ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1268/2012 НА КОМИСИЯТА
от 29 октомври 2012 година
относно правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално членове 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 и 209 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (2) бе съществено изменен и заменен с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“). Поради това е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 на Комисията от 23 декември 2002 г. относно определянето на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим към общия бюджет на Европейските общности (3) да се приведе в съответствие с Финансовия регламент. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 да бъде заменен.
(2)
Съгласно член 290 от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“) законодателен акт може да делегира на Комисията правомощието да приема незаконодателни актове само с цел допълване или изменяне на някои несъществени елементи на законодателния акт. Вследствие на това някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 са включени във Финансовия регламент. Поради това тези разпоредби следва да не бъдат включени в настоящия регламент.
(3)
По време на своята подготвителна работа Комисията проведе подходящи консултации, включително на експертно равнище, и предаде едновременно, своевременно и по подходящ начин съответните документи на Европейския парламент и Съвета.
(4)
Що се отнася до бюджетните принципи, и по-специално до принципа на единство, опростяването на правилата, уреждащи генерирането и събирането на лихви, начислени върху предварителното финансиране, и по-специално отказването от задължението на получателите на безвъзмездни средства да генерират такива лихви, прави неактуални разпоредбите относно обхвата и условията за събиране на лихвите. В случаите, в които такова задължение се налага на субектите, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, правилата, уреждащи посочването, използването и счетоводното отчитане на генерираните лихви, следва да бъдат включвани в споразуменията за делегиране, сключени с тези субекти. В случаите, в които начислените върху предварителното финансиране лихви се дължат на Съюза въз основа на тези споразумения, тези лихви следва да се изплащат на бюджета като целеви приходи.
(5)
По отношение на принципа на ежегодност е важно да се пояснят значението на годишните бюджетни кредити и подготвителните етапи на процедурата по поемане на задължения, която, ако бъде приключена до 31 декември, може да позволи пренасяне на бюджетни кредити за поети задължения.
(6)
Що се отнася до принципа на разчетна единица, следва да бъдат посочени валутните курсове, които следва да се използват за конвертирането на еврото в другите валути за нуждите на управлението на паричния поток и отчетите. Освен това следва да се повиши прозрачността в счетоводното отчитане на резултатите от такива операции по конвертиране на валути. След въвеждането на еврото следва да се премахне задължението на Комисията да предоставя на държавите членки информация за паричните преводи, извършвани между различни валути.
(7)
Що се отнася до дерогациите от принципа на универсалност, следва да бъде уточнено бюджетното третиране на целевите приходи, по-конкретно на вноските от държавите членки или трети държави по определени програми на Съюза, както и ограниченията за нетиране на приходите и разходите. По-конкретно, като се има предвид настоящата практика, по съображения за правна сигурност е необходимо да се поясни, че по правило целевите приходи следва да генерират бюджетни кредити за поети задължения и за плащания автоматично, веднага след като приходите бъдат получени от институцията. Необходимо е също да се уточнят случаите, в които по изключение целевите приходи могат да бъдат предоставяни, преди приходите да са реално получени от институцията.
(8)
Относно принципа на специфичност следва да се даде точно определение за изчисляването на процента на бюджетните кредити, които институциите имат право да прехвърлят по силата на своята независимост. Европейският парламент и Съветът следва да получават пълна информация посредством подробно обяснение на исканията за трансфери, които трябва да им се изпращат.
(9)
Що се отнася до доброто финансово управление, нужно е да се посочат целите на предварителната, междинната и последващата оценка на програмите и дейностите, минималната честота на тяхното извършване и информацията, която трябва да се съдържа в законодателната финансова обосновка.
(10)
По отношение на принципа на прозрачност публикуването на данни с името на съответните получатели на средства и точните суми, получени от тях, повишава прозрачността по отношение на използването на съответните средства. Такава предоставена на гражданите информация засилва публичния контрол на целта, за която средствата са предоставени, и спомага за най-доброто използване на публичните средства. Същевременно, когато получателите са физически лица, при такова публикуване трябва да се спазват правилата за защита на личните данни. Поради това личните данни следва да се публикуват само ако това е необходимо и пропорционално на преследваната основателна цел.
(11)
Информацията относно използването на средства на Съюза следва да се публикува на уебсайт на институциите и да съдържа поне името, местоположението, сумата и предназначението на средствата. Тази информация следва да отчита критериите, залегнали в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент, и по-конкретно вида и размера на отпуснатите средства.
(12)
Името и местоположението на получателите на средства на Съюза следва да се публикуват за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени вследствие на откриването на публична процедура на конкурентна основа, какъвто е случаят по-конкретно с конкурсите, поканите за представяне на предложения и на оферти, при зачитане на принципите на ДФЕС, и по-специално принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация. Освен това такова публикуване следва да допринася за осъществяването на контрол върху процедурите за публичен подбор от страна на отхвърлените кандидати в конкурентната процедура.
(13)
Публикуването на лични данни на физически лица следва да не надхвърля срока, през който средствата се използват от получателя, поради което трябва да се прекратява след изтичане на две години. Същото следва да се отнася и за личните данни на юридическите лица, чието официално наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
(14)
В повечето случаи, попадащи в обхвата на настоящия регламент, публикуването се отнася до юридическите лица.
(15)
Когато става въпрос за физически лица, такова публикуване следва да се предвижда само при съблюдаване на принципа на пропорционалност между размера на отпуснатата сума и необходимостта от контрол на най-добрия начин на използване на средствата. По отношение на физическите лица публикуването на региона от ниво NUTS 2 съответства на целта да се публикуват получателите, гарантира равно третиране на държавите членки с различна големина, като същевременно се зачита правото на получателите на личен живот, и по-специално на защита на личните им данни.
(16)
Информацията за стипендиите и други преки помощи, отпускани на физическите лица в най-голяма нужда, следва да не се публикува.
(17)
За да се гарантира спазването на принципа на равно третиране на получателите на средства, публикуването на информация във връзка с физическите лица следва да бъде осигурено и в съответствие със задължението на държавите членки да осигурят голяма прозрачност на поръчките, чиято стойност надхвърля сумата в Директива 2004/18/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 31 март 2004 г. относно координирането на процедурите за възлагане на обществени поръчки за строителство, услуги и доставки (4).
(18)
Името и местоположението на получателя, както и сумата и предназначението на средствата следва да не се публикуват, ако това може да застраши неприкосновеността на получателя, защитен от Хартата на основните права на Европейския съюз, или би навредило на законните търговски интереси на получателя.
(19)
Бюджетната номенклатура следва да осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес.
(20)
Следва да бъдат посочени и действията, които има вероятност да породят конфликт на интереси.
(21)
По отношение на непрякото управление е необходимо да се установят рамката за това делегиране на правомощия и съдържанието на споразумението за делегиране. Всеки субект или лице, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, следва да гарантира степен на защита на финансовите интереси на Съюза, еквивалента на изискваната по Финансовия регламент. Следва да бъдат посочени условията, при които Комисията може да приема, че системите, правилата и процедурите на тези субекти или лица са еквивалентни на нейните, за да се обезпечи доброто финансово управление на средствата на Съюза от субектите със задачи по изпълнението на бюджета.
(22)
Изпълнителните агенции, които остават под контрола на Комисията, следва да бъдат признати за оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на тази институция за изпълнението на бюджета на Съюза.
(23)
В случай на непряко управление с международни организации следва да бъдат посочени организациите, които отговарят на условията за този вид управление.
(24)
Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга, следва да бъдат определени условията за тяхното посочване.
(25)
За непрякото управление е необходимо да се установят подробни правила за процедурите за разглеждане и приемане на отчетите и за изключване от финансиране от Съюза на разходите, за които са отпуснати средства в нарушение на приложимите правила.
(26)
Частноправните субекти, извършващи подготвителни или помощни задачи от името на Комисията, следва да бъдат избирани в съответствие с процедурите за възлагане на обществени поръчки.
(27)
Що се отнася до ролята на финансовите участници, реформата на финансовото управление, както и премахването на централизираните предварителни проверки, повишава отговорностите на разпоредителите с бюджетни кредити при всички приходни и разходни операции, включително от гледна точка на системите за вътрешен контрол. Европейският парламент и Съветът следва в бъдеще да бъдат уведомявани за възлагането или прекратяването на функциите на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити. Следователно следва да бъдат определени и задачите, отговорностите и принципите на процедурите, които трябва да бъдат спазвани. Интернализирането на предварителните проверки налага по-конкретно да се прави ясно разграничение между задачите, свързани с инициирането на операции в изпълнение на бюджета, и задачите, свързани с проверката на тези операции. Освен това всяка институция следва да приеме кодекс на професионалните стандарти, който се прилага за служителите, отговарящи за предварителните и последващите проверки. Необходимо е също да се предвиди поетите отговорности да бъдат отчитани в годишен доклад до институцията, която отговаря, освен за други неща, за последващите проверки. Следва да се съхранява оправдателната документация във връзка с извършените операции. На последно място, всички различни форми на процедурата на договаряне за възлагане на обществени поръчки следва, тъй като тези поръчки представляват дерогации от обичайните процедури за възлагане на обществени поръчки, да бъдат предмет на специален доклад до институцията и на съобщение до Европейския парламент и Съвета.
(28)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 следва да бъде адаптиран, за да бъде взета предвид двойната роля на ръководителя на делегация като вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“) и що се отнася до оперативните бюджетни кредити, за Комисията.
(29)
С цел поясняване на отговорностите е необходимо да се даде точно определение на задачите и отговорностите на счетоводителя във връзка със счетоводните системи, управлението на касата, управлението на банковите сметки и досиетата на трети страни. Следва да бъдат определени и условията за прекратяване на функциите на счетоводителя.
(30)
Следва да бъдат също определени условията за използване на сметките за авансови средства - система за управление, представляваща изключение от обичайните бюджетни процедури, като следва да бъдат определени и задачите и отговорностите на администраторите на авансови средства, както и тези на разпоредителя с бюджетни кредити и счетоводителя във връзка с контрола на сметките за авансови средства. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции. По съображения за ефикасност в делегациите следва да се открива само една сметка за авансови средства - за бюджетните кредити от частта на бюджета, предназначена за Комисията, и от частта на бюджета, предназначена за ЕСВД. Оказа се необходимо да се въведе възможността за използване на дебитни карти, свързани със сметките за авансови средства, за да се улеснят плащанията, по-специално в делегациите и представителствата на Съюза, и за да се избегнат рисковете, свързани с работата с пари в брой.
(31)
Когато бъдат определени задачите и отговорностите на всеки финансов участник, последният може да бъде държан отговорен само съгласно условията, съдържащи се в Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз. Специалният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден във всяка институция, се оказа ефикасен механизъм за определяне на това дали са налице нередности от финансово естество и следователно трябва да се запази. Необходимо е да се установи процедурата, чрез която разпоредителят с бюджетни кредити може да иска потвърждение за инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, и по този начин да се освобождава от всякаква отговорност.
(32)
Що се отнася до приходите, с изключение на специалния случай на собствените ресурси, попадащи в обхвата на Решение 2007/436/ЕО, Евратом на Съвета от 7 юни 2007 г. относно системата на собствените ресурси на Европейските общности (5), трябва да се определят задачите и проверките, попадащи в отговорността на разпоредителите с бюджетни кредити на различните етапи от процедурата: установяване на прогноза за вземанията, нареждане за събиране, изпращане на дебитното известие, с което длъжникът се уведомява, че вземането е установено, изчисляване на евентуална лихва за забава и решението, при необходимост, за отказ от вземане при спазване на критерии, гарантиращи съблюдаване на принципа на добро финансово управление, за да се обезпечи ефикасно събиране на приходите.
(33)
Необходимо е да се уточни ролята на счетоводителя в събирането на приходите и по отношение на удължаването на срока за плащане на разходите. Счетоводителят следва да разполага също с гъвкавост при събирането на плащания, като например възможността директно да прихваща дългове или, при извънредни обстоятелства и при надлежно съблюдаване на принципа на пропорционалност, да отменя изискването за предоставяне на гаранция за изплащане на дълг, когато длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция.
(34)
За да се обезпечи управлението на активите, като същевременно се генерира финансово възнаграждение, е необходимо условно платените суми, като глобите в областта на конкуренцията, които се оспорват, да се инвестират във финансови активи и да се уточни за каква цел ще се използват лихвите, генерирани от тези инвестиции.
(35)
За да се гарантира, че Комисията разполага с цялата необходима информация за приемането на решенията за финансиране, е необходимо да се установят минималните изисквания за съдържанието на решенията за финансиране в областта на безвъзмездните средства, обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти.
(36)
Що се отнася до разходите, следва да бъдат дефинирани връзката между решенията за финансиране, глобалните поети задължения и индивидуалните поети задължения и характеристиките на тези различни етапи, за да се въведе ясна рамка за различните етапи от изпълнението на бюджета.
(37)
Необходимо е да се поясни връзката между утвърждаването, разрешаването и платежните операции и проверките, които трябва да извършва разпоредителят с бюджетни кредити при проверката на разходите с резолюция „прието за плащане“. Следва да бъдат посочени документите, които трябва да бъдат изготвяни в подкрепа на плащанията, както и да бъдат определени правила за изчистването на предварителното финансиране и на междинните плащания.
(38)
Следва да се определят подробни правила за прилагането на сроковете, които важат за операциите по утвърждаване и плащане, като бъде взета под внимание Директива 2011/7/ЕС на Европейския парламент и на Съвета от 16 февруари 2011 г. относно борбата със забавяне на плащането по търговски сделки (6), за да се предотврати ненужното забавяне на плащанията в полза на получателите.
(39)
За вътрешния одит е необходимо да се установи процедурата за назначаване на одитора и за гарантиране на неговата независимост в рамките на институцията, която го е назначила и на която той трябва да докладва за дейността си. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции, за да се осигури прозрачност спрямо Европейския парламент и Съвета.
(40)
Правилата относно обществените поръчки следва да се основават на Директива 2004/18/ЕО. Необходимо е да се определят различните видове процедури за възлагане на обществени поръчки, приложимите мерки за оповестяване и публикуване, условията, при които може да се използва конкретен вид процедура, и основните характеристики на съществуващите процедури, посочването на критериите за подбор и възлагане, правилата за достъп до тръжните документи и за комуникация с оферентите или кандидатите и за случаите, при които Комисията възлага поръчки за свои нужди, приложимите прагове и правилата за определяне на стойността на поръчките, които ще бъдат възлагани.
(41)
Целта на процедурите за възлагане на обществени поръчки е задоволяване на нуждите на институцията при възможно най-добрите условия, като същевременно се гарантира равният достъп до обществените поръчки и се съблюдават принципите на прозрачност и недопускане на дискриминация. С цел осигуряване на прозрачност и равно третиране на кандидатите и оферентите, както и пълната отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити при крайния избор, е необходимо да се определи процедурата за отваряне и оценяване на офертите и заявленията за участие, от назначаването на комисия до обоснованото и документирано решение за възлагане, която процедура в крайна сметка попада в рамките на дейността на възложителя.
(42)
Като се вземе предвид опитът от миналото, е необходимо да се установи нова процедура за възлагане на обществени поръчки за поръчките със средна стойност. Нужно е да се позволи използването на „списък на потенциалните оференти“ при същите условия като съществуващите за поканите за изразяване на интерес, тъй като този списък води до по-малка административна тежест за потенциалните оференти.
(43)
За да се защитят финансовите интереси на Съюза по време на изпълнението на поръчките, е необходимо да се допусне възможността да се изисква от субектите, които осигуряват финансовия капацитет в рамките на възлагането на обществените поръчки, да носят солидарна отговорност за изпълнението на съответната поръчка.
(44)
С цел защита на финансовите интереси на Съюза и гарантиране на контрола върху изпълнението на поръчките е необходимо да се допусне възможността да се изисква от изпълнителя самият той да изпълнява пряко определени задачи от критично естество.
(45)
За да се гарантира, че поръчките се изпълняват по най-високи професионални стандарти, е необходимо да се допусне възможността за отхвърляне на оференти, които имат потенциални конфликти на интереси.
(46)
Като се има предвид, че изискването на финансови гаранции вече не се прилага по подразбиране, е нужно да бъдат определени критериите, по които такива гаранции могат да бъдат изисквани.
(47)
Необходимо е да се поясни обхватът на дела за безвъзмездните средства, по-специално по отношение на вида на дейността или на органа от общ европейски интерес, които отговарят на условията за отпускане на безвъзмездни средства, както и по отношение на видовете правни задължения, които могат да се използват за покриване на безвъзмездните средства. За тези правни задължения следва да бъдат уточнени критериите за избор между споразумения и решения, тяхното минимално съдържание и възможността за сключване на индивидуално споразумение или решение за безвъзмездни средства в рамките на рамковите партньорства, за да се гарантира равно третиране и за да се избегне ограничаването на достъпа до средства на Съюза.
(48)
Обхватът на дела за безвъзмездните средства следва да отчита и въвеждането във Финансовия регламент, от една страна, на специфични дялове за наградите и финансовите инструменти и от друга страна, на ключовите правила, приложими за безвъзмездните средства, допустимите разходи, премахването на принципа на постепенно намаляване, използването на опростени форми безвъзмездни средства (еднократни суми, единични разходи и единни ставки) и отпадането на задължителното предоставяне на гаранции за предварителното финансиране.
(49)
Напредъкът към електронен обмен на информация и електронно подаване на документи, които представляват основна мярка за опростяване, следва да бъде съпътстван от ясни условия за приемане на системите, които ще се използват, за да се създаде надеждна от правна гледна точка среда.
(50)
Принципите на недопускане на печалба и съфинансиране следва да бъдат преразгледани съобразно поясненията и мерките за опростяване, включени във Финансовия регламент. По-конкретно, по съображения за яснота, трябва да се определят подробни правила за видовете приходи, които да се задържат, за принципа на недопускане на печалба, както и формите на външно съфинансиране и вноските в натура.
(51)
По отношение на принципа на прозрачност следва да се разрешат приемането и публикуването на многогодишни работни програми, тъй като те носят добавена стойност за заявителите, които могат да предвиждат по-лесно и да се подготвят по-добре за поканите за представяне на предложения. В този контекст следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране. За да се осигури прозрачност, трябва да се публикуват и поканите за представяне на предложения, освен при спешни случаи или когато дейността може да бъде реализирана само от един субект. Нужно е да се уточни минималното съдържание, което ще се публикува.
(52)
Тъй като често се допускат грешки и несъответствия при използването на условията за допустимост за данъка върху добавената стойност (ДДС), плащан от бенефициерите, трябва да се гарантира, че концепциите за невъзстановим ДДС и данъчно незадължени лица по смисъла на член 13, параграф 1 от Директива 2006/112/ЕО на Съвета от 28 ноември 2006 г. относно общата система на данъка върху добавената стойност (7) се разбират и прилагат последователно по отношение на дейностите, които попадат в обхвата на тези концепции.
(53)
За да се осигурят прозрачност, равно третиране на заявителите и по-голяма отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити, трябва да се установи процедурата за отпускане - от заявлението за безвъзмездни средства, за което Комисията следва да е предоставила минимална информация на заявителите, до оценката на заявлението в контекста на посочени по-рано критерии за допустимост, подбор и отпускане, преди отговорният разпоредител с бюджетни кредити да вземе окончателно, надлежно документирано решение. Необходимо е да се определят подробни правила относно състава и задачите на комисията, която отговаря за оценяването на предложенията спрямо критериите за подбор и отпускане, както и относно възможностите за контакт със заявителите по време на процедурата по отпускане или за приканването им да коригират своите предложения. Тези възможности следва подобаващо да отразяват нуждите от гледна точка на доброто администриране, въведени във Финансовия регламент, и следва да включват условията, при които предложенията могат да бъдат коригирани преди подписването на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства или уведомяването за решенията за отпускане на безвъзмездни средства, като същевременно се прилага равно третиране на заявителите и се спазва принципът, според който инициативата за действията идва само от заявителите.
(54)
Тъй като съгласно Финансовия регламент използването на еднократни суми, единични разходи и единни ставки се улеснява и разширява, определенията за тези опростени форми безвъзмездни средства следва да бъдат пояснени. Особено нужно е да се поясни, че те имат за цел, както всяка форма безвъзмездни средства, да покриват категории допустими разходи, и да се посочи, че техният размер не трябва непременно да бъде предварително фиксиран, което е особено меродавно в случаите, в които размерът на безвъзмездните средства се определя въз основа на обичайните практики на бенефициера за счетоводно отчитане на разходите. Нужно е също да се осигури стабилност на правилата за финансиране в рамките на конкретна програма. За тази цел следва да се позволи използването на опростените форми безвъзмездни средства за целия срок на програмата. За целите на статистиката, методологията или предотвратяването и разкриването на измами е необходимо да се осигури достъп до общата счетоводна информация на бенефициера, дори когато безвъзмездните средства за под формата на еднократни суми, единични разходи или единни ставки. Тези проверки обаче следва да не се използват за поставяне под въпрос на стойността на вече договорените еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
(55)
Доброто финансово управление налага Комисията да се защитава чрез гаранции: на етапа на заявленията за безвъзмездни средства - чрез организиране на финансови одити за заявленията за по-големи суми; към момента на изплащане на предварителното финансиране, когато разпоредителят е преценил, че рисковете оправдават това - чрез изискване на предварителни финансови гаранции; и на етапа на междинните плащания или на плащането на остатъка - чрез организиране на предоставянето на сертификати, съставени от одитори, за заявките за плащане за най-големите суми и които представляват най-голям риск.
(56)
Следва да бъдат пояснени условията и процедурите за временно спиране и намаляване на безвъзмездните средства, за да се дефинират по-добре основанията за това временно спиране или намаляване, да се предостави подходяща информация на бенефициерите и да се гарантира, че бенефициерите имат възможност да упражняват правото си на защита на всеки етап.
(57)
Доброто управление на средствата на Съюза означава също, че самите бенефициери на безвъзмездни средства използват безвъзмездните средства от Съюза икономично и ефикасно. По-конкретно разходите по договорите, възложени от бенефициерите с цел изпълнение на дейност, следва да бъдат допустими, при условие че тези договори за изпълнение се възлагат на икономически най-изгодната оферта.
(58)
Тъй като ограниченията за използване на финансова помощ за трети страни са отслабени във Финансовия регламент, е необходимо да бъдат установени минималните разпоредби, които да бъдат договорени на равнището на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или да бъдат включени в решението за безвъзмездни средства, за да се направи ясно разграничение между отпускането на финансова помощ на трети страни от бенефициер и изпълнението на бюджетни задачи от лице с делегирани правомощия в рамките на непрякото управление.
(59)
Правомощията за налагане на санкции на бенефициерите на безвъзмездни средства следва да бъдат приведени в съответствие с правомощията, предоставяни в контекста на възлагането на обществени поръчки, като се има предвид, че тези правомощия имат един и същ характер и следва да се подчиняват на едни и същи правила от гледна точка на ефективността и пропорционалността.
(60)
При наградите, също както при безвъзмездните средства, следва да се съблюдават принципите на прозрачност и равно третиране. В този контекст следва също да бъдат установени минималните характеристики на работните програми и на конкурсите, като се вземат под внимание съответните нужди за безвъзмездните средства. По-конкретно следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране, както и минималното съдържание на конкурсните правила, и по-специално условията за изплащане на наградата на победителите в случай на присъждане, и подходящите средства за публикуване.
(61)
Спазването на принципите на прозрачност и равно третиране налага също установяването на ясно определена процедура за присъждане - от внасянето на проекти до информацията за участниците и обявяването на спечелилия участник. Тази процедура следва да включва оценяване на проектите на участниците от комисия от експерти, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, чрез използване на критериите за присъждане, обявени в конкурсните правила, за да се осигури компетентно и неутрално оценяване на проектите на участниците. Въз основа на препоръките на експертите отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да вземе окончателното решение относно присъждането на наградата, тъй като отговорността за изпълнението на бюджета винаги се носи от Комисията.
(62)
За да се осигури хармонизирано прилагане на различните финансови инструменти в рамките на Комисията, общата рамка, включена в дял VIII на Финансовия регламент, следва да бъде допълнена с подробни правила за управлението на финансовите инструменти, включително с разпоредби за избора на субекти с възложени задачи по изпълнението, съдържанието на споразуменията за делегиране, разноските и таксите за управление, и за доверителните сметки.
(63)
Следва да бъдат определени правила за избора на финансови посредници и крайни получатели, особено когато финансовите инструменти се управляват пряко в извънредни случаи или чрез специални инвестиционни механизми, или чрез други механизми за изпълнение, гарантирайки по този начин ефикасно разходване на средствата на Съюза.
(64)
Необходимо е да се определят условията за използване на финансовите инструменти, включително на лостовия ефект, и рамката за мониторинг. Необходимо е също да се предприемат мерки с цел привеждане на финансовите инструменти в действие въз основа на солидна предварителна оценка, която позволява на Комисията да ги проектира така, че да се реагира на пазарната неефективност и на неоптималните инвестиционни ситуации.
(65)
Що се отнася до воденето и представянето на счетоводна отчетност, общоприетите счетоводни принципи, на които трябва да се основават финансовите отчети, са дефинирани в правилата на Съюза за счетоводна отчетност. Тези счетоводни правила посочват също условията за записване на операция в сметките и правилата за оценяване на активите и пасивите и за осигуряване на провизии, за да се гарантира, че информацията се представя правилно, изчерпателно и точно.
(66)
По отношение на въпросите от счетоводно естество следва да се уточни, че счетоводителят на всяка институция трябва да изготвя документи, описващи организацията на сметките и счетоводните процедури на тази институция, и да определя условията, на които трябва да отговарят компютризираните счетоводни системи, по-специално за да се осигурят сигурност на достъпа и одитна следа за всички промени, направени в системата.
(67)
Що се отнася до воденето на сметките, трябва да се посочат принципите, приложими за счетоводните книги, оборотната ведомост, периодичното равнение на общите суми в този баланс и инвентара, и да се посочат елементите на сметкоплана, приет от счетоводителя на Комисията. Следва да се определят правилата, които се прилагат за вписването на операциите, по-конкретно методът на двустранното счетоводство, правилата за конвертиране на операциите, които не са в евро, и оправдателната документация за счетоводните вписвания. Следва също да се уточни съдържанието на счетоводната документация.
(68)
Необходимо е да се установят правилата във връзка с инвентарния опис и да се разяснят съответните отговорности в тази сфера на счетоводителите и разпоредителите с бюджетни кредити, както и правилата, приложими за препродажбата на имущество от инвентарния опис, с цел ефикасно управление на активите.
(69)
По отношение на външните дейности настоящият регламент, в съответствие с Финансовия регламент, следва да предвиди изключенията, които отразяват специфичните оперативни характеристики на този сектор, главно що се отнася до възлагането на обществени поръчки и отпускането на безвъзмездни средства, по-конкретно поради това че тези процедури се изпълняват от органите на трети държави, получаващи финансова подкрепа от Съюза. Що се отнася до възлагането на обществени поръчки, тези разлики следва да са свързани предимно с видовете процедури и праговете, вследствие на които се прилагат. По отношение на безвъзмездните средства в определени случаи следва да е разрешено пълно финансиране, главно за да се вземе под внимание намалената способност за съфинансиране на бенефициерите.
(70)
Трябва да бъдат установени подробни разпоредби относно използването на бюджетна подкрепа, като се посочат условията, при които може да се използва бюджетна подкрепа, и задължението на партньора да предоставя на Комисията своевременна и надеждна информация за оценяване на това дали тези условия се изпълняват.
(71)
По отношение на доверителните фондове на Съюза трябва да се уточнят принципите, приложими за вноската на Съюза в полза на доверителните фондове на Съюза и вноските на другите донори, да се определят счетоводните правила и правилата за докладване за съответния доверителен фонд на Съюза, по-специално за лихвата с настъпил падеж по банковата сметка на доверителния фонд, да се разяснят съответните отговорности на финансовите участници и на управителния съвет на доверителния фонд, както и да се определят задълженията за външен одит. Необходимо е също да се гарантира справедливо представяне на участващите донори в рамките на управителния съвет на доверителния фонд и да се осигури задължителен положителен глас на Комисията за използването на средствата.
(72)
С цел опростяване на процедурите за възлагане на обществени поръчки в рамките на външните дейности, някои прагове са променени, а други прагове и управленски процедури, произтичащи от общите разпоредби, са добавени и адаптирани.
(73)
Що се отнася до безвъзмездните средства, условията за дерогация от принципа на съфинансиране следва да бъдат рационализирани в съответствие с Финансовия регламент.
(74)
За да се гарантира добро финансово управление на бюджетните кредити на Съюза, трябва също да се посочат предварителните условия и правилата, които трябва да бъдат включени в споразуменията при децентрализирано управление на бюджетните кредити или при използване на сметки за авансови средства.
(75)
Целесъобразно е да се даде определение за европейските служби и да се въведат специфични правила за Службата за публикации и разпоредби, с които счетоводителят на Комисията се оправомощава да делегира някои от своите задачи на служители в тези служби. Следва да бъдат определени и оперативни процедури за банковите сметки, които европейските служби могат да бъдат оправомощени да откриват на името на Комисията.
(76)
По аналогия с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза следва да се публикуват списъкът на експерти по член 204 от Финансовия регламент, избрани чрез покана за изразяване на интерес, и предметът на техните задачи. Следва да се публикува и тяхното възнаграждение, когато надвишава 15 000 EUR.
(77)
Новата процедура, въведена в член 203 от Финансовия регламент, следва да бъде допълнена, особено по отношение на вида разходи, които трябва да бъдат включени в определените в този член прагове. Трябва да се определят подробни правила за проектите за недвижими имоти в делегациите на Съюза предвид на специфичните им особености, и по-специално в случай на спешност. Уместно е да се предвиди жилищните сгради, по-специално в делегациите, които трябва да бъдат взети под наем или закупени в кратък срок, да бъдат изключени от процедурата, установена в член 203 от Финансовия регламент. Придобиването на земя безплатно или за символична сума следва да не попада в обхвата на процедурата по член 203 от Финансовия регламент, тъй като само по себе си не обременява допълнително бюджета.
(78)
За да се осигури съгласуваност с разпоредбите на Финансовия регламент, трябва да се предвидят преходни разпоредби. Освен това, за да се осигури съгласуваност със секторното правно основание, е целесъобразно прилагането на разпоредбите относно режимите на управление и финансовите инструменти да се отложи за 1 януари 2014 г.,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ЧАСТ ПЪРВА
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент определя правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“).
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 2
Счетоводно отчитане на лихвите по предварително финансиране
(член 8, параграф 4 от Финансовия регламент)
Когато на бюджета се дължат лихви, споразумението, сключено със субектите или лицата по член 58, параграф 1, буква в), подточки ii)-viii) от Финансовия регламент, постановява, че предварителното финансиране се изплаща в банкови сметки или подсметки, които позволяват идентифициране на средствата и на свързаните с тях лихви. В противен случай счетоводните методи на получателите или посредниците трябва да позволяват идентифициране на средствата, платени от Съюза, и лихвите или други ползи, генерирани от тези средства.
Разпоредбите на настоящия регламент във връзка с лихвите по предварително финансиране не засягат записването на предварителното финансиране в частта за активите на финансовите отчети, съгласно посоченото в правилата за счетоводна отчетност по член 143 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 3
Бюджетни кредити за финансовата година
(член 11, параграф 3 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за поети задължения и за плащания, одобрени за финансовата година, се състоят от:
а)
бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително с коригиращи бюджети;
б)
пренесените бюджетни кредити;
в)
бюджетните кредити, предоставени повторно в съответствие с членове 178 и 182 от Финансовия регламент;
г)
бюджетните кредити в резултат на плащания по предварително финансиране, които са възстановени в съответствие с член 177, параграф 3 от Финансовия регламент;
д)
бюджетните кредити, предоставени вследствие на получаването на приходи, предвидени за определена цел през финансовата година или през предходни финансови години, но неизползвани.
Член 4
Отмяна и пренасяне на бюджетни кредити
(член 13, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Бюджетните кредити за поети задължения и едногодишните бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент могат да бъдат пренасяни само ако задълженията не са могли да бъдат поети преди 31 декември на финансовата година по причини, които не могат да се припишат на разпоредителя с бюджетни кредити, и ако подготвителните етапи са достатъчно напреднали, за да се допусне с основание, че задълженията ще бъдат поети не по-късно от 31 март на следващата година или 31 декември за проектите за недвижими имоти.
2. Подготвителните етапи по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, които следва да бъдат приключени до 31 декември на финансовата година, за да бъде възможно пренасяне за следващата година, са по-конкретно следните:
а)
за глобалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приемането на решение за финансиране или приключването до тази дата на консултациите със заинтересованите отдели във всяка институция във връзка с приемането на решението;
б)
за индивидуалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приключването на подбора на потенциални изпълнители, бенефициери, спечелили награди или лица, на които са делегирани правомощия.
3. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, за които не са поети задължения до 31 март на следващата финансова година или до 31 декември на следващата година за сумите, свързани с проекти за недвижими имоти, се отменят автоматично.
Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за отменените по този начин бюджетни кредити в срок от един месец от отмяната, извършена съгласно първа алинея.
4. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, могат да бъдат използвани до 31 декември на следващата финансова година.
5. Бюджетните кредити, пренесени в съответствие с параграфи 1-4, се обособяват в сметките.
ГЛАВА 3
Принцип на разчетна единица
Член 5
Обменен курс между еврото и други валути
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, конвертирането от отговорния разпоредител с бюджетни кредити се прави въз основа на обменния курс на еврото за деня, публикуван в Официален вестник на Европейския съюз, серия С.
Когато изпълнителите или бенефициерите трябва да конвертират еврото в друга валута или обратно, се прилагат специфичните договорености във връзка с конвертирането, залегнали в договорите за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или споразуменията за финансиране.
2. За да се избегне същественото отражение на операциите по конвертиране на валута върху равнището на съфинансиране от Съюза или негативното отражение на тези операции върху бюджета на Съюза, специфичните договорености относно конвертирането, посочени в параграф 1, предвиждат, при необходимост, обменен курс между еврото и други валути, който се изчислява въз основа на средната стойност на обменните курсове за деня за определен период.
3. Ако в Официален вестник на Европейския съюз не е публикуван обменен курс на еврото за деня спрямо съответната валута, отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва счетоводния курс по параграф 4.
4. За целите на сметките по членове 151-156 от Финансовия регламент и при спазване на разпоредбите на член 240 от настоящия регламент конвертирането на еврото в друга валута или обратно се извършва с помощта на месечния счетоводен курс на еврото. Този счетоводен обменен курс се определя от счетоводителя на Комисията с помощта на всеки източник на информация, които той счита за надежден, въз основа на обменния курс за предпоследния работен ден на месеца, предхождащ месеца, за който се определя курсът.
5. Резултатите от валутните операции по параграф 4 от настоящия член се посочват в отделна позиция в отчетите на съответната институция.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага mutatis mutandis за органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 6
Курс, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, или от специфичните договори за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или решенията за безвъзмездни средства и споразуменията за финансиране, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, когато конвертирането се извършва от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, е курсът за деня, в който службата разпоредител е съставила платежното нареждане или нареждането за събиране на вземания.
2. В случай на сметки за авансови средства в евро датата, на която банката е извършила плащането, определя курса, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно.
3. За отразяването на сметките за авансови средства в национални валути, съгласно посоченото в член 19 от Финансовия регламент, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, е курсът за месеца, в който е извършен разходът от съответната сметка за авансови средства.
4. За възстановяването на разходи с фиксирана ставка или на разходи, възникващи вследствие на Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз (наричани по-нататък „Правилникът за персонала“), за които е определен таван и които се изплащат във валута, различна от еврото, курсът, който се използва, е курсът в сила към момента на възникване на вземането.
ГЛАВА 4
Принцип на универсалност
Член 7
Структура за отчитане на целевите приходи и осигуряване на съответните бюджетни кредити
(член 21 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на членове 9 и 10, структурата за отчитане на целевите приходи в бюджета включва:
а)
в приходната част на раздела за всяка институция - бюджетен ред за записване на приходите;
б)
в разходната част - бюджетните забележки, включително общите забележки, посочват в кои редове могат да се записват бюджетните кредити, съответстващи на предоставените целеви приходи.
В случаите по буква а) от първа алинея се прави символичен запис pro memoria, а в забележките за информация се посочва очакваният размер на приходите.
2. Бюджетните кредити, които съответстват на целеви приходи, се предоставят автоматично както като бюджетни кредити за поети задължения, така и като бюджетни кредити за плащания, когато приходите бъдат получени от институцията, с изключение на който и да е от следните случаи:
а)
в случаите, предвидени в член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент;
б)
в случая, предвиден в член 21, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент за държавите членки, за които споразумението за финансов принос е изразено в евро.
В случая по буква б) от първа алинея бюджетните кредити за поети задължения могат да бъдат предоставяни от момента на подписването от държавата членка на споразумението за финансов принос.
Член 8
Финансов принос на държавите членки за научноизследователските програми
(член 21, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент)
1. Финансовият принос на държавите членки за финансиране на определени допълнителни научноизследователски програми, предвиден в член 5 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000 на Съвета (8), се изплаща, както следва:
а)
седем дванадесети от сумата, записана в бюджета, се изплащат не по-късно от 31 януари на текущата финансова година;
б)
останалите пет дванадесети се изплащат не по-късно от 15 юли на текущата финансова година.
2. Когато бюджетът не е приет изцяло преди началото на финансовата година, финансовият принос, предвиден в параграф 1, се основава на сумата, записана в бюджета за предходната финансова година.
3. Всеки финансов принос или допълнително плащане, дължимо от държавите членки в полза на бюджета, се записва в сметката или сметките на Комисията в срок от тридесет календарни дни от датата, на която средствата са изискани.
4. Извършените плащания се записват в сметката, предвидена в Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000, и трябва да са съобразени с условията в този регламент.
Член 9
Целеви приходи вследствие на участието на държавите от ЕАСТ в определени програми на Съюза
(член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент)
1. Устройството на бюджета за отразяване на участието на държавите - членки на Европейската асоциация за свободна търговия (наричани по-нататък „държавите от ЕАСТ“), в определени програми на Съюза е, както следва:
а)
в приходната част се прави символичен запис pro memoria за отразяване на пълния размер на финансовия принос на държавите от ЕАСТ за съответната финансова година;
б)
в разходната част:
i)
забележките за всеки ред, свързан с дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ, показват за информация очаквания размер на финансовия принос;
ii)
в приложение, което е неразделна част от бюджета, се посочват всички редове, отнасящи се до дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ.
За целите на буква а) от първа алинея очакваната сума се посочва в бюджетните забележки.
Приложението по буква б), подточка ii) от първа алинея отразява и е част от структурата за отразяване на бюджетните кредити, които съответстват на това участие съгласно параграф 2, и за изпълняване на разходите.
2. Съгласно член 82 от Споразумението за Европейското икономическо пространство (наричано по-нататък „Споразумението за ЕИП“) средствата за годишното участие на държавите от ЕАСТ, потвърдени на Комисията от Съвместния комитет на Европейското икономическо пространство в съответствие с член 1, параграф 5 от Протокол 32 към Споразумението за ЕИП, водят до осигуряване в началото на финансовата година на пълния размер на съответните бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
3. Ако в хода на финансовата година по бюджетните редове за участието на държавите от ЕАСТ бъдат предоставени допълнителни бюджетни кредити, без държавите от ЕАСТ да могат в хода на тази година да коригират в съответната степен своя финансов принос, за да бъде спазен „факторът пропорционалност“, предвиден в член 82 от Споразумението за ЕИП, Комисията може, като временна мярка и по изключение, да използва паричните си наличности за предварително финансиране на дела на държавите от ЕАСТ. При предоставяне на такива допълнителни бюджетни кредити Комисията отправя във възможно най-кратък срок покана към държавите от ЕАСТ да предоставят съответните средства. Всяка година Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за взетите в тази връзка решения.
Предварителното финансиране се осчетоводява във възможно най-кратък срок в бюджета за следващата финансова година.
4. Съгласно член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент финансовият принос на държавите от ЕАСТ представлява външен целеви приход. Счетоводителят приема съответните мерки, за да гарантира отделното проследяване на използването на приходите от този принос и на съответните бюджетни кредити.
В отчета по член 150, параграф 2 от Финансовия регламент Комисията посочва отделно етапа от изпълнението, който съответства на участието на държавите от ЕАСТ, както от гледна точка на приходите, така и от гледна точка на разходите.
Член 10
Постъпления от санкции, наложени на държави членки, за които е обявено, че имат прекомерен дефицит
(член 21, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Бюджетната структура за отразяване на постъпленията от санкциите по раздел 4 от Регламент (ЕО) № 1467/97 на Съвета (9) е, както следва:
а)
в приходната част се въвежда ред със символичен запис pro memoria за отразяване на лихвите по тези суми;
б)
същевременно и без да се засягат разпоредбите на член 77 от Финансовия регламент, записването на тези суми в приходната част води до осигуряване, в разходната част, на бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
Бюджетните кредити по буква б) от първа алинея се изпълняват в съответствие с член 20 от Финансовия регламент.
Член 11
Разходи вследствие на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза
(член 22 от Финансовия регламент)
За целите на разрешението от Европейския парламент и от Съвета, посочено в член 22, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията изчислява приблизително и надлежно обяснява финансовите тежести, включително разходите, свързани с последващи действия, в резултат на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза.
Член 12
Сметки за възстановими данъци
(член 23, параграф 3 от Финансовия регламент)
Всички данъци, с които е обложен Съюзът съгласно член 23, параграф 2 и член 23, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответните държави.
ГЛАВА 5
Принцип на специфичност
Член 13
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на институции, различни от Комисията
(член 25 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 25 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по бюджетния ред, от който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, която съответства на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от съответната институция без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 14
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на Комисията
(член 26 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 26, параграф 1 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по реда, от който или към който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, съответстваща на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от Комисията без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 15
Административни разходи
(член 26 от Финансовия регламент)
Разходите, посочени в член 26, параграф 1, първа алинея, буква б) от Финансовия регламент, покриват, за всяка област на политика, елементите по член 44, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 16
Основания за искания за трансфер на бюджетни кредити
(членове 25 и 26 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери и цялата информация за Европейския парламент и Съвета във връзка с трансферите, извършвани съгласно членове 25 и 26 от Финансовия регламент, се придружават от подходяща и подробна оправдателна документация, която показва изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година, както за редовете, към които трябва да се прехвърлят бюджетните кредити, така и за редовете, от които те трябва да бъдат взети.
Член 17
Основания за искания за трансфери от резерва за спешна помощ
(член 29 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери с цел позволяване на използването на резерва за спешна помощ по член 29 от Финансовия регламент се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, които показват:
а)
за реда, към който се прави трансферът - последната налична информация за изпълнението на бюджетните кредити и прогнозата за нуждите до края на финансовата година;
б)
за всички редове, свързани с външни дейности - изпълнението на бюджетните кредити до края на месеца, предшестващ искането за трансфер, и прогноза за нуждите до края на финансовата година, включително сравнение с първоначалната прогноза;
в)
анализ на възможностите за преразпределяне на бюджетните кредити.
ГЛАВА 6
Принцип на добро финансово управление
Член 18
Оценка
(член 30 от Финансовия регламент)
1. Всички предложения за програми или дейности, които водят до бюджетни разходи, се подлагат на предварителна оценка на следните елементи:
а)
нуждата, която трябва да бъде задоволена в краткосрочен или дългосрочен план;
б)
добавената стойност от участието на Съюза;
в)
целите на политиката и на управлението, които трябва да бъдат постигнати и които включват мерки за защита на финансовите интереси на Съюза в областта на предотвратяването, разкриването и разследването на измами и коригирането и санкциите;
г)
наличните варианти на политиката, включително свързаните с тях рискове;
д)
очакваните резултати и въздействие, по-специално икономическото и социалното въздействие и въздействието върху околната среда, и необходимите за измерването им показатели и механизми за оценка;
е)
най-подходящия метод на изпълнение за предпочитания(те) вариант(и);
ж)
вътрешната съгласуваност на предложената програма или дейност и връзките ѝ с други приложими инструменти;
з)
обема на бюджетните кредити, на човешките ресурси и на другите административни разходи, които следва да бъдат отпуснати при надлежно съблюдаване на принципа на разходна ефективност;
и)
поуките от подобни действия, осъществени в миналото.
2. Предложението съдържа механизмите за проследяване, докладване и оценка, като взема надлежно предвид съответните отговорности на всички ръководни равнища, които ще участват в изпълнението на предложената програма или дейност.
3. Всички програми или дейности, включително пилотните проекти и подготвителните дейности, мобилизираните ресурси за които надхвърлят 5 000 000 EUR, подлежат на междинна оценка и/или последваща оценка на предоставените човешки и финансови ресурси и постигнатите резултати с цел да се провери доколко съответстват на поставените цели, както следва:
а)
резултатите, постигнати при изпълнението на многогодишна програма, се оценяват периодично по график, който позволява констатациите от тази оценка да бъдат взети под внимание при вземането на всяко решение за подновяване, изменение или спиране на програмата;
б)
резултатите от дейностите, които се финансират на годишен принцип, подлежат на оценка поне на всеки шест години.
Букви а) и б) от първа алинея не се прилагат за всеки от проектите или действията, осъществявани в рамките на тези дейности, за които проекти или действия изискването може да бъде изпълнено чрез окончателните доклади, изпращани от органите, които изпълняват действието.
4. Оценките по параграфи 1 и 3 са пропорционални на мобилизираните ресурси за съответната програма и дейност и на въздействието на съответната програма и дейност.
Член 19
Финансова обосновка
(член 31 от Финансовия регламент)
Финансовата обосновка съдържа финансовата и икономическа информация, от която законодателният орган се нуждае, за да оцени необходимостта от действие на Съюза. В нея се включва подходяща информация във връзка със съгласуваността с други дейности на Съюза и евентуалния синергичен ефект.
В случай на многогодишни операции финансовата обосновка съдържа предвидимия график на годишните нужди от гледна точка на бюджетните кредити и длъжностите, включително за външния персонал, както и оценка на финансовото им въздействие в средносрочен план.
ГЛАВА 7
Принцип на прозрачност
Член 20
Предварително публикуване на бюджета
(член 34 от Финансовия регламент)
Във възможно най-кратък срок и не по-късно от четири седмици след окончателното приемане на бюджета окончателните подробни данни от бюджета се публикуват на всички езици на интернет сайта на институциите по инициатива на Комисията в очакване на официалното публикуване в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 21
Публикуване на информация за стойността и получателите на средства на Съюза
(член 35 от Финансовия регламент)
1. Информацията за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на пряко управление, се публикува на интернет сайт на институциите на Съюза не по-късно от 30 юни на годината, следваща финансовата година, през която средствата са предоставени.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по други подходящи начини.
2. Освен ако в настоящия регламент и в разпоредбите, приложими за съответния сектор, е предвидено друго, се публикува следната информация, като се вземат под внимание критериите, посочени в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент:
а)
името на получателя;
б)
местонахождението на получателя;
в)
предоставената сума;
г)
естеството и целта на мярката.
За целите на буква б) думата „местонахождение“ означава:
i)
адреса на получателя, когато последният е юридическо лице;
ii)
региона от ниво NUTS 2, когато получателят е физическо лице.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава две години след края на финансовата година, през която са предоставени средствата. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
3. Информацията по параграф 2 се публикува само за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени или възложени вследствие на конкурси, процедури за предоставяне на безвъзмездни средства или процедури за възлагане на обществени поръчки. Информацията не се публикува за:
а)
стипендиите, изплащани на физически лица, и друга пряка помощ за най-нуждаещи се физически лица съгласно член 125, параграф 4, буква в) от Финансовия регламент;
б)
поръчките под стойността, посочена в член 137, параграф 2 от настоящия регламент.
4. Публикуването се отменя, ако такова оповестяване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, защитени с Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на получателите.
Член 22
Връзка с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на непряко управление
(член 35 от Финансовия регламент)
Когато управлението на средства на Съюза е делегирано на органите и структурите, посочени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, споразуменията за делегиране изискват информацията по член 21, параграфи 2 и 3 да се публикува в стандартен формат от тези органи и структури с изпълнителни правомощия на техния уебсайт.
Интернет сайтът на институциите на Съюза съдържа поне адреса на уебсайта, на който информацията може да бъде намерена, ако не е публикувана директно на предназначеното за нея място на интернет сайта на институциите на Съюза.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по всякакви други подходящи начини.
Член 21, параграфи 2-4 се прилагат за публикуването по първа алинея от настоящия член.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
Член 23
Финансово програмиране
(член 38 от Финансовия регламент)
Финансовото програмиране по член 38 от Финансовия регламент се структурира по категории разходи, области на политиката и бюджетни редове. Пълното финансово програмиране обхваща всички категории разходи с изключение на разходите в областта на селското стопанство, кохезионната политика и администрацията, за които се предоставят само обобщени данни.
Член 24
Проекти на коригиращи бюджети
(член 41, параграф 1 от Финансовия регламент)
Проектите на коригиращи бюджети се придружават от описание на основанията и от информацията за изпълнението на бюджета за предходната и текущата финансова година, налична към датата на тяхното съставяне.
Член 25
Бюджетна номенклатура
(член 44 от Финансовия регламент)
Номенклатурата на бюджета съблюдава принципите на специфичност, прозрачност и добро финансово управление. Тя осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес, като улеснява посочването на основните цели, отразени в приложимите правни основания, прави възможен избора на политически приоритети и позволява ефикасно и ефективно изпълнение.
Член 26
Реални разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени
(член 49, параграф 1, буква а), подточка v) от Финансовия регламент)
За целите на съставянето на бюджета реалните разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени, се определят, както следва:
а)
като поети задължения: поетите задължения, осчетоводени през финансовата година спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3;
б)
като плащания: плащанията, извършени през финансовата година, т.е. за които на банката е изпратено платежно нареждане, спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3.
Член 27
Бюджетни забележки
(член 49, параграф 1, буква а), подточка vi) от Финансовия регламент)
Бюджетните забележки включват:
а)
основния акт, когато има такъв;
б)
всички подходящи обяснения във връзка с характера и предназначението на бюджетните кредити.
Член 28
Щатно разписание
(член 49, параграф 1, буква в), подточка i) от Финансовия регламент)
Персоналът на Агенцията за снабдяване се представя отделно в щатното разписание на Комисията.
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 29
Информация за трансферите на лични данни за целите на одита
(член 53 от Финансовия регламент)
При всяка покана, отправена в контекста на безвъзмездните средства, обществените поръчки или наградите, които се предоставят в рамките на пряко управление, потенциалните бенефициери, кандидатите, оферентите и участниците се уведомяват, в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (10), че с цел защита на финансовите интереси на Съюза техните лични данни могат да бъдат предоставени на службите за вътрешен одит, на Европейската сметна палата, на органа за разглеждане на финансови нередности или на Европейската служба за борба с измамите (наричана по-нататък „OLAF“), както и да бъдат предавани между разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и изпълнителните агенции.
Член 30
Подготвителни мерки в областта на общата външна политика и политика на сигурност
(член 54, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Финансирането на мерки, одобрени от Съвета за подготовката на операции на Съюза за управление на кризи по дял V от Договора за Европейския съюз, покрива пределните разходи, произтичащи пряко от конкретно разполагане на място на мисия или екип, включващи inter alia персонал от институциите на Съюза, включително застраховка за висок риск, пътни разходи, разходи за настаняване и дневни разходи.
Член 31
Специфични правомощия на Комисията съгласно Договорите
(член 54, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент)
1. Членовете от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 154 (социален диалог);
б)
член 156 (проучвания, становища и консултации по социални въпроси);
в)
членове 159 и 161 (специални доклади по социални въпроси);
г)
член 168, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани със здравеопазването);
д)
член 171, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с трансевропейските мрежи);
е)
член 173, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с промишлеността);
ж)
член 175, втора алинея (доклад за напредъка в постигането на икономическо, социално и териториално сближаване);
з)
член 181, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията в областта на научните изследвания и технологичното развитие);
и)
член 190 (доклад за научните изследвания и технологичното развитие);
й)
член 210, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията на политиките за сътрудничество за развитие);
к)
член 214, параграф 6 (инициативи за насърчаване на координацията на мерките за хуманитарна помощ).
2. Членовете от Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия (наричан по-нататък „Договорът за ЕОАЕ“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 70 (финансова подкрепа, в рамките на бюджета, за проучвателни програми на територията на държавите членки);
б)
членове 77-85.
3. При представянето на проектобюджета към списъците в параграфи 1 и 2 може да бъде добавена допълнителна информация, като се посочат съответните членове и суми.
Член 32
Действия, които има вероятност да породят конфликт на интереси, и процедура
(член 57 от Финансовия регламент)
1. Действията, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси по смисъла на член 57, параграф 2 от Финансовия регламент, могат, наред с друго, да бъдат в някоя от следните форми, без да се засяга тяхното определяне като незаконни дейности по силата на член 141:
а)
предоставяне на себе си или на други лица на неоснователни преки или косвени ползи;
б)
отказ да се предоставят на даден бенефициер права или ползи, на които той има право;
в)
извършване на неоснователни или неправомерни действия или неизвършване на задължителни действия.
Други действия, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси, са действията, които могат да възпрепятстват безпристрастното и обективно изпълнение на функциите на дадено лице, като например, наред с друго, участието в комисия за оценка в рамките на процедура по възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства, когато лицето може, пряко или непряко, да извлече финансова полза от резултата от тези процедури.
2. Приема се, че е налице конфликт на интереси, ако заявител, кандидат или оферент е служител, който попада в обхвата на Правилника за персонала, освен ако неговият висшестоящ предварително е разрешил участието му в процедурата.
3. В случай на конфликт на интереси оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема необходимите мерки за избягване на каквото и да е неправомерно влияние на съответното лице върху въпросния процес или процедура.
ГЛАВА 2
Методи на изпълнение
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 33
Режим на управление
(член 58 от Финансовия регламент)
Счетоводната система на Комисията посочва режима на управление, а при всеки режим на управление - вида на субекта или на лицето, изброени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент и на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета.
Що се отнася до прякото управление от страна на Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, счетоводната система прави разграничение между следното:
а)
службите на Комисията;
б)
изпълнителните агенции;
в)
ръководителите на делегациите на Съюза;
г)
доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент.
Раздел 2
Пряко управление
Член 34
Пряко управление
(член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент)
Когато Комисията изпълнява бюджета пряко в своите служби, задачите по изпълнението се изпълняват от финансовите участници по смисъла на членове 64-75 от Финансовия регламент и в съответствие условията, определени в настоящия регламент.
Член 35
Упражняване на правомощията, делегирани на изпълнителните агенции
(член 58, параграф 1, буква а) и член 62 от Финансовия регламент)
1. Решенията за делегиране на правомощия на изпълнителните агенции им позволяват, като оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, да изпълняват бюджетните кредити, свързани с програмата на Съюза, чието управление им е поверено.
2. Инструментът на Комисията за делегиране съдържа поне разпоредбите, предвидени в член 40, букви а)-г) и з). Той се приема официално в писмена форма от директора от името на изпълнителната агенция.
Член 36
Спазване на правилата за възлагане на обществени поръчки
(член 63 от Финансовия регламент)
Когато Комисията възлага задачи на частноправни субекти съгласно член 63, параграф 2 от Финансовия регламент, тя сключва договор в съответствие с част първа, дял V и част втора, дял IV, глава III от Финансовия регламент.
Раздел 3
Споделено управление с държавите членки
Член 37
Специфични разпоредби за споделеното управление с държавите членки - мерки за насърчаване на най-добрите практики
(член 59 от Финансовия регламент)
Комисията съставя регистър на органите, отговорни за дейностите по управление, сертифициране и одит съгласно нормативната уредба, приложима за съответния сектор.
С цел насърчаване на най-добрите практики в привеждането в действие на структурните фондове, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони, Европейския фонд за гарантиране на земеделието и Европейския фонд за рибарство Комисията може да предостави за информация на органите, които отговарят за дейностите по управление и контрол, методическо ръководство, което представя нейната стратегия и подход за контрол, включително контролни списъци, и примери за най-добри практики. При необходимост това ръководство се актуализира.
Раздел 4
Непряко управление
Член 38
Еквивалентност на системите, правилата и процедурите при непряко управление
(член 60 от Финансовия регламент)
1. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за възлагане на обществени поръчки са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципа на голяма конкуренция между оферентите, за да се получи най-доброто съотношение качество/разходи, и процедурите на договаряне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават;
б)
гарантират прозрачност с подходящо предварително публикуване, по-конкретно на поканите за представяне на оферти, и подходящо последващо публикуване на изпълнителите;
в)
гарантират равно третиране, пропорционалност и недопускане на дискриминация;
г)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на възлагане на обществена поръчка.
Националното право на държавите членки или на трети държави, с което се транспонира Директива 2004/18/ЕО, се счита за еквивалентно на правилата, прилагани от институциите в съответствие с Финансовия регламент.
2. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за безвъзмездните средства са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципите на пропорционалност, добро финансово управление, равно третиране и недопускане на дискриминация;
б)
гарантират прозрачност с подходящо публикуване на поканите за представяне на предложения, като процедурите за пряко предоставяне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават, и подходящо последващо публикуване на бенефициерите при съблюдаване на принципа на пропорционалност;
в)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на предоставяне на безвъзмездни средства;
г)
постановяват, че безвъзмездните средства не могат да се кумулират или отпускат със задна дата, че по правило трябва да има съфинансиране и че безвъзмездните средства не могат да имат за цел или следствие бенефициерът да получи печалба.
3. Комисията може да приеме, че счетоводните системи и системите за вътрешен контрол, използвани от субектите и лицата, на които ще бъдат възложени задачи по изпълнението на бюджета от името на Комисията, осигуряват еквивалентна степен на защита на финансовите интереси на Съюза и достатъчна увереност в постигането на целите на управлението, ако тези системи съблюдават принципите, залегнали в член 32 от Финансовия регламент.
Член 39
Предварителна оценка на правилата и процедурите на субектите и лицата при непряко управление
(член 61, параграф 1 от Финансовия регламент)
За целите на предварителната оценка по силата на член 61, параграф 1 от Финансовия регламент отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от друг разпоредител с бюджетни кредити, при условие че заключенията се отнасят до специфичните рискове за задачите, които ще бъдат възложени, по-конкретно до тяхното естество и съответните суми.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от други донори, дотолкова, доколкото тази оценка е извършена по отношение на условия, еквивалентни на условията за непряко управление, посочени в член 60 от Финансовия регламент.
Член 40
Съдържание на споразумението за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субекти и лица
(член 61, параграф 3 от Финансовия регламент)
Споразуменията за делегиране включват подробни договорености за осигуряване на защитата на финансовите интереси на Съюза и прозрачността на извършваните операции. Те включват поне следното:
а)
ясно определение на възложените задачи и на техните граници, по-специално що се отнася до изменението на възложените задачи, отказа от дългове и използването на възстановени или неизползвани средства;
б)
условия и подробни договорености във връзка с изпълнението на задачите, отговорностите и организирането на проверките, които трябва да бъдат извършвани, включително оценяването на програмите;
в)
условия за изплащането на финансовите средства, с които участва Съюзът, включително възстановяването на разходите, извършени във връзка с изпълнението, както и възнаграждението на субекта, на който са възложени задачи по изпълнението, и правила, въз основа на които се изискват оправдателни документи за обосноваване на плащанията;
г)
правила за докладване пред Комисията за изпълнението на задачите, очакваните резултати, извършените нередности и предприетите мерки, условията, при които плащанията могат да бъдат спирани или прекъсвани, както и условията, при които извършването на задачите приключва;
д)
датата, до която се сключват отделните договори и споразумения, с които се изпълнява споразумението за делегиране, и която е съобразена с естеството на възложените задачи;
е)
правила за отстраняване, които позволяват на субекта или лицето да отстранява субектите, които са в положение, посочено в член 106, параграф 1, букви а), б) и д) и член 107, букви а) и б) от Финансовия регламент, от участие в процедури по възлагане на обществени поръчки, за предоставяне на безвъзмездни средства или за присъждане на награди или да не допуска на същите тези субекти да бъдат възлагани договори за обществени поръчки, предоставяни безвъзмездни средства или присъждани награди;
ж)
подробни договорености за контрол от страна на Комисията, както и разпоредби, предоставящи на Комисията, на OLAF и на Сметната палата достъп до информацията, която им е необходима, за да изпълняват функциите си, както и правомощието за извършване на одити и провеждане на разследвания, включително проверки на място;
з)
разпоредби, предвиждащи:
i)
ангажимент на субекта с възложени задачи по изпълнението незабавно да уведомява Комисията за всяка измама при управлението на средствата на Съюза и за предприетите мерки;
ii)
определяне на лице за контакт, което разполага с подходящите правомощия да си сътрудничи директно с OLAF, за да се улеснят оперативните дейности на OLAF;
и)
условия, уреждащи използването на банкови сметки и начислените лихви, предвидени в член 8, параграф 4 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби, които гарантират видимостта на действията на Съюза спрямо останалите дейности на органа.
Член 41
Декларация за управлението и декларация за съответствието
(член 60, параграф 5 от Финансовия регламент)
В случай на дейности, които приключват преди края на съответната финансова година, окончателният доклад на субекта или лицето с възложени задачи по изпълнението за такава дейност може да замени декларацията за управлението по член 60, параграф 5, буква б) от Финансовия регламент, при условие че бъде предоставен преди 15 февруари на годината, следваща съответната финансова година.
Когато международни организации и трети държави изпълняват немногогодишни дейности с продължителност до 18 месеца, декларацията за съответствието по член 60, параграф 5 от Финансовия регламент може да бъде включена в окончателния доклад.
Член 42
Процедури за разглеждане и приемане на отчетите и изключване от финансиране от Съюза на разходите, извършени в нарушение на приложимите правила при непряко управление
(член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби в правилата за всеки сектор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент включват:
а)
документни проверки и ако е уместно, проверки на място от Комисията;
б)
определяне от Комисията на размера на признатите за приети разходи след, при необходимост, състезателна процедура с органите и структурите и след като тези органи и структури бъдат уведомени;
в)
ако е уместно, изчисляване от Комисията на финансови корекции;
г)
събиране или изплащане от Комисията на разликата между приетите разходи и вече изплатените на органите или структурите суми;
за целите на първа алинея, буква г) Комисията събира дължимите суми за предпочитане чрез приспадане съгласно член 87.
2. Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на субект, изпълняващ дейност, която се финансира от повече от един донор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент се състоят в проверка на това дали сума, която съответства на сумата, изплатена от Комисията за съответната дейност, е използвана от субекта за дейността и дали разходът е извършен в съответствие със задълженията, залегнали в подписаното със субекта споразумение.
За целите на настоящия регламент дейност, финансирана от повече от един донор, означава всяка дейност, при която средствата на Съюза са обединени с тези на поне един друг донор.
Член 43
Специфични разпоредби за непрякото управление с международни организации
(член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) и член 188 от Финансовия регламент)
1. Международните организации, посочени в член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) от Финансовия регламент, са:
а)
международни организации от публичния сектор, създадени с междуправителствени спогодби, и специализирани агенции, създадени от такива организации;
б)
Международният комитет на Червения кръст;
в)
Международната федерация на националните дружества на Червения кръст и Червения полумесец;
г)
други организации с нестопанска цел, приравнени на международни организации с решение на Комисията.
2. Когато Комисията изпълнява бюджета чрез непряко управление с международни организации, се прилагат споразуменията за проверка, сключени с тях.
Член 44
Определяне на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга
(член 58, параграф 1, буква в), подточки v) и vi) от Финансовия регламент)
1. Публичноправните органи или частноправните органи със задължение за обществена услуга попадат в приложното поле на правото на държавата членка или на държавата, в която са учредени.
2. В случаите на управление чрез мрежа, които изискват определяне на поне един орган или субект от съответната държава членка или друга държава, органът или субектът се определят от съответната държава членка или друга държава в съответствие с основния акт.
Във всички останали случаи Комисията определя тези органи или субекти със съгласието на съответните държави членки или други държави.
ГЛАВА 3
Финансови участници
Раздел 1
Права и задължения на финансовите участници
Член 45
Права и задължения на финансовите участници
(член 64 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция осигурява на всеки финансов участник необходимите ресурси за изпълнението на неговите функции и устав, който подробно описва неговите задачи, права и задължения.
2. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на осигурения от Комисията устав за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 46
Подпомагане на оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
(член 65 от Финансовия регламент)
При изпълнение на своите задачи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да бъде подпомаган от служители, на които е възложено да извършват, под негова отговорност, определени операции, необходими за изпълнението на бюджета и съставянето на финансовата и управленската информация. За да се предотврати какъвто и да е конфликт на интереси, служителите, подпомагащи оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити, съблюдават изискванията на член 57 от Финансовия регламент.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, могат да бъдат подпомагани в изпълнението на своите задължения от служители на Комисията.
Член 47
Вътрешни разпоредби, уреждащи делегирането
(член 65 от Финансовия регламент)
В съответствие с Финансовия регламент и настоящия регламент всяка институция определя във вътрешните си правила мерките за управление на бюджетните кредити, които счете за необходими за правилното изпълнение на своя раздел от бюджета.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на вътрешните правила на Комисията за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Член 48
Съхраняване на оправдателната документация от разпоредителите с бюджетни кредити
(член 66, параграф 2 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити създава система на базата на хартиен носител или електронна система за съхранение на оригиналните оправдателни документи, свързани с изпълнението на бюджета и с мерките за изпълнението му и издадени след изпълнението на бюджета и след мерките за изпълнението му. Системите предвиждат:
а)
документите да бъдат номерирани;
б)
документите да бъдат с дата;
в)
водене на регистри, които могат да бъдат компютризирани и които позволяват определяне на точното местоположение на документите;
г)
документите да бъдат съхранявани поне пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите;
д)
съхраняване на документите, свързани с гаранциите по предварително финансиране, изискани в полза на институцията, и водене на регистър, позволяващ подобаващо проследяване на тези гаранции.
Документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг срок от посочения в първа алинея, буква г), а именно до края на годината след годината на приключване на операциите.
Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Член 49
Предварителни и последващи проверки
(член 66, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент)
1. „Иницииране на операция“ означава всички операции, които обичайно се извършват от служителите по член 46 и са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. „Предварителна проверка на операция“ означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
3. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.
Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите и приходите са редовни и в съответствие с приложимите разпоредби, по-конкретно разпоредбите на бюджета и на съответните регламенти, както и на всички актове, приети в изпълнение на Договорите или регламентите, и при необходимост, с договорните условия;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в дял II, глава 7 на част първа от Финансовия регламент.
За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.
4. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали финансираните от бюджета операции са извършени правилно, и по-специално дали критериите по параграф 3 са спазени.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от оправомощения разпоредител с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за преодоляването на тези проблеми.
Анализът на риска по член 66, параграф 6 от Финансовия регламент се преразглежда с оглед на резултатите от проверките и друга уместна информация.
В случай на многогодишни програми оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
Член 50
Кодекс с професионални стандарти
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Служителите, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити да проверяват финансовите операции, се избират въз основа на техните знания, умения и конкретна квалификация, доказани с дипломи или съответен професионален опит или след подходяща програма за обучение.
2. Всяка институция изготвя кодекс с професионални стандарти, който определя по въпросите на вътрешния контрол:
а)
равнището на техническа и финансова компетентност, което се изисква от служителите по параграф 1;
б)
задължението на тези служители да се обучават непрекъснато;
в)
възложената им мисия, роля и задачи;
г)
правилата на поведение, и по-специално етичните норми и нормите за интегритет, които трябва да съблюдават, както и предоставените им права.
3. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на кодекса с професионални стандарти на Комисията по параграф 2 от настоящия член за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
4. Всяка институция създава подходящи структури за разпределение сред службите разпоредители с бюджетни кредити и за периодично актуализиране на съответната информация относно контролните стандарти и съществуващите за целта методи и способи.
Член 51
Бездействие на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити
(член 66, параграф 8 от Финансовия регламент)
Бездействието на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент означава липса на какъвто и да е отговор в разумен срок предвид на обстоятелствата по случая и във всички случаи, в срок от максимум един месец.
Член 52
Предаване на финансова и управленска информация на счетоводителя
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити изпраща на счетоводителя, съгласно приетите от последния правила, финансовата и управленската информация, необходими за изпълнението на задълженията на счетоводителя.
Разпоредителят с бюджетни кредити съобщава на счетоводителя редовно и поне за приключването на сметките съответните финансови данни за доверителните банкови сметки, за да може използването на средствата на Съюза да бъде отразено в сметките на Съюза.
Член 53
Докладване за процедурите на договаряне
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощените разпоредители с бюджетни кредити отчитат за всяка финансова година договорите, сключени чрез процедурите на договаряне по член 134, параграф 1, букви а)-ж), член 135, параграф 1, букви а)-г) и членове 266, 268 и 270 от настоящия регламент. Ако делът на процедурите на договаряне спрямо броя на договорите, възложени от един и същ оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, значително се увеличава в сравнение с предходни години или ако този дял е значително по-голям от регистрирания среден дял за институцията, отговорният разпоредител с бюджетни кредити докладва на институцията, като посочва всички мерки, предприети за обръщане на тази тенденция. Всяка институция изпраща доклад за процедурите на договаряне на Европейския парламент и на Съвета. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Раздел 3
Счетоводител
Член 54
Назначаване на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава счетоводител измежду длъжностните лица, за които се прилага Правилникът за длъжностните лица на Европейския съюз.
Счетоводителят се избира от институцията въз основа на неговата конкретна компетентност, доказана с дипломи или равностоен професионален опит.
2. Две или повече институции или органи могат да назначат един и същ счетоводител.
В такъв случай те правят необходимото, за да се избегне наличието на какъвто и да е конфликт на интереси.
Член 55
Прекратяване функциите на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. При прекратяване на функциите на счетоводителя незабавно се съставя оборотна ведомост.
2. Оборотната ведомост, придружена от предавателен отчет, се предава от счетоводителя, който прекратява функциите си, или, ако това не е възможно, от служител от неговия отдел на новия счетоводител.
Новият счетоводител подписва оборотната ведомост в израз на това, че я приема, в срок от един месец от датата на предаване и може да изрази резерви.
Предавателният отчет включва също резултата от оборотната ведомост и всички изразени резерви.
3. Всяка институция или орган по член 208 от Финансовия регламент информира Европейския парламент, Съвета и счетоводителя на Комисията в срок от две седмици от назначаването или прекратяването на функциите на своя счетоводител.
Член 56
Утвърждаване на системите за счетоводна отчетност и инвентаризация
(член 68 от Финансовия регламент)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява счетоводителя за всяка разработка или значително изменение на система за финансово управление, система за инвентаризация или система за оценка на активите и пасивите, ако тя предоставя данни за сметките на институцията или се използва за обосноваване на нейните данни, за да може счетоводителят да проверява дали критериите за утвърждаване се спазват.
Във всеки един момент счетоводителят може да преразгледа вече утвърдена система за финансово управление. Когато система за финансово управление, създадена от разпоредителя с бюджетни кредити, не е или вече не е утвърдена от счетоводителя, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изготвя план за действие за своевременно коригиране на слабостите, поради които утвърждаването е отказано.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отговаря за изчерпателността на информацията, предавана на счетоводителя.
Член 57
Управление на касата
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят предприема необходимите мерки неговата институция да разполага с достатъчно средства за покриване на касовите потребности, които възникват при изпълнението на бюджета.
2. За целите на параграф 1 счетоводителят създава системи за управление на касовите наличности, които му дават възможност да съставя прогнози за паричните потоци.
3. Счетоводителят на Комисията разпределя наличните средства в съответствие с Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000.
Член 58
Управление на банкови сметки
(член 68 от Финансовия регламент)
1. С оглед на нуждите, свързани с управлението на касата, счетоводителят може да открива сметки на името на институцията към финансови институции или национални централни банки или да нарежда откриването на такива сметки. При надлежно обосновани обстоятелства счетоводителят може да открива сметки във валути, различни от еврото.
2. Счетоводителят отговаря за закриването на сметките по параграф 1 или за това да направи необходимото тези сметки да бъдат закрити.
3. Счетоводителят определя условията на функциониране на сметките по параграф 1 с финансовите институции в съответствие с принципите на добро финансово управление, ефикасност и конкуренция.
4. Поне на всеки пет години счетоводителят повторно обявява тръжна процедура за финансовите институции, към които могат да бъдат открити сметки в съответствие с параграф 1.
Когато местните банкови условия го позволяват, банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, се подлагат редовно на проучване на конкуренцията. Това проучване се извършва поне на всеки пет години по инициатива на титуляря на сметката за авансови средства, който след това представя на счетоводителя обосновано предложение за избора на банка за срок, ненадвишаващ пет години.
5. Счетоводителят осигурява строго спазване на условията на функциониране на сметките, открити към финансовите институции в съответствие с параграф 1.
За банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, титулярят на сметката за авансови средства поема тази отговорност, като взема под внимание приложимото законодателство в държавата, в която изпълнява своя мандат.
6. Счетоводителят на Комисията уведомява счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент за условията на функциониране на сметките, открити към финансови институции. Счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент хармонизират с тези условия на функциониране условията на функциониране на сметките, които откриват.
Член 59
Подписи върху сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
Условията за откриване, функциониране и използване на сметките предвиждат, в зависимост от изискванията за вътрешен контрол, чековете, нарежданията за банкови преводи и всички останали банкови операции да бъдат подписвани от един или повече надлежно оправомощени служители. Инструкциите, които не са в електронна форма, се подписват от поне двама надлежно оправомощени служители или лично от счетоводителя.
За целите на първа алинея счетоводителят на всяка институция предоставя на всички финансови институции, към които съответната институция е открила сметки, имената и спесимените на оправомощените служители.
Член 60
Управление на наличностите по сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят се уверява, че наличността по банковите сметки, предвидени в член 58, не се отклонява съществено от прогнозите за паричните потоци по член 57, параграф 2 и във всеки случай, че:
а)
нито едно салдо по тези сметки не е дебитно;
б)
наличностите по сметките в други валути периодично се конвертират в евро.
2. Счетоводителят няма право да поддържа наличности в сметки в чуждестранна валута, които могат да причинят прекомерни загуби за институцията поради колебания на валутния курс.
Член 61
Преводи и операции по конвертиране
(член 68 от Финансовия регламент)
Без да се засягат разпоредбите на член 69, счетоводителят извършва преводи между сметките, открити от него на името на институцията към финансови институции, и извършва операции по конвертиране на една валута в друга.
Член 62
Методи на плащане
(член 68 от Финансовия регламент)
Плащанията се извършват чрез банков превод, чрез чек или, от сметките за авансови средства, чрез дебитна карта в съответствие с член 67, параграф 4.
Член 63
Досиета за юридическите лица
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят може да извършва плащания чрез банков превод само ако данните за банковата сметка на бенефициера и данните, потвърждаващи неговата самоличност, или каквато и да е промяна на тези данни, са предварително вписани в общо досие за всяка институцията.
Всяко вписване в това досие на данните с правен и банков характер на бенефициера и всяка промяна на тези данни се извършват въз основа на оправдателен документ, чиято форма се определя от счетоводителя.
2. С оглед на плащанията чрез банков превод разпоредителите с бюджетни кредити могат да поемат задължение към трета страна от името на своята институция само ако тази трета страна е предоставила необходимата документация за вписването ѝ в досието.
Разпоредителите с бюджетни кредити уведомяват счетоводителя за всяка промяна на данните с правен и банков характер, която им е съобщена от бенефициера, и проверяват дали тези данни са валидни, преди да извършат плащане.
Във връзка с предприсъединителната помощ могат да бъдат поемани индивидуални задължения към публичните органи на държавите, подали заявление за членство в Европейския съюз, без предварително вписване в досието на третата страна. В такива случаи разпоредителят с бюджетни кредити полага всички усилия вписването да бъде направено възможно най-бързо. Споразуменията предвиждат съобщаването на Комисията на данните за банковата сметка на бенефициера да представлява предварително условие за извършване на първото плащане.
Член 64
Съхраняване на оправдателната документация от счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
Оправдателните документи за счетоводната система и за изготвянето на отчетите по член 141 от Финансовия регламент се съхраняват най-малко пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите.
При все това обаче документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг период от време, т.е. до края на годината след годината на приключване на операциите. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Всяка институция взема решение в кой отдел да се съхранява оправдателната документация.
Член 65
Лица, оправомощени да се разпореждат със сметките
(член 69 от Финансовия регламент)
Всяка институция определя условията, според които служителите, които тя определя и оправомощава да се разпореждат със сметките в местните звена по член 72, имат право да предоставят на местните финансови институции имената и спесимените.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 66
Условия за използването на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Когато поради ограничения размер на сумите е практически невъзможно или неефективно да се извършват платежни операции чрез бюджетните процедури, могат да бъдат открити сметки за авансови средства за плащането на такива разходи.
2. Администраторът на авансови средства може временно да утвърждава и плаща разходи, въз основа на подробна рамка, изложена в инструкциите от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Тези инструкции посочват правилата и условията, при които се извършват временното утвърждаване и плащанията, и при необходимост, условията за подписване на правни задължения по смисъла на член 97, параграф 1, буква д).
3. За откриването на сметка за авансови средства и определянето на администратор на авансови средства трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. В решението се посочват съответните отговорности и задължения на администратора на авансови средства и на разпоредителя с бюджетни кредити.
За промяната на условията на функциониране на сметка за авансови средства също трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
4. В делегациите на Съюза сметки за авансови средства се откриват за плащането на разходи както от частта на бюджета, предназначена за Комисията, така и от частта на бюджета за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“), осигурявайки пълна проследимост на разходите.
Член 67
Условия за откриване и плащане
(член 70 от Финансовия регламент)
1. В решението за откриване на сметка за авансови средства и определяне на администратор на авансови средства и решението за изменение на условията на функциониране на сметка за авансови средства се посочват по-конкретно:
а)
максималният размер на средствата, които могат първоначално да бъдат предоставени като авансови, и тяхното предназначение;
б)
дали на името на институцията трябва да бъде открита банкова сметка или пощенска джиро сметка;
в)
характерът и максималният размер на всеки разход, който може да бъде изплащан от администратора на авансови средства в полза на трети страни или да се събира от тях;
г)
честотата на изготвяне на оправдателната документация, процедурата за изготвянето ѝ и договореностите за предаването ѝ на разпоредителя с бюджетни кредити за осчетоводяване;
д)
процедурата за евентуално попълване на авансовите средства;
е)
обстоятелството, че операциите с авансови средства се осчетоводяват от разпоредителя с бюджетни кредити не по-късно от края на следващия месец, за да може да се направи равнение между счетоводното и банковото салдо;
ж)
срокът на валидност на мандата, предоставен на администратора на авансови средства от счетоводителя;
з)
самоличността на определения администратор на авансови средства.
2. В предложенията за решения за откриване на сметки за авансови средства отговорният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за следното:
а)
да се даде приоритет на използването на бюджетните процедури, когато има достъп до централната компютризирана система за счетоводна отчетност;
б)
сметките за авансови средства да се използват само в обосновани случаи.
Максималният размер на плащането, което може да бъде извършено от администратора на авансови средства, когато е практически невъзможно или неефективно разплащателните операции да бъдат извършени чрез използване на бюджетните процедури, не може да надхвърля 60 000 EUR за всеки разход.
3. Администраторът на авансови средства може да извършва плащания в полза на трети страни въз основа и в рамките на:
а)
предварителните бюджетни и правни задължения, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
б)
положителното остатъчно салдо по сметките за авансови средства в наличност или в банката.
4. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо по член 89 от Финансовия регламент, чрез чек или други платежни средства, включително дебитни карти, в съответствие с инструкциите, определени от счетоводителя.
5. След извършването на плащанията се вземат официални окончателни решения за тяхното утвърждаване и/или се издават платежни нареждания, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 68
Избор на администратор на авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
Администраторите на авансови средства се избират измежду длъжностните лица или, при необходимост и само в надлежно обосновани случаи, измежду другите служители. Администраторите на авансови средства се избират въз основа на техните знания, умения и специфична квалификация, които се доказват с дипломи или подходящ професионален опит, или след подходяща програма за обучение.
Член 69
Захранване на сметките за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят извършва плащания за захранване на сметките за авансови средства и осъществява мониторинг на тези сметки от гледна точка на откриването на банкови сметки и делегирането на подписването, както и на проверките на място и в централизираното счетоводство. Счетоводителят захранва сметките за авансови средства. Авансовите средства се изплащат по откритата за целта банкова сметка.
Сметките за авансови средства могат да бъдат захранвани и пряко от различни местни приходи, като например възникващите от:
а)
продажбата на оборудване;
б)
публикации;
в)
разни възстановени суми;
г)
лихви.
Авансовите средства се осчетоводяват като разходи или разни или целеви приходи съгласно решението за откриване на сметката за авансови средства по член 67 и разпоредбите на Финансовия регламент. Съответните суми се приспадат от разпоредителя с бюджетни кредити при следващото захранване на сметките за авансови средства.
2. За да може по-конкретно да се избегнат загубите от курсови разлики, администраторът на авансови средства може да извършва преводи между различни банкови сметки, свързани със същите авансови средства.
Член 70
Проверки от разпоредителите с бюджетни кредити и счетоводителите
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Администраторът на авансови средства води счетоводство за средствата на негово разположение в наличност и в банката, както и за извършените плащания и получените суми, в съответствие с правилата и дадените от счетоводителя инструкции. Отчетите на това счетоводство са достъпни във всеки един момент за отговорния разпоредител с бюджетни кредити и поне веднъж в месеца се изготвя справка за операциите, която се изпраща през следващия месец заедно с оправдателна документация от администратора на авансови средства на разпоредителя с бюджетни кредити, който отговаря за осчетоводяването на операциите с авансови средства.
2. Счетоводителят извършва или нарежда да бъдат извършени от специално оправомощен за целта служител на неговата служба или на службата разпоредител проверки, които по правило следва да бъдат извършвани на място и без предупреждение, с цел да се проверят наличието на средствата, предоставени на администраторите на авансови средства, счетоводството и това дали операциите с авансови средства се осчетоводяват в предвидения срок. Счетоводителят съобщава резултатите от тези проверки на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 71
Процедура за възлагане на обществени поръчки
(член 70 от Финансовия регламент)
Плащанията от сметките за авансови средства могат, в рамките на ограниченията по член 137, параграф 3, да се състоят просто от плащане по фактури, без предварително да е била приета оферта.
Член 72
Откриване на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
За плащането на определени категории разходи могат да се откриват една или повече сметки за авансови средства във всяко местно звено извън Съюза съгласно член 70 от Финансовия регламент. Местно звено е например делегация на Съюза, служба или клон в трета държава.
Решението за откриване на такава сметка за авансови средства определя условията на нейното функциониране съгласно член 70 от Финансовия регламент и въз основа на специфичните нужди на всяко местно звено.
Член 73
Администратори на авансови средства и лица, оправомощени да се разпореждат със сметки в делегациите на Съюза
(член 70 от Финансовия регламент)
При извънредни обстоятелства и за да не се прекъсва дейността, задълженията на администратора на авансови средства на ЕСВД в делегациите на Съюза могат да бъдат изпълнявани от служители на Комисията. При същите условия служителите на ЕСВД могат да бъдат определяни за администратори на авансови средства за Комисията в делегациите на Съюза.
В делегациите на Съюза правилата и условията, определени в първа алинея, се прилагат за определянето на лицата, оправомощени от счетоводителя да извършват банкови операции.
ГЛАВА 4
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 74
Органи, отговорни по въпросите, свързани с измами
(член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент)
Властите и органите по член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент са органите, определени в Правилника за персонала и решенията на институциите на Съюза относно реда и условията за вътрешно разследване във връзка с предотвратяването на измами, корупция и други незаконни дейности в ущърб на интересите на Съюза.
Раздел 2
Правила, приложими за оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
Член 75
Финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
Без да се засягат правомощията на OLAF, органът за разглеждане на финансови нередности по член 29 (наричан по-нататък „органът за финансови нередности“) е компетентен по отношение на всяко нарушение на разпоредба на Финансовия регламент или на разпоредба, свързана с финансовото управление или проверката на операциите, в резултат на действие или бездействие от страна на служител.
Член 76
Орган за разглеждане на финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
1. Органът по назначаването отнася случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент до органа за финансови нередности за становище по член 73, параграф 6, втора алинея от Финансовия регламент.
Когато ръководителите на делегациите на Съюза действат като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се обръща директно към органа за финансови нередности за становище по случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент.
Оправомощен разпоредител с бюджетни кредити може да отнесе въпрос до органа за финансови нередности, ако счита, че е извършена финансова нередност. Органът за финансови нередности излиза със становище относно това дали са извършени нередности по смисъла на член 75, тяхната тежест и какви биха могли да бъдат последствията от тях. Ако анализът на органа за финансови нередности сочи, че случаят, който му е изпратен за разглеждане, следва да бъде отнесен до OLAF, той незабавно изпраща преписката на органа по назначаването и веднага уведомява OLAF.
Когато органът за финансови нередности пряко получи сигнал от служител съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент, той предава преписката на органа по назначаването и уведомява служителя за това. Органът по назначаването може да поиска становището на органа за финансови нередности по този случай.
2. Институцията или, когато органът за финансови нередности е съвместен - участващите институции, в зависимост от вътрешната си организация, определят реда и условията за дейността на органа за финансови нередности и неговия състав, който включва външен участник с необходимата квалификация и опит.
Член 77
Потвърждаване на инструкциите
(член 73, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който получи задължителна инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, по-конкретно поради това че инструкцията не може да бъде изпълнена с предоставените му ресурси, писмено уведомява за това оправомощилия го или вторично оправомощилия го орган. Ако инструкцията бъде потвърдена писмено и това потвърждение бъде получено своевременно и е достатъчно ясно, в смисъл че се отнася изрично до аспектите, които оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити оспорва, разпоредителят с бюджетни кредити се освобождава от отговорност. Той изпълнява инструкцията, освен ако е очевидно незаконна или е в нарушение на действащите норми за безопасност.
2. Разпоредбите на параграф 1 се прилагат и в случаите, когато разпоредител с бюджетни кредити узнае в хода на действията си по изпълнение на задължителна инструкция, че обстоятелствата по случая могат да доведат до нередност.
Всички потвърдени инструкции при обстоятелствата, описани в член 73, параграф 3 от Финансовия регламент, се записват от отговорния оправомощен разпоредител с бюджетни кредити и се включват в годишния му отчет за дейността.
ГЛАВА 5
Приходни операции
Раздел 1
Собствени ресурси
Член 78
Правила, които се прилагат за собствените ресурси
(член 76 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя график, който посочва кога ще бъдат предоставени на Комисията собствените ресурси, определени в Решението за системата на собствените ресурси на Съюза.
Собствените ресурси се установяват и събират в съответствие с правилата, приети по силата на решението по първа алинея.
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Член 79
Прогноза за вземанията
(член 77 от Финансовия регламент)
1. Прогнозите за вземанията посочват вида приходи и бюджетната позиция, в която тези приходи трябва да бъдат записани, и доколкото е възможно, данните за длъжника и очакваната сума.
При изготвянето на прогноза за вземанията отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява по-конкретно дали:
а)
приходът е записан в правилната бюджетна позиция;
б)
прогнозата е правилна и в съответствие с приложимите разпоредби и принципа на добро финансово управление.
2. При спазване на разпоредбите на член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент и на член 7, параграф 2 от настоящия регламент прогнозата за вземанията няма като ефект предоставянето на бюджетни кредити за поети задължения. В случаите по член 21 от Финансовия регламент бюджетни кредити могат да бъдат предоставяни само след като Съюзът реално е събрал дължимите суми.
Раздел 3
Установяване на вземания
Член 80
Процедура
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане от отговорния разпоредител с бюджетни кредити представлява признаване на правото на Съюза по отношение на даден длъжник и установяване на правото да се предяви пред длъжника искане за плащане на задължението.
2. Нареждането за събиране е операцията, чрез която отговорният разпоредител с бюджетни кредити нарежда на счетоводителя да събере установената сума.
3. Дебитното известие уведомява длъжника, че:
а)
Съюзът е установил вземането;
б)
ако плащането на задължението бъде извършено преди крайния срок, не се дължи лихва за забава;
в)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), по задължението се дължи лихва, чийто размер е посочен в член 83, без да се засягат приложимите специфични разпоредби;
г)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), институцията събира средствата или чрез прихващане, или чрез задействане на предварително предоставена гаранция;
д)
счетоводителят може да събира средствата чрез прихващане преди крайния срок по буква б) в случаите, в които това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза, когато има основания да счита, че дължимата на Комисията сума ще бъде загубена, след като длъжникът бъде уведомен за мотивите и датата на събирането на средствата чрез прихващане;
е)
ако след предприемането на всички мерки, посочени в букви а)-д) от настоящия параграф, сумата не е събрана изцяло, институцията извърша събирането чрез прилагане на решение, осигурено или по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент, или чрез съдебно дело.
Разпоредителят с бюджетни кредити разпечатва дебитното известие и го изпраща на длъжника. Счетоводителят се уведомява за това изпращане чрез финансовата информационна система.
Член 81
Установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
За да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали:
а)
вземането е безспорно, в смисъл че е безусловно;
б)
вземането е ликвидно, в точно парично изражение;
в)
вземането е изискуемо и не е обвързано със срок за плащане;
г)
данните за длъжника са верни;
д)
вземането е записано в правилната бюджетна позиция;
е)
оправдателните документи са редовни; и
ж)
принципът на добро финансово управление е спазен, по-специално по отношение на критериите по член 91, параграф 1, буква а).
Член 82
Оправдателна документация за установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане се основава на оправдателна документация, която доказва правото на Съюза.
2. Преди да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че това е направено.
3. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Член 83
Лихва за забава
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, върху всяко вземане, което не е изплатено на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), се начислява лихва съгласно параграфи 2 и 3 от настоящия член.
2. Лихвата за вземанията, неизплатени на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата, прилагана от Европейската централна банка за нейните основни операции по рефинансиране, публикувана в Официален вестник на Европейския съюз, серия С, в сила на първия календарен ден на месеца, в който попада крайната дата, увеличена със:
а)
осем процентни пункта, когато дългът е по договор за обществена поръчка за доставки и услуги по дял V;
б)
три и половина процентни пункта във всички останали случаи.
3. Размерът на лихвите се изчислява от календарния ден, следващ крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) и посочен в дебитното известие, до календарния ден, на който дългът е издължен в пълен размер.
Нареждането за събиране, съответстващо на размера на лихвите за забава, се издава, когато тези лихви бъдат реално получени.
4. В случай на глоби, когато длъжникът предостави финансова гаранция, приета от счетоводителя вместо плащане, дължимата лихва, считано от крайния срок, посочен в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата по параграф 2 от настоящия член, която е в сила на първия ден на месеца, през който е прието решението за налагане на глоба, увеличена само с един и половина процентни пункта.
Раздел 4
Разпореждане за събиране
Член 84
Изготвяне на нареждането за събиране
(член 79 от Финансовия регламент)
1. Нареждането за събиране посочва:
а)
финансовата година, за която трябва да бъде осчетоводен приходът;
б)
акта или правното задължение, който или което е източник на задължението и поражда правото на събиране;
в)
приложимата бюджетна статия и всяко друго подразделение, включително, при необходимост, съответното бюджетно задължение;
г)
сумата, която подлежи на събиране, изразена в евро;
д)
името и адреса на длъжника;
е)
крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
ж)
възможния метод на събиране, включително по-специално събиране чрез прихващане или задействане на предоставена гаранция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата на нареждането за събиране и го подписва, след което то се изпраща на счетоводителя.
3. Счетоводителят на всяка институция съхранява списък на несъбраните дължими суми. Вземанията на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Той предава този списък на счетоводителя на Комисията.
Счетоводителят на Комисията изготвя консолидиран списък на дължимите суми за всяка институция по дата на издаване на нареждането за събиране. Списъкът се добавя към доклада на Комисията за бюджетното и финансовото управление.
4. За да подсили защитата на финансовите интереси на Съюза, Комисията съставя списък на вземанията на Съюза, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да възстанови средствата, които дължи, чрез съдебно решение със сила на пресъдено нещо и ако една година след неговото произнасяне не е възстановена никаква сума или е възстановена незначителна по размер сума. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 85
Решение, което представлява изпълнително основание, в полза на други институции
(член 79, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Извънредните обстоятелства по член 79, параграф 2 от Финансовия регламент са налице, когато съответната институция е изчерпала възможността за доброволно плащане и за събиране на дълга чрез прихващане, съгласно предвиденото в член 80, параграф 1 от Финансовия регламент, и дългът е значителен по размер.
2. В случая по параграф 1 съответните институции, различни от посочените в член 299 от ДФЕС, могат да поискат от Комисията да приеме решение, което представлява изпълнително основание.
3. Във всички случаи в решението, което представлява изпълнително основание, се посочва, че събраните суми се записват в частта на бюджета, предназначена за съответната институция, която действа като разпоредител с бюджетни кредити. Приходите се записват като общи приходи, освен когато попадат в обхвата на специфичните случаи на целевите приходи съгласно предвиденото в член 21, параграф 3 от Финансовия регламент.
4. Отправилата искането институция уведомява Комисията за всяко събитие, което има вероятност да повлияе на събирането на средствата, и се намесва в подкрепа на Комисията в случай на обжалване на решение, което представлява изпълнително основание.
5. Комисията и съответната институция се договарят относно практическите начини за изпълнение на настоящия член.
Раздел 5
Събиране
Член 86
Формалности по събирането
(член 80 от Финансовия регламент)
1. След като бъде събрано вземане, счетоводителят прави запис в сметките и уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. За всички плащания в брой, извършени пред счетоводителя или администратора на авансови средства, се издава разписка.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране на вземания, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 87
Събиране чрез прихващане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Когато длъжникът има вземане по отношение на Съюза, което е безспорно, съгласно определението в член 81, буква а), ликвидно и изискуемо и се отнася до сума, установена с платежно нареждане, след изтичане на крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) счетоводителят събира установените вземания чрез прихващане.
В изключителни случаи, когато това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза и счетоводителят има основания да счита, че дължимата на Съюза сума ще бъде загубена, счетоводителят събира вземането чрез приспадане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б).
Счетоводителят извършва събирането и чрез прихващане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), когато длъжникът даде своето съгласие за това.
2. Преди да пристъпи към каквото и да е събиране съгласно параграф 1, счетоводителят се консултира с отговорния разпоредител с бюджетни кредити и уведомява съответните длъжници.
Когато длъжникът е национален орган или една от неговите административни единици, счетоводителят уведомява също съответната държава членка поне десет работни дни предварително за намерението си да пристъпи към събиране чрез прихващане. При все това със съгласието на държавата членка или съответната административна единица счетоводителят може да пристъпи към събирането чрез прихващане, преди да е изтекъл крайният срок.
3. Прихващането по параграф 1 има ефекта на плащане и освобождава Съюза от съответния дълг и ако е уместно, от дължимите лихви.
Член 88
Процедура за събиране при неизвършване на доброволно плащане
(членове 79 и 80 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на член 87, ако сумата не бъде събрана в пълен размер до крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), посочен в дебитното известие, счетоводителят уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно открива процедурата за събиране по всички предвидени в закона начини, включително, ако е уместно, чрез задействане на предварително предоставена гаранция.
2. Без да се засягат разпоредбите на член 87, когато методът на събиране по параграф 1 от настоящия член не може да бъде използван и длъжникът не плати въпреки официалното уведомително писмо, изпратено от счетоводителя, счетоводителят пристъпва към изпълнение на решение за събиране, осигурено по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент или чрез съдебно дело.
Член 89
Удължаване на срока за плащане
(член 80 от Финансовия регламент)
В сътрудничество с отговорния разпоредител с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и при условие че са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да плати лихвата, посочена в член 83, за целия допълнителен период от време, считано от крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
б)
за да се защитят правата на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на институцията.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на институцията.
При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по буква б) от първа алинея, когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 90
Събиране на глоби или други санкции
(членове 80 и 83 от Финансовия регламент)
1. Когато пред Съда на Европейския съюз бъде заведено дело срещу решение на Комисията за налагане на глоба или други санкции съгласно ДФЕС или Договора за Евратом и докато не бъдат изчерпани всички правни средства за защита, длъжникът или плаща условно съответните суми по банковата сметка, посочена от счетоводителя, или предоставя финансова гаранция, приемлива за счетоводителя. Гаранцията е независима от задължението за плащане на глобата, имуществената санкция или други санкции и е изпълнима при първо поискване. Тя покрива главницата и лихвите, дължими съгласно член 83, параграф 4.
2. Комисията обезпечава условно платените суми, като ги инвестира във финансови активи и по този начин гарантира сигурността и ликвидността на средствата, като същевременно се стреми да получи и финансов приход.
3. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е потвърдена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
условно събраните суми и лихвите и другите суми, които те са генерирали, се записват в бюджета в съответствие с член 83 от Финансовия регламент най-късно през финансовата година, следваща годината, през която са изчерпани всички правни средства за защита;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя се привежда в действие и съответните суми се записват в бюджета.
Когато размерът на глобата или на санкцията е увеличен от Съда, букви а) и б) от първа алинея се прилагат до сумите в решението на Комисията и счетоводителят събира съответстващата на увеличението сума, която се записва в бюджета.
4. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е отменена или намалена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
недължимо събраните суми заедно с начислените лихви се връщат на съответната трета страна. В случаите, в които цялостният генериран приход за съответния период е отрицателен, се възстановява номиналната стойност на недължимо събраните суми;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя съответно се освобождава.
Член 91
Отказ от събиране на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се откаже от цялостното или частично събиране на установено вземане само в следните случаи:
а)
когато предвидимите разходи по събирането ще надхвърлят дължимата сума и отказът от събиране няма да навреди на престижа на Съюза;
б)
когато вземането не може да бъде събрано поради изтеклото време или несъстоятелност на длъжника;
в)
когато събирането противоречи на принципа на пропорционалност.
2. В случаите по параграф 1, буква в) отговорният разпоредител с бюджетни кредити действа съгласно предварително установените в рамките на всяка институция процедури и прилага следните критерии, които са задължителни и приложими при всички обстоятелства:
а)
фактите, имащи отношение към сериозността на нередността, поради която е установено вземането (измама, повторно нарушение, умисъл, грижа, добросъвестност, явна грешка);
б)
отражението, което отказът от събиране ще има върху функционирането на Съюза и неговите финансови интереси (размер на сумата, риск от създаване на прецедент, уронване на авторитета на закона).
В зависимост от обстоятелствата по случая на отговорния разпоредител с бюджетни кредити може също да се наложи да вземе предвид следните допълнителни критерии:
а)
всяко нарушение на конкуренцията, което ще бъде причинено от отказа от събиране;
б)
икономическите и социалните щети, които ще бъдат причинени от събирането на вземането в пълен размер.
3. Решението за отказ от събиране по член 80, параграф 2 от Финансовия регламент се мотивира и упоменава положената грижа за обезпечаване на събирането и правните и фактическите основания за отказа. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити се отказва от събирането на вземане в съответствие с член 84.
4. Институцията не може да делегира правомощия за отказ от събиране на установено вземане в никой от следните случаи:
а)
когато сумата, предмет на отказването, е 1 000 000 EUR или повече;
б)
когато сумата, предмет на отказването, е 100 000 EUR или повече в случаите, в които това представлява 25 % или повече от установеното вземане.
Под праговете, посочени в първа алинея, всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отказ от събиране на установено вземане.
5. Всяка институция ежегодно изпраща на Европейския парламент и на Съвета доклад за отказите по параграфи 1-4 от настоящия член, отнасящи се до суми в размер на 100 000 EUR или повече. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Член 92
Отмяна на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. В случай на грешка отговорният разпоредител с бюджетни кредити отменя изцяло или частично установеното вземане в съответствие с членове 82 и 84 и посочва подходящи мотиви.
2. Всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отмяна на установено вземане.
Член 93
Правила относно давностните срокове
(член 81 от Финансовия регламент)
1. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни започва да тече при изтичане на крайния срок, съобщен на длъжника в дебитното известие съгласно член 80, параграф 3, буква б).
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза започва да тече от датата, на която плащането на вземането на третата страна стане дължимо съгласно съответното правно задължение.
2. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни се прекъсва от всяко действие на институция или на държава членка, действаща по искане на институция, за което третата страна е уведомена и което има за цел събирането на дълга.
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза се прекъсва от всяко действие, за което Съюзът е уведомен от своите кредитори или от името на своите кредитори и което има за цел събирането на дълга.
3. Нов давностен срок от пет години започва да тече в деня след прекъсването по параграф 2.
4. Всяко съдебно дело във връзка с вземане по параграф 1, включително делата пред съд, който по-късно се самообявява за некомпетентен по делото, прекъсва давностния срок. Новият давностен срок от пет години не започва, докато не бъде постановено съдебно решение със сила на пресъдено нещо или не бъде постигнато извънсъдебно споразумение между същите страни по същото дело.
5. Когато счетоводителят предостави на длъжника допълнително време за плащане съгласно член 89, това се счита за прекъсване на давностния срок. Новият давностен срок от пет години започва да тече от деня след този на изтичане на удължения срок за плащане.
6. Вземания не се събират след изтичане на давностния срок, установен в параграфи 1-5.
ГЛАВА 6
Разходни операции
Член 94
Решение за финансиране
(член 84 от Финансовия регламент)
1. Решението за финансиране съдържа съществените елементи на действие, при което се извършва разход от бюджета.
2. По-конкретно решението за финансиране излага следното:
а)
за безвъзмездните средства:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
приоритетите за годината, целите за изпълнение и предвидените резултати с разрешените бюджетни кредити за финансовата година;
iii)
съществените критерии за допустимост, подбор и отпускане, които ще бъдат използвани за подбор на предложения;
iv)
максималния възможен процент на съфинансиране и ако се предвиждат различни проценти, критериите, които следва да се спазват за всеки от тях;
v)
графика и индикативната стойност на поканите за представяне на предложения;
б)
за обществените поръчки:
i)
цялостния бюджетен пакет, предназначен за възлагането на обществени поръчки през годината;
ii)
индикативния брой и вида на предвидените обществени поръчки и ако е възможно, общо описание на техния предмет;
iii)
индикативния календар за започването на процедурите за възлагане на обществени поръчки;
в)
за доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
бюджетните кредити, заделени за доверителния фонд за годината, и сумите, предвидени за целия му срок на действие;
iii)
целите на доверителния фонд и неговия срок на действие;
iv)
правилата за управление на доверителния фонд;
v)
възможността за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субектите и лицата по член 187, параграф 2 от Финансовия регламент;
г)
за наградите:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
съществените условия за участие и критериите за присъждане;
iv)
графика на конкурса и размера на наградата или наградите;
д)
за финансовите инструменти:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
сумата, отпусната за финансовия инструмент;
iv)
индикативния график на изпълнението.
3. Когато работната програма по член 128 от Финансовия регламент съдържа информацията по буква а) от параграф 2 от настоящия член за безвъзмездните средства, финансирани от разрешените за финансовата година бюджетни кредити, решението за приемането ѝ се счита за решение за финансиране за тези безвъзмездни средства.
Що се отнася до обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти, когато изпълнението на съответните бюджетни кредити, разрешени за финансовата година, е предвидено в работна програма, съдържаща информацията по букви б), в), г) и д) от параграф 2 от настоящия член, решението за приемане на тази работна програма също се счита за решение за финансиране за съответните обществени поръчки, доверителни фондове, награди и финансови инструменти.
Ако работната програма не съдържа тази информация за една или повече дейности, тя трябва да претърпи съответните изменения или за съответната дейност да бъде прието индивидуално решение за финансиране.
4. Без да се засяга която и да е специфична разпоредба на основен акт, всяко съществено изменение на вече прието решение за финансиране следва същата процедура като първоначалното решение.
Раздел 1
Поемане на задължение за разход
Член 95
Глобални и временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобалното бюджетно задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, което само по себе си предвижда последващо поемане на едно или повече правни задължения, или чрез поемане на едно или повече правни задължения.
Споразуменията за финансиране в сферата на пряката финансова помощ за трети държави, включително бюджетната подкрепа, които представляват правни задължения, могат да пораждат плащания без поемане на други правни задължения.
2. Временното бюджетно задължение се изпълнява чрез поемане на едно или повече правни задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, в случай на разходи за управление на персонала или комуникационни разходи на институциите за отразяване на събития на Съюза, пряко чрез плащания.
Член 96
Приемане на глобално задължение
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобално задължение се поема въз основа на решение за финансиране.
Глобалното задължение се поема най-късно преди приемането на решението за подбор на получатели, а когато изпълнението на съответните бюджетни кредити включва приемане на работна програма по смисъла на член 188 - в най-кратки срокове след приемането на програмата.
2. Когато глобалното поето задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, втората алинея от параграф 1 не се прилага.
Член 97
Един подпис
(член 85 от Финансовия регламент)
1. От правилото, че бюджетното задължение и съответстващото му правно задължение се подписват от едно и също лице, се допускат изключения само в следните случаи:
а)
когато задълженията са временни;
б)
когато глобалните задължения се отнасят до споразумения за финансиране с трети държави;
в)
когато решението на институцията представлява правно задължение;
г)
когато глобалното задължение се изпълнява чрез няколко правни задължения, за които са отговорни различни разпоредители с бюджетни кредити;
д)
когато във връзка със сметки за авансови средства, предназначени за външните дейности, правните задължения трябва да бъдат подписани от служители на местните звена по член 72 по инструкция на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който обаче остава изцяло отговорен за съответните операции;
е)
когато институция е делегирала правомощия на разпоредител с бюджетни кредити на директора на междуинституционална европейска служба съгласно член 199, параграф 1 от Финансовия регламент.
2. Ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, подписал бюджетното задължение, отсъства и продължава да отсъства за период, несъвместим със сроковете за поемане на правното задължение, последното се поема от лицето, определено по приетите от всяка институция правила за заместване, при условие че това лице притежава статута на разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 65, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 98
Административни разходи, покривани с временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
Позициите, разглеждани като обичайни административни разходи, които могат да породят временни задължения, включват следното:
а)
разходи за персонал, независимо от това дали този персонал попада в обхвата на Правилника за персонала, или не, за други човешки ресурси и пенсии и за възнаграждение на експерти;
б)
разходи, отнасящи се до членовете на институцията;
в)
разходи за обучение;
г)
разходи за конкурси, подбор и назначаване;
д)
командировъчни;
е)
представителни разходи;
ж)
разходи за срещи;
з)
устни и писмени преводачи;
и)
обмен на длъжностни лица;
й)
редовен наем на движимо и недвижимо имущество или рутинни плащания по договори за недвижими имоти по смисъла на член 121 от настоящия регламент или вноски по заеми съгласно член 203, параграф 8 от Финансовия регламент;
к)
разни застраховки;
л)
почистване, поддръжка и сигурност;
м)
социални и медицински разходи;
н)
използване на далекосъобщителни услуги;
о)
финансови такси;
п)
правни разноски;
р)
обезщетения, включително лихви;
с)
работно оборудване;
т)
вода, газ и електроенергия;
у)
публикации на хартиен носител или в електронен формат;
ф)
комуникационни дейности, в които институциите участват с цел отразяване на събития на Съюза.
