ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 110/2014 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно модел на финансов регламент за органите, осъществяващи публично-частно партньорство, посочени в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 209 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Въз основа на опита от институционализирането на ПЧП като органи на Съюза съгласно член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (2) Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 въведе допълнителни категории публично-частни партньорства с цел да се увеличи изборът на инструменти и да се включат органи, чиито правила са по-гъвкави и достъпни за частните партньори от правилата, приложими за институциите на Съюза. Сред тези допълнителни категории са органите, посочени в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, на които е възложено осъществяването на публично-частно партньорство (наричани по-долу „органи за ПЧП“).
(2)
С цел да се гарантира доброто финансово управление на средствата на Съюза и да се позволи на органите за ПЧП да приемат свои собствени финансови правила, е необходимо да се приеме примерен финансов регламент за тези органи.
(3)
Органите за ПЧП следва да съставят и прилагат своя бюджет в съответствие с бюджетните принципи на единство, точност на бюджета, годишност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол и прозрачност.
(4)
С цел да се осигури цялостното изпълнение на задачите и дейностите на органа за ПЗП, той следва да може да вписва неизползваните бюджетни кредити за дадена година в прогнозата за приходите и разходите за следващите три финансови години.
(5)
Тъй като средствата на Съюза, предоставени на разположение на органа за ПЧП, следва да бъдат изпълнявани при непряко управление, предвидено в член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, разпоредбите относно финансовото планиране и докладване следва да бъдат съвместими с метода на непряко управление на изпълнението на бюджета. Освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета по отношение на вноската на Съюза за органите за ПЧП следва да бъде част от освобождаването, предоставено от страна на Европейския парламент на Комисията във връзка с изпълнението на бюджета на Съюза. Следователно адекватното годишно докладване, включително подаването на декларация за управлението, следва да се предоставя в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, което ще позволи на Комисията по-добре да поеме своите отговорности във връзка с освобождаването от отговорност.
(6)
Необходимо е да се определят правомощията и отговорностите на счетоводителя и на разпоредителите с бюджетни кредити, като се отчита публично-частният характер на органите за ПЧП. Разпоредителите с бюджетни кредити носят цялата отговорност за всички приходни и разходни операции, които се извършват под тяхно ръководство, и следва да носят отговорност за своите действия, включително при необходимост чрез дисциплинарни мерки.
(7)
Необходимо е да се изяснят функциите за вътрешен одит и вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органите за ПЧП следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одит, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Следва да се въведат разпоредби за установяването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(8)
За да се гарантира, че всеки орган е отговорен за изпълнението на своя бюджет и се придържа към възложените му цели при неговото създаване, на органите за ПЧП следва да бъде разрешено за изпълнението на възложените им задачи да наемат външни частноправни органи само когато е необходимо, а не за задачи, включващи задача за обществена услуга или всяко друго взимане на решение по собствено усмотрение.
(9)
Принципите, които трябва да се спазват по отношение на приходните и разходните операции на органа за ПЧП, следва да бъдат определени.
(10)
Предвид публично-частния характер на органите за ПЧП, и по-специално на вноските на частния сектор в бюджета на органа за ПЧП, следва да бъдат разрешени гъвкави процедури за възлагане на обществени поръчки. Съответните процедури следва да са съобразени с принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация и отчасти да се отклоняват от съответните разпоредби, установени в Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 (3). Необходимо е да се осигурят по-добри и по-евтини доставки на стоки и услуги, както и да се избягват прекомерните разходи в управлението на процедурите за възлагане на обществени поръчки чрез засилено сътрудничество между членовете на органите за ПЧП. Затова органите за ПЧП също следва да имат възможност да сключват договори, без да прибягват до процедура за възлагане на обществена поръчка, със своите членове, които са различни от Съюза, за доставката на стоки, предоставянето на услуги или извършването на работа, които тези членове предоставят пряко, без да прибягват до трети страни.
(11)
С цел подобряване на икономическата ефективност следва да бъде предоставена възможността за споделяне на услуги или за прехвърлянето им на друг орган или на Комисията, по-специално като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или за част от задачите на счетоводителя на органа за ПЧП.
(12)
За оценяване на заявленията за безвъзмездни средства, проектите и офертите и за предоставяне на становища и съвети в специфични случаи органите за ПЧП следва да бъдат в състояние да използват външни експерти. Тези експерти следва да бъдат избирани в съответствие с принципите на недопускане на дискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
(13)
При отпускането на безвъзмездни средства и награди следва да се прилагат съответните разпоредби на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 при спазване на специфичните разпоредби на учредителния акт на органа за ПЧП или на основния акт на програмата, чието изпълнение е поверено на органа за ПЧП, с цел да гарантира съгласувано прилагане на действията, които се управляват пряко от Комисията.
(14)
Когато сметките на органите за ПЧП трябва да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводните правила, прилагани от органите за ПЧП, следва да позволяват подобно консолидиране.
(15)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите за ПЧП от 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБХВАТ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните принципи, въз основа на които органът, осъществяващ публично-частно партньорство (наричан по-долу „орган за ПЧП“), приема свои финансови правила. Финансовите правила на органа за ПЧП не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради неговите специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията в съответствие с член 209, четвърта алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Всеки орган за ПЧП приема подробни разпоредби за прилагането на тези принципи в своите финансови правила.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„управителен съвет“ означава главния вътрешен орган на органа за ПЧП, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния инструмент за органа за ПЧП,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа за ПЧП като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния инструмент за органа за ПЧП,
-
„член“ означава член на органа за ПЧП в съответствие с неговия учредителен акт,
-
„учредителен инструмент“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа за ПЧП,
-
„бюджет на органа за ПЧП“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза.
Член 3
Обхват на бюджета
Бюджетът на органа за ПЧП се състои от:
а)
приходите на органа за ПЧП, които включват:
i)
финансовите вноски на неговите членове за административните разходи;
ii)
финансовите вноски на неговите членове за оперативните разходи;
iii)
приходите, заделени за конкретни разходни позиции;
iv)
всякакви приходи, реализирани от органа за ПЧП;
б)
разходите на органа за ПЧП, включително административните разходи.
ГЛАВА 2
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
Член 4
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
Член 5
Принципи на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа за ПЧП.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа за ПЧП.
3. В бюджета на органа за ПЧП могат да се записват бюджетни кредити само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа за ПЧП, не се дължат на органа за ПЧП.
Член 6
Принцип на ежегодност
1. Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа за ПЧП, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
4. За административните бюджетни кредити разходите не надвишават приходите, очаквани за година, както е посочено в член 3, буква а), подточка i).
5. Като се имат предвид нуждите на органа за ПЧП, неизползваните бюджетни кредити могат да бъдат вписани в прогнозата за приходите и разходите за следващите три финансови години. Тези бюджетни кредити трябва да се усвояват първи.
6. Параграфи 1-5 не възпрепятстват бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, да бъдат разделени за няколко години под формата на годишни вноски, когато това е предвидено в учредителния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 7
Принцип на балансираност
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетни кредити за поети задължения не превишават съответната годишна вноска на Съюза, посочена в споразумението за годишния трансфер на средства, сключено с Комисията, плюс годишните вноски от членове, различни от Съюза, всички други приходи, посочени в член 3, и сумата на неизползваните бюджетни кредити, посочени в член 6, параграф 5.
3. Органът за ПЧП не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа за ПЧП.
4. Ако бюджетният резултат е положителен, той се вписва в бюджета за следващата финансова година като приход.
Ако бюджетният резултат е отрицателен, той се вписва в бюджета за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания.
Член 8
Принцип на разчетна единица
Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на паричните потоци, счетоводителят има право да извършва операции в други валути, както е установено във финансовите правила на органа за ПЧП.
Член 9
Принцип на универсалност
1. Без да се засяга параграф 2, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции при спазване на специфичните разпоредби във финансовите правила на органа за ПЧП относно случаите, в които някои приспадания може да се направят от заявките за плащане, които след това се предават за плащане на нетната сума.
2. Приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания, се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
3. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа за ПЧП, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
Приемането на дарения, при които може да има значителни финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет, който взема решение в срок два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет не вземе решение в посочения срок, дарението се смята за прието.
Сумата, над която съответните финансови тежести се считат за значителни, се определя с решение на управителния съвет.
Член 10
Принцип на специфичност
1. Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели поне по дялове и глави.
2. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити от една глава в друга без ограничения и от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът.
Над границата, посочена в първа алинея, директорът може да предложи на управителния съвет трансфери на бюджетни кредити от един дял в друг. Управителният съвет има три седмици, за да се противопостави на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички трансфери, извършени съгласно първа алинея.
Член 11
Принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа за ПЧП за осъществяване на неговите дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа за ПЧП, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението по всяка от дейностите и информацията се предоставя на управителния съвет от директора ежегодно и най-късно в документите, придружаващи проектобюджета на органа за ПЧП.
4. Освен ако учредителният не акт предвижда оценките да бъдат извършвани от Комисията, с цел подобряване на процеса на вземане на решения, органът за ПЧП извършва оценките, включително и последващите оценки, на своите програми и дейности, при които има значителни разходи, и резултатите от оценката се изпращат на управителния съвет.
Член 12
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа за ПЧП се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа за ПЧП вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
опазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, вземайки предвид многогодишния характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективен и ефикасен вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално елементите, посочени в член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, като се вземат предвид структурата и размерът на органа за ПЧП, естеството на възложените му задачи, както и сумите и финансовите и оперативните рискове.
Член 13
Принцип на прозрачност
1. Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Бюджетът на органа за ПЧП, включително щатното разписание и коригиращите бюджети, така както са приети, включително всякакви адаптации, както е предвидено в член 15, параграф 1, се публикуват на интернет сайта на органа за ПЧП в срок четири седмици от датата на тяхното приемане и се предават на Комисията и на Сметната палата.
3. Органът за ПЧП предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за получателите на средства, произлизащи от бюджета, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, вследствие на стандартното представяне.
Публикуваната информация е леснодостъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4).
4. Експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 34 от настоящия регламент, се публикуват на интернет сайта на Съюза.
ГЛАВА 3
ФИНАНСОВО ПЛАНИРАНЕ
Член 14
Прогнози за приходите и разходите
1. Органът за ПЧП изпраща на Комисията и на останалите членове не по-късно от 31 януари на годината, предхождаща тази, през която бюджетът на органа за ПЧП трябва да бъде изпълнен, прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на прогнозите, заедно с работната проектопрограма, посочена в член 31, параграф 4.
