ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1042/2014 НА КОМИСИЯТА
от 25 юли 2014 година
за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 26, параграф 4 и член 29, параграф 1 от него,
като има предвид, че:
(1)
За да се гарантира приемственост между изпълнението на предходните фондове по линия на общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ по рамката за периода 2007 - 2013 г. и изпълнението на специалните регламенти по рамката за периода 2014 - 2020 г., Регламент (ЕС) № 514/2014 бе до голяма степен изготвен съобразно действащите правила за предходните фондове, но при вземане под внимание на промените, въведени в споделеното управление с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (2).
(2)
За да се гарантира, че органите, които изпълняват националните програми, разполагат с капацитета да изпълняват своите задачи ефикасно и в съответствие с целите и приоритетите, определени в специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, следва да се определят правила за определянето на тези органи, за упражняването на надзор върху тяхното определяне и за прекратяването на техните правомощия, когато е необходимо.
(3)
За да се гарантира, че обхватът на техните отговорности им позволява да изпълняват националната програма, е необходимо да се въведат правила, определящи отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи, и по-специално условията, при които те могат да делегират или да възлагат на външни изпълнители някои от своите задачи.
(4)
Процедурата за подбор и за отпускане на средствата на Съюза по линия на националните програми следва да съблюдава принципите на прозрачност, недопускане на дискриминация и равно третиране. Поради това е необходимо да се определят условията, при които държавите членки следва да изпълняват дейностите в рамките на националните програми, и по-специално да се посочи при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява проектите пряко.
(5)
Във всички държави членки одитите следва да бъдат ефективни, да имат подходящ обхват и да се извършват в съответствие с Международните одиторски стандарти. За тази цел статутът на одитните органи и одиторските стандарти, които те трябва да съблюдават, следва да бъдат ясно определени.
(6)
За да се гарантира, че одитните дейности на одитните органи им позволяват да подкрепят одитните си становища, следва да бъдат определени различните видове одитни дейности.
(7)
Важно е резултатите от дейността на одитния орган да бъдат съобщавани своевременно и по подходящ начин на определящия орган и на Европейската комисия. По-специално важно е декларацията за управлението и годишното обобщение на окончателните одитни доклади и на извършените проверки, предоставени в рамките на годишното искане за плащане, да отразяват добре резултата от работата и заключенията на одитния орган. Поради това в рамките на своята одитна дейност одитният орган следва да гарантира, че информацията, свързана с одитната му дейност, се включва по подходящ начин в тези документи.
(8)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забавят одобряването и изпълнението на националните програми, регламентът следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(10)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията в Регламент (ЕС) № 514/2014. Прилагат се също следните определения:
а)
„определящ орган“ означава орган на държава членка на министерско равнище по член 26, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014, който определя отговорния орган;
б)
„компетентни органи“ означава отговорния орган, одитния орган и когато е целесъобразно, упълномощения орган, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
„SFC2014“ означава електронната информационна система, създадена с член 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията (3);
г)
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“ означава споразумение или еквивалентна форма на правен инструмент, въз основа на който отговорният орган отпуска безвъзмездни средства на бенефициера с цел изпълнение на проект в рамките на националната програма.
ГЛАВА II
ОТГОВОРЕН ОРГАН
РАЗДЕЛ I
Определяне на отговорния орган
Член 2
Критерии и процедура за определяне на отговорния орган
1. Органът, който ще бъде определен за отговорен орган, разполага с административна организация и система за вътрешен контрол, които изпълняват критериите, формулирани в приложението към настоящия регламент („критерии за определяне“). Критериите за определяне са свързани със следното:
а)
вътрешната среда;
б)
контролните дейности;
в)
вътрешната информация и комуникация;
г)
вътрешното наблюдение и докладване.
Държавите членки могат да предвидят допълнителни критерии за определяне с цел вземане под внимание на размера, отговорностите и други характеристики на отговорния орган.
2. Одитният орган по член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 514/2014 преценява дали бъдещият отговорен орган отговаря на критериите за определяне, формулирани в приложението, и документира своите одитни констатации, заключения и становище в одитен доклад, предназначен за определящия орган.
3. Ако определящият орган счита, че бъдещият отговорен орган не изпълнява критериите за определяне, той дава на този орган конкретни указания да отстрани констатираните несъответствия в определен срок, преди да може да бъде определен за отговорен орган.
До постигането на съответствие с критериите органът може да бъде временно определен за отговорен орган за срок от не повече от 12 месеца. Продължителността на този временен срок е пропорционална на установените несъответствия.
4. При определяне на отговорния орган държавата членка незабавно уведомява Комисията посредством SFC2014. С това уведомление държавата членка изпраща документация за:
а)
основното разпределение на отговорностите между организационните единици на отговорния орган;
б)
когато е целесъобразно, неговите отношения с упълномощените органи, дейностите, които ще бъдат делегирани, и основните процедури за упражняване на надзор върху тези делегирани дейности; и
в)
обобщение на основните процедури за обработка на исканията за плащане, изпратени от бенефициерите, и за разрешаване и регистриране на разходите.
Член 3
Упражняване на надзор върху отговорния орган и преразглеждане на определянето
1. Определящият орган упражнява надзор върху отговорния орган, по-специално въз основа на информацията по член 14, параграф 2 от настоящия регламент, и проследява констатираните недостатъци.
2. Държавите членки гарантират, че информацията, според която отговорният орган вече не изпълнява критериите за определяне, незабавно се съобщава на определящия орган.
3. Когато отговорният орган вече не изпълнява изцяло критериите за определяне или системата му за вътрешен контрол има толкова недостатъци, че препятства способността му да изпълнява своите задачи, определящият орган поставя отговорния орган под наблюдение. В такива случаи определящият орган изготвя план с коригиращи мерки, който отговорният орган трябва да изпълни в срок, съобразен със сериозността на несъответствието или на недостатъка. Този срок не надвишава 12 месеца от началото на срока за наблюдение.
4. Определящият орган незабавно уведомява Комисията за всеки план с коригиращи мерки, изготвен по силата на параграф 3, и държи Комисията в течение за постигнатия по изпълнението на този план напредък.
5. Ако правомощията на отговорния орган бъдат прекратени, определящият орган незабавно определя друг отговорен орган в съответствие с член 26 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и с член 2 от настоящия регламент, за да се гарантира, че плащанията към бенефициерите продължават без прекъсване.
