РЕШЕНИЕ 2011/871/ОВППС НА СЪВЕТА
от 19 декември 2011 година
за създаване на механизъм за администриране на финансирането на общите разходи за операциите на Европейския съюз с военни последици или последици в областта на отбраната (ATHENA)
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за Европейския съюз, и по-специално член 26, параграф 2 и член 41, параграф 2 от него,
като има предвид, че:
(1)
На заседанието си в Хелзинки от 10 и 11 декември 1999 г. Европейският съвет постигна специална договореност, че „в доброволното сътрудничество при операциите, водени от Европейския съюз, държавите-членки трябва да бъдат готови до 2003 г. да разположат в срок от 60 дни и да поддържат поне една година военни сили до 50 000 - 60 000 души, които да могат да извършват целия обем задачи от Питърсбърг“.
(2)
На 17 юни 2002 г. Съветът одобри условията и реда за финансиране на ръководените от ЕС операции по управлението на кризи, които имат военни последици или последици в областта на отбраната.
(3)
В заключенията си от 14 май 2003 г. Съветът потвърди необходимостта от способност за бързо реагиране, особено за хуманитарни и спасителни задачи.
(4)
На заседанието си в Солун от 19 и 20 юни 2003 г. Европейският съвет приветства заключенията от заседанието на Съвета от 19 май 2003 г., които по-специално потвърдиха необходимостта от военна способност за бързо реагиране от страна на Европейския съюз.
(5)
На 22 септември 2003 г. Съветът реши, че Европейският съюз следва да проявява гъвкавост при администрирането на финансирането на общите разходи за военни операции от всякакъв мащаб, сложност или неотложност, по-специално като създаде до 1 март 2004 г. постоянен финансов механизъм, който да поеме финансирането на общите разходи за всяка бъдеща военна операция на ЕС.
(6)
На 23 февруари 2004 г. Съветът прие Решение 2004/197/ОВППС за създаване на механизъм за администриране на общите разходи на операциите на Европейския съюз с военни и отбранителни последици (1). Впоследствие решението беше изменяно и заменяно неколкократно, като последния път това стана чрез Решение 2008/975/ОВППС (2).
(7)
Европейският съюз е в състояние да провежда военни операции за бързо реагиране в съответствие с концепцията, определена от Военния комитет на ЕС. Европейският съюз е в състояние и да разполага бойни групи в съответствие със съответните концепции, определени от Военния комитет на ЕС.
(8)
Схемата за авансово финансиране е насочена преди всичко към операциите за бързо реагиране.
(9)
Одобрените от Комитета по политика и сигурност (КПС) учения на политическо и военностратегическо равнище на командването, както и структурите за контрол и процедурите относно военните операции на ЕС посредством ученията на Генералния щаб на ЕС допринасят за засилване на цялостната оперативна готовност на Съюза.
(10)
Съветът решава за всеки отделен случай дали дадена операция има военни последици или последици в областта на отбраната по смисъла на член 41, параграф 2 от Договора за Европейския съюз (ДЕС).
(11)
Съгласно член 41, параграф 2, втора алинея ДЕС държавите-членки, чиито представители в Съвета са направили официална декларация съгласно член 31, параграф 1, втора алинея от него, не се задължават да участват във финансирането на съответните операции с военни последици или последици в областта на отбраната.
(12)
В съответствие с член 5 от Протокол (№ 22) относно позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за функционирането на Европейския съюз, Дания не участва в изготвянето и осъществяването на решения и действия на Съюза, свързани с въпросите на отбраната. Дания не участва в настоящото решение и поради това не участва във финансирането на механизма.
(13)
Съгласно член 44 от Решение 2008/975/ОВППС Съветът преразгледа това решение и постигна съгласие по неговото изменение.
(14)
С цел постигане на яснота Решение 2008/975/ОВППС следва да бъде отменено и заменено с ново решение,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Определения
За целите на настоящото решение:
а)
„участващи държави-членки“ означава държавите-членки на Европейския съюз с изключение на Дания;
б)
„допринасящи държави“ означава държавите-членки, които допринасят за финансирането на съответната военна операция в съответствие с член 41, параграф 2 ДЕС, както и трети държави, допринасящи за финансирането на общите разходи по тази операция съгласно споразумения между тях и Европейския съюз;
в)
„операции“ означава операции на ЕС с военни последици или последици в областта на отбраната;
г)
„военни поддържащи операции“ означава операции на Европейския съюз или части от тях, за които е взето решение от Съвета в подкрепа на трета държава или трета организация и които имат военни последици или последици в областта на отбраната, но не са под командването на Генералния щаб на Европейския съюз.
ГЛАВА 1
МЕХАНИЗЪМ
Член 2
Създаване на механизма
1. С настоящото се създава механизъм за администриране на финансирането на общите разходи за операциите.
2. Този механизъм се нарича АТHENА.
3. АТHENА действа от името на участващите държави-членки или, по отношение на конкретните операции, от името на допринасящите държави.
Член 3
Юридическа правоспособност
АТHENА има необходимата юридическа правоспособност да осъществява административно управление на финансирането на операциите на ЕС с военни последици или последици в областта на отбраната, по-специално да притежава банкови сметки, да придобива, притежава или да се разпорежда със собственост, да встъпва в договори или административни договорености и да бъде страна по съдебни производства. АТHENА е с нестопанска цел.
Член 4
Координиране с трети страни
В степента, необходима за постигане на нейните задачите, и в съответствие с целите и политиките на Европейския съюз ATHENA координира дейностите си с държавите-членки, с институциите и органите на Съюза и с международни организации.
ГЛАВА 2
ОРГАНИЗАЦИОННА СТРУКТУРА
Член 5
Управленски органи и персонал
1. ATHENA се управлява, под ръководството на специален комитет, от:
а)
администратор;
б)
командващ операцията, по отношение на операцията, която командва (наричан по-нататък „командващ операцията“);
в)
счетоводител.
2. ATHENA използва във възможно най-голяма степен съществуващите административни структури на Съюза. ATHENA използва персонал, осигурен, при необходимост, от институциите на Съюза или командирован от държавите-членки.
3. Генералният секретар на Съвета може да предостави на администратора и на счетоводителя персонал, необходим за изпълняване на техните функции, като може да направи това въз основа на предложение от участваща държава-членка.
4. Органите и персоналът на ATHENA се мобилизират според оперативните нужди.
Член 6
Специален комитет
1. Създава се специален комитет, състоящ се от по един представител от всяка участваща държава-членка.
Представители на Европейската служба за външна дейност (ЕСВД) и Комисията се канят да присъстват на заседанията на специалния комитет, без да участват в гласуването.
2. ATHENA се ръководи от специалния комитет.
3. Когато специалният комитет обсъжда финансирането на общите разходи по дадена операция:
а)
специалният комитет е съставен от по един представител от всяка допринасяща държава-членка;
б)
представителите на допринасящите трети държави участват в работата на специалния комитет. Те нито участват, нито присъстват при гласуването;
в)
командващият операцията или негов представител участва в работата на специалния комитет, без да участва в гласуването.
4. Председателството на Съвета свиква и председателства заседанията на специалния комитет. Администраторът осигурява секретариата на специалния комитет. Той съставя протокол с резултатите от обсъжданията в комитета. Той не взема участие в гласуването.
5. Счетоводителят участва в работата на специалния комитет при необходимост, без да участва в гласуването.
6. Председателството свиква специалния комитет в рамките най-много на 15 дни по искане на участваща държава-членка, на администратора или на командващия операцията.
7. Администраторът уведомява по подходящ начин специалния комитет относно всяка претенция или спор, засягащ ATHENA.
8. Специалният комитет приема решения с единодушие на членовете си, като се съобразява съставът, определен в параграфи 1 и 3. Неговите решения са задължителни.
9. Специалният комитет одобрява всички бюджети, като взема предвид съответните референтни суми, и като цяло упражнява правомощията по настоящото решение.
10. Администраторът, командващият операцията и счетоводителят предоставят на специалния комитет информация, както е предвидено в настоящото решение.
11. Текстът на актовете, одобрени от специалния комитет съгласно настоящото решение, се подписва в момента на одобряването им от председателя на специалния комитет и от администратора.
Член 7
Администратор
1. След като уведоми специалния комитет, генералният секретар на Съвета назначава администратор и поне един заместник-администратор за срок от три години.
2. Администраторът изпълнява своите функции от името на ATHENA.
3. Администраторът:
а)
съставя и представя на специалния комитет проектобюджетите. Разходната част за всяка операция от проектобюджета се съставя въз основа на предложение от командващия операцията;
б)
приема бюджетите след тяхното одобряване от специалния комитет;
в)
е разпоредител с бюджетните кредити по отношение на приходите, общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, и общите оперативни разходи, направени извън активната фаза на операцията;
г)
по отношение на приходите, изпълнява финансовите споразумения, постигнати с трети лица във връзка с финансирането на общите разходи на военните операции на ЕС;
д)
открива една или повече банкови сметки от името на ATHENA.
4. Администраторът осигурява спазването на правилата, установени с настоящото решение, и изпълнението на решенията на специалния комитет.
5. На администратора се предоставят правомощия да предприема мерките, които счита за необходими за изпълнението на разходите, финансирани чрез ATHENA. Той информира за това специалния комитет.
6. Администраторът координира работата по финансовите въпроси, свързани с военните операции на ЕС. По тези въпроси той е лицето за контакт с националните администрации, а при нужда и с международните организации.
7. Администраторът се отчита пред специалния комитет.
Член 8
Командващ операцията
1. Командващият операцията изпълнява от името на ATHENA функциите си по финансирането на общите разходи на операцията, която командва.
2. За операцията, която командва, командващият операцията:
а)
изпраща на администратора предложенията си за раздел „Разходи - общи оперативни разходи“ от проектобюджетите;
б)
в качеството си на разпоредител с бюджетните кредити изпълнява бюджетните кредити, свързани с общите оперативни разходи и разходите съгласно член 28; осигурява ръководството на всяко лице, участващо в изпълнението на тези бюджетни кредити, включително по отношение на предварителното финансиране; може да възлага договори и да встъпва в договори от името на ATHENA; открива банкова сметка от името на ATHENA за операцията, която командва.
3. За операцията, която командва, командващият операцията е упълномощен да предприема всички мерки, които счита за нужни за изпълнението на разходите, финансирани чрез ATHENA. Той уведомява администратора и специалния комитет за това.
4. Командващият операцията използва счетоводната система и системата за управление на активите, осигурени от ATHENA, освен в надлежно обосновани случаи, одобрени от специалния комитет по предложение на администратора. Администраторът предварително уведомява специалния комитет, когато смята, че са налице такива случаи.
Член 9
Счетоводител
1. Генералният секретар на Съвета назначава счетоводител и поне един заместник-счетоводител за срок от три години.
2. Счетоводителят изпълнява задълженията си от името на ATHENA.
3. Счетоводителят отговаря за:
а)
правилното извършване на плащанията, събирането на приходите и на установените вземания;
б)
изготвянето на финансовите отчети за ATHENA, а след завършване на всяка операция - на отчетите за нея;
в)
подпомагането на администратора, когато той представя на специалния комитет за одобрение годишните счетоводни отчети или счетоводните отчети за дадена операция;
г)
воденето на счетоводната отчетност на ATHENA;
д)
определянето на правилата и методите за водене на счетоводството и на сметкоплана;
е)
създаването и утвърждаването на счетоводните системи за приходите и, когато е необходимо, утвърждаването на системите, създадени от разпоредителя с бюджетни кредити, за предоставяне или обосноваване на счетоводна информация;
ж)
съхраняването на оправдателните документи;
з)
управлението на средствата съвместно с администратора.
4. Администраторът и командващият операцията предоставят на счетоводителя цялата информация, необходима за изготвянето на отчетите, които дават точна представа за активите на ATHENA и изпълнението на администрирания от ATHENA бюджет. Те гарантират неговата надеждност.
5. Счетоводителят се отчита пред специалния комитет.
Член 10
Общи разпоредби, приложими за администратора, счетоводителя и персонала на ATHENA
1. Функциите на администратора или заместник-администратора, от една страна, и на счетоводителя или заместник-счетоводителя, от друга страна, са взаимно несъвместими.
2. Всеки заместник-администратор действа под ръководството на администратора. Всеки заместник-счетоводител действа под ръководството на счетоводителя.
3. Заместник-администраторът замества администратора при отсъствие. Заместник-счетоводителят замества счетоводителя при отсъствие.
4. При изпълнение на функциите си от името на ATHENA длъжностните лица и останалите служители на Европейския съюз остават подчинени на приложимите за тях правила и разпоредби.
5. Персоналът, предоставен на ATHENA от държавите-членки, се подчинява на същите правила като правилата, посочени в решението на Съвета относно правилата, приложими към командированите национални експерти, и на разпоредбите, договорени между техните национални администрации и съответната институция на Съюза или ATHENA.
6. Преди назначаването си членовете на персонала на ATHENA трябва да са получили разрешение за достъп до класифицирана информация най-малко до ниво „SECRET UE“ от Съвета или равностойно разрешение за достъп до класифицирана информация от държава-членка.
7. Администраторът може да преговаря и да встъпва в договорености с държавите-членки или с институциите на Съюза за предварително определяне на онази част от персонала, която при нужда би могла да бъде незабавно предоставена на ATHENA.
ГЛАВА 3
АДМИНИСТРАТИВНИ ДОГОВОРЕНОСТИ И РАМКОВИ ДОГОВОРИ
Член 11
Административни договорености и рамкови договори
1. С държави-членки, институции и органи на Съюза, трети държави и международни организации могат да бъдат постигани административни договорености с цел да се улесни възлагането на обществени поръчки и/или финансовите аспекти на взаимното подпомагане при провеждането на операции по икономически най-целесъобразен начин.
2. Тези договорености:
а)
са предмет на консултация със специалния комитет, когато се сключват с държави-членки, институции или органи на Съюза;
б)
се представят за одобрение от специалния комитет, когато се сключват с трети държави или международни организации.
3. Тези договорености се подписват от администратора или, когато е необходимо, от съответния командващ операцията, действащи от името на ATHENA, и от компетентните административни органи на другите страни, посочени в параграф 1.
4. С цел да се улесни възлагането на обществени поръчки по икономически най-целесъобразен начин могат да се сключват рамкови договори. Преди да бъдат подписани от администратора, тези договори се представят за одобрение на специалния комитет и се предоставят на държавите-членки и на командващите операциите, в случай че поискат да ги използват. Тази разпоредба не налага на държавите-членки задължение да използват или предоставят стоки или услуги въз основа на рамков договор.
Член 12
Постоянни и ad hoc административни договорености относно реда и условията за заплащане на вноските на трети държави
1. В рамките на споразуменията, сключени между Европейския съюз и трети държави, посочени от Съвета като потенциални участници в операциите на ЕС или като участници в определена операция на ЕС, администраторът договаря с тези трети държави съответно постоянни или ad hoc административни договорености. Тези договорености са под формата на размяна на писма между ATHENA и компетентните административни служби на съответните трети държави, в които се определят условията, необходими за улесняване на бързото заплащане на вноските.