2. Прогнозата за приходите и разходите на органа за ПЧП включва:
а)
прогноза за броя на постоянните и временните длъжности, по функционална група и по степени, както и на договорно наетите служители и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, в границите на бюджетните кредити;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности;
д)
целите, поставени за финансовата година, с която е свързана прогнозата, като се посочват всички специфични бюджетни потребности във връзка с постигането на тези цели;
е)
административните разходи и изпълнения бюджет на органа за ПЧП през предходната финансова година;
ж)
размера на финансовите вноски, направени от членовете, и стойността на вноските в натура, направени от членовете, различни от Съюза;
з)
информация относно неусвоените бюджетни кредити, които се вписват в прогнозата за приходите и разходите за всяка година в съответствие с член 6, параграф 5.
Член 15
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът на органа за ПЧП и щатното разписание на служителите, включително броят на постоянните и временните длъжности по функционални групи и по степени, допълнени с броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, се приемат от управителния съвет в съответствие с учредителния акт на органа за ПЧП. Подробни разпоредби могат да бъдат установени във финансовите правила на органа за ПЧП. Всяко изменение в бюджета на органа за ПЧП, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет на органа за ПЧП, приет съгласно същата процедура, както и първоначалния бюджет на органа за ПЧП. Бюджетът на органа за ПЧП и, когато е подходящо, коригиращите бюджети на органа за ПЧП се адаптират с цел да се вземе предвид размерът на финансовата вноска на Съюза, предвидена в бюджета на Съюза.
2. Бюджетът на органа за ПЧП се състои от приходна и разходна част.
3. Бюджетът на органа за ПЧП съдържа:
a)
в приходната част:
i)
прогнозните приходи на органа за ПЧП за съответната финансова година („година n“);
ii)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година n-2;
iii)
съответни бележки към всеки ред приходи;
б)
в разходната част:
i)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината n;
ii)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година n-2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа за ПЧП за годината n;
iii)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
iv)
съответни бележки към всеки подраздел.
4. В щатното разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Същата информация се посочва за договорно наетия персонал и командированите национални експерти.
ГЛАВА 4
ФИНАНСОВИ УЧАСТНИЦИ
Член 16
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Директорът изпълнява приходите и разходите на бюджета на органа за ПЧП в съответствие с финансовите правила на органа за ПЧП и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити. Директорът отговаря за гарантиране на спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът за ПЧП участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите (OLAF) по предотвратяване на измамите.
2. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа за ПЧП, подчинени на Правилника за длъжностните лица, когато той се прилага по отношение на персонала на органа за ПЧП, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа за ПЧП.
Член 17
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа за ПЧП се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
3. Директорът, в съответствие с минималните стандарти, приети от управителния съвет, и като взема надлежно предвид рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на задълженията на директора. Създаването на тази структура и на тези системи се основава на анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Директорът може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
4. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършените дейности в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване на Комисията от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Съюза за съответната година. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 18
Предварителни проверки
1. Всяка операция се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
Инициирането и проверката на дадена операция са отделни функции.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа за ПЧП от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.
Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 11.
За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.
Член 19
Последващи проверки
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
2. Последващият контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за предварителния контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, притежават необходимите професионални умения.
Член 20
Годишно докладване
Разпоредителят с бюджетни кредити докладва ежегодно на управителния съвет за резултатите от изпълнението на своите задължения. За тази цел не по-късно от 15 февруари на следващата финансова година разпоредителят с бюджетни кредити представя на управителния съвет и до Комисията:
а)
отчет за изпълнението на годишната работна програма на органа за ПЧП, бюджета на органа за ПЧП и човешките ресурси;
б)
предварителните сметки на органа за ПЧП, включително доклада за бюджетното и финансово управление, посочен в член 39;
в)
декларация за управлението, в която се посочва, че освен ако не е посочено друго в резервите, разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчно ниво на увереност, че:
i)
информацията е подходящо представена, пълна и точна (вярна и точна представа);
ii)
разходите са били усвоени за планираната цел;
iii)
въведените системи за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции;
г)
обобщение на окончателните одиторски доклади и на осъществения контрол, включително анализ на естеството и размера на установените грешки и слабости в системите, както и коригиращите действия, които са предприети или планирани.
Отчетът, който е пропорционален на естеството на възложените задачи и съответните суми, посочва резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол.
Всяка година най-късно до 1 юли документите, посочени в букви в) и г) от първата алинея, както и тяхната оценка от управителния съвет, одобреният годишен отчет за дейността и окончателните сметки заедно с тяхното одобрение от управителния съвет в съответствие с член 43, параграф 2 се изпращат от директора на Комисията. Комисията изпраща тези документи на Европейския парламент и на Съвета.
Член 21
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 23, параграф 3. Комисията, посочена в член 23, параграф 3, незабавно информира управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП и неговите членове, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа за ПЧП, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП и неговите членове.
Член 22
Счетоводител
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, когато той се прилагат по отношение на персонала на органа за ПЧП, който е напълно независим при изпълнението на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа за ПЧП за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
воденето, подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с глава 8;
в)
прилагането в съответствие с глава 8 на счетоводните правила и сметкоплана;
г)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
д)
управлението на касата.
2. Два или повече органа за ПЧП могат да назначат един и същ счетоводител.
Органите за ПЧП могат също да се уговорят с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа за ПЧП.
Те могат също да възложат на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа за ПЧП, като отчитат съотношението между разходите и ползите.
В случаите, посочени в този параграф, трябва да се направят необходимите договорености с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа за ПЧП и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа за ПЧП.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 38, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
При условията на параграф 5 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
5. Счетоводителят може при изпълнение на своите задължения да делегира определени задачи на членовете на персонала, към които се прилага Правилникът за длъжностните лица, когато той се прилага по отношение на персонала на органа за ПЧП, когато това е необходимо за изпълнението на неговите задължения в съответствие с финансовите правила на органа за ПЧП.
6. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни действия, управителният съвет може по всяко време да отстрани временно или окончателно счетоводителя от задълженията му. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
Член 23
Отговорност на финансовите участници
1. Членове 16-25 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити и счетоводител носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е установено в Правилника за длъжностните лица. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП или неговите членове, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на OLAF.
3. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа за ПЧП, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа за ПЧП. За случаите, подадени от органите за ПЧП, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа за ПЧП.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя отчет съгласно член 20 и посочва предприетите мерки.
4. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа за ПЧП вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в приложимото законодателство по отношение на дисциплинарните мерки.
Член 24
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на членове 16-25 и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа за ПЧП.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до директора, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Въпросното лице информира също така своя пряк ръководител. Ако участник е директорът, той трябва да отнесе въпроса до управителния съвет.
Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Директорът или управителният съвет, ако лицето е директорът, предприемат по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
Член 25
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
ГЛАВА 5
ВЪТРЕШЕН ОДИТ
Член 26
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът за ПЧП въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити, нито като счетоводител.
3. Вътрешният одитор консултира органа за ПЧП по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценяване на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа за ПЧП. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид отчета на разпоредителя с бюджетни кредити по член 20 и всяка друга налична информация.
6. Вътрешният одитор докладва на управителния съвет и на директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове и препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет проучва информацията, посочена в член 20, и проверява дали препоръките са били изцяло и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа за ПЧП на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 27
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, отговорността на вътрешния одитор за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да сезира Съда на Европейския съюз се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 28
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет може да създаде, като вземе предвид икономическата ефективност и добавената стойност, капацитет за вътрешен одит, който изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на капациета за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет.
Годишният одитен план на капацитета за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на капацитета за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора в органа за ПЧП.
Той се преглежда и одобрява от управителния съвет.
Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Ако капацитетът за вътрешен одит на един орган за ПЧП не е икономически изгоден или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът за ПЧП може да реши да използва общ капацитет за вътрешен одит с други органи за ПЧП, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети на съответните органи за ПЧП се договарят относно практическите условия на общия капацитет за вътрешен одит.
Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
2. Управителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на капацитета за вътрешен одит.
ГЛАВА 6
ПРИХОДНИ И РАЗХОДНИ ОПЕРАЦИИ
Член 29
Изпълнение на приходите
1. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и събиране на недължимите суми. То включва също възможността за отказ от установени вземания, ако е целесъобразно.
2. Недължимо платените суми се събират.
Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното известие, счетоводителят информира отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. В решението за отказ се посочва, че са били предприети действия, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа за ПЧП се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа за ПЧП за бюджетното и финансовото управление.
3. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
4. Вземанията на органа за ПЧП по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа за ПЧП подлежат на давностен срок от пет години.
Член 30
Вноски на членовете
1. Органът за ПЧП представя на членовете си искания за плащане на целите или част от техните вноски при условия и на интервали, посочени в учредителния акт или съгласувани с тях.
2. Средствата, изплатени на органа за ПЧП от неговите членове чрез вноска, носят лихва в полза на бюджета на органа за ПЧП.
Член 31
Изпълнение на разходите
1. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поема бюджетни задължения и правни задължения, утвърждава разходите и разрешава плащанията, както и извършва подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
2. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което отговорният разпоредител с бюджетни кредити потвърждава дадена финансова операция.
Разрешаване на разход представлява действието, чрез което отговорният разпоредител с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя да плати утвърдените разходи.
3. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа за ПЧП, отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
4. В годишната работна програма на органа за ПЧП се предвижда разрешение от управителния съвет за оперативните разходи на органа за ПЧП относно обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, установени в настоящия параграф, са ясно идентифицирани.
Годишната работна програма включва подробни цели и очаквани резултати, включително и показатели за изпълнението. Тя съдържа също така описание на действията, които ще се финансират, и размера на сумата, разпределена за всяка дейност.
Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния инструмент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в работната програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа за ПЧП.
Член 32
Срокове
Плащането на разходите трябва да се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 7
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА ОТ ОРГАНА ЗА ПЧП
Член 33
Възлагане на обществени поръчки
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на параграфи 3-6 от настоящия член.
2. Органът за ПЧП взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от общия Финансов регламент.
3. За поръчки на стойност от 60 000 EUR до праговете, предвидени в член 118 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, може да се използва процедурата, определена в Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 за поръчки с ниска стойност, които не надвишават 60 000 EUR.
4. Органът за ПЧП може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи за ПЧП.
5. Органът за ПЧП може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби, с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (5) и с други органи за ПЧП за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
Органите за ПЧП могат да сключват договори, без да прибягват до процедура за възлагане на обществена поръчка, със своите членове, които са различни от Съюза, за доставката на стоки, предоставянето на услуги или извършването на работа, които тези членове предоставят пряко, без да прибягват до трети страни.
Стоките, услугите или работите, предвидени в първа и втора алинея, не се считат като част от вноската на членовете към бюджета на органа за ПЧП.
