РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1024/2012 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА
от 25 октомври 2012 година
относно административно сътрудничество посредством Информационната система за вътрешния пазар и за отмяна на Решение 2008/49/ЕО на Комисията („Регламент за ИСВП“)
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взеха предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 114 от него,
като взеха предвид предложението на Европейската комисия,
след предаване на проекта на законодателния акт на националните парламенти,
като взеха предвид становището на Европейския икономически и социален комитет (1),
в съответствие с обикновената законодателна процедура (2),
като имат предвид, че:
(1)
Прилагането на някои актове на Съюза, уреждащи свободното движение на стоки, хора, услуги и капитали в рамките на вътрешния пазар, изисква от държавите членки да си сътрудничат по-ефективно и да обменят информация помежду си и с Комисията. В тези актове обаче често не са посочени конкретните практически средства за извършването на такъв обмен на информация, поради което е необходимо да се установят подходящи практически механизми.
(2)
Информационната система за вътрешния пазар („ИСВП“) е софтуерно приложение, достъпно през интернет, разработено от Комисията в сътрудничество с държавите членки, с цел те да бъдат подпомогнати при практическото изпълнение на изискванията за информационен обмен, установени в актовете на Съюза, чрез осигуряването на централизиран механизъм за комуникация, с който да се улесни трансграничният обмен на информация и взаимната помощ. По-специално ИСВП подпомага компетентните органи да установят кои са партньорите им в друга държава членка, да управляват обмена на информация, включително на лични данни, на базата на прости и единни процедури, и да преодолеят езиковите бариери с помощта на предварително съгласувани и преведени работни процеси. Ако са налични, Комисията следва да предостави на потребителите на ИСВП съществуващите допълнителни функционалности за превод, които отговарят на техните нужди, които са съвместими с изискванията за сигурност и поверителност за обмена на информация в ИСВП и могат да бъдат предложени на разумна цена.
(3)
С цел преодоляване на езиковите бариери ИСВП следва по принцип да бъде достъпна на всички официални езици на Съюза.
(4)
Целта на ИСВП следва да бъде да се подобри функционирането на вътрешния пазар чрез осигуряването на ефективен и лесен за използване инструмент за осъществяване на административно сътрудничество между държавите членки и между държавите членки и Комисията, като по този начин се улесни прилагането на актовете на Съюза, изброени в приложението към настоящия регламент.
(5)
В съобщението на Комисията от 21 февруари 2011 г., озаглавено „По-добро управляване на единния пазар чрез засилено административно сътрудничество: стратегия за разширяване и развиване на информационната система за вътрешния пазар (ИСВП)“ са изложени планове за евентуално разширяване на използването на ИСВП по отношение на други актове на Съюза. В съобщението на Комисията от 13 април 2011 г., озаглавено „Акт за единния пазар - Дванадесет лоста за насърчаване на растежа и укрепване на доверието - „Заедно за нов тип икономически растеж“ се подчертава значението на ИСВП за засилване на сътрудничеството сред участниците, включително на местно равнище, като по този начин се допринася за по-доброто управление на единния пазар. Затова е необходимо да се създаде стабилна правна рамка за ИСВП и да се установят общи правила, с което да се гарантира ефективното функциониране на ИСВП.
(6)
Когато прилагането на разпоредба от акт на Съюза изисква от държавите членки да обменят лични данни и предвижда тяхното обработване, подобна разпоредба следва да се разглежда като подходящо правно основание за обработването на лични данни при изпълнение на условията по членове 8 и 52 от Хартата на основните права на Европейския съюз. ИСВП следва да се разглежда основно като инструмент за обмен на информация, включително лични данни, който обмен в противен случай би се извършвал чрез други средства, включително обикновена поща, факс или електронна поща, въз основа на правни задължения, наложени с актове на Съюза на властите и органите на държавите членки. Обменяните чрез ИСВП лични данни следва да се събират, обработват и използват единствено за цели, съответстващи на целите на първоначалното им събиране, и това следва да става при спазване на всички приложими предпазни мерки.
(7)
Съгласно принципа за защита на личните данни още на етапа на проектиране ИСВП е разработена при съобразяване на изискванията на законодателството за защита на данните и още от самото начало е ориентирана към защита на данните, по-специално поради ограниченията, наложени върху достъпа до лични данни, обменяни чрез ИСВП. Вследствие на това ИСВП предлага значително по-висока степен на защита и сигурност в сравнение с други методи за обмен на информация като обикновена поща, телефон, факс или електронна поща.
(8)
Административното сътрудничество по електронен път между държавите членки, както и между държавите членки и Комисията, следва да става в съответствие с правилата за защита на личните данни, предвидени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (3) и в Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (4). Определенията, установени в Директива 95/46/ЕО и Регламент (ЕО) № 45/2001, следва да се прилагат и за целите на настоящия регламент.
(9)
Комисията предоставя и управлява софтуера и информационно-технологичната инфраструктура на ИСВП, гарантира сигурността на ИСВП, управлява мрежата от национални координатори за ИСВП и участва в обучението и техническата помощ за ползвателите на ИСВП. За тази цел Комисията следва да има достъп само до личните данни, които са стриктно необходими за изпълнението на задачите ѝ в рамките на отговорностите, определени от настоящия регламент, например регистрацията на националните координатори за ИСВП. Комисията следва също да има достъп до лични данни при извличане на такива данни по искане на друг участник в ИСВП, които са блокирани в ИСВП и до които даден субект на данни е поискал достъп. Комисията не следва да има достъп до лични данни, обменяни в рамките на административното сътрудничество по линия на ИСВП, освен ако чрез акт на Съюза не се предвиди роля на Комисията в това сътрудничество.
(10)
С цел да се гарантира прозрачност, по-специално за субектите на данни, разпоредбите на актовете на Съюза, по отношение на които ще се използва ИСВП, следва да бъдат изброени в приложението към настоящия регламент.
(11)
В бъдеще ИСВП може да се разшири и да обхване нови области, където може да спомогне за осигуряването на ефективно изпълнение на даден акт на Съюза по икономически ефективен и лесен за използване начин, като се вземе предвид техническата приложимост и общото въздействие върху ИСВП. Комисията следва да проведе необходимите изпитвания, за да провери техническата готовност на системата за всяко планирано разширяване. Решенията за разширяване на използването на ИСВП до други актове на Съюза следва да се вземат чрез обикновената законодателна процедура.
(12)
Пилотните проекти са полезен инструмент за проверка дали разширяването на използването на ИСВП е оправдано и за адаптиране на техническите функционалности и процедурните механизми към изискванията на ползвателите на ИСВП, преди да се вземе решение за разширяване на използването на ИСВП. Държавите членки следва да участват пълноценно във вземането на решения относно актовете на Съюза, които следва да бъдат обект на пилотен проект, както и относно реда и условията на този пилотен проект, с цел да се гарантира, че пилотният проект отразява нуждите на ползвателите на ИСВП и че разпоредбите за обработка на личните данни се спазват изцяло. Редът и условията следва да бъдат определени поотделно за всеки пилотен проект.
(13)
Никоя от разпоредбите на настоящия регламент не следва да възпрепятства държавите членки и Комисията да решат да използват ИСВП за обмен на информация, която не включва обработването на лични данни.
(14)
С настоящия регламент следва да се определят правилата за използване на ИСВП за целите на административното сътрудничество, което може да включва наред с другото и индивидуален обмен на информация, уведомителни процедури, механизми за предупреждение, процедури за взаимна помощ и разрешаване на проблеми.
(15)
Правото на държавата членка да решава кои национални органи изпълняват задълженията, произтичащи от настоящия регламент, следва да остане непроменено от настоящия регламент. Държавите членки следва да могат да приведат функциите и отговорностите във връзка с ИСВП в съответствие със своите вътрешни административни структури, както и да изпълнят изискванията на специфичните работни процеси на ИСВП. Държавите членки следва да могат да назначават допълнителни координатори за ИСВП, които да изпълняват задачите на национални координатори на ИСВП, самостоятелно или съвместно, за дадена област на вътрешния пазар, административно подразделение, географски регион или съгласно друг критерий. Държавите членки следва да информират Комисията за назначените от тях координатори за ИСВП, но не следва да бъдат задължавани да обозначават допълнителните координатори за ИСВП като такива в ИСВП, когато това не е необходимо за нейното правилно функциониране.
(16)
С цел да се постигне ефективно административно сътрудничество чрез ИСВП, държавите членки и Комисията следва да гарантират, че техните участници в ИСВП разполагат с необходимите ресурси за изпълнение на задълженията си в съответствие с настоящия регламент.
(17)
Тъй като ИСВП по същество е комуникационен инструмент за административно сътрудничество между компетентните органи, до който широката общественост няма достъп, може да е необходимо да бъдат разработени технически средства, които да позволят на външни лица като граждани, предприятия и организации да комуникират с компетентните органи, с цел да предоставят информация или да извличат данни или да упражняват правата си на субекти на данни. Такива технически средства следва да включват подходящи предпазни мерки за защита на данните. С цел да се осигури високо ниво на сигурност, всеки такъв публичен интерфейс следва да се разработва така, че да бъде технически изцяло отделен от ИСВП, до което следва да имат достъп само ползватели на ИСВП.
(18)
Използването на ИСВП за техническа помощ на мрежата „SOLVIT“ следва да се извършва, без да се засяга неофициалният характер на процедурата „SOLVIT“, която се основава на доброволен ангажимент на държавите членки в съответствие с препоръката на Комисията от 7 декември 2001 г. относно принципи за използване на „SOLVIT“ - мрежата за решаване на проблеми в рамките на вътрешния пазар (5) („Препоръка за „SOLVIT“). За да продължи функционирането на мрежата „SOLVIT“ въз основа на действащите работни механизми, една или повече задачи на националния координатор за ИСВП могат да бъдат възложени на центрове на „SOLVIT“ в областта на тяхната дейност, така че те да могат да функционират независимо от националния координатор за ИСВП. Обработката на лични данни и поверителна информация като част от процедурите на „SOLVIT“ следва да се ползва с всички гаранции, определени в настоящия регламент, без да се засяга незадължителният характер на препоръката за „SOLVIT“.
(19)
Макар ИСВП да включва базиран на интернет интерфейс за ползвателите, в определени случаи и по искане на заинтересованата държава членка може да е целесъобразно да се обмислят технически решения за пряк трансфер на данни от националните системи към ИСВП, когато такива национални системи вече са били разработени, по-конкретно за уведомителни процедури. Изпълнението на такива технически решения следва да зависи от резултатите от оценката за тяхната осъществимост, разходи и очаквани ползи. Тези решения следва да не засягат съществуващите структури и националните компетенции.
(20)
Когато държавите членки са изпълнили задължението за нотифициране по член 15, параграф 7 от Директива 2006/123/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 12 декември 2006 г. относно услугите на вътрешния пазар (6), използвайки процедурата в съответствие с Директива 98/34/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 22 юни 1998 г. установяваща процедура за предоставянето на информация в сферата на техническите стандарти и регламенти и правила относно услугите на информационното общество (7), от тях не следва да се изисква да извършват същото нотифициране и чрез ИСВП.
(21)
Обменът на информация посредством ИСВП произтича от правното задължение на органите на държавите членки да си оказват взаимна помощ. За да се гарантира правилното функциониране на вътрешния пазар, информацията, получена от компетентните органи посредством ИСВП от друга държава членка, следва да не бъде лишена от качеството си на доказателство при административни производства единствено на основание, че е с произход от друга държава членка или е получена по електронен път, и следва да се разглежда от този компетентен орган по същия начин, както подобни документи с произход от собствената им държава членка.
