ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1271/2013 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 208 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 (2) на Комисията относно рамковия Финансов регламент за органите, създадени от Общностите, се основаваше на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (3) на Съвета. Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета бе заменен от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012. Следователно е необходимо да се преразгледа Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 да бъде заменен.
(2)
Необходимо е да се вземе под внимание съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета на ЕС и Европейската комисия по въпросите на децентрализираните агенции от 19 юли 2012 г.
(3)
Някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 следва да бъдат преразгледани, за да се вземе предвид опитът, натрупан при тяхното прилагане.
(4)
С настоящия регламент следва да се установят общите принципи и основните правила, приложими за органите, създадени съгласно ДФЕС и Договора за Евратом (по-нататък наричани „органи на Съюза“), които получават средства от бюджета, и без да се засягат разпоредбите на учредителния акт. Въз основа на този регламент органите на Съюза следва да приемат свои собствени финансови правила, които не могат да се отклоняват от регламента, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
(5)
Въпреки това органите на Съюза, които са изцяло самофинансиращите се, спрямо които не се прилага настоящият регламент, следва да установят сходни правила, за да се осигури последователност, когато това е уместно. Във връзка със съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г. тези органи следва да представя на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията годишен доклад за изпълнението на своя бюджет и да вземат надлежно предвид техните искания и препоръки.
(6)
Органите на Съюза следва да определят и приложат своя бюджет в съответствие с петте основни принципа на бюджетното право (единство, точност, универсалност, специфичност и ежегодност), както и принципите на балансираност, разчетна единица, добро финансово управление и прозрачност.
(7)
Следва да се подчертае балансираният характер на финансовата вноска на Съюза. Частта от положителния бюджетен резултат на органите на Съюза, надвишаваща размера на вноската на Съюза, платена през годината, следва да бъде върната в бюджета на Съюза.
(8)
Когато учредителния акт предвижда, че приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза и че приходите от такси са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органите на Съюза следва да разполагат с възможност за пренасяне на остатъка под формата на целеви приходи.
(9)
Необходимо е да се гарантира, че таксите се определят на подходящо ниво за покриване на разходите за предоставяне на услуги и за избягване на значителни излишъци.
(10)
Делегирането на задачи по изпълнението на бюджета на органите на Съюза трябва да бъде надлежно обосновано от характеристиките на задачите и специфичните познания на органа на Съюза, като същевременно се гарантира добро финансово управление и ефективност на разходите. Делегираните задачи следва да бъдат съвместими с учредителния акт.
(11)
Органите на Съюза следва да могат да получават ad hoc безвъзмездни средства само ако това е изрично предвидено в съответните основни актове, както и в учредителния акт.
(12)
Съгласно член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 органът на Съюз орган трябва да участва в съпоставителна оценка с други институции и органи на Съюза.
(13)
Необходимо е да се установят правила за плана за действие за последващи действия във връзка със заключенията от цялостните периодични оценки, с цел да се осигури ефективното им прилагане.
(14)
С цел да се осигури съгласувано програмиране, органът на Съюз следва да изготви документ, съдържащ годишно и многогодишно програмиране, в което се вземат под внимание насоките на Комисията.
(15)
Органът на Съюза следва да адаптира графика за годишното и многогодишното програмиране с бюджетната процедура, за да се гарантира неговата ефективност и съгласуваността на всички програмни документи.
(16)
Необходимо е да се изясни сегашната архитектура на вътрешния одит и функциите за вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органа на Съюза следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одити, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Необходимо е да се предвидят правила за създаването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(17)
Задълженията за докладване следва да бъдат опростени. Органите на Съюза следва да представят консолидиран годишен отчет за дейността, който включва подробни данни за прилагането на тяхната работна програма, бюджет, план за политиката относно персонала, тяхното управление и системи за вътрешен контрол.
(18)
С цел да се подобри ефективността от гледна точка на разходите на органите на Съюза, е необходимо да се предвиди възможност за споделяне на услуги или тяхното прехвърляне към друг орган на Съюза или към Комисията. По-специално ефективността на разходите може да се подобри, като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза.
(19)
Съгласно предвиденото в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 възможността да разделят многогодишни задължения под формата на годишни вноски следва да бъде разрешена само ако това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
(20)
С цел хармонизиране на разпоредбите относно целевите приходи с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвидят правила за диференциране на целевите приходи (вътрешни и външни) и за тяхното пренасяне.
(21)
С цел хармонизиране на правилата за третиране на лихвите, получени от вноската на Съюза в орган на Съюза, с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвиди, че не се дължи лихвата на бюджета.
(22)
Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 предвижда възможност в специфични случаи за вписване на правно задължение преди бюджетно задължение. Органите на Съюза следва да имат тази възможност.
(23)
С цел да се гарантира съгласуваност между Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 и Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, някои разпоредби за обществените поръчки и за безвъзмездните средства не трябва да бъдат разрешени. Прилагането на единен набор от норми гарантира опростяване на дейността на органа на Съюза и позволява използването на насоките и моделите, изготвени от Комисията.
(24)
Следва да се въведе възможността за присъждане на награди от орган на Съюза, за да се приведат в съответствие разпоредбите на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
(25)
Да се идентифицира и да се управляват правилно рискът от фактически или предполагаеми конфликти на интереси, органите на Съюза следва да приемат правила за предотвратяване и управление на конфликта на интереси. Такива правила следва да вземат предвид разработените от Комисията насоки след съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г.
(26)
Разпоредбите относно политиката за сградния фонд, включително въвеждането на възможността и условията, позволяващи на органите на Съюза да сключват заеми, следва да бъдат приведени в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, за да се гарантира съгласувано прилагане на нововъведените правила от всички органи и институции на Съюза.
(27)
Необходимо е да се предвидят преходни разпоредби за програмирането и докладването, като се има предвид, че Комисията се нуждае от време за разработването на подходящи насоки в сътрудничество с органите на Съюза.
(28)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите на Съюза до 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ДЯЛ I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните финансови правила, въз основа на които органите на Съюза трябва да приемат собствени финансови правила. Финансовите правила на органите на Съюза не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„учредителен акт“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа на Съюза,
-
„бюджет на органа на Съюза“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза,
-
„орган на Съюза“ означава всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012,
-
„управителен съвет“ означава главният вътрешен орган на органа на Съюза, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния акт,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа на Съюза като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния акт,
-
„изпълнителния съвет“ означава вътрешният орган на органа на Съюза, който подпомага управителния съвет и чиито отговорности и процедурен правилник са посочени в учредителния акт.
Член 3
Срокове, дати и крайни срокове
Освен ако не е предвидено друго, Регламент (ЕИО, Евратом) № 1182/71 на Съвета (4) се прилага за крайните срокове, определени с настоящия регламент.
Член 4
Защита на личните данни
Настоящият регламент не засяга изискванията на Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (6).
Член 5
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 6
Обхват на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се състои от:
а)
собствени приходи, които представляват всички такси, които органът на Съюза има право да събира по силата на възложените му задачи, както и всички останали приходи;
б)
приходи от евентуални финансови вноски на държавите членки, които са домакини на съответните органи;
в)
вноска, предоставена от Съюза;
г)
целеви приходи за финансиране на определени разходи в съответствие с член 23, параграф 1;
д)
разходите на органа на Съюза, включително административните разходи.
2. Приходите, състоящи се от такси и вноски, се заделят само в изключителни и надлежно обосновани случаи, предвидени в учредителния акт.
3. Когато един или няколко учредителни актове предвиждат, че ясно определени задачи се финансират отделно, или когато органът на Съюза изпълнява задачи, възложени му по силата на споразумение за възлагане, той води отделно счетоводство за приходните и за разходните операции. Органът на Съюз ясно посочва всяка група задачи в своето планиране на човешките ресурси, включено в документа за годишно и многогодишно програмиране, посочен в член 32.
Член 7
Ad hoc безвъзмездни средства
1. Органите на Съюза не могат да получават ad hoc безвъзмездни средства от бюджета, освен ако не е разрешено в учредителния акт и изрично предвидено в основния акт.
2. Когато органът на Съюза е бил упълномощен да получава ad hoc безвъзмездни средства, задачите, финансирани от тези безвъзмездни средства, са включени в годишната работна програма, посочена в член 32, параграф 3.
Член 8
Споразумения за възлагане
1. Комисията не възлага задачи по изпълнението на бюджета на органа на Съюза с изключение на случаите, когато това е надлежно обосновано от специфичния характер на дейността и специфичния опит на органа на Съюза.
2. При избора на орган на Съюза се отчетат надлежно:
а)
разходната ефективност при възлагането на задачи;
б)
въздействието върху структурата на управление на органа и върху неговите финансови и човешки ресурси.
3. Когато по изключение Комисията възлага задачи на органа на Съюза:
а)
член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 се прилага за органа на Съюза по отношение на средства, отпуснати за тези задачи, а членове 108 и 109 от настоящия регламент не се прилагат;
б)
възложените задачи се посочват в годишната работна програма на органа на Съюза, посочена в член 32, параграф 3, само за информационни цели.
4. Без да се засяга параграф 2, разпоредителят с бюджетни кредити се консултира с управителния съвет преди подписването на споразумението за възлагане.
Член 9
Специални правила относно принципите на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват, само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа на Съюза.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа на Съюза.
3. В бюджета на органа на Съюза могат да се записват бюджетни кредити, само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа на Съюза, не се дължат на органа на Съюза.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 10
Определение
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
Член 11
Вид бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа на Съюза съдържа едногодишни бюджетни кредити и когато това е оправдано от оперативните нужди, многогодишни бюджетни кредити. Многогодишни бюджетни кредити се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
Член 12
Счетоводни правила за приходите и бюджетните кредити
1. Приходите на органа на Съюза, посочени в член 6, се вписват в счетоводните сметки за финансовата година на основата на сумите, събрани през тази финансова година.
2. Приходите на органа на Съюза водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.
3. Разрешените за дадена финансова година бюджетни кредити се използват единствено за покриване на разходи, поети като задължение и платени през тази финансова година, както и за покриване на дължими суми по поети през предходни финансови години задължения.
4. Бюджетните задължения се записват в сметките въз основа на поетите до 31 декември правни задължения.
5. Плащанията се записват в сметките за определена финансова година въз основа на плащанията, извършени от счетоводителя до 31 декември същата година.
Член 13
Поемане на задължение за бюджетни кредити
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, могат да бъдат поети като задължение, считано от 1 януари, след като бюджетът на органа на Съюза бъде окончателно приет.
Член 14
Анулиране и пренос на бюджетни кредити
1. Бюджетните кредити, които са останали неизползвани в края на финансовата година, за която са били записани, се анулират. Въпреки това те могат да бъдат пренесени, но само за следващата финансова година, с решение, взето до 15 февруари от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, в съответствие с параграфи 3 и 4, или могат да бъдат пренесени по право в съответствие с параграф 5.
2. Бюджетните кредити, свързани с разходи за персонала, не могат да се пренасят.
3. Многогодишни бюджетни кредити за поети задължения, както и едногодишни бюджетни кредити, за които все още не е поето задължение в края на финансовата година, могат да се пренасят, когато се отнасят до:
а)
суми, съответстващи на бюджетни кредити за поети задължения;
б)
суми, съответстващи на едногодишни бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, за които повечето от подготвителните етапи на процедурата по поемането на задължения са завършени към 31 декември. Подготвителният етап на процедурата по поемането на задължения се определя в Правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки орган на Съюза.
Задължения за тези суми могат да бъдат поети до 31 март следващата година или до 31 декември следващата година за суми, свързани с проекти за недвижими имоти.
4. Бюджетни кредити за плащания могат да се пренасят по отношение на суми, необходими за покриване на съществуващи задължения или на задължения, свързани с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити за плащания са недостатъчни за покриване на нуждите.
Органът на Съюза усвоява първо бюджетните кредити, разрешени за текущата финансова година, и не може да усвоява пренесени бюджетни кредити, докато първите не бъдат изчерпани.
5. Едногодишни бюджетни кредити, които отговарят на надлежно договорени задължения в края на финансовата година, се пренасят по право само за следващата финансова година.
6. Пренесените бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година N + 1, автоматично се анулират и се посочват в счетоводните отчети.
Член 15
Правила за пренос на целеви приходи
Преносът на целевите приходи, посочени в член 23, и на неизползваните и налични към 31 декември бюджетни кредити, които произтичат от такива приходи, се извършва в съответствие със следните правила:
а)
външните целеви приходи се пренасят по право и се усвояват изцяло, докато бъдат извършени всички операции във връзка с програмата или действието, за които са предназначени; външни целеви приходи, получени през последната година от програмата или дейността, могат да се използват през първата година от следващата програма или дейност;
б)
вътрешните целеви приходи се пренасят само за една година, с изключение на вътрешните целеви приходи, определени в член 23, параграф 3, буква е), които се пренасят по право.
Най-късно до 1 юни на година N + 1 органът на Съюза информира Комисията за изпълнението на пренесените целеви приходи.
Член 16
Отмяна на бюджетни кредити
Когато се отменят бюджетни кредити през финансова година след тази, за която тези кредити са били записани в бюджета на органа на Съюза, в резултат на цялостно или частично неизпълнение на дейностите, за които са били заделени, съответните бюджетни кредити се анулират.
Член 17
Поети задължения
1. От 15 октомври на всяка година задължения за обичайните административни разходи може да се поемат авансово по бюджетните кредити, предвидени за следващата финансова година. Тези задължения обаче не надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити, определени с решение на управителния съвет, по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не може да се прилагат за нови разходи от естество, което все още не е принципно одобрено с последния надлежно приет бюджет на органа на Съюза.
2. Разходите, които се плащат авансово, например наемите, могат да породят плащания от 1 декември нататък, които са за сметка на бюджетните кредити за следващата финансова година. В такъв случай ограничението, посочено в параграф 1, не се прилага.
Член 18
Приложими правила в случай на късно приемане на бюджета на органа на Съюза
1. Ако бюджетът на органа на Съюза не е окончателно приет в началото на финансовата година, се прилагат правилата, установени в параграфи 2-6.
2. Задълженията може да се поемат и плащанията може да се извършват в границите, посочени в параграф 3.
3. Задълженията може да се поемат по глави до максимален размер от една четвърт от общия размер на разрешените бюджетни кредити в съответната глава за предходната финансова година плюс една дванадесета за всеки изтекъл месец.
Ограничението за бюджетните кредити, предвидено в предварителния разчет за приходите и разходите, не може да бъде надхвърляно.
Плащанията може да се извършват по глави с месечна периодичност до максимален размер от една дванадесета от разрешените по съответната глава бюджетни кредити за предходната финансова година. Тази сума обаче не надвишава една дванадесета от бюджетните кредити, предвидени в същата глава в предварителния разчет за приходите и разходите.
4. Разрешените бюджетни кредити по съответната глава от предходната финансова година, посочени в параграфи 2 и 3, представляват бюджетните кредити, приети чрез гласуване по бюджета на органа на Съюза, включително чрез коригиращи бюджети, и след коригиране с оглед на направените през въпросната финансова година трансфери.
5. По искане на директора, в случай че съображения за непрекъснатост на дейностите на органа на Съюза и нуждите на управлението го налагат, управителния съвет може да разреши да бъдат извършени разходи, които надвишават една временна сума от една дванадесета, но не надхвърлят общия размер на четири временни суми от една дванадесета, освен в надлежно обосновани случаи, както за поемане на задължения, така и за плащания в допълнение на автоматично предоставените суми от една дванадесета в съответствие с параграфи 2 и 3.
Допълнителните суми от една дванадесета се разрешават в цялост и са неделими.
6. В случай че за дадена глава разрешаването на четири временни суми от една дванадесета, предоставени съгласно параграф 5, е недостатъчно за покриване на разходите, необходими, за да се избегне прекъсване на дейността на органа на Съюза в област, уредена от въпросната глава, по изключение може да се даде разрешение за надвишаване на размера на бюджетните кредити, записани в съответната глава от бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година. Управителният съвет действа в съответствие с процедурите, предвидени в параграф 5. Въпреки това общият размер на наличните бюджетни кредити в бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година или в предложения проектобюджет на органа на Съюза не може при никакви обстоятелства да бъде надвишен.
ГЛАВА 3
Принцип на балансираност
Член 19
Определение и обхват
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетните кредити за поети задължения не могат да надхвърлят размера на вноската от Съюза, увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 6.
3. За органи, за които приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза, таксите следва да се определят на такова равнище, че да се избегне значително натрупване на излишък. Когато значителен положителен или отрицателен бюджетен резултат по смисъла на член 97 стане постоянен, размерът на таксите и вноските трябва да бъде преразгледан.
4. Органът на Съюза не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа на Съюза.
5. Вноската на Съюза за органа на Съюза представлява за бюджета на органа на Съюза изравнителна вноска и може да се раздели на няколко плащания.
6. Органът на Съюза извършва строго управление на паричните средства, като отчита надлежно целевите приходи, за да гарантира, че наличните средства са ограничени до надлежно обоснованите нужди. Със своите заявки за плащания органът предоставя подробни и актуализирани прогнози за реалните си нужди от парични средства през цялата година, включително информация за целевите приходи.
Член 20
Бюджетен резултат от финансовата година
1. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е положителен, той се възстановява на Комисията до размера на вноската, платена през годината. Частта от бюджетния резултат, надвишаваща размера на финансовата вноска на Съюза, изплатена през годината, се записва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като приход.
Първа алинея се прилага също и когато приходите на органа на Съюза се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската на Съюза.
Разликата между вноската, вписана в бюджета, и действително изплатената вноска за органа на Съюза, се анулира.
Органът на Съюза представя, не по-късно от 31 януари на съответната година N, разчет на бюджетния резултат от година N - 1, който трябва да се върне в бюджета по-късно през година N, за да се допълни вече наличната информация за бюджетния резултат за година N - 2. Тази информация се взима надлежно под внимание от Комисията при оценяването на финансовите нужди на органа на Съюза за година N + 1.
2. В изключителни случаи, когато учредителният акт предвижда, че приходите от такси и вноски са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органът на Съюз може да пренесе остатъка от таксите и вноските като целеви приходи за дейностите, свързани с предоставянето на услугите, за които са дължат тези такси.
3. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е отрицателен, той се вписва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания или, когато това е подходящо, се прихваща от положителния бюджетен резултат на органа на Съюза през следващите финансови години.
4. Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета на органа на Съюза по време на бюджетната процедура чрез писмо за внасяне на корекции, посочено в член 39 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или, когато изпълнението на бюджета на орган на Съюза е започнало, чрез коригиращ бюджет.
ГЛАВА 4
Принцип на разчетна единица
Член 21
Използване на еврото
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на касата, счетоводителят и, в случай на сметки за авансови средства, и администраторите на авансови средства имат право да извършват операции в други валути, както е установено във финансовите правила на всеки орган на Съюза.
ГЛАВА 5
Принцип на универсалност
Член 22
Определение и обхват
Без да се засяга член 23, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Без да се засяга член 25, всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции.
Член 23
Целеви приходи
1. Външните целеви приходи и вътрешните целеви приходи се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
2. Външните целеви приходи представляват:
а)
финансовите вноски за органите на Съюза от държавите членки и трети държави, включително и в двата случая техните държавни агенции, субекти или физически лица, за определени дейности, доколкото това е предвидено в споразумението, сключено между органа на Съюза и държавите членки, съответните трети държави или държавни агенции, субекти или физически лица;
б)
приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
в)
финансовите участия, които не са обхванати в буква а), за дейностите на органите на Съюза, идващи от трети държави или от различни организации извън Съюза;
-
приходи от ad hoc безвъзмездни средства, посочени в член 7,
-
приходи от споразуменията за възлагане, посочена в член 8;
г)
вътрешните целеви приходи, посочени в параграф 3, доколкото са с допълнителен характер спрямо другите приходи, посочени в букви а)-в) от настоящия параграф;
д)
приходите от такси и вноски, посочени в член 6, параграф 2.
3. Вътрешни целеви приходи представляват:
а)
приходи от трети страни във връзка със стоки, услуги или работа, извършена по тяхно искане, с изключение на таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а);
б)
постъпленията от продажба на моторни превозни средства, оборудване, съоръжения, материали и научна и техническа апаратура, които се подменят или бракуват, когато балансовата стойност е напълно амортизирана;
в)
приходите, които възникват от възстановяване, в съответствие с член 62, на недължимо платени суми;
г)
постъпленията от доставки на стоки, услуги и строителни работи за институциите на Съюза или други органи на Съюза;
д)
получените застрахователни обезщетения;
е)
приходите от наеми;
ж)
приходите от продажба на публикации и филми, включително такива на електронен носител;
з)
приходите, които възникват от последващото възстановяване на данъци съгласно член 25, параграф 3, буква б).
4. Без да се засяга член 23, параграф 2, буква д), съответният учредителен акт може също да предвижда разпределяне на приходите за специфични разходи. Освен когато е посочено друго в съответния учредителен акт, тези приходи представляват вътрешни целеви приходи.
5. Всички приходни позиции по смисъла на параграф 2, букви а), б) и в) и параграф 3, букви а) и г) трябва да покриват всички преки и косвени разходи, направени за въпросната дейност или цел.
6. В бюджета на органа на Съюза се включват редове за отразяване на външните целеви приходи и на вътрешните целеви приходи, а когато е възможно, се посочва и размерът.
Целевите приходи могат да се включват в разчета за приходите и разходите само за сумите, които са сигурни към датата на съставяне на разчета.
Член 24
Безвъзмездни сделки
1. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа на Съюза, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
2. Приемането на дарения, при които може да има финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не вземат решение в този срок, безвъзмездната сделка се счита за приета.
Член 25
Правила относно приспаданията и корекциите на обменните курсове
1. Следните приспадания може да се направят от заявки за плащане, които впоследствие се предават за плащане на нетната сума:
а)
санкции, наложени върху страни по договори за възлагане на обществена поръчка или бенефициери;
б)
отбиви, възстановени суми и рабати по отделни фактури и отчети за разходи;
в)
корекции за недължимо платени суми.
Корекциите, посочени в първа алинея, буква в), може да се извършват чрез пряко приспадане срещу ново междинно плащане или плащане на остатъка на същия получател по главата, статията и финансовата година, за които е извършено плащане, надвишаващо дължимото.
Счетоводните правила на Съюза се прилагат по отношение на приспаданията, посочени в първа алинея, буква в).
2. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от държавите членки по силата на Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, е за сметка на бюджета на органа на Съюза, след като от нея бъде приспаднат данъкът, при условие че той се прилага за органа на Съюза.
3. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от трети държави въз основа на съответните спогодби, може да бъде за сметка на бюджета на органа на Съюза, за всяко от следните:
а)
след като от нея бъде приспаднат данъкът;
б)
за стойността с включен данък. В този случай впоследствие възстановените данъци се третират като вътрешен целеви приход.
4. Всички национални данъци, които временно се поемат от органа на Съюза по силата на параграфи 2 и 3, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответната държава.
5. Всички отрицателни бюджетни резултати се записват в бюджета на органа на Съюза като разход.
6. За курсови разлики, възникнали при изпълнение на бюджета на органа на Съюза, може да се внасят корекции. Окончателната печалба или загуба се включва в бюджетния резултат за финансовата година.
ГЛАВА 6
Принцип на специфичност
Член 26
Общи разпоредби
Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели по дялове и глави. Главите допълнително се подразделят на статии и позиции.
Член 27
Трансфери
1. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити:
а)
от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът;
б)
от една глава в друга и от една статия в друга - без ограничение.
2. Над границата, посочена в параграф 1, директорът може да предложи на управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителния съвет прехвърля бюджетни кредити от един дял към друг. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет разполагат с три седмици, за да се противопоставят на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
3. Предложенията за трансфери и трансферите, извършени в съответствие с параграфи 1 и 2, се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, посочващи изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година както за бюджетните редове, които ще бъдат кредитирани, така и за тези, от които бюджетните кредити се теглят.
4. Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички извършени трансфери. Директорът информира Европейския парламент и Съвета за всички трансфери, извършени съгласно параграф 2.
Член 28
Специфични правила за трансферите
1. Трансфери на бюджетни кредити може да се извършват само към редове на бюджета на органа на Съюза, за които в бюджета са разрешени бюджетни кредити или има символично записване „pro memoria“.
2. Трансфери на бюджетни кредити, които съответстват на целеви приходи, може да се извършват само ако тези приходи се използват за целите, за които са предназначени.
ГЛАВА 7
Принцип на добро финансово управление
Член 29
Принципи на икономичност, ефикасност и ефективност/принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа на Съюза за осъществяване на нейните дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. Органът на Съюз трябва да направи сравнителен анализ, посочен в член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Сравнителният анализ следва да включва:
-
преглед на ефективността на хоризонталните служби на органа на Съюза,
-
анализ на ползите и разходите от споделянето на службите или прехвърлянето им изцяло на друг орган на Съюза или на Комисията.
При извършване на сравнителния анализ, посочен в първа и втора алинея, органът на Съюза взема необходимите мерки, за да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
4. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа на Съюза, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението за всяка дейност и директорът предоставя информацията на управителния съвет. Тази информация се предоставя ежегодно и най-късно в документите, приложени към проектобюджета на органа на Съюза.
5. С цел да се усъвършенства механизмът на вземане на решения, органите на Съюза провеждат както предварителни, така и последващи оценки съобразно насоките, предоставени от Комисията. Тези оценки се прилагат за всички програми и дейности, при които има значителни разходи, като резултатите от оценките се представят на управителния съвет.
6. Директорът подготвя план за действие за последващи действия по отношение на заключенията от оценките, посочени в параграф 5, и докладва за постигнатия напредък два пъти годишно на Комисията и редовно пред управителния съвет.
7. Управителният съвет упражнява контрол над прилагането на плана за действие, посочен в параграф 6.
Член 30
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа на Съюза се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа на Съюза вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
спазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, като се взема предвид многогодишният характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективният вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално следното:
а)
разделение на задачите;
б)
подходяща стратегия за контрол и управление на риска, включваща контрол на ниво получател;
в)
предотвратяване на конфликти на интереси;
г)
адекватни одитни следи и пълнота на данните в системите за данни;
д)
процедури за наблюдение на работата и проследяване на установените слабости и изключения във вътрешния контрол;
е)
периодична оценка на доброто функциониране на системата за вътрешен контрол.
4. Ефикасният вътрешен контрол се основава на следните елементи:
а)
прилагане на подходяща стратегия за контрол и управление на риска, съгласувана между съответните участници във веригата за контрол;
б)
достъпност на резултатите от извършения контрол за всички съответни участници във веригата за контрол;
в)
опиране, когато това е целесъобразно, на независимите одиторски становища, при условие че качеството на свързаните дейности е съответстващо и приемливо и че те са извършени в съответствие с договорените стандарти;
г)
навременно прилагане на корективни мерки, включително, при необходимост, санкции с възпиращ ефект;
д)
елиминиране на многократния контрол;
е)
подобряване на съотношението между разходите и ползите от контрола.