2. До сключване на договореностите по параграф 1 администраторът може да вземе необходимите мерки за улесняване на плащанията от допринасящите трети държави.
3. Администраторът уведомява предварително специалния комитет за предвижданите договорености, посочени в параграф 1, преди подписването им от името на ATHENA.
4. При предприемането на дадена военна операция от Съюза администраторът изпълнява, за стойността на определените от Съвета вноски, споразуменията с третите държави, допринасящи към операцията.
ГЛАВА 4
БАНКОВИ СМЕТКИ
Член 13
Откриване и цел
1. Банковите сметки се откриват в евро в първокласна финансова институция, чието главно управление се намира на територията на държава-членка, под формата на текуща или краткосрочна сметка в евро. В надлежно обосновани случаи и след одобрението на администратора могат да се откриват сметки във финансови институции, чието главно управление е извън територията на държавите-членки.
2. В надлежно обосновани случаи могат да се откриват сметки във валута, различна от евро.
3. Вноските на допринасящите държави се плащат по тези банкови сметки. Тези сметки се използват за заплащане на разходите, администрирани от ATHENA, и за плащане на необходимия аванс на командващия операцията за изпълнение на разходите, свързани с общите разходи на военната операция.
Член 14
Управление на средствата
1. За всяко плащане от сметката на ATHENA са необходими едновременно подписите на администратора или заместник-администратора, от една страна, и на счетоводителя или заместник-счетоводителя, от друга страна.
2. Не се разрешава овърдрафт по тези банкови сметки.
ГЛАВА 5
ОБЩИ РАЗХОДИ
Член 15
Определение за общи разходи и срокове за допускане
1. Общите разходи, изброени в приложение I, са за сметка на ATHENA, независимо кога са направени. При вписването им в статия от бюджета относно операцията, с която са най-тясно свързани, те се разглеждат като оперативни разходи за съответната операция. В противен случай те се разглеждат като общи разходи, направени във връзка с подготовката на операциите или след тяхното провеждане.
2. Освен това ATHENA поема общите оперативни разходи, изброени в приложение II, за периода от одобряването на концепцията за управление на кризи за съответната операция до назначаването на командващия операцията. При особени обстоятелства специалният комитет може да промени периода, през който тези разходи се поемат от ATHENA, след консултация с КПС.
3. По време на активната фаза на дадена операция, която тече от датата на назначаване на командващия операцията до датата, на която щабът на операцията прекрати дейността си, ATHENA поема следните оперативни общи разходи:
а)
общите разходи, посочени в част А от приложение III;
б)
общите разходи, посочени в част Б от приложение III, ако Съветът вземе решение за това;
в)
общите разходи, посочени в част В от приложение III, по искане на командващия операцията и с одобрение от специалния комитет.
4. По време на активната фаза на дадена военна поддържаща акция, съгласно определеното на Съвета, ATHENA поема като общи оперативни разходи общите разходи, определени от Съвета за всеки отделен случай съгласно приложение III.
5. Общите оперативни разходи по дадена операция включват и разходите, необходими за нейното окончателно приключване, изброени в приложение IV.
Операцията е окончателно приключена, когато оборудването и инфраструктурата, съвместно финансирани за операцията, са достигнали крайното си местоназначение и средствата от сметките за операцията са били одобрени.
6. Не могат да се считат за общи разходи разноски, направени за покриването на разходи, които във всички случаи биха били поети от една или повече от допринасящите държави, от институция на Съюза или от международна организация, независимо от организирането на дадена операция.
7. Специалният комитет може да вземе решение във всеки отделен случай да признае, с оглед на конкретните обстоятелства, за общи разходи по дадена операция по време на активната фаза определени допълнителни разходи извън посочените в част Б от приложение III.
8. Ако в рамките на специалния комитет не може да се постигне единодушие, то той, по инициатива на председателството, може да отнесе този въпрос за разглеждане от Съвета.
Член 16
Учения
1. Общите разходи за ученията на Европейския съюз се финансират чрез ATHENA, съобразно правила и процедури, подобни на прилагащите се за операциите, за които допринасят всички участващи държави-членки.
2. Тези общи разходи се състоят, първо, от допълнителните разходи за разгърнатите или постоянни щабове и, второ, от допълнителните разходи, направени във връзка с ползването от страна на ЕС на общите активи и възможности на НАТО, предоставени за дадено учение.
3. Общите разходи за ученията не включват разходите, свързани със:
а)
придобиване на трайни материални активи, включително свързаните със сгради, инфраструктура и оборудване;
б)
планирането и подготвителната фаза на ученията, освен ако не са били одобрени от специалния комитет;
в)
транспорта, казармите и настаняването на въоръжените сили.
Член 17
Референтна сума
Всяко решение на Съвета, с което Съветът решава да създаде или да удължи срока на военна операция на Съюза, съдържа референтна сума за общите разходи на тази операция. Администраторът, с подкрепата, по-специално, на военния личен състав на Съюза и, в случай че е встъпил в длъжност - на командващия операцията, преценява сумата, считана за необходима за покриване на общите разходи на операцията за планирания период. Чрез председателството администраторът предлага тази сума на органа на Съвета, отговарящ за разглеждането на проекта за решение. Членовете на специалния комитет се канят на обсъжданията на този орган във връзка с референтната сума.
ГЛАВА 6
БЮДЖЕТ
Член 18
Бюджетни принципи
1. Бюджетът, съставен в евро, е актът, с който за всяка финансова година се предвиждат и разрешават приходите и разходите, свързани с общите разходи, администрирани от ATHENA.
2. Всички разходи се свързват с определена операция с изключение на разходите, изброени в приложение I.
3. Вписаните в бюджета кредити се разрешават за срок от една финансова година, която започва да тече на 1 януари и приключва на 31 декември същата година.
4. Бюджетните приходи и разходи трябва да бъдат балансирани.
5. Приходите и разходите, свързани с общите разходи, може да бъдат изпълнени само чрез вписване в съответния бюджетен ред и в рамките на бюджетните кредити, определени в него, освен в случаите съгласно член 32, параграф 5.
Член 19
Годишен бюджет
1. Всяка година администраторът съставя проектобюджет за следващата финансова година с помощта на всеки командващ операция за съответната операция.
2. Проектът включва:
а)
бюджетните кредити, счетени за необходими за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите;
б)
бюджетните кредити, счетени за необходими за покриване на общите оперативни разходи за продължаващите или планираните операции, включително, когато е необходимо, за възстановяване на общите разходи, които са били предварително финансирани от дадена държава-членка или трета страна;
в)
временните бюджетни кредити, посочени в член 26;
г)
разчет на приходите, необходими за покриване на разходите.
3. Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания се класифицират в дялове и глави, като разходите се обединяват по вид или цел и, ако е необходимо, се подразделят в статии. В проектобюджета се включват подробни коментари към отделните глави или статии. За всяка операция има отделен дял. Един от дяловете е за общата част на бюджета и включва общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите.
4. Всеки дял може да включва глава, озаглавена „Временни бюджетни кредити“. Тези бюджетни кредити се вписват в тази глава при несигурност, за която има сериозни основания, относно размера на необходимите бюджетни кредити или възможността на изпълнение на вписаните кредити.
5. Приходите се състоят от:
а)
вноски, платими от участващите и допринасящите държави-членки и, когато е целесъобразно, от трети допринасящи държави;
б)
други приходи, подразделени по дялове, включително получените лихви, приходите от продажби и бюджетния излишък от предходната финансова година, след като е бил определен от специалния комитет.
6. Администраторът предлага проектобюджета на специалния комитет най-късно до 31 октомври. Специалният комитет одобрява проектобюджета в срок до 31 декември. Администраторът приема одобрения бюджет и уведомява участващите държави-членки и допринасящите трети държави.
Член 20
Коригиращи бюджети
1. В случай на непреодолими, изключителни или непредвидими обстоятелства, включително когато дадена операция започне в хода на финансовата година, администраторът предлага проект за коригиращ бюджет. Проектът за коригиращ бюджет се изготвя, предлага, одобрява и приема и уведомяването се извършва съгласно процедурата, приложима към годишния бюджет. Специалният комитет го обсъжда, като взема предвид неговата неотложност.
2. Когато този проект за коригиращ бюджет е в резултат на започването на нова операция или на промени в бюджета на текуща операция, администраторът уведомява специалния комитет за общата сума на разходите, предвидени за тази операция. Ако тези разходи съществено надвишават съответната референтна сума, специалният комитет може да поиска от одобрението на Съвета.
3. Проектът за коригиращ бюджет в резултат на започването на нова операция се представя на специалния комитет в срок от 4 месеца след одобряването на референтната сума, освен ако специалният комитет не вземе решение за по-дълъг срок.
Член 21
Прехвърляния
1. Администраторът, когато е целесъобразно - по предложение на командващия операцията, може да прави прехвърляния на бюджетни кредити. Доколкото неотложността на ситуацията позволява това, администраторът уведомява специалния комитет за своето намерение най-малко една седмица предварително. Въпреки това предварителното одобрение на специалния комитет е необходимо, когато:
а)
планираното прехвърляне ще измени общия размер на бюджетните кредити, предвидени за дадена операция;
или
б)
планираните прехвърляния между главите през съответната финансова година надхвърлят 10 % от бюджетните кредити, вписани в главата, от която се теглят кредитите, според указаното в приетия бюджет за съответната финансова година, на датата, на която е направено предложението за прехвърляне.
2. Когато командващият операцията счете това за необходимо за правилното протичане на операцията, в трите месеца след датата на започване на операцията той може да прави прехвърляния на бюджетни кредити, предназначени за операцията, между статиите и между главите от раздела „Общи оперативни разходи“ на бюджета. Той уведомява администратора и специалния комитет за това.
Член 22
Пренасяне на бюджетни кредити
1. По принцип бюджетните кредити, предназначени за покриване на общи разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, които не са усвоени, се отменят в края на финансовата година, освен ако в параграф 2 не е предвидено друго.
2. Бюджетните кредити, предназначени за покриване на разходите за съхраняване на материалите и оборудването, администрирани от ATHENA, могат да бъдат пренесени веднъж към следващата финансова година, ако до 31 декември на текущата финансова година е бил поет ангажимент в този смисъл. Бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите оперативни разходи, могат да бъдат пренесени, ако са необходими за операция, която не е напълно приключена.
3. Администраторът представя на специалния комитет предложения за пренасяне на бюджетни кредити, за които не са поети задължения от предходната финансова година, до 15 февруари. Тези предложения се смятат за одобрени, освен ако специалният комитет не реши друго до 15 март.
4. Бюджетните кредити за поети задължения от предишната финансова година се пренасят, а администраторът уведомява специалния комитет за това до 15 февруари.
Член 23
Предварително изпълнение
След приемане на годишния бюджет бюджетните кредити могат да се използват за покриване на задълженията и плащанията, доколкото това е оперативно необходимо.
ГЛАВА 7
ВНОСКИ И ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА СУМИ
Член 24
Определяне на вноските
1. Бюджетните кредити за плащания, предназначени за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, които не се покриват от различните приходи, се финансират от вноски на участващите държави-членки.
2. Бюджетните кредити за плащания, предназначени за покриване на общите оперативни разходи за дадена операция, се покриват от вноски на допринасящите държави.
3. Вноските, платими от допринасящите държави-членки за дадена операция, са равни на сумата на бюджетните кредити за плащания, вписани в бюджета и предназначени за покриване на общите оперативни разходи за съответната операция, след приспадане на вноските, платими за същата операция от допринасящите трети държави съгласно член 12.
4. Разбивката на вноските между държавите-членки, от които се изисква участие под формата на вноски, се определя съгласно размера на брутния национален продукт, определен в член 41, параграф 2 ДЕС, и в съответствие с Решение 2007/436/ЕО, Евратом на Съвета от 7 юни 2007 г. относно системата на собствените ресурси на Европейските общности (3) или всяко друго решение на Съвета, което го заменя.
5. Данните за изчисляване на вноските са данните, вписани в колоната „БНД собствени ресурси“ от таблицата „Резюме на финансирането от общия бюджет по вид на собствените ресурси и по държава-членка“, приложена към последния общ бюджет, приет от Съюза. Вноската на всяка държава-членка, която дължи такава, е пропорционална на дела на брутния национален доход (БНД) на тази държава-членка в общия сбор от БНД на държавите-членки, които дължат вноски.
Член 25
График за плащане на вноските
1. Когато Съветът е приел референтна сума за военна операция на ЕС, допринасящите държави-членки плащат своите вноски в размер на 30 % от референтната сума, освен ако Съветът не вземе решение за друг размер. Администраторът отправя покани за вноски в зависимост от оперативните нужди за операцията до договореното равнище.
2. По предложение на администратора специалният комитет може да реши, че преди приемането на коригиращ бюджет за операцията ще бъдат поискани допълнителни вноски. Специалният комитет може да реши да отнесе въпроса до компетентните подготвителни органи на Съвета.
3. Когато за определена операция е приет коригиращ бюджет, държавите-членки заплащат остатъка от вноските, които дължат за тази операция съгласно член 24. Въпреки това, когато се предвижда операцията да продължи повече от шест месеца в рамките на една финансова година, остатъкът от дължимите суми се изплаща на два транша. В такива случаи първият транш се плаща в срок от 60 дни след началото на операцията; вторият транш се плаща в срок, определен от специалния комитет по предложение на администратора, като се отчитат оперативните нужди. Специалният комитет може да се отклони от разпоредбите на настоящия параграф.
4. Администраторът отправя съответните покани за вноски с писмо до националните администрации, чиито данни са му били съобщени, при:
а)
одобрението на проектобюджета за финансовата година от специалния комитет съгласно член 19. Първата покана за вноски покрива оперативните нужди за осем месеца. Втората покана за вноски покрива салдото от вноските, като се взема предвид салдото на бюджетния излишък от предходната година, ако специалният комитет е взел решение това салдо да бъде включено в бюджета за текущата година, след като е било получено одитното становище,
б)
приемането на референтната сума съгласно предвиденото в член 25, параграф 1, или
в)
одобрението на коригиращ бюджет съгласно предвиденото в член 20.
5. Без да се засягат останалите разпоредби на настоящото решение, вноските се плащат в 30-дневен срок след отправянето на съответната покана за вноски, с изключение на първата покана за вноски в бюджета за нова финансова година, когато срокът за плащане е 40 дни след отправянето на съответната покана за вноски.
6. Всяка допринасяща държава заплаща банковите такси, свързани с плащането на нейната вноска.
7. Администраторът потвърждава получаването на вноските.
