ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1268/2012 НА КОМИСИЯТА
от 29 октомври 2012 година
относно правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално членове 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 и 209 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (2) бе съществено изменен и заменен с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“). Поради това е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 на Комисията от 23 декември 2002 г. относно определянето на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим към общия бюджет на Европейските общности (3) да се приведе в съответствие с Финансовия регламент. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 да бъде заменен.
(2)
Съгласно член 290 от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“) законодателен акт може да делегира на Комисията правомощието да приема незаконодателни актове само с цел допълване или изменяне на някои несъществени елементи на законодателния акт. Вследствие на това някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 са включени във Финансовия регламент. Поради това тези разпоредби следва да не бъдат включени в настоящия регламент.
(3)
По време на своята подготвителна работа Комисията проведе подходящи консултации, включително на експертно равнище, и предаде едновременно, своевременно и по подходящ начин съответните документи на Европейския парламент и Съвета.
(4)
Що се отнася до бюджетните принципи, и по-специално до принципа на единство, опростяването на правилата, уреждащи генерирането и събирането на лихви, начислени върху предварителното финансиране, и по-специално отказването от задължението на получателите на безвъзмездни средства да генерират такива лихви, прави неактуални разпоредбите относно обхвата и условията за събиране на лихвите. В случаите, в които такова задължение се налага на субектите, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, правилата, уреждащи посочването, използването и счетоводното отчитане на генерираните лихви, следва да бъдат включвани в споразуменията за делегиране, сключени с тези субекти. В случаите, в които начислените върху предварителното финансиране лихви се дължат на Съюза въз основа на тези споразумения, тези лихви следва да се изплащат на бюджета като целеви приходи.
(5)
По отношение на принципа на ежегодност е важно да се пояснят значението на годишните бюджетни кредити и подготвителните етапи на процедурата по поемане на задължения, която, ако бъде приключена до 31 декември, може да позволи пренасяне на бюджетни кредити за поети задължения.
(6)
Що се отнася до принципа на разчетна единица, следва да бъдат посочени валутните курсове, които следва да се използват за конвертирането на еврото в другите валути за нуждите на управлението на паричния поток и отчетите. Освен това следва да се повиши прозрачността в счетоводното отчитане на резултатите от такива операции по конвертиране на валути. След въвеждането на еврото следва да се премахне задължението на Комисията да предоставя на държавите членки информация за паричните преводи, извършвани между различни валути.
(7)
Що се отнася до дерогациите от принципа на универсалност, следва да бъде уточнено бюджетното третиране на целевите приходи, по-конкретно на вноските от държавите членки или трети държави по определени програми на Съюза, както и ограниченията за нетиране на приходите и разходите. По-конкретно, като се има предвид настоящата практика, по съображения за правна сигурност е необходимо да се поясни, че по правило целевите приходи следва да генерират бюджетни кредити за поети задължения и за плащания автоматично, веднага след като приходите бъдат получени от институцията. Необходимо е също да се уточнят случаите, в които по изключение целевите приходи могат да бъдат предоставяни, преди приходите да са реално получени от институцията.
(8)
Относно принципа на специфичност следва да се даде точно определение за изчисляването на процента на бюджетните кредити, които институциите имат право да прехвърлят по силата на своята независимост. Европейският парламент и Съветът следва да получават пълна информация посредством подробно обяснение на исканията за трансфери, които трябва да им се изпращат.
(9)
Що се отнася до доброто финансово управление, нужно е да се посочат целите на предварителната, междинната и последващата оценка на програмите и дейностите, минималната честота на тяхното извършване и информацията, която трябва да се съдържа в законодателната финансова обосновка.
(10)
По отношение на принципа на прозрачност публикуването на данни с името на съответните получатели на средства и точните суми, получени от тях, повишава прозрачността по отношение на използването на съответните средства. Такава предоставена на гражданите информация засилва публичния контрол на целта, за която средствата са предоставени, и спомага за най-доброто използване на публичните средства. Същевременно, когато получателите са физически лица, при такова публикуване трябва да се спазват правилата за защита на личните данни. Поради това личните данни следва да се публикуват само ако това е необходимо и пропорционално на преследваната основателна цел.
(11)
Информацията относно използването на средства на Съюза следва да се публикува на уебсайт на институциите и да съдържа поне името, местоположението, сумата и предназначението на средствата. Тази информация следва да отчита критериите, залегнали в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент, и по-конкретно вида и размера на отпуснатите средства.
(12)
Името и местоположението на получателите на средства на Съюза следва да се публикуват за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени вследствие на откриването на публична процедура на конкурентна основа, какъвто е случаят по-конкретно с конкурсите, поканите за представяне на предложения и на оферти, при зачитане на принципите на ДФЕС, и по-специално принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация. Освен това такова публикуване следва да допринася за осъществяването на контрол върху процедурите за публичен подбор от страна на отхвърлените кандидати в конкурентната процедура.
(13)
Публикуването на лични данни на физически лица следва да не надхвърля срока, през който средствата се използват от получателя, поради което трябва да се прекратява след изтичане на две години. Същото следва да се отнася и за личните данни на юридическите лица, чието официално наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
(14)
В повечето случаи, попадащи в обхвата на настоящия регламент, публикуването се отнася до юридическите лица.
(15)
Когато става въпрос за физически лица, такова публикуване следва да се предвижда само при съблюдаване на принципа на пропорционалност между размера на отпуснатата сума и необходимостта от контрол на най-добрия начин на използване на средствата. По отношение на физическите лица публикуването на региона от ниво NUTS 2 съответства на целта да се публикуват получателите, гарантира равно третиране на държавите членки с различна големина, като същевременно се зачита правото на получателите на личен живот, и по-специално на защита на личните им данни.
(16)
Информацията за стипендиите и други преки помощи, отпускани на физическите лица в най-голяма нужда, следва да не се публикува.
(17)
За да се гарантира спазването на принципа на равно третиране на получателите на средства, публикуването на информация във връзка с физическите лица следва да бъде осигурено и в съответствие със задължението на държавите членки да осигурят голяма прозрачност на поръчките, чиято стойност надхвърля сумата в Директива 2004/18/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 31 март 2004 г. относно координирането на процедурите за възлагане на обществени поръчки за строителство, услуги и доставки (4).
(18)
Името и местоположението на получателя, както и сумата и предназначението на средствата следва да не се публикуват, ако това може да застраши неприкосновеността на получателя, защитен от Хартата на основните права на Европейския съюз, или би навредило на законните търговски интереси на получателя.
(19)
Бюджетната номенклатура следва да осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес.
(20)
Следва да бъдат посочени и действията, които има вероятност да породят конфликт на интереси.
(21)
По отношение на непрякото управление е необходимо да се установят рамката за това делегиране на правомощия и съдържанието на споразумението за делегиране. Всеки субект или лице, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, следва да гарантира степен на защита на финансовите интереси на Съюза, еквивалента на изискваната по Финансовия регламент. Следва да бъдат посочени условията, при които Комисията може да приема, че системите, правилата и процедурите на тези субекти или лица са еквивалентни на нейните, за да се обезпечи доброто финансово управление на средствата на Съюза от субектите със задачи по изпълнението на бюджета.
(22)
Изпълнителните агенции, които остават под контрола на Комисията, следва да бъдат признати за оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на тази институция за изпълнението на бюджета на Съюза.
(23)
В случай на непряко управление с международни организации следва да бъдат посочени организациите, които отговарят на условията за този вид управление.
(24)
Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга, следва да бъдат определени условията за тяхното посочване.
(25)
За непрякото управление е необходимо да се установят подробни правила за процедурите за разглеждане и приемане на отчетите и за изключване от финансиране от Съюза на разходите, за които са отпуснати средства в нарушение на приложимите правила.
(26)
Частноправните субекти, извършващи подготвителни или помощни задачи от името на Комисията, следва да бъдат избирани в съответствие с процедурите за възлагане на обществени поръчки.
(27)
Що се отнася до ролята на финансовите участници, реформата на финансовото управление, както и премахването на централизираните предварителни проверки, повишава отговорностите на разпоредителите с бюджетни кредити при всички приходни и разходни операции, включително от гледна точка на системите за вътрешен контрол. Европейският парламент и Съветът следва в бъдеще да бъдат уведомявани за възлагането или прекратяването на функциите на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити. Следователно следва да бъдат определени и задачите, отговорностите и принципите на процедурите, които трябва да бъдат спазвани. Интернализирането на предварителните проверки налага по-конкретно да се прави ясно разграничение между задачите, свързани с инициирането на операции в изпълнение на бюджета, и задачите, свързани с проверката на тези операции. Освен това всяка институция следва да приеме кодекс на професионалните стандарти, който се прилага за служителите, отговарящи за предварителните и последващите проверки. Необходимо е също да се предвиди поетите отговорности да бъдат отчитани в годишен доклад до институцията, която отговаря, освен за други неща, за последващите проверки. Следва да се съхранява оправдателната документация във връзка с извършените операции. На последно място, всички различни форми на процедурата на договаряне за възлагане на обществени поръчки следва, тъй като тези поръчки представляват дерогации от обичайните процедури за възлагане на обществени поръчки, да бъдат предмет на специален доклад до институцията и на съобщение до Европейския парламент и Съвета.
(28)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 следва да бъде адаптиран, за да бъде взета предвид двойната роля на ръководителя на делегация като вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“) и що се отнася до оперативните бюджетни кредити, за Комисията.
(29)
С цел поясняване на отговорностите е необходимо да се даде точно определение на задачите и отговорностите на счетоводителя във връзка със счетоводните системи, управлението на касата, управлението на банковите сметки и досиетата на трети страни. Следва да бъдат определени и условията за прекратяване на функциите на счетоводителя.
(30)
Следва да бъдат също определени условията за използване на сметките за авансови средства - система за управление, представляваща изключение от обичайните бюджетни процедури, като следва да бъдат определени и задачите и отговорностите на администраторите на авансови средства, както и тези на разпоредителя с бюджетни кредити и счетоводителя във връзка с контрола на сметките за авансови средства. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции. По съображения за ефикасност в делегациите следва да се открива само една сметка за авансови средства - за бюджетните кредити от частта на бюджета, предназначена за Комисията, и от частта на бюджета, предназначена за ЕСВД. Оказа се необходимо да се въведе възможността за използване на дебитни карти, свързани със сметките за авансови средства, за да се улеснят плащанията, по-специално в делегациите и представителствата на Съюза, и за да се избегнат рисковете, свързани с работата с пари в брой.
(31)
Когато бъдат определени задачите и отговорностите на всеки финансов участник, последният може да бъде държан отговорен само съгласно условията, съдържащи се в Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз. Специалният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден във всяка институция, се оказа ефикасен механизъм за определяне на това дали са налице нередности от финансово естество и следователно трябва да се запази. Необходимо е да се установи процедурата, чрез която разпоредителят с бюджетни кредити може да иска потвърждение за инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, и по този начин да се освобождава от всякаква отговорност.
(32)
Що се отнася до приходите, с изключение на специалния случай на собствените ресурси, попадащи в обхвата на Решение 2007/436/ЕО, Евратом на Съвета от 7 юни 2007 г. относно системата на собствените ресурси на Европейските общности (5), трябва да се определят задачите и проверките, попадащи в отговорността на разпоредителите с бюджетни кредити на различните етапи от процедурата: установяване на прогноза за вземанията, нареждане за събиране, изпращане на дебитното известие, с което длъжникът се уведомява, че вземането е установено, изчисляване на евентуална лихва за забава и решението, при необходимост, за отказ от вземане при спазване на критерии, гарантиращи съблюдаване на принципа на добро финансово управление, за да се обезпечи ефикасно събиране на приходите.
(33)
Необходимо е да се уточни ролята на счетоводителя в събирането на приходите и по отношение на удължаването на срока за плащане на разходите. Счетоводителят следва да разполага също с гъвкавост при събирането на плащания, като например възможността директно да прихваща дългове или, при извънредни обстоятелства и при надлежно съблюдаване на принципа на пропорционалност, да отменя изискването за предоставяне на гаранция за изплащане на дълг, когато длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция.
(34)
За да се обезпечи управлението на активите, като същевременно се генерира финансово възнаграждение, е необходимо условно платените суми, като глобите в областта на конкуренцията, които се оспорват, да се инвестират във финансови активи и да се уточни за каква цел ще се използват лихвите, генерирани от тези инвестиции.
(35)
За да се гарантира, че Комисията разполага с цялата необходима информация за приемането на решенията за финансиране, е необходимо да се установят минималните изисквания за съдържанието на решенията за финансиране в областта на безвъзмездните средства, обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти.
(36)
Що се отнася до разходите, следва да бъдат дефинирани връзката между решенията за финансиране, глобалните поети задължения и индивидуалните поети задължения и характеристиките на тези различни етапи, за да се въведе ясна рамка за различните етапи от изпълнението на бюджета.
(37)
Необходимо е да се поясни връзката между утвърждаването, разрешаването и платежните операции и проверките, които трябва да извършва разпоредителят с бюджетни кредити при проверката на разходите с резолюция „прието за плащане“. Следва да бъдат посочени документите, които трябва да бъдат изготвяни в подкрепа на плащанията, както и да бъдат определени правила за изчистването на предварителното финансиране и на междинните плащания.
(38)
Следва да се определят подробни правила за прилагането на сроковете, които важат за операциите по утвърждаване и плащане, като бъде взета под внимание Директива 2011/7/ЕС на Европейския парламент и на Съвета от 16 февруари 2011 г. относно борбата със забавяне на плащането по търговски сделки (6), за да се предотврати ненужното забавяне на плащанията в полза на получателите.
(39)
За вътрешния одит е необходимо да се установи процедурата за назначаване на одитора и за гарантиране на неговата независимост в рамките на институцията, която го е назначила и на която той трябва да докладва за дейността си. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции, за да се осигури прозрачност спрямо Европейския парламент и Съвета.
(40)
Правилата относно обществените поръчки следва да се основават на Директива 2004/18/ЕО. Необходимо е да се определят различните видове процедури за възлагане на обществени поръчки, приложимите мерки за оповестяване и публикуване, условията, при които може да се използва конкретен вид процедура, и основните характеристики на съществуващите процедури, посочването на критериите за подбор и възлагане, правилата за достъп до тръжните документи и за комуникация с оферентите или кандидатите и за случаите, при които Комисията възлага поръчки за свои нужди, приложимите прагове и правилата за определяне на стойността на поръчките, които ще бъдат възлагани.
(41)
Целта на процедурите за възлагане на обществени поръчки е задоволяване на нуждите на институцията при възможно най-добрите условия, като същевременно се гарантира равният достъп до обществените поръчки и се съблюдават принципите на прозрачност и недопускане на дискриминация. С цел осигуряване на прозрачност и равно третиране на кандидатите и оферентите, както и пълната отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити при крайния избор, е необходимо да се определи процедурата за отваряне и оценяване на офертите и заявленията за участие, от назначаването на комисия до обоснованото и документирано решение за възлагане, която процедура в крайна сметка попада в рамките на дейността на възложителя.
(42)
Като се вземе предвид опитът от миналото, е необходимо да се установи нова процедура за възлагане на обществени поръчки за поръчките със средна стойност. Нужно е да се позволи използването на „списък на потенциалните оференти“ при същите условия като съществуващите за поканите за изразяване на интерес, тъй като този списък води до по-малка административна тежест за потенциалните оференти.
(43)
За да се защитят финансовите интереси на Съюза по време на изпълнението на поръчките, е необходимо да се допусне възможността да се изисква от субектите, които осигуряват финансовия капацитет в рамките на възлагането на обществените поръчки, да носят солидарна отговорност за изпълнението на съответната поръчка.
(44)
С цел защита на финансовите интереси на Съюза и гарантиране на контрола върху изпълнението на поръчките е необходимо да се допусне възможността да се изисква от изпълнителя самият той да изпълнява пряко определени задачи от критично естество.
(45)
За да се гарантира, че поръчките се изпълняват по най-високи професионални стандарти, е необходимо да се допусне възможността за отхвърляне на оференти, които имат потенциални конфликти на интереси.
(46)
Като се има предвид, че изискването на финансови гаранции вече не се прилага по подразбиране, е нужно да бъдат определени критериите, по които такива гаранции могат да бъдат изисквани.
(47)
Необходимо е да се поясни обхватът на дела за безвъзмездните средства, по-специално по отношение на вида на дейността или на органа от общ европейски интерес, които отговарят на условията за отпускане на безвъзмездни средства, както и по отношение на видовете правни задължения, които могат да се използват за покриване на безвъзмездните средства. За тези правни задължения следва да бъдат уточнени критериите за избор между споразумения и решения, тяхното минимално съдържание и възможността за сключване на индивидуално споразумение или решение за безвъзмездни средства в рамките на рамковите партньорства, за да се гарантира равно третиране и за да се избегне ограничаването на достъпа до средства на Съюза.
(48)
Обхватът на дела за безвъзмездните средства следва да отчита и въвеждането във Финансовия регламент, от една страна, на специфични дялове за наградите и финансовите инструменти и от друга страна, на ключовите правила, приложими за безвъзмездните средства, допустимите разходи, премахването на принципа на постепенно намаляване, използването на опростени форми безвъзмездни средства (еднократни суми, единични разходи и единни ставки) и отпадането на задължителното предоставяне на гаранции за предварителното финансиране.
(49)
Напредъкът към електронен обмен на информация и електронно подаване на документи, които представляват основна мярка за опростяване, следва да бъде съпътстван от ясни условия за приемане на системите, които ще се използват, за да се създаде надеждна от правна гледна точка среда.
(50)
Принципите на недопускане на печалба и съфинансиране следва да бъдат преразгледани съобразно поясненията и мерките за опростяване, включени във Финансовия регламент. По-конкретно, по съображения за яснота, трябва да се определят подробни правила за видовете приходи, които да се задържат, за принципа на недопускане на печалба, както и формите на външно съфинансиране и вноските в натура.
(51)
По отношение на принципа на прозрачност следва да се разрешат приемането и публикуването на многогодишни работни програми, тъй като те носят добавена стойност за заявителите, които могат да предвиждат по-лесно и да се подготвят по-добре за поканите за представяне на предложения. В този контекст следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране. За да се осигури прозрачност, трябва да се публикуват и поканите за представяне на предложения, освен при спешни случаи или когато дейността може да бъде реализирана само от един субект. Нужно е да се уточни минималното съдържание, което ще се публикува.
(52)
Тъй като често се допускат грешки и несъответствия при използването на условията за допустимост за данъка върху добавената стойност (ДДС), плащан от бенефициерите, трябва да се гарантира, че концепциите за невъзстановим ДДС и данъчно незадължени лица по смисъла на член 13, параграф 1 от Директива 2006/112/ЕО на Съвета от 28 ноември 2006 г. относно общата система на данъка върху добавената стойност (7) се разбират и прилагат последователно по отношение на дейностите, които попадат в обхвата на тези концепции.
(53)
За да се осигурят прозрачност, равно третиране на заявителите и по-голяма отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити, трябва да се установи процедурата за отпускане - от заявлението за безвъзмездни средства, за което Комисията следва да е предоставила минимална информация на заявителите, до оценката на заявлението в контекста на посочени по-рано критерии за допустимост, подбор и отпускане, преди отговорният разпоредител с бюджетни кредити да вземе окончателно, надлежно документирано решение. Необходимо е да се определят подробни правила относно състава и задачите на комисията, която отговаря за оценяването на предложенията спрямо критериите за подбор и отпускане, както и относно възможностите за контакт със заявителите по време на процедурата по отпускане или за приканването им да коригират своите предложения. Тези възможности следва подобаващо да отразяват нуждите от гледна точка на доброто администриране, въведени във Финансовия регламент, и следва да включват условията, при които предложенията могат да бъдат коригирани преди подписването на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства или уведомяването за решенията за отпускане на безвъзмездни средства, като същевременно се прилага равно третиране на заявителите и се спазва принципът, според който инициативата за действията идва само от заявителите.
(54)
Тъй като съгласно Финансовия регламент използването на еднократни суми, единични разходи и единни ставки се улеснява и разширява, определенията за тези опростени форми безвъзмездни средства следва да бъдат пояснени. Особено нужно е да се поясни, че те имат за цел, както всяка форма безвъзмездни средства, да покриват категории допустими разходи, и да се посочи, че техният размер не трябва непременно да бъде предварително фиксиран, което е особено меродавно в случаите, в които размерът на безвъзмездните средства се определя въз основа на обичайните практики на бенефициера за счетоводно отчитане на разходите. Нужно е също да се осигури стабилност на правилата за финансиране в рамките на конкретна програма. За тази цел следва да се позволи използването на опростените форми безвъзмездни средства за целия срок на програмата. За целите на статистиката, методологията или предотвратяването и разкриването на измами е необходимо да се осигури достъп до общата счетоводна информация на бенефициера, дори когато безвъзмездните средства за под формата на еднократни суми, единични разходи или единни ставки. Тези проверки обаче следва да не се използват за поставяне под въпрос на стойността на вече договорените еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
(55)
Доброто финансово управление налага Комисията да се защитава чрез гаранции: на етапа на заявленията за безвъзмездни средства - чрез организиране на финансови одити за заявленията за по-големи суми; към момента на изплащане на предварителното финансиране, когато разпоредителят е преценил, че рисковете оправдават това - чрез изискване на предварителни финансови гаранции; и на етапа на междинните плащания или на плащането на остатъка - чрез организиране на предоставянето на сертификати, съставени от одитори, за заявките за плащане за най-големите суми и които представляват най-голям риск.
(56)
Следва да бъдат пояснени условията и процедурите за временно спиране и намаляване на безвъзмездните средства, за да се дефинират по-добре основанията за това временно спиране или намаляване, да се предостави подходяща информация на бенефициерите и да се гарантира, че бенефициерите имат възможност да упражняват правото си на защита на всеки етап.
(57)
Доброто управление на средствата на Съюза означава също, че самите бенефициери на безвъзмездни средства използват безвъзмездните средства от Съюза икономично и ефикасно. По-конкретно разходите по договорите, възложени от бенефициерите с цел изпълнение на дейност, следва да бъдат допустими, при условие че тези договори за изпълнение се възлагат на икономически най-изгодната оферта.
(58)
Тъй като ограниченията за използване на финансова помощ за трети страни са отслабени във Финансовия регламент, е необходимо да бъдат установени минималните разпоредби, които да бъдат договорени на равнището на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или да бъдат включени в решението за безвъзмездни средства, за да се направи ясно разграничение между отпускането на финансова помощ на трети страни от бенефициер и изпълнението на бюджетни задачи от лице с делегирани правомощия в рамките на непрякото управление.
(59)
Правомощията за налагане на санкции на бенефициерите на безвъзмездни средства следва да бъдат приведени в съответствие с правомощията, предоставяни в контекста на възлагането на обществени поръчки, като се има предвид, че тези правомощия имат един и същ характер и следва да се подчиняват на едни и същи правила от гледна точка на ефективността и пропорционалността.
(60)
При наградите, също както при безвъзмездните средства, следва да се съблюдават принципите на прозрачност и равно третиране. В този контекст следва също да бъдат установени минималните характеристики на работните програми и на конкурсите, като се вземат под внимание съответните нужди за безвъзмездните средства. По-конкретно следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране, както и минималното съдържание на конкурсните правила, и по-специално условията за изплащане на наградата на победителите в случай на присъждане, и подходящите средства за публикуване.
(61)
Спазването на принципите на прозрачност и равно третиране налага също установяването на ясно определена процедура за присъждане - от внасянето на проекти до информацията за участниците и обявяването на спечелилия участник. Тази процедура следва да включва оценяване на проектите на участниците от комисия от експерти, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, чрез използване на критериите за присъждане, обявени в конкурсните правила, за да се осигури компетентно и неутрално оценяване на проектите на участниците. Въз основа на препоръките на експертите отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да вземе окончателното решение относно присъждането на наградата, тъй като отговорността за изпълнението на бюджета винаги се носи от Комисията.
(62)
За да се осигури хармонизирано прилагане на различните финансови инструменти в рамките на Комисията, общата рамка, включена в дял VIII на Финансовия регламент, следва да бъде допълнена с подробни правила за управлението на финансовите инструменти, включително с разпоредби за избора на субекти с възложени задачи по изпълнението, съдържанието на споразуменията за делегиране, разноските и таксите за управление, и за доверителните сметки.
(63)
Следва да бъдат определени правила за избора на финансови посредници и крайни получатели, особено когато финансовите инструменти се управляват пряко в извънредни случаи или чрез специални инвестиционни механизми, или чрез други механизми за изпълнение, гарантирайки по този начин ефикасно разходване на средствата на Съюза.
(64)
Необходимо е да се определят условията за използване на финансовите инструменти, включително на лостовия ефект, и рамката за мониторинг. Необходимо е също да се предприемат мерки с цел привеждане на финансовите инструменти в действие въз основа на солидна предварителна оценка, която позволява на Комисията да ги проектира така, че да се реагира на пазарната неефективност и на неоптималните инвестиционни ситуации.
(65)
Що се отнася до воденето и представянето на счетоводна отчетност, общоприетите счетоводни принципи, на които трябва да се основават финансовите отчети, са дефинирани в правилата на Съюза за счетоводна отчетност. Тези счетоводни правила посочват също условията за записване на операция в сметките и правилата за оценяване на активите и пасивите и за осигуряване на провизии, за да се гарантира, че информацията се представя правилно, изчерпателно и точно.
(66)
По отношение на въпросите от счетоводно естество следва да се уточни, че счетоводителят на всяка институция трябва да изготвя документи, описващи организацията на сметките и счетоводните процедури на тази институция, и да определя условията, на които трябва да отговарят компютризираните счетоводни системи, по-специално за да се осигурят сигурност на достъпа и одитна следа за всички промени, направени в системата.
(67)
Що се отнася до воденето на сметките, трябва да се посочат принципите, приложими за счетоводните книги, оборотната ведомост, периодичното равнение на общите суми в този баланс и инвентара, и да се посочат елементите на сметкоплана, приет от счетоводителя на Комисията. Следва да се определят правилата, които се прилагат за вписването на операциите, по-конкретно методът на двустранното счетоводство, правилата за конвертиране на операциите, които не са в евро, и оправдателната документация за счетоводните вписвания. Следва също да се уточни съдържанието на счетоводната документация.
(68)
Необходимо е да се установят правилата във връзка с инвентарния опис и да се разяснят съответните отговорности в тази сфера на счетоводителите и разпоредителите с бюджетни кредити, както и правилата, приложими за препродажбата на имущество от инвентарния опис, с цел ефикасно управление на активите.
(69)
По отношение на външните дейности настоящият регламент, в съответствие с Финансовия регламент, следва да предвиди изключенията, които отразяват специфичните оперативни характеристики на този сектор, главно що се отнася до възлагането на обществени поръчки и отпускането на безвъзмездни средства, по-конкретно поради това че тези процедури се изпълняват от органите на трети държави, получаващи финансова подкрепа от Съюза. Що се отнася до възлагането на обществени поръчки, тези разлики следва да са свързани предимно с видовете процедури и праговете, вследствие на които се прилагат. По отношение на безвъзмездните средства в определени случаи следва да е разрешено пълно финансиране, главно за да се вземе под внимание намалената способност за съфинансиране на бенефициерите.
(70)
Трябва да бъдат установени подробни разпоредби относно използването на бюджетна подкрепа, като се посочат условията, при които може да се използва бюджетна подкрепа, и задължението на партньора да предоставя на Комисията своевременна и надеждна информация за оценяване на това дали тези условия се изпълняват.
(71)
По отношение на доверителните фондове на Съюза трябва да се уточнят принципите, приложими за вноската на Съюза в полза на доверителните фондове на Съюза и вноските на другите донори, да се определят счетоводните правила и правилата за докладване за съответния доверителен фонд на Съюза, по-специално за лихвата с настъпил падеж по банковата сметка на доверителния фонд, да се разяснят съответните отговорности на финансовите участници и на управителния съвет на доверителния фонд, както и да се определят задълженията за външен одит. Необходимо е също да се гарантира справедливо представяне на участващите донори в рамките на управителния съвет на доверителния фонд и да се осигури задължителен положителен глас на Комисията за използването на средствата.
(72)
С цел опростяване на процедурите за възлагане на обществени поръчки в рамките на външните дейности, някои прагове са променени, а други прагове и управленски процедури, произтичащи от общите разпоредби, са добавени и адаптирани.
(73)
Що се отнася до безвъзмездните средства, условията за дерогация от принципа на съфинансиране следва да бъдат рационализирани в съответствие с Финансовия регламент.
(74)
За да се гарантира добро финансово управление на бюджетните кредити на Съюза, трябва също да се посочат предварителните условия и правилата, които трябва да бъдат включени в споразуменията при децентрализирано управление на бюджетните кредити или при използване на сметки за авансови средства.
(75)
Целесъобразно е да се даде определение за европейските служби и да се въведат специфични правила за Службата за публикации и разпоредби, с които счетоводителят на Комисията се оправомощава да делегира някои от своите задачи на служители в тези служби. Следва да бъдат определени и оперативни процедури за банковите сметки, които европейските служби могат да бъдат оправомощени да откриват на името на Комисията.
(76)
По аналогия с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза следва да се публикуват списъкът на експерти по член 204 от Финансовия регламент, избрани чрез покана за изразяване на интерес, и предметът на техните задачи. Следва да се публикува и тяхното възнаграждение, когато надвишава 15 000 EUR.
(77)
Новата процедура, въведена в член 203 от Финансовия регламент, следва да бъде допълнена, особено по отношение на вида разходи, които трябва да бъдат включени в определените в този член прагове. Трябва да се определят подробни правила за проектите за недвижими имоти в делегациите на Съюза предвид на специфичните им особености, и по-специално в случай на спешност. Уместно е да се предвиди жилищните сгради, по-специално в делегациите, които трябва да бъдат взети под наем или закупени в кратък срок, да бъдат изключени от процедурата, установена в член 203 от Финансовия регламент. Придобиването на земя безплатно или за символична сума следва да не попада в обхвата на процедурата по член 203 от Финансовия регламент, тъй като само по себе си не обременява допълнително бюджета.
(78)
За да се осигури съгласуваност с разпоредбите на Финансовия регламент, трябва да се предвидят преходни разпоредби. Освен това, за да се осигури съгласуваност със секторното правно основание, е целесъобразно прилагането на разпоредбите относно режимите на управление и финансовите инструменти да се отложи за 1 януари 2014 г.,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ЧАСТ ПЪРВА
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент определя правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“).
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 2
Счетоводно отчитане на лихвите по предварително финансиране
(член 8, параграф 4 от Финансовия регламент)
Когато на бюджета се дължат лихви, споразумението, сключено със субектите или лицата по член 58, параграф 1, буква в), подточки ii)-viii) от Финансовия регламент, постановява, че предварителното финансиране се изплаща в банкови сметки или подсметки, които позволяват идентифициране на средствата и на свързаните с тях лихви. В противен случай счетоводните методи на получателите или посредниците трябва да позволяват идентифициране на средствата, платени от Съюза, и лихвите или други ползи, генерирани от тези средства.
Разпоредбите на настоящия регламент във връзка с лихвите по предварително финансиране не засягат записването на предварителното финансиране в частта за активите на финансовите отчети, съгласно посоченото в правилата за счетоводна отчетност по член 143 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 3
Бюджетни кредити за финансовата година
(член 11, параграф 3 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за поети задължения и за плащания, одобрени за финансовата година, се състоят от:
а)
бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително с коригиращи бюджети;
б)
пренесените бюджетни кредити;
в)
бюджетните кредити, предоставени повторно в съответствие с членове 178 и 182 от Финансовия регламент;
г)
бюджетните кредити в резултат на плащания по предварително финансиране, които са възстановени в съответствие с член 177, параграф 3 от Финансовия регламент;
д)
бюджетните кредити, предоставени вследствие на получаването на приходи, предвидени за определена цел през финансовата година или през предходни финансови години, но неизползвани.
Член 4
Отмяна и пренасяне на бюджетни кредити
(член 13, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Бюджетните кредити за поети задължения и едногодишните бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент могат да бъдат пренасяни само ако задълженията не са могли да бъдат поети преди 31 декември на финансовата година по причини, които не могат да се припишат на разпоредителя с бюджетни кредити, и ако подготвителните етапи са достатъчно напреднали, за да се допусне с основание, че задълженията ще бъдат поети не по-късно от 31 март на следващата година или 31 декември за проектите за недвижими имоти.
2. Подготвителните етапи по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, които следва да бъдат приключени до 31 декември на финансовата година, за да бъде възможно пренасяне за следващата година, са по-конкретно следните:
а)
за глобалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приемането на решение за финансиране или приключването до тази дата на консултациите със заинтересованите отдели във всяка институция във връзка с приемането на решението;
б)
за индивидуалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приключването на подбора на потенциални изпълнители, бенефициери, спечелили награди или лица, на които са делегирани правомощия.
3. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, за които не са поети задължения до 31 март на следващата финансова година или до 31 декември на следващата година за сумите, свързани с проекти за недвижими имоти, се отменят автоматично.
Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за отменените по този начин бюджетни кредити в срок от един месец от отмяната, извършена съгласно първа алинея.
4. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, могат да бъдат използвани до 31 декември на следващата финансова година.
5. Бюджетните кредити, пренесени в съответствие с параграфи 1-4, се обособяват в сметките.
ГЛАВА 3
Принцип на разчетна единица
Член 5
Обменен курс между еврото и други валути
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, конвертирането от отговорния разпоредител с бюджетни кредити се прави въз основа на обменния курс на еврото за деня, публикуван в Официален вестник на Европейския съюз, серия С.
Когато изпълнителите или бенефициерите трябва да конвертират еврото в друга валута или обратно, се прилагат специфичните договорености във връзка с конвертирането, залегнали в договорите за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или споразуменията за финансиране.
2. За да се избегне същественото отражение на операциите по конвертиране на валута върху равнището на съфинансиране от Съюза или негативното отражение на тези операции върху бюджета на Съюза, специфичните договорености относно конвертирането, посочени в параграф 1, предвиждат, при необходимост, обменен курс между еврото и други валути, който се изчислява въз основа на средната стойност на обменните курсове за деня за определен период.
3. Ако в Официален вестник на Европейския съюз не е публикуван обменен курс на еврото за деня спрямо съответната валута, отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва счетоводния курс по параграф 4.
4. За целите на сметките по членове 151-156 от Финансовия регламент и при спазване на разпоредбите на член 240 от настоящия регламент конвертирането на еврото в друга валута или обратно се извършва с помощта на месечния счетоводен курс на еврото. Този счетоводен обменен курс се определя от счетоводителя на Комисията с помощта на всеки източник на информация, които той счита за надежден, въз основа на обменния курс за предпоследния работен ден на месеца, предхождащ месеца, за който се определя курсът.
5. Резултатите от валутните операции по параграф 4 от настоящия член се посочват в отделна позиция в отчетите на съответната институция.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага mutatis mutandis за органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 6
Курс, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, или от специфичните договори за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или решенията за безвъзмездни средства и споразуменията за финансиране, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, когато конвертирането се извършва от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, е курсът за деня, в който службата разпоредител е съставила платежното нареждане или нареждането за събиране на вземания.
2. В случай на сметки за авансови средства в евро датата, на която банката е извършила плащането, определя курса, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно.
3. За отразяването на сметките за авансови средства в национални валути, съгласно посоченото в член 19 от Финансовия регламент, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, е курсът за месеца, в който е извършен разходът от съответната сметка за авансови средства.
4. За възстановяването на разходи с фиксирана ставка или на разходи, възникващи вследствие на Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз (наричани по-нататък „Правилникът за персонала“), за които е определен таван и които се изплащат във валута, различна от еврото, курсът, който се използва, е курсът в сила към момента на възникване на вземането.
ГЛАВА 4
Принцип на универсалност
Член 7
Структура за отчитане на целевите приходи и осигуряване на съответните бюджетни кредити
(член 21 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на членове 9 и 10, структурата за отчитане на целевите приходи в бюджета включва:
а)
в приходната част на раздела за всяка институция - бюджетен ред за записване на приходите;
б)
в разходната част - бюджетните забележки, включително общите забележки, посочват в кои редове могат да се записват бюджетните кредити, съответстващи на предоставените целеви приходи.
В случаите по буква а) от първа алинея се прави символичен запис pro memoria, а в забележките за информация се посочва очакваният размер на приходите.
2. Бюджетните кредити, които съответстват на целеви приходи, се предоставят автоматично както като бюджетни кредити за поети задължения, така и като бюджетни кредити за плащания, когато приходите бъдат получени от институцията, с изключение на който и да е от следните случаи:
а)
в случаите, предвидени в член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент;
б)
в случая, предвиден в член 21, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент за държавите членки, за които споразумението за финансов принос е изразено в евро.
В случая по буква б) от първа алинея бюджетните кредити за поети задължения могат да бъдат предоставяни от момента на подписването от държавата членка на споразумението за финансов принос.
Член 8
Финансов принос на държавите членки за научноизследователските програми
(член 21, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент)
1. Финансовият принос на държавите членки за финансиране на определени допълнителни научноизследователски програми, предвиден в член 5 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000 на Съвета (8), се изплаща, както следва:
а)
седем дванадесети от сумата, записана в бюджета, се изплащат не по-късно от 31 януари на текущата финансова година;
б)
останалите пет дванадесети се изплащат не по-късно от 15 юли на текущата финансова година.
2. Когато бюджетът не е приет изцяло преди началото на финансовата година, финансовият принос, предвиден в параграф 1, се основава на сумата, записана в бюджета за предходната финансова година.
3. Всеки финансов принос или допълнително плащане, дължимо от държавите членки в полза на бюджета, се записва в сметката или сметките на Комисията в срок от тридесет календарни дни от датата, на която средствата са изискани.
4. Извършените плащания се записват в сметката, предвидена в Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000, и трябва да са съобразени с условията в този регламент.
Член 9
Целеви приходи вследствие на участието на държавите от ЕАСТ в определени програми на Съюза
(член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент)
1. Устройството на бюджета за отразяване на участието на държавите - членки на Европейската асоциация за свободна търговия (наричани по-нататък „държавите от ЕАСТ“), в определени програми на Съюза е, както следва:
а)
в приходната част се прави символичен запис pro memoria за отразяване на пълния размер на финансовия принос на държавите от ЕАСТ за съответната финансова година;
б)
в разходната част:
i)
забележките за всеки ред, свързан с дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ, показват за информация очаквания размер на финансовия принос;
ii)
в приложение, което е неразделна част от бюджета, се посочват всички редове, отнасящи се до дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ.
За целите на буква а) от първа алинея очакваната сума се посочва в бюджетните забележки.
Приложението по буква б), подточка ii) от първа алинея отразява и е част от структурата за отразяване на бюджетните кредити, които съответстват на това участие съгласно параграф 2, и за изпълняване на разходите.
2. Съгласно член 82 от Споразумението за Европейското икономическо пространство (наричано по-нататък „Споразумението за ЕИП“) средствата за годишното участие на държавите от ЕАСТ, потвърдени на Комисията от Съвместния комитет на Европейското икономическо пространство в съответствие с член 1, параграф 5 от Протокол 32 към Споразумението за ЕИП, водят до осигуряване в началото на финансовата година на пълния размер на съответните бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
3. Ако в хода на финансовата година по бюджетните редове за участието на държавите от ЕАСТ бъдат предоставени допълнителни бюджетни кредити, без държавите от ЕАСТ да могат в хода на тази година да коригират в съответната степен своя финансов принос, за да бъде спазен „факторът пропорционалност“, предвиден в член 82 от Споразумението за ЕИП, Комисията може, като временна мярка и по изключение, да използва паричните си наличности за предварително финансиране на дела на държавите от ЕАСТ. При предоставяне на такива допълнителни бюджетни кредити Комисията отправя във възможно най-кратък срок покана към държавите от ЕАСТ да предоставят съответните средства. Всяка година Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за взетите в тази връзка решения.
Предварителното финансиране се осчетоводява във възможно най-кратък срок в бюджета за следващата финансова година.
4. Съгласно член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент финансовият принос на държавите от ЕАСТ представлява външен целеви приход. Счетоводителят приема съответните мерки, за да гарантира отделното проследяване на използването на приходите от този принос и на съответните бюджетни кредити.
В отчета по член 150, параграф 2 от Финансовия регламент Комисията посочва отделно етапа от изпълнението, който съответства на участието на държавите от ЕАСТ, както от гледна точка на приходите, така и от гледна точка на разходите.
Член 10
Постъпления от санкции, наложени на държави членки, за които е обявено, че имат прекомерен дефицит
(член 21, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Бюджетната структура за отразяване на постъпленията от санкциите по раздел 4 от Регламент (ЕО) № 1467/97 на Съвета (9) е, както следва:
а)
в приходната част се въвежда ред със символичен запис pro memoria за отразяване на лихвите по тези суми;
б)
същевременно и без да се засягат разпоредбите на член 77 от Финансовия регламент, записването на тези суми в приходната част води до осигуряване, в разходната част, на бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
Бюджетните кредити по буква б) от първа алинея се изпълняват в съответствие с член 20 от Финансовия регламент.
Член 11
Разходи вследствие на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза
(член 22 от Финансовия регламент)
За целите на разрешението от Европейския парламент и от Съвета, посочено в член 22, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията изчислява приблизително и надлежно обяснява финансовите тежести, включително разходите, свързани с последващи действия, в резултат на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза.
Член 12
Сметки за възстановими данъци
(член 23, параграф 3 от Финансовия регламент)
Всички данъци, с които е обложен Съюзът съгласно член 23, параграф 2 и член 23, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответните държави.
ГЛАВА 5
Принцип на специфичност
Член 13
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на институции, различни от Комисията
(член 25 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 25 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по бюджетния ред, от който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, която съответства на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от съответната институция без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 14
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на Комисията
(член 26 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 26, параграф 1 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по реда, от който или към който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, съответстваща на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от Комисията без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 15
Административни разходи
(член 26 от Финансовия регламент)
Разходите, посочени в член 26, параграф 1, първа алинея, буква б) от Финансовия регламент, покриват, за всяка област на политика, елементите по член 44, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 16
Основания за искания за трансфер на бюджетни кредити
(членове 25 и 26 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери и цялата информация за Европейския парламент и Съвета във връзка с трансферите, извършвани съгласно членове 25 и 26 от Финансовия регламент, се придружават от подходяща и подробна оправдателна документация, която показва изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година, както за редовете, към които трябва да се прехвърлят бюджетните кредити, така и за редовете, от които те трябва да бъдат взети.
Член 17
Основания за искания за трансфери от резерва за спешна помощ
(член 29 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери с цел позволяване на използването на резерва за спешна помощ по член 29 от Финансовия регламент се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, които показват:
а)
за реда, към който се прави трансферът - последната налична информация за изпълнението на бюджетните кредити и прогнозата за нуждите до края на финансовата година;
б)
за всички редове, свързани с външни дейности - изпълнението на бюджетните кредити до края на месеца, предшестващ искането за трансфер, и прогноза за нуждите до края на финансовата година, включително сравнение с първоначалната прогноза;
в)
анализ на възможностите за преразпределяне на бюджетните кредити.
ГЛАВА 6
Принцип на добро финансово управление
Член 18
Оценка
(член 30 от Финансовия регламент)
1. Всички предложения за програми или дейности, които водят до бюджетни разходи, се подлагат на предварителна оценка на следните елементи:
а)
нуждата, която трябва да бъде задоволена в краткосрочен или дългосрочен план;
б)
добавената стойност от участието на Съюза;
в)
целите на политиката и на управлението, които трябва да бъдат постигнати и които включват мерки за защита на финансовите интереси на Съюза в областта на предотвратяването, разкриването и разследването на измами и коригирането и санкциите;
г)
наличните варианти на политиката, включително свързаните с тях рискове;
д)
очакваните резултати и въздействие, по-специално икономическото и социалното въздействие и въздействието върху околната среда, и необходимите за измерването им показатели и механизми за оценка;
е)
най-подходящия метод на изпълнение за предпочитания(те) вариант(и);
ж)
вътрешната съгласуваност на предложената програма или дейност и връзките ѝ с други приложими инструменти;
з)
обема на бюджетните кредити, на човешките ресурси и на другите административни разходи, които следва да бъдат отпуснати при надлежно съблюдаване на принципа на разходна ефективност;
и)
поуките от подобни действия, осъществени в миналото.
2. Предложението съдържа механизмите за проследяване, докладване и оценка, като взема надлежно предвид съответните отговорности на всички ръководни равнища, които ще участват в изпълнението на предложената програма или дейност.
3. Всички програми или дейности, включително пилотните проекти и подготвителните дейности, мобилизираните ресурси за които надхвърлят 5 000 000 EUR, подлежат на междинна оценка и/или последваща оценка на предоставените човешки и финансови ресурси и постигнатите резултати с цел да се провери доколко съответстват на поставените цели, както следва:
а)
резултатите, постигнати при изпълнението на многогодишна програма, се оценяват периодично по график, който позволява констатациите от тази оценка да бъдат взети под внимание при вземането на всяко решение за подновяване, изменение или спиране на програмата;
б)
резултатите от дейностите, които се финансират на годишен принцип, подлежат на оценка поне на всеки шест години.
Букви а) и б) от първа алинея не се прилагат за всеки от проектите или действията, осъществявани в рамките на тези дейности, за които проекти или действия изискването може да бъде изпълнено чрез окончателните доклади, изпращани от органите, които изпълняват действието.
4. Оценките по параграфи 1 и 3 са пропорционални на мобилизираните ресурси за съответната програма и дейност и на въздействието на съответната програма и дейност.
Член 19
Финансова обосновка
(член 31 от Финансовия регламент)
Финансовата обосновка съдържа финансовата и икономическа информация, от която законодателният орган се нуждае, за да оцени необходимостта от действие на Съюза. В нея се включва подходяща информация във връзка със съгласуваността с други дейности на Съюза и евентуалния синергичен ефект.
В случай на многогодишни операции финансовата обосновка съдържа предвидимия график на годишните нужди от гледна точка на бюджетните кредити и длъжностите, включително за външния персонал, както и оценка на финансовото им въздействие в средносрочен план.
ГЛАВА 7
Принцип на прозрачност
Член 20
Предварително публикуване на бюджета
(член 34 от Финансовия регламент)
Във възможно най-кратък срок и не по-късно от четири седмици след окончателното приемане на бюджета окончателните подробни данни от бюджета се публикуват на всички езици на интернет сайта на институциите по инициатива на Комисията в очакване на официалното публикуване в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 21
Публикуване на информация за стойността и получателите на средства на Съюза
(член 35 от Финансовия регламент)
1. Информацията за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на пряко управление, се публикува на интернет сайт на институциите на Съюза не по-късно от 30 юни на годината, следваща финансовата година, през която средствата са предоставени.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по други подходящи начини.
2. Освен ако в настоящия регламент и в разпоредбите, приложими за съответния сектор, е предвидено друго, се публикува следната информация, като се вземат под внимание критериите, посочени в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент:
а)
името на получателя;
б)
местонахождението на получателя;
в)
предоставената сума;
г)
естеството и целта на мярката.
За целите на буква б) думата „местонахождение“ означава:
i)
адреса на получателя, когато последният е юридическо лице;
ii)
региона от ниво NUTS 2, когато получателят е физическо лице.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава две години след края на финансовата година, през която са предоставени средствата. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
3. Информацията по параграф 2 се публикува само за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени или възложени вследствие на конкурси, процедури за предоставяне на безвъзмездни средства или процедури за възлагане на обществени поръчки. Информацията не се публикува за:
а)
стипендиите, изплащани на физически лица, и друга пряка помощ за най-нуждаещи се физически лица съгласно член 125, параграф 4, буква в) от Финансовия регламент;
б)
поръчките под стойността, посочена в член 137, параграф 2 от настоящия регламент.
4. Публикуването се отменя, ако такова оповестяване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, защитени с Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на получателите.
Член 22
Връзка с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на непряко управление
(член 35 от Финансовия регламент)
Когато управлението на средства на Съюза е делегирано на органите и структурите, посочени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, споразуменията за делегиране изискват информацията по член 21, параграфи 2 и 3 да се публикува в стандартен формат от тези органи и структури с изпълнителни правомощия на техния уебсайт.
Интернет сайтът на институциите на Съюза съдържа поне адреса на уебсайта, на който информацията може да бъде намерена, ако не е публикувана директно на предназначеното за нея място на интернет сайта на институциите на Съюза.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по всякакви други подходящи начини.
Член 21, параграфи 2-4 се прилагат за публикуването по първа алинея от настоящия член.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
Член 23
Финансово програмиране
(член 38 от Финансовия регламент)
Финансовото програмиране по член 38 от Финансовия регламент се структурира по категории разходи, области на политиката и бюджетни редове. Пълното финансово програмиране обхваща всички категории разходи с изключение на разходите в областта на селското стопанство, кохезионната политика и администрацията, за които се предоставят само обобщени данни.
Член 24
Проекти на коригиращи бюджети
(член 41, параграф 1 от Финансовия регламент)
Проектите на коригиращи бюджети се придружават от описание на основанията и от информацията за изпълнението на бюджета за предходната и текущата финансова година, налична към датата на тяхното съставяне.
Член 25
Бюджетна номенклатура
(член 44 от Финансовия регламент)
Номенклатурата на бюджета съблюдава принципите на специфичност, прозрачност и добро финансово управление. Тя осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес, като улеснява посочването на основните цели, отразени в приложимите правни основания, прави възможен избора на политически приоритети и позволява ефикасно и ефективно изпълнение.
Член 26
Реални разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени
(член 49, параграф 1, буква а), подточка v) от Финансовия регламент)
За целите на съставянето на бюджета реалните разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени, се определят, както следва:
а)
като поети задължения: поетите задължения, осчетоводени през финансовата година спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3;
б)
като плащания: плащанията, извършени през финансовата година, т.е. за които на банката е изпратено платежно нареждане, спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3.
Член 27
Бюджетни забележки
(член 49, параграф 1, буква а), подточка vi) от Финансовия регламент)
Бюджетните забележки включват:
а)
основния акт, когато има такъв;
б)
всички подходящи обяснения във връзка с характера и предназначението на бюджетните кредити.
Член 28
Щатно разписание
(член 49, параграф 1, буква в), подточка i) от Финансовия регламент)
Персоналът на Агенцията за снабдяване се представя отделно в щатното разписание на Комисията.
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 29
Информация за трансферите на лични данни за целите на одита
(член 53 от Финансовия регламент)
При всяка покана, отправена в контекста на безвъзмездните средства, обществените поръчки или наградите, които се предоставят в рамките на пряко управление, потенциалните бенефициери, кандидатите, оферентите и участниците се уведомяват, в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (10), че с цел защита на финансовите интереси на Съюза техните лични данни могат да бъдат предоставени на службите за вътрешен одит, на Европейската сметна палата, на органа за разглеждане на финансови нередности или на Европейската служба за борба с измамите (наричана по-нататък „OLAF“), както и да бъдат предавани между разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и изпълнителните агенции.
Член 30
Подготвителни мерки в областта на общата външна политика и политика на сигурност
(член 54, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Финансирането на мерки, одобрени от Съвета за подготовката на операции на Съюза за управление на кризи по дял V от Договора за Европейския съюз, покрива пределните разходи, произтичащи пряко от конкретно разполагане на място на мисия или екип, включващи inter alia персонал от институциите на Съюза, включително застраховка за висок риск, пътни разходи, разходи за настаняване и дневни разходи.
Член 31
Специфични правомощия на Комисията съгласно Договорите
(член 54, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент)
1. Членовете от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 154 (социален диалог);
б)
член 156 (проучвания, становища и консултации по социални въпроси);
в)
членове 159 и 161 (специални доклади по социални въпроси);
г)
член 168, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани със здравеопазването);
д)
член 171, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с трансевропейските мрежи);
е)
член 173, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с промишлеността);
ж)
член 175, втора алинея (доклад за напредъка в постигането на икономическо, социално и териториално сближаване);
з)
член 181, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията в областта на научните изследвания и технологичното развитие);
и)
член 190 (доклад за научните изследвания и технологичното развитие);
й)
член 210, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията на политиките за сътрудничество за развитие);
к)
член 214, параграф 6 (инициативи за насърчаване на координацията на мерките за хуманитарна помощ).
2. Членовете от Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия (наричан по-нататък „Договорът за ЕОАЕ“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 70 (финансова подкрепа, в рамките на бюджета, за проучвателни програми на територията на държавите членки);
б)
членове 77-85.
3. При представянето на проектобюджета към списъците в параграфи 1 и 2 може да бъде добавена допълнителна информация, като се посочат съответните членове и суми.
Член 32
Действия, които има вероятност да породят конфликт на интереси, и процедура
(член 57 от Финансовия регламент)
1. Действията, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси по смисъла на член 57, параграф 2 от Финансовия регламент, могат, наред с друго, да бъдат в някоя от следните форми, без да се засяга тяхното определяне като незаконни дейности по силата на член 141:
а)
предоставяне на себе си или на други лица на неоснователни преки или косвени ползи;
б)
отказ да се предоставят на даден бенефициер права или ползи, на които той има право;
в)
извършване на неоснователни или неправомерни действия или неизвършване на задължителни действия.
Други действия, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси, са действията, които могат да възпрепятстват безпристрастното и обективно изпълнение на функциите на дадено лице, като например, наред с друго, участието в комисия за оценка в рамките на процедура по възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства, когато лицето може, пряко или непряко, да извлече финансова полза от резултата от тези процедури.
2. Приема се, че е налице конфликт на интереси, ако заявител, кандидат или оферент е служител, който попада в обхвата на Правилника за персонала, освен ако неговият висшестоящ предварително е разрешил участието му в процедурата.
3. В случай на конфликт на интереси оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема необходимите мерки за избягване на каквото и да е неправомерно влияние на съответното лице върху въпросния процес или процедура.
ГЛАВА 2
Методи на изпълнение
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 33
Режим на управление
(член 58 от Финансовия регламент)
Счетоводната система на Комисията посочва режима на управление, а при всеки режим на управление - вида на субекта или на лицето, изброени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент и на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета.
Що се отнася до прякото управление от страна на Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, счетоводната система прави разграничение между следното:
а)
службите на Комисията;
б)
изпълнителните агенции;
в)
ръководителите на делегациите на Съюза;
г)
доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент.
Раздел 2
Пряко управление
Член 34
Пряко управление
(член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент)
Когато Комисията изпълнява бюджета пряко в своите служби, задачите по изпълнението се изпълняват от финансовите участници по смисъла на членове 64-75 от Финансовия регламент и в съответствие условията, определени в настоящия регламент.
Член 35
Упражняване на правомощията, делегирани на изпълнителните агенции
(член 58, параграф 1, буква а) и член 62 от Финансовия регламент)
1. Решенията за делегиране на правомощия на изпълнителните агенции им позволяват, като оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, да изпълняват бюджетните кредити, свързани с програмата на Съюза, чието управление им е поверено.
2. Инструментът на Комисията за делегиране съдържа поне разпоредбите, предвидени в член 40, букви а)-г) и з). Той се приема официално в писмена форма от директора от името на изпълнителната агенция.
Член 36
Спазване на правилата за възлагане на обществени поръчки
(член 63 от Финансовия регламент)
Когато Комисията възлага задачи на частноправни субекти съгласно член 63, параграф 2 от Финансовия регламент, тя сключва договор в съответствие с част първа, дял V и част втора, дял IV, глава III от Финансовия регламент.
Раздел 3
Споделено управление с държавите членки
Член 37
Специфични разпоредби за споделеното управление с държавите членки - мерки за насърчаване на най-добрите практики
(член 59 от Финансовия регламент)
Комисията съставя регистър на органите, отговорни за дейностите по управление, сертифициране и одит съгласно нормативната уредба, приложима за съответния сектор.
С цел насърчаване на най-добрите практики в привеждането в действие на структурните фондове, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони, Европейския фонд за гарантиране на земеделието и Европейския фонд за рибарство Комисията може да предостави за информация на органите, които отговарят за дейностите по управление и контрол, методическо ръководство, което представя нейната стратегия и подход за контрол, включително контролни списъци, и примери за най-добри практики. При необходимост това ръководство се актуализира.
Раздел 4
Непряко управление
Член 38
Еквивалентност на системите, правилата и процедурите при непряко управление
(член 60 от Финансовия регламент)
1. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за възлагане на обществени поръчки са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципа на голяма конкуренция между оферентите, за да се получи най-доброто съотношение качество/разходи, и процедурите на договаряне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават;
б)
гарантират прозрачност с подходящо предварително публикуване, по-конкретно на поканите за представяне на оферти, и подходящо последващо публикуване на изпълнителите;
в)
гарантират равно третиране, пропорционалност и недопускане на дискриминация;
г)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на възлагане на обществена поръчка.
Националното право на държавите членки или на трети държави, с което се транспонира Директива 2004/18/ЕО, се счита за еквивалентно на правилата, прилагани от институциите в съответствие с Финансовия регламент.
2. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за безвъзмездните средства са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципите на пропорционалност, добро финансово управление, равно третиране и недопускане на дискриминация;
б)
гарантират прозрачност с подходящо публикуване на поканите за представяне на предложения, като процедурите за пряко предоставяне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават, и подходящо последващо публикуване на бенефициерите при съблюдаване на принципа на пропорционалност;
в)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на предоставяне на безвъзмездни средства;
г)
постановяват, че безвъзмездните средства не могат да се кумулират или отпускат със задна дата, че по правило трябва да има съфинансиране и че безвъзмездните средства не могат да имат за цел или следствие бенефициерът да получи печалба.
3. Комисията може да приеме, че счетоводните системи и системите за вътрешен контрол, използвани от субектите и лицата, на които ще бъдат възложени задачи по изпълнението на бюджета от името на Комисията, осигуряват еквивалентна степен на защита на финансовите интереси на Съюза и достатъчна увереност в постигането на целите на управлението, ако тези системи съблюдават принципите, залегнали в член 32 от Финансовия регламент.
Член 39
Предварителна оценка на правилата и процедурите на субектите и лицата при непряко управление
(член 61, параграф 1 от Финансовия регламент)
За целите на предварителната оценка по силата на член 61, параграф 1 от Финансовия регламент отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от друг разпоредител с бюджетни кредити, при условие че заключенията се отнасят до специфичните рискове за задачите, които ще бъдат възложени, по-конкретно до тяхното естество и съответните суми.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от други донори, дотолкова, доколкото тази оценка е извършена по отношение на условия, еквивалентни на условията за непряко управление, посочени в член 60 от Финансовия регламент.
Член 40
Съдържание на споразумението за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субекти и лица
(член 61, параграф 3 от Финансовия регламент)
Споразуменията за делегиране включват подробни договорености за осигуряване на защитата на финансовите интереси на Съюза и прозрачността на извършваните операции. Те включват поне следното:
а)
ясно определение на възложените задачи и на техните граници, по-специално що се отнася до изменението на възложените задачи, отказа от дългове и използването на възстановени или неизползвани средства;
б)
условия и подробни договорености във връзка с изпълнението на задачите, отговорностите и организирането на проверките, които трябва да бъдат извършвани, включително оценяването на програмите;
в)
условия за изплащането на финансовите средства, с които участва Съюзът, включително възстановяването на разходите, извършени във връзка с изпълнението, както и възнаграждението на субекта, на който са възложени задачи по изпълнението, и правила, въз основа на които се изискват оправдателни документи за обосноваване на плащанията;
г)
правила за докладване пред Комисията за изпълнението на задачите, очакваните резултати, извършените нередности и предприетите мерки, условията, при които плащанията могат да бъдат спирани или прекъсвани, както и условията, при които извършването на задачите приключва;
д)
датата, до която се сключват отделните договори и споразумения, с които се изпълнява споразумението за делегиране, и която е съобразена с естеството на възложените задачи;
е)
правила за отстраняване, които позволяват на субекта или лицето да отстранява субектите, които са в положение, посочено в член 106, параграф 1, букви а), б) и д) и член 107, букви а) и б) от Финансовия регламент, от участие в процедури по възлагане на обществени поръчки, за предоставяне на безвъзмездни средства или за присъждане на награди или да не допуска на същите тези субекти да бъдат възлагани договори за обществени поръчки, предоставяни безвъзмездни средства или присъждани награди;
ж)
подробни договорености за контрол от страна на Комисията, както и разпоредби, предоставящи на Комисията, на OLAF и на Сметната палата достъп до информацията, която им е необходима, за да изпълняват функциите си, както и правомощието за извършване на одити и провеждане на разследвания, включително проверки на място;
з)
разпоредби, предвиждащи:
i)
ангажимент на субекта с възложени задачи по изпълнението незабавно да уведомява Комисията за всяка измама при управлението на средствата на Съюза и за предприетите мерки;
ii)
определяне на лице за контакт, което разполага с подходящите правомощия да си сътрудничи директно с OLAF, за да се улеснят оперативните дейности на OLAF;
и)
условия, уреждащи използването на банкови сметки и начислените лихви, предвидени в член 8, параграф 4 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби, които гарантират видимостта на действията на Съюза спрямо останалите дейности на органа.
Член 41
Декларация за управлението и декларация за съответствието
(член 60, параграф 5 от Финансовия регламент)
В случай на дейности, които приключват преди края на съответната финансова година, окончателният доклад на субекта или лицето с възложени задачи по изпълнението за такава дейност може да замени декларацията за управлението по член 60, параграф 5, буква б) от Финансовия регламент, при условие че бъде предоставен преди 15 февруари на годината, следваща съответната финансова година.
Когато международни организации и трети държави изпълняват немногогодишни дейности с продължителност до 18 месеца, декларацията за съответствието по член 60, параграф 5 от Финансовия регламент може да бъде включена в окончателния доклад.
Член 42
Процедури за разглеждане и приемане на отчетите и изключване от финансиране от Съюза на разходите, извършени в нарушение на приложимите правила при непряко управление
(член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби в правилата за всеки сектор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент включват:
а)
документни проверки и ако е уместно, проверки на място от Комисията;
б)
определяне от Комисията на размера на признатите за приети разходи след, при необходимост, състезателна процедура с органите и структурите и след като тези органи и структури бъдат уведомени;
в)
ако е уместно, изчисляване от Комисията на финансови корекции;
г)
събиране или изплащане от Комисията на разликата между приетите разходи и вече изплатените на органите или структурите суми;
за целите на първа алинея, буква г) Комисията събира дължимите суми за предпочитане чрез приспадане съгласно член 87.
2. Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на субект, изпълняващ дейност, която се финансира от повече от един донор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент се състоят в проверка на това дали сума, която съответства на сумата, изплатена от Комисията за съответната дейност, е използвана от субекта за дейността и дали разходът е извършен в съответствие със задълженията, залегнали в подписаното със субекта споразумение.
За целите на настоящия регламент дейност, финансирана от повече от един донор, означава всяка дейност, при която средствата на Съюза са обединени с тези на поне един друг донор.
Член 43
Специфични разпоредби за непрякото управление с международни организации
(член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) и член 188 от Финансовия регламент)
1. Международните организации, посочени в член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) от Финансовия регламент, са:
а)
международни организации от публичния сектор, създадени с междуправителствени спогодби, и специализирани агенции, създадени от такива организации;
б)
Международният комитет на Червения кръст;
в)
Международната федерация на националните дружества на Червения кръст и Червения полумесец;
г)
други организации с нестопанска цел, приравнени на международни организации с решение на Комисията.
2. Когато Комисията изпълнява бюджета чрез непряко управление с международни организации, се прилагат споразуменията за проверка, сключени с тях.
Член 44
Определяне на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга
(член 58, параграф 1, буква в), подточки v) и vi) от Финансовия регламент)
1. Публичноправните органи или частноправните органи със задължение за обществена услуга попадат в приложното поле на правото на държавата членка или на държавата, в която са учредени.
2. В случаите на управление чрез мрежа, които изискват определяне на поне един орган или субект от съответната държава членка или друга държава, органът или субектът се определят от съответната държава членка или друга държава в съответствие с основния акт.
Във всички останали случаи Комисията определя тези органи или субекти със съгласието на съответните държави членки или други държави.
ГЛАВА 3
Финансови участници
Раздел 1
Права и задължения на финансовите участници
Член 45
Права и задължения на финансовите участници
(член 64 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция осигурява на всеки финансов участник необходимите ресурси за изпълнението на неговите функции и устав, който подробно описва неговите задачи, права и задължения.
2. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на осигурения от Комисията устав за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 46
Подпомагане на оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
(член 65 от Финансовия регламент)
При изпълнение на своите задачи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да бъде подпомаган от служители, на които е възложено да извършват, под негова отговорност, определени операции, необходими за изпълнението на бюджета и съставянето на финансовата и управленската информация. За да се предотврати какъвто и да е конфликт на интереси, служителите, подпомагащи оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити, съблюдават изискванията на член 57 от Финансовия регламент.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, могат да бъдат подпомагани в изпълнението на своите задължения от служители на Комисията.
Член 47
Вътрешни разпоредби, уреждащи делегирането
(член 65 от Финансовия регламент)
В съответствие с Финансовия регламент и настоящия регламент всяка институция определя във вътрешните си правила мерките за управление на бюджетните кредити, които счете за необходими за правилното изпълнение на своя раздел от бюджета.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на вътрешните правила на Комисията за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Член 48
Съхраняване на оправдателната документация от разпоредителите с бюджетни кредити
(член 66, параграф 2 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити създава система на базата на хартиен носител или електронна система за съхранение на оригиналните оправдателни документи, свързани с изпълнението на бюджета и с мерките за изпълнението му и издадени след изпълнението на бюджета и след мерките за изпълнението му. Системите предвиждат:
а)
документите да бъдат номерирани;
б)
документите да бъдат с дата;
в)
водене на регистри, които могат да бъдат компютризирани и които позволяват определяне на точното местоположение на документите;
г)
документите да бъдат съхранявани поне пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите;
д)
съхраняване на документите, свързани с гаранциите по предварително финансиране, изискани в полза на институцията, и водене на регистър, позволяващ подобаващо проследяване на тези гаранции.
Документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг срок от посочения в първа алинея, буква г), а именно до края на годината след годината на приключване на операциите.
Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Член 49
Предварителни и последващи проверки
(член 66, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент)
1. „Иницииране на операция“ означава всички операции, които обичайно се извършват от служителите по член 46 и са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. „Предварителна проверка на операция“ означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
3. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.
Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите и приходите са редовни и в съответствие с приложимите разпоредби, по-конкретно разпоредбите на бюджета и на съответните регламенти, както и на всички актове, приети в изпълнение на Договорите или регламентите, и при необходимост, с договорните условия;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в дял II, глава 7 на част първа от Финансовия регламент.
За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.
4. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали финансираните от бюджета операции са извършени правилно, и по-специално дали критериите по параграф 3 са спазени.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от оправомощения разпоредител с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за преодоляването на тези проблеми.
Анализът на риска по член 66, параграф 6 от Финансовия регламент се преразглежда с оглед на резултатите от проверките и друга уместна информация.
В случай на многогодишни програми оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
Член 50
Кодекс с професионални стандарти
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Служителите, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити да проверяват финансовите операции, се избират въз основа на техните знания, умения и конкретна квалификация, доказани с дипломи или съответен професионален опит или след подходяща програма за обучение.
2. Всяка институция изготвя кодекс с професионални стандарти, който определя по въпросите на вътрешния контрол:
а)
равнището на техническа и финансова компетентност, което се изисква от служителите по параграф 1;
б)
задължението на тези служители да се обучават непрекъснато;
в)
възложената им мисия, роля и задачи;
г)
правилата на поведение, и по-специално етичните норми и нормите за интегритет, които трябва да съблюдават, както и предоставените им права.
3. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на кодекса с професионални стандарти на Комисията по параграф 2 от настоящия член за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
4. Всяка институция създава подходящи структури за разпределение сред службите разпоредители с бюджетни кредити и за периодично актуализиране на съответната информация относно контролните стандарти и съществуващите за целта методи и способи.
Член 51
Бездействие на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити
(член 66, параграф 8 от Финансовия регламент)
Бездействието на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент означава липса на какъвто и да е отговор в разумен срок предвид на обстоятелствата по случая и във всички случаи, в срок от максимум един месец.
Член 52
Предаване на финансова и управленска информация на счетоводителя
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити изпраща на счетоводителя, съгласно приетите от последния правила, финансовата и управленската информация, необходими за изпълнението на задълженията на счетоводителя.
Разпоредителят с бюджетни кредити съобщава на счетоводителя редовно и поне за приключването на сметките съответните финансови данни за доверителните банкови сметки, за да може използването на средствата на Съюза да бъде отразено в сметките на Съюза.
Член 53
Докладване за процедурите на договаряне
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощените разпоредители с бюджетни кредити отчитат за всяка финансова година договорите, сключени чрез процедурите на договаряне по член 134, параграф 1, букви а)-ж), член 135, параграф 1, букви а)-г) и членове 266, 268 и 270 от настоящия регламент. Ако делът на процедурите на договаряне спрямо броя на договорите, възложени от един и същ оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, значително се увеличава в сравнение с предходни години или ако този дял е значително по-голям от регистрирания среден дял за институцията, отговорният разпоредител с бюджетни кредити докладва на институцията, като посочва всички мерки, предприети за обръщане на тази тенденция. Всяка институция изпраща доклад за процедурите на договаряне на Европейския парламент и на Съвета. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Раздел 3
Счетоводител
Член 54
Назначаване на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава счетоводител измежду длъжностните лица, за които се прилага Правилникът за длъжностните лица на Европейския съюз.
Счетоводителят се избира от институцията въз основа на неговата конкретна компетентност, доказана с дипломи или равностоен професионален опит.
2. Две или повече институции или органи могат да назначат един и същ счетоводител.
В такъв случай те правят необходимото, за да се избегне наличието на какъвто и да е конфликт на интереси.
Член 55
Прекратяване функциите на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. При прекратяване на функциите на счетоводителя незабавно се съставя оборотна ведомост.
2. Оборотната ведомост, придружена от предавателен отчет, се предава от счетоводителя, който прекратява функциите си, или, ако това не е възможно, от служител от неговия отдел на новия счетоводител.
Новият счетоводител подписва оборотната ведомост в израз на това, че я приема, в срок от един месец от датата на предаване и може да изрази резерви.
Предавателният отчет включва също резултата от оборотната ведомост и всички изразени резерви.
3. Всяка институция или орган по член 208 от Финансовия регламент информира Европейския парламент, Съвета и счетоводителя на Комисията в срок от две седмици от назначаването или прекратяването на функциите на своя счетоводител.
Член 56
Утвърждаване на системите за счетоводна отчетност и инвентаризация
(член 68 от Финансовия регламент)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява счетоводителя за всяка разработка или значително изменение на система за финансово управление, система за инвентаризация или система за оценка на активите и пасивите, ако тя предоставя данни за сметките на институцията или се използва за обосноваване на нейните данни, за да може счетоводителят да проверява дали критериите за утвърждаване се спазват.
Във всеки един момент счетоводителят може да преразгледа вече утвърдена система за финансово управление. Когато система за финансово управление, създадена от разпоредителя с бюджетни кредити, не е или вече не е утвърдена от счетоводителя, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изготвя план за действие за своевременно коригиране на слабостите, поради които утвърждаването е отказано.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отговаря за изчерпателността на информацията, предавана на счетоводителя.
Член 57
Управление на касата
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят предприема необходимите мерки неговата институция да разполага с достатъчно средства за покриване на касовите потребности, които възникват при изпълнението на бюджета.
2. За целите на параграф 1 счетоводителят създава системи за управление на касовите наличности, които му дават възможност да съставя прогнози за паричните потоци.
3. Счетоводителят на Комисията разпределя наличните средства в съответствие с Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000.
Член 58
Управление на банкови сметки
(член 68 от Финансовия регламент)
1. С оглед на нуждите, свързани с управлението на касата, счетоводителят може да открива сметки на името на институцията към финансови институции или национални централни банки или да нарежда откриването на такива сметки. При надлежно обосновани обстоятелства счетоводителят може да открива сметки във валути, различни от еврото.
2. Счетоводителят отговаря за закриването на сметките по параграф 1 или за това да направи необходимото тези сметки да бъдат закрити.
3. Счетоводителят определя условията на функциониране на сметките по параграф 1 с финансовите институции в съответствие с принципите на добро финансово управление, ефикасност и конкуренция.
4. Поне на всеки пет години счетоводителят повторно обявява тръжна процедура за финансовите институции, към които могат да бъдат открити сметки в съответствие с параграф 1.
Когато местните банкови условия го позволяват, банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, се подлагат редовно на проучване на конкуренцията. Това проучване се извършва поне на всеки пет години по инициатива на титуляря на сметката за авансови средства, който след това представя на счетоводителя обосновано предложение за избора на банка за срок, ненадвишаващ пет години.
5. Счетоводителят осигурява строго спазване на условията на функциониране на сметките, открити към финансовите институции в съответствие с параграф 1.
За банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, титулярят на сметката за авансови средства поема тази отговорност, като взема под внимание приложимото законодателство в държавата, в която изпълнява своя мандат.
6. Счетоводителят на Комисията уведомява счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент за условията на функциониране на сметките, открити към финансови институции. Счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент хармонизират с тези условия на функциониране условията на функциониране на сметките, които откриват.
Член 59
Подписи върху сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
Условията за откриване, функциониране и използване на сметките предвиждат, в зависимост от изискванията за вътрешен контрол, чековете, нарежданията за банкови преводи и всички останали банкови операции да бъдат подписвани от един или повече надлежно оправомощени служители. Инструкциите, които не са в електронна форма, се подписват от поне двама надлежно оправомощени служители или лично от счетоводителя.
За целите на първа алинея счетоводителят на всяка институция предоставя на всички финансови институции, към които съответната институция е открила сметки, имената и спесимените на оправомощените служители.
Член 60
Управление на наличностите по сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят се уверява, че наличността по банковите сметки, предвидени в член 58, не се отклонява съществено от прогнозите за паричните потоци по член 57, параграф 2 и във всеки случай, че:
а)
нито едно салдо по тези сметки не е дебитно;
б)
наличностите по сметките в други валути периодично се конвертират в евро.
2. Счетоводителят няма право да поддържа наличности в сметки в чуждестранна валута, които могат да причинят прекомерни загуби за институцията поради колебания на валутния курс.
Член 61
Преводи и операции по конвертиране
(член 68 от Финансовия регламент)
Без да се засягат разпоредбите на член 69, счетоводителят извършва преводи между сметките, открити от него на името на институцията към финансови институции, и извършва операции по конвертиране на една валута в друга.
Член 62
Методи на плащане
(член 68 от Финансовия регламент)
Плащанията се извършват чрез банков превод, чрез чек или, от сметките за авансови средства, чрез дебитна карта в съответствие с член 67, параграф 4.
Член 63
Досиета за юридическите лица
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят може да извършва плащания чрез банков превод само ако данните за банковата сметка на бенефициера и данните, потвърждаващи неговата самоличност, или каквато и да е промяна на тези данни, са предварително вписани в общо досие за всяка институцията.
Всяко вписване в това досие на данните с правен и банков характер на бенефициера и всяка промяна на тези данни се извършват въз основа на оправдателен документ, чиято форма се определя от счетоводителя.
2. С оглед на плащанията чрез банков превод разпоредителите с бюджетни кредити могат да поемат задължение към трета страна от името на своята институция само ако тази трета страна е предоставила необходимата документация за вписването ѝ в досието.
Разпоредителите с бюджетни кредити уведомяват счетоводителя за всяка промяна на данните с правен и банков характер, която им е съобщена от бенефициера, и проверяват дали тези данни са валидни, преди да извършат плащане.
Във връзка с предприсъединителната помощ могат да бъдат поемани индивидуални задължения към публичните органи на държавите, подали заявление за членство в Европейския съюз, без предварително вписване в досието на третата страна. В такива случаи разпоредителят с бюджетни кредити полага всички усилия вписването да бъде направено възможно най-бързо. Споразуменията предвиждат съобщаването на Комисията на данните за банковата сметка на бенефициера да представлява предварително условие за извършване на първото плащане.
Член 64
Съхраняване на оправдателната документация от счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
Оправдателните документи за счетоводната система и за изготвянето на отчетите по член 141 от Финансовия регламент се съхраняват най-малко пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите.
При все това обаче документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг период от време, т.е. до края на годината след годината на приключване на операциите. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Всяка институция взема решение в кой отдел да се съхранява оправдателната документация.
Член 65
Лица, оправомощени да се разпореждат със сметките
(член 69 от Финансовия регламент)
Всяка институция определя условията, според които служителите, които тя определя и оправомощава да се разпореждат със сметките в местните звена по член 72, имат право да предоставят на местните финансови институции имената и спесимените.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 66
Условия за използването на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Когато поради ограничения размер на сумите е практически невъзможно или неефективно да се извършват платежни операции чрез бюджетните процедури, могат да бъдат открити сметки за авансови средства за плащането на такива разходи.
2. Администраторът на авансови средства може временно да утвърждава и плаща разходи, въз основа на подробна рамка, изложена в инструкциите от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Тези инструкции посочват правилата и условията, при които се извършват временното утвърждаване и плащанията, и при необходимост, условията за подписване на правни задължения по смисъла на член 97, параграф 1, буква д).
3. За откриването на сметка за авансови средства и определянето на администратор на авансови средства трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. В решението се посочват съответните отговорности и задължения на администратора на авансови средства и на разпоредителя с бюджетни кредити.
За промяната на условията на функциониране на сметка за авансови средства също трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
4. В делегациите на Съюза сметки за авансови средства се откриват за плащането на разходи както от частта на бюджета, предназначена за Комисията, така и от частта на бюджета за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“), осигурявайки пълна проследимост на разходите.
Член 67
Условия за откриване и плащане
(член 70 от Финансовия регламент)
1. В решението за откриване на сметка за авансови средства и определяне на администратор на авансови средства и решението за изменение на условията на функциониране на сметка за авансови средства се посочват по-конкретно:
а)
максималният размер на средствата, които могат първоначално да бъдат предоставени като авансови, и тяхното предназначение;
б)
дали на името на институцията трябва да бъде открита банкова сметка или пощенска джиро сметка;
в)
характерът и максималният размер на всеки разход, който може да бъде изплащан от администратора на авансови средства в полза на трети страни или да се събира от тях;
г)
честотата на изготвяне на оправдателната документация, процедурата за изготвянето ѝ и договореностите за предаването ѝ на разпоредителя с бюджетни кредити за осчетоводяване;
д)
процедурата за евентуално попълване на авансовите средства;
е)
обстоятелството, че операциите с авансови средства се осчетоводяват от разпоредителя с бюджетни кредити не по-късно от края на следващия месец, за да може да се направи равнение между счетоводното и банковото салдо;
ж)
срокът на валидност на мандата, предоставен на администратора на авансови средства от счетоводителя;
з)
самоличността на определения администратор на авансови средства.
2. В предложенията за решения за откриване на сметки за авансови средства отговорният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за следното:
а)
да се даде приоритет на използването на бюджетните процедури, когато има достъп до централната компютризирана система за счетоводна отчетност;
б)
сметките за авансови средства да се използват само в обосновани случаи.
Максималният размер на плащането, което може да бъде извършено от администратора на авансови средства, когато е практически невъзможно или неефективно разплащателните операции да бъдат извършени чрез използване на бюджетните процедури, не може да надхвърля 60 000 EUR за всеки разход.
3. Администраторът на авансови средства може да извършва плащания в полза на трети страни въз основа и в рамките на:
а)
предварителните бюджетни и правни задължения, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
б)
положителното остатъчно салдо по сметките за авансови средства в наличност или в банката.
4. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо по член 89 от Финансовия регламент, чрез чек или други платежни средства, включително дебитни карти, в съответствие с инструкциите, определени от счетоводителя.
5. След извършването на плащанията се вземат официални окончателни решения за тяхното утвърждаване и/или се издават платежни нареждания, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 68
Избор на администратор на авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
Администраторите на авансови средства се избират измежду длъжностните лица или, при необходимост и само в надлежно обосновани случаи, измежду другите служители. Администраторите на авансови средства се избират въз основа на техните знания, умения и специфична квалификация, които се доказват с дипломи или подходящ професионален опит, или след подходяща програма за обучение.
Член 69
Захранване на сметките за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят извършва плащания за захранване на сметките за авансови средства и осъществява мониторинг на тези сметки от гледна точка на откриването на банкови сметки и делегирането на подписването, както и на проверките на място и в централизираното счетоводство. Счетоводителят захранва сметките за авансови средства. Авансовите средства се изплащат по откритата за целта банкова сметка.
Сметките за авансови средства могат да бъдат захранвани и пряко от различни местни приходи, като например възникващите от:
а)
продажбата на оборудване;
б)
публикации;
в)
разни възстановени суми;
г)
лихви.
Авансовите средства се осчетоводяват като разходи или разни или целеви приходи съгласно решението за откриване на сметката за авансови средства по член 67 и разпоредбите на Финансовия регламент. Съответните суми се приспадат от разпоредителя с бюджетни кредити при следващото захранване на сметките за авансови средства.
2. За да може по-конкретно да се избегнат загубите от курсови разлики, администраторът на авансови средства може да извършва преводи между различни банкови сметки, свързани със същите авансови средства.
Член 70
Проверки от разпоредителите с бюджетни кредити и счетоводителите
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Администраторът на авансови средства води счетоводство за средствата на негово разположение в наличност и в банката, както и за извършените плащания и получените суми, в съответствие с правилата и дадените от счетоводителя инструкции. Отчетите на това счетоводство са достъпни във всеки един момент за отговорния разпоредител с бюджетни кредити и поне веднъж в месеца се изготвя справка за операциите, която се изпраща през следващия месец заедно с оправдателна документация от администратора на авансови средства на разпоредителя с бюджетни кредити, който отговаря за осчетоводяването на операциите с авансови средства.
2. Счетоводителят извършва или нарежда да бъдат извършени от специално оправомощен за целта служител на неговата служба или на службата разпоредител проверки, които по правило следва да бъдат извършвани на място и без предупреждение, с цел да се проверят наличието на средствата, предоставени на администраторите на авансови средства, счетоводството и това дали операциите с авансови средства се осчетоводяват в предвидения срок. Счетоводителят съобщава резултатите от тези проверки на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 71
Процедура за възлагане на обществени поръчки
(член 70 от Финансовия регламент)
Плащанията от сметките за авансови средства могат, в рамките на ограниченията по член 137, параграф 3, да се състоят просто от плащане по фактури, без предварително да е била приета оферта.
Член 72
Откриване на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
За плащането на определени категории разходи могат да се откриват една или повече сметки за авансови средства във всяко местно звено извън Съюза съгласно член 70 от Финансовия регламент. Местно звено е например делегация на Съюза, служба или клон в трета държава.
Решението за откриване на такава сметка за авансови средства определя условията на нейното функциониране съгласно член 70 от Финансовия регламент и въз основа на специфичните нужди на всяко местно звено.
Член 73
Администратори на авансови средства и лица, оправомощени да се разпореждат със сметки в делегациите на Съюза
(член 70 от Финансовия регламент)
При извънредни обстоятелства и за да не се прекъсва дейността, задълженията на администратора на авансови средства на ЕСВД в делегациите на Съюза могат да бъдат изпълнявани от служители на Комисията. При същите условия служителите на ЕСВД могат да бъдат определяни за администратори на авансови средства за Комисията в делегациите на Съюза.
В делегациите на Съюза правилата и условията, определени в първа алинея, се прилагат за определянето на лицата, оправомощени от счетоводителя да извършват банкови операции.
ГЛАВА 4
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 74
Органи, отговорни по въпросите, свързани с измами
(член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент)
Властите и органите по член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент са органите, определени в Правилника за персонала и решенията на институциите на Съюза относно реда и условията за вътрешно разследване във връзка с предотвратяването на измами, корупция и други незаконни дейности в ущърб на интересите на Съюза.
Раздел 2
Правила, приложими за оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
Член 75
Финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
Без да се засягат правомощията на OLAF, органът за разглеждане на финансови нередности по член 29 (наричан по-нататък „органът за финансови нередности“) е компетентен по отношение на всяко нарушение на разпоредба на Финансовия регламент или на разпоредба, свързана с финансовото управление или проверката на операциите, в резултат на действие или бездействие от страна на служител.
Член 76
Орган за разглеждане на финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
1. Органът по назначаването отнася случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент до органа за финансови нередности за становище по член 73, параграф 6, втора алинея от Финансовия регламент.
Когато ръководителите на делегациите на Съюза действат като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се обръща директно към органа за финансови нередности за становище по случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент.
Оправомощен разпоредител с бюджетни кредити може да отнесе въпрос до органа за финансови нередности, ако счита, че е извършена финансова нередност. Органът за финансови нередности излиза със становище относно това дали са извършени нередности по смисъла на член 75, тяхната тежест и какви биха могли да бъдат последствията от тях. Ако анализът на органа за финансови нередности сочи, че случаят, който му е изпратен за разглеждане, следва да бъде отнесен до OLAF, той незабавно изпраща преписката на органа по назначаването и веднага уведомява OLAF.
Когато органът за финансови нередности пряко получи сигнал от служител съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент, той предава преписката на органа по назначаването и уведомява служителя за това. Органът по назначаването може да поиска становището на органа за финансови нередности по този случай.
2. Институцията или, когато органът за финансови нередности е съвместен - участващите институции, в зависимост от вътрешната си организация, определят реда и условията за дейността на органа за финансови нередности и неговия състав, който включва външен участник с необходимата квалификация и опит.
Член 77
Потвърждаване на инструкциите
(член 73, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който получи задължителна инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, по-конкретно поради това че инструкцията не може да бъде изпълнена с предоставените му ресурси, писмено уведомява за това оправомощилия го или вторично оправомощилия го орган. Ако инструкцията бъде потвърдена писмено и това потвърждение бъде получено своевременно и е достатъчно ясно, в смисъл че се отнася изрично до аспектите, които оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити оспорва, разпоредителят с бюджетни кредити се освобождава от отговорност. Той изпълнява инструкцията, освен ако е очевидно незаконна или е в нарушение на действащите норми за безопасност.
2. Разпоредбите на параграф 1 се прилагат и в случаите, когато разпоредител с бюджетни кредити узнае в хода на действията си по изпълнение на задължителна инструкция, че обстоятелствата по случая могат да доведат до нередност.
Всички потвърдени инструкции при обстоятелствата, описани в член 73, параграф 3 от Финансовия регламент, се записват от отговорния оправомощен разпоредител с бюджетни кредити и се включват в годишния му отчет за дейността.
ГЛАВА 5
Приходни операции
Раздел 1
Собствени ресурси
Член 78
Правила, които се прилагат за собствените ресурси
(член 76 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя график, който посочва кога ще бъдат предоставени на Комисията собствените ресурси, определени в Решението за системата на собствените ресурси на Съюза.
Собствените ресурси се установяват и събират в съответствие с правилата, приети по силата на решението по първа алинея.
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Член 79
Прогноза за вземанията
(член 77 от Финансовия регламент)
1. Прогнозите за вземанията посочват вида приходи и бюджетната позиция, в която тези приходи трябва да бъдат записани, и доколкото е възможно, данните за длъжника и очакваната сума.
При изготвянето на прогноза за вземанията отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява по-конкретно дали:
а)
приходът е записан в правилната бюджетна позиция;
б)
прогнозата е правилна и в съответствие с приложимите разпоредби и принципа на добро финансово управление.
2. При спазване на разпоредбите на член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент и на член 7, параграф 2 от настоящия регламент прогнозата за вземанията няма като ефект предоставянето на бюджетни кредити за поети задължения. В случаите по член 21 от Финансовия регламент бюджетни кредити могат да бъдат предоставяни само след като Съюзът реално е събрал дължимите суми.
Раздел 3
Установяване на вземания
Член 80
Процедура
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане от отговорния разпоредител с бюджетни кредити представлява признаване на правото на Съюза по отношение на даден длъжник и установяване на правото да се предяви пред длъжника искане за плащане на задължението.
2. Нареждането за събиране е операцията, чрез която отговорният разпоредител с бюджетни кредити нарежда на счетоводителя да събере установената сума.