6. Органът за ПЧП може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възлагащите органи на приемащата държава членка за покриване на административните си нужди или с възлагащите органи на държавите членки, на държавите от Европейската асоциация за свободна търговия или страните кандидатки за членство в Съюза, които участват в органа като членове. В такива случаи член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
Органът за ПЧП може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с частните членове или с възлагащите органи на страни, участващи в програми на Съюза, които участват в органа като членове. В такива случаи член 133, първа алинея от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
Член 34
Експерти
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis за подбора на експерти чрез всяка процедура, предвидена в основния акт на програмата, чието изпълнение е възложено на органа за ПЧП. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества.
Органът за ПЧП може да използва списъците, съставени от Комисията или от други органи на Съюза или органи за ПЧП.
Органът за ПЧП може, ако това се счита за уместно в надлежно обосновани случаи, да избере всяко лице с подходящи умения, извън лицата от списъците.
Външните експерти се избират въз основа на уменията, опита и знанията, необходими за изпълнението на възложените им задачи и в съответствие с принципите на недопускане на дискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
Член 35
Безвъзмездни средства
Що се отнася до безвъзмездните средства, дял VI от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на специфичните разпоредби на учредителния акт.
Член 36
Награди
1. По отношение на наградите дял VII от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на параграф 2 от настоящия член.
2. Конкурсите за награди с единична стойност 1 000 000 EUR или повече може да се публикуват само ако са предвидени в проекта на работна програма, посочен в член 14, параграф 1.
Член 37
Посочване на средствата за обжалване
1. Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
2. По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
3. Параграфи 1 и 2 са обект на всяка специфична процедура, заложена в основните актове на програмата, чието изпълнение е възложено на органа за ПЧП.
ГЛАВА 8
СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
Член 38
Правила относно отчетите
Органът за ПЧП въвежда счетоводна система, предоставяща своевременно точна, пълна и надеждна информация.
Счетоводството на органа за ПЧП съответства на счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 39
Устройство на отчетите
Отчетите на органа за ПЧП се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа за ПЧП;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа за ПЧП (отчет относно бюджетното и финансово управление).
Всеки орган за ПЧП изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година. Този доклад отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, органът за ПЧП изпраща доклада за бюджетното и финансовото управление на Европейския парламент, на Съвета и на Сметната палата до 31 март на следващата финансова година.
Член 40
Счетоводни принципи
Финансовите отчети представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или с международните счетоводни стандарти за публичния сектор на базата на текущо начисляване (наричани по-долу „IPSAS“).
Член 41
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или с IPSAS на базата на текущо начисляване;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа за ПЧП.
Член 42
Отчети за изпълнението на бюджета
Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
Отчетите за изпълнението на бюджета имат същото устройство като това на самия бюджет.
Член 43
Междинни отчети и одобрение на окончателните отчети
1. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят на органа за ПЧП изпраща междинните отчети на Сметната палата до 15 февруари на следващата година.
В случая, посочен в първа алинея, счетоводителят на органа за ПЧП изпраща също така до 15 февруари на следващата година пакет от отчети в стандартен формат на счетоводителя на Комисията, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането.
2. Счетоводителят съставя окончателните отчети на органа за ПЧП. Директорът ги изпраща до 15 март, заедно със становището на външния одитор, посочено в член 46, на управителния съвет за одобрение.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят изпраща окончателните отчети, заедно със становището на външния одитор, посочено в член 46, и одобрението на управителния съвет, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година. В този случай счетоводителят на органа за ПЧП изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят на органа за ПЧП също така изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията на същата дата, на която предава окончателните отчети, представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящата глава и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните одобрени отчети на органа за ПЧП се публикуват на неговия интернет сайт в срок от един месец след одобрението им.
Член 44
Счетоводна система
1. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, хармонизираният сметкоплан, който ще се прилага от органа за ПЧП, се приема от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа за ПЧП.
4. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа за ПЧП. В тях се отчитат всички бюджетни приходни и разходни операции.
Член 45
Инвентарен опис
Органът за ПЧП съхранява инвентарен опис, съдържащ количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи, които представляват негова собственост или собственост на Съюза. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, органът за ПЧП съхранява този инвентарен опис в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията. Органът за ПЧП проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
ГЛАВА 9
ВЪНШЕН ОДИТ И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 46
Външен одит
Органът за ПЧП подлежи на независим външен одит, извършван в съответствие с международно приетите одитни стандарти от независим одиторски орган. Становището на независимият одитор определя дали отчетите дават вярна и точна представа, дали въведените системи за контрол функционират правилно и дали свързаните с отчетите операции са законосъобразни и редовни. В становището се заявява също така дали опитната дейност поставя под съмнение твърденията в декларацията за управлението, посочена в член 20. Становището се представя на управителния съвет. То се предава на Комисията заедно с окончателните финансови отчети на органа за ПЧП най-късно до 15 март.
Член 47
Проверка на отчетите от Сметната палата
1. Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт на органа за ПЧП, Сметната палата проверява отчетите на органа за ПЧП в съответствие с член 287 от Договора за функционирането на Европейския съюз. При проверката Сметната палата може да вземе предвид одита на независимия външен одитор, посочен в член 46 от настоящия регламент, и мерките, които са предприети в отговор на неговите констатации.
2. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 48
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Без да се засягат разпоредбите на член 47, параграф 1, органът за ПЧП предоставя на служителите на Комисията и други лица, упълномощени от нея, както и на Сметната палата достъп до обектите и помещенията, както и до цялата информация, включително информация в електронен формат, необходима за извършването на техните одити.
2. OLAF може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (6) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (7), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, финансирани от органа за ПЧП.
3. Без да се засягат параграфи 1 и 2, договорите, споразуменията и решенията на органа за ПЧП съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ГЛАВА 10
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 49
Искания за информация
Комисията и членовете на органа за ПЧП, различни от Съюза, могат да изискват всякаква необходима информация или пояснения от органа за ПЧП по въпросите на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 50
Приемане на финансовите правила на органа за ПЧП
Всеки орган, посочен в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нови финансови правила с оглед на тяхното влизане в сила на 1 януари 2014 г., или във всички случаи в рамките на девет месеца от датата, на която органът за ПЧП попада в обхвата на член 209 от този регламент.
Член 51
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 110/2014 DELLA COMMISSIONE
del 30 settembre 2013
che stabilisce il regolamento finanziario tipo degli organismi di partenariato pubblico-privato di cui all’articolo 209 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio (1), in particolare l’articolo 209,
considerando quanto segue:
(1)
Sulla base dell’esperienza acquisita con l’istituzionalizzazione dei PPP come organismi dell’Unione ai sensi dell’articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio (2), il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 ha previsto categorie aggiuntive di PPP al fine di ampliare la gamma di strumenti tra cui scegliere e integrare organismi dotati di una regolamentazione più flessibile e accessibile per i partner privati rispetto a quella applicabile alle istituzioni dell’Unione. Rientrano in queste categorie aggiuntive gli organismi di cui all’articolo 209 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 incaricati di attuare un partenariato pubblico-privato (di seguito «organismi di PPP»).
(2)
Per assicurare la sana gestione finanziaria dei fondi dell’Unione e consentire agli organismi di PPP di adottare la propria regolamentazione finanziaria, è necessario adottare un regolamento finanziario tipo per gli organismi in questione.
(3)
Gli organismi di PPP devono stabilire ed eseguire il loro bilancio nel rispetto dei principi di bilancio dell’unità e della verità del bilancio, dell’annualità, del pareggio, dell’unità di conto, dell’universalità, della specializzazione, della sana gestione finanziaria, che richiede un controllo interno efficace ed efficiente, e della trasparenza.
(4)
Per garantire l’esecuzione globale dei compiti e delle attività dell’organismo di PPP, dovrebbe essergli consentito di iscrivere gli stanziamenti non utilizzati di un esercizio nello stato previsionale delle entrate e delle spese per al massimo i tre esercizi successivi.
(5)
Poiché ai fondi dell’Unione messi a disposizione dell’organismo di PPP deve essere data esecuzione secondo la modalità della gestione indiretta di cui all’articolo 60 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, le disposizioni in materia di programmazione e informazione finanziaria devono essere coerenti con il metodo di gestione indiretta dell’esecuzione del bilancio. Il discarico dell’esecuzione del bilancio relativamente al contributo dell’Unione agli organismi di PPP deve rientrare nel discarico con cui il Parlamento europeo dà atto alla Commissione dell’esecuzione del bilancio dell’Unione. Pertanto, occorre prevedere, conformemente al regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, adeguate modalità di relazione annuale, che comprendano la presentazione di una dichiarazione di gestione, atte a consentire alla Commissione di esercitare al meglio le sue competenze in materia di discarico.
(6)
È necessario definire i poteri e le competenze del contabile e dell’ordinatore tenendo conto del profilo pubblico-privato degli organismi di PPP. La responsabilità degli ordinatori dovrebbe essere totale per quanto riguarda tutte le operazioni di entrata e di spesa eseguite sotto la loro autorità, operazioni di cui dovrebbero rispondere anche, se del caso, nell’ambito di una procedura disciplinare.
(7)
È necessario chiarire le funzioni di revisione contabile interna e di controllo interno e razionalizzare gli obblighi in materia di relazioni. La funzione di revisione contabile interna in seno all’organismo di PPP deve essere svolta dal revisore contabile interno della Commissione, che deve effettuare controlli ove lo giustifichino i rischi esistenti. È necessario stabilire le norme relative alla creazione e al funzionamento delle capacità di revisione contabile.
(8)
Per garantire che ciascun organismo risponda dell’esecuzione del proprio bilancio e persegua le finalità che gli sono state attribuite al momento dell’istituzione, occorre consentire agli organismi di PPP di ricorrere a organismi esterni di diritto privato per l’espletamento delle funzioni loro affidate soltanto nei casi necessari e per funzioni che non comportano attribuzioni di servizio pubblico né l’esercizio di poteri di apprezzamento discrezionale.
(9)
Occorre stabilire i principi da seguire per le operazioni di entrata e di spesa dell’organismo di PPP.
(10)
Dato il profilo pubblico-privato degli organismi di PPP e in particolare del contributo del settore privato al bilancio di tale organismo, occorre ammettere procedure flessibili per l’aggiudicazione degli appalti pubblici. Le procedure applicabili dovranno rispettare i principi di trasparenza, proporzionalità, parità di trattamento e non discriminazione e discostarsi in parte dalle pertinenti disposizioni stabilite dal regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 della Commissione (3). È necessario migliorare e rendere meno onerosa la fornitura di beni e servizi, nonché evitare eccessivi costi di gestione delle procedure di appalto grazie al rafforzamento della cooperazione tra i membri degli organismi di PPP. Tali organismi dovranno pertanto avere la possibilità altresì di stipulare con i propri membri diversi dall’Unione contratti per la fornitura di beni, la prestazione di servizi o l’esecuzione di lavori a opera direttamente di tali membri, senza ricorrere a terzi.
