РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2015/496 НА СЪВЕТА
от 17 март 2015 година
за изменение на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 по отношение на депозирането на историческите архиви на институциите в Европейския университетски институт във Флоренция
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 352 от него,
като взе предвид предложението на Европейската комисия,
след предаване на проекта на законодателния акт на националните парламенти,
като взе предвид одобрението на Европейския парламент,
в съответствие със специална законодателна процедура,
като има предвид, че:
(1)
В съответствие с Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 на Съвета от 1 февруари 1983 г. относно отваряне за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия (1) историческите архиви на Съюза се съхраняват и се предоставят на разположение на обществеността, когато е възможно, след изтичането на срок от 30 години.
(2)
Задължението за създаване на исторически архиви и за предоставянето им на разположение на обществеността, когато е възможно, се прилага спрямо всяка от институциите, посочени в Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 („институциите“), съгласно установените в него условия.
(3)
В Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се предвижда, че всяка институция разполага своите исторически архиви на мястото, което тя смята за най-подходящо.
(4)
През 1984 г. Европейският парламент, Съветът и Комисията решиха да депозират историческите си архиви в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция, където те се предоставят на разположение на обществеността. За тази цел на 17 декември 1984 г. бе подписан договор между Европейските общности, представлявани от Комисията, и ЕУИ („договор за депозиране“).
(5)
Впоследствие Европейският икономически и социален комитет и Европейската сметна палата взеха решение да се присъединят към условията на договора за депозиране. Европейската инвестиционна банка депозира своите исторически архиви в ЕУИ по силата на отделно съглашение с него, което беше подписано на 1 юли 2005 г., и съгласно„Правилата за историческите архиви“, които бяха приети от управителния комитет на банката на 7 октомври 2005 г. (2)
(6)
Правителството на Италия предостави на ЕУИ безсрочно и безплатно подходящи помещения, за да се осигурят съхранението и защитата на депозираните архиви в съответствие с международно признатите стандарти и да се даде възможност за извършване на справки на място.
(7)
С депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ се цели да се осигури достъп до архивите от едно-единствено място, да се насърчи извършването на справки в тях и да се стимулира изследователската дейност във връзка с историята на европейската интеграция и европейските институции. ЕУИ е реномиран център за академични изследвания и обучение с акцент върху Европа и европейската интеграция. Той е натрупал близо 30-годишен опит в управлението на историческите архиви на Съюза, осигурява съвременни научноизследователски съоръжения и хранилище, изградени специално за съхранението на тези архиви и извършването на справки в тях, и е международно признат като център за тези архиви.
(8)
Продължаващото депозиране на историческите архиви на институциите в ЕУИ следва да бъде включено в законодателството на Съюза, с цел да бъде отразена ролята на ЕУИ като партньор на институциите в управлението на техните исторически архиви.
(9)
Настоящият регламент следва да се прилага по отношение на всички институции и не следва да променя нито тяхната отговорност да отворят своите исторически архиви за обществеността, нито факта, че всяка институция остава собственик на историческите си архиви.
(10)
Специфичното естество на дейностите на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ) обаче оправдава освобождаването им от предвиденото в настоящия регламент задължение да депозират историческите си архиви в ЕУИ. Съдът и ЕЦБ могат да депозират историческите си архиви в ЕУИ на доброволни начала.
(11)
Когато е възможно, институциите и ЕУИ следва да предоставят на обществеността достъп до историческите архиви в цифров вид с цел по-лесното извършване на справки по интернет.
(12)
Личните данни, които се съдържат в историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ, следва да бъдат обработвани в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3).
(13)
В съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 Комисията проведе консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните във връзка със законодателното предложение за настоящия регламент, като той представи становище на 10 октомври 2012 г. (4)
(14)
Подробните разпоредби за управлението на историческите архиви в ЕУИ, включително тяхното депозиране, достъпът до тях и предоставянето им на разположение на обществеността, както и за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ, следва да бъдат предвидени в рамково споразумение за партньорство.
(15)
Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза от страна на ЕУИ следва да се финансират от общия бюджет на Съюза и тези разходи следва да се поемат от всички депозиращи институции.
(16)
Следователно Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 следва да бъде съответно изменен,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се изменя, както следва:
1)
Член 8 се изменя, както следва:
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция, с изключение на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ), депозира в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция документите, които са част от нейните исторически архиви и които тя е отворила за обществеността в съответствие с настоящия регламент. Депозирането се извършва съгласно приложението.