(22)
За да се гарантира висока степен на защита на данните, е необходимо да се определят максимални срокове, през които личните данни могат да бъдат съхранявани в ИСВП. Тези срокове обаче следва да бъдат добре балансирани, като се отчитат надлежно изискванията за правилното функциониране на ИСВП, както и правата на субектите на данни да могат да упражняват в пълна степен своите права, например да получават доказателства, че информация е била обменена, за да могат да обжалват дадено решение. По-специално, сроковете за съхраняване на данните не следва да надхвърлят необходимото за постигане на целите на настоящия регламент.
(23)
Имената и данните за връзка на ползвателите на ИСВП следва да могат да се обработват за цели, съвместими с целите на настоящия регламент, в това число наблюдаване на използването на системата от координаторите за ИСВП и Комисията, комуникация, обучения и инициативи за повишаване на осведомеността, както и събиране на информация относно административното сътрудничество или взаимната помощ в областта на вътрешния пазар.
(24)
Европейският надзорен орган по защита на данните следва да наблюдава и да се стреми да гарантира прилагането на настоящия регламент, наред с другото като поддържа връзки с националните органи по защита на данните, включително съответните разпоредби за сигурността на данните.
(25)
За да се осигури ефективното наблюдение и докладване относно функционирането на ИСВП и прилагането на настоящия регламент, държавите членки следва да осигурят достъп на Комисията до необходимата информация.
(26)
В съответствие с настоящия регламент и с националното законодателство, прието в изпълнение на Директива 95/46/ЕО, субектите на данни следва да бъдат информирани за обработката на техни лични данни в ИСВП, както и за правото им на достъп до свързани с тях данни и за правото им да изискат поправка на неточни данни и заличаване на незаконосъобразно обработени данни.
(27)
За да могат компетентните органи на държавите членки да изпълняват правните разпоредби за административно сътрудничество и ефективно да обменят информация, може да възникне необходимост от регламентиране на практическите механизми за такъв обмен. Тези механизми следва да се приемат от Комисията под формата на отделен акт за изпълнение за всеки акт на Съюза, изброен в приложението, или за всеки вид процедура за административно сътрудничество и следва да обхващат основните технически функционалности и процедурните условия, необходими за изпълнението на съответните процедури за административно сътрудничество чрез ИСВП. Комисията следва да осигурява поддръжката и разработването на софтуера и на информационно-технологичната инфраструктура на ИСВП.
(28)
За да се гарантира достатъчно прозрачност за субектите на данни, следва публично да се оповестят предварително съгласуваните работни процеси, стандартните въпроси и отговори, формулярите и другите разпоредби, свързани с процедурите за административно сътрудничество чрез ИСВП.
(29)
Ако в съответствие с член 13 от Директива 95/46/ЕО държавите членки прилагат ограничения или изключения по отношение на правата на субектите на данни, информацията относно такива ограничения или изключения следва да бъде оповестена публично, за да се гарантира пълна прозрачност за субектите на данни. Такива изключения или ограничения следва да бъдат необходими и пропорционални на набелязаната цел и да бъдат предмет на подходящи предпазни мерки.
(30)
Когато между Съюза и трети държави са сключени международни споразумения, които също обхващат прилагането на разпоредби от актовете на Съюза, изброени в приложението към настоящия регламент, следва да бъде възможно партньори от тези трети държави на участници в ИСВП да бъдат включени в процедурите за административно сътрудничество, поддържани от ИСВП, при условие че е установено, че съответната трета държава осигурява подходящо ниво на защита на личните данни в съответствие с Директива 95/46/ЕО.
(31)
Решение 2008/49/ЕО на Комисията от 12 декември 2007 г. относно защитата на личните данни при въвеждането на информационна система за вътрешния пазар (IMI) (8) следва да се отмени. Решение 2009/739/ЕО на Комисията от 2 октомври 2009 г. за определяне на практическите процедури за електронен обмен на информация между държавите членки в съответствие с глава VI от Директива 2006/123/ЕО на Европейския парламент и на Съвета относно услугите на вътрешния пазар (9) следва да продължи да се прилага за въпроси, свързани с обмена на информация съгласно Директива 2006/123/ЕО.
(32)
За да се гарантират еднакви условия за изпълнение на настоящия регламент на Комисията следва да бъдат предоставени изпълнителни правомощия. Тези правомощия следва да бъдат упражнявани в съответствие с Регламент (ЕС) № 182/2011 на Европейския парламент и на Съвета от 16 февруари 2011 г. за установяване на общите правила и принципи относно реда и условията за контрол от страна на държавите членки върху упражняването на изпълнителните правомощия от страна на Комисията (10).
(33)
Резултатите на държавите членки във връзка с ефективното прилагане на настоящия регламент следва да бъдат проследени в годишния доклад относно функционирането на ИСВП, въз основа на статистически данни от ИСВП и други подходящи данни. Резултатите на държавите членки следва да се оценяват, наред с останалото, и въз основа на осреднените срокове за получаване на отговорите, с цел да се гарантира бързото получаване на отговори с добро качество.
(34)
Тъй като целите на настоящия регламент, а именно установяването на правила за използването на ИСВП за административно сътрудничество, не могат да бъдат постигнати в достатъчна степен от държавите членки и следователно поради техния мащаб и последици могат да бъдат по-добре постигнати на равнището на Съюза, Съюзът може да приема мерки в съответствие с принципа на субсидиарност, уреден в член 5 от Договора за Европейския съюз. В съответствие с принципа на пропорционалност, уреден в същия член, настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигането на тази цел.
(35)
Проведена беше консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните в съответствие с член 28, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001, и той представи своето становище на 22 ноември 2011 г. (11),
ПРИЕХА НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се определят правила за използването на Информационната система за вътрешния пазар („ИСВП“) с цел административно сътрудничество, включително обработката на лични данни, между компетентните органи на държавите членки и между компетентните органи на държавите членки и Комисията.
Член 2
Създаване на ИСВП
Създава се ИСВП.
Член 3
Приложно поле
1. ИСВП се използва за административно сътрудничество между компетентните органи на държавите членки и между компетентните органи на държавите членки и Комисията, необходимо за изпълнението на актовете на Съюза в областта на вътрешния пазар по смисъла на член 26, параграф 2 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС), в които се предвижда осъществяването на административно сътрудничество, включително обмен на лични данни, между държавите членки или между държавите членки и Комисията. Тези актове на Съюза са изброени в приложението.
2. Никоя разпоредба от настоящия регламент не въвежда задължение за изпълнение на разпоредби на актове на Съюза, които нямат задължителен характер.
Член 4
Разширяване на ИСВП
1. Комисията може да изпълнява пилотни проекти, за да прецени дали ИСВП би била ефективно средство за прилагане на разпоредбите за административно сътрудничество на актове на Съюза, които не са изброени в приложението. Комисията приема акт за изпълнение с цел определянето на разпоредбите на актовете на Съюза, които ще бъдат обект на пилотен проект, както и определянето на реда и условията за всеки проект, по-специално основните технически функционалности и процедурните механизми, необходими за изпълнението на съответните разпоредби за административно сътрудничество. Този акт за изпълнение се приема в съответствие с процедурата по разглеждане, посочена в член 24, параграф 3.
2. Комисията представя на Европейския парламент и на Съвета оценка на резултатите от пилотния проект, включително въпроси, свързани със защитата на данните, и ефективни функционалности за превод. Където е подходящо, тази оценка може да бъде придружена от законодателно предложение за изменение на приложението, с цел да се разшири използването на ИСВП за съответните разпоредби на актове на Съюза.
Член 5
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията, установени в Директива 95/46/ЕО и Регламент (ЕО) № 45/2001.
В допълнение се прилагат и следните определения:
а)
„ИСВП“ означава електронно средство, предоставено от Комисията за улесняване на административното сътрудничество между компетентните органи на държавите членки и между компетентните органи на държавите членки и Комисията;
б)
„административно сътрудничество“ означава работата в сътрудничество на компетентните органи на държавите членки или компетентните органи на държавите членки и Комисията, като за целта си обменят и обработват информация, включително чрез уведомления и предупреждения, или си оказват взаимна помощ, включително за разрешаване на проблеми с цел по-добро прилагане на правото на Съюза;
в)
„област на вътрешния пазар“ означава законодателна или функционална област на вътрешния пазар по смисъла на член 26, параграф 2 от ДФЕС, в рамките на която ИСВП се използва в съответствие с член 3 от настоящия регламент;
г)
„процедура за административно сътрудничество“ означава предварително съгласуван работен процес, заложен в ИСВП, посредством който участниците в ИСВП могат да комуникират помежду си и да си взаимодействат по структуриран начин;
д)
„координатор за ИСВП“ означава орган, определен от държава членка да изпълнява спомагателни функции, необходими за ефективното функциониране на ИСВП в съответствие с настоящия регламент;
е)
„компетентен орган“ означава орган, създаден на национално, регионално или местно равнище и регистриран в ИСВП, с конкретни отговорности, свързани с прилагането на националното законодателство или на актовете на Съюза, изброени в приложението, в една или повече области на вътрешния пазар;
ж)
„участници в ИСВП“ означава компетентните органи, координаторите за ИСВП и Комисията;
з)
„ползвател на ИСВП“ означава физическо лице, работещо под ръководството на участник в ИСВП и регистрирано в ИСВП от името на същия участник в ИСВП;
и)
„външни участници“ означава физически или юридически лица, различни от ползвателите на ИСВП, които могат да си взаимодействат с ИСВП единствено посредством отделни технически средства и в съответствие с конкретни предварително съгласувани за тази цел работни процеси;
й)
„блокиране“ означава прилагане на технически средства, така че личните данни да станат недостъпни за ползвателите на ИСВП посредством нормалния интерфейс на ИСВП;
к)
„официално приключване“ означава прилагане на техническия инструмент, предоставен от ИСВП, за приключване на процедура за административно сътрудничество.
ГЛАВА II
ФУНКЦИИ И ОТГОВОРНОСТИ, СВЪРЗАНИ С ИСВП
Член 6
Координатори за ИСВП
1. Всяка държава членка определя един национален координатор за ИСВП, чиито отговорности включват:
а)
регистрация или валидиране на регистрацията на координаторите за ИСВП и на компетентните органи;
б)
дейност в качеството на основно звено за контакт за участниците в ИСВП от държавите членки по въпроси, свързани с ИСВП, включително за предоставяне на информация по въпроси относно защитата на личните данни в съответствие с настоящия регламент;
в)
дейност в качеството на посредник на Комисията по въпроси, свързани с ИСВП, включително за предоставяне на информация по въпроси относно защитата на личните данни в съответствие с настоящия регламент;
г)
осигуряване на информация, обучение и подкрепа, включително основна техническа помощ на участниците в ИСВП от държавите членки;
д)
гарантиране на ефективното функциониране на ИСВП доколкото позволяват възможностите им, включително предоставяне на навременни и подходящи отговори от участниците в ИСВП от държавите членки на искания за административно сътрудничество;
2. Всяка държава членка може наред с това съгласно своята вътрешна административна структура да определи допълнително един или повече координатори за ИСВП, които да изпълняват задачите, изброени в параграф 1.
3. Държавите членки информират Комисията за координаторите за ИСВП, определени в съответствие с параграфи 1 и 2, както и за задачите, за които отговарят. Комисията предоставя тази информация на другите държави членки.
4. Всички координатори за ИСВП могат да действат като компетентни органи. В такива случаи координаторът за ИСВП ползва същите права на достъп като компетентния орган. Всеки координатор за ИСВП упражнява контролни функции по отношение на своите дейности по обработка на данни в качеството си на участник в ИСВП.
