РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1417/2013 НА СЪВЕТА
от 17 декември 2013 година
за определяне на формата на разрешенията за преминаване, издавани от Европейския съюз
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз, Договора за функционирането на Европейския съюз и Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия, и по-специално член 6, първа алинея от него,
като има предвид, че:
(1)
Член 6, първа алинея от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз („Протоколът“) предвижда, че Съветът определя формата на разрешението за преминаване (laissez-passer), което се признава за документ, валиден за пътуване от органите на държавите-членки.
(2)
За целите на настоящия регламент се припомня, че член 6, първа алинея от Протокола се прилага за членовете на институциите на Съюза и за служителите на Съюза, които подлежат на Правилника за длъжностните лица или на Условията за работа на другите служители на Съюза (1).
(3)
В член 23 от Правилника за длъжностните лица и в членове 11 и 81 от Условията за работа на другите служители на Съюза се определят условията, при които разрешенията за преминаване се издават на служителите на Съюза.
(4)
В интерес на Съюза и за да се спази задължението за полагане на необходимото старание, ползването на разрешения за преминаване може да се разшири в изключителни и надлежно обосновани случаи, така че да включва специални заявители.
(5)
При всички случаи разрешението за преминаване не дава привилегии и имунитети на неговия притежател.
(6)
Разрешението за преминаване трябва да се признава за валиден документ за пътуване от органите на държавите-членки. Комисията следва да използва възможността, предвидена в член 6, първа алинея от Протокола, за да сключи необходимите споразумения с трети държави с оглед признаването на разрешенията за преминаване за валидни документи за пътуване при пресичането на граници и в рамките на територията на третите държави.
(7)
Промените на равнището на Съюза, и по-конкретно създаването на Европейската служба за външна дейност, допълнително засилиха необходимостта от съгласуван подход на международно равнище и на равнището на Съюза.
(8)
Формата на разрешението за преминаване следва да се усъвършенства с цел подобряване на стандартите за сигурност и принос към осигуряването на подходящо ниво на защита срещу подправяне и фалшифициране. Общите стандарти за сигурност и оперативно съвместимите биометрични идентификатори следва да се интегрират в разрешенията за преминаване, за да се осигури надеждна връзка между законния притежател на разрешението за преминаване и самия документ, като важен принос за осигуряването на защита срещу използването му с цел измама.
(9)
По-конкретно, формата на разрешението за преминаване следва да съответства на стандартите за сигурност и техническите спецификации, приложими към националните документи за пътуване, които държавите-членки издават в съответствие с Регламент (ЕО) № 2252/2004 на Съвета (2). По този начин се осигурява спазването на спецификациите на Международната организация за гражданско въздухоплаване (ИКАО), по-конкретно на посочените в документ 9303 на ИКАО относно машинночетимите документи за пътуване, тъй като те ще допринесат за защитата на разрешението за преминаване срещу използване с цел измама и ще го превърнат в международно признат валиден документ за пътуване. ЕС следва също така да участва в регистъра на публичните ключове на ИКАО, като следва приложимите стандарти и препоръчителни практики на ИКАО, така че да се улесни валидирането в световен план на разрешенията за преминаване.
(10)
За да се гарантира, че уеднаквените условия за бъдещите стандарти за сигурност и технически спецификации за паспортите и документите за пътуване, издадени от държавите-членки, се прилагат, когато това е уместно, и по отношение на разрешенията за преминаване на Съюза, на Комисията следва да бъдат предоставени изпълнителни правомощия. Освен това на Комисията следва да се предоставят изпълнителни правомощия за установяването на правила за институциите, агенциите и другите органи на Съюза, както и на Европейската служба за външна дейност (по-нататък „институциите“) в случай на загуба, кражба, издаване на дубликат или връщане на разрешение за преминаване. Тези правомощия следва да се упражняват в съответствие с Регламент (ЕС) № 182/2011 на Европейския парламент и на Съвета (3).