(11)
Per migliorare l’efficienza in termini di costi, occorre prevedere la possibilità di condividere i servizi o di trasferirli a un altro organismo o alla Commissione, permettendo in particolare che il contabile della Commissione venga incaricato della totalità o di una parte dei compiti del contabile dell’organismo di PPP.
(12)
È opportuno che gli organismi di PPP possano ricorrere a esperti esterni per la valutazione delle domande di sovvenzione, dei progetti e delle offerte nonché per la formulazione di pareri e la consulenza in casi specifici. Tali esperti dovranno essere selezionati nel rispetto dei principi di non discriminazione, parità di trattamento e assenza di conflitto d’interesse.
(13)
Per garantire l’attuazione coerente rispetto alle azioni gestite direttamente dalla Commissione, è opportuno che nell’ambito dell’attribuzione di sovvenzioni e premi siano applicabili le pertinenti disposizioni del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, fatte salve le eventuali disposizioni specifiche dello strumento che istituisce l’organismo di PPP o dell’atto di base del programma di cui si affida l’attuazione all’organismo di PPP.
(14)
Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, le norme contabili applicate dagli organismi di PPP devono consentire siffatto consolidamento.
(15)
È necessario stabilire che il presente regolamento entri in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, per consentire l’adozione in tempo utile del regolamento finanziario rivisto degli organismi di PPP con decorrenza dal 1o gennaio 2014, al fine di garantire l’applicazione di regole coerenti al prossimo quadro finanziario pluriennale,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO 1
PORTATA
Articolo 1
Oggetto
Il presente regolamento stabilisce i principi fondamentali in base ai quali l’organismo di partenariato pubblico-privato (di seguito «organismo di PPP») deve adottare la propria regolamentazione finanziaria. La regolamentazione finanziaria dell’organismo di PPP può discostarsi dal presente regolamento soltanto se lo impongano esigenze specifiche e previo accordo della Commissione, conformemente alle disposizioni dell’articolo 209, quarto comma, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
Ciascun organismo di PPP adotta nella sua regolamentazione finanziaria le modalità di applicazione di tali principi.
Articolo 2
Definizioni
Ai fini del presente regolamento si intende per:
- «consiglio di amministrazione»: l’organo decisionale principale a livello interno in materie finanziarie e di bilancio dell’organismo di PPP, indipendentemente dalla sua denominazione nell’atto costitutivo,
- «direttore»: la persona incaricata di eseguire le decisioni del consiglio di amministrazione nonché il bilancio dell’organismo di PPP in qualità di ordinatore, indipendentemente dalla sua denominazione nell’atto costitutivo,
- «membro»: un membro dell’organismo di PPP conformemente all’atto costitutivo,
- «atto costitutivo»: l’atto di diritto dell’Unione che disciplina gli aspetti essenziali relativi alla creazione e al funzionamento dell’organismo di PPP,
- «bilancio dell’organismo di PPP»: lo strumento che prevede e autorizza, per ciascun esercizio, tutte le entrate e le spese ritenute necessarie per l’organismo di PPP.
Articolo 3
Ambito di applicazione del bilancio
Il bilancio dell’organismo di PPP presenta:
a)
le entrate dell’organismo di PPP, che comprendono:
i)
il contributo finanziario dei membri ai costi amministrativi;
ii)
il contributo finanziario dei membri ai costi operativi;
iii)
le entrate con destinazione specifica destinate a finanziare spese determinate;
iv)
le eventuali entrate generate dall’organismo di PPP;
b)
le spese dell’organismo di PPP, comprese le spese amministrative.
CAPO 2
PRINCIPI DI BILANCIO
Articolo 4
Rispetto dei principi di bilancio
Alle condizioni di cui al presente regolamento, la formazione e l’esecuzione del bilancio dell’organismo di PPP rispettano i principi dell’unità, della verità del bilancio, dell’annualità, del pareggio, dell’unità di conto, dell’universalità, della specializzazione, della sana gestione finanziaria, che richiede un controllo interno efficace ed efficiente, e della trasparenza.
Articolo 5
Principi dell’unità e della verità del bilancio
1. La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese possono essere effettuati solo mediante imputazione a una linea del bilancio dell’organismo di PPP.
2. Nessuna spesa può essere impegnata né autorizzata in eccedenza agli stanziamenti autorizzati dal bilancio dell’organismo di PPP.
3. Uno stanziamento può essere iscritto nel bilancio dell’organismo di PPP solo se corrisponde a una spesa ritenuta necessaria.
4. Gli interessi generati dai versamenti di prefinanziamenti effettuati a partire dal bilancio dell’organismo di PPP non sono dovuti a quest’ultimo.
Articolo 6
Principio dell’annualità
1. Gli stanziamenti iscritti nel bilancio dell’organismo di PPP sono autorizzati per la durata di un esercizio, che inizia il 1o gennaio e termina il 31 dicembre.
2. Gli stanziamenti di impegno coprono il costo totale degli impegni giuridici sottoscritti durante l’esercizio.
3. Gli stanziamenti di pagamento coprono i pagamenti derivanti dall’esecuzione degli impegni giuridici sottoscritti durante l’esercizio o durante gli esercizi precedenti.
4. Per quanto riguarda gli stanziamenti amministrativi, le spese non superano le entrate previste per l’esercizio indicate all’articolo 3, lettera a), punto i).
5. Considerato il fabbisogno dell’organismo di PPP, gli stanziamenti inutilizzati possono essere iscritti nello stato di previsione delle entrate e delle spese per al massimo i tre esercizi successivi. Tali stanziamenti devono essere utilizzati per primi.
6. I paragrafi da 1 a 5 non ostano a che gli impegni di bilancio per le azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi possano essere ripartiti in frazioni annue quando ciò è previsto dall’atto di base o se si tratta di spese amministrative.
Articolo 7
Principio del pareggio
1. Entrate e stanziamenti di pagamento devono risultare in pareggio.
2. Gli stanziamenti di impegno non superano il contributo annuale corrispondente dell’Unione quale definito nell’accordo relativo al trasferimento annuale di fondi stipulato con la Commissione, maggiorato dei contributi annuali dei membri diversi dall’Unione, delle eventuali altre entrate di cui all’articolo 3, e dell’importo degli stanziamenti inutilizzati di cui all’articolo 6, paragrafo 5.
3. L’organismo di PPP non può sottoscrivere prestiti entro il quadro del suo bilancio.
4. Se il risultato dell’esercizio è positivo è iscritto nel bilancio dell’esercizio successivo fra le entrate.
Se il risultato dell’esercizio è negativo è iscritto nel bilancio dell’esercizio successivo come stanziamenti di pagamento.
Articolo 8
Principio dell’unità di conto
Il bilancio dell’organismo di PPP è formato, è eseguito ed è oggetto di rendiconto in euro. Per le esigenze di tesoreria, tuttavia, il contabile è autorizzato a effettuare operazioni in altre monete, alle condizioni precisate nel regolamento finanziario dell’organismo di PPP.
Articolo 9
Principio dell’universalità
1. Fatto salvo il paragrafo 2, l’insieme delle entrate copre l’insieme degli stanziamenti di pagamento. Tutte le entrate e le spese sono iscritte senza contrazione fra di esse, fatte salve eventuali disposizioni specifiche della regolamentazione finanziaria dell’organismo di PPP che prevedono che possano essere effettuate alcune detrazioni dalle richieste di pagamento, che in tale caso sono registrate come pagamenti dell’importo netto.
2. Le entrate aventi una destinazione specifica, quali redditi da fondazioni, sussidi, donazioni e legati, sono destinate a finanziare spese determinate.
3. Il direttore può accettare qualsiasi atto di liberalità a favore dell’organismo di PPP, in particolare fondazioni, sussidi, donazioni e legati.
L’accettazione di liberalità che potrebbero comportare oneri è soggetta all’autorizzazione del consiglio di amministrazione, il quale si pronuncia entro due mesi a decorrere dalla data in cui la domanda gli è stata presentata. Se il consiglio di amministrazione non delibera entro tale termine, la liberalità si considera accettata.
L’importo oltre il quale l’onere è considerato significativo è stabilito mediante decisione del consiglio di amministrazione.
Articolo 10
Principio della specializzazione
1. Gli stanziamenti sono specificati almeno per titoli e per capitoli.
2. Il direttore può procedere a storni di stanziamenti da capitolo a capitolo senza limiti e da articolo ad articolo nei limiti del 10 % degli stanziamenti dell’esercizio che figurano sulla linea dalla quale viene effettuato lo storno.
Al di là del limite di cui al paragrafo 1, il direttore può proporre al consiglio di amministrazione storni di stanziamenti da titolo a titolo. Il consiglio di amministrazione dispone di tre settimane per opporsi a detti storni. Trascorso tale termine gli storni sono considerati adottati.
Il direttore informa al più presto il consiglio di amministrazione degli storni effettuati a norma del primo comma.
Articolo 11
Principio della sana gestione finanziaria
1. Gli stanziamenti sono utilizzati secondo il principio di una sana gestione finanziaria, vale a dire secondo i principi di economia, efficienza ed efficacia.
2. Secondo il principio dell’economia, le risorse impiegate dall’organismo di PPP nella realizzazione delle proprie attività sono messe a disposizione in tempo utile, nella quantità e qualità appropriate e al prezzo migliore.
Secondo il principio dell’efficienza, deve essere ricercato il miglior rapporto tra i mezzi impiegati e i risultati conseguiti.
Secondo il principio dell’efficacia, gli obiettivi specifici fissati devono essere raggiunti e devono essere conseguiti i risultati attesi.
3. Sono stabiliti obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e corredati di un termine per tutti i settori di attività contemplati dal bilancio dell’organismo di PPP. La realizzazione di tali obiettivi è verificata mediante indicatori di performance stabiliti per ciascuna attività e le relative informazioni sono trasmesse al consiglio d’amministrazione dal direttore ogni anno al più tardi nei documenti che accompagnano il progetto di bilancio dell’organismo di PPP.
4. Salvo che l’atto costitutivo stabilisca che la Commissione deve svolgere valutazioni, per migliorare il processo decisionale l’organismo di PPP procede a valutazioni ex post dei programmi e delle attività che comportano spese importanti e i risultati di tale valutazione sono comunicati al consiglio di amministrazione.
