РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2015/496 НА СЪВЕТА
от 17 март 2015 година
за изменение на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 по отношение на депозирането на историческите архиви на институциите в Европейския университетски институт във Флоренция
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 352 от него,
като взе предвид предложението на Европейската комисия,
след предаване на проекта на законодателния акт на националните парламенти,
като взе предвид одобрението на Европейския парламент,
в съответствие със специална законодателна процедура,
като има предвид, че:
(1)
В съответствие с Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 на Съвета от 1 февруари 1983 г. относно отваряне за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия (1) историческите архиви на Съюза се съхраняват и се предоставят на разположение на обществеността, когато е възможно, след изтичането на срок от 30 години.
(2)
Задължението за създаване на исторически архиви и за предоставянето им на разположение на обществеността, когато е възможно, се прилага спрямо всяка от институциите, посочени в Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 („институциите“), съгласно установените в него условия.
(3)
В Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се предвижда, че всяка институция разполага своите исторически архиви на мястото, което тя смята за най-подходящо.
(4)
През 1984 г. Европейският парламент, Съветът и Комисията решиха да депозират историческите си архиви в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция, където те се предоставят на разположение на обществеността. За тази цел на 17 декември 1984 г. бе подписан договор между Европейските общности, представлявани от Комисията, и ЕУИ („договор за депозиране“).
(5)
Впоследствие Европейският икономически и социален комитет и Европейската сметна палата взеха решение да се присъединят към условията на договора за депозиране. Европейската инвестиционна банка депозира своите исторически архиви в ЕУИ по силата на отделно съглашение с него, което беше подписано на 1 юли 2005 г., и съгласно„Правилата за историческите архиви“, които бяха приети от управителния комитет на банката на 7 октомври 2005 г. (2)
(6)
Правителството на Италия предостави на ЕУИ безсрочно и безплатно подходящи помещения, за да се осигурят съхранението и защитата на депозираните архиви в съответствие с международно признатите стандарти и да се даде възможност за извършване на справки на място.
(7)
С депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ се цели да се осигури достъп до архивите от едно-единствено място, да се насърчи извършването на справки в тях и да се стимулира изследователската дейност във връзка с историята на европейската интеграция и европейските институции. ЕУИ е реномиран център за академични изследвания и обучение с акцент върху Европа и европейската интеграция. Той е натрупал близо 30-годишен опит в управлението на историческите архиви на Съюза, осигурява съвременни научноизследователски съоръжения и хранилище, изградени специално за съхранението на тези архиви и извършването на справки в тях, и е международно признат като център за тези архиви.
(8)
Продължаващото депозиране на историческите архиви на институциите в ЕУИ следва да бъде включено в законодателството на Съюза, с цел да бъде отразена ролята на ЕУИ като партньор на институциите в управлението на техните исторически архиви.
(9)
Настоящият регламент следва да се прилага по отношение на всички институции и не следва да променя нито тяхната отговорност да отворят своите исторически архиви за обществеността, нито факта, че всяка институция остава собственик на историческите си архиви.
(10)
Специфичното естество на дейностите на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ) обаче оправдава освобождаването им от предвиденото в настоящия регламент задължение да депозират историческите си архиви в ЕУИ. Съдът и ЕЦБ могат да депозират историческите си архиви в ЕУИ на доброволни начала.
(11)
Когато е възможно, институциите и ЕУИ следва да предоставят на обществеността достъп до историческите архиви в цифров вид с цел по-лесното извършване на справки по интернет.
(12)
Личните данни, които се съдържат в историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ, следва да бъдат обработвани в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3).
(13)
В съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 Комисията проведе консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните във връзка със законодателното предложение за настоящия регламент, като той представи становище на 10 октомври 2012 г. (4)
(14)
Подробните разпоредби за управлението на историческите архиви в ЕУИ, включително тяхното депозиране, достъпът до тях и предоставянето им на разположение на обществеността, както и за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ, следва да бъдат предвидени в рамково споразумение за партньорство.