3. Дебитното известие уведомява длъжника, че:
а)
Съюзът е установил вземането;
б)
ако плащането на задължението бъде извършено преди крайния срок, не се дължи лихва за забава;
в)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), по задължението се дължи лихва, чийто размер е посочен в член 83, без да се засягат приложимите специфични разпоредби;
г)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), институцията събира средствата или чрез прихващане, или чрез задействане на предварително предоставена гаранция;
д)
счетоводителят може да събира средствата чрез прихващане преди крайния срок по буква б) в случаите, в които това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза, когато има основания да счита, че дължимата на Комисията сума ще бъде загубена, след като длъжникът бъде уведомен за мотивите и датата на събирането на средствата чрез прихващане;
е)
ако след предприемането на всички мерки, посочени в букви а)-д) от настоящия параграф, сумата не е събрана изцяло, институцията извърша събирането чрез прилагане на решение, осигурено или по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент, или чрез съдебно дело.
Разпоредителят с бюджетни кредити разпечатва дебитното известие и го изпраща на длъжника. Счетоводителят се уведомява за това изпращане чрез финансовата информационна система.
Член 81
Установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
За да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали:
а)
вземането е безспорно, в смисъл че е безусловно;
б)
вземането е ликвидно, в точно парично изражение;
в)
вземането е изискуемо и не е обвързано със срок за плащане;
г)
данните за длъжника са верни;
д)
вземането е записано в правилната бюджетна позиция;
е)
оправдателните документи са редовни; и
ж)
принципът на добро финансово управление е спазен, по-специално по отношение на критериите по член 91, параграф 1, буква а).
Член 82
Оправдателна документация за установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане се основава на оправдателна документация, която доказва правото на Съюза.
2. Преди да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че това е направено.
3. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Член 83
Лихва за забава
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, върху всяко вземане, което не е изплатено на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), се начислява лихва съгласно параграфи 2 и 3 от настоящия член.
2. Лихвата за вземанията, неизплатени на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата, прилагана от Европейската централна банка за нейните основни операции по рефинансиране, публикувана в Официален вестник на Европейския съюз, серия С, в сила на първия календарен ден на месеца, в който попада крайната дата, увеличена със:
а)
осем процентни пункта, когато дългът е по договор за обществена поръчка за доставки и услуги по дял V;
б)
три и половина процентни пункта във всички останали случаи.
3. Размерът на лихвите се изчислява от календарния ден, следващ крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) и посочен в дебитното известие, до календарния ден, на който дългът е издължен в пълен размер.
Нареждането за събиране, съответстващо на размера на лихвите за забава, се издава, когато тези лихви бъдат реално получени.
4. В случай на глоби, когато длъжникът предостави финансова гаранция, приета от счетоводителя вместо плащане, дължимата лихва, считано от крайния срок, посочен в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата по параграф 2 от настоящия член, която е в сила на първия ден на месеца, през който е прието решението за налагане на глоба, увеличена само с един и половина процентни пункта.
Раздел 4
Разпореждане за събиране
Член 84
Изготвяне на нареждането за събиране
(член 79 от Финансовия регламент)
1. Нареждането за събиране посочва:
а)
финансовата година, за която трябва да бъде осчетоводен приходът;
б)
акта или правното задължение, който или което е източник на задължението и поражда правото на събиране;
в)
приложимата бюджетна статия и всяко друго подразделение, включително, при необходимост, съответното бюджетно задължение;
г)
сумата, която подлежи на събиране, изразена в евро;
д)
името и адреса на длъжника;
е)
крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
ж)
възможния метод на събиране, включително по-специално събиране чрез прихващане или задействане на предоставена гаранция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата на нареждането за събиране и го подписва, след което то се изпраща на счетоводителя.
3. Счетоводителят на всяка институция съхранява списък на несъбраните дължими суми. Вземанията на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Той предава този списък на счетоводителя на Комисията.
Счетоводителят на Комисията изготвя консолидиран списък на дължимите суми за всяка институция по дата на издаване на нареждането за събиране. Списъкът се добавя към доклада на Комисията за бюджетното и финансовото управление.
4. За да подсили защитата на финансовите интереси на Съюза, Комисията съставя списък на вземанията на Съюза, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да възстанови средствата, които дължи, чрез съдебно решение със сила на пресъдено нещо и ако една година след неговото произнасяне не е възстановена никаква сума или е възстановена незначителна по размер сума. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 85
Решение, което представлява изпълнително основание, в полза на други институции
(член 79, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Извънредните обстоятелства по член 79, параграф 2 от Финансовия регламент са налице, когато съответната институция е изчерпала възможността за доброволно плащане и за събиране на дълга чрез прихващане, съгласно предвиденото в член 80, параграф 1 от Финансовия регламент, и дългът е значителен по размер.
2. В случая по параграф 1 съответните институции, различни от посочените в член 299 от ДФЕС, могат да поискат от Комисията да приеме решение, което представлява изпълнително основание.
3. Във всички случаи в решението, което представлява изпълнително основание, се посочва, че събраните суми се записват в частта на бюджета, предназначена за съответната институция, която действа като разпоредител с бюджетни кредити. Приходите се записват като общи приходи, освен когато попадат в обхвата на специфичните случаи на целевите приходи съгласно предвиденото в член 21, параграф 3 от Финансовия регламент.
4. Отправилата искането институция уведомява Комисията за всяко събитие, което има вероятност да повлияе на събирането на средствата, и се намесва в подкрепа на Комисията в случай на обжалване на решение, което представлява изпълнително основание.
5. Комисията и съответната институция се договарят относно практическите начини за изпълнение на настоящия член.
Раздел 5
Събиране
Член 86
Формалности по събирането
(член 80 от Финансовия регламент)
1. След като бъде събрано вземане, счетоводителят прави запис в сметките и уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. За всички плащания в брой, извършени пред счетоводителя или администратора на авансови средства, се издава разписка.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране на вземания, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 87
Събиране чрез прихващане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Когато длъжникът има вземане по отношение на Съюза, което е безспорно, съгласно определението в член 81, буква а), ликвидно и изискуемо и се отнася до сума, установена с платежно нареждане, след изтичане на крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) счетоводителят събира установените вземания чрез прихващане.
В изключителни случаи, когато това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза и счетоводителят има основания да счита, че дължимата на Съюза сума ще бъде загубена, счетоводителят събира вземането чрез приспадане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б).
Счетоводителят извършва събирането и чрез прихващане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), когато длъжникът даде своето съгласие за това.
2. Преди да пристъпи към каквото и да е събиране съгласно параграф 1, счетоводителят се консултира с отговорния разпоредител с бюджетни кредити и уведомява съответните длъжници.
Когато длъжникът е национален орган или една от неговите административни единици, счетоводителят уведомява също съответната държава членка поне десет работни дни предварително за намерението си да пристъпи към събиране чрез прихващане. При все това със съгласието на държавата членка или съответната административна единица счетоводителят може да пристъпи към събирането чрез прихващане, преди да е изтекъл крайният срок.
3. Прихващането по параграф 1 има ефекта на плащане и освобождава Съюза от съответния дълг и ако е уместно, от дължимите лихви.
Член 88
Процедура за събиране при неизвършване на доброволно плащане
(членове 79 и 80 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на член 87, ако сумата не бъде събрана в пълен размер до крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), посочен в дебитното известие, счетоводителят уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно открива процедурата за събиране по всички предвидени в закона начини, включително, ако е уместно, чрез задействане на предварително предоставена гаранция.
2. Без да се засягат разпоредбите на член 87, когато методът на събиране по параграф 1 от настоящия член не може да бъде използван и длъжникът не плати въпреки официалното уведомително писмо, изпратено от счетоводителя, счетоводителят пристъпва към изпълнение на решение за събиране, осигурено по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент или чрез съдебно дело.
Член 89
Удължаване на срока за плащане
(член 80 от Финансовия регламент)
В сътрудничество с отговорния разпоредител с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и при условие че са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да плати лихвата, посочена в член 83, за целия допълнителен период от време, считано от крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
б)
за да се защитят правата на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на институцията.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на институцията.
При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по буква б) от първа алинея, когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 90
Събиране на глоби или други санкции
(членове 80 и 83 от Финансовия регламент)
1. Когато пред Съда на Европейския съюз бъде заведено дело срещу решение на Комисията за налагане на глоба или други санкции съгласно ДФЕС или Договора за Евратом и докато не бъдат изчерпани всички правни средства за защита, длъжникът или плаща условно съответните суми по банковата сметка, посочена от счетоводителя, или предоставя финансова гаранция, приемлива за счетоводителя. Гаранцията е независима от задължението за плащане на глобата, имуществената санкция или други санкции и е изпълнима при първо поискване. Тя покрива главницата и лихвите, дължими съгласно член 83, параграф 4.
2. Комисията обезпечава условно платените суми, като ги инвестира във финансови активи и по този начин гарантира сигурността и ликвидността на средствата, като същевременно се стреми да получи и финансов приход.
3. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е потвърдена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
условно събраните суми и лихвите и другите суми, които те са генерирали, се записват в бюджета в съответствие с член 83 от Финансовия регламент най-късно през финансовата година, следваща годината, през която са изчерпани всички правни средства за защита;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя се привежда в действие и съответните суми се записват в бюджета.
Когато размерът на глобата или на санкцията е увеличен от Съда, букви а) и б) от първа алинея се прилагат до сумите в решението на Комисията и счетоводителят събира съответстващата на увеличението сума, която се записва в бюджета.
4. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е отменена или намалена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
недължимо събраните суми заедно с начислените лихви се връщат на съответната трета страна. В случаите, в които цялостният генериран приход за съответния период е отрицателен, се възстановява номиналната стойност на недължимо събраните суми;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя съответно се освобождава.
Член 91
Отказ от събиране на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се откаже от цялостното или частично събиране на установено вземане само в следните случаи:
а)
когато предвидимите разходи по събирането ще надхвърлят дължимата сума и отказът от събиране няма да навреди на престижа на Съюза;
б)
когато вземането не може да бъде събрано поради изтеклото време или несъстоятелност на длъжника;
в)
когато събирането противоречи на принципа на пропорционалност.
2. В случаите по параграф 1, буква в) отговорният разпоредител с бюджетни кредити действа съгласно предварително установените в рамките на всяка институция процедури и прилага следните критерии, които са задължителни и приложими при всички обстоятелства:
а)
фактите, имащи отношение към сериозността на нередността, поради която е установено вземането (измама, повторно нарушение, умисъл, грижа, добросъвестност, явна грешка);
б)
отражението, което отказът от събиране ще има върху функционирането на Съюза и неговите финансови интереси (размер на сумата, риск от създаване на прецедент, уронване на авторитета на закона).
В зависимост от обстоятелствата по случая на отговорния разпоредител с бюджетни кредити може също да се наложи да вземе предвид следните допълнителни критерии:
а)
всяко нарушение на конкуренцията, което ще бъде причинено от отказа от събиране;
б)
икономическите и социалните щети, които ще бъдат причинени от събирането на вземането в пълен размер.
3. Решението за отказ от събиране по член 80, параграф 2 от Финансовия регламент се мотивира и упоменава положената грижа за обезпечаване на събирането и правните и фактическите основания за отказа. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити се отказва от събирането на вземане в съответствие с член 84.
4. Институцията не може да делегира правомощия за отказ от събиране на установено вземане в никой от следните случаи:
а)
когато сумата, предмет на отказването, е 1 000 000 EUR или повече;
б)
когато сумата, предмет на отказването, е 100 000 EUR или повече в случаите, в които това представлява 25 % или повече от установеното вземане.
Под праговете, посочени в първа алинея, всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отказ от събиране на установено вземане.
5. Всяка институция ежегодно изпраща на Европейския парламент и на Съвета доклад за отказите по параграфи 1-4 от настоящия член, отнасящи се до суми в размер на 100 000 EUR или повече. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Член 92
Отмяна на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. В случай на грешка отговорният разпоредител с бюджетни кредити отменя изцяло или частично установеното вземане в съответствие с членове 82 и 84 и посочва подходящи мотиви.
2. Всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отмяна на установено вземане.
Член 93
Правила относно давностните срокове
(член 81 от Финансовия регламент)
1. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни започва да тече при изтичане на крайния срок, съобщен на длъжника в дебитното известие съгласно член 80, параграф 3, буква б).
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза започва да тече от датата, на която плащането на вземането на третата страна стане дължимо съгласно съответното правно задължение.
2. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни се прекъсва от всяко действие на институция или на държава членка, действаща по искане на институция, за което третата страна е уведомена и което има за цел събирането на дълга.
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза се прекъсва от всяко действие, за което Съюзът е уведомен от своите кредитори или от името на своите кредитори и което има за цел събирането на дълга.
3. Нов давностен срок от пет години започва да тече в деня след прекъсването по параграф 2.
4. Всяко съдебно дело във връзка с вземане по параграф 1, включително делата пред съд, който по-късно се самообявява за некомпетентен по делото, прекъсва давностния срок. Новият давностен срок от пет години не започва, докато не бъде постановено съдебно решение със сила на пресъдено нещо или не бъде постигнато извънсъдебно споразумение между същите страни по същото дело.
5. Когато счетоводителят предостави на длъжника допълнително време за плащане съгласно член 89, това се счита за прекъсване на давностния срок. Новият давностен срок от пет години започва да тече от деня след този на изтичане на удължения срок за плащане.
6. Вземания не се събират след изтичане на давностния срок, установен в параграфи 1-5.
ГЛАВА 6
Разходни операции
Член 94
Решение за финансиране
(член 84 от Финансовия регламент)
1. Решението за финансиране съдържа съществените елементи на действие, при което се извършва разход от бюджета.
2. По-конкретно решението за финансиране излага следното:
а)
за безвъзмездните средства:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
приоритетите за годината, целите за изпълнение и предвидените резултати с разрешените бюджетни кредити за финансовата година;
iii)
съществените критерии за допустимост, подбор и отпускане, които ще бъдат използвани за подбор на предложения;
iv)
максималния възможен процент на съфинансиране и ако се предвиждат различни проценти, критериите, които следва да се спазват за всеки от тях;
v)
графика и индикативната стойност на поканите за представяне на предложения;
б)
за обществените поръчки:
i)
цялостния бюджетен пакет, предназначен за възлагането на обществени поръчки през годината;
ii)
индикативния брой и вида на предвидените обществени поръчки и ако е възможно, общо описание на техния предмет;
iii)
индикативния календар за започването на процедурите за възлагане на обществени поръчки;
в)
за доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
бюджетните кредити, заделени за доверителния фонд за годината, и сумите, предвидени за целия му срок на действие;
iii)
целите на доверителния фонд и неговия срок на действие;
iv)
правилата за управление на доверителния фонд;
v)
възможността за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субектите и лицата по член 187, параграф 2 от Финансовия регламент;
г)
за наградите:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
съществените условия за участие и критериите за присъждане;
iv)
графика на конкурса и размера на наградата или наградите;
д)
за финансовите инструменти:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
сумата, отпусната за финансовия инструмент;
iv)
индикативния график на изпълнението.
3. Когато работната програма по член 128 от Финансовия регламент съдържа информацията по буква а) от параграф 2 от настоящия член за безвъзмездните средства, финансирани от разрешените за финансовата година бюджетни кредити, решението за приемането ѝ се счита за решение за финансиране за тези безвъзмездни средства.
Що се отнася до обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти, когато изпълнението на съответните бюджетни кредити, разрешени за финансовата година, е предвидено в работна програма, съдържаща информацията по букви б), в), г) и д) от параграф 2 от настоящия член, решението за приемане на тази работна програма също се счита за решение за финансиране за съответните обществени поръчки, доверителни фондове, награди и финансови инструменти.
Ако работната програма не съдържа тази информация за една или повече дейности, тя трябва да претърпи съответните изменения или за съответната дейност да бъде прието индивидуално решение за финансиране.
4. Без да се засяга която и да е специфична разпоредба на основен акт, всяко съществено изменение на вече прието решение за финансиране следва същата процедура като първоначалното решение.
Раздел 1
Поемане на задължение за разход
Член 95
Глобални и временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобалното бюджетно задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, което само по себе си предвижда последващо поемане на едно или повече правни задължения, или чрез поемане на едно или повече правни задължения.
Споразуменията за финансиране в сферата на пряката финансова помощ за трети държави, включително бюджетната подкрепа, които представляват правни задължения, могат да пораждат плащания без поемане на други правни задължения.
2. Временното бюджетно задължение се изпълнява чрез поемане на едно или повече правни задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, в случай на разходи за управление на персонала или комуникационни разходи на институциите за отразяване на събития на Съюза, пряко чрез плащания.
Член 96
Приемане на глобално задължение
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобално задължение се поема въз основа на решение за финансиране.
Глобалното задължение се поема най-късно преди приемането на решението за подбор на получатели, а когато изпълнението на съответните бюджетни кредити включва приемане на работна програма по смисъла на член 188 - в най-кратки срокове след приемането на програмата.
2. Когато глобалното поето задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, втората алинея от параграф 1 не се прилага.
Член 97
Един подпис
(член 85 от Финансовия регламент)
1. От правилото, че бюджетното задължение и съответстващото му правно задължение се подписват от едно и също лице, се допускат изключения само в следните случаи:
а)
когато задълженията са временни;
б)
когато глобалните задължения се отнасят до споразумения за финансиране с трети държави;
в)
когато решението на институцията представлява правно задължение;
г)
когато глобалното задължение се изпълнява чрез няколко правни задължения, за които са отговорни различни разпоредители с бюджетни кредити;
д)
когато във връзка със сметки за авансови средства, предназначени за външните дейности, правните задължения трябва да бъдат подписани от служители на местните звена по член 72 по инструкция на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който обаче остава изцяло отговорен за съответните операции;
е)
когато институция е делегирала правомощия на разпоредител с бюджетни кредити на директора на междуинституционална европейска служба съгласно член 199, параграф 1 от Финансовия регламент.
2. Ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, подписал бюджетното задължение, отсъства и продължава да отсъства за период, несъвместим със сроковете за поемане на правното задължение, последното се поема от лицето, определено по приетите от всяка институция правила за заместване, при условие че това лице притежава статута на разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 65, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 98
Административни разходи, покривани с временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
Позициите, разглеждани като обичайни административни разходи, които могат да породят временни задължения, включват следното:
а)
разходи за персонал, независимо от това дали този персонал попада в обхвата на Правилника за персонала, или не, за други човешки ресурси и пенсии и за възнаграждение на експерти;
б)
разходи, отнасящи се до членовете на институцията;
в)
разходи за обучение;
г)
разходи за конкурси, подбор и назначаване;
д)
командировъчни;
е)
представителни разходи;
ж)
разходи за срещи;
з)
устни и писмени преводачи;
и)
обмен на длъжностни лица;
й)
редовен наем на движимо и недвижимо имущество или рутинни плащания по договори за недвижими имоти по смисъла на член 121 от настоящия регламент или вноски по заеми съгласно член 203, параграф 8 от Финансовия регламент;
к)
разни застраховки;
л)
почистване, поддръжка и сигурност;
м)
социални и медицински разходи;
н)
използване на далекосъобщителни услуги;
о)
финансови такси;
п)
правни разноски;
р)
обезщетения, включително лихви;
с)
работно оборудване;
т)
вода, газ и електроенергия;
у)
публикации на хартиен носител или в електронен формат;
ф)
комуникационни дейности, в които институциите участват с цел отразяване на събития на Съюза.
Член 99
Вписване на индивидуални правни задължения
(член 86 от Финансовия регламент)
В случай на глобално бюджетно задължение, последвано от едно или няколко индивидуални правни задължения, отговорният разпоредител с бюджетни кредити регистрира в централното счетоводство сумите по това или тези последователни индивидуални правни задължения.
При вписването в сметките се посочва съответното глобално задължение, към което се отнасят индивидуалните задължения.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити вписва сумите по сметките, преди да подпише съответното индивидуално правно задължение, освен в случаите по член 86, параграф 4, четвърта алинея от Финансовия регламент.
Във всички случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали съвкупната сума не надхвърля размера на глобалното задължение, което ги обхваща.
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Член 100
Утвърждаване и приемане за плащане
(член 88 от Финансовия регламент)
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи по смисъла на член 110, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително рутинните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен с официално решение на разпоредителя с бюджетни кредити и на негова отговорност в съответствие с член 65, параграф 5 от Финансовия регламент. Тези решения за оправомощаване се съхраняват за бъдещи справки.
Член 101
Резолюция „удостоверено вярно“ за плащанията по предварително финансиране
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията по предварително финансиране отговорният разпоредител с бюджетни кредити или технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява с резолюция „удостоверено вярно“, че условията, които се изискват в правното задължение за изплащане на предварителното финансиране, са изпълнени.
Член 102
Приемане за плащане на договори за възлагане на обществени поръчки за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до договори за възлагане на обществени поръчки, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвена от изпълнителя фактура;
б)
на самата фактура, или на вътрешен документ, придружаващ получената фактура, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на фактурата са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
Посочената в буква б) от първа алинея резолюция „удостоверено вярно“ удостоверява, че предвидените по договора услуги, доставки или строителни работи са надлежно извършени. За доставките и строителните работи длъжностното лице или друг технически компетентен служител съставят предварителен приемо-предавателен протокол и впоследствие окончателен такъв при изтичането на гаранционния срок, посочен в договора. Тези два протокола се считат за резолюция „удостоверено вярно“.
За рутинните плащания, включително плащанията за абонаменти или за курсове за обучение, резолюцията „удостоверено вярно“ удостоверява, че правото на кредитора е в съответствие с документите, оправдаващи плащането.
Член 103
Приемане за плащане на безвъзмездни средства за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до безвъзмездни средства, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвената от бенефициера заявка за плащане;
б)
на самата заявка за плащане, или на вътрешен документ, придружаващ получения отчет за разходи, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от длъжностно лице или друг технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на заявката за плащане са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
с резолюцията по буква б) от първа алинея длъжностното лице или другият технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява, че дейността или работната програма, изпълнена от бенефициера, е в пълно съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, включително, ако е приложимо, че декларираните от бенефициера разходи са допустими.
Член 104
Приемане за плащане на разходи за персонал
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията, които съответстват на разходи за персонала, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че са налични следните оправдателни документи:
а)
по отношение на месечната заплата:
i)
пълен списък на персонала с всички елементи на възнаграждението;
ii)
формуляр (личен информационен фиш) въз основа на взетите във всеки отделен случай решения, показващ при настъпване на промяна всяка промяна във всеки елемент на възнаграждението;
iii)
при назначаване на работа или на длъжност - заверено копие на решението за назначаване на работа или на длъжност, придружаващо утвърждаването на изплащането на първата заплата;
б)
по отношение на другите възнаграждения, като тези на служителите, на които се заплаща на час или на ден: справка, подписана от оправомощения служител, за отработените дни и часове;
в)
по отношение на извънредния труд: справка, подписана от оправомощения служител, за количеството извънреден труд;
г)
по отношение на командировъчните:
i)
заповедта за командироване, подписана от компетентния орган;
ii)
отчет за командировъчните, подписан от командирования и от по-висшестоящия служител, оправомощен за целта, в случай че командировъчните се различават от заповедта за командироване.
д)
по отношение на някои други административни разходи, свързани с персонала, включително абонаментите или курсовете за обучение, които според договора трябва да се платят предварително: оправдателната документация във връзка с решението, на което се основават разходите, съдържаща всички елементи за изчисляването им.
в отчета за командировъчните по буква г), подточка ii) от първа алинея се посочват мястото на командировката, датата и часът на заминаване и пристигане на мястото на командировката, пътните и дневните разходи и други надлежно разрешени разходи, при условие че бъдат представени оправдателни документи.
Член 105
Материална форма на резолюцията „прието за плащане“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 100. При компютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 106
Материална форма на резолюцията „удостоверено вярно“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 101. При компютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ може да бъде под формата на утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от технически компетентния служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Раздел 3
Разрешаване на плащане
Член 107
Проверки на плащанията от разпоредителя с бюджетни кредити
(член 89 от Финансовия регламент)
При съставянето на платежното нареждане отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че:
а)
платежното нареждане е надлежно издадено, което означава, че предварително е взето решение за утвърждаване под формата на резолюция „прието за плащане“, данните на бенефициера са верни и сумата е изискуема;
б)
платежното нареждане съответства на бюджетното задължение, към което е отнесено;
в)
разходът е отнесен към правилната бюджетна позиция;
г)
има налични бюджетни кредити.
Член 108
Задължителни реквизити на платежните нареждания и предаването им на счетоводителя
(член 89 от Финансовия регламент)
1. Платежното нареждане съдържа:
а)
финансовата година, за която трябва да се осчетоводи разходът;
б)
бюджетната статия и всяко друго евентуално подразделение;
в)
правното задължение, пораждащо право на плащане;
г)
бюджетното задължение, към което трябва да бъде отнесено;
д)
сумата, която подлежи на плащане, изразена в евро;
е)
името, адреса и данните на банковата сметка на бенефициера;
ж)
предмета на разхода;
з)
начина на извършване на плащането;
и)
инвентаризиране на активите в съответствие с член 248.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя.
Раздел 4
Плащане на разход
Член 109
Видове плащане
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
2. Междинно плащане, което може да се извършва неколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
3. Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
Член 110
Оправдателна документация
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране, включително когато се разделя на няколко плащания, се изплаща въз основа на договора, решението, споразумението или основния акт или въз основа на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали условията на въпросния договор, решение или споразумение са спазени. Ако датата на плащане на предварителното финансиране е определена в тези инструменти, изплащането на дължимата сума не подлежи на допълнително искане.
2. Междинните плащания и плащанията на остатъка се основават на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали финансираната дейност е извършена в съответствие с основния акт или решението или в съответствие с условията на договора или споразумението.
3. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя, при съблюдаване на принципа на добро финансово управление, характера на оправдателната документация по настоящия член в съответствие с основния акт, решенията, договорите и споразуменията. Междинните и окончателните доклади за техническото и финансовото изпълнение представляват оправдателни документи за целите на параграф 2.
4. Оправдателните документи се съхраняват от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Член 111
Срокове за плащане и лихва за забава
(член 92 от Финансовия регламент)
1. Под срок, предвиден за извършване на плащанията, се разбира срокът за утвърждаване, разрешаване и плащане на разходите.
Той започва да тече от датата на получаване на заявка за плащане.
Заявката за плащане се регистрира от оправомощената служба на отговорния разпоредител с бюджетни кредити във възможно най-кратък срок и се счита за получена на датата на своето регистриране.
Под дата на плащане се разбира датата, на която се дебитира сметката на институцията.
2. Заявката за плащане съдържа следните съществени елементи:
а)
име на кредитора;
б)
сума;
в)
валута;
г)
дата;
При липса на поне един съществен елемент заявката се отхвърля.
Кредиторът се уведомява писмено за отхвърлянето и за мотивите за него във възможно най-кратък срок и при всички случаи в срок от 30 календарни дни от датата на получаване на заявката за плащане.
3. В случай на спиране по член 92, параграф 2 от Финансовия регламент оставащият срок за плащане започва да тече отново от датата на получаване на изисканата информация или преработените документи или на датата на извършване на необходимата допълнителна проверка, включително проверки на място.
4. При изтичане на сроковете, определени в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, кредиторът има право на лихва в съответствие със следните условия:
а)
лихвените проценти са тези, посочени в член 83, параграф 2 от настоящия регламент;
б)
лихвата се дължи за периода от календарния ден, следващ датата на изтичане на срока за плащане, определен в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, до датата на плащането.
При все това, когато лихвата, изчислена в съответствие с разпоредбите на първа алинея, е по-ниска от 200 EUR или равна на 200 EUR, тя се изплаща на кредитора само при поискване, подадено в срок от два месеца от получаване на закъснялото плащане.
5. Всяка институция представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно спазването на сроковете и спирането на сроковете по член 92 от Финансовия регламент. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 7
Информационни системи
Член 112
Описание на информационните системи
(член 93 от Финансовия регламент)
Когато за обработка на операциите по изпълнението на бюджета се използват компютърни системи и подсистеми, се изисква изчерпателно и актуално описание на всяка система или подсистема.
Всяко описание определя съдържанието на всички полета за данни и описва как системата обработва всяка отделна операция. То показва подробно как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция.
Член 113
Периодично запаметяване
(член 93 от Финансовия регламент)
Данните в компютърните системи и подсистеми се запаметяват периодично и се съхраняват на сигурно място.
ГЛАВА 8
Вътрешен одитор
Член 114
Назначаване на вътрешния одитор
(член 98 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава своя вътрешен одитор съгласно правила, съобразени със специфичните ѝ особености и нужди. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета за назначаването на вътрешния одитор.
2. Всяка институция определя в зависимост от специфичните си особености и нужди обхвата на мисията на вътрешния одитор и подробно определя целите и процедурите за упражняването на функцията вътрешен одит при надлежно съблюдаване на международните стандарти за вътрешен одит.
3. Институцията може да назначава за вътрешен одитор на основание на конкретната му компетентност длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала и гражданин на някоя от държавите членки.
4. Ако две или повече институции назначат един и същ вътрешен одитор, те определят необходимите условия за търсенето на отговорност от него съгласно член 119.
5. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета при прекратяване на задълженията на вътрешния одитор.
Член 115
Ресурси за вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
Институцията осигурява на вътрешния одитор ресурсите, от които той се нуждае за правилно изпълнение на одиторската си функция, и устав за мисията, в който се посочват подробно неговите задачи, функции и задължения.
Член 116
Работна програма
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор приема работната си програма и я представя на институцията.
2. Институцията може да поиска от вътрешния одитор да извършва одити, които не са включени в работната програма по параграф 1.
Член 117
Докладване от вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор представя на институцията годишния отчет за вътрешния одит, предвиден в член 99, параграф 3 от Финансовия регламент, в който се посочват броят и видът на извършените вътрешни одити, основните отправени препоръки и предприетите по тези препоръки действия.
В годишния отчет се посочват и всички системни проблеми, открити от специалния орган, създаден по силата на член 73, параграф 6 от Финансовия регламент.
2. Всяка институция преценява дали отправените в отчетите на вътрешния ѝ одитор препоръки са подходящи за обмен на най-добри практики с останалите институции.
3. По време на изготвяне на своя отчет вътрешният одитор обръща особено внимание на цялостното спазване на принципа на добро финансово управление и се уверява, че са предприети подходящи мерки за постоянно подобряване и засилване на неговото прилагане.
Член 118
Независимост
(член 100 от Финансовия регламент)
Вътрешният одитор е изцяло независим при извършване на своите одити. Той не може да получава никакви указания, нито да бъде ограничаван по какъвто и да е начин по отношение на изпълнението на своите функции, които по силата на неговото назначаване му се възлагат съгласно Финансовия регламент.
Член 119
Отговорност на вътрешния одитор
(член 100 от Финансовия регламент)
Само институцията, действайки в съответствие с разпоредбите на настоящия член, може да търси отговорност от вътрешния одитор за неговите действия като длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала.
Институцията взема мотивирано решение за започване на разследване. Решението се съобщава на заинтересованата страна. Институцията може да възложи разследването, под своята пряка отговорност, на едно или повече длъжностни лица със степен, равна на степента на съответния служител или по-висока от нея. В хода на разследването се изслушва мнението на заинтересованата страна.
Докладът за разследването се предоставя на заинтересованата страна, която след това се изслушва от институцията по предмета на доклада.
Въз основа на доклада и изслушването институцията приема мотивирано решение за приключване на производството или мотивирано решение съгласно членове 22 и 86 от Правилника за персонала и приложение IХ към него. Решенията за налагане на дисциплинарни или финансови санкции се съобщават на заинтересованата страна и за информация - на другите институции и Сметната палата.
Заинтересованата страна има право да обжалва тези решения пред Съда на Европейския съюз съгласно предвиденото в Правилника за персонала.
Член 120
Обжалване пред Съда на Европейския съюз
(член 100 от Финансовия регламент)
Без да се засягат начините за обжалване, предвидени в Правилника за персонала, вътрешният одитор има право да обжалва пряко пред Съда на Европейския съюз всеки акт във връзка с изпълнението на неговите задължения като вътрешен одитор. Жалбата се подава в тримесечен срок от календарната дата, на която той е уведомен за съответния акт.
По такива жалби се провеждат разследване и изслушване съгласно предвиденото в член 91, параграф 5 от Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Раздел 1
Обхват и принципи на възлагането
Член 121
Определения и обхват
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Договорите за недвижими имоти обхващат закупуването, дългосрочното наемане, плодоползването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на земя, съществуващи сгради или други недвижими имоти.
2. Договорите за доставки обхващат закупуването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на стоки. Договор за доставка на стоки и евентуално за монтаж и инсталиране се счита за договор за доставка.
3. Договорите за строителство обхващат изпълнението или проектирането и изпълнението на строителни работи или на строеж, свързани с една от дейностите, посочени в приложение I към Директива 2004/18/ЕО, или изпълнението, по какъвто и да е начин, на строеж, съответстващ на посочените от възложителя изисквания. Понятието „строеж“ означава резултатът от строителство или от граждански инженеринг, взети като цяло, който е достатъчен сам по себе си за изпълнение на икономическа или техническа функция.
4. Договорите за услуги обхващат всички интелектуални и неинтелектуални услуги, различни от тези в обхвата на договорите за доставки, договорите за строителство и договорите за недвижими имоти.
Договор, който обхваща два или повече вида обществени поръчки (за строителство, услуги или доставки), се възлага в съответствие с разпоредбите, които се прилагат за вида обществена поръчка, характеризираща основния предмет на този договор.
В случай на смесени договори, състоящи се от услуги и доставки, основният предмет се определя чрез сравняване на стойностите на съответните услуги или доставки.
Всяко позоваване на номенклатурите в контекста на обществените поръчки се прави, като се използва Общият терминологичен речник, свързан с обществените поръчки (CPV), изложен в Регламент (ЕО) № 2195/2002 на Европейския парламент и на Съвета (11).
5. Понятията „изпълнител на строителни работи“, „доставчик“ и „доставчик на услуги“ се отнасят до всяко физическо или юридическо лице, публичноправен субект или обединение на такива лица и/или органи, които предлагат да извършат строителни работи, да доставят стоки и да предоставят услуги. Понятието „икономически оператор“ включва изпълнителите на строителни работи, доставчиците и доставчиците на услуги. „Оференти“ означава икономическите оператори, подали оферта. „Кандидати“ означава лицата, поискали да бъдат допуснати до участие в ограничена процедура, състезателен диалог или процедура на договаряне. „Потенциални оференти“ означава икономическите оператори, включени в списък на потенциалните оференти съгласно член 136, параграф 1, буква б).
Обединенията на икономически оператори имат право да представят оферти или да кандидатстват. Възложителите не могат да изискват от обединенията да имат определена правна форма, за да бъдат допуснати да представят оферта или заявление за участие, но от избраното обединение може да бъде изискано да приеме определена правна форма, след като му бъде възложена поръчката, ако тази промяна е необходима за доброто изпълнение на поръчката.
6. Службите на институциите на Съюза се считат за възложители освен в случаите, в които сключват помежду си административни споразумения за предоставяне на услуги, доставка на стоки, извършване на строителни работи или изпълняване на договори за недвижими имоти.
7. „Техническа помощ“ означава дейностите за оказване на подкрепа и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, по-конкретно подготвителните, управленските, мониторинговите, оценъчните, одитните и контролните дейности.
8. Всички контакти с изпълнителите, включително сключването на договори и техните изменения, могат да бъдат извършвани посредством системи за електронен обмен, осигурени от възложителя.
9. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, които се предават чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат да подписват електронно или да предават документ чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да се идентифицират чрез системата по установен начин;
г)
трябва да бъдат точно определени часът и датата на електронната операция;
д)
трябва да се запазва целостта на документите;
е)
документите трябва да продължат да бъдат налични;
ж)
при необходимост, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
гарантират защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
10. За изпратените или получените чрез такава система данни важи правната презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, който е изпратен или за който е изпратено уведомление чрез такава система, се счита за еквивалентен на документ на хартиен носител, допустим е като доказателство в правни производства, счита се за оригинален и се ползва с правната презумпция за автентичност и цялост, при условие че не притежава никакви динамични характеристики, които могат да доведат до автоматичната му промяна.
Електронните подписи по буква б) от параграф 9 имат равностойно правно действие на писмено положени подписи.
Член 122
Рамкови споразумения и отделни договори
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Срокът на действие на рамково споразумение не може да превишава четири години освен в изключителни случаи, надлежно обосновани по-специално от предмета на рамковото споразумение.
Отделните договори, които се основават на рамковите споразумения, се възлагат в съответствие с условията на рамковото споразумение само между възложителите и изпълнителите по рамковото споразумение.
При възлагането на отделни договори страните не могат да внасят съществени изменения в рамковото споразумение.
2. Когато рамково споразумение се сключва с един икономически оператор, отделните договори се възлагат в рамките на условията, установени в рамковото споразумение.
При надлежно обосновани обстоятелства възложителите могат да се консултират писмено с изпълнителя, като поискат от него при необходимост да допълни своята оферта.
3. Когато рамково споразумение трябва да бъде сключено с няколко икономически оператори, то се сключва с поне трима оператори, при условие че има достатъчен брой икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор, или достатъчен брой допустими оферти, които отговарят на критериите за възлагане.
Рамково споразумение с няколко икономически оператори може да приеме формата на отделни договори, съдържащи еднакви условия.
Отделните договори, основаващи се на рамковите споразумения, сключени с няколко икономически оператори, се възлагат при спазване на следните условия:
а)
при рамкови споразумения без повторно провеждане на конкурс - чрез прилагане на условията, установени в рамковото споразумение;
б)
при рамкови споразумения с повторно провеждане на конкурс - след като страните отново са се конкурирали въз основа на същите и ако е необходимо, на по-точно формулирани условия, както и когато е уместно, въз основа на други условия, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
За всеки отделен договор, който трябва да бъде възложен в съответствие с условията на трета алинея, буква б), възложителите се консултират писмено с изпълнителите по рамковото споразумение, като определят срок, който е достатъчно дълъг за представяне на офертите. Офертите се представят в писмена форма. Възложителите възлагат всеки отделен договор на оферента, представил най-добрата оферта въз основа на критериите за възлагане, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
4. В секторите, характеризиращи се с бързи промени на цените и бързо технологично развитие, рамковите споразумения без повторно провеждане на конкурс съдържат клауза или за преразглеждане в средата на периода, или за система за сравнителен анализ. След преразглеждането в средата на периода, ако първоначално определените условия вече не са адаптирани към изменението на цените или към развитието на технологиите, възложителят може да не използва въпросното рамково споразумение и предприема необходимите мерки за неговото прекратяване.
5. Само отделните договори, които се основават на рамкови споразумения, се предшестват от поемане на бюджетно задължение.
Раздел 2
Публикуване
Член 123
Обявяване на поръчките, попадащи в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Публикуването на поръчки на стойност, равна на праговете, установени в член 170, параграф 1, или по-голяма тях, се извършва под формата на обявление за обществена поръчка, без да се засягат разпоредбите на член 134, и под формата на обявление за възлагане. Обявлението за предварителна информация е задължително само когато възложителят възнамерява да използва възможността за съкращаване на сроковете за получаване на оферти съгласно член 152, параграф 4.
2. Обявлението за предварителна информация е обявлението, чрез което възложителите оповестяват индикативно прогнозите за общата стойност и предмета на поръчките и рамковите споразумения, които възнамеряват да възложат през дадена финансова година, с изключение на поръчките по процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
Обявлението за предварителна информация се публикува или от Службата за публикации на Европейския съюз (наричана по-нататък „Службата за публикации“), или от самите възложители в своя профил на купувач.
Задължителното обявление за предварителна информация се изпраща на Службата за публикации или се публикува в профила на купувач във възможно най-кратък срок и във всички случаи не по-късно от 31 март на всяка финансова година.
Възложителите, които публикуват обявлението за предварителна информация в своя профил на купувач, изпращат на Службата за публикации, по електронен път и като използват формата и процедурите за изпращане, посочени в точка 3 от приложение VIII към Директива 2004/18/ЕО, обявление, в което се съобщава публикуването на обявление за предварителна информация в профил на купувач.
3. Обявлението за обществена поръчка е начинът, по който възложителите обявяват намерението си да започнат процедура за възлагане на обществена поръчка, сключване на рамково споразумение или създаване на динамична система за покупки в съответствие с член 131. Без да се засягат договорите, сключени след процедура на договаряне съгласно член 134, обявлението за поръчка е задължително за договорите с прогнозна стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1.
То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
При открита процедура в обявлението за поръчка се посочват датата, часът, а когато е уместно, и мястото на заседанието на комисията за отваряне на офертите, на което могат да присъстват оферентите.
Възложителите съобщават дали допускат варианти и посочват минималните нива на капацитет, които изискват, ако използват възможността, предвидена в член 146, параграф 2, втора алинея. Те определят критериите за подбор по член 146, които възнамеряват да използват, минималния брой кандидати, които планират да поканят като оференти, и когато е уместно, максималния брой на тези кандидати, както и обективните и недискриминационни критерии, които възнамеряват да прилагат, за да ограничат броя, в съответствие с член 128, параграф 1, втора алинея.
При неограничен, пряк и пълен достъп до процедурата за възлагане на поръчка по електронен път, и по-специално в динамичните системи за покупки по член 131, в обявлението за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който могат да бъдат разгледани тези документи.
Възложителите, които желаят да организират конкурс, оповестяват намерението си чрез обявление.
Когато е уместно, възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, че процедурата за възлагане на обществена поръчка е междуинституционална процедура за възлагане на обществена поръчка. В тези случаи в обявлението за обществена поръчка се посочват институциите, изпълнителните агенции или органите по член 208 от Финансовия регламент, които участват в процедурата за обществена поръчка, институцията, отговаряща за процедурата за обществена поръчка, и общият обем на договорите за всички тези институции, изпълнителни агенции или органи.
4. Обявлението за възлагане съдържа резултатите от процедурата за възлагане на поръчки, за сключване на рамкови споразумения или за възлагане на поръчки, основани на динамична система за покупки. При поръчките, чиято стойност е равна на праговете или превишава праговете, определени в член 170, параграф 1, обявлението за възлагане е задължително. То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
Обявлението за възлагане се изпраща на Службата за публикации не по-късно от 48 календарни дни от датата на подписване на договора или рамковото споразумение. При все това обявленията, които се отнасят до поръчки, основани на динамична система за покупки, могат да се групират по тримесечия. В тези случаи те се изпращат на Службата за публикации не по-късно от 48 дни след края на всяко тримесечие.
Възложителите, които са провели конкурс за проект, изпращат на Службата за публикации обявление за резултатите от него.
В случай на междуинституционални процедури обявлението за възлагане се изпраща от отговорния за процедурата възложител.
Обявлението за възлагане се изпраща и на Службата за публикации в случай на договор или рамково споразумение на стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1, и възложени съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, достатъчно рано, за да може публикуването да се направи преди подписване на договора, в съответствие с реда и условията, предвидени в член 171, параграф 1.
Без да се засягат разпоредбите на член 21, информацията относно стойността и изпълнителите на отделните договори, основани на рамково споразумение, през дадена финансова година се публикува на интернет сайта на възложителя не по-късно от 30 юни след края на тази финансова година, ако в резултат на сключването на отделен договор или на съвкупния обем на отделните договори праговете по член 170, параграф 1 бъдат надвишени.
5. Обявленията се съставят в съответствие със стандартните формуляри, приети от Комисията по силата на Директива 2004/18/ЕО.
Член 124
Обявяване на поръчките, които не попадат в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Поръчките на стойност под праговете, посочени в член 170, параграф 1, се обявяват по подходящ начин, за да се гарантират конкурентна процедура и безпристрастност на процедурата за възлагане на обществена поръчка. Обявяването включва:
а)
обявление за обществена поръчка съгласно член 123, параграф 3 или обявление за покана за изразяване на интерес за поръчките със сходен предмет, чиято стойност е по-голяма от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
подходящо предварително оповестяване по интернет за поръчките на стойност, по-голяма от сумата, посочена в член 137, параграф 2.
2. Списък на изпълнителите, на които са възложени поръчки за недвижими имоти и поръчки, обявени за секретни в съответствие с член 134, параграф 1, буква й) от настоящия регламент, се публикува само веднъж годишно, като в него се посочват предметът и стойността на възложените поръчки. Този списък се изпраща на Европейския парламент и на Съвета. Когато става дума за Комисията, той се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността съгласно член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
3. Информацията за поръчките на стойност, по-голяма от посочената в член 137, параграф 1, които не са били предмет на отделно обявление за възлагане, се изпраща на Службата за публикации. Годишните списъци на изпълнителите се изпращат не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
4. Информацията във връзка с поръчките на стойност, по-голяма от сумата по параграф 137, параграф 2, се публикува на интернет сайта на институцията не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
Член 125
Публикуване на обявленията
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Службата за публикации публикува обявленията по членове 123 и 124 в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от дванадесет календарни дни след тяхното изпращане.
Посоченият в първа алинея срок се съкращава на пет календарни дни за ускорените процедури по член 154.
2. Възложителите трябва да могат да представят доказателство за датата на изпращане.
Член 126
Други форми на обявяване
(член 103 от Финансовия регламент)
Освен обявяването, предвидено в членове 123, 124 и 125, поръчките могат да бъдат обявявани и по всякакъв друг начин, и по-специално в електронна форма. Всяко обявяване упоменава обявлението, публикувано в Официален вестник на Европейския съюз съгласно член 125, ако е публикувано обявление, и не може да предшества публикуването на това обявление, което е единственото действително.
Това обявяване не може да въвежда никаква дискриминация между кандидатите или оферентите, нито да съдържа данни, различни от данните, които се съдържат в обявлението за обществена поръчка, ако такова е публикувано.
Раздел 3
Процедури за възлагане на обществени поръчки
Член 127
Видове процедури за възлагане на обществени поръчки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Поръчките се възлагат чрез процедура за възлагане, като се използва откритата процедура, ограничената процедура или процедурата на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, или чрез процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е уместно след провеждане на конкурс.
2. Процедурите за възлагане на обществени поръчки са открити, когато всички заинтересовани икономически оператори имат право да подадат оферта. Това важи и за динамичните системи за покупки по член 131.
Процедурите за възлагане на обществени поръчки са ограничени, когато всички икономически оператори могат да поискат да участват, но да представят оферта или решение съгласно процедурата на състезателен диалог, посочена в член 132, имат право само кандидатите, които отговарят на критериите за подбор по член 146 и са поканени едновременно и в писмена форма от възложителите.
Етапът на подбор може да бъде повтарян за всяка отделна поръчка, също и при състезателен диалог, или може да включва съставянето на списък на потенциални кандидати в рамките на процедурата по член 136, параграф 1, буква а).
3. При процедурата на договаряне възложителите се обръщат към избрани от тях оференти, които отговарят на критериите за подбор по член 146, и договарят условията на техните оферти с един или повече от тях.
При процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка по член 135 възложителите едновременно и писмено отправят покана към избраните кандидати за участие в договаряне.
4. Конкурсите са процедури, които дават възможност на възложителите да получат, главно в областта на архитектурата и гражданския инженеринг или обработката на данни, план или проект, предложени от тръжна комисия след тръжна процедура със или без присъждане на награди.
Член 128
Брой на кандидатите при ограничените процедури или процедурите на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
1. При ограничената процедура и процедурите по член 136, параграф 1, букви а) и б) броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, не може да бъде по-малък от петима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Възложителят може също да предвиди максимален брой кандидати в зависимост от предмета на поръчката и въз основа на обективни и недискриминационни критерии за подбор. В такива случаи максималният брой кандидати и критериите се посочват в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес по членове 123 и 124.
Във всички случаи броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. При процедурите на договаряне и след състезателен диалог броят на кандидатите, поканени за участие в преговори или да подадат оферта, не може да бъде по-малък от трима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
Първа и втора алинея не се прилагат за следното:
а)
поръчките с много ниска стойност съгласно член 137, параграф 2;
б)
поръчките за правни услуги съгласно номенклатурата CPV;
в)
поръчките, които са обявени за секретни съгласно член 134, параграф 1, буква й).
3. Когато броят на кандидатите, които отговарят на критериите за подбор и на минималните изисквания, е под минималния брой, определен в параграфи 1 и 2, възложителят може да продължи процедурата, като покани кандидата или кандидатите с необходимия капацитет. При все това възложителят не може да включва други икономически оператори, които не са били първоначално поканени да участват в процедурата, или кандидати, които не разполагат с нужния капацитет.
Член 129
Протичане на процедурата на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
Възложителите се договарят с оферентите по подадените от тях оферти, за да ги приспособят към изискванията, изложени в обявлението за обществена поръчка по член 123 или в спецификациите и във всички допълнителни документи, и за да преценят коя е икономически най-изгодната оферта.
По време на преговорите възложителите гарантират равно третиране на всички оференти.
Когато възложителите могат, в съответствие с член 135, да възлагат поръчки чрез процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, те могат да организират процедурата на договаряне да се проведе на етапи, за да се намали броят на офертите, по които ще се водят преговори, като същевременно прилагат критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка или спецификациите. В обявлението за обществена поръчка или спецификациите се посочва, че тази възможност ще бъде използвана.
Член 130
Конкурси
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Заинтересованите от участие в конкурса се уведомяват за правилата за неговото организиране.
Броят на поканените да участват кандидати трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава тръжна комисия. В нея участват изключително физически лица, които са независими от участниците в конкурса. Когато за участие в конкурс се изисква конкретна професионална квалификация, минимум една трета от членовете на тръжната комисия трябва да притежават същата или равностойна квалификация.
Тръжната комисия изразява становищата си независимо. Нейните становища се приемат въз основа на проекти, внесени от кандидатите анонимно, и единствено с оглед на критериите, посочени в обявлението за конкурс.
3. Предложенията на тръжната комисия въз основа на качествата на всеки проект и нейните бележки се отразяват в протокол, подписан от нейните членове.
Кандидатите запазват своята анонимност, докато тръжната комисия изрази становище.
Тръжната комисия може да поиска от кандидатите да отговорят на въпросите, записани в протокола, за да разяснят даден проект. За последвалия диалог се съставя пълен протокол.
4. След това възложителят взема решение, в което се посочват името и адресът на избрания кандидат и мотивите за избора съобразно критериите, посочени в обявлението за конкурс, особено ако изборът се отклонява от предложенията в становището на тръжната комисия.
Член 131
Динамична система за покупки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Динамичната система за покупки е изцяло електронен процес за обичайни покупки, която е отворена по време на функционирането си за всички икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор и са представили примерна оферта, която съответства на спецификацията, както и на всички допълнителни документи. Примерните оферти могат да бъдат усъвършенствани във всеки един момент, при условие че продължават да отговарят на спецификацията.
2. За целите на създаването на динамичната система за покупки възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което се посочва, че се използва динамична система за покупки, и което съдържа интернет адреса за неограничен, пряк и пълен достъп до спецификацията и всички допълнителни документи от момента на публикуване на обявлението до преустановяване на функционирането на системата.
Те посочват в спецификацията, наред с другите въпроси, естеството на планираните покупки съгласно тази система, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
3. По време на функционирането на динамичната система за покупки възложителите предоставят на всеки икономически оператор възможност да представи примерна оферта с цел да бъде приет в системата съгласно условията, посочени в параграф 1. Те завършват оценката в максимален срок от 15 дни от датата на представянето на примерната оферта. Въпреки това те могат да удължат периода за оценка, при условие че междувременно не бъде обявена покана за представяне на оферти.
При първа възможност възложителят уведомява оферентите, че са приети в динамичната система за покупки или че офертата им е отхвърлена.
4. Всяка отделна поръчка подлежи на покана за представяне на оферти. Преди издаването на тази покана възложителите публикуват опростено обявление за обществена поръчка, с което всички заинтересовани икономически оператори се поканват да представят примерна оферта в рамките на срок, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено опростеното обявление. Възложителите не могат да продължат тръжната процедура, преди да са завършили оценяването на всички примерни оферти, получени преди този краен срок.
Възложителите поканват всички приети в системата оференти да представят оферта в рамките на разумен срок. Те възлагат поръчката на оферента, който е представил икономически най-изгодната оферта на базата на критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка за създаване на динамична система за покупки. Тези критерии, ако е уместно, могат да бъдат формулирани по-прецизно в поканата за представяне на оферти.
5. Динамичната система за покупки не може да функционира повече от четири години, освен в надлежно оправдани извънредни случаи.
Възложителите не могат да използват тази система, за да предотвратяват, ограничават или нарушават конкуренцията.
Не се начисляват такси на заинтересованите икономически оператори или на страните по системата.
Член 132
Състезателен диалог
(член 104 от Финансовия регламент)
1. В случай на особено сложни поръчки, при които възложителят счита, че директното използване на откритата процедура или до съществуващите условия, уреждащи ограничената процедура, няма да позволи поръчката да бъде възложена на оферента, чиято оферта е икономически най-изгодна, възложителят може да използва състезателния диалог, посочен в член 29 от Директива 2004/18/ЕО.
За „особено сложна“ се счита поръчка, при която възложителят не може по обективен начин да определи техническите средства за удовлетворяване на своите нужди или цели или да установи правната или финансовата рамка на проекта.
2. Възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което излагат своите нужди и изисквания, дефинирани в това обявление и/или в описателен документ.
3. Възложителите започват диалог с кандидатите, които отговарят на критериите за подбор, установени в член 146, с цел да установят и определят средствата, които са най-подходящи за удовлетворяването на техните нужди.
По време на диалога възложителите гарантират равно третиране на всички оференти, както и поверителност на предложените решения или на предадената друга информация от кандидат, който участва в диалога, освен ако кандидатът се съгласи с тяхното оповестяване.
Възложителите могат да предвидят процедурата да се осъществи на последователни етапи с цел да се намали броят на решенията, които ще бъдат обсъдени по време на диалога, чрез прилагането на посочените в обявлението за обществена поръчка или описателния документ критерии за възлагане, ако възможността за това е предвидена в обявлението за обществена поръчка или в описателния документ.
4. След като информират участниците, че диалогът е приключил, възложителите ги канят да представят окончателните си оферти на базата на решението или решенията, изложени и определени по време на диалога. Тези оферти съдържат всички елементи, изисквани и необходими за изпълнението на проекта.
По искане на възложителя тези оферти могат да бъдат изяснявани, уточнявани и усъвършенствани, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или поканата за представяне на оферти, чиито промени биха могли да нарушат конкуренцията или да имат дискриминиращ ефект.
По искане на възложителя оферентът, за който е установено, че е представил икономически най-изгодната оферта, може да бъде приканен да изясни аспекти на офертата или да потвърди съдържащите се в офертата ангажименти, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или на поканата за представяне на оферти, както и че няма риск от нарушаване на конкуренцията или причиняване на дискриминация.
5. Възложителите могат да определят цените или плащанията за участниците в диалога.
Член 133
Съвместна процедура за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
В случай на съвместна процедура за обществена поръчка между една институция и възложителя от една или повече държави членки, държави от ЕАСТ или страни, кандидатки за членство в ЕС, се прилагат процедурните разпоредби, приложими за институцията.
Когато принадлежащият на възложителя от държава членка или управляван от него дял от общата прогнозна стойност на поръчката е 50 % или повече, или в други надлежно обосновани случаи, институцията може да реши да прилага процедурните правила, приложими за възложителя от държавата членка, при условие че те могат да се приемат за еквивалентни на правилата на институцията.
Институцията и възложителят от държавите членки, държавите от ЕАСТ или страните, кандидатки за членство в ЕС, засегнати от съвместната процедура за обществена поръчка, се споразумяват по-специално за практическите правила за оценката на заявленията за участие или на офертите, за възлагането на обществената поръчка, за приложимото към договора право и за компетентния съд за разрешаване на спорове.
Член 134
Прилагане на процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато не са подадени оферти или подходящи оферти, или заявления за участие в отговор на открита или ограничена процедура след приключването на първоначалната процедура, при условие че първоначалните условия на поръчката, изложени в тръжните документи, посочени в член 138, не са съществено променени;
б)
когато по технически или художествени причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен икономически оператор;
в)
доколкото това е наложително, когато поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на възложителя, е невъзможно да се спазят сроковете за другите процедури, посочени в членове 152, 153 и 154;
г)
когато след проведен конкурс следва да се възложи поръчка за услуги и в съответствие с приложимите правила тя следва да се възложи на успелия кандидат или на някой от успелите кандидати; във втория случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
д)
за допълнителни услуги и строителни работи, които не са включени в първоначално планирания проект, нито в първоначалната поръчка, но които поради непредвидени обстоятелства са станали необходими за предоставянето на услугите или извършването на работите в съответствие с условията по параграф 2;
е)
за нови услуги или строителни работи, които представляват повторение на сходни услуги или работи, възложени на икономическия оператор, изпълняващ първоначалната поръчка, от същия възложител, при условие че тези услуги или работи съответстват на основния проект и че този проект е бил предмет на първоначална поръчка, възложена при условията на открита или ограничена процедура съгласно посочените в параграф 3 условия;
ж)
при поръчки за доставки:
i)
за допълнителни доставки, чиято цел е или частична подмяна на обичайни доставки или монтажи, или разширяване на съществуващи доставки или монтажи, когато евентуалната смяна на доставчика би задължила възложителя да придобие оборудване с различни технически характеристики, водещо до несъвместимост или непропорционални технически трудности при експлоатацията и поддръжката; срокът на такива поръчки не може да надхвърля три години;
ii)
когато стоките се произвеждат единствено за целите на научни изследвания, експерименти, проучвания или развойна дейност, с изключение на тестовете за търговска жизнеспособност и широкомащабното производство с цел възстановяване на разходите за научна и развойна дейност;
iii)
по отношение на доставки, които се котират и купуват на стокова борса;
iv)
по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
при поръчки за недвижими имоти след проучване на местния пазар;
и)
за поръчки за правни услуги съгласно номенклатурата CPV, при условие че тези поръчки са оповестени по подходящ начин;
й)
за поръчки, обявени като секретни от институцията или от органите, оправомощени от тази институция, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде придружавано от специални мерки за сигурност в съответствие с действащите административни разпоредби или когато се налага за защита на основни интереси на Съюза.
2. За допълнителните услуги и строителни работи по параграф 1, буква д) възложителят може да приложи процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, при условие че поръчката се възлага на изпълнителя, който изпълнява поръчката в следните случаи:
а)
когато допълнителните поръчки не могат да бъдат технически или икономически отделени от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства на възложителя;
б)
когато услугите или строителните работи, макар и отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване.
Съвкупната стойност на допълнителните поръчки не може да надхвърля 50 % от стойността на първоначалната поръчка.
3. В случаите, посочени в параграф 1, буква е) от настоящия член, възможността за прилагане на процедура на договаряне се посочва незабавно след обявяването на тръжната процедура за първата поръчка, а оценката на общата стойност на последващите услуги или работи се взема предвид при изчисляването на праговете по член 170, параграф 1. Тази процедура може да се прилага само по време на изпълнението на първоначалната поръчка и най-късно в срок от три години след подписването на договора.
Член 135
Прилагане на процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато са подадени нередовни или неприемливи оферти, по-конкретно по отношение на критериите за подбор и възлагане, в отговор на открита или ограничена процедура или състезателен диалог, които са приключили, при условие че първоначалните условия на поръчката, посочени в поканата за представяне на оферти по член 138, не са съществено променени, без да се засяга прилагането на параграф 2 от настоящия член;
б)
в изключителни случаи, включващи строителни работи, доставки или услуги, когато техният характер или рискове не позволяват предварително общо ценообразуване от оферента;
в)
когато характерът на услугата, която ще бъде възложена, особено в случаите на финансови и интелектуални услуги, не позволява условията на поръчката да бъдат определени с достатъчна точност, за да може да бъде възложена след избор на най-добрата оферта в съответствие с правилата за провеждане на открита или ограничена процедура;
г)
при поръчките за строителни работи, когато работите се извършват единствено за целите на научни изследвания, изпитвания или развойна дейност, а не с цел осигуряване на печалба или възстановяване на разходи за научни изследвания и развойна дейност;
д)
при поръчките за услуги, посочени в приложение IIБ към Директива 2004/18/ЕО, при условията на член 134, параграф 1, букви и) и й) от настоящия регламент, както и на параграф 2 от него;
е)
за научноизследователски и развойни услуги, различни от тези, при които ползите остават изключително на възложителя за негова употреба при упражняване на собствената му дейност, при условие че предоставената услуга е изцяло платена от възложителя;
ж)
за поръчки за услуги за придобиване, разработване, производство или съвместно производство на програмен материал, предназначен за излъчване от радио- и телевизионни оператори, и поръчки за програмно време.
2. В случаите по параграф 1, буква а) възложителите могат да се въздържат от публикуване на обявление за обществена поръчка, ако в процедурата на договаряне са включени всички оференти и само оферентите, отговарящи на критериите за подбор, които при предишната процедура са подали оферти в съответствие с формалните изисквания на процедурата за обществени поръчки.
Член 136
Процедура с покана за изразяване на интерес
(член 104 от Финансовия регламент)
1. За поръчките на стойност, непревишаваща сумата, посочена в член 170, параграф 1, и без да се засягат разпоредбите на членове 134 и 135, възложителите могат да използват покана за изразяване на интерес за следното:
а)
да направят предварителен подбор на кандидатите, които ще бъдат поканени да изпратят оферти в отговор на предстоящи покани за участие в ограничени тръжни процедури;
б)
да изготвят списък с потенциални оференти, които ще бъдат поканени да подадат заявления за участие или оферти.
2. Списъкът, който се съставя след покана за изразяване на интерес, е валиден за следния период:
а)
не повече от три години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая, посочен в параграф 1, буква а) от настоящия член;
б)
не повече от пет години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая на списък с потенциални оференти, посочен в параграф 1, буква б) от настоящия член.
Списъкът, посочен в първа алинея, може да включва подсписъци.
Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период.
3. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички кандидати или потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да предприемат едно от следните действия:
а)
да подадат оферта в случая по параграф 1, буква а);
б)
в случая на списък по параграф 1, буква б) да подадат едно от следните:
i)
оферти, съдържащи документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор;
ii)
документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор и на втори етап, оферти - за тези, които изпълняват тези критерии.
Член 137
Поръчки с ниска стойност
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка с консултация с най-малко трима кандидати може да се използва за поръчки с ниска стойност, която не надвишава 60 000 EUR.
Ако след консултация с кандидатите възложителят получи само една оферта, която е технически и административно приемлива, поръчката може да се възложи, при условие че са изпълнени критериите за възлагане.
2. Поръчки с много ниска стойност, която не надвишава 15 000 EUR, могат да бъдат възложени въз основа на една оферта след процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
3. Плащанията на разходи, които не надвишават 1 000 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Член 138
Тръжна документация
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация включва най-малко:
а)
поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога съгласно процедурата, посочена в член 132;
б)
приложената спецификация или, в случай на състезателен диалог по член 132, документ, който описва нуждите и изискванията на възложителя, или интернет адреса, на който са публикувани спецификацията или документът;
в)
проектодоговора, базиран на образеца на договор.
Буква в) от първа алинея не се прилага за случаите, в които поради извънредни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да бъде използван.
В тръжната документация се посочват мерките за оповестяване, предприети съгласно членове 123-126.
2. В поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога се съдържа поне следното:
а)
правилата за подаване и представяне на офертите, и по-специално крайната дата и час за подаване, евентуалното изискване за използване на стандартен формуляр за отговор, документацията, която трябва да бъде приложена, включително документите за доказване на финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности съгласно член 146, ако не са посочени в обявлението за обществена поръчка, както и адреса, на който трябва да бъдат изпратени;
б)
декларация, че изпращането на оферта предполага приемане на спецификацията по параграф 1, за която се отнася офертата, и че изпращането на оферта обвързва изпълнителя, на когото се възлага поръчката, за целия срок на нейното изпълнение;
в)
срока, за който офертата е валидна и не може да бъде променяна по никакъв начин;
г)
забрана на контактите между възложителя и оферента по време на процедурата, освен по изключение в случаите по член 160 и когато се предвижда посещение на място, като се определят условията за извършване на посещението;
д)
при състезателен диалог - датата и адреса, определени за започване на етапа на консултации.
3. В спецификациите се определят най-малко:
а)
критериите за отстраняване и подбор, които се прилагат към поръчката, освен при състезателен диалог, ограничена процедура и процедура на договаряне след публикуване на обявление съгласно член 135; в такива случаи критериите се посочват единствено в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес;
б)
критериите за възлагане и относителната им тежест или, когато е уместно, тяхната подредба по значимост в низходящ ред, ако това не е посочено в обявлението за обществена поръчка;
в)
техническите спецификации, посочени в член 139;
г)
минималните изисквания, чиито варианти трябва да бъдат изпълнени в процедурите по член 149, параграф 2, съгласно които поръчката се възлага на участника, предложил икономически най-изгодната оферта, когато възложителят е посочил в обявлението за обществена поръчка, че подобни варианти се допускат;
д)
указание, че се прилага Протоколът за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз или, при необходимост, Виенската конвенция за дипломатическите отношения или Виенската конвенция за консулските отношения;
е)
доказателствата, позволяващи участие в процедура за обществена поръчка съгласно член 172;
ж)
в динамичната система за покупки, посочена в член 131, уточняване на естеството на планираните покупки, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Образецът на договор определя по-конкретно:
а)
обезщетенията за загуби и пропуснати ползи за неизпълнение на клаузите на договора;
б)
подробностите, които трябва да се съдържат във фактурите или съответните оправдателни документи съгласно член 102;
в)
когато институциите са възложители, правото на Съюза е приложимото към договора право, допълнено при необходимост от националното право, посочено в договора.
г)
компетентния съд за разрешаване на спорове.
За целите на буква в) от първа алинея от настоящия параграф в случай на договори по член 121, параграф 1 проектодоговорът може да препраща изключително към националното право.
5. Възложителите могат да поискат информация от оферента за всяка част от поръчката, която оферентът възнамерява да възложи на трети страни като подизпълнители, както и за самоличността на подизпълнителите. В допълнение към информацията, посочена в член 143, възложителят може да поиска още от кандидата или оферента да предостави сведения за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на планирания подизпълнител съгласно членове 146, 147 и 148, по-специално когато значителна част от поръчката се изпълнява от подизпълнители.
Член 139
Технически спецификации
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Техническите спецификации трябва да осигуряват равен достъп на кандидатите и оферентите и да не създават неоправдани препятствия за конкурентната тръжна процедура.
Те определят изискваните характеристики на стоките, услугите, материалите или строителните работи според определеното от възложителя предназначение.
2. Характеристиките по параграф 1 включват:
а)
нивата на качество;
б)
екологичните характеристики;
в)
когато е възможно, критериите за достъпност за хора с увреждания или проектирането за всички ползватели;
г)
равнищата и процедурите за оценка на съответствието;
д)
годността за употреба;
е)
безопасността или размерите, включително за доставките, търговското наименование и указанията за употреба, както и за всички поръчки - терминологията, символите, тестовете и методите за тестване, опаковката, маркировката и етикетирането, производствените процедури и методи;
ж)
при поръчките за строителни работи - процедурите във връзка с гарантирането на качеството и правилата във връзка с проектирането и остойностяването, условията за тестване, проверка и приемане на извършените работи и строителните методи или способи, както и всички останали технически условия, които възложителят може да наложи в съответствие с общи или специални разпоредби във връзка със завършените работи и вложените материали или части.
3. Техническите спецификации се формулират по един от следните начини:
а)
чрез позоваване на европейските стандарти, на европейските технически одобрения или на общите технически спецификации, когато има такива, на международните стандарти, на други технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, или, ако няма такива, на техните национални еквиваленти; всяко позоваване е последвано от израза „или равностоен“;
б)
от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, които могат да включват екологични характеристики и които следва да бъдат достатъчно подробни, за да могат оферентите да определят предмета на поръчката, а възложителите да я възложат;
в)
чрез съчетаване на горепосочените два метода на формулиране.
4. Когато възложителите използват възможността да се позоват на спецификациите по параграф 3, буква а), те нямат право да отхвърлят оферта на основание, че не отговаря на спецификациите, ако оферентът или кандидатът докаже удовлетворително за възложителя чрез подходящи средства, че офертата изпълнява определените условия по равностоен начин.
За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
5. Когато възложителите използват възможността, предоставена в параграф 3, буква б), да определят спецификациите от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, те нямат право да отхвърлят оферта, която отговаря на национален стандарт, който транспонира европейски стандарт, на европейско техническо одобрение или общи технически спецификации, на международен стандарт или технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, ако тези спецификации се отнасят до изискваното изпълнение или функционалните изисквания.
Оферентът трябва да докаже по удовлетворителен начин за възложителя и с всички подходящи средства, че офертата отговаря на условията за изпълнение или функционалните изисквания, определени от възложителя. За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
6. Когато възложителите установяват екологични характеристики по отношение на изпълнението или функционалните изисквания, те могат да използват подробните спецификации или, ако е необходимо, части от тях, както са определени от европейските, мултинационалните или националните екоетикети или от всякакъв друг екоетикет, при условие че са изпълнени следните условия:
а)
използваните спецификации са подходящи за определяне на характеристиките на доставките или услугите, които са предмет на поръчката;
б)
изискванията за етикета са изготвени на базата на научна информация;
в)
екоетикетите са приети при използването на процедура, в която могат да участват всички заинтересовани страни, като държавни органи, потребители, производители, дистрибутори и екологични организации;
г)
всички заинтересовани страни имат достъп до екоетикетите.
7. Възложителите могат да посочат, че за продуктите или услугите, които носят екоетикет, се предполага, че отговарят на техническите спецификации, установени в документите за поръчката. Те приемат всички други подходящи доказателства, като техническо досие на производителя или доклад от тестването, представен от признат орган. Признатият орган за целите на параграфи 4, 5 и 6 е лаборатория за тестване и калибриране или орган за сертифициране и инспекции, който отговаря на приложимите европейски стандарти.
8. Освен в изключителни случаи поради предмета на поръчката, спецификациите не могат да се позовават на конкретен модел или източник, определен процес, търговска марка, патент, тип, определен произход или производство, които биха облагодетелствали или изключили определени продукти или икономически оператори.
Когато не е възможно да се представи достатъчно подробно и разбираемо описание на предмета на поръчката, позоваването е последвано от израза „или равностоен“.
Член 140
Преразглеждане на цената
(член 105 от Финансовия регламент)
1. В тръжната документация ясно се посочва дали трябва да се определи твърда цена, която не подлежи на преразглеждане.
2. В противен случай в тръжната документация се посочват условията и/или формулите за преразглеждане на цените по време на действието на договора. В такива случаи възложителят взема предвид по-специално:
а)
предмета на процедурата за обществена поръчка и икономическата ситуация, в която тя се извършва;
б)
вида задачи и договор и техните срокове;
в)
финансовите си интереси.
Член 141
Незаконни действия, водещи до отстраняване
(член 106 от Финансовия регламент)
Случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, включват всички незаконни дейности в ущърб на финансовите интереси на Съюза, и по-специално следните:
а)
случаи на измама по член 1 от Конвенцията за защита на финансовите интереси на Европейските общности, изготвена с акт на Съвета от 26 юли 1995 г. (12);
б)
случаи на корупция по член 3 от Конвенция за борбата с корупцията, в която участват длъжностни лица на Европейските общности или длъжностни лица на държавите - членки на Европейския съюз, изготвена с акт на Съвета от 26 май 1997 г. (13);
в)
случаи на участие в престъпни организации съгласно член 2 от Рамково решение 2008/841/ПВР на Съвета (14);
г)
случаи на изпиране на пари, определени в член 1 от Директива 2005/60/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (15);
д)
случаи на терористични престъпления, престъпления, свързани с терористични дейности, както и подбудителство, помагачество, съучастие или опит за извършване на такива престъпления, определени в членове 1, 3 и 4 от Рамково решение 2002/475/ПВР на Съвета (16).
Член 142
Прилагане на критериите за отстраняване и продължителност на отстраняването
(членове 106, 107, 108 и 109 от Финансовия регламент)
1. За да се определи продължителността на отстраняването и да се гарантира спазване на принципа на пропорционалност, отговорната институция отчита по-специално сериозността на фактите, включително тяхното въздействие върху финансовите интереси и репутацията на Съюза, изминалото време, продължителността и повторяемостта на нарушението, наличието на умисъл или степента на небрежност на въпросния субект и предприетите от субекта мерки за поправяне на положението.
При определяне на срока на отстраняване отговорната институция дава възможност на съответния кандидат или оферент да изрази своето становище.
Когато срокът на отстраняването е определен съгласно приложимото право от органите или организациите по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, Комисията прилага този срок в рамките на максималната продължителност, посочена в член 106, параграф 4 от Финансовия регламент. Срокът по член 106, параграф 4 от Финансовия регламент се определя на най-много пет години, считано от следните дати:
а)
от датата на съдебното решение със сила на пресъдено нещо - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, букви б) и д) от Финансовия регламент;
б)
от датата на извършване на нарушението или, в случаи на продължаващи или повтарящи се нарушения, от датата на прекратяване на нарушението - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, когато нарушението е свързано с договори със съответната институция.
За целите на буква б) от трета алинея ако тежкото професионално нарушение е установено с решение на публичен орган или международна организация, се прилага датата на решението.
Срокът на отстраняване може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в букви а) и б) от трета алинея, при спазване разпоредбите на параграф 1.
2. Кандидатите или оферентите се отстраняват от участие в процедури за обществени поръчки и безвъзмездни средства, докато се намират в едно от положенията, посочени в член 106, параграф 1, букви а) и г) от Финансовия регламент.
Член 143
Доказателства
(членове 106 и 107 от Финансовия регламент)
1. Кандидатите и оферентите подават декларация с дата и подпис, в която заявяват, че не попадат в никое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
Въпреки това в случай на ограничена процедура, състезателен диалог и процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато възложителят ограничава броя на кандидатите, които ще покани да преговарят или да изпратят оферта, всички кандидати представят сертификатите, посочени в параграф 3.
В зависимост от своята оценка на риска възложителят може да не поиска декларацията по първа алинея за поръчките, посочени в член 137, параграф 2. Въпреки това за поръчките, посочени в член 265, параграф 1, член 267, параграф 1 и член 269, параграф 1, възложителят може да не поиска тази декларация за поръчки на стойност от 20 000 EUR или по-малко.
2. Оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, представя в срок, указан от възложителя и предхождащ подписването на договора, доказателството, посочено в параграф 3 от настоящия член, за потвърждение на декларацията по параграф 1 от настоящия член в следните случаи:
а)
за обществените поръчки, възложени от институциите за техни нужди, на стойност, равна на посочените в член 170, параграф 1 прагове или по-голяма от тях;
б)
за обществените поръчки в областта на външните дейности, чиято стойност е равна на праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а), или по-голяма от тях.
За обществените поръчки на стойност, по-ниска от праговете, посочени в букви а) и б) от първа алинея от настоящия параграф, възложителят, ако има съмнения, че оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, попада в някое от положенията на отстраняване, може да изиска от него да предостави доказателството, посочено в параграф 3.
3. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, букви а), б) или д) от Финансовия регламент, наскоро издадено свидетелство за съдимост или, при липса на такова, еквивалентен документ, издаден наскоро от съдебен или административен орган на страната по произход, доказващ, че тези изисквания са изпълнени. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, буква а) или г) от Финансовия регламент, наскоро издаден сертификат от компетентния орган на съответната държава.
Когато документът или сертификатът, посочен в параграф 1 от настоящия член, не е издаден в съответната държава, и за останалите случаи на отстраняване, посочени в член 106 от Финансовия регламент, той може да бъде заместен от клетвена декларация или при невъзможност от официална декларация на заинтересованото лице пред съдебен или административен орган, нотариус или квалифицирана професионална организация в страната му по произход.
4. Съгласно националното законодателство на страната, където е установен кандидатът или оферентът, документите, посочени в параграфи 1 и 3, се отнасят за физическите и юридическите лица, включително когато възложителят прецени, че е необходимо, директорите на предприятия и всяко друго лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо кандидата или оферента.
5. Когато имат съмнения дали кандидатите или оферентите попадат в някое от положенията на отстраняване, възложителите могат да се обърнат към компетентните органи, посочени в параграф 3, за да получат информацията, която счетат за необходима за тази ситуация.
6. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документното доказателство, посочено в параграф 3, ако това доказателство вече му е било представено за целите на друга процедура за обществена поръчка и ако документите не са издадени преди повече от една година и още са валидни.
В този случай кандидатът или оферентът декларира, че документното доказателство вече е било предоставено при предишна процедура за обществена поръчка и че няма промяна в неговото положение.
7. При поискване от възложителя кандидатът или оферентът представят декларация от планирания подизпълнител, удостоверяваща, че той не е в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
При съмнение относно декларацията възложителят поисква доказателството, посочено в параграфи 3 и 4. Параграф 5 се прилага, когато е подходящо.
Член 144
Централна база данни
(член 108 от Финансовия регламент)
1. Институциите, изпълнителните агенции и органите, посочени в член 108, параграф 1 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, причините и срока на отстраняване.
Те предоставят още информация относно лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, когато тези лица се намират в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент.
Органите и структурите, посочени в член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, когато тяхното поведение е навредило на финансовите интереси на Съюза, както и лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, като:
а)
вида на тяхната присъда;
б)
продължителността на отстраняването от процедури за обществена поръчка, когато е приложимо.
2. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 определят лицата, упълномощени да съобщават на Комисията и да получават от нея информацията, съдържаща се в базата данни.
В случая на институциите, агенциите, органите и структурите по член 108, параграф 1 от Финансовия регламент определените лица предоставят възможно най-бързо информацията на счетоводителя на Комисията и при необходимост правят заявка за въвеждане, промяна или заличаване на данни в базата.
В случая на органите и структурите по член 108, параграф 2 от Финансовия регламент определените лица предоставят исканата информация на разпоредителя с бюджетни кредити на Комисията, отговорен за съответната програма или действие, в срок от три месеца след постановяване на присъдата.
Счетоводителят на Комисията въвежда, променя или заличава данни в базата. Посредством защитен протокол той предоставя всеки месец на определените лица утвърдени данни, съдържащи се в базата.
3. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 удостоверяват пред Комисията, че съобщената от тях информация е изготвена и предадена в съответствие с принципите, определени в Регламент (ЕО) № 45/2001 и в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (17) относно защитата на личните данни.
По-специално те уведомяват предварително всички трети страни или лица, посочени в параграф 1, че техните данни могат да бъдат включени в база данни и съобщавани от Комисията на определените лица по параграф 2. При необходимост те актуализират предадената информация след поправка, заличаване или промяна на данните.
Всяко лице, включено в базата данни, има право да получи информация за данните, които се съхраняват за него, като отправи искане до счетоводителя на Комисията.
4. Държавите членки предприемат необходимите мерки за подпомагане на Комисията за ефикасното управление на базата данни в съответствие с Директива 95/46/ЕО.
В споразуменията с органите на трети държави и всички структури по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент се предвиждат съответните правила за гарантиране на спазването на тези разпоредби и на принципите относно защитата на личните данни.
Член 145
Административни и финансови санкции
(членове 109 и 131 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на предвидените в договора санкции, кандидатите или оферентите и изпълнителите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама или тежко са нарушили договорните си задължения, могат да бъдат отстранени от всички поръчки и безвъзмездни средства, финансирани от бюджета на Съюза, за максимум пет години от датата на потвърждаване на нарушението, след състезателна процедура с участието на кандидата, оферента и изпълнителя.
Този период може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата по първа алинея.
2. На оферентите или кандидатите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама, може също така да се налага финансова санкция в размер от 2 % до 10 % от общата предвидена стойност на възлаганата поръчка.
На изпълнителите, които тежко са нарушили договорните си задължения, могат да се налагат финансови санкции в размер от 2 % до 10 % от общата стойност на въпросния договор.
Размерът на санкцията може да се увеличи на 4 % до 20 % при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в параграф 1, първа алинея.
3. Институцията определя административните или финансовите санкции, отчитайки по-специално елементите по член 142, параграф 1.
Член 146
Критерии за подбор
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят ясни и недискриминационни критерии за подбор.
2. Критериите за подбор се прилагат за всяка процедура за обществена поръчка, за да се оценят финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите.
Възложителят може да определи минимални нива на възможностите, под които кандидатите не могат да бъдат избрани.
3. От всеки оферент или кандидат могат да се поискат доказателства за неговата правоспособност според националното законодателство да изпълни поръчката, като вписване в търговски или професионален регистър, клетвена декларация или удостоверение, членство в определена организация, изрично пълномощно или вписване в регистъра по данъка върху добавената стойност (наричан по-нататък „ДДС“).
4. В обявлението за обществена поръчка, в поканата за изразяване на интерес или в поканата за представяне на оферта възложителите посочват избраните документи за проверка на статута и правния капацитет на оферентите или кандидатите.
5. Информацията, поискана от възложителя като доказателство за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, както и минималните изисквани нива на възможностите съгласно параграф 2, не могат да излизат извън предмета на поръчката и отчитат законните интереси на икономическите оператори, по-конкретно по отношение на защитата на техническите и търговските тайни на дружеството.
6. Възложителят може, според своята преценка на риска, да реши да не изисква доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите при следните поръчки:
а)
поръчки, възлагани от институциите за техни нужди, на стойност, не по-висока от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
поръчки, възлагани в областта на външните дейности, на стойност, по-ниска от праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а).
Когато възложителят реши да не изиска доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, не се извършва предварително финансиране, освен ако се предостави финансова гаранция в размер на съответната сума.
Член 147
Икономически и финансови възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Доказателство за икономическите и финансовите възможности може по-специално да се представи чрез един или повече от следните документи:
а)
подходящи декларации от банки или, ако е необходимо, доказателство за подходяща застраховка за обезщетение при професионален риск;
б)
финансови отчети за не повече от последните три години, за които сметките са били приключени;
в)
справка за общия оборот и оборота във връзка със строителните работи, доставките или услугите, до които се отнася поръчката, за период от не повече от последните налични три финансови години.
2. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документните доказателства, посочени в параграф 1, ако тези доказателства вече са му били представени за целите на друга процедура за обществена поръчка и все още отговарят на изискванията по параграф 1.
Ако по изключителни причини, които възложителят сметне за основателни, оферентът или кандидатът не е в състояние да представи поисканите от възложителя справки, той може да докаже икономическите и финансовите си възможности чрез други средства, които възложителят приеме за подходящи.
3. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
Възложителят може да изиска от икономическия оператор и субектите, посочени в първа алинея, да бъдат солидарно отговорни за изпълнението на поръчката.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на възможностите на членовете на обединението или на други субекти.
Член 148
Технически и професионални възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Техническите и професионалните възможности на икономическите оператори се оценяват и проверяват в съответствие с параграфи 2 и 3. При процедури за обществени поръчки за доставки, изискващи монтаж и инсталиране, услуги и/или строителни работи, възможностите се оценяват по-специално по отношение на тяхното ноу-хау, ефективност, опит и надеждност.
2. В зависимост от характера, количеството или мащаба и целта на доставките, услугите или строителните работи, които следва да бъдат извършени, доказателство за техническите и професионалните възможности на икономическите оператори може да се представи въз основа на един или повече от следните документи:
а)
образователната и професионалната квалификация на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи и/или на ръководния екип на фирмата, и по-конкретно на лицето/лицата, което/които отговаря(т) за предоставянето на услугите или извършването на работите;
б)
списък:
i)
на най-важните предоставени услуги и извършени доставки през последните три години с посочване на сумите, датите и обществените или частните бенефициери;
ii)
на извършените строителни работи през последните пет години с посочване на сумите, датите и мястото;
в)
описание на техническото оборудване, инструментите и материалната база, които фирмата ще използва за изпълнение на поръчката за услуги или за строителни работи;
г)
описание на техническото оборудване и мерките за осигуряване на качеството на доставките и услугите, както и описание на базата на фирмата за проучвания и изследвания;
д)
посочване на участващите технически лица или органи, независимо дали пряко принадлежат към фирмата, особено на отговарящите за контрола на качеството;
е)
по отношение на доставките: мостри, описания и/или автентични снимки и/или удостоверения от признати официални институти или служби за контрол на качеството, които удостоверяват съответствието на стоките с действащите спецификации или стандарти;
ж)
справка за средногодишния брой служители и броя ръководни кадри на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи за последните три години;
з)
посочване на дела от поръчката, която доставчикът на услуги възнамерява да възложи на подизпълнители;
и)
при поръчки за строителни работи и услуги и само в подходящи случаи, посочване на мерките за екологично управление, които икономическият оператор ще може да приложи при изпълнението на поръчката.
Когато услугите или доставките по буква б), подточка i) от първа алинея се доставят на възложителя, доказателството за изпълнение е под формата на удостоверения, издадени или заверени от компетентния орган.
За целите на буква б), подточка ii) от първа алинея към списъка на най-важните извършени строителни работи се прилагат удостоверения за удовлетворително изпълнение, в които се посочва дали строителните работи са извършени професионално и изцяло.
3. Когато услугите или стоките, които ще бъдат доставени, са сложни или по изключение се изискват за специфична цел, доказателството за техническите и професионалните възможности може да се осигури чрез проверка от страна на възложителя или от негово име от компетентен официален орган на страната на установяване на доставчика на услуги или стоки със съгласието на този орган. Проверките се отнасят до техническите възможности на доставчика и неговите производствени мощности, както и, при необходимост, до базата му за проучвания и изследвания и мерките за контрол на качеството.
4. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски серии стандарти, сертифицирани от акредитирани организации. Въпреки това възложителите приемат и други доказателства за еквивалентни мерки за гарантиране на качеството от икономическите оператори, които нямат достъп до такива сертификати или нямат възможност да ги получат в съответните срокове.
5. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор съблюдава определени схеми или стандарти за екологично управление, те се позовават на Схемата на Европейския съюз за екологично управление и одит или на други схеми за екологично управление, признати съгласно член 45 от Регламент (ЕО) № 1221/2009 на Европейския парламент и на Съвета (18), или на други стандарти за екологично управление, основани на съответните европейски или международни стандарти от акредитирани организации. Възложителите признават еквивалентни сертификати от организации, установени в други държави членки. Те приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за екологично управление.
6. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на капацитета на членовете на обединението или на други субекти.
7. В случай на поръчка за строителни работи, за услуги, както и при монтаж и инсталиране в контекста на поръчка за доставки, възложителят може да изиска определени задачи от ключово значение да бъдат изпълнени пряко от самия оферент или, ако офертата е подадена от обединение на икономически оператори, посочено в член 121, параграф 6, от даден участник в обединението.
8. Възложителите могат да заключат, че икономическите оператори няма да изпълнят поръчката съобразно подходящия стандарт за качество, ако установят, че те имат конфликт на интереси, който може да засегне по негативен начин изпълнението на поръчката.
Член 149
Условия и критерии за възлагане
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга член 107 от Финансовия регламент, поръчките се възлагат по един от следните два начина:
а)
чрез процедурата за автоматично възлагане, като в този случай поръчката се възлага на оферента, чиято оферта предлага най-ниската цена при редовност и изпълнение на определените условия;
б)
чрез процедурата за възлагане на оферента, предложил икономически най-изгодната оферта.
2. За да определи коя е икономически най-изгодната оферта, възложителят взема предвид посочената цена и други качествени критерии, оправдани от предмета на поръчката, като например технически предимства, естетически и функционални характеристики, екологични характеристики, оперативни разходи, рентабилност, срокове на изпълнение, следпродажбено обслужване и техническа помощ. Възложителят може да определи минимални равнища на качеството. Офертите под тези равнища на качеството се отхвърлят.
3. Възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, в спецификацията или в описателния документ тежестта, която придава на всеки от критериите за определяне на икономически най-изгодната оферта. Тази тежест може да бъде изразена като интервал с подходящ максимален диапазон.
Тежестта, която се дава на цената спрямо другите критерии, не трябва да има за резултат неутрализирането на критерия цена при избора на изпълнител, без да се засягат рамките, определени от институцията за заплащането на определени услуги, като експертните услуги за извършване на оценка.