Член 26
Авансово финансиране
1. При военна операция на Европейския съюз за бързо реагиране допринасящите държави-членки дължат вноски на нивото на референтната сума. Без да се засяга член 25, параграф 3, плащанията се извършват съгласно предвиденото по-долу.
2. За целите на авансовото финансиране на военни операции на ЕС за бързо реагиране участващите държави-членки:
а)
изплащат предсрочно вноските за ATHENA, или;
б)
когато Съветът вземе решение за провеждане на военна операция на ЕС за бързо реагиране, за чието финансиране те допринасят, в петдневен срок след отправянето на поканата плащат вноската си за общите разходи за операцията на равнището на референтната сума, освен ако Съветът не реши друго.
3. За посочените по-горе цели специалният комитет, съставен от по един представител на всяка държава-членка, която плаща вноската си предсрочно, въвежда временни бюджетни кредити в определен дял от бюджета. Тези временни бюджетни кредити се покриват от вноски, платими от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно, в 90-дневен срок от отправянето на поканата за тези вноски.
4. Всички временни бюджетни кредити, посочени в параграф 3 и използвани за определена операция, се попълват в 90-дневен срок от отправянето на поканата.
5. Без да се засягат разпоредбите на параграф 1, всяка държава-членка, която плаща вноската си предсрочно, може при определени обстоятелства да упълномощи администратора да използва предсрочно платената от нея вноска за операция, в която тя участва, различна от операция за бързо реагиране. Предсрочно платената вноска се възстановява от съответната държава-членка в 90-дневен срок от отправянето на поканата.
6. Когато за дадена операция, различна от операция за бързо реагиране, са необходими средства, преди да са получени достатъчно вноски за тази операция:
а)
за покриване на вноските, дължими за дадената операция, могат да се използват до 75 % от предсрочно платените вноски от държавите-членки, които допринасят за финансирането на тази операция, след одобрение от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно. Предсрочно платените вноски се възстановяват от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно, в 90-дневен срок от отправянето на поканата;
б)
в случая по буква а) от настоящия параграф вноските, дължими за операцията съгласно член 25, параграф 1 от държавите-членки, които не са платили вноската си предсрочно, се изплащат, след одобрение от съответните държави-членки, в срок от пет дни след отправянето на поканата от администратора.
7. Независимо от член 32, параграф 3 командващият операцията може да поема задължения и да извършва плащания с предоставените му средства.
8. Всяка държава-членка може да промени избора си като уведоми администратора най-малко три месеца предварително.
9. Лихвите, получени в резултат на авансовото финансиране, се разпределят на годишна база между държавите-членки, които са платили вноската си предсрочно, и се добавят към техните временни бюджетни кредити. Сумите се съобщават на тези държави-членки в рамките на ежегодната процедура по одобрение на бюджета.
Член 27
Възстановяване на предварителното финансиране
1. Всяка държава-членка, трета държава или, в зависимост от случая, международна организация, оправомощена от Съвета да финансира предварително част от общите разходи по дадена операция, може да получи тази сума обратно от ATHENA, като подаде за целта искане, придружено с необходимите документи и адресирано до администратора, най-късно два месеца след датата на завършване на съответната операция.
2. Искането за възстановяване не може да бъде уважено, ако не е одобрено от командващия операцията, при условие че той все още изпълнява тази длъжност, и от администратора.
3. При одобряване на искането за възстановяване, представено от допринасяща държава, сумата може да се приспадне при следващата покана за вноски, отправена към тази държава от администратора.
4. Ако при одобряването на искането не се планира отправяне на покана за вноски или ако одобреното искане за възстановяване на сума би надхвърлило очаквания размер на вноската, администраторът изплаща подлежащата на възстановяване сума в рамките на 30 дни, като взема предвид паричния поток на ATHENA и необходимата сума за финансиране на общите разходи по съответната операция.
5. Възстановяването се дължи в съответствие с настоящото решение, дори и операцията да бъде отменена.
6. Възстановяването включва лихвата, получена в резултат на предварителното финансиране.
Член 28
Управление от ATHENA на разходите, които не се включват в общите разходи
1. По предложение на администратора, представено със съдействието на командващия операцията, или на държава-членка специалният комитет може да реши да повери на ATHENA административното управление на някои разходи във връзка с дадена операция (наричани по-нататък „разходи, поети на национално равнище“), макар и за тях да продължава да отговаря съответната държава-членка.
2. В решението си специалният комитет може да упълномощи командващия операцията да сключи от името на държавите-членки, участващи в операцията, и когато е необходимо - от името на трети страни, договори за получаването на услугите и стоките, които се финансират чрез разходи, поети на национално равнище.
3. В решението на специалния комитет се определят начините за предварително финансиране на разходите, поети на национално равнище.
4. ATHENA води счетоводство за поверените ѝ разходи, поети на национално равнище и направени от всяка държава-членка и, когато е целесъобразно - от трети страни. Ежемесечно ATHENA изпраща на всяка държава-членка и, когато е необходимо - на посочените трети страни, отчет на разходите, поети или направени от нея или от нейния персонал през предходния месец, и отправя покана за осигуряване на необходимите средства за заплащане на тези разходи. Държавите-членки и, когато е необходимо - третите страни, заплащат на ATHENA поисканите суми в срок от 30 дни след отправяне на поканата за осигуряване на средствата.
Член 29
Лихви за забава
1. Ако някоя държава не изпълни финансовите си задължения, по аналогия се прилагат правилата на Съюза за лихвите за забава, определени в член 71 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (4), във връзка с плащането на вноските в бюджета на ЕС.
2. Когато плащането закъснее с не повече от десет дни, не се начислява лихва. Когато плащането закъснее с повече от десет дни, лихвите се начисляват за целия период на забавата.
ГЛАВА 8
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА РАЗХОДИТЕ
Член 30
Принципи
1. Предоставените на ATHENA бюджетни кредити се използват в съответствие с принципите на добро финансово управление, т.е. на икономичност, ефективност и ефикасност.
2. Разпоредителите с бюджетни кредити отговарят за изпълнение на приходите и разходите на ATHENA в съответствие с принципите на добро финансово управление и за да се гарантира спазването на изискванията за законност и правомерност. За изпълнението на разходите разпоредителите с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходи и разрешават плащания и извършват предварителните действия за изпълнението на бюджетните кредити. Всеки разпоредител с бюджетни кредити може да делегира изпълнението на задълженията си с решение, в което се определя:
а)
персонал, който е на подходящо ниво за подобно делегиране;
б)
обхвата на предоставените правомощия;
в)
възможността оправомощените лица за вторично делегиране на правомощията.
3. Изпълнението на бюджетните кредити се осигурява на принципа на разделяне на функциите на разпоредителя с бюджетни кредити от тези на счетоводителя. Функциите на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя са несъвместими помежду си. За всяко плащане от средствата, управлявани от ATHENA, са необходими едновременно подписите на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя.
4. Без да се засяга настоящото решение, когато изпълнението на общите разходи е възложено на държава-членка, институция на Съюза или, ако е необходимо - на международна организация, то тази държава, институция или организация прилага правилата, приложими към изпълнението на нейните собствени разходи. Когато администраторът изпълнява пряко разходите, той спазва правилата, приложими към изпълнението на раздел „Съвет“ от общия бюджет на Европейския съюз.
5. Въпреки това администраторът може да представи на председателството основа за предложение до Съвета или до специалния комитет относно правилата за изпълнение на общите разходи.
6. Специалният комитет може да одобри правила за изпълнение на общите разходи, които се отклоняват от параграф 4.
Член 31
Общи разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, или които не са свързани пряко с конкретна операция
Администраторът изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, както и на общите разходи, които не могат да бъдат свързани пряко с конкретна операция.
Член 32
Общи оперативни разходи
1. Командващият операцията изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите оперативни разходи по операцията, която командва. Независимо от това администраторът изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите оперативни разходи, направени по време на подготвителната фаза на дадена операция, които се изпълняват пряко чрез ATHENA или са свързани с операцията след края на нейната активна фаза.
2. Сумите, необходими за изпълнение на разходите по дадена операция, се прехвърлят от администратора от банковата сметка на ATHENA към командващия операцията, по негово искане, в банкова сметка, открита от името на ATHENA, чиито данни са предоставени от командващия операцията.
3. Чрез дерогация от член 18, параграф 5, приемането на референтна сума дава правото на администратора и на командващия операцията, всеки в собствената си област на компетентност, да поеме и заплати разходите за съответната операция в размер до дела от референтната сума, одобрен съгласно член 25, параграф 1, освен ако Съветът не вземе решение за по-голям размер на задълженията.
Въз основа на предложение на администратора или на командващия операцията и като вземе предвид оперативната необходимост и неотложност, специалният комитет може да разреши поемането и - по целесъобразност - плащането на допълнителни разходи. Специалният комитет може да реши да препрати въпроса чрез председателството на компетентните подготвителни органи на Съвета, освен ако оперативните обстоятелства не наложат друго. Настоящата дерогация не се прилага, считано от датата на приемане на бюджета за съответната операция.
4. За периода до приемането на бюджета за дадена операция администраторът и командващият операцията или негов представител докладват на специалния комитет всеки месец, като всеки докладва по засягащите го въпроси във връзка с разходите, които са допустими като общи разходи по тази операция. Специалният комитет, по предложение на администратора, на командващия операцията или на държава-членка, може да дава насоки за изпълнение на разходите през този период.
5. Чрез дерогация от член 18, параграф 5, в случай на непосредствена опасност за живота на персонала, участващ във военна операция на ЕС, командващият операцията може да изпълни разходите, необходими за запазване живота на членовете на този персонал, които надвишават вписаните в бюджета кредити. Той уведомява за това администратора и специалния комитет възможно най-скоро. В тези случаи администраторът, в тясна връзка с командващия операцията, предлага необходимите прехвърляния за финансиране на непредвидените разходи. Ако не е възможно да се осигури достатъчно финансиране за тези разходи посредством прехвърляне, администраторът предлага коригиращ бюджет.
ГЛАВА 9
КРАЙНО МЕСТОНАЗНАЧЕНИЕ НА СЪВМЕСТНО ФИНАНСИРАНИТЕ ОБОРУДВАНЕ И ИНФРАСТРУКТУРА
Член 33
Оборудване и инфраструктура
1. С оглед окончателното приключване на операцията, която е командвал, командващият операцията предлага крайно местоназначение за оборудването и инфраструктурата, финансирани съвместно за целите на тази операция. Той предлага на специалния комитет съответната подходяща степен на амортизация.
2. Администраторът управлява оборудването и инфраструктурата, оставащи след края на активната фаза на операцията, с оглед, ако е необходимо, за тях да се намери крайно местоназначение. Той предлага на специалния комитет съответната подходяща степен на амортизация.
3. Степента на амортизация на оборудването, инфраструктурата и останалите активи се одобрява от специалния комитет при първа възможност.
4. Крайното местоназначение на съвместно финансираните оборудване и инфраструктура се одобрява от специалния комитет, като се вземат предвид оперативните нужди и финансови критерии. Крайното местоназначение може да бъде, както следва:
а)
за инфраструктура - продажба или прехвърляне чрез ATHENA на приемащата държава, на държава-членка или на трета страна;
б)
за оборудване - продажба чрез ATHENA на държава-членка, на приемащата държава или на трета страна, или неговото съхранение и поддръжка от ATHENA, от държава-членка или от съответната трета страна с цел използване в следваща операция.
5. При продажба оборудването и инфраструктурата се продават на пазарната им цена или, ако пазарната цена не може да бъде определена, на справедлива и разумна цена, като се вземат предвид конкретните условия на място.
6. Продажбата или прехвърлянето на приемащата или на трета страна се осъществява съобразно съответните действащи правила за сигурност.
7. Когато се вземе решение ATHENA да запази оборудването, финансирано съвместно за целите на дадена операция, допринасящите държави-членки могат да поискат финансова компенсация от другите участващи държави-членки. Специалният комитет, съставен от представители на всички участващи държави-членки, взема съответните решения по предложение на администратора.
ГЛАВА 10
СЧЕТОВОДСТВО И ИНВЕНТАРИ
Член 34
Осчетоводяване на общите оперативни разходи
Командващият операцията води счетоводството на прехвърлянията, получени от ATHENA, на разходите, за които е поел задължение, и на направените плащания и получените приходи, както и инвентарна книга на движимата собственост, финансирана от бюджета на ATHENA и използвана за операцията, която той командва.
Член 35
Консолидирано счетоводство
1. Счетоводителят води счетоводство за поисканите вноски и направените прехвърляния. Той също така съставя счетоводен отчет за общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, както и за оперативните разходи и приходи, за които администраторът носи пряка отговорност.
2. Счетоводителят съставя консолидирания счетоводен отчет за приходите и разходите на ATHENA. Всеки командващ операция му изпраща счетоводен отчет за разходите, за които е поел задължение, за направените плащания и за получените приходи.
ГЛАВА 11
ОДИТ И ПРЕДСТАВЯНЕ НА СЧЕТОВОДНИТЕ ОТЧЕТИ
Член 36
Редовни отчети до специалния комитет
На всеки три месеца администраторът представя на специалния комитет отчет за изпълнението на приходите и разходите от началото на финансовата година. За тази цел всеки командващ операция представя на администратора отчет за общите оперативни разходи за операцията, която командва.
Член 37
Условия за извършване на проверки
1. Лицата, отговарящи за одита на приходите и разходите на ATHENA, трябва преди изпълнението на задачата си да са получили разрешение за достъп до класифицирана информация най-малко до ниво „SECRET UE“ на Съвета или равностойно разрешение за достъп до класифицирана информация от държава-членка или от НАТО, в зависимост от случая. Тези лица гарантират, че ще спазват поверителността на информацията и ще пазят в тайна данните, които са узнали по време на одита, в съответствие с правилата, приложими към тази информация или данни.
2. Лицата, отговарящи за одита на приходите и разходите на ATHENA, получават, без да отправят предварително предупреждение, незабавен достъп до документите и съдържанието на всички материални носители на данни, свързани с приходите и разходите, както и до помещенията, където се съхраняват тези документи и материални носители. Те могат да правят копия. Лицата, участвали в изпълнението на приходите и разходите на ATHENA, оказват на администратора и на лицата, отговарящи за одита на тези приходи и разходи, необходимата помощ за изпълнение на тяхната задача.
Член 38
Външен одит на счетоводните отчети
1. Когато изпълнението на разходите на ATHENA е възложено на държава-членка, на институция на Съюза или на международна организация, то тази държава, институция или организация спазва правилата, които са приложими към извършването на одит на собствените ѝ разходи.
2. Независимо от това, администраторът или лицата, определени от него, могат по всяко време да направят одит на общите разходи на ATHENA, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, или на общите оперативни разходи по дадена операция. Освен това специалният комитет, по предложение на администратора или на държава-членка, може по всяко време да назначи външни одитори, чиито задачи и условия за наемане се определят от него.
