ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 532/2014 НА КОМИСИЯТА
от 13 март 2014 година
за допълнение на Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица
ЕВРОПЕЙСКАТA КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2014 г. относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (1), и по-специално член 32, параграфи 8 и 9, член 34, параграфи 7 и 8 и член 55, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент (ЕС) № 223/2014 се дава възможност на Комисията да приема делегирани актове за допълване на несъществени елементи в него по отношение на Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (ФЕПЛ).
(2)
По силата на Регламент (ЕС) № 223/2014 от управляващия орган се изисква да създаде система за записване и съхраняване в електронна форма на данни за всяка операция, необходими за мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверката и одита, включително - по отношение на оперативните програми за социално приобщаване на най-нуждаещите се лица (ОП II) - на данни за отделните участници. Поради това е необходимо да се състави списък на данните, които трябва да се записват и съхраняват в тази система.
(3)
Някои данни са от значение за определени типове операции или само за един от видове оперативни програми; поради това следва да се уточни приложимостта на изискванията относно данните. С Регламент (ЕС) № 223/2014 се определят специфични изисквания за записване и съхранение на данни за отделните участници в операциите, подпомагани от ОП II, които е необходимо да бъдат взети предвид.
(4)
При съставянето на списъка на данните следва да се вземат предвид изискванията за докладване, установени по силата на Регламент (ЕС) № 223/2014, за да се гарантира, че данните, необходими за финансовото управление и мониторинга, включително данните, необходими за изготвянето на заявления за плащане, финансови отчети и доклади за изпълнението, са налични за всяка операция във форма, която позволява лесно обобщаване и равняване. При съставянето на списъка следва да се вземе предвид, че за ефективното финансово управление на операциите и за изпълнението на изискването за публикуване на основна информация относно операциите са необходими някои основни съхранявани в електронна форма данни за операциите. За ефективното планиране и извършване на проверките и одитната дейност са необходими и някои други данни.
(5)
Списъкът на данните, които трябва да се записват и съхраняват, не трябва да предпоставя техническите характеристики или структурата на компютризираните системи, създадени от управляващите органи, и не предопределя формата на записваните и съхраняваните данни, освен ако това изрично не е посочено в настоящия регламент. Той също така не трябва да предпоставя средствата, чрез които данните се въвеждат или генерират в рамките на системата; в някои случаи по отношение на данните, включени в списъка, може да се окаже необходимо въвеждането на няколко стойности. При все това е необходимо да се установят определени правила относно естеството на тези данни, за да се гарантира, че управляващият орган може да изпълнява отговорностите си във връзка с мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверките и одита, включително когато това изисква обработването на данни за отделните участници.
(6)
За да се осигури възможността за проверяване и одитиране на разходите, извършвани по оперативните програми, е необходимо да се определят критериите, на които следва да отговаря одитната следа, за да бъде счетена за подходяща.
(7)
Във връзка с одитната дейност по реда на Регламент (ЕС) № 223/2014 е необходимо да се предвиди, че Комисията и държавите членки следва да предотвратяват разкриването или получаването на достъп до лични данни без разрешение, и да се определи за какви цели Комисията и държавите членки имат право да обработват такива данни.
(8)
Одитният орган отговаря за одитите на операциите. За да се гарантира, че обхватът и ефективността на тези одити са подходящи, както и че те се извършват по едни и същи стандарти във всички държави членки, е необходимо да се определят изискванията, на които следва да отговарят тези одити.
(9)
Необходимо е подробно да се определят основните правила за формирането на извадки от операциите за одитиране, които одитният орган следва да съблюдава при установяването или одобряването на метода за формиране на извадките, включително определянето на статистическата единица, някои технически критерии, които трябва да се използват за извадката, и - при нужда - факторите, които трябва да бъдат взети под внимание при формиране на допълнителни извадки.
(10)
Одитният орган следва да изготви одитно становище, обхващащо отчетите по Регламент (ЕС) № 223/2014. За да се гарантира, че обхватът и съдържанието на одитите на отчети са подходящи, както и че те се извършват по едни и същи стандарти във всички държави членки, е необходимо да се определят изискванията, на които следва да отговарят тези одити.
(11)
За да се гарантират правната сигурност и еднаквото третиране на всички държави членки при налагането на финансови корекции в съответствие с принципа на пропорционалността, е необходимо да се определят критериите за установяване на сериозни недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол, основните видове такива недостатъци, критериите за определяне на размера на приложимата финансова корекция и критериите за налагане на екстраполирани финансови корекции или финансови корекции с единни ставки.
(12)
За да се създадат условия за своевременното прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки, той следва да влезе в сила на следващия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се установяват следните разпоредби за допълнение на Регламент (ЕС) № 223/2014:
а)
правилата за определяне на данните, които трябва да се записват и съхраняват в електронна форма в рамките на системата за мониторинг, създадена от управляващия орган;
б)
подробните минимални изисквания за одитната следа по отношение на счетоводните регистри, които трябва да се водят, и разходооправдателните документи, които трябва да се съхраняват на равнището на сертифициращия орган, управляващия орган, междинните звена и бенефициерите;
в)
обхвата и съдържанието на одитите на операциите и одитите на отчетите, както и методиката за формиране на извадката от операции;
г)
подробните правила за използването на данните, които се събират по време на одитите, извършвани от длъжностни лица на Комисията или от упълномощени представители на Комисията;
д)
подробните правила относно критериите за установяване на сериозни недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол, включително основните видове такива недостатъци, критериите за определяне на размера на приложимата финансова корекция и критериите за прилагане на единни ставки или екстраполирани финансови корекции.
ГЛАВА II
СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА СИСТЕМИТЕ ЗА УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ
Член 2
Данни, които трябва да се записват и съхраняват в електронна форма
(член 32, параграф 8 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Данните, които трябва да се записват и съхраняват в електронна форма за всяка операция в рамките на системата за мониторинг, установена по член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, са посочени в приложение I към настоящия регламент.
2. За всяка операция се записват и съхраняват съответните данни, включително - за операции, подпомагани от ОП II - данни за отделните участници, с разпределение по пол, когато това е приложимо, за да се осигури възможност за обобщаване, когато това е необходимо за целите на мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверките и одита. Тези данни също така трябва да позволяват обобщаването им чрез натрупване за целия програмен период.