(11)
Процедурата по консултиране следва да се използва за приемането на актове за изпълнение, осигуряващи, когато това е уместно, съответствие с бъдещите минимални стандарти за сигурност и технически спецификации за паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, приети съгласно Регламент (ЕО) № 2252/2004, които могат да останат секретни, за да се предотврати рискът от подправяне и фалшифициране. Процедурата по консултиране следва да се използва и за приемането на актове за изпълнение относно третирането на случаите на загуба, кражба, издаване на дубликат или връщане на разрешение за преминаване от страна на институциите. Съгласно процедурата по консултиране Комисията следва да бъде подпомагана от комитета, установен съгласно член 6 от Регламент (ЕО) № 1683/95 на Съвета (4).
(12)
Следва да се направи необходимото в електронния носител на разрешение за преминаване да не се съхранява информация, различна от предвидената в настоящия регламент и приложенията към него.
(13)
Всяка институция, която отговаря за обработването на лични данни на своя персонал или на други служители, поотделно или заедно въз основата на споразумения за нивото на обслужване, както и Комисията в качеството си на централно звено за целите на обработването, следва да осигурят съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001на Европейския парламент и на Съвета (5).
(14)
За да се гарантира, че личните данни не се предоставят на по-голям брой лица, отколкото е необходимо, важно е Комисията да координира прилагането на настоящия регламент и да определи едно-единствено образувание, което да отговаря за отпечатването и персонализирането на разрешенията за преминаване. Комисията следва да обърне особено внимание на осигуряването на сигурен достъп до личните данни, съдържащи се в разрешенията за преминаване, за целите на отпечатването и персонализирането от страна на оправомощеното образувание, като се гарантира адекватно ниво на защита на данните.
(15)
Личните данни следва да се съхраняват в регистър или от образуванието само за времето, което е необходимо за постигане на целите, за които са събрани, и за да се гарантира, че субектите на данните имат достъп до своите лични данни, за да упражнят своите права. Личните данни следва да се заличават автоматично в рамките на определен период след приключването на процедурата. Този период следва да е обоснован и мотивиран.
(16)
За да се предотврати фалшифицирането и използването с цел измама на разрешенията за преминаване, образуванието, което Комисията е определила за отпечатването и персонализирането на разрешенията за преминаване, следва да се подбере в съответствие с разпоредбите, приложими към възлагането на договори, по-конкретно Регламент (ЕО, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (6), при надлежно отчитане на чувствителният характер на документите, които трябва да се отпечатат.
(17)
В съответствие с принципа на пропорционалност настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигане на целите, поставени в съответствие с член 5, параграф 4, втора алинея от Договора за Европейския съюз.
(18)
Настоящият регламент следва да замени Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 на Съвета (7). Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 следва да се отмени считано от 25 ноември 2015 г. след преходен период.
(19)
Необходимо е да се предвиди преходен период след влизането в сила на настоящия регламент до 24 ноември 2015 г., през който все още да е възможно издаването и използването на разрешения за преминаване съгласно Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69. Този преходен период обаче следва да се прилага така, че от момента, в който започне издаването на разрешения за преминаване съгласно настоящия регламент, да не се издават повече разрешения за преминаване съгласно Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69, като разрешенията за преминаване, които все още са в обращение, да се заменят системно до 24 ноември 2015 г. Този подход ще ограничи в максимално възможна степен периода, през който двете форми на разрешения за преминаване се използват едновременно,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Обхват
1. Разрешението за преминаване са предоставя единствено в интерес на Съюза на членове на институциите на Съюза, посочени в параграф 2, и на неговите служители. То се издава на служители в съответствие с условията, посочени в член 23 от Правилника за длъжностните лица, както и с членове 11 и 81 от Условията за работа на другите служители на Европейския съюз. Разрешението за преминаване може да се издаде единствено в интерес на Съюза, в изключителни и надлежно обосновани случаи, на специални заявители, съгласно приложение II.