ГЛАВА 8
Принцип на прозрачност
Член 31
Публикуване на отчетите, бюджетите и докладите
1. Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Обобщение на бюджета на органа на Съюза и всеки коригиращ бюджет на органа на Съюза, както са окончателно приети, се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз в рамките на три месеца от тяхното приемане.
Обобщението показва петте основни приходни бюджетни реда, петте основни разходни бюджетни реда за административния и оперативния бюджет на органа на Съюза, щатното разписание и прогноза за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти. То показва и цифрите за предходната година.
3. Бюджетът на органа на Съюза, включващ щатното разписание и коригиращите бюджети на органа на Съюза, съгласно окончателното им приемане, както и приблизителна оценка за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти, се предава за информация на Европейския парламент и Съвета, на Сметната палата и Комисията и се публикува на интернет сайта на съответния орган на Съюза в срок от четири седмици след тяхното приемане.
4. Органът на Съюза предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за бенефициерите на средства, получени от бюджета на органа на Съюза, включително експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 89, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията (7) вследствие на стандартното представяне. Публикуваната информация е лесно достъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета на органа на Съюза
Член 32
Годишно и многогодишно програмиране
1. Органът на Съюза изготвя програмен документ, съдържащ многогодишно и годишно планиране, като взема под внимание насоките, определени от Комисията.
2. Многогодишната програма определя:
-
цялостното стратегическо програмиране, включително целите, очакваните резултати и показателите за постигнатите резултати,
-
ресурсно програмиране, включващо многогодишен бюджет и персонал.
Ресурсното програмиране включва количествена и качествена информация за човешките ресурси и бюджетните въпроси за целите на докладването, по-специално:
-
за години N - 1 и n информация за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица, както и на командированите национални експерти,
-
за година N - 1 оценка за бюджетните операции по смисъла на член 97 и информация за вноската в натура, предоставена от държавата членка, домакин на органа на Съюза,
-
за година N + 1 прогноза за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица,
-
за следващите години индикативно ресурсно програмиране на бюджета и персонала.
Комисията изпраща до органа на Съюза становището на съответните си служби по проекта на програмиране на човешките ресурси.
Ако органът на Съюза не вземе изцяло предвид становището на службите на Комисията, той представя на Комисията необходимите обяснения.
Планирането на ресурсите се актуализира ежегодно. Стратегическото програмиране се актуализира при необходимост, и по-специално за приемане на мерки във връзка с резултатите от цялостните оценки, посочени в учредителния акт.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза съдържа подробни цели и очаквани резултати, включително показатели за постигнатите резултати. Тя съдържа също така описание на дейностите, които ще се финансират, и размера на финансовите и човешките ресурси, разпределени за всяка дейност. Годишната работна програма е съгласувана с многогодишната работна програма, посочена в параграф 1.
В нея ясно се посочва кои задачи на органа на Съюза са добавени, променени или отменени в сравнение с предходната финансова година.
4. Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в годишната работна програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа на Съюза.
Член 33
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът се съставя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт.
2. Органът на Съюза изпраща на Комисията предварителна прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на тези прогнози, не по-късно от 31 януари всяка година.
3. В съответствие с член 37 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 всяка година органът на Съюза изпраща на Комисията, Европейския парламент и на Съвета прогноза за своите приходи и разходи, както е определено в учредителния акт.
4. Прогнозата за приходите и разходите на органа на Съюза включва:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочните длъжности, одобрено в рамките на бюджетните кредити, по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности. Резултатите от оценката се разглеждат и използват като доказателство за вероятните предимства на увеличение или намаление на предложения бюджет на органа на Съюза в сравнение с бюджета му за година N.
5. Органът на Съюза изпраща на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета проекта на програмен документ, посочен в член 32, не по-късно от 31 януари всяка година, както и всякакви по-нови актуализирани версии на този документ.
6. Като част от процедурата по приемане на бюджета, Комисията изпраща прогнозния разчет на органа на Съюза на Европейския парламент и на Съвета и предлага размера на вноската за органа на Съюза и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа. Комисията предоставя проекта за щатно разписание на органите на Съюза и прогноза за броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които се предлагат бюджетни кредити, веднага след като Комисията определи проектобюджета.
7. Европейският парламент и Съветът приемат щатното разписание на органа на Съюза и всички последващи изменения по него в съответствие с член 38, параграф 1. Щатното разписание се публикува в приложение към раздел III - „Комисия“ - на бюджета.
8. Бюджетът на орган на Съюза и щатното разписание, заедно с програмния документ, посочен в член 32, се приема от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на бюджета, в който се определя размерът на вноската и щатното разписание, като при необходимост бюджетът на органа на Съюза и щатното разписание съответно се коригират.
9. Когато Комисията възлага нови задачи на органа на Съюза, без да се засягат законодателните процедури за изменение на учредителния акт, тя представя на Европейския парламент и Съвета необходимите сведения, за да се оцени въздействието на новите задачи върху ресурсите на органа на Съюза, с цел да се преразгледа, при необходимост, неговото финансиране.
Член 34
Коригиращи бюджети
Всяко изменение в бюджета на органа на Съюза, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет, приет съгласно същата процедурата както и първоначалния бюджет на органа на Съюза, в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета на органа на Съюза
Член 35
Устройство на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза се състои от приходна и разходна част.
Член 36
Бюджетна номенклатура
Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на органа на Съюза, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от съответния орган на Съюза и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.
Член 37
Представяне на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза съдържа:
1.
В приходната част:
а)
прогнозните приходи на органа на Съюза за съответната финансова година („година N“);
б)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година N - 2;
в)
съответни бележки към всеки ред приходи.
2.
В разходната част:
а)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината N;
б)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година N - 2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа на Съюза за годината N;
в)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
г)
съответни бележки към всеки подраздел.
Член 38
Правила за щатното разписание на персонала
1. В посоченото в член 33 щатно разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Това представлява абсолютно ограничение за съответния орган на Съюза. Не може да се извършват назначения, с които се надхвърля установеното ограничение.
Въпреки това, с изключение на степени AD 16, AD 15, AD 14 и AD 13, управителният съвет може да изменя щатното разписание в рамките до 10 % от разрешените длъжности при следните условия:
а)
да не се отразява на размера на бюджетните кредити за персонала, които съответстват на пълната финансова година;
б)
да не се надхвърля ограничението за общия брой на длъжностите, разрешени в щатното разписание;
в)
органът на Съюза да е участвал в съпоставителна оценка с други органи на Съюза, инициирана в рамките на процедурата по аналитичен преглед на персонала на Комисията.
2. Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея работата на непълно работно време, разрешена от органа по назначаването в съответствие с Правилника за длъжностните лица, може да се компенсира с други назначения. Когато член на персонала поиска оттегляне на разрешението преди изтичане на дадения срок, органът на Съюза взема във възможно най-кратък срок подходящи мерки за спазване на ограничението по параграф 1, втора алинея, буква б).
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА НА ОРГАНА НА СЪЮЗА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 39
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Той изпълнява приходите и разходите на бюджета в съответствие с финансовите правила на органа на Съюза и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити.
2. Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът на Съюза участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите по предотвратяване на измамите.
Член 40
Делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета
1. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа на Съюза, подчинени на Правилника за длъжностните лица, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа на Съюза, приети от управителния съвет. Така оправомощените лица могат да действат единствено в границите на изрично предоставените им правомощия.
2. Оправомощените лица могат на свой ред вторично да делегират предоставените им правомощия съгласно правилата за прилагането на настоящия регламент съгласно член 114. Всеки акт на вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.
Член 41
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа на Съюза.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до компетентния орган, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Компетентният орган предприема по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
3. Посочения в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния служител. Ако този служител е директорът, компетентният орган е управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет.
4. Органът на Съюза приеме правила за предотвратяване и управление на конфликти на интереси.
Член 42
Метод на изпълнение на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
ГЛАВА 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Член 43
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 44
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципа на добро финансово управление и следи за спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
2. За целите на параграф 1 разпоредителят с бюджетни кредити, в съответствие с минималните стандарти, които са приети от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, въз основа на еквивалентни стандарти, определени от Комисията за нейните собствени служби, и като отчита надлежно рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на функциите на разпоредител с бюджетни кредити.
Създаването на тази структура и на тези системи се основава на пълен анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Разпоредителят с бюджетни кредити може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
3. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходите и разрешават плащанията, както и извършват подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
4. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и издаване на нарежданията за събиране. Това включва отказ от установени вземания по целесъобразност.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на органа на Съюза. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 45
Предварителни проверки
1. Всяка операция, посочена в член 44, се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа на Съюза от разпоредителите с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от разпоредителя с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация. Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 29.
За целта на проверките група от подобни отделни операции, свързани с обичайните разходи за заплати, пенсии, възстановяване на направени по време на мисии разходи и на медицински разходи, могат да се разглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити като една операция.
5. Проверката за дадена операция се извършва от служители, различни от тези, които са инициирали операцията. Служителите, извършващи проверката, не може да са подчинени на служителите, инициирали операцията.
Член 46
Последващи проверки
1. Разпоредителят с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
2. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали операциите, финансирани от бюджета на органа на Съюза, са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в член 45, параграф 4.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Разпоредителят с бюджетни кредити предприема мерки за справяне с тези проблеми.
Анализът на риска, посочен в параграф 1, се преразглежда в светлината на резултатите от проверките, както и друга подходяща информация.
В случай на многогодишни програми разпоредителят с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
3. Предварителният контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за последващия контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Когато разпоредителят с бюджетни кредити извършва финансови одити на бенефициери под формата на последващ контрол, съответните правила за извършване на одит са ясни, последователни и прозрачни и зачитат както правата на органа на Съюза, така и тези на одитираните лица.
4. Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, посочени в параграф 3, притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от съответния орган на Съюза, на основата на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.
Член 47
Консолидиран годишен отчет за дейността
1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва на управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на консолидиран годишен отчет за дейността, които съдържа:
а)
информация за:
-
изпълнението на годишната работна програма, използването на бюджета и човешките ресурси на органа на Съюза, посочени в член 38,
-
системите за управление и вътрешен контрол, включително обобщение на броя и вида на одитите, проведени от вътрешния одитор, структурите за вътрешен одит, отправените препоръки и действията, предприети по тези препоръки и по препоръките от предходни години, както е посочено в членове 82 и 83,
-
всички забележки на Сметната палата и н действията, предприети във връзка с тези забележки,
-
отчетите и доклада за бюджетното и финансовото управление, без да се засягат членове 92, 96 и 97;
б)
декларация на разпоредителя с бюджетни кредити, в която се посочва дали той има достатъчна увереност (освен ако не е указано друго в някоя от резервите, свързани с определени части за приходите и разходите), че:
-
информацията в отчета дава вярна и точна представа,
-
ресурсите, предназначени за описаните в отчета дейности, са използвани по предназначение и в съответствие с принципа на добро финансово управление,
-
въведените процедури за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции.
В консолидирания годишен отчет за дейността се посочват резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол, в това число цялостна оценка на разходите, свързани с контрола, и ползите от него.
Консолидираният годишен отчет се представя на управителния съвет за оценка.
2. Не по-късно от 1 юли всяка година консолидираният годишен отчет за дейността заедно с неговата оценка се изпраща от управителния съвет на Сметната палата, на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета.
3. Допълнителни изисквания за докладване могат да бъдат посочени в учредителния акт в надлежно обосновани случаи, по-специално когато това се налага от естеството на съответната област, в която органът работи.
Член 48
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 54, параграф 5, както и управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа на Съюза, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза.
Член 49
Делегиране на изпълнението на бюджета
При делегиране или вторично делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета в съответствие с член 40 към оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 44, параграфи 1, 2 и 3.
Раздел 3
Счетоводител
Член 50
Правомощия и функции на счетоводителя
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, който е напълно независим при изпълнение на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа на Съюза за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с дял IХ;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял IХ;
г)
изпълнението в съответствие с дял IХ на счетоводните правила и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
е)
управлението на касата.
2. Два или повече органа на Съюза могат да назначат един и същ счетоводител.
Органът на Съюза може също да се уговори с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа на Съюза.
Органът на Съюза може също да възложи на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза, като вземе под внимание анализа на разходите и ползите по член 29.
В случаите, посочени в тази алинея, трябва да се направят необходимите договорености, с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа на Съюза и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че счетоводителят е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна картина на финансовото състояние на органа на Съюза.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Разпоредителят с бюджетни кредити изпраща цялата информация, необходима на счетоводителя за изпълнение на неговите задължения.
Разпоредителите с бюджетни кредити остават изцяло отговорни за правилното използване на средствата, които управляват, за законосъобразността и редовността на разходите под техен контрол и за изчерпателността и точността на изпратената на счетоводителя информация.
5. Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
6. При условията на параграф 7 на настоящия член и на член 51 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
7. При изпълнението на своите задължения счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени, обхванати от Правилника за длъжностните лица, когато това е наложително за изпълнението на неговите задължения.
8. Актът за делегиране установява възложените на оправомощените служители задачи, както и техните права и задължения.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 51
Сметки за авансови средства
Когато е необходимо за плащането на дребни суми и за събирането на други приходи, посочени в член 6, могат да се открият сметки за авансови средства. Сметките за авансови средства се захранват от счетоводителя и се поставят под отговорността на администраторите на авансови средства, назначени от него.
Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не надхвърля 60 000 EUR и се определя от съответния орган на Съюза за всеки разход или приход. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо, посочена в член 74, параграф 1, чекове или други платежни средства, в съответствие с указанията, определени от счетоводителя.
ГЛАВА 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 52
Оттегляне на делегиране и временно прекратяване на правомощия, делегирани на финансовите участници
1. Оправомощаването и вторичното оправомощаване на разпоредителите с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат оттегляни временно или окончателно от органа, който ги е назначил. Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.
2. Счетоводителят или администраторът на авансови средства може по всяко време да бъде отстранен временно или окончателно от длъжност от управителния съвет. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
3. Параграфи 1 и 2 не засягат дисциплинарните мерки, взети по отношение на финансовите участници, посочени в тези параграфи.
Член 53
Отговорност на финансовите участници за незаконна дейност, измама или корупция
1. Членове 52-56 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници, посочени в член 52, съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна отговорност и дължи обезщетение, както е указано в Правилника за длъжностните лица, без да се засягат членове 54, 55 и 56. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на Европейската служба за борба с измамите.
Раздел 2
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
Член 54
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно предвиденото в Правилника за длъжностните лица.
2. Имуществената отговорност възниква по-специално, ако разпоредителят с бюджетни кредити, умишлено или поради груба небрежност от негова страна:
а)
установи подлежащи на събиране вземания или издаде нареждания за събиране, поеме задължение за разходи или подпише платежно нареждане, без да съблюдава настоящия регламент и, когато е подходящо, правилата за прилагане на Финансовия регламент на органа на Съюза;
б)
пропусне да изготви документ, с който се установява вземане, пропусне или забави издаването на нареждане за събиране или забави издаването на платежно нареждане, което води до възникването на гражданска отговорност на органа на Съюза спрямо трети лица.
3. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който прецени, че определено решение, за чието вземане отговаря, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление, информира писмено делегиращия орган. В случай че след това делегиращият орган даде на оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредити мотивирано указание в писмен вид за вземане на това решение, този разпоредител с бюджетни кредити бива освободен от отговорност.
4. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефикасността и ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
5. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа на Съюза, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа на Съюза. За случаите, подадени от органите на Съюза, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа на Съюза.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити и до вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя годишен отчет за дейността и посочва предприетите мерки.
6. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа на Съюза вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в Правилника за длъжностните лица по отношение на дисциплинарните мерки.
Раздел 3
Правила, приложими за счетоводителите и администраторите на авансови средства
Член 55
Правила, приложими за счетоводителите
Счетоводителят носи дисциплинарна и имуществена отговорност по реда и при условията на Правилника за длъжностните лица. По-специално счетоводителят може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи или документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
неправомерна промяна на банкови сметки или сметки, открити в пощенските служби;
в)
събиране или изплащане на суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране или платежни нареждания;
г)
несъбиране на дължими приходи.
Член 56
Правила, приложими за администраторите на авансови средства
Администраторът на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е указано в Правилника за длъжностните лица. По-специално администраторът на авансови средства може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи и документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
непредставяне на необходимите оправдателни документи за плащанията, които е извършил;
в)
извършване на плащания в полза на лица, различни от лицата, които имат право на тях;
г)
несъбиране на дължими приходи.
ГЛАВА 4
Приходни операции
Член 57
Заявка за плащане
Органът на Съюза представя на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на вноската на Съюза съгласно член 19, параграф 6 при условия и интервали, договорени с Комисията.
Член 58
Третиране на лихвите
Лихвата, начислена по суми, платени на органа на Съюза от Комисията под формата на вноска, не се дължи на бюджета.
Член 59
Прогноза за вземанията
1. Когато разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчна и надеждна информация относно каквато и да е мярка или ситуация, която може да е основание за възникване на вземане на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити прави прогноза за вземането.
2. Прогнозата за вземането се коригира от разпоредителя с бюджетни кредити веднага след като той узнае за събитие, което променя мярката или ситуацията, довела до изготвянето на прогнозата.
При изготвяне на нареждането за събиране относно мярка или ситуация, която е била основание да бъде направена по-рано прогноза за вземане, разпоредителят с бюджетни кредити коригира съответно прогнозата.
Ако нареждането за събиране е съставено за сума, която е равна на първоначалната прогноза за вземането, тази прогноза се намалява до нула.
Член 60
Установяване на вземания
1. Установяването на вземане представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
проверява наличието на задължението;
б)
определя или проверява действителността и размера на задължението;
в)
проверява условията, съгласно които задължението е изискуемо.
2. Всички вземания, които са определени като безспорни, ликвидни и изискуеми, се установяват чрез нареждане за събиране до счетоводителя, последвано от дебитно известие, изпратено на длъжника, като и двете се съставят от разпоредителя с бюджетни кредити.
3. Недължимо платените суми се събират.
4. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
5. В надлежно обосновани случаи някои обичайни приходи могат да се установят временно. Временното установяване обхваща събирането на няколко отделни вземания, които следователно не се налага да бъдат установявани поотделно. Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира временно установените суми, за да гарантира, че те съответстват на действително установените вземания.
Член 61
Разпореждане за събиране
Разпореждането за събиране представлява действие, с което разпоредителят с бюджетни кредити дава указание на счетоводителя чрез издаване на нареждане за събиране да събере вземане, което е установено от разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 62
Правила относно събирането
1. Счетоводителят предприема действия по нарежданията за събиране на вземания, надлежно съставени от разпоредителя с бюджетни кредити. Счетоводителят полага необходимата грижа, за да гарантира, че органът на Съюза получава своите приходи, и следи за гарантиране на неговите права.
2. Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното съобщение, счетоводителят информира разпоредителя с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
3. Счетоводителят пристъпва към събиране на вземанията на органа на Съюза чрез прихващане с насрещно вземане на всеки длъжник, който от своя страна има вземане към органа на Съюза. Тези вземания трябва да бъдат безспорни, ликвидни и изискуеми.
4. Когато разпоредителят с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. Разпоредителят с бюджетни кредити може да делегира решението за отказ само за вземания за суми, по-малки от 5 000 EUR.
В решението за отказ се посочва какви действия са били предприети, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити отменя установено вземане изцяло или частично, когато при откриване на грешка стане ясно, че сумата не е била правилно установена. Отмяната се извършва с решение на разпоредителя с бюджетни кредити и трябва да бъде подходящо обоснована.
Член 63
Формалности по събирането
1. При действителното събиране на дължимата сума счетоводителят го осчетоводява и информира разпоредителя с бюджетни кредити.
2. Издава се и разписка за всички парични плащания, получени от счетоводителя.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 64
Допълнителен срок за плащане
1. В сътрудничество с разпоредителя с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и ако са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да заплати лихва в размер, определен в член 83 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за целия допълнителен период, започващ от крайния срок, посочена в член 80, параграф 3, буква б) от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
б)
за да се защитят правата на органа на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на органа на Съюза.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на органа на Съюза.
2. При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по параграф 1, първа алинея, буква б), когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 65
Списък на вземанията
1. Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
2. Органът на Съюза съставя списък на своите вземания, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да плати чрез влязло в сила съдебно решение и когато една година след неговото произнасяне не е било направено никакво или съществено плащане. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на органа на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 66
Давностен срок
Вземанията на органа на Съюза по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа на Съюза подлежат на давностен срок от пет години.
Член 67
Специални разпоредби, приложими по отношение на таксите
Когато органът на Съюза събира таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а), в началото на всяка финансова година се прави обща предварителна прогноза за постъпленията от такива такси.
Когато таксите са изцяло определени със законов акт или решения на управителния съвет, разпоредителят с бюджетни кредити може да не издава нареждания за събиране на вземания, а направо да състави дебитни известия след установяване на размера на вземането. В този случай се регистрират всички подробности за вземането на органа на Съюза. Счетоводителят води списък на всички дебитни известия и посочва броя на дебитните известия и общата сума в доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
Когато органът на Съюза използва отделна система за фактуриране, счетоводителят редовно и поне веднъж в месеца вписва в счетоводните сметки натрупаната сума от получени такси.
Органът на Съюза предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след като съответната такса бъде изцяло платена. При изключителни обстоятелства обаче дадена услуга може да бъде предоставена без предварително заплащане на дължимата такса. В случаите когато е предоставена услуга без предварително заплащане на дължимата такса, се прилагат членове 60-66.
ГЛАВА 5
Разходни операции
Член 68
Решение за финансиране
1. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
2. Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, посочени в член 32, параграф 3, са ясно идентифицирани.
4. Административните кредити могат да бъдат изпълнени без предварително решение за финансиране.
Член 69
Видове поети задължения
1. Поемането на бюджетно задължение представлява операцията по заделяне на бюджетните кредити, необходими за покриване на последващи плащания в изпълнение на правни задължения.
2. Правното задължение представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити поема или установява задължение за извършване на разход.
3. Бюджетните задължения попадат в една от следните три категории:
а)
индивидуални: бюджетното задължение е индивидуално, когато получателят и размерът на разхода са известни;
б)
глобални: бюджетното задължение е глобално, когато най-малко един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, е все още неизвестен;
в)
временни: бюджетното задължение е временно, когато е предназначено за покриване на обичайни административни разходи, при които размерът или крайните получатели на сумите не са окончателно известни.
Временното бюджетно задължение се изпълнява или чрез сключване на едно или повече правни индивидуални задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.
4. Бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, може да се разпределят за няколко години под формата на годишни вноски единствено когато това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 70
Правила, приложими за поемането на задължения
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Предвиденото в параграф 1 задължение за поемане на бюджетно задължение, преди да се поеме правно задължение, не се прилага по отношение на правните задължения, сключени вследствие на обявяване на кризисно положение в рамките на плана за непрекъснатост на дейността, в съответствие с процедурите, приети от органа на Съюза.
3. Глобалните бюджетни задължения покриват всички разходи по съответните индивидуални правни задължения, поети до 31 декември на година N + 1.
При спазване на член 69, параграф 4 и член 87, параграф 2, индивидуалните правни задължения, свързани с индивидуални или временни бюджетни задължения, се сключват до 31 декември на година N.
В края на периодите, посочени в първа и втора алинея, неусвоеният остатък по такива бюджетни задължения се отменя от разпоредителя с бюджетни кредити.
Преди подписването му размерът на всяко индивидуално правно задължение, прието вследствие на глобално бюджетно задължение, се записва от разпоредителя с бюджетни кредити в бюджетните сметки и се осчетоводява към глобалното бюджетно задължение.
4. С изключение на случаите на разходи за персонала бюджетните и правните задължения, поети за дейности, които надхвърлят една финансова година, имат крайна дата на изпълнение, определена в съответствие с принципа на добро финансово управление.
Всички части от такива задължения, които не са били изпълнени шест месеца след датата, посочена в първа алинея от настоящия параграф, се отменят в съответствие с член 16.
Размерът на бюджетно задължение, отговарящо на правно задължение, за което не е извършено плащане по смисъла на член 75 в срок от две години след датата на подписването на правното задължение, се отменя освен когато сумата е свързана със случай, който е предмет на спор пред съд или арбитражен орган, или когато съществуват специални разпоредби, определени в основните актове.
Член 71
Проверки, приложими за поемането на задължения
1. Когато приема бюджетно задължение, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
разходът е начислен в правилната бюджетна позиция на органа на Съюза;
б)
бюджетните кредити са налични;
в)
разходът съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
г)
е спазен принципът на добро финансово управление.
2. Когато регистрира правно задължение посредством физически или електронен подпис, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
задължението е обезпечено със съответно поето бюджетно задължение;
б)
разходът е законосъобразен и редовен и съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
в)
е спазен принципът на добро финансово управление.
Член 72
Утвърждаване на разход
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
потвърждава наличието на право на кредитора;
б)
определя или проверява действителността и размера на вземането;
в)
проверява условията, съгласно които плащането е дължимо.
Член 73
Утвърждаване и материална форма на „предаването за плащане“
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително периодичните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от разпоредителя с бюджетни кредити.
4. При некомпютризирана система „прието за плащане“ има формата на печат, включващ подписа на разпоредителя с бюджетни кредити.
При компютризирана система „прието за плащане“ има формата на валидиране чрез използване на персонална парола на разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 74
Разрешаване на разход
1. Разрешаването на разход представлява действието, с което разпоредителят с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя, посредством издаване на платежно нареждане, да плати утвърдения от разпоредителя с бюджетни кредити разход.
Когато се извършват периодични плащания във връзка с извършени услуги, включително наем, или доставка на стоки, и в зависимост от извършената от разпоредителя с бюджетни кредити оценка на риска, разпоредителят с бюджетни кредити може да нареди използването на системата за плащания незабавно инкасо.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 44, параграф 5.
3. Когато е уместно, изпратеното на счетоводителя платежно нареждане се придружава от документ, които сертифицира, че стоките са заведени в инвентарния опис съгласно член 106, параграф 1.
Член 75
Видове плащания
1. Плащането се извършва при представяне на доказателство, че съответната дейност е извършена в съответствие с разпоредбите на основния акт, договора или споразумението за безвъзмездни средства, и обхваща една от следните операции:
а)
плащане на цялата дължима сума;
б)
плащане на дължимата сума по един от следните начини:
1)
предварително финансиране, което може да се раздели на няколко плащания след подписване на договора или споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или след съобщаване на решението за отпускане на безвъзмездни средства;
2)
едно или повече междинни плащания в замяна на частично изпълнение на дейността;
3)
плащане на остатъка по дължимите суми, когато дейността е изпълнена изцяло.
Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
Междинно плащане, което може да се извършва няколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
2. В бюджетното счетоводство се прави разграничение между различните видове плащания, посочени в параграф 1, към момента на извършване на всяко плащане.
Член 76
Плащане, ограничено до наличните средства
Плащането на разхода се извършва от счетоводителя в рамките на наличните средства.
Член 77
Срокове
Плащането на разходите се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 6
Информационни системи
Член 78
Електронно управление на операциите
Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите може да се подписват посредством компютъризирана или електронна процедура.
Член 79
Електронно управление
Органът на Съюза установява и прилага единни стандарти за обмен на информация по електронен път с трети лица, участващи в процедури за обществени поръчки и за отпускане на безвъзмездни средства. В частност те изготвят и изпълняват във възможно най-голяма степен решения за предаване, съхранение и обработка на данни, предавани при процедури за отпускане на безвъзмездни средства и възлагане на обществени поръчки, като за тази цел въвеждат единна зона за електронен обмен на данни за заявители, кандидати и оференти.
Член 80
Добра администрация
1. Разпоредителят с бюджетни кредити обявява без забавяне необходимостта да се представят доказателства и/или документация, тяхната форма и предварително определеното съдържание, както и, по целесъобразност, примерният график за приключване на процедурите за възлагане.
2. Когато поради явна техническа грешка от страна на заявителя или оферента или когато заявителят или оферентът не предаде доказателство или не даде декларация, комисията за оценка или, по целесъобразност, разпоредителят с бюджетни кредити приканва, освен в надлежно обосновани случаи, заявителя или оферента да предостави липсващата информация или да изясни оправдателните документи. Информация или разяснения от този тип не може да изменят в значителна степен предложението или условията на офертата.
Член 81
Посочване на средствата за обжалване
Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
ГЛАВА 7
Вътрешен одитор
Член 82
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът на Съюза въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити или като счетоводител нито на органа на Съюза, нито на Комисията.
3. Вътрешният одитор консултира органа на Съюза по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценката на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа на Съюза. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид консолидирания годишен отчет за дейността на разпоредителя с бюджетни кредити и всяка друга налична информация.
6. Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет проучват информацията, посочена в член 47, параграф 1, буква а), както и дали препоръките са напълно и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа на Съюза на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 83
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, неговата отговорност за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да завежда дела пред Съда на Европейския съюз, се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 84
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет могат да създадат, като вземат предвид икономическата ефективност и добавената стойност, структура за вътрешен одит, която изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на структурата за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Годишният одитен план на структурата за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на структурата за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора на органа на Съюза.
Той се разглежда и одобрява от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Структурата за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
2. Ако структурата за вътрешен одит на даден орган на Съюза не е икономически изгодна или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът на Съюза може да реши да използва обща структура за вътрешен одит с други органи на Съюза, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителните съвети на съответните органи на Съюза се договарят относно практическите условия на общата структура за вътрешен одит.
3. Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на структурата за вътрешен одит.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Член 85
Общи разпоредби
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на член 86.
2. Органът на Съюза може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи на Съюза.
3. Органът на Съюза взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 86
Процедури за възлагане
1. Органът на Съюза може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби и с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (8), за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
2. Органът на Съюза може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възложители на държавата-членка домакин за удовлетворяване на административните си нужди. В такъв случай член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
ДЯЛ VI
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО БЮДЖЕТНИТЕ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 87
Бюджетни кредити за административни разходи
1. Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни бюджетни кредити.
2. Административните разходи, произтичащи от договори за периоди, които надхвърлят финансовата година или в съответствие с местната практика, или поради това, че са свързани с доставката на оборудване, са за сметка на бюджета на органа на Съюза за финансовата година, в която се извършват.
3. Органът на Съюза предоставя на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли всяка година работен документ относно своята политика по сградния фонд, в който се включва следната информация:
а)
за всеки недвижим имот - разходи и площ, които се покриват от бюджетните кредити от съответните бюджетни редове от бюджета на органа на Съюза;
б)
очаквана промяна в глобалното планиране на площите и местоположенията през идните години с описание на вече идентифицираните проекти за недвижими имоти, които са на етап планиране;
в)
окончателни условия и разходи, както и съответната информация относно изпълнението на новите проекти за недвижими имоти, които преди това са били представени на Европейския парламент и на Съвета в рамките на процедурата, установена в член 88, но не са били включени в работните документи за предходната година.
Член 88
Проекти за недвижими имоти
1. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза информира Европейския парламент и Съвета във възможно най-кратки срокове относно необходимата строителна площ и предварителното планиране, преди да започне проучването на местните пазари, в случай на договори за недвижими имоти, или преди публикуването на поканите за участие в процедура за възлагане на поръчка или нейното провеждане, в случай на строителни работи.
2. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза представя проекта за недвижим имот, включително подробна прогноза за разходите по него и финансирането му, както и списък на проектодоговорите, които се планира да бъдат използвани, и изисква одобрението на Европейския парламент и на Съвета преди сключването на договорите. По искане на органа на Съюза документите, представени във връзка с проекти за недвижими имоти, се третират като поверителни.
Освен в случаи на непреодолима сила Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от четири седмици от получаването му от двете институции.
Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на четириседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
Ако в рамките на четириседмичния срок Европейският парламент и/или Съветът изразят надлежно обоснована загриженост, срокът се удължава еднократно с две седмици.
Ако Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на проекта за недвижим имот, органът на Съюза оттегля предложението си и може да представи ново предложение.
3. При случаи на непреодолима сила предвидената в параграф 4 информация може да се предаде заедно с проекта за недвижим имот. Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от две седмици от получаването му от двете институции. Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на двуседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент и/или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
4. Следното се счита за проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат съществени финансови последици за бюджета на органа на Съюза:
а)
придобиването на земя;
б)
придобиването, продажбата, структурния ремонт, изграждането на сгради или проекти, които съчетават тези елементи и трябва да бъдат изпълнени в рамките на същия срок, за сума над 3 000 000 EUR;
в)
новите договори за недвижими имоти (включително плодоползване, дългосрочно наемане и подновяването на действащи договори за недвижими имоти при по-неблагоприятни условия), които не попадат в обхвата на буква б), с годишни разходи в размер на най-малко 750 000 EUR;
г)
удължаването или подновяването на действащи договори за недвижими имоти (включително правоползване и дългосрочно наемане) при същите или по-благоприятни условия, с годишни разходи в размер на най-малко 3 000 000 EUR.
5. Без да се засяга член 19, параграф 4, проект за придобиването на недвижим имот може да се финансира чрез заем само след като бъде предварително одобрен от Европейския парламент и Съвета.
Заемите се сключват и изплащат в съответствие с принципа на добро финансово управление и при надлежно спазване на финансовите интереси на Съюза.
Когато органът на Съюза предложи да финансира придобиването със заем, в плана за финансиране, който трябва да се представи, заедно с искането за предварително одобрение от органа на Съюза, се посочват по-конкретно максималният размер на финансиране, срокът на финансиране, видът финансиране, условията на финансиране и икономиите в сравнение с други видове договорни условия.
Европейският парламент и Съветът обсъждат искането за предварително одобрение в срок от четири седмици, който може да бъде удължен еднократно с две седмици, от получаването му от двете институции. Придобиването чрез заем се счита за отхвърлено, ако Европейският парламент и Съветът не са го одобрили изрично в рамките на крайния срок.
ДЯЛ VII
ЕКСПЕРТИ
Член 89
Външни експерти, получаващи възнаграждение
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат mutatis mutandis за подбора на експерти. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества. Подборът се извършва въз основа на критерии за подбор, които са в съответствие с принципите на недискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
ДЯЛ VIII
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА И НАГРАДИ, ПРЕДОСТАВЕНИ ОТ ОРГАНА НА СЪЮЗА
Член 90
Безвъзмездни средства
Когато органът на Съюза може да отпуска безвъзмездни средства в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
Член 91
Награди
Когато органът на Съюза може да присъжда награди в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 92
Устройство на отчетите
Отчетите на органа на Съюза се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа на Съюза;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа на Съюза.
Член 93
Доклад за бюджетното и финансовото управление
1. Всеки орган на Съюза изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година.
2. Директорът изпраща доклада на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията и на Сметната палата до 31 март, следващ финансовата година.
3. Докладът, посочен в параграф 2, отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Член 94
Правила относно отчетите
1. Счетоводителят на органа на Съюза прилага правилата, приети от счетоводителя на Комисията, въз основа на международно възприетите счетоводни стандарти в публичния сектор.
2. Отчетите на органа на Съюза, посочени в член 92, са съобразени с бюджетните принципи, определени в членове от 5-31. Те дават вярна и точна представа за бюджетните приходни и разходни операции.
Член 95
Счетоводни принципи
Финансовите отчети, посочени в член 92, представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 96
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа на Съюза.
Член 97
Отчети за изпълнението на бюджета
1. Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
2. Бюджетният резултат се състои от разликата между:
-
всички събрани приходи за съответната финансова година, и
-
размера на плащанията, направени за бюджетните кредити за финансовата година, увеличен с размера на пренесените бюджетни кредити за същата финансова година.
Разликата, посочена в първа алинея, се увеличава или намалява, от една страна, с нетния размер на бюджетните кредити, пренесени от предходни финансови години, които са отменени и, от друга страна, със:
-
извършените в повече плащания спрямо едногодишните бюджетни кредити, пренесени от предходната финансова година, в резултат на промяна в курса на еврото,
-
салдото в резултат на положителни или отрицателни курсови разлики през финансовата година, както реализирани, така и нереализирани.
3. Структурата на отчетите за изпълнението на бюджета е същата като тази на бюджета на органа на Съюза.
Член 98
Междинни отчети
1. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща междинните отчети на счетоводителя на Комисията и на Сметната палата до 1 март на следващата година.
2. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 март на следващата година.
Член 99
Одобряване на окончателните отчети
1. В съответствие с член 148, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 най-късно до 1 юни следващата година Сметната палата представя своите забележки по междинните отчети на органа на Съюза.
2. След като получи забележките на Сметната палата по междинните отчети на органа на Съюза, счетоводителят съставя окончателните финансови отчети на органа на Съюза в съответствие с разпоредбите на член 50. Директорът ги изпраща на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Счетоводителят изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година.
Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
4. На същата дата, на която предава своите окончателни отчети, счетоводителят на органа на Съюза изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията също така представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящия дял и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните отчети на органа на Съюза се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от 15 ноември на следващата година.
5. Директорът изпраща на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември на следващата година. Отговорите на органа на Съюза се изпращат същевременно и на Комисията.
ГЛАВА 2
Счетоводно отчитане и инвентарни описи
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 100
Счетоводна система
1. Счетоводната система на органа на Съюза служи за организиране на бюджетната и финансовата информация така, че цифрите да могат да се записват, архивират и регистрират.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. Разпоредителят с бюджетни кредити може да води и аналитични сметки.
Член 101
Обща разпоредба за счетоводната система на институциите
Правилата за счетоводна отчетност и хармонизираният сметкоплан, които ще се прилагат от органа на Съюза, се приемат от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Раздел 2
Общи и бюджетни сметки
Член 102
Общи сметки
В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа на Съюза.
Член 103
Записвания в общите сметки
1. Салдата и движенията по общите сметки се записват в счетоводните книги.
2. Всички счетоводни записвания, включително корекциите по сметките, се основават на оправдателни документи, на които записванията се позовават.
3. Счетоводната система е такава, че оставя ясна одитна следа за всички счетоводни записвания.
Член 104
Счетоводни корекции
След приключване на финансовата година и до датата на представяне на окончателните отчети счетоводителят на органа на Съюза извършва корекции, които, без да водят до отпускане или събиране на суми за тази година, са необходими за вярното и точно представяне на отчетите. Корекциите спазват правилата за счетоводна отчетност, посочени в член 101.
Член 105
Бюджетно счетоводство
1. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
2. За целите на параграф 1 в бюджетните сметки се записват всички бюджетни приходни и разходни операции, предвидени в дял IV.
Член 106
Инвентарен опис
1. Органът на Съюза води инвентарен опис, в който се отразяват количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи на Съюза в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията.
Органът на Съюза проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
2. Продажбата на материални активи на органа на Съюза се обявява по подходящ начин.
ДЯЛ X
ВЪНШЕН ОДИТ, ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 107
Външен одит
1. Независим външен одитор проверява дали годишните отчети на органа на Съюза отразяват правилно приходите, разходите и финансовото състояние на органа на Съюза преди консолидацията в окончателните отчети на органа на Съюза.
Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, Сметната палата изготвя специфичен годишен доклад за органа на Съюза в съответствие с изискванията на член 287, параграф 1 от ДФЕС.
При изготвянето на доклада, посочен във втора алинея, Палатата взема предвид одита на независимия външен одитор, посочен в първа алинея, и действията, предприети в отговор на неговите констатации.
2. Органът на Съюз изпраща на Сметната палата бюджета на органа на Съюза, както е окончателно приет. Той информира във възможно най-кратки срокове Сметната палата за всички решения и актове, приети съгласно членове 10, 14, 19 и 23.
3. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 108
График на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Европейският парламент, по препоръка на Съвета, преди 15 май на годината N + 2, освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, освобождава от отговорност директора по отношение на изпълнението на бюджета за година N. Директорът информира управителния съвет за забележките на Европейския парламент, съдържащи се в резолюцията, придружаваща решението за освобождаване от отговорност.
2. Ако датата, предвидена в параграф 1, не може да бъде спазена, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. В случай че Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, директорът в сътрудничество с управителния съвет полага всички усилия за възможно най-бързо предприемане на мерки за отстраняване или улесняване на отстраняването на препятствията пред това решение.
Член 109
Процедура по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на органа на Съюза, бюджетния резултат, както и активите и пасивите на органа на Съюза според финансовия отчет.
2. С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета Европейският парламент, след като Съветът е извършил същото, проверява сметките и финансовите отчети на органа на Съюза. Той проверява и изготвения от Сметната палата годишен доклад заедно с отговорите на директора на органа на Съюза, всички съществени специални доклади на Сметната палата във връзка със съответната финансова година, както и декларацията за достоверност на Сметната палата относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции.
3. Директорът предоставя на Европейския парламент, по негово искане, по същия начин както е предвидено в член 165, параграф 3 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, всяка информация, необходима за безпрепятственото прилагане на процедурата по освобождаване от отговорност за съответната финансова година.
Член 110
Последващи мерки
1. Директорът предприема всички необходими стъпки за действие по съображенията, приложени към решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, както и по съображенията, приложени към препоръката на Съвета за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
2. По искане на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези наблюдения и коментари. Директорът изпраща копие от доклада на Комисията и на Сметната палата.
Член 111
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Органът на Съюза предоставя на службите на Комисията и на други упълномощени от нея лица, както и на Сметната палата, достъп до своите обекти и помещения, а също и до цялата информация, включително информацията в електронен формат, необходима за извършването на одити от тях.
2. Европейската служба за борба с измамите (OLAF) може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (9) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (10), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, предоставени съгласно настоящия регламент.
3. Без да се засягат разпоредбите на параграфи 1 и 2, споразуменията с трети страни и международни организации, договорите, безвъзмездните средства и поръчките от страна на органа на Съюза, съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ДЯЛ XI
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 112
Искания за информация, отправени от Европейския парламент и Съвета
Европейският парламент, Съветът и Комисията имат право да получават всякаква информация или пояснения от органа на Съюза по въпроси на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 113
Приемане на новия финансов регламент на органа на Съюза
Всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нов финансов регламент с оглед на неговото влизане в сила на 1 януари 2014 г. и, във всеки случай, в рамките на шест месеца от датата, на която органът попада в обхвата на член 208 от този регламент, след предоставяне на вноска за сметка на бюджета.
Член 114
Правила за прилагане на финансовия регламент на органа на Съюза
Управителният съвет, доколкото е необходимо и с предварителното съгласие на Комисията, приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на органа на Съюза по предложение на неговия директор.
Член 115
Отменяне
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 се отменя, считано от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 40 продължава да се прилага до 31 декември 2014 г., а параграфи 4 и 7 от член 27 продължават да се прилагат до 31 декември 2015 г.
Член 116
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз. Той се прилага от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 47 и член 82, параграф 5 се прилагат от 1 януари 2015 г., а член 32 и параграфи 5 и 8 от член 33 се прилагат от 1 януари 2016 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
KOMISIJOS DELEGUOTASIS REGLAMENTAS (ES) Nr. 1271/2013
2013 m. rugsėjo 30 d.
dėl finansinio pagrindų reglamento, taikomo įstaigoms, nurodytoms Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 208 straipsnyje
EUROPOS KOMISIJA,
atsižvelgdama į Sutartį dėl Europos Sąjungos veikimo,
atsižvelgdama į 2012 m. spalio 25 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 dėl Sąjungos bendrajam biudžetui taikomų finansinių taisyklių ir kuriuo panaikinamas Tarybos reglamentas (EB, Euratomas) Nr. 1605/2002 (1), ypač į jo 208 straipsnį,
kadangi:
(1)
Komisijos reglamentas (EB, Euratomas) Nr. 2343/2002 (2) dėl finansinio pagrindų reglamento, skirto Bendrijų įsteigtoms įstaigoms, buvo pagrįstas Tarybos reglamentu (EB, Euratomas) Nr. 1605/2002 (3). Reglamentas (EB, Euratomas) Nr. 1605/2002 buvo pakeistas Reglamentu (ES, Euratomas) Nr. 966/2012. Todėl būtina peržiūrėti Reglamentą (EB, Euratomas) Nr. 2343/2002. Dėl aiškumo Reglamentą (EB, Euratomas) Nr. 2343/2002 būtina pakeisti;
(2)
būtina atsižvelgti į 2012 m. liepos 19 d. Europos Parlamento, ES Tarybos ir Komisijos bendrą pareiškimą dėl decentralizuotų agentūrų;
(3)
tam tikras Reglamento (EB, Euratomas) Nr. 2343/2002 nuostatas būtina peržiūrėti, kad būtų atsižvelgta į įgytą jų taikymo patirtį;
(4)
šiame reglamente, nedarant poveikio steigiamajam aktui, turėtų būti nustatyti pagal SESV ir Euratomo sutartį įsteigtoms įstaigoms, kurios gauna iš biudžeto mokamas išmokas, taikomi bendri principai ir pagrindinės taisyklės. Remdamosi šiuo reglamentu Sąjungos įstaigos turėtų priimti savo finansines taisykles, kurios negali nukrypti nuo šio reglamento, išskyrus atvejus, kai to reikia dėl jų specifinių reikalavimų ir gavus Komisijos išankstinį sutikimą;
(5)
vis dėlto Sąjungos įstaigos, kurios savo veiklą finansuoja vien savo lėšomis ir kurioms šis reglamentas netaikomas, jeigu įmanoma, dėl nuoseklumo turėtų nustatyti panašias taisykles. Pagal 2012 m. liepos 19 d. Europos Parlamento, Tarybos ir Komisijos bendrą pareiškimą įstaigos Europos Parlamentui, Tarybai ir Komisijai turėtų teikti savo biudžeto vykdymo ataskaitą ir tinkamai atsižvelgti į jų prašymus ir rekomendacijas;
(6)
Sąjungos įstaigos turėtų nustatyti ir vykdyti savo biudžetą pagal penkis pagrindinius biudžeto teisės principus: vieningumo, tikslumo, universalumo, konkretumo ir metinio periodiškumo, taip pat subalansuotumo, apskaitos vieneto, patikimo finansų valdymo ir skaidrumo;
(7)
reikėtų pabrėžti Sąjungos išmokos balansuojamąjį pobūdį. Sąjungos įstaigos teigiamo biudžeto vykdymo rezultato dalis, kuri viršija per metus išmokėtą Sąjungos išmoką, turėtų būti grąžinta į Sąjungos biudžetą;
(8)
jeigu steigiamajame akte numatyta, kad įplaukas be Sąjungos išmokos sudaro mokesčiai ir rinkliavos ir kad įplaukos iš mokesčių ir rinkliavų skiriamos specialioms išlaidoms, Sąjungos įstaigos turėtų turėti galimybę biudžetą iš anksto subalansuoti asignuotųjų įplaukų pavidalu;
(9)
būtina užtikrinti, kad būtų nustatyti tinkamo dydžio mokesčiai, kad paslaugų teikimo sąnaudos būtų padengtos ir nesusidarytų didelis perviršis;
(10)
biudžeto vykdymo užduočių pavedimas Sąjungos įstaigoms turi būti tinkamai pagrįstas Sąjungos įstaigos užduočių ir konkrečių ekspertinių žinių ypatybėmis, kartu užtikrinant patikimą finansų valdymą ir išlaidų veiksmingumą. Pavestos užduotys turėtų būti suderinamos su steigiamuoju aktu;
(11)
Sąjungos įstaigoms turėtų būti leidžiama gauti ad hoc dotacijas tik tuo atveju, kai tai aiškiai numatyta atitinkamuose pagrindiniuose teisės aktuose ir leidžiama pagal steigiamąjį aktą;
(12)
pagal Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 50 straipsnį Sąjungos įstaiga turi dalyvauti atliekant lyginamąją analizę su kitomis Sąjungos įstaigomis ir institucijomis;
(13)
būtina nustatyti veiksmų plano taisykles, kad būtų galima stebėti tolesnį bendro periodinio vertinimo išvadų įgyvendinimą siekiant užtikrinti jų veiksmingą vykdymą;
(14)
siekiant užtikrinti nuoseklų programavimą, Sąjungos įstaiga, atsižvelgdama į Komisijos gaires, turėtų parengti dokumentą, kuriame nustatytas metinis ir daugiametis programavimas;
(15)
Sąjungos įstaiga turėtų suderinti metinio ir daugiamečio programavimo tvarkaraštį su biudžeto procedūra, kad užtikrintų jo veiksmingumą ir visų programavimo dokumentų nuoseklumą;
(16)
būtina paaiškinti dabartinę vidaus audito ir vidaus kontrolės funkcijų struktūrą ir suderinti ataskaitų teikimo reikalavimus. Vidaus audito funkciją Sąjungos įstaigoje turėtų atlikti Komisijos vidaus auditorius, kuris esant pagrįstai rizikai turėtų atlikti auditą. Reikia numatyti vidaus audito struktūrų steigimo ir veiklos taisykles;
(17)
ataskaitų teikimo įpareigojimai turėtų būti suderinti. Sąjungos įstaigos turėtų pateikti konsoliduotą metinę veiklos ataskaitą, kurioje pateikiama išsami informacija apie jų darbo programos įgyvendinimą, biudžetą, personalo politikos planą, valdymo ir vidaus kontrolės sistemas;
(18)
siekiant pagerinti Sąjungos įstaigų išlaidų veiksmingumą, būtina numatyti galimybę dalytis tarnybomis arba jų funkcijas perduoti kitai Sąjungos įstaigai arba Komisijai. Leidžiant Komisijos apskaitos pareigūnui atlikti visas Sąjungos įstaigos apskaitos pareigūno užduotis arba jų dalį, galima ypač pagerinti išlaidų veiksmingumą;
(19)
kaip numatyta Reglamente (ES, Euratomas) Nr. 966/2012, galimybė išskaidyti kelerių metų įsipareigojimus į metines dalis turėtų būti leidžiama tik tuo atveju, kai taip yra numatyta steigiamajame akte arba pagrindiniame teisės akte, arba kai jos susijusios su administracinėmis išlaidomis;
(20)
siekiant taisykles dėl asignuotųjų įplaukų suderinti su Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 taisyklėmis, būtina numatyti (vidaus ir išorės) asignuotųjų įplaukų diferencijavimą ir jų perkėlimą į kitą laikotarpį;
(21)
siekiant suderinti taisykles dėl Sąjungos išmokos Sąjungos įstaigai susikaupusių palūkanų traktavimo su Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 taisyklėmis, būtina numatyti, kad palūkanos nėra mokėtinos į biudžetą;
(22)
Reglamente (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 numatyta galimybė konkrečiais atvejais teisinį įsipareigojimą prisiimti prieš biudžetinį įsipareigojimą. Sąjungos įstaigos taip pat turėtų turėti tokią galimybę;
(23)
siekiant užtikrinti Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 2343/2002 ir Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 nuoseklumą, neturėtų būti leidžiama numatyti konkrečių nuostatų dėl viešųjų pirkimų ir dotacijų. Vieno taisyklių rinkinio taikymas užtikrina Sąjungos įstaigos darbo paprastinimą ir leidžia naudotis Komisijos parengtomis gairėmis ir modeliais;
(24)
siekiant Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 2343/2002 nuostatas suderinti su Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 nuostatomis, turėtų būti nustatyta galimybė Sąjungos įstaigai skirti apdovanojimus;
(25)
siekiant nustatyti ir tinkamai valdyti faktinę arba numanomą interesų konflikto riziką, turėtų būti reikalaujama, kad Sąjungos įstaigos priimtų interesų konfliktų prevencijos ir valdymo taisykles. Tokiose taisyklėse turėtų būti atsižvelgiama į Komisijos po 2012 m. liepos 19 d. Europos Parlamento, Tarybos ir Komisijos bendro pareiškimo parengtas gaires;
(26)
nuostatos dėl pastatų politikos, įskaitant galimybės ir sąlygų, pagal kurias Sąjungos įstaigoms būtų leidžiama imti paskolas, sudarymą, turėtų būti suderintos su Reglamentu (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 siekiant užtikrinti, kad visos Sąjungos įstaigos ir institucijos nuosekliai taikytų naujas taisykles;
(27)
būtina programavimui ir ataskaitų teikimui nustatyti pereinamojo laikotarpio nuostatas, kurių Komisijai reikia, kad bendradarbiaudama su Sąjungos įstaigomis galėtų parengti atitinkamas gaires;
(28)
šis reglamentas turėtų įsigalioti kitą dieną po jo paskelbimo Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje, kad būtų sudarytos sąlygos laiku priimti peržiūrėtus Sąjungos įstaigų finansinius reglamentus nuo 2014 m. sausio 1 d. siekiant užtikrinti, kad kitos daugiametės finansinės programos laikotarpiu taisyklės būtų suderintos,
PRIĖMĖ ŠĮ REGLAMENTĄ:
I ANTRAŠTINĖ DALIS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1 straipsnis
Dalykas
Šiuo reglamentu nustatomos esminės finansinės taisyklės, kurių pagrindu Sąjungos įstaigos priima savo finansines taisykles. Sąjungos įstaigos finansinės taisyklės nenukrypsta nuo šio reglamento, išskyrus atvejus, kai to reikia dėl jų specifinių poreikių ir gavus išankstinį Komisijos sutikimą.
