ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1042/2014 НА КОМИСИЯТА
от 25 юли 2014 година
за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 26, параграф 4 и член 29, параграф 1 от него,
като има предвид, че:
(1)
За да се гарантира приемственост между изпълнението на предходните фондове по линия на общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ по рамката за периода 2007 - 2013 г. и изпълнението на специалните регламенти по рамката за периода 2014 - 2020 г., Регламент (ЕС) № 514/2014 бе до голяма степен изготвен съобразно действащите правила за предходните фондове, но при вземане под внимание на промените, въведени в споделеното управление с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (2).
(2)
За да се гарантира, че органите, които изпълняват националните програми, разполагат с капацитета да изпълняват своите задачи ефикасно и в съответствие с целите и приоритетите, определени в специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, следва да се определят правила за определянето на тези органи, за упражняването на надзор върху тяхното определяне и за прекратяването на техните правомощия, когато е необходимо.
(3)
За да се гарантира, че обхватът на техните отговорности им позволява да изпълняват националната програма, е необходимо да се въведат правила, определящи отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи, и по-специално условията, при които те могат да делегират или да възлагат на външни изпълнители някои от своите задачи.
(4)
Процедурата за подбор и за отпускане на средствата на Съюза по линия на националните програми следва да съблюдава принципите на прозрачност, недопускане на дискриминация и равно третиране. Поради това е необходимо да се определят условията, при които държавите членки следва да изпълняват дейностите в рамките на националните програми, и по-специално да се посочи при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява проектите пряко.
(5)
Във всички държави членки одитите следва да бъдат ефективни, да имат подходящ обхват и да се извършват в съответствие с Международните одиторски стандарти. За тази цел статутът на одитните органи и одиторските стандарти, които те трябва да съблюдават, следва да бъдат ясно определени.
(6)
За да се гарантира, че одитните дейности на одитните органи им позволяват да подкрепят одитните си становища, следва да бъдат определени различните видове одитни дейности.
(7)
Важно е резултатите от дейността на одитния орган да бъдат съобщавани своевременно и по подходящ начин на определящия орган и на Европейската комисия. По-специално важно е декларацията за управлението и годишното обобщение на окончателните одитни доклади и на извършените проверки, предоставени в рамките на годишното искане за плащане, да отразяват добре резултата от работата и заключенията на одитния орган. Поради това в рамките на своята одитна дейност одитният орган следва да гарантира, че информацията, свързана с одитната му дейност, се включва по подходящ начин в тези документи.
(8)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забавят одобряването и изпълнението на националните програми, регламентът следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(10)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията в Регламент (ЕС) № 514/2014. Прилагат се също следните определения:
а)
„определящ орган“ означава орган на държава членка на министерско равнище по член 26, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014, който определя отговорния орган;
б)
„компетентни органи“ означава отговорния орган, одитния орган и когато е целесъобразно, упълномощения орган, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
„SFC2014“ означава електронната информационна система, създадена с член 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията (3);
г)
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“ означава споразумение или еквивалентна форма на правен инструмент, въз основа на който отговорният орган отпуска безвъзмездни средства на бенефициера с цел изпълнение на проект в рамките на националната програма.
ГЛАВА II
ОТГОВОРЕН ОРГАН
РАЗДЕЛ I
Определяне на отговорния орган
Член 2
Критерии и процедура за определяне на отговорния орган
1. Органът, който ще бъде определен за отговорен орган, разполага с административна организация и система за вътрешен контрол, които изпълняват критериите, формулирани в приложението към настоящия регламент („критерии за определяне“). Критериите за определяне са свързани със следното:
а)
вътрешната среда;
б)
контролните дейности;
в)
вътрешната информация и комуникация;
г)
вътрешното наблюдение и докладване.
Държавите членки могат да предвидят допълнителни критерии за определяне с цел вземане под внимание на размера, отговорностите и други характеристики на отговорния орган.
2. Одитният орган по член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 514/2014 преценява дали бъдещият отговорен орган отговаря на критериите за определяне, формулирани в приложението, и документира своите одитни констатации, заключения и становище в одитен доклад, предназначен за определящия орган.
3. Ако определящият орган счита, че бъдещият отговорен орган не изпълнява критериите за определяне, той дава на този орган конкретни указания да отстрани констатираните несъответствия в определен срок, преди да може да бъде определен за отговорен орган.
До постигането на съответствие с критериите органът може да бъде временно определен за отговорен орган за срок от не повече от 12 месеца. Продължителността на този временен срок е пропорционална на установените несъответствия.
4. При определяне на отговорния орган държавата членка незабавно уведомява Комисията посредством SFC2014. С това уведомление държавата членка изпраща документация за:
а)
основното разпределение на отговорностите между организационните единици на отговорния орган;
б)
когато е целесъобразно, неговите отношения с упълномощените органи, дейностите, които ще бъдат делегирани, и основните процедури за упражняване на надзор върху тези делегирани дейности; и
в)
обобщение на основните процедури за обработка на исканията за плащане, изпратени от бенефициерите, и за разрешаване и регистриране на разходите.
Член 3
Упражняване на надзор върху отговорния орган и преразглеждане на определянето
1. Определящият орган упражнява надзор върху отговорния орган, по-специално въз основа на информацията по член 14, параграф 2 от настоящия регламент, и проследява констатираните недостатъци.
2. Държавите членки гарантират, че информацията, според която отговорният орган вече не изпълнява критериите за определяне, незабавно се съобщава на определящия орган.
3. Когато отговорният орган вече не изпълнява изцяло критериите за определяне или системата му за вътрешен контрол има толкова недостатъци, че препятства способността му да изпълнява своите задачи, определящият орган поставя отговорния орган под наблюдение. В такива случаи определящият орган изготвя план с коригиращи мерки, който отговорният орган трябва да изпълни в срок, съобразен със сериозността на несъответствието или на недостатъка. Този срок не надвишава 12 месеца от началото на срока за наблюдение.
4. Определящият орган незабавно уведомява Комисията за всеки план с коригиращи мерки, изготвен по силата на параграф 3, и държи Комисията в течение за постигнатия по изпълнението на този план напредък.
5. Ако правомощията на отговорния орган бъдат прекратени, определящият орган незабавно определя друг отговорен орган в съответствие с член 26 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и с член 2 от настоящия регламент, за да се гарантира, че плащанията към бенефициерите продължават без прекъсване.