3. За целите на външните одити се създава шестчленна колегия от одитори. Специалният комитет назначава членовете за мандат от три години, който може да се поднови веднъж, измежду кандидатите, предложени от държавите-членки. Специалният комитет може да удължи мандата на даден член с не повече от 6 месеца.
Кандидатите трябва да са членове на най-висшия национален одитен орган в държава-членка или да са препоръчани от този орган и да предоставят достатъчно гаранции за сигурност и независимост. Те трябва да са на разположение за изпълнение на задачи от името на ATHENA, когато това е необходимо. При изпълнението на тези задачи:
а)
членовете на колегията продължават да получават възнаграждение от органа за одит, от който идват; ATHENA поема разходите по командировката в съответствие с правилата, приложими за длъжностните лица на Европейския съюз от същата степен;
б)
членовете не искат, нито получават указания от друг, освен от специалния комитет; в рамките на мандата за одит колегията от одитори и нейните членове са напълно независими и единствено отговорни за провеждането на външния одит;
в)
членовете докладват за изпълнението на задачата си единствено на специалния комитет;
г)
членовете проверяват по време на финансовата година, както и след това (ex post), чрез проверки на място и проверки на оправдателните документи, дали разходите, финансирани или предварително финансирани чрез ATHENA, се изпълняват в съответствие с приложимото законодателство и с принципите на добро финансово управление, т.е. икономичност, ефективност и ефикасност, както и дали вътрешният контрол е подходящ.
Всяка година колегията от одитори решава дали да смени своя председател, като избере един от своите членове, или да поднови мандата му. Тя приема правилата, приложими към одитите, извършвани от нейните членове, в съответствие с най-високите международни стандарти. Колегията от одитори одобрява одитните доклади, съставени от нейните членове, преди тяхното предаване на администратора и на специалния комитет.
4. Специалният комитет може да реши за всеки отделен случай и при наличието на конкретни основания да ползва други външни органи.
5. Разходите за одита, извършван от одиторите, действащи от името на ATHENA, се считат за общи разходи, които се поемат от ATHENA.
Член 39
Вътрешен одит на счетоводните отчети
1. По предложение на администратора генералният секретар на Съвета, след като уведоми специалния комитет, назначава вътрешен одитор на ATHENA и поне един заместник вътрешен одитор, за срок от три години, който може да се поднови веднъж; вътрешните одитори трябва да имат необходимата професионална квалификация и да предоставят достатъчно гаранции за сигурност и независимост. Вътрешният одитор не може да бъде нито разпоредител с бюджетни кредити, нито счетоводител; той не може да участва в изготвянето на финансовите отчети.
2. Вътрешният одитор докладва на администратора относно справянето с рисковете, като изготвя независими становища за качеството на системите за управление и контрол и отправя препоръки за подобряване на вътрешния контрол на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление. Той отговаря по-конкретно за това да се прецени доколко са подходящи и ефективни вътрешните системи за управление и резултатите от работата на отделите при изпълнението на политиките и целите спрямо свързаните с тях рискове.
3. Вътрешният одитор изпълнява функциите си по отношение на всички отдели, които участват в събирането на приходите от ATHENA или изпълнението на разходите, финансирани чрез ATHENA.
4. В зависимост от необходимостта вътрешният одитор извършва един или няколко одита през финансовата година. Той докладва на администратора и уведомява командващия операцията относно заключенията и препоръките си. Командващият операцията и администраторът осигуряват предприемането на препоръчаните от одита действия.
5. Администраторът представя на специалния комитет годишен доклад за вътрешен одит, посочващ броя и вида на осъществените вътрешни одити, направените констатации, оценки и препоръки и предприетите действия по тези препоръки.
6. Освен това всеки командващ операция предоставя на вътрешния одитор пълен достъп до операцията под негово командване. Вътрешният одитор прави проверка на доброто функциониране на финансовите и бюджетните системи и процедури и осигурява функционирането на надеждни и ефикасни системи за вътрешен контрол.
7. Действията и докладите на вътрешния одитор се представят на колегията от одитори заедно с всички необходими оправдателни документи.
Член 40
Годишно представяне и приключване на счетоводните отчети
1. Всеки командващ операция предоставя на счетоводителя на ATHENA най-късно до по-ранната от следните две дати - 31 март след приключване на финансовата година или до четири месеца след края на операцията, която ръководи, необходимата информация за съставяне на годишните счетоводни отчети за общите разходи, годишните счетоводни отчети за разходите, които са предварително финансирани и възстановени съгласно член 28, и годишния доклад за дейността.
2. До 15 май след приключване на финансовата година, със съдействието на счетоводителя и на командващите на отделните операции, администраторът съставя и представя на специалния комитет и на колегията от одитори финансовите отчети и годишния доклад за дейността.
3. До 8 седмици от предаването на финансовите отчети специалният комитет получава одитно становище от колегията от одитори и одитираните финансови отчети на ATHENA от администратора, действащ със съдействието на счетоводителя и на командващите на отделните операции.
4. До 30 септември след приключване на финансовата година специалният комитет получава от колегията от одитори одитния доклад и го разглежда наред с одитното становище и финансовите отчети, за да освободи от финансова отговорност администратора, счетоводителя и командващите на отделните операции.
5. Всички отчети и инвентари се пазят, на съответните им нива, от счетоводителя и командващия операцията за срок от пет години от датата, на която е направено съответното освобождаване от финансова отговорност. След края на дадена операция командващият операцията осигурява предаването на всички счетоводни отчети и инвентари на счетоводителя.
6. Специалният комитет решава да впише салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, за която са одобрени счетоводните отчети, в бюджета за следващата финансова година като приход или разход в зависимост от обстоятелствата, посредством коригиращ бюджет. Специалният комитет може обаче да реши да включи салдото от посоченото по-горе изпълнение на бюджета след получаване на одитното становище на колегията от одитори.
7. Частта от салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, която е резултат от изпълнението на бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, се вписва срещу следващите вноски на участващите държави-членки.
8. Частта от салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, която произтича от изпълнението на бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите оперативни разходи за дадена операция, се вписва срещу следващите вноски на държавите-членки, които са допринесли за тази операция.
9. Ако не може да се извърши възстановяване чрез приспадане от вноските, дължими на ATHENA, салдото от изпълнението на бюджета се възстановява на съответните държави-членки съгласно ключа „БНД“ за годината на възстановяването.
10. Всяка държава-членка, участваща в дадена операция, може да предоставя на администратора ежегодно до 31 март, ако е целесъобразно - чрез командващия операцията, информация относно допълнителните разходи, които е направила по операцията през предходната финансова година. Информацията се представя в разбивка по основни разходни позиции. Администраторът обобщава информацията, за да представи на специалния комитет общ преглед на допълнителните разходи по операцията.
Член 41
Приключване на счетоводните отчети за дадена операция
1. След завършването на дадена операция специалният комитет може да реши, по предложение на администратора или на държава-членка, че администраторът, със съдействието на счетоводителя и на командващия операцията, ще представи на специалния комитет финансовите отчети за тази операция поне до датата, на която тя е завършила, и ако е възможно - до датата, на която тя е приключена окончателно. Определеният за администратора срок не може да бъде по-малък от четири месеца от датата на завършване на операцията.
2. Ако в рамките на определения срок във финансовите отчети не могат да бъдат включени приходите и разходите, свързани с окончателното приключване на операцията, тогава тези приходи и разходи се отразяват във финансовите отчети на ATHENA и се преглеждат от специалния комитет в рамките на процедурата, предвидена в член 40.
3. Въз основа на становището на колегията от одитори специалният комитет одобрява представените му финансови отчети за операцията. Той освобождава от отговорност за съответната операция администратора, счетоводителя и командващия операцията.
4. Ако не може да се извърши възстановяване чрез приспадане от вноските, дължими на ATHENA, салдото от изпълнението на бюджета се възстановява на съответните държави-членки съгласно ключа „БНД“ за годината на възстановяването.
ГЛАВА 12
ДРУГИ РАЗПОРЕДБИ
Член 42
Отговорност
1. Условията, уреждащи дисциплинарната и наказателната отговорност на командващия операцията, администратора и останалите членове на персонала, предоставени по-специално от институциите на Съюза или от държавите-членки, в случай на нарушение или небрежност при изпълнението на бюджета, се определят от правилника за персонала или правилата, приложими за тях. Наред с това ATHENA може по собствена инициатива или по искане на допринасяща държава да заведе граждански иск срещу горепосочените членове на персонала.
2. Съюзът или генералният секретар на Съвета в никакъв случай не могат да носят отговорност пред допринасяща държава в резултат на изпълнението на задълженията на администратора, счетоводителя или членовете на персонала, назначени за работа при тях.
3. Договорната отговорност, произтичаща от договори, сключени в рамките на изпълнението на бюджета, се покрива чрез ATHENA от допринасящите държави. Тя се урежда от правото, приложимо към съответните договори.
4. В случай на извъндоговорна отговорност всяка вреда, причинена от щаба на операцията, щаба на въоръжените сили и щабното подразделение на кризисната структура, чийто състав се одобрява от командващия операцията, или от техния персонал при изпълнение на задълженията им, се покрива чрез ATHENA от допринасящите държави в съответствие с основните принципи, общи за правото на държавите-членки и правилниците за персонала на въоръжените сили, приложими на мястото на провеждане на операцията.
5. Съюзът или държавите-членки в никакъв случай не могат да бъдат привличани под отговорност от допринасяща държава за договори, сключени в рамките на изпълнението на бюджета, или за вредите, причинени от звена или служби на кризисната структура, чийто състав се одобрява от командващия операцията, или от техния персонал при изпълнението на неговите задължения.
Член 43
Преглед и преразглеждане
Настоящото решение, включително неговите приложения, подлежи изцяло или частично на преглед, ако това е необходимо, по искане на държава-членка или след всяка операция. То се преразглежда най-малко на всеки три години. При прегледа или преразглеждането могат да се използват всички експерти, които могат да допринесат към тази дейност, включително в управленските органи на ATHENA.
Член 44
Заключителни разпоредби
Решение 2008/975/ОВППС се отменя.
Член 45
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в деня на приемането му.
Съставено в Брюксел на 19 декември 2011 година.
32011D0871
L 343/35
SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE
ODLUKA VIJEĆA 2011/871/ZVSP
od 19. prosinca 2011.
o uspostavi mehanizma radi upravljanja financiranjem zajedničkih troškova operacija Europske unije koje imaju vojne ili obrambene implikacije (Athena)
VIJEĆE EUROPSKE UNIJE
uzimajući u obzir Ugovor o Europskoj uniji, a posebno njegov članak 26. stavak 2. i članak 41. stavak 2.,
budući da:
(1)
Europsko vijeće koje se 10. i 11. prosinca 1999. sastalo u Helsinkiju, dogovorilo je osobito da „države članice koje dobrovoljno surađuju u operacijama pod vodstvom EU-a, moraju biti u stanju do 2003. rasporediti u roku od 60 dana i održavati najmanje jednu godinu vojne snage do 50 000 - 60 000 osoba koje su sposobne izvršiti cijeli niz petersberških zadaća”.
(2)
17. lipnja 2002. Vijeće je odobrilo mehanizme za financiranje operacija kriznog upravljanja pod vodstvom EU-a, koje imaju vojne ili obrambene implikacije.
(3)
Vijeće je u svojim zaključcima od 14. svibnja 2003. potvrdilo potrebu za mogućnošću brze reakcije, posebno za humanitarne zadaće i zadaće spašavanja.
(4)
Europsko Vijeće koje se 19. i 20. lipnja 2003. sastalo u Solunu pozdravilo je zaključke sa sastanka Vijeća od 19. svibnja 2003., koji su posebno potvrdili potrebu Europske unije za mogućnošću brze vojne reakcije.
(5)
Vijeće je 22. rujna 2003. odlučilo da bi Europska unija trebala steći sposobnost fleksibilnog upravljanja financiranjem zajedničkih troškova vojnih operacija bilo kojeg razmjera, složenosti ili žurnosti, posebno uspostavom stalnog mehanizma financiranja najkasnije do 1. ožujka 2004. koji bi preuzeo trošak financiranja zajedničkih troškova svih budućih vojnih operacija EU-a.
(6)
Vijeće je 23. veljače 2004. donijelo Odluku 2004/197/ZVSP o uspostavi mehanizama za upravljanje financiranja zajedničkih troškova operacija Europske unije s vojnim ili obrambenim implikacijama (1). Odluka je naknadno izmijenjena i zamijenjena nekoliko puta, posljednji put Odlukom 2008/975/ZVSP (2).
(7)
Europska unija u stanju je voditi operacije brzog vojnog odziva, u skladu s konceptom koji odredi Vojni odbor EU-a. Europska unija u stanju je raspoređivati borbene skupine u skladu s konceptom koji odredi Vojni odbor EU-a.
(8)
Shema ranog financiranja namijenjena je, prije svega, operacijama brzog odziva.
(9)
Vježbe na političkoj i vojnoj strateškoj razini zapovjednih i nadzornih struktura i postupci za vojne operacije EU-a preko vježbi stožera EU-a koje odobri Politički i sigurnosni odbor (PSO), doprinose jačanju opće operativne spremnosti Unije.
(10)
Vijeće odlučuje na pojedinačnoj osnovi ima li neka operacija vojne ili obrambene implikacije u smislu članka 41. stavka 2. Ugovora o Europskoj uniji (UEU).
(11)
Drugi podstavak članka 41. stavka 2. UEU-a, predviđa da države članice čiji su predstavnici u Vijeću dali formalnu izjavu u skladu s drugim podstavkom članka 31. stavka 1. nisu u obvezi doprinositi financiranju operacije koja ima dotične vojne ili obrambene implikacije.
(12)
U skladu s člankom 5. Protokola (br. 22) o stajalištu Danske koji je priložen Ugovoru o Europskoj Uniji i Ugovoru o funkcioniranju Europske unije, Danska ne sudjeluje u izradi i provedbi odluka i postupaka Europske unije koji imaju obrambene implikacije. Danska ne sudjeluje u ovoj odluci i stoga ne sudjeluje u financiranju mehanizma.
(13)
Na temelju članka 44. Odluke 2008/975/ZVSP, Vijeće je preispitalo predmetnu odluku i suglasilo se da se ona izmijeni.
(14)
Radi jasnoće, trebalo bi staviti izvan snage Odluku 2008/975/ZVSP i zamijeniti je novom Odlukom,
DONIJELO JE OVU ODLUKU:
Članak 1.