2 straipsnis
Apibrėžtys
Šiame reglamente vartojamų terminų apibrėžtys:
- steigiamasis aktas- Sąjungos teisės priemonė, kuria reglamentuojami pagrindiniai Sąjungos įstaigos steigimo ir veiklos aspektai;
- Sąjungos įstaigos biudžetas- priemonė, kuria numatomos ir leidžiamos naudoti kiekvienų finansinių metų įplaukos ir išlaidos, kurios laikomos reikalingomis Sąjungos įstaigai;
- Sąjungos įstaiga- Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 208 straipsnyje nurodyta įstaiga;
- valdyba- pagrindinis Sąjungos įstaigos vidaus organas, atsakingas už sprendimų finansų ir biudžeto klausimais priėmimą, neatsižvelgiant į jam duotą pavadinimą steigiamajame akte;
- direktorius- asmuo, atsakingas už valdybos sprendimų ir Sąjungos įstaigos biudžeto vykdymą kaip leidimus suteikiantis pareigūnas, neatsižvelgiant į tai, kaip jis įvardytas steigiamajame akte;
- vykdomoji valdyba- Sąjungos įstaigos vidaus organas, kuris padeda valdybai ir kurios atsakomybė bei darbo tvarkos taisyklės nustatytos steigiamajame akte;
3 straipsnis
Laikotarpiai, datos ir terminai
Jeigu nenustatyta kitaip, terminų, nustatytų šiame reglamente, apskaičiavimui taikomas Tarybos reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 1182/71 (4).
4 straipsnis
Asmens duomenų apsauga
Šis reglamentas neturi poveikio Europos Parlamento ir Tarybos direktyvos 95/46/EB (5) ir Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (EB) Nr. 45/2001 reikalavimams (6).
5 straipsnis
Biudžeto principų laikymasis
Sąjungos įstaigos biudžetas sudaromas ir vykdomas laikantis vieningumo, biudžeto tikslumo, metinio periodiškumo, subalansuotumo, apskaitos vieneto, universalumo, konkretumo, patikimo finansų valdymo, kuriam užtikrinti būtina efektyvi ir veiksminga vidaus kontrolė, ir skaidrumo principų, kaip nustatyta šiame reglamente.
II ANTRAŠTINĖ DALIS
BIUDŽETO PRINCIPAI
1 SKYRIUS
Vieningumo ir biudžeto tikslumo principai
6 straipsnis
Sąjungos įstaigos biudžeto mastas
1. Sąjungos įstaigos biudžetą sudaro:
a)
nuosavos įplaukos, kurias sudaro visi mokesčiai ir rinkliavos, kuriuos Sąjungos įstaigai leidžiama rinkti dėl jai pavestų užduočių vykdymo, ir visos kitos įplaukos;
b)
įplaukos, kurias sudaro priimančiųjų valstybių narių finansiniai įnašai;
c)
Sąjungos suteikta išmoka;
d)
įplaukos, skirtos specialioms išlaidoms pagal 23 straipsnio 1 dalį;
e)
Sąjungos įstaigos išlaidos, įskaitant administracines išlaidas.
2. Įplaukos iš mokesčių ir rinkliavų skiriamos tik steigiamajame akte numatytais išimtiniais ir tinkamai pagrįstais atvejais.
3. Kai viename arba keliuose steigiamuosiuose aktuose numatyta, kad aiškiai apibrėžtos užduotys finansuojamos atskirai arba kai Sąjungos įstaiga įgyvendina jai pagal įgaliojimų perdavimo susitarimą pavestas užduotis, ji tvarko atskiras įplaukų ir išlaidų operacijų sąskaitas. Sąjungos įstaiga aiškiai nurodo kiekvieną užduočių grupę savo žmogiškųjų išteklių programavimo dokumente, įtrauktame į 32 straipsnyje nurodytą metinį ir daugiametį programavimo dokumentą.
7 straipsnis
Ad hoc dotacijos
1. Sąjungos įstaigos negali gauti ad hoc dotacijų iš biudžeto, nebent tai leidžiama pagal steigiamąjį aktą ir aiškiai numatyta atitinkamame pagrindiniame teisės akte.
2. Jeigu Sąjungos įstaigai leidžiama gauti ad hoc dotacijų, šiomis dotacijomis finansuojamos užduotys įtraukiamos į 32 straipsnio 3 dalyje nurodytą metinę darbo programą.
8 straipsnis
Įgaliojimų perdavimo susitarimai
1. Sąjungos įstaigai Komisija neperduoda biudžeto vykdymo užduočių, išskyrus tinkamai ypatingu veiksmų pobūdžiu ir konkrečiomis Sąjungos įstaigos ekspertinėmis žiniomis pagrįstus atvejus.
2. Pasirenkant Sąjungos įstaigą tinkamai atsižvelgiama į:
a)
išlaidų veiksmingumą vykdant tas pavestas užduotis;
b)
poveikį įstaigos valdymo struktūrai bei jos finansiniams ir žmogiškiesiems ištekliams.
3. Jeigu Komisija išimties tvarka Sąjungos įstaigai paveda užduotis:
a)
Sąjungos įstaigai, kiek tai susiję su toms užduotims skirtomis lėšomis, taikomas Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 60 straipsnis, o šio reglamento 108 ir 109 straipsniai netaikomi;
b)
pavestos užduotys tik informacijos tikslais turėtų būti nurodomos Sąjungos įstaigos metinėje darbo programoje, nurodytoje 32 straipsnio 3 dalyje.
4. Nedarydamas poveikio 2 daliai, prieš pasirašydamas įgaliojimų perdavimo susitarimą leidimus suteikiantis pareigūnas tariasi su valdyba.
9 straipsnis
Konkrečios vieningumo ir biudžeto tikslumo principų taisyklės
1. Jokios įplaukos nerenkamos ir jokios išlaidos nevykdomos, jei jos nėra įrašytos į tam tikrą Sąjungos įstaigos biudžeto eilutę.
2. Negalima prisiimti įsipareigojimų ir duoti leidimų jokioms išlaidoms, kurios viršija Sąjungos įstaigos biudžeto leidžiamus asignavimus.
3. Asignavimas negali būti įrašytas į Sąjungos įstaigos biudžetą, jei jis nėra skirtas išlaidoms, kurios laikomos būtinomis.
4. Palūkanos, sukauptos už išankstinio finansavimo iš Sąjungos įstaigos biudžeto mokėjimus, nėra mokėtinos Sąjungos įstaigai.
2 SKYRIUS
Metinio periodiškumo principas
10 straipsnis
Apibrėžtis
Į Sąjungos įstaigos biudžetą įrašytus asignavimus leidžiama naudoti finansinius metus, kurie prasideda sausio 1 d. ir baigiasi gruodžio 31 d.
11 straipsnis
Asignavimų rūšis
1. Sąjungos įstaigos biudžetą sudaro nediferencijuotieji asignavimai ir, veiklos poreikiais pateisinamais atvejais, diferencijuotieji asignavimai. Diferencijuotuosius asignavimus sudaro įsipareigojimų asignavimai ir mokėjimų asignavimai.
2. Įsipareigojimų asignavimus sudaro visų finansiniais metais prisiimtų teisinių įsipareigojimų suma.
3. Mokėjimų asignavimai apima mokėjimus, atliekamus vykdant finansiniais metais arba ankstesniais finansiniais metais prisiimtus teisinius įsipareigojimus.
12 straipsnis
Įplaukų ir asignavimų apskaita
1. Sąjungos įstaigos įplaukos, minėtos 6 straipsnyje, įrašomos į finansinių metų sąskaitas, remiantis tais finansiniais metais surinktomis sumomis.
2. Dėl Sąjungos įstaigos įplaukų susidaro lygiavertė mokėjimų asignavimų suma.
3. Finansiniais metais leidžiami asignavimai turi būti naudojami tik tais finansiniais metais įsipareigotoms ir apmokėtoms išlaidoms padengti ir mokėtinoms sumoms, kurios yra reikalingos ankstesniųjų finansinių metų įsipareigojimams įvykdyti, padengti.
4. Įsipareigojimai įrašomi į sąskaitas, remiantis teisiniais įsipareigojimais, įrašytais iki gruodžio 31 d.
5. Finansinių metų mokėjimai įrašomi į sąskaitas remiantis apskaitos pareigūno iki tų metų gruodžio 31 d. atliktais mokėjimais.
13 straipsnis
Asignavimų paskyrimas įsipareigojimams
Į Sąjungos įstaigos biudžetą įrašyti asignavimai gali būti paskiriami įsipareigojimams nuo sausio 1 d., kai tik galutinai priimamas Sąjungos įstaigos biudžetas.
14 straipsnis
Asignavimų panaikinimas ir perkėlimas į kitą laikotarpį
1. Asignavimai, nepanaudoti iki finansinių metų, į kuriuos jie buvo įrašyti, pabaigos, panaikinami. Jie gali būti perkelti, tačiau tik į kitus finansinius metus valdybos arba, jeigu tai leidžiama pagal steigiamąjį aktą, vykdomosios valdybos, sprendimu, priimtu ne vėliau kaip iki vasario 15 d., pagal 3 ir 4 dalis arba jie gali būti automatiškai perkelti pagal 5 dalį.
2. Asignavimų, susijusių su personalo išlaidomis, perkelti negalima.
3. Iki finansinių metų pabaigos dar nepaskirti diferencijuotieji įsipareigojimų asignavimai ir nediferencijuotieji asignavimai gali būti perkelti kaip:
a)
sumos, atitinkančios įsipareigojimų asignavimus;
b)
sumos, atitinkančios nediferencijuotuosius asignavimus, susijusius su statybos projektais, kurių panaudojimo procedūros parengiamųjų etapų didžioji dalis yra užbaigta iki gruodžio 31 d. Panaudojimo procedūros parengiamasis etapas apibūdintas kiekvienos Sąjungos įstaigos finansinio reglamento įgyvendinimo taisyklėse.
Kai tokios sumos yra susijusios su statybų projektais, jos gali būti panaudotos iki kitų metų kovo 31 d. arba kitų metų gruodžio 31 d.
4. Į kitą laikotarpį gali būti perkelti tokios sumos mokėjimų asignavimai, kurių reikia egzistuojantiems įsipareigojimams arba įsipareigojimams, susijusiems su į kitą laikotarpį perkeltais įsipareigojimų asignavimų mokėjimais, padengti, kai atitinkamose kitų finansinių metų biudžeto eilutėse numatytų asignavimų toms reikmėms nepakanka.
Atitinkama Sąjungos įstaiga pirma panaudoja einamiesiems metams nustatytus asignavimus, o perkeltų asignavimų nenaudoja tol, kol neišnaudoja pirmųjų.
5. Nediferencijuotieji asignavimai, atitinkantys iki finansinių metų pabaigos tinkamai prisiimtus įsipareigojimus, automatiškai perkeliami tik į kitus finansinius metus.
6. Asignavimai, perkelti į kitą laikotarpį, kurie nebuvo priskirti iki N + 1 metų kovo 31 d. panaikinami automatiškai arba išskiriami sąskaitose.
15 straipsnis
Asignuotųjų įplaukų perkėlimo taisyklės
23 straipsnyje nurodytų asignuotųjų įplaukų bei nepanaudotų ir gruodžio 31 d. turimų asignavimų, susidariusių iš tokių įplaukų, perkėlimas atliekamas laikantis šių taisyklių:
a)
išorės asignuotosios įplaukos perkeliamos automatiškai ir visiškai panaudojamos iki tol, kol įvykdomos visos su programa arba veiksmu, kuriems jos skirtos, susijusios operacijos; išorės asignuotosios įplaukos, gautos praėjusiais programos arba veiksmo metais, gali būti panaudotos pirmaisiais tolesnės programos arba veiksmo metais;
b)
vidaus asignuotąsias įplaukas galima perkelti į kitą laikotarpį tik vieniems metams, išskyrus vidaus asignuotąsias įplaukas, apibrėžtas 23 straipsnio 3 dalies f punkte, kurios perkeliamos automatiškai.
Ne vėliau kaip iki N + 1 metų birželio 1 d. Sąjungos įstaiga praneša Komisijai apie perkeltų asignuotųjų įplaukų vykdymą.
16 straipsnis
Asignavimų panaikinimas
Tais atvejais, kai įsipareigojimai panaikinami bet kuriais kitais finansiniais metais, einančiais po finansinių metų, kuriais asignavimai buvo įrašyti į Sąjungos įstaigos biudžetą, dėl tos priežasties, kad veiksmai, kuriems jie buvo numatyti, nebuvo visiškai arba iš dalies įgyvendinti, atitinkami asignavimai atšaukiami.
17 straipsnis
Įsipareigojimai
1. Nuo kiekvienų metų spalio 15 d. įprastos administracinės išlaidos gali būti paskirstytos iš anksto pagal kitiems finansiniams metams numatytus asignavimus. Tačiau tokie įsipareigojimai neviršija vieno ketvirtadalio asignavimų, valdybos nustatytų pagal atitinkamą biudžeto eilutę einamiesiems finansiniams metams. Jie netaikomi tokioms naujoms išlaidų rūšims, kurios dar nėra iš esmės patvirtintos paskutiniame tinkamai priimtame Sąjungos įstaigos biudžete.
2. Išlaidos, kurios apmokamos iš anksto, pavyzdžiui, nuompinigiai, gali būti išmokamos nuo gruodžio 1 d. iš kitiems finansiniams metams skirtų asignavimų. Tokiu atveju 1 dalyje minima riba netaikoma.
18 straipsnis
Taisyklės, taikytinos pavėluotai priėmus Sąjungos įstaigos biudžetą
1. Jei finansinių metų pradžioje Sąjungos įstaigos biudžetas dar nėra galutinai priimtas, taikomos 2-6 dalyse nustatytos taisyklės.
2. Įsipareigojimai ir mokėjimai gali būti atliekami laikantis 3 dalyje nurodytų apribojimų.
3. Galima nustatyti kiekvieno skyriaus įsipareigojimus, neviršijančius ankstesnių finansinių metų atitinkamo skyriaus visų asignavimų, kurie buvo patvirtinti, vieno ketvirtadalio, pridedant vieną dvyliktąją už kiekvieną praėjusį mėnesį.
Įplaukų ir išlaidų sąmatoje numatyta asignavimų riba neviršijama.
Mokėjimus galima atlikti kas mėnesį pagal kiekvieną skyrių, neviršijant ankstesnių finansinių metų atitinkamo skyriaus patvirtintų asignavimų vienos dvyliktosios dalies. Tačiau ta suma neviršija įplaukų ir išlaidų sąmatoje tame pačiame skyriuje numatytų asignavimų vienos dvyliktosios dalies.
4. Ankstesnių finansinių metų atitinkamo skyriaus patvirtinti asignavimai, kaip nurodyta 2 ir 3 dalyse, suprantami kaip Sąjungos įstaigos biudžete, įskaitant taisomuosius biudžetus, pripažinti asignavimai ir patikslinti pagal tais finansiniais metais atliktus perkėlimus.
5. Direktoriaus prašymu, jei to reikia Sąjungos įstaigos veiksmui tęsti ir valdymo poreikiams tenkinti, valdyba gali leisti viršyti įsipareigojimus ir mokėjimus, kuriuos automatiškai galima naudoti pagal 2 ir 3 dalis, viršijant vieną laikinąją dvyliktąją dalį, bet neviršijant keturių laikinųjų dvyliktųjų dalių, išskyrus tinkamai pagrįstus atvejus.
Papildomos dvyliktosios dalys skiriamos visos ir nedalijamos.
6. Jei konkrečiam skyriui pagal 5 dalį skirtų keturių laikinų dvyliktųjų dalių nepakanka išlaidoms, kurios yra būtinos siekiant išvengti Sąjungos įstaigos veiksmo, kuriam taikomas atitinkamas skyrius, tęstinumo pertrūkio, padengti, išimties tvarka gali būti duotas leidimas viršyti asignavimų sumą, įrašytą į buvusių finansinių metų Sąjungos įstaigos biudžeto atitinkamą skyrių. Valdyba imasi veiksmų 5 dalyje nustatyta tvarka. Tačiau jokiu atveju negalima viršyti bendros visų asignavimų sumos, numatytos ankstesnių finansinių metų Sąjungos įstaigos biudžete arba pasiūlytame Sąjungos įstaigos biudžeto projekte.
3 SKYRIUS
Subalansuotumo principas
19 straipsnis
Apibrėžtis ir taikymo sritis
1. Įplaukos ir mokėjimų asignavimai turi būti subalansuoti.
2. Mokėjimų asignavimai negali viršyti Sąjungos išmokos sumos, pridėjus nuosavas įplaukas ir visas kitas įplaukas, nurodytas 6 straipsnyje.
3. Įstaigų, kurių įplaukas, be Sąjungos išmokos, sudaro mokesčiai ir rinkliavos, mokesčiai turėtų būtų nustatyti tokio dydžio, kad nesusikauptų didelis perviršis. Jeigu pakartotinai susidaro didelis teigiamas arba neigiamas biudžeto vykdymo rezultatas, kaip numatyta 97 straipsnyje, mokesčių ir rinkliavų dydis peržiūrimas.
4. Sąjungos įstaiga negali imti paskolų pagal Sąjungos įstaigos biudžeto struktūrą.
5. Sąjungos išmoka Sąjungos įstaigai Sąjungos įstaigos biudžetui yra išlyginamoji išmoka ir gali būti padalyta į kelis mokėjimus.
6. Sąjungos įstaiga vykdo griežtą grynųjų pinigų valdymą, tinkamai įvertindama asignuotąsias įplaukas, kad užtikrintų, jog jos grynųjų pinigų likutis ribojamas tinkamai pagrįstais reikalavimais. Kartu su prašymu apmokėti ji pateikia išsamią ir naujausią savo realaus grynųjų pinigų poreikio per metus prognozę, įskaitant informaciją apie asignuotąsias įplaukas.
20 straipsnis
Finansinių metų biudžeto vykdymo rezultatas
1. Jeigu biudžeto vykdymo rezultatas, kaip numatyta 97 straipsnyje, yra teigiamas, Komisijai grąžinama suma, neviršijanti per metus išmokėtų lėšų sumos. Biudžeto vykdymo rezultato dalis, kuri viršija per metus išmokėtą Sąjungos išmoką, kitais finansiniais metais į Sąjungos įstaigos biudžetą įrašoma kaip įplaukos.
Pirma pastraipa taip pat taikoma, kai Sąjungos įstaigos įplaukas, be Sąjungos išmokos, sudaro mokesčiai ir rinkliavos.
Į biudžetą įrašytos išmokos ir faktiškai Sąjungos įstaigai išmokėtų lėšų skirtumas atšaukiamas.
Sąjungos įstaigos ne vėliau kaip iki N metų sausio 31 d. pateikia numatomą N - 1 metų biudžeto vykdymo rezultato sąmatą, kurios suma vėliau N metais turi būti grąžinta į biudžetą, siekiant papildyti jau turimą informaciją apie N - 2 metų biudžeto vykdymo rezultatą. Komisija tinkamai atsižvelgia į šią informaciją, vertindama Sąjungos įstaigos N + 1 metų finansinius poreikius.
2. Išimtiniais atvejais, kai steigiamajame akte numatyta, kad įplaukos iš mokesčių ir rinkliavų priskiriamos specialioms išlaidoms, Sąjungos įstaiga gali perkelti mokesčių ir rinkliavų likutį kaip asignuotąsias įplaukas veiklai, susijusiai su paslaugų, už kurias mokėtinas mokestis, teikimu.
3. Jeigu biudžeto vykdymo rezultatas, kaip numatyta 97 straipsnyje, yra neigiamas, jo suma kitais finansiniais metais į Sąjungos įstaigos biudžetą įrašoma kaip mokėjimų asignavimai arba prireikus kitais finansiniais metais kompensuojama teigiamo biudžeto vykdymo rezultato suma.
4. Įplaukos arba mokėjimų asignavimai į Sąjungos įstaigos biudžetą įrašomi vykstant biudžeto procedūrai, pasinaudojant Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 39 straipsnyje nustatyta taisomojo rašto procedūra, arba vykdant Sąjungos įstaigos biudžetą - taisomuoju biudžetu.
4 SKYRIUS
Apskaitos vieneto principas
21 straipsnis
Euro naudojimas
Sąjungos įstaigos biudžetas sudaromas ir vykdomas eurais, sąskaitos pateikiamos eurais. Tačiau pinigų srautų tikslais apskaitos pareigūnas, o avansinių sąskaitų atveju - avansinių lėšų administratoriai, įgaliojami vykdyti operacijas kitomis valiutomis, kaip nustatyta kiekvienos Sąjungos įstaigos finansinėse taisyklėse.
5 SKYRIUS
Universalumo principas
22 straipsnis
Apibrėžtis ir taikymo sritis
Nedarant poveikio 23 straipsniui, visos įplaukos padengia visus mokėjimų asignavimus. Nedarant poveikio 25 straipsniui, visos įplaukos ir išlaidos įrašomos, netikslinant jų viena kitos atžvilgiu.
23 straipsnis
Asignuotosios įplaukos
1. Išorės asignuotosios įplaukos ir vidaus asignuotosios įplaukos naudojamos specialioms išlaidoms padengti.
2. Išorės asignuotąsias įplaukas sudaro:
a)
valstybių narių ir trečiųjų šalių, įskaitant abiem atvejais valstybines agentūras, subjektus arba fizinius asmenis, finansiniai įnašai tam tikrai Sąjungos įstaigų veiklai, kiek tai numatyta Sąjungos įstaigos ir atitinkamos valstybės narės, trečiųjų šalių arba valstybinių agentūrų, subjektų arba fizinių asmenų sudarytame susitarime;
b)
konkretiems tikslams skirtos įplaukos, pvz., fondų pajamos, subsidijos, dovanojamas turtas ir testamentu paliekamas turtas;
c)
a punkte nenumatyti trečiųjų šalių arba įvairių Sąjungai nepriklausančių įstaigų finansiniai įnašai į Sąjungos įstaigų veiklą;
-
įplaukos iš ad hoc dotacijų, nurodytų 7 straipsnyje;
-
įplaukos iš įgaliojimų perdavimo susitarimų, nurodytų 8 straipsnyje;
d)
3 dalyje nurodytos vidaus asignuotosios įplaukos, papildančios šios dalies a-c punktuose nurodytas kitas įplaukas;
e)
įplaukos iš mokesčių ir rinkliavų, nurodytų 6 straipsnio 2 dalyje.
3. Vidaus asignuotąsias įplaukas sudaro:
a)
iš trečiųjų šalių už jų prašymu pateiktas prekes, suteiktas paslaugas arba atliktą darbą gautos įplaukos, išskyrus 6 straipsnio 1 dalies a punkte nurodytus mokesčius ir rinkliavas;
b)
įplaukos, gautos už parduotas transporto priemones, įrangą, prietaisus, medžiagas ir mokslinius bei techninius aparatus, kurie keičiami kitais arba šalinami iš apyvartos visiškai nurašius jų buhalterinę vertę;
c)
įplaukos iš pagal 62 straipsnį grąžinamų neteisingai išmokėtų sumų;
d)
įplaukos už Sąjungos institucijoms arba kitoms Sąjungos įstaigoms pateiktas prekes, suteiktas paslaugas ir atliktą darbą;
e)
gautos draudimo išmokos;
f)
nuomojant patalpas gautos įplaukos;
g)
įplaukos iš leidinių ir filmų, įskaitant leidinius elektronine forma, pardavimo;
h)
įplaukos iš tolesnio mokesčių kompensavimo pagal 25 straipsnio 3 dalies b punktą.
4. Nedarant poveikio 23 straipsnio 2 dalies e punktui, atitinkamu steigiamuoju aktu taip pat galima skirti įplaukas specialioms išlaidoms padengti. Jeigu atitinkamame steigiamajame akte nenumatyta kitaip, tokios įplaukos yra vidaus asignuotosios įplaukos.
5. Visos įplaukos, kaip numatyta 2 dalies a-c punktuose ir 3 dalies a ir d punktuose, apima visas tiesiogines ir netiesiogines išlaidas, susidariusias dėl atitinkamos veiklos arba tikslo.
6. Sąjungos įstaigos biudžete yra įrašytos eilutės, skirtos išorės asignuotosioms įplaukoms ir vidaus asignuotosioms įplaukoms, ir visais įmanomais atvejais nurodoma suma.
Į įplaukų ir išlaidų sąmatą gali būti įtraukta tik tokio dydžio asignuotųjų įplaukų suma, dėl kurios neabejojama sąmatos sudarymo dieną.
24 straipsnis
Dovanojamas turtas
1. Direktorius gali priimti bet kokį Sąjungos įstaigai dovanojamą turtą, tokį kaip fondai, subsidijos, dovanojamas turtas ir testamentu paliekamas turtas.
2. Priimant dovanojamą turtą, su kuriuo yra susijusios finansinės išlaidos, būtina gauti valdybos arba, jeigu tai leidžiama pagal steigiamąjį aktą, vykdomosios valdybos leidimą, dėl kurio sprendimas priimamas per du mėnesius nuo prašymo gavimo datos. Jei per tą laiką valdyba arba, jeigu tai leidžiama pagal steigiamąjį aktą, vykdomoji vadyba tokio sprendimo nepriima, laikoma, kad dovanojamas turtas priimamas.
25 straipsnis
Atskaitymų ir valiutos keitimo kursų tikslinimo taisyklės
1. Iš mokėjimo prašymų, kurie paskui perduodami grynajai sumai apmokėti, gali būti atskaitoma:
a)
baudos, paskirtos viešųjų pirkimų sutarčių šalims arba naudos gavėjams;
b)
nuolaidos, grąžinimai ir kompensacijos pagal atskiras sąskaitas ir išlaidų ataskaitas;
c)
skirtumas, susidaręs dėl netinkamai išmokėtų sumų.
Pirmos pastraipos c punkte nurodytas skirtumas, susidaręs dėl netinkamai išmokėtų sumų, gali būti tiesiogiai atskaitomas iš naujo tarpinio mokėjimo arba likučių išmokėjimo tam pačiam gavėjui pagal tą patį skyrių, straipsnį ir už tuos pačius finansinius metus, kuriais buvo išmokėta per didelė suma.
Pirmos pastraipos c punkte nurodytiems atskaitymams taikomos Sąjungos apskaitos taisyklės.
2. Sąjungos įstaigai suteiktų produktų arba paslaugų kaina, į kurią įeina mokesčiai, kuriuos pagal Protokolą dėl Europos Sąjungos privilegijų ir imunitetų grąžina valstybės narės, įskaitoma į Sąjungos įstaigos biudžetą kaip suma be mokesčių, jeigu tai taikoma Sąjungos įstaigai.
3. Sąjungos įstaigai suteiktų produktų arba paslaugų kaina, į kurią įeina mokesčiai, kuriuos grąžina trečiosios šalys, remdamosi atitinkamais susitarimais, gali būti įskaitoma į Sąjungos įstaigos biudžetą vienu iš šių būdų, kaip:
a)
suma be mokesčių;
b)
suma su mokesčiais. Tokiu atveju vėliau kompensuoti mokesčiai traktuojami kaip vidaus asignuotosios įplaukos.