6. Когато Комисията установи, че държава членка не е изпълнила задължението си за изготвяне на план с коригиращи мерки съгласно параграф 3 или че отговорният орган запазва правомощията си, при все че не е изпълнил плана с коригиращи мерки в определения срок, Комисията предприема мерки за отстраняване на оставащите недостатъци посредством процедурата за уравняване с оглед на съответствието, предвидена в член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
РАЗДЕЛ II
Отговорности в областта на управлението и контрола на отговорния орган
Член 4
Задачи на отговорния орган
Отговорният орган управлява и изпълнява националната програма в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Той е натоварен със следните задачи:
а)
да се консултира с партньорите в съответствие с член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
б)
да направи необходимото за осигуряване на доброто функциониране на комитета за наблюдение по член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
да внася пред Комисията предложение за национална програма съгласно член 14 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и всички следващи преразглеждания, като използва SFC2014;
г)
да определя и въвежда правилата за допустимост на проектите и на разходите по проектите за всички дейности, като гарантира равно третиране и избягва всички конфликти на интереси, в съответствие с принципите на доброто финансово управление;
д)
да организира и публикува покани за представяне на оферти и на предложения, както и последващия подбор и възлагане на проекти за финансиране по линия на националната програма, в съответствие с приложното поле и целите на специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, и с критериите, формулирани в член 9 от настоящия регламент;
е)
да се увери, че съществуват и се използват системи за събиране на данните, необходими за съобщаване на Комисията на общите и специфичните за програмата показатели, както и на други данни за изпълнението на програмата и на проектите;
ж)
да получава плащанията от Комисията и да извършва плащанията в полза на бенефициерите;
з)
да осигурява съгласуваност и взаимно допълване между съфинансирането по силата на специалните регламенти и други приложими национални инструменти и инструменти на Съюза;
и)
да наблюдава проектите и да се уверява, че декларираните разходи по проектите действително са извършени и са в съответствие с националните правила и с правилата на Съюза;
й)
да се увери, че съществува система за въвеждане и съхранение в електронен вид на счетоводната документация за всеки проект по линия на националната програма и че се събират данните за изпълнението, необходими за финансовото управление, наблюдението, контрола и оценката;
к)
без да се засягат националните счетоводни правила, да гарантира, че бенефициерите и другите органи, които участват в изпълнението на проектите, финансирани по националната програма, поддържат или отделна счетоводна система, или подходящ счетоводен код за всички операции, свързани с проекта;
л)
да се увери, че оценяването на националната програма по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 се извършва в съответните срокове;
м)
да гарантира, че за целите на извършването на оценката по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на становище по оценката независимите оценители получават цялата необходима информация за управлението на националната програма;
н)
да въведе процедури, с които се гарантира, че за всички документи, свързани с разходите, с решенията и с контролните дейности, съществува необходимата одитна следа и че тези документи се съхраняват в съответствие с регламентите за изпълнение на Комисията, приети въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
о)
да гарантира, че за целите на извършването на одитите по член 29 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на одитното становище одитният орган получава цялата необходима информация за прилаганите процедури за управление и контрол и за разходите, финансирани по линия на специалните регламенти;
п)
да изготвя докладите за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и докладите за оценка по член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да ги предоставя на Комисията посредством SFC2014;
р)
да изготвя искането за плащане в съответствие с член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да го представя на Комисията посредством SFC2014;
с)
да провежда дейности за информиране и популяризиране и да разпространява резултатите от програмата, в съответствие с член 53 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
т)
да извършва административни проверки и проверки на място съгласно член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
у)
да си сътрудничи с Комисията и с отговорните органи в останалите държави членки; и
ф)
да реагира на констатациите на одитния орган или чрез предприемане на мерки по тях, или, при оспорване на констатациите на одитния орган, чрез предоставяне на подробна обосновка.
Член 5
Упълномощен орган
1. Отговорният орган може да делегира част от своите задачи или всички от тях на упълномощен орган в съответствие с член 25, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 514/2014. Всяко делегиране на задачи съблюдава принципите на доброто финансово управление и гарантира спазването на принципа на недопускане на дискриминация, както и видимост на финансирането от Съюза. Делегираните задачи не пораждат конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган, и подробните процедури за тяхното изпълнение се описват в документ, който се подписва от отговорния орган и от упълномощения орган. Този акт за делегиране включва поне следното:
а)
съответния специален регламент;
б)
задачата или задачите, делегирани на упълномощения орган;
в)
задължението на упълномощения орган да проверява дали бенефициерите спазват правилата на Съюза и националните правила;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и поддържа организационна структура и система за управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите задължения;
д)
информацията и подкрепящите документи, които упълномощеният орган трябва да представя на отговорния орган, и сроковете, които трябва да спазва; и
е)
механизма на отговорния орган за упражняване на надзор върху упълномощения орган.
3. В съответствие с член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014 комуникацията с Комисията не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е публична администрация или частен орган със задължение за обществена услуга, регламентиран от националното право, отговорният орган не може да му делегира изпълнителни правомощия, които включват голяма свобода на преценка, предполагаща политически избор.
5. Отговорният орган остава отговорен за задачите, които е делегирал. Отговорният орган редовно прави преглед на делегираните задачи, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
6. Що се отнася до делегираните задачи, настоящият регламент се прилага по отношение на упълномощения орган по аналогия.
Член 6
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Отговорният орган може да възлага някои от своите задачи на външни изпълнители. Той обаче продължава да носи отговорност за тях.
Отговорният орган редовно прави преглед на задачите, възложени на външни изпълнители, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
РАЗДЕЛ III
Задължения на отговорния орган по отношение на публичната интервенция
Член 7
Роля на отговорния орган като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. По правило отговорният орган отпуска безвъзмездни средства за проекти по линия на националната програма въз основа на открити покани за представяне на предложения.
2. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства за проекти въз основа на ограничена покана за представяне на предложения.
В ограничените покани за представяне на предложения могат да участват само избрани организации поради специфичния характер на проекта или техническите или административни компетенции на органите, поканени да представят предложения.
Основанията за използването на ограничена покана за представяне на предложения се посочват в поканата за представяне на предложения.
3. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства пряко, когато специфичният характер на проекта или техническите или административни компетенции на съответните органи го налагат, като например в случай на de jure или de facto монополи.
Основанията за използването на пряко отпускане на безвъзмездни средства се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
4. В надлежно обосновани случаи, включително продължаването на многогодишни проекти, избрани в рамките на предходна покана за представяне на предложения, или в спешни ситуации, безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за представяне на предложения.
Основанията за отпускане на безвъзмездни средства без покана за представяне на предложения се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
5. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган може да бъде бенефициер на безвъзмездни средства, отпуснати в съответствие с настоящия член.
6. Отговорният орган определя кой отпуска безвъзмездните средства и гарантира, че се избягват конфликтите на интереси, по-специално когато кандидатите са национални органи.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Отговорният орган може да реши да изпълнява проекти пряко - самостоятелно или съвместно с друг национален орган, поради административни правомощия или технически експертен опит или поради това, че характеристиките на проекта налагат този избор на изпълнение, като например de jure монопол или изисквания, свързани със сигурността. В такива случаи отговорният орган е бенефициер на безвъзмездните средства.
2. Мотивите на отговорния орган за действане като изпълнителен орган и за избиране на национални органи за съвместно изпълнение, както е описано в параграф 1, се съобщават на Комисията в годишния доклад за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
3. При изпълнението на проекти като изпълнителен орган отговорният орган съблюдава принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликтите на интереси.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на националната програма включва всяка информация, необходима за наблюдаване на изпълнението на съфинансираните продукти и услуги и за проверка на направените разходи.