2. Настоящият регламент се прилага за институциите, агенциите и другите органи на Европейския съюз, както и за Европейската служба за външна дейност (наричани по-нататък „институциите“).
Член 2
Процедура
1. За целите на настоящия регламент всяка институция може да сключва споразумения с други институции с оглед създаване на взаимодействия и намаляване на разходите. Тези институции са отговорни за обработването на лични данни на персонала или специалните заявители, посочени в член 1, параграф 1. Тези данни включват биографичните и биометричните данни, които се използват за недвусмислено идентифициране на заявителя за разрешение за преминаване, както и изображението на лицето и двата пръстови отпечатъка като биометрични идентификатори.
2. За целите на настоящия регламент Комисията действа като централно звено за целите на предаването на личните данни, обработени от институциите, на образуванието, посочено в параграф 3.
3. Комисията определя образувание, което да отговаря за проектирането, отпечатването и персонализирането на разрешението за преминаване, с оглед на чувствителния характер на документите, които трябва да бъдат отпечатани. Тя извършва това в съответствие с разпоредбите, приложими към възлагането на договори, по-конкретно предвидените в Регламент (ЕО, Евратом) № 966/2012. Прехвърлянето на лични данни в хода на процедурата следва да се прави в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001.
4. Всяко разрешение за преминаване е собственост на Съюза.
Член 3
Езиков режим
Разрешението за преминаване се издава на всички официални езици на институциите на Съюза, посочени в приложение I. Представянето на биографични данни се извършва в съответствие с препоръките на ИКАО.
Член 4
Валидност
1. Без да се засяга член 5, параграф 2, разрешението за преминаване се издава за максимален срок от шест години и за не по-малко от дванадесет месеца, като се прилагат условията за връщане, посочени в актовете за изпълнение, приети в съответствие с член 6, параграф 4. Срокът на валидност се адаптира към продължителността на мандата на члена на дадена институция, продължителността на престоя или на командировката на длъжностното лице или продължителността на договора на срочно наетия или договорно наетия служител.
2. Всички разрешения за преминаване, които са изтекли или нямат празна страница за поставянето на виза, трябва да бъдат върнати на издаващия орган с цел официалното им анулиране или подновяване. Разрешението за преминаване се връща и когато неговият притежател напусне длъжността или службата. Настоящият параграф се прилагат и по отношение на специалните заявители, посочени в член 1, параграф 1. В случай когато първоначалният притежател върне своето разрешение за преминаване, зависим член на семейството също връща своето разрешение за преминаване.
Член 5
Лични данни - Права на лицата
1. Лицата, на които е издадено разрешение за преминаване, имат право да проверят вписаните в него лични данни съгласно разпоредбите на Регламент (ЕО) № 45/2001 и, когато това е уместно, да поискат тяхното коригиране или заличаване.
2. Лицата с физическа невъзможност за снемане на пръстови отпечатъци са освободени от задължението да ги предоставят. Когато снемането на отпечатъци от определените за това пръсти е временно невъзможно, се разрешава снемане на отпечатъци от други пръсти. Когато временно е невъзможно да бъдат снети отпечатъци от който и да било от другите пръсти, може да се издаде временно разрешение за преминаване, чийто срок на валидност е 12 месеца или по-малко.
3. Разрешението за преминаване не включва никаква информация във форма за машинно четене освен предвидената в настоящия регламент.
4. За целите на настоящия регламент биометричните идентификатори в разрешенията за преминаване се използват само за потвърждаване на:
-
автентичността на документа;
-
самоличността на притежателя с помощта на налични в момента, сравними отличителни знаци.
5. Личните данни се защитават, по-конкретно по отношение на неразрешен достъп, и тяхната цялост, автентичност и поверителност се гарантират.
