РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 1011/2014 НА КОМИСИЯТА
от 22 септември 2014 година
за определяне на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕС) № 1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на образците за предоставяне на определена информация на Комисията и подробни правила за обмен на информация между бенефициерите и управляващите органи, сертифициращите органи, одитните органи и междинните звена
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 17 декември 2013 г. за определяне на общоприложими разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и Европейския фонд за морско дело и рибарство и за определяне на общи разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд и Европейския фонд за морско дело и рибарство, и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1083/2006 на Съвета (1), и по-специално член 41, параграф 4, член 102, параграф 1, член 112, параграф 5, член 122, параграф 3, член 124, параграф 7, член 131, параграф 6 и член 137, параграф 3 от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент за изпълнение (ЕС) № 184/2014 на Комисията (2) се определят разпоредбите, необходими за подготовката на програмите. С цел да се осигури изпълнението на програмите, финансирани от европейските структурни и инвестиционни фондове („ЕСИ фондовете“), е необходимо да се определят допълнителни разпоредби във връзка с прилагането на Регламент (ЕС) № 1303/2013. За да се даде възможност за един цялостен поглед и да се улесни достъпът до тези разпоредби, въпросните разпоредби следва да бъдат определени в един акт за изпълнение.
(2)
С цел да се гарантират съгласуваността и качеството на информацията, предоставяна от управляващия орган на Комисията, включително ясни изявления относно осъществимостта на инвестицията и икономическата жизнеспособност на големия проект, следва да бъде установен стандартен формат, с който да се определят единни изисквания към структурата и съдържанието на предоставяната информация във връзка с нотифицирането на Комисията за избраните големи проекти.
(3)
С цел да се гарантират по-голяма ефикасност и прозрачност при изпълнението на програмите, финансирани от европейските структурни и инвестиционни фондове, следва да бъдат установени образецът за предаване на финансови данни, образецът на заявления за плащане и, в съответствие с член 41, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, образецът, който да бъде използван при предоставянето на допълнителна информация за финансовите инструменти заедно със заявленията за плащане до Комисията, както и образецът за отчетите за оперативните програми.
(4)
За същата цел следва да бъдат установени образецът за описание на действащите функции и процедури, свързани с управляващия орган и, в зависимост от случая, със сертифициращия орган, и образецът за доклад и становище на независимата одитна структура. С тези образци следва да се определят техническите характеристики на всяко поле в електронната система за обмен на данни. Тъй като тези образци ще послужат за основа при разработването на електронната система за обмен на данни, предвидена в член 74, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, с тях също така следва да се определи по какъв начин данните за допустимите разходи ще бъдат въвеждани в тази система за електронен обмен на информация.
(5)
Следва да бъдат установени подробни правила относно обхвата и характеристиките на системите, поддържащи електронния обмен на информация между бенефициерите и управляващия орган, сертифициращия орган, одитния орган и междинните звена, така че на държавите членки да се предостави правна сигурност по отношение на задълженията, които те трябва да изпълнят в нормативно установения срок, посочен в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
(6)
За да се намали административната тежест за бенефициерите по ефективен, ефикасен и задоволителен за тях начин, като същевременно се гарантира ефикасният, ефективен и сигурен електронен обмен на информация, следва да бъдат уточнени някои основни изисквания и технически характеристики за системите, посочени в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
(7)
Следва да бъдат определени принципите и приложимите правила по отношение на предаването на документи и данни чрез системите, свързани с идентифицирането на страната, отговаряща за качването на документите и всяка тяхна актуализация, включително алтернативно решение, в случай че непреодолима сила попречи на използването на системите.
(8)
С настоящия регламент следва да се зачитат основните права и принципите, заложени в Хартата на основните права на Европейския съюз, и по-специално правото на защита на личните данни. Поради това настоящият регламент следва да се прилага в съответствие с тези права и принципи. По отношение на личните данни, обработвани от държавите членки, се прилага Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (3). По отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Съюза и свободното движение на тези данни се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4).
(9)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета за координация на европейските структурни и инвестиционни фондове,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБРАЗЦИ И ФОРМАТ ЗА ИЗПОЛЗВАНЕ ПРИ ПРЕДОСТАВЯНЕТО НА ОПРЕДЕЛЕНА ИНФОРМАЦИЯ НА КОМИСИЯТА
Член 1
Формат на нотификацията за избран голям проект
Нотификацията за избран голям проект от управляващия орган до Комисията в съответствие с член 102, параграф 1, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с формата, установен в приложение I към настоящия регламент.