5. Ако съществува вероятност отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган:
а)
отговорният орган и одитният орган не са част от един и същ орган, освен ако одитният орган докладва пред външен орган и одитната му независимост е гарантирана; и
б)
задачите на отговорния орган, определени в член 4, не се засягат.
Член 9
Процедура за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за представяне на предложения по член 7, параграф 1 се оповестяват по начин, който гарантира открита конкуренция и подходяща публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка съществена промяна в поканите се оповестява по същия начин.
В поканите за представяне на предложения по член 7, параграфи 1 и 2 се посочва поне следното:
а)
целите;
б)
критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
договореностите във връзка с финансирането от Съюза и ако е приложимо, с националното финансиране, включително, когато е приложимо, възможността да се прилага по-висока ставка на съфинансиране в съответствие с член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
г)
условията и редът и срокът за подаване на предложенията;
д)
правилата за допустимост на разходите;
е)
срокът на проекта; и
ж)
финансовата и друга информация, която трябва да се запазва и съобщава.
2. Преди да бъде взето решението за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че бенефициерите по проекта могат да изпълнят критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
3. Отговорният орган определя процедурите за получаване на предложения. Той подлага предложенията на формален, технически и бюджетен анализ и на качествена оценка, като прилага критериите, посочени в поканата за представяне на предложения, по прозрачен и недискриминиращ начин. Отговорният орган документира в писмен вид основанията за отхвърлянето на другите предложения.
4. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочват поне името на бенефициерите, съществените данни за проекта и оперативните му цели, максималният размер на средствата, които отпуска Съюзът, и максималната ставка на съфинансиране на общите допустими разходи.
5. Отговорният орган уведомява всички кандидати за своето решение в писмена форма. Той съобщава на неуспелите кандидати основанията за тяхното отхвърляне въз основа на критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 10
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с бенефициерите; и
б)
наблюдение на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, включително на всички техни изменения, чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, големите задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението, включително разпоредбите за задълженията за докладване, за измененията на споразумението и за неговото прекратяване;
з)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се съобщават;
и)
разпоредба, според която бенефициерът трябва да събира своевременно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
й)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
к)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
л)
условията, свързани с одитната следа;
м)
разпоредбите относно защитата на данните; и
н)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се подписва преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
Член 11
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като изпълняващ орган
1. Когато отговорният орган действа като изпълняващ орган, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
формализиране на административно решение за съфинансиране на проектите; и
б)
наблюдение на административното решение и на всички негови изменения чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В административното решение се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, важните задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се използват;
з)
разпоредба, според която отговорният орган трябва да събира и съобщава поне веднъж годишно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
и)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
й)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
к)
условията, свързани с одитната следа;
л)
разпоредбите относно защитата на данните; и
м)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило административното решение се взема преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В административното решение се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
ГЛАВА III
СТАТУТ НА ОДИТНИЯ ОРГАН И ЗАДЪЛЖЕНИЯ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОДИТИТЕ
Член 12
Статут на одитния орган
1. В съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и с член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 514/2014 одитният орган функционира независимо от отговорния орган. Счита се, че функционална независимост съществува, когато няма пряка йерархична връзка между одитния орган и отговорния орган и одитният орган разполага с пълна автономност в своите становища и декларации.
2. Всички одитни дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
Член 13
Възлагане на одитни дейности на външни изпълнители
Одитният орган може да възложи част от одитната си работа на друг одитен орган, при условие че този орган е функционално независим от отговорния орган. Одитният орган остава отговорен за работата, която възлага на външен изпълнител.
Одитите, които са възложени на външен изпълнител, се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит и под внимателното наблюдение и надзор от страна на одитния орган.
Член 14
Одити
1. За да излезе със становището по член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, одитният орган прави системни и финансови одити.
2. Системните одити проверяват дали системите за управление и контрол на отговорния орган са функционирали ефективно, за да се предоставят разумни гаранции, че разходите, включени в годишните отчети, са законосъобразни и редовни.Въз основа на тези одити одитният орган преценява дали отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне, посочени в приложението.
3. Финансовите одити се извършват, за да се предоставят разумни гаранции, че годишните отчети дават вярна и честна представа за разходите, декларирани от отговорния орган.
За да прецени дали отчетите дават вярна и честна представа, одитният орган проверява дали всички елементи на платените разходи и на получените публични средства, записани в сметките на отговорния орган през финансовата година, са заведени правилно в счетоводната система и съответстват на подкрепящата счетоводна документация, съхранявана от отговорния орган. По-специално въз основа на тези сметки одитният орган проверява следното:
а)
дали общият размер на допустимите разходи, декларирани в искането за плащане на годишното салдо, представено на Комисията, съответства на разходите в сметките на отговорния орган и ако има разлики, дали са предоставени подходящи разяснения в сметките за сумите за равнение;
б)
дали оттеглените и събраните суми, сумите, които трябва да бъдат събрани, и несъбираемите суми към края на финансовата година съответстват на сумите, записани в счетоводната система на отговорния орган, и са подкрепени с документирани решения на отговорния орган;
в)
дали отговорният орган е извършил административните проверки и проверките на място в съответствие с член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
Проверките по букви а), б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
4. В рамките на своите системни и финансови одити одитният орган повтаря някои от административните проверки или проверките на място, извършени от отговорния орган. Одитният орган определя обхвата на повторно извършената одитна дейност въз основа на своята оценка на риска.
5. Ако при системните или финансовите одити от страна на одитния орган бъдат установени съществени слабости в ефективното функциониране на системите за управление и контрол на отговорния орган, одитният орган предприема следното:
а)
оценява финансовите и оперативните последици от тези слабости;
б)
отправя подходящи препоръки към отговорния орган за коригиращи и превантивни мерки;
в)
проследява начина, по който отговорният орган изпълнява тези мерки, и проверява дали се прилага план за действие за възстановяване на ефективното функциониране на системите за управление и контрол.
6. След приключване на одитната си дейност по параграфи 1, 2 и 3 одитният орган съобщава своите констатации на определящия орган, включително това дали, по негово мнение, отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне.
7. Одитният орган се уверява, че отговорният орган съобщава по подходящ начин на Европейската комисия цялата информация, свързана с одитната му дейност по параграфи 1, 2 и 3.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 15
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година.