Articolo 12
Controllo interno dell’esecuzione del bilancio
1. Il bilancio dell’organismo di PPP viene eseguito secondo il principio di un controllo interno efficace ed efficiente.
2. Ai fini dell’esecuzione del bilancio dell’organismo di PPP, il controllo interno è definito come un processo applicabile a tutti i livelli di gestione e destinato a fornire ragionevoli garanzie quanto al conseguimento dei seguenti obiettivi:
a)
efficacia, efficienza ed economia delle operazioni;
b)
affidabilità delle relazioni;
c)
salvaguardia degli attivi e informazione;
d)
prevenzione, individuazione e rettifica delle frodi e irregolarità e seguito dato a tali frodi e irregolarità;
e)
adeguata gestione dei rischi connessi alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, tenendo conto del carattere pluriennale dei programmi, nonché della natura dei pagamenti in questione.
3. Un controllo interno efficace si basa sulle migliori pratiche internazionali e include, in particolare gli elementi stabiliti all’articolo 32, paragrafi 3 e 4, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, tenendo conto della struttura e delle dimensioni dell’organismo di PPP, della natura dei compiti affidatigli, degli importi in causa e dei rischi finanziari e operativi esistenti.
Articolo 13
Principio della trasparenza
1. Il bilancio dell’organismo di PPP è formato, eseguito ed è oggetto di rendiconto conformemente al principio della trasparenza.
2. Il bilancio dell’organismo di PPP, compresi la tabella dell’organico e i bilanci rettificativi, quali adottati, compresi eventuali adeguamenti previsti all’articolo 15, paragrafo 1, sono pubblicati sul sito Internet dell’organismo di PPP entro quattro settimane dalla loro adozione e sono trasmessi alla Commissione e alla Corte dei conti.
3. L’organismo di PPP pubblica sul proprio sito Internet, entro il 30 giugno dell’esercizio successivo, informazioni sui destinatari di fondi provenienti dal proprio bilancio, conformemente all’articolo 21, paragrafi 2, 3 e 4, del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 e secondo una presentazione standardizzata.
Le informazioni pubblicate devono essere facilmente accessibili, chiare ed esaurienti. Tali informazioni sono messe a disposizione nel debito rispetto dei requisiti in materia di riservatezza e di sicurezza, in particolare per quanto riguarda la tutela dei dati personali di cui al regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (4).
4. I nomi degli esperti assunti conformemente all’articolo 34 del presente regolamento sono pubblicati su un sito Internet dell’Unione.
CAPO 3
PROGRAMMAZIONE FINANZIARIA
Articolo 14
Stato di previsione delle entrate e delle spese
1. Entro il 31 gennaio dell’anno che precede quello dell’esecuzione del suo bilancio, l’organismo di PPP trasmette alla Commissione e agli altri membri un progetto di stato di previsione delle proprie entrate e spese e gli orientamenti generali che le giustificano, unitamente al suo progetto di programma di lavoro di cui all’articolo 31, paragrafo 4.
2. Lo stato di previsione delle entrate e delle spese dell’organismo di PPP comprende:
a)
una stima del numero di posti permanenti e temporanei, per gruppo di funzioni e per grado, nonché degli agenti contrattuali e degli esperti nazionali distaccati espressi in equivalenti tempo pieno, entro i limiti degli stanziamenti di bilancio;
b)
in caso di variazione dell’organico, la giustificazione motivata della richiesta di nuovi posti;
c)
una previsione trimestrale di tesoreria dei pagamenti e delle riscossioni;
d)
informazioni sulla realizzazione di tutti gli obiettivi precedentemente fissati per le varie attività;
e)
gli obiettivi stabiliti per l’esercizio cui si riferisce lo stato di previsione, con l’indicazione delle eventuali esigenze specifiche di bilancio destinate alla realizzazione di tali obiettivi;
f)
i costi amministrativi e il bilancio eseguito dell’organismo di PPP nel corso dell’esercizio precedente;
g)
l’importo dei contributi finanziari dei membri e il valore dei contributi in natura dei membri diversi dall’Unione;
h)
informazioni sugli stanziamenti inutilizzati che sono iscritti nello stato di previsione delle entrate e delle spese per esercizio, conformemente all’articolo 6, paragrafo 5.
Articolo 15
Formazione del bilancio
1. Il bilancio dell’organismo di PPP e la tabella dell’organico, compreso il numero di posti permanenti e temporanei, per gruppo di funzioni e per grado, completato dal numero di agenti contrattuali e di esperti nazionali distaccati espressi in equivalenti tempo pieno, sono adottati dal consiglio di amministrazione conformemente all’atto costitutivo dell’organismo di PPP. La regolamentazione finanziaria dell’organismo di PPP può prevedere disposizioni dettagliate. Qualsiasi modifica del bilancio dell’organismo di PPP, nonché della tabella dell’organico, è oggetto di un bilancio rettificativo dell’organismo di PPP adottato conformemente alla procedura utilizzata per il suo bilancio iniziale. Il bilancio dell’organismo di PPP e, se del caso, i bilanci rettificativi dello stesso, sono adeguati per tenere conto dell’importo del contributo dell’Unione quale iscritto nel bilancio dell’Unione.
2. Il bilancio dell’organismo di PPP comporta uno stato delle entrate e uno stato delle spese.
3. Il bilancio dell’organismo di PPP presenta:
a)
nello stato delle entrate:
i)
le previsioni di entrate dell’organismo di PPP per l’esercizio interessato («anno n»);
ii)
le entrate previste dell’esercizio precedente e le entrate dell’esercizio n-2;
iii)
gli opportuni commenti per ogni linea di entrata;
b)
nello stato delle spese:
i)
gli stanziamenti d’impegno e di pagamento per l’anno n;
ii)
gli stanziamenti d’impegno e di pagamento per l’esercizio precedente, nonché le spese impegnate e le spese pagate nel corso dell’esercizio n-2, queste ultime espresse altresì come percentuale del bilancio dell’organismo di PPP dell’anno n;
iii)
uno stato riepilogativo delle scadenze dei pagamenti da effettuare nel corso degli esercizi successivi in base agli impegni di bilancio assunti nel corso di esercizi precedenti;
iv)
gli opportuni commenti per ciascuna suddivisione.
4. La tabella dell’organico riporta accanto al numero di posti autorizzati a titolo dell’esercizio il numero di posti autorizzati per l’esercizio precedente, nonché il numero di posti realmente coperti. Le stesse informazioni sono fornite per il personale contrattuale e gli esperti nazionali distaccati.
CAPO 4
AGENTI FINANZIARI
Articolo 16
Esecuzione del bilancio in conformità del principio della sana gestione finanziaria
1. Le funzioni di ordinatore sono esercitate dal direttore, che esegue il bilancio in entrate e in spese dell’organismo di PPP conformemente al regolamento finanziario di detto organismo e al principio della sana gestione finanziaria, sotto la sua responsabilità ed entro i limiti degli stanziamenti autorizzati. L’ordinatore è incaricato di garantirne la legittimità e la regolarità.
A prescindere dalle responsabilità dell’ordinatore in merito alla prevenzione e individuazione delle frodi e irregolarità, l’organismo di PPP partecipa alle attività di prevenzione delle frodi dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).
2. Il direttore può delegare i poteri d’esecuzione del bilancio al personale dell’organismo di PPP soggetto allo statuto, ove si applichi al personale dell’organismo di PPP, alle condizioni stabilite nel regolamento finanziario dell’organismo di PPP adottato dal consiglio di amministrazione. I titolari di delega possono operare soltanto entro i limiti dei poteri loro espressamente conferiti.
Articolo 17
Poteri e funzioni dell’ordinatore
1. Il bilancio dell’organismo di PPP è eseguito dal direttore nei servizi posti sotto la sua autorità.
2. Nella misura in cui ciò si rivela indispensabile, possono essere affidati, mediante contratto, a entità o organismi esterni di diritto privato compiti preparatori o accessori che non comportano attribuzioni di servizio pubblico né l’esercizio di poteri di apprezzamento discrezionale.
3. Il direttore pone in atto, conformemente alle norme minime stabilite dal consiglio di amministrazione e tenendo conto dei rischi inerenti alle caratteristiche della gestione e alla natura delle azioni finanziate, la struttura organizzativa nonché i sistemi di controllo interno adeguati all’esecuzione dei compiti del direttore. L’istituzione della struttura e dei sistemi in questione si fonda su un’analisi dei rischi che tiene conto del loro rapporto costo/efficacia.
Il direttore può introdurre, nell’ambito dei suoi servizi, una funzione di perizia tecnica e di consulenza per assisterlo nel controllo dei rischi connessi alle sue attività.
4. L’ordinatore conserva i documenti giustificativi relativi alle operazioni eseguite per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data della decisione di discarico alla Commissione per l’esecuzione del bilancio dell’Unione per l’esercizio interessato. I dati personali contenuti nei documenti giustificativi vanno cancellati, se possibile, quando tali dati non sono necessari ai fini del controllo o della revisione contabile. In ogni caso, per quanto riguarda la conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni, si applicano le disposizioni dell’articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 18
Controlli ex ante
1. Ogni operazione è sottoposta ad almeno un controllo ex ante fondato su un’analisi documentale e sui risultati disponibili di controlli già effettuati, concernente gli aspetti operativi e finanziari dell’operazione.
I controlli ex ante comprendono l’avvio e la verifica di un’operazione.
L’avvio e la verifica di un’operazione sono funzioni distinte.
2. Per avvio di un’operazione si intende il complesso delle operazioni preparatorie all’adozione degli atti di esecuzione del bilancio dell’organismo di PPP da parte dell’ordinatore responsabile.
3. Per verifica ex ante di un’operazione si intendono tutti i controlli ex ante realizzati dall’ordinatore responsabile per verificarne gli aspetti operativi e finanziari.
4. I controlli ex ante verificano la coerenza fra i documenti giustificativi richiesti e le altre informazioni disponibili.
La portata, in termini di frequenza e intensità, dei controlli ex ante è determinata dall’ordinatore responsabile in base a considerazioni inerenti ai rischi e all’efficienza in termini di costi. In caso di dubbio, l’ordinatore incaricato di convalidare il pagamento in questione richiede informazioni supplementari o effettua un controllo in loco al fine di ottenere una affidabilità ragionevole dal controllo ex ante.
I controlli ex ante hanno lo scopo di constatare in particolare quanto segue:
a)
la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle disposizioni applicabili;
b)
l’applicazione del principio della sana gestione finanziaria di cui all’articolo 11.
Ai fini dei controlli, l’ordinatore responsabile può ritenere che una serie di singole operazioni analoghe riguardanti spese regolari per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche costituisca un’unica operazione.
Articolo 19
Controlli ex post
1. L’ordinatore responsabile può predisporre controlli ex post per verificare operazioni già autorizzate in esito a controlli ex ante. Tali controlli possono essere organizzati come controlli a campione in funzione del rischio.