Член 2
Образец за предаване на финансови данни
При подаването на финансови данни до Комисията за целите на мониторинга в съответствие с член 112 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 държавите членки използват образеца, установен в приложение II към настоящия регламент.
Член 3
Образец за описанието на действащите функции и процедури, свързани с управляващия орган и сертифициращия орган
1. Описанието на функциите и процедурите, свързани с управляващия орган и - в зависимост от случая - сертифициращия орган, се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение III към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единно описание на функциите и процедурите, посочени в параграф 1.
Член 4
Образец на доклад на независимата одитна структура
1. Одитният доклад на независимата одитна структура по член 124, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение IV към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единен одитен доклад в съответствие с предвиденото в параграф 1.
Член 5
Образец на становище на независимата одитна структура
1. Становището на независимата одитна структура по член 124, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение V към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единно становище в съответствие с предвиденото в параграф 1.
Член 6
Образец на заявлението за плащане, включващ допълнителна информация за финансовите инструменти
Заявлението за плащане, посочено в член 41, параграф 4 и член 131, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение VI към настоящия регламент, и включва, ако е приложимо, допълнителна информация за финансовите инструменти.
Член 7
Образец за отчетите
Отчетите по член 137, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се представят на Комисията в съответствие с образеца, установен в приложение VII към настоящия регламент.
ГЛАВА II
ПОДРОБНИ ПРАВИЛА ОТНОСНО ОБМЕНА НА ИНФОРМАЦИЯ МЕЖДУ БЕНЕФИЦИЕРИТЕ И УПРАВЛЯВАЩИТЕ ОРГАНИ, СЕРТИФИЦИРАЩИТЕ ОРГАНИ, ОДИТНИТЕ ОРГАНИ И МЕЖДИННИТЕ ЗВЕНА
Член 8
Определение и обхват на електронните системи за обмен на данни
1. Терминът „електронни системи за обмен на данни“, позоваване на който се съдържа в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, означава механизми и инструменти, позволяващи електронен обмен на документи и данни, включително аудио-визуални медийни носители, сканирани документи и електронни файлове.
Обменът на документи и данни включва информацията за постигнатия напредък, исканията за плащания и обмена на информация във връзка с проверките на управлението и одитите.
2. Електронните системи за обмен на данни дават възможност да се извършват административни проверки по отношение на всяко заявление за възстановяване, подадено от бенефициерите по силата на член 125, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, и одитите да се основават на информацията и документите, достъпни чрез електронните системи за обмен на данни, когато такава информация и документи се обменят в електронен вид в съответствие с член 122, параграф 3 от посочения регламент. Документи на хартиен носител могат да бъдат изисквани от компетентните органи само в изключителни случаи, след извършен анализ на риска и само ако документите на хартиен носител са истинският източник на сканираните документи, качени в електронните системи за обмен на данни.
Член 9
Характеристики на електронните системи за обмен на данни
1. Електронните системи за обмен на данни гарантират сигурността, неприкосновеността и поверителността на данните, както и автентификацията на изпращача в съответствие с член 122, параграф 3, член 125, параграф 4, буква г) и параграф 8 и член 140 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
Електронните системи за обмен на данни са достъпни и функционират по време на и извън стандартното работно време, с изключение на дейностите по техническа поддръжка.
2. Ако по своя собствена инициатива отделна държава членка наложи на бенефициерите задължителното използване на електронни системи за обмен на данни, тя гарантира, че техническите характеристики на тези системи няма да попречат на нормалното усвояване на фондовете, нито ще ограничат достъпа на отделни бенефициери.
Това изискване не се прилага за електронните системи за обмен на данни за бенефициерите, чието използване е било направено задължително от държава членка по време на предходния програмен период и които отговарят на другите изисквания, предвидени в настоящия регламент.
3. Електронните системи за обмен на данни притежават като минимум следните функционални характеристики:
а)
интерактивни и/или предварително попълнени от системата формуляри въз основа на данните, които се съхраняват по време на последователните етапи от процедурите;
б)
автоматични изчисления, ако е приложимо;
в)
вградени автоматични средства за контрол, които намаляват в рамките на възможното повторния обмен на документи или информация;
г)
генерирани от системата сигнали с цел уведомяване на бенефициера за това, че могат да бъдат изпълнени определени дейности;
д)
онлайн проследяване на статуса, позволяващо на бенефициера да следи текущото състояние на проекта;
е)
достъпност на всички предходни данни и документи, обработени чрез системата за електронен обмен на данни.