Ако по изключение претеглянето е технически невъзможно, особено с оглед на предмета на поръчката, възложителят само подрежда приложимите критерии в низходящ ред по важност.
Член 150
Използване на електронни търгове
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да използват електронни търгове, в които се представят новите цени, преразгледани в посока понижаване, и/или новите стойности, засягащи някои елементи от офертата.
За целите на първа алинея възложителите използват повтарящ се електронен процес (електронен търг), който се извършва след първоначално цялостно оценяване на офертите, позволяващо тяхното класиране чрез методи на автоматичното оценяване.
2. При открити процедури, ограничени процедури или процедури на договаряне в посочения в член 135, параграф 1, буква а) случай възложителите могат да решат, че възлагането на обществена поръчка ще бъде предшествано от електронен търг, когато тръжните спецификации могат да бъдат прецизно описани.
При същите обстоятелства електронен търг може да бъде проведен при повторното откриване на конкурс между страните по рамков договор, както е посочено в член 122, параграф 3, буква б), както и при откриване на конкурс за поръчки, които ще бъдат възложени съгласно динамичната система за покупки, посочена в член 131.
Електронният търг се базира или единствено на цените, като в този случай поръчката се възлага по най-ниската цена, или на цените и/или стойностите на компонентите на офертите, посочени в спецификацията, като тогава поръчката се възлага на оферента с най-изгодната оферта.
3. Възложителите, които вземат решение да проведат електронен търг, посочват този факт в обявлението за обществена поръчка.
Спецификацията включва следните подробности:
а)
компонентите, чиито стойности ще бъдат предмет на електронния търг, при условие че тези компоненти са количествено измерими и могат да бъдат изразени в цифри или проценти;
б)
всички ограничения на стойностите, които могат да бъдат представени, както произтичат от спецификациите, свързани с предмета на поръчката;
в)
информацията, която ще бъде предоставена на оферентите в хода на електронния търг, и когато е уместно, момента на предоставянето ѝ;
г)
съответната информация за хода на електронния търг;
д)
условията, при които оферентите ще могат да правят оферта, по-специално минималните разлики, които ще бъдат изисквани при предлагането на оферти, когато е уместно;
е)
съответната информация относно използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Преди стартирането на електронния търг възложителите извършват цялостна първоначална оценка на офертите в съответствие с определените критерии за възлагане и тяхната тежест.
Всички оференти, които са представили приемливи оферти, биват поканени едновременно по електронен път да представят нови цени и/или нови стойности; поканата съдържа всякаква необходима информация относно индивидуалната връзка с използваното електронно оборудване, като в нея се посочват датата и часът на стартиране на електронния търг. Електронният търг може да се проведе на няколко последователни етапа. Електронният търг не може да стартира по-рано от два работни дни след датата, на която са изпратени поканите.
5. Когато поръчката ще бъде възложена на базата на икономически най-изгодната оферта, поканата се придружава от резултатите от цялостната оценка на съответната оферта, извършена в съответствие с тежестта на всеки от критериите, предвидена в член 149, параграф 3, първа алинея.
В поканата се посочва и математическата формула, която трябва да се използва в електронния търг за определяне на автоматичните нови класирания на базата на представените нови цени и/или нови стойности. Тази формула включва тежестта на всички критерии, които са определени с цел идентифициране на икономически най-изгодната оферта, както е посочено в обявлението за обществената поръчка или в спецификацията. За тази цел обаче всички интервали се намаляват предварително до определена стойност.
Когато са разрешени варианти, за всеки вариант се предвижда отделна формула.
6. На всеки етап от електронния търг възложителите незабавно съобщават на всички оференти поне достатъчна информация, която да им позволи да определят относителното си класиране във всеки един момент. Те могат да съобщават и друга информация, свързана с другите предложени цени или стойности, при условие че това е посочено в спецификацията. Също така възложителите могат по всяко време да съобщават броя на участниците на съответния етап на търга. Те не могат обаче да разкриват самоличността на оферентите на който и да е етап от електронния търг.
7. Възложителите закриват електронния търг по един или повече от следните начини:
а)
като посочват в поканата за участие в търга предварително определената дата и час;
б)
когато не получават повече нови цени или нови стойности, които отговарят на изискванията относно минималните разлики;
в)
когато завършат всички етапи от търга, чийто брой е определен в поканата за участие.
За целите на буква б) от първа алинея възложителите посочват в поканата за участие в търга срока, който ще спазят след получаването на последната оферта, преди да приключат електронния търг.
Когато възложителите са взели решение да закрият електронния търг в съответствие с буква в) от първа алинея, евентуално в съчетание с условията по буква б) от първа алинея, в поканата за участие в търга следва да се посочи времевият график за всеки етап на търга.
8. След приключването на електронния търг възложителите възлагат поръчката в съответствие с член 149 на базата на резултатите от електронния търг.
Възложителите не могат да използват по некоректен начин електронните търгове, както и не могат да ги използват по начин, който възпрепятства, ограничава или нарушава конкуренцията или променя предмета на поръчката, описан в публикуваното обявление за обществената поръчка и дефиниран в спецификацията.
Член 151
Оферти с необичайно ниска стойност
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Ако за дадена поръчка офертите изглеждат с необичайно ниска стойност, възложителят, преди да ги отхвърли единствено на това основание, отправя искане в писмена форма за подробности относно съставните елементи на офертата, които смята за значими, и проверява тези съставни елементи след надлежно изслушване на страните, като взема предвид представените обяснения. Тези подробности могат да се отнасят по-специално до изпълнението на разпоредбите относно защитата на заетостта и условията на труд, които са в сила на мястото, където ще се извършат строителните работи, услугата или доставката.
Възложителят може по-конкретно да вземе предвид обясненията във връзка с:
а)
икономическите аспекти на производствения процес, на предоставянето на услугите или строителния метод;
б)
избраните технически решения или изключително благоприятните условия на разположение на оферента;
в)
оригиналността на офертата.
2. Когато установи, че офертата е с необичайно ниска стойност в резултат на предоставена държавна помощ, възложителят може да отхвърли офертата единствено на това основание само ако оферентът не е в състояние да докаже в разумен срок, определен от възложителя, че съответната помощ е предоставена окончателно и в съответствие с процедурите и решенията, посочени в правилата на Съюза относно държавните помощи.
Член 152
Срок за получаване на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят в календарни дни задължителен срок за получаване на офертите и заявленията за участие. Срокът е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и подходящ период за подготовка и подаване на офертите, като отчита по-конкретно сложността на поръчката или необходимостта от посещение на мястото или справка на място с документите, приложени към спецификациите.
2. При открити процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 52 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществената поръчка.
3. При ограничените процедури при случаи, в които се използва състезателният диалог съгласно член 132, и при процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на заявленията за участие е не по-кратък от 37 дни от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка.
При ограничените процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 40 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти.
Въпреки това след изпращането на посочената в член 136, параграф 1 покана за изразяване на интерес при процедурите срокът е:
а)
не по-кратък от 21 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти, за получаване на оферти по процедурата, посочена в член 136, параграф 1, буква а) и член 136, параграф 3, буква б), подточка i);
б)
не по-кратък от 10 дни за получаване на заявления за участие и не по-кратък от 21 дни за получаване на оферти в случая на двуетапната процедура, посочена в член 136, параграф 3, буква б), подточка ii).
4. Когато в съответствие с член 123, параграф 2 възложителите са изпратили за публикуване обявление за предварителна информация или самите те са публикували обявление за предварителна информация в профила си на купувач за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на оферти може да бъде принципно съкратен на 36 дни, но при никакви обстоятелства не е по-кратък от 22 дни от датата на изпращане на обявлението за обществената поръчка или поканата за представяне на оферти.
Съкратените срокове, посочени в първа алинея, са разрешени само ако обявлението за предварителна информация отговаря на следните условия:
а)
то съдържа цялата необходима информация за обявлението за обществена поръчка, доколкото тази информация е налична към момента на публикуване на обявлението;
б)
то е било изпратено за публикуване между 52 дни и 12 месеца преди датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка.
5. Сроковете за получаване на оферти могат да бъдат съкратени с пет дни, ако от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка или поканата за изразяване на интерес е налице неограничен и директен достъп по електронен път до всички документи, които съставляват поканата за представяне на оферти.
Член 153
Срокове за достъп до тръжната документация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, спецификацията или описателните документи в посочената в член 132 процедура, както и допълнителните документи, се изпращат в рамките на пет календарни дни от получаването на искането на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти, при спазване на разпоредбите на параграф 4. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за документи, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представянето на офертите.
2. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, допълнителна информация относно спецификацията, или описателните или допълнителните документи се предоставя едновременно на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти възможно най-бързо и не по-късно от шест календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите или, в случай на искания за информация, получени по-малко от осем календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите, възможно най-бързо след получаване на искането. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за допълнителна информация, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представяне на офертите.
3. Ако по някакви причини спецификациите и допълнителните документи или информация не могат да бъдат предоставени в сроковете по параграфи 1 и 2 от настоящия член или когато офертите могат да бъдат направени само след посещение на място или справка на място с приложените към спецификациите документи, срокът за получаване на оферти по член 152 се удължава, за да се даде възможност на всички икономически оператори да се запознаят с необходимата информация за изготвяне на офертите. Удължаването се обявява по подходящ начин в съответствие с разпоредбите на членове 123-126.
4. Параграф 1 от настоящия член не се прилага при откритата процедура, включително при посочената в член 131 динамична система за покупки, ако е налице неограничен и пълен директен достъп по електронен път до цялата покана за представяне на оферти, както и до всички допълнителни документи. В посоченото в член 123, параграф 3 обявление за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който може да бъде направена справка с тези документи.
Член 154
Срокове при спешни случаи
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Когато поради обоснована неотложност е невъзможно спазването на минималните срокове, установени в член 152, параграф 3 за ограничените процедури и процедурите на договаряне, при които е публикувано обявление за обществена поръчка, възложителите могат да определят следните срокове в календарни дни:
а)
срок за получаване на заявленията за участие, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка, или 10 дни, ако обявлението е изпратено по електронен път на Службата за публикации;
б)
срок за получаване на офертите, който не може да бъде по-кратък от 10 дни от датата на изпращане на поканата за представяне на оферти.
2. При ограничените процедури и ускорените процедури на договаряне, при условие че е поискана навреме, на всички кандидати или оференти се предава допълнителна информация за спецификациите не по-късно от четири календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите.
Член 155
Методи на комуникация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Условията за подаване на офертите и заявленията за участие се определят от възложителя, който може да избере един-единствен метод за подаване. Офертите и заявленията за участие могат да бъдат подавани с писмо или по електронен път. Заявленията за участие могат да бъдат подавани и по факс.
Избраните начини за комуникация са общодостъпни и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на офертите и заявленията за участие е запазена и възложителите проверяват съдържанието на офертите и заявленията за участие само след като е изтекъл определеният за тяхното подаване срок;
г)
осигурена е защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Когато е необходимо, за целите на доказателствата с правна сила възложителите могат да вземат решение, съгласно което представените по факс заявления за участие трябва да бъдат потвърдени с писмо или по електронен път възможно най-бързо и при всички случаи преди определената в член 152 крайна дата.
2. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, използваните инструменти и техническите им характеристики са недискриминиращи по естеството си, общодостъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии, както и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
3. С изключение на поръчките под прага по член 170, параграф 1, устройствата за електронното получаване на оферти и заявления за участие гарантират чрез технически средства и подходящи процедури, че:
а)
икономическият оператор може да бъде идентифициран със сигурност;
б)
точният час и дата на получаване на офертите и заявленията за участие може да се определи точно;
в)
може в разумна степен да се гарантира, че никой няма достъп до данните, предавани съгласно тези изисквания, преди посочения краен срок;
г)
ако тази забрана за достъп бъде нарушена, може в разумна степен да се гарантира, че нарушението може да бъде недвусмислено установено;
д)
само упълномощени лица могат да определят или променят датите за отварянето на получените данни;
е)
по време на различните етапи на процедурата за обществена поръчка достъпът до цялата предоставена информация или до част от нея трябва да бъде възможен единствено чрез едновременни действия на упълномощените лица;
ж)
едновременните действия на упълномощените лица трябва да дават достъп до предадените данни само след определената дата;
з)
данните, получени и отворени в съответствие с тези изисквания, трябва да останат достъпни само за лицата, упълномощени да се запознаят с тях.
4. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, електронните документи, изпратени чрез такива системи, се приемат за оригинали и се смята, че са подписани от упълномощен представител на икономическия оператор.
5. Когато представянето се извършва с писмо, оферентите или кандидатите могат да изберат да представят оферти или заявления за участие:
а)
по пощата или по куриер, при което в поканата за представяне на оферти се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата на разписката за предаване;
б)
с доставка на ръка до помещенията на институцията, лично от оферента или кандидата или чрез посредник; за тази цел в поканата за представяне на оферти в допълнение към посочената в член 138, параграф 2, буква а) информация се посочва отделът, на който трябва да бъдат предоставени офертите или заявленията за участие срещу подписана и датирана разписка.
6. С цел запазване на тайната и избягване на затрудненията при изпращането на офертите с писмо поканата за представяне на оферти трябва да съдържа следната разпоредба:
Офертите се подават в запечатан плик, който на свой ред е поставен в друг запечатан плик. На вътрешния плик се отбелязват наименованието на отдела, до когото е адресиран пликът съгласно поканата за подаване на оферти, както и думите „Покана за представяне на оферти - да не се отваря от пощенските служби“. Ако се използват самозалепващи се пликове, те трябва да бъдат запечатани със залепваща се лента и подателят трябва да се подпише върху нея.
Член 156
Тръжни гаранции
(член 111, параграф 3 от Финансовия регламент)
Възложителят може да поиска тръжна гаранция, която се предоставя съгласно член 163 и представлява от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката.
Тръжната гаранция се освобождава, когато обществената поръчка бъде възложена. Ако в предвидения срок не бъде представена оферта или ако офертата впоследствие бъде оттеглена, гаранцията се задържа.
Член 157
Отваряне на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 4 от Финансовия регламент)
1. Отварят се всички заявления за участие и оферти, които отговарят на изискванията на член 155.
2. За поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1, отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за отваряне на офертите.
Комисията за отваряне на офертите се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на засегнатата институция и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент. В представителствата или местните звена, посочени в член 72 от настоящия регламент или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията по отварянето се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията по отварянето трябва, доколкото това е възможно, да отразява междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Когато офертите се представят по пощата, един или повече от членовете на комисията за отваряне на офертите парафират документите, като удостоверяват датата и часа на изпращане на всяка оферта.
Те също така парафират едно от следните:
а)
всяка страница от всяка оферта;
б)
заглавната страница и страниците, които съдържат финансова информация, във всяка оферта, като целостта на първоначалната оферта се гарантира чрез съответните средства, използвани от отдел, който е независим от службата на разпоредителя с бюджетни кредити, с изключение на случаите, посочени във втора алинея от параграф 2.
При автоматично възлагане на обществената поръчка съгласно разпоредбите на член 149, параграф 1, буква а), посочените в офертите цени, които отговарят на изискванията, се обявяват публично.
Членовете на комисията подписват протокол за отварянето на получените оферти, в който се посочва кои оферти отговарят на изискванията на член 155 и кои не, както и се излагат основанията, на които офертите са отхвърлени поради несъответствие с изискванията във връзка с методите за представяне на оферти по член 155. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Член 158
Комисия за оценка на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за отговарящи на изискванията на член 155, се оценяват и класират от комисия за оценка, която се сформира за всеки от двата етапа, въз основа, съответно, на предварително съобщените критерии за отстраняване и подбор и на критериите за възлагане.
Тази комисия се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да изготви консултативно становище за поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1.
Независимо от това отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да реши, че комисията за оценка следва да оцени и класира офертите на базата само на критериите за възлагане, а критериите за отстраняване и за подбор трябва да се оценят по друг подходящ начин, който да гарантира отсъствието на конфликти на интереси.
2. Комисията за оценка се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент, и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези лица изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата или местните звена, посочени в член 72 или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
Комисията за оценка може да има същия състав както комисията за отваряне на офертите.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията за оценка се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията за оценка отразява, доколкото това е възможно, междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Заявленията за участие и офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят могат да поискат от кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване и подбор, в рамките на определен от нея/него срок.
Заявленията за участие и офертите, които не са отхвърлени и които отговарят на критериите за подбор, се считат за приемливи.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за представяне на необходимата информация във връзка със съдържанието на офертата.
Член 159
Резултати от оценката
(член 112 от Финансовия регламент)
1. За оценката и класирането на заявленията за участие и офертите, които са обявени за отговарящи на изискванията, се съставя писмен протокол с дата на съставяне.
Той се подписва от всички членове на комисията за оценка. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Ако комисията за оценка не носи отговорност да проверява офертите на базата на критериите за отстраняване и подбор, писменият протокол се подписва и от лицата, на които това е възложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Писменият протокол се съхранява за бъдещи справки.
2. Писменият протокол, посочен в параграф 1, съдържа най-малко следното:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката, рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на предложените кандидати или изпълнители и основанията за избора, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен.
3. След това възложителят взема решение, което има следното минимално съдържание:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката или предмета и максималната стойност на рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на избраните кандидати или изпълнители и основанията за избора чрез позоваване на предварително обявените критерии за подбор и възлагане, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен;
е)
в случай на процедури на договаряне и състезателен диалог, обстоятелствата, посочени в членове 132, 134, 135, 266, 268, 270 и 271, които оправдават тяхното използване;
ж)
при необходимост, причините, поради които възложителят взема решение да не възложи обществена поръчка.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, решението по първа алинея се взема от възложителя, отговорен за процедурата.
Член 160
Контакти между възложителите и оферентите
(член 112 от Финансовия регламент)
1. Между възложителите и оферентите могат да се осъществяват контакти по време на процедурата за възлагане на обществена поръчка по изключение при условията, посочени в параграфи 2 и 3.
2. Преди крайния срок за подаване на оферти по отношение на допълнителната документация и информация по член 153 възложителят може:
а)
по инициатива на оферентите да представи допълнителна информация единствено за изясняване същността на поръчката, като тази информация се съобщава на една и съща дата на всички оференти, които са поискали спецификациите;
б)
по собствена инициатива, при откриване на грешка, неточност, пропуск или друг технически недостатък в текста на обявлението за обществена поръчка, поканата за представяне на оферти или спецификациите, да уведоми заинтересованите лица на една и съща дата и по начин, идентичен на този, използван по отношение на първоначалната покана за представяне на оферти.
3. Ако след отварянето на офертите се налага някакво пояснение във връзка с дадена оферта или следва да се коригира явна техническа грешка в офертата, възложителят може да установи контакт с оферента, въпреки че този контакт не може да доведе до промени в условията на офертата.
4. Във всеки случай, когато е бил осъществен контакт, както и в надлежно обоснованите случаи, когато не е бил осъществен контакт, както е посочено в член 96 от Финансовия регламент, това се записва в досието за обществената поръчка.
Член 161
Информация за кандидатите и оферентите
(членове 113, 114 и 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителите информират възможно най-бързо кандидатите и оферентите за взетите решения относно възлагането на поръчката или рамковото споразумение или приемането в динамичната система за покупки, включително за мотивите за всяко решение да не се възлага поръчката или рамковото споразумение или да не се създава динамична система за поръчки, за които е проведен конкурентен търг, или за решението да се започне нова процедура.
2. В срок от не повече от 15 календарни дни след датата на получаване на писмено искане, възложителят съобщава информацията по член 113, параграф 2 от Финансовия регламент.
3. В случай на поръчки, възложени от институциите на Съюза за техни нужди, на стойност, равна на праговете по член 170, параграф 1 или по-висока от тях, и които не са изключени от обхвата на Директива 2004/18/ЕО, възложителят уведомява отпадналите оференти или кандидати, едновременно и индивидуално, по електронен път, че тяхното заявление или оферта не са били приети, на един от следните етапи:
а)
в кратък срок след вземане на решенията на базата на критериите за отстраняване и подбор и преди решението за възлагане в случай на процедура за обществена поръчка, организирана на два етапа;
б)
по отношение на решенията за възлагане и решенията за отхвърляне на оферти, възможно най-скоро след решението за възлагане и най-късно до една седмица след него.
Във всеки случай възложителят посочва причините, поради които офертата или заявлението не са били приети, и съществуващите правни средства за обжалване.
Неуспелите оференти или кандидати могат да поискат допълнителна информация относно мотивите за отхвърлянето им в писмена форма по пощата, по факс или по електронна поща; всички избрани оференти, чиито оферти не са елиминирани, могат да получат информация за характеристиките и относителните предимства на приетата оферта, както и за името на успелия оферент, без да се засяга член 113, параграф 2, втора алинея от Финансовия регламент. Възложителят отговаря в рамките на не повече от петнадесет календарни дни от получаване на искането.
Член 162
Подписване на договора
(членове 113 и 118 от Финансовия регламент)
Изпълнението на договора не може да започне, преди договорът да бъде подписан.
Раздел 4
Гаранции и корективни мерки
Член 163
Гаранции
(член 115 от Финансовия регламент)
1. Когато от изпълнителите се изисква да предоставят предварителна гаранция, тя трябва да бъде в размер и за срок, които са достатъчни за нейното активиране.
2. Гаранцията се предоставя от банка или упълномощена финансова институция. Тя може да се замени от солидарна гаранция от трета страна, при съгласието на възложителя.
Гаранцията се предоставя в евро.
С нея банката или финансовата институция, или третата страна осигурява неотменимо обезпечение или действа като пръв гарант за задълженията на изпълнителя.
Член 164
Гаранция за изпълнението
(член 115 от Финансовия регламент)
1. За да се гарантира, че строителните работи, доставките или услугите са напълно извършени, и когато окончателно приемане в съответствие с условията на договора не може да се извърши при окончателното плащане, разпоредителят с бюджетни кредити може да поиска гаранция за изпълнението за всеки отделен случай и въз основа на предварителен анализ на риска.
2. Гаранция в размер на 10 % от общата стойност на поръчката може да се учреди чрез приспадане от плащанията при тяхното извършване.
Тя може да се замени от сума, която се удържа от окончателното плащане, за да представлява гаранция до окончателното приемане на услугите, доставките или строителните работи. Сумата се определя от разпоредителя с бюджетни кредити и е пропорционална на установените рискове във връзка с изпълнението на договора, като се вземе предвид неговият предмет, както и обичайните търговски условия, приложими за сектора.
Условията за такава гаранция се обявяват в тръжните документи.
3. След окончателното приемане на строителните работи, услугите или доставките гаранциите се освобождават в съответствие с условията на договора.
Член 165
Гаранция за предварително финансиране
(член 115 от Финансовия регламент)
1. След като възложителят е установил необходимостта от предварително финансиране, той прави оценка на рисковете, свързани с плащанията по предварителното финансиране, преди стартирането на процедурата за обществена поръчка, като взема предвид по-специално следните критерии:
а)
прогнозната стойност на поръчката;
б)
нейния предмет;
в)
нейната продължителност и ритъм на извършване;
г)
структурата на пазара.
2. Изисква се гаранция в замяна на плащането по предварителното финансиране в случая, посочен в член 146, параграф 6, втора алинея, или когато разпоредителят с бюджетни кредити реши да поиска гаранция съгласно параграф 1.
Не се изисква гаранция за поръчки с ниска стойност съгласно член 137, параграф 1.
Гаранцията се освобождава, когато предварителното финансиране се приспадне от междинните плащания или плащанията на остатъка в полза на изпълнителя в съответствие с условията на договора.
Член 166
Временно спиране при допуснати грешки или нередности
(член 116 от Финансовия регламент)
1. Поръчките могат да бъдат временно спрени съгласно член 116 от Финансовия регламент с цел да се провери дали наистина са допуснати съществени грешки, нередности или измами, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението на поръчката се възобновява във възможно най-кратък срок.
2. Съществена грешка или нередност означава всяко нарушение на клауза в договора или нормативна разпоредба в резултат на действие или бездействие, което причинява или би могло да причини загуби за бюджета на Съюза.
ГЛАВА 2
Разпоредби, приложими за поръчките, възлагани от институциите на Съюза за техни нужди
Член 167
Определяне на подходящото ниво за изчисляване на праговете
(членове 117 и 118 от Финансовия регламент)
Всеки оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити в съответната институция преценява дали са достигнати праговете по член 118 от Финансовия регламент.
Член 168
Отделни поръчки и поръчки с лотове
(членове 104 и 118 от Финансовия регламент)
1. Прогнозната стойност на дадена поръчка не може да се определя с цел избягване на изискванията по настоящия регламент, нито поръчка може да бъде разделяна със същата цел.
Когато е подходящо, технически осъществимо и рентабилно, поръчките на стойност, равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, се възлагат едновременно под формата на отделни лотове.
2. Когато предметът на поръчка за доставка, услуга или строителни работи е разделен на няколко лота, всеки един от които е предмет на индивидуална поръчка, общата стойност на всички лотове се взема предвид за общата оценка на приложимия праг.
Когато общата стойност на всички лотове е равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, то за всеки един от лотовете се прилагат член 97, параграф 1 и член 104, параграфи 1 и 2 от Финансовия регламент.
3. Когато поръчката се възлага на отделни лотове, офертите се оценяват поотделно за всеки лот. Ако на един оферент се възлагат няколко лота, може да се подпише един договор, който да обхваща тези лотове.
Член 169
Условия за определяне на стойността на някои поръчки
(член 118 от Финансовия регламент)
1. За изчисляване на прогнозната стойност на поръчката възложителят включва прогнозното общо възнаграждение на изпълнителите.
Когато поръчката предвижда опции или възможно подновяване, основата за изчисляването е допустимата максимална сума, включително използването на клаузите за опциите и подновяването.
Тази оценка се прави, когато е изпратено обявлението за обществената поръчка или, в случай че няма такава публичност, когато възложителят започне процедурата по възлагането.
2. За рамковите споразумения и динамичните системи за покупки стойността, която трябва да се вземе предвид, е максималната стойност на всички планирани поръчки по време на действието на рамковото споразумение или динамичната система за покупки.
3. При поръчките за услуги се вземат предвид:
а)
в случай на застрахователни услуги, платимата премия и другите форми на възнаграждение;
б)
при банкови или финансови услуги, таксите, комисионните, лихвите и останалите видове възнаграждения;
в)
в случай на поръчки за проектиране, платимите такси и комисионни и другите форми на възнаграждение.
4. При поръчките за услуги, в които не се посочва общата цена, или при поръчките за доставки за лизинг, вземане под наем или покупка на изплащане на стоки стойността, която се взема като основа за изчисляване на прогнозната стойност, представлява:
а)
при поръчки с фиксиран срок:
i)
когато срокът е 48 месеца или по-малко при поръчките за услуги или 12 месеца или по-малко при поръчките за доставки - общата договорна стойност за целия срок;
ii)
когато срокът е над 12 месеца при поръчките за доставки - общата стойност, включително прогнозната остатъчна стойност;
б)
при поръчки за неопределен срок или, при поръчките за услуги, за срок над 48 месеца - месечната стойност, умножена по 48.
5. При поръчки за услуги или доставки, които се възлагат периодично или се подновяват на определен период, стойността на поръчката се определя въз основа на:
а)
или реалните съвкупни разходи за сходни поръчки за същите видове услуги или стоки, възложени през предходната финансова година или предходните 12 месеца, коригирани по възможност с очакваните промени в количествата или стойността през 12-те месеца след първоначалния договор;
б)
или прогнозните съвкупни разходи за последващи поръчки, възложени през 12-те месеца след извършването на първата услуга или първата доставка или през срока на договора, когато той е по-дълъг от 12 месеца.
6. При поръчките за строителни работи се взема предвид не само стойността на строителните работи, но и прогнозната обща стойност на необходимите доставки за извършване на работите, които изпълнителят получава от възложителя.
Член 170
Прагове за прилагане на процедурите съгласно Директива 2004/18/ЕО
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Праговете, посочени в член 118 на Финансовия регламент, са тези по Директива 2004/18/ЕО съответно за поръчките за доставки, услуги и строителни работи.
2. Сроковете по член 118 от Финансовия регламент са посочените в членове 152, 153 и 154.
Член 171
Период на изчакване преди подписването на договора
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителят не подписва договора или рамковото споразумение, обхванати от Директива 2004/18/ЕО, с успелия оферент, преди да изтекат 14 календарни дни.
Този срок започва да тече от една от следните дати:
а)
деня след едновременното изпращане на уведомленията на успелите и неуспелите оференти;
б)
ако договорът или рамковото споразумение се възлага съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, деня след публикуването на обявлението за възлагане по член 123 в Официален вестник на Европейския съюз.
Ако за изпращането се използват факс или електронни средства съгласно втора алинея, буква а), периодът на изчакване е 10 календарни дни.
При необходимост възложителят може да преустанови подписването на договора за допълнително разглеждане, ако това е оправдано поради искания или коментари, изпратени от отпаднали или недоволни оференти или кандидати, или поради всяка друга получена информация от значение. Исканията, коментарите или информацията трябва да бъдат получени в срока, посочен в първа алинея. В случай на преустановяване всички кандидати или оференти се уведомяват в рамките на три работни дни от решението за преустановяване.
Освен в случаите по параграф 2, всеки договор, подписан преди изтичане на срока, посочен в първа алинея, е нищожен.
Когато договорът или рамковото споразумение не може да бъде възложен(о) на успелия оферент, възложителят може да го възложи на следващия в класирането оферент.
2. Срокът, посочен в параграф 1, не се прилага в следните случаи:
а)
открити процедури, ограничени процедури или процедури по договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е подадена само една оферта;
б)
отделни договори, основани на рамково споразумение;
в)
процедури на договаряне, посочени в член 134, параграф 1, буква в), член 134, параграф 1, буква ж), подточка iii), член 134, параграф 1, буква з) и член 134, параграф 1, буква й).
Член 172
Доказателства, позволяващи участие в процедури за обществени поръчки
(член 119 от Финансовия регламент)
В спецификациите се изисква от оферентите да посочат в коя държава се намира тяхното седалище или място на установяване и да представят съответните доказателства, които са обичайно приемливи съгласно националното им законодателство.
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА
ГЛАВА 1
Обхват и форма на безвъзмездните средства
Член 173
Вноски
(член 121 от Финансовия регламент)
Вноските по член 121, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент са суми, изплащани на органи, в които членува Съюзът, в съответствие с бюджетните решения и условията за плащане, определени от съответния орган.
Член 174
Споразумение и решение за безвъзмездни средства
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства се регламентират с решение или с писмено споразумение.
2. За определяне на приложимия инструмент се отчитат следните елементи:
а)
местоположение на бенефициера, в рамките на Съюза или извън него;
б)
сложност и стандартизация на съдържанието на финансираните дейности или работни програми.
Член 175
Разходи за членовете на институциите
(член 121 от Финансовия регламент)
Разходите за членовете на институциите, посочени в член 121, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, включват вноските за асоциации на настоящи и бивши депутати от Европейския парламент. Тези вноски се правят в съответствие с вътрешните административни правила на Европейския парламент.
Член 176
Дейности, за които могат да се получават безвъзмездни средства
(член 121 от Финансовия регламент)
Дейностите, за които могат да се получават безвъзмездни средства по смисъла на член 121 от Финансовия регламент, трябва да бъдат ясно определени.
Не се допуска разделяне на дейност на различни дейности с цел заобикаляне на правилата за финансиране, посочени в настоящия регламент.
Член 177
Органи, преследващи цел от общ интерес на Съюза
(член 121 от Финансовия регламент)
Орган, който преследва цел от общ интерес на Съюза, е:
а)
орган, занимаващ се с образование, обучение, информация, иновации или научноизследователска дейност и изследване на европейските политики, всякакви дейности, които допринасят за развитие на гражданското общество или правата на човека, или европейски орган по стандартизация;
б)
субект, който представлява органи с нестопанска цел в държавите членки, страните кандидатки или потенциални кандидатки и отстоява принципи и политики, съответстващи на целите на Договорите.
Член 178
Партньорства
(член 121 от Финансовия регламент)
1. Специфични безвъзмездни средства за дейности и оперативни безвъзмездни средства могат да бъдат част от рамково партньорство.
2. Рамково партньорство може да се установи като механизъм за дългосрочно сътрудничество между Комисията и бенефициерите на безвъзмездните средства. То може да бъде под формата на споразумение за рамково партньорство или решение за рамково партньорство.
В споразумението или решението за рамково партньорство се посочват общите цели, естеството на планираните дейности - еднократни или като част от одобрена годишна работна програма, процедурата за отпускане на специфични безвъзмездни средства, в съответствие с принципите и процедурните правила от настоящия дял, както и общите права и задължения на всяка от страните по специфичните споразумения или решения.
Продължителността на партньорството не може да надхвърля четири години, освен в изключителни случаи, обосновани по-специално от предмета на рамковото партньорство.
Разпоредителите с бюджетни кредити не могат да използват неоснователно споразуменията или решенията за рамково партньорство, нито да ги използват по начин, чиято цел или резултат противоречи на принципите на прозрачност или равно третиране на заявителите.
3. Рамковите партньорства се разглеждат като безвъзмездни средства, що се отнася до програмирането, предварителното публикуване и отпускането.
4. Специфични безвъзмездни средства, основани на споразумения или решения за рамково партньорство, се отпускат в съответствие с процедурите, определени в тези споразумения или решения, и съгласно настоящия дял.
Те подлежат на процедурите на последващо публикуване по член 191.
Член 179
Електронни системи за обмен
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Всички контакти с бенефициерите, включително сключването на споразумения за безвъзмездни средства, уведомяването за решения за безвъзмездни средства и всички изменения към тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от Комисията.
2. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
3. Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните,.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени в параграф 2, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
Член 180
Съдържание на споразуменията и решенията за безвъзмездни средства
(член 122 от Финансовия регламент)
1. Споразумението за безвъзмездни средства съдържа най-малко следното:
а)
предмета;
б)
бенефициера;
в)
продължителността, а именно:
i)
датата на неговото влизане в сила;
ii)
началната дата и продължителността на дейността или финансовата година, които се финансират;
г)
максималната сума на финансирането от страна на Съюза, изразена в евро, и формата на безвъзмездните средства, евентуално допълнени от:
i)
общия размер на прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма и процента на финансиране на допустимите разходи;
ii)
единичните разходи, еднократната сума или единната ставка по член 123, букви б), в) и г) от Финансовия регламент, когато са определени;
iii)
комбинация от елементите, посочени подточки i) и ii) от настоящата буква;
д)
описание на дейността или при оперативните безвъзмездни средства - на работната програма, одобрена от разпоредителя с бюджетни кредити за тази финансова година, заедно с описание на очакваните резултати от изпълнението на дейността или на работната програма;
е)
общия ред и условия, приложими към всички споразумения от този вид, като приемането от страна на бенефициера на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата;
ж)
прогнозния общ бюджет за дейността или работната програма;
з)
когато изпълнението на дейността включва обществена поръчка, принципите по член 209 или правилата за възлагане на обществени поръчки, които бенефициерът е длъжен да спазва;
и)
отговорностите на бенефициера, по-специално:
i)
по отношение на доброто финансово управление и представянето на отчети за дейността и финансови отчети; при необходимост се определят междинни цели, при постигането на които тези отчети стават изискуеми;
ii)
в случай на споразумение между Комисията и няколко бенефициери, специфичните задължения на координатора, ако има такъв, както и задълженията на другите бенефициери към координатора, както и финансовата отговорност на бенефициерите за сумите, дължими на Комисията;
й)
условията и сроковете за одобряване на отчетите и за извършване на плащане от страна на Комисията;
к)
при необходимост, подробности във връзка с допустимите разходи за дейността или одобрената работна програма или единичните разходи, еднократните суми или единните ставки по член 123 от Финансовия регламент;
л)
разпоредби относно видимостта на финансовата помощ от Съюза, освен в надлежно обосновани случаи, когато публичното оповестяване не е възможно или подходящо.
Общият ред и условията, посочени в буква е) от първа алинея, определят най-малко:
i)
че правото на ЕС е приложимото право по отношение на споразумението за безвъзмездни средства, допълнено при необходимост от национално право, посочено в споразумението за безвъзмездни средства. Дерогация може да се направи в споразуменията, сключени с международни организации;
ii)
компетентния съд или арбитражния съд за решаване на спорове.
2. В споразумението за безвъзмездни средства могат да се предвидят условията и сроковете за преустановяване или прекратяване в съответствие с член 135 от Финансовия регламент.
3. В случаите по член 178 решението или споразумението за рамково партньорство определя информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) и б), буква в), подточка i), буква е), букви з)-й) и буква л) от настоящия член.
Конкретното решение или споразумение за безвъзмездни средства съдържа информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) -д), букви ж) и к) и при необходимост буква и).
4. Изменения към споразуменията за безвъзмездни средства се правят само в писмена форма. Такива изменения, включително тези, с които се добавя или премахва бенефициер, не могат по замисъл или резултат да променят споразуменията по такъв начин, че да поставят под въпрос решението за отпускане на безвъзмездни средства или да противоречат на равното третиране на заявителите.
5. Параграфи от 1, 2, 3 и 4 се прилагат mutatis mutandis към решенията за безвъзмездни средства.
Част от сведенията по параграф 1 могат да се предоставят в поканата за предложения или в друг подобен документ вместо в решението за безвъзмездни средства.
Член 181
Форми на безвъзмездните средства
(член 123 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, се изчисляват въз основа на допустимите разходи, действително направени от бенефициера, и са предмет на предварителна прогноза за бюджета, представена заедно с предложението и включена в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
2. Единичните разходи, посочени в член 123, параграф 1, буква б) от Финансовия регламент, обхващат всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на сума за единица.
3. Еднократните суми, посочени в член 123, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, обхващат като цяло всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително.
4. Финансирането с единни ставки, посочено в член 123, параграф 1, буква г) от Финансовия регламент, обхваща специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на процент.
Член 182
Еднократни суми, единични разходи и финансиране с единни ставки
(член 124 от Финансовия регламент)
1. Разрешението за използване на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, посочени в член 124, параграф 1 от Финансовия регламент, се прилага за продължителността на програмата. Това разрешение може да бъде преразгледано, ако са необходими съществени промени. Данните и сумите се оценяват периодично и ако е необходимо, еднократните суми, единичните разходи или финансирането с единни ставки се коригират.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери максималните стойности, посочени в член 124, параграф 1, втора алинея от Финансовия регламент, се прилагат към всеки бенефициер.
2. Споразумението или решението за безвъзмездни средства съдържа всички необходими разпоредби за проверка, че са изпълнени условията за изплащане на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
3. Плащането на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки не засяга правото на достъп до задължителните записи за бенефициерите за целите, предвидени в първа алинея от параграф 1 и член 137, параграф 2 от Финансовия регламент.
4. Когато последваща проверка покаже, че правопораждащото събитие не е настъпило и на бенефициера е направено недължимо плащане на безвъзмездни средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, Комисията има правото да си възстанови сумата на безвъзмездните средства, без да се засягат санкциите, посочени в член 109 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принципи
Член 183
Принцип на съфинансиране
(член 125, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Според принципа на съфинансиране ресурсите, необходими за изпълнение на дейността или работната програма, не се предоставят изцяло чрез вноска от Съюза.
Съфинансирането може да бъде под формата на собствени ресурси на бенефициера, приходи, получени от дейността или работната програма, или финансови вноски или вноски в натура от трети страни.
2. Вноските в натура представляват нефинансови ресурси, предоставени безвъзмездно от трети страни на бенефициера.
Член 184
Принцип на недопускане на печалба
(член 125, параграф 5 от Финансовия регламент)
Финансовите вноски от трети страни, които могат да бъдат използвани от бенефициера за покриване на разходи, различни от допустимите разходи за безвъзмездни средства от Съюза, или които не са дължими на третата страна, когато не се използват в края на дейността или работната програма, не могат да бъдат разглеждани като целеви финансови вноски от донорите за финансиране на допустимите разходи по смисъла на член 125, параграф 5 от Финансовия регламент.
Член 185
Безвъзмездни средства с ниска стойност
(член 125, параграф 4 от Финансовия регламент)
За безвъзмездни средства с ниска стойност се считат безвъзмездните средства, които не надвишават 60 000 EUR.
Член 186
Техническа помощ
(членове 101 и 125 от Финансовия регламент)
„Техническа помощ“ означава дейности по поддръжка и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, в частност дейностите по подготовка, управление, наблюдение, оценка, одит и контрол.
Член 187
Допустими разходи
(член 126, параграф 3, буква в) от Финансовия регламент)
ДДС се разглежда като неподлежащ на възстановяване съгласно приложимото национално законодателство за ДДС, ако в съответствие с националното законодателство данъкът се дължи за някоя от следните дейности:
а)
освободени дейности без право на приспадане;
б)
дейности, които попадат извън обхвата на ДДС;
в)
дейности, посочени в буква а) или б), по отношение на който ДДС не подлежи на приспадане, а се възстановява чрез специфични схеми за възстановяване или компенсационни фондове, които не са предвидени в Директива 2006/112/ЕО, дори ако тази схема или фонд са установени с националното законодателство за ДДС.
ДДС, свързан с дейностите, изброени в член 13, параграф 2 от Директива 2006/112/ЕО, се счита за платен от бенефициер, различен от данъчно незадължено лице, определено в член 13, параграф 1, първа алинея от тази директива, независимо дали тези дейности се разглеждат от съответната държава членка като дейности, извършвани от публичноправни органи, действащи в качеството си на публични органи.
Член 188
Програмиране
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за безвъзмездни средства. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта за безвъзмездните средства на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на поканите за предложения с примерните суми и максималният процент на съфинансиране.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране за безвъзмездните средства през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 189
Съдържание на поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Поканите за предложения съдържат:
а)
поставените цели;
б)
критериите за допустимост, отстраняване, подбор и отпускане по членове 131 и 132 от Финансовия регламент и съответните оправдателни документи;
в)
условията за финансиране от Съюза;
г)
условията и крайния срок за подаване на предложения, както и планираната дата, до която всички заявители трябва да бъдат информирани за резултатите от оценката на тяхното заявление, и ориентировъчната дата за подписване на споразуменията за безвъзмездни средства или за уведомяване относно решенията за безвъзмездни средства.
2. Поканите за предложения се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза, както и чрез всякакви други подходящи средства, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходимо да се осигури допълнителна публичност сред потенциалните бенефициери. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на поканите за предложения подлежат на публикуване при същите условия като тези за поканите за предложения.
Член 190
Изключения от поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за предложения само в следните случаи:
а)
за целите на операции по хуманитарна помощ и гражданска защита или за помощ за управление на кризи по смисъла на параграф 2;
б)
в други изключителни и надлежно обосновани извънредни ситуации;
в)
в полза на органи, които имат монопол de jure или de facto, с подходяща обосновка в решението за отпускане;
г)
в полза на органи, определени в основен акт по смисъла на член 54 от Финансовия регламент като бенефициери на безвъзмездни средства, или на органи, определени от държавите членки, под тяхна отговорност, когато тези държави членки са определени с основен акт като бенефициери на безвъзмездни средства;
д)
в случай на научни изследвания и технологично развитие, на органи, определени в работната програма по член 128 от Финансовия регламент, когато основният акт изрично предвижда тази възможност и при условие че проектът не попада в обхвата на покана за предложения;
е)
за дейности със специфични характеристики, които изискват определен вид орган поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия, при условие че тези дейности не попадат в обхвата на покана за предложения.
Случаите, посочени в буква е) от първа алинея, се обосновават надлежно в решението за отпускане.
2. „Кризисни ситуации в трети държави“ означава ситуации на непосредствена или предстояща опасност, застрашаваща да ескалира във въоръжен конфликт или да дестабилизира страната. „Кризисни ситуации“ означава също ситуации, предизвикани от природни бедствия, причинени от човека кризи, като войни и други конфликти, или извънредни обстоятелства, имащи подобни отражения, свързани inter alia с изменение на климата, влошаване на околната среда, лишаване от достъп до енергия и природни ресурси или крайна бедност.
Член 191
Последващо публикуване
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до безвъзмездни средства, отпуснати в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на заявителите през изминалата година;
б)
броя и дела на успешните заявления за всяка покана за предложения;
в)
средната продължителност на процедурата от датата на приключване на поканата за предложения до отпускането на безвъзмездните средства;
г)
броя и размера на безвъзмездните средства, при които задължението за последващо публикуване е било отменено през изминалата година в съответствие с член 21, параграф 4.
Член 192
Информация за заявителите
(член 128 от Финансовия регламент)
Комисията предоставя информация и съвети на заявителите чрез следните средства:
а)
определяне на съвместни стандарти за формулярите за заявление за сходни безвъзмездни средства и контрол на дължината и яснотата на формулярите;
б)
предоставяне на информация на потенциалните заявители, по-конкретно чрез провеждане на семинари и разпространяване на справочници;
в)
поддържане на постоянни данни за бенефициерите в досиетата на юридическите лица по член 63.
Член 193
Финансиране от отделни бюджетни редове
(член 129 от Финансовия регламент)
Дейностите могат да се финансират съвместно от отделни бюджетни редове от различни отговорни разпоредители с бюджетни кредити.
Член 194
Ретроактивно действие на финансирането в случаи на изключителна спешност и предотвратяване на конфликти
(член 130 от Финансовия регламент)
В рамките на член 130, параграф 1 от Финансовия регламент разходите на бенефициера преди датата на подаване на заявлението са допустими за финансиране от Съюза при следните условия:
а)
причините за такава дерогация са подходящо обяснени в решението за финансиране;
б)
решението за финансиране и споразумението или решението за безвъзмездни средства изрично предвиждат начална дата за признаване на разходите преди датата на подаване на заявленията.
Член 195
Подаване на заявления за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Правилата за подаване на заявления за безвъзмездни средства се определят от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който може да избере метода на подаване. Заявленията за безвъзмездни средства могат да се подават с писмо или по електронен път.
Избраното средство за комуникация е недискриминиращо по своето естество и не води до ограничаване на достъпа на заявителите до процедурата за отпускане на средства.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
трябва да се запази целостта на данните;
в)
трябва да се запази поверителността на предложенията;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
За целите на буква в) от трета алинея отговорният разпоредител с бюджетни кредити разглежда съдържанието на заявленията само след изтичане на срока за тяхното подаване.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска електронните заявления да бъдат придружавани от усъвършенстван електронен подпис по смисъла на Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (19).
2. Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити разреши подаване на заявления по електронен път, използваните средства и техните технически характеристики са недискриминиращи по своето естество, всеобщо достъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии. Информацията относно техническите изисквания за формата на заявленията, включително криптирането, се предоставя на заявителите.
Освен това устройствата за електронно приемане на заявленията гарантират сигурност и поверителност. Те гарантират също, че могат да се определят точно часът и датата на получаване на заявленията.
3. Когато заявленията се подават с писмо, заявителите могат да избират един от следните начини:
а)
да изпратят заявлението по пощата или с куриерска служба, като в този случай в поканата за предложения се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата върху разписката за предаване;
б)
да занесат заявлението лично или чрез пълномощник в сградата на институцията, като в този в случай поканата за предложения се посочва отделът, в който заявленията трябва да бъдат доставени срещу разписка с дата и подпис.
ГЛАВА 3
Процедура за отпускане на безвъзмездни средства
Член 196
Съдържание на заявленията за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Заявления се подават чрез формуляра, установен в съответствие с общите стандарти по член 192, буква а) и предоставян от отговорните разпоредители с бюджетни кредити, и в съответствие с критериите, посочени в основния акт и в поканата за предложения.
Оправдателните документи, посочени в член 131, параграф 3, втора алинея от Финансовия регламент, могат да бъдат по-специално отчетът за приходите и разходите и счетоводният баланс за последната финансова година, за която сметките са приключени.
2. В прогнозния бюджет за дейността или работната програма, приложен към заявлението, приходите са равни на разходите, при условие че са заделени провизии за непредвидени разходи или евентуални колебания на валутните курсове, което може да е разрешено в надлежно обосновани случаи, и се посочват прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма.
3. Когато заявлението е за безвъзмездни средства за дейност, чиято стойност надхвърля 750 000 EUR, или за оперативни безвъзмездни средства над 100 000 EUR, се представя одитен доклад, изготвен от одобрен външен одитор. Този доклад удостоверява отчетите за последната налична финансова година.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага само към първото заявление, подадено от даден бенефициер до отговорен разпоредител с бюджетни кредити в рамките на една бюджетна година.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери праговете, посочени в първа алинея, се прилагат за всеки бенефициер.
В случаите на партньорства, посочени в член 178, одитният доклад по първа алинея от настоящия параграф, който обхваща последните две налични финансови години, трябва да бъде представен преди подписването на споразумението за рамково партньорство или уведомяването за решението за рамково партньорство.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, в зависимост от оценка на риска, да отмени изискването за одитен доклад, посочено в първа алинея, за учебни заведения и в случай на споразумение с няколко бенефициери, за бенефициерите, поели солидарна отговорност или които не носят финансова отговорност.
Първа алинея от настоящия параграф не се прилага по отношение на публичните органи и международните организации, посочени в член 43.
4. Заявителят посочва източниците и размерите на финансирането от Съюза, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност или част от дейност или за неговото функциониране по време на същата финансова година, както и всяко друго финансиране, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност.
Член 197
Доказателства за отсъствие на основания за отстраняване
(член 131 от Финансовия регламент)
Заявителите декларират, че не се намират в някое от положенията, изброени в член 106, параграф 1 и член 107 от Финансовия регламент, с изключение на случаите, посочени в член 131, параграф 4, букви а) и б) от Финансовия регламент. В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от успелите заявители да представят доказателствата по член 143. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити успелите заявители представят тези доказателства, освен ако е налице физическа невъзможност, призната от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, или ако тези доказателства вече са били представени за целите на друга процедура за безвъзмездни средства или за обществена поръчка, при условие че документите са издадени преди не повече от една година и все още са валидни.
Член 198
Заявители, които не са юридически лица
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато заявление за безвъзмездни средства е подадено от заявител, който не е юридическо лице, в съответствие с член 131, параграф 2 от Финансовия регламент, представителите на този заявител трябва да докажат, че имат способност да поемат правни задължения от името на заявителя и че заявителят има финансова и оперативна способност, еквивалентна на способността на юридическите лица.
Член 199
Субекти, които формират един заявител
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато няколко субекти отговарят на критериите за кандидатстване за безвъзмездни средства и заедно формират един субект, този субект може да се третира от отговорния разпоредител с бюджетни кредити като единствен кандидат, при условие че в заявлението лицата, участващи в предложената дейност или работна програма, се посочват като част от заявителя.
Член 200
Финансови и административни санкции
(член 131 от Финансовия регламент)
Финансови и/или административни санкции могат да се налагат на заявители, които са направили декларации с невярно съдържание или съществени грешки или са извършили нарушения или измама, в съответствие с условията на член 145.
Такива финансови и/или административни санкции могат да се налагат и на бенефициери, за които е установено, че са извършили тежко нарушение на договорните си задължения.
Член 201
Критерии за допустимост
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Критериите за допустимост се публикуват в поканата за предложения.
2. Критериите за допустимост определят условията за участие в покана за предложения. Тези критерии се изготвят при надлежно отчитане на целите на дейността и отговарят на принципите на прозрачност и недискриминация.
Член 202
Критерии за подбор
(член 132, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Критериите за подбор се публикуват в поканата за предложения и са такива, че позволяват оценка на финансовия и оперативния капацитет на заявителя за изпълнение на предложената дейност или работна програма.
2. Заявителят трябва да разполага със стабилни и достатъчни източници на финансиране за поддържане на своята дейност през целия период на изпълнение на дейността или през годината, за която се отпускат безвъзмездните средства, и за участие в нейното финансиране. Заявителят трябва да притежава необходимата професионална компетентност и квалификация за извършване на предложената дейност или работна програма, освен ако в основния акт изрично е предвидено друго.
3. Финансовият и оперативният капацитет се проверяват по-специално въз основа на анализ на всички оправдателни документи, посочени в член 196 и поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в поканата за предложения.
Ако в поканата за предложения не се изискват оправдателни документи и ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити има съмнения относно финансовия или оперативния капацитет на заявителите, той може да поиска от тях да представят съответните документи.
В случаите на партньорства по член 178 проверката се извършва преди подписване на споразумението за рамково партньорство или уведомяване за решението за рамково партньорство.
Член 203
Критерии за отпускане на безвъзмездни средства
(член 132, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се публикуват в поканата да предложения.
2. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства следва да позволяват отпускането на безвъзмездни средства за дейностите, които осигуряват максимална обща ефективност на програмата на Съюза, която те изпълняват, или на органите, чиито работни програми са разработени за постигане на същия резултат. Критериите се определят по такъв начин, че да осигуряват и правилно управление на средствата на Съюза.
Критериите се прилагат по такъв начин, че да позволят подбор на планирани дейности или работни програми, за които Комисията може да бъде уверена, че съответстват на целите и приоритетите и гарантират видимостта на финансирането от Съюза.
3. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се определят по такъв начин, че да позволяват последваща оценка.
Член 204
Оценка на заявленията и отпускане на безвъзмездни средства
(член 133 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за оценка на предложенията, освен ако Комисията реши друго в рамките на конкретна секторна програма.
Комисията се състои от най-малко трима членове, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка помежду им. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата и местните звена по член 72 от настоящия регламент и в органите, на които са делегирани правомощия, по членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма обособени структури, не се прилага изискването за организационни единици без йерархична връзка помежду им.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити при необходимост разделя процеса на няколко процедурни етапа. Правилата, регламентиращи процеса, се съобщават в поканата за предложения.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за подаване на заявленията, само заявителите, чиито предложения отговарят на критериите за оценка на първия етап, се поканват да изпратят пълно предложение на втория етап.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за оценка, само предложенията, които преминат успешно първия етап, състоящ се в оценка спрямо ограничен брой критерии, продължават към по-нататъшна оценка.
Заявителите, чиито предложения са отхвърлени на някой от етапите, се уведомяват в съответствие с член 133, параграф 3 от Финансовия регламент.
Всеки следващ етап на процедурата трябва да бъде ясно разграничен от предходния.
Едни и същи документи и информация не се изискват повече от веднъж по време на една и съща процедура.
3. Комисията за оценка на предложенията или, когато е приложимо, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявителя да предостави допълнителна информация или да поясни приложената към заявлението документация, при условие че тази информация или пояснение не изменя съществено предложението. В съответствие с член 96 от Финансовия регламент в случай на очевидни технически грешки комисията за оценка или отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да не поиска такава информация или пояснение само в надлежно обосновани случаи. Разпоредителят с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
4. След като приключат своята работа, членовете на комисията за оценка на предложенията подписват протокол с всички проверени предложения и с оценка на тяхното качество, както и с посочване на предложенията, които могат да получат финансиране. Тези протоколи могат да бъдат подписани в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
При необходимост в протокола се извършва класиране на оценените предложения и се правят препоръки за максималната сума, която да бъде предоставена, и за евентуални несъществени корекции по заявлението за безвъзмездни средства.
Протоколът се съхранява за справки в бъдеще.
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявител да коригира заявлението си с оглед на препоръките на комисията за оценка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
След оценката отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема решение, което съдържа най-малко:
а)
предмета и общата сума на решението;
б)
имената на успелите заявители, наименованието на дейностите, приетите суми и мотивите за избора, включително когато той не съвпада със становището на комисията за оценка;
в)
имената на отхвърлените заявители и мотивите за тяхното отхвърляне.
6. Параграфи 1, 2 и 4 от настоящия член не са задължителни за отпускането на безвъзмездни средства съгласно член 190 от настоящия регламент и член 125, параграф 7 от Финансовия регламент.
Член 205
Информация за заявителите
(член 133 от Финансовия регламент)
Отхвърлените заявители се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните заявления и при всички случаи в срок от 15 календарни дни след уведомяването на успелите заявители.
ГЛАВА 4
Плащане и контрол
Член 206
Гаранция за предварителното финансиране
(член 134 от Финансовия регламент)
1. За ограничаване на финансовите рискове, свързани с плащането на предварително финансиране, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, по преценка на риска, да изиска от бенефициера предварителна гаранция в размер до този на предварителното финансиране, освен за безвъзмездните средства с ниска стойност, или да раздели плащането на няколко вноски.
2. Когато се изисква гаранция, тя се оценява и одобрява от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията е валидна за достатъчно дълъг период, за да може да бъде активирана.
3. Гаранцията се предоставя от одобрена банка или финансова институция, установена в една от държавите членки. Когато бенефициерът е установен в трета държава, отговорният разпоредител с бюджетни средства може да се съгласи установена в тази трета държава банка или финансова институция да предостави гаранцията, ако счете, че банката или финансовата институция предлага еквивалентна сигурност и характеристики като тези, които се предлагат от банка или финансова институция, установена в държава членка.
По искане на бенефициера гаранцията, посочена в първа алинея, може да бъде заменена от солидарна гаранция от трета страна или от неотменимата и безусловна съвместна гаранция от бенефициерите по дейност, които са страни по същото споразумение или решение за безвъзмездни средства, след съгласието на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията се предоставя в евро.
С гаранцията банката или финансовата институция, третата страна или останалите бенефициери осигуряват неотменимо обезпечение или действат като пръв гарант за изпълнението на задълженията на бенефициера на безвъзмездните средства.
4. Гаранцията се освобождава при постепенното изчистване на предварителното финансиране чрез междинните плащания или плащанията на остатъка за бенефициера в съответствие с условията в споразумението или решението за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 207
Оправдателни документи при заявки за плащания
(член 135 от Финансовия регламент)
1. За всяко предоставяне на безвъзмездни средства предварителното финансиране може да се раздели на няколко плащания в съответствие с доброто финансово управление.
Новото плащане по предварителното финансиране се извършва в пълен размер само ако са усвоени поне 70 % от общата стойност на предишното.
Когато са усвоени по-малко от 70 % от предишното плащане по предварителното финансиране, размерът на новото плащане се намалява с неусвоената част на предишното плащане по предварителното финансиране.
Отчетът за разходите на бенефициера се представя в подкрепа на всяка заявка за ново плащане.
2. Без да се засяга член 110, бенефициерът удостоверява от свое име, че съдържащата се в заявките за плащания информация е пълна, надеждна и вярна. Той удостоверява също така, че извършените разходи могат да бъдат разглеждани като допустими в съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, както и че заявките за плащания са мотивирани с подходящи оправдателни документи, които могат да бъдат проверени.
3. Въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител на бюджетни кредити може да поиска в подкрепа на всяко плащане сертификат за финансовите отчети и съответните сметки за дейността или работната програма, издаден от одобрен външен одитор или в случай на публични органи - от квалифициран и независим обществен служител. Сертификатът се прилага към заявката за плащане. Сертификатът удостоверява съгласно методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и въз основа на договорени процедури в съответствие с международните стандарти, че разходите, обявени от бенефициера във финансовите отчети, на които се основава заявката за плащане, са действителни, точно осчетоводени и допустими съгласно разпоредбите на споразумението или решението за безвъзмездни средства.
В специфични и надлежно обосновани случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска сертификат под формата на становище или под друга форма в съответствие с международните стандарти.
Сертификатът за финансовите отчети и съответните сметки е задължителен за междинните плащания и за плащанията на остатъка в следните случаи:
а)
безвъзмездни средства за дейност, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 750 000 EUR или по-висока, когато съвкупните суми на заявките за плащане под тази форма са най-малко 325 000 EUR;
б)
оперативни безвъзмездни средства, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 100 000 EUR или по-висока.
В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може освен това да отмени задължението да се представи такъв сертификат за финансовите отчети и съответните сметки в случай на:
а)
публични органи и международни организации, посочени в член 43;
б)
бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, спешни операции по гражданска защита и управление на кризисни ситуации, с изключение на плащанията на остатъка;
в)
плащания на остатъка за бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, които са подписали споразумение за рамково партньорство или са били уведомени за решение за рамково партньорство, съгласно посоченото в член 178, и които имат система за контрол, предоставяща еквивалентни гаранции за такива плащания;
г)
бенефициери на многократни безвъзмездни средства, които са представили независими сертификати с еквивалентни гаранции за системите за контрол и методиката, използвани за определяне на техните вземания.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да отмени задължението за предоставяне на сертификат за финансовите отчети и съответните сметки, когато е бил или ще бъде направен одит пряко от персонала на Комисията или от орган, упълномощен да извърши такъв одит от нейно име, който одит предоставя еквивалентни гаранции относно декларираните разходи.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери посочените прагове по букви а) и б) от трета алинея се прилагат за всеки бенефициер.
4. В подкрепа на плащане и въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска доклад от оперативна проверка, издаден от независима трета страна и одобрен от отговорния разпоредител,. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити докладът от проверката се прилага към заявката за плащане и съответните разходи се смятат за допустими при същите условия като тези за разходите, свързани с одитните сертификати, както е предвидено в член 126 от Финансовия регламент. В доклада от проверката се посочва, че оперативната проверка е извършена според методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, както и дали дейността или работната програма са реално изпълнени съгласно условията, посочени в споразумението или решението за безвъзмездни средства.
Член 208
Преустановяване и намаляване на безвъзмездни средства
(член 135 от Финансовия регламент)
1. Изпълнението на споразумението или решението за безвъзмездни средства, участието на бенефициер в тяхното изпълнение или плащанията могат да бъдат преустановени с цел да се провери дали наистина са допуснати съществените грешки, нередности, измами или нарушения на задължения, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението се възобновява възможно най-бързо.
2. Когато договорената дейност или работна програма не са изпълнени или не са изпълнени правилно, изцяло или навреме, отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при условие че на бенефициера е била дадена възможност да представи своите коментари, намалява или си възстановява безвъзмездните средства пропорционално в зависимост от етапа на процедурата.
ГЛАВА 5
Изпълнение
Член 209
Договори за изпълнение
(член 137 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на Директива 2004/18/ЕО, когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка, бенефициерът възлага поръчката на икономически най-изгодната оферта или, ако е подходящо, на офертата с най-ниската цена, като следи за избягването на конфликт на интереси.
2. Когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка на стойност над 60 000 EUR, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да наложи на бенефициера специални правила в допълнение към тези по параграф 1.
Тези специални правила се основават на правилата от Финансовия регламент и се определят, като се отчитат стойността на съответните поръчки, относителният размер на вноската на Съюза спрямо общите разходи за дейността и рискът. Такива специални правила се включват в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
Член 210
Финансова подкрепа за трети страни
(член 137 от Финансовия регламент)
При условие че целите или резултатите, които следва да бъдат постигнати, са достатъчно подробно описани в условията по член 137, параграф 1 от Финансовия регламент, може да се счита, че не съществува свобода на преценка само ако решението или споразумението за безвъзмездни средства посочва следното:
а)
максималния размер на финансовата подкрепа, която може да бъде платена на трета страна, като тя не може да надвишава 60 000 EUR, освен в случаите, когато финансовата подкрепа е основната цел на дейността, както и критериите за определяне на точната сума;
б)
различните видове дейности, които могат да получат такава финансова подкрепа, въз основа на определен списък;
в)
определението на лицата или категориите лица, които могат да получават такава финансова подкрепа, и критериите за отпускането ѝ.
ДЯЛ VII
НАГРАДИ
Член 211
Програмиране
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за награди. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на конкурсите с примерния размер на наградите.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране на наградите през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 212
Правила на конкурсите
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. В правилата на конкурсите се посочва следното:
а)
условията за участие, в които се посочват поне:
i)
критериите за допустимост;
ii)
условията и крайният срок за регистрация на участниците, ако е необходимо, както и за подаване на проекти от участниците при условията, посочени в параграф 2;
iii)
условията за отстраняване на участници, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент;
iv)
еднолична отговорност на участниците в случай на иск, свързан с дейностите, извършвани в рамките на конкурса;
v)
приемане от страна на победителите на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата, както и на задълженията за публичност, както е посочено в правилата на конкурса;
vi)
че правото на Съюза е приложимото право по отношение на конкурса, допълнено при необходимост от национално право, посочено в правилата на конкурса;
vii)
компетентният съд или арбитражният съд за решаване на спорове;
viii)
че на заявителите, които са направили декларации с невярно съдържание или са извършили нарушения или измама, могат да се налагат финансови и/или административни санкции в съответствие с условията на член 145 и пропорционално на стойността на съответните награди;
б)
критериите за присъждане, които трябва да бъдат такива, че да може да се оцени качеството на проектите на участниците спрямо преследваните цели и очакваните резултати, както и да се определи обективно дали проектите заслужават да спечелят конкурса;
в)
размерът на наградата или наградите;
г)
условията на плащане на наградите на победителите след тяхното присъждане.
За целите на буква а), подточка i) от първа алинея бенефициерите на безвъзмездни средства на Съюза са допустими, освен ако изрично е посочено друго в правилата на конкурса.
За целите на буква а), подточка vi) от първа алинея може да се направи дерогация в случай на участие на международни организации.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити избира начини за комуникация, които са с недискриминационен характер за подаване на проекти от участниците и които не ограничават достъпа на участниците до конкурса.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всеки проект на участник съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на проектите на участниците е запазена;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
3. В правила на конкурсите могат да се определят условията за анулиране на конкурса, по-специално когато неговите цели не могат да бъдат изпълнени или когато юридическо или физическо лице, което не отговаря на условията за участие, следва да бъде наградено като победител.
4. Правилата на конкурсите се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза. Освен на интернет сайта правилата на конкурсите могат да бъдат публикувани и чрез всякакви други подходящи начини, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходима допълнителна публичност сред потенциалните участници. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на правилата на конкурсите също подлежат на публикуване при същите условия.
Член 213
Последващо публикуване
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до наградите, присъдени в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на участниците през изминалата година;
б)
броя на участниците и процента на успешните проекти на участници за всеки конкурс;
в)
списък с експертите, взели участие в конкурсните комисии през изминалата година, заедно със справка за процедурата за техния подбор.
Член 214
Оценка
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. За целите на оценката на проектите на участниците отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия от най-малко трима експерти, които могат да бъдат външни експерти или лица, представляващи най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка между тях, с изключение на представителствата или местните органи, посочени в член 72 от настоящия регламент, и органите, на които са делегирани правомощия, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма отделни структури.
Експертите, посочени в първа алинея, подлежат на изискванията относно конфликтите на интереси, посочени в член 57 от Финансовия регламент.
Външните експерти декларират, че не са в ситуация на конфликт на интереси към момента на назначаването и че се задължават да информират разпоредителя с бюджетни кредити, ако възникне такъв конфликт на интереси в хода на процедурата по оценяване.
2. След като приключат своята работа, членовете на комисията подписват протокол с всички проучени проекти на участници, който съдържа оценка на тяхното качество, като се определят проектите, на които могат да бъдат присъдени награди. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Протоколът, посочен в първа алинея, се съхранява за справки в бъдеще.
3. След това отговорният разпоредител с бюджетни кредити решава дали да присъди наградите. В това решение се посочва също следното:
а)
предметът и общият размер на присъдените награди, ако има такива;
б)
имената на спечелилите участници, ако има такива, размерът на наградите, присъдени на всеки спечелил участник, както и причините за избора;
в)
имената на отхвърлените участници и мотивите за тяхното отхвърляне.
Член 215
Информация и уведомяване
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Участниците се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните проекти и при всички случаи в срок от 15 календарни дни, след като разпоредителят с бюджетни кредити вземе решение за присъждане на наградата.
2. Решението за присъждане на наградата се съобщава на спечелилия участник и служи като правно задължение по смисъла на член 86 от Финансовия регламент.
ДЯЛ VIII
ФИНАНСОВИ ИНСТРУМЕНТИ
Член 216
Подбор на субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. За изпълнението на финансовите инструменти в условията на непряко управление Комисията получава доказателства, че упълномощеният субект отговаря на изискванията на член 60, параграф 2 от Финансовия регламент. След получаването на тези доказателства те са валидни за всяко бъдещо изпълнение на финансови инструменти от съответния субект, освен ако са внесени съществени промени в системите, правилата и процедурите на тези упълномощени субекти, обхванати от тези изисквания.
2. При подбора на субектите, натоварени с изпълнението на финансовите инструменти съгласно член 61, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията публикува покана за потенциалните упълномощени субекти. Тази покана включва критериите за подбор и за възлагане.
В поканата по първа алинея се посочва също дали упълномощеният субект трябва да задели собствени финансови ресурси за определения финансов инструмент или да сподели риска. Когато се направи такова обозначение и когато е необходимо да се намали възможен конфликт на интереси, в поканата се посочва също така, че от упълномощения субект се изисква да предложи мерки за хармонизиране на интересите, както е посочено в член 140, параграф 2 от Финансовия регламент. Мерките за хармонизиране на интересите трябва да бъдат включени в споразумението за конкретния финансов инструмент.
Комисията започва диалог със субектите, които отговарят на критериите за подбор, по прозрачен и обективен начин и без това да води до конфликт на интереси. След диалога Комисията подписва споразумения за делегиране със субекта или субектите, които са представили икономически най-изгодните предложения, включително, ако е приложимо, заделяне на собствени финансови ресурси или споделяне на риска.
3. Комисията може да проведе директни преговори с потенциалните упълномощени субекти, преди да подпише споразуменията за делегиране, когато упълномощеният субект е определен в съответния основен акт или е посочен в член 58, параграф 1, буква в), подточка iii) от Финансовия регламент или в надлежно обосновани и подходящо документирани изключителни случаи, по-специално когато:
а)
не са представени подходящи предложения след покана за потенциални упълномощени субекти;
б)
финансовите инструменти със специфични характеристики изискват определен вид упълномощен субект поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия;
в)
поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на Съюза, е невъзможно да се спази процедурата, посочена в параграф 2.
Член 217
Съдържание на споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
В допълнение към изискванията, изброени в член 40, споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, включва подходящи мерки за осигуряване на съответствие с принципите и условията, посочени в член 140 от Финансовия регламент. По-специално споразуменията за делегиране съдържат:
а)
описание на финансовия инструмент, включително инвестиционната му стратегия или политика, вида на предоставената подкрепа, критериите за допустимост на финансови посредници и крайни получатели, както и допълнителни оперативни изисквания за транспониране на целите на политиката на инструмента;
б)
изискванията за целеви обхват на стойностите за ефекта на лоста;
в)
определение на недопустимите дейности и критериите за отстраняване;
г)
разпоредби, гарантиращи хармонизиране на интересите и преодоляване на възможните конфликти на интереси;
д)
разпоредби за подбор на финансовите посредници съгласно член 139, параграф 4, втора алинея от Финансовия регламент и за създаването на специализирани инвестиционни средства, ако е приложимо;
е)
разпоредби относно отговорността на упълномощените субекти и на други субекти, участващи в изпълнението на финансовия инструмент;
ж)
разпоредби за уреждане на спорове;
з)
разпоредби за управление на финансовия инструмент;
и)
разпоредби относно използването и повторното използване на вноската на Съюза в съответствие с член 140, параграф 6 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби за управлението на вноските на Съюза и на доверителни сметки, включително рисковете за контрагента, приемливи касови операции, отговорностите на съответните страни, коригиращи действия в случай на прекалено големи салда по доверителните сметки, водене на документация и докладване;
к)
разпоредби относно възнаграждението на упълномощения субект, включително таксите за управление, както и относно изчисляването и плащането на разходи и такси за управление на упълномощения субект в съответствие с член 218;
л)
когато е целесъобразно, разпоредби относно рамка на условията за вноските от фондовете, посочени в член 175 от Финансовия регламент, по-специално Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и бъдещия Фонд за морско дело и рибарство (наричани по-долу „фондовете по ОСР“);
м)
разпоредби относно срока, възможността за удължаване и прекратяване на финансовия инструмент, включително условията за предсрочно прекратяване и когато е уместно, стратегии за излизане;
н)
разпоредби относно мониторинга на изпълнението на подкрепата за финансовите посредници и крайните получатели, включително докладване от страна на финансовите посредници;
о)
когато е приложимо, вида и характера на операциите по хеджиране, посочени в член 219.
Член 218
Разходи и такси за управление на упълномощените субекти
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Комисията заплаща възнаграждение на упълномощените субекти за изпълнението на финансови инструменти, което се изразява в такси, основани на резултатите, възстановяване на извънредни разноски, както и такси за управление на касовите средства, когато упълномощеният субект управлява касовите средства на финансовия инструмент.
2. Таксите, основани на резултатите, включват административни такси за упълномощените субекти като възнаграждение за работата, извършена при изпълнението на даден финансов инструмент. Когато е уместно, те могат да включват също така и стимули, свързани с политиката, за насърчаване на постигането на целите на политиката или за стимулиране на финансовите постижения на финансовия инструмент.
Член 219
Специфични правила за доверителните сметки при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, могат да откриват доверителни сметки по смисъла на член 68, параграф 7 от Финансовия регламент на свое име и изключително от името на Комисията. Тези упълномощени субекти изпращат съответните извлечения от сметките на отговорната служба на Комисията.
2. По доверителните сметки се поддържа подходяща ликвидност и активите, държани по тези доверителни сметки, се управляват в съответствие с принципите на доброто финансово управление, като се спазват подходящи пруденциални правила в съответствие с член 140, параграф 7 от Финансовия регламент.
3. За изпълнението на финансовите инструменти упълномощените субекти не извършват хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията за делегиране, посочени в член 217.
Член 220
Финансови инструменти, изпълнявани пряко
(член 139 от Финансовия регламент)
1. В изключителни случаи финансовите инструменти могат да се изпълняват пряко в съответствие с член 139, параграф 4 от Финансовия регламент чрез следните средства:
а)
специален инвестиционен механизъм, в който Комисията участва заедно с други публични или частни инвеститори с цел увеличаване на ефекта на лоста на финансовото участие на Съюза;
б)
заеми, гаранции, капиталови участия и други инструменти за споделяне на риска, различни от инвестиции в специализирани инвестиционни механизми, предоставяни пряко на крайните получатели или чрез финансови посредници.
2. За изпълнението на финансовите инструменти Комисията не извършва хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията със субектите, изпълняващи финансовия инструмент.
Член 221
Подбор на финансови посредници, ръководители на специални инвестиционни механизми и крайни получатели
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Когато Комисията изпълнява финансови инструменти пряко или непряко чрез специални инвестиционни механизми, тези механизми се създават в съответствие със законите на държава членка. Те могат също така да бъдат създадени в съответствие със законите на държава, различна от държава членка, в областта на външната дейност. Ръководителите на такива механизми са задължени от закона или чрез договор да действат добросъвестно като професионални ръководители.
2. Ръководителите на специалните инвестиционни механизми, посочени в параграф 1, и финансовите посредници или крайните получатели на финансовите инструменти се подбират, като се отчитат естеството на финансовия инструмент, който трябва да се изпълни, опитът и оперативният и финансовият капацитет на съответните субекти и/или икономическата жизнеспособност на проектите на крайните получатели. Изборът трябва да бъде прозрачен, обоснован от обективни причини и не трябва да поражда конфликт на интереси.
3. Не се предоставя финансова подкрепа за ръководители на специални инвестиционни механизми, на финансови посредници и на крайни получатели, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент.
Член 222
Условия за използване на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към преодоляване на пазарни несъвършенства или неефективности или неоптимални инвестиционни ситуации, както и към предоставяне на подкрепа само за крайните получатели, които се считат за потенциално икономически жизнеспособни в момента на предоставяне на подкрепата от Съюза чрез финансов инструмент.
2. Финансовите инструменти осигуряват подкрепа на крайните получатели по пропорционален начин. По-специално, преференциалното третиране на инвеститорите, предоставящи съвместни инвестиции или споделяне на риска, трябва да бъде обосновано и пропорционално на рисковете, поети от инвеститорите по даден финансов инструмент, и да бъде ограничено до необходимия минимум, за да се гарантира тяхната инвестиция или споделяне на риска.
Член 223
Ефект на лоста
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към постигане на ефект на лоста от финансовия принос на Съюза чрез мобилизиране на глобални инвестиции, надхвърлящи размера на финансовия принос на Съюза.
Ефектът на лоста от средствата на Съюза е равен на сумата за финансиране на допустимите крайни получатели, разделена на размера на финансовия принос на Съюза.
2. Целевият обхват на стойностите за ефекта на лоста се основава на предварителна оценка за съответния финансов инструмент.
Член 224
Предварителна оценка на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти се основават на предварителни оценки, които определят пазарните несъвършенства или неефективности или неоптималните инвестиционни ситуации, както и нуждите от инвестиции с оглед на целите на политиката.
2. Предварителната оценка доказва, че идентифицираните пазарни нужди не могат да бъдат посрещнати подходящо и своевременно чрез ръководени от пазара дейности или чрез интервенции на Съюза, различни от финансирането с финансов инструмент, като например регулиране, либерализация, реформа или други действия на политиката. Чрез нея се оценява вероятността финансовите инструменти да доведат до пазарни нарушения и изключване на частното финансиране, както и свързаните с това евентуални разходи,, и се определят средства за свеждане до минимум на отрицателните ефекти от такива нарушения.
3. В съответствие с принципа на субсидиарност предварителната оценка доказва, че даден финансов инструмент на ниво ЕС е по-подходящ за преодоляване на установените пазарни нужди от подобни финансови инструменти на национално или регионално ниво, включително тези, финансирани по линия на фондовете по ОСР. Когато се оценява добавената стойност от участието на Съюза, трябва да бъдат взети под внимание фактори като трудният достъп до финансиране на национално равнище, по-специално за трансгранични проекти, икономиите от мащаба или силният демонстрационен ефект, свързан с разпространението на най-добрите практики в държавите членки.
4. Предварителната оценка определя най-ефективния начин за изпълнение на финансовия инструмент.
5. Предварителната оценка доказва също, че планираният финансов инструмент е в съответствие с:
а)
новите и съществуващите финансови инструменти, за да се избегнат нежелани припокривания и да се постигнат синергии и икономии от мащаба;
б)
финансовите инструменти и другите форми на публична интервенция, насочени към същата пазарна среда, за да се избегнат несъответствия и да се проучат потенциалните синергии.
6. С предварителната оценка се оценяват пропорционалността на предвидената намеса по отношение на размера на установения недостиг на финансиране, очакваният ефект на лоста на планирания финансов инструмент и допълнителното качествено въздействие, като разпространението на най-добри практики, ефективното насърчаване на целите на политиката на Съюза по веригата на изпълнение или достъпът до специфични експертни познания на участниците във веригата на изпълнение.
7. Предварителната оценка установява набор от подходящи показатели за изпълнението за предложените финансови инструменти и показва очаквания продукт, резултати и въздействие.
8. Отделна предварителна оценка на финансовите инструменти се извършва само когато такава оценка, напълно съобразена с критериите в параграфи 1-7, не е включена в предварителната оценка или оценка на въздействието на програмата или дейността, обхваната от основен акт.
Член 225
Мониторинг на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. С цел да се осигури хармонизиран мониторинг на финансовите инструменти, посочени в член 140, параграф 12 от Финансовия регламент, се въвежда система за мониторинг от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се допринесе за осигуряването на достатъчна увереност, че средствата на Съюза се използват в съответствие с член 32, параграф 2 от Финансовия регламент.
2. Системата за мониторинг се използва за оценяване на напредъка на изпълнението по отношение на постигането на целите на политиката, отразени в съответните показатели за осъществените дейности и резултатите, установени съгласно предварителната оценка, за анализ на съответствието на изпълнението с определените изисквания съгласно член 140, параграф 2 от Финансовия регламент и за осигуряване на основа за докладването от Комисията, както се изисква съгласно член 38, параграф 5 и член 140, параграф 8 от Финансовия регламент.
3. В случай на непряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, представени от упълномощените субекти, и на наличните одити и проверки, извършени от упълномощените субекти, като се вземат предвид декларацията за управлението на упълномощените субекти и становището на независимия одитен орган, посочен в член 60, параграф 5 от Финансовия регламент. Комисията преглежда информацията, предоставена от упълномощените субекти, и може да извърши проверки, включително на извадков принцип, на подходящо равнище на изпълнение до крайните получатели.
Мониторингът от упълномощения субект се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници, и на наличните одити и проверки, извършени от финансовия посредник, като се вземат предвид декларацията за управлението на финансовия посредник и становището на независими одитори.
Когато не съществуват финансови посредници, упълномощеният субект пряко наблюдава използването на финансовия инструмент въз основа на докладите и отчетите, представени от крайните получатели.
Упълномощеният субект преразглежда, когато е уместно на базата на извадка, информацията, предоставена от финансовите посредници или от крайните получатели, и извършва проверки, както е определено в споразумението, посочено в член 217.
4. В случай на пряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници и от крайните получатели, подлежащи на съответните проверки. Разпоредбите на параграф 3 се прилагат за прякото управление mutatis mutandis.
5. Споразуменията за изпълнение на финансов инструмент съдържат необходимите разпоредби за прилагането на параграфи 1-4.
Член 226
Обработка на вноските от фондовете по ОСР
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Водят се отделни записи за вноските от фондовете по ОСР за финансовите инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент и подкрепяни от фондовете по ОСР съгласно специфичните за сектора правила.
2. Вноските от фондовете по ОСР се записват в отделни сметки и се използват в съответствие с целите на съответните фондове по ОСР за действия и крайни получатели, които са в съответствие с програмата или програмите, от които се правят вноските.
3. По отношение на вноските от фондовете по ОСР за финансови инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент, се прилагат специфичните за сектора правила.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 227
Доклад за бюджетното и финансовото управление през годината
(член 142 от Финансовия регламент)
Докладът за бюджетното и финансовото управление през годината съдържа точно описание на:
а)
постигането на целите за годината в съответствие с принципа на доброто финансово управление;
б)
финансовото състояние и събитията със съществено влияние върху дейностите през годината.
Докладът за бюджетното и финансовото управление е отделен от докладите за изпълнението на бюджета.
Член 228
Изключения от счетоводните принципи
(член 144 от Финансовия регламент)
Когато в конкретен случай счетоводителите смятат, че следва да бъде направено изключение от съдържанието на някой от счетоводните принципи, определени в счетоводните правила на Съюза, изключението надлежно се мотивира и докладва в бележките към финансовите отчети, посочени в член 232.
Член 229
Оправдателни документи
(член 144 от Финансовия регламент)
1. Всяко вписване се основава на оправдателни документи с дата и номер на хартиен носител или на носител, който гарантира надеждността и запазването на съдържанието им за сроковете, посочени в член 48.
2. Операциите от един и същ вид, извършени на едно и също място и на една и съща дата, могат да се обобщят в единен оправдателен документ.
Член 230
Отчет за финансовия резултат
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за финансовия резултат отразява приходите и разходите за годината, класифицирани по тяхното естество.
Член 231
Отчет за паричните потоци
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за паричните потоци представя паричните потоци през периода, като показва движението между откриването и закриването на касови наличности.
Касата е съставена от:
а)
касова наличност;
б)
банкови сметки и депозити, платими при поискване;
в)
други разполагаеми активи, които са високоликвидни и чиято стойност е стабилна.
Член 232
Бележки към финансовите отчети
(член 145 от Финансовия регламент)
Бележките съгласно член 145 от Финансовия регламент са неразделна част от финансовите отчети. Те съдържат най-малко следните данни:
а)
счетоводни принципи, правила и методи;
б)
обяснителни записки с допълнителна информация, която не се съдържа в основния текст на финансовите отчети, но е необходима за съставяне на вярна и точна представа.
Член 233
Отчети за изпълнението на бюджета
(член 146 от Финансовия регламент)
1. Отчетите за изпълнението на бюджета съдържат:
а)
данни за приходите, включително:
i)
промените в прогнозните бюджетни приходи;
ii)
изпълнението на приходите;
iii)
установените вземания;
б)
данни за промените в общия размер на наличните бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
в)
данни за усвояването на общите налични бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
г)
данни за неизпълнените поети задължения, за пренесените от предходната година и за поетите през текущата година задължения.
2. По отношение на данните за приходите се прилага справка с разбивка по държави членки за размера на вноските в системата на собствените ресурси, които подлежат на събиране към края на финансовата година и за които е издадено нареждане за събиране.
Член 234
Условия за предаване на отчетите
(член 148 от Финансовия регламент)
Междинните и окончателните отчети, посочени в членове 147 и 148 от Финансовия регламент, могат да се изпращат по електронен път.
ГЛАВА 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Счетоводна система
Член 235
Счетоводна система
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят на всяка институция и орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставя и съхранява актуализирани документи, които описват счетоводната система и счетоводните процедури в неговата институция и орган.
2. Бюджетните приходи и разходи се регистрират в компютризираната система по член 236 според икономическия характер на операцията като текущи приходи и разходи или като капитал.
Член 236
Компютризирани системи
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Сметките се водят с помощта на интегрирана компютризирана система.
2. Когато сметките се водят с компютризирани системи и подсистеми, всяка система и подсистема се описва подробно.
Описанието определя съдържанието на всички полета с данни и посочва как системата обработва отделните операции. В него се посочва как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция и за всяка промяна в компютризираните системи и подсистеми, така че по всяко време да е възможно определяне на характера на промените и лицето, което ги е внесло.
Описанието на компютризираните счетоводни системи и подсистеми посочва връзките между тези системи и централната счетоводна система, по-специално по отношение на преноса на данни и равняването на салдата.
3. Достъп до компютризираните системи и подсистеми имат единствено лицата, включени в списък на упълномощените потребители, който всяка институция съставя и актуализира.
Раздел 2
Счетоводни книги
Член 237
Счетоводни книги
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент води регистър, главна книга и поне подглавни книги за длъжниците, кредиторите и дълготрайните активи, освен ако това е икономически неоправдано.
Счетоводните книги се състоят от електронни документи, които се идентифицират от счетоводителя и осигуряват пълни гаранции за доказателствената си сила.
Записванията в регистъра се прехвърлят в главната книга, структурирана според сметкоплана по член 212.
Регистърът и главната книга могат да се разделят на толкова специални регистри и специални книги, колкото е необходимо, за да се изпълнят изискванията.
Вписванията в специалните регистри и специалните книги се централизират поне веднъж месечно в регистъра и в главната книга.
Член 238
Оборотна ведомост
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставят оборотна ведомост, която обхваща всички сметки от общата счетоводна отчетност, включително уравнените през годината, като във всички случаи посочва:
а)
номер на сметката;
б)
описание;
в)
общо дебит;
г)
общо кредит;
д)
салдо.
Член 239
Счетоводно равняване
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Данните от главната счетоводна книга се съхраняват и организират така, че да отговарят на съдържанието на всяка сметка, включена в оборотната ведомост.
2. По отношение на инвентарния опис на дълготрайните активи се прилагат разпоредбите на членове 246-253.
Раздел 3
Записване
Член 240
Записи по сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записите се извършват по метода на двустранното счетоводно записване, при който всяко движение или изменение по сметките се отразява със запис, осигуряващ равностойност между дебитираната и кредитираната сума по различните сметки, до които се отнася записът.
2. За операция във валута, различна от еврото, се изчислява равностойността в евро и се записва в сметките.
Операциите в чуждестранна валута по сметки, които могат да се преоценят, подлежат на преоценка най-малко всеки път, когато сметките се приключват.
Преоценката се извършва по курсовете, посочени в член 6.
Обменният курс на еврото спрямо друга валута, който се използва за изготвяне на баланса към 31 декември от година N, е курсът за последния работен ден на година N.
3. Счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент, уточняват правилата за обмен и преоценка, необходими за целите на счетоводната отчетност с текущо начисляване.
Член 241
Счетоводни записи
(член 154 от Финансовия регламент)
При всички счетоводни записи се посочват произходът, съдържанието и счетоводните референции на всички данни, както и съответните оправдателни документи.
Член 242
Записване в регистъра
(член 154 от Финансовия регламент)
Счетоводните операции се записват в регистъра по един от следните методи, които не са взаимно изключващи се:
а)
по дни и по операции;
б)
под формата на месечно обобщение на общите суми по операциите, при условие че се съхранява цялата документация, която позволява проверка на отделните операции по дни.