(15)
Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза от страна на ЕУИ следва да се финансират от общия бюджет на Съюза и тези разходи следва да се поемат от всички депозиращи институции.
(16)
Следователно Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 следва да бъде съответно изменен,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се изменя, както следва:
1)
Член 8 се изменя, както следва:
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция, с изключение на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ), депозира в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция документите, които са част от нейните исторически архиви и които тя е отворила за обществеността в съответствие с настоящия регламент. Депозирането се извършва съгласно приложението.
Независимо от първа алинея, по юридически или административни причини депозиращите институции могат да изключат от депозиране в ЕУИ определени оригинални документи. В такъв случай те депозират микрофилм или цифрово копие на тези документи.“
;
б)
добавят се следните параграфи:
„3. Съдът на Европейския съюз и ЕЦБ могат да депозират своите исторически архиви в ЕУИ на доброволни начала.
4. Депозиращите институции запазват собствеността върху архивите си, както и изключителната отговорност за състава на документите и досиетата, които се депозират или се предоставят по друг начин на ЕУИ.
5. Депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ не засяга неприкосновеността на архивите, предвидена в член 2 от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз и Договора за функционирането на Европейския съюз.
6. ЕУИ осигурява съхранението и защитата на депозираните архиви. Съхранението и защитата трябва да са съобразени с международно признатите стандарти за физическа защита на архивите и трябва да отговарят поне на техническите правила и правилата за сигурност, съответстващи на тези, които се използват за съхранение и управление на публичните архиви в Италия. За тази цел депозираните документи се съхраняват в специално изградено хранилище.
7. Единствено ЕУИ носи отговорност за персонала, натоварен с управлението на историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ. ЕУИ прави необходимото персоналът, на който е поверено управлението на историческите архиви, да притежава съответните професионални квалификации, необходими за работа в тази област.
8. Всяка депозираща институция има правото да получава информация за извършваното от ЕУИ управление на архивите ѝ и да прави проверки на архивите, които е депозирала там.
9. ЕУИ предоставя на обществеността достъп до историческите архиви, които е получил съгласно параграфи 1 и 3. Институциите също могат да предоставят на обществеността копие на същите исторически архиви.
10. Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза се финансират с вноски от всички депозиращи институции по съответния бюджетен ред, в рамките на годишните бюджетни кредити, разпределени от бюджетния орган в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза (5). С тези финансови вноски не се покриват разходите, свързани с осигуряването и приспособяването на сградите и хранилищата, които да поемат архивите и съответния персонал.
Размерът на вноските, посочени в първа алинея, е пропорционален на размера на съответните щатни разписания на депозиращите институции. Всички вноски се преизчисляват, когато нови институции започнат да депозират в ЕУИ своите исторически архиви или поне на всеки пет години.
11. ЕУИ действа като обработващо лице в съответствие с член 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001, следвайки инструкциите на депозиращите институции. ЕУИ обработва всички лични данни, съдържащи се в историческите архиви на институциите, в съответствие с гаранциите, предвидени в посочения по-горе регламент.
12. Европейският надзорен орган по защита на данните запазва надзорните правомощия по отношение на институциите във връзка с обработването на личните данни, съдържащи се в историческите архиви, депозирани в ЕУИ.
2)
Член 9 се изменя, както следва
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция приема вътрешни правила за прилагането на настоящия регламент. Те включват правила за съхранението и отварянето на историческите архиви за обществеността, както и за защитата на личните данни, съдържащи се в тях. Доколкото е възможно, институциите предоставят на обществеността достъп до своите архиви чрез електронни средства, включително цифровизирани архиви и създадени в цифров вид архиви, и улесняват извършването на справки по интернет. Те съхраняват и документи, които съществуват във формат, предназначен за специални нужди (Брайлово писмо, едър шрифт или записи).“
;
б)
добавя се следният параграф:
„3. От името на депозиращите институции Комисията сключва с ЕУИ рамково споразумение за партньорство. Това рамково споразумение за партньорство съдържа подробни разпоредби за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ във връзка с управлението на историческите архиви на Съюза, включително тяхното депозиране, съхранение, достъпа до тях и предоставянето им на разположение на обществеността.“
3)
Текстът в приложението се добавя като приложение към Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83.