Независимо от първа алинея, по юридически или административни причини депозиращите институции могат да изключат от депозиране в ЕУИ определени оригинални документи. В такъв случай те депозират микрофилм или цифрово копие на тези документи.“
;
б)
добавят се следните параграфи:
„3. Съдът на Европейския съюз и ЕЦБ могат да депозират своите исторически архиви в ЕУИ на доброволни начала.
4. Депозиращите институции запазват собствеността върху архивите си, както и изключителната отговорност за състава на документите и досиетата, които се депозират или се предоставят по друг начин на ЕУИ.
5. Депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ не засяга неприкосновеността на архивите, предвидена в член 2 от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз и Договора за функционирането на Европейския съюз.
6. ЕУИ осигурява съхранението и защитата на депозираните архиви. Съхранението и защитата трябва да са съобразени с международно признатите стандарти за физическа защита на архивите и трябва да отговарят поне на техническите правила и правилата за сигурност, съответстващи на тези, които се използват за съхранение и управление на публичните архиви в Италия. За тази цел депозираните документи се съхраняват в специално изградено хранилище.
7. Единствено ЕУИ носи отговорност за персонала, натоварен с управлението на историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ. ЕУИ прави необходимото персоналът, на който е поверено управлението на историческите архиви, да притежава съответните професионални квалификации, необходими за работа в тази област.
8. Всяка депозираща институция има правото да получава информация за извършваното от ЕУИ управление на архивите ѝ и да прави проверки на архивите, които е депозирала там.
9. ЕУИ предоставя на обществеността достъп до историческите архиви, които е получил съгласно параграфи 1 и 3. Институциите също могат да предоставят на обществеността копие на същите исторически архиви.
10. Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза се финансират с вноски от всички депозиращи институции по съответния бюджетен ред, в рамките на годишните бюджетни кредити, разпределени от бюджетния орган в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза (5). С тези финансови вноски не се покриват разходите, свързани с осигуряването и приспособяването на сградите и хранилищата, които да поемат архивите и съответния персонал.
Размерът на вноските, посочени в първа алинея, е пропорционален на размера на съответните щатни разписания на депозиращите институции. Всички вноски се преизчисляват, когато нови институции започнат да депозират в ЕУИ своите исторически архиви или поне на всеки пет години.
11. ЕУИ действа като обработващо лице в съответствие с член 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001, следвайки инструкциите на депозиращите институции. ЕУИ обработва всички лични данни, съдържащи се в историческите архиви на институциите, в съответствие с гаранциите, предвидени в посочения по-горе регламент.
12. Европейският надзорен орган по защита на данните запазва надзорните правомощия по отношение на институциите във връзка с обработването на личните данни, съдържащи се в историческите архиви, депозирани в ЕУИ.
2)
Член 9 се изменя, както следва
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция приема вътрешни правила за прилагането на настоящия регламент. Те включват правила за съхранението и отварянето на историческите архиви за обществеността, както и за защитата на личните данни, съдържащи се в тях. Доколкото е възможно, институциите предоставят на обществеността достъп до своите архиви чрез електронни средства, включително цифровизирани архиви и създадени в цифров вид архиви, и улесняват извършването на справки по интернет. Те съхраняват и документи, които съществуват във формат, предназначен за специални нужди (Брайлово писмо, едър шрифт или записи).“
;
б)
добавя се следният параграф:
„3. От името на депозиращите институции Комисията сключва с ЕУИ рамково споразумение за партньорство. Това рамково споразумение за партньорство съдържа подробни разпоредби за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ във връзка с управлението на историческите архиви на Съюза, включително тяхното депозиране, съхранение, достъпа до тях и предоставянето им на разположение на обществеността.“
3)
Текстът в приложението се добавя като приложение към Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83.
Член 2
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 17 март 2015 година.
REGOLAMENTO (UE) 2015/496 DEL CONSIGLIO
del 17 marzo 2015
che modifica il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 per quanto riguarda il deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l'Istituto universitario europeo di Firenze
IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare l'articolo 352,
vista la proposta della Commissione europea,
previa trasmissione del progetto di atto legislativo ai parlamenti nazionali,
vista l'approvazione del Parlamento europeo,
deliberando secondo una procedura legislativa speciale,
considerando quanto segue:
(1)
Conformemente al regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio del 1o febbraio 1983, che rende accessibili al pubblico gli archivi storici della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica (1), gli archivi storici dell'Unione sono conservati e sono resi accessibili al pubblico nei limiti del possibile alla scadenza di un periodo di 30 anni.
(2)
L'obbligo di istituire degli archivi storici e di renderli accessibili al pubblico nei limiti del possibile si applica a ciascuna delle istituzioni di cui al regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 («istituzioni») alle condizioni ivi previste.