Член 243
Утвърждаване на записванията
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записванията в регистъра и в подглавните книги стават окончателни чрез процедура на утвърждаване, която забранява промени или изтриване на записванията.
2. Най-късно преди представянето на окончателните финансови отчети се прилага процедура за приключване, чиято цел е да замрази хронологията на регистрираните данни и да гарантира тяхната ненарушимост.
Раздел 4
Равняване и проверка
Член 244
Равняване на сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Салдото по сметките в оборотната ведомост се равнява периодично и най-малко при годишното приключване с данните от управленските системи, използвани от разпоредителите с бюджетни кредити за управление на активите и пасивите и за ежедневното регистриране на данни в счетоводната система.
2. Периодично и най-малко винаги когато сметките се приключват, счетоводителят проверява дали банковите салда съответстват на реалната ситуация, по-специално по отношение на:
а)
парични средства в банки чрез равняване с предоставените от финансовите институции извлечения от сметките;
б)
касовите наличности чрез равняване с данните от касовата книга.
Сметките за дълготрайните активи подлежат на преглед съгласно член 250.
3. Междуинституционалните свързващи сметки се равняват ежемесечно.
4. Временните сметки се откриват и преглеждат ежегодно от счетоводителя. Тези сметки са под отговорността на разпоредителя с бюджетни кредити и той ги изчиства възможно най-скоро.
Раздел 5
Бюджетни сметки
Член 245
Съдържание и водене на бюджетните сметки
(член 156 от Финансовия регламент)
1. За всяко подразделение на бюджета бюджетните сметки отразяват:
а)
по отношение на разходите:
i)
разрешените в първоначалния бюджет бюджетни кредити, включените в коригиращите бюджети бюджетни кредити, пренесените бюджетни кредити, наличните бюджетни кредити след събирането на целеви приходи, трансферите на бюджетни кредити, както и общия размер на наличните бюджетни кредити;
ii)
поетите задължения и плащанията за финансовата година;
б)
по отношение на приходите:
i)
прогнозите в първоначалния бюджет, прогнозите в коригиращите бюджети, целевите приходи и установения по този начин общ размер на прогнозните приходи;
ii)
установените вземания и събраните суми за съответната финансова година;
в)
неизплатените поети задължения и несъбраните приходи, които са пренесени от предходни финансови години.
Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания по буква а) от първа алинея се записват и отразяват отделно.
Глобалните временни поети задължения във връзка с Европейския фонд за гарантиране на земеделието (наричан по-нататък „ЕФГЗ“) и съответните плащания по тях също се записват в бюджетните сметки.
Тези задължения се представят спрямо общия размер на бюджетните кредити за ЕФГЗ.
2. Бюджетните сметки отразяват отделно:
а)
усвояването на бюджетните кредити, които са пренесени, и бюджетните кредити за годината;
б)
изчистването на неизплатени задължения.
В приходната част подлежащите на събиране приходи от предходни финансови години се представят отделно.
3. Бюджетните сметки могат да бъдат организирани по такъв начин, че да се изгради система на разходно осчетоводяване.
4. Бюджетните сметки се водят чрез компютърни системи, в книги или в картотеки.
ГЛАВА 3
Инвентарен опис
Член 246
Инвентарен опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Системата на инвентарен опис се изгражда от разпоредителя с бюджетни кредити с техническото съдействие на счетоводителя. Тази система трябва да съдържа цялата информация, която се изисква за водене на счетоводството и опазване на активите.
Член 247
Опазване на имуществото
(член 157 от Финансовия регламент)
Всяка институция и орган, посочени в член 141 от Финансовия регламент, приемат разпоредби за опазване на активите, отразени в съответните им счетоводни баланси, и вземат решение кои административни отдели отговарят за системата на инвентарен опис.
Член 248
Вписване в инвентарния опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Подлежат на вписване в инвентарния опис и в счетоводните сметки за дълготрайните активи всички придобити активи, чийто срок на употреба е над една година, които не са консумативи и чиято покупна цена или производствена цена е по-висока от указаната в счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент.
Член 249
Съдържание на описа по елементи
(член 157 от Финансовия регламент)
Инвентарният опис съдържа подходящо описание на всеки елемент и посочва неговото местонахождение или за движимите вещи - отговорната служба или лице, датата на придобиване и единичната цена.
Член 250
Инвентаризация на движимо имущество
(член 157 от Финансовия регламент)
Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, извършват инвентаризация по такъв начин, че да се провери физическото наличие на всяка вещ и нейното съответствие със записа в инвентарния опис. Проверките се извършват в рамките на годишна програма за проверки, с изключение на дълготрайните материални и нематериални активи, които се проверяват най-малко веднъж на три години.
Член 251
Препродажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Членовете, длъжностните лица и останалите служители на институциите и органите по член 141 от Финансовия регламент нямат право да придобиват вещи, които институциите и органите препродават, с изключение на продадените чрез публичен търг.
Член 252
Процедура за продажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
1. Продажбата на материални активи се обявява на местно равнище по подходящ начин, ако единичната покупна цена е 8 100 EUR или над тази стойност. Между публикуването на последната обява и сключването на договора за продажба следва да изминат най-малко 14 календарни дни.
Продажбите, посочени в първа алинея, се извършват чрез обяви за продажба, които се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз, ако единичната покупна цена е 391 100 EUR или над тази стойност. Подходящи обяви могат да се публикуват и в печатните издания на държавите членки. Между датата на публикуване в Официален вестник на Европейския съюз и сключването на договора за продажба трябва да измине най-малко един месец.
2. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, могат да се откажат от обяви, ако разходите за тях надхвърлят очакваните постъпления от операцията.
3. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, във всички случаи се стремят да постигнат най-добрата цена при продажбата на материални активи.
4. Параграфи 1, 2 и 3 не се прилагат за продажби между институциите на Съюза и неговите органи, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 253
Процедура за освобождаване от материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя декларация или протокол във всички случаи, когато елемент от инвентарния опис, включително сградите, се продава, предоставя безплатно, бракува, отдава под наем или липсва поради загуба, кражба или по друга причина.
В декларацията или протокола се посочва по-конкретно дали вещта следва да се подмени за сметка на длъжностно лице или друг служител на Съюза или друго лице.
Когато недвижимо имущество или големи съоръжения се предоставят безплатно, трябва да се състави договор и случаят да се опише в годишен доклад, който се изпраща на Европейския парламент и Съвета при представянето на проектобюджета.
Членовете, длъжностните лица или другите служители на институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, не могат да бъдат получатели на собствеността от инвентарния опис, която е предоставена безплатно или бракувана.
Член 254
Инвентарен опис и обявяване на продажби в делегациите на Съюза
(член 157 от Финансовия регламент)
1. В случая на делегациите на Съюза постоянните инвентарни описи на движимото имущество, принадлежащо на Съюза, се съхраняват по места. Те се изпращат редовно на централните отдели в съответствие с приетите от всяка институция правила.
Движимото имущество, което е в транзит до делегациите на Съюза, се вписва във временен опис, преди да бъде заведено в постоянния опис.
2. Обявяването на продажбите на движимо имущество на делегациите на Съюза се извършва съгласно местните обичаи.
ЧАСТ ВТОРА
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
НАУЧНИ ИЗСЛЕДВАНИЯ
Член 255
Видове дейности
(член 181 от Финансовия регламент)
1. Преките дейности се изпълняват от структурите на Съвместния изследователски център (наричан по-нататък „JRC“) и по принцип се финансират изцяло от бюджета. Те включват:
а)
научноизследователски програми;
б)
проучвателни изследователски дейности;
в)
дейности за научно-техническа подкрепа от институционален характер.
2. JRC може да участва в непреки дейности при условията, посочени в член 183 от Финансовия регламент.
3. Прогнозите за вземанията по член 181, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
Член 256
Допълнителни правила, приложими към JRC
(член 183 от Финансовия регламент)
1. Дейностите на конкурентна основа, реализирани от JRC, включват:
а)
дейности, извършвани след процедури за безвъзмездни средства или за обществени поръчки;
б)
дейности от името на трети страни;
в)
дейности, предприети съгласно административно споразумение с други институции или други служби на Комисията за предоставяне на научно-технически услуги.
2. Когато провежданите от JRC дейности за трети страни включват обществени поръчки, процедурата за възлагане на обществените поръчки е съобразена с принципите на прозрачност и равно третиране.
3. Прогнозите за вземанията по член 183, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
ДЯЛ II
ВЪНШНИ ДЕЙНОСТИ
ГЛАВА I
Общи разпоредби
Член 257
Дейности, които могат да бъдат финансирани
(член 184 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за дейностите, посочени в част 2, дял IV, глава 1 от Финансовия регламент, могат по-конкретно да финансират обществени поръчки, безвъзмездни средства, включително лихвени субсидии, специални заеми, гаранции по заеми, финансова помощ, бюджетна подкрепа и други специфични форми на бюджетно подпомагане.
ГЛАВА II
Бюджетна подкрепа и доверителни фондове с няколко донори
Член 258
Използване на бюджетната подкрепа
(член 186 от Финансовия регламент)
1. Когато е предвидено в съответните основни актове, Комисията може да използва секторна или обща бюджетна подкрепа в рамките на трета държава, ако са изпълнени следните условия:
а)
управлението на публичните финанси на държавата партньор е достатъчно прозрачно, надеждно и ефективно;
б)
държавата партньор е въвела достатъчно надеждни и подходящи секторни или национални политики и;
в)
държавата партньор е въвела макроикономически политики, ориентирани към стабилността.
2. Споразуменията, сключени с държавата партньор, трябва да съдържат задължение тази държава да предостави на Комисията надеждна и своевременна информация, която позволява на Комисията да направи оценка на изпълнението на условията, посочени в параграф 1.
Член 259
Доверителни фондове на Съюза за външни дейности
(член 187 от Финансовия регламент)
Вноските на другите донори се вземат предвид при постъпването им в специфичната банкова сметка на доверителния фонд и в размера в евро, получен при валутния обмен в момента на получаването им по специфичната банкова сметка.
Вноската на Съюза се прехвърля своевременно за покриване на правните задължения на доверителния фонд, като се вземат предвид наличните средства, предоставени от други донори.
Лихвите, натрупани по специфичната банкова сметка на доверителния фонд, се инвестират в доверителния фонд, освен ако е предвидено друго в учредителния акт на доверителния фонд.
Всички трансакции, направени през годината по банковата сметка, посочена в третата алинея, се записват съответно в сметките на доверителния фонд.
Финансовото отчитане на операциите, извършени от всеки доверителен фонд, се извършва два пъти годишно от разпоредителя с бюджетни кредити.
Доверителните фондове подлежат всяка година на независим външен одит.
Съветът на доверителния фонд одобрява годишния доклад на доверителния фонд, изготвен от разпоредителя с бюджетни кредити, заедно с годишните отчети, изготвени от счетоводителя. Тези доклади се прилагат към годишния доклад на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити и се представят на Европейския парламент и Съвета в рамките на процедурата за освобождаване от отговорност на Комисията.
Правилата за съставяне на съвета и неговият вътрешен правилник се определят в учредителния акт на доверителния фонд, приет от Комисията и спазван от донорите. Тези правила гарантират справедливо представяне на донорите и включват изискването за положителен вот от Комисията за окончателното решение за използването на средствата.
ГЛАВА III
Обществени поръчки
Член 260
Ползване на сгради под наем
(член 190 от Финансовия регламент)
Единствените поръчки за недвижими имоти, които могат да бъдат финансирани от оперативните бюджетни кредити за външни дейности, са тези за ползване под наем на сгради, които вече са били построени към датата на сключване на договора за наем. Поръчките се публикуват съгласно член 124.
Член 261
Определения
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за услуги включват поръчки за проучвания и техническа помощ.
Поръчката за проучване е договор за услуга, сключен между доставчик и възложител, който включва проучвания за определяне и подготовка на проекти, проучвания за приложимост, икономически и пазарни проучвания, технически проучвания и одити.
Поръчката за техническа помощ е поръчка, при която от доставчика се изисква да има консултантска роля, да управлява или да надзирава проект или да осигури посочените в условията на поръчката консултанти.
2. Когато трета държава разполага с квалифициран управленски персонал в своите отдели или структури с публично участие, поръчките могат да се изпълняват пряко от тези отдели или структури чрез пряко влагане на труд.
Член 262
Специални разпоредби във връзка с праговете и условията за възлагане на външни обществени поръчки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Членове 123-126, с изключение на определенията, член 127, параграфи 3 и 4, членове 128, 134-137, член 139, параграфи 3-6, член 148, параграф 4, член 151, параграф 2 и членове 152-158, 160 и 164 от настоящия регламент не се прилагат към договорите за обществени поръчки, сключени от възложителите по член 190, параграф 2 от Финансовия регламент или от тяхно име.
Решението за изпълнение на разпоредбите във връзка с обществените поръчки по тази глава се взема от Комисията, включително за подходящите проверки, извършвани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, когато Комисията не е възложител.
2. При неспазване на процедурите по параграф 1 разходите за съответните операции не могат да се финансират от Съюза.
3. Настоящата глава не се прилага за възложителите по член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, когато след проверките съгласно член 61 от Финансовия регламент Комисията им е разрешила да прилагат собствени процедури за обществени поръчки.
Член 263
Обявяване и недопускане на дискриминация
(членове 190 и 191 от Финансовия регламент)
1. Комисията предприема необходимите мерки за гарантиране на максимално широко участие при равни условия в конкурентните процедури за възлагане на обществени поръчки, финансирани от Съюза. За целта по-конкретно се полагат грижи за:
а)
осигуряване на адекватно публикуване в разумен срок на предварителните обявления, обявленията за обществена поръчка и обявленията за възлагане;
б)
премахване на всички дискриминационни практики или технически спецификации, които биха могли да затруднят широкото участие при равни условия на всички физически и юридически лица, посочени в член 182 от Финансовия регламент.
2. Член 265, параграф 5, член 267, параграф 3 и член 269, параграф 4 не засягат използването на електронни обществени поръчки.
Член 264
Обявяване
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Обявлението за предварителна информация за международни покани за представяне на оферти се изпраща на Службата за публикации във възможно най-кратки срокове при поръчките за доставки и услуги и възможно най-бързо след решението за одобряване на програмата при договорите за строителни работи.
2. За целите на тази глава обявлението за обществена поръчка се публикува:
а)
най-малко в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет за международните покани за представяне на оферти;
б)
най-малко в държавния вестник на държавата получател или в равностойно издание за местните покани за представяне на оферти.
Когато обявлението за обществена поръчка се публикува и на местно равнище, то трябва да е идентично на публикуваното в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет и да се публикува едновременно с него. Комисията отговаря за публикуването в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет. Ако обявлението се публикува на местно равнище, това може да се извърши от структурите, посочени в член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент.
3. Обявлението за възлагане се изпраща при подписването на договора, освен когато, ако все още е необходимо, поръчката е обявена за тайна или когато изпълнението на поръчката трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност с цел защита на основните интереси на Европейския съюз или на държавата бенефициер, както и когато публикуването на обявлението за възлагане се счита за неподходящо.
Член 265
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за услуги са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече:
i)
международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
ii)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 3 от настоящия член или рамково споразумение.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
Плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
2. При международната ограничена процедура по параграф 1, буква а) в обявлението за обществена поръчка се посочва броят на кандидатите, които ще бъдат поканени да подадат оферти. За поръчки за услуги се канят най-малко четирима кандидати. Броят на кандидатите, допуснати да подадат оферти, трябва да бъде достатъчен, за да осигури реална конкуренция.
Списъкът на избраните кандидати се публикува на интернет сайта на Комисията.
Ако броят на кандидатите, отговарящи на критериите за подбор или на минималните нива на капацитет, е по-нисък от минималния брой, възложителят може да покани да представят оферти само кандидатите, отговарящи на критериите за представяне на оферта.
3. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), възложителят съставя списък на най-малко трима оференти по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Оферентите при състезателната процедура на договаряне могат да бъдат избрани от подходящо обявен списък на потенциални оференти, посочен в член 136, параграф 1, буква б). Този списък се изготвя след покана за изразяване на интерес и е валиден за не повече от пет години от датата на обявлението. Списъкът може да включва подсписъци. Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да представят оферта.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с оферентите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
4. За правни услуги съгласно номенклатурата CPV възложителите могат да използват състезателна процедура на договаряне, независимо от прогнозната стойност на поръчката.
5. Офертите се изпращат в пакет или във външен плик, съдържащ два отделни запечатани плика - един с надпис „Плик А - Техническа оферта“ и друг с надпис „Плик Б - Финансова оферта“. На външния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Ако тръжната документация предвижда събеседвания, комисията за оценка може да ги проведе с главните членове на екипа от експерти, предложен в технически приемливите оферти, след като изготви писмени междинни заключения и преди да приключи окончателно оценката на техническите оферти. В такива случаи събеседването с експертите се провежда от комисията за оценка, за предпочитане колективно, ако те образуват екип, и на достатъчно близки времеви интервали, за да може да се направи сравнение. Събеседванията се провеждат в съответствие с образец, одобрен предварително от тръжната комисия и прилаган към всички поканени за събеседване експерти или екипи. Датата и часът на събеседването се съобщават на оферентите най-малко десет календарни дни предварително. В случаи на непреодолима сила, при които оферентът е възпрепятстван да се яви на събеседването, следва да му се изпратят нова дата и час.
6. Критериите за възлагане на поръчка служат за определяне на икономически най-изгодната оферта.
Икономически най-изгодната оферта се избира чрез претегляне в съотношение 80/20 на техническите качества и цената. За тази цел:
а)
полученият резултат за техническата оферта се умножава по 0,80;
б)
полученият резултат за ценовата оферта се умножава по 0,20.
Член 266
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. За поръчките за услуги възложителят може да използва процедура на договаряне въз основа само на една оферта в следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 104, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато услугите се възлагат на организации от публичния сектор или институции или сдружения с нестопанска цел и се отнасят до дейности от институционален характер или целят да предоставят помощ на хора в социалната сфера;
в)
за услуги, които представляват продължение на вече започнали услуги, при условията, изброени в параграф 2;
г)
когато тръжната процедура или опитът за използване на рамково споразумение до момента са неуспешни, т.е. когато не е получена нито една качествено и/или финансово подходяща оферта, като в такъв случай след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено;
д)
когато съответната поръчка следва конкурс и съгласно приложимите правила трябва да бъде възложена на успелия кандидат или на един от успелите кандидати, като в такъв случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
е)
когато по технически причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен доставчик на услуги;
ж)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Дейностите от институционален характер, посочени в буква б) от първа алинея, включват услуги, които са пряко свързани със законоустановената мисия на публичните органи.
2. Услугите, които са продължение на вече започнали услуги по параграф 1, буква в), са следните:
а)
допълнителни услуги, които не са обхванати от основната поръчка, но в резултат на непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на поръчката, при условие че допълнителната услуга не може технически и икономически да се отдели от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя, и че съвкупната стойност на допълнителните услуги не надхвърля 50 % от стойността на основната поръчка;
б)
допълнителни услуги, представляващи повторение на подобни услуги, възложени на изпълнителя на първоначална поръчка, при условие че:
i)
за първата услуга е било публикувано обявление за обществена поръчка и възможността да се използва процедура на договаряне за нови услуги за проекта, както и прогнозната цена са били ясно посочени в обявлението за обществена поръчка, публикувано за първата услуга;
ii)
продължението на поръчката е само за стойност и за продължителност, които не надхвърлят стойността и продължителността на първоначалната поръчка.
Член 267
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за доставки са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече: международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: рамково споразумение или:
i)
за поръчки на стойност от 100 000 EUR или повече, но по-малка от 300 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
ii)
за поръчки на стойност под 100 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2.
в)
плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), подточка ii) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима доставчици по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с доставчиците възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
4. При поръчки за доставки без предвидено следпродажбено обслужване единственият критерий за възлагане на поръчката е цената.
Когато предложенията за следпродажбено обслужване или за обучение имат особено значение, се избира офертата с най-ниската цена или икономически най-изгодната оферта, като се отчита техническото качество на предложеното обслужване и цената.
Член 268
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за доставки могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на едно предложение при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато това се определя от характера или особените характеристики на доставките, например когато изпълнението на поръчката е запазено изключително за притежатели на патенти или лицензи за ползване на патенти;
в)
за допълнителни доставки от първоначалния доставчик с цел частично да се заменят обичайните доставки или монтажи или да се разширят съществуващите доставки или монтажи, когато евентуална промяна на доставчика би задължила възложителя да придобие съоръжения с различни технически характеристики и това би довело до несъвместимост или прекомерни технически трудности при експлоатацията и поддръжката;
г)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
д)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
е)
за поръчки относно котирани доставки и покупки на стоковата борса;
ж)
за поръчки по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
В случаите, посочени в буква г) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. За целите на параграф 1, буква а) от настоящия член операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Член 269
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за строителни работи са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 5 000 000 EUR или повече:
i)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
ii)
с оглед на характеристиките на някои строителни работи, международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече, но по-малка от 5 000 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
в)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2 от настоящия член;
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква в) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима изпълнители по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с изпълнителите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Критериите за подбор обхващат капацитета на оферента да изпълнява подобни поръчки, по-специално с оглед на извършени строителни работи през последните години. След извършване на подбора и след отхвърляне на недопустимите оферти единственият критерий за възлагане на обществената поръчка е цената.
4. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
Член 270
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за строителни работи могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на една оферта при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
за допълнителни строителни работи, които не са включени в първоначалната поръчка, но поради непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на описаните в нея работи, при условията по параграф 2;
в)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
г)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
д)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
В случаите, посочени в буква в) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. Допълнителните строителни работи по параграф 1, буква б) се възлагат на изпълнителя на строителни работи, който вече извършва работите:
а)
когато тези работи не могат технически и икономически да се отделят от главната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя;
б)
когато тези работи, макар отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване;
в)
когато съвкупната стойност на поръчката за допълнителни работи не надхвърля 50 % от стойността на главната поръчка.
Член 271
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за недвижими имоти
(член 190 от Финансовия регламент)
Поръчките за недвижими имоти по член 260 могат да се възлагат чрез процедура на договаряне, след като е проучен местният пазар.
Член 272
Избор на процедура за възлагане на обществени поръчки при смесени договори
(член 190 от Финансовия регламент)
При поръчки както за доставка на услуги, така и за доставка на стоки или за извършване на строителни работи, възложителят със съгласието на Комисията, ако тя самата не е възложител, определя приложимите прагове и процедури с оглед на преобладаващия аспект, който се оценява въз основа на относителната стойност и оперативното значение на различните елементи на поръчката.
Член 273
Тръжна документация
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация по член 138 се изготвя въз основа на най-добрите международни практики и в съответствие с разпоредбите на настоящата глава по отношение на обявяването и контактите между възложителя и оферентите.
2. При поръчките за услуги тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
вида поръчка;
ii)
критериите за възлагане и тяхната тежест;
iii)
възможността за събеседвания и графика за тяхното провеждане;
iv)
информация дали се допускат варианти;
v)
разрешения дял, който може да се възлага на подизпълнители;
vi)
максималния бюджет, наличен за поръчката;
vii)
валутата на офертите;
б)
списък на избраните кандидати (с посочване на забраната за сдружаване);
в)
общите условия на поръчките за услуги;
г)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
д)
заданието с планирания график за проекта и датите, от които според плана главните експерти трябва да бъдат на разположение;
е)
ценовата таблица (за попълване от оферента);
ж)
образец на офертата;
з)
образец на договора;
и)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за плащане на предварителното финансиране.
Буква з) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
3. При поръчките за доставки тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за доставки;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
техническо приложение с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
4. При поръчките за строителни работи тръжната документация съдържа следните документи:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за строителни работи;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
технически приложения с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
5. Ако възникнат противоречия между специфичните условия, посочени в параграф 2, буква г), параграф 3, буква в) и параграф 4, буква в), и общите условия, се прилагат тези специфични условия.
6. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски стандарти или, ако е подходящо, международни стандарти, които са сертифицирани от организациите, отговарящи на европейските или международните стандарти относно сертифицирането. Възложителите приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за осигуряване на качеството.
Член 274
Гаранции
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Чрез дерогация от член 163 предварителните гаранции са в евро или във валутата на договора, за който се отнасят.
2. Възложителят може да поиска тръжна гаранция по смисъла на настоящата глава в размер от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката за доставки или строителни работи. Тя трябва да бъде в съответствие с член 163. Гаранцията се освобождава при подписване на договора. Тя се задържа, ако офертата, представена преди крайния срок за представяне на офертите, впоследствие бъде оттеглена.
3. При поръчки за доставки и строителни работи възложителят може да изиска гаранция за изпълнението на стойност, определена в тръжните документи, между 5 % и 10 % от общата стойност на поръчката. Тази гаранция се определя въз основа на обективни критерии като вида и стойността на поръчката.
Независимо от това се изисква гаранция за изпълнението, когато са надхвърлени следните прагове:
а)
345 000 EUR за поръчки за строителни работи;
б)
150 000 EUR за поръчки за доставки.
Тази гаранция остава валидна поне до окончателното приемане на доставките или строителните работи. В случай на лошо изпълнение на поръчката се задържа целият размер на гаранцията.
Член 275
Срокове за процедурите
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Офертите трябва да бъдат получени от възложителя на адреса и преди крайния срок, посочени в поканата за представяне на оферти. Определеният от възложителя срок за получаване на оферти и заявки за участие е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и достатъчен период за подготовка и представяне на офертите.
При поръчките за услуги минималният срок между датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти и крайната дата за получаване на офертите е 50 дни. При неотложни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
2. Оферентите могат да задават въпроси в писмена форма преди крайната дата за получаване на офертите. Възложителят предоставя отговорите на въпросите преди крайната дата за получаване на офертите.
3. При международните ограничени процедури срокът за получаване на заявления за участие е най-малко 30 дни от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка. Периодът между датата на изпращане на писмото с поканата и крайния срок за получаване на офертите е най-малко 50 дни. При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
4. При международните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
90 дни за поръчки за строителни работи;
б)
60 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
5. При местните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
60 дни за поръчки за строителни работи;
б)
30 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
6. При състезателните процедури на договаряне, посочени в член 265, параграф 1, буква б), член 267, параграф 1, буква в) и член 269, параграф 1, буква в), на кандидатите се дава срок от най-малко 30 дни от датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти, в който те могат да представят оферти.
7. Сроковете по параграфи 1-6 се изразяват в календарни дни.
Член 276
Комисия за оценка
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за изпълняващи изискванията, се оценяват и класират от комисия за оценка въз основа на предварително обявените критерии за отстраняване, подбор и възлагане. Тази комисия се състои от нечетен брой членове, най-малко трима, с необходимите технически и административни експертни познания за оценка на офертите.
2. Ако Комисията не е възложител, тя може да поиска копие от тръжните документи, офертите, оценката на офертите и подписаните договори. Тя също може да участва като наблюдател при отварянето и оценката на офертите.
3. Офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, или на посочените в нея специфични изисквания, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят може да покани кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване, подбор и възлагане, в определен от нея/него срок и при зачитане на принципа за равно третиране.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за необходимите пояснения във връзка със съдържанието на офертата.
5. Задължението за съставяне на комисия за оценка може да бъде отменено за процедури на стойност, ненадвишаваща 20 000 EUR.
ГЛАВА IV
Безвъзмездни средства
Член 277
Финансиране в пълен размер
(член 192 от Финансовия регламент)
В случай на дерогация от изискването за съфинансиране в решението за отпускане се излагат мотивите.
ДЯЛ III
ЕВРОПЕЙСКИ СЛУЖБИ
Член 278
Европейските служби и създаване на допълнителни служби
(член 195 от Финансовия регламент)
Посочените в член 195 от Финансовия регламент европейски служби са следните:
а)
Службата за публикации;
б)
Европейската служба за борба с измамите;
в)
Европейската служба за подбор на персонал и Европейското училище по администрация, което е административно прикрепено към нея;
г)
Службата за управление и плащане по индивидуални права;
д)
Службата за инфраструктура и логистика в Брюксел и Службата за инфраструктура и логистика в Люксембург.
Една или повече институции могат да създават допълнителни служби, при условие че това се оправдава от анализа на разходите и ползите и се гарантира видимостта на действията на Съюза.
Член 279
Делегиране от институциите на европейските междуинституционални служби
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
Всяка институция е отговорна за бюджетните задължения. Институциите могат да делегират на директора на съответната междуинституционална европейска служба всяко последващо действие, по-специално правните задължения, утвърждаването на разходи, разрешаването на плащания и изпълнението на приходи, като определят границите и условията на делегираните правомощия.
Член 280
Специални правила за Службата за публикации
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
По отношение на Службата за публикации всяка институция взема решение относно своята политика на публикуване. В съответствие с член 21 от Финансовия регламент нетните приходи от продажбата на публикации се използват като целеви приходи от институцията, която е автор на публикациите.
Член 281
Делегиране на определени функции от счетоводителя
(член 196 от Финансовия регламент)
Счетоводителят на Комисията, по предложение на управителния комитет на съответната служба, може да делегира на служител на службата някои от функциите си във връзка със събирането на приходите и плащането на разходите, които се извършват пряко от съответната служба.
Член 282
Каса - банкови сметки
(член 196 от Финансовия регламент)
За да се покрият касовите потребности на дадена междуинституционална служба, Комисията може да открива банкови сметки или пощенски джиро сметки на името на службата по предложение на управителния комитет на службата. Крайното салдо на касата за всяка година се равнява и коригира между съответната служба и Комисията в края на финансовата година.
ДЯЛ IV
БЮДЖЕТНИ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 283
Общи разпоредби
(член 201 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за административни разходи, обхванати от настоящия дял, са тези, посочени в член 41 от Финансовия регламент.
Поетите бюджетни задължения, съответстващи на бюджетните кредити за административни разходи, чието естество е общо за няколко дяла и които се управляват общо, могат да бъдат записани общо в бюджетното счетоводство съгласно обобщената класификация по видове, посочена в член 25.
Съответните разходи се вписват по бюджетните редове на всеки дял съгласно същото разпределение като за бюджетните кредити.
Член 284
Гаранции по договори за наем
(член 201 от Финансовия регламент)
Предоставените от институциите гаранции по договори за наем са под формата на банкови гаранции или депозит в блокирана банкова сметка на името на институцията или на наемодателя, изразени в евро, освен в надлежно мотивирани случаи.
Въпреки това, когато за трансакции в трети държави не е възможно да се използва никоя от тези форми на гаранции, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме други форми, при условие че те гарантират еквивалентна защита на финансовите интереси на Съюза.
Член 285
Аванси за служители и членове на институциите
(член 201 от Финансовия регламент)
На служителите и членовете на институциите могат да се изплащат аванси в съответствие с условията на Правилника за персонала.
Член 286
Сгради
(член 203 от Финансовия регламент)
1. Разходите, посочени в член 203, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудване на сгради. В тях не се включват допълнителни разходи.
2. Процедурата за ранно информиране, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент, и процедурата за предварително одобрение, посочена в член 203, параграф 5 от Финансовия регламент, не се прилагат по отношение на придобиването на земя безвъзмездно или срещу символична сума.
3. Процедурата за ранно информиране и процедурата за предварително одобрение, определени в член 203, параграфи 3-7 от Финансовия регламент, не се прилагат за жилищни сгради. Европейският парламент и Съветът могат да поискат от компетентната институция всякаква информация, свързана с жилищни сгради.
4. При извънредни или спешни политически обстоятелства ранната информация, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент относно проектите за недвижими имоти, свързани с делегациите на Съюза или службите му в трети държави, може да бъде представена заедно с проекта за недвижими имоти в съответствие с член 203, параграф 5 от Финансовия регламент. В такива случаи процедурите за ранно информиране и за предварително одобрение се провеждат при първа възможност.
5. Процедурата за предварително одобрение, предвидена в член 203, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент, не се прилага за подготвителни договори или проучвания, необходими за оценка на подробните разходи и финансиране на проекта за недвижими имоти.
6. Праговете от 750 000 EUR или 3 000 000 EUR, посочени в член 203, параграф 7, подточки ii), iii) и iv) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудването на сградата. За договори за наеми и плодоползване в тези прагове се вземат предвид разходите за оборудването на сградата, но не и допълнителните разходи.
7. Една година след датата на влизане в сила на Финансовия регламент Комисията изготвя доклад за прилагането на процедурите, посочени в член 203, параграфи 3-8 от Финансовия регламент.
ДЯЛ V
ЕКСПЕРТИ
Член 287
Външни експерти, които получават възнаграждение
(член 204 от Финансовия регламент)
1. За стойности под праговете по член 170, параграф 1 могат да бъдат избрани външни експерти, които получават възнаграждение, въз основа на процедурата, посочена в параграф 2.
2. Публикува се покана за изразяване на интерес в Официален вестник на Европейския съюз или на интернет сайта на съответната институция, ако е необходимо да се осигури публичност сред потенциалните кандидати.
Поканата за изразяване на интерес включва описание на задачите, тяхната продължителност и условията за възнаграждението. Тези условия могат да се основават на единични цени.
Изготвя се списък с експерти в резултат на поканата за изразяване на интерес. Той е валиден за срок, не по-дълъг от пет години от неговото публикуване, или за срока на многогодишна програма, свързана със задачите.
3. Всяко заинтересовано физическо лице може да представи заявление за участие по всяко време през периода му на валидност, с изключение на последните три месеца от този период. Външните експерти, които получават възнаграждение, не се избират да изпълняват задачите, посочени в член 204 от Финансовия регламент, ако са в някое от положенията на изключване, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
4. Всички контакти с подбраните експерти, включително сключването на договори и измененията в тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от институцията.
Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени във втора алинея, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
5. Списъкът с експерти и предметът на задачите се публикуват ежегодно. Възнаграждението се публикува, когато надвишава 15 000 EUR за изпълняваната задача.
6. Параграф 5 не се прилага, ако такова публикуване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, гарантирани по силата на Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на експертите.
ТРЕТА ЧАСТ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 288
Преходни разпоредби
Членове 35-43 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 продължават да се прилагат за задълженията, поети до 31 декември 2013 г. Членове 33-44 от настоящия регламент се прилагат само за задълженията, поети от 1 януари 2014 г.
Дял VI на първа част от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 може да продължи да се прилага за подписаните до 31 декември 2013 г. споразумения за безвъзмездни средства и решенията за безвъзмездни средства, за които е изпратено уведомление до 31 декември 2013 г., в рамките на глобалните поети задължения по бюджета за 2012 г. или за предходни години, ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити реши това, като се вземат надлежно предвид принципите на равно третиране и прозрачност.
Член 289
Отмяна
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 се отменя.
Позоваванията на отменения регламент се считат за позовавания на настоящия регламент и се четат в съответствие с таблицата на съответствията в приложението.
Член 290
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Той се прилага от 1 януари 2013 г.
Въпреки това членове 216-226 се прилагат от 1 януари 2014 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 29 октомври 2012 година.
REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 1268/2012 DELLA COMMISSIONE
del 29 ottobre 2012
recante le modalità di applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione (1), in particolare gli articoli 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 e 209,
considerando quanto segue:
(1)
Il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (2) ha subito sostanziali modificazioni ed è stato sostituito dal regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 (in prosieguo «regolamento finanziario»). È pertanto necessario allineare al regolamento finanziario il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, recante modalità d’esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (3). A fini di chiarezza è necessario sostituire il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002.
(2)
A norma dell’articolo 290 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (in prosieguo «TFUE») un atto legislativo può delegare alla Commissione il potere di adottare atti non legislativi di portata generale unicamente per integrare o modificare determinati elementi non essenziali degli atti legislativi. Alcune disposizioni del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 sono state quindi incorporate nel regolamento finanziario e pertanto non devono essere incluse nel presente regolamento.
(3)
Durante i suoi lavori preparatori la Commissione ha svolto adeguate consultazioni, anche presso esperti, e garantito la trasmissione contemporanea, corretta e tempestiva dei documenti pertinenti al Parlamento europeo e al Consiglio.
(4)
Per quanto attiene ai principi di bilancio, in particolare quello dell’unità, la semplificazione delle norme che disciplinano la generazione e il recupero degli interessi prodotti dai prefinanziamenti, segnatamente la rinuncia all’obbligo per i destinatari di una sovvenzione di generare interessi, rende obsolete le disposizioni concernenti il campo di applicazione e le condizioni per il recupero degli interessi. Ove tale obbligo sia comunque imposto alle entità cui sono affidati compiti di esecuzione del bilancio, occorre inserire negli accordi di delega con tali entità le norme che disciplinano l’individuazione, l’utilizzo e la contabilità degli interessi generati. Nei casi in cui tali accordi stabiliscano che gli interessi prodotti dai prefinanziamenti sono dovuti all’Unione, tali interessi devono essere versati al bilancio a titolo di entrate con destinazione specifica.
(5)
Con riferimento al principio dell’annualità, è importante chiarire il concetto di stanziamenti dell’esercizio e di fasi preparatorie all’atto d’impegno le quali, quando sono completate al 31 dicembre, possono dare diritto a un riporto degli stanziamenti di impegno.
(6)
Per quanto riguarda il principio dell’unità di conto, si devono precisare i tassi da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute ai fini della gestione di tesoreria e della contabilità. Inoltre, occorre rendere ancora più trasparente la contabilizzazione dei risultati di tali operazioni di conversione. A seguito dell’introduzione dell’euro, occorre abolire l’obbligo per la Commissione di fornire agli Stati membri informazioni sui trasferimenti di tesoreria effettuati tra varie valute.
(7)
Quanto alle deroghe al principio dell’universalità, occorre precisare, da un lato, il trattamento di bilancio da applicare alle entrate con destinazione specifica, in particolare ai contributi degli Stati membri o dei paesi terzi ad alcuni programmi dell’Unione e, dall’altro, i limiti esistenti in materia di contrazione tra spese ed entrate. In particolare, tenuto conto della prassi corrente, per motivi di certezza giuridica, è necessario chiarire che come regola generale le entrate con destinazione specifica generano stanziamenti di impegno e di pagamento automaticamente, non appena l’entrata è stata riscossa dall’istituzione. È inoltre necessario specificare i casi in cui, eccezionalmente, le entrate con destinazione specifica possono essere rese disponibili prima che le entrate siano state effettivamente riscosse dall’istituzione.
(8)
Con riferimento al principio della specializzazione, occorre definire con precisione il calcolo delle percentuali di stanziamento che le istituzioni sono autorizzate a stornare in base alla loro autonomia. Il Parlamento europeo e il Consiglio devono essere perfettamente informati tramite una motivazione dettagliata delle richieste di storno che devono essere loro sottoposte.
(9)
Per quanto riguarda la sana gestione finanziaria, è necessario individuare gli obiettivi e la periodicità minima delle valutazioni ex ante, intermedie e ex post dei programmi e delle attività, nonché le informazioni che devono figurare nella scheda finanziaria legislativa.
(10)
Per quanto attiene al principio della trasparenza, la pubblicazione dei dati, distinti per nominativo, relativi ai destinatari interessati e agli importi esatti da essi ricevuti aumenta la trasparenza in relazione all’utilizzo dei fondi in questione. Mettendo tali informazioni a disposizione dei cittadini si rafforza il controllo pubblico sull’impiego cui è destinato tale denaro e si contribuisce all’utilizzo ottimale dei fondi pubblici. Contestualmente, ove i destinatari sono persone fisiche, tale pubblicazione è assoggettata alle norme in materia di protezione dei dati personali. Di conseguenza, i dati personali devono essere pubblicati solo se necessario e commisurato alla legittima finalità perseguita.
(11)
Le informazioni sull’utilizzo dei fondi dell’Unione devono essere pubblicate sul sito internet delle istituzioni e comprendere almeno il nominativo, l’ubicazione, l’importo e la finalità dei fondi. Tali informazioni devono rispettare i criteri stabiliti all’articolo 35, paragrafo 3, del regolamento finanziario, in particolare la natura e l’entità dei fondi erogati.
(12)
Il nominativo e l’ubicazione dei destinatari di fondi dell’Unione devono essere pubblicati in relazione a premi, sovvenzioni e appalti attribuiti in seguito all’apertura di una gara pubblica, come nel caso in particolare di concorsi, inviti a presentare proposte e gare di appalto, rispettando i principi del TFUE e segnatamente quelli di trasparenza, proporzionalità, parità di trattamento e non discriminazione. Inoltre, siffatta pubblicazione deve aiutare i richiedenti respinti a esercitare il controllo sulle procedure di selezione pubbliche.
(13)
Poiché è opportuno che i dati personali relativi alle persone fisiche non siano pubblicati per un periodo superiore alla durata di utilizzo dei fondi da parte del destinatario, tali dati devono essere cancellati dopo due anni. Lo stesso vale per i dati personali relativi a persone giuridiche per le quali il titolo ufficiale individua una o più persone fisiche.
(14)
Nella maggior parte dei casi disciplinati dal presente regolamento, la pubblicazione riguarda persone giuridiche.
(15)
Quando sono interessate persone fisiche, siffatta pubblicazione va prevista solo se rispetta il principio di proporzionalità tra l’entità dell’importo erogato e l’esigenza di controllare l’impiego ottimale dei fondi. Nel caso delle persone fisiche, la pubblicazione della regione al livello NUTS 2 è coerente con l’obiettivo della pubblicazione dei destinatari, assicura la parità di trattamento tra Stati membri di dimensioni diverse e garantisce il diritto dei destinatari al rispetto della vita privata e in particolare alla protezione dei loro dati personali.
(16)
Le informazioni inerenti a borse di studio e altri aiuti diretti corrisposti a persone fisiche estremamente bisognose dovrebbero rimanere esenti dalla pubblicazione.
(17)
Per garantire il rispetto del principio della parità di trattamento tra i destinatari, occorre assicurare che la pubblicazione delle informazioni relative alle persone fisiche avvenga in ottemperanza all’obbligo per lo Stato membro di prevedere ampia trasparenza in merito agli appalti di importo superiore a quello stabilito dalla direttiva 2004/18/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 31 marzo 2004, relativa al coordinamento delle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di lavori, di forniture e di servizi (4).
(18)
Il nominativo e l’ubicazione del destinatario nonché l’importo e la finalità dei fondi non devono essere pubblicati se ciò rischia di minare l’integrità del destinatario tutelata dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea oppure di ledere i suoi interessi commerciali legittimi.
(19)
La nomenclatura di bilancio dovrebbe apportare la chiarezza e la trasparenza necessarie per la procedura di bilancio.
(20)
È necessario inoltre definire gli atti che potrebbero dare adito a un conflitto d’interessi.
(21)
Per quanto riguarda la gestione indiretta, occorre precisare l’inquadramento della delega e il contenuto dell’accordo di delega. Ogni entità o persona cui sono affidati compiti di esecuzione del bilancio deve garantire un grado di tutela degli interessi finanziari dell’Unione equivalente a quello richiesto dal regolamento finanziario. Occorre stabilire le condizioni alle quali la Commissione può accettare che i sistemi, le norme e le procedure di tali entità e persone siano considerati equivalenti ai propri, al fine di garantire la sana gestione finanziaria dei fondi dell’Unione da parte delle entità delegate.
(22)
Alle agenzie esecutive, sulle quali la Commissione esercita il proprio controllo, deve essere riconosciuta la qualità di ordinatori delegati da tale istituzione ai fini dell’esecuzione del bilancio dell’Unione.
(23)
Nel caso della gestione indiretta con organizzazioni internazionali, bisogna individuare le organizzazioni internazionali che possono essere ammesse a tale tipo di gestione.
(24)
Nel caso di compiti di esecuzione del bilancio affidati a organismi di diritto pubblico od organismi di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico, occorre precisare le condizioni relative alla loro designazione.
(25)
Per quanto attiene alla gestione indiretta, è necessario stabilire norme dettagliate in materia di procedure per l’esame e l’accettazione dei conti e l’esclusione dai finanziamenti dell’Unione delle spese in relazione alle quali sono stati effettuati esborsi in violazione delle norme applicabili.
(26)
Quanto agli organismi privati che svolgono lavori preparatori o secondari per conto della Commissione, essi devono essere scelti secondo le procedure d’aggiudicazione degli appalti pubblici.
(27)
Per quanto riguarda il ruolo degli agenti finanziari, la riforma della gestione finanziaria, con l’abolizione dei controlli ex ante centralizzati, rafforza le responsabilità degli ordinatori su tutti gli atti relativi alle entrate e alle spese, anche in termini di sistemi di controllo interno. Il Parlamento europeo e il Consiglio devono essere informati della nomina e della cessazione dal servizio degli ordinatori delegati. Di conseguenza, devono inoltre essere definiti le funzioni, la competenza e i principi procedurali da rispettare. L’internalizzazione dei controlli ex ante presuppone in particolare una distinzione chiara tra compiti di avvio e di verifica delle operazioni di esecuzione di bilancio, e ciascuna istituzione deve inoltre adottare un codice deontologico per i funzionari responsabili delle verifiche ex ante ed ex post. È inoltre necessario stabilire di dar conto delle responsabilità assunte, tramite una relazione annuale all’istituzione che è incaricata, tra l’altro, delle verifiche ex post. Occorre conservare i documenti giustificativi relativi alle operazioni condotte. Infine, poiché derogano alle normali procedure di aggiudicazione, tutti i tipi di procedure negoziate per l’aggiudicazione di appalti pubblici devono essere oggetto di una relazione speciale all’istituzione e di una comunicazione al Parlamento europeo e al Consiglio.
(28)
Occorre adattare il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 per tener conto del duplice ruolo che il capo delegazione riveste in quanto ordinatore sottodelegato per il servizio europeo per l’azione esterna (in prosieguo «SEAE») e, riguardo agli stanziamenti operativi, per la Commissione.
(29)
Al fine di chiarificare le responsabilità, occorre anche definire precisamente le funzioni e le competenze del contabile con riferimento ai sistemi contabili, alla gestione della tesoreria e dei conti bancari nonché dello schedario terzi. Vanno inoltre precisate le modalità per la cessazione dal servizio del contabile.
(30)
Devono essere stabilite le condizioni per il ricorso alle casse di anticipi, sistema di gestione in deroga alle procedure ordinarie, e devono essere precisate le funzioni e le responsabilità degli amministratori degli anticipi, nonché quelle degli ordinatori e dei contabili per quanto riguarda il controllo delle casse di anticipi. Il Parlamento europeo e il Consiglio devono essere informati di ogni nomina o cessazione dal servizio. Per motivi di efficienza, nelle delegazioni è opportuno istituire soltanto una cassa di anticipi che gestisce gli stanziamenti delle sezioni del bilancio relative alla Commissione e al SEAE. È risultato necessario prevedere la possibilità di utilizzare carte di debito collegate alle casse di anticipi per facilitare i pagamenti soprattutto nelle delegazioni e rappresentanze dell’Unione ed evitare i rischi connessi alla manipolazione di denaro contante.
(31)
Una volta definite funzioni e competenze di ciascun agente finanziario, la loro responsabilità può essere chiamata in causa soltanto secondo le disposizioni dello statuto dei funzionari dell’Unione europea e del regime applicabile agli altri agenti. L’istanza specializzata in irregolarità finanziarie istituita presso ciascuna istituzione si è dimostrata essere un meccanismo efficiente per accertare l’esistenza di un’irregolarità di natura finanziaria e dev’essere quindi mantenuta. È necessario precisare le modalità con le quali un ordinatore può chiedere la conferma di un’istruzione che ritenga irregolare o contraria al principio della sana gestione finanziaria ed essere in tal modo sollevato dalla propria responsabilità.
(32)
In materia di entrate, tranne il caso particolare delle risorse proprie disciplinate dalla decisione 2007/436/CE, Euratom del Consiglio, del 7 giugno 2007, relativa al sistema delle risorse proprie delle Comunità europee (5), è necessario precisare i compiti e i controlli di competenza degli ordinatori nelle diverse fasi della procedura: determinazione della previsione di crediti, ordine di recupero e trasmissione della nota di addebito che informa il debitore dell’accertamento di un credito, calcolo degli interessi di mora eventuali e, se del caso, decisione di rinunciare al credito, nel rispetto di criteri atti ad assicurare la sana gestione finanziaria ai fini della riscossione efficace delle entrate.
(33)
È necessario precisare il ruolo del contabile nella riscossione delle entrate e nella concessione di eventuali dilazioni di pagamento. Inoltre, il contabile dovrebbe disporre di un certo margine discrezionale nell’ambito del recupero dei crediti, compresa la facoltà di compensare debiti e crediti direttamente oppure, in circostanze eccezionali, di rinunciare a esigere la costituzione di una garanzia a rimborso del debito allorché il debitore voglia e possa effettuare il pagamento entro il periodo della dilazione ma non sia in grado di costituire siffatta garanzia tenendo debito conto del principio di proporzionalità.
(34)
Per garantire la gestione degli attivi ottenendo al tempo stesso una remunerazione finanziaria, è necessario investire in attivi finanziari gli importi incassati in via provvisoria, quali le ammende oggetto di contestazione, e stabilire la destinazione degli interessi prodotti da tali investimenti.
(35)
Per garantire che la Commissione disponga di tutte le informazioni necessarie per l’adozione delle decisioni di finanziamento, è necessario stabilire i requisiti minimi riguardo al contenuto delle decisioni di finanziamento concernenti le sovvenzioni, gli appalti, i fondi fiduciari e gli strumenti finanziari.
(36)
Per quanto riguarda le spese, è necessario definire l’articolazione tra la decisione di finanziamento, l’impegno globale e l’impegno specifico, nonché le caratteristiche di queste varie fasi, al fine di inquadrare con chiarezza le varie fasi dell’esecuzione del bilancio.
(37)
È necessario inoltre chiarire l’articolazione tra le operazioni di liquidazione, di ordinazione dei pagamenti e di pagamento e i controlli che l’ordinatore deve effettuare in occasione della liquidazione delle spese, con l’apposizione del «visto per pagamento». Occorre precisare i documenti giustificativi a sostegno dei pagamenti e indicare le norme di liquidazione dei prefinanziamenti e dei pagamenti intermedi.
(38)
Occorre stabilire norme dettagliate per l’applicazione dei termini relativi alle operazioni di liquidazione e pagamento, tenendo conto della direttiva 2011/7/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 febbraio 2011, relativa alla lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali (6), affinché non si verifichino indebiti ritardi nei pagamenti ai destinatari.
(39)
In materia di revisione contabile interna, è necessario definire le modalità di designazione del revisore e garantire la sua indipendenza nell’ambito dell’istituzione che l’ha nominato ed alla quale deve riferire in merito alle sue attività. Per garantire la trasparenza nei confronti del Parlamento europeo e del Consiglio, questi ultimi devono essere informati di qualsiasi misura di nomina o cessazione dal servizio.
(40)
Le norme sugli appalti devono fondarsi sulla direttiva 2004/18/CE. È necessario definire i vari tipi di procedure di appalto, le relative misure di pubblicità, le condizioni alle quali si può ricorrere a un determinato tipo di procedura e le principali caratteristiche delle procedure esistenti, la specificazione dei criteri di selezione e di aggiudicazione, le modalità di accesso ai documenti di gara e di comunicazione con gli offerenti o candidati, nonché, quando la Commissione aggiudica degli appalti per proprio conto, le soglie applicabili e le modalità di stima del valore degli appalti da aggiudicare.
(41)
Le procedure d’aggiudicazione degli appalti hanno la finalità di soddisfare nelle migliori condizioni possibili le necessità delle istituzioni, nel rispetto della parità d’accesso agli appalti pubblici e dei principi della trasparenza e della non discriminazione. Ai fini della trasparenza e della parità di trattamento tra i candidati e gli offerenti, ma anche della piena responsabilità degli ordinatori nella scelta, occorre stabilire la procedura di apertura, e poi di valutazione, delle offerte e delle domande di partecipazione, dalla nomina di una commissione fino alla decisione definitiva d’aggiudicazione, motivata e documentata, che spetta all’amministrazione aggiudicatrice.
(42)
L’esperienza acquisita indica la necessità di stabilire una nuova procedura di aggiudicazione per gli appalti di valore medio. Occorre consentire il ricorso all’«elenco di potenziali offerenti» alle stesse condizioni vigenti per l’attuale «invito a manifestare interesse» poiché tale procedura comporta minori oneri amministrativi per i potenziali offerenti.
(43)
Per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione durante l’esecuzione dell’appalto, è necessario stabilire la possibilità di imporre alle entità che assicurano la capacità finanziaria nell’ambito delle procedure di aggiudicazione di rispondere in solido per l’esecuzione del corrispondente appalto.
(44)
Per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione e garantire il controllo nel corso dell’esecuzione dell’appalto, è necessario stabilire la possibilità di esigere che taluni compiti essenziali siano eseguiti direttamente dal contraente stesso.
(45)
Per garantire che l’appalto venga eseguito attenendosi ai più elevati standard professionali, è necessario stabilire la possibilità di respingere gli offerenti con potenziali conflitti d’interesse.
(46)
Poiché la richiesta di garanzie finanziarie non è più automatica, è necessario stabilire i criteri in base ai quali decidere di richiederle.
(47)
È necessario precisare la portata del titolo sulle sovvenzioni, soprattutto con riferimento al tipo di azione o di organismo d’interesse generale europeo che può essere sovvenzionato, ma anche con riferimento alla tipologia degli impegni giuridici che possono essere utilizzati per finanziare le sovvenzioni. Riguardo a tali impegni giuridici occorre specificare i criteri di scelta tra convenzioni e decisioni, i requisiti minimi di contenuto delle stesse e la possibilità di concludere una convenzione o decisione specifica nell’ambito di accordi quadro, in modo di garantire la parità di trattamento ed evitare di limitare l’accesso ai finanziamenti dell’Unione.
(48)
Occorre che la portata del titolo sulle sovvenzioni tenga inoltre conto dell’inserimento nel regolamento finanziario di titoli specifici sui premi e sugli strumenti finanziari, da un lato, e, dall’altro, delle norme fondamentali concernenti le sovvenzioni, i costi ammissibili, la cancellazione del principio di degressività, il ricorso a forme semplificate di sovvenzione (somme forfettarie, costi unitari e tassi fissi) e l’abolizione dell’obbligatorietà di presentazione delle garanzie di prefinanziamento.
(49)
È opportuno che i progressi verso lo scambio elettronico delle informazioni e la presentazione per via elettronica dei documenti, che costituiscono un’importante semplificazione, siano accompagnati da precise condizioni di accettazione dei sistemi da utilizzare, in modo da garantire la sicurezza giuridica.
(50)
Occorre rivedere il principio del divieto del fine di lucro e il principio di cofinanziamento allineandoli alle precisazioni e alle semplificazioni inserite nel regolamento finanziario. In particolare, a fini di chiarezza, è necessario stabilire norme dettagliate relative ai tipi di entrate da considerare per l’applicazione del principio del divieto del fine di lucro nonché le forme di cofinanziamento esterno e di contributi in natura.
(51)
Con riferimento al principio di trasparenza, occorre autorizzare l’adozione e la pubblicazione di programmi di lavoro pluriennali, poiché presentano un valore aggiunto per i richiedenti, i quali possono prevedere più agevolmente gli inviti a presentare proposte e prepararvisi meglio. In questo ambito, occorre specificare le condizioni alle quali i programmi di lavoro possono essere considerati decisioni di finanziamento. Per garantire la trasparenza, è inoltre necessario pubblicare gli inviti a presentare proposte, tranne in caso d’urgenza oppure qualora l’azione possa essere attuata da una sola entità. È necessario specificare i requisiti minimi di contenuto di tale pubblicazione.
(52)
Poiché le condizioni di ammissibilità in materia di imposta sul valore aggiunto (IVA) pagata dai beneficiari possono indurre a errori e incongruenze, è necessario intendere e applicare in modo coerente i concetti di IVA non recuperabile e di persone non assoggettate ai sensi dell’articolo 13, paragrafo 1, della direttiva 2006/112/CE del Consiglio, del 28 novembre 2006, relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto (7), facendo riferimento alle attività rientranti in tali concetti.
(53)
Per garantire la trasparenza, la parità di trattamento dei richiedenti e la responsabilizzazione degli ordinatori, è necessario stabilire la procedura di attribuzione, dalla domanda di sovvenzione alla relativa valutazione in base a criteri di ammissibilità, selezione e concessione precedentemente annunciati, prima che l’ordinatore responsabile prenda la sua decisione definitiva, debitamente documentata. È necessario stabilire norme dettagliate relative alla composizione e ai compiti del comitato incaricato di valutare le proposte rispetto ai criteri di selezione e di concessione, nonché al margine di possibilità di prendere contatti con i richiedenti nel corso della procedura di attribuzione o di invitarli a modificare le proposte. Tale margine deve rispecchiare idoneamente i requisiti di buona amministrazione introdotti dal regolamento finanziario e comprendere le condizioni alle quali la proposte possono essere modificate prima della firma delle convenzioni di sovvenzione ovvero di notifica delle decisioni di sovvenzione.
(54)
Poiché il regolamento finanziario ha agevolato e ampliato il ricorso alle somme forfettarie, ai costi unitari e ai finanziamenti a tasso fisso, occorre chiarire le definizioni di tali forme semplificate di sovvenzione. In particolare, è necessario chiarire che, come ogni forma di sovvenzione, sono destinate a finanziare categorie di costi ammissibili, e precisare che il loro importo non deve necessariamente essere fissato ex ante; questo aspetto è particolarmente rilevante nei casi in cui gli importi sono determinati in base alle prassi consuete di contabilità analitica del beneficiario. Si avverte inoltre l’esigenza di garantire la stabilità delle norme di finanziamento nell’ambito di un programma specifico. A tal fine, occorre consentire il ricorso alle forme semplificate di sovvenzione durante tutta la sua durata. A fini statistici, metodologici ovvero di prevenzione e individuazione delle frodi occorre poter avere accesso ai dati contabili generali del beneficiario, anche nei casi finanziati tramite somme forfettarie, costi unitari o tassi fissi. Le verifiche, tuttavia, non devono essere finalizzate a rimettere in causa i valori unitari delle somme forfettarie, dei costi unitari o dei tassi fissi già convenuti.
(55)
Il principio della sana gestione finanziaria impone che la Commissione si tuteli con delle garanzie, nella fase delle domande di sovvenzione predisponendo controlli finanziari per le domande di importi ingenti, in occasione del pagamento dei prefinanziamenti, in funzione della valutazione dei rischi effettuata dall’ordinatore, con la richiesta di garanzie finanziarie preliminari, e nella fase dei pagamenti intermedi o dei pagamenti a saldo, prevedendo la presentazione di certificati redatti da revisori contabili per le domande di pagamento concernenti gli importi più ingenti e che presentano i massimi rischi.
(56)
Occorre chiarire le condizioni e procedure per sospendere e ridurre le sovvenzioni, in modo da definire meglio i motivi alla base di tale sospensione o riduzione, fornire adeguate informazioni ai beneficiari e garantire a questi ultimi la possibilità di esercitare i diritti della difesa in ogni fase.
(57)
Il principio della sana gestione dei fondi dell’Unione implica inoltre che i beneficiari stessi utilizzino le sovvenzioni secondo i principi di economia ed efficienza. In particolare, occorre che i costi degli appalti aggiudicati dai beneficiari per attuare l’azione siano ammissibili purché tali appalti di esecuzione siano aggiudicati all’offerta economicamente più vantaggiosa.
(58)
Poiché il regolamento finanziario allenta le restrizioni concernenti il ricorso al sostegno finanziario a terzi, è necessario stabilire le disposizioni minime da concordare a livello di convenzione di sovvenzione o da inserire nella decisione di sovvenzione per distinguere chiaramente l’assegnazione di sostegno finanziario a terzi da parte di un beneficiario dai compiti di esecuzione del bilancio svolti da un delegato nell’ambito della gestione indiretta.
(59)
I poteri sanzionatori nei confronti dei beneficiari delle sovvenzioni devono essere allineati a quelli conferiti nell’ambito degli appalti, poiché hanno lo stesso carattere e devono essere subordinati alle stesse norme sotto il profilo dell’efficacia e della proporzionalità.
(60)
I premi devono essere assoggettati ai principi di trasparenza e parità di trattamento come le sovvenzioni. In tale contesto occorre altresì stabilire le caratteristiche minime dei programmi di lavoro e dei concorsi, tenendo conto dei corrispondenti requisiti relativi alle sovvenzioni. In particolare, vanno specificate le condizioni alle quali i programmi di lavoro possono essere considerati decisioni di finanziamento, nonché i requisiti minimi di contenuto delle regole di concorso, segnatamente le condizioni di versamento del premio ai vincitori in caso di attribuzione, e gli idonei mezzi di pubblicazione.
(61)
Il rispetto dei principi di trasparenza e parità di trattamento impone inoltre l’istituzione di una procedura di attribuzione con fasi chiaramente definite, dalla presentazione delle proposte all’informazione dei richiedenti e alla comunicazione al vincitore. Tale procedura deve comprendere la valutazione delle proposte da parte di un gruppo di esperti designati dall’ordinatore responsabile che si basano sui criteri di attribuzione indicati nelle regole di concorso al fine di garantire competenza e imparzialità nella valutazione delle proposte. Occorre che la decisione finale in merito all’attribuzione del premio sia presa dall’ordinatore responsabile, sulla scorta delle raccomandazioni degli esperti, poiché la responsabilità per l’esecuzione del bilancio spetta sempre alla Commissione.
(62)
Per garantire un’attuazione armonizzata dei diversi strumenti finanziari all’interno della Commissione, il quadro generale previsto al titolo VIII del regolamento finanziario dovrebbe essere completato da norme dettagliate per la gestione degli strumenti finanziari, comprese disposizioni riguardanti la selezione delle entità delegate, il contenuto degli accordi di delega, i costi e le tasse di gestione e i conti fiduciari.
(63)
Occorre definire norme per la selezione degli intermediari finanziari e dei destinatari finali, in particolare qualora, in casi eccezionali, gli strumenti finanziari siano gestiti in maniera diretta mediante veicoli di investimento dedicati o altri meccanismi di attuazione, al fine di garantire l’utilizzazione efficiente dei fondi dell’Unione.
(64)
È necessario stabilire le condizioni di utilizzazione degli strumenti finanziari, compreso l’effetto moltiplicatore, e il quadro di monitoraggio. È altresì necessario garantire che gli strumenti finanziari siano attuati sulla base di un’approfondita valutazione ex ante, che deve consentire alla Commissione di concepirli allo specifico scopo di ovviare alle lacune del mercato e a situazioni di investimento non ottimali.
(65)
In materia di contabilità e di rendicontazione, i principi contabili generalmente accettati sulla base dei quali devono essere stabiliti gli stati finanziari sono definiti nelle norme contabili dell’Unione, che precisano inoltre le condizioni per la contabilizzazione di un’operazione nonché le regole di valutazione degli elementi d’attivo e di passivo e di costituzione degli accantonamenti, al fine di assicurare la corretta presentazione nonché la completezza e l’esattezza delle informazioni.
(66)
In materia di contabilità, occorre precisare che il contabile di ciascuna istituzione deve documentare l’organizzazione e la procedura contabili della sua istituzione e definire le condizioni che i sistemi automatizzati di tenuta della contabilità devono rispettare, in particolare al fine di garantire la sicurezza degli accessi e la pista di controllo per quanto riguarda le modifiche apportate ai sistemi.
(67)
Per quanto riguarda la tenuta della contabilità, si devono precisare i principi in materia di tenuta dei libri contabili, della situazione contabile generale, di ravvicinamento periodico dei saldi di tale situazione contabile e d’inventario e definire gli elementi del piano contabile redatto dal contabile della Commissione. Le norme sulla registrazione delle operazioni, in particolare il metodo in partita doppia, le norme di conversione delle operazioni non denominate in euro e i documenti giustificativi delle scritture contabili, devono essere precisati. Inoltre va precisato il contenuto delle registrazioni della contabilità di bilancio.
(68)
Occorre definire le regole sull’inventario delle immobilizzazioni e chiarire le rispettive responsabilità dei contabili e degli ordinatori in questo settore, così come le regole sulla rivendita dei beni iscritti nell’inventario, ai fini di un’efficiente gestione degli attivi.
(69)
In materia di azioni esterne, il presente regolamento, conformemente al regolamento finanziario, deve introdurre disposizioni di deroga che tengono conto delle specificità operative del settore delle azioni esterne, principalmente in materia di appalti e di concessione di sovvenzioni, in particolare perché tali procedure sono svolte dalle autorità dei paesi terzi beneficiari del sostegno finanziario dell’Unione. Per quanto attiene agli appalti, tali differenze dovrebbero riguardare principalmente la tipologia delle procedure e le soglie a partire dalle quali si applicano le diverse procedure. Per quanto riguarda le sovvenzioni, occorre consentire in determinati casi il finanziamento integrale, soprattutto per tener conto della ridotta capacità di cofinanziamento dei beneficiari.
(70)
È necessario stabilire disposizioni dettagliate riguardanti il ricorso al sostegno di bilancio, che specifichino le condizioni alle quali si può ricorrere a tale sostegno e l’obbligo per il partner di trasmettere alla Commissione informazioni tempestive e affidabili che le consentano di valutare il rispetto di tali condizioni.
(71)
Per quanto attiene ai fondi fiduciari dell’Unione, è necessario specificare i principi applicabili al contributo dell’Unione a tali fondi e ai contributi degli altri donatori, le norme contabili e di rendicontazione del fondo fiduciario dell’Unione, in particolare in materia di interessi maturati sul conto bancario del fondo fiduciario, chiarire le responsabilità rispettive degli agenti finanziari e del comitato del fondo fiduciario, nonché definire gli obblighi in materia di revisione contabile esterna. È inoltre necessario garantire un’equa rappresentanza dei donatori partecipanti in sede di comitato del fondo fiduciario e prevedere l’obbligo di voto favorevole della Commissione ai fini dell’utilizzo dei fondi.
(72)
Per semplificare le procedure di aggiudicazione degli appalti nell’ambito delle azioni esterne, sono state modificate alcune soglie mentre altre soglie e procedure di gestione derivanti dalle disposizioni comuni sono state aggiunte e adattate.
(73)
Per quanto attiene alle sovvenzioni, occorre razionalizzare le condizioni di deroga al principio del cofinanziamento, rendendole conformi al regolamento finanziario.
(74)
Al fine di garantire la sana gestione degli stanziamenti dell’Unione, è altresì necessario specificare i prerequisiti e le norme da inserire nelle convenzioni in caso di gestione decentrata degli stanziamenti o di ricorso alle casse di anticipi.
(75)
È opportuno definire gli uffici europei nonché stabilire norme specifiche per l’Ufficio delle pubblicazioni e disposizioni che autorizzino il contabile della Commissione a delegare alcuni dei suoi compiti a funzionari di tali uffici. Occorre anche precisare le modalità di funzionamento dei conti bancari che gli uffici europei possono essere autorizzati ad aprire a nome della Commissione.
(76)
Per analogia con la pubblicazione delle informazioni sui destinatari dei fondi dell’Unione, occorre pubblicare l’elenco degli esperti di cui all’articolo 204 del regolamento finanziario selezionati tramite invito a manifestare interesse e l’oggetto dei loro compiti. Occorre inoltre pubblicare la loro retribuzione se superiore a 15 000 EUR.
(77)
È necessario stabilire disposizioni integrative della nuova procedura prevista all’articolo 203 del regolamento finanziario, in particolare per quanto riguarda i tipi di costi da includere nelle soglie ivi fissate. È necessario stabilire norme dettagliate relative ai progetti immobiliari presso le delegazioni dell’Unione, in considerazione delle loro specificità, in particolare in caso d’urgenza. È opportuno stabilire che gli edifici residenziali, segnatamente presso le delegazioni, che devono essere presi in locazione o acquistati in tempi brevi siano esclusi dalla procedura stabilita all’articolo 203 del regolamento finanziario. Occorre che l’acquisizione di terreni a titolo gratuito o per un importo simbolico non rientri nella procedura stabilita all’articolo 203 del regolamento finanziario poiché non impone di per sé un onere aggiuntivo al bilancio.
(78)
Per garantire la coerenza con le disposizioni del regolamento finanziario, è necessario stabilire disposizioni transitorie. Inoltre, per garantire la coerenza con la base giuridica settoriale, è opportuno rimandare al 1o gennaio 2014 l’applicazione delle disposizioni relative alle modalità di gestione e agli strumenti finanziari,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
PARTE PRIMA
DISPOSIZIONI COMUNI
TITOLO I
OGGETTO
Articolo 1
Oggetto
Il presente regolamento stabilisce le modalità di applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 (in prosieguo «il regolamento finanziario»).
TITOLO II
PRINCIPI DI BILANCIO
CAPO 1
Principi dell’unità e della verità del bilancio
Articolo 2
Contabilità degli interessi prodotti dai prefinanziamenti
(Articolo 8, paragrafo 4, del regolamento finanziario)
Ove siano dovuti interessi al bilancio, le convenzioni concluse con le entità o persone elencate all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punti da ii) a viii), del regolamento finanziario, stabiliscono che il prefinanziamento sia versato su conti o sottoconti bancari che consentano d’individuare gli importi dei versamenti e i relativi interessi. Ove ciò non sia possibile, i metodi contabili dei destinatari o degli intermediari devono consentire d’individuare gli importi versati dall’Unione e gli interessi o altri utili da essi prodotti.
Le disposizioni del presente regolamento riguardanti gli interessi sui prefinanziamenti non incidono sull’iscrizione dei prefinanziamenti nella colonna delle attività nei rendiconti finanziari, come stabilito nelle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento finanziario.
CAPO 2
Principio dell’annualità
Articolo 3
Stanziamenti dell’esercizio
(Articolo 11, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
Gli stanziamenti di impegno e di pagamento autorizzati per l’esercizio constano di:
a)
stanziamenti iscritti nel bilancio, anche mediante bilancio rettificativo;
b)
stanziamenti riportati;
c)
stanziamenti ricostituiti conformemente agli articoli 178 e 182 del regolamento finanziario;
d)
stanziamenti provenienti da rimborsi di prefinanziamenti conformemente all’articolo 177, paragrafo 3, del regolamento finanziario;
e)
stanziamenti aperti a seguito del percepimento di entrate con destinazione specifica nel corso dell’esercizio o nel corso di esercizi precedenti e non utilizzati.
Articolo 4
Annullamento e riporto di stanziamenti
(Articolo 13, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Gli stanziamenti di impegno e gli stanziamenti non dissociati relativi ai progetti immobiliari di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario possono essere riportati soltanto se gli impegni non hanno potuto essere effettuati entro il 31 dicembre dell’esercizio per motivi non imputabili alla diligenza dell’ordinatore e se le fasi preparatorie sono avanzate a un punto che permetta ragionevolmente di ritenere che l’impegno possa essere effettuato entro il 31 marzo dell’anno successivo, ovvero il 31 dicembre nel caso dei progetti immobiliari.
2. Le fasi preparatorie di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario, che dovrebbero essere completate al 31 dicembre dell’esercizio ai fini del riporto all’esercizio successivo sono segnatamente le seguenti:
a)
per gli impegni globali ai sensi dell’articolo 85 del regolamento finanziario, l’adozione di una decisione di finanziamento o la conclusione entro tale data della consultazione dei servizi interessati di ciascuna istituzione in vista dell’adozione della decisione;
b)
per gli impegni specifici ai sensi dell’articolo 85 del regolamento finanziario, la conclusione della fase di selezione dei potenziali contraenti, beneficiari, vincitori di premi o soggetti delegati.
3. Gli stanziamenti riportati di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario, non impegnati al 31 marzo dell’esercizio successivo o fino al 31 dicembre dell’esercizio successivo per gli importi relativi ai progetti immobiliari, sono automaticamente annullati.
La Commissione informa il Parlamento europeo e il Consiglio degli stanziamenti così annullati entro un mese dall’annullamento conformemente al primo comma.
4. Gli stanziamenti riportati di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario possono essere utilizzati fino al 31 dicembre dell’esercizio successivo.
5. La contabilità permette di distinguere gli stanziamenti riportati conformemente ai paragrafi da 1 a 4.
CAPO 3
Principio dell’unità di conto
Articolo 5
Tasso di conversione tra l’euro e le altre valute
(Articolo 19 del regolamento finanziario)
1. Fatte salve le disposizioni specifiche derivanti dall’applicazione di normative settoriali, l’ordinatore responsabile effettua la conversione in base al tasso quotidiano di cambio dell’euro pubblicato nella serie C della Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Quando sono i contraenti o i beneficiari che devono effettuare la conversione tra l’euro e un’altra valuta, si applicano le regole specifiche relative alla conversione indicate nei contratti d’appalto, nelle convenzioni di sovvenzione o nelle convenzioni di finanziamento.
2. Per evitare che le operazioni di conversione delle valute abbiano effetti di rilievo sull’entità del cofinanziamento dell’Unione o incidano negativamente sul bilancio dell’Unione, le disposizioni specifiche per la conversione di cui al paragrafo 1 prevedono, all’occorrenza, che la conversione tra l’euro e le altre valute si effettui a un tasso determinato in base alla media dei tassi di cambio giornalieri registrati in un determinato periodo.
3. Se nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea non è pubblicato alcun tasso di cambio per la valuta interessata, l’ordinatore responsabile applica il tasso contabile di cui al paragrafo 4.
4. Ai fini della contabilità di cui agli articoli da 151 a 156 del regolamento finanziario e in applicazione dell’articolo 240 del presente regolamento, la conversione tra l’euro e un’altra valuta è effettuata in base al tasso contabile mensile dell’euro, il quale è determinato dal contabile della Commissione mediante ogni fonte d’informazione che egli consideri affidabile, fondandosi sul tasso in vigore il penultimo giorno lavorativo del mese precedente quello per il quale si deve determinare il tasso suddetto.
5. I risultati delle operazioni in valuta di cui al paragrafo 4 del presente articolo sono riportati in una rubrica separata della contabilità dell’istituzione rispettiva.
Il primo comma del presente paragrafo si applica mutatis mutandis agli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario.
Articolo 6
Tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute
(Articolo 19 del regolamento finanziario)
1. Fatte salve le disposizioni specifiche derivanti dall’applicazione delle normative settoriali o da contratti specifici d’appalto, da convenzioni o decisioni di sovvenzione e da convenzioni di finanziamento, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute, quando la conversione è effettuata dall’ordinatore responsabile, è quello vigente il giorno nel quale il servizio ordinatore redige l’ordine di pagamento o l’ordine di recupero.
2. Per i pagamenti in euro effettuati dalle casse di anticipi, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute è stabilito alla data alla quale la banca procede al pagamento.
3. Per la regolarizzazione delle casse di anticipi nelle valute nazionali, di cui all’articolo 19 del regolamento finanziario, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le valute nazionali è quello del mese nel quale la cassa di anticipi effettua la spesa.
4. Per il rimborso delle spese forfettarie e per le spese previste dallo statuto dei funzionari dell’Unione europea e dal regime applicabile agli altri agenti dell’Unione europea (in prosieguo «statuto»), soggette a un massimale e da pagare in una valuta diversa dall’euro, il tasso da applicare è quello in vigore alla data alla quale sorge il corrispondente diritto.
CAPO 4
Principio dell’universalità
Articolo 7
Struttura per la registrazione in bilancio delle entrate con destinazione specifica e apertura dei corrispondenti stanziamenti
(Articolo 21 del regolamento finanziario)
1. Fatti salvi gli articoli 9 e 10, la struttura per la registrazione in bilancio delle entrate con destinazione specifica comporta quanto segue:
a)
nello stato delle entrate della sezione di ciascuna istituzione, una linea di bilancio destinata ad accogliere l’importo di tali entrate;
b)
nello stato delle spese, i commenti contenuti nel bilancio, compresi i commenti generali, indicano quali linee possono accogliere gli stanziamenti corrispondenti alle entrate con destinazione specifica che sono rese disponibili.
Nel caso di cui al primo comma, lettera a), la linea è compilata con la menzione «per memoria» e le entrate stimate sono indicate a titolo informativo nei commenti.
2. Gli stanziamenti corrispondenti a entrate con destinazione specifica sono aperti automaticamente, sia in stanziamenti di impegno che in stanziamenti di pagamento, quando l’entrata è stata riscossa dall’istituzione, tranne nei seguenti casi:
a)
nei casi di cui all’articolo 181, paragrafo 2, e all’articolo 183, paragrafo 2, del regolamento finanziario;
b)
nel caso di cui all’articolo 21, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario per gli Stati membri ove l’accordo di contributo è espresso in euro.
Nel caso di cui al primo comma, lettera b), gli stanziamenti di impegno possono essere aperti al momento della firma dell’accordo di contributo da parte dello Stato membro.
Articolo 8
Contributi degli Stati membri a programmi di ricerca
[Articolo 21, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario]
1. I contributi degli Stati membri al finanziamento di taluni programmi complementari di ricerca, di cui all’articolo 5 del regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000 del Consiglio (8), sono versati:
a)
a concorrenza dei sette dodicesimi dell’importo iscritto in bilancio, entro il 31 gennaio dell’esercizio in corso;
b)
a concorrenza dei restanti cinque dodicesimi, entro il 15 luglio dell’esercizio in corso.
2. Quando il bilancio non è approvato definitivamente prima dell’inizio dell’esercizio, i contributi previsti al paragrafo 1 sono versati sulla base dell’importo iscritto nel bilancio dell’esercizio precedente.
3. Qualsiasi contributo o qualsiasi pagamento supplementare dovuto dagli Stati membri a titolo del bilancio deve essere iscritto nei conti della Commissione nei trenta giorni di calendario che seguono la richiesta di fondi.
4. I pagamenti effettuati sono iscritti nel conto previsto dal regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000 e sono soggetti alle condizioni enunciate dal medesimo.
Articolo 9
Entrate con destinazione specifica risultanti dalla partecipazione degli Stati EFTA a taluni programmi dell’Unione
[Articolo 21, paragrafo 2, lettera e), del regolamento finanziario]
1. La struttura per la registrazione in bilancio delle partecipazioni degli Stati dell’Associazione europea di libero scambio (in prosieguo «Stati EFTA») a taluni programmi dell’Unione è la seguente:
a)
nello stato delle entrate è aperta una linea con la menzione per memoria destinata ad accogliere l’importo globale, per l’esercizio considerato, del contributo degli Stati EFTA;
b)
nello stato delle spese:
i)
il commento in ciascuna linea relativa ad attività dell’Unione alle quali partecipano gli Stati EFTA indica «per informazione» l’importo previsto della partecipazione,
ii)
un allegato, che è parte integrante del bilancio, elenca tutte le linee relative alle attività dell’Unione alle quali partecipano gli Stati EFTA.
Ai fini del primo comma, lettera a), l’importo previsto è indicato nei commenti del bilancio.
L’allegato di cui al primo comma, lettera b), punto ii), rappresenta e completa la struttura per la registrazione in bilancio degli stanziamenti corrispondenti a queste partecipazioni, aperti a norma del paragrafo 2, e per l’esecuzione delle spese.
2. A norma dell’articolo 82 dell’accordo sullo spazio economico europeo (in prosieguo «accordo SEE»), gli importi relativi alla partecipazione annuale degli Stati EFTA - quali confermati alla Commissione dal comitato misto dello Spazio economico europeo a norma dell’articolo 1, paragrafo 5, del protocollo 32 annesso all’accordo SEE - danno luogo all’apertura integrale, dall’inizio dell’esercizio, sia degli stanziamenti per impegni che dei corrispondenti stanziamenti per pagamenti.
3. Se, nel corso dell’esercizio, gli stanziamenti di linee di bilancio alle quali partecipano gli Stati EFTA sono rafforzati senza che tali Stati possano, durante l’esercizio in questione, adattare di conseguenza il loro contributo per rispettare il «fattore di proporzionalità» di cui all’articolo 82 dell’accordo SEE, la Commissione è autorizzata a prefinanziare, in via provvisoria e straordinaria con i mezzi di tesoreria, la quota degli Stati EFTA. Successivamente al rafforzamento, la Commissione chiede tempestivamente i corrispondenti contributi degli Stati EFTA. La Commissione informa ogni anno il Parlamento europeo e il Consiglio delle decisioni così adottate.
Il prefinanziamento è regolarizzato non appena possibile nel quadro del bilancio dell’esercizio successivo.
4. A norma dell’articolo 21, paragrafo 2, lettera e), del regolamento finanziario, i contributi finanziari degli Stati EFTA costituiscono entrate con destinazione specifica esterne. Il contabile adotta le misure idonee a tenere sotto controllo, separatamente, l’impiego delle entrate provenienti da queste partecipazioni e degli stanziamenti corrispondenti.
La Commissione, nella relazione di cui all’articolo 150, paragrafo 2, del regolamento finanziario, mette in evidenza in modo distinto lo stato d’esecuzione della partecipazione degli Stati EFTA sia in entrate che in spese.
Articolo 10
Gettito delle sanzioni imposte agli Stati membri dichiarati in situazione di disavanzo eccessivo
[Articolo 21, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario]
La struttura per la registrazione in bilancio del gettito delle sanzioni di cui alla sezione 4 del regolamento (CE) n. 1467/97 del Consiglio (9) è la seguente:
a)
nello stato delle entrate è aperta una linea con la menzione per memoria destinata ad accogliere gli interessi derivanti da tali importi;
b)
parallelamente, fatto salvo l’articolo 77 del regolamento finanziario, l’iscrizione di questi importi nello stato delle entrate dà luogo all’apertura, su una linea dello stato delle spese, di stanziamenti di impegno e di pagamento.
Gli stanziamenti di cui al primo comma, lettera b), sono eseguiti conformemente all’articolo 20 del regolamento finanziario.
Articolo 11
Oneri correlati all’accettazione di liberalità a favore dell’Unione
(Articolo 22 del regolamento finanziario)
Ai fini dell’autorizzazione del Parlamento europeo e del Consiglio, di cui all’articolo 22, paragrafo 2, del regolamento finanziario, la Commissione stima e indica con precisione gli oneri finanziari, compresi i costi consequenziali, correlati all’accettazione di liberalità a favore dell’Unione.
Articolo 12
Conti «Oneri fiscali da recuperare»
(Articolo 23, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
Gli oneri fiscali eventualmente sostenuti dall’Unione a norma dell’articolo 23, paragrafo 2, e dell’articolo 23, paragrafo 3, lettera a), del regolamento finanziario, sono iscritti su un conto provvisorio fino al loro rimborso da parte degli Stati interessati.
CAPO 5
Principio della specializzazione
Articolo 13
Calcolo delle percentuali degli storni effettuati dalle istituzioni, a esclusione della Commissione
(Articolo 25 del regolamento finanziario)
1. Le percentuali di cui all’articolo 25 del regolamento finanziario sono calcolate al momento della domanda di storno, con riferimento agli stanziamenti previsti nel bilancio ed eventualmente nei bilanci rettificativi.
2. L’importo da considerare è la somma degli storni da effettuare sulla linea dalla quale si procede agli storni stessi, previa correzione per storni effettuati in precedenza.
Non si prende in considerazione l’importo degli storni che può effettuare autonomamente l’istituzione interessata, senza una decisione del Parlamento europeo e del Consiglio.
Articolo 14
Calcolo delle percentuali degli storni effettuati dalla Commissione
(Articolo 26 del regolamento finanziario)
1. Le percentuali di cui all’articolo 26, paragrafo 1, del regolamento finanziario sono calcolate al momento della domanda di storno, con riferimento agli stanziamenti previsti nel bilancio ed eventualmente nei bilanci rettificativi.
2. L’importo da considerare è la somma degli storni da realizzare sulla linea dalla quale o verso la quale si effettuano gli storni stessi, previa correzione per storni effettuati in precedenza.
Non si prende in considerazione l’importo degli storni che può effettuare autonomamente la Commissione, senza una decisione del Parlamento europeo e del Consiglio.
Articolo 15
Spese amministrative
(Articolo 26 del regolamento finanziario)
Le spese di cui all’articolo 26, paragrafo 1, primo comma, lettera b), del regolamento finanziario coprono, per ciascun settore, le voci di cui all’articolo 44, paragrafo 3, del regolamento finanziario.
Articolo 16
Documentazione delle domande di storni di stanziamenti
(Articoli 25 e 26 del regolamento finanziario)
Le proposte di storno e tutte le informazioni destinate al Parlamento europeo e al Consiglio e relative agli storni effettuati a norma degli articoli 25 e 26 del regolamento finanziario sono accompagnate da documenti giustificativi e dettagliati dai quali risultino l’esecuzione degli stanziamenti e il fabbisogno previsto sino a fine esercizio, sia per le linee da rafforzare che per quelle dalle quali provengono gli stanziamenti.
Articolo 17
Documentazione delle domande di storni a partire dalla riserva per aiuti d’urgenza
(Articolo 29 del regolamento finanziario)
Le proposte di storno destinate a permettere l’impiego della riserva per aiuti d’urgenza di cui all’articolo 29 del regolamento finanziario sono accompagnate da documenti giustificativi adeguati e dettagliati dai quali risultino:
a)
per la linea alla quale lo storno è destinato, le informazioni più recenti sull’esecuzione degli stanziamenti e le previsioni del fabbisogno sino a fine esercizio;
b)
per l’insieme delle linee relative alle azioni esterne, l’esecuzione degli stanziamenti sino alla fine del mese che precede quello della domanda di storno, nonché le previsioni del fabbisogno sino a fine esercizio, accompagnate da un confronto con le previsioni iniziali;
c)
l’esame delle possibilità di riassegnazione degli stanziamenti.
CAPO 6
Principio della sana gestione finanziaria
Articolo 18
Valutazione
(Articolo 30 del regolamento finanziario)
1. Ogni proposta di programmi o di attività comportante spese di bilancio è soggetta a una valutazione ex ante, riguardante:
a)
il fabbisogno da soddisfare a breve o a lungo termine;
b)
il valore aggiunto dell’intervento dell’Unione;
c)
gli obiettivi strategici e gestionali da realizzare, comprese le misure necessarie per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione europea nel campo della prevenzione e dell’individuazione delle frodi, delle indagini, del risarcimento e delle sanzioni;
d)
le opzioni politiche disponibili, tenuto conto dei rischi a esse correlati;
e)
i risultati e incidenze previsti, in particolare le incidenze economiche, sociali e ambientali, e gli indicatori e il dispositivo di valutazione necessari per la loro misurazione;
f)
il metodo più adeguato per porre in atto l’opzione o le opzioni prescelte;
g)
la coerenza interna del programma o dell’attività formante oggetto della proposta e i suoi rapporti con gli altri strumenti pertinenti;
h)
l’entità degli stanziamenti, delle risorse umane e delle altre spese amministrative da destinarvi, tenuto conto del principio dell’efficienza in termini di costi;
i)
gli elementi acquisiti in base a esperienze analoghe maturate in passato.
2. Nella proposta si devono indicare le disposizioni relative al monitoraggio, alle relazioni da presentare e alla valutazione, tenendo in debito conto le responsabilità spettanti ai vari livelli amministrativi che partecipano all’attuazione del programma o dell’attività formante oggetto della proposta.
3. Tutti i programmi o attività, compresi i progetti pilota e le azioni preparatorie, per i quali le risorse mobilitate superano l’importo di 5 000 000 EUR formano oggetto di una valutazione intermedia e/o ex post, riguardante le risorse umane e finanziarie stanziate e i risultati conseguiti, allo scopo di accertarne la coerenza con gli obiettivi stabiliti, secondo le modalità seguenti:
a)
i risultati conseguiti attuando un programma pluriennale sono valutati periodicamente, secondo un calendario che consente di tener conto dei risultati della valutazione ai fini di ogni decisione riguardante la riconduzione, la modifica o la sospensione del programma;
b)
per le attività finanziate su base annuale, i risultati sono valutati almeno ogni sei anni.
Il primo comma, lettere a) e b), non si applica ai singoli progetti o azioni facenti parte delle suddette attività, per i quali si possono adempiere gli obblighi previsti mediante le relazioni finali inviate dagli organismi che hanno svolto l’azione.
4. Le valutazioni di cui ai paragrafi 1 e 3 sono proporzionate alle risorse mobilitate e all’incidenza del programma o attività in questione.
