уведомява Комисията за всеки план с коригиращи мерки, изготвен по силата на параграф 3, и държи Комисията в течение за постигнатия по изпълнението на този план напредък.
5. Ако правомощията на отговорния орган бъдат прекратени, определящият орган незабавно определя друг отговорен орган в съответствие с член 26 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и с член 2 от настоящия регламент, за да се гарантира, че плащанията към бенефициерите продължават без прекъсване.
6. Когато Комисията установи, че държава членка не е изпълнила задължението си за изготвяне на план с коригиращи мерки съгласно параграф 3 или че отговорният орган запазва правомощията си, при все че не е изпълнил плана с коригиращи мерки в определения срок, Комисията предприема мерки за отстраняване на оставащите недостатъци посредством процедурата за уравняване с оглед на съответствието, предвидена в член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
РАЗДЕЛ II
Отговорности в областта на управлението и контрола на отговорния орган
Член 4
Задачи на отговорния орган
Отговорният орган управлява и изпълнява националната програма в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Той е натоварен със следните задачи:
а)
да се консултира с партньорите в съответствие с член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
б)
да направи необходимото за осигуряване на доброто функциониране на комитета за наблюдение по член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
да внася пред Комисията предложение за национална програма съгласно член 14 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и всички следващи преразглеждания, като използва SFC2014;
г)
да определя и въвежда правилата за допустимост на проектите и на разходите по проектите за всички дейности, като гарантира равно третиране и избягва всички конфликти на интереси, в съответствие с принципите на доброто финансово управление;
д)
да организира и публикува покани за представяне на оферти и на предложения, както и последващия подбор и възлагане на проекти за финансиране по линия на националната програма, в съответствие с приложното поле и целите на специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, и с критериите, формулирани в член 9 от настоящия регламент;
е)
да се увери, че съществуват и се използват системи за събиране на данните, необходими за съобщаване на Комисията на общите и специфичните за програмата показатели, както и на други данни за изпълнението на програмата и на проектите;
ж)
да получава плащанията от Комисията и да извършва плащанията в полза на бенефициерите;
з)
да осигурява съгласуваност и взаимно допълване между съфинансирането по силата на специалните регламенти и други приложими национални инструменти и инструменти на Съюза;
и)
да наблюдава проектите и да се уверява, че декларираните разходи по проектите действително са извършени и са в съответствие с националните правила и с правилата на Съюза;
й)
да се увери, че съществува система за въвеждане и съхранение в електронен вид на счетоводната документация за всеки проект по линия на националната програма и че се събират данните за изпълнението, необходими за финансовото управление, наблюдението, контрола и оценката;
к)
без да се засягат националните счетоводни правила, да гарантира, че бенефициерите и другите органи, които участват в изпълнението на проектите, финансирани по националната програма, поддържат или отделна счетоводна система, или подходящ счетоводен код за всички операции, свързани с проекта;
л)
да се увери, че оценяването на националната програма по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 се извършва в съответните срокове;
м)
да гарантира, че за целите на извършването на оценката по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на становище по оценката независимите оценители получават цялата необходима информация за управлението на националната програма;
н)
да въведе процедури, с които се гарантира, че за всички документи, свързани с разходите, с решенията и с контролните дейности, съществува необходимата одитна следа и че тези документи се съхраняват в съответствие с регламентите за изпълнение на Комисията, приети въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
о)
да гарантира, че за целите на извършването на одитите по член 29 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на одитното становище одитният орган получава цялата необходима информация за прилаганите процедури за управление и контрол и за разходите, финансирани по линия на специалните регламенти;
п)
да изготвя докладите за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и докладите за оценка по член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да ги предоставя на Комисията посредством SFC2014;
р)
да изготвя искането за плащане в съответствие с член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да го представя на Комисията посредством SFC2014;
с)
да провежда дейности за информиране и популяризиране и да разпространява резултатите от програмата, в съответствие с член 53 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
т)
да извършва административни проверки и проверки на място съгласно член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
у)
да си сътрудничи с Комисията и с отговорните органи в останалите държави членки; и
ф)
да реагира на констатациите на одитния орган или чрез предприемане на мерки по тях, или, при оспорване на констатациите на одитния орган, чрез предоставяне на подробна обосновка.
Член 5
Упълномощен орган
1. Отговорният орган може да делегира част от своите задачи или всички от тях на упълномощен орган в съответствие с член 25, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 514/2014. Всяко делегиране на задачи съблюдава принципите на доброто финансово управление и гарантира спазването на принципа на недопускане на дискриминация, както и видимост на финансирането от Съюза. Делегираните задачи не пораждат конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган, и подробните процедури за тяхното изпълнение се описват в документ, който се подписва от отговорния орган и от упълномощения орган. Този акт за делегиране включва поне следното:
а)
съответния специален регламент;
б)
задачата или задачите, делегирани на упълномощения орган;
в)
задължението на упълномощения орган да проверява дали бенефициерите спазват правилата на Съюза и националните правила;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и поддържа организационна структура и система за управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите задължения;
д)
информацията и подкрепящите документи, които упълномощеният орган трябва да представя на отговорния орган, и сроковете, които трябва да спазва; и
е)
механизма на отговорния орган за упражняване на надзор върху упълномощения орган.
3. В съответствие с член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014 комуникацията с Комисията не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е публична администрация или частен орган със задължение за обществена услуга, регламентиран от националното право, отговорният орган не може да му делегира изпълнителни правомощия, които включват голяма свобода на преценка, предполагаща политически избор.
5. Отговорният орган остава отговорен за задачите, които е делегирал. Отговорният орган редовно прави преглед на делегираните задачи, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
6. Що се отнася до делегираните задачи, настоящият регламент се прилага по отношение на упълномощения орган по аналогия.
Член 6
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Отговорният орган може да възлага някои от своите задачи на външни изпълнители. Той обаче продължава да носи отговорност за тях.
Отговорният орган редовно прави преглед на задачите, възложени на външни изпълнители, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
РАЗДЕЛ III
Задължения на отговорния орган по отношение на публичната интервенция
Член 7
Роля на отговорния орган като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. По правило отговорният орган отпуска безвъзмездни средства за проекти по линия на националната програма въз основа на открити покани за представяне на предложения.
2. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства за проекти въз основа на ограничена покана за представяне на предложения.
В ограничените покани за представяне на предложения могат да участват само избрани организации поради специфичния характер на проекта или техническите или административни компетенции на органите, поканени да представят предложения.
Основанията за използването на ограничена покана за представяне на предложения се посочват в поканата за представяне на предложения.
3. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства пряко, когато специфичният характер на проекта или техническите или административни компетенции на съответните органи го налагат, като например в случай на de jure или de facto монополи.
Основанията за използването на пряко отпускане на безвъзмездни средства се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
4. В надлежно обосновани случаи, включително продължаването на многогодишни проекти, избрани в рамките на предходна покана за представяне на предложения, или в спешни ситуации, безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за представяне на предложения.
Основанията за отпускане на безвъзмездни средства без покана за представяне на предложения се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
5. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган може да бъде бенефициер на безвъзмездни средства, отпуснати в съответствие с настоящия член.