Член 99
Вписване на индивидуални правни задължения
(член 86 от Финансовия регламент)
В случай на глобално бюджетно задължение, последвано от едно или няколко индивидуални правни задължения, отговорният разпоредител с бюджетни кредити регистрира в централното счетоводство сумите по това или тези последователни индивидуални правни задължения.
При вписването в сметките се посочва съответното глобално задължение, към което се отнасят индивидуалните задължения.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити вписва сумите по сметките, преди да подпише съответното индивидуално правно задължение, освен в случаите по член 86, параграф 4, четвърта алинея от Финансовия регламент.
Във всички случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали съвкупната сума не надхвърля размера на глобалното задължение, което ги обхваща.
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Член 100
Утвърждаване и приемане за плащане
(член 88 от Финансовия регламент)
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи по смисъла на член 110, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително рутинните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен с официално решение на разпоредителя с бюджетни кредити и на негова отговорност в съответствие с член 65, параграф 5 от Финансовия регламент. Тези решения за оправомощаване се съхраняват за бъдещи справки.
Член 101
Резолюция „удостоверено вярно“ за плащанията по предварително финансиране
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията по предварително финансиране отговорният разпоредител с бюджетни кредити или технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява с резолюция „удостоверено вярно“, че условията, които се изискват в правното задължение за изплащане на предварителното финансиране, са изпълнени.
Член 102
Приемане за плащане на договори за възлагане на обществени поръчки за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до договори за възлагане на обществени поръчки, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвена от изпълнителя фактура;
б)
на самата фактура, или на вътрешен документ, придружаващ получената фактура, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на фактурата са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
Посочената в буква б) от първа алинея резолюция „удостоверено вярно“ удостоверява, че предвидените по договора услуги, доставки или строителни работи са надлежно извършени. За доставките и строителните работи длъжностното лице или друг технически компетентен служител съставят предварителен приемо-предавателен протокол и впоследствие окончателен такъв при изтичането на гаранционния срок, посочен в договора. Тези два протокола се считат за резолюция „удостоверено вярно“.
За рутинните плащания, включително плащанията за абонаменти или за курсове за обучение, резолюцията „удостоверено вярно“ удостоверява, че правото на кредитора е в съответствие с документите, оправдаващи плащането.
Член 103
Приемане за плащане на безвъзмездни средства за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до безвъзмездни средства, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвената от бенефициера заявка за плащане;
б)
на самата заявка за плащане, или на вътрешен документ, придружаващ получения отчет за разходи, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от длъжностно лице или друг технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на заявката за плащане са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
с резолюцията по буква б) от първа алинея длъжностното лице или другият технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява, че дейността или работната програма, изпълнена от бенефициера, е в пълно съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, включително, ако е приложимо, че декларираните от бенефициера разходи са допустими.
Член 104
Приемане за плащане на разходи за персонал
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията, които съответстват на разходи за персонала, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че са налични следните оправдателни документи:
а)
по отношение на месечната заплата:
i)
пълен списък на персонала с всички елементи на възнаграждението;
ii)
формуляр (личен информационен фиш) въз основа на взетите във всеки отделен случай решения, показващ при настъпване на промяна всяка промяна във всеки елемент на възнаграждението;
iii)
при назначаване на работа или на длъжност - заверено копие на решението за назначаване на работа или на длъжност, придружаващо утвърждаването на изплащането на първата заплата;
б)
по отношение на другите възнаграждения, като тези на служителите, на които се заплаща на час или на ден: справка, подписана от оправомощения служител, за отработените дни и часове;
в)
по отношение на извънредния труд: справка, подписана от оправомощения служител, за количеството извънреден труд;
г)
по отношение на командировъчните:
i)
заповедта за командироване, подписана от компетентния орган;
ii)
отчет за командировъчните, подписан от командирования и от по-висшестоящия служител, оправомощен за целта, в случай че командировъчните се различават от заповедта за командироване.
д)
по отношение на някои други административни разходи, свързани с персонала, включително абонаментите или курсовете за обучение, които според договора трябва да се платят предварително: оправдателната документация във връзка с решението, на което се основават разходите, съдържаща всички елементи за изчисляването им.
в отчета за командировъчните по буква г), подточка ii) от първа алинея се посочват мястото на командировката, датата и часът на заминаване и пристигане на мястото на командировката, пътните и дневните разходи и други надлежно разрешени разходи, при условие че бъдат представени оправдателни документи.
Член 105
Материална форма на резолюцията „прието за плащане“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 100. При компютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 106
Материална форма на резолюцията „удостоверено вярно“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 101. При компютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ може да бъде под формата на утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от технически компетентния служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Раздел 3
Разрешаване на плащане
Член 107
Проверки на плащанията от разпоредителя с бюджетни кредити
(член 89 от Финансовия регламент)
При съставянето на платежното нареждане отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че:
а)
платежното нареждане е надлежно издадено, което означава, че предварително е взето решение за утвърждаване под формата на резолюция „прието за плащане“, данните на бенефициера са верни и сумата е изискуема;
б)
платежното нареждане съответства на бюджетното задължение, към което е отнесено;
в)
разходът е отнесен към правилната бюджетна позиция;
г)
има налични бюджетни кредити.
Член 108
Задължителни реквизити на платежните нареждания и предаването им на счетоводителя
(член 89 от Финансовия регламент)
1. Платежното нареждане съдържа:
а)
финансовата година, за която трябва да се осчетоводи разходът;
б)
бюджетната статия и всяко друго евентуално подразделение;
в)
правното задължение, пораждащо право на плащане;
г)
бюджетното задължение, към което трябва да бъде отнесено;
д)
сумата, която подлежи на плащане, изразена в евро;
е)
името, адреса и данните на банковата сметка на бенефициера;
ж)
предмета на разхода;
з)
начина на извършване на плащането;
и)
инвентаризиране на активите в съответствие с член 248.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя.
Раздел 4
Плащане на разход
Член 109
Видове плащане
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
2. Междинно плащане, което може да се извършва неколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
3. Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
Член 110
Оправдателна документация
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране, включително когато се разделя на няколко плащания, се изплаща въз основа на договора, решението, споразумението или основния акт или въз основа на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали условията на въпросния договор, решение или споразумение са спазени. Ако датата на плащане на предварителното финансиране е определена в тези инструменти, изплащането на дължимата сума не подлежи на допълнително искане.
2. Междинните плащания и плащанията на остатъка се основават на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали финансираната дейност е извършена в съответствие с основния акт или решението или в съответствие с условията на договора или споразумението.
3. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя, при съблюдаване на принципа на добро финансово управление, характера на оправдателната документация по настоящия член в съответствие с основния акт, решенията, договорите и споразуменията. Междинните и окончателните доклади за техническото и финансовото изпълнение представляват оправдателни документи за целите на параграф 2.
4. Оправдателните документи се съхраняват от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Член 111
Срокове за плащане и лихва за забава
(член 92 от Финансовия регламент)
1. Под срок, предвиден за извършване на плащанията, се разбира срокът за утвърждаване, разрешаване и плащане на разходите.
Той започва да тече от датата на получаване на заявка за плащане.
Заявката за плащане се регистрира от оправомощената служба на отговорния разпоредител с бюджетни кредити във възможно най-кратък срок и се счита за получена на датата на своето регистриране.
Под дата на плащане се разбира датата, на която се дебитира сметката на институцията.
2. Заявката за плащане съдържа следните съществени елементи:
а)
име на кредитора;
б)
сума;
в)
валута;
г)
дата;
При липса на поне един съществен елемент заявката се отхвърля.
Кредиторът се уведомява писмено за отхвърлянето и за мотивите за него във възможно най-кратък срок и при всички случаи в срок от 30 календарни дни от датата на получаване на заявката за плащане.
3. В случай на спиране по член 92, параграф 2 от Финансовия регламент оставащият срок за плащане започва да тече отново от датата на получаване на изисканата информация или преработените документи или на датата на извършване на необходимата допълнителна проверка, включително проверки на място.
4. При изтичане на сроковете, определени в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, кредиторът има право на лихва в съответствие със следните условия:
а)
лихвените проценти са тези, посочени в член 83, параграф 2 от настоящия регламент;
б)
лихвата се дължи за периода от календарния ден, следващ датата на изтичане на срока за плащане, определен в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, до датата на плащането.
При все това, когато лихвата, изчислена в съответствие с разпоредбите на първа алинея, е по-ниска от 200 EUR или равна на 200 EUR, тя се изплаща на кредитора само при поискване, подадено в срок от два месеца от получаване на закъснялото плащане.
5. Всяка институция представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно спазването на сроковете и спирането на сроковете по член 92 от Финансовия регламент. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 7
Информационни системи
Член 112
Описание на информационните системи
(член 93 от Финансовия регламент)
Когато за обработка на операциите по изпълнението на бюджета се използват компютърни системи и подсистеми, се изисква изчерпателно и актуално описание на всяка система или подсистема.
Всяко описание определя съдържанието на всички полета за данни и описва как системата обработва всяка отделна операция. То показва подробно как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция.
Член 113
Периодично запаметяване
(член 93 от Финансовия регламент)
Данните в компютърните системи и подсистеми се запаметяват периодично и се съхраняват на сигурно място.
ГЛАВА 8
Вътрешен одитор
Член 114
Назначаване на вътрешния одитор
(член 98 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава своя вътрешен одитор съгласно правила, съобразени със специфичните ѝ особености и нужди. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета за назначаването на вътрешния одитор.
2. Всяка институция определя в зависимост от специфичните си особености и нужди обхвата на мисията на вътрешния одитор и подробно определя целите и процедурите за упражняването на функцията вътрешен одит при надлежно съблюдаване на международните стандарти за вътрешен одит.
3. Институцията може да назначава за вътрешен одитор на основание на конкретната му компетентност длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала и гражданин на някоя от държавите членки.
4. Ако две или повече институции назначат един и същ вътрешен одитор, те определят необходимите условия за търсенето на отговорност от него съгласно член 119.
5. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета при прекратяване на задълженията на вътрешния одитор.
Член 115
Ресурси за вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
Институцията осигурява на вътрешния одитор ресурсите, от които той се нуждае за правилно изпълнение на одиторската си функция, и устав за мисията, в който се посочват подробно неговите задачи, функции и задължения.
Член 116
Работна програма
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор приема работната си програма и я представя на институцията.
2. Институцията може да поиска от вътрешния одитор да извършва одити, които не са включени в работната програма по параграф 1.
Член 117
Докладване от вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор представя на институцията годишния отчет за вътрешния одит, предвиден в член 99, параграф 3 от Финансовия регламент, в който се посочват броят и видът на извършените вътрешни одити, основните отправени препоръки и предприетите по тези препоръки действия.
В годишния отчет се посочват и всички системни проблеми, открити от специалния орган, създаден по силата на член 73, параграф 6 от Финансовия регламент.
2. Всяка институция преценява дали отправените в отчетите на вътрешния ѝ одитор препоръки са подходящи за обмен на най-добри практики с останалите институции.
3. По време на изготвяне на своя отчет вътрешният одитор обръща особено внимание на цялостното спазване на принципа на добро финансово управление и се уверява, че са предприети подходящи мерки за постоянно подобряване и засилване на неговото прилагане.
Член 118
Независимост
(член 100 от Финансовия регламент)
Вътрешният одитор е изцяло независим при извършване на своите одити. Той не може да получава никакви указания, нито да бъде ограничаван по какъвто и да е начин по отношение на изпълнението на своите функции, които по силата на неговото назначаване му се възлагат съгласно Финансовия регламент.
Член 119
Отговорност на вътрешния одитор
(член 100 от Финансовия регламент)
Само институцията, действайки в съответствие с разпоредбите на настоящия член, може да търси отговорност от вътрешния одитор за неговите действия като длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала.
Институцията взема мотивирано решение за започване на разследване. Решението се съобщава на заинтересованата страна. Институцията може да възложи разследването, под своята пряка отговорност, на едно или повече длъжностни лица със степен, равна на степента на съответния служител или по-висока от нея. В хода на разследването се изслушва мнението на заинтересованата страна.
Докладът за разследването се предоставя на заинтересованата страна, която след това се изслушва от институцията по предмета на доклада.
Въз основа на доклада и изслушването институцията приема мотивирано решение за приключване на производството или мотивирано решение съгласно членове 22 и 86 от Правилника за персонала и приложение IХ към него. Решенията за налагане на дисциплинарни или финансови санкции се съобщават на заинтересованата страна и за информация - на другите институции и Сметната палата.
Заинтересованата страна има право да обжалва тези решения пред Съда на Европейския съюз съгласно предвиденото в Правилника за персонала.
Член 120
Обжалване пред Съда на Европейския съюз
(член 100 от Финансовия регламент)
Без да се засягат начините за обжалване, предвидени в Правилника за персонала, вътрешният одитор има право да обжалва пряко пред Съда на Европейския съюз всеки акт във връзка с изпълнението на неговите задължения като вътрешен одитор. Жалбата се подава в тримесечен срок от календарната дата, на която той е уведомен за съответния акт.
По такива жалби се провеждат разследване и изслушване съгласно предвиденото в член 91, параграф 5 от Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Раздел 1
Обхват и принципи на възлагането
Член 121
Определения и обхват
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Договорите за недвижими имоти обхващат закупуването, дългосрочното наемане, плодоползването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на земя, съществуващи сгради или други недвижими имоти.
2. Договорите за доставки обхващат закупуването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на стоки. Договор за доставка на стоки и евентуално за монтаж и инсталиране се счита за договор за доставка.
3. Договорите за строителство обхващат изпълнението или проектирането и изпълнението на строителни работи или на строеж, свързани с една от дейностите, посочени в приложение I към Директива 2004/18/ЕО, или изпълнението, по какъвто и да е начин, на строеж, съответстващ на посочените от възложителя изисквания. Понятието „строеж“ означава резултатът от строителство или от граждански инженеринг, взети като цяло, който е достатъчен сам по себе си за изпълнение на икономическа или техническа функция.
4. Договорите за услуги обхващат всички интелектуални и неинтелектуални услуги, различни от тези в обхвата на договорите за доставки, договорите за строителство и договорите за недвижими имоти.
Договор, който обхваща два или повече вида обществени поръчки (за строителство, услуги или доставки), се възлага в съответствие с разпоредбите, които се прилагат за вида обществена поръчка, характеризираща основния предмет на този договор.
В случай на смесени договори, състоящи се от услуги и доставки, основният предмет се определя чрез сравняване на стойностите на съответните услуги или доставки.
Всяко позоваване на номенклатурите в контекста на обществените поръчки се прави, като се използва Общият терминологичен речник, свързан с обществените поръчки (CPV), изложен в Регламент (ЕО) № 2195/2002 на Европейския парламент и на Съвета (11).
5. Понятията „изпълнител на строителни работи“, „доставчик“ и „доставчик на услуги“ се отнасят до всяко физическо или юридическо лице, публичноправен субект или обединение на такива лица и/или органи, които предлагат да извършат строителни работи, да доставят стоки и да предоставят услуги. Понятието „икономически оператор“ включва изпълнителите на строителни работи, доставчиците и доставчиците на услуги. „Оференти“ означава икономическите оператори, подали оферта. „Кандидати“ означава лицата, поискали да бъдат допуснати до участие в ограничена процедура, състезателен диалог или процедура на договаряне. „Потенциални оференти“ означава икономическите оператори, включени в списък на потенциалните оференти съгласно член 136, параграф 1, буква б).
Обединенията на икономически оператори имат право да представят оферти или да кандидатстват. Възложителите не могат да изискват от обединенията да имат определена правна форма, за да бъдат допуснати да представят оферта или заявление за участие, но от избраното обединение може да бъде изискано да приеме определена правна форма, след като му бъде възложена поръчката, ако тази промяна е необходима за доброто изпълнение на поръчката.
6. Службите на институциите на Съюза се считат за възложители освен в случаите, в които сключват помежду си административни споразумения за предоставяне на услуги, доставка на стоки, извършване на строителни работи или изпълняване на договори за недвижими имоти.
7. „Техническа помощ“ означава дейностите за оказване на подкрепа и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, по-конкретно подготвителните, управленските, мониторинговите, оценъчните, одитните и контролните дейности.
8. Всички контакти с изпълнителите, включително сключването на договори и техните изменения, могат да бъдат извършвани посредством системи за електронен обмен, осигурени от възложителя.
9. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, които се предават чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат да подписват електронно или да предават документ чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да се идентифицират чрез системата по установен начин;
г)
трябва да бъдат точно определени часът и датата на електронната операция;
д)
трябва да се запазва целостта на документите;
е)
документите трябва да продължат да бъдат налични;
ж)
при необходимост, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
гарантират защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
10. За изпратените или получените чрез такава система данни важи правната презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, който е изпратен или за който е изпратено уведомление чрез такава система, се счита за еквивалентен на документ на хартиен носител, допустим е като доказателство в правни производства, счита се за оригинален и се ползва с правната презумпция за автентичност и цялост, при условие че не притежава никакви динамични характеристики, които могат да доведат до автоматичната му промяна.
Електронните подписи по буква б) от параграф 9 имат равностойно правно действие на писмено положени подписи.
Член 122
Рамкови споразумения и отделни договори
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Срокът на действие на рамково споразумение не може да превишава четири години освен в изключителни случаи, надлежно обосновани по-специално от предмета на рамковото споразумение.
Отделните договори, които се основават на рамковите споразумения, се възлагат в съответствие с условията на рамковото споразумение само между възложителите и изпълнителите по рамковото споразумение.
При възлагането на отделни договори страните не могат да внасят съществени изменения в рамковото споразумение.
2. Когато рамково споразумение се сключва с един икономически оператор, отделните договори се възлагат в рамките на условията, установени в рамковото споразумение.
При надлежно обосновани обстоятелства възложителите могат да се консултират писмено с изпълнителя, като поискат от него при необходимост да допълни своята оферта.
3. Когато рамково споразумение трябва да бъде сключено с няколко икономически оператори, то се сключва с поне трима оператори, при условие че има достатъчен брой икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор, или достатъчен брой допустими оферти, които отговарят на критериите за възлагане.
Рамково споразумение с няколко икономически оператори може да приеме формата на отделни договори, съдържащи еднакви условия.
Отделните договори, основаващи се на рамковите споразумения, сключени с няколко икономически оператори, се възлагат при спазване на следните условия:
а)
при рамкови споразумения без повторно провеждане на конкурс - чрез прилагане на условията, установени в рамковото споразумение;
б)
при рамкови споразумения с повторно провеждане на конкурс - след като страните отново са се конкурирали въз основа на същите и ако е необходимо, на по-точно формулирани условия, както и когато е уместно, въз основа на други условия, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
За всеки отделен договор, който трябва да бъде възложен в съответствие с условията на трета алинея, буква б), възложителите се консултират писмено с изпълнителите по рамковото споразумение, като определят срок, който е достатъчно дълъг за представяне на офертите. Офертите се представят в писмена форма. Възложителите възлагат всеки отделен договор на оферента, представил най-добрата оферта въз основа на критериите за възлагане, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
4. В секторите, характеризиращи се с бързи промени на цените и бързо технологично развитие, рамковите споразумения без повторно провеждане на конкурс съдържат клауза или за преразглеждане в средата на периода, или за система за сравнителен анализ. След преразглеждането в средата на периода, ако първоначално определените условия вече не са адаптирани към изменението на цените или към развитието на технологиите, възложителят може да не използва въпросното рамково споразумение и предприема необходимите мерки за неговото прекратяване.
5. Само отделните договори, които се основават на рамкови споразумения, се предшестват от поемане на бюджетно задължение.
Раздел 2
Публикуване
Член 123
Обявяване на поръчките, попадащи в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Публикуването на поръчки на стойност, равна на праговете, установени в член 170, параграф 1, или по-голяма тях, се извършва под формата на обявление за обществена поръчка, без да се засягат разпоредбите на член 134, и под формата на обявление за възлагане. Обявлението за предварителна информация е задължително само когато възложителят възнамерява да използва възможността за съкращаване на сроковете за получаване на оферти съгласно член 152, параграф 4.
2. Обявлението за предварителна информация е обявлението, чрез което възложителите оповестяват индикативно прогнозите за общата стойност и предмета на поръчките и рамковите споразумения, които възнамеряват да възложат през дадена финансова година, с изключение на поръчките по процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
Обявлението за предварителна информация се публикува или от Службата за публикации на Европейския съюз (наричана по-нататък „Службата за публикации“), или от самите възложители в своя профил на купувач.
Задължителното обявление за предварителна информация се изпраща на Службата за публикации или се публикува в профила на купувач във възможно най-кратък срок и във всички случаи не по-късно от 31 март на всяка финансова година.
Възложителите, които публикуват обявлението за предварителна информация в своя профил на купувач, изпращат на Службата за публикации, по електронен път и като използват формата и процедурите за изпращане, посочени в точка 3 от приложение VIII към Директива 2004/18/ЕО, обявление, в което се съобщава публикуването на обявление за предварителна информация в профил на купувач.
3. Обявлението за обществена поръчка е начинът, по който възложителите обявяват намерението си да започнат процедура за възлагане на обществена поръчка, сключване на рамково споразумение или създаване на динамична система за покупки в съответствие с член 131. Без да се засягат договорите, сключени след процедура на договаряне съгласно член 134, обявлението за поръчка е задължително за договорите с прогнозна стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1.
То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
При открита процедура в обявлението за поръчка се посочват датата, часът, а когато е уместно, и мястото на заседанието на комисията за отваряне на офертите, на което могат да присъстват оферентите.
Възложителите съобщават дали допускат варианти и посочват минималните нива на капацитет, които изискват, ако използват възможността, предвидена в член 146, параграф 2, втора алинея. Те определят критериите за подбор по член 146, които възнамеряват да използват, минималния брой кандидати, които планират да поканят като оференти, и когато е уместно, максималния брой на тези кандидати, както и обективните и недискриминационни критерии, които възнамеряват да прилагат, за да ограничат броя, в съответствие с член 128, параграф 1, втора алинея.
При неограничен, пряк и пълен достъп до процедурата за възлагане на поръчка по електронен път, и по-специално в динамичните системи за покупки по член 131, в обявлението за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който могат да бъдат разгледани тези документи.
Възложителите, които желаят да организират конкурс, оповестяват намерението си чрез обявление.
Когато е уместно, възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, че процедурата за възлагане на обществена поръчка е междуинституционална процедура за възлагане на обществена поръчка. В тези случаи в обявлението за обществена поръчка се посочват институциите, изпълнителните агенции или органите по член 208 от Финансовия регламент, които участват в процедурата за обществена поръчка, институцията, отговаряща за процедурата за обществена поръчка, и общият обем на договорите за всички тези институции, изпълнителни агенции или органи.
4. Обявлението за възлагане съдържа резултатите от процедурата за възлагане на поръчки, за сключване на рамкови споразумения или за възлагане на поръчки, основани на динамична система за покупки. При поръчките, чиято стойност е равна на праговете или превишава праговете, определени в член 170, параграф 1, обявлението за възлагане е задължително. То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
Обявлението за възлагане се изпраща на Службата за публикации не по-късно от 48 календарни дни от датата на подписване на договора или рамковото споразумение. При все това обявленията, които се отнасят до поръчки, основани на динамична система за покупки, могат да се групират по тримесечия. В тези случаи те се изпращат на Службата за публикации не по-късно от 48 дни след края на всяко тримесечие.
Възложителите, които са провели конкурс за проект, изпращат на Службата за публикации обявление за резултатите от него.
В случай на междуинституционални процедури обявлението за възлагане се изпраща от отговорния за процедурата възложител.
Обявлението за възлагане се изпраща и на Службата за публикации в случай на договор или рамково споразумение на стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1, и възложени съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, достатъчно рано, за да може публикуването да се направи преди подписване на договора, в съответствие с реда и условията, предвидени в член 171, параграф 1.
Без да се засягат разпоредбите на член 21, информацията относно стойността и изпълнителите на отделните договори, основани на рамково споразумение, през дадена финансова година се публикува на интернет сайта на възложителя не по-късно от 30 юни след края на тази финансова година, ако в резултат на сключването на отделен договор или на съвкупния обем на отделните договори праговете по член 170, параграф 1 бъдат надвишени.
5. Обявленията се съставят в съответствие със стандартните формуляри, приети от Комисията по силата на Директива 2004/18/ЕО.
Член 124
Обявяване на поръчките, които не попадат в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Поръчките на стойност под праговете, посочени в член 170, параграф 1, се обявяват по подходящ начин, за да се гарантират конкурентна процедура и безпристрастност на процедурата за възлагане на обществена поръчка. Обявяването включва:
а)
обявление за обществена поръчка съгласно член 123, параграф 3 или обявление за покана за изразяване на интерес за поръчките със сходен предмет, чиято стойност е по-голяма от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
подходящо предварително оповестяване по интернет за поръчките на стойност, по-голяма от сумата, посочена в член 137, параграф 2.
2. Списък на изпълнителите, на които са възложени поръчки за недвижими имоти и поръчки, обявени за секретни в съответствие с член 134, параграф 1, буква й) от настоящия регламент, се публикува само веднъж годишно, като в него се посочват предметът и стойността на възложените поръчки. Този списък се изпраща на Европейския парламент и на Съвета. Когато става дума за Комисията, той се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността съгласно член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
3. Информацията за поръчките на стойност, по-голяма от посочената в член 137, параграф 1, които не са били предмет на отделно обявление за възлагане, се изпраща на Службата за публикации. Годишните списъци на изпълнителите се изпращат не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
4. Информацията във връзка с поръчките на стойност, по-голяма от сумата по параграф 137, параграф 2, се публикува на интернет сайта на институцията не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
Член 125
Публикуване на обявленията
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Службата за публикации публикува обявленията по членове 123 и 124 в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от дванадесет календарни дни след тяхното изпращане.
Посоченият в първа алинея срок се съкращава на пет календарни дни за ускорените процедури по член 154.
2. Възложителите трябва да могат да представят доказателство за датата на изпращане.
Член 126
Други форми на обявяване
(член 103 от Финансовия регламент)
Освен обявяването, предвидено в членове 123, 124 и 125, поръчките могат да бъдат обявявани и по всякакъв друг начин, и по-специално в електронна форма. Всяко обявяване упоменава обявлението, публикувано в Официален вестник на Европейския съюз съгласно член 125, ако е публикувано обявление, и не може да предшества публикуването на това обявление, което е единственото действително.
Това обявяване не може да въвежда никаква дискриминация между кандидатите или оферентите, нито да съдържа данни, различни от данните, които се съдържат в обявлението за обществена поръчка, ако такова е публикувано.
Раздел 3
Процедури за възлагане на обществени поръчки
Член 127
Видове процедури за възлагане на обществени поръчки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Поръчките се възлагат чрез процедура за възлагане, като се използва откритата процедура, ограничената процедура или процедурата на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, или чрез процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е уместно след провеждане на конкурс.
2. Процедурите за възлагане на обществени поръчки са открити, когато всички заинтересовани икономически оператори имат право да подадат оферта. Това важи и за динамичните системи за покупки по член 131.
Процедурите за възлагане на обществени поръчки са ограничени, когато всички икономически оператори могат да поискат да участват, но да представят оферта или решение съгласно процедурата на състезателен диалог, посочена в член 132, имат право само кандидатите, които отговарят на критериите за подбор по член 146 и са поканени едновременно и в писмена форма от възложителите.
Етапът на подбор може да бъде повтарян за всяка отделна поръчка, също и при състезателен диалог, или може да включва съставянето на списък на потенциални кандидати в рамките на процедурата по член 136, параграф 1, буква а).
3. При процедурата на договаряне възложителите се обръщат към избрани от тях оференти, които отговарят на критериите за подбор по член 146, и договарят условията на техните оферти с един или повече от тях.
При процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка по член 135 възложителите едновременно и писмено отправят покана към избраните кандидати за участие в договаряне.
4. Конкурсите са процедури, които дават възможност на възложителите да получат, главно в областта на архитектурата и гражданския инженеринг или обработката на данни, план или проект, предложени от тръжна комисия след тръжна процедура със или без присъждане на награди.
Член 128
Брой на кандидатите при ограничените процедури или процедурите на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
1. При ограничената процедура и процедурите по член 136, параграф 1, букви а) и б) броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, не може да бъде по-малък от петима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Възложителят може също да предвиди максимален брой кандидати в зависимост от предмета на поръчката и въз основа на обективни и недискриминационни критерии за подбор. В такива случаи максималният брой кандидати и критериите се посочват в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес по членове 123 и 124.
Във всички случаи броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. При процедурите на договаряне и след състезателен диалог броят на кандидатите, поканени за участие в преговори или да подадат оферта, не може да бъде по-малък от трима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
Първа и втора алинея не се прилагат за следното:
а)
поръчките с много ниска стойност съгласно член 137, параграф 2;
б)
поръчките за правни услуги съгласно номенклатурата CPV;
в)
поръчките, които са обявени за секретни съгласно член 134, параграф 1, буква й).
3. Когато броят на кандидатите, които отговарят на критериите за подбор и на минималните изисквания, е под минималния брой, определен в параграфи 1 и 2, възложителят може да продължи процедурата, като покани кандидата или кандидатите с необходимия капацитет. При все това възложителят не може да включва други икономически оператори, които не са били първоначално поканени да участват в процедурата, или кандидати, които не разполагат с нужния капацитет.
Член 129
Протичане на процедурата на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
Възложителите се договарят с оферентите по подадените от тях оферти, за да ги приспособят към изискванията, изложени в обявлението за обществена поръчка по член 123 или в спецификациите и във всички допълнителни документи, и за да преценят коя е икономически най-изгодната оферта.
По време на преговорите възложителите гарантират равно третиране на всички оференти.
Когато възложителите могат, в съответствие с член 135, да възлагат поръчки чрез процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, те могат да организират процедурата на договаряне да се проведе на етапи, за да се намали броят на офертите, по които ще се водят преговори, като същевременно прилагат критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка или спецификациите. В обявлението за обществена поръчка или спецификациите се посочва, че тази възможност ще бъде използвана.
Член 130
Конкурси
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Заинтересованите от участие в конкурса се уведомяват за правилата за неговото организиране.
Броят на поканените да участват кандидати трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава тръжна комисия. В нея участват изключително физически лица, които са независими от участниците в конкурса. Когато за участие в конкурс се изисква конкретна професионална квалификация, минимум една трета от членовете на тръжната комисия трябва да притежават същата или равностойна квалификация.
Тръжната комисия изразява становищата си независимо. Нейните становища се приемат въз основа на проекти, внесени от кандидатите анонимно, и единствено с оглед на критериите, посочени в обявлението за конкурс.
3. Предложенията на тръжната комисия въз основа на качествата на всеки проект и нейните бележки се отразяват в протокол, подписан от нейните членове.
Кандидатите запазват своята анонимност, докато тръжната комисия изрази становище.
Тръжната комисия може да поиска от кандидатите да отговорят на въпросите, записани в протокола, за да разяснят даден проект. За последвалия диалог се съставя пълен протокол.
4. След това възложителят взема решение, в което се посочват името и адресът на избрания кандидат и мотивите за избора съобразно критериите, посочени в обявлението за конкурс, особено ако изборът се отклонява от предложенията в становището на тръжната комисия.
Член 131
Динамична система за покупки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Динамичната система за покупки е изцяло електронен процес за обичайни покупки, която е отворена по време на функционирането си за всички икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор и са представили примерна оферта, която съответства на спецификацията, както и на всички допълнителни документи. Примерните оферти могат да бъдат усъвършенствани във всеки един момент, при условие че продължават да отговарят на спецификацията.
2. За целите на създаването на динамичната система за покупки възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което се посочва, че се използва динамична система за покупки, и което съдържа интернет адреса за неограничен, пряк и пълен достъп до спецификацията и всички допълнителни документи от момента на публикуване на обявлението до преустановяване на функционирането на системата.
Те посочват в спецификацията, наред с другите въпроси, естеството на планираните покупки съгласно тази система, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
3. По време на функционирането на динамичната система за покупки възложителите предоставят на всеки икономически оператор възможност да представи примерна оферта с цел да бъде приет в системата съгласно условията, посочени в параграф 1. Те завършват оценката в максимален срок от 15 дни от датата на представянето на примерната оферта. Въпреки това те могат да удължат периода за оценка, при условие че междувременно не бъде обявена покана за представяне на оферти.
При първа възможност възложителят уведомява оферентите, че са приети в динамичната система за покупки или че офертата им е отхвърлена.
4. Всяка отделна поръчка подлежи на покана за представяне на оферти. Преди издаването на тази покана възложителите публикуват опростено обявление за обществена поръчка, с което всички заинтересовани икономически оператори се поканват да представят примерна оферта в рамките на срок, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено опростеното обявление. Възложителите не могат да продължат тръжната процедура, преди да са завършили оценяването на всички примерни оферти, получени преди този краен срок.
Възложителите поканват всички приети в системата оференти да представят оферта в рамките на разумен срок. Те възлагат поръчката на оферента, който е представил икономически най-изгодната оферта на базата на критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка за създаване на динамична система за покупки. Тези критерии, ако е уместно, могат да бъдат формулирани по-прецизно в поканата за представяне на оферти.
5. Динамичната система за покупки не може да функционира повече от четири години, освен в надлежно оправдани извънредни случаи.
Възложителите не могат да използват тази система, за да предотвратяват, ограничават или нарушават конкуренцията.
Не се начисляват такси на заинтересованите икономически оператори или на страните по системата.
Член 132
Състезателен диалог
(член 104 от Финансовия регламент)
1. В случай на особено сложни поръчки, при които възложителят счита, че директното използване на откритата процедура или до съществуващите условия, уреждащи ограничената процедура, няма да позволи поръчката да бъде възложена на оферента, чиято оферта е икономически най-изгодна, възложителят може да използва състезателния диалог, посочен в член 29 от Директива 2004/18/ЕО.
За „особено сложна“ се счита поръчка, при която възложителят не може по обективен начин да определи техническите средства за удовлетворяване на своите нужди или цели или да установи правната или финансовата рамка на проекта.
2. Възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което излагат своите нужди и изисквания, дефинирани в това обявление и/или в описателен документ.
3. Възложителите започват диалог с кандидатите, които отговарят на критериите за подбор, установени в член 146, с цел да установят и определят средствата, които са най-подходящи за удовлетворяването на техните нужди.
По време на диалога възложителите гарантират равно третиране на всички оференти, както и поверителност на предложените решения или на предадената друга информация от кандидат, който участва в диалога, освен ако кандидатът се съгласи с тяхното оповестяване.
Възложителите могат да предвидят процедурата да се осъществи на последователни етапи с цел да се намали броят на решенията, които ще бъдат обсъдени по време на диалога, чрез прилагането на посочените в обявлението за обществена поръчка или описателния документ критерии за възлагане, ако възможността за това е предвидена в обявлението за обществена поръчка или в описателния документ.
4. След като информират участниците, че диалогът е приключил, възложителите ги канят да представят окончателните си оферти на базата на решението или решенията, изложени и определени по време на диалога. Тези оферти съдържат всички елементи, изисквани и необходими за изпълнението на проекта.
По искане на възложителя тези оферти могат да бъдат изяснявани, уточнявани и усъвършенствани, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или поканата за представяне на оферти, чиито промени биха могли да нарушат конкуренцията или да имат дискриминиращ ефект.
По искане на възложителя оферентът, за който е установено, че е представил икономически най-изгодната оферта, може да бъде приканен да изясни аспекти на офертата или да потвърди съдържащите се в офертата ангажименти, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или на поканата за представяне на оферти, както и че няма риск от нарушаване на конкуренцията или причиняване на дискриминация.
5. Възложителите могат да определят цените или плащанията за участниците в диалога.
Член 133
Съвместна процедура за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
В случай на съвместна процедура за обществена поръчка между една институция и възложителя от една или повече държави членки, държави от ЕАСТ или страни, кандидатки за членство в ЕС, се прилагат процедурните разпоредби, приложими за институцията.
Когато принадлежащият на възложителя от държава членка или управляван от него дял от общата прогнозна стойност на поръчката е 50 % или повече, или в други надлежно обосновани случаи, институцията може да реши да прилага процедурните правила, приложими за възложителя от държавата членка, при условие че те могат да се приемат за еквивалентни на правилата на институцията.
Институцията и възложителят от държавите членки, държавите от ЕАСТ или страните, кандидатки за членство в ЕС, засегнати от съвместната процедура за обществена поръчка, се споразумяват по-специално за практическите правила за оценката на заявленията за участие или на офертите, за възлагането на обществената поръчка, за приложимото към договора право и за компетентния съд за разрешаване на спорове.
Член 134
Прилагане на процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато не са подадени оферти или подходящи оферти, или заявления за участие в отговор на открита или ограничена процедура след приключването на първоначалната процедура, при условие че първоначалните условия на поръчката, изложени в тръжните документи, посочени в член 138, не са съществено променени;
б)
когато по технически или художествени причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен икономически оператор;
в)
доколкото това е наложително, когато поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на възложителя, е невъзможно да се спазят сроковете за другите процедури, посочени в членове 152, 153 и 154;
г)
когато след проведен конкурс следва да се възложи поръчка за услуги и в съответствие с приложимите правила тя следва да се възложи на успелия кандидат или на някой от успелите кандидати; във втория случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
д)
за допълнителни услуги и строителни работи, които не са включени в първоначално планирания проект, нито в първоначалната поръчка, но които поради непредвидени обстоятелства са станали необходими за предоставянето на услугите или извършването на работите в съответствие с условията по параграф 2;
е)
за нови услуги или строителни работи, които представляват повторение на сходни услуги или работи, възложени на икономическия оператор, изпълняващ първоначалната поръчка, от същия възложител, при условие че тези услуги или работи съответстват на основния проект и че този проект е бил предмет на първоначална поръчка, възложена при условията на открита или ограничена процедура съгласно посочените в параграф 3 условия;
ж)
при поръчки за доставки:
i)
за допълнителни доставки, чиято цел е или частична подмяна на обичайни доставки или монтажи, или разширяване на съществуващи доставки или монтажи, когато евентуалната смяна на доставчика би задължила възложителя да придобие оборудване с различни технически характеристики, водещо до несъвместимост или непропорционални технически трудности при експлоатацията и поддръжката; срокът на такива поръчки не може да надхвърля три години;
ii)
когато стоките се произвеждат единствено за целите на научни изследвания, експерименти, проучвания или развойна дейност, с изключение на тестовете за търговска жизнеспособност и широкомащабното производство с цел възстановяване на разходите за научна и развойна дейност;
iii)
по отношение на доставки, които се котират и купуват на стокова борса;
iv)
по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
при поръчки за недвижими имоти след проучване на местния пазар;
и)
за поръчки за правни услуги съгласно номенклатурата CPV, при условие че тези поръчки са оповестени по подходящ начин;
й)
за поръчки, обявени като секретни от институцията или от органите, оправомощени от тази институция, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде придружавано от специални мерки за сигурност в съответствие с действащите административни разпоредби или когато се налага за защита на основни интереси на Съюза.
2. За допълнителните услуги и строителни работи по параграф 1, буква д) възложителят може да приложи процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, при условие че поръчката се възлага на изпълнителя, който изпълнява поръчката в следните случаи:
а)
когато допълнителните поръчки не могат да бъдат технически или икономически отделени от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства на възложителя;
б)
когато услугите или строителните работи, макар и отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване.
Съвкупната стойност на допълнителните поръчки не може да надхвърля 50 % от стойността на първоначалната поръчка.
3. В случаите, посочени в параграф 1, буква е) от настоящия член, възможността за прилагане на процедура на договаряне се посочва незабавно след обявяването на тръжната процедура за първата поръчка, а оценката на общата стойност на последващите услуги или работи се взема предвид при изчисляването на праговете по член 170, параграф 1. Тази процедура може да се прилага само по време на изпълнението на първоначалната поръчка и най-късно в срок от три години след подписването на договора.
Член 135
Прилагане на процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато са подадени нередовни или неприемливи оферти, по-конкретно по отношение на критериите за подбор и възлагане, в отговор на открита или ограничена процедура или състезателен диалог, които са приключили, при условие че първоначалните условия на поръчката, посочени в поканата за представяне на оферти по член 138, не са съществено променени, без да се засяга прилагането на параграф 2 от настоящия член;
б)
в изключителни случаи, включващи строителни работи, доставки или услуги, когато техният характер или рискове не позволяват предварително общо ценообразуване от оферента;
в)
когато характерът на услугата, която ще бъде възложена, особено в случаите на финансови и интелектуални услуги, не позволява условията на поръчката да бъдат определени с достатъчна точност, за да може да бъде възложена след избор на най-добрата оферта в съответствие с правилата за провеждане на открита или ограничена процедура;
г)
при поръчките за строителни работи, когато работите се извършват единствено за целите на научни изследвания, изпитвания или развойна дейност, а не с цел осигуряване на печалба или възстановяване на разходи за научни изследвания и развойна дейност;
д)
при поръчките за услуги, посочени в приложение IIБ към Директива 2004/18/ЕО, при условията на член 134, параграф 1, букви и) и й) от настоящия регламент, както и на параграф 2 от него;
е)
за научноизследователски и развойни услуги, различни от тези, при които ползите остават изключително на възложителя за негова употреба при упражняване на собствената му дейност, при условие че предоставената услуга е изцяло платена от възложителя;
ж)
за поръчки за услуги за придобиване, разработване, производство или съвместно производство на програмен материал, предназначен за излъчване от радио- и телевизионни оператори, и поръчки за програмно време.
2. В случаите по параграф 1, буква а) възложителите могат да се въздържат от публикуване на обявление за обществена поръчка, ако в процедурата на договаряне са включени всички оференти и само оферентите, отговарящи на критериите за подбор, които при предишната процедура са подали оферти в съответствие с формалните изисквания на процедурата за обществени поръчки.
Член 136
Процедура с покана за изразяване на интерес
(член 104 от Финансовия регламент)
1. За поръчките на стойност, непревишаваща сумата, посочена в член 170, параграф 1, и без да се засягат разпоредбите на членове 134 и 135, възложителите могат да използват покана за изразяване на интерес за следното:
а)
да направят предварителен подбор на кандидатите, които ще бъдат поканени да изпратят оферти в отговор на предстоящи покани за участие в ограничени тръжни процедури;
б)
да изготвят списък с потенциални оференти, които ще бъдат поканени да подадат заявления за участие или оферти.
2. Списъкът, който се съставя след покана за изразяване на интерес, е валиден за следния период:
а)
не повече от три години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая, посочен в параграф 1, буква а) от настоящия член;
б)
не повече от пет години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая на списък с потенциални оференти, посочен в параграф 1, буква б) от настоящия член.
Списъкът, посочен в първа алинея, може да включва подсписъци.
Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период.
3. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички кандидати или потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да предприемат едно от следните действия:
а)
да подадат оферта в случая по параграф 1, буква а);
б)
в случая на списък по параграф 1, буква б) да подадат едно от следните:
i)
оферти, съдържащи документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор;
ii)
документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор и на втори етап, оферти - за тези, които изпълняват тези критерии.
Член 137
Поръчки с ниска стойност
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка с консултация с най-малко трима кандидати може да се използва за поръчки с ниска стойност, която не надвишава 60 000 EUR.
Ако след консултация с кандидатите възложителят получи само една оферта, която е технически и административно приемлива, поръчката може да се възложи, при условие че са изпълнени критериите за възлагане.
2. Поръчки с много ниска стойност, която не надвишава 15 000 EUR, могат да бъдат възложени въз основа на една оферта след процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
3. Плащанията на разходи, които не надвишават 1 000 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Член 138
Тръжна документация
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация включва най-малко:
а)
поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога съгласно процедурата, посочена в член 132;
б)
приложената спецификация или, в случай на състезателен диалог по член 132, документ, който описва нуждите и изискванията на възложителя, или интернет адреса, на който са публикувани спецификацията или документът;
в)
проектодоговора, базиран на образеца на договор.
Буква в) от първа алинея не се прилага за случаите, в които поради извънредни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да бъде използван.
В тръжната документация се посочват мерките за оповестяване, предприети съгласно членове 123-126.
2. В поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога се съдържа поне следното:
а)
правилата за подаване и представяне на офертите, и по-специално крайната дата и час за подаване, евентуалното изискване за използване на стандартен формуляр за отговор, документацията, която трябва да бъде приложена, включително документите за доказване на финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности съгласно член 146, ако не са посочени в обявлението за обществена поръчка, както и адреса, на който трябва да бъдат изпратени;
б)
декларация, че изпращането на оферта предполага приемане на спецификацията по параграф 1, за която се отнася офертата, и че изпращането на оферта обвързва изпълнителя, на когото се възлага поръчката, за целия срок на нейното изпълнение;
в)
срока, за който офертата е валидна и не може да бъде променяна по никакъв начин;
г)
забрана на контактите между възложителя и оферента по време на процедурата, освен по изключение в случаите по член 160 и когато се предвижда посещение на място, като се определят условията за извършване на посещението;
д)
при състезателен диалог - датата и адреса, определени за започване на етапа на консултации.
3. В спецификациите се определят най-малко:
а)
критериите за отстраняване и подбор, които се прилагат към поръчката, освен при състезателен диалог, ограничена процедура и процедура на договаряне след публикуване на обявление съгласно член 135; в такива случаи критериите се посочват единствено в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес;
б)
критериите за възлагане и относителната им тежест или, когато е уместно, тяхната подредба по значимост в низходящ ред, ако това не е посочено в обявлението за обществена поръчка;
в)
техническите спецификации, посочени в член 139;
г)
минималните изисквания, чиито варианти трябва да бъдат изпълнени в процедурите по член 149, параграф 2, съгласно които поръчката се възлага на участника, предложил икономически най-изгодната оферта, когато възложителят е посочил в обявлението за обществена поръчка, че подобни варианти се допускат;
д)
указание, че се прилага Протоколът за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз или, при необходимост, Виенската конвенция за дипломатическите отношения или Виенската конвенция за консулските отношения;
е)
доказателствата, позволяващи участие в процедура за обществена поръчка съгласно член 172;
ж)
в динамичната система за покупки, посочена в член 131, уточняване на естеството на планираните покупки, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Образецът на договор определя по-конкретно:
а)
обезщетенията за загуби и пропуснати ползи за неизпълнение на клаузите на договора;
б)
подробностите, които трябва да се съдържат във фактурите или съответните оправдателни документи съгласно член 102;
в)
когато институциите са възложители, правото на Съюза е приложимото към договора право, допълнено при необходимост от националното право, посочено в договора.
г)
компетентния съд за разрешаване на спорове.
За целите на буква в) от първа алинея от настоящия параграф в случай на договори по член 121, параграф 1 проектодоговорът може да препраща изключително към националното право.
5. Възложителите могат да поискат информация от оферента за всяка част от поръчката, която оферентът възнамерява да възложи на трети страни като подизпълнители, както и за самоличността на подизпълнителите. В допълнение към информацията, посочена в член 143, възложителят може да поиска още от кандидата или оферента да предостави сведения за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на планирания подизпълнител съгласно членове 146, 147 и 148, по-специално когато значителна част от поръчката се изпълнява от подизпълнители.
Член 139
Технически спецификации
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Техническите спецификации трябва да осигуряват равен достъп на кандидатите и оферентите и да не създават неоправдани препятствия за конкурентната тръжна процедура.
Те определят изискваните характеристики на стоките, услугите, материалите или строителните работи според определеното от възложителя предназначение.
2. Характеристиките по параграф 1 включват:
а)
нивата на качество;
б)
екологичните характеристики;
в)
когато е възможно, критериите за достъпност за хора с увреждания или проектирането за всички ползватели;
г)
равнищата и процедурите за оценка на съответствието;
д)
годността за употреба;
е)
безопасността или размерите, включително за доставките, търговското наименование и указанията за употреба, както и за всички поръчки - терминологията, символите, тестовете и методите за тестване, опаковката, маркировката и етикетирането, производствените процедури и методи;
ж)
при поръчките за строителни работи - процедурите във връзка с гарантирането на качеството и правилата във връзка с проектирането и остойностяването, условията за тестване, проверка и приемане на извършените работи и строителните методи или способи, както и всички останали технически условия, които възложителят може да наложи в съответствие с общи или специални разпоредби във връзка със завършените работи и вложените материали или части.
3. Техническите спецификации се формулират по един от следните начини:
а)
чрез позоваване на европейските стандарти, на европейските технически одобрения или на общите технически спецификации, когато има такива, на международните стандарти, на други технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, или, ако няма такива, на техните национални еквиваленти; всяко позоваване е последвано от израза „или равностоен“;
б)
от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, които могат да включват екологични характеристики и които следва да бъдат достатъчно подробни, за да могат оферентите да определят предмета на поръчката, а възложителите да я възложат;
в)
чрез съчетаване на горепосочените два метода на формулиране.
4. Когато възложителите използват възможността да се позоват на спецификациите по параграф 3, буква а), те нямат право да отхвърлят оферта на основание, че не отговаря на спецификациите, ако оферентът или кандидатът докаже удовлетворително за възложителя чрез подходящи средства, че офертата изпълнява определените условия по равностоен начин.
За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
5. Когато възложителите използват възможността, предоставена в параграф 3, буква б), да определят спецификациите от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, те нямат право да отхвърлят оферта, която отговаря на национален стандарт, който транспонира европейски стандарт, на европейско техническо одобрение или общи технически спецификации, на международен стандарт или технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, ако тези спецификации се отнасят до изискваното изпълнение или функционалните изисквания.
Оферентът трябва да докаже по удовлетворителен начин за възложителя и с всички подходящи средства, че офертата отговаря на условията за изпълнение или функционалните изисквания, определени от възложителя. За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
6. Когато възложителите установяват екологични характеристики по отношение на изпълнението или функционалните изисквания, те могат да използват подробните спецификации или, ако е необходимо, части от тях, както са определени от европейските, мултинационалните или националните екоетикети или от всякакъв друг екоетикет, при условие че са изпълнени следните условия:
а)
използваните спецификации са подходящи за определяне на характеристиките на доставките или услугите, които са предмет на поръчката;
б)
изискванията за етикета са изготвени на базата на научна информация;
в)
екоетикетите са приети при използването на процедура, в която могат да участват всички заинтересовани страни, като държавни органи, потребители, производители, дистрибутори и екологични организации;
г)
всички заинтересовани страни имат достъп до екоетикетите.
7. Възложителите могат да посочат, че за продуктите или услугите, които носят екоетикет, се предполага, че отговарят на техническите спецификации, установени в документите за поръчката. Те приемат всички други подходящи доказателства, като техническо досие на производителя или доклад от тестването, представен от признат орган. Признатият орган за целите на параграфи 4, 5 и 6 е лаборатория за тестване и калибриране или орган за сертифициране и инспекции, който отговаря на приложимите европейски стандарти.
8. Освен в изключителни случаи поради предмета на поръчката, спецификациите не могат да се позовават на конкретен модел или източник, определен процес, търговска марка, патент, тип, определен произход или производство, които биха облагодетелствали или изключили определени продукти или икономически оператори.
Когато не е възможно да се представи достатъчно подробно и разбираемо описание на предмета на поръчката, позоваването е последвано от израза „или равностоен“.
Член 140
Преразглеждане на цената
(член 105 от Финансовия регламент)
1. В тръжната документация ясно се посочва дали трябва да се определи твърда цена, която не подлежи на преразглеждане.
2. В противен случай в тръжната документация се посочват условията и/или формулите за преразглеждане на цените по време на действието на договора. В такива случаи възложителят взема предвид по-специално:
а)
предмета на процедурата за обществена поръчка и икономическата ситуация, в която тя се извършва;
б)
вида задачи и договор и техните срокове;
в)
финансовите си интереси.
Член 141
Незаконни действия, водещи до отстраняване
(член 106 от Финансовия регламент)
Случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, включват всички незаконни дейности в ущърб на финансовите интереси на Съюза, и по-специално следните:
а)
случаи на измама по член 1 от Конвенцията за защита на финансовите интереси на Европейските общности, изготвена с акт на Съвета от 26 юли 1995 г. (12);
б)
случаи на корупция по член 3 от Конвенция за борбата с корупцията, в която участват длъжностни лица на Европейските общности или длъжностни лица на държавите - членки на Европейския съюз, изготвена с акт на Съвета от 26 май 1997 г. (13);
в)
случаи на участие в престъпни организации съгласно член 2 от Рамково решение 2008/841/ПВР на Съвета (14);
г)
случаи на изпиране на пари, определени в член 1 от Директива 2005/60/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (15);
д)
случаи на терористични престъпления, престъпления, свързани с терористични дейности, както и подбудителство, помагачество, съучастие или опит за извършване на такива престъпления, определени в членове 1, 3 и 4 от Рамково решение 2002/475/ПВР на Съвета (16).
Член 142
Прилагане на критериите за отстраняване и продължителност на отстраняването
(членове 106, 107, 108 и 109 от Финансовия регламент)
1. За да се определи продължителността на отстраняването и да се гарантира спазване на принципа на пропорционалност, отговорната институция отчита по-специално сериозността на фактите, включително тяхното въздействие върху финансовите интереси и репутацията на Съюза, изминалото време, продължителността и повторяемостта на нарушението, наличието на умисъл или степента на небрежност на въпросния субект и предприетите от субекта мерки за поправяне на положението.
При определяне на срока на отстраняване отговорната институция дава възможност на съответния кандидат или оферент да изрази своето становище.
Когато срокът на отстраняването е определен съгласно приложимото право от органите или организациите по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, Комисията прилага този срок в рамките на максималната продължителност, посочена в член 106, параграф 4 от Финансовия регламент. Срокът по член 106, параграф 4 от Финансовия регламент се определя на най-много пет години, считано от следните дати:
а)
от датата на съдебното решение със сила на пресъдено нещо - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, букви б) и д) от Финансовия регламент;
б)
от датата на извършване на нарушението или, в случаи на продължаващи или повтарящи се нарушения, от датата на прекратяване на нарушението - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, когато нарушението е свързано с договори със съответната институция.
За целите на буква б) от трета алинея ако тежкото професионално нарушение е установено с решение на публичен орган или международна организация, се прилага датата на решението.
Срокът на отстраняване може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в букви а) и б) от трета алинея, при спазване разпоредбите на параграф 1.
2. Кандидатите или оферентите се отстраняват от участие в процедури за обществени поръчки и безвъзмездни средства, докато се намират в едно от положенията, посочени в член 106, параграф 1, букви а) и г) от Финансовия регламент.
Член 143
Доказателства
(членове 106 и 107 от Финансовия регламент)
1. Кандидатите и оферентите подават декларация с дата и подпис, в която заявяват, че не попадат в никое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
Въпреки това в случай на ограничена процедура, състезателен диалог и процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато възложителят ограничава броя на кандидатите, които ще покани да преговарят или да изпратят оферта, всички кандидати представят сертификатите, посочени в параграф 3.
В зависимост от своята оценка на риска възложителят може да не поиска декларацията по първа алинея за поръчките, посочени в член 137, параграф 2. Въпреки това за поръчките, посочени в член 265, параграф 1, член 267, параграф 1 и член 269, параграф 1, възложителят може да не поиска тази декларация за поръчки на стойност от 20 000 EUR или по-малко.
2. Оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, представя в срок, указан от възложителя и предхождащ подписването на договора, доказателството, посочено в параграф 3 от настоящия член, за потвърждение на декларацията по параграф 1 от настоящия член в следните случаи:
а)
за обществените поръчки, възложени от институциите за техни нужди, на стойност, равна на посочените в член 170, параграф 1 прагове или по-голяма от тях;
б)
за обществените поръчки в областта на външните дейности, чиято стойност е равна на праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а), или по-голяма от тях.
За обществените поръчки на стойност, по-ниска от праговете, посочени в букви а) и б) от първа алинея от настоящия параграф, възложителят, ако има съмнения, че оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, попада в някое от положенията на отстраняване, може да изиска от него да предостави доказателството, посочено в параграф 3.
3. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, букви а), б) или д) от Финансовия регламент, наскоро издадено свидетелство за съдимост или, при липса на такова, еквивалентен документ, издаден наскоро от съдебен или административен орган на страната по произход, доказващ, че тези изисквания са изпълнени. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, буква а) или г) от Финансовия регламент, наскоро издаден сертификат от компетентния орган на съответната държава.
Когато документът или сертификатът, посочен в параграф 1 от настоящия член, не е издаден в съответната държава, и за останалите случаи на отстраняване, посочени в член 106 от Финансовия регламент, той може да бъде заместен от клетвена декларация или при невъзможност от официална декларация на заинтересованото лице пред съдебен или административен орган, нотариус или квалифицирана професионална организация в страната му по произход.
4. Съгласно националното законодателство на страната, където е установен кандидатът или оферентът, документите, посочени в параграфи 1 и 3, се отнасят за физическите и юридическите лица, включително когато възложителят прецени, че е необходимо, директорите на предприятия и всяко друго лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо кандидата или оферента.
5. Когато имат съмнения дали кандидатите или оферентите попадат в някое от положенията на отстраняване, възложителите могат да се обърнат към компетентните органи, посочени в параграф 3, за да получат информацията, която счетат за необходима за тази ситуация.
6. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документното доказателство, посочено в параграф 3, ако това доказателство вече му е било представено за целите на друга процедура за обществена поръчка и ако документите не са издадени преди повече от една година и още са валидни.
В този случай кандидатът или оферентът декларира, че документното доказателство вече е било предоставено при предишна процедура за обществена поръчка и че няма промяна в неговото положение.
7. При поискване от възложителя кандидатът или оферентът представят декларация от планирания подизпълнител, удостоверяваща, че той не е в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
При съмнение относно декларацията възложителят поисква доказателството, посочено в параграфи 3 и 4. Параграф 5 се прилага, когато е подходящо.
Член 144
Централна база данни
(член 108 от Финансовия регламент)
1. Институциите, изпълнителните агенции и органите, посочени в член 108, параграф 1 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, причините и срока на отстраняване.
Те предоставят още информация относно лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, когато тези лица се намират в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент.
Органите и структурите, посочени в член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, когато тяхното поведение е навредило на финансовите интереси на Съюза, както и лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, като:
а)
вида на тяхната присъда;
б)
продължителността на отстраняването от процедури за обществена поръчка, когато е приложимо.
2. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 определят лицата, упълномощени да съобщават на Комисията и да получават от нея информацията, съдържаща се в базата данни.
В случая на институциите, агенциите, органите и структурите по член 108, параграф 1 от Финансовия регламент определените лица предоставят възможно най-бързо информацията на счетоводителя на Комисията и при необходимост правят заявка за въвеждане, промяна или заличаване на данни в базата.
В случая на органите и структурите по член 108, параграф 2 от Финансовия регламент определените лица предоставят исканата информация на разпоредителя с бюджетни кредити на Комисията, отговорен за съответната програма или действие, в срок от три месеца след постановяване на присъдата.
Счетоводителят на Комисията въвежда, променя или заличава данни в базата. Посредством защитен протокол той предоставя всеки месец на определените лица утвърдени данни, съдържащи се в базата.
3. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 удостоверяват пред Комисията, че съобщената от тях информация е изготвена и предадена в съответствие с принципите, определени в Регламент (ЕО) № 45/2001 и в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (17) относно защитата на личните данни.
По-специално те уведомяват предварително всички трети страни или лица, посочени в параграф 1, че техните данни могат да бъдат включени в база данни и съобщавани от Комисията на определените лица по параграф 2. При необходимост те актуализират предадената информация след поправка, заличаване или промяна на данните.
Всяко лице, включено в базата данни, има право да получи информация за данните, които се съхраняват за него, като отправи искане до счетоводителя на Комисията.
4. Държавите членки предприемат необходимите мерки за подпомагане на Комисията за ефикасното управление на базата данни в съответствие с Директива 95/46/ЕО.
В споразуменията с органите на трети държави и всички структури по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент се предвиждат съответните правила за гарантиране на спазването на тези разпоредби и на принципите относно защитата на личните данни.
Член 145
Административни и финансови санкции
(членове 109 и 131 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на предвидените в договора санкции, кандидатите или оферентите и изпълнителите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама или тежко са нарушили договорните си задължения, могат да бъдат отстранени от всички поръчки и безвъзмездни средства, финансирани от бюджета на Съюза, за максимум пет години от датата на потвърждаване на нарушението, след състезателна процедура с участието на кандидата, оферента и изпълнителя.
Този период може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата по първа алинея.
2. На оферентите или кандидатите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама, може също така да се налага финансова санкция в размер от 2 % до 10 % от общата предвидена стойност на възлаганата поръчка.
На изпълнителите, които тежко са нарушили договорните си задължения, могат да се налагат финансови санкции в размер от 2 % до 10 % от общата стойност на въпросния договор.
Размерът на санкцията може да се увеличи на 4 % до 20 % при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в параграф 1, първа алинея.
3. Институцията определя административните или финансовите санкции, отчитайки по-специално елементите по член 142, параграф 1.
Член 146
Критерии за подбор
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят ясни и недискриминационни критерии за подбор.
2. Критериите за подбор се прилагат за всяка процедура за обществена поръчка, за да се оценят финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите.
Възложителят може да определи минимални нива на възможностите, под които кандидатите не могат да бъдат избрани.
3. От всеки оферент или кандидат могат да се поискат доказателства за неговата правоспособност според националното законодателство да изпълни поръчката, като вписване в търговски или професионален регистър, клетвена декларация или удостоверение, членство в определена организация, изрично пълномощно или вписване в регистъра по данъка върху добавената стойност (наричан по-нататък „ДДС“).
4. В обявлението за обществена поръчка, в поканата за изразяване на интерес или в поканата за представяне на оферта възложителите посочват избраните документи за проверка на статута и правния капацитет на оферентите или кандидатите.
5. Информацията, поискана от възложителя като доказателство за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, както и минималните изисквани нива на възможностите съгласно параграф 2, не могат да излизат извън предмета на поръчката и отчитат законните интереси на икономическите оператори, по-конкретно по отношение на защитата на техническите и търговските тайни на дружеството.
6. Възложителят може, според своята преценка на риска, да реши да не изисква доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите при следните поръчки:
а)
поръчки, възлагани от институциите за техни нужди, на стойност, не по-висока от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
поръчки, възлагани в областта на външните дейности, на стойност, по-ниска от праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а).
Когато възложителят реши да не изиска доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, не се извършва предварително финансиране, освен ако се предостави финансова гаранция в размер на съответната сума.
Член 147
Икономически и финансови възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Доказателство за икономическите и финансовите възможности може по-специално да се представи чрез един или повече от следните документи:
а)
подходящи декларации от банки или, ако е необходимо, доказателство за подходяща застраховка за обезщетение при професионален риск;
б)
финансови отчети за не повече от последните три години, за които сметките са били приключени;
в)
справка за общия оборот и оборота във връзка със строителните работи, доставките или услугите, до които се отнася поръчката, за период от не повече от последните налични три финансови години.
2. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документните доказателства, посочени в параграф 1, ако тези доказателства вече са му били представени за целите на друга процедура за обществена поръчка и все още отговарят на изискванията по параграф 1.
Ако по изключителни причини, които възложителят сметне за основателни, оферентът или кандидатът не е в състояние да представи поисканите от възложителя справки, той може да докаже икономическите и финансовите си възможности чрез други средства, които възложителят приеме за подходящи.
3. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
Възложителят може да изиска от икономическия оператор и субектите, посочени в първа алинея, да бъдат солидарно отговорни за изпълнението на поръчката.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на възможностите на членовете на обединението или на други субекти.
Член 148
Технически и професионални възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Техническите и професионалните възможности на икономическите оператори се оценяват и проверяват в съответствие с параграфи 2 и 3. При процедури за обществени поръчки за доставки, изискващи монтаж и инсталиране, услуги и/или строителни работи, възможностите се оценяват по-специално по отношение на тяхното ноу-хау, ефективност, опит и надеждност.
2. В зависимост от характера, количеството или мащаба и целта на доставките, услугите или строителните работи, които следва да бъдат извършени, доказателство за техническите и професионалните възможности на икономическите оператори може да се представи въз основа на един или повече от следните документи:
а)
образователната и професионалната квалификация на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи и/или на ръководния екип на фирмата, и по-конкретно на лицето/лицата, което/които отговаря(т) за предоставянето на услугите или извършването на работите;
б)
списък:
i)
на най-важните предоставени услуги и извършени доставки през последните три години с посочване на сумите, датите и обществените или частните бенефициери;
ii)
на извършените строителни работи през последните пет години с посочване на сумите, датите и мястото;
в)
описание на техническото оборудване, инструментите и материалната база, които фирмата ще използва за изпълнение на поръчката за услуги или за строителни работи;
г)
описание на техническото оборудване и мерките за осигуряване на качеството на доставките и услугите, както и описание на базата на фирмата за проучвания и изследвания;
д)
посочване на участващите технически лица или органи, независимо дали пряко принадлежат към фирмата, особено на отговарящите за контрола на качеството;
е)
по отношение на доставките: мостри, описания и/или автентични снимки и/или удостоверения от признати официални институти или служби за контрол на качеството, които удостоверяват съответствието на стоките с действащите спецификации или стандарти;
ж)
справка за средногодишния брой служители и броя ръководни кадри на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи за последните три години;
з)
посочване на дела от поръчката, която доставчикът на услуги възнамерява да възложи на подизпълнители;
и)
при поръчки за строителни работи и услуги и само в подходящи случаи, посочване на мерките за екологично управление, които икономическият оператор ще може да приложи при изпълнението на поръчката.
Когато услугите или доставките по буква б), подточка i) от първа алинея се доставят на възложителя, доказателството за изпълнение е под формата на удостоверения, издадени или заверени от компетентния орган.
За целите на буква б), подточка ii) от първа алинея към списъка на най-важните извършени строителни работи се прилагат удостоверения за удовлетворително изпълнение, в които се посочва дали строителните работи са извършени професионално и изцяло.
3. Когато услугите или стоките, които ще бъдат доставени, са сложни или по изключение се изискват за специфична цел, доказателството за техническите и професионалните възможности може да се осигури чрез проверка от страна на възложителя или от негово име от компетентен официален орган на страната на установяване на доставчика на услуги или стоки със съгласието на този орган. Проверките се отнасят до техническите възможности на доставчика и неговите производствени мощности, както и, при необходимост, до базата му за проучвания и изследвания и мерките за контрол на качеството.
4. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски серии стандарти, сертифицирани от акредитирани организации. Въпреки това възложителите приемат и други доказателства за еквивалентни мерки за гарантиране на качеството от икономическите оператори, които нямат достъп до такива сертификати или нямат възможност да ги получат в съответните срокове.
5. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор съблюдава определени схеми или стандарти за екологично управление, те се позовават на Схемата на Европейския съюз за екологично управление и одит или на други схеми за екологично управление, признати съгласно член 45 от Регламент (ЕО) № 1221/2009 на Европейския парламент и на Съвета (18), или на други стандарти за екологично управление, основани на съответните европейски или международни стандарти от акредитирани организации. Възложителите признават еквивалентни сертификати от организации, установени в други държави членки. Те приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за екологично управление.
6. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на капацитета на членовете на обединението или на други субекти.
7. В случай на поръчка за строителни работи, за услуги, както и при монтаж и инсталиране в контекста на поръчка за доставки, възложителят може да изиска определени задачи от ключово значение да бъдат изпълнени пряко от самия оферент или, ако офертата е подадена от обединение на икономически оператори, посочено в член 121, параграф 6, от даден участник в обединението.
8. Възложителите могат да заключат, че икономическите оператори няма да изпълнят поръчката съобразно подходящия стандарт за качество, ако установят, че те имат конфликт на интереси, който може да засегне по негативен начин изпълнението на поръчката.
Член 149
Условия и критерии за възлагане
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга член 107 от Финансовия регламент, поръчките се възлагат по един от следните два начина:
а)
чрез процедурата за автоматично възлагане, като в този случай поръчката се възлага на оферента, чиято оферта предлага най-ниската цена при редовност и изпълнение на определените условия;
б)
чрез процедурата за възлагане на оферента, предложил икономически най-изгодната оферта.
2. За да определи коя е икономически най-изгодната оферта, възложителят взема предвид посочената цена и други качествени критерии, оправдани от предмета на поръчката, като например технически предимства, естетически и функционални характеристики, екологични характеристики, оперативни разходи, рентабилност, срокове на изпълнение, следпродажбено обслужване и техническа помощ. Възложителят може да определи минимални равнища на качеството. Офертите под тези равнища на качеството се отхвърлят.
3. Възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, в спецификацията или в описателния документ тежестта, която придава на всеки от критериите за определяне на икономически най-изгодната оферта. Тази тежест може да бъде изразена като интервал с подходящ максимален диапазон.
Тежестта, която се дава на цената спрямо другите критерии, не трябва да има за резултат неутрализирането на критерия цена при избора на изпълнител, без да се засягат рамките, определени от институцията за заплащането на определени услуги, като експертните услуги за извършване на оценка.
Ако по изключение претеглянето е технически невъзможно, особено с оглед на предмета на поръчката, възложителят само подрежда приложимите критерии в низходящ ред по важност.
Член 150
Използване на електронни търгове
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да използват електронни търгове, в които се представят новите цени, преразгледани в посока понижаване, и/или новите стойности, засягащи някои елементи от офертата.
За целите на първа алинея възложителите използват повтарящ се електронен процес (електронен търг), който се извършва след първоначално цялостно оценяване на офертите, позволяващо тяхното класиране чрез методи на автоматичното оценяване.
2. При открити процедури, ограничени процедури или процедури на договаряне в посочения в член 135, параграф 1, буква а) случай възложителите могат да решат, че възлагането на обществена поръчка ще бъде предшествано от електронен търг, когато тръжните спецификации могат да бъдат прецизно описани.
При същите обстоятелства електронен търг може да бъде проведен при повторното откриване на конкурс между страните по рамков договор, както е посочено в член 122, параграф 3, буква б), както и при откриване на конкурс за поръчки, които ще бъдат възложени съгласно динамичната система за покупки, посочена в член 131.
Електронният търг се базира или единствено на цените, като в този случай поръчката се възлага по най-ниската цена, или на цените и/или стойностите на компонентите на офертите, посочени в спецификацията, като тогава поръчката се възлага на оферента с най-изгодната оферта.
3. Възложителите, които вземат решение да проведат електронен търг, посочват този факт в обявлението за обществена поръчка.
Спецификацията включва следните подробности:
а)
компонентите, чиито стойности ще бъдат предмет на електронния търг, при условие че тези компоненти са количествено измерими и могат да бъдат изразени в цифри или проценти;
б)
всички ограничения на стойностите, които могат да бъдат представени, както произтичат от спецификациите, свързани с предмета на поръчката;
в)
информацията, която ще бъде предоставена на оферентите в хода на електронния търг, и когато е уместно, момента на предоставянето ѝ;
г)
съответната информация за хода на електронния търг;
д)
условията, при които оферентите ще могат да правят оферта, по-специално минималните разлики, които ще бъдат изисквани при предлагането на оферти, когато е уместно;
е)
съответната информация относно използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Преди стартирането на електронния търг възложителите извършват цялостна първоначална оценка на офертите в съответствие с определените критерии за възлагане и тяхната тежест.
Всички оференти, които са представили приемливи оферти, биват поканени едновременно по електронен път да представят нови цени и/или нови стойности; поканата съдържа всякаква необходима информация относно индивидуалната връзка с използваното електронно оборудване, като в нея се посочват датата и часът на стартиране на електронния търг. Електронният търг може да се проведе на няколко последователни етапа. Електронният търг не може да стартира по-рано от два работни дни след датата, на която са изпратени поканите.
5. Когато поръчката ще бъде възложена на базата на икономически най-изгодната оферта, поканата се придружава от резултатите от цялостната оценка на съответната оферта, извършена в съответствие с тежестта на всеки от критериите, предвидена в член 149, параграф 3, първа алинея.
В поканата се посочва и математическата формула, която трябва да се използва в електронния търг за определяне на автоматичните нови класирания на базата на представените нови цени и/или нови стойности. Тази формула включва тежестта на всички критерии, които са определени с цел идентифициране на икономически най-изгодната оферта, както е посочено в обявлението за обществената поръчка или в спецификацията. За тази цел обаче всички интервали се намаляват предварително до определена стойност.
Когато са разрешени варианти, за всеки вариант се предвижда отделна формула.
6. На всеки етап от електронния търг възложителите незабавно съобщават на всички оференти поне достатъчна информация, която да им позволи да определят относителното си класиране във всеки един момент. Те могат да съобщават и друга информация, свързана с другите предложени цени или стойности, при условие че това е посочено в спецификацията. Също така възложителите могат по всяко време да съобщават броя на участниците на съответния етап на търга. Те не могат обаче да разкриват самоличността на оферентите на който и да е етап от електронния търг.
7. Възложителите закриват електронния търг по един или повече от следните начини:
а)
като посочват в поканата за участие в търга предварително определената дата и час;
б)
когато не получават повече нови цени или нови стойности, които отговарят на изискванията относно минималните разлики;
в)
когато завършат всички етапи от търга, чийто брой е определен в поканата за участие.
За целите на буква б) от първа алинея възложителите посочват в поканата за участие в търга срока, който ще спазят след получаването на последната оферта, преди да приключат електронния търг.
Когато възложителите са взели решение да закрият електронния търг в съответствие с буква в) от първа алинея, евентуално в съчетание с условията по буква б) от първа алинея, в поканата за участие в търга следва да се посочи времевият график за всеки етап на търга.
8. След приключването на електронния търг възложителите възлагат поръчката в съответствие с член 149 на базата на резултатите от електронния търг.
Възложителите не могат да използват по некоректен начин електронните търгове, както и не могат да ги използват по начин, който възпрепятства, ограничава или нарушава конкуренцията или променя предмета на поръчката, описан в публикуваното обявление за обществената поръчка и дефиниран в спецификацията.
Член 151
Оферти с необичайно ниска стойност
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Ако за дадена поръчка офертите изглеждат с необичайно ниска стойност, възложителят, преди да ги отхвърли единствено на това основание, отправя искане в писмена форма за подробности относно съставните елементи на офертата, които смята за значими, и проверява тези съставни елементи след надлежно изслушване на страните, като взема предвид представените обяснения. Тези подробности могат да се отнасят по-специално до изпълнението на разпоредбите относно защитата на заетостта и условията на труд, които са в сила на мястото, където ще се извършат строителните работи, услугата или доставката.
Възложителят може по-конкретно да вземе предвид обясненията във връзка с:
а)
икономическите аспекти на производствения процес, на предоставянето на услугите или строителния метод;
б)
избраните технически решения или изключително благоприятните условия на разположение на оферента;
в)
оригиналността на офертата.
2. Когато установи, че офертата е с необичайно ниска стойност в резултат на предоставена държавна помощ, възложителят може да отхвърли офертата единствено на това основание само ако оферентът не е в състояние да докаже в разумен срок, определен от възложителя, че съответната помощ е предоставена окончателно и в съответствие с процедурите и решенията, посочени в правилата на Съюза относно държавните помощи.
Член 152
Срок за получаване на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят в календарни дни задължителен срок за получаване на офертите и заявленията за участие. Срокът е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и подходящ период за подготовка и подаване на офертите, като отчита по-конкретно сложността на поръчката или необходимостта от посещение на мястото или справка на място с документите, приложени към спецификациите.
2. При открити процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 52 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществената поръчка.
3. При ограничените процедури при случаи, в които се използва състезателният диалог съгласно член 132, и при процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на заявленията за участие е не по-кратък от 37 дни от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка.
При ограничените процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 40 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти.
Въпреки това след изпращането на посочената в член 136, параграф 1 покана за изразяване на интерес при процедурите срокът е:
а)
не по-кратък от 21 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти, за получаване на оферти по процедурата, посочена в член 136, параграф 1, буква а) и член 136, параграф 3, буква б), подточка i);
б)
не по-кратък от 10 дни за получаване на заявления за участие и не по-кратък от 21 дни за получаване на оферти в случая на двуетапната процедура, посочена в член 136, параграф 3, буква б), подточка ii).
4. Когато в съответствие с член 123, параграф 2 възложителите са изпратили за публикуване обявление за предварителна информация или самите те са публикували обявление за предварителна информация в профила си на купувач за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на оферти може да бъде принципно съкратен на 36 дни, но при никакви обстоятелства не е по-кратък от 22 дни от датата на изпращане на обявлението за обществената поръчка или поканата за представяне на оферти.
Съкратените срокове, посочени в първа алинея, са разрешени само ако обявлението за предварителна информация отговаря на следните условия:
а)
то съдържа цялата необходима информация за обявлението за обществена поръчка, доколкото тази информация е налична към момента на публикуване на обявлението;
б)
то е било изпратено за публикуване между 52 дни и 12 месеца преди датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка.
5. Сроковете за получаване на оферти могат да бъдат съкратени с пет дни, ако от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка или поканата за изразяване на интерес е налице неограничен и директен достъп по електронен път до всички документи, които съставляват поканата за представяне на оферти.
Член 153
Срокове за достъп до тръжната документация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, спецификацията или описателните документи в посочената в член 132 процедура, както и допълнителните документи, се изпращат в рамките на пет календарни дни от получаването на искането на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти, при спазване на разпоредбите на параграф 4. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за документи, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представянето на офертите.
2. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, допълнителна информация относно спецификацията, или описателните или допълнителните документи се предоставя едновременно на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти възможно най-бързо и не по-късно от шест календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите или, в случай на искания за информация, получени по-малко от осем календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите, възможно най-бързо след получаване на искането. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за допълнителна информация, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представяне на офертите.
3. Ако по някакви причини спецификациите и допълнителните документи или информация не могат да бъдат предоставени в сроковете по параграфи 1 и 2 от настоящия член или когато офертите могат да бъдат направени само след посещение на място или справка на място с приложените към спецификациите документи, срокът за получаване на оферти по член 152 се удължава, за да се даде възможност на всички икономически оператори да се запознаят с необходимата информация за изготвяне на офертите. Удължаването се обявява по подходящ начин в съответствие с разпоредбите на членове 123-126.
4. Параграф 1 от настоящия член не се прилага при откритата процедура, включително при посочената в член 131 динамична система за покупки, ако е налице неограничен и пълен директен достъп по електронен път до цялата покана за представяне на оферти, както и до всички допълнителни документи. В посоченото в член 123, параграф 3 обявление за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който може да бъде направена справка с тези документи.
Член 154
Срокове при спешни случаи
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Когато поради обоснована неотложност е невъзможно спазването на минималните срокове, установени в член 152, параграф 3 за ограничените процедури и процедурите на договаряне, при които е публикувано обявление за обществена поръчка, възложителите могат да определят следните срокове в календарни дни:
а)
срок за получаване на заявленията за участие, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка, или 10 дни, ако обявлението е изпратено по електронен път на Службата за публикации;
б)
срок за получаване на офертите, който не може да бъде по-кратък от 10 дни от датата на изпращане на поканата за представяне на оферти.
2. При ограничените процедури и ускорените процедури на договаряне, при условие че е поискана навреме, на всички кандидати или оференти се предава допълнителна информация за спецификациите не по-късно от четири календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите.
Член 155
Методи на комуникация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Условията за подаване на офертите и заявленията за участие се определят от възложителя, който може да избере един-единствен метод за подаване. Офертите и заявленията за участие могат да бъдат подавани с писмо или по електронен път. Заявленията за участие могат да бъдат подавани и по факс.
Избраните начини за комуникация са общодостъпни и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на офертите и заявленията за участие е запазена и възложителите проверяват съдържанието на офертите и заявленията за участие само след като е изтекъл определеният за тяхното подаване срок;
г)
осигурена е защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Когато е необходимо, за целите на доказателствата с правна сила възложителите могат да вземат решение, съгласно което представените по факс заявления за участие трябва да бъдат потвърдени с писмо или по електронен път възможно най-бързо и при всички случаи преди определената в член 152 крайна дата.
2. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, използваните инструменти и техническите им характеристики са недискриминиращи по естеството си, общодостъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии, както и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
3. С изключение на поръчките под прага по член 170, параграф 1, устройствата за електронното получаване на оферти и заявления за участие гарантират чрез технически средства и подходящи процедури, че:
а)
икономическият оператор може да бъде идентифициран със сигурност;
б)
точният час и дата на получаване на офертите и заявленията за участие може да се определи точно;
в)
може в разумна степен да се гарантира, че никой няма достъп до данните, предавани съгласно тези изисквания, преди посочения краен срок;
г)
ако тази забрана за достъп бъде нарушена, може в разумна степен да се гарантира, че нарушението може да бъде недвусмислено установено;
д)
само упълномощени лица могат да определят или променят датите за отварянето на получените данни;
е)
по време на различните етапи на процедурата за обществена поръчка достъпът до цялата предоставена информация или до част от нея трябва да бъде възможен единствено чрез едновременни действия на упълномощените лица;
ж)
едновременните действия на упълномощените лица трябва да дават достъп до предадените данни само след определената дата;
з)
данните, получени и отворени в съответствие с тези изисквания, трябва да останат достъпни само за лицата, упълномощени да се запознаят с тях.
4. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, електронните документи, изпратени чрез такива системи, се приемат за оригинали и се смята, че са подписани от упълномощен представител на икономическия оператор.
5. Когато представянето се извършва с писмо, оферентите или кандидатите могат да изберат да представят оферти или заявления за участие:
а)
по пощата или по куриер, при което в поканата за представяне на оферти се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата на разписката за предаване;
б)
с доставка на ръка до помещенията на институцията, лично от оферента или кандидата или чрез посредник; за тази цел в поканата за представяне на оферти в допълнение към посочената в член 138, параграф 2, буква а) информация се посочва отделът, на който трябва да бъдат предоставени офертите или заявленията за участие срещу подписана и датирана разписка.
6. С цел запазване на тайната и избягване на затрудненията при изпращането на офертите с писмо поканата за представяне на оферти трябва да съдържа следната разпоредба:
Офертите се подават в запечатан плик, който на свой ред е поставен в друг запечатан плик. На вътрешния плик се отбелязват наименованието на отдела, до когото е адресиран пликът съгласно поканата за подаване на оферти, както и думите „Покана за представяне на оферти - да не се отваря от пощенските служби“. Ако се използват самозалепващи се пликове, те трябва да бъдат запечатани със залепваща се лента и подателят трябва да се подпише върху нея.
Член 156
Тръжни гаранции
(член 111, параграф 3 от Финансовия регламент)
Възложителят може да поиска тръжна гаранция, която се предоставя съгласно член 163 и представлява от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката.
Тръжната гаранция се освобождава, когато обществената поръчка бъде възложена. Ако в предвидения срок не бъде представена оферта или ако офертата впоследствие бъде оттеглена, гаранцията се задържа.
Член 157
Отваряне на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 4 от Финансовия регламент)
1. Отварят се всички заявления за участие и оферти, които отговарят на изискванията на член 155.
2. За поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1, отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за отваряне на офертите.
Комисията за отваряне на офертите се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на засегнатата институция и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент. В представителствата или местните звена, посочени в член 72 от настоящия регламент или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията по отварянето се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията по отварянето трябва, доколкото това е възможно, да отразява междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Когато офертите се представят по пощата, един или повече от членовете на комисията за отваряне на офертите парафират документите, като удостоверяват датата и часа на изпращане на всяка оферта.
Те също така парафират едно от следните:
а)
всяка страница от всяка оферта;
б)
заглавната страница и страниците, които съдържат финансова информация, във всяка оферта, като целостта на първоначалната оферта се гарантира чрез съответните средства, използвани от отдел, който е независим от службата на разпоредителя с бюджетни кредити, с изключение на случаите, посочени във втора алинея от параграф 2.
При автоматично възлагане на обществената поръчка съгласно разпоредбите на член 149, параграф 1, буква а), посочените в офертите цени, които отговарят на изискванията, се обявяват публично.
Членовете на комисията подписват протокол за отварянето на получените оферти, в който се посочва кои оферти отговарят на изискванията на член 155 и кои не, както и се излагат основанията, на които офертите са отхвърлени поради несъответствие с изискванията във връзка с методите за представяне на оферти по член 155. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Член 158
Комисия за оценка на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за отговарящи на изискванията на член 155, се оценяват и класират от комисия за оценка, която се сформира за всеки от двата етапа, въз основа, съответно, на предварително съобщените критерии за отстраняване и подбор и на критериите за възлагане.
Тази комисия се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да изготви консултативно становище за поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1.
Независимо от това отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да реши, че комисията за оценка следва да оцени и класира офертите на базата само на критериите за възлагане, а критериите за отстраняване и за подбор трябва да се оценят по друг подходящ начин, който да гарантира отсъствието на конфликти на интереси.
2. Комисията за оценка се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент, и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези лица изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата или местните звена, посочени в член 72 или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
Комисията за оценка може да има същия състав както комисията за отваряне на офертите.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията за оценка се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията за оценка отразява, доколкото това е възможно, междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Заявленията за участие и офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят могат да поискат от кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване и подбор, в рамките на определен от нея/него срок.
Заявленията за участие и офертите, които не са отхвърлени и които отговарят на критериите за подбор, се считат за приемливи.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за представяне на необходимата информация във връзка със съдържанието на офертата.
Член 159
Резултати от оценката
(член 112 от Финансовия регламент)
1. За оценката и класирането на заявленията за участие и офертите, които са обявени за отговарящи на изискванията, се съставя писмен протокол с дата на съставяне.
Той се подписва от всички членове на комисията за оценка. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Ако комисията за оценка не носи отговорност да проверява офертите на базата на критериите за отстраняване и подбор, писменият протокол се подписва и от лицата, на които това е възложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Писменият протокол се съхранява за бъдещи справки.
2. Писменият протокол, посочен в параграф 1, съдържа най-малко следното:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката, рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на предложените кандидати или изпълнители и основанията за избора, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен.
3. След това възложителят взема решение, което има следното минимално съдържание:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката или предмета и максималната стойност на рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на избраните кандидати или изпълнители и основанията за избора чрез позоваване на предварително обявените критерии за подбор и възлагане, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен;
е)
в случай на процедури на договаряне и състезателен диалог, обстоятелствата, посочени в членове 132, 134, 135, 266, 268, 270 и 271, които оправдават тяхното използване;
ж)
при необходимост, причините, поради които възложителят взема решение да не възложи обществена поръчка.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, решението по първа алинея се взема от възложителя, отговорен за процедурата.
Член 160
Контакти между възложителите и оферентите
(член 112 от Финансовия регламент)
1. Между възложителите и оферентите могат да се осъществяват контакти по време на процедурата за възлагане на обществена поръчка по изключение при условията, посочени в параграфи 2 и 3.
2. Преди крайния срок за подаване на оферти по отношение на допълнителната документация и информация по член 153 възложителят може:
а)
по инициатива на оферентите да представи допълнителна информация единствено за изясняване същността на поръчката, като тази информация се съобщава на една и съща дата на всички оференти, които са поискали спецификациите;
б)
по собствена инициатива, при откриване на грешка, неточност, пропуск или друг технически недостатък в текста на обявлението за обществена поръчка, поканата за представяне на оферти или спецификациите, да уведоми заинтересованите лица на една и съща дата и по начин, идентичен на този, използван по отношение на първоначалната покана за представяне на оферти.
3. Ако след отварянето на офертите се налага някакво пояснение във връзка с дадена оферта или следва да се коригира явна техническа грешка в офертата, възложителят може да установи контакт с оферента, въпреки че този контакт не може да доведе до промени в условията на офертата.
4. Във всеки случай, когато е бил осъществен контакт, както и в надлежно обоснованите случаи, когато не е бил осъществен контакт, както е посочено в член 96 от Финансовия регламент, това се записва в досието за обществената поръчка.
Член 161
Информация за кандидатите и оферентите
(членове 113, 114 и 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителите информират възможно най-бързо кандидатите и оферентите за взетите решения относно възлагането на поръчката или рамковото споразумение или приемането в динамичната система за покупки, включително за мотивите за всяко решение да не се възлага поръчката или рамковото споразумение или да не се създава динамична система за поръчки, за които е проведен конкурентен търг, или за решението да се започне нова процедура.
2. В срок от не повече от 15 календарни дни след датата на получаване на писмено искане, възложителят съобщава информацията по член 113, параграф 2 от Финансовия регламент.
3. В случай на поръчки, възложени от институциите на Съюза за техни нужди, на стойност, равна на праговете по член 170, параграф 1 или по-висока от тях, и които не са изключени от обхвата на Директива 2004/18/ЕО, възложителят уведомява отпадналите оференти или кандидати, едновременно и индивидуално, по електронен път, че тяхното заявление или оферта не са били приети, на един от следните етапи:
а)
в кратък срок след вземане на решенията на базата на критериите за отстраняване и подбор и преди решението за възлагане в случай на процедура за обществена поръчка, организирана на два етапа;
б)
по отношение на решенията за възлагане и решенията за отхвърляне на оферти, възможно най-скоро след решението за възлагане и най-късно до една седмица след него.
Във всеки случай възложителят посочва причините, поради които офертата или заявлението не са били приети, и съществуващите правни средства за обжалване.
Неуспелите оференти или кандидати могат да поискат допълнителна информация относно мотивите за отхвърлянето им в писмена форма по пощата, по факс или по електронна поща; всички избрани оференти, чиито оферти не са елиминирани, могат да получат информация за характеристиките и относителните предимства на приетата оферта, както и за името на успелия оферент, без да се засяга член 113, параграф 2, втора алинея от Финансовия регламент. Възложителят отговаря в рамките на не повече от петнадесет календарни дни от получаване на искането.
Член 162
Подписване на договора
(членове 113 и 118 от Финансовия регламент)
Изпълнението на договора не може да започне, преди договорът да бъде подписан.
Раздел 4
Гаранции и корективни мерки
Член 163
Гаранции
(член 115 от Финансовия регламент)
1. Когато от изпълнителите се изисква да предоставят предварителна гаранция, тя трябва да бъде в размер и за срок, които са достатъчни за нейното активиране.
2. Гаранцията се предоставя от банка или упълномощена финансова институция. Тя може да се замени от солидарна гаранция от трета страна, при съгласието на възложителя.
Гаранцията се предоставя в евро.
С нея банката или финансовата институция, или третата страна осигурява неотменимо обезпечение или действа като пръв гарант за задълженията на изпълнителя.
Член 164
Гаранция за изпълнението
(член 115 от Финансовия регламент)
1. За да се гарантира, че строителните работи, доставките или услугите са напълно извършени, и когато окончателно приемане в съответствие с условията на договора не може да се извърши при окончателното плащане, разпоредителят с бюджетни кредити може да поиска гаранция за изпълнението за всеки отделен случай и въз основа на предварителен анализ на риска.
2. Гаранция в размер на 10 % от общата стойност на поръчката може да се учреди чрез приспадане от плащанията при тяхното извършване.
Тя може да се замени от сума, която се удържа от окончателното плащане, за да представлява гаранция до окончателното приемане на услугите, доставките или строителните работи. Сумата се определя от разпоредителя с бюджетни кредити и е пропорционална на установените рискове във връзка с изпълнението на договора, като се вземе предвид неговият предмет, както и обичайните търговски условия, приложими за сектора.
Условията за такава гаранция се обявяват в тръжните документи.
3. След окончателното приемане на строителните работи, услугите или доставките гаранциите се освобождават в съответствие с условията на договора.
Член 165
Гаранция за предварително финансиране
(член 115 от Финансовия регламент)
1. След като възложителят е установил необходимостта от предварително финансиране, той прави оценка на рисковете, свързани с плащанията по предварителното финансиране, преди стартирането на процедурата за обществена поръчка, като взема предвид по-специално следните критерии:
а)
прогнозната стойност на поръчката;
б)
нейния предмет;
в)
нейната продължителност и ритъм на извършване;
г)
структурата на пазара.
2. Изисква се гаранция в замяна на плащането по предварителното финансиране в случая, посочен в член 146, параграф 6, втора алинея, или когато разпоредителят с бюджетни кредити реши да поиска гаранция съгласно параграф 1.
Не се изисква гаранция за поръчки с ниска стойност съгласно член 137, параграф 1.
Гаранцията се освобождава, когато предварителното финансиране се приспадне от междинните плащания или плащанията на остатъка в полза на изпълнителя в съответствие с условията на договора.
Член 166
Временно спиране при допуснати грешки или нередности
(член 116 от Финансовия регламент)
1. Поръчките могат да бъдат временно спрени съгласно член 116 от Финансовия регламент с цел да се провери дали наистина са допуснати съществени грешки, нередности или измами, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението на поръчката се възобновява във възможно най-кратък срок.
2. Съществена грешка или нередност означава всяко нарушение на клауза в договора или нормативна разпоредба в резултат на действие или бездействие, което причинява или би могло да причини загуби за бюджета на Съюза.
ГЛАВА 2
Разпоредби, приложими за поръчките, възлагани от институциите на Съюза за техни нужди
Член 167
Определяне на подходящото ниво за изчисляване на праговете
(членове 117 и 118 от Финансовия регламент)
Всеки оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити в съответната институция преценява дали са достигнати праговете по член 118 от Финансовия регламент.
Член 168
Отделни поръчки и поръчки с лотове
(членове 104 и 118 от Финансовия регламент)
1. Прогнозната стойност на дадена поръчка не може да се определя с цел избягване на изискванията по настоящия регламент, нито поръчка може да бъде разделяна със същата цел.
Когато е подходящо, технически осъществимо и рентабилно, поръчките на стойност, равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, се възлагат едновременно под формата на отделни лотове.
2. Когато предметът на поръчка за доставка, услуга или строителни работи е разделен на няколко лота, всеки един от които е предмет на индивидуална поръчка, общата стойност на всички лотове се взема предвид за общата оценка на приложимия праг.
Когато общата стойност на всички лотове е равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, то за всеки един от лотовете се прилагат член 97, параграф 1 и член 104, параграфи 1 и 2 от Финансовия регламент.
3. Когато поръчката се възлага на отделни лотове, офертите се оценяват поотделно за всеки лот. Ако на един оферент се възлагат няколко лота, може да се подпише един договор, който да обхваща тези лотове.
Член 169
Условия за определяне на стойността на някои поръчки
(член 118 от Финансовия регламент)
1. За изчисляване на прогнозната стойност на поръчката възложителят включва прогнозното общо възнаграждение на изпълнителите.
Когато поръчката предвижда опции или възможно подновяване, основата за изчисляването е допустимата максимална сума, включително използването на клаузите за опциите и подновяването.
Тази оценка се прави, когато е изпратено обявлението за обществената поръчка или, в случай че няма такава публичност, когато възложителят започне процедурата по възлагането.
2. За рамковите споразумения и динамичните системи за покупки стойността, която трябва да се вземе предвид, е максималната стойност на всички планирани поръчки по време на действието на рамковото споразумение или динамичната система за покупки.
3. При поръчките за услуги се вземат предвид:
а)
в случай на застрахователни услуги, платимата премия и другите форми на възнаграждение;
б)
при банкови или финансови услуги, таксите, комисионните, лихвите и останалите видове възнаграждения;
в)
в случай на поръчки за проектиране, платимите такси и комисионни и другите форми на възнаграждение.
4. При поръчките за услуги, в които не се посочва общата цена, или при поръчките за доставки за лизинг, вземане под наем или покупка на изплащане на стоки стойността, която се взема като основа за изчисляване на прогнозната стойност, представлява:
а)
при поръчки с фиксиран срок:
i)
когато срокът е 48 месеца или по-малко при поръчките за услуги или 12 месеца или по-малко при поръчките за доставки - общата договорна стойност за целия срок;
ii)
когато срокът е над 12 месеца при поръчките за доставки - общата стойност, включително прогнозната остатъчна стойност;
б)
при поръчки за неопределен срок или, при поръчките за услуги, за срок над 48 месеца - месечната стойност, умножена по 48.
5. При поръчки за услуги или доставки, които се възлагат периодично или се подновяват на определен период, стойността на поръчката се определя въз основа на:
а)
или реалните съвкупни разходи за сходни поръчки за същите видове услуги или стоки, възложени през предходната финансова година или предходните 12 месеца, коригирани по възможност с очакваните промени в количествата или стойността през 12-те месеца след първоначалния договор;
б)
или прогнозните съвкупни разходи за последващи поръчки, възложени през 12-те месеца след извършването на първата услуга или първата доставка или през срока на договора, когато той е по-дълъг от 12 месеца.
6. При поръчките за строителни работи се взема предвид не само стойността на строителните работи, но и прогнозната обща стойност на необходимите доставки за извършване на работите, които изпълнителят получава от възложителя.
Член 170
Прагове за прилагане на процедурите съгласно Директива 2004/18/ЕО
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Праговете, посочени в член 118 на Финансовия регламент, са тези по Директива 2004/18/ЕО съответно за поръчките за доставки, услуги и строителни работи.
2. Сроковете по член 118 от Финансовия регламент са посочените в членове 152, 153 и 154.
Член 171
Период на изчакване преди подписването на договора
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителят не подписва договора или рамковото споразумение, обхванати от Директива 2004/18/ЕО, с успелия оферент, преди да изтекат 14 календарни дни.
Този срок започва да тече от една от следните дати:
а)
деня след едновременното изпращане на уведомленията на успелите и неуспелите оференти;
б)
ако договорът или рамковото споразумение се възлага съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, деня след публикуването на обявлението за възлагане по член 123 в Официален вестник на Европейския съюз.
Ако за изпращането се използват факс или електронни средства съгласно втора алинея, буква а), периодът на изчакване е 10 календарни дни.
При необходимост възложителят може да преустанови подписването на договора за допълнително разглеждане, ако това е оправдано поради искания или коментари, изпратени от отпаднали или недоволни оференти или кандидати, или поради всяка друга получена информация от значение. Исканията, коментарите или информацията трябва да бъдат получени в срока, посочен в първа алинея. В случай на преустановяване всички кандидати или оференти се уведомяват в рамките на три работни дни от решението за преустановяване.
Освен в случаите по параграф 2, всеки договор, подписан преди изтичане на срока, посочен в първа алинея, е нищожен.
Когато договорът или рамковото споразумение не може да бъде възложен(о) на успелия оферент, възложителят може да го възложи на следващия в класирането оферент.
2. Срокът, посочен в параграф 1, не се прилага в следните случаи:
а)
открити процедури, ограничени процедури или процедури по договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е подадена само една оферта;
б)
отделни договори, основани на рамково споразумение;
в)
процедури на договаряне, посочени в член 134, параграф 1, буква в), член 134, параграф 1, буква ж), подточка iii), член 134, параграф 1, буква з) и член 134, параграф 1, буква й).
Член 172
Доказателства, позволяващи участие в процедури за обществени поръчки
(член 119 от Финансовия регламент)
В спецификациите се изисква от оферентите да посочат в коя държава се намира тяхното седалище или място на установяване и да представят съответните доказателства, които са обичайно приемливи съгласно националното им законодателство.
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА
ГЛАВА 1
Обхват и форма на безвъзмездните средства
Член 173
Вноски
(член 121 от Финансовия регламент)
Вноските по член 121, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент са суми, изплащани на органи, в които членува Съюзът, в съответствие с бюджетните решения и условията за плащане, определени от съответния орган.
Член 174
Споразумение и решение за безвъзмездни средства
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства се регламентират с решение или с писмено споразумение.
2. За определяне на приложимия инструмент се отчитат следните елементи:
а)
местоположение на бенефициера, в рамките на Съюза или извън него;
б)
сложност и стандартизация на съдържанието на финансираните дейности или работни програми.
Член 175
Разходи за членовете на институциите
(член 121 от Финансовия регламент)
Разходите за членовете на институциите, посочени в член 121, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, включват вноските за асоциации на настоящи и бивши депутати от Европейския парламент. Тези вноски се правят в съответствие с вътрешните административни правила на Европейския парламент.
Член 176
Дейности, за които могат да се получават безвъзмездни средства
(член 121 от Финансовия регламент)
Дейностите, за които могат да се получават безвъзмездни средства по смисъла на член 121 от Финансовия регламент, трябва да бъдат ясно определени.
Не се допуска разделяне на дейност на различни дейности с цел заобикаляне на правилата за финансиране, посочени в настоящия регламент.
Член 177
Органи, преследващи цел от общ интерес на Съюза
(член 121 от Финансовия регламент)
Орган, който преследва цел от общ интерес на Съюза, е:
а)
орган, занимаващ се с образование, обучение, информация, иновации или научноизследователска дейност и изследване на европейските политики, всякакви дейности, които допринасят за развитие на гражданското общество или правата на човека, или европейски орган по стандартизация;
б)
субект, който представлява органи с нестопанска цел в държавите членки, страните кандидатки или потенциални кандидатки и отстоява принципи и политики, съответстващи на целите на Договорите.
Член 178
Партньорства
(член 121 от Финансовия регламент)
1. Специфични безвъзмездни средства за дейности и оперативни безвъзмездни средства могат да бъдат част от рамково партньорство.
2. Рамково партньорство може да се установи като механизъм за дългосрочно сътрудничество между Комисията и бенефициерите на безвъзмездните средства. То може да бъде под формата на споразумение за рамково партньорство или решение за рамково партньорство.
В споразумението или решението за рамково партньорство се посочват общите цели, естеството на планираните дейности - еднократни или като част от одобрена годишна работна програма, процедурата за отпускане на специфични безвъзмездни средства, в съответствие с принципите и процедурните правила от настоящия дял, както и общите права и задължения на всяка от страните по специфичните споразумения или решения.
Продължителността на партньорството не може да надхвърля четири години, освен в изключителни случаи, обосновани по-специално от предмета на рамковото партньорство.
Разпоредителите с бюджетни кредити не могат да използват неоснователно споразуменията или решенията за рамково партньорство, нито да ги използват по начин, чиято цел или резултат противоречи на принципите на прозрачност или равно третиране на заявителите.
3. Рамковите партньорства се разглеждат като безвъзмездни средства, що се отнася до програмирането, предварителното публикуване и отпускането.
4. Специфични безвъзмездни средства, основани на споразумения или решения за рамково партньорство, се отпускат в съответствие с процедурите, определени в тези споразумения или решения, и съгласно настоящия дял.
Те подлежат на процедурите на последващо публикуване по член 191.
Член 179
Електронни системи за обмен
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Всички контакти с бенефициерите, включително сключването на споразумения за безвъзмездни средства, уведомяването за решения за безвъзмездни средства и всички изменения към тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от Комисията.
2. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
3. Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните,.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени в параграф 2, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
Член 180
Съдържание на споразуменията и решенията за безвъзмездни средства
(член 122 от Финансовия регламент)
1. Споразумението за безвъзмездни средства съдържа най-малко следното:
а)
предмета;
б)
бенефициера;
в)
продължителността, а именно:
i)
датата на неговото влизане в сила;
ii)
началната дата и продължителността на дейността или финансовата година, които се финансират;
г)
максималната сума на финансирането от страна на Съюза, изразена в евро, и формата на безвъзмездните средства, евентуално допълнени от:
i)
общия размер на прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма и процента на финансиране на допустимите разходи;
ii)
единичните разходи, еднократната сума или единната ставка по член 123, букви б), в) и г) от Финансовия регламент, когато са определени;
iii)
комбинация от елементите, посочени подточки i) и ii) от настоящата буква;
д)
описание на дейността или при оперативните безвъзмездни средства - на работната програма, одобрена от разпоредителя с бюджетни кредити за тази финансова година, заедно с описание на очакваните резултати от изпълнението на дейността или на работната програма;
е)
общия ред и условия, приложими към всички споразумения от този вид, като приемането от страна на бенефициера на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата;
ж)
прогнозния общ бюджет за дейността или работната програма;
з)
когато изпълнението на дейността включва обществена поръчка, принципите по член 209 или правилата за възлагане на обществени поръчки, които бенефициерът е длъжен да спазва;
и)
отговорностите на бенефициера, по-специално:
i)
по отношение на доброто финансово управление и представянето на отчети за дейността и финансови отчети; при необходимост се определят междинни цели, при постигането на които тези отчети стават изискуеми;
ii)
в случай на споразумение между Комисията и няколко бенефициери, специфичните задължения на координатора, ако има такъв, както и задълженията на другите бенефициери към координатора, както и финансовата отговорност на бенефициерите за сумите, дължими на Комисията;
й)
условията и сроковете за одобряване на отчетите и за извършване на плащане от страна на Комисията;
к)
при необходимост, подробности във връзка с допустимите разходи за дейността или одобрената работна програма или единичните разходи, еднократните суми или единните ставки по член 123 от Финансовия регламент;
л)
разпоредби относно видимостта на финансовата помощ от Съюза, освен в надлежно обосновани случаи, когато публичното оповестяване не е възможно или подходящо.
Общият ред и условията, посочени в буква е) от първа алинея, определят най-малко:
i)
че правото на ЕС е приложимото право по отношение на споразумението за безвъзмездни средства, допълнено при необходимост от национално право, посочено в споразумението за безвъзмездни средства. Дерогация може да се направи в споразуменията, сключени с международни организации;
ii)
компетентния съд или арбитражния съд за решаване на спорове.
2. В споразумението за безвъзмездни средства могат да се предвидят условията и сроковете за преустановяване или прекратяване в съответствие с член 135 от Финансовия регламент.
3. В случаите по член 178 решението или споразумението за рамково партньорство определя информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) и б), буква в), подточка i), буква е), букви з)-й) и буква л) от настоящия член.
Конкретното решение или споразумение за безвъзмездни средства съдържа информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) -д), букви ж) и к) и при необходимост буква и).
4. Изменения към споразуменията за безвъзмездни средства се правят само в писмена форма. Такива изменения, включително тези, с които се добавя или премахва бенефициер, не могат по замисъл или резултат да променят споразуменията по такъв начин, че да поставят под въпрос решението за отпускане на безвъзмездни средства или да противоречат на равното третиране на заявителите.
5. Параграфи от 1, 2, 3 и 4 се прилагат mutatis mutandis към решенията за безвъзмездни средства.