KOMISIJOS DELEGUOTASIS REGLAMENTAS (ES) Nr. 1042/2014
2014 m. liepos 25 d.
dėl papildomų Reglamento (ES) Nr. 514/2014 nuostatų dėl atsakingų institucijų skyrimo, valdymo ir kontrolės pareigų ir dėl audito institucijų statuso bei įsipareigojimų
EUROPOS KOMISIJA,
atsižvelgdama į Sutartį dėl Europos Sąjungos veikimo,
atsižvelgdama į 2014 m. balandžio 16 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) Nr. 514/2014, kuriuo nustatomos Prieglobsčio, migracijos ir integracijos fondo ir policijos bendradarbiavimo, nusikalstamumo prevencijos, kovos su juo ir krizių valdymo finansinės paramos priemonės bendrosios nuostatos (1), ypač į jo 26 straipsnio 4 dalį ir 29 straipsnio 1 dalį,
kadangi:
(1)
siekiant užtikrinti ankstesnių fondų įgyvendinimo pagal 2007-2013 m. Solidarumo ir migracijos srautų valdymo bendrąją programą ir specialiųjų reglamentų įgyvendinimo pagal 2014-2020 m. programą nuoseklumą, Reglamentas (ES) Nr. 514/2014 didele dalimi grįstas taisyklėmis, kurios taikytos ankstesniems fondams, bet jame atsižvelgta į su pasidalijamuoju valdymu susijusius pakeitimus, nustatytus Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 (2);
(2)
siekiant užtikrinti, kad nacionalines programas įgyvendinančios įstaigos būtų pajėgios veiksmingai atlikti savo užduotį ir laikytis Reglamento (ES) Nr. 514/2014 2 straipsnio a punkte nurodytuose specialiuosiuose reglamentuose nustatytų tikslų ir prioritetų, reikėtų nustatyti tų įstaigų skyrimo, jų skyrimo peržiūros ir prireikus nutraukimo taisykles;
(3)
siekiant užtikrinti, kad jų pareigų apimtis joms leistų įgyvendinti nacionalinę programą, reikia nustatyti taisykles, kuriomis apibrėžiamos atsakingų institucijų valdymo ir kontrolės pareigos, visų pirma sąlygos, kuriomis jos gali perduoti arba pavesti kitam subjektui kai kurias savo užduotis;
(4)
atrankos ir Sąjungos įnašo skyrimo pagal nacionalines programas procedūra turėtų atitikti skaidrumo, nediskriminavimo ir vienodų sąlygų principus. Todėl reikia nustatyti sąlygas, kuriomis valstybės narės turėtų įgyvendinti nacionalinių programų veiksmus, visų pirma nustatyti, kokiomis aplinkybėmis atsakinga institucija gali tiesiogiai įgyvendinti projektus;
(5)
visose valstybėse narėse vykdomi auditai turėtų būti veiksmingi, būti tinkamos apimties ir vykdomi laikantis tarptautinių audito standartų. Šiuo tikslu reikėtų aiškiai apibrėžti audito institucijų statusą ir audito standartus;
(6)
siekiant užtikrinti, kad audito institucijų veiksmais būtų galima grįsti jų audito nuomones, reikėtų apibrėžti skirtingas audito veiksmų rūšis;
(7)
svarbu, kad audito institucijos veiklos rezultatų ataskaita būtų laiku ir tinkamai pateikta skiriančiajai institucijai ir Europos Komisijai. Visų pirma svarbu, kad valdymo deklaracija ir galutinių audito ataskaitų ir atliktų patikrinimų metinė santrauka, kuri perduodama kartu su metiniu mokėjimo prašymu, tinkamai atskleistų audito institucijos veiklos rezultatus ir susijusias išvadas. Todėl vykdydama audito veiklą audito institucija turėtų užtikrinti, kad šiuose dokumentuose būtų pateikta pakankamai informacijos apie jos audito veiksmus;
(8)
siekiant užtikrinti greitą šiuo reglamentu numatytų priemonių taikymą ir nevėlinti nacionalinių programų patvirtinimo ir įgyvendinimo, reglamentas turėtų įsigalioti kitą dieną po jo paskelbimo Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje;
(9)
Jungtinei Karalystei ir Airijai Reglamentas (ES) Nr. 514/2014 yra privalomas, todėl joms privalomas ir šis reglamentas;
(10)
Danijai neprivalomas nei Reglamentas (ES) Nr. 514/2014, nei šis reglamentas,
PRIĖMĖ ŠĮ REGLAMENTĄ:
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1 straipsnis
Apibrėžtys
Šiame reglamente vartojami Reglamente (ES) Nr. 514/2014 apibrėžti terminai. Kitų vartojamų terminų apibrėžtys:
a) skiriančioji institucija- Reglamento (ES) Nr. 514/2014 26 straipsnio 1 dalyje nurodyta valstybės narės ministerijos lygmens institucija, kuri skiria atsakingą instituciją;
b) kompetentingos institucijos- Reglamento (ES) Nr. 514/2014 25 straipsnio 1 dalyje nurodytos atsakinga institucija, audito institucija ir atitinkamais atvejais įgaliotoji institucija;
c) SFC2014- Komisijos įgyvendinimo reglamento (ES) Nr. 802/2014 (3) 2 straipsniu sukurta elektroninė informacinė sistema;
d) dotacijos susitarimas- susitarimas ar lygiavertė teisinė priemonė, kuria remdamasi atsakinga institucija teikia dotacijas paramos gavėjui pagal nacionalinę programą vykdomam projektui įgyvendinti.
II SKYRIUS
ATSAKINGA INSTITUCIJA
I SKIRSNIS
Atsakingos institucijos skyrimas
2 straipsnis
Atsakingos institucijos skyrimo kriterijai ir tvarka
1. Įstaiga, kurią ketinama skirti atsakinga institucija, turi administracinę organizacinę struktūrą ir vidaus kontrolės sistemą, atitinkančias šio reglamento priede nustatytus kriterijus (toliau - skyrimo kriterijai). Skyrimo kriterijai apima:
a)
vidaus aplinką;
b)
kontrolės veiklą;
c)
vidaus informaciją ir ryšius;
d)
vidaus stebėseną ir ataskaitų teikimą.
Valstybės narės gali nustatyti papildomus skyrimo kriterijus, kad atsižvelgtų į atsakingos institucijos dydį, pareigas ir kitas charakteristikas.
2. Reglamento (ES) Nr. 514/2014 26 straipsnio 3 dalyje nurodyta audito institucija įvertina, ar būsima atsakinga institucija atitinka priede nustatytus skyrimo kriterijus, ir skiriančiajai institucijai parengia audito ataskaitą su audito rezultatais, išvadomis ir nuomone.
3. Jei skiriančioji institucija nustato, kad būsima atsakinga institucija neatitinka skyrimo kriterijų, ji pateikia konkrečius nurodymus, kaip ištaisyti neatitikimus, ir nustato atitikties kriterijams terminą, kad tą instituciją būtų galima paskirti atsakinga institucija.
Kol atitiktis nepatvirtinta, įstaiga gali būti laikinai - ne ilgiau kaip 12 mėnesių - paskirta atsakinga institucija. Šio laikino laikotarpio trukmė proporcinga nustatytiems neatitikimams.
4. Paskirdama atsakingą instituciją, valstybė narė nedelsdama per SFC2014 apie tai praneša Komisijai. Su šiuo pranešimu valstybė narė perduoda dokumentus, kuriuose nurodo:
a)
pagrindinį pareigų padalijimą tarp atsakingos institucijos organizacinių vienetų;
b)
atitinkamais atvejais jos santykius su įgaliotosiomis institucijomis, veiksmus, kuriuos ketinama perduoti, ir pagrindines šių perduotų veiksmų priežiūros procedūras ir
c)
pagrindinių procedūrų, pagal kurias tvarkomi paramos gavėjų finansiniai reikalavimai, tvirtinamos ir registruojamos išlaidos, santrauką.