6. Отговорният орган определя кой отпуска безвъзмездните средства и гарантира, че се избягват конфликтите на интереси, по-специално когато кандидатите са национални органи.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Отговорният орган може да реши да изпълнява проекти пряко - самостоятелно или съвместно с друг национален орган, поради административни правомощия или технически експертен опит или поради това, че характеристиките на проекта налагат този избор на изпълнение, като например de jure монопол или изисквания, свързани със сигурността. В такива случаи отговорният орган е бенефициер на безвъзмездните средства.
2. Мотивите на отговорния орган за действане като изпълнителен орган и за избиране на национални органи за съвместно изпълнение, както е описано в параграф 1, се съобщават на Комисията в годишния доклад за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
3. При изпълнението на проекти като изпълнителен орган отговорният орган съблюдава принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликтите на интереси.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на националната програма включва всяка информация, необходима за наблюдаване на изпълнението на съфинансираните продукти и услуги и за проверка на направените разходи.
5. Ако съществува вероятност отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган:
а)
отговорният орган и одитният орган не са част от един и същ орган, освен ако одитният орган докладва пред външен орган и одитната му независимост е гарантирана; и
б)
задачите на отговорния орган, определени в член 4, не се засягат.
Член 9
Процедура за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за представяне на предложения по член 7, параграф 1 се оповестяват по начин, който гарантира открита конкуренция и подходяща публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка съществена промяна в поканите се оповестява по същия начин.
В поканите за представяне на предложения по член 7, параграфи 1 и 2 се посочва поне следното:
а)
целите;
б)
критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
договореностите във връзка с финансирането от Съюза и ако е приложимо, с националното финансиране, включително, когато е приложимо, възможността да се прилага по-висока ставка на съфинансиране в съответствие с член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
г)
условията и редът и срокът за подаване на предложенията;
д)
правилата за допустимост на разходите;
е)
срокът на проекта; и
ж)
финансовата и друга информация, която трябва да се запазва и съобщава.
2. Преди да бъде взето решението за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че бенефициерите по проекта могат да изпълнят критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
3. Отговорният орган определя процедурите за получаване на предложения. Той подлага предложенията на формален, технически и бюджетен анализ и на качествена оценка, като прилага критериите, посочени в поканата за представяне на предложения, по прозрачен и недискриминиращ начин. Отговорният орган документира в писмен вид основанията за отхвърлянето на другите предложения.
4. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочват поне името на бенефициерите, съществените данни за проекта и оперативните му цели, максималният размер на средствата, които отпуска Съюзът, и максималната ставка на съфинансиране на общите допустими разходи.
5. Отговорният орган уведомява всички кандидати за своето решение в писмена форма. Той съобщава на неуспелите кандидати основанията за тяхното отхвърляне въз основа на критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 10
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с бенефициерите; и
б)
наблюдение на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, включително на всички техни изменения, чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, големите задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението, включително разпоредбите за задълженията за докладване, за измененията на споразумението и за неговото прекратяване;
з)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се съобщават;
и)
разпоредба, според която бенефициерът трябва да събира своевременно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
й)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
к)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
л)
условията, свързани с одитната следа;
м)
разпоредбите относно защитата на данните; и
н)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се подписва преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
Член 11
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като изпълняващ орган
1. Когато отговорният орган действа като изпълняващ орган, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
формализиране на административно решение за съфинансиране на проектите; и
б)
наблюдение на административното решение и на всички негови изменения чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В административното решение се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, важните задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се използват;
з)
разпоредба, според която отговорният орган трябва да събира и съобщава поне веднъж годишно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
и)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
й)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
к)
условията, свързани с одитната следа;
л)
разпоредбите относно защитата на данните; и
м)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило административното решение се взема преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В административното решение се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
ГЛАВА III
СТАТУТ НА ОДИТНИЯ ОРГАН И ЗАДЪЛЖЕНИЯ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОДИТИТЕ
Член 12
Статут на одитния орган
1. В съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и с член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 514/2014 одитният орган функционира независимо от отговорния орган. Счита се, че функционална независимост съществува, когато няма пряка йерархична връзка между одитния орган и отговорния орган и одитният орган разполага с пълна автономност в своите становища и декларации.
2. Всички одитни дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
Член 13
Възлагане на одитни дейности на външни изпълнители
Одитният орган може да възложи част от одитната си работа на друг одитен орган, при условие че този орган е функционално независим от отговорния орган. Одитният орган остава отговорен за работата, която възлага на външен изпълнител.
Одитите, които са възложени на външен изпълнител, се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит и под внимателното наблюдение и надзор от страна на одитния орган.
Член 14
Одити
1. За да излезе със становището по член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, одитният орган прави системни и финансови одити.
2. Системните одити проверяват дали системите за управление и контрол на отговорния орган са функционирали ефективно, за да се предоставят разумни гаранции, че разходите, включени в годишните отчети, са законосъобразни и редовни.Въз основа на тези одити одитният орган преценява дали отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне, посочени в приложението.
3. Финансовите одити се извършват, за да се предоставят разумни гаранции, че годишните отчети дават вярна и честна представа за разходите, декларирани от отговорния орган.
За да прецени дали отчетите дават вярна и честна представа, одитният орган проверява дали всички елементи на платените разходи и на получените публични средства, записани в сметките на отговорния орган през финансовата година, са заведени правилно в счетоводната система и съответстват на подкрепящата счетоводна документация, съхранявана от отговорния орган. По-специално въз основа на тези сметки одитният орган проверява следното:
а)
дали общият размер на допустимите разходи, декларирани в искането за плащане на годишното салдо, представено на Комисията, съответства на разходите в сметките на отговорния орган и ако има разлики, дали са предоставени подходящи разяснения в сметките за сумите за равнение;
б)
дали оттеглените и събраните суми, сумите, които трябва да бъдат събрани, и несъбираемите суми към края на финансовата година съответстват на сумите, записани в счетоводната система на отговорния орган, и са подкрепени с документирани решения на отговорния орган;
в)
дали отговорният орган е извършил административните проверки и проверките на място в съответствие с член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
Проверките по букви а), б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
4. В рамките на своите системни и финансови одити одитният орган повтаря някои от административните проверки или проверките на място, извършени от отговорния орган. Одитният орган определя обхвата на повторно извършената одитна дейност въз основа на своята оценка на риска.
5. Ако при системните или финансовите одити от страна на одитния орган бъдат установени съществени слабости в ефективното функциониране на системите за управление и контрол на отговорния орган, одитният орган предприема следното:
а)
оценява финансовите и оперативните последици от тези слабости;
б)
отправя подходящи препоръки към отговорния орган за коригиращи и превантивни мерки;
в)
проследява начина, по който отговорният орган изпълнява тези мерки, и проверява дали се прилага план за действие за възстановяване на ефективното функциониране на системите за управление и контрол.
6. След приключване на одитната си дейност по параграфи 1, 2 и 3 одитният орган съобщава своите констатации на определящия орган, включително това дали, по негово мнение, отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне.