Definicije
Za potrebe ove Odluke:
(a)
„države članice sudionice” znači države članice Europske unije osim Danske;
(b)
„države doprinositeljice” znači države članice koje doprinose financiranju dotične vojne operacije u skladu s člankom 41. stavkom 2. UEU-a i treće zemlje koje doprinose financiranju zajedničkih troškova navedene operacije, u skladu sa sporazumima između njih i Europske unije;
(c)
„operacije” znači operacije EU-a koje imaju vojne ili obrambene implikacije;
(d)
„vojne potporne mjere” znači operacije EU-a ili dijelovi takvih operacija koje imaju vojne ili obrambene implikacije, ali koje nisu pod nadležnošću stožera Europske unije, o kojima je, s namjerom potpore trećoj zemlji ili trećoj organizaciji, odluku donijelo Vijeće.
POGLAVLJE 1.
MEHANIZAM
Članak 2.
Uspostava mehanizma
1. Ovim se uspostavlja mehanizam za upravljanje financiranjem zajedničkih troškova operacija.
2. Ovaj se mehanizam naziva Athena.
3. Athena djeluje u ime država članica sudionica ili, vezano uz posebne operacije, u ime država doprinositeljica.
Članak 3.
Pravna sposobnost
Radi administrativnog upravljanja financiranjem operacija EU-a s vojnim ili obrambenim implikacijama, Athena ima potrebnu pravnu sposobnost, posebno da posjeduje bankovne račune, stječe, posjeduje ili raspolaže imovinom, zaključuje sporazume i administrativne mjere i da bude stranka u sudskim postupcima. Athena je neprofitni mehanizam.
Članak 4.
Usklađivanje s trećim stranama
U mjeri u kojoj je to potrebno za ostvarivanje svojih zadaća te u skladu s ciljevima i politikama Europske unije, Athena usklađuje svoje aktivnosti s državama članicama, institucijama i tijelima Unije te međunarodnim organizacijama.
POGLAVLJE 2.
ORGANIZACIJSKA STRUKTURA
Članak 5.
Upravljačka tijela i osoblje
1. Athenom, pod nadležnošću Posebnog odbora upravljaju:
(a)
administrator;
(b)
zapovjednik svake operacije u vezi s operacijom kojom zapovijeda („zapovjednik operacije”);
(c)
računovodstveni službenik.
2. Athena u najvećoj mogućoj mjeri koristi administrativne strukture Unije. Athena koristi osoblje koje stave na raspolaganje institucije Unije ili koje su uputile države članice.
3. Glavni tajnik Vijeća može, na prijedlog države članice sudionice, administratoru i računovodstvenom službeniku osigurati osoblje koje im je potrebno za obavljanje njihovih zadaća.
4. Tijela i osoblje Athene mobiliziraju se na temelju operativnih potreba.
Članak 6.
Posebni odbor
1. Osniva se Posebni odbor koji je sastavljen od po jednog predstavnika svake države članice sudionice.
Predstavnici Europske službe za vanjsko djelovanje (ESVD) i Komisije pozivaju se da prisustvuju sastancima Posebnog odbora, bez sudjelovanja u njegovom glasovanju.
2. Upravljanje Athenom odvija se pod nadležnošću Posebnog odbora.
3. Kad Posebni odbor raspravlja o financiranju zajedničkih troškova određene operacije:
(a)
Posebni odbor sastavljen je od po jednog predstavnika svake države doprinositeljice;
(b)
predstavnici trećih zemalja doprinositeljica sudjeluju u postupcima Posebnog odbora. Oni ne sudjeluju niti su prisutni prilikom glasovanja;
(c)
zapovjednik operacije ili njegov predstavnik sudjeluju u postupcima Posebnog odbora, bez da sudjeluju u njegovom glasovanju.
4. Sastanke Posebnog odbora saziva i njima predsjedava predsjedništvo Vijeća. Administrator obavlja tajničke poslove za Posebni odbor. On sastavlja zapisnik o rezultatima rasprava Odbora. On ne sudjeluje u glasovanju Odbora.
5. Prema potrebi, računovodstveni službenik sudjeluje u postupcima Posebnog odbora, a da ne sudjeluje u njegovom glasovanju.
6. Na zahtjev države članice sudionice, administratora ili zapovjednika operacija, Predsjedništvo saziva Posebni odbor u roku od najviše 15 dana.
7. Administrator na odgovarajući način obavješćuje Posebni odbor o svim zahtjevima ili sporovima koji uključuju Athenu.
8. Posebni odbor odlučuje jednoglasnom odlukom svojih članova, vodeći pritom računa o sastavu kako je utvrđeno u člancima 1. i 3. Njegove odluke su obvezujuće.
9. Posebni odbor odobrava sve proračune, vodeći pritom računa o relevantnim referentnim iznosima i općenito izvršava nadležnosti u skladu s ovom Odlukom.
10. Administrator, zapovjednik operacije i računovodstveni službenik obavješćuju Posebni odbor, kako je predviđeno ovom Odlukom.
11. Tekst akata koje odobri Posebni odbor u skladu s ovom Odlukom, prilikom njihovog odobravanja potpisuje predsjednik Posebnog odbora i administrator.
Članak 7.
Administrator
1. Nakon što je obaviješten Posebni odbor, glavni tajnik Vijeća imenuje administratora i najmanje jednog zamjenika administratora na razdoblje od tri godine.
2. Administrator obavlja svoje dužnosti u ime Athene.
3. Administrator:
(a)
sastavlja i podnosi Posebnom odboru sve nacrte proračuna. U bilo kojem nacrtu proračuna, dio "rashodi" za operaciju sastavlja se na temelju prijedloga zapovjednika operacije;
(b)
donosi proračune nakon što ih je odobrio Posebni odbor;
(c)
dužnosnik je za ovjeravanje za dijelove „prihodi”, „zajedničke troškove koji nastanu u pripremi za ili nastavno na operacije” i za „zajedničke operativne troškove” koji nastanu izvan aktivne faze operacije;
(d)
u vezi s prihodima, provodi financijske dogovore zaključene s trećim stranama koje se odnose na financiranje zajedničkih troškova vojnih operacija EU-a;
(e)
otvara jedan ili više bankovnih računa u ime Athene.
4. Administrator osigurava poštovanje pravila uspostavljenih ovom Odlukom te provedbu odluka Posebnog odbora.
5. Administrator je ovlašten za donošenje svih mjera koje smatra potrebnima za izvršavanje rashoda koji se financiraju preko Athene. O tome obavješćuje Posebni odbor.
6. Administrator usklađuje posao u vezi s financijskim pitanjima koja se odnose na vojne operacije EU-a. On je kontaktna točka s nacionalnim administratorima i, prema potrebi, međunarodnim organizacijama u pogledu ovih pitanja.
7. Administrator je odgovoran Posebnom odboru.
Članak 8.
Zapovjednik operacija
1. Zapovjednik operacija obavlja svoje dužnosti u vezi s financiranjem zajedničkih troškova operacija kojima on zapovijeda u ime Athene.
2. Za operacije kojima on zapovijeda, zapovjednik operacija:
(a)
šalje administratoru svoje prijedloge za dio nacrta proračuna „rashodi - zajednički operativni troškovi”;
(b)
kao dužnosnik za ovjeravanje izvršava odobrena sredstva koja se odnose na zajedničke operativne troškove kao i rashode na temelju članka 28.; izvršava svoju nadležnost nad svim osobama koje sudjeluju u izvršavanju tih odobrenih sredstava, uključujući pretfinanciranje; može dodjeljivati i sklapati ugovore u ime Athene; otvara bankovni račun u ime Athene za operaciju kojom zapovijeda.
3. Zapovjednik operacije ovlašten je za donošenje svih mjera za koje smatra da su potrebne radi izvršavanje rashoda financiranih preko Athene, za operaciju kojom zapovijeda. On o tome obavješćuje administratora i Posebni odbor.
4. Zapovjednik operacije koristi računovodstveni sustav i sustav za upravljanje imovinom koji osigurava Athena, osim u propisno opravdanim okolnostima koje odobri Posebni odbor slijedom prijedloga administratora. Administrator unaprijed obavješćuje Posebni odbor kad smatra da postoje takve okolnosti.
Članak 9.
Računovodstveni službenik
1. Glavni tajnik Vijeća imenuje računovodstvenog službenika i najmanje jednog zamjenika računovodstvenog službenika na razdoblje od tri godine.
2. Računovodstveni službenik obavlja svoje dužnosti u ime Athene.
3. Računovodstveni službenik odgovoran je za:
(a)
pravilno izvršavanje plaćanja, naplatu prihoda i povrat utvrđenih iznosa potraživanja;
(b)
pripremu financijskih izvještaja za Athenu svake godine te nakon dovršetka svake operacije, financijske izvještaje za navedenu operaciju;
(c)
potporu administratoru prilikom podnošenja godišnjih financijskih izvještaja ili financijskih izvještaja o operaciji Posebnom odboru radi odobravanja;
(d)
vođenje računovodstva Athene;
(e)
donošenje računovodstvenih pravila i metoda i kontnog plana;
(f)
donošenje i potvrđivanje računovodstvenih sustava za prihode i, prema potrebi, sustave potvrđivanja koje odredi dužnosnik za ovjeravanje kako bi se dostavili ili opravdali računovodstveni podaci;
(g)
vođenje popratne dokumentacije;
(h)
vođenje riznice, zajedno s administratorom.
4. Administrator i zapovjednik operacije dostavljaju računovodstvenom službeniku sve podatke potrebne za izradu financijskih izvještaja koji točno predstavljaju financijsku imovinu Athene i izvršenje proračuna kojim upravlja Athena. Oni jamče za njihovu pouzdanost.
5. Računovodstveni službenik odgovoran je Posebnom odboru.
Članak 10.
Opće odredbe o administratoru, računovodstvenom službeniku i osoblju Athene
1. Funkcije administratora ili zamjenika administratora s jedne strane, i računovodstvenog službenika ili zamjenika računovodstvenog službenika s druge strane, međusobno su nespojive.
2. Bilo koji zamjenik administratora djeluje po ovlaštenju administratora. Bilo koji zamjenik računovodstvenog službenika djeluje po ovlaštenju računovodstvenog službenika.
3. Zamjenik administratora mijenja administratora kada je on odsutan. Zamjenik računovodstvenog službenika mijenja računovodstvenog službenika kad je on odsutan.
4. Prilikom obavljanja svojih zadaća u ime Athene, dužnosnici i drugi službenici Europske unije i dalje podliježu pravilima i propisima koji se na njih primjenjuju.
5. Osoblje koje država članica stavi na raspolaganje Atheni, podliježe istim pravilima poput onih navedenih u odluci Vijeća koja se odnosi na upućene nacionalne stručnjake i odredbe koje je s institucijama Unije ili s Athenom dogovorila njihova nacionalna uprava.
6. Prije imenovanja, osoblje Athene mora dobiti dozvolu za pristup klasificiranim informacijama Vijeća najmanje do razine „Secret UE” ili istovrijednu dozvolu jedne od država članica.
7. Administrator može pregovarati i zaključivati dogovore s državama članicama ili institucijama Unije, kako bi se unaprijed imenovalo osoblje koje bi se moglo, ukaže li se potreba, odmah staviti na raspolaganje Atheni.
POGLAVLJE 3.
ADMINISTRATIVNE MJERE I OKVIRNI UGOVORI
Članak 11.
Administrativne mjere i okvirni ugovori
1. Administrativne mjere mogu se dogovoriti s državama članicama, institucijama i tijelima Unije, trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama kako bi se olakšala nabava i/ili financijski aspekti uzajamne potpore u okviru operacija na troškovno najučinkovitiji način.
2. Takve mjere:
(a)
podliježu savjetovanju s Posebnim odborom, ako su zaključene s državama članicama, institucijama ili tijelima Unije;
(b)
dostavljaju se na odobrenje Posebnom odboru, ako su zaključene s trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama.
3. Takve mjere potpisuje administrator ili, prema potrebi, odgovarajući zapovjednik operacije koji djeluje u ime Athene i nadležna upravna tijela drugih strana koje su navedene u stavku 1.
4. Okvirni ugovori mogu se zaključiti kako bi se na troškovno najučinkovitiji način olakšala nabava. Takvi ugovori podnose se Posebnom odboru radi odobrenja prije nego što ih potpiše administrator i stavljaju se na raspolaganje državama članicama i zapovjedniku operacije, ako ih oni žele koristiti. Ova odredba neće uvesti obvezu za bilo koju državu članicu da koristi ili nabavlja robu ili usluge na temelju okvirnog ugovora.
Članak 12.
Trajne i ad hoc administrativne mjere u vezi s načinima plaćanja doprinosa trećih zemalja
1. U okviru sporazuma zaključenih između Europske unije i trećih zemalja koje je Vijeće navelo kao potencijalne doprinositeljice u operaciji EU-a ili kao doprinositeljice u posebnoj operaciji EU-a, administrator s navedenim trećim zemljama dogovara trajne ili ad hoc administrativne mjere. Ove mjere ostvaruju se u obliku razmjene pisama između Athene i nadležnih upravnih službi dotičnih trećih zemalja koje uvode načine koji su potrebni za pojednostavljivanje brzih plaćanja doprinosa.
2. Do sklapanja sporazuma iz stavka 1., administrator može donijeti mjere koje su potrebne kako bi se olakšala plaćanja trećih zemalja članica koje plaćaju doprinose.
3. Administrator unaprijed obavješćuje Posebni odbor o predviđenim mjerama koje se navode u stavku 1., prije nego što ih potpiše u ime Athene.
4. Kad Unija započne vojnu operaciju, za iznose plaćanja koje odluči Vijeće, administrator provodi mjere s trećim zemljama koje plaćaju doprinose za tu operaciju.
POGLAVLJE 4.
BANKOVNI RAČUNI
Članak 13.
Otvaranje i svrha
1. Svi bankovni računi otvaraju se kod prvorazrednih financijskih institucija koje imaju glavni ured u državi članici, kao tekući račun ili kratkoročan račun u eurima. U propisno opravdanim okolnostima i nakon odobrenja administratora, računi se mogu otvoriti u financijskim institucijama s glavnim uredom izvan država članica.
2. U propisno opravdanim okolnostima, računi se mogu otvoriti u valuti koja nije euro.
3. Doprinosi država doprinositeljica uplaćuju se na navedene bankovne račune. Oni će se koristiti za plaćanje troškova kojima upravlja Athena te kako bi se platili potrebni predujmovi zapovjedniku operacije za izvršavanje rashoda koji se odnose na zajedničke troškove vojne operacije.
Članak 14.
Upravljanje sredstvima
1. Za svako plaćanje s računa Athene, traži se zajednički potpis administratora ili zamjenika administratora s jedne strane i računovodstvenog službenika ili zamjenika računovodstvenog službenika s druge strane.
2. Nijedan bankovni račun ne smije biti u prekoračenju.
POGLAVLJE 5.
ZAJEDNIČKI TROŠKOVI
Članak 15.