Член 3
Подробни минимални изисквания за одитната следа
(член 32, параграф 9 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Подробните минимални изисквания за одитната следа по отношение на счетоводните регистри, които трябва да се водят, и разходооправдателните документи, които трябва да се съхраняват, са следните:
а)
одитната следа следва да дава възможност да се провери прилагането на критериите за подбор, установени в оперативната програма (ОП I) за храни и/или основно материално подпомагане или от мониторинговия комитет за OП II;
б)
по отношение на безвъзмездните средства по член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 223/2014 одитната следа осигурява възможност за равняване на сертифицираните пред Комисията обобщени суми с подробните данни от счетоводните регистри и разходооправдателните документи, с които разполагат сертифициращият орган, управляващият орган, междинните звена и бенефициерите по отношение на операциите, съфинансирани по оперативната програма;
в)
по отношение на безвъзмездните средства по член 25, параграф 1, букви б) и в) одитната следа осигурява възможност за равняване на сертифицираните пред Комисията обобщени суми с подробните данни относно крайните продукти или резултатите и с разходооправдателните документи, с които разполагат сертифициращият орган, управляващият орган, междинните звена и бенефициерите, в т.ч. в съответните случаи - документи относно метода за определяне на стандартните таблици на единичните разходи и еднократните суми, по отношение на операциите, съфинансирани по оперативната програма;
г)
по отношение на разходите, определени по реда на член 25, параграф 1, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, чрез одитната следа се показва и обосновава методът на изчисление (в съответните случаи) и базата, въз основа на която са били определени единните ставки и допустимите преки разходи или разходите, декларирани съгласно други избрани категории, за които се прилага единната ставка;
д)
във връзка с разходи, определени по реда на член 26, параграф 2, букви б), в) и д) и на член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 223/2014, одитната следа осигурява възможност за обосноваване на допустимите преки разходи или разходите, декларирани съгласно други категории разходи, за които се прилага единната ставка;
е)
одитната следа осигурява възможност за проверка на плащането на публичните средства към бенефициера;
ж)
за всяка операция според случая одитната следа включва техническата спецификация и плана за финансиране, документите, свързани с одобряването на отпускането на безвъзмездните средства, документите, свързани с процедурите за възлагане на обществени поръчки, както и отчетите на бенефициера и докладите относно извършените проверки и одити;
з)
одитната следа включва информация за проверките и одитите на управлението, извършени във връзка с операцията;
и)
одитната следа осигурява възможност за равняването на данните за показателите за крайните продукти по операцията с отчетените данни и резултати и, при възможност, с целите по програмата.
За разходите по букви в) и г) одитната следа осигурява възможност да се провери съответствието на използвания от управляващия орган метод на изчисление с член 25, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
2. Управляващият орган гарантира, че се води регистър, в който се вписват идентификационните данни и адресите на организациите, съхраняващи всички разходооправдателни документи, необходими за осигуряването на одитна следа, отговаряща на всички минимални изисквания по параграф 1.
Член 4
Използване на данните, които се събират по време на одитите, извършвани от длъжностни лица на Комисията или от упълномощени представители на Комисията
(член 34, параграф 8 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Комисията взема всички необходими мерки, за да предотврати разкриването или получаването на достъп без разрешение до лични данни, събирани от нея по време на одитите.
2. Комисията използва данните, които събира по време на одитите си, единствено с цел изпълнение на своите задължения по член 36 от Регламент (ЕС) № 223/2014. Европейската сметна палата и Европейската служба за борба с измамите имат достъп до събираните данни.
3. Събираните данни не се изпращат на други лица освен на лица в държавите членки или в рамките на институциите на Съюза, чиито задължения изискват те да имат достъп до тях в съответствие с приложимите разпоредби без изричното съгласие на държавата членка, която предоставя данните.
Член 5
Одити на операции
(член 34, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Одити на операциите се извършват за всяка счетоводна година въз основа на извадка от операциите, която се формира по метод, установен или одобрен от одитния орган в съответствие с член 6 от настоящия регламент.
2. Одитите на операциите се извършват въз основа на разходооправдателните документи, съставляващи одитната следа, и чрез тях се проверяват законосъобразността и редовността на декларираните пред Комисията разходи, включително следните аспекти:
а)
дали операцията е била избрана съгласно критериите за подбор за оперативната програма, дали не е била физически приключена или изцяло изпълнена, преди бенефициерът да представи заявлението за финансиране по оперативната програма, дали е била изпълнена в съответствие с решението за одобрение и дали са изпълнени приложимите към момента на одита условия по отношение на функционалността, предназначението и преследваните цели;
б)
дали разходите, декларирани пред Комисията, съответстват на счетоводните регистри и дали изискваните разходооправдателни документи показват наличието на подходяща одитна следа съгласно посоченото в член 3 от настоящия регламент;
в)
за декларираните пред Комисията разходи, определени по реда на член 25, параграф 1, букви б) и в) - дали са били постигнати крайните продукти и резултатите, на които се основават плащанията за бенефициера, дали данните за участниците - според случая - или данните от другите регистри, свързани с крайните продукти и резултатите, съответстват на информацията, представена на Комисията, и дали изискваните разходооправдателни документи показват наличието на подходяща одитна следа съгласно посоченото в член 3 от настоящия регламент.
Чрез одитите се проверява също така дали публичните средства са били платени на бенефициера в съответствие с член 42, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
3. Одитите на операциите включват, когато това е приложимо, проверка на място на физическото изпълнение на операцията.
4. Чрез одитите на операциите се проверяват точността и пълнотата на съответните разходи, регистрирани от сертифициращия орган в неговата счетоводна система, и равнението на одитната следа на всички равнища.
5. Когато е видно, че установените проблеми са от системен характер и следователно създават риск за други операции по оперативната програма, одитният орган взема мерки за извършването на допълнителен преглед, включително на допълнителни одити при необходимост, за да установи мащаба на тези проблеми, и отправя препоръки за необходимите коригиращи действия.
6. Само разходите, попадащи в обхвата на извършен по реда на параграф 1 одит, се включват в общия размер на одитираните разходи при докладването пред Комисията за годишното покритие. За тези цели се използва образецът за контролния доклад, изготвен по силата на член 34, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
Член 6
Методика за формиране на извадката от операции
(член 34, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Одитният орган установява метода за формиране на извадката (т.е. метода за подбор на единиците в извадката) в съответствие с посочените в настоящия член изисквания, като взема под внимание международно приетите одитни стандарти - одитните стандарти на Международната организация на върховните одитни институции (INTOSAI), Международната федерация на счетоводителите (IFAC) или Института на вътрешните одитори (IIA).