Член 2
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 17 март 2015 година.
TARYBOS REGLAMENTAS (ES) 2015/496
2015 m. kovo 17 d.
kuriuo dėl institucijų istorinių archyvų deponavimo Europos universitetiniame institute Florencijoje iš dalies keičiamas Reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83
EUROPOS SĄJUNGOS TARYBA,
atsižvelgdama į Sutartį dėl Europos Sąjungos veikimo, ypač į jos 352 straipsnį,
atsižvelgdama į Europos Komisijos pasiūlymą,
teisėkūros procedūra priimamo akto projektą perdavus nacionaliniams parlamentams,
atsižvelgdama į Europos Parlamento pritarimą,
laikydamasi specialios teisėkūros procedūros,
kadangi:
(1)
pagal 1983 m. vasario 1 d. Tarybos reglamentą (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 dėl Europos ekonominės bendrijos ir Europos atominės energijos bendrijos istorinių archyvų atvėrimo visuomenei (1) Sąjungos istoriniai archyvai yra saugomi ir, jei įmanoma, praėjus 30 metų laikotarpiui atveriami visuomenei;
(2)
įpareigojimas įsteigti istorinius archyvus ir, jei įmanoma, atverti juos visuomenei taikomas kiekvienai iš institucijų, nurodytų Reglamente (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 (toliau - institucijos), pagal jame nustatytas sąlygas;
(3)
Reglamente (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 numatyta, kad kiekviena institucija savo istorinių archyvų laikymo vietą parenka savo nuožiūra;
(4)
1984 m. Europos Parlamentas, Taryba ir Komisija nusprendė savo istorinius archyvus deponuoti Europos universitetiniame institute (toliau - EUI) Florencijoje, kur jie atveriami visuomenei. Šiuo tikslu 1984 m. gruodžio 17 d. Europos Bendrijos, atstovaujamos Komisijos, ir EUI pasirašė sutartį (toliau - deponavimo sutartis);
(5)
tada Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komitetas ir Europos Audito Rūmai susitarė laikytis deponavimo sutarties sąlygų. Europos investicijų bankas savo istorinius archyvus EUI deponuoja pagal atskirą 2005 m. liepos 1 d. su EUI pasirašytą konvenciją ir pagal 2005 m. spalio 7 d. Banko Valdymo komiteto priimtas Istorinių archyvų taisykles (2);
(6)
Italijos Vyriausybė visam laikui nemokamai suteikė EUI tinkamas patalpas, užtikrindama, kad deponuotų archyvų saugojimas ir apsauga atitiktų pripažintus tarptautinius standartus ir kad su jais būtų galima susipažinti vietoje;
(7)
institucijų istoriniai archyvai EUI deponuojami norint suteikti prie jų prieigą vienoje vietoje, skatinti su jais susipažinti ir raginti tyrinėti Europos integracijos ir Europos institucijų istoriją. EUI yra pripažintas akademinių tyrimų ir mokymosi centras, besispecializuojantis Europos ir Europos integracijos srityse. Jis turi beveik 30 metų Sąjungos istorinių archyvų valdymo patirtį, naujausias saugyklas ir mokslinių tyrimų priemones, įrengtas specialiai tiems archyvams saugoti ir su jais susipažinti, ir tarptautinę tų archyvų centro reputaciją;
(8)
nuostatos dėl nuolatinio institucijų istorinių archyvų deponavimo EUI turėtų būti įtrauktos į Sąjungos teisės aktus siekiant atspindėti EUI, kaip institucijų partnerio jų istorinių archyvų valdymo srityje, funkciją;
(9)