Член 10
Предаване на документи и данни чрез електронната система за обмен на данни
1. Бенефициерите и органите, посочени в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, добавят документите и данните, за които отговарят, и всички техни актуализации в електронната система за обмен на данни в електронен формат, определен от държавата членка.
Държавата членка определя подробните условия за електронния обмен на данни в документа, в който се определят условията за предоставяне на подкрепа за всяка операция, посочена в член 125, параграф 3, буква в) от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
2. Обменът на данни и трансакциите са придружени от електронен подпис, съвместим с един от трите вида електронни подписи, определени от Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5).
3. За дата на предаване на документите и данните от бенефициера на органите, посочени в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, и обратно се счита датата на подаване по електронен път на информацията, която се съхранява в електронната система за обмен на данни.
4. Предоставянето на документи и данни чрез електронната система за обмен на данни става само чрез еднократно предаване, както е посочено в член 122, параграф 3, втора алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, по отношение на същата операция за всички органи, изпълняващи една и съща програма.
Тези органи си сътрудничат на правно, организационно, семантично и техническо равнище, което гарантира ефикасната комуникация помежду им, както и обмена и повторната употреба на съответната информация и знания.
Тези разпоредби се прилагат, без да се засягат процедурите, които позволяват на бенефициера да актуализира грешни или остарели данни или нечетливи документи.
5. Електронните системи за обмен на данни са достъпни било пряко чрез интерактивен потребителски интерфейс (уеб приложение), било чрез технически интерфейс, който позволява автоматичното синхронизиране и предаване на данни между системите на бенефициерите и на държавите членки.
6. По време на обработката на информацията електронните системи за обработка на данни гарантират защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни за физическите лица и опазването на търговската тайна за юридическите лица в съответствие с Директива 2002/58/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (6), Директива 2009/136/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (7) и Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (8).
7. В случай на непреодолима сила, и по-специално в случай на неизправност на системата за електронен обмен на данни или липса на стабилна връзка за данни, съответният бенефициер може да предостави изискуемата информация на компетентните органи под формата и при използване на средствата, определени от държавата членка за подобни случаи. Веднага след като отпадне причината за непреодолимата сила, държавата членка гарантира, че съответните документи са включени в базата данни, свързана с електронната система за обмен на данни.
Чрез дерогация от параграф 3, за дата на предоставяне на изискуемата информация се счита датата на изпращане на документите в изискуемата форма.
8. Държавите членки гарантират, че всички бенефициери могат да използват електронните системи за обмен на данни, посочени в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, включително бенефициерите по текущи операции към датата, на която се въвеждат в редовна експлоатация електронните системи за обмен на данни, за които се прилага електронният обмен на данни.
Член 11
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 22 септември 2014 година.
REGOLAMENTO DI ESECUZIONE (UE) N. 1011/2014 DELLA COMMISSIONE
del 22 settembre 2014
recante modalità di esecuzione del regolamento (UE) n. 1303/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio per quanto riguarda i modelli per la presentazione di determinate informazioni alla Commissione e le norme dettagliate concernenti gli scambi di informazioni tra beneficiari e autorità di gestione, autorità di certificazione, autorità di audit e organismi intermedi
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 1303/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 dicembre 2013, recante disposizioni comuni sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo, sul Fondo di coesione, sul Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale e sul Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca e disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo, sul Fondo di coesione e sul Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca, e che abroga il regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio (1), in particolare l'articolo 41, paragrafo 4, l'articolo 102, paragrafo 1, l'articolo 112, paragrafo 5, l'articolo 122, paragrafo 3, l'articolo 124, paragrafo 7, l'articolo 131, paragrafo 6, e l'articolo 137, paragrafo 3,
considerando quanto segue:
(1)
Il regolamento di esecuzione (UE) n. 184/2014 della Commissione (2) stabilisce le disposizioni necessarie per la preparazione dei programmi. Al fine di garantire l'attuazione dei programmi finanziati dai fondi strutturali e di investimento europei (i «fondi SIE»), è necessario stabilire ulteriori disposizioni per l'applicazione del regolamento (UE) n. 1303/2013. Per una più agevole visione complessiva e per facilitare l'accesso a tali disposizioni è opportuno che esse siano contenute in un unico atto di esecuzione.