2. Като допълнение към разясненията, включени в стратегията за одитите, одитният орган води регистър на документацията и извършените професионални преценки, използвани за установяване на методите за формиране на извадките, които обхващат етапите на планиране, подбор, проверка и оценяване, за да се докаже, че установеният метод е подходящ.
3. Извадката трябва да бъде представителна за съвкупността, от която е формирана, за да се осигури възможност за одитния орган да изготви валидно одитно становище в съответствие с член 34, параграф 5, буква а) от Регламент (ЕС) № 223/2014. Съвкупността се състои от разходите по дадена оперативна програма, които са включени в заявленията за плащане, подадени до Комисията по реда на член 41 от Регламент (ЕС) № 223/2014 за дадена счетоводна година. Извадката може да бъде формирана през счетоводната година или след изтичането ѝ.
4. За прилагането на член 34, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014 даден метод на формиране на извадка е статистически, когато с него се осигурява следното:
i)
случаен подбор на единиците в извадката;
ii)
използване на теорията на вероятностите за оценяване на резултатите от извадката, в т.ч. измерване и контрол на риска от грешка на представителността, както и на планираната и постигнатата точност.
5. Методът за формиране на извадката гарантира случайния подбор на всяка единица от съвкупността чрез използването на случайни числа, генерирани за всяка единица от съвкупността, за да се подберат единиците в извадката, или чрез систематичен подбор, като се използва отправна точка, избрана на случаен принцип, и след това се прилага подборна крачка за избирането на останалите единици.
6. Статистическата единица се определя от одитния орган въз основа на професионална преценка. Статистическата единица може да бъде операция, проект в рамките на дадена операция или искане за плащане от бенефициер. Информацията относно определената статистическа единица и професионалната преценка, използвана за тази цел, се включва в контролния доклад.
7. Когато свързаните с дадена статистическа единица общи разходи за счетоводната година са отрицателна величина, те се изключват от съвкупността по горния параграф 3 и се одитират отделно. Одитният орган може да формира извадка и от тази отделна съвкупност.
8. Когато се прилагат условията за пропорционалния контрол по член 58, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014, одитният орган може да изключи единиците по посочения член от съвкупността, от която се формира извадка. Ако съответната операция вече е била избрана в извадката, одитният орган я заменя чрез подходящ случаен подбор.
9. Одитират се всички декларирани пред Комисията разходи в извадката.
Когато избраните статистически единици са свързани с голям брой искания за плащане или фактури, одитният орган може да ги одитира чрез подизвадки, като подбира свързаните с тях искания за плащане или фактури, използвайки същите параметри за формирането на извадка, използвани за подбора на статистическите единици в основната извадка.
В този случай подходящите обеми на извадките се изчисляват в рамките на всяка статистическа единица, която трябва да бъде одитирана, и във всички случаи за всяка статистическа единица обемът е най-малко 30 искания за плащане или фактури.
10. Одитният орган може да приложи райониране, като раздели генералната съвкупност на подсъвкупности - райони, всеки от които представлява група от статистически единици, които притежават сходни характеристики, по-специално по отношение на риска или очаквания процент на грешките или когато генералната съвкупност включва операции, които са съставени от финансовите средства от дадена оперативна програма за единици с висока стойност.
11. Одитният орган оценява надеждността на системата като висока, средна или ниска, като взема под внимание резултатите от одитите на системите, за да определи техническите параметри за формирането на извадките, така че комбинираното ниво на увереност при одитите на системите и одитите на операциите да е високо. За система, оценена като система с висока надеждност, използваната гаранционна вероятност при формирането на извадка от операциите трябва да бъде най-малко 60 %. За система, оценена като система с ниска надеждност, използваната гаранционна вероятност при формирането на извадка от операциите трябва да бъде най-малко 90 %. Максималният праг на същественост трябва да бъде 2 % от разходите по параграф 3.
12. Когато бъдат открити нередности или риск от нередности, одитният орган решава въз основа на професионална преценка дали е необходимо да одитира чрез допълнителна извадка още операции или части от операции, които не са били одитирани чрез случайната извадка, за да се отчетат установените специфични рискови фактори.
13. Одитният орган анализира резултатите от одитите на допълнителната извадка отделно, изготвя заключения въз основа на тези резултати и ги съобщава на Комисията чрез годишния контролен доклад. Откритите в допълнителната извадка нередности не се включват в изчисляването на прогнозираната стохастична грешка на случайната извадка.
14. Въз основа на резултатите от одитите на операциите за целите на одитното становище и контролния доклад по член 34, параграф 5, букви а) и б) от Регламент (ЕС) № 223/2014, одитният орган изчислява общия процент на грешките, който е сборът от прогнозираните стохастични грешки и в съответните случаи системните грешки и некоригираните необичайни грешки, разделен на обема на съвкупността.
Член 7
Одити на отчетите
(член 34, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Одитите на отчетите по член 49, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014 се извършват от одитния орган за всяка счетоводна година.
2. Чрез одита на отчетите се осигурява достатъчна увереност относно пълнотата, точността и верността на сумите, декларирани в отчетите.
3. За целите на параграфи 1 и 2 одитният орган по-специално взема под внимание резултатите от одитите на системите, извършени по отношение на сертифициращия орган, и от одитите на операциите.
4. Одитът на системата включва проверка на надеждността на счетоводната система на сертифициращия орган и проверка чрез извадка на точността на разходите по отношение на отменените и възстановените суми, регистрирани в счетоводната система на сертифициращия орган.
5. За целите на одитното становище, за да направи заключение, че отчетите дават вярна и честна представа, по време на извършваната от него одитна дейност одитният орган проверява дали всички данни, изисквани по член 49 от Регламент (ЕС) № 223/2014, са правилно включени в отчетите и съответстват на счетоводните регистри, водени от всички съответни органи или организации или бенефициери. По-конкретно, одитният орган проверява следното въз основа на отчетите, които трябва да му бъдат представени от сертифициращия орган:
а)
дали общият размер на декларираните допустими публични разходи по член 49, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 223/2014, се равнява с разходите и съответните публични средства, включени в заявленията за плащане, подадени до Комисията за съответната счетоводна година, и - в случай на разлики - дали в отчетите са включени подходящи разяснения за разликите;
б)
дали отменените и възстановените през счетоводната година суми, сумите, които трябва да бъдат възстановени към края на счетоводната година, и неподлежащите на възстановяване суми, представени в отчетите, съответстват на сумите, регистрирани в счетоводните системи на сертифициращия орган, и се основават на решения от страна на отговорния управляващ орган или сертифициращ орган;
в)
дали определени разходи са били изключени от отчетите в съответните случаи по силата на член 49, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 223/2014 и дали всички изискани корекции са отразени в отчетите за съответната счетоводна година.
