РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) 2015/212 НА КОМИСИЯТА
от 11 февруари 2015 година
за определяне на правила за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на техническите спецификации на системата за записване и съхранение на данни за всяка операция, необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита, включително данни за отделните участници в операциите, съфинансирани от ОП II
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2014 г. относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (1), и по-специално член 32, параграф 8, втора алинея от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент за изпълнение (ЕС) № 463/2014 на Комисията (2) се определят разпоредби, необходими за подготовката на програми. С цел да се осигури изпълнението на програмите, финансирани от Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица („FEAD“), е необходимо да се определят допълнителни разпоредби за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014.
(2)
За целите на член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014 е необходимо да се определят техническите спецификации на системата за записване и съхранение в компютъризирана форма на данни за всяка операция, които са необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(3)
Подробните технически спецификации на системата за записване и съхранение на данни следва да бъдат достатъчно документирани, за да се осигури одитна пътека на съответствието с правните изисквания.
(4)
Системата за записване и съхранение на данни следва също така да включва подходящи инструменти за търсене и функции за докладване, за да може лесно да се извлича и обединява информацията, съхранявана в нея, за целите на мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(5)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на комитета, отговарящ за Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Общи разпоредби
Системата за записване и съхранение на данни за операциите, посочена в член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, е в съответствие с техническите спецификации, определени в членове 2-5.
Член 2
Защита и запазване на данни и документи, както и на тяхната цялост
1. Достъпът до системата се основава на предварително определени права за различните видове ползватели и се прекратява, когато повече не е необходим.
2. Системата регистрира информация за всеки запис, промяна и заличаване на документи и данни.
3. Системата не позволява промяна на съдържанието на документите с електронен подпис. Генерира се и се свързва с документа, носещ електронен подпис, времеви печат, който удостоверява депозирането на документа и който не може да се променя. Заличаването на такъв документ се регистрира съгласно параграф 2.
4. Данните редовно се подсигуряват в резервен обект. Резервният обект с точно копие на цялото съдържание на електронния архив трябва в случай на извънредна ситуация да бъде готов за незабавно използване.
5. Съоръжението за електронно съхранение се защитава срещу всяка опасност от загуба или промяна на неговата цялост. Тази защита включва физическа защита срещу неподходяща температура и нива на влажност, системи за откриване на пожар и на кражба, подходящи защитни системи срещу вирусни атаки, хакери и всякакъв друг неразрешен достъп.
6. Системата трябва да дава възможност за миграция на данни, формат и компютърни среда на интервали от време, достатъчни, за да се гарантира четливостта и достъпността на документи и данни до края на съответния период, посочен в член 51, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
Член 3
Функции за търсене и докладване
Системата включва:
а)
подходящи инструменти за търсене, позволяващи лесно извличане на документи, данни и техните метаданни;
б)
функция за докладване, даваща възможност за генериране на доклади въз основа на предварително определени критерии, по-специално за данните, определени в Делегиран регламент (ЕС) № 532/2014 на Комисията (3);
в)
възможност за запазване, експортиране или отпечатване на докладите, посочени в буква б), или препратка към външно приложение, предлагащо тази възможност.
Член 4
Документация на системата
Управляващият орган предоставя подробна и актуална функционална и техническа документация за функционирането и характеристиките на системата, достъпна при поискване от съответните лица, отговорни за управлението на програмата, от Комисията и от Европейската сметна палата.
Документацията, посочена в първата алинея, представя доказателства за изпълнението на Регламент (ЕС) № 223/2014 в засегнатите държави членки.
Член 5
Сигурност на обмена на информация
Използваната система, се защищава чрез адекватни мерки за сигурност по отношение на класификацията на документите, защитата на информационните системи и личните данни. Тези мерки трябва да са в съответствие с международните стандарти и националните законодателни изисквания.
Мерките за сигурност, посочени в първата алинея, защитават мрежите и предавателните съоръжения, когато използваната система взаимодейства с други модули и системи.
Член 6
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 11 февруари 2015 година.
KOMISIJOS ĮGYVENDINIMO REGLAMENTAS (ES) 2015/212
2015 m. vasario 11 d.