(2)
Per garantire la coerenza e la qualità delle informazioni presentate alla Commissione dall'autorità di gestione, tra cui indicazioni chiare in merito alla fattibilità dell'investimento e alla realizzabilità economica del grande progetto, si dovrebbe definire un formato standard che stabilisca i requisiti uniformi relativi alla struttura e al contenuto delle informazioni con cui vengono notificati alla Commissione i grandi progetti selezionati.
(3)
Al fine di garantire maggiore efficienza e trasparenza nell'attuazione dei programmi finanziati dai fondi SIE si dovrebbero definire il modello per la trasmissione dei dati finanziari, il modello per le domande di pagamento e, a norma dell'articolo 41, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 1303/2013, il modello da utilizzarsi per la presentazione alla Commissione di informazioni supplementari riguardanti gli strumenti finanziari congiuntamente alle domande di pagamento, nonché il modello dei conti dei programmi operativi.
(4)
Dovrebbero, allo stesso fine, essere definiti il modello che descrive le funzioni e le procedure in essere dell'autorità di gestione e, se del caso, dell'autorità di certificazione, e il modello per la relazione e il parere dell'organismo di audit indipendente. Tali modelli dovrebbero enunciare le caratteristiche tecniche di ogni campo del sistema di scambio elettronico di dati. Considerato che detti modelli costituiranno la base per lo sviluppo del sistema di scambio elettronico di dati di cui all'articolo 74, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 1303/2013, essi dovrebbero altresì indicare le modalità di inserimento dei dati sulle spese ammissibili nel sistema di scambio elettronico di informazioni.
(5)
Occorre stabilire norme dettagliate relative alla portata e alle caratteristiche dei sistemi che supportano lo scambio elettronico di informazioni tra beneficiari e autorità di gestione, autorità di certificazione, autorità di audit e organismi intermedi, affinché gli Stati membri abbiano certezza giuridica circa gli obblighi che devono adempiere alla data del termine regolamentare di cui all'articolo 122, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 1303/2013.
(6)
Per ridurre l'onere amministrativo a carico dei beneficiari in modo efficace, efficiente e soddisfacente per tali soggetti e assicurare al tempo stesso l'efficienza, l'efficacia e la sicurezza dello scambio elettronico delle informazioni, dovrebbero essere specificati alcuni requisiti di base e alcune caratteristiche tecniche dei sistemi di cui all'articolo 122, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 1303/2013.
(7)
Relativamente alla trasmissione dei documenti e dei dati attraverso i sistemi, dovrebbero essere definiti i principi e le norme applicabili concernenti l'individuazione del soggetto responsabile di caricare i documenti e gli eventuali aggiornamenti, compresa una soluzione alternativa se un caso di forza maggiore impedisse l'impiego di tali sistemi.
(8)
Il presente regolamento deve rispettare i diritti fondamentali e i principi riconosciuti dalla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea, in particolare il diritto alla protezione dei dati personali. Il presente regolamento dovrebbe pertanto essere applicato conformemente a tali diritti e principi. Quanto al trattamento dei dati personali da parte degli Stati membri, si applica la direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (3). Per quanto concerne il trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi dell'Unione e la libera circolazione di tali dati, si applica il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (4).
(9)
Le misure di cui al presente regolamento sono conformi al parere del comitato di coordinamento dei fondi strutturali e di investimento europei,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO I
MODELLI E FORMATO DA UTILIZZARSI PER LA PRESENTAZIONE DI DETERMINATE INFORMAZIONI ALLA COMMISSIONE
Articolo 1
Formato della notifica di un grande progetto selezionato
La notifica alla Commissione di un grande progetto selezionato che l'autorità di gestione effettua a norma dell'articolo 102, paragrafo 1, primo comma, del regolamento (UE) n. 1303/2013 è redatta secondo il formato di cui all'allegato I del presente regolamento.
Articolo 2
Modello per la trasmissione di dati finanziari
Per la presentazione dei dati finanziari alla Commissione ai fini della sorveglianza a norma dell'articolo 112 del regolamento (UE) n. 1303/2013 gli Stati membri utilizzano il modello di cui all'allegato II del presente regolamento.