Част от сведенията по параграф 1 могат да се предоставят в поканата за предложения или в друг подобен документ вместо в решението за безвъзмездни средства.
Член 181
Форми на безвъзмездните средства
(член 123 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, се изчисляват въз основа на допустимите разходи, действително направени от бенефициера, и са предмет на предварителна прогноза за бюджета, представена заедно с предложението и включена в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
2. Единичните разходи, посочени в член 123, параграф 1, буква б) от Финансовия регламент, обхващат всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на сума за единица.
3. Еднократните суми, посочени в член 123, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, обхващат като цяло всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително.
4. Финансирането с единни ставки, посочено в член 123, параграф 1, буква г) от Финансовия регламент, обхваща специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на процент.
Член 182
Еднократни суми, единични разходи и финансиране с единни ставки
(член 124 от Финансовия регламент)
1. Разрешението за използване на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, посочени в член 124, параграф 1 от Финансовия регламент, се прилага за продължителността на програмата. Това разрешение може да бъде преразгледано, ако са необходими съществени промени. Данните и сумите се оценяват периодично и ако е необходимо, еднократните суми, единичните разходи или финансирането с единни ставки се коригират.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери максималните стойности, посочени в член 124, параграф 1, втора алинея от Финансовия регламент, се прилагат към всеки бенефициер.
2. Споразумението или решението за безвъзмездни средства съдържа всички необходими разпоредби за проверка, че са изпълнени условията за изплащане на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
3. Плащането на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки не засяга правото на достъп до задължителните записи за бенефициерите за целите, предвидени в първа алинея от параграф 1 и член 137, параграф 2 от Финансовия регламент.
4. Когато последваща проверка покаже, че правопораждащото събитие не е настъпило и на бенефициера е направено недължимо плащане на безвъзмездни средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, Комисията има правото да си възстанови сумата на безвъзмездните средства, без да се засягат санкциите, посочени в член 109 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принципи
Член 183
Принцип на съфинансиране
(член 125, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Според принципа на съфинансиране ресурсите, необходими за изпълнение на дейността или работната програма, не се предоставят изцяло чрез вноска от Съюза.
Съфинансирането може да бъде под формата на собствени ресурси на бенефициера, приходи, получени от дейността или работната програма, или финансови вноски или вноски в натура от трети страни.
2. Вноските в натура представляват нефинансови ресурси, предоставени безвъзмездно от трети страни на бенефициера.
Член 184
Принцип на недопускане на печалба
(член 125, параграф 5 от Финансовия регламент)
Финансовите вноски от трети страни, които могат да бъдат използвани от бенефициера за покриване на разходи, различни от допустимите разходи за безвъзмездни средства от Съюза, или които не са дължими на третата страна, когато не се използват в края на дейността или работната програма, не могат да бъдат разглеждани като целеви финансови вноски от донорите за финансиране на допустимите разходи по смисъла на член 125, параграф 5 от Финансовия регламент.
Член 185
Безвъзмездни средства с ниска стойност
(член 125, параграф 4 от Финансовия регламент)
За безвъзмездни средства с ниска стойност се считат безвъзмездните средства, които не надвишават 60 000 EUR.
Член 186
Техническа помощ
(членове 101 и 125 от Финансовия регламент)
„Техническа помощ“ означава дейности по поддръжка и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, в частност дейностите по подготовка, управление, наблюдение, оценка, одит и контрол.
Член 187
Допустими разходи
(член 126, параграф 3, буква в) от Финансовия регламент)
ДДС се разглежда като неподлежащ на възстановяване съгласно приложимото национално законодателство за ДДС, ако в съответствие с националното законодателство данъкът се дължи за някоя от следните дейности:
а)
освободени дейности без право на приспадане;
б)
дейности, които попадат извън обхвата на ДДС;
в)
дейности, посочени в буква а) или б), по отношение на който ДДС не подлежи на приспадане, а се възстановява чрез специфични схеми за възстановяване или компенсационни фондове, които не са предвидени в Директива 2006/112/ЕО, дори ако тази схема или фонд са установени с националното законодателство за ДДС.
ДДС, свързан с дейностите, изброени в член 13, параграф 2 от Директива 2006/112/ЕО, се счита за платен от бенефициер, различен от данъчно незадължено лице, определено в член 13, параграф 1, първа алинея от тази директива, независимо дали тези дейности се разглеждат от съответната държава членка като дейности, извършвани от публичноправни органи, действащи в качеството си на публични органи.
Член 188
Програмиране
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за безвъзмездни средства. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта за безвъзмездните средства на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на поканите за предложения с примерните суми и максималният процент на съфинансиране.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране за безвъзмездните средства през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 189
Съдържание на поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Поканите за предложения съдържат:
а)
поставените цели;
б)
критериите за допустимост, отстраняване, подбор и отпускане по членове 131 и 132 от Финансовия регламент и съответните оправдателни документи;
в)
условията за финансиране от Съюза;
г)
условията и крайния срок за подаване на предложения, както и планираната дата, до която всички заявители трябва да бъдат информирани за резултатите от оценката на тяхното заявление, и ориентировъчната дата за подписване на споразуменията за безвъзмездни средства или за уведомяване относно решенията за безвъзмездни средства.
2. Поканите за предложения се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза, както и чрез всякакви други подходящи средства, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходимо да се осигури допълнителна публичност сред потенциалните бенефициери. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на поканите за предложения подлежат на публикуване при същите условия като тези за поканите за предложения.
Член 190
Изключения от поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за предложения само в следните случаи:
а)
за целите на операции по хуманитарна помощ и гражданска защита или за помощ за управление на кризи по смисъла на параграф 2;
б)
в други изключителни и надлежно обосновани извънредни ситуации;
в)
в полза на органи, които имат монопол de jure или de facto, с подходяща обосновка в решението за отпускане;
г)
в полза на органи, определени в основен акт по смисъла на член 54 от Финансовия регламент като бенефициери на безвъзмездни средства, или на органи, определени от държавите членки, под тяхна отговорност, когато тези държави членки са определени с основен акт като бенефициери на безвъзмездни средства;
д)
в случай на научни изследвания и технологично развитие, на органи, определени в работната програма по член 128 от Финансовия регламент, когато основният акт изрично предвижда тази възможност и при условие че проектът не попада в обхвата на покана за предложения;
е)
за дейности със специфични характеристики, които изискват определен вид орган поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия, при условие че тези дейности не попадат в обхвата на покана за предложения.
Случаите, посочени в буква е) от първа алинея, се обосновават надлежно в решението за отпускане.
2. „Кризисни ситуации в трети държави“ означава ситуации на непосредствена или предстояща опасност, застрашаваща да ескалира във въоръжен конфликт или да дестабилизира страната. „Кризисни ситуации“ означава също ситуации, предизвикани от природни бедствия, причинени от човека кризи, като войни и други конфликти, или извънредни обстоятелства, имащи подобни отражения, свързани inter alia с изменение на климата, влошаване на околната среда, лишаване от достъп до енергия и природни ресурси или крайна бедност.
Член 191
Последващо публикуване
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до безвъзмездни средства, отпуснати в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на заявителите през изминалата година;
б)
броя и дела на успешните заявления за всяка покана за предложения;
в)
средната продължителност на процедурата от датата на приключване на поканата за предложения до отпускането на безвъзмездните средства;
г)
броя и размера на безвъзмездните средства, при които задължението за последващо публикуване е било отменено през изминалата година в съответствие с член 21, параграф 4.
Член 192
Информация за заявителите
(член 128 от Финансовия регламент)
Комисията предоставя информация и съвети на заявителите чрез следните средства:
а)
определяне на съвместни стандарти за формулярите за заявление за сходни безвъзмездни средства и контрол на дължината и яснотата на формулярите;
б)
предоставяне на информация на потенциалните заявители, по-конкретно чрез провеждане на семинари и разпространяване на справочници;
в)
поддържане на постоянни данни за бенефициерите в досиетата на юридическите лица по член 63.
Член 193
Финансиране от отделни бюджетни редове
(член 129 от Финансовия регламент)
Дейностите могат да се финансират съвместно от отделни бюджетни редове от различни отговорни разпоредители с бюджетни кредити.
Член 194
Ретроактивно действие на финансирането в случаи на изключителна спешност и предотвратяване на конфликти
(член 130 от Финансовия регламент)
В рамките на член 130, параграф 1 от Финансовия регламент разходите на бенефициера преди датата на подаване на заявлението са допустими за финансиране от Съюза при следните условия:
а)
причините за такава дерогация са подходящо обяснени в решението за финансиране;
б)
решението за финансиране и споразумението или решението за безвъзмездни средства изрично предвиждат начална дата за признаване на разходите преди датата на подаване на заявленията.
Член 195
Подаване на заявления за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Правилата за подаване на заявления за безвъзмездни средства се определят от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който може да избере метода на подаване. Заявленията за безвъзмездни средства могат да се подават с писмо или по електронен път.
Избраното средство за комуникация е недискриминиращо по своето естество и не води до ограничаване на достъпа на заявителите до процедурата за отпускане на средства.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
трябва да се запази целостта на данните;
в)
трябва да се запази поверителността на предложенията;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
За целите на буква в) от трета алинея отговорният разпоредител с бюджетни кредити разглежда съдържанието на заявленията само след изтичане на срока за тяхното подаване.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска електронните заявления да бъдат придружавани от усъвършенстван електронен подпис по смисъла на Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (19).
2. Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити разреши подаване на заявления по електронен път, използваните средства и техните технически характеристики са недискриминиращи по своето естество, всеобщо достъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии. Информацията относно техническите изисквания за формата на заявленията, включително криптирането, се предоставя на заявителите.
Освен това устройствата за електронно приемане на заявленията гарантират сигурност и поверителност. Те гарантират също, че могат да се определят точно часът и датата на получаване на заявленията.
3. Когато заявленията се подават с писмо, заявителите могат да избират един от следните начини:
а)
да изпратят заявлението по пощата или с куриерска служба, като в този случай в поканата за предложения се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата върху разписката за предаване;
б)
да занесат заявлението лично или чрез пълномощник в сградата на институцията, като в този в случай поканата за предложения се посочва отделът, в който заявленията трябва да бъдат доставени срещу разписка с дата и подпис.
ГЛАВА 3
Процедура за отпускане на безвъзмездни средства
Член 196
Съдържание на заявленията за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Заявления се подават чрез формуляра, установен в съответствие с общите стандарти по член 192, буква а) и предоставян от отговорните разпоредители с бюджетни кредити, и в съответствие с критериите, посочени в основния акт и в поканата за предложения.
Оправдателните документи, посочени в член 131, параграф 3, втора алинея от Финансовия регламент, могат да бъдат по-специално отчетът за приходите и разходите и счетоводният баланс за последната финансова година, за която сметките са приключени.
2. В прогнозния бюджет за дейността или работната програма, приложен към заявлението, приходите са равни на разходите, при условие че са заделени провизии за непредвидени разходи или евентуални колебания на валутните курсове, което може да е разрешено в надлежно обосновани случаи, и се посочват прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма.
3. Когато заявлението е за безвъзмездни средства за дейност, чиято стойност надхвърля 750 000 EUR, или за оперативни безвъзмездни средства над 100 000 EUR, се представя одитен доклад, изготвен от одобрен външен одитор. Този доклад удостоверява отчетите за последната налична финансова година.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага само към първото заявление, подадено от даден бенефициер до отговорен разпоредител с бюджетни кредити в рамките на една бюджетна година.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери праговете, посочени в първа алинея, се прилагат за всеки бенефициер.
В случаите на партньорства, посочени в член 178, одитният доклад по първа алинея от настоящия параграф, който обхваща последните две налични финансови години, трябва да бъде представен преди подписването на споразумението за рамково партньорство или уведомяването за решението за рамково партньорство.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, в зависимост от оценка на риска, да отмени изискването за одитен доклад, посочено в първа алинея, за учебни заведения и в случай на споразумение с няколко бенефициери, за бенефициерите, поели солидарна отговорност или които не носят финансова отговорност.
Първа алинея от настоящия параграф не се прилага по отношение на публичните органи и международните организации, посочени в член 43.
4. Заявителят посочва източниците и размерите на финансирането от Съюза, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност или част от дейност или за неговото функциониране по време на същата финансова година, както и всяко друго финансиране, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност.
Член 197
Доказателства за отсъствие на основания за отстраняване
(член 131 от Финансовия регламент)
Заявителите декларират, че не се намират в някое от положенията, изброени в член 106, параграф 1 и член 107 от Финансовия регламент, с изключение на случаите, посочени в член 131, параграф 4, букви а) и б) от Финансовия регламент. В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от успелите заявители да представят доказателствата по член 143. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити успелите заявители представят тези доказателства, освен ако е налице физическа невъзможност, призната от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, или ако тези доказателства вече са били представени за целите на друга процедура за безвъзмездни средства или за обществена поръчка, при условие че документите са издадени преди не повече от една година и все още са валидни.
Член 198
Заявители, които не са юридически лица
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато заявление за безвъзмездни средства е подадено от заявител, който не е юридическо лице, в съответствие с член 131, параграф 2 от Финансовия регламент, представителите на този заявител трябва да докажат, че имат способност да поемат правни задължения от името на заявителя и че заявителят има финансова и оперативна способност, еквивалентна на способността на юридическите лица.
Член 199
Субекти, които формират един заявител
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато няколко субекти отговарят на критериите за кандидатстване за безвъзмездни средства и заедно формират един субект, този субект може да се третира от отговорния разпоредител с бюджетни кредити като единствен кандидат, при условие че в заявлението лицата, участващи в предложената дейност или работна програма, се посочват като част от заявителя.
Член 200
Финансови и административни санкции
(член 131 от Финансовия регламент)
Финансови и/или административни санкции могат да се налагат на заявители, които са направили декларации с невярно съдържание или съществени грешки или са извършили нарушения или измама, в съответствие с условията на член 145.
Такива финансови и/или административни санкции могат да се налагат и на бенефициери, за които е установено, че са извършили тежко нарушение на договорните си задължения.
Член 201
Критерии за допустимост
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Критериите за допустимост се публикуват в поканата за предложения.
2. Критериите за допустимост определят условията за участие в покана за предложения. Тези критерии се изготвят при надлежно отчитане на целите на дейността и отговарят на принципите на прозрачност и недискриминация.
Член 202
Критерии за подбор
(член 132, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Критериите за подбор се публикуват в поканата за предложения и са такива, че позволяват оценка на финансовия и оперативния капацитет на заявителя за изпълнение на предложената дейност или работна програма.
2. Заявителят трябва да разполага със стабилни и достатъчни източници на финансиране за поддържане на своята дейност през целия период на изпълнение на дейността или през годината, за която се отпускат безвъзмездните средства, и за участие в нейното финансиране. Заявителят трябва да притежава необходимата професионална компетентност и квалификация за извършване на предложената дейност или работна програма, освен ако в основния акт изрично е предвидено друго.
3. Финансовият и оперативният капацитет се проверяват по-специално въз основа на анализ на всички оправдателни документи, посочени в член 196 и поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в поканата за предложения.
Ако в поканата за предложения не се изискват оправдателни документи и ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити има съмнения относно финансовия или оперативния капацитет на заявителите, той може да поиска от тях да представят съответните документи.
В случаите на партньорства по член 178 проверката се извършва преди подписване на споразумението за рамково партньорство или уведомяване за решението за рамково партньорство.
Член 203
Критерии за отпускане на безвъзмездни средства
(член 132, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се публикуват в поканата да предложения.
2. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства следва да позволяват отпускането на безвъзмездни средства за дейностите, които осигуряват максимална обща ефективност на програмата на Съюза, която те изпълняват, или на органите, чиито работни програми са разработени за постигане на същия резултат. Критериите се определят по такъв начин, че да осигуряват и правилно управление на средствата на Съюза.
Критериите се прилагат по такъв начин, че да позволят подбор на планирани дейности или работни програми, за които Комисията може да бъде уверена, че съответстват на целите и приоритетите и гарантират видимостта на финансирането от Съюза.
3. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се определят по такъв начин, че да позволяват последваща оценка.
Член 204
Оценка на заявленията и отпускане на безвъзмездни средства
(член 133 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за оценка на предложенията, освен ако Комисията реши друго в рамките на конкретна секторна програма.
Комисията се състои от най-малко трима членове, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка помежду им. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата и местните звена по член 72 от настоящия регламент и в органите, на които са делегирани правомощия, по членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма обособени структури, не се прилага изискването за организационни единици без йерархична връзка помежду им.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити при необходимост разделя процеса на няколко процедурни етапа. Правилата, регламентиращи процеса, се съобщават в поканата за предложения.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за подаване на заявленията, само заявителите, чиито предложения отговарят на критериите за оценка на първия етап, се поканват да изпратят пълно предложение на втория етап.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за оценка, само предложенията, които преминат успешно първия етап, състоящ се в оценка спрямо ограничен брой критерии, продължават към по-нататъшна оценка.
Заявителите, чиито предложения са отхвърлени на някой от етапите, се уведомяват в съответствие с член 133, параграф 3 от Финансовия регламент.
Всеки следващ етап на процедурата трябва да бъде ясно разграничен от предходния.
Едни и същи документи и информация не се изискват повече от веднъж по време на една и съща процедура.
3. Комисията за оценка на предложенията или, когато е приложимо, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявителя да предостави допълнителна информация или да поясни приложената към заявлението документация, при условие че тази информация или пояснение не изменя съществено предложението. В съответствие с член 96 от Финансовия регламент в случай на очевидни технически грешки комисията за оценка или отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да не поиска такава информация или пояснение само в надлежно обосновани случаи. Разпоредителят с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
4. След като приключат своята работа, членовете на комисията за оценка на предложенията подписват протокол с всички проверени предложения и с оценка на тяхното качество, както и с посочване на предложенията, които могат да получат финансиране. Тези протоколи могат да бъдат подписани в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
При необходимост в протокола се извършва класиране на оценените предложения и се правят препоръки за максималната сума, която да бъде предоставена, и за евентуални несъществени корекции по заявлението за безвъзмездни средства.
Протоколът се съхранява за справки в бъдеще.
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявител да коригира заявлението си с оглед на препоръките на комисията за оценка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
След оценката отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема решение, което съдържа най-малко:
а)
предмета и общата сума на решението;
б)
имената на успелите заявители, наименованието на дейностите, приетите суми и мотивите за избора, включително когато той не съвпада със становището на комисията за оценка;
в)
имената на отхвърлените заявители и мотивите за тяхното отхвърляне.
6. Параграфи 1, 2 и 4 от настоящия член не са задължителни за отпускането на безвъзмездни средства съгласно член 190 от настоящия регламент и член 125, параграф 7 от Финансовия регламент.
Член 205
Информация за заявителите
(член 133 от Финансовия регламент)
Отхвърлените заявители се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните заявления и при всички случаи в срок от 15 календарни дни след уведомяването на успелите заявители.
ГЛАВА 4
Плащане и контрол
Член 206
Гаранция за предварителното финансиране
(член 134 от Финансовия регламент)
1. За ограничаване на финансовите рискове, свързани с плащането на предварително финансиране, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, по преценка на риска, да изиска от бенефициера предварителна гаранция в размер до този на предварителното финансиране, освен за безвъзмездните средства с ниска стойност, или да раздели плащането на няколко вноски.
2. Когато се изисква гаранция, тя се оценява и одобрява от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията е валидна за достатъчно дълъг период, за да може да бъде активирана.
3. Гаранцията се предоставя от одобрена банка или финансова институция, установена в една от държавите членки. Когато бенефициерът е установен в трета държава, отговорният разпоредител с бюджетни средства може да се съгласи установена в тази трета държава банка или финансова институция да предостави гаранцията, ако счете, че банката или финансовата институция предлага еквивалентна сигурност и характеристики като тези, които се предлагат от банка или финансова институция, установена в държава членка.
По искане на бенефициера гаранцията, посочена в първа алинея, може да бъде заменена от солидарна гаранция от трета страна или от неотменимата и безусловна съвместна гаранция от бенефициерите по дейност, които са страни по същото споразумение или решение за безвъзмездни средства, след съгласието на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията се предоставя в евро.
С гаранцията банката или финансовата институция, третата страна или останалите бенефициери осигуряват неотменимо обезпечение или действат като пръв гарант за изпълнението на задълженията на бенефициера на безвъзмездните средства.
4. Гаранцията се освобождава при постепенното изчистване на предварителното финансиране чрез междинните плащания или плащанията на остатъка за бенефициера в съответствие с условията в споразумението или решението за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 207
Оправдателни документи при заявки за плащания
(член 135 от Финансовия регламент)
1. За всяко предоставяне на безвъзмездни средства предварителното финансиране може да се раздели на няколко плащания в съответствие с доброто финансово управление.
Новото плащане по предварителното финансиране се извършва в пълен размер само ако са усвоени поне 70 % от общата стойност на предишното.
Когато са усвоени по-малко от 70 % от предишното плащане по предварителното финансиране, размерът на новото плащане се намалява с неусвоената част на предишното плащане по предварителното финансиране.
Отчетът за разходите на бенефициера се представя в подкрепа на всяка заявка за ново плащане.
2. Без да се засяга член 110, бенефициерът удостоверява от свое име, че съдържащата се в заявките за плащания информация е пълна, надеждна и вярна. Той удостоверява също така, че извършените разходи могат да бъдат разглеждани като допустими в съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, както и че заявките за плащания са мотивирани с подходящи оправдателни документи, които могат да бъдат проверени.
3. Въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител на бюджетни кредити може да поиска в подкрепа на всяко плащане сертификат за финансовите отчети и съответните сметки за дейността или работната програма, издаден от одобрен външен одитор или в случай на публични органи - от квалифициран и независим обществен служител. Сертификатът се прилага към заявката за плащане. Сертификатът удостоверява съгласно методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и въз основа на договорени процедури в съответствие с международните стандарти, че разходите, обявени от бенефициера във финансовите отчети, на които се основава заявката за плащане, са действителни, точно осчетоводени и допустими съгласно разпоредбите на споразумението или решението за безвъзмездни средства.
В специфични и надлежно обосновани случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска сертификат под формата на становище или под друга форма в съответствие с международните стандарти.
Сертификатът за финансовите отчети и съответните сметки е задължителен за междинните плащания и за плащанията на остатъка в следните случаи:
а)
безвъзмездни средства за дейност, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 750 000 EUR или по-висока, когато съвкупните суми на заявките за плащане под тази форма са най-малко 325 000 EUR;
б)
оперативни безвъзмездни средства, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 100 000 EUR или по-висока.
В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може освен това да отмени задължението да се представи такъв сертификат за финансовите отчети и съответните сметки в случай на:
а)
публични органи и международни организации, посочени в член 43;
б)
бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, спешни операции по гражданска защита и управление на кризисни ситуации, с изключение на плащанията на остатъка;
в)
плащания на остатъка за бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, които са подписали споразумение за рамково партньорство или са били уведомени за решение за рамково партньорство, съгласно посоченото в член 178, и които имат система за контрол, предоставяща еквивалентни гаранции за такива плащания;
г)
бенефициери на многократни безвъзмездни средства, които са представили независими сертификати с еквивалентни гаранции за системите за контрол и методиката, използвани за определяне на техните вземания.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да отмени задължението за предоставяне на сертификат за финансовите отчети и съответните сметки, когато е бил или ще бъде направен одит пряко от персонала на Комисията или от орган, упълномощен да извърши такъв одит от нейно име, който одит предоставя еквивалентни гаранции относно декларираните разходи.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери посочените прагове по букви а) и б) от трета алинея се прилагат за всеки бенефициер.
4. В подкрепа на плащане и въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска доклад от оперативна проверка, издаден от независима трета страна и одобрен от отговорния разпоредител,. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити докладът от проверката се прилага към заявката за плащане и съответните разходи се смятат за допустими при същите условия като тези за разходите, свързани с одитните сертификати, както е предвидено в член 126 от Финансовия регламент. В доклада от проверката се посочва, че оперативната проверка е извършена според методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, както и дали дейността или работната програма са реално изпълнени съгласно условията, посочени в споразумението или решението за безвъзмездни средства.
Член 208
Преустановяване и намаляване на безвъзмездни средства
(член 135 от Финансовия регламент)
1. Изпълнението на споразумението или решението за безвъзмездни средства, участието на бенефициер в тяхното изпълнение или плащанията могат да бъдат преустановени с цел да се провери дали наистина са допуснати съществените грешки, нередности, измами или нарушения на задължения, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението се възобновява възможно най-бързо.
2. Когато договорената дейност или работна програма не са изпълнени или не са изпълнени правилно, изцяло или навреме, отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при условие че на бенефициера е била дадена възможност да представи своите коментари, намалява или си възстановява безвъзмездните средства пропорционално в зависимост от етапа на процедурата.
ГЛАВА 5
Изпълнение
Член 209
Договори за изпълнение
(член 137 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на Директива 2004/18/ЕО, когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка, бенефициерът възлага поръчката на икономически най-изгодната оферта или, ако е подходящо, на офертата с най-ниската цена, като следи за избягването на конфликт на интереси.
2. Когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка на стойност над 60 000 EUR, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да наложи на бенефициера специални правила в допълнение към тези по параграф 1.
Тези специални правила се основават на правилата от Финансовия регламент и се определят, като се отчитат стойността на съответните поръчки, относителният размер на вноската на Съюза спрямо общите разходи за дейността и рискът. Такива специални правила се включват в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
Член 210
Финансова подкрепа за трети страни
(член 137 от Финансовия регламент)
При условие че целите или резултатите, които следва да бъдат постигнати, са достатъчно подробно описани в условията по член 137, параграф 1 от Финансовия регламент, може да се счита, че не съществува свобода на преценка само ако решението или споразумението за безвъзмездни средства посочва следното:
а)
максималния размер на финансовата подкрепа, която може да бъде платена на трета страна, като тя не може да надвишава 60 000 EUR, освен в случаите, когато финансовата подкрепа е основната цел на дейността, както и критериите за определяне на точната сума;
б)
различните видове дейности, които могат да получат такава финансова подкрепа, въз основа на определен списък;
в)
определението на лицата или категориите лица, които могат да получават такава финансова подкрепа, и критериите за отпускането ѝ.
ДЯЛ VII
НАГРАДИ
Член 211
Програмиране
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за награди. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на конкурсите с примерния размер на наградите.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране на наградите през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 212
Правила на конкурсите
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. В правилата на конкурсите се посочва следното:
а)
условията за участие, в които се посочват поне:
i)
критериите за допустимост;
ii)
условията и крайният срок за регистрация на участниците, ако е необходимо, както и за подаване на проекти от участниците при условията, посочени в параграф 2;
iii)
условията за отстраняване на участници, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент;
iv)
еднолична отговорност на участниците в случай на иск, свързан с дейностите, извършвани в рамките на конкурса;
v)
приемане от страна на победителите на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата, както и на задълженията за публичност, както е посочено в правилата на конкурса;
vi)
че правото на Съюза е приложимото право по отношение на конкурса, допълнено при необходимост от национално право, посочено в правилата на конкурса;
vii)
компетентният съд или арбитражният съд за решаване на спорове;
viii)
че на заявителите, които са направили декларации с невярно съдържание или са извършили нарушения или измама, могат да се налагат финансови и/или административни санкции в съответствие с условията на член 145 и пропорционално на стойността на съответните награди;
б)
критериите за присъждане, които трябва да бъдат такива, че да може да се оцени качеството на проектите на участниците спрямо преследваните цели и очакваните резултати, както и да се определи обективно дали проектите заслужават да спечелят конкурса;
в)
размерът на наградата или наградите;
г)
условията на плащане на наградите на победителите след тяхното присъждане.
За целите на буква а), подточка i) от първа алинея бенефициерите на безвъзмездни средства на Съюза са допустими, освен ако изрично е посочено друго в правилата на конкурса.
За целите на буква а), подточка vi) от първа алинея може да се направи дерогация в случай на участие на международни организации.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити избира начини за комуникация, които са с недискриминационен характер за подаване на проекти от участниците и които не ограничават достъпа на участниците до конкурса.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всеки проект на участник съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на проектите на участниците е запазена;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
3. В правила на конкурсите могат да се определят условията за анулиране на конкурса, по-специално когато неговите цели не могат да бъдат изпълнени или когато юридическо или физическо лице, което не отговаря на условията за участие, следва да бъде наградено като победител.
4. Правилата на конкурсите се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза. Освен на интернет сайта правилата на конкурсите могат да бъдат публикувани и чрез всякакви други подходящи начини, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходима допълнителна публичност сред потенциалните участници. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на правилата на конкурсите също подлежат на публикуване при същите условия.
Член 213
Последващо публикуване
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до наградите, присъдени в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на участниците през изминалата година;
б)
броя на участниците и процента на успешните проекти на участници за всеки конкурс;
в)
списък с експертите, взели участие в конкурсните комисии през изминалата година, заедно със справка за процедурата за техния подбор.
Член 214
Оценка
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. За целите на оценката на проектите на участниците отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия от най-малко трима експерти, които могат да бъдат външни експерти или лица, представляващи най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка между тях, с изключение на представителствата или местните органи, посочени в член 72 от настоящия регламент, и органите, на които са делегирани правомощия, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма отделни структури.
Експертите, посочени в първа алинея, подлежат на изискванията относно конфликтите на интереси, посочени в член 57 от Финансовия регламент.
Външните експерти декларират, че не са в ситуация на конфликт на интереси към момента на назначаването и че се задължават да информират разпоредителя с бюджетни кредити, ако възникне такъв конфликт на интереси в хода на процедурата по оценяване.
2. След като приключат своята работа, членовете на комисията подписват протокол с всички проучени проекти на участници, който съдържа оценка на тяхното качество, като се определят проектите, на които могат да бъдат присъдени награди. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Протоколът, посочен в първа алинея, се съхранява за справки в бъдеще.
3. След това отговорният разпоредител с бюджетни кредити решава дали да присъди наградите. В това решение се посочва също следното:
а)
предметът и общият размер на присъдените награди, ако има такива;
б)
имената на спечелилите участници, ако има такива, размерът на наградите, присъдени на всеки спечелил участник, както и причините за избора;
в)
имената на отхвърлените участници и мотивите за тяхното отхвърляне.
Член 215
Информация и уведомяване
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Участниците се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните проекти и при всички случаи в срок от 15 календарни дни, след като разпоредителят с бюджетни кредити вземе решение за присъждане на наградата.
2. Решението за присъждане на наградата се съобщава на спечелилия участник и служи като правно задължение по смисъла на член 86 от Финансовия регламент.
ДЯЛ VIII
ФИНАНСОВИ ИНСТРУМЕНТИ
Член 216
Подбор на субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. За изпълнението на финансовите инструменти в условията на непряко управление Комисията получава доказателства, че упълномощеният субект отговаря на изискванията на член 60, параграф 2 от Финансовия регламент. След получаването на тези доказателства те са валидни за всяко бъдещо изпълнение на финансови инструменти от съответния субект, освен ако са внесени съществени промени в системите, правилата и процедурите на тези упълномощени субекти, обхванати от тези изисквания.
2. При подбора на субектите, натоварени с изпълнението на финансовите инструменти съгласно член 61, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията публикува покана за потенциалните упълномощени субекти. Тази покана включва критериите за подбор и за възлагане.
В поканата по първа алинея се посочва също дали упълномощеният субект трябва да задели собствени финансови ресурси за определения финансов инструмент или да сподели риска. Когато се направи такова обозначение и когато е необходимо да се намали възможен конфликт на интереси, в поканата се посочва също така, че от упълномощения субект се изисква да предложи мерки за хармонизиране на интересите, както е посочено в член 140, параграф 2 от Финансовия регламент. Мерките за хармонизиране на интересите трябва да бъдат включени в споразумението за конкретния финансов инструмент.
Комисията започва диалог със субектите, които отговарят на критериите за подбор, по прозрачен и обективен начин и без това да води до конфликт на интереси. След диалога Комисията подписва споразумения за делегиране със субекта или субектите, които са представили икономически най-изгодните предложения, включително, ако е приложимо, заделяне на собствени финансови ресурси или споделяне на риска.
3. Комисията може да проведе директни преговори с потенциалните упълномощени субекти, преди да подпише споразуменията за делегиране, когато упълномощеният субект е определен в съответния основен акт или е посочен в член 58, параграф 1, буква в), подточка iii) от Финансовия регламент или в надлежно обосновани и подходящо документирани изключителни случаи, по-специално когато:
а)
не са представени подходящи предложения след покана за потенциални упълномощени субекти;
б)
финансовите инструменти със специфични характеристики изискват определен вид упълномощен субект поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия;
в)
поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на Съюза, е невъзможно да се спази процедурата, посочена в параграф 2.
Член 217
Съдържание на споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
В допълнение към изискванията, изброени в член 40, споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, включва подходящи мерки за осигуряване на съответствие с принципите и условията, посочени в член 140 от Финансовия регламент. По-специално споразуменията за делегиране съдържат:
а)
описание на финансовия инструмент, включително инвестиционната му стратегия или политика, вида на предоставената подкрепа, критериите за допустимост на финансови посредници и крайни получатели, както и допълнителни оперативни изисквания за транспониране на целите на политиката на инструмента;
б)
изискванията за целеви обхват на стойностите за ефекта на лоста;
в)
определение на недопустимите дейности и критериите за отстраняване;
г)
разпоредби, гарантиращи хармонизиране на интересите и преодоляване на възможните конфликти на интереси;
д)
разпоредби за подбор на финансовите посредници съгласно член 139, параграф 4, втора алинея от Финансовия регламент и за създаването на специализирани инвестиционни средства, ако е приложимо;
е)
разпоредби относно отговорността на упълномощените субекти и на други субекти, участващи в изпълнението на финансовия инструмент;
ж)
разпоредби за уреждане на спорове;
з)
разпоредби за управление на финансовия инструмент;
и)
разпоредби относно използването и повторното използване на вноската на Съюза в съответствие с член 140, параграф 6 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби за управлението на вноските на Съюза и на доверителни сметки, включително рисковете за контрагента, приемливи касови операции, отговорностите на съответните страни, коригиращи действия в случай на прекалено големи салда по доверителните сметки, водене на документация и докладване;
к)
разпоредби относно възнаграждението на упълномощения субект, включително таксите за управление, както и относно изчисляването и плащането на разходи и такси за управление на упълномощения субект в съответствие с член 218;
л)
когато е целесъобразно, разпоредби относно рамка на условията за вноските от фондовете, посочени в член 175 от Финансовия регламент, по-специално Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и бъдещия Фонд за морско дело и рибарство (наричани по-долу „фондовете по ОСР“);
м)
разпоредби относно срока, възможността за удължаване и прекратяване на финансовия инструмент, включително условията за предсрочно прекратяване и когато е уместно, стратегии за излизане;
н)
разпоредби относно мониторинга на изпълнението на подкрепата за финансовите посредници и крайните получатели, включително докладване от страна на финансовите посредници;
о)
когато е приложимо, вида и характера на операциите по хеджиране, посочени в член 219.
Член 218
Разходи и такси за управление на упълномощените субекти
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Комисията заплаща възнаграждение на упълномощените субекти за изпълнението на финансови инструменти, което се изразява в такси, основани на резултатите, възстановяване на извънредни разноски, както и такси за управление на касовите средства, когато упълномощеният субект управлява касовите средства на финансовия инструмент.
2. Таксите, основани на резултатите, включват административни такси за упълномощените субекти като възнаграждение за работата, извършена при изпълнението на даден финансов инструмент. Когато е уместно, те могат да включват също така и стимули, свързани с политиката, за насърчаване на постигането на целите на политиката или за стимулиране на финансовите постижения на финансовия инструмент.
Член 219
Специфични правила за доверителните сметки при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, могат да откриват доверителни сметки по смисъла на член 68, параграф 7 от Финансовия регламент на свое име и изключително от името на Комисията. Тези упълномощени субекти изпращат съответните извлечения от сметките на отговорната служба на Комисията.
2. По доверителните сметки се поддържа подходяща ликвидност и активите, държани по тези доверителни сметки, се управляват в съответствие с принципите на доброто финансово управление, като се спазват подходящи пруденциални правила в съответствие с член 140, параграф 7 от Финансовия регламент.
3. За изпълнението на финансовите инструменти упълномощените субекти не извършват хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията за делегиране, посочени в член 217.
Член 220
Финансови инструменти, изпълнявани пряко
(член 139 от Финансовия регламент)
1. В изключителни случаи финансовите инструменти могат да се изпълняват пряко в съответствие с член 139, параграф 4 от Финансовия регламент чрез следните средства:
а)
специален инвестиционен механизъм, в който Комисията участва заедно с други публични или частни инвеститори с цел увеличаване на ефекта на лоста на финансовото участие на Съюза;
б)
заеми, гаранции, капиталови участия и други инструменти за споделяне на риска, различни от инвестиции в специализирани инвестиционни механизми, предоставяни пряко на крайните получатели или чрез финансови посредници.
2. За изпълнението на финансовите инструменти Комисията не извършва хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията със субектите, изпълняващи финансовия инструмент.
Член 221
Подбор на финансови посредници, ръководители на специални инвестиционни механизми и крайни получатели
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Когато Комисията изпълнява финансови инструменти пряко или непряко чрез специални инвестиционни механизми, тези механизми се създават в съответствие със законите на държава членка. Те могат също така да бъдат създадени в съответствие със законите на държава, различна от държава членка, в областта на външната дейност. Ръководителите на такива механизми са задължени от закона или чрез договор да действат добросъвестно като професионални ръководители.
2. Ръководителите на специалните инвестиционни механизми, посочени в параграф 1, и финансовите посредници или крайните получатели на финансовите инструменти се подбират, като се отчитат естеството на финансовия инструмент, който трябва да се изпълни, опитът и оперативният и финансовият капацитет на съответните субекти и/или икономическата жизнеспособност на проектите на крайните получатели. Изборът трябва да бъде прозрачен, обоснован от обективни причини и не трябва да поражда конфликт на интереси.
3. Не се предоставя финансова подкрепа за ръководители на специални инвестиционни механизми, на финансови посредници и на крайни получатели, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент.
Член 222
Условия за използване на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към преодоляване на пазарни несъвършенства или неефективности или неоптимални инвестиционни ситуации, както и към предоставяне на подкрепа само за крайните получатели, които се считат за потенциално икономически жизнеспособни в момента на предоставяне на подкрепата от Съюза чрез финансов инструмент.
2. Финансовите инструменти осигуряват подкрепа на крайните получатели по пропорционален начин. По-специално, преференциалното третиране на инвеститорите, предоставящи съвместни инвестиции или споделяне на риска, трябва да бъде обосновано и пропорционално на рисковете, поети от инвеститорите по даден финансов инструмент, и да бъде ограничено до необходимия минимум, за да се гарантира тяхната инвестиция или споделяне на риска.
Член 223
Ефект на лоста
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към постигане на ефект на лоста от финансовия принос на Съюза чрез мобилизиране на глобални инвестиции, надхвърлящи размера на финансовия принос на Съюза.
Ефектът на лоста от средствата на Съюза е равен на сумата за финансиране на допустимите крайни получатели, разделена на размера на финансовия принос на Съюза.
2. Целевият обхват на стойностите за ефекта на лоста се основава на предварителна оценка за съответния финансов инструмент.
Член 224
Предварителна оценка на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти се основават на предварителни оценки, които определят пазарните несъвършенства или неефективности или неоптималните инвестиционни ситуации, както и нуждите от инвестиции с оглед на целите на политиката.
2. Предварителната оценка доказва, че идентифицираните пазарни нужди не могат да бъдат посрещнати подходящо и своевременно чрез ръководени от пазара дейности или чрез интервенции на Съюза, различни от финансирането с финансов инструмент, като например регулиране, либерализация, реформа или други действия на политиката. Чрез нея се оценява вероятността финансовите инструменти да доведат до пазарни нарушения и изключване на частното финансиране, както и свързаните с това евентуални разходи,, и се определят средства за свеждане до минимум на отрицателните ефекти от такива нарушения.
3. В съответствие с принципа на субсидиарност предварителната оценка доказва, че даден финансов инструмент на ниво ЕС е по-подходящ за преодоляване на установените пазарни нужди от подобни финансови инструменти на национално или регионално ниво, включително тези, финансирани по линия на фондовете по ОСР. Когато се оценява добавената стойност от участието на Съюза, трябва да бъдат взети под внимание фактори като трудният достъп до финансиране на национално равнище, по-специално за трансгранични проекти, икономиите от мащаба или силният демонстрационен ефект, свързан с разпространението на най-добрите практики в държавите членки.
4. Предварителната оценка определя най-ефективния начин за изпълнение на финансовия инструмент.
5. Предварителната оценка доказва също, че планираният финансов инструмент е в съответствие с:
а)
новите и съществуващите финансови инструменти, за да се избегнат нежелани припокривания и да се постигнат синергии и икономии от мащаба;
б)
финансовите инструменти и другите форми на публична интервенция, насочени към същата пазарна среда, за да се избегнат несъответствия и да се проучат потенциалните синергии.
6. С предварителната оценка се оценяват пропорционалността на предвидената намеса по отношение на размера на установения недостиг на финансиране, очакваният ефект на лоста на планирания финансов инструмент и допълнителното качествено въздействие, като разпространението на най-добри практики, ефективното насърчаване на целите на политиката на Съюза по веригата на изпълнение или достъпът до специфични експертни познания на участниците във веригата на изпълнение.
7. Предварителната оценка установява набор от подходящи показатели за изпълнението за предложените финансови инструменти и показва очаквания продукт, резултати и въздействие.
8. Отделна предварителна оценка на финансовите инструменти се извършва само когато такава оценка, напълно съобразена с критериите в параграфи 1-7, не е включена в предварителната оценка или оценка на въздействието на програмата или дейността, обхваната от основен акт.
Член 225
Мониторинг на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. С цел да се осигури хармонизиран мониторинг на финансовите инструменти, посочени в член 140, параграф 12 от Финансовия регламент, се въвежда система за мониторинг от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се допринесе за осигуряването на достатъчна увереност, че средствата на Съюза се използват в съответствие с член 32, параграф 2 от Финансовия регламент.
2. Системата за мониторинг се използва за оценяване на напредъка на изпълнението по отношение на постигането на целите на политиката, отразени в съответните показатели за осъществените дейности и резултатите, установени съгласно предварителната оценка, за анализ на съответствието на изпълнението с определените изисквания съгласно член 140, параграф 2 от Финансовия регламент и за осигуряване на основа за докладването от Комисията, както се изисква съгласно член 38, параграф 5 и член 140, параграф 8 от Финансовия регламент.
3. В случай на непряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, представени от упълномощените субекти, и на наличните одити и проверки, извършени от упълномощените субекти, като се вземат предвид декларацията за управлението на упълномощените субекти и становището на независимия одитен орган, посочен в член 60, параграф 5 от Финансовия регламент. Комисията преглежда информацията, предоставена от упълномощените субекти, и може да извърши проверки, включително на извадков принцип, на подходящо равнище на изпълнение до крайните получатели.
Мониторингът от упълномощения субект се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници, и на наличните одити и проверки, извършени от финансовия посредник, като се вземат предвид декларацията за управлението на финансовия посредник и становището на независими одитори.
Когато не съществуват финансови посредници, упълномощеният субект пряко наблюдава използването на финансовия инструмент въз основа на докладите и отчетите, представени от крайните получатели.
Упълномощеният субект преразглежда, когато е уместно на базата на извадка, информацията, предоставена от финансовите посредници или от крайните получатели, и извършва проверки, както е определено в споразумението, посочено в член 217.
4. В случай на пряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници и от крайните получатели, подлежащи на съответните проверки. Разпоредбите на параграф 3 се прилагат за прякото управление mutatis mutandis.
5. Споразуменията за изпълнение на финансов инструмент съдържат необходимите разпоредби за прилагането на параграфи 1-4.
Член 226
Обработка на вноските от фондовете по ОСР
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Водят се отделни записи за вноските от фондовете по ОСР за финансовите инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент и подкрепяни от фондовете по ОСР съгласно специфичните за сектора правила.
2. Вноските от фондовете по ОСР се записват в отделни сметки и се използват в съответствие с целите на съответните фондове по ОСР за действия и крайни получатели, които са в съответствие с програмата или програмите, от които се правят вноските.
3. По отношение на вноските от фондовете по ОСР за финансови инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент, се прилагат специфичните за сектора правила.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 227
Доклад за бюджетното и финансовото управление през годината
(член 142 от Финансовия регламент)
Докладът за бюджетното и финансовото управление през годината съдържа точно описание на:
а)
постигането на целите за годината в съответствие с принципа на доброто финансово управление;
б)
финансовото състояние и събитията със съществено влияние върху дейностите през годината.
Докладът за бюджетното и финансовото управление е отделен от докладите за изпълнението на бюджета.
Член 228
Изключения от счетоводните принципи
(член 144 от Финансовия регламент)
Когато в конкретен случай счетоводителите смятат, че следва да бъде направено изключение от съдържанието на някой от счетоводните принципи, определени в счетоводните правила на Съюза, изключението надлежно се мотивира и докладва в бележките към финансовите отчети, посочени в член 232.
Член 229
Оправдателни документи
(член 144 от Финансовия регламент)
1. Всяко вписване се основава на оправдателни документи с дата и номер на хартиен носител или на носител, който гарантира надеждността и запазването на съдържанието им за сроковете, посочени в член 48.
2. Операциите от един и същ вид, извършени на едно и също място и на една и съща дата, могат да се обобщят в единен оправдателен документ.
Член 230
Отчет за финансовия резултат
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за финансовия резултат отразява приходите и разходите за годината, класифицирани по тяхното естество.
Член 231
Отчет за паричните потоци
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за паричните потоци представя паричните потоци през периода, като показва движението между откриването и закриването на касови наличности.
Касата е съставена от:
а)
касова наличност;
б)
банкови сметки и депозити, платими при поискване;
в)
други разполагаеми активи, които са високоликвидни и чиято стойност е стабилна.
Член 232
Бележки към финансовите отчети
(член 145 от Финансовия регламент)
Бележките съгласно член 145 от Финансовия регламент са неразделна част от финансовите отчети. Те съдържат най-малко следните данни:
а)
счетоводни принципи, правила и методи;
б)
обяснителни записки с допълнителна информация, която не се съдържа в основния текст на финансовите отчети, но е необходима за съставяне на вярна и точна представа.
Член 233
Отчети за изпълнението на бюджета
(член 146 от Финансовия регламент)
1. Отчетите за изпълнението на бюджета съдържат:
а)
данни за приходите, включително:
i)
промените в прогнозните бюджетни приходи;
ii)
изпълнението на приходите;
iii)
установените вземания;
б)
данни за промените в общия размер на наличните бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
в)
данни за усвояването на общите налични бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
г)
данни за неизпълнените поети задължения, за пренесените от предходната година и за поетите през текущата година задължения.
2. По отношение на данните за приходите се прилага справка с разбивка по държави членки за размера на вноските в системата на собствените ресурси, които подлежат на събиране към края на финансовата година и за които е издадено нареждане за събиране.
Член 234
Условия за предаване на отчетите
(член 148 от Финансовия регламент)
Междинните и окончателните отчети, посочени в членове 147 и 148 от Финансовия регламент, могат да се изпращат по електронен път.
ГЛАВА 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Счетоводна система
Член 235
Счетоводна система
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят на всяка институция и орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставя и съхранява актуализирани документи, които описват счетоводната система и счетоводните процедури в неговата институция и орган.
2. Бюджетните приходи и разходи се регистрират в компютризираната система по член 236 според икономическия характер на операцията като текущи приходи и разходи или като капитал.
Член 236
Компютризирани системи
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Сметките се водят с помощта на интегрирана компютризирана система.
2. Когато сметките се водят с компютризирани системи и подсистеми, всяка система и подсистема се описва подробно.
Описанието определя съдържанието на всички полета с данни и посочва как системата обработва отделните операции. В него се посочва как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция и за всяка промяна в компютризираните системи и подсистеми, така че по всяко време да е възможно определяне на характера на промените и лицето, което ги е внесло.
Описанието на компютризираните счетоводни системи и подсистеми посочва връзките между тези системи и централната счетоводна система, по-специално по отношение на преноса на данни и равняването на салдата.
3. Достъп до компютризираните системи и подсистеми имат единствено лицата, включени в списък на упълномощените потребители, който всяка институция съставя и актуализира.
Раздел 2
Счетоводни книги
Член 237
Счетоводни книги
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент води регистър, главна книга и поне подглавни книги за длъжниците, кредиторите и дълготрайните активи, освен ако това е икономически неоправдано.
Счетоводните книги се състоят от електронни документи, които се идентифицират от счетоводителя и осигуряват пълни гаранции за доказателствената си сила.
Записванията в регистъра се прехвърлят в главната книга, структурирана според сметкоплана по член 212.
Регистърът и главната книга могат да се разделят на толкова специални регистри и специални книги, колкото е необходимо, за да се изпълнят изискванията.
Вписванията в специалните регистри и специалните книги се централизират поне веднъж месечно в регистъра и в главната книга.
Член 238
Оборотна ведомост
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставят оборотна ведомост, която обхваща всички сметки от общата счетоводна отчетност, включително уравнените през годината, като във всички случаи посочва:
а)
номер на сметката;
б)
описание;
в)
общо дебит;
г)
общо кредит;
д)
салдо.
Член 239
Счетоводно равняване
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Данните от главната счетоводна книга се съхраняват и организират така, че да отговарят на съдържанието на всяка сметка, включена в оборотната ведомост.
2. По отношение на инвентарния опис на дълготрайните активи се прилагат разпоредбите на членове 246-253.
Раздел 3
Записване
Член 240
Записи по сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записите се извършват по метода на двустранното счетоводно записване, при който всяко движение или изменение по сметките се отразява със запис, осигуряващ равностойност между дебитираната и кредитираната сума по различните сметки, до които се отнася записът.
2. За операция във валута, различна от еврото, се изчислява равностойността в евро и се записва в сметките.
Операциите в чуждестранна валута по сметки, които могат да се преоценят, подлежат на преоценка най-малко всеки път, когато сметките се приключват.
Преоценката се извършва по курсовете, посочени в член 6.
Обменният курс на еврото спрямо друга валута, който се използва за изготвяне на баланса към 31 декември от година N, е курсът за последния работен ден на година N.
3. Счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент, уточняват правилата за обмен и преоценка, необходими за целите на счетоводната отчетност с текущо начисляване.
Член 241
Счетоводни записи
(член 154 от Финансовия регламент)
При всички счетоводни записи се посочват произходът, съдържанието и счетоводните референции на всички данни, както и съответните оправдателни документи.
Член 242
Записване в регистъра
(член 154 от Финансовия регламент)
Счетоводните операции се записват в регистъра по един от следните методи, които не са взаимно изключващи се:
а)
по дни и по операции;
б)
под формата на месечно обобщение на общите суми по операциите, при условие че се съхранява цялата документация, която позволява проверка на отделните операции по дни.
Член 243
Утвърждаване на записванията
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записванията в регистъра и в подглавните книги стават окончателни чрез процедура на утвърждаване, която забранява промени или изтриване на записванията.
2. Най-късно преди представянето на окончателните финансови отчети се прилага процедура за приключване, чиято цел е да замрази хронологията на регистрираните данни и да гарантира тяхната ненарушимост.
Раздел 4
Равняване и проверка
Член 244
Равняване на сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Салдото по сметките в оборотната ведомост се равнява периодично и най-малко при годишното приключване с данните от управленските системи, използвани от разпоредителите с бюджетни кредити за управление на активите и пасивите и за ежедневното регистриране на данни в счетоводната система.
2. Периодично и най-малко винаги когато сметките се приключват, счетоводителят проверява дали банковите салда съответстват на реалната ситуация, по-специално по отношение на:
а)
парични средства в банки чрез равняване с предоставените от финансовите институции извлечения от сметките;
б)
касовите наличности чрез равняване с данните от касовата книга.
Сметките за дълготрайните активи подлежат на преглед съгласно член 250.
3. Междуинституционалните свързващи сметки се равняват ежемесечно.
4. Временните сметки се откриват и преглеждат ежегодно от счетоводителя. Тези сметки са под отговорността на разпоредителя с бюджетни кредити и той ги изчиства възможно най-скоро.
Раздел 5
Бюджетни сметки
Член 245
Съдържание и водене на бюджетните сметки
(член 156 от Финансовия регламент)
1. За всяко подразделение на бюджета бюджетните сметки отразяват:
а)
по отношение на разходите:
i)
разрешените в първоначалния бюджет бюджетни кредити, включените в коригиращите бюджети бюджетни кредити, пренесените бюджетни кредити, наличните бюджетни кредити след събирането на целеви приходи, трансферите на бюджетни кредити, както и общия размер на наличните бюджетни кредити;
ii)
поетите задължения и плащанията за финансовата година;
б)
по отношение на приходите:
i)
прогнозите в първоначалния бюджет, прогнозите в коригиращите бюджети, целевите приходи и установения по този начин общ размер на прогнозните приходи;
ii)
установените вземания и събраните суми за съответната финансова година;
в)
неизплатените поети задължения и несъбраните приходи, които са пренесени от предходни финансови години.
Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания по буква а) от първа алинея се записват и отразяват отделно.
Глобалните временни поети задължения във връзка с Европейския фонд за гарантиране на земеделието (наричан по-нататък „ЕФГЗ“) и съответните плащания по тях също се записват в бюджетните сметки.
Тези задължения се представят спрямо общия размер на бюджетните кредити за ЕФГЗ.
2. Бюджетните сметки отразяват отделно:
а)
усвояването на бюджетните кредити, които са пренесени, и бюджетните кредити за годината;
б)
изчистването на неизплатени задължения.
В приходната част подлежащите на събиране приходи от предходни финансови години се представят отделно.
3. Бюджетните сметки могат да бъдат организирани по такъв начин, че да се изгради система на разходно осчетоводяване.
4. Бюджетните сметки се водят чрез компютърни системи, в книги или в картотеки.
ГЛАВА 3
Инвентарен опис
Член 246
Инвентарен опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Системата на инвентарен опис се изгражда от разпоредителя с бюджетни кредити с техническото съдействие на счетоводителя. Тази система трябва да съдържа цялата информация, която се изисква за водене на счетоводството и опазване на активите.
Член 247
Опазване на имуществото
(член 157 от Финансовия регламент)
Всяка институция и орган, посочени в член 141 от Финансовия регламент, приемат разпоредби за опазване на активите, отразени в съответните им счетоводни баланси, и вземат решение кои административни отдели отговарят за системата на инвентарен опис.
Член 248
Вписване в инвентарния опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Подлежат на вписване в инвентарния опис и в счетоводните сметки за дълготрайните активи всички придобити активи, чийто срок на употреба е над една година, които не са консумативи и чиято покупна цена или производствена цена е по-висока от указаната в счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент.
Член 249
Съдържание на описа по елементи
(член 157 от Финансовия регламент)
Инвентарният опис съдържа подходящо описание на всеки елемент и посочва неговото местонахождение или за движимите вещи - отговорната служба или лице, датата на придобиване и единичната цена.
Член 250
Инвентаризация на движимо имущество
(член 157 от Финансовия регламент)
Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, извършват инвентаризация по такъв начин, че да се провери физическото наличие на всяка вещ и нейното съответствие със записа в инвентарния опис. Проверките се извършват в рамките на годишна програма за проверки, с изключение на дълготрайните материални и нематериални активи, които се проверяват най-малко веднъж на три години.
Член 251
Препродажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Членовете, длъжностните лица и останалите служители на институциите и органите по член 141 от Финансовия регламент нямат право да придобиват вещи, които институциите и органите препродават, с изключение на продадените чрез публичен търг.
Член 252
Процедура за продажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
1. Продажбата на материални активи се обявява на местно равнище по подходящ начин, ако единичната покупна цена е 8 100 EUR или над тази стойност. Между публикуването на последната обява и сключването на договора за продажба следва да изминат най-малко 14 календарни дни.
Продажбите, посочени в първа алинея, се извършват чрез обяви за продажба, които се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз, ако единичната покупна цена е 391 100 EUR или над тази стойност. Подходящи обяви могат да се публикуват и в печатните издания на държавите членки. Между датата на публикуване в Официален вестник на Европейския съюз и сключването на договора за продажба трябва да измине най-малко един месец.
2. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, могат да се откажат от обяви, ако разходите за тях надхвърлят очакваните постъпления от операцията.
3. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, във всички случаи се стремят да постигнат най-добрата цена при продажбата на материални активи.
4. Параграфи 1, 2 и 3 не се прилагат за продажби между институциите на Съюза и неговите органи, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 253
Процедура за освобождаване от материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя декларация или протокол във всички случаи, когато елемент от инвентарния опис, включително сградите, се продава, предоставя безплатно, бракува, отдава под наем или липсва поради загуба, кражба или по друга причина.
В декларацията или протокола се посочва по-конкретно дали вещта следва да се подмени за сметка на длъжностно лице или друг служител на Съюза или друго лице.
Когато недвижимо имущество или големи съоръжения се предоставят безплатно, трябва да се състави договор и случаят да се опише в годишен доклад, който се изпраща на Европейския парламент и Съвета при представянето на проектобюджета.
Членовете, длъжностните лица или другите служители на институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, не могат да бъдат получатели на собствеността от инвентарния опис, която е предоставена безплатно или бракувана.
Член 254
Инвентарен опис и обявяване на продажби в делегациите на Съюза
(член 157 от Финансовия регламент)
1. В случая на делегациите на Съюза постоянните инвентарни описи на движимото имущество, принадлежащо на Съюза, се съхраняват по места. Те се изпращат редовно на централните отдели в съответствие с приетите от всяка институция правила.
Движимото имущество, което е в транзит до делегациите на Съюза, се вписва във временен опис, преди да бъде заведено в постоянния опис.
2. Обявяването на продажбите на движимо имущество на делегациите на Съюза се извършва съгласно местните обичаи.
ЧАСТ ВТОРА
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
НАУЧНИ ИЗСЛЕДВАНИЯ
Член 255
Видове дейности
(член 181 от Финансовия регламент)
1. Преките дейности се изпълняват от структурите на Съвместния изследователски център (наричан по-нататък „JRC“) и по принцип се финансират изцяло от бюджета. Те включват:
а)
научноизследователски програми;
б)
проучвателни изследователски дейности;
в)
дейности за научно-техническа подкрепа от институционален характер.
2. JRC може да участва в непреки дейности при условията, посочени в член 183 от Финансовия регламент.
3. Прогнозите за вземанията по член 181, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
Член 256
Допълнителни правила, приложими към JRC
(член 183 от Финансовия регламент)
1. Дейностите на конкурентна основа, реализирани от JRC, включват:
а)
дейности, извършвани след процедури за безвъзмездни средства или за обществени поръчки;
б)
дейности от името на трети страни;
в)
дейности, предприети съгласно административно споразумение с други институции или други служби на Комисията за предоставяне на научно-технически услуги.
2. Когато провежданите от JRC дейности за трети страни включват обществени поръчки, процедурата за възлагане на обществените поръчки е съобразена с принципите на прозрачност и равно третиране.
3. Прогнозите за вземанията по член 183, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
ДЯЛ II
ВЪНШНИ ДЕЙНОСТИ
ГЛАВА I
Общи разпоредби
Член 257
Дейности, които могат да бъдат финансирани
(член 184 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за дейностите, посочени в част 2, дял IV, глава 1 от Финансовия регламент, могат по-конкретно да финансират обществени поръчки, безвъзмездни средства, включително лихвени субсидии, специални заеми, гаранции по заеми, финансова помощ, бюджетна подкрепа и други специфични форми на бюджетно подпомагане.
ГЛАВА II
Бюджетна подкрепа и доверителни фондове с няколко донори
Член 258
Използване на бюджетната подкрепа
(член 186 от Финансовия регламент)
1. Когато е предвидено в съответните основни актове, Комисията може да използва секторна или обща бюджетна подкрепа в рамките на трета държава, ако са изпълнени следните условия:
а)
управлението на публичните финанси на държавата партньор е достатъчно прозрачно, надеждно и ефективно;
б)
държавата партньор е въвела достатъчно надеждни и подходящи секторни или национални политики и;
в)
държавата партньор е въвела макроикономически политики, ориентирани към стабилността.
2. Споразуменията, сключени с държавата партньор, трябва да съдържат задължение тази държава да предостави на Комисията надеждна и своевременна информация, която позволява на Комисията да направи оценка на изпълнението на условията, посочени в параграф 1.
Член 259
Доверителни фондове на Съюза за външни дейности
(член 187 от Финансовия регламент)
Вноските на другите донори се вземат предвид при постъпването им в специфичната банкова сметка на доверителния фонд и в размера в евро, получен при валутния обмен в момента на получаването им по специфичната банкова сметка.
Вноската на Съюза се прехвърля своевременно за покриване на правните задължения на доверителния фонд, като се вземат предвид наличните средства, предоставени от други донори.
Лихвите, натрупани по специфичната банкова сметка на доверителния фонд, се инвестират в доверителния фонд, освен ако е предвидено друго в учредителния акт на доверителния фонд.
Всички трансакции, направени през годината по банковата сметка, посочена в третата алинея, се записват съответно в сметките на доверителния фонд.
Финансовото отчитане на операциите, извършени от всеки доверителен фонд, се извършва два пъти годишно от разпоредителя с бюджетни кредити.
Доверителните фондове подлежат всяка година на независим външен одит.
Съветът на доверителния фонд одобрява годишния доклад на доверителния фонд, изготвен от разпоредителя с бюджетни кредити, заедно с годишните отчети, изготвени от счетоводителя. Тези доклади се прилагат към годишния доклад на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити и се представят на Европейския парламент и Съвета в рамките на процедурата за освобождаване от отговорност на Комисията.
Правилата за съставяне на съвета и неговият вътрешен правилник се определят в учредителния акт на доверителния фонд, приет от Комисията и спазван от донорите. Тези правила гарантират справедливо представяне на донорите и включват изискването за положителен вот от Комисията за окончателното решение за използването на средствата.
ГЛАВА III
Обществени поръчки
Член 260
Ползване на сгради под наем
(член 190 от Финансовия регламент)
Единствените поръчки за недвижими имоти, които могат да бъдат финансирани от оперативните бюджетни кредити за външни дейности, са тези за ползване под наем на сгради, които вече са били построени към датата на сключване на договора за наем. Поръчките се публикуват съгласно член 124.
Член 261
Определения
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за услуги включват поръчки за проучвания и техническа помощ.
Поръчката за проучване е договор за услуга, сключен между доставчик и възложител, който включва проучвания за определяне и подготовка на проекти, проучвания за приложимост, икономически и пазарни проучвания, технически проучвания и одити.
Поръчката за техническа помощ е поръчка, при която от доставчика се изисква да има консултантска роля, да управлява или да надзирава проект или да осигури посочените в условията на поръчката консултанти.
2. Когато трета държава разполага с квалифициран управленски персонал в своите отдели или структури с публично участие, поръчките могат да се изпълняват пряко от тези отдели или структури чрез пряко влагане на труд.
Член 262
Специални разпоредби във връзка с праговете и условията за възлагане на външни обществени поръчки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Членове 123-126, с изключение на определенията, член 127, параграфи 3 и 4, членове 128, 134-137, член 139, параграфи 3-6, член 148, параграф 4, член 151, параграф 2 и членове 152-158, 160 и 164 от настоящия регламент не се прилагат към договорите за обществени поръчки, сключени от възложителите по член 190, параграф 2 от Финансовия регламент или от тяхно име.
Решението за изпълнение на разпоредбите във връзка с обществените поръчки по тази глава се взема от Комисията, включително за подходящите проверки, извършвани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, когато Комисията не е възложител.
2. При неспазване на процедурите по параграф 1 разходите за съответните операции не могат да се финансират от Съюза.
3. Настоящата глава не се прилага за възложителите по член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, когато след проверките съгласно член 61 от Финансовия регламент Комисията им е разрешила да прилагат собствени процедури за обществени поръчки.
Член 263
Обявяване и недопускане на дискриминация
(членове 190 и 191 от Финансовия регламент)
1. Комисията предприема необходимите мерки за гарантиране на максимално широко участие при равни условия в конкурентните процедури за възлагане на обществени поръчки, финансирани от Съюза. За целта по-конкретно се полагат грижи за:
а)
осигуряване на адекватно публикуване в разумен срок на предварителните обявления, обявленията за обществена поръчка и обявленията за възлагане;
б)
премахване на всички дискриминационни практики или технически спецификации, които биха могли да затруднят широкото участие при равни условия на всички физически и юридически лица, посочени в член 182 от Финансовия регламент.
2. Член 265, параграф 5, член 267, параграф 3 и член 269, параграф 4 не засягат използването на електронни обществени поръчки.
Член 264
Обявяване
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Обявлението за предварителна информация за международни покани за представяне на оферти се изпраща на Службата за публикации във възможно най-кратки срокове при поръчките за доставки и услуги и възможно най-бързо след решението за одобряване на програмата при договорите за строителни работи.
2. За целите на тази глава обявлението за обществена поръчка се публикува:
а)
най-малко в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет за международните покани за представяне на оферти;
б)
най-малко в държавния вестник на държавата получател или в равностойно издание за местните покани за представяне на оферти.
Когато обявлението за обществена поръчка се публикува и на местно равнище, то трябва да е идентично на публикуваното в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет и да се публикува едновременно с него. Комисията отговаря за публикуването в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет. Ако обявлението се публикува на местно равнище, това може да се извърши от структурите, посочени в член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент.
3. Обявлението за възлагане се изпраща при подписването на договора, освен когато, ако все още е необходимо, поръчката е обявена за тайна или когато изпълнението на поръчката трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност с цел защита на основните интереси на Европейския съюз или на държавата бенефициер, както и когато публикуването на обявлението за възлагане се счита за неподходящо.
Член 265
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за услуги са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече:
i)
международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
ii)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 3 от настоящия член или рамково споразумение.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
Плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
2. При международната ограничена процедура по параграф 1, буква а) в обявлението за обществена поръчка се посочва броят на кандидатите, които ще бъдат поканени да подадат оферти. За поръчки за услуги се канят най-малко четирима кандидати. Броят на кандидатите, допуснати да подадат оферти, трябва да бъде достатъчен, за да осигури реална конкуренция.
Списъкът на избраните кандидати се публикува на интернет сайта на Комисията.
Ако броят на кандидатите, отговарящи на критериите за подбор или на минималните нива на капацитет, е по-нисък от минималния брой, възложителят може да покани да представят оферти само кандидатите, отговарящи на критериите за представяне на оферта.
3. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), възложителят съставя списък на най-малко трима оференти по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Оферентите при състезателната процедура на договаряне могат да бъдат избрани от подходящо обявен списък на потенциални оференти, посочен в член 136, параграф 1, буква б). Този списък се изготвя след покана за изразяване на интерес и е валиден за не повече от пет години от датата на обявлението. Списъкът може да включва подсписъци. Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да представят оферта.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с оферентите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
4. За правни услуги съгласно номенклатурата CPV възложителите могат да използват състезателна процедура на договаряне, независимо от прогнозната стойност на поръчката.
5. Офертите се изпращат в пакет или във външен плик, съдържащ два отделни запечатани плика - един с надпис „Плик А - Техническа оферта“ и друг с надпис „Плик Б - Финансова оферта“. На външния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Ако тръжната документация предвижда събеседвания, комисията за оценка може да ги проведе с главните членове на екипа от експерти, предложен в технически приемливите оферти, след като изготви писмени междинни заключения и преди да приключи окончателно оценката на техническите оферти. В такива случаи събеседването с експертите се провежда от комисията за оценка, за предпочитане колективно, ако те образуват екип, и на достатъчно близки времеви интервали, за да може да се направи сравнение. Събеседванията се провеждат в съответствие с образец, одобрен предварително от тръжната комисия и прилаган към всички поканени за събеседване експерти или екипи. Датата и часът на събеседването се съобщават на оферентите най-малко десет календарни дни предварително. В случаи на непреодолима сила, при които оферентът е възпрепятстван да се яви на събеседването, следва да му се изпратят нова дата и час.
6. Критериите за възлагане на поръчка служат за определяне на икономически най-изгодната оферта.
Икономически най-изгодната оферта се избира чрез претегляне в съотношение 80/20 на техническите качества и цената. За тази цел:
а)
полученият резултат за техническата оферта се умножава по 0,80;
б)
полученият резултат за ценовата оферта се умножава по 0,20.
Член 266
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. За поръчките за услуги възложителят може да използва процедура на договаряне въз основа само на една оферта в следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 104, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато услугите се възлагат на организации от публичния сектор или институции или сдружения с нестопанска цел и се отнасят до дейности от институционален характер или целят да предоставят помощ на хора в социалната сфера;
в)
за услуги, които представляват продължение на вече започнали услуги, при условията, изброени в параграф 2;
г)
когато тръжната процедура или опитът за използване на рамково споразумение до момента са неуспешни, т.е. когато не е получена нито една качествено и/или финансово подходяща оферта, като в такъв случай след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено;
д)
когато съответната поръчка следва конкурс и съгласно приложимите правила трябва да бъде възложена на успелия кандидат или на един от успелите кандидати, като в такъв случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
е)
когато по технически причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен доставчик на услуги;
ж)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Дейностите от институционален характер, посочени в буква б) от първа алинея, включват услуги, които са пряко свързани със законоустановената мисия на публичните органи.
2. Услугите, които са продължение на вече започнали услуги по параграф 1, буква в), са следните:
а)
допълнителни услуги, които не са обхванати от основната поръчка, но в резултат на непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на поръчката, при условие че допълнителната услуга не може технически и икономически да се отдели от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя, и че съвкупната стойност на допълнителните услуги не надхвърля 50 % от стойността на основната поръчка;
б)
допълнителни услуги, представляващи повторение на подобни услуги, възложени на изпълнителя на първоначална поръчка, при условие че:
i)
за първата услуга е било публикувано обявление за обществена поръчка и възможността да се използва процедура на договаряне за нови услуги за проекта, както и прогнозната цена са били ясно посочени в обявлението за обществена поръчка, публикувано за първата услуга;
ii)
продължението на поръчката е само за стойност и за продължителност, които не надхвърлят стойността и продължителността на първоначалната поръчка.
Член 267
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за доставки са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече: международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: рамково споразумение или:
i)
за поръчки на стойност от 100 000 EUR или повече, но по-малка от 300 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
ii)
за поръчки на стойност под 100 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2.
в)
плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), подточка ii) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима доставчици по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с доставчиците възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
4. При поръчки за доставки без предвидено следпродажбено обслужване единственият критерий за възлагане на поръчката е цената.
Когато предложенията за следпродажбено обслужване или за обучение имат особено значение, се избира офертата с най-ниската цена или икономически най-изгодната оферта, като се отчита техническото качество на предложеното обслужване и цената.
Член 268
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за доставки могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на едно предложение при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато това се определя от характера или особените характеристики на доставките, например когато изпълнението на поръчката е запазено изключително за притежатели на патенти или лицензи за ползване на патенти;
в)
за допълнителни доставки от първоначалния доставчик с цел частично да се заменят обичайните доставки или монтажи или да се разширят съществуващите доставки или монтажи, когато евентуална промяна на доставчика би задължила възложителя да придобие съоръжения с различни технически характеристики и това би довело до несъвместимост или прекомерни технически трудности при експлоатацията и поддръжката;
г)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
д)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
е)
за поръчки относно котирани доставки и покупки на стоковата борса;
ж)
за поръчки по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
В случаите, посочени в буква г) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. За целите на параграф 1, буква а) от настоящия член операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Член 269
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за строителни работи са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 5 000 000 EUR или повече:
i)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
ii)
с оглед на характеристиките на някои строителни работи, международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече, но по-малка от 5 000 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
в)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2 от настоящия член;
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква в) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима изпълнители по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с изпълнителите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Критериите за подбор обхващат капацитета на оферента да изпълнява подобни поръчки, по-специално с оглед на извършени строителни работи през последните години. След извършване на подбора и след отхвърляне на недопустимите оферти единственият критерий за възлагане на обществената поръчка е цената.
4. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
Член 270
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за строителни работи могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на една оферта при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
за допълнителни строителни работи, които не са включени в първоначалната поръчка, но поради непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на описаните в нея работи, при условията по параграф 2;
в)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
г)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
д)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
В случаите, посочени в буква в) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. Допълнителните строителни работи по параграф 1, буква б) се възлагат на изпълнителя на строителни работи, който вече извършва работите:
а)
когато тези работи не могат технически и икономически да се отделят от главната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя;
б)
когато тези работи, макар отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване;
в)
когато съвкупната стойност на поръчката за допълнителни работи не надхвърля 50 % от стойността на главната поръчка.
Член 271
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за недвижими имоти
(член 190 от Финансовия регламент)
Поръчките за недвижими имоти по член 260 могат да се възлагат чрез процедура на договаряне, след като е проучен местният пазар.
Член 272
Избор на процедура за възлагане на обществени поръчки при смесени договори
(член 190 от Финансовия регламент)
При поръчки както за доставка на услуги, така и за доставка на стоки или за извършване на строителни работи, възложителят със съгласието на Комисията, ако тя самата не е възложител, определя приложимите прагове и процедури с оглед на преобладаващия аспект, който се оценява въз основа на относителната стойност и оперативното значение на различните елементи на поръчката.
Член 273
Тръжна документация
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация по член 138 се изготвя въз основа на най-добрите международни практики и в съответствие с разпоредбите на настоящата глава по отношение на обявяването и контактите между възложителя и оферентите.
2. При поръчките за услуги тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
вида поръчка;
ii)
критериите за възлагане и тяхната тежест;
iii)
възможността за събеседвания и графика за тяхното провеждане;
iv)
информация дали се допускат варианти;
v)
разрешения дял, който може да се възлага на подизпълнители;
vi)
максималния бюджет, наличен за поръчката;
vii)
валутата на офертите;
б)
списък на избраните кандидати (с посочване на забраната за сдружаване);
в)
общите условия на поръчките за услуги;
г)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
д)
заданието с планирания график за проекта и датите, от които според плана главните експерти трябва да бъдат на разположение;
е)
ценовата таблица (за попълване от оферента);
ж)
образец на офертата;
з)
образец на договора;
и)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за плащане на предварителното финансиране.
Буква з) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
3. При поръчките за доставки тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за доставки;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
техническо приложение с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
4. При поръчките за строителни работи тръжната документация съдържа следните документи:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за строителни работи;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
технически приложения с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
5. Ако възникнат противоречия между специфичните условия, посочени в параграф 2, буква г), параграф 3, буква в) и параграф 4, буква в), и общите условия, се прилагат тези специфични условия.
6. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски стандарти или, ако е подходящо, международни стандарти, които са сертифицирани от организациите, отговарящи на европейските или международните стандарти относно сертифицирането. Възложителите приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за осигуряване на качеството.
Член 274
Гаранции
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Чрез дерогация от член 163 предварителните гаранции са в евро или във валутата на договора, за който се отнасят.
2. Възложителят може да поиска тръжна гаранция по смисъла на настоящата глава в размер от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката за доставки или строителни работи. Тя трябва да бъде в съответствие с член 163. Гаранцията се освобождава при подписване на договора. Тя се задържа, ако офертата, представена преди крайния срок за представяне на офертите, впоследствие бъде оттеглена.
3. При поръчки за доставки и строителни работи възложителят може да изиска гаранция за изпълнението на стойност, определена в тръжните документи, между 5 % и 10 % от общата стойност на поръчката. Тази гаранция се определя въз основа на обективни критерии като вида и стойността на поръчката.
Независимо от това се изисква гаранция за изпълнението, когато са надхвърлени следните прагове:
а)
345 000 EUR за поръчки за строителни работи;
б)
150 000 EUR за поръчки за доставки.
Тази гаранция остава валидна поне до окончателното приемане на доставките или строителните работи. В случай на лошо изпълнение на поръчката се задържа целият размер на гаранцията.
Член 275
Срокове за процедурите
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Офертите трябва да бъдат получени от възложителя на адреса и преди крайния срок, посочени в поканата за представяне на оферти. Определеният от възложителя срок за получаване на оферти и заявки за участие е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и достатъчен период за подготовка и представяне на офертите.
При поръчките за услуги минималният срок между датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти и крайната дата за получаване на офертите е 50 дни. При неотложни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
2. Оферентите могат да задават въпроси в писмена форма преди крайната дата за получаване на офертите. Възложителят предоставя отговорите на въпросите преди крайната дата за получаване на офертите.
3. При международните ограничени процедури срокът за получаване на заявления за участие е най-малко 30 дни от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка. Периодът между датата на изпращане на писмото с поканата и крайния срок за получаване на офертите е най-малко 50 дни. При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
4. При международните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
90 дни за поръчки за строителни работи;
б)
60 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
5. При местните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
60 дни за поръчки за строителни работи;
б)
30 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
6. При състезателните процедури на договаряне, посочени в член 265, параграф 1, буква б), член 267, параграф 1, буква в) и член 269, параграф 1, буква в), на кандидатите се дава срок от най-малко 30 дни от датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти, в който те могат да представят оферти.
7. Сроковете по параграфи 1-6 се изразяват в календарни дни.
Член 276
Комисия за оценка
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за изпълняващи изискванията, се оценяват и класират от комисия за оценка въз основа на предварително обявените критерии за отстраняване, подбор и възлагане. Тази комисия се състои от нечетен брой членове, най-малко трима, с необходимите технически и административни експертни познания за оценка на офертите.
2. Ако Комисията не е възложител, тя може да поиска копие от тръжните документи, офертите, оценката на офертите и подписаните договори. Тя също може да участва като наблюдател при отварянето и оценката на офертите.
3. Офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, или на посочените в нея специфични изисквания, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят може да покани кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване, подбор и възлагане, в определен от нея/него срок и при зачитане на принципа за равно третиране.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за необходимите пояснения във връзка със съдържанието на офертата.
5. Задължението за съставяне на комисия за оценка може да бъде отменено за процедури на стойност, ненадвишаваща 20 000 EUR.
ГЛАВА IV
Безвъзмездни средства
Член 277
Финансиране в пълен размер
(член 192 от Финансовия регламент)
В случай на дерогация от изискването за съфинансиране в решението за отпускане се излагат мотивите.
ДЯЛ III
ЕВРОПЕЙСКИ СЛУЖБИ
Член 278
Европейските служби и създаване на допълнителни служби
(член 195 от Финансовия регламент)
Посочените в член 195 от Финансовия регламент европейски служби са следните:
а)
Службата за публикации;
б)
Европейската служба за борба с измамите;
в)
Европейската служба за подбор на персонал и Европейското училище по администрация, което е административно прикрепено към нея;
г)
Службата за управление и плащане по индивидуални права;
д)
Службата за инфраструктура и логистика в Брюксел и Службата за инфраструктура и логистика в Люксембург.
Една или повече институции могат да създават допълнителни служби, при условие че това се оправдава от анализа на разходите и ползите и се гарантира видимостта на действията на Съюза.
Член 279
Делегиране от институциите на европейските междуинституционални служби
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
Всяка институция е отговорна за бюджетните задължения. Институциите могат да делегират на директора на съответната междуинституционална европейска служба всяко последващо действие, по-специално правните задължения, утвърждаването на разходи, разрешаването на плащания и изпълнението на приходи, като определят границите и условията на делегираните правомощия.
Член 280
Специални правила за Службата за публикации
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
По отношение на Службата за публикации всяка институция взема решение относно своята политика на публикуване. В съответствие с член 21 от Финансовия регламент нетните приходи от продажбата на публикации се използват като целеви приходи от институцията, която е автор на публикациите.
Член 281
Делегиране на определени функции от счетоводителя
(член 196 от Финансовия регламент)
Счетоводителят на Комисията, по предложение на управителния комитет на съответната служба, може да делегира на служител на службата някои от функциите си във връзка със събирането на приходите и плащането на разходите, които се извършват пряко от съответната служба.
Член 282
Каса - банкови сметки
(член 196 от Финансовия регламент)
За да се покрият касовите потребности на дадена междуинституционална служба, Комисията може да открива банкови сметки или пощенски джиро сметки на името на службата по предложение на управителния комитет на службата. Крайното салдо на касата за всяка година се равнява и коригира между съответната служба и Комисията в края на финансовата година.
ДЯЛ IV
БЮДЖЕТНИ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 283
Общи разпоредби
(член 201 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за административни разходи, обхванати от настоящия дял, са тези, посочени в член 41 от Финансовия регламент.
Поетите бюджетни задължения, съответстващи на бюджетните кредити за административни разходи, чието естество е общо за няколко дяла и които се управляват общо, могат да бъдат записани общо в бюджетното счетоводство съгласно обобщената класификация по видове, посочена в член 25.
Съответните разходи се вписват по бюджетните редове на всеки дял съгласно същото разпределение като за бюджетните кредити.
Член 284
Гаранции по договори за наем
(член 201 от Финансовия регламент)
Предоставените от институциите гаранции по договори за наем са под формата на банкови гаранции или депозит в блокирана банкова сметка на името на институцията или на наемодателя, изразени в евро, освен в надлежно мотивирани случаи.
Въпреки това, когато за трансакции в трети държави не е възможно да се използва никоя от тези форми на гаранции, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме други форми, при условие че те гарантират еквивалентна защита на финансовите интереси на Съюза.
Член 285
Аванси за служители и членове на институциите
(член 201 от Финансовия регламент)
На служителите и членовете на институциите могат да се изплащат аванси в съответствие с условията на Правилника за персонала.
Член 286
Сгради
(член 203 от Финансовия регламент)
1. Разходите, посочени в член 203, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудване на сгради. В тях не се включват допълнителни разходи.
2. Процедурата за ранно информиране, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент, и процедурата за предварително одобрение, посочена в член 203, параграф 5 от Финансовия регламент, не се прилагат по отношение на придобиването на земя безвъзмездно или срещу символична сума.
3. Процедурата за ранно информиране и процедурата за предварително одобрение, определени в член 203, параграфи 3-7 от Финансовия регламент, не се прилагат за жилищни сгради. Европейският парламент и Съветът могат да поискат от компетентната институция всякаква информация, свързана с жилищни сгради.
4. При извънредни или спешни политически обстоятелства ранната информация, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент относно проектите за недвижими имоти, свързани с делегациите на Съюза или службите му в трети държави, може да бъде представена заедно с проекта за недвижими имоти в съответствие с член 203, параграф 5 от Финансовия регламент. В такива случаи процедурите за ранно информиране и за предварително одобрение се провеждат при първа възможност.
5. Процедурата за предварително одобрение, предвидена в член 203, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент, не се прилага за подготвителни договори или проучвания, необходими за оценка на подробните разходи и финансиране на проекта за недвижими имоти.
6. Праговете от 750 000 EUR или 3 000 000 EUR, посочени в член 203, параграф 7, подточки ii), iii) и iv) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудването на сградата. За договори за наеми и плодоползване в тези прагове се вземат предвид разходите за оборудването на сградата, но не и допълнителните разходи.
7. Една година след датата на влизане в сила на Финансовия регламент Комисията изготвя доклад за прилагането на процедурите, посочени в член 203, параграфи 3-8 от Финансовия регламент.
ДЯЛ V
ЕКСПЕРТИ
Член 287
Външни експерти, които получават възнаграждение
(член 204 от Финансовия регламент)
1. За стойности под праговете по член 170, параграф 1 могат да бъдат избрани външни експерти, които получават възнаграждение, въз основа на процедурата, посочена в параграф 2.
2. Публикува се покана за изразяване на интерес в Официален вестник на Европейския съюз или на интернет сайта на съответната институция, ако е необходимо да се осигури публичност сред потенциалните кандидати.
Поканата за изразяване на интерес включва описание на задачите, тяхната продължителност и условията за възнаграждението. Тези условия могат да се основават на единични цени.
Изготвя се списък с експерти в резултат на поканата за изразяване на интерес. Той е валиден за срок, не по-дълъг от пет години от неговото публикуване, или за срока на многогодишна програма, свързана със задачите.
3. Всяко заинтересовано физическо лице може да представи заявление за участие по всяко време през периода му на валидност, с изключение на последните три месеца от този период. Външните експерти, които получават възнаграждение, не се избират да изпълняват задачите, посочени в член 204 от Финансовия регламент, ако са в някое от положенията на изключване, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
4. Всички контакти с подбраните експерти, включително сключването на договори и измененията в тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от институцията.
Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени във втора алинея, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
5. Списъкът с експерти и предметът на задачите се публикуват ежегодно. Възнаграждението се публикува, когато надвишава 15 000 EUR за изпълняваната задача.
6. Параграф 5 не се прилага, ако такова публикуване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, гарантирани по силата на Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на експертите.
ТРЕТА ЧАСТ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 288
Преходни разпоредби
Членове 35-43 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 продължават да се прилагат за задълженията, поети до 31 декември 2013 г. Членове 33-44 от настоящия регламент се прилагат само за задълженията, поети от 1 януари 2014 г.
Дял VI на първа част от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 може да продължи да се прилага за подписаните до 31 декември 2013 г. споразумения за безвъзмездни средства и решенията за безвъзмездни средства, за които е изпратено уведомление до 31 декември 2013 г., в рамките на глобалните поети задължения по бюджета за 2012 г. или за предходни години, ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити реши това, като се вземат надлежно предвид принципите на равно третиране и прозрачност.
Член 289
Отмяна
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 се отменя.
Позоваванията на отменения регламент се считат за позовавания на настоящия регламент и се четат в съответствие с таблицата на съответствията в приложението.
Член 290
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Той се прилага от 1 януари 2013 г.
Въпреки това членове 216-226 се прилагат от 1 януари 2014 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 29 октомври 2012 година.
REGOLAMENT TA’ DELEGA TAL-KUMMISSJONI (UE) Nru 1268/2012
tad-29 ta’ Ottubru 2012
dwar ir-regoli tal-applikazzjoni tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni
IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta’ Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni (1), u b’mod partikolari l-Artikoli 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 u 209 tiegħu,
Billi:
(1)
Ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 tal-25 ta’ Ġunju 2002 rigward ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (2) ġie emendat b’mod sostanzjali u sostitwit mir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 (minn hawn ’il quddiem “ir-Regolament Finanzjarju”). Għalhekk, jeħtieġ li r-Regolament tal-Kummissjoni (KE, Euratom) Nru 2342/2002 tat-23 ta’ Diċembru 2002 li jippreskrivi regoli dettaljati għall-implimentazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 fuq ir-Regolament Finanzjarju li jgħodd għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (3) jiġi allinjat mar-Regolament Finanzjarju. Fl-interessi taċ-ċarezza, jeħtieġ li jiġi sostitwit ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002.
(2)
Skont l-Artikolu 290 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “TFUE”) att leġiżlattiv jista’ jiddelega lill-Kummissjoni s-setgħa li tadotta atti mhux leġiżlattivi biss sabiex jissupplimentaw jew jemendaw ċerti elementi mhux essenzjali tal-att leġiżlattiv. Għalhekk, uħud mid-dispożizzjonijiet stipulati fir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002 ġew inkorporati fir-Regolament Finanzjarju. B’hekk, dawk id-dispożizzjonijiet ma għandhomx jiġu inklużi f’dan ir-Regolament.
(3)
Matul il-ħidma ta’ tħejjija tagħha, il-Kummissjoni wettqet konsultazzjonijiet xierqa, inkluż fil-livell ta’ esperti, u żgurat trażmissjoni simultanja, f’waqtha u xierqa tad-dokumenti rilevanti lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill.
(4)
Fir-rigward tal-prinċipji baġitarji, b’mod partikolari l-prinċipju tal-unità, is-simplifikazzjoni tar-regoli li jirregolaw il-ġenerazzjoni u l-irkupru tal-imgħax iġġenerat fuq il-prefinanzjament, u b’mod partikolari r-rinunzja tal-obbligu għall-benefiċjarji tal-għotjiet li jiġġeneraw tali mgħax, jagħmlu obsoleti d-dispożizzjonijiet dwar il-kamp ta’ applikazzjoni u l-kundizzjonijiet għall-irkupru tal-imgħax. Meta tali obbligu xorta jibqa’ jiġi impost fuq l-entitajiet fdati b’kompiti tal-implimentazzjoni tal-baġit, ir-regoli li jirregolaw l-identifikazzjoni, l-użu u l-kontabilità għall-imgħax iġġenerat għandhom jiġu inklużi fil-ftehimiet ta’ delega ma’ dawk l-entitajiet. F’dawk il-każijiet fejn l-imgħax iġġenerat fuq il-prefinanzjament ikun dovut lill-Unjoni fuq il-bażi ta’ dawk il-ftehimiet, dak l-imgħax għandu jitħallas fil-baġit bħala dħul assenjat.
(5)
Għall-prinċipju tal-annwalità, huwa importanti li tiġi ċċarata t-tifsira tal-approprjazzjonijiet annwali u l-fażijiet ta’ tħejjija tal-proċedura tal-impenji li, jekk titlesta sal-31 ta’ Diċembru, tista’ tippermetti r-riport tal-approprjazzjonijiet ta’ impenn.
(6)
Fir-rigward tal-prinċipju tal-unità tal-kontijiet, għandhom jiġu speċifikati r-rati li għandhom jintużaw għall-konverżjoni bejn l-euro u l-muniti l-oħra għar-rekwiżiti tal-ġestjoni tal-fluss tal-flus u l-kontijiet. Barra minn hekk, għandha tkompli tissaħħaħ it-trasparenza fil-kontabilità għar-riżultati ta’ tali operazzjonijiet ta’ konverżjoni tal-muniti. Wara l-introduzzjoni tal-euro, għandu jitneħħa l-obbligu fuq il-Kummissjoni li tipprovdi tagħrif lill-Istati Membri dwar it-trasferimenti ta’ flus li jsiru bejn muniti differenti.
(7)
Fir-rigward tad-derogi mill-prinċipju tal-universalità, għandu jiġi speċifikat it-trattament baġitarju li għandu jingħata lid-dħul assenjat, b’mod partikolari l-kontribuzzjonijiet mill-Istati Membri jew pajjiżi terzi lil ċerti programmi tal-Unjoni, kif ukoll il-limiti fuq il-valur nett ta’ nefqa u dħul. B’mod partikolari, b’kunsiderazzjoni għall-prattika attwali, għal raġunijiet ta’ ċertezza legali, jeħtieġ li jiġi ċċarat li, bħala regola ġenerali, id-dħul assenjat għandu jiġġenera l-approprjazzjonijiet għall-impenji u għall-ħlasijiet awtomatikament, malli l-istituzzjoni tirċievi d-dħul. Jeħtieġ li jiġu speċifikati wkoll il-każijiet fejn, bħala eċċezzjoni, id-dħul assenjat ikun jista’ jsir disponibbli qabel ma l-Istituzzjoni fil-fatt tirċievi d-dħul.
(8)
Fir-rigward tal-prinċipju ta’ speċifikazzjoni, għandha tingħata definizzjoni preċiża ta’ kif jiġi kkalkolat il-perċentwal tal-approprjazzjonijiet li l-Istituzzjonijiet huma awtorizzati li jittrasferixxu bis-saħħa tal-awtonomija tagħhom. Il-Parlament Ewropew u l-Kunsill għandhom jirċievu informazzjoni sħiħa permezz ta’ spjegazzjoni dettaljata tat-talbiet għat-trasferimenti li għandhom jiġu sottomessi lilhom.
(9)
F’dak li għandu x’jaqsam mal-ġestjoni finanzjarja tajba, jeħtieġ li jiġu speċifikati l-objettivi tal-evalwazzjonijiet ex ante, interim u ex post tal-programmi u l-attivitajiet, il-frekwenza minima li biha għandhom jitwettqu u l-informazzjoni li għandha tingħata fid-dikjarazzjoni finanzjarja leġiżlattiva.
(10)
F’dak li għandu x’jaqsam mal-prinċipju tat-trasparenza, il-pubblikazzjoni tad-dejta skont l-isem fir-rigward tal-benefiċjarji kkonċernati u l-ammonti preċiżi riċevuti minnhom iżżid it-trasparenza fir-rigward tal-użu tal-fondi kkonċernati. Tali informazzjoni magħmula disponibbli għaċ-ċittadini ssaħħaħ il-kontroll pubbliku tal-użu tal-ammonti kkonċernati u tikkontribwixxi għall-aħjar użu tal-fondi pubbliċi. Fl-istess ħin, meta l-benefiċjarji jkunu persuni fiżiċi, din il-pubblikazzjoni tkun soġġetta għar-regoli dwar il-protezzjoni tad-dejta personali. Għalhekk, id-dejta personali għandha tiġi ppubblikata biss jekk dan ikun neċessarju u proporzjonat fir-rigward tal-għan leġittimu segwit.
(11)
L-informazzjoni dwar l-użu tal-fondi tal-Unjoni għandha tiġi ppubblikata fuq sit elettroniku tal-istituzzjonijiet u għandha tinkludi mill-inqas l-isem, il-post, l-ammont u l-għan tal-fondi. Dik l-informazzjoni għandha tikkunsidra l-kriterji stipulati fl-Artikolu 35(3) tar-Regolament Finanzjarju, b’mod partikolari t-tip u l-importanza tal-għotja.
(12)
L-isem u l-post tal-benefiċjarji tal-fondi tal-Unjoni għandhom jiġu ppubblikati għall-premjijiet, l-għotjiet u l-kuntratti mogħtija wara l-ftuħ ta’ proċedura pubblika għall-kompetizzjoni, kif inhu l-każ b’mod partikolari għall-kompetizzjonijiet, is-sejħiet għall-proposti u s-sejħiet għall-offerti, fir-rigward tal-prinċipji tat-TFUE u b’mod partikolari l-prinċipji tat-trasparenza, tal-proporzjonalità, tat-trattament ugwali u ta’ ebda diskriminazzjoni. Barra minn hekk, tali pubblikazzjoni għandha tikkontribwixxi għall-kontroll tal-proċeduri tal-għażla pubblika mill-applikanti mhux magħżula tal-kompetizzjoni.
(13)
Il-pubblikazzjoni tad-dejta personali li tirreferi għal persuni fiżiċi ma għandhiex taqbeż it-tul ta’ żmien li fih il-fondi jkunu qegħdin jintużaw mill-benefiċjarju u għalhekk għandha titneħħa wara sentejn. L-istess għandu japplika għad-dejta personali li tirreferi għal persuni ġuridiċi li għalihom it-titolu uffiċjali jidentifika persuna fiżika waħda jew iktar.
(14)
Fil-maġġoranza tal-każijiet koperti minn dan ir-Regolament, il-pubblikazzjoni tikkonċerna persuni fiżiċi.
(15)
Meta jkunu kkonċernati persuni fiżiċi, tali pubblikazzjoni għandha tiġi kkunsidrata biss f’każ li din tkun tirrispetta l-prinċipju tal-proporzjonalità bejn l-importanza tal-ammont mogħti u l-ħtieġa li jiġi kkontrollat l-aħjar użu tal-fondi. F’dak li jikkonċerna lill-persuni naturali, il-pubblikazzjoni tar-reġjun fil-livell NUTS 2 tkun konsistenti mal-objettiv tal-pubblikazzjoni tal-benefiċjarji, tiżgura trattament ugwali bejn l-Istati Membri ta’ daqs differenti filwaqt li jiġi rispettat id-dritt tal-benefiċjarji għal ħajja privata u b’mod partikolari l-protezzjoni tad-dejta personali tagħhom.
(16)
It-tagħrif dwar il-boroż ta’ studju u appoġġ dirett ieħor imħallas lil persuni fiżiċi l-aktar fil-bżonn ma għandux jiġi ppubblikat.
(17)
Sabiex jiġi żgurat ir-rispett għall-prinċipju tat-trattament ugwali bejn il-benefiċjarji, il-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni relatata ma’ persuni fiżiċi għandha tiġi żgurata wkoll skont l-obbligu tal-Istati Membri li jistabbilixxu trasparenza kbira fejn jidħlu kuntratti ’l fuq mill-ammont stabbilit fid-Direttiva 2004/18/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-31 ta’ Marzu 2004 fuq koordinazzjoni ta’ proċeduri għall-għoti ta’ kuntratti għal xogħlijiet pubbliċi, kuntratti għal provvisti pubbliċi u kuntratti għal servizzi pubbliċi (4).
(18)
L-isem u l-post tal-benefiċjarju u l-ammont u l-għan tal-fondi ma għandhomx jiġu ppubblikati jekk tali pubblikazzjoni tista’ twassal biex tiġi pperikolata l-integrità tal-benefiċjarju kif protetta mill-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea jew tkun ta’ dannu għall-interessi kummerċjali leġittimi tal-benefiċjarju.
(19)
In-nomenklatura baġitarja għandha tipprovdi ċ-ċarezza u t-trasparenza meħtieġa għall-proċess baġitarju.
(20)
Għandhom jiġu definiti wkoll dawk l-atti li jistgħu jikkostitwixxu kunflitt ta’ interessi.
(21)
Fir-rigward ta’ ġestjoni indiretta, jeħtieġ li jiġi stabbilit il-qafas għal tali delega tal-poteri u l-kontenut tal-ftehim ta’ delega. Kwalunkwe entità jew persuna fdata b’kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit għandha tiggarantixxi livell ta’ protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni li jkun ekwivalenti għal dak meħtieġ skont ir-Regolament Finanzjarju. Għandhom jiġu stipulati l-kundizzjonijiet li bihom il-Kummissjoni tista’ taċċetta li s-sistemi, ir-regoli u l-proċeduri ta’ dawn l-entitajiet jew persuni jkunu ekwivalenti għal tagħha sabiex tiżgura l-ġestjoni finanzjarja tajba tal-fondi tal-Unjoni mill-entitajiet fdati.
(22)
L-aġenziji eżekuttivi, li jibqgħu taħt il-kontroll tal-Kummissjoni, għandhom jiġu rikonoxxuti bħala uffiċjali awtorizzanti b’delega ta’ dik l-Istituzzjoni għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-Unjoni.
(23)
Fil-każ ta’ ġestjoni indiretta ma’ organizzazzjonijiet internazzjonali, għandhom jiġu identifikati l-organizzazzjonijiet eliġibbli għal din l-għamla ta’ ġestjoni.
(24)
Meta l-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit jiġu fdati lil korpi pubbliċi jew lil korpi rregolati mil-liġi privata b’missjoni ta’ servizz pubbliku, għandhom jiġu stabbiliti l-kundizzjonijiet tal-ħatra tagħhom.
(25)
Għal ġestjoni indiretta, jeħtieġ li jiġu stabbiliti regoli dettaljati għall-proċeduri tal-eżami u l-aċċettazzjoni tal-kontijiet u għall-esklużjoni mill-finanzjament ta’ nfiq tal-Unjoni li l-ħlasijiet għalih ikunu saru bi ksur tar-regoli applikabbli.
(26)
L-entitajiet tal-liġi privata li jwettqu kompiti preparatorji jew anċillari f’isem il-Kummissjoni għandhom jintgħażlu skont il-proċeduri tal-akkwisti.
(27)
Fir-rigward tar-rwol tal-atturi finanzjarji, ir-riforma tal-ġestjoni finanzjarja, flimkien mal-abolizzjoni tal-kontrolli ex ante ċentralizzati, iżżid ir-responsabbiltajiet tal-uffiċjali awtorizzanti fl-operazzjonijiet kollha ta’ dħul u nefqa, inkluż f’termini tas-sistemi ta’ kontroll intern. Fil-ġejjieni, il-Parlament Ewropew u l-Kunsill għandhom jiġu infurmati dwar il-ħatra ta’ uffiċjal awtorizzanti b’delega jew dwar it-tmiem tad-dmirijiet tiegħu. Konsegwentement, għandhom jiġu stabbiliti wkoll il-kompiti, ir-responsabbiltajiet u l-prinċipji tal-proċeduri li jridu jiġu osservati. L-internalizzazzjoni tal-kontrolli ex ante titlob, b’mod partikolari, distinzjoni ċara bejn il-kompiti li jirrigwardaw il-bidu tal-operazzjonijiet fl-implimentazzjoni tal-baġit u l-kompiti li jirrigwardaw il-verifika ta’ dawn l-operazzjonijiet. Barra minn hekk, kull istituzzjoni għandha tadotta kodiċi ta’ standards professjonali applikabbli għall-persunal responsabbli mill-verifiki ex ante u ex post. Jeħtieġ ukoll li jiġi stabbilit li r-responsabbiltajiet meħuda jitqiesu f’rapport annwali lill-Istituzzjoni li tkun inkarigata minn, fost l-oħrajn, il-verifiki ex post. Id-dokumenti ta’ sostenn relatati mal-operazzjonijiet imwettqa għandhom jinżammu. Fl-aħħar nett, id-diversi forom kollha ta’ proċeduri nnegozjati għall-għoti tal-kuntratti pubbliċi għandhom, minħabba li dawk il-kuntratti jirrappreżentaw derogi mill-proċeduri normali ta’ għoti, ikunu s-suġġett ta’ rapport speċjali lill-istituzzjoni u ta’ komunikazzjoni lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill.
(28)
Ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002 għandu jiġi adattat sabiex iqis ir-rwol doppju tal-Kap tad-Delegazzjoni bħala Uffiċjal awtorizzanti b’sottodelega għas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (minn hawn ’il quddiem “is-SEAE”) u, fir-rigward tal-approprjazzjonijiet operattivi, għall-Kummissjoni.
(29)
Sabiex jiġu ċċarati r-responsabbiltajiet, għandha tingħata wkoll definizzjoni preċiża tal-kompiti u r-responsabbiltajiet tal-uffiċjal tal-kontabilità b’rabta mas-sistemi tal-kontabilità, il-ġestjoni tat-teżor, il-ġestjoni tal-kontijiet bankarji u l-fajls ta’ partijiet terzi. Għandhom jiġu stabbiliti wkoll l-arranġamenti għat-tmiem tad-dmirijiet tal-uffiċjal tal-kontabilità.
(30)
Għandhom jiġu preskritti wkoll il-kundizzjonijiet għall-użu tal-kontijiet ta’ imprest, sistema ta’ ġestjoni li tikkostitwixxi eċċezzjoni għall-proċeduri baġitarji normali, filwaqt li għandhom jiġu stabbiliti l-kompiti u r-responsabbiltajiet tal-amministraturi tal-imprest, kif ukoll dawk tal-uffiċjal awtorizzanti u tal-uffiċjal tal-kontabilità b’rabta mal-kontroll tal-kontijiet ta’ imprest. Il-Parlament Ewropew u l-Kunsill għandhom jiġu infurmati dwar kull ħatra jew tmiem ta’ dmirijiet. Għal raġunijiet ta’ effiċjenza, għandu jiġi stabbilit kont ta’ imprest wieħed biss fid-Delegazzjonijiet, għal approprjazzjonijiet kemm mill-Kummissjoni kif ukoll mit-taqsimiet tal-Baġit relatati mas-SEAE. Jeħtieġ li tiġi introdotta l-possibbiltà li jintużaw karti ta’ debitu marbuta mal-kontijiet ta’ imprest sabiex jiġu ffaċilitati l-ħlasijiet, b’mod partikolari fid-Delegazzjonijiet u r-Rappreżentanzi tal-Unjoni u sabiex jiġu evitati r-riskji assoċjati mal-immaniġġar tal-flus kontanti.
(31)
Ladarba jkunu ġew definiti l-kompiti u r-responsabbiltajiet ta’ kull attur finanzjarju, huma jistgħu jinżammu responsabbli biss skont il-kundizzjonijiet stipulati fir-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u l-Kundizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea. Il-grupp speċjalizzat għall-irregolaritajiet finanzjarji mwaqqaf f’kull istituzzjoni wera li kien mekkaniżmu effiċjenti sabiex jiddetermina jekk sarux irregolaritajiet ta’ natura finanzjarja u għalhekk għandu jinżamm. Jeħtieġ li tiġi stabbilita l-proċedura li permezz tagħha uffiċjal awtorizzanti jista’ jfittex konferma ta’ struzzjoni li dak l-uffiċjali jqis li tkun irregolari jew li tmur kontra l-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba u b’hekk jinħeles minn kull responsabbiltà.
(32)
Fir-rigward tad-dħul, ħlief għall-każ speċjali tar-riżorsi proprji koperti mid-Deċiżjoni tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 436/2007 tas-7 ta’ Ġunju 2007 dwar is-sistema tar-riżorsi proprji tal-Komunitajiet (5), jeħtieġ li jiġu speċifikati l-kompiti u l-kontrolli li jaqgħu taħt ir-responsabbiltà tal-uffiċjali awtorizzanti fil-fażijiet differenti tal-proċedura: l-istabbiliment tal-istima tal-ammonti riċevibbli, l-ordni ta’ rkupru, il-ħruġ tan-nota ta’ debitu li tinforma lid-debitur li ġie stabbilit l-ammont riċevibbli, il-kalkolazzjoni ta’ kwalunkwe imgħax awtomatiku dovut u d-deċiżjoni, fejn meħtieġ, li jiġi rrinunzjat intitolament soġġett għall-kriterji li jiggarantixxu l-konformità mal-ġestjoni finanzjarja tajba sabiex jiġi żgurat il-ġbir effiċjenti tad-dħul.
(33)
Jeħtieġ li jiġi speċifikat ir-rwol tal-uffiċjal tal-kontabilità fil-ġbir tad-dħul u sabiex jingħata żmien addizzjonali għall-ħlas tal-ispejjeż. L-uffiċjal tal-kontabilità għandu jkollu wkoll flessibbiltà fl-irkupru tal-ħlasijiet bħall-possibbiltà li jpaċi d-djun direttament jew, f’ċirkostanzi eċċezzjonali, li jirrinunzja għall-ħtieġa li tiġi depożitata garanzija sabiex jitħallas lura dejn, meta d-debitur ikun irid u jista’ jħallas fil-perjodu ta’ żmien addizzjonali, iżda ma jkunx jista’ jiddepożita tali garanzija b’kunsiderazzjoni xierqa tal-prinċipju tal-proporzjonalità.
(34)
Sabiex tiġi żgurata l-ġestjoni tal-assi filwaqt li tiġi ġġenerata wkoll remunerazzjoni finanzjarja, jeħtieġ li l-ammonti jissarrfu provviżorjament, bħal multi ta’ kompetizzjonijiet li jkunu qegħdin jiġu kkontestati, investiti f’assi finanzjarji, u li tiġi ddeterminata l-assenjazzjoni tal-imgħax iġġenerat minn dawk l-investimenti.
(35)
Sabiex jiġi żgurat li l-Kummissjoni jkollha l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-adozzjoni tad-deċiżjonijiet ta’ finanzjament, jeħtieġ li jiġu preskritti r-rekwiżiti minimi għall-kontenut tad-deċiżjonijiet ta’ finanzjament fuq għotjiet, akkwisti, fondi fiduċjarji, premjijiet u strumenti finanzjarji.