6. Когато Комисията установи, че държава членка не е изпълнила задължението си за изготвяне на план с коригиращи мерки съгласно параграф 3 или че отговорният орган запазва правомощията си, при все че не е изпълнил плана с коригиращи мерки в определения срок, Комисията предприема мерки за отстраняване на оставащите недостатъци посредством процедурата за уравняване с оглед на съответствието, предвидена в член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
РАЗДЕЛ II
Отговорности в областта на управлението и контрола на отговорния орган
Член 4
Задачи на отговорния орган
Отговорният орган управлява и изпълнява националната програма в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Той е натоварен със следните задачи:
а)
да се консултира с партньорите в съответствие с член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
б)
да направи необходимото за осигуряване на доброто функциониране на комитета за наблюдение по член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
да внася пред Комисията предложение за национална програма съгласно член 14 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и всички следващи преразглеждания, като използва SFC2014;
г)
да определя и въвежда правилата за допустимост на проектите и на разходите по проектите за всички дейности, като гарантира равно третиране и избягва всички конфликти на интереси, в съответствие с принципите на доброто финансово управление;
д)
да организира и публикува покани за представяне на оферти и на предложения, както и последващия подбор и възлагане на проекти за финансиране по линия на националната програма, в съответствие с приложното поле и целите на специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, и с критериите, формулирани в член 9 от настоящия регламент;
е)
да се увери, че съществуват и се използват системи за събиране на данните, необходими за съобщаване на Комисията на общите и специфичните за програмата показатели, както и на други данни за изпълнението на програмата и на проектите;
ж)
да получава плащанията от Комисията и да извършва плащанията в полза на бенефициерите;
з)
да осигурява съгласуваност и взаимно допълване между съфинансирането по силата на специалните регламенти и други приложими национални инструменти и инструменти на Съюза;
и)
да наблюдава проектите и да се уверява, че декларираните разходи по проектите действително са извършени и са в съответствие с националните правила и с правилата на Съюза;
й)
да се увери, че съществува система за въвеждане и съхранение в електронен вид на счетоводната документация за всеки проект по линия на националната програма и че се събират данните за изпълнението, необходими за финансовото управление, наблюдението, контрола и оценката;
к)
без да се засягат националните счетоводни правила, да гарантира, че бенефициерите и другите органи, които участват в изпълнението на проектите, финансирани по националната програма, поддържат или отделна счетоводна система, или подходящ счетоводен код за всички операции, свързани с проекта;
л)
да се увери, че оценяването на националната програма по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 се извършва в съответните срокове;
м)
да гарантира, че за целите на извършването на оценката по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на становище по оценката независимите оценители получават цялата необходима информация за управлението на националната програма;
н)
да въведе процедури, с които се гарантира, че за всички документи, свързани с разходите, с решенията и с контролните дейности, съществува необходимата одитна следа и че тези документи се съхраняват в съответствие с регламентите за изпълнение на Комисията, приети въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
о)
да гарантира, че за целите на извършването на одитите по член 29 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на одитното становище одитният орган получава цялата необходима информация за прилаганите процедури за управление и контрол и за разходите, финансирани по линия на специалните регламенти;
п)
да изготвя докладите за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и докладите за оценка по член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да ги предоставя на Комисията посредством SFC2014;
р)
да изготвя искането за плащане в съответствие с член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да го представя на Комисията посредством SFC2014;
с)
да провежда дейности за информиране и популяризиране и да разпространява резултатите от програмата, в съответствие с член 53 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
т)
да извършва административни проверки и проверки на място съгласно член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
у)
да си сътрудничи с Комисията и с отговорните органи в останалите държави членки; и
ф)
да реагира на констатациите на одитния орган или чрез предприемане на мерки по тях, или, при оспорване на констатациите на одитния орган, чрез предоставяне на подробна обосновка.
Член 5
Упълномощен орган
1. Отговорният орган може да делегира част от своите задачи или всички от тях на упълномощен орган в съответствие с член 25, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 514/2014. Всяко делегиране на задачи съблюдава принципите на доброто финансово управление и гарантира спазването на принципа на недопускане на дискриминация, както и видимост на финансирането от Съюза. Делегираните задачи не пораждат конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган, и подробните процедури за тяхното изпълнение се описват в документ, който се подписва от отговорния орган и от упълномощения орган. Този акт за делегиране включва поне следното:
а)
съответния специален регламент;
б)
задачата или задачите, делегирани на упълномощения орган;
в)
задължението на упълномощения орган да проверява дали бенефициерите спазват правилата на Съюза и националните правила;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и поддържа организационна структура и система за управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите задължения;
д)
информацията и подкрепящите документи, които упълномощеният орган трябва да представя на отговорния орган, и сроковете, които трябва да спазва; и
е)
механизма на отговорния орган за упражняване на надзор върху упълномощения орган.
3. В съответствие с член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014 комуникацията с Комисията не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е публична администрация или частен орган със задължение за обществена услуга, регламентиран от националното право, отговорният орган не може да му делегира изпълнителни правомощия, които включват голяма свобода на преценка, предполагаща политически избор.
5. Отговорният орган остава отговорен за задачите, които е делегирал. Отговорният орган редовно прави преглед на делегираните задачи, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
6. Що се отнася до делегираните задачи, настоящият регламент се прилага по отношение на упълномощения орган по аналогия.
Член 6
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Отговорният орган може да възлага някои от своите задачи на външни изпълнители. Той обаче продължава да носи отговорност за тях.
Отговорният орган редовно прави преглед на задачите, възложени на външни изпълнители, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
РАЗДЕЛ III
Задължения на отговорния орган по отношение на публичната интервенция
Член 7
Роля на отговорния орган като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. По правило отговорният орган отпуска безвъзмездни средства за проекти по линия на националната програма въз основа на открити покани за представяне на предложения.
2. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства за проекти въз основа на ограничена покана за представяне на предложения.
В ограничените покани за представяне на предложения могат да участват само избрани организации поради специфичния характер на проекта или техническите или административни компетенции на органите, поканени да представят предложения.
Основанията за използването на ограничена покана за представяне на предложения се посочват в поканата за представяне на предложения.
3. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства пряко, когато специфичният характер на проекта или техническите или административни компетенции на съответните органи го налагат, като например в случай на de jure или de facto монополи.