6. Комисията предоставя на трети държави достъп до пръстови отпечатъци върху носителя на информация в разрешението за преминаване само при спазване на условията по член 9 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 6
Технически спецификации и стандарти за сигурност
1. За да се гарантира еквивалентно равнище на сигурност, разрешението за преминаване спазва основните стандарти за сигурност, предвидени в Регламент (ЕО) № 2252/2004 и в Решение C(2005) 409 на Комисията от 28 февруари 2005 г. относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2006) 2909 на Комисията от 28 юни 2006 г. относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2008) 8657 на Комисията от 22 декември 2008 г. за установяване на политика за сертифициране, както се изисква в техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, и за актуализиране на референтните нормативни документи, Решение C(2009) 7476 на Комисията от 5 октомври 2009 г. за изменение на Решение (C( 2008) 8657 окончателен) за установяване на политика за сертифициране, както се изисква в техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2011) 5499 на Комисията от 4 август 2011 г. за изменение на Решение C(2006) 2909 окончателен на Комисията относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки и Решение за изпълнение C(2013) 6181 на Комисията от 30 септември 2013 г. за изменение на Решение C(2006) 2909 окончателен на Комисията относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки.
2. За да се осигури, когато е уместно, съответствие на разрешението за преминаване с бъдещите минимални стандарти за сигурност, приети съгласно Регламент (ЕО) № 2252/2004, Комисията решава да установи, посредством актове за изпълнение, допълнителни технически спецификации в съответствие с международните стандарти, включително по-конкретно стандартите и препоръчителните практики на ИКАО за разрешенията за преминаване, по отношение на следното:
a)
допълнителни елементи за сигурност и изисквания, включващи завишени стандарти срещу подправяне и фалшифициране;
б)
технически спецификации, свързани с носителя на информация за биометричните идентификатори и тяхната сигурност, включително предотвратяване на неразрешен достъп и улесняване на валидирането;
в)
изисквания за качество и общи технически стандарти за портретната снимка и пръстовите отпечатъци.
Тези актове за изпълнение се приемат в съответствие с процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2.
3. В съответствие с процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2, може да бъде решено спецификациите, посочени в параграф 2 от настоящия член, да бъдат секретни и да не се публикуват. В този случай те се предоставят само на образуванието, определено от Комисията, в съответствие с член 2, параграф 3, и при условие че образуванието гарантира адекватно равнище на защита.
4. Комисията установява чрез актове за изпълнение правила за институциите в случай на загуба, кражба, издаване на дубликат и връщане на разрешение за преминаване. Тези актове за изпълнение се прилагат за всички разрешения за преминаване. Те се приемат в съответствие процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2.
Член 7
Процедура на комитет
1. Комисията се подпомага от комитета, установен съгласно член 6 от Регламент (ЕО) № 1683/95. Този комитет е комитет по смисъла на Регламент (ЕС) № 182/2011.
2. Когато се прави позоваване на настоящия параграф се прилага член 4 от Регламент (ЕС) № 182/2011.
Член 8
Отмяна и преходни разпоредби
1. Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 се отменя, считано от 25 ноември 2015 г. През периода от 1 януари 2014 г. до 24 ноември 2015 г. Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 продължава да се прилага.
2. Всички разрешения за преминаване, издадени съгласни Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69, престават да са валидни, считано от 25 ноември 2015 г.
Член 9
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на четвъртия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 17 декември 2013 година.
REGOLAMENTO (UE) N. 1417/2013 DEL CONSIGLIO
del 17 dicembre 2013
che stabilisce la forma dei lasciapassare rilasciati dall'Unione europea
IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,
visto il protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea allegato al trattato sull'Unione europea, al trattato sul funzionamento dell'Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica, in particolare l'articolo 6, primo comma,
considerando quanto segue:
(1)
L'articolo 6, primo comma, del protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea (il «protocollo») prevede che il Consiglio stabilisca la forma dei lasciapassare che devono essere riconosciuti dalle autorità degli Stati membri come titoli di viaggio validi.
(2)
Si ricorda che l'articolo 6, primo comma, del protocollo si applica ai membri delle istituzioni dell'Unione e agli agenti dell'Unione, soggetti allo statuto dei funzionari o al regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea (1).