7. Одитният орган се уверява, че отговорният орган съобщава по подходящ начин на Европейската комисия цялата информация, свързана с одитната му дейност по параграфи 1, 2 и 3.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 15
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година.
REGOLAMENT TA' DELEGA TAL-KUMMISSJONI (UE) Nru 1042/2014
tal-25 ta' Lulju 2014
li jissupplimenta r-Regolament (UE) Nru 514/2014 fir-rigward tar-responsabbiltajiet tan-nomina u tal-ġestjoni u tal-kontroll ta' Awtoritajiet Responsabbli u fir-rigward tal-istatus u tal-obbligi tal-Awtoritajiet tal-Awditjar
IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE) Nru 514/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-16 ta' April 2014 li jistabbilixxi dispożizzjonijiet ġenerali dwar il-Fond għall-Asil, il-Migrazzjoni u l-Integrazzjoni u dwar l-istrument għal appoġġ finanzjarju għall-kooperazzjoni tal-pulizija, il-prevenzjoni u l-ġlieda kontra l-kriminalità u l-ġestjoni tal-kriżijiet (1), u b'mod partikolari l-Artikoli 26(4) u 29(1) tiegħu,
Billi:
(1)
Sabiex tiġi żgurata l-kontinwità bejn l-implimentazzjoni tal-Fondi preċedenti skont il-Programm Ġenerali “Solidarjetà u Ġestjoni tal-Flussi ta' Migrazzjoni” il-qafas 2007-2013 u tar-Regolamenti Speċifiċi skont il-qafas 2014-2020, ir-Regolament (UE) Nru 514/2014 ġie mfassal fil-biċċa l-kbira fuq ir-regoli fis-seħħ għall-Fondi preċedenti, iżda b'kunsiderazzjoni tat-tibdil introdott fil-ġestjoni konġunta mir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (2).
(2)
Sabiex jiġi żgurat li l-korpi li jimplimentaw il-programmi nazzjonali għandhom il-kapaċità li jissodisfaw il-kompiti tagħhom b'mod effiċjenti u skont l-objettivi u l-prijoritajiet stabbiliti fir-Regolamenti Speċifiċi msemmija fl-Artikolu 2(a) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014, ir-regoli għandhom jiġu stabbiliti biex jiġu nnominati, għas-superviżjoni tan-nominazzjoni tagħhom u jtemmuha fejn meħtieġ.
(3)
Sabiex jiġi żgurat li l-ambitu tar-responsabbiltajiet tagħhom jippermettilhom jimplimentaw il-programm nazzjonali, huwa meħtieġ li jiġu stabbiliti regoli li jiddefinixxu r-responsabbiltajiet ta' ġestjoni u ta' kontroll tal-Awtoritajiet Responsabbli, b'mod partikolari l-kundizzjonijiet li skonthom huma jistgħu jiddelegaw jew jesternalizzaw ftit mill-kompiti tagħhom.
(4)
Il-proċedura ta' selezzjoni u tal-għoti għall-għoti tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni skont programmi nazzjonali għandu jikkonforma mal-prinċipji tat-trasparenza, tan-nondiskriminazzjoni u tat-trattament ugwali. Huwa meħtieġ għalhekk li jiġu stabbiliti l-kundizzjonijiet li skonthom l-Istati Membri għandhom jimplimentaw l-azzjonijiet skont il-programmi nazzjonali, b'mod partikolari biex jidentifikaw taħt liema ċirkostanzi l-Awtorità Responsabbli tista' timplimenta proġetti b'mod dirett.
(5)
Fl-Istati Membri kollha, l-awditjar għandu jkun effettiv, ikollu l-ambitu xieraq u jitwettaq b'konformità mal-Istandards Internazzjonali tal-Awditjar. Għal dan il-għan, l-istandards tal-istatus u tal-awditjar tal-Awtoritajiet tal-Awditjar għandhom jiġu definiti b'mod ċar.
(6)
Sabiex jiġi żgurat li l-attivitajiet tal-awditjar tal-Awtoritajiet tal-Awditjar jippermettulhom isostnu l-opinjonijiet tal-awditjar tagħhom, it-tipi differenti ta' attivitajiet tal-awditjar għandhom jiġu definiti.
(7)
Huwa importanti li r-riżultati tal-attività tal-Awtorità tal-Awditjar huma rappurtati f'waqthom u b'mod adegwat lill-awtorità nnominata kif ukoll lill-Kummissjoni Ewropea. B'mod partikolari, huwa importanti li d-dikjarazzjoni ta' ġestjoni u s-sommarju annwali tar-rapporti finali ta' awditjar u ta' kontrolli mwettqa trażmessi bħala parti mit-talba annwali għal ħlas tirrifletti tajjeb ir-riżultat tax-xogħol u tal-konklużjonijiet tal-Awtorità tal-Awditjar. Għalhekk, l-Awtorità tal-Awditjar għandha, bħala parti mix-xogħol tagħha tal-awditjar, tiżgura li informazzjoni relatata mal-attività tagħha tal-awditjar hija rapportata b'mod xieraq f'dawn id-dokumenti.
(8)
Sabiex tkun tista' ssir applikazzjoni fil-pront tal-miżuri previsti f'dan ir-Regolament u ma jkunx hemm dewmien fl-approvazzjoni u l-implimentazzjoni tal-programmi nazzjonali, ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fil-jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
(9)
Ir-Renju Unit u l-Irlanda huma marbuta bir-Regolament (UE) Nru 514/2014 u konsegwentement huma marbuta b'dan ir-Regolament.
(10)
Id-Danimarka la hija marbuta bir-Regolament (UE) Nru 514/2014 u lanqas b'dan ir-Regolament,
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
KAPITOLU I
DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI
Artikolu 1
Definizzjonijiet
Għall-finijiet ta' dan ir-Regolament, japplikaw id-definizzjonijiet fir-Regolament (UE) Nru 514/2014. Għandhom japplikaw ukoll id-definizzjonijiet li ġejjin:
(a)
“awtorità ta' nomina” tfisser l-awtorità ministerjali ta' Stat Membru msemmija fl-Artikolu 26(1) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 li tinnomina l-Awtorità Responsabbli;
(b)
“awtoritajiet kompetenti” tfisser l-Awtorità Responsabbli, l-Awtorità tal-Awditjar u, fejn xieraq, l-Awtorità Delegata msemmija fl-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014;
(c)
“SFC2014” tfisser is-sistema tal-informazzjoni elettronika stabbilita mill-Artikolu 2 tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-Kummissjoni (UE) Nru 802/2014 (3);
(d)
“ftehim ta' għotja” tfisser ftehim jew forma ekwivalenti ta' strument ġuridiku abbażi li fuqu l-Awtorità Responsabbli tipprovdi għotjiet lill-benefiċjarju għall-għan biex jimplimenta proġett skont il-programm nazzjonali.