Член 7
Компетентни органи
1. Когато осъществяват сътрудничество посредством ИСВП, компетентните органи, действащи чрез ползвателите на ИСВП в съответствие с процедурите за административно сътрудничество, осигуряват, в съответствие с приложимия акт на Съюза, получаването на подходящ отговор във възможно най-кратък срок, и при всички случаи в рамките на сроковете, определени в същия акт.
2. Даден компетентен орган може да приведе като доказателство всяка информация, документ, констатация, декларация или заверено с оригинала копие, които е получил по електронен път чрез ИСВП, на същата база като други подобни сведения, получени в неговата собствена страна, за цели, отговарящи на целите, за които данните са събрани първоначално.
3. Всеки компетентен орган упражнява контролни функции по отношение на своите собствени дейности по обработване на данни, извършвани от ползвател на ИСВП, който действа под негово ръководство, и гарантира, че субектите на данни могат да упражняват правата си в съответствие с глави III и IV, при необходимост, в сътрудничество с Комисията.
Член 8
Комисия
1. Комисията отговаря за изпълнението на следните задачи:
а)
гарантира сигурността, достъпността, поддръжката и разработването на софтуера и на информационно-технологичната инфраструктура на ИСВП;
б)
предоставя многоезична система, включително съществуващите функционалности за превод, обучение в сътрудничество с държавите членки, и бюро за помощ за подпомагане на държавите членки при използването на ИСВП;
в)
регистрира националните координатори за ИСВП и им предоставя достъп до ИСВП;
г)
извършва операции по обработка на лични данни в ИСВП, когато това се предвижда в настоящия регламент, в съответствие с целите, определени в приложимите актове на Съюза, изброени в приложението;
д)
следи за прилагането на настоящия регламент и докладва на Европейския парламент, на Съвета и на Европейския надзорен орган по защита на данните в съответствие с член 25.
2. Комисията разполага с достъп до необходимата информация, свързана с извършваната в ИСВП обработка на данни, за да може да изпълнява задачите, изброени в параграф 1, и да изготвя статистически доклади.
3. Комисията не участва в процедурите за административно сътрудничество, които предполагат обработване на лични данни, освен когато това се изисква от разпоредба на акт на Съюза, посочен в приложението.
Член 9
Права на достъп на участниците в ИСВП и на ползвателите на системата
1. Достъп до ИСВП имат само ползвателите на системата.
2. Държавите членки определят координаторите за ИСВП и компетентните органи, както и областите от вътрешния пазар, за които те отговарят. Комисията може да изпълнява консултативна роля в този процес.
3. Всеки участник в ИСВП предоставя и оттегля, ако е необходимо, съответните права за достъп на своите ползватели на ИСВП в областта от вътрешния пазар, която е в кръга на неговата компетентност.
4. Необходимите средства се внедряват от Комисията и държавите членки, за да се гарантира, че на ползвателите на ИСВП се разрешава достъп до лични данни, обработвани в ИСВП, само когато това е необходимо във връзка с работата им и в областта или областите от вътрешния пазар, за които им е предоставено право на достъп в съответствие с параграф 3.
5. Забранява се обработени в ИСВП лични данни да се използват за конкретна цел по начин, който е несъвместим с първоначалната цел, освен ако това не е предвидено изрично в националното право в съответствие с правото на Съюза.
6. Когато процедура за административно сътрудничество предвижда обработка на лични данни, само участниците в ИСВП, участващи в тази процедура, имат достъп до тези лични данни.
Член 10
Поверителност
1. Всяка държава членка прилага спрямо участниците си в ИСВП или ползвателите на ИСВП правилата за професионална тайна или други съответни задължения за поверителност, в съответствие с националното си законодателство или законодателството на Съюза.
2. Участниците в ИСВП гарантират, че исканията, отправени от други участници в ИСВП, за поверително обработване на информацията, обменяна чрез ИСВП, се зачитат от ползвателите на ИСВП, действащи под тяхно ръководство.
Член 11
Процедури за административно сътрудничество
ИСВП се основава на процедурите за административно сътрудничество, които изпълняват разпоредбите на съответните актове на Съюза, изброени в приложението. Когато е подходящо, Комисията може да приема актове за изпълнение за конкретен акт на Съюза, посочен в приложението, или за даден вид процедура за административно сътрудничество, в които се определят основните технически функционалности и процедурните механизми, необходими за осигуряване на прилагането на съответните процедури за административно сътрудничество, включително по целесъобразност взаимодействието между външните участници и ИСВП, както е посочено в член 12. Тези актове за изпълнение се приемат в съответствие с процедурата по консултиране, посочена в член 24, параграф 2.
Член 12
Външни участници
Могат да се предоставят технически средства, за да се позволи на външни участници да си взаимодействат с ИСВП, когато такова взаимодействие:
а)
е предвидено в акт на Съюза;
б)
е предвидено в акт за изпълнение, посочен в член 11, за улесняване на административното сътрудничество между компетентните органи на държавите членки с цел прилагане на разпоредбите на актове на Съюза, изброени в приложението; или
в)
е необходимо за отправяне на искане за упражняване на правата им като субекти на данни в съответствие с член 19.
Всички такива технически средства са отделни от ИСВП и не позволяват достъп до ИСВП на външни участници.
ГЛАВА III
ОБРАБОТКА НА ЛИЧНИ ДАННИ И СИГУРНОСТ
Член 13
Ограничаване на целите
Участниците в ИСВП обменят и обработват лични данни единствено за целите, определени в съответните разпоредби на актовете на Съюза, изброени в приложението.
Данните, предоставени от субектите на данните на ИСВП, се използват единствено за целите, за които данните са били предоставени.
Член 14
Съхраняване на лични данни
1. Обработените в ИСВП лични данни се блокират в ИСВП в момента, в който вече не са необходими за целта, за която са били събирани, в зависимост от особеностите на всеки вид административно сътрудничество и, по принцип, не по-късно от шест месеца след официалното приключване на процедурата за административно сътрудничество.
Въпреки това, ако в приложимите актове на Съюза, изброени в приложението, е предвиден по-дълъг срок, личните данни, обработвани в ИСВП, могат да бъдат запазени за максимален срок от 18 месеца след официалното приключване на процедурата за административно сътрудничество.
2. Когато създаването на архив от информация, който да бъде използван в бъдеще от участниците в ИСВП, се изисква съгласно правнообвързващ акт на Съюза, посочен в приложението, личните данни в този архив могат да се обработват, докато те са необходими за целта, или със съгласието на субекта на данните, или когато това е предвидено в съответния акт на Съюза.
3. Лични данни, блокирани съгласно настоящия член, с изключения на тяхното съхраняване, могат да бъдат обработвани единствено, за да се докаже, че е извършен обмен на информация чрез ИСВП със съгласието на субекта на данните, освен ако обработването не е изискано по наложителни причини, свързани с обществения интерес.
4. Три години след официалното приключване на процедурата за административно сътрудничество, блокираните данни се заличават автоматично в ИСВП.
5. Личните данни могат да бъдат заличени преди изтичането на приложимия срок на съхранение по изричното искане на компетентен орган в конкретен случай и със съгласието на субекта на данните.
6. Комисията осигурява техническите средства за блокирането и заличаването на лични данни, както и за тяхното извличане в съответствие с параграф 3.
7. Внедряват се технически средства, които да стимулират участниците в ИСВП официално да приключват процедурите за административно сътрудничество във възможно най-кратък срок след осъществяването на обмена на информация и да позволят на участниците в ИСВП да ангажират отговорните координатори за ИСВП във всяка процедура, която не е била активна повече от два месеца, без да има основания за това.
Член 15
Съхраняване на личните данни на ползвателите на ИСВП
1. Чрез дерогация от член 14, параграфи 2 и 3 от настоящия член се прилагат за съхраняването на лични данни на ползвателите на ИСВП. Тези лични данни включват пълното име и всички електронни и други средства за връзка, необходими за целите на настоящия регламент.
2. Личните данни на ползвателите на ИСВП се съхраняват в ИСВП, докато лицата продължават да бъдат ползватели на ИСВП, и могат да бъдат обработвани за цели, съвместими с целите на настоящия регламент.
3. Когато дадено физическо лице престане да бъде ползвател на ИСВП, неговите лични данни се блокират с технически средства за срок от три години. С изключение на тяхното съхраняване, тези данни могат да бъдат обработвани единствено, за да послужат като доказателство за обмен на информация чрез ИСВП, и се заличават в края на тригодишния срок.
Член 16
Обработване на специални категории данни
1. Обработването чрез ИСВП на специални категории данни, посочени в член 8, параграф 1 от Директива 95/46/ЕО и член 10, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 45/2001, е разрешено само при наличието на конкретно основание, посочено в член 8, параграфи 2 и 4 от същата директива и член 10, параграф 2 от същия регламент, при съответните предпазни мерки, предвидени в тези членове, за да се гарантират правата на лицата, чиито данни се обработват.
2. ИСВП може да се използва за обработването на данни, свързани с нарушения, присъди или мерки за сигурност, посочени в член 8, параграф 5 от Директива 95/46/ЕО и член 10, параграф 5 от Регламент (ЕО) № 45/2001, при съответните предпазни мерки, предвидени в тези членове, включително информация относно дисциплинарни, административни или наказателни санкции или друга информация, необходима за установяването на добрата репутация на дадено физическо или юридическо лице, когато обработването на такава информация е предвидено в акт на Съюза, който представлява основа за обработването, или с изричното съгласие на субекта на данни при спазване на конкретните предпазни мерки, посочени в член 8, параграф 5 от Директива 95/46/ЕО.
Член 17
Сигурност
1. Комисията гарантира, че ИСВП съответства на правилата за сигурност на данните, приети от Комисията съгласно член 22 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
2. Комисията въвежда необходимите мерки за гарантиране на сигурността на обработените в ИСВП лични данни, включително подходящ контрол върху достъпа до данните и план за сигурността, който се актуализира редовно.
3. Комисията гарантира, че в случай на нарушаване на сигурността е възможно да се установи какви лични данни, кога, от кого и с каква цел са обработени в ИСВП.
4. Участниците в ИСВП предприемат всички процедурни и организационни мерки, необходими за гарантиране на сигурността на личните данни, обработвани от тях в ИСВП, в съответствие с член 17 от Директива 95/46/ЕО.
ГЛАВА IV
ПРАВА НА СУБЕКТИТЕ НА ДАННИ И НАДЗОР
Член 18
Информация, предоставяна на субектите на данни, и прозрачност
1. Участниците в ИСВП гарантират, че субектите на данни биват информирани за обработката на личните им данни в ИСВП във възможно най-кратък срок и че имат достъп до информация за техните права и начина за упражняването им, включително за самоличността и данните за контакт на упражняващия контролните функции или неговия представител, ако има такъв, в съответствие с член 10 или 11 от Директива 95/46/ЕО и националното законодателство, прието в изпълнение на същата директива.
2. Комисията оповестява публично по лесно достъпен начин:
а)
информация относно ИСВП в съответствие с членове 11 и 12 от Регламент (ЕО) № 45/2001 в ясна и разбираема форма;
б)
информация относно защитата на данни във връзка с процедурите за административно сътрудничество в ИСВП, както е посочено в член 11 от настоящия регламент;
в)
информация относно изключенията или ограниченията върху правата на субектите на данни, както е посочено в член 20 от настоящия регламент;
г)
видовете процедури за административно сътрудничество, основните функционалности на ИСВП и категориите данни, които могат да бъдат обработвани в ИСВП;
д)
пълен списък на всички актове за изпълнение или делегирани актове във връзка с ИСВП, приети съгласно настоящия регламент или друг акт на Съюза, както и консолидирана версия на приложението към настоящия регламент и последващите му изменения с други актове на Съюза.