3 straipsnis
Atsakingos institucijos priežiūra ir skyrimo peržiūra
1. Skiriančioji institucija prižiūri atsakingą instituciją, pirmiausia remdamasi šio reglamento 14 straipsnio 2 dalyje nurodyta informacija, ir imasi tolesnių veiksmų dėl visų nustatytų trūkumų.
2. Valstybės narės užtikrina, kad skiriančiajai institucijai nedelsiant būtų pranešta informacija, kad atsakinga institucija nebeatitinka skyrimo kriterijų.
3. Jei atsakinga institucija nebeatitinka visų skyrimo kriterijų ar jei jos vidaus kontrolės sistema turi tiek trūkumų, kad institucija negali tinkamai atlikti savo užduočių, skiriančioji institucija atsakingai institucijai nustato bandomąjį laikotarpį. Tokiais atvejais skiriančioji institucija parengia atsakingai institucijai skirtą taisomųjų veiksmų planą, kuris turi būti įgyvendintas per laikotarpį, proporcingą neatitikties ar trūkumų dydžiui. Šis laikotarpis neviršija 12 mėnesių nuo bandomojo laikotarpio pradžios.
4. Skiriančioji institucija skubiai informuoja Komisiją apie bet kokį pagal 3 dalį parengtą taisomųjų veiksmų planą ir reguliariai informuoja apie padarytą pažangą.
5. Jei atsakingos institucijos paskyrimo laikotarpis baigėsi, skiriančioji institucija skubiai paskiria kitą atsakingą instituciją pagal Reglamento (ES) Nr. 514/2014 26 straipsnį ir šio reglamento 2 straipsnį, kad užtikrintų, kad mokėjimai paramos gavėjams nenutrūktų.
6. Jeigu Komisija nustato, kad valstybė narė nevykdo įpareigojimo pagal 3 dalį parengti taisomųjų veiksmų planą arba kad atsakinga institucija ir toliau lieka paskirta, nors ji per nustatytą terminą neįvykdė to plano, Komisija imasi veiksmų panaikinti visus likusius trūkumus, taikydama Reglamento (ES) Nr. 514/2014 47 straipsnyje nustatytą atitikties patvirtinimo procedūrą.
II SKIRSNIS
Atsakingos institucijos valdymo ir kontrolės pareigos
4 straipsnis
Atsakingos institucijos užduotys
Atsakinga institucija valdo ir įgyvendina nacionalinę programą pagal patikimo finansų valdymo principus. Ji
a)
konsultuoja partnerius pagal Reglamento (ES) Nr. 514/2014 12 straipsnio 1 dalį;
b)
užtikrina tinkamą Reglamento (ES) Nr. 514/2014 12 straipsnio 4 dalyje nurodyto stebėsenos komiteto veikimą;
c)
naudodamasi SFC2014 teikia pasiūlymą Komisijai dėl Reglamento (ES) Nr. 514/2014 14 straipsnyje nurodytos nacionalinės programos ir visų tolesnių pataisymų;
d)
apibrėžia ir nustato projektų tinkamumo finansuoti taisykles ir visų projekto veiksmų išlaidas, užtikrindama vienodas sąlygas ir vengdama bet kokio interesų konflikto pagal patikimo finansų valdymo principus;
e)
rengia ir skelbia kvietimus teikti paraiškas ir pasiūlymus, taip pat rengia ir skelbia tolesnę projektų atranką ir dotacijų jiems skyrimą pagal nacionalinę programą, atsižvelgdama į Reglamento (ES) Nr. 514/2014 2 straipsnio a punkte nurodytų specialiųjų reglamentų taikymo sritį bei tikslus ir į šio reglamento 9 straipsnyje nustatytus kriterijus;
f)
užtikrina, kad būtų sukurtos duomenų, kurie būtini, kad būtų galima Komisijai pateikti bendrų ir konkrečios programos rodiklių ataskaitą, kartu su kitais programos ir projektų įgyvendinimo duomenimis, rinkimo sistemos;
g)
gauna Komisijos mokėjimus ir atlieka mokėjimus paramos gavėjams;
h)
užtikrina bendro finansavimo pagal specialiuosius reglamentus ir pagal kitas susijusias nacionalines ir Sąjungos priemones nuoseklumą ir papildomumą;
i)
stebi projektus ir tikrina, kad deklaruotos projektų išlaidos būtų faktiškai patirtos ir atitiktų Sąjungos ir nacionalines taisykles:
j)
užtikrina, kad būtų įdiegta kompiuterizuota apskaitos įrašų apie kiekvieną pagal nacionalinę programą vykdomą projektą registravimo bei saugojimo sistema ir kad būtų renkami finansų valdymui, stebėsenai, kontrolei bei vertinimui reikalingi įgyvendinimo duomenys;
k)
nepažeisdama nacionalinių apskaitos taisyklių, užtikrina, kad paramos gavėjai ir kitos pagal nacionalinę programą finansuojamų projektų įgyvendinime dalyvaujančios įstaigos turėtų atskirą apskaitos sistemą arba tinkamą visų su projektu susijusių sandorių apskaitos kodeksą;
l)
užtikrina, kad Reglamento (ES) Nr. 514/2014 56 straipsnyje ir 57 straipsnio 1 dalyje nurodyti nacionalinės programos vertinimai būtų atliekami laikantis susijusių terminų;
m)
užtikrina, kad nepriklausomi vertintojai, atlikdami Reglamento (ES) Nr. 514/2014 56 straipsnyje ir 57 straipsnio 1 dalyje nurodytą vertinimą ir formuluodami vertinimo nuomonę, gautų visą reikalingą informaciją apie nacionalinės programos valdymą;
n)
nustato procedūras, kuriomis užtikrinama visų su išlaidomis, sprendimais ir kontrolės veiksmais susijusių dokumentų audito seka ir jų saugojimas pagal Komisijos įgyvendinimo reglamentus, priimtus remiantis Reglamento (ES) Nr. 514/2014 27 straipsnio 5 dalimi;
o)
užtikrina, kad audito institucija, atlikdama Reglamento (ES) Nr. 514/2014 29 straipsnyje nurodytą auditą ir formuluodama audito nuomonę, gautų visą reikalingą informaciją apie taikomas valdymo ir kontrolės procedūras ir apie pagal specialiuosius reglamentus finansuotas išlaidas;
p)
parengia Reglamento (ES) Nr. 514/2014 54 straipsnyje nurodytas įgyvendinimo ataskaitas ir Reglamento (ES) Nr. 514/2014 57 straipsnio 1 dalyje nurodytas vertinimo ataskaitas ir teikia jas Komisijai naudodamasi SFC2014;
q)
parengia mokėjimo prašymą pagal Reglamento (ES) Nr. 514/2014 44 straipsnį ir teikia jį Komisijai naudodamasi SFC2014;
r)
vykdo informavimo ir viešinimo veiksmus ir skleidžia programos rezultatus pagal Reglamento (ES) Nr. 514/2014 53 straipsnį;
s)
vykdo administracinius patikrinimus ir patikrinimus vietoje pagal Reglamento (ES) Nr. 514/2014 27 straipsnį;
t)
bendradarbiauja su Komisija ir kitų valstybių narių atsakingomis institucijomis ir
u)
atsižvelgia į audito institucijos nustatytas problemas jas išspręsdama arba, kai nesutinka su audito institucijos nustatytomis problemomis, pateikdama išsamų pagrindimą.