I controlli ex post possono essere svolti su base documentale o, se necessario, sul posto.
2. I controlli ex ante sono svolti da funzionari diversi da quelli responsabili dei controlli ex post. I funzionari responsabili dei controlli ex post non sono subordinati ai funzionari responsabili dei controlli ex ante.
I funzionari incaricati del controllo della gestione delle operazioni finanziarie dispongono delle necessarie competenze professionali.
Articolo 20
Relazione annuale
L’ordinatore responsabile rende conto annualmente al consiglio di amministrazione dell’esercizio delle sue funzioni. A tale fine l’ordinatore comunica, entro il 15 febbraio dell’esercizio successivo, al consiglio di amministrazione e alla Commissione:
a)
una relazione sull’attuazione del programma di lavoro annuale dell’organismo di PPP e sull’esecuzione del bilancio dell’organismo di PPP, nonché sulle risorse umane;
b)
i conti provvisori dell’organismo di PPP, compresa la relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio di cui all’articolo 39;
c)
una dichiarazione di gestione che indica che, se non diversamente specificato nelle riserve, l’ordinatore ha la ragionevole certezza che:
i)
le informazioni figuranti nella relazione sono presentate correttamente e sono complete ed esatte;
ii)
le spese sono state effettuate per la finalità prevista;
iii)
i sistemi di controllo predisposti danno le necessarie garanzie quanto alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti;
d)
Una sintesi delle relazioni finali di revisione contabile e dei controlli svolti, compresa un’analisi della natura e della portata degli errori e delle carenze riscontrate nei sistemi, nonché le misure correttive adottate o previste.
La relazione, che è commisurata alla natura dei compiti affidati e agli importi in causa, presenta i risultati delle sue operazioni a fronte degli obiettivi che sono stati assegnati, i rischi associati a tali operazioni, l’impiego delle risorse messe a disposizione e l’efficienza ed efficacia dei sistemi di controllo interno.
Entro il 1o luglio di ogni anno, il direttore trasmette alla Commissione i documenti menzionati alle lettere c) e d) del primo comma e la loro valutazione da parte del consiglio di amministrazione, la relazione annuale di attività approvata e i conti definitivi, accompagnati dall’approvazione del consiglio di amministrazione conformemente all’articolo 43, paragrafo 2. La Commissione trasmette tali documenti al Parlamento europeo e al Consiglio.
Articolo 21
Tutela degli interessi finanziari dell’Unione
1. Se un funzionario partecipante alla gestione finanziaria e al controllo delle operazioni ritiene irregolare o contraria ai principi della sana gestione finanziaria o alle regole deontologiche che vincolano i funzionari una decisione la cui applicazione o accettazione gli sia stata imposta da un superiore, ne informa per iscritto il direttore, che risponde per iscritto. In caso d’inerzia del direttore o qualora egli confermi la decisione o l’istruzione iniziale e il funzionario consideri tale conferma insufficiente rispetto alla sua preoccupazione, il funzionario ne informa l’istanza pertinente di cui all’articolo 23, paragrafo 3. L’istanza di cui all’articolo 23, paragrafo 3 informa immediatamente il consiglio di amministrazione.
2. In caso di attività illecite, di frode o di corruzione che possano ledere gli interessi dell’organismo di PPP o dei suoi membri, il funzionario informa le autorità e le istanze designate dalla legislazione in vigore. I contratti conclusi con revisori esterni che sottopongono a revisione contabile la gestione finanziaria dell’organismo di PPP prevedono, per il revisore esterno, l’obbligo di informare l’ordinatore in merito a qualsiasi sospetto di attività illecita, frode o corruzione che possano ledere gli interessi dell’organismo di PPP o dei suoi membri.
Articolo 22
Contabile
1. Il consiglio di amministrazione nomina un contabile soggetto allo statuto, ove detto statuto si applichi al personale dell’organismo di PPP, che è interamente indipendente nell’esercizio delle sue funzioni. Il contabile è incaricato, presso l’organismo di PPP, di quanto segue:
a)
provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all’incasso delle entrate e al recupero dei crediti accertati;
b)
tenere la contabilità, preparare e presentare i conti conformemente al capo 8;
c)
attuare, conformemente al capo 8, le norme contabili e il piano contabile;
d)
definire e convalidare i sistemi contabili e, se necessario, convalidare i sistemi stabiliti dall’ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili; al riguardo, il contabile è abilitato a verificare in qualsiasi momento il rispetto dei criteri di liquidazione;
e)
provvedere alla gestione della tesoreria.
2. Due o più organismi di PPP possono nominare lo stesso contabile.
Gli organismi di PPP possono inoltre convenire con la Commissione che il contabile della Commissione svolga anche le funzioni di contabile dell’organismo di PPP.
Possono altresì affidare al contabile della Commissione una parte dei compiti del contabile dell’organismo di PPP, tenendo conto dell’analisi costi/benefici.
Nel caso di cui al presente paragrafo, essi adottano le disposizioni necessarie per evitare ogni conflitto d’interessi.
3. Il contabile ottiene dall’ordinatore tutte le informazioni necessarie all’elaborazione di conti che forniscano un’immagine fedele della situazione finanziaria dell’organismo di PPP e dell’esecuzione del bilancio. L’ordinatore garantisce l’affidabilità di tali informazioni.
4. Prima della loro adozione da parte del direttore, il contabile approva i conti, attestando in tal modo di avere la ragionevole certezza che i conti forniscono un’immagine fedele della situazione finanziaria dell’organismo di PPP.
Ai fini del primo comma, il contabile verifica che i conti siano stati preparati nel rispetto delle norme contabili di cui all’articolo 38 e che tutte le entrate e le spese siano contabilizzate.
Il contabile è abilitato a verificare le informazioni ricevute nonché a eseguire qualsiasi controllo supplementare che egli ritenga necessario per approvare i conti.
Il contabile formula riserve, se necessario, illustrando con precisione la natura e la portata di dette riserve.
Fatto salvo il paragrafo 5, solo il contabile è autorizzato a gestire denaro contante ed equivalenti di liquidità. Il contabile è responsabile della custodia dei medesimi.
5. Nell’esercizio dei suoi compiti e se ciò si rivela indispensabile a tal fine conformemente alla regolamentazione finanziaria dell’organismo di PPP, il contabile può delegare alcune delle proprie funzioni a personale soggetto allo statuto, ove questo si applichi al personale dell’organismo di PPP.
6. Fatti salvi eventuali provvedimenti disciplinari, il consiglio di amministrazione può sospendere, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, il contabile dalle sue funzioni. In tale caso il consiglio di amministrazione nomina un contabile provvisorio.
Articolo 23
Responsabilità degli agenti finanziari
1. Gli articoli da 16 a 25 fanno salva l’eventuale responsabilità penale degli agenti finanziari, secondo il diritto nazionale applicabile e le disposizioni vigenti concernenti la tutela degli interessi finanziari dell’Unione e la lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari dell’Unione o degli Stati membri.
2. L’ordinatore e il contabile sono responsabili sotto il profilo disciplinare e patrimoniale conformemente allo statuto dei funzionari. In caso di attività illecita, di frode o di corruzione che possano ledere gli interessi dell’organismo di PPP o dei suoi membri, sono adite le autorità e istanze designate dalla legislazione vigente, in particolare l’OLAF.
3. L’istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie istituita dalla Commissione o alla quale la Commissione partecipa conformemente all’articolo 73, paragrafo 6, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, esercita nei confronti dell’organismo di PPP le stesse competenze di cui dispone nei confronti dei servizi della Commissione, tranne se il consiglio di amministrazione decide di istituire un’istanza specializzata, indipendente a livello funzionale, o di partecipare a un’istanza comune creata da vari organismi. Per i casi presentati dagli organismi di PPP, l’istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie istituita dalla Commissione o alla quale la Commissione partecipa comprende un membro del personale di un organismo di PPP.
Sulla base del parere dell’istanza di cui al primo comma, il direttore decide l’avvio di un procedimento volto ad accertare la responsabilità disciplinare o volto ad accertare una responsabilità del risarcimento del danno. Se l’istanza ha individuato problemi sistemici, presenta all’ordinatore una relazione accompagnata da raccomandazioni. Se il parere chiama in causa il direttore, l’istanza lo trasmette al comitato di direzione e al revisore interno della Commissione. Il direttore fa riferimento, in forma anonima, ai pareri dell’istanza nella sua relazione di cui all’articolo 20 e indica le misure adottate per darvi seguito.
4. Ogni membro del personale può essere chiamato a risarcire, in tutto o in parte, il danno subito dall’organismo di PPP per colpa personale grave da lui commessa nell’esercizio o in occasione dell’esercizio delle sue funzioni. La decisione motivata viene presa dall’autorità che ha il potere di nomina, previo adempimento delle formalità prescritte in materia disciplinare dalla legislazione in vigore.
Articolo 24
Conflitto d’interessi
1. Gli agenti finanziari ai sensi degli articoli da 16 a 25 e le altre persone partecipanti all’esecuzione del bilancio e alla gestione, compresi i relativi atti preparatori, alla revisione contabile o al controllo non adottano azioni da cui possa derivare un conflitto tra i loro interessi e quelli dell’organismo di PPP.
Laddove esista un rischio di questo tipo, la persona in questione si astiene da tali azioni e ne informa il direttore, che conferma per iscritto l’esistenza di un conflitto d’interessi. La persona in questione informa inoltre il proprio superiore gerarchico. Se l’agente è il direttore, la persona deve informarne il consiglio di amministrazione.
Qualora si accerti l’esistenza di un conflitto d’interessi, la persona in questione cessa ogni sua attività nella materia. Il direttore o il Consiglio di amministrazione, nel caso del direttore, intraprendono qualsiasi altra azione appropriata.
2. Ai fini del paragrafo 1, esiste un conflitto d’interessi quando l’esercizio imparziale e obiettivo delle funzioni di un agente finanziario o di un’altra persona di cui al paragrafo 1 è compromesso da motivi familiari, affettivi, da affinità politica o nazionale, da interesse economico o da qualsiasi altra comunanza d’interessi con il destinatario.
Articolo 25
Separazione delle funzioni
Le funzioni di ordinatore e di contabile sono separate e tra loro esclusive.
CAPO 5
REVISORE INTERNO
Articolo 26
Designazione, poteri e funzioni del revisore interno
1. L’organismo di PPP dispone di una funzione di revisione contabile interna, che viene esercitata nel rispetto delle pertinenti norme internazionali.
2. La funzione di revisione contabile interna è esercitata dal revisore interno della Commissione. Il revisore interno non può essere né ordinatore né contabile.