Проверките по букви б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
ГЛАВА III
СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ФИНАНСОВОТО УПРАВЛЕНИЕ И ФИНАНСОВИТЕ КОРЕКЦИИ
Член 8
Критерии за определяне на сериозните недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол
(член 55, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Комисията извършва оценка на функционирането на системите за управление и контрол въз основа на всички налични резултати от одитите на системите, в т.ч. изпитванията на контролните функции, и от одитите на операциите.
Оценката обхваща условията за вътрешен контрол по програмата, дейностите по управление и контрол на управляващия и сертифициращия орган, мониторинга от страна на управляващия и сертифициращия орган и дейностите по контрол на одитния орган и се основава на проверка за спазването на ключовите изисквания, изложени в таблица 1 от приложение II.
Изпълнението на тези ключови изисквания се оценява въз основа на категориите по таблица 2 от приложение II.
2. Основните видове сериозни недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол са случаите, в които се преценява, че някое от ключовите изисквания по таблица 1, точки 2, 4, 5, 13, 15, 16 и 18 от приложение II или две или повече други ключови изисквания от таблица 1 от приложение II попадат в категория 3 или 4 от таблица 2 от приложение II.
Член 9
Критерии за прилагане на единни ставки или екстраполирани финансови корекции и критерии за определяне на размера на финансовата корекция
(член 55, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Финансови корекции се налагат за цяла оперативна програма или за част от нея, когато Комисията установи един или повече сериозни недостатъци във функционирането на системата за управление и контрол.
Независимо от първата алинея екстраполирани финансови корекции се налагат за цяла оперативна програма или за част от нея, когато Комисията установи системни нередности в представителна извадка от операции, като по този начин се осигурява възможност за по-точно количествено измерване на риска за бюджета на Съюза. В такъв случаи резултатите от проучването на представителната извадка се екстраполират върху останалата част от съвкупността, от която е била формирана извадката, с цел определяне на финансовата корекция.
2. Размерът на корекцията с единна ставка се определя чрез отчитане на следните елементи:
а)
относителното значение на сериозния недостатък или сериозните недостатъци в рамките на системата за управление и контрол като цяло;
б)
честотата и обхвата на сериозния недостатък или сериозните недостатъци;
в)
размера на риска от загуба за бюджета на Съюза.
3. Като се отчитат тези елементи, размерът на финансовата корекция се определя по следния начин:
а)
единна ставка на корекцията от 100 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол са толкова съществени, чести или широкоразпространени, че водят до пълна неизправност на системата, която излага на риск законосъобразността и редовността на всички съответни разходи;
б)
единна ставка на корекцията от 25 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол са толкова чести и широкоразпространени, че водят до изключително сериозна неизправност на системата, която излага на риск законосъобразността и редовността на много голям дял от съответните разходи;
в)
единна ставка на корекцията от 10 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол се дължат на непълно, неефективно или нередовно функциониране на системата, което излага на риск законосъобразността и редовността на голям дял от съответните разходи;
г)
единна ставка на корекцията от 5 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол се дължат на непоследователно функциониране на системата, което излага на риск законосъобразността и редовността на значителен дял от съответните разходи.
4. Когато налагането на корекция с единна ставка, определена по реда на параграф 3, би било непропорционално, размерът на корекцията се намалява.
5. Когато поради факта, че отговорните органи не са предприели подходящи корективни мерки след налагането на финансова корекция през дадена счетоводна година, същият сериозен недостатък или същите сериозни недостатъци бъдат установени в следваща счетоводна година, въз основа на продължаващото наличие на този недостатък или тези недостатъци корекцията може да бъде увеличена до размер, който не надвишава следващия предвиден по-висок размер.
Член 10
Настоящият регламент влиза в сила на следващия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 3 се прилага от 1 декември 2014 г., що се отнася до информацията относно регистрираните и съхранени данни, посочени в приложение I.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 13 март 2014 година.
REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 532/2014 DELLA COMMISSIONE
del 13 marzo 2014
che integra il regolamento (UE) n. 223/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo al Fondo di aiuti europei agli indigenti
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 223/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 marzo 2014, sul Fondo di aiuti europei agli indigenti (1), in particolare l'articolo 32, paragrafi 8 e 9, l'articolo 34, paragrafi 7 e 8, e l'articolo 55, paragrafo 4,
considerando quanto segue:
(1)
Il regolamento (UE) n. 223/2014 consente alla Commissione di adottare atti delegati che ne completino gli elementi non essenziali in relazione al Fondo di aiuti europei agli indigenti (FEAD).
(2)
Il regolamento (UE) n. 223/2014 impone all'autorità di gestione di istituire un sistema di registrazione e conservazione informatizzata dei dati relativi a ciascuna operazione, necessari per la sorveglianza, la valutazione, la gestione finanziaria, la verifica e l'audit, compresi, per quanto concerne i programmi operativi riguardanti l'inclusione sociale degli indigenti (PO II), i dati su singoli partecipanti. È necessario quindi redigere un elenco dei dati da registrare e conservare in tale sistema.
(3)
Taluni dati sono pertinenti a determinati tipi di operazioni o per un solo tipo di programma operativo; è quindi opportuno specificare l'applicabilità dei requisiti relativi ai dati. Il regolamento (UE) n. 223/2014 stabilisce requisiti specifici per la registrazione e la conservazione dei dati su singoli partecipanti agli interventi finanziati dal PO II, che devono essere presi in considerazione.
(4)
L'elenco dei dati dovrebbe tener conto degli obblighi relativi alla predisposizione di relazioni di cui al regolamento (UE) n. 223/2014 in modo da garantire che i dati necessari alla gestione finanziaria e alla sorveglianza, compresi quelli necessari per preparare le domande di pagamento, i conti e le relazioni sullo stato di attuazione, siano disponibili per ciascuna operazione in un formato tale che consenta di procedere agevolmente alla loro aggregazione e riconciliazione. L'elenco dovrebbe altresì tenere conto del fatto che determinati dati di base in formato elettronico relativi alle operazioni sono necessari per garantire un'efficace gestione finanziaria delle operazioni e il rispetto dell'obbligo di pubblicare informazioni di base relative alle operazioni. Per programmare e svolgere efficacemente le verifiche e l'attività di audit sono necessari alcuni altri dati.