4. Visi nacionaliniai mokesčiai, kuriuos Sąjungos įstaiga laikinai apmoka pagal 2 ir 3 dalis, įrašomi į laikinąją sąskaitą ir lieka ten įrašyti tol, kol atitinkama valstybė narė juos grąžina.
5. Bet kuris neigiamas biudžeto vykdymo rezultatas į Sąjungos įstaigos biudžetą įrašomas kaip išlaidos.
6. Galima daryti patikslinimus dėl valiutų santykio skirtumų Sąjungos įstaigos biudžeto vykdymo metu. Galutinis teigiamas arba neigiamas rezultatas įrašomas į metų biudžeto vykdymo rezultatą.
6 SKYRIUS
Konkretumo principas
26 straipsnis
Bendrosios nuostatos
Asignavimai paskiriami konkretiems tikslams pagal antraštinę dalį ir skyrių. Skyriai toliau dalijami į straipsnius ir punktus.
27 straipsnis
Perkėlimai
1. Direktorius asignavimus gali perkelti:
a)
iš vienos antraštinės dalies į kitą ne daugiau kaip 10 % asignavimų tiems metams, kurie nurodyti eilutėje, iš kurios perkeliami asignavimai;
b)
iš vieno skyriaus į kitą ir iš vieno straipsnio į kitą be apribojimų.
2. Dėl perkėlimų, viršijančių 1 dalyje nurodytas ribas, direktorius gali pasiūlyti valdybai arba, jeigu tai leidžiama pagal steigiamąjį aktą, vykdomajai valdybai asignavimus perkelti iš vienos antraštinės dalies į kitą. Valdyba arba, jeigu tai leidžiama pagal steigiamąjį aktą, vykdomoji valdyba per tris savaites gali pareikšti nepritarianti tokiems perkėlimams. Po šio termino perkėlimai laikomi priimtais.
3. Pasiūlymai dėl perkėlimų ir atlikti perkėlimai pagal 1 ir 2 dalis pagrindžiami atitinkamais ir išsamiais patvirtinamaisiais dokumentais, iš kurių matyti kredituotinose eilutėse ir eilutėse, iš kurių asignavimai perkeliami, įrašytų asignavimų vykdymas ir reikalingų sumų sąmata iki finansinių metų pabaigos.
4. Apie visus atliktus perkėlimus direktorius kuo greičiau praneša valdybai. Direktorius praneša Europos Parlamentui ir Tarybai apie visus pagal 2 dalį atliktus perkėlimus.
28 straipsnis
Specialios perkėlimo taisyklės
1. Asignavimai gali būti perkelti tik į Sąjungos įstaigos biudžeto eilutes, į kurias Sąjungos įstaigos biudžete leidžiama įrašyti asignavimus arba kuriose yra simbolinis įrašas „pro memoria“.
2. Asignavimai, atitinkantys asignuotąsias įplaukas, gali būti perkelti tik tuo atveju, jei tokios įplaukos naudojamos tai paskirčiai, kuriai jos yra numatytos.
7 SKYRIUS
Patikimo finansų valdymo principas
29 straipsnis
Ekonomiškumo, veiksmingumo ir efektyvumo principai / Patikimo finansų valdymo principas
1. Asignavimai naudojami laikantis patikimo finansų valdymo principo, tai yra laikantis ekonomiškumo, veiksmingumo ir efektyvumo principų.
2. Ekonomiškumo principu reikalaujama, kad Sąjungos įstaigos veiklos vykdymui reikalingi ištekliai būtų prieinami reikiamu laiku, pakankamo dydžio ir kokybės bei geriausia kaina.
Veiksmingumo principas reiškia siekti geriausio panaudotų išteklių ir pasiektų rezultatų santykio.
Efektyvumo principas - tai konkrečių nustatytų tikslų įvykdymas ir planuotų rezultatų pasiekimas.
3. Sąjungos įstaiga dalyvauja atliekant lyginamąją analizę, nurodytą Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 50 straipsnyje.
Lyginamoji analizė apima:
-
Sąjungos įstaigos horizontaliųjų tarnybų veiksmingumo peržiūrą;
-
dalijimosi tarnybomis arba visiško jų funkcijų perdavimo kitai Sąjungos įstaigai arba Komisijai sąnaudų ir naudos santykiu grindžiamą analizę.
Atlikdama šio straipsnio pirmoje ir antroje pastraipose nurodytą lyginamąją analizę, Sąjungos įstaiga imasi būtinų priemonių, kad išvengtų bet kokio interesų konflikto.
4. Visiems Sąjungos įstaigos biudžete numatytiems veiklos sektoriams nustatomi konkretūs, išmatuojami, pasiekiami, svarbūs ir nurodyto laikotarpio tikslai. Tų tikslų pasiekimas stebimas pagal kiekvienos veiklos rodiklius, o direktorius valdybai teikia informaciją. Ta formacija teikiama kasmet ne vėliau kaip kartu su dokumentais, pridedamais prie Sąjungos įstaigos biudžeto projekto.
5. Siekdama tobulinti sprendimų priėmimą, Sąjungos įstaiga atlieka ex ante ir ex post vertinimus, laikydamasi Komisijos pateiktų nurodymų. Tokie vertinimai taikomi visoms programoms ir veiklai, susijusioms su didelėmis išlaidomis, o vertinimo rezultatai pateikiami valdybai.
6. Direktorius parengia vertinimo, nurodyto 5 dalyje, išvadų tolesnio įgyvendinimo priemonių veiksmų planą ir du kartus per metus Komisijai ir reguliariai valdybai teikia jo pažangos ataskaitą.
7. Valdyba vykdo 6 dalyje nurodyto veiksmų plano įgyvendinimo priežiūrą.
30 straipsnis
Biudžeto vykdymo vidaus kontrolė
1. Sąjungos įstaigos biudžetas vykdomas taikant efektyvią ir veiksmingą vidaus kontrolę.
2. Sąjungos įstaigos biudžeto vykdymo tikslais vidaus kontrolė apibrėžiama kaip procesas, taikomas visais valdymo lygiais, kurio paskirtis - patikimai užtikrinti šių tikslų įgyvendinimą:
a)
operacijų efektyvumo, veiksmingumo ir ekonomiškumo;
b)
ataskaitų teikimo patikimumo;
c)
turto ir informacijos apsaugos;
d)
sukčiavimo ir pažeidimų prevencijos, nustatymo, ištaisymo ir tolesnių su tokiu sukčiavimu ir pažeidimais susijusių veiksmų vykdymo;
e)
tinkamo rizikos, susijusios su pagrindinių operacijų teisėtumu ir tvarkingumu, valdymo atsižvelgiant į daugiametį programų ir atitinkamų mokėjimų pobūdį.
3. Veiksminga vidaus kontrolė grindžiama geriausia tarptautine praktika ir visų pirma apima:
a)
užduočių atskyrimą;
b)
tinkamą rizikos valdymą ir kontrolės strategiją, įskaitant kontrolę gavėjo lygmeniu;
c)
interesų konfliktų vengimą;
d)
tinkamą audito seką ir duomenų vientisumą duomenų sistemose;
e)
veiklos stebėsenos ir tolesnių priemonių nustačius vidaus kontrolės trūkumus ir išimtis taikymo procedūras;
f)
periodinį patikimo vidaus kontrolės sistemos veikimo vertinimą.
4. Veiksminga vidaus kontrolė grindžiama šiais elementais:
a)
tinkamo rizikos valdymo ir kontrolės strategijos, koordinuojamos tarp atitinkamų kontrolės grandinės dalyvių, įgyvendinimu;
b)
atliktos kontrolės rezultatų prieinamumu visiems atitinkamiems kontrolės grandinės dalyviams;
c)
kai tinkama, rėmimusi nepriklausomomis audito nuomonėmis, jei susijusios veiklos kokybė yra tinkama ir priimtina ir jei ji buvo vykdoma vadovaujantis standartais, dėl kurių buvo susitarta;
d)
savalaikiu taisomųjų priemonių, įskaitant, jei tinkama, atgrasomąsias nuobaudas, taikymu;
e)
kartotinės kontrolės panaikinimu;
f)
kontrolės ekonominės naudos gerinimu.
8 SKYRIUS
Skaidrumo principas
31 straipsnis
Ataskaitų rinkinio, biudžeto ir kitų ataskaitų paskelbimas
1. Sąjungos įstaigos biudžetas sudaromas ir vykdomas ir ataskaitos pateikiamos laikantis skaidrumo principo.
2. Sąjungos įstaigos biudžeto santrauka ir visi galutinai priimti Sąjungos įstaigos biudžeto pakeitimai skelbiami Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje per tris mėnesius nuo jų priėmimo.
Santraukoje nurodomos penkios pagrindinės Sąjungos įstaigos įplaukų biudžeto eilutės, penkios pagrindinės biudžeto administracinių ir veiklos išlaidų eilutės, etatų planas ir numatytas pagal sutartis dirbančių darbuotojų skaičius, išreikštas visos darbo dienos ekvivalentais, kuriam biudžete yra numatyti asignavimai, bei komandiruoti nacionaliniai ekspertai. Joje taip pat nurodomi praėjusių metų duomenys.
3. Sąjungos įstaigos biudžetas, įskaitant etatų planą ir Sąjungos įstaigos taisomuosius biudžetus, kai jie yra galutinai priimti, taip pat numatytą pagal sutartis dirbančių darbuotojų skaičių, išreikštą visos darbo dienos ekvivalentais, kuriam biudžete yra numatyti asignavimai, ir komandiruotus nacionalinius ekspertus, pateikiamas susipažinti Europos Parlamentui ir Tarybai, Audito Rūmams ir Komisijai bei paskelbiami atitinkamos Sąjungos įstaigos interneto svetainėje per keturias savaites nuo jų priėmimo.
4. Sąjungos įstaiga ne vėliau kaip kitų finansinių metų birželio 30 d. savo interneto svetainėje paskelbia informaciją apie Sąjungos įstaigos biudžeto lėšų gavėjus, įskaitant ekspertus, su kuriais sudarytos sutartys pagal 89 straipsnį, naudojant standartinę pateikimo procedūrą pagal Komisijos deleguotojo reglamento (ES) Nr. 1268/2012 (7) 21 straipsnio 2, 3 ir 4 dalis. Paskelbta informacija yra lengvai prieinama, skaidri ir visapusiška. Informacija pateikiama deramai laikantis konfidencialumo ir saugumo reikalavimų, visų pirma asmens duomenų apsaugos reikalavimo, nustatyto Reglamente (EB) Nr. 45/2001.
III ANTRAŠTINĖ DALIS
BIUDŽETO SUDARYMAS IR STRUKTŪRA
1 SKYRIUS
Sąjungos įstaigos biudžeto sudarymas
32 straipsnis
Metinis ir daugiametis programavimas
1. Sąjungos įstaiga parengia programavimo dokumentą, kuriame nurodomas daugiametis ir metinis programavimas, atsižvelgiant į Komisijos nustatytas gaires.
2. Daugiametėje programoje nustatoma:
-
bendras strateginis programavimas, įskaitant tikslus, laukiamus rezultatus ir veiklos rodiklius;
-
išteklių programavimas, įskaitant daugiametį biudžetą ir darbuotojus.
Išteklių programavimas apima kokybinę ir kiekybinę informaciją apie žmogiškuosius išteklius ir biudžeto klausimus ataskaitų rengimo tikslais, visų pirma:
-
apie N - 1 ir n metus - informacija apie pareigūnų, laikinųjų darbuotojų ir sutartininkų skaičių, kaip apibrėžta Tarnybos nuostatuose, taip pat komandiruotų nacionalinių ekspertų skaičių;
-
apie N - 1 metus - biudžeto operacijų pagal 97 straipsnį sąmata ir informacija apie Sąjungos įstaigos priimančiosios valstybės narės įnašą natūra;
-
apie N + 1 metus - pareigūnų, laikinųjų darbuotojų ir sutartininkų skaičiaus įvertis, kaip apibrėžta Tarnybos nuostatuose;
-
vėlesniais metais, numatomas biudžetas ir darbuotojų išteklių programavimas.
Komisija Sąjungos įstaigai pateikia savo atitinkamų tarnybų nuomonę apie žmogiškųjų išteklių programavimo projektą.
Jeigu Sąjungos įstaiga visiškai neatsižvelgia į Komisijos tarnybų nuomonę, ji Komisijai pateikia atitinkamus paaiškinimus.
Išteklių programavimas kasmet atnaujinamas. Prireikus strateginis programavimas atnaujinamas, visų pirma siekiant atsižvelgti į bendro vertinimo, nurodyto steigiamajame akte, rezultatus.
3. Sąjungos įstaigos metinėje darbo programoje nustatomi išsamūs tikslai ir numatomi rezultatai, įskaitant rezultatų rodiklius. Į jį taip pat įtraukiamas veiksmo (-ų), kurį (kuriuos) ketinama finansuoti, aprašymas, nurodoma kiekvienam veiksmui skirta finansinių ir žmogiškųjų išteklių suma. Metinė darbo programa dera su 1 dalyje nurodyta daugiamete programa.
Joje aiškiai nurodoma, kurios Sąjungos įstaigos užduotys buvo papildomai paskirtos, pakeistos ar panaikintos, palyginti su praėjusiais finansiniais metais.
4. Bet kokie esminiai metinės darbo programos pakeitimai priimami pagal tą pačią procedūrą kaip ir pradinė darbo programa pagal steigiamojo akto ir šio reglamento 33 straipsnio nuostatas.
Valdyba Sąjungos įstaigos leidimus suteikiančiam pareigūnui gali suteikti įgaliojimus priimti neesminius metinės darbo programos pakeitimus.
33 straipsnis
Biudžeto sudarymas
1. Biudžetas sudaromas laikantis steigiamojo akto nuostatų.
2. Sąjungos įstaiga ne vėliau kaip kiekvienų metų sausio 31 d. Komisijai perduoda savo įplaukų ir išlaidų sąmatos preliminarų projektą ir bendrąsias gaires, kuriomis grindžiama sąmata.
3. Pagal Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 37 straipsnį kiekvienais metais Sąjungos įstaiga, vadovaudamasi savo steigiamuoju dokumentu, Komisijai, Europos Parlamentui ir Tarybai perduoda savo įplaukų ir išlaidų sąmatą.
4. Sąjungos įstaigos įplaukų ir išlaidų sąmatą sudaro:
a)
etatų planas, kuriuo nustatomas nuolatinių ir laikinų etatų skaičius, neviršijantis biudžeto asignavimų ribų, pagal lygį ir kategoriją;
b)
tuo atveju, jei etatų skaičius pasikeičia, aiškinamasis raštas, kuriuo pagrindžiamas prašymas leisti sukurti naujų etatų;
c)
išmokų ir įplaukų ketvirčio sąmata;
d)
informacija apie visų įvairioms veiklos sritims anksčiau nustatytų tikslų įgyvendinimą. Į vertinimo rezultatus atsižvelgiama ir jie nurodomi kaip Sąjungos įstaigos siūlomo biudžeto padidinimo ar sumažinimo, palyginti su jos biudžetu N metais, galimos naudos įrodymas.
5. Sąjungos įstaiga ne vėliau kaip kiekvienų metų sausio 31 d. Komisijai, Europos Parlamentui ir Tarybai perduoda savo programavimo dokumento projektą, nurodytą 32 straipsnyje, ir visas vėliau atnaujintas to dokumento versijas.
6. Laikydamasi biudžeto priėmimo procedūros, Komisija Sąjungos įstaigos sąmatą siunčia Europos Parlamentui ir Tarybai ir siūlo Sąjungos įstaigai skirtinos išmokos sumą bei darbuotojų skaičių, kurio, jos nuomone, įstaigai reikia. Komisija parengia Sąjungos įstaigos etatų plano projektą ir numatytą sutartininkų bei komandiruotų nacionalinių ekspertų skaičių, išreikštą visos darbo dienos ekvivalentais, kuriam siūloma numatyti asignavimus, kai tik Komisija sudarys biudžeto projektą.
7. Europos Parlamentas ir Taryba priima Sąjungos įstaigos etatų planą ir visus vėlesnius jo pakeitimus pagal 38 straipsnio 1 dalį. Etatų planas skelbiamas bendrojo biudžeto III skirsnio priede „Komisija“.
8. Sąjungos įstaigos biudžetą ir etatų planą kartu su programavimo dokumentu, nurodytu 32 straipsnyje, priima valdyba. Jie tampa galutiniais, kai yra galutinai priimamas biudžetas, kuriame nustatomas išmokos dydis ir etatų planas, ir prireikus Sąjungos įstaigos biudžetas bei etatų planas yra atitinkamai tikslinami.
9. Sąjungos įstaigai pavesdama naujas užduotis Komisija, nedarydama poveikio steigiamojo akto keitimo teisėkūros procedūrai, Europos Parlamentui ir Tarybai pateikia reikiamą informaciją, kad būtų galima įvertinti naujų užduočių poveikį Sąjungos įstaigos ištekliams ir prireikus peržiūrėti jos finansavimą.
34 straipsnis
Taisomieji biudžetai
Visi Sąjungos įstaigos biudžeto, įskaitant etatų planą, pakeitimai priimami taisomuoju biudžetu pagal tą pačią procedūrą kaip ir pradinis Sąjungos įstaigos biudžetas pagal steigiamojo akto ir šio reglamento 33 straipsnio nuostatas.
2 SKYRIUS
Sąjungos įstaigos biudžeto struktūra ir pateikimas
35 straipsnis
Sąjungos įstaigos biudžeto struktūra ir pateikimas
Sąjungos įstaigos biudžetas susideda iš įplaukų suvestinės ir išlaidų suvestinės.
36 straipsnis
Biudžeto nomenklatūra
Jei tai pagrindžiama Sąjungos įstaigos veiklos pobūdžiu, išlaidų suvestinė turi būti sudaroma pagal nomenklatūrą ir yra suklasifikuota pagal paskirtį. Šią nomenklatūrą nustato Sąjungos įstaiga, ir joje aiškiai skiriami administraciniai asignavimai ir veiklos asignavimai.
37 straipsnis
Sąjungos įstaigos biudžeto pateikimas
Sąjungos įstaigos biudžete pateikiama:
1.
įplaukų suvestinėje:
a)
atitinkamų finansinių metų Sąjungos įstaigos įplaukų sąmata (N metai);
b)
praėjusių finansinių metų įplaukų sąmata ir N - 2 metų įplaukos;
c)
atitinkamos pastabos kiekvienoje įplaukų eilutėje;
2.
išlaidų suvestinėje:
a)
N metų įsipareigojimų ir mokėjimų asignavimai;
b)
praėjusių finansinių metų įsipareigojimų ir mokėjimų asignavimai ir N - 2 metų įsipareigotos išlaidos ir apmokėtos išlaidos, pastarosios išreiškiamos kaip Sąjungos įstaigos N metų biudžeto procentinė dalis;
c)
ateinančių metų privalomų vykdant biudžetinius įsipareigojimus, prisiimtus ankstesniais finansiniais metais, mokėjimo terminų suvestinė;
d)
atitinkamos pastabos kiekvienoje padaloje.
38 straipsnis
Etatų plano taisyklės
1. 33 straipsnyje minimame etatų plane šalia finansiniais metais leistino etatų skaičiaus nurodomas leistinas skaičius ankstesniais metais, taip pat realiai užpildytų etatų skaičius. Tai yra nekeičiamas Sąjungos įstaigai nustatytas limitas. Negali būti jokių šį limitą viršijančių paskyrimų.
Tačiau, išskyrus AD 16, AD 15, AD 14 ir AD 13 lygius, valdyba gali keisti jų etatų planą iki 10 % nustatytų etatų skaičiaus, jei laikomasi šių sąlygų:
a)
nedaromas poveikis personalo asignavimų dydžiui per visus finansinius metus;
b)
neviršijamas bendras etatų plane nustatytas etatų skaičius;
c)
Sąjungos įstaiga dalyvavo atliekant lyginamąją analizę su kitomis Sąjungos įstaigomis, vykdant Komisijos inicijuotą darbuotojų vertinimą.
2. Nukrypstant nuo šio straipsnio 1 dalies antros pastraipos, ne visą darbo dieną, kurią vadovaudamasi Tarnybos nuostatais, leidžia paskyrimų tarnyba, tikslai gali būti pasiekti kitais paskyrimais. Jeigu darbuotojas prašo panaikinti leidimą iki laikotarpio, kuriam jis duotas, pabaigos, Sąjungos įstaiga kuo greičiau imasi tinkamų priemonių užtikrinti, kad būtų laikomasi 1 dalies antros pastraipos b punkte nurodyto limito.
IV ANTRAŠTINĖ DALIS
SĄJUNGOS ĮSTAIGOS BIUDŽETO VYKDYMAS
1 SKYRIUS
Bendrosios nuostatos
39 straipsnis
Biudžeto vykdymas pagal patikimo finansų valdymo principą
1. Leidimus suteikiančio pareigūno pareigas atlieka direktorius. Jis biudžeto įplaukas ir išlaidas vykdo pagal Sąjungos įstaigos finansines taisykles ir patikimo finansų valdymo principą savo atsakomybe ir neviršydamas leistinų asignavimų.
2. Nedarant poveikio leidimus suteikiančio pareigūno atsakomybės sukčiavimo ir pažeidimų prevencijos ir nustatymo srityje, Sąjungos įstaiga dalyvauja Europos kovos su sukčiavimu tarnybos sukčiavimo prevencijos veikloje.
40 straipsnis
Biudžeto vykdymo įgaliojimų perdavimas
1. Direktorius gali perduoti biudžeto vykdymo įgaliojimus Sąjungos įstaigos darbuotojams, kuriems taikomi Tarnybos nuostatai, pagal valdybos priimtose Sąjungos įstaigos finansinėse taisyklėse nustatytas sąlygas. Taip įgalioti asmenys gali veikti tik jeigu jie neperžengia aiškiai jiems suteiktų įgaliojimų.
2. Asmuo, kuriam tie įgaliojimai yra perduoti, gali perįgalioti kitus asmenis, kaip numatyta šio reglamento įgyvendinimo taisyklėse, nurodytose 114 straipsnyje. Kiekvienam perįgaliojimo veiksmui turi aiškiai pritarti direktorius.
41 straipsnis
Interesų konfliktas
1. Finansų pareigūnai, kaip numatyta šios antraštinės dalies 2 skyriuje, ir visi kiti su biudžeto vykdymu ir valdymu, įskaitant susijusius parengiamuosius aktus, auditu arba kontrole susiję asmenys nesiima veiksmų, dėl kurių gali kilti jų ir Sąjungos įstaigos interesų konfliktas.
Jei toks pavojus kyla, atitinkamas asmuo susilaiko nuo tokių veiksmų ir praneša apie tai kompetentingai institucijai, kuri raštu patvirtina, ar interesų konfliktas egzistuoja. Jei nustatyta, kad interesų konfliktas egzistuoja, atitinkamas asmuo nutraukia bet kokią susijusią veiklą. Kompetentinga institucija imasi visų tolesnių tinkamų veiksmų.
2. 1 dalyje minimas interesų konfliktas konstatuojamas tais atvejais, kai dėl priežasčių, susijusių su šeima, emociniu gyvenimu, politine arba pilietine priklausomybe, ekonominiais interesais arba kitais su gavėju turimais bendrais interesais, kyla pavojus, kad 1 dalyje nurodytas finansų pareigūnas arba kitas asmuo nebegalės nešališkai ir objektyviai atlikti savo pareigų.
3. 1 dalyje minėta kompetentinga institucija - tai atitinkamo darbuotojo tiesioginis viršininkas. Jeigu darbuotojas yra direktorius, kompetentinga institucija yra valdyba arba, jeigu tai leidžiama pagal steigiamąjį aktą, vykdomoji valdyba.
4. Sąjungos įstaiga priima interesų konflikto prevencijos ir valdymo taisykles.
42 straipsnis
Sąjungos įstaigos biudžeto vykdymo metodas
1. Sąjungos įstaigos biudžetą vykdo direktorius per savo departamentus, kuriems jis vadovauja.
2. Išoriniams privataus sektoriaus subjektams arba institucijoms, neteikiančioms viešųjų paslaugų, sutarčių pagrindu galima pavesti techninės ekspertizės užduotis ir administracinius, parengiamuosius arba pagalbinius darbus, kuriuos atliekant nesinaudojama viešosios valdžios įgaliojimais ar neveikiama savo nuožiūra, kai tai yra tikrai būtina.
2 SKYRIUS
Finansų pareigūnai
1 skirsnis
Pareigų atskyrimo principai
43 straipsnis
Pareigų atskyrimas
Leidimus suteikiančio pareigūno ir apskaitos pareigūno pareigos yra atskirtos ir nesidubliuoja.
2 skirsnis
Leidimus suteikiantis pareigūnas
44 straipsnis
Leidimus suteikiančio pareigūno įgaliojimai ir pareigos
1. Leidimus suteikiantis pareigūnas yra atsakingas už įplaukų ir išlaidų vykdymą, vadovaujantis patikimo finansų valdymo principu, ir už tai, kad būtų laikomasi teisėtumo bei tvarkingumo reikalavimų.
2. 1 dalies tikslais įgaliotas leidimus suteikiantis pareigūnas, pagal valdybos arba, jeigu tai leidžiama pagal steigiamąjį aktą, vykdomosios valdybos būtiniausius standartus, priimtus pagal lygiaverčius standartus, kuriuos Komisija nustatyto savo pačios departamentams, ir atsižvelgdamas į riziką, susijusią su valdymo aplinka ir finansuojamų veiksmų pobūdžiu, nustato organizacinę struktūrą ir vidaus kontrolės sistemas, tinkančias leidimus suteikiančio pareigūno pareigoms atlikti.
Tokia struktūra ir sistemos sukuriamos remiantis visapusiška rizikos analize, kurioje atsižvelgiama į jų ekonominį efektyvumą.
Leidimus suteikiantis pareigūnas savo departamentuose gali sukurti ekspertizės ir konsultacijų funkciją, skirtą jam padėti kontroliuoti su jo veikla susijusią riziką.
3. Vykdydamas išlaidas, leidimus suteikiantis pareigūnas prisiima biudžeto ar teisinius įsipareigojimus, tvirtina išlaidas, suteikia įgaliojimus vykdyti mokėjimus ir imasi preliminarių priemonių asignavimams vykdyti.
4. Į įplaukų vykdymą įeina gautinų sumų sąmatų rengimas, susigrąžintinų sumų nustatymas ir vykdomųjų raštų sumoms išieškoti išdavimas. Kai tinkama, įtraukiamas teisės į grąžintinas sumas atsisakymas.
5. Leidimus suteikiantis pareigūnas patvirtinamuosius dokumentus, susijusius su atliktomis operacijomis, saugo penkerius metus nuo Sąjungos įstaigos biudžeto įvykdymo sprendimo priėmimo dienos. Kai įmanoma, patvirtinamuosiuose dokumentuose nurodyti asmens duomenys ištrinami, kai šių duomenų nereikia biudžeto įvykdymo patvirtinimo, kontrolės ir audito tikslais. Bet kokiu atveju srauto duomenys saugomi pagal Reglamento (EB) Nr. 45/2001 37 straipsnio 2 dalį.