Articolo 19
Scheda finanziaria
(Articolo 31 del regolamento finanziario)
La scheda finanziaria contiene gli elementi finanziari ed economici sulla base dei quali il legislatore dovrà valutare la necessità di un intervento dell’Unione. Essa fornisce informazioni utili sulla coerenza ed eventuale sinergia con altre attività dell’Unione.
Quando si tratta di azioni pluriennali, la scheda finanziaria comporta lo scadenzario prevedibile dei fabbisogni annuali di stanziamenti e di personale, compreso il personale esterno, e una valutazione della loro incidenza sul piano finanziario a medio termine.
CAPO 7
Principio della trasparenza
Articolo 20
Pubblicazione provvisoria del bilancio
(Articolo 34 del regolamento finanziario)
Non appena possibile e comunque entro quattro settimane dall’adozione definitiva del bilancio, i dati definitivi particolareggiati del bilancio sono pubblicati in tutte le lingue, per iniziativa della Commissione, sul sito internet delle istituzioni, in attesa della pubblicazione ufficiale nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Articolo 21
Pubblicazione di informazioni relative all’importo e ai destinatari dei fondi dell’Unione
(Articolo 35 del regolamento finanziario)
1. Le informazioni relative ai destinatari dei fondi dell’Unione erogati in regime di gestione diretta sono pubblicate sul sito internet dell’istituzione dell’Unione non oltre il 30 giugno successivo all’esercizio in cui i fondi sono stati erogati.
Oltre alla pubblicazione di cui al primo comma, le informazioni possono essere altresì pubblicate, secondo una presentazione standardizzata, mediante altri mezzi adeguati.
2. Se non altrimenti disposto dal presente regolamento e dalla normativa settoriale, sono pubblicate le seguenti informazioni, nel rispetto dei criteri stabiliti all’articolo 35, paragrafo 3, del regolamento finanziario:
a)
nominativo del destinatario;
b)
ubicazione del destinatario;
c)
importo erogato;
d)
natura e finalità della misura.
Ai fini della lettera b), per «ubicazione» si intende:
i)
l’indirizzo del destinatario se questi è una persona giuridica;
ii)
la regione a livello NUTS 2 se il destinatario è una persona fisica.
Per quanto riguarda i dati personali relativi alle persone fisiche, le informazioni pubblicate sono soppresse due anni dopo la fine dell’esercizio in cui sono stati erogati i fondi. Lo stesso vale per i dati personali relativi a persone giuridiche per le quali il titolo ufficiale individua una o più persone fisiche.
3. Le informazioni di cui al paragrafo 2 sono pubblicate solo in relazione a premi, sovvenzioni e appalti attribuiti in esito a concorsi o procedure di concessione di sovvenzioni o procedure di aggiudicazione di appalti. Non sono pubblicate informazioni in relazione a:
a)
borse di studio a favore di persone fisiche e altri aiuti diretti corrisposti a persone fisiche estremamente bisognose, di cui all’articolo 125, paragrafo 4, lettera c), del regolamento finanziario;
b)
appalti al di sotto dell’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 2, del presente regolamento.
4. È prevista una deroga alla pubblicazione se tale comunicazione rischia di minare i diritti e le libertà delle persone interessate tutelati dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea oppure di ledere gli interessi commerciali dei destinatari.
Articolo 22
Collegamento alle informazioni pubblicate relative ai destinatari dei fondi dell’Unione erogati in regime di gestione indiretta
(Articolo 35 del regolamento finanziario)
Ove la gestione dei fondi dell’Unione sia delegata alle autorità e agli organismi di cui all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario, gli accordi di delega prevedono che le informazioni di cui all’articolo 21, paragrafi 2 e 3, siano pubblicate da tali autorità e organismi delegati sul loro sito internet, secondo una presentazione standardizzata.
Se le informazioni non sono pubblicate direttamente sull’apposita pagina del sito internet delle istituzioni dell’Unione, tale sito deve contenere almeno il riferimento all’indirizzo del sito internet dove queste sono reperibili.
Oltre alla pubblicazione di cui al primo comma, le informazioni possono essere altresì pubblicate, secondo una presentazione standardizzata, mediante altri mezzi adeguati.
Alla pubblicazione di cui al primo comma del presente articolo si applicano i paragrafi da 2 a 4 dell’articolo 21.
TITOLO III
FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO
Articolo 23
Programmazione finanziaria
(Articolo 38 del regolamento finanziario)
La programmazione finanziaria di cui all’articolo 38 del regolamento finanziario è articolata per categoria di spesa, settore e linea di bilancio. La programmazione finanziaria complessiva copre tutte le categorie di spesa, a eccezione delle spese relative all’agricoltura, alla politica di coesione e all’amministrazione, per le quali sono forniti solo dati sintetici.
Articolo 24
Progetti di bilancio rettificativo
(Articolo 41, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
I progetti di bilancio rettificativo sono accompagnati da motivazioni e dalle informazioni sull’esecuzione di bilancio dell’esercizio precedente e dell’esercizio in corso disponibili al momento della loro formazione.
Articolo 25
Nomenclatura di bilancio
(Articolo 44 del regolamento finanziario)
La nomenclatura di bilancio è conforme ai principi della specializzazione, trasparenza e sana gestione finanziaria. Essa apporta la chiarezza e la trasparenza necessarie per la procedura di bilancio, agevolando l’individuazione degli obiettivi principali rispecchiati nelle pertinenti basi giuridiche, rendendo possibili le scelte delle priorità politiche e consentendo un’esecuzione efficiente ed efficace.
Articolo 26
Spese effettive dell’ultimo esercizio chiuso
[Articolo 49, paragrafo 1, lettera a), punto v), del regolamento finanziario]
Ai fini della formazione del bilancio, le spese effettive dell’ultimo esercizio chiuso sono determinate nel modo seguente:
a)
in impegni: impegni contabilizzati nel corso dell’esercizio, sugli stanziamenti dell’esercizio quali definiti all’articolo 3;
b)
in pagamenti: pagamenti effettuati nel corso dell’esercizio, vale a dire quelli il cui ordine di esecuzione è stato trasmesso alla banca, sugli stanziamenti dell’esercizio quali definiti all’articolo 3.
Articolo 27
Commenti di bilancio
[Articolo 49, paragrafo 1, lettera a), punto vi), del regolamento finanziario]
I commenti di bilancio comportano in particolare gli elementi seguenti:
a)
i riferimenti all’atto di base, quando esiste;
b)
spiegazioni adeguate sulla natura e la destinazione degli stanziamenti.
Articolo 28
Tabella dell’organico
[Articolo 49, paragrafo 1, lettera c), punto i), del regolamento finanziario]
Il personale dell’agenzia d’approvvigionamento figura in modo distinto nella tabella dell’organico della Commissione.
TITOLO IV
ESECUZIONE DEL BILANCIO
CAPO 1
Disposizioni generali
Articolo 29
Informazione sul trasferimento di dati personali a fini di revisione contabile
(Articolo 53 del regolamento finanziario)
In ogni avviso pubblicato nell’ambito di una procedura di attribuzione di sovvenzioni, appalti o premi svolta in gestione diretta, i potenziali beneficiari, candidati, offerenti o partecipanti vengono informati, a norma del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (10), che per salvaguardare gli interessi finanziari dell’Unione, i loro dati personali possono essere trasferiti ai servizi interni di revisione contabile, alla Corte dei conti europea, all’istanza specializzata in irregolarità finanziarie o all’Ufficio europeo per la lotta antifrode (in prosieguo «OLAF») nonché scambiati tra gli ordinatori della Commissione e delle agenzie esecutive.
Articolo 30
Misure preparatorie nel settore della politica estera e di sicurezza comune
[Articolo 54, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario]
Il finanziamento di misure approvate dal Consiglio per la preparazione di operazioni dell’Unione di gestione delle crisi nell’ambito del titolo V del trattato sull’Unione europea comprendono i sovraccosti derivanti direttamente dalla presenza specifica sul campo di una missione o gruppo comprendente anche personale delle istituzioni dell’Unione (inclusi l’assicurazione per rischi gravi, i costi di viaggio e di soggiorno, la diaria).
Articolo 31
Competenze specifiche della Commissione a norma dei trattati
[Articolo 54, paragrafo 2, lettera d), del regolamento finanziario]
1. Gli articoli del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (in prosieguo «TFUE») che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche sono i seguenti:
a)
articolo 154 (dialogo sociale);
b)
articolo 156 (studi, pareri, consultazioni in materia sociale);
c)
articoli 159 e 161 (relazioni speciali nel settore sociale);
d)
articolo 168, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di tutela della salute);
e)
articolo 171, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di reti transeuropee);
f)
articolo 173, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia industriale);
g)
articolo 175, secondo comma (relazione sui progressi compiuti nella realizzazione della coesione economica, sociale e territoriale);
h)
articolo 181, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di ricerca e di sviluppo tecnologico);
i)
articolo 190 (relazione in materia di ricerca e sviluppo tecnologico);
j)
articolo 210, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento delle politiche in materia di cooperazione allo sviluppo);
k)
articolo 214, paragrafo 6 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di dispositivi di aiuto umanitario).
2. Gli articoli del trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica (in prosieguo «trattato Euratom») che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche sono i seguenti:
a)
articolo 70 (interventi finanziari, nei limiti previsti in bilancio, in campagne di ricerche minerarie sui territori degli Stati membri);
b)
articoli da 77 a 85.
3. Gli elenchi di cui ai paragrafi 1 e 2 possono essere completati nella presentazione del progetto di bilancio indicando articoli e importi interessati.
Articolo 32
Atti che potrebbero costituire un conflitto d’interessi e procedura
(Articolo 57 del regolamento finanziario)
1. Ferma restando la qualifica di attività illegale ai sensi dell’articolo 141, l’atto che potrebbe essere interessato da un conflitto d’interessi ai sensi dell’articolo 57, paragrafo 2, del regolamento finanziario può assumere, tra le altre, una delle forme seguenti:
a)
la concessione a sé o ad altri di vantaggi indebiti diretti o indiretti;
b)
il rifiuto di concedere a un beneficiario diritti o vantaggi che può far valere;
c)
l’esecuzione di atti indebiti o abusivi o l’omissione di atti necessari.
Altri atti che potrebbero essere interessati da un conflitto d’interessi sono quelli che potrebbero impedire a una persona di svolgere in modo imparziale e obiettivo le sue funzioni, a esempio, ma non esclusivamente, la partecipazione a un comitato di valutazione nell’ambito di una procedura di aggiudicazione di un appalto o di concessione di una sovvenzione qualora la persona possa trarre vantaggi diretti o indiretti dal risultato della procedura in questione.
2. Si presume che vi sia un conflitto d’interessi se il richiedente, candidato od offerente è un dipendente cui si applica lo statuto, a meno che la partecipazione alla procedura non sia stata previamente autorizzata dal suo superiore.
3. In caso di conflitto d’interessi l’ordinatore delegato adotta gli opportuni provvedimenti per evitare ogni indebita influenza della persona interessata sulla procedura in questione.
CAPO 2
Metodi d’esecuzione
Sezione 1
Disposizioni generali
Articolo 33
Modalità di gestione
(Articolo 58 del regolamento finanziario)
Il sistema contabile della Commissione individua le modalità di gestione e, per ciascuna di esse, il tipo di entità o persona fra quelle elencate all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario cui siano stati delegati compiti di esecuzione del bilancio.
Per quanto riguarda la gestione diretta della Commissione a norma dell’articolo 58, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario, il sistema contabile deve tenere distinta la gestione effettuata da:
a)
servizi della Commissione;
b)
agenzie esecutive;
c)
capi delle delegazioni dell’Unione;
d)
fondi fiduciari di cui all’articolo 187 del regolamento finanziario.
Sezione 2
Gestione diretta
Articolo 34
Gestione diretta
[Articolo 58, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario]
Quando la Commissione esegue il bilancio direttamente nei suoi uffici amministrativi, i compiti d’esecuzione sono eseguiti dagli agenti finanziari ai sensi degli articoli da 64 a 75 del regolamento finanziario e conformemente al presente regolamento.
Articolo 35
Esercizio della delega ad agenzie esecutive
[Articolo 58, paragrafo 1, lettera a), e articolo 62 del regolamento finanziario]
1. Con le decisioni di delega le agenzie esecutive sono autorizzate a eseguire in qualità di ordinatori delegati gli stanziamenti assegnati al programma dell’Unione la cui gestione è stata loro affidata.
2. L’atto di delega della Commissione comprende almeno le disposizioni previste all’articolo 40, lettere da a) a d) e lettera h). È oggetto dell’accettazione formale scritta del direttore a nome dell’agenzia esecutiva interessata.
Articolo 36
Rispetto delle norme sull’aggiudicazione degli appalti
(Articolo 63 del regolamento finanziario)
Quando affida compiti a organismi privati secondo l’articolo 63, paragrafo 2, del regolamento finanziario, la Commissione ricorre all’aggiudicazione di un appalto secondo le disposizioni della parte prima, titolo V, e della parte seconda, titolo IV, capo 3, del regolamento finanziario.
Sezione 3
Gestione concorrente con gli Stati membri
Articolo 37
Disposizioni specifiche per la gestione concorrente con gli Stati membri e misure intese a promuovere le migliori pratiche
(Articolo 59 del regolamento finanziario)
La Commissione compila un registro degli organismi responsabili delle attività di gestione, certificazione e revisione contabile a norma delle regolamentazioni settoriali.
Al fine di promuovere le migliori prassi per gli interventi dei fondi strutturali, del Fondo di coesione, del Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale, del Fondo europeo agricolo di garanzia e del Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca, la Commissione può mettere a disposizione degli organismi responsabili delle attività di gestione e di controllo, a titolo informativo, una guida metodologica che illustra la strategia e l’impostazione da essa adottata per i controlli e comprende questionari ed esempi delle migliori pratiche individuate. Tale guida è aggiornata ogniqualvolta risulta necessario.
Sezione 4
Gestione indiretta
Articolo 38
Equivalenza di sistemi, norme e procedure nell’ambito della gestione indiretta
(Articolo 60 del regolamento finanziario)
1. La Commissione può riconoscere che le norme e le procedure relative all’aggiudicazione degli appalti siano equivalenti alle proprie se:
a)
soddisfano il principio di ampia concorrenza fra gli offerenti per ottenere l’offerta più vantaggiosa e le procedure negoziate sono limitate a importi ragionevoli o sono debitamente motivate;
b)
assicurano la trasparenza con adeguate misure di pubblicità ex ante, soprattutto la pubblicazione del bando di gara, e l’adeguata pubblicazione ex post dei contraenti;
c)
garantiscono la parità di trattamento, la proporzionalità e la non discriminazione;
d)
prevengono i conflitti d’interessi durante l’intera procedura di appalto.
La legislazione nazionale degli Stati membri ovvero dei paesi terzi che recepisce la direttiva 2004/18/CE è considerata equivalente alle norme applicate dalle istituzioni in conformità del regolamento finanziario.
2. La Commissione può riconoscere che le norme e le procedure relative alla concessione di sovvenzione siano equivalenti alle proprie se:
a)
rispondono ai principi di proporzionalità, sana gestione finanziaria, parità di trattamento e non discriminazione;
b)
garantiscono la trasparenza mediante l’adeguata pubblicazione dell’invito a presentare proposte, mentre le procedure di concessione diretta sono limitate a importi ragionevoli o sono debitamente giustificate, nonché l’adeguata pubblicazione ex post dei beneficiari tenendo conto del principio di proporzionalità;
c)
prevengono i conflitti d’interessi durante l’intera procedura di attribuzione;
d)
prevedono che le sovvenzioni non possono essere cumulative né possono essere concesse retroattivamente, devono implicare il cofinanziamento e non possono avere lo scopo o l’effetto di produrre profitti per il beneficiario.
3. La Commissione può riconoscere che i sistemi contabili e di controllo interno utilizzati dalle entità e dalle persone cui sono affidati compiti di esecuzione del bilancio per conto della Commissione forniscono livelli equivalenti di tutela degli interessi finanziari dell’Unione e ragionevoli garanzie quanto al conseguimento degli obiettivi di gestione se osservano i principi stabiliti dall’articolo 32 del regolamento finanziario.
Articolo 39
Valutazione ex ante delle norme e delle procedure delle entità e persone nell’ambito della gestione indiretta
(Articolo 61, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
Ai fini della valutazione ex ante a norma dell’articolo 61, paragrafo 1, del regolamento finanziario, l’ordinatore responsabile può basarsi su una valutazione ex ante svolta da un altro ordinatore a condizione che le conclusioni siano pertinenti ai rischi specifici dei compiti da affidare, in particolare alla natura di tali compiti e agli importi in questione.
L’ordinatore responsabile può basarsi su una valutazione ex ante svolta da altri donatori purché sia stata effettuata rispettando condizioni equivalenti a quelle relative alla gestione indiretta stabilite dall’articolo 60 del regolamento finanziario.
Articolo 40
Contenuto dell’accordo che affida compiti di esecuzione del bilancio a entità e persone
(Articolo 61, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
Gli accordi di delega comprendono disposizioni particolareggiate che garantiscono la tutela degli interessi finanziari dell’Unione e la trasparenza delle operazioni svolte. Esse comprendono almeno:
a)
la chiara definizione delle funzioni affidate e i limiti delle stesse, relativi in particolare alla modifica dei compiti affidati, alla rinuncia ai crediti e all’utilizzo di fondi rimborsati o inutilizzati;
b)
le condizioni e le modalità di esecuzione, le responsabilità e l’organizzazione dei controlli da predisporre, compresa la valutazione dei programmi;
c)
le condizioni relative ai versamenti del contributo dell’Unione, compresi il rimborso dei costi sostenuti per l’esecuzione e la remunerazione dell’entità delegata, nonché disposizioni in base alle quali per ottenere tali versamenti sono necessari documenti giustificativi;
d)
le norme secondo cui si rende conto alla Commissione dell’esecuzione, dei risultati attesi, delle irregolarità riscontrate e delle misure adottate, le condizioni alle quali i versamenti possono essere sospesi o interrotti nonché le condizioni alle quali l’esecuzione dei compiti prende fine;
e)
la data entro la quale devono essere conclusi i singoli contratti e convenzioni per l’attuazione dell’accordo di delega, la quale deve essere commisurata alla natura dei compiti affidati;
f)
le norme sull’esclusione che consentono all’entità o alla persona di escludere le entità che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettere a), b) ed e), e all’articolo 107, lettere a) e b), del regolamento finanziario dalla partecipazione a procedure di aggiudicazione di appalti o di attribuzione di sovvenzioni o premi ovvero dall’aggiudicazione di appalti o dall’attribuzione di sovvenzioni o premi;
g)
le modalità di esecuzione dei controlli da parte della Commissione e le disposizioni che consentono alla Commissione, all’OLAF e alla Corte dei conti di accedere alle informazioni necessarie per assolvere alle loro funzioni, nonché il potere di svolgere revisioni contabili e indagini all’occorrenza mediante controlli sul posto;
h)
disposizioni comprendenti:
i)
l’impegno dell’entità delegata di informare senza indugio la Commissione di casi di frode verificatisi nella gestione dei fondi dell’Unione e delle misure adottate;
ii)
la designazione di un punto di contatto dotato di competenze adeguate per collaborare direttamente con l’OLAF onde coadiuvarlo nelle sue attività operative;
i)
le condizioni relative all’utilizzazione di conti bancari e degli interessi prodotti di cui all’articolo 8, paragrafo 4, del regolamento finanziario;
j)
le disposizioni che garantiscono la visibilità dell’azione dell’Unione rispetto alle altre attività dell’organismo.
Articolo 41
Dichiarazione di gestione e dichiarazione di conformità
(Articolo 60, paragrafo 5, del regolamento finanziario)
Nel caso di azioni che si concludono prima della fine dell’esercizio interessato, la relazione finale dell’entità o persona incaricata dell’azione può sostituire la dichiarazione di gestione di cui all’articolo 60, paragrafo 5, lettera b), del regolamento finanziario purché sia presentata anteriormente al 15 febbraio dell’esercizio successivo a quello interessato.
Quando organizzazioni internazionali e paesi terzi attuano azioni non pluriennali limitate a 18 mesi, la dichiarazione di conformità di cui all’articolo 60, paragrafo 5, del regolamento finanziario può essere integrata nella relazione finale.
Articolo 42
Procedure per l’esame e l’accettazione dei conti e l’esclusione dai finanziamenti dell’Unione delle spese effettuate in violazione del diritto applicabile nell’ambito della gestione indiretta
[Articolo 60, paragrafo 6, lettere b) e c), del regolamento finanziario]
1. Fatte salve le disposizioni specifiche della normativa settoriale, le procedure di cui all’articolo 60, paragrafo 6, lettere b) e c), del regolamento finanziario comprendono:
a)
analisi documentali e, se del caso, controlli sul posto da parte della Commissione;
b)
la determinazione da parte della Commissione, se necessario nell’ambito di procedimenti contraddittori con le autorità e gli organismi, previa comunicazione a tali autorità e organismi, dell’importo delle spese accettate;
c)
il calcolo da parte della Commissione delle eventuali rettifiche finanziarie;
d)
il recupero o il versamento, da parte della Commissione, del saldo risultante dalla differenza tra le spese accettate e le somme già versate alle autorità o agli organismi.
Ai fini del primo comma, lettera d), la Commissione recupera gli importi dovuti di preferenza mediante compensazione in conformità con l’articolo 87.
2. Nel caso di compiti di esecuzione del bilancio affidati a un’entità che attua un’azione finanziata da una pluralità di donatori, le procedure di cui all’articolo 60, paragrafo 6, lettere b) e c), del regolamento finanziario comprendono la verifica dell’utilizzo, da parte dell’entità, di un importo corrispondente a quello versato dalla Commissione per l’azione interessata e della conformità della spesa agli obblighi stabiliti nella convenzione firmata con l’entità.
Ai fini del presente regolamento, per azione finanziata da una pluralità di donatori si intende un’azione nell’ambito della quale i fondi dell’Unione sono messi in comune con almeno un altro donatore.
Articolo 43
Disposizioni specifiche per la gestione indiretta con le organizzazioni internazionali
[Articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto ii), e articolo 188 del regolamento finanziario]
1. Le organizzazioni internazionali di cui all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto ii), del regolamento finanziario sono le seguenti:
a)
le organizzazioni internazionali del settore pubblico istituite mediante accordi intergovernativi e le agenzie specializzate istituite da tali organizzazioni;
b)
il Comitato internazionale della Croce rossa;
c)
la Federazione internazionale delle società nazionali della Croce rossa e della Mezzaluna rossa;
d)
altre organizzazioni senza scopo di lucro assimilate a organizzazioni internazionali da una decisione della Commissione.
2. Quando la Commissione esegue il bilancio nell’ambito della gestione indiretta con organizzazioni internazionali, si applicano gli accordi di verifica conclusi con esse.
Articolo 44
Designazione degli organismi di diritto pubblico od organismi di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico
[Articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punti v) e vi), del regolamento finanziario]
1. Gli organismi di diritto pubblico o gli organismi di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico sono soggetti al diritto dello Stato membro o del paese nel quale sono stati costituiti.
2. Nel caso di una gestione per rete che comporta la designazione di almeno un organismo o entità per Stato membro o paese interessato, tale designazione è effettuata dallo Stato membro o dal paese interessato conformemente all’atto di base.
In tutti gli altri casi, la Commissione designa tali organismi o entità di concerto con gli Stati membri o paesi interessati.
CAPO 3
Agenti finanziari
Sezione 1
Diritti e obblighi degli agenti finanziari
Articolo 45
Diritti e obblighi degli agenti finanziari
(Articolo 64 del regolamento finanziario)
1. Ogni istituzione mette a disposizione degli agenti finanziari le risorse necessarie all’assolvimento del loro compito e un ordine di missione che descrive in dettaglio compiti, diritti e obblighi.
2. I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono assoggettati all’ordine di missione fornito dalla Commissione per l’esecuzione dei compiti di gestione finanziaria che sono stati loro sottodelegati.
Sezione 2
L’ordinatore
Articolo 46
Assistenza agli ordinatori delegati e sottodelegati
(Articolo 65 del regolamento finanziario)
L’ordinatore responsabile può essere assistito nelle sue funzioni da funzionari, che saranno incaricati, sotto la sua responsabilità, di effettuare determinate operazioni necessarie per l’esecuzione del bilancio e per la produzione dei dati finanziari e di gestione. Al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi, i funzionari che assistono gli ordinatori delegati o sottodelegati sono soggetti agli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.
I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario possono essere assistiti nelle loro funzioni da funzionari della Commissione.
Articolo 47
Disposizioni interne in materia di deleghe
(Articolo 65 del regolamento finanziario)
In conformità con il regolamento finanziario e il presente regolamento, ogni istituzione emana nelle proprie norme interne i provvedimenti di gestione degli stanziamenti che ritiene necessari per la buona esecuzione della propria sezione del bilancio.
I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono assoggettati alle norme interne della Commissione nell’ambito dell’esecuzione dei compiti di gestione finanziaria che sono stati loro sottodelegati.
Articolo 48
Conservazione dei documenti giustificativi da parte degli ordinatori
(Articolo 66, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
L’ordinatore istituisce un sistema cartaceo o elettronico per la conservazione dei documenti giustificativi originali relativi e successivi all’esecuzione di bilancio e agli atti d’esecuzione del bilancio. Il sistema prevede quanto segue:
a)
la numerazione;
b)
la datazione;
c)
la tenuta di registri, eventualmente informatici, che ne permettano l’esatta localizzazione;
d)
la conservazione di questi documenti per un periodo di almeno cinque anni dalla data di concessione del discarico da parte del Parlamento europeo per l’esercizio finanziario al quale i documenti si riferiscono;
e)
la conservazione dei documenti relativi alle garanzie di prefinanziamento richieste a favore dell’istituzione e di uno scadenzario che permetta di controllare adeguatamente tali garanzie.
I documenti relativi a operazioni non definitivamente chiuse sono conservati oltre il termine di cui al primo comma, lettera d), e fino alla fine dell’anno che segue quello della chiusura di dette operazioni.
I dati personali contenuti nei documenti giustificativi vanno cancellati, se possibile, quando tali dati non sono necessari ai fini del discarico del bilancio, di controllo o di revisione contabile. Alla conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni si applica l’articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 49
Controlli ex ante ed ex post
(Articolo 66, paragrafi 5 e 6, del regolamento finanziario)
1. Per avvio di un’operazione si intende il complesso delle operazioni che possono essere effettuate dai funzionari di cui all’articolo 46 in preparazione dell’adozione degli atti d’esecuzione del bilancio da parte dell’ordinatore responsabile.
2. Per verifica ex ante di un’operazione si intendono tutti i controlli ex ante realizzati dall’ordinatore responsabile per verificarne gli aspetti operativi e finanziari.
3. I controlli ex ante verificano la coerenza fra i documenti giustificativi richiesti e le altre informazioni disponibili.
La portata, in termini di frequenza e intensità, dei controlli ex ante è determinata dall’ordinatore responsabile in base a considerazioni inerenti ai rischi e all’efficienza in termini di costi. In caso di dubbio, l’ordinatore incaricato di convalidare il pagamento in questione richiede informazioni supplementari o effettua un controllo in loco al fine di ottenere una affidabilità ragionevole dal controllo ex ante.
I controlli ex ante hanno lo scopo di constatare in particolare quanto segue:
a)
la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle norme applicabili, in particolare del bilancio e delle normative pertinenti, nonché di qualsiasi atto, emanato in applicazione dei trattati e dei regolamenti e, se del caso, delle condizioni contrattuali;
b)
l’applicazione del principio della sana gestione finanziaria di cui alla parte prima, titolo II, capo 7, del regolamento finanziario.
Ai fini dei controlli, l’ordinatore responsabile può ritenere che costituisca un’unica operazione una serie di singole operazioni analoghe riguardanti spese regolari per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche.
4. I controlli ex post possono essere svolti su base documentale o, se necessario, sul posto.
I controlli ex post verificano la corretta esecuzione delle operazioni finanziate dal bilancio e in particolare il rispetto dei criteri di cui al paragrafo 3.
I risultati dei controlli ex post sono esaminati dall’ordinatore delegato almeno una volta l’anno onde individuare eventuali problemi sistemici. L’ordinatore delegato adotta le misure necessarie per affrontare tali problemi.
L’analisi dei rischi di cui all’articolo 66, paragrafo 6, del regolamento finanziario è rivista alla luce dei risultati dei controlli e di altre informazioni pertinenti.
In caso di programmi pluriennali, l’ordinatore delegato definisce una strategia di controllo pluriennale, precisando la natura e la portata dei controlli per tale periodo e la maniera in cui i risultati devono essere misurati anno per anno ai fini del processo annuale di garanzia dell’affidabilità.
Articolo 50
Codice deontologico
(Articolo 66, paragrafo 7, e articolo 73, paragrafo 5, del regolamento finanziario)
1. I funzionari designati dall’ordinatore responsabile per la verifica delle operazioni finanziarie sono scelti sulla base di conoscenze, attitudini e competenze particolari, comprovate da titoli o da un’esperienza professionale appropriata o conseguite al termine di un programma di formazione adeguato.
2. Ogni istituzione approva un codice deontologico che determina, in materia di controllo interno, quanto segue:
a)
il livello di competenza tecnica e finanziaria dei funzionari di cui al paragrafo 1;
b)
l’obbligo per questi funzionari di seguire una formazione permanente;
c)
le funzioni, i ruoli e i compiti loro assegnati;
d)
le norme di condotta, in particolare di deontologia e d’integrità, che devono rispettare, nonché i loro diritti.
3. I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono assoggettati al codice deontologico della Commissione di cui al paragrafo 2 del presente articolo nell’ambito dell’esecuzione dei compiti di gestione finanziaria che sono stati loro sottodelegati.
4. Ogni istituzione realizza le strutture adeguate per trasmettere agli uffici ordinatori e aggiornare periodicamente le informazioni appropriate relative alle norme di controllo, segnalando i metodi e le tecniche disponibili a tal fine.
Articolo 51
Inerzia dell’ordinatore delegato
(Articolo 66, paragrafo 8, del regolamento finanziario)
Per inerzia dell’ordinatore delegato di cui all’articolo 66, paragrafo 8, del regolamento finanziario, si intende l’assenza di qualsiasi risposta che intervenga entro un termine congruo in considerazione delle circostanze specifiche e in ogni caso non superiore a un mese.
Articolo 52
Trasmissione al contabile delle informazioni finanziarie e di gestione
(Articolo 66 del regolamento finanziario)
L’ordinatore delegato trasmette al contabile, nel rispetto delle regole da questi adottate, le informazioni finanziarie e di gestione necessarie all’espletamento delle sue funzioni.
L’ordinatore delegato trasmette regolarmente al contabile, e almeno in occasione della chiusura dei conti, i dati finanziari pertinenti relativi ai conti bancari fiduciari, in modo tale che i conti dell’Unione rispecchino l’utilizzo dei fondi dell’Unione.
Articolo 53
Relazione sulle procedure negoziate
(Articolo 66 del regolamento finanziario)
Gli ordinatori delegati registrano, per ogni esercizio, i contratti d’appalto conclusi mediante la procedura negoziata di cui all’articolo 134, paragrafo 1, lettere da a) a g), all’articolo 135, paragrafo 1, lettere da a) a d), e agli articoli 266, 268 e 270 del presente regolamento. Se la proporzione di procedure negoziate rispetto al numero di appalti aggiudicati dal medesimo ordinatore delegato aumenta sensibilmente rispetto agli esercizi precedenti, o se questa proporzione è notevolmente più elevata della media registrata al livello dell’istituzione, l’ordinatore responsabile riferisce alla suddetta istituzione, esponendo le misure eventualmente adottate per invertire tale tendenza. Ogni istituzione presenta al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione sulle procedure negoziate. Per quanto riguarda la Commissione, la relazione è allegata al riassunto delle relazioni annuali di attività di cui all’articolo 66, paragrafo 9, del regolamento finanziario.
Sezione 3
Il contabile
Articolo 54
Nomina del contabile
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
1. Il contabile è nominato da ogni istituzione fra i funzionari soggetti allo statuto dei funzionari dell’Unione europea.
Il contabile è scelto dall’istituzione in base alla sua competenza specifica comprovata da titoli o da un’esperienza professionale equivalente.
2. Due o più istituzioni possono nominare lo stesso contabile.
In tal caso esse adottano le disposizioni necessarie al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi.
Articolo 55
Cessazione delle funzioni del contabile
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
1. In caso di cessazione delle funzioni del contabile, si elabora senza indugio la situazione contabile generale.
2. Il contabile che cessa le sue funzioni oppure, in caso di sua impossibilità, un funzionario del suo servizio trasmette al nuovo contabile la situazione contabile generale, corredata di una relazione di passaggio delle consegne.
Entro un mese dalla data in cui gli è stata trasmessa la situazione contabile generale, il nuovo contabile la firma, per accettazione, e può formulare riserve.
Nella relazione di passaggio delle consegne figurano anche il risultato della situazione contabile generale e le riserve formulate.
3. Ogni istituzione o organismo di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario informa entro due settimane il Parlamento europeo, il Consiglio e il contabile della Commissione della nomina o della cessazione delle funzioni del proprio contabile.
Articolo 56
Convalida dei sistemi contabili e di inventario
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
L’ordinatore responsabile notifica al contabile tutti gli sviluppi o le modifiche significative del sistema di gestione finanziaria, del sistema d’inventario o del sistema per la valutazione degli elementi d’attivo e di passivo se forniscono dati alla contabilità dell’istituzione o quando sono destinati a giustificarne i dati, in modo che il contabile possa verificare l’osservanza dei criteri di convalida.
In qualsiasi momento, il contabile può riesaminare un sistema di gestione finanziaria già convalidato. Quando un sistema di gestione finanziaria istituito dall’ordinatore non è, o non è più, convalidato dal contabile, l’ordinatore responsabile definisce un piano d’azione al fine di correggere in tempo utile le lacune all’origine della mancata convalida.
L’ordinatore responsabile è responsabile della completezza delle informazioni trasmesse al contabile.
Articolo 57
Gestione della tesoreria
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
1. Il contabile provvede affinché la propria istituzione disponga di fondi sufficienti per coprire il fabbisogno di tesoreria derivante dall’esecuzione del bilancio.
2. Ai fini del paragrafo 1, il contabile istituisce sistemi di gestione delle liquidità che gli consentono di elaborare previsioni di tesoreria.
3. Il contabile della Commissione ripartisce i fondi disponibili, secondo il disposto del regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000.
Articolo 58
Gestione dei conti bancari
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
1. Per le esigenze della gestione della tesoreria, il contabile può aprire o fare aprire conti in nome dell’istituzione, presso gli organismi finanziari o le banche centrali nazionali. In casi debitamente motivati, il contabile può aprire conti in valute diverse dall’euro.
2. Il contabile è incaricato di chiudere i conti di cui al paragrafo 1 o di assicurarsi che siano chiusi.
3. Il contabile definisce le condizioni di esercizio dei conti di cui al paragrafo 1 aperti presso gli organismi finanziari, secondo il principio della sana gestione finanziaria, del rendimento e della concorrenza.
4. Almeno ogni cinque anni, il contabile procede a riaprire la concorrenza fra gli organismi finanziari presso i quali possono essere aperti conti a norma del paragrafo 1.
Se le condizioni bancarie locali lo consentono, i conti bancari connessi a casse di anticipi aperti presso organismi finanziari situati all’esterno dell’Unione sono sottoposti a indagini concorrenziali periodiche. Tale indagine è condotta, almeno ogni cinque anni, su iniziativa dell’amministratore degli anticipi che presenta in seguito al contabile una proposta motivata per selezionare una banca per un periodo non superiore a cinque anni.
5. Il contabile vigila sul rispetto rigoroso delle condizioni di esercizio dei conti aperti presso gli organismi finanziari a norma del paragrafo 1.
Per i conti bancari connessi a casse di anticipi aperti presso organismi finanziari situati all’esterno dell’Unione, l’amministratore degli anticipi assume questo compito tenendo presente la legislazione applicabile nel paese in cui svolge la sua funzione.
6. Il contabile della Commissione informa i contabili delle altre istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario delle condizioni di esercizio dei conti aperti presso gli organismi finanziari. I contabili delle altre istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario armonizzano, sulla base di tali condizioni di esercizio, le condizioni di esercizio dei conti che aprono.
Articolo 59
Firme sui conti
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
Le condizioni d’apertura, di esercizio e d’utilizzazione dei conti prevedono, in funzione delle esigenze di controllo interno, per gli assegni, i bonifici e qualsiasi altra operazione bancaria, la firma congiunta di uno o più funzionari provvisti delle deleghe necessarie. Le istruzioni manuali sono firmate da almeno due funzionari provvisti delle deleghe necessarie o dal contabile in persona.
Ai fini del primo comma, il contabile di ciascuna istituzione trasmette a tutti gli organismi finanziari presso i quali la sua istituzione ha aperto conti i nominativi e gli esemplari della firma di tutti i funzionari autorizzati.
Articolo 60
Gestione dei saldi dei conti
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
1. Il contabile si assicura che il saldo dei conti bancari di cui all’articolo 58 non si discosti significativamente dalle previsioni di tesoreria di cui all’articolo 57, paragrafo 2, e, in ogni caso, di quanto segue:
a)
che nessun saldo di questi conti sia debitore;
b)
che il saldo sia periodicamente convertito in euro, quando i conti sono in altra valuta.
2. Il contabile non può mantenere su conti in valuta saldi che potrebbero causare all’istituzione perdite eccessive a seguito della variazione dei tassi di cambio.
Articolo 61
Trasferimenti e operazioni di conversione
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
Salvo il disposto dell’articolo 69, il contabile effettua i trasferimenti tra i conti che ha aperto in nome dell’istituzione presso organismi finanziari e le operazioni di conversione delle valute.
Articolo 62
Modalità di pagamento
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
I pagamenti sono effettuati mediante bonifico bancario, assegno o dalle casse di anticipi mediante carta di debito conformemente all’articolo 67, paragrafo 4.
Articolo 63
Schedario delle persone giuridiche
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
1. Il contabile può effettuare pagamenti mediante bonifico bancario soltanto se i dati relativi al conto bancario del beneficiario e le informazioni confermanti la sua identità, nonché qualsiasi modifica degli stessi, sono già stati registrati nello schedario comune tenuto dall’istituzione.
Ogni registrazione nello schedario dei dati legali e bancari relativi al beneficiario o la modifica di tali dati sono basati su un documento probante, del tipo determinato dal contabile.
2. In relazione a un pagamento mediante bonifico bancario, gli ordinatori non possono impegnare la propria istituzione nei confronti di un terzo se questi non fornisce la documentazione necessaria per la sua iscrizione nello schedario.
Gli ordinatori comunicano al contabile ogni variazione dei dati legali e bancari loro trasmessi dal beneficiario e verificano la validità di tali dati prima di effettuare un pagamento.
Nell’ambito degli aiuti di preadesione, possono essere conclusi singoli impegni con le autorità pubbliche nei paesi candidati all’adesione all’Unione europea senza iscrizione preliminare nello schedario terzi. In tal caso, l’ordinatore si adopera affinché l’iscrizione avvenga quanto prima. Le norme pattizie prevedono che la comunicazione delle coordinate bancarie del beneficiario alla Commissione sia una condizione essenziale ai fini del primo pagamento.
Articolo 64
Conservazione dei documenti giustificativi da parte del contabile
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
I documenti giustificativi relativi alla contabilità e alla preparazione dei conti di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario sono conservati per un periodo di cinque anni dalla data di concessione del discarico da parte del Parlamento europeo per l’esercizio finanziario al quale i documenti si riferiscono.
Tuttavia, i documenti relativi a operazioni non definitivamente chiuse sono conservati per un periodo superiore e sino alla fine dell’anno che segue quello della chiusura di dette operazioni. Alla conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni si applica l’articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.
Ogni istituzione decide presso quale ufficio devono essere conservati i documenti giustificativi.
Articolo 65
Persone autorizzate a disporre dei conti
(Articolo 69 del regolamento finanziario)
Ogni istituzione determina le modalità secondo le quali i funzionari da essa designati e autorizzati a disporre dei conti aperti nelle unità locali di cui all’articolo 72 sono autorizzati a comunicare agli organismi finanziari locali i nominativi e gli esemplari delle firme.
Sezione 4
L’amministratore degli anticipi
Articolo 66
Condizioni per il ricorso alle casse di anticipi
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
1. Quando le operazioni di pagamento con i mezzi di bilancio risultano materialmente impossibili o poco efficaci in particolare a causa del carattere limitato degli importi da pagare, possono essere istituite casse di anticipi destinate al pagamento di dette spese.
2. L’amministratore degli anticipi può liquidare e pagare spese, a titolo provvisorio, in base a un quadro particolareggiato figurante nelle istruzioni dell’ordinatore responsabile. In tali istruzioni sono precisate le regole e condizioni alle quali si devono effettuare la liquidazione provvisoria e i pagamenti ed eventualmente le disposizioni per la firma degli impegni giuridici di cui all’articolo 97, paragrafo 1, lettera e).
3. L’istituzione di una cassa di anticipi e la designazione di un amministratore degli anticipi sono oggetto di una decisione del contabile, su proposta debitamente motivata dell’ordinatore responsabile. Tale decisione riafferma le responsabilità e gli obblighi dell’amministratore degli anticipi e dell’ordinatore.
Anche la modificazione delle condizioni di esercizio di una cassa di anticipi è oggetto di una decisione del contabile, su proposta debitamente motivata dell’ordinatore responsabile.
4. Nelle delegazioni dell’Unione possono essere istituite casse di anticipi destinate al pagamento delle spese iscritte nella sezione del bilancio relativa alla Commissione e di quelle iscritte nella sezione del bilancio relativa al servizio europeo per l’azione esterna (in prosieguo «SEAE»), garantendo la piena tracciabilità delle spese.
Articolo 67
Condizioni per la creazione e i pagamenti
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
1. La decisione di istituire una cassa di anticipi e di designare un amministratore degli anticipi, nonché la decisione che modifica le condizioni di esercizio di una cassa di anticipi, stabiliscono in particolare quanto segue:
a)
l’oggetto e l’importo massimo dell’anticipo iniziale che può essere accordato;
b)
l’eventuale apertura di un conto bancario o di un conto corrente postale a nome dell’istituzione;
c)
la natura e l’importo massimo di ogni spesa che può essere pagata o incassata dall’amministratore degli anticipi in relazione a terzi;
d)
la periodicità e le modalità di presentazione dei documenti giustificativi e la trasmissione di tali documenti giustificativi all’ordinatore a fini di regolarizzazione;
e)
le modalità di un’eventuale ricostituzione dell’anticipo;
f)
la regolarizzazione delle operazioni della cassa di anticipi da parte dell’ordinatore entro la fine del mese successivo, al fine di assicurare il ravvicinamento tra il saldo contabile e il saldo bancario;
g)
la durata di validità dell’autorizzazione data dal contabile all’amministratore degli anticipi;
h)
l’identità dell’amministratore degli anticipi designato.
2. Nelle proposte di decisione che istituiscono una cassa di anticipi l’ordinatore responsabile veglia a quanto segue:
a)
a che si faccia ricorso in via prioritaria al bilancio quando esiste un accesso al sistema informatico contabile centrale;
b)
a che si ricorra alle casse di anticipi unicamente in casi giustificati.
L’importo massimo che l’amministratore degli anticipi può pagare, quando è materialmente impossibile o inefficiente effettuare operazioni di pagamento mediante le procedure di bilancio, non supera 60 000 EUR per ogni spesa.
3. I pagamenti a terzi possono essere effettuati dall’amministratore degli anticipi soltanto sulla base ed entro i limiti di quanto segue:
a)
impegni di bilancio e giuridici preliminari, firmati dall’ordinatore responsabile;
b)
saldo positivo residuo della cassa di anticipi, in cassa o in banca.
4. I pagamenti della cassa di anticipi possono essere effettuati mediante bonifico bancario, anche con il sistema di addebito diretto di cui all’articolo 89 del regolamento finanziario, mediante assegno o mediante altri mezzi di pagamento, comprese le carte di debito, secondo le istruzioni impartite dal contabile.
5. I pagamenti effettuati sono seguiti da decisioni formali di liquidazione finale e/o da ordini di pagamento di regolarizzazione firmati dall’ordinatore responsabile.
Articolo 68
Scelta degli amministratori degli anticipi
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
Gli amministratori degli anticipi sono scelti tra i funzionari o, se necessario e soltanto in casi debitamente motivati, tra gli altri agenti. Gli amministratori degli anticipi sono scelti in base alle loro conoscenze, attitudini e competenze particolari comprovate da titolo o da idonea esperienza professionale o risultanti da un programma di formazione adeguato.
Articolo 69
Dotazione delle casse di anticipi
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
1. Il contabile esegue i pagamenti di copertura delle casse di anticipi e ne garantisce il seguito finanziario sia a livello dell’apertura dei conti bancari e delle deleghe di firma che dei controlli in loco e sulla contabilità centralizzata. Il contabile alimenta le casse di anticipi. Gli anticipi sono versati sul conto bancario aperto a nome della cassa di anticipi.
Le casse di anticipi interessate possono essere alimentate direttamente con entrate varie locali, come in particolare quelle risultanti da quanto segue:
a)
vendite di materiali;
b)
pubblicazioni;
c)
rimborsi vari;
d)
proventi da interessi.
La regolarizzazione in spese o in entrate, varie o con destinazione specifica, interviene conformemente alla decisione di creazione di cui all’articolo 67 e alle disposizioni del regolamento finanziario. Gli importi in questione sono dedotti dall’ordinatore al momento della successiva ricostituzione delle stesse casse di anticipi.
2. In particolare per evitare perdite di cambio, l’amministratore degli anticipi può effettuare trasferimenti tra i diversi conti bancari attinenti alla medesima cassa di anticipi.
Articolo 70
Controlli da parte degli ordinatori e dei contabili
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
1. L’amministratore degli anticipi tiene una contabilità dei fondi di cui dispone, in cassa e in banca, dei pagamenti effettuati e delle entrate incassate, secondo le norme e in base alle istruzioni decise dal contabile. Gli stati di questa contabilità sono accessibili in ogni momento all’ordinatore responsabile. Inoltre, l’amministratore degli anticipi compila almeno una volta al mese l’elenco delle operazioni effettuate e lo invia il mese successivo all’ordinatore responsabile, con i documenti giustificativi, per la regolarizzazione delle operazioni della cassa di anticipi.
2. Il contabile procede a verifiche, come regola generale da effettuare in loco e senza preavviso, per accertare la disponibilità degli stanziamenti attribuiti agli amministratori degli anticipi, per controllare la contabilità e per assicurarsi che le operazioni di pagamento di anticipi siano regolarizzate entro i termini stabiliti, oppure fa effettuare tali verifiche da un funzionario del suo servizio o del servizio ordinatore, munito di autorizzazione specifica. Il contabile comunica all’ordinatore responsabile i risultati delle sue verifiche.
Articolo 71
Procedura di appalto
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
I pagamenti effettuati attraverso casse di anticipi, entro i limiti di cui all’articolo 137, paragrafo 3, possono consistere nel semplice pagamento di fatture, senza l’accettazione preliminare di un’offerta.
Articolo 72
Creazione di casse di anticipi
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
Ai fini del pagamento di alcune categorie di spese, può essere istituita, a norma dell’articolo 70 del regolamento finanziario, una o più casse di anticipi in ciascuna unità locale all’esterno dell’Unione. L’unità locale è, in particolare, una delegazione, un ufficio o un’antenna dell’Unione in un paese terzo.
La decisione che istituisce la cassa di anticipi determina le condizioni di esercizio della stessa secondo le necessità specifiche di ciascuna unità locale, nel rispetto dell’articolo 70 del regolamento finanziario.
Articolo 73
Amministratori degli anticipi e persone autorizzate a disporre dei conti nelle delegazioni dell’Unione
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
In circostanze eccezionali e ai fini della continuità del servizio, le funzioni dell’amministratore degli anticipi del SEAE nelle delegazioni dell’Unione possono essere svolte da funzionari della Commissione. Alle medesime condizioni, i funzionari del SEAE possono essere designati amministratori degli anticipi per la Commissione nelle delegazioni dell’Unione.
Nelle delegazioni dell’Unione, alla nomina delle persone autorizzate dal contabile a effettuare operazioni bancarie sono applicabili le norme e condizioni stabilite al primo comma.
CAPO 4
Responsabilità degli agenti finanziari
Sezione 1
Disposizioni generali
Articolo 74
Istanze competenti in materia di frode
(Articolo 66, paragrafo 8, e articolo 72, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
Le autorità e istanze di cui all’articolo 66, paragrafo 8, e all’articolo 72, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono le istanze designate dallo statuto nonché dalle decisioni delle istituzioni dell’Unione relative alle condizioni e modalità delle indagini interne in materia di prevenzione delle frodi, della corruzione e di ogni attività illecita lesiva degli interessi dell’Unione.
Sezione 2
Disposizioni relative agli ordinatori delegati e sottodelegati
Articolo 75
Irregolarità finanziarie
(Articolo 66, paragrafo 7, e articolo 73, paragrafo 6, del regolamento finanziario)
Fatti salvi i poteri dell’OLAF, l’istanza specializzata in irregolarità finanziarie di cui all’articolo 29 (in prosieguo «istanza») è competente per ogni violazione di una disposizione del regolamento finanziario o di una disposizione relativa alla gestione finanziaria o al controllo delle operazioni, derivante da un’azione od omissione di un funzionario.
Articolo 76
Istanza specializzata in irregolarità finanziarie
(Articolo 66, paragrafo 7, e articolo 73, paragrafo 6, del regolamento finanziario)
1. I casi di irregolarità finanziarie di cui all’articolo 75 del presente regolamento sono segnalati all’istanza dall’autorità avente il potere di nomina, perché esprima il suo parere a norma dell’articolo 73, paragrafo 6, secondo comma, del regolamento finanziario.
Nei casi in cui i capi delle delegazioni dell’Unione agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario l’ordinatore responsabile può rivolgersi direttamente all’istanza perché esprima il suo parere su casi di irregolarità finanziarie di cui all’articolo 75 del presente regolamento.
Se ritiene che si sia verificata un’irregolarità finanziaria, l’ordinatore delegato può rivolgersi all’istanza. L’istanza elabora il suo parere valutando se vi siano state irregolarità ai sensi dell’articolo 75, la loro gravità e le possibili conseguenze. Se tale analisi mostra che il caso in questione è di competenza dell’OLAF, l’istanza trasmette senza indugio la pratica all’autorità avente il potere di nomina e ne informa immediatamente l’OLAF.
Quando il caso viene a essa segnalato direttamente da un funzionario, a norma dell’articolo 66, paragrafo 8, del regolamento finanziario, l’istanza trasmette la pratica all’autorità avente il potere di nomina e ne informa il funzionario stesso. L’autorità avente il potere di nomina può chiedere all’istanza di esprimere il proprio parere sul caso.
2. L’istituzione o, nel caso di un’istanza comune, le istituzioni partecipanti determinano, in funzione della propria organizzazione interna, le modalità operative dell’istanza e la sua composizione, che comprenderà una persona esterna dotata della necessaria qualificazione e perizia.
Articolo 77
Conferma delle istruzioni
(Articolo 73, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
1. Quando un ordinatore delegato o sottodelegato ritiene che un’istruzione di propria competenza sia inficiata d’irregolarità o contravvenga al principio di una sana gestione finanziaria, in particolare perché l’esecuzione è incompatibile con il livello delle risorse assegnategli, ne informa per iscritto l’autorità dalla quale ha ricevuto la delega o la sottodelega. Se l’istruzione è confermata per iscritto e la conferma è ricevuta in tempo utile ed è sufficientemente chiara, in quanto si riferisce esplicitamente agli aspetti posti in dubbio dall’ordinatore delegato o sottodelegato, questi non può essere ritenuto responsabile. Egli deve attenersi all’istruzione, salvo se essa sia manifestamente illegale o contraria alle pertinenti norme di sicurezza.
2. Le disposizioni del paragrafo 1 si applicano anche quando un ordinatore apprende, in fase di esecuzione di un’istruzione di propria competenza, che talune circostanze del fascicolo conducono a una situazione inficiata da irregolarità.
Le istruzioni confermate in conformità con l’articolo 73, paragrafo 3, del regolamento finanziario sono registrate dall’ordinatore delegato responsabile, e segnalate nella sua relazione annuale d’attività.
CAPO 5
Operazioni di entrata
Sezione 1
Risorse proprie
Articolo 78
Disposizioni relative alle risorse proprie
(Articolo 76 del regolamento finanziario)
L’ordinatore stabilisce uno scadenzario di previsione della messa a disposizione della Commissione delle risorse proprie determinate dalla decisione relativa al sistema delle risorse proprie dell’Unione.
L’accertamento e la riscossione delle risorse proprie si effettuano secondo la normativa d’attuazione della decisione di cui al primo comma.
Sezione 2
Previsione di crediti
Articolo 79
Previsione di crediti
(Articolo 77 del regolamento finanziario)
1. La previsione di crediti menziona la natura e l’imputazione in bilancio dell’entrata e, per quanto possibile, la designazione del debitore e la stima dell’importo.
Quando stabilisce la previsione di crediti, l’ordinatore responsabile verifica in particolare quanto segue:
a)
l’esattezza dell’imputazione in bilancio;
b)
la regolarità e la conformità della previsione rispetto alle disposizioni pertinenti e al principio della sana gestione finanziaria.
2. Salvo il disposto dell’articolo 181, paragrafo 2, e dell’articolo 183, paragrafo 2, del regolamento finanziario nonché dell’articolo 7, paragrafo 2, del presente regolamento, la previsione di crediti non ha l’effetto di aprire stanziamenti di impegno. Nei casi di cui all’articolo 21 del regolamento finanziario, gli stanziamenti possono essere aperti soltanto dopo l’effettivo recupero da parte dell’Unione delle somme dovute.
Sezione 3
Accertamento dei crediti
Articolo 80
Procedimento
(Articolo 78 del regolamento finanziario)
1. L’accertamento di un credito da parte dell’ordinatore responsabile è il riconoscimento del diritto vantato dall’Unione nei confronti di un debitore e la formazione del titolo a esigere dal debitore il pagamento del debito.
2. Con l’ordine di riscossione l’ordinatore responsabile dà istruzione al contabile di recuperare il credito accertato.
3. Con la nota di addebito il debitore viene informato di quanto segue:
a)
l’Unione ha accertato il credito;
b)
non sono applicati interessi di mora se il pagamento viene effettuato entro la scadenza;
c)
se il rimborso non viene effettuato entro la scadenza di cui alla lettera b), il debito produce interessi al tasso indicato all’articolo 83, ferma restando l’applicazione delle pertinenti norme specifiche;
d)
se il rimborso non viene effettuato entro la scadenza di cui alla lettera b), l’istituzione procede al recupero mediante compensazione oppure mediante richiamo dell’eventuale garanzia costituita in precedenza;
e)
se è necessario per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione, il contabile può procedere al recupero mediante compensazione prima della scadenza di cui alla lettera b), se ha giustificati motivi di ritenere che, altrimenti, l’importo dovuto alla Commissione andrebbe perduto e dopo aver informato il debitore dei motivi e della data del recupero mediante compensazione;
f)
qualora, esperite tutte le fasi di cui alle lettere da a) a e) del presente comma, non si sia ottenuto il recupero integrale del credito, l’istituzione procede al recupero mediante esecuzione forzata del titolo ottenuto, in conformità dell’articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario ovvero in via contenziosa.
L’ordinatore stampa la nota di addebito e la invia al debitore. Il contabile viene informato della trasmissione mediante il sistema di informazione finanziaria.
Articolo 81
Accertamento dei crediti
(Articolo 78 del regolamento finanziario)
Per accertare un credito, l’ordinatore responsabile verifica quanto segue:
a)
il carattere certo del credito, cioè che non è soggetto a condizioni;
b)
il carattere liquido del credito, il cui importo deve essere determinato in denaro e con esattezza;
c)
il carattere esigibile del credito, che non deve essere soggetto a un termine;
d)
l’esattezza della designazione del debitore;
e)
l’esattezza dell’imputazione in bilancio degli importi da recuperare;
f)
la regolarità dei documenti giustificativi;
g)
la conformità con il principio di una sana gestione finanziaria, in particolare secondo i criteri di cui all’articolo 91, paragrafo 1, lettera a).
Articolo 82
Documenti giustificativi a sostegno dell’accertamento dei crediti
(Articolo 78 del regolamento finanziario)
1. Qualsiasi accertamento di un credito si basa su documenti giustificativi che attestano i diritti dell’Unione.
2. Prima di accertare un credito, l’ordinatore responsabile procede personalmente all’esame dei documenti giustificativi o verifica, sotto la sua responsabilità, che l’esame sia stato eseguito.
3. I documenti giustificativi sono conservati dall’ordinatore a norma dell’articolo 48.
Articolo 83
Interessi di mora
(Articolo 78 del regolamento finanziario)
1. Fatte salve le disposizioni specifiche risultanti dall’applicazione delle normative settoriali, ogni importo esigibile non rimborsato alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), produce interessi a norma dei paragrafi 2 e 3 del presente articolo.
2. Il tasso d’interesse da applicare agli importi esigibili non rimborsati alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), è quello applicato dalla Banca centrale europea alle sue principali operazioni di rifinanziamento, quale è pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, serie C, in vigore il primo giorno di calendario del mese della scadenza, maggiorato di:
a)
otto punti percentuali quando il credito ha per fatto costitutivo un appalto pubblico di forniture e di servizi di cui al titolo V;
b)
tre punti e mezzo percentuali in tutti gli altri casi.
3. L’importo degli interessi è calcolato con decorrenza dal giorno di calendario successivo alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), che è indicata anche nella nota di addebito, sino al giorno di calendario nel quale il debito è rimborsato integralmente.
L’ordine di riscossione corrispondente all’importo degli interessi di mora è emesso quando gli interessi sono effettivamente percepiti.
4. Nel caso delle ammende, quando il debitore costituisce una garanzia finanziaria accettata dal contabile in sostituzione del pagamento, il tasso d’interesse da applicare con decorrenza dalla scadenza cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), è il tasso di cui al paragrafo 2 del presente articolo, in vigore il primo giorno del mese di adozione della decisione che infligge l’ammenda e maggiorato soltanto di un punto percentuale e mezzo.
Sezione 4
Ordini di riscossione
Articolo 84
Formazione dell’ordine di riscossione
(Articolo 79 del regolamento finanziario)
1. L’ordine di riscossione stabilisce quanto segue:
a)
l’esercizio d’imputazione;
b)
i riferimenti all’atto o all’impegno giuridico costitutivo del credito e che dà diritto alla riscossione;
c)
l’articolo del bilancio e, se del caso, qualsiasi altra suddivisione necessaria, compresi gli eventuali riferimenti all’impegno di bilancio corrispondente;
d)
l’importo dovuto, espresso in euro;
e)
il nome e l’indirizzo del debitore;
f)
la scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b);
g)
il modo di recupero possibile, compreso in particolare il recupero mediante compensazione o l’esecuzione di qualsiasi garanzia preliminare.
2. L’ordine di riscossione è datato e firmato dall’ordinatore responsabile, quindi trasmesso al contabile.
3. Il contabile di ogni istituzione tiene un elenco degli importi da recuperare. I crediti dell’Unione sono raggruppati in tale elenco in funzione della data dell’ordine di riscossione. Egli trasmette tale elenco al contabile della Commissione.
Il contabile della Commissione redige un elenco unificato, ripartendo gli importi dovuti per ogni istituzione e secondo la data dell’ordine di riscossione. Tale elenco è aggiunto alla relazione della Commissione sulla gestione finanziaria e di bilancio.
4. Per rafforzare la tutela degli interessi finanziari dell’Unione, la Commissione compila, indicando l’identità dei debitori e l’importo del debito, l’elenco dei crediti dell’Unione relativamente ai quali il rimborso sia stato ingiunto con provvedimento giudiziario passato in giudicato e nessun rimborso significativo sia intervenuto nell’anno successivo alla pronuncia. Tale elenco viene pubblicato nel rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
Per quanto riguarda i dati personali relativi alle persone fisiche, le informazioni pubblicate sono soppresse non appena l’importo del debito sia stato integralmente rimborsato. Lo stesso vale per i dati personali relativi a persone giuridiche per le quali il titolo ufficiale individua una o più persone fisiche.
La decisione di inserire il debitore nell’elenco dei crediti dell’Unione è presa nel rispetto del principio di proporzionalità e tiene conto in particolare dell’entità dell’importo.
Articolo 85
Decisione esecutiva a favore di altre istituzioni
(Articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Si configurano le circostanze eccezionali di cui all’articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario allorché l’istituzione interessata ha esaurito la possibilità di ottenere il pagamento volontario e di procedere al recupero mediante compensazione a norma dell’articolo 80, paragrafo 1, del regolamento finanziario e si tratta di un importo considerevole.
2. Nei casi di cui al paragrafo 1 le istituzioni interessate diverse da quelle citate all’articolo 299 del TFUE possono chiedere alla Commissione di adottare una decisione esecutiva.
3. In ogni caso la decisione esecutiva specifica che il credito è iscritto nella sezione del bilancio relativa all’istituzione interessata, che agisce in veste di ordinatore. Le entrate sono iscritte come entrate generali tranne qualora rientrino nella fattispecie di entrate con destinazione specifica di cui all’articolo 21, paragrafo 3, del regolamento finanziario.
4. L’istituzione richiedente informa la Commissione di ogni evento atto ad alterare la riscossione e interviene a sostegno della Commissione in caso di impugnazione della decisione esecutiva.
5. La Commissione e l’istituzione interessata concordano le modalità pratiche di attuazione del presente articolo.
Sezione 5
Recupero
Articolo 86
Formalità per l’incasso
(Articolo 80 del regolamento finanziario)
1. Il contabile registra nei conti il recupero dei crediti e ne informa l’ordinatore responsabile.
2. Per qualsiasi versamento in contanti alla cassa del contabile o dell’amministratore degli anticipi viene rilasciata una ricevuta.
3. Il rimborso parziale da parte di un debitore destinatario di vari ordini di riscossione deve essere imputato innanzitutto al credito più remoto, salvo diversamente precisato dal debitore.
Ogni pagamento parziale viene imputato in primo luogo agli interessi di mora.
Articolo 87
Recupero mediante compensazione
(Articolo 80 del regolamento finanziario)
1. Quando un debitore vanta nei confronti dell’Unione un credito certo, a norma dell’articolo 81, lettera a), liquido ed esigibile, corrispondente a un importo indicato in un ordine di pagamento, il contabile procede, dopo la scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), al recupero del credito mediante compensazione.
In circostanze eccezionali, se è necessario per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione e se ha giustificati motivi di ritenere che altrimenti l’importo dovuto all’Unione andrebbe perduto, il contabile procede al recupero mediante compensazione prima della scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b).
Il contabile procede inoltre al recupero mediante compensazione prima della scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), se il debitore acconsente.
2. Prima di procedere a un recupero ai sensi del paragrafo 1, il contabile consulta l’ordinatore responsabile e informa i debitori interessati.
Quando il debitore è un’autorità nazionale o uno dei suoi organi amministrativi, il contabile informa altresì lo Stato membro interessato della sua intenzione di effettuare il recupero mediante compensazione con un preavviso di almeno dieci giorni lavorativi. Tuttavia, di concerto con lo Stato membro o con l’organo amministrativo interessato, il contabile può procedere al recupero mediante compensazione prima della scadenza del termine.
3. La compensazione di cui al paragrafo 1 ha il medesimo effetto del pagamento ed estingue il debito e i relativi interessi eventualmente dovuti dall’Unione.
Articolo 88
Procedura di recupero in caso di mancato pagamento volontario
(Articoli 79 e 80 del regolamento finanziario)
1. Fatto salvo l’articolo 87, se l’importo del credito non è stato recuperato integralmente alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), che è indicata anche nella nota di addebito, il contabile informa l’ordinatore responsabile e inizia senza indugio la procedura di recupero mediante ogni mezzo offerto dalla legge, incluso il richiamo dell’eventuale garanzia costituita in precedenza.
2. Fatto salvo l’articolo 87, quando non è esperibile la modalità di recupero di cui al paragrafo 1 del presente articolo e il debitore non ha eseguito il pagamento malgrado la costituzione in mora inviatagli dal contabile, quest’ultimo ricorre all’esecuzione forzata del titolo, a norma dell’articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario o sulla base di un titolo ottenuto in via contenziosa.
Articolo 89
Concessione di dilazioni di pagamento
(Articolo 80 del regolamento finanziario)
Il contabile, in collegamento con l’ordinatore responsabile, può accordare dilazioni dei termini di pagamento solamente dietro domanda scritta e motivata del debitore, alla duplice condizione seguente:
a)
che il debitore s’impegni a pagare gli interessi, al tasso previsto all’articolo 83, per tutto il periodo della dilazione accordatagli, a decorrere dalla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b);
b)
che costituisca, per tutelare i diritti dell’Unione, una garanzia finanziaria, accettata dal contabile dell’istituzione, che copra il debito sia in capitale che in interessi.
La garanzia di cui al primo comma, lettera b), può essere sostituita da una fideiussione in solido di un terzo approvata dal contabile dell’istituzione.
In circostanze eccezionali, previa domanda del debitore il contabile può rinunciare a richiedere la garanzia di cui al primo comma, lettera b), allorché valuti che il debitore vuole e può effettuare il pagamento entro il periodo della dilazione ma non è in grado di costituire siffatta garanzia e si trova in una situazione difficile.
Articolo 90
Recupero di ammende o altre penali
(Articoli 80 e 83 del regolamento finanziario)
1. Quando dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea è intentata un’azione legale contro una decisione della Commissione intesa a comminare un’ammenda o altre penali previste dal TFUE o dal trattato Euratom, e fintantoché non sono state esaurite tutte le vie di ricorso, il debitore paga, a titolo provvisorio, gli importi corrispondenti sul conto bancario indicato dal contabile oppure costituisce una garanzia finanziaria accettabile per il contabile. Tale garanzia è distinta dall’obbligo di pagare l’ammenda o le altre penali ed è esigibile alla prima richiesta. Essa copre il debito sia in capitale che in interessi dovuti a norma dell’articolo 83, paragrafo 4.
2. La Commissione garantisce gli importi incassati in via provvisoria investendoli in attivi finanziari, assicurando in tal modo la sicurezza e la liquidità delle somme di denaro e prefiggendosi al tempo stesso di ottenere un rendimento positivo.
3. Quando sono state esaurite tutte le vie di ricorso e l’ammenda o la penale è stata confermata, è adottata una delle seguenti misure:
a)
gli importi riscossi a titolo provvisorio, gli interessi e gli altri importi da essi prodotti sono iscritti in bilancio conformemente all’articolo 83 del regolamento finanziario, al più tardi nel corso dell’esercizio seguente a quello in cui sono state esaurite tutte le vie di ricorso;
b)
se è stata costituita una garanzia finanziaria, questa viene richiamata e i relativi importi sono iscritti in bilancio.
Se la Corte ha incrementato l’importo dell’ammenda o della penale, il primo comma, lettere a) e b), si applica a concorrenza degli importi della decisione della Commissione e il contabile riscuote l’importo corrispondente all’aumento, che viene iscritto in bilancio.
4. Quando sono state esaurite tutte le vie di ricorso e l’ammenda o la penale è stata annullata o ridotta è adottata una delle seguenti misure:
a)
gli importi indebitamente riscossi e gli interessi prodotti sono rimborsati al terzo interessato; nei casi in cui il rendimento complessivo per il periodo in questione sia stato negativo è rimborsato il valore nominale degli importi indebitamente riscossi;
b)
se è stata costituita una garanzia finanziaria, essa viene di conseguenza liberata.
Articolo 91
Rinuncia al recupero di un credito accertato
(Articolo 80 del regolamento finanziario)
1. L’ordinatore responsabile può rinunciare, in tutto o in parte, a recuperare un credito accertato, soltanto nei casi seguenti:
a)
quando il costo prevedibile del recupero eccederebbe l’importo del credito e la rinuncia non pregiudica l’immagine dell’Unione;
b)
quando è impossibile procedere al recupero a causa della vetustà del credito o dell’insolvibilità del debitore;
c)
quando il recupero lede il principio di proporzionalità.
2. Nella fattispecie di cui al paragrafo 1, lettera c), l’ordinatore responsabile osserva le procedure preventivamente stabilite da ciascuna istituzione e applica in qualsiasi circostanza i seguenti criteri cogenti:
a)
natura dei fatti, in considerazione della gravità dell’irregolarità che ha dato luogo all’accertamento del credito (frode, recidiva, dolo, diligenza, buona fede, errore manifesto);
b)
impatto della rinuncia sull’attività dell’Unione e sui suoi interessi finanziari (importo in oggetto, rischio di costituire precedenti, lesione dell’autorità della legge).
In funzione delle circostanze specifiche, l’ordinatore responsabile può dover tenere conto anche dei criteri aggiuntivi seguenti:
a)
eventuale distorsione della concorrenza provocata dalla rinuncia;
b)
danno economico e sociale che deriverebbe da un recupero totale.
3. La decisione di rinuncia di cui all’articolo 80, paragrafo 2, del regolamento finanziario è motivata e segnala le iniziative esperite ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali è fondata. L’ordinatore responsabile rinuncia al recupero a norma dell’articolo 84.
4. L’istituzione non può delegare una rinuncia a recuperare un credito accertato in nessuno dei casi seguenti:
a)
quando la rinuncia verte su un importo pari o superiore a 1 000 000 EUR;
b)
quando la rinuncia verte su un importo pari o superiore a 100 000 EUR, che rappresenti il 25 % del credito accertato o superi tale percentuale.
Per importi inferiori alle soglie indicate nel primo comma, ogni istituzione stabilisce nel regolamento interno le condizioni e le modalità di delega del potere di rinunciare a recuperare un credito accertato.
5. Ogni istituzione invia ogni anno al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione sulle rinunce di cui ai paragrafi da 1 a 4 del presente articolo riguardanti importi pari o superiori a 100 000 EUR. Per quanto riguarda la Commissione, la relazione è allegata al riassunto delle relazioni annuali di attività di cui all’articolo 66, paragrafo 9, del regolamento finanziario.
Articolo 92
Annullamento di un credito accertato
(Articolo 80 del regolamento finanziario)
1. In caso di errore, l’ordinatore responsabile annulla, in tutto o in parte, il credito accertato a norma degli articoli 82 e 84 e presenta adeguate giustificazioni.
2. Ogni istituzione stabilisce nel regolamento interno le condizioni e le modalità di delega del potere di annullare un credito accertato.
Articolo 93
Norme relative ai termini di prescrizione
(Articolo 81 del regolamento finanziario)
1. Il termine di prescrizione per i crediti dell’Unione nei confronti di terzi decorre dal giorno successivo alla scadenza indicata al debitore nella nota di addebito a norma dell’articolo 80, paragrafo 3, lettera b).
Il termine di prescrizione per i crediti di terzi nei confronti dell’Unione decorre dalla data in cui il pagamento del credito del terzo è esigibile in base al corrispondente impegno giuridico.
2. Il termine di prescrizione per i crediti dell’Unione nei confronti di terzi è interrotto da qualsiasi atto inteso a recuperare il credito, compiuto da un’istituzione ovvero da uno Stato membro su richiesta di un’istituzione, e notificato al terzo.
Il termine di prescrizione per i crediti di terzi nei confronti dell’Unione è interrotto da qualsiasi atto inteso a recuperare il credito, notificato all’Unione dai suoi creditori o per conto di essi.
3. Il nuovo termine di prescrizione di cinque anni decorre dal giorno successivo alle interruzioni di cui al paragrafo 2.
4. Interrompe il termine di prescrizione ogni azione legale relativa a un importo dovuto ai sensi del paragrafo 1, comprese le azioni intentate dinanzi a un giudice che successivamente declini la propria competenza. Il nuovo periodo di prescrizione di cinque anni non decorre finché non sia stata pronunciata una sentenza e questa sia passata in giudicato, oppure se le medesime parti giungono a una composizione extragiudiziale riguardo alla medesima azione.
5. La dilazione di pagamento concessa dal contabile a norma dell’articolo 89 interrompe il termine di prescrizione. Il nuovo termine di prescrizione di 5 anni decorre dal giorno successivo alla scadenza del periodo di dilazione per il pagamento.
6. Non si procede al recupero dei crediti dopo la scadenza del termine di prescrizione determinato a norma dei paragrafi da 1 a 5.
CAPO 6
Operazioni di spesa
Articolo 94
Decisione di finanziamento
(Articolo 84 del regolamento finanziario)
1. La decisione di finanziamento determina gli elementi essenziali di un’azione comportante una spesa a carico del bilancio.
2. La decisione di finanziamento stabilisce in particolare:
a)
nel caso delle sovvenzioni:
i)
il riferimento all’atto di base e alla linea di bilancio;
ii)
le priorità dell’esercizio, gli obiettivi da conseguire e i risultati previsti utilizzando i fondi stanziati per tale esercizio;
iii)
i criteri essenziali di ammissibilità, selezione e di attribuzione di cui avvalersi per selezionare le proposte;
iv)
il massimale possibile del tasso di cofinanziamento e, se sono previsti più tassi, i criteri da seguire riguardo a ciascuno di essi;
v)
il calendario e l’importo indicativo degli inviti a presentare proposte;
b)
nel caso degli appalti:
i)
la dotazione globale riservata per i contratti d’appalto nel corso dell’esercizio;
ii)
il numero indicativo e il tipo di contratti d’appalto previsti e, se possibile, il loro oggetto in termini generali;
iii)
i termini temporali indicativi per avviare le procedure di appalto;
c)
nel caso dei fondi fiduciari di cui all’articolo 187 del regolamento finanziario:
i)
il riferimento all’atto di base e alla linea di bilancio;
ii)
gli stanziamenti riservati al fondo fiduciario per l’esercizio e gli importi previsti per l’intera sua durata;
iii)
gli obiettivi del fondo fiduciario e la sua durata;
iv)
le norme gestionali del fondo fiduciario;
v)
la possibilità di affidare compiti di esecuzione del bilancio alle entità e persone di cui all’articolo 187, paragrafo 2, del regolamento finanziario;
d)
nel caso dei premi:
i)
il riferimento all’atto di base e alla linea di bilancio;
ii)
gli obiettivi da conseguire ed i risultati previsti;
iii)
i requisiti di partecipazione e i criteri di attribuzione;
iv)
il calendario del concorso e l’importo del premio o dei premi;
e)
nel caso degli strumenti finanziari:
i)
il riferimento all’atto di base e alla linea di bilancio;
ii)
gli obiettivi da conseguire e i risultati previsti;
iii)
l’importo stanziato per lo strumento finanziario;
iv)
il calendario di attuazione indicativo.
3. Ove il programma di lavoro di cui all’articolo 128 del regolamento finanziario comprenda le informazioni stabilite al paragrafo 2, lettera a), del presente articolo per le sovvenzioni finanziate da stanziamenti autorizzati per l’esercizio, la decisione che lo adotta è considerata decisione di finanziamento di tali sovvenzioni.
Per quanto riguarda gli appalti, i fondi fiduciari, i premi e gli strumenti finanziari, ove l’esecuzione dei corrispondenti stanziamenti autorizzati per l’esercizio sia prevista da un programma di lavoro comprendente le informazioni di cui al paragrafo 2, lettere b), c), d) ed e), del presente articolo, la decisione che adotta tale programma di lavoro è considerata altresì decisione di finanziamento degli appalti, dei fondi fiduciari, dei premi e degli strumenti finanziari in questione.
Se il programma di lavoro non comprende tali informazioni per una o più azioni, dev’essere modificato di conseguenza oppure dev’essere adottata una specifica decisione di finanziamento per le azioni in questione.
4. Fatte salve eventuali disposizioni specifiche dell’atto di base, per ogni modifica sostanziale di una decisione di finanziamento già adottata si segue la medesima procedura che per la decisione iniziale.
Sezione 1
Impegno delle spese
Articolo 95
Impegni globali e accantonati
(Articolo 85 del regolamento finanziario)
1. L’impegno di bilancio globale è attuato o con la conclusione di una convenzione di finanziamento, che prevede a sua volta la conclusione ulteriore di uno o più impegni giuridici, o con la conclusione di uno o più impegni giuridici.
Le convenzioni di finanziamento relative al settore dell’assistenza finanziaria e del sostegno di bilancio, che costituiscono impegni giuridici, possono dare luogo a pagamenti senza conclusione di altri impegni giuridici.
2. L’impegno di bilancio accantonato è attuato o con la conclusione di uno o più impegni giuridici che costituiscono il diritto a pagamenti ulteriori, oppure direttamente con i pagamenti, per quanto riguarda le spese per la gestione del personale o le spese sostenute dalle istituzioni per le attività di comunicazione relative all’attualità dell’Unione.
Articolo 96
Adozione dell’impegno globale
(Articolo 85 del regolamento finanziario)
1. L’impegno globale è effettuato sulla base di una decisione di finanziamento.
Esso interviene al più tardi prima della decisione di selezione dei destinatari e, quando l’esecuzione degli stanziamenti interessati implica l’adozione di un programma di lavoro a norma dell’articolo 188, non prima dell’adozione di quest’ultimo.
2. Il paragrafo 1, secondo comma, non si applica qualora l’impegno globale sia attuato mediante la conclusione di una convenzione di finanziamento.
Articolo 97
Unicità delle firme
(Articolo 85 del regolamento finanziario)
1. La regola dell’unicità del firmatario per l’impegno di bilancio e l’impegno giuridico corrispondente può essere disapplicata soltanto nei seguenti casi:
a)
quando si tratta di impegni accantonati;
b)
quando gli impegni globali riguardano convenzioni di finanziamento con paesi terzi;
c)
quando la decisione dell’istituzione costituisce l’impegno giuridico;
d)
quando l’impegno globale è attuato mediante più impegni giuridici, di cui sono responsabili ordinatori diversi;
e)
quando, presso le casse di anticipi disponibili per azioni esterne, gli impegni giuridici devono essere firmati da funzionari delle unità locali di cui all’articolo 72, su istruzione dell’ordinatore responsabile, il quale conserva la responsabilità integrale dell’operazione sottostante;
f)
quando un’istituzione ha delegato i poteri di ordinatore al direttore di un ufficio europeo interistituzionale ai sensi dell’articolo 199, paragrafo 1, del regolamento finanziario.
2. In caso d’impedimento dell’ordinatore responsabile che ha firmato l’impegno di bilancio e quando la durata di tale impedimento è incompatibile con i termini per la conclusione dell’impegno giuridico, l’impegno giuridico è concluso dalla persona designata secondo le norme di sostituzione adottate da ciascuna istituzione, purché tale persona abbia la qualifica di ordinatore a norma dell’articolo 65, paragrafo 3, del regolamento finanziario.
Articolo 98
Spese amministrative coperte da impegni accantonati
(Articolo 85 del regolamento finanziario)
Sono considerate spese correnti di natura amministrativa che possono dare luogo a impegni accantonati le seguenti:
a)
le spese per il personale statutario e non statutario e quelle relative alle altre risorse umane, nonché le pensioni e la retribuzione degli esperti;
b)
le spese connesse ai membri dell’istituzione;
c)
le spese di formazione;
d)
le spese di concorso, selezione e assunzione;
e)
le spese di missione;
f)
le spese di rappresentanza;
g)
le spese per riunioni;
h)
gli interpreti e traduttori indipendenti;
i)
gli scambi di funzionari;
j)
le locazioni mobiliari e immobiliari a carattere ripetitivo o i pagamenti ricorrenti relativi ai contratti immobiliari ai sensi dell’articolo 121 del presente regolamento o alle rate dei prestiti a norma dell’articolo 203, paragrafo 8, del regolamento finanziario;
k)
le assicurazioni varie;
l)
la pulizia, la manutenzione e la sicurezza;
m)
le spese mediche e nel settore sociale;
n)
l’uso dei servizi di telecomunicazioni;
o)
gli oneri finanziari;
p)
le spese di contenzioso;
q)
i danni e gli interessi;
r)
le attrezzature di lavoro;
s)
l’acqua, il gas e l’elettricità;
t)
le pubblicazioni periodiche su supporto cartaceo o in forma elettronica;
u)
le attività di comunicazione delle istituzioni relative all’attualità dell’Unione.
Articolo 99
Registrazione degli impegni giuridici specifici
(Articolo 86 del regolamento finanziario)
Nel caso di un impegno di bilancio globale seguito da uno o più impegni giuridici specifici, l’ordinatore responsabile registra nella contabilità centrale gli importi dell’impegno o degli impegni giuridici specifici successivi.
Queste registrazioni contabili menzionano i riferimenti all’impegno globale sul quale sono imputate.
L’ordinatore responsabile procede a questa registrazione contabile prima di firmare il corrispondente impegno giuridico specifico, tranne nei casi di cui all’articolo 86, paragrafo 4, quarto comma, del regolamento finanziario.
In tutti i casi l’ordinatore responsabile verifica che il relativo importo complessivo non superi l’importo dell’impegno globale che li copre.
Sezione 2
Liquidazione delle spese
Articolo 100
Liquidazione e «visto per pagamento»
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
1. La liquidazione di una spesa è basata su documenti giustificativi ai sensi dell’articolo 110 che attestano i diritti del creditore, sulla base dell’accertamento di servizi effettivamente resi, di forniture effettivamente consegnate o di lavori effettivamente eseguiti, oppure sulla base di altri titoli che giustificano il pagamento, compresi i pagamenti ricorrenti di abbonamenti o corsi di formazione.
2. Prima di prendere la decisione di liquidazione della spesa, l’ordinatore responsabile procede personalmente all’esame dei documenti giustificativi o verifica, sotto la propria responsabilità, che l’esame sia stato effettuato.
3. Vale decisione di liquidazione la firma di un «visto per pagamento» da parte dell’ordinatore responsabile o da parte di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile mediante decisione formale e sotto la sua responsabilità conformemente all’articolo 65, paragrafo 5, del regolamento finanziario. Le decisioni di autorizzazione sono conservate a fini di riferimento ulteriore.
Articolo 101
Menzione «conforme ai fatti» per i prefinanziamenti
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
Per i prefinanziamenti, l’ordinatore responsabile o un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile, certifica con la menzione «conforme ai fatti» che sono soddisfatte le condizioni fissate dall’impegno giuridico per il versamento del prefinanziamento.
Articolo 102
«Visto per pagamento» per gli appalti relativo a pagamenti intermedi e a saldo
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
Per i pagamenti intermedi e a saldo relativi agli appalti, l’attestazione del «visto per pagamento» certifica quanto segue:
a)
la fattura emessa dal contraente è stata ricevuta dall’istituzione e la ricezione è stata oggetto di una registrazione formale;
b)
la menzione «conforme ai fatti» è stata correttamente apposta sulla fattura stessa o su un documento interno che accompagna la fattura ricevuta e firmata dall’ordinatore responsabile o da un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile;
c)
la fattura è stata verificata sotto tutti gli aspetti dall’ordinatore responsabile o sotto la sua responsabilità per determinare in particolare l’importo da pagare e il carattere liberatorio del pagamento da effettuare.
Con la menzione «conforme ai fatti» di cui al primo comma, lettera b), si certifica che i servizi contrattuali sono stati regolarmente prestati o che le forniture contrattuali sono state regolarmente consegnate o che i lavori contrattuali sono stati regolarmente eseguiti. Per le forniture e i lavori, il funzionario o altro agente tecnicamente competente stabilisce un certificato di collaudo provvisorio, quindi un certificato di collaudo definitivo al termine del periodo contrattuale di garanzia. I due certificati hanno valore equivalente alla menzione «conforme ai fatti».
Per i pagamenti ricorrenti, compreso il pagamento di abbonamenti o di corsi di formazione, la menzione «conforme ai fatti» certifica che il diritto vantato dal creditore è conforme ai documenti pertinenti che giustificano il pagamento.
Articolo 103
«Visto per pagamento» per le sovvenzioni relativo a pagamenti intermedi e a saldo
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
Per i pagamenti intermedi e a saldo relativi alle sovvenzioni, l’attestazione del «visto per pagamento» certifica quanto segue:
a)
la domanda di pagamento del beneficiario è stata ricevuta dall’istituzione e la ricezione è stata oggetto di una registrazione formale;
b)
la menzione «conforme ai fatti» è stata correttamente apposta sulla domanda stessa o su un documento interno che accompagna il rendiconto di spesa ricevuto e firmata da un funzionario o altro agente tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile;
c)
la domanda di pagamento è stata verificata sotto tutti gli aspetti dall’ordinatore responsabile o sotto la sua responsabilità per determinare in particolare l’importo da pagare e il carattere liberatorio del pagamento da effettuare.
Con la menzione «conforme ai fatti» di cui al primo comma, lettera b), il funzionario o altro agente tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile, certifica che l’azione o il programma di lavoro svolto dal beneficiario è conforme sotto tutti gli aspetti alla decisione o convenzione di sovvenzione nonché, se del caso, che i costi dichiarati dal beneficiario sono ammissibili.
Articolo 104
«Visto per pagamento» per le spese di personale
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
Per i pagamenti relativi alle spese di personale, l’attestazione del «visto per pagamento» certifica l’esistenza dei seguenti documenti giustificativi:
a)
per lo stipendio mensile:
i)
l’elenco completo del personale, che precisa tutti gli elementi della retribuzione;
ii)
un modulo (scheda personale), aggiornato in base alle decisioni prese in ciascun caso particolare, che registra, ogni volta che occorre, qualsiasi modificazione di qualunque elemento della retribuzione;
iii)
se si tratta di assunzioni o di nomine in ruolo, una copia certificata conforme della decisione d’assunzione o di nomina che accompagna la liquidazione del primo stipendio;
b)
per le altre retribuzioni, come nel caso del personale retribuito a ore o a giornata: una scheda firmata dal funzionario autorizzato, nella quale sono indicate le giornate e le ore di lavoro effettuate;
c)
per il lavoro straordinario: una scheda firmata dal funzionario autorizzato, nella quale sono certificate le ore di lavoro straordinario effettuate;
d)
per le spese di missione:
i)
l’ordine di missione firmato dall’autorità competente;
ii)
la nota delle spese di missione, firmata dal funzionario che l’ha effettuata e dal suo superiore gerarchico autorizzato per delega, se le spese di missione non corrispondono all’ordine di missione;
e)
per alcune altre spese amministrative inerenti al personale, compresi gli abbonamenti o i corsi di formazione che, secondo il contratto, vanno pagati in anticipo: i documenti giustificativi che fanno riferimento alla decisione sulla quale si basa la spesa e che presentano tutti gli elementi di calcolo.
La nota delle spese di missione di cui al primo comma, lettera d), punto ii), indica la località in cui si è svolta la missione, la data e l’ora di partenza e di arrivo in loco, le spese di viaggio e di soggiorno e le altre spese debitamente consentite, attestate da documenti giustificativi.
Articolo 105
Forma concreta del «visto per pagamento»
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
In un sistema non computerizzato, il «visto per pagamento» è costituito dal timbro della firma dell’ordinatore responsabile o di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore competente a norma dell’articolo 100. In un sistema computerizzato, il «visto per pagamento» è costituito dalla convalida, in sicurezza elettronica, dell’ordinatore responsabile o di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile.
Articolo 106
Forma concreta della menzione «conforme ai fatti»
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
In un sistema non computerizzato, la menzione «conforme ai fatti» è costituita dal timbro della firma dell’ordinatore responsabile o di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile a norma dell’articolo 101. In un sistema computerizzato, la menzione «conforme ai fatti» può essere costituita dalla convalida, in sicurezza elettronica, di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile.
Sezione 3
Ordinazione dei pagamenti
Articolo 107
Verifiche dell’ordinatore sui pagamenti
(Articolo 89 del regolamento finanziario)
Ai fini dell’emissione dell’ordine di pagamento, l’ordinatore responsabile verifica quanto segue:
a)
la regolarità dell’emissione dell’ordine di pagamento, che implica una corrispondente e previa decisione di liquidazione espressa col «visto per pagamento», l’esattezza della designazione del beneficiario e l’esigibilità del suo credito;
b)
la concordanza tra l’ordine di pagamento e l’impegno di bilancio sul quale va imputato;
c)
l’esattezza dell’imputazione in bilancio;
d)
la disponibilità degli stanziamenti.