KAPITOLU II
L-AWTORITÀ RESPONSABBLI
TAQSIMA I
In-nomina tal-awtorità responsabbli
Artikolu 2
Kriterji u proċedura għan-nomina tal-Awtorità Responsabbli
1. Il-korp li għandu jiġi nnominat bħala l-Awtorità Responsabbli jkollu organizzazzjoni amministrattiva u sistema ta' kontroll intern li jkunu konformi mal-kriterji stabbiliti fl-Anness ta' dan ir-Regolament (“kriterji ta' nomina”). Il-kriterji ta' nomina jikkonċernaw:
(a)
ambjent intern,
(b)
attivitajiet ta' kontroll;
(c)
informazzjoni u komunikazzjoni interna;
(d)
monitoraġġ u rapportar intern.
L-Istati Membri jistgħu jistabbilixxu aktar kriterji ta' nomina biex jiġu kkunsidrati d-daqs, ir-responsabbiltajiet u karatteristiċi oħrajn tal-Awtorità Responsabbli.
2. Il-korp tal-awditjar imsemmi fl-Artikolu 26(3) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 jivvaluta jekk l-Awtorità Responsabbli prospettiva hijiex konformi mal-kriterji ta' nomina fl-Anness u jiddokumenta s-sejbiet, il-konklużjonijiet u l-opinjoni tal-awditjar tagħha, f'rapport tal-awditjar indirizzat lill-awtorità ta' nomina.
3. Jekk l-awtorità ta' nomina mhix sodisfatta li l-Awtorità Responsabbli prospettiva hija konformi mal-kriterji ta' nomina, tagħti lil dan il-korp struzzjonijiet speċifiċi biex tirrimedja n-nuqqasijiet ta' konformità u skadenza għal konformità qabel hi tkun tista' tiġi nominata bħala l-Awtorità Responsabbli.
Bil-konformità tkun pendenti, il-korp jista' jingħata nomina provviżorja bħala Awtorità Responsabbli għal mhux iktar minn 12-il xahar. It-tul ta' dan il-perjodu provviżorju jkun proporzjonali man-nuqqasijiet ta' konformità identifikati.
4. Fuq nomina għall-Awtorità Responsabbli, l-Istat Membru jinnotifika lill-Kummissjoni mingħajr dewmien permezz tal-SFC 2014. Permezz ta' din in-notifika, l-Istat Membru jittrażmetti dokumentazzjoni li tistabbilixxi:
(a)
id-diviżjoni ewlenija ta' responsabbiltajiet bejn l-unitajiet organizzazzjonali tal-Awtorità Responsabbli;
(b)
fejn xieraq, ir-relazzjoni tagħha ma' awtoritajiet delegati, l-attivitajiet li għandhom jiġu delegati, u l-proċeduri ewlenin għas-superviżjoni ta' dawn l-attivitajiet delegati; kif ukoll
(c)
sommarju tal-proċeduri ewlenin għall-ipproċessar ta' talbiet finanzjarji minn benefiċjarji u għall-awtorizzazzjoni u l-irrekordjar tan-nefqa.
Artikolu 3
Superviżjoni tal-Awtorità Responsabbli u rieżaminazzjoni tan-nomina.
1. L-awtorità ta' nomina tissorvelja l-Awtorità Responsabbli, b'mod partikolari abbażi tal-informazzjoni msemmija fl-Artikolu 14(2) ta' dan ir-Regolament, u ssegwi kull nuqqas li jiġi identifikat.
2. L-Istat Membru jiżgura li informazzjoni li tindika li l-Awtorità Responsabbli ma tikkonformax iżjed mal-kriterji ta' nomina hija rapportata lill-awtorità ta' nomina mingħajr dewmien.
3. Meta l-Awtorità Responsabbli ma tikkonformax iktar bis-sħiħ mal-kriterji tan-nomina, jew is-sistema tagħha ta' kontroll intern huwa tant defiċitarju li jxekkel l-abbiltà tagħha li tissodisfa l-kompiti tagħha, l-awtorità ta' nomina tpoġġi lill-Awtorità ta' Responsabbiltà taħt perjodu ta' prova. F'tali każijiet, l-awtorità ta' nomina tħejji pjan rimedjali għall-Awtorità Responsabbli biex timplimenta f'perjodu proporzjonat mal-gravità tan-nuqqasijiet ta' konformità jew ta' defiċjenza. Dan il-perjodu ma jaqbiżx it-12-il xahar mill-bidu tal-perjodu ta' prova.
4. L-awtorità ta' nomina tinforma fil-pront lill-Kummissjoni dwar kull pjan rimedjali mħejji skont il-paragrafu 3 u żżomm lill-Kummissjoni infurmata dwar il-progress tiegħu.
5. Jekk in-nomina tal-Awtorità Responsabbli tiġi mitmuma, l-awtorità ta' nomina tinnomina fil-pront Awtorità Responsabbli oħra skont l-Artikolu 26 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u l-Artikolu 2 ta' dan ir-Regolament biex tiżgura li ħlasijiet lill-benefiċjarji jibqgħu mingħajr interruzzjoni.
6. Meta l-Kummissjoni ssib li Stat Membru ma kkonformax mal-obbligu tiegħu li jħejji pjan rimedjali skont il-paragrafu 3 jew li l-Awtorità Responsabbli żżomm in-nomina tagħha filwaqt li tonqos milli timplimenta l-pjan rimedjali fil-perjodu ta' żmien impost, il-Kummissjoni tindirizza kull nuqqas li jibqa' permezz tal-proċedura ta' approvazzjoni tal-konformità prevista fl-Artikolu 47 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014.
TAQSIMA II
Responsabbiltajiet ta' ġestjoni u ta' kontroll tal-Awtorità Responsabbli
Artikolu 4
Kompiti tal-Awtorità Responsabbli
L-Awtorità Responsabbli timmaniġġja u timplimenta l-programm nazzjonali skont il-prinċipji ta' ġestjoni finanzjarja tajba. Hi:
(a)
tikkonsulta l-imsieħba skont l-Artikolu 12(1) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014;
(b)
tiżgura l-funzjonament korrett tal-kumitat ta' monitoraġġ imsemmi fl-Artikolu 12(4) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014;
(c)
tissottometti proposta lill-Kummissjoni għall-programm nazzjonali msemmi fl-Artikolu 14 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u kull reviżjoni sussegwenti billi tuża l-SFC2014;
(d)
tiddefinixxi u tistabbilixxi r-regoli ta' eliġibilità għal proġetti u kostijiet ta' proġetti għall-attivitajiet kollha, billi tiżgura trattament ugwali u tevita kull kunflitt ta' interess, skont il-prinċipji ta' ġestjoni finanzjarja tajba.