(36)
Fir-rigward tan-nefqa, għandhom jiġu definiti kemm ir-relazzjoni bejn id-deċiżjonijiet ta’ finanzjament, l-impenji globali u l-impenji individwali, kif ukoll il-karatteristiċi ta’ dawk il-fażijiet differenti bil-għan li jiġi stabbilit qafas ċar għall-fażijiet differenti tal-implimentazzjoni tal-baġit.
(37)
Jeħtieġ li tiġi ċċarata r-relazzjoni bejn l-operazzjonijiet ta’ validazzjoni, awtorizzazzjoni u ħlas u l-kontrolli li jridu jsiru mill-uffiċjal awtorizzanti meta jivvalida nefqa, bl-approvazzjoni “mgħoddi għall-ħlas”. Għandhom jiġu speċifikati d-dokumenti li jridu jiġu ppreżentati sabiex isostnu l-ħlasijiet u jiġu stabbiliti r-regoli biex jgħaddu l-ħlasijiet interim u ta’ prefinanzjament.
(38)
Għandhom jiġu stabbiliti regoli dettaljati għall-applikazzjoni tal-limiti ta’ żmien applikabbli għall-operazzjonijiet ta’ validazzjoni u ħlas, b’kunsiderazzjoni għad-Direttiva 2011/7/UE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-16 ta’ Frar 2011 dwar il-ġlieda kontra l-ħlas tard fi tranżazzjonijiet kummerċjali (6) sabiex jiġi żgurat li ma jkunx hemm dewmien bla bżonn għall-ħlasijiet lill-benefiċjarji.
(39)
Għall-awditjar intern, jeħtieġ li tiġi stabbilita l-proċedura għall-ħatra tal-awditur u li tkun garantita l-indipendenza tiegħu fl-Istituzzjoni li tkun ħatritu u li lilha jrid jirrapporta dwar l-attivitajiet tiegħu. Il-Parlament Ewropew u l-Kunsill għandhom jiġu mgħarrfa b’kull ħatra jew tmiem tad-dmirijiet sabiex tiġi żgurata t-trasparenza lejn il-Parlament Ewropew u l-Kunsill.
(40)
Ir-regoli dwar l-akkwisti għandhom ikunu bbażati fuq id-Direttiva 2004/18/KE. Jeħtieġ li jiġu definiti t-tipi varji ta’ proċeduri tal-akkwisti, il-miżuri applikabbli għar-reklamar u l-pubblikazzjoni, il-kundizzjonijiet li fihom jista’ jsir użu minn tip partikolari ta’ proċedura u l-karatteristiċi ewlenin tal-proċeduri eżistenti, l-ispeċifikazzjoni tal-kriterji tal-għażla u tal-għoti, ir-regoli għall-aċċess għad-dokumenti tal-offerti u għall-komunikazzjoni mal-offerenti jew mal-kandidati u, għal dawk il-każijiet fejn il-Kummissjoni tagħti kuntratti f’isimha stess, il-limiti applikabbli u r-regoli għall-istima tal-valur tal-kuntratti li jkunu se jingħataw.
(41)
L-iskop tal-proċeduri għall-għoti tal-kuntratti huwa li jiġu ssodisfati l-ħtiġijiet tal-istituzzjonijiet bl-aħjar mod possibbli u fl-istess ħin ikun garantit aċċess ugwali għall-kuntratti pubbliċi u jkun hemm konformità mal-prinċipji tat-trasparenza u ta’ ebda diskriminazzjoni. Sabiex jiġu żgurati t-trasparenza u t-trattament ugwali tal-kandidati u tal-offerenti, kif ukoll ir-responsabbiltà sħiħa tal-uffiċjali awtorizzanti fl-għażla finali, jeħtieġ li tiġi stabbilita l-proċedura għall-ftuħ u mbagħad l-evalwazzjoni tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni, mill-ħatra ta’ kumitat sad-deċiżjoni sostanzjata u dokumentata tal-għażla, li fl-aħħar mill-aħħar tagħmilha l-awtorità kontraenti.
(42)
Fuq il-bażi ta’ esperjenzi passati, jeħtieġ li titwaqqaf proċedura ta’ akkwist ġdida għal kuntratti ta’ valur medju. Jeħtieġ li jiġi permess l-użu ta’ “lista ta’ bejjiegħa” taħt l-istess kundizzjonijiet tas-“sejħa għall-espressjoni ta’ interess” eżistenti billi dik il-lista tipprevedi anqas piż amministrattiv għall-offerenti potenzjali.
(43)
Sabiex ikunu mħarsal-interessi finanzjarji tal-Unjoni matul l-eżekuzzjoni tal-kuntratti, jeħtieġ li tiġi pprovduta l-possibbiltà li l-entitajiet jintalbu jipprovdu l-kapaċità finanzjarja tagħhom fl-akkwisti sabiex ikunu responsabbli flimkien għall-eżekuzzjoni tal-kuntratt korrispondenti.
(44)
Sabiex ikunu mħarsal-interessi finanzjarji tal-Unjoni u jkun iggarantit il-kontroll fuq l-eżekuzzjoni tal-kuntratti, jeħtieġ li tiġi pprovduta l-possibbiltà li l-kuntrattur jintalab iwettaq ċerti kompiti kritiċi direttament huwa stess.
(45)
Sabiex tiġi garantita l-eżekuzzjoni ta’ kuntratt fl-ogħla standard professjonali possibbli, jeħtieġ li tiġi pprovduta l-possibbiltà li jiġu rrifjutati dawk l-offerenti li jkollhom kunflitti potenzjali tal-interessi.
(46)
Minħabba li t-talba għall-garanziji finanzjarji ma għadhiex waħda awtomatika, jeħtieġ li jiġu stabbiliti l-kriterji li abbażi tagħhom jistgħu jintalbu tali garanziji finanzjarji.
(47)
Jeħtieġ li jiġi kkjarifikat il-kamp ta’ applikazzjoni tat-Titolu fuq l-għotjiet, b’mod partikolari fir-rigward tat-tip ta’ azzjoni jew entità ta’ interess ġenerali Ewropew eliġibbli għal għotja, kif ukoll fir-rigward tat-tipi ta’ impenji legali li jistgħu jintużaw biex ikopru l-għotjiet. Għal dawk l-impenji legali, għandhom jiġu speċifikati l-kriterji għall-għażla bejn il-ftehimiet u d-deċiżjonijiet, il-kontenut minimu tagħhom u l-possibbiltà li jiġu konklużi ftehimiet jew deċiżjonijiet speċifiċi ta’ għotjiet taħt sħubiji qafas, bil-għan li jkun assigurat it-trattament ugwali u tiġi evitata r-restrizzjoni tal-aċċess għall-finanzjament tal-Unjoni.
(48)
Il-kamp ta’ applikazzjoni tat-Titolu fuq l-għotjiet għandu jikkunsidra wkoll l-introduzzjoni fir-Regolament Finanzjarju, minn naħa waħda, ta’ titoli speċifiċi fuq il-premjijiet u l-istrumenti finanzjarji u, min-naħa l-oħra, tar-regoli prinċipali applikabbli għall-għotjiet, l-ispejjeż eliġibbli, it-tħassir tal-prinċipju tad-degressività, l-użu ta’ forom simplifikati ta’ għotjiet (somom f’daqqa, kostijiet unitarji u rati fissi) u t-tneħħija tas-sottomissjoni obbligatorja ta’ garanziji ta’ prefinanzjament.
(49)
Il-progress lejn l-iskambju elettroniku tal-informazzjoni u s-sottomissjoni elettronika tad-dokumenti, li jikkostitwixxu miżura ewlenija ta’ simplifikazzjoni, għandu jkun akkumpanjat minn kundizzjonijiet ċari għall-aċċettazzjoni tas-sistemi li jridu jintużaw, bil-għan li jiġi stabbilit ambjent legalment b’saħħtu.
(50)
Il-prinċipji tan-nuqqas ta’ profitt u tal-kofinanzjament għandhom jiġu riveduti skont il-kjarifiki u l-miżuri ta’ simplifikazzjoni introdotti fir-Regolament Finanzjarju. B’mod partikolari, għall-iskop taċ-ċarezza, jeħtieġ li jiġu stabbiliti regoli dettaljati dwar it-tipi ta’ riċevuti li għandhom jinżammu għall-prinċipju li ma jsirx qligħ, kif ukoll il-forom ta’ kofinanzjament estern u kontribuzzjonijiet in natura.
(51)
Fir-rigward tal-prinċipju tat-trasparenza, għandhom jiġu awtorizzati l-adozzjoni u l-pubblikazzjoni ta’ programmi ta’ ħidma pluriennali, billi dawn għandhom valur miżjud għall-applikanti, li jistgħu jantiċipaw aktar faċilment u jippreparaw aħjar għas-sejħiet għall-proposti. F’dan il-kuntest, għandhom jiġu speċifikati l-kundizzjonijiet li abbażi tagħhom il-programmi ta’ ħidma jistgħu jiġu kkunsidrati bħala d-deċiżjonijiet ta’ finanzjament. Sabiex tiġi żgurata t-trasparenza, jeħtieġ ukoll li jiġu ppubblikati s-sejħiet għall-proposti, ħlief f’każijiet ta’ urġenza jew meta l-azzjoni tkun tista’ tiġi implimentata minn entità waħda. Jeħtieġ li jiġi speċifikat il-kontenut minimu ta’ din il-pubblikazzjoni.
(52)
Minħabba li l-kundizzjonijiet tal-eliġibbiltà għat-taxxa fuq il-valur miżjud (VAT) imħallsa mill-benefiċjarji huma suxxettibbli għal xi żbalji u diskrepanzi, jeħtieġ li jiġi żgurat li l-kunċetti ta’ VAT mhux rikoverabbli u ta’ persuni mhux taxxabbli fis-sens tal-Artikolu 13(1) tad-Direttiva tal-Kunsill 2006/112/KE tat-28 ta’ Novembru 2006 dwar is-sistema komuni ta’ taxxa fuq il-valur miżjud (7) jinftiehmu u jiġu applikati b’mod konsistenti, permezz ta’ referenza għall-attivitajiet li jikkomprendu dawk il-kunċetti.
(53)
Sabiex jiġu żgurati t-trasparenza, it-trattament ugwali għall-applikanti u t-tisħiħ tal-kontabilità tal-uffiċjali awtorizzanti, jeħtieġ li tiġi stabbilita l-proċedura tal-għoti, mill-applikazzjoni sal-għotja, li għaliha l-Kummissjoni kellha tipprovdi informazzjoni minima lill-applikanti, sal-evalwazzjoni tagħha fid-dawl tal-kriterji speċifikati qabel tal-eliġibbiltà, tal-għażla u tal-għoti qabel ma l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jieħu d-deċiżjoni finali tiegħu, li tkun dokumentata b’mod xieraq. Jeħtieġ li jiġu stabbiliti regoli dettaljati dwar il-kompożizzjoni u l-kompiti tal-kumitat inkarigat mill-valutazzjoni tal-proposti fuq il-bażi tal-kriterji tal-għażla u tal-għoti, kif ukoll il-possibbiltajiet li jiġu kkuntattjati l-applikanti qabel il-proċedura tal-għoti jew li dawn jiġu mistiedna biex jaġġustaw il-proposti tagħhom. Dawk il-possibbiltajiet għandhom jirriflettu tajjeb ir-rekwiżiti f’termini ta’ amministrazzjoni tajba introdotti fir-Regolament Finanzjarju u għandhom jinkludu l-kundizzjonijiet li taħthom jistgħu jiġu aġġustati l-proposti qabel l-iffirmar tal-ftehimiet ta’ għoti jew in-notifika tad-deċiżjonijiet ta’ għoti, filwaqt li jiġu żgurati t-trattament ugwali tal-applikanti u l-konformità mal-prinċipju li abbażi tiegħu l-inizjattiva għall-azzjonijiet hija biss tal-applikanti.
(54)
Fir-rigward tal-użu ta’ somom f’daqqa, kostijiet unitarji u rati fissi ffaċilitat u mwessa’ bir-Regolament Finanzjarju, għandhom jiġu ċċarati d-definizzjonijiet ta’ dawk il-forom simplifikati ta’ għotjiet. B’mod partikolari, jeħtieġ li jiġi ċċarat li dawn huma maħsuba, bħal kull forma ta’ għotja, sabiex ikopru l-kategoriji ta’ spejjeż eliġibbli u għandu jiġi indikat li l-ammonti tagħhom mhux bilfors għandhom ikunu fissi ex ante, li huwa partikolarment rilevanti meta dawn jiġu stabbiliti fuq il-bażi tal-prattiċi tas-soltu għall-kontabilità tal-ispejjeż tal-benefiċjarju. Jeħtieġ ukoll li tiġi żgurata l-istabilità fir-regoli tal-finanzjament taħt programm speċifiku. Għal dak il-għan, għandu jkun permess li jintużaw il-forom simplifikati tal-għotjiet għat-tul kollu tiegħu. Għal skopijiet ta’ statistika, metodoloġija jew prevenzjoni u identifikazzjoni ta’ frodi, jeħtieġ li jinkiseb aċċess għal informazzjoni ġenerali dwar il-kontabilità minn benefiċjarju, anki meta dawk ikunu ffinanzjati permezz ta’ somom f’daqqa, kostijiet unitarji jew rati fissi. Madankollu, dawk il-verifiki ma għandhomx jintużaw biex jitpoġġa dubju dwar il-valuri unitarji tas-somom f’daqqa, l-ispejjeż unitarji jew ir-rati fissi li diġa jkun intlaħaq qbil dwarhom.
(55)
Ġestjoni finanzjarja tajba titlob li l-Kummissjoni tipproteġi lilha nnifisha bil-garanziji. Fil-fażi tal-applikazzjonijiet għall-għotjiet, billi tirranġa l-awditi finanzjarji għal applikazzjonijiet li jinvolvu ammonti akbar, fil-fażi ta’ prefinanzjament, meta dan ikun iġġustifikat mir-riskji kif ivvalutati mill-uffiċjal awtorizzanti, billi titlob garanziji finanzjarji bil-quddiem u fil-fażi tal-ħlas interim jew tal-ħlas tal-bilanċ, billi tirranġa s-sottomissjoni taċ-ċertifikati stabbiliti mill-awdituri għat-talbiet għall-ħlas li jinvolvu l-akbar ammonti u li jippreżentaw l-akbar riskju.
(56)
Għandhom jiġu ċċarati l-kundizzjonijiet u l-proċeduri għas-sospensjoni u t-tnaqqis tal-għotjiet sabiex ikunu jistgħu jiġu definiti aħjar ir-raġunijiet għal tali sospensjoni jew tnaqqis, tiġi pprovduta informazzjoni adegwata lill-benefiċjarji u jkun żgurat li l-benefiċjarji jkollhom il-possibbiltà li jeżerċitaw id-dritt tagħhom ta’ difiża f’kull fażi.
(57)
Ġestjoni tajba tal-fondi tal-Unjoni tfisser ukoll li l-benefiċjarji tal-għotjiet infushom jużaw l-għotjiet tal-Unjoni b’ekonomija u effiċjenza. B’mod partikolari, l-ispejjeż tal-kuntratti mogħtija mill-benefiċjarji biex jimplimentaw l-azzjoni għandhom ikunu eliġibbli bil-kundizzjoni li dawk il-kuntratti ta’ implimentazzjoni jingħataw lill-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża.
(58)
Billi r-restrizzjonijiet fuq ir-rikors għall-appoġġ finanzjarju minn partijiet terzi ma għadhomx daqstant stretti fir-Regolament Finanzjarju, jeħtieġ li jiġu stabbiliti d-dispożizzjonijiet minimi, li mbagħad għandhom jiġu miftehma fil-livell tal-ftehim ta’ għotja jew jiddaħħlu fid-deċiżjoni tal-għotja sabiex issir distinzjoni ċara bejn l-għoti ta’ appoġġ finanzjarju lil partijiet terzi minn benefiċjarju u l-implimentazzjoni tal-kompiti tal-baġit minn delegat taħt ġestjoni indiretta.
(59)
Il-poteri għall-impożizzjoni ta’ pieni fuq il-benefiċjarji ta’ għotjiet għandhom jiġu allinjati ma’ dawk konferiti fil-kuntest ta’ dak l-akkwist pubbliku meta wieħed iqis li huma tal-istess natura u li għandhom ikunu soġġetti għall-istess regoli f’termini ta’ effettività u proporzjonalità.
(60)
Il-premjijiet għandhom ikunu soġġetti għall-prinċipji tat-trasparenza u tat-trattament ugwali, bħall-għotjiet. F’dak il-kuntest, għandhom jiġu stabbiliti wkoll il-karatteristiċi minimi tal-programmi ta’ ħidma u tal-kompetizzjonijiet, b’kunsiderazzjoni tar-rekwiżiti korrispondenti għall-għotjiet. B’mod partikolari, għandhom jiġu speċifikati l-kundizzjonijiet li abbażi tagħhom il-programmi ta’ ħidma jistgħu jitqiesu bħala deċiżjonijiet ta’ finanzjament, kif ukoll il-kontenut minimu tar-regoli tal-kompetizzjoni, speċjalment il-kundizzjonijiet għall-ħlas tal-premju lir-rebbieħa f’każ ta’ għotja, flimkien mal-mezzi xierqa ta’ pubblikazzjoni.
(61)
Il-konformità mal-prinċipji tat-trasparenza u tat-trattament ugwali tirrikjedi wkoll l-istabbiliment ta’ proċedura tal-għoti definita b’mod ċar, mis-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet sal-informazzjoni lill-applikanti u n-notifika lill-parteċipant rebbieħ. Dik il-proċedura għandha tinkludi evalwazzjoni tas-sottomissjonijiet minn grupp ta’ esperti maħtur mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, bl-użu tal-kriterji tal-għoti mħabbra fir-regoli tal-kompetizzjoni sabiex jiġu żgurati l-kompetenza u n-newtralità fil-valutazzjoni tas-sottomissjonijiet. Abbażi tar-rakkomandazzjonijiet tagħhom, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli għandu jieħu d-deċiżjoni finali dwar l-għoti tal-premju, minħabba li r-responsabbiltà għall-implimentazzjoni tal-baġit hija dejjem tal-Kummissjoni.
(62)
Sabiex tiġi żgurata implimentazzjoni armonizzata tad-diversi strumenti finanzjarji fil-Kummissjoni, il-qafas ġenerali inkluż fit-Titolu VIII tar-Regolament Finanzjarju għandu jiġi kkumplimentat minn regoli dettaljati għall-ġestjoni tal-istrumenti finanzjarji, inklużi dispożizzjonijiet għall-għażla tal-entitajiet fdati, il-kontenut tal-ftehimiet ta’ delega, l-ispejjeż u t-tariffi tal-ġestjoni u għall-kontijiet fiduċjarji.
(63)
Għandhom jiġu definiti r-regoli għall-għażla tal-intermedjarji finanzjarji u tal-benefiċjarji finali, b’mod partikolari meta l-istrumenti finanzjarji jkunu ġestiti direttament f’każijiet eċċezzjonali, permezz ta’ strumenti ta’ investiment iddedikati jew permezz ta’ mekkaniżmi eżekuttivi oħra, biex b’hekk ikun żgurat li l-fondi tal-Unjoni jintefqu b’mod effiċjenti.
(64)
Jeħtieġ li jiġu ddeterminati l-kundizzjonijiet għall-użu tal-istrumenti finanzjarji, inkluż l-effett ta’ ingranaġġ, kif ukoll il-qafas ta’ monitoraġġ. Jeħtieġ ukoll li jkun żgurat li l-istrumenti finanzjarji jiġu implimentati fuq il-bażi ta’ evalwazzjoni ex ante robusta, li tippermetti lill-Kummissjoni li tfassalhom speċifikament biex iwieġbu għan-nuqqasijiet tas-suq u għas-sitwazzjonijiet mhux ideali tal-investiment.
(65)
Fir-rigward taż-żamma u l-preżentazzjoni tal-kontijiet, il-prinċipji tal-kontabilità aċċettati b’mod ġenerali u li fuqhom iridu jkunu bbażati r-rendikonti finanzjarji huma definiti fir-regoli tal-kontabilità tal-Unjoni. Dawn ir-regoli tal-kontabilità jispeċifikaw ukoll il-kundizzjonijiet biex tiddaħħal tranżazzjoni fil-kontijiet u r-regoli għall-valutazzjoni tal-assi u tar-responsabbiltajiet u għall-istruttura tad-dispożizzjonijiet bil-għan li jkun żgurat li l-informazzjoni tiġi ppreżentata kif suppost, filwaqt li tkun kompleta u preċiża.
(66)
Fir-rigward ta’ kwistjonijiet tal-kontabilità, għandu jiġi speċifikat li l-uffiċjal tal-kontabilità ta’ kull istituzzjoni għandu jipproduċi dokumenti li jiddeskrivu l-organizzazzjoni tal-kontijiet u l-proċeduri tal-kontabilità ta’ dik l-istituzzjoni u jiddefinixxi l-kundizzjonijiet li jridu jiġu rrispettati mis-sistemi tal-kontabilità kompjuterizzati, b’mod partikolari sabiex tkun żgurata s-sigurtà tal-aċċess u r-rendikont tal-entrati għal kwalunkwe bidla fis-sistemi.
(67)
Fir-rigward taż-żamma tal-kontijiet, jeħtieġ li jiġu speċifikati l-prinċipji applikabbli għall-kotba tal-kontijiet, il-bilanċ ta’ tqabbil preliminari, ir-rikonċiljazzjoni perjodika tat-totali f’dak il-bilanċ u fl-inventarju, u li jiġu speċifikati l-komponenti tat-tabella tal-kontijiet adottata mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni. Għandhom jiġu stabbiliti r-regoli applikabbli għar-reġistrazzjoni tal-operazzjonijiet, b’mod partikolari l-metodu ta’ kontabilità bbilanċjata, ir-regoli għall-konverżjoni tal-operazzjonijiet mhux denominati fil-munita euro u d-dokumenti ta’ sostenn għall-entrati tal-kontabilità. Barra minn hekk, għandu jiġi speċifikat ukoll il-kontenut tal-kotba tal-kontijiet.
(68)
Jeħtieġ li jiġu stabbiliti r-regoli relatati mal-inventarju tal-proprjetà u li jiġu ċċarati r-responsabbiltajiet rispettivi f’dan il-qasam tal-uffiċjali tal-kontabilità u tal-uffiċjali awtorizzanti, kif ukoll ir-regoli applikabbli għall-bejgħ mill-ġdid ta’ proprjetà li tkun iddaħħlet fl-inventarju bil-għan li l-assi jkunu ġestiti b’mod effiċjenti.
(69)
Għal azzjonijiet esterni, dan ir-Regolament, bi qbil mar-Regolament Finanzjarju, għandu jipprovdi għal eċċezzjonijiet li jirriflettu l-karatteristiċi operattivi speċifiċi ta’ dak is-settur, l-aktar fir-rigward tal-akkwist u l-konċessjoni ta’ għotjiet, partikolarment minħabba li dawn il-proċeduri huma mwettqa mill-awtoritajiet ta’ pajjiżi terzi li jirċievu appoġġ finanzjarju mill-Unjoni. Fir-rigward tal-akkwisti, tali differenzi għandhom jirrigwardaw prinċipalment it-tipi ta’ proċeduri u l-limiti li japplikaw minnhom. Fir-rigward tal-għotjiet, għandu jkun permess finanzjament sħiħ f’ċerti każijiet, l-aktar sabiex tiġi kkunsidrata l-kapaċità ta’ kofinanzjament imnaqqsa tal-benefiċjarji.
(70)
Jeħtieġ li jiġu stabbiliti dispożizzjonijiet dettaljati dwar l-użu tal-appoġġ baġitarju, li jispeċifikaw il-kundizzjonijiet li abbażi tagħhom jista’ jintuża l-appoġġ baġitarju u l-obbligu tal-imsieħba li jipprovdu lill-Kummissjoni b’informazzjoni f’waqtha u kredibbli sabiex ikun jista’ jiġi evalwat l-issodisfar ta’ dawk il-kundizzjonijiet.
(71)
Fir-rigward tal-Fondi Fiduċjarji tal-Unjoni, jeħtieġ li jiġu speċifikati l-prinċipji applikabbli għall-kontribuzzjoni tal-Unjoni għall-Fondi Fiduċjarji tal-Unjoni, kif ukoll għall-kontribuzzjonijiet tad-donaturi l-oħra, biex jiġu stabbiliti r-regoli tal-kontabilità u tar-rappurtaġġ tal-Fond Fiduċjarju tal-Unjoni, b’mod partikolari għall-imgħax li jkun immatura fil-kont tal-bank tal-fond fiduċjarju, li jiġu ċċarati r-responsabbiltajiet rispettivi tal-atturi finanzjarji u tal-Bord tal-Fond Fiduċjarju, kif ukoll li jiġu definiti l-obbligi tal-awditjar estern. Jeħtieġ ukoll li tiġi żgurata rappreżentanza ġusta tad-donaturi parteċipanti fil-Bord tal-Fond Fiduċjarju u li jiġi żgurat vot pożittiv obbligatorju tal-Kummissjoni għall-użu tal-fondi.
(72)
Sabiex jiġu simplifikati l-proċeduri tal-akkwisti taħt azzjonijiet esterni, ġew immodifikati xi limiti, filwaqt li żdiedu u ġew adattati limiti oħrajn u proċeduri ta’ ġestjoni li joħorġu mid-dispożizzjonijiet komuni.
(73)
Fir-rigward tal-għotjiet, il-kundizzjonijiet għal deroga mill-prinċipju ta’ kofinanzjament għandhom jiġu ssimplifikati bi qbil mar-Regolament Finanzjarju.
(74)
Sabiex tkun garantita l-ġestjoni tajba tal-approprjazzjonijiet tal-Unjoni, jeħtieġ ukoll li jiġu speċifikati l-prekundizzjonijiet u r-regoli li għandhom jiġu inklużi fil-ftehimiet meta l-ġestjoni tal-approprjazzjonijiet tkun deċentralizzata jew jekk jintużaw kontijiet ta’ imprest.
(75)
Huwa xieraq li jiġu definiti l-Uffiċċji Ewropej u li jiġu stabbiliti regoli speċifiċi għall-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet u dispożizzjonijiet li jawtorizzaw lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni sabiex jiddelega xi wħud mill-kompiti tiegħu lill-persunal f’dawk l-Uffiċċji. Għandhom jiġu stabbiliti wkoll proċeduri operattivi għall-kontijiet bankarji li l-Uffiċċji Ewropej jistgħu jkunu awtorizzati li jiftħu f’isem il-Kummissjoni.
(76)
B’analoġija mal-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar il-benefiċjarji ta’ fondi tal-Unjoni, għandha tiġi ppubblikata l-lista ta’ esperti msemmija fl-Artikolu 204 tar-Regolament Finanzjarju magħżula permezz ta’ sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess u s-suġġett tal-kompiti tagħhom. Għandha tiġi ppubblikata wkoll ir-remunerazzjoni tagħhom meta din taqbeż l-ammont ta’ EUR 15 000.
(77)
Il-proċedura ġdida introdotta fl-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju għandha tiġi kkomplimentata, b’mod partikolari fir-rigward tat-tip ta’ spejjeż li għandhom jiġu inklużi fil-limiti stabbiliti fih. Jeħtieġ li jiġu stabbiliti regoli dettaljati dwar il-proġetti ta’ bini fid-Delegazzjonijiet tal-Unjoni minħabba l-ispeċifiċitajiet tagħhom, b’mod partikolari f’każijiet ta’ urġenza. Huwa xieraq li jiġi pprovdut li bini residenzjali, jiġifieri fid-Delegazzjonijiet, li jeħtieġ li jinkera jew jinxtara f’perjodu ta’ żmien qasir, għandu jiġi eskluż mill-proċedura stabbilita fl-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju. L-akkwist ta’ art mingħajr ħlas jew għal ammont simboliku ma għandux jaqa’ fil-proċedura stabbilita fl-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju minħabba li fih innifsu ma jimponi l-ebda piż addizzjonali għall-baġit.
(78)
Sabiex tiġi żgurata l-koerenza mad-dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju jeħtieġ li jiġu stabbiliti dispożizzjonijiet tranżitorji. Barra minn hekk, sabiex tiġi żgurata l-koerenza mal-bażi legali settorjali, huwa xieraq li l-applikazzjoni tad-dispożizzjonijiet dwar il-modi ta’ ġestjoni u l-istrumenti finanzjarji tiġi differita għall-1 ta’ Jannar 2014,
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
L-EWWEL PARTI
DISPOŻIZZJONIJIET KOMUNI
TITOLU I
IS-SUĠĠETT
Artikolu 1
Is-Suġġett
Dan ir-Regolament jistabbilixxi r-regoli tal-applikazzjoni għar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 (minn hawn ’il quddiem “ir-Regolament Finanzjarju”).
TITOLU II
PRINĊIPJI BAĠITARJI
KAPITOLU 1
Il-prinċipji tal-unità u tal-eżattezza tal-baġit
Artikolu 2
Kontabilità għall-imgħax fuq il-prefinanzjament
(l-Artikolu 8(4) tar-Regolament Finanzjarju)
Fejn ikun hemm imgħax dovut għall-baġit, il-ftehim konkluż mal-entitajiet jew mal-persuni elenkati fil-punti minn (ii) sa (viii) tal-Artikolu 58(1)(c) tar-Regolament Finanzjarju jistipula li l-prefinanzjament jitħallas fil-kontijiet jew subkontijiet bankarji sabiex ikunu jistgħu jiġu identifikati l-fondi u l-imgħax relatat. Inkella, il-metodi tal-kontabilità tal-benefiċjarji jew tal-intermedjarji għandhom jagħmluha possibbli li jiġu identifikati l-fondi mħallsa mill-Unjoni u l-imgħax jew benefiċċji oħrajn li jirriżultaw minn dawk il-fondi.
Id-dispożizzjonijiet ta’ dan ir-Regolament dwar l-imgħax fuq il-prefinanzjament ikunu bla ħsara għad-dħul tal-prefinanzjament fuq in-naħa tal-assi tad-dikjarazzjonijiet finanzjarji, kif stabbilit fir-regoli tal-kontabilità msemmija fl-Artikolu 143 tar-Regolament Finanzjarju.
KAPITOLU 2
Il-prinċipju tal-annwalità
Artikolu 3
Approprjazzjonijiet għas-sena finanzjarja
(l-Artikolu 11(3) tar-Regolament Finanzjarju)
L-approprjazzjonijiet ta’ impenn u l-approprjazzjonijiet ta’ pagament awtorizzati għas-sena finanzjarja jikkonsistu minn:
(a)
approprjazzjonijiet ipprovduti fil-baġit, inkluż minn baġits emendatorji;
(b)
approprjazzjonijiet ittrasferiti ’l quddiem;
(c)
approprjazzjonijiet magħmula disponibbli għal darba oħra skont l-Artikoli 178 u 182 tar-Regolament Finanzjarju;
(d)
approprjazzjonijiet li jirriżultaw minn ħlasijiet ta’ prefinanzjament li jkunu tħallsu lura skont l-Artikolu 177(3) tar-Regolament Finanzjarju;
(e)
approprjazzjonijiet li ngħataw fuq id-dħul li sar matul is-sena finanzjarja jew matul is-snin finanzjarji preċedenti u li ma ntużax.
Artikolu 4
Tħassir u riporti ta’ approprjazzjonijiet
(l-Artikolu 13(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-approprjazzjonijiet ta’ impenn u l-approprjazzjonijiet mhux differenzjati relatati ma’ proġetti ta’ bini msemmija fl-Artikolu 13(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju jistgħu jiġu riportati biss jekk l-impenji ma setgħux isiru qabel il-31 ta’ Diċembru tas-sena finanzjarja għal raġunijiet mhux attribwibbli lill-uffiċjal awtorizzanti u jekk l-istadji preparatorji jkunu avvanzati biżżejjed sabiex ikun raġonevoli li wieħed jissoponi li l-impenn ikun ser isir sa mhux aktar tard mill-31 ta’ Marzu tas-sena ta’ wara, jew il-31 ta’ Diċembru għal proġetti ta’ bini.
2. L-istadji preparatorji msemmija fl-Artikolu 13(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju, li għandhom jitlestew sal-31 ta’ Diċembru tas-sena finanzjarja sabiex ikun jista’ jsir riport għas-sena ta’ wara, huma b’mod partikolari:
(a)
għal impenji globali fis-sens tal-Artikolu 85 tar-Regolament Finanzjarju, l-adozzjoni ta’ deċiżjoni ta’ finanzjament jew l-għeluq sa dik id-data tal-konsultazzjoni mad-dipartimenti kkonċernati f’kull istituzzjoni għall-adozzjoni tad-deċiżjoni;
(b)
għal impenji individwali fis-sens tal-Artikolu 85 tar-Regolament Finanzjarju, it-tlestija tal-għażla ta’ kuntratturi, benefiċjarji, rebbieħa tal-premjijiet jew delegati potenzjali.
3. L-approprjazzjonijiet riportati skont l-Artikolu 13(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju, li ma jkunux ġew impenjati sal-31 ta’ Marzu tas-sena finanzjarja ta’ wara jew sal-31 ta’ Diċembru tas-sena ta’ wara għal ammonti relatati ma’ proġetti ta’ bini, jitħassru awtomatikament.
Il-Kummissjoni tinforma lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill dwar l-approprjazzjonijiet li jkunu tħassru b’dan il-mod fi żmien xahar wara t-tħassir skont l-ewwel subparagrafu.
4. L-approprjazzjonijiet riportati skont l-Artikolu 13(2)(b) tar-Regolament Finanzjarju jistgħu jintużaw sal-31 ta’ Diċembru tas-sena finanzjarja ta’ wara.
5. Il-kontijiet jidentifikaw l-approprjazzjonijiet riportati skont il-paragrafi minn 1 sa 4.
KAPITOLU 3
Il-prinċipju tal-unità tal-kontijiet
Artikolu 5
Ir-rata ta’ konverżjoni bejn l-euro u muniti oħrajn
(l-Artikolu 19 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għad-dispożizzjonijiet speċifiċi li jirriżultaw mill-applikazzjoni ta’ regolamenti speċifiċi għas-setturi, il-konverżjoni mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli ssir bl-użu tar-rata tal-kambju tal-euro tal-ġurnata ppubblikata fis-serje C ta’ Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Meta l-konverżjoni bejn l-euro u munita oħra tkun trid issir mill-kuntratturi jew mill-benefiċjarji, iridu japplikaw l-arranġamenti speċifiċi għall-konverżjoni inklużi fil-kuntratti ta’ akkwist, fil-ftehimiet ta’ għoti jew fil-ftehimiet dwar finanzjament.
2. Sabiex jiġi evitat li l-operazzjonijiet ta’ konverżjoni tal-munita jkollhom impatt sinifikanti fuq il-livell tal-kofinanzjament tal-Unjoni jew impatt detrimentali fuq il-baġit tal-Unjoni, l-arranġamenti speċifiċi għall-konverżjoni msemmija fil-paragrafu 1 iridu jistabbilixxu, jekk ikun xieraq, rata ta’ konverżjoni bejn l-euro u muniti oħra li għandha tiġi kkalkolata bl-użu tal-medja tar-rata tal-kambju tal-ġurnata f’perjodu partikolari.
3. Jekk ma tiġi ppubblikata l-ebda rata tal-kambju tal-euro tal-ġurnata f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea għall-munita inkwistjoni, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli juża r-rata tal-kontabilità msemmija fil-paragrafu 4.
4. Għall-finijiet tal-kontijiet stabbiliti fl-Artikoli minn 151 sa 156 tar-Regolament Finanzjarju u soġġetti għall-Artikolu 240 ta’ dan ir-Regolament, il-konverżjoni bejn l-euro u munita oħra ssir bl-użu tar-rata tal-kontabilità ta’ kull xahar tal-euro. Dik ir-rata tal-kambju tal-kontabilità tiġi stabbilita mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni permezz ta’ kwalunkwe sors ta’ informazzjoni li huwa jqis bħala kredibbli, fuq il-bażi tar-rata tal-kambju fil-jum ta’ qabel tal-aħħar tax-xogħol tax-xahar qabel dak li għalih tiġi stabbilita r-rata.
5. Ir-riżultati tal-operazzjonijiet tal-munita msemmija fil-paragrafu 4 ta’ dan l-Artikolu jintwerew taħt intestatura separata fil-kontijiet tal-istituzzjoni rispettiva.
L-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu japplika mutatis mutandis għall-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 6
Ir-rata li għandha tintuża għal konverżjoni bejn l-euro u muniti oħrajn
(l-Artikolu 19 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għad-dispożizzjonijiet speċifiċi li jirriżultaw mill-applikazzjoni ta’ regolamenti speċifiċi għas-setturi, jew minn kuntratti ta’ akkwist, ftehimiet ta’ għoti jew deċiżjonijiet ta’ għoti u ftehimiet dwar finanzjament speċifiċi, ir-rata li għandha tintuża għall-konverżjoni bejn l-euro u muniti oħrajn tkun, fil-każijiet fejn il-konverżjoni titwettaq mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, dik tal-jum meta ssir l-ordni ta’ ħlas jew l-ordni ta’ rkupru mid-dipartiment tal-awtorizzazzjoni.
2. Fil-każ ta’ kontijiet ta’ imprest fil-munita euro, ir-rata li għandha tintuża għall-konverżjoni bejn l-euro u muniti oħrajn tiġi stabbilita mid-data tal-ħlasijiet mill-bank.
3. Għar-regolarizzazzjoni tal-kontijiet ta’ imprest f’muniti nazzjonali, kif imsemmi fl-Artikolu 19 tar-Regolament Finanzjarju, ir-rata li għandha tintuża għall-konverżjoni bejn l-euro u muniti oħrajn tkun dik tax-xahar li fih tkun saret in-nefqa mill-kont ta’ imprest ikkonċernat.
4. Għar-rimborż ta’ nefqa b’rata fissa, jew nefqa li tirriżulta mir-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u l-Kundizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “ir-Regolamenti tal-Persunal”) li tkun iffissata f’limitu, u li titħallas f’munita oħra li mhijiex l-euro, ir-rata li għandha tintuża tkun dik fis-seħħ meta jsir effettiv id-dritt.
KAPITOLU 4
Il-prinċipju tal-universalità
Artikolu 7
Struttura biex takkomoda dħul assenjat u provvediment ta’ approprjazzjonijiet korrispondenti
(l-Artikolu 21 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għall-Artikoli 9 u 10, l-istruttura li takkomoda dħul assenjat fil-baġit irid ikollha:
(a)
fir-rendikont tad-dħul ta’ kull taqsima tal-istituzzjoni, intestatura tal-baġit biex tirċievi d-dħul;
(b)
fir-rendikont tan-nefqa, ir-rimarki tal-baġit, inklużi rimarki ġenerali, juru liema sezzjonijiet jistgħu jirċievu l-approprjazzjonijiet korrispondenti għad-dħul assenjat li jsiru disponibbli.
Fil-każ imsemmi fil-punt (a) tal-ewwel subparagrafu, trid issir annotazzjoni “pro memoria”, filwaqt li d-dħul stmat għandu jiddaħħal fir-rimarki għal skopijiet ta’ informazzjoni.
2. L-approprjazzjonijiet li jikkorrispondu għad-dħul assenjat isiru disponibbli awtomatikament, kemm bħala approprjazzjonijiet ta’ impenn kif ukoll bħala approprjazzjonijiet ta’ pagament, meta d-dħul jiġi riċevut mill-istituzzjoni, ħlief f’xi wieħed mill-każijiet li ġejjin:
(a)
fil-każijiet previsti fl-Artikoli 181(2) u 183(2) tar-Regolament Finanzjarju;
(b)
fil-każ previst fl-Artikolu 21(2)(b) tar-Regolament Finanzjarju għall-Istati Membri fejn il-ftehim dwar il-kontribuzzjoni jkun espress fil-munita euro.
Fil-każ imsemmi fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu, l-approprjazzjonijiet ta’ impenn jistgħu jsiru disponibbli mal-iffirmar tal-ftehim dwar il-kontribuzzjoni mill-Istat Membru.
Artikolu 8
Kontribuzzjonijiet mill-Istati Membri għall-programmi ta’ riċerka
(l-Artikolu 21(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kontribuzzjonijiet tal-Istati Membri għall-finanzjament ta’ ċerti programmi supplimentari ta’ riċerka, previsti fl-Artikolu 5 tar-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1150/2000 (8) jitħallsu kif ġej:
(a)
seba’ partijiet minn kull tnax tas-somma li tiddaħħal fil-baġit jitħallsu sa mhux aktar tard mill-31 ta’ Jannar tas-sena finanzjarja kurrenti;
(b)
il-ħames partijiet minn kull tnax li jifdal jitħallsu sa mhux aktar tard mill-15 ta’ Lulju tas-sena finanzjarja kurrenti.
2. Jekk il-baġit ikun għadu ma ġiex adottat b’mod finali fil-bidu tas-sena finanzjarja, il-kontribuzzjonijiet previsti fil-paragrafu 1 ikunu bbażati fuq is-somma mdaħħla fil-baġit għas-sena finanzjarja preċedenti.
3. Kwalunkwe kontribuzzjoni jew ħlas addizzjonali dovuti mill-Istati Membri għall-baġit jiddaħħlu fil-kont jew kontijiet tal-Kummissjoni fi żmien tletin jum kalendarju mis-sejħa għall-fondi.
4. Il-ħlasijiet li jsiru għandhom jiddaħħlu fil-kont previst fir-Regolament (KE, Euratom) Nru 1150/2000 u jkunu soġġetti għall-kundizzjonijiet stipulati minn dak ir-Regolament.
Artikolu 9
Dħul assenjat li jirriżulta mill-parteċipazzjoni tal-Istati tal-EFTA f’ċerti programmi tal-Unjoni
(l-Artikolu 21(2)(e) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-istruttura tal-baġit biex takkomoda l-parteċipazzjoni tal-Istati Membri tal-Assoċjazzjoni Ewropea tal-Kummerċ Ħieles (minn hawn ’il quddiem “L-Istati tal-EFTA”) f’ċerti programmi tal-Unjoni tkun kif ġej:
(a)
fid-dikjarazzjoni tad-dħul, trid tiddaħħal linja b’annotazzjoni “pro memoria” sabiex takkomoda l-ammont sħiħ tal-kontribuzzjoni mill-Istati tal-EFTA għas-sena finanzjarja inkwistjoni.
(b)
fid-dikjarazzjoni tan-nefqa:
(i)
ir-rimarki għal kull linja relatata mal-attivitajiet tal-Unjoni li jieħdu sehem fihom l-Istati tal-EFTA jridu juru “għall-finijiet ta’ informazzjoni” l-ammont stmat tal-parteċipazzjoni;
(ii)
anness, li jifforma parti integrali mill-baġit, jistabbilixxi l-linji kollha li jkopru l-attivitajiet tal-Unjoni li jieħdu sehem fihom l-Istati tal-EFTA.
Għall-finijiet tal-punt (a) tal-ewwel subparagrafu, l-ammont stmat jintwera fir-rimarki tal-baġit.
L-anness imsemmi fil-punt (b)(ii) tal-ewwel subparagrafu jirrifletti u jagħmel parti mill-istruttura li takkomoda l-approprjazzjonijiet li jikkorrispondu għal tali parteċipazzjoni, kif previst fil-paragrafu 2, u sabiex tkun tista’ tiġi implimentata n-nefqa.
2. Skont l-Artikolu 82 tal-Ftehim dwar iż-Żona Ekonomika Ewropea (minn hawn ’il quddiem “il-Ftehim ŻEE”) l-ammonti tal-parteċipazzjoni annwali tal-Istati tal-EFTA, kif ikkonfermati lill-Kummissjoni mill-Kumitat Konġunt taż-Żona Ekonomika Ewropea skont l-Artikolu 1(5) tal-Protokoll 32 anness mal-Ftehim ŻEE, iwasslu għad-dispożizzjoni, fil-bidu tas-sena finanzjarja, tal-ammonti sħaħ tal-approprjazzjonijiet korrispondenti ta’ impenn u approprjazzjonijiet ta’ pagament.
3. Jekk, matul is-sena finanzjarja, jiġu pprovduti approprjazzjonijiet addizzjonali fuq l-intestaturi tal-baġit bil-parteċipazzjoni tal-Istati tal-EFTA, fejn dawn tal-aħħar ma jkunux jistgħu, matul dik is-sena, jaġġustaw il-kontribuzzjonijiet tagħhom kif xieraq sabiex jikkonformaw mal-“fattur tal-proporzjonalità” previst fl-Artikolu 82 tal-Ftehim ŻEE, il-Kummissjoni tista’, bħala miżura provviżorja u eċċezzjonali, tuża r-riżorsi ta’ flus tagħha biex tiffinanzja minn qabel is-sehem tal-Istati tal-EFTA. Kull meta jiġu pprovduti approprjazzjonijiet addizzjonali ta’ dan it-tip, il-Kummissjoni trid, mill-aktar fis possibbli, titlob il-kontribuzzjonijiet korrispondenti mill-Istati tal-EFTA. Kull sena, il-Kummissjoni trid tinforma lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill dwar kwalunkwe deċiżjoni bħal din li tittieħed.
Il-prefinanzjament jiġi regolarizzat mill-aktar fis possibbli fil-baġit tas-sena finanzjarja ta’ wara.
4. Skont l-Artikolu 21(2)(e) tar-Regolament Finanzjarju, il-kontribuzzjonijiet finanzjarji tal-Istati tal-EFTA jgħoddu bħala dħul estern assenjat. L-uffiċjal tal-kontabilità jadotta miżuri xierqa sabiex jiżgura li l-użu tad-dħul li jirriżulta minn dawk il-kontribuzzjonijiet u tal-approprjazzjonijiet korrispondenti jiġi ssorveljat separatament.
Fir-rapport previst fl-Artikolu 150(2) tar-Regolament Finanzjarju, il-Kummissjoni turi l-fażi tal-implimentazzjoni separatament, kemm fid-dħul kif ukoll fin-nefqa, skont il-parteċipazzjoni tal-Istati tal-EFTA.
Artikolu 10
Rikavat minn sanzjonijiet imposti fuq Stati Membri ddikjarati li għandhom defiċit eċċessiv
(l-Artikolu 21(2)(c) tar-Regolament Finanzjarju)
L-istruttura tal-baġit li takkomoda r-rikavat mis-sanzjonijiet imsemmija fit-Taqsima 4 tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1467/97 (9) tkun kif ġej:
(a)
fid-dikjarazzjoni tad-dħul, trid tiddaħħal linja li jkollha annotazzjoni “pro memoria” sabiex takkomoda l-imgħax fuq tali ammonti;
(b)
fl-istess ħin, u bla ħsara għall-Artikolu 77 tar-Regolament Finanzjarju, id-dħul ta’ dawk l-ammonti fid-dikjarazzjoni tad-dħul iwassal għall-provvediment, fid-dikjarazzjoni tan-nefqa, tal-approprjazzjonijiet ta’ impenn u tal-approprjazzjonijiet ta’ pagament.
L-approprjazzjonijiet imsemmija fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu jiġu implimentati skont l-Artikolu 20 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 11
Spejjeż li jirriżultaw meta jiġu aċċettati donazzjonijiet lill-Unjoni
(l-Artikolu 22 tar-Regolament Finanzjarju)
Għall-finijiet tal-awtorizzazzjoni tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill imsemmija fl-Artikolu 22(2) tar-Regolament Finanzjarju, il-Kummissjoni tikkalkula u tispjega kif xieraq l-ispejjeż finanzjarji, inklużi l-ispejjeż ta’ segwitu, li jirriżultaw meta jiġu aċċettati donazzjonijiet magħmula lill-Unjoni.
Artikolu 12
Kontijiet għat-taxxi rikoverabbli
(l-Artikolu 23(3) tar-Regolament Finanzjarju)
Kull taxxa li trid titħallas mill-Unjoni skont l-Artikolu 23(2) u 23(3)(a) tar-Regolament Finanzjarju tiddaħħal f’kont ta’ sospiża sakemm tingħata lura mill-Istati kkonċernati.
KAPITOLU 5
Il-prinċipju ta’ speċifikazzjoni
Artikolu 13
Regoli dwar il-kalkolazzjoni tal-perċentwali tat-trasferimenti ta’ istituzzjonijiet għajr il-Kummissjoni
(l-Artikolu 25 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-perċentwali msemmija fl-Artikolu 25 tar-Regolament Finanzjarju jiġu kkalkolati fiż-żmien li ssir it-talba għat-trasferiment u b’referenza għall-approprjazzjonijiet ipprovduti fil-baġit, inklużi baġits emendatorji.
2. L-ammont li jrid jiġi kkunsidrat għandu jkun is-somma tat-trasferimenti li jridu jsiru mil-linja li minnha jkunu qegħdin isiru t-trasferimenti, wara li jkun sar l-aġġustament għat-trasferimenti li saru qabel.
L-ammont li jikkorrispondi għat-trasferimenti li jistgħu jitwettqu b’mod awtonomu mill-istituzzjoni kkonċernata mingħajr deċiżjoni tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill ma jitteħdux inkonsiderazzjoni.
Artikolu 14
Regoli dwar il-kalkolazzjoni tal-perċentwali tat-trasferimenti tal-Kummissjoni
(l-Artikolu 26 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-perċentwali msemmija fl-Artikolu 26(1) tar-Regolament Finanzjarju jiġu kkalkolati fiż-żmien li ssir it-talba għat-trasferiment u b’referenza għall-approprjazzjonijiet ipprovduti fil-baġit, inklużi l-baġits emendatorji.
2. L-ammont li għandu jittieħed inkonsiderazzjoni jkun is-somma tat-trasferimenti li jridu jsiru mil-linja li minnha jkunu qegħdin isiru t-trasferimenti, wara li jkun sar l-aġġustament għat-trasferimenti li saru qabel.
L-ammont li jikkorrispondi għat-trasferimenti li jistgħu jitwettqu b’mod awtonomu mill-Kummissjoni kkonċernata mingħajr deċiżjoni tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill ma jitteħidx inkonsiderazzjoni.
Artikolu 15
Nefqa amministrattiva
(l-Artikolu 26 tar-Regolament Finanzjarju)
In-nefqa msemmija fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu tal-Artikolu 26(1) tar-Regolament Finanzjarju tkopri, għal kull qasam ta’ politika, l-entrati msemmija fl-Artikolu 44(3) tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 16
Bażi għat-talbiet għal trasferimenti ta’ approprjazzjonijiet
(l-Artikoli 25 u 26 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-proposti għat-trasferimenti u l-informazzjoni kollha għall-Parlament Ewropew u l-Kunsill dwar trasferimenti magħmula skont l-Artikoli 25 u 26 tar-Regolament Finanzjarju jkunu akkumpanjati minn dokumenti ta’ sostenn adattati u dettaljati li juru l-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet u l-estimi tal-ħtiġijiet sal-aħħar ta’ dik is-sena finanzjarja, kemm għal-linji li fihom għandhom jiġu ttrasferiti l-approprjazzjonijiet, kif ukoll għal dawk li minnhom jittieħdu l-approprjazzjonijiet.
Artikolu 17
Bażi għat-talbiet għal trasferimenti mir-riserva ta’ għajnuna f’emerġenza
(l-Artikolu 29 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-proposti għal trasferimenti sabiex tkun tista’ tintuża r-riserva ta’ għajnuna f’emerġenza, imsemmija fl-Artikolu 29 tar-Regolament Finanzjarju, iridu jkunu akkumpanjati minn dokumenti ta’ sostenn adattati u dettaljati li juru:
(a)
għal-linja li fiha jrid isir it-trasferiment, l-aktar informazzjoni riċenti disponibbli għall-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet u l-istima tal-ħtiġijiet sal-aħħar tas-sena finanzjarja;
(b)
għal-linji kollha relatati ma’ azzjoni esterna, l-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet sal-aħħar tax-xahar ta’ qabel it-talba għat-trasferiment u stima tal-ħtiġijiet sal-aħħar tas-sena finanzjarja, inkluż tqabbil mal-istima inizjali;
(c)
analiżi tal-possibbiltajiet ta’ riallokazzjoni tal-approprjazzjonijiet.-{}-
KAPITOLU 6
Il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba
Artikolu 18
Evalwazzjoni
(l-Artikolu 30 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-proposti kollha għall-programmi jew l-attivitajiet li jagħtu lok għal nefqa tal-baġit ikunu soġġetti għal evalwazzjoni ex ante, li tindirizza:
(a)
il-ħtiġijiet fil-futur qrib jew imbiegħed;
(b)
il-valur miżjud tal-involviment tal-Unjoni;
(c)
l-objettivi ta’ politika u ġestjoni li għandhom jintlaħqu, li jinkludu l-miżuri neċessarji sabiex jiġu mħarsal-interessi finanzjarji tal-Unjoni fil-qasam tal-prevenzjoni, l-identifikazzjoni, l-investigazzjoni, ir-riparazzjoni u s-sanzjonijiet għall-frodi;
(d)
l-għażliet politiċi disponibbli, inklużi r-riskji assoċjati magħhom;
(e)
ir-riżultati u l-impatti mistennija, b’mod partikolari l-impatti ekonomiċi, soċjali u ambjentali, u l-indikaturi u l-arranġamenti tal-evalwazzjoni meħtieġa sabiex jiġu mkejla;
(f)
l-aktar metodu xieraq ta’ implimentazzjoni għall-opzjoni/jiet ippreferuta/i;
(g)
il-koerenza interna tal-programm jew attività propost(a) u r-relazzjonijiet tagħha ma’ strumenti rilevanti oħrajn;
(h)
il-volum ta’ approprjazzjonijiet, riżorsi umani u nfiq amministrattiv ieħor li għandhom jiġu allokati b’kunsiderazzjoni xierqa għall-prinċipju tal-kost-effettività;
(i)
il-lezzjonijiet meħuda minn esperjenzi simili fil-passat.
2. Il-proposta tistabbilixxi l-arranġamenti għall-monitoraġġ, ir-rapportaġġ u l-evalwazzjoni, billi tikkunsidra r-responsabbiltajiet rispettivi tal-livelli kollha tal-gvern li se jkunu involuti fl-implimentazzjoni tal-programm jew l-attività propost(a).
3. Il-programmi jew l-attivitajiet kollha, inklużi proġetti bi prova u azzjonijiet ta’ tħejjija, fejn ir-riżorsi mmobilizzati jaqbżu l-ammont ta’ EUR 5 000 000, iridu jkunu soġġetti għal evalwazzjoni interim u/jew ex post tar-riżorsi umani u finanzjarji allokati u r-riżultati miksuba sabiex jiġi vverifikat li dawn kienu konsistenti mal-objettivi stabbiliti, kif ġej:
(a)
ir-riżultati miksuba fit-twettiq ta’ programm pluriennali jiġu evalwati perjodikament skont skeda li tippermetti li jittieħdu inkonsiderazzjoni s-sejbiet ta’ dik l-evalwazzjoni għal kull deċiżjoni dwar it-tiġdid, il-modifika jew is-sospensjoni tal-programm;
(b)
l-attivitajiet iffinanzjati fuq bażi annwali jkollhom ir-riżultati tagħhom evalwati mill-inqas kull sitt snin.
Il-punti (a) u (b) tal-ewwel subparagrafu ma japplikawx għal kull wieħed/waħda mill-proġetti jew l-azzjonijiet imwettqa f’dawk l-attivitajiet, li għalihom ir-rekwiżit jista’ jintlaħaq mir-rapporti finali mibgħuta mill-korpi li wettqu l-azzjoni.
4. L-evalwazzjonijiet imsemmija fil-paragrafi 1 u 3 ikunu proporzjonati għar-riżorsi mmobilizzati għall-programm u l-impatt tiegħu u l-attività kkonċernata.
Artikolu 19
Rendikont finanzjarju
(l-Artikolu 31 tar-Regolament Finanzjarju)
Ir-rendikont finanzjarju jinkludi d-dejta finanzjarja u ekonomika għall-valutazzjoni mill-awtorità leġiżlattiva tal-ħtieġa għal azzjoni mill-Unjoni. Huwa jipprovdi tagħrif xieraq fir-rigward tal-koerenza ma’ attivitajiet oħra tal-Unjoni u kwalunkwe sinerġija possibbli.
Fil-każ ta’ operazzjonijiet pluriennali, ir-rendikont finanzjarju jinkludi l-iskeda prevedibbli ta’ rekwiżiti annwali f’dak li għandu x’jaqsam ma’ approprjazzjonijiet u impjiegi, inkluż għall-persunal estern, kif ukoll evalwazzjoni tal-impatt finanzjarju tagħhom fuq perjodu ta’ żmien medju.
KAPITOLU 7
Il-prinċipju tat-trasparenza
Artikolu 20
Il-pubblikazzjoni provviżorja tal-baġit
(l-Artikolu 34 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-figuri baġitarji dettaljati finali jiġu ppubblikati mill-aktar fis possibbli u mhux aktar tard minn erba’ ġimgħat wara l-adozzjoni finali tal-baġit, fil-lingwi kollha, fuq is-sit elettroniku tal-istituzzjonijiet, b’inizjattiva tal-Kummissjoni, sakemm jiġu ppubblikati uffiċjalment f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Artikolu 21
Il-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar il-valur u l-benefiċjarji tal-fondi tal-Unjoni
(l-Artikolu 35 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-informazzjoni dwar il-benefiċjarji ta’ fondi tal-Unjoni mogħtija b’ġestjoni diretta tiġi ppubblikata fuq sit elettroniku tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni sa mhux aktar tard mit-30 ta’ Ġunju tas-sena ta’ wara s-sena finanzjarja li fiha jkunu ngħataw dawk il-fondi.
Minbarra l-pubblikazzjoni msemmija fl-ewwel subparagrafu, l-informazzjoni tista’ tiġi ppubblikata wkoll, skont preżentazzjoni standard, permezz ta’ mezzi xierqa oħra.
2. L-informazzjoni li ġejja tiġi ppubblikata, sakemm ma jkunx previst mod ieħor f’dan ir-Regolament u fir-regoli speċifiċi tas-settur, billi jittieħdu inkonsiderazzjoni l-kriterji stabbiliti fl-Artikolu 35(3) tar-Regolament Finanzjarju:
(a)
l-isem tal-benefiċjarju;
(b)
il-post tal-benefiċjarju;
(c)
l-ammont mogħti;
(d)
in-natura u l-iskop tal-miżura.
Għall-iskop tal-punt (b) it-terminu “post” ifisser:
(i)
l-indirizz tal-benefiċjarju meta dan tal-aħħar ikun persuna ġuridika;
(ii)
ir-Reġjun fil-livell NUTS 2 meta l-benefiċjarju jkun persuna fiżika.
Fir-rigward tad-dejta personali li tirreferi għal persuni fiżiċi, l-informazzjoni ppubblikata titneħħa sentejn wara l-għeluq tas-sena finanzjarja li matulha ngħataw il-fondi. L-istess japplika għad-dejta personali li tirreferi għal persuni legali li għalihom it-titolu uffiċjali jidentifika persuna fiżika waħda jew iktar.
3. L-informazzjoni msemmija fil-paragrafu 2 tiġi ppubblikata biss għal premjijiet, għotjiet u kuntratti li jkunu ngħataw bħala riżultat ta’ kompetizzjonijiet jew proċeduri ta’ aġġudikazzjoni tal-għotjiet jew proċeduri ta’ akkwist pubbliku. L-informazzjoni ma tiġix ippubblikata għal:
(a)
boroż ta’ studju mħallsin lil persuni fiżiċi u appoġġ dirett ieħor imħallas lil persuni fiżiċi l-aktar fil-bżonn, imsemmija fl-Artikolu 125(4)(c) tar-Regolament Finanzjarju;
(b)
kuntratti taħt l-ammont imsemmi fl-Artikolu 137(2) ta’ dan ir-Regolament.
4. Il-pubblikazzjoni titneħħa jekk tali divulgazzjoni toħloq ir-riskju li jiġu mhedda d-drittijiet u l-libertajiet tal-individwi kkonċernati kif protetti mill-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea jew jekk tkun ta’ ħsara għall-interessi kummerċjali tal-benefiċjarji.
Artikolu 22
Link għall-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar il-benefiċjarji ta’ fondi tal-Unjoni mogħtija taħt ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 35 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta l-ġestjoni tal-fondi tal-Unjoni tiġi ddelegata lill-awtoritajiet u lill-korpi msemmija fl-Artikolu 58(1)(c) tar-Regolament Finanzjarju, il-ftehimiet ta’ delega jesiġu li l-informazzjoni msemmija fil-paragrafi 2 u 3 tal-Artikolu 21 tiġi ppubblikata skont preżentazzjoni standard, minn dawk l-awtoritajiet u l-korpi fdati fuq is-sit elettroniku tagħhom.
Is-sit elettroniku tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni jinkludi mill-inqas referenza tal-indirizz tas-sit elettroniku fejn tista’ tinstab l-informazzjoni jew inkella din l-informazzjoni jekk ma tkunx ippubblikata direttament fil-post iddedikat tas-sit elettroniku tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni.
Minbarra l-pubblikazzjoni msemmija fl-ewwel subparagrafu, l-informazzjoni tista’ tiġi ppubblikata wkoll, skont preżentazzjoni standard, permezz ta’ kwalunkwe mezz xieraq ieħor.
Il-paragrafi minn 2 sa 4 tal-Artikolu 21 japplikaw għall-pubblikazzjoni msemmija fl-ewwel paragrafu ta’ dan l-Artikolu.
TITOLU III
STABBILIMENT U STRUTTURA TAL-BAĠIT
Artikolu 23
Ipprogrammar finanzjarju
(l-Artikolu 38 tar-Regolament Finanzjarju)
L-ipprogrammar finanzjarju msemmi fl-Artikolu 38 tar-Regolament Finanzjarju jkun strutturat skont il-kategorija ta’ nefqa, il-qasam ta’ politika u l-intestatura tal-baġit. L-ipprogrammar finanzjarju sħiħ ikopri l-kategoriji kollha ta’ nefqa bl-eċċezzjoni tal-agrikoltura, il-politika ta’ koeżjoni u l-amministrazzjoni, li għalihom għandha tiġi pprovduta biss dejta fil-qosor.
Artikolu 24
Abbozzi ta’ baġits emendatorji
(l-Artikolu 41(1) tar-Regolament Finanzjarju)
L-abbozzi ta’ baġits emendatorji jkunu akkumpanjati minn dikjarazzjonijiet tal-bażi għal u l-informazzjoni dwar l-implimentazzjoni tal-baġit għas-snin finanzjarji preċedenti u kurrenti li kienu disponibbli meta ġew stabbiliti.
Artikolu 25
In-nomenklatura tal-baġit
(l-Artikolu 44 tar-Regolament Finanzjarju)
In-nomenklatura tal-baġit tikkonforma mal-prinċipji ta’ speċifikazzjoni, trasparenza u ġestjoni finanzjarja tajba. Hija tipprovdi ċ-ċarezza u t-trasparenza meħtieġa għall-proċess baġitarju, tiffaċilita l-identifikazzjoni tal-objettivi ewlenin kif riflessi fil-bażijiet legali rilevanti, tagħmel possibbli l-għażliet dwar il-prijoritajiet politiċi u tippermetti l-implimentazzjoni effiċjenti u effettiva.
Artikolu 26
Nefqa effettiva fl-aħħar sena finanzjarja li għaliha jkunu ngħalqu l-kontijiet
(l-Artikolu 49(1)(a)(v) tar-Regolament Finanzjarju)
Sabiex jiġi stabbilit il-baġit, in-nefqa effettiva fl-aħħar sena finanzjarja li l-kontijiet tagħha jkunu ngħalqu tiġi ddeterminata kif ġej:
(a)
f’impenji: l-impenji mdaħħlin fil-kontijiet matul is-sena finanzjarja kontra l-approprjazzjonijiet għal dik is-sena finanzjarja kif definit fl-Artikolu 3;
(b)
fi ħlasijiet: il-ħlasijiet magħmula matul is-sena finanzjarja, jiġifieri, ħlasijiet li ntbagħtu lill-bank, kontra l-approprjazzjonijiet għal dik is-sena finanzjarja kif definit fl-Artikolu 3.
Artikolu 27
Rimarki tal-baġit
(l-Artikolu 49(1)(a)(vi) tar-Regolament Finanzjarju)
Ir-rimarki tal-baġit jinkludu:
(a)
ir-referenzi tal-att bażiku, fejn hemm wieħed;
(b)
l-ispjegazzjonijiet kollha xierqa dwar in-natura u l-iskop tal-approprjazzjonijiet.
Artikolu 28
Pjan ta’ stabbiliment
(l-Artikolu 49(1)(c)(i) tar-Regolament Finanzjarju)
Il-persunal tal-Aġenzija Fornitriċi jidher separatament fil-pjan ta’ stabbiliment tal-Kummissjoni.
TITOLU IV
L-IMPLIMENTAZZJONI TAL-BAĠIT
KAPITOLU 1
Dispożizzjonijiet ġenerali
Artikolu 29
Informazzjoni dwar it-trasferimenti ta’ dejta personali għal skopijiet ta’ awditjar
(l-Artikolu 53 tar-Regolament Finanzjarju)
Fi kwalunkwe sejħa li ssir fil-kuntest ta’ għotjiet, akkwisti jew premjijiet implimentati f’ġestjoni diretta, il-benefiċjarji potenzjali, il-kandidati, l-offerenti u l-parteċipanti, skont ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (10), iridu jiġu informati li, bl-iskop li jiġu mħarsal-interessi finanzjarji tal-Unjoni, id-dejta personali tagħhom tista’ tiġi ttrasferita lis-servizzi ta’ awditjar intern, lill-Qorti Ewropea tal-Awdituri, lill-Grupp Speċjalizzat dwar l-Irregolaritajiet Finanzjarji jew lill-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (minn hawn ’il quddiem “l-OLAF”) u bejn l-uffiċjali awtorizzanti tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi.
Artikolu 30
Miżuri ta’ tħejjija fil-qasam tal-Politika Esterna u ta’ Sigurtà Komuni
(l-Artikolu 54(2)(c) tar-Regolament Finanzjarju)
Il-finanzjament tal-miżuri maqbula mill-Kunsill għat-tħejjija tal-operazzjonijiet ta’ mmaniġġar ta’ kriżijiet tal-Unjoni skont it-Titolu V tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea jkopri l-ispejjeż inkrimentali li jirriżultaw direttament minn użu speċifiku fuq il-post ta’ missjoni jew tim li jinvolvi, fost l-oħrajn, persunal mill-istituzzjonijiet tal-Unjoni, inklużi l-assigurazzjoni għal riskju għoli, l-ispejjeż tal-ivvjaġġar u tal-akkomodazzjoni u l-ħlasijiet għal kull jum.
Artikolu 31
Poteri speċifiċi tal-Kummissjoni skont it-Trattati
(l-Artikolu 54(2)(d) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-Artikoli tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “it-TFUE”) li jagħtu poteri speċifiċi direttament lill-Kummissjoni huma dawn li ġejjin:
(a)
l-Artikolu 154 (djalogu soċjali);
(b)
l-Artikolu 156 (studji, opinjonijiet u konsultazzjonijiet dwar kwistjonijiet soċjali);
(c)
l-Artikoli 159 u 161 (rapporti speċjali dwar kwistjonijiet soċjali);
(d)
l-Artikolu 168(2) (inizjattivi li jippromwovu l-koordinazzjoni fi kwistjonijiet ta’ ħarsien tas-saħħa);
(e)
l-Artikolu 171(2) (inizjattivi li jippromwovu l-koordinazzjoni fin-netwerks trans-Ewropej);
(f)
l-Artikolu 173(2) (inizjattivi li jippromwovu l-koordinazzjoni fi kwistjonijiet relatati mal-industrija);
(g)
l-Artikolu 175, it-tieni subparagrafu (rapport dwar il-progress li sar lejn il-kisba ta’ koeżjoni ekonomika, soċjali u territorjali);
(h)
l-Artikolu 181(2) (inizjattivi li jippromwovu l-koordinazzjoni fuq ir-riċerka u l-iżvilupp teknoloġiku);
(i)
l-Artikolu 190 (rapport dwar ir-riċerka u l-iżvilupp teknoloġiku);
(j)
l-Artikolu 210(2) (inizjattivi li jippromwovu l-koordinazzjoni tal-politika ta’ kooperazzjoni għall-iżvilupp);
(k)
l-Artikolu 214(6) (inizjattivi li jippromwovu l-koordinazzjoni tal-miżuri ta’ għajnuna umanitarja).
2. L-Artikoli tat-Trattat li Jistabbilixxi l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika (minn hawn ’il quddiem “it-Trattat Euratom”) li jagħti poteri speċifiċi direttament lill-Kummissjoni huma dawn li ġejjin:
(a)
l-Artikolu 70 (appoġġ finanzjarju, fil-limiti imposti mill-baġit, għall-programmi ta’ prospezzjoni fit-territorji tal-Istati Membri);
(b)
L-Artikoli minn 77 sa 85.
3. Fil-preżentazzjoni tal-abbozz tal-baġit, jistgħu jiżdiedu aktar dettalji fil-listi stabbiliti fil-paragrafi 1 u 2, b’indikazzjoni tal-Artikoli inkwistjoni u l-ammonti involuti.
Artikolu 32
Atti li x’aktarx jikkostitwixxu kunflitt ta’ interessi u l-proċedura
(l-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Atti li x’aktarx ikunu affettwati minn kunflitt ta’ interessi fis-sens tal-Artikolu 57(2) tar-Regolament Finanzjarju jistgħu, fost l-oħrajn, jieħdu waħda mill-forom li ġejjin bla ħsara għall-kwalifikazzjoni tagħhom bħala attivitajiet illegali skont l-Artikolu 141:
(a)
l-għoti lilek innifsek jew lil persuni oħrajn ta’ vantaġġi diretti jew indiretti mhux ġustifikati;
(b)
ir-rifjut li l-benefiċjarju jingħata drittijiet jew vantaġġi li huwa intitolat għalihom;
(c)
l-għemil ta’ atti li ma għandhomx isiru jew atti ħżiena jew in-nuqqas ta’ għemil ta’ atti li huma obbligatorji.
Atti oħra li x’aktarx jiġu affettwati minn kunflitti ta’ interessi huma dawk li jistgħu jxekklu l-prestazzjoni imparzjali u objettiva tad-dmirijiet ta’ persuna bħal, fost l-oħrajn, il-pateċipazzjoni f’kumitat ta’ evalwazzjoni għal akkwist pubbliku jew proċedura ta’ għotja meta l-persuna tista’, b’mod dirett jew indirett, tibbenefika finanzjarjament mill-eżitu ta’ dawn il-proċeduri.
2. Irid jitqies li jeżisti kunflitt ta’ interess jekk applikant, kandidat jew offerent ikun membru tal-persunal kopert mir-Regolamenti tal-Persunal, sakemm il-parteċipazzjoni tiegħu f’din il-proċedura ma tkunx ġiet awtorizzata minn qabel mis-superjur tiegħu.
3. Fil-każ ta’ kunflitt ta’ interessi, l-uffiċjal awtorizzanti b’delega jieħu l-miżuri xierqa biex jevita kwalunkwe infuwenza eċċessiva tal-persuna kkonċernata fuq il-proċess jew il-proċedura inkwistjoni.
KAPITOLU 2
Metodi ta’ implimentazzjoni
Taqsima 1
Dispożizzjonijiet ġenerali
Artikolu 33
Il-metodu ta’ ġestjoni
(l-Artikolu 58 tar-Regolament Finanzjarju)
Is-sistema tal-kontabilità tal-Kummissjoni tidentifika l-metodu ta’ ġestjoni u, taħt kull metodu ta’ ġestjoni, it-tip ta’ entità jew persuna elenkata fl-Artikolu 58(1)(c) tar-Regolament Finanzjarju li tiġi fdata bil-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit.
Fir-rigward tal-ġestjoni diretta mill-Kummissjoni skont l-Artikolu 58(1)(a) tar-Regolament Finanzjarju, is-sistema tal-kontabilità tiddistingwi l-ġestjoni skont dawn li ġejjin:
(a)
id-dipartimenti tal-Kummissjoni;
(b)
l-aġenziji eżekuttivi;
(c)
il-kapijiet tad-delegazzjonijiet tal-Unjoni;
(d)
il-fondi fiduċjarji msemmija fl-Artikolu 187 tar-Regolament Finanzjarju.
Taqsima 2
Ġestjoni Diretta
Artikolu 34
Ġestjoni diretta
(l-Artikolu 58(1)(a) tar-Regolament Finanzjarju)
Meta l-Kummissjoni timplimenta l-baġit direttament fid-dipartimenti tagħha, il-kompiti tal-implimentazzjoni jitwettqu mill-atturi finanzjarji fis-sens tal-Artikoli minn 64 sa 75 tar-Regolament Finanzjarju u b’konformità mal-kundizzjonijiet stabbiliti f’dan ir-Regolament.
Artikolu 35
L-eżerċizzju tal-poteri ddelegati lill-aġenziji eżekuttivi
(l-Artikolu 58(1)(a) u 62 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-deċiżjonijiet li jiġu ddelegati poteri lill-aġenziji eżekuttivi jawtorizzawhom, bħala uffiċjali awtorizzanti b’delega, biex jimplimentaw approprjazzjonijiet relatati mal-programm tal-Unjoni li jkunu fdati bil-ġestjoni tiegħu.
2. L-istrument ta’ delega tal-Kummissjoni jinkludi mill-inqas id-dispożizzjonijiet previsti fil-punti monn (a) sa (d) u (h) tal-Artikolu 40. Huwa jkun aċċettat formalment bil-miktub mid-direttur f’isem l-aġenzija eżekuttiva.
Artikolu 36
Konformità mar-regoli tal-akkwist
(l-Artikolu 63 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta l-Kummissjoni tafda lil entitajiet pubbliċi b’kompiti skont l-Artikolu 63(2) tar-Regolament Finanzjarju, hija tikkonkludi kuntratt skont it-Titolu V tal-Ewwel Parti u t-Titolu IV tat-Tieni Parti tal-Kapitolu III tar-Regolament Finanzjarju.
Taqsima 3
Ġestjoni Kondiviża mal-Istati Membri
Artikolu 37
Dispożizzjonijiet speċifiċi għal ġestjoni kondiviża b’miżuri tal-Istati Membri li jippromwovu l-aħjar prattiki
(l-Artikolu 59 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-Kummissjoni tiġbor reġistru ta’ entitajiet responsabbli mill-attivitajiet ta’ ġestjoni, ċertifikazzjoni u awditjar skont ir-regolamenti speċifiċi għas-settur.
Sabiex tippromwovi l-aħjar prattiki fl-implimentazzjoni tal-Fondi Strutturali, il-Fond ta’ Koeżjoni, il-Fond Agrikolu Ewropew għall-Iżvilupp Rurali, il-Fond Agrikolu Ewropew ta’ Garanzija u l-Fond Ewropew għas-Sajd, il-Kummissjoni tista’ tagħmel disponibbli, għal skopijiet ta’ informazzjoni, lill-entitajiet responsabbli mill-attivitajiet ta’ ġestjoni u kontroll, gwida metodoloġika li tistabbilixxi l-istrateġija u l-approċċ ta’ kontroll tagħha, inklużi l-listi ta’ kontroll, u eżempji tal-aħjar prattiki. Din il-gwida tiġi aġġornata kull meta jkun jeħtieġ li jsir dan.
Taqsima 4
Ġestjoni Indiretta
Artikolu 38
L-ekwivalenza tas-sistemi, tar-regoli u tal-proċeduri f’ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 60 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-Kummissjoni tista’ taċċetta li r-regoli u l-proċeduri tal-akkwist ikunu ekwivalenti għal tagħha jekk jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
ikunu konformi mal-prinċipju ta’ kompetizzjoni wiesgħa tal-offerenti sabiex jiksbu l-aqwa valur għall-flus, u l-proċeduri nnegozjati jkunu limitati għal ammonti raġonevoli jew ikunu debitament ġustifikati;
(b)
jiżguraw it-trasparenza bil-pubblikazzjoni ex ante adegwata, b’mod partikolari ta’ sejħiet għall-offerti, u l-pubblikazzjoni ex post adegwata tal-kuntratturi;
(c)
jiżguraw it-trattament indaqs, il-proporzjonalità u ebda diskriminazzjoni;
(d)
jipprevjenu l-kunflitti ta’ interessi matul il-proċedura kollha tal-akkwisti.
Il-liġi nazzjonali tal-Istati Membri jew ta’ pajjiżi terzi li tittrasponi d-Direttiva 2004/18/KE titqies bħala ekwivalenti għar-regoli applikati mill-istituzzjonijiet b’konformità mar-Regolament Finanzjarju.
2. Il-Kummissjoni tista’ taċċetta li r-regoli u l-proċeduri tal-għoti jkunu ekwivalenti għal tagħha jekk jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
ikunu konformi mal-prinċipji tal-proporzjonalità, ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, tat-trattament indaqs u ta’ ebda diskriminazzjoni;
(b)
jiżguraw it-trasparenza bil-pubblikazzjoni adegwata ta’ sejħiet għall-proposti, bil-proċeduri ta’ għoti dirett ikunu limitati għal ammonti raġonevoli jew ikunu debitament ġustifikati, u l-pubblikazzjoni ex-post adegwata tal-benefiċjarji, billi jittieħed inkonsiderazzjoni l-prinċipju tal-proporzjonalità;
(c)
jipprevjenu l-kunflitti ta’ interessi matul il-proċedura kollha tal-għoti tal-għotjiet;
(d)
huma jipprovdu li l-għotjiet ma jistgħux ikunu kumulattivi jew jingħataw b’mod retrospettiv, li dawn għandhom, bħala regola, jinvolvu l-kofinanzjament u li jistgħu ma jkollhomx l-għan jew l-effett li jipproduċu profitt għall-benefiċjarju.
3. Il-Kummissjoni tista’ taċċetta li s-sistemi tal-kontabilità u s-sistemi ta’ kontroll intern użati mill-entitajiet u mill-persuni li għandhom jiġu fdati bil-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit f’isem il-Kummissjoni qegħdin jipprovdu livelli ekwivalenti ta’ ħarsien tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni u ta’ assigurazzjoni raġonevoli tal-kisba tal-għanijiet ta’ ġestjoni jekk ikunu konformi mal-prinċipji stipulati fl-Artikolu 32 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 39
Valutazzjoni ex-ante tar-regoli u l-proċeduri tal-entitajiet u l-persuni f’ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 61(1) tar-Regolament Finanzjarju)
Għall-finijiet tal-valutazzjoni ex ante skont l-Artikolu 61(1) tar-Regolament Finanzjarju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jistrieħ fuq valutazzjoni ex ante magħmula minn uffiċjal awtorizzanti ieħor sakemm il-konklużjonijiet tiegħu jkunu rilevanti għar-riskji speċifiċi tal-kompiti li jridu jiġu fdati, b’mod partikolari n-natura tagħhom u l-ammonti involuti.
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jistrieħ fuq valutazzjoni ex ante magħmula minn donaturi oħrajn sakemm din il-valutazzjoni tkun saret fir-rigward ta’ kundizzjonijiet ekwivalenti għal dawk għall-ġestjoni indiretta kif stabbilit fl-Artikolu 60 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 40
Il-kontenut tal-ftehim li jafda kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit lil entitajiet u persuni
(l-Artikolu 61(3) tar-Regolament Finanzjarju)
Il-ftehimiet ta’ delega jinkludu arranġamenti ddettaljati li jiżguraw il-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni u t-trasparenza tal-operazzjonijiet imwettqa. Dawn jinkludu mill-inqas dawn li ġejjin:
(a)
definizzjoni ċara tal-kompiti assenjati u l-limiti tagħhom, b’mod partikolari dwar il-modifika tal-kompiti fdati, ir-rinunzja tad-djun, l-użu tal-fondi rimborżati jew li ma ntużawx;
(b)
il-kundizzjonijiet u arranġamenti dettaljati għat-twettiq tal-kompiti, għar-responsabbiltajiet u għall-organizzazzjoni tal-kontrolli li għandhom jitwettqu, inkluża l-evalwazzjoni tal-programmi;
(c)
il-kundizzjonijiet għall-ħlasijiet tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni, inkluż ir-rimborż tal-ispejjeż imġarrba fir-rigward tal-implimentazzjoni, kif ukoll ir-remunerazzjoni tal-entità fdata, flimkien mar-regoli li fuqhom id-dokumenti ta’ sostenn ikunu mitluba li jiġġustifikaw il-ħlasijiet;
(d)
regoli dwar ir-rapportaġġ lill-Kummissjoni fuq kif ikunu qegħdin jitwettqu l-kompiti, ir-riżultati mistennija, l-irregolaritajiet li seħħew u l-miżuri li ttieħdu, il-kundizzjonijiet li fihom jistgħu jiġu sospiżi jew interrotti l-ħlasijiet, kif ukoll il-kundizzjonijiet li fihom jintemm it-twettiq tal-kompiti;
(e)
id-data sa meta għandhom jiġu konklużi kuntratti u ftehimiet individwali li jimplimentaw il-ftehim ta’ delega, li tkun proporzjonata man-natura tal-kompiti fdati;
(f)
regoli ta’ esklużjoni li jippermettu lill-entità jew lill-persuna teskludi entitajiet li jkunu f’sitwazzjoni msemmija fil-punti (a), (b) u (e) tal-Artikolu 106(1) u fil-punti a) u (b) tal-Artikolu 107 tar-Regolament Finanzjarju milli jipparteċipaw fi proċeduri ta’ għoti ta’ akkwisti, għotjiet jew premjijiet jew milli jingħataw kuntratti ta’ akkwist, għotjiet jew premjijiet;
(g)
arranġamenti dettaljati għall-iskrutinju mill-Kummissjoni, kif ukoll dispożizzjonijiet li jagħtu lill-Kummissjoni, lill-OLAF u lill-Qorti tal-Awdituri aċċess għall-informazzjoni meħtieġa biex iwettqu d-doveri tagħha, kif ukoll is-setgħa li jwettqu awditjar u investigazzjonijiet li jinkludu kontrolli fuq il-post;
(h)
arranġamenti li jipprovdu għal:
(i)
impenn mill-entità fdata li tinforma lill-Kummissjoni mingħajr dewmien dwar kwalunkwe frodi li jkun seħħ fil-ġestjoni tal-fondi tal-Unjoni u l-miżuri meħuda;
(ii)
il-ħatra ta’ punt ta’ kuntatt li jkollu l-poteri xierqa biex jikkoopera direttament mal-OLAF bil-għan li jiffaċilita l-attivitajiet operattivi ta’ dan tal-aħħar;
(i)
kundizzjonijiet li jirregolaw l-użu tal-kontijiet bankarji u tal-imgħax iġġenerat kif previst fl-Artikolu 8(4) tar-Regolament Finanzjarju;
(j)
dispożizzjonijiet li jiggarantixxu l-viżibbiltà tal-azzjoni tal-Unjoni fir-rigward tal-attivitajiet l-oħra tal-entità.
Artikolu 41
Dikjarazzjoni tal-ġestjoni u dikjarazzjoni tal-konformità
(l-Artikolu 60(5) tar-Regolament Finanzjarju)
Fil-każ ta’ azzjonijiet li jintemmu qabel it-tmiem tas-sena finanzjarja kkonċernata, ir-rapport finali tal-entità jew il-persuna fdata għal tali azzjoni jista’ jissostitwixxi d-dikjarazzjoni tal-ġestjoni msemmija fl-Artikolu 60(5)(b) tar-Regolament Finanzjarju, bil-kundizzjoni li dan jiġi sottomess qabel il-15 ta’ Frar tas-sena ta’ wara s-sena finanzjarja kkonċernata.
Meta organizzazzjonijiet internazzjonali u pajjiżi terzi jimplimentaw azzjonijiet mhux pluriennali li jkunu limitati għal 18-il xahar, id-dikjarazzjoni tal-konformità msemmija fl-Artikolu 60(5) tar-Regolament Finanzjarju tkun tista’ tiġi inkorporata fir-rapport finali.
Artikolu 42
Proċeduri għall-eżami u l-aċċettazzjoni tal-kontijiet u l-esklużjoni mill-finanzjament tal-Unjoni ta’ nfiq li jkun sar bi ksur tar-regoli applikabbli f’ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 60(6), il-punti (b) u (c) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għad-dispożizzjonijiet speċifiċi inklużi f’regoli speċifiċi għas-settur, il-proċeduri msemmija fil-punti (b) u (c) tal-Artikolu 60(6) tar-Regolament Finanzjarju jinkludu:
(a)
valutazzjonijiet dokumentarji u, fejn ikun xieraq, kontrolli fuq il-post mill-Kummissjoni;
(b)
l-istabbiliment mill-Kummissjoni tal-ammont ta’ nfiq rikonoxxut bħala aċċettat, wara, fejn ikun meħtieġ, proċedura kontradittorja mal-awtoritajiet u l-entitajiet u wara li jkunu ġew informati dawn l-awtoritajiet u l-entitajiet;
(c)
fejn ikun xieraq, kalkolazzjoni tal-korrezzjonijiet finanzjarji mill-Kummissjoni;
(d)
irkupru jew ħlas mill-Kummissjoni tal-bilanċ li jirriżulta mid-differenza bejn l-infiq aċċettat u s-somom diġà mħallsin lill-awtoritajiet jew lill-entitajiet;
għall-finijiet tal-punt (d) tal-ewwel subparagrafu, il-Kummissjoni tirkupra l-ammonti dovuti preferibbilment permezz ta’ tpaċija kif stabbilit fl-Artikolu 87.
2. Meta l-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit jiġu fdati lil entità li timplimenta azzjoni b’bosta donaturi, il-proċeduri msemmija fil-punti (b) u (c) tal-Artikolu 60(6) tar-Regolament Finanzjarju jikkonsistu minn verifika li ammont li jikkorrispondi għal dak imħallas mill-Kummissjoni għall-azzjoni kkonċernata fil-fatt ikun intuża mill-entità għall-azzjoni u li n-nefqa saret skont l-obbligi stipulati fil-ftehim iffirmat mal-entità.
Għall-iskop ta’ dan ir-Regolament, azzjoni b’bosta donaturi tfisser kwalunkwe azzjoni fejn il-fondi tal-Unjoni jinġabru flimkien ma’ mill-inqas donatur ieħor.
Artikolu 43
Dispożizzjonijiet speċifiċi għal ġestjoni indiretta ma’ Organizzazzjonijiet Internazzjonali
(l-Artikoli 58(1)(c)(ii) u 188 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-organizzazzjonijiet internazzjonali msemmija fil-punt (ii) tal-Artikolu 58(1)(c) tar-Regolament Finanzjarju jkunu:
(a)
organizzazzjonijiet tas-settur pubbliku internazzjonali stabbiliti permezz ta’ ftehimiet intergovernattivi u aġenziji speċjalizzati mwaqqfa minn tali organizzazzjonijiet;
(b)
il-Kumitat Internazzjonali tas-Salib l-Aħmar;
(c)
il-Federazzjoni Internazzjonali tas-Soċjetajiet Nazzjonali tas-Salib l-Aħmar u tan-Nofs Qamar l-Aħmar;
(d)
organizzazzjonijiet oħra mingħajr skop ta’ qligħ assimilati ma’ organizzazzjonijiet internazzjonali permezz ta’ deċiżjoni tal-Kummissjoni.
2. Meta l-Kummissjoni timplimenta l-baġit taħt ġestjoni indiretta ma’ organizzazzjonijiet internazzjonali, iridu japplikaw il-ftehimiet ta’ verifika konklużi magħhom.
Artikolu 44
Il-ħatra ta’ korpi rregolati bil-liġi pubblika jew ta’ korpi rregolati bil-liġi privata b’missjoni ta’ servizz pubbliku
(l-Artikolu 58(1)(c)(v) u (vi) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-korpi rregolati bil-liġi pubblika jew il-korpi rregolati bil-liġi privata b’missjoni ta’ servizz pubbliku jkunu soġġetti għal-liġi tal-Istat Membru jew tal-pajjiż fejn ikunu twaqqfu.
2. F’każijiet ta’ ġestjoni minn netwerk, li teħtieġ il-ħatra ta’ mill-inqas korp wieħed jew entità waħda mill-Istat Membru jew mill-pajjiż ikkonċernat, il-korp jew l-entità jinħatar/tinħatar mill-Istat Membru jew mill-pajjiż ikkonċernat f’konformità mal-att bażiku.
Fil-każijiet l-oħrajn kollha, il-Kummissjoni taħtar tali korpi jew entitajiet bi ftehim mal-Istati Membri jew mal-pajjiżi kkonċernati.
KAPITOLU 3
Atturi finanzjarji
Taqsima 1
Drittijiet u obbligi tal-atturi finanzjarji
Artikolu 45
Drittijiet u obbligi tal-atturi finanzjarji
(l-Artikolu 64 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kull istituzzjoni tipprovdi lil kull attur finanzjarju bir-riżorsi meħtieġa sabiex ikun jista’ jaqdi dmirijietu u bi statut li jiddeskrivi l-kompiti, id-drittijiet u l-obbligi tiegħu fid-dettall.
2. Il-kapijiet tad-Delegazzjonijiet tal-Unjoni li jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b’sottodelega skont it-tieni paragrafu tal-Artikolu 56(2) tar-Regolament Finanzjarju jkunu soġġetti għall-karta pprovduta mill-Kummissjoni għall-implimentazzjoni tal-kompiti ta’ ġestjoni finanzjarja sottodelegati lilhom.
Taqsima 2
L-Uffiċjal Awtorizzanti
Artikolu 46
Assistenza għall-uffiċjali awtorizzanti b’delega u sottodelega
(l-Artikolu 65 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jkun assistit fi dmirijietu minn persunal fdat, taħt ir-responsabbiltà tiegħu, b’ċerti operazzjonijiet li jkunu meħtieġa għall-implimentazzjoni tal-baġit u għall-produzzjoni tal-informazzjoni finanzjarja u dwar il-ġestjoni. Sabiex jiġi evitat kwalunkwe kunflitt ta’ interessi, il-persunal li jassisti lill-uffiċjali awtorizzanti b’delega jew sottodelega jkun soġġett għall-obbligi msemmija fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju.
Il-kapijiet tad-Delegazzjonijiet tal-Unjoni li jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b’sottodelega skont it-tieni paragrafu tal-Artikolu 56(2) tar-Regolament Finanzjarju jistgħu jkunu assistiti fi dmirijiethom mill-persunal tal-Kummissjoni.
Artikolu 47
Dispożizzjonijiet interni li jirregolaw id-delegi
(l-Artikolu 65 tar-Regolament Finanzjarju)
Skont ir-Regolament Finanzjarju u dan ir-Regolament, kull istituzzjoni tistabbilixxi fir-regoli interni tagħha dawk il-miżuri għall-ġestjoni tal-approprjazzjonijiet li hija tqis li huma meħtieġa għall-implimentazzjoni xierqa tat-taqsima tagħha tal-baġit.
Il-kapijiet tad-Delegazzjonijiet tal-Unjoni li jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b’sottodelega skont it-tieni paragrafu tal-Artikolu 56(2) tar-Regolament Finanzjarju jkunu soġġetti għar-Regoli Interni tal-Kummissjoni għall-implimentazzjoni tal-kompiti ta’ ġestjoni finanzjarja sottodelegati lilhom.
Artikolu 48
Iż-żamma ta’ dokumenti ta’ sostenn mill-uffiċjali awtorizzanti
(l-Artikolu 66(2) tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal awtorizzanti jistabbilixxi sistemi elettroniċi jew ibbażati fuq karta għaż-żamma ta’ dokumenti ta’ sostenn oriġinali relatati ma’ u sussegwenti għall-implimentazzjoni tal-baġit u miżuri għall-implimentazzjoni tal-baġit. Is-sistemi jistabbilixxu li:
(a)
tali dokumenti jiġu nnumerati;
(b)
tali dokumenti jiġu ddatati;
(c)
għandhom jinżammu reġistri, li jistgħu jkunu kompjuterizzati, sabiex ikun magħruf eżatt fejn jinsabu dawn id-dokumenti;
(d)
tali dokumenti jinżammu għal mill-inqas ħames snin minn meta l-Parlament Ewropew jagħti l-kwittanza għas-sena baġitarja marbuta mad-dokumenti;
(e)
għandhom jinżammu dokumenti relatati ma’ garanziji ta’ prefinanzjament għall-istituzzjoni, kif ukoll ġurnal ta’ reġistrazzjoni sabiex dawn il-garanziji jkunu jistgħu jiġu ssorveljati b’mod adegwat.
Dokumenti relatati ma’ operazzjonijiet li ma jkunux magħluqa b’mod definittiv jinżammu għal aktar żmien milli previst fil-punt (d) tal-ewwel paragrafu, jiġifieri, sal-aħħar tas-sena ta’ wara dik li fiha jingħalqu l-operazzjonijiet.
Id-dejta personali inkluża fid-dokumenti ta’ sostenn titħassar, fejn possibbli, meta dik id-dejta ma tkunx neċessarja għall-finijiet ta’ kwittanza baġitarja, kontroll u awditjar. L-Artikolu 37(2) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 japplika għall-konservazzjoni tad-dejta dwar it-traffiku.
Artikolu 49
Kontrolli ex ante u ex post
(l-Artikolu 66(5) u (6) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-bidu ta’ operazzjoni jinftiehem bħala l-operazzjonijiet kollha li normalment jitwettqu mill-membri tal-persunal imsemmija fl-Artikolu 46 u li huma ta’ tħejjija għall-adozzjoni tal-atti li jimplimentaw il-baġit mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
2. Verifika ex ante ta’ operazzjoni tinftiehem bħala l-kontrolli ex ante kollha li jagħmel l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli sabiex jivverifika l-aspetti operattivi u finanzjarji tagħha.
3. Il-kontrolli ex ante jivverifikaw il-koerenza fost id-dokumenti ta’ sostenn mitluba u kwalunkwe informazzjoni disponibbli.
Il-firxa f’termini tal-frekwenza u l-intensità tal-kontrolli ex ante jiġu ddeterminati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli billi jitqiesu konsiderazzjonijiet ibbażati fuq ir-riskji u l-kost-effettività. F’każ ta’ dubju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli mill-validazzjoni tal-ħlasijiet rilevanti jitlob informazzjoni kumplimentari jew jagħmel kontroll fuq il-post sabiex jikseb assigurazzjoni raġonevoli bħala parti mill-kontroll ex ante.
L-għan tal-kontrolli ex ante huwa li jaċċertaw li:
(a)
in-nefqa u d-dħul ikunu kif suppost u konformi mad-dispożizzjonijiet applikabbli, b’mod partikolari dawk tal-baġit u r-regolamenti rilevanti u ta’ kwalunkwe att adottat fl-implimentazzjoni tat-Trattati jew tar-regolamenti u, fejn xieraq, mat-termini tal-kuntratti;
(b)
jiġi applikat il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba msemmi fil-Kapitolu 7 tat-Titolu II tal-Ewwel Parti tar-Regolament Finanzjarju.
Għall-iskop tal-kontrolli, jistgħu jiġu kkunsidrati serje ta’ tranżazzjonijiet individwali simili relatati man-nefqa ta’ rutina fuq is-salarji, il-pensjonijiet, ir-rimborż tal-ispejjeż tal-missjonijiet u tal-ispejjeż mediċi mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli biex imexxi operazzjoni waħda.
4. Il-kontrolli ex post jistgħu jitwettqu fuq il-bażi ta’ dokumenti u, fejn ikun xieraq, fuq il-post.
Il-kontrolli ex post jivverifikaw li l-operazzjonijiet iffinanzjati mill-baġit jiġu implimentati kif suppost u b’mod partikolari li jiġu rrispettati l-kriterji msemmija fil-paragrafu 3.
L-eżiti tal-kontrolli ex post jiġu analizzati mill-uffiċjal awtorizzanti b’delega mill-inqas kull sena sabiex tiġi identifikata kwalunkwe kwistjoni sistematika potenzjali. L-uffiċjal awtorizzanti b’delega jieħu miżuri biex jindirizza dawk il-kwistjonijiet.
L-analiżi tar-riskju msemmija fl-Artikolu 66(6) tar-Regolament Finanzjarju tiġi riveduta fid-dawl tar-riżultati tal-kontrolli u ta’ informazzjoni rilevanti oħra.
Fil-każ ta’ programmi pluriennali, l-uffiċjal awtorizzanti b’delega jistabbilixxi strateġija ta’ kontroll pluriennali, li permezz tagħha jispeċifika n-natura u l-firxa tal-kontrolli matul il-perjodu u l-mod kif għandhom jitkejlu r-riżultati sena wara sena għall-proċess ta’ assigurazzjoni annwali.
Artikolu 50
Kodiċi ta’ standards professjonali
(l-Artikoli 66(7) u 73(5) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-membri tal-persunal innominati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli biex jivverifikaw l-operazzjonijiet finanzjarji jintgħażlu fuq il-bażi tal-għarfien, il-ħiliet u l-kwalifiki partikolari tagħhom kif muri minn diplomi jew minn esperjenza professjonali xierqa, jew inkella wara li jattendu programm ta’ taħriġ xieraq.
2. Kull istituzzjoni tħejji kodiċi ta’ standards professjonali li jistabbilixxu, fir-rigward ta’ kwistjonijiet ta’ kontroll intern:
(a)
il-livell ta’ kompetenza teknika u finanzjarja mitlub mill-membri tal-persunal imsemmija fil-paragrafu 1;
(b)
l-obbligu ta’ tali membri tal-persunal li jitħarrġu kontinwament;
(c)
il-missjoni, ir-rwol u l-kompiti allokati lilhom;
(d)
ir-regoli tal-kondotta, b’mod partikolari l-istandards tal-etika u tal-integrità li għandhom jirrispettaw, kif ukoll id-drittijiet li jgawdu.
3. Il-kapijiet tad-Delegazzjonijiet tal-Unjoni li jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b’sottodelega skont it-tieni paragrafu tal-Artikolu 56(2) tar-Regolament Finanzjarju jkunu soġġetti għall-kodiċi ta’ standards professjonali tal-Kummissjoni msemmija fil-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu għall-implimentazzjoni tal-kompiti ta’ ġestjoni finanzjarja sottodelegati lilhom.
4. Kull istituzzjoni jkollha l-istrutturi xierqa sabiex tqassam lid-dipartimenti awtorizzanti u taġġorna perjodikament l-informazzjoni xierqa dwar l-istandards tal-kontroll u l-metodi u t-tekniki disponibbli għal dak il-għan.
Artikolu 51
Nuqqas ta’ azzjoni mill-uffiċjal awtorizzanti b’delega
(l-Artikolu 66(8) tar-Regolament Finanzjarju)
Nuqqas ta’ azzjoni mill-uffiċjal awtorizzanti b’delega, kif imsemmi fl-Artikolu 66(8) tar-Regolament Finanzjarju, għandu jfisser in-nuqqas ta’ tweġiba fi żmien raġonevoli fiċ-ċirkostanzi tal-każ u, fi kwalunkwe każ, fi żmien mhux aktar minn xahar.
Artikolu 52
It-trażmissjoni ta’ informazzjoni finanzjarja u dwar il-ġestjoni lill-uffiċjal tal-kontabilità
(l-Artikolu 66 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal awtorizzanti b’delega jibgħat lill-uffiċjal tal-kontabilità, skont ir-regoli adottati minn dan tal-aħħar, l-informazzjoni finanzjarja u ta’ ġestjoni li tkun meħtieġa għall-qadi tad-dmirijiet tal-uffiċjal tal-kontabilità.
L-uffiċjal tal-kontabilità jiġi mgħarraf mill-uffiċjal awtorizzanti, regolarment u mill-inqas għall-għeluq tal-kontijiet, dwar id-dejta finanzjarja rilevanti tal-kontijiet bankarji fiduċjarji sabiex jippermetti li l-użu tal-fondi tal-Unjoni jkun rifless fil-kontijiet tal-Unjoni.
Artikolu 53
Rapport dwar il-proċeduri nnegozjati
(l-Artikolu 66 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjali awtorizzanti b’delega jirreġistraw, għal kull sena finanzjarja, il-kuntratti konklużi permezz tal-proċeduri nnegozjati msemmija fil-punti minn (a) sa (g) tal-Artikolu 134(1), fil-punti minn (a) sa (d) tal-Artikolu 135(1) u fl-Artikoli 266, 268 u 270 ta’ dan ir-Regolament. Jekk il-proporzjon ta’ proċeduri nnegozjati fir-rigward tan-numru ta’ kuntratti mogħtija mill-istess uffiċjal awtorizzanti b’delega jiżdied b’mod sinifikanti meta mqabbel mas-snin ta’ qabel jew jekk dak il-proporzjon ikun ogħla sewwa mill-medja rreġistrata għal dik l-istituzzjoni, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jirrapporta lill-istituzzjoni u jistabbilixxi miżuri sabiex ireġġa’ lura dik ix-xejra. Kull istituzzjoni tibgħat rapport dwar il-proċeduri nnegozjati lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill. Fil-każ tal-Kummissjoni, dak ir-rapport ikun anness mas-sommarju tar-rapporti annwali tal-attività msemmija fl-Artikolu 66(9) tar-Regolament Finanzjarju.
Taqsima 3
Uffiċjal Tal-Kontabilità
Artikolu 54
Ħatra tal-uffiċjal tal-kontabilità
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kull istituzzjoni taħtar uffiċjal tal-kontabilità mill-uffiċjali soġġetti għar-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
L-uffiċjal tal-kontabilità jintgħażel mill-istituzzjoni fuq il-bażi tal-kompetenza partikolari tiegħu kif murija minn diplomi jew minn esperjenza professjonali ekwivalenti.
2. Jista’ jkun hemm żewġ istituzzjonijiet/entitajiet jew aktar li jaħtru l-istess uffiċjal tal-kontabilità.
F’każ bħal dan, huma jagħmlu l-arranġamenti meħtieġa sabiex jevitaw kwalunkwe kunflitt ta’ interessi.
Artikolu 55
Tmiem tad-dmirijiet tal-uffiċjal tal-kontabilità
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Irid jitħejja bilanċ ta’ tqabbil preliminari mingħajr dewmien f’każ ta’ tmiem tad-dmirijiet tal-uffiċjal tal-kontabilità.
2. Il-bilanċ ta’ tqabbil preliminari akkumpanjat minn rapport tat-trażmissjoni tal-inkarigu jiġi trażmess mill-uffiċjal tal-kontabilità li jkun qiegħed itemm id-dmirijiet tiegħu jew, jekk dan ma jkunx possibbli, minn uffiċjal fid-dipartiment tiegħu lill-uffiċjal tal-kontabilità l-ġdid.
L-uffiċjal tal-kontabilità l-ġdid jiffirma l-bilanċ ta’ tqabbil preliminari bħala aċċettazzjoni fi żmien xahar mid-data tat-trażmissjoni u dan jista’ jagħmel riservi.
Ir-rapport tat-trażmissjoni tal-inkarigu jinkludi wkoll ir-riżultat tal-bilanċ ta’ tqabbil preliminari u kull riserva li ssir.
3. Kull istituzzjoni jew entità msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju tinforma lill-Parlament Ewropew, lill-Kunsill u lill-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-Kummissjoni fi żmien ġimagħtejn mill-ħatra jew mit-tmiem tad-dmirijiet tal-uffiċjal tal-kontabilità tagħha.
Artikolu 56
Validazzjoni tas-sistemi kontabilistiċi u tal-inventarji
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jinnotifika lill-uffiċjal tal-kontabilità dwar l-iżviluppi jew il-modifiki sinifikanti kollha ta’ sistema ta’ ġestjoni finanzjarja, sistema ta’ inventarju jew sistema għall-valutazzjoni tal-assi u tar-responsabbiltajiet, jekk din tipprovdi dejta għall-kontijiet tal-istituzzjoni jew tintuża biex tissostanzja d-dejta tagħha, sabiex l-uffiċjal tal-kontabilità jkun jista’ jivverifika l-konformità mal-kriterji tal-validazzjoni.
Fi kwalunkwe ħin, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jerġa’ jeżamina sistema ta’ ġestjoni finanzjarja li tkun diġà ġiet ivvalidata. Meta sistema ta’ ġestjoni finanzjarja stabbilita mill-uffiċjal awtorizzanti ma tkunx ivvalidata mill-uffiċjal tal-kontabilità jew ma tibqax tiġi vvalutata, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jistabbilixxi pjan ta’ azzjoni sabiex jikkoreġi, fi żmien xieraq, in-nuqqasijiet li għalihom tkun ġiet irrifjutata l-validazzjoni.
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkun responsabbli għall-kompletezza tal-informazzjoni trażmessa lill-uffiċjal tal-kontabilità.
Artikolu 57
Immaniġġar ta’ flus
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal tal-kontabilità jiżgura li l-istituzzjoni tiegħu jkollha biżżejjed fondi għad-dispożizzjoni tagħha biex tkopri l-ħtiġijiet ta’ flus li jirriżultaw mill-implimentazzjoni tal-baġit.
2. Għall-finijiet tal-paragrafu 1, l-uffiċjal tal-kontabilità jistabbilixxi sistemi ta’ ġestjoni tal-flus li bihom ikun jista’ jbassar id-dħul u n-nefqa.
3. L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni jaqsam il-fondi disponibbli skont ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 1150/2000.
Artikolu 58
Il-ġestjoni tal-kontijiet tal-bank
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għall-ħtiġijiet tal-immaniġġar ta’ flus, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jiftaħ kontijiet f’isem l-istituzzjoni ma’ istituzzjonijiet finanzjarji jew banek ċentrali nazzjonali jew iġiegħel li jinfetħu kontijiet bħal dawn. F’każijiet fejn ikun hemm tassew il-ħtieġa, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jiftaħ kontijiet f’munita li ma tkunx l-euro.
2. L-uffiċjal tal-kontabilità jkun responsabbli biex jagħlaq il-kontijiet imsemmija fil-paragrafu 1 jew biex jiżgura li dawn il-kontijiet jingħalqu.
3. L-uffiċjal tal-kontabilità jistabbilixxi t-termini operattivi għall-kontijiet imsemmija fil-paragrafu 1 ma’ istituzzjonijiet finanzjarji, skont il-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, effiċjenza u offerti kompetittivi.
4. Mill-anqas kull ħames snin, l-uffiċjal tal-kontabilità jerġa’ jniedi sejħa kompetittiva għall-offerti bejn l-istituzzjonijiet finanzjarji li magħhom jistgħu jinfetħu kontijiet skont il-paragrafu 1.