Articolo 108
Diciture obbligatorie e trasmissione al contabile degli ordini di pagamento
(Articolo 89 del regolamento finanziario)
1. L’ordine di pagamento indica quanto segue:
a)
l’esercizio d’imputazione;
b)
l’articolo del bilancio e, se del caso, qualsiasi altra suddivisione pertinente;
c)
i riferimenti all’impegno giuridico che apre il diritto al pagamento;
d)
i riferimenti all’impegno di bilancio sul quale va imputato;
e)
l’importo da pagare, espresso in euro;
f)
il nome, l’indirizzo e le coordinate bancarie del beneficiario;
g)
l’oggetto della spesa;
h)
il modo di pagamento;
i)
l’iscrizione dei beni negli inventari a norma dell’articolo 248.
2. L’ordine di pagamento è datato e firmato dall’ordinatore responsabile, quindi trasmesso al contabile.
Sezione 4
Pagamento delle spese
Articolo 109
Tipi di pagamento
(Articolo 90 del regolamento finanziario)
1. Il prefinanziamento fornisce un fondo di tesoreria. Esso può essere frazionato in diversi versamenti secondo il principio della sana gestione finanziaria.
2. Il pagamento intermedio, che può essere rinnovato, può coprire le spese sostenute per l’attuazione della decisione o convenzione o per pagare i servizi, le forniture o i lavori completati e/o consegnati in una fase intermedia del contratto. Può liquidare in tutto o in parte il prefinanziamento, salvo il disposto dell’atto di base.
3. La chiusura delle spese assume la forma di un saldo di pagamento, che non può essere rinnovato e liquida i pagamenti che lo hanno preceduto, ovvero di un ordine di recupero.
Articolo 110
Documenti giustificativi
(Articolo 90 del regolamento finanziario)
1. Il prefinanziamento, anche nei casi in cui è ripartito in più versamenti, è pagato in base al contratto, alla decisione, alla convenzione o all’atto di base, oppure in base ai documenti giustificativi che consentono di verificare il rispetto delle disposizioni del contratto, della decisione o della convenzione. Se in tali atti è indicata la data per il versamento del prefinanziamento, il pagamento dell’importo dovuto non è subordinato alla presentazione di un’apposita domanda.
2. I pagamenti intermedi e i pagamenti del saldo sono basati sui documenti giustificativi che consentono di verificare che l’azione finanziata è stata eseguita nel rispetto dell’atto di base o della decisione ovvero nel rispetto delle disposizioni del contratto o della convenzione.
3. L’ordinatore responsabile definisce, nel rispetto del principio della sana gestione finanziaria, la natura dei documenti giustificativi di cui al presente articolo, secondo l’atto di base, le decisioni, i contratti e le convenzioni. Le relazioni d’esecuzione, tecniche e finanziarie, intermedie e finali, costituiscono documenti giustificativi ai fini del paragrafo 2.
4. I documenti giustificativi sono conservati dall’ordinatore responsabile a norma dell’articolo 48.
Sezione 5
Termini per le operazioni di spesa
Articolo 111
Termini di pagamento e interessi di mora
(Articolo 92 del regolamento finanziario)
1. Il termine per effettuare il pagamento si intende comprensivo delle operazioni di liquidazione, di ordinazione dei pagamenti e di pagamento.
Esso decorre dalla data di ricezione della domanda di pagamento.
La domanda di pagamento è registrata tempestivamente dell’ufficio autorizzato dall’ordinatore responsabile e si considera ricevuta alla data di registrazione.
Si considera data di pagamento la data valuta di addebito del conto dell’istituzione.
2. La domanda di pagamento riporta i seguenti elementi essenziali:
a)
gli estremi del creditore;
b)
l’importo;
c)
la valuta;
d)
la data.
La mancanza di anche uno degli elementi essenziali comporta il rigetto della domanda.
Il creditore è informato per iscritto del rigetto con comunicazione motivata, tempestivamente e comunque entro 30 giorni di calendario dalla data di ricezione della domanda di pagamento.
3. In caso di sospensione a norma dell’articolo 92, paragrafo 2, del regolamento finanziario, il restante termine di pagamento riprende a decorrere dalla data di ricezione delle informazioni o dei documenti rivisti richiesti ovvero di esecuzione delle ulteriori verifiche, ivi compreso il controllo in loco.
4. Alla scadenza dei termini stabiliti all’articolo 92, paragrafo 1, del regolamento finanziario il creditore ha diritto agli interessi, alle seguenti condizioni:
a)
i tassi d’interesse sono quelli indicati all’articolo 83, paragrafo 2, del presente regolamento;
b)
gli interessi vengono pagati per il periodo decorrente dal giorno di calendario successivo alla scadenza del termine di pagamento stabilito all’articolo 92, paragrafo 1, del regolamento finanziario fino alla data in cui il pagamento è effettuato.
Tuttavia, gli interessi calcolati a norma del primo comma del presente paragrafo, qualora siano pari o inferiori a 200 EUR, sono versati al creditore soltanto previa domanda presentata entro due mesi dalla data di ricezione del pagamento tardivo.
5. Ogni istituzione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione riguardante il rispetto dei termini o la sospensione dei termini stabiliti all’articolo 92 del regolamento finanziario. La relazione della Commissione viene allegata alla sintesi delle relazioni annuali di attività previste all’articolo 66, paragrafo 9, del regolamento finanziario.
CAPO 7
Sistemi informatici
Articolo 112
Descrizione dei sistemi informatici
(Articolo 93 del regolamento finanziario)
Quando per il trattamento delle operazioni di esecuzione del bilancio sono utilizzati sistemi e sottosistemi informatici, è necessaria una descrizione completa e aggiornata di ciascuno di essi.
Ogni descrizione definisce il contenuto di tutti i campi di dati e precisa il modo in cui il sistema tratta ogni singola operazione. Descrive inoltre dettagliatamente il modo in cui il sistema garantisce l’esistenza di una pista di controllo completa per ogni operazione.
Articolo 113
Salvaguardie regolari
(Articolo 93 del regolamento finanziario)
I dati dei sistemi e sottosistemi informatici sono salvaguardati periodicamente e conservati in luogo sicuro.
CAPO 8
Il revisore interno
Articolo 114
Designazione del revisore interno
(Articolo 98 del regolamento finanziario)
1. Ciascuna istituzione designa il proprio revisore interno secondo modalità adeguate alle sue specificità e alle sue esigenze. L’istituzione informa il Parlamento europeo e il Consiglio della designazione del revisore interno.
2. Ciascuna istituzione definisce secondo la propria specificità e le proprie esigenze la sfera delle funzioni del revisore interno, e stabilisce in dettaglio gli obiettivi e le procedure dell’esercizio della funzione di revisione contabile interna, nel rispetto delle norme internazionali in vigore in materia di revisione contabile interna.
3. L’istituzione può designare come revisore interno, in base alle sue competenze particolari, un funzionario o altro agente soggetto allo statuto che sia cittadino di uno Stato membro.
4. Quando diverse istituzioni designano un medesimo revisore interno, esse adottano le disposizioni necessarie affinché la sua responsabilità possa essere chiamata in causa secondo il disposto dell’articolo 119.
5. Quando il revisore interno cessa dalle sue funzioni, l’istituzione ne informa il Parlamento europeo e il Consiglio.
Articolo 115
Risorse a disposizione del revisore interno
(Articolo 99 del regolamento finanziario)
L’istituzione mette a disposizione del revisore interno le risorse necessarie al corretto espletamento della sua funzione di controllo e una carta delle funzioni che descrive in dettaglio compiti, diritti ed obblighi.
Articolo 116
Programma di lavoro
(Articolo 99 del regolamento finanziario)
1. Il revisore interno adotta il proprio programma di lavoro e lo sottopone all’istituzione.
2. L’istituzione può chiedere al revisore interno di effettuare controlli non figuranti nel programma di lavoro di cui al paragrafo 1.
Articolo 117
Relazioni del revisore interno
(Articolo 99 del regolamento finanziario)
1. Il revisore interno presenta all’istituzione la relazione annuale di revisione contabile interna di cui all’articolo 99, paragrafo 3, del regolamento finanziario, che indica il numero e il tipo di revisioni contabili interne effettuate, le principali raccomandazioni formulate e il seguito dato a tali raccomandazioni.
La relazione annuale del revisore interno segnala in particolare i problemi sistemici rilevati dall’istanza specializzata, istituita a norma dell’articolo 73, paragrafo 6, del regolamento finanziario.
2. Ciascuna istituzione esamina se le raccomandazioni formulate nelle relazioni del suo revisione interno possano essere oggetto di uno scambio con le altre istituzioni circa le migliori pratiche.
3. Il revisore contabile interno, nell’elaborare la sua relazione, volge particolare attenzione all’osservanza integrale del principio della sana gestione finanziaria e accerta che siano stati presi i provvedimenti adeguati per migliorarne e potenziarne costantemente l’applicazione.
Articolo 118
Indipendenza
(Articolo 100 del regolamento finanziario)
Il revisore interno gode di totale indipendenza nello svolgimento delle revisioni contabili. Non può ricevere istruzioni né vedersi opporre alcun limite relativamente all’esercizio delle funzioni che, in virtù della sua designazione, gli sono assegnate a norma del regolamento finanziario.
Articolo 119
Responsabilità del revisore interno
(Articolo 100 del regolamento finanziario)
La responsabilità del revisore interno in quanto funzionario o altro agente soggetto allo statuto può essere chiamata in causa soltanto dall’istituzione stessa, alle condizioni precisate al presente articolo.
L’istituzione adotta una decisione motivata recante apertura di un’indagine. La decisione è comunicata all’interessato. L’istituzione può incaricare dell’indagine, sotto la propria responsabilità diretta, uno o più funzionari di grado uguale o superiore a quello dell’interessato. Nel corso dell’indagine, l’interessato deve essere inteso.
La relazione d’indagine è comunicata all’interessato che è successivamente inteso dall’istituzione sulla relazione medesima.
In base alla relazione e all’audizione, l’istituzione adotta una decisione motivata di conclusione della procedura oppure una decisione motivata, a norma degli articoli 22 e 86 e dell’allegato IX dello statuto. Le decisioni che prevedono l’applicazione di misure disciplinari o l’imposizione di sanzioni pecuniarie sono notificate all’interessato e trasmesse, per informazione, alle altre istituzioni e alla Corte dei conti.
Contro dette decisioni l’interessato può presentare ricorso dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea, secondo le disposizioni dello statuto.
Articolo 120
Azione dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea
(Articolo 100 del regolamento finanziario)
Fatti salvi i mezzi di ricorso previsti dallo statuto, il revisore interno può avviare direttamente un’azione dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea contro qualsiasi atto relativo all’esercizio della sua funzione di revisore interno. Tale azione dev’essere proposta entro tre mesi dal giorno di calendario della notificazione dell’atto in causa.
Il ricorso è istruito e giudicato secondo le disposizioni dell’articolo 91, paragrafo 5, dello statuto dei funzionari dell’Unione europea.
TITOLO V
APPALTI PUBBLICI
CAPO 1
Disposizioni generali
Sezione 1
Ambito d’applicazione e principi di aggiudicazione
Articolo 121
Definizioni e ambito di applicazione
(Articolo 101 del regolamento finanziario)
1. Gli appalti immobiliari riguardano l’acquisto, l’enfiteusi, l’usufrutto, la locazione finanziaria, la locazione o l’acquisto a riscatto, con o senza opzione per l’acquisto, di terreni, fabbricati o altri beni immobili.
2. Gli appalti di forniture riguardano l’acquisto, la locazione finanziaria, la locazione o l’acquisto a riscatto, con o senza opzione per l’acquisto, di prodotti. Un appalto per la fornitura di prodotti e, a titolo accessorio, lavori di posa in opera e d’installazione, è considerato un appalto di forniture.
3. Gli appalti di lavori riguardano l’esecuzione o, congiuntamente, la progettazione e l’esecuzione di lavori o di un’opera relativi a una delle attività di cui all’allegato I della direttiva 2004/18/CE, oppure la realizzazione, con qualsiasi mezzo, di un’opera rispondente alle esigenze specificate dall’amministrazione aggiudicatrice. Per «opera» si intende il risultato di un insieme di lavori edilizi o di genio civile che di per sé esplichi una funzione economica o tecnica.
4. Gli appalti di servizi hanno per oggetto tutte le prestazioni intellettuali e non intellettuali non contemplate dagli appalti di forniture, di lavori e dagli appalti immobiliari.
Un appalto che riguardi due o più tipologie (lavori, servizi o forniture) è aggiudicato secondo le disposizioni applicabili alla tipologia che caratterizza l’ambito principale dell’appalto in questione.
Nel caso di appalti misti che constano di servizi e forniture, l’oggetto principale è determinato raffrontando i valori rispettivi dei servizi e delle forniture.
Ogni riferimento alle nomenclature nel contesto degli appalti pubblici è effettuato sulla base del «Vocabolario comune per gli appalti pubblici (Common Procurement Vocabulary - CPV)» di cui al regolamento (CE) n. 2195/2002 del Parlamento europeo e del Consiglio (11).
5. I termini «imprenditore», «fornitore» e «prestatore di servizi» designano una persona fisica o giuridica o un ente pubblico o un raggruppamento di tali persone e/o enti che offra sul mercato, rispettivamente, la realizzazione di lavori e/o di opere, prodotti o servizi. Il termine «operatore economico» comprende gli imprenditori, i fornitori e i prestatori di servizi. Il termine «offerente» designa l’operatore economico che ha presentato un’offerta. Il termine «candidato» designa chi ha chiesto di poter partecipare a una procedura ristretta, a un dialogo competitivo o a una procedura negoziata. Il termine «potenziale offerente» designa l’operatore economico iscritto in un elenco di potenziali offerenti a norma dell’articolo 136, paragrafo 1, lettera b).
I raggruppamenti di operatori economici sono autorizzati a presentare un’offerta o a candidarsi. Ai fini della presentazione di un’offerta o di una domanda di partecipazione, le amministrazioni aggiudicatrici non possono esigere che i raggruppamenti abbiano una forma giuridica specifica, ma al raggruppamento selezionato può essere imposto di assumere una forma giuridica specifica una volta che gli sia stato aggiudicato l’appalto, nella misura in cui tale trasformazione sia necessaria ai fini della buona esecuzione dell’appalto.
6. Sono considerati amministrazioni aggiudicatrici i servizi delle istituzioni dell’Unione, salvo quando concludano fra loro accordi amministrativi intesi a ottenere la prestazione di servizi, la fornitura di prodotti o l’esecuzione di lavori o di appalti immobiliari.
7. Per assistenza tecnica si intendono le attività di sostegno e di potenziamento delle capacità necessarie ai fini dell’attuazione di un programma o di un’azione, segnatamente le attività di preparazione, gestione, sorveglianza, valutazione, revisione contabile e controllo.
8. Tutte le comunicazioni con gli operatori economici, comprese la stipulazione dei contratti e ogni loro modificazione, possono avvenire tramite sistemi elettronici istituiti dall’autorità aggiudicatrice.
9. Tali sistemi soddisfano i seguenti requisiti:
a)
l’accesso al sistema e ai documenti trasmessi tramite esso è riservato esclusivamente alle persone autorizzate;
b)
soltanto le persone autorizzate possono firmare per via elettronica o trasmettere un documento tramite il sistema;
c)
le persone autorizzate devono essere identificate nel sistema mediante procedure prestabilite;
d)
ora e data dell’operazione elettronica devono essere precisate;
e)
dev’essere mantenuta l’integrità dei documenti;
f)
dev’essere mantenuta la disponibilità dei documenti;
g)
se del caso, dev’essere mantenuta la riservatezza dei documenti;
h)
dev’essere assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
10. Ai dati inviati o ricevuti tramite siffatto sistema si applica la presunzione giuridica dell’integrità dei dati e dell’esattezza della data e dell’ora di invio o ricezione indicata dal sistema.
Un documento inviato o notificato tramite siffatto sistema è considerato equivalente a un documento cartaceo, è ammissibile come prova in un procedimento giudiziario, è considerato originale e a esso si applica la presunzione giuridica di autenticità e integrità, purché non contenga elementi dinamici in grado di modificarlo automaticamente.
La firma elettronica di cui al paragrafo 9, lettera b), ha effetto legale equivalente alla firma autografa.
Articolo 122
Contratti quadro e contratti specifici
(Articolo 101 del regolamento finanziario)
1. La durata di un contratto quadro non può superare i quattro anni, salvo in casi eccezionali debitamente giustificati, in particolare dall’oggetto del contratto quadro.
I contratti specifici basati su contratti quadro sono aggiudicati secondo le condizioni stabilite nel contratto quadro, solo fra le amministrazioni aggiudicatrici e i contraenti del contratto quadro.
In sede di aggiudicazione dei contratti specifici, le parti non possono apportare modifiche sostanziali al contratto quadro.
2. Quando un contratto quadro è concluso con un unico operatore economico, i contratti specifici sono aggiudicati entro i limiti delle condizioni fissate nel contratto quadro.
In circostanze debitamente giustificate, le amministrazioni aggiudicatrici possono consultare per iscritto l’operatore economico, chiedendogli di completare, se necessario, la sua offerta.
3. Quando un contratto quadro è concluso con più operatori economici, questi devono essere almeno tre, purché vi sia un numero sufficiente di operatori economici che soddisfano i criteri di selezione o un numero sufficiente di offerte ammissibili che soddisfano i criteri di aggiudicazione.
Il contratto quadro concluso con più operatori economici può assumere la forma di contratti distinti che contengono le medesime condizioni.
I contratti specifici basati su contratti quadro conclusi con più operatori economici sono aggiudicati secondo le seguenti modalità:
a)
in caso di contratti quadro senza nuovo confronto competitivo, mediante applicazione delle condizioni stabilite nel contratto quadro;
b)
in caso di contratti quadro con nuovo confronto competitivo, dopo aver rilanciato il confronto competitivo fra le parti in base alle medesime condizioni, se necessario precisandole, e, se del caso, ad altre condizioni indicate nel capitolato d’oneri del contratto quadro.
Per ogni contratto specifico da aggiudicare secondo le modalità previste al terzo comma, lettera b), le amministrazioni aggiudicatrici consultano per iscritto i contraenti del contratto quadro, fissando un termine sufficiente per presentare l’offerta. Le offerte sono presentate per iscritto. Le amministrazioni aggiudicatrici aggiudicano ogni contratto specifico all’offerente che ha presentato l’offerta migliore in base ai criteri di aggiudicazione indicati nel capitolato d’oneri del contratto quadro.
4. Nei settori soggetti a una rapida evoluzione dei prezzi e della tecnologia, i contratti quadro che non prevedono un nuovo confronto competitivo comprendono una clausola che prescrive un riesame a medio termine oppure un sistema di parametri di riferimento. Dopo il riesame a medio termine, se le condizioni stabilite inizialmente non sono più consone all’andamento dei prezzi o agli sviluppi tecnologici, l’amministrazione aggiudicatrice non può fare uso del contratto quadro in questione e prende i provvedimenti adeguati per risolverlo.
5. Soltanto i contratti specifici basati su contratti quadro sono preceduti da un impegno di bilancio.
Sezione 2
Pubblicazione
Articolo 123
Misure di pubblicità per gli appalti ai quali si applica la direttiva 2004/18/CE
(Articolo 103 del regolamento finanziario)
1. Per gli appalti il cui valore è pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, la pubblicazione comprende un bando di gara, fatto salvo l’articolo 134, e un avviso relativo all’aggiudicazione dell’appalto. Un avviso di preinformazione è obbligatorio solo quando l’amministrazione aggiudicatrice intende avvalersi della facoltà di ridurre il termine per la ricezione delle offerte a norma dell’articolo 152, paragrafo 4.
2. L’avviso di preinformazione è l’avviso con il quale le amministrazioni aggiudicatrici fanno conoscere, a titolo indicativo, il valore totale stimato e l’oggetto degli appalti e contratti quadro che intendono aggiudicare nel corso di un esercizio, esclusi gli appalti oggetto di procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara.
L’avviso di preinformazione è pubblicato dall’Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea (in prosieguo «Ufficio delle pubblicazioni») oppure dalle stesse amministrazioni aggiudicatrici sul loro «profilo di committente».
L’avviso di preinformazione obbligatorio è inviato all’Ufficio delle pubblicazioni o pubblicato sul profilo di committente non appena possibile e, in ogni caso, entro il 31 marzo di ogni esercizio finanziario.
Le amministrazioni aggiudicatrici che pubblicano l’avviso di preinformazione sul loro profilo di committente inviano all’Ufficio delle pubblicazioni, per via elettronica nel formato e secondo le modalità di trasmissione indicati nell’allegato VIII, punto 3, della direttiva 2004/18/CE, una comunicazione in cui è annunciata la pubblicazione di un avviso di preinformazione su un profilo di committente.
3. Il bando di gara permette alle amministrazioni aggiudicatrici di rendere nota l’intenzione d’iniziare la procedura di aggiudicazione di un appalto o di un contratto quadro o d’istituire un sistema dinamico di acquisizione, di cui all’articolo 131. Fatti salvi i contratti conclusi mediante la procedura negoziata di cui all’articolo 134, il bando di gara è obbligatorio per i contratti d’appalto il cui valore stimato è pari o superiore alle soglie indicate all’articolo 170, paragrafo 1.
Esso non è obbligatorio per i contratti specifici basati su contratti quadro.
In caso di procedura aperta, il bando di gara precisa data, ora ed eventualmente luogo della riunione della commissione incaricata dell’apertura delle offerte, alla quale possono partecipare gli offerenti.
Le amministrazioni aggiudicatrici informano se le varianti sono autorizzate o no e precisano i livelli minimi di capacità da esse richiesti se si avvalgono della facoltà conferita loro dall’articolo 146, paragrafo 2, secondo comma. Esse indicano i criteri di selezione, di cui all’articolo 146, che intendono applicare, il numero minimo di candidati che intendono invitare e, all’occorrenza, il numero massimo, nonché i criteri obiettivi e non discriminatori per ridurre tale numero, a norma dell’articolo 128, paragrafo 1, secondo comma.
Se tutti i documenti di gara sono liberamente, direttamente e completamente accessibili per via elettronica, in particolare per i sistemi dinamici di acquisizione di cui all’articolo 131, nel bando di gara figura l’indirizzo internet sul quale è possibile consultare tali documenti.
Le amministrazioni aggiudicatrici che intendono indire un concorso manifestano tale intenzione mediante un avviso.
Se del caso, le amministrazioni aggiudicatrici precisano nel bando di gara che la procedura di aggiudicazione è interistituzionale. In tale ipotesi, nel bando di gara sono indicate le istituzioni, le agenzie esecutive o gli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario che partecipano alla procedura di aggiudicazione, l’istituzione responsabile della procedura di aggiudicazione e il volume totale degli appalti per l’insieme delle istituzioni, delle agenzie esecutive o degli organismi interessati.
4. L’avviso di aggiudicazione dell’appalto riporta i risultati della procedura di aggiudicazione di appalti, contratti quadro e appalti basati su un sistema dinamico d’acquisizione. Tale avviso è obbligatorio per gli appalti di valore pari o superiore alle soglie fissate dall’articolo 170, paragrafo 1. Esso non è obbligatorio per i contratti specifici basati su contratti quadro.
L’avviso di aggiudicazione dell’appalto è inviato all’Ufficio delle pubblicazioni entro 48 giorni di calendario dalla data in cui è stato firmato il contratto o il contratto quadro. Tuttavia, gli avvisi relativi a contratti basati su un sistema dinamico di acquisizione possono essere raggruppati per trimestre. In tal caso sono inviati all’Ufficio delle pubblicazioni entro 48 giorni dalla fine di ogni trimestre.
Le amministrazioni aggiudicatrici che hanno indetto un concorso di progettazione inviano all’Ufficio delle pubblicazioni un avviso in merito ai risultati del concorso.
In caso di procedure interistituzionali, l’avviso di aggiudicazione è inviato dall’amministrazione aggiudicatrice responsabile della procedura.
Se trattasi di contratto o contratto quadro di valore pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, che sia stato aggiudicato con procedura negoziata senza pubblicazione preliminare del bando di gara, l’avviso di aggiudicazione dell’appalto è inviato all’Ufficio delle pubblicazioni in tempo utile perché la pubblicazione avvenga prima della firma del contratto, secondo i termini e le condizioni di cui all’articolo 171, paragrafo 1.
Fatto salvo l’articolo 21, le informazioni relative al valore e ai contraenti dei contratti specifici basati su un contratto quadro nel corso di un determinato esercizio finanziario sono pubblicate sul sito internet dell’amministrazione aggiudicatrice, entro il 30 giugno successivo alla fine dell’esercizio finanziario stesso, qualora le soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, risultino superate a causa della stipulazione di un contratto specifico o per effetto del valore complessivo dei contratti specifici in questione.
5. I bandi e gli avvisi sono redatti secondo i modelli di formulari adottati dalla Commissione conformemente alla direttiva 2004/18/CE.
Articolo 124
Misure di pubblicità per gli appalti ai quali non si applica la direttiva 2004/18/CE
(Articolo 103 del regolamento finanziario)
1. Gli appalti il cui valore è inferiore alle soglie previste all’articolo 170, paragrafo 1, formano oggetto di adeguata pubblicità, allo scopo di aprirli alla concorrenza e di garantire l’imparzialità delle procedure di aggiudicazione. Tale pubblicità comporta:
a)
un bando di gara di cui all’articolo 123, paragrafo 3, o un invito a manifestare interesse per gli appalti d’oggetto simile, di valore superiore all’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 1;
b)
un’idonea pubblicità ex ante su internet per gli appalti di valore superiore all’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 2.
2. Gli appalti immobiliari e gli appalti dichiarati segreti, di cui all’articolo 134, paragrafo 1, lettera j), del presente regolamento, formano oggetto soltanto di una pubblicazione annuale specifica dell’elenco dei contraenti, che precisa l’oggetto e il valore dell’appalto aggiudicato. Tale elenco è trasmesso al Parlamento europeo e al Consiglio. Se l’amministrazione aggiudicatrice è la Commissione, essa allega l’elenco alla sintesi delle relazioni annuali di attività di cui all’articolo 66, paragrafo 9, del regolamento finanziario.
3. Le informazioni relative agli appalti di valore superiore all’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 1, che non sono stati oggetto di un avviso di aggiudicazione individuale sono trasmesse all’Ufficio delle pubblicazioni. Gli elenchi annuali dei contraenti sono trasmessi entro il 30 giugno dell’esercizio finanziario successivo.
4. Le informazioni relative agli appalti di valore superiore all’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 2, sono pubblicate sul sito internet dell’istituzione entro il 30 giugno dell’esercizio finanziario successivo.
Articolo 125
Pubblicazione dei bandi e degli avvisi
(Articolo 103 del regolamento finanziario)
1. L’Ufficio delle pubblicazioni pubblica nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea i bandi e gli avvisi di cui agli articoli 123 e 124, entro dodici giorni di calendario dalla spedizione.
Il termine di cui al primo comma è ridotto a cinque giorni di calendario nelle procedure accelerate di cui all’articolo 154.
2. Le amministrazioni aggiudicatrici devono essere in grado di fornire la prova della data di spedizione.
Articolo 126
Altre forme di pubblicità
(Articolo 103 del regolamento finanziario)
Oltre alle forme di pubblicità di cui agli articoli 123, 124 e 125, gli appalti possono essere oggetto di qualsiasi altra forma di pubblicità, in particolare in forma elettronica. Dette altre forme di pubblicità fanno rinvio all’eventuale bando o avviso pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea di cui all’articolo 125, al quale non possono essere anteriori e che è il solo facente fede.
Dette forme di pubblicità non possono introdurre discriminazioni tra i candidati od offerenti, né contenere informazioni diverse da quelle contenute nell’eventuale bando di gara.
Sezione 3
Procedure di aggiudicazione degli appalti
Articolo 127
Tipologia delle procedure di aggiudicazione
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. L’aggiudicazione di un appalto avviene sia su gara d’appalto, con procedura aperta, ristretta o negoziata previa pubblicazione di un bando di gara, sia con procedura negoziata senza preliminare pubblicazione di un bando di gara, eventualmente a seguito di concorso.
2. La procedura di gara è aperta quando ogni operatore economico interessato può presentare un’offerta. Ciò vale anche per i sistemi dinamici d’acquisizione di cui all’articolo 131.
La procedura è ristretta quando tutti gli operatori economici possono chiedere di partecipare, ma soltanto i candidati che soddisfano i criteri di selezione di cui all’articolo 146 e che sono invitati contemporaneamente e per iscritto dalle amministrazioni aggiudicatrici possono presentare un’offerta o una soluzione nell’ambito della procedura di dialogo competitivo di cui all’articolo 132.
La fase di selezione può svolgersi per ogni singola gara d’appalto, anche nell’ambito di un dialogo competitivo, oppure allo scopo di costituire un elenco di potenziali candidati nell’ambito della procedura di cui all’articolo 136, paragrafo 1, lettera a).
3. In una procedura negoziata, le amministrazioni aggiudicatrici consultano gli offerenti di loro scelta, conformi ai criteri di selezione di cui all’articolo 146, e pattuiscono con uno o più di essi le condizioni dell’offerta.
Nelle procedure negoziate con pubblicazione di un bando di gara di cui all’articolo 135, l’invito a negoziare è inviato ai candidati selezionati, simultaneamente e per iscritto.
4. I concorsi sono procedure intese a fornire all’amministrazione aggiudicatrice la possibilità di acquisire, soprattutto nel settore dell’architettura e dell’ingegneria civile o del trattamento di dati, un piano o un progetto che viene proposto da una commissione giudicatrice dopo apertura alla concorrenza, con o senza attribuzione di premi.
Articolo 128
Numero di candidati nella procedura ristretta o negoziata
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Nella procedura ristretta e nelle procedure di cui all’articolo 136, paragrafo 1, lettere a) e b), il numero di candidati invitati a presentare un’offerta non può essere inferiore a cinque, purché un numero sufficiente di candidati soddisfi i criteri di selezione.
L’amministrazione aggiudicatrice può inoltre prevedere un numero massimo di candidati, in funzione dell’oggetto dell’appalto e sulla base di criteri di selezione oggettivi e non discriminatori. In tal caso, la forcella e i criteri sono indicati nel bando di gara o nell’invito a manifestare interesse di cui agli articoli 123 e 124.
In ogni caso, il numero di candidati ammessi a presentare un’offerta deve essere sufficiente a garantire un’effettiva concorrenza.
2. Nelle procedure negoziate e in esito al dialogo competitivo il numero di candidati invitati a negoziare o a presentare un’offerta non può essere inferiore a tre, purché un numero sufficiente di candidati soddisfi i criteri di selezione.
Il numero di candidati invitati a presentare un’offerta deve essere sufficiente a garantire un’effettiva concorrenza.
Il disposto del primo e del secondo comma non si applica:
a)
agli appalti di valore molto modesto di cui all’articolo 137, paragrafo 2;
b)
agli appalti di servizi legali a norma della nomenclatura CPV;
c)
agli appalti dichiarati segreti di cui all’articolo 134, paragrafo 1, lettera j).
3. Se il numero di candidati che soddisfano i criteri di selezione e i livelli minimi è inferiore al numero minimo previsto ai paragrafi 1 e 2, l’amministrazione aggiudicatrice può proseguire la procedura invitando il candidato o i candidati in possesso delle capacità richieste. Essa non può invece includere altri operatori economici non inizialmente invitati a partecipare alla procedura o candidati che non abbiano le capacità richieste.
Articolo 129
Svolgimento delle procedure negoziate
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
Le amministrazioni aggiudicatrici negoziano con gli offerenti le offerte da questi presentate per adattarle alle esigenze che hanno indicato nel bando di gara di cui all’articolo 123 o nel capitolato d’oneri e nei documenti complementari eventuali e al fine di individuare l’offerta economicamente più vantaggiosa.
Nel corso del negoziato, le amministrazioni aggiudicatrici garantiscono la parità di trattamento di tutti gli offerenti.
Quando le amministrazioni aggiudicatrici possono aggiudicare un appalto secondo la procedura negoziata con pubblicazione preliminare del bando di gara a norma dell’articolo 135, esse possono prevedere che la procedura negoziata si svolga in fasi successive, in modo da ridurre il numero delle offerte da negoziare, applicando i criteri di aggiudicazione indicati nel bando di gara o nel capitolato d’oneri. Il ricorso a tale facoltà è indicato nel bando di gara o nel capitolato d’oneri.
Articolo 130
Concorso
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Le regole relative all’organizzazione di un concorso sono messe a disposizione di coloro che sono interessati a parteciparvi.
Il numero dei candidati invitati a partecipare deve permettere un’effettiva concorrenza.
2. La commissione giudicatrice è nominata dall’ordinatore responsabile. È composta esclusivamente da persone fisiche indipendenti dai partecipanti al concorso. Quando è richiesta una qualificazione professionale particolare per partecipare al concorso, almeno un terzo dei membri deve avere la stessa qualificazione o una qualificazione equivalente.
La commissione giudicatrice dispone di autonomia di parere. I suoi pareri sono presi su progetti presentati in modo anonimo dai candidati ed esclusivamente sulla base dei criteri indicati nel bando di concorso.
3. La commissione giudicatrice iscrive in un verbale, firmato dai suoi membri, le proprie proposte, fondate sui meriti di ciascun progetto, nonché le proprie osservazioni.
L’anonimato dei candidati è preservato fino al parere della commissione giudicatrice.
La commissione giudicatrice può invitare i candidati a rispondere alle domande iscritte nel verbale, allo scopo di chiarire un progetto. Viene redatto il verbale integrale del dialogo che ne consegue.
4. L’amministrazione aggiudicatrice prende quindi una decisione nella quale precisa il nome e l’indirizzo del candidato prescelto motivando la scelta in base ai criteri preventivamente indicati nel bando di concorso, in particolare se si discosta dalle proposte presentate nel parere della commissione giudicatrice.
Articolo 131
Sistema dinamico di acquisizione
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Il sistema dinamico di acquisizione è un processo interamente elettronico per acquisti di uso corrente, aperto per tutta la sua durata a qualsivoglia operatore economico che soddisfi i criteri di selezione e abbia presentato un’offerta indicativa conforme al capitolato d’oneri e agli eventuali documenti complementari. Le offerte indicative possono essere migliorate in qualsiasi momento, a condizione che restino conformi al capitolato d’oneri.
2. Ai fini dell’istituzione di un sistema dinamico di acquisizione, le amministrazioni aggiudicatrici pubblicano un bando di gara nel quale è precisato che si tratta di un sistema dinamico di acquisizione ed è indicato l’indirizzo internet presso il quale è possibile consultare liberamente, direttamente e completamente il capitolato d’oneri e ogni documento complementare, dalla pubblicazione del bando fino alla conclusione del sistema.
Le amministrazioni aggiudicatrici precisano nel capitolato d’oneri, tra l’altro, la natura degli acquisti previsti che sono oggetto di detto sistema e tutte le informazioni necessarie riguardanti il sistema di acquisizione, l’attrezzatura elettronica utilizzata nonché le modalità e specifiche tecniche di connessione.
3. Le amministrazioni aggiudicatrici accordano a qualsivoglia operatore economico, per tutta la durata del sistema dinamico di acquisizione, la possibilità di presentare un’offerta indicativa, allo scopo di essere ammesso nel sistema alle condizioni di cui al paragrafo 1. Esse portano a termine la valutazione entro il termine massimo di 15 giorni dalla presentazione dell’offerta indicativa. Possono tuttavia prolungare il periodo di valutazione a condizione che nel frattempo non intervenga un confronto concorrenziale.
Le amministrazioni aggiudicatrici informano al più presto l’offerente della sua ammissione nel sistema dinamico di acquisizione o del rigetto della sua offerta.
4. Ogni appalto specifico forma oggetto di un confronto concorrenziale. Prima di procedervi, le amministrazioni aggiudicatrici pubblicano un bando di gara semplificato, invitando tutti gli operatori economici interessati a presentare un’offerta indicativa entro un termine che non può essere inferiore a 15 giorni a decorrere dalla data di invio del bando di gara semplificato. Le amministrazioni aggiudicatrici procedono al confronto concorrenziale soltanto dopo aver terminato la valutazione di tutte le offerte indicative introdotte entro questo termine.
Le amministrazioni aggiudicatrici invitano tutti gli offerenti ammessi nel sistema a presentare un’offerta entro un termine ragionevole. Esse aggiudicano l’appalto all’offerente che ha presentato l’offerta economicamente più vantaggiosa in base ai criteri di aggiudicazione enunciati nel bando di gara per l’istituzione del sistema dinamico di acquisizione. Detti criteri possono, all’occorrenza, essere precisati nell’invito a presentare un’offerta.
5. La durata di un sistema dinamico di acquisizione non può superare quattro anni, tranne in casi eccezionali debitamente giustificati.
Le amministrazioni aggiudicatrici non possono ricorrere a detto sistema in modo da ostacolare, limitare o falsare la concorrenza.
Nessun costo procedurale può essere posto a carico degli operatori economici interessati o dei partecipanti al sistema.
Articolo 132
Dialogo competitivo
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Nel caso di appalti particolarmente complessi, le amministrazioni aggiudicatrici possono avvalersi del dialogo competitivo di cui all’articolo 29 della direttiva 2004/18/CE quando ritengano che il ricorso diretto alla procedura aperta o alle modalità relative alla procedura ristretta non permetta di aggiudicare l’appalto all’offerta economicamente più vantaggiosa.
Un appalto è considerato particolarmente complesso quando l’amministrazione aggiudicatrice non è oggettivamente in grado di definire i mezzi tecnici atti a soddisfare le sue necessità o i suoi obiettivi, oppure di specificare l’impostazione giuridica o finanziaria del progetto.
2. Le amministrazioni aggiudicatrici pubblicano un bando di gara in cui rendono note le loro necessità ed esigenze, definendole nel bando stesso e/o in un documento descrittivo.
3. Le amministrazioni aggiudicatrici avviano un dialogo con i candidati che soddisfano i criteri di selezione di cui all’articolo 146, per individuare e definire i mezzi più idonei a soddisfare le proprie necessità.
Durante il dialogo le amministrazioni aggiudicatrici garantiscono la parità di trattamento di tutti gli offerenti e la riservatezza delle soluzioni proposte o di altre informazioni fornite dai candidati partecipanti al dialogo, salvo che questi non ne autorizzino la diffusione.
Le amministrazioni aggiudicatrici possono prevedere che la procedura si svolga in fasi successive, in modo da ridurre il numero di soluzioni da discutere nella fase del dialogo, applicando i criteri di aggiudicazione precisati nel bando di gara o nel documento descrittivo, se tale possibilità è prevista nel bando di gara o nel documento descrittivo.
4. Dopo aver informato i partecipanti della conclusione del dialogo, le amministrazioni aggiudicatrici li invitano a presentare le loro offerte finali in base alla soluzione o alle soluzioni presentate e specificate nella fase del dialogo. Tali offerte comprendono tutti gli elementi richiesti e necessari per l’esecuzione del progetto.
A richiesta dell’amministrazione aggiudicatrice le offerte possono essere chiarite, precisate e perfezionate, a condizione che non ne consegua la modifica di elementi fondamentali dell’offerta o dell’appalto posto in gara, la cui variazione rischi di falsare la concorrenza o di avere un effetto discriminatorio.
A richiesta dell’amministrazione aggiudicatrice, l’offerente che risulta aver presentato l’offerta economicamente più vantaggiosa può essere indotto a precisare gli aspetti della sua offerta o a confermare gli impegni in essa figuranti, a condizione che ciò non abbia l’effetto di modificare elementi fondamentali dell’offerta o dell’appalto quale posto in gara, falsare la concorrenza o comportare discriminazioni.
5. Le amministrazioni aggiudicatrici possono prevedere premi o pagamenti ai partecipanti al dialogo.
Articolo 133
Aggiudicazione congiunta
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
In caso di procedura di aggiudicazione congiunta fra un’istituzione e l’amministrazione aggiudicatrice di uno o più Stati membri, Stati EFTA o paesi candidati all’Unione si applicano le disposizioni procedurali dell’istituzione.
Quando l’amministrazione aggiudicatrice di uno Stato membro detiene o gestisce una quota del valore totale stimato dell’appalto pari o superiore al 50 %, oppure in altri casi debitamente motivati, l’istituzione può decidere che si applichino le norme procedurali dell’amministrazione aggiudicatrice dello Stato membro, purché esse possano essere considerate equivalenti a quelle dell’istituzione.
L’istituzione e l’amministrazione aggiudicatrice di uno Stato membro, di uno Stato EFTA o di un paese candidato all’Unione che svolgono congiuntamente la procedura di aggiudicazione si accordano, in particolare, sulle modalità pratiche della valutazione delle domande di partecipazione o delle offerte, sull’aggiudicazione dell’appalto, sul diritto da applicare all’appalto e sul giudice competente in caso di controversie.
Articolo 134
Ricorso a una procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere alla procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara, qualunque sia l’importo stimato dell’appalto, nei seguenti casi:
a)
qualora non sia stata presentata alcuna offerta o alcuna offerta appropriata o alcuna domanda di partecipazione in risposta a una procedura aperta o ristretta, previa conclusione della procedura iniziale, purché non siano sostanzialmente modificate le condizioni iniziali dell’appalto precisate nei documenti di gara di cui all’articolo 138;
b)
qualora, per ragioni di natura tecnica o artistica ovvero attinenti alla tutela di diritti esclusivi, l’appalto possa essere affidato unicamente a un operatore economico determinato;
c)
nella misura strettamente necessaria, qualora l’estrema urgenza determinata da eventi imprevedibili non imputabili all’amministrazione aggiudicatrice non consenta di rispettare i termini previsti per le altre procedure, di cui agli articoli 152, 153 e 154;
d)
qualora un appalto di servizi faccia seguito a un concorso e, secondo le norme applicabili, debba essere aggiudicato al vincitore o a uno dei vincitori del concorso; in quest’ultimo caso tutti i vincitori devono essere invitati a partecipare alla negoziazione;
e)
per i servizi e lavori complementari, non compresi nel progetto inizialmente previsto né nel contratto iniziale, i quali, in seguito a circostanze impreviste, sono divenuti necessari per la prestazione del servizio o l’esecuzione dell’opera, alle condizioni di cui al paragrafo 2;
f)
per nuovi servizi o lavori consistenti nella ripetizione di servizi o lavori analoghi già affidati all’operatore economico cui la medesima amministrazione aggiudicatrice ha aggiudicato l’appalto iniziale, purché tali servizi o lavori siano conformi al progetto di base e che tale progetto sia stato oggetto di un primo appalto aggiudicato mediante procedura aperta o ristretta, alle condizioni di cui al paragrafo 3;
g)
per gli appalti di forniture:
i)
nel caso di consegne complementari destinate al rinnovo parziale di forniture o di impianti di uso corrente, o all’ampliamento di forniture o impianti esistenti, qualora il cambiamento di fornitore obblighi l’amministrazione aggiudicatrice ad acquistare attrezzature con caratteristiche tecniche differenti il cui impiego o la cui manutenzione comporterebbe incompatibilità o difficoltà tecniche sproporzionate; la durata di tali contratti non può superare i tre anni;
ii)
per i prodotti fabbricati puramente a scopo di ricerca, sperimentazione, studio o sviluppo, a esclusione delle prove di redditività del prodotto o la produzione su larga scala destinata a coprire i costi di ricerca e sviluppo;
iii)
per forniture quotate e acquistate in una borsa di materie prime;
iv)
per acquisti a condizioni particolarmente vantaggiose, presso un fornitore che cessi definitivamente l’attività commerciale oppure presso il curatore o liquidatore di un fallimento, di un concordato giudiziario o di una procedura analoga prevista nel diritto nazionale;
h)
per gli appalti immobiliari, previa indagine del mercato locale;
i)
per gli appalti di servizi legali a norma della nomenclatura CPV, purché questi appalti formino oggetto di adeguata pubblicità;
j)
per gli appalti dichiarati segreti dall’istituzione o dalle autorità da questa delegate, o per gli appalti alla cui esecuzione devono accompagnarsi speciali misure di sicurezza, secondo le disposizioni amministrative vigenti o quando lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione.
2. Per i servizi e lavori complementari di cui al paragrafo 1, lettera e), nei casi seguenti l’amministrazione aggiudicatrice può ricorrere alla procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara a condizione che siano aggiudicati al contraente che esegue tale appalto:
a)
qualora tali appalti complementari non possano essere separati, sotto il profilo tecnico o economico, dall’appalto principale senza recare gravi inconvenienti all’amministrazione aggiudicatrice;
b)
oppure qualora tali servizi o lavori, pur essendo separabili dall’esecuzione dell’appalto iniziale, siano strettamente necessari al suo perfezionamento.
Il valore cumulato degli appalti complementari non deve superare il 50 % dell’importo dell’appalto iniziale.
3. Nei casi di cui al paragrafo 1, lettera f), del presente articolo, la possibilità di ricorrere alla procedura negoziata è indicata sin dall’apertura della gara per la prima operazione e, per il calcolo delle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, viene preso in considerazione l’importo totale previsto per il proseguimento dei servizi o lavori. Il ricorso a questa procedura è limitato all’esecuzione dell’appalto iniziale e al massimo al triennio successivo alla firma del contratto.
Articolo 135
Ricorso a una procedura negoziata con pubblicazione preliminare di un bando di gara
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere alla procedura negoziata previa pubblicazione del bando di gara, qualunque sia il valore stimato dell’appalto, nei seguenti casi:
a)
in caso di offerte irregolari o inaccettabili, in particolare secondo i criteri di selezione o di aggiudicazione, presentate in risposta a una procedura aperta o ristretta o a un dialogo competitivo già conclusi, purché non siano sostanzialmente modificate le condizioni iniziali dell’appalto precisate nei documenti di gara di cui all’articolo 138 e fatta salva l’applicazione del paragrafo 2 del presente articolo;
b)
in casi eccezionali, quando si tratta di lavori, forniture o servizi la cui natura o i cui rischi non consentano all’offerente di stabilire preliminarmente il prezzo globale;
c)
qualora la natura dei servizi oggetto dell’appalto, in particolare nel caso dei servizi finanziari e delle prestazioni di natura intellettuale, renda impossibile stabilire le specifiche dell’appalto con una precisione sufficiente che permetta di aggiudicare l’appalto selezionando l’offerta migliore secondo le norme della procedura aperta o della procedura ristretta;
d)
per gli appalti di lavori, quando i lavori sono realizzati unicamente a scopo di ricerca, sperimentazione o messa a punto e non per assicurare una redditività o il recupero dei costi di ricerca e di sviluppo;
e)
per gli appalti di servizi di cui all’allegato II B della direttiva 2004/18/CE, salvo il disposto dell’articolo 134, paragrafo 1, lettere i) e j), e paragrafo 2, del presente regolamento;
f)
per servizi di ricerca e sviluppo diversi da quelli i cui risultati appartengono esclusivamente all’amministrazione aggiudicatrice, che li utilizza nello svolgimento delle sue attività, a condizione che l’amministrazione aggiudicatrice retribuisca in misura integrale il servizio a essa prestato;
g)
per gli appalti di servizi riguardanti l’acquisto, lo sviluppo, la produzione o coproduzione di programmi destinati alla radiotelediffusione da parte di emittenti, e per gli appalti relativi ai tempi di radiotelediffusione.
2. Nei casi di cui al paragrafo 1, lettera a), le amministrazioni aggiudicatrici possono non pubblicare il bando di gara se includono nella procedura negoziata tutti e soltanto gli offerenti rispondenti ai criteri di selezione i quali, nella procedura precedente, abbiano presentato offerte conformi alle esigenze formali della procedura di aggiudicazione.
Articolo 136
Procedura a seguito di invito a manifestare interesse
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Per gli appalti di valore non superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, e fatti salvi gli articoli 134 e 135, le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere a un invito a manifestare interesse per:
a)
preselezionare i candidati che saranno invitati a presentare un’offerta in caso di future procedure ristrette;
b)
ovvero, in alternativa, preparare un elenco di potenziali offerenti che saranno invitati a presentare domande di partecipazione od offerte.
2. L’elenco risultante da un invito a manifestare interesse è valido per i seguenti periodi:
a)
non oltre i tre anni dalla data di spedizione all’Ufficio delle pubblicazioni del bando di cui all’articolo 124, paragrafo 1, lettera a), nel caso di cui al paragrafo 1, lettera a), del presente articolo;
b)
non oltre cinque anni dalla data di spedizione all’Ufficio delle pubblicazioni del bando di cui all’articolo 124, paragrafo 1, lettera a), in caso di elenco di potenziali offerenti di cui al paragrafo 1, lettera b), del presente articolo.
L’elenco di cui al primo comma può comprendere sottoelenchi.
Ogni interessato può depositare la propria candidatura in qualsiasi momento del periodo di validità dell’elenco, tranne che negli ultimi tre mesi di tale periodo.
3. Qualora sia previsto di aggiudicare un appalto, l’amministrazione aggiudicatrice invita tutti i candidati o potenziali offerenti figuranti nel pertinente elenco o sottoelenco a:
a)
presentare un’offerta nel caso di cui al paragrafo 1, lettera a);
b)
ovvero, in alternativa, presentare, nel caso dell’elenco di cui al paragrafo 1, lettera b):
i)
offerte, comprendenti i documenti relativi ai criteri di esclusione e di selezione;
ii)
ovvero, in alternativa, i documenti relativi ai criteri di esclusione e di selezione e, in una seconda fase, le offerte in caso tali criteri siano soddisfatti.
Articolo 137
Appalti di valore modesto
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Per gli appalti di valore modesto non superiore a 60 000 EUR è consentita la procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara, con consultazione di almeno tre candidati.
Se, dopo aver consultato i candidati, l’amministrazione aggiudicatrice riceve soltanto un’offerta valida sotto il profilo amministrativo e tecnico, può aggiudicarle l’appalto, purché tale offerta soddisfi i criteri di aggiudicazione.
2. Gli appalti di valore molto modesto, non superiore a 15 000 EUR, possono essere aggiudicati in base a un’unica offerta con procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara.
3. I pagamenti relativi a spese d’importo non superiore a 1 000 EUR possono essere effettuati semplicemente in base alle relative fatture, senza l’accettazione preliminare di un’offerta.
Articolo 138
Documenti di gara
(Articolo 105 del regolamento finanziario)
1. I documenti di gara comportano almeno quanto segue:
a)
l’invito a presentare un’offerta o a negoziare o a partecipare al dialogo nell’ambito della procedura di cui all’articolo 132;
b)
il capitolato d’oneri allegato all’invito o nel caso del dialogo competitivo di cui all’articolo 132, un documento descrittivo delle necessità ed esigenze dell’amministrazione aggiudicatrice o l’indicazione dell’indirizzo internet al quale è possibile consultare tali documenti;
c)
il progetto di contratto basato sul modello di contratto.
Il primo comma, lettera c), non si applica nei casi in cui, a causa di circostanze eccezionali e debitamente giustificate, il modello di contratto non può essere utilizzato.
I documenti di gara contengono un riferimento alle misure di pubblicità adottate a norma degli articoli da 123 a 126.
2. L’invito a presentare un’offerta o a negoziare o a partecipare al dialogo precisa almeno:
a)
le modalità d’invio e di presentazione delle offerte, in particolare la data e l’ora limite, l’eventuale obbligo di rispondere compilando un modulo tipo, i documenti da allegare, compresi i documenti attestanti la capacità economica, finanziaria, professionale e tecnica di cui all’articolo 146, se non sono precisati nel bando di gara, e l’indirizzo al quale devono essere trasmessi;
b)
che la presentazione di un’offerta costituisce accettazione del capitolato d’oneri di cui al paragrafo 1 al quale si riferisce e che tale presentazione vincola l’offerente durante l’esecuzione dell’appalto, qualora ne divenga l’aggiudicatario;
c)
il periodo di validità delle offerte, durante il quale l’offerente è obbligato a mantenere immutate tutte le condizioni della sua offerta;
d)
il divieto di qualsiasi contatto tra l’amministrazione aggiudicatrice e l’offerente nel corso della procedura, salvo a titolo eccezionale, alle condizioni previste dall’articolo 160 e in precise condizioni di visita, quando sia prevista una visita sul posto;
e)
nel caso di dialogo competitivo, la data prevista e l’indirizzo per l’inizio della fase di consultazione.
3. Il capitolato d’oneri precisa almeno:
a)
i criteri di esclusione e di selezione relativi all’appalto, tranne nei casi di dialogo competitivo, procedura ristretta e procedura negoziata con pubblicazione preliminare del bando ai sensi dell’articolo 135; in questi casi, i criteri figurano soltanto nel bando di gara o nell’invito a manifestare interesse;
b)
i criteri di aggiudicazione dell’appalto e la loro ponderazione relativa oppure, all’occorrenza, il loro ordine decrescente d’importanza, se non figura nel bando di gara;
c)
le specifiche tecniche di cui all’articolo 139;
d)
le esigenze minime che le varianti devono rispettare, nell’ambito delle procedure di aggiudicazione all’offerta economicamente più vantaggiosa di cui all’articolo 149, paragrafo 2, qualora l’amministrazione aggiudicatrice abbia indicato nel bando di gara che le varianti sono autorizzate;
e)
l’applicazione del protocollo sui privilegi e sulle immunità dell’Unione europea o, all’occorrenza, della convenzione di Vienna sulle relazioni diplomatiche o della convenzione di Vienna sulle relazioni consolari;
f)
le modalità di prova in materia di accesso agli appalti, a norma dell’articolo 172;
g)
nel sistema dinamico di acquisizione di cui all’articolo 131, la natura degli acquisti previsti, nonché tutte le informazioni necessarie riguardanti il sistema di acquisizione, l’attrezzatura elettronica utilizzata nonché le modalità e specifiche tecniche di connessione.
4. Il modello di contratto precisa in particolare quanto segue:
a)
le penali previste in caso d’inosservanza delle clausole del contratto;
b)
le diciture che devono figurare sulle fatture o sui pertinenti documenti giustificativi a norma dell’articolo 102;
c)
che quando le amministrazioni aggiudicatrici sono le istituzioni, al contratto si applica il diritto dell’Unione, se necessario integrato dal diritto nazionale indicato nel contratto stesso;
d)
il giudice competente in caso di controversie.
Ai fini del primo comma, lettera c), del presente paragrafo, per i contratti di cui all’articolo 121, paragrafo 1, il progetto di contratto può fare riferimento esclusivamente al diritto nazionale.
5. Le amministrazioni aggiudicatrici possono esigere dall’offerente informazioni sulle parti dell’appalto che intende subappaltare e sull’identità dei subappaltatori. L’amministrazione aggiudicatrice può esigere che il candidato od offerente fornisca, oltre alle informazioni di cui all’articolo 143, informazioni sulle capacità finanziarie, economiche, tecniche e professionali del futuro subappaltatore ai sensi degli articoli 146, 147 e 148, in particolare quando il subappalto costituisce una parte considerevole dell’appalto.
Articolo 139
Specifiche tecniche
(Articolo 105 del regolamento finanziario)
1. Le specifiche tecniche devono consentire pari accesso ai candidati e agli offerenti e non comportare la creazione di ostacoli ingiustificati all’apertura degli appalti alla concorrenza.
Esse definiscono le caratteristiche necessarie di un prodotto, di un servizio o di un materiale o di un’opera rispetto all’uso cui sono destinati dall’amministrazione aggiudicatrice.
2. Le caratteristiche di cui al paragrafo 1 includono:
a)
i livelli di qualità;
b)
la prestazione ambientale;
c)
ogni volta che sia possibile, i criteri di accessibilità per i portatori di disabilità o la progettazione per tutti gli utenti;
d)
i livelli e procedure di valutazione della conformità;
e)
l’idoneità all’impiego;
f)
la sicurezza o le dimensioni, compresi, per le forniture, la denominazione commerciale e le istruzioni per l’uso e, per tutti gli appalti, la terminologia, i simboli, le prove e i metodi di prova, l’imballaggio, la marcatura e l’etichettatura, le procedure e i metodi di produzione;
g)
per gli appalti di lavori, le procedure di certificazione della qualità, nonché le norme riguardanti la progettazione e la determinazione dei costi, le condizioni di collaudo, d’ispezione e di accettazione delle opere nonché i metodi e le tecniche di costruzione come pure ogni altra condizione tecnica che l’amministrazione aggiudicatrice può prescrivere, mediante regolamentazione generale o particolare, in relazione alle opere finite e ai materiali o elementi costitutivi.
3. Le specifiche tecniche sono definite in uno dei modi seguenti:
a)
o in riferimento a norme europee, a omologazioni tecniche europee, a specifiche tecniche comuni quando esistono, a norme internazionali o ad altri riferimenti tecnici elaborati da organismi europei di normalizzazione o, se non esistono, agli equivalenti nazionali; ogni riferimento è accompagnato dalla dicitura «o equivalente»;
b)
o in termini di prestazioni o di requisiti funzionali, che possono includere caratteristiche ambientali e devono essere sufficientemente precisi da consentire agli offerenti di determinare l’oggetto dell’appalto e alle amministrazioni aggiudicatrici di aggiudicare l’appalto;
c)
o con la combinazione dei due metodi.
4. Quando le amministrazioni aggiudicatrici si avvalgono della possibilità di riferirsi alle specifiche di cui al paragrafo 3, lettera a), non possono respingere un’offerta in quanto non conforme a dette specifiche se l’offerente o il candidato prova in modo ritenuto soddisfacente dall’amministrazione aggiudicatrice, con qualsiasi mezzo appropriato, che l’offerta risulta conforme in modo equivalente alle condizioni prescritte.
Può costituire un mezzo appropriato una documentazione tecnica del fabbricante o una relazione di prova di un organismo riconosciuto.
5. Quando le amministrazioni aggiudicatrici si avvalgono della possibilità prevista al paragrafo 3, lettera b), di prescrivere specifiche in termini di prestazioni o di requisiti funzionali, esse non possono respingere un’offerta conforme a una norma nazionale che recepisce una norma europea, a un’omologazione tecnica europea, a specifiche tecniche comuni, a una norma internazionale o a un riferimento tecnico elaborato da organismi europei di normalizzazione, se tali specifiche sono riferite alle prestazioni o ai requisiti funzionali richiesti.
L’offerente è tenuto a provare in modo ritenuto soddisfacente dall’amministrazione aggiudicatrice, con qualsiasi mezzo appropriato, che l’offerta corrisponde alle prestazioni o ai requisiti funzionali stabiliti da tale amministrazione. Può costituire un mezzo appropriato una documentazione tecnica del fabbricante o una relazione di prova di un organismo riconosciuto.
6. Quando le amministrazioni aggiudicatrici prescrivono caratteristiche ambientali in termini di prestazioni o di requisiti funzionali, esse possono utilizzare le specifiche dettagliate o, all’occorrenza, parti di queste, quali sono definite dai marchi di qualità ecologica europei, multinazionali e nazionali o da ogni altro marchio di qualità ecologica, purché siano soddisfatte le seguenti condizioni:
a)
le specifiche utilizzate siano appropriate per definire le caratteristiche delle forniture o delle prestazioni oggetto dell’appalto;
b)
i requisiti del marchio siano elaborati sulla scorta di informazioni scientifiche;
c)
i marchi di qualità ecologica siano adottati mediante un processo cui possono partecipare tutte le parti interessate, quali gli organismi governativi, i consumatori, i fabbricanti, i distributori e le organizzazioni ambientali;
d)
i marchi di qualità ecologica siano accessibili a tutte le parti interessate.
7. Le amministrazioni aggiudicatrici possono precisare che i prodotti o servizi muniti di marchio di qualità ecologica sono presunti conformi alle specifiche tecniche definite nel capitolato d’oneri. Esse accettano ogni altro mezzo di prova appropriato, quale una documentazione tecnica del fabbricante o una relazione di prova di un organismo riconosciuto. Un organismo riconosciuto ai sensi dei paragrafi 4, 5 e 6 è un laboratorio di prova o di calibratura o un organismo d’ispezione e di certificazione conforme alle norme europee applicabili.
8. Salvo casi eccezionali debitamente giustificati dall’oggetto dell’appalto, le specifiche non possono menzionare una fabbricazione o provenienza determinata o un particolare procedimento, né far riferimento a un marchio, a un brevetto, a un tipo, a un’origine o a una produzione specifica che potrebbero favorire o eliminare alcuni prodotti od operatori economici.
Nei casi in cui è impossibile fornire una definizione sufficientemente precisa e intelligibile dell’oggetto dell’appalto, la dicitura o il riferimento sono accompagnati dai termini «o equivalente».
Articolo 140
Revisione dei prezzi
(Articolo 105 del regolamento finanziario)
1. I documenti di gara stabiliscono se l’offerta deve essere presentata a prezzi fermi e non rivedibili.
2. In caso contrario, stabiliscono le condizioni e le formule secondo le quali il prezzo può essere rivisto nel corso dell’esecuzione dell’appalto. In tal caso l’amministrazione aggiudicatrice tiene conto:
a)
dell’oggetto della procedura di appalto e della congiuntura economica nella quale si svolge;
b)
della natura e della durata dei compiti e dell’appalto;
c)
dei propri interessi finanziari.
Articolo 141
Attività illegali comportanti l’esclusione
(Articolo 106 del regolamento finanziario)
I casi di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettera e), del regolamento finanziario comprendono tutte le attività illegali lesive degli interessi finanziari dell’Unione e in particolare:
a)
i casi di frode di cui all’articolo 1 della convenzione relativa alla tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee, stabilita con atto del Consiglio del 26 luglio 1995 (12);
b)
i casi di corruzione di cui all’articolo 3 della convenzione relativa alla lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari della Comunità europea o degli Stati membri dell’Unione europea, stabilita con atto del Consiglio del 26 maggio 1997 (13);
c)
i casi di partecipazione a un’organizzazione criminale ai sensi dell’articolo 2 della decisione quadro 2008/841/GAI del Consiglio (14);
d)
i casi di riciclaggio dei proventi di attività criminose, quale definito all’articolo 1 della direttiva 2005/60/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (15);
e)
i casi di reati terroristici, di reati connessi alle attività terroristiche e di istigazione, concorso, tentativo di commettere tali reati, quali definiti agli articoli 1, 3 e 4 della decisione quadro 2002/475/GAI del Consiglio (16).
Articolo 142
Applicazione dei criteri di esclusione e durata dell’esclusione
(Articoli 106, 107, 108 e 109 del regolamento finanziario)
1. Per determinare la durata dell’esclusione e garantire il rispetto del principio di proporzionalità, l’istituzione responsabile tiene segnatamente conto della gravità dei fatti, con particolare riguardo alla loro incidenza sugli interessi finanziari e sull’immagine dell’Unione, del tempo trascorso, della durata e frequenza del reato, del dolo o del grado di negligenza del soggetto interessato e delle misure da questo adottate per porre rimedio alla situazione.
Al momento di determinare il periodo di esclusione, l’istituzione responsabile dà al candidato o all’offerente interessato la possibilità di esprimere il proprio punto di vista.
Quando il periodo di esclusione è determinato, conformemente al diritto applicabile, da autorità od organismi di cui all’articolo 108, paragrafi 2 e 3, del regolamento finanziario, la Commissione applica tale periodo fino alla durata massima stabilita all’articolo 106, paragrafo 4, del regolamento finanziario. Il periodo di cui all’articolo 106, paragrafo 4, del regolamento finanziario è fissato a un massimo di cinque anni a decorrere dalle seguenti date:
a)
nei casi di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettere b) ed e), del regolamento finanziario: dalla data della sentenza passata in giudicato;
b)
nei casi di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario, quando l’inadempienza riguarda appalti con l’istituzione interessata: dalla data in cui è stata commesso l’illecito o, nell’evenienza di illeciti continuati o ripetuti, dalla data in cui l’illecito è cessato.
Ai fini del terzo comma, lettera b), se l’inadempienza professionale grave è stata accertata da una decisione di un’autorità pubblica o di un’organizzazione internazionale, fa fede la data della decisione.
Tale periodo di esclusione può essere aumentato a dieci anni in caso di recidiva intervenuta entro cinque anni dalla data di cui al terzo comma, lettere a) e b), fatto salvo il paragrafo 1.
2. I candidati e gli offerenti sono esclusi dalla procedura di aggiudicazione di un appalto e dalla procedura di concessione di una sovvenzione finché si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettere a) e d), del regolamento finanziario.
Articolo 143
Mezzi di prova
(Articoli 106 e 107 del regolamento finanziario)
1. I candidati e offerenti presentano una dichiarazione sull’onore, debitamente firmata e datata, nella quale attestano di non trovarsi in una delle situazioni di cui agli articoli 106 e 107 del regolamento finanziario.
Tuttavia, in caso di procedura ristretta, di dialogo competitivo e di procedura negoziata previa pubblicazione di un bando di gara, quando l’amministrazione aggiudicatrice limita il numero di candidati da ammettere ai negoziati o da invitare a presentare un’offerta, tutti i candidati sono tenuti a presentare i certificati di cui al paragrafo 3.
In base alla propria valutazione dei rischi, l’amministrazione aggiudicatrice può astenersi dall’esigere la dichiarazione di cui al primo comma nel caso degli appalti di cui all’articolo 137, paragrafo 2. Tuttavia, per gli appalti di cui all’articolo 265, paragrafo 1, all’articolo 267, paragrafo 1, e all’articolo 269, paragrafo 1, l’amministrazione aggiudicatrice può astenersi dall’esigere tale dichiarazione se il valore è pari o inferiore a 20 000 EUR.
2. L’offerente al quale s’intende aggiudicare l’appalto è tenuto a fornire, prima della firma del contratto ed entro la scadenza stabilita dall’amministrazione aggiudicatrice, il mezzo di prova di cui al paragrafo 3 del presente articolo, a conferma della dichiarazione di cui al paragrafo 1 del presente articolo, nei seguenti casi:
a)
per gli appalti aggiudicati dalle istituzioni per proprio conto, di valore pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1;
b)
per gli appalti nel campo delle azioni esterne, di valore pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 265, paragrafo 1, lettera a), all’articolo 267, paragrafo 1, lettera a), e all’articolo 269, paragrafo 1, lettera a).
Per gli appalti di valore inferiore alle soglie di cui al primo comma, lettere a) e b), del presente paragrafo, se l’amministrazione aggiudicatrice ritiene che l’offerente al quale intende aggiudicare l’appalto potrebbe trovarsi in una delle situazioni di esclusione, può chiedergli di fornire il mezzo di prova di cui al paragrafo 3.
3. Come prova sufficiente del fatto che il candidato o l’offerente al quale intende aggiudicare l’appalto non si trova in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettere a), b) o e), del regolamento finanziario, l’amministrazione aggiudicatrice accetta un estratto recente del casellario giudiziale o, in sua mancanza, un documento equivalente rilasciato di recente da un’autorità giudiziaria o amministrativa dello Stato di origine o di provenienza, da cui risulti che il candidato o l’offerente non si trova in una di tali situazioni. Come prova sufficiente del fatto che il candidato o l’offerente non si trova nella situazione di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettera a) o d), del regolamento finanziario, l’amministrazione aggiudicatrice accetta un certificato rilasciato di recente dall’autorità competente dello Stato interessato.
Se lo Stato interessato non rilascia il documento o certificato di cui al paragrafo 1 del presente articolo, e per gli altri casi di esclusione di cui all’articolo 106 del regolamento finanziario, lo si può sostituire con una dichiarazione giurata o, in mancanza di questa, con una dichiarazione solenne pronunciata dall’interessato dinanzi a un’autorità giudiziaria o amministrativa, a un notaio o a un organismo professionale qualificato dello Stato di origine o di provenienza.
4. In funzione della legislazione nazionale dello Stato in cui ha sede il candidato o l’offerente, i documenti di cui ai paragrafi 1 e 3 riguardano le persone giuridiche e/o fisiche, compresi, se l’amministrazione aggiudicatrice lo ritiene necessario, i dirigenti dell’impresa od ogni persona avente poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti del candidato od offerente.
5. Se le amministrazioni aggiudicatrici ritengono che i candidati od offerenti potrebbero trovarsi in una delle situazioni di esclusione, possono rivolgersi esse stesse alle autorità competenti di cui al paragrafo 3, per ottenere le informazioni che ritengono necessarie a tale riguardo.
6. L’amministrazione aggiudicatrice può esentare un candidato od offerente dall’obbligo di presentare il mezzo di prova di cui al paragrafo 3 se le è già stato presentato ai fini di un’altra procedura di appalto, purché la documentazione sia stata emessa in data non anteriore a un anno e sia ancora valida.
In questo caso, il candidato od offerente dichiara sull’onore che il mezzo di prova è già stato presentato per una precedente procedura d’appalto e conferma che la sua situazione non è cambiata.
7. Ove l’amministrazione aggiudicatrice lo esiga, il candidato od offerente presenta una dichiarazione sull’onore resa dal futuro subappaltatore e attestante che questi non si trova in una delle situazioni di cui agli articoli 106 e 107 del regolamento finanziario.
In caso di dubbi riguardo a tale dichiarazione sull’onore, l’amministrazione aggiudicatrice richiede i mezzi di prova di cui ai paragrafi 3 e 4. Se del caso, si applica il paragrafo 5.
Articolo 144
Banca dati centrale sull’esclusione
(Articolo 108 del regolamento finanziario)
1. Le istituzioni, le agenzie esecutive e gli organismi di cui all’articolo 108, paragrafo 1, del regolamento finanziario trasmettono alla Commissione, nella forma da questa indicata, informazioni sull’identità dei terzi che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, all’articolo 107, all’articolo 109, paragrafo 1, lettera b), e all’articolo 109, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario, sui motivi dell’esclusione e sulla durata del periodo di esclusione.
Inoltre, essi trasmettono informazioni riguardanti le persone dotate di poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti dei terzi aventi personalità giuridica, se tali persone si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, all’articolo 107, all’articolo 109, paragrafo 1, lettera b), e all’articolo 109, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario.
Le autorità e gli organismi di cui all’articolo 108, paragrafi 2 e 3, del regolamento finanziario trasmettono alla Commissione, nella forma da questa indicata, informazioni riguardanti l’identità dei terzi che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettera e), del regolamento finanziario, se il loro comportamento ha leso gli interessi finanziari dell’Unione, e delle persone dotate di poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti di terzi aventi personalità giuridica, quali:
a)
la natura della condanna subita;
b)
la durata del periodo di esclusione dalle procedure d’appalto, se applicabile.
2. Le istituzioni, le agenzie, le autorità e gli organismi di cui al paragrafo 1 designano le persone autorizzate a trasmettere alla Commissione e a ricevere da questa le informazioni figuranti nella banca dati.
Nel caso delle istituzioni, delle agenzie, delle autorità e degli organismi di cui all’articolo 108, paragrafo 1, del regolamento finanziario, le persone designate trasmettono al più presto le informazioni al contabile della Commissione e chiedono, se necessario, l’immissione, la modifica o la soppressione di dati figuranti nella banca dati.
Nel caso delle autorità e degli organismi di cui all’articolo 108, paragrafo 2, del regolamento finanziario, le persone designate trasmettono le informazioni richieste all’ordinatore della Commissione responsabile del programma o dell’azione, entro tre mesi dalla pronuncia della sentenza.
Il contabile della Commissione immette, modifica o sopprime i dati nella banca dati. Mediante un protocollo di sicurezza, egli trasmette mensilmente alle persone designate i dati convalidati contenuti nella banca dati.
3. Le istituzioni, le agenzie, le autorità e gli organismi di cui al paragrafo 1 certificano alla Commissione che le informazioni da essi comunicate sono state raccolte e trasmesse nel rispetto dei principi stabiliti nel regolamento (CE) n. 45/2001 e nella direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (17) riguardanti la protezione dei dati personali.
In particolare, essi informano in anticipo i terzi o le persone di cui al paragrafo 1 che i loro dati possono essere inclusi nella banca dati ed essere comunicati dalla Commissione alle persone designate di cui al paragrafo 2. Essi aggiornano, se necessario, le informazioni trasmesse in seguito alla rettifica o cancellazione o modifica dei dati.
Ogni persona figurante nella banca dati ha il diritto di essere informata dei dati in essa contenuti che la riguardano, su domanda presentata al contabile della Commissione.
4. Gli Stati membri adottano adeguati provvedimenti per assistere la Commissione ai fini di un’efficace gestione della banca dati, nel rispetto della direttiva 95/46/CE.
Negli accordi con le autorità dei paesi terzi e con tutti gli organismi di cui all’articolo 108, paragrafi 2 e 3, del regolamento finanziario, vengono stabilite opportune disposizioni per assicurare il rispetto del presente articolo e dei principi riguardanti la protezione dei dati personali.
Articolo 145
Sanzioni amministrative e finanziarie
(Articoli 109 e 131 del regolamento finanziario)
1. Fatta salva l’applicazione delle sanzioni previste nel contratto d’appalto, i candidati od offerenti e i contraenti che hanno dichiarato il falso, sono incorsi in gravi errori o hanno commesso irregolarità o frodi, oppure una grave violazione degli obblighi contrattuali, possono essere esclusi da tutti gli appalti e sovvenzioni finanziati dal bilancio dell’Unione per un periodo massimo di cinque anni dalla data in cui viene accertato l’illecito quale confermato dopo un procedimento in contraddittorio con il candidato, offerente o contraente.
Tale periodo può essere prorogato a dieci anni in caso di recidiva intervenuta entro cinque anni dalla data di cui al primo comma.
2. Agli offerenti o candidati che hanno dichiarato il falso, sono incorsi in gravi errori o hanno commesso irregolarità o frodi possono essere irrogate anche sanzioni finanziarie, d’importo variante dal 2 % al 10 % del valore totale stimato dell’appalto in corso di aggiudicazione.
Ai contraenti che hanno violato gravemente gli obblighi contrattuali possono essere irrogate sanzioni finanziarie d’importo variante dal 2 % al 10 % del contratto in questione.
Tali percentuali possono essere aumentate rispettivamente al 4 % e al 20 %, in caso di recidiva entro cinque anni dalla data di cui al paragrafo 1, primo comma.
3. L’istituzione stabilisce le sanzioni amministrative o finanziarie tenendo conto, in particolare, degli elementi di cui all’articolo 142, paragrafo 1.
Articolo 146
Criteri di selezione
(Articolo 110, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. Le amministrazioni aggiudicatrici stabiliscono criteri di selezione chiari e non discriminatori.
2. I criteri di selezione sono applicati in ogni procedura d’appalto allo scopo di valutare le capacità finanziarie, economiche, tecniche e professionali del candidato od offerente.
L’amministrazione aggiudicatrice può stabilire livelli minimi di capacità, al di sotto dei quali i candidati sono esclusi dalla selezione.
3. Gli offerenti o i candidati possono essere invitati a documentare l’autorizzazione a produrre l’oggetto dell’appalto secondo il diritto nazionale pertinente: iscrizione al registro del commercio o all’ordine professionale o dichiarazione giurata o certificato, appartenenza a un’organizzazione specifica, autorizzazione espressa, iscrizione al registro dell’imposta sul valore aggiunto (in prosieguo «IVA»).
4. Le amministrazioni aggiudicatrici precisano, nel bando di gara o nell’invito a manifestare interesse o nell’invito a presentare offerte, i riferimenti da utilizzare a prova dello stato giuridico e della capacità giuridica degli offerenti o dei candidati.
5. Il contenuto delle informazioni chieste dall’amministrazione aggiudicatrice come prova della capacità finanziaria, economica, tecnica e professionale del candidato od offerente e i livelli minimi di capacità richiesti a norma del paragrafo 2 non possono esulare dall’oggetto dell’appalto e devono tener conto dei legittimi interessi degli operatori economici, in particolare per quanto riguarda la protezione dei segreti tecnici e commerciali dell’impresa.
6. In funzione della sua valutazione dei rischi, l’amministrazione aggiudicatrice può decidere di non esigere la prova delle capacità finanziarie, economiche, tecniche e professionali dei candidati od offerenti nei seguenti casi:
a)
gli appalti di valore non superiore al valore di cui all’articolo 137, paragrafo 1, aggiudicati dalle istituzioni per proprio conto;
b)
gli appalti riguardanti il settore delle azioni esterne, di valore inferiore alle soglie indicate all’articolo 265, paragrafo 1, lettera a), all’articolo 267, paragrafo 1, lettera a), o all’articolo 269, paragrafo 1, lettera a).
Quando l’amministrazione aggiudicatrice decide di non esigere la prova delle capacità finanziarie, economiche, tecniche e professionali dei candidati od offerenti, sono esclusi prefinanziamenti, a meno che non venga costituita una garanzia finanziaria d’importo equivalente.
Articolo 147
Capacità economica e finanziaria
(Articolo 110, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. La capacità economica e finanziaria può essere comprovata in particolare da uno o più dei seguenti documenti:
a)
idonee dichiarazioni bancarie o, se del caso, comprovata copertura assicurativa contro i rischi professionali;
b)
stati finanziari relativi al massimo agli ultimi tre esercizi chiusi;
c)
una dichiarazione concernente il fatturato globale e il fatturato dei lavori, delle forniture o dei servizi oggetto dell’appalto nel corso di un periodo che non può superare gli ultimi tre esercizi disponibili.
2. L’amministrazione aggiudicatrice può esentare un candidato od offerente dall’obbligo di presentare il mezzo di prova di cui al paragrafo 1 se esso le è già stato presentato ai fini di un’altra procedura di appalto e se è ancora conforme al paragrafo 1.
Se, per un motivo eccezionale che l’amministrazione aggiudicatrice ritiene giustificato, non è in grado di produrre i riferimenti chiesti, l’offerente o il candidato è autorizzato a provare la propria capacità economica e finanziaria mediante qualsiasi altro mezzo considerato idoneo dall’amministrazione aggiudicatrice.
3. Un operatore economico può, se del caso e per un determinato appalto, fare affidamento sulle capacità di altri soggetti, a prescindere dalla natura giuridica dei suoi legami con questi ultimi. Deve, in tal caso, provare all’amministrazione aggiudicatrice che per l’esecuzione dell’appalto disporrà delle risorse necessarie, ad esempio presentando l’impegno di tali soggetti di mettere a sua disposizione le risorse in questione.
L’amministrazione aggiudicatrice può richiedere che l’operatore economico e i soggetti di cui al primo comma rispondano in solido per l’esecuzione dell’appalto.
Alle stesse condizioni, un raggruppamento di operatori economici ai sensi dell’articolo 121, paragrafo 5, può fare affidamento sulle capacità dei partecipanti al raggruppamento o di altri soggetti.
Articolo 148
Capacità tecnica e professionale
(Articolo 110, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. La capacità tecnica e professionale degli operatori economici è valutata e verificata a norma dei paragrafi 2 e 3. Nelle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici che hanno per oggetto forniture che necessitano di lavori di posa in opera o di installazione, la prestazione di servizi e/o l’esecuzione di lavori, tale capacità è valutata in particolare con riferimento alla loro competenza, efficienza, esperienza e affidabilità.
2. La capacità tecnica e professionale degli operatori economici può essere documentata a seconda della natura, della quantità o dell’importanza e della destinazione delle forniture, dei servizi da prestare o dei lavori da eseguire, da uno o più dei seguenti documenti:
a)
indicazione dei titoli di studio e professionali del prestatore di servizi o dell’imprenditore e/o dei dirigenti dell’impresa, in particolare del responsabile o dei responsabili della prestazione dei servizi o della condotta dei lavori;
b)
presentazione di un elenco di quanto segue:
i)
principali servizi e forniture effettuati nel corso degli ultimi tre anni, con indicazione di importo, data e destinatario, pubblico o privato;
ii)
lavori eseguiti nel corso degli ultimi cinque anni, con indicazione di importo, data e luogo;
c)
descrizione dell’equipaggiamento tecnico, dell’attrezzatura e del materiale che l’impresa utilizzerà per eseguire l’appalto di servizi o di lavori;
d)
descrizione dell’attrezzatura tecnica e delle misure adottate per garantire la qualità delle forniture e dei servizi, nonché degli strumenti di studio e di ricerca dell’impresa;
e)
indicazione dei tecnici o degli organi tecnici, che facciano o no parte integrante dell’impresa, e più particolarmente di quelli responsabili del controllo della qualità;
f)
per quanto riguarda le forniture: campioni, descrizioni e/o fotografie autentiche e/o certificati rilasciati da istituti o servizi ufficiali incaricati del controllo della qualità, di riconosciuta competenza, i quali attestino la conformità dei prodotti alle specifiche o alle norme in vigore;
g)
dichiarazione indicante l’organico medio annuo del prestatore di servizi o dell’imprenditore e il numero dei dirigenti con riferimento agli ultimi tre anni;
h)
indicazione della quota dell’appalto che il prestatore di servizi intende eventualmente subappaltare;
i)
per gli appalti pubblici di lavori e di servizi e unicamente nei casi appropriati, indicazione delle misure di gestione ambientale che l’operatore economico potrà applicare durante l’esecuzione dell’appalto.
Se il destinatario dei servizi e forniture di cui al primo comma, lettera b), punto i), era un’amministrazione aggiudicatrice, gli operatori economici forniscono la prova di detti servizi e forniture sotto forma di certificati rilasciati o vistati dall’autorità competente.
Ai fini del primo comma, lettera b), punto ii), l’elenco dei lavori più importanti è accompagnato da certificati attestanti la corretta esecuzione secondo le norme del mestiere e regolarmente portati a termine.
3. Qualora i servizi da prestare o i prodotti da fornire siano di natura complessa o, eccezionalmente, siano richiesti per una finalità particolare, la capacità tecnica e professionale può essere documentata mediante una verifica eseguita dall’amministrazione aggiudicatrice o, per suo conto, da un organismo ufficiale competente del paese in cui il prestatore di servizi o il fornitore è stabilito, purché tale organismo acconsenta. La verifica verte sulla capacità tecnica del prestatore di servizi e sulle capacità di produzione del fornitore e, se necessario, sugli strumenti di studio e di ricerca di cui essi dispongono, nonché sulle misure che adottano per controllare la qualità.
4. Quando chiedono la presentazione di certificati rilasciati da organismi indipendenti per attestare l’ottemperanza dell’operatore economico a determinate norme in materia di garanzia della qualità, le amministrazioni aggiudicatrici fanno riferimento ai sistemi di assicurazione della qualità basati sulla serie di norme europee in materia e certificati da organismi accreditati. Tuttavia, le amministrazioni aggiudicatrici ammettono parimenti altre prove relative all’impiego di misure equivalenti di garanzia della qualità prodotte dagli operatori economici che non hanno accesso a tali certificati o non hanno la possibilità di ottenerli entro i termini.
5. Quando chiedono la presentazione di certificati rilasciati da organismi indipendenti per attestare il rispetto da parte dell’operatore economico di determinati sistemi o norme di gestione ambientale, le amministrazioni aggiudicatrici fanno riferimento al sistema di ecogestione e audit dell’Unione o ad altri sistemi di gestione ambientale riconosciuti conformemente all’articolo 45 del regolamento (CE) n. 1221/2009 del Parlamento europeo e del Consiglio (18) ovvero ad altre norme di gestione ambientale basate sulle pertinenti norme europee o internazionali e certificate da organismi accreditati. Le amministrazioni aggiudicatrici riconoscono i certificati equivalenti in materia rilasciati da organismi stabiliti in altri Stati membri. Esse accettano parimenti altre prove relative a misure equivalenti in materia di gestione ambientale prodotte dagli operatori economici.
6. Un operatore economico può, se del caso e per un determinato appalto, fare affidamento sulle capacità di altri soggetti, a prescindere dalla natura giuridica dei suoi legami con questi ultimi. Deve, in tal caso, provare all’amministrazione aggiudicatrice che per l’esecuzione dell’appalto disporrà delle risorse necessarie, ad esempio presentando l’impegno di tali soggetti di mettere a sua disposizione le risorse in questione.
Alle stesse condizioni, un raggruppamento di operatori economici ai sensi dell’articolo 121, paragrafo 5, può fare affidamento sulle capacità dei partecipanti al raggruppamento o di altri soggetti.
7. Nel caso di appalti di lavori, di servizi e di lavori di posa in opera e installazione nel quadro di un appalto di fornitura, l’amministrazione aggiudicatrice può esigere che taluni compiti essenziali siano direttamente svolti dall’offerente stesso o, nel caso di un’offerta presentata da un raggruppamento di operatori economici di cui all’articolo 121, paragrafo 6, da un partecipante a tale raggruppamento.
8. L’amministrazione aggiudicatrice può ritenere che gli operatori economici non eseguiranno l’appalto con un adeguato standard di qualità quando essa accerti che questi ultimi hanno conflitti di interesse che possono influire negativamente sull’esecuzione.
Articolo 149
Modalità e criteri di aggiudicazione
(Articolo 110, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Fatto salvo l’articolo 107 del regolamento finanziario, l’appalto è aggiudicato secondo una delle seguenti modalità:
a)
per aggiudicazione automatica, nel qual caso l’appalto è attribuito all’offerta regolare e conforme che propone il prezzo più basso;
b)
per attribuzione all’offerta economicamente più vantaggiosa.
2. Per stabilire qual è l’offerta economicamente più vantaggiosa l’amministrazione aggiudicatrice tiene conto del prezzo proposto e di altri criteri di qualità giustificati dall’oggetto dell’appalto quali il pregio tecnico, le caratteristiche estetiche e funzionali, le caratteristiche ambientali, il costo d’utilizzazione, la redditività, il termine d’esecuzione o di consegna, e l’assistenza alla clientela e l’assistenza tecnica. L’amministrazione aggiudicatrice può eventualmente stabilire livelli minimi di qualità. Le offerte al di sotto di tali livelli di qualità sono respinte.
3. L’amministrazione aggiudicatrice precisa, nel bando di gara o nel capitolato d’oneri oppure nel documento descrittivo, la ponderazione applicata a ciascun criterio per determinare l’offerta economicamente più vantaggiosa. Tale ponderazione può essere espressa mediante una forcella in cui lo scarto tra il minimo e il massimo deve essere appropriato.
La ponderazione del criterio del prezzo rispetto agli altri criteri non deve far sì che il criterio del prezzo sia neutralizzato nella scelta dell’aggiudicatario dell’appalto, fatte salve le tabelle fissate dall’istituzione per la remunerazione di determinati servizi, come per esempio quelli prestati da esperti valutatori.
Se, in casi eccezionali, la ponderazione non è tecnicamente possibile, in particolare a causa dell’oggetto dell’appalto, l’amministrazione aggiudicatrice precisa soltanto l’ordine decrescente d’importanza nell’applicazione dei criteri.
Articolo 150
Ricorso alle aste elettroniche
(Articolo 110, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere ad aste elettroniche, che presentano nuovi prezzi, modificati al ribasso, e/o nuovi valori riguardanti taluni elementi delle offerte.
Ai fini del primo comma, le amministrazioni aggiudicatrici ricorrono a un processo elettronico ripetitivo (asta elettronica) che si svolge dopo una prima valutazione completa delle offerte e che permette di classificarle sulla base di un trattamento automatico.
2. Nelle procedure aperte, ristrette o negoziate nel caso di cui all’articolo 135, paragrafo 1, lettera a), le amministrazioni aggiudicatrici possono decidere che l’aggiudicazione di un appalto pubblico sarà preceduta da un’asta elettronica quando le specifiche dell’offerta possono essere fissate in maniera precisa.
Alle stesse condizioni, si può organizzare un’asta elettronica quando si rilancia il confronto competitivo fra le parti di un contratto quadro di cui all’articolo 122, paragrafo 3, lettera b), e quando si bandiscono gare per appalti da aggiudicare nell’ambito del sistema dinamico di acquisizione di cui all’articolo 131.