5 straipsnis
Įgaliotoji institucija
1. Atsakinga institucija gali kai kurias arba visas savo užduotis perduoti įgaliotajai institucijai pagal Reglamento (ES) Nr. 514/2014 25 straipsnio 1 dalies c punktą. Perduodant bet kokias užduotis laikomasi patikimo finansų valdymo ir nediskriminavimo principų ir užtikrinamas Sąjungos finansavimo matomumas. Dėl perduotų užduočių negali kilti interesų konfliktų.
2. Atsakingos institucijos įgaliotajai institucijai perduotų užduočių aprėptis ir išsamios jų vykdymo procedūros nustatytos atsakingos institucijos ir įgaliotosios institucijos pasirašytame dokumente. Šiame perdavimo akte paminima bent:
a)
susijęs specialusis reglamentas;
b)
įgaliotajai institucijai perduota (-os) užduotis (-ys);
c)
įgaliotosios institucijos įsipareigojimas patikrinti paramos gavėjų atitiktį Sąjungos ir nacionalinėms taisyklėms;
d)
įgaliotosios institucijos įsipareigojimas sukurti ir palaikyti organizacinę struktūrą ir valdymo bei kontrolės sistemą, pritaikytą nustatytoms pareigoms atlikti;
e)
informacija ir patvirtinamieji dokumentai, kuriuos įgaliotoji institucija turi pateikti atsakingai institucijai, taip pat terminai, kurių ji turi laikytis, ir
f)
atsakingos institucijos mechanizmas, skirtas įgaliotajai institucijai prižiūrėti.
3. Pagal Reglamento (ES) Nr. 514/2014 25 straipsnio 1 dalies a punktą ryšių su Komisija palaikymo užduotis neperduodama. Įgaliotoji institucija ryšius su Komisija palaiko per atsakingą instituciją.
4. Jei įgaliotoji institucija nėra valdžios institucija arba privati įstaiga, kuri teikia nacionaline teise reglamentuojamas viešąsias paslaugas, atsakinga institucija tai institucijai neperduoda įgyvendinimo įgaliojimų, kuriais suteikiama plati veiksmų laisvė priimant politinius sprendimus.
5. Atsakinga institucija lieka atsakinga už užduotis, kurias ji perdavė. Atsakinga institucija reguliariai peržiūri perduotas užduotis, kad įsitikintų, kad veikla vykdoma tinkamai ir laikantis Sąjungos ir nacionalinių taisyklių.
6. Kiek tai susiję su perduotomis užduotimis, šis reglamentas įgaliotajai institucijai taikomas pagal analogiją.
6 straipsnis
Kitam subjektui pavestos užduotys
Atsakinga institucija gali dalį savo užduočių pavesti kitam subjektui. Tačiau ji lieka už jas atsakinga.
Atsakinga institucija reguliariai peržiūri kitam subjektui pavestas užduotis, kad įsitikintų, kad veikla vykdoma tinkamai ir laikantis Sąjungos ir nacionalinių taisyklių.
III SKIRSNIS
Su viešąja intervencija susijusios atsakingos institucijos įsipareigojimai
7 straipsnis
Atsakingos institucijos kaip dotacijas skiriančios įstaigos vaidmuo
1. Paprastai atsakinga institucija skiria dotacijas pagal nacionalinę programą vykdomiems projektams, remdamasi kvietimais teikti paraiškas.
2. Atsakinga institucija gali skirti dotacijas projektams, remdamasi ribotu kvietimu teikti paraiškas.
Riboti kvietimai teikti paraiškas dėl specifinio projekto pobūdžio ar paraiškas teikti pakviestų įstaigų techninės ar administracinės kompetencijos skirti tik atrinktoms organizacijoms.
Priežastys, kuriomis pagrindžiamas ribotas kvietimas teikti paraiškas, išdėstomos kvietime teikti paraiškas.
3. Atsakinga institucija dotacijas gali skirti tiesiogiai, kai nėra kito pasirinkimo dėl specifinio projekto pobūdžio ar susijusių įstaigų techninės ar administracinės kompetencijos, kaip antai de jure ar de facto monopolijų atveju.
Priežastys, kuriomis pagrindžiamas tiesioginis dotacijų skyrimas, išdėstomos sprendime dėl dotacijos skyrimo.
4. Tinkamai pagrįstais atvejais, įskaitant tolesnį daugiamečių projektų, atrinktų po ankstesnio kvietimo teikti paraiškas, vykdymą ar nepaprastąją padėtį, dotacijos gali būti skiriamos neskelbiant kvietimo teikti paraiškas.
Priežastys, kuriomis pagrindžiama, kodėl dotacija skirta be kvietimo teikti paraiškas, išdėstomos sprendime dėl dotacijos skyrimo.
5. Kai atsakinga institucija veikia kaip dotacijas skirianti įstaiga, nei atsakinga institucija, nei bet kuri įgaliotoji institucija negali būti pagal šį straipsnį skirtos dotacijos gavėjos.
6. Atsakinga institucija nusprendžia, kas skiria dotacijas, ir užtikrina, kad būtų išvengta interesų konfliktų, visų pirma tais atvejais, kai paraiškos teikėjos yra nacionalinės įstaigos.
8 straipsnis
Sąlygos, kuriomis atsakinga institucija veikia kaip vykdomoji įstaiga
1. Atsakinga institucija gali nuspręsti projektus įgyvendinti tiesiogiai (viena arba kartu su kita nacionaline institucija) dėl administracinių įgaliojimų, techninės patirties arba todėl, kad dėl projekto charakteristikos nėra jokio kito būdo jį įgyvendinti, pavyzdžiui, dėl de jure monopolijos ar saugumo reikalavimų. Tokiais atvejais dotacijos gavėja yra atsakinga institucija.
2. Motyvai, dėl kurių atsakinga institucija veikia kaip vykdomoji įstaiga ir atrenka bet kurias susijusias nacionalines institucijas, kaip aprašyta 1 dalyje, pranešami Komisijai Reglamento (ES) Nr. 514/2014 54 straipsnyje nurodytoje metinėje įgyvendinimo ataskaitoje.
3. Įgyvendindama projektus kaip vykdomoji įstaiga, atsakinga institucija laikosi geriausio kainos ir kokybės santykio principo ir neleidžia kilti interesų konfliktams.
4. Administraciniame sprendime bendrai finansuoti projektą pagal nacionalinę programą pateikiama visa informacija, kurios reikia bendrai finansuojamų prekių tiekimui ir paslaugų teikimui stebėti ir patirtoms išlaidoms patikrinti.