Основанията за използването на пряко отпускане на безвъзмездни средства се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
4. В надлежно обосновани случаи, включително продължаването на многогодишни проекти, избрани в рамките на предходна покана за представяне на предложения, или в спешни ситуации, безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за представяне на предложения.
Основанията за отпускане на безвъзмездни средства без покана за представяне на предложения се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
5. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган може да бъде бенефициер на безвъзмездни средства, отпуснати в съответствие с настоящия член.
6. Отговорният орган определя кой отпуска безвъзмездните средства и гарантира, че се избягват конфликтите на интереси, по-специално когато кандидатите са национални органи.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Отговорният орган може да реши да изпълнява проекти пряко - самостоятелно или съвместно с друг национален орган, поради административни правомощия или технически експертен опит или поради това, че характеристиките на проекта налагат този избор на изпълнение, като например de jure монопол или изисквания, свързани със сигурността. В такива случаи отговорният орган е бенефициер на безвъзмездните средства.
2. Мотивите на отговорния орган за действане като изпълнителен орган и за избиране на национални органи за съвместно изпълнение, както е описано в параграф 1, се съобщават на Комисията в годишния доклад за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
3. При изпълнението на проекти като изпълнителен орган отговорният орган съблюдава принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликтите на интереси.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на националната програма включва всяка информация, необходима за наблюдаване на изпълнението на съфинансираните продукти и услуги и за проверка на направените разходи.
5. Ако съществува вероятност отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган:
а)
отговорният орган и одитният орган не са част от един и същ орган, освен ако одитният орган докладва пред външен орган и одитната му независимост е гарантирана; и
б)
задачите на отговорния орган, определени в член 4, не се засягат.
Член 9
Процедура за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за представяне на предложения по член 7, параграф 1 се оповестяват по начин, който гарантира открита конкуренция и подходяща публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка съществена промяна в поканите се оповестява по същия начин.
В поканите за представяне на предложения по член 7, параграфи 1 и 2 се посочва поне следното:
а)
целите;
б)
критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
договореностите във връзка с финансирането от Съюза и ако е приложимо, с националното финансиране, включително, когато е приложимо, възможността да се прилага по-висока ставка на съфинансиране в съответствие с член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
г)
условията и редът и срокът за подаване на предложенията;
д)
правилата за допустимост на разходите;
е)
срокът на проекта; и
ж)
финансовата и друга информация, която трябва да се запазва и съобщава.
2. Преди да бъде взето решението за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че бенефициерите по проекта могат да изпълнят критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
3. Отговорният орган определя процедурите за получаване на предложения. Той подлага предложенията на формален, технически и бюджетен анализ и на качествена оценка, като прилага критериите, посочени в поканата за представяне на предложения, по прозрачен и недискриминиращ начин. Отговорният орган документира в писмен вид основанията за отхвърлянето на другите предложения.
4. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочват поне името на бенефициерите, съществените данни за проекта и оперативните му цели, максималният размер на средствата, които отпуска Съюзът, и максималната ставка на съфинансиране на общите допустими разходи.
5. Отговорният орган уведомява всички кандидати за своето решение в писмена форма. Той съобщава на неуспелите кандидати основанията за тяхното отхвърляне въз основа на критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 10
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с бенефициерите; и
б)
наблюдение на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, включително на всички техни изменения, чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, големите задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението, включително разпоредбите за задълженията за докладване, за измененията на споразумението и за неговото прекратяване;
з)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се съобщават;
и)
разпоредба, според която бенефициерът трябва да събира своевременно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
й)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
к)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
л)
условията, свързани с одитната следа;
м)
разпоредбите относно защитата на данните; и
н)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се подписва преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
Член 11
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като изпълняващ орган
1. Когато отговорният орган действа като изпълняващ орган, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
формализиране на административно решение за съфинансиране на проектите; и
б)
наблюдение на административното решение и на всички негови изменения чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В административното решение се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, важните задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се използват;
з)
разпоредба, според която отговорният орган трябва да събира и съобщава поне веднъж годишно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
и)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
й)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
к)
условията, свързани с одитната следа;
л)
разпоредбите относно защитата на данните; и
м)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило административното решение се взема преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В административното решение се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
ГЛАВА III
СТАТУТ НА ОДИТНИЯ ОРГАН И ЗАДЪЛЖЕНИЯ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОДИТИТЕ
Член 12
Статут на одитния орган
1. В съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и с член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 514/2014 одитният орган функционира независимо от отговорния орган. Счита се, че функционална независимост съществува, когато няма пряка йерархична връзка между одитния орган и отговорния орган и одитният орган разполага с пълна автономност в своите становища и декларации.
2. Всички одитни дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
Член 13
Възлагане на одитни дейности на външни изпълнители
Одитният орган може да възложи част от одитната си работа на друг одитен орган, при условие че този орган е функционално независим от отговорния орган. Одитният орган остава отговорен за работата, която възлага на външен изпълнител.
Одитите, които са възложени на външен изпълнител, се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит и под внимателното наблюдение и надзор от страна на одитния орган.
Член 14
Одити
1. За да излезе със становището по член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, одитният орган прави системни и финансови одити.
2. Системните одити проверяват дали системите за управление и контрол на отговорния орган са функционирали ефективно, за да се предоставят разумни гаранции, че разходите, включени в годишните отчети, са законосъобразни и редовни.Въз основа на тези одити одитният орган преценява дали отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне, посочени в приложението.
3. Финансовите одити се извършват, за да се предоставят разумни гаранции, че годишните отчети дават вярна и честна представа за разходите, декларирани от отговорния орган.
За да прецени дали отчетите дават вярна и честна представа, одитният орган проверява дали всички елементи на платените разходи и на получените публични средства, записани в сметките на отговорния орган през финансовата година, са заведени правилно в счетоводната система и съответстват на подкрепящата счетоводна документация, съхранявана от отговорния орган. По-специално въз основа на тези сметки одитният орган проверява следното:
а)
дали общият размер на допустимите разходи, декларирани в искането за плащане на годишното салдо, представено на Комисията, съответства на разходите в сметките на отговорния орган и ако има разлики, дали са предоставени подходящи разяснения в сметките за сумите за равнение;
б)
дали оттеглените и събраните суми, сумите, които трябва да бъдат събрани, и несъбираемите суми към края на финансовата година съответстват на сумите, записани в счетоводната система на отговорния орган, и са подкрепени с документирани решения на отговорния орган;
в)
дали отговорният орган е извършил административните проверки и проверките на място в съответствие с член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
Проверките по букви а), б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
4. В рамките на своите системни и финансови одити одитният орган повтаря някои от административните проверки или проверките на място, извършени от отговорния орган. Одитният орган определя обхвата на повторно извършената одитна дейност въз основа на своята оценка на риска.