šis reglamentas turėtų būti taikomas visoms institucijoms ir neturėtų daryti poveikio nei jų atsakomybei atverti savo istorinius archyvus visuomenei, nei kiekvienai institucijai priklausančių jos istorinių archyvų nuosavybės teisėms;
(10)
vis dėlto specifinis Europos Sąjungos Teisingumo Teismo (toliau - ESTT) ir Europos Centrinio Banko (toliau - ECB) veiklos pobūdis pateisina tai, kad jiems netaikomas šiame reglamente nustatytas įpareigojimas deponuoti savo istorinius archyvus EUI. ESTT ir ECB gali deponuoti savo istorinius archyvus EUI savanoriškai;
(11)
institucijos ir EUI, jei įmanoma, turėtų sudaryti galimybę visuomenei susipažinti su istoriniais archyvais suskaitmeninta ir skaitmenine forma, kad būtų sudarytos palankesnės sąlygos su jais susipažinti internetu;
(12)
asmens duomenys, esantys EUI deponuotuose Sąjungos istoriniuose archyvuose, turėtų būti tvarkomi pagal 2000 m. gruodžio 18 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (EB) Nr. 45/2001 dėl asmenų apsaugos Bendrijos institucijoms ir įstaigoms tvarkant asmens duomenis ir laisvo tokių duomenų judėjimo (3);
(13)
pagal Reglamentą (EB) Nr. 45/2001 Komisija dėl teisės akto pasiūlymo, kurio pagrindu buvo priimtas šis reglamentas, konsultavosi su Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnu, kuris tuo klausimu pateikė nuomonę 2012 m. spalio 10 d. (4);
(14)
išsamios nuostatos dėl EUI esančių istorinių archyvų valdymo, įskaitant jų deponavimą, prieigą prie jų ir visuomenės susipažinimą su jais, taip pat institucijų ir EUI savitarpio funkcijas ir atsakomybę, turėtų būti išdėstytos bendrajame partnerystės susitarime;
(15)
EUI patiriamos Sąjungos istorinių archyvų valdymo išlaidos turėtų būti finansuojamos iš Sąjungos bendrojo biudžeto ir jas turėtų prisiimti visos deponuojančios institucijos;
(16)
todėl Reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 turėtų būti atitinkamai iš dalies pakeistas,
PRIĖMĖ ŠĮ REGLAMENTĄ:
1 straipsnis
Reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 iš dalies keičiamas taip:
1.
8 straipsnis iš dalies keičiamas taip:
a)
1 dalis pakeičiama taip:
„1. Kiekviena institucija, išskyrus Europos Sąjungos Teisingumo Teismą (toliau - ESTT) ir Europos Centrinį Banką (toliau - ECB), Europos universitetiniame institute (toliau - EUI) Florencijoje deponuoja savo istorinių archyvų dokumentus, kuriuos ji atvėrė visuomenei pagal šį reglamentą. Dokumentai deponuojami pagal priedą.
Nepaisant pirmos pastraipos, deponuojančios institucijos dėl teisinių ar administracinių priežasčių gali tam tikrų dokumentų originalų nedeponuoti EUI. Tuo atveju jos deponuoja tokių dokumentų mikroformą arba skaitmeninę kopiją.“
;
b)
papildoma šiomis dalimis:
„3. ESTT ir ECB gali deponuoti savo istorinius archyvus EUI savanoriškai.
4. Deponuojančios institucijos išlaiko savo archyvų nuosavybės teises ir išskirtinę atsakomybę už dokumentų ir rinkmenų, kuriuos deponuoja EUI arba kuriuos kitaip jam pateikia, sudėtį.
5. Institucijų istorinių archyvų deponavimas EUI neturi poveikio archyvų apsaugai, kaip numatyta prie Europos Sąjungos sutarties ir Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo pridėto Protokolo Nr. 7 dėl Europos Sąjungos privilegijų ir imunitetų 2 straipsnyje.