(e)
torganizza u tirreklama sejħiet għal offerti u proposti, u torganizza u tirreklama s-selezzjoni sussegwenti u l-għoti ta' proġetti għal finanzjament skont il-programm nazzjonali, skont l-ambitu u l-objettivi tar-Regolamenti Speċifiċi msemmija fl-Artikolu 2(a) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u bil-kriterji stabbiliti fl-Artikolu 9 ta' dan ir-Regolament;
(f)
tiżgura li hemm sistemi fis-seħħ biex tiġbor id-dejta meħtieġa biex tirrapporta l-indikaturi komuni u għal dawk speċifiċi għall-programm lill-Kummissjoni, flimkien ma' dejta oħra dwar l-implimentazzjoni tal-programm u ta' proġetti;
(g)
tirċievi ħlasijiet mill-Kummissjoni, u tħallas lill-benefiċjarji;
(h)
tiżgura konsistenza u komplementarjetà bejn kofinanzjament skont ir-Regolamenti Speċifiċi u bejn strumenti rilevanti oħra nazzjonali u tal-Unjoni;
(i)
tissorvelja l-proġetti u tiċċekkja li n-nefqa ddikjarata għal proġetti tkun saret fil-fatt u tkun konformi mar-regoli tal-Unjoni u nazzjonali;
(j)
tiżgura li jkun hemm sistema ta' reġistrazzjoni u ħażna f'rekords ta' kontabilità ta' forma kompjuterizzata għal kull proġett skont il-programmi nazzjonali u li d-dejta dwar l-implimentazzjoni li tkun meħtieġa għall-ġestjoni, il-monitoraġġ, il-kontroll u l-evalwazzjoni finanzjarja tinġabar;
(k)
mingħajr preġudizzju għal regoli nazzjonali tal-kontabilità, tiżgura li l-benefiċjarji u korpi oħrajn involuti fi proġetti ta' implimentazzjoni iffinanzjati skont il-programm nazzjonali jżommu jew sistema ta' kontabilità separata jew kodiċi ta' kontabilità adegwat għat-tranżazzjonijiet kollha relatati mal-proġett;
(l)
tiżgura li l-evalwazzjonijiet tal-programm nazzjonali msemmija fl-Artikolu 56 u fl-Artikolu 57(1) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 jiġu mwettqa fil-limiti ta' żmien rilevanti;
(m)
tiżgura li l-evalwaturi indipendenti jirċievu, għall-finijiet biex iwettqu l-evalwazzjoni msemmija fl-Artikolu 56 u fl-Artikolu 57(1) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u tifformula l-opinjoni ta' evalwazzjoni, l-informazzjoni kollha meħtieġa dwar il-ġestjoni tal-programm nazzjonali;
(n)
tistabbilixxi proċeduri biex tiżgura li d-dokumenti kollha dwar l-attivitajiet tan-nefqa, tad-deċiżjonijiet u ta' kontroll jkollhom rekord adegwat għall-awditjar u jinżammu skont ir-Regolamenti ta' Implimentazzjoni tal-Kummissjoni adottati abbażi tal-Artikolu 27(5) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014.
(o)
tiżgura li l-Awtorità tal-Awditjar tirċievi, għall-finijiet biex twettaq l-awditjar imsemmi fl-Artikolu 29 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u tifformula l-opinjoni tal-awditjar, l-informazzjoni kollha meħtieġa dwar il-proċeduri ta' ġestjoni u ta' kontroll applikati u n-nefqa ffinanzjata skont ir-Regolamenti Speċifiċi.
(p)
tħejji r-rapporti ta' implimentazzjoni msemmija fl-Artikolu 54 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u r-rapporti ta' evalwazzjoni msemmija fl-Artikolu 57(1) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u tissottomettihom lill-Kummissjoni billi tuża l-SFC2014;
(q)
tħejji t-talba għal ħlas skont l-Artikolu 44 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014, u tissottomettiha lill-Kummissjoni billi tuża l-SFC2014;
(r)
twettaq attivitajiet ta' informazzjoni u ta' pubbliċità u xxerred ir-riżultati tal-programm, skont l-Artikolu 53 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014;
(s)
twettaq kontrolli amministrattivi u kontrolli fuq il-post skont l-Artikolu 27 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014;
(t)
tikkoopera mal-Kummissjoni u mal-Awtoritajiet Responsabbli fi Stati Membri oħrajn; kif ukoll
(u)
twieġeb għas-sejbiet tal-Awtorità tal-Awditjar jew billi tindirizzahom jew, meta s-sejbiet tal-Awtorità tal-Awditjar mhumiex aċċettati, billi tipprovdi ġustifikazzjoni dettaljata.
Artikolu 5
Awtorità Delegata
1. L-Awtorità Rsponsabbli tista' tiddelega xi ftit jew il-kompiti kollha tagħha lil awtorità delegata skont l-Artikolu 25(1)(c) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014. Kull delegazzjoni ta' kompiti tikkonforma mal-prinċipji ta' ġestjoni finanzjarja tajba, u tiżgura konformita mal-prinċipju ta' nondiskriminazzjoni u ta' viżibbiltà tal-finanzjament tal-Unjoni. Il-kompiti delegati ma jikkawżawx kunflitti ta' interess.
2. L-ambitu tal-kompiti delegati mill-Awtorità Responsabbli għall-Awtorità Delegata u l-proċeduri dettaljati biex jiġu ssodisfati jiġu stabbiliti f'dokument iffirmat mill-Awtorità Responsabbli u mill-Awtorità Delegata. Dan l-Att ta' Delega jsemmi għall-inqas:
(a)
ir-Regolament Speċifiku rilevanti;
(b)
il-kompitu/i delegat(i) lill-Awtorità Delegata;
(c)
l-obbligu tal-Awtorità Delegata biex tivverifika l-konformità tal-benefiċjarji mar-regoli nazzjonali u tal-Unjoni;
(d)
l-obbligu tal-Awtorità Delegata biex tistabbilixxi u żżomm struttura ta' organizzazzjoni u sistema ta' ġestjoni u ta' kontroll xierqa għall-kompiti tagħha;
(e)
l-informazzjoni u d-dokumenti ta' sostenn li l-Awtorità Delegata għandha tissottometti lill-Awtorità Responsabbli u l-limiti taż-żmien li għandhom jiġu osservati; kif ukoll
(f)
il-mekkaniżmu tal-Awtorità Responsabbli għas-superviżjoni tal-Awtorità Delegata.
3. Skont l-Artikolu 25(1)(a) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014, komunikazzjoni mal-Kummissjoni ma għandhiex tiġi delegata. L-Awtorità Delegata tikkomunika mal-Kummissjoni permezz tal-Awtorità Responsabbli.
4. Jekk l-Awtorità Delegata mhix korp privat jew ta' amministrazzjoni pubblika b'missjoni ta' servizz pubbliku mmexxi mil-liġi nazzjonali, l-Awtorità Responsabbli ma tiddelegax għaliha setgħat eżekuttivi li jinvolvu miżura kbira ta' diskrezzjoni li timplika għażliet politiċi.
5. L-Awtorità Responsabbli tibqa' responsabbli għall-kompiti li hi tkun iddelegat. L-Awtorità Responsabbli tirrevedi regolarment il-kompiti delegati biex tikkonferma li x-xogħol imwettaq huwa sodisfaċenti u b'konformità mar-regoli nazzjonali u tal-Unjoni.
6. Għal kompiti delegati, dan ir-Regolament japplika għall-Awtorità Delegata b'analoġija.
Artikolu 6
Kompiti ta' esternalizzazzjoni
L-Awtorità Responsabbli tista' testernalizza ftit mill-kompiti tagħha. Madankollu, hi tibqa' responsabbli għalihom.