5. Ако при системните или финансовите одити от страна на одитния орган бъдат установени съществени слабости в ефективното функциониране на системите за управление и контрол на отговорния орган, одитният орган предприема следното:
а)
оценява финансовите и оперативните последици от тези слабости;
б)
отправя подходящи препоръки към отговорния орган за коригиращи и превантивни мерки;
в)
проследява начина, по който отговорният орган изпълнява тези мерки, и проверява дали се прилага план за действие за възстановяване на ефективното функциониране на системите за управление и контрол.
6. След приключване на одитната си дейност по параграфи 1, 2 и 3 одитният орган съобщава своите констатации на определящия орган, включително това дали, по негово мнение, отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне.
7. Одитният орган се уверява, че отговорният орган съобщава по подходящ начин на Европейската комисия цялата информация, свързана с одитната му дейност по параграфи 1, 2 и 3.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 15
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година.
REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 1042/2014 DELLA COMMISSIONE
del 25 luglio 2014
che integra il regolamento (UE) n. 514/2014 per quanto riguarda la designazione e le responsabilità di gestione e di controllo delle autorità responsabili e lo status e gli obblighi delle autorità di audit
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 514/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 aprile 2014, recante disposizioni generali sul Fondo asilo, migrazione e integrazione e sullo strumento di sostegno finanziario per la cooperazione di polizia, la prevenzione e la lotta alla criminalità e la gestione delle crisi (1), in particolare l'articolo 26, paragrafo 4, e l'articolo 29, paragrafo 1,
considerando quanto segue:
(1)
Al fine di assicurare la continuità tra l'attuazione dei precedenti fondi nell'ambito del programma generale «Solidarietà e gestione dei flussi migratori» per il periodo 2007-2013 e dei regolamenti specifici nell'ambito del quadro finanziario per il periodo 2014-2020, il regolamento (UE) n. 514/2014 si ispira ampiamente alle norme vigenti per i precedenti fondi, tenendo tuttavia conto dei cambiamenti introdotti nella gestione concorrente dal regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (2).
(2)
Al fine di garantire che gli organismi che eseguono i programmi nazionali siano in grado di svolgere i loro compiti in modo efficiente e in linea con gli obiettivi e le priorità stabiliti nei regolamenti specifici di cui all'articolo 2, lettera a), del regolamento (UE) n. 514/2014, è opportuno fissare norme sulla procedura per procedere alla designazione e porvi fine ove necessario e sulla vigilanza di tale designazione.
(3)
Affinché la portata delle responsabilità dei suddetti organismi consenta loro di eseguire il programma nazionale, è necessario fissare norme che definiscano le responsabilità di gestione e di controllo delle autorità responsabili, in particolare le condizioni alle quali possono delegare o esternalizzare alcuni dei loro compiti.
(4)
La procedura di selezione e concessione del contributo dell'Unione nel quadro dei programmi nazionali dovrebbe rispettare i principi di trasparenza, non discriminazione e parità di trattamento. È pertanto necessario stabilire a quali condizioni gli Stati membri dovrebbero attuare le azioni nell'ambito dei programmi nazionali, precisando in particolare le circostanze in cui l'autorità responsabile può attuare i progetti direttamente.
(5)
In tutti gli Stati membri i controlli di audit dovrebbero essere efficaci, avere una portata adeguata ed essere svolti in conformità con standard internazionalmente riconosciuti. A tal fine, è opportuno definire con chiarezza lo status delle autorità di audit e gli standard di audit.
(6)
Per garantire che le autorità di audit possano elaborare pareri sulla base delle loro attività, è opportuno definire i diversi tipi di attività di audit.
(7)
È importante che i risultati delle attività dell'autorità di audit siano tempestivamente e adeguatamente riferiti all'autorità designante e alla Commissione europea. In particolare è importante che la dichiarazione di gestione e il riepilogo annuale delle relazioni contabili finali e dei controlli effettuati, trasmessi nel quadro della richiesta annuale di pagamento, riflettano il risultato delle attività dell'autorità di audit e le sue conclusioni. Pertanto l'autorità di audit dovrebbe, nel quadro della sua attività di revisione contabile, provvedere affinché le informazioni sulle sue attività siano adeguatamente indicate in tali documenti.
(8)
Al fine di consentire la tempestiva applicazione delle misure previste nel presente regolamento e non ritardare l'approvazione e attuazione dei programmi nazionali, è opportuno che il presente regolamento entri in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
(9)
Il Regno Unito e l'Irlanda sono vincolati dal regolamento (UE) n. 514/2014 e sono pertanto vincolati dal presente regolamento.
(10)
La Danimarca non è vincolata dal regolamento (UE) n. 514/2014 né dal presente regolamento,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO I
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
Definizioni
Ai fini del presente regolamento valgono le definizioni di cui al regolamento (UE) n. 514/2014. Si applicano inoltre le seguenti definizioni:
a) «autorità designante»: l'autorità ministeriale di uno Stato membro, di cui all'articolo 26, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014, che designa l'autorità responsabile;
b) «autorità competenti»: l'autorità responsabile, l'autorità di audit e, se opportuno, l'autorità delegata di cui all'articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014;
c) «SFC2014»: il sistema di informazione elettronico istituito dall'articolo 2 del regolamento di esecuzione (UE) n. 802/2014 della Commissione (3);
d) «convenzione di sovvenzione»: una convenzione o atto giuridico equivalente sulla cui base l'autorità responsabile eroga sovvenzioni al beneficiario affinché attui il progetto nel quadro del programma nazionale.
CAPO II
AUTORITÀ RESPONSABILE
SEZIONE I
Designazione dell'autorità responsabile
Articolo 2
Criteri e procedura di designazione dell'autorità responsabile
1. L'organismo da designare quale autorità responsabile dispone di un'organizzazione amministrativa e di un sistema di controllo interno conformi ai criteri di cui all'allegato del presente regolamento (di seguito «criteri di designazione»). I criteri di designazione riguardano:
a)
l'ambiente interno;
b)
le attività di controllo;
c)
l'informazione e la comunicazione interne;
d)
il monitoraggio e la rendicontazione interne.