(3)
Il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 stabilisce che ciascuna istituzione possa depositare i propri archivi storici nel luogo che ritiene più opportuno.
(4)
Nel 1984, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione hanno deciso di comune accordo di depositare i propri archivi storici presso l'Istituto universitario europeo (IUE) di Firenze, dove sono resi accessibili al pubblico. A tal fine è stato firmato in data 17 dicembre 1984 un accordo tra le Comunità europee, rappresentate dalla Commissione, e l'IUE («accordo relativo al deposito»).
(5)
Il Comitato economico e sociale europeo e la Corte dei conti europea hanno deciso di aderire alle condizioni dell'accordo relativo al deposito. La Banca europea per gli investimenti deposita i propri archivi storici presso l'IUE sulla base di una convenzione separata con l'IUE, firmata il 1o luglio 2005, e sulla base delle «regole relative agli archivi storici» adottate dal Comitato direttivo della Banca il 7 ottobre 2005 (2).
(6)
Il governo italiano ha messo a disposizione dell'IUE, a titolo permanente e gratuito, locali adeguati onde garantire che gli archivi depositati siano conservati e protetti conformemente alle norme riconosciute a livello internazionale e offrire la possibilità di consultarli in loco.
(7)
Gli archivi storici delle istituzioni sono depositati presso l'IUE al fine di rendere possibile l'accesso in un unico luogo, promuovere la loro consultazione e stimolare la ricerca sulla storia dell'integrazione europea e delle istituzioni europee. L'IUE è un rinomato centro di ricerca accademica e insegnamento incentrato sull'Europa e sull'integrazione europea. Dispone di un'esperienza quasi trentennale nella gestione degli archivi storici dell'Unione, fornisce un deposito di alto livello e servizi di ricerca finalizzati espressamente alla conservazione e consultazione di tali archivi, e gode di una reputazione internazionale come centro per tali archivi.
(8)
È opportuno che il deposito permanente degli archivi storici delle istituzioni presso l'IUE sia integrato nella legislazione dell'Unione al fine di rispecchiare il ruolo dell'IUE come partner delle istituzioni nella gestione dei loro archivi storici.
(9)
Il presente regolamento dovrebbe applicarsi a tutte le istituzioni, e non dovrebbe pregiudicare la loro responsabilità per quanto riguarda l'apertura dei loro archivi storici al pubblico, né la proprietà degli archivi storici di ciascuna istituzione.
(10)
Tuttavia, la natura specifica delle attività della Corte di giustizia dell'Unione europea (CGUE) e della Banca centrale europea (BCE) giustifica che tali istituzioni siano esentate dall'obbligo di depositare i loro archivi storici presso l'IUE conformemente al presente regolamento. La CGUE e la BCE possono depositare i propri archivi storici presso l'IUE su base volontaria.
(11)
È opportuno che le istituzioni e l'IUE, nel limite del possibile, rendano gli archivi storici accessibili al pubblico in formato digitalizzato e in formato digitale, in modo da agevolarne la consultazione su Internet.
(12)
È opportuno che i dati personali contenuti negli archivi storici dell'Unione depositati presso l'IUE siano trattati in conformità del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (3).
(13)
Il garante europeo della protezione dei dati è stato consultato dalla Commissione in relazione alla proposta legislativa che ha portato al presente regolamento, a norma del regolamento (CE) n. 45/2001, e ha espresso un parere a riguardo il 10 ottobre 2012 (4).
(14)
In un accordo quadro di partenariato dovrebbero essere elaborate disposizioni dettagliate relative alla gestione degli archivi storici presso l'IUE, anche in ordine ad accesso e consultazione pubblica nonché ruoli e responsabilità reciproci delle istituzioni e dell'IUE.
(15)
I costi della gestione degli archivi storici dell'Unione da parte dell'IUE dovrebbero essere finanziati dal bilancio generale dell'Unione en dovrebbero essere a carico di tutte le istituzioni depositanti.
(16)
È opportuno modificare di conseguenza il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
Il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 è così modificato:
1)
l'articolo 8 è così modificato:
a)
il paragrafo 1 è sostituito dal seguente:
«1. Ogni istituzione, ad eccezione della Corte di giustizia dell'Unione europea (CGUE) e della Banca centrale europea (BCE), deposita presso l'Istituto universitario europeo (IUE) di Firenze i documenti che fanno parte dei suoi archivi storici e che ha reso accessibili al pubblico conformemente al presente regolamento. Le modalità di deposito sono stabilite nell'allegato.