Член 19
Право на достъп, поправяне и заличаване
1. Участниците в ИСВП гарантират, че субектите на данни могат ефективно да упражняват правото си на достъп до данни, свързани с тях в ИСВП, както и правото да изискват поправянето на неточни или непълни данни или заличаването на незаконно обработени данни, в съответствие с националното законодателство. Поправянето и заличаването на данни се извършват във възможно най-кратки срокове и най-късно 30 дни след получаването на искането на субекта на данните от отговорния участник в ИСВП.
2. Когато точността или правомерността на данни, блокирани съгласно член 14, параграф 1, е оспорена от субект на данни, това обстоятелство подлежи на вписване заедно с правилната, поправена информация.
Член 20
Изключения и ограничения
Държавите членки уведомяват Комисията, когато предвиждат в националното си законодателство, съгласно член 13 от Директива 95/46/ЕО, изключения или ограничения на уредените в настоящата глава права на субектите на данни.
Член 21
Надзор
1. Националният надзорен орган или органи, определени от всяка държава членка и оправомощени съгласно член 28 от Директива 95/46/ЕО („националният надзорен орган“), следят самостоятелно дали обработването на личните данни от участниците в ИСВП от тяхната държава членка е законосъобразно, и по-специално гарантират, че правата на субектите на данни, уредени в настоящата глава, са защитени в съответствие с настоящия регламент.
2. Европейският надзорен орган по защита на данните наблюдава и се стреми да гарантира, че извършваните от Комисията дейности по обработка на лични данни, в качеството ѝ на участник в ИСВП, се осъществяват в съответствие с настоящия регламент. Във връзка с това се прилагат задълженията и правомощията по членове 46 и 47 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
3. Националните надзорни органи и Европейският надзорен орган по защита на данните, в рамките на съответната си компетентност, гарантират извършването на координиран надзор върху ИСВП и нейното използване от участниците в ИСВП.
4. При необходимост Европейският надзорен орган по защита на данните може да отправи покана за среща до националните надзорни органи с цел осигуряването на координиран надзор върху ИСВП и нейното използване от участниците в ИСВП, както е посочено в параграф 3. Разходите за тези срещи са за сметка на Европейския надзорен орган по защита на данните. При необходимост за целта могат да бъдат съвместно разработени допълнителни работни методи, включително процедурни правила. Съвместен доклад за дейностите се изпраща на Европейския парламент, Съвета и Комисията най-малко веднъж на три години.
ГЛАВА V
ГЕОГРАФСКИ ОБХВАТ НА ИСВП
Член 22
Използване на ИСВП на национално равнище
1. Дадена държава членка може да използва ИСВП за административно сътрудничество между компетентните органи на своята територия в съответствие с националното законодателство, само ако са спазени следните условия:
а)
не се налагат съществени промени в съществуващите процедури за административно сътрудничество;
б)
националният надзорен орган е уведомен за планираното използване на ИСВП, когато това се изисква от националното законодателство; и
в)
това няма отрицателно въздействие върху ефикасното функциониране на ИСВП за ползвателите на ИСВП.
2. Когато дадена държава членка възнамерява системно да използва ИСВП за национални цели, тя уведомява Комисията за намерението си и иска предварителното ѝ одобрение. Комисията проверява дали са изпълнени условията по параграф 1. Ако е необходимо, и в съответствие с настоящия регламент, държавата членка и Комисията сключват споразумение, в което наред с другото се определят техническите, финансовите и организационните условия за използването на национално равнище, включително отговорностите на участниците в ИСВП.
Член 23
Обмен на информация с трети държави
1. Съгласно настоящия регламент информация, включително лични данни, може да се обменят в ИСВП между участници в ИСВП в рамките на Съюза и техни партньори от трета държава само ако са спазени следните условия:
а)
информацията се обработва съгласно разпоредба на акт на Съюза, посочена в приложението, и съответна на нея разпоредба от правото на третата държава;
б)
информацията се обменя или се предоставя съгласно международно споразумение, което предвижда:
i)
прилагането на разпоредба от акт на Съюза, посочена в приложението, от третата държава,
ii)
използването на ИСВП, и
iii)
принципите, реда и условията на този обмен; и
в)
въпросната трета държава осигурява подходяща защита на личните данни в съответствие с член 25, параграф 2 от Директива 95/46/ЕО, включително подходящи предпазни мерки, така че обработените в ИСВП данни да се използват само за целта, за която са обменени първоначално, и Комисията е приела решение в съответствие с член 25, параграф 6 от Директива 95/46/ЕО.
2. Когато Комисията е участник в ИСВП, член 9, параграфи 1 и 7 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилагат при обмена на лични данни, обработени в ИСВП, с нейните партньори от трета държава.
3. Комисията публикува в Официален вестник на Европейския съюз и актуализира списъка на трети държави, оправомощени да обменят информация, включително лични данни, в съответствие с параграф 1.
ГЛАВА VI
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 24
Процедура на комитет
1. Комисията се подпомага от комитет. Този комитет е комитет по смисъла на Регламент (ЕС) № 182/2011.
2. При позоваване на настоящия параграф се прилага член 4 от Регламент (ЕС) № 182/2011.
3. При позоваване на настоящия параграф се прилага член 5 от Регламент (ЕС) № 182/2011.
Член 25
Мониторинг и докладване
1. Комисията докладва на Европейския парламент и на Съвета ежегодно относно функционирането на ИСВП.
2. До 5 декември 2017 г. и на всеки пет години след това Комисията докладва на Европейския надзорен орган по защита на данните относно въпроси, свързани със защитата на личните данни в ИСВП, включително сигурността на данните.
3. За изготвянето на докладите, посочени в параграфи 1 и 2, държавите членки предоставят на Комисията всякаква информация, свързана с прилагането на настоящия регламент, включително за практическото изпълнение на предвидените в настоящия регламент изисквания за защита на данните.
Член 26
Разходи
1. Разходите, свързани с разработването, представянето, работата и поддръжката на ИСВП, се поемат от общия бюджет на Европейския съюз, без да се засягат разпоредбите на член 22, параграф 2.
2. Освен ако не е предвидено друго в акт на Съюза, разходите за функционирането на ИСВП на равнището на държавите членки, включително разходите за човешки ресурси, необходими за дейностите по обучение, представяне и оказване на техническа помощ (бюро за помощ), както и за администрирането на ИСВП на национално равнище, се поемат от всяка държава членка.
Член 27
Отмяна
Решение 2008/49/ЕО се отменя.
Член 28
Ефективно прилагане
Държавите членки предприемат всички необходими мерки, за да гарантират ефективното прилагане на настоящия регламент от своите участници в ИСВП.
Член 29
Изключения
1. Независимо от член 4 от настоящия регламент, пилотният проект за ИСВП, започнал на 16 май 2011 г., с цел да се провери доколко е ИСВП е подходяща при прилагането на член 4 от Директива 96/71/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 16 декември 1996 г. относно командироването на работници в рамките на предоставянето на услуги (12), може да продължи да се изпълнява въз основа на договореностите, постигнати преди влизането в сила на настоящия регламент.
2. Независимо от член 8, параграф 3 и член 12, първа алинея, букви а) и б) от настоящия регламент, с цел прилагането посредством ИСВП на разпоредбите за административно сътрудничество от Препоръката „SOLVIT“, участието на Комисията в процедури за административно сътрудничество и съществуващия инструмент за външни участници може да продължи въз основа на договореностите, постигнати преди влизането в сила на настоящия регламент. За целите на Препоръката „SOLVIT“ срокът, посочен в член 14, параграф 1 от настоящия регламент, се определя на 18 месеца за лични данни, обработени в ИСВП.
3. Независимо от член 4, параграф 1 от настоящия регламент Комисията може да започне пилотен проект, за да се оцени дали ИСВП е ефикасен, икономически ефективен и лесен за използване инструмент за прилагане на член 3, параграфи 4, 5 и 6 от Директива 2000/31/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 8 юни 2000 г. за някои правни аспекти на услугите на информационното общество, и по-специално на електронната търговия на вътрешния пазар („Директива за електронната търговия“) (13). Не по-късно от две години след стартирането на този пилотен проект, Комисията представя на Европейския парламент и на Съвета оценката, посочена в член 4, параграф 2 от настоящия регламент, която включва също взаимодействието между административното сътрудничество в рамките на системата за сътрудничество в областта на защитата на потребителите, създадена в съответствие с Регламент (ЕО) № 2006/2004 на Европейския парламент и на Съвета от 27 октомври 2004 година за сътрудничество между националните органи, отговорни за прилагане на законодателството за защита на потребителите (регламент за сътрудничество в областта на защита на потребителите) (14), и в рамките на ИСВП.
4. Без да се засяга член 14, параграф 1 от настоящия регламент, всички срокове с максимална продължителност от 18 месеца, приети въз основа на член 36 от Директива 2006/123/ЕО по отношение на административно сътрудничество съгласно глава VI от нея, продължават да се прилагат в тази област.
Член 30
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Страсбург на 25 октомври 2012 година.
REGOLAMENTO (UE) N. 1024/2012 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO
del 25 ottobre 2012
relativo alla cooperazione amministrativa attraverso il sistema di informazione del mercato interno e che abroga la decisione 2008/49/CE della Commissione («regolamento IMI»)
(Testo rilevante ai fini del SEE)
IL PARLAMENTO EUROPEO E IL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, in particolare l’articolo 114,
vista la proposta della Commissione europea,
previa trasmissione del progetto di atto legislativo ai parlamenti nazionali,
visto il parere del Comitato economico e sociale europeo (1),
deliberando secondo la procedura legislativa ordinaria (2),
considerando quanto segue:
(1)
L’applicazione di taluni atti dell’Unione che disciplinano la libera circolazione di merci, persone, servizi e capitali nel mercato interno richiede agli Stati membri di cooperare in modo più efficace e di scambiarsi informazioni gli uni con gli altri e con la Commissione. Poiché spesso in tali atti non sono specificati i mezzi pratici per attuare lo scambio di informazioni, devono essere adottate adeguate disposizioni pratiche in materia.
(2)
Il sistema di informazione del mercato interno («IMI») è un’applicazione software accessibile tramite internet, sviluppata dalla Commissione in collaborazione con gli Stati membri, al fine di assistere gli Stati membri nell’attuazione concreta dei requisiti relativi allo scambio di informazioni stabiliti in atti dell’Unione fornendo un meccanismo di comunicazione centralizzato che faciliti lo scambio di informazioni transfrontaliero e la mutua assistenza. In particolare, l’IMI aiuta le autorità competenti a individuare le loro omologhe in un altro Stato membro, a gestire lo scambio di informazioni, fra cui dati personali, sulla base di procedure semplici e unificate, nonché a superare le barriere linguistiche sulla base di procedure predefinite e pre-tradotte. Ove possibile, la Commissione dovrebbe fornire agli utenti dell'IMI ogni ulteriore funzionalità di traduzione esistente che soddisfi le loro esigenze, sia compatibile con i requisiti di sicurezza e di riservatezza per lo scambio di informazioni nell'IMI e possa essere offerta a un costo ragionevole.
(3)
Al fine di superare le barriere linguistiche, in linea di principio l'IMI dovrebbe essere disponibile in tutte le lingue ufficiali dell'Unione.
(4)
Scopo dell’IMI dovrebbe essere quello di migliorare il funzionamento del mercato interno fornendo un efficace strumento di facile utilizzo per l’attuazione della cooperazione amministrativa tra Stati membri e tra gli Stati membri e la Commissione, facilitando quindi l’applicazione degli atti dell’Unione elencati nell'allegato del presente regolamento.