L-Awtorità Responsabbli tirrevedi regolarment il-kompiti esternalizzati biex tikkonferma li x-xogħol imwettaq huwa sodisfaċenti u b'konformità mar-regoli nazzjonali u tal-Unjoni.
TAQSIMA III
Obbligi tal-Awtorità Responsabbli fir-rigward ta' intervent pubbliku
Artikolu 7
Ir-rwol tal-Awtorità Responsabbli bħala korp tal-għoti
1. Bħala regola ġenerali, l-Awtorità Responsabbli tagħti għotjiet għal proġetti skont il-programm nazzjonali abbażi ta' sejħiet għal proposti.
2. L-Awtorità Responsabbli tista' tagħti għotjiet għal proġetti abbażi ta' sejħa ristretta għall-proposti.
Sejħiet ristretti għal proposti huma miftuħin biss għal organizzazzjonijiet magħżula minħabba n-natura speċifika tal-proġett jew il-kompetenza amministrattiva jew teknika tal-korpi mistiedna biex jissottomettu l-proposti.
Ir-raġunijiet li jiġġustifikaw l-użu ta' sejħa ristretta għal proposti tiġi stabbilita fis-sejħa għall-proposti.
3. L-Awtorità Responsabbli tista' tagħti għotjiet direttament meta n-natura speċifika tal-proġett jew il-kompetenza amministrattiva jew teknika tal-korpi rilevanti ma tħalli ebda għażla oħra, bħal fil-każ ta' monopolji de jure jew de facto.
Ir-raġunijiet li jiġġustifikaw l-użu ta' għotja diretta tiġi stabbilita fis-sejħa għall-proposti.
4. F'każijiet motivati b'mod xieraq, inkluża l-kontinwazzjoni ta' proġetti pluriennali li ġew magħżula wara sejħa għall-proposti preċedenti jew f'sitwazzjonijiet ta' emerġenza, għotjiet jistgħu jingħataw mingħajr sejħa għal proposti.
Ir-raġunijiet li jiġġustifikaw li l-għotja ingħatat mingħajr sejħa għal proposti tiġi stabbilita fid-deċiżjoni tal-għoti.
5. Meta l-Awtorità Responsabbli taġixxi bħala korp tal-għoti, la l-Awtorità Responsabbli u l-ebda Awtorità Delegata ma tista' tkun benefiċjarju ta' għotja mogħtija skont dan l-Artikolu.
6. L-Awtorità Responsabbli tiddetermina min jagħti għotjiet u tiżgura li kunflitti ta' interess jiġu evitati, b'mod partikolari meta l-applikanti huma korpi nazzjonali.
Artikolu 8
Il-kundizzjonijiet li fihom l-Awtorità Responsabbli taġixxi bħala korp eżekuttiv
1. L-Awtorità Responsabbli tista' tiddeċiedi li timplimenta proġetti direttament, jew waħedha jew f'assoċjazzjoni ma' kull awtorità nazzjonali oħra, minħabba setgħat amministrattivi, kompetenza teknika, jew għax il-karatteristiċi tal-proġett ma jħallu ebda għażla oħra għall-implimentazzjoni, bħal monopolju de jure jew rekwiżiti ta' sigurtà. F'tali każijiet, l-Awtorità Responsabbli tkun il-benefiċjarju tal-għotja.
2. Ir-raġunijiet tal-Awtorità Responsabbli biex taġixxi bħala korp eżekuttiv u tagħżel kull awtorità nazzjonali assoċjata kif deskritt fil-paragrafu 1 jiġu rappurtati lill-Kummissjoni fir-rapport ta' implimentazzjoni annwali msemmi fl-Artikolu 54 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014.
3. Meta timplimenta proġetti bħala korp eżekuttiv, l-Awtorità Responsabbli tosserva l-prinċipju tal-valur tal-flus u tipprevjeni kunflitti ta' interess.
4. Id-deċiżjoni amministrattiva għall-kofinanzjament ta' proġett skont il-programm nazzjonali tinkludi kull informazzjni meħtieġa biex tissorvelja l-implimentazzjoni ta' prodotti u servizzi kofinanzjati u biex tiċċekkja n-nefqa li tkun saret.
5. Jekk l-Awtorità Responsabbli aktarx li taġixxi bħala korp eżekuttiv fuq bażi regolari:
(a)
l-Awtorità Responsabbli u l-Awtorità tal-Awditjar mhux se tkun parti mill-istess korp, sakemm l-Awtorità tal-Awditjar tirrapporta lil korp barrani u l-indipendenza tagħha tal-awditjar hija garantita; kif ukoll
(b)
il-kompiti tal-Awtorità Responsabbli kif stabbilita fl-Artikolu 4 ma tiġix affettwata.
Artikolu 9
Proċedura ta' selezzjoni u tal-għoti
1. Is-sejħiet għal proposti msemmija fl-Artikolu 7(1) jiġu reklamati b'tali mod li jiżgura kompetizzjoni u pubbliċita xierqa fost benefiċjarji potenzjali. Kull bidla sostanzjali għas-sejħiet tiġi reklamata bl-istess mod.
Is-sejħiet għal proposti msemmija fl-Artikolu 7(1) u (2) jispeċifikaw għall-inqas li ġej:
(a)
objettivi;
(b)
Kriterji ta' selezzjoni u tal-għoti;
(c)
arranġamenti għall-Unjoni u, jekk applikabbli, finanzjament nazzjonali, inkluż, fejn applikabbli, il-possibbiltà biex tiġi applikata rata ogħla ta' kofinanzjament skont l-Artikolu 16(5) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014;
(d)
l-arranġamenti u d-data finali għas-sottomissjoni tal-proposti;
(e)
ir-regoli ta' eliġibbiltà għan-nefqa;
(f)
it-tul ta' żmien tal-proġett; kif ukoll
(g)
informazzjoni finanzjarja u oħra li għandha tinżamm u tiġi rappurtata.
2. Qabel ma tittieħed id-deċiżjoni tal-għoti, l-Awtorità Responsabbli tissodisfa lilha nfisha li l-benefiċjarji fil-proġett għandhom il-kapaċità li jilħqu l-kriterji ta' selezzjoni u tal-għoti.
3. L-Awtorità Responsabbli tiddefinixxi l-proċeduri għall-wasla tal-proposti. Hi tissoġġetta proposti għal analiżi formali, teknika u baġitarja u valutazzjoni kwalitattiva li tapplika l-kriterji stabbiliti fis-sejħa għal proposti b'mod trasparenti u nondiskriminatorju. L-Awtorità Responsabbli tirrikordja bil-kitba r-raġunijiet għar-rifjut tal-proposti l-oħrajn.
4. Id-deċiżjoni tal-għoti tindika mill-inqas l-isem tal-benefiċjarji, id-dettalji essenzjali tal-proġett u l-objettivi operattivi tagħha, l-ammont massimu ta' kontribut tal-Unjoni u r-rata massima ta' kofinanzjament tal-kostijiet totali eliġibbli.