5. Jei tikėtina, kad atsakinga institucija reguliariai veiks kaip vykdomoji įstaiga:
a)
atsakinga institucija ir audito institucija nepriklauso tai pačiai įstaigai, nebent audito institucija atskaitinga išorės įstaigai ir garantuojamas jos audito nepriklausomumas, ir
b)
nedaroma įtakos atsakingos institucijos užduotims, kaip išdėstyta 4 straipsnyje.
9 straipsnis
Atrankos ir dotacijų skyrimo procedūra
1. 7 straipsnio 1 dalyje nurodyti kvietimai teikti paraiškas skelbiami taip, kad būtų užtikrintas konkurso atvirumas ir tinkamas viešumas galimų paramos gavėjų atžvilgiu. Bet koks esminis kvietimų teikti paraiškas pakeitimas skelbiamas tokiu pačiu būdu.
7 straipsnio 1 ir 2 dalyse nurodytuose kvietimuose teikti paraiškas nurodoma bent:
a)
tikslai;
b)
atrankos ir dotacijų skyrimo kriterijai;
c)
su Sąjunga susijusios sąlygos ir, jei taikoma, nacionalinis finansavimas, įskaitant, kai taikoma, galimybę prašyti didesnės bendro finansavimo dalies pagal Reglamento (ES) Nr. 514/2014 16 straipsnio 5 dalį;
d)
sąlygos ir galutinė paraiškų pateikimo data;
e)
išlaidų tinkamumo finansuoti taisyklės;
f)
projekto trukmė ir
g)
finansinė ir kita informacija, kuri turi būti saugoma ir pranešama.
2. Prieš priimdama sprendimą dėl dotacijos skyrimo, atsakinga institucija įsitikina, kad projekto paramos gavėjai yra pajėgūs atitikti atrankos ir dotacijų skyrimo kriterijus.
3. Atsakinga institucija apibrėžia pasiūlymų priėmimo procedūras. Atsakinga institucija atlieka pasiūlymų oficialią, techninę ir biudžeto analizę ir kokybinį vertinimą, skaidriai ir nediskriminuojamai taikydama kvietime teikti paraiškas nustatytus kriterijus. Atsakinga institucija raštu užfiksuoja kitų pasiūlymų atmetimo priežastis.
4. Sprendime dėl dotacijos skyrimo nurodomi bent jau paramos gavėjų pavadinimai, svarbiausia informacija apie projektą ir veiksmų tikslai, didžiausia Sąjungos įnašo suma ir didžiausia visų tinkamų finansuoti išlaidų bendro finansavimo dalis.
5. Atsakinga institucija apie savo sprendimą raštu informuoja visus paraiškų teikėjus. Konkurso nelaimėjusiems paraiškų teikėjams ji pateikia paraiškų atmetimo priežastis su nuoroda į atrankos ir dotacijų skyrimo kriterijus.
10 straipsnis
Dokumentai, kuriais įforminamos dotacijos, kai atsakinga institucija veikia kaip dotacijas skirianti įstaiga
1. Kai atsakinga institucija veikia kaip dotacijas skirianti įstaiga, ji nustato projektų valdymo procedūras, kuriomis reikalaujama bent:
a)
pasirašyti dotacijos susitarimus su paramos gavėjais ir
b)
administraciniais būdais, kaip antai keičiantis korespondencija ar ataskaitomis raštu, užtikrinti dotacijos sutarimų ir bet kokių jų pakeitimų stebėseną.
2. Dotacijos susitarimas apima ar jame nurodomi tokie aspektai:
a)
didžiausia Sąjungos įnašo suma;
b)
didžiausia Sąjungos įnašo procentinė dalis pagal susijusį specialųjį reglamentą;
c)
išsamus projekto aprašymas ir tvarkaraštis;
d)
jei taikytina, bet kokia didelė užduotis, kurią paramos gavėjas ketina subrangos būdu perleisti kitam subjektui, ir susijusios išlaidos;
e)
susitarimu numatytas išankstinis projekto biudžetas ir finansavimo planas, įskaitant išlaidas ir pajamas, laikantis nustatytų tinkamumo finansuoti taisyklių;
f)
Sąjungos įnašo užbaigiant projektą apskaičiavimo metodas;
g)
tvarkaraštis ir susitarimo įgyvendinimo nuostatos, įskaitant nuostatas dėl ataskaitų teikimo įsipareigojimų, susitarimo keitimų ir nutraukimo;
h)
projekto veiklos tikslai, įskaitant kiekybinius tikslus ir rodiklius, dėl kurių reikia atsiskaityti;
i)
nuostata, kuria paramos gavėjas įpareigojamas laiku surinkti specialiajame reglamente nustatytiems bendriems rodikliams ir bet kuriems konkrečios programos rodikliams būtinus duomenis ir šiuos duomenis pateikti bent kartą per metus;
j)
tinkamų finansuoti išlaidų apibrėžtis, įskaitant, kai taikytina, standartinių vieneto įkainių, fiksuotųjų sumų ir finansavimo nustatyto dydžio suma metodikos aprašymą;
k)
apskaitos tvarkymo reikalavimai ir dotacijos mokėjimo sąlygos;
l)
audito sekos sąlygos;
m)
duomenų apsaugos nuostatos ir
n)
viešinimo nuostatos.
3. Paprastai dotacijos susitarimas pasirašomas prieš pradedant bet kokius nacionalinės programos lėšomis finansuojamus projekto veiksmus.
4. Dotacijos susitarime aiškiai nurodoma, kad Komisija ar jos atstovai ir Audito Rūmai turi audito įgaliojimus visų dotacijų gavėjų, rangovų ir subrangovų, kurie gauna Sąjungos finansavimą pagal nacionalinę programą, atžvilgiu ir tais įgaliojimais naudosis tikrindami dokumentus ir atlikdami patikrinimus vietoje.
11 straipsnis
Dokumentai, kuriais įforminamos dotacijos, kai atsakinga institucija veikia kaip vykdomoji įstaiga
1. Kai atsakinga institucija veikia kaip vykdomoji įstaiga, ji nustato projektų valdymo procedūras, kuriomis reikalaujama bent:
a)
įforminti administracinį sprendimą bendrai finansuoti projektus ir
b)
administraciniais būdais, kaip antai keičiantis korespondencija ar ataskaitomis raštu, užtikrinti administracinio sprendimo ir bet kokių jo pakeitimų stebėseną.