(5)
La comunicazione della Commissione del 21 febbraio 2011 dal titolo «Migliorare la governance del mercato interno attraverso una più stretta cooperazione amministrativa Una strategia per estendere e sviluppare il sistema di informazione del mercato interno (“IMI”)» definisce piani per la possibile estensione dell’IMI ad altri atti dell’Unione. La comunicazione della Commissione del 13 aprile 2011 dal titolo «L’Atto per il mercato unico Dodici leve per stimolare la crescita e rafforzare la fiducia - “Insieme per una nuova crescita”» sottolinea l’importanza dell’IMI per il rafforzamento della cooperazione tra le parti interessate, anche a livello locale, contribuendo a migliorare la governance del mercato unico. È pertanto necessario stabilire un solido quadro giuridico per l’IMI e una serie di norme comuni per garantire il suo efficace funzionamento.
(6)
Qualora l'applicazione di una disposizione di un atto dell’Unione richieda agli Stati membri di scambiare dati personali e preveda la finalità di tale trattamento, la disposizione in questione dovrebbe essere considerata una base giuridica adeguata per il trattamento dei dati personali, ferme restando le condizioni di cui agli articoli 8 e 52 della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea. L’IMI dovrebbe essere considerato principalmente uno strumento utilizzato per lo scambio di informazioni, compresi i dati personali, che altrimenti si svolgerebbe attraverso altri mezzi, tra cui la posta ordinaria, il fax o la posta elettronica, sulla base di un obbligo giuridico imposto alle autorità e agli organismi degli Stati membri da atti dell’Unione. I dati personali scambiati tramite l'IMI dovrebbero essere raccolti, trattati e utilizzati unicamente per finalità in linea con quelle per le quali sono stati originariamente raccolti, e dovrebbero essere soggetti a tutte le pertinenti garanzie.
(7)
In base al principio della «privacy by design» (tutela della vita privata fin dalla progettazione), l’IMI è stato sviluppato fin dall’inizio considerando e rispettando le disposizioni della normativa in materia di protezione dei dati, in particolare tenendo conto delle restrizioni imposte riguardo all’accesso ai dati personali scambiati nell'IMI. L’IMI offre pertanto un livello di protezione e di sicurezza molto più elevato rispetto ad altri mezzi per lo scambio di informazioni come la posta ordinaria, il telefono, il fax o la posta elettronica.
(8)
È necessario che la cooperazione amministrativa per via elettronica tra gli Stati membri e tra questi ultimi e la Commissione sia conforme alle disposizioni in materia di protezione dei dati personali stabilite dalla direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 24 ottobre 1995 relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (3) e dal regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (4). Le definizioni utilizzate nella direttiva 95/46/CE e nel regolamento (CE) n. 45/2001 dovrebbero applicarsi anche ai fini del presente regolamento.
(9)
La Commissione fornisce e gestisce il software e l'infrastruttura informatica per l'IMI, garantisce la sua sicurezza, gestisce la rete dei coordinatori nazionali IMI e partecipa alla formazione e all'assistenza tecnica agli utenti dell'IMI. A tal fine la Commissione dovrebbe avere accesso solo ai dati personali strettamente necessari per svolgere le sue funzioni nell'ambito delle responsabilità stabilite dal presente regolamento, quali la registrazione dei coordinatori nazionali IMI. La Commissione dovrebbe altresì avere accesso ai dati personali quando recupera, su richiesta di un altro partecipante all'IMI, tali dati personali che sono stati bloccati nell'IMI e ai quali l'interessato ha richiesto accesso. La Commissione non dovrebbe avere accesso ai dati personali scambiati nell'ambito della cooperazione amministrativa in seno all'IMI, salvo che un atto dell'Unione preveda un ruolo della Commissione in detta cooperazione.
(10)
Per garantire la trasparenza, in particolare per gli interessati, le disposizioni degli atti dell'Unione per i quali deve essere utilizzato l'IMI dovrebbero essere riportate nell'allegato del presente regolamento.
(11)
In futuro l'IMI potrebbe essere esteso a nuovi settori, laddove possa contribuire a garantire l'efficace attuazione di un atto dell'Unione in un modo efficace rispetto ai costi e di facile realizzazione, tenendo conto della fattibilità tecnica e dell'incidenza complessiva sull'IMI. La Commissione dovrebbe effettuare le necessarie prove al fine di verificare il grado di preparazione tecnica dell'IMI per qualunque estensione prevista. Le decisioni di estendere l'IMI ad altri atti dell'Unione dovrebbero essere adottate secondo la procedura legislativa ordinaria.
(12)
I progetti pilota sono uno strumento utile per valutare se sia giustificata l'estensione dell'IMI e per adattare la funzionalità tecnica e le modalità procedurali alle necessità degli utenti dell'IMI prima che sia adottata una decisione relativa all'espansione dell'IMI. Gli Stati membri dovrebbero essere pienamente coinvolti nella decisione su quali atti dell'Unione debbano essere oggetto di un progetto pilota e sulle modalità di tale progetto pilota al fine di garantire che quest'ultimo rifletta le esigenze degli utenti dell'IMI e sia pienamente conforme alle disposizioni sul trattamento dei dati personali. Tali modalità dovrebbero essere definite separatamente per ciascun progetto pilota.
(13)
È opportuno che nessuna disposizione del presente regolamento precluda agli Stati membri e alla Commissione la possibilità di decidere di utilizzare l’IMI per gli scambi di informazioni che non comportano il trattamento di dati personali.
(14)
Il presente regolamento dovrebbe fissare le norme per l’utilizzo dell’IMI ai fini della cooperazione amministrativa, che possono comprendere, tra l'altro, lo scambio biunivoco di informazioni, le procedure di notifica, i meccanismi di allerta, le disposizioni in materia di mutua assistenza e la risoluzione dei problemi.
(15)
Il presente regolamento non dovrebbe pregiudicare il diritto degli Stati membri di decidere quali autorità nazionali assolvono gli obblighi derivanti dal regolamento stesso. È opportuno che gli Stati membri siano in grado di adattare funzioni e responsabilità in relazione all’IMI alle loro strutture amministrative interne, nonché di soddisfare i requisiti di una procedura specifica dell'IMI. Gli Stati membri dovrebbero poter nominare coordinatori IMI supplementari per svolgere i compiti dei coordinatori nazionali IMI, da soli o insieme ad altri, per un particolare settore del mercato interno, una divisione dell’amministrazione, una regione geografica o in base a un altro criterio. Gli Stati membri dovrebbero informare la Commissione in merito ai coordinatori IMI da essi nominati ma non dovrebbero essere tenuti a indicare i coordinatori IMI supplementari, se ciò non è richiesto per il suo corretto funzionamento.
(16)
Per realizzare una cooperazione amministrativa efficace attraverso l'IMI, è opportuno che gli Stati membri e la Commissione garantiscano che i rispettivi partecipanti all'IMI dispongano delle risorse necessarie per assolvere i propri obblighi ai sensi del presente regolamento.
(17)
Sebbene l’IMI sia in sostanza uno strumento di comunicazione per la cooperazione amministrativa tra autorità competenti, non aperto al pubblico in generale, può essere necessario istituire mezzi tecnici per consentire a soggetti esterni quali cittadini, imprese e organizzazioni di interagire con le autorità competenti per fornire informazioni o reperire dati o per esercitare i loro diritti in qualità di soggetti interessati. Occorre che tali mezzi tecnici includano garanzie adeguate per la protezione dei dati. Per garantire un elevato livello di sicurezza, è opportuno che l'interfaccia destinata al pubblico sia sviluppata in modo tale da essere tecnicamente totalmente distinta dall'IMI, alla quale dovrebbero avere accesso solo gli utenti dell'IMI.
(18)
L'utilizzo dell'IMI per il supporto tecnico della rete SOLVIT dovrebbe lasciare impregiudicato il carattere informale della procedura SOLVIT, che si basa sull'impegno volontario degli Stati membri, conformemente alla raccomandazione della Commissione del 7 dicembre 2001 relativa ai principi per l'utilizzo di «SOLVIT» - la rete per la risoluzione dei problemi nel mercato interno (5) («raccomandazione SOLVIT»). Affinché la rete SOLVIT continui a funzionare in base alle modalità di lavoro esistenti, uno o più compiti dei coordinatori nazionali IMI possono essere assegnati ai centri SOLVIT nell'ambito dell'esercizio delle rispettive attività, affinché possano funzionare indipendentemente dal coordinatore nazionale IMI. Il trattamento dei dati personali e delle informazioni riservate quale parte delle procedure SOLVIT dovrebbe beneficiare di tutte le garanzie stabilite nel presente regolamento, fatto salvo il carattere non vincolante della raccomandazione SOLVIT.
(19)
Benché l'IMI comprenda un'interfaccia basata su internet per i suoi utenti, in determinati casi e a richiesta dello Stato membro interessato può essere opportuno esaminare soluzioni tecniche per il trasferimento diretto di dati dai sistemi nazionali all'IMI, nel caso in cui tali sistemi nazionali siano già stati sviluppati, segnatamente per le procedure di notifica. L'applicazione di siffatte soluzioni tecniche dovrebbe dipendere dall'esito di una valutazione relativa alla fattibilità, ai costi e ai previsti benefici delle medesime. Tali soluzioni non dovrebbero pregiudicare le strutture esistenti e l'ordine nazionale delle competenze.
(20)
Qualora gli Stati membri abbiano ottemperato all'obbligo di notifica ai sensi dell'articolo 15, paragrafo 7, della direttiva 2006/123/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 12 dicembre 2006, relativa ai servizi nel mercato interno (6), mediante la procedura di cui alla direttiva 98/34/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 22 giugno 1998 che prevede una procedura d'informazione nel settore delle norme e delle regolamentazioni tecniche e delle regole relative ai servizi della società dell'informazione (7), non dovrebbero anche essere tenuti ad effettuare la stessa notifica tramite l'IMI.
(21)
Lo scambio di informazioni attraverso l’IMI deriva dall’obbligo giuridico di fornire mutua assistenza imposto alle autorità degli Stati membri. Per garantire il corretto funzionamento del mercato interno, è necessario che le informazioni ricevute da un’autorità competente attraverso l’IMI da un altro Stato membro non siano private del loro valore probatorio nei procedimenti amministrativi per il solo motivo che provengono da un altro Stato membro o sono state ricevute per via elettronica, e occorre che siano trattate dall’autorità competente allo stesso modo di documenti simili provenienti dal proprio Stato membro.
(22)
Al fine di garantire un elevato livello di protezione dei dati, è necessario stabilire periodi massimi di conservazione per i dati personali nell’ambito dell’IMI. Tali periodi dovrebbero tuttavia essere ben equilibrati, tenendo nel debito conto la necessità che il sistema IMI funzioni correttamente, nonché il diritto degli interessati di esercitare pienamente i loro diritti, per esempio ottenendo la prova dello svolgimento di uno scambio di informazioni per contestare una decisione. In particolare, i periodi di conservazione si dovrebbero limitare a quanto necessario per realizzare gli obiettivi del presente regolamento.
(23)
Dovrebbe essere possibile trattare il nome e i dati di contatto degli utenti dell’IMI per fini compatibili con gli obiettivi del presente regolamento, fra cui il controllo dell’uso del sistema da parte dei coordinatori IMI e della Commissione, iniziative di comunicazione, formazione e sensibilizzazione e la raccolta di informazioni sulla cooperazione amministrativa o la mutua assistenza nel mercato interno.