(3)
L'articolo 23 dello statuto dei funzionari, nonché gli articoli 11 e 81 del regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea, stabiliscono le condizioni per il rilascio dei lasciapassare ai funzionari e agli agenti dell'Unione.
(4)
Nell'interesse dell'Unione e ai fini del rispetto del dovere di sollecitudine, il beneficio del lasciapassare potrebbe essere esteso, in via eccezionale e con le debite giustificazioni, a richiedenti speciali.
(5)
In ogni caso, un lasciapassare non concede al suo titolare privilegi e immunità.
(6)
Il lasciapassare deve essere riconosciuto dalle autorità degli Stati membri come titolo di viaggio valido. La Commissione dovrebbe avvalersi della possibilità prevista dall'articolo 6, secondo comma, del protocollo di concludere con paesi terzi gli accordi necessari ai fini del riconoscimento dei lasciapassare come titoli di viaggio validi per l'ingresso e il soggiorno nel territorio dei paesi terzi.
(7)
Le evoluzioni a livello di Unione, in particolare l'istituzione del Servizio Europeo per l'Azione Esterna, hanno reso ancor più necessario un approccio coerente a livello internazionale e di Unione.
(8)
La forma dei lasciapassare dovrebbe essere migliorata al fine di conformarsi a norme di sicurezza più rigorose e contribuire ad assicurare un adeguato livello di protezione contro la contraffazione e la falsificazione. È opportuno integrare nei lasciapassare norme di sicurezza comuni e identificatori biometrici interoperativi allo scopo di creare un collegamento affidabile tra il legittimo titolare e il documento, contribuendo così in maniera significativa alla prevenzione contro l'uso fraudolento del documento stesso.
(9)
In particolare, la forma dei lasciapassare dovrebbe essere conforme alle norme di sicurezza e alle specifiche tecniche applicabili ai documenti di viaggio nazionali rilasciati dagli Stati membri a norma del regolamento (CE) n. 2252/2004 del Consiglio (2). Si assicura in tal modo la conformità alle specifiche dell'Organizzazione per l'aviazione civile internazionale («ICAO»), in particolare a quelle che figurano nel documento ICAO 9303 sui documenti di viaggio leggibili a macchina, in quanto tali specifiche contribuiranno alla protezione dei lasciapassare contro l'uso fraudolento e al loro riconoscimento su scala internazionale come documenti di viaggio validi. Analogamente, l'Unione dovrebbe partecipare al repertorio di chiavi pubbliche dell'ICAO seguendo le norme e pratiche raccomandate dell'ICAO applicabili per rendere possibile una convalida agevolata dei lasciapassare su scala mondiale.
(10)
Al fine di assicurare che condizioni uniformi per future norme di sicurezza e specifiche tecniche per i passaporti e i documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri si applichino anche, se del caso, ai lasciapassare dell'Unione, dovrebbero essere attribuite alla Commissione competenze di esecuzione. Dovrebbero inoltre essere attribuite alla Commissione competenze di esecuzione intese a stabilire norme per le istituzioni, le agenzie o altri organismi dell'Unione, nonché per il Servizio europeo per l'azione esterna, in caso di smarrimento, furto, rilascio di duplicati e restituzione dei lasciapassare. Tali competenze dovrebbero essere esercitate conformemente al regolamento (UE) n. 182/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio (3).
(11)
È opportuno ricorrere alla procedura consultiva per l'adozione degli atti di esecuzione assicurando, se del caso, la conformità con future norme minime di sicurezza e specifiche tecniche per i passaporti e i documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri adottate a norma del regolamento (CE) n. 2252/2004, che possono rimanere segrete al fine di prevenire il rischio di contraffazione e falsificazione. È opportuno ricorrere altresì alla procedura consultiva per l'adozione degli atti di esecuzione relativi al trattamento dei casi di smarrimento, furto, rilascio di duplicati e restituzione dei lasciapassare da parte delle istituzioni. Secondo la procedura consultiva, la Commissione dovrebbe essere assistita dal comitato istituito dall'articolo 6 del regolamento (CE) n. 1683/95 del Consiglio (4).