3. Il revisore interno consiglia l’organismo di PPP riguardo al controllo dei rischi, esprimendo pareri indipendenti sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo e formulando raccomandazioni mirate a migliorare le condizioni di esecuzione delle operazioni e a promuovere una sana gestione finanziaria.
Il revisore interno è incaricato in particolare di quanto segue:
a)
verificare l’adeguatezza e l’efficacia dei sistemi interni di gestione, nonché delle prestazioni dei servizi nella realizzazione dei programmi e delle azioni in relazione ai rischi ad essi associati;
b)
valutare l’efficienza e l’efficacia dei sistemi di controllo e di revisione contabile interni relativi a ciascuna operazione di esecuzione del bilancio.
4. Il revisore interno esercita le proprie funzioni in relazione all’insieme delle attività e dei servizi dell’organismo di PPP. Il revisore interno può accedere integralmente e senza limiti a qualsiasi informazione necessaria per l’esercizio delle sue funzioni.
5. Il revisore interno prende conoscenza della relazione dell’ordinatore a norma dell’articolo 20 e degli altri elementi d’informazione individuati.
6. Il revisore interno presenta al consiglio di amministrazione e al direttore una relazione con le sue constatazioni e raccomandazioni.
Inoltre, il revisore interno riferisce nei seguenti casi:
-
se non è stato dato seguito a rischi gravi e raccomandazioni essenziali,
-
se vi sono ritardi significativi nell’attuazione delle raccomandazioni formulate in anni precedenti.
Il consiglio di amministrazione e il direttore adottano le misure necessarie per assicurare un controllo periodico dell’attuazione delle raccomandazioni scaturite dalla revisione contabile. Il consiglio di amministrazione esamina le informazioni di cui all’articolo 20 e verifica se le raccomandazioni sono state attuate pienamente e tempestivamente.
7. L’organismo di PPP comunica i dati di contatto del revisore interno a qualunque persona fisica o giuridica associata alle operazioni di spesa affinché possa contattare in forma riservata il revisore interno.
8. Le relazioni e le constatazioni del revisore interno sono accessibili al pubblico solo dopo la convalida da parte del revisore interno delle misure adottate per la loro attuazione.
Articolo 27
Indipendenza del revisore interno
L’indipendenza del revisore interno, la sua responsabilità circa le misure prese nell’esercizio delle sue funzioni e il suo diritto di avviare un’azione dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea sono determinati conformemente alle disposizioni dell’articolo 100 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
Articolo 28
Creazione di una struttura di revisione contabile interna
1. Il consiglio di amministrazione crea, tenendo conto del rapporto costo/efficacia e del valore aggiunto, una struttura di revisione contabile interna che svolge i propri compiti nel rispetto delle pertinenti norme internazionali.
Il mandato, l’autorità e la responsabilità della struttura di revisione contabile interna sono stabiliti nella carta della revisione contabile interna e sono sottoposti all’approvazione del consiglio di amministrazione.
Il piano annuale della struttura di revisione contabile interna è preparato dal responsabile di tale struttura, tenendo conto tra l’altro, della valutazione, da parte del direttore, del rischio nell’organismo di PPP.
Il piano è esaminato e approvato dal consiglio di amministrazione.
La struttura di revisione contabile interna presenta al consiglio di amministrazione e al direttore le sue constatazioni e raccomandazioni.
Se la struttura di revisione contabile interna di un organismo di PPP non è efficace in termini di costi o non è in grado di rispettare le norme internazionali, tale organismo può decidere di condividere una struttura di revisione contabile interna con altri organismi di PPP che operano nello stesso settore.
In questi casi il consiglio di amministrazione degli organismi di PPP in questione stabilisce le modalità pratiche della struttura di audit interno condivisa.
I soggetti della revisione contabile interna collaborano efficacemente scambiandosi informazioni e relazioni di revisione contabile interna e, se del caso, stilando valutazioni comuni del rischio e svolgendo revisioni contabili congiunte.
2. Il consiglio di amministrazione e il direttore adottano le misure necessarie per assicurare un controllo periodico dell’attuazione delle raccomandazioni della struttura di revisione contabile interna.
CAPO 6
OPERAZIONI DI ENTRATA E DI SPESA
Articolo 29
Esecuzione delle entrate
1. L’esecuzione delle entrate comporta la formazione delle previsioni di crediti, l’accertamento dei diritti da recuperare e il recupero degli importi indebitamente versati. Essa comprende anche, se necessario, la rinuncia ai crediti accertati.
2. Gli importi indebitamente pagati sono recuperati.
Se alla scadenza prevista nella nota di addebito il recupero effettivo non ha avuto luogo, il contabile ne informa l’ordinatore responsabile e avvia immediatamente la procedura di recupero, con qualsiasi via legale, compresa, se necessario, la compensazione, e se questa non è possibile, con l’esecuzione forzata.
Quando l’ordinatore responsabile intenda rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato, si assicura che la rinuncia sia regolare e conforme ai principi della sana gestione finanziaria e di proporzionalità. La decisione di rinuncia è motivata. La decisione di rinuncia specifica che sono state esplicate azioni ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali è fondata.
Il contabile tiene un elenco degli importi da recuperare. I crediti dell’organismo di PPP sono raggruppati in tale elenco in funzione della data dell’ordine di riscossione. Il contabile indica altresì le decisioni di rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato. Tale elenco va allegato alla relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell’organismo di PPP.
3. Qualsiasi credito non rimborsato alla data di scadenza fissata nella nota di addebito produce interessi conformemente al regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.
4. I crediti dell’organismo di PPP nei confronti di terzi ed i crediti di terzi nei confronti dell’organismo di PPP sono soggetti a un termine di prescrizione di cinque anni.
Articolo 30
Contributo dei membri
1. L’organismo di PPP presenta ai suoi membri, alle condizioni e secondo le cadenze stabilite nell’atto costitutivo o convenute con essi, richieste di pagamento di tutto il loro contributo o di una parte di esso.
2. I fondi versati all’organismo di PPP dai suoi membri a titolo di contributo producono interessi a vantaggio del bilancio dell’organismo di PPP.
Articolo 31
Esecuzione delle spese
1. Per eseguire le spese, l’ordinatore procede agli impegni di bilancio e giuridici, alla liquidazione delle spese e all’emissione degli ordini di pagamento, nonché agli atti preliminari necessari per l’esecuzione degli stanziamenti.
2. Tutte le spese sono oggetto di un impegno, di una liquidazione, dell’emissione di un ordine di pagamento e di un pagamento.
La liquidazione di una spesa è l’atto con cui l’ordinatore conferma un’operazione finanziaria.
L’autorizzazione delle spese è l’atto con il quale l’ordinatore responsabile, previa verifica della disponibilità degli stanziamenti, dà al contabile l’istruzione di pagare l’importo della spesa di cui ha effettuato la liquidazione.
3. Per qualsiasi misura da cui derivi una spesa a carico del bilancio dell’organismo di PPP, l’ordinatore responsabile procede previamente a un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico nei confronti di terzi.
4. Il programma di lavoro annuale dell’organismo di PPP contiene l’autorizzazione del consiglio di amministrazione per le spese operative del suddetto organismo per le attività a cui si riferisce, purché gli elementi definiti nel presente paragrafo siano chiaramente identificati.
Il programma di lavoro annuale comprende gli obiettivi dettagliati e i risultati attesi, compresi gli indicatori di prestazione. Esso contiene inoltre una descrizione delle azioni da finanziare e un’indicazione degli importi assegnati a ciascuna azione.
Qualsiasi modifica sostanziale del programma di lavoro annuale è adottata conformemente alla procedura utilizzata per il programma di lavoro iniziale, secondo le disposizioni dell’atto costitutivo.
Il consiglio di amministrazione può delegare all’ordinatore dell’organismo di PPP il potere di apportare modifiche non sostanziali al programma di lavoro.
Articolo 32
Periodi tempo
Il pagamento delle spese è effettuato entro i termini di tempo e secondo le disposizioni del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.
CAPO 7
ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL’ORGANISMO DI PPP
Articolo 33
Appalti pubblici
1. Per quanto riguarda l’aggiudicazione degli appalti pubblici, si applicano le disposizioni del titolo V del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, fatti salvi i paragrafi da 3 a 6 del presente articolo.
2. L’organismo di PPP partecipa alla banca dati centrale sull’esclusione istituita e gestita dalla Commissione conformemente all’articolo 108 del regolamento finanziario generale.
3. Per gli appalti il cui valore è compreso tra 60 000 EUR e le soglie di cui all’articolo 118 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 è consentita la procedura stabilita dal regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 per gli appalti di valore modesto non superiore a 60 000 EUR.
4. L’organismo di PPP può chiedere di essere associato, in qualità di amministrazione aggiudicatrice, all’aggiudicazione di appalti della Commissione o di appalti interistituzionali, nonché all’aggiudicazione di appalti di altri organismi di PPP.
5. L’organismo di PPP può stipulare con la Commissione, con gli uffici interistituzionali e con il Centro di traduzione degli organismi dell’Unione europea istituito dal regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio (5) e con altri organismi PPP contratti per la fornitura di beni, la prestazione di servizi o l’esecuzione di lavori da parte loro senza ricorrere a una procedura di appalto pubblico.
L’organismo di PPP può stipulare un contratto senza ricorrere a una procedura di appalto pubblico con i suoi membri diversi dall’Unione per la fornitura di beni, la prestazione di servizi o l’esecuzione di lavori da parte loro, senza fare ricorso a terzi.
La fornitura di beni, la prestazione di servizi o l’esecuzione di lavori di cui al primo e secondo comma non sono considerati come facenti parte del contributo dei membri al bilancio dell’organismo di PPP.
6. L’organismo di PPP può ricorrere a procedure di aggiudicazione congiunte con le amministrazioni aggiudicatrici dello Stato membro ospitante per coprire le proprie necessità amministrative o con le amministrazioni aggiudicatrici degli Stati membri, degli Stati dell’associazione europea di libero scambio o con paesi candidati dell’Unione che vi partecipano in qualità di membri. In questo caso si applica, mutatis mutandis, l’articolo 133 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.
L’organismo di PPP può ricorrere a procedure di aggiudicazione congiunte con i propri membri privati o con le amministrazioni aggiudicatrici dei paesi che partecipano ai programmi dell’Unione che vi partecipano in qualità di membri. In questo caso si applica, mutatis mutandis, il primo paragrafo dell’articolo 133 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.
Articolo 34
Esperti
Le disposizioni dell’articolo 287 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 si applicano, mutatis mutandis, alla selezione di esperti che forma oggetto di una procedura specifica prevista nell’atto di base del programma di cui si affida l’attuazione all’organismo di PPP. Questi esperti sono pagati sulla base di un importo fisso preventivamente annunciato e sono scelti in funzione della loro capacità professionale.