(24)
È opportuno che il garante europeo della protezione dei dati controlli e provveda a garantire l'applicazione del presente regolamento, comprese le disposizioni pertinenti sulla sicurezza dei dati, mantenendo fra l'altro contatti con le autorità nazionali per la protezione dei dati.
(25)
Al fine di assicurare l'efficacia del monitoraggio e delle relazioni da presentare sul funzionamento dell'IMI e l'applicazione del presente regolamento, gli Stati membri dovrebbero mettere a disposizione della Commissione le pertinenti informazioni.
(26)
È opportuno che gli interessati siano informati in merito al trattamento dei loro dati personali nell’ambito dell’IMI, al diritto di accedere ai dati che li riguardano e al diritto alla rettifica dei dati errati e alla cancellazione dei dati trattati illegalmente, ai sensi del presente regolamento e della legislazione nazionale di attuazione della direttiva 95/46/CE.
(27)
Per permettere alle autorità competenti degli Stati membri di attuare le disposizioni giuridiche per la cooperazione amministrativa e scambiare efficacemente informazioni attraverso l'IMI, può essere necessario stabilire le modalità pratiche di tale scambio. Tali modalità dovrebbero essere adottate dalla Commissione sotto forma di un atto di esecuzione separato per ciascun atto dell'Unione elencato nell'allegato o per ciascun tipo di procedura di cooperazione amministrativa e dovrebbero contemplare la funzionalità tecnica e le modalità procedurali essenziali, necessarie per attuare le pertinenti procedure di cooperazione amministrativa tramite l'IMI. La Commissione dovrebbe garantire la manutenzione e lo sviluppo del software e dell’infrastruttura informatica per l’IMI.
(28)
Al fine di garantire una trasparenza sufficiente per gli interessati, è opportuno che le procedure predefinite, i repertori di domande e risposte, i moduli e le altre disposizioni riguardanti le procedure di cooperazione amministrativa nell’ambito dell’IMI siano resi pubblici.
(29)
Qualora gli Stati membri applichino, in base all’articolo 13 della direttiva 95/46/CE, limitazioni o deroghe ai diritti degli interessati, occorre che le informazioni relative a tali limitazioni o deroghe siano rese pubbliche per garantire la piena trasparenza per gli interessati. Le deroghe e le limitazioni devono essere necessarie e proporzionate per lo scopo previsto e subordinate a garanzie appropriate.
(30)
Se sono stipulati accordi internazionali tra l'Unione e paesi terzi che contemplano anche l'applicazione di disposizioni di atti dell'Unione elencati nell'allegato del presente regolamento, dovrebbe essere possibile includere gli omologhi dei partecipanti all'IMI in tali paesi terzi nelle procedure di cooperazione amministrativa sostenute dall'IMI, purché sia stato accertato che il paese terzo interessato offre un livello adeguato di protezione dei dati personali conformemente alla direttiva 95/46/CE.
(31)
È opportuno abrogare la decisione 2008/49/CE della Commissione, del 12 dicembre 2007, relativa alla protezione dei dati personali nell’ambito del sistema di informazione del mercato interno (IMI) (8). La decisione 2009/739/CE della Commissione, del 2 ottobre 2009, che stabilisce le modalità pratiche per lo scambio di informazioni per via elettronica tra gli Stati membri ai sensi del capo VI della direttiva 2006/123/CE del Parlamento europeo e del Consiglio relativa ai servizi nel mercato interno (9), dovrebbe continuare a essere applicata alle questioni legate allo scambio di informazioni ai sensi della direttiva 2006/123/CE.
(32)
Al fine di garantire condizioni uniformi di esecuzione del presente regolamento, dovrebbero essere attribuite alla Commissione competenze di esecuzione. Tali competenze dovrebbero essere esercitate conformemente al regolamento (UE) n. 182/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 febbraio 2011, che stabilisce le regole e i principi generali relativi alle modalità di controllo da parte degli Stati membri dell'esercizio delle competenze di esecuzione attribuite alla Commissione (10).
(33)
I risultati degli Stati membri per quanto concerne l'efficace applicazione del presente regolamento dovrebbero essere monitorati nella relazione annuale sul funzionamento dell'IMI sulla base di dati statistici dell'IMI e di altri dati pertinenti. I risultati degli Stati membri dovrebbero essere valutati tra l'altro sulla base dei tempi medi di risposta al fine di assicurare risposte rapide e di buona qualità.
(34)
Poiché l'obiettivo del presente regolamento, segnatamente stabilire i requisiti per l'uso dell'IMI per la cooperazione amministrativa, non può essere conseguito in misura sufficiente dagli Stati membri e può dunque, a motivo della sua portata e dei suoi effetti, essere conseguito meglio a livello di Unione, quest'ultima può intervenire in base al principio di sussidiarietà sancito dall'articolo 5 del trattato sull'Unione europea. Il presente regolamento si limita a quanto è necessario per conseguire tale obiettivo in ottemperanza al principio di proporzionalità enunciato nello stesso articolo.
(35)
Il garante europeo della protezione dei dati è stato consultato a norma dell’articolo 28, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001 e ha espresso un parere il 22 novembre 2011 (11),
HANNO ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO I
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
Oggetto
Il presente regolamento stabilisce i requisiti per l’uso di un sistema di informazione del mercato interno («IMI») per la cooperazione amministrativa, compreso il trattamento di dati personali, tra le autorità competenti degli Stati membri e tra le autorità competenti degli Stati membri e la Commissione.
Articolo 2
Istituzione dell'IMI
È formalmente istituito l'IMI.
Articolo 3
Ambito d'applicazione
1. L'IMI é utilizzato per la cooperazione amministrativa tra le autorità competenti degli Stati membri e tra le autorità competenti degli Stati membri e la Commissione, necessaria per l'attuazione degli atti dell'Unione nel settore del mercato interno ai sensi dell'articolo 26, paragrafo 2, del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE) che prevedono una cooperazione amministrativa, compreso lo scambio di dati personali, tra gli Stati membri o tra gli Stati membri e la Commissione. Tali atti dell'Unione sono elencati nell’allegato.
2. Nulla nel presente regolamento ha l'effetto di rendere obbligatorie le disposizioni di atti dell'Unione che non hanno carattere vincolante.
Articolo 4
Estensione dell'IMI
1. La Commissione può realizzare progetti pilota al fine di valutare se l'IMI possa costituire uno strumento efficace per attuare le disposizioni in materia di cooperazione amministrativa di atti dell'Unione non elencati nell'allegato. La Commissione adotta un atto di esecuzione per determinare quali disposizioni degli atti dell'Unione sono oggetto di un progetto pilota e per stabilire le modalità di ciascun progetto, in particolare la funzionalità tecnica e le modalità procedurali fondamentali, necessarie per attuare le pertinenti disposizioni in materia di cooperazione amministrativa. Tale atto di esecuzione è adottato secondo la procedura d'esame di cui all'articolo 24, paragrafo 3.
2. La Commissione presenta al Parlamento europeo e al Consiglio una valutazione dei risultati del progetto pilota, comprese le questioni in materia di protezione dei dati e le funzionalità di traduzione efficaci. Se del caso, tale valutazione può essere accompagnata da una proposta legislativa di modifica dell'allegato per estendere l'uso dell'IMI alle pertinenti disposizioni degli atti dell'Unione.
Articolo 5
Definizioni
Ai fini del presente regolamento, si applicano le definizioni di cui alla direttiva 95/46/CE e al regolamento (CE) n. 45/2001.
Si applicano inoltre le seguenti definizioni:
a) «IMI»: strumento elettronico fornito dalla Commissione per favorire la cooperazione amministrativa tra le autorità competenti degli Stati membri e tra le autorità competenti degli Stati membri e la Commissione;
b) «cooperazione amministrativa»: attività in collaborazione tra le autorità competenti degli Stati membri ovvero tra le autorità competenti degli Stati membri e la Commissione attraverso lo scambio e il trattamento di informazioni, anche mediante notifiche e allerte, o la mutua assistenza, anche ai fini della risoluzione dei problemi, allo scopo di migliorare l’applicazione del diritto dell’Unione;
c) «settore del mercato interno»: campo legislativo o funzionale del mercato interno, ai sensi dell’articolo 26, paragrafo 2, TFUE, in cui l’IMI è utilizzato conformemente all'articolo 3 del presente regolamento;
d) «procedura di cooperazione amministrativa»: un flusso di lavoro predefinito previsto nell’ambito dell’IMI che consente ai partecipanti all’IMI di comunicare e di interagire tra loro in maniera strutturata;
e) «coordinatore IMI»: un organismo nominato da uno Stato membro per svolgere compiti di supporto necessari per l’efficace funzionamento dell’IMI ai sensi del presente regolamento;
f) «autorità competente»: qualsiasi organismo a livello nazionale, regionale o locale e registrato nell'IMI con compiti specifici inerenti all’applicazione del diritto nazionale o di atti dell’Unione elencati nell'allegato in uno o più settori del mercato interno;
g) «partecipanti all’IMI»: le autorità competenti, i coordinatori IMI e la Commissione;
h) «utente dell’IMI»: persona fisica che lavora sotto l’autorità di un partecipante all'IMI e registrata nell’IMI per conto di tale partecipante all'IMI;
i) «soggetti esterni»: persone fisiche o giuridiche diverse dagli utenti dell’IMI che possono interagire con l’IMI solo mediante mezzi tecnici separati e conformemente a uno specifico flusso di lavoro predefinito previsto a tale scopo;
j) «blocco»: applicazione di mezzi tecnici con i quali i dati personali diventano inaccessibili agli utenti dell’IMI attraverso la normale interfaccia dell’IMI;
k) «chiusura formale»: applicazione dello strumento tecnico fornito dall'IMI per chiudere una procedura di cooperazione amministrativa.
CAPO II
FUNZIONI E RESPONSABILITÀ IN RELAZIONE ALL’IMI
Articolo 6
Coordinatori IMI
1. Ogni Stato membro nomina un coordinatore nazionale IMI tra le cui responsabilità è compreso quanto segue:
a)
registrare o convalidare la registrazione dei coordinatori IMI e delle autorità competenti;
b)
agire in qualità di principale punto di contatto per i partecipanti all'IMI degli Stati membri per le questioni relative all’IMI, anche fornendo informazioni su aspetti relativi alla protezione dei dati personali conformemente al presente regolamento;
c)
agire in qualità di interlocutore della Commissione per le questioni relative all’IMI, anche fornendo informazioni su aspetti legati alla protezione dei dati personali ai sensi del presente regolamento;
d)
fornire conoscenze, formazione e supporto, compresa l'assistenza tecnica di base, ai partecipanti all'IMI degli Stati membri;
e)
garantire l'efficace funzionamento dell'IMI per quanto sotto il suo controllo, anche fornendo risposte tempestive e adeguate da parte dei partecipanti all'IMI degli Stati membri alle richieste di cooperazione amministrativa.
2. Ogni Stato membro può inoltre nominare uno o più coordinatori IMI per svolgere qualsiasi compito tra quelli elencati al paragrafo 1, secondo la propria struttura amministrativa interna.
3. Gli Stati membri informano la Commissione dei coordinatori IMI nominati conformemente ai paragrafi 1 e 2 e dei compiti che sono loro affidati. La Commissione condivide tali informazioni con gli altri Stati membri.
4. Tutti i coordinatori IMI possono agire in qualità di autorità competenti. In tali casi, un coordinatore IMI ha gli stessi diritti di accesso di un’autorità competente. Ogni coordinatore IMI è responsabile del trattamento per quanto riguarda le proprie attività di trattamento dei dati in qualità di partecipante all’IMI.