L’asta elettronica riguarda unicamente i prezzi, nel qual caso l’appalto viene aggiudicato al prezzo più basso, oppure i prezzi e/o il valore degli elementi delle offerte indicati nel capitolato d’oneri, nel qual caso l’appalto viene aggiudicato all’offerta economicamente più vantaggiosa.
3. Le amministrazioni aggiudicatrici che decidono di ricorrere a un’asta elettronica lo indicano nel bando di gara.
Il capitolato d’oneri comporta, tra l’altro, le seguenti informazioni:
a)
gli elementi il cui valore formerà oggetto dell’asta elettronica, purché tali elementi siano quantificabili in modo da essere espressi in cifre o in percentuali;
b)
i limiti eventuali dei valori che potranno essere presentati, quali risultano dalle specifiche dell’oggetto dell’appalto;
c)
le informazioni che saranno messe a disposizione degli offerenti nel corso dell’asta elettronica e, se del caso, il momento in cui saranno messe a loro disposizione;
d)
le informazioni pertinenti sullo svolgimento dell’asta elettronica;
e)
le condizioni alle quali gli offerenti potranno rilanciare e, in particolare, gli scarti minimi eventualmente richiesti per il rilancio;
f)
le informazioni pertinenti sul dispositivo elettronico utilizzato nonché sulle modalità e specifiche tecniche di connessione.
4. Prima di procedere all’asta elettronica le amministrazioni aggiudicatrici effettuano una prima valutazione completa delle offerte conformemente ai criteri di aggiudicazione stabiliti e alla relativa ponderazione.
Tutti gli offerenti che hanno presentato offerte ammissibili sono invitati simultaneamente per via elettronica a presentare nuovi prezzi e/o nuovi valori; l’invito contiene ogni informazione pertinente per la connessione individuale al dispositivo elettronico utilizzato e precisa la data e l’ora di inizio dell’asta elettronica. L’asta elettronica può svolgersi in più fasi successive. Essa non può aver inizio prima di due giorni lavorativi a decorrere dalla data di invio degli inviti.
5. Quando l’aggiudicazione avviene in base al criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, l’invito è corredato del risultato della valutazione completa dell’offerta interessata, effettuata conformemente alla ponderazione di cui all’articolo 149, paragrafo 3, primo comma.
L’invito precisa altresì la formula matematica che determinerà, durante l’asta elettronica, le riclassificazioni automatiche in funzione dei nuovi prezzi e/o dei nuovi valori presentati. Questa formula integra la ponderazione di tutti i criteri stabiliti per determinare l’offerta economicamente più vantaggiosa, quale indicata nel bando di gara o nel capitolato d’oneri. A tal fine, le eventuali forcelle devono essere precedentemente espresse con un valore determinato.
Qualora siano autorizzate le varianti, per ciascuna variante deve essere fornita una formula separata.
6. Nel corso di ogni fase dell’asta elettronica, le amministrazioni aggiudicatrici comunicano in tempo reale a tutti gli offerenti almeno le informazioni che consentono loro di conoscere in ogni momento la rispettiva classificazione. Esse possono anche comunicare altre informazioni riguardanti altri prezzi o valori presentati, purché ciò sia previsto nel capitolato d’oneri. Le amministrazioni aggiudicatrici possono inoltre, in qualsiasi momento, annunciare il numero di partecipanti alla fase dell’asta. Tuttavia, in nessun caso esse possono rendere nota l’identità degli offerenti durante lo svolgimento delle fasi dell’asta elettronica.
7. Le amministrazioni aggiudicatrici dichiarano conclusa l’asta elettronica secondo una o più delle seguenti modalità:
a)
indicano nell’invito a partecipare all’asta la data e l’ora preventivamente fissate;
b)
quando non ricevono più nuovi prezzi o nuovi valori che rispondono alle esigenze degli scarti minimi;
c)
quando il numero di fasi dell’asta fissato nell’invito a partecipare all’asta è stato raggiunto.
Ai fini del primo comma, lettera b), le amministrazioni aggiudicatrici precisano nell’invito a partecipare all’asta il termine che rispetteranno a partire dalla ricezione dell’ultima proposta prima di dichiarare conclusa l’asta elettronica.
Se le amministrazioni aggiudicatrici decidono di dichiarare conclusa l’asta elettronica ai sensi del primo comma, lettera c), eventualmente in combinazione con le modalità di cui al primo comma, lettera b), l’invito a partecipare all’asta indica il calendario di ogni fase dell’asta.
8. Dopo aver dichiarato conclusa l’asta elettronica, le amministrazioni aggiudicatrici aggiudicano l’appalto conformemente all’articolo 149, in funzione dei risultati dell’asta elettronica.
Le amministrazioni aggiudicatrici non possono ricorrere alle aste elettroniche abusivamente o in modo tale da impedire, limitare o falsare la concorrenza o in modo da modificare l’oggetto dell’appalto, quale sottoposto a indizione di gara mediante la pubblicazione del bando di gara e quale definito nel capitolato d’oneri.
Articolo 151
Offerte anormalmente basse
(Articolo 110, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Se, per un determinato appalto, talune offerte appaiono anormalmente basse, l’amministrazione aggiudicatrice, prima di respingere tali offerte in base a quest’unica motivazione, richiede per iscritto le precisazioni ritenute pertinenti in merito agli elementi costitutivi dell’offerta e verifica, con il ricorso al contraddittorio, detti elementi costitutivi tenendo conto di tutte le spiegazioni ricevute. Tali precisazioni possono riguardare, in particolare, il rispetto delle disposizioni relative alla protezione dei lavoratori e alle condizioni di lavoro vigenti nel luogo in cui deve essere effettuata la prestazione.
L’amministrazione aggiudicatrice può in particolare prendere in considerazione spiegazioni riguardanti quanto segue:
a)
l’economia del processo di fabbricazione, del metodo di prestazione del servizio o del procedimento di costruzione;
b)
le soluzioni tecniche adottate o le condizioni eccezionalmente favorevoli di cui dispone l’offerente;
c)
l’originalità dell’offerta presentata.
2. Se l’amministrazione aggiudicatrice constata che un’offerta è anormalmente bassa in conseguenza dell’ottenimento di un aiuto di Stato, può respingere tale offerta per quest’unico motivo soltanto se l’offerente non è in grado di dimostrare, entro un congruo termine fissato dall’amministrazione aggiudicatrice, che l’aiuto è stato concesso in modo definitivo e secondo le procedure e le decisioni precisate nella disciplina dell’Unione in materia di aiuti di Stato.
Articolo 152
Termini di ricezione delle offerte e delle domande di partecipazione
(Articolo 111, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. Le amministrazioni aggiudicatrici stabiliscono in giorni di calendario termini fissi e perentori di ricezione delle offerte e delle domande di partecipazione. I termini sono sufficientemente lunghi per consentire agli interessati un termine ragionevole e congruo per preparare e depositare le loro offerte, tenendo conto in particolare della complessità dell’appalto o della necessità di un sopralluogo o della consultazione sul posto di documenti allegati al capitolato d’oneri.
2. Nelle procedure aperte per appalti di valore pari o superiore alle soglie fissate all’articolo 170, paragrafo 1, il termine minimo per la ricezione delle offerte è di 52 giorni dalla data d’invio del bando di gara.
3. Nelle procedure ristrette, nei dialoghi competitivi di cui all’articolo 132 e nelle procedure negoziate con pubblicazione di un bando di gara per appalti di valore superiore alle soglie stabilite all’articolo 170, paragrafo 1, il termine minimo per la ricezione delle domande di partecipazione è di 37 giorni dalla data d’invio del bando di gara.
Nelle procedure ristrette per appalti di valore pari o superiore alle soglie fissate all’articolo 170, paragrafo 1, il termine minimo per la ricezione delle offerte è di 40 giorni dalla data d’invio dell’invito a presentare offerte.
Tuttavia, nelle procedure successive a un invito a manifestare interesse di cui all’articolo 136, paragrafo 1, il termine minimo è:
a)
per la ricezione delle offerte, di 21 giorni dalla data d’invio dell’invito, nel caso della procedura di cui all’articolo 136, paragrafo 1, lettera a), e all’articolo 136, paragrafo 3, lettera b), punto i);
b)
di 10 giorni per la ricezione delle domande di partecipazione e di 21 giorni per la ricezione delle offerte, nel caso della procedura in due fasi di cui all’articolo 136, paragrafo 3, lettera b), punto ii).
4. Nei casi in cui, a norma dell’articolo 123, paragrafo 2, le amministrazioni aggiudicatrici hanno inviato per la pubblicazione un avviso di preinformazione oppure hanno pubblicato esse stesse un avviso di preinformazione sul profilo di committente per appalti di valore superiore alle soglie stabilite all’articolo 170, paragrafo 1, il termine per la ricezione delle offerte può essere ridotto di norma a 36 giorni ma non è in nessun caso inferiore a 22 giorni dalla data d’invio del bando di gara o dell’invito a presentare offerte.
Il termine ridotto di cui al primo comma è ammesso soltanto se l’avviso di preinformazione risponde alle seguenti condizioni:
a)
comprende tutte le informazioni richieste per il bando di gara, sempreché dette informazioni siano disponibili al momento della pubblicazione dell’avviso;
b)
è stato inviato per la pubblicazione non meno di 52 giorni e non oltre 12 mesi prima della data di invio del bando di gara.
5. I termini per la ricezione delle offerte possono essere ridotti di cinque giorni se, a decorrere dalla data di pubblicazione del bando di gara o dell’invito a manifestare interesse, tutti i documenti di gara sono liberamente e direttamente accessibili per via elettronica.
Articolo 153
Termine per l’accesso ai documenti di gara
(Articolo 111, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. Purché siano stati tempestivamente richiesti prima della scadenza del termine per la presentazione delle offerte, i capitolati d’oneri oppure i documenti descrittivi, nell’ambito della procedura di cui all’articolo 132, e i documenti complementari sono inviati a tutti gli operatori economici che hanno chiesto il capitolato d’oneri o hanno manifestato interesse a partecipare al dialogo o a presentare un’offerta, entro cinque giorni lavorativi dopo la ricezione della richiesta, fatto salvo il paragrafo 4. Le amministrazioni aggiudicatrici non sono tenute a rispondere alle richieste di documentazione presentate meno di cinque giorni lavorativi prima del termine ultimo per la presentazione delle offerte.
2. Purché siano state tempestivamente richieste prima della scadenza del termine per la presentazione delle offerte, le informazioni supplementari sul capitolato d’oneri o sui documenti descrittivi o sui documenti complementari sono comunicate contemporaneamente a tutti gli operatori economici che hanno chiesto il capitolato d’oneri o hanno manifestato interesse a partecipare al dialogo o a presentare offerte, il più presto possibile e comunque almeno sei giorni di calendario prima del termine ultimo per la ricezione delle offerte oppure, per le richieste d’informazioni ricevute meno di otto giorni di calendario prima di tale termine ultimo, il più presto possibile dopo la ricezione della richiesta. Le amministrazioni aggiudicatrici non sono tenute a rispondere alle richieste d’informazioni supplementari presentate meno di cinque giorni lavorativi prima del termine ultimo per la presentazione delle offerte.
3. Quando, per qualunque motivo, i capitolati d’oneri e i documenti o le informazioni complementari non possono essere forniti entro i termini fissati ai paragrafi 1 e 2 del presente articolo o quando le offerte possono essere presentate soltanto previo sopralluogo o previa consultazione sul posto dei documenti allegati al capitolato d’oneri, i termini di ricezione delle offerte di cui all’articolo 152 sono prorogati affinché tutti gli operatori economici possano prendere conoscenza di tutte le informazioni necessarie per la formulazione delle offerte. La proroga è oggetto di una pubblicità appropriata, secondo le modalità di cui agli articoli da 123 a 126.
4. Nella procedura aperta, ivi compresi i sistemi dinamici di acquisizione di cui all’articolo 131, non si applica il disposto del paragrafo 1 del presente articolo se tutti i documenti di gara e i documenti complementari sono liberamente, direttamente e completamente accessibili per via elettronica. In questo caso, il bando di gara di cui all’articolo 123, paragrafo 3, indica l’indirizzo internet al quale è possibile consultare tali documenti.
Articolo 154
Termini in caso d’urgenza
(Articolo 111, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. Qualora un’urgenza debitamente motivata renda impossibile rispettare i termini minimi previsti all’articolo 152, paragrafo 3, per le procedure ristrette e le procedure negoziate con pubblicazione di un bando di gara, le amministrazioni aggiudicatrici possono fissare, in giorni di calendario, i seguenti termini:
a)
per la ricezione delle domande di partecipazione, un termine minimo di 15 giorni dalla data di invio del bando di gara ovvero di 10 giorni se il bando è trasmesso all’Ufficio delle pubblicazioni per via elettronica;
b)
per la ricezione delle offerte, un termine minimo di 10 giorni dalla data d’invio dell’invito a presentare offerte.
2. Nell’ambito delle procedure ristrette e delle procedure negoziate accelerate, le informazioni supplementari sul capitolato d’oneri sono comunicate a tutti i candidati od offerenti almeno quattro giorni di calendario prima del termine stabilito per la ricezione delle offerte, purché tali informazioni siano state richieste tempestivamente.
Articolo 155
Metodi di comunicazione
(Articolo 111, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. L’amministrazione aggiudicatrice determina le modalità di presentazione delle offerte e delle domande di partecipazione e può scegliere, a tale scopo, un mezzo esclusivo di comunicazione. Le offerte e le domande di partecipazione possono essere inviate per posta o per via elettronica. Le domande di partecipazione possono essere inviate anche via fax.
I mezzi di comunicazione prescelti sono comunemente disponibili e non limitano l’accesso degli operatori economici alla procedura di appalto.
I mezzi di comunicazione prescelti permettono di garantire il rispetto delle seguenti condizioni:
a)
che ogni offerta o domanda contenga tutte le informazioni necessarie per la sua valutazione;
b)
che sia tutelata l’integrità dei dati;
c)
che sia tutelata la riservatezza delle offerte e delle domande di partecipazione e che l’amministrazione aggiudicatrice prenda visione del contenuto delle offerte e delle domande di partecipazione soltanto dopo la scadenza del termine previsto per la loro presentazione;
d)
che siano rispettati i requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
Se necessario a fini probatori, le amministrazioni aggiudicatrici possono esigere che le domande di partecipazione inviate via fax siano confermate per posta o per via elettronica nei tempi più brevi e in ogni caso entro il termine ultimo di cui all’articolo 152.
2. Quando l’amministrazione aggiudicatrice autorizza l’invio per via elettronica delle offerte e delle domande di partecipazione, gli strumenti utilizzati e le loro caratteristiche tecniche devono avere carattere non discriminatorio ed essere comunemente disponibili al pubblico e compatibili con i prodotti della tecnologia dell’informazione e della comunicazione generalmente in uso.
3. Tranne che per gli appalti di valore inferiore alla soglia stabilita all’articolo 170, paragrafo 1, i dispositivi di ricezione elettronica delle offerte e delle domande di partecipazione garantiscono, mediante procedure e mezzi tecnici appropriati, che:
a)
l’operatore economico possa essere autenticato con certezza;
b)
l’ora e la data esatte della ricezione delle offerte e delle domande di partecipazione possano essere stabilite con precisione;
c)
si possa ragionevolmente assicurare che nessuno possa avere accesso ai dati trasmessi in base ai presenti requisiti prima della scadenza dei termini specificati;
d)
in caso di violazione di questo divieto di accesso, si possa ragionevolmente assicurare che la violazione sia chiaramente rilevabile;
e)
solo le persone autorizzate possano fissare o modificare le date di apertura dei dati ricevuti;
f)
solo l’azione simultanea delle persone autorizzate possa permettere l’accesso alla totalità o a una parte dei dati trasmessi nelle diverse fasi della procedura di appalto;
g)
l’azione simultanea delle persone autorizzate possa dare accesso ai dati trasmessi solo dopo la data specificata;
h)
i dati ricevuti e aperti in applicazione dei presenti requisiti restino accessibili solo alle persone autorizzate a prenderne conoscenza.
4. Quando l’amministrazione aggiudicatrice autorizza l’invio per via elettronica delle offerte e delle domande di partecipazione, i documenti elettronici inviati tramite tali sistemi sono considerati essere gli originali ed essere firmati da un rappresentante autorizzato dell’operatore economico.
5. Quando l’offerta o la domanda di partecipazione sono presentate in forma di lettera, gli offerenti o i candidati scelgono fra le seguenti modalità:
a)
per via postale oppure tramite corriere: in questi casi, i documenti di gara precisano che vale la data di spedizione, della quale fa fede il timbro postale o la data della ricevuta di deposito;
b)
mediante deposito presso gli uffici dell’istituzione, direttamente o tramite qualsiasi mandatario dell’offerente o del candidato, nel qual caso i documenti di gara precisano, oltre alle informazioni di cui all’articolo 138, paragrafo 2, lettera a), l’ufficio al quale le offerte o le domande di partecipazione sono consegnate contro ricevuta datata e firmata.
6. Per salvaguardare la segretezza ed evitare qualunque difficoltà se le offerte sono inviate mediante lettera, nel bando di gara figura la precisazione seguente:
L’offerta deve essere presentata in doppia busta chiusa. Oltre all’indicazione dell’ufficio destinatario che figura nel bando di gara, la busta interna deve recare la dicitura Bando di gara - Non deve essere aperto dal servizio postale interno. Qualora vengano utilizzate buste autoadesive, queste devono essere chiuse mediante strisce adesive trasversalmente alle quali dovrà essere apposta la firma del mittente.
Articolo 156
Garanzie dell’offerta
(Articolo 111, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
L’amministrazione aggiudicatrice può chiedere la costituzione di una garanzia dell’offerta, a norma dell’articolo 163, nella misura dall’1 % al 2 % del valore totale dell’appalto.
La garanzia dell’offerta è liberata al momento dell’aggiudicazione dell’appalto. È trattenuta qualora l’offerta non sia presentata entro i termini fissati o in caso di successivo ritiro dell’offerta presentata.
Articolo 157
Apertura delle offerte e delle domande di partecipazione
(Articolo 111, paragrafo 4, del regolamento finanziario)
1. Vengono aperte tutte le domande di partecipazione e le offerte che hanno rispettato il disposto dell’articolo 155.
2. Nel caso di appalti di valore superiore alla soglia indicata all’articolo 137, paragrafo 1, l’ordinatore responsabile nomina una commissione di apertura delle offerte.
La commissione di apertura comprende un numero minimo di tre persone, in rappresentanza di non meno di due entità organizzative dell’istituzione interessata, senza rapporto gerarchico tra loro; almeno una delle tre persone non deve dipendere dall’ordinatore responsabile. Al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi, tali persone sono soggette agli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario. Presso le rappresentanze e le unità locali di cui all’articolo 72 del presente regolamento o isolate all’interno di uno Stato membro, se mancano entità distinte non si applica l’obbligo dell’assenza di rapporto gerarchico tra le entità organizzative.
Nelle procedure d’appalto interistituzionali, la commissione incaricata dell’apertura delle offerte è nominata dall’ordinatore responsabile dell’istituzione responsabile della procedura. La composizione di tale commissione rispecchia, nei limiti del possibile, il carattere interistituzionale della procedura d’appalto.
3. Quando l’offerta è presentata in forma di lettera, uno o più membri della commissione di apertura siglano i documenti comprovanti la data e l’ora d’invio di ogni offerta.
Siglano inoltre secondo una delle seguenti modalità:
a)
ciascuna pagina di ciascuna offerta;
b)
oppure, per ogni offerta, la pagina di copertina e le pagine dell’offerta finanziaria, garantendo l’integrità dell’offerta originale mediante qualsiasi tecnica appropriata applicata da un servizio indipendente dal servizio ordinatore, salvo nei casi di cui al paragrafo 2, secondo comma.
In caso di attribuzione per aggiudicazione automatica, conformemente all’articolo 149, paragrafo 1, lettera a), vengono proclamati i prezzi indicati nelle offerte conformi.
I membri della commissione firmano il verbale d’apertura delle offerte ricevute, il quale indica le offerte conformi ai requisiti di cui all’articolo 155 e le offerte non conformi e motiva le esclusioni dovute alla non conformità alle modalità di presentazione di cui all’articolo 155. Il verbale può essere firmato mediante un sistema computerizzato che consenta un’identificazione sufficiente del firmatario.
Articolo 158
Comitato di valutazione delle offerte e delle domande di partecipazione
(Articolo 111, paragrafo 5, del regolamento finanziario)
1. Tutte le domande di partecipazione e le offerte dichiarate conformi ai requisiti di cui all’articolo 155 sono valutate e classificate da un comitato di valutazione costituito per ciascuna delle due fasi, in base ai criteri rispettivamente di esclusione e di selezione, da un lato, e ai criteri di aggiudicazione, dall’altro, annunciati preliminarmente.
Tale comitato è nominato dall’ordinatore responsabile ed ha l’incarico di esprimere un parere consultivo sugli appalti di valore superiore alla soglia di cui all’articolo 137, paragrafo 1.
Tuttavia, l’ordinatore responsabile può decidere che tale comitato valuti e classifichi le offerte soltanto secondo i criteri di aggiudicazione e che i criteri di esclusione e di selezione siano valutati con altri mezzi adeguati che garantiscano l’assenza di conflitti d’interesse.
2. Il comitato di valutazione comprende un numero minimo di tre persone, in rappresentanza di non meno di due entità organizzative delle istituzioni o degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario, senza rapporto gerarchico tra loro; almeno una delle tre persone non deve dipendere dall’ordinatore responsabile. L’ordinatore responsabile si accerta che tali persone rispettino gli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.
Presso le rappresentanze e le unità locali di cui all’articolo 72 o isolate all’interno di uno Stato membro, se mancano entità distinte non si applica l’obbligo dell’assenza di rapporto gerarchico tra le entità organizzative.
La composizione di detto comitato può essere identica a quella della commissione d’apertura delle offerte.
Esperti esterni possono assistere il comitato per decisione dell’ordinatore responsabile. L’ordinatore responsabile si accerta che tali esperti rispettino gli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.
Nelle procedure d’appalto interistituzionali, il comitato di valutazione è nominato dall’ordinatore responsabile dell’istituzione responsabile della procedura. La composizione di tale comitato rispecchia, nei limiti del possibile, il carattere interistituzionale della procedura d’appalto.
3. Le domande di partecipazione e le offerte che non contengono tutti gli elementi essenziali richiesti nella documentazione di gara sono eliminate.
Tuttavia, il comitato di valutazione o l’amministrazione aggiudicatrice può invitare il candidato od offerente a completare o a rendere più chiari, entro un termine stabilito, i documenti giustificativi presentati in relazione ai criteri di esclusione e di selezione.
Sono ritenute ammissibili le domande di partecipazione e offerte non escluse che soddisfano i criteri di selezione.
4. In caso di offerte anormalmente basse di cui all’articolo 151, il comitato di valutazione chiede le opportune precisazioni sulla composizione dell’offerta.
Articolo 159
Risultato della valutazione
(Articolo 112 del regolamento finanziario)
1. Viene redatto, con indicazione della data, un verbale di valutazione e di classifica delle domande di partecipazione e delle offerte che sono state dichiarate rispondenti ai requisiti.
Il verbale è firmato da tutti i membri del comitato di valutazione. Il verbale può essere firmato mediante un sistema computerizzato che consenta un’identificazione sufficiente del firmatario.
Se al comitato non è stato conferito il compito di verificare le offerte rispetto ai criteri di esclusione e di selezione, il verbale è sottoscritto anche dalle persone cui l’ordinatore responsabile ha conferito tale incarico. Il verbale è conservato a fini di riferimento ulteriore.
2. Il verbale di cui al paragrafo 1 contiene almeno le seguenti informazioni:
a)
la denominazione e l’indirizzo dell’amministrazione aggiudicatrice, l’oggetto e il valore dell’appalto, del contratto quadro o del sistema dinamico di acquisizione;
b)
i nominativi dei candidati od offerenti esclusi e i motivi dell’esclusione;
c)
i nominativi dei candidati od offerenti selezionati a fini di esame e i motivi della scelta;
d)
i motivi del rigetto delle offerte giudicate anormalmente basse;
e)
i nominativi dei candidati o del contraente proposti e la motivazione di questa scelta, nonché, se è nota, la parte dell’appalto o del contratto quadro che il contraente intende subappaltare a terzi.
3. L’amministrazione aggiudicatrice prende quindi la propria decisione, che contiene almeno i seguenti elementi:
a)
la propria denominazione e indirizzo, l’oggetto e il valore dell’appalto, ovvero l’oggetto e il valore massimo del contratto quadro o del sistema dinamico di acquisizione;
b)
i nominativi dei candidati od offerenti esclusi e i motivi dell’esclusione;
c)
i nominativi dei candidati od offerenti selezionati a fini di esame e i motivi della scelta;
d)
i motivi del rigetto delle offerte giudicate anormalmente basse;
e)
i nominativi dei candidati o del contraente selezionati e la motivazione della scelta in base ai criteri di selezione e di aggiudicazione previamente enunciati, nonché, se è nota, la parte dell’appalto o del contratto quadro che il contraente intende subappaltare a terzi;
f)
per quanto riguarda le procedure negoziate e il dialogo competitivo, le circostanze di cui agli articoli 132, 134, 135, 266, 268, 270 e 271, che li giustificano;
g)
eventualmente, le ragioni per le quali l’amministrazione aggiudicatrice ha rinunciato ad aggiudicare un appalto.
In caso di procedura d’appalto interistituzionale, la decisione di cui al primo comma compete all’amministrazione aggiudicatrice responsabile della procedura.
Articolo 160
Contatti tra amministrazioni aggiudicatrici e offerenti
(Articolo 112 del regolamento finanziario)
1. I contatti tra l’amministrazione aggiudicatrice e gli offerenti durante lo svolgimento di una procedura d’aggiudicazione d’appalto sono autorizzati a titolo eccezionale a norma dei paragrafi 2 e 3.
2. Prima della data di chiusura per il deposito delle offerte, per i documenti e le informazioni complementari di cui all’articolo 153, l’amministrazione aggiudicatrice può procedere come segue:
a)
su iniziativa degli offerenti, può fornire informazioni complementari esclusivamente allo scopo di chiarire la natura dell’appalto, che sono comunicate alla stessa data a tutti gli offerenti che hanno chiesto il capitolato d’oneri;
b)
di propria iniziativa, se si accorge di un errore, di un’inesattezza, di un’omissione o di qualsiasi altra lacuna materiale nella redazione del bando di gara, dell’invito a presentare offerte o del capitolato d’oneri, può informare gli interessati alla stessa data e in condizioni assolutamente identiche a quelle della gara d’appalto.
3. Qualora, dopo l’apertura delle offerte, un’offerta dia luogo a richieste di spiegazioni o alla necessità di correggere errori materiali manifesti nel testo dell’offerta, l’amministrazione aggiudicatrice può prendere l’iniziativa di un contatto con l’offerente, fermo restando che i termini dell’offerta non possono essere modificati a seguito di tale contatto.
4. Tutti i casi in cui hanno avuto luogo contatti e i casi debitamente motivati in cui non sono stati presi contatti di cui all’articolo 96 del regolamento finanziario vengono segnalati nel fascicolo relativo alla gara.
Articolo 161
Informazione dei candidati e offerenti
(Articoli 113, 114 e 118 del regolamento finanziario)
1. Le amministrazioni aggiudicatrici informano quanto prima i candidati e offerenti della loro decisione riguardo all’aggiudicazione dell’appalto o alla conclusione di un contratto quadro o all’ammissione a un sistema dinamico di acquisizione, inclusi i motivi per i quali hanno eventualmente deciso di rinunciare ad aggiudicare un appalto o a concludere un contratto quadro o a istituire un sistema dinamico di acquisizione per il quale era stata indetta una gara, oppure di ricominciare la procedura.
2. L’amministrazione aggiudicatrice comunica, entro il termine massimo di quindici giorni di calendario dalla ricezione di una domanda scritta, le informazioni di cui all’articolo 113, paragrafo 2, del regolamento finanziario.
3. Nel caso di appalti aggiudicati dalle istituzioni dell’Unione per proprio conto, di valore pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, e non esclusi dal campo di applicazione della direttiva 2004/18/CE, ogni offerente o candidato la cui offerta o candidatura non sia stata accolta viene informato contemporaneamente e individualmente dall’amministrazione aggiudicatrice, per via elettronica, in una delle seguenti fasi:
a)
non appena sono state prese le decisioni in base ai criteri di esclusione e di selezione e prima della decisione di aggiudicazione, nel caso delle procedure d’appalto organizzate in due fasi distinte;
b)
per le decisioni di aggiudicazione e le decisioni di rigetto dell’offerta, il più presto possibile dopo la decisione di aggiudicazione e al più tardi nella settimana successiva.
In ciascuno dei due casi, l’amministrazione aggiudicatrice precisa i motivi del rigetto dell’offerta o della candidatura e indica i mezzi di ricorso disponibili.
Gli offerenti o candidati scartati possono ottenere informazioni supplementari sui motivi del rigetto, presentandone richiesta scritta per lettera o via fax o per posta elettronica, e tutti gli offerenti selezionati le cui offerte non sono eliminate possono ottenere informazioni sulle caratteristiche e i vantaggi dell’offerta accolta e sul nome dell’aggiudicatario, fatto salvo il disposto dell’articolo 113, paragrafo 2, secondo comma, del regolamento finanziario. L’amministrazione aggiudicatrice risponde entro il termine massimo di quindici giorni di calendario dalla data di ricezione della richiesta.
Articolo 162
Firma del contratto
(Articoli 113 e 118 del regolamento finanziario)
L’esecuzione del contratto non può avere inizio prima che lo stesso sia stato firmato.
Sezione 4
Garanzie e azione correttiva
Articolo 163
Garanzie
(Articolo 115 del regolamento finanziario)
1. Quando si esige dai contraenti la costituzione di una garanzia preliminare, questa deve coprire un importo e un periodo sufficienti per consentire di farla valere.
2. La garanzia è fornita da una banca o da un istituto finanziario autorizzato. Tale garanzia può essere sostituita dalla fideiussione con vincolo di solidarietà prestata da un terzo, previa accettazione da parte dell’amministrazione aggiudicatrice.
Tale garanzia è costituita in euro.
Essa ha lo scopo di rendere la banca o l’istituto finanziario o il terzo garanti in solido irrevocabilmente o garanti a prima richiesta delle obbligazioni del contraente.
Articolo 164
Garanzia di esecuzione
(Articolo 115 del regolamento finanziario)
1. Per garantire la consegna regolare dei lavori, delle forniture o dei servizi, allorché il collaudo definitivo secondo le clausole contrattuali non possa essere rilasciato all’atto del pagamento finale, l’ordinatore responsabile può richiedere una garanzia di esecuzione in base a un esame caso per caso e previa analisi dei rischi.
2. Una garanzia corrispondente al 10 % del valore totale dell’appalto può essere costituita mediante trattenuta all’atto dei pagamenti man mano che questi vengono effettuati.
Può essere sostituita da una trattenuta operata sul pagamento finale per costituire una garanzia fino al collaudo definitivo dei servizi, delle forniture o dei lavori. Il relativo importo è stabilito dall’ordinatore ed è proporzionato ai rischi individuati in relazione all’esecuzione dell’appalto, tenuto conto dell’oggetto e delle condizioni commerciali consuete nel settore.
Le condizioni relative a tale garanzia sono indicate nei documenti di gara.
3. Dopo il collaudo definitivo dei lavori, dei servizi o delle forniture, le garanzie sono liberate conformemente alle clausole contrattuali.
Articolo 165
Garanzie per prefinanziamenti
(Articolo 115 del regolamento finanziario)
1. Allorché l’amministrazione aggiudicatrice ha stabilito la necessità di prefinanziamento, essa valuta i rischi connessi ai versamenti di prefinanziamenti, prima di avviare la procedura di appalto, tenendo conto in particolare dei seguenti criteri:
a)
il valore stimato dell’appalto;
b)
l’oggetto;
c)
la durata e il ritmo;
d)
la struttura del mercato.
2. Nel caso di cui all’articolo 146, paragrafo 6, secondo comma, o quando l’ordinatore responsabile lo decide a norma del paragrafo 1 del presente articolo, è richiesta la costituzione di una garanzia in contropartita del versamento dei prefinanziamenti.
La garanzia non è richiesta per gli appalti di valore modesto di cui all’articolo 137, paragrafo 1.
La garanzia è liberata man mano che il prefinanziamento è detratto dai pagamenti intermedi o dai pagamenti a titolo di saldo versati al contraente conformemente alle clausole contrattuali.
Articolo 166
Sospensioni in caso di errori o irregolarità
(Articolo 116 del regolamento finanziario)
1. L’eventuale sospensione dell’appalto prevista all’articolo 116 del regolamento finanziario ha lo scopo di verificare se siano stati effettivamente commessi i presunti errori sostanziali, irregolarità o frodi. Se non sono confermati, l’esecuzione dell’appalto riprende al termine della verifica.
2. Costituisce errore sostanziale o irregolarità qualsiasi violazione di una disposizione contrattuale o legislativa risultante da un atto o da un’omissione che arreca o potrebbe arrecare pregiudizio al bilancio dell’Unione.
CAPO 2
Disposizioni relative agli appalti aggiudicati dalle istituzioni dell’Unione per proprio conto
Articolo 167
Individuazione del livello adeguato per il calcolo delle soglie
(Articoli 117 e 118 del regolamento finanziario)
Spetta a ogni ordinatore delegato o sottodelegato nell’ambito di ciascuna istituzione valutare se le soglie di cui all’articolo 118 del regolamento finanziario sono raggiunte.
Articolo 168
Appalti distinti e appalti in lotti
(Articoli 104 e 118 del regolamento finanziario)
1. Il valore stimato di un appalto non può essere stabilito con l’intento di sottrarlo agli obblighi previsti dal presente regolamento. Nessun appalto può essere frazionato allo stesso fine.
Quando risulti opportuno, tecnicamente fattibile ed economico, gli appalti di valore pari o superiore alle soglie stabilite all’articolo 170, paragrafo 1, sono aggiudicati contemporaneamente per lotti distinti.
2. Quando l’oggetto di un appalto di forniture, di servizi o di lavori è ripartito in più lotti, ciascuno dei quali forma oggetto di un appalto, ai fini del calcolo globale della soglia pertinente si deve tener conto del valore totale di tutti i lotti.
Se il valore totale di tutti i lotti è pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, a ciascun lotto si applica il disposto dell’articolo 97, paragrafo 1, e dell’articolo 104, paragrafi 1 e 2, del regolamento finanziario.
3. Quando un appalto è aggiudicato per lotti distinti, le offerte sono valutate separatamente per ciascun lotto. Se più lotti sono aggiudicati al medesimo offerente, può essere firmato un contratto unico relativo a tali lotti.
Articolo 169
Modalità di stima del valore di taluni appalti
(Articolo 118 del regolamento finanziario)
1. Ai fini del calcolo dell’importo stimato di un appalto, l’amministrazione aggiudicatrice include la remunerazione totale stimata del contraente.
Quando un appalto prevede opzioni o un possibile rinnovo, la base del calcolo è l’importo massimo autorizzato, compreso il ricorso alle opzioni e il rinnovo.
Si procede a tale stima al momento della trasmissione del bando di gara oppure, quando non sia prevista siffatta pubblicità, al momento in cui l’amministrazione aggiudicatrice inizia la procedura di aggiudicazione.
2. Per i contratti quadro e i sistemi dinamici di acquisizione si prende in considerazione il valore massimo del complesso degli appalti previsti nel corso dell’intera durata del contratto quadro o del sistema dinamico di acquisizione.
3. Per gli appalti di servizi, si considera quanto segue:
a)
per i servizi assicurativi, il premio da pagare e altre forme di remunerazione;
b)
per i servizi bancari o finanziari, gli onorari, le commissioni, gli interessi e altri tipi di remunerazione;
c)
per gli appalti riguardanti la progettazione, gli onorari, le commissioni da pagare e altre forme di remunerazione.
4. Per gli appalti di servizi che non indicano un prezzo totale o per gli appalti di forniture aventi per oggetto la locazione finanziaria, la locazione o l’acquisto a riscatto di prodotti, il valore da assumere come base per il calcolo del valore stimato è il seguente:
a)
nel caso di appalti di durata determinata:
i)
pari o inferiore a quarantotto mesi per i servizi o a dodici mesi per le forniture, il valore totale per l’intera durata;
ii)
superiore a dodici mesi per le forniture, il valore totale, ivi compreso l’importo stimato del valore residuo;
b)
nel caso di appalti di durata non determinata o, per i servizi, superiore a quarantotto mesi, il valore mensile moltiplicato per quarantotto.
5. Per gli appalti di servizi o di forniture che presentano carattere di regolarità o sono destinati a essere rinnovati entro un determinato periodo, il valore dell’appalto è stabilito in base a uno dei due valori seguenti:
a)
il costo reale cumulato degli appalti analoghi relativi alla stessa tipologia di servizi o di prodotti aggiudicati nel corso dei dodici mesi o dell’esercizio finanziario precedenti, rettificato, se possibile, al fine di tener conto dei cambiamenti in termini di quantità o di valore previsti entro i dodici mesi successivi all’appalto iniziale;
b)
oppure, il costo stimato cumulato degli appalti successivi aggiudicati nei dodici mesi che seguono la prima prestazione o fornitura o nel corso della durata dell’appalto, quando questa sia superiore a dodici mesi.
6. Per gli appalti di lavori, viene preso in considerazione, oltre al valore dei lavori, il valore totale stimato delle forniture necessarie all’esecuzione dei lavori, messe a disposizione dell’imprenditore dall’amministrazione aggiudicatrice.
Articolo 170
Soglie per l’applicazione delle procedure previste dalla direttiva 2004/18/CE
(Articolo 118 del regolamento finanziario)
1. Le soglie di cui all’articolo 118 del regolamento finanziario sono fissate dalla direttiva 2004/18/CE per gli appalti di forniture, di servizi e di lavori, rispettivamente.
2. I termini di cui all’articolo 118 del regolamento finanziario sono precisati agli articoli 152, 153 e 154.
Articolo 171
Periodo sospensivo prima della firma del contratto
(Articolo 118 del regolamento finanziario)
1. L’amministrazione aggiudicatrice firma con l’aggiudicatario il contratto d’appalto o contratto quadro cui si applica la direttiva 2004/18/CE soltanto dopo che siano decorsi 14 giorni di calendario.
Tale periodo decorre da una delle date seguenti:
a)
dal giorno successivo all’invio simultaneo delle comunicazioni agli offerenti aggiudicatari e non aggiudicatari;
b)
oppure, quando il contratto d’appalto o contratto quadro è aggiudicato con procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara: dal giorno successivo alla pubblicazione dell’avviso di aggiudicazione di cui all’articolo 123 nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Quando l’invio di cui al secondo comma, lettera a), è effettuato via fax o per via elettronica, il periodo sospensivo è di 10 giorni di calendario.
All’occorrenza, l’amministrazione aggiudicatrice può sospendere la firma del contratto per procedere a un esame supplementare se lo giustificano le richieste od osservazioni formulate dagli offerenti o candidati respinti o danneggiati, od ogni altra informazione pertinente da essa ricevuta. Le richieste od osservazioni e le informazioni devono pervenire entro il periodo di cui al primo comma. In caso di sospensione, tutti i candidati od offerenti sono informati entro i tre giorni lavorativi successivi alla relativa decisione.
Tranne nei casi di cui al paragrafo 2, i contratti firmati prima della scadenza del periodo di cui al primo comma sono nulli a tutti gli effetti.
Se un contratto d’appalto o contratto quadro non può essere aggiudicato all’offerente prescelto, l’amministrazione aggiudicatrice può aggiudicarlo al secondo miglior offerente.
2. Il periodo di cui al paragrafo 1 non si applica nei seguenti casi:
a)
procedure aperte, ristrette o negoziate previa pubblicazione di un bando di gara nelle quali è stata presentata una sola offerta;
b)
contratti specifici basati su un contratto quadro;
c)
procedure negoziate di cui all’articolo 134, paragrafo 1, lettera c), all’articolo 134, paragrafo 1, lettera g), punto iii), all’articolo 134, paragrafo 1, lettera h), e all’articolo 134, paragrafo 1, lettera j).
Articolo 172
Prove in materia di accesso agli appalti
(Articolo 119 del regolamento finanziario)
I capitolati d’oneri prescrivono agli offerenti di indicare lo Stato in cui hanno la sede o sono domiciliati, presentando le prove richieste in materia secondo la rispettiva legge nazionale.
TITOLO VI
SOVVENZIONI
CAPO 1
Portata e forma delle sovvenzioni
Articolo 173
Sottoscrizioni
(Articolo 121 del regolamento finanziario)
Le sottoscrizioni di cui all’articolo 121, paragrafo 2, lettera d), del regolamento finanziario sono le somme versate a organismi cui aderisce l’Unione, in base alle decisioni finanziarie e alle condizioni di pagamento dell’organismo in questione.
Articolo 174
Convenzione e decisione di sovvenzione
(Articolo 121, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. Le sovvenzioni formano oggetto di una decisione o di una convenzione scritta.
2. Per stabilire quale strumento utilizzare, si tiene conto dei seguenti elementi:
a)
ubicazione geografica del beneficiario, all’interno o all’esterno dell’Unione;
b)
complessità e standardizzazione del contenuto delle azioni o dei programmi di lavoro sovvenzionati.
Articolo 175
Spese relative ai membri delle istituzioni
(Articolo 121 del regolamento finanziario)
Le spese relative ai membri delle istituzioni, di cui all’articolo 121, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario comprendono i contributi alle associazioni dei deputati ed ex deputati del Parlamento europeo. A tali contributi si applicano le regole amministrative interne del Parlamento europeo.
Articolo 176
Azioni sovvenzionabili
(Articolo 121 del regolamento finanziario)
Un’azione sovvenzionabile a norma dell’articolo 121 del regolamento finanziario deve essere chiaramente definita.
Nessuna azione può essere frazionata in una pluralità di azioni al fine di eludere le regole di finanziamento di cui al presente regolamento.
Articolo 177
Organismi che perseguono uno scopo d’interesse generale dell’Unione
(Articolo 121 del regolamento finanziario)
Sono organismi che perseguono uno scopo d’interesse generale dell’Unione:
a)
gli organismi attivi nei settori dell’istruzione, formazione, informazione, innovazione o ricerca e negli studi sulle politiche europee o in ogni attività che contribuisca a promuovere la cittadinanza o i diritti umani, o gli organismi europei di normalizzazione;
b)
un’entità rappresentativa di organismi senza scopo di lucro attivi negli Stati membri, nei paesi candidati o nei paesi candidati potenziali che promuovono principi e politiche rientranti negli obiettivi dei trattati.
Articolo 178
Partenariati
(Articolo 121 del regolamento finanziario)
1. Le specifiche sovvenzioni per azioni e le sovvenzioni di funzionamento possono formare parte di un partenariato quadro.
2. Il partenariato quadro può essere istituito per la cooperazione a lungo termine tra la Commissione e i beneficiari di sovvenzioni. Esso può assumere la forma di una convenzione quadro di partenariato o di una decisione quadro di partenariato.
La convenzione o decisione quadro di partenariato indica gli obiettivi comuni, la natura delle azioni previste una tantum o nell’ambito di un programma di lavoro annuale approvato, la procedura di concessione delle sovvenzioni specifiche, nel rispetto dei principi e delle norme procedurali del presente titolo, e i diritti e obblighi generali di ciascuna delle parti nell’ambito delle convenzioni o decisioni specifiche.
La durata del partenariato non può essere superiore a quattro anni, salvo casi eccezionali giustificati in particolare dall’oggetto del partenariato quadro.
Gli ordinatori non possono fare un uso indebito delle convenzioni o decisioni quadro di partenariato o ricorrervi in modo tale che il fine o l’effetto di tali convenzioni o decisioni contravvenga ai principi di trasparenza o di parità di trattamento tra i richiedenti.
3. Le convenzioni o decisioni quadro di partenariato sono equiparate a sovvenzioni per quanto riguarda la programmazione, la pubblicazione ex ante e l’attribuzione.
4. Le sovvenzioni specifiche basate su convenzioni o decisioni quadro di partenariato sono accordate secondo le procedure previste nelle suddette convenzioni o decisioni e nel rispetto delle disposizioni del presente titolo.
A esse si applicano le procedure di pubblicazione ex post di cui all’articolo 191.
Articolo 179
Sistemi di scambio elettronico
(Articolo 121, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. Tutte le comunicazioni con i beneficiari, comprese la stipulazione delle convenzioni di sovvenzione, la notifica delle decisioni di sovvenzione e ogni loro modificazione, possono avvenire tramite sistemi elettronici istituiti dalla Commissione.
2. Tali sistemi soddisfano i seguenti requisiti:
a)
l’accesso al sistema e ai documenti trasmessi tramite esso è riservato esclusivamente alle persone autorizzate;
b)
soltanto le persone autorizzate possono firmare per via elettronica o trasmettere un documento tramite il sistema;
c)
le persone autorizzate devono essere identificate nel sistema mediante procedure prestabilite;
d)
ora e data dell’operazione elettronica devono essere precisate;
e)
dev’essere mantenuta l’integrità dei documenti;
f)
dev’essere mantenuta la disponibilità dei documenti;
g)
se del caso, dev’essere mantenuta la riservatezza dei documenti;
h)
dev’essere assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
3. Ai dati inviati o ricevuti tramite siffatto sistema si applica la presunzione giuridica dell’integrità dei dati e dell’esattezza della data e dell’ora di invio o ricezione indicata dal sistema.
Un documento inviato o notificato tramite siffatto sistema è considerato equivalente a un documento cartaceo, è ammissibile come prova in un procedimento giudiziario, è considerato originale e a esso si applica la presunzione giuridica di autenticità e integrità, purché non contenga elementi dinamici in grado di modificarlo automaticamente.
La firma elettronica di cui al paragrafo 2, lettera b), ha effetto legale equivalente alla firma autografa.
Articolo 180
Contenuto delle convenzioni e delle decisioni di sovvenzione
(Articolo 122 del regolamento finanziario)
1. La convenzione di sovvenzione precisa almeno quanto segue:
a)
l’oggetto;
b)
il beneficiario;
c)
la durata, e precisamente:
i)
la data d’entrata in vigore;
ii)
la data d’inizio e la durata dell’azione o dell’esercizio finanziario sovvenzionati;
d)
l’importo massimo del finanziamento dell’Unione espresso in euro e la forma della sovvenzione, integrati eventualmente dai seguenti elementi:
i)
i costi ammissibili totali stimati dell’azione o del programma di lavoro e il tasso di finanziamento dei costi ammissibili;
ii)
ove determinati, il costo unitario, la somma forfettaria o il tasso fisso di cui all’articolo 123, lettere b), c) e d), del regolamento finanziario;
iii)
una combinazione degli elementi di cui ai punti i) e ii) della presente lettera;
e)
la descrizione dell’azione o, per una sovvenzione di funzionamento, il programma di lavoro approvato per l’esercizio dall’ordinatore responsabile, insieme alla descrizione dei risultati attesi dall’attuazione dell’azione o del programma di lavoro;
f)
le condizioni generali che si applicano a tutte le convenzioni di questo tipo, quali l’obbligo per il beneficiario di consentire che la Commissione, l’OLAF e la Corte dei conti procedano a controlli e revisioni contabili;
g)
il bilancio di previsione complessivo dell’azione o del programma di lavoro;
h)
quando l’attuazione dell’azione richiede l’aggiudicazione di appalti, i principi di cui all’articolo 209 o le norme sull’aggiudicazione degli appalti che il beneficiario è tenuto a rispettare;
i)
le responsabilità del beneficiario, in particolare:
i)
in termini di sana gestione finanziaria e di presentazione delle relazioni finanziaria e di attività; se è opportuno, si stabiliscono obiettivi intermedi, raggiunti i quali si devono presentare tali relazioni;
ii)
in caso di convenzione tra la Commissione e una pluralità di beneficiari, gli eventuali obblighi specifici del coordinatore e gli obblighi degli altri beneficiari nei confronti del coordinatore nonché la responsabilità finanziaria dei beneficiari per importi dovuti alla Commissione;
j)
le modalità e i termini d’approvazione di queste relazioni e di pagamento da parte della Commissione;
k)
a seconda dei casi, i particolari dei costi ammissibili dell’azione o del programma di lavoro approvato e/o i particolari relativi ai costi unitari, alle somme forfettarie o ai tassi fissi di cui all’articolo 123 del regolamento finanziario;
l)
le disposizioni in materia di visibilità dell’intervento finanziario dell’Unione, tranne in casi debitamente motivati in cui la pubblicità non sia possibile ovvero opportuna.
Le condizioni generali di cui al primo comma, lettera f), stabiliscono almeno quanto segue:
i)
che alla convenzione di sovvenzione si applica il diritto dell’Unione, integrato se necessario dal diritto nazionale indicato nella convenzione stessa. Le convenzioni concluse con organizzazioni internazionali possono prevedere delle deroghe;
ii)
il giudice o il tribunale arbitrale competente per le controversie.
2. Nella convenzione di sovvenzione si possono stabilire le disposizioni e le scadenze per la sospensione e la risoluzione a norma dell’articolo 135 del regolamento finanziario.
3. Nei casi di cui all’articolo 178, la convenzione o decisione quadro di partenariato indica le informazioni di cui al paragrafo 1, primo comma, lettere a), b), lettera c), punto i), lettera f), lettere da h) a j) e lettera l), del presente articolo.
La decisione o convenzione di sovvenzione specifica contiene le informazioni di cui al paragrafo 1, primo comma, lettere da a) a e), g) e k) e, se necessario, lettera i).
4. Le convenzioni di sovvenzione possono essere modificate soltanto per iscritto. Le modifiche, comprese quelle destinate ad aggiungere o cancellare un beneficiario, non possono avere per oggetto o per effetto di apportare alle convenzioni variazioni che potrebbero rimettere in questione la decisione di attribuzione della sovvenzione o violare il principio della parità di trattamento dei richiedenti.
5. I paragrafi 1, 2, 3 e 4 del presente articolo si applicano, mutatis mutandis, alle decisioni di sovvenzione.
Parte delle informazioni di cui al paragrafo 1 può essere fornita nell’invito a presentare proposte o in eventuali documenti correlati, invece che nella decisione di sovvenzione.
Articolo 181
Forme di sovvenzione
(Articolo 123 del regolamento finanziario)
1. Le sovvenzioni erogate nella forma di cui all’articolo 123, lettera a), del regolamento finanziario sono determinate in base ai costi ammissibili, effettivamente sostenuti dal beneficiario e stimati preliminarmente nel bilancio di previsione presentato con la proposta e incluso nella convenzione o decisione di sovvenzione.
2. I costi unitari di cui all’articolo 123, lettera b), del regolamento finanziario coprono tutte o determinate categorie specifiche di costi ammissibili che sono chiaramente individuate in anticipo con riferimento a un importo per unità.
3. Le somme forfettarie di cui all’articolo 123, lettera c), del regolamento finanziario coprono in modo generale tutte o determinate categorie specifiche di costi ammissibili che sono chiaramente individuate in anticipo.
4. I finanziamenti a tasso fisso di cui all’articolo 123, lettera d), del regolamento finanziario coprono categorie specifiche di costi ammissibili che sono chiaramente individuate in anticipo applicando una percentuale.
Articolo 182
Somme forfettarie, costi unitari e finanziamenti a tasso fisso
(Articolo 124 del regolamento finanziario)
1. L’autorizzazione a ricorrere a somme forfettarie, costi unitari o finanziamenti a tasso fisso di cui all’articolo 124, paragrafo 1, del regolamento finanziario si applica per la durata del programma. L’autorizzazione può essere riveduta se sono necessarie modifiche sostanziali. I dati e gli importi sono valutati periodicamente e, se del caso, le somme forfettarie, i costi unitari o i finanziamenti a tasso fisso sono adeguati.
In caso di convenzione tra la Commissione e una pluralità di beneficiari, il massimale di cui all’articolo 124, paragrafo 1, secondo comma, del regolamento finanziario si applica a ciascun beneficiario.
2. La decisione o convenzione di sovvenzione comprende tutte le disposizioni necessarie per verificare che siano rispettate le condizioni per l’erogazione della sovvenzione sulla base di somme forfettarie, costi unitari o finanziamenti a tasso fisso.
3. L’erogazione della sovvenzione sulla base di somme forfettarie, costi unitari o finanziamenti a tasso fisso non pregiudica il diritto di accesso ai registri dei beneficiari ai fini previsti al paragrafo 1, primo comma, e all’articolo 137, paragrafo 2, del regolamento finanziario.
4. Quando i controlli a posteriori rivelano che l’evento determinante la sovvenzione non ha avuto luogo e che al beneficiario sono stati erogati indebitamente importi relativi a una sovvenzione sulla base di somme forfettarie, costi unitari o finanziamenti a tasso fisso, la Commissione ha il diritto di recuperare a concorrenza dell’ammontare della sovvenzione, fatte salve le sanzioni di cui all’articolo 109 del regolamento finanziario.
CAPO 2
Principi
Articolo 183
Principio del cofinanziamento
(Articolo 125, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
1. Il principio del cofinanziamento prevede che le risorse necessarie alla realizzazione dell’azione o del programma di lavoro non debbano provenire interamente dal contributo dell’Unione.
Il cofinanziamento può assumere la forma di risorse proprie del beneficiario, di redditi generati dall’azione o dal programma di lavoro ovvero di contributi finanziari o in natura di terzi.
2. Per contributi in natura si intendono le risorse non finanziarie messe gratuitamente a disposizione del beneficiario da terzi.
Articolo 184
Principio del divieto del fine di lucro
(Articolo 125, paragrafo 5, del regolamento finanziario)
I contributi finanziari di terzi che possono essere utilizzati dal beneficiario per coprire costi diversi da quelli ammissibili nell’ambito della sovvenzione dell’Unione o che non sono dovuti a terzi ove non utilizzati alla conclusione dell’azione o del programma di lavoro non sono considerati contributi finanziari assegnati in modo specifico dai donatori al finanziamento dei costi ammissibili ai sensi dell’articolo 125, paragrafo 5, del regolamento finanziario.
Articolo 185
Sovvenzioni di valore modesto
(Articolo 125, paragrafo 4, del regolamento finanziario)
Per sovvenzioni di valore modesto s’intendono sovvenzioni di valore pari o inferiore a 60 000 EUR.
Articolo 186
Assistenza tecnica
(Articoli 101 e 125 del regolamento finanziario)
Per assistenza tecnica si intendono le attività di sostegno e di potenziamento delle capacità necessarie ai fini dell’attuazione di un programma o di un’azione, segnatamente le attività di preparazione, gestione, sorveglianza, valutazione, revisione contabile e controllo.
Articolo 187
Costi ammissibili
(Articolo 126, paragrafo 3, lettera c), del regolamento finanziario)
L’IVA è considerata non recuperabile ai sensi della normativa nazionale sull’IVA applicabile se a norma del diritto nazionale è imputabile a una delle seguenti attività:
a)
attività esenti senza diritto a detrazione;
b)
attività che non rientrano nel campo di applicazione dell’IVA;
c)
attività di cui alle lettere a) e b) in relazione alle quali l’IVA non è detraibile bensì rimborsata tramite regimi specifici di rimborso o fondi di compensazione non previsti dalla direttiva 2006/112/CE, anche qualora tale regime o fondo sia istituito dalla normativa nazionale sull’IVA.
L’IVA relativa alle attività di cui all’articolo 13, paragrafo 2, della direttiva 2006/112/CE è considerata assolta da un beneficiario diverso da un soggetto non passivo come definito dall’articolo 13, paragrafo 1, primo comma, della medesima direttiva, a prescindere dal fatto che lo Stato membro consideri o no tali attività come attività della pubblica amministrazione svolte da enti di diritto pubblico.
Articolo 188
Programmazione
(Articolo 128 del regolamento finanziario)
1. Ogni ordinatore responsabile predispone un programma di lavoro annuale o pluriennale in materia di sovvenzioni. Il programma è adottato dall’istituzione interessata e viene pubblicato al più presto, e comunque entro il 31 marzo dell’anno d’esecuzione, sul sito internet dell’istituzione dedicato alle sovvenzioni.
Nel programma di lavoro figurano il periodo interessato, l’eventuale atto di base, gli obiettivi perseguiti, i risultati attesi nonché il calendario indicativo degli inviti a presentare proposte con indicazione del rispettivo importo indicativo e del tasso massimo di cofinanziamento.
Il programma di lavoro contiene inoltre le informazioni di cui all’articolo 94 affinché la decisione che lo adotta sia considerata la decisione di finanziamento relativa alle sovvenzioni dell’esercizio in questione.
2. Per apportare eventuali modifiche sostanziali al programma di lavoro, è necessario procedere per ciascuna modifica all’adozione e alla pubblicazione supplementare, secondo le modalità di cui al paragrafo 1.
Articolo 189
Contenuto degli inviti a presentare proposte
(Articolo 128 del regolamento finanziario)
1. Gli inviti a presentare proposte precisano quanto segue:
a)
gli obiettivi perseguiti;
b)
i criteri di ammissibilità, di esclusione, di selezione e di concessione di cui agli articoli 131 e 132 del regolamento finanziario, e i relativi documenti giustificativi;
c)
le modalità del finanziamento dell’Unione;
d)
le modalità e il termine finale di deposito delle proposte e la data prevista entro la quale tutti i richiedenti devono essere informati del risultato della valutazione della propria domanda nonché la data indicativa di firma delle convenzioni di sovvenzione ovvero di notifica delle decisioni di sovvenzione.
2. Gli inviti a presentare proposte sono pubblicati sul sito internet delle istituzioni dell’Unione e inoltre con ogni altro mezzo adeguato, in particolare la Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, qualora sia necessario garantire ulteriore pubblicità presso i potenziali beneficiari. Le regole di concorso possono essere pubblicate a decorrere dall’adozione della decisione di finanziamento di cui all’articolo 84 del regolamento finanziario, anche nel corso dell’anno precedente l’esecuzione del bilancio. Ogni modifica del contenuto degli inviti a presentare proposte va pubblicata secondo le stesse modalità degli inviti.
Articolo 190
Deroghe all’invito a presentare proposte
(Articolo 128 del regolamento finanziario)
1. Possono essere assegnate sovvenzioni senza invito a presentare proposte soltanto nei seguenti casi:
a)
nell’ambito dell’aiuto umanitario, degli interventi di protezione civile o degli aiuti erogati per la gestione di una situazione di crisi, ai sensi del paragrafo 2;
b)
in altri casi d’urgenza eccezionali e debitamente giustificati;
c)
a favore di organismi che si trovano di diritto o di fatto in situazione di monopolio, debitamente motivata nella decisione di attribuzione;
d)
a favore di organismi indicati in un atto di base, ai sensi dell’articolo 54 del regolamento finanziario, come beneficiari di una sovvenzione, o a favore di organismi designati dagli Stati membri, sotto la loro responsabilità, qualora tali Stati membri siano indicati come beneficiari di una sovvenzione in un atto di base;
e)
nel settore della ricerca e sviluppo tecnologico, a favore di organismi indicati nel programma di lavoro di cui all’articolo 128 del regolamento finanziario, quando l’atto di base prevede esplicitamente tale possibilità, e a condizione che il progetto non rientri nell’ambito di un invito a presentare proposte;
f)
per azioni aventi speciali caratteristiche che esigono un particolare tipo di organismo, per la sua competenza tecnica, l’alto grado di specializzazione o i poteri amministrativi, purché tali azioni non rientrino nell’ambito di un invito a presentare proposte.
I casi di cui al primo comma, lettera f), sono debitamente giustificati nella decisione di attribuzione.
2. Per situazione di crisi in un paese terzo si intende una situazione di pericolo immediato o imminente che rischia di degenerare in conflitto armato o di destabilizzare il paese. Per situazione di crisi si intende inoltre una situazione derivante da calamità naturali, da crisi provocate dall’uomo, come guerre o altri conflitti, o da circostanze straordinarie con effetti analoghi riguardanti, fra l’altro, il cambiamento climatico, il degrado ambientale, la privazione dell’accesso all’energia e alle risorse naturali o l’estrema povertà.
Articolo 191
Pubblicazione ex post
(Articolo 128 del regolamento finanziario)
1. Le informazioni relative alle sovvenzioni attribuite nel corso dell’esercizio sono pubblicate conformemente all’articolo 21.
2. Dopo la pubblicazione di cui al paragrafo 1, la Commissione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio, su loro richiesta, una relazione riguardante:
a)
il numero di richiedenti dell’anno precedente;
b)
il numero e la percentuale delle domande accolte nell’ambito di ciascun invito a presentare proposte;
c)
la durata media della procedura dalla data di chiusura dell’invito a presentare proposte fino alla concessione della sovvenzione;
d)
il numero e l’importo delle sovvenzioni per le quali si è derogato all’obbligo di pubblicazione ex post nel corso dell’ultimo esercizio conformemente all’articolo 21, paragrafo 4.
Articolo 192
Informazione dei richiedenti
(Articolo 128 del regolamento finanziario)
La Commissione fornisce informazioni e orientamenti ai richiedenti secondo le seguenti modalità:
a)
stabilisce norme comuni per i moduli di domanda relativi a sovvenzioni simili e controlla le dimensioni e la chiarezza di tali moduli;
b)
fornisce informazioni ai potenziali richiedenti, in particolare organizzando seminari e fornendo manuali;
c)
conserva i dati relativi ai beneficiari nello schedario delle persone giuridiche di cui all’articolo 63.
Articolo 193
Finanziamento su linee di bilancio distinte
(Articolo 129 del regolamento finanziario)
Un’azione può essere oggetto di un finanziamento congiunto su linee di bilancio distinte di competenza di diversi ordinatori.
Articolo 194
Retroattività dei finanziamenti in casi di estrema urgenza e di prevenzione dei conflitti
(Articolo 130 del regolamento finanziario)
Nell’ambito dell’applicazione dell’articolo 130, paragrafo 1, del regolamento finanziario, le spese sostenute da un beneficiario prima della data di presentazione della domanda sono ammissibili al finanziamento dell’Unione alle seguenti condizioni:
a)
i motivi della deroga sono debitamente giustificati nella decisione di finanziamento;
b)
la decisione di finanziamento e la convenzione o decisione di sovvenzione fissano esplicitamente la data d’ammissibilità a una data anteriore a quella di presentazione della domanda.
Articolo 195
Presentazione delle domande di sovvenzione
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
1. Le modalità di presentazione delle domande di sovvenzione sono stabilite dall’ordinatore responsabile, che può scegliere il metodo di presentazione. Le domande di sovvenzione possono essere presentate mediante lettera o per via elettronica.
I mezzi di comunicazione prescelti hanno carattere non discriminatorio e non possono avere l’effetto di limitare l’accesso dei richiedenti alla procedura di concessione della sovvenzione.
I mezzi di comunicazione prescelti permettono di garantire il rispetto delle seguenti condizioni:
a)
che ogni offerta o domanda contenga tutte le informazioni necessarie per la sua valutazione;
b)
che sia tutelata l’integrità dei dati;
c)
che sia tutelata la riservatezza delle proposte;
d)
che sia assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
Ai fini del terzo comma, lettera c), l’ordinatore responsabile esamina il contenuto delle domande soltanto dopo la scadenza del termine previsto per la loro presentazione.
L’ordinatore responsabile può prescrivere che le offerte presentate per via elettronica siano corredate della firma elettronica avanzata ai sensi della direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (19).
2. Quando l’ordinatore responsabile autorizza la presentazione delle domande per via elettronica, gli strumenti utilizzati e le loro caratteristiche tecniche devono avere carattere non discriminatorio ed essere comunemente disponibili al pubblico e compatibili con i prodotti della tecnologia dell’informazione e della comunicazione generalmente in uso. Le informazioni riguardanti le norme tecniche per la presentazione delle domande, ivi compresa la cifratura, sono messe a disposizione dei richiedenti.
Inoltre, i dispositivi di ricezione elettronica delle domande garantiscono la sicurezza e la riservatezza. Garantiscono inoltre che possano essere stabilite con precisione l’ora e la data esatte di ricezione delle domande.
3. Quando la domanda è presentata mediante lettera, i richiedenti scelgono fra le seguenti modalità:
a)
per via postale oppure tramite corriere: in questi casi l’invito a presentare proposte precisa che vale la data di spedizione, della quale fa fede il timbro postale o la data della ricevuta di deposito;
b)
mediante deposito presso gli uffici dell’istituzione, direttamente o tramite qualsiasi mandatario del richiedente, nel qual caso l’invito a presentare proposte precisa l’ufficio al quale le domande sono consegnate contro ricevuta firmata e datata.
CAPO 3
Procedura di concessione
Articolo 196
Contenuto delle domande di sovvenzione
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
1. Le domande vanno presentate mediante il modulo redatto in base alle norme comuni stabilite a norma dell’articolo 192, lettera a), e messo a disposizione dagli ordinatori responsabili, e nel rispetto dei criteri stabiliti nell’atto di base e nell’invito a presentare proposte.
I documenti giustificativi di cui all’articolo 131, paragrafo 3, secondo comma, del regolamento finanziario possono consistere, in particolare, nel conto profitti e perdite e nel bilancio patrimoniale dell’ultimo esercizio chiuso.
2. Il bilancio previsionale dell’azione o del programma di lavoro allegato alla domanda deve essere in pareggio tra entrate e spese, fatte salve le provvigioni per imprevisti o le eventuali variazioni dei tassi di cambio che possono essere autorizzate in casi debitamente motivati, e deve indicare i costi ammissibili stimati dell’azione o del programma di lavoro.
3. Quando la domanda riguarda la sovvenzione di un’azione per un importo superiore a 750 000 EUR oppure una sovvenzione di funzionamento d’importo superiore a 100 000 EUR, a tale domanda si deve presentare la relazione della revisione contabile effettuata da un revisore dei conti esterno riconosciuto. La relazione certifica i conti riguardanti l’ultimo esercizio per il quale i conti sono disponibili.
Il primo comma del presente paragrafo si applica soltanto alla prima domanda presentata dallo stesso beneficiario presso un ordinatore responsabile nel corso di uno stesso esercizio finanziario.
In caso di convenzioni tra la Commissione e più beneficiari, le soglie di cui al primo comma si applicano a ciascun beneficiario.
Nel caso dei partenariati di cui all’articolo 178, la relazione di revisione contabile di cui al primo comma del presente paragrafo, relativa agli ultimi due esercizi per i quali sono disponibili i conti, dev’essere presentata prima della firma della convenzione quadro di partenariato o della notifica della decisione quadro di partenariato.
In funzione di una valutazione dei rischi, l’ordinatore responsabile può rinunciare a imporre l’obbligo della relazione di revisione contabile di cui al primo comma agli istituti d’istruzione e di formazione e, nel caso di convenzioni con più beneficiari, ai beneficiari che hanno accettato responsabilità solidali e congiunte o ai quali non sono attribuite responsabilità finanziarie.
Il primo comma del presente paragrafo non si applica agli organismi pubblici e alle organizzazioni internazionali di cui all’articolo 43.
4. Il richiedente indica le fonti e gli importi dei finanziamenti dell’Unione ricevuti o chiesti per la stessa azione o parte di azione ovvero per il proprio funzionamento nel corso dello stesso esercizio nonché ogni altro finanziamento ricevuto o chiesto per la stessa azione.
Articolo 197
Prova di non esclusione
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
Tranne nei casi di cui all’articolo 131, paragrafo 4, lettere a) e b), del regolamento finanziario, i richiedenti dichiarano sull’onore di non trovarsi in una delle situazioni elencate all’articolo 106, paragrafo 1, e all’articolo 107 del regolamento finanziario. In funzione di una analisi dei rischi, l’ordinatore responsabile può esigere che i richiedenti prescelti forniscano i mezzi di prova di cui all’articolo 143. Se richiesto dall’ordinatore responsabile, i richiedenti prescelti sono tenuti a produrre tali prove, tranne in caso d’impossibilità materiale riconosciuta dall’ordinatore responsabile o se i mezzi di prova sono stati già presentati nell’ambito di un’altra procedura di aggiudicazione d’appalto o di concessione di sovvenzione, purché i documenti non siano stati rilasciati da oltre un anno e siano tuttora validi.
Articolo 198
Richiedenti privi di personalità giuridica
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
Se la domanda di sovvenzione è presentata da un richiedente non avente personalità giuridica, ai sensi dell’articolo 131, paragrafo 2, del regolamento finanziario, i rappresentanti di tale richiedente dimostrano di avere la capacità di assumere impegni giuridici in suo nome e che il richiedente possiede capacità finanziarie e operative equivalenti a quelle delle persone giuridiche.
Articolo 199
Entità che formano un unico richiedente
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
Allorché varie entità soddisfano i criteri per la richiesta di una sovvenzione e insieme costituiscono una sola entità, quest’ultima può essere considerata richiedente unico dall’ordinatore responsabile purché le entità partecipanti all’azione o al programma di lavoro proposti siano indicate nella domanda come facenti parte del richiedente.
Articolo 200
Sanzioni finanziarie e amministrative
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
Ai richiedenti che hanno dichiarato il falso, sono incorsi in gravi errori o hanno commesso irregolarità o frodi, possono essere irrogate sanzioni finanziarie e/o amministrative, secondo le modalità stabilite all’articolo 145.
Siffatte sanzioni finanziarie e/o amministrative possono essere irrogate anche ai beneficiari che hanno gravemente violato i loro obblighi contrattuali.
Articolo 201
Criteri di ammissibilità
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
1. I criteri di ammissibilità sono indicati nell’invito a presentare proposte.
2. I criteri di ammissibilità stabiliscono le condizioni di partecipazione agli inviti a presentare proposte. Tali criteri sono determinati tenendo in debito conto gli obiettivi dell’azione e rispettano i principi di trasparenza e di non discriminazione.
Articolo 202
Criteri di selezione
(Articolo 132, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. I criteri di selezione sono pubblicati nell’invito a presentare proposte e permettono di valutare la capacità finanziaria e operativa del richiedente di realizzare l’azione o il programma di lavoro proposti.
2. Il richiedente deve disporre di fonti di finanziamento stabili e sufficienti per mantenere la sua attività durante il periodo di realizzazione dell’azione o l’esercizio sovvenzionato e partecipare al suo finanziamento. Deve disporre delle competenze e qualificazioni professionali richieste per portare a termine l’azione o il programma di lavoro proposti, salvo disposizioni speciali dell’atto di base.
3. La verifica della capacità finanziaria e operativa si basa in particolare sull’analisi di ciascuno dei documenti giustificativi di cui all’articolo 196, richiesti dall’ordinatore responsabile nell’invito a presentare proposte.
L’ordinatore responsabile chiede ai richiedenti di fornire un’adeguata documentazione qualora nell’invito a presentare proposte non siano stati prescritti documenti giustificativi ed egli abbia dubbi sulla loro capacità finanziaria od operativa.
Nel caso dei partenariati di cui all’articolo 178, la verifica è effettuata prima della firma della convenzione quadro di partenariato o della notifica della decisione quadro di partenariato.
Articolo 203
Criteri di concessione
(Articolo 132, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. I criteri di concessione sono pubblicati nell’invito a presentare proposte.
2. I criteri di concessione permettono di assegnare le sovvenzioni o alle azioni che rendono massima l’efficacia globale del programma dell’Unione che esse attuano, oppure agli organismi il cui programma di lavoro persegue lo stesso risultato. Questi criteri sono definiti in modo da garantire anche la buona gestione dei fondi dell’Unione.
L’applicazione dei criteri di concessione permette di selezionare progetti di azioni o programmi di lavoro che assicurano alla Commissione il rispetto dei suoi obiettivi e priorità e garantiscono la visibilità del finanziamento dell’Unione.
3. I criteri di concessione sono definiti in modo da renderne possibile la successiva valutazione.
Articolo 204
Valutazione delle domande e concessione
(Articolo 133 del regolamento finanziario)
1. L’ordinatore responsabile nomina un comitato di valutazione, a meno che la Commissione non decida altrimenti nell’ambito di un programma settoriale specifico.
Il comitato comprende un numero minimo di tre persone, in rappresentanza di non meno di due entità organizzative delle istituzioni o degli organismi di cui agli articoli 62 e 208 del regolamento finanziario, senza rapporto gerarchico tra loro. Al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi, tali persone sono soggette agli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.
Presso le rappresentanze e le unità locali di cui all’articolo 72 del presente regolamento nonché negli organismi delegati di cui agli articoli 62 e 208 del regolamento finanziario, se mancano entità distinte non si applica l’obbligo dell’assenza di rapporto gerarchico tra le entità organizzative.
Esperti esterni possono assistere il comitato per decisione dell’ordinatore responsabile. L’ordinatore responsabile si accerta che tali esperti rispettino gli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.
2. All’occorrenza, l’ordinatore responsabile divide la procedura in più fasi. Le norme procedurali sono indicate nell’invito a presentare proposte.
Se un invito a presentare proposte prevede una procedura di presentazione in due fasi, soltanto i richiedenti la cui proposta soddisfi i criteri di valutazione stabiliti per la prima fase sono invitati a presentare una proposta completa nella seconda fase.
Se un invito a presentare proposte prevede una procedura di valutazione in due fasi, sono sottoposte alla valutazione successiva soltanto le proposte che superano la prima fase in base a una valutazione effettuata secondo una serie limitata di criteri.
I richiedenti la cui proposta venga respinta in una delle fasi sono informati a norma dell’articolo 133, paragrafo 3, del regolamento finanziario.
Ogni fase successiva della procedura deve essere chiaramente distinta da quella precedente.
Nel corso di una medesima procedura non devono essere forniti più di una volta gli stessi documenti e informazioni.
3. Il comitato di valutazione o eventualmente l’ordinatore responsabile può chiedere al richiedente di fornire informazioni supplementari o chiarimenti riguardo ai documenti giustificativi inerenti alla domanda, purché tali informazioni o chiarimenti non modifichino in modo sostanziale la proposta. Conformemente all’articolo 96 del regolamento finanziario, in caso di evidenti errori amministrativi il comitato di valutazione o l’ordinatore responsabile può astenersi dalla richiesta soltanto in casi debitamente motivati. L’ordinatore responsabile mette opportunamente agli atti i contatti avuti con i richiedenti nel corso della procedura.
4. Alla fine dei lavori del comitato di valutazione, i membri firmano un verbale che riprende tutte le proposte esaminate, con la valutazione della loro qualità e l’indicazione di quelle che possono beneficiare di un finanziamento. Tale verbale può essere firmato mediante un sistema computerizzato che consenta un’autenticazione sufficiente del firmatario.
Se necessario, il verbale determina una classifica delle proposte esaminate e fornisce raccomandazioni circa l’importo massimo da concedere ed eventuali modifiche non sostanziali della domanda di sovvenzione.
Il verbale è conservato a fini di riferimento ulteriore.
5. L’ordinatore responsabile può invitare il richiedente a modificare la proposta alla luce delle raccomandazioni del comitato di valutazione. L’ordinatore responsabile mette opportunamente agli atti i contatti avuti con i richiedenti nel corso della procedura.
Dopo la valutazione, l’ordinatore responsabile prende una decisione che comprende almeno quanto segue:
a)
l’oggetto e l’importo globale della decisione;
b)
il nome dei richiedenti prescelti, il titolo delle azioni, gli importi considerati e le motivazioni della scelta, anche quando non condivida il parere del comitato di valutazione;
c)
i nominativi dei richiedenti esclusi e i motivi dell’esclusione.
6. Le disposizioni dei paragrafi 1, 2 e 4 del presente articolo non sono obbligatorie per la concessione di sovvenzioni a norma dell’articolo 190 del presente regolamento e dell’articolo 125, paragrafo 7, del regolamento finanziario.
Articolo 205
Informazione dei richiedenti
(Articolo 133 del regolamento finanziario)
I richiedenti esclusi sono informati quanto prima del risultato della valutazione della propria domanda, e in ogni caso entro 15 giorni di calendario dalla comunicazione ai richiedenti prescelti.
CAPO 4
Pagamento e controllo
Articolo 206
Garanzia di prefinanziamento
(Articolo 134 del regolamento finanziario)
1. Per limitare i rischi finanziari inerenti al versamento dei prefinanziamenti, l’ordinatore responsabile può esigere, in funzione di una valutazione dei rischi, che il beneficiario costituisca preliminarmente una garanzia d’importo massimo pari all’importo del prefinanziamento, tranne nel caso delle sovvenzioni di valore modesto, oppure può frazionare il prefinanziamento in più versamenti.
2. La garanzia eventualmente richiesta è soggetta alla valutazione e all’accettazione dell’ordinatore responsabile.
La garanzia deve coprire un periodo sufficiente per consentire di farla valere.
3. La garanzia è fornita da un istituto bancario o finanziario riconosciuto, avente sede in uno degli Stati membri. Nel caso che il beneficiario risieda in un paese terzo, l’ordinatore responsabile può accettare la garanzia fornita da un istituto bancario o finanziario stabilito in quel paese terzo, se ritiene che questa presenti garanzie e caratteristiche equivalenti a quelle fornite da un istituto bancario o finanziario avente sede in uno Stato membro.
A richiesta del beneficiario e previa accettazione dell’ordinatore responsabile, la garanzia di cui al primo comma può essere sostituita da una fideiussione con vincolo di solidarietà prestata da un terzo o da una garanzia solidale, irrevocabile e incondizionata dei beneficiari di un’azione che sono parti della medesima convenzione o decisione di sovvenzione.
Tale garanzia è costituita in euro.
Essa ha lo scopo di rendere l’istituto bancario o finanziario, il terzo o gli altri beneficiari garanti in solido irrevocabilmente o garanti a prima richiesta delle obbligazioni del beneficiario della sovvenzione.
4. La garanzia è liberata in base alla liquidazione del prefinanziamento, mediante deduzione dai pagamenti intermedi o di saldo effettuati a favore del beneficiario, alle condizioni previste nella convenzione o decisione di sovvenzione.
Articolo 207
Giustificativi delle domande di pagamento
(Articolo 135 del regolamento finanziario)
1. Per ogni sovvenzione, il prefinanziamento può essere frazionato in più versamenti nel rispetto del principio della sana gestione finanziaria.
Il versamento integrale del nuovo prefinanziamento è subordinato all’utilizzo di almeno il 70 % dell’importo totale di ogni prefinanziamento precedente.
Se l’utilizzo del prefinanziamento precedente è inferiore al 70 %, l’importo del nuovo prefinanziamento è ridotto in misura equivalente agli importi non utilizzati del prefinanziamento precedente.
Ogni domanda di nuovo pagamento va corredata della nota delle spese sostenute dal beneficiario.
2. Il beneficiario autocertifica che le informazioni figuranti nelle domande di pagamento sono complete, affidabili e veritiere, fatto salvo il disposto dell’articolo 110. Inoltre, egli certifica che i costi sostenuti possono essere considerati ammissibili a norma della convenzione o decisione di sovvenzione, e che le domande di pagamento sono corroborate da documenti giustificativi adeguati e verificabili.
3. In base a una valutazione dei rischi, l’ordinatore responsabile può chiedere, come giustificativo di ogni pagamento, un certificato relativo ai rendiconti finanziari dell’azione o del programma di lavoro e ai relativi conti, rilasciato da un revisore dei conti esterno riconosciuto o, nel caso di organismi pubblici, da un pubblico funzionario competente e indipendente. Il certificato è allegato alla domanda di pagamento. Nel certificato si deve attestare, secondo la metodologia approvata dall’ordinatore responsabile e sulla base di procedure concordate conformi alle norme internazionali, che i costi dichiarati dal beneficiario nei rendiconti finanziari sui quali si basa la domanda di pagamento rispondono alla verità, sono accuratamente registrati e sono ammissibili a norma della convenzione o decisione di sovvenzione.
In casi specifici e debitamente motivati, l’ordinatore responsabile può richiedere il certificato sotto forma di parere o in un altro formato previsto dalle norme internazionali.
Il certificato relativo ai rendiconti finanziari e ai relativi conti è obbligatorio per i pagamenti intermedi e per i pagamenti a titolo di saldo nei seguenti casi:
a)
sovvenzioni per un’azione per le quali l’importo assegnato nella forma di cui all’articolo 123, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario è pari o superiore a 750 000 EUR, se gli importi cumulativi delle domande di pagamento in quella forma ammontano ad almeno 325 000 EUR;
b)
sovvenzioni di funzionamento per le quali l’importo assegnato nella forma di cui all’articolo 123, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario è pari o superiore a 100 000 EUR.
In funzione di una valutazione dei rischi, l’ordinatore responsabile può inoltre esentare dall’obbligo di presentare il certificato relativo ai rendiconti finanziari e ai relativi conti i seguenti beneficiari:
a)
gli organismi pubblici e le organizzazioni internazionali di cui all’articolo 43;
b)
i beneficiari di sovvenzioni in materia di aiuto umanitario, interventi urgenti di protezione civile e di gestione delle situazioni di crisi, salvo per il pagamento del saldo;
c)
per i pagamenti del saldo, i beneficiari di sovvenzioni in materia di aiuto umanitario che hanno firmato una convenzione quadro di partenariato o ai quali è stata notificata una decisione quadro di partenariato di cui all’articolo 178 ed hanno un sistema di controllo che offre garanzie equivalenti per quei pagamenti;
d)
i beneficiari di più sovvenzioni, i quali abbiano fornito una certificazione indipendente che offre garanzie equivalenti relativamente ai sistemi di controllo e alla metodologia utilizzata per la predisposizione delle domande.
L’ordinatore responsabile può inoltre esentare dall’obbligo di presentare il certificato relativo ai rendiconti finanziari e ai relativi conti nei casi in cui la revisione contabile è stata svolta o verrà svolta direttamente da funzionari della Commissione o da un organismo abilitato a svolgerla per suo conto, che offre assicurazioni equivalenti in merito ai costi dichiarati.
In caso di convenzione tra la Commissione e più beneficiari, le soglie di cui al terzo comma, lettere a) e b), si applicano a ciascun beneficiario.
4. In funzione di una valutazione dei rischi, l’ordinatore responsabile può richiedere, a sostegno di qualsiasi pagamento, una relazione sulla verifica operativa, redatta da un terzo indipendente riconosciuto dall’ordinatore responsabile. Ove richiesto dall’ordinatore responsabile, la relazione sulla verifica è allegata alla domanda di pagamento e i corrispondenti costi sono ammissibili alle stesse condizioni applicabili ai costi inerenti ai certificati di revisione contabile stabilite all’articolo 126 del regolamento finanziario. La relazione sulla verifica deve attestare che la verifica operativa è stata svolta secondo una metodologia approvata dall’ordinatore responsabile e se l’azione o il programma di lavoro sono stati effettivamente attuati conformemente alle condizioni stabilite nella convenzione o decisione di sovvenzione.
Articolo 208
Sospensione e riduzione della sovvenzione
(Articolo 135 del regolamento finanziario)
1. L’esecuzione della convenzione o decisione di sovvenzione, la partecipazione di un beneficiario alla loro esecuzione ovvero i pagamenti possono essere sospesi allo scopo di verificare se siano stati effettivamente commessi presunti errori sostanziali, irregolarità, frodi o violazione degli obblighi. Se non sono confermati, l’esecuzione riprende quanto prima.
2. In caso d’inesecuzione o di esecuzione difettosa, parziale o tardiva dell’azione o del programma di lavoro autorizzato, l’ordinatore responsabile, dopo aver dato al beneficiario l’opportunità di presentare osservazioni, riduce la sovvenzione o la recupera proporzionalmente, in funzione della fase della procedura.
CAPO 5
Esecuzione
Articolo 209
Appalti di esecuzione
(Articolo 137 del regolamento finanziario)
1. Fatta salva l’applicazione della direttiva 2004/18/CE, quando l’esecuzione dell’azione o del programma di lavoro richiede l’aggiudicazione di appalti, il beneficiario della sovvenzione, evitando ogni conflitto d’interessi, aggiudica l’appalto all’offerta più vantaggiosa o, se del caso, all’offerta che presenta il prezzo più basso.
2. Quando l’attuazione dell’azione o del programma di lavoro richiede l’aggiudicazione di un appalto di valore superiore a 60 000 EUR, l’ordinatore responsabile può prescrivere al beneficiario di osservare determinate norme specifiche oltre a quelle di cui al paragrafo 1.
Tali norme sono basate sulle norme contenute nel regolamento finanziario e sono stabilite tenendo conto in particolare del valore degli appalti di cui trattasi, dell’entità relativa del contributo dell’Unione rispetto al costo totale dell’azione e dei rischi correlati. Le norme specifiche sono incluse nella decisione o convenzione di sovvenzione.
Articolo 210
Sostegno finanziario a terzi
(Articolo 137 del regolamento finanziario)
Sempre che gli obiettivi o i risultati da conseguire siano indicati in modo sufficientemente particolareggiato nelle condizioni di cui all’articolo 137, paragrafo 1, del regolamento finanziario, il margine discrezionale può considerarsi escluso se la decisione o convenzione di sovvenzione specifica anche quanto segue:
a)
l’importo massimo del sostegno finanziario che può essere versato a terzi, che non deve essere superiore a 60 000 EUR, a meno che esso non sia l’obiettivo primario dell’azione, e i criteri da applicare per determinare l’importo esatto;
b)
i diversi tipi di attività che possono beneficiare del sostegno finanziario, sulla base di un elenco tassativo;
c)
la definizione delle persone o delle categorie di persone che possono beneficiare di tale sostegno finanziario e i criteri per attribuirlo.
TITOLO VII
PREMI
Articolo 211
Programmazione
(Articolo 138, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Ogni ordinatore responsabile predispone un programma di lavoro annuale o pluriennale in materia di premi. Il programma è adottato dall’istituzione interessata e viene pubblicato al più presto, e comunque entro il 31 marzo dell’anno d’esecuzione, sul sito internet dell’istituzione dedicato ai premi.
Nel programma di lavoro figurano il periodo interessato, l’eventuale atto di base, gli obiettivi perseguiti, i risultati attesi nonché il calendario indicativo dei concorsi con indicazione del rispettivo importo indicativo del premio.
Il programma di lavoro contiene inoltre le informazioni di cui all’articolo 94 affinché la decisione che lo adotta sia considerata la decisione di finanziamento relativa ai premi dell’esercizio in questione.
2. Per apportare eventuali modifiche sostanziali al programma di lavoro, è necessario procedere per ciascuna modifica all’adozione e alla pubblicazione supplementare, secondo le modalità di cui al paragrafo 1.
Articolo 212
Regole di concorso
(Articolo 138, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Le regole di concorso dispongono quanto segue:
a)
le condizioni di partecipazione, che stabiliscono almeno:
i)
i criteri di ammissibilità;
ii)
le modalità e il termine finale di iscrizione dei partecipanti, se necessaria, e di presentazione delle proposte, alle condizioni previste al paragrafo 2;
iii)
l’esclusione dei partecipanti che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, e agli articoli 107, 108 e 109 del regolamento finanziario;
iv)
la responsabilità esclusiva dei partecipanti in caso di azioni legali inerenti alle attività svolte nell’ambito del concorso;
v)
l’accettazione da parte dei vincitori dei controlli e delle revisioni contabili della Commissione, dell’OLAF e della Corte dei conti nonché degli obblighi in materia di pubblicità specificati dalle regole del concorso;
vi)
che al concorso si applica il diritto dell’Unione, integrato se necessario dal diritto nazionale indicato nelle regole del concorso;
vii)
il giudice o il tribunale arbitrale competente per le controversie;
viii)
che ai partecipanti che hanno dichiarato il falso, ovvero hanno commesso irregolarità o frodi, possono essere irrogate sanzioni finanziarie o amministrative, secondo le modalità stabilite all’articolo 145 e in proporzione al valore dei premi;
b)
i criteri di attribuzione, tali da consentire di valutare la qualità delle proposte rispetto agli obiettivi perseguiti e ai risultati attesi nonché di stabilire obiettivamente il vincitore;
c)
l’importo del premio o dei premi;
d)
le modalità di versamento dei premi ai vincitori dopo l’attribuzione.
Ai fini del primo comma, lettera a), punto i), i beneficiari di sovvenzioni dell’Unione sono ammissibili, se non altrimenti disposto dalle regole del concorso.