(5)
L'elenco dei dati da registrare e conservare dovrebbe lasciare impregiudicate le caratteristiche tecniche o la struttura dei sistemi informatizzati istituiti dalle autorità di gestione e non dovrebbe predeterminare il formato dei dati registrati e conservati, salvo espresse indicazioni contenute nel presente regolamento. Esso dovrebbe inoltre lasciare impregiudicati i mezzi di inserimento o generazione dei dati all'interno del sistema; in alcuni casi è possibile che i dati inclusi nell'elenco richiedano l'inserimento di valori multipli. È tuttavia necessario stabilire alcune norme sulla natura di questi dati, per garantire che l'autorità di gestione possa adempiere le proprie funzioni in materia di sorveglianza, valutazione, gestione finanziaria, verifica e audit, anche laddove ciò imponga il trattamento dei dati su singoli partecipanti.
(6)
Per consentire il controllo e l'audit della spesa effettuata nell'ambito dei programmi operativi è necessario stabilire i criteri che una pista di controllo dovrebbe soddisfare per poter essere considerata adeguata.
(7)
In relazione all'attività di audit condotta a norma del regolamento (UE) n. 223/2014 è necessario stabilire che la Commissione e gli Stati membri devono impedire qualsiasi divulgazione o accesso non autorizzati a dati personali e occorre precisare le finalità per le quali la Commissione e gli Stati membri possono trattare tali dati.
(8)
L'autorità di audit ha la responsabilità degli audit delle operazioni. Per garantire che l'ambito e l'efficacia degli audit siano adeguati e che essi vengano effettuati secondo le stesse norme in tutti gli Stati membri è necessario stabilire le condizioni che gli audit dovrebbero rispettare.
(9)
È necessario fissare nel dettaglio la base di campionamento delle operazioni da sottoporre ad audit cui l'autorità di audit dovrebbe attenersi in sede di definizione o approvazione del metodo di campionamento, anche per quanto concerne la definizione dell'unità di campionamento, alcuni criteri tecnici da applicare al campione e, se necessario, i fattori da considerare ai fini dell'acquisizione di ulteriori campioni.
(10)
L'autorità di audit dovrebbe redigere il parere di audit sui conti di cui al regolamento (UE) n. 223/2014. Per garantire che gli audit sui conti abbiano un ambito e contenuti adeguati e vengano effettuati secondo le stesse norme in tutti gli Stati membri è necessario stabilire le condizioni che detti audit dovrebbero soddisfare.
(11)
Per garantire certezza del diritto e parità di trattamento di tutti gli Stati membri nell'applicazione delle rettifiche finanziarie nel rispetto del principio di proporzionalità, è necessario stabilire i criteri per determinare le carenze gravi nell'efficace funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo, definire le principali fattispecie di tali carenze e i criteri per stabilire il livello di rettifica finanziaria da applicare e i criteri per applicare le rettifiche finanziarie su base forfettaria o per estrapolazione.
(12)
Al fine di consentire l'immediata applicazione delle misure di cui al presente regolamento, è opportuno che il presente regolamento entri in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO I
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
Oggetto
Il presente regolamento stabilisce di integrare il regolamento (UE) n. 223/2014 con le seguenti disposizioni:
a)
norme indicanti le informazioni relative ai dati da registrare e conservare in formato elettronico nell'ambito del sistema di sorveglianza istituito dall'autorità di gestione;
b)
requisiti minimi dettagliati per la pista di controllo con riguardo ai documenti contabili da mantenere e alla documentazione di supporto da conservare al livello dell'autorità di certificazione, dell'autorità di gestione, degli organismi intermedi e dei beneficiari;
c)
ambito e contenuti degli audit relativi alle operazioni e ai conti, nonché la metodologia per la selezione del campione di operazioni;
d)
norme dettagliate sull'uso dei dati raccolti durante gli audit effettuati da funzionari della Commissione o da rappresentanti autorizzati della Commissione;
e)
norme dettagliate relative ai criteri per determinare le carenze gravi nell'efficace funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo, tra cui le principali fattispecie di tali carenze, i criteri per stabilire il livello di rettifica finanziaria da applicare e i criteri per applicare i tassi forfettari o le rettifiche finanziarie estrapolate.
CAPO II
DISPOSIZIONI SPECIFICHE PER I SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO
Articolo 2
Dati da registrare e conservare in formato elettronico
[articolo 32, paragrafo 8, del regolamento (UE) n. 223/2014]
1. Le informazioni relative ai dati da registrare e conservare in formato elettronico per ogni operazione nel sistema di sorveglianza istituito in conformità all'articolo 32, paragrafo 2, lettera d), del regolamento (UE) n. 223/2014 è illustrato nell'allegato I del presente regolamento.
2. I dati, compresi, nel caso di operazioni nell'ambito del PO II, quelli su singoli partecipanti, ripartiti per genere ove disponibili, sono registrati e conservati per ogni operazione, in modo da consentirne l'aggregazione ove ciò sia necessario ai fini della sorveglianza, della valutazione, della gestione finanziaria, della verifica e dell'audit I dati devono anche poter essere aggregati cumulativamente per l'intero periodo di programmazione.