Articolo 3
Modello che descrive le funzioni e le procedure in essere dell'autorità di gestione e dell'autorità di certificazione
1. La descrizione delle funzioni e delle procedure in essere dell'autorità di gestione e, se del caso, dell'autorità di certificazione è redatta secondo il modello di cui all'allegato III del presente regolamento.
2. Nel caso in cui a più programmi operativi si applichi un sistema comune, è ammessa la redazione di un'unica descrizione delle funzioni e delle procedure di cui al paragrafo 1.
Articolo 4
Modello per la relazione dell'organismo di audit indipendente
1. La relazione di audit dell'organismo di audit indipendente di cui all'articolo 124, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 1303/2013 è redatta secondo il modello di cui all'allegato IV del presente regolamento.
2. Nel caso in cui a più programmi operativi si applichi un sistema comune, è ammessa la redazione di un'unica relazione di audit di cui al paragrafo 1.
Articolo 5
Modello per il parere dell'organismo di audit indipendente
1. Il parere dell'organismo di audit indipendente di cui all'articolo 124, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 1303/2013 è redatto secondo il modello di cui all'allegato V del presente regolamento.
2. Nel caso in cui a più programmi operativi si applichi un sistema comune, è ammessa la redazione di un unico parere di cui al paragrafo 1.
Articolo 6
Modello per la domanda di pagamento comprendente informazioni supplementari riguardanti gli strumenti finanziari
La domanda di pagamento di cui all'articolo 41, paragrafo 4, e all'articolo 131, paragrafo 6, del regolamento (UE) n. 1303/2013 è redatta secondo il modello di cui all'allegato VI del presente regolamento e comprende, se del caso, informazioni supplementari riguardanti gli strumenti finanziari.
Articolo 7
Modello dei conti
I conti di cui all'articolo 137, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 1303/2013 sono presentati alla Commissione secondo il modello di cui all'allegato VII del presente regolamento.
CAPO II
NORME DETTAGLIATE CONCERNENTI GLI SCAMBI DI INFORMAZIONI TRA BENEFICIARI E AUTORITÀ DI GESTIONE, AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE, AUTORITÀ DI AUDIT E ORGANISMI INTERMEDI
Articolo 8
Definizione e portata dei sistemi di scambio elettronico di dati
1. Per «sistemi di scambio elettronico di dati», di cui all'articolo 122, paragrafo 3, primo comma, del regolamento (UE) n. 1303/2013 si intendono i meccanismi e gli strumenti che consentono lo scambio elettronico di documenti e dati, compresi i supporti audiovisivi, i documenti scannerizzati e i file elettronici.
Lo scambio di documenti e dati comprende le relazioni sullo stato dei lavori, le domande di pagamento e lo scambio di informazioni relative alle verifiche di gestione e agli audit.
2. I sistemi di scambio elettronico di dati rendono possibile la verifica amministrativa di ciascuna domanda di rimborso presentata dai beneficiari a norma dell'articolo 125, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 1303/2013 e consentono audit basati sulle informazioni e sui documenti disponibili tramite i sistemi di scambio elettronico di dati se tali informazioni e documenti sono scambiati in forma elettronica conformemente all'articolo 122, paragrafo 3, del suddetto regolamento. I documenti cartacei possono essere richiesti dalle autorità responsabili solo in casi eccezionali a seguito di un'analisi dei rischi e solo se essi costituiscono gli originali dei documenti scannerizzati caricati nei sistemi di scambio elettronico di dati.
Articolo 9
Caratteristiche dei sistemi di scambio elettronico di dati
1. I sistemi di scambio elettronico di dati garantiscono la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati e l'autenticazione del mittente a norma dell'articolo 122, paragrafo 3, dell'articolo 125, paragrafo 4, lettera d), dell'articolo 125, paragrafo 8, e dell'articolo 140 del regolamento (UE) n. 1303/2013.
I sistemi di scambio elettronico di dati sono disponibili e operativi sia in orario di ufficio sia al di fuori di tale orario, salvo che per interventi di manutenzione tecnica.
2. Lo Stato membro che di sua iniziativa impone ai beneficiari un uso obbligatorio dei sistemi di scambio elettronico di dati provvede a che le caratteristiche tecniche di tali sistemi non ostacolino l'agevole attuazione dei fondi, né costituiscano una limitazione dell'accesso per i beneficiari.