Gli Stati membri possono stabilire ulteriori criteri di designazione per tenere conto delle dimensioni, delle responsabilità e di altre caratteristiche dell'autorità responsabile.
2. L'organismo di audit di cui all'articolo 26, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 514/2014 valuta se la potenziale autorità responsabile rispetta i criteri di designazione di cui all'allegato, e documenta i risultati, le conclusioni e il parere di audit in una relazione di audit indirizzata all'autorità designante.
3. Se non è convinta della conformità della potenziale autorità responsabile con i criteri di designazione, l'autorità designante le impartisce istruzioni specifiche affinché vi si conformi entro un dato termine, prima di poter essere designata autorità responsabile.
In attesa che si conformi ai criteri, l'organismo può essere provvisoriamente designato autorità responsabile per un periodo non superiore a 12 mesi. La durata di tale periodo è proporzionata al grado di non conformità riscontrato.
4. Designata l'autorità responsabile, lo Stato membro ne informa senza indugio la Commissione tramite SFC2014. Contestualmente trasmette la documentazione indicante:
a)
la principale ripartizione delle responsabilità tra le unità organizzative dell'autorità responsabile;
b)
se del caso, i rapporti con le autorità delegate, le attività da delegare e le principali procedure di vigilanza sulle attività delegate;
c)
una sintesi delle principali procedure per il trattamento dei crediti finanziari dei beneficiari e per l'autorizzazione e la contabilizzazione delle spese.
Articolo 3
Vigilanza dell'autorità responsabile e riesame della designazione
1. L'autorità designante sorveglia l'autorità responsabile, in particolare sulla base delle informazioni di cui all'articolo 14, paragrafo 2, del presente regolamento, e dà seguito alle eventuali carenze riscontrate.
2. Gli Stati membri provvedono affinché le informazioni secondo cui l'autorità responsabile non rispetta più i criteri di designazione siano comunicate senza indugio all'autorità designante.
3. Qualora l'autorità responsabile non rispetti più pienamente i criteri di designazione o il suo sistema di controllo interno sia così carente da comprometterne la capacità di svolgere i propri compiti, l'autorità designante la sottopone a un periodo di prova. In tal caso l'autorità designante stabilisce un piano correttivo che l'autorità responsabile deve attuare entro un termine commisurato al grado di non conformità o alla gravità della carenza. Il termine non può essere superiore a 12 mesi a decorrere dall'inizio del periodo di prova.
4. L'autorità designante informa tempestivamente la Commissione di ogni eventuale piano correttivo stabilito conformemente al paragrafo 3, e la tiene informata sui progressi.
5. Se è messa fine alla designazione dell'autorità responsabile, l'autorità designante designa tempestivamente un'altra autorità responsabile conformemente all'articolo 26 del regolamento (UE) n. 514/2014 e all'articolo 2 del presente regolamento, al fine di garantire la continuità dei pagamenti ai beneficiari.
6. Qualora constati che uno Stato membro non ha ottemperato all'obbligo di stabilire un piano correttivo ai sensi del paragrafo 3, o che l'autorità responsabile mantiene la sua designazione pur non avendo attuato il piano correttivo entro il termine previsto, la Commissione rimedia alle carenze rimanenti mediante la procedura di verifica di conformità di cui all'articolo 47 del regolamento (UE) n. 514/2014.
SEZIONE II
Responsabilità di gestione e di controllo dell'autorità responsabile
Articolo 4
Compiti dell'autorità responsabile
L'autorità responsabile gestisce ed esegue il programma nazionale conformemente ai principi di sana gestione finanziaria. Essa:
a)
consulta i partner conformemente all'articolo 12, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014;
b)
garantisce il corretto funzionamento del comitato di sorveglianza di cui all'articolo 12, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 514/2014;
c)
presenta alla Commissione, tramite SFC2014, la proposta di programma nazionale di cui all'articolo 14 del regolamento (UE) n. 514/2014 e le eventuali modifiche successive;
d)
definisce e stabilisce le norme di ammissibilità dei progetti e dei costi dei progetti per tutte le attività, garantendo la parità di trattamento ed evitando i conflitti di interesse, conformemente ai principi di sana gestione finanziaria;
e)
organizza e pubblica i bandi di gara e gli inviti a presentare proposte, organizza la selezione dei progetti da finanziare nel quadro del programma nazionale e la concessione delle sovvenzioni e pubblica i risultati in linea con il campo di applicazione e gli obiettivi dei regolamenti specifici di cui all'articolo 2, lettera a), del regolamento (UE) n. 514/2014 e con i criteri di cui all'articolo 9 del presente regolamento;
f)
garantisce che siano predisposti sistemi per raccogliere i dati necessari per riferire alla Commissione sugli indicatori comuni e sugli indicatori specifici per programma, oltre agli altri dati sull'esecuzione del programma e dei progetti;
g)
riceve i pagamenti della Commissione ed effettua i versamenti ai beneficiari;
h)
garantisce la coerenza e la complementarità tra i cofinanziamenti a titolo dei regolamenti specifici e quelli dei pertinenti strumenti dell'Unione e nazionali;
i)
monitora i progetti e verifica che le spese dichiarate siano state effettivamente sostenute e rispettino le norme dell'Unione e nazionali;
j)
assicura l'esistenza di un sistema informatico di registrazione e conservazione della contabilità di ciascun progetto nel quadro del programma nazionale nonché la raccolta dei dati relativi all'esecuzione necessari per la gestione finanziaria, il monitoraggio, il controllo e la valutazione;
k)
fatte salve le norme contabili nazionali, garantisce che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell'attuazione di progetti finanziati nel quadro del programma nazionale mantengano un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative al progetto;
l)
assicura che le valutazioni del programma nazionale di cui all'articolo 56 e all'articolo 57, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014 siano effettuate entro i termini previsti;
m)
garantisce che i valutatori indipendenti ricevano, ai fini della valutazione di cui all'articolo 56 e all'articolo 57, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014 e del parere di valutazione, tutte le informazioni necessarie sulla gestione del programma nazionale;
n)
stabilisce le procedure per garantire la necessaria traccia di audit di tutti i documenti relativi alle spese, alle decisioni e alle attività di controllo e la loro conservazione conformemente ai regolamenti di esecuzione della Commissione adottati in base all'articolo 27, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 514/2014;
o)
garantisce che l'autorità di audit riceva, ai fini degli audit di cui all'articolo 29 del regolamento (UE) n. 514/2014 e del parere di audit, tutte le informazioni necessarie sulle procedure di gestione e di controllo applicate e sulle spese finanziate a titolo dei regolamenti specifici;
p)
redige le relazioni di esecuzione di cui all'articolo 54 del regolamento (UE) n. 514/2014 e le relazioni di valutazione di cui all'articolo 57, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014 e le presenta alla Commissione tramite SFC2014;
q)
prepara la richiesta di pagamento a norma dell'articolo 44 del regolamento (UE) n. 514/2014 e la presenta alla Commissione tramite SFC2014;
r)
svolge le attività di informazione e pubblicità e divulga i risultati del programma, a norma dell'articolo 53 del regolamento (UE) n. 514/2014;
s)
effettua i controlli amministrativi e i controlli sul posto a norma dell'articolo 27 del regolamento (UE) n. 514/2014;
t)
coopera con la Commissione e le autorità responsabili degli altri Stati membri;
u)
risponde ai risultati degli audit dell'autorità di audit dandovi seguito oppure, se non li accetta, fornendo una motivazione dettagliata.