Articolo 3
Requisiti minimi dettagliati per la pista di controllo
[articolo 32, paragrafo 9, del regolamento (UE) n. 223/2014]
1. I requisiti minimi dettagliati per la pista di controllo, per quanto riguarda i documenti contabili da mantenere e la documentazione di supporto da conservare, sono i seguenti:
a)
la pista di controllo consente l'applicazione dei criteri di selezione stabiliti nel programma operativo riguardante gli alimenti e/o l'assistenza materiale di base (PO I), o dal comitato di sorveglianza per la verifica dell'OP II;
b)
per quanto riguarda le sovvenzioni a norma dell'articolo 25, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) n. 223/2014, la pista di controllo consente la riconciliazione tra gli importi aggregati certificati alla Commissione e i documenti contabili dettagliati e i documenti giustificativi conservati dall'autorità di certificazione, dall'autorità di gestione, dagli organismi intermedi e dai beneficiari relativamente alle operazioni cofinanziate nel quadro del programma operativo;
c)
per quanto riguarda le sovvenzioni a norma dell'articolo 25, paragrafo 1), lettere b) e c), la pista di controllo consente la riconciliazione tra gli importi aggregati certificati alla Commissione e i dati dettagliati riguardanti gli output o i risultati e i documenti giustificativi conservati dall'autorità di certificazione, dall'autorità di gestione, dagli organismi intermedi e dai beneficiari, compresi, se del caso, i documenti sul metodo di definizione delle tabelle standard dei costi unitari e delle somme forfettarie, relativamente alle operazioni cofinanziate nel quadro del programma operativo;
d)
per quanto riguarda i costi determinati a norma dell'articolo 25, paragrafo 1), lettera d), del regolamento (UE) n. 223/2014, la pista di controllo dimostra e giustifica il metodo di calcolo, ove ciò sia applicabile, nonché la base per la fissazione dei tassi forfettari e i costi diretti ammissibili o i costi dichiarati nell'ambito di altre categorie prescelte cui si applica il tasso forfettario;
e)
per quanto riguarda i costi determinati a norma dell'articolo 26, paragrafo 2, lettere b), c) ed e), e dell'articolo 26, paragrafo 3), seconda parte, del regolamento (UE) n. 223/2014, la pista di controllo consente di motivare i costi diretti ammissibili o i costi dichiarati in altre categorie di costo ai quali si applica l'aliquota forfettaria;
f)
la pista di controllo consente la verifica del pagamento del contributo pubblico al beneficiario;
g)
per ogni operazione, la pista di controllo comprende, a seconda dei casi, le specifiche tecniche e il piano di finanziamento, i documenti riguardanti l'approvazione della sovvenzione, la documentazione relativa alle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici, le relazioni del beneficiario e le relazioni sulle verifiche e sugli audit effettuati;
h)
la pista di controllo comprende informazioni sulle verifiche di gestione e sugli audit effettuati di cui l'operazione è stata oggetto;
i)
la pista di controllo consente di riconciliare i dati relativi agli indicatori di output per l'operazione con i dati e i risultati comunicati e, se del caso, gli obiettivi del programma;
per i costi di cui alle lettere c) e d), la pista di controllo consente di verificare che il metodo di calcolo utilizzato dall'autorità di gestione sia conforme all'articolo 25, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 223/2014.
2. L'autorità di gestione assicura che siano disponibili i dati relativi all'identità e all'ubicazione degli organismi che conservano tutti i documenti giustificativi necessari a garantire un'adeguata pista di controllo conforme ai requisiti minimi di cui al paragrafo 1.
Articolo 4
Uso dei dati raccolti durante gli audit effettuati da funzionari della Commissione o da rappresentanti autorizzati della Commissione
[articolo 34, paragrafo 8, del regolamento (UE) n. 223/2014]
1. La Commissione adotta tutte le misure necessarie per impedire qualsiasi divulgazione illecita dei dati da essa raccolti nel corso degli audit o qualsiasi accesso non autorizzato ai medesimi.
2. La Commissione utilizza i dati raccolti nel corso dei propri audit al solo scopo di adempiere le responsabilità che ad essa incombono in forza dell'articolo 36 del regolamento (UE) n. 223/2014. La Corte dei conti europea e l'Ufficio europeo per la lotta antifrode hanno accesso ai dati raccolti.
3. I dati raccolti non possono, in assenza di accordo esplicito dello Stato membro che li ha forniti, essere inviati a soggetti diversi da quelli che negli Stati membri o all'interno delle istituzioni dell'Unione devono potervi accedere per l'esercizio delle loro funzioni conformemente alle norme applicabili.
Articolo 5
Audit delle operazioni
[articolo 34, paragrafo 7, del regolamento (UE) n. 223/2014]
1. Gli audit delle operazioni sono effettuati per ciascun periodo contabile su un campione di operazioni selezionato secondo un metodo stabilito o approvato dall'autorità di audit in conformità all'articolo 6 del presente regolamento.
2. Gli audit delle operazioni sono effettuati sulla base dei documenti giustificativi che costituiscono la pista di controllo e verificano la legittimità e la regolarità delle spese dichiarate alla Commissione, accertando tra l'altro che:
a)
l'operazione sia stata selezionata secondo i criteri di selezione del programma operativo, non fosse stata materialmente completata o pienamente realizzata prima della presentazione, da parte del beneficiario, della domanda di finanziamento nell'ambito del programma operativo, sia stata attuata conformemente alla decisione di approvazione e rispettasse le eventuali condizioni, applicabili al momento dell'audit, relative alla sua funzionalità, al suo utilizzo e agli obiettivi da raggiungere;
b)
le spese dichiarate alla Commissione corrispondano ai documenti contabili, e i documenti giustificativi prescritti dimostrino l'esistenza di una pista di controllo adeguata, quale descritta all'articolo 3 del presente regolamento;
c)
per quanto riguarda le spese dichiarate alla Commissione, determinate in conformità all'articolo 25, paragrafo 1, lettere b) e c), gli output e i risultati alla base dei pagamenti a favore del beneficiario siano stati effettivamente prodotti, i dati relativi ai partecipanti, se del caso, o altri documenti relativi agli output e ai risultati siano coerenti con le informazioni presentate alla Commissione e i documenti giustificativi prescritti dimostrino l'esistenza di una pista di controllo adeguata, quale descritta all'articolo 3 del presente regolamento.
Gli audit verificano anche che il contributo pubblico sia stato pagato al beneficiario in conformità all'articolo 42, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 223/2014.
3. Gli audit delle operazioni comprendono, se del caso, la verifica sul posto della realizzazione materiale dell'operazione.
4. Gli audit delle operazioni verificano l'accuratezza e la completezza delle corrispondenti spese registrate dall'autorità di certificazione nel suo sistema contabile, nonché la riconciliazione tra i dati, a ogni livello della pista di controllo.
5. Qualora i problemi riscontrati appaiano di carattere sistemico e pertanto tali da comportare un rischio per altre operazioni nel quadro del programma operativo, l'autorità di audit assicura che vengano effettuati ulteriori esami, compresi, se necessario, audit supplementari, per definire l'entità di tali problemi e raccomanda le misure correttive necessarie.
6. Ai fini dei dati da comunicare alla Commissione in merito alla copertura annuale, sono conteggiate nell'importo delle spese sottoposte ad audit solo le spese rientranti nell'ambito di un audit svolto a norma del paragrafo 1. A tale fine viene utilizzato il modello di relazione di controllo stabilito sulla base dell'articolo 34, paragrafo 6, del regolamento (UE) n. 223/2014.