(12)
È opportuno assicurare che nel supporto elettronico del lasciapassare non sia memorizzata alcuna informazione diversa da quelle previste nel presente regolamento e relativi allegati.
(13)
Ciascuna istituzione, agendo individualmente o congiuntamente sulla base di accordi sul livello dei servizio, responsabili del trattamento dei dati personali relativi a membri del proprio personale o ad altri agenti, e la Commissione, agendo come punto centrale ai fini del trattamento, dovrebbero assicurare l'osservanza del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (5).
(14)
Per limitare allo stretto necessario il numero delle persone cui sono comunicati i dati personali, è essenziale che la Commissione coordini l'attuazione del presente regolamento e designi un'unica entità responsabile della produzione e della personalizzazione dei lasciapassare. La Commissione dovrebbe adoperarsi in particolare per assicurare l'accesso sicuro ai dati personali contenuti nei lasciapassare ai fini della produzione e della personalizzazione da parte dell'unica entità autorizzata garantendo un adeguato livello di protezione dei dati.
(15)
I dati personali dovrebbero essere conservati nel registro o dall'entità solo per il tempo necessario a realizzare i fini per i quali sono stati raccolti e a garantire che gli interessati siano in grado di accedere ai propri dati personali allo scopo di esercitare i propri diritti. I dati personali dovrebbero essere automaticamente cancellati dopo un periodo successivo alla chiusura del procedimento. Tale periodo dovrebbe essere giustificato e motivato.
(16)
Per prevenire la falsificazione e l'uso fraudolento dei lasciapassare, è opportuno che l'entità unica designata dalla Commissione per produrre e personalizzare i lasciapassare sia selezionata conformemente alle disposizioni applicabili all'aggiudicazione degli appalti, in particolare quelle del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (6), e tenendo debitamente conto della natura sensibile dei documenti da produrre.
(17)
In base al principio di proporzionalità, il presente regolamento si limita a quanto è necessario per conseguire gli obiettivi perseguiti conformemente all'articolo 5, paragrafo 4, secondo comma, del trattato sull'Unione europea.
(18)
Il presente regolamento dovrebbe sostituire il regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69 del Consiglio (7). Quest'ultimo dovrebbe pertanto essere abrogato a decorrere dal 25 novembre 2015, dopo un periodo transitorio.
(19)
È necessario prevedere un periodo transitorio dall'entrata in vigore del presente regolamento fino al 24 novembre 2015, durante il quale sarà ancora possibile rilasciare e usare i lasciapassare a norma del regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69. Tuttavia, tale possibilità transitoria dovrebbe essere applicata in maniera tale da far sì che, dal momento in cui i lasciapassare cominceranno a essere rilasciati a norma del presente regolamento, non sia più rilasciato alcun lasciapassare a norma del regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69, e che siffatti lasciapassare ancora in circolazione siano sistematicamente sostituiti entro il 24 novembre 2015. Quest'impostazione limiterà il più possibile il periodo durante il quale le due forme di lasciapassare circoleranno simultaneamente,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
Ambito di applicazione
1. Il lasciapassare è concesso nell'esclusivo interesse dell'Unione ai membri delle istituzioni dell'Unione di cui al paragrafo 2, e ai suoi agenti. È rilasciato ai funzionari e agli agenti secondo le condizioni stabilite all'articolo 23 dello statuto dei funzionari e agli articoli 11 e 81 del regime applicabile agli altri agenti dell'Unione. Il lasciapassare può essere rilasciato, esclusivamente nell'interesse dell'Unione, in via eccezionale e con le debite giustificazioni, a richiedenti speciali, conformemente all'allegato II.
2. Il presente regolamento si applica alle istituzioni, alle agenzie e agli altri organismi dell'Unione europea, nonché al servizio europeo per l'azione esterna (le «istituzioni»).