45 straipsnis
Ex ante kontrolė
1. Kiekvienai operacijai, nurodytai 44 straipsnyje, taikoma bent ex ante kontrolė, pagrįsta dokumentų tikrinimu ir turimais jau atliktos kontrolės, susijusios su operacijos veiklos ir finansiniais aspektais, rezultatais.
Ex ante kontrolė apima operacijos pradėjimą ir patikrinimą.
2. Operacijos pradėjimas suprantamas kaip visos operacijos, kurios sudaro parengiamąjį etapą priimant teisės aktus, kuriais remdamiesi leidimus suteikiantys pareigūnai, nurodyti 33 ir 34 straipsniuose, vykdo biudžetą.
3. Operacijos ex ante patikrinimas suprantamas kaip visos ex ante patikros, kurias organizuoja leidimus suteikiantis pareigūnas, norėdamas patikrinti veiklos ir finansinius aspektus.
4. Vykdant ex ante kontrolę, tikrinamas reikalaujamų patvirtinamųjų dokumentų ir kitos turimos informacijos ryšys. Ex ante kontrolės dažnumą ir intensyvumą nustato atsakingasis leidimus suteikiantis pareigūnas, atsižvelgdamas į rizikos ir ekonominio veiksmingumo kriterijus. Iškilus abejonių, už atitinkamo mokėjimo tvirtinimą atsakingas leidimus suteikiantis pareigūnas prašo papildomos informacijos arba vykdo kontrolę vietoje, kad gautų pakankamą užtikrinimą, kuris yra ex ante kontrolės dalis.
Ex ante kontrolės tikslas - įsitikinti, kad:
a)
išlaidos yra tvarkingos ir atitinka taikomas nuostatas;
b)
taikomas 29 straipsnyje nustatytas patikimo finansų valdymo principas.
Vykdant kontrolę, keli atskiri panašūs sandoriai, susiję su įprastomis išlaidomis, skirtomis atlyginimams, pensijoms, komandiruočių išlaidoms ir medicininėms išlaidoms grąžinti, leidimus suteikiančio pareigūno gali būti vertinami kaip viena operacija.
5. Konkrečios operacijos atveju patikrą atlieka kiti darbuotojai, nei tie, kurie operaciją pradėjo. Patikrą atliekantys darbuotojai nėra pavaldūs operaciją pradėjusiems darbuotojams.
46 straipsnis
Ex post kontrolė
1. Leidimus suteikiantis pareigūnas gali įvesti ex post kontrolę, kad patikrintų operacijas, kurios jau buvo patvirtintos atlikus ex ante kontrolę. Tokia kontrolė gali būti organizuojama atrankos būdu atsižvelgiant į riziką.
2. Ex post kontrolė gali būti vykdoma remiantis dokumentais ir prireikus vietoje.
Vykdant ex post kontrolę tikrinama, ar iš Sąjungos įstaigos biudžeto finansuojamos operacijos teisingai vykdomos, visų pirma, ar laikomasi 45 straipsnio 4 dalyje nurodytų kriterijų.
Bent kartą per metus ex post kontrolės rezultatus peržiūri leidimus suteikiantis pareigūnas, kad nustatytų bet kokias galimas sistemines problemas. Leidimus suteikiantis pareigūnas imasi priemonių toms problemoms spręsti.
Šio straipsnio 1 dalyje nurodyta rizikos analizė peržiūrima, atsižvelgiant į kontrolės rezultatus ir kitą svarbią informaciją.
Daugiamečių programų atveju leidimus suteikiantis pareigūnas nustato daugiametę kontrolės strategiją, išsamiau išdėstydamas kontrolės pobūdį ir mastą per tą laikotarpį ir tai, kaip kasmet turi būti vertinami rezultatai vykstant metiniam užtikrinimo procesui.
3. Ex ante kontrolę atlieka kiti darbuotojai nei tie, kurie atsakingi už ex post kontrolę. Už ex post kontrolę atsakingi darbuotojai nėra pavaldūs darbuotojams, atsakingiems už ex ante kontrolę.
Kai leidimus suteikiantis pareigūnas kaip ex post kontrolę atlieka gavėjų finansinį auditą, susijusios audito taisyklės turi būti aiškios, nuoseklios ir skaidrios ir turi būti gerbiamos ir Sąjungos įstaigos, ir audituojamų subjektų teisės.
4. Darbuotojai, atsakingi už finansinių operacijų, nurodytų 3 dalyje, valdymo kontrolę, turi turėti būtinus profesinius įgūdžius. Jie turi laikytis specialaus profesinių standartų kodekso, kurį yra priėmusi Sąjungos įstaiga, ir kuris grindžiamas standartais, Komisijos nustatytais savo pačios departamentams.
47 straipsnis
Konsoliduotoji metinė veiklos ataskaita
1. Leidimus suteikiantis pareigūnas valdybai už savo pareigų vykdymą atsiskaito parengdamas konsoliduotąją metinės veiklos ataskaitą, kurioje pateikiama:
a)
informacija apie:
-
įstaigos metinės darbo programos įgyvendinimą, biudžetą ir darbuotojų išteklius, nurodytus 38 straipsnyje;
-
valdymą ir vidaus kontrolės sistemas, įskaitant vidaus auditoriaus atliktų vidaus auditų skaičiaus ir rūšies santrauką, vidaus audito struktūras, pateiktų rekomendacijų ir veiksmų, kurių imtasi dėl tų rekomendacijų, taip pat ankstesniais metais pateiktų rekomendacijų santrauką, kaip nurodyta 82 ir 83 straipsniuose;
-
visas Audito Rūmų pastabas ir veiksmus, kurių dėl jų imtasi;
-
ataskaitas ir biudžeto ir finansų valdymo ataskaitas, nedarant poveikio 92, 96 ir 97 straipsniams.
b)
leidimus suteikiančio pareigūno deklaraciją, kurioje konstatuojama, ar jis turi pagrįstą užtikrinimą, išskyrus atvejus, kai su apibrėžtomis įplaukų ir išlaidų sritimis susijusiose išlygose nurodyta kitaip:
-
ataskaitoje pateikta informacija yra tikra ir teisinga;
-
ataskaitoje nurodytai veiklai skirti ištekliai panaudoti numatytu tikslu laikantis patikimo finansų valdymo principo;
-
nustatytomis kontrolės procedūromis užtikrinamos būtinos garantijos, susijusios su pagrindinių operacijų teisėtumu ir tvarkingumu.
Konsoliduotoje metinėje veiklos ataskaitoje nurodomi veiklos rezultatai remiantis nustatytais tikslais, su ta veikla susijusi rizika, suteiktų išteklių panaudojimas ir vidaus kontrolės sistemų veiksmingumas bei efektyvumas, įskaitant su kontrole susijusių išlaidų ir naudos bendrą įvertinimą.
Konsoliduota metinė veiklos ataskaita pateikiama valdybai įvertinti.
2. Ne vėliau kaip kiekvienų metų liepos 1 d. konsoliduotoji metinė veiklos ataskaita kartu su vertinimu valdybos teikiami Audito Rūmams, Komisijai, Europos Parlamentui ir Tarybai.
3. Papildomi ataskaitų teikimo reikalavimai gali būti numatyti steigiamajame akte tinkamai pagrįstais atvejais, visų pirma kai to reikalaujama dėl srities, kurioje veikia įstaiga, pobūdžio.
48 straipsnis
Sąjungos finansinių interesų apsauga
1. Jei finansų valdymo ir sandorių kontrolės veikloje dalyvaujantis darbuotojas mano, kad sprendimas, kurį jo viršininkas reikalauja vykdyti arba jam pritarti, yra klaidingas arba neatitinka patikimo finansų valdymo principų arba profesinių taisyklių, kurių iš to darbuotojo reikalaujama laikytis, jis apie tai raštu praneša direktoriui, kuris taip pat atsako raštu. Jei direktorius nesiima veiksmų arba patvirtina pradinį sprendimą arba nurodymą ir darbuotojas mano, kad toks patvirtinimas nėra pagrįstas atsakymas į jam rūpimą klausimą, darbuotojas raštu informuoja 54 straipsnio 5 dalyje nurodytą atitinkamą komisiją ir valdybą.
2. Neteisėtos veiklos, sukčiavimo arba korupcijos, kuri gali pakenkti Sąjungos interesams, atveju darbuotojas praneša institucijoms arba įstaigoms, nurodytoms taikytinuose teisės aktuose. Sutartyse su išorės auditoriais, vykdančiais Sąjungos įstaigos finansinio valdymo auditą, turi būti numatyta išorės auditorių pareiga informuoti leidimus suteikiantį pareigūną apie visus įtariamus neteisėtos veiklos, sukčiavimo arba korupcijos atvejus, kuriais gali būti pakenkta Sąjungos interesams.
49 straipsnis
Biudžeto vykdymo įgaliojimų perdavimas
Kai biudžeto vykdymo įgaliojimai yra perduoti arba perįgalioti, vadovaujantis 40 straipsniu, įgaliotiems ir perįgaliotiems leidimus suteikiantiems pareigūnams mutatis mutandis taikomos 44 straipsnio 1, 2 ir 3 dalys.
3 skirsnis
Apskaitos pareigūnas
50 straipsnis
Apskaitos pareigūno įgaliojimai ir pareigos
1. Valdyba paskiria apskaitos pareigūną, kuriam taikomi Tarnybos nuostatai ir kuris yra visiškai nepriklausomas vykdydamas savo pareigas. Apskaitos pareigūnas Sąjungos įstaigoje yra atsakingas už:
a)
tinkamą mokėjimų vykdymą, įplaukų surinkimą ir nustatytų gautinų sumų susigrąžinimą;
b)
sąskaitų parengimą ir pateikimą pagal IX antraštinę dalį;
c)
sąskaitų tvarkymą pagal IX antraštinę dalį;
d)
apskaitos taisyklių taikymą pagal IX antraštinę dalį bei sąskaitų plano nustatymą pagal Komisijos apskaitos pareigūno priimtas nuostatas;
e)
apskaitos sistemų nustatymą bei tvirtinimą ir, jei reikia, sistemų, kurias leidimus suteikiantis pareigūnas yra nustatęs apskaitos informacijos teikimui arba pagrindimui, tvirtinimą; šiuo atžvilgiu, apskaitos pareigūnas įgaliojamas bet kuriuo metu patikrinti, kaip laikomasi patvirtinimo kriterijų;
f)
iždo valdymą.
2. Dvi ar daugiau Sąjungos įstaigų gali paskirti tą patį apskaitos pareigūną.
Sąjungos įstaigos gali susitarti su Komisija, kad Komisijos apskaitos pareigūnas taip pat veikia kaip Sąjungos įstaigos apskaitos pareigūnas.
Sąjungos įstaigos taip pat gali pavesti Komisijos apskaitos pareigūnui dalį Sąjungos įstaigos apskaitos pareigūno užduočių, atsižvelgdamos į 29 straipsnyje nurodytą sąnaudų ir naudos santykiu grindžiamą analizę.
Šioje pastraipoje nurodytais atvejais jos imasi būtinų priemonių, kad būtų išvengta bet kokio interesų konflikto.
3. Apskaitos pareigūnas iš leidimus suteikiančio pareigūno gauna visą informaciją, kuri yra būtina ataskaitoms, iš kurių matyti teisinga ir objektyvi Sąjungos įstaigos finansinė padėtis ir biudžeto vykdymas, parengti. Leidimus suteikiantis pareigūnas užtikrina šios informacijos patikimumą.
4. Prieš direktoriui priimant sąskaitas, apskaitos pareigūnas jas pasirašo, taip patvirtindamas, kad apskaitos pareigūnas turi pagrįstą užtikrinimą, kad sąskaitose pateikta tikra ir teisinga Sąjungos įstaigos finansinė padėtis.
Pirmos pastraipos tikslais apskaitos pareigūnas patvirtina, kad ataskaitos yra parengtos pagal Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 143 straipsnyje nurodytas apskaitos taisykles ir kad visos įplaukos ir išlaidos yra įrašytos į sąskaitas.
Leidimus suteikiantis pareigūnas apskaitos pareigūnui perduoda visą jo pareigoms vykdyti reikalingą informaciją.
Leidimus suteikiantys pareigūnai lieka visiškai atsakingi už tinkamą jų valdomų lėšų panaudojimą, jų kontroliuojamų išlaidų teisėtumą ir tvarkingumą ir apskaitos pareigūnui perduodamos informacijos išsamumą ir tikslumą.
5. Apskaitos pareigūnas įgaliojamas patikrinti gautą informaciją ir atlikti tolesnius patikrinimus, kurie, jo nuomone, yra reikalingi norint pasirašyti ataskaitas.
Apskaitos pareigūnas prireikus pareiškia išlygas, tiksliai paaiškindamas tokių išlygų pobūdį ir taikymo sritį.
6. Atsižvelgiant į šio straipsnio 7 dalį ir 51 straipsnį, tik apskaitos pareigūnas yra įgaliotas valdyti grynuosius pinigus ir pinigų ekvivalentus. Apskaitos pareigūnas atsakingas už jų saugojimą.
7. Apskaitos pareigūnas, vykdydamas savo pareigas, gali tam tikras užduotis perduoti jam pavaldiems darbuotojams, kuriems taikomi Tarnybos nuostatai, kai tai yra būtina jo pareigoms atlikti.
8. Pavedimo dokumente nurodomos užduotys, kurios yra pavedamos pavedimą gaunančiam asmeniui, jo teisės ir pareigos.
4 skirsnis
Avansinių lėšų administratorius
51 straipsnis
Avansinės sąskaitos
Kai tai yra tikrai būtina, mažoms sumoms išmokėti ir įplaukoms, išskyrus nuosavus išteklius, nurodytoms 6 straipsnyje, surinkti galima atidaryti avansines sąskaitas. Į avansines sąskaitas pinigus perveda apskaitos pareigūnas ir už jas yra atsakingi institucijos apskaitos pareigūno paskirti avansinių lėšų administratoriai.
Didžiausia kiekvieno išlaidų ar įplaukų straipsnio suma, kurią avansinių lėšų administratorius gali išmokėti trečiosioms šalims, negali viršyti 60 000 EUR sumos, kurią nustato Sąjungos įstaiga kiekvienam išlaidų ar įplaukų straipsniui. Mokėjimai iš avansinių sąskaitų gali būti atliekami kreditiniu banko pavedimu, įskaitant 74 straipsnio 1 dalyje nurodytą tiesioginio debeto sistemą, čekiais ar kitokiomis mokėjimo priemonėmis, laikantis apskaitos pareigūno išdėstytų nurodymų.
3 SKYRIUS
Finansų pareigūnų atsakomybė
1 skirsnis
Bendrosios taisyklės
52 straipsnis
Finansų pareigūnams suteiktų įgaliojimų atšaukimas ir sustabdymas
1. Institucija, paskyrusi įgaliotus ir perįgaliotus leidimus suteikiančius pareigūnus, gali bet kuriuo metu jų įgaliojimą arba perįgaliojimą laikinai ar visam laikui atšaukti. Leidimus suteikiantis pareigūnas bet kuriuo metu gali atšaukti savo sutikimą, duotą tam tikram perįgaliojimui.
2. Valdyba gali bet kuriuo metu apskaitos pareigūno arba avansinių lėšų administratoriaus, arba abiejų paskyrimą eiti pareigas laikinai arba visam laikui sustabdyti. Tokiu atveju valdyba paskiria laikinąjį apskaitos pareigūną.
3. 1 ir 2 dalys neturi poveikio jokioms drausminėms priemonėms, kurių buvo imtasi tose dalyse nurodytų finansų pareigūnų atžvilgiu.
53 straipsnis
Finansų pareigūnų atsakomybė už neteisėtą veiklą, sukčiavimą arba korupciją
1. 52-56 straipsniai neturi poveikio bet kokiai galimai 52 straipsnyje nurodytų finansų pareigūnų baudžiamajai atsakomybei, kaip numatyta taikomoje nacionalinėje teisėje ir galiojančiose nuostatose dėl Sąjungos finansinių interesų apsaugos ir dėl kovos su Sąjungos arba valstybių narių pareigūnų korupcija.
2. Nedarant poveikio 54, 55 ir 56 straipsniams, kiekvienas leidimus suteikiantis pareigūnas, apskaitos pareigūnas ir avansinių lėšų administratorius gali būti baudžiamas drausminėmis priemonėmis ir iš jo gali būti reikalaujama sumokėti kompensaciją, kaip nustatyta Tarnybos nuostatuose. Neteisėtos veiklos, sukčiavimo arba korupcijos atveju, kuris gali pakenkti Sąjungos interesams, klausimas perduodamas taikytinų teisės aktų paskirtoms institucijoms ir įstaigoms, visų pirma Europos kovos su sukčiavimu tarnybai.
2 skirsnis
Leidimus suteikiantiems pareigūnams taikomos taisyklės
54 straipsnis
Leidimus suteikiantiems pareigūnams taikomos taisyklės
1. Leidimus suteikiantis pareigūnas privalo sumokėti kompensaciją, kaip nustatyta Tarnybos nuostatuose.
2. Pareiga sumokėti kompensaciją visų pirma taikoma, jeigu leidimus suteikiantis pareigūnas tyčia arba dėl savo didelio aplaidumo:
a)
nustato teisę į grąžintinas sumas arba išduoda vykdomuosius raštus sumoms išieškoti, paskirsto išlaidas arba pasirašo mokėjimo pavedimą nesilaikydamas šio reglamento arba, jeigu taikytina, Sąjungos įstaigos finansinio reglamento įgyvendinimo taisyklių;
b)
neparengia dokumento, kuriuo nustatoma gautina suma, neišduoda vykdomojo rašto sumoms išieškoti arba vėluoja tą padaryti, arba vėluoja išduoti mokėjimo pavedimą, ir dėl to trečiosios šalys pareiškia Sąjungos įstaigai civilinį ieškinį.
3. Įgaliotas arba perįgaliotas leidimus suteikiantis pareigūnas, kuris mano, kad sprendimas, už kurio priėmimą jis yra atsakingas, yra neteisingas arba prieštarauja patikimam finansų valdymui, apie tai raštu praneša jį įgaliojusiai institucijai. Jei po to įgaliojusi institucija įgaliotam arba perįgaliotam leidimus suteikiančiam pareigūnui raštu pateikia pagrįstą nurodymą priimti tą sprendimą, atsakomybė leidimus suteikiančiam pareigūnui netaikoma.
4. Įgaliojimo atveju leidimus suteikiantis pareigūnas ir toliau lieka atsakingas už vidaus valdymo bei kontrolės sistemų veiksmingumą ir efektyvumą, ir už įgalioto leidimus suteikiančio pareigūno parinkimą.
5. Komisijos sudaryta speciali finansinių pažeidimų komisija arba speciali finansinių pažeidimų komisija, kurioje Komisija dalyvauja pagal Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 73 straipsnio 6 dalį, Sąjungos įstaigos atžvilgiu turi tokias pačias teises kaip ir Komisijos departamentų atžvilgiu, nebent valdyba arba, jeigu tai leidžiama pagal steigiamąjį aktą, vykdomoji valdyba nusprendžia sudaryti funkciniu požiūriu nepriklausomą komisiją arba dalyvauti kelių įstaigų sudarytoje bendroje komisijoje. Nagrinėjant Sąjungos įstaigos pateiktas bylas specialioje Komisijos sudarytoje finansinių pažeidimų komisijoje arba specialioje finansinių pažeidimų komisijoje, kurioje Komisija dalyvauja, yra vienas Sąjungos įstaigos darbuotojas.
Remdamasi pirmoje pastraipoje nurodytos komisijos nuomone, direktorius nusprendžia, ar pradėti procesą dėl nubaudimo drausmine priemone arba dėl kompensacijos sumokėjimo. Jei komisija nustato problemas pačioje sistemoje, ji nusiunčia pranešimą su rekomendacijomis leidimus suteikiančiam pareigūnui ir Komisijos vidaus auditoriui. Jei nuomonėje kaltinamas direktorius, komisija nusiunčia pranešimą valdybai ir Komisijos vidaus auditoriui. Direktorius savo metinėje veiklos ataskaitoje anonimiškai nurodo komisijos narių nuomonę ir priemones, kurių toliau imtasi.
6. Iš bet kurio darbuotojo galima pareikalauti atlyginti žalą, visą ar tam tikrą jos dalį, padarytą Sąjungos įstaigai dėl svarbaus prasižengimo, atliekant savo pareigas ar susijusio su jomis. Paskyrimų tarnyba, atlikusi Tarnybos nuostatuose nustatytus formalumus dėl drausminių klausimų, priima pagrįstą sprendimą.
3 skirsnis
Apskaitos pareigūnams ir avansinių lėšų administratoriams taikomos taisyklės
55 straipsnis
Apskaitos pareigūnams taikomos taisyklės
Apskaitos pareigūnui taikoma drausminė priemonė ir reikalaujama sumokėti kompensaciją, kaip nustatyta Tarnybos nuostatuose, taikant juose numatytas procedūras. Tokios priemonės apskaitos pareigūnui ypač gali būti taikomos dėl bet kurio iš šių prasižengimų:
a)
saugomų lėšų, turto ar dokumentų praradimo arba sugadinimo, arba jų praradimo dėl jo kaltės, arba jiems padaromos žalos dėl jo aplaidumo;
b)
klaidingo banko sąskaitų arba pašto žiro sąskaitų pakeitimo;
c)
sumų, kurios neatitinka vykdomųjų raštų sumoms išieškoti arba mokėjimų pavedimų, susigrąžinimo arba sumokėjimo;
d)
gautinų įplaukų nesurinkimo.
56 straipsnis
Avansinių lėšų administratoriams taikomos taisyklės
Avansinių lėšų administratoriui taikoma drausminė priemonė ir reikalaujama sumokėti kompensaciją, kaip nustatyta Tarnybos nuostatuose, taikant juose numatytas procedūras. Tokios priemonės avansinių lėšų administratoriui ypač gali būti taikomos dėl bet kurio iš šių prasižengimų:
a)
saugomų lėšų, turto ir dokumentų praradimo arba sugadinimo, arba jų praradimo dėl jo kaltės, arba jiems padaromos žalos dėl jo aplaidumo;
b)
tinkamų savo atliktų mokėjimų patvirtinamųjų dokumentų nepateikimo;
c)
pinigų išmokėjimo asmenims, neturintiems teisės į tokias išmokas;
d)
gautinų įplaukų nesurinkimo.
4 SKYRIUS
Įplaukų operacijos
57 straipsnis
Mokėjimo prašymas
Vadovaudamasi su Komisija sutartais terminais ir laiko tarpais, Sąjungos įstaiga Komisijai teikia prašymus išmokėti visą Sąjungos išmoką ar jos dalį pagal 19 straipsnio 6 dalį.
58 straipsnis
Palūkanų traktavimas
Palūkanos, susikaupusios iš lėšų, kurias Europos įstaigai kaip išmoką išmokėjo Komisija, nėra grąžintinos į biudžetą.
59 straipsnis
Gautinų sumų apskaičiavimas
1. Kai leidimus suteikiantis pareigūnas turi pakankamos ir patikimos informacijos apie bet kurią priemonę arba padėtį, dėl kurios gali atsirasti skola Sąjungos įstaigai, leidimus suteikiantis pareigūnas apskaičiuoja gautiną sumą.
2. Leidimus suteikiantis pareigūnas tikslina apskaičiuotą gautiną sumą, kai tik sužino apie įvykį, dėl kurio pasikeičia priemonė arba padėtis, kurios lemia apskaičiavimą.
Rengiant vykdomąjį raštą sumoms išieškoti dėl priemonės arba padėties, dėl kurių pirmiau apskaičiuotos gautinos sumos, leidimus duodantis pareigūnas atitinkamai tikslina tą apskaičiavimą.
Jeigu parengiamas vykdomasis raštas sumoms išieškoti, kuriame nurodoma ta pati suma kaip pradinė apskaičiuota gautina suma, tos apskaičiuotos sumos sumažinamos iki nulio.
60 straipsnis
Gautinų sumų nustatymas
1. Gautinų sumų nustatymas - tai veiksmas, kuriuo leidimus suteikiantis pareigūnas:
a)
patikrina, ar skola yra;
b)
nustato arba patikrina skolos tikrumą ir jos sumą;
c)
patikrina sąlygas, kuriomis skola turi būti sumokėta.
2. Bet kuri tikrai patvirtinta tiksli gautina suma nustatoma apskaitos pareigūnui siunčiamame vykdomajame rašte sumoms išieškoti, o po to skolininkui siunčiamame debetiniame dokumente; abu dokumentus parengia leidimus suteikiantis pareigūnas.
3. Klaidingai išmokėtos sumos turi būti atgautos.
4. Nuo bet kokios debetiniame dokumente nustatytu laiku negrąžintos skolos skaičiuojamos palūkanos pagal Deleguotąjį reglamentą (ES) Nr. 1268/2012.
5. Tinkamai nustatytas atvejais tam tikri reguliarių įplaukų straipsniai gali būti nustatyti preliminariai. Kelios susigrąžintinos sumos nustatomos preliminariai, todėl jų nereikia nustatinėti atskirai. Iki finansinių metų pabaigos leidimus suteikiantis pareigūnas patikslina preliminariai nustatytas sumas, kad jos atitiktų nustatytas faktiškai gautinas sumas.
61 straipsnis
Leidimas išieškoti sumas
Leidimas išieškoti sumas - tai veiksmas, kuriuo leidimus suteikiantis atsakingas pareigūnas, išduodamas vykdomąjį raštą sumoms išieškoti, nurodo apskaitos pareigūnui išieškoti gautiną sumą, kurią leidimus suteikiantis pareigūnas yra nustatęs.
62 straipsnis
Susigrąžinimo taisyklės
1. Apskaitos pareigūnas veikia pagal vykdomuosius raštus sumoms išieškoti, kuriuos tinkamai išdavė leidimus suteikiantis pareigūnas. Apskaitos pareigūnas tai daro tinkamai, siekdamas užtikrinti, kad Sąjungos įstaiga gautų savo įplaukas, ir užtikrina jos teisių apsaugą.
2. Jei iki termino, nurodyto debetiniame dokumente, faktiškai negrąžinama suma, apskaitos pareigūnas praneša leidimus suteikiančiam pareigūnui ir nedelsdamas pradeda išieškojimo procedūrą teisinėmis priemonėmis, įskaitant atitinkamais atvejais išieškojimą tarpuskaitos būdu, o jei tai neįmanoma, priverstiniu būdu.
3. Apskaitos pareigūnas susigrąžina sumas, į Sąjungos įstaigos reikalavimus skolininkui įskaitydamas tolygią sumą, kurią pačiam skolininkui turi grąžinti Sąjungos įstaiga. Tokios sumos yra tiksliai nustatytos, fiksuoto dydžio ir mokėtinos sumos.