Definicija zajedničkih troškova i razdoblja prihvatljivosti
1. Zajednički troškovi navedeni u Prilogu I. idu na trošak Athene, bez obzira na to kad su nastali. Kad su uneseni u članak proračuna koji prikazuje operaciju s kojom su najviše povezani, smatraju se operativnim troškovima te operacije. U protivnom, smatraju se zajedničkim troškovima koji nastaju u pripremi za operaciju ili nakon nje.
2. Nadalje, Athena snosi zajedničke operativne troškove navedene u Prilogu II. u razdoblju od odobrenja koncepta za upravljanje krizom do imenovanja zapovjednika operacije. U posebnim okolnostima, nakon savjetovanja s PSO-om, Posebni odbor može promijeniti razdoblje u kojem ove troškove snosi Athena.
3. Tijekom aktivne faze operacije koja teče od datuma imenovanja zapovjednika operacije do dana kad stožer operacije prestane sa svojim aktivnostima, Athena snosi kao zajedničke operativne troškove:
(a)
zajedničke troškove navedene u dijelu A Priloga III.;
(b)
zajedničke troškove navedene u dijelu B Priloga III., ako Vijeće tako odluči;
(c)
zajedničke troškove navedene u dijelu C Priloga III., ako tako zahtijeva zapovjednik operacije, a odobri ih Posebni odbor.
4. Tijekom aktivne faze vojne potporne akcije, koju odredi Vijeće, Athena snosi kao zajedničke operativne troškove zajedničke troškove koje utvrdi Vijeće na pojedinačnoj osnovi pozivanjem na Prilog III.
5. Zajednički operativni troškovi operacije uključuju i rashode potrebne za njezino okončanje, kako su navedeni u Prilogu IV.
Operacija je zaključena kad oprema i infrastruktura koje su zajednički financirane radi ove operacije pronađu svoje krajnje odredište i budu odobreni financijski izvještaji operacije.
6. Rashodi koji nastanu radi pokrića troškova koje bi u svakom slučaju snosila jedna ili više država doprinositeljica, institucija Unije ili međunarodna organizacija, neovisno o organizaciji operacije, ne mogu biti prihvatljivi kao zajednički troškovi.
7. Posebni odbor može odlučiti na pojedinačnoj osnovi da se, s obzirom na posebne okolnosti, određeni uvećani troškovi koji nisu oni navedeni u dijelu B Priloga III., smatraju zajedničkim troškovima određene operacije tijekom njezine aktivne faze.
8. Ako se u Posebnom odboru ne može postići jednoglasna odluka, potonji može, na inicijativu predsjedništva, uputiti pitanje Vijeću.
Članak 16.
Vježbe
1. Zajednički troškovi za vježbe Europske unije financiraju se preko Athene uz poštovanje pravila i postupaka koji su slični onima za operacije u kojima doprinose plaćaju sve države članice sudionice.
2. Navedeni zajednički troškovi vježbi sastoje se najprije od povećanih troškova za pokretne ili stalne stožere, a kao drugo, od povećanih troškova koji nastanu zbog korištenja od strane EU-a zajedničke imovine i kapaciteta NATO-a stavljenih na raspolaganje radi vježbe.
3. Zajednički troškovi za vježbe ne uključuju troškove u vezi s:
(a)
akvizicijama kapitala, uključujući one koji se odnose na zgrade, infrastrukturu i opremu;
(b)
planiranjem i pripremnom fazom vježbi, osim ako ih je odobrio Posebni odbor;
(c)
prijevozom, vojarnama i smještajem snaga.
Članak 17.
Referentni iznos
Svaka odluka Vijeća kojom Vijeće odlučuje da će uspostaviti ili produžiti vojnu operaciju EU-a, sadrži referentni iznos za zajedničke troškove navedene operacije. Administrator procjenjuje, posebno uz pomoć vojnog osoblja Unije i zapovjednika operacije, ako je on na dužnosti, iznos koji se smatra potrebnim za pokriće zajedničkih troškova operacije u planiranom razdoblju. Administrator putem predsjedništva predlaže ovaj iznos tijelu Vijeća odgovornom za ispitivanje nacrta odluke. Članovi Posebnog odbora pozivaju se da sudjeluju u raspravi ovog tijela u vezi s referentnim iznosom.
POGLAVLJE 6.
PRORAČUN
Članak 18.
Proračunska načela
1. Proračun, izražen u eurima, akt je koji za svaku financijsku godinu utvrđuje i odobrava sve prihode i rashode u vezi sa zajedničkim troškovima kojima upravlja Athena.
2. Svi rashodi vezani su za određenu operaciju, osim, kad je to primjereno, troškova navedenih u Prilogu I.
3. Proračunska sredstva unesena u proračun odobravaju se tijekom financijske godine koja počinje 1. siječnja i završava 31. prosinca iste godine.
4. Proračunski prihodi i rashodi su uravnoteženi.
5. Svi prihodi i rashodi koji se odnose na zajedničke troškove smiju se izvršiti samo raspoređivanjem na stavku proračuna i unutar granice koja je tamo unesena, osim u skladu s člankom 32. stavak 5.
Članak 19.
Godišnji proračun
1. Svake godine administrator sastavlja nacrt proračuna za sljedeću financijsku godinu uz pomoć svakog zapovjednika operacije vezano uz njegovu operaciju.
2. Nacrt uključuje:
(a)
proračunska sredstva koja se smatraju potrebnima za pokriće zajedničkih troškova koji nastanu u pripremi za operacije ili nastavno na njih;
(b)
proračunska sredstva koja se smatraju potrebnima za pokriće zajedničkih operativnih troškova za tekuće ili planirane operacije, uključujući, prema potrebi, za nadoknadu zajedničkih troškova financiranih predujmom jedne od država ili treće strane;
(c)
okvirna odobrena sredstva iz članka 26;
(d)
predviđanje prihoda potrebnih za pokriće rashoda.
3. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja razvrstavaju se prema glavama i poglavljima pri čemu se rashodi zajedno grupiraju prema vrsti ili namjeni i prema potrebi se dalje dijele na članke. Nacrt proračuna sadrži detaljne komentare po poglavljima ili člancima. Svakoj operaciji namijenjena je jedna posebna glava. Jedna posebna glava čini opći dio proračuna i sadrži zajedničke troškove koji nastanu u pripremi za operacije ili nastavno na njih.
4. Svaka glava može uključivati poglavlje pod nazivom „okvirna odobrena sredstva”. Ova odobrena sredstva unose se kad postoji neizvjesnost koja se temelji na ozbiljnim razlozima o iznosu potrebnih odobrenih sredstava ili djelokrugu izvršavanja unesenih odobrenih sredstava.
5. Prihodi se sastoje od:
(a)
doprinosa koje plaćaju države članice sudionice i države članice doprinositeljice i, prema potrebi treće zemlje doprinositeljice;
(b)
raznih prihoda koji su dalje podijeljeni po glavama koji uključuju aktivne kamate, prihode od prodaje i izvršenje proračuna za prethodnu financijsku godinu, nakon što ga je utvrdio Posebni odbor.
6. Administrator predlože nacrt proračuna Posebnom odboru najkasnije do 31. listopada. Posebni odbor odobrava nacrt proračuna najkasnije do 31. prosinca. Administrator donosi odobreni proračun i o tome obavješćuje države članice sudionice i treće zemlje doprinositeljice.
Članak 20.
Izmjena proračuna
1. U slučaju neizbježnih, iznimnih ili nepredviđenih okolnosti, koje uključuju i slučaj kad se operacija pokrene tijekom financijske godine, administrator predlaže nacrt izmjena proračuna. Nacrt izmjena proračuna sastavlja se, predlaže, odobrava i donosi i o njemu se obavješćuje u skladu s istim postupkom kao i za godišnji proračun. Posebni odbor o njemu raspravlja, vodeći računa o njegovoj žurnosti.
2. Kad ovaj nacrt izmjena proračuna proizlazi iz pokretanja nove operacije ili promjena u proračunu tekuće operacije, administrator obavješćuje Posebni odbor o ukupnim troškovima previđenima za tu operaciju. Ako ovi troškovi znatno prelaze dotični referentni iznos, Posebni odbor može zatražiti od Vijeća da ga odobri.
3. Nacrt izmjena proračuna koji proizlazi iz pokretanja nove operacije, podnosi se Posebnom odboru u roku od četiri mjeseca nakon odobrenja referentnog iznosa, osim ako se Posebni odbor ne odluči za duži rok.
Članak 21.
Prijenosi
1. Prema potrebi, na temelju prijedloga zapovjednika operacije, administrator može izvršiti prijenos proračunskih sredstava. Administrator o svoji namjeri obavješćuje u mjeri u kojoj to dopušta žurnost situacije, najmanje jedan tjedan unaprijed. Ipak, traži se odobrenje Posebnog odbora ako:
(a)
će planirani prijenos izmijeniti ukupan iznos odobrenih sredstava predviđenih za operaciju;
ili
(b)
planirani prijenos između poglavlja tijekom financijske godine prelazi 10 % odobrenih sredstava, unesenih u poglavlje iz kojeg se proračunska sredstva povlače, kako su navedena u proračunu donesenom za financijsku godinu na dan kad je podnesen prijedlog za predmetni prijenos.
2. Ako smatra da je to potrebno za pravilno vođenje operacije, u roku od tri mjeseca od datuma pokretanja operacije, zapovjednik operacije može izvršiti prijenos odobrenih sredstva, koja su dodijeljena toj operaciji, između članaka i između poglavlja u dijelu proračuna „zajednički operativni troškovi”. On o tome obavješćuje administratora i Posebni odbor.
Članak 22.
Prijenos odobrenih sredstava
1. Ako nije drukčije predviđeno stavkom 2., u načelu, odobrena sredstva namijenjena za pokrivanje zajedničkih troškova nastalih u pripremi za operacije ili nastavno na njih, koja nisu bila preuzeta, ukidaju se na kraju financijske godine.
2. Proračunska sredstva namijenjena za pokrivanje troškova skladištenja materijala i opreme kojima upravlja Athena, mogu se jednom prenijeti u sljedeću financijsku godinu ako je obveza u tom smislu preuzeta prije 31. prosinca tekuće proračunske godine. Proračunska sredstva namijenjena za pokrivanje zajedničkih operativnih troškova, mogu se prenijeti u sljedeću godinu ako su nužna za operaciju koja nije bila u cijelosti zaključena.
3. Do 15. veljače administrator Posebnom odboru podnosi prijedloge za prijenos neangažiranih proračunskih sredstava iz prethodne financijske godine. Ovi prijedlozi smatraju se odobrenima, osim ako Posebni odbor do 15. ožujka ne odluči drukčije.
4. Angažirana proračunska sredstva iz prethodne financijske godine prenose se u sljedeću godinu, a administrator obavješćuje o tome Posebni odbor do 15. veljače.
Članak 23.
Predviđeno izvršavanje
Nakon što je godišnji proračun odobren, proračunska sredstva mogu se koristiti za pokriće preuzetih obveza i plaćanja u onoj mjeri u kojoj je to operativno potrebno.
POGLAVLJE 7.
DOPRINOSI I NADOKNADE
Članak 24.
Utvrđivanje doprinosa
1. Odobrena sredstva za plaćanja radi pokrića zajedničkih troškova koji su nastali prilikom pripreme za operacije ili nastavno na njih, koji se ne pokrivaju iz raznih prihoda, financiraju se iz doprinosa država članica sudionica.
2. Odobrena sredstva za plaćanja radi pokrića zajedničkih operativnih troškova operacije pokrivaju se iz doprinosa država koje plaćaju doprinose.
3. Doprinosi za operaciju koje plaćaju države članice doprinositeljice, jednaki su iznosu odobrenih sredstava za plaćanja koji je unesen u proračun i namijenjena za pokrivanje zajedničkih operativnih troškova te operacije, nakon odbitka iznosa doprinosa koje za istu operaciju u skladu s člankom 12. plaćaju treće zemlje doprinositeljice.
4. Raspodjela doprinosa između država članica od kojih se zahtijeva doprinos, određuje se u skladu s opsegom bruto nacionalnog proizvoda, kako je navedeno u članku 41. stavak 2. UEU-a i u skladu s Odlukom Vijeća 2007/436/EZ, Euratom od 7. lipnja 2007. o sustavu vlastitih sredstava Europskih zajednica (3) ili u skladu s bilo kojom drugom odlukom Vijeća, koja bi je mogla zamjenjivati.
5. Podaci za izračunavanje doprinosa su podaci navedeni u stupcu „vlastiti izvori BND-a” u tablici „Sažetak financiranja općeg proračuna po vrstama vlastitih sredstava i po državama članicama”, koja je priložena zadnjem općem proračunu koji je donijela Unija. Doprinos svake države članice, od koje se doprinos potražuje, razmjeran je udjelu bruto nacionalnog dohotka (BND) te države članice u ukupnom iznosu BND-a država članica od kojih se doprinos potražuje.
Članak 25.
Raspored plaćanja doprinosa
1. Kad Vijeće usvoji referentni iznos za vojnu operaciju EU-a, države članice doprinositeljice svoje doprinose plaćaju u visini od 30 % referentnog iznosa, osim ako se Vijeće odluči za neki drugi postotak. Administrator poziva na plaćanje doprinosa sukladno operativnim potrebama operacije do dogovorenog iznosa.
2. Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora, može donijeti odluku da se zatraže dodatni doprinosi prije usvajanja izmjena proračuna za operaciju. Posebni odbor može donijeti odluku da se predmet uputi nadležnim pripremnim tijelima Vijeća.
3. Kad se za posebnu operaciju usvoji izmjena proračuna, države članice plaćaju saldo doprinosa koji duguju za tu operaciju u primjeni članka 24. Ipak, kad se planira da će operacija trajati duže od šest mjeseci u jednoj financijskoj godini, saldo doprinosa plaća se u dva obroka. U tom slučaju, prvi obrok plaća se u roku od 60 dana od pokretanja operacije; drugi obrok plaća se u roku koji odredi Posebni odbor koji djeluje na prijedlog administratora, vodeći računa o operativnim potrebama. Posebni odbor može odstupiti od odredbi ovog stavka.
4. Administrator pismom upućuje odgovarajuće pozive za doprinosima nacionalnim administratorima, kojima se priopćavaju pojedinosti kad:
(a)
Posebni odbor, u skladu s člankom 19., odobri nacrt proračuna za financijsku godinu. Prvi poziv za plaćanje doprinosa pokriva operativne potrebe za razdoblje od osam mjeseci. Drugi poziv za plaćanje doprinosa pokriva preostali saldo doprinosa, vodeći računa o saldu izvršenja proračuna iz prethodne godine ako je Posebni odbor odlučio unijeti ovaj saldo u tekući proračun nakon primljenog mišljenja revizora;
(b)
usvojen je referentni iznos kako je predviđeno člankom 25. stavkom 1.; ili
(c)
odobrena je izmjena proračuna kako je predviđeno člankom 20.