Articolo 6
Metodologia per la selezione del campione di operazioni
[articolo 34, paragrafo 7, del regolamento (UE) n. 223/2014]
1. L'autorità di audit stabilisce il metodo di selezione del campione («metodo di campionamento») in conformità alle prescrizioni del presente articolo, tenendo conto degli standard di audit internazionalmente riconosciuti INTOSAI, IFAC o IIA.
2. Oltre alle spiegazioni fornite nella strategia di audit, l'autorità di audit tiene traccia della documentazione e del giudizio professionale impiegati per stabilire i metodi di campionamento relativi alle fasi di pianificazione, selezione, prova e valutazione, al fine di dimostrare l'idoneità del metodo stabilito.
3. Il campione è rappresentativo della popolazione dalla quale è estratto e consente all'autorità di audit di redigere un parere di audit valido in conformità all'articolo 34, paragrafo 5, lettera a), del regolamento (UE) n. 223/2014. La popolazione comprende le spese di un programma operativo incluse nelle domande di pagamento presentate alla Commissione a norma dell'articolo 41 del regolamento (UE) n. 223/2014 per un determinato periodo contabile. Il campione può essere selezionato durante o dopo il periodo contabile.
4. Ai fini dell'applicazione dell'articolo 34, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 223/2014, un metodo di campionamento è statistico quando garantisce:
i)
una selezione casuale degli elementi del campione;
ii)
l'applicazione della teoria della probabilità per valutare i risultati del campione, compresi la misurazione e il controllo del rischio di campionamento e della precisione prevista e conseguita.
5. Il metodo di campionamento garantisce che ciascuna unità di campionamento della popolazione sia selezionata casualmente per mezzo di numeri casuali generati per ciascuna unità della popolazione in modo da selezionare le unità costitutive del campione oppure venga scelta tramite selezione sistematica eseguita utilizzando un punto di partenza casuale e applicando una regola sistematica per selezionare gli elementi aggiuntivi.
6. L'unità di campionamento è individuata dall'autorità di audit sulla base del giudizio professionale. Può trattarsi di un'operazione, di un progetto compreso in un'operazione o di una richiesta di pagamento di un beneficiario. Le informazioni sul tipo di unità di campionamento individuata e sul giudizio professionale applicato a tal fine sono incluse nella relazione di controllo.
7. Se la spesa complessiva relativa a un'unità di campionamento nel periodo contabile è un importo negativo, essa è esclusa dalla popolazione di cui al paragrafo 3 ed è sottoposta a un audit separato. L'autorità di audit può anche costituire un campione di questa popolazione separata.
8. Nei casi in cui si applichi la proporzionalità in materia di controllo di cui all'articolo 58, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 223/2014, l'autorità di audit può escludere gli elementi di cui a tale articolo dalla popolazione da sottoporre a campionamento. Se l'operazione in questione è già stata selezionata nel campione, l'autorità di audit la sostituisce mediante un'adeguata selezione casuale.
9. Tutte le spese dichiarate alla Commissione, comprese nel campione, sono sottoposte ad audit.
Se le unità di campionamento selezionate comprendono un gran numero di richieste di pagamento o fatture sottostanti, l'autorità di audit può sottoporle ad audit mediante un sottocampionamento, ossia selezionando tali richieste di pagamento o fatture sulla base degli stessi parametri di campionamento applicati alla selezione delle unità di campionamento del campione principale.
In tal caso, le dimensioni appropriate del campione sono determinate all'interno di ciascuna unità di campionamento da sottoporre ad audit e, in ogni caso, non possono essere inferiori a trenta richieste di pagamento o fatture sottostanti per ciascuna unità di campionamento.
10. L'autorità di audit può stratificare una popolazione dividendola in sottopopolazioni, ognuna delle quali è composta da un gruppo di unità di campionamento che hanno caratteristiche simili, in particolare sotto il profilo del rischio o del tasso di errore previsto, oppure se la popolazione comprende operazioni rappresentate da contributi finanziari di un programma operativo a elementi di valore elevato.
11. L'autorità di audit valuta l'affidabilità del sistema come elevata, media o bassa tenendo conto dei risultati degli audit dei sistemi per determinare i parametri tecnici del campionamento, in modo tale che il livello combinato di affidabilità ottenuto dagli audit dei sistemi e dagli audit delle operazioni sia elevato. Nel caso di un sistema la cui affidabilità sia stata giudicata elevata, il livello di confidenza utilizzato per le operazioni di campionamento non deve essere inferiore al 60 %. Nel caso di un sistema la cui affidabilità sia stata giudicata bassa, il livello di confidenza utilizzato per le operazioni di campionamento non deve essere inferiore al 90 %. La soglia di rilevanza massima è pari al 2 % delle spese di cui al paragrafo 3.
12. Qualora siano stati riscontrati casi di irregolarità o un rischio di irregolarità, l'autorità di audit decide sulla base del giudizio professionale se sia necessario sottoporre ad audit un campione complementare di altre operazioni o parti di operazioni non sottoposte ad audit nel campione casuale, in modo da tenere conto degli specifici fattori di rischio individuati.
13. L'autorità di audit analizza separatamente i risultati degli audit del campione complementare, trae conclusioni sulla base di tali risultati e le comunica alla Commissione nella relazione di controllo annuale. Le irregolarità riscontrate nel campione complementare non sono incluse nel calcolo del tasso di errore estrapolato del campione casuale.
14. Sulla base dei risultati degli audit delle operazioni effettuati ai fini del parere di audit e della relazione di controllo di cui all'articolo 34, paragrafo 5, lettere a) e b), del regolamento (UE) n. 223/2014, l'autorità di audit calcola il tasso di errore totale, che corrisponde alla somma degli errori casuali estrapolati ed eventualmente degli errori sistemici e degli errori anomali non corretti, divisa per la popolazione.
Articolo 7
Audit dei conti
[articolo 34, paragrafo 7, del regolamento (UE) n. 223/2014]
1. Gli audit dei conti di cui all'articolo 49, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 223/2014 sono eseguiti dall'autorità di audit per ciascun periodo contabile.
2. L'audit dei conti fornisce ragionevole sicurezza quanto alla completezza, accuratezza e veridicità degli importi dichiarati nei conti.
3. Ai fini dei paragrafi 1 e 2, l'autorità di audit tiene conto, in particolare, dei risultati degli audit di sistema eseguiti a carico dell'autorità di certificazione e degli audit delle operazioni.