4. Kai leidimus suteikiantis pareigūnas ketina visiškai arba iš dalies atsisakyti teisės susigrąžinti nustatytą gautiną sumą, jis užtikrina, kad toks atsisakymas galimas ir atitinka patikimo finansų valdymo ir proporcingumo principus. Sprendimas atsisakyti išieškoti sumas pagrindžiamas. Leidimus suteikiantis pareigūnas gali pavesti priimti sprendimą atsisakyti išieškoti sumas tik tada, kai gautinos sumos mažesnės nei 5 000 EUR.
Sprendime atsisakyti išieškoti sumas nurodoma, kokių veiksmų buvo imtasi užtikrinti išieškojimą bei teisės straipsniai ir faktai, kuriais remiasi atsisakymas.
5. Leidimus suteikiantis pareigūnas gali visiškai arba iš dalies panaikinti nustatytą gautiną sumą, kai aptikus klaidą atskleidžiama, kad suma nebuvo teisingai nustatyta. Toks panaikinimas grindžiamas leidimus suteikiančio pareigūno motyvuotu sprendimu.
63 straipsnis
Surinkimo formalumai
1. Faktiškai susigrąžinus gautiną sumą, apskaitos pareigūnas sąskaitose padaro įrašą ir praneša leidimus suteikiančiam pareigūnui.
2. Už visas grynaisiais pinigais apskaitos pareigūnui sumokėtas sumas išduodamas kvitas.
3. Daline skolininko sugrąžinta suma, dėl kurios išduoti keli vykdomieji raštai sumoms išieškoti, visų pirma padengiama seniausia įsiskolinimo dalis, nebent skolininkas nurodo kitaip.
Bet kokiais daliniais mokėjimais visų pirma padengiamos palūkanos.
64 straipsnis
Papildomas sumokėjimo terminas
1. Apskaitos pareigūnas, bendradarbiaudamas su leidimus suteikiančiu pareigūnu, gali skirti papildomą sumokėjimo terminą, tik skolininkui raštu paprašius, tinkamai nurodžius priežastis ir jei yra tenkinamos šios sąlygos:
a)
skolininkas įsipareigoja visą numatytą papildomą laikotarpį, pradedant Deleguotojo reglamento (ES) Nr. 1268/2012 80 straipsnio 3 dalies b punkte nurodytu terminu, mokėti palūkanas, taikant Deleguotojo reglamento (ES) Nr. 1268/2012 83 straipsnyje nurodytą palūkanų normą;
b)
siekiant apsaugoti Sąjungos įstaigos teises, skolininkas pateikia Sąjungos įstaigos apskaitos pareigūnui priimtiną finansinę garantiją, kuri padengia negrąžintą skolą, kurią sudaro pagrindinė skolos suma ir palūkanos.
Pirmosios pastraipos b punkte minėta garantija gali būti pakeista solidariąja trečiosios šalies garantija, su kuria sutinka Sąjungos įstaigos apskaitos pareigūnas.
2. Išimtinėmis aplinkybėmis skolininko prašymu apskaitos pareigūnas gali atsisakyti reikalavimo pateikti 1 dalies pirmosios pastraipos b punkte nurodytą garantiją, kai, remdamasis savo vertinimu, skolininkas nori ir gali atlikti mokėjimą per papildomą laikotarpį, tačiau negali pateikti tokios garantijos ir yra atsidūręs sunkioje padėtyje.
65 straipsnis
Teisių į grąžintinas sumas sąrašas
1. Apskaitos pareigūnas sudaro grąžintinų sumų sąrašą. Sąjungos įstaigos teisių į grąžintinas sumas sąraše sugrupuojamos pagal jų vykdomojo rašto sumoms išieškoti išdavimo datą. Apskaitos pareigūnas taip pat nurodo sprendimus atsisakyti teisės į nustatytą grąžintiną sumą ar jos dalį. Sąrašas pridedamas prie Sąjungos įstaigos biudžeto ir finansų valdymo ataskaitos.
2. Komisija sudaro Sąjungos įstaigos teisių į grąžintinas sumas sąrašą, kuriame nurodomi skolininkų pavadinimai ir skolos suma, kai skolininkas ją turi sugrąžinti teismo sprendimu, turinčiu res judicata galią, ir kai per metus nuo sprendimo paskelbimo mokėjimas visai nebuvo atliktas arba nesugrąžinta reikšminga suma. Sąrašas skelbiamas tinkamai atsižvelgiant į asmens duomenų apsaugą pagal Reglamento (EB) Nr. 45/2001 reikalavimus.
Kiek tai susiję su fizinių asmenų asmens duomenimis, paskelbta informacija pašalinama tuomet, kai skola yra visiškai sugrąžinama. Tas pats taikoma juridinių asmenų, kurių oficialus pavadinimas nurodo vieną ar daugiau fizinių asmenų, asmens duomenims.
Sprendimas įtraukti skolininką į Sąjungos įstaigos teisių į grąžintinas sumas sąrašą priimamas laikantis proporcingumo principo ir visų pirma atsižvelgiant į sumos dydį.
66 straipsnis
Senaties terminas
Sąjungos įstaigos teisėms į grąžintinas sumas trečiųjų šalių atžvilgiu ir trečiųjų šalių teisėms į grąžintinas sumas Sąjungos įstaigos atžvilgiu taikomas penkerių metų senaties terminas.
67 straipsnis
Specialios mokesčiams ir rinkliavoms taikomos nuostatos
Jeigu Sąjungos įstaiga renka mokesčius ir rinkliavas, minėtus 6 straipsnio 1 dalies a punkte, kiekvienų finansinių metų pradžioje sudaroma tokių mokesčių ir rinkliavų bendra preliminari sąmata.
Jeigu mokesčiai ir rinkliavos nustatomi teisės aktu arba valdybos sprendimais, leidimus suteikiantis pareigūnas gali neišduoti vykdomojo rašto sumoms išieškoti ir, nustatęs gautinas sumas, išrašyti debetinius dokumentus. Tokiu atveju Sąjungos įstaigos teisė į gautinas sumas yra registruojama. Apskaitos pareigūnas sudaro visų debetinių dokumentų sąrašą ir nurodo jų skaičių bei bendrą sumą Sąjungos įstaigos biudžeto ir finansų valdymo ataskaitoje.
Jeigu Sąjungos įstaiga naudoja atskirą sąskaitų pateikimo sistemą, apskaitos pareigūnas reguliariai ir ne rečiau nei kas mėnesį į sąskaitas įrašo gautas mokesčių ir rinkliavų sumas.
Sąjungos įstaiga teikia paslaugas, susijusias su jai pavestomis užduotimis, tik po to, kai yra sumokėtas visas atitinkamas mokestis arba rinkliava. Tačiau išimtinėmis aplinkybėmis paslauga gali būti suteikta iš anksto nesumokėjus atitinkamo mokesčio ar rinkliavos. Tais atvejais, kai paslauga buvo suteikta iš anksto nesumokėjus atitinkamo mokesčio ar rinkliavos, taikomi 60-66 straipsniai.
5 SKYRIUS
Išlaidų operacijos
68 straipsnis
Finansavimo sprendimai
1. Kiekvienas išlaidų punktas turi turėti nustatytą paskirtį, būti patvirtintas, jam turi būti išduotas leidimas ir jis turi būti išmokėtas.
2. Prieš išlaidų paskirties nustatymą turi būti priimtas finansavimo sprendimas.
3. Sąjungos įstaigos metinė darbo programa yra lygiavertė veiklos, kurią ji vykdo, finansavimo sprendimui, jeigu aiškiai nustatomi 32 straipsnio 3 dalyje išdėstyti elementai.
4. Administraciniai asignavimai gali būti vykdomi be išankstinio finansavimo sprendimo.
69 straipsnis
Įsipareigojimų rūšys
1. Biudžetinis įsipareigojimas - tai operacija, kuria rezervuojamas asignavimas, būtinas būsimiems mokėjimams vykdant teisinius įsipareigojimus padengti.
2. Teisinis įsipareigojimas - tai veiksmas, kuriuo leidimus suteikiantis pareigūnas prisiima arba nustato įsipareigojimą, dėl kurio yra mokamos lėšos.
3. Biudžetiniai įsipareigojimai priklauso vienai iš šių trijų kategorijų:
a)
individualus - biudžetinis įsipareigojimas yra individualus, kai yra žinomas gavėjas ir išlaidų suma;
b)
bendras - biudžetinis įsipareigojimas yra bendras, kai bent vienas iš elementų, būtinų individualiam įsipareigojimui nustatyti, dar yra nežinomas;
c)
preliminarus - biudžetinis įsipareigojimas yra preliminarus, kai jis yra skirtas įprastoms administracinėms išlaidoms padengti ir kai jo suma arba galutiniai gavėjai nėra konkrečiai žinomi.
Preliminarus biudžetinis įsipareigojimas vykdomas prisiimant vieną ar kelis individualius teisinius įsipareigojimus, dėl kurių atsiranda teisė į būsimus mokėjimus, arba išimtiniais atvejais, susijusiais su išlaidomis personalo valdymui, tiesioginiais mokėjimais.
4. Biudžetiniai įsipareigojimai veiksmams, kurie tęsiasi daugiau kaip vienus finansinius metus, gali būti suskaidyti į per keletą metų mokamas metines dalis tik tuo atveju, kai taip yra numatyta steigiamajame akte arba pagrindiniame teisės akte, arba kai jie yra susiję su administracinėmis išlaidomis.
70 straipsnis
Įsipareigojimams taikomos taisyklės
1. Kiekvienai priemonei, dėl kurios gali atsirasti iš Sąjungos įstaigos biudžeto padengiamų išlaidų, leidimus suteikiantis pareigūnas, prieš prisiimdamas teisinį įsipareigojimą trečiosioms šalims, prisiima biudžetinį įsipareigojimą.
2. Pareiga prisiimti biudžetinį įsipareigojimą prieš prisiimant teisinį įsipareigojimą, kaip numatyta 1 dalyje, netaikoma teisiniams įsipareigojimams, prisiimtiems po krizės paskelbimo, vykdant veiklos tęstinumo planą laikantis tvarkos, kurią priėmė Sąjungos įstaiga.
3. Bendrieji biudžetiniai įsipareigojimai turi apima visą atitinkamų individualių teisinių įsipareigojimų, prisiimtų iki N + 1 metų gruodžio 31 d., sumą.
Atsižvelgiant į 69 straipsnio 4 dalį ir 87 straipsnio 2 dalį, individualūs teisiniai įsipareigojimai, susiję su individualiais arba preliminariais biudžetiniais įsipareigojimais, sudaromi iki N metų gruodžio 31 d.
Pirmoje ir antroje pastraipose nurodytų laikotarpių pabaigoje leidimus suteikiantis pareigūnas panaikina visus su nepanaudotu tokių biudžetinių įsipareigojimų likučiu susijusius įsipareigojimus.
Prieš pasirašydamas kiekvieną individualaus teisinio įsipareigojimo sumą, priimtą pagal bendrąjį biudžetinį įsipareigojimą, leidimus suteikiantis pareigūnas ją įregistruoja biudžetinėse sąskaitose ir priskiria bendrajam biudžetiniam įsipareigojimui.
4. Biudžetiniams ir teisiniams įsipareigojimams, kurie tęsiasi ilgiau kaip vienus finansinius metus, išskyrus personalo išlaidoms, nustatoma galutinė įvykdymo data, vadovaujantis patikimo finansų valdymo principu.
Visos tokių įsipareigojimų dalys, kurios nėra įvykdytos praėjus šešiems mėnesiams nuo tos datos, nurodytos šios dalies pirmoje pastraipoje, panaikinamos, vadovaujantis 16 straipsniu.
Biudžetinio įsipareigojimo suma, atitinkanti teisinį įsipareigojimą, pagal kurį, kaip nurodyta 75 straipsnyje, nebuvo atliktas mokėjimas per dvejus metus po teisinio įsipareigojimo pasirašymo, yra panaikinama, išskyrus, kai ta suma susijusi su atveju, kai vyksta bylinėjimasis teisme arba arbitraže, arba kai egzistuoja specialios sąlygos, nustatytos pagrindiniuose aktuose.
71 straipsnis
Įsipareigojimams taikomi patikrinimai
1. Priimdamas biudžetinį įsipareigojimą, leidimus suteikiantis pareigūnas užtikrina, kad:
a)
išlaidos būtų priskirtos teisingam Sąjungos įstaigos biudžeto punktui;
b)
asignavimai egzistuotų;
c)
išlaidos atitiktų taikytinas nuostatas, visų pirma steigiamojo akto nuostatas, kiekvienos Sąjungos įstaigos finansines taisykles ir visus pagal jas priimtus aktus;
d)
būtų laikomasi patikimo finansų valdymo principo.
2. Registruodamas teisinį įsipareigojimą fiziniu arba elektroniniu parašu, leidimus suteikiantis pareigūnas užtikrina, kad:
a)
įsipareigojimas būtų paremtas atitinkamu biudžetiniu įsipareigojimu;
b)
išlaidos būtų teisėtos ir tvarkingos bei atitiktų taikytinas nuostatas, visų pirma steigiamojo akto nuostatas, kiekvienos Sąjungos įstaigos finansines taisykles ir visus pagal jas priimtus aktus;
c)
būtų laikomasi patikimo finansų valdymo principo.
72 straipsnis
Išlaidų patvirtinimas
Išlaidų patvirtinimas yra veiksmas, kuriuo leidimus suteikiantis pareigūnas:
a)
patikrina kreditoriaus teisės buvimą;
b)
nustato arba patikrina reikalavimo tikrumą ir jo sumą;
c)
patikrina sąlygas, kuriomis turi būti atliktas mokėjimas.
73 straipsnis
Patvirtinimas ir materiali patvirtinimo „patvirtinta išmokėti“ forma
1. Išlaidos patvirtinamos pagal patvirtinamuosius dokumentus, įrodančius kreditoriaus teisę remiantis faktiškai suteiktų paslaugų, faktiškai pristatytų prekių arba faktiškai atliktų darbų sąskaita arba remiantis kitais išmokamas lėšas pateisinančiais dokumentais, įskaitant prenumeratos arba mokymo kursų pasikartojančius mokėjimus.
2. Leidimus suteikiantis pareigūnas, prieš priimdamas sprendimą patvirtinti išlaidas, asmeniškai patikrina patvirtinamuosius dokumentus arba savo atsakomybe įsitikina, kad tai yra padaryta.
3. Patvirtinimo sprendimas išreiškiamas leidimus suteikiančio pareigūno parašu ir užrašu „patvirtinta išmokėti“.
4. Nekompiuterizuotoje sistemoje, viza „patvirtinta išmokėti“ uždedama antspaudu, patvirtinant leidimus suteikiančio pareigūno parašu.
Kompiuterizuotoje sistemoje „patvirtinta išmokėti“ - tai leidimus suteikiančio pareigūno patvirtinimas, naudojant asmeninį slaptažodį.
74 straipsnis
Leidimas išlaidoms
1. Leidimas išlaidoms - tai veiksmas, kuriuo leidimus suteikiantis pareigūnas, patikrinęs, kad asignavimai egzistuoja, ir išdavęs mokėjimo pavedimą, nurodo apskaitos pareigūnui apmokėti išlaidų sumą, kurią leidimus suteikiantis pareigūnas patvirtino.
Jeigu periodiniai mokėjimai yra susiję su teikiamomis paslaugomis, įskaitant nuomos paslaugas, arba su pristatomomis prekėmis, leidimus suteikiantis pareigūnas, atsižvelgdamas į savo rizikos analizę, gali duoti nurodymą taikyti tiesioginio debeto sistemą.
2. Mokėjimo pavedime nurodoma data, jį pasirašo leidimus suteikiantis pareigūnas, po to jis siunčiamas apskaitos pareigūnui. Leidimus suteikiantis pareigūnas patvirtinamuosius dokumentus saugo, vadovaudamasis 44 straipsnio 5 dalimi.
3. Atitinkamais atvejais kartu su mokėjimo pavedimu, siunčiamu apskaitos pareigūnui, kartu siunčiamas ir dokumentas, liudijantis, kad prekės yra įrašytos į 106 straipsnio 1 dalyje minėtą inventorinį sąrašą.
75 straipsnis
Mokėjimų rūšys
1. Mokėjimas atliekamas, pateikus įrodymus, kad atitinkamas veiksmas atliktas pagal pagrindinio teisės akto arba sutarties ar susitarimo dėl dotacijos nuostatas, ir susideda iš vienos ar kelių šių operacijų:
a)
visos mokėtinos sumos apmokėjimo;
b)
mokėtinos sumos apmokėjimo vienu iš šių būdų:
1)
iš anksto finansuojant, kai sumą galima padalyti į kelias išmokas, pasirašius sutartį arba susitarimą dėl dotacijos arba pranešus apie sprendimą dėl dotacijos;
2)
vienu arba keliais tarpiniais mokėjimais, kaip veiksmo dalinio įvykdymo atitikmenį;
3)
mokėtinos sumos likučio išmokėjimu, kai veiksmas visiškai įvykdytas.
Išankstiniu finansavimu suteikiamos avansinės lėšos. Jis gali būti suskirstytas į keletą mokėjimų pagal patikimo finansų valdymo principą.
Tarpiniu mokėjimu, kuris gali būti atliekamas kelis kartus, galima padengti išlaidas, patirtas vykdant sprendimą arba susitarimą, arba siekiant apmokėti už suteiktas paslaugas, pateiktas prekes ir (arba) užbaigtus darbus tarpiniais sutarties vykdymo etapais. Jis gali būti lygus visai išankstinio finansavimo sumai ar jos daliai, nedarant poveikio pagrindinio teisės akto nuostatoms.
Išlaidų uždarymas - tai likučio išmokėjimas; jis negali būti pakartotas ir yra taikomas visoms ankstesnėms išlaidoms arba vykdomajam raštui sumoms išieškoti.
2. Biudžeto apskaitoje, įrašant skirtingų rūšių mokėjimus, nurodytus 1 dalyje, būtina kiekvieną mokėjimą atskirti.
76 straipsnis
Turimų lėšų neviršijantys mokėjimai
Apskaitos pareigūnas išlaidų mokėjimus atlieka neviršydamas turimų lėšų.
77 straipsnis
Terminai
Mokėjimai išlaidoms padengti atliekami pagal terminus, nurodytus Reglamente (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 ir Deleguotajame reglamente (ES) Nr. 1268/2012 ir jais vadovaujantis.
6 SKYRIUS
IT sistemos
78 straipsnis
Operacijų elektroninis valdymas
Kai įplaukos ir išlaidos valdomos kompiuterių sistemomis, dokumentai gali būti pasirašyti taikant kompiuterinę arba elektroninę procedūrą.
79 straipsnis
E. valdžia
Sąjungos įstaiga nustato ir taiko bendrus keitimosi informacija elektroniniu būdu su trečiosiomis šalimis, kurios dalyvauja viešųjų pirkimų ir dotacijų procedūrose, standartus. Visų pirma jos kuo aktyviau kuria ir taiko bendrus duomenų, perduotų vykdant dotacijų ir viešųjų pirkimų procedūras, perdavimo, saugojimo ir tvarkymo standartus ir šiuo tikslu nustato bendrą keitimosi elektroniniais duomenimis vietą pareiškėjams, kandidatams ir konkurso dalyviams.
80 straipsnis
Geras administravimas
1. Leidimus suteikiantis pareigūnas nedelsdamas praneša apie būtinybę pateikti įrodymus ir (arba) dokumentus, jų formą ir informaciją, kurią būtina įtraukti, taip pat prireikus preliminarų sutarties sudarymo procedūros užbaigimo tvarkaraštį.
2. Jei dėl akivaizdžios kanceliarinės klaidos, kurią padarė pareiškėjas ar konkurso dalyvis, pareiškėjas ar konkurso dalyvis nepateikia įrodymų arba netinkamai suformuluoja pareiškimą, vertinimo komitetas arba, prireikus, leidimus suteikiantis pareigūnas, išskyrus tinkamai pagrįstus atvejus, prašo, kad pareiškėjas arba konkurso dalyvis pateiktų trūkstamą informaciją arba paaiškintų patvirtinamuosius dokumentus. Tokia informacija arba paaiškinimai nekeičia iš esmės pasiūlymo arba konkurso sąlygų.
81 straipsnis
Teisių gynimo priemonių nurodymas
Jei leidimus suteikiančio pareigūno sudarytas procedūrinis aktas neigiamai veikia pareiškėjo ar konkurso dalyvio, naudos gavėjo ar rangovo teises, jame nurodoma, kokiomis administracinėmis ir (arba) teisinėmis teisių gynimo priemonėmis galima užginčyti tą aktą.
Visų pirma nurodoma, kokių teisių gynimo priemonių yra, kokiai institucijai ar institucijoms galima teikti prašymą dėl užginčijimo ir per kiek laiko tai reikia padaryti.
7 SKYRIUS
Vidaus auditorius
82 straipsnis
Vidaus auditoriaus skyrimas bei įgaliojimai ir pareigos
1. Sąjungos įstaiga turi vidaus audito funkciją, kuri vykdoma pagal atitinkamus tarptautinius standartus.
2. Vidaus audito funkciją vykdo Komisijos vidaus auditorius. Vidaus auditorius negali būti nei Sąjungos įstaigos, nei Komisijos leidimus suteikiantis pareigūnas, nei apskaitos pareigūnas.
3. Vidaus auditorius pataria Sąjungos įstaigai dėl rizikos valdymo, pareikšdamas nepriklausomas nuomones dėl valdymo ir kontrolės sistemų kokybės bei teikdamas rekomendacijas, kaip patobulinti operacijų vykdymo sąlygas ir skatinti patikimą finansų valdymą.
Vidaus auditorius visų pirma yra atsakingas už:
a)
vidaus valdymo sistemų tinkamumo ir efektyvumo bei departamentų veiklos įgyvendinant programas ir veiksmus, įvertinimą atsižvelgiant į su jais susijusią riziką;
b)
vidaus kontrolės ir audito sistemų, taikomų kiekvienai Sąjungos įstaigos biudžeto vykdymo operacijai, veiksmingumo ir efektyvumo vertinimą.
4. Vykdydamas savo pareigas, vidaus auditorius atlieka visos Sąjungos įstaigos veiklos ir visų departamentų auditą. Vidaus auditoriui prieinama visa be jokių apribojimų informacija, kurios jam reikia savo pareigoms atlikti.
5. Vidaus auditorius atsižvelgia į leidimus suteikiančių pareigūnų konsoliduotą metinę veiklos ataskaitą ir visą kitą nurodytą informaciją.
6. Vidaus auditorius praneša valdybai ir direktoriui savo nustatytus faktus ir rekomendacijas.
Vidaus auditorius taip pat praneša apie visus šiuos atvejus:
-
pagrindinę riziką ir rekomendacijas, kaip ją šalinti,
-
didelį vėlavimą įgyvendint ankstesniais metais pateiktas rekomendacijas.
Valdyba arba, jeigu tai leidžiama pagal steigiamąjį aktą, vykdomoji valdyba ir direktorius užtikrina audito rekomendacijų įgyvendinimo stebėseną. Valdyba arba, jeigu tai leidžiama pagal steigiamąjį aktą, vykdomoji valdyba nagrinėja 47 straipsnio 1 dalies a punkte nurodytą informaciją ir tai, ar rekomendacijos buvo visiškai ir laiku įgyvendintos.
7. Sąjungos įstaiga sudaro galimybę susipažinti su vidaus auditoriaus kontaktiniais duomenimis bet kuriam fiziniam ar juridiniam asmeniui, dalyvaujančiam išlaidų operacijose, kad būtų galima konfidencialiai kreiptis į vidaus auditorių.
8. Vidaus auditoriaus ataskaitos ir išvados prieinami visuomenei tik po to, kai vidaus auditorius patvirtina veiksmus, kurių imtasi dėl rekomendacijų.
83 straipsnis
Vidaus auditoriaus nepriklausomumas
Vidaus auditoriaus nepriklausomumas, jo atsakomybė už veiksmus atliekant savo pareigas ir teisė kreiptis į Europos Sąjungos Teisingumo Teismą nustatoma pagal Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 100 straipsnį.
84 straipsnis
Vidaus audito struktūros sukūrimas
1. Valdyba arba, jeigu tai leidžiama pagal steigiamąjį aktą, vykdomoji valdyba, tinkamai atsižvelgusios į sąnaudų veiksmingumą ir pridėtinę vertę, gali nustatyti vidaus audito struktūrą, kuri veikia pagal atitinkamus tarptautinius standartus.
Vidaus audito struktūros tikslas, įgaliojimai ir atsakomybė nustatoma vidaus audito chartijoje ir ją tvirtina valdyba arba, jeigu tai leidžiama pagal steigiamąjį aktą, vykdomoji valdyba.
Vidaus audito struktūros metinį audito planą parengia vidaus audito struktūros vadovas, atsižvelgdamas, inter alia, į Sąjungos įstaigos direktoriaus rizikos vertinimą
Jį peržiūri ir tvirtina valdyba arba, jeigu tai leidžiama pagal steigiamąjį aktą, vykdomoji valdyba.
Vidaus audito struktūra teikia ataskaitas valdybai ir direktoriui apie nustatytus faktus ir rekomendacijas.
2. Jeigu Sąjungos įstaigos vidaus audito struktūra nėra ekonomiškai veiksminga arba negali atitikti tarptautinių standartų, Sąjungos įstaiga gali nuspręsti dalytis vidaus audito struktūra su kitomis toje pačioje politikos srityje veikiančiomis Sąjungos įstaigomis.
Tokiais atvejais susijusių Sąjungos įstaigų valdyba arba, jeigu tai leidžiama pagal steigiamąjį aktą, vykdomoji valdyba susitaria dėl praktinių dalijimosi vidaus audito struktūra aspektų.
3. Vidaus auditoriai sėkmingai bendradarbiauja keisdamiesi informacija ir audito ataskaitomis bei prireikus rengia bendrus rizikos vertinimus ir vykdo bendrus auditus.
Valdyba arba, jeigu tai leidžiama pagal steigiamąjį aktą, vykdomoji valdyba ir direktorius užtikrina reguliarią vidaus audito struktūros rekomendacijų įgyvendinimo stebėseną.
V ANTRAŠTINĖ DALIS
VIEŠIEJI PIRKIMAI
85 straipsnis
Bendrosios nuostatos
1. Viešųjų pirkimų klausimu, atsižvelgiant į 86 straipsnį, taikoma Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 V antraštinė dalis ir Deleguotasis reglamentas (ES) Nr. 1268/2012.
2. Sąjungos įstaiga jos prašymu gali būti pripažinta perkančiaja organizacija, kai sudaromos Komisijos arba tarpinstitucines sutartis ir sutartis su kitomis Sąjungos įstaigomis.