5. Ne dovodeći u pitanje druge odredbe ove Odluke, doprinosi se plaćaju u roku od 30 dana nakon slanja odgovarajućeg poziva za plaćanje doprinosa, s izuzetkom prvog poziva za doprinose u proračunu za novu financijsku godinu, kad je rok za plaćanje 40 dana nakon slanja odgovarajućeg poziva za doprinose.
6. Svaka država doprinositeljica dužna je plaćati bankovne troškove koji se odnose na plaćanje njezinih vlastitih doprinosa.
7. Administrator potvrđuje primitak doprinosa.
Članak 26.
Financiranje u ranoj fazi
1. U slučaju operacije brzog vojnog odziva EU-a, države članice doprinositeljice duguju doprinose u visini referentnog iznosa. Ne dovodeći u pitanje članak 25. stavak 3., plaćanja se izvršavaju kako je dolje utvrđeno.
2. Za potrebe financiranja u ranoj fazi, operacije brzog vojnog odziva EU-a, države članice:
(a)
plaćaju doprinose Atheni unaprijed; ili
(b)
u slučaju da je Vijeće odlučilo provesti operaciju brzog odziva EU-a, kojem financiranju one doprinose, plaćaju svoje doprinose za zajedničke troškove ove operacije u visini referentnog iznosa u roku od pet dana od slanja poziva, osim ako je Vijeće odlučilo drukčije.
3. Radi gore navedene potrebe, Posebni odbor, sastavljen od po jednog predstavnika svih država članica koje doprinose plaćaju unaprijed, utvrđuje okvirna odobrena sredstava pod posebnim glavama u proračunu. Ta okvirna odobrena sredstva pokrivaju se iz doprinosa koje plaćaju države članice koje doprinose plaćaju unaprijed, u roku od 90 dana od datuma slanja poziva vezano za ove doprinose.
4. Sva proračunska sredstva iz stavka 3. koja se koriste za operaciju pune se u roku od 90 dana od slanja poziva.
5. Ne dovodeći u pitanje stavak 1., svaka država članica koja doprinos plaća unaprijed, u posebnim okolnostima ovlašćuje administratora da koristi njezin doprinos plaćen unaprijed za pokriće njezinih doprinosa za operaciju u kojoj sudjeluje, a koja nije operacija brzog odziva. Unaprijed plaćeni doprinos dotična država članica puni u roku od 90 dana od slanja poziva.
6. Ako su za operaciju koja nije operacija brzog odziva, potrebna sredstva prije primitka doprinosa koji su dostatni za tu operaciju:
(a)
doprinosi koji države članice plaćaju unaprijed, koji doprinose financiranju ove operacije, nakon odobrenja država članica koje doprinose plaćaju unaprijed, mogu se koristiti u visini od najviše 75 % od njihovog iznosa za pokriće doprinosa koji se duguju za tu operaciju. Unaprijed plaćene doprinose države članice koje doprinose plaćaju unaprijed, pune u roku od 90 dana od slanja poziva;
(b)
u slučaju točke (a) ovog stavka, doprinosi koji se duguju za operaciju u skladu s člankom 25. stavkom 1., države članice koje nisu platile doprinose unaprijed, doprinose plaćaju nakon odobrenja dotičnih država članica, u roku od pet dana nakon što administrator pošalje poziv.
7. Neovisno o članku 32. stavku 3., zapovjednik operacije može preuzeti obvezu i platiti iznose koji su mu stavljeni na raspolaganje.
8. Svaka država članica može promijeniti svoj izbor, uz obavijest poslanu administratoru najmanje tri mjeseca unaprijed.
9. Zarađena kamata po financiranju u ranoj fazi bit će svake godine raspodijeljena među državama članicama koje doprinose plaćaju unaprijed i dodana njihovim okvirnim odobrenim sredstvima. Iznosi će biti javljeni navedenim državama članicama u okviru postupka odobravanja godišnjeg proračuna.
Članak 27.
Nadoknada pretfinanciranja
1. Država članica, treća zemlja ili prema potrebi međunarodna organizacija koju je Vijeće ovlastilo za pretfinanciranje dijela zajedničkih troškova neke operacije, može dobiti nadoknadu od Athene tako da uloži zahtjev, popraćen potrebnim popratnim dokumentima, koji je upućen administratoru najkasnije dva mjeseca nakon datuma završetka dotične operacije.
2. Nijedan zahtjev za nadoknadom ne može se priznati ako ga nije odobrio zapovjednik operacije, ako je još na dužnosti, i administrator.
3. Ako se zahtjev za nadoknadom koji je podnijela država doprinositeljica odobri, on se može odbiti od sljedećeg zahtjeva za plaćanjem doprinosa koji državi uputi administrator.
4. Ako u trenutku odobravanja zahtjeva nije predviđen nikakav poziv za plaćanjem doprinosa ili ako bi odobreni zahtjev za nadoknadom prelazio predviđeni doprinos, administrator plaća iznos koji treba vratiti u roku od 30 dana, vodeći računa o novčanom toku Athene i o potrebama financiranja zajedničkih troškova dotične operacije.
5. Nadoknada se duguje u skladu s ovom Odlukom čak i ako je operacija otkazana.
6. Nadoknada uključuje zarađenu kamatu po iznosu koji je stavljen na raspolaganje putem pretfinanciranja.
Članak 28.
Athenino upravljanje rashodima koji nisu uključeni u zajedničke troškove
1. Posebni odbor može na temelju prijedloga administratora, uz pomoć zapovjednika operacije ili države članice, odlučiti da se administrativno upravljanje određenim rashodima u vezi s operacijom (troškovi koje snose države), iako ostaju pod odgovornošću država članica na koje se odnose, povjeri Atheni.
2. Posebni odbor u svojoj odluci može ovlastiti zapovjednika operacije da zaključi ugovore u ime država članica koje sudjeluju u operaciji i, prema potrebi, s trećim stranama, za nabavu usluga i roba koje se financiraju kao troškovi koje snose države.
3. Posebni odbor, u svojim odlukama, određuje načine pretfinanciranja troškova koje snose države.
4. Athena vodi računovodstvene evidencije o troškovima koje snose države, koji su joj povjereni, kojima se izložila svaka država članica i, prema potrebi, treća strana. Svaki mjesec šalje svakoj državi članici i, prema potrebi, navedenim trećim stranama izvještaj o rashodima koje ona snosi i kojima se izložila ona sama ili njeno osoblje u prethodnom mjesecu, i zahtijeva da se za ovaj rashod plate potrebna sredstva. Države članice i, prema potrebi, navedene treće strane plaćaju Atheni tražena sredstva u roku od 30 dana nakon slanja odgovarajućeg zahtjeva.
Članak 29.
Zatezne kamate
1. Ako država ne ispuni svojih financijske obveze, analogno se primjenjuju pravila Unije o zateznim kamatama koja su određena člankom 71. Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 od 25. lipnja 2002. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica (4), u vezi s plaćanjem doprinosa u opći proračun EU-a.
2. Ako plaćanje kasni do deset dana, kamata se ne zaračunava. Ako plaćanje kasni više od deset dana, kamate se zaračunava za cijelo razdoblje kašnjenja.
POGLAVLJE 8.
IZVRŠENJE RASHODA
Članak 30.
Načela
1. Odobrena sredstva Athene koriste se u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja tj. ekonomičnosti, djelotvornosti i učinkovitosti.
2. Dužnosnici za ovjeravanje odgovorni su za izvršenje prihoda i rashoda Athene u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja i za osiguranje poštovanja zahtjeva u vezi zakonitosti i pravilnosti. Dužnosnici za ovjeravanje za izvršenje rashoda preuzimaju proračunske i pravne obveze, potvrđuju rashode i odobravaju plaćanja te poduzimaju prethodne mjere za izvršenje odobrenih sredstava. Dužnosnik za ovjeravanje može prenijeti svoje dužnosti odlukom koja utvrđuje:
(a)
osoblje na razini koja je odgovarajuća za takvo delegiranje;
(b)
opseg dodijeljenih ovlasti; i
(c)
djelokrug u okviru kojega korisnici mogu dalje delegirati svoje ovlasti.
3. Osigurava se izvršenje odobrenih sredstava sukladno načelu razdvajanja funkcija dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika. Funkcije dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika međusobno su nespojive. Za sva plaćanja iz sredstava kojima upravlja Athena, traži se zajednički potpis dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika.
4. Ne dovodeći u pitanje ovu Odluku, u slučaju kad je izvršenje zajedničkih rashoda povjereno državi članici, instituciji Unije ili, prema potrebi, međunarodnoj organizaciji, ta država, institucija ili organizacija primjenjuje pravila koja se primjenjuju na izvršenje vlastitih rashoda. Ako administrator izravno izvršava rashode, on pri tome poštuje pravila koja se primjenjuju na izvršenje dijela općeg proračuna Europske unije pod nazivom „Vijeće”.
5. Ipak, administrator može predsjedništvu dostaviti elemente za prijedlog koji se podnosi Vijeću ili Posebnom odboru o pravilima za izvršenje zajedničkih rashoda.
6. Posebni odbor može odobriti pravila za izvršenje zajedničkih rashoda koji odstupaju od stavka 4.
Članak 31.
Zajednički troškovi koji nastanu u pripremi za operacije ili nastavno na njih ili koji nisu izravno povezani s nekom posebnom operacijom
Administrator obavlja zadaće dužnosnika za ovjeravanje za rashode koji pokrivaju zajedničke troškove koji nastanu u pripremi za ili nastavno na operacije kao i za zajedničke troškove koji se ne mogu izravno povezati s nekom posebnom operacijom.
Članak 32.
Zajednički operativni troškovi
1. Zapovjednik operacije obavlja zadaće dužnosnika za ovjeravanje za rashode koji pokrivaju zajedničke operativne troškove operacije kojom zapovijeda. Ipak, administrator obavlja zadaće dužnosnika za ovjeravanje za rashode koji pokrivaju zajednički operativne troškove koji nastanu u fazi pripreme za neku posebnu operaciju koju Athena izravno provodi ili koji su povezani s tom operacijom nakon završetka njene aktivne faze.
2. Na zahtjev zapovjednika operacije, administrator prenosi iznose potrebne za izvršavanje rashoda neke operacije s bankovnog računa Athene na bankovni račun otvoren u ime Athene o kome je zapovjednik operacije dostavio pojedinosti.
3. Odstupajući od članaka 18. stavka 5. usvajanjem referentnog iznosa aktivira se pravo administratora i zapovjednika operacije da, svaki na području za koje je nadležan, učini i plati rashode dotične operacije do postotka referentnog iznosa koji je odobren u skladu s člankom 25. stavak 1., osim ako Vijeće za preuzete obveze ne odredi višu razinu.
Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora ili zapovjednika operacije i vodeći računa o operativnoj potrebi i žurnosti, može odlučiti da se dodatni rashod može napraviti i, prema potrebi, platiti. Posebni odbor može odlučiti da će pitanje uputiti nadležnim pripremnim tijelima Vijeća preko predsjedništva, osim ako operativne okolnosti zahtijevaju drukčije. Ovo izuzeće se ne primjenjuje od datuma donošenja proračuna za dotičnu operaciju.
4. Tijekom razdoblja prije donošenja proračuna za operaciju, administrator i zapovjednik operacije ili njegov predstavnik svaki mjesec izvješćuju Posebni odbor, svatko o pitanjima iz svoje nadležnosti, u vezi s rashodima koji su prihvatljivi kao zajednički troškovi predmetne operacije. Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora, zapovjednika operacije ili države članice može izdati smjernice za izvršavanje rashoda tijekom tog razdoblja.
5. Odstupajući od članaka 18. stavak 5., u slučaju neposredne opasnosti za živote osoblja koje je uključeno u vojnu operaciju EU-a, zapovjednik predmetne operacije može izvršiti potrebne rashode za spašavanje života ovog osoblja koji premašuju proračunska sredstva koja su unesena u proračun. On o tome čim prije obavješćuje administratora i Posebni odbor. U tom slučaju, administrator, surađujući sa zapovjednikom operacije predlaže prijenose koja su potrebna za financiranje ovog neočekivanog rashoda. Ako nije moguće osigurati dovoljno financijskih sredstava za takav rashod pomoću prijenosa, administrator predlaže izmjenu proračuna.
POGLAVLJE 9.
KONAČNO ODREDIŠTE ZAJEDNIČKI FINANCIRANE OPREME I INFRASTRUKTURE
Članak 33.
Oprema i infrastruktura
1. Radi okončanja operacije kojom je zapovijedao, zapovjednik operacije predlaže konačno odredište za opremu i infrastrukturu koja se financirana iz zajedničkih sredstava za predmetnu operaciju. On predlaže Posebnom odboru odgovarajuću stopu amortizacije, prema potrebi.
2. Administrator upravlja opremom i infrastrukturom koja preostane na završetku aktivne faze operacije, s ciljem da se, ako je potrebno, za njih pronađe konačno odredište. On predlaže Posebnom odboru odgovarajuću stopu amortizacije, prema potrebi.
3. Stopu amortizacije za opremu, infrastrukturu i drugu imovinu odobrava Posebni odbor čim je to prije moguće.
4. Konačno odredište opreme i infrastrukture financirane iz zajedničkih sredstava odobrava Posebni odbor, vodeći računa o operativnim potrebama i financijskim kriterijima. Konačno odredište može biti kako slijedi:
(a)
u slučaju infrastrukture, da se proda ili ustupi preko Athene zemlji domaćinu, državi članici ili trećoj strani;
(b)
u slučaju opreme, da se preko Athene proda državi članici, zemlji domaćinu ili trećoj strani ili da ju Athena, država članica ili takva treća strana uskladište i održavaju radi korištenja u sljedećoj operaciji.
5. U slučaju prodaje, oprema i infrastruktura prodaju se po tržišnoj vrijednosti ili, ako se tržišna vrijednost ne može odrediti, po poštenoj i razumnoj cijeni, vodeći računa o posebnim lokalnim uvjetima.
6. Prodaja ili ustupanje zemlji domaćinu ili trećoj strani provodi se u skladu s relevantnim sigurnosnim pravilima koja su na snazi.
7. Ako se donese odluka da Athena zadržava zajednički financiranu opremu za neku operaciju, države članice doprinositeljice mogu zatražiti financijsku nadoknadu od drugih država članica sudionica. Posebni odbor koji je sastavljen od predstavnika svih država članica sudionica, na temelju prijedloga administratora donosi odgovarajuće odluke.
POGLAVlJE 10.
RAČUNOVODSTVO I POPIS IMOVINE
Članak 34.
Računovodstvo za zajedničke operativne troškove
Zapovjednik operacije vodi račune o prijenosima primljenim od Athene, o rashodima koje je učinio i izvršenim plaćanjima i primljenim prihodima te o popisu pokretne imovine financirane iz proračuna Athene i korištene za operaciju kojoj zapovijeda.
Članak 35.