Ai fini del primo comma, lettera a), punto vi), può essere prevista una deroga in caso di partecipazione di organizzazioni internazionali.
2. Per la presentazione delle proposte l’ordinatore responsabile sceglie mezzi di comunicazione a carattere non discriminatorio e che non hanno l’effetto di limitare l’accesso dei partecipanti al concorso.
I mezzi di comunicazione prescelti permettono di garantire il rispetto delle seguenti condizioni:
a)
che ogni proposta contenga tutte le informazioni necessarie per la sua valutazione;
b)
che sia tutelata l’integrità dei dati;
c)
che sia tutelata la riservatezza delle proposte;
d)
che sia assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
3. Le regole di concorso possono fissare le condizioni di annullamento del concorso, in particolare nel caso in cui i suoi obiettivi non possano essere conseguiti oppure quando risulterebbe vincitrice una persona fisica o giuridica che non soddisfa le condizioni di partecipazione.
4. Le regole di concorso sono pubblicate sul sito internet delle istituzioni dell’Unione. Inoltre, possono essere pubblicate con ogni altro mezzo adeguato, in particolare la Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, qualora sia necessario garantire ulteriore pubblicità presso i potenziali partecipanti. Le regole di concorso possono essere pubblicate a decorrere dall’adozione della decisione di finanziamento di cui all’articolo 84 del regolamento finanziario, anche nel corso dell’anno precedente l’esecuzione del bilancio. Anche ogni modifica del testo delle regole di concorso va pubblicata secondo le stesse modalità.
Articolo 213
Pubblicazione ex post
(Articolo 138, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Le informazioni relative ai premi attribuiti nel corso dell’esercizio finanziario sono pubblicate conformemente all’articolo 21.
2. Dopo la pubblicazione di cui al paragrafo 1, la Commissione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio, su loro richiesta, una relazione riguardante:
a)
il numero di partecipanti dell’anno precedente;
b)
il numero di partecipanti e la percentuale di proposte prescelte per ogni concorso;
c)
l’elenco degli esperti che hanno fatto parte dei gruppi di valutazione dell’anno precedente, con indicazione della procedura con cui sono stati selezionati.
Articolo 214
Valutazione
(Articolo 138, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
1. Ai fini della valutazione delle proposte, l’ordinatore responsabile designa un gruppo composto da un numero minimo di tre esperti, che possono essere esperti esterni o persone in rappresentanza di non meno di due entità organizzative delle istituzioni o degli organismi di cui agli articoli 62 e 208 del regolamento finanziario, senza rapporto gerarchico tra loro, tranne nelle rappresentanze e negli organismi locali di cui all’articolo 72 nonché negli organismi delegati di cui agli articoli 62 e 208 del regolamento finanziario, se mancano entità distinte.
Gli esperti di cui al primo comma devono soddisfare i requisiti in materia di conflitto d’interessi stabiliti all’articolo 57 del regolamento finanziario.
Gli esperti esterni dichiarano di non trovarsi in una situazione di conflitto d’interessi al momento della nomina e di impegnarsi a informare l’ordinatore responsabile dell’eventuale insorgenza di un conflitto d’interessi nel corso della procedura di valutazione.
2. Alla fine dei lavori del gruppo, i membri firmano un verbale che riprende tutte le proposte esaminate, con la valutazione della loro qualità e l’indicazione di quelle che possono essere premiate. Il verbale può essere firmato mediante un sistema computerizzato che consenta un’autenticazione sufficiente del firmatario.
Il verbale di cui al primo comma è conservato a fini di riferimento ulteriore.
3. L’ordinatore responsabile decide quindi se attribuire o no i premi. Tale decisione precisa inoltre quanto segue:
a)
l’oggetto e l’importo totale degli eventuali premi attribuiti;
b)
i nominativi degli eventuali vincitori, l’importo dei premi attribuiti a ciascun vincitore e i motivi della scelta;
c)
i nominativi dei partecipanti esclusi e i motivi dell’esclusione.
Articolo 215
Informazione e notifica
(Articolo 138, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
1. I partecipanti sono informati quanto prima del risultato della valutazione della propria proposta, e in ogni caso entro 15 giorni di calendario dalla decisione di attribuzione presa dall’ordinatore responsabile.
2. La decisione di attribuzione del premio è notificata al vincitore e costituisce l’impegno giuridico a norma dell’articolo 86 del regolamento finanziario.
TITOLO VIII
STRUMENTI FINANZIARI
Articolo 216
Selezione delle entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari di gestione indiretta
(Articolo 139 del regolamento finanziario)
1. Ai fini dell’attuazione degli strumenti finanziari di gestione indiretta, la Commissione deve avere la prova che l’entità delegata soddisfa le condizioni di cui all’articolo 60, paragrafo 2, del regolamento finanziario. Una volta ottenuta questa prova, essa rimane valida per qualsiasi futura attuazione degli strumenti finanziari da parte dell’entità interessata, a meno che non vengano apportate modifiche sostanziali ai sistemi, alle norme e alle procedure delle entità delegate cui si applicano tali condizioni.
2. Per la selezione delle entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari a norma dell’articolo 61, paragrafo 2, del regolamento finanziario, la Commissione pubblica un invito alle entità delegate potenziali. Tale invito include i criteri di selezione e di aggiudicazione.
L’invito di cui al primo comma specifica altresì se l’entità delegata è tenuta ad assegnare le proprie risorse finanziarie allo strumento finanziario in questione oppure a condividere i rischi. Se tale indicazione è presente, e se è necessario per ridurre i rischi di conflitti di interessi, l’invito specifica altresì che l’entità delegata è tenuta a proporre misure in materia di allineamento degli interessi di cui all’articolo 140, paragrafo 2, del regolamento finanziario. Le misure relative all’allineamento degli interessi sono incluse nell’accordo dello strumento finanziario in questione.
La Commissione avvia un dialogo trasparente e obiettivo con le entità che soddisfano i criteri di selezione, evitando di dare luogo a conflitti di interessi. Dopo il dialogo, la Commissione firma accordi di delega con la o le entità che hanno presentato le proposte economicamente più vantaggiose, precisando se la modalità prevista è l’assegnazione delle loro risorse finanziarie o la condivisione dei rischi.
3. La Commissione può avviare negoziati diretti con potenziali entità delegate prima di firmare gli accordi di delega quando l’entità delegata è designata nel pertinente atto di base o menzionata all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto iii), del regolamento finanziario, o in casi eccezionali debitamente giustificati e adeguatamente documentati, in particolare se:
a)
nessuna proposta idonea è stata presentata a seguito di un invito alle entità incaricate potenziali;
b)
strumenti finanziari con caratteristiche specifiche esigono un particolare tipo di entità delegata, in forza della sua competenza tecnica, del suo alto grado di specializzazione o del suo potere amministrativo;
c)
per motivi di estrema urgenza determinata da avvenimenti imprevedibili non imputabili all’Unione, è impossibile rispettare la procedura di cui al paragrafo 2.
Articolo 217
Contenuto degli accordi di delega con le entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari di gestione indiretta
(Articolo 139 del regolamento finanziario)
Oltre ai requisiti di cui all’articolo 40, l’accordo di delega con le entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari comprende disposizioni adeguate per assicurare il rispetto dei principi e delle condizioni stabiliti all’articolo 140 del regolamento finanziario. In particolare gli accordi di delega comprendono:
a)
la descrizione dello strumento finanziario, compresa la sua strategia o politica di investimento, il tipo di sostegno fornito, i criteri di ammissibilità degli intermediari finanziari e dei destinatari, nonché gli ulteriori requisiti operativi che recepiscono gli obiettivi dello strumento;
b)
la forchetta di valori obiettivo necessaria per ottenere un effetto moltiplicatore;
c)
una definizione delle attività non ammissibili e dei criteri di esclusione;
d)
disposizioni atte a garantire l’allineamento degli interessi e a far fronte a potenziali conflitti di interessi;
e)
disposizioni per la selezione degli intermediari finanziari a norma dell’articolo 139, paragrafo 4, secondo comma, del regolamento finanziario e per la creazione di veicoli di investimento dedicati, se del caso;
f)
disposizioni relative alla responsabilità dell’entità delegata e delle altre entità che partecipano all’attuazione dello strumento finanziario;
g)
disposizioni sulla composizione delle controversie;
h)
disposizioni sulla governance dello strumento finanziario;
i)
disposizioni riguardanti l’utilizzo e il riutilizzo del contributo dell’Unione conformemente all’articolo 140, paragrafo 6, del regolamento finanziario;
j)
disposizioni relative alla gestione dei contributi dell’Unione e dei conti fiduciari, compresi i rischi di controparte, le operazioni di tesoreria accettabili, le responsabilità delle parti, le azioni correttive in caso di saldi eccessivi sui conti fiduciari, la documentazione e la trasmissione di relazioni;
k)
disposizioni relative alla remunerazione dell’entità delegata, comprese le commissioni di gestione, e al calcolo e al versamento dei costi e delle tasse di gestione all’entità delegata conformemente all’articolo 218;
l)
se del caso, disposizioni relative a un insieme di condizioni per i contributi dei fondi di cui all’articolo 175 del regolamento finanziario, in particolare del Fondo europeo di sviluppo regionale, del Fondo sociale europeo, del Fondo di coesione, del Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale e del futuro Fondo per gli affari marittimi e la pesca (di seguito «Fondi del QSC»);
m)
disposizioni sulla durata, la possibilità di proroga e la risoluzione dello strumento finanziario, comprese le condizioni relative alla chiusura anticipata e, se del caso, le strategie di uscita;
n)
disposizioni per il controllo dell’attuazione del sostegno agli intermediari finanziari e ai destinatari finali, anche attraverso relazioni a cura degli intermediari finanziari;
o)
se del caso, il tipo e la natura delle eventuali operazioni di copertura di cui all’articolo 219.
Articolo 218
Costi e tasse di gestione versati alle entità incaricate
(Articolo 139 del regolamento finanziario)
1. La Commissione remunera le entità incaricate dell’attuazione di uno strumento finanziario mediante onorari legati alle prestazioni, il rimborso delle spese straordinarie e, se l’entità delegata gestisce la tesoreria dello strumento finanziario, onorari per la gestione della tesoreria.
2. Gli onorari basati sulle prestazioni comprendono le spese amministrative destinate a remunerare l’entità delegata per il lavoro svolto nell’attuazione di uno strumento finanziario. Se del caso, possono anche comprendere incentivi legati alle politiche per promuovere la realizzazione degli obiettivi strategici o promuovere i buoni risultati finanziari dello strumento finanziario.
Articolo 219
Norme specifiche riguardanti i conti fiduciari nell’ambito della gestione indiretta
(Articolo 139 del regolamento finanziario)
1. Le entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari possono aprire conti fiduciari a norma dell’articolo 68, paragrafo 7, del regolamento finanziario, a proprio nome ed esclusivamente per conto della Commissione. Le entità delegate trasmettono i relativi estratti conto al servizio competente della Commissione.
2. I conti fiduciari dispongono di un’appropriata liquidità e le attività detenute su tali conti fiduciari sono gestite nel rispetto del principio della sana gestione finanziaria e seguono adeguate norme prudenziali, conformemente all’articolo 140, paragrafo 7, del regolamento finanziario.
3. Per l’attuazione degli strumenti finanziari, le entità delegate non effettuano operazioni di copertura a fini speculativi. Il tipo e la natura delle operazioni di copertura sono approvati ex ante dalla Commissione e inseriti negli accordi di delega di cui all’articolo 217.
Articolo 220
Strumenti finanziari attuati in modalità di gestione diretta
(Articolo 139 del regolamento finanziario)
1. In casi eccezionali, gli strumenti finanziari possono essere attuati in gestione diretta a norma dell’articolo 139, paragrafo 4, del regolamento finanziario, con le seguenti modalità:
a)
un veicolo di investimento dedicato al quale la Commissione partecipa insieme ad altri investitori pubblici o privati, al fine di incrementare l’effetto moltiplicatore del contributo dell’Unione;
b)
prestiti, garanzie, partecipazioni e altri strumenti di condivisione dei rischi diversi dagli investimenti in veicoli di investimento dedicati, forniti direttamente ai destinatari finali o tramite intermediari finanziari.
2. Per l’attuazione degli strumenti finanziari, la Commissione non effettua operazioni di copertura a fini speculativi. Il tipo e la natura delle operazioni di copertura sono approvati ex ante dalla Commissione e inseriti negli accordi conclusi con le entità che attuano lo strumento finanziario.
Articolo 221
Selezione degli intermediari finanziari, dei gestori dei veicoli d’investimento dedicati e dei destinatari finali
(Articolo 139 del regolamento finanziario)
1. Quando la Commissione attua gli strumenti finanziari in gestione diretta o indiretta attraverso veicoli di investimento dedicati, tali veicoli sono istituiti conformemente alla legislazione di uno Stato membro. Essi possono anche essere istituiti in base alle leggi di un paese diverso da uno Stati membro nel settore delle azione esterne. I gestori di tali veicoli sono tenuti, per legge o per contratto, ad agire con la diligenza di un gestore professionale e in buona fede.
2. I gestori dei veicoli di investimento dedicati di cui al paragrafo 1 e gli intermediari finanziari o i destinatari finali degli strumenti finanziari sono selezionati tenendo conto della natura dello strumento finanziario che sarà attuato, dell’esperienza e della capacità operativa e finanziaria delle entità interessate, e/o della redditività economica dei progetti dei destinatari finali. La scelta è trasparente e giustificata da ragioni oggettive e non deve generare conflitti di interessi.
3. Nessun sostegno finanziario è concesso ai gestori dei veicoli di investimento dedicati, agli intermediari finanziari e ai destinatari finali che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, e agli articoli 107, 108 e 109 del regolamento finanziario.
Articolo 222
Condizioni di utilizzo degli strumenti finanziari
(Articolo 140 del regolamento finanziario)
1. Gli strumenti finanziari sono destinati a ovviare alle imperfezioni o alle lacune del mercato oppure a situazioni di investimento non ottimali e forniscono un sostegno soltanto ai destinatari finali ritenuti economicamente vitali nel momento in cui l’Unione concede un sostegno attraverso uno strumento finanziario.
2. Gli strumenti finanziari forniscono ai destinatari finali un sostegno proporzionale. In particolare, il trattamento preferenziale accordato agli investitori che forniscono investimenti congiunti o condivisione dei rischi dovrebbe essere giustificato, proporzionato ai rischi assunti dagli investitori in uno strumento finanziario e limitato al minimo necessario per garantire il loro investimento o la condivisione dei rischi.
Articolo 223
Effetto moltiplicatore
(Articolo 140 del regolamento finanziario)
1. Gli strumenti finanziari sono intesi a ottenere un effetto moltiplicatore del contributo dell’Unione, mobilitando un investimento globale che supera l’entità del contributo dell’Unione.
L’effetto moltiplicatore dei fondi dell’Unione è pari all’importo del finanziamento a favore dei destinatari finali ammissibili diviso per l’importo del contributo dell’Unione.
2. La forchetta di valori obiettivo dell’effetto moltiplicatore si basa su una valutazione ex ante per il corrispondente strumento finanziario.
Articolo 224
Valutazione ex ante degli strumenti finanziari
(Articolo 140 del regolamento finanziario)
1. Gli strumenti finanziari sono basati su valutazioni ex ante che identificano imperfezioni o lacune del mercato, oppure situazioni di investimento non ottimali e valutano gli investimenti necessari per il conseguimento degli obiettivi strategici.
2. La valutazione ex ante deve dimostrare che le esigenze del mercato individuate non possono essere soddisfatte adeguatamente e tempestivamente attraverso attività orientate guidate dal mercato o tipi di intervento dell’Unione diversi dal finanziamento da parte di uno strumento finanziario, quali la regolamentazione, la liberalizzazione, la riforma o altre misure strategiche. Deve determinare la probabilità e gli eventuali costi delle distorsioni di mercato e dell’esclusione dei finanziamenti privati attraverso gli strumenti finanziari e individuare i metodi per ridurre al minimo gli effetti negativi di tali distorsioni.
3. Conformemente al principio di sussidiarietà, la valutazione ex ante deve dimostrare che uno strumento finanziario a livello di Unione risponde alle esigenze del mercato in maniera più adeguata rispetto a strumenti finanziari simili a livello nazionale o regionale, inclusi quelli finanziati dai fondi del QSC. Nel valutare il valore aggiunto del contributo dell’Unione viene tenuto conto di fattori quali la difficoltà di accesso ai finanziamenti a livello nazionale, in particolare per i progetti transfrontalieri, le economie di scala o significativi effetti dimostrativi connessi alla diffusione delle migliori pratiche negli Stati membri.
4. La valutazione ex ante deve individuare il metodo più efficiente per attuare lo strumento finanziario.
5. La valutazione ex ante deve inoltre dimostrare che lo strumento finanziario previsto è compatibile con:
a)
gli strumenti finanziari nuovi ed esistenti, evitando sovrapposizioni indesiderabili e realizzando sinergie ed economie di scala;
b)
gli strumenti finanziari e altre forme di intervento pubblico che riguardano lo stesso contesto di mercato, evitando le contraddizioni e studiando eventuali sinergie.
6. La valutazione ex ante deve determinare la proporzionalità dell’intervento previsto in relazione all’entità del deficit di finanziamento e all’atteso effetto moltiplicatore dello strumento finanziario previsto; deve inoltre esaminare gli effetti qualitativi supplementari, come la diffusione delle migliori pratiche, la promozione efficace degli obiettivi strategici dell’Unione nell’intera catena di attuazione o l’accesso a conoscenze specifiche disponibili presso i soggetti coinvolti nell’attuazione.
7. La valutazione ex ante deve definire una serie di indicatori di risultato appropriati per gli strumenti finanziari proposti e precisare le realizzazioni, i risultati e l’impatto attesi.
8. Una valutazione ex ante distinta degli strumenti finanziari viene effettuata unicamente quando tale valutazione, pienamente conforme ai criteri di cui ai paragrafi da 1 a 7, non è inclusa nella valutazione ex ante o in una valutazione dell’impatto del programma o dell’attività oggetto di un atto di base.
Articolo 225
Monitoraggio degli strumenti finanziari
(Articolo 140 del regolamento finanziario)
1. Al fine di garantire un monitoraggio armonizzato degli strumenti finanziari di cui all’articolo 140, paragrafo 12, del regolamento finanziario, l’ordinatore responsabile predispone un sistema di monitoraggio allo scopo di contribuire a fornire una ragionevole garanzia che i fondi dell’Unione sono utilizzati conformemente all’articolo 32, paragrafo 2, del regolamento finanziario.
2. Il sistema di monitoraggio è utilizzato per valutare i progressi compiuti nell’attuazione ai fini del conseguimento degli obiettivi strategici espressi negli indicatori di realizzazione e di risultato stabiliti conformemente alla valutazione ex ante, e per analizzare la conformità dell’attuazione con i requisiti definiti a norma dell’articolo 140, paragrafo 2, del regolamento finanziario e fornire la base per la relazione della Commissione a norma dell’articolo 38, paragrafo 5, e dell’articolo 140, paragrafo 8, del regolamento finanziario.
3. Nel caso della gestione indiretta, il monitoraggio della Commissione si basa sulle relazioni e sui rendiconti trasmessi dalle entità delegate, sulle revisioni contabili disponibili e sui controlli effettuati dall’entità delegata, tenendo in debito conto la dichiarazione di gestione dell’entità delegata, nonché il parere dell’organismo di revisione contabile indipendente di cui all’articolo 60, paragrafo 5, del regolamento finanziario. La Commissione esamina le informazioni trasmesse dalle entità delegate e può effettuare controlli, anche a campione, agli opportuni livelli di attuazione fino ai destinatari finali.
Il monitoraggio da parte dell’entità delegata si basa sulle relazioni e sui rendiconti trasmessi dagli intermediari finanziari, sulle revisioni contabili disponibili e sui controlli effettuati dall’intermediario finanziario, tenendo in debito conto la dichiarazione di gestione dell’intermediario finanziario e il parere dei revisori indipendenti.
Se manca l’intermediario finanziario, l’entità delegata provvede direttamente a monitorare l’utilizzazione dello strumento finanziario sulla base delle relazioni e dei rendiconti trasmessi dai destinatari finali.
L’entità delegata riesamina, se del caso sulla base di un campione, le informazioni fornite dagli intermediari finanziari o dai destinatari finali ed effettua i controlli conformemente all’accordo di cui all’articolo 217.
4. Nel caso della gestione diretta, il monitoraggio della Commissione si basa sulle relazioni e sui rendiconti trasmessi dagli intermediari finanziari e dai destinatari finali, fatti salvi i controlli del caso. Le disposizioni di cui al paragrafo 3 si applicano, mutatis mutandis, alla gestione diretta.
5. Gli accordi relativi all’attuazione dello strumento finanziario contengono le disposizioni necessarie per l’applicazione dei paragrafi da 1 a 4.
Articolo 226
Trattamento dei contributi dei fondi del QSC
(Articolo 140 del regolamento finanziario)
1. È tenuta una contabilità separata per i contributi dei fondi del QSC agli strumenti finanziari istituiti a norma del titolo VIII del regolamento finanziario e sostenuti dai fondi del QSC conformemente alla normativa settoriale.
2. I contributi dei fondi del QSC sono iscritti in una contabilità separata e utilizzati conformemente agli obiettivi dei rispettivi fondi del QSC per azioni e destinatari finali compatibili con il programma o i programmi da cui sono effettuati i contributi.
3. Per quanto riguarda i contributi dei fondi del QSC agli strumenti finanziari istituiti a norma del titolo VIII del regolamento finanziario, si applica la normativa settoriale.
TITOLO IX
RENDICONTO E CONTABILITÀ
CAPO 1
Rendiconto
Articolo 227
Relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria dell’esercizio
(Articolo 142 del regolamento finanziario)
La relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria dell’esercizio espone fedelmente quanto segue:
a)
il conseguimento degli obiettivi dell’esercizio, secondo il principio della sana gestione finanziaria;
b)
la situazione finanziaria e gli eventi che hanno esercitato un’incidenza significativa sulle attività svolte durante l’esercizio.
La relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria è distinta dalle relazioni sull’esecuzione del bilancio.
Articolo 228
Deroga ai principi contabili
(Articolo 144 del regolamento finanziario)
Qualora i contabili ritengano che in un caso particolare sia necessario derogare al contenuto di uno dei principi contabili enunciati nelle norme contabili dell’Unione, la deroga deve essere segnalata e debitamente motivata nelle note degli stati finanziari di cui all’articolo 232.
Articolo 229
Documenti giustificativi
(Articolo 144 del regolamento finanziario)
1. Ogni scrittura si basa su documenti giustificativi datati e numerati, su supporto cartaceo o su un supporto che garantisca l’affidabilità e la conservazione del suo contenuto per i periodi di cui all’articolo 48.
2. Le operazioni della stessa natura, realizzate nello stesso luogo e nello stesso giorno, possono essere riepilogate su un documento giustificativo unico.
Articolo 230
Conto economico
(Articolo 145 del regolamento finanziario)
Il conto economico riflette i proventi e gli oneri dell’esercizio che sono classificati in funzione della loro natura.
Articolo 231
Situazione dei flussi di cassa
(Articolo 145 del regolamento finanziario)
La situazione dei flussi di cassa riporta i flussi di cassa durante il periodo in oggetto indicando l’evoluzione tra gli importi di tesoreria di apertura e di chiusura.
La tesoreria è costituita dai seguenti elementi:
a)
liquidità;
b)
conti e depositi bancari a vista;
c)
altri valori disponibili che possono rapidamente essere trasformati in denaro e il cui valore è stabile.
Articolo 232
Note degli stati finanziari
(Articolo 145 del regolamento finanziario)
Le note di cui all’articolo 145 del regolamento finanziario sono parte integrante degli stati finanziari. Le note comportano almeno le seguenti informazioni:
a)
i principi contabili, le norme e i metodi contabili;
b)
le note esplicative, che forniscono informazioni supplementari non presentate nel corpo degli stati finanziari ma necessarie per una rappresentazione fedele.
Articolo 233
Conto di risultato dell’esecuzione del bilancio
(Articolo 146 del regolamento finanziario)
1. Il conto di risultato dell’esecuzione del bilancio comporta quanto segue:
a)
un’informazione sulle entrate comprendente:
i)
l’evoluzione delle previsioni del bilancio in entrate;
ii)
l’esecuzione del bilancio in entrate;
iii)
l’evoluzione dei diritti accertati;
b)
informazioni che illustrano l’evoluzione della totalità degli stanziamenti di impegno e di pagamento disponibili;
c)
informazioni che illustrano l’impiego della totalità degli stanziamenti di impegno e di pagamento disponibili;
d)
informazioni sull’evoluzione degli impegni ancora da pagare, riportati dall’esercizio precedente o impegnati nel corso dell’esercizio.
2. Per quanto riguarda le informazioni sulle entrate, è unito anche uno stato dal quale risulta, per ciascuno Stato membro, la ripartizione degli importi ancora da recuperare alla fine dell’esercizio corrispondenti a risorse proprie coperte da un ordine di riscossione.
Articolo 234
Modalità di trasmissione dei conti
(Articolo 148 del regolamento finanziario)
I conti provvisori e i conti definitivi di cui agli articoli 147 e 148 del regolamento finanziario possono essere trasmessi per via elettronica.
CAPO 2
Contabilità
Sezione 1
Organizzazione contabile
Articolo 235
Organizzazione contabile
(Articolo 151 del regolamento finanziario)
1. Il contabile di ogni istituzione e organismo di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario elabora e tiene aggiornata una documentazione che descrive l’organizzazione e le procedure contabili della propria istituzione o del proprio organismo.
2. Le entrate e le spese di bilancio sono registrate nel sistema informatico di cui all’articolo 236 secondo la natura economica dell’operazione, in entrate o in spese correnti o in capitale.
Articolo 236
Sistemi informatici
(Articolo 151 del regolamento finanziario)
1. La contabilità è tenuta con l’ausilio di un sistema informatico integrato.
2. L’organizzazione della contabilità tenuta mediante sistemi e sottosistemi informatici impone una descrizione completa dei sistemi e sottosistemi.
Tale descrizione definisce il contenuto di tutti i campi di dati e precisa il modo in cui il sistema tratta le singole operazioni. Precisa in quale modo il sistema garantisce l’esistenza di una pista di controllo completa per ciascuna operazione e per qualsiasi modificazione apportata ai sistemi e sottosistemi informatici, in modo da poter identificare in qualsiasi momento la natura e l’autore dei cambiamenti.
Le descrizioni dei sistemi e dei sottosistemi contabili informatici segnalano, se necessario, i legami esistenti tra questi e il sistema contabile centrale, in particolare per quanto concerne il trasferimento dei dati e il raffronto dei saldi.
3. L’accesso ai sistemi e sottosistemi informatici è limitato alle persone incluse in un elenco di utenti autorizzati, tenuto e aggiornato da ciascuna istituzione.
Sezione 2
Libri contabili
Articolo 237
Libri contabili
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
Ogni istituzione od organismo di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario tiene un libro giornale, un libro mastro e almeno i libri ausiliari dei crediti, dei debiti e delle immobilizzazioni, tranne nei casi non giustificati da considerazioni inerenti al rapporto costi-benefici.
I libri contabili consistono in documenti informatici perfettamente identificati dal contabile e che offrono ogni garanzia in materia di prova.
Le scritture del libro giornale sono riportate nei conti del libro mastro, dettagliate secondo il piano contabile di cui all’articolo 212.
Il libro giornale e il libro mastro possono essere dettagliati in giornali ausiliari e libri ausiliari il cui numero è determinato dall’importanza e dalle esigenze.
Le scritture registrate nei giornali e libri ausiliari sono centralizzate almeno ogni mese nel libro giornale e nel libro mastro.
Articolo 238
Situazione contabile generale
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
Ogni istituzione e organismo di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario elabora una situazione contabile che riflette tutti i conti della contabilità generale, compresi i conti saldati nel corso dell’esercizio, ciascuno dei quali comporta quanto segue:
a)
il numero del conto;
b)
la denominazione;
c)
il totale degli addebiti;
d)
il totale degli accrediti;
e)
il saldo.
Articolo 239
Corrispondenza tra i dati contabili
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
1. I dati iscritti nel libro mastro generale sono tenuti e organizzati in modo da giustificare il contenuto di ogni conto figurante nella situazione contabile generale.
2. Per l’inventario delle immobilizzazioni si applicano gli articoli da 246 a 253.
Sezione 3
Registrazione
Articolo 240
Scritture contabili
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
1. Le scritture sono tenute secondo il metodo detto della «partita doppia», a norma del quale ogni movimento o variazione registrato nella contabilità è rappresentato da una scrittura che stabilisce un’equivalenza tra l’addebito e l’accredito ai diversi conti cui la scrittura si riferisce.
2. Il controvalore in euro di un’operazione espressa in una valuta diversa dall’euro è calcolato e contabilizzato.
Le operazioni in valuta dei conti rivalutabili sono oggetto di una rivalutazione monetaria almeno in occasione di ogni chiusura contabile.
La rivalutazione è effettuata ai corsi determinati a norma dell’articolo 6.
Il corso di cambio da applicare per la conversione tra l’euro e un’altra valuta, ai fini della stesura del bilancio al 31 dicembre dell’anno N, è quello dell’ultimo giorno lavorativo dell’anno N.
3. Le norme contabili dell’Unione stabilite a norma dell’articolo 152 del regolamento finanziario precisano le regole per la conversione e la nuova valutazione da prevedere ai fini della contabilità per competenza.
Articolo 241
Registrazioni contabili
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
Ogni registrazione contabile precisa l’origine, il contenuto e l’imputazione di ogni dato e i riferimenti del documento giustificativo pertinente.
Articolo 242
Registrazione nel libro giornale
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
Le operazioni contabili sono registrate nel libro giornale secondo uno dei seguenti metodi, l’uno dei quali non esclude l’altro:
a)
giorno per giorno, operazione per operazione;
b)
mediante riepilogo mensile dei totali delle operazioni, a condizione che vengano conservati tutti i documenti che permettono di verificare tali operazioni giorno per giorno, operazione per operazione.
Articolo 243
Convalida della registrazione
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
1. Il carattere definitivo delle registrazioni nel libro giornale e nei libri mastri ausiliari è garantito da una procedura di convalida che vieta qualsiasi modificazione o soppressione della registrazione.
2. Al più tardi prima della presentazione degli stati finanziari definitivi è applicata una procedura di chiusura destinata a fissare la cronologia e garantire l’intangibilità delle registrazioni.
Sezione 4
Riconciliazione e verifica
Articolo 244
Riconciliazione
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
1. I saldi dei conti della situazione contabile generale sono riconciliati periodicamente e almeno in occasione della chiusura annuale con i dati dei sistemi di gestione utilizzati dagli ordinatori per la gestione degli elementi patrimoniali e per l’alimentazione quotidiana del sistema contabile.
2. Periodicamente, e almeno in occasione di ogni chiusura dei conti, il contabile verifica se i saldi bancari corrispondono alla realtà, in particolare come segue:
a)
per gli averi in banca, mediante riconciliazione degli estratti conto trasmessi dalle istituzioni finanziarie,
b)
per i fondi detenuti in cassa, mediante riconciliazione con i dati del libro di cassa.
Per quanto riguarda i conti delle immobilizzazioni, la verifica è realizzata conformemente all’articolo 250.
3. I conti interistituzionali di collegamento sono riconciliati mensilmente.
4. I conti provvisori sono aperti ed esaminati annualmente dal contabile. Tali conti sono sotto la responsabilità dell’ordinatore, che procede alla loro liquidazione quanto prima.
Sezione 5
Contabilità di bilancio
Articolo 245
Contabilità di bilancio
(Articolo 156 del regolamento finanziario)
1. La contabilità di bilancio registra quanto segue, per ogni suddivisione del bilancio:
a)
per quanto riguarda le spese:
i)
gli stanziamenti autorizzati nel bilancio iniziale, gli stanziamenti iscritti nei bilanci rettificativi, gli stanziamenti riportati, gli stanziamenti aperti a seguito della riscossione di entrate con destinazione specifica, gli stanziamenti risultanti da storni e la somma totale degli stanziamenti così disponibili;
ii)
gli impegni e i pagamenti dell’esercizio;
b)
per quanto riguarda le entrate:
i)
le previsioni iscritte nel bilancio iniziale, le previsioni iscritte nei bilanci rettificativi, le entrate con destinazione specifica e la somma totale delle previsioni così formulate;
ii)
i diritti accertati e le riscossioni dell’esercizio;
c)
la registrazione degli impegni ancora da pagare e delle entrate ancora da recuperare degli esercizi precedenti.
Gli stanziamenti di impegno e gli stanziamenti di pagamento di cui al primo comma, lettera a), sono registrati e seguiti separatamente.
Sono inoltre registrati nella contabilità di bilancio gli impegni accantonati globali relativi al Fondo europeo agricolo di garanzia (in prosieguo «FEAGA»), e i pagamenti corrispondenti.
Detti impegni sono presentati tenendo conto dell’insieme degli stanziamenti del FEAGA.
2. La contabilità di bilancio consente di seguire separatamente quanto segue:
a)
l’impiego degli stanziamenti riportati e degli stanziamenti dell’esercizio;
b)
la liquidazione degli impegni che restano da liquidare.
Per quanto riguarda le entrate, i crediti ancora da riscuotere degli esercizi precedenti sono seguiti separatamente.
3. La contabilità di bilancio può essere organizzata in modo da consentire una contabilità analitica.
4. La contabilità di bilancio è tenuta mediante sistemi informatici in libri o su schede.
CAPO 3
Inventario delle immobilizzazioni
Articolo 246
Inventario delle immobilizzazioni
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
Il sistema d’inventario delle immobilizzazioni è elaborato dall’ordinatore con l’assistenza del contabile. Il sistema d’inventario fornisce tutte le informazioni necessarie alla tenuta della contabilità e alla conservazione degli attivi.
Articolo 247
Conservazione dei beni
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
Ciascuna istituzione e ciascun organismo di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario decide le disposizioni relative alla conservazione dei beni ripresi nei bilanci finanziari rispettivi e determinano gli uffici amministrativi responsabili del sistema d’inventario.
Articolo 248
Iscrizione dei beni nell’inventario
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
Si devono iscrivere nell’inventario e registrare nei conti delle immobilizzazioni tutti i beni acquisiti, non di consumo, la cui durata d’utilizzo è superiore a un anno e il cui prezzo di acquisto o costo di produzione è superiore a quello indicato nelle norme contabili dell’Unione adottate ai sensi dell’articolo 152 del regolamento finanziario.
Articolo 249
Contenuto dell’inventario per i beni
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
L’inventario riprende un’adeguata descrizione del bene, ne precisa l’ubicazione o, per i beni mobili, il servizio o la persona responsabili, la data d’acquisizione ed il costo unitario.
Articolo 250
Controlli dell’inventario dei beni mobili
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
I controlli dell’inventario da parte delle istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario sono eseguiti in modo da accertare l’esistenza materiale di ciascun bene e la sua conformità all’iscrizione nell’inventario. Il controllo è effettuato nell’ambito di un programma annuale di verifica, tranne che per le immobilizzazioni materiali e immateriali che sono sottoposte a controllo effettuato almeno su base triennale.
Articolo 251
Rivendita di beni materiali
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
I membri, i funzionari o agenti e ogni altro dipendente delle istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario non possono essere acquirenti dei beni rivenduti dalle istituzioni e organismi, tranne quando tali beni sono rivenduti mediante procedura di aggiudicazione pubblica.
Articolo 252
Procedura di vendita di beni materiali
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
1. Le vendite di beni materiali sono oggetto di un’adeguata pubblicità locale quando il valore d’acquisto unitario dei beni è pari o superiore a 8 100 EUR. Il periodo compreso tra la data di pubblicazione dell’ultimo avviso e la stipulazione del contratto di vendita è di almeno quattordici giorni di calendario.
Le vendite di cui al primo comma sono oggetto di un avviso di vendita pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, quando il valore d’acquisto unitario dei beni è pari o superiore a 391 100 EUR. Può inoltre essere fatta adeguata pubblicità nella stampa degli Stati membri. Il periodo compreso tra la data di pubblicazione dell’avviso nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e la stipulazione del contratto di vendita è di almeno un mese.
2. Le istituzioni e gli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario possono rinunciare alla pubblicità, quando il suo costo eccede l’utile atteso dell’operazione.
3. Nelle vendite di beni materiali le istituzioni e gli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario mirano a ottenere in ogni caso il miglior prezzo.
4. I paragrafi 1, 2 e 3 non si applicano alle vendite tra le istituzioni dell’Unione e i loro organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario.
Articolo 253
Procedura di cessione di beni materiali
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
La cessione, a titolo oneroso o gratuito, lo scarto, la locazione e la scomparsa in seguito a perdita, furto o altre cause, dei beni inventariati, compresi gli immobili, sono registrati dall’ordinatore con una dichiarazione o un verbale.
La dichiarazione o il verbale constatano in particolare l’eventuale obbligo di sostituzione a carico del funzionario o altro agente dell’Unione o di qualsiasi altra persona.
La disponibilità di beni immobili o di grandi impianti può essere concessa a titolo gratuito mediante contratti ed è oggetto di una comunicazione annuale al Parlamento europeo e al Consiglio in sede di presentazione del progetto di bilancio.
I membri, i funzionari o agenti e ogni altro dipendente delle istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario non possono beneficiare dei beni inventariati ceduti a titolo gratuito o scartati.
Articolo 254
Inventario e pubblicità delle vendite nelle delegazioni dell’Unione
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
1. Per le delegazioni dell’Unione, gli inventari permanenti dei beni mobili che costituiscono il patrimonio dell’Unione sono tenuti sul posto. Sono regolarmente comunicati agli uffici centrali secondo le modalità decise da ciascuna istituzione.
I beni mobili in transito verso le delegazioni dell’Unione sono iscritti in un elenco provvisorio in attesa di essere registrati negli inventari permanenti.
2. Le vendite di beni mobili delle delegazioni dell’Unione sono oggetto di pubblicità secondo gli usi locali.
PARTE SECONDA
DISPOSIZIONI PARTICOLARI
TITOLO I
RICERCA
Articolo 255
Tipologia delle azioni
(Articolo 181 del regolamento finanziario)
1. Le azioni dirette sono eseguite dagli istituti del Centro comune di ricerca (in prosieguo «JRC») e di norma integralmente finanziate dal bilancio. Consistono in quanto segue:
a)
programmi di ricerca;
b)
attività di ricerca esplorativa;
c)
attività di sostegno scientifico e tecnico di natura istituzionale.
2. Il JRC può partecipare alle azioni indirette alle condizioni stabilite all’articolo 183 del regolamento finanziario.
3. Le previsioni di crediti di cui all’articolo 181, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono trasmesse al contabile affinché vengano registrate.
Articolo 256
Disposizioni complementari applicabili al JRC
(Articolo 183 del regolamento finanziario)
1. Le altre attività di natura concorrenziale svolte dal JRC consistono in quanto segue:
a)
attività a seguito di procedure di concessione di sovvenzioni e di aggiudicazione di appalti;
b)
attività per conto di terzi;
c)
attività intraprese sulla base di un accordo amministrativo con altre istituzioni o altri servizi della Commissione per la prestazione di servizi tecnico-scientifici.
2. Quando le attività realizzate dal JRC per conto di terzi implicano l’aggiudicazione di un appalto, la procedura d’aggiudicazione rispetta i principi di trasparenza e di parità di trattamento.
3. Le previsioni di crediti di cui all’articolo 183, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono trasmesse al contabile affinché vengano registrate.
TITOLO II
AZIONI ESTERNE
CAPO I
Disposizioni generali
Articolo 257
Azioni finanziabili
(Articolo 184 del regolamento finanziario)
Gli stanziamenti relativi alle azioni di cui al titolo IV, capo 1, della parte seconda del regolamento finanziario possono finanziare in particolare appalti, sovvenzioni, compresi gli abbuoni di interessi, prestiti speciali, la garanzia di prestiti e azioni di assistenza finanziaria, di sostegno di bilancio e altre forme specifiche di sostegno di bilancio.
CAPO II
Sostegno di bilancio e fondi fiduciari di donatori diversi
Articolo 258
Ricorso al sostegno di bilancio
(Articolo 186 del regolamento finanziario)
1. Qualora previsto dai pertinenti atti di base, la Commissione può ricorrere al sostegno di bilancio settoriale o generale in un paese terzo beneficiario se sono soddisfatte le condizioni seguenti:
a)
la gestione delle pubbliche finanze del paese partner risulta sufficientemente trasparente, affidabile ed efficace;
b)
il paese partner ha predisposto politiche settoriali o nazionali sufficientemente credibili e pertinenti;
c)
il paese partner ha predisposto politiche macroeconomiche orientate alla stabilità.
2. Le convenzioni stipulate con il paese partner prevedono l’obbligo per il paese in questione di trasmettere alla Commissione informazioni affidabili e tempestive che le consentano di valutare il rispetto delle condizioni di cui al paragrafo 1.
Articolo 259
Fondi fiduciari dell’Unione per le azioni esterne
(Articolo 187 del regolamento finanziario)
I contributi versati da altri donatori sono presi in considerazione quando sono incassati sul conto bancario specifico del fondo fiduciario e per l’importo in euro risultante dalla conversione all’atto dell’accredito sul conto bancario specifico.
Il contributo dell’Unione è trasferito in tempo utile per coprire gli impegni giuridici del fondo fiduciario, tenuto debito conto dei fondi disponibili versati dagli altri donatori.
Gli interessi maturati sul conto bancario specifico del fondo fiduciario sono investiti nel fondo fiduciario stesso, salvo altrimenti disposto nell’atto costitutivo del fondo fiduciario.
Tutte le operazioni effettuate durante l’esercizio sul conto bancario di cui al terzo comma sono debitamente registrate nei conti relativi al fondo fiduciario.
Due volte l’anno, l’ordinatore responsabile provvede alla rendicontazione finanziaria degli interventi effettuati da ogni fondo fiduciario.
I fondi fiduciari sono sottoposti annualmente a una revisione contabile esterna indipendente.
Il comitato del fondo fiduciario approva la relazione annuale del fondo fiduciario redatta dall’ordinatore competente insieme ai conti annuali preparati dal contabile. Tali relazioni sono allegate alla relazione annuale dell’ordinatore delegato e presentate al Parlamento europeo e al Consiglio nell’ambito della procedura di discarico della Commissione.
Le norme per la composizione del comitato e il suo regolamento interno sono fissati nell’atto costitutivo del fondo fiduciario adottato dalla Commissione e al quale i donatori hanno aderito. Tali norme garantiscono un’equa rappresentanza dei donatori e comprendono l’obbligo di ottenere il voto favorevole della Commissione nella decisione finale sull’utilizzo dei fondi.
CAPO III
Appalti
Articolo 260
Locazione d’immobili
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
Possono essere finanziati con gli stanziamenti operativi destinati alle azioni esterne soltanto gli appalti immobiliari relativi alla locazione di immobili già costruiti al momento della firma del contratto di locazione. Questi appalti sono oggetto della pubblicazione di cui all’articolo 124.
Articolo 261
Definizioni
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Gli appalti di servizi comprendono gli appalti di studi e di assistenza tecnica.
Si tratta di un appalto di studi quando il contratto concluso tra il prestatore di servizi e l’amministrazione aggiudicatrice riguarda, tra l’altro, gli studi attinenti all’individuazione e alla preparazione dei progetti, gli studi di fattibilità, gli studi economici e di mercato, gli studi tecnici, le valutazioni e i controlli.
Si tratta di un appalto di assistenza tecnica quando il prestatore di servizi è incaricato di esercitare una funzione consultiva, oppure è chiamato ad assumere la direzione o la supervisione di un progetto o a mettere a disposizione gli esperti precisati nell’appalto.
2. Quando un paese terzo dispone di personale di gestione qualificato nella sua amministrazione o entità a partecipazione pubblica, gli appalti possono essere eseguiti direttamente da tali uffici o entità in economia.
Articolo 262
Disposizioni specifiche relative alle soglie e modalità di aggiudicazione degli appalti esterni
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Gli articoli da 123 a 126, a eccezione delle definizioni, l’articolo 127, paragrafi 3 e 4, l’articolo 128, gli articoli da 134 a 137, l’articolo 139, paragrafi da 3 a 6, l’articolo 148, paragrafo 4, l’articolo 151, paragrafo 2, gli articoli da 152 a 158, l’articolo 160 e l’articolo 164 del presente regolamento non si applicano agli appalti aggiudicati dalle amministrazioni aggiudicatrici o per loro conto ai sensi dell’articolo 190, paragrafo 2, del regolamento finanziario.
L’attuazione delle disposizioni in materia di appalti del presente capo è oggetto di una decisione della Commissione, così come i controlli adeguati che l’ordinatore responsabile deve svolgere quando l’amministrazione aggiudicatrice non è la Commissione.
2. In caso d’inosservanza delle procedure previste dalle disposizioni di cui al paragrafo 1, le spese relative alle operazioni in causa non sono ammissibili al finanziamento dell’Unione.
3. Il presente capo non si applica alle amministrazioni aggiudicatrici di cui all’articolo 190, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario quando, eseguiti i controlli di cui all’articolo 61 del regolamento finanziario, la Commissione le ha autorizzate ad applicare le loro procedure d’aggiudicazione di appalti.
Articolo 263
Pubblicità e non discriminazione
(Articoli 190 e 191 del regolamento finanziario)
1. La Commissione prende le misure atte a garantire, a parità di condizioni, la partecipazione più ampia possibile alle gare relative agli appalti finanziati dall’Unione. A tal fine, occorre in particolare quanto segue:
a)
garantire in modo adeguato ed entro termini soddisfacenti la pubblicazione degli avvisi di preinformazione, dei bandi di gara e degli avvisi di aggiudicazione;
b)
eliminare qualsiasi pratica discriminatoria o qualsiasi specifica tecnica di natura tale da ostacolare un’ampia partecipazione, a parità di condizioni, delle persone fisiche e giuridiche di cui all’articolo 182 del regolamento finanziario.
2. L’articolo 265, paragrafo 5, l’articolo 267, paragrafo 3, e l’articolo 269, paragrafo 4, non pregiudicano il ricorso all’approvvigionamento elettronico.
Articolo 264
Misure di pubblicità
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Per le gare d’appalto internazionali, l’avviso di preinformazione è inviato all’Ufficio delle pubblicazioni nei tempi più brevi nel caso degli appalti di forniture e di servizi e, nel caso degli appalti di lavori, il più presto possibile dopo che è stata adottata la decisione di autorizzazione del relativo programma.
2. Ai fini del presente capo, il bando di gara è pubblicato:
a)
almeno nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e su internet per le gare d’appalto internazionali;
b)
almeno nella gazzetta ufficiale dello Stato destinatario o con qualsiasi mezzo di comunicazione equivalente per le gare d’appalto locali.
Qualora il bando di gara sia pubblicato anche localmente, esso deve essere identico a quello pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e su internet e deve essere pubblicato simultaneamente. La pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e su internet è assicurata dalla Commissione. L’eventuale pubblicazione locale può essere a cura delle entità di cui all’articolo 190, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario.
3. L’avviso di aggiudicazione è inviato quando viene firmato il contratto, eccetto quando l’appalto è stato dichiarato segreto, sempre che ciò sia ancora necessario, quando per la sua esecuzione devono applicarsi speciali misure di sicurezza, quando lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione europea o del paese beneficiario, oppure quando la pubblicazione dell’avviso è considerata inopportuna.
Articolo 265
Soglie e procedure di aggiudicazione degli appalti di servizi
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Le soglie e procedure di cui all’articolo 190 del regolamento finanziario sono stabilite nel modo seguente per gli appalti di servizi:
a)
appalti di valore pari o superiore a 300 000 EUR:
i)
procedura internazionale ristretta, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a);
ii)
procedura internazionale aperta, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a);
b)
appalti di valore inferiore a 300 000 EUR: procedura negoziata concorrenziale ai sensi del paragrafo 3 del presente articolo, o contratto quadro.
Gli appalti di valore pari o inferiore a 20 000 EUR possono essere aggiudicati in base a un’unica offerta.
I pagamenti relativi a spese d’importo pari o inferiore a 2 500 EUR possono essere effettuati semplicemente in base alle relative fatture, senza l’accettazione preliminare di un’offerta.
2. Nella procedura ristretta internazionale di cui al paragrafo 1, lettera a), il bando di gara indica il numero di candidati che saranno invitati a presentare un’offerta. Per gli appalti di servizi sono invitati almeno quattro candidati. Il numero di candidati ammessi a presentare offerte deve essere sufficiente a garantire una concorrenza reale.
L’elenco dei candidati prescelti è pubblicato sul sito internet della Commissione.
Se i candidati che soddisfano i criteri di selezione o i livelli minimi di capacità sono in numero inferiore a quello minimo, l’amministrazione aggiudicatrice può invitare a presentare un’offerta soltanto i candidati rispondenti ai criteri per la presentazione delle offerte.
3. Nell’ambito della procedura negoziata di cui al paragrafo 1, lettera b), l’amministrazione aggiudicatrice compila un elenco di almeno tre offerenti, a sua scelta. Tale procedura comprende una gara competitiva limitata, senza pubblicazione del bando, è denominata procedura competitiva negoziata e non rientra nel campo di applicazione dell’articolo 129.
Nell’ambito della procedura competitiva negoziata gli offerenti possono essere scelti dall’elenco di potenziali offerenti di cui all’articolo 136, paragrafo 1, lettera b), adeguatamente pubblicizzato. Tale elenco è redatto in esito a un invito a manifestare interesse ed è valido per un periodo non superiore a cinque anni dalla data di pubblicazione. L’elenco può comprendere sottoelenchi. Ogni interessato può depositare la propria candidatura in qualsiasi momento del periodo di validità dell’elenco, tranne che negli ultimi tre mesi di tale periodo. Qualora sia previsto di aggiudicare un appalto, l’amministrazione aggiudicatrice invita tutti i potenziali offerenti figuranti nel pertinente elenco o sottoelenco a presentare un’offerta.
L’apertura e la valutazione delle offerte sono effettuate da un comitato di valutazione, dotato della necessaria competenza tecnica e amministrativa. I membri di tale comitato devono firmare una dichiarazione d’imparzialità.
Se, dopo aver consultato gli offerenti, l’amministrazione aggiudicatrice riceve soltanto un’offerta valida sotto il profilo amministrativo e tecnico, può aggiudicarle l’appalto, purché tale offerta soddisfi i criteri di aggiudicazione.
4. Per i servizi legali a norma della nomenclatura CPV, le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere alla procedura competitiva negoziata, indipendentemente dal valore stimato dell’appalto.
5. Le offerte sono inviate in busta doppia, vale a dire in un plico o busta esterna contenente due buste distinte e sigillate, che riportano rispettivamente le diciture: Busta A «Offerta tecnica» e Busta B «Offerta finanziaria». La busta esterna riporta:
a)
l’indirizzo indicato nei documenti di gara per la presentazione delle offerte;
b)
il riferimento al bando di gara al quale l’offerente risponde;
c)
se del caso, i numeri dei lotti per i quali è presentata un’offerta;
d)
la dicitura «Da non aprire prima della seduta d’apertura delle offerte», redatta nella lingua dei documenti di gara.
Se i documenti di gara prevedono colloqui, il comitato di valutazione può procedere a un colloquio con i principali rappresentanti dalla squadra di esperti proposta nelle offerte tecnicamente accettabili, dopo avere formulato le conclusioni provvisorie scritte e prima di concludere definitivamente la valutazione delle offerte tecniche. In questo caso, gli esperti, di preferenza collettivamente se si tratta di una squadra, sono convocati per un colloquio dal comitato di valutazione, a intervalli di tempo ravvicinati per permettere raffronti. I colloqui si svolgono in base a un profilo precedentemente convenuto dalla commissione giudicatrice e applicato ai diversi esperti o squadre convocati. Il giorno e l’ora del colloquio devono essere comunicati agli offerenti con almeno dieci giorni di calendario di anticipo. In caso di forza maggiore, che impedisce all’offerente di essere presente al colloquio, gli viene trasmessa una nuova convocazione.
6. I criteri d’aggiudicazione dell’appalto servono a identificare l’offerta economicamente più vantaggiosa.
La scelta dell’offerta economicamente più vantaggiosa risulta da una ponderazione tra la qualità tecnica e il prezzo delle offerte secondo una proporzione di ripartizione 80/20. A tal fine:
a)
i punti attribuiti alle offerte tecniche sono moltiplicati per un coefficiente di 0,80;
b)
i punti attribuiti alle offerte finanziarie sono moltiplicati per un coefficiente di 0,20.
Articolo 266
Ricorso alla procedura negoziata per gli appalti di servizi
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Per gli appalti di servizi, le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere alla procedura negoziata, in base a un’unica offerta, nei seguenti casi:
a)
quando l’estrema urgenza, risultante da eventi imprevedibili per le amministrazioni aggiudicatrici in oggetto, e in nessun caso a esse imputabili, non è compatibile con i termini relativi alle procedure di cui all’articolo 104, paragrafo 1, lettere a), b) e c), del regolamento finanziario;
b)
quando le prestazioni sono affidate a organismi pubblici o a istituzioni o associazioni senza scopo di lucro e hanno per oggetto azioni a carattere istituzionale o sono mirate all’assistenza a popolazioni nel settore sociale;
c)
per prestazioni che prolungano servizi già avviati, alle condizioni previste al paragrafo 2;
d)
quando una gara d’appalto o il tentativo di ricorrere al contratto quadro sono stati infruttuosi, ossia non sono state presentate offerte meritevoli di essere prese in considerazione sul piano qualitativo o finanziario, nel qual caso, dopo l’annullamento della gara d’appalto, l’amministrazione aggiudicatrice può avviare negoziati con l’offerente o gli offerenti di sua scelta, che hanno partecipato alla gara d’appalto, sempre che le condizioni iniziali dell’appalto non siano state modificate in modo sostanziale;
e)
quando l’appalto fa seguito a un concorso e secondo le norme pertinenti deve essere attribuito al vincitore o a uno dei vincitori del concorso, nel qual caso tutti i vincitori sono invitati a partecipare alla negoziazione;
f)
qualora, per ragioni di natura tecnica ovvero attinenti alla tutela di diritti esclusivi, l’appalto possa essere affidato unicamente a un prestatore determinato;
g)
nel caso di appalti dichiarati segreti o di appalti per la cui esecuzione devono applicarsi speciali misure di sicurezza o se lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione europea o del paese beneficiario;
h)
quando dev’essere stipulato un nuovo contratto a seguito della risoluzione anticipata di uno esistente.
Ai fini del primo comma, lettera a), del presente paragrafo, sono assimilati a situazioni di estrema urgenza gli interventi effettuati nell’ambito delle situazioni di crisi di cui all’articolo 190, paragrafo 2. L’ordinatore delegato, se necessario di concerto con gli altri ordinatori delegati interessati, constata la situazione di estrema urgenza e riesamina la sua decisione periodicamente con riferimento al principio della sana gestione finanziaria.
Le azioni a carattere istituzionale di cui al primo comma, lettera b), comprendono i servizi direttamente connessi alle funzioni statutarie degli organismi pubblici.
2. Le prestazioni che prolungano servizi già avviati, di cui al paragrafo 1, lettera c), sono le seguenti:
a)
prestazioni complementari non indicate nell’appalto principale, ma che, a seguito di una circostanza imprevista, sono diventate necessarie all’esecuzione dell’appalto, a condizione che la prestazione complementare non possa essere tecnicamente o economicamente distinta dall’appalto principale senza causare un grave inconveniente all’amministrazione aggiudicatrice, e che l’importo cumulato delle prestazioni complementari non superi il 50 % del valore dell’appalto principale;
b)
prestazioni supplementari, consistenti nel ripetere servizi analoghi a quelli affidati al contraente del primo contratto di servizi, purché:
i)
per la prima prestazione di servizi sia stato pubblicato il bando di gara che indicava con chiarezza la possibilità di ricorrere alla procedura negoziata per la prestazione di nuovi servizi relativi al progetto e la stima dei relativi costi;
ii)
tale estensione dell’appalto abbia valore e durata non superiori a quelli dell’appalto iniziale.
Articolo 267
Soglie e procedure di aggiudicazione degli appalti di forniture
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Le soglie e procedure di cui all’articolo 190 del regolamento finanziario sono stabilite nel modo seguente per gli appalti di forniture:
a)
appalti di valore pari o superiore a 300 000 EUR: procedura aperta internazionale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a);
b)
appalti di valore inferiore a 300 000 EUR: contratto quadro o:
i)
per appalti di valore pari o superiore a 100 000 EUR ma inferiore a 300 000 EUR: procedura aperta locale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera b);
ii)
appalti di valore inferiore a 100 000 EUR: procedura negoziata concorrenziale a norma del paragrafo 2;
c)
i pagamenti relativi a spese d’importo pari o inferiore a 2 500 EUR possono essere effettuati semplicemente in base alle relative fatture, senza l’accettazione preliminare di un’offerta.
Gli appalti di valore pari o inferiore a 20 000 EUR possono essere aggiudicati in base a un’unica offerta.
2. Nell’ambito della procedura negoziata di cui al paragrafo 1, lettera b), punto ii), del presente articolo l’amministrazione aggiudicatrice compila un elenco di almeno tre fornitori, a sua scelta. Tale procedura comprende una gara competitiva limitata, senza pubblicazione del bando, è denominata procedura negoziata concorrenziale e non rientra nel campo di applicazione dell’articolo 129.
L’apertura e la valutazione delle offerte sono effettuate da un comitato di valutazione, dotato della necessaria competenza tecnica e amministrativa. I membri di tale comitato devono firmare una dichiarazione d’imparzialità.
Se, dopo aver consultato i fornitori, l’amministrazione aggiudicatrice riceve soltanto un’offerta valida sotto il profilo amministrativo e tecnico, l’appalto può essere aggiudicato, purché i criteri di aggiudicazione siano soddisfatti.
3. Ciascuna offerta tecnica e finanziaria dev’essere inserita in una busta sigillata, a sua volta inserita in un plico o busta esterna. La busta esterna riporta:
a)
l’indirizzo indicato nei documenti di gara per la presentazione delle offerte;
b)
il riferimento alla gara alla quale l’offerente risponde;
c)
se del caso, i numeri dei lotti per i quali è presentata un’offerta;
d)
la dicitura «Da non aprire prima della seduta d’apertura delle offerte», redatta nella lingua dei documenti di gara.
Nel luogo e all’ora indicati nei documenti di gara il comitato di valutazione procede all’apertura delle offerte in seduta pubblica. Nella seduta pubblica di apertura delle offerte devono essere annunciati i nominativi degli offerenti, i prezzi proposti, la costituzione della necessaria garanzia dell’offerta nonché qualsiasi altra formalità che l’amministrazione aggiudicatrice reputa necessaria.
4. Nel caso di un appalto di forniture senza servizio di assistenza post-vendita, l’unico criterio di attribuzione è il prezzo.
Nel caso in cui le proposte relative al servizio post-vendita o a una formazione presentino un’importanza particolare, è scelta l’offerta che propone il prezzo più basso o l’offerta economicamente più vantaggiosa, in considerazione della qualità tecnica del servizio offerto e del prezzo proposto.
Articolo 268
Ricorso alla procedura negoziata per gli appalti di forniture
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Gli appalti di forniture possono essere aggiudicati mediante procedura negoziata in base a un’unica offerta nei seguenti casi:
a)
quando l’estrema urgenza, risultante da eventi imprevedibili per le amministrazioni aggiudicatrici in oggetto, e in nessun caso a esse imputabili, non è compatibile con i termini relativi alle procedure di cui all’articolo 111, paragrafo 1, lettere a), b) e c), del regolamento finanziario;
b)
quando è giustificato dalla natura o dalle caratteristiche particolari delle forniture, ad esempio quando l’esecuzione dell’appalto è riservata esclusivamente ai titolari dei brevetti o delle licenze che ne disciplinano l’uso;
c)
nel caso di consegne complementari effettuate dal fornitore iniziale e destinate al rinnovo parziale di forniture o di impianti di uso corrente, o all’ampliamento di forniture o impianti esistenti, qualora il cambiamento di fornitore obblighi l’amministrazione aggiudicatrice ad acquistare attrezzature con caratteristiche tecniche differenti il cui impiego o la cui manutenzione comporterebbe incompatibilità o difficoltà tecniche sproporzionate;
d)
quando la gara d’appalto è rimasta infruttuosa, ossia non sono state presentate offerte meritevoli di essere prese in considerazione sul piano qualitativo o finanziario;
e)
nel caso di appalti dichiarati segreti o di appalti per la cui esecuzione devono applicarsi speciali misure di sicurezza o se lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione europea o del paese beneficiario;
f)
nel caso di appalti relativi a forniture quotate e acquistate in una borsa di materie prime;
g)
nel caso di appalti relativi ad acquisti a condizioni particolarmente vantaggiose, presso un fornitore che cessi definitivamente l’attività commerciale oppure presso il curatore o liquidatore di un fallimento, di un concordato giudiziario o di una procedura analoga prevista nel diritto nazionale;
h)
quando dev’essere stipulato un nuovo contratto a seguito della risoluzione anticipata di uno esistente.
Nei casi di cui al primo comma, lettera d), dopo l’annullamento della gara d’appalto, l’amministrazione aggiudicatrice può avviare negoziati con l’offerente o gli offerenti di sua scelta, che hanno partecipato alla gara d’appalto, sempre che le condizioni iniziali dell’appalto non siano state modificate in modo sostanziale.
2. Ai fini del paragrafo 1, lettera a), del presente articolo, sono assimilati a situazioni di estrema urgenza gli interventi effettuati nell’ambito delle situazioni di crisi di cui all’articolo 190, paragrafo 2. L’ordinatore delegato, se necessario di concerto con gli altri ordinatori delegati interessati, constata la situazione di estrema urgenza e riesamina la sua decisione periodicamente con riferimento al principio della sana gestione finanziaria.
Articolo 269
Soglie e procedure di aggiudicazione degli appalti di lavori
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Le soglie e procedure di cui all’articolo 190 del regolamento finanziario sono stabilite nel modo seguente per gli appalti di lavori:
a)
appalti di valore pari o superiore a 5 000 000 EUR:
i)
procedura aperta internazionale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a);
ii)
tenuto conto della particolarità di determinati lavori, procedura ristretta internazionale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a);
b)
appalti di valore pari o superiore a 300 000 EUR ma inferiore a 5 000 000 EUR: procedura aperta locale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera b);
c)
appalti di valore inferiore a 300 000 EUR: procedura negoziata concorrenziale ai sensi del paragrafo 2 del presente articolo.
Gli appalti di valore pari o inferiore a 20 000 EUR possono essere aggiudicati in base a un’unica offerta.
2. Nell’ambito della procedura negoziata di cui al paragrafo 1, lettera c), del presente articolo l’amministrazione aggiudicatrice compila un elenco di almeno tre imprenditori, a sua scelta. Tale procedura comprende una gara competitiva limitata, senza pubblicazione del bando, è denominata procedura negoziata concorrenziale e non rientra nel campo di applicazione dell’articolo 129.
L’apertura e la valutazione delle offerte sono effettuate da un comitato di valutazione, dotato della necessaria competenza tecnica e amministrativa. I membri di tale comitato devono firmare una dichiarazione d’imparzialità.
Se, dopo aver consultato i contraenti, l’amministrazione aggiudicatrice riceve soltanto un’offerta valida sotto il profilo amministrativo e tecnico, l’appalto può essere aggiudicato, purché i criteri di aggiudicazione siano soddisfatti.
3. I criteri di selezione concernono la capacità dell’offerente di eseguire appalti analoghi in particolare con riferimento a lavori eseguiti negli ultimi anni. Una volta effettuata la selezione ed eliminate le offerte non conformi, il solo criterio di aggiudicazione è il prezzo dell’offerta.
4. Ciascuna offerta tecnica e finanziaria dev’essere inserita in una busta sigillata, a sua volta inserita in un plico o busta esterna. La busta esterna riporta:
a)
l’indirizzo indicato nei documenti di gara per la presentazione delle offerte;
b)
il riferimento alla gara alla quale l’offerente risponde;
c)
se del caso, i numeri dei lotti per i quali è presentata un’offerta;
d)
la dicitura «Da non aprire prima della seduta d’apertura delle offerte», redatta nella lingua dei documenti di gara.
Nel luogo e all’ora indicati nei documenti di gara il comitato di valutazione procede all’apertura delle offerte in seduta pubblica. Nella seduta pubblica di apertura delle offerte devono essere annunciati i nominativi degli offerenti, i prezzi proposti, la costituzione della necessaria garanzia dell’offerta nonché qualsiasi altra formalità che l’amministrazione aggiudicatrice reputa necessaria.
Articolo 270
Ricorso alla procedura negoziata per gli appalti di lavori
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Gli appalti di lavori possono essere aggiudicati mediante procedura negoziata in base a un’unica offerta nei seguenti casi:
a)
quando l’estrema urgenza, risultante da eventi imprevedibili per le amministrazioni aggiudicatrici in oggetto, e in nessun caso a esse imputabili, non è compatibile con i termini relativi alle procedure di cui all’articolo 111, paragrafo 1, lettere a), b) e c), del regolamento finanziario;
b)
per i lavori complementari non figuranti nel primo contratto stipulato che sono divenuti necessari, a seguito di una circostanza imprevista, per l’esecuzione del lavoro, alle condizioni previste nel paragrafo 2;
c)
quando la gara d’appalto è rimasta infruttuosa, ossia non sono state presentate offerte meritevoli di essere prese in considerazione sul piano qualitativo o finanziario;
d)
nel caso di appalti dichiarati segreti o di appalti per la cui esecuzione devono applicarsi speciali misure di sicurezza o se lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione europea o del paese beneficiario;
e)
quando dev’essere stipulato un nuovo contratto a seguito della risoluzione anticipata di uno esistente.
Ai fini del primo comma, lettera a), del presente paragrafo, sono assimilati a situazioni di estrema urgenza gli interventi effettuati nell’ambito delle situazioni di crisi di cui all’articolo 190, paragrafo 2. L’ordinatore delegato, se necessario di concerto con gli altri ordinatori delegati interessati, constata la situazione di estrema urgenza e riesamina la sua decisione periodicamente con riferimento al principio della sana gestione finanziaria.
Nei casi di cui al primo comma, lettera c), dopo l’annullamento della gara d’appalto, l’amministrazione aggiudicatrice può avviare negoziati con l’offerente o gli offerenti di sua scelta, che hanno partecipato alla gara d’appalto, sempre che le condizioni iniziali dell’appalto non siano state modificate in modo sostanziale.
2. I lavori complementari di cui al paragrafo 1, lettera b), sono aggiudicati all’imprenditore che già esegue il lavoro, alle condizioni seguenti:
a)
che tali lavori non possano essere separati, sotto il profilo tecnico o economico, dall’appalto principale senza recare gravi inconvenienti all’amministrazione aggiudicatrice;
b)
che tali lavori, pur essendo separabili dall’esecuzione dell’appalto iniziale, siano strettamente necessari al suo perfezionamento;
c)
che il valore cumulato degli appalti aggiudicati per lavori complementari non superi il 50 % del valore dell’appalto principale.
Articolo 271
Ricorso alla procedura negoziata per gli appalti immobiliari
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
Gli appalti immobiliari di cui all’articolo 260 possono essere aggiudicati con procedura negoziata previa indagine del mercato locale.
Articolo 272
Scelta della procedura di aggiudicazione per gli appalti misti
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
Nel caso di appalti che riguardano sia la prestazione di servizi sia la fornitura di beni o l’esecuzione di lavori, l’amministrazione aggiudicatrice, previo accordo della Commissione se questa non è l’amministrazione aggiudicatrice, determina le soglie e le procedure pertinenti in funzione dell’aspetto predominante, valutato sulla base del valore relativo e dell’importanza operativa delle varie componenti dell’appalto.
Articolo 273
Documenti di gara
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. I documenti di gara di cui all’articolo 138 sono elaborati sulla base delle migliori pratiche internazionali e secondo le disposizioni del presente capo per quanto riguarda le misure di pubblicità e i contatti tra l’amministrazione aggiudicatrice e gli offerenti.
2. Per gli appalti di servizi, il fascicolo di gara deve contenere:
a)
le istruzioni per gli offerenti, che devono comprendere:
i)
il tipo di appalto;
ii)
i criteri di aggiudicazione e la rispettiva ponderazione;
iii)
la possibilità di colloqui e l’eventuale calendario;
iv)
l’autorizzazione eventuale delle varianti;
v)
la proporzione di subappalto eventualmente autorizzato;
vi)
il bilancio massimo disponibile per l’appalto;
vii)
la valuta dell’offerta;
b)
l’elenco ristretto dei candidati selezionati (citando il divieto di associazione tra gli stessi);
c)
le condizioni generali degli appalti di servizi;
d)
le condizioni particolari che precisano, completano o derogano alle condizioni generali;
e)
il capitolato d’oneri con indicazione del calendario di previsione del progetto e le date a decorrere dalle quali è previsto che gli esperti principali siano disponibili;
f)
il listino dei prezzi (da compilarsi a cura dell’offerente);
g)
il modulo di offerta;
h)
il modulo di contratto;
i)
se del caso, i moduli di garanzia bancaria, o di una istituzione analoga, per il versamento di prefinanziamenti.
Il primo comma, lettera h), non si applica nei casi in cui, a causa di circostanze eccezionali e debitamente giustificate, il modello di contratto non può essere utilizzato.
3. Per gli appalti di forniture, il fascicolo di gara deve contenere:
a)
le istruzioni per gli offerenti, che devono comprendere:
i)
i criteri di selezione e di aggiudicazione;
ii)
l’autorizzazione eventuale delle varianti;
iii)
la valuta dell’offerta;
b)
le condizioni generali degli appalti di forniture;
c)
le condizioni particolari che precisano, completano o derogano alle condizioni generali;
d)
l’allegato tecnico contenente gli eventuali piani, le specifiche tecniche e il calendario di previsione dell’esecuzione dell’appalto;
e)
il listino dei prezzi (da compilarsi a cura dell’offerente) e la relativa scomposizione;
f)
il modulo di offerta;
g)
il modulo di contratto;
h)
se del caso, i moduli di garanzia bancaria, o di una istituzione analoga, per:
i)
l’offerta;
ii)
il versamento di prefinanziamenti;
iii)
la corretta esecuzione.
Il primo comma, lettera g), non si applica nei casi in cui, a causa di circostanze eccezionali e debitamente giustificate, il modello di contratto non può essere utilizzato.
4. Per gli appalti di lavori, il fascicolo di gara deve contenere:
a)
le istruzioni per gli offerenti, che devono comprendere:
i)
i criteri di selezione e di aggiudicazione;
ii)
l’autorizzazione eventuale delle varianti;
iii)
la valuta dell’offerta;
b)
le condizioni generali degli appalti di lavori;
c)
le condizioni particolari che precisano, completano o derogano alle condizioni generali;
d)
gli allegati tecnici contenenti i piani, le specifiche tecniche e il calendario di previsione dell’esecuzione dell’appalto;
e)
il listino dei prezzi (da compilarsi a cura dell’offerente) e la relativa scomposizione;
f)
il modulo di offerta;
g)
il modulo di contratto;
h)
se del caso, i moduli di garanzia bancaria, o di una istituzione analoga, per:
i)
l’offerta;
ii)
il versamento di prefinanziamenti;
iii)
la corretta esecuzione.
Il primo comma, lettera g), non si applica nei casi in cui, a causa di circostanze eccezionali e debitamente giustificate, il modello di contratto non può essere utilizzato.
5. In caso di conflitto tra le condizioni particolari di cui al paragrafo 2, lettera d), al paragrafo 3, lettera c), e al paragrafo 4, lettera c), e le condizioni generali prevalgono su dette condizioni particolari.
6. Quando chiedono la presentazione di certificati rilasciati da organismi indipendenti per attestare l’ottemperanza dell’operatore economico a determinate norme in materia di garanzia della qualità, le amministrazioni aggiudicatrici fanno riferimento ai sistemi di assicurazione della qualità basati sulle pertinenti norme europee o, se del caso, internazionali e certificati da organismi conformi alle norme europee o internazionali relative alla certificazione. Esse accettano parimenti altre prove relative a misure equivalenti di garanzia della qualità prodotte dagli operatori economici.
Articolo 274
Garanzie
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. In deroga all’articolo 163, le garanzie preliminari sono costituite in euro o nella valuta dell’appalto al quale sono riferite.
2. L’amministrazione aggiudicatrice può richiedere una garanzia dell’offerta, a norma del presente capo, nella misura dall’1 % al 2 % del valore globale dell’appalto per gli appalti di forniture e di lavori; essa è conforme alle disposizioni dell’articolo 163. La garanzia è liberata all’aggiudicazione dell’appalto. È trattenuta in caso di successivo ritiro di un’offerta presentata entro i termini.
3. L’amministrazione aggiudicatrice può esigere una garanzia di esecuzione per un importo, indicato nel fascicolo di gara, che varia tra il 5 % e il 10 % del valore totale dell’appalto per gli appalti di forniture e di lavori. L’importo della garanzia è stabilito in base a criteri obiettivi, quali il tipo e il valore dell’appalto.
Tuttavia, è richiesta una garanzia di esecuzione se il valore dell’appalto è superiore alle seguenti soglie:
a)
345 000 EUR per gli appalti di lavori;
b)
150 000 EUR per gli appalti di forniture.
La garanzia resta valida almeno fino all’esito positivo del collaudo definitivo delle forniture o dei lavori. Se il contratto non è stato eseguito correttamente, è trattenuto l’intero importo della garanzia.
Articolo 275
Termini delle procedure
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Le offerte devono pervenire all’amministrazione aggiudicatrice all’indirizzo e non oltre la data e l’ora indicati nell’invito a presentare offerte. I termini di ricezione delle offerte e delle domande di partecipazione, fissati dalle amministrazioni aggiudicatrici, sono sufficientemente lunghi affinché gli interessati dispongano di un termine ragionevole e adeguato per preparare e depositare le loro offerte.
Per gli appalti di servizi, l’intervallo minimo tra la data di spedizione della lettera d’invito e il termine finale fissato per la ricezione delle offerte è di cinquanta giorni. Tuttavia, in casi di urgenza possono essere autorizzati altri termini.
2. Gli offerenti possono presentare domande per iscritto prima della data limite per la ricezione delle offerte. L’amministrazione aggiudicatrice risponde alle domande prima della data limite per la ricezione delle offerte.
3. Nelle procedure ristrette internazionali, il termine minimo per la ricezione delle domande di partecipazione è di trenta giorni dalla pubblicazione del bando di gara. L’intervallo minimo tra la data di spedizione della lettera d’invito e il termine finale fissato per la ricezione delle offerte è di cinquanta giorni. Tuttavia, in taluni casi eccezionali possono essere autorizzati altri termini.
4. Nelle procedure aperte internazionali, i termini minimi per la ricezione delle offerte sono i seguenti, a decorrere dalla data di spedizione del bando di gara:
a)
novanta giorni per gli appalti di lavori;
b)
sessanta giorni per gli appalti di forniture.
Tuttavia, in taluni casi eccezionali possono essere autorizzati altri termini.
5. Nelle procedure aperte locali, i termini minimi per la ricezione delle offerte sono i seguenti, a decorrere dalla pubblicazione del bando di gara:
a)
sessanta giorni per gli appalti di lavori;
b)
trenta giorni per gli appalti di forniture.
Tuttavia, in taluni casi eccezionali possono essere autorizzati altri termini.
6. Per le procedure negoziate concorrenziali di cui all’articolo 265, paragrafo 1, lettera b), all’articolo 267, paragrafo 1, lettera c), e all’articolo 269, paragrafo 1, lettera c), per la presentazione delle offerte è accordato ai candidati un termine minimo di trenta giorni dalla data di spedizione della lettera d’invito a presentare un’offerta.
7. I termini di cui ai paragrafi da 1 a 6 sono fissati in giorni di calendario.
Articolo 276
Comitato di valutazione
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Tutte le domande di partecipazione e offerte dichiarate conformi sono valutate e classificate da un comitato di valutazione sulla base dei criteri d’esclusione, di selezione e di aggiudicazione precedentemente annunciati. Il comitato è composto da un numero dispari di membri, almeno tre, che vantano la competenza tecnica e amministrativa necessaria per pronunciarsi validamente sulle offerte.
2. Quando non sia l’amministrazione aggiudicatrice, la Commissione può chiedere di ricevere copia dei documenti di gara, delle offerte e della loro valutazione, nonché dei contratti firmati. Essa può inoltre partecipare a titolo d’osservatore all’apertura e alla valutazione delle offerte.
3. Sono eliminate le offerte che non contengono tutti gli elementi essenziali richiesti nei documenti di gara o che non corrispondono agli specifici requisiti che vi sono prescritti.
Tuttavia, il comitato di valutazione o l’amministrazione aggiudicatrice può chiedere ai candidati od offerenti, nel rispetto del principio della parità di trattamento e indicando una precisa scadenza, di produrre documenti supplementari o di fornire chiarimenti riguardo ai documenti giustificativi presentati in relazione ai criteri di esclusione, di selezione e di aggiudicazione.
4. In caso di offerte anormalmente basse di cui all’articolo 151, il comitato chiede le necessarie precisazioni sulla composizione dell’offerta.
5. Si può derogare all’obbligo di costituire un comitato di valutazione per le procedure relative ad appalti di valore pari o inferiore a 20 000 EUR.
CAPO IV
Sovvenzioni
Articolo 277
Finanziamento integrale
(Articolo 192 del regolamento finanziario)
In caso di deroghe all’obbligo di cofinanziamento, nella decisione d’attribuzione devono essere indicati i motivi.
TITOLO III
UFFICI EUROPEI
Articolo 278
Uffici europei e creazione di uffici supplementari
(Articolo 195 del regolamento finanziario)
Gli uffici di cui all’articolo 195 del regolamento finanziario sono i seguenti:
a)
l’Ufficio delle pubblicazioni;
b)
l’Ufficio europeo per la lotta antifrode;
c)
l’Ufficio europeo di selezione del personale e la Scuola amministrativa europea, da esso dipendente sotto il profilo amministrativo;
d)
l’Ufficio di gestione e di liquidazione dei diritti individuali;
e)
l’Ufficio infrastrutture e logistica di Bruxelles e l’Ufficio infrastrutture e logistica di Lussemburgo.
Una o più istituzioni possono creare uffici supplementari sempre che possa essere giustificato da uno studio costi-benefici e che sia garantita la visibilità dell’azione dell’Unione.
Articolo 279
Deleghe delle istituzioni agli uffici europei interistituzionali
(Articoli 195 e 199 del regolamento finanziario)
Ciascuna istituzione è responsabile degli impegni di bilancio. Le istituzioni possono delegare al direttore dell’ufficio europeo interistituzionale interessato tutti gli atti successivi, in particolare gli impegni giuridici, la liquidazione delle spese, l’ordinazione dei pagamenti e l’acquisizione delle entrate, e stabiliscono i limiti e le condizioni di tale delega.
Articolo 280
Disposizioni speciali per l’Ufficio delle pubblicazioni
(Articoli 195 e 199 del regolamento finanziario)
Per quanto riguarda l’Ufficio delle pubblicazioni, ogni istituzione decide la propria politica in materia di pubblicazioni. A norma dell’articolo 21 del regolamento finanziario, l’utile netto delle vendite delle pubblicazioni è utilizzato come entrata con destinazione specifica dall’istituzione autrice delle pubblicazioni.
Articolo 281
Delega di alcuni compiti da parte del contabile
(Articolo 196 del regolamento finanziario)
Il contabile della Commissione, su proposta del comitato direttivo dell’ufficio europeo interessato, può delegare alcuni dei suoi compiti relativi all’incasso delle entrate e al pagamento delle spese effettuati direttamente dall’ufficio in questione a un funzionario del medesimo.
Articolo 282
Tesoreria - Conti bancari
(Articolo 196 del regolamento finanziario)
Per le necessità di tesoreria proprie di un ufficio interistituzionale, possono essere aperti a nome di questo dalla Commissione, su proposta del comitato direttivo, conti bancari o conti correnti postali. Il saldo annuale di tesoreria è riconciliato e liquidato a fine esercizio tra l’ufficio in oggetto e la Commissione.
TITOLO IV
STANZIAMENTI AMMINISTRATIVI
Articolo 283
Disposizioni generali
(Articolo 201 del regolamento finanziario)
Gli stanziamenti amministrativi di cui al presente titolo sono quelli definiti dall’articolo 41 del regolamento finanziario.
Gli impegni di bilancio corrispondenti a stanziamenti amministrativi di natura comune a diversi titoli e gestiti complessivamente possono essere iscritti complessivamente nei conti di bilancio in base alla classificazione sommaria per natura di cui all’articolo 25.
Le spese corrispondenti sono iscritte nelle linee di bilancio di ciascun titolo secondo la medesima ripartizione degli stanziamenti.
Articolo 284
Garanzie locative
(Articolo 201 del regolamento finanziario)
Le garanzie locative offerte dalle istituzioni assumono la forma di una garanzia bancaria o di un deposito su un conto bancario bloccato a nome dell’istituzione e del locatore e sono costituite in euro, salvo casi debitamente motivati.
Tuttavia, se per le locazioni in paesi terzi non fosse possibile avvalersi di una di tali forme di garanzia locativa, l’ordinatore responsabile può accettare di fornire altre forme di garanzia, purché esse assicurino un’equivalente tutela degli interessi finanziari dell’Unione.
Articolo 285
Anticipi al personale e ai membri delle istituzioni
(Articolo 201 del regolamento finanziario)
Possono essere versati, conformemente allo statuto, anticipi al personale e ai membri delle istituzioni.
Articolo 286
Operazioni immobiliari
(Articolo 203 del regolamento finanziario)
1. La spesa di cui all’articolo 203, paragrafo 3, lettera a), del regolamento finanziario comprende i costi di sistemazione degli edifici ma non le spese.
2. La procedura di informazione tempestiva prevista all’articolo 203, paragrafo 4, del regolamento finanziario e la procedura di approvazione preventiva prevista all’articolo 203, paragrafo 5, del regolamento finanziario non si applicano all’acquisizione di terreni a titolo gratuito o per un importo simbolico.
3. Le procedure di informazione tempestiva e di approvazione preventiva previste all’articolo 203, paragrafi da 3 a 7, del regolamento finanziario non si applicano agli edifici residenziali. Il Parlamento europeo e il Consiglio possono chiedere all’istituzione responsabile di trasmettere informazioni relative agli edifici residenziali.
4. In circostanze politiche eccezionali o urgenti le informazioni tempestive di cui all’articolo 203, paragrafo 4, del regolamento finanziario relative ai progetti immobiliari concernenti delegazioni dell’Unione o uffici ubicati in paesi terzi possono essere presentate unitamente al progetto immobiliare a norma dell’articolo 203, paragrafo 5, del regolamento finanziario. In tali casi le procedure di informazione tempestiva e di approvazione preventiva sono espletate quanto prima.
5. La procedura di approvazione preventiva a norma dell’articolo 203, paragrafi 5 e 6, del regolamento finanziario non si applica ai contratti preparatori o agli studi necessari per valutare i costi dettagliati e il finanziamento del progetto immobiliare.
6. Le soglie di 750 000 EUR o di 3 000 000 EUR di cui all’articolo 203, paragrafo 7, punti ii), iii) e iv), del regolamento finanziario comprendono i costi di sistemazione dell’edificio. Per i contratti di locazione e di usufrutto, tali soglie tengono conto dei costi di sistemazione dell’edificio ma non delle altre spese.
7. Un anno dopo l’entrata in vigore del regolamento finanziario, la Commissione riferisce in merito all’applicazione delle procedure previste all’articolo 203, paragrafi da 3 a 8, del regolamento finanziario.
TITOLO V
ESPERTI
Articolo 287
Esperti esterni retribuiti
(Articolo 204 del regolamento finanziario)
1. Per gli appalti di valore inferiore alle soglie stabilite all’articolo 170, paragrafo 1, si possono scegliere esperti esterni retribuiti, in base alla procedura di cui al paragrafo 2.
2. Un invito a manifestare interesse è pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea oppure, qualora sia necessario garantire ulteriore pubblicità presso i potenziali candidati, sul sito internet dell’istituzione interessata.
L’invito a manifestare interesse comprende una descrizione dei compiti, la loro durata e le condizioni di retribuzione fissate. Tali condizioni possono basarsi su prezzi unitari.
In esito all’invito a manifestare interesse viene redatto un elenco di esperti, che rimane valido per un periodo non superiore a cinque anni dalla sua pubblicazione o alla durata di un programma pluriennale attinente ai compiti.
3. Ogni persona fisica interessata può presentare la sua candidatura in qualsiasi momento nel corso del periodo di validità dell’elenco, a eccezione degli ultimi tre mesi. Non sono selezionate in qualità di esperti esterni retribuiti per svolgere i compiti di cui all’articolo 204 del regolamento finanziario le persone che si trovano in una delle situazioni di esclusione di cui agli articoli 106 e 107 del regolamento finanziario.
4. Tutte le comunicazioni con gli esperti selezionati, comprese la stipulazione dei contratti e ogni loro modificazione, possono avvenire tramite sistemi elettronici predisposti dall’istituzione.
Tali sistemi soddisfano i seguenti requisiti:
a)
l’accesso al sistema e ai documenti trasmessi tramite esso è riservato esclusivamente alle persone autorizzate;
b)
soltanto le persone autorizzate possono firmare per via elettronica o trasmettere un documento tramite il sistema;
c)
le persone autorizzate devono essere identificate nel sistema mediante procedure prestabilite;
d)
ora e data dell’operazione elettronica devono essere precisate;
e)
dev’essere mantenuta l’integrità dei documenti;
f)
dev’essere mantenuta la disponibilità dei documenti;
g)
se del caso, dev’essere mantenuta la riservatezza dei documenti;
h)
dev’essere assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
Ai dati inviati o ricevuti tramite siffatto sistema si applica la presunzione giuridica dell’integrità dei dati e dell’esattezza della data e dell’ora di invio o ricezione indicata dal sistema.
Un documento inviato o notificato tramite siffatto sistema è considerato equivalente a un documento cartaceo, è ammissibile come prova in un procedimento giudiziario, è considerato originale e a esso si applica la presunzione giuridica di autenticità e integrità, purché non contenga elementi dinamici in grado di modificarlo automaticamente.
La firma elettronica di cui al secondo comma, lettera b), ha effetto legale equivalente alla firma autografa.
5. L’elenco degli esperti e l’oggetto dei compiti sono pubblicati annualmente. La retribuzione è pubblicata qualora superi l’importo di 15 000 EUR per il compito svolto.
6. Il paragrafo 5 non si applica se tale pubblicazione rischia di minare i diritti e le libertà delle persone interessate tutelati dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea oppure di ledere gli interessi commerciali degli esperti.
PARTE TERZA
DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI
Articolo 288
Disposizioni transitorie
Gli articoli da 35 a 43 del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 continuano ad applicarsi agli impegni effettuati fino al 31 dicembre 2013. Gli articoli da 33 a 44 del presente regolamento si applicano esclusivamente agli impegni effettuati a decorrere dal 1o gennaio 2014.
Su decisione dell’ordinatore responsabile nel rispetto dei principi di parità di trattamento e trasparenza, il titolo VI della parte prima del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 può continuare ad applicarsi alle convenzioni di sovvenzione firmate e alle decisioni di sovvenzione notificate entro il 31 dicembre 2013 nel quadro di impegni globali effettuati nell’ambito del bilancio 2012 o di esercizi precedenti.
Articolo 289
Abrogazione
Il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 è abrogato.
I riferimenti fatti al regolamento abrogato s’intendono fatti al presente regolamento e vanno letti secondo la tavola di concordanza di cui all’allegato.
Articolo 290
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Esso si applica a decorrere dal 1o gennaio 2013.
Tuttavia, gli articoli da 216 a 226 si applicano a decorrere dal 1o gennaio 2014.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 29 ottobre 2012