3. Sąjungos įstaiga dalyvauja Komisijos pagal Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 108 straipsnį sukurtoje ir administruojamoje draudimo dalyvauti centrinėje duomenų bazėje.
86 straipsnis
Viešųjų pirkimų procedūros
1. Sąjungos įstaiga, netaikydama viešųjų pirkimų procedūros, gali sudaryti sutartį su Komisija, tarpinstitucinėmis įstaigomis ir pagal Tarybos reglamentą (EB) Nr. 2695/94 (8) įsteigtu Europos Sąjungos įstaigų vertimo centru dėl prekių tiekimo, paslaugų teikimo ar pastarųjų atliekamo darbo.
2. Kad būtų patenkinti administraciniai poreikiai, Sąjungos įstaiga gali taikyti bendro viešojo pirkimo procedūras kartu su priimančiosios valstybės narės perkančiosiomis organizacijomis. Tokiu atveju Deleguotojo reglamento (ES) Nr. 1268/2012 133 straipsnis taikomas mutatis mutandis.
VI ANTRAŠTINĖ DALIS
SPECIALIOSIOS NUOSTATOS DĖL ADMINISTRACINIŲ ASIGNAVIMŲ
87 straipsnis
Administraciniai asignavimai
1. Administraciniai asignavimai yra nediferencijuotieji asignavimai.
2. Administracinės išlaidos pagal sutartis, kurios dėl susiklosčiusios vietinės praktikos arba dėl to, kad yra susijusios su įrangos tiekimu, turi būti apmokėtos pasibaigus finansiniams metams, įskaitomos į tų finansinių metų, kuriais jos yra padarytos, Sąjungos įstaigos biudžetą.
3. Sąjungos įstaiga Europos Parlamentui ir Tarybai iki kiekvienų metų liepos 1 d. pateikia pastatų politikos darbinį dokumentą, kuriame nurodoma ši informacija:
a)
kiekvieno pastato išlaidos ir plotas, kuriam skiriami asignavimai pagal atitinkamas Sąjungos įstaigos biudžeto eilutes;
b)
tikėtina ploto ir vietovių visuotinio programavimo raida per artimiausius metus, kartu pridedant pastatų, kuriuos planuojama statyti, projektų aprašymus, jei jie jau numatyti;
c)
galutinės sąlygos ir sąnaudos, taip pat atitinkama informacija, susijusi su naujų pastatų projektų, kurie anksčiau buvo pateikti Europos Parlamentui ir Tarybai laikantis 88 straipsnyje nustatytos procedūros ir neįtraukti į praėjusių metų darbinius dokumentus, įgyvendinimu.
88 straipsnis
Pastatų projektai
1. Visų pastatų projektų, kurie gali turėti reikšmingos įtakos Sąjungos įstaigos biudžetui, atveju Sąjungos įstaiga kuo anksčiau, prieš vykdant vietos rinkos tyrimą sutarčių dėl pastatų atveju ar prieš paskelbiant konkursą arba jį vykdant statybos darbų atveju, informuoja Europos Parlamentą ir Tarybą apie pastatams statyti reikalingą plotą ir preliminarų planavimą.
2. Visų pastatų projektų, kurie gali turėti reikšmingos įtakos Sąjungos įstaigos biudžetui, atveju Sąjungos įstaiga pateikia pastatų projektą, įskaitant jo išsamią sąnaudų sąmatą ir finansavimo planą, taip pat sutarčių projektų, kuriuos planuojama naudoti, sąrašą ir prieš sudarydama sutartis prašo Europos Parlamento ir Tarybos patvirtinimo. Sąjungos įstaigos prašymu su pastatų projektu susiję pateikti dokumentai naudojami konfidencialiai.
Išskyrus nenugalimos jėgos atvejus, Europos Parlamentas ir Taryba sprendimą dėl pastatų projekto priima per keturias savaites nuo tada, kai abi institucijos projektą gavo.
Laikoma, kad pasibaigus šiam keturių savaičių laikotarpiui pastatų projektas patvirtintas, jei Europos Parlamentas arba Taryba per tą laikotarpį nepriima sprendimo, kuriuo prieštaraujama pasiūlymui.
Jei Europos Parlamentas ir (arba) Taryba per keturių savaičių laikotarpį išreiškia tinkamai pagrįstą susirūpinimą, tas laikotarpis vieną kartą pratęsiamas dviem savaitėmis.
Jei Europos Parlamentas arba Taryba priima sprendimą, kuriuo prieštaraujama pastatų projektui, Sąjungos įstaiga atsiima savo pasiūlymą ir gali pateikti naują pasiūlymą.
3. Nenugalimos jėgos atvejais 4 dalyje numatyta informacija gali būti pateikta kartu su pastatų projektu. Europos Parlamentas ir Taryba sprendimą dėl pastatų projekto priima per dvi savaites nuo tada, kai abi institucijos projektą gavo. Laikoma, kad pasibaigus šiam dviejų savaičių laikotarpiui pastatų projektas patvirtintas, jei Europos Parlamentas ir (arba) Taryba per tą laikotarpį nepriima sprendimo, kuriuo prieštaraujama pasiūlymui.
4. Pastatų projektais, kurie gali turėti didelį finansinį poveikį Sąjungos įstaigos biudžetui, laikoma:
a)
bet koks žemės įsigijimas;
b)
daugiau negu 3 000 000 EUR kainuojantis pastatų įsigijimas, pardavimas, struktūrinė renovacija ar statyba arba bet koks projektas, kuriuo derinami šie elementai, įgyvendinami tuo pačiu laikotarpiu;
c)
visos naujos sutartys dėl pastatų (įskaitant uzufruktą, ilgalaikę nuomą ir esamų sutarčių dėl pastatų mažiau palankiomis sąlygomis atnaujinimą), nenurodytos b punkte, kai metiniai mokesčiai ne mažesni negu 750 000 EUR;
d)
esamų sutarčių dėl pastatų pratęsimas arba atnaujinimas (įskaitant uzufruktą ir ilgalaikę nuomą) tomis pačiomis arba mažiau palankiomis sąlygomis, kai metiniai mokesčiai ne mažesni negu 3 000 000 EUR.
5. Nedarant poveikio 19 straipsnio 4 daliai, pastatų įsigijimo projektas gali būti finansuojamas paskola, jei prieš tai gaunamas Europos Parlamento ir Tarybos patvirtinimas.
Paskola paimama ir grąžinama atsižvelgiant į patikimo finansų valdymo principą ir atitinkamai siekiant geriausių Sąjungos finansinių interesų.
Jei Sąjungos įstaiga siūlo įsigijimą finansuoti paskola, finansiniame plane, kurį atitinkama institucija turi pateikti su prašymu dėl išankstinio Sąjungos įstaigos patvirtinimo, visų pirma nurodomas didžiausias finansavimo mastas, finansavimo laikotarpis, finansavimo rūšis, finansavimo sąlygos ir, palyginti su kitomis sutartinių priemonių rūšimis, sutaupomos lėšos.
Europos Parlamentas ir Taryba sprendimą dėl prašymo dėl išankstinio patvirtinimo priima per keturias savaites nuo tada, kai abi institucijos prašymą gavo. Šis laikotarpis gali būti vieną kartą pratęstas dviem savaitėmis. Jei Europos Parlamentas ir Taryba per tą laikotarpį aiškiai nepatvirtino įsigijimo finansavimo paskola, laikoma, kad prašymas atmestas.
VII ANTRAŠTINĖ DALIS
EKSPERTAI
89 straipsnis
Išorės ekspertų apmokėjimas
Deleguotojo reglamento (ES) Nr. 1268/2012 287 straipsnis ekspertų atrankai taikomas mutatis mutandis. Tokiems ekspertams sumokama iš anksto paskelbta fiksuota suma ir jie pasirenkami remiantis jų profesiniais gebėjimais. Atranka atliekama remiantis atrankos kriterijais, laikantis nediskriminavimo, vienodų sąlygų ir interesų konflikto nebuvimo principų.
VIII ANTRAŠTINĖ DALIS
SĄJUNGOS ĮSTAIGOS SKIRIAMOS DOTACIJOS IR APDOVANOJIMAI
90 straipsnis
Dotacijos
Jeigu Sąjungos įstaiga gali skirti dotaciją remdamasi steigiamuoju aktu arba Komisijos įgaliojimu pagal Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 58 straipsnio 1 dalies c punkto iv papunktį, taikomos atitinkamos to reglamento ir Deleguotojo reglamento (ES) Nr. 1268/2012 nuostatos.
91 straipsnis
Apdovanojimai
Jeigu Sąjungos įstaiga gali skirti apdovanojimą remdamasi steigiamuoju aktu arba Komisijos įgaliojimu pagal Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 58 straipsnio 1 dalies c punkto iv papunktį, taikomos atitinkamos to reglamento ir Deleguotojo reglamento (ES) Nr. 1268/2012 nuostatos.
IX ANTRAŠTINĖ DALIS
ATASKAITŲ PATEIKIMAS IR APSKAITA
1 SKYRIUS
Ataskaitų pateikimas
92 straipsnis
Ataskaitų struktūra
Sąjungos įstaigos ataskaitas sudaro:
a)
Sąjungos įstaigos finansinės ataskaitos;
b)
Sąjungos įstaigos biudžeto vykdymo ataskaitos.
93 straipsnis
Biudžeto ir finansų valdymo ataskaita
1. Kiekviena Sąjungos įstaiga rengia tų finansinių metų biudžeto ir finansų valdymo ataskaitą.
2. Iki kitų finansinių metų kovo 31 d. direktorius siunčia ataskaitą Europos Parlamentui, Tarybai, Komisijai ir Audito Rūmams.
3. 2 dalyje nurodytoje ataskaitoje atsižvelgiama (ir absoliučiais skaičiais, ir procentais) bent į asignavimų vykdymo normą ir į suvestinę informaciją apie asignavimų perkėlimus iš vieno biudžeto punkto į kitą.
94 straipsnis
Ataskaitoms taikomos taisyklės
1. Sąjungos įstaigos apskaitos pareigūnas taiko Komisijos apskaitos pareigūno priimtas taisykles, pagrįstas tarptautiniu mastu pripažintais apskaitos standartais, taikomais viešajam sektoriui.
2. 92 straipsnyje nurodytos Sąjungos įstaigos ataskaitos atitinka 5-31 straipsniuose nustatytus biudžeto principus. Jose pateikiama tikra ir teisinga informacija apie biudžeto įplaukas ir išlaidų operacijas.
95 straipsnis
Apskaitos principai
92 straipsnyje nurodytose finansinėse ataskaitose informacija, įskaitant informaciją apie apskaitos politiką, pateikiama tokiu būdu, kad būtų užtikrinama, jog ji yra susijusi, patikima, palyginama ir suprantama. Finansinės ataskaitos parengiamos laikantis visuotinai priimtų apskaitos principų, nustatytų Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 143 straipsnyje nurodytose apskaitos taisyklėse.
96 straipsnis
Finansinės ataskaitos
1. Finansinės ataskaitos pateikiamos milijonais eurų, jas sudaro:
a)
balansas ir finansinės veiklos ataskaita, kuriuose parodytas visas turtas ir įsipareigojimai, finansinė padėtis ir ekonominiai rezultatai praėjusių metų gruodžio 31 d.; jie pateikiami pagal Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 143 straipsnyje nurodytas apskaitos taisykles;
b)
grynųjų pinigų srautų ataskaita, kurioje parodytos gautos ir išmokėtos sumos per metus ir galutinė iždo padėtis;
c)
grynojo turto pokyčių ataskaita, kuri yra rezervų ir sukauptų rezultatų judėjimo per metus apžvalga.
2. Finansinių ataskaitų pastabose papildoma ir komentuojama informacija, pateikta 1 dalyje nurodytose ataskaitose, ir pateikiama visa papildoma informacija, kurios reikalaujama pagal tarptautiniu mastu pripažintą apskaitos praktiką, kai tokia informacija yra svarbi Sąjungos įstaigos veiklai.
97 straipsnis
Biudžeto vykdymo ataskaitos
1. Biudžeto vykdymo ataskaitos pateikiamos milijonais eurų. Jas sudaro:
a)
ataskaitos, kuriose sujungiamos visos biudžeto įplaukų ir išlaidų operacijos per metus;
b)
aiškinamosios pastabos, kurios papildo ir komentuoja informaciją, pateiktą tose ataskaitose.
2. Biudžeto vykdymo rezultatas susideda iš:
-
visų įplaukų, surinktų tais finansiniais metais,
-
mokėjimų, atliktų pagal tų finansinių metų asignavimus, padidintų į tuos pačius finansinius metus iš ankstesnių finansinių metų perkeltų asignavimų suma, skirtumo.
Pirmoje pastraipoje nurodytas skirtumas, viena vertus, padidinamas grynąja iš ankstesnių finansinių metų perkeltų asignavimų, kurie buvo panaikinti, suma ir, kita vertus,
-
sumažinamas mokėjimų suma, kuri yra didesnė už nediferencijuotuosius asignavimus, perkeltus iš ankstesnių finansinių metų dėl euro kurso pasikeitimo,
-
valiutų keitimo pelno ir nuostolių per finansinius metus skirtumu, tiek realizuotojo, tiek nerealizuotojo.
3. Biudžeto vykdymo ataskaitų pateikimo struktūra yra tokia pat kaip ir Sąjungos įstaigos biudžeto.
98 straipsnis
Preliminarios ataskaitos
1. Sąjungos įstaigos apskaitos pareigūnas iki kitų metų kovo 1 d. siunčia Komisijos apskaitos pareigūnui ir Audito Rūmams preliminarias ataskaitas.
2. Sąjungos įstaigos apskaitos pareigūnas iki kitų metų kovo 1 d. taip pat siunčia Komisijos apskaitos pareigūnui ataskaitų rinkinį, parengtą standartine forma, kurią konsolidavimo tikslais nustato Komisijos apskaitos pareigūnas.
99 straipsnis
Galutinių ataskaitų patvirtinimas
1. Pagal Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 148 straipsnio 1 dalį ne vėliau kaip iki birželio 1 d. Audito Rūmai pateikia savo pastabas dėl Sąjungos įstaigos preliminarių ataskaitų.
2. Gavęs Audito Rūmų pastabas dėl Sąjungos įstaigos preliminarių ataskaitų, apskaitos pareigūnas pagal 50 straipsnį parengia Sąjungos įstaigos galutines ataskaitas. Direktorius jas siunčia valdybai, kuri dėl šių ataskaitų pateikia nuomonę.
3. Galutines ataskaitas kartu su valdybos nuomone apskaitos pareigūnas siunčia Komisijos apskaitos pareigūnui, Audito Rūmams, Europos Parlamentui ir Tarybai ne vėliau kaip iki kitų finansinių metų liepos 1 d.
Sąjungos įstaigos apskaitos pareigūnas taip pat iki liepos 1 d. siunčia Komisijos apskaitos pareigūnui ataskaitų rinkinį, parengtą standartine forma, kurią konsolidavimo tikslais nustato Komisijos apskaitos pareigūnas.
4. Sąjungos įstaigos apskaitos pareigūnas tą pačią dieną, kurią siunčiamos jo galutinės ataskaitos, taip pat siunčia Audito Rūmams (ir kopiją Komisijos apskaitos pareigūnui) vadovybės pareiškimo raštą, kuriame apžvelgiamos tos galutinės ataskaitos.
Galutinės ataskaitos pateikiamos kartu su apskaitos pareigūno parengta aiškinamąja pastaba, kurioje jis pareiškia, kad galutinės ataskaitos parengtos pagal šią antraštinę dalį ir taikytinus apskaitos principus, taisykles ir metodus.
Galutinės Sąjungos įstaigos ataskaitos iki kitų metų lapkričio 15 d. paskelbiamos Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje.
5. Ne vėliau kaip iki kitų metų rugsėjo 30 d. direktorius Audito Rūmams atsiunčia atsakymą į jų metinės ataskaitos pastabas. Tuo pat metu Komisijai siunčiami Sąjungos įstaigos atsakymai.
2 SKYRIUS
Apskaita ir turto inventorius
1 skirsnis
Bendrosios nuostatos
100 straipsnis
Apskaitos sistema
1. Sąjungos įstaigos apskaitos sistema padeda organizuoti biudžeto ir finansinę informaciją taip, kad skaičius būtų galima įrašyti, susisteminti ir užregistruoti.
2. Apskaitos sistemą sudaro bendrosios sąskaitos ir biudžeto sąskaitos. Sąskaitos rengiamos eurais pagal kalendorinius metus.
3. Leidimus suteikiantis pareigūnas taip pat gali sudaryti ir tvarkyti analitines sąskaitas.
101 straipsnis
Institucijų apskaitos sistemos bendrieji reikalavimai
Pagal Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 152 straipsnį Komisijos apskaitos pareigūnas patvirtina apskaitos taisykles ir suderintą sąskaitų planą, kurį Sąjungos įstaiga turi taikyti.
2 skirsnis
Bendrosios ir biudžeto sąskaitos
102 straipsnis
Bendrosios sąskaitos
Bendrosiose sąskaitose chronologine tvarka dvejybiniu principu registruojami visi įvykiai ir operacijos, kurios turi įtakos Sąjungos įstaigos ekonominei ir finansinei padėčiai, turtui ir įsipareigojimams.
103 straipsnis
Įrašai bendrosiose sąskaitose
1. Likučiai ir bendrųjų sąskaitų pokyčiai įrašomi į apskaitos žurnalus.
2. Visi apskaitos įrašai, įskaitant sąskaitų tikslinimą, turi būti paremti patvirtinamaisiais dokumentais, su kuriais įrašai yra susiję.
3. Apskaitos sistemoje turi būti galima vykdant auditą aiškiai atsekti visus apskaitos įrašus.
104 straipsnis
Apskaitos patikslinimai
Laikotarpiu nuo finansinių metų pabaigos iki galutinių sąskaitų pateikimo dienos Sąjungos įstaigos apskaitos pareigūnas atlieka patikslinimus, nesusijusius su tų metų išmokomis ir įplaukomis, kurie yra būtini, kad sąskaitose pateikta informacija būtų teisinga ir tikra. Tokie patikslinimai atitinka 101 straipsnyje nurodytas apskaitos taisykles.
105 straipsnis
Biudžeto apskaita
1. Sąjungos įstaigos biudžeto sąskaitose pateikiama išsami biudžeto vykdymo informacija.
2. 1 dalies tikslais, biudžeto sąskaitose registruojamos visos biudžeto įplaukų ir išlaidų operacijos, numatytos IV antraštinėje dalyje.
106 straipsnis
Turto inventorius
1. Sąjungos įstaiga sudaro inventorinius sąrašus, kuriuose nurodomas viso Sąjungos materialaus, nematerialaus ir finansinio turto kiekis ir vertė pagal Komisijos apskaitos pareigūno parengtą modelį.
Sąjungos įstaiga tikrina, kad inventorinio sąrašo įrašai atitiktų tikrą padėtį.
2. Sąjungos įstaigos materialaus turto pardavimas turi būti tinkamai reklamuojamas.
X ANTRAŠTINĖ DALIS
IŠORĖS AUDITAS, BIUDŽETO ĮVYKDYMO PATVIRTINIMAS IR KOVA SU SUKČIAVIMU
107 straipsnis
Išorės auditas
1. Nepriklausomas išorės auditorius patikrina, ar metinėse Sąjungos įstaigos ataskaitose tinkamai nurodytos jos pajamos, išlaidos ir tos Sąjungos įstaigos finansinė būklė, iki tol, kol jos ataskaitos konsoliduojamos su galutinėmis Sąjungos įstaigos ataskaitomis.
Jeigu steigiamajame akte nenumatyta kitaip, Audito Rūmai pagal SESV 287 straipsnio 1 dalies reikalavimus parengia specialiąją metinę Sąjungos įstaigos ataskaitą.
Rengdami antroje pastraipoje nurodytą ataskaitą Audito Rūmai atsižvelgia į pirmoje pastraipoje nurodyto nepriklausomo išorės auditoriaus audito rezultatus ir veiksmus, kurių imtasi dėl auditoriaus nustatytų faktų.
2. Sąjungos įstaiga Audito Rūmams siunčia galutinai priimtą Sąjungos įstaigos biudžetą. Ji kuo greičiau Audito Rūmams praneša apie visus sprendimus ir aktus, kuriuos ji priima pagal 10, 14, 19 ir 23 straipsnius.
3. Audito Rūmų atliekama analitinė priežiūra reglamentuojama Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 158-163 straipsniais.
108 straipsnis
Biudžeto įvykdymo patvirtinimo procedūros tvarkaraštis
1. Europos Parlamentas, remdamasis Tarybos rekomendacija, iki N + 2 metų gegužės 15 d., jeigu steigiamajame akte nenumatyta kitaip, priima sprendimą, kad direktorius N metų biudžetą įvykdė. Direktorius praneša valdybai apie Europos Parlamento pastabas, pateiktas kartu rezoliucija, pridedama prie biudžeto įvykdymo patvirtinimo sprendimo.
2. Jei šio straipsnio 1 dalyje nustatytą dieną sprendimo priimti negalima, Europos Parlamentas arba Taryba Komisijai praneša sprendimo atidėjimo priežastis.
3. Jei Europos Parlamentas atideda biudžeto įvykdymo patvirtinimo sprendimą, direktorius, bendradarbiaudamas su valdyba, deda visas pastangas kuo skubiau imtis priemonių sprendimo priėmimo kliūtims pašalinti arba padėti jas pašalinti.
109 straipsnis
Biudžeto įvykdymo patvirtinimo procedūra
1. Sprendimas dėl biudžeto įvykdymo patvirtinimo priimamas dėl visų Sąjungos įstaigos įplaukų ir išlaidų sąskaitų, biudžeto vykdymo rezultato ir Sąjungos įstaigos turto bei įsipareigojimų, parodytų finansinėje ataskaitoje.
2. Prieš priimdamas sprendimą dėl biudžeto įvykdymo patvirtinimo, Europos Parlamentas, Tarybai tą jau atlikus, išanalizuoja Sąjungos įstaigos sąskaitas ir finansines ataskaitas. Jis taip pat išnagrinėja Audito Rūmų metinę ataskaitą kartu su Sąjungos įstaigos direktoriaus atsakymais, visomis atitinkamų finansinių metų specialiomis Audito Rūmų ataskaitomis, ir Audito Rūmų patikinimo pareiškimą dėl sąskaitų patikimumo ir operacijų, kuriomis jos paremtos, teisėtumo ir tvarkingumo.
3. Direktorius Europos Parlamento prašymu, kaip numatyta Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 165 straipsnio 3 dalyje, jam pateikia bet kurią informaciją, kurios reikia sklandžiai atitinkamų finansinių metų biudžeto įvykdymo patvirtinimo procedūrai.
110 straipsnis
Tolesnės priemonės
1. Direktorius imasi deramų priemonių, atsižvelgdamas į pastabas, pateiktas kartu su Europos Parlamento sprendimu dėl biudžeto įvykdymo, ir į komentarus, pateiktus kartu su Tarybos priimta rekomendacija priimti sprendimą dėl biudžeto įvykdymo.
2. Europos Parlamento arba Tarybos prašymu direktorius praneša apie priemones, kurių buvo imtasi atsižvelgiant į tas pastabas ir komentarus. Tokio pranešimo kopiją direktorius siunčia Komisijai ir Audito Rūmams.
111 straipsnis
Komisijos, Audito Rūmų ir OLAF vykdomos patikros vietoje
1. ES įstaiga suteikia Komisijos darbuotojams ir kitiems jos ir Audito Rūmų įgaliotiems asmenims galimybę patekti į jos vietas ir patalpas ir susipažinti su visas duomenimis ir informacija, įskaitant duomenis ir informaciją elektroniniu formatu, kurios jiems reikia auditui atlikti.
2. Europos kovos su sukčiavimu tarnyba (OLAF) gali atlikti tyrimus, įskaitant patikras vietoje ir tikrinimus, remdamasi Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (EB) Nr. 883/2013 (9) ir Tarybos reglamentu (Euratomas, EB) Nr. 2185/96 (10), kad nustatytų, ar nebuvo sukčiavimo, korupcijos arba kitos neteisėtos veikos, kenkiančios Sąjungos finansiniams interesams, atvejų, susijusių su pagal šį reglamentą skiriamomis dotacijomis ir sudaromomis sutartimis.
3. Nedarant poveikio 1 ir 2 dalims, ES įstaigos susitarimuose su trečiosiomis šalimis ir tarptautinėmis organizacijomis, sutartyse, susitarimuose dėl dotacijos ir viešųjų pirkimų yra nuostatos, kuriomis Europos Audito Rūmams ir OLAF aiškiai numatomi įgaliojimai atlikti auditą, patikras vietoje ir tikrinimus pagal atitinkamas jų kompetencijos sritis.
XI ANTRAŠTINĖ DALIS
PEREINAMOJO LAIKOTARPIO IR GALUTINĖS NUOSTATOS
112 straipsnis
Europos Parlamento ir Tarybos informacijos prašymai
Europos Parlamentas, Tarybas ir Komisija turi teisę iš Sąjungos įstaigos gauti visą būtiną informaciją arba paaiškinimus, susijusius su biudžeto reikalais, jų kompetencijos ribose.
113 straipsnis
Sąjungos įstaigos naujojo finansinio reglamento priėmimas
Kiekviena Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 208 straipsnyje nurodyta įstaiga priima naująjį finansinį reglamentą, kuris įsigalioja 2014 m. sausio 1 d. arba, bet kuriuo atveju, per šešis mėnesius nuo dienos, kurią įstaigai taikomas to reglamento 208 straipsnis, po išmokos iš biudžeto išmokėjimo.
114 straipsnis
Sąjungos įstaigos finansinio reglamento įgyvendinimo taisyklės
Prireikus ir gavus išankstinį Komisijos sutikimą, direktoriaus siūlymu valdyba priima išsamias Sąjungos įstaigos finansinio reglamento įgyvendinimo taisykles.
115 straipsnis
Panaikinimas
Reglamentas (EB) Nr. 2343/2002 panaikinamas nuo 2014 m. sausio 1 d. Tačiau 40 straipsnis toliau taikomas iki 2014 m. gruodžio 31 d., o 27 straipsnio 4 ir 7 dalys toliau taikomos iki 2015 m. gruodžio 31 d.
116 straipsnis
Įsigaliojimas
Šis reglamentas įsigalioja kitą dieną po jo paskelbimo Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje. Jis taikomas nuo 2014 m. sausio 1 d. Tačiau 47 straipsnis ir 82 straipsnio 5 dalis taikomi nuo 2015 m. sausio 1 d., o 32 straipsnis ir 33 straipsnio 5 ir 8 dalys taikomos nuo 2016 m. sausio 1 d.
Šis reglamentas privalomas visas ir tiesiogiai taikomas visose valstybėse narėse.
Priimta Briuselyje 2013 m. rugsėjo 30 d.