Articolo 5
Autorità delegata
1. L'autorità responsabile può delegare alcuni o tutti i suoi compiti ad un'autorità delegata conformemente all'articolo 25, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (UE) n. 514/2014. La delega di compiti risponde ai principi di sana gestione finanziaria e garantisce il rispetto del principio di non discriminazione e la visibilità del finanziamento dell'Unione. I compiti delegati non devono generare conflitti d'interessi.
2. La portata dei compiti delegati dall'autorità responsabile all'autorità delegata e le procedure dettagliate per la loro esecuzione sono fissate in un documento firmato dall'autorità responsabile e dall'autorità delegata. L'atto di delega precisa almeno quanto segue:
a)
il regolamento specifico pertinente;
b)
il o i compiti delegati all'autorità delegata;
c)
l'obbligo per l'autorità delegata di verificare che i beneficiari rispettino le norme dell'Unione e nazionali;
d)
l'obbligo per l'autorità delegata di predisporre e mantenere una struttura organizzativa e un sistema di gestione e di controllo adeguati allo svolgimento dei compiti;
e)
le informazioni e i documenti giustificativi che l'autorità delegata deve presentare all'autorità responsabile e il relativo termine di presentazione;
f)
il meccanismo dell'autorità responsabile per la vigilanza dell'autorità delegata.
3. A norma dell'articolo 25, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) n. 514/2014, la comunicazione con la Commissione non può essere delegata. L'autorità delegata comunica con la Commissione tramite l'autorità responsabile.
4. Se l'autorità delegata non è un'amministrazione pubblica né un organismo disciplinato dal diritto privato dello Stato membro che svolge funzioni di servizio pubblico, l'autorità responsabile non può delegarle poteri esecutivi assortiti da un ampio margine di discrezionalità che implichi scelte politiche.
5. L'autorità responsabile mantiene la responsabilità dei compiti che ha delegato. L'autorità responsabile riesamina regolarmente i compiti delegati per accertarsi che l'operato sia soddisfacente e rispetti il diritto dell'Unione e nazionale.
6. Per quanto riguarda i compiti delegati, il presente regolamento si applica per analogia all'autorità delegata.
Articolo 6
Esternalizzazione di compiti
L'autorità responsabile può affidare a terzi alcuni dei suoi compiti. Essa tuttavia ne mantiene la responsabilità.
L'autorità responsabile riesamina regolarmente i compiti esternalizzati per accertarsi che l'operato sia soddisfacente e rispetti il diritto dell'Unione e nazionale.
SEZIONE III
Obblighi dell'autorità responsabile in materia di intervento pubblico
Articolo 7
Ruolo dell'autorità responsabile in veste di autorità che concede le sovvenzioni
1. Di norma l'autorità responsabile concede sovvenzioni per progetti nel quadro del programma nazionale sulla base di inviti a presentare proposte a procedura aperta.
2. L'autorità responsabile può concedere sovvenzioni per progetti sulla base di un invito a presentare proposte a procedura ristretta.
Gli inviti a presentare proposte a procedura ristretta sono destinati solo a determinate organizzazioni selezionate, a motivo della natura specifica del progetto o della competenza tecnica o amministrativa degli organismi invitati a presentare proposte.
I motivi che giustificano il ricorso a un invito a presentare proposte a procedura ristretta sono indicati nell'invito stesso.
3. L'autorità responsabile può concedere sovvenzioni direttamente qualora la natura specifica del progetto o la competenza tecnica o amministrativa degli organismi competenti non permetta alternative, ad esempio nelle situazioni di monopolio legale o di fatto.
I motivi che giustificano il ricorso alla concessione diretta sono indicati nella decisione di finanziamento.
4. In casi debitamente giustificati, tra cui la prosecuzione di progetti pluriennali selezionati in base a precedenti inviti a presentare proposte oppure situazioni di emergenza, le sovvenzioni possono essere assegnate senza invito a presentare proposte.
I motivi che giustificano la concessione della sovvenzione senza invito a presentare proposte sono indicati nella decisione di finanziamento.
5. Quando l'autorità responsabile agisce in veste di autorità che concede le sovvenzioni, né l'autorità responsabile né l'autorità delegata possono essere beneficiarie di una sovvenzione concessa conformemente al presente articolo.
6. L'autorità responsabile determina chi concede le sovvenzioni e provvede affinché siano evitati conflitti di interesse, in particolare quando i richiedenti sono organismi nazionali.
Articolo 8
Condizioni in cui l'autorità responsabile agisce in veste di organo esecutivo
1. L'autorità responsabile può decidere di attuare i progetti direttamente, da sola o in associazione con un'altra autorità nazionale, in ragione dei suoi poteri amministrativi o della sua perizia tecnica, o in quanto le caratteristiche stesse del progetto non permettono alternative, ad esempio nelle situazioni di monopolio legale o per esigenze di sicurezza. In tali casi l'autorità responsabile è il beneficiario della sovvenzione.
2. I motivi che inducono l'autorità responsabile ad agire in veste di organo esecutivo e selezionare eventuali autorità nazionali associate come descritto al paragrafo 1 sono comunicati alla Commissione nella relazione annuale di esecuzione di cui all'articolo 54 del regolamento (UE) n. 514/2014.