5. L-Awtorità Responsabbli tinforma bil-miktub lill-applikanti kollha bid-deċiżjoni tagħha. Tagħti lil kandidati li ma jirnexxux ir-raġunijiet għar-rifjut tagħhom b'referenza għall-kriterji ta' selezzjoni u tal-għoti.
Artikolu 10
Dokumenti li jifformalizzaw l-għoti meta l-Awtorità Responsabbli taġixxi bħala korp tal-għoti
1. F'każijiet meta l-Awtorità Responsabbli taġixxi bħala korp tal-għoti, tistabbilixxi proċeduri ta' ġestjoni ta' proġetti li jeħtieġu, għall-inqas li:
(a)
jiġu ffirmati ftehimiet ta' għotja mal-benefiċjarji u
(b)
jiġu sorveljati l-ftehimiet ta' għotja, inkluża kull emenda tagħhom, permezz ta' mezzi amministrattivi bħal pereżempju skambji ta' korrispondenza jew ta' rapporti bil-miktub.
2. Il-ftehim tal-għotja jinkludi jew jindika dan li ġej:
(a)
ammont massimu ta' kontribuzzjoni mill-Unjoni;
(b)
perċentwal massimu ta' kontribuzzjoni mill-Unjoni skont ir-Regolament Speċifiku rilevanti;
(c)
deskrizzjoni u skeda dettaljata tal-proġett;
(d)
jekk applikabbli, kull kompitu maġġuri li l-benefiċjarju beħsiebu jagħti bħala sottokuntratt lil partijiet terzi; flimkien mal-kostijiet relatati;
(e)
il-pjan miftiehem tal-baġit bikri u ta' finanzjament għall-proġett, inkluż in-nefqa u d-dħul skont ir-regoli tal-eliġibbiltà stabbiliti;
(f)
metodu għall-kalkolu tal-ammont tal-kontribuzzjoni mill-Unjoni mat-tmiem tal-proġett;
(g)
skeda u dispożizzjonijiet ta' implimentazzjoni tal-ftehim, inklużi dispożizzjonijiet dwar obbligi ta' rapportar, emendi għall-ftehim u t-tmiem tal-ftehim;
(h)
objettivi operattivi tal-proġett, inklużi objettivi kkwantifikati u l-indikaturi li għandhom jiġu rrapportati;
(i)
dispożizzjoni li teħtieġ li l-benefiċjarju jiġbor, fil-mument opportun, id-dejta rekwiżita għall-indikaturi komuni stabbiliti fir-Regolament Speċifiku, u kull indikaturi speċifiċi għall-programmi, u li din id-dejta tiġi rrapportata tal-inqas darba fis-sena;
(j)
definizzjoni tal-kostijiet eliġibbli, inkluż, fejn applikabbli, deskrizzjoni tal-metodoloġija biex ikunu determinati l-ispejjeż tal-iskala ta' unità, u l-finanzjament tas-somom f'daqqa (lump sums) u tar-rati fissi;
(k)
ir-rekwiżiti u l-kundizzjonijiet taż-żamma tal-kotba relatati mal-ħlasijiet tal-għotja;
(l)
kundizzjonijiet relatati mar-rendikont tal-awditjar;
(m)
dispożizzjonijiet relatati mal-protezzjoni tad-dejta u
(n)
dispożizzjonijiet relatati mal-pubbliċità.
3. Bħala regola ġenerali, il-ftehim ta' għotja jiġi ffirmat qabel tibda kull attivita ta' proġett imposta lill-programm nazzjonali.
4. Il-ftehim ta' għotja jikkjarifika b'mod espliċitu li l-Kummissjoni, jew ir-rappreżentanti tagħha, u l-Qorti tal-Awdituri jeżerċitaw setgħat ta' awditjar fuq il-benefiċjarji kollha ta' għotjiet, kuntratturi u sottokuntratturi li jirċievu finanzjament mill-Unjoni skont il-programm nazzjonali, u se jibqgħu jagħmlu hekk abbażi ta' dokumentazzjoni u kontrolli fuq il-post.
Artikolu 11
Dokumenti li jifformalizzaw l-għotjiet meta l-Awtorità Responsabbli taġixxi bħala entità eżekuttiva
1. F'każijiet fejn l-Awtorità Responsabbli taġixxi bħala entità eżekuttiva, tistabbilixxi proċeduri ta' ġestjoni tal-proġett li jeħtieġu tal-inqas li:
(a)
tiġi fformalizzata deċiżjoni amministrattiva li tikkofinanzja proġetti u
(b)
jiġu sorveljati d-deċiżjoni amministrattiva u kull emendi tagħhom permezz ta' mezzi amministrattivi bħal pereżempju skambji ta' korrispondenza jew ta' rapporti bil-miktub.
2. Id-deċiżjoni amministrattiva tinkludi jew tindika dan li ġej:
(a)
ammont massimu ta' kontribuzzjoni mill-Unjoni;
(b)
perċentwal massimu ta' kontribuzzjoni mill-Unjoni skont ir-Regolament Speċifiku rilevanti;
(c)
deskrizzjoni u skeda ta' żmien dettaljata tal-proġett;
(d)
jekk applikabbli, kull kompitu maġġuri li l-benefiċjarju beħsiebu jagħti bħala sottokuntratt lil partijiet terzi, flimkien mal-kostijiet relatati;
(e)
il-pjan miftiehem tal-baġit bikri u ta' finanzjament għall-proġett, inkluż in-nefqa u d-dħul skont ir-regoli tal-eliġibbiltà stabbiliti;
(f)
metodu għall-kalkolu tal-ammont tal-kontribuzzjoni mill-Unjoni mat-tmiem tal-proġett;
(g)
objettivi operattivi tal-proġett, inklużi objettivi kkwantifikati u l-indikaturi li għandhom jintużaw;
(h)
dispożizzjoni li teħtieġ li l-Awtorità Responsabbli tiġbor, u tirrapporta tal-inqas darba fis-sena, id-dejta rekwiżita għall-indikaturi komuni stabbiliti fir-Regolament Speċifiku, u kull indikaturi speċifiċi għall-programm, u li din id-dejta tiġi rrappurtata tal-inqas darba fis-sena;
(i)
definizzjoni tal-kostijiet eliġibbli, inkluż, fejn applikabbli, deskrizzjoni tal-metodoloġija biex ikunu determinati l-ispejjeż tal-iskala ta' unità, u s-somom f'daqqa (lump sums) u l-finanzjament tar-rati fissi;
(j)
ir-rekwiżiti u l-kundizzjonijiet taż-żamma tal-kotba relatati mal-pagament tal-għotja;
(k)
kundizzjonijiet relatati mar-rendikont tal-awditjar;
(l)
dispożizzjonijiet relatati mal-protezzjoni tad-dejta u
(m)
dispożizzjonijiet relatati mal-pubbliċità.
3. Bħala regola ġenerali, id-deċiżjoni amministrattiva tittieħed qabel tibda kull attivita ta' proġett imposta lill-programm nazzjonali.