L’organismo di PPP può utilizzare gli elenchi redatti dalla Commissione o da altri organismi dell’Unione o organismi di PPP.
L’organismo di PPP può, se lo ritiene opportuno, selezionare qualsiasi individuo dotato delle competenze adeguate anche se non è ripreso nei suddetti elenchi.
Gli esperti esterni sono scelti in base all’adeguatezza delle loro competenze, esperienze e conoscenze in relazione ai compiti loro assegnati e nel rispetto dei principi di non discriminazione, di parità di trattamento e di assenza di conflitti d’interesse.
Articolo 35
Sovvenzioni
Per quanto riguarda le sovvenzioni, si applicano le disposizioni del titolo VI del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, fatte salve disposizioni specifiche dell’atto costitutivo.
Articolo 36
Premi
1. Per quanto riguarda i premi, si applicano le disposizioni del titolo VII del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, fatto salvo il paragrafo 2 del presente articolo.
2. I concorsi a premi con un valore unitario di 1 000 000 EUR o più possono essere pubblicati solo se sono previsti nel progetto di programma di lavoro di cui all’articolo 14, paragrafo 1.
Articolo 37
Indicazione dei mezzi di ricorso
1. Qualora un atto procedurale di un ordinatore leda i diritti di un richiedente o offerente, beneficiario o contraente, l’atto stesso riporta l’indicazione dei mezzi amministrativi e/o di ricorso giudiziario per l’impugnazione.
2. Sono indicati, in particolare, la natura del ricorso, l’istanza o le istanze che possono essere adite nonché i termini per l’esercizio del ricorso.
3. I paragrafi 1 e 2 sono soggetti alle eventuali procedure specifiche previste dagli atti di base del programma del programma di cui si affida l’attuazione all’organismo di PPP.
CAPO 8
CONTABILITÀ
Articolo 38
Norme relative alla contabilità
L’organismo di PPP crea un sistema contabile che fornisce tempestivamente dati precisi, completi e attendibili.
La contabilità dell’organismo di PPP è conforme alle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
Articolo 39
Struttura contabile
I conti dell’organismo di PPP comprendono quanto segue:
a)
gli stati finanziari dell’organismo di PPP;
b)
le relazioni sull’esecuzione del bilancio dell’organismo di PPP (relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio).
Ogni organismo di PPP prepara una relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria dell’esercizio. La relazione fornisce, in termini sia assoluti che percentuali, informazioni sul tasso di esecuzione degli stanziamenti insieme a una sintesi sugli storni di stanziamenti fra le varie voci del bilancio.
Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’organismo di PPP trasmette la relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria al Parlamento europeo e al Consiglio entro il 31 marzo che segue l’esercizio chiuso.
Articolo 40
Principi contabili
Gli stati finanziari presentano le informazioni, comprese le informazioni sui metodi contabili, in maniera che garantiscano che sono pertinenti, affidabili, confrontabili e comprensibili. Gli stati finanziari sono formati in conformità dei principi contabili generalmente ammessi enunciati nelle norme contabili a norma dell’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 o dei principi contabili internazionali per il settore pubblico («norme IPSAS») basate sulla contabilità per competenza.
Articolo 41
Stati finanziari
1. Gli stati finanziari sono presentati in euro e comprendono quanto segue:
a)
il bilancio finanziario e il conto economico, che rappresentano l’intera situazione patrimoniale e finanziaria e il risultato economico al 31 dicembre dell’esercizio precedente sono presentati conformemente alle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 o alle norme IPSAS basate sulla contabilità per competenza;
b)
la situazione dei flussi di cassa che indica gli incassi e gli esborsi dell’esercizio e la situazione finale di tesoreria;
c)
la situazione di variazione dell’attivo netto che presenta una sintesi dei movimenti che durante l’esercizio hanno interessato le riserve e gli utili accantonati.
2. Le note degli stati finanziari completano e commentano le informazioni presentate negli stati di cui al paragrafo 1 e forniscono tutte le informazioni supplementari prescritte dalla pratica contabile ammessa a livello internazionale, quando tali informazioni sono pertinenti in relazione alle attività dell’organismo di PPP.
Articolo 42
Relazioni sull’esecuzione del bilancio
Le relazioni sull’esecuzione del bilancio sono presentate in euro. Esse comprendono:
a)
le relazioni che comprendono la totalità delle operazioni di bilancio dell’esercizio in entrate e in spese;
b)
le note esplicative che completano e commentano le informazioni fornite nelle relazioni.
La struttura delle relazioni sull’esecuzione del bilancio è identica a quella del bilancio stesso.
Articolo 43
Conti provvisori e approvazione dei conti definitivi
1. Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’ordinatore dell’organismo di PPP trasmette i conti provvisori alla Corte dei conti entro il 15 febbraio che segue l’esercizio chiuso.
Nel caso di cui al primo comma, il contabile dell’organismo di PPP comunica inoltre al contabile della Commissione, entro il 15 febbraio che segue l’esercizio chiuso, la documentazione contabile in un formato standard stabilito dal contabile della Commissione ai fini del consolidamento.
2. Il contabile redige i conti definitivi dell’organismo di PPP. Il direttore li trasmette al consiglio di amministrazione per approvazione, accompagnati dal parere del revisore esterno di cui all’articolo 46, entro il 15 marzo che segue l’esercizio chiuso.
Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’ordinatore trasmette i conti definitivi, accompagnati dal parere del revisore esterno di cui all’articolo 46 e dell’approvazione del consiglio di amministrazione, alla Corte dei conti, al Parlamento europeo e al Consiglio entro il 1o luglio dell’esercizio successivo. In tale caso il contabile dell’organismo di PPP comunica inoltre al contabile della Commissione, entro il 1o luglio, la documentazione contabile in un formato standard stabilito dal contabile della Commissione ai fini del consolidamento.
Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’ordinatore dell’organismo di PPP trasmette altresì alla Corte dei conti, e in copia al contabile della Commissione, contemporaneamente a tali conti definitivi, una dichiarazione a essi relativa.
I conti definitivi sono corredati di una nota redatta dal contabile nella quale quest’ultimo dichiara che i conti definitivi sono stati elaborati nel rispetto del presente capo e dei principi, delle norme e dei metodi contabili applicabili.
I conti definitivi approvati dell’organismo di PPP sono pubblicati sul suo sito Internet entro un mese dalla loro adozione.
Articolo 44
Il sistema contabile
1. Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, il piano contabile armonizzato che deve essere applicato dall’organismo di PPP è adottato dal contabile della Commissione conformemente all’articolo 152 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
2. Il sistema contabile si compone di una contabilità generale e di una contabilità di bilancio. Le due contabilità sono tenute in euro per esercizio.
3. La contabilità generale riproduce in forma cronologica, secondo il metodo della partita doppia, gli eventi e le operazioni che intervengono nella situazione economica, finanziaria e patrimoniale dell’organismo di PPP.
4. La contabilità di bilancio fornisce un quadro dettagliato dell’esecuzione del bilancio dell’organismo di PPP. Essa registra tutti gli atti d’esecuzione del bilancio in entrate e in spese.
Articolo 45
Inventari
L’organismo di PPP tiene inventari in numero e in valore di tutte le immobilizzazioni materiali, immateriali e finanziarie che costituiscono il patrimonio dell’Unione. Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’organismo di PPP tiene detti inventari conformemente al modello stabilito dal contabile della Commissione. L’organismo di PPP verifica la concordanza tra le scritture d’inventario e la situazione di fatto.
CAPO 9
REVISIONE CONTABILE ESTERNA E LOTTA CONTRO LA FRODE
Articolo 46
Revisione contabile esterna
L’organismo di PPP è sottoposto a una revisione contabile esterna indipendente, svolta, conformemente alle pertinenti norme internazionalmente riconosciute, da un servizio di revisione contabile indipendente. Il parere del revisore contabile esterno accerta se i conti forniscono un quadro fedele, se i sistemi di controllo istituiti funzionano correttamente e se le operazioni sottostanti sono legittime e regolari. Il parere indica altresì se nel quadro dell’esercizio di revisione contabile sono sorti dubbi sulle asserzioni contenute nella dichiarazione di gestione di cui all’articolo 20. Il parere è sottoposto al consiglio di amministrazione e trasmesso alla Commissione unitamente ai conti definitivi dell’organismo di PPP entro e non oltre il 15 marzo.
Articolo 47
Esame dei conti da parte della Corte dei conti
1. Salvo disposizione contraria nell’atto costitutivo dell’organismo di PPP, la Corte dei conti garantisce il controllo dei conti dell’organismo di PPP conformemente all’articolo 287 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea. La Corte esamina la revisione contabile svolta dal revisore esterno indipendente di cui all’articolo 46 del presente regolamento e le azioni adottate in risposta alle risultanze.
2. Il controllo effettuato dalla Corte dei conti è disciplinato dagli articoli da 158 a 163 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
Articolo 48
Verifiche sul posto della Commissione, della Corte dei conti e dell’OLAF
1. Fatto salvo l’articolo 47, paragrafo 1, l’organismo di PPP concede al personale della Commissione e alle altre persone da essa autorizzate, nonché alla Corte dei conti, l’accesso ai propri siti e locali, nonché a tutte le informazioni, anche in formato elettronico, necessarie per effettuare i controlli.
2. L’OLAF può effettuare indagini, inclusi controlli e verifiche sul posto, conformemente alle disposizioni e alle procedure stabilite dal regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (6) e dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio (7) al fine di determinare se vi sia stata frode, corruzione o qualsiasi altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione in relazione a una sovvenzione attribuita o a un appalto finanziato dall’organismo di PPP.
3. Fatti salvi i paragrafi 1 e 2, i contratti, gli accordi e le decisioni dell’organismo di PPP contengono disposizioni che abilitano espressamente la Corte dei conti europea e l’OLAF a svolgere tali controlli e indagini in base alle rispettive competenze.
CAPO 10
DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI
Articolo 49
Richieste di informazioni
Per le questioni di bilancio di loro rispettiva competenza, la Commissione e i membri dell’organismo di PPP possono ottenere dall’organismo di PPP qualsiasi informazione o giustificazione pertinente.
Articolo 50
Adozione della regolamentazione finanziaria dell’organismo di PPP
Ogni organismo di cui all’articolo 209 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 è tenuto ad adottare una nuova regolamentazione finanziaria in vista della sua entrata in vigore il 1o gennaio 2014 o, in ogni caso, entro nove mesi a decorrere dalla data in cui l’organismo di PPP rientra nel campo di applicazione dell’articolo 209 del suddetto regolamento.
Articolo 51
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 30 settembre 2013