Articolo 7
Autorità competenti
1. Quando cooperano mediante l’IMI, le autorità competenti, agendo tramite gli utenti dell’IMI conformemente alla procedura di cooperazione amministrativa, garantiscono che, conformemente all'atto dell'Unione applicabile, sia fornita una risposta adeguata il più rapidamente possibile e comunque entro la scadenza fissata da tale atto.
2. Un'autorità competente può invocare come prova qualsiasi informazione, documento, risultato, dichiarazione o copia certificata conforme che abbia ricevuto per via elettronica mediante l’IMI, sulla stessa base di informazioni simili ottenute nel proprio paese, per fini compatibili con quelli per i quali i dati sono stati inizialmente raccolti.
3. Ogni autorità competente è responsabile del trattamento relativamente alle sue attività di trattamento dei dati svolte da un utente dell’IMI sotto la sua autorità e garantisce che gli interessati possano esercitare i loro diritti conformemente ai capi III e IV, ove necessario, in cooperazione con la Commissione.
Articolo 8
Commissione
1. La Commissione è responsabile dell'esecuzione dei seguenti compiti:
a)
garantire la sicurezza, la disponibilità, la manutenzione e lo sviluppo del software e dell’infrastruttura informatica per l’IMI;
b)
fornire un sistema multilingue, incluse le funzionalità di traduzione esistenti, corsi di formazione in collaborazione con gli Stati membri e un helpdesk per aiutare gli Stati membri nell’uso dell’IMI;
c)
registrare i coordinatori nazionali IMI e concedere loro l’accesso all’IMI;
d)
effettuare operazioni di trattamento sui dati personali nell'ambito dell'IMI, nei casi in cui ciò sia previsto dal presente regolamento, conformemente agli scopi stabiliti negli atti dell'Unione applicabili elencati nell'allegato;
e)
monitorare l'applicazione del presente regolamento e riferire in merito al Parlamento europeo, al Consiglio e al garante europeo della protezione dei dati conformemente all'articolo 25.
2. Ai fini dello svolgimento dei compiti elencati al paragrafo 1 e della redazione di relazioni statistiche, la Commissione ha accesso alle informazioni necessarie relative alle operazioni di trattamento eseguite nell'ambito dell’IMI.
3. La Commissione non partecipa alle procedure di cooperazione amministrativa che comportano il trattamento di dati personali salvo ove richiesto da una disposizione di un atto dell’Unione elencato nell’allegato.
Articolo 9
Diritti di accesso dei partecipanti e degli utenti dell’IMI
1. Hanno accesso all'IMI soltanto gli utenti dell'IMI.
2. Gli Stati membri designano i coordinatori IMI, le autorità competenti e i settori del mercato interno in cui hanno competenza. La Commissione può svolgere al riguardo una funzione consultiva.
3. Ogni partecipante all’IMI concede e revoca, a seconda dei casi, adeguati diritti di accesso ai propri utenti dell’IMI nel settore del mercato interno per il quale è competente.
4. La Commissione e gli Stati membri istituiscono adeguati strumenti per garantire che agli utenti dell’IMI sia consentito l'accesso ai dati personali trattati nell’ambito dell’IMI soltanto in base al principio della necessità di conoscere e nell’ambito del settore o dei settori del mercato interno per i quali sono stati loro concessi i diritti di accesso conformemente al paragrafo 3.
5. È vietato l’uso di dati personali trattati nell'ambito dell'IMI per uno scopo specifico in un modo che sia incompatibile con tale scopo originale, salvo che sia esplicitamente previsto dal diritto nazionale conformemente al diritto dell'Unione.
6. Qualora una procedura di cooperazione amministrativa comporti il trattamento di dati personali, hanno accesso ai dati personali in questione soltanto i partecipanti all'IMI che intervengono in tale procedura.
Articolo 10
Riservatezza
1. Ogni Stato membro applica le proprie norme in materia di segreto professionale o altri obblighi di riservatezza equivalenti ai propri partecipanti all’IMI e agli utenti dell’IMI, conformemente alla legislazione nazionale o dell'Unione.
2. I partecipanti all’IMI garantiscono che le richieste di altri partecipanti all’IMI di trattamento riservato delle informazioni scambiate mediante l’IMI siano rispettate dagli utenti dell’IMI che lavorano sotto la loro autorità.
Articolo 11
Procedure di cooperazione amministrativa
L'IMI è basato su procedure di cooperazione amministrativa che attuano le disposizioni dei pertinenti atti dell'Unione elencati nell'allegato. Ove appropriato, la Commissione può adottare atti di esecuzione per uno specifico atto dell'Unione elencato nell'allegato o per un tipo di procedura di cooperazione amministrativa, che stabiliscano la funzionalità tecnica e le modalità procedurali fondamentali, necessarie per consentire il funzionamento delle pertinenti procedure in materia di cooperazione amministrativa, compresa se del caso l'interazione tra i soggetti esterni e l'IMI di cui all'articolo 12. Tali atti di esecuzione sono adottati secondo la procedura consultiva di cui all'articolo 24, paragrafo 2.
Articolo 12
Soggetti esterni
Possono essere forniti i mezzi tecnici per consentire a soggetti esterni di interagire con l'IMI qualora tale interazione sia:
a)
prevista da un atto dell'Unione;
b)
prevista in un atto di esecuzione di cui all'articolo 11 per agevolare la cooperazione amministrativa tra le autorità competenti degli Stati membri per l'applicazione delle disposizioni degli atti dell'Unione elencati nell'allegato; o
c)
necessaria per presentare richieste al fine di esercitare i loro diritti in qualità di soggetti interessati conformemente all'articolo 19.
Qualsiasi mezzo tecnico siffatto è distinto dall'IMI e non permette ai soggetti esterni di accedere all'IMI.
CAPO III
TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI E SICUREZZA
Articolo 13
Limitazione delle finalità
I partecipanti all’IMI scambiano e trattano dati personali unicamente per le finalità definite nelle pertinenti disposizioni degli atti dell'Unione elencati nell'allegato.
I dati trasmessi all'IMI dagli interessati sono utilizzati solo per le finalità per le quali sono stati trasmessi.
Articolo 14
Conservazione dei dati personali
1. I dati personali trattati nell'ambito dell'IMI sono bloccati nell'IMI quando non sono più necessari per la finalità per le quali sono stati raccolti, a seconda delle specificità di ciascun tipo di cooperazione amministrativa e, di norma, non oltre sei mesi dalla chiusura formale della procedura di cooperazione amministrativa.
Tuttavia, qualora in un atto dell'Unione applicabile elencato nell'allegato sia previsto un periodo più lungo, i dati personali trattati nell'ambito dell'IMI possono essere conservati per un periodo massimo di diciotto mesi dopo la chiusura formale di una procedura di cooperazione amministrativa.
2. Qualora un repertorio di informazioni per futuro riferimento da parte dei partecipanti all’IMI sia richiesto da un atto vincolante dell’Unione elencato nell'allegato, i dati personali inclusi in tale repertorio possono essere trattati per tutto il tempo durante il quale essi sono necessari per tale finalità con il consenso dell’interessato o se ciò è previsto in tale atto dell’Unione.
3. I dati personali bloccati ai sensi del presente articolo sono trattati, ad eccezione della loro conservazione, soltanto a fini di prova di uno scambio di informazioni mediante l’IMI con il consenso dell’interessato, a meno che il trattamento sia richiesto da motivi imperativi di interesse generale.
4. I dati bloccati vengono automaticamente cancellati nell'IMI dopo tre anni dalla chiusura formale della procedura di cooperazione amministrativa.
5. Su espressa richiesta di un'autorità competente in un caso specifico e con il consenso dell’interessato, i dati personali possono essere cancellati prima della scadenza del periodo di conservazione applicabile.
6. La Commissione garantisce con mezzi tecnici il blocco e la cancellazione dei dati personali e il loro recupero conformemente al paragrafo 3.
7. Sono predisposti mezzi tecnici per incoraggiare i partecipanti all'IMI a chiudere formalmente le procedure di cooperazione amministrativa il più rapidamente possibile dopo il completamento dello scambio di informazioni e per consentire loro di coinvolgere i coordinatori IMI responsabili in qualsiasi procedura rimasta inattiva ingiustificatamente per oltre due mesi.
Articolo 15
Conservazione dei dati personali degli utenti dell’IMI
1. In deroga all’articolo 14, i paragrafi 2 e 3 del presente articolo si applicano alla conservazione dei dati personali degli utenti dell’IMI. Tali dati personali includono il nome completo e tutti i mezzi di contatto elettronici e di altro tipo necessari ai fini del presente regolamento.
2. I dati personali relativi agli utenti dell’IMI vengono conservati nell’IMI per tutto il tempo in cui gli utenti dell’IMI continuano a essere tali e possono essere trattati per fini compatibili con gli obiettivi del presente regolamento.
3. Quando una persona fisica cessa di essere un utente dell'IMI, i dati personali che riguardano tale persona sono bloccati con mezzi tecnici per un periodo di tre anni. Essi sono trattati, ad eccezione della loro conservazione, soltanto a fini di prova di uno scambio di informazioni mediante l'IMI e sono cancellati al termine del periodo di tre anni.
Articolo 16
Trattamenti riguardanti categorie particolari di dati
1. Il trattamento riguardante categorie particolari di dati di cui all’articolo 8, paragrafo 1, della direttiva 95/46/CE e all’articolo 10, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 45/2001 mediante l’IMI è consentito soltanto sulla base di un motivo specifico di cui all’articolo 8, paragrafi 2 e 4, di tale direttiva e all’articolo 10, paragrafo 2, di tale regolamento e fatte salve le adeguate garanzie previste in detti articoli per tutelare i diritti dei soggetti di cui vengono trattati i dati personali.
2. L’IMI può essere utilizzato per il trattamento di dati relativi alle infrazioni, alle condanne penali o alle misure di sicurezza di cui all’articolo 8, paragrafo 5, della direttiva 95/46/CE e all’articolo 10, paragrafo 5, del regolamento (CE) n. 45/2001, fatte salve le garanzie previste in detti articoli, comprese le informazioni relative a sanzioni disciplinari, amministrative o penali o altre informazioni necessarie per stabilire l’onorabilità di una persona fisica o giuridica, qualora il trattamento di tali dati sia previsto da un atto dell’Unione che costituisce la base per il trattamento o avvenga con il consenso esplicito dell’interessato, a condizione che esistano le garanzie specifiche di cui all'articolo 8, paragrafo 5, della direttiva 95/46/CE.
Articolo 17
Sicurezza
1. La Commissione garantisce che l'IMI sia conforme alle norme in materia di sicurezza dei dati adottate dalla Commissione a norma dell’articolo 22 del regolamento (CE) n. 45/2001.
2. La Commissione predispone le misure necessarie per garantire la sicurezza dei dati personali trattati nell’IMI, fra cui un adeguato controllo dell’accesso ai dati e un piano di sicurezza che è tenuto aggiornato.
3. La Commissione garantisce che, in caso di un incidente di sicurezza, sia possibile verificare quali dati personali sono stati trattati nell’IMI, quando, da chi e per quale finalità.
4. I partecipanti all'IMI adottano tutte le misure procedurali ed organizzative necessarie per garantire la sicurezza dei dati personali da essi trattati nell'IMI conformemente all'articolo 17 della direttiva 95/46/CE.
CAPO IV
DIRITTI DEGLI INTERESSATI E CONTROLLO
Articolo 18
Informazione agli interessati e trasparenza
1. I partecipanti all’IMI garantiscono che gli interessati siano informati quanto prima riguardo al trattamento dei loro dati personali nell'IMI e che abbiano accesso alle informazioni sui loro diritti e sulle relative modalità di esercizio, incluse l'identità e i recapiti del responsabile del trattamento e del suo eventuale rappresentante, conformemente agli articoli 10 o 11 della direttiva 95/46/CE e alla legislazione nazionale che sia conforme a tale direttiva.