2. Administracinis susitarimas apima ar jame nurodomi tokie aspektai:
a)
didžiausia Sąjungos įnašo suma;
b)
didžiausia Sąjungos įnašo procentinė dalis pagal susijusį specialųjį reglamentą;
c)
išsamus projekto aprašymas ir tvarkaraštis;
d)
jei taikytina, bet kokia didelė užduotis, kurią paramos gavėjas ketina subrangos būdu perleisti kitam subjektui, ir susijusios išlaidos;
e)
susitarimu numatytas išankstinis projekto biudžetas ir finansavimo planas, įskaitant išlaidas ir pajamas, laikantis nustatytų tinkamumo finansuoti taisyklių;
f)
Sąjungos įnašo užbaigiant projektą apskaičiavimo metodas;
g)
projekto veiklos tikslai, įskaitant kiekybinius tikslus ir naudotinus rodiklius;
h)
nuostata, kuria atsakinga institucija įpareigojama rinkti ir bent kartą per metus pateikti specialiajame reglamente nustatytiems bendriems rodikliams ir bet kuriems konkrečios programos rodikliams būtinus duomenis;
i)
tinkamų finansuoti išlaidų apibrėžtis, įskaitant, kai taikytina, standartinių vieneto įkainių, fiksuotųjų sumų ir finansavimo nustatyto dydžio suma metodikos aprašymą;
j)
apskaitos tvarkymo reikalavimai ir dotacijos mokėjimo sąlygos;
k)
audito sekos sąlygos;
l)
duomenų apsaugos nuostatos ir
m)
viešinimo nuostatos.
3. Paprastai administracinis sprendimas priimamas prieš pradedant bet kokius nacionalinės programos lėšomis finansuojamus projekto veiksmus.
4. Administraciniame sprendime aiškiai nurodoma, kad Komisija ar jos atstovai ir Audito Rūmai turi audito įgaliojimus visų dotacijų gavėjų, rangovų ir subrangovų, kurie gauna Sąjungos finansavimą pagal nacionalinę programą, atžvilgiu ir tais įgaliojimais naudosis tikrindami dokumentus ir atlikdami patikrinimus vietoje.
III SKYRIUS
AUDITO INSTITUCIJOS STATUSAS IR SU AUDITU SUSIJĘ ĮSIPAREIGOJIMAI
12 straipsnis
Audito institucijos statusas
1. Pagal Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 59 straipsnio 5 dalies antrą pastraipą ir Reglamento (ES) Nr. 514/2014 25 straipsnio 1 dalies b punktą audito institucija veikia nepriklausomai nuo atsakingos institucijos. Veiklos nepriklausomumas užtikrinamas tada, kai tarp audito institucijos ir atsakingos institucijos nėra tiesioginio hierarchinio ryšio, o audito institucijos nuomonės ir deklaracijos yra visiškai autonomiškos.
2. Visi audito veiksmai vykdomi laikantis tarptautiniu mastu pripažintų audito standartų.
13 straipsnis
Kitam subjektui pavesta audito veikla
Audito institucija dalį savo audito veiklos gali pavesti kitai audito įstaigai su sąlyga, kad ši įstaiga veikia nepriklausomai nuo atsakingos institucijos. Audito institucija lieka atsakinga už veiklą, kurią ji pavedė kitam subjektui.
Kitam subjektui pavesti auditai vykdomi laikantis tarptautiniu mastu pripažintų audito standartų ir atidžiai stebint ir prižiūrint audito institucijai.
14 straipsnis
Auditai
1. Kad galėtų pateikti Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 59 straipsnio 5 dalies antroje pastraipoje nurodytą nuomonę, audito institucija atlieka sistemos ir finansinius auditus.
2. Sistemos auditais patikrinama, ar atsakingos institucijos valdymo ir kontrolės sistemos veikė veiksmingai, kad būtų deramai užtikrinama, kad į metines finansines ataskaitas įtrauktos išlaidos būtų teisėtos ir tvarkingos.Remdamasi šiais auditais audito institucija nusprendžia, ar atsakinga institucija tebeatitinka priede nustatytus skyrimo kriterijus.
3. Finansiniai auditai atliekami, kad būtų deramai užtikrinama, kad metinėse finansinėse ataskaitose būtų pateikiama tikra ir teisinga informacija apie atsakingos institucijos deklaruotas išlaidas.
Kad galėtų padaryti išvadą, ar ataskaitose pateikiama tikra ir teisinga informacija, audito institucija patikrina, ar visi išmokėtų išlaidų elementai ir atsakingos institucijos per finansinius metus gauti ir į sąskaitas įtraukti viešieji įnašai yra teisingai užfiksuoti apskaitos sistemoje ir atitinka atsakingos institucijos pildomus patvirtinamuosius apskaitos įrašus. Remdamasi šiomis ataskaitomis audito institucija visų pirma:
a)
patikrina, ar bendra tinkamų finansuoti išlaidų suma, deklaruota Komisijai pateiktame metinio likučio mokėjimo prašyme, atitinka išlaidas, nurodytas atsakingos institucijos ataskaitose, ir, jei yra skirtumų, patikrina, ar ataskaitose pateikti tinkami paaiškinimai dėl sumų sutikrinimo;
b)
patikrina, ar anuliuotos ir susigrąžintos sumos, susigrąžintinos sumos ir ataskaitinių metų pabaigoje nesusigrąžinamos sumos atitinka į atsakingos institucijos apskaitos sistemą įtrauktas sumas ir yra pagrįstos atsakingos institucijos dokumentais pagrįstais sprendimais;
c)
įsitikina, kad atsakinga institucija atliko administracinius patikrinimus ir patikrinimus vietoje pagal Reglamento (ES) Nr. 514/2014 27 straipsnį.
Patikrinimai, nurodyti a, b ir c punktuose, gali būti atliekami naudojant imtį.
4. Atlikdama sistemos ir finansinius auditus, audito institucija pakartoja kai kuriuos atsakingos institucijos atliktus administracinius patikrinimus arba patikrinimus vietoje. Audito institucija nusprendžia dėl pakartotinio audito veiklos patikrinimo masto, remdamasi pačios atliktu rizikos vertinimu.
5. Jei audito institucijos sistemos ar finansiniais auditais nustatoma esminių atsakingos institucijos valdymo ir kontrolės sistemų veiksmingo veikimų trūkumų, audito institucija:
a)
įvertina šių trūkumų finansinį poveikį ir poveikį veiklai;
b)
teikia tinkamas rekomendacijas atsakingai institucijai dėl taisomųjų ir prevencijos priemonių;
c)
stebi, kaip atsakinga institucija įgyvendina šias priemones, ir įvertina, ar vykdomas veiksmų planas, kad būtų atkurtas veiksmingas valdymo ir kontrolės sistemų veikimas.
6. Užbaigusi 1, 2 ir 3 dalyse nurodytus audito veiksmus, audito institucija nustatytus faktus pateikia skiriančiajai institucijai ir nurodo, ar, jos nuomone, atsakinga institucija tebeatitinka skyrimo kriterijus.
7. Audito institucija užtikrina, kad visą su 1, 2 ir 3 dalyse nurodytais jos audito veiksmais susijusią informaciją atsakinga institucija tinkamai praneštų Europos Komisijai.
IV SKYRIUS
BAIGIAMOJI NUOSTATA
15 straipsnis
Įsigaliojimas
Šis reglamentas įsigalioja kitą dieną po jo paskelbimo Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje.
Šis reglamentas pagal Sutartis privalomas visas ir tiesiogiai taikomas valstybėse narėse.
Priimta Briuselyje 2014 m. liepos 25 d.