Nonostante il primo comma, le istituzioni depositanti possono escludere, per motivi giuridici o amministrativi, il deposito di alcuni documenti originali presso l'IUE. In tal caso, provvedono a depositare una copia di tali documenti su microscheda o digitale.»
;
b)
sono aggiunti i paragrafi seguenti:
«3. La CGUE e la BCE possono depositare i propri archivi storici presso l'IUE su base volontaria.
4. Le istituzioni depositanti restano proprietarie dei loro archivi e detengono la responsabilità esclusiva per la composizione dei documenti e dei fascicoli depositati, o resi disponibili in altra forma, presso l'IUE.
5. Il deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l'IUE non pregiudica la protezione di tali archivi ai sensi dell'articolo 2 del protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea, allegato al trattato sull'Unione europea e al trattato sul funzionamento dell'Unione europea.
6. L'IUE garantisce la conservazione e la protezione degli archivi depositati. Tale conservazione e tale protezione soddisfano le norme riconosciute a livello internazionale per la protezione materiale degli archivi e rispettano almeno le norme tecniche e di sicurezza corrispondenti a quelle utilizzate per la conservazione e la gestione degli archivi pubblici in Italia. A tal fine, i documenti depositati sono conservati in un deposito per archivi appositamente costruito.
7. L'IUE è responsabile solo del personale incaricato della gestione degli archivi storici dell'Unione depositati presso l'IUE. L'IUE deve garantire che il personale assegnato alla gestione degli archivi storici abbia le qualifiche professionali richieste per svolgere l'attività in questo settore.
8. Ogni istituzione depositante ha il diritto di ricevere informazioni per quanto riguarda la gestione dei propri archivi da parte dell'IUE e svolgere un'ispezione negli archivi depositati.
9. L'IUE rende accessibili al pubblico gli archivi storici che accoglie in virtù dei paragrafi 1 e 3. Anche le istituzioni possono rendere accessibile al pubblico una copia degli stessi archivi storici.
10. I costi della gestione degli archivi storici dell'Unione sono finanziati dai contributi di tutte le istituzioni depositanti alla pertinente linea di bilancio, entro i limiti degli stanziamenti annuali resi disponibili dall'autorità di bilancio nel rispetto del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione (5). Tali contributi finanziari non coprono i costi connessi alla fornitura ed all'adattamento degli edifici e dei depositi che ospitano gli archivi e il relativo personale.
L'entità dei contributi di cui al primo comma è proporzionata alla dimensione delle rispettive tabelle dell'organico delle istituzioni depositanti. Ciascun contributo sarà ricalcolato ogniqualvolta una nuova istituzione inizia a depositare i propri archivi storici presso l'IUE o almeno ogni cinque anni.
11. L'IUE agisce in qualità di incaricato del trattamento ai sensi dell'articolo 2 del regolamento (CE) n. 45/2001, seguendo le istruzioni delle istituzioni depositanti. L'IUE tratta i dati personali contenuti negli archivi storici delle istituzioni conformemente alle garanzie previste da detto regolamento.
12. Il garante europeo della protezione dei dati continua ad esercitare poteri di controllo sulle istituzioni per quanto riguarda il trattamento dei dati personali contenuti negli archivi storici depositati presso l'IUE.
;
2)
l'articolo 9 è così modificato:
a)
il primo comma è sostituito dal seguente:
«1. Ogni istituzione adotta norme interne per l'applicazione del presente regolamento. Esse includono norme relative alla conservazione e all'apertura al pubblico degli archivi storici e alla protezione dei dati personali ivi contenuti. Nella misura del possibile, le istituzioni rendono i loro archivi accessibili al pubblico con mezzi elettronici, inclusi gli archivi digitali e quelli originariamente prodotti in formato digitale e ne agevolano la consultazione su Internet. Inoltre conservano i documenti esistenti in forme adeguate ad esigenze particolari (quale scrittura “braille”, caratteri grandi o registrazioni).»
;
b)
è aggiunto il paragrafo seguente:
«3. La Commissione conclude, a nome delle istituzioni depositanti, un accordo quadro di partenariato con l'IUE. Tale accordo quadro di partenariato include disposizioni dettagliate relative dell'UE ai ruoli e alle responsabilità reciproci delle istituzioni e dell'IUE per la gestione degli archivi storici dell'Unione, anche in ordine a deposito, conservazione, accesso e consultazione pubblica.»
;
3)
il testo in allegato deve essere aggiunto quale allegato al regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83.
Articolo 2
Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 17 marzo 2015