Meta l-kundizzjonijiet bankarji lokali jippermettu, il-kontijiet bankarji ta’ imprest miftuħin ma’ istituzzjonijiet finanzjarji bbażati barra mill-Unjoni jkunu soġġetti regolarment għal stħarriġ kompetittiv. Dan l-istħarriġ isir, mill-anqas kull ħames snin, fuq l-inizjattiva tad-detentur tal-kont ta’ imprest, li mbagħad għandu jissottometti lill-Uffiċjal tal-Kontabilità proposta sostanzjata għall-għażla ta’ bank għal perjodu ta’ mhux aktar minn ħames snin.
5. L-uffiċjal tal-kontabilità jiżgura konformità stretta mat-termini operattivi għall-kontijiet miftuħa ma’ istituzzjonijiet finanzjarji skont il-paragrafu 1.
Għal kontijiet bankarji ta’ imprest miftuħin ma’ istituzzjonijiet finanzjarji bbażati barra mill-Unjoni, id-detentur tal-kont ta’ imprest jassumi din ir-responsabbiltà billi jikkunsidra l-leġiżlazzjoni applikabbli fil-pajjiż fejn dak id-detentur jeżerċita l-mandat tiegħu.
6. L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni jinforma lill-uffiċjali tal-kontabilità tal-istituzzjonijiet l-oħra u tal-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju dwar it-termini operattivi tal-kontijiet miftuħa ma’ istituzzjonijiet finanzjarji. L-uffiċjali tal-kontabilità tal-istituzzjonijiet l-oħra u tal-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju jarmonizzaw, ma’ dawk it-termini operattivi, it-termini operattivi tal-kontijiet li jiftħu.
Artikolu 59
Firem fuq il-kontijiet
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
It-termini li jirregolaw il-ftuħ, l-operat u l-użu tal-kontijiet jistabbilixxu li, skont il-ħtiġijiet tal-kontroll intern, ċekkijiet, ordnijiet ta’ trasferiment ta’ kreditu bankarju u kwalunkwe operazzjoni bankarja oħra, iridu jiġu ffirmati minn membru wieħed jew aktar tal-persunal awtorizzat. L-istruzzjonijiet manwali jiġu ffirmati minn tal-anqas żewġ membri tal-persunal li jkunu awtorizzati biex jiffirmaw, jew mill-uffiċjal tal-kontabilità nnifsu.
Għall-finijiet tal-ewwel subparagrafu, l-uffiċjal tal-kontabilità ta’ kull istituzzjoni jikkomunika lill-istituzzjonijiet finanzjarji kollha li l-istituzzjoni kkonċernata jkollha kontijiet miftuħin magħhom, l-ismijiet u kampjuni tal-firem tal-membri awtorizzati tal-persunal.
Artikolu 60
Il-ġestjoni tal-bilanċ tal-kontijiet
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal tal-kontabilità jiżgura li l-bilanċ fil-kontijiet tal-bank previsti fl-Artikolu 58 ma jvarjax b’mod sinifikanti mit-tbassir tad-dħul u n-nefqa msemmi fl-Artikolu 57(2) u f’kull każ:
(a)
li l-ebda wieħed minn dawk il-kontijiet ma jkun bid-debitu;
(b)
li l-bilanċ tal-kontijiet f’muniti oħrajn kull tant żmien jinqaleb għall-euro.
2. L-uffiċjal tal-kontabilità ma jistax iżomm bilanċi f’kontijiet denominati f’muniti barranin li jistgħu jsofru telf kbir minħabba ċaqliq fir-rati tal-kambju.
Artikolu 61
Trasferimenti u operazzjonijiet ta’ konverżjoni
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
Bla ħsara għall-Artikolu 69, l-uffiċjal tal-kontabilità jagħmel it-trasferimenti bejn il-kontijiet miftuħa minnu f’isem l-istituzzjoni ma’ istituzzjonijiet finanzjarji, kif ukoll iwettaq operazzjonijiet ta’ konverżjoni tal-munita.
Artikolu 62
Metodi ta’ ħlas
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-ħlasijiet isiru permezz ta’ trasferiment bankarju tal-kreditu, permezz ta’ ċekk jew minn kontijiet ta’ imprest permezz ta’ karta tad-debitu skont l-Artikolu 67(4).
Artikolu 63
Fajls ta’ Entitajiet Legali
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jagħmel ħlasijiet permezz ta’ trasferiment bankarju tal-kreditu biss jekk id-dettalji tal-kont bankarju tal-benefiċjarju u l-informazzjoni li tikkonferma l-identità tal-benefiċjarju, jew kwalunkwe modifika, ikunu ddaħħlu f’fajl komuni mill-istituzzjoni.
Kwalunkwe dħul bħal dan fil-fajl tad-dettalji bankarji u legali tal-benefiċjarju jew modifika ta’ dawk id-dettalji jkunu bbażati fuq dokument ta’ sostenn, li l-forma tiegħu għandha tiġi definita mill-uffiċjal tal-kontabilità.
2. Bil-għan li jsir ħlas permezz ta’ trasferiment bankarju tal-kreditu, l-uffiċjali awtorizzanti jistgħu jidħlu f’impenn lejn parti terza f’isem l-istituzzjoni tagħhom biss jekk dik il-parti terza tkun ipprovdiet id-dokumentazzjoni meħtieġa sabiex tiddaħħal fil-fajl.
L-uffiċjali awtorizzanti jinfurmaw lill-uffiċjal tal-kontabilità dwar kwalunkwe bidla fid-dettalji legali u bankarji kkomunikati lilhom mill-benefiċjarju u għandhom jiċċekkjaw li dawn id-dettalji jkunu għadhom validi qabel isir ħlas.
Fir-rigward tal-għajnuna ta’ qabel l-adeżjoni, jistgħu jiġu konklużi impenji individwali mal-awtoritajiet pubbliċi fil-pajjiżi li japplikaw għas-sħubija fl-Unjoni Ewropea mingħajr ma jkunu ddaħħlu fil-fajl tal-parti terza. F’każijiet bħal dawn, l-uffiċjal awtorizzanti jagħmel kulma jista’ sabiex jiżgura li d-dħul isir malajr kemm jista’ jkun. Il-ftehimiet jistabbilixxu li l-komunikazzjoni lill-Kummissjoni, tad-dettalji tal-kont bankarju tal-benefiċjarju, hija kundizzjoni li trid tiġi ssodisfata qabel ikun jista’ jsir l-ewwel ħlas.
Artikolu 64
Iż-żamma ta’ dokumenti ta’ sostenn mill-uffiċjal tal-kontabilità
(l-Artikolu 68 tar-Regolament Finanzjarju)
Id-dokumenti ta’ sostenn għas-sistema tal-kontabilità u għat-tħejjija tal-kontijiet imsemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jinżammu għal mill-anqas ħames snin minn meta l-Parlament Ewropew jagħti l-kwittanza għas-sena baġitarja li dwarha jkunu d-dokumenti.
Madankollu, dokumenti relatati ma’ operazzjonijiet li jkunu għadhom mhumiex magħluqin għal kollox jinżammu għal aktar żmien, jiġifieri, sal-aħħar tas-sena ta’ wara dik li fiha jingħalqu l-operazzjonijiet. L-Artikolu 37(2) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 japplika għall-konservazzjoni tad-dejta dwar it-traffiku.
Kull istituzzjoni tiddeċiedi f’liema dipartiment għandhom jinżammu d-dokumenti ta’ sostenn.
Artikolu 65
Persuni mogħtija s-setgħa li jamministraw il-kontijiet
(l-Artikolu 69 tar-Regolament Finanzjarju)
Kull istituzzjoni tistabbilixxi l-kundizzjonijiet li bihom il-membri tal-persunal innominati minnha stess u mogħtija s-setgħa li jamministraw il-kontijiet fit-taqsimiet lokali msemmija fl-Artikolu 72 ikunu awtorizzati biex jikkomunikaw l-ismijiet u l-kampjuni tal-firem lill-istituzzjonijiet finanzjarji lokali.
Taqsima 4
Amministratur tal-Imprest
Artikolu 66
Kundizzjonijiet għall-użu tal-kontijiet ta’ imprest
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta, minħabba l-ammonti limitati involuti, ikun materjalment impossibbli jew mhux effiċjenti li jitwettqu operazzjonijiet ta’ ħlas permezz ta’ proċeduri baġitarji, jistgħu jinfetħu kontijiet ta’ imprest għall-ħlas ta’ din it-tip ta’ nefqa.
2. L-amministratur tal-imprest jista’ jivvalida u jħallas in-nefqa provviżorjament, fuq il-bażi ta’ qafas dettaljat stabbilit fl-istruzzjonijiet mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Dawk l-istruzzjonijiet jispeċifikaw ir-regoli u l-kundizzjonijiet li bihom iridu jsiru l-validazzjoni u l-ħlasijiet provviżorji u, fejn ikun xieraq, it-termini għall-iffirmar tal-impenji legali fis-sens tal-Artikolu 97(1)(e).
3. Il-ħolqien ta’ kont ta’ imprest u l-ħatra ta’ amministratur tal-imprest ikunu soġġetti għal deċiżjoni mill-uffiċjal tal-kontabilità, fuq proposta debitament issostanzjata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Dik id-deċiżjoni tistabbilixxi r-responsabbiltajiet u l-obbligi rispettivi tal-amministratur tal-imprest u tal-uffiċjal awtorizzanti.
L-emendar tat-termini operattivi għal kont ta’ imprest ikun soġġett ukoll għal deċiżjoni mill-uffiċjal tal-kontabilità fuq proposta debitament issostanzjata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
4. Fid-Delegazzjonijiet tal-Unjoni, iridu jiġu stabbiliti kontijiet ta’ imprest għall-ħlas tan-nefqa kemm mit-taqsima tal-Baġit tal-Kummissjoni kif ukoll mit-taqsima tal-Baġit tas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (minn hawn ’il quddiem “is-SEAE”), sabiex tiġi żgurata t-traċċabilità sħiħa tal-ispejjeż.
Artikolu 67
Kundizzjonijiet li jirregolaw il-ħolqien u l-ħlasijiet
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-deċiżjoni li tistabbilixxi kont ta’ imprest u li taħtar amministratur tal-imprest u d-deċiżjoni li temenda t-termini operattivi għal kont ta’ imprest jispeċifikaw b’mod partikolari:
(a)
l-ammont massimu li fil-bidu jista’ jiġi pprovdut bħala imprest, u l-iskop tiegħu;
(b)
jekk għandux jinfetaħ kont bankarju jew kont ġiro f’uffiċċju postali f’isem l-istituzzjoni;
(c)
in-natura u l-ammont massimu ta’ kull nefqa li jista’ jħallas l-amministratur tal-imprest lil partijiet terzi jew jiġbor mingħandhom;
(d)
il-frekwenza li biha jridu jsiru d-dokumenti ta’ sostenn, il-proċedura biex isiru u l-arranġamenti biex dawn jintbagħtu lill-uffiċjal awtorizzanti għall-ħlas;
(e)
il-proċedura li għandha tiġi segwita jekk l-imprest ikun irid jerġa’ jiġi fornut;
(f)
li t-tranżazzjonijiet tal-imprest se jsiru mill-uffiċjal awtorizzanti sa mhux aktar tard mill-aħħar tax-xahar ta’ wara, sabiex b’hekk ikunu jistgħu jiġu rikonċiljati l-bilanċ tal-kontijiet u l-bilanċ fil-bank;
(g)
il-perjodu ta’ validità tal-awtorizzazzjoni mogħtija lill-amministratur tal-imprest mill-uffiċjal tal-kontabilità;
(h)
l-identità tal-amministratur tal-imprest maħtur.
2. Fil-proposti għal deċiżjonijiet sabiex jinfetħu kontijiet ta’ imprest, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiżgura li:
(a)
tingħata prijorità lill-użu ta’ proċeduri baġitarji meta jkun hemm aċċess għas-sistema kompjuterizzata ċentrali tal-kontabilità;
(b)
il-kontijiet ta’ imprest jintużaw biss f’każijiet issostanzjati.
L-ammont massimu li jista’ jitħallas mill-amministratur tal-imprest meta jkun materjalment impossibbli jew mhux effiċjenti li jitwettqu operazzjonijiet ta’ ħlas permezz ta’ proċeduri baġitarji ma jaqbiżx EUR 60 000 għal kull nefqa.
3. L-amministratur tal-imprest jista’ jagħmel ħlasijiet lil partijiet terzi fuq il-bażi u fil-limiti ta’:
(a)
l-impenji baġitarji u legali preċedenti ffirmati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli;
(b)
il-bilanċ pożittiv li jibqa’ fil-kont ta’ imprest, fi flus kontanti jew fil-bank.
4. Il-ħlasijiet minn kontijiet ta’ imprest jistgħu jsiru permezz ta’ trasferiment ta’ kreditu bankarju, inkluż permezz tas-sistema ta’ debitu dirett imsemmija fl-Artikolu 89 tar-Regolament Finanzjarju, ċekk jew metodi oħrajn ta’ ħlas, inklużi karti tad-debitu, skont l-istruzzjonijiet stipulati mill-uffiċjal tal-kontabilità.
5. Il-ħlasijiet li jsiru jiġu segwiti minn deċiżjonijiet formali ta’ validazzjoni finali u/jew minn ordnijiet ta’ ħlas iffirmati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
Artikolu 68
Għażla tal-amministraturi tal-imprest
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
L-amministraturi tal-imprest jintgħażlu minn fost l-uffiċjali jew, jekk ikun hemm il-ħtieġa u f’każijiet debitament issostanzjati biss, minn fost membri oħra tal-persunal. L-amministraturi tal-imprest jintgħażlu fuq il-bażi tal-għarfien, il-ħiliet u l-kwalifiki partikolari tagħhom kif murija minn diplomi jew minn esperjenza professjonali xierqa, jew wara li jattendu programm ta’ taħriġ xieraq.
Artikolu 69
Forniment tal-kontijiet ta’ imprest
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal tal-kontabilità jagħmel ħlasijiet fil-kontijiet ta’ imprest u għandu jissorvelja dawk il-kontijiet mill-perspettiva ta’ ftuħ ta’ kontijiet bankarji u delega ta’ firem u kontrolli fuq il-post u fil-kontijiet ċentralizzati. L-uffiċjal tal-kontabilità jforni l-kontijiet ta’ imprest. L-imprest jitħallas fil-kont bankarju li jkun infetaħ apposta għall-imprest.
Il-kontijiet ta’ imprest jistgħu wkoll jiġu fornuti direttament permezz ta’ dħul lokali mixxellanju bħal dak li jirriżulta minn:
(a)
bejgħ ta’ tagħmir;
(b)
pubblikazzjonijiet;
(c)
ħlasijiet lura mixxellanji;
(d)
imgħax.
L-imprest jiġi regolarizzat, f’termini ta’ nefqa jew dħul mixxellanju jew assenjat, skont id-deċiżjoni li tistabbilixxi l-kont ta’ imprest imsemmi fl-Artikolu 67 u d-dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju. L-ammonti inkwistjoni jitnaqqsu mill-uffiċjal awtorizzanti meta sussegwentement jerġa’ jimla l-kontijiet ta’ imprest ikkonċernati.
2. Sabiex jiġi evitat, b’mod partikolari, kwalunkwe telf mill-kambju, l-amministratur tal-imprest jista’ jagħmel trasferimenti bejn kontijiet bankarji differenti relatati mal-istess imprest.
Artikolu 70
Kontrolli mill-uffiċjali awtorizzanti u mill-uffiċjali tal-kontabilità
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-amministratur tal-imprest iżomm rendikont tal-fondi għad-dispożizzjoni tiegħu, fi flus kontanti u fil-bank, kif ukoll tal-ħlasijiet magħmula u tal-ammonti riċevuti, skont ir-regoli u l-istruzzjonijiet mogħtija mill-uffiċjal tal-kontabilità. Ir-rendikonti ta’ dak il-kont ikunu aċċessibbli f’kull ħin għall-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u għandha tiġi stabbilita lista ta’ tranżazzjonijiet, mill-anqas darba fix-xahar, li mbagħad trid tintbagħat fix-xahar ta’ wara flimkien mad-dokumenti ta’ sostenn mill-amministratur tal-imprest lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli għall-ħlas tal-operazzjonijiet ta’ imprest.
2. L-uffiċjal tal-kontabilità jwettaq, jew iqabbad lil membru tal-persunal fid-dipartiment tiegħu jew fid-dipartiment awtorizzanti mogħti poteri speċjali għal dak il-għan, sabiex iwettaq kontrolli, li bħala regola ġenerali għandhom isiru fuq il-post u mingħajr ebda twissija, sabiex tiġi vverifikata l-eżistenza tal-fondi allokati lill-amministratur tal-imprest u ż-żamma tal-kotba u sabiex jiġi vverifikat li t-tranżazzjonijiet ta’ imprest isiru saż-żmien stipulat. L-uffiċjal tal-kontabilità jikkomunika s-sejbiet ta’ dawk il-kontrolli lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
Artikolu 71
Proċedura tal-akkwist
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-ħlasijiet li jsiru minn kontijiet ta’ imprest jistgħu, fil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 137(3), jikkonsistu sempliċement fil-ħlas ta’ fatturi, mingħajr aċċettazzjoni ta’ offerta minn qabel.
Artikolu 72
Il-ħolqien ta’ kontijiet ta’ imprest
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
Għall-ħlas ta’ ċerti kategoriji ta’ nefqa, jista’ jinfetaħ kont ta’ imprest, jew aktar minn wieħed, f’kull unità lokali barra mill-Unjoni skont l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju. Unità lokali tkun, pereżempju, delegazzjoni, uffiċċju jew fergħa ta’ uffiċċju tal-Unjoni f’pajjiż terz.
Id-deċiżjoni li tistabbilixxi kont ta’ imprest tippreskrivi t-termini operattivi tiegħu skont l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju u fuq il-bażi tal-ħtiġijiet speċifiċi ta’ kull unità lokali.
Artikolu 73
L-amministraturi tal-imprest u persuni awtorizzati biex jamministraw il-kontijiet fid-delegazzjonijiet tal-Unjoni
(l-Artikolu 70 tar-Regolament Finanzjarju)
F’ċirkostanzi eċċezzjonali u għall-finijiet ta’ kontinwità tas-servizz, id-dmirijiet tal-amministratur tal-imprest tas-SEAE fid-Delegazzjonijiet tal-Unjoni jistgħu jitwettqu mill-persunal tal-Kummissjoni. Taħt l-istess kundizzjonijiet, il-persunal tas-SEAE jista’ jiġi nnominat bħala amministratur tal-imprest għall-Kummissjoni fid-delegazzjonijiet tal-Unjoni.
Fid-Delegazzjonijiet tal-Unjoni, ir-regoli u l-kundizzjonijiet stipulati fl-ewwel subparagrafu japplikaw għall-ħatra ta’ persuni awtorizzati mill-Uffiċjal tal-Kontabilità sabiex iwettqu operazzjonijiet bankarji.
KAPITOLU 4
Ir-responsabbiltà tal-atturi finanzjarji
Taqsima 1
Regoli Ġenerali
Artikolu 74
Korpi responsabbli fi kwistjonijiet ta’ frodi
(l-Artikoli 66(8) u 72(2) tar-Regolament Finanzjarju)
L-awtoritajiet u l-korpi msemmija fl-Artikoli 66(8) u 72(2) tar-Regolament Finanzjarju jinftiehmu bħala l-korpi nnominati fir-Regolamenti tal-Persunal u fid-deċiżjonijiet tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni dwar it-termini u l-kundizzjonijiet għall-investigazzjonijiet interni fir-rigward tal-prevenzjoni ta’ frodi, korruzzjoni u kull attività illegali oħra ta’ detriment għall-interessi tal-Unjoni.
Taqsima 2
Regoli applikabbli għall-uffiċjali awtorizzanti b’delega u sottodelega
Artikolu 75
Irregolaritajiet finanzjarji
(l-Artikoli 66(7) u 73(6) tar-Regolament Finanzjarju)
Bla ħsara għall-poteri tal-OLAF, il-Bord għall-Irregolaritajiet Finanzjarji msemmi fl-Artikolu 29 (minn hawn ’il quddiem “il-Bord”) ikun kompetenti fir-rigward ta’ kwalunkwe ksur ta’ dispożizzjoni tar-Regolament Finanzjarju jew ta’ dispożizzjoni relatata mal-ġestjoni finanzjarja jew mal-kontroll tal-operazzjonijiet li jirriżulta minn att jew ommissjoni ta’ membru tal-persunal.
Artikolu 76
Bord għall-Irregolaritajiet Finanzjarji
(l-Artikoli 66(7) u 73(6) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kif imsemmi fl-Artikolu 75 ta’ dan ir-Regolament, il-każijiet ta’ irregolaritajiet finanzjarji jiġu riferuti lill-Bord mill-awtorità tal-ħatra għal opinjoni msemmija fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 73(6) tar-Regolament Finanzjarju.
Meta l-Kapijiet ta’ Delegazzjonijiet tal-Unjoni jaġixxu bħala uffiċjali awtorizzanti b’sottodelega skont l-Artikolu 56(2) tar-Regolament Finanzjarju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jirreferi direttament lill-Bord għal opinjoni dwar il-każijiet ta’ irregolaritajiet finanzjarji kif imsemmi fl-Artikolu 75 ta’ dan ir-Regolament.
Uffiċjal awtorizzanti b’delega jista’ jirreferi kwistjoni lill-Bord jekk huwa jħoss li kien hemm xi irregolarità finanzjarja. Il-Bord jagħti opinjoni li tevalwa jekk sarux irregolaritajiet fis-sens tal-Artikolu 75, kemm ikunu serji u x’konsegwenzi jista’ jkollhom. Jekk l-analiżi tal-Bord tagħti x’tifhem li l-każ għandu jittieħed quddiem l-OLAF, huwa jibgħat il-fajl lill-awtorità tal-ħatra mingħajr dewmien u jgħarraf lill-OLAF mill-ewwel.
Meta l-Bord jiġi infurmat direttament dwar kwistjoni minn membru tal-persunal skont l-Artikolu 66(8) tar-Regolament Finanzjarju, huwa jibgħat il-fajl lill-awtorità tal-ħatra u jinforma dwar dan lill-membru tal-persunal. L-awtorità tal-ħatra tista’ titlob l-opinjoni tal-Bord dwar il-każ.
2. L-istituzzjoni jew, fil-każ ta’ Bord konġunt, l-istituzzjonijiet parteċipanti, skont l-organizzazzjoni interna tagħha/tagħhom, tispeċifika/jispeċifikaw l-arranġamenti operattivi tal-Bord u l-kompożizzjoni tiegħu, li għandha tinkludi parteċipant estern bil-kwalifiki u l-kompetenzi meħtieġa.
Artikolu 77
Konferma tal-istruzzjonijiet
(l-Artikolu 73(3) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Uffiċjal awtorizzanti b’delega jew sottodelega li jirċievi struzzjoni vinkolanti u li huwa jqis bħala irregolari jew li tmur kontra l-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, b’mod partikolari minħabba li l-istruzzjoni ma tkunx tista’ tiġi eżegwita bir-riżorsi allokati lilu, jinforma b’dan bil-miktub lill-awtorità li mingħandha jkun irċieva d-delega jew is-sottodelega. Jekk l-istruzzjoni tiġi kkonfermata bil-miktub u dik il-konferma tasal fi żmien tajjeb u tkun ċara biżżejjed, fis-sens li tkun tirreferi espliċitament għall-punti li jkunu ġew ikkontestati mill-uffiċjal awtorizzanti b’delega jew sottodelega, l-uffiċjal awtorizzanti ma jkunx jista’ jinżamm responsabbli. Huwa jeżegwixxi l-istruzzjoni, sakemm din ma tkunx manifestament illegali jew tikkostitwixxi ksur tal-istandards tas-sigurtà rilevanti.
2. Il-paragrafu 1 japplika wkoll f’każijiet fejn uffiċjal awtorizzanti jsir jaf, waqt li jkun qiegħed jeżegwixxi struzzjoni vinkolanti, li ċ-ċirkostanzi tal-każ jistgħu jagħtu lok għal sitwazzjoni irregolari.
Kull struzzjoni li tiġi kkonfermata fiċ-ċirkostanzi deskritti fl-Artikolu 73(3) tar-Regolament Finanzjarju tiġi rreġistrata mill-uffiċjal awtorizzanti b’delega responsabbli u tissemma fir-rapport tal-attività annwali tiegħu.
KAPITOLU 5
Operazzjonijiet ta’ dħul
Taqsima 1
Riżorsi Proprji
Artikolu 78
Regoli li japplikaw għar-riżorsi proprji
(l-Artikolu 76 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal awtorizzanti jħejji skeda li tindika meta r-riżorsi proprji definiti fid-Deċiżjoni dwar is-sistema tar-riżorsi proprji tal-Unjoni se jkunu disponibbli għall-Kummissjoni.
Ir-riżorsi proprji jiġu stabbiliti u rkuprati b’konformità mar-regoli adottati skont id-Deċiżjoni msemmija fl-ewwel paragrafu.
Taqsima 2
Stima ta’ Ammonti Riċevibbli
Artikolu 79
Stima ta’ Ammonti Riċevibbli
(l-Artikolu 77 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-estimi tal-ammonti riċevibbli jispeċifikaw it-tip ta’ dħul u l-partita tal-baġit fejn għandhom jitniżżlu u, safejn ikun possibbli, id-dettalji tad-debitur u l-ammont stmat.
Meta jħejji stima tal-ammonti riċevibbli, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jivverifika b’mod partikolari li:
(a)
id-dħul jitniżżel fil-partita korretta tal-baġit;
(b)
l-istima tkun magħmula kif suppost u konformi mad-dispożizzjonijiet applikabbli u mal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
2. Skont l-Artikoli 181(2) u 183(2) tar-Regolament Finanzjarju u l-Artikolu 7(2) ta’ dan ir-Regolament, stima tal-ammonti riċevibbli ma jkollhiex l-effett li tagħmel disponibbli l-approprjazzjonijiet ta’ impenn. Fil-każijiet imsemmija fl-Artikolu 21 tar-Regolament Finanzjarju, l-approprjazzjonijiet isiru disponibbli biss wara li l-ammonti riċevibbli jkunu ġew irkuprati mill-Unjoni.
Taqsima 3
Stabbiliment ta’ ammonti riċevibbli
Artikolu 80
Il-proċedura
(l-Artikolu 78 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jistabbilixxi ammont riċevibbli, dan jikkostitwixxi r-rikonoxximent tad-dritt tal-Unjoni fir-rigward ta’ debitur u l-istabbiliment tad-dritt li d-debitur jintalab iħallas dak id-dejn.
2. L-ordni ta’ rkupru tkun l-operazzjoni li biha l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jagħti struzzjoni lill-uffiċjal tal-kontabilità biex jirkupra l-ammont stabbilit.
3. In-nota ta’ debitu tinforma lid-debitur li:
(a)
l-Unjoni stabbilixxiet l-ammont li għandu jitħallas;
(b)
jekk il-ħlas tad-dejn isir qabel id-data tal-għeluq stabbilita, ma jkun dovut ebda mgħax awtomatiku;
(c)
jekk ir-rimborż ma jsirx sad-data tal-għeluq imsemmija fil-punt (b), id-dejn jipproduċi mgħax bir-rata msemmija fl-Artikolu 83, bla l-ebda ħsara għal kwalunkwe regolament speċifiku applikabbli;
(d)
jekk ir-rimborż ma jsirx sad-data tal-għeluq imsemmija fil-punt (b), l-istituzzjoni teffettwa l-irkupru permezz ta’ tpaċija jew permezz ta’ infurzar ta’ kwalunkwe garanzija ddepożitata bil-quddiem;
(e)
l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jeffettwa l-irkupru permezz ta’ tpaċija qabel id-data tal-għeluq imsemmija fil-punt b), fejn dan ikun meħtieġ sabiex jiġu mħarsal-interessi finanzjarji tal-Unjoni meta huwa jkollu raġunijiet ġustifikati biex jemmen li l-ammont dovut lill-Kummissjoni jkun se jintilef, wara li d-debitur ikun ġie mgħarraf bir-raġunijiet u d-data tal-irkupru permezz ta’ tpaċija;
(f)
jekk, wara li jittieħdu l-passi kollha stipulati fil-punti minn (a) sa (e) ta’ dan is-subparagrafu, l-ammont ikun għadu ma ġiex irkuprat kollu, l-istituzzjoni teffettwa l-irkupru bl-infurzar ta’ deċiżjoni skont l-Artikolu 79(2) tar-Regolament Finanzjarju jew b’azzjoni legali.
L-uffiċjal awtorizzanti jistampa n-nota ta’ debitu u jibgħatha lid-debitur. L-Uffiċjal tal-Kontabilità jiġi mgħarraf dwar dik il-kunsinna permezz tas-sistema Ċentrali ta’ informazzjoni finanzjarja.
Artikolu 81
Stabbiliment ta’ ammonti riċevibbli
(l-Artikolu 78 tar-Regolament Finanzjarju)
Sabiex jistabbilixxi ammont riċevibbli, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiżgura li:
(a)
ir-riċevibbli jkun ċert, jiġifieri ma jkun soġġett għall-ebda kundizzjoni;
(b)
ir-riċevibbli jkun ta’ ammont fiss, espress preċiżament f’termini ta’ flus kontanti;
(c)
ir-riċevibbli jkun dovut u ma jkun soġġett għall-ebda żmien ta’ ħlas;
(d)
id-dettalji tad-debitur ikunu korretti;
(e)
l-ammont li jrid jiġi rkuprat jitniżżel fil-partita korretta tal-baġit;
(f)
id-dokumenti ta’ sostenn ikunu kif suppost; u
(g)
ikun irrispettat il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, b’mod partikolari fir-rigward tal-kriterji msemmija fil-punt (a) tal-Artikolu 91(1).
Artikolu 82
Dokumenti ta’ sostenn għall-identifikazzjoni tal-ammonti riċevibbli
(l-Artikolu 78 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-ammont riċevibbli jrid jiġi stabbilit fuq il-bażi tad-dokumenti ta’ sostenn li jiċċertifikaw l-intitolament tal-Unjoni.
2. Qabel jistabbilixxi ammont riċevibbli, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jivverifika d-dokumenti ta’ sostenn huwa stess jew, taħt ir-responsabbiltà tiegħu, għandu jaċċerta li dan ikun sar.
3. Id-dokumenti ta’ sostenn jinżammu mill-uffiċjal awtorizzanti skont l-Artikolu 48.
Artikolu 83
Imgħax awtomatiku
(l-Artikolu 78 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għal kwalunkwe dispożizzjoni speċifika li tirriżulta mill-applikazzjoni ta’ regolamenti speċifiċi għas-settur, kwalunkwe ammont riċevibbli li ma jitħallasx lura fid-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b) jeħel imgħax skont il-paragrafi 2 u 3 ta’ dan l-Artikolu.
2. Ir-rata tal-imgħax għall-ammonti riċevibbli li ma jitħallsux lura fid-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b) tkun ir-rata applikata mill-Bank Ċentrali Ewropew għall-operazzjonijiet ta’ rifinanzjament ewlenin tiegħu, kif ippubblikata fis-serje C ta’ Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea, fis-seħħ fl-ewwel jum kalendarju tax-xahar li fih tkun id-data tal-għeluq, u miżjuda hekk:
(a)
bi tmien punti perċentwali meta l-avveniment li jobbliga jkun kuntratt ta’ provvista u servizz pubbliku msemmi fit-Titolu V;
(b)
bi tliet punti perċentwali u nofs fil-każijiet l-oħrajn kollha.
3. L-imgħax jiġi kkalkolat mill-jum kalendarju wara d-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b) u speċifikata fin-nota ta’ debitu sal-jum kalendarju meta d-dejn jitħallas kollu.
L-ordni ta’ rkupru li tikkorrispondi għall-ammont tal-imgħax awtomatiku tinħareġ meta dan l-imgħax fil-fatt jitħallas.
4. Fil-każ tal-multi, meta d-debitur jipprovdi garanzija finanzjarja li tiġi aċċettata mill-uffiċjal tal-kontabilità minflok ħlas, ir-rata tal-imgħax applikabbli mid-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b) tkun ir-rata msemmija fil-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu fis-seħħ mill-ewwel jum tax-xahar li fih tkun ġiet adottata d-deċiżjoni li timponi multa u miżjuda biss b’punt perċentwali u nofs.
Taqsima 4
Awtorizzazzjoni tal-Irkupru
Artikolu 84
Stabbiliment tal-ordni ta’ rkupru
(l-Artikolu 79 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-ordni ta’ rkupru tispeċifika:
(a)
is-sena finanzjarja fejn għandu jiġi rreġistrat id-dħul;
(b)
ir-referenzi tal-att jew tal-impenn legali li huwa s-sors tad-dejn u li jwassal għall-intitolament għall-irkupru;
(c)
l-artikolu fil-baġit u kull sottodiviżjoni oħra li tista’ tapplika, inklużi, fejn xieraq, ir-referenzi tal-impenn baġitarju korrispondenti;
(d)
l-ammont li għandu jiġi rkuprat, espress fil-munita euro;
(e)
l-isem u l-indirizz tad-debitur;
(f)
id-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b);
(g)
il-metodu ta’ rkupru possibbli, inkluż, b’mod partikolari, irkupru permezz ta’ tpaċija jew bl-infurzar ta’ kwalunkwe garanzija ddepożitata.
2. L-ordni ta’ rkupru tiġi ddatata u ffirmata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u mbagħad tintbagħat lill-uffiċjal tal-kontabilità.
3. L-uffiċjal tal-kontabilità ta’ kull istituzzjoni jżomm lista tal-ammonti dovuti li għandhom jiġu rkuprati. L-intitolamenti tal-Unjoni jinġabru flimkien fil-lista skont id-data tal-ħruġ tal-ordni ta’ rkupru. Huwa jittrasferixxi din il-lista lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni.
L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni jħejji lista kkonsolidata li turi l-ammont dovut skont l-istituzzjoni u skont id-data tal-ħruġ tal-ordni ta’ rkupru. Il-lista tiżdied mar-Rapport tal-Kummissjoni dwar il-ġestjoni finanzjarja u baġitarja.
4. Sabiex issaħħaħ il-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni, il-Kummissjoni tistabbilixxi lista ta’ intitolamenti tal-Unjoni li ssemmi l-ismijiet tad-debituri u l-ammont tad-dejn, fejn id-debitur ikun ġie ordnat jirrimborża b’deċiżjoni tal-Qorti li jkollha s-saħħa ta’ res judicata u fejn ma jkun sar l-ebda rimborż, jew ebda rimborż sinifikanti għal sena mill-pronunzja tagħha. Il-lista tiġi ppubblikata, filwaqt li tittieħed inkonsiderazzjoni l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
F’dak li għandu x’jaqsam mad-dejta personali li tirreferi għal persuni fiżiċi, l-informazzjoni ppubblikata titneħħa ladarba l-ammont tad-dejn jitħallas kollu. L-istess japplika għad-dejta personali li tirreferi għal persuni legali li għalihom it-titolu uffiċjali jidentifika persuna fiżika waħda jew iktar.
Id-deċiżjoni li d-debitur jiġi inkluż fil-lista ta’ intitolamenti tal-Unjoni tittieħed f’konformità mal-prinċipju ta’ proporzjonalità u tieħu inkonsiderazzjoni b’mod partikolari l-importanza tal-ammont.
Artikolu 85
Deċiżjoni infurzabbli għall-benefiċċju ta’ istituzzjonijiet oħrajn
(l-Artikolu 79(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Iċ-ċirkostanzi eċċezzjonali msemmija fl-Artikolu 79(2) tar-Regolament Finanzjarju jintlaħqu meta l-possibbiltà li jsir ħlas volontarju u li jiġi rkuprat id-dejn permezz ta’ tpaċija kif previst fl-Artikolu 80(1) tar-Regolament Finanzjarju tkun ġiet eżawrita mill-istituzzjoni kkonċernata u d-dejn ikun jirrappreżenta ammont sinifikanti.
2. Fil-każ imsemmi fil-paragrafu 1, l-Istituzzjonijiet ikkonċernati għajr dawk imsemmija fl-Artikolu 299 tat-TFUE jistgħu jitolbu lill-Kummissjoni sabiex tadotta deċiżjoni infurzabbli.
3. Fil-każijiet kollha, id-deċiżjoni infurzabbli tispeċifika li l-ammonti mitluba jiddaħħlu fit-taqsima tal-baġit li tikkorrispondi għall-istituzzjoni kkonċernata, li taġixxi bħala uffiċjal awtorizzanti. Id-dħul jiddaħħal bħala dħul ġenerali għajr jekk ikun jaqa’ taħt il-każijiet speċifikati ta’ dħul assenjat previsti fl-Artikolu 21(3) tar-Regolament Finanzjarju.
4. L-istituzzjoni li tagħmel it-talba tinforma lill-Kummissjoni dwar kwalunkwe avveniment li jista’ jbiddel l-irkupru u tintervjeni biex tappoġġa lill-Kummissjoni f’każ ta’ appell kontra d-deċiżjoni infurzabbli.
5. Il-Kummissjoni u l-istituzzjoni kkonċernata jridu jaqblu fuq il-modalitajiet prattiċi għall-implimentazzjoni ta’ dan l-Artikolu.
Taqsima 5
Irkupru
Artikolu 86
Formalitajiet tal-ġbir
(l-Artikolu 80 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta jiġi rkuprat l-ammont riċevibbli, l-uffiċjal tal-kontabilità jdaħħlu fil-kontijiet u jinforma lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
2. Trid tinħareġ riċevuta għal kull ħlas fi flus kontanti li jsir lill-uffiċjal tal-kontabilità jew lill-amministratur tal-imprest.
3. Rimborż parzjali minn debitur soġġett għal diversi ordnijiet ta’ rkupru jrid l-ewwel jitħallas fuq l-aktar intitolament antik sakemm ma jkunx speċifikat mod ieħor mid-debitur.
Kwalunkwe ħlas parzjali jrid l-ewwel ikopri l-imgħax.
Artikolu 87
Irkupru bi tpaċija
(l-Artikolu 80 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta d-debitur ikollu pretensjoni fuq l-Unjoni li tkun ċerta, kif definit fil-punt (a) tal-Artikolu 81, ta’ ammont fiss u dovuta, fir-rigward ta’ somma stabbilita permezz ta’ ordni ta’ ħlas, l-uffiċjal tal-kontabilità, wara d-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b), jirkupra l-ammonti riċevibbli stabbiliti permezz ta’ tpaċija.
F’ċirkostanzi eċċezzjonali, fejn ikun meħtieġ biex jiġu mħarsal-interessi finanzjarji tal-Unjoni, meta l-uffiċjal tal-kontabilità jkollu raġunijiet ġustifikati biex jemmen li l-ammont dovut lill-Unjoni jkun se jintilef, l-uffiċjal tal-kontabilità jikseb l-irkupru permezz ta’ tpaċija qabel id-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b).
L-Uffiċjal tal-Kontabilità jikseb ukoll l-irkupru permezz ta’ tpaċija qabel id-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b) meta jaqbel id-debitur.
2. Qabel jipproċedi bi kwalunkwe rkupru skont il-paragrafu 1, l-uffiċjal tal-kontabilità jikkonsulta mal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u jinforma lid-debituri kkonċernati.
Meta d-debitur ikun awtorità nazzjonali jew waħda mill-entitajiet amministrattivi tagħha, l-uffiċjal tal-kontabilità jinforma wkoll lill-Istat Membru kkonċernat mill-anqas 10 ijiem qabel dwar l-intenzjoni tiegħu li jirrikorri għall-irkupru permezz ta’ tpaċija. Madankollu, bi qbil mal-Istat Membru jew mal-entità amministrattiva kkonċernata, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jipproċedi bl-irkupru permezz ta’ tpaċija qabel tgħaddi dik id-data tal-għeluq.
3. It-tpaċija msemmija fil-paragrafu 1 jkollha l-istess effett bħal ħlas u għandha teħles lill-Unjoni mill-ammont tad-dejn u, fejn xieraq, mill-imgħax dovut.
Artikolu 88
Il-proċedura ta’ rkupru meta ma jsirx ħlas volontarju
(l-Artikoli 79 u 80 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għall-Artikolu 87, jekk l-ammont sħiħ ma jkunx ġie rkuprat sad-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b) u speċifikata fin-nota ta’ debitu, l-uffiċjal tal-kontabilità jinforma lill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u mingħajr dewmien jibda l-proċedura sabiex isir irkupru b’kull mod previst mil-liġi, inkluż, fejn ikun xieraq, bl-infurzar ta’ kwalunkwe garanzija mogħtija bil-quddiem.
2. Bla ħsara għall-Artikolu 87, meta ma jkunx jista’ jintuża l-metodu ta’ rkupru msemmi fil-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu u d-debitur ikun naqas milli jħallas b’reazzjoni għall-ittra ta’ avviż formali mibgħuta mill-uffiċjal tal-kontabilità, l-uffiċjal tal-kontabilità jinforza deċiżjoni ta’ rkupru skont l-Artikolu 79(2) tar-Regolament Finanzjarju jew b’azzjoni legali.
Artikolu 89
Żmien addizzjonali għall-ħlas
(l-Artikolu 80 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal tal-kontabilità, f’kollaborazzjoni mal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, jista’ jagħti aktar żmien biex isir il-ħlas biss b’talba bil-miktub mid-debitur, bir-raġunijiet għaliex għandu jagħmel dan, u bil-kundizzjoni li jiġu ssodisfati ż-żewġ kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
id-debitur iwiegħed li jħallas imgħax bir-rata speċifikata fl-Artikolu 83 għall-perjodu addizzjonali kollu miżjud, li jibda mid-data tal-għeluq imsemmija fl-Artikolu 80(3)(b);
(b)
sabiex ikunu mħarsa d-drittijiet tal-Unjoni, id-debitur jagħti garanzija finanzjarja li tagħmel tajjeb għas-somma prinċipali u għall-imgħax, li tkun aċċettata mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-istituzzjoni.
Il-garanzija msemmija fil-punt (b) tal-ewwel paragrafu tista’ tiġi sostitwita minn garanzija konġunta u separata ma’ parti terza approvata mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-istituzzjoni.
F’ċirkostanzi eċċezzjonali, wara talba mid-debitur, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jirrinunzja għall-ħtieġa ta’ garanzija msemmija fil-punt (b) tal-ewwel paragrafu meta, fuq il-bażi tal-valutazzjoni tiegħu, id-debitur ikun irid u jkun jista’ jagħmel il-ħlas fil-perjodu ta’ żmien addizzjonali, iżda ma jkunx jista’ jipprovdi tali garanzija u jkun jinsab f’sitwazzjoni diffiċli.
Artikolu 90
L-irkupru ta’ multi jew pieni oħra
(l-Artikolu 80 u 83 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta tittieħed azzjoni quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea kontra deċiżjoni tal-Kummissjoni li timponi multa jew pieni oħra skont it-TFUE jew it-Trattat tal-Euratom u sa dak iż-żmien li jkunu ġew eżawriti r-rimedji legali kollha, id-debitur iħallas provviżorjament l-ammonti kkonċernati fil-kont bankarju nnominat mill-uffiċjal tal-kontabilità jew inkella jipprovdi garanzija finanzjarja li tkun aċċettabbli għall-uffiċjal tal-kontabilità. Il-garanzija tkun indipendenti mill-obbligu ta’ ħlas tal-multa jew tal-pieni jew ta’ pieni oħra u għandha tkun infurzabbli mal-ewwel sejħa. Hija tkopri t-talba fir-rigward tas-somma kapitali ewlenija u l-imgħax dovut kif speċifikat fl-Artikolu 83(4).
2. Il-Kummissjoni tiżgura l-ammonti mħallsa provviżorjament billi tara li dawn jiġu investiti f’assi finanzjarji sabiex b’hekk jiġu żgurati s-sigurtà u l-likwidità tal-flejjes, filwaqt li timmira wkoll li tipproduċi redditu pożittiv.
3. Wara li jkunu ġew eżawriti r-rimedji legali kollha u jkunu ġew ikkonfermati l-multi jew il-pieni, tittieħed kwalunkwe waħda mill-miżuri li ġejjin:
(a)
l-ammonti miġbura provviżorjament u l-imgħax u ammonti oħra li jkunu ġġeneraw jiddaħħlu fil-baġit skont l-Artikolu 83 tar-Regolament Finanzjarju mhux aktar tard milli matul is-sena finanzjarja wara dik li fiha jkunu ġew eżawriti r-rimedji legali kollha;
(b)
meta tkun ġiet ipprovduta garanzija finanzjarja, din tal-aħħar tiġi infurzata u l-ammonti korrispondenti jiddaħħlu fil-baġit;
meta l-ammont tal-multa jew tal-pieni jkun żdied mill-Qorti, japplikaw il-punti (a) u (b) tal-ewwel subparagrafu sal-ammonti tad-deċiżjoni tal-Kummissjoni u l-uffiċjal tal-kontabilità jiġbor l-ammont li jikkorrispondi għaż-żieda, li mbagħad għandu jiddaħħal fil-baġit.
4. Wara li jkunu ġew eżawriti r-rimedji legali kollha u l-multi jew il-pieni jkunu tħassru jew tnaqqsu, tittieħed kwalunkwe waħda mill-miżuri li ġejjin:
(a)
l-ammonti indebitament miġbura flimkien mal-imgħax iġġenerat jitħallsu lura lill-parti terza kkonċernata. F’każijiet fejn ir-redditu globali ġġenerat għall-perjodu rilevanti kien wieħed negattiv, il-valur nominali tal-ammonti indebitament miġbura jitħallas lura;
(b)
meta tkun ġiet ipprovduta garanzija finanzjarja, din tal-aħħar tiġi rilaxxata kif xieraq.
Artikolu 91
Ir-rinunzja tal-irkupru ta’ ammont riċevibbli stabbilit
(l-Artikolu 80 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jirrinunzja parti mill-ammont riċevibbli stabbilit jew l-ammont kollu f’dawn il-każijiet biss:
(a)
meta l-ispiża mbassra tal-irkupru tkun akbar mill-ammont li għandu jiġi rkuprat u r-rinunzja ma tkunx ta’ ħsara għall-immaġini tal-Unjoni;
(b)
meta l-ammont riċevibbli ma jkunx jista’ jiġi rkuprat minħabba ż-żmien jew minħabba l-insolvenza tad-debitur;
(c)
meta l-irkupru ma jkunx konsistenti mal-prinċipju tal-proporzjonalità.
2. Fil-każ imsemmi fil-punt (c) tal-paragrafu 1, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jaġixxi skont il-proċeduri ddeterminati minn qabel stabbiliti f’kull istituzzjoni u japplika l-kriterji li ġejjin li huma obbligatorji u applikabbli fiċ-ċirkostanzi kollha:
(a)
il-fatti, billi titqies il-gravità tal-irregolarità li twassal għall-istabbiliment tal-ammont riċevibbli (frodi, reat ripetut, intenzjoni, diliġenza, bona fede, żball ċar);
(b)
l-impatt li r-rinunzja tal-irkupru jkollha fuq l-operazzjonijiet tal-Unjoni u l-interessi finanzjarji tagħhom (l-ammont involut, ir-riskju li jinħoloq preċedent, imminar tal-awtorità tal-liġi).
Skont iċ-ċirkostanzi tal-każ, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jkollu bżonn jikkunsidra wkoll il-kriterji addizzjonali li ġejjin:
(a)
kwalunkwe distorsjoni tal-kompetizzjoni li tiġi kkawżata mir-rinunzja tal-irkupru;
(b)
id-danni ekonomiċi u soċjali li jistgħu jinħolqu li kieku d-dejn kellu jitħallas kollu.
3. Id-deċiżjoni ta’ rinunzja msemmija fl-Artikolu 80(2) tar-Regolament Finanzjarju tiġi ssostanzjata u tirreferi għad-diliġenza eżerċitata biex isir l-irkupru u għall-punti tal-liġi u l-fatt li fuqhom tkun ibbażata r-rinunzja. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jirrinunzja l-irkupru skont l-Artikolu 84.
4. Ir-rinunzja tal-irkupru ta’ ammont riċevibbli stabbilit tista’ ma tiġix iddelegata mill-istituzzjoni fi kwalunkwe wieħed mill-każijiet li ġejjin:
(a)
meta l-ammont li għandu jiġi rrinunzjat ikun ta’ EUR 1 000 000 jew aktar;
(b)
meta l-ammont li għandu jiġi rrinunzjat ikun ta’ EUR 100 000 jew aktar, meta dan ikun jirrappreżenta 25 % jew aktar tal-ammont riċevibbli stabbilit.
Taħt il-limiti stabbiliti fl-ewwel subparagrafu, kull istituzzjoni tistabbilixxi fir-regoli interni tagħha l-kundizzjonijiet u l-proċeduri biex tiddelega l-poter li jiġi rrinunzjat l-irkupru ta’ dejn stabbilit.
5. Kull istituzzjoni tibgħat lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill rapport annwali dwar ir-rinunzji msemmija fil-paragrafi minn 1 sa 4 ta’ dan l-Artikolu li jinvolvu EUR 100 000 jew aktar. Fil-każ tal-Kummissjoni, dak ir-rapport ikun anness mas-sommarju tar-rapporti annwali tal-attività msemmija fl-Artikolu 66(9) tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 92
Tħassir ta’ ammont riċevibbli stabbilit
(l-Artikolu 80 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Fil-każ ta’ żball, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jħassar totalment jew parzjalment l-ammont riċevibbli stabbilit skont l-Artikoli 82 u 84 u jagħti raġunijiet adegwati.
2. Kull istituzzjoni tistabbilixxi fir-regoli interni tagħha l-kundizzjonijiet u l-proċeduri biex tiddelega l-poter li jitħassar ammont riċevibbli stabbilit.
Artikolu 93
Regoli għall-perjodi ta’ limitazzjoni
(l-Artikolu 81 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-perjodu ta’ limitazzjoni għall-intitolamenti tal-Unjoni fir-rigward ta’ partijiet terzi jibda jiddekorri malli tinqabeż l-iskadenza kkomunikata lid-debitur fin-nota ta’ debitu kif speċifikat fl-Artikolu 80(3)(b).
Il-perjodu ta’ limitazzjoni għall-intitolamenti ta’ partijiet terzi fir-rigward tal-Unjoni jibda jiddekorri mill-ġurnata li fiha jkun dovut il-ħlas tal-intitolamenti lill-parti terza skont l-impenn legali korrispondenti.
2. Il-perjodu ta’ limitazzjoni għall-intitolamenti tal-Unjoni fir-rigward ta’ partijiet terzi jiġi interrott bi kwalunkwe att ta’ istituzzjoni, jew ta’ Stat Membru li jaġixxi b’talba ta’ istituzzjoni, innotifikat lill-parti terza u bil-għan li jiġi rkuprat id-dejn.
Il-perjodu ta’ limitazzjoni għall-intitolamenti ta’ partijiet terzi fir-rigward tal-Unjoni jiġi interrott bi kwalunkwe att innotifikat lill-Unjoni mill-kredituri tagħha jew f’isem il-kredituri tagħha bil-għan li jiġi rkuprat id-dejn.
3. Perjodu ta’ limitazzjoni ġdid ta’ ħames snin jibda jiddekorri mill-ġurnata ta’ wara l-interruzzjonijiet imsemmija fil-paragrafu 2.
4. Kwalunkwe azzjoni legali li tirrigwarda ammont riċevibbli kif imsemmi fil-paragrafu 1, inklużi azzjonijiet miġjuba quddiem qorti li aktar tard tiddikjara lilha nnifisha bħala li ma għandhiex ġurisdizzjoni, tinterrompi l-perjodu ta’ limitazzjoni. Il-perjodu ta’ limitazzjoni ġdid ta’ ħames snin ma jibdiex sakemm tingħata sentenza li jkollha s-saħħa ta’ res judicata jew sakemm tintlaħaq soluzzjoni extraġudizzjarja bejn l-istess partijiet fuq l-istess azzjoni.
5. Meta l-uffiċjal tal-kontabilità jagħti lid-debitur żmien addizzjonali għall-ħlas skont l-Artikolu 89, dan jitqies bħala interruzzjoni tal-perjodu ta’ limitazzjoni. Il-perjodu ta’ limitazzjoni ġdid ta’ 5 snin jibda jiddekorri mill-ġurnata ta’ wara l-iskadenza taż-żmien estiż għall-ħlas.
6. Ma jiġux irkuprati intitolamenti wara l-iskadenza tal-perjodu ta’ limitazzjoni, kif stabbilit fil-paragrafi minn 1 sa 5.
KAPITOLU 6
Operazzjonijiet ta’ nefqa
Artikolu 94
Deċiżjoni ta’ finanzjament
(l-Artikolu 84 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-deċiżjoni ta’ finanzjament tistabbilixxi l-elementi essenzjali ta’ azzjoni li tinvolvi nefqa mill-baġit.
2. B’mod partikolari, id-deċiżjoni ta’ finanzjament tistabbilixxi dawn li ġejjin:
(a)
għall-għotjiet:
(i)
ir-referenza għall-att bażiku u l-intestatura tal-baġit;
(ii)
il-prijoritajiet tas-sena, l-għanijiet li għandhom jintlaħqu u r-riżultati mbassra għall-approprjazzjonijiet awtorizzati għas-sena finanzjarja;
(iii)
il-kriterji essenzjali ta’ eliġibbiltà, għażla u għoti li għandhom jintużaw sabiex jintgħażlu l-proposti;
(iv)
ir-rata massima possibbli ta’ kofinanzjament u, jekk ikunu previsti rati differenti, il-kriterji li għandhom jiġu segwiti għal kull rata;
(v)
l-iskeda u l-ammont indikattiv tas-sejħiet għall-proposti;
(b)
għall-akkwisti:
(i)
il-pakkett baġitarju globali riżervat għall-akkwisti matul is-sena;
(ii)
in-numru indikattiv u t-tip ta’ kuntratti previsti u, jekk ikun possibbli, is-suġġett tagħhom f’termini ġeneriċi;
(iii)
il-qafas ta’ żmien indikattiv għat-tnedija tal-proċeduri ta’ akkwist;
(c)
għall-fondi fiduċjarji msemmija fl-Artikolu 187 tar-Regolament Finanzjarju:
(i)
ir-referenza għall-att bażiku u l-intestatura tal-baġit;
(ii)
l-approprjazzjonijiet riżervati għall-fond fiduċjarju għas-sena flimkien mal-ammonti ppjanati matul iż-żmien tiegħu;
(iii)
l-għanijiet tal-fond fiduċjarju u t-tul ta’ żmien tiegħu;
(iv)
ir-regoli ta’ governanza tal-fond fiduċjarju;
(v)
il-possibbiltà li l-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit jiġu fdati lill-entitajiet u lill-persuni msemmija fl-Artikolu 187(2) tar-Regolament Finanzjarju;
(d)
għall-premjijiet:
(i)
ir-referenza għall-att bażiku u l-intestatura tal-baġit;
(ii)
l-għanijiet li għandhom jintlaħqu u r-riżultati previsti;
(iii)
il-kundizzjonijiet essenzjali għall-parteċipazzjoni u l-kriterji tal-għoti;
(iv)
l-iskeda tal-kompetizzjoni u l-ammont tal-premju jew tal-premjijiet;
(e)
għall-istrumenti finanzjarji:
(i)
ir-referenza għall-att bażiku u l-intestatura tal-baġit;
(ii)
l-għanijiet li għandhom jintlaħqu u r-riżultati previsti;
(iii)
l-ammont allokat għall-istrument finanzjarju;
(iv)
l-iskeda indikattiva tal-implimentazzjoni.
3. Meta l-programm ta’ ħidma msemmi fl-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju jkun fih l-informazzjoni stipulata fil-punt (a) tal-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu għall-għotjiet iffinanzjati mill-approprjazzjonijiet awtorizzati għas-sena finanzjarja, id-deċiżjoni li tadottah titqies li hija d-deċiżjoni ta’ finanzjament għal dawk l-għotjiet.
Fir-rigward tal-akkwisti, il-fondi fiduċjarji, il-premjijiet u l-istrumenti finanzjarji, meta l-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet korrispondenti awtorizzati għas-sena finanzjarja tkun prevista minn programm ta’ ħidma li jkun fih l-informazzjoni msemmija fil-punti (b), (c), (d) u (e) tal-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu, id-deċiżjoni li tadotta dan il-programm ta’ ħidma titqies ukoll li hija d-deċiżjoni ta’ finanzjament għall-akkwisti, il-fondi fiduċjarji, il-premjijiet u l-istrumenti finanzjarji involuti.
Jekk il-programm ta’ ħidma ma jkunx fih informazzjoni bħal din għal azzjoni waħda jew aktar, huwa għandu jiġi mmodifikat kif xieraq jew inkella tiġi adottata deċiżjoni ta’ finanzjament speċifika għall-azzjonijiet ikkonċernati.
4. Bla ħsara għal kwalunkwe dispożizzjoni speċifika ta’ att bażiku, kull tibdil sostanzjali f’deċiżjoni ta’ finanzjament diġà adottata jsegwi l-istess proċedura bħad-deċiżjoni inizjali.
Taqsima 1
Impenn ta’ Nfiq
Artikolu 95
Impenji globali u proviżorji
(l-Artikolu 85 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-impenn baġitarju globali jiġi implimentat billi jintlaħaq ftehim ta’ finanzjament, li fih innifsu jwassal għall-konklużjoni sussegwenti ta’ impenn legali wieħed jew aktar, jew inkella bil-konklużjoni ta’ impenn legali wieħed jew aktar.
Il-ftehimiet ta’ finanzjament fil-qasam tal-għajnuna finanzjarja diretta lil pajjiżi terzi, inkluż l-appoġġ baġitarju, li jikkostitwixxu impenji legali, jistgħu jagħtu lok għal ħlasijiet mingħajr il-konklużjoni ta’ impenji legali oħra.
2. L-impenn baġitarju provviżorju jiġi implimentat bil-konklużjoni ta’ impenn legali wieħed jew aktar li jagħtu lok għal intitolament għal ħlasijiet sussegwenti jew f’każijiet li jirrigwardaw infiq fuq il-ġestjoni tal-persunal jew li jirrigwardaw ħlasijiet ta’ komunikazzjoni mwettqa mill-istituzzjonijiet biex ikopru l-avvenimenti tal-Unjoni, direttament bil-ħlasijiet.
Artikolu 96
L-adozzjoni ta’ impenn globali
(l-Artikolu 85 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Impenn globali jsir fuq il-bażi ta’ deċiżjoni ta’ finanzjament.
L-aktar tard li jista’ jsir l-impenn globali huwa qabel ma tittieħed id-deċiżjoni dwar l-għażla tal-benefiċjarji u, meta l-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet ikkonċernati tinvolvi l-adozzjoni ta’ programm ta’ ħidma fis-sens tal-Artikolu 188, kmieni kemm jista’ jkun wara l-adozzjoni ta’ dak il-programm.
2. Meta l-impenn globali jiġi implimentat bil-konklużjoni ta’ ftehim ta’ finanzjament, ma japplikax it-tieni subparagrafu tal-paragrafu 1.
Artikolu 97
Firma waħda
(l-Artikolu 85 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Ir-regola li jkun hemm firma waħda biss għall-impenn baġitarju u għall-impenn legali korrispondenti tista’ tiġi dderogata biss fil-każijiet li ġejjin:
(a)
meta l-impenji jkunu provviżorji;
(b)
meta l-impenji globali jkunu relatati ma’ ftehimiet ta’ finanzjament ma’ pajjiżi terzi;
(c)
meta d-deċiżjoni tal-istituzzjoni tkun tikkostitwixxi l-impenn legali;
(d)
meta l-impenn globali jiġi implimentat minn għadd ta’ impenji legali, li jkunu responsabbli għalihom uffiċjali awtorizzanti differenti;
(e)
meta, b’rabta ma’ kontijiet ta’ imprest disponibbli għal azzjoni esterna, l-impenji legali jridu jiġu ffirmati minn membri tal-persunal tal-unitajiet lokali msemmija fl-Artikolu 72 fuq l-istruzzjoni tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli li, madankollu, jibqa’ responsabbli b’mod sħiħ mit-tranżazzjoni sottostanti.
(f)
meta istituzzjoni tkun iddelegat il-poteri tal-uffiċjal awtorizzanti lid-direttur ta’ uffiċċju interistituzzjonali Ewropew skont l-Artikolu 199(1) tar-Regolament Finanzjarju.
2. Jekk l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli li ffirma l-impenn baġitarju ma jkunx disponibbli u jibqa’ indisponibbli għal perjodu li ma jkunx kompatibbli mal-limiti ta’ żmien għall-konklużjoni tal-impenn legali, dak l-impenn legali jiġi konkluż mill-persuna maħtura skont ir-regoli tad-deputazzjoni adottati minn kull istituzzjoni, bil-kundizzjoni li dik il-persuna jkollha l-istatus ta’ uffiċjal awtorizzanti skont l-Artikolu 65(3) tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 98
Nefqa amministrattiva koperta minn impenji provviżorji
(l-Artikolu 85 tar-Regolament Finanzjarju)
L-entrati meqjusa bħala nefqa amministrattiva ta’ rutina li tista’ twassal għal impenji provviżorji jinkludu dawn li ġejjin:
(a)
nefqa fuq persunal, koperta jew le mir-Regolamenti tal-Persunal, fuq riżorsi umani oħra u fuq ir-remunerazzjoni tal-esperti;
(b)
nefqa relatata ma’ Membri tal-istituzzjoni;
(c)
nefqa fuq it-taħriġ;
(d)
nefqa fuq kompetizzjonijiet, għażla u reklutaġġ;
(e)
spejjeż ta’ missjonijiet;
(f)
spejjeż ta’ rappreżentanza;
(g)
spejjeż ta’ laqgħat;
(h)
interpreti u tradutturi freelance;
(i)
skambji ta’ uffiċjali;
(j)
il-kiri rikorrenti ta’ proprjetà mobbli u immobbli jew ħlasijiet rikorrenti relatati ma’ kuntratti tal-bini fis-sens tal-Artikolu 121 ta’ dan ir-Regolament jew ħlasijiet tas-self skont l-Artikolu 203(8) tar-Regolament Finanzjarju;
(k)
assigurazzjoni mixxellanja;
(l)
tindif, manutenzjoni u sigurtà;
(m)
nefqa fuq il-benesseri u l-kura medika;
(n)
l-użu tas-servizzi tat-telekomunikazzjoni;
(o)
spejjeż finanzjarji;
(p)
spejjeż legali;
(q)
danni, inkluż l-imgħax;
(r)
it-tagħmir tax-xogħol;
(s)
l-ilma, il-gass u l-elettriku;
(t)
pubblikazzjonijiet fuq karta jew f’verżjonijiet elettroniċi;
(u)
attivitajiet ta’ komunikazzjoni li jinvolvu ruħhom fihom l-istituzzjonijiet għall-kopertura tal-avvenimenti tal-Unjoni.
Artikolu 99
Ir-reġistrazzjoni ta’ impenji legali individwali
(l-Artikolu 86 tar-Regolament Finanzjarju)
Fil-każ ta’ impenn baġitarju globali segwit minn impenn legali individwali jew bosta impenji legali individwali, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jirreġistra l-ammonti ta’ dan l-impenn jew impenji legali individwali fil-kontijiet ċentrali.
Ir-reġistrazzjoni fil-kontijiet tindika r-referenzi tal-impenn globali fejn qegħdin jitniżżlu l-impenji individwali.
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jirreġistra l-ammonti fil-kontijiet qabel jiffirma l-impenn legali individwali korrispondenti, għajr fil-każijiet imsemmija fir-raba’ subparagrafu tal-Artikolu 86(4) tar-Regolament Finanzjarju.
Fil-każijiet kollha, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jivverifika li l-ammont totali ma jkunx akbar mill-ammont tal-impenn globali li jkoprihom.
Taqsima 2
Validazzjoni tan-Nefqa
Artikolu 100
Validazzjoni u “l-mogħdija għall-pagament”
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-validazzjoni ta’ kull nefqa tkun ibbażata fuq id-dokumenti ta’ sostenn fis-sens tal-Artikolu 110 li juru l-intitolament tal-kreditur, fuq il-bażi ta’ dikjarazzjoni tas-servizzi tassew mogħtija, il-provvisti tassew ikkonsenjati jew ix-xogħol tassew imwettaq, jew fuq il-bażi ta’ dokumenti oħra li jiġġustifikaw il-ħlas, inklużi ħlasijiet rikorrenti ta’ sottoskrizzjonijiet jew korsijiet ta’ taħriġ.
2. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jivverifika d-dokumenti ta’ sostenn personalment jew, fuq ir-responsabbiltà tiegħu stess, jaċċerta li dan ikun sar, qabel ma jieħu d-deċiżjoni li jivvalida n-nefqa.
3. Id-deċiżjoni tal-validazzjoni tiġi espressa permezz tal-iffirmar ta’ kupun li jgħid “mgħoddi għall-pagament” mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew minn membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa permezz ta’ deċiżjoni formali tal-uffiċjal awtorizzanti u taħt ir-responsabbiltà tiegħu skont l-Artikolu 65(5) tar-Regolament Finanzjarju. Tali deċiżjonijiet ta’ għoti tas-setgħa jinżammu għal referenza futura.
Artikolu 101
Iċċertifikat korrett għall-ħlasijiet ta’ prefinanzjament
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
Għall-ħlasijiet ta’ prefinanzjament, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, jiċċertifika bl-approvazzjoni “iċċertifikat korrett” li l-kundizzjonijiet mitluba fl-impenn legali għall-ħlas ta’ prefinanzjament ikunu ssodisfati.
Artikolu 102
Il-mogħdija għall-pagament ta’ kuntratti ta’ akkwist għal ħlasijiet interim u ħlasijiet tal-bilanċ
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
Għal ħlasijiet interim u ħlasijiet tal-bilanċ li jikkorrispondu għal kuntratti ta’ akkwist, l-approvazzjoni “mgħoddi għall-pagament” tiċċertifika li:
(a)
l-istituzzjoni rċeviet fattura mħejjija mill-kuntrattur u rreġistrata b’mod formali;
(b)
il-fattura nnifisha, jew dokument intern li jakkumpanja l-fattura riċevuta, ġie(t) approvat(a) bħala “iċċertifikat(a) korrett(a)” u ffirmat(a) mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew minn membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli;
(c)
l-aspetti kollha tal-fattura ġew ivverifikati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew fuq responsabbiltà tiegħu bil-għan li jiġi stabbilit, b’mod partikolari, l-ammont li għandu jitħallas u l-validità tal-ħlas bħala ħelsien mid-dejn.
L-approvazzjoni “iċċertifikat korrett”, imsemmija fil-punt (b) tal-ewwel paragrafu, tiċċertifika li s-servizzi previsti fil-kuntratt ġew ipprovduti kif suppost, jew li l-provvisti previsti fil-kuntratt ġew ikkonsenjati kif suppost, jew li x-xogħol previst fil-kuntratt sar kif suppost. Għall-provvisti u x-xogħol, l-uffiċjal jew impjegat ieħor teknikament kompetenti jħejji ċertifikat provviżorju ta’ aċċettazzjoni, imbagħad ċertifikat finali ta’ aċċettazzjoni fi tmiem il-perjodu tal-garanzija stipulat fil-kuntratt. Dawn iż-żewġ ċertifikati jgħoddu bħala l-approvazzjoni “iċċertifikat korrett”.
Għall-ħlasijiet rikorrenti, inklużi l-ħlasijiet ta’ sottoskrizzjonijiet jew korsijiet ta’ taħriġ, l-approvazzjoni “iċċertifikat korrett” tiċċertifika li l-intitolament tal-kreditur huwa konformi mad-dokumenti rilevanti li jiġġustifikaw il-ħlas.
Artikolu 103
Il-mogħdija għall-pagament ta’ għotjiet għal ħlasijiet interim u ħlasijiet tal-bilanċ
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
Għal ħlasijiet interim u ħlasijiet tal-bilanċ li jikkorrispondu għal għotjiet, l-approvazzjoni “mgħoddi għall-pagament” tiċċertifika li:
(a)
l-istituzzjoni rċeviet talba għal ħlas imħejjija mill-benefiċjarju u rreġistrata b’mod formali;
(b)
it-talba għall-ħlas innifisha, jew dokument intern li jakkumpanja d-dikjarazzjoni tal-ispejjeż li ġiet riċevuta, ġie(t) approvat(a) bħala “iċċertifikat(a) korrett(a)” u ffirmat(a) minn uffiċjal jew impjegat ieħor teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli;
(c)
l-aspetti kollha tat-talba għall-ħlas ġew ivverifikati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew fuq responsabbiltà tiegħu bil-għan li jiġi stabbilit, b’mod partikolari, l-ammont li għandu jitħallas u l-validità tal-ħlas bħala ħelsien mid-dejn.
Permezz tal-approvazzjoni msemmija fil-punt (b) tal-ewwel paragrafu, l-uffiċjal jew impjegat ieħor teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, jiċċertifika li l-programm ta’ azzjoni jew ta’ ħidma esegwit mill-benefiċjarju jkun f’kull rigward konformi mal-ftehim jew mad-deċiżjoni ta’ għotja, inkluż, meta applikabbli, li l-ispejjeż iddikjarati mill-benefiċjarju huma eliġibbli.
Artikolu 104
Il-mogħdija għall-pagament ta’ nfiq fuq il-persunal
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
Għal ħlasijiet li jikkorrispondu għal nefqa fuq il-persunal, l-approvazzjoni “mgħoddi għall-pagament” tiċċertifika li jeżistu d-dokumenti ta’ sostenn li ġejjin:
(a)
fir-rigward tas-salarju ta’ kull xahar:
(i)
il-lista sħiħa tal-persunal, li tinkludi l-komponenti kollha tar-remunerazzjoni;
(ii)
formola (dokument b’informazzjoni personali) ibbażata fuq id-deċiżjonijiet meħuda f’kull każ individwali, li turi kwalunkwe bidla f’kull komponent tar-remunerazzjoni, kull meta ssir tali bidla;
(iii)
fil-każ ta’ reklutaġġi jew ħatriet, kopja vera ċċertifikata tad-deċiżjoni dwar ir-reklutaġġ jew il-ħatra li takkumpanja l-approvazzjoni tal-ewwel ħlas tas-salarju;
(b)
fir-rigward ta’ remunerazzjonijiet oħra bħal persunal mħallas bis-siegħa jew bil-ġurnata: dikjarazzjoni ffirmata mill-membru tal-persunal awtorizzat li turi l-ġranet u s-sigħat li jkunu nħadmu;
(c)
fir-rigward tas-sahra: dikjarazzjoni ffirmata mill-membru tal-persunal awtorizzat li tiċċertifika l-ammont ta’ sahra maħduma;
(d)
fir-rigward tal-ispejjeż tal-missjonijiet:
(i)
l-ordni tal-ivvjaġġar iffirmata mill-awtorità kompetenti;
(ii)
id-dikjarazzjoni tal-ispejjeż tal-missjonijiet, iffirmata mill-membru tal-persunal tal-missjoni u mis-superjur amministrattiv li lilu ġew iddelegati l-poteri xierqa, jekk l-ispejjeż tal-missjoni jkunu differenti mill-ordni tal-istess missjoni;
(e)
fir-rigward ta’ xi nefqa amministrattiva oħra relatata mal-persunal, inklużi sottoskrizzjonijiet jew korsijiet ta’ taħriġ li, skont il-kuntratt, għandhom jitħallsu bil-quddiem: id-dokumenti ta’ sostenn imsemmija fid-deċiżjoni li fuqha tkun ibbażata n-nefqa u bil-komponenti kollha tal-kalkolu.
Id-dikjarazzjoni tal-ispejjeż tal-missjonijiet imsemmija fil-punt (d)(ii) tal-ewwel subparagrafu tindika l-post tal-missjoni, id-dati u l-ħinijiet tat-tluq u tal-wasla fil-post tal-missjoni, l-ispejjeż tal-ivvjaġġar, l-ispejjeż tal-għajxien u spejjeż oħra debitament awtorizzati wara l-preżentazzjoni ta’ dokumenti ta’ sostenn.
Artikolu 105
Forma materjali ta’ “mgħoddi għall-pagament”
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
F’sistema mhux kompjuterizzata, l-approvazzjoni “mgħoddi għall-pagament” tieħu l-forma ta’ timbru li jinkorpora l-firma tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew ta’ membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli skont l-Artikolu 100. F’sistema kompjuterizzata, l-approvazzjoni “mgħoddi għall-pagament” tieħu l-forma ta’ validazzjoni assigurata b’mod elettroniku mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew minn membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
Artikolu 106
Forma materjali ta’ “iċċertifikat korrett”
(l-Artikolu 88 tar-Regolament Finanzjarju)
F’sistema mhux kompjuterizzata, l-“iċċertifikat korrett” tieħu l-forma ta’ timbru li jinkorpora l-firma tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew ta’ membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli skont l-Artikolu 101. F’sistema kompjuterizzata, l-“iċċertifikat korrett” tista’ tieħu l-forma ta’ validazzjoni assigurata b’mod elettroniku mill-membru tal-persunal teknikament kompetenti, li jkun ingħata s-setgħa mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
Taqsima 3
Awtorizzazzjoni tal-Ħlasijiet
Artikolu 107
Kontrolli fuq il-ħlasijiet mill-uffiċjal awtorizzanti
(l-Artikolu 89 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta jagħmel l-ordni ta’ ħlas, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiżgura li:
(a)
l-ordni ta’ ħlas tkun inħarġet kif suppost, jiġifieri li tkun ittieħdet deċiżjoni ta’ validazzjoni korrispondenti minn qabel fil-forma ta’ “mgħoddi għall-pagament”, li d-dettalji tal-benefiċjarju huma korretti u li l-ammont huwa dovut;
(b)
l-ordni ta’ ħlas tikkorrispondi għall-impenn baġitarju rreġistrata taħtu;
(c)
in-nefqa tiġi inkluża fil-partita korretta fil-baġit;
(d)
l-approprjazzjonijiet ikunu disponibbli.
Artikolu 108
Dettalji obbligatorji fuq l-ordnijiet ta’ ħlas u t-trażmissjoni lill-uffiċjal tal-kontabilità
(l-Artikolu 89 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-ordni ta’ ħlas tispeċifika:
(a)
is-sena finanzjarja fejn għandha tiġi rreġistrata n-nefqa;
(b)
l-artikolu fil-baġit u kull subdiviżjoni oħra li tista’ tapplika;
(c)
ir-referenzi tal-impenn legali li jwassal għall-intitolament għall-ħlas;
(d)
ir-referenzi tal-impenn baġitarju fejn għandha tiġi rreġistrata;
(e)
l-ammont li għandu jitħallas, espress fil-munita euro;
(f)
l-isem, l-indirizz u d-dettalji tal-kont bankarju tal-benefiċjarju;
(g)
l-oġġett tan-nefqa;
(h)
il-mezzi tal-ħlas;
(i)
id-dħul tal-entrati fl-inventarju skont l-Artikolu 248.
2. L-ordni ta’ ħlas tiġi ddatata u ffirmata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u mbagħad tintbagħat lill-uffiċjal tal-kontabilità.
Taqsima 4
Ħlasijiet tan-Nefqa
Artikolu 109
Tipi ta’ ħlasijiet
(l-Artikolu 90 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-prefinanzjament jipprovdi float. Dan jista’ jinqasam f’għadd ta’ ħlasijiet skont il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
2. Ħlas interim, li jista’ jiġi ripetut, jista’ jkopri n-nefqa magħmula għall-implimentazzjoni tad-deċiżjoni jew tal-ftehim jew biex jitħallsu s-servizzi, il-provvisti jew ix-xogħlijiet li jkunu saru u/jew li ġew ikkonsenjati fl-istadji interim tal-kuntratt. Huwa jista’ jikklerja l-prefinanzjament kollu jew parti minnu, bla ħsara għad-dispożizzjonijiet tal-att bażiku.
3. L-għeluq tan-nefqa jieħu l-forma tal-ħlas tal-bilanċ, li ma jistax jiġi ripetut u li jikklerja n-nefqa kollha li tkun saret qabel, jew ordni ta’ rkupru.
Artikolu 110
Dokumenti ta’ sostenn
(l-Artikolu 90 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-prefinanzjament, inkluż fil-każijiet fejn dan jinqasam f’għadd ta’ ħlasijiet, jitħallas fuq il-bażi tal-kuntratt, tad-deċiżjoni, tal-ftehim jew tal-att bażiku, jew fuq il-bażi ta’ dokumenti ta’ sostenn li jagħmluha possibbli li jiġi vverifikat li t-termini tal-kuntratt, tad-deċiżjoni jew tal-ftehim inkwistjoni jkunu qed jiġu rrispettati. Jekk tiġi stabbilita data għall-ħlas tal-prefinanzjament f’dawk l-istrumenti, il-ħlas tal-ammont dovut ma jiddependix fuq talba oħra.
2. Il-ħlasijiet interim u l-ħlasijiet tal-bilanċi jkunu bbażati fuq dokumenti ta’ sostenn li jagħmluha possibbli li jiġi vverifikat jekk l-azzjoni ffinanzjata saritx skont l-att bażiku jew skont id-deċiżjoni, jew inkella skont it-termini tal-kuntratt jew tal-ftehim.
3. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jistabbilixxi, skont il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, in-natura tad-dokumenti ta’ sostenn imsemmija f’dan l-Artikolu skont l-att bażiku, id-deċiżjonijiet, il-kuntratti u l-ftehimiet. Ir-rapporti ta’ implimentazzjoni tekniċi u finanzjarji interim u finali jikkostitwixxu dokumenti ta’ sostenn għall-finijiet tal-paragrafu 2.
4. Id-dokumenti ta’ sostenn jinżammu mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli skont l-Artikolu 48.
Taqsima 5
Limiti ta’ Żmien għall-Operazzjonijiet ta’ Nefqa
Artikolu 111
Limiti ta’ żmien għall-ħlas u l-imgħax awtomatiku
(l-Artikolu 92 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Iż-żmien permess sabiex isiru l-ħlasijiet jinftiehem bħala li jinkludi l-approvazzjoni, l-awtorizzazzjoni u l-ħlas tan-nefqa.
Huwa jibda jiddekorri minn dakinhar li tasal it-talba għal ħlas.
Talba għall-ħlas tiġi rreġistrata mid-dipartiment awtorizzat tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli mill-aktar fis possibbli u titqies li ġiet riċevuta mid-data meta tiġi rreġistrata.
Id-data tal-ħlas titqies li hija d-data meta jiġi debitat il-kont tal-istituzzjoni.
2. Talba għall-ħlas tinkludi l-elementi essenzjali li ġejjin:
(a)
l-identifikazzjoni tal-kreditur;
(b)
l-ammont;
(c)
il-munita;
(d)
id-data.
Fejn ikun hemm mill-anqas element essenzjali wieħed nieqes, it-talba għall-ħlas tiġi rifjutata.
Il-kreditur jiġi mgħarraf bil-miktub dwar ir-rifjut u r-raġunijiet għalih mill-aktar fis possibbli u fi kwalunkwe każ fi żmien 30 jum kalendarju mid-data tal-wasla tat-talba tal-ħlas.
3. Fil-każ ta’ sospensjoni kif imsemmija fl-Artikolu 92(2) tar-Regolament Finanzjarju, iż-żmien li jifdal sabiex isir il-ħlas jerġa’ jibda jiddekorri mid-data meta jaslu l-informazzjoni mitluba jew id-dokumenti riveduti jew minn meta titwettaq il-verifika ulterjuri neċessarja, inklużi l-kontrolli fuq il-post.
4. Kif jagħlaq iż-żmien stabbilit fl-Artikolu 92(1) tar-Regolament Finanzjarju, il-kreditur ikun intitolat għall-imgħax skont il-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
ir-rati tal-imgħax ikunu dawk imsemmija fl-Artikolu 83(2) ta’ dan ir-Regolament;
(b)
l-imgħax ikun pagabbli għall-perjodu li jgħaddi mill-jum kalendarju wara l-għeluq tal-limitu taż-żmien għall-ħlas stabbilit fl-Artikolu 92(1) tar-Regolament Finanzjarju sal-jum tal-ħlas.
Madankollu, meta l-imgħax ikkalkolat skont l-ewwel subparagrafu jkun inqas minn jew ugwali għal EUR 200, dan jitħallas lill-kreditur biss wara talba li tiġi sottomessa fi żmien xahrejn mill-wasla tal-ħlas tard.
5. Kull istituzzjoni tibgħat lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill rapport dwar il-konformità mal-limiti ta’ żmien u dwar is-sospensjoni tal-limiti ta’ żmien stipulati fl-Artikolu 92 tar-Regolament Finanzjarju. Ir-rapport tal-Kummissjoni jkun anness mas-sommarju tar-rapporti annwali tal-attività msemmi fl-Artikolu 66(9) tar-Regolament Finanzjarju.
KAPITOLU 7
Sistemi tal-IT
Artikolu 112
Deskrizzjoni tas-sistemi tal-IT
(l-Artikolu 93 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta jintużaw sistemi u sottosistemi tal-kompjuter għall-ipproċessar ta’ operazzjonijiet għall-implimentazzjoni tal-baġit, tkun meħtieġa deskrizzjoni sħiħa u aġġornata ta’ kull sistema jew sottosistema.
Kull deskrizzjoni tiddefinixxi l-kontenut ta’ x’għandu jiddaħħal u fejn għandu jiddaħħal u tiddeskrivi kif is-sistema tittratta kull operazzjoni individwali. Hija turi fid-dettall kif is-sistema tiggarantixxi li kull operazzjoni tista’ tkun ivverifikata mill-bidu sat-tmiem.
Artikolu 113
Arkivjar perjodiku
(l-Artikolu 93 tar-Regolament Finanzjarju)
Id-dejta fis-sistemi u s-sottosistemi tal-kompjuter tiġi arkivjata perjodikament u miżmuma f’post sigur.
KAPITOLU 8
L-awditur intern
Artikolu 114
Il-ħatra tal-awditur intern
(l-Artikolu 98 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kull istituzzjoni taħtar l-awditur intern tagħha skont l-arranġamenti adattati għall-karatteristiċi u r-rekwiżiti speċifiċi tagħha. L-istituzzjoni tinforma lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill dwar il-ħatra tal-awditur intern.
2. Skont il-karatteristiċi u r-rekwiżiti speċifiċi tagħha, kull istituzzjoni tiddetermina l-għan tal-missjoni tal-awditur intern u tistabbilixxi fid-dettall l-objettivi u l-proċeduri għall-eżerċizzju tal-funzjoni ta’ awditjar intern b’rispett xieraq għall-istandards internazzjonali tal-awditjar intern.
3. L-istituzzjoni tista’ taħtar bħala awditur intern, minħabba l-kompetenza partikolari tiegħu, uffiċjal jew impjegat ieħor kopert mir-Regolamenti tal-Persunal magħżul minn fost iċ-ċittadini tal-Istati Membri.
4. Jekk ikun hemm żewġ istituzzjonijiet jew aktar li jaħtru lill-istess awditur intern, huma jagħmlu l-arranġamenti meħtieġa għalih sabiex jiġi ddikjarat bħala responsabbli għall-azzjonijiet tiegħu kif stipulat fl-Artikolu 119.
5. L-istituzzjoni tinforma lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill meta jintemmu d-dmirijiet tal-awditur intern.
Artikolu 115
Riżorsi għall-awditur intern
(l-Artikolu 99 tar-Regolament Finanzjarju)
L-istituzzjoni tipprovdi r-riżorsi meħtieġa biex l-awditur intern ikun jista’ jaqdi sew il-funzjoni tiegħu ta’ awditjar intern, kif ukoll karta tal-missjoni li tiddeskrivi fid-dettall il-kompiti, id-dmirijiet u l-obbligi tiegħu.
Artikolu 116
Il-programm ta’ ħidma
(l-Artikolu 99 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awditur intern jadotta l-programm ta’ ħidma tiegħu u jissottomettih lill-istituzzjoni.
2. L-istituzzjoni tista’ titlob lill-awditur intern biex iwettaq awditi li ma jkunux inklużi fil-programm ta’ ħidma msemmi fil-paragrafu 1.
Artikolu 117
Rapporti tal-awditur intern
(l-Artikolu 99 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awditur intern jibgħat lill-istituzzjoni r-rapport annwali dwar l-awditjar intern previst fl-Artikolu 99(3) tar-Regolament Finanzjarju, fejn jindika l-għadd u t-tip ta’ awditi interni mwettqa, ir-rakkomandazzjonijiet prinċipali li saru u l-azzjoni li ttieħdet fuq dawk ir-rakkomandazzjonijiet.
Dak ir-rapport annwali jsemmi wkoll kwalunkwe problema sistemika li tiġi osservata mill-grupp speċjalizzat imwaqqaf skont l-Artikolu 73(6) tar-Regolament Finanzjarju.
2. Kull istituzzjoni tikkunsidra jekk ir-rakkomandazzjonijiet magħmula fir-rapporti tal-awditur intern tagħha humiex adatti għal skambju tal-aqwa prattiċi ma’ istituzzjonijiet oħra.
3. L-awditur intern, waqt li jkun qiegħed jelabora r-rapport tiegħu, jiffoka b’mod partikolari fuq il-konformità ġenerali mal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba u jiżgura li jkunu ttieħdu l-miżuri xierqa sabiex tittejjeb u tissaħħaħ kontinwament l-applikazzjoni tiegħu.
Artikolu 118
Indipendenza
(l-Artikolu 100 tar-Regolament Finanzjarju)
L-awditur intern igawdi minn indipendenza totali fit-twettiq tal-awditi tiegħu. Huwa ma jistax jingħata struzzjonijiet u ma jistax ikun ristrett b’xi mod fir-rigward tal-funzjonijiet li, minħabba l-ħatra tiegħu, huma mogħtija lilu skont ir-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 119
Ir-responsabbiltà tal-awditur intern
(l-Artikolu 100 tar-Regolament Finanzjarju)
L-istituzzjoni weħidha, billi timxi skont dan l-Artikolu, tista’ taġixxi biex l-awditur intern, bħala uffiċjal jew impjegat ieħor soġġett għar-Regolamenti tal-Persunal, ikun iddikjarat bħala responsabbli għall-azzjonijiet tiegħu.
L-istituzzjoni tieħu deċiżjoni motivata biex tibda investigazzjoni. Dik id-deċiżjoni tiġi kkomunikata lill-parti interessata. Taħt ir-responsabbiltà diretta tagħha, l-istituzzjoni tista’ tagħti l-investigazzjoni f’idejn uffiċjal wieħed jew aktar, ta’ grad ugwali jew ogħla minn dak tal-membru tal-persunal ikkonċernat. Il-fehmiet tal-parti interessata jinstemgħu matul l-investigazzjoni.
Ir-rapport tal-investigazzjoni jintbagħat lill-parti interessata, li mbagħad għandha tinstema’ mill-istituzzjoni fuq is-suġġett ta’ dak ir-rapport.
Abbażi tar-rapport u s-smigħ, l-istituzzjoni tadotta deċiżjoni motivata li ttemm il-proċeduri jew deċiżjoni motivata skont l-Artikoli 22, 86 u l-Anness IX tar-Regolamenti tal-Persunal. Id-deċiżjonijiet li jimponu miżuri dixxiplinarji jew pieni finanzjarji jiġu nnotifikati lill-parti interessata u jintbagħtu, għall-finijiet ta’ informazzjoni, lill-istituzzjonijiet l-oħra tal-Qorti tal-Awdituri.
Il-parti interessata tista’ tressaq azzjoni fir-rigward ta’ tali deċiżjonijiet quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea, kif previst fir-Regolamenti tal-Persunal.
Artikolu 120
Azzjoni quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea
(l-Artikolu 100 tar-Regolament Finanzjarju)
Bla ħsara għar-rimedji permessi mir-Regolamenti tal-Persunal, l-awditur intern jista’ jressaq azzjoni direttament quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea għal kull att relatat mal-qadi ta’ dmirijietu bħala awditur intern. Azzjoni bħal din għandha tiġi ddepożitata fi żmien tliet xhur mill-jum kalendarju meta jkun innotifikat l-att inkwistjoni.
Tali azzjonijiet jiġu investigati u jinstemgħu kif previst fl-Artikolu 91(5) tar-Regolamenti tal-Persunal tal-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
TITOLU V
AKKWIST
KAPITOLU 1
Dispożizzjonijiet ġenerali
Taqsima 1
Kamp ta’ Applikazzjoni u Prinċipji tal-Għoti
Artikolu 121
Definizzjonijiet u kamp ta’ applikazzjoni
(l-Artikolu 101 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kuntratti ta’ bini jkopru x-xiri, il-kiri fit-tul, l-użufrutt, it-twellija, il-kiri jew ix-xiri bin-nifs, bil-possibbiltà jew le ta’ xiri, ta’ art, binjiet eżistenti jew proprjetà immobbli oħra.
2. Il-kuntratti ta’ provvista jkopru x-xiri, it-twellija, il-kiri jew il-ħlas bin-nifs bil-possibbiltà jew le ta’ xiri. Kuntratt għall-forniment ta’ prodotti u, b’mod inċidentali, għat-tqegħid u l-installazzjoni jitqies bħala kuntratt ta’ provvista.
3. Il-kuntratti ta’ xogħlijiet ikopru l-eżekuzzjoni, jew kemm id-disinn kif ukoll l-eżekuzzjoni, ta’ xogħlijiet jew xogħol relatat ma’ waħda mill-attivitajiet imsemmija fl-Anness I tad-Direttiva 2004/18/KE, jew it-twettiq, bi kwalunkwe mezz, ta’ xogħol li jissodisfa r-rekwiżiti speċifikati mill-awtorità kontraenti. “Xogħol” tfisser ir-riżultat ta’ xogħlijiet ta’ bini jew ta’ inġinerija ċivili li minnu nnifsu jista’ jaqdi funzjoni ekonomika jew teknika.
4. Il-kuntratti ta’ servizzi jkopru s-servizzi intellettwali u mhux intellettwali kollha għajr dawk li huma koperti minn kuntratti ta’ provvista, kuntratti ta’ xogħlijiet jew kuntratti ta’ bini.
Kuntratt li jkopri żewġ tipi jew aktar ta’ akkwisti (xogħlijiet, servizzi jew provvisti) jingħata skont id-dispożizzjonijiet applikabbli għat-tip ta’ akkwist li jikkaratterizza s-suġġett prinċipali tal-kuntratt inkwistjoni.
Fil-każ ta’ kuntratti mħallta li jikkonsistu minn servizzi u provvisti, l-għan prinċipali jiġi stabbilit bi tqabbil tal-valuri tas-servizzi jew il-provvisti rilevanti.
Kwalunkwe referenza għan-nomenklaturi fil-kuntest tal-akkwist pubbliku ssir bl-użu tal-“Vokabularju Komuni dwar l-Akkwisti Pubbliċi (CPV)” kif stabbilit fir-Regolament (KE) Nru 2195/2002 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (11).
5. It-termini “kuntrattur tax-xogħol”, “fornitur” u “fornitur ta’ servizzi” jkopru kwalunkwe persuna fiżika jew ġuridika jew kull entità pubblika jew konsorzju ta’ tali persuni u/jew korpi li joffru li jwettqu xogħlijiet, ifornu prodotti u jipprovdu servizzi. It-terminu “operatur ekonomiku” ifisser “kuntratturi tax-xogħol”, “fornituri” u “fornituri ta’ servizzi”. “Offerenti” tfisser operaturi ekonomiċi li jkunu ssottomettew offerta. “Kandidati” tfisser dawk li jkunu talbu sabiex jitħallew jieħdu sehem fi proċedura ristretta, djalogu kompetittiv, jew proċedura nnegozjata. “Bejjiegħa” tfisser operaturi ekonomiċi rreġistrati f’lista ta’ bejjiegħa skont l-Artikolu 136(1)(b).
Konsorzji ta’ operaturi ekonomiċi jkunu awtorizzati li jitfgħu offerti jew li jkunu kandidati. L-awtoritajiet kontraenti ma jistgħux jesiġu li l-konsorzji jkollhom forma legali partikolari sabiex jitħallew jitfgħu offerta jew jitolbu li jieħdu sehem, iżda l-konsorzju magħżul jista’ jintalab jadotta forma legali partikolari wara li jkun ingħatalu l-kuntratt jekk tali bidla tkun meħtieġa għat-twettiq xieraq tal-kuntratt.
6. Id-dipartimenti tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni jitqiesu bħala awtoritajiet kontraenti, ħlief meta jikkonkludu bejniethom arranġamenti amministrattivi għall-forniment ta’ servizzi, il-provvista ta’ prodotti, għat-twettiq ta’ xogħlijiet jew għall-implimentazzjoni ta’ kuntratti ta’ bini.
7. Assistenza teknika tfisser l-attivitajiet ta’ appoġġ u ta’ bini tal-kapaċità li jkunu meħtieġa għall-implimentazzjoni ta’ programm jew azzjoni, b’mod partikolari attivitajiet ta’ preparazzjoni, ġestjoni, evalwazzjoni, awditjar u kontroll.
8. L-iskambji kollha mal-kuntratturi, inklużi l-konklużjoni ta’ kuntratti u kwalunkwe emenda għalihom, jistgħu jsiru permezz ta’ sistemi ta’ skambju elettroniċi stabbiliti mill-awtorità kontraenti.
9. Dawn is-sistemi jissodisfaw ir-rekwiżiti li ġejjin:
(a)
persuni awtorizzati biss jista’ jkollhom aċċess għas-sistema u d-dokumenti trażmessi fiha;
(b)
persuni awtorizzati biss jistgħu jiffirmaw jew jittrażmettu dokument permezz tas-sistema;
(c)
persuni awtorizzati jridu jiġu identifikati permezz tas-sitema permezz ta’ mezzi stabbiliti.
(d)
il-ħin u d-data tat-tranżazzjoni elettronika jridu jiġu stabbiliti bi preċiżjoni;
(e)
trid tinżamm l-integrità tad-dokumenti;
(f)
trid tinżamm id-disponibilità tad-dokumenti;
(g)
fejn ikun xieraq, trid tinżamm il-kunfidenzjalità tad-dokumenti;
(h)
trid tiġi żgurata l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
10. Dejta mibgħuta jew riċevuta permezz ta’ sistema bħal din tgawdi mill-preżunzjoni legali tal-integrità tad-dejta u l-preċiżjoni tad-data u l-ħin ta’ meta ntbagħtet jew ġiet riċevuta d-dejta indikati mis-sistema.
Dokument mibgħut jew innotifikat permezz ta’ sistema bħal din jitqies ekwivalenti għal dokument fuq karta, għandu jkun ammissibbli bħala prova fi proċedimenti legali, għandu jitqies oriġinali u għandu jgawdi l-preżunzjoni legali tal-awtentiċità u l-integrità tiegħu, bil-kundizzjoni li ma jkunx fih karatteristiċi dinamiċi li kapaċi jbiddluh b’mod awtomatiku.
Il-firem elettroniċi msemmija fil-punt (b) tal-paragrafu 9 jkollhom l-effett legali ekwivalenti ta’ firem bl-idejn.
Artikolu 122
Kuntratti qafas u kuntratti speċifiċi
(l-Artikolu 101 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kuntratt qafas ma jistax ikun għal aktar minn erba’ snin, ħlief f’każijiet eċċezzjonali debitament ġustifikati b’mod partikolari mis-suġġett tal-kuntratt qafas.
Kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas jingħataw skont it-termini tal-kuntratt qafas, bejn l-awtoritajiet kontraenti u l-kuntratturi tal-kuntratt qafas.
Meta jingħataw kuntratti speċifiċi, il-partijiet ma jistgħux jagħmlu tibdil sostanzjali għall-kuntratt qafas.
2. Meta kuntratt qafas jiġi konkluż ma’ operatur ekonomiku wieħed biss, il-kuntratti speċifiċi jingħataw fil-limiti tat-termini stipulati fil-kuntratt qafas.
F’ċirkustanzi debitament ġustifikati, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jikkonsultaw bil-miktub lill-kuntrattur, u jitolbuh jissupplimenta l-offerta tiegħu jekk meħtieġ.
3. Meta kuntratt qafas ikun irid jiġi konkluż ma’ diversi operaturi ekonomiċi, dan jiġi konkluż ma’ tal-anqas tliet operaturi, bil-kundizzjoni li jkun hemm numru suffiċjenti ta’ operaturi ekonomiċi li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla jew numru suffiċjenti ta’ offerti ammissibbli li jissodisfaw il-kriterji tal-għoti.
Kuntratt qafas ma’ diversi operaturi ekonomiċi jista’ jieħu l-forma ta’ kuntratti separati li jkun fihom termini identiċi.
Kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas konklużi ma’ diversi operaturi jingħataw f’konformità mal-arranġamenti li ġejjin:
(a)
fil-każ ta’ kuntratti qafas mingħajr ftuħ mill-ġdid tal-kompetizzjoni bl-applikazzjoni tat-termini stabbiliti fil-kuntratt qafas;
(b)
fil-każ ta’ kuntratti qafas bi ftuħ mill-ġdid tal-kompetizzjoni, wara li l-partijiet ikunu reġgħu kkompetew fuq il-bażi tal-istess termini li, jekk ikun meħtieġ, jiġu fformulati b’mod aktar preċiż u, fejn ikun xieraq, fuq il-bażi ta’ termini oħra msemmija fl-ispeċifikazzjonijiet tal-kuntratt qafas.
Għal kull kuntratt speċifiku li għandu jingħata skont l-arranġamenti fil-punt (b) tat-tielet subparagrafu, l-awtoritajiet kontraenti jikkonsultaw bil-miktub lill-kuntratturi tal-kuntratt qafas, u jistabbilixxu limitu ta’ żmien li jkun twil biżżejjed sabiex l-offerti jkunu jistgħu jiġu ppreżentati. L-offerti jiġu sottomessi bil-miktub. L-awtoritajiet kontraenti jagħtu kull kuntratt speċifiku lill-offerent li jkun tefa’ l-aħjar offerta fuq il-bażi tal-kriterji tal-għoti stipulati fl-ispeċifikazzjoni tal-kuntratt qafas.
4. F’setturi soġġetti għal evoluzzjoni mgħaġġla tal-prezzijiet u tat-teknoloġija, il-kuntratti qafas mingħajr ftuħ mill-ġdid tal-kompetizzjoni jinkludu klawsola dwar reviżjoni ta’ nofs it-terminu jew dwar sistema ta’ valutazzjoni komparattiva. Wara r-reviżjoni ta’ nofs it-terminu, jekk il-kundizzjonijiet stabbiliti inizjalment ma jkunux għadhom adattati għall-evoluzzjoni tal-prezzijiet jew tat-teknoloġija, l-awtorità kontraenti ma tistax tuża l-kuntratt qafas ikkonċernat u tieħu l-miżuri xierqa sabiex ittemmu.
5. Huma biss il-kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas li jiġu ppreċeduti minn impenn tal-baġit.
Taqsima 2
pubblikazzjoni
Artikolu 123
Reklamar tal-kuntratti koperti mid-Direttiva 2004/18/KE
(l-Artikolu 103 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-pubblikazzjoni għall-kuntratti b’valur daqs jew akbar mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1) tikkonsisti f’avviż dwar kuntratt, bla ħsara għall-Artikolu 134, u avviż ta’ għoti. Avviż minn qabel ta’ informazzjoni jkun obbligatorju biss meta l-awtorità kontraenti jkollha l-ħsieb li tuża l-possibilità li tqassar il-limiti taż-żmien biex tirċievi l-offerti skont l-Artikolu 152(4).
2. L-avviż minn qabel ta’ informazzjoni huwa l-avviż li permezz tiegħu l-awtoritajiet kontraenti jgħarrfu, bħala gwida, il-valur totali stmat u s-suġġett tal-kuntratti u l-kuntratti qafas li jkun beħsiebhom jagħtu matul sena finanzjarja, minbarra l-kuntratti bil-proċedura negozjata mingħajr pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt.
L-avviż minn qabel ta’ informazzjoni jiġi ppubblikat mill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet”) jew mill-awtoritajiet kontraenti nfushom fuq il-profil tax-xerrejja tagħhom.
L-avviż ta’ informazzjoni minn qabel obbligatorju jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet jew jiġi ppubblikat fuq il-profil tax-xerrej mill-aktar fis u fi kwalunkwe każ mhux aktar tard mill-31 ta’ Marzu ta’ kull sena finanzjarja.
L-awtoritajiet kontraenti li jippubblikaw l-avviż minn qabel ta’ informazzjoni fuq il-profil tax-xerrej tagħhom jibagħtu lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, b’mod elettroniku u billi jużaw il-format u l-proċeduri ta’ trażmissjoni speċifikati fil-punt (3) tal-Anness VIII għad-Direttiva 2004/18/KE, avviż li jħabbar il-pubblikazzjoni ta’ avviż minn qabel ta’ informazzjoni fuq profil tax-xerrej.
3. L-avviż dwar kuntratt huwa l-mezz li bih l-awtoritajiet kontraenti jgħarrfu l-intenzjoni tagħhom li jniedu proċedura għall-għoti ta’ kuntratt jew ta’ kuntratt qafas jew li jistabbilixxu sistema dinamika ta’ xiri skont l-Artikolu 131. Bla ħsara għall-kuntratti konklużi wara proċedura nnegozjata kif imsemmi fl-Artikolu 134, l-avviż dwar kuntratt ikun obbligatorju għall-kuntratti b’valur stmat li jkun daqs jew ogħla mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1).
Ma jkunx obbligatorju għall-kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas.
Fi proċedura miftuħa, l-avviż ta’ kuntratt jispeċifika d-data, il-ħin u, fejn ikun xieraq, il-post tal-laqgħa tal-kumitat tal-ftuħ, li għandha tkun miftuħa għall-offerenti.
L-awtoritajiet kontraenti jiddikjaraw jekk jawtorizzawx varjanti jew le u għandhom jispeċifikaw il-livelli minimi ta’ kapaċità li jitolbu jekk jużaw il-possibbiltà stipulata fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 146(2). Huma jispeċifikaw il-kriterji tal-għażla msemmija fl-Artikolu 146 li jkun beħsiebhom jużaw, in-numru minimu ta’ kandidati li jkun beħsiebhom jistiednu biex jitfgħu offerta u, fejn ikun xieraq, in-numru massimu, kif ukoll il-kriterji oġġettivi mhux diskriminatorji li jkun beħsiebhom jużaw biex jillimitaw in-numru, skont it-tieni subparagrafu tal-Artikolu 128(1).
Fejn ikun hemm aċċess mingħajr restrizzjonijiet, sħiħ u dirett għas-sejħa għall-offerti permezz ta’ mezzi elettroniċi, b’mod partikolari fis-sistemi dinamiċi ta’ xiri msemmija fl-Artikolu 131, l-indirizz tal-Internet fejn jistgħu jiġu kkonsultati dawn id-dokumenti jidher fl-avviż tal-kuntratt.
L-awtoritajiet kontraenti li jkunu jixtiequ jorganizzaw kompetizzjoni joħorġu avviż li fih iħabbru l-intenzjoni tagħhom.
Fejn ikun xieraq, l-awtoritajiet kontraenti jispeċifikaw fl-avviż ta’ kuntratt li l-proċedura ta’ akkwist hija proċedura ta’ akkwist interistituzzjonali. F’każijiet bħal dawn, l-avviż ta’ kuntratt jindika l-istituzzjonijiet, l-aġenziji eżekuttivi jew il-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju li jkunu involuti fil-proċedura ta’ akkwist, l-istituzzjoni responsabbli mill-proċedura ta’ akkwist u l-volum globali tal-kuntratti għal dawk l-istituzzjonijiet, l-aġenziji eżekuttivi jew il-korpi kollha.
4. L-avviż ta’ għoti jagħti r-riżultat tal-proċedura għall-għoti ta’ kuntratti, kuntratti qafas jew kuntratti bbażati fuq sistema dinamika ta’ xiri. Fil-każ ta’ kuntratti b’valur daqs jew ogħla mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), l-avviż ta’ għoti jkun obbligatorju. Ma jkunx obbligatorju għall-kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas.
L-avviż ta’ għoti jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet mhux aktar tard minn 48 jum kalendarju minn meta jiġi ffirmat il-kuntratt jew il-kuntratt qafas. Madankollu, l-avviżi li jirrigwardaw kuntratti bbażati fuq sistema dinamika ta’ xiri jistgħu jinġabru flimkien fuq bażi ta’ kull tliet xhur. F’każijiet bħal dawn, huma jintbagħtu lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet mhux aktar tard minn 48 jum wara t-tmiem ta’ kull perjodu ta’ tliet xhur.
L-awtoritajiet kontraenti li jkunu organizzaw kompetizzjoni ta’ disinn jibagħtu lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet avviż dwar ir-riżultati tal-kompetizzjoni.
Fil-każ ta’ proċeduri interistituzzjonali, l-avviż ta’ għoti jintbagħat lill-awtorità kontraenti responsabbli għall-proċedura.
L-avviż ta’ għoti jintbagħat ukoll lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet fil-każ ta’ kuntratt jew kuntratt qafas b’valur daqs jew akbar mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1) u aġġudikat skont proċedura negozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt, fi żmien suffiċjenti biex il-pubblikazzjoni sseħħ qabel l-iffirmar tal-kuntratt, skont it-termini u l-kundizzjonijiet stipulati fl-Artikolu 171(1).
Bla ħsara għall-Artikolu 21, l-informazzjoni relatata mal-valur u l-kuntratturi ta’ kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas matul sena finanzjarja tiġi ppubblikata fuq is-sit tal-Internet tal-awtorità kontraenti mhux aktar tard mit-30 ta’ Ġunju wara t-tmiem ta’ dik is-sena finanzjarja jekk, bħala riżultat tal-konklużjoni ta’ kuntratt speċifiku jew tal-volum aggregat tal-kuntratti speċifiċi, il-limiti msemmija fl-Artikolu 170(1) jinqabżu.
5. L-avviżi jsiru skont il-formoli standard adottati mill-Kummissjoni skont id-Direttiva 2004/18/KE.
Artikolu 124
Reklamar tal-kuntratti mhux koperti mid-Direttiva 2004/18/KE
(l-Artikolu 103 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kuntratti li jkollhom valur aktar baxx mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1) jiġu reklamati b’mezzi xierqa sabiex ikunu żgurati offerti kompetittivi u l-imparzjalità tal-proċedura ta’ akkwist. Tali reklamar jinvolvi:
(a)
avviż dwar kuntratt kif imsemmi fl-Artikolu 123(3), jew avviż ta’ sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess għal kuntratti li jkopru suġġett simili b’valur akbar mill-ammont imsemmi fl-Artikolu 137(1);
(b)
pubbliċità ex ante xierqa fuq l-Internet għal kuntratti b’valur akbar mill-ammont imsemmi fl-Artikolu 137(2).