3. Nell'attuare i progetti in veste di organo esecutivo, l'autorità responsabile rispetta il principio del rapporto qualità-prezzo ed evita i conflitti di interesse.
4. La decisione amministrativa di cofinanziare un progetto nel quadro del programma nazionale contiene le informazioni necessarie per monitorare l'attuazione dei prodotti e dei servizi cofinanziati e per verificare le spese sostenute.
5. Nell'ipotesi che l'autorità responsabile agisca regolarmente in veste di organo esecutivo:
a)
l'autorità responsabile e l'autorità di audit non appartengono allo stesso organismo, a meno che l'autorità di audit riferisca a un organismo esterno e la sua indipendenza di revisore sia garantita;
b)
i compiti dell'autorità responsabile definiti all'articolo 4 restano impregiudicati.
Articolo 9
Procedura di selezione e concessione
1. Gli inviti a presentare proposte di cui all'articolo 7, paragrafo 1, sono pubblicati in modo da garantire una concorrenza aperta e una pubblicità adeguata presso i potenziali beneficiari. Ogni modifica sostanziale degli inviti a presentare proposte va pubblicata secondo le stesse modalità.
Gli inviti a presentare proposte di cui all'articolo 7, paragrafi 1 e 2, precisano almeno quanto segue:
a)
gli obiettivi;
b)
i criteri di selezione e di concessione;
c)
le modalità del finanziamento dell'Unione e dell'eventuale finanziamento nazionale, compresa, se del caso, la possibilità di applicare un tasso di cofinanziamento più elevato a norma dell'articolo 16, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 514/2014;
d)
le modalità e il termine finale per la presentazione delle proposte;
e)
le norme di ammissibilità delle spese;
f)
la durata del progetto;
g)
le informazioni finanziarie e di altro tipo da conservare e comunicare.
2. Prima di adottare la decisione di finanziamento, l'autorità responsabile si assicura che i beneficiari del progetto siano in grado di rispettare i criteri di selezione e concessione.
3. L'autorità responsabile stabilisce le procedure per il ricevimento delle proposte. Essa provvede affinché le proposte siano sottoposte ad analisi formale, tecnica e finanziaria e a valutazione qualitativa in base ai criteri stabiliti nell'invito a presentare proposte, in modo trasparente e non discriminatorio. L'autorità responsabile registra per iscritto i motivi del rifiuto delle altre proposte.
4. La decisione di finanziamento indica almeno l'identità del beneficiario, le caratteristiche essenziali e gli obiettivi operativi del progetto, l'importo massimo del contributo dell'Unione e la percentuale massima di cofinanziamento del totale dei costi ammissibili.
5. L'autorità responsabile informa per iscritto tutti i richiedenti della sua decisione. Essa comunica ai candidati respinti i motivi del rifiuto in riferimento ai criteri di selezione e concessione.
Articolo 10
Documenti che formalizzano le sovvenzioni quando l'autorità responsabile agisce in veste di autorità che concede le sovvenzioni
1. Quando agisce in veste di autorità che concede le sovvenzioni, l'autorità responsabile stabilisce le procedure di gestione dei progetti, che prevedono almeno quanto segue:
a)
la firma della convenzione di sovvenzione con il beneficiario;
b)
il monitoraggio della convenzione di sovvenzione, comprese sue eventuali modifiche, con mezzi amministrativi quali lo scambio di corrispondenza o relazioni scritte.
2. La convenzione di sovvenzione contiene o indica quanto segue:
a)
l'importo massimo del contributo dell'Unione;
b)
la percentuale massima del contributo dell'Unione a norma del pertinente regolamento specifico;
c)
la descrizione dettagliata del progetto e il relativo calendario;
d)
gli eventuali principali compiti e relativi costi che il beneficiario intende affidare a terzi, se pertinente;
e)
il bilancio di previsione approvato e il piano di finanziamento del progetto, incluse le spese e le entrate, in conformità delle norme applicabili in materia di ammissibilità;
f)
il metodo per calcolare l'importo del contributo dell'Unione al momento della chiusura del progetto;
g)
il calendario e le disposizioni di attuazione della convenzione, comprese le disposizioni sull'obbligo di presentare relazioni, sulle modifiche della convenzione e sulla sua estinzione;
h)
gli obiettivi operativi del progetto, compresi gli obiettivi quantificati e gli indicatori da riferire;
i)
una disposizione che imponga al beneficiario di raccogliere in modo tempestivo e comunicare almeno una volta l'anno i dati necessari per gli indicatori comuni definiti nel regolamento specifico ed eventuali indicatori specifici per programma;
j)
la definizione dei costi ammissibili, compresa, se del caso, la descrizione della metodologia per determinare i costi unitari, le somme forfettarie e i finanziamenti a tasso fisso;
k)
i requisiti delle registrazioni contabili e le condizioni di versamento della sovvenzione;
l)
le condizioni per la traccia di audit;
m)
le disposizioni relative alla protezione dei dati;
n)
le disposizioni relative alla pubblicità.
3. Di norma la convenzione di sovvenzione è firmata prima dell'inizio di qualsiasi attività del progetto a carico del programma nazionale.
4. La convenzione di sovvenzione prevede espressamente che la Commissione o i suoi rappresentanti e la Corte dei conti hanno potere di revisione contabile, esercitabile sulla base di documenti e controlli sul posto, su tutti i beneficiari di sovvenzioni, i contraenti e i subcontraenti che hanno ottenuto finanziamenti dell'Unione nel quadro del programma nazionale.
Articolo 11
Documenti che formalizzano le sovvenzioni quando l'autorità responsabile agisce in veste di organo esecutivo
1. Quando agisce in veste di organo esecutivo, l'autorità responsabile stabilisce le procedure di gestione dei progetti, che prevedono almeno quanto segue:
a)
la formalizzazione della decisione amministrativa di cofinanziamento dei progetti;
b)
il monitoraggio della decisione amministrativa, comprese sue eventuali modifiche, con mezzi amministrativi quali lo scambio di corrispondenza o relazioni scritte.