6. EUI užtikrina deponuotų archyvų saugojimą ir apsaugą. Toks saugojimas ir apsauga turi atitikti pripažintus tarptautinius fizinės archyvų apsaugos standartus ir bent jau technines ir saugumo taisykles, kurios atitinka Italijoje taikomas viešųjų archyvų saugojimo ir valdymo taisykles. Šiuo tikslu deponuoti dokumentai saugomi specialiai įrengtoje saugykloje.
7. EUI yra išimtinai atsakingas už personalą, kuriam pavesta valdyti EUI deponuotus Sąjungos istorinius archyvus. EUI užtikrina, kad istorinius archyvus valdyti paskirtas personalas turėtų reikiamas profesines kvalifikacijas, būtinas darbui šioje srityje atlikti.
8. Kiekviena deponuojanti institucija turi teisę gauti informacijos apie tai, kaip EUI valdo jos archyvus, ir atlikti archyvų, kuriuos ji ten deponavo, patikrinimus.
9. EUI atveria visuomenei istorinius archyvus, kuriuos ji gauna pagal 1 ir 3 dalis. Institucijos gali taip pat atverti visuomenei tų pačių istorinių archyvų kopiją.
10. Sąjungos istorinių archyvų valdymo išlaidos finansuojamos iš visų deponuojančių institucijų įnašų į atitinkamą biudžeto eilutę laikantis biudžeto valdymo institucijos neviršijant 2012 m. spalio 25 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 dėl Sąjungos bendrajam biudžetui taikomų finansinių taisyklių (5) paskirtų metinių asignavimų ribų. Iš tokių finansinių įnašų nepadengiamos išlaidos, susijusios su pastatų ir saugyklų parūpinimu ir pritaikymu archyvams ir jų personalui.
Pirmoje pastraipoje nurodytų įnašų dydis yra proporcingas deponuojančių institucijų atitinkamų etatų planų dydžiui. Kiekvienas įnašas yra perskaičiuojamas, kai tik savo istorinius archyvus EUI pradės deponuoti daugiau institucijų arba ne rečiau kaip kas penkerius metus.
11. EUI yra duomenų tvarkytojas pagal Reglamento (EB) Nr. 45/2001 2 straipsnį, veikiantis pagal deponuojančių institucijų nurodymus. Asmens duomenis, esančius institucijų istoriniuose archyvuose, EUI tvarko pagal tame reglamente nustatytas garantijas.
12. Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas tebeturi institucijų priežiūros įgaliojimus, susijusius su asmens duomenų, esančių EUI deponuotuose istoriniuose archyvuose, tvarkymu.
2.
9 straipsnis iš dalies keičiamas taip:
a)
1 dalis pakeičiama taip:
„1. Kiekviena institucija priima šio reglamento taikymo vidaus taisykles. Jos apima istorinių archyvų saugojimo ir atvėrimo visuomenei ir juose esančių asmens duomenų apsaugos taisykles. Jei įmanoma, institucijos savo archyvus visuomenei atveria elektroninėmis priemonėmis, įskaitant suskaitmenintus ir skaitmeninius archyvus, ir sudaro palankesnes sąlygas su jais susipažinti internetu. Jos taip pat saugo dokumentus, kurie yra pateikti specialiuosius poreikius atitinkančia forma (kaip antai, Brailio raštu, stambiu šriftu ar įrašais).“
;
b)
papildoma šia dalimi:
„3. Deponuojančių institucijų vardu Komisija su EUI sudaro bendrąjį partnerystės susitarimą. Į tą bendrąjį partnerystės susitarimą įtraukiamos išsamios nuostatos dėl institucijų ir EUI savitarpio funkcijų ir atsakomybės Sąjungos istorinių archyvų valdymo srityje, įskaitant jų deponavimą, saugojimą, prieigą prie jų ir visuomenės susipažinimą su jais.“
3.
Priede pateiktas tekstas pridedamas kaip Reglamento (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 priedas.
2 straipsnis
Šis reglamentas įsigalioja kitą dieną po jo paskelbimo Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje.
Šis reglamentas privalomas visas ir tiesiogiai taikomas visose valstybėse narėse.
Priimta Briuselyje 2015 m. kovo 17 d.