2. Lista tal-kuntratturi li jingħatawlhom kuntratti ta’ bini u kuntratti ddikjarati sigrieti skont l-Artikolu 134(1)(j) ta’ dan ir-Regolament tiġi ppubblikata biss darba fis-sena, b’indikazzjoni tas-suġġett u l-valur tal-kuntratti mogħtija. Dik il-lista tintbagħat lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill. Fil-każ tal-Kummissjoni, dik il-lista tiġi annessa mas-sommarju tar-rapporti annwali tal-attività msemmija fl-Artikolu 66(9) tar-Regolament Finanzjarju.
3. L-informazzjoni dwar kuntratti b’valur akbar mill-ammont imsemmi fl-Artikolu 137(1) u li ma kinux is-suġġett ta’ avviż individwali ta’ aġġudikazzjoni tintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet. Il-listi annwali ta’ kuntratturi jintbagħtu sa mhux aktar tard mit-30 ta’ Ġunju tas-sena finanzjarja ta’ wara.
4. L-informazzjoni dwar kuntratti b’valur akbar mill-ammont imsemmi fl-Artikolu 137(2) tiġi ppubblikata fuq is-sit tal-Internet tal-istituzzjoni sa mhux aktar tard mit-30 ta’ Ġunju tas-sena finanzjarja ta’ wara.
Artikolu 125
Pubblikazzjoni tal-avviżi
(l-Artikolu 103 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet jippubblika l-avviżi msemmija fl-Artikoli 123 u 124 f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea sa mhux aktar tard minn 12-il ġurnata kalendarja minn meta jinħarġu.
Il-perjodu speċifikat fl-ewwel subparagrafu jitnaqqas għal ħamest ijiem kalendarji fil-każ tal-proċeduri mgħaġġla msemmija fl-Artikolu 154.
2. L-awtoritajiet kontraenti jridu jkunu kapaċi jipprovdu evidenza tad-data tal-ħruġ.
Artikolu 126
Forom oħra ta’ reklamar
(l-Artikolu 103 tar-Regolament Finanzjarju)
Minbarra r-reklamar previst fl-Artikoli 123, 124 u 125, il-kuntratti jistgħu jiġu reklamati bi kwalunkwe mod ieħor, speċjalment f’forma elettronika. Kwalunkwe reklamar ta’ dan it-tip irid jirreferi għall-avviż ippubblikat f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea, kif previst fl-Artikolu 125, jekk ikun ġie ppubblikat wieħed, u ma jistax jippreċedi l-pubblikazzjoni ta’ dak l-avviż, li huwa biss huwa awtentiku.
Tali reklamar ma jista’ jintroduċi l-ebda diskriminazzjoni bejn il-kandidati jew l-offerenti u lanqas ma jista’ jkun fih dettalji ħlief dawk inklużi fl-avviż tal-kuntratt, jekk ikun ġie ppubblikat.
Taqsima 3
Proċeduri ta’ Akkwist
Artikolu 127
Tipi ta’ proċeduri ta’ akkwist
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kuntratti jingħataw permezz ta’ sejħa għall-offerti, billi tintuża l-proċedura miftuħa, ristretta jew negozjata wara l-pubblikazzjoni ta’ avviż dwar kuntratt jew bi proċedura negozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt, fejn ikun xieraq wara kompetizzjoni.
2. Il-proċeduri ta’ akkwist ikunu miftuħa meta l-operaturi ekonomiċi interessati kollha jkunu jistgħu jitfgħu offerta. Dan japplika wkoll fil-każ tas-sistemi dinamiċi ta’ xiri msemmija fl-Artikolu 131.
Il-proċduri ta’ akkwist ikunu ristretti meta l-operaturi ekonomiċi kollha jkunu jistgħu jitolbu li jieħdu sehem iżda jkunu biss il-kandidati li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla msemmija fl-Artikolu 146 u li jiġu mistiedna fl-istess ħin u bil-miktub mill-awtoritajiet kontraenti, li jistgħu jitfgħu offerta jew soluzzjoni fil-qafas tal-proċedura ta’ djalogu kompetittiv imsemmija fl-Artikolu 132.
Il-fażi tal-għażla tista’ tiġi ripetuta għal kull kuntratt individwali, anki fil-każ ta’ djalogu kompetittiv, jew tista’ tinvolvi t-tfassil ta’ lista ta’ kandidati potenzjali skont il-proċedura msemmija fl-Artikolu 136(1)(a).
3. Fi proċedura nnegozjata, l-awtoritajiet kontraenti jikkonsultaw lill-offerenti tal-għażla tagħhom li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla stipulati fl-Artikolu 146, u jinnegozjaw it-termini tal-offerti tagħhom ma’ wieħed minnhom jew aktar.
Fi proċeduri nnegozjati fejn jiġi ppubblikat avviż dwar kuntratt, kif imsemmija fl-Artikolu 135, l-awtoritajiet kontraenti jistiednu fl-istess ħin u bil-miktub lill-kandidati magħżula sabiex jinnegozjaw.
4. Il-kompetizzjonijiet huma proċeduri li jippermettu lill-awtorità kontraenti li takkwista, l-aktar fl-oqsma tal-arkitettura u tal-inġinerija ċivili jew tal-ipproċessar tad-dejta, pjan jew disinn propost minn bord tal-għażla wara li dan ikun tpoġġa għal offerti kompetittivi bl-għoti ta’ premjijiet jew mingħajrhom.
Artikolu 128
L-għadd ta’ kandidati fi proċeduri ristretti jew innegozjati
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Fi proċedura ristretta u l-proċeduri msemmija fil-punti (a) u (b) tal-Artikolu 136(1), l-għadd ta’ kandidati mistiedna biex jitfgħu offerta ma jistax ikun inqas minn ħamsa, bil-kundizzjoni li jkun hemm numru suffiċjenti ta’ kandidati li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla.
L-awtorità kontraenti tista’ tipprovdi wkoll għal numru massimu ta’ kandidati, skont is-suġġett tal-kuntratt u fuq il-bażi ta’ kriterji tal-għażla oġġettivi u mhux diskriminatorji. F’każijiet bħal dawn, il-firxa u l-kriterji jridu jkunu indikati fl-avviż tal-kuntratt jew fis-sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess imsemmija fl-Artikoli 123 u 124.
Fi kwalunkwe każ, in-numru ta’ kandidati mistiedna biex jitfgħu l-offerti jrid ikun suffiċjenti biex tkun assigurata kompetizzjoni ġenwina.
2. Fi proċeduri nnegozjati u wara djalogu kompetittiv, in-numru ta’ kandidati mistiedna sabiex jinnegozjaw jew jagħmlu offerta ma jistax ikun ta’ anqas minn tlieta, bil-kundizzjoni li numru suffiċjenti ta’ kandidati jissodisfaw il-kriterji tal-għażla.
In-numru ta’ kandidati mistiedna sabiex jitfgħu offerta jrid jkun biżżejjed biex tiġi assigurata kompetizzjoni ġenwina.
L-ewwel u t-tieni subparagrafi ma japplikawx għal dawn li ġejjin:
(a)
kuntratti li jinvolvu valuri baxxi ħafna, kif imsemmija fl-Artikolu 137(2);
(b)
kuntratti għal servizzi legali skont in-nomenklatura tas-CPV;
(c)
kuntratti ddikjarati sigrieti, kif imsemmija fl-Artikolu 134(1)(j).
3. Meta n-numru ta’ kandidati li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla u l-livelli minimi jkun anqas min-numru minimu speċifikat fil-paragrafi 1 u 2, l-awtorità kontraenti tista’ tkompli l-proċedura billi tistieden lill-kandidat jew il-kandidati li jkollhom il-kapaċitajiet meħtieġa. Madankollu, l-awtorità kontraenti ma tistax tinkludi operaturi ekonomiċi li ma jkunux ġew inizjalment mistiedna biex jieħdu sehem fil-proċedura, jew kandidati li ma jkollhomx il-kapaċitajiet meħtieġa.
Artikolu 129
Arranġamenti għall-proċeduri nnegozjati
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
L-awtoritajiet kontraenti jinnegozjaw l-offerti mitfugħa, mal-offerenti, sabiex jadattawhom għar-rekwiżiti stabbiliti fl-avviż tal-kuntratt imsemmi fl-Artikolu 123 jew fl-ispeċifikazzjonijiet u fi kwalunkwe dokument addizzjonali u sabiex isibu l-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża.
Matul in-negozjar, l-awtoritajiet kontraenti jassiguraw trattament ugwali lill-offerenti kollha.
Fejn l-awtoritajiet kontraenti jkunu jistgħu, f’konformità mal-Artikolu 135, jagħtu kuntratti permezz ta’ proċedura nnegozjata wara li jkunu ppubblikaw avviż dwar kuntratt, huma jistgħu jirranġaw sabiex il-proċedura nnegozjata ssir fi stadji sabiex jitnaqqas in-numru ta’ offerti li jridu jiġu nnegozjati, filwaqt li jiġu applikati l-kriterji tal-għażla stipulati fl-avviż dwar il-kuntratt jew fl-ispeċifikazzjoni. L-avviż dwar il-kuntratt jew l-ispeċifikazzjoni jridu jindikaw li għandha tintuża din il-possibbiltà.
Artikolu 130
Kompetizzjonijiet
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Ir-regoli għall-organizzazzjoni ta’ kompetizzjoni jridu jiġu kkomunikati lil dawk kollha li jkunu interessati li jieħdu sehem.
In-numru ta’ kandidati mistiedna sabiex jipparteċipaw irid ikun suffiċjenti sabiex tkun assigurata kompetizzjoni ġenwina.
2. Il-bord tal-għażla jinħatar mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Huwa jkun iffurmat biss minn persuni fiżiċi li ma jkollhomx x’jaqsmu mal-parteċipanti fil-kompetizzjoni. Meta tkun meħtieġa kwalifika professjonali partikolari biex wieħed jieħu sehem f’kompetizzjoni, mill-anqas terz tal-membri tal-bord tal-għażla jrid ikollhom l-istess kwalifika jew waħda ekwivalenti.
Il-bord tal-għażla jkun awtonomu fl-opinjonijiet tiegħu. L-opinjonijiet tiegħu jiġu adottati fuq il-bażi tal-proġetti ppreżentati lilu b’mod anonimu mill-kandidati u fid-dawl biss tal-kriterji stipulati fl-avviż dwar il-kompetizzjoni.
3. Il-proposti u l-osservazzjonijiet tal-bord tal-għażla, abbażi tal-merti ta’ kull proġett individwali, jiġu rreġistrati f’rapport iffirmat mill-membri.
Il-kandidati jridu jibqgħu anonimi sakemm il-bord tal-għażla jkun ta l-opinjoni tiegħu.
Il-kandidati jistgħu jiġu mitluba mill-bord tal-għażla sabiex iwieġbu l-mistoqsijiet irreġistrati fir-rapport biex jiċċaraw proġett. Irid isir rapport sħiħ tad-djalogu li jirriżulta.
4. L-awtorità kontraenti mbagħad tieħu deċiżjoni li fiha tagħti l-isem u l-indirizz tal-kandidat magħżul u r-raġunijiet għalfejn intgħażel, b’referenza għall-kriterji mħabbra fl-avviż dwar il-kompetizzjoni, speċjalment jekk tkun tiddevja mill-proposti magħmula fl-opinjoni tal-bord tal-għażla.
Artikolu 131
Sistema dinamika ta’ xiri
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Is-sistema dinamika ta’ xiri hija proċess kompletament elettroniku għal xiri użat b’mod frekwenti, miftuħa matul il-perjodu sħiħ tagħha għal kull operatur ekonomiku li jissodisfa l-kriterji tal-għażla u li jkun issottometta offerta indikattiva li tikkonforma mal-ispeċifikazzjoni u kwalunkwe dokument addizzjonali. L-offerti indikattivi jistgħu jiġu mtejba f’kull ħin bil-kundizzjoni li jibqgħu konformi mal-ispeċifikazzjoni.
2. Sabiex tiġi stabbilita s-sistema dinamika ta’ xiri, l-awtoritajiet kontraenti jippubblikaw avviż ta’ kuntratt li jindika li tkun qiegħda tintuża sistema dinamika ta’ xiri u li jkun fih referenza għall-indirizz tal-Internet li joffri aċċess mingħajr restrizzjonijiet, sħiħ u dirett għall-ispeċifikazzjoni u għal kull dokument addizzjonali mill-ħin tal-pubblikazzjoni tal-avviż sal-għeluq tas-sistema.
Fl-ispeċifikazzjoni huma jindikaw, fost affarijiet oħra, in-natura tax-xirjiet previsti taħt dik is-sistema, u l-informazzjoni kollha neċessarja dwar is-sistema ta’ xiri, it-tagħmir elettroniku użat u l-arranġamenti u l-ispeċifikazzjonijiet tal-kollegament tekniku.
3. L-awtoritajiet kontraenti jagħtu lil kull operatur ekonomiku, matul il-perjodu kollu tas-sistema dinamika ta’ xiri, il-possibbiltà li jitfa’ offerta indikattiva sabiex jiġi ammess fis-sistema bil-kundizzjonijiet imsemmija fil-paragrafu 1. Huma jlestu l-evalwazzjoni fi żmien mhux aktar minn 15-il ġurnata mid-data tas-sottomissjoni tal-offerta indikattiva. Madankollu, huma jistgħu jestendu l-perjodu ta’ evalwazzjoni bil-kundizzjoni li sadanittant ma tinħareġ l-ebda sejħa għall-offerti.
L-awtorità kontraenti tinforma lill-offerenti mal-ewwel opportunità possibbli, li huma jkunu ġew ammessi fis-sistema dinamika ta’ xiri jew li l-offerta tagħhom kienet rifjutata.
4. Kull kuntratt speċifiku jkun is-suġġett ta’ sejħa għall-offerti. Qabel ma joħorġu din is-sejħa, l-awtoritajiet kontraenti jippubblikaw avviż simplifikat dwar il-kuntratt li bih jistiednu lill-atturi ekonomiċi interessati kollha biex jitfgħu offerta indikattiva, fi żmien li ma jistax ikun anqas minn 15-il ġurnata mid-data li fiha jintbagħat l-avviż simplifikat. L-awtoritajiet kontraenti ma jistgħux jipproċedu bl-offerti qabel ma jkunu lestew l-evalwazzjoni tal-offerti indikattivi kollha li jkunu rċevew sa dik id-data tal-għeluq.
L-awtoritajiet kontraenti jistiednu lill-offerenti kollha ammessi fis-sistema biex jitfgħu offerta fi żmien raġonevoli. Huma jagħtu l-kuntratt lill-offerent li jkun tefa’ l-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża fuq il-bażi tal-kriterji tal-għoti stipulati fl-avviż tal-kuntratt għall-istabbiliment tas-sistema dinamika ta’ xiri. Dawk il-kriterji jistgħu, jekk ikun meħtieġ, jiġu fformulati b’mod aktar preċiż fis-sejħa għall-offerti.
5. Sistema dinamika ta’ xiri ma tistax iddum għal aktar minn erba’ snin, ħlief f’każijiet eċċezzjonali ġustifikati sewwa.
L-awtoritajiet kontraenti ma jistgħux jużaw din is-sistema biex iwaqqfu, jillimitaw, jew iwasslu għal distorsjoni tal-kompetizzjoni.
Ma jistgħu jiġu imposti l-ebda ħlasijiet fuq l-operaturi ekonomiċi interessati jew lill-partijiet fis-sistema.
Artikolu 132
Djalogu kompetittiv
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Fil-każ ta’ kuntratti partikolarment kumplessi, meta l-awtorità kontraenti tqis li l-użu dirett tal-proċedura miftuħa jew l-arranġamenti preżenti li jirregolaw il-proċedura ristretta ma jippermettux li l-kuntratt jingħata lill-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża, hija tista’ tuża d-djalogu kompetittiv imsemmi fl-Artikolu 29 tad-Direttiva 2004/18/KE.
Kuntratt jitqies bħala “partikolarment kumpless” meta l-awtorità kompetenti ma tkunx oġġettivament kapaċi tiddefinixxi l-mezzi tekniċi li kapaċi jissodisfaw il-ħtiġijiet jew l-għanijiet jew li kapaċi jispeċifikaw il-karattru legali jew finanzjarju tal-proġett.
2. L-awtoritajiet kontraenti jippubblikaw avviż ta’ kuntratt li jispeċifika l-ħtiġijiet u r-rekwiżiti tagħhom, li huma għandhom jiddefinixxu f’dak l-avviż u/jew f’dokument deskrittiv.
3. L-awtoritajiet kontraenti jiftħu djalogu mal-kandidati li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla stipulati fl-Artikolu 146 sabiex jidentifikaw u jiddefinixxu l-mezzi l-aktar adatti sabiex jissodisfaw il-ħtiġijiet tagħhom.
Matul id-djalogu, l-awtoritajiet kontraenti jassiguraw it-trattament indaqs bejn l-offerenti kollha u l-kunfidenzjalità tas-soluzzjonijiet proposti jew ta’ informazzjoni oħra kkomunikata minn kandidat li jkun qiegħed jipparteċipa fid-djalogu, sakemm il-kandidat ma jaqbilx li din tiġi divulgata.
L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jipprovdu sabiex il-proċedura ssir fi stadji suċċessivi bil-għan li jitnaqqas in-numru ta’ soluzzjonijiet li għandhom jiġu diskussi matul il-fażi tad-djalogu billi japplikaw il-kriterji tal-għoti fl-avviż tal-kuntratt jew fid-dokument deskrittiv jekk din il-possibbiltà tiġi prevista fl-avviż tal-kuntratt jew fid-dokument deskrittiv.
4. Wara li jinfurmaw lill-parteċipanti dwar il-konklużjoni tad-djalogu, l-awtoritajiet kontraenti jitolbuhom jissottomettu l-offerti finali tagħhom fuq il-bażi tas-soluzzjoni jew is-soluzzjonijiet ippreżentati u speċifikati matul id-djalogu. Dawn l-offerti jinkludu l-elementi kollha meħtieġa u neċessarji għat-twettiq tal-proġett.
B’talba tal-awtorità kontraenti, dawn l-offerti jistgħu jiġu ċċarati, speċifikati u mtejba bil-kundizzjoni li dan ma jkollux l-effett li jinbidlu aspetti bażiċi tal-offerta jew tas-sejħa għall-offerti, liema bidla tista’ twassal għal distorsjoni tal-kompetizzjoni jew ikollha effett diskriminatorju.
B’talba tal-awtorità kontraenti, l-offerent identifikat li jkun tefa’ l-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża jista’ jiġi mitlub jiċċara aspetti tal-offerta jew jikkonferma l-impenji kontenuti fiha, bil-kundizzjoni li dan ma jwassalx għal bidla f’aspetti importanti tal-offerta jew tas-sejħa għall-offerti u ma jirriskjax li jgħawweġ il-kompetizzjoni jew li jikkawża diskriminazzjoni.
5. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jispeċifikaw il-prezzijiet jew il-ħlasijiet għall-parteċipanti fid-djalogu.
Artikolu 133
Akkwist konġunt
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
Fil-każ ta’ proċedura ta’ akkwist konġunt bejn istituzzjoni waħda u l-awtorità kontraenti minn Stat Membru, Stat tal-EFTA jew pajjiż kandidat tal-Unjoni wieħed jew aktar, japplikaw id-dispożizzjonijiet proċedurali applikabbli għall-istituzzjoni.
Fejn is-sehem appartenenti jew ġestit mill-awtorità kontraenti ta’ Stat Membru, fil-valur totali stmat tal-kuntratt ikun daqs jew aktar minn 50 %, jew f’każijiet oħra debitament ġustifikati, l-istituzzjoni tista’ tiddeċiedi li japplikaw ir-regoli proċedurali applikabbli għall-awtorità kontraenti minn Stat Membru, bil-kundizzjoni li dawn ikunu jistgħu jitqiesu bħala ekwivalenti għal dawk tal-istituzzjoni.
L-istituzzjoni u l-awtorità kontraenti mill-Istati Membri, l-Istati tal-EFTA jew il-pajjiżi kandidati tal-Unjoni kkonċernati bil-proċedura ta’ akkwist konġunt jaqblu b’mod partikolari dwar il-modalitajiet prattiċi għall-evalwazzjoni tat-talbiet għall-parteċipazzjoni jew l-offerti, l-għoti tal-kuntratt, il-liġi applikabbli għall-kuntratt u l-qorti kompetenti għas-smigħ ta’ tilwimiet.
Artikolu 134
Użu ta’ proċedura nnegozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jużaw il-proċedura negozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt, ikun xi jkun l-ammont stmat tal-kuntratt, fil-każijiet li ġejjin:
(a)
meta ma tkun ġiet sottomessal-ebda offerta, jew l-ebda offerta xierqa, jew l-ebda talba ta’ parteċipazzjoni bi tweġiba għal proċedura miftuħa jew għal proċedura ristretta wara li tkun tlestiet il-proċedura inizjali, bil-kundizzjoni li t-termini oriġinali tal-kuntratt kif speċifikati fid-dokumenti tal-offerta msemmija fl-Artikolu 138 ma jinbidlux b’mod sostanzjali;
(b)
meta, għal raġunijiet tekniċi jew artistiċi, jew għal raġunijiet marbuta mal-protezzjoni tad-drittijiet esklużivi, il-kuntratt ikun jista’ jingħata biss lil operatur ekonomiku partikolari;
(c)
safejn ikun strettament neċessarju meta, għal raġunijiet ta’ urġenza estrema kkawżati minn avvenimenti imprevedibbli mhux attribwibbli lill-awtorità kontraenti, ma jkunx possibbli li jiġu rrispettati l-limiti taż-żmien stabbiliti għall-proċeduri l-oħra u stipulati fl-Artikoli 152, 153 u 154;
(d)
meta kuntratt ta’ servizzi jsegwi kompetizzjoni u, skont ir-regoli applikati, irid jingħata lill-kandidat li jintgħażel jew lil wieħed mill-kandidati magħżula; fil-każ tal-aħħar, il-kandidati kollha magħżula jridu jiġu mistiedna biex jieħdu sehem fin-negozjati;
(e)
għal servizzi u xogħlijiet addizzjonali mhux inklużi fil-proġett inizjalment previst jew fil-kuntratt inizjali iżda li, minħabba ċirkustanzi mhux previsti, ikunu saru meħtieġa għat-twettiq tas-servizzi jew tax-xogħlijiet, soġġett għall-kundizzjonijiet stipulati fil-paragrafu 2;
(f)
għal servizzi jew xogħlijiet ġodda li jikkonsistu fir-repetizzjoni ta’ servizzi jew xogħlijiet simili fdati lill-operatur ekonomiku li jkun ingħata l-kuntratt inizjali mill-istess awtorità kontraenti, bil-kundizzjoni li dawn is-servizzi jew xogħlijiet jikkonformaw ma’ proġett bażiku u li dan il-proġett kien is-suġġett ta’ kuntratt inizjali mogħti bil-proċedura miftuħa jew ristretta, soġġett għall-kundizzjonijiet stipulati fil-paragrafu 3;
(g)
għal kuntratti ta’ provvista:
(i)
fil-każ ta’ konsenji addizzjonali li jkunu maħsuba jew bħala sostituzzjoni parzjali ta’ provvisti jew installazzjonijiet normali jew bħala l-estensjoni ta’ provvisti jew installazzjonijiet eżistenti, meta bidla fil-fornitur tobbliga lill-awtorità kontraenti li tikseb tagħmir li jkollu karatteristiċi tekniċi differenti li jwasslu għal inkompatibbiltà jew diffikultajiet tekniċi sproporzjonati fit-tħaddim u l-manutenzjoni; kuntratti bħal dawn ma jistgħux ikunu għal aktar minn tliet snin;
(ii)
meta l-prodotti jiġu mmanifatturati esklużivament għall-iskop ta’ riċerka, esperimenti, studju jew żvilupp, ħlief għal testijiet tal-vijabilità kummerċjali u produzzjoni fuq skala kbira mmirati sabiex jiġu rkuprati l-ispejjeż li jkunu saru fuq ir-riċerka u l-iżvilupp;
(iii)
fir-rigward ta’ provvisti kkwotati u mixtrija minn suq tal-komoditajiet;
(iv)
fir-rigward ta’ xiri b’kundizzjonijiet partikolarment vantaġġużi, jew mingħand fornitur li jkun qiegħed jillikwida b’mod definittiv l-attivitajiet kummerċjali tiegħu, jew mingħand ir-riċevituri jew il-likwidaturi ta’ falliment, arranġament mal-kredituri, jew proċedura simili skont il-liġi nazzjonali;
(h)
għal kuntratti ta’ bini, wara stħarriġ tas-suq lokali;
(i)
għal kuntratti dwar servizzi legali skont in-nomenklatura tas-CPV, bil-kundizzjoni li tali kuntratti jkunu reklamati b’mod xieraq;
(j)
għal kuntratti ddikjarati bħala sigrieti mill-istituzzjoni jew mill-awtoritajiet iddelegati mill-istituzzjoni, jew għal kuntratti li t-twettiq tagħhom irid ikun akkumpanjat b’miżuri speċjali ta’ sigurtà, skont id-dispożizzjonijiet amministrattivi fis-seħħ jew meta l-protezzjoni tal-interessi essenzjali tal-Unjoni titlob dan.
2. Għas-servizzi u x-xogħlijiet addizzjonali msemmija fil-punt (e) tal-paragrafu 1, l-awtorità kontraenti tista’ tuża l-proċedura nnegozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt, bil-kundizzjoni li l-għoti jsir lill-kuntrattur li jkun qiegħed iwettaq il-kuntratt f’xi wieħed mill-każijiet li ġejjin:
(a)
meta tali kuntratti addizzjonali ma jkunux jistgħu jiġu separati teknikament jew ekonomikament mill-kuntratt prinċipali mingħajr inkonvenjenza serja għall-awtorità kontraenti;
(b)
meta tali servizzi jew xogħlijiet, għalkemm jistgħu jiġu separati mit-twettiq tal-kuntratt oriġinali, ikunu strettament neċessarji sabiex jitlesta.
Il-valur totali tal-kuntratti addizzjonali ma jistax jaqbeż il-50 % tal-ammont tal-kuntratt inizjali.
3. Fil-każijiet imsemmija fil-punt (f) tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu, il-possibbiltà li tintuża l-proċedura nnegozjata tiġi indikata malli l-ewwel operazzjoni tinħareġ għal offerta kompetittiva, u l-valur totali stmat għas-servizzi jew ix-xogħlijiet sussegwenti jiġi kkunsidrat meta jiġu kkalkulati l-limiti msemmija fl-Artikolu 170(1). Dik il-proċedura tista’ tintuża biss matul it-twettiq tal-kuntratt oriġinali u mhux aktar tard mit-tliet snin ta’ wara l-firma tiegħu.
Artikolu 135
Użu ta’ proċedura nnegozjata wara l-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jużaw il-proċedura negozjata wara li jkunu ppubblikaw avviż dwar kuntratt, ikun xi jkun l-ammont stmat tal-kuntratt, fil-każijiet li ġejjin:
(a)
meta offerti irregolari jew inaċċettabbli, b’mod partikolari fir-rigward tal-kriterji tal-għażla jew tal-għoti, jiġu sottomessi bi tweġiba għal proċedura miftuħa jew ristretta, jew għal djalogu kompetittiv li jkunu tlestew, bil-kundizzjoni li t-termini oriġinali tal-kuntratt kif speċifikati fis-sejħa għall-offerti msemmija fl-Artikolu 138 ma jinbidlux b’mod konsiderevoli, bla ħsara għall-applikazzjoni tal-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu;
(b)
f’każijiet eċċezzjonali li jinvolvu xogħol, provvisti jew servizzi fejn in-natura jew ir-riskji tagħhom ma jippermettux ipprezzar globali minn qabel mill-offerent;
(c)
fejn in-natura tas-servizz li jkun irid jiġi akkwistat, b’mod partikolari fil-każ ta’ servizzi finanzjarji u servizzi intellettwali, tkun tali li l-ispeċifikazzjonijiet tal-kuntratt ma jkunux jistgħu jiġu stabbiliti bi preċiżjoni suffiċjenti sabiex tippermetti l-għoti tal-kuntratti billi tintgħażel l-aħjar offerta skont ir-regoli li jmexxu l-proċeduri miftuħa jew ristretti;
(d)
għal kuntratti ta’ xogħlijiet, fejn ix-xogħlijiet isiru biss għall-iskopijiet ta’ riċerka, ittestjar jew żvilupp u mhux bil-għan li tiġi assigurata l-profittabilità jew biex jiġu rkuprati l-ispejjeż fuq ir-riċerka u l-iżvilupp;
(e)
għall-kuntratti ta’ servizzi msemmija fl-Anness IIB tad-Direttiva 2004/18/KE, soġġett għall-punti (i) u (j) tal-Artikolu 134(1) ta’ dan ir-Regolament u t-tieni paragrafu tiegħu;
(f)
għal servizzi ta’ riċerka u żvilupp ħlief dawk fejn il-benefiċċji jakkumulaw esklużivament lill-awtorità kontraenti sabiex tużahom fit-twettiq tal-affarijiet tagħha, bil-kundizzjoni li s-servizz ipprovdut jitħallas b’mod sħiħ mill-awtorità kontraenti;
(g)
għal kuntratti ta’ servizzi għall-akkwist, l-iżvilupp, il-produzzjoni jew il-koproduzzjoni ta’ materjal tal-programmi intenzjonat għax-xandir mix-xandara u kuntratti għall-ħin tax-xandir.
2. Fil-każijiet imsemmija fil-punt (a) tal-paragrafu 1, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu ma jippubblikawx avviż tal-kuntratt jekk huma jinkludu fil-proċedura nnegozjata lill-offerenti kollha u lill-offerenti biss li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla li, matul il-proċedura ta’ qabel, ikunu ssottomettew offerti skont ir-rekwiżiti formali tal-proċedura ta’ akkwist.
Artikolu 136
Proċedura li tinvolvi sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għal kuntratti b’valur li ma jaqbiżx dak imsemmi fl-Artikolu 170(1) u bla ħsara għall-Artikoli 134 u 135, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jużaw sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess biex jagħmlu waħda minn dawn li ġejjin:
(a)
preselezzjoni tal-kandidati li għandhom jiġu mistiedna sabiex jissottomettu offerti bi tweġiba għal sejħiet għall-offerti futuri ristretti;
(b)
ġbir ta’ lista ta’ bejjiegħa li għandhom jiġu mistiedna jissottomettu talbiet għall-parteċipazzjoni jew offerti.
2. Il-lista mħejjija wara sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess tkun tgħodd għall-perjodu li ġej:
(a)
għal mhux aktar minn tliet snin minn meta l-avviż imsemmi fil-punt (a) tal-Artikolu 124(1) jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet fil-każ imsemmi fil-punt (a) tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu;
(b)
għal mhux aktar minn ħames snin minn meta l-avviż imsemmi fil-punt (a) tal-Artikolu 124(1) jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet fil-każ tal-lista ta’ bejjiegħa msemmija fil-punt (b) tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu.
Il-lista msemmija fl-ewwel subparagrafu tista’ tinkludi listi sekondarji.
Kwalunkwe persuna interessata tista’ tissottometti applikazzjoni fi kull ħin matul il-perjodu ta’ validità tal-lista, ħlief għall-aħħar tliet xhur ta’ dak il-perjodu.
3. Meta jkun irid jingħata kuntratt, l-awtorità kontraenti tistieden lill-kandidati jew lill-bejjiegħa kollha mdaħħla fil-lista jew fil-lista sekondarja rilevanti biex jagħmlu waħda minn dawn li ġejjin:
(a)
jissottomettu offerta fil-każ imsemmi fil-punt (a) tal-paragrafu 1;
(b)
jissottomettu, fil-każ tal-lista msemmija fil-punt (b) tal-paragrafu 1, waħda minn dawn li ġejjin:
(i)
offerti li jinkludu dokumenti relatati mal-kriterji ta’ esklużjoni u tal-għażla;
(ii)
dokumenti relatati mal-kriterji ta’ esklużjoni u tal-għażla u, fit-tieni pass, offerti, għal dawk li jissodisfaw dawn il-kriterji.
Artikolu 137
Kuntratti ta’ valur baxx
(l-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Proċedura nnegozjata mingħajr pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt b’konsultazzjoni mill-anqas ma’ tliet kandidati tista’ tintuża għal kuntratti b’valur baxx li ma jaqbiżx is-EUR 60 000.
Jekk, wara konsultazzjoni mal-kandidati, l-awtorità kontraenti tirċievi offerta waħda biss li tkun amministrattivament u teknikament valida, il-kuntratt jista’ jingħata bil-kundizzjoni li jkunu ġew issodisfati l-kriterji tal-għoti.
2. Kuntratti b’valur baxx ħafna li ma jaqbiżx il-EUR 15 000 jistgħu jiġu aġġudikati fuq il-bażi ta’ offerta unika wara proċedura nnegozjata mingħajr pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt.
3. Ħlasijiet ta’ ammonti li ma jaqbżux EUR 1 000 fir-rigward ta’ elementi ta’ nfiq jistgħu jikkonsistu sempliċement fi ħlasijiet kontra fatturi, mingħajr ma tkun aċċettata offerta minn qabel.
Artikolu 138
Dokumenti tal-offerti
(l-Artikolu 105 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-dokumenti tal-offerti jridu mill-anqas jinkludu:
(a)
is-sejħa għall-offerti jew għal negozjar jew għal parteċipazzjoni fid-djalogu bil-proċedura msemmija fl-Artikolu 132;
(b)
l-ispeċifikazzjoni mehmuża jew, fil-każ ta’ djalogu kompetittiv kif imsemmi fl-Artikolu 132, dokument li jiddeskrivi l-ħtiġijiet u r-rekwiżiti tal-awtorità kontraenti, jew ir-referenza għall-indirizz tal-Internet fejn jistgħu jiġu kkonsultati tali speċifikazzjoni jew dokument;
(c)
l-abbozz ta’ kuntratt ibbażat fuq il-kuntratt mudell.
Il-punt (c) tal-ewwel subparagrafu ma japplikax għal każijiet fejn, minħabba ċirkustanzi eċċezzjonali u debitament iġġustifikati, il-kuntratt mudell ma jkunx jista’ jintuża.
Id-dokumenti tal-offerti jinkludu referenza għall-miżuri ta’ reklamar meħuda skont l-Artikoli minn 123 sa 126.
2. Is-sejħa għall-offerti jew għal negozjar jew għal parteċipazzjoni fid-djalogu trid mill-anqas:
(a)
tispeċifika r-regoli għat-tfigħ u l-preżentazzjoni tal-offerti, li jinkludu b’mod partikolari d-data tal-għeluq u l-ħin għas-sottomissjoni, kwalunkwe rekwiżit rigward l-użu ta’ formola standard ta’ risposta, id-dokumenti li għandhom jiġu mehmuża, inklużi dawk b’evidenza tal-kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali msemmija fl-Artikolu 146 jekk ma jkunux speċifikati fl-avviż tal-kuntratt, u l-indirizz fejn iridu jintbagħtu;
(b)
tiddikjara li s-sottomissjoni ta’ offerta timplika l-aċċettazzjoni tal-ispeċifikazzjoni msemmija fil-paragrafu 1 fir-rigward tal-offerta u li din is-sottomissjoni torbot lill-kuntrattur li lilu jingħata l-kuntratt, waqt it-twettiq tal-kuntratt;
(c)
tispeċifika l-perjodu li matulu tibqa’ valida l-offerta u ma tista’ tinbidel fl-ebda rigward;
(d)
tipprojbixxi kwalunkwe kuntatt bejn l-awtorità kontraenti u l-offerenti matul il-proċedura, ħlief, b’mod eċċezzjonali, bil-kundizzjonijiet stipulati fl-Artikolu 160, u, fejn isir provvediment għal żjara fuq il-post, tispeċifika l-arranġamenti għal tali żjara;
(e)
tispeċifika, fil-każ ta’ djalogu kompetittiv, id-data stabbilita u l-indirizz għall-bidu tal-fażi ta’ konsultazzjoni.
3. L-ispeċifikazzjonijiet iridu mill-anqas:
(a)
jispeċifikaw il-kriterji ta’ esklużjoni u tal-għażla li japplikaw għall-kuntratt, ħlief fi djalogu kompetittiv, fil-proċedura ristretta u fil-proċedura nnegozjata wara l-pubblikazzjoni ta’ avviż kif imsemmi fl-Artikolu 135; f’każijiet bħal dawn, dawk il-kriterji jidhru biss fl-avviż tal-kuntratt jew fis-sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess;
(b)
jispeċifikaw il-kriterji tal-għoti u l-importanza relattiva tagħhom jew, fejn ikun xieraq, l-importanza fl-ordni ta’ mill-aktar sal-inqas importanti, jekk dan ma jkunx speċifikat fl-avviż tal-kuntratt;
(c)
jistabbilixxu l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi msemmija fl-Artikolu 139;
(d)
jiddikjaraw ir-rekwiżiti minimi li jridu jissodisfaw il-varjanti fil-proċeduri msemmija fl-Artikolu 149(2) li bihom il-kuntratt jingħata lill-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża, meta l-awtorità kontraenti tkun iddikjarat fl-avviż tal-kuntratt li tali varjanti jkunu permessi;
(e)
jiddikjaraw li japplika l-Protokoll dwar il-Privileġġi u l-Immunitajiet tal-Unjoni Ewropea jew, fejn ikun xieraq, il-Konvenzjoni ta’ Vjenna dwar ir-Relazzjonijiet Diplomatiċi jew il-Konvenzjoni ta’ Vjenna dwar ir-Relazzjonijiet Konsulari;
(f)
jispeċifikaw l-evidenza tal-aċċess għall-kuntratti, kif stabbilit fl-Artikolu 172;
(g)
jispeċifikaw, fis-sistemi dinamiċi ta’ xiri msemmija fl-Artikolu 131, in-natura tax-xiri previst, kif ukoll l-informazzjoni kollha neċessarja dwar is-sistema ta’ xiri, it-tagħmir elettroniku użat u l-arranġamenti u l-ispeċifikazzjonijiet tal-kollegament tekniku.
4. Il-mudell tal-kuntratt irid b’mod partikolari:
(a)
jispeċifika d-danni likwidati għan-nuqqas ta’ konformità mal-klawsoli tiegħu;
(b)
jispeċifika d-dettalji li jridu jkunu inklużi fil-fatturi jew fid-dokumenti ta’ sostenn relevanti skont l-Artikolu 102;
(c)
jiddikjara li, meta l-istituzzjonijiet ikunu l-awtoritajiet kontraenti, il-liġi tal-Unjoni hija l-liġi li tapplika għall-kuntratt, ikkumplimentata, fejn ikun meħtieġ, minn liġi nazzjonali kif speċifikat fil-kuntratt;
(d)
jispeċifika l-qorti kompetenti għas-smigħ ta’ tilwimiet.
Għall-finijiet tal-punt (c) tal-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu, fil-każ tal-kuntratti msemmija fl-Artikolu 121(1), l-abbozz ta’ kuntratt jista’ jirreferi esklużivament għal-liġi nazzjonali.
5. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jitolbu informazzjoni mingħand l-offerent dwar kwalunkwe parti tal-kuntratt li l-offerent jista’ jkollu f’moħħu li jissottokuntratta lil partijiet terzi u dwar l-identità ta’ kwalunkwe sottokuntratturi. Minbarra l-informazzjoni msemmija fl-Artikolu 143, l-awtorità kontraenti tista’ wkoll titlob lill-kandidat jew lill-offerent sabiex jippreżenta informazzjoni dwar il-kapaċitajiet finanzjarji, ekonomiċi, tekniċi u professjonali msemmija fl-Artikoli 146, 147 u 148, tas-sottokuntrattur previst, b’mod partikolari meta s-sottokuntrattar ikun jirrappreżenta parti sinifikanti tal-kuntratt.
Artikolu 139
Speċifikazzjonijiet tekniċi
(l-Artikolu 105 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-ispeċifikazzjonijiet tekniċi jridu jagħtu aċċess ugwali lill-kandidati u lill-offerenti u ma jkollhomx l-effett li joħolqu ostakoli mhux ġustifikati għat-tfigħ ta’ offerti kompetittivi.
Huma jiddefinixxu l-karatteristiċi meħtieġa minn prodott, servizz, materjal jew xogħol fir-rigward tal-iskop li għalih ikunu maħsuba mill-awtorità kontraenti.
2. Il-karatteristiċi msemmija fil-paragrafu 1 jinkludu:
(a)
il-livelli ta’ kwalità;
(b)
il-prestazzjoni ambjentali;
(c)
kull fejn ikun possibbli, il-kriterji tal-aċċessibbiltà għall-persuni b’diżabilitajiet jew id-disinn għall-utenti kollha;
(d)
il-livelli u l-proċeduri għall-valutazzjoni tal-konformita;
(e)
l-adegwatezza għall-użu;
(f)
is-sigurtà jew il-qisien, inkluż, għall-provvisti, l-isem tal-bejgħ u l-istruzzjonijiet għall-utenti, u, għall-kuntratti kollha, it-terminoloġija, is-simboli, l-ittestjar u l-metodi ta’ ttestjar, l-ippakkjar, l-immarkar u t-tikkettar, il-proċeduri u l-metodi tal-produzzjoni;
(g)
għall-kuntratti ta’ xogħlijiet, il-proċeduri relatati mal-assigurazzjoni tal-kwalità u r-regoli relatati mad-disinn u l-ipprezzar, il-kundizzjonijiet tal-ittestjar, l-ispezzjoni u l-aċċettazzjoni tax-xogħlijiet u l-metodi jew it-tekniki tal-kostruzzjoni u l-kundizzjonijiet tekniċi l-oħra kollha li l-awtorità kontraenti tista’ timponi f’regolamenti ġenerali jew speċifiċi fir-rigward tax-xogħlijiet lesti u għall-materjali jew il-partijiet li jinvolvu.
3. L-ispeċifikazzjonijiet tekniċi jiġu fformulati b’xi wieħed mill-modi li ġejjin:
(a)
b’referenza għal standards Ewropej, jew għal approvazzjonijiet tekniċi Ewropej jew speċifikazzjonijiet tekniċi komuni, fejn ikunu jeżistu, għal standards internazzjonali, għal sistemi tekniċi oħra ta’ referenza stabbiliti minn korpi tal-istandardizzazzjoni Ewropej jew, fin-nuqqas ta’ dan, l-ekwivalenti nazzjonali tagħhom; kull referenza trid tkun segwita mill-espressjoni “jew l-ekwivalenti”;
(b)
f’termini tal-prestazzjoni jew tar-rekwiżiti funzjonali, li jistgħu jinkludu karatteristiċi ambjentali u jridu jkunu dettaljati biżżejjed biex jippermettu lill-offerti li jiddeterminaw l-għan tal-kuntratt u lill-awtoritajiet kontraenti li jagħtu l-kuntratt;
(c)
b’taħlita ta’ dawn iż-żewġ metodi ta’ formulazzjoni.
4. Meta l-awtoritajiet kontraenti jużaw il-possibbiltà ta’ referenza għall-ispeċifikazzjonijiet imsemmija fil-punt (a) tal-paragrafu 3, huma ma jistgħux jirrifjutaw offerta fuq l-argument li din ma tkunx tikkonforma ma’ dawk l-ispeċifikazzjonijiet jekk l-offerent jew il-kandidat juri, għas-sodisfazzjon tal-awtorità kontraenti, bi kull mezz xieraq, li l-offerta tissodisfa b’mod ekwivalenti r-rekwiżiti kollha stabbiliti.
Mezz xieraq jista’ jieħu l-forma ta’ dossier tekniku tal-manifattur jew rapport dwar test minn korp rikonoxxut.
5. Meta l-awtoritajiet kontraenti jużaw il-possibbiltà prevista fil-punt (b) tal-paragrafu 3, li jippreskrivu speċifikazzjonijiet f’termini tal-prestazzjoni jew tar-rekwiżiti funzjonali, huma ma jistgħux jirrifjutaw offerta li tikkonforma ma’ standard nazzjonali li jittrasponi standard Ewropew, approvazzjoni teknika Ewropea jew speċifikazzjonijiet tekniċi komuni, standard internazzjonali jew sistemi ta’ referenza teknika stabbiliti minn korpi Ewropej għall-istandardazzjoni, jekk dawk l-ispeċifikazzjonijiet jirrigwardaw ir-rekwiżiti ta’ prestazzjoni jew funzjonali neċessarji.
L-offerent irid jipprova għas-sodisfazzjon tal-awtorità kontraenti u bi kwalunkwe mezz xieraq li l-offerta tissodisfa r-rekwiżiti ta’ prestazzjoni u funzjonali stabbiliti mill-awtorità kontraenti. Mezz xieraq jista’ jieħu l-forma ta’ dossier tekniku tal-manifattur jew rapport dwar test minn korp rikonoxxut.
6. Meta l-awtoritajiet kontraenti jistabbilixxu karatteristiċi ambjentali f’termini ta’ prestazzjoni jew ta’ rekwiżiti funzjonali, huma jistgħu jużaw l-ispeċifikazzjonijiet dettaljati, jew, jekk ikun meħtieġ, partijiet minnhom, kif definit mill-ekotikketti Ewropej, multinazzjonali jew nazzjonali, jew minn kwalunkwe ekotikketta oħra, bil-kundizzjoni li jkunu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
l-ispeċifikazzjonijiet użati jkunu xierqa sabiex jiddefinixxu l-karatteristiċi tal-provvisti jew tas-servizzi li jkunu l-oġġett tal-kuntratt;
(b)
ir-rekwiżiti għat-tikketta jitfasslu fuq il-bażi ta’ informazzjoni xjentifika;
(c)
l-ekotikketti jiġu adottati billi tintuża proċedura li fiha jistgħu jipparteċipaw il-partijiet kollha kkonċernati, bħall-korpi governattivi, il-konsumaturi, il-manifatturi, id-distributuri u l-organizzazzjonijiet ambjentali;
(d)
l-ekotikketti jkunu aċċessibbli għall-partijiet kollha interessati.
7. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jindikaw li l-prodotti jew is-servizzi li jkollhom l-ekotikketta huma preżunti li jikkonformaw mal-ispeċifikazzjonijiet tekniċi stipulati fid-dokumenti tal-kuntratt. Huma jaċċettaw kwalunkwe mezz ieħor xieraq ta’ prova, bħal dossier tekniku tal-manifattur jew rapport dwar test minn korp rikonoxxut. Korp rikonoxxut għall-finijiet tal-paragrafi 4, 5 u 6 huwa laboratorju għall-ittestjar u l-kalibrazzjoni jew korp ta’ ċertifikazzjoni u spezzjoni li jikkonforma mal-istandards Ewropej applikabbli.
8. Ħlief f’każijiet eċċezzjonali, debitament iġġustifikati mis-suġġett tal-kuntratt, dawk l-ispeċifikazzjonijiet ma jistgħux jirreferu għal għamla jew sors speċifiċi, jew proċess partikolari, jew għal marki kummerċjali, privattivi, tipi jew oriġini jew produzzjoni speċifiċi li jkollhom l-effett li jiffavorixxu jew jeliminaw ċerti prodotti jew operaturi ekonomiċi.
Fejn ma jkunx possibbli li tingħata deskrizzjoni dettaljata biżżejjed u li tiftiehem tas-suġġett tal-kuntratt, ir-referenza trid tkun segwita mill-espressjoni “jew l-ekwivalenti”.
Artikolu 140
Reviżjoni tal-prezzijiet
(l-Artikolu 105 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-dokumenti tal-offerti jiddikjaraw b’mod ċar jekk iridx jiġi kkwotat prezz sod u mhux rivedibbli.
2. Jekk dak ma jkunx il-każ, id-dokumenti tal-offerti jistabbilixxu l-kundizzjonijiet u/jew il-formuli għar-reviżjoni tal-prezzijiet matul il-perjodu li jdum il-kuntratt. F’każijiet bħal dawn, l-awtorità kontraenti trid tikkunsidra b’mod partikolari:
(a)
l-għan tal-proċedura tal-akkwist u s-sitwazzjoni ekonomika li fih tkun qiegħda ssir;
(b)
it-tip ta’ kompiti u kuntratt u t-tul tagħhom;
(c)
l-interessi finanzjarji tagħha.
Artikolu 141
Attivitajiet illegali li jwasslu għall-esklużjoni
(l-Artikolu 106 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-każijiet imsemmija fl-Artikolu 106(1)(e) tar-Regolament Finanzjarju jinkludu l-attivitajiet illegali kollha li huma ta’ ħsara għall-interessi finanzjarji tal-Unjoni u b’mod partikolari dawn li ġejjin:
(a)
każijiet ta’ frodi kif imsemmija fl-Artikolu 1 tal-Konvenzjoni dwar il-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Komunitajiet Ewropej imfassla bl-Att tal-Kunsill tas-26 ta’ Lulju 1995 (12);
(b)
każijiet ta’ korruzzjoni kif imsemmija fl-Artikolu 3 tal-Konvenzjoni dwar il-ġlieda kontra l-korruzzjoni li tinvolvi uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej jew uffiċjali tal-Istati Membri tal-Unjoni Ewropea, imfassla bl-Att tal-Kunsill tas-26 ta’ Mejju 1997 (13);
(c)
każijiet ta’ parteċipazzjoni f’organizzazzjoni kriminali, kif definit fl-Artikolu 2 tad-Deċiżjoni Kwadru tal-Kunsill 2008/841/ĠAI (14);
(d)
każijiet ta’ ħasil tal-flus kif definit fl-Artikolu 1 tad-Direttiva 2005/60/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (15);
(e)
każijiet ta’ reati terroristiċi, reati marbuta ma’ attivitajiet terroristiċi, u l-inċitament, għajnuna, inkoraġġiment jew tentattiv sabiex jitwettqu tali reati, kif definiti fl-Artikoli 1, 3 u 4 tad-Deċiżjoni Kwadru tal-Kunsill 2002/475/ĠAI (16).
Artikolu 142
Applikazzjoni tal-kriterji ta’ esklużjoni u t-tul tal-esklużjoni
(l-Artikolu 106, 107, 108 u 109 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Sabiex jiġi determinat it-tul tal-esklużjoni u sabiex tkun żgurata l-konformità mal-prinċipju tal-proporzjonalità, l-istituzzjoni responsabbli tikkunsidra b’mod partikolari s-serjetà tal-fatti, inklużi l-impatti tagħhom fuq l-interessi finanzjarji u l-immaġni tal-Unjoni u ż-żmien li jkun għadda, id-dewmien u r-rikorrenza tar-reat, l-intenzjoni jew il-grad ta’ negliġenza tal-entità kkonċernata u l-miżuri meħuda mill-entità kkonċernata sabiex tirranġa s-sitwazzjoni.
Meta tkun qiegħda tistabbilixxi l-perjodu tal-esklużjoni, l-istituzzjoni responsabbli tagħti lill-kandidat jew lill-offerent ikkonċernat l-opportunità li jesprimi l-fehmiet tiegħu.
Meta t-tul tal-perjodu ta’ esklużjoni jiġi stabbilit, skont il-liġi applikabbli, mill-awtoritajiet jew il-korpi msemmija fl-Artikolu 108(2) u (3) tar-Regolament Finanzjarju, il-Kummissjoni tapplika dan il-perjodu sal-massimu stabbilit fl-Artikolu 106(4) tar-Regolament Finanzjarju. Il-perjodu msemmi fl-Artikolu 106(4) tar-Regolament Finanzjarju huwa stabbilit għal massimu ta’ ħames snin, ikkalkulati mid-dati li ġejjin:
(a)
mid-data tas-sentenza li jkollha s-saħħa ta’ res judicata fil-każijiet imsemmija fil-punti (b) u (e) tal-Artikolu 106(1) tar-Regolament Finanzjarju;
(b)
mid-data li fiha jkun sar il-ksur jew, fil-każ ta’ ksur kontinwu jew ripetut, id-data li fiha jieqaf il-ksur, fil-każijiet imsemmija fl-Artikolu 106(1)(c) tar-Regolament Finanzjarju fejn il-kondotta ħażina tkun tirrigwarda l-kuntratti mal-istituzzjoni kkonċernata.
għall-finijiet tal-punt (b) tat-tielet subparagrafu, jekk il-kondotta ħażina professjonali serja tkun ġiet stabbilita b’deċiżjoni ta’ awtorità pubblika jew organizzazzjoni internazzjonali, tirbaħ id-data tad-deċiżjoni.
Dak il-perjodu ta’ esklużjoni jista’ jiġi estiż għal 10 snin fil-każ ta’ reat ripetut fi żmien ħames snin mid-data msemmija fil-punti (a) u (b) tat-tielet subparagrafu, soġġett għall-paragrafu 1.
2. Il-kandidati u l-offerenti jkunu esklużi minn proċedura ta’ akkwist u għoti sakemm ikunu f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fil-punti (a) u (d) tal-Artikolu 106(1) tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 143
Evidenza
(l-Artikolu 106 u 107 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kandidati u l-offerenti jipprovdu dikjarazzjoni fuq l-unur tagħhom, iffirmata u datata, li fiha jistqarru li ma jinstabux f’xi waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 106 u 107 tar-Regolament Finanzjarju.
Madankollu, fil-każ ta’ proċedura ristretta, djalogu kompetittiv u proċedura nnegozjata wara l-pubblikazzjoni ta’ avviż dwar kuntratt, kull meta l-awtorità kontraenti tillimita n-numru ta’ kandidati li għandhom jiġu mistiedna jinnegozjaw jew jissottomettu offerta, il-kandidati kollha jipprovdu ċ-ċertifikati msemmija fil-paragrafu 3.
Fuq il-bażi tal-valutazzjoni tar-riskju tagħha, l-awtorità kontraenti tista’ ma titlobx id-dikjarazzjoni msemmija fl-ewwel subparagrafu għall-kuntratti msemmija fl-Artikolu 137(2). Madankollu, għall-kuntratti msemmija fl-Artikoli 265(1), 267(1), u 269(1), l-awtorità kontraenti tista’ ma titlobx dik id-dikjarazzjoni għal kuntratti b’valur ta’ EUR 20 000 jew anqas.
2. L-offerent li lilu jkun se jingħata l-kuntratt jipprovdi, fil-limitu taż-żmien definit mill-awtorità kontraenti u qabel l-iffirmar tal-kuntratt, l-evidenza msemmija fil-paragrafu 3 ta’ dan l-Artikolu, li tikkonferma d-dikjarazzjoni msemmija fil-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu fil-każijiet li ġejjin:
(a)
għal kuntratti mogħtija mill-istituzzjonijiet f’isimhom stess, b’valur daqs jew akbar mil-limiti msemmija fl-Artikolu 170(1);
(b)
għal kuntratti fil-qasam tal-azzjonijiet esterni, b’valur daqs jew akbar mil-limiti msemmija fl-Artikolu 265(1)(a), l-Artikolu 267(1)(a), jew l-Artikolu 269(1)(a).
Għal kuntratti b’valur aktar baxx mil-limiti msemmija fil-punti (a) u (b) tal-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu, l-awtorità kontraenti tista’, fejn ikollha dubji dwar jekk l-offerent li lilu jkun se jingħata l-kuntratt ikunx f’xi waħda mis-sitwazzjonijiet ta’ esklużjoni, tobbligah li jipprovdi l-evidenza msemmija fil-paragrafu 3.
3. Bħala evidenza sodisfaċenti li l-kandidat jew l-offerent li lilu jkun se jingħata l-kuntratt ma jinsabx f’waħda mis-sitwazzjonijiet deskritti fil-punti (a), (b) jew (e) tal-Artikolu 106(1) tar-Regolament Finanzjarju, l-awtorità kontraenti taċċetta estratt riċenti mir-rekord ġudizzjarju jew, fin-nuqqas ta’ dan, dokument ekwivalenti riċenti maħruġ minn awtorità ġudizzjarja jew amministrattiva fil-pajjiż tal-oriġini jew ta’ provenjenza, li juri li dawk ir-rekwiżiti huma ssodisfati. Bħala evidenza sodisfaċenti li l-kandidat jew l-offerent mhuwiex fis-sitwazzjoni deskritta fil-punt (a) jew (d) tal-Artikolu 106(1) tar-Regolament Finanzjarju, l-awtorità kontraenti taċċetta ċertifikat riċenti maħruġ mill-awtorità kompetenti tal-Istat ikkonċernat.
Fejn id-dokument jew iċ-ċertifikat imsemmi fil-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu ma jkunx inħareġ fil-pajjiż ikkonċernat u għall-każijiet l-oħra ta’ esklużjoni msemmija fl-Artikolu 106 tar-Regolament Finanzjarju, huwa jista’ jiġi sostitwit b’dikjarazzjoni ġuramentata jew, fin-nuqqas ta’ dan, b’dikjarazzjoni solenni magħmula mill-parti interessata quddiem awtorità ġudizzjarja jew amministrattiva, nutar jew korp professjonali kwalifikat fil-pajjiż tal-oriġini jew ta’ provenzjenza tagħha.
4. Skont il-leġiżlazzjoni nazzjonali tal-pajjiż li fih ikun stabbilit il-kandidat jew l-offerent, id-dokumenti msemmija fil-paragrafi 1 u 3 jirrigwardaw persuni ġuridiċi u/jew fiżiċi inklużi, fejn jitqies bħala neċessarju mill-awtorità kontraenti, diretturi tal-kumpanija jew kwalunkwe persuna li jkollha setgħat ta’ rappreżentanza, teħid tad-deċiżjonijiet jew kontroll fir-rigward tal-kandidat jew tal-offerent.
5. Fejn ikollhom dubji dwar jekk il-kandidati jew l-offerenti jkunux f’waħda mis-sitwazzjonijiet ta’ esklużjoni, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu huma stess jikkuntattjaw lill-awtoritajiet kompetenti msemmija fil-paragrafu 3 sabiex jiksbu kull informazzjoni li huma jqisu bħala neċessarja dwar dik is-sitwazzjoni.
6. L-awtorità kontraenti tista’ tirrinunzja għall-obbligu ta’ kandidat jew ta’ offerent li jissottometti l-evidenza dokumentata msemmija fil-paragrafu 3 jekk tali evidenza tkun diġà ġiet sottomessa lilha għall-finijiet ta’ proċedura oħra ta’ akkwist u bil-kundizzjoni li d-data tal-ħruġ tad-dokumenti ma taqbiżx is-sena u li jkunu għadhom validi.
F’dan il-każ, il-kandidat jew l-offerent jiddikjara fuq l-unur tiegħu li l-evidenza dokumentata diġà tkun ġiet ipprovduta fi proċedura ta’ akkwist preċedenti u jikkonferma li ma jkunux seħħew bidliet fis-sitwazzjoni tiegħu.
7. Meta jintalbu mill-awtorità kontraenti, il-kandidat jew l-offerent jissottomettu dikjarazzjoni fuq l-unur mis-sottokuntrattur ippjanat, li huwa ma jkunx jinsab f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 106 u 107 tar-Regolament Finanzjarju.
F’każ ta’ dubju dwar din id-dikjarazzjoni fuq l-unur, l-awtorità kontraenti titlob l-evidenza msemmija fil-paragrafi 3 u 4. Il-paragrafu 5 japplika, fejn ikun xieraq.
Artikolu 144
Bażi ta’ dejta ċentrali
(l-Artikolu 108 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-istituzzjonijiet, l-aġenziji eżekuttivi u l-korpi msemmija fl-Artikolu 108(1) tar-Regolament Finanzjarju jittrażmettu lill-Kummissjoni, fil-format stabbilit mill-Kummissjoni, informazzjoni li tidentifika partijiet terzi li jkunu f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 106, 107, 109(1)(b) u 109(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju, ir-raġunijiet għall-esklużjoni u t-tul tal-perjodu ta’ esklużjoni.
Huma jittrażmettu wkoll informazzjoni dwar persuni b’setgħat ta’ rappreżentanza, teħid tad-deċiżjonijiet jew kontroll fuq partijiet terzi li jkunu entitajiet ġuridiċi, meta dawn il-persuni jkunu jinsabu f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 106, 107, 109(1)(b) u 109(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju.
L-awtoritajiet u l-korpi msemmija fil-paragrafi 2 u 3 tal-Artikolu 108 tar-Regolament Finanzjarju jittrażmettu lill-Kummissjoni, fil-format stabbilit mill-Kummissjoni, informazzjoni li tidentifika partijiet terzi li jkunu f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 106(1)(e) tar-Regolament Finanzjarju, meta l-kondotta tagħhom kienet ta’ ħsara għall-interessi finanzjarji tal-Unjoni u persuni b’setgħat ta’ rappreżentanza, teħid tad-deċiżjonijiet jew kontroll fuq partijiet terzi li jkunu entitajiet ġuridiċi, bħal:
(a)
it-tip tal-kundanna tagħhom;
(b)
it-tul tal-perjodu ta’ esklużjoni mill-proċeduri ta’ akkwist, fejn applikabbli.
2. L-istituzzjonijiet, l-aġenziji, l-awtoritajiet u l-korpi msemmija fil-paragrafu 1 jinnominaw il-persuni awtorizzati sabiex jibagħtu lil u jirċievu mingħand il-Kummissjoni, l-informazzjoni kontenuta fil-bażi ta’ dejta.
Fil-każ tal-istituzzjonijiet, l-aġenziji, l-awtoritajiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 108(1) tar-Regolament Finanzjarju, il-persuni magħżula jindirizzaw l-informazzjoni mill-aktar fis possibbli lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni, u jitolbu, kif ikun xieraq, l-inklużjoni, il-modifika jew it-tneħħija tad-dejta fil-bażi ta’ dejta.
Fil-każ tal-awtoritajiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 108(2) tar-Regolament Finanzjarju, il-persuni magħżula jindirizzaw l-informazzjoni mitluba lill-uffiċjal awtorizzanti tal-Kummissjoni li jkun responsabbli għall-programm jew l-azzjoni kkonċernati, fi żmien tliet xhur mill-għoti tas-sentenza rilevanti.
L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni jdaħħal, jimmodifika jew ineħħi dejta fil-bażi ta’ dejta. Permezz ta’ protokoll protett, huwa jipprovdi fuq bażi ta’ kull xahar lill-persuni magħżula, dejta validata kontenuta fil-bażi ta’ dejta.
3. L-istituzzjonijiet, l-aġenziji, l-awtoritajiet u l-korpi msemmija fil-paragrafu 1 jiċċertifikaw lill-Kummissjoni li l-informazzjoni kkomunikata minnhom kienet stabbilita u trażmessa skont il-prinċipji stabbiliti fir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u fid-Direttiva 95/46/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (17) dwar il-protezzjoni tad-dejta personali.
B’mod partikolari, huma jinfurmaw minn qabel lill-partijiet terzi jew lill-persuni kollha msemmija fil-paragrafu 1, li d-dejta tagħhom tista’ tiġi inkluża fil-bażi ta’ dejta u tiġi kkomunikata mill-Kummissjoni lill-persuni magħżula msemmija fil-paragrafu 2. Huma jaġġornaw, fejn ikun xieraq, l-informazzjoni trażmessa, wara rettifika jew tħassir jew kwalunkwe modifika oħra fid-dejta.
Kwalunkwe parti li tiddaħħal fil-bażi ta’ dejta għandha d-dritt li tiġi infurmata dwar id-dejta maħżuna fir-rigward tagħha, wara talba lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni.
4. L-Istati Membri jieħdu miżuri xierqa biex jgħinu lill-Kummissjoni tamministra l-bażi ta’ dejta b’mod effiċjenti, f’konformità mad-Direttiva 95/46/KE.
Iridu jiġu stabbiliti arranġamenti xierqa fil-ftehimiet mal-awtoritajiet ta’ pajjiżi terzi u l-korpi kollha msemmija fil-paragrafi 2 u 3 tal-Artikolu 108 tar-Regolament Finanzjarju, sabiex tiġi assigurata l-konformità ma’ dawn id-dispożizzjonijiet u mal-prinċipji li jikkonċernaw il-protezzjoni tad-dejta personali.
Artikolu 145
Pieni amministrattivi u finanzjarji
(l-Artikoli 109 u 131 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għall-applikazzjoni tal-pieni stipulati fil-kuntratt, kandidati jew offerenti li jkunu għamlu dikjarazzjonijiet foloz, li jkunu għamlu żbalji sostanzjali jew wettqu irregolaritajiet jew frodi, jew li jkunu nstabu fi ksur serju tal-obbligi kuntrattwali tagħhom jistgħu jiġu esklużi mill-kuntratti u l-għotjiet kollha ffinanzjati mill-baġit tal-Unjoni għal perjodu massimu ta’ ħames snin mid-data li fiha l-ksur jiġi stabbilit bħala kkonfermat wara proċedura kontenzjuża mal-kandidat, mal-offerent jew mal-kuntrattur.
Dak il-perjodu jista’ jiġi estiż għal 10 snin fil-każ ta’ reat ripetut fi żmien ħames snin mid-data msemmija fl-ewwel subparagrafu.
2. Offerenti jew kandidati li jkunu għamlu dikjarazzjonijiet foloz, li jkunu wettqu żbalji sostanzjali, irregolaritajiet jew frodi, jistgħu jkunu soġġetti wkoll għal pieni finanzjarji li jirrappreżentaw minn 2 % sa 10 % tal-valur totali stmat tal-kuntratt li jkun qed jiġi aġġudikat.
Kuntratturi li jkunu nstabu fi ksur serju tal-obbligi kuntrattwali tagħhom jistgħu jkunu soġġetti għal pieni finanzjarji li jirrappreżentaw minn 2 % sa 10 % tal-valur totali tal-kuntratt inkwistjoni.
Din ir-rata tista’ tiżdied għal minn 4 % sa 20 % fil-każ ta’ ksur ieħor fi żmien ħames snin mid-data msemmija fl-ewwel subparagrafu tal-paragrafu 1.
3. L-istituzzjoni tistabbilixxi l-pieni amministrattivi jew finanzjarji billi tikkunsidra b’mod partikolari l-elementi msemmija fl-Artikolu 142(1).
Artikolu 146
Kriterji tal-għażla
(l-Artikolu 110(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtoritajiet kontraenti jfasslu kriterji tal-għażla ċari u mhux diskriminatorji.
2. Il-kriterji tal-għażla jiġu applikati f’kull proċedura ta’ akkwist għall-finijiet ta’ valutazzjoni tal-kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali tal-kandidat jew tal-offerent.
L-awtorità kontraenti tista’ tistabbilixxi livelli minimi ta’ kapaċità li taħthom ma jkunux jistgħu jintgħażlu kandidati.
3. Kull offerent jew kandidat jista’ jintalab jagħti prova li huwa awtorizzat sabiex iwettaq il-kuntratt skont il-liġi nazzjonali, kif ippruvat bl-inklużjoni f’reġistru tal-kummerċ jew professjonali, dikjarazzjoni ġuramentata jew ċertifikat, sħubija f’organizzazzjoni speċifika, awtorizzazzjoni ċara, jew bl-inklużjoni fir-reġistru tat-taxxa fuq il-valur miżjud (minn hawn ’il quddiem “VAT”).
4. L-awtoritajiet kontraenti jispeċifikaw fl-avviż tal-kuntratt jew fis-sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess jew fis-sejħa għall-offerti, ir-referenzi magħżula biex jeżaminaw l-istatus u l-kapaċità legali tal-offerenti jew tal-kandidati.
5. L-informazzjoni mitluba mill-awtorità kontraenti bħala prova tal-kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali tal-kandidat jew tal-offerent u l-livelli minimi ta’ kapaċità meħtieġa skont il-paragrafu 2 ma jistgħux imorru lil hinn mis-suġġett tal-kuntratt u jqisu l-interessi leġittimi tal-operaturi ekonomiċi b’mod partikolari fir-rigward tas-sigrieti tekniċi u kummerċjali tal-kumpanija.
6. L-awtorità kontraenti tista’, skont il-valutazzjoni tagħha tar-riskji, tiddeċiedi li ma teħtieġx prova tal-kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali tal-kandidati jew tal-offerenti fil-każ tal-kuntratti li ġejjin:
(a)
kuntratti mogħtija mill-istituzzjonijiet f’isimhom stess, b’valur li ma jaqbiżx il-valur imsemmi fl-Artikolu 137(1);
(b)
kuntratti mogħtija fil-qasam tal-azzjonijiet esterni, b’valur aktar baxx mil-limiti msemmija fl-Artikolu 265(1)(a), l-Artikolu 267(1)(a) jew l-Artikolu 269(1)(a).
Fejn l-awtorità kontraenti tiddeċiedi li ma titlobx prova tal-kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali tal-kandidati jew tal-offerenti, ma għandu jsir l-ebda prefinanzjament sakemm ma tiġix ipprovduta garanzija finanzjarja għal ammont ekwivalenti.
Artikolu 147
Kapaċità ekonomika u finanzjarja
(l-Artikolu 110(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Prova tal-kapaċità ekonomika u finanzjarja tista’ b’mod partikolari tiġi pprovduta b’wieħed jew aktar mid-dokumenti li ġejjin:
(a)
dikjarazzjonijiet xierqa minn banek jew, fejn ikun xieraq, evidenza ta’ assigurazzjoni professjonali rilevanti tal-indennizz għar-riskju;
(b)
dikjarazzjonijiet finanzjarji għal mhux aktar mill-aħħar tliet snin li għalihom ikunu ngħalqu l-kontijiet;
(c)
rendikont tal-fatturat globali u tal-fatturat li jirrigwarda x-xogħlijiet, il-provvisti jew is-servizzi koperti mill-kuntratt matul perjodu li ma jistax ikun itwal mill-aħħar tliet snin finanzjarji disponibbli.
2. L-awtorità kontraenti tista’ tirrinunzja għall-obbligu ta’ kandidat jew ta’ offerent li jissottometti l-evidenza dokumentata msemmija fil-paragrafu 1 jekk din l-evidenza tkun diġà ġiet ippreżentata lilha għall-iskopijiet ta’ proċedura oħra ta’ akkwist u tkun għadha tikkonforma mal-paragrafu 1.
Jekk, għal xi raġuni eċċezzjonali li l-awtorità kontraenti tqis bħala ġġustifikata, l-offerent jew il-kandidat ma jkunx kapaċi jipprovdi r-referenzi mitluba mill-awtorità kontraenti, huwa jista’ jagħti prova tal-kapaċità ekonomika u finanzjarja tiegħu b’kull mezz ieħor li l-awtorità kontraenti tqis xieraq.
3. Meta huwa xieraq.li jagħmel dan u għal kuntratt partikolari, operatur ekonomiku jista’ jserraħ fuq il-kapaċitajiet ta’ entitajiet oħra, hi x’inhi n-natura legali tar-rabtiet li huwa jkollu magħhom. F’dak il-każ, huwa jrid jipprova lill-awtorità kontraenti li hu se jkollu għad-dispożizzjoni tiegħu r-riżorsi meħtieġa għat-twettiq tal-kuntratt, pereżempju billi juri wegħda min-naħa ta’ dawk l-entitajiet li se jpoġġu r-riżorsi tagħhom għad-dispożizzjoni tiegħu.
L-awtorità kontraenti tista’ tesiġi li l-operatur ekonomiku u l-entitajiet imsemmija fl-ewwel subparagrafu jkunu responsabbli b’mod konġunt għat-twettiq tal-kuntratt.
Bl-istess kundizzjonijiet, konsorzju ta’ operaturi ekonomiċi kif imsemmi fl-Artikolu 121(5) jista’ jibbaża fuq il-kapaċitajiet ta’ membri tal-konsorzju jew ta’ entitajiet oħra.
Artikolu 148
Kapaċità teknika u professjonali
(l-Artikolu 110(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kapaċità teknika u professjonali tiġi evalwata u vverifikata skont il-paragrafi 2 u 3. Fi proċeduri ta’ akkwist għal provvisti li jeħtieġu operazzjonijiet ta’ tqegħid jew installazzjoni, servizzi u/jew xogħlijiet, din il-kapaċità tiġi valutata b’mod partikolari fir-rigward tal-kompetenza, l-effiċjenza, l-esperjenza u l-kredibilità.
2. L-evidenza tal-kapaċità teknika u professjonali tal-operaturi ekonomiċi tista’, skont in-natura, il-kwalità jew l-iskala u l-għan tal-provvisti, is-servizzi jew ix-xogħlijiet li jridu jingħataw, tiġi pprovduta fuq il-bażi ta’ wieħed jew aktar mid-dokumenti li ġejjin:
(a)
il-kwalifiki edukattivi u professjonali tal-fornitur tas-servizzi jew il-kuntrattur tax-xogħol u/jew dawk tal-persunal maniġerjali tal-kumpanija u, b’mod partikolari, dawk tal-persuna jew tal-persuni responsabbli għall-għoti tas-servizzi jew it-twettiq tax-xogħlijiet;
(b)
lista:
(i)
tas-servizzi prinċipali mogħtija u l-provvisti kkonsenjati matul l-aħħar tliet snin, bit-totali, id-dati u r-riċevituri, pubbliċi jew privati;
(ii)
tax-xogħlijiet imwettqa fl-aħħar ħames snin, bit-totali, id-dati u l-post;
(c)
deskrizzjoni tat-tagħmir tekniku, l-għodod u l-impjanti li jkunu se jintużaw mid-ditta għat-twettiq ta’ kuntratt ta’ servizzi jew ta’ xogħlijiet;
(d)
deskrizzjoni tat-tagħmir tekniku u l-miżuri meħuda sabiex tiġi assigurata l-kwalità tal-provvisti u tas-servizzi, u deskrizzjoni tal-faċilitajiet ta’ studju u riċerka tal-kumpanija;
(e)
indikazzjoni tat-tekniċi jew tal-korpi tekniċi involuti, ikunu jew ma jkunux direttament tal-kumpanija, speċjalment dawk responsabbli għall-kontroll tal-kwalità;
(f)
fir-rigward tal-provvisti: kampjuni, deskrizzjonijiet u/jew ritratti awtentiċi u/jew ċertifikati mħejjija minn istituzzjonijiet uffiċjali għall-kontroll tal-kwalità jew aġenziji ta’ kompetenza rikonoxxuta li jiċċertifikaw il-konformità tal-prodotti mal-ispeċifikazzjonijiet jew l-istandards fis-seħħ;
(g)
rendikont tal-medja annwali ta’ ħaddiema u l-għadd ta’ persunal maniġerjali tal-fornitur tas-servizz jew il-kuntrattur tax-xogħol matul l-aħħar tliet snin;
(h)
indikazzjoni tal-proporzjon tal-kuntratt li l-fornitur tas-servizz jista’ jkollu f’moħħu li jissottokuntratta;
(i)
għall-kuntratti ta’ xogħlijiet pubbliċi u l-kuntratti ta’ servizzi pubbliċi, u f’każijiet xierqa biss, indikazzjoni tal-miżuri ta’ ġestjoni ambjentali li l-operatur ekonomiku jkun jista’ japplika waqt it-twettiq tal-kuntratt.
Meta s-servizzi jew il-provvisti msemmija fil-punt (b)(i) tal-ewwel subparagrafu jingħataw lill-awtoritajiet kontraenti, l-evidenza tal-prestazzjoni tkun fil-forma ta’ ċertifikati maħruġa jew kontrofirmati mill-awtorità kompetenti.
Għall-finijiet tal-punt (b)(ii) tal-ewwel subparagrafu, il-lista tal-aktar xogħlijiet importanti trid tkun akkumpanjata b’ċertifikati ta’ twettiq sodisfaċenti, li jispeċifikaw jekk ix-xogħlijiet ikunux saru b’mod professjonali u tlestewx b’mod sħiħ.
3. Meta s-servizzi jew il-prodotti li jkunu jridu jiġu pprovduti jkunu kumplessi jew, b’mod eċċezzjonali, ikunu meħtieġa għal skop partikolari, l-evidenza tal-kapaċità teknika u professjonali tista’ tinkiseb permezz ta’ kontroll imwettaq mill-awtorità kontraenti jew f’isimha minn korp uffiċjali kompetenti tal-pajjiż li fih ikun stabbilit il-fornitur tas-servizz, soġġett għall-qbil ta’ dak il-korp. Dawn il-kontrolli jirrigwardaw il-kapaċità teknika u l-kapaċità ta’ produzzjoni tal-fornitur u, jekk ikun meħtieġ, il-faċilitajiet ta’ studju u riċerka u l-miżuri tiegħu għall-kontroll tal-kwalità.
4. Meta l-awtoritajiet kontraenti jitolbu l-preżentazzjoni ta’ ċertifikati mħejjija minn korp indipendenti li jiċċertifikaw il-konformità tal-operatur ekonomiku ma’ ċerti standards ta’ garanzija tal-kwalità, huma jirreferu għal sistemi ta’ garanzija tal-kwalità bbażati fuq is-sensiela rilevanti ta’ standards Ewropej ċċertifikati minn korpi akkreditati. Madankollu, l-awtoritajiet kontraenti jaċċettaw ukoll evidenza oħra ta’ miżuri ekwivalenti ta’ garanzija tal-kwalità minn operaturi ekonomiċi li ma jkollhomx aċċess għal tali ċertifikati, jew l-ebda possibbiltà li jiksbuhom fil-limiti taż-żmien rilevanti.
5. Meta l-awtoritajiet kontraenti jitolbu l-preżentazzjoni ta’ ċertifikati mħejjija minn korpi indipendenti li jiddikjaraw li l-operatur ekonomiku huwa konformi ma’ ċerti skemi jew standards ta’ ġestjoni ambjentali, huma jirreferu għall-Iskema tal-Unjoni Ewropea ta’ Ġestjoni u Verifika Ambjentali jew għal kwalunkwe skema oħra ta’ ġestjoni ambjentali kif rikonoxxuti skont l-Artikolu 45 tar-Regolament (KE) Nru 1221/2009 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (18) jew standards oħra ta’ ġestjoni ambjentali bbażati fuq l-istandards Ewropej jew internazzjonali rilevanti minn korpi akkreditati. Huma jirrikonoxxu ċertifikati ekwivalenti minn korpi stabbiliti fi Stati Membri oħra. Iridu jaċċettaw ukoll evidenza oħra ta’ miżuri ta’ ġestjoni ambjentali ekwivalenti mill-atturi ekonomiċi.
6. Meta huwa xieraq.li jagħmel dan u għal kuntratt partikolari, operatur ekonomiku jista’ jserraħ fuq il-kapaċitajiet ta’ entitajiet oħra, hi x’inhi n-natura legali tar-rabtiet li huwa jkollu magħhom. F’dak il-każ, huwa jrid jipprova lill-awtorità kontraenti li hu se jkollu għad-dispożizzjoni tiegħu r-riżorsi meħtieġa għat-twettiq tal-kuntratt, pereżempju billi juri wegħda min-naħa ta’ dawk l-entitajiet li se jpoġġu r-riżorsi tagħhom għad-dispożizzjoni tiegħu.
Bl-istess kundizzjonijiet, konsorzju ta’ operaturi ekonomiċi kif imsemmi fl-Artikolu 121(5) jista’ jibbaża fuq il-kapaċitajiet ta’ membri tal-konsorzju jew ta’ entitajiet oħra.
7. Fil-każ ta’ kuntratti ta’ xogħlijiet, kuntratti ta’ servizzi u operazzjonijiet ta’ tqegħid u installazzjoni fil-kuntest ta’ kuntratt ta’ provvista, l-awtorità kontraenti tista’ titlob li ċerti kompiti kritiċi jitwettqu direttament mill-offerent innifsu jew, meta offerta tiġi ppreżentata minn konsorzju ta’ operaturi ekonomiċi kif imsemmi fl-Artikolu 121(6), minn parteċipant fil-konsorzju.
8. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jikkonkludu li l-operaturi ekonomiċi ma jkunux se jwettqu l-kuntratt skont standard xieraq ta’ kwalità meta l-awtorità kontraenti tistabbilixxi li huma jkollhom interessi konfliġġenti li jistgħu jaffettwaw b’mod negattiv it-twettiq tal-kuntratt.
Artikolu 149
Arranġamenti u kriterji tal-għoti
(l-Artikolu 110(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għall-Artikolu 107 tar-Regolament Finanzjarju, il-kuntratti jiġu aġġudikati b’wieħed minn dawn iż-żewġ modi:
(a)
bil-proċedura awtomatika ta’ għoti, li biha l-kuntratt jingħata lill-offerta li, waqt li tkun tajba u tissodisfa l-kundizzjonijiet stabbiliti, tikkwota l-irħas prezz;
(b)
bil-proċedura tal-aħjar valur għall-flus.
2. Sabiex tiddeċiedi liema offerta toffri l-aħjar valur għall-flus, l-awtorità kontraenti tikkunsidra l-prezz ikkwotat u kriterji oħra tal-kwalità ġġustifikati mis-suġġett tal-kuntratt bħal pereżempju, il-mertu tekniku, il-karatteristiċi estetiċi u funzjonali, il-karatteristiċi ambjentali, il-kosti operazzjonali, it-tlestija tal-profittabilità jew iż-żminijiet għall-konsenja, is-servizz ta’ wara l-bejgħ u l-assistenza teknika. L-awtorità kontraenti tista’ tistabbilixxi livelli minimi ta’ kwalità. L-offerti li juru livelli ta’ kwalità aktar baxxi mil-livelli minimi stabbiliti jiġu rifjutati.
3. L-awtorità kontraenti tispeċifika, fl-avviż tal-kuntratt jew fl-ispeċifikazzjoni jew fid-dokument deskrittiv, il-piż li se tapplika għal kull wieħed mill-kriterji sabiex tistabbilixxi l-aħjar valur għall-flus. Dak il-piż jista’ jiġi espress bħala medda f’firxa massima xierqa.
Il-piż applikat għall-prezz meta mqabbel mal-kriterji l-oħra ma jridx iwassal għan-newtralizzazzjoni tal-prezz fl-għażla ta’ min jingħata l-kuntratt, bla ħsara għall-iskali stabbiliti mill-istituzzjoni għar-remunerazzjoni ta’ ċerti servizzi, bħal dawk ipprovduti minn esperti għall-iskopijiet ta’ evalwazzjoni.
Jekk, f’każijiet eċċezzjonali, il-piż ma jkunx teknikament possibbli, b’mod partikolari minħabba s-suġġett tal-kuntratt, l-awtorità kontraenti tispeċifika sempliċement l-ordni mill-aktar sal-inqas importanti ta’ kif se jiġu applikati l-kriterji.
Artikolu 150
Użu ta’ rkanti elettroniċi
(l-Artikolu 110(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jużaw irkanti elettroniċi, li fihom jiġu ppreżentati prezzijiet ġodda, riveduti ’l isfel, u/jew valuri ġodda fir-rigward ta’ ċerti elementi tal-offerti.
Għall-finijiet tal-ewwel subparagrafu, l-awtoritajiet kontraenti jużaw proċess elettroniku ripetittiv (irkant elettroniku), li jsir wara evalwazzjoni sħiħa inizjali tal-offerti, li tippermettilhom li jiġu kklassifikati bl-użu ta’ metodi ta’ evalwazzjoni awtomatiċi.
2. Fil-proċeduri miftuħa, ristretti jew innegozjati fil-każ imsemmi fl-Artikolu 135(1)(a), l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jiddeċiedu li l-għoti ta’ kuntratt pubbliku jkun preċedut minn irkant elettroniku meta l-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta jkunu jistgħu jiġu stabbiliti bi preċiżjoni.
Fl-istess ċirkustanzi, irkant elettroniku jista’ jintuża fil-ftuħ mill-ġdid ta’ kompetizzjoni bejn il-partijiet għal kuntratt qafas kif imsemmi fl-Artikolu 122(3)(b) u fil-ftuħ għall-kompetizzjoni tal-kuntratti li jridu jingħataw bis-sistema dinamika ta’ xiri msemmija fl-Artikolu 131.
L-irkant elettroniku jkun ibbażat jew fuq il-prezzijiet biss, f’liema każ il-kuntratt jingħata lill-aktar prezz baxx, jew fuq il-prezzijiet u/jew il-valuri tal-elementi tal-offerti indikati fl-ispeċifikazzjoni, f’liema każ il-kuntratt jingħata lill-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża.
3. L-awtoritajiet kontraenti li jiddeċiedu li jużaw irkant elettroniku jiddikjaraw dak il-fatt fl-avviż tal-kuntratt.
L-ispeċifikazzjoni tinkludi d-dettalji li ġejjin:
(a)
l-elementi, li l-valuri tagħhom se jkunu s-suġġett ta’ rkant elettroniku, bil-kundizzjoni li dawk l-elementi jkun kwantifikabbli u jistgħu jiġu espressi f’ċifri jew f’perċentwali;
(b)
kwalunkwe limitu fuq il-valuri li jistgħu jiġu sottomessi, kif jirriżultaw mill-ispeċifikazzjonijiet relatati mas-suġġett tal-kuntratt;
(c)
l-informazzjoni li se ssir disponibbli għall-offerenti matul l-irkant elettroniku u, fejn ikun xieraq, meta se ssir disponibbli għalihom;
(d)
l-informazzjoni rilevanti dwar il-proċess tal-irkant elettroniku;
(e)
il-kundizzjonijiet li bihom l-offerenti se jkunu jistgħu jagħmlu l-offerti u, b’mod partikolari, id-differenzi minimi li, fejn ikun xieraq, se jkunu meħtieġa meta jintefgħu l-offerti;
(f)
l-informazzjoni rilevanti dwar it-tagħmir elettroniku użat u l-arranġamenti u l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi għall-konnessjoni.
4. Qabel ma jseħħ l-irkant elettroniku, l-awtoritajiet kontraenti jagħmlu evalwazzjoni inizjali sħiħa tal-offerti skont il-kriterji tal-għoti u l-piż stabbilit għalihom.
L-offerenti kollha li jkunu ssottomettew offerti ammissibbli jiġu mistiedna fl-istess ħin b’mezzi elettroniċi sabiex jissottomettu prezzijiet ġodda u/jew valuri ġodda; l-istedina tinkludi l-informazzjoni rilevanti kollha dwar il-kollegament individwali mat-tagħmir elettroniku li jkun qiegħed jintuża u tispeċifika d-data u l-ħin tal-bidu tal-irkant elettroniku. L-irkant elettroniku jista’ jseħħ f’numru ta’ fażijiet suċċessivi. L-irkant elettroniku ma jistax jibda qabel jumejn ta’ xogħol mid-data li fiha jkunu ħarġu l-istediniet.
5. Meta l-kuntratt ikun irid jingħata fuq il-bażi tal-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża, is-sejħa trid tkun akkumpanjata mir-riżultat ta’ evalwazzjoni sħiħa tal-offerta rilevanti, imwettqa skont il-piż previst fl-ewwel subparagrafu tal-Artikolu 149(3).
Is-sejħa tiddikjara wkoll il-formula matematika li għandha tintuża fl-irkant elettroniku sabiex jiġu stabbiliti l-klassifikazzjonijiet mill-ġdid awtomatiċi fuq il-bażi tal-prezzijiet ġodda u/jew il-valuri ġodda ppreżentati. Dik il-formula tinkorpora l-piż tal-kriterji kollha stabbiliti sabiex tiġi determinata l-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża, kif indikat fl-avviż tal-kuntratt jew fl-ispeċifikazzjoni. Għal dak il-għan, kwalunkwe firxa trid, madankollu, titnaqqas minn qabel għal valur speċifikat.
Meta jkunu awtorizzati varjanti, trid tiġi pprovduta formula separata għal kull varjant.
6. Matul kull fażi ta’ rkant elettroniku, l-awtoritajiet kontraenti jridu tal-anqas jikkomunikaw mill-ewwel lill-offerenti kollha t-tagħrif suffiċjenti li jippermettilhom li jkunu jafu l-pożizzjonijiet relattivi tagħhom fi kwalunkwe mument. Huma jistgħu jikkomunikaw ukoll informazzjoni oħra dwar prezzijiet jew valuri oħra ppreżentati, bil-kundizzjoni li dan ikun iddikjarat fl-ispeċifikazzjoni. Huma jistgħu wkoll fi kwalunkwe ħin iħabbru n-numru ta’ parteċipanti f’dik il-fażi tal-irkant. Fl-ebda każ, madankollu, huma ma jistgħu jiżvelaw l-identitajiet tal-offerenti matul xi fażi ta’ rkant elettroniku.
7. L-awtoritajiet kontraenti jagħlqu rkant elettroniku b’wieħed jew aktar mill-modi li ġejjin:
(a)
fl-istedina għall-parteċipazzjoni fl-irkant, huma jindikaw id-data u l-ħin stabbiliti minn qabel;
(b)
meta ma jirċevux aktar prezzijiet jew valuri ġodda li jissodisfaw ir-rekwiżiti rigward id-differenzi minimi;
(c)
meta n-numru ta’ fażijiet fl-irkant, stabbilit fl-istedina għall-parteċipazzjoni fl-irkant, ikun tlesta.
għall-finijiet tal-punt (b) tal-ewwel subparagrafu, fl-istedina għall-parteċipazzjoni fl-irkant, l-awtoritajiet kontraenti jindikaw il-ħin li jkunu se jħallu jgħaddi wara li jirċievu l-aħħar sottomissjoni qabel ma jagħlqu l-irkant elettroniku.
Meta l-awtoritajiet kontraenti jkunu ddeċidew li jagħlqu rkant elettroniku skont il-punt (c) tal-ewwel subparagrafu, possibbilment f’kombinazzjoni mal-arranġamenti stipulati fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu, l-istedina għall-parteċipazzjoni fl-irkant tindika l-iskeda ta’ żmien għal kull fażi tal-irkant.
8. Wara li jagħlqu rkant elettroniku, l-awtoritajiet kontraenti jaġġudikaw il-kuntratt skont l-Artikolu 149 fuq il-bażi tar-riżultati tal-irkant elettroniku.
L-awtoritajiet kontraenti ma jistgħux jużaw l-irkanti elettroniċi b’mod mhux xieraq jew b’mod li jimpedixxu, jillimitaw jew jgħawġu l-kompetizzjoni jew li jbiddlu s-suġġett tal-kuntratt, kif imqiegħed għall-offerti fl-avviż ippubblikat dwar il-kuntratt u definit fl-ispeċifikazzjoni.
Artikolu 151
Offerti anormalment baxxi
(l-Artikolu 110(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Jekk, għal kuntratt partikolari, l-offerti jidhru anormalment baxxi, l-awtorità kontraenti, qabel ma tirrifjuta dawk l-offerti fuq dik il-bażi waħedha, trid titlob bil-miktub dettalji tal-elementi kostitwenti tal-offerta li hija tikkunsidra bħala rilevanti u għandha tivverifika dawk l-elementi kostitwenti, wara smigħ xieraq tal-partijiet, billi tqis l-ispjegazzjonijiet li tkun ingħatat. Dawn id-dettalji jistgħu jirrigwardaw b’mod partikolari l-osservanza tad-dispożizzjonijiet relatati mal-ħarsien tal-impjiegi u l-kundizzjonijiet tax-xogħol li jkun hemm fis-seħħ fil-post fejn ikunu jridu jitwettqu x-xogħol, servizz jew provvista.
L-awtorità kontraenti tista’, b’mod partikolari, tikkunsidra spjegazzjonijiet dwar:
(a)
l-ekonomija tal-proċess tal-manifattura, tal-forniment tas-servizzi jew tal-metodu ta’ kostruzzjoni;
(b)
is-soluzzjonijiet tekniċi magħżula jew il-kundizzjonijiet eċċezzjonalment favorevoli għall-offerent;
(c)
l-oriġinalità tal-offerta.
2. Meta l-awtorità kontraenti tistabbilixxi li offerta tkun anormalment baxxa b’riżultat tal-għajnuna pprovduta mill-Istat, hija tista’ tirrifjuta l-offerta fuq dik il-bażi biss jekk l-offerent ma jkunx kapaċi jipprova, fi żmien raġonevoli stabbilit mill-awtorità kontraenti, li l-għajnuna inkwistjoni tkun ingħatat b’mod definittiv u skont il-proċeduri u d-deċiżjonijiet speċifikati fir-regoli tal-Unjoni dwar l-għajnuna mill-Istat.
Artikolu 152
Limiti ta’ żmien sabiex jintlaqgħu l-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni
(l-Artikolu 111(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtoritajiet kontraenti jistabbilixxu f’jiem kalendarji limiti ta’ żmien fissi u perentorji sabiex jintlaqgħu offerti u talbiet għall-parteċipazzjoni. Il-limiti ta’ żmien iridu jkunu twal biżżejjed biex jagħtu żmien raġonevoli u xieraq lill-partijiet interessati sabiex jippreparaw u jissottomettu l-offerti tagħhom, billi jitqiesu b’mod partikolari l-kumplessità tal-kuntratt jew il-ħtieġa ta’ żjara fil-post jew ta’ konsultazzjoni fuq il-post tad-dokumenti mehmuża mal-ispeċifikazzjonijiet.
2. Fi proċeduri miftuħa għal kuntratti b’valur daqs jew ogħla mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), il-limitu ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti ma jridx ikun inqas minn 52 jum mid-data li fiha jintbagħat l-avviż tal-kuntratt.
3. Fi proċeduri ristretti, f’każijiet ta’ użu tad-djalogu kompetittiv imsemmi fl-Artikolu 132 u fi proċeduri nnegozjati bil-pubblikazzjoni ta’ avviż dwar kuntratt għal kuntratti ’l fuq mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), il-limitu ta’ żmien għar-riċeviment ta’ talbiet għall-parteċipazzjoni ma jridx ikun inqas minn 37 jum mid-data li fiha jintbagħat l-avviż tal-kuntratt.
Fi proċeduri ristretti għal kuntratti b’valur daqs jew ogħla mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), il-limitu ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti ma jridx ikun inqas minn 40 jum mid-data li fiha tintbagħat is-sejħa għall-offerti.
Madankollu, fil-proċeduri wara sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess kif imsemmija fl-Artikolu 136(1), il-limitu ta’ żmien irid ikun:
(a)
mhux anqas minn 21 jum mid-data li fiha tintbagħat is-sejħa għall-offerti sabiex jiġu riċevuti l-offerti fil-każ tal-proċedura msemmija fl-Artikolu 136(1)(a) u l-Artikolu 136(3)(b)(i);
(b)
mhux anqas minn 10 ijiem sabiex jiġu riċevuti talbiet għall-parteċipazzjoni u mhux anqas minn 21 jum sabiex jiġu riċevuti offerti fil-każ tal-proċedura f’żewġ passi msemmija fl-Artikolu 136(3)(b)(ii).
4. Meta l-awtoritajiet kontraenti, skont l-Artikolu 123(2), ikunu bagħtu avviż ta’ informazzjoni minn qabel għall-pubblikazzjoni jew ikunu ppubblikaw huma stess avviż minn qabel ta’ informazzjoni fuq il-profil tax-xerrej tagħhom għal kuntratti li jaqbżu l-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), il-limitu ta’ żmien sabiex jiġu riċevuti l-offerti jista’ ġeneralment jitnaqqas għal 36 jum iżda fl-ebda ċirkustanza ma għandu jkun anqas minn 22 jum mid-data li fiha jkunu ntbagħtu l-avviż tal-kuntratt jew is-sejħa għall-offerti.
Il-limiti ta’ żmien imqassra msemmija fl-ewwel subparagrafu jridu jkunu permessi biss jekk l-avviż minn qabel ta’ informazzjoni jissodisfa l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
ikun fih l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-avviż tal-kuntratt, sakemm dik l-informazzjoni tkun disponibbli fil-ħin li jiġi ppubblikat l-avviż;
(b)
ikun intbagħat għall-pubblikazzjoni bejn 52 jum u 12-il xahar qabel id-data li fiha jkun intbagħat l-avviż tal-kuntratt.
5. Il-limiti ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti jistgħu jitqassru b’ħamest ijiem jekk ikun hemm disponibbli aċċess dirett u mhux ristrett permezz ta’ mezzi elettroniċi għad-dokumenti kollha li jikkostitwixxu s-sejħa għall-offerti mid-data tal-pubblikazzjoni tal-avviż tal-kuntratt jew is-sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess.
Artikolu 153
Żmien permess għall-aċċess għad-dokumenti tal-offerti
(l-Artikolu 111(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Sakemm it-talba tkun saret fil-ħin qabel id-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti, l-ispeċifikazzjoni jew id-dokumenti deskrittivi fil-proċedura msemmija fl-Artikolu 132 u dokumenti oħra jintbagħtu, fi żmien ħamest ijiem ta’ xogħol minn meta tasal it-talba, lill-operaturi ekonomiċi kollha li jkunu talbu l-ispeċifikazzjoni jew esprimew interess li jipparteċipaw fi djalogu jew li jissottomettu offerta, soġġett għall-paragrafu 4. L-awtoritajiet kontraenti mhumiex marbuta li jwieġbu talbiet għal dokumenti li jkunu saru anqas minn ħamest ijiem ta’ xogħol qabel id-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti.
2. Sakemm it-talba tkun saret fil-ħin qabel id-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti, l-informazzjoni addizzjonali dwar l-ispeċifikazzjoni jew id-dokumenti deskrittivi jew id-dokumenti addizzjonali tiġi pprovduta fl-istess ħin lill-operaturi ekonomiċi kollha li jkunu talbu l-ispeċifikazzjoni jew esprimew interess li jieħdu sehem fi djalogu jew li jissottomettu offerta, mill-aktar fis u mhux aktar tard minn sitt ijiem kalendarji qabel id-data tal-għeluq għar-riċeviment tal-offerti jew, fil-każ ta’ talbiet għall-informazzjoni li jaslu inqas minn tmint ijiem kalendarji qabel id-data tal-għeluq għar-riċeviment tal-offerti, kemm jista’ jkun malajr wara li tasal it-talba. L-awtoritajiet kontraenti mhumiex marbuta li jwieġbu talbiet għal informazzjoni addizzjonali li jkunu saru anqas minn ħamest ijiem ta’ xogħol qabel id-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti.
3. Jekk, għal xi raġuni, l-ispeċifikazzjonijiet u d-dokumenti jew l-informazzjoni addizzjonali ma jkunux jistgħu jiġu pprovduti fil-limiti ta’ żmien stipulati fil-paragrafi 1 u 2 ta’ dan l-Artikolu, jew meta l-offerti jkunu jistgħu jsiru biss wara żjara fis-sit jew wara konsultazzjoni fuq il-post tad-dokumenti annessi mal-ispeċifikazzjonijiet, il-limiti ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti msemmija fl-Artikolu 152 jiġu estiżi sabiex jippermettu lill-operaturi ekonomiċi kollha li jiffamiljarizzaw irwieħhom mal-informazzjoni kollha meħtieġa għall-preparazzjoni tal-offerti. Dik l-estensjoni tiġi reklamata b’mod xieraq, skont l-arranġamenti stipulati fl-Artikoli minn 123 sa 126.
4. Fil-proċedura miftuħa, inklużi s-sistemi dinamiċi ta’ xiri msemmija fl-Artikolu 131, jekk ikun hemm aċċess sħiħ u mhux ristrett, b’mezzi elettroniċi għas-sejħa sħiħa għall-offerti u kwalunkwe dokument addizzjonali, il-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu ma japplikax. L-avviż tal-kuntratt imsemmi fl-Artikolu 123(3) jagħti l-indirizz tal-Internet fejn jistgħu jiġu kkonsultati dawn id-dokumenti.
Artikolu 154
Limiti ta’ żmien f’każi urġenti
(l-Artikolu 111(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta urġenza debitament issostanzjata tirrendi imprattikabbli l-limiti minimi ta’ żmien stipulati fl-Artikolu 152(3) għal proċeduri ristretti u proċeduri nnegozjati bil-pubblikazzjoni ta’ avviż dwar kuntratt, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jistabbilixxu l-limiti ta’ żmien li ġejjin, espressi f’jiem kalendarji:
(a)
limitu ta’ żmien għar-riċeviment ta’ talbiet għall-parteċipazzjoni li ma jistax ikun anqas minn 15-il jum mid-data li fiha jintbagħat l-avviż tal-kuntratt jew 10 ijiem jekk l-avviż jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet b’mod elettroniku;
(b)
limitu ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti li ma jistax ikun inqas minn 10 ijiem mid-data li fiha tkun intbagħtet is-sejħa għall-offerti.
2. Fi proċeduri ristretti u proċeduri nnegozjati rapidi, l-informazzjoni addizzjonali dwar l-ispeċifikazzjonijiet, bil-kundizzjoni li tkun intalbet fil-ħin, trid tiġi kkomunikata lill-kandidati jew lill-offerenti kollha mhux aktar tard minn erbat ijiem kalendarji qabel id-data tal-għeluq għar-riċeviment tal-offerti.
Artikolu 155
Metodi ta’ komunikazzjoni
(l-Artikolu 111(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-arranġamenti għas-sottomissjoni tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni jiġu stabbiliti mill-awtorità kontraenti, li tista’ tagħżel metodu esklużiv ta’ sottomissjoni. L-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni jistgħu jiġu sottomessi permezz ta’ ittra jew b’mezzi elettroniċi. It-talbiet għall-parteċipazzjoni jistgħu jiġu sottomessi wkoll permezz ta’ faks.
Il-mezzi ta’ komunikazzjoni magħżula jridu jkunu ġeneralment disponibbli u ma jillimitawx l-aċċess tal-operaturi ekonomiċi għall-proċedura ta’ akkwist.
Il-mezzi ta’ komunikazzjoni magħżulin iridu jkunu tali li jiżguraw li jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
kull sottomissjoni jkun fiha l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-evalwazzjoni tagħha;
(b)
tiġi preservata l-integrità tad-dejta;
(c)
tiġi ppreservata l-kunfidenzjalità tal-offerti u tat-talbiet għall-parteċipazzjoni u l-awtoritajiet kontraenti jeżaminaw il-kontenut tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni biss wara li jkun għadda ż-żmien stipulat għas-sottomissjoni tagħhom;
(d)
il-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
Fejn ikun meħtieġ għall-finijiet ta’ prova legali, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jiddeċiedu li t-talbiet għall-parteċipazzjoni ppreżentati b’faks iridu jiġu kkonfermati permezz ta’ ittra jew mezz elettroniku mill-aktar fis possibbli u fi kwalunkwe każ qabel id-data finali stipulata fl-Artikolu 152.
2. Meta l-awtorità kontraenti tawtorizza s-sottomissjoni ta’ offerti u talbiet għall-parteċipazzjoni b’mezzi elettroniċi, l-għodod użati u l-karatteristiċi tekniċi tagħhom ma jkunux diskriminatorji, iridu jkunu ġeneralment disponibbli u interoperabbli mal-prodotti tat-teknoloġija tal-informazzjoni u tal-komunikazzjoni fl-użu ġenerali u ma għandhomx jillimitaw l-aċċess tal-operaturi ekonomiċi għall-proċedura ta’ akkwist.
3. Ħlief għall-kuntratti b’valur aktar baxx mil-limitu stabbilit fl-Artikolu 170(1), l-apparat għar-riċeviment elettroniku tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni jrid jiggarantixxi, permezz ta’ mezzi tekniċi u proċeduri xierqa, li:
(a)
l-operatur ekonomiku jkun jista’ jiġi awtentikat b’ċertezza;
(b)
il-ħin u d-data eżatti tar-riċeviment tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni jkunu jistgħu jiġu determinati b’mod preċiż;
(c)
ikun jista’ jiġi raġonevolment assigurat li, qabel il-limiti taż-żmien stabbiliti, ħadd ma jista’ jkollu aċċess għad-dejta trażmessa skont dawk ir-rekwiżiti;
(d)
meta tinkiser dik il-projbizzjoni tal-aċċess, ikun jista’ jiġi raġonevolment assigurat li dak il-ksur jiġi identifikat b’mod ċar;
(e)
persuni awtorizzati biss ikunu jistgħu jistabbilixxu jew ibiddlu d-dati għall-ftuħ tad-dejta riċevuta;
(f)
matul il-fażijiet differenti tal-proċedura ta’ akkwist, l-aċċess għad-dejta kollha ppreżentata, jew għal partijiet minnha, irid ikun possibbli biss permezz ta’ azzjoni simultanja mill-persuni awtorizzati;
(g)
l-azzjoni simultanja mill-persuni awtorizzati trid tagħti aċċess għad-dejta trażmessa wara d-data preskritta biss;
(h)
id-dejta riċevuta u miftuħa skont dawn ir-rekwiżiti trid tibqa’ aċċessibbli biss għall-persuni awtorizzati biex jiffamiljarizzaw irwieħhom magħha.
4. Meta l-awtorità kontraenti tawtorizza s-sottomissjoni ta’ offerti u talbiet għall-parteċipazzjoni b’mezzi elettroniċi, id-dokumenti elettroniċi sottomessi b’dawn is-sistemi jitqiesu bħala l-oriġinali u jridu jkunu ffirmati minn rappreżentant awtorizzat tal-operatur ekonomiku.
5. Meta s-sottomissjoni ssir permezz ta’ ittra, l-offerenti jew il-kandidati jistgħu jagħżlu li jissottomettu l-offerti jew it-talbiet għall-parteċipazzjoni:
(a)
bil-posta jew bis-servizz ta’ kurrier, f’liema każ is-sejħa għall-offerti tispeċifika li l-evidenza tkun kostitwita mid-data ta’ meta jintbagħtu, it-timbru jew id-data tal-irċevuta tad-depożitu;
(b)
permezz ta’ konsenja bl-idejn fil-bini tal-istituzzjoni mill-offerent jew il-kandidat innifsu jew minn aġent; għal dan il-għan is-sejħa għall-offerti tispeċifika, minbarra l-informazzjoni msemmija fl-Artikolu 138(2)(a), id-dipartiment fejn iridu jiġu kkonsenjati l-offerti jew it-talbiet għall-parteċipazzjoni u tingħata riċevuta ffirmata u datata.
6. Sabiex tinżamm is-segretezza u sabiex tiġi evitata kwalunkwe diffikultà meta l-offerti jintbagħtu permezz ta’ ittra, is-sejħa għall-offerti trid tinkludi l-provvediment li ġej:
L-offerti jridu jiġu sottomessi f’envelop issiġillat li huwa stess ikun magħluq f’envelop ieħor issiġillat. L-envelop ta’ ġewwa jrid ikollu miktub fuqu, minbarra l-isem tad-dipartiment fejn ikun indirizzat, kif indikat fis-sejħa għall-offerti, il-kliem “Sejħa għall-offerti - Ma għandux jinfetaħ mis-servizz postali”. Jekk jintużaw envelops li jingħalqu minnhom infushom, dawn iridu jiġu ssiġillati b’tejp adeżiv u min jibgħat l-offerta jrid jiffirma tul dak it-tejp.