2. La decisione amministrativa contiene o indica quanto segue:
a)
l'importo massimo del contributo dell'Unione;
b)
la percentuale massima del contributo dell'Unione a norma del pertinente regolamento specifico;
c)
la descrizione dettagliata del progetto e il relativo calendario;
d)
gli eventuali principali compiti e relativi costi che il beneficiario intende affidare a terzi, se pertinente;
e)
il bilancio di previsione approvato e il piano di finanziamento del progetto, incluse le spese e le entrate, in conformità delle norme applicabili in materia di ammissibilità;
f)
il metodo per calcolare l'importo del contributo dell'Unione al momento della chiusura del progetto;
g)
gli obiettivi operativi del progetto, compresi gli obiettivi quantificati e gli indicatori da utilizzare;
h)
la disposizione che impone all'autorità responsabile di raccogliere e comunicare almeno una volta l'anno i dati necessari per gli indicatori comuni definiti nel regolamento specifico ed eventuali indicatori specifici per programma;
i)
la definizione dei costi ammissibili, compresa, se del caso, la descrizione della metodologia per determinare i costi unitari, le somme forfettarie e i finanziamenti a tasso fisso;
j)
i requisiti delle registrazioni contabili e le condizioni di versamento della sovvenzione;
k)
le condizioni per la traccia di audit;
l)
le disposizioni relative alla protezione dei dati;
m)
le disposizioni relative alla pubblicità.
3. Di norma la decisione amministrativa è presa prima dell'inizio di qualsiasi attività del progetto a carico del programma nazionale.
4. La decisione amministrativa prevede espressamente che la Commissione o i suoi rappresentanti e la Corte dei conti hanno potere di revisione contabile, esercitabile sulla base di documenti e controlli sul posto, su tutti i beneficiari di sovvenzioni, i contraenti e i subcontraenti che hanno ottenuto finanziamenti dell'Unione nel quadro del programma nazionale.
CAPO III
STATUS DELL'AUTORITÀ DI AUDIT E OBBLIGHI IN MATERIA DI AUDIT
Articolo 12
Status dell'autorità di audit
1. A norma dell'articolo 59, paragrafo 5, secondo comma, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, e dell'articolo 25, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (UE) n. 514/2014, l'autorità di audit è indipendente sotto il profilo funzionale dall'autorità responsabile. Si ritiene che sussista indipendenza funzionale quando non vi è alcun rapporto gerarchico diretto tra l'autorità di audit e l'autorità responsabile e l'autorità di audit emette pareri e dichiarazioni in piena autonomia.
2. Tutte le attività di audit sono svolte in conformità con standard internazionalmente riconosciuti.
Articolo 13
Esternalizzazione di attività di audit
L'autorità di audit può affidare parte della propria attività di audit a un altro organismo di audit, a condizione che tale organismo sia indipendente sotto il profilo funzionale dall'autorità responsabile. L'autorità di audit mantiene la responsabilità delle attività che ha esternalizzato.
Gli audit esternalizzati sono svolti in conformità con standard internazionalmente riconosciuti e sotto stretto monitoraggio e vigilanza dell'autorità di audit.
Articolo 14
Audit
1. Per emettere il parere di cui all'articolo 59, paragrafo 5, secondo comma, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l'autorità di audit effettua audit finanziari e di sistema.
2. L'audit di sistema verifica se i sistemi di gestione e di controllo dell'autorità responsabile hanno funzionato efficacemente in modo da garantire con ragionevole sicurezza che le spese incluse nei conti annuali sono legali e regolari.Sulla base di tali audit, l'autorità di audit determina se l'autorità responsabile continua a rispettare i criteri di designazione di cui all'allegato.
3. Gli audit finanziari sono intesi a garantire con ragionevole sicurezza che i conti annuali forniscono un quadro fedele delle spese dichiarate dall'autorità responsabile.
Al fine di stabilire se i conti forniscono un quadro fedele, l'autorità di audit verifica che tutti gli elementi delle spese pagate e dei contributi pubblici affluenti e contabilizzati dall'autorità responsabile nel corso dell'esercizio finanziario siano registrati correttamente nel sistema contabile e corrispondano ai documenti contabili giustificativi conservati dall'autorità responsabile. Sulla base di tali conti l'autorità di audit procede in particolare a:
a)
verificare che l'importo totale delle spese ammissibili dichiarato nella richiesta di pagamento del saldo annuale presentata alla Commissione corrisponda alle spese contabilizzate dall'autorità responsabile e, in caso di differenze, che nei conti siano state fornite spiegazioni adeguate circa gli importi di riconciliazione;
b)
verificare che gli importi ritirati e recuperati, gli importi da recuperare e gli importi non recuperabili alla fine dell'esercizio finanziario corrispondano agli importi contabilizzati dall'autorità responsabile e siano giustificati da decisioni documentate dell'autorità responsabile;
c)
verificare che l'autorità responsabile abbia effettuato i controlli amministrativi e sul posto a norma dell'articolo 27 del regolamento (UE) n. 514/2014.
Le verifiche di cui alle lettere a), b) e c) possono essere eseguite a campione.
4. Nell'ambito degli audit finanziari e di sistema l'autorità di audit ripete alcuni controlli amministrativi o sul posto effettuati dall'autorità responsabile. Sulla base della propria valutazione dei rischi l'autorità di audit determina l'entità delle attività di audit da ripetere.
5. Se gli audit finanziari o di sistema dell'autorità di audit individuano carenze sostanziali nel funzionamento efficace dei sistemi di gestione e di controllo dell'autorità responsabile, l'autorità di audit:
a)
valuta l'impatto finanziario e operativo di tali carenze;
b)
formula opportune raccomandazioni all'autorità responsabile per l'adozione di misure correttive e preventive;
c)
monitora l'attuazione di tali misure da parte dell'autorità responsabile e accerta che sussista un piano d'azione per ripristinare il funzionamento efficace dei sistemi di gestione e di controllo.
6. Al termine delle attività di audit di cui ai paragrafi 1, 2 e 3, l'autorità di audit comunica i risultati all'autorità designante, indicando se, a suo parere, l'autorità responsabile continua a rispettare i criteri di designazione.
7. L'autorità di audit si assicura che tutte le informazioni riguardanti le proprie attività di audit di cui ai paragrafi 1, 2 e 3 siano adeguatamente comunicate dall'autorità responsabile alla Commissione europea.
CAPO IV
DISPOSIZIONE FINALE
Articolo 15
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile negli Stati membri conformemente ai trattati.
Fatto a Bruxelles, il 25 luglio 2014