kuriuo nustatomos Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES) Nr. 223/2014 nuostatų dėl kiekvieno veiksmo duomenų, kurie reikalingi stebėsenai, vertinimui, finansų valdymui, tikrinimui ir auditui, įskaitant duomenis apie atskirus veiksmų, kurie bendrai finansuojami pagal VP II, dalyvius, įrašymo ir saugojimo sistemos techninių specifikacijų taikymo taisyklės
EUROPOS KOMISIJA,
atsižvelgdama į Sutartį dėl Europos Sąjungos veikimo,
atsižvelgdama į 2014 m. kovo 11 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) Nr. 223/2014 dėl Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo (1), ypač į jo 32 straipsnio 8 dalies antrą pastraipą,
kadangi:
(1)
Komisijos įgyvendinimo reglamente (ES) Nr. 463/2014 (2) išdėstytos nuostatos, kurių būtina laikytis rengiant programas. Siekiant užtikrinti Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo finansuojamų programų įgyvendinimą, reikia nustatyti papildomas Reglamento (ES) Nr. 223/2014 taikymo nuostatas;
(2)
taikant Reglamento (ES) Nr. 223/2014 32 straipsnio 2 dalies d punktą, būtina nustatyti kiekvieno veiksmo duomenų, kurie reikalingi stebėsenai, vertinimui, finansų valdymui, tikrinimui ir auditui, įrašymo ir saugojimo kompiuterine forma sistemos technines specifikacijas;
(3)
duomenų įrašymo ir saugojimo sistemos išsamios techninės specifikacijos turėtų būti pakankamai dokumentuotos, kad būtų galima užtikrinti atitikties teisiniams reikalavimams audito seką;
(4)
duomenų įrašymo ir saugojimo sistemoje taip pat turėtų būti tinkamos paieškos priemonės ir ataskaitų teikimo funkcijos, kad joje saugomą stebėsenai, vertinimui, finansų valdymui, tikrinimui ir auditui reikalingą informaciją būtų galima lengvai atrinkti ir sujungti;
(5)
šiame reglamente nustatytos priemonės atitinka Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo komiteto nuomonę,
PRIĖMĖ ŠĮ REGLAMENTĄ:
1 straipsnis
Bendrosios nuostatos
Duomenų apie veiksmus įrašymo ir saugojimo sistema, nurodyta Reglamento (ES) Nr. 223/2014 32 straipsnio 2 dalies d punkte, turi atitikti 2-5 straipsniuose nustatytas technines specifikacijas.
2 straipsnis
Duomenų bei dokumentų ir jų vientisumo apsauga ir išsaugojimas
1. Įvairiems naudotojų tipams suteikiamos iš anksto apibrėžtos prieigos prie sistemos teisės; jos panaikinamos, kai nelieka prieigos poreikio.
2. Sistema veda kiekvieno dokumentų ir duomenų įrašymo, pakeitimo ir ištrynimo žurnalą.
3. Sistema neleidžia pakeisti dokumentų su elektroniniu parašu turinio. Pateikus dokumentą su elektroniniu parašu, generuojama tai patvirtinanti laiko žyma; ji susiejama su dokumentu ir jos pakeisti neįmanoma. Šių dokumentų ištrynimas registruojamas žurnale, kaip nurodyta 2 pastraipoje.
4. Reguliariai daromos atsarginės duomenų kopijos. Kritinės padėties atveju galima naudoti atsarginę kopiją, kurioje saugomas visas elektroninės rinkmenų saugyklos turinys.
5. Elektroninė saugykla yra apsaugota nuo bet kokios jos vientisumo netekimo arba pažeidimo grėsmės. Jos apsauga apima fizinę apsaugą nuo netinkamos temperatūros ir drėgmės lygio, gaisro ir vagystės signalizacijos sistemas, tinkamas apsaugos nuo virusų ir programišių puolimų sistemas bei apsaugos nuo kitokio neteisėto bandymo prisijungti sistemas.
6. Sistemoje yra numatytas duomenų, formato ir kompiuterinės aplinkos konvertavimas tokiais intervalais, kurių pakaktų dokumentų ir duomenų įskaitomumui ir prieinamumui iki Reglamento (ES) Nr. 223/2014 51 straipsnio 1 dalyje nurodyto atitinkamo laikotarpio pabaigos užtikrinti.
3 straipsnis
Paieškos ir ataskaitų teikimo funkcijos
Sistemą sudaro:
a)
tinkamos paieškos priemonės, leidžiančios lengvai atrinkti dokumentus, duomenis ir jų metaduomenis;
b)
ataskaitų teikimo funkcija, leidžianti generuoti ataskaitas pagal iš anksto nustatytus kriterijus, visų pirma duomenų, nustatytų Komisijos deleguotajame reglamente (ES) Nr. 532/2014 (3);
c)
galimybė išsaugoti, eksportuoti arba spausdinti b punkte nurodytas ataskaitas arba saitas į išorinę prietaiką, kurioje yra tokia galimybė.
4 straipsnis
Sistemos dokumentai
Vadovaujančioji institucija teikia išsamius ir atnaujintus funkcinius ir techninius dokumentus apie sistemos veikimą ir ypatumus, su kuriais galima susipažinti pateikus už programos valdymą atsakingų susijusių subjektų, Komisijos ir Europos Audito Rūmų prašymą.
Pirmoje pastraipoje nurodytais dokumentais pateikiami Reglamento (ES) Nr. 223/2014 įgyvendinimo atitinkamoje valstybėje narėje įrodymai.
5 straipsnis
Keitimosi informacija saugumas
Naudojama sistema apsaugoma tinkamomis apsaugos priemonėmis, skirtomis dokumentams klasifikuoti, informacinėms sistemoms ir asmens duomenims apsaugoti. Šios priemonės turi atitikti tarptautinius standartus ir nacionalinės teisės reikalavimus.
Pirmoje pastraipoje nurodytos apsaugos priemonės apsaugo tinklų ir perdavimo įrangą, kai naudojama sistema sąveikauja su kitais moduliais ir sistemomis.
6 straipsnis
Įsigaliojimas
Šis reglamentas įsigalioja dvidešimtą dieną po jo paskelbimo Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje.
Šis reglamentas privalomas visas ir tiesiogiai taikomas visose valstybėse narėse.
Priimta Briuselyje 2015 m. vasario 11 d.