Artikolu 156
Garanziji għall-offerti
(l-Artikolu 111(3) tar-Regolament Finanzjarju)
L-awtorità kontraenti tista’ titlob garanzija għall-offerta, ippreżentata skont l-Artikolu 163, li tirrappreżenta minn 1 % sa 2 % tal-valur totali tal-kuntratt.
Garanzija għall-offerta tinħall meta jingħata l-kuntratt. Jekk ma tiġi sottomessal-ebda offerta sad-data tal-għeluq stabbilita jew jekk l-offerta tiġi suċċessivament irtirata, il-garanzija trid tinżamm.
Artikolu 157
Ftuħ tal-offerti u talbiet għall-parteċipazzjoni
(l-Artikolu 111(4) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Iridu jinfetħu t-talbiet għall-parteċipazzjoni u l-offerti kollha li jissodisfaw ir-rekwiżiti tal-Artikolu 155.
2. Fejn il-valur ta’ kuntratt jaqbeż il-limitu stabbilit fl-Artikolu 137(1), l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jaħtar kumitat sabiex jiftaħ l-offerti.
Il-kumitat tal-ftuħ ikun iffurmat minn tal-anqas tliet persuni li jirrappreżentaw mill-anqas żewġ entitajiet organizzattivi tal-istituzzjoni kkonċernata mingħajr rabta ġerarkika bejniethom, li mill-anqas wieħed minnhom ma jaqax taħt l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Biex jiġi evitat kull tip ta’ kunflitt ta’ interessi, dawk il-persuni jkunu soġġetti għall-obbligi stabbiliti fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju. Fir-rappreżentanzi jew l-unitajiet lokali msemmija fl-Artikolu 72 ta’ dan ir-Regolament jew iżolati fi Stat Membru, jekk ma jkunx hemm entitajiet separati, ir-rekwiżit ta’ entitajiet organizzattivi mingħajr rabta ġerarkika bejniethom ma japplikax.
Fil-każ ta’ proċedura ta’ akkwist imnedija fuq bażi interistituzzjonali, il-kumitat tal-ftuħ jinħatar mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli mill-istituzzjoni responsabbli għall-proċedura ta’ akkwist. Il-kompożizzjoni tal-kumitat tal-ftuħ tirrifletti, safejn ikun possibbli, il-karattru interistituzzjonali tal-proċedura ta’ akkwist.
3. Meta l-offerti jiġu sottomessi bil-posta, membru wieħed jew aktar tal-kumitat tal-ftuħ jinizjala d-dokumenti li jixhdu d-data u l-ħin ta’ meta ntbagħtet kull offerta.
Huma jinizjalaw ukoll waħda minn dawn li ġejjin:
(a)
kull paġna ta’ kull offerta;
(b)
il-paġna ta’ quddiem u l-paġni li jkun fihom id-dettalji finanzjarji ta’ kull offerta, l-integrità tal-offerta inizjali tiġi ggarantita bi kwalunkwe teknika xierqa użata minn dipartiment li jkun indipendenti mid-dipartiment awtorizzanti, ħlief fil-każijiet imsemmija fit-tieni subparagrafu tal-paragrafu 2.
Meta l-kuntratt jingħata bil-proċedura awtomatika ta’ għoti skont il-punt (a) tal-Artikolu 149(1), il-prezzijiet ikkwotati fl-offerti li jissodisfaw ir-rekwiżiti jsiru pubbliċi.
Il-membri tal-kumitat jiffirmaw ir-rekord miktub tal-ftuħ tal-offerti li jkunu waslu, li għandu jidentifika dawk l-offerti li jikkonformaw mar-rekwiżiti tal-Artikolu 155 u dawk li ma jikkonformawx magħhom, u li jagħtu r-raġunijiet li għalihom kienu rifjutati offerti minħabba nuqqas ta’ konformità, b’referenza għall-metodi ta’ sottomissjoni tal-offerti msemmija fl-Artikolu 155. Il-firma tista’ ssir b’sistema elettronika li tipprovdi identifikazzjoni suffiċjenti tal-firmatarju.
Artikolu 158
Kumitat għall-evalwazzjoni tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni
(l-Artikolu 111(5) tar-Regolament Finanzjarju)
1. It-talbiet għall-parteċipazzjoni u l-offerti kollha ddikjarati bħala konformi mar-rekwiżiti tal-Artikolu 155 jiġu evalwati u kklassifikati minn kumitat ta’ evalwazzjoni mwaqqaf għal kull waħda miż-żewġ fażijiet fuq il-bażi tal-kriterji ta’ esklużjoni u tal-għażla mħabbra qabel u l-kriterji tal-għoti rispettivament.
Dan il-kumitat jinħatar mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli biex jagħti opinjoni ta’ konsulenza dwar kuntratti b’valur ogħla mil-limitu msemmi fl-Artikolu 137(1).
Madankollu, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jiddeċiedi li l-kumitat ta’ evalwazzjoni għandu jevalwa u jikklassifika l-offerti fuq il-bażi tal-kriterji tal-għoti biss u li l-kriterji ta’ esklużjoni u tal-għażla għandhom jiġu evalwati b’mezzi xierqa oħra li jiggarantixxu n-nuqqas ta’ kunflitti ta’ interessi.
2. Il-kumitat ta’ evalwazzjoni jkun iffurmat minn tal-anqas tliet persuni li jirrappreżentaw mill-anqas żewġ entitajiet organizzattivi tal-istituzzjonijiet jew il-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju mingħajr rabta ġerarkika bejniethom, li mill-anqas wieħed minnhom ma jaqax taħt l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiżgura li dawn il-persuni jissodisfaw l-obbligi stabbiliti fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju.
Fir-rappreżentanzi u l-unitajiet lokali msemmija fl-Artikolu 72 jew iżolati fi Stat Membru, jekk ma jkunx hemm entitajiet separati, ir-rekwiżit ta’ entitajiet organizzattivi mingħajr rabta ġerarkika bejniethom ma japplikax.
Il-kumitat ta’ evalwazzjoni jista’ jkun magħmul mill-istess membri tal-kumitat għall-ftuħ tal-offerti.
Esperti esterni jistgħu jassistu lill-kumitat b’deċiżjoni tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiżgura li dawk l-esperti jissodisfaw l-obbligi stabbiliti fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju.
Fil-każ ta’ proċedura ta’ akkwist imnedija fuq bażi interistituzzjonali, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jinħatar mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli mill-istituzzjoni responsabbli għall-proċedura ta’ akkwist. Il-kompożizzjoni tal-kumitat ta’ evalwazzjoni tirrifletti, safejn ikun possibbli, il-karattru interistituzzjonali tal-proċedura ta’ akkwist.
3. It-talbiet għall-parteċipazzjoni u l-offerti li ma jissodisfawx ir-rekwiżiti essenzjali kollha stabbiliti fid-dokumenti tal-offerti jiġu eliminati.
Madankollu, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jew l-awtorità kontraenti jistgħu jitolbu lill-kandidati jew lill-offerenti sabiex jipprovdu materjal addizzjonali jew sabiex jispjegaw id-dokumenti ta’ sostenn ippreżentati b’rabta mal-kriterji ta’ esklużjoni jew tal-għażla, fil-limitu taż-żmien li jispeċifika.
It-talbiet għall-parteċipazzjoni u l-offerti li ma jkunux esklużi u li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla jitqiesu bħala ammissibbli.
4. Fil-każ ta’ offerti anormalment baxxi kif imsemmija fl-Artikolu 151, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jitlob kwalunkwe informazzjoni rilevanti dwar il-kompożizzjoni tal-offerta.
Artikolu 159
Riżultati tal-evalwazzjoni
(l-Artikolu 112 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għandu jitħejja u jiġi datat rekord bil-miktub tal-evalwazzjoni u l-klassifikazzjoni tat-talbiet għall-parteċipazzjoni u l-offerti ddikjarati bħala li jissodisfaw ir-rekwiżiti.
Ir-rekord bil-miktub jiġi ffirmat mill-membri kollha tal-kumitat ta’ evalwazzjoni. Il-firma tista’ ssir b’sistema elettronika li tipprovdi identifikazzjoni suffiċjenti tal-firmatarju.
Jekk il-kumitat ta’ evalwazzjoni ma jkunx ingħata r-responsabbiltà li jivverifika l-offerti skont il-kriterji ta’ esklużjoni u għażla, ir-rekord bil-miktub jiġi ffirmat ukoll mill-persuni li kienu ngħataw dik ir-responsabbiltà mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Ir-rekord bil-miktub jinżamm għal referenza futura.
2. Ir-rekord bil-miktub imsemmi fil-paragrafu 1 jinkludi tal-anqas:
(a)
l-isem u l-indirizz tal-awtorità kontraenti, kif ukoll is-suġġett u l-valur tal-kuntratt, il-kuntratt qafas jew is-sistema dinamika ta’ xiri;
(b)
l-ismijiet tal-kandidati jew tal-offerenti rifjutati u r-raġunijiet għar-rifjut tagħhom;
(c)
l-ismijiet tal-kandidati jew tal-offerenti li se jiġu eżaminati u r-raġunijiet għall-għażla tagħhom;
(d)
ir-raġunijiet għar-rifjut tal-offerti misjuba li kienu anormalment baxxi;
(e)
l-ismijiet tal-kandidati jew il-kuntrattur propost u r-raġunijiet għal dik l-għażla u, jekk ikun magħruf, il-proporzjon tal-kuntratt jew tal-kuntratt qafas li l-kuntrattur ikunu beħsiebu jissottokuntratta lil partijiet terzi.
3. L-awtorità kontraenti mbagħad tieħu d-deċiżjoni tagħha billi tagħti mill-anqas dawn li ġejjin:
(a)
l-isem u l-indirizz tal-awtorità kontraenti, is-suġġett u l-valur tal-kuntratt, jew is-suġġett u l-valur massimu tal-kuntratt qafas jew is-sistema dinamika ta’ xiri;
(b)
l-ismijiet tal-kandidati jew tal-offerenti rifjutati u r-raġunijiet għar-rifjut tagħhom;
(c)
l-ismijiet tal-kandidati jew tal-offerenti li se jiġu eżaminati u r-raġunijiet għall-għażla tagħhom;
(d)
ir-raġunijiet għar-rifjut tal-offerti misjuba li kienu anormalment baxxi;
(e)
l-ismijiet tal-kandidati jew il-kuntrattur magħżula u r-raġunijiet għal dik l-għażla b’referenza għall-kriterji tal-għażla u tal-għoti mħabbra minn qabel u, jekk ikun magħruf, il-proporzjon tal-kuntratt jew tal-kuntratt qafas li l-kuntrattur ikun beħsiebu jissottokuntratta lil partijiet terzi;
(f)
fil-każ ta’ proċeduri nnegozjati u djalogu kompetittiv, iċ-ċirkustanzi msemmija fl-Artikoli 132, 134, 135, 266, 268, 270 u 271 li jiġġustifikaw l-użu tagħhom;
(g)
fejn ikun xieraq, ir-raġunijiet għaliex l-awtorità kontraenti tkun iddeċidiet li ma tagħtix kuntratt.
Fil-każ ta’ proċedura ta’ akkwist imnedija fuq bażi interistituzzjonali, id-deċiżjoni msemmija fl-ewwel subparagrafu tittieħed mill-awtorità kontraenti responsabbli għall-proċedura ta’ akkwist.
Artikolu 160
Kuntatti bejn l-awtoritajiet kontraenti u l-offerenti
(l-Artikolu 112 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bħala eċċezzjoni, jista’ jsir kuntatt bejn l-awtorità kontraenti u l-offerenti matul il-proċedura tal-għoti tal-kuntratti, fil-kundizzjonijiet stabbiliti fil-paragrafi 2 u 3.
2. Qabel id-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti, fir-rigward tad-dokumenti u l-informazzjoni addizzjonali msemmija fl-Artikolu 153, l-awtorità kontraenti tista’:
(a)
fil-każ tal-offerenti, tikkomunika informazzjoni addizzjonali għall-iskop biss li tikkjarifika n-natura tal-kuntratt, tali informazzjoni għandha tiġi kkomunikata lill-offerenti kollha li jkunu talbu l-ispeċifikazzjonijiet;
(b)
fil-każ tagħha stess, jekk tiskopri żball, nuqqas ta’ preċiżjoni, ommissjoni jew kull tip ieħor ta’ żball klerikali fit-test tal-avviż tal-kuntratt, is-sejħa għall-offerti jew l-ispeċifikazzjonijiet, tinforma lill-persuni kkonċernati fl-istess data u b’mod identiku għal dak applikabbli fir-rigward tas-sejħa għall-offerti oriġinali.
3. Jekk, wara li jinfetħu l-offerti, tkun meħtieġa xi kjarifika b’rabta ma’ offerta, jew jekk ikunu jridu jiġu rranġati żbalji klerikali ovvji fl-offerta, l-awtorità kontraenti tista’ tikkuntattja lill-offerenti, għalkemm tali kuntatt jista’ ma jwassal għall-ebda bidla fit-termini tal-offerta.
4. F’kull każ fejn ikun sar kuntatt, u fil-każijiet debitament ġustifikati fejn ma jkunx sar kuntatt kif imsemmi fl-Artikolu 96 tar-Regolament Finanzjarju, jinżamm rekord fil-fajl tal-akkwist.
Artikolu 161
Informazzjoni għall-kandidati u għall-offerenti
(l-Artikoli 113, 114 u 118 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtoritajiet kontraenti jinfurmaw mill-aktar fis lill-kandidati u l-offerenti bid-deċiżjonijiet meħuda dwar l-għoti tal-kuntratt jew tal-kuntratt qafas jew id-dħul f’sistema dinamika ta’ xiri, inklużi r-raġunijiet għal kwalunkwe deċiżjoni li ma jingħatax kuntratt jew kuntratt qafas, jew l-istabbiliment ta’ sistema dinamika ta’ xiri, li għalih kien hemm proċedura ta’ offerti kompetittiva jew li terġa’ tinbeda l-proċedura.
2. L-awtorità kontraenti, fi żmien mhux aktar minn 15-il jum kalendarju mid-data li fiha tirċievi talba bil-miktub, trid tikkomunika l-informazzjoni prevista fl-Artikolu 113(2) tar-Regolament Finanzjarju.
3. Fil-każ ta’ kuntratti mogħtija mill-istituzzjonijiet tal-Unjoni f’isimhom stess, b’valur daqs jew akbar mil-limiti msemmija fl-Artikolu 170(1) u li ma jkunux esklużi mill-kamp ta’ applikazzjoni tad-Direttiva 2004/18/KE, l-awtorità kontraenti tinforma lill-offerenti jew il-kandidati kollha li ma jkunux intgħażlu, fl-istess ħin u b’mod individwali, b’mezz elettroniku, li l-applikazzjoni jew l-offerta tagħhom ma tkunx ġiet aċċettata f’xi wieħed mill-istadji li ġejjin:
(a)
ftit wara li jkunu ttieħdu d-deċiżjonijiet fuq il-bażi tal-kriterji ta’ esklużjoni u għażla u qabel id-deċiżjoni tal-għoti, fi proċeduri ta’ akkwist organizzati f’żewġ stadji separati;
(b)
fir-rigward tad-deċiżjonijiet ta’ għoti u d-deċiżjonijiet ta’ rifjut tal-offerti, kemm jista’ jkun malajr wara d-deċiżjoni tal-għoti u mhux aktar tard mill-ġimgħa ta’ wara.
F’kull każ, l-awtorità kontraenti tindika r-raġunijiet għaliex l-offerta jew l-applikazzjoni ma jkunux ġew aċċettati u r-rimedji legali disponibbli.
L-offerenti jew il-kandidati li ma jintgħażlux jistgħu jitolbu informazzjoni addizzjonali dwar ir-raġunijiet għar-rifjut tagħhom bil-miktub permezz ta’ ittra, faks jew posta elettronika, u l-offerenti kollha magħżula li l-offerti tagħhom ma jiġux eliminati jistgħu jiksbu informazzjoni dwar il-karatteristiċi u l-merti relattivi tal-offerta magħżula u l-isem tal-offerent magħżul, bla ħsara għat-tieni subparagrafu tal-Artikolu 113(2) tar-Regolament Finanzjarju. L-awtorità kontraenti twieġeb fi żmien mhux aktar minn 15-il jum kalendarju minn meta tirċievi t-talba.
Artikolu 162
Iffirmar tal-kuntratt
(l-Artikoli 113 u 118 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kuntratt ma jistax jibda jitwettaq qabel ma jiġi ffirmat il-kuntratt.
Taqsima 4
Garanziji u Kontroll
Artikolu 163
Garanziji
(l-Artikolu 115 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Fejn il-kuntratturi jkunu meħtieġa li jagħtu garanzija bil-quddiem, din trid tkun għal ammont u perjodu ta’ żmien li jkunu biżżejjed biex din tiġi attivata.
2. Il-garanzija trid tkun ipprovduta minn bank jew istituzzjoni finanzjarja awtorizzata. Din tista’ tiġi sostitwita b’garanzija in solidum minn parti terza, wara aċċettazzjoni mill-awtorità kontraenti.
Il-garanzija tkun denominata fil-munita euro.
Din tpoġġi lill-bank jew lill-istituzzjoni finanzjarja jew il-parti terza bħala kollateral irrevokabbli, jew bħala l-ewwel garanti tal-obbligi tal-kuntrattur.
Artikolu 164
Garanzija għal eżekuzzjoni
(l-Artikolu 115 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Sabiex jiġi assigurat li x-xogħlijiet, il-provvisti jew is-servizzi jkunu twasslu b’mod sħiħ u meta l-aċċettazzjoni finali skont it-termini tal-kuntratt ma tkunx tista’ tingħata wara l-ħlas finali, l-uffiċjal awtorizzanti jista’ jitlob garanzija għal eżekuzzjoni fuq bażi ta’ każ b’każ u soġġetta għal analiżi preliminari tar-riskju.
2. Garanzija li tikkorrispondi għal 10 % tal-valur totali tal-kuntratt tista’ ssir bi tnaqqis mill-pagamenti kif u meta jsiru.
Din tista’ tiġi sostitwita b’ammont miżmum mill-pagament finali sabiex iservi ta’ garanzija sal-aċċettazzjoni finali tas-servizzi, provvisti jew xogħlijiet. L-ammont jiġi stabbilit mill-uffiċjal awtorizzanti u jkun proporzjonat mar-riskji identifikati fir-rigward tal-eżekuzzjoni tal-kuntratt, meta jitqiesu s-suġġett tiegħu, kif ukoll it-termini kummerċjali normali applikabbli għas-settur.
Il-kundizzjonijiet għal tali garanzija jitħabbru fid-dokumenti tal-offerti.
3. Wara l-aċċettazzjoni finali tax-xogħlijiet, servizzi jew provvisti, il-garanziji jinħallu skont it-termini tal-kuntratt.
Artikolu 165
Garanzija għall-prefinanzjament
(l-Artikolu 115 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Ladarba l-awtorità kontraenti tkun stabbilixxiet il-ħtieġa għal prefinanzjament, hija tivvaluta r-riskji assoċjati mal-ħlasijiet ta’ prefinanzjament, qabel ma tniedi l-proċedura ta’ akkwist, billi tikkunsidra b’mod partikolari l-kriterji li ġejjin:
(a)
il-valur stmat tal-kuntratt;
(b)
is-suġġett tiegħu;
(c)
it-tul u l-veloċità tiegħu;
(d)
l-istruttura tas-suq.
2. Għandha tkun meħtieġa garanzija sabiex isir il-ħlas ta’ prefinanzjament fil-każ imsemmi fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 146(6), jew meta l-uffiċjal awtorizzanti jiddeċiedi li jitlob garanzija skont il-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu.
Ma tkun meħtieġa l-ebda garanzija għal kuntratti ta’ valur baxx kif imsemmija fl-Artikolu 137(1).
Il-garanzija tinħall kif u meta l-prefinanzjament jitnaqqas mill-ħlasijiet interim jew il-ħlasijiet tal-bilanċi lill-kuntrattur skont it-termini tal-kuntratt.
Artikolu 166
Sospensjoni fil-każ ta’ żbalji jew irregolaritajiet
(l-Artikolu 116 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kuntratti jistgħu jiġu sospiżi skont l-Artikolu 116 tar-Regolament Finanzjarju sabiex jiġi vverifikat jekk żbalji sostanzjali jew irregolaritajiet jew frodi preżunti jkunux seħħew tassew. Jekk dawn ma jkunux ikkonfermati, it-twettiq tal-kuntratt jitkompla kemm jista’ jkun malajr.
2. Żball sostanzjali jew irregolarità jkunu kwalunkwe ksur ta’ dispożizzjoni ta’ kuntratt jew ta’ regolament li jirriżulta minn att jew ommissjoni li jikkawżaw jew li jistgħu jikkawżaw telf għall-baġit tal-Unjoni.
KAPITOLU 2
Dispożizzjonijiet applikabbli għall-kuntratti mogħtija mill-istituzzjonijiet tal-Unjoni minn jeddhom
Artikolu 167
Identifikazzjoni tal-livell xieraq għall-kalkolu tal-limiti
(l-Artikoli 117 u 118 tar-Regolament Finanzjarju)
Kull uffiċjal awtorizzanti b’delega jew b’sottodelega fi ħdan kull istituzzjoni jivvaluta jekk intlaħqux il-limiti stabbiliti fl-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 168
Kuntratti separati u kuntratti bil-lottijiet
(l-Artikoli 104 u 118 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-valur stmat ta’ kuntratt ma jistax jiġi determinat sabiex ikunu evitati l-obbligi stabbiliti f’dan ir-Regolament, u kuntratt lanqas ma jista’ jinqasam għal dak il-għan.
Kull fejn ikun xieraq, teknikament fattibbli u kosteffiċjenti, il-kuntratti b’valur daqs jew ogħla mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1) jingħataw fl-istess ħin fil-forma ta’ lottijiet separati.
2. Fejn is-suġġett ta’ kuntratt ta’ provvista, servizzi jew xogħlijiet ikun mifrux fuq diversi lottijiet, li kull wieħed ikun is-suġġett ta’ kuntratt individwali, għall-evalwazzjoni globali tal-limitu applikabbli jiġi kkunsidrat il-valur totali tal-lottijiet kollha.
Meta l-valur totali tal-lottijiet kollha jkun daqs jew akbar mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), l-Artikolu 97(1) u l-paragrafi 1 u 2 tal-Artikolu 104 tar-Regolament Finanzjarju japplikaw għal kull wieħed mil-lottijiet.
3. Meta kuntratt ikun irid jingħata fil-forma ta’ lottijiet separati, l-offerti jiġu evalwati separatament għal kull lott. Jekk jingħataw diversi lottijiet lill-istess offerent, jista’ jiġi ffirmat kuntratt wieħed li jkopri dawn il-lottijiet
Artikolu 169
Arranġamenti biex issir stima tal-valur ta’ ċerti kuntratti
(l-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Sabiex tikkalkula l-ammont stmat ta’ kuntratt, l-awtorità kontraenti trid tinkludi r-remunerazzjoni totali stmata tal-kuntratturi.
Meta kuntratt jipprevedi opzjonijiet jew tiġdid possibbli, il-bażi tal-kalkolu jkun l-ammont massimu awtorizzat, inkluż l-użu tal-klawsoli dwar l-opzjonijiet u t-tiġdid.
Din l-istima ssir meta jintbagħat l-avviż tal-kuntratt jew, meta ma jkunx hemm tali pubbliċità, meta l-awtorità kontraenti tibda l-proċedura tal-għoti.
2. Għall-kuntratti qafas u s-sistemi dinamiċi ta’ xiri, il-valur li għandu jiġi kkunsidrat ikun il-valur massimu tal-kuntratti kollha previsti matul il-perjodu kollu tal-kuntratt qafas jew tas-sistema dinamika ta’ xiri.
3. Għall-kuntratti ta’ servizzi, iridu jiġu kkunsidrati:
(a)
fil-każ tas-servizzi tal-assigurazzjoni, il-primjum li jrid jitħallas u forom oħra ta’ remunerazzjoni;
(b)
fil-każ tas-servizzi bankarji jew finanzjarji, it-tariffi, il-kummissjonijiet, l-imgħax u tipi oħra ta’ remunerazzjoni;
(c)
fil-każ tal-kuntratti ta’ disinn, it-tariffi, il-kummissjonijiet li jridu jitħallsu u forom oħra ta’ remunerazzjoni.
4. Fil-każ ta’ kuntratti ta’ servizzi li ma jispeċifikawx prezz totali jew fil-każ ta’ kuntratti ta’ provvista għat-twellija, kiri jew ħlas bin-nifs ta’ prodotti, il-valur li għandu jittieħed bħala l-bażi biex jiġi kkalkulat il-valur stmat ikun:
(a)
fil-każ tal-kuntratti b’terminu fiss:
(i)
fejn it-terminu tagħhom ikun ta’ 48 xahar jew anqas fil-każ tas-servizzi jew 12-il xahar jew anqas fil-każ tal-provvisti, il-valur totali tal-kuntratt għal kemm idumu;
(ii)
fejn it-terminu tagħhom ikun ta’ aktar minn 12-il xahar fil-każ tal-provvisti, il-valur totali inkluż il-valur residwu stmat;
(b)
fil-każ ta’ kuntratti għal perjodu indefinit jew, fil-każ tas-servizzi, għal perjodu ta’ aktar minn 48 xahar, il-valur ta’ kull xahar immultiplikat għal 48 darba.
5. Fil-każ ta’ kuntratti ta’ servizzi jew provvisti li jingħataw b’mod regolari jew li jridu jiġġeddu fi żmien speċifikat, il-valur tal-kuntratt jiġi stabbilit fuq il-bażi ta’:
(a)
jew il-kost reali aggregat ta’ kuntratti simili għall-istess tipi ta’ servizzi jew prodotti mogħtija matul is-sena finanzjarja jew it-12-il xahar preċedenti, aġġustat, fejn possibbli, għall-bidliet previsti fil-kwantità jew il-valur matul it-12-il xahar wara l-kuntratt inizjali;
(b)
jew il-kost aggregat stmat ta’ kuntratti suċċessivi mogħtija matul it-12-il xahar wara l-ewwel servizz imwettaq jew l-ewwel konsenja jew matul it-terminu tal-kuntratt, meta dan ikun itwal minn 12-il xahar.
6. Fil-każ ta’ kuntratti ta’ xogħlijiet, irid jitqies mhux biss il-valur tax-xogħlijiet iżda wkoll il-valur totali stmat tal-provvisti meħtieġa sabiex jitwettqu x-xogħlijiet u magħmula disponibbli għall-kuntrattur mill-awtorità kontraenti.
Artikolu 170
Limiti għall-applikazzjoni tal-proċeduri skont id-Direttiva 2004/18/KE
(l-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-limiti msemmija fl-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju jkunu dawk stipulati fid-Direttiva 2004/18/KE għall-kuntratti ta’ provvista, servizzi u xogħlijiet, rispettivament.
2. Il-limiti ta’ żmien imsemmija fl-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju jkunu dawk speċifikati fl-Artikoli 152, 153 u 154.
Artikolu 171
Perjodu ta’ waqfien totali qabel l-iffirmar tal-kuntratt
(l-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtorità kontraenti ma tiffirmax il-kuntratt jew il-kuntratt qafas, kopert mid-Direttiva 2004/18/KE, mal-offerent li jkun ġie aċċettat, qabel ma jkunu għaddew 14-il jum kalendarju.
Dak il-perjodu jiġi kkalkulat minn waħda mid-dati li ġejjin:
(a)
mill-jum wara li jkunu ntbagħtu flimkien in-notifiki lill-offerenti magħżula u lill-offerenti li ma jkunux intgħażlu;
(b)
fejn il-kuntratt jew il-kuntratt qafas jingħata skont proċedura nnegozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż tal-kuntratt, mill-jum ta’ wara li l-avviż tal-għoti tal-kuntratt imsemmi fl-Artikolu 123 jiġi ppubblikat f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Meta jintużaw faks jew mezz elettroniku għall-bgħit imsemmi fil-punt (a) tat-tieni subparagrafu, il-perjodu ta’ waqfien totali jkun ta’ 10 ijiem kalendarji.
Jekk ikun meħtieġ, l-awtorità kontraenti tista’ tissospendi l-iffirmar tal-kuntratt għal aktar studju jekk dan ikun iġġustifikat mit-talbiet jew il-kummenti magħmula mill-offerenti jew il-kandidati li ma jkunux intgħażlu jew li jkollhom xi lment jew minn kwalunkwe informazzjoni rilevanti oħra li tkun waslet. It-talbiet, il-kummenti jew l-informazzjoni jridu jaslu matul il-perjodu stabbilit fl-ewwel subparagrafu. Fil-każ ta’ sospensjoni, il-kandidati jew l-offerenti kollha jridu jiġu infurmati fi żmien tlett ijiem ta’ xogħol wara d-deċiżjoni ta’ sospensjoni.
Ħlief fil-każijiet previsti fil-paragrafu 2, kwalunkwe kuntratt iffirmat qabel ma jiskadi l-perjodu stipulat fl-ewwel subparagrafu jkun null u bla effett.
Fejn il-kuntratt jew il-kuntratt qafas ma jkunx jista’ jingħata lill-offerent previst magħżul, l-awtorità kontraenti tista’ tagħtih lit-tieni l-aħjar offerent.
2. Il-perjodu stipulat fil-paragrafu 1 ma japplika fil-każijiet li ġejjin:
(a)
fil-każ ta’ proċeduri miftuħa, ristretti jew innegozjati wara l-pubblikazzjoni ta’ avviż tal-kuntratt meta tkun ġiet sottomessa biss offerta waħda;
(b)
fil-każ ta’ kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratt qafas;
(c)
fil-każ tal-proċeduri nnegozjati msemmija fl-Artikoli 134(1)(c), 134(1)(g)(iii), 134(1)(h) u 134(1)(j).
Artikolu 172
Evidenza tal-aċċess għall-kuntratti
(l-Artikolu 119 tar-Regolament Finanzjarju)
L-ispeċifikazzjonijiet jeħtieġu li l-offerenti jindikaw f’liema Stat għandhom il-kwartieri ġenerali jew id-domiċilju tagħhom u li jippreżentaw l-evidenza ta’ sostenn li normalment tkun aċċettabbli mill-liġi tagħhom.
TITOLU VI
GĦOTJIET
KAPITOLU 1
Kamp ta’ applikazzjoni u għamla tal-għotjiet
Artikolu 173
Sottoskrizzjonijiet
(l-Artikolu 121 tar-Regolament Finanzjarju)
Is-sottoskrizzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 121(2)(d) tar-Regolament Finanzjarju jkunu somom imħallsa lill-korpi li l-Unjoni hija membru fihom, skont id-deċiżjonijiet tal-baġit u l-kundizzjonijiet ta’ ħlas stabbiliti mill-korp ikkonċernat.
Artikolu 174
Ftehim u deċiżjoni ta’ għotjiet
(l-Artikolu 121(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-għotjiet ikunu koperti minn deċiżjoni jew permezz ta’ ftehim bil-miktub.
2. Biex jiġi ddeterminat l-istrument li għandu jintuża, iridu jittieħdu inkonsiderazzjoni l-elementi li ġejjin:
(a)
fejn jinsab il-benefiċjarju, ġewwa jew barra l-Unjoni;
(b)
il-kumplessità u l-istandardizzazzjoni tal-kontenut tal-azzjonijiet jew il-programmi ta’ ħidma ffinanzjati.
Artikolu 175
Nefqa fuq il-membri tal-istituzzjonijiet
(l-Artikolu 121 tar-Regolament Finanzjarju)
In-nefqa fuq il-membri tal-istituzzjonijiet kif imsemmija fl-Artikolu 121(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju tinkludi l-kontribuzzjonijiet lil assoċjazzjonijiet ta’ eks membri jew membri attwali tal-Parlament Ewropew. Dawn il-kontribuzzjonijiet jiġu implimentati skont ir-regoli amministrattivi interni tal-Parlament Ewropew.
Artikolu 176
Azzjonijiet li jistgħu jirċievu għotjiet
(l-Artikolu 121 tar-Regolament Finanzjarju)
Azzjoni li tista’ tirċievi għotja fis-sens tal-Artikolu 121 tar-Regolament Finanzjarju trid tiġi ddefinita b’mod ċar.
L-ebda azzjoni ma tista’ tinqasam f’azzjonijiet differenti għall-finijiet ta’ evażjoni tar-regoli dwar il-finanzjament stabbiliti f’dan ir-Regolament.
Artikolu 177
Korpi b’għan ta’ interess ġenerali tal-Unjoni
(l-Artikolu 121 tar-Regolament Finanzjarju)
Korp b’għan ta’ interess ġenerali tal-Unjoni huwa:
(a)
korp involut fl-edukazzjoni, it-taħriġ, it-tagħrif, l-innovazzjoni jew ir-riċerka u l-istudju dwar il-politiki Ewropej, kwalunkwe attività li tikkontribwixxi għall-promozzjoni taċ-ċittadinanza jew id-drittijiet tal-bniedem, jew korp Ewropew tal-istandards;
(b)
entità li tirrappreżenta korpi mingħajr skop ta’ qligħ attivi fl-Istati Membri, fil-pajjiżi kandidati jew fil-pajjiżi potenzjalment kandidati u l-promozzjoni ta’ prinċipji u politiki konsistenti mal-għanijiet tat-Trattati.
Artikolu 178
Sħubiji
(l-Artikolu 121 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għotjiet speċifiċi għal azzjonijiet u għotjiet operattivi jistgħu jiffurmaw parti minn qafas ta’ sħubija.
2. Qafas ta’ sħubija jista’ jiġi stabbilit bħala mekkaniżmu ta’ kooperazzjoni fit-tul bejn il-Kummissjoni u l-benefiċjarji tal-għotjiet. Jista’ jieħu l-forma ta’ ftehim ta’ qafas ta’ sħubija jew deċiżjoni ta’ qafas ta’ sħubija.
Il-ftehim jew id-deċiżjoni ta’ qafas ta’ sħubija jispeċifikaw l-għanijiet komuni, in-natura tal-azzjonijiet ippjanati fuq bażi ta’ darba jew bħala parti minn programm ta’ ħidma annwali approvat, il-proċedura għall-għoti ta’ għotjiet speċifiċi, f’konformità mal-prinċipji u r-regoli proċedurali f’dan it-Titolu, u d-drittijiet u l-obbligi ġenerali ta’ kull parti skont il-ftehimiet jew id-deċiżjonijiet speċifiċi.
Id-dewmien tas-sħubija ma jistax jaqbeż l-erba’ snin, ħlief f’każijiet eċċezzjonali, iġġustifikati mis-suġġett tal-qafas ta’ sħubija.
L-uffiċjali awtorizzanti ma jistgħux jagħmlu użu mhux xieraq tal-ftehimiet jew id-deċiżjonijiet ta’ qafas ta’ sħubija jew jużawhom b’tali mod li l-iskop jew l-effett imur kontra l-prinċipji tat-trasparenza jew tat-trattament indaqs tal-applikanti.
3. Is-sħubiji qafas jiġu ttrattati bħala għotjiet fir-rigward tal-programmazzjoni, il-pubblikazzjoni u l-għoti ex ante.
4. Għotjiet speċifiċi bbażati fuq ftehimiet jew deċiżjonijiet ta’ qafas ta’ sħubija jingħataw skont il-proċeduri stabbiliti f’dawk il-ftehimiet jew deċiżjonijiet, u f’konformità ma’ dan it-Titolu.
Iridu jkunu soġġetti għall-proċeduri tal-pubblikazzjoni ex post stabbiliti fl-Artikolu 191.
Artikolu 179
Sistemi ta’ skambju elettroniku
(l-Artikolu 121(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-iskambji kollha mal-benefiċjarji, fosthom il-konklużjoni ta’ ftehimiet dwar għoti, in-notifika tad-deċiżjonijiet ta’ għoti u kwalunkwe emendi fihom, jistgħu jsiru permezz ta’ sistemi ta’ skambju elettroniku stabbiliti mill-Kummissjoni.
2. Dawn is-sistemi jridu jissodisfaw ir-rekwiżiti li ġejjin:
(a)
persuni awtorizzati biss jista’ jkollhom aċċess għas-sistema u d-dokumenti trażmessi fiha;
(b)
persuna awtorizzati biss jistgħu jiffirmaw jew jittrażmettu dokument permezz tas-sistema;
(c)
persuni awtorizzati jridu jiġu identifikati permezz tas-sitema permezz ta’ mezzi stabbiliti.
(d)
il-ħin u d-data tat-tranżazzjoni elettronika jridu jiġu stabbiliti bi preċiżjoni;
(e)
trid tinżamm l-integrità tad-dokumenti;
(f)
trid tinżamm id-disponibilità tad-dokumenti;
(g)
fejn ikun xieraq, trid tinżamm il-kunfidenzjalità tad-dokumenti;
(h)
trid tiġi żgurata l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
3. Dejta mibgħuta jew riċevuta permezz ta’ sistema bħal din tgawdi mill-preżunzjoni legali tal-integrità tad-dejta u l-preċiżjoni tad-data u l-ħin ta’ meta ntbagħtet jew ġiet riċevuta d-dejta indikati mis-sistema.
Dokument mibgħut jew innotifikat permezz ta’ sistema bħal din jitqies ekwivalenti għal dokument fuq karta, ikun ammissibbli bħala prova fi proċedimenti legali, jitqies oriġinali u jgawdi l-preżunzjoni legali tal-awtentiċità u l-integrità tiegħu, bil-kundizzjoni li ma jkunx fih karatteristiċi dinamiċi li kapaċi jbiddluh b’mod awtomatiku.
Il-firem elettroniċi msemmija fil-punt (b) tal-paragrafu 2 ikollhom l-effett legali ekwivalenti ta’ firem bl-idejn.
Artikolu 180
Kontenut tal-ftehimiet u d-deċiżjonijiet ta’ għoti
(l-Artikolu 122 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-ftehim ta’ għoti jrid tal-inqas jistabbilixxi dan li ġej:
(a)
is-suġġett;
(b)
il-benefiċjarju;
(c)
id-dewmien, b’mod partikolari:
(i)
id-data tad-dħul fis-seħħ tiegħu;
(ii)
id-data tal-bidu u d-dewmien tal-azzjoni jew is-sena finanzjarja ffinanzjata;
(d)
l-ammont massimu ta’ finanzjament mill-Unjoni mogħti f’euro u l-għamla tal-għotja supplimentata, kif xieraq, bi:
(i)
it-total tal-ispejjeż eliġibbli stmati tal-azzjoni jew programm ta’ ħidma u r-rata ta’ finanzjament tal-ispejjeż eliġibbli;
(ii)
il-kost unitarju, is-somma f’daqqa jew ir-rata fissa msemmija fil-punti (b), (c) u (d) tal-Artikolu 123 tar-Regolament Finanzjarju, fejn ikunu stabbiliti;
(iii)
kombinament tal-elementi msemmija fil-punti (i) u (ii) ta’ dan il-punt;
(e)
deskrizzjoni tal-azzjoni jew, fil-każ ta’ għotja operattiva, tal-programm ta’ ħidma approvat għal dik is-sena finanzjarja mill-uffiċjal awtorizzanti flimkien ma’ deskrizzjoni tar-riżultati mistennija mill-implimentazzjoni tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma;
(f)
it-termini u l-kundizzjonijiet ġenerali applikabbli għall-ftehimiet kollha ta’ dan it-tip, bħall-aċċettazzjoni mill-benefiċjarju tal-verifiki u l-awditjar mill-Kummissjoni, l-OLAF u l-Qorti tal-Awdituri;
(g)
l-istima tal-baġit globali tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma;
(h)
fejn l-implimentazzjoni tal-azzjoni tkun tinvolvi akkwisti, il-prinċipji msemmija fl-Artikolu 209 jew ir-regoli dwar l-akkwisti li l-benefiċjarju jrid jikkonforma magħhom;
(i)
ir-responsabilitajiet tal-benefiċjarju, speċjalment:
(i)
f’termini ta’ ġestjoni finanzjarja tajba u s-sottomissjoni ta’ rapporti tal-attività u finanzjarji; kull meta dan ikun xieraq, iridu jiġu stabbiliti miri intermedji li jridu jsiru r-rapporti dwarhom;
(ii)
fil-każ ta’ ftehim bejn il-Kummissjoni u numru ta’ benefiċjarji, l-obbligi speċifiċi tal-koordinatur, jekk ikun hemm, u tal-benefiċjarji l-oħra fir-rigward tal-koordinatur kif ukoll ir-responsabbiltà finanzjarja tal-benefiċjarji għall-ammonti dovuti lill-Kummissjoni;
(j)
l-arranġamenti u l-limiti ta’ żmien għall-approvazzjoni ta’ dawk ir-rapporti u għall-ħlas mill-Kummissjoni;
(k)
skont kif ikun xieraq, id-dettalji tal-ispejjeż eliġibbli tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma approvat, jew tal-kostijiet unitarji, is-somom f’daqqa jew ir-rati fissi msemmija fl-Artikolu 123 tar-Regolament Finanzjarju;
(l)
id-dispożizzjonijiet li jirregolaw il-viżibilità tal-appoġġ finanzjarju tal-Unjoni, ħlief f’każijiet iġġustifikati b’mod xieraq, fejn il-wiri fil-pubbliku ma jkunx possibbli jew xieraq.
Tal-inqas, it-termini u l-kundizzjonijiet ġenerali msemmija fil-punt (f) tal-ewwel subparagrafu għandhom:
(i)
jiddikjaraw li l-liġi tal-Unjoni hija l-liġi li tapplika għall-ftehim ta’ għoti, u fejn ikun hemm bżonn, ikkumplimentata mil-liġi nazzjonali kif speċifikat fil-ftehim ta’ għoti. Tista’ ssir deroga fil-ftehimiet konklużi ma’ organizzazzjonijiet internazzjonali;
(ii)
jispeċifikaw il-qorti jew it-tribunal tal-arbitraġġ kompetenti għas-smigħ ta’ tilwim.
2. Il-ftehim ta’ għoti jista’ jistabbilixxi l-arranġamenti u l-limiti ta’ żmien għal sospensjoni jew terminazzjoni skont l-Artikolu 135 tar-Regolament Finanzjarju.
3. Fil-każijiet imsemmija fl-Artikolu 178, id-deċiżjoni ta’ qafas ta’ sħubija jew il-ftehim ta’ qafas ta’ sħubija jispeċifikaw l-informazzjoni msemmija fil-punti (a),(b), (c)(i), (f), u minn (h) sa (j) u (l) tal-ewwel subparagrafu tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu.
Id-deċiżjoni jew ftehim ta’ għoti speċifiċi jinkludu l-informazzjoni msemmija fil-punti minn (a) sa (e), (g) u (k) tal-ewwel subparagrafu tal-paragrafu 1 u, fejn ikun hemm bżonn, il-punt (i) tal-ewwel subparagrafu tal-paragrafu 1.
4. Il-ftehimiet ta’ għoti jistgħu jiġu emendati biss bil-miktub. Dawn l-emendi, inklużi dawk bil-għan li jżidu jew ineħħu benefiċjarju, ma jkollhomx l-iskop jew l-effett li jagħmlu bidliet fil-ftehimiet li jistgħu jibdlu d-deċiżjoni ta’ għoti jew imorru kontra t-trattament ugwali tal-applikanti.
5. Il-paragrafi 1, 2, 3 u 4 japplikaw mutatis mutandis għad-deċiżjonijiet ta’ għoti.
Parti mill-informazzjoni msemmija fil-paragrafu 1 tista’ tiġi pprovduta fis-sejħa għall-proposti jew kwalunkwe dokument relatat, minflok id-deċiżjoni ta’ għoti.
Artikolu 181
Forom ta’ għotjiet
(l-Artikolu 123 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-għotjiet fil-forma msemmija fil-punt (a) tal-Artikolu 123(1) tar-Regolament Finanzjarju jiġu kkalkolati fuq il-bażi tal-ispejjeż eliġibbli li jkun għamel il-benefiċjarju, soġġetti għal stima preliminari tal-baġit kif ippreżentata mal-proposta u inkluża fid-deċiżjoni jew ftehim ta’ għoti.
2. Il-kostijiet unitarji kif imsemmija fil-punt (b) tal-Artikolu 123(1) tar-Regolament Finanzjarju jkopru kull kategorija speċifika tal-ispejjeż eliġibbli jew uħud minnhom li jkunu identifikati b’mod ċar minn qabel b’referenza għal ammont għal kull unità.
3. Is-somom f’daqqa kif imsemmija fil-punt (c) tal-Artikolu 123(1) tar-Regolament Finanzjarju jkopru f’termini globali l-kategoriji speċifiċi kollha tal-ispejjeż eliġibbli jew uħud minnhom li jkunu identifikati b’mod ċar minn qabel.
4. Il-finanzjament b’rata fissa kif imsemmi fil-punt (d) tal-Artikolu 123(1) tar-Regolament Finanzjarju jkopri kategoriji speċifiċi ta’ spejjeż eliġibbli li jkunu identifikati b’mod ċar minn qabel billi jiġi applikat perċentwal.
Artikolu 182
Somom f’daqqa, kostijiet unitarji u finanzjamenti b’rata fissa
(l-Artikolu 124 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-awtorizzazzjoni għall-użu ta’ somom f’daqqa, kostijiet unitarji jew finanzjamenti b’rata fissa msemmija fl-Artikolu 124(1) tar-Regolament Finanzjarju tapplika sa tmiem il-programm. Din l-awtorizzazzjoni tista’ tiġi reveduta jekk ikunu meħtieġa bidliet sostanzjali. Id-dejta u l-ammonti jiġu valutati b’mod perjodiku u, fejn ikun xieraq, is-somom f’daqqa, il-kostijiet unitarji jew il-finanzjamenti b’rata fissa għandhom jiġu aġġustati.
Fil-każ ta’ ftehim bejn il-Kummissjoni u numru ta’ benefiċjarji, il-limitu massimu msemmi fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 124(1) tar-Regolament Finanzjarju japplika għal kull benefiċjarju.
2. Id-deċiżjoni jew il-ftehim ta’ għoti jinkludi d-dispożizzjonijiet kollha meħtieġa sabiex jiġi vverifikat li ġew irrispettati l-kundizzjonijiet għall-ħlas tal-għotja fuq il-bażi ta’ somom f’daqqa, kostijiet unitarji jew finanzjament b’rata fissa.
3. Il-ħlas tal-għotja fuq il-bażi ta’ somom f’daqqa, kostijiet unitarji jew finanzjamenti b’rata fissa huwa bla ħsara għad-dritt tal-aċċess għar-rekords statutorji tal-benefiċjarji għall-finijiet maħsuba mill-ewwel subparagrafu tal-paragrafu 1 u l-Artikolu 137(2) tar-Regolament Finanzjarju.
4. Jekk kontroll ex post jiżvela li l-avveniment ġenerattiv ma jkunx seħħ u jkun sar ħlas mhux dovut lill-benefiċjarju b’għotja bbażata fuq somom f’daqqa, kostijiet unitarji jew finanzjamenti b’rata fissa, il-Kummissjoni tkun intitolata li tirkupra sal-ammont tal-għotja bla ħsara għall-pieni msemmija fl-Artikolu 109 tar-Regolament Finanzjarju.
KAPITOLU 2
Prinċipji
Artikolu 183
Il-prinċipju ta’ kofinanzjament
(l-Artikolu 125(3) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Skont il-prinċipju ta’ kofinanzjament, ir-riżorsi li jkunu meħtieġa sabiex titwettaq l-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma ma jiġux ipprovduti kollha kemm huma mill-kontribuzzjoni tal-Unjoni.
Il-kofinanzjament jista’ jkun fil-forma tar-riżorsi proprji tal-benefiċjarju, dħul iġġenerat mill-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma jew kontribuzzjonijiet finanzjarji in natura minn partijiet terzi.
2. Il-kontribuzzjonijiet in natura jfissru riżorsi mhux finanzjarji li partijiet terzi jagħmlu disponibbli mingħajr ħlas għall-benefiċjarju.
Artikolu 184
Il-prinċipju li ma jsirx qligħ
(l-Artikolu 125(5) tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kontribuzzjonijiet finanzjarji minn partijiet terzi li jistgħu jintużaw mill-benefiċjarju sabiex ikopri spejjeż għajr dawk eliġibbli skont l-għotja tal-Unjoni jew li ma jkunux dovuti lill-parti terza meta ma jintużawx fi tmiem l-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma, ma jitqisux bħala kontribuzzjonijiet finanzjarji speċifikament assenjati mid-donaturi għall-finanzjament tal-ispejjeż eliġibbli fis-sens tal-Artikolu 125(5) tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 185
Għotjiet ta’ valur baxx
(l-Artikolu 125(4) tar-Regolament Finanzjarju)
L-għotjiet ta’ valur baxx jitqiesu li huma dawk l-għotjiet b’valur ta’ EUR 60 000 jew inqas.
Artikolu 186
Assistenza teknika
(l-Artikolu 101 u 125 tar-Regolament Finanzjarju)
“Assistenza teknika” tfisser l-appoġġ u l-attivitajiet ta’ tisħiħ tal-kapaċitajiet li huma meħtieġa għall-implimentazzjoni ta’ programm jew azzjoni, b’mod partikolari attivitajiet ta’ preparazzjoni, ġestjoni, monitoraġġ, evalwazzjoni, awditjar u kontroll.
Artikolu 187
Spejjeż eliġibbli
(l-Artikolu 126(3)(c) tar-Regolament Finanzjarju)
Il-VAT titqies bħala mhux rekuperabbli skont il-leġiżlazzjoni nazzjonali applikabbli dwar il-VAT, jekk skont il-liġi nazzjonali tkun attribwibbli għal xi waħda mill-attivitajiet li ġejjin:
(a)
attivitajiet eżentati mingħajr dritt ta’ tnaqqis;
(b)
attivitajiet li jaqgħu barra mill-kamp ta’ applikazzjoni tal-VAT;
(c)
attivitajiet, kif imsemmija fil-punti (a) jew (b), li l-VAT ma tistax titnaqqas fir-rigward tagħhom iżda tista’ tintradd lura permezz ta’ skemi ta’ rifużjoni jew fondi ta’ kumpens speċifiċi mhux previsti mid-Direttiva 2006/112/KE, anki jekk dik l-iskema jew fond ikunu ġew stabbiliti mil-leġiżlazzjoni nazzjonali dwar il-VAT.
Il-VAT relatata mal-attivitajiet elenkati fl-Artikolu 13(2) tad-Direttiva 2006/112/KE għandha titqies imħallsa minn benefiċjarju għajr individwu mhux taxxabbli kif definit fl-ewwel subparagrafu tal-Artikolu 13(1) ta’ dik id-Direttiva, irrispettivament minn jekk dawk l-attivitajiet jitqisux mill-Istat Membru kkonċernat bħala attivitajiet imwettqa minn korpi rregolati mil-liġi pubblika li jaġixxu bħala awtoritajiet pubbliċi.
Artikolu 188
Programmazzjoni
(l-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kull uffiċjal awtorizzanti responsabbli jħejji programm ta’ ħidma annwali jew pluriennali għall-għotjiet. L-istituzzjoni tadotta l-programm ta’ ħidma u dan għandu jiġi ppubblikat fuq is-sit tal-Internet dwar l-għotjiet tal-istituzzjoni kkonċernata malajr kemm jista’ jkun, u mhux iktar tard mill-31 ta’ Marzu tas-sena ta’ implimentazzjoni.
Il-programm ta’ ħidma jispeċifika l-perjodu li jkopri, l-att bażiku, jekk ikun hemm, l-għanijiet segwiti, ir-riżultati mistennija, l-iskeda ta’ żmien indikattiva tas-sejħiet għall-proposti bl-ammont indikattiv u r-rata massima ta’ kofinanzjament.
Barra minn hekk, il-programm ta’ ħidma jkun fih l-informazzjoni stipulata fl-Artikolu 94 għad-deċiżjoni li tadottah li trid titqies bħala d-deċiżjoni ta’ finanzjament għall-għotjiet tas-sena kkonċernata.
2. Kwalunkwe tibdil sostanzjali fil-programm ta’ ħidma jiġi adottat u ppubblikat ukoll kif stipulat fil-paragrafu 1.
Artikolu 189
Kontenut tas-sejħiet għall-proposti
(l-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Is-sejħiet għall-proposti jispeċifikaw:
(a)
l-għanijiet segwiti;
(b)
il-kriterji tal-eliġibbiltà, esklużjoni, għażla u għoti kif imsemmija fl-Artikolu 131 u 132 tar-Regolament Finanzjarju u d-dokumenti ta’ sostenn relevanti;
(c)
l-arranġamenti għall-finanzjament mill-Unjoni;
(d)
l-arranġamenti u d-data finali għas-sottomissjoni tal-proposti u d-data ppjanata sa meta l-applikanti kollha jridu jiġu mgħarrfa dwar l-eżitu tal-evalwazzjoni tal-applikazzjoni tagħhom u d-data indikattiva għall-iffirmar tal-ftehimiet ta’ għoti jew in-notifika tad-deċiżjonijiet dwar għoti.
2. Is-sejħiet għall-proposti jiġu ppubblikati fuq is-sit tal-Internet tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni u jiġu ppubblikati wkoll fuq is-sit tal-Internet bi kwalunkwe mezz xieraq ieħor, inkluż Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea, fejn dan ikun meħtieġ sabiex tingħata pubbliċità addizzjonali fost il-benefiċjarji potenzjali. Dawn jistgħu jiġu ppubblikati sa mill-adozzjoni tad-deċiżjoni ta’ finanzjament imsemmija fl-Artikolu 84 tar-Regolament Finanzjarju, inkluż matul is-sena ta’ qabel l-implimentazzjoni tal-baġit. Kwalunkwe modifika fil-kontenut tas-sejħiet għall-proposti tkun soġġetta għall-pubblikazzjoni bl-istess kundizzjonijiet bħal dawk tas-sejħiet għal proposti.
Artikolu 190
Eċċezzjonijiet għas-sejħiet għall-proposti
(l-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Jistgħu jingħataw għotjiet mingħajr sejħa għall-proposti fil-każijiet li ġejjin biss:
(a)
għall-finijiet ta’ għajnuna umanitarja u operazzjonijiet tal-protezzjoni ċivili jew għal għajnuna fil-ġestjoni ta’ kriżi fis-sens tal-paragrafu 2;
(b)
f’emerġenzi eċċezzjonali oħra li jkunu ġew sostanzjati kif xieraq;
(c)
lil korpi b’monopolju de jure jew de facto, issostanzjati b’mod xieraq fid-deċiżjoni tal-għoti;
(d)
lil korpi identifikati minn att bażiku, fis-sens tal-Artikolu 54 tar-Regolament Finanzjarju, bħala benefiċjarji ta’ għotja jew għal korpi maħtura mill-Istati Membri, taħt ir-responsabbiltà tagħhom, meta dawk l-Istati Membri jiġu identifikati minn att bażiku bħala benefiċjarji ta’ għotja;
(e)
fil-każ ta’ riċerka u żvilupp teknoloġiku, lil korpi identifikati fil-programm ta’ ħidma msemmi fl-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju, meta l-att bażiku jipprovdi b’mod espliċitu għal dik il-possibilità, u bil-kundizzjoni li l-proġett ma jkunx jaqa’ taħt il-kamp ta’ applikazzjoni ta’ sejħa għall-proposti;
(f)
għal azzjonijiet b’karatteristiċi speċifiċi li jeħtieġu tip partikolari ta’ korp minħabba l-kompetenza teknika tiegħu, il-grad għoli ta’ speċjalizzazzjoni tiegħu jew is-setgħa amministrattiva tiegħu, bil-kundizzjoni li l-azzjonijiet ikkonċernati ma jkunux jaqgħu taħt il-kamp ta’ applikazzjoni ta’ sejħa għall-proposti.
Il-każijiet imsemmija fil-punt (f) tal-ewwel subparagrafu jiġu ssostanzjati kif xieraq fid-deċiżjoni ta’ għoti.
2. Sitwazzjonijiet ta’ kriżi f’pajjiżi terzi jinftiehmu bħala sitwazzjonijiet ta’ periklu immedjat jew imminenti b’riskju li jiżviluppa f’kunflitt bl-armi jew li jiddestabilizza l-pajjiż. Sitwazzjonijiet ta’ kriżi jinftiehmu wkoll bħala sitwazzjonijiet ikkawżati minn diżastri naturali, kriżijiet maħluqa mill-bniedem bħal gwerer u kunflitti oħrajn jew ċirkustanzi straordinarji b’effetti paragunabbli relatati, fost l-oħrajn, mat-tibdil fil-klima, id-degradazzjoni tal-ambjent, iċ-ċaħda tal-aċċess għall-enerġija u r-riżorsi naturali jew faqar estrem.
Artikolu 191
Pubblikazzjoni ex post
(l-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-informazzjoni relatata ma’ għotjiet mogħtija matul sena finanzjarja tiġi ppubblikata skont l-Artikolu 21.
2. Wara l-pubblikazzjoni msemmija fil-paragrafu 1, meta tintalab mill-Parlament Ewropew u l-Kunsill, il-Kummissjoni tgħaddilhom rapport dwar:
(a)
in-numru ta’ applikanti fis-sena ta’ qabel;
(b)
in-numru u l-perċentwal ta’ applikazzjonijiet b’suċċess għal kull sejħa għall-proposti;
(c)
id-dewmien medju tal-proċedura mid-data tal-għeluq tas-sejħa għall-proposti sal-għoti ta’ għotja;
(d)
in-numru u l-ammont ta’ għotjiet fejn l-obbligu ta’ pubblikazzjoni ex post ikun ġie rrinunzjat is-sena ta’ qabel skont l-Artikolu 21(4).
Artikolu 192
Informazzjoni għall-applikanti
(l-Artikolu 128 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-Kummissjoni tipprovdi informazzjoni u pariri lill-applikanti bil-mezzi li ġejjin:
(a)
tistabbilixxi standards konġunti għall-formoli tal-applikazzjoni għal għotjiet simili u tissorvelja d-daqs u l-leġġibbiltà tal-formoli tal-applikazzjoni;
(b)
tipprovdi informazzjoni lill-applikanti potenzjali, speċjalment permezz ta’ seminars u l-forniment ta’ manwali;
(c)
iżżomm dejta permanenti għall-benefiċjarji fil-Fajl tal-Entità Legali msemmija fl-Artikolu 63.
Artikolu 193
Finanzjament minn intestaturi separati tal-baġit
(l-Artikolu 129 tar-Regolament Finanzjarju)
Azzjoni tista’ tiġi ffinanzjata b’mod konġunt minn intestaturi separati tal-baġit minn uffiċjali awtorizzanti responsabbli differenti.
Artikolu 194
Effett retroattiv tal-finanzjament f’każijiet ta’ urġenza estrema u prevenzjoni ta’ kunflitti
(l-Artikolu 130 tar-Regolament Finanzjarju)
Fil-kamp ta’ applikazzjoni tal-Artikolu 130(1) tar-Regolament Finanzjarju, in-nefqa mġarrba minn benefiċjarju qabel id-data tas-sottomissjoni tal-applikazzjoni tkun eliġibbli għal finanzjament mill-Unjoni bil-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
ir-raġunijiet għal tali deroga jkunu ġew issostanzjati kif suppost fid-deċiżjoni ta’ finanzjament;
(b)
id-deċiżjoni ta’ finanzjament u l-ftehim jew id-deċiżjoni ta’ għoti jistabbilixxu b’mod espliċitu d-data ta’ eliġibbiltà iktar kmieni mid-data għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet.
Artikolu 195
Sottomissjoni tal-applikazzjonijiet għal għotjiet
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-arranġamenti għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet għal għotjiet jiġu deċiżi mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, li jista’ jagħżel il-metodu ta’ sottomissjoni. L-applikazzjonijiet għal għotjiet jistgħu jiġu sottomessi b’ittra jew b’mezzi elettroniċi.
Il-mezzi ta’ komunikazzjoni magħżulin ma jkunux diskriminatorji fin-natura tagħhom u ma għandux ikollhom l-effett ta’ limitazzjoni tal-aċċess tal-applikanti fil-proċedura tal-għoti.
Il-mezzi ta’ komunikazzjoni magħżulin ikunu tali li jiżguraw li jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
kull sottomissjoni jkun fiha l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-evalwazzjoni tagħha;
(b)
trid tiġi ppreservata l-integrità tad-dejta;
(c)
trid tiġi ppreservata l-kunfidenzjalità tal-proposti;
(d)
tiġi żgurata l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
Għall-finijiet tal-punt (c) tat-tielet subparagrafu, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli għandu jeżamina l-kontenut tal-applikazzjonijiet iżda biss wara li jkun skada l-limitu taż-żmien stabbilit għas-sottomissjoni tagħhom.
L-uffiċjal awtorizzanti responasbbli jista’ jitlob li s-sottomissjoni elettronika tkun akkumpanjata minn firma elettronika avvanzata fis-sens tad-Direttiva 1999/93/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (19).
2. Meta l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jawtorizza s-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet b’mezzi elettroniċi, l-għodod użati u l-karatteristiċi tekniċi tagħhom ma jkunux diskriminatorji fin-natura tagħhom, iridu jkunu ġeneralment disponibbli u interoperabbli mal-prodotti tat-teknoloġija tal-informazzjoni u tal-komunikazzjoni li jintużaw b’mod ġenerali. L-informazzjoni relatata mal-ispeċifikazzjonijiet meħtieġa għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet, inkluża l-kodifikazzjoni titqiegħed għad-dispożizzjoni tal-applikanti.
Barra minn hekk, l-apparat għar-riċeviment elettroniku tal-applikazzjonijiet jiggarantixxi s-sigurtà u l-kunfidenzjalità. Jiggarantixxi wkoll li jkunu jistgħu jiġu determinati bi preċiżjoni l-ħin u data eżatti ta’ meta jaslu l-applikazzjonijiet.
3. Meta s-sottomissjoni ssir b’ittra, l-applikanti jistgħu jagħżlu li jippeżentaw l-applikazzjonijiet tagħhom b’wieħed minn dawn il-modi li ġejjin:
(a)
bil-posta jew bis-servizz ta’ kurrier, f’liema każ is-sejħa għall-proposti tispeċifika li l-evidenza tkun rappreżentata mid-data tad-dispaċċ, it-timbru tal-posta jew id-data tal-irċevuta tad-depożitu;
(b)
b’mod personali fil-bini tal-istituzzjoni mill-applikant innifsu jew minn aġent, f’liema każ is-sejħa għall-proposti trid tispeċifika d-dipartiment li fih iridu jitwasslu l-applikazzjonijiet fejn tingħata rċevuta ffirmata u datata.
KAPITOLU 3
Proċedura tal-għoti
Artikolu 196
Kontenut tal-applikazzjonijiet għal għotjiet
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-applikazzjonijiet isiru fuq il-formola stabbilita skont l-istandards konġunti stabbiliti skont l-Artikolu 192(a) u magħmula disponibbli mill-uffiċjali awtorizzanti responsabbli, u skont il-kriterji stabbiliti fl-att bażiku u s-sejħa għall-proposti.
Id-dokumenti ta’ sostenn imsemmija fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 131(3) tar-Regolament Finanzjarju jistgħu jikkonsistu b’mod partikolari fir-rapport tal-introjtu u l-karta tal-bilanċi għall-aħħar sena finanzjarja li ngħalqu l-kontijiet għaliha.
2. Il-baġit stmat għall-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma mehmuż mal-applikazzjoni jrid ikollu d-dħul u n-nefqa fil-bilanċ, soġġett għad-dispożizjonijiet għall-kontinġenzi jew il-varjazzjonijiet possibbli fir-rati tal-kambju li jistgħu jiġu awtorizzati f’każijiet iġġustifikati, u jindika l-ispejjeż eliġibbli stmati tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma.
3. Meta l-applikazzjoni tkun tikkonċerna għotjiet għal azzjoni li l-ammont għaliha jaqbeż is-EUR 750 000 jew għotjiet operattivi li jaqbżu l-EUR 100 000, irid jiġi ppreżentat rapport tal-awditjar prodott minn awditur estern approvat. Dak ir-rapport jiċċertifika l-kontijiet għall-aħħar sena finanzjarja disponibbli.
L-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu japplika biss għall-ewwel applikazzjoni li ssir minn benefiċjarju lil uffiċjal awtorizzanti responsabbli fi kwalunkwe sena finanzjarja partikolari.
Fil-każ ta’ ftehimiet bejn il-Kummissjoni u numru ta’ benefiċjarji, il-limiti stabbiliti fl-ewwel subparagrafu japplikaw għal kull benefiċjarju.
Fil-każ tas-sħubiji msemmija fl-Artikolu 178, qabel ma jkun jista’ jiġi ffirmat il-ftehim qafas ta’ sħubija jew in-notifika tad-deċiżjoni qafas ta’ sħubija, irid isir ir-rapport tal-awditjar imsemmi fl-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu li jkopri l-aħħar sentejn finanzjarji disponibbli.
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’, skont il-valutazzjoni tar-riskju, jirrinunzja għall-obbligu ta’ rapport ta’ awditjar imsemmi fl-ewwel subparagrafu għall-istabbilimenti ta’ edukazzjoni u taħriġ u, fil-każ ta’ ftehimiet ma’ numru ta’ benefiċjarji, il-benefiċjarji li jkunu aċċettaw bosta obbligazzjonijiet konġunti jew li ma jġarrbu l-ebda responsabbiltà finanzjarja.
L-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu ma japplikax għall-korpi pubbliċi u l-organizzazzjonijiet internazzjonali msemmija fl-Artikolu 43.
4. L-applikant jindika s-sorsi u l-ammonti ta’ finanzjament tal-Unjoni riċevut jew applikat għall-istess azzjoni jew parti mill-azzjoni jew għat-tħaddim tiegħu matul l-stess sena finanzjarja kif ukoll kwalunkwe finanzjament ieħor riċevut jew applikat għall-istess azzjoni.
Artikolu 197
Evidenza ta’ ebda esklużjoni
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
L-applikanti jiddikjaraw fuq l-unur tagħhom li mhumiex f’waħda mis-sitwazzjonijiet elenkati fl-Artikoli 106(1) u 107 tar-Regolament Finanzjarju, ħlief fil-każijiet stipulati fil-punti (a) u (b) tal-Artikolu 131(4) tar-Regolament Finanzjarju. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’, skont valutazzjoni tar-riskju, jitlob lill-applikanti magħżula sabiex jipprovdu l-evidenza msemmija fl-Artikolu 143. Meta jintalbu jagħmlu dan mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, l-applikanti magħżula jipprovdu dik l-evidenza, sakemm ma jkunx hemm impossibilità materjali rikonoxxuta mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jew dik l-evidenza tkun diġà ġiet ippreżentata għall-finijiet ta’ għotja jew proċedura ta’ akkwist oħra, bil-kundizzjoni li d-dokumenti ma jkunux eqdem minn sena mid-data tal-ħruġ tagħhom u jekk ikunu għadhom validi.
Artikolu 198
Applikanti mingħajr personalità ġuridika
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta tiġi sottomessa applikazzjoni għal għotja minn applikant li ma jkollux personalità ġuridika, skont l-Artikolu 131(2) tar-Regolament Finanzjarju, ir-rappreżentanti ta’ dak l-applikant juru li għandhom il-kapaċità li jwettqu l-obbligi legali f’isem l-applikant u li l-applikant għandu kapaċità finanzjarja u operattiva ekwivalenti għal dik ta’ persuni ġuridiċi.
Artikolu 199
Entitajiet legali li jifformaw applikant wieħed
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta bosta entitajiet jissodisfaw il-kriterji biex japplikaw għal għotja u jifformaw flimkien entità waħda, dik l-entità tista’ tiġi trattata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli bħala l-uniku applikant, bil-kundizzjoni li l-applikazzjoni tidentifika lill-entitajiet involuti fl-azzjoni proposta jew fil-programm ta’ ħidma bħala parti mill-applikant.
Artikolu 200
Pieni finanzjarji u amministrattivi
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
Jistgħu jiġu imposti pieni finanzjarji u amministrattivi, jew it-tnejn, fuq applikanti li jagħmlu dikjarazzjonijiet foloz jew żbalji sostanzjali, jew li jkunu wettqu irregolaritajiet jew frodi, skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 145.
Dawn il-pieni finanzjarji u amministrattivi, jew it-tnejn, jistgħu jiġu imposti wkoll fuq benefiċjarji li jkunu nstabu li kisru l-obbligi kuntrattwali tagħhom.
Artikolu 201
Kriterji ta’ eliġibbiltà
(l-Artikolu 131 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kriterji ta’ eliġibbiltà jiġu ppubblikati fis-sejħa għall-proposti.
2. Il-kriterji ta’ eliġibbiltà jiddeterminaw il-kundizzjonijiet għall-parteċipazzjoni f’sejħa għall-proposti. Dawk il-kriterji jiġu stabbiliti b’konsiderazzjoni xierqa għall-għanijiet tal-azzjoni u għandhom jikkonformaw mal-prinċipji ta’ trasparenza u ebda diskriminazzjoni.
Artikolu 202
Kriterji tal-għażla
(l-Artikolu 132(1) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kriterji tal-għażla jiġu ppubblikati fis-sejħa għall-proposti u għandhom ikunu tali li jagħmluha possibbli li tiġi valutata l-kapaċità finanzjarja u operattiva tal-applikant sabiex ilesti l-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma proposti.
2. L-applikant irid ikollu sorsi stabbli u suffiċjenti ta’ finanzjament sabiex imantni l-attività tiegħu tul il-perjodu sħiħ li matulu titwettaq l-azzjoni jew is-sena li għaliha tingħata l-għotja u biex jieħu sehem fil-finanzjament tiegħu. L-applikant irid ikollu l-kompetenzi u l-kwalifiki professjonali meħtieġa biex ilesti l-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma proposti sakemm ma jiġix speċifikat mod ieħor fl-att bażiku.
3. Il-kapaċità finanzjarja u operattiva tiġi vverifikata b’mod partikolari fuq il-bażi ta’ analiżi ta’ kwalunkwe wieħed mid-dokumenti ta’ sostenn imsemmija fl-Artikolu 196 u mitluba mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli fis-sejħa għall-proposti.
Jekk ma jkunu ntalbu l-ebda dokumenti ta’ sostenn fis-sejħa għall-proposti u jekk l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkollu dubji dwar il-kapaċità finanzjarja jew operattiva tal-applikanti, huwa jitlobhom jipprovdu kwalunkwe dokument xieraq.
Fil-każ tas-sħubiji msemmija fl-Artikolu 178, dik il-verifika titwettaq qabel jiġi ffirmat il-ftehim qafas ta’ sħubija jew in-notifika tad-deċiżjoni qafas ta’ sħubija.
Artikolu 203
Kriterji tal-għoti
(l-Artikolu 132(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kriterji tal-għoti jiġu ppubblikati fis-sejħa għall-proposti.
2. Il-kriterji tal-għoti jkunu tali li jippermettu li l-għotjiet jingħataw jew lill-azzjonijiet li jimmassimizzaw l-effettività globali tal-programm tal-Unjoni li jimplimentaw jew lill-korpi li l-programm ta’ ħidma tagħhom ikun imfassal biex jiksbu l-istess riżultat. Dawk il-kriterji jiġu ddefiniti b’mod li jassiguraw ukoll li l-fondi tal-Unjoni jiġu amministrati sewwa.
Il-kriterji tal-għoti jiġu applikati b’mod li jippermettu l-għażla ta’ azzjonijiet jew programmi ta’ ħidma ppjanati li l-Kummissjoni tista’ tkun kunfidenti li se jikkonformaw mal-għanijiet u l-prijoritajiet tagħha u jiggarantixxu l-viżibilità tal-finanzjament tal-Unjoni.
3. Il-kriterji tal-għoti jiġu ddefiniti b’tali mod li wara jkun possibbli li ssir evalwazzjoni.
Artikolu 204
Evalwazzjoni tal-applikazzjonijiet u l-għoti
(l-Artikolu 133 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jaħtar kumitat biex jevalwa l-proposti, sakemm il-Kummissjoni ma tiddeċidix mod ieħor fil-qafas ta’ programm settorjali speċifiku.
Il-kumitat ikun iffurmat minn tal-inqas tliet persuni li jirrappreżentaw mill-anqas żewġ entitajiet organizzattivi tal-istituzzjonijiet jew il-korpi msemmijin fl-Artikoli 62 u 208 tar-Regolament Finanzjarju mingħajr l-ebda rabta ġerarkika bejniethom. Biex jiġi evitat kull tip ta’ kunflitt tal’ interessi, dawk il-persuni jkunu soġġetti għall-obbligi stabbiliti fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju.
Fir-rappreżentanzi u l-unitajiet lokali msemmija fl-Artikolu 72 ta’ dan ir-Regolament u l-korpi ddelegati msemmija fl-Artikoli 62 u 208 tar-Regolament Finanzjarju, jekk ma jkunx hemm entitajiet separati, ma japplikax ir-rekwiżit tal-entitajiet organizzattivi mingħajr l-ebda rabta ġerarkika bejniethom.
Esperti esterni jistgħu jassistu lill-kumitat b’deċiżjoni tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jiżgura li dawk l-esperti jissodisfaw l-obbligi stabbiliti fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju.
2. Fejn ikun xieraq, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jaqsam il-proċess f’bosta stadji proċedurali. Ir-regoli li jirregolaw il-proċess jitħabbru fis-sejħa għall-proposti.
Fejn sejħa għall-proposti tispeċifika proċedura ta’ sottomissjoni f’żewġ stadji, huma biss dawk l-applikanti li l-proposti tagħhom jissodisfaw il-kriterji ta’ evalwazzjoni għall-ewwel stadju li jintalbu jippreżentaw proposta sħiħa fit-tieni stadju.
Meta sejħa għall-proposti tispeċifika proċedura ta’ evalwazzjoni f’żewġ stadji, huma biss dawk il-proposti li jgħaddu mill-ewwel stadju, fuq il-bażi tal-evalwazzjoni kontra sett limitat ta’ kriterji, li jgħaddu għal evalwazzjoni ulterjuri.
L-applikanti li l-proposti tagħhom jiġu miċħuda fi kwalunkwe stadju jiġu infurmati skont l-Artikolu 133(3) tar-Regolament Finanzjarju.
Kull stadju sussegwenti tal-proċedura jrid ikun separat b’mod ċar minn ta’ qablu.
L-istess dokumenti u informazzjoni ma jkunux meħtieġa li jiġu pprovduti iktar minn darba matul l-istess proċedura.
3. Il-kumitat ta’ evalwazzjoni jew, fejn ikun xieraq, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jitlob lil applikant biex jipprovdi iktar informazzjoni jew sabiex jiċċara d-dokumenti ta’ sostenn ippreżentati b’rabta mal-applikazzjoni, bil-kundizzjoni li dik l-informazzjoni jew kjarifika ma tibdilx il-proposta b’mod sostanzjali. Skont l-Artikolu 96 tar-Regolament Finanzjarju, fil-każ ta’ żbalji ta’ kopjar ovvji, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jew l-uffiċjal awtorizzanti jistgħu ma jagħmlux dan biss f’każijiet debitament iġġustifikati. L-uffiċjal awtorizzanti jżomm rekords xierqa tal-kuntatti mal-applikanti matul il-proċedura.
4. Mat-tlestija tal-ħidma tiegħu, il-membri tal-kumitat ta’ evalwazzjoni jiffirmaw rekord tal-proposti kollha eżaminati, li jkun fih valutazzjoni tal-kwalità tagħhom u li jidentifika dawk li jistgħu jirċievu finanzjament. Dawk ir-rekords jistgħu jiġu ffirmati f’sistema elettronika li tipprovdi biżżejjed awtentikazzjoni tal-firmatarju.
Fejn ikun meħtieġ, dak ir-rekord jikklassifika l-proposti eżaminati, jipprovdi rakkomandazzjonijiet dwar l-ammont massimu li għandu jingħata u aġġustamenti mhux sostanzjali possibbli fl-applikazzjoni għal għotja.
Ir-rekord jinżamm għal referenza fil-ġejjieni.
5. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jistieden lil applikant sabiex jaġġusta l-proposta tiegħu fid-dawl tar-rakkomandazzjonijiet tal-kumitat ta’ evalwazzjoni. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jżomm rekords xierqa tal-kuntatti mal-applikanti matul il-proċedura.
Wara l-evalwazzjoni, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jieħu d-deċiżjoni tiegħu billi tal-inqas jagħti:
(a)
is-suġġett u l-ammont globali tad-deċiżjoni;
(b)
isem l-applikanti magħżula, it-titlu tal-azzjonijiet, l-ammonti aċċettati u r-raġunijiet għal dik l-għażla, anki fejn din tkun inkonsistenti mal-opinjoni tal-kumitat ta’ evalwazzjoni;
(c)
l-ismijiet ta’ kwalunkwe applikazzjoni miċħuda u r-raġunijiet għal dik iċ-ċaħda.
6. Il-paragrafi 1, 2 u 4 ta’ dan l-Artikolu mhumiex obbligatorji għall-għoti ta’ għotjiet skont l-Artikolu 190 ta’ dan ir-Regolament u l-Artikolu 125(7) tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 205
Informazzjoni għall-applikanti
(l-Artikolu 133 tar-Regolament Finanzjarju)
L-applikanti rifjutati jiġu infurmati malajr kemm jista’ jkun dwar l-eżitu tal-evalwazzjoni tal-applikazzjoni tagħhom u fi kwalunkwe każ fi żmien 15-il jum kalendarji wara li l-informazzjoni tkun intbagħtet lill-applikanti magħżula.
KAPITOLU 4
Ħlas u kontroll
Artikolu 206
Garanzija ta’ prefinanzjament
(l-Artikolu 134 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Sabiex jiġu limitati r-riskji finanzjarji marbuta mal-ħlas ta’ prefinanzjament, fuq il-bażi ta’ valutazzjoni tar-riskju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jitlob lill-benefiċjarju jipprovdi garanzija minn qabel, sa ammont li jilħaq dak tal-prefinanzjament, ħlief għal għotjiet b’valur baxx, jew jaqsam il-ħlas f’bosta pagamenti parzjali.
2. Kull meta jkun hemm bżonn ta’ garanzija, din tkun soġġetta għall-valutazzjoni u l-aċċettazzjoni tal-uffiċjal awtorizzanti responsabbli.
Il-garanzija tkun valida għal perjodu twil biżżejjed biex tkun tista’ tiġi attivata.
3. Il-garanzija tiġi pprovduta minn banek jew istituzzjonijiet finanzjarji approvati stabbiliti f’wieħed mill-Istati Membri. Meta l-benefiċjarju jkun stabbilit f’pajjiż terz, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jaqbel li bank jew istituzzjoni finanzjarja stabbiliti f’dak il-pajjiż terz jistgħu jipprovdu l-garanzija jekk iħoss li l-bank jew l-istituzzjoni finanzjarja joffru sigurtà u karatteristiċi ekwivalenti bħal dawk offruti minn bank jew istituzzjoni finanzjarja stabbiliti fi Stat Membru.
B’talba tal-benefiċjarju, il-garanzija msemmija fl-ewwel subparagrafu tista’ tiġi sostitwita minn bosta garanziji konġunti minn parti terza jew mill-garanzija konġunta irrevokabbli u inkondizzjonata tal-benefiċjarji ta’ azzjoni li jkunu partijiet għall-istess ftehim jew deċiżjoni ta’ għoti, wara li l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jaċċetta.
Il-garanzija tkun denominata fil-munita euro.
Din ikollha l-effett li l-bank jew l-istituzzjoni finanzjarja, il-parti terza jew il-benefiċjarji l-oħrajn jitqiegħdu bħala garanti b’ipoteka irrevokabbli, jew l-ewwel garanti tal-obbligi tal-benefiċjarju ta’ għotja.
4. Il-garanzija tiġi rilaxxata hekk kif il-prefinanzjament jiġi approvat b’mod gradwali kontra ħlasijiet interim jew ħlasijiet ta’ bilanċi lill-benefiċjarju skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fil-ftehim jew deċiżjoni ta’ għoti.
Artikolu 207
Dokumenti ta’ sostenn għat-talbiet ta’ ħlas
(l-Artikolu 135 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għal kull għotja, il-prefinanzjament jista’ jinqasam f’diversi ħlasijiet parzjali skont ġestjoni finanzjarja soda.
Il-ħlas sħiħ tal-ħlas tal-prefinanzjament il-ġdid ikun soġġett għall-konsum ta’ mill-anqas 70 % tal-ammont totali ta’ kwalunkwe prefinanzjament li sar qabel.
Meta l-konsum tal-prefinanzjament ta’ qabel ikun inqas minn 70 %, l-ammont tal-prefinanzjament il-ġdid jitnaqqas bl-ammonti mhux użati tal-prefinanzjament ta’ qabel.
Id-dikjarazzjoni tan-nefqa tal-benefiċjarju tiġi prodotta biex issostni kwalunkwe talba għal ħlas ġdid.
2. Bla ħsara għall-Artikolu 110, il-benefiċjarju jiċċertifika fuq l-unur tiegħu li l-informazzjoni li hemm fit-talbiet ta’ ħlas hija sħiħa, kredibbli u vera. Jiċċertifika wkoll li l-ispejjeż imġarrba jistgħu jitqiesu eliġibbli skont il-ftehim jew id-deċiżjoni ta’ għoti u li t-talbiet ta’ ħlas ikunu ssostanzjati minn dokumenti ta’ sostenn adegwati li jistgħu jiġu vverifikati.
3. Ċertifikat fuq id-dikjarazzjonijiet finanzjarji tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma u l-kontijiet sottostanti, prodott minn awditur estern approvat jew fil-każ tal-korpi pubbliċi, minn uffiċjal pubbliku kompetenti u indipendenti, jista’ jintalab mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli bħala prova għal kwalunkwe ħlas, fuq il-bażi ta’ valutazzjoni tar-riskju. Iċ-ċertifikat ikun mehmuż mat-talba ta’ ħlas. Iċ-ċertifikat jiċċertifika, skont metodoloġija approvata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u fuq il-bażi ta’ proċeduri maqbula u li jkunu konformi ma’ standards internazzjonali, li l-ispejjeż iddikjarati mill-benefiċjarju fid-dikjarazzjonijiet finanzjarji li fuqhom tkun ibbażata t-talba ta’ ħlas huma veri, irreġistrati b’mod preċiż u eliġibbli skont il-ftehim jew id-deċiżjoni ta’ għoti.
F’każijiet speċifiċi u debitament iġġustifikati, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jitlob iċ-ċertifikat fil-forma ta’ opinjoni jew format ieħor skont l-istandards internazzjonali.
Iċ-ċertifikat dwar id-dikjarazzjonijiet finanzjarji u l-kontijiet sottostanti jkun obbligatorju għall-ħlasijiet interim u għall-ħlasijiet tal-bilanċi fil-każijiet li ġejjin:
(a)
għotjiet għal azzjoni li l-ammont mogħti għaliha fil-forma msemmija fl-Artikolu 123(1)(a) tar-Regolament Finanzjarju jkun ta’ EUR 750 000 jew iktar, meta l-ammonti kumulattivi tat-talbiet ta’ ħlas f’dik il-forma jkunu tal-inqas EUR 325 000;
(b)
għotjiet operattivi li l-ammont mogħti għalihom fil-forma msemmija fl-Artikolu 123(1)(a) tar-Regolament Finanzjarju jkun ta’ EUR 100 000 jew iktar.
Skont valutazzjoni tar-riskju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jirrinunzja wkoll għall-obbligu li jiġi pprovdut dan iċ-ċertifikat fuq id-dikjarazzjonijiet finanzjarji u l-kontijiet sottostanti fil-każ ta’:
(a)
korpi pubbliċi u l-organizzazzjonijiet internazzjonali msemmija fl-Artikolu 43;
(b)
il-benefiċjarji ta’ għotjiet b’rabta ma’ għajnuna umanitarja, operazzjonijiet tal-protezzjoni ċivili f’emerġenzi u l-ġestjoni ta’ sitwazzjonijiet ta’ kriżi, ħlief fir-rigward tal-ħlasijiet ta’ bilanċi;
(c)
għall-ħlasijiet ta’ bilanċi, il-benefiċjarji ta’ għotjiet b’rabta ma’ għajnuna umanitarja li jkunu ffirmaw ftehim qafas ta’ sħubija jew ġew innotifikati deċiżjoni qafas ta’ sħubija, kif imsemmi fl-Artikolu 178, u li jkollhom fis-seħħ sistema ta’ kontroll li toffri garanziji ekwivalenti għal dawn il-ħlasijiet;
(d)
il-benefiċjarji ta’ bosta għotjiet li jkunu pprovdew ċertifikazzjoni indipendenti u li joffru garanziji ekwivalenti fuq is-sistemi ta’ kontroll u l-metodoloġija użata biex jitħejjew it-talbiet tagħhom.
L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jirrinunzja wkoll għall-obbligu li jiġi pprovdut ċertifikat fuq id-dikjarazzjonijiet finanzjarji u l-kontijiet sottostanti meta jkun sar jew ikun se jsir awditjar direttament mill-persunal tal-Kummissjoni stess jew minn korp awtorizzat biex jagħmel dan f’isimha, li jipprovdi garanziji biżżejjed dwar l-ispejjeż iddikjarati.
Fil-każ ta’ ftehim bejn il-Kummissjoni u numru ta’ benefiċjarji, il-limiti msemmija fil-punti (a) u (b) tat-tielet subparagrafu japplikaw għal kull benefiċjarju.
4. Rapport ta’ verifika operattiva, magħmul minn parti terza indipendenti approvata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, jista’ jintalab mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli bħala appoġġ għal kwalunkwe ħlas, fuq il-bażi ta’ valutazzjoni tar-riskji. Meta jintalab mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, ir-rapport ta’ verifika jiġi mehmuż mat-talba ta’ ħlas u l-ispejjeż korrispondenti jkunu eliġibbli bl-istess kundizzjonijiet bħall-ispejjeż relatati maċ-ċertifikati maċ-ċertifikati tal-awditjar kif stabbiliti fl-Artikolu 126 tar-Regolament Finanzjarju. Ir-rapport ta’ verifika jiddikjara li l-verifika operattiva tkun saret b’metodoloġija approvata mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli u jekk fil-verità, l-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma jkunux ġew implimentati skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fil-ftehim jew fid-deċiżjoni ta’ għoti.
Artikolu 208
Sospensjoni u tnaqqis ta’ għotjiet
(l-Artikolu 135 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-implimentazzjoni tal-ftehim jew id-deċiżjoni ta’ għoti, il-parteċipazzjoni ta’ benefiċjarju fl-implimentazzjoni tagħhom jew il-ħlasijiet jistgħu jiġu sospiżi sabiex jiġi vverifikat jekk l-allegazzjonijiet ta’ żbalji sostanzjali jew irregolaritajiet jew frodi jew ksur tal-obbligi seħħewx fil-verità. Jekk ma jiġux ikkonfermati, l-implimentazzjoni tkompli kemm jista’ jkun malajr.
2. Meta l-azzjoni jew il-programm ta’ ħidma maqbula ma jitwettqux jew ma jitwettqux kif suppost, b’mod sħiħ u fil-ħin, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, wara li jagħti l-opportunità lill-benefiċjarju li jippreżenta l-kummenti tiegħu, irid inaqqas jew jirkupra l-għotja b’mod proporzjonat, skont l-istadju tal-proċedura.
KAPITOLU 5
Implimentazzjoni
Artikolu 209
Kuntratti ta’ implimentazzjoni
(l-Artikolu 137 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Bla ħsara għall-applikazzjoni tad-Direttiva 2004/18/KE, fejn l-implimentazzjoni tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma tkun teħtieġ l-għoti ta’ kuntratt ta’ akkwist, il-benefiċjarju jagħti l-kuntratt lill-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża jew, skont kif ikun xieraq, lill-offerta li toffri l-inqas prezz, filwaqt li jiġi evitat kwalunkwe kunflitt ta’ interessi.
2. Fejn l-implimentazzjoni tal-azzjoni jew tal-programm ta’ ħidma tkun teħtieġ l-għoti ta’ kuntratt ta’ akkwist b’valur ta’ iktar minn EUR 60 000, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jesiġi li l-benefiċjarju jikkonforma ma’ regoli speċjali minbarra dawk imsemmija fil-paragrafu 1.
Dawk ir-regoli speċjali jkunu bbażati fuq ir-regoli kontenuti fir-Regolament Finanzjarju u stabbiliti wara li jitqies il-valur tal-kuntratti kkonċernati, id-daqs relattiv tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni fir-rigward tal-ispiża totali tal-azzjoni u r-riskju. Dawn ir-regoli speċjali jiġu inklużi fid-deċiżjoni jew ftehim ta’ għoti.
Artikolu 210
Appoġġ finanzjarju lil partijiet terzi
(l-Artikolu 137 tar-Regolament Finanzjarju)
Sakemm l-għanijiet jew ir-riżultati li jridu jinkisbu jkunu dettaljati biżżejjed fil-kundizzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 137(1) tar-Regolament Finanzjarju, il-marġni ta’ diskrezzjoni jista’ jitqies bħala eżawrit biss jekk id-deċiżjoni jew il-ftehim ta’ għoti jispeċifikaw ukoll dan li ġej:
(a)
l-ammont massimu ta’ appoġġ finanzjarju li jista’ jitħallas lil parti terza li ma jaqbiżx is-EUR 60 000, ħlief meta l-appoġġ finanzjarju jkun l-għan primarju tal-azzjoni, u l-kriterji sabiex jiġi stabbilit l-ammont eżatt;
(b)
it-tipi differenti ta’ attivitajiet li jistgħu jirċievu tali appoġġ finanzjarju, fuq il-bażi ta’ lista fissa;
(c)
id-definizzjoni tal-persuni jew il-kategoriji ta’ persuni li jistgħu jirċievu tali appoġġ finanzjarju u l-kriterji biex dan jingħata.
TITOLU VII
PREMJIJIET
Artikolu 211
Programmazzjoni
(l-Artikolu 138(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Programm ta’ ħidma annwali jew pluriennali għall-premjijiet għandu jitħejja minn kull uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Il-programm ta’ ħidma jiġi adottat mill-istituzzjoni u jiġi ppubblikat fuq is-sit tal-Internet tal-istituzzjoni kkonċernata malajr kemm jista’ jkun, u mhux iktar tard mill-31 ta’ Marzu tas-sena ta’ implimentazzjoni.
Il-programm ta’ ħidma jispeċifika l-perjodu li jkopri, l-att bażiku, jekk ikun hemm, l-għanijiet segwiti, ir-riżultati mistennija, l-iskeda taż-żmien indikattiva tal-kompetizzjonijiet bl-ammont indikattiv tal-premjijiet.
Barra minn hekk, il-programm ta’ ħidma jkun fih l-informazzjoni stabbilita fl-Artikolu 94 sabiex id-deċiżjoni li tadottah titqies bħala d-deċiżjoni ta’ finanzjament għall-premjijiet tas-sena kkonċernata.
2. Kwalunkwe tibdil sostanzjali fil-programm ta’ ħidma jiġi adottat u ppubblikat ukoll kif stipulat fil-paragrafu 1.
Artikolu 212
Regoli tal-kompetizzjonijiet
(l-Artikolu 138(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Ir-regoli tal-kompetizzjonijiet jistabbilixxu dan li ġej:
(a)
il-kundizzjonijiet għall-parteċipazzjoni, li jridu mill-anqas:
(i)
jispeċifikaw il-kriterji ta’ eliġibbiltà;
(ii)
jispeċifikaw l-arranġamenti u d-data finali għar-reġistrazzjoni tal-parteċipanti, jekk meħtieġ, u għas-sottomissjoni tal-entrati, bil-kundizzjonijiet stipulati fil-paragrafu 2;
(iii)
jipprovdu għall-esklużjoni ta’ parteċipanti li jkunu f’waħda mis-sitwazzjoniijet imsemmija fl-Artikolu 106(1) u l-Artikoli 107, 108 u 109 tar-Regolament Finanzjarju;
(iv)
jipprovdu għall-unika responsabbiltà tal-parteċipanti fil-każ ta’ talba relatata mal-attivitajiet imwettqa fil-qafas tal-kompetizzjoni;
(v)
jipprovdu għall-aċċettazzjoni mir-rebbieħa tal-verifiki u tal-awditjar mill-Kummissjoni, l-OLAF u l-Qorti tal-Awdituri u tal-obbligi ta’ reklamar kif speċifikati fir-regoli tal-kompetizzjoni;
(vi)
jiddikjaraw li l-liġi tal-Unjoni hija l-liġi li tapplika għall-kompetizzjoni, ikkumplimentata, fejn ikun hemm bżonn, mil-liġi nazzjonali kif speċifikat fir-regoli tal-kompetizzjoni;
(vii)
jispeċifikaw il-qorti jew it-tribunal tal-arbitraġġ kompetenti għas-smigħ ta’ tilwim;
(viii)
jiddikjaraw li jistgħu jiġu imposti pieni finanzjarji jew amministrattivi, jew it-tnejn, fuq parteċipanti li jkunu għamlu dikjarazzjonijiet foloz, jew li wettqu irregolaritajiet jew frodi, skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 145 u b’mod proporzjonat għall-valur tal-premjijiet inkwistjoni;
(b)
il-kriterji tal-għoti, li jkunu tali li jagħmluha possibbli li tiġi valutata l-kwalità tal-entrati fir-rigward tal-għanijiet segwiti u r-riżultati mistennija u sabiex jiġi stabbilit b’mod oġġettiv jekk l-entrati jikkwalifikawx bħala r-rebbieħa;
(c)
l-ammont tal-premju jew premjijiet;
(d)
l-arranġamenti għall-ħlas tal-premjijiet lir-rebbieħa wara l-għoti tagħhom.
Għall-finijiet tal-punt (a)(i) tal-ewwel subparagrafu, il-benefiċjarji ta’ għotjiet mill-Unjoni jkunu eliġibbli, sakemm ma jkunx iddikjarat mod ieħor fir-regoli tal-kompetizzjoni.
Għall-finijiet tal-punt (a)(vi) tal-ewwel subparagrafu, tista’ ssir deroga fil-każ tal-parteċipazzjoni ta’ organizzazzjonijiet internazzjonali.
2. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jagħżel mezzi ta’ komunikazzjoni mhux diskriminatorji għas-sottomissjoni tal-entrati u li ma jkollhom l-ebda effett ta’ restrizzjoni tal-aċċess tal-parteċipanti għall-kompetizzjoni.
Il-mezzi ta’ komunikazzjoni magħżulin jkunu tali li jiżguraw li jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
kull entrata jkun fiha l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-evalwazzjoni tagħha;
(b)
tiġi ppreservata l-integrità tad-dejta;
(c)
tiġi ppreservata l-kunfidenzjalità tal-entrati;
(d)
tiġi żgurata l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
3. Ir-regoli tal-kompetizzjonijiet jistgħu jistabbilixxu l-kundizzjonijiet għat-tħassir tal-kompetizzjoni, b’mod partikolari meta l-għanijiet tagħha ma jkunux jistgħu jintlaħqu jew meta persuna ġuridika jew fiżika li ma tikkonformax mal-kundizzjonijiet għall-parteċipazzjoni tikkwalifika bħala r-rebbieħa.
4. Ir-regoli tal-kompetizzjonijiet jiġu ppubblikati fuq is-sit tal-Internet tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni. Minbarra l-pubblikazzjoni fuq is-sit tal-Internet, ir-regoli tal-kompetizzjonijiet jistgħu jiġu ppubblikati wkoll b’mezzi xierqa oħra, inkluż Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea, fejn dan ikun meħtieġ sabiex tiġi pprovduta pubbliċità addizzjonali fost il-parteċipanti potenzjali. Dawn jistgħu jiġu ppubblikati sa mill-adozzjoni tad-deċiżjoni ta’ finanzjament imsemmija fl-Artikolu 84 tar-Regolament Finanzjarju, inkluż matul is-sena ta’ qabel l-implimentazzjoni tal-baġit. Kwalunkwe modifika fil-kontenut tar-regoli tal-kompetizzjonijiet tkun soġġetta wkoll għal pubblikazzjoni bl-istess kundizzjonijiet.
Artikolu 213
Pubblikazzjoni ex post
(l-Artikolu 138(2) tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-informazzjoni relatata mal-premjijiet mogħtija matul sena finanzjarja tiġi ppubblikata skont l-Artikolu 21.
2. Wara l-pubblikazzjoni msemmija fil-paragrafu 1, meta tintalab mill-Parlament Ewropew u l-Kunsill, il-Kummissjoni tgħaddilhom rapport dwar:
(a)
in-numru ta’ parteċipanti fis-sena ta’ qabel;
(b)
in-numru ta’ parteċipanti u l-perċentwal ta’ entrati magħżula għal kull kompetizzjoni;
(c)
lista tal-esperti li ħadu sehem fil-bordijiet fis-sena ta’ qabel, flimkien ma’ referenza għall-proċedura tal-għażla tagħhom.
Artikolu 214
Evalwazzjoni
(l-Artikolu 138(3) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għall-finijiet ta’ evalwazzjoni tal-entrati, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jaħtar bord ta’ mill-anqas tliet esperti, li jistgħu jkunu esperti jew persuni esterni li jirrappreżentaw mill-inqas żewġ entitajiet organizzattivi tal-istituzzjonijiet jew korpi msemmija fl-Artikoli 62 u 208 tar-Regolament Finanzjarju mingħajr ebda rabta ġerarkika bejniethom, ħlief fir-rappreżentanzi jew il-korpi lokali msemmija fl-Artikolu 72 ta’ dan ir-Regolament u l-korpi delegati msemmija fl-Artikoli 62 u 208 tar-Regolament Finanzjarju, jekk ma jkunx hemm entitajiet separati.
L-esperti msemmija fl-ewwel subparagrafu jkunu soġġetti għar-rekwiżiti dwar il-kunflitt ta’ interessi stabbiliti fl-Artikolu 57 tar-Regolament Finanzjarju.
L-esperti esterni jiddikjaraw li mhumiex f’sitwazzjoni ta’ kunflitt ta’ interessi fil-mument tal-ħatra u jwiegħdu li jinfurmaw lill-uffiċjal awtorizzanti jekk jinħoloq xi kunflitt ta’ interessi matul il-proċedura ta’ evalwazzjoni.
2. Mat-tlestija ta’ xogħolhom, il-membri tal-bord jiffirmaw rekord tal-entrati kollha eżaminati, li jinkludi valutazzjoni tal-kwalità tagħhom u li jidentifika lil dawk li jistgħu jingħataw il-premjijiet. Ir-rekord jista’ jiġi ffirmat f’sistema elettronika li tipprovdi biżżejjed awtentikazzjoni tal-firmatarju.
Ir-rekord imsemmi fl-ewwel subparagrafu jinżamm għal referenza fil-ġejjieni.
3. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli mbagħad jiddeċiedi jagħtix il-premjijiet jew le. Dik id-deċiżjoni tispeċifika dan li ġej:
(a)
is-suġġett u l-ammont totali tal-premjijiet mogħtija, jekk ikun hemm;
(b)
l-ismijiet tal-parteċipanti rebbieħa, jekk ikun hemm, l-ammont tal-premjijiet mogħtija lil kull parteċipant rebbieħ u r-raġunijiet għal dik l-għażla;
(c)
l-ismijiet ta’ kwalunkwe parteċipant rifjutat u r-raġunijiet għal dak ir-rifjut.
Artikolu 215
Informazzjoni u notifika
(l-Artikolu 138(3) tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-parteċipanti jiġu infurmati malajr kemm jista’ jkun dwar l-eżitu tal-evalwazzjoni tal-entrata tagħhom u fi kwalunkwe każ fi żmien 15-il jum kalendarju wara li tkun ittieħdet id-deċiżjoni ta’ għoti mill-uffiċjal awtorizzanti.
2. Id-deċiżjoni li jingħata l-premju tiġi nnotifikata lill-parteċipant rebbieħ u għandha sservi ta’ impenn legali fis-sens tal-Artikolu 86 tar-Regolament Finanzjarju.
TITOLU VIII
STRUMENTI FINANZJARJI
Artikolu 216
Għażla tal-entitajiet fdati bl-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji f’ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 139 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għall-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji taħt ġestjoni indiretta, il-Kummissjoni tikseb evidenza li l-entità fdata tissodisfa r-rekwiżiti tal-Artikolu 60(2) tar-Regolament Finanzjarju. Ladarba tinkiseb dik l-evidenza, din tkun valida għal kwalunkwe implimentazzjoni ġejjiena tal-istrumenti finanzjarji mill-entità relevanti, sakemm ma jkunux saru bidliet sostanzjali fis-sistemi, fir-regoli u fil-proċeduri koperti minn dawk ir-rekwiżiti tal-entitajiet fdati.
2. Għall-għażla tal-entitajiet fdati bl-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji skont l-Artikolu 61(2) tar-Regolament Finanzjarju, il-Kummissjoni tippubblika sejħa għall-entitajiet fdati potenzjali. Dik is-sejħa tinkludi l-kriterji tal-għażla u tal-għoti.
Is-sejħa msemmija fl-ewwel subparagrafu tindika wkoll jekk l-entità fdata hijiex meħtieġa talloka r-riżorsi finanzjarji proprji tagħha għall-istrument finanzjarju speċifiku jew taqsamx ir-riskju. Meta ssir din l-indikazzjoni u meta tkun meħtieġa mitigazzjoni ta’ kunflitt possibbli tal-interessi, is-sejħa tindika wkoll li l-entità fdata hija meħtieġa tipproponi miżuri dwar l-allinjament tal-interess, kif stipulat fl-Artikolu 140(2) tar-Regolament Finanzjarju. Il-miżuri dwar l-allinjament tal-interess jiġu inklużi fil-ftehim tal-istrument finanzjarju speċifiku.
Il-Kummissjoni tiftaħ djalogu mal-entitajiet li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla b’mod trasparenti u oġġettiv mingħajr ma toħloq kunflitt ta’ interessi. Wara d-djalogu, il-Kummissjoni tiffirma ftehimiet ta’ delega mal-entità jew l-entitajiet li jkunu ppreżentaw l-aktar proposti ekonomikament vantaġġużi fosthom, fejn applikabbli, l-allokazzjoni tar-riżorsi finanzjarji proprji jew il-kondiviżjoni tar-riskju.
3. Il-Kummissjoni tista’ tidħol f’negozjati diretti ma’ entitajiet fdati potenzjali qabel tiffirma ftehimiet ta’ delega meta l-entità fdata tkun identifikata fl-att bażiku relevanti jew tkun elenkata fl-Artikolu 58(1)(c)(iii) tar-Regolament Finanzjarju, jew f’każijiet eċċezzjonali debitament iġġustifikati u dokumentati sewwa, b’mod partikolari meta:
(a)
ma jkunu ġew ippreżentati l-ebda proposti xierqa wara sejħa għal entitajiet fdati potenzjali;
(b)
strumenti finanzjarji b’karatteristiċi speċifiċi jkunu jeħtieġu tip partikolari ta’ entità fdata minħabba l-kompetenza teknika tagħha, il-grad għoli ta’ speċjalizzazzjoni tagħha jew is-setgħa amministrattiva tagħha;
(c)
għal raġunijiet ta’ urġenza estrema kkawżati minn avvenimenti imprevisti mhux attribwibbli lill-Unjoni, ikun impossibbli li tiġi osservata l-proċedura msemmija fil-paragrafu 2.
Artikolu 217
Kontenut tal-ftehim mal-entitajiet fdati bl-implimentazzjoni ta’ strumenti finanzjarji f’ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 139 tar-Regolament Finanzjarju)
Minbarra r-rekwiżiti elenkati fl-Artikolu 40, il-ftehim ta’ delega mal-entitajiet fdati bl-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji jinkludi arranġamenti xierqa għall-iżgurar tal-konformità mal-prinċipji u l-kundizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 140 tar-Regolament Finanzjarju. B’mod partikolari, il-ftehimiet ta’ delega jinkludu:
(a)
id-deskrizzjoni tal-istrument finanzjarju, inklużi l-istrateġija jew il-politika ta’ investiment tiegħu, it-tip ta’ appoġġ mogħti, il-kriterji ta’ eliġibbiltà għall-intermedjarji finanzjarji u l-benefiċjarji finali kif ukoll rekwiżiti operattivi addizzjonali li jittrasponu l-għanijiet tal-politika tal-istrument;
(b)
ir-rekwiżiti għal medda ta’ valuri fil-mira għall-effett ta’ ingranaġġ;
(c)
definizzjoni tal-attivitajiet mhux eliġibbli u l-kriterji ta’ esklużjoni;
(d)
dispożizzjonijiet li jiżguraw allinjament tal-interess u li jindirizzaw kunflitti possibbli tal-interessi;
(e)
dispożizzjonijiet għall-għażla tal-intermedjarji finanzjarji skont it-tieni subparagrafu tal-Artikolu 139(4) tar-Regolament Finanzjarju u għall-istabbiliment ta’ strumenti ta’ investiment iddedikati, jekk applikabbli;
(f)
dispożizzjonijiet dwar l-obbligazzjoni tal-entità fdata u ta’ entitajiet oħra involuti fl-implimentazzjoni tal-istrument finanzjarju;
(g)
dispożizzjonijiet dwar is-soluzzjoni għal tilwim;
(h)
dispożizzjonijiet dwar ir-regolamentazzjoni tal-istrument finanzjarju;
(i)
dispożizzjonijiet dwar l-użu u l-użu mill-ġdid tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni f’konformità mal-Artikolu 140(6) tar-Regolament Finanzjarju;
(j)
dispożizzjonijiet għall-ġestjoni tal-kontribuzzjonijiet mill-Unjoni u tal-kontijiet fiduċjarji, inklużi r-riskji tal-kontroparti, operazzjonijiet tat-teżor aċċettabbli, responsabilitajiet tal-partijiet ikkonċernati, azzjonijiet ta’ rimedju fil-każ ta’ bilanċi eċċessivi fuq kontijiet fiduċjarji, iż-żamma ta’ rekords u r-rapportar;
(k)
dispożizzjonijiet dwar ir-remunerazzjoni tal-entità fdata, inklużi r-rati tat-tariffi tal-ġestjoni u dwar il-kalkolu u l-ħlas tal-ispejjeż u t-tariffi tal-ġestjoni lill-entità fdata skont l-Artikolu 218;
(l)
fejn ikunu xierqa, dispożizzjonijiet dwar qafas ta’ kundizzjonijiet għall-kontribuzzjonijiet mill-fondi msemmija fl-Artikolu 175 tar-Regolament Finanzjarju, b’mod partikolari l-Fond Ewropew għall-Iżvilupp Reġjonali, il-Fond Soċjali Ewropew, il-Fond ta’ Koeżjoni, il-Fond Agrikolu Ewropew għall-Iżvilupp Rurali u l-Fond tas-Sajd tal-Ġejjieni (minn hawn ’il quddiem il-“Fondi tas-QSK”);
(m)
dispożizzjonijiet dwar it-tul, il-possibilità ta’ estensjoni, u t-terminazzjoni tal-istrument finanzjarju, inklużi l-kundizzjonijiet għal terminazzjoni bikrija u, fejn xieraq, l-istrateġiji ta’ ħruġ;
(n)
dispożizzjonijiet dwar il-monitoraġġ tal-implimentazzjoni tal-appoġġ għall-intermedjarji finanzjarji u l-benefiċjarji finali, inkluż ir-rapportar mill-intermedjarji finanzjarji;
(o)
fejn applikabbli, it-tip u n-natura ta’ kwalunkwe operazzjoni ta’ ħħeġġjar imsemmija fl-Artikolu 219.