Articolo 2
Procedura
1. Ai fini del presente regolamento ciascuna istituzione può concludere accordi con altre istituzioni al fine di creare sinergie e ridurre le spese. Tali istituzioni sono responsabili del trattamento dei dati personali relativi al personale o ai richiedenti speciali di cui all'articolo 1, paragrafo 1. Tali dati comprendono i dati anagrafici usati per identificare in modo inequivocabile il titolare del lasciapassare, incluse l'immagine del volto e due impronte digitali come elementi biometrici.
2. Ai fini del presente regolamento, la Commissione funge da punto centrale per la trasmissione all'entità di cui al paragrafo 3 dei dati personali trattati dalle istituzioni.
3. La Commissione designa l'entità responsabile della concezione, produzione e personalizzazione dei lasciapassare, tenendo conto della natura sensibile dei documenti da produrre. La designazione è effettuata conformemente alle disposizioni applicabili alle procedure di aggiudicazione degli appalti, in particolare quelle del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012. Ogni trasferimento di dati personali nel corso della procedura avviene in conformità al regolamento (CE) n. 45/2001.
4. Ogni lasciapassare rimane di proprietà dell'Unione.
Articolo 3
Regime linguistico
Il lasciapassare è rilasciato in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione come indicato nell'allegato I. La presentazione dei dati anagrafici tiene conto delle raccomandazioni dell'ICAO.
Articolo 4
Validità
1. Fatto salvo l'articolo 5, paragrafo 2, il lasciapassare è rilasciato per un periodo non superiore a sei anni e non inferiore a dodici mesi subordinatamente alle condizioni di restituzione specificate negli atti di esecuzione adottati a norma dell'articolo 6, paragrafo 4. Il periodo di validità è adattato alla durata del mandato per un membro di un'istituzione, alla durata del soggiorno o del distacco per un funzionario o alla durata del contratto per un agente temporaneo o un agente contrattuale.
2. Tutti i lasciapassare scaduti o sprovvisti di pagine bianche per l'apposizione di visti devono essere restituiti all'autorità di emissione affinché siano formalmente annullati o rinnovati. I lasciapassare sono restituiti anche nel caso in cui il titolare lasci la sua funzione o il servizio. Il presente paragrafo si applica anche ai richiedenti speciali di cui all'articolo 1, paragrafo 1. In ogni caso, quando un titolare originario restituisce il proprio lasciapassare, anche i membri della famiglia da questo dipendenti restituiscono il loro lasciapassare.
Articolo 5
Dati personali - Diritti dei singoli
1. Le persone alle quali è stato rilasciato un lasciapassare hanno il diritto di verificare i dati personali ivi riportati conformemente alle disposizioni del regolamento (CE) n. 45/2001 e, se del caso, di chiederne la rettifica o cancellazione.
2. Le persone per cui il rilevamento delle impronte digitali è fisicamente impossibile sono esentate dall'obbligo di fornirle. Qualora il rilevamento delle impronte digitali previste sia temporaneamente impossibile, è consentito il rilevamento delle impronte delle altre dita. Qualora sia temporaneamente impossibile rilevare le impronte di qualsiasi altro dito, è ammesso il rilascio di un lasciapassare temporaneo avente una validità di dodici mesi o inferiore.
3. Il lasciapassare non può contenere nessun'altra informazione leggibile a macchina oltre a quelle previste dal presente regolamento.
4. Ai fini del presente regolamento, gli elementi biometrici contenuti nei lasciapassare possono essere usati solo per verificare:
-
l'autenticità del documento;
-
l'identità del titolare attraverso elementi comparativi direttamente disponibili.
5. I dati personali sono protetti, in particolare contro l'accesso non autorizzato, e ne sono garantite l'integrità, l'autenticità e la riservatezza.