4. Id-deċiżjoni amministrattiva tikkjarifika b'mod espliċitu li l-Kummissjoni, jew ir-rappreżentanti tagħha, u l-Qorti tal-Awdituri jeżerċitaw setgħat ta' awditjar fuq il-benefiċjarji kollha ta' għotjiet, kuntratturi u sottokuntratturi li jirċievu finanzjament mill-Unjoni skont il-programm nazzjonali, u se jibqgħu jagħmlu hekk abbażi ta' dokumentazzjoni u kontrolli fuq il-post.
KAPITOLU III
L-ISTATUS TAL-AWTORITÀ TAL-AWDITJAR U L-OBBLIĠI FIR-RIGWARD TA' AWDITJAR
Artikolu 12
L-istatus tal-Awtorità tal-Awditjar
1. Skont it-tieni subparagrafu tal-Artikolu 59(5) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 u tal-Artikolu 25(1)(b) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014, l-Awtorità tal-Awditjar tiffunzjona b'mod indipendenti mill-Awtorità Responsabbli. Indipendenza funzjonali tiġi kkunsidrata li teżisti meta ma jkun hemm l-ebda relazzjoni ġerarkika diretta bejn l-Awtorità tal-Awditjar u l-Awtorità Responsabbli, u l-Awtorità tal-Awditjar jkollha awtonomija sħiħa fl-opinjonijiet u fid-dikjarazzjonijiet tagħha.
2. Ix-xogħol kollu tal-awditjar jitwettaq skont standards tal-awditjar aċċettati internazzjonalment.
Artikolu 13
Esternalizzazzjoni ta' xogħol tal-awditjar
L-Awtorità tal-Awditjar tista' testernalizza parti mix-xogħol tal-awditjar tagħha lil-korp ieħor tal-awditjar, sakemm dan il-korp huwa funzjonalment indipendenti mill-Awtorità Responsabbli. L-Awtorità tal-Awditjar tibqa' responsabbli għax-xogħol li hi testernalizza.
Awditjar esternalizzat jitwettaq skont standards tal-awditjar aċċettati internazzjonalment u skont monitoraġġ u superviżjoni mill-qrib tal-Awtorità tal-Awditjar.
Artikolu 14
Awditjar
1. Biex tingħata l-opinjoni msemmija fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 59(5) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 l-Awtorità tal-Awditjar twettaq awditjar ta' sistema u ta' finanzjament.
2. Awditi tas-sistema jivverifikaw jekk is-sistemi ta' ġestjoni u ta' kontroll tal-Awtorità Responsabbli ħadmux effettivament b'tali mod li jagħtu assigurazzjoni raġonevoli li n-nefqa inkluża fil-kontijiet annwali hija legali u regolari.Ibbażat fuq dan l-awditjar, l-Awtorità tal-Awditjar tiddetermina jekk l-Awtorità Responsabbli tkomplix tikkonforma mal-kriterji tan-nomina stabbilita fl-Anness.
3. Awditjar finanzjarju jiġi mwettaq biex jipprovdi assigurazzjoni raġonevoli li l-kontijiet annwali jagħtu stampa reali u ekwa tan-nefqa ddikkjarata mill-Awtorità Responsabbli.
Sabiex jiġi konkluż jekk il-kontijiet jagħtux stampa reali u ekwa, l-Awtorità tal-Awditjar tivverifika li l-elementi kollha tan-nefqa mħallsa u l-kontribuzzjonijiet pubbliċi riċevuti u mdaħħla fil-kontijiet tal-Awtorità Responsabbli fis-sena finanzjarja huma rrekordjati korrettament fis-sistema tal-kontabilità u jikkorrispondu għar-rekords tal-kontabilità ta' sostenn miżmuma mill-Awtorità Responsabbli. L-Awtorità tal-Awditjar b'mod partikolari, abbażi ta' dawn il-kontijiet:
(a)
tivverifika li l-ammont totali ta' nefqa eliġibbli ddikjarata fit-talba għall-ħlas tal-bilanċ annwali sottomess lill-Kummissjoni jaqbel man-nefqa fil-kontijiet tal-Awtorità Responsabbli u, jekk ikun hemm differenzi, li spjegazzjonijiet adegwati jkunu ġew provduti fil-kontijiet għall-ammonti ta' rikonċiljazzjoni;
(b)
tivverifika li l-ammonti miġbuda u rkuprati, l-ammonti li għandhom jiġu rkuprati, u l-ammonti irrekuperabbli sa tmiem is-sena finanzjarja, jikkorrispondu għall-ammonti imdaħħla fis-sistema tal-kontabilità tal-Awtorità Responsabbli u huma appoġġati minn deċiżjonijiet dokumentati tal-Awtorità Responsabbli;
(c)
taċċerta li l-Awtorità Responsabbli tkun wettqet il-kontrolli amministrattivi u fuq il-post skont l-Artikolu 27 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014.
Il-verifiki msemmija fil-punti (a), (b) u (c) jistgħu jitwettqu fuq bażi ta' kampjun.
4. Bħala parti mis-sistema u mill-awditjar finanzjarju tagħha, l-Awtorità tal-Awditjar twettaq mill-ġdid ftit mill-kontrolli amministrattivi u fuq il-post li kienu mwettqa mill-Awtorità Responsabbli. L-Awtorità tal-Awditjar tiddetermina l-punt tat-twettiq mill-ġdid tax-xogħol ta' awditjar ibbażat fuq il-valutazzjoni tagħha ta' riskju.
5. Jekk l-awditjar ta' sistema jew finanzjarju tal-Awtorità tal-Awditjar jidentifika dgħufijiet materjali fit-tħaddim effettiv tas-sistemi ta' ġestjoni u kontroll tal-Awtorità Responsabbli, l-Awtorità tal-Awditjar:
(a)
tevalwa l-impatt finanzjarju u operattiv ta' dawn id-dgħufijiet;
(b)
tagħmel rakkomandazzjonijiet xierqa lill-Awtorità Responsabbli għal miżuri korrettivi u preventivi;
(c)
tissorvelja l-implimentazzjoni tal-Awtorità Responsabbli ta' dawn il-miżuri u tivvaluta jekk hux fis-seħħ pjan ta' azzjoni biex jerġa' jkun hemm funzjonament effettiv tas-sistemi ta' ġestjoni u ta' kontroll.
6. Hekk kif ittemm l-attivitajiet ta' awditjar tagħha msemmija fil-paragrafi 1, 2 u 3, l-Awtorità tal-Awditjar tirrapporta is-sejbiet tagħha lill-awtorità ta' nomina, tinkludi jekk, fl-opinjoni tagħha, l-Awtorità Responsabbli tkomplix tikkonforma mal-kriterji ta' nomina.
7. L-Awtorità tal-Awditjar tiżgura li l-informazzjoni kollha relatata mal-attivitajiet ta' awditjar tagħha msemmija fil-paragrafi 1, 2 u 3 hija rappurtata adegwatament mill-Awtorità Responsabbli lill-Kummissjoni Ewropea.
KAPITOLU IV
DISPOŻIZZJONI FINALI
Artikolu 15
Id-dħul fis-seħħ
Dan ir-Regolament jidħol fis-seħħ fil-jum ta' wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Dan ir-Regolament jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri skont it-Trattati.
Magħmul fi Brussell, il-25 ta' Lulju 2014.