Artikolu 218
L-ispejjeż u t-tariffi tal-ġestjoni għall-entitajiet fdati
(l-Artikolu 139 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-Kummissjoni tħallas lill-entitajiet fdati għall-implimentazzjoni ta’ strument finanzjarju permezz ta’ tariffi bbażati fuq il-prestazzjoni, rimborż ta’ spejjeż eċċezzjonali u, meta l-entità fdata timmaniġġa t-teżor tal-istrument finanzjarju, tariffi għall-immaniġġar tat-teżor.
2. It-tariffi bbażati fuq il-prestazzjoni jinvolvu t-tariffi amministrattivi biex titħallas l-entità fdata għax-xogħol imwettaq fl-implimentazzjoni ta’ strument finanzjarju. Fejn ikun xieraq, dawn jistgħu jinkludu wkoll inċentivi relatati mal-politika biex tiġi promossal-kisba tal-għanijiet tal-politika jew tiġi inċentivata l-prestazzjoni finanzjarja tal-istrument finanzjarju.
Artikolu 219
Regoli speċifiċi għall-kontijiet fiduċjarji f’ġestjoni indiretta
(l-Artikolu 139 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-entitajiet fdati bl-implimentazzjoni ta’ strumenti finanzjarji jistgħu jiftħu kontijiet fiduċjarji fis-sens tal-Artikolu 68(7) tar-Regolament Finanzjarju, f’isimhom u esklużivament f’isem il-Kummissjoni. Dawk l-entitajiet fdati jibagħtu d-dikjarazzjonijiet tal-kontijiet korrispondenti lis-servizz responsabbli tal-Kummissjoni.
2. Il-kontijiet fiduċjarji jżommu likwidità xierqa u l-assi miżmuma fil-kontijiet fiduċjarji jiġu mmaniġġati skont il-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba u jsegwu regoli prudenzjali xierqa skont l-Artikolu 140(7) tar-Regolament Finanzajrju.
3. Għall-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji, l-entitajiet fdati ma jwettqux operazzjonijiet ta’ ħħeġġjar għal skopijiet spekulattivi. It-tip u n-natura ta’ kwalunkwe operazzjoni ta’ ħħeġġjar jiġu maqbula ex ante mill-Kummissjoni u inklużi fil-ftehimiet ta’ delega msemmija fl-Artikolu 217.
Artikolu 220
Strumenti finanzjarji implimentati direttament
(l-Artikolu 139 tar-Regolament Finanzjarju)
1. F’każijiet eċċezzjonali, l-istrumenti finanzjarji jistgħu jiġu implimentati direttament skont l-Artikolu 139(4) tar-Regolament Finanzjarju permezz ta’ xi wieħed minn dawn li ġejjin:
(a)
strument ta’ investiment iddedikat li fih il-Kummissjoni tieħu sehem flimkien ma’ investituri pubbliċi jew privati oħrajn bil-għan li żżid l-effett ta’ ingranaġġ tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni;
(b)
self, garanziji, parteċipazzjonijiet ta’ ekwità u strumenti oħrajn ta’ kondiviżjoni tar-riskju minbarra investimenti fi strumenti ta’ investiment iddedikati, ipprovduti direttament lill-benefiċjarji finali jew permezz ta’ intermedjarji finanzjarji.
2. Għall-implimentazzjoni ta’ strumenti finanzjarji, il-Kummissjoni ma twettaqx operazzjonijiet ta’ ħħeġġjar għal skopijiet spekulattivi. It-tip u n-natura ta’ kwalunkwe operazzjoni ta’ ħħeġġjar jiġu maqbula ex ante mill-Kummissjoni u inklużi fil-ftehimiet mal-entitajiet li jimplimentaw l-istrument finanzjarju.
Artikolu 221
Għażla tal-intermedjarji finanzjarji, maniġers ta’ strumenti ta’ investiment iddedikati u tal-benefiċjarji finali
(l-Artikolu 139 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Fejn il-Kummissjoni timplimenta l-istrumenti finanzjarji b’mod dirett jew indirett permezz ta’ strumenti ta’ investiment iddedikati, dawn l-istrumenti jiġu stabbiliti skont il-liġijiet ta’ Stat Membru. Jistgħu jiġu stabbiliti wkoll skont il-liġijiet ta’ pajjiż li mhuwiex Stat Membru fil-qasam tal-azzjoni esterna. Il-maniġers ta’ dawn l-istrumenti jkunu obbligati bil-liġi jew b’kuntratt sabiex jaġixxu bid-diliġenza ta’ maniġer professjonali u in bona fide.
2. Il-maniġers tal-istrumenti ta’ investiment iddedikati msemmija fil-paragrafu 1 u l-intermedjarji finanzjarji jew il-benefiċjarji finali tal-istrumenti finanzjarji jintgħażlu billi jiġu kkunsidrati n-natura tal-istrument finanzjarju li jrid jiġi implimentat, l-esperjenza u l-kapaċità operattiva u finanzjarja tal-entitajiet ikkonċernati, u/jew il-vijabilità ekonomika tal-proġetti tal-benefiċjarji finali. L-għażla trid tkun trasparenti, iġġustifikata minn raġunijiet oġġettivi u ma għandhiex twassal għal kunflitt ta’ interessi.
3. Ma għandu jingħata l-ebda appoġġ finanzjarju lil maniġers ta’ strumenti ta’ investiment iddedikati, lil intermedjarji finanzjarji u lil benefiċjarji finali fejn dawn ikunu f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 106(1), 107, 108 u 109 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 222
Kundizzjonijiet għall-użu tal-istrumenti finanzjarji
(l-Artikolu 140 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-istrumenti finanzjarji jindirizzaw id-difetti jew in-nuqqasijiet tas-suq jew sitwazzjonijiet ta’ investimenti mhux ottimali u jipprovdu appoġġ biss lill-benefiċjarji finali li jitqiesu bħala potenzjalment ekonomikament vijabbli fi żmien l-appoġġ mill-Unjoni permezz ta’ strument finanzjarju.
2. L-istrumenti finanzjarji jipprovdu appoġġ lill-benefiċjarji finali b’mod proporzjonat. B’mod partikolari, it-trattament preferenzjali ta’ investituri li jipprovdu kofinanzjament jew kondiviżjoni tar-riskju għandu jkun ġustifikat, proporzjonat mar-riskji meħuda mill-investituri fi strument finanzjarju u limitat għall-minimu neċessarju sabiex jassigura l-investiment jew il-kondiviżjoni tar-riskju tagħhom.
Artikolu 223
Effett ta’ ingranaġġ
(l-Artikolu 140 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-istrumenti finanzjarji jkollhom l-għan li jiksbu effett ta’ ingranaġġ tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni billi jimmobilizzaw investiment globali li jaqbeż id-daqs tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni.
L-effett ta’ ingranaġġ tal-fondi tal-Unjoni jkun daqs l-ammont ta’ finanzjament lill-benefiċjarji finali eliġibbli maqsum bl-ammont tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni.
2. Il-medda ta’ valuri fil-mira għall-effett ta’ ingranaġġ tkun ibbażata fuq evalwazzjoni ex-ante għall-istrument finanzjarju korrispondenti.
Artikolu 224
Evalwazzjoni ex-ante tal-istrumenti finanzjarji
(l-Artikolu 140 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-istrumenti finanzjarji jkunu bbażati fuq evalwazzjonijiet ex-ante li jidentifikaw id-difetti jew in-nuqqasijiet tas-suq, jew sitwazzjonijiet ta’ investiment mhux ottimali u jivvalutaw il-ħtiġijiet ta’ investiment fir-rigward tal-għanijiet tal-politika.
2. L-evalwazzjoni ex-ante turi li l-ħtiġijiet identifikati tas-suq ma jistgħux jiġu indirizzati b’mod xiearq u fil-ħin permezz ta’ attivitajiet immexxija mis-suq jew tipi ta’ interventi mill-Unjoni għajr finanzjament bi strument finanzjarju, bħal regolamentazzjoni, liberalizzazzjoni, riforma jew azzjoni ta’ politika oħra. Hija tivvaluta l-probabbiltà u l-ispejjeż possibbli tat-tfixkil tas-suq u tal-eliminazzjoni tal-finanzjament privat permezz tal-istrumenti finanzjarji u għandha tidentifika mezzi biex jiġu minimizzati l-effetti negattivi ta’ tali tfixkil.
3. Skont il-prinċipju tas-sussidjarjetà, l-evalwazzjoni ex-ante turi li strument finanzjarju fil-livell tal-Unjoni jindirizza l-ħtiġijiet identifikati tas-suq b’mod iktar xieraq minn strumenti finanzjarji simili fil-livell nazzjonali jew reġjonali, inklużi dawk iffinanzjati mill-Fondi tal-QSK. Fatturi bħal aċċess diffiċli għall-finanzjament fil-livell nazzjonali, b’mod partikolari għal proġetti transkonfinali, ekonomiji tal-kobor jew effetti ta’ wiri b’saħħithom marbutin mat-tixrid tal-aħjar prattiki fl-Istati Membri jiġu kkunsidrati meta jiġi valutat il-valur miżjud tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni.
4. L-evalwazzjoni ex-ante tistabbilixxi l-iktar mod effiċjenti għall-forniment tal-istrument finanzjarju.
5. L-evalwazzjoni ex-ante turi wkoll li l-istrument finanzjarju ppjanat huwa konsistenti ma’:
(a)
strumenti finanzjarji ġodda u eżistenti, biex hekk jiġu evitati sovrapożizzjonijiet mhux mixtieqa u jinkisbu sinerġiji u ekonomiji tal-kobor;
(b)
strumenti finanzjarji u forom oħrajn ta’ intervent pubbliku li jindirizzaw l-istess ambjent ekonomiku, biex hekk jiġu evitati l-inkonsistenzi u jiġu esplorati sinerġiji possibbli.
6. L-evalwazzjoni ex-ante tivvaluta l-proporzjonalità tal-intervent previst fir-rigward tad-daqs tad-diskrepanza identifikata fil-finanzjament, l-effett ta’ ingranaġġ mistenni tal-istrument finanzjarju ppjanat u teżamina wkoll effetti kwalitattivi addizzjonali, bħad-diffużjoni tal-aħjar prattiki, il-promozzjoni effettiva tal-għanijiet tal-politika tal-Unjoni fi ħdan il-katina ta’ implimentazzjoni jew l-aċċess għal kompetenza speċifika disponibbli mill-atturi involuti fil-katina ta’ implimentazzjoni.
7. L-evalwazzjoni ex-ante tistabbilixxi sett ta’ indikaturi xierqa tal-prestazzjoni għall-istrumenti finanzjarji proposti u tispeċifika l-eżitu, ir-riżultati u l-impatt mistennijin.
8. Evalwazzjoni ex ante separata tal-istrumenti finanzjarji ssir biss meta tali evalwazzjoni li tikkonforma b’mod sħiħ mal-kriterji fil-paragrafi minn 1 sa 7 ma tkunx inkluża fl-evalwazzjoni ex ante jew valutazzjoni tal-impatt tal-programm jew l-attività koperti minn att bażiku.
Artikolu 225
Monitoraġġ tal-istrumenti finanzjarji
(l-Artikolu 140 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Biex ikun żgurat il-monitoraġġ armonizzat tal-istrumenti finanzjarji msemmija fl-Artikolu 140(12) tar-Regolament Finanzjarju, trid tiġi implimentata sistema ta’ monitoraġġ mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli sabiex tikkontribwixxi għall-forniment ta’ garanzija raġonevoli li l-fondi tal-Unjoni qegħdin jintużaw skont l-Artikolu 32(2) tar-Regolament Finanzjarju.
2. Is-sistema ta’ monitoraġġ tintuża biex jiġi valutat il-progress tal-implimentazzjoni lejn il-kisba tal-għanijiet tal-politika riflessi fl-indikaturi tal-eżitu u r-riżultati relevanti stabbiliti skont l-evalwazzjoni ex-ante, u biex tiġi analizzata l-konformità tal-implimentazzjoni mar-rekwiżiti definiti skont l-Artikolu 140(2) tar-Regolament Finanzjarju u tipprovdi l-bażi għar-rapportar tal-Kummissjoni meħtieġ mill-Artikoli 38(5) u 140(8) tar-Regolament Finanzjarju.
3. Fil-każ ta’ ġestjoni indiretta, il-monitoraġġ mill-Kummissjoni jibni fuq ir-rapportar u l-kontijiet ipprovduti mill-entitajiet fdati u fuq l-awditjar disponibbli u l-kontrolli mwettqa mill-entità fdata, waqt li jitqiesu d-dikjarazzjoni tal-maniġment tal-entità fdata u l-opinjoni tal-korp tal-awditjar indipendenti msemmi fl-Artikolu 60(5) tar-Regolament Finanzjarju. Il-Kummissjoni tirrevedi l-informazzjoni pprovduta mill-entitajiet fdati u tista’ twettaq kontrolli, inkluż fuq il-bażi ta’ kampjuni, fil-livelli xierqa tal-implimentazzjoni sal-benefiċjarji finali.
Il-monitoraġġ mill-entità fdata jibni fuq ir-rapportar u l-kontijiet ipprovduti mill-intermedjarji finanzjarji u fuq l-awditjar disponibbli u l-kontrolli mwettqa mill-intermedjarju finanzjarju, filwaqt li tittieħed inkonsiderazzjoni d-dikjarazzjoni tal-maniġment tal-intermedjarju finanzjarju u l-opinjoni tal-awdituri indipendenti.
Meta ma jkun jeżisti l-ebda intermedjarju finanzjarju, l-entità fdata tissorvelja direttament l-użu tal-istrument finanzjarju fuq il-bażi tar-rapportar u l-kontijiet ipprovduti mill-benefiċjarji finali.
L-entità fdata tirrevedi, fejn ikun xieraq fuq il-bażi ta’ kampjuni, l-informazzjoni pprovduta mill-intermedjarji finanzjarji jew il-benefiċjarji finali u għandha twettaq kontrolli kif stabbilit fil-ftehim imsemmi fl-Artikolu 217.
4. Fil-każ ta’ ġestjoni diretta, il-monitoraġġ mill-Kummissjoni jkun ibbażat fuq ir-rapportar u l-kontijiet ipprovduti mill-intermedjarji finanzjarji u l-benefiċjarji finali, soġġett għal kontrolli xierqa. Id-dispożizzjonijiet fil-paragrafu 3 japplikaw għall-ġestjoni diretta mutatis mutandis.
5. Il-ftehimiet li jimplimentaw l-istrument finanzjarju jinkludu d-dispożizzjonijiet meħtieġa għall-applikazzjoni tal-paragrafi minn 1 sa 4.
Artikolu 226
Trattament tal-kontribuzzjonijiet mill-Fondi tal-QSK
(l-Artikolu 140 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Iridu jinżammu rekords separati għall-kontribuzzjonijiet mill-Fondi tal-QSK għall-istrumenti finanzjarji stabbiliti skont it-Titolu VIII tar-Regolament Finanzjarju u sostnuti mill-Fondi tal-QSK skont ir-regoli speċifiċi tas-settur.
2. Il-kontribuzzjonijiet mill-Fondi tal-QSK jitqiegħdu f’kontijiet separati u jintużaw skont l-għanijiet tal-Fondi rispettivi tal-QSK għall-azzjonijiet u l-benefiċjarji finali b’mod konsistenti mal-programm jew il-programmi li minnhom isiru l-kontribuzzjonijiet.
3. Fir-rigward tal-kontribuzzjonijiet mill-Fondi tal-QSK għall-istrumenti finanzjarji stabbiliti skont it-Titolu VIII tar-Regolament Finanzjarju, japplikaw ir-regoli speċifiċi għas-settur.
TITOLU IX
PREŻENTAZZJONI TAL-KONTIJIET U L-KONTABILITÀ
KAPITOLU 1
Preżentazzjoni tal-kontijiet
Artikolu 227
Rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja matul is-sena
(l-Artikolu 142 tar-Regolament Finanzjarju)
Ir-rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja matul is-sena jagħti deskrizzjoni preċiża ta’:
(a)
il-kisba tal-għanijiet għas-sena, skont il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba;
(b)
is-sitwazzjoni finanzjarja u l-avveniment li kellhom influwenza notevoli fuq l-attivitajiet matul is-sena.
Ir-rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja jkun separat mir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit.
Artikolu 228
Eċċezzjoni għall-prinċipji kontabilistiċi
(l-Artikolu 144 tar-Regolament Finanzjarju)
Meta, f’każ speċifiku, l-uffiċjal tal-kontabilità jħoss li għandha ssir eċċezzjoni għall-kontenut ta’ wieħed mill-prinċipji kontabilistiċi stipulati fir-regoli tal-Unjoni dwar il-kontabilità, dik l-eċċezzjoni tkun issostanzjata kif suppost u rrapportata fin-noti mad-dikjarazzjonijiet finanzjarji msemmija fl-Artikolu 232.
Artikolu 229
Dokumenti ta’ sostenn
(l-Artikolu 144 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kull entrata għandha tkun ibbażata fuq dokumenti ta’ sostenn datati u numerati, prodotti fuq karta jew fuq mezz li jiggarantixxi l-kredibilità u s-salvagwardja tal-kontenut tagħha għall-perjodi stabbiliti fl-Artikolu 48.
2. Operazzjonijiet tal-istess tip, imwettqa fl-istess post u fl-istess jum jistgħu jiġu sintetizzati f’dokument ta’ sostenn wieħed.
Artikolu 230
Dikjarazzjoni dwar il-prestazzjoni finanzjarja
(l-Artikolu 145 tar-Regolament Finanzjarju)
Id-dikjarazzjoni dwar il-prestazzjoni finanzjarja turi d-dħul u l-ispejjeż għas-sena, ikklassifikati skont in-natura tagħhom.
Artikolu 231
Dikjarazzjoni dwar il-flussi tal-flus
(l-Artikolu 145 tar-Regolament Finanzjarju)
Id-dikjarazzjoni dwar il-flussi tal-flus tirrapporta l-flussi tal-flus matul il-perjodu li juru l-moviment bejn l-ammonti tat-teżor fil-ftuħ u l-għeluq.
It-teżor ikun imsawwar b’dan li ġej:
(a)
flus fl-idejn;
(b)
kontijiet tal-bank u depożiti pagabbli meta jintalbu;
(c)
assi disponibbli oħra li malajr jistgħu jissarrfu fi flus u li għandhom valur stabbli.
Artikolu 232
Noti mad-dikjarazzjonijiet finanzjarji
(l-Artikolu 145 tar-Regolament Finanzjarju)
In-noti msemmija fl-Artikolu 145 tar-Regolament Finanzjarju jkunu parti integrali mid-dikjarazzjonijiet finanzjarji. Bħala minimu, in-noti jkun fihom l-informazzjoni li ġejja:
(a)
il-prinċipji, ir-regoli u l-metodi tal-kontabilità;
(b)
noti ta’ spjega, li jipprovdu informazzjoni addizzjonali mhux inkluża fit-test tad-dikjarazzjonijiet finanzjarji li tkun meħtieġa biex tingħata ħarsa vera u ġusta.
Artikolu 233
Kontijiet tar-riżultat tal-baġit
(l-Artikolu 146 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kontijiet tar-riżultat tal-baġit ikun fihom:
(a)
informazzjoni dwar id-dħul li tinkludi:
(i)
bidliet fl-istimi tad-dħul fil-baġit;
(ii)
ir-riżultat tad-dħul;
(iii)
l-intitolamenti stabbiliti;
(b)
informazzjoni li turi bidliet fl-approprjazzjonijiet totali disponibbli ta’ impenn u għal pagamenti;
(c)
informazzjoni li turi l-użu li sar mill-approprjazzjonijiet totali disponibbli ta’ impenn u għal pagamenti;
(d)
informazzjoni li turi l-impenji pendenti, dawk riportati mis-sena ta’ qabel u dawk li saru matul is-sena.
2. Fir-rigward tal-informazzjoni dwar id-dħul, trid tiġi mehmuża wkoll dikjarazzjoni li turi, għal kull Stat Membru, l-analiżi tal-ammonti ta’ riżorsi proprji li għad iridu jiġu rkuprati fi tmiem is-sena finanzjarja u koperti minn ordni ta’ rkupru.
Artikolu 234
Modalitajiet ta’ trażmissjoni tal-kontijiet
(l-Artikolu 148 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kontijiet provviżorji u l-kontijiet finali msemmija fl-Artikoli 147 u 148 tar-Regolament Finanzjarju jistgħu jintbagħtu b’mezzi elettroniċi.
KAPITOLU 2
Kontabilità
Taqsima 1
Organizzazzjoni tal-Kontijiet
Artikolu 235
Organizzazzjoni tal-Kontijiet
(l-Artikolu 151 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-uffiċjal tal-kontabilità ta’ kull istituzzjoni u korp imsemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jipprepara u jżomm aġġornati dokumenti li jiddeskrivu l-organizzazzjoni tal-kontijiet u l-proċeduri tal-kontabilità tal-istituzzjoni u l-korp tiegħu.
2. Id-dħul u l-infiq tal-baġit jiġu rreġistrati fis-sistema kompjuterizzata msemmija fl-Artikolu 236, skont in-natura ekonomika tal-operazzjoni, bħala dħul jew nefqa kurrenti jew bħala kapital.
Artikolu 236
Sistemi kompjuterizzati
(l-Artikolu 151 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kontijiet jinżammu bl-għajnuna ta’ sistema kompjuterizzata integrata.
2. Meta l-kontijiet jinżammu bl-użu ta’ sistemi u subsistemi kompjuterizzati, dawn is-sistemi u subsistemi jiġu deskritti b’mod sħiħ.
Dik id-deskrizzjoni tiddefinixxi l-kontenut ta’ kull sezzjoni ta’ dejta u tispeċifika kif is-sistema tittratta l-operazzjonijiet individwali. Trid tiddikjara kif is-sistema tiggarantixxi l-eżistenza ta’ rekord sħiħ għall-awditjar għal kull operazzjoni u għal kull bidla li tkun saret fis-sistemi u s-subsistemi kompjuterizzati sabiex dejjem ikun possibbli li tiġi identifikata n-natura tal-bidla u l-persuna li għamlitha.
Id-deskrizzjoni tas-sistemi u s-subsistemi kompjuterizzati tal-kontabilità tindika kwalunkwe rabta bejn dawk is-sistemi u s-sistema ċentrali tal-kontabilità, speċjalment fir-rigward tat-trasferiment ta’ dejta u r-rikonċiljazzjoni tal-bilanċi.
3. L-aċċess għas-sistemi u s-subsistemi kompjuterizzati jingħata biss lil persuni inklużi f’lista ta’ utenti awtorizzati li tinżamm u tiġi aġġornata minn kull istituzzjoni.
Taqsima 2
Kotba tal-kontijiet
Artikolu 237
Kotba tal-kontijiet
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
Kull istituzzjoni u kull korp imsemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jżommu ġurnal, ktieb ġenerali u tal-inqas sottokotba għad-debituri, kredituri u assi fissi, sakemm dan ma jkunx iġġustifikat minn kunsiderazzjonijiet ta’ spejjeż u benefiċċji.
Il-kotba tal-kontijiet jikkonsistu f’dokumenti elettroniċi li jkunu identifikati mill-uffiċjal tal-kontabilità u joffru garanziji sħaħ għall-użu bħala evidenza.
L-entrati fil-ġurnal jiġu ttrasferiti fil-ktieb ġenerali, u jiddaħħlu bħala partiti skont it-tabella tal-kontijiet imsemmija fl-Artikolu 212.
Il-ġurnal u l-ktieb ġenerali jistgħu jinqasmu f’kemm ikun hemm bżonn ġurnali speċjali u kotba speċjali biex jintlaħqu r-rekwiżiti.
L-entrati rreġistrati f’ġurnali speċjali u kotba speċjali jiġu ċċentralizzati tal-inqas kull xahar fil-ġurnal u fil-ktieb ġenerali.
Artikolu 238
Bilanċ ta’ tqabbil preliminari
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
Kull istituzzjoni u korp imsemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jistabbilixxu bilanċ ta’ tqabbil preliminari li jkopri l-kontijiet kollha tal-kontijiet ġenerali, inklużi l-kontijiet approvati matul is-sena u f’kull każ, flimkien ma’:
(a)
in-numru tal-kont;
(b)
deskrizzjoni;
(c)
id-djun totali;
(d)
il-krediti totali;
(e)
il-bilanċ.
Artikolu 239
Rikonċiljazzjonijiet tal-kontijiet
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-dejta fil-ktieb ġenerali tinżamm u tiġi organizzata b’mod li jiġġustifika l-kontenut ta’ kull wieħed mill-kontijiet inklużi fil-bilanċ ta’ tqabbil preliminari.
2. Fir-rigward tal-inventarju tal-assi fissi, japplikaw id-dispożizzjonijiet tal-Artikoli minn 246 sa 253.
Taqsima 3
Reġistrazzjoni
Artikolu 240
Entrati fil-kontijiet
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-entrati jsiru bl-użu tal-metodu ta’ entrati doppji korrispondenti, fejn kwalunkwe moviment jew varjazzjoni rreġistrati fil-kontijiet għandhom ikunu rrappreżentati minn entrata li tistabbilixxi ekwivalenza bejn l-ammont debitat u l-ammont kreditat fid-diversi kontijiet affettwati minn dik l-entrata.
2. Il-kontroparti fil-munita euro ta’ tranżazzjoni denominata f’munita li ma tkunx l-euro tiġi kkalkolata u tiddaħħal fil-kontijiet.
It-tranżazzjonijiet f’muniti barranin f’kontijiet li jistgħu jiġu rivalorizzati jiġu rivalwati kull darba li jingħalqu l-kontijiet.
Dik ir-rivalwazzjoni tkun ibbażata fuq ir-rati stabbiliti skont l-Artikolu 6.
Ir-rata li għandha tintuża għall-konverżjoni bejn l-euro u munita oħra biex titfassal il-karta tal-bilanċi fil-31 ta’ Diċembru tas-sena N tkun dik tal-aħħar jum ta’ xogħol tas-sena N.
3. Ir-regoli tal-kontabilità tal-Unjonji adottati fl-Artikolu 152 tar-Regolament Finanzjarju jispeċifikaw ir-regoli ta’ konverżjoni u rievalwazzjoni li għandhom jiġu pprovduti għall-finijiet ta’ kontabilità bbażata fuq id-dovuti.
Artikolu 241
Kotba tal-kontijiet
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kotba kollha tal-kontijiet jispeċifikaw l-oriġini, il-kontenut u r-referenza tat-tidħil fil-kotba ta’ kull element tad-dejta u r-referenzi tad-dokumenti ta’ sostenn relevanti.
Artikolu 242
Tniżżil fil-ġurnal
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
L-operazzjonijiet tal-kontabilità jitniżżlu fil-ġurnal b’wieħed mill-metodi li ġejjin, li wieħed minnhom ma jeskludix lill-ieħor:
(a)
jum b’jum, operazzjoni b’operazzjoni;
(b)
fil-forma ta’ sommarju kull xahar tal-ammonti totali involuti fl-operazzjonijiet, bil-kundizzjoni li jinżammu d-dokumenti kollha li jippermettu l-verifika tal-operazzjonijiet individwali jum b’jum.
Artikolu 243
Validazzjoni tal-entrati
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-entrati fil-ġurnal u s-sottokotba jsiru finali permezz ta’ proċedura ta’ validazzjoni li tipprojbixxi kwalunkwe bidla fl-entrata jew it-tħassir tagħha.
2. Proċedura tal-għeluq imfassla biex tiffriża l-kronoloġija tar-rekords u tiggarantixxi l-invjolabbiltà tagħhom tiġi implimentata mhux iktar tard minn qabel ma jiġu ppreżentati d-dikjarazzjonijiet finanzjarji finali.
Taqsima 4
Rikonċiljazzjoni u Verifika
Artikolu 244
Rikonċiljazzjoni tal-kontijiet
(l-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-bilanċ tal-kontijiet fil-bilanċ ta’ tqabbil preliminari jiġi rikonċiljat b’mod perjodiku u tal-inqas fl-għeluq ta’ kull sena, bid-dejta mis-sistemi ta’ ġestjoni użati mill-uffiċjali awtorizzanti għall-ġestjoni tal-assi u l-obbligazzjonijiet u għat-tidħil ta’ kuljum fis-sistema kontabilistika.
2. B’mod perjodiku, u tal-inqas kull meta jingħalqu l-kontijiet, l-uffiċjal tal-kontabilità jivverifika li l-bilanċi tal-bank jikkorrispondu għas-sitwazzjoni proprja, b’mod partikolari fir-rigward ta’:
(a)
il-flus fil-bank, b’rikonċiljazzjoni tad-dikjarazzjonijiet tal-kont mill-istituzzjonijiet finanzjarji;
(b)
il-flus fl-uffiċċji tal-flus, b’rikonċiljazzjoni mad-dejta fil-libro-kassa.
Il-kontijiet tal-assi fissi jiġu riveduti skont l-Artikolu 250.
3. Il-kontijiet ta’ assoċjazzjonijiet interistituzzjonali jiġu rikonċiljati darba fix-xahar.
4. Il-kontijiet ta’ sospiża jinfetħu u jiġu riveduti darba fis-sena mill-uffiċjal tal-kontabilità. Dawk il-kontijiet ikunu r-responsabbiltà tal-uffiċjal awtorizzanti u hu għandu japprovahom malajr kemm jista’ jkun.
Taqsima 5
Kontijiet Baġitarji
Artikolu 245
Il-kontenut u ż-żamma tal-kontijiet baġitarji
(l-Artikolu 156 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għal kull sottotaqsima tal-baġit, il-kontijiet baġitarji juru:
(a)
fil-każ ta’ nefqa:
(i)
l-approprjazzjonijiet awtorizzati fil-baġit inizjali, l-approprjazzjonijiet imdaħħla fil-baġits emendatorji, l-approprjazzjonijiet riportati, l-approprjazzjonijiet disponibbli wara l-ġbir tad-dħul assenjat, it-trasferimenti ta’ approprjazzjonijiet u t-total ta’ approprjazzjonijiet li b’hekk ikunu disponibbli;
(ii)
l-impenji u l-ħlasijiet fir-rigward tas-sena finanzjarja;
(b)
fil-każ ta’ dħul:
(i)
l-istimi mdaħħla fil-baġit inizjali, l-istimi mdaħħla fil-baġits emendatorji, id-dħul assenjat u l-ammont totali ta’ stimi stabbiliti b’dan il-mod;
(ii)
l-intitolamenti stabbiliti u l-ammonti rkuprati fir-rigward tas-sena finanzjarja inkwistjoni;
(c)
l-impenji li għad iridu jitħallsu u d-dħul li għad irid jiġi rkuprat riportati mis-snin finanzjarji ta’ qabel.
L-approprjazzjonijiet ta’ impenn u l-approprjazzjonijiet għall-ħlasijiet imsemmija fil-punt (a) tal-ewwel subparagrafu jiddaħħlu u jintwerew b’mod separat.
L-impenji provviżorji globali relatati mal-Fond Agrikolu Ewropew ta’ Garanzija (minn hawn ’il quddiem il-“FAEG”) u l-ħlasijiet korrispondenti jitniżżlu wkoll fil-kontijiet baġitarji.
Dawk l-impenji jiġu ppreżentati fir-rigward tal-approprjazzjonijiet totali tal-FAEG.
2. Il-kontijiet baġitarji juru b’mod separat:
(a)
l-użu tal-approprjazzjonijiet riportati u l-approprjazzjonijiet għas-sena;
(b)
l-approvazzjoni tal-impenji pendenti.
Fuq in-naħa tad-dħul, l-ammonti li jkunu għad iridu jiġu rkuprati mis-snin finanzjarji ta’ qabel jintwerew b’mod separat.
3. Il-kontijiet baġitarji jistgħu jiġu organizzati b’tali mod li jiżviluppaw sistema kontabilistika tal-ispejjeż.
4. Il-kontijiet baġitarji jinżammu bl-użu ta’ sistemi tal-kompjuter, f’kotba jew fuq karti tal-iskedar.
KAPITOLU 3
Inventarji tal-proprjetà
Artikolu 246
Inventarji tal-proprjetà
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
Is-sistema ta’ inventarji tal-proprjetà tiġi stabbilita mill-uffiċjal awtorizzanti bl-assistenza teknika mill-uffiċjal tal-kontabilità. Dik is-sistema ta’ inventarji trid tipprovdi l-informazzjoni kollha meħtieġa għaż-żamma tal-kontijiet u s-salvagwardja tal-assi.
Artikolu 247
Salvagwardja tal-proprjetà
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
Kull istituzzjoni u korp imsemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jadottaw dispożizzjonijiet dwar is-salvagwardja tal-assi inkluż fil-karti tal-bilanċi rispettivi tagħhom u jiddeċiedu liema dipartimenti amministrattivi huma responsabbli għas-sistema tal-inventarji.
Artikolu 248
Id-dħul ta’ oġġetti fl-inventarju
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
L-oġġetti kollha miksuba b’perjodu ta’ użu ta’ iktar minn sena, li mhumiex konsumabbli, u li l-prezz tax-xiri jew l-ispejjeż għall-produzzjoni tagħhom ikun ogħla minn dak indikat fir-regoli tal-kontabilità tal-Unjoni adottati skont l-Artikolu 152 tar-Regolament Finanzjarju, jiddaħħlu fl-inventarju u jiġu rreġistrati fil-kontijiet tal-assi fissi.
Artikolu 249
Kontenut tal-inventarju għal kull oġġett
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
L-inventarju jinkludi deskrizzjoni xierqa ta’ kull oġġett u jispeċifika l-post tiegħu, jew għal oġġetti mobbli, is-servizz jew il-persuna responsabbli, id-data tax-xiri u l-kost unitarju tiegħu.
Artikolu 250
Kontrolli tal-inventarji ta’ proprjetà mobbli
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kontrolli tal-inventarji mwettqa mill-istituzzjonijiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jsiru b’tali mod li jassigura li kull oġġett ikun jeżisti b’mod fiżiku u jaqbel mal-entrata relevanti fl-inventarju. Dawn il-kontrolli jitwettqu skont programm ta’ verifika annwali, ħlief għal assi fissi tanġibbli jew intanġibbli, li tal-inqas jiġu vverifikati fuq bażi ta’ kull tliet snin.
Artikolu 251
Bejgħ mill-ġdid ta’ proprjetà
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-membri, l-uffiċjali jew aġenti oħra u kwalunkwe membru ieħor tal-persunal tal-istituzzjonijiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju ma jistgħux jixtru oġġetti li jerġgħu jinbiegħu minn dawn l-istituzzjonijiet u l-korpi, ħlief meta dawk l-oġġetti jinbiegħu mill-ġdid permezz ta’ proċedura pubblika ta’ offerti.
Artikolu 252
Proċedura għall-bejgħ ta’ assi tanġibbli
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-bejgħ ta’ assi tanġibbli jiġi rreklamat lokalment b’mod xieraq, jekk il-valur tax-xiri ta’ unità jkun ta’ EUR 8 100 jew iktar. Il-perjodu bejn il-pubblikazzjoni tal-aħħar tħabbir u l-konklużjoni tal-kuntratt ta’ bejgħ ma jkunx inqas minn erbatax-il jum kalendarju.
Il-bejgħ imsemmi fl-ewwel subparagrafu jkun is-suġġett ta’ avviż ta’ bejgħ ippubblikat f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea, jekk il-valur tax-xiri ta’ unità jkun ta’ EUR 391 100 jew iktar. Jista’ jsir ukoll reklamar xieraq fl-istampa tal-Istati Membri. Il-perjodu bejn id-data ta’ pubblikazzjoni tal-avviż f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u l-konklużjoni tal-kuntratt ta’ bejgħ ma jkunx inqas minn xahar.
2. L-istituzzjonijiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju jistgħu ma jirreklamawx meta l-ispejjeż tar-reklamar jaqbżu d-dħul mistenni mill-operazzjoni.
3. L-istituzzjonijiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju dejjem għandhom jaraw li jiksbu l-aħjar prezz għall-bejgħ tal-assi tanġibbli.
4. Il-paragrafi 1, 2 u 3 ma japplikawx għal bejgħ bejn l-istituzzjonijiet tal-Unjoni u l-korpi tagħhom imsemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 253
Proċedura għat-tneħħija ta’ assi tanġibbli
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal awtorizzanti jħejji dikjarazzjoni jew rekord kull meta proprjetà fl-inventarju, inkluż bini, tinbiegħ, tingħata b’xejn, tiġi skrappjata, tinkera lil xi ħadd jew tintilef minħabba telf, serq jew xi raġuni oħra.
Id-dikjarazzjoni jew ir-rekord jindikaw b’mod partikolari jekk l-oġġett iridx jiġi sostitwit bl-ispejjeż jitħallsu minn uffiċjal jew aġent ieħor tal-Unjoni jew kwalunkwe persuna oħra.
Meta proprjetà immobbli jew installazzjonijiet kbar isiru disponibbli b’xejn, irid jitfassal kuntratt u l-każ irid jiġi nnotifikat f’rapport annwali mibgħut lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill meta jiġi ppreżentat l-abbozz tal-baġit.
Il-membri, l-uffiċjali jew aġenti oħra u kwalunkwe membru ieħor tal-persunal tal-istituzzjonijiet u l-korpi msemmija fl-Artikolu 141 tar-Regolament Finanzjarju ma jistgħux ikunu r-riċevituri tal-proprjetà fl-inventarju mogħtija b’xejn jew skrappjata.
Artikolu 254
Inventarju u reklamar ta’ bejgħ f’delegazzjonijiet tal-Unjoni
(l-Artikolu 157 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Fil-każ tad-delegazzjonijiet tal-Unjoni, l-inventarji permanenti tal-proprjetà mobbli li tappartjeni għall-Unjoni jinżammu lokalment. Iridu jintbagħtu b’mod regolari lid-dipartimenti ċentrali skont ir-regoli adottati minn kull istituzzjoni.
Il-proprjetà mobbli fi tranżitu lejn id-delegazzjonijiet tal-Unjoni tiddaħħal f’lista provviżorja qabel tiġi rreġistrata f’inventarji permanenti.
2. Ir-reklamar għall-bejgħ ta’ proprjetà mobbli tad-delegazzjonijiet tal-Unjoni jsir skont l-użu lokali.
IT-TIENI PARTI
DISPOŻIZZJONIJIET SPEĊJALI
TITOLU I
RIĊERKA
Artikolu 255
Tipi ta’ operazzjonijiet
(l-Artikolu 181 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-azzjoni diretta titwettaq mill-istabbilimenti taċ-Ċentru Konġunt tar-Riċerka (minn hawn ’il quddiem “il-JRC”) u fil-prinċipju tiġi ffinanzjata kollha kemm hi mill-baġit. Din tikkonsisti minn:
(a)
programmi ta’ riċerka;
(b)
attivitajiet ta’ riċerka ta’ esplorazzjoni;
(c)
attivitajiet xjentifiċi u ta’ appoġġ tekniku ta’ natura istituzzjonali.
2. Il-JRC jista’ jipparteċipa f’azzjonijiet indiretti bil-kundizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 183 tar-Regolament Finanzjarju.
3. L-istima tal-ammont riċevibbli, kif imsemmi fl-Artikolu 181(2) tar-Regolament Finanzjarju tintbagħat lill-uffiċjal tal-kontabilità għar-reġistrazzjoni.
Artikolu 256
Regoli Addizzjonali applikabbli għall-JRC
(l-Artikolu 183 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-attivitajiet ta’ natura kompetittiva mwettqa mill-JRC jikkonsistu minn:
(a)
attivitajiet imwettqa wara proċeduri ta’ għoti jew ta’ akkwist;
(b)
attivitajiet f’isem partijiet terzi;
(c)
attivitajiet imwettqa skont ftehim amministrattiv ma’ istituzzjonijiet oħra jew dipartimenti oħra tal-Kummissjoni għall-forniment ta’ servizzi tekniċi-xjentifiċi.
2. Fejn l-attivitajiet imwettqa mill-JRC għal partijiet terzi jinvolvu akkwisti, il-proċedura tal-akkwisti tikkonforma mal-prinċipji tat-trasparenza u tat-trattament ugwali.
3. L-istimi tal-ammonti riċevibbli msemmija fl-Artikolu 183(2) tar-Regolament Finanzjarju jintbagħtu lill-uffiċjal tal-kontabilità għar-reġistrazzjoni.
TITOLU II
AZZJONIJIET ESTERNI
KAPITOLU I
Dispożizzjonijiet ġenerali
Artikolu 257
Azzjonijiet li jistgħu jiġu ffinanzjati
(l-Artikolu 184 tar-Regolament Finanzjarju)
L-approprjazzjonijiet għall-azzjonijiet imsemmija fil-Kapitolu 1 tat-Titolu IV tat-Tieni Parti tar-Regolament Finanzjarju jistgħu, b’mod partikolari, jiffinanzjaw kuntratti ta’ akkwist, għotjiet, inklużi sussidji fir-rati tal-imgħax, self speċjali, garanziji ta’ self u assistenza finanzjarja, appoġġ baġitarju u forom speċifiċi oħra ta’ għajnuna baġitarja.
KAPITOLU II
Appoġġ baġitarju u fondi fiduċjarji b’bosta donaturi
Artikolu 258
Użu tal-Appoġġ Baġitarju
(l-Artikolu 186 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Meta dan jiġi stipulat fl-atti bażiċi relevanti, il-Kummissjoni tista’ tuża appoġġ baġitarju ġenerali jew settorjali f’pajjiż terz jekk jintlaħqu l-kundizzjonijiet li ġejjin:
(a)
il-ġestjoni tal-finanzi pubbliċi tal-pajjiż imsieħeb tkun trasparenti, kredibbli u effettiva biżżejjed;
(b)
il-pajjiż imsieħeb ikun implimenta politiki settorjali u nazzjonali kredibbli u relevanti biżżejjed, u;.
(c)
fejn il-pajjiż imsieħeb ikun implimenta politiki makroekonomiċi orjentati lejn l-istabilità.
2. Il-ftehimiet konklużi mal-pajjiż imsieħeb jinkludu obbligu għal dak il-pajjiż sabiex jipprovdi lill-Kummissjoni b’informazzjoni kredibbli u f’waqtha li tippermetti lill-Kummissjoni tevalwa kemm ġew issodisfati l-kundizzjonijiet stabbiliti fil-paragrafu 1.
Artikolu 259
Fondi fiduċjarji tal-Unjoni għal azzjonijiet esterni
(l-Artikolu 187 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kontribuzzjonijiet ta’ donaturi oħrajn jiġu kkunsidrati meta jissarrfu f’kont bankarju speċifiku tal-fond fiduċjarju u għall-ammont f’euro li jirriżulta mill-konverżjoni fir-riċevuta tagħhom fil-kont bankarju speċifiku.
Il-kontribuzzjoni tal-Unjoni tiġi ttrasferita fil-ħin biex tkopri l-impenji legali tal-fond fiduċjarju filwaqt li jittieħdu inkonsiderazzjoni l-fondi disponibbli pprovduti mid-donaturi l-oħrajn.
L-imgħaxijiet akkumulati fil-kont tal-bank speċifiku tal-fond fiduċjarju jiġu investiti fil-fond fiduċjarju ħlief jekk ikun stipulat mod ieħor fl-att ta’ stabbiliment tal-fond fiduċjarju.
It-tranżazzjonijiet kollha li jsiru fil-kont tal-bank imsemmija fit-tielet paragrafu jiddaħħlu fil-kontijiet tal-fond fiduċjarju matul is-sena.
Ir-rapportar finanzjarju fuq l-operazzjonijiet imwettqa minn kull fond fiduċjarju jrid jiġi stabbilit darbtejn fis-sena mill-uffiċjal awtorizzanti.
Il-fondi fiduċjarji jkunu soġġetti għal awditjar estern indipendenti kull sena.
Il-bord tal-fond fiduċjarju japprova r-rapport annwali tal-fond fiduċjarju mfassal mill-uffiċjal awtorizzanti flimkien ma’ kontijiet annwali mfassla mill-uffiċjal tal-kontabilità. Dawk ir-rapporti jiġu mehmuża mar-rapport annwali tal-uffiċjal awtorizzanti b’delega u ppreżentati lill-Parlament Ewropew u l-Kunsill fil-proċedura ta’ kwittanza tal-Kummissjoni.
Ir-regoli għall-kompożizzjoni tal-bord u r-regoli interni tiegħu jiġu stabbiliti fl-att ta’ stabbiliment tal-fond fiduċjarju adottat mill-Kummissjoni u tinżamm konformità magħhom mid-donaturi. Dawk ir-regoli jiżguraw rappreżentanza ġusta tad-donaturi u jinkludu r-rekwiżit li jkollhom il-vot pożittiv tal-Kummissjoni għad-deċiżjoni finali dwar l-użu tal-fondi.
KAPITOLU III
Akkwisti
Artikolu 260
Kiri ta’ bini
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uniċi kuntratti ta’ bini li jistgħu jiġu ffinanzjati mill-approprjazzjonijiet operattivi għal azzjoni esterna jkunu dawk relatati mal-kiri ta’ binjiet diġà mibnija fil-mument meta tiġi ffirmata l-kirja. Dawn il-kuntratti jiġu ppubblikati kif stipulat fl-Artikolu 124.
Artikolu 261
Definizzjonijiet
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-kuntratti ta’ servizzi jinkludu kuntratti ta’ studju u ta’ assistenza teknika.
Kuntratt ta’ studju huwa kuntratt ta’ servizzi konkluż bejn fornitur u l-awtorità kontraenti li jinkludi studji għall-identifikazzjoni u t-tħejjija ta’ proġetti, studji dwar il-fattibilità, studji ekonomiċi u tas-suq, studji tekniċi u awditjar.
Kuntratt ta’ assistenza teknika huwa meta l-fornitur jissejjaħ sabiex ikollu rwol konsultattiv, biex jamministra jew jissorvelja proġett jew biex jipprovdi l-konsulenti speċifikati fil-kuntratt.
2. Meta pajjiż terz ikollu persunal tal-maniġment ikkwalifikat fid-dipartimenti jew l-entitajiet tiegħu b’parteċipazzjoni mis-settur pubbliku, il-kuntratti jistgħu jitwettqu direttament minn dawn id-dipartimenti jew entitajiet b’xogħol dirett.
Artikolu 262
Dispożizzjonijiet speċjali relatati mal-limiti u l-arranġamenti għall-għoti ta’ kuntratti esterni
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-Artikoli minn 123 sa 126, bl-eċċezzjoni tad-definizzjonijiet, il-paragrafi 3 u 4 tal-Artikolu 127, l-Artikoli 128, minn 134 sa 137, il-paragrafi minn 3 sa 6 tal-Artikolu 139, l-Artikoli 148(4), 151(2), minn 152 sa 158, 160 u 164 ta’ dan ir-Regolament ma japplikawx għal kuntratti ta’ akkwist konklużi mill-awtoritajiet kontraenti msemmija fl-Artikolu 190(2) tar-Regolament Finanzjarju jew f’isimhom.
L-implimentazzjoni tad-dispożizzjonijiet dwar l-akkwisti f’dan il-Kapitolu tiġi deċiża mill-Kummissjoni, inklużi l-kontrolli xierqa li jridu jiġu applikati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli meta l-Kummissjoni ma tkunx l-awtorità kontraenti.
2. Fil-każ ta’ nuqqas ta’ konformità mal-proċeduri msemmija fil-paragrafu 1, in-nefqa fuq l-operazzjonijiet inkwistjoni ma tkunx eliġibbli għal finanzjament mill-Unjoni.
3. Dan il-Kapitolu ma japplikax għall-awtoritajiet kontraenti msemmija fl-Artikolu 190(2)(b) tar-Regolament Finanzjarju fejn, wara l-verifiki msemmija fl-Artikolu 61 tar-Regolament Finanzjarju, il-Kummissjoni tkun awtorizzathom sabiex jużaw il-proċeduri ta’ akkwist tagħhom stess.
Artikolu 263
Reklamar u nondiskriminazzjoni
(l-Artikoli 190 u 191 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-Kummissjoni tieħu l-miżuri ta’ implimentazzjoni meħtieġa sabiex tiggarantixxi l-aktar parteċipazzjoni wiesgħa possibbli, bl-istess kundizzjonijiet, f’offerti kompetittivi għall-għoti ta’ kuntratti ffinanzjati mill-Unjoni. Għal dan il-għan, tingħata attenzjoni partikolari biex:
(a)
tiġi żgurata pubblikazzjoni adegwata, fi żmien raġonevoli, tal-avviżi ta’ informazzjoni minn qabel, avviżi dwar kuntratti u avviżi ta’ għoti;
(b)
tiġi eliminati kull prattika diskriminatorja jew speċifikazzjoni teknika li tista’ xxekkel il-parteċipazzjoni wiesgħa bl-istess kundizzjonijiet mill-persuni fiżiċi jew legali kollha msemmija fl-Artikolu 182 tar-Regolament Finanzjarju.
2. L-Artikoli 265(5), 267(3) u 269(4) huma bla ħsara għall-użu tal-akkwisti elettroniċi.
Artikolu 264
Reklamar
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-avviż minn qabel ta’ informazzjoni għal sejħiet internazzjonali għall-offerti jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet kemm jista’ jkun kmieni għall-kuntratti ta’ provvista u servizzi u malajr kemm jista’ jkun wara d-deċiżjoni li tawtorizza l-programm għall-kuntratti ta’ xogħlijiet.
2. Għall-finijiet ta’ dan il-Kapitolu, l-avviż dwar il-kuntratt jiġi ppubblikat:
(a)
tal-inqas f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u fuq l-Internet għal sejħiet għall-offerti internazzjonali;
(b)
tal-inqas f’gazzetta uffiċjali waħda tal-Istat riċevitur jew fi kwalunkwe pubblikazzjoni ekwivalenti oħra għal sejħiet lokali għall-offerti.
Meta l-avviż dwar il-kuntratt ikun ippubblikat ukoll lokalment, dan irid ikun identiku għal dak ippubblikat f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u fuq l-Internet u jrid jiġi ppubblikat b’mod simultanju. Il-Kummissjoni tkun responsabbli għall-pubblikazzjoni f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u fuq l-Internet. Jekk l-avviż jiġi ppubblikat lokalment, dan jista’ jsir mill-entitajiet imsemmija fl-Artikolu 190(2)(b) tar-Regolament Finanzjarju.
3. L-avviż ta’ għoti jintbagħat meta jiġi ffirmat il-kuntratt ħlief meta, jekk ikun għadu meħtieġ, il-kuntratt ikun ġie ddikjarat sigriet jew fejn it-twettiq tal-kuntratt ikun irid isir b’miżuri ta’ sigurtà speċjali, jew fejn il-protezzjoni tal-interessi essenzjali tal-Unjoni Ewropea, jew il-pajjiż benefiċjarju jitolbu dan, u fejn il-pubblikazzjoni tal-avviż ta’ għoti ma tkunx ikkunsidrata bħala xierqa.
Artikolu 265
Limiti u proċeduri għall-għoti ta’ kuntratti ta’ servizzi
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-limiti u l-proċeduri msemmija fl-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju jkunu kif ġej għall-kuntratti ta’ servizzi:
(a)
għal kuntratti b’valur ta’ EUR 300 000 jew iktar:
(i)
sejħa internazzjonali ristretta għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-Artikolu 264(2)(a);
(ii)
sejħa internazzjonali miftuħa għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-Artikolu 264(2)(a);
(b)
għal kuntratti b’valur ta’ inqas minn EUR 300 000: proċedura kompetittiva nnegozjata fis-sens tal-paragrafu 3 ta’ dan l-Artikolu, jew kuntratt qafas.
Il-kuntratti li ma jabqużx l-EUR 20 000 jistgħu jingħataw fuq il-bażi ta’ offerta unika.
Il-ħlasijiet għal ammonti daqs jew anqas minn EUR 2 500 fir-rigward ta’ element ta’ nefqa jistgħu jikkonsistu sempliċement fi ħlas kontra fatturi mingħajr aċċettazzjoni minn qabel ta’ offerta.
2. Fil-proċedura internazzjonali ristretta msemmija fil-punt (a) tal-paragrafu 1, l-avviż dwar il-kuntratt jiddikjara n-numru ta’ kandidati li se jiġu mistiedna jitfgħu offerti. Għall-kuntratti ta’ servizzi, jiġu mistiedna minimu ta’ erba’ kandidati. In-numru ta’ kandidati li jitħallew jissottomettu offerti jrid ikun biżżejjed biex tiġi żgurata kompetizzjoni ġenwina.
Il-lista tal-kandidati magħżulin tiġi ppubblikata fuq is-sit elettroniku tal-Kummissjoni.
Jekk in-numru ta’ kandidati li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla jew il-livelli minimi ta’ kapaċità jkun inqas min-numru minimu, l-awtorità kontraenti tista’ tistieden sabiex jissottomettu offerti biss lil dawk il-kandidati li jissodisfaw il-kriterji għas-sottomissjoni ta’ offerta.
3. Fil-proċedura nnegozjata msemmija fil-punt (b) tal-paragrafu 1, l-awtorità kontraenti tipprepara lista ta’ mill-anqas tliet offerenti tal-għażla tagħha. Il-proċedura tinvolvi offerti kompetittivi limitati, mingħajr pubblikazzjoni ta’ avviż u tkun magħrufa bħala proċedura kompetittiva nnegozjata mhux koperta mill-Artikolu 129.
L-offerenti għall-proċedura kompetittiva nnegozjata jistgħu jintgħażlu minn lista reklamata kif suppost ta’ bejjiegħa kif imsemmija fl-Artikolu 136(1)(b). Dik il-lista għandha titfassal wara sejħa għall-espressjoni ta’ interess u tkun valida għal mhux iktar minn ħames snin mid-data tar-reklamar. Dik il-lista tista’ tinkludi sottolisti. Kull persuna interessata tista’ tissottometti applikazzjoni fi kwalunkwe ħin matul il-perjodu ta’ validità tal-lista, ħlief għall-aħħar tliet xhur ta’ dak il-perjodu. Meta jkun irid jingħata kuntratt, l-awtorità kontraenti tistieden lill-bejjiegħa kollha mniżżla fil-lista jew fis-sottolista relevanti biex jissottomettu offerta.
L-offerti jinfetħu u jiġu evalwati minn kumitat ta’ evalwazzjoni bil-kompetenza teknika u amministrattiva meħtieġa. Il-membri tal-kumitat ta’ evalwazzjoni jridu jiffirmaw dikjarazzjoni ta’ imparzjalità.
Jekk wara l-konsultazzjoni tal-offerenti l-awtorità kontraenti tirċievi biss offerta waħda li tkun amministrattivament u teknikament valida, il-kuntratt jista’ jingħata bil-kundizzjoni li jintlaħqu l-kriterji tal-għoti.
4. Għal servizzi legali skont in-nomenklatura tas-CPV, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jużaw il-proċedura kompetittiva nnegozjata, ikun xi jkun il-valur stmat tal-kuntratt.
5. L-offerti jintbagħtu f’pakkett jew envelop ta’ barra li jkun fih żewġ envelops issiġillati separati, wieħed bil-kliem Envelop A - Offerta teknika u l-ieħor bil-kliem Envelop B - Offerta finanzjarja. L-envelop ta’ barra jrid ikollu miktub:
(a)
l-indirizz indikat fid-dokumenti tal-offerta għas-sottomissjoni tal-offerti;
(b)
ir-referenza għas-sejħa għall-offerti li għaliha jkun qiegħed iwieġeb l-offerent;
(c)
fejn ikun xieraq, in-numri tal-lottijiet li għalihom tkun qiegħda tiġi ppreżentata offerta;
(d)
il-frażi “Ma għandux jinfetaħ qabel is-sessjoni ta’ ftuħ tal-offerti”, fil-lingwa tad-dokumenti tal-offerti.
Jekk ġew previsti intervisti fid-dokumenti tal-offerta, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jista’ jintervista lill-membri prinċipali tat-tim ta’ esperti proposti fl-offerti teknikament aċċettabbli, wara li jiġu stabbiliti l-konklużjonijiet provviżorji bil-miktub u qabel ma tiġi konkluża b’mod definittiv l-evalwazzjoni tal-offerti tekniċi. F’dawn il-każijiet, l-esperti jiġu intervistati mill-kumitat ta’ evalwazzjoni, idealment f’daqqa jekk ikunu f’tim, u f’intervalli qrib biżżejjed biex ikun jista’ jsir tqabbil. L-intervisti jsiru skont mudell standard maqbul minn qabel mill-bord tal-għażla u applikat għall-esperti jew it-timijiet kollha msejħa għall-intervisti. Id-data u l-ħin tal-intervista jridu jiġu kkomunikati lill-offerenti tal-inqas għaxart ijiem kalendarji minn qabel. F’każijiet ta’ force majeure li timpedixxi lill-offerent milli jattendi l-intervista, iridu jintbagħtu data u ħin ġodda lill-offerent.
6. Il-kriterji tal-għoti tal-kuntratt iservu biex tiġi identifikata l-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża.
L-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża tintgħażel billi tintuża distribuzzjoni ta’ ppeżar ta’ 80/20 bejn il-kwalità teknika u l-prezz. Għal dak il-għan:
(a)
il-punteġġ mogħti għall-offerti tekniċi jrid jiġi moltiplikat b’0,80;
(b)
il-punteġġ mogħti għall-offerti tal-prezz irid jiġi moltiplikat b’0,20.
Artikolu 266
Użu tal-proċedura nnegozjata għall-kuntratti ta’ servizzi
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għall-kuntratti ta’ servizzi, l-awtoritajiet kontraenti jistgħu jużaw il-proċedura nnegozjata b’offerta waħda fil-każijiet li ġejjin:
(a)
fejn, għal raġunijiet ta’ urġenza estrema kkawżati minn avvenimenti li l-awtoritajiet kontraenti ma jkunux setgħu jipprevedu u li bl-ebda mod ma jistgħu jiġu attribwiti lilhom, il-limitu ta’ żmien għall-proċeduri msemmija fil-punti (a), (b) u (c) tal-Artikolu 104(1) tar-Regolament Finanzjarju ma jistax jinżamm;
(b)
fejn is-servizzi jkunu fdati lil korpi mis-settur pubbliku jew istituzzjonijiet jew assoċjazzjonijiet mingħajr skop ta’ qligħ u jkunu relatati ma’ attivitajiet ta’ natura istituzzjonali u mfassla biex jipprovdu assistenza lil nies fil-qasam soċjali;
(c)
għal servizzi li jkunu estensjoni ta’ servizzi diġà mibdija, soġġetti għall-kundizzjonijiet stabbiliti fil-paragrafu 2;
(d)
fejn il-proċedura tal-offerti jew it-tentattiv ta’ użu ta’ kuntratt qafas ma jirnexxux, jiġifieri, jekk ma tkun daħlet l-ebda offerta kwalitattivament u/jew finanzjarjament sodisfaċenti, f’liema każ, wara li tikkanċella l-proċedura tal-offerti, l-awtorità kontraenti tista’ tinnegozja ma’ wieħed jew aktar mill-offerenti li tagħżel hi, minn fost dawk li ħadu sehem fis-sejħa għall-offerti, bil-kundizzjoni li t-termini oriġinali tal-kuntratt ma jinbidlux b’mod sostanzjali;
(e)
fejn il-kuntratt ikkonċernat isegwi kompetizzjoni u, skont ir-regoli li japplikaw, ikun irid jingħata lill-kandidat magħżul jew lil wieħed mill-kandidati magħżula, f’dan il-każ, il-kandidati kollha ammessi jiġu mistiedna jieħdu sehem fin-negozjati;
(f)
fejn, għal raġunijiet tekniċi, jew għal raġunijiet marbuta mal-protezzjoni ta’ drittijiet esklużivi, il-kuntratt ikun jista’ jingħata biss lil fornitur partikolari ta’ servizz;
(g)
għall-kuntratti ddikjarati sigrieti, jew għall-kuntratti li t-twettiq tagħhom irid ikun akkumpanjat minn miżuri speċjali tas-sigurtà jew meta l-protezzjoni tal-interessi essenzjali tal-Unjoni jew tal-pajjiż tal-benefiċjarju tkun teħtieġ hekk;
(h)
meta jkun irid jiġi konkluż kuntratt ġdid wara terminazzjoni bikrija ta’ kuntratt eżistenti.
Għall-finijiet tal-punt (a) tal-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu, l-operazzjonijiet imwettqa f’sitwazzjonijiet ta’ kriżi kif imsemmija fl-Artikolu 190(2) jitqiesu li jissodisfaw it-test ta’ urġenza estrema. L-uffiċjal awtorizzanti b’delega, fejn ikun xieraq flimkien mal-uffiċjali awtorizzanti b’delega l-oħra kkonċernati, jistabbilixxi li teżisti sitwazzjoni ta’ emerġenza estrema u għandu jirrevedi d-deċiżjoni tiegħu b’mod regolari fir-rigward tal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
L-attivitajiet ta’ natura istituzzjonali msemmija fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu jinkludu servizzi marbutin direttament mal-missjoni statutorja tal-korpi tas-settur pubbliku.
2. Is-servizzi li huma estensjoni ta’ servizzi diġà mibdija, kif imsemmija fil-punt (c) tal-paragrafu 1, huma kif ġej:
(a)
servizzi addizzjonali mhux koperti mill-kuntratt prinċipali iżda li, minħabba ċirkustanzi imprevisti, ikunu saru neċessarji għat-twettiq tal-kuntratt, bil-kundizzjoni li s-servizz addizzjonali ma jistax ikun teknikament u ekonomikament separat mill-kuntratt prinċipali mingħajr inkonvenjenza serja għall-awtorità kontraenti u l-ammont aggregat ta’ servizzi addizzjonali ma jaqbiżx il-50 % tal-valur tal-kuntratt prinċipali;
(b)
servizzi addizzjonali li jikkonsistu fir-ripetizzjoni ta’ servizzi simili fdati lill-kuntrattur li jipprovdi servizzi skont l-ewwel kuntratt, bil-kundizzjoni li:
(i)
ikun ġie ppubblikat avviż dwar kuntratt għall-ewwel servizz u l-possibilità li tintuża proċedura nnegozjata għal servizzi ġodda għall-proġett u l-ispiża stmata ġew indikati b’mod ċar fl-avviż dwar kuntratt ippubblikat għall-ewwel servizz;
(ii)
l-estensjoni tal-kuntratt tkun għal valur u perjodu li ma jaqbżux il-valur u l-perjodu tal-kuntratt inizjali.
Artikolu 267
Limiti u proċeduri għall-għoti ta’ kuntratti ta’ provvista
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-limiti u l-proċeduri msemmija fl-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju jkunu kif ġej għall-kuntratti ta’ provvista:
(a)
għal kuntratti b’valur ta’ EUR 300 000 jew iktar: sejħa internazzjonali miftuħa għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-Artikolu 264(2)(a);
(b)
għal kuntratti b’valur ta’ inqas minn EUR 300 000: kuntratt qafas jew:
(i)
għal kuntratti b’valur ta’ EUR 100 000 jew iktar iżda inqas minn EUR 300 000: sejħa miftuħa lokali għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-punt (b) tal-Artikolu 264(2);
(ii)
għal kuntratti b’valur ta’ inqas minn EUR 100 000: proċedura kompetittiva nnegozjata fis-sens tal-paragrafu 2.
(c)
il-ħlasijiet għal ammonti li ma jaqbżux l-EUR 2 500 fir-rigward ta’ element ta’ nefqa jistgħu jikkonsistu f’sempliċi ħlas kontra fattura mingħajr aċċettazzjoni ta’ offerta minn qabel.
Il-kuntratti li ma jabqużx l-EUR 20 000 jistgħu jingħataw fuq il-bażi ta’ offerta unika.
2. Skont il-proċedura nnegozjata msemmija fil-punt (b)(ii) tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu, l-awtorità kontraenti tfassal lista ta’ mill-anqas tliet fornituri tal-għażla tagħha. Il-proċedura tinvolvi offerti kompetittivi limitati, mingħajr pubblikazzjoni ta’ avviż u tkun magħrufa bħala proċedura kompetittiva nnegozjata mhux koperta mill-Artikolu 129.
L-offerti jinfetħu u jiġu evalwati minn kumitat ta’ evalwazzjoni bil-kompetenza teknika u amministrattiva meħtieġa. Il-membri tal-kumitat ta’ evalwazzjoni jridu jiffirmaw dikjarazzjoni ta’ imparzjalità.
Jekk wara l-konsultazzjoni tal-fornituri, l-awtorità kontraenti tirċievi biss offerta waħda li tkun amministrattivament u teknikament valida, il-kuntratt jista’ jingħata jekk jintlaħqu l-kriterji tal-għoti.
3. Kull offerta teknika u finanzjarja trid titqiegħed f’envelop issiġillat wieħed, li huwa stess jitqiegħed f’pakkett jew envelop estern. L-envelop ta’ ġewwa jkun fih:
(a)
l-indirizz indikat fid-dokumenti tal-offerta għas-sottomissjoni tal-offerti;
(b)
ir-referenza għas-sejħa għall-offerti li għaliha jkun qiegħed iwieġeb l-offerent;
(c)
fejn ikun xieraq, in-numri tal-lottijiet li għalihom tkun qiegħda tiġi ppreżentata offerta;
(d)
il-frażi “Ma għandux jinfetaħ qabel is-sessjoni ta’ ftuħ tal-offerti”, fil-lingwa tad-dokumenti tal-offerti.
Fil-post u l-ħin stabbiliti fid-dokumenti tal-offerta, l-offerti jinfetħu fil-pubbliku mill-kumitat ta’ evalwazzjoni. Fis-sessjoni ta’ ftuħ tal-offerti fil-pubbliku, jitħabbru l-ismijiet tal-offerenti, il-prezzijiet ikkwotati, il-forniment tal-garanzija meħtieġa għall-offerta u kwalunkwe formalità oħra li l-awtorità kontraenti tqis xierqa.
4. Fil-każ ta’ kuntratt ta’ provvista li ma jinvolvix servizz ta’ wara l-bejgħ, l-uniku kriterju tal-għoti jkun il-prezz.
Fejn il-proposti għal servizz ta’ wara l-bejgħ jew għal taħriġ ikunu partikolarment sinifikanti, trid tintgħażel l-offerta li tippreżenta jew l-iktar prezz baxx jew l-aħjar valur għall-flus, filwaqt li jiġu kkunsidrati l-kwalità teknika tas-servizz offrut u l-prezz ikkwotat.
Artikolu 268
Użu tal-proċedura nnegozjata għal kuntratti ta’ provvista
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kuntratti ta’ provvista jistgħu jingħataw permezz ta’ proċedura nnegozjata b’offerta waħda fil-każijiet li ġejjin:
(a)
fejn, għal raġunijiet ta’ urġenza estrema kkawżati minn avvenimenti li l-awtoritajiet kontraenti ma setgħux jipprevedu u li bl-ebda mod ma jistgħu jiġu attribwiti lilhom, ma jkunx jista’ jinżamm il-limitu ta’ żmien għall-proċeduri msemmija fil-punti (a), (b) u (c) tal-Artikolu 111(1) tar-Regolament Finanzjarju;
(b)
fejn dan ikun meħtieġ min-natura jew il-karatteristiċi partikolari tal-provvisti, pereżempju, fejn it-twettiq tal-kuntratt ikun esklużivament riżervat għad-detenturi ta’ privattivi jew liċenzji biex jużaw il-privattivi;
(c)
għal kunsinni addizzjonali mill-fornitur oriġinali maħsuba jew bħala sostituzzjoni parzjali ta’ provvisti jew installazzjonijiet normali jew bħala l-estensjoni ta’ provvisti jew installazzjonijiet eżistenti, fejn bidla fil-fornitur tobbliga lill-awtorità kontraenti biex tixtri apparat b’karatteristiċi differenti li jirriżulta jew f’inkompatibilità jew diffikultajiet tekniċi sproporzjonati fl-operazzjoni u l-manutenzjoni;
(d)
fejn il-proċedura tal-offerti ma tkunx irnexxiet, jiġifieri meta ma tkun daħlet l-ebda offerta kwalitattivament jew finanzjarjament sodisfaċenti;
(e)
għal kuntratti ddikjarati sigrieti, jew għal kuntratti li t-twettiq tagħhom irid ikun akkumpanjat minn miżuri speċjali tas-sigurtà jew meta l-protezzjoni tal-interessi essenzjali tal-Unjoni jew tal-pajjiż benefiċjarju tkun teħtieġ hekk;
(f)
għal kuntratti fir-rigward ta’ provvisti kkwotati u xirjiet f’suq tal-komoditajiet;
(g)
għal kuntratti fir-rigward ta’ xirjiet b’termini partikolarment vantaġġużi, jew minn fornitur li jkun se jtemm l-attivitajiet kummerċjali tiegħu b’mod definittiv, jew mir-riċevituri jew likwidaturi ta’ falliment, arranġament mal-kredituri, jew proċedura simili skont il-liġi nazzjonali;
(h)
meta jkun irid jiġi konkluż kuntratt ġdid wara terminazzjoni bikrija ta’ kuntratt eżistenti.
Fil-każijiet imsemmija fil-punt (d) tal-ewwel subparagrafu, wara li tiġi kkanċellata proċedura ta’ offerti, l-awtorità kontraenti tista’ tinnegozja ma’ offerent wieħed jew iktar tal-għażla tagħha, minn fost dawk li ħadu sehem fis-sejħa għall-offerti, bil-kundizzjoni li t-termini oriġinali tal-kuntratt ma jinbidlux b’mod sinifikanti.
2. Għall-finijiet tal-punt (a) tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu, l-operazzjonijiet imwettqa f’sitwazzjonijiet ta’ kriżi kif imsemmija fl-Artikolu 190(2) jitqiesu li jissodisfaw it-test ta’ urġenza estrema. L-uffiċjal awtorizzanti b’delega, fejn ikun xieraq flimkien mal-uffiċjali awtorizzanti b’delega l-oħra kkonċernati, jistabbilixxi li teżisti sitwazzjoni ta’ emerġenza estrema u għandu jirrevedi d-deċiżjoni tiegħu b’mod regolari fir-rigward tal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
Artikolu 269
Limiti u proċeduri għall-għoti ta’ kuntratti ta’ xogħlijiet
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Il-limiti u l-proċeduri msemmija fl-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju jkunu kif ġej għall-kuntratti ta’ xogħlijiet:
(a)
għal kuntratti b’valur ta’ EUR 5 000 000 jew iktar, waħda minn dawn li ġejjin:
(i)
sejħa internazzjonali miftuħa għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-punt (a) tal-Artikolu 264(2);
(ii)
fir-rigward tal-karatteristiċi ta’ ċerti xogħlijiet, sejħa internazzjonali ristretta għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-punt (a) tal-Artikolu 264(2);
(b)
għal kuntratti b’valur ta’ EUR 300 000 jew iktar iżda inqas minn EUR 5 000 000: sejħa lokali miftuħa għall-offerti fis-sens tal-Artikolu 127(2) u l-Artikolu 264(2)(b);
(c)
għal kuntratti b’valur ta’ inqas minn EUR 300 000: proċedura kompetittiva nnegozjata fis-sens tal-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu;
Il-kuntratti li ma jabqużx l-EUR 20 000 jistgħu jingħataw fuq il-bażi ta’ offerta unika.
2. Skont il-proċedura nnegozjata msemmija fil-punt (c) tal-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu, l-awtorità kontraenti tfassal lista ta’ mill-anqas tliet kuntratturi tal-għażla tagħha. Il-proċedura tinvolvi offerti kompetittivi limitati, mingħajr pubblikazzjoni ta’ avviż u tkun magħrufa bħala proċedura kompetittiva nnegozjata mhux koperta mill-Artikolu 129.
L-offerti jinfetħu u jiġu evalwati minn kumitat ta’ evalwazzjoni bil-kompetenza teknika u amministrattiva meħtieġa. Il-membri tal-kumitat ta’ evalwazzjoni jridu jiffirmaw dikjarazzjoni ta’ imparzjalità.
Jekk wara l-konsultazzjoni tal-kuntratturi, l-awtorità kontraenti tirċievi biss offerta waħda li tkun amministrattivament u teknikament valida, il-kuntratt jista’ jingħata jekk jintlaħqu l-kriterji tal-għoti.
3. Il-kriterji tal-għażla jkopru l-kapaċità tal-offerent sabiex iwettaq kuntratti simili, b’mod partikolari b’referenza għax-xogħlijet imwettqa fl-aħħar snin. Ladarba ssir l-għażla u meta diġà jkunu ġew eliminati l-offerti inammissibbli, l-uniku kriterju tal-għoti jkun il-prezz.
4. Kull offerta teknika u finanzjarja trid titqiegħed f’envelop issiġillat wieħed, li huwa stess jitqiegħed f’pakkett jew envelop estern. L-envelop ta’ ġewwa jkun fih:
(a)
l-indirizz indikat fid-dokumenti tal-offerta għas-sottomissjoni tal-offerti;
(b)
ir-referenza għas-sejħa għall-offerti li għaliha jkun qiegħed iwieġeb l-offerent;
(c)
fejn ikun xieraq, in-numri tal-lottijiet li għalihom tkun qiegħda tiġi ppreżentata offerta;
(d)
il-frażi “Ma għandux jinfetaħ qabel is-sessjoni ta’ ftuħ tal-offerti”, fil-lingwa tad-dokumenti tal-offerti.
Fil-post u l-ħin stabbiliti fid-dokumenti tal-offerta, l-offerti jinfetħu fil-pubbliku mill-kumitat ta’ evalwazzjoni. Fis-sessjoni ta’ ftuħ tal-offerti fil-pubbliku, jitħabbru l-ismijiet tal-offerenti, il-prezzijiet ikkwotati, il-forniment tal-garanzija meħtieġa għall-offerta u kwalunkwe formalità oħra li l-awtorità kontraenti tqis xierqa.
Artikolu 270
Użu tal-proċedura nnegozjata għall-kuntratti ta’ xogħlijiet
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Kuntratti ta’ xogħlijiet jistgħu jingħataw permezz ta’ proċedura nnegozjata b’offerta unika fil-każijiet li ġejjin:
(a)
fejn, għal raġunijiet ta’ urġenza estrema kkawżati minn avvenimenti li l-awtoritajiet kontraenti ma setgħux jipprevedu u li bl-ebda mod ma jistgħu jiġu attribwiti lilhom, ma jkunx jista’ jinżamm il-limitu ta’ żmien għall-proċeduri msemmija fil-punti (a), (b) u (c) tal-Artikolu 111(1) tar-Regolament Finanzjarju;
(b)
għal xogħlijiet addizzjonali mhux inklużi fil-kuntratt inizjali konkluż iżda li, minħabba ċirkostanzi imprevisti, ikunu saru meħtieġa għat-twettiq tax-xogħol deskritt fihom, soġġetti għall-kundizzjonijiet stabbiliti fil-paragrafu 2;
(c)
fejn il-proċedura tal-offerti ma tkunx irnexxiet, jiġifieri meta ma tkun daħlet l-ebda offerta kwalitattivament jew finanzjarjament sodisfaċenti;
(d)
għal kuntratti ddikjarati sigrieti, jew għal kuntratti li t-twettiq tagħhom irid ikun akkumpanjat minn miżuri speċjali tas-sigurtà jew meta l-protezzjoni tal-interessi essenzjali tal-Unjoni jew tal-pajjiż benefiċjarju tkun teħtieġ hekk;
(e)
meta jkun irid jiġi konkluż kuntratt ġdid wara terminazzjoni bikrija ta’ kuntratt eżistenti.
Għall-finijiet tal-punt (a) tal-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu, l-operazzjonijiet imwettqa f’sitwazzjonijiet ta’ kriżi kif imsemmija fl-Artikolu 190(2) jitqiesu li jissodisfaw it-test ta’ urġenza estrema. L-uffiċjal awtorizzanti b’delega, fejn ikun xieraq flimkien mal-uffiċjali awtorizzanti b’delega l-oħra kkonċernati, jistabbilixxi li teżisti sitwazzjoni ta’ emerġenza estrema u għandu jirrevedi d-deċiżjoni tiegħu b’mod regolari fir-rigward tal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
Fil-każijiet imsemmija fil-punt (c) tal-ewwel subparagrafu, wara li tiġi kkanċellata l-proċedura tal-offerti, l-awtorità kontraenti tista’ tinnegozja ma’ offerent wieħed jew iktar tal-għażla tagħha, minn fost dawk li ħadu sehem fis-sejħa għall-offerti, jekk it-termini oriġinali tal-kuntratt ma jinbidlux b’mod sinifikanti.
2. Ix-xogħlijiet addizzjonali msemmija fil-punt (b) tal-paragrafu 1 jingħataw lill-kuntrattur li diġà jkun qiegħed iwettaq ix-xogħol:
(a)
meta dawm ix-xogħlijiet ma jkunux jistgħu jiġu separati b’mod tekniku jew ekonomiku mill-kuntratt ewlieni mingħajr inkonvenjenza serja għall-awtorità kontraenti;
(b)
meta dawk ix-xogħlijiet, għad li separabbli mit-twettiq tal-kuntratt oriġinali, ikunu strettament meħtieġa għat-tlestija tiegħu;
(c)
meta l-valur aggregat tal-kuntratti mogħtija għal xogħlijiet addizzjonali ma jaqbiżx il-50 % tal-valur tal-kuntratt prinċipali.
Artikolu 271
Użu tal-proċedura nnegozjata għal kuntratti ta’ bini
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-kuntratti ta’ bini kif imsemmija fl-Artikolu 260 jistgħu jingħataw permezz ta’ proċedura nnegozjata wara li jkun ġie prospettat is-suq lokali.
Artikolu 272
Għażla tal-proċedura ta’ akkwist għal kuntratti mħallta
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
Fil-każ ta’ kuntratti li jinvolvu kemm provvisti ta’ servizzi u provvisti ta’ prodotti jew it-twettiq ta’ xogħlijiet, l-awtorità kontraenti, wara li l-Kummissjoni tkun tat il-qbil tagħha jekk ma tkunx l-awtorità kontraenti, tistabbilixxi l-limiti u l-proċeduri applikabbli b’referenza għall-aspett predominanti vvalutat fuq il-bażi tal-valur relattiv u l-importanza operattiva tad-diversi komponenti tal-kuntratt.
Artikolu 273
Dokumenti tal-offerti
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Id-dokumenti tal-offerti msemmija fl-Artikolu 138 jitfasslu fuq il-bażi tal-aħjar prattiki internazzjonali u skont id-dispożizzjonijiet ta’ dan il-Kapitolu dwar ir-reklamar u l-kuntatti bejn l-awtorità kontraenti u l-offerenti.
2. Għall-kuntratti ta’ servizzi, il-fajl tal-offerta jrid ikun fih id-dokumenti li ġejjin:
(a)
struzzjonijiet għall-offerenti, li jridu jinkludu:
(i)
it-tip ta’ kuntratt;
(ii)
il-kriterji tal-għoti u l-ippeżar tagħhom;
(iii)
il-possibilità ta’ intervisti u l-iskeda ta’ żmien tagħhom;
(iv)
jekk humiex permessi varjanti;
(v)
il-proporzjon ta’ sottokuntrattar li jista’ jiġi awtorizzat;
(vi)
il-baġit massimu disponibbli għall-kuntratt;
(vii)
il-munita tal-offerti;
(b)
lista ta’ preselezzjoni tal-kandidati magħżula (li ssemmi l-projbizzjoni ta’ assoċjazzjoni);
(c)
il-kundizzjonijiet ġenerali għall-kuntratti ta’ servizzi;
(d)
il-kundizzjonijiet speċifiċi li jamplifikaw, jissupplimentaw jew jidderogaw mill-kundizzjonijiet ġenerali;
(e)
it-termini ta’ referenza li jindikaw l-iskeda ta’ żmien ippjanata għall-proġett u d-dati minn meta jkun ippjanat li l-esperti prinċipali jridu jkunu disponibbli;
(f)
l-iskeda tal-prezzijiet (li trid timtela mill-offerent);
(g)
il-formola tal-offerta;
(h)
il-formola tal-kuntratt;
(i)
jekk applikabbli, il-formoli ta’ garanzija minn banek (jew simili) għall-ħlas tal-prefinanzjament.
Il-punt (h) tal-ewwel subparagrafu ma japplikax għal każijiet li fihom, minħabba ċirkustanzi eċċezzjonali u ġustifikati sewwa, ma jkunx jista’ jintuża l-kuntratt mudell.
3. Għall-kuntratti ta’ provvista, il-fajl tal-offerta jrid ikun fih id-dokumenti li ġejjin:
(a)
struzzjonijiet għall-offerenti, li jridu jinkludu:
(i)
il-kriterji tal-għażla u tal-għoti;
(ii)
jekk humiex awtorizzati varjanti;
(iii)
il-munita tal-offerti;
(b)
il-kundizzjonijiet ġenerali għall-kuntratti ta’ provvista;
(c)
il-kundizzjonijiet speċifiċi li jamplifikaw, jissupplimentaw jew jidderogaw mill-kundizzjonijiet ġenerali;
(d)
anness tekniku li jinkludi kwalunkwe pjan, speċifikazzjoni teknika u l-iskeda ta’ żmien ippjanata għat-twettiq tal-kuntratt;
(e)
skeda tal-prezzijiet (li trid timtela mill-offerent) u l-ispjegazzjoni tal-prezzijiet;
(f)
il-formola tal-offerta;
(g)
il-formola tal-kuntratt;
(h)
jekk applikabbli, formoli ta’ garanzija mill-bank (jew simili) għal:
(i)
l-offerta;
(ii)
il-ħlas tal-prefinanzjament;
(iii)
it-twettiq korrett.
Il-punt (g) tal-ewwel subparagrafu ma japplikax għal każijiet li fihom, minħabba ċirkustanzi eċċezzjonali u ġġustifikati sew, ma jkunx jista’ jintuża l-kuntratt mudell.
4. Għall-kuntratti ta’ xogħlijiet, il-fajl tal-offerta jrid ikun fih id-dokumenti li ġejjin:
(a)
struzzjonijiet għall-offerenti, li jridu jinkludu:
(i)
il-kriterji tal-għażla u tal-għoti;
(ii)
jekk humiex awtorizzati varjanti;
(iii)
il-munita tal-offerti;
(b)
il-kundizzjonijiet ġenerali għall-kuntratti ta’ xogħlijiet;
(c)
il-kundizzjonijiet speċifiċi li jamplifikaw, jissupplimentaw jew jidderogaw mill-kundizzjonijiet ġenerali;
(d)
annessi tekniċi li fihom pjanijiet, speċifikazzjonijiet tekniċi u l-iskeda ta’ żmien ippjanata għat-twettiq tal-kuntratt;
(e)
skeda tal-prezzijiet (li trid timtela mill-offerent) u l-ispjegazzjoni tal-prezzijiet;
(f)
il-formola tal-offerta;
(g)
il-formola tal-kuntratt;
(h)
jekk applikabbli, formoli ta’ garanzija mill-bank (jew simili) għal:
(i)
l-offerta;
(ii)
il-ħlas tal-prefinanzjament;
(iii)
it-twettiq korrett.
Il-punt (g) tal-ewwel subparagrafu ma japplikax għal każijiet li fihom, minħabba ċirkustanzi eċċezzjonali u ġġustifikati sew, ma jkunx jista’ jintuża l-kuntratt mudell.
5. F’każ ta’ kontradizzjoni bejn il-kundizzjonijiet speċifiċi msemmija fil-punt (d) tal-paragrafu 2, punt (c) tal-paragrafu 3 u l-punt (c) tal-paragrafu 4 u l-kundizzjonijiet ġenerali, japplikaw dawk il-kundizzjonijiet speċifiċi.
6. Meta l-awtoritajiet kontraenti jitolbu l-produzzjoni ta’ ċertifikati mfassla minn korpi indipendenti li juru l-konformità tal-operatur ekonomiku ma’ ċerti standards ta’ garanzija tal-kwalità, dawn iridu jirreferu għas-sistemi ta’ garanzija ta’ kwalità bbażati fuq l-istandards Ewropej jew, fejn ikun xieraq, standards internazzjonali relevanti ċċertifikati minn korpi li jikkonformaw mal-istandards Ewropej jew internazzjonali dwar iċ-ċertifikazzjoni. Iridu jaċċettaw ukoll provi oħra ta’ miżuri ekwivalenti ta’ garanzija tal-kwalità minn operaturi ekonomiċi.
Artikolu 274
Garanziji
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. B’deroga mill-Artikolu 163, il-garanziji fuq il-ħlasijiet akkont bil-quddiem jiġu denominati fil-munita euro jew fil-munita tal-kuntratt li jkopru.
2. L-awtorità kontraenti tista’ titlob garanzija ta’ offerta, fis-sens ta’ dan il-Kapitolu, li tirrappreżenta minn 1 % sa 2 % tal-valur globali tal-kuntratt għall-kuntratti ta’ provvista jew ta’ xogħlijiet. Din il-garanzija tikkonforma mal-Artikolu 163. Trid tiġi rilaxxata meta jiġi ffirmat il-kuntratt. Trid tinżamm jekk offerta ppreżentata sad-data finali għas-sottomissjoni tiġi suċċessivament irtirata.
3. Tista’ tintalab garanzija għal eżekuzzjoni mill-awtorità kontraenti għal ammont stabbilit fil-fajl tal-offerti u li jikkorrispondi għal bejn 5 u 10 % tal-valur totali tal-kuntratt għall-kuntratti ta’ provvista u ta’ xogħlijiet. Din il-garanzija tiġi stabbilita fuq il-bażi ta’ kriterji oġġettivi bħat-tip u l-valur tal-kuntratt.
Madankollu, tintalab garanzija għal eżekuzzjoni meta jinqabżu l-limiti li ġejjin:
(a)
EUR 345 000 għall-kuntratti ta’ xogħlijiet,
(b)
EUR 150 000 għall-kuntratti ta’ provvista.
Bħala minimu, il-garanzija tibqa’ valida sal-aċċettazzjoni finali tal-provvisti u x-xogħlijiet. Jekk il-kuntratt ma jitwettaqx kif suppost, tinżamm il-garanzija sħiħa.
Artikolu 275
Limiti ta’ żmien għall-proċeduri
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. L-offerti jridu jaslu għand l-awtorità kontraenti fl-indirizz tagħha u mhux aktar tard mid-data murija fis-sejħa għall-offerti. Il-limitu ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni, stabbilit mill-awtoritajiet kontraenti, irid ikun twil biżżejjed biex il-partijiet interessati jkollhom perjodu raġonevoli u xieraq biex iħejju u jissottomettu l-offerti tagħhom.
Għall-kuntratti ta’ servizzi, iż-żmien minimu bejn id-data ta’ meta tintbagħat l-ittra tas-sejħa għall-offerti u d-data finali għar-riċeviment tal-offerti tkun ta’ ħamsin jum. Madankollu, f’każijiet urġenti, jistgħu jiġu awtorizzati limiti ta’ żmien oħrajn.
2. L-offerenti jistgħu jagħmlu mistoqsijiet bil-miktub qabel id-data tal-għeluq għar-riċeviment tal-offerti. L-awtorità kontraenti trid tipprovdi t-tweġibiet għall-mistoqsijiet qabel id-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti.
3. Fi proċeduri internazzjonali ristretti, il-limitu ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti ma jkunx inqas minn 30 jum mid-data li fiha jiġi ppubblikat l-avviż dwar kuntratt. Il-perjodu bejn id-data li fiha tintbagħat l-ittra ta’ stedina u d-data finali għar-riċeviment tal-offerti ma tkunx inqas minn 50 jum. Madankollu, f’ċerti każijiet eċċezzjonali jistgħu jiġu awtorizzati limiti ta’ żmien oħrajn.
4. Fi proċeduri miftuħa internazzjonali, il-limiti ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti, li jibdew mid-data li fiha jintbagħat l-avviż dwar il-kuntratt, ikunu ta’:
(a)
90 jum għall-kuntratti ta’ xogħlijiet;
(b)
60 jum għall-kuntratti ta’ provvista.
Madankollu, f’ċerti każijiet eċċezzjonali jistgħu jiġu awtorizzati limiti ta’ żmien oħrajn.
5. Fi proċeduri lokali miftuħa, il-limiti ta’ żmien għar-riċeviment tal-offerti, li jibdew mid-data li fiha jiġi ppubblikat l-avviż dwar il-kuntratt, ikunu tal-inqas:
(a)
sittin jum għall-kuntratti ta’ xogħlijiet;
(b)
tletin jum għall-kuntratti ta’ provvista.
Madankollu, f’ċerti każijiet eċċezzjonali jistgħu jiġu awtorizzati limiti ta’ żmien oħrajn.
6. Għall-proċeduri kompetittivi nnegozjati msemmija fl-Artikoli 265(1)(b), 267(1)(c) u 269(1)(c), il-kandidati jingħataw minimu ta’ tletin jum mid-data li fiha tintbagħat l-ittra ta’ sejħa għall-offerti li fihom iridu jissottomettu l-offerti tagħhom.
7. Il-limiti ta’ żmien speċifikati fil-paragrafi minn 1 sa 6 huma mogħtija f’jiem kalendarji.
Artikolu 276
Kumitat ta’ evalwazzjoni
(l-Artikolu 190 tar-Regolament Finanzjarju)
1. It-talbiet kollha għal parteċipazzjoni u l-offerti ddikjarati li jissodisfaw ir-rekwiżiti jiġu evalwati u kklassifikati minn kumitat ta’ evalwazzjoni fuq il-bażi tal-kriterji ta’ esklużjoni, għażla u għoti mħabbra minn qabel. Dan il-kumitat ikollu numru bil-fard ta’ membri, mill-anqas tlieta, bil-kompetenza teknika u amministrattiva kollha meħtieġa sabiex jivvalutaw l-offerti.
2. Jekk il-Kummissjoni ma tkunx l-awtorità kontraenti, hija tista’ titlob li tirċievi kopja tad-dokumenti tal-offerti, l-offerti, l-evalwazzjoni tal-offerti u l-kuntratti ffirmati. Tista’ tieħu sehem ukoll bħala osservatur għall-ftuħ u l-evalwazzjoni tal-offerti.
3. L-offerti li ma jkunx fihom l-elementi essenzjali kollha mitluba fid-dokumenti tal-offerti jew li ma jikkorrispondux għar-rekwiżiti speċifiċi stabbiliti jiġu eliminati.
Madankollu, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jew l-awtorità kontraenti jistgħu jitolbu lill-kandidati jew lill-offerenti biex jipprovdu materjal addizzjonali jew biex jiċċaraw id-dokumenti ta’ sostenn sottomessi b’rabta mal-kriterji ta’ esklużjoni, tal-għażla u tal-għoti, fi ħdan il-limitu ta’ żmien li jispeċifikaw u fir-rigward tal-prinċipju tat-trattament ugwali.
4. Fil-każ ta’ offerti abnormalment baxxi, kif imsemmija fl-Artikolu 151, il-kumitat jitlob il-kjarifiki meħtieġa dwar il-kompożizzjoni tal-offerta.
5. L-obbligu li jitwaqqaf kumitat ta’ evalwazzjoni jista’ jiġi rrinunzjat għall-proċeduri b’valur li ma jaqbiżx l-EUR 20 000.
KAPITOLU IV
Għotjiet
Artikolu 277
Finanzjament sħiħ
(l-Artikolu 192 tar-Regolament Finanzjarju)
F’każ ta’ deroga mir-rekwiżit ta’ kofinanzjament, iridu jiġu pprovduti raġunijiet fid-deċiżjoni ta’ għoti.
TITOLU III
UFFIĊĊJI EWROPEJ
Artikolu 278
L-uffiċċji Ewropej u t-twaqqif ta’ uffiċċji oħra
(l-Artikolu 195 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċċji msemmija fl-Artikolu 195 tar-Regolament Finanzjarju huma kif ġej:
(a)
l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet;
(b)
l-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi;
(c)
L-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal u l-Iskola Ewropea tal-Amministrazzjoni li hija marbuta miegħu b’mod amministrattiv;
(d)
l-Uffiċċju tal-Amministrazzjoni u l-Ħlas tal-Intitolamenti Individwali;
(e)
l-Uffiċċju għall-Infrastruttura u Loġistika fi Brussell u l-Uffiċċju għall-Infrastruttura u Loġistika fil-Lussemburgu.
Istituzzjoni waħda jew aktar jistgħu jiftħu uffiċċji ġodda jekk dan ikun jista’ jiġi ġġustifikat minn studju tal-ispejjeż u l-benefiċċji u jiggarantixxi l-viżibilità tal-azzjoni tal-Unjoni.
Artikolu 279
Delegazzjonijiet mill-istituzzjonijiet għall-uffiċċji interistituzzjonali Ewropej
(l-Artikoli 195 u 199 tar-Regolament Finanzjarju)
Kull istituzzjoni tkun responsabbli għall-impenji baġitarji. L-istituzzjonijiet jistgħu jiddelegaw lid-Direttur tal-uffiċċju interistituzzjonali Ewropew ikkonċernat l-atti sussegwenti kollha, speċjalment l-impenji legali, l-approvazzjoni tan-nefqa, l-awtorizzazzjoni tal-ħlasijiet u l-implimentazzjoni tad-dħul, u jistabbilixxu l-limiti u l-kundizzjonijiet għal tali delega tas-setgħat.
Artikolu 280
Regoli speċifiċi għall-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet
(l-Artikoli 195 u 199 tar-Regolament Finanzjarju)
Fir-rigward tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, kull istituzzjoni tiddeċiedi dwar il-politika tal-pubblikazzjonijiet tagħha. Ir-rikavat nett mill-bejgħ tal-pubblikazzjonijiet jerġa’ jintuża bħala dħul assenjat mill-istituzzjoni li hija l-awtur ta’ dawk il-pubblikazzjonijiet, skont l-Artikolu 21 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 281
Delega ta’ ċerti kompiti mill-uffiċjal tal-kontabilità
(l-Artikolu 196 tar-Regolament Finanzjarju)
L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni, filwaqt li jaġixxi fuq proposta mill-kumitat ta’ ġestjoni tal-Uffiċċju inkwistjoni, jista’ jiddelega lil membru tal-persunal tal-Uffiċċju wħud mill-kompiti tiegħu relatati mal-ġbir tad-dħul u l-ħlas tal-ispejjeż li saru direttament mill-Uffiċċju inkwistjoni.
Artikolu 282
Teżor - kontijiet tal-bank
(l-Artikolu 196 tar-Regolament Finanzjarju)
Biex jintlaħqu r-rekwiżiti tal-flus ta’ Uffiċċju interistituzzjonali, il-kontijiet tal-bank jew il-kontijiet giro tal-uffiċċju tal-posta jistgħu jinfetħu f’ismu mill-Kummissjoni, li taġixxi fuq proposta mill-kumitat ta’ ġestjoni. Il-pożizzjoni tal-likwidità finali għal kull sena tiġi rikonċiljata u aġġustata bejn l-Uffiċċju inkwistjoni u l-Kummisjoni fi tmiem is-sena finanzjarja.
TITOLU IV
APPROPRJAZZJONIJIET AMMINISTRATTIVI
Artikolu 283
Dispożizzjonijiet ġenerali
(l-Artikolu 201 tar-Regolament Finanzjarju)
L-approprjazzjonijiet amministrattivi koperti minn dan it-Titolu jkunu dawk stabbiliti fl-Artikolu 41 tar-Regolament Finanzjarju.
L-impenji baġitarji li jikkorrispondu għal approprjazzjonijiet amministrattivi ta’ tip komuni għal diversi titoli u li jkunu ġestiti b’mod globali jistgħu jiġu rreġistrati fil-kontabilità tal-baġit wara l-klassifikazzjoni tas-sommarju skont it-tip kif stabbilit fl-Artikolu 25.
In-nefqa korrispondenti tiġi rreġistrata fl-intestaturi tal-baġit ta’ kull titolu skont l-istess distribuzzjoni bħalma jsir għall-approprjazzjonijiet.
Artikolu 284
Garanziji għall-kirja
(l-Artikolu 201 tar-Regolament Finanzjarju)
Il-garanziji għall-kirja pprovduti mill-istituzzjonijiet jieħdu l-forma ta’ garanzija mill-bank jew depożitu fuq kont bankarju mblokkat f’isem l-istituzzjoni jew il-lokatur, denominati fl-euro, ħlief f’każijiet issostanzjati sewwa.
Madankollu, fejn, għal tranżazzjonijiet f’pajjiżi terzi, ma jkunx possibbli li tintuża xi waħda minn dawk il-forom ta’ garanziji għall-kirja, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista’ jaċċetta forom oħra jekk dawk il-forom jiżguraw protezzjoni ekwivalenti tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni.
Artikolu 285
Ħlasijiet bil-quddiem lill-persunal u l-membri tal-istituzzjonijiet
(l-Artikolu 201 tar-Regolament Finanzjarju)
Jistgħu jsiru ħlasijiet bil-quddiem lill-persunal u lill-membri tal-istituzzjonijiet skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fir-Regolamenti dwar il-Persunal.
Artikolu 286
Bini
(l-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju)
1. In-nefqa msemmija fl-Artikolu 203(3)(a) tar-Regolament Finanzjarju tinkludi l-ispejjeż tat-tagħmir tal-bini. Ma tinkludix l-imposti.
2. Il-proċedura ta’ informazzjoni bikrija stabbilita fl-Artikolu 203(4) tar-Regolament Finanzjarju u l-proċedura ta’ approvazzjoni minn qabel stabbilita fl-Artikolu 203(5) tar-Regolament Finanzjarju ma japplikawx għall-akkwist ta’ art b’xejn jew għal ammont simboliku.
3. Il-proċedura ta’ informazzjoni bikrija u approvazzjoni minn qabel stabbiliti fil-punti minn 3 sa 7 tal-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju ma japplikawx għal bini residenzjali. Il-Parlament Ewropew u l-Kunsill jistgħu jitolbu mill-Istituzzjoni inkarigata kwalunkwe informazzjoni relatata mal-bini residenzjali.
4. F’ċirkustanzi politiċi eċċezzjonali jew urġenti, l-informazzjoni bikrija msemmija fl-Artikolu 203(4) tar-Regolament Finanzjarju dwar proġetti ta’ bini relatati mad-delegazzjonijiet jew l-uffiċċji tal-Unjoni f’pajjiżi terzi tista’ tiġi sottomessa b’mod konġunt mal-proġett tal-bini skont l-Artikolu 203(5) tar-Regolament Finanzjarju. F’dawn il-każijiet, il-proċeduri ta’ informazzjoni bikrija u ta’ approvazzjoni minn qabel jiġu konklużi fl-ewwel opportunità possibbli.
5. Il-proċedura ta’ approvazzjoni minn qabel stabbilita fil-paragrafu 5 u 6 tal-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju ma tapplikax għal kuntratti preparatorji jew studji meħtieġa għall-evalwazzjoni tal-ispejjeż dettaljati u l-finanzjament tal-proġett ta’ bini.
6. Il-limiti ta’ EUR 750 000 jew EUR 3 000 000 imsemmija fil-punti (ii), (iii) u (iv) tal-Artikolu 203(7) tar-Regolament Finanzjarju jinkludu l-ispejjeż għat-tagħmir tal-bini. Għall-kuntratti ta’ kiri u użufrutt, dawk il-limiti jieħdu inkonsiderazzjoni l-kostijiet tat-tagħmir tal-bini iżda mhux spejjeż oħrajn.
7. Sena wara d-data tad-dħul fis-seħħ tar-Regolament Finanzjarju, il-Kummissjoni tirrapporta dwar l-applikazzjoni tal-proċeduri stabbiliti fil-paragrafu minn 3 sa 8 tal-Artikolu 203 tar-Regolament Finanzjarju.
TITOLU V
ESPERTI
Artikolu 287
Esperti esterni li jitħallsu
(l-Artikolu 204 tar-Regolament Finanzjarju)
1. Għal valuri aktar baxxi mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 170(1), jistgħu jintgħażlu esperti esterni li jitħallsu fuq il-bażi tal-proċedura stabbilita fil-paragrafu 2.
2. Sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess tiġi ppubblikata f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea jew fejn din tkun meħtieġa biex tipprovdi pubbliċità fost il-kandidati potenzjali, fuq is-sit tal-Internet tal-istituzzjoni kkonċernata.
Is-sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess trid tinkludi deskrizzjoni tal-kompiti, kemm idumu u l-kundizzjonijiet ta’ remunerazzjoni. Dawk il-kundizzjonijiet jistgħu jkunu bbażati fuq prezzijiet ta’ unità.
Trid titfassal lista ta’ esperti wara s-sejħa għall-espressjonijiet ta’ interess. Din ma tkunx valida għal iktar minn ħames snin mill-pubblikazzjoni tagħha jew it-tul ta’ programm pluriennalo relatat mal-kompiti.
3. Kwalunkwe persuna fiżika interessata tista’ tissottometti applikazzjoni fi kwalunkwe ħin matul il-perjodu ta’ validità tagħha, minbarra l-aħħar tliet xhur ta’ dak il-perjodu. Esperti esterni li jitħallsu ma jintgħażlux biex iwettqu l-kompiti msemmija fl-Artikolu 204 tar-Regolament Finanzjarju jekk ikunu f’waħda mis-sitwazzjonijiet ta’ esklużjoni msemmija fl-Artikoli 106 u 107 tar-Regolament Finanzjarju.
4. L-iskambji kollha mal-esperti magħżula, inklużi l-konklużjoni ta’ kuntratti u kwalunkwe emenda għalihom, jistgħu jsiru permezz ta’ sistemi ta’ skambju elettroniċi stabbiliti mill-istituzzjoni.
Dawn is-sistemi jridu jissodisfaw ir-rekwiżiti li ġejjin:
(a)
persuni awtorizzati biss jista’ jkollhom aċċess għas-sistema u d-dokumenti trażmessi fiha;
(b)
persuna awtorizzati biss jistgħu jiffirmaw jew jittrażmettu dokument permezz tas-sistema;
(c)
persuni awtorizzati jridu jiġu identifikati permezz tas-sistema permezz ta’ mezzi stabbiliti.
(d)
il-ħin u d-data tat-tranżazzjoni elettronika jridu jiġu stabbiliti bi preċiżjoni;
(e)
trid tinżamm l-integrità tad-dokumenti;
(f)
trid tinżamm id-disponibilità tad-dokumenti;
(g)
fejn ikun xieraq, trid tinżamm il-kunfidenzjalità tad-dokumenti;
(h)
trid tiġi żgurata l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.
Dejta mibgħuta jew riċevuta permezz ta’ sistema bħal din tgawdi mill-preżunzjoni legali tal-integrità tad-dejta u l-preċiżjoni tad-data u l-ħin ta’ meta ntbagħtet jew ġiet riċevuta d-dejta indikati mis-sistema.
Dokument mibgħut jew innotifikat permezz ta’ sistema bħal din jitqies bħala ekwivalenti għal dokument fuq karta, għandu jkun ammissibbli bħala prova fi proċeduri legali, għandu jitqies li huwa l-oriġinali tad-dokument u għandu jgawdi l-preżunzjoni legali tal-awtentiċità u l-integrità tiegħu, bil-kundizzjoni li ma jkunx fih karatteristiċi dinamiċi li kapaċi jibdluh b’mod awtomatiku.
Il-firem elettroniċi msemmija fil-punt (b) tat-tieni paragrafu jkollhom l-effett legali ekwivalenti ta’ firem bl-idejn.
5. Il-lista ta’ esperti u s-suġġett tal-kompiti jiġu ppubblikati b’mod annwali. Ir-remunerazzjoni tiġi ppubblikata meta tkun taqbeż il-EUR 15 000 għall-kompitu mwettaq.
6. Il-paragrafu 5 ma japplikax jekk tali pubblikazzjoni tkun ta’ periklu għad-drittijiet u l-libertajiet tal-individwi kkonċernati kif protetti mill-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea jew ixxekkel l-interessi kummerċjali tal-esperti.
IT-TIELET PARTI
DISPOŻIZZJONIJIET FINALI U TRANŻITORJI
Artikolu 288
Dispożizzjonijiet tranżitorji
L-Artikoli minn 35 sa 43 tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002 jibqgħu japplikaw għall-impenji li saru sal-31 ta’ Diċembru 2013. L-Artikoli minn 33 sa 44 ta’ dan ir-Regolament japplikaw biss għall-impenji li saru sal-1 ta’ Jannar 2014.
It-Titolu VI tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002 jibqa’ japplika għall-ftehimiet ta’ għoti ffirmati u d-deċiżjonijiet ta’ għoti nnotifikati sal-31 ta’ Diċembru 2013 fil-kuntest tal-impenji globali fil-baġit 2012 jew fis-snin ta’ qabel, f’każ li jiddeċiedi hekk l-uffiċjal awtorizzanti, meta jitqiesu b’mod xieraq il-prinċipji ta’ trattament ugwali u trasparenza.
Artikolu 289
Tħassir
Ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002 huwa mħassar.
Ir-referenzi għar-Regolament imħassar jitqiesu bħala referenzi għal dan ir-Regolament u għandhom jinqraw skont it-tabella ta’ korrelazzjoni fl-Anness.
Artikolu 290
Dħul fis-seħħ
Dan ir-Regolament jidħol fis-seħħ fil-jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Japplika mill-1 ta’ Jannar 2013.
Madankollu, l-Artikoli minn 216 sa 226 japplikaw mill-1 ta’ Jannar 2014.
Dan ir-Regolament jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussell, id-29 ta’ Ottubru 2012.