6. L'accesso alle impronte digitali contenute nel supporto di memorizzazione del lasciapassare è concesso unicamente dalla Commissione ai paesi terzi secondo le condizioni di cui all'articolo 9 del regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 6
Specifiche tecniche e norme di sicurezza
1. Per garantire un livello equivalente di sicurezza, il lasciapassare è conforme alle norme minime di sicurezza previste dal regolamento (CE) n. 2252/2004 e dalla decisione C(2005) 409 della Commissione, del 28 febbraio 2005, volta a stabilire le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici dei passaporti e dei documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri, dalla decisione C(2006) 2909 della Commissione, del 28 giugno 2006, che stabilisce le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici nei passaporti e documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri, dalla decisione C(2008) 8657 della Commissione, del 22 dicembre 2008, che definisce una politica di certificazione conformemente alle specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici dei passaporti e dei documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri e che aggiorna i documenti di riferimento normativo, dalla decisione C(2009) 7476 della Commissione, del 5 ottobre 2009, che modifica la decisione (C(2008) 8657 definitivo) che definisce una politica di certificazione conformemente alle specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici dei passaporti e dei documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri, dalla decisione C(2011) 5499 della Commissione, del 4 agosto 2011, che modifica la decisione della Commissione C(2006) 2909 definitivo che stabilisce le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici nei passaporti e documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri e dalla decisione di esecuzione C(2013) 6181 della Commissione, del 30 settembre 2013, che modifica la decisione della Commissione C(2006) 2909 definitivo che stabilisce le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici nei passaporti e documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri.
2. Al fine di assicurare, se del caso, la conformità dei lasciapassare a future norme minime di sicurezza adottate a norma del regolamento (CE) n. 2252/2004, la Commissione fissa, mediante atti di esecuzione, specifiche tecniche complementari in conformità delle norme internazionali, tra cui in particolare le norme e pratiche raccomandate dell'ICAO, per i lasciapassare, relative a quanto segue:
a)
ulteriori caratteristiche e requisiti di sicurezza, comprese le norme atte a rafforzare la protezione contro la contraffazione e la falsificazione;
b)
le specifiche tecniche relative al supporto di memorizzazione degli elementi biometrici e alla relativa sicurezza, comprese la prevenzione di un accesso non autorizzato e la convalida agevolata;
c)
i requisiti qualitativi e le norme tecniche comuni relativi all'immagine del volto e alle impronte digitali.
Tali atti di esecuzione sono adottati secondo la procedura consultiva di cui all’articolo 7, paragrafo 2.
3. Secondo la procedura consultiva di cui all'articolo 7, paragrafo 2, può essere deciso che le specifiche di cui al paragrafo 2 del presente articolo siano segrete e non destinate alla pubblicazione. In tal caso, sono messe unicamente a disposizione dell'unica entità designata dalla Commissione e a condizione che tale entità unica garantisca un livello adeguato di protezione.
4. La Commissione stabilisce, mediante atti di esecuzione, norme per le istituzioni in caso di smarrimento, furto, rilascio di duplicati e restituzione dei lasciapassare. Tali atti di esecuzione si applicano a tutti i lasciapassare. Essi sono adottati secondo la procedura consultiva di cui all'articolo 7, paragrafo 2.
Articolo 7
Procedura di comitato
1. La Commissione è assistita dal comitato istituito dall'articolo 6 del regolamento (CE) n. 1683/95. Esso è un comitato ai sensi del regolamento (UE) n. 182/2011.
2. Nei casi in cui è fatto riferimento al presente paragrafo, si applica l'articolo 4 del regolamento (UE) n. 182/2011.
Articolo 8
Abrogazione e disposizioni transitorie
1. Il regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69 è abrogato a decorrere dal 25 novembre 2015. Nel periodo dal 1o gennaio 2014 fino al 24 novembre 2015, il regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69 continua ad applicarsi.
2. I lasciapassare rilasciati a norma del regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69 cessano di essere validi a decorrere dal 25 novembre 2015.
Articolo 9
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il quarto giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 17 dicembre 2013