4. L'audit di sistema comprende la verifica dell'affidabilità del sistema contabile dell'autorità di certificazione e, su base campionaria, dell'accuratezza delle spese relative agli importi ritirati e recuperati registrati nel sistema contabile di tale autorità.
5. Ai fini del parere di audit, per concludere che i conti forniscono un quadro fedele, l'autorità di audit verifica che tutti gli elementi prescritti dall'articolo 49 del regolamento (UE) n. 223/2014 siano correttamente inclusi nei conti e trovino corrispondenza nei documenti contabili giustificativi conservati da tutte le autorità o da tutti gli organismi competenti e dai beneficiari al momento dello svolgimento dell'attività di audit da parte dell'autorità di audit. Sulla base dei conti che l'autorità di certificazione è tenuta a presentarle, l'autorità di audit verifica, in particolare, che:
a)
l'importo totale delle spese pubbliche ammissibili dichiarato a norma dell'articolo 49, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) n. 223/2014 corrisponda alle spese e al relativo contributo pubblico che figurano nelle domande di pagamento presentate alla Commissione per il pertinente periodo contabile e, in caso di differenze, che nei conti siano state fornite spiegazioni adeguate circa gli importi di riconciliazione;
b)
gli importi ritirati e recuperati durante il periodo contabile, gli importi da recuperare alla fine del periodo contabile e gli importi non recuperabili riportati nei conti corrispondano agli importi iscritti nei sistemi contabili dell'autorità di certificazione e siano basati su decisioni dell'autorità di gestione o dell'autorità di certificazione responsabile;
c)
le spese siano state escluse dai conti in conformità all'articolo 49, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 223/2014, se del caso, e che tutte le rettifiche richieste si riflettano nei conti del periodo contabile in questione;
Le verifiche di cui alle lettere b) e c) possono essere eseguite su base campionaria.
CAPO III
DISPOSIZIONI SPECIFICHE PER LA GESTIONE FINANZIARIA E LE RETTIFICHE FINANZIARIE
Articolo 8
Criteri per determinare le carenze gravi nell'efficace funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo
[articolo 55, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 223/2014]
1. La Commissione fonda la valutazione relativa all'efficace funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo sui risultati di tutti gli audit dei sistemi a disposizione, test sui controlli compresi, e degli audit delle operazioni.
La valutazione copre l'ambiente di controllo interno del programma, le attività di gestione e di controllo delle autorità di gestione e di certificazione, la sorveglianza condotta dalle autorità di gestione e di certificazione e le attività di controllo delle autorità di audit e si basa sulla verifica della conformità ai requisiti fondamentali precisati nella tabella 1 dell'allegato II.
Il soddisfacimento di tali requisiti fondamentali è valutato sulla base delle categorie di cui alla tabella 2 dell'allegato II.
2. Le principali fattispecie di carenze gravi nell'efficace funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo sono date dai casi in cui uno qualsiasi dei requisiti fondamentali di cui alla tabella 1, punti 2, 4, 5, 13, 15, 16 e 18, dell'allegato II, o due o più degli altri requisiti fondamentali di cui alla tabella 1 dell'allegato II sono valutati come rientranti nelle categorie 3 o 4 di cui alla tabella 2 dell'allegato II.
Articolo 9
Criteri per applicare i tassi forfettari o le rettifiche finanziarie estrapolate e criteri per stabilire il livello di rettifica finanziaria
[articolo 55, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 223/2014]
1. Le rettifiche finanziarie sono applicate alla totalità o a una parte di un programma operativo qualora la Commissione rilevi una o più carenze gravi nel funzionamento del sistema di gestione e di controllo.
Nonostante il primo comma, laddove la Commissione rilevi irregolarità sistemiche in un campione rappresentativo di operazioni, si applicano rettifiche finanziarie estrapolate alla totalità o ad una parte di un programma operativo, consentendo ciò una quantificazione più accurata del rischio per il bilancio dell'Unione. In questo caso i risultati dell'esame del campione rappresentativo sono applicati per estrapolazione alla popolazione residua dalla quale è stato estratto il campione per determinare la rettifica finanziaria.
2. Il livello di rettifica forfettaria è stabilito tenendo conto dei seguenti elementi:
a)
l'importanza relativa della singola o delle molteplici carenze gravi nell'ambito del sistema di gestione e di controllo nel suo complesso;
b)
la frequenza e l'entità della singola o delle molteplici carenze gravi;
c)
l'entità del rischio di perdite per il bilancio dell'Unione.
3. Tenendo conto di questi elementi, il livello di rettifica finanziaria è così stabilito:
a)
si applica un tasso forfettario del 100 % se la singola o le molteplici carenze gravi nel sistema di gestione e di controllo sono così sostanziali, frequenti o diffuse da costituire un completo fallimento del sistema, tale da mettere a rischio la legittimità e la regolarità di tutte le spese interessate;
b)
si applica un tasso forfettario del 25 % se la singola o le molteplici carenze gravi nel sistema di gestione e di controllo sono così frequenti e diffuse da costituire un fallimento molto grave del sistema, tale da mettere a rischio la legittimità e la regolarità di una quota molto elevata delle spese interessate;
c)
si applica un tasso forfettario del 10 % se la singola o le molteplici carenze gravi nel sistema di gestione e di controllo sono dovute al fatto che il sistema non funziona appieno oppure funziona così male o così raramente da mettere a rischio la legittimità e la regolarità di una quota elevata delle spese interessate;
d)
si applica un tasso forfettario del 5 % se la singola o le molteplici carenze gravi nel sistema di gestione e di controllo sono dovute al fatto che il sistema non funziona con regolarità tanto da mettere a rischio la legittimità e la regolarità di una quota significativa delle spese interessate.
4. Laddove l'applicazione di un tasso forfettario stabilito in conformità al paragrafo 3 risultasse sproporzionata il livello di rettifica è ridotto.
5. Qualora, a causa della mancata adozione da parte delle autorità responsabili di misure correttive adeguate successivamente all'applicazione di una rettifica finanziaria in un determinato periodo contabile, la medesima o le medesime carenze gravi siano riscontrate in un periodo contabile successivo, il tasso di rettifica può, in ragione del persistere della singola o delle molteplici carenze gravi, essere incrementato fino a un livello non superiore a quello della categoria immediatamente superiore.
Articolo 10
Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
L'articolo 3 si applica dal 1o dicembre 2014 per quanto riguarda le informazioni sui dati registrati e conservati di cui all'allegato I.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 13 marzo 2014