2. La Commissione pubblica in modo facilmente accessibile quanto segue:
a)
informazioni per quanto riguarda l’IMI conformemente agli articoli 11 e 12 del regolamento (CE) n. 45/2001, in una forma chiara e comprensibile;
b)
informazioni sugli aspetti inerenti alla protezione dei dati delle procedure di cooperazione amministrativa nell’ambito dell’IMI di cui all’articolo 11 del presente regolamento;
c)
informazioni su deroghe o limitazioni ai diritti degli interessati di cui all’articolo 20 del presente regolamento;
d)
le tipologie delle procedure di cooperazione amministrativa, le funzionalità essenziali dell'IMI e le categorie di dati che possono essere trattati nell'ambito dell'IMI;
e)
un elenco esaustivo di tutti gli atti di esecuzione o delegati per quanto riguarda l'IMI, adottati ai sensi del presente regolamento o di un altro atto dell'Unione, e una versione consolidata dell'allegato del presente regolamento e delle successive modifiche da parte di altri atti dell'Unione.
Articolo 19
Diritto di accesso, rettifica e cancellazione
1. I partecipanti all'IMI garantiscono che gli interessati possano esercitare effettivamente il loro diritto di accesso ai dati che li riguardano nell'ambito dell'IMI, il diritto di rettifica dei dati inesatti o incompleti e di cancellazione dei dati trattati illecitamente, in conformità della legislazione nazionale. La rettifica o la cancellazione dei dati è effettuata il più rapidamente possibile, e al più tardi entro trenta giorni dalla data della ricezione della richiesta dell'interessato, da parte del partecipante all'IMI competente.
2. Qualora il soggetto contesti la liceità o l’esattezza dei dati bloccati ai sensi dell’articolo 14, paragrafo 1, tale fatto è registrato unitamente alle informazioni esatte rettificate.
Articolo 20
Deroghe e limitazioni
Gli Stati membri informano la Commissione qualora prevedano nella legislazione nazionale deroghe o limitazioni riguardo ai diritti degli interessati di cui al presente capo conformemente all’articolo 13 della direttiva 95/46/CE.
Articolo 21
Controllo
1. L’autorità o le autorità nazionali di controllo designate in ogni Stato membro e dotate dei poteri di cui all’articolo 28 della direttiva 95/46/CE («autorità nazionale di controllo») verificano in modo indipendente la liceità del trattamento dei dati personali da parte dei partecipanti all'IMI del loro Stato membro e, in particolare, garantiscono la tutela dei diritti degli interessati previsti nel presente capo conformemente al presente regolamento.
2. Il garante europeo della protezione dei dati controlla e provvede a garantire che le attività di trattamento dei dati personali della Commissione, nella sua veste di partecipante all’IMI, si svolgano conformemente al presente regolamento. Si applicano di conseguenza gli obblighi e le competenze di cui agli articoli 46 e 47 del regolamento (CE) n. 45/2001.
3. Le autorità nazionali di controllo e il garante europeo della protezione dei dati, ciascuno agendo nell’ambito delle rispettive competenze, assicurano il controllo coordinato dell'IMI e del suo uso da parte dei partecipanti all'IMI.
4. Il garante europeo della protezione dei dati può invitare le autorità nazionali di controllo a riunirsi, nei casi in cui sia necessario, agli scopi di garantire il controllo coordinato dell'IMI e del suo uso da parte dei partecipanti all'IMI, di cui al paragrafo 3. Il costo di tali riunioni è a carico del garante europeo della protezione dei dati. Se necessario, possono essere definiti congiuntamente altri metodi di lavoro a tale scopo, comprese norme procedurali. Una relazione congiunta delle attività è trasmessa al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione almeno ogni tre anni.
CAPO V
AMBITO GEOGRAFICO DELL’IMI
Articolo 22
Uso nazionale dell'IMI
1. Uno Stato membro può utilizzare l’IMI ai fini della cooperazione amministrativa tra autorità competenti nel suo territorio, conformemente al diritto nazionale, unicamente qualora le condizioni seguenti siano rispettate:
a)
non sia necessario apportare modifiche sostanziali alle procedure di cooperazione amministrativa esistenti;
b)
sia stata trasmessa una notifica dell’uso previsto dell’IMI all’autorità nazionale di controllo, ove richiesto dal diritto nazionale; e
c)
non abbia un impatto negativo sull’efficace funzionamento dell’IMI per gli utenti dell'IMI.
2. Qualora uno Stato membro intenda fare un uso sistematico dell'IMI per finalità nazionali, notifica la sua intenzione alla Commissione e ne richiede l'approvazione preventiva. La Commissione verifica se sono soddisfatte le condizioni di cui al paragrafo 1. Laddove necessario, e in conformità al presente regolamento, tra gli Stati membri e la Commissione si conclude un accordo che stabilisca, tra gli altri, le disposizioni tecniche, finanziarie e organizzative per l'uso nazionale, anche per quanto riguarda le responsabilità dei partecipanti all’IMI.
Articolo 23
Scambio di informazioni con paesi terzi
1. Le informazioni, ivi compresi i dati personali, possono essere scambiate nell’ambito dell’IMI ai sensi del presente regolamento tra i partecipanti all’IMI nell’Unione e i loro omologhi in un paese terzo soltanto quando sono soddisfatte le seguenti condizioni:
a)
le informazioni sono trattate in base a una disposizione di un atto dell'Unione elencato nell’allegato e a una disposizione equivalente nel diritto del paese terzo;
b)
le informazioni sono scambiate o rese disponibili conformemente a un accordo internazionale che preveda:
i)
l'applicazione di una disposizione di un atto dell'Unione elencata nell'allegato da parte del paese terzo;
ii)
l'uso dell’IMI; e
iii)
i principi e le modalità di tale scambio; e
c)
il paese terzo in questione garantisce un’adeguata protezione dei dati personali conformemente all’articolo 25, paragrafo 2, della direttiva 95/46/CE, che comprende adeguate garanzie che i dati trattati nell’ambito dell’IMI siano utilizzati unicamente per il fine per il quale sono stati inizialmente scambiati e la Commissione ha adottato una decisione conformemente all'articolo 25, paragrafo 6, della direttiva 95/46/CE.
2. Qualora la Commissione sia un partecipante all’IMI, si applica l’articolo 9, paragrafi 1 e 7, del regolamento (CE) n. 45/2001 a qualsiasi scambio di dati personali trattati nell’ambito dell’IMI con i suoi omologhi di un paese terzo.
3. La Commissione pubblica nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e tiene aggiornato un elenco di paesi terzi autorizzati a scambiare le informazioni, ivi compresi i dati personali, ai sensi del paragrafo 1.
CAPO VI
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 24
Procedura di comitato
1. La Commissione è assistita da un comitato. Esso è un comitato ai sensi del regolamento (UE) n. 182/2011.
2. Nei casi in cui è fatto riferimento al presente paragrafo, si applica l'articolo 4 del regolamento (UE) n. 182/2011.
3. Nei casi in cui è fatto riferimento al presente paragrafo, si applica l'articolo 5 del regolamento (UE) n. 182/2011.
Articolo 25
Monitoraggio e rendicontazione
1. La Commissione riferisce ogni anno al Parlamento europeo e al Consiglio in merito al funzionamento dell’IMI.
2. Entro il 5 dicembre 2017 e successivamente ogni cinque anni, la Commissione riferisce al garante europeo della protezione dei dati in merito agli aspetti relativi alla protezione dei dati personali nell’ambito dell’IMI, anche per quanto riguarda la sicurezza dei dati.
3. Ai fini della redazione delle relazioni di cui ai paragrafi 1 e 2, gli Stati membri forniscono alla Commissione le informazioni relative all’applicazione del presente regolamento, compresa l’applicazione concreta degli obblighi riguardanti la protezione dei dati stabiliti dal presente regolamento.
Articolo 26
Costi
1. I costi sostenuti per lo sviluppo, la promozione, il funzionamento e la manutenzione dell’IMI sono a carico del bilancio generale dell’Unione europea, fatti salvi gli accordi di cui all’articolo 22, paragrafo 2.
2. Salvo disposizione contraria di un atto dell’Unione, i costi per le operazioni nell’ambito dell’IMI a livello di Stati membri, compresi quelli per le risorse umane necessarie per le attività di formazione, promozione e assistenza tecnica (helpdesk), nonché per la gestione dell'IMI a livello nazionale, sono a carico di ciascuno Stato membro.
Articolo 27
Abrogazione
La decisione 2008/49/CE è abrogata.
Articolo 28
Applicazione efficace
Gli Stati membri adottano tutte le misure necessarie a garantire l'applicazione efficace del presente regolamento da parte dei rispettivi partecipanti all'IMI.
Articolo 29
Eccezioni
1. In deroga all'articolo 4 del presente regolamento, il progetto pilota IMI lanciato il 16 maggio 2011 per valutare l'idoneità dell'IMI ai fini dell'attuazione dell'articolo 4 della direttiva 96/71/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 16 dicembre 1996 relativa al distacco dei lavoratori nell'ambito di una prestazione di servizi (12), può continuare a funzionare in base alle disposizioni adottate anteriormente all'entrata in vigore del presente regolamento.
2. In deroga all'articolo 8, paragrafo 3, e all'articolo 12, primo comma, lettere a) e b), del presente regolamento, per l'attuazione delle disposizioni in materia di cooperazione amministrativa della raccomandazione SOLVIT attraverso l'IMI, la partecipazione della Commissione alle procedure di cooperazione amministrativa e l'attuale meccanismo per i soggetti esterni possono proseguire in base alle disposizioni adottate anteriormente all'entrata in vigore del presente regolamento. Il periodo di cui all'articolo 14, paragrafo 1, del presente regolamento è di 18 mesi per i dati personali trattati nell'ambito dell'IMI ai fini della raccomandazione SOLVIT.
3. In deroga all'articolo 4, paragrafo 1, del presente regolamento, la Commissione può avviare un progetto pilota per valutare se l'IMI sia uno strumento efficace, anche in termini di costi, e di facile utilizzo per attuare l'articolo 3, paragrafi 4, 5 e 6, della direttiva 2000/31/CE del Parlamento europeo e del Consiglio dell'8 giugno 2000 relativa a taluni aspetti giuridici dei servizi della società dell'informazione, in particolare il commercio elettronico, nel mercato interno («direttiva sul commercio elettronico») (13). Entro due anni dall'avvio di tale progetto pilota, la Commissione presenta al Parlamento europeo e al Consiglio la valutazione di cui all'articolo 4, paragrafo 2, del presente regolamento che contempla parimenti l'interazione tra la cooperazione amministrativa nell'ambito del sistema di cooperazione per la tutela dei consumatori istituito a norma del regolamento (CE) n. 2006/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 ottobre 2004, sulla cooperazione tra le autorità nazionali responsabili dell'esecuzione della normativa che tutela i consumatori (Regolamento sulla cooperazione per la tutela dei consumatori) (14) e nell'ambito dell'IMI.
4. In deroga all'articolo 14, paragrafo 1, del presente regolamento, eventuali termini fino a un massimo di 18 mesi decisi sulla base dell'articolo 36 della direttiva 2006/123/CE in relazione alla cooperazione amministrativa ai sensi del capo VI della stessa continuano ad applicarsi in tale settore.
Articolo 30
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Strasburgo, il 25 ottobre 2012