Konsolidirani financijski izvještaji
1. Računovodstveni službenik vodi računovodstvenu evidenciju o zatraženim doprinosima i izvršenim prijenosima. On također sastavlja računovodstvenu evidenciju o zajedničkim troškovima koji nastanu u pripremi za operacije ili nastavno na njih i o operativnim rashodima i prihodima izvršenima pod izravnom odgovornošću administratora.
2. Računovodstveni službenik sastavlja konsolidirane financijske izvještaje o prihodima i rashodima Athene. Svaki zapovjednik operacije šalje mu računovodstvenu evidenciju o rashodima koje je učinio i izvršenim plaćanjima i primljenim prihodima.
POGLAVLJE 11.
REVIZIJA I FINANCIJSKO IZVJEŠTAVANJE
Članak 36.
Redoviti izvještaji Posebnom odboru
Svaka tri mjeseca administrator podnosi Posebnom odboru izvješće o izvršenju prihoda i rashoda od početka financijske godine. S tim ciljem, svaki zapovjednik operacije dostavlja administratoru izvješće o rashodima koji se odnose na zajedničke operativne troškove operacije kojom zapovijeda.
Članak 37.
Uvjeti za obavljanje kontrola
1. Osobe koje su odgovorne za reviziju prihoda i rashoda Athene, prije obavljanja svojih zadaća, moraju dobiti dozvolu za pristup povjerljivim informacijama Vijeća najmanje do razine „Secret UE” ili istovjetnu dozvolu jedne od država članica ili NATO-a, prema potrebi. Ove osobe osiguravaju da se poštuje povjerljivost informacija i štite podaci koje će saznati tijekom svoje revizijske zadaće u skladu s pravilima koja se primjenjuju na te informacije i podatke.
2. Osobe koje su odgovorne za reviziju prihoda i rashoda Athene, imaju pristup bez odgode i bez prethodne najave do dokumenata i sadržaja svih podatkovnih dokaza u vezi s predmetnim prihodima i rashodima i prostorijama u kojima se takvi dokumenti i dokazi čuvaju. Oni mogu napraviti preslike. Osobe koje su uključene u izvršavanje prihoda i rashoda Athene, pružaju administratoru i osobama odgovornim za reviziju navedenih prihoda i rashoda, potrebnu pomoć prilikom obavljanja njihove zadaće.
Članak 38.
Vanjska revizija računovodstvene evidencije
1. Ako je izvršenje rashoda Athene povjereno državi članici, instituciji Unije ili međunarodnoj organizaciji, navedena država, institucija ili organizacija pri tome primjenjuje pravila koja se odnose na reviziju njezinih vlastitih rashoda.
2. Ipak, administrator ili osobe koje on imenuje mogu u bilo kojem trenutku obaviti reviziju zajedničkih troškova Athene koji su nastali u pripremi za ili nastavno na operacije ili zajedničkih operativnih troškova neke operacije. Nadalje, Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora ili države članice, može u bilo kojem trenutku imenovati vanjske revizore, za koje određuje zadaće i uvjete zapošljavanja.
3. S ciljem vanjskih revizija, osniva se šesteročlani kolegij revizora. Članove imenuje Posebni odbor na razdoblje od tri godine koje se jednom može obnoviti, između kandidata koje predlažu države članice. Posebni odbor može produžiti mandat članova za najviše šest mjeseci.
Kandidati moraju biti članovi najvišeg nacionalnog revizijskog tijela države članice ili ih mora preporučiti to tijelo, i ponuditi primjerena jamstva u pogledu sigurnosti i neovisnosti. Oni moraju biti na raspolaganju za obavljanje zadaća u ime Athene. Prilikom obavljanja ovih zadaća:
(a)
članove kolegija i dalje plaćaju njihova izvorna revizijska tijela; Athena snosi troškove njihove misije u skladu s pravilima koja se primjenjuju na dužnosnike Europske unije istovjetnog razreda;
(b)
članovi mogu tražiti i primati upute samo od Posebnog odbora; u okviru svojeg revizijskog mandata kolegij revizora i njegovi članovi potpuno su neovisni i odgovorni su isključivo za obavljanje vanjske revizije;
(c)
članovi o svojoj zadaći izvješćuju samo Posebni odbor;
(d)
članovi provjeravaju tijekom financijske godine kao i ex post, preko kontrola na licu mjesta i popratne dokumentacije, da su rashodi financirani ili pretfinancirani preko Athene, izvršeni u skladu s važećim zakonodavstvom i načelima dobrog financijskog upravljanja tj. ekonomičnosti, djelotvornosti i učinkovitosti i da su unutarnje kontrole odgovarajuće.
Svake godine, kolegij revizora između svojih članova bira predsjednika ili mu produžuju mandat. Kolegij revizora donosi pravila koja važe za revizije koje izvrše njegovi članovi u skladu s najvišim međunarodnim standardima. Kolegij revizora odobrava revizijska izvješća koja pripreme njegovi članovi prije nego su poslana administratoru i Posebnom odboru.
4. Ovisno o slučaju i na temelju posebnih razloga, Posebni odbor može donijeti oduku o korištenju drugih vanjskih tijela.
5. Troškovi revizija koje obave revizori koji djeluju u ime Athene, smatraju se zajedničkim troškom koji ide na teret Athene.
Članak 39.
Unutarnja revizija
1. Na temelju prijedloga administratora i nakon obavješćivanja Posebnog odbora, Glavni tajnik Vijeća imenuje unutarnjeg revizora mehanizma Athene i najmanje jednog zamjenika unutarnjeg revizora na razdoblje od tri godine, koje se jednom može obnoviti; unutarnji revizori moraju imati potrebne profesionalne kvalifikacije i ponuditi dovoljna jamstva u vezi sigurnosti i neovisnosti. Unutarnji revizor ne smije biti dužnosnik za ovjeravanje niti računovodstveni službenik; on ne smije sudjelovati u pripremi financijskih izvještaja.
2. Unutarnji revizor izvješćuje administratora o postupanju s rizicima donošenjem neovisne mišljenja o kvaliteti sustava upravljanja i kontrole te donošenjem preporuka za poboljšanje unutarnje kontrole operacija i promicanje dobrog financijskog upravljanja. On je posebno odgovoran za ocjenu prikladnosti i učinkovitosti unutarnjih sustava upravljanja te učinkovitosti službi u provedbi politika i ostvarivanju ciljeva s obzirom na rizike koji su s njima povezani.
3. Unutarnji revizor obavlja svoje zadaće u svim službama koje sudjeluju u naplati prihoda Athene ili izvršavanju rashoda financiranih putem Athene.
4. Prema potrebi, unutarnji revizor provodi jednu ili više revizija tijekom financijske godine. On o svojim nalazima i preporukama izvješćuje administratora i obavješćuje zapovjednika operacije. Zapovjednik operacije i administrator osiguravaju da se po preporukama poduzmu mjere koje proizlaze iz revizija.
5. Administrator svake godine podnosi izvješće Posebnom odboru o obavljenom poslu unutarnje revizije, pri čemu navodi broj i vrstu provedenih unutarnjih revizija, danih opažanja, iznesenih preporuka i kako su ove preporuke poštovane.
6. Nadalje, svaki zapovjednik operacije daje unutarnjem revizoru potpuni pristup operaciji kojom on zapovijeda. Unutarnji revizor provjerava da financijski i proračunski sustavi i postupci pravilno funkcioniraju i osigurava da su u funkciji solidni i učinkoviti sustavi unutarnje revizije.
7. Postupci i izvješća unutarnjeg revizora stavljaju se na raspolaganje kolegiju revizora zajedno sa svim popratnim dokumentima koji na njih odnose.
Članak 40.
Godišnje financijsko izvještavanje i zaključivanje financijskih izvještaja
1. Svaki zapovjednik operacija dostavlja računovodstvenom službeniku Athene do 31. ožujka nakon završetka financijske godine ili u roku od četiri mjeseca od završetka operacije, ovisno o tome što je ranije, informacije potrebne za utvrđivanje godišnjih financijskih izvještaja za zajedničke troškove, godišnjih financijskih izvještaja za rashode, pretfinancirane i nadoknađene u skladu s člankom 28. i godišnjih izvještaja o aktivnostima.
2. Administrator uz pomoć računovodstvenog službenika i zapovjednika svake operacije utvrđuje i dostavlja Posebnom odboru i kolegiju revizora financijske izvještaje i godišnje izvješće o aktivnostima do 15. svibnja nakon završetka financijske godine.
3. Kolegij revizora dostavlja Posebnom odboru u roku od osam tjedana od dostave financijskih izvještaja, mišljenje revizora, dok administrator uz pomoć računovodstvenog službenika i zapovjednika svake operacije dostavlja revidirane financijske izvještaje Athene.
4. Kolegij revizora dostavlja Posebnom odboru do 30. rujna nakon završetka financijske godine revizijsko izvješće, koji pregledava revizijsko izvješće, mišljenje revizije i financijske izvještaje kako bi se administratoru, računovodstvenom službeniku i zapovjedniku svake operacije dala razrješnica.
5. Sve račune i popise imovine vodi računovodstveni službenik i svaki zapovjednik operacije, svatko na svojoj razini, tijekom razdoblja od pet godina od datuma davanja odgovarajuće razrješnice. Po završetku operacije zapovjednik operacije osigurava dostavu svih računa i popisa imovine računovodstvenom službeniku.
6. Posebni odbor odlučuje o uključivanju salda izvršenja proračuna za financijsku godinu, za koju su financijski izvještaji odobreni u proračunu za sljedeću financijsku godinu u obliku prihoda ili rashoda, ovisno o okolnostima, putem izmjene proračuna. Ipak, Posebni odbor može donijeti odluku da se saldo gore navedenog izvršenja proračuna unese nakon primitka mišljenja kolegija revizora.
7. Dio salda izvršenja proračuna za financijsku godinu koji proizlazi iz izvršenja proračunskih sredstava namijenjenih za pokrivanje zajedničkih troškova neke operacije koji nastanu u pripremi za ili nastavno na operacije, unosi se u odnosu na sljedeće doprinose država članica sudionica.
8. Dio salda izvršenja proračuna koji proizlazi iz izvršenja proračunskih sredstava namijenjenih za pokrivanje operativnih zajedničkih troškova neke operacije, unosi se u odnosu na sljedeće doprinose država članica koje su dale doprinos za navedenu operaciju.
9. Ako nadoknadu nije moguće izvršiti odbitkom od doprinosa koji se duguju Atheni, saldo iz izvršenja proračuna otplaćuje se dotičnim državama članicama po BND ključu za godinu nadoknade.
10. Do 31.ožujka svake godine, svaka država članica koja sudjeluje u operaciji može, ako je to potrebno, preko zapovjednika operacije dostaviti podatke administratoru o povećanim troškovima koje je pretrpjela u vezi s operacijom u protekloj financijskoj godini. Ovi podaci se raščlanjuju tako da iskazuju glavne stavke rashoda. Administrator prikuplja ove podatke kako bi Posebnom odboru omogućio pregled povećanih troškova operacije.
Članak 41.
Zaključivanje računa operacije
1. Kad je operacija dovršena, Posebni odbor može odlučiti, na temelju prijedloga administratora ili države članice, da administrator uz pomoć računovodstvenog službenika i zapovjednika operacije dostavi Posebnom odboru financijske izvještaje za predmetnu operaciju, barem do datuma njezina završetka, a ako je moguće, do datuma njezina zaključenja. Rok koji je određen za administratora, ne smije biti kraći od četiri mjeseca od datuma kad je operacija dovršena.
2. Ako unutar zadanog roka financijski izvještaji ne mogu sadržavati prihode i rashode povezane sa zaključenjem predmetne operacije, ti se prihodi i rashodi iskazuju u financijskim izvještajima Athene, a ispituje ih Posebni odbor u kontekstu postupaka iz članaka 40.
3. Posebni odbor, na temelju mišljenja kolegija revizora, odobrava financijske izvještaje koji su mu dostavljeni za operaciju. On daje razrješnicu administratoru, računovodstvenom službeniku i svakom zapovjedniku operacije za dotičnu operaciju.
4. Ako se nadoknada ne može izvršiti, odbitkom od doprinosa koji se duguju Atheni, saldo izvršenja proračuna vraća se dotičnim državama članicama po BND ključu za godinu nadoknade.
POGLAVLJE 12.
OSTALE ODREDBE
Članak 42.
Odgovornost
1. Uvjeti koji uređuju stegovnu ili kaznenu odgovornost zapovjednika operacije, administratora i drugog osoblja stavljenog na raspolaganje, posebno, od strane institucija Unije ili država članica, u slučaju povrede ili nepažnje u izvršenju proračuna, regulirani su pravilnicima o osoblju ili mjerama koje se odnose na njih. Osim toga, Athena može na vlastitu inicijativu ili na zahtjev države članice doprinositeljice pokrenuti parnični postupak protiv gore navedenog osoblja.
2. Ni u kojem slučaju država doprinositeljica ne smije smatrati odgovornima ni Uniju ni glavnog tajnika Vijeća za njihove zadaće koje izvršavaju administrator, računovodstveni službenik ili osoblje koje im je dodijeljeno.
3. Ugovornu odgovornost koja može nastati iz ugovora zaključenih u okviru izvršenja proračuna, države doprinositeljice pokrivaju preko Athene. Ova obveza regulirana je pravom koje se primjenjuje na ugovore o kojima je riječ.
4. U slučaju izvanugovorne odgovornosti, bilo koju štetu koju prouzroči operativni stožer, stožer vojnih snaga ili stožer komponente krizne strukture, čiji sastav odobrava zapovjednik operacije ili osoblje tijekom obavljanja svojih dužnosti, države doprinositeljice pokrivaju preko Athene, u skladu s općim načelima koja su zajednička za zakonodavstvo država članica i s pravilnicima o osoblju za vojne sile koji se primjenjuju u području operacija.
5. Ni u kojem slučaju država doprinositeljica ne smije smatrati odgovornima ni Uniju ni glavnog tajnika Vijeća za ugovore zaključene u okviru izvršenja proračuna ili za štetu koju prouzroče jedinice i odjeli krizne strukture, čiji sastav odobrava zapovjednik operacije ili osoblje tijekom obavljanja svojih dužnosti.
Članak 43.
Preispitivanje i revizija
Na zahtjev države članice ili nakon svake operacije, ako je to potrebno, preispituje se ova Odluka, u cijelosti ili njezin dio, uključujući priloge. Ona se preispituje najmanje svake tri godine. Tijekom preispitivanja i revizije, mogu se pozvati svi stručnjaci važni za postupke, uključujući upravljačka tijela Athene.
Članak 44.
Završne odredbe
Ovime se stavlja izvan snage Odluka 2008/975/ZVSP.
Članak 45.
Stupanje na snagu
Ova odluka stupa na snagu na dan donošenja.
Sastavljeno u Bruxellesu 19. prosinca 2011.