La disposizione non si applica ai sistemi di scambio elettronico di dati il cui uso sia stato imposto ai beneficiari da uno Stato membro durante un precedente periodo di programmazione e che siano conformi alle altre prescrizioni stabilite dal presente regolamento.
3. I sistemi di scambio elettronico di dati sono dotati almeno delle seguenti funzionalità:
a)
moduli interattivi e/o moduli precompilati dal sistema sulla base dei dati archiviati in corrispondenza di fasi successive delle procedure;
b)
calcoli automatici, se del caso;
c)
controlli automatici integrati che riducono, per quanto possibile, ripetuti scambi di documenti o informazioni;
d)
segnalazioni di avviso generate dal sistema che avvertono il beneficiario della possibilità di eseguire determinate azioni;
e)
tracking on line dello status che consente al beneficiario di seguire lo status attuale del progetto;
f)
disponibilità di tutti i precedenti dati e documenti trattati dal sistema di scambio elettronico di dati.
Articolo 10
Trasmissione di documenti e di dati attraverso i sistemi di scambio elettronico di dati
1. I beneficiari e le autorità di cui all'articolo 122, paragrafo 3, primo comma, del regolamento (UE) n. 1303/2013 inseriscono i documenti e i dati di cui sono responsabili e gli eventuali aggiornamenti nei sistemi di scambio elettronico di dati nel formato elettronico definito dallo Stato membro.
Gli Stati membri definiscono le condizioni e i termini dettagliati di scambio elettronico di dati nel documento contenente le condizioni per il sostegno relative a ciascuna operazione richiamato all'articolo 125, paragrafo 3, lettera c), del regolamento (UE) n. 1303/2013.
2. Gli scambi di dati e le transazioni recano una firma elettronica compatibile con uno dei tre tipi di firma elettronica definiti dalla direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (5).
3. Si considera data di trasmissione dei documenti e dei dati dal beneficiario alle autorità, e viceversa, di cui all'articolo 122, paragrafo 3, primo comma, del regolamento (UE) n. 1303/2013 la data di presentazione per via elettronica delle informazioni archiviate nei sistemi di scambio elettronico di dati.
4. La presentazione dei documenti e dei dati relativi a una stessa operazione tramite i sistemi di scambio elettronico di dati è effettuata una sola volta, come recita l'articolo 122, paragrafo 3, secondo comma, del regolamento (UE) n. 1303/2013, per tutte le autorità che attuano lo stesso programma.
Tali autorità collaborano a livello giuridico, organizzativo, semantico e tecnico, in modo da garantire l'efficacia della comunicazione, nonché lo scambio e il riutilizzo delle informazioni e delle conoscenze.
Ciò non pregiudica i processi che consentono al beneficiario di aggiornare i dati errati o obsoleti o i documenti illeggibili.
5. I sistemi di scambio elettronico di dati sono accessibili in modo diretto mediante un'interfaccia utente interattiva (un'applicazione web) o mediante un'interfaccia tecnica che consente la sincronizzazione e la trasmissione automatiche dei dati tra i sistemi dei beneficiari e quelli degli Stati membri.
6. Nel trattamento delle informazioni i sistemi di scambio elettronico di dati garantiscono il rispetto della tutela della vita privata e dei dati personali per le persone fisiche e della riservatezza commerciale per le persone giuridiche, a norma della direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (6), della direttiva 2009/136/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (7), della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (8).
7. In casi di forza maggiore, in particolare in caso di malfunzionamento dei sistemi di scambio elettronico di dati o di assenza di una connessione dati stabile, il beneficiario interessato può presentare alle autorità competenti le informazioni richieste nella forma e secondo le modalità stabilite dallo Stato membro per tali casi. Non appena vengano meno le cause di forza maggiore, lo Stato membro assicura l'integrazione dei documenti pertinenti nella base dati connessa ai sistemi di scambio elettronico di dati.
In deroga al paragrafo 3, si considera data di presentazione delle informazioni richieste la data dell'invio dei documenti nella forma stabilita.
8. Gli Stati membri assicurano che possano avvalersi dei sistemi di scambio elettronico di dati di cui articolo 122, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 1303/2013, tutti i beneficiari, compresi i beneficiari di operazioni le quali sono in corso alla data in cui i sistemi di scambio di dati elettronici diventano operativi e alle quali si applica lo scambio elettronico dei dati.
Articolo